Aftalen mellem Den Europæiske Union og Armenien om lettelse af udstedelsen af visa, der trådte i kraft den 1. januar 2014. Aftalen fastsatte på grundlag af princippet om gensidighed retligt bindende rettigheder og forpligtelser med henblik på at lette procedurerne for udstedelse af visa til armenske statsborgere. Ved artikel 12 i denne aftale nedsættes der et blandet udvalg, der har til opgave at overvåge gennemførelsen af aftalen. I henhold til denne bestemmelses stk. 4 fastlægger udvalget sin forretningsorden.

EUROPA-KOMMISSIONEN Bruxelles, den 31.7.2015 COM(2015) 375 final BILAG

[…] til forslag til RÅDETS AFGØRELSE om fastlæggelse af Den Europæiske Unions holdning til en afgørelse truffet af det blandede udvalg, der er nedsat ved aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Armenien om lettelse af udstedelsen af visa, vedrørende vedtagelse af det blandede udvalgs forretningsorden





BILAG AFGØRELSE NR. …/2015 VEDTAGET AF DET BLANDEDE UDVALG OM LETTELSE AF UDSTEDELSEN AF VISA NEDSAT AF AFTALEN MELLEM DEN EUROPÆISKE UNION OG REPUBLIKKEN ARMENIEN OM LETTELSE AF UDSTEDELSEN AF VISA af ...... 2015 om vedtagelse af udvalgets forretningsorden (…/…/…) UDVALGET HAR — under henvisning til aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Armenien om lettelse af udstedelsen af visa (i det efterfølgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 12, stk. 4, og under henvisning til, at aftalen trådte i kraft den 1. januar 2014 — BESLUTTET AT VEDTAGE FØLGENDE FORRETNINGSORDEN: Artikel 1 Formandskab Formandskabet for det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa varetages i fællesskab af en repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for Republikken Armenien. Artikel 2 Det blandede udvalgs opgaver 1)Ifølge aftalens artikel 12, stk. 2, har det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa navnlig til opgave at: a)overvåge gennemførelsen af aftalen b)fremsætte forslag til ændringer af eller tilføjelser til aftalen c)bilægge tvister, som opstår i forbindelse med fortolkning eller anvendelse af denne aftales bestemmelser.

2)Det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa kan vedtage henstillinger med retningslinjer eller "bedste praksis" som en hjælp til gennemførelsen af aftalen. Artikel 3 Møder 1)Det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa mødes, når det er nødvendigt, efter anmodning fra en af parterne og mindst én gang om året. 2)Parterne skiftes til at være vært for mødet, medmindre andet aftales. 3)Formændene indkalder til møderne i det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa. 4)Formændene fastsætter en dato for mødet og fremsender de nødvendige dokumenter i så god tid, at parterne har tilstrækkelig tid til at forberede sig, om muligt fjorten dage før mødet. 5)Den part, der er vært for mødet, sørger for den praktiske tilrettelæggelse. Artikel 4 Delegationer 1)Mindst syv dage før et møde underretter parterne hinanden om den forventede sammensætning af deres delegation. 2)Den Europæiske Union repræsenteres af Europa-Kommissionen bistået af eksperter fra medlemsstaterne. Artikel 5 Dagsorden for møderne 1)Formændene opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde senest fjorten dage før mødet. På den foreløbige dagsorden optages de punkter, som den ene eller den anden af formændene senest fjorten dage før mødet har modtaget anmodning om at sætte på dagsordenen. 2)Hver part kan tilføje punkter på den foreløbige dagsorden på et hvilket som helst tidspunkt forud for mødet, hvis den anden part er enig heri. Anmodninger om optagelse af punkter på den foreløbige dagsorden fremsættes skriftligt og skal så vidt muligt imødekommes. 3)Den endelige dagsorden vedtages af medformændene ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, der ikke er optaget på den foreløbige dagsorden, kan optages på den endelige dagsorden, hvis parterne er enige herom, og anmodninger herom skal så vidt muligt imødekommes.

Artikel 6 Mødereferat

1)Et udkast til mødeprotokol udarbejdes hurtigst muligt af den formand, der er vært for mødet. 2)Mødeprotokollen skal som hovedregel indeholde følgende for hvert punkt på dagsordenen: a)dokumentation forelagt det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa b)erklæringer, som parterne anmoder om at få optaget samt c)afgørelser, henstillinger og konklusioner om konkrete punkter. 3)Mødereferatet skal også indeholde navnene på personerne i de deltagende delegationer med angivelse af det ministerium, det organ eller den institution, som hver enkelt repræsenterer. 4)Mødereferatet godkendes af det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa på det efterfølgende møde. Artikel 7 Det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger 1)Det blandede udvalg om lettelse af udstedelsen af visa træffer afgørelse efter fælles overenskomst mellem de to parter. 2)Det blandede udvalgs afgørelser benævnes "Afgørelser" efterfulgt af et løbenummer og en beskrivelse af deres emne. Datoen for, hvornår afgørelsen får virkning, angives ligeledes. Afgørelserne underskrives af det blandede udvalgs repræsentanter, som er bemyndiget til at handle på parternes vegne. Afgørelserne udfærdiges i to eksemplarer, og begge udgaver er lige autentiske. 3)Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på det blandede udvalgs henstillinger. Artikel 8 Udgifter 1)Hver part er ansvarlig for de udgifter, den pådrager sig som følge af deltagelsen i det blandede udvalgs møder, herunder udgifter til personale, rejser og dagpenge samt udgifter til porto og telekommunikation. 2)Alle andre udgifter, der opstår i forbindelse med tilrettelæggelsen af møderne afholdes generelt af den part, der er vært for mødet. Artikel 9 Administrative procedurer 1)Medmindre andet besluttes, er det blandede udvalgs møder ikke offentlige.