DA Den Europæiske Unions Tidende C 148/1

SÆRBERETNING Nr. 2/2007

om institutionernes udgifter til bygninger med institutionernes svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2007/C 148/01)

INDHOLD

FORKORTELSER

ORDLISTE

I-X RESUMÉ

1-3 INDLEDNING

1 Revisionsområde

2-3 Revisionens omfang og mål

4-49 BEMÆRKNINGER

4-19 Planlægning

9-12 Bygningspolitik

13-15 Udvælgelse af bygninger og deres beliggenhed

16-19 Ledelsesinformation

20-38 Finansiering og omkostninger

21-23 Udbudsprocedurer

24-31 Fastsættelse af kontraktbetingelser, købspriser og leje

32-38 Finansiering af byggeprojekter

39-49 Interinstitutionelt samarbejde

50-58 KONKLUSION OG ANBEFALINGER

51-55 Planlægning

56-57 Finansiering og omkostninger

58 Interinstitutionelt samarbejde

Bilag I: Budgetgennemførelsen 2003-2005

Bilag II: Oversigt over de bygninger, der er omhandlet i beretningen

Europa-Parlamentets svar

Rådets svar

Kommissionens svar

Domstolens svar

Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs svar

FORKORTELSER

CPQBF Comité de Préparation pour les Questions Budgétaires et Financières (forberedelsesudvalg for finansielle og budgetmæssige spørgsmål) EIB Den Europæiske Investeringsbank EU Den Europæiske Union EURIBOR Euro Interbank Offered Rate GD Generaldirektorat GD ADMIN Generaldirektoratet for Personale og Administration GD EAC Generaldirektoratet for Uddannelse og Kultur GD ECFIN Generaldirektoratet for Økonomiske og Finansielle Anliggender GD RTD Generaldirektoratet for Forskning moms Merværdiafgift SA Société Anonyme (aktieselskab)

ORDLISTE (1)

Brugsret: Retten til at bruge en bygning (i dette tilfælde) uden at ændre dens substans og til at drage nytte af den (dvs. leje den). Brugeren (brugsretsindehaveren) har flere rettigheder end en lejer og samtidig flere forpligtelser i forbindelse med udbedringsarbejder.

Ejendomsskat: En skat på fast ejendom, der opkræves af Bruxelles-regionen. Den opkræves hos indehaveren af den tingslige rettighed (dvs. ejer, brugsretsindehaver, forpagter).

Forpagtningsaftale: En ret til at råde over en grund eller en bygning mod en leje og i en fastsat periode (under belgisk lov ikke under 27 år og højst 99 år). Ejeren har praktisk taget ingen forpligtelse til at udbedre eller vedligeholde bygningen. Rettigheden kan suppleres med en købsmulighed (forpagtningsaftale med købsoption), som, hvis den udnyttes, vil give fuld ejendomsret.

Hjemstedsaftaler: Aftaler som fastsætter institutionernes og værtsmedlemsstaternes respektive opgaver og ansvarsområder.

Indretningsarbejder: Arbejder i en bygning, der i anden henseende er færdiggjort, med henblik på at opfylde Kommissionens regler og behov.

Institutioner: Ved institutioner forstås i denne beretning institutioner efter betydningen i finansforordningens artikel 1. De berørte institutioner var Kommissionen, Parlamentet, Rådet, Domstolen, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Interne koder for Kommissionens bygninger.

Købsoption: En rettighed, som ejeren giver Kommissionen for en fastsat pris. Når rettigheden udnyttes, bliver Kommissionen fuld ejer. Nogle købsoptioner kan udnyttes på et hvilket som helst tidspunkt, andre først efter 27 år.

OIB: Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles

OIL: Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg

En administrativ afdeling af Kommissionen med ansvar for bygninger, leverancer og sociale tjenester. Disse kontorer, som er oprettet i 2003 og tilknyttet GD ADMIN, har et operationelt formål og er underlagt særlige regler.

PPI: Protokol om Det Europæiske Fællesskabs privilegier og immuniteter, undertegnet i 1965 som et bilag til EF-traktaten, undertegnet af alle medlemsstater. Den giver EF visse privilegier til officielle formål, herunder skattefrihed.

Skjult fejl: En (normalt større) fejl, som konstateres efter den endelige aflevering af bygningen. Hvis fejlen konstateres inden for 10 år efter afleveringen, dækker en særlig garanti udbedringen (den såkaldte »10-års-garanti«).

Tingslige rettigheder: Rettigheder (salg, brugsret, forpagtningsaftale) vedrørende fast ejendom (bygning eller grund). Bemærk, at et lejemål ikke betragtes som en tingslig rettighed, men som en tjenesteydelse. Mange skatter på fast ejendom (ejendomsskat, regionale skatter) påhviler indehaveren af den tingslige rettighed og ikke lejeren.

Tinglysningsafgift: En afgift, der opkræves af den føderale regering for tinglysning af kontrakter oprettet for notar, når de er registreret i tinglysningsregistret. Den opkræves hos indehaveren af den tingslige rettighed (dvs. ejer, brugsretsindehaver, forpagter).

RESUMÉ

I. Udgifterne til køb og leje af bygninger er et af hovedelementerne i EU-institutionernes administrationsudgifter. I 2005 androg det samlede etageareal, som institutionerne benyttede i Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg, ca. 2 millioner m2. De årlige udgifter til dette etageareal blev anslået til 345 millioner euro.

II. Retten søgte at få følgende tre spørgsmål besvaret: — Sikrer planlægningen, at der stilles egnede lokaler til rådighed? — Forvaltes finansieringen og udgifterne sparsommeligt? — Udnytter institutionerne det interinstitutionelle samarbejde optimalt, f.eks. ved at foretage fælles evaluering af deres bygningspolitik?

III. Revisionen viste, at det trods politiske og budgetmæssige begrænsninger er lykkedes EU-institutionerne at huse deres ansatte under egnede forhold, og at institutionerne i de seneste år har forbedret forvaltningen af deres bygningsudgifter. Institutionernes forvaltning er imidlertid stadig præget af en række svagheder på de områder, som revisionen dækkede.

IV. Retten konstaterede, at det som følge af en række politiske og praktiske begrænsninger er svært for institutionerne at fastlægge en langsigtet politik og planlægning. Problemerne i forbindelse med langtidsplanlægningen er årsagen til, at det tager for lang tid at skaffe endelige lokaler og bygninger, og at det ofte er nødvendigt at finde midlertidige ordninger og vælge dyre, kortsigtede løsninger. Retten mener, at den langsigtede planlægning kan forbedres.

V. Institutionerne har prioriteret at købe bygninger frem for at leje dem, men de har ikke samordnet deres planer eller anvendt dem konsekvent. Til trods for Rettens tidligere anbefalinger har de lejet bygninger på langtidsbasis uden købsoption, hvilket gør det dyrere efterfølgende at erhverve bygningerne.

VI. Institutionerne er fortsat med at koncentrere næsten alle deres bygninger i EU-kvarteret i Bruxelles. Koncentrationen skaber stordriftsfordele (f.eks. med hensyn til tjenesteydelser, kommunikation og vedligeholdelse), men den har også ført til stigende priser som følge af den større efterspørgsel efter bygninger og et fald i antallet af ledige kontorer i dette område.

VII. Rettens undersøgelse af institutionernes forvaltning af deres finansiering og omkostninger viste, at de i vid udstrækning anvendte proceduren med forhandling — frem for konkurrencebaserede udbudsprocedurer — og at denne fremgangsmåde ikke sikrede de bedste priser.

VIII. I henhold til de gældende bestemmelser har institutionerne ikke ret til at optage lån, og de har derfor anvendt en række alternative finansieringsmetoder til erhvervelse af ejendomme. Disse metoder var dyrere og mindre gennemsigtige end direkte låntagning.

IX. Når der ses bort fra en række specifikke tilfælde, har det interinstitutionelle samarbejde ikke været ret effektivt. De potentielle fordele ved oprettelsen af Kontorerne for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Luxembourg blev ikke udnyttet fuldt ud. Der blev kun indgået få »serviceniveauaftaler« med andre institutioner, og OIB og OIL udvekslede sjældent erfaringer og bedste praksis med hinanden eller med de øvrige institutioner. Institutionerne har hverken foretaget fælles eller individuelle evalueringer af deres bygningspolitikker.

X. Retten fremsætter en række anbefalinger på grundlag af revisionen af institutionernes bygningspolitik: Der bør fastlægges en fælles bygningspolitik, det interinstitutionelle samarbejde bør forbedres, og planlægningen bør i højere grad samordnes, koncentrationen af kontorer i specifikke områder bør tages op til fornyet overvejelse, projekter bør udbydes til så bred en kreds som muligt, og OIB’s og OIL’s drift bør forbedres.

INDLEDNING

Revisionsområde

1. Budgetudgifterne til køb og leje af bygninger udgør ca. 8 % af EU-institutionernes administrationsudgifter. I perioden 2003-2005 steg disse udgifter fra 397 til 532 millioner euro pr. år (jf. bilag I). Fra 1978 til 2005 steg det samlede etageareal for de bygninger, institutionerne benytter i Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg, med 260 % til ca. 2 millioner m2. Det areal, institutionerne benytter, kan kategoriseres i to hovedtyper: specialiserede lokaler (f.eks. til møder), herunder formelle mødesale (som skal bygges specielt til formålet, og hvis markedsværdi derfor er uvis) og standardkontorlokaler til administrativt personale (som kan lejes eller købes på det åbne marked). Fra 1978 til 2005 øgedes antallet af tjenestemænd og øvrige ansatte med 240 % til i alt 36 131 personer. I 2005 anslog institutionerne, at de gennemsnitlige årlige udgifter til de arealer, de benyttede, var på 173 euro pr. m2, og at de årlige udgifter til kontorlokaler var på 6 040 euro pr. person. De årlige udgifter til det samlede etageareal, som institutionerne benyttede, blev anslået til 345 millioner euro, og kontorarealet blev anslået til 1 535 000 m2 (dvs. eksklusive det areal, der ikke anvendes til kontorer, såsom konferencelokaler) (2). Pr. 31. december 2005 var den nedskrevne værdi af de bygninger, som institutionerne ejede, 3 886 millioner euro, dvs. en stigning på 791 millioner over en femårs periode (3).

Revisionens omfang og mål

2. Målet med revisionen var at undersøge, i hvilket omfang Den Europæiske Unions institutioner har forvaltet udgifterne til bygninger produktivt og effektivt. Retten søgte at få følgende tre spørgsmål besvaret: — Sikrer planlægningen, at der stilles egnede lokaler til rådighed? — Forvaltes finansieringen og udgifterne sparsommeligt? — Udnytter institutionerne det interinstitutionelle samarbejde optimalt, for eksempel ved at foretage fælles evaluering af deres bygningspolitik?

3. Revisionen fokuserede på institutionernes udgifter til bygninger på deres tre primære arbejdssteder (Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg) i perioden 2003-2005. Udgifter til delegationer, kontorer og forskningscentre, som ikke ligger i disse byer, blev således ikke kontrolleret i forbindelse med denne revision. De berørte institutioner var Kommissionen, Parlamentet, Rådet, Domstolen, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget. Revisionen omfattede ikke Revisionsretten, Ombudsmanden og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, fordi deres udgifter til bygninger var begrænsede i den periode, revisionen omfattede.

BEMÆRKNINGER

Planlægning

4. Planlægning bør sikre, at bygninger stilles til rådighed på det rette sted og tidspunkt til den lavest mulige pris, samtidig med at der tages hensyn til alle politiske og budgetmæssige krav. Retten opstillede følgende tre spørgsmål med henblik på at foretage en vurdering af institutionernes planlægning: — Var planlægningen baseret på en godkendt bygningspolitik, og var retningslinjerne for, om man skulle leje eller købe bygninger, konsekvente? — Førte udvælgelsen af bygninger og bygningernes beliggenhed til en optimal tilrådighedsstillelse af kontorlokaler? — Forelå der tilstrækkelig og relevant ledelsesinformation, der muliggjorde en korrekt behovsvurdering?

5. Planlægning hviler på tre forudsætninger. For det første, at der vedtages en bygningspolitik med grundlæggende begreber og standarder samt en nøje defineret fremgangsmåde til erhvervelse af bygninger. Dernæst, at der opstilles kriterier for udvælgelse af bygninger og deres beliggenhed. Og endelig, at der foreligger pålidelige og relevante oplysninger om nuværende og fremtidige behov. Ved planlægningen vedrørende EU-institutionernes bygninger skal der tages hensyn til politiske og budgetmæssige forhold. Navnlig i forbindelse med udvidelser sker der en betydelig stigning i antallet af ansatte (og derfor i behovet for bygninger). Da udvidelserne er politisk bestemt, kan sådanne beslutninger ikke planlægges formelt, før tiltrædelsen er godkendt, hvilket ofte først sker umiddelbart før, udvidelsen finder sted. I henhold til de budgetmæssige bestemmelser kan institutionerne ikke optage lån, og bygningerne finansieres over årlige budgetter. Der skal tages nøje hensyn til disse begrænsninger ved planlægningen.

6. Udvælgelse og opførelse af bygninger, som opfylder institutionernes behov fuldt ud, forudsætter, at langsigtede planer implementeres hensigtsmæssigt og samordnet (4). Det er imidlertid særdeles vanskeligt at opstille langsigtede planer og budgetoverslag, fordi beslutningerne om bevillinger og antallet af godkendte stillinger træffes på årsbasis under budgetproceduren, og fordi centrale politiske beslutninger, som vil kunne få betydelige konsekvenser for behovet for kontorlokaler, såsom fremtidige udvidelser, ikke præcist kan forudses.

7. Det forklarer til dels, hvorfor institutionerne i september 2006 ikke havde opfyldt de endelige behov, der opstod som følge af 2004-udvidelsen. I mellemtiden havde institutionerne indgået kortsigtede lejekontrakter til at dække deres behov for lokaler, mens de afventede færdiggørelsen af deres store projekter. I marts 2003 og oktober 2004 indgik Rådet og Parlamentet kontrakter vedrørende nye bygninger i Bruxelles. Disse bygninger (Lex til Rådet og D4-D5 til Parlamentet) forventes at være færdige i henholdsvis december 2006 og januar 2008. De bygninger, der blev færdige i løbet af 2004 — såsom Belliard 99-101-komplekset (udvalg) og Berlaymont (Kommissionen) — dækkede førtiltrædelsesbehov.

8. Desuden kræver byggeprojekter temmelig lang tid, navnlig opførelsen og beslutningsprocedurerne. Institutionerne har lanceret en række tiltag for at afhjælpe dette problem: — selv om institutionerne udarbejdede deres planer for lokalebehov i forbindelse med 2004-udvidelsen individuelt, samordnede de deres overslag over administrationsudgifter og stigningen i antallet af ansatte — fra og med 2003 har Kommissionen udarbejdet flerårige politikrammer (Multi Annual Policy Frameworks), som har til sigte at give et skøn over behovet for bygninger i Bruxelles over en tiårig periode, og som kunne danne grundlag for en samordnet langsigtet programmering.

Bygningspolitik

9. Til trods for de tiltag, der er gjort, har institutionerne ikke fastlagt en fælles bygningspolitik for Fællesskabet, og hver enkelt institution har opstillet sin egen politik (5). To principper går imidlertid igen i alle institutionernes politik: nemlig at køb af bygninger skal prioriteres på lang sigt, og at afdelinger, der arbejder inden for de samme områder, så vidt muligt skal samles.

10. Siden 1996 har alle institutioner prioriteret køb af bygninger frem for langtidsleje. Undersøgelser, som institutionerne har gennemført på grundlag af egne erfaringer, har vist, at det er 40 til 50 % billigere at købe kontorlokaler end at leje dem (6). Når institutionerne køber bygninger, kan de endvidere drage fuld fordel af de afgiftslettelser, som de indrømmes i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter (PPI) af 8. april 1965. Pr. 1. januar 2005 lejede institutionerne 38 % af det samlede areal, de benyttede (7).

11. Institutionernes politik med at prioritere køb af bygninger har i den seneste tid resulteret i, at institutionerne har købt en række bygninger, som de har lejet gennem mange år. På trods af Rettens anbefalinger tilbage fra 1979 (8) har institutionerne indgået lejekontrakter, som ikke indeholder bestemmelser om lavere leje, efter at investeringen var dækket ind, eller som ikke indeholder en købsoption til en pris, hvor den allerede betalte leje tages i betragning. Institutionerne havde derfor ikke mulighed for at forhandle en købspris, der var lavere end markedsværdien. Takket været en politisk aftale med ejeren (den luxembougske regering) lykkedes det dog i en vis udstrækning for Parlamentet at reducere prisen for KAD-bygningen.

Tekstboks 1I september 2006 besluttede Parlamentet at købe de bygninger, som den benytter i Strasbourg (IPE 1, 2 og 3), for 143,125 millioner euro. Ved fastsættelsen af købsprisen blev den allerede betalte leje ikke taget i betragtning.

12. Det er Kommissionens politik at købe større bygninger eller komplekser og udelukkende leje mindre og strategisk mindre vigtige bygninger (9). Ejerne af nogle større bygninger (jf. eksemplet i tekstboks 2) indvilligede imidlertid ikke i at indgå langsigtede lejekontrakter, som indeholdt en købsoption.

Tekstboks 2I maj 2004 underskrev Kommissionen en brugsretsaftale vedrørende Mondrian-bygningen med en varighed på 15 år, som kunne forlænges til højst 30 år. Kontrakten indeholdt ikke en købsoption, og den årlige lejebetaling var på 4,8 millioner euro med indeksregulering. Mondrian-bygningens markedsværdi var af Kommissionens eksperter anslået til ca. 61,7 millioner euro. Hvis Kommissionen havde været i stand til at forhandle en købsaftale om en tilsvarende bygning af denne værdi, og for eksempel havde indgået en forpagtningsaftale med købsoption (en type langtidslejemål med købsmulighed, som anvendes i stor udstrækning af institutionerne), kunne den årlige leje have været på under 3,25 millioner euro (10).

Udvælgelse af bygninger og deres beliggenhed

13. Alle institutionerne foretrækker at placere sammenhængende tjenester så tæt sammen som muligt, primært i store bygninger, for at skabe stordriftsfordele (f.eks. med hensyn til tjenesteydelser, kommunikation og vedligeholdelse), mens tjenester uden forbindelse med hinanden kan placeres i andre bygninger. De fleste projekter gennemføres derfor ved eller tæt på institutionernes hovedbygninger. Denne fremgangsmåde havde praktiske fordele, men også økonomiske ulemper: Institutionerne havde få alternativer at vælge mellem, markedet kunne let forudse institutionernes beslutninger, og de grunde, der var til rådighed, blev dyrere, fordi der var så stor efterspørgsel efter bygninger i området. I Bruxelles ligger næsten alle institutionernes kontorlokaler således i det, der er blevet kendt som EU-kvarteret, hvor institutionerne sidder på ca. 50 % af samtlige kontorlokaler (11).

14. I 1996 erkendte Kommissionen, at koncentreringen i EU-kvarteret i Bruxelles hævede markedspriserne, og den besluttede, at man skulle finde billigere områder. I 2003 analyserede Kommissionen behovet for at holde sine GD’er og tjenester i dette kvarter. Konklusionen var, at det ikke var bydende nødvendigt at placere visse af Kommissionens GD’er og tjenester — som beskæftiger omkring 40 % af personalet — i EU-kvarteret. Kommissionen fortsatte imidlertid ligesom de andre institutioner med at placere de fleste af sine kontorer i dette kvarter. I 2006 reducerede Kommissionen dog procentdelen af sit kontorareal i kvarteret fra 90 % 82 %.

15. Tæt samarbejde med de nationale myndigheder var også et mål for institutionernes bygningspolitik. Situationen er ikke den samme i Bruxelles og i Luxembourg. I Bruxelles er de seneste kontrakter blevet forhandlet af institutionerne individuelt med private bygherrer. I Luxembourg modtog alle institutionerne med undtagelse af Kommissionen støtte fra de nationale myndigheder, for eksempel gratis tilrådighedsstillelse af grunde til deres hovedbygninger på Kirchberg. Kommissionen i Luxembourg har endnu ikke fastlagt en bygningspolitik og har ikke præciseret, hvor og hvornår dets hovedbygning vil blive opført. Kommissionen forhandler i øjeblikket med de luxembourgske myndigheder.

Ledelsesinformation

16. En forudsætning for planlægning er, at der foreligger fyldestgørende og detaljerede oplysninger om det personale, der skal huses, og om det krævede etageareal.

17. Hvis institutionerne skal kunne beregne behovet for budgetmidler og planlægge tilrådighedsstillelsen af bygninger og lokaler, er de nødt til at vide, hvor mange ansatte der i øjeblikket huses, og hvor mange kontorlokaler der således er ledige. Da der ikke findes en formel bygningsfortegnelse, anvender Kommissionen e-mail- og telefonregistret til at anslå, hvor mange der reelt arbejder i bygningerne, fordi denne database anses for at være den mest pålidelige. Det er også vanskeligt at lave et overslag over behovet for lokaler på kort sigt, og behovet kan være ansat for højt eller for lavt. For eksempel har proceduren for rekruttering af nye ansatte efter 2004-udvidelsen varet længere end oprindeligt planlagt. På den ene side havde Kommissionen i Luxembourg overvurderet sine behov, hvilket førte til, at man for tidligt lejede HITEC-bygningen (som stod tom i ca. et år til en leje på 1,14 millioner euro). På den anden side var Parlamentet nødt til i 2004 og 2005 i al hast at leje ca. 30 000 m2 (12), dels fordi det i 2001 i en vis udstrækning havde undervurderet sine behov, dels fordi der i de følgende år opstod nye behov.

18. Effektiv økonomisk planlægning forudsætter, at man sammenholder alternative løsninger. En sammenligning af institutionernes bygningsudgifter viser, at institutionerne anvender forskellige kriterier til at beregne kontorareal og omkostninger, hvilket gør det vanskeligt at anvende fælles indikatorer til benchmarking og intern brug (13). Eftersom dataene om arealer og omkostninger ikke er homogene, er det vanskeligt at sammenligne institutionernes lejeomkostninger pr. kvadratmeter med hinanden eller med markedsværdien.

19. Den standard, institutionerne oftest anvender ved vurdering af behovet for kontorarealer og ved arealfordeling, er 35 m2 pr. person, hvor der ikke tages hensyn til bygningernes karakteristika (reelt disponibelt kontorareal, kontorernes eller fællesarealerne størrelse). Institutionerne er bevidste om disse svagheder i ledelsesinformationen og har derfor iværksat en række initiativer: — Kommissionen er i gang med at færdiggøre en håndbog om husningsbetingelser (Housing Conditions Manual), hvis formål er at fastlægge mere rationelle kriterier for arealfordelingen mellem generaldirektoraterne og tjenesterne, og den har udarbejdet en fortegnelse over deres bygningsareal i 2006. — Institutionerne i Bruxelles besluttede i marts 2006 at nedsætte en arbejdsgruppe, hvis første opgave vil være at opstille fælles retningslinjer for og en fælles definition af de forskellige typer arealer og omkostninger.

Finansiering og omkostninger

20. Bygninger skal lejes eller købes afhængigt af behovene og til de lavest mulige omkostninger for EU-skatteyderne. Retten undersøgte tre forhold: — Blev udbudsprocedurerne anvendt hensigtsmæssigt, og var de effektive? — Blev kontraktbetingelserne, herunder købsprisen, fastsat korrekt? — Var den fremgangsmåde, der blev anvendt til finansiering af bygningerne, økonomisk under hensyntagen til de budgetmæssige krav?

Udbudsprocedurer

21. I artikel 89, stk. 2, i finansforordningen hedder det: »Aftalerne skal indgås på grundlag af bud indkaldt fra så bred en kreds som muligt undtagen i de tilfælde, hvor proceduren med forhandling (…) finder anvendelse«. Proceduren med forhandling kan anvendes efter en undersøgelse af det lokale marked ved køb eller leje af eksisterende bygninger (»kontrakter om fast ejendom«) (14). I forbindelse med de undersøgte projekter blev proceduren med forhandling også anvendt ved aftaler om opførelse eller renovering af bygninger eller gennemgribende indretningsarbejde, som hører under »bygge- og anlægsarbejder«, og som ikke er omfattet af ovennævnte undtagelse vedrørende »kontrakter om fast ejendom«. Åbne og konkurrenceprægede tildelingsmetoder giver de offentlige myndigheder mulighed for at tiltrække et bredere spektrum af potentielle tilbudsgivere og at opnå mere fordelagtige tilbud (15).

22. Kun i meget få tilfælde har institutionerne offentliggjort deres byggeprojekter i Den Europæiske Unions Tidende, hvilket ville gøre det muligt for flest mulige tilbudsgivere at vise deres interesse (16). Det eneste projekt, hvor anlægsarbejde har været i åbent udbud, er udvidelsen af Domstolen, som blev gennemført efter aftale med den luxembourgske regering, som er den ordregivende myndighed og følger national lov.

23. Institutionerne har i vid udstrækning gjort brug af proceduren med forhandling (uden offentliggørelse) frem for konkurrencebaseret udbudsprocedure, som er den procedure, der normalt skal anvendes i henhold til finansforordningen og direktiverne om offentlige indkøbsaftaler. Det har resulteret i, at de priser, de betaler for opførelsen af bygninger og for arbejder med relation til de bygninger, de benytter, ikke er blevet fastsat i overensstemmelse med reglerne for fri konkurrence.

Fastsættelse af kontraktbetingelser, købspriser og leje

24. Eftersom der ikke anvendes konkurrencebaserede udbudsprocedurer, er nøglefaktoren for fastsættelse af købspriser og leje forhandlingen med bygherrerne. Når der er tale om bygninger, som er opført med henblik på at opfylde institutionernes specifikke behov, bør prisen eller langtidslejen ikke overstige opførelsesomkostningerne (inklusive en rimelig fortjeneste for private bygherrer) (17).

25. Domstolen, Parlamentet og Rådet forhandlede deres hovedkontrakter (udvidelsen af Justistpalæet, D4-D5 og Lex) på grundlag af opførelsesomkostningerne.

26. For så vidt angår den igangværende udvidelse af Domstolens hovedbygning, vil købsprisen for bygningen være de faktiske opførelsesomkostninger. I henhold til rammekontrakten skal en uafhængig ekspert revidere regnskaberne og udgifterne med henblik på at fastlægge bygningens pris. Mere end to år efter at arbejdet blev påbegyndt, er der endnu ikke blevet udpeget en ekspert. Det forøger risikoen for, at problemer i startfasen og omkostningsoverskridelser ikke identificeres. Risikoen forøges yderligere ved, at den oprindelige rammekontrakt kun indeholder generelle principper og ikke fastsætter detaljerede procedurer vedrørende kontrol, frister, bøder og budgetgrænser (18).

27. Kommissionen og udvalgene forhandlede ikke købspriser og langtidsleje på basis af opførelsesomkostningerne, men på basis af markedsvilkårene, eftersom institutionerne skulle konkurrere med andre bydere. Det er standardpraksis på området at værdiansætte bygningerne på grundlag af en kapitalisering af den faktiske eller forventede lejeværdi. Denne værdi skal tilpasses, så der tages hensyn til alle fordelene af den momsfritagelse (19), institutionerne indrømmes i hendhold til PPI. Tekstboks 3 og 4 giver konkrete eksempler på, hvordan værdien af en række bygninger blev fastsat.

Tekstboks 3Markedsværdien af SPA3-bygningen, som var justeret for at tage hensyn til en række afgiftsfritagelser, blev ansat af en konsulent. Beregningen inkluderede imidlertid ikke en nedsættelse med henvisning til Kommissionens momsfritagelse. Beregningen var endvidere baseret på, at der straks ville være opnået et lejeafkast, hvilket gav en højere værdi end den, man ville have fået ved den normale praksis, hvor man antager, at bygningen først står ledig i en periode.For at kunne nyde godt af de afgiftsfordele, som PPI giver, blev Mondrian-bygningen lejet ved en brugsretsaftale. »Brugsretslejen« blev fastsat til et beløb svarende til markedslejen, hvilket vil sige, at der ikke blev taget hensyn til momsfritagelsen i lejeprisen, og at Kommissionen skal afholde de supplerende omkostninger til vedligeholdelse og mindre istandsættelse (som normalt afholdes af ejeren). Kommissionens betalingsevne og det forhold, at der var tale om et langtidslejemål (15 år), burde også have resulteret i en lavere leje.Begge forhold medførte, at Kommissionen betalte mere end nødvendigt.

28. I forbindelse med 18 langtidslejemål (27 år) med købsmulighed, som Kommissionen indgik i form af forpagtningsaftaler med købsoption i Bruxelles i perioden 1997-2001, blev der ikke angivet en købspris i kontrakterne. Kontrakterne fastsatte kun beløbet for den første ydelse og indeholdt klausuler om automatisk indeksregulering svarende til de klausuler, der anvendes i lejekontrakter. Kommissionen ophørte med at bruge denne fremgangsmåde i forbindelse med senere kontrakter og tilsluttede sig dermed sin interne revisionsfunktions konklusion om, at fremgangsmåden ikke var hensigtsmæssig. Andre institutioner er imidlertid ikke enige i denne konklusion, og udvalgene baserer fortsat deres køb på indeksregulerede lejer og ikke på bygningernes værdi (20).

Tekstboks 4I kontrakten om Belliard 99-101, som blev indgået i december 2000 (forpagtningsaftale med købsoption over 27 år), er der ikke fastsat en købspris. I kontrakten er der kun fastsat en første årlig ydelse på 8,28 millioner euro, der skal betales fra det år, bygningen afleveres. Dette beløb er blevet fastsat på grundlag af huslejerne på det fri marked, og det indeksreguleres på basis af inflationssatsen. Denne prisfastsættelsesmetode er ikke den mest hensigtsmæssige i forbindelse med langtidslejemål. Værdien af bygningen på det fri marked ville i henhold til den beregningsmåde, som Kommissionens konsulenter anvender, være ca. 127 millioner euro. Hvis man havde taget dette beløb i betragtning ville den første årlige ydelse have været 6,83 millioner euro.

29. I nogle tilfælde blev priserne fastsat på grundlag af politiske aftaler. I et aftalememorandum, der blev underskrevet den 8. juli 1997 af Europa-Kommissionen, den belgiske stat og S.A. Berlaymont 2000, anførte Kommissionen, at den havde til hensigt at benytte Belaymont igen. Der blev imidlertid hverken fastsat pris eller tidsfrister i denne aftale, og det fremgik heller ikke, hvem der var ansvarlig for istandsættelsen af Berlaymont. Efter en ny aftale af juli 2001 accepterede Kommissionen i oktober 2002 de belgiske myndigheders tilbud, selv om det var højere end den anslåede markedspris (21).

30. Der bør kræves tilstrækkelige garantier fra kontrahenterne med henblik på at sikre, at aftalen gennemføres på tilfredsstillende måde indtil den endelige aflevering, og at der betales bøder, hvis tidsfristerne ikke overholdes (22). Institutionerne har imidlertid ikke fastlagt en klar politik på dette område, og de stillede garantier var ikke altid tilstrækkelige. God praksis såsom at kræve certifikater for arbejdets kvalitet, som udstedes af godkendte kontrolfirmaer, og lovpligtige forsikringer, som dækker entreprenørens retlige ansvar, er ikke blevet anvendt konsekvent (23).

Tekstboks 5I forbindelse med Euroforum var Kommissionen i en vanskelig position, fordi 95 % af opfyldelsesgarantien (2 500 000 euro) i henhold til kontrakten skulle frigives umiddelbart efter, at Kommissionen flyttede ind i bygningen, hvorefter der kun var 125 000 euro tilbage til at dække eventuelle fejl i en bygning, der var vurderet til over 100 millioner euro. I forbindelse med D4-D5 anvendte Parlamentet en anden fremgangsmåde, som synes mere rationel. Det er fastsat i kontrakten, at der vil blive stillet tilstrækkelige opfyldelsesgarantier — under hensyntagen til de fejl, der konstateres — efter indflytningen i bygningen.I den oprindelige kontrakt af 26. marts 2003 om Lex-bygningen (Rådet) var der ingen bestemmelser om bankgarantier, som kunne sikre, at aftalen blev gennemført på tilfredsstillende vis. Den endelige kontrakt, som blev underskrevet den 20. december 2006, indeholdt bestemmelser om en passende bankgaranti.

31. I henhold til kontrakterne kan institutionerne i en periode (f.eks. 15 dage for SPA3, 25 dage for Euroforum og 30 dage for Belaymont), inden de flytter ind i bygningen, foretage kontrol for at sikre, at det udførte arbejde er i overensstemmelse med de aftalte betingelser, og at installationerne fungerer korrekt. Disse perioder er imidlertid for korte til, at man kan foretage den fornødne kontrol af komplekse projekter.

Finansiering af byggeprojekter

32. I henhold til traktatens artikel 282 kan Det Europæiske Fællesskab erhverve eller afhænde fast ejendom og løsøre. I denne henseende repræsenteres Fællesskabet af Kommissionen. Fællesskabet må i henhold til de gældende retsforskrifter (24) imidlertid ikke optage lån. Institutionerne har derfor været nødsaget til at anvende en række alternative finansieringsmetoder til deres ejendomserhvervelser. Pr. 31. december 2005 androg passiverne vedrørende den finansielle leasing i forbindelse med Fællesskabets erhvervelse af grunde og bygninger 1 803 millioner euro (25).

33. Den billigste løsning er, at institutionen indgår underhåndsaftale om opførelse af en bygning, men det er også en kompleks, langvarig og teknisk krævende opgave. Hertil kommer, at det er vanskeligt at gennemføre byggeprojekter inden for de fastlagte juridiske og budgetmæssige rammer. Det er årsagen til, at institutionerne har tyet til private bygherrer og i nogle tilfælde til de nationale myndigheder, når de har skullet opføre bygninger.

34. De metoder, institutionerne anvendte, var mere omkostningstunge og mindre gennemsigtige end eksplicit låntagning. De seneste større projekter har normalt involveret køb på lang sigt med implicit låntagning. Kontraktprisen inkluderer implicit eller eksplicit de finansielle omkostninger. De renter, bygherrerne betaler til finansiering af opførelsen af bygninger, dækkes af institutionerne, og de er altid højere (26) end de satser, som institutionerne ville have opnået direkte ved udbudsprocedurer eller ved formidling gennem værtslandet eller Den Europæiske Investeringsbank (EIB).

35. Til finansiering af sit udvidelsesprojekt anvender Domstolen en kompleks mekanisme, som omfatter den luxembourgske regering, en privat bank, et til formålet oprettet selskab (special purpose vehicle — SPV) og EIB. SPV-selskabet opnåede favorable finansieringsvilkår (Euribor +0,01) fra EIB for 49 % af projektet. Denne mekanisme er imidlertid også risikabel, fordi Domstolen ikke var involveret i udbuddet og i de detaljerede kontraktforhandlinger — den havde ikke på forhånd godkendt kontraktens klausuler og optioner — og fordi den ikke har underskrevet finansieringsaftalerne, selv om den skal bære de finansielle omkostninger (f.eks. renter, administrationsgebyrer). Domstolens tjenester gennemgik den procedure, som regeringen havde fulgt ved tildelingen af kontrakten om finansieringen af projektet, og påpegede, at der ikke havde været tilstrækkelig konkurrence. Selv om EIB tilbyder gode finansielle vilkår, har ingen af de andre institutioner eller deres byggepartnere anvendt banken til finansiering af byggeprojekter.

36. I 2002 indførte Kommissionen en procedure, som havde til sigte at reducere finansieringsomkostningerne. I henhold til kontrakterne skulle rentesatsen for nogle af transaktionerne fastsættes ved en udbudsprocedure på de finansielle markeder, inden skødet blev underskrevet. Rådet fulgte denne procedure i forbindelse med Lex-kontrakten, men Kommissionen fulgte den ikke i den følgende sag.

Tekstboks 6Den implicitte rentesats, som Kommissionen indgik aftale om i januar 2003 til finansiering af erhvervelsen af Euroforum-bygningen over 30 år, var på 5,65 %. Kommissionen afholdt en udbudsprocedure med henblik på finansiering af SPA3, og i februar 2003 opnåede den en rentesats på 5,01 %. Hvis der var blevet afholdt et lignende udbud i forbindelse med Euroforum, kunne man have sparet ca. 7,7 millioner euro i renteudgifter.

37. Når institutionerne ikke har anvendt alle bevillingerne ved udgangen af året — fordi der har været underudnyttelse på andre administrationsområder — anvendes midlerne ofte til at afholde ikke planlagte betalinger vedrørende byggeprojekter (jf. bilag I). Det har resulteret i, at de endelige udgifter er meget højere end de oprindeligt budgetterede. For eksempel anvendte Parlamentet og Rådet i 2005 hver især 89 millioner euro i supplerende bevillinger, som hidrørte fra overførsler.

38. I løbet af de seneste tyve år har Retten ved flere lejligheder påpeget, at det er vanskeligt at definere og implementere en effektiv investeringspolitik, hvis udgifter til lokaler og bygninger udelukkende bevilges for et år ad gangen. Retten gentog i december 2005 sin anbefaling om, at opdelte bevillinger — som ville give mere fleksibilitet — anvendes til transaktioner vedrørende køb eller opførelse af bygninger (27).

Interinstitutionelt samarbejde

39. Alle EU-institutionerne har det samme behov for at erhverve og forvalte bygninger. Hvis institutionerne samarbejder effektivt og samler ekspertisen og købekraften, vil det forbedre leveringen og gøre det muligt at reducere omkostningerne. Retten undersøgte, om institutionerne har identificeret relevante samarbejdsområder, herunder fælles evalueringer af deres bygningspolitik, og om dette samarbejde har været effektivt.

40. Som svar på Rettens gentagne anbefalinger om øget interinstitutionelt samarbejde nedsatte institutionernes generalsekretærer en arbejdsgruppe om bygningspolitik, og i juni 2001 godkendte de gruppens forslag til en forbedring af det interinstitutionelle samarbejde (28). De konkrete forslag omfattede øget udveksling af oplysninger, udvikling af en fælles strategi for forbindelserne med de offentlige myndigheder i værtsmedlemsstaterne, herunder indgåelse af hjemstedsaftaler (headquarters agreements), som fastsætter institutionernes og værtsmedlemsstaternes respektive opgaver og ansvarsområder, gensidig bistand og en vurdering af bygningernes virkning på miljøet, som skulle munde ud i en række interinstitutionelle initiativer vedrørende indretning og forvaltning af bygninger.

41. Der er nedsat interinstitutionelle arbejdsgrupper om bygningsspørgsmål, og de mødes regelmæssigt i Bruxelles og i Luxembourg, men det har ikke resulteret i væsentlige fælles initiativer eller besparelser (29). I nogle specifikke tilfælde er kontorarealer imidlertid blevet fremlejet af en institution til en anden. Samarbejdet mellem Kommissionen og Parlamentet om fælles repræsentationer i medlemsstaterne og mellem Kommissionen og Rådet om Infopoint i Bruxelles og om leasing af kontorer i New York og Genève har båret frugt. De to udvalg har etableret fælles tjenester, som forvalter områder af fælles interesser. Dette interinstitutionelle samarbejde har muliggjort fælles programmering af bygningspolitikken og en fælles evaluering af udvalgenes behov. På andre områder af fælles interesse havde der imidlertid ikke været noget interinstitutionelt samarbejde. Rettens revision viste, at institutionerne hverken havde foretaget individuelle evalueringer eller en fælles evaluering af deres bygningspolitik.

Tekstboks 7En del af udvidelsen af Domstolens hovedbygning i Luxembourg — som efter planen skulle være færdig i 2008 — bygges på en grund, hvor Kommissionens »Cube«-bygning tidligere lå. Cube-bygningen husede Kommissionens computercenter. Allerede i 1999 vidste Kommissionen, at den skulle fraflytte Cube-bygningen, men den var ikke i stand til at finde en erstatning før i 2004, hvilket var med til at forsinke Domstolens projekt.Selv om Belliard 99-101-komplekset blev rømmet i 1998, betalte institutionerne indtil 2004 en årlig leje på ca. 6 millioner euro for en tom bygning (først Parlamentet og derefter udvalgene, fordi Parlamentet forpligtede dem til at overtage sin kontrakt) (30).

42. Efter Rettens opfattelse bør institutionerne og især Kommissionen indgå hjemstedsaftaler med myndighederne i værtsmedlemsstaterne. Der er imidlertid ikke indgået sådanne aftaler for nogen af de steder, hvor institutionernes bygninger primært ligger. De enkelte institutioner er fortsat med at forhandle deres byggeprojekter særskilt med værtsmedlemsstaterne, og de har opnået forskellige betingelser.

43. Institutionerne gennemførte ikke den interinstitutionelle vurdering af bygningernes virkning på miljøet, selv om generalsekretærerne havde anbefalet det. Kommissionen har imidlertid iværksat en række initiativer inden for rammerne af fællesskabsordningen for miljøledelse og miljørevision (31), som de andre institutioner nu er begyndt at følge, og den har gennemført miljørevisioner af nogle af dens egne bygninger. Institutionerne har taget energiforbruget og den energimæssige ydeevne i betragtning ved planlægningen af deres bygninger. I forbindelse med de undersøgte byggeprojekter var der imidlertid ikke foretaget en teknisk, miljømæssig og økonomisk feasibilityundersøgelse for at finde alternative systemer og teknikker til forbedring af bygningernes energimæssige ydeevne, således som det kræves i direktivet om bygningers energimæssige ydeevne (32). Der var heller ikke foretaget en cost-benefit-analyse af forskellige former for opvarmnings-, ventilations- og klimaanlæg, hvor de skønnede udgifter til vedligeholdelse på lang sigt og energiforbruget blev taget i betragtning. I 2004 indføjede Kommissionen imidlertid i sine procedurer et krav om, at der skal gennemføres sådanne cost-benefit-analyser, og den er i øjeblikket ved at udvikle en metode til evaluering af de samlede omkostninger i løbet af en bygnings levetid (levetidsomkostninger). Det er et aspekt, som bør behandles på interinstitutionelt plan.

44. Bygningspolitikkerne omfatter en række områder, hvor institutionerne har brug for samme form for bistand (teknisk bistand inden for arkitektur, ingeniørarbejde, sundhed, sikkerhed og ergonomi, miljøstyring og -sikkerhed, planlægning og byggeregulativer, ejendomsret og finansiel planlægning). De fleste institutioner ansætter personale eller hyrer ekspertise specifikt til alle disse områder eller nogle af dem. Et operationelt samarbejde ville således gøre det muligt at dele ekspertisen og anvende den bedre samt at opnå stordriftsfordele i forbindelse med køb af tjenesteydelser. Indtil videre er der imidlertid ikke blevet etableret et sådant samarbejde.

45. Som Retten har anbefalet det tidligere, bør institutionerne have fuldstændig kontrol over alle administrative, tekniske og finansielle aspekter ved deres byggeprojekter. De bør enten anvende højt kvalificerede konsulenter eller på interinstitutionelt plan oparbejde passende ekspertise (33). Interinstitutionelt samarbejde kunne have bidraget til at forbedre f.eks. overvågningen af arbejdet og kontrollen af kvaliteten. Man kunne have lært af den type forbehold, der blev fremsat i overdragelsesrapporterne; af de fejl, institutionerne afslørede, efter de var flyttet ind i bygningerne, og af resultaterne af de forskellige fremgangsmåder, institutionerne anvender. Én fremgangsmåde er baseret på, at institutionens egne tjenester eller eksterne konsulenter fører nøje tilsyn med gennemførelsen af projekterne. Den kombinerede anvendelse af intern og ekstern ekspertise, som Parlamentet og Domstolen praktiserer, har vist sig at være en god praksis. En anden fremgangsmåde, som primært anvendes af Kommissionen, fokuserer på kontrol af de endelige resultater i forhold til de aftalte standarder og specifikationer.

46. Institutionernes juridiske tjenester og konsulenter har udarbejdet flere detaljerede rapporter om specifikke kontrakter og bygninger, hvor de har analyseret fordele og ulemper ved forskellige procedurer for erhvervelse af bygninger, og de har identificeret specifikke risici, som alle institutionerne burde have drøftet i fællesskab. Standardformuleringen i de mest anvendte kontrakter er ikke blevet drøftet af alle institutionerne i fællesskab. Eftersom hver enkelt institution udarbejder sine egne kontrakter separat, udveksles der ikke erfaringer og juridisk ekspertise. Parlamentet tog hensyn til svagheder, der var konstateret i forbindelse med tidligere projekter, og udarbejdede detaljerede bestemmelser om overvågning af arbejder og garantier, som kunne have været nyttige for de øvrige institutioner.

47. De to kontorer for »infrastruktur og logistik«, som Kommissionen oprettede i 2002 i Bruxelles og Luxembourg (henholdsvis OIB og OIL), og som har til formål at yde bistand til Kommissionens tjenester og eventuelt til de andre EU-institutioner, har ikke som forventet resulteret i en forbedring af det interinstitutionelle samarbejde. Kun OIL har indgået »serviceniveauaftaler« (med Revisionsretten og Oversættelsescentret).

48. Retten bemærkede desuden, at OIB/OIL kun i en række særlige tilfælde delte deres ekspertise og bedste praksis (f.eks. med hensyn til procedurer, software til forvaltning af kontorarealer og metoder til analyse af risici forbundet med langtidslejemål) med hinanden eller med de andre institutioner.

49. De enkelte institutioner lejer undertiden bygninger for at dække midlertidige behov for lokaler og bygninger, mens de afventer, at deres store projekter bliver færdige. Samtidig har andre institutioner ofte en »reserve« af kontorlokaler til uforudsete begivenheder såsom flytninger eller periodisk istandsættelse, hvilket betyder, at de midlertidigt har flere kontorlokaler, end de har brug for. Flere interinstitutionelle initiativer til deling af kontorlokaler er mislykkedes i den senere tid, fordi bygninger, der var acceptable for én institution, ikke opfyldte en anden institutions standarder (34).

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

50. Selv om institutionerne er underlagt en række politiske og budgetmæssige begrænsninger, er det lykkedes dem at huse deres ansatte under egnede forhold. I de seneste år har institutionerne forbedret forvaltningen af deres bygningspolitik, men der er stadig en række svagheder med hensyn til planlægning, finansiering og omkostninger samt interinstitutionelt samarbejde.

Planlægning

51. Institutionerne har ikke fastlagt en samlet bygningspolitik for Fællesskabet, men har hver især defineret deres egen politik. I forbindelse med planlægning måtte institutionerne tage hensyn til mange forskellige forhold såsom EU's offentlige karakter, fordelingen af personale mellem Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg, tjenesternes og institutionernes størrelse, den manglende mulighed for at anvende opdelte bevillinger, de forskellige typer bygninger og behovet for at arbejde med tredjemænd såsom ejere og ejendomsinvestorer. Institutionerne har også haft det problem, at det ikke er muligt at forudsige de endelige udvidelsesbeslutninger (jf. punkt 4-6 og 9).

Anbefaling: Der bør opstilles en samordnet flerårig ramme for bygningspolitikken. Budgetmyndigheden bør regelmæssigt modtage fyldestgørende informationer om bygningspolitikkens samlede budgetmæssige konsekvenser for hver enkelt institution.

52. De ovennævnte begrænsninger er årsagen til, at det tager for lang tid at skaffe endelige lokaler og bygninger, og at det ofte er nødvendigt at finde midlertidige ordninger og vælge dyre, kortsigtede løsninger. Retten mener, at den langsigtede planlægning kan forbedres (jf. punkt 7 og 8).

53. Institutionerne har prioriteret at købe bygninger frem for at leje dem. De har ikke anvendt denne politik konsekvent og har lejet bygninger på langtidsbasis uden købsoption, selv om det strider mod Rettens tidligere anbefalinger. Sådanne procedurer gør det dyrere efterfølgende at erhverve bygningerne (jf. punkt 9-12).

Anbefaling: Institutionerne bør fortsætte med at koordinere deres tidsplaner og behovsvurderingsmetoder, så korttidsleje af bygninger så vidt muligt undgås. EU-institutionerne bør altid bestræbe sig på at indgå langtidslejemål med købsoption.

54. Institutionerne er forsat med at koncentrere næsten alle deres bygninger i EU-kvarteret i Bruxelles, selv om Kommissionens politik var at finde lokaler og bygninger i andre af byens områder. Koncentrationen skaber stordriftsfordele, men den har også ført til stigende priser som følge af den større efterspørgsel efter bygninger og et fald i antallet af ledige kontorer i dette område (jf. punkt 13, 14 og 15).

Anbefaling: De seneste initiativer med henblik på at sprede kontorarealerne i Bruxelles bør videreføres.

55. De oplysninger, der er til rådighed, når der skal træffes beslutninger, og når kontorlokalerne skal forvaltes (f.eks. data om kontorarealer, bygningsudgifter og antallet af ansatte, der har brug for lokaler), er upræcise, hvilket gør det vanskeligt at vurdere behovene og planlægge fremtiden (jf. punkt 16-19).

Anbefaling: Institutionerne bør udvikle egnede metoder til at vurdere deres nuværende og kortsigtede behov. Ledelsesinformationen bør forbedres, ved at der defineres fælles og klare indikatorer. De initiativer, som de enkelte institutioner allerede har iværksat, eller som er iværksat af interinstitutionelle arbejdsgrupper, bør støttes, konsolideres og udbygges.

Finansiering og omkostninger

56. De priser, institutionerne betaler for opførelse af og arbejder i forbindelse med deres bygninger, er ikke alle blevet fastsat på åbne konkurrencevilkår. Kontrakterne vedrørende næsten alle de undersøgte projekter var indgået ved underhåndsaftaler. Når udbudsprocedurerne ikke er anvendt som foreskrevet, er der ingen sikkerhed for, at bygningerne er opnået til laveste pris (jf. punkt 21, 22 og 23). Retten har konstateret tilfælde, hvor proceduren med forhandling ikke resulterede i den mest fordelagtige pris (jf. punkt 24-29).

Anbefaling: Alle kontrakter om opførelse af bygninger og om indretningsarbejde bør udbydes til den bredest mulige kreds. Hvis proceduren med forhandling undtagelsesvis anvendes, bør priserne baseres på opførelsesomkostningerne inklusive en rimelig fortjeneste for de økonomiske aktører. I forbindelse med leje og køb af eksisterende bygninger bør markedsundersøgelsen være så bred som mulig. Institutionerne bør sikre, at de drager fuld fordel af PPI's bestemmelser om afgiftsfritagelse.

57. I henhold til de gældende bestemmelser har institutionerne ikke ret til at optage lån. Som følge heraf har de til finansiering af deres ejendomserhvervelser anvendt en række komplekse metoder, som er dyrere og mindre gennemsigtige end direkte låntagning (jf. punkt 32-38).

Anbefaling: Forbedret budgetplanlægning og øget fleksibilitet ved hjælp af opdelte bevillinger ville gøre det muligt at anvende budgetbevillingerne mere rationelt og at forbedre forvaltningen af institutionernes gæld og langsigtede forpligtelser.

Interinstitutionelt samarbejde

58. Oprettelsen af OIB og OIL har ikke ført til de forventede resultater, for så vidt angår interinstitutionelt samarbejde. Der blev kun indgået få serviceniveauaftaler, og institutionerne udvekslede sjældent erfaringer og bedste praksis med hinanden. Retten noterede ikke desto mindre, at institutionerne samarbejder i en række specifikke tilfælde, og at der i den senere tid er iværksat en række gode initiativer for at forbedre det interinstitutionelle samarbejde. Der er endnu ikke indgået samlede »hjemstedsaftaler« med værtsmedlemsstaterne, og institutionerne forhandler derfor på ad hoc-basis med forskellige betingelser og huslejer. Tidligere har institutionerne ikke i tilstrækkelig grad taget hensyn til miljømæssige aspekter, men de seneste initiativer viser, at dette område har fået mere opmærksomhed. Institutionerne har hverken foretaget fælles eller individuelle evalueringer af deres bygningspolitikker (jf. punkt 39-49).

Anbefaling: God praksis eller initiativer, der iværksættes af én af institutionerne, bør udvides til alle institutionerne, navnlig når der er tale om tekniske forhold såsom kontrakter eller overvågning af projekter og områder som miljø. Resultaterne af institutionernes bygningspolitikker bør evalueres samlet, og der bør overvejes nye metoder til at forbedre det interinstitutionelle samarbejde. Institutionerne bør fortsætte med at nedsætte arbejdsgrupper om emner, som er af interinstitutionel interesse såsom udvikling af metoden til beregning af levetidsomkostninger. Tæt samarbejde med myndighederne i værtslandene bør være et vigtigt mål for institutionernes bygningsstrategi.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 21. marts 2007. På Revisionsrettens vegne Hubert WEBER Formand

(1) Forklaringerne vedrører situationen i Belgien, og definitionerne er noget enklere end de rent juridiske definitioner.

(2) De årlige udgifter blev beregnet på basis af de årlige betalinger til langtidslejekontrakter og husleje og med anvendelse af en afskrivningssats på 4 % på værdien af de bygninger, institutionerne ejede. Kontorlokalerne husede 44 006 personer (ansatte og andre personer såsom eksperter eller eksternt ansatte, som skal bruge kontorer). Kilde: »Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier« (sammenligning af institutionernes udgifter til lokaler og bygninger), CPQBF (forberedelsesudvalget for finansielle og budgetmæssige spørgsmål), juni 2005.

(3) Endeligt årsregnskab for De Europæiske Fællesskaber. Der offentliggøres hvert år detaljerede oplysninger om udgifterne til bygninger og deres værdi i et bilag til Den Europæiske Unions almindelige budget (tabel D »Unionens faste ejendom«).

(4) Retten har allerede fremsat bemærkninger om dette forhold i sin særlige beretning om fællesskabsinstitutionernes politik vedrørende lokaler og bygninger, punkt 7.2.2 (EFT C 221 af 3.9.1979).

(5) Jf. for eksempel: Kommissionens bygningspolitik (1996-2005), SEK(1996) 1095 endelig af 18. juni 1996, ajourført for Bruxelles i december 2003, KOM(2003) 755 endelig af 10. december 2003.

(6) Rapport du groupe technique interinstitutionnel »Programmes immobiliers et conditions de financement«, februar 1996.

(7) Kilde: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, juni 2005.

(8) Den særlige beretning om fællesskabsinstitutionernes politik vedrørende lokaler og bygninger, afsnit 7.5. Årsberetningen for regnskabsåret 1987, punkt 10.51 (EFT C 316 af 12.12.1988).

(9) Kommissionens bygningspolitik (1996-2005), SEK(1996) 1095 endelig af 18. juni 1996, s. 10.

(10) Simulering af en forpagtningsaftale med købsoption over 27 år (med en årlig stigning på 2 % og en rentesats på 5 %).

(11) Kilder: Workshop »Understanding the Brussels Office Market«, februar 2005, og »Flerårige programmer for Kommissionens politik vedrørende lokaler og bygninger i Bruxelles«, OIB.

(12) Bygningerne Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2), Montoyer 63 (9 681 m2) og Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Kilde: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, juni 2005.

(14) Artikel 116, stk. 1, og artikel 126, stk. 1, litra h), i gennemførelsesbestemmelserne.

(15) Kommissionens fortolkningsmeddelelse om den fællesskabsret, der finder anvendelse på tildelingen af kontrakter, som ikke eller kun delvis er omfattet af udbudsdirektiverne (EUT C 179 af 1.8.2006, s. 2s).

(16) Der blev kun offentliggjort forhåndsmeddelelser under markedsundersøgelsen i forbindelse med fire projekter (tre for Rådet og ét for Parlamentet).

(17) Årsberetningen for regnskabsåret 1987, punkt 10.51-10.55. Revisionsrettens særlige beretning om fællesskabsinstitutionernes politik vedrørende lokaler og bygninger, afsnit 7.5.

(18) I artikel 4, stk. 3, i rammekontrakten fastsættes det, at staten skal indhente Domstolens samtykke på hvert enkelt stadie i gennemførelsen af projektet, men det anføres ikke præcist, hvorledes og på grundlag af hvilke dokumenter Domstolen skal give sit samtykke eller — endnu vigtigere — hvad der sker, hvis Domstolen ikke giver sit samtykke. Jf. også særberetning nr. 5/2000 om Domstolens udgifter til lokaler og bygninger, navnlig punkt 16 (EFT C 109 af 14.4.2000s).

(19) I Bruxelles er momsen på opførelse af bygninger 21 %, ejendomsskatten ca. 10-15 % og tinglysningsafgiften ved erhvervelse af ejendomme 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) En værdiansættelsesrapport, som blev udfærdiget af en konsulent på basis af markedsvilkårene, viste, at bruttoværdien af Berlayment på det fri marked ville være ca. 451 millioner euro. Under hensyntagen til Kommissionens afgiftsfritagelse ville værdien være ca. 379 millioner euro. Prisen blev fastsat til 553 millioner euro inklusive indretningsarbejde (konferencecenter, pressecenter, kommissærernes mødelokaler, multimedieudstyr) for 35 millioner euro.

(22) Artikel 102 i finansforordningen

(23) Fremlæggelse af lovpligtige forsikringer, der omfatter entreprenørens retlige ansvar, som fastsat i national lov, er af afgørende betydning i den tiårsperiode (»10-års-garantien«), hvor entreprenøren er ansvarlig. Institutionerne har ofte i kontrakten accepteret at overtage bygherrens rettigheder i henhold til 10-års-garantien for at gøre det lettere for bygherren at overdrage en bank rettighederne til institutionernes betalinger. I flere tilfælde er bygherren imidlertid ikke blevet anmodet om at fremlægge forsikringer (f.eks. anmodede Kommissionen kun om det for Euroforum, og udvalgene har ikke anmodet om det for nogen af deres bygninger). Institutionerne vil have færre muligheder for at gøre deres krav gældende, hvis der skulle opstå problemer. I sådanne tilfælde skal kravene gøres gældende over for underkontrahenter. De fleste kontrakter indeholdt en forpligtelse til at fremlægge certifikater for arbejdets kvalitet, som udstedes af godkendte tekniske kontrolfirmaer. Denne gode praksis giver en supplerende forsikring om, at arbejdet er udført korrekt.

(24) I henhold til finansforordningens artikel 14 må Det Europæiske Fællesskab samt de organer, der er nedsat af Fællesskaberne, ikke optage lån.

(25) Endeligt årsregnskab for De Europæiske Fællesskaber — Regnskabsåret 2005. Tabel over finansiel leasing og lignende udgifter, s. 35.

(26) For eksempel vil de endelige omkostninger ved investeringen i forbindelse med Lex-bygningen blive fastsat på grundlag af Euribor-rentesatsen +1,125. I forbindelse med D4-D5 var den aftalte rentesats Euribor +0,650 (senere sænket til Euribor + 0,375). Ved finansieringen af det specifikke indretningsarbejde i de bygninger, Rådet lejede (Rolin og Woluwe-Heigths), som var en kortfristet finansiering med mulighed for førtidig indfrielse, blev der aftalt høje rentesatser (7 % – 6 %) med bygherren.

(27) Udtalelse nr. 10/2005 om forslag til Rådets forordning om ændring af forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, punkt 21 (EUT C 13 af 18.1.2006, s. 1). Jf. også årsberetningen for regnskabsåret 1987, punkt 10.77; særberetning nr. 5/2000 om Domstolens udgifter til lokaler og bygninger; udtalelse nr. 4/97 om forslag til Rådets forordning (Euratom, EKSF, EF) om ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, punkt 2.13 (EFT C 57 af 23.2.1998).

(28) Jf. Kommissionens svar til punkt 7.66 i årsberetningen for regnskabsåret 2000, (EFT C 359 af 15.12.2001).

(29) Jf. »Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation« fra oktober 2005.

(30) Jf. årsberetningen for regnskabsåret 2000, punkt 7.68.

(31) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 761/2001 af 19. marts 2001 (EFT L 114 af 24.4.2001, s. 1) og Kommissionens henstilling af 10. juli 2003 om fællesskabsordningen for miljøledelse og miljørevision.

(32) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/91/EF af 16. december 2002 om bygningers energimæssige ydeevne (EUT L 1 af 4.1.2003, s. 65).

(33) Årsberetningen for regnskabsåret 1999, punkt 6.30 (EFT C 342 af 1.12.2000).

(34) F.eks. Goldbell- og Jean Monnet-bygningerne i Luxembourg.

BILAG I BUDGETGENNEMFØRELSEN 2003-2005 Beskrivelse 2003 2004 2005 Budget- bevillinger Overførsler Endelige bevillinger Gennemførelse Budget- bevillinger Overførsler Endelige bevillinger Gennemførelse Budget- bevillinger Overførsler Endelige bevillinger Gennemførelse KOMMISSIONEN Leje og forpagtningsafgifter 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Ejendomserhvervelser 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 EUROPA-PARLAMENTET Leje og forpagtningsafgifter 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Ejendomserhvervelser 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Formålsbestemt reserve i forbindelse med institutionens investeringer i fast ejendom 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 RÅDET Leje og forpagtningsafgifter 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Ejendomserhvervelser 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 DOMSTOLEN Leje og forpagtningsafgifter 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Ejendomserhvervelser 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG Leje og forpagtningsafgifter 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Ejendomserhvervelser 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 REGIONSUDVALGET Leje og forpagtningsafgifter 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Ejendomserhvervelser 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 REVISIONSRETTEN Leje og forpagtningsafgifter 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Ejendomserhvervelser 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 TOTAL 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

BILAG II OVERSIGT OVER DE BYGNINGER, DER ER OMHANDLET I BERETNINGEN Kommissionen, Bruxelles Berlaymont SPA3 Mondrian Kommissionen, Luxembourg Euroforum Hitec Parlamentet, Bruxelles D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlamentet, Luxembourg Tårn A og B Goldbell KAD Parlamentet, Strasbourg IPE1, 2 og 3 Udvalgene, Bruxelles Belliard 99-101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Rådet, Bruxelles Lex Woluwe-Heights Rolin Domstolen, Luxembourg Udvidelsen af Justitspalæet Geos Tbis Allegro

EUROPA-PARLAMENTETS SVAR 11. Tekstboks 1. Den pris, Europa-Parlamentet betalte for erhvervelsen af bygning IPE 0, 1, 2 og 3, er fremkommet ved komplicerede forhandlinger med deltagelse af flere aktører herunder bl.a. byen Strasbourg og den franske stat i sin egenskab af værtsland for institutionens sæde. Ved fastsættelsen af prisen blev der taget højde for samtlige elementer i sagen: de juridiske betingelser som følge af den finansieringsmåde, der var blevet valgt i forbindelse med opførelsen af bygningerne, prisen for byggegrunden, deltagelsen af private investorer i forhandlingerne i deres egenskab af ejere af bygningerne, fastsættelsen af bygningernes værdi, byen Strasbourgs budgetmæssige forhold og den franske stats deltagelse. Selv om de aftaler, der blev indgået i 1979, ikke indeholder klausuler om, at der skal tages højde for den leje, institutionen har betalt, i forbindelse med en eventuel erhvervelse af bygningerne — da en sådan erhvervelse ikke kom på tale på det tidspunkt — har den betalte husleje været et af de parametre, der indgik i forhandlingerne om den endelige købspris for bygningerne. 17. Behovet for nye bygninger blev i 2001 anslået på grundlag af disponible data, og dette behov indgik i den langsigtede planlægning. Prognoserne og planlægningen blev til stadighed ajourført i perioden fra 2001 og 2005 for at tage højde for ændringer i de konstaterede behov for kontorlokaler som følge af en række forhold: a) afgørelserne om oprettelse af nye stillinger sker på årsbasis og er ikke flerårige b) specifikke behov som følge af et øget antal officielle sprog, medlemsstater og personale (antallet blev anslået mere præcist efter en detaljeret evaluering) c) Parlamentets øgede beføjelser efter Nice-traktaten. Generalsekretariatet blev underkastet en omfattende reorganisering med henblik på at forbedre bistanden til medlemmerne (»Raising the Game«). Trods øget produktivitet steg det samlede personaletal, og fordelingen af personale mellem Luxembourg og Bruxelles ændrede sig. Desuden var det i 2001-scenariet forudset, at bygning D4/D5 ville være disponibel i 2004/2005. Dette blev efterfølgende revideret af flere grunde: kravet om i fuldt omfang at overholde EU-lovgivningen om offentlige indkøb, vanskelighederne i forbindelse med forhandlingerne om en så kompliceret kontrakt, den tid, der medgår for at sikre, at et så omfattende kompleks bliver integreret i omgivelserne på en sådan måde, at der tages hensyn til naboernes bekymringer. 43. De manglende undersøgelser med henblik på en forbedring af bygningernes energimæssige ydeevne skyldes de projekter, Retten har undersøgt (bilag II til bemærkningerne): de omfatter bygninger, Parlamentet har lejet (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Tårn A og B, Goldbell), eller bygninger, Parlamentet oprindeligt har lejet og først efterfølgende har erhvervet (KAD, IPE 0, 1, 2 og 3) eller bygninger, der er et resultat af en offentlig høring og som er dækket af købekontrakter eller langtidslejemål med forkøbsret (D4/D5 og Atrium). Parlamentet har ikke været inddraget i den indledende planlægning af Atrium-Bygningen, men har fået gennemført, at der etableres solenergi- og energigenvindingsanlæg i D4/D5-Bygningerne. Andre projekter har også været omfattet af detaljerede miljøanalyser. Det seneste er udvidelsen af KAD-Bygningen i Luxembourg, men allerede i 1992 anmodede Parlamentet om, at mulighederne for at anvende miljøvenligt udstyr og klimaanlæg i LOW-Bygningen blev undersøgt. 51 og 58. Retten anbefaler et øget interinstitutionelt samarbejde, navnlig hvad angår en langsigtet planlægning af dækningen af institutionernes behov, fastlæggelsen af en fælles bygningspolitik og mere generelt informationsudveksling om de enkelte institutioners praksis på bygningsområdet. Europa-Parlamentet er enig heri. I den forbindelse skal der mindes om, at Europa-Parlamentet i beslutningen af 26. september 2006 om decharge for gennemførelsen af 2004-budgettet pålagde sin administration »at udarbejde en beretning om, hvorvidt det ville være hensigtsmæssigt at etablere en europæisk ejendomsmyndighed med ansvar for opførelse og vedligeholdelse af EU-institutionernes og -organernes bygninger«. Denne beretning vil blive forelagt for Parlamentets Budgetkontroludvalg seneste den 1. oktober 2007. 58. Se svar på punkt 51 ovenfor.

RÅDETS SVAR Fodnote 25. Rentesatserne i forbindelse med indretningen af Rolin og Woluwe Heights skal sammenlignes med en kortsigtet finansiering med mulighed for indfrielse før udløbstidspunktet. Rådet benyttede sig i begge tilfælde af denne mulighed, og de samlede omkostninger til indretning af disse bygninger blev afskrevet i løbet af det år, hvor arbejdet blev færdiggjort, eller året efter. På denne baggrund bør rentesatserne ikke betegnes som høje. 43. Generalsekretariatet for Rådet henstiller, at Revisionsretten, når den omtaler vurderinger af bygningernes miljøbelastning, noterer sig de foranstaltninger, som Generalsekretariatet har truffet på dette område. Disse foranstaltninger omfatter bl.a. følgende: a) Justus Lipsius-Bygningen blev underkastet et omfattende energisyn i 2006 under tilsyn af miljøforvaltningsinstituttet i Bruxelles (»Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement«). Som eksempel bør det nævnes, at denne bygning i øjeblikket har det største solcellebaserede elproduktionsanlæg i Bruxelles-regionen. b) Lex-Bygningen er blevet grundigt undersøgt for at forbedre dens ydeevne for så vidt angår bæredygtig udvikling. En række anordninger har medført en stor reduktion i denne bygnings CO2-produktion (kraftvarmeproduktion, varmepumper, automatisk slukning af lyset m.v.).

KOMMISSIONENS SVAR RESUMÉ I.–III. Kommissionen er i færd med at tilpasse sin bygningspolitik i Bruxelles og Luxembourg, og den nye meddelelse om dette emne vil blive vedtaget inden sommerferien 2007. Kommissionen mener, at fremtiden kræver en række strukturelle ændringer med henblik på at forbedre — på en bæredygtig måde — bygningspolitikkens effektivitet og livskvaliteten for de ansatte og lokalbefolkningen. Ved Kommissionens revision af bygningspolitikken, som vil omfatte en strategi, hvor personalet huses i færre, men større bygninger, vil Kommissionen tage forskellige aspekter i betragtning, såsom rentabilitet, udviklingen i den gennemsnitlige markedspris pr. m2 for kontorbygninger, kapacitetsudnyttelsen i kontorbygninger, udviklingen med hensyn til anvendt areal, lokaliteter og metoder samt fremtidige behov. Kommissionen vil undersøge resultaterne af sin politik, der går ud på i højere grad selv at erhverve ejendomme, og hvilke konsekvenser den bør drage heraf. Kommissionen bør nu fastlægge en politik for vedligeholdelse og renovering af bygningerne for at kunne sikre værdien af sine aktiver, og i de tilfælde, hvor ejendomme er ved at være udtjente, bør den fastlægge en strategi for nedrivning og genopførelse af bygninger. Der har også igennem de senere år været stigende fokus på sikkerhed, hvilket har styrket Kommissionens ønske om at fremme en blandet udnyttelse af dens bygninger. Endelig vil Kommissionen evaluere sit samarbejde med de lokale myndigheder. IV. Kommissionen har faktisk fastlagt en sådan langsigtet ramme for sin bygningspolitik, Multi-Annual Policy Framework (MAPF), som er en rullende plan, der drøftes hvert år med et 5-10-årigt perspektiv. Kommissionen er rede til at undersøge, i hvilket omfang denne ramme kan danne grundlaget for en interinstitutionel ramme, ligesom den deltager i de to nye interinstitutionelle arbejdsgrupper i Bruxelles og Luxembourg (1). V. Kommissionen giver absolut højeste prioritet til køb eller leje af bygninger på langtidsbasis, og den har kun i undtagelsestilfælde indgået kontrakter på korttidsbasis. Politikken for indgåelse af langsigtede lejekontrakter med forkøbsret bør indgå i en klar politik vedrørende de bypoler, hvor Kommissionens tilstedeværelse skal øges. I Bruxelles indgås der kontrakter på langtidsbasis, hvis formålet er at erhverve en bygning under ordningen med betalingshenstand. Kortere kontrakter på omkring 15 år anvendes i forbindelse med bygninger, hvortil der erhverves brugsret, hvilket er en økonomisk sund metode. I Luxembourg anvendes der i øjeblikket kun kortsigtede kontrakter, fordi man afventer opførelsen af JMO2. Ellers anvendes kontrakter på langtidsbasis med forkøbsret. VI. Kommissionen ønsker at fortsætte og yderligere udvikle sin spredningspolitik, som skal ses i sammenhæng med en langsigtet strategi, der inddrager faktorer som fremtidige behov, mobilitet og værtslandets bidrag. VII. Kommissionens tjenestegrene er i øjeblikket ved at udarbejde en meddelelse om bygningspolitik, som vil omfatte en ny procedure for identificering af passende bygninger, der vil kunne lejes eller købes, herunder fuld høring af markedsaktørerne. Kommissionen er imidlertid i stand til at føre forhandlinger om priser, der overholder eller endog ligger under de gennemsnitlige markedspriser, og den opnår glimrende resultater, også i sammenligning med andre private og institutionelle aktører i de samme områder. VIII. Kommissionen har opnået stabilitet gennem sin politik for køb af ejendomme, og den har desuden fastlagt en ny metode til finansiering af sine køb. Køb med betalingshenstand er både juridisk og finansielt enklere at gennemføre end de tidligere anvendte lejekontrakter (forpagtningsaftaler). IX. Kommissionen ønsker interinstitutionelt samarbejde inden for alle områder (miljø- og energispørgsmål, planlægning, metoder til behovsanalyse, god praksis mv.). X. Som anført under punkt 50-58 har Kommissionen til hensigt at følge op på Rettens anbefalinger i forbindelse med den nye bygningspolitik, som Kommissionen vil vedtage senere i år. BEMÆRKNINGER 6. Kommissionen udsendte to meddelelser (2) om personalebehovet efter EU-10 og EU-2 udvidelserne. Disse meddelelser dannede grundlag for de årlige anmodninger om personale og således også for overslagene over kontorbehov. 8. Første led — Se svaret til punkt 6. 8. Andet led — GD ADMIN er i øjeblikket, i tæt samarbejde med Kontorerne for Infrastruktur og Logistik, i gang med at fastlægge en langsigtet strategi for opfyldelsen af bygningsbehovene i både Bruxelles og Luxembourg (indtil 2025). Dette indebærer også overvejelser over alternative lokaliteter og supplerende løsninger i forhold til de allerede eksisterende poler, hvor Kommissionen er placeret i Bruxelles. 9. Kommissionen vil fortsat arbejde for, at institutionerne fastlægger og gennemfører deres bygningspolitik i fællesskab eller i det mindste på en samordnet måde. Et sådant samarbejde er imidlertid ikke altid muligt, da hver institution har sine egne særlige behov og prioriteringer, men der er dog sket visse fremskridt på området. I Bruxelles indgår alle institutionerne i en arbejdsgruppe (ILISWG — Inter-institutional Logistics and Internal Services Working Group), hvis mandat også omfatter udveksling af informationer om udviklingen på ejendomsmarkedet og institutionernes behov. I Luxembourg samarbejder alle institutionerne i en komité bestående af administrationscheferne og i en interinstitutionel arbejdsgruppe om bygninger. 10. Politikken med at købe bygninger frem for at leje dem er relativ ny og nogle af de nævnte 38 % lejede arealer er forsat lejet som følge af langsigtede forpligtelser, der tidligere er indgået. Samtidig er køb af en bygning ikke altid den bedste løsning (dette gælder f.eks. den bygning, der huser infrastrukturen for information og kommunikationsteknologi, da en sådan bygning hurtigt vil være teknologisk forældet), og leje kan da være en bedre løsning. Undtagelsesvis kan det også forekomme, at køb slet ikke er muligt (se svaret til punkt 27, tekstboks 3). Endelig giver PPI også mulighed for undtagelser i andre tilfælde end ved fuldt ejerskab, nemlig hvis en bygning lejes med brugsret. 11. Kommissionen har købt en enkelt bygning (dens konferencecenter — CCAB), som tidligere var lejet. I tilfælde af leje, selv hvis bygningen er (finansielt) afskrevet, er ejeren retligt forpligtet til at holde den i god stand for egen regning i hele lejeperioden. Derfor er muligheden for at forhandle en lejenedsættelse i kontraktens løbetid meget begrænset. Når der indgås langtidskontrakter, vil lejen allerede være lavere end ved kortsigtede lejemål. Endelig er lejeniveauet afhængigt af markedsbetingelserne, så selv når en kontrakt indebærer revision af lejen, bør den betalte leje vurderes på grundlag af lejeniveauet på det pågældende tidspunkt og ikke kun i forhold til afskrivningen. Imidlertid genforhandler Kommissionen huslejer, når det er muligt. F.eks. blev kontrakten for SC15 genforhandlet i 2005 og forlænget, inden den udløb. Denne genforhandling betød en nedsættelse af lejen på ca. 40 %. 12. Tekstboks 2 — Ejeren af Mondrian-bygningen er en tysk fond, hvis hovedinteresse er at generere en stabil indtjening på lang sigt. På trods af Kommissionens forsøg var fonden således ikke interesseret i at sælge bygningen. Kommissionen indgik ikke desto mindre en brugsretsaftale, fordi bygningen på daværende tidspunkt var den eneste, der kunne opfylde Kommissionens behov med hensyn til størrelse, kvalitet og beliggenhed. Den ligger tæt på SDME, hvor andre dele af samme generaldirektorat var placeret. Det er dog vanskeligt at foretage en præcis sammenligning af betingelserne i en brugsretsaftale med betingelserne i en forpagtningsaftale. 13.–14. Kommissionen har gentagne gange officielt fremført, at den ønsker en kombination af centralisering og spredning af sine tjenester. Formålet med denne politik er at lette presset på EU-kvarteret. Med den nuværende politik har Kommissionen spredt sine bygninger. I Bruxelles, hvor Kommissionen har 82,5 % af sit kontorareal, er 82 % i EU-kvarteret og 18 % andre steder (Madou-bygningen anses for at være beliggende uden for EU-kvarteret, da der er tale om den ydre periferi). I Luxembourg, hvor Kommissionen har 17,5 % af sit kontorareal, er 72 % på Kirchberg og 28 % andre steder. Selv om Kommissionens bygningsstrategi i EU-kvarteret er ret forudsigelig, er den ofte i en gunstig forhandlingssituation, når der er tale om lokaler, som kun har få interesserede. Kommissionen har ikke blot yderligere udviklet Beaulieu- og Genève-området i Bruxelles, men den vil også overveje andre løsninger på baggrund af den nye politik. Efter at have fastlagt en politik for placeringen af agenturer har Kommissionen lejet en bygning til GD EAC's gennemførelsesorgan. Bygningen ligger i Evere, et godt stykke uden for EU-kvarteret. Desuden har Kommissionen for nylig lejet en bygning nær Gare du Nord (Covent Garden — omfattende 14 000 m2) til evalueringsaktiviteterne vedrørende det 7. forskningsrammeprogram. 15. Kommissionen ønsker fortsat et øget samarbejde med værtslandene. I Belgien blev OIB's direktør i 2003 udpeget som Kommissionens repræsentant ved drøftelserne om udviklingen af EU-kvarteret med de relevante myndigheder, og han deltager også i møderne i »Fonds Quartier européen«. Siden 2005 har en interinstitutionel ad hoc Task Force EU-Belgien mødtes hver anden måned med repræsentanter for det føderale, regionale og lokale niveau for at drøfte anliggender i forbindelse med bygningspolitikken. I Luxembourg fører Kommissionen i øjeblikket (februar 2007) forhandlinger om en aftale med den luxembourgske stat om en hovedbygning for Kommissionen. Aftalen vil indebære, at der gratis stilles en grund til rådighed for opførelsen af JMO2. Når aftalen er underskrevet, vil Kommissionen definere sin bygningspolitik i Luxembourg. 17. Et af principperne i den nye bygningspolitik er at placere Kommissionens tjenester i et mindre antal større bygninger, hvilket mindsker virkningerne af de årlige punktuelle forøgelser af GD'ernes personale og virkningerne af interne omstruktureringer. De implicerede tjenester i Kommissionen (GD ADMIN, OIB og OIL) er i færd med at fastlægge en procedure baseret på COMREF (en personrelateret database) til vurdering af antallet af personer, der skal placeres i Kommissionens lokaler. Når HITEC (5 000 m2) stod tom i næsten et år, skyldtes det mere en forsinkelse i udvælgelsen af oversættere, der skulle ansættes på grund af udvidelsen, end at Kommissionen havde overvurderet sine behov. 18. Mandatet for de interinstitutionelle arbejdsgrupper, i både Bruxelles og Luxembourg, omfatter fastlæggelsen af fælles indikatorer og kriterier, og Kommissionens repræsentanter bidrager aktivt til disse bestræbelser. 19. Standarden 35 m2 anvendes med henblik på en samlet bygningsplanlægning. Første led — Den del af »Housing Conditions Manual«, der omhandler kriterierne for arealfordelingen mellem GD'erne, blev godkendt af OIB's direktion den 16. januar 2007. Når udtalelsen fra Luxembourg-udvalget for sikkerhed og hygiejne på arbejdspladsen foreligger (forventes i foråret 2007), vil OIL's direktion også godkende dokumentet. Det vil derefter være gældende for både OIB og OIL. Andet led — En tilsvarende fremgangsmåde vil blive fuldt i Luxembourg. 21.–23. Kommissionen mener, at indretningsarbejder indgår i den procedure med forhandling, der anvendes til at finde frem til en bygning, der er i overensstemmelse med Kommissionens håndbog for standardbygninger (»Manuel des normes applicables à l'immeuble type« (MIT)). Hvis arbejderne skulle udføres af en anden kontrahent under Kommissionens ansvar, ville dette kunne resultere i, at Kommissionen betaler leje for en bygning, der ikke opfylder kravene, i hele renoveringsperioden. Hvis kontrahenten tilmed ikke udfører arbejderne korrekt og til tiden, ville det kunne skade EU's finansielle interesser endnu mere. Hvis der er tale om nyopførelse af en bygning, hvor Kommissionen ejer grunden, eller om renovering af en bygning, som Kommissionen ejer — begge dele kan ret snart komme på tale (i Luxembourg for JMO2 og i Bruxelles for Cornet-Leman) — vil Kommissionen lancere et udbud for arbejderne. For så vidt angår en række bygningsprojekter med et rent teknisk formål (centralkøkkener, arkiver, datacenter, konferencebygning, logistikbygning) har der været tale om en åben konsultation af markedet. Den nye bygningspolitik indebærer en øget undersøgelse af ejendomsmarkedet, hvilket vil skabe større konkurrence og sikre åbenhed. 24. Lejen for en bygning er bestemt af markedsbetingelserne, som er relateret til udbud og efterspørgsel, bygningens beliggenhed og værdi. Som Retten korrekt siger, kan definitionen af »en rimelig fortjeneste for private bygherrer« kun anvendes, når der er tale om en bygning, der er opført for at opfylde specifikke behov. Når det drejer sig om en bygning, der er opført på en grund, der ejes af en af institutionerne, bør prisen ganske rigtigt nøje svare til bygherrens omkostninger (herunder en rimelig fortjeneste). Prisen bør være et resultat af forskellige udbud for de arbejder, leverancer og tjenesteydelser, der er nødvendige for at opføre bygningen. 27. I 2003 valgte Kommissionen at købe eller leje frem for at selv at bygge til formålet; som følge heraf valgte Kommissionen at betale på markedsbetingelser i stedet for at dække byggeomkostninger. Den endelige pris afhænger af objektive faktorer (bygningens placering, størrelse, kvalitet, markedsbetingelserne) og af subjektive faktorer, såsom sælgers og købers prioriteringer og de finansielle betingelser, som begge parter er underlagt. Ved nogle lejligheder kan Kommissionen udnytte sin forhandlingsposition, f.eks. ved større bygninger som Madou, i den forstand at Kommissionen her er en af de få aktører, der er i stand til at leje eller købe hele bygningen. Tekstboks 3 — Hvad angår SPA3 er konsulentens evaluering kun et af de vejledende elementer i forbindelse med forhandlingerne. Den endelige pris er, når alt kommer til alt, resultatet af en forhandling. Og selv hvis der har været visse fejl forbundet med ekspertvurderingen, har de påvirket vurderingen i begge retninger; forskellen i forhold til den betalte pris var 4 %, hvilket må siges at ligge inden for en acceptabel margen. Som anført i svaret til punkt 12, tekstboks 2, var Kommissionens forhandlingsposition begrænset, eftersom Mondrian-bygningen var den eneste acceptable bygning, der kunne opfylde GD RTD's krav, dvs. at blive placeret i to store bygninger. Tidligere var dette GD således spredt over 5 bygninger. Desuden opnåede man, på grund af bygningens størrelse (ca. 20 000 m2) en række stordriftsfordele (vedligeholdelse, sikkerhed), og i kraft af bygningens kvalitet mente Kommissionen, at den havde gjort en god handel. Bygningen gjorde det muligt for Kommissionen at opfylde de mål, der var fastsat i meddelelsen fra 2003 om bygningspolitik (KOM(2003) 755), nemlig at placere tjenesterne i færre og større bygninger og at give personalet et arbejdsmiljø af høj kvalitet. 29. Det pågældende aftalememorandum mellem Belgien og Kommissionen fastlagde de generelle principper for istandsættelsen af Berlaymont. Et andet mere detaljeret dokument blev underskrevet af Kommissionen, Belgien og SA Berlaymont 2000 den 17. juli 2001 for præcist at fastsætte pris, tidsplan og kvalitetsnormer. Hvis prisen var blevet forhandlet på grundlag af opførelses- og istandsættelsesomkostningerne ville den have været meget højere. Ifølge SA Berlaymont 2000 er den samlede udgift til bygningen ca. 670 mio. EUR, eksklusive 125 mio. EUR til fjernelse af asbest. Betalingerne for forpagtningsaftalen derimod blev fastsat på grundlag af en værdi på 553 mio. EUR. 30. Kommissionen kræver en række obligatoriske certifikater og forsikringspolicer, når den påbegynder undersøgelsen af en bygning. Siden 2004 er der systematisk blevet forlangt en 10-årig forsikringsgaranti for bygninger, som Kommissionen køber (Berlaymont, Madou og Beaulieu 25). Større mangler bevirker, at den foreløbige aflevering af bygningen indstilles og dermed også de tilsvarende betalinger. Mindre mangler, som kan udbedres mellem den foreløbige og den endelige aflevering, er dækket af den procentvise finansielle garanti, som entreprenøren har stillet (normalt ca. 5 % af opfyldelsesgarantien). Hvis der efter den endelige aflevering konstateres en større mangel, træder den vedtægtsmæssige 10-årige garanti eller garantien for det pågældende udstyr i kraft. Tekstboks 5 — Hvad angår Euroforum blev de procedurer for aflevering af arbejder og frigørelse af garanti, der gælder for Luxembourg, fulgt. Den første garanti, vedrørende rettidig aflevering (i dette tilfælde 500 000 EUR), blev udløst 3 måneder efter indflytningen i bygningen og først efter, at Euroforum SA havde betalt en bøde på 93 000 EUR for forsinket aflevering af bygningen. 95 % af en anden garanti, en opfyldelsesgaranti for arbejder og udstyr (i dette tilfælde 2 500 000 EUR), blev frigjort 17 måneder efter aflevering (3) og indflytning i bygningen, efter at Euroforum SA havde udbedret alle større mangler. Endelig blev der tilbageholdt en garanti for de resterende 5 % (125 000 EUR) til reparation af nogle mindre fejl. Dette beløb ansås for at være tilstrækkeligt og fremgangsmåden derfor acceptabel; Kommissionen er dog villig til at indføre den praksis, der anvendes af Parlamentet. Ud over ovennævnte garantier dækker en obligatorisk forsikring, som er omhandlet i kontrakten for Euroforum-bygningen, entreprenørens ansvar i 2-års-perioden og i 10-års-perioden efter aflevering. 31. Periodens længde er et kompromis mellem undersøgelsernes omfang og institutionens ønske om at flytte ind i bygningen, og den afhænger af, hvor kompliceret projekterne er og af de til rådighed stående ressourcer. Kommissionen mener, at en periode på nogle få uger er tilstrækkelig til at konstatere større mangler, idet de resterende mindre mangler er dækket af den finansielle garanti, og de større, men skjulte, mangler er dækket af den 10-årige garanti. I alle tilfælde vil al væsentlig kontrol vedrørende sikkerhed og sundhed være foretaget og efterprøvet af godkendte af selskaber, inden en bygning tages i brug. 33. Hidtil har Kommissionen ikke bygget selv netop af de grunde, som Retten anfører, og selvfølgelig også fordi der ikke har været stillet nogen byggegrunde til rådighed. I forbindelse med to nye projekter (JMO2 i Luxembourg og Cornet-Leman børnehaven i Bruxelles) vil Kommissionen på grund af de finansielle fordele samarbejde med de nationale myndigheder om opførelse eller renovering. 34. Kommissionen er af den opfattelse, at selv om den nye finansielle konstruktion har kostet nogle basispoint, er de opnåede margener dog meget konkurrencedygtige i sammenligning med andre finansielle konstruktioner. 36. På grund af den reviderede praksis (ordning med betalingshenstand) blev finansieringssatsen for Madou-bygningeni 2006 fastsat med en negativ margen på –0,01 %. Denne margen er fastsat i forhold til den faste swapsats-kurve. Ved købet af Beaulieu 25-bygningen var margenen i forhold til den faste swapsats-kurve +0,008 % i 2006. Tekstboks 6 — Denne sag må placeres i den historiske kontekst. Man var nået frem til en samlet aftale efter langvarige forhandlinger i 2001/2002, og denne blev forelagt CCAM (4) den 28. august 2002. CCAM afgav en positiv udtalelse den 4. december 2002. Betingelserne var meget gunstige for Kommissionen, både i økonomisk og funktionel forstand (med en betydelig omplacering af tjenesterne). En genoptagelse af forhandlingerne efter 6 måneder ville have været vanskelig for Kommissionen, da den var presset til at opgive CUBE-bygningen (se svaret til punkt 41, tekstboks 7), fordi installeringsarbejdet blev anslået til at ville vare mere end 12 måneder. Siden da, og når bygningsprojektet er egnet dertil, forhandler Kommissionen de tekniske og funktionelle aspekter separat fra finansieringen. Når det gælder finansieringen, konsulterer Kommissionen de finansielle markeder med henblik på det bedst mulige resultat. 37. Det er rigtigt, at Kommissionen, når sådanne bevillinger har været til rådighed, har anvendt dem til at foretage planlagte og ikke-planlagte betalinger. Når betalingerne ikke har været planlagt, har de givet Kommissionen mulighed for enten at genforhandle forpagtningskontrakter eller fremskynde betalinger vedrørende bygge- og anlægskontrakter, men kun efter en nøje undersøgelse af forholdet mellem besparelser og bøder; midlerne kan også være anvendt til køb af en bygning, hvilket medfører fremtidige besparelser for EU-budgettet. 38. Kommissionen anvender finansforordningens bestemmelser. 41. Der er allerede etableret en vis grad af koordinering, bl.a. for at imødekomme kortsigtede behov. I Bruxelles har Kommissionen indgået særlige ordninger med Regionsudvalget (VM-2), Europa-Parlamentet (MO75) og Rådet (Infopoint og Dailly-børnehaven). I Luxembourg er der indgået lignende ordninger mellem Kommissionen og de øvrige institutioner. Den nye bygningspolitik vil være et resultat af nøje overvejelser, og den vil, hvor det er relevant, tage hensyn til Rettens bemærkninger, til den igangværende IAS-revision og til undersøgelser af personalesituationen. Tekstboks 7 — Kommissionen mener, at CUBE-bygningen er et tilfælde, hvor de to institutioners interesser ikke var sammenfaldende. Det positive er imidlertid, at EU-institutionerne i Luxembourg som følge af disse erfaringer har styrket deres samarbejde med henblik på en øget samordning af deres bygningspolitikker. 42. Spørgsmålet om en samlet hjemstedsaftale er kompliceret og følsomt, fordi emneområdet er så bredt, og Kommissionen erkender, at der ikke er indgået sådanne aftaler med de belgiske og luxembourgske myndigheder. I stedet har bestemmelserne i PPI kunnet anvendes på de fleste områder, og der er etableret samarbejdsordninger på specifikke områder, f.eks. vedrørende sikkerhed i forbindelse med bygninger. 43. OIB har indledt gennemførelsen af en »Life Cycle Cost«-metodologi med henblik på at evaluere de samlede omkostninger i en bygnings levetid, herunder energi- og miljømæssige aspekter. Formålet hermed er primært at vurdere, overvåge og styre alle omkostningerne i forbindelse med benyttelsen af en bygning. Det er meningen, at metodologien skal være endeligt fastlagt i 2007, og udkastet til den blev forelagt for andre institutioner (Europa-Parlamentet, Rådet og udvalgene) i september 2006. Siden 2006 har Kommissionen anmodet bygningernes ejere om at forelægge en rapport om den pågældende bygnings energimæssige ydeevne (en sådan rapport er forelagt for Beaulieu 25 og SPA2). 44. Når Kommissionen planlægger at lancere et udbud vedrørende bygningsrelaterede tjenesteydelser (f.eks. forsikring, vedligeholdelse, uddannelseskurser inden for bygningsteknik og rengøring), konsulterer den andre institutioner for at give dem mulighed for at deltage. I Luxembourg er der etableret et meget tæt samarbejde mellem Kommissionen, Oversættelsescentret og Revisionsretten. Men Kommissionen er enig i, at der er mulighed for et øget samarbejde. 45. Siden anden halvdel af 2006 har Kommissionen altid foretaget en omfattende »due diligence«-undersøgelse sammen med et eksternt advokatfirma af de bygninger, den forhandler om. Denne undersøgelse omfatter alle retlige aspekter, kontrakter med arkitekter og forsikringsselskaber, bygningens officielle mål, miljømæssige og byplanmæssige tilladelser, skattespørgsmål mv. Med hensyn til bygningernes værdiansættelse har Kommissionen en kontrakt med en specialist på området og en kontrakt med et ingeniørfirma, når det drejer sig om de tekniske aspekter. På dette grundlag mener Kommissionen, at dens eget kvalificerede interne personale, sammen med de ovennævnte eksterne kontrahenter, dækker alle de områder (retlige, finansielle og tekniske), der er nødvendige for at få et overblik over dens bygningsprojekter. 46. I oktober 2006 foretog Kommissionen over for flere af de øvrige institutioner (Europa-Parlamentet, Rådet og de to udvalg) en præsentation af de retlige aspekter af dens bygningskontrakter og omtalte bl.a. planerne om at udarbejde en manual, der skulle henvende sig til aktørerne inden for bygningsbranchen. Manualen vil beskrive de væsentligste betingelser for at kontrahere med Kommissionen. Hvis Kommissionen skal lancere byggeprojekter svarende til dem, der er lanceret af Rådet, Domstolen og Revisionsretten, vil den selvfølgelig tage hensyn til deres erfaringer. 47. En fastlæggelse af det interinstitutionelle samarbejde i egnede strukturer er kun mulig, hvis alle institutioner er fast besluttet derpå. Ud over de elementer, der er anført i svarene til punkt 41-46 har Kommissionen indgået særlige ordninger med Regionsudvalget (VM2), Europa-Parlamentet (MO75) og Rådet (Infopoint og Dailly-børnehaven) i Bruxelles. OIL har iværksat en række vigtige tiltag, og grunden til flere foranstaltninger og resultater er lagt. 48. De to kontorer arbejder rent faktisk tæt sammen og udveksler erfaringer på en lang række områder: tekniske standarder for datacentre, håndbog om husningsbetingelser, budgetprocedure, bygningsstrategi vedrørende informations- og kommunikationsteknologi, uddannelse, specifikke udbud mv. Som andetsteds nævnt har de også til hensigt at standardisere det software, der anvendes til forvaltning af kontorarealer. Udvekslinger med andre institutioner forekommer, men de er ret uformelle og bør struktureres. KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER 50. Kommissionen har kommentarer og tilsagn at fremsætte i forbindelse med de specifikke anbefalinger, hvilket vil fremgå nedenfor, men i de indledende generelle bemærkninger til Kommissionens svar (se punkt I-X) omtales de grundlæggende betingelser, som Kommissionen er undergivet inden for de fire områder, Retten nævner. 51. Kommissionen er enig i anbefalingen. Fastlæggelsen af en koordineret flerårig ramme for bygningspolitikken forudsætter en fastlæggelse af en sådan ramme i hver af institutionerne. Kommissionen har fastlagt en sådan ramme, den såkaldte MAPF (Multi-Annual Policy Framework), som er en rullende plan, der hvert år drøftes af OIB's og OIL's direktioner. Kommissionen er også rede til at undersøge, i hvilket omfang en sådan ramme kan danne grundlag for en interinstitutionel ramme. Det foreløbige budgetforslag indeholder (arealmæssige) oplysninger om de nye bygninger, der forventes anvendt i det kommende år, og et overslag over den samlede budgetmæssige virkning af bygningspolitikken er medtaget i årsrapporten om udgiftsområde V. Endelig bør sådanne flerårige rammer være i overensstemmelse med den grundlæggende bygningspolitik, som er under revision. 52.–53. Kommissionen kan godtage anbefalingens to elementer. Et interinstitutionel samarbejde finder allerede sted i både Bruxelles og Luxembourg (5). Kommissionen giver absolut højeste prioritet til langtidsleje eller køb, og den har kun indgået korttidskontrakter i undtagelsestilfælde (6). Men det er klart, at politikken med at indgå langtids- og købsbaserede kontrakter er mest effektiv, hvis den er integreret i en klar politik, der er baseret på en række elementer, såsom langtidsplanlægning, behovsanalyse og hensyntagen til den faktiske placering af de få større bygninger, der er involveret, dvs. til de bypoler, hvor Kommissionens tilstedeværelse skal øges. 54. I overensstemmelse med svaret til anbefalingen under punkt 53 skal Kommissionen fastslå følgende: — spredning af kontorarealerne skal ses som led i en ny, meget langsigtet strategi, som inddrager faktorer som forventede behov, mobilitet og værtslandets bidrag — Kommissionen, der er enig i Rettens analyse, er begyndt at undersøge alternative og supplerende lokaliteter i Bruxelles med henblik på fastlæggelsen af ovennævnte strategi — Kommissionen mener imidlertid, at spredning ikke kun bør ske ud fra økonomiske overvejelser, men at den også er nødvendig på grund af en række parametre, hvor to af de vigtigste er af miljømæssig art (transport fra hjem til kontor og fra bygning til bygning) og operationel art (transporttid til møder) — og endelig, med udviklingen af Beaulieu- og Genève-områderne og med det nylige køb af Madou-bygningen og leje af Covent Garden- og Colonel Bourg-bygningerne har Kommissionen fortsat spredningen af kontorarealer i Bruxelles. 55. Kommissionen støtter fuldt ud denne anbefaling, og den vil fortsætte med at føre den ud i livet inden for ILISWG, for Bruxelles vedkommende, og inden for GIITL, for Luxembourgs vedkommende, således at behovsanalyse og -indikatorer systematisk vil være på dagsordenen. OIB og OIL, som anerkender betydningen af pålidelig ledelsesinformation, har besluttet at anvende det samme software til forvaltning af bygninger, etager og arealer, når den harmoniserede »Housing Manual« er færdigudarbejdet, hvilket er ved at være tilfældet. Spørgsmålet vil derefter kunne indgå som et fast punkt på møderne i de interinstitutionelle arbejdsgrupper. En vis mængde koordinering, specielt for at imødekomme kortsigtede behov, foregår allerede som omtalt under bemærkning 47 og Kommissionens svar dertil. 56. Med hensyn til procedurerne for konsultation af markedet har Kommissionen en klar strategi. I forbindelse med kommende bygnings- eller renoveringsprojekter (JMO2 i Luxembourg og Cornet-Leman i Brussels) vil udbudsprocedurerne blive anvendt i overensstemmelse med direktivet. Ved leje eller køb af eksisterende bygninger, hvor det af direktivet fremgår, at det ikke finder anvendelse, vil Kommissionen foretage den bredest mulige konsultation af markedet med anvendelse af en ny procedure, der er specielt udformet til formålet. Kommissionen vil kun i undtagelsestilfælde afvige fra dette princip. Hvad angår indretningsarbejder i eksisterende bygninger er situationen helt anderledes, som anført i svaret til bemærkning 21. Ved at vælge en bygning, der er fuldt ud indrettet i overensstemmelse med Kommissionens specifikationer under ejerens ansvar (og derfor ikke undergivet udbudsproceduren), undgår Kommissionen at skulle betale leje, medens bygningen indrettes, og den undgår også at skulle tage ansvar for disse arbejder. Kommissionen accepterer anbefalingen om, at priserne bør baseres på opførelsesomkostningerne, herunder en rimelig fortjeneste til de økonomiske aktører, men den skal understrege, at den værdi, som grunden tillægges, kan være en komplicerende faktor. Hvad angår PPI er Kommissionen fuldt ud enig med Retten. Kommissionen vil intensivere de foranstaltninger, den allerede har truffet i denne henseende, i forbindelse med dens reviderede bygningspolitik (se svaret til punkt 42). Som ovenfor anført ligger fritagelserne i henhold til PPI til grund for de 15-årige brugsretskontrakter, Kommissionen har indgået for nogle af sine bygninger i Bruxelles. 57. Kommissionen anvender finansforordningens bestemmelser. 58. Kommissionen går fuldt ud ind for interinstitutionelt samarbejde på alle områder, hvilket der findes adskillige eksempler på (miljø- og energispørgsmål, planlægning, metoder til behovsanalyse, god praksis, for blot at nævne nogle få). Denne holdning vil blive bekræftet i forbindelse med den nye bygningspolitik, som Kommissionen skal vedtage inden sommerferien 2007. Hvad angår samarbejdet med Belgien har Kommissionen udvidet dette ved at oprette en task force (om nødvendigt med undergrupper), hv