DA Den Europæiske Unions Tidende C 27/6

Forretningsorden for Konferencen for Organer med Ansvar for Europa- og EU-anliggender i Unionens Parlamenter

(2008/C 27/02)

Hensigten med denne forretningsorden er at lette og forbedre arbejdet i forbindelse med den i Paris den 16.-17. november 1989 etablerede Konference for Organer med Ansvar for Europa- og EU-anliggender i Unionens Parlamenter, i det følgende benævnt COSAC.

Forretningsordenen kan finde anvendelse på andre parlamentsudvalgs møder, som parlamentet i den medlemsstat, der har formandskabet for Den Europæiske Union, indkalder til.

På grundlag af den XXVII COSAC-konference i København den 16.-18. oktober 2002 vedtoges det på den ekstraordinære XXVIII COSAC-konference i Bruxelles den 27. januar 2003 at styrke samarbejdet mellem de nationale parlamenter i EU, at udvide forretningsordenen med nye afstemningsregler og at vedtage retningslinjer for effektiv parlamentarisk kontrol med regeringerne i forbindelse med EU-spørgsmål (de parlamentariske retningslinjer fra København).

Medlemmerne af COSAC agter at arbejde for gennemførelsen af de parlamentariske retningslinjer fra København i overensstemmelse med deres egen parlamentariske praksis (1). Retningslinjerne er fastsat i en særskilt erklæring.

Denne forretningsorden, der vedtoges på den XXIX COSAC-konference i Athen den 5.-6. maj 2003, erstatter den forretningsorden, som vedtoges i Helsinki den 11.-12. oktober 1999.

1. COSAC's OPGAVER OG BEFØJELSER

COSAC giver mulighed for regelmæssig udveksling af synspunkter uden at anfægte den kompetence, der tilkommer de parlamentariske organer i Den Europæiske Union.

I protokollen om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union, der er knyttet som bilag til Amsterdam-traktaten om ændring af traktaten om Den Europæiske Union, traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber og visse tilknyttede akter får COSAC bemyndigelse til at forelægge sådanne bidrag for institutionerne for Den Europæiske Union, som den finder hensigtsmæssige, og til at behandle EU's lovgivningsmæssige aktiviteter, forslag og initiativer.

Bidrag fra COSAC forpligter på ingen måde de nationale parlamenter eller foregriber deres holdning.

2. HYPPIGHED OG MØDEDATOER

2.1. Ordinære møder

Der afholdes et ordinært møde i COSAC under hvert af Rådet for Den Europæiske Unions formandskaber, idet der tages hensyn til medlemsstaternes forskellige parlamentariske praksis, valgperioder samt datoerne for helligdage i medlemsstaterne. Datoen for næste møde fastsættes og bekendtgøres senest på det foregående møde.

2.2. Ekstraordinære møder

Ekstraordinære møder i COSAC afholdes, når dette anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters organer med ansvar for Europa- og EU-anliggender (i det følgende benævnt Europaudvalg) og det relevante organ i Europa-Parlamentet.

2.3. Formandsmøder

Formændene for Europaudvalgene samt repræsentanten for Europa-Parlamentet afholder et forberedende møde forud for møderne i COSAC efter aftale med formandstrojkaen. Hver delegation består af to medlemmer af den pågældende delegations parlament.

2.4. Ekstraordinære formandsmøder

Formændene for Europaudvalgene og Europa-Parlamentets relevante organ afholder ekstraordinære møder, såfremt dette foreslås af formandskabet efter samråd med formandstrojkaen, eller såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og det relevante organ i Europa-Parlamentet.

2.5. COSAC's formandstrojka

COSAC's formandstrojka består af formandskabet, det foregående og det næste formandskab samt Europa-Parlamentet. Hver delegation består af to medlemmer af den pågældende delegations parlament.

Senest to uger før et møde i formandstrojkaen sendes dagsordenen for det pågældende møde til medlemsstaternes parlamenter og Europa-Parlamentet, som tilsvarende får mødeprotokollen tilsendt senest to uger efter mødets afholdelse.

2.6. Arbejdsgrupper

COSAC kan beslutte at nedsætte en arbejdsgruppe til undersøgelse af et bestemt emne, der har relation til aktiviteterne i Den Europæiske Union. En sådan arbejdsgruppe skal ligeledes nedsættes, såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og det relevante organ i Europa-Parlamentet. Formanden for Europaudvalget i parlamentet i den medlemsstat, der har formandskabet, fungerer som formand for arbejdsgruppen. Parlamentssekretariatet i den medlemsstat, der har formandskabet, fungerer som sekretariat for arbejdsgruppen.

2.7. Tilrettelæggelse af møderne

COSAC udarbejder en rullende, langsigtet mødekalender.

3. MØDESTED

Møderne finder sted i den medlemsstat, der har formandskabet. Ekstraordinære møder, formandsmøder og møder i arbejdsgrupper kan dog afholdes et andet sted.

4. SAMMENSÆTNING

4.1. Ordinære og ekstraordinære møder

Hvert af de nationale parlamenter repræsenteres af maksimalt 6 medlemmer fra dets Europaudvalg. Europa-Parlamentet repræsenteres af 6 medlemmer. Hvert parlament fastlægger sammensætningen af sin egen delegation.

4.2. Observatører fra parlamenter i ansøgerlande

Til ordinære og ekstraordinære møder inviteres der tre observatører fra parlamentet i hvert ansøgerland.

4.3. Andre observatører, specialister og særlige gæster

Formandskabet inviterer observatører fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og fra Europa-Kommissionen, og formandskabet kan invitere observatører fra EU-medlemsstaternes ambassader og, efter samråd med formandstrojkaen, specialister og særlige gæster.

4.4. Offentlig adgang til møder

COSAC's møder er offentlige, medmindre andet besluttes.

5. INDKALDELSE

Ordinære møder, formandsmøder og arbejdsgruppemøder indkaldes af parlamentssekretariatet i den medlemsstat, der har formandskabet.

Ekstraordinære møder indkaldes af parlamentssekretariatet i den medlemsstat, hvor mødet skal finde sted.

6. MØDERNES BETEGNELSE

Betegnelsen for de ordinære og ekstraordinære møder er »Konferencen for Organer med Ansvar for Europa- og EU-anliggender (i Unionens Parlamenter og Europa-Parlamentet) — COSAC«, idet der før navnet anføres mødets nummer i møderækken, og efter navnet tilføjes dato og sted for mødet.

7. DAGSORDEN

7.1. Før hvert års sidste ordinære møde udpeger delegationerne de emner, som de foreslår behandlet det følgende år. Dette spørgsmål drøftes ved slutningen af mødet. Under hensyntagen til bestemmelserne i del II i Amsterdam-traktatens protokol om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union foreslår formandskabstrojkaen ved hvert formandskabs begyndelse et eller flere emner fra Rådet for Den Europæiske Unions, Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens arbejdsprogram eller fra forslag fremkommet under ovennævnte møde.

7.1.A. De vigtigste sager på hvert forslag til dagsorden skal have tilknytning til COSAC's rolle som organ for udveksling af oplysninger, navnlig om de praktiske aspekter af parlamentarisk kontrol.

7.2. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg udarbejder forslag til dagsorden efter samråd med formændene for Europaudvalgene og repræsentanten for Europa-Parlamentet. De nationale delegationer kan foreslå formandskabet, at et bestemt emne optages på dagsordenen.

7.3. Den endelige dagsorden vedtages på selve mødet.

8. MØDERNES FORBEREDELSE

8.1. De nationale delegationer kan sende dokumenter vedrørende emner på dagsordenen til værtsparlamentets sekretariat.

8.2. Den nationale delegation fra den medlemsstat, der har formandskabet, kan udarbejde diskussionsoplæg til konferencen.

9. SPROG

9.1. Hver enkelt delegation er ansvarlig for, at de dokumenter, som den fremlægger, oversættes til engelsk eller fransk.

9.2. De deltagende parlamenter modtager konferencedokumenterne på engelsk eller fransk. Hvert enkelt parlament er ansvarlig for oversættelse af dokumenterne til dets nationale sprog.

9.3. Der vil på møderne ske simultantolkning til de officielle EU-sprog.

9.4. COSAC's bidrag udarbejdes i én original på engelsk og fransk, og begge disse tekster er lige autentiske.

10. BIDRAG FRA COSAC

10.1. COSAC kan sende bidrag til Den Europæiske Unions institutioner i henhold til Amsterdam-traktatens protokol om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union.

10.2. Hver national delegation kan foreslå, at COSAC vedtager et bidrag. Der udarbejdes et udkast til bidrag, såfremt dette foreslås af formandskabet efter samråd med formandstrojkaen, eller såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og det relevante organ i Europa-Parlamentet, eller såfremt det besluttes på et møde i COSAC.

10.3. Udkast til bidrag skal forelægges delegationerne i god tid før det relevante møde i COSAC, således at de har rimelig tid til behandling og bemærkninger.

10.4. Det endelige udkast til bidrag udarbejdes på formændenes forberedende møde forud for det relevante møde i COSAC. Udkastet skal omfatte alle delegationernes observationer og bemærkninger, herunder eventuelle stemmeforklaringer.

10.5. COSAC bestræber sig almindeligvis på at vedtage bidrag i bred enighed. Hvis dette ikke er muligt, vedtages bidrag med kvalificeret flertal på mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer. Flertallet på tre fjerdedele af de afgivne stemmer skal samtidig udgøre mindst halvdelen af alle stemmer.

10.6. Hver delegation har to stemmer.

10.7. Efter vedtagelsen offentliggøres bidraget i Den Europæiske Unions Tidende.

11. FORMANDSKABETS ROLLE

11.1. Europaudvalget i parlamentet i den medlemsstat, der har formandskabet i Rådet for Den Europæiske Union, har formandskabet for COSAC under det pågældende formandskab.

11.2. Værtsparlamentets sekretariat udarbejder dokumenterne til møderne. Det bistås af COSAC-sekretariatet.

11.3. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg åbner forhandlingerne.

11.4. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg fremlægger forslag til en tidsplan for mødet og talerne, som højst må vare fire minutter, medmindre andet vedtages på mødet.

11.5. Værtsparlamentets sekretariat udarbejder et kort referat af mødet. COSAC-sekretariatet udarbejder udkast hertil.

11.6. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg fremlægger forhandlingernes konklusioner, således som disse er udarbejdet af formandstrojkaen.

11.7. Det parlament, der har formandskabet, stiller sekretariatsbistand til rådighed for COSAC's aktiviteter under dets formandsperiode. De nationale parlamenters sekretariater og Europa-Parlamentets sekretariat leverer assistance.

11A. COSAC-SEKRETARIATET

COSAC-sekretariatet sammensættes af embedsmænd fra formandstrojkaens parlamenter samt et permanent medlem, der støtter sekretariatet i dets virksomhed.

Embedsmændene fra formandstrojkaens parlamenter udpeges af hvert af de pågældende parlamenter for en periode på 18 måneder, der ikke kan forlænges.

Det permanente medlem udpeges af COSAC-formændene på forslag af formandstrojkaen. Han eller hun skal være embedsmand i et nationalt parlament og udpeges for en periode på to år med mulighed for forlængelse én gang.

COSAC-sekretariatet bistår formandskabet og værtsparlamentets sekretariat med alle deres opgaver. Medlemmerne af COSAC-sekretariatet udfører deres hverv under COSAC-formandskabets og formandstrojkaens politiske ansvar eller i henhold til de afgørelser, der træffes på COSAC's møder. Det permanente medlem koordinerer hele COSAC-sekretariatets virksomhed under ledelse af det parlament, der har formandskabet.

Udgifter til udstationering af sekretariatets faste medlem i Bruxelles og andre nødvendige tekniske udgifter i forbindelse med sekretariatet afholdes i fællesskab af de parlamenter, der ønsker at bidrage. Beløb og betalingsbetingelser for de samfinansierede udgifter fastsættes i en aftale mellem de deltagende parlamenter.

12. FORHANDLINGERNES KONKLUSIONER

Såfremt mødet beslutter at udstede et kommunike, udarbejder formandstrojkaen et udkast med eventuelle vedtagne bidrag som bilag.

13. KOMMUNIKEMODTAGERE

Kommunikeer sendes af værtsparlamentets sekretariat til medlemsstaternes parlamenter og til Europa-Parlamentet, til Rådet for Den Europæiske Union og til Europa-Kommissionen.

14. ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN

14.1. Forslag til ændring af forretningsordenen skal indsendes skriftligt af en eller flere delegationer fra et eller flere parlamenter til alle medlemsstaternes nationale parlamenter og til Europa-Parlamentet mindst en måned før mødet i COSAC.

14.2. Forslag til ændring af forretningsordenen sættes på dagsordenen for det første møde i COSAC efter forslagets fremlæggelse.

14.3. Vedtagelse af forslaget kræver enstemmighed blandt de delegationer, der er til stede på mødet. Delegationers undladelse af at stemme kan ikke forhindre vedtagelse af forslaget.

14.4. Quorum er mindst to tredjedele af delegationerne.

14.5. Hver delegation har en stemme.

15. IKRAFTTRÆDELSE

Denne forretningsorden træder i kraft, så snart den er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende. Forretningsordenen er udarbejdet i én enkelt original på engelsk og fransk, og begge disse tekster er lige autentiske.

Denne forretningsordens tekst skal med henblik på bekræftelse udarbejdes på dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk og ungarsk. Oversættelserne godkendes af de nationale parlamenter, der anvender de pågældende sprog, og Europa-Parlamentet. I tilfælde af spørgsmål vedrørende fortolkningen af forretningsordenen har kun den engelske og franske udgave officiel status.

(1) Som anført i protokollen om de nationale parlamenter tilkommer det hvert parlament at afgøre, i hvilken udstrækning de parlamentariske retningslinjer fra København, offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende C 154 af 2. juli 2003 under titlen »De parlamentariske Københavnsretningslinjer«, bør gennemføres.