1.Baggrund

Direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering i forbindelse med offentlige udbud ("direktivet") har til formål at fremme anvendelsen af elektronisk fakturering i forbindelse med offentlige udbud ved at sikre interoperabilitet og forbedre retssikkerheden. Det blev vedtaget den 16. april 2014 af Europa-Parlamentet og Rådet efter en grundig forberedelsesproces ledet af Kommissionen og med deltagelse af et stort antal aktører.

Direktivet pålægger de ordregivende myndigheder at modtage og behandle elektroniske fakturaer, som opfylder en europæisk standard (EN) for elektronisk fakturering. Direktivet fastsætter også, at de relevante standardiseringsorganisationer skal indlede en proces for at fastlægge denne standard. Forpligtelsen vedrører kun fakturaer i forbindelse med offentlige kontrakter, der falder ind under anvendelsesområdet for EU's direktiver om offentlige udbud.

Da EN ikke var til rådighed på tidspunktet for direktivets vedtagelse, tillægger det (i artikel 3) Kommissionen ansvaret for at foretage en evaluering af standarden, for så vidt angår dens anvendelighed, brugervenlighed og gennemførelsesomkostninger for en slutbruger, før standarden træder i kraft. EN er for nylig blevet vedtaget af CEN, og i denne rapport fremlægges resultaterne af den gennemførte evaluering.

2. Udviklingen af den europæiske standard for e-fakturering

I henhold til direktivet gav Kommissionen den 10. december 2014 Den Europæiske Standardiseringsorganisation (CEN) mandat til at udvikle EN for elektronisk fakturering og dertil knyttede delleverancer. I mandatet anmodede Kommissionen CEN om specifikt til at påtage sig følgende opgaver:

-at udvikle en europæisk standard (EN) for den semantiske datamodel til kerneelementerne i en elektronisk faktura

-at identificere et begrænset antal fakturasyntakser, der fuldt ud er i overensstemmelse med den europæiske standard

-at udvikle syntaktiske bindinger, dvs. oplysninger, der præciserer, hvordan den semantiske datamodel kan repræsenteres i de opførte syntakser, og deres automatiske valideringsartefakter

-at udarbejde retningslinjer for interoperabilitet mellem elektroniske fakturaer på transmissionsniveauet under hensyntagen til behovet for at sikre ægtheden af deres oprindelse og integriteten af de elektroniske fakturaers indhold

-at udvikle retningslinjer for frivillig anvendelse af udvidelser for en sektor eller et land sammen med den europæiske standard, herunder en metode, der skal anvendes i det virkelige miljø

-at teste den praktiske anvendelse af den europæiske standard for en slutbruger.

Med henblik på at varetage disse opgaver nedsatte CEN et særligt teknisk udvalg (TC434) og seks arbejdsgrupper (en for hvert af ovennævnte emner). Det tekniske udvalg består af tekniske eksperter i e-fakturering fra de nationale standardiseringsorganisationer (NSO) i en række medlemsstater. Der deltog også private eksperter og repræsentanter for offentlige myndigheder. Denne brede inddragelse af mange aktører udgør en stærk garanti for, at EN er tilpasset den seneste udvikling på markedet og brugernes behov.

Som et resultat af denne proces udstedte CEN formelt standarden og listen over syntakser den 28. juni 2017 med henvisningen EN 16931.

Det tekniske udvalgs vigtigste delleverance er selve standarden, som omfatter fakturaens hovedelementer. Den blev i marts 2016 genstand for en offentlig høring med alle de nationale standardiseringsorganer, i forbindelse med hvilken der blev modtaget 600 bemærkninger. Det tekniske udvalg behandlede efterfølgende disse bemærkninger og lagde sidste hånd på udkastet til EN, som blev sat til afstemning. EN blev enstemmigt godkendt af de nationale standardiseringsorganisationer. Alle andre delleverancer blev også sat til afstemning, og den sidste afstemning om de tekniske specifikationer for syntaktiske bindinger fandt sted den 29. juni 2017.

En anden vigtig del af arbejdet er knyttet til spørgsmålet om syntakser, som udgør de softwaresprog, der kan anvendes til at gennemføre EN i praksis. Det fremgik af direktivet og mandatet fra Kommissionen, at CEN skulle identificere et "begrænset antal syntakser", eftersom der anvendes en række syntakser som format for EN. Det tekniske udvalg nåede til enighed med et stort flertal af medlemmerne om et meget begrænset antal, nemlig to syntakser: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) og UBL 2.1.

3. Evaluering af standarden

Forud for indførelsen i medlemsstaterne af den europæiske standard for elektronisk fakturering bør den praktiske anvendelse af standarden testes i tilstrækkelig grad, jf. artikel 3 i direktiv 2014/55/EU. Denne vurdering bør ske i løbet af processen for udarbejdelse af standarden og bør inddrage slutbrugerne. Den bør især omhandle aspekter vedrørende praktisk anvendelighed og brugervenlighed samt godtgøre, at standarden kan gennemføres på en omkostningseffektiv og forholdsmæssigt afpasset måde.