Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med instituttets svar

(2001/C 372/06)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut i henhold til artikel 11, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med instituttets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE ERHVERVSUDDANNELSESINSTITUT (TORINO) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2000 fremgår af tabel 1(3).

6. Instituttet har disponeret over næsten alle regnskabsårets bevillinger (16,2 millioner euro). 13,4 millioner euro (83 %) er betalt i løbet af året, og 2,7 millioner euro (16 %) eller omtrent det samme beløb som sidste år er fremført til det efterfølgende regnskabsår.

7. Det fremførte beløb på 2,7 millioner euro til det efterfølgende regnskabsår vedrører posten "prioriterede foranstaltninger" (1,4 millioner euro) under budgetafsnit III (aktionsudgifter). Den væsentligste årsag til, at der blev fremført så stort et beløb, var, at bestyrelsen var meget længe om at vedtage det årlige arbejdsprogram. Instituttet bør sørge for, at det årlige arbejdsprogram vedtages så tidligt, at budgettet kan gennemføres i overensstemmelse med reglen om etårighed.

8. 2,9 millioner euro blev fremført ved automatisk bevillingsfremførsel fra 1999. Kun 0,2 millioner euro blev ikke anvendt i 2000 og er derfor bortfaldet. De ikke-automatiske bevillingsfremførsler (budgetafsnit III) udgjorde 0,2 millioner euro og vedrører samarbejdet med andre agenturer om SI2-projektet.

Årsregnskab og bogføring

9. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

10. Instituttet fører budgetregnskabet og det almindelige regnskab ved hjælp af to forskellige systemer. Der var ikke anført krydsreferencer på dokumenterne vedrørende de gennemførte transaktioner (forpligtelsesforslag og betalingsordrer), og der skulle ikke anvendes bestemte formularer ved bestemte transaktioner (indtægtsordrer). Det øger den administrative byrde og gør det vanskeligt at følge revisionssporet.

11. I årets første syv måneder anvendte instituttet to bogholderisystemer parallelt, nemlig hovedbogen og det nye SI2x-system. Og i september indstillede instituttet arbejdet med at integrere SI2 og SI2x, fordi der ikke var tilstrækkeligt personale. Instituttet benytter fortsat det gamle system og bør snarest finde en metode til integrering af budgetregnskabet og det almindelige regnskab.

Intern kontrol

12. Instituttet bør styrke det interne kontrolsystem, således at finansinspektørens forudgående påtegning gives på det rigtige tidspunkt. Endvidere bør regnskabsførerens beføjelser begrænses, så det sikres, at princippet om adskillelse af funktioner overholdes.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

13. Instituttet blev oprettet ved forordning (EØF) nr. 1360/90, senest ændret ved forordning (EF) nr. 1572/98 af 17. juli 1998(4). Instituttets personale er underlagt de ordninger og forordninger, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber. Instituttet vedtager de nødvendige gennemførelsesbestemmelser efter samråd med Kommissionen. Direktøren er ansvarlig for alle personaleanliggender.

14. Instituttets personalepolitik er endnu ikke fastlagt officielt i et enkelt dokument. Der findes forskellige beslutninger vedrørende en række særlige aspekter af personaleforvaltningen. Frem til 1999 blev personaleforvaltningen varetaget i samarbejde med Kommissionens tjenester. Siden 2000 har instituttets personaleafdeling haft det fulde ansvar for personaleforvaltningen.

Ansættelse og forfremmelse

15. Retten konstaterede ved en gennemgang af 31 personaleakter, at der havde været problemer med procedurerne for meddelelse om ledige stillinger og bedømmelse af ansøgninger og med de endelige ansættelsesprocedurer. Instituttet bør i fremtiden sørge for, at ansættelser sker på et korrekt grundlag og efter mere gennemsigtige procedurer.

Udvikling i personalet og instituttets aktiviteter

16. Instituttets stillingsfortegnelse omfatter udelukkende midlertidigt ansatte. Antallet af stillinger, der kan besættes, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Der kan i øvrigt afsættes budgetbevillinger til ansættelse af hjælpeansatte og lokalt ansatte.

17. Tabel 4 viser udviklingen i instituttets personale og personalefordelingen. Gennemsnitligt er 90 % af stillingerne på stillingsfortegnelsen besat. De resterende stillinger er besat med hjælpeansatte og navnlig lokalt ansatte.

18. Siden oprettelsen har instituttet ansat 243 medarbejdere, mens 115 har forladt stedet. 65 % er blevet ansat som midlertidigt ansatte og 35 % som hjælpeansatte eller lokalt ansatte. Ved udgangen af 2000 var 90 % af personalet midlertidigt ansatte. Siden 1995 har ansættelsesudgifterne gennemsnitligt beløbet sig til 2600 euro pr. ansat.

19. Som følge af ændringer i instituttets arbejdsprogram vedtog bestyrelsen på mødet den 14. april 2000, at instituttet og Kommissionen skulle træffe beslutning om ressourceanvendelsen på mellemlang sigt (2000-2004): En del af personalet vil blive reallokeret, og nogle medarbejdere vil blive afskediget. Der er derfor planlagt en nettonedskæring af antallet af midlertidigt ansatte over de næste fire år fra 115 personer ved udgangen af 2000 til 99 personer ved udgangen af 2003.

20. Tabel 5 er en analyse af udviklingen i ansættelserne opdelt efter ansættelsesform, og den viser, at 71 % af ansættelserne fandt sted på grundlag af en procedure svarende til en almindelig udvælgelsesprøve som fastsat i vedtægten. Reglerne for disse procedurer er imidlertid ikke altid blevet overholdt fuldt ud (jf. punkt 15).

21. Personaleafgangen giver en årlig gennemsnitlig personaleomsætning (midlertidigt ansatte, hjælpeansatte og lokalt ansatte) på 14 %, halvdelen som følge af kontraktudløb, halvdelen først og fremmest som følge af, at de pågældende selv har sagt op.

22. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i instituttets drift (f.eks. administration, regnskab, sekretariat osv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til virkeliggørelsen af instituttets mål.

23. Gennemsnitligt må 70 % af personalet i kategori A betragtes som "operationelt". Tager man alle kategorier under ét, må 60 % af instituttets personale betragtes som "operationelt".

24. Tabel 6 beskriver udviklingen i personaleomkostningerne og driftsudgifterne. I perioden 1997-2000 er lønudgifterne steget med gennemsnitligt 9,7 % pr. person, mens personaleantallet er reduceret med 2,7 %. Forskellen i vækstraterne kan delvis tilskrives automatiske lønstigninger, såsom tilpasninger til udviklingen i leveomkostningerne, og stigninger som følge af anciennitetstillæg mv.

25. Retten har analyseret forholdet mellem instituttets aktiviteter og udviklingen i personalet og i personaleomkostningerne og i den forbindelse sammenholdt denne udvikling med udviklingen i beløbet for de aktionsbevillinger (budgetafsnit III), som er udnyttet (årlige bevillinger og fremførte bevillinger) i løbet af et år.

26. Sammenligningen viser, at instituttets produktivitet har været stigende siden 1997. Denne konstatering bekræftes af, at udgifterne under budgetafsnit III, der omfatter udgifterne forbundet med virkeliggørelsen af instituttets mål, stiger hurtigere end udgifterne under budgetafsnit I og II, personale- og driftsudgifter.

Konklusion

27. Instituttet har siden oprettelsen ikke kunnet besætte samtlige stillinger, der er opført i budgettets stillingsfortegnelse, men det har kunnet supplere personalet med hjælpeansatte, lokalt ansatte samt vikarer.

28. Instituttet følger ved ansættelse af midlertidigt personale i de fleste tilfælde en politik, der svarer til institutionernes politik med ansættelse efter en almindelig udvælgelsesprøve. Fremover bør reglerne for sådanne procedurer imidlertid håndhæves strengere (jf. punkt 15).

29. Personalets samlede produktivitet er i det store og hele tilfredsstillende. Det ville måske være hensigtsmæssigt, at instituttet samarbejdede med institutionerne og de øvrige decentrale organer om ansættelse af personale til varetagelse af støttefunktioner og "operationelle" funktioner, der kræver administrativ erfaring, så der fås det bredest mulige rekrutteringsgrundlag. Instituttet bør i øvrigt forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 131 af 23.5.1990, s. 4.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 er instituttets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 9. april 2001, sendt til instituttets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 17. april 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de benyttede data. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) EFT L 206 af 23.7.1998, s. 1.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelse

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

Kilde:Revisionsretten på grundlag af instituttets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31 december 2000 og pr. 31 december 1999

Kilde:Revisionsretten på grundlag af instituttets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

LA: Lokalt ansatte.

Tabel 5

Analyse af udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

Tabel 6

Udviklingen i personalet og de hermed forbundne udgifter

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

7. Instituttets bestyrelse kunne først mødes og godkende arbejdsprogrammet og budgettet for 2000 den 15. februar 2000, hvilket forhalede indgåelsen af mange aftaler til sent henne i året. I overensstemmelse med Rettens udtalelse og for at opnå produktivitetsfordele blev der afholdt et tredje ekstraordinært møde i bestyrelsen i november 2000 med henblik på at godkende arbejdsprogrammet og budgettet for 2001 forud for regnskabsårets begyndelse. Denne praksis har haft gavnlig indvirkning på gennemførelsen af budgettet for 2001 og vil blive fulgt fremover.

8. De ikke-automatiske fremførsler fra 2000, som er nævnt under punkt 8, vedrører ikke midler opført under afsnit III, men snarere midler, der er opført under afsnit IV "Formålsbestemte udgifter", og de var foranlediget af, at ledelsen og den økonomiske og tekniske forvaltning af den fælles supportservice (CSS) for SI2-systemet blev overdraget til EFIL i Dublin.

Årsregnskab og bogføring

10-11. Som følge af mangel på menneskelige ressourcer besluttede instituttet at opgive udviklingen af hovedregnskabssystemet og var derfor nødsaget til at fortsætte med det "gamle" hovedregnskabssystem Cubic, indtil der kunne findes et levedygtigt alternativ.

Instituttet har nu vedtaget en projektplan for udskiftning af Cubic med et direkte disponibelt system kendt under betegnelsen BOB, som fuldt ud kan integrere budgetregnskabet og det almindelige regnskab med SI2 via en softwarebro, og som sikrer et link til det pågældende banksoftware. Dette system er allerede med held blevet implementeret af to andre medlemmer af CSS.

Intern kontrol

12. I overensstemmelse med instituttets plan for udvikling af menneskelige ressourcer har det til hensigt i regnskabsåret 2002 at ansætte en intern finansinspektør. For at sikre den interne finansinspektørs uafhængighed, bliver han/hun uafhængig af afdelingen for finansielle og retlige anliggender og bliver kun ansvarlig over for direktøren. Denne foranstaltning vil sætte instituttet i stand til at overholde Rettens krav om både at styrke instituttets interne kontrolsystem og at begrænse regnskabsførerens beføjelser.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

14. Siden instituttets oprettelse i 1994 har det forvaltet sit eget personale, og Kommissionen har ydet bistand og varetaget overvågningen, navnlig i den første ansættelsesrunde, som fandt sted i Bruxelles. I årenes løb er der blevet truffet en række fyldestgørende og konsekvente beslutninger og udarbejdet en række bestemmelser i samråd med de berørte tjenestegrene i Kommissionen og instituttets personaleudvalg, som dækker hele det område inden for personaleforvaltning, der omfatter de kategorier, instituttet har ansat. Disse ajourføres regelmæssigt, anvendes på behørig vis og offentliggøres på vort interne net for alle ansatte, hvorfor der aldrig er opstået et behov for, at disse blev "formaliseret i noget dokument".

15. Den måde, hvorpå ansættelsesprocedurerne følges, er fuldt ud i overensstemmelse med vilkårene for de øvrige ansatte og instituttets egne bestemmelser. Instituttet vil fortsat gøre sit bedste for at opnå forbedringer, hvor det er muligt og nødvendigt, og derfor er instituttets personalefunktion blevet styrket i 2001 med udpegelsen af en ansat, som især har til opgave at varetage den administrative forvaltning af ansættelsesprocedurerne. Nytten af at sammenligne med ansættelsespraksisser for tjenestemænd i institutionerne som f.eks. Kommissionen forekommer tvivlsom for et agentur, som ikke har nogen tjenestemænd (punkt 28).

Konklusion

29. Manglen på et integreret computerstyret informationssystem til personaleforvaltning har tidligere øget fejlmarginen ved gennemførelse af personaleprocedurer. Instituttet har derfor besluttet at indføre SIC-personaledatabasen, som er det standardsoftware, Kommissionen anvender til sine personoplysninger, herunder til forvaltning af tjenesterejser, ferier og orlov. Anvendelsen af SIC vil også medføre et skift fra det nuværende papirbaserede system til et nyt elektronisk workflowsystem for tjenesterejser ("Sic-mission", som bliver operationelt ved udgangen af 2001) og ferier og orlov, herunder sygdom ("Sic Congés", som bliver operationelt i begyndelsen af 2002), hvilket yderligere vil øge effektiviteten af personaleforvaltningen.