[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 18.02.2005

KOM(2005) 52 endelig

RAPPORT FRA KOMMISSIONEN

Sammendrag: Rapport om arkiverne i det udvidede EU Prioritering af mulige fremtidige foranstaltninger

A. BAGGRUND

Som svar på den anmodning, som Rådet for Den Europæiske Union fremsatte i sin resolution af 6. maj 2003 (2003/C 113/02) om arkiver i medlemsstaterne, særlig nr. 8 a), b), c), d) og e) samt nr. 9, gennemgås i dette sammendrag situationen for de offentlige arkiver i medlemsstaterne, under særlig hensyntagen til udvidelsen af EU, samt den sandsynlige udvikling for dokument- og arkivforvaltningen og arkivtjenesterne i de kommende år. Der gives forslag til, hvordan dokument- og arkivforvaltningen samt de offentlige tjenester kan forbedres til gavn for EU-borgerne, bl.a. ved hjælp af de nye teknologier.

På grundlag af oplysningerne fra de forskellige kapitler i denne rapport, der er udarbejdet af gruppen af nationale eksperter, foreslås de nedenfor beskrevne prioriterede foranstaltninger sammen med andre tiltag, der også vil kræve overvejelse og handling fra medlemsstaternes og EU-institutionernes side i de næste tre år. De foreslåede prioriterede foranstaltninger er anført under hvert kapitel og samlet i tabellen i bilag 3 til denne rapport.

Nedenfor følger en kort beskrivelse af de foreslåede prioriterede foranstaltninger. De omfatter foranstaltninger, der skal hindre, at dokumenter beskadiges, eller at arkiver går tabt, som følge af natur- og andre katastrofer, begrænse sådanne skader og restaurere sådanne dokumenter og arkiver, forbedre bevaringen af dokumenter og arkiver, herunder hvad angår arkivbygninger, og øge samarbejdet om elektroniske dokumenters og arkivers ægthed, opbevaring på lang sigt og tilgængelighed. Sammendraget indeholder også forslag til tyveriforebyggende foranstaltninger og bestemmelser, der bør træffes med henblik på at skaffe stjålne dokumenter tilbage. Det understreges, at arkiverne har stor betydning for, at vores samfund kan fungere demokratisk ved hjælp af passende lovbestemmelser og standarder. Det foreslås endvidere, at der oprettes en EU-portal til det nyligt udvidede EU’s arkiver. Alle disse foranstaltninger skal føres ud i livet gennem en officiel koordineringsgruppe, der skal fremme samordning og udveksling af oplysninger og god praksis på europæisk plan og med medlemsstaterne.

I rapporten tages der højde for, at de foreslåede foranstaltninger bør kunne indgå i en sammenhæng med andre handlingsplaner, der vedtages på europæisk plan.

B. SAMMENDRAG AF DE VIGTIGSTE FORSLAG TIL FORANSTALTNINGER

Foreslået prioriteret foranstaltning nr. 1

Bevaring af arkiver i EU og forebyggelse af skader (Rådets resolution af 6.5.2003, nr. 8 c), første led)

1.1 Foranstaltninger, der kan hindre, at dokumenter og arkiver beskadiges ved naturkatastrofer og andre skadelige hændelser:

- Udvikle en model til en handlingsplan til at forebygge og overvinde følgerne af katastrofer

- Undersøge mulighederne for at oprette særlige centrallaboratorier for grænseoverskridende nødstilfælde

- Nedsætte beredskabshold, der hurtigt kan vurdere skadens omfang.

1.2 Bevaring og restaurering af dokumenter og arkiver:

- Styrke samarbejdet og udvekslingen af ekspertise med det formål at iværksætte et EU-program for restaurering af beskadigede dokumenter og arkiver i EU

- Arkivbygninger: en tværfaglig arbejdsgruppe bestående af repræsentanter for EU’s medlemsstater og institutioner bør ajourføre og iværksætte standarder og specifikationer på nationalt og europæisk plan for fornyelse af arkivbygninger og depoter i offentlige bygninger eller for nye bygninger.

Foreslået prioriteret foranstaltning nr. 2

Styrkelse af det tværfaglige samarbejde om elektroniske dokumenter og arkiver i EU (Rådets resolution af 6.5.2003, nr. 8 c), andet led)

2.1. Iværksætte et samarbejde i EU mht. elektroniske dokumenters og arkivers ægthed, opbevaring på lang sigt og tilgængelighed

2.2. Ajourføre, revidere og udbygge de nuværende krav, der stilles til systemer til forvaltning af elektroniske dokumenter (optegnelser), som f.eks. MoReq, med henblik på at forbedre den offentlige administration, så dette dokument bliver den officielle standard og/eller specifikation i EU. Dette er vigtigt for alle medlemsstaterne, men især for de nye.

2.3. Styrke DLM-netværk og -fora/europæiske økonomiske firmagrupper (EØFG). Der er behov for finansiel støtte til såvel videreudvikling og oversættelse som til afholdelse af DLM-forummet i Budapest i 2005.

Foreslået prioriteret foranstaltning nr. 3

Opbygning og vedligeholdelse af en internetportal for dokumenter og arkiver i EU (Rådets resolution af 6.5.2003, nr. 8 b) og e))

3.1. Skabe en internet/webportal til dokumenter og arkiver for EU-borgerne.

Set på baggrund af udviklingen på internet- og webområdet og de gode resultater, der i visse medlemsstater er opnået med på denne måde at gøre oplysninger tilgængelige for millioner af borgere, unge og børn (jf. del 6 i rapporten), bør der tilrettelægges og oprettes en portal. Dette vil være i tråd med udviklingen på andre områder i det europæiske informationssamfund.

Denne portal vil kunne give bedre adgang til de pågældende ressourcer til forsknings-, undervisnings- og informationsformål og samtidig forbedre læsesalsservicen.

Foreslået prioriteret foranstaltning nr. 4

Lovgivning på EU-plan og i medlemsstaterne om forvaltning af og adgang til dokumenter og arkiver (Rådets resolution af 6.5.2003, nr. 8 a) og d))

4.1. Da forslag til lovgivning både på EU-plan og i medlemsstaterne kan have uforudsete konsekvenser for dokument- og arkivforvaltningen, er det for at fremme bevaringen af og adgangen til dokumenter og arkiver af afgørende betydning for medlemsstaternes borgere, at der på et tidligt tidspunkt er kendskab til alle disse konsekvenser. Lovgivningsforslag om dokumenter og arkiver og dermed forbundne lovbestemmelser på EU-plan og i medlemsstaterne bør derfor overvåges, og i denne forbindelse kan der trækkes på ekspertisen hos fagfolk på arkivområdet i EU.

4.2. Til støtte herfor bør der foretages en grundig undersøgelse af arkivlovgivningen og dermed forbundne bestemmelser på både EU-plan og i medlemsstaterne, oprettes en database om arkivlovgivning og dermed forbundne bestemmelser i EU samt gennem de relevante nationale arkivtjenester sørges for oversættelse af national arkivlovgivning og dermed forbundne bestemmelser til engelsk, fransk og tysk og om nødvendigt til andre officielle EU-sprog for at fremme den gensidige forståelse af den pågældende lovgivning. Dette forslag tager højde for og har til formål at systematisere det arbejde, der foretages i Europarådet og den europæiske gren af det internationale arkivråd (EURBICA).

Foreslået prioriteret foranstaltning nr. 5

Tyveri af arkivdokumenter

5.1. Gennemgå og forbedre EU-foranstaltninger til at forebygge tyveri og skaffe stjålne arkiver tilbage.

Udarbejde en handlingsplan for mulige forbedringer på grundlag af et spørgeskema.

C. NEDSÆTTELSE AF ET OFFICIELT ARKIVUDVALG (Rådets resolution af 6.5.2003, nr. 8 d) og e) og nr. 9)

6.1. Nedsætte en officiel gruppe bestående af arkivarer fra EU’s medlemsstater og institutioner. Dette udvalg bør ved konsensus og i overensstemmelse med nærhedsprincippet sørge for informationsudveksling og øge samarbejdet på arkivområdet i EU som beskrevet ovenfor. Det bør træde sammen to gange om året eller efter behov.

6.2. Iværksætte et program for en indledende periode på tre år med det formål at behandle de spørgsmål, der tages op i Rådets resolution (af 6. maj 2003), vurdere de fremskridt, der gøres, og videreformidle resultater og god praksis til medlemsstaterne og EU-institutionerne.

6.3. Foretage en evaluering efter tre år med henblik på at aflægge rapport til Rådet for Den Europæiske Union om resultater og eventuel opfølgning.