RETTENS BEMÆRKNINGER KOMMISSIONENS SVAR

INDLEDNING

1. Retsgrundlaget for de europæiske udviklingsfonde (EUF) er de internationale konventioner eller aftaler (1), som Fællesskabet og dets medlemsstater har indgået med en række stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet (AVS), og Rådets afgørelser om associering af oversøiske lande og territorier (OLT).

2. Kommissionen er ansvarlig for forvaltningen af hovedparten af EUF's udgifter. Den Europæiske Investeringsbank (EIB) har siden 1. april 2003 været eneansvarlig for forvaltningen af EUF's investeringsfacilitet. Denne facilitet er hverken omfattet af Rettens revisionserklæring eller Europa Parlamentets dechargeprocedure (2) (3).

3. EUF's struktur vises i tavle 1 . EUF forvaltes ved forskellige forvaltningsmetoder: central, fælles og decentral forvaltning (4). Ved central forvaltning forvalter Kommissionen selv procedurerne for indgåelse af aftaler og betalingerne til de endelige modtagere. Ved fælles forvaltning overdrages visse gennemførelsesopgaver til internationale organisationer på betingelse af, at organisationernes regnskaber, revision og kontrol samt procedurer for indgåelse af indkøbsaftaler frembyder garantier svarende til internationalt anerkendte standarder. Ved decentral forvaltning varetages den daglige forvaltning af den nationale anvisningsberettigede (5)i hvert enkelt modtagerland og af Kommissionen (jf. see tavle 2 ). De er ansvarlige for: a) regelmæssig at tjekke, at foranstaltningerne er blevet implementeret efter hensigten b) at træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at forebygge uregelmæssigheder og alvorlige overtrædelser af love og bestemmelser, og at indlede eventuel retsforfølgelse for at inddrive midler, der er udbetalt uretmæssigt.

Tavle 1 — EUF's struktur (opstillet efter kontraktværdi) Tavle 2 — Princippet om decentral forvaltning

4. I Kommissionen forvaltes næsten alle EUF programmerne af Samarbejdskontoret EuropeAid (herefter: EuropeAid), som også er ansvarligt for forvaltningen af hovedparten af de udgifter vedrørende eksterne forbindelser og udvikling, der finansieres over Den Europæiske Unions almindelige budget (6). En beskeden andel af EUF projekterne (7)drejer sig om humanitær bistand og forvaltes af Generaldirektoratet for Humanitær bistand (GD ECHO).

KAPITEL I — GENNEMFØRELSEN AF 7., 8., 9. OG 10. EUF

Finansiel gennemførelse

5. I 2008 blev 7., 8., 9. og 10. EUF gennemført sideløbende. EUF's anvisningsberettigede afviklede 7. EUF den 31. august 2008 (8). På afviklingstidspunktet var der udbetalt 10 381 millioner euro (98,3 % af de 10 559 millioner euro, der var afsat til bistandsforanstaltninger). Restbeløbet på 178 millioner euro blev overført til 9. EUF. 5. Kommissionen er af hensyn til sund finansiel EUF-forvaltning fortsat med at nedtrappe gamle projekter, og den 7. EUF blev som planlagt indstillet den 31. august 2008.

6. 10. EUF, der dækker perioden fra 2008 til 2013, og hvortil der er afsat fællesskabsbistand på 22 682 millioner euro, trådte i kraft den 1. juli 2008. Af dette beløb er 21 966 millioner euro afsat til AVS landene, og 286 millioner euro til OLT. Beløbene omfatter1 500 millioner euro og 30 millioner euro til henholdsvis AVS landene og OLT, indbetalt til investeringsfaciliteten, som forvaltes af EIB. Endelig er der afsat 430 millioner euro til Kommissionens udgifter til programmering og gennemførelse af EUF.

7. Tabel 1 viser den kumulerede udnyttelse de EUF midler, som Kommissionen forvalter, og den finansielle gennemførelse. Figur I og II viser de kumulerede midler og kumulerede afgørelser fordelt på interventionsområder. I 2008 blev de samlede forpligtelser, de specifikke forpligtelser og betalingerne alle større end de overslag over den finansielle gennemførelse, som Kommissionen havde opstillet, idet de samlede forpligtelser (4 723 millioner euro), specifikke forpligtelser (2 649 millioner euro) og nettobetalinger (3 143 millioner euro) var rekordhøje. Dette skyldes til dels den hurtige igangsætning af gennemførelsen af 10. EUF og den store stigning i budgetstøttetransaktioner med samlede forpligtelser og betalinger, der nåede op på henholdsvis 2 583 millioner euro og 606 millioner euro. De udestående betalinger steg med 15 %, hvad der er rimeligt i betragtning af, at årets forpligtelser var rekordhøje. Samtidig faldt de gamle og hvilende udestående betalinger med 33 %. 7. Kommissionen har igen i år opnået usædvanligt gode resultater, hvad angår forpligtelser og betalinger og forvaltning af udestående beløb. Det viser, at den indsats, der i de senere år er gjort for at fremskynde programgennemførelsen, har båret frugt.

Kommissionens årsberetning om den økonomiske forvaltning af 7. til 10. Europæiske Udviklingsfond

8. I henhold til finansforordningen for 10. EUF (9)skal Kommissionen hvert år aflægge en beretning om den økonomiske forvaltning af EUF. Retten finder, at beretningen om den økonomiske forvaltning giver en pålidelig redegørelse for virkeliggørelsen af Kommissionens operationelle mål for regnskabsåret (navnlig vedrørende den finansielle gennemførelse og kontrolaktiviteterne), den finansielle situation og begivenheder, der har haft væsentlig indflydelse på de aktiviteter, der har fundet sted i 2008.

Tabel 1 — Den kumulerede udnyttelse af EUF's midler pr. 31. december 2008 (millioner euro) Stillingen pr. udgangen af 2007 Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2008 Stillingen pr. udgangen af 2008 Samlet beløb Udnyttelses- grad (40) 7. EUF 8. EUF 9. EUF 10. EUF Samlet beløb 7. EUF Afviklet 8. EUF 9. EUF 10. EUF Samlet beløb (41) Udnyttelsesgrad (40) A — MIDLER ( 39 ) 37 328,7 – 765,0 –53,4 725,4 21 260,1 21 167,1 0,0 10 785,9 16 631,8 21 260,1 48 677,7 B — UDNYTTELSE 1. Finansielle forpligtelser 37 279,4 99,9 % – 765,0 –53,4 774,7 4 766,4 4 722,7 0,0 10 785,8 16 631,8 4 766,4 32 184,1 66,1 % 2. Specifikke retlige forpligtelser 32 046,0 85,8 % – 699,2 54,6 3 163,2 130,4 2 649,1 0,0 10 539,2 14 207,4 130,4 2 649,1 51,1 % 3. Betalinger 26 700,0 71,5 % – 522,8 323,1 3 253,0 89,8 3 143,1 0,0 9 928,6 10 006,7 89,8 20 025,1 41,1 % C — Udestående betalinger (B1-B3) 10 579,4 28,3 % 0,0 857,3 6 625,1 4 676,6 12 159,0 25,0 % D — Disponibelt beløb (A-B1) 49,3 0,1 % 0,0 0,0 0,0 16 493,7 16 493,7 33,9 % Kilde: Revisionsretten på grundlag af EUF's beretninger om den økonomiske forvaltning og årsregnskabet pr. 31. december 2008.

KAPITEL II — REVISIONSERKLÆRING OM EUF

Revisionsrettens erklæring om 7., 8., 9. og 10. Europæiske Udviklingsfond (EUF) for regnskabsåret 2008

I. I overensstemmelse med traktatens artikel 248 har Retten a) revideret det endelige årsregnskab for 7., 8., 9. og 10 Europæiske Udviklingsfond for regnskabsåret 2008, som omfatter det konsoliderede årsregnskab (10) og den konsoliderede beretning om den økonomiske forvaltning af 7., 8., 9. og 10. EUF b) kontrolleret de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed inden for den retlige ramme, der gælder for EUF, for så vidt angår den del af fondenes midler, som Kommissionen står for den økonomiske forvaltning af (11).

Ledelsens ansvar

II. I henhold til finansforordningerne for 7., 8., 9. og 10. EUF har ledelsen ( 12 ) ansvaret for at udarbejde et endeligt årsregnskab for EUF, som giver et retvisende billede, og for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed: a) Ledelsens ansvar med hensyn til det endelige årsregnskab for EUF omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af en intern kontrol, som sikrer, at årsregnskabet opstilles og udformes, så det giver et retvisende billede og er fri for væsentlige fejlangivelser, uanset om sådanne måtte være opstået som følge af svig eller fejl, udvælgelse og anvendelse af hensigtsmæssige regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, som EUF's regnskabsfører (13) har fastlagt, samt foretagelse af regnskabsmæssige skøn, der er rimelige i betragtning af omstændighederne. Kommissionen godkender EUF's endelige årsregnskab. b) Den måde, hvorpå ledelsen udøver sit ansvar for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, afhænger af, efter hvilken metode EUF gennemføres. Når der er tale om direkte central forvaltning, er det Kommissionens tjenester, der står for gennemførelsen. Ved decentral forvaltning overdrages der gennemførelsesopgaver til tredjelande og ved indirekte central forvaltning til andre organer. Når der er tale om fælles forvaltning, deles gennemførelsesopgaverne mellem Kommissionen og internationale organisationer. Gennemførelsesopgaverne skal opfylde princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket kræver udformning, gennemførelse og opretholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol, herunder tilstrækkelig overvågning og hensigtsmæssige foranstaltninger til at forhindre uregelmæssigheder og svig samt, om fornødent, anlæggelse af retssager med henblik på at inddrivelse af uretmæssigt udbetalte eller anvendte midler. Uanset gennemførelsesmetoden bærer Kommissionen det endelige ansvar for lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for EUF's regnskab.

Revisors ansvar

III. Det er Revisionsrettens ansvar på baggrund af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten reviderede regnskaberne i overensstemmelse med IFAC's og INTOSAI's internationale revisionsstandarder og etiske kodekser. I henhold til disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at få rimelig sikkerhed for, at det endelige årsregnskab for EUF er uden væsentlig fejlinformation, og at de underliggende transaktioner, taget under ét, er lovlige og formelt rigtige.

IV. I den sammenhæng, som er beskrevet i punkt III, indgår det i revisionen, at der udføres revisionshandlinger for at tilvejebringe revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i det endelige konsoliderede regnskab og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Valget af revisionshandlinger foretages på grundlag af revisors dømmekraft, herunder hans vurdering af risikoen for, at der er væsentlig fejlinformation i det endelige konsoliderede regnskab, og at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i den retlige ramme for EUF, uanset om der er tale om svig eller fejl. Når revisor vurderer risiciene, undersøger han det interne kontrolsystem, som er relevant for udarbejdelsen af et endeligt konsolideret regnskab, som giver et retvisende billede, og de overvågnings- og kontrolsystemer, som skal sikre, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige, og definerer revisionshandlinger, som er hensigtsmæssige under de givne omstændigheder. I denne sammenhæng omfatter en revision også en vurdering af, om de anvendte regnskabspraksis er hensigtsmæssige, og om de foretagne regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede fremlæggelse af det endelige konsoliderede regnskab og de årlige aktivitetsrapporter.

V. Retten fik ikke alle de nødvendige oplysninger og hele den nødvendige dokumentation vedrørende 10 af stikprøvens betalinger til internationale organisationer. Derfor kan Retten ikke afgive erklæring om den formelle rigtighed af udgifter på 190 millioner euro, eller 6,7 % af årets udgifter.

VI. Med den begrænsning, der er anført i punkt V, mener Retten, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og anvendeligt til at danne grundlag for dens revisionserklæring.

Erklæring om regnskabernes rigtighed

VII. Det er Rettens opfattelse, at det endelige årsregnskab for 7., 8., 9. og 10. EUF i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling pr. 31. december 2008 og af resultaterne af transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og de regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt.

VIII. Uden at det ændrer ved erklæringen i punkt VII, skal Retten gøre opmærksom på, at den metode, der bruges til at skønne omfanget af hensættelser til imødegåelse af påløbne omkostninger, ikke holder stik for bestemte kontrakttypers vedkommende, og på Kommissionens beslutning om at forfine metoden fra og med regnskabsåret 2009.

Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

IX. Det er Rettens opfattelse, at 7., 8., 9. og 10. Europæiske Udviklingsfonds indtægter og forpligtelser vedrørende det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2008, er uden væsentlig fejl.

X. Uden at drage erklæringen i punkt IX i tvivl skal Retten gøre opmærksom på den høje forekomst af ikke kvantificerbare fejl, som den konstaterede i forbindelse med forpligtelserne til budgetstøtte, men som ikke er medtaget i skønnet over den samlede fejl.

XI. Efter Rettens opfattelse er 7., 8., 9. og 10. Europæiske Udviklingsfonds betalinger for det år, der afsluttedes den 31. december 2008, behæftet med væsentlige fejl.

XII. Retten har konstateret betydelige forbedringer i Kommissionens overvågnings og kontrolsystemer. Retten noterer sig, at det stadig kan gøres klarere, hvordan resultaterne af forskellige kontroller kan bidrage til generaldirektørens erklæring, og at udformningen og/eller implementeringen af en række systemer stadig kan forbedres. Retten skal også gøre opmærksom på, at det er nødvendigt, at Kommissionen fortsætter sine bestræbelser på at dokumentere sine beslutninger om berettigelse til budgetstøtte. Dette kræver en struktureret og formaliseret påvisning af, at modtagerlandene har et relevant reformprogram.

16. og 17. september 2009

Vítor Manuel da Silva Caldeira Formand

Den Europæiske Revisionsret 12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg

Oplysninger til underbygning af revisionserklæringen

Revisionens omfang og revisionsmetode

9. Bemærkningerne om EUF regnskabernes rigtighed i revisionserklæringens punkt VII og VIII er baseret på revision af det konsoliderede årsregnskab (14)og den konsoliderede beretning om den økonomiske forvaltning af 7., 8., 9. og 10. EUF (15). Revisionen omfattede et passende udvalg af revisionshandlinger, hvis sigte det var på grundlag af test at efterprøve dokumentationen for såvel beløb som andre oplysninger. Den omfattede en vurdering af de anvendte regnskabsprincipper, af væsentlige skøn foretaget af ledelsen og af den samlede opstilling af det konsoliderede regnskab.

10. Bemærkningerne om transaktionernes formelle rigtighed (16)i revisionserklæringens punkt IX og XII er baseret på følgende elementer: a) substansrevision af en repræsentativ statistisk stikprøve på 225 poster svarende til 45 finansielle og specifikke retlige forpligtelser og 180 betalinger afholdt af EuropeAids centrale tjenestegrene og delegationerne, herunder 40 forskudsbetalinger. Om fornødent besøgte Retten gennemførelsesorganisationerne og de endelige modtagere på stedet for at efterprøve de underliggende betalinger, der var anmeldt i finansielle rapporter eller omkostningsopgørelser b) en vurdering af effektiviteten af overvågnings og kontrolsystemerne i EuropeAids centrale tjenestegrene og i delegationerne, herunder opfølgning på centrale bemærkninger i tidligere revisionserklæringer (jf. bilag 2 ): i) de anvisningsberettigedes forudgående kontrol af kontrakter og betalinger ii) tilsynet med gennemførelsesorganisationerne iii) eksterne revisioner iv) EuropeAids centrale tjenestegrenes overvågning v) intern revision c) en vurdering af den årlige aktivitetsrapport og erklæring fra generaldirektøren for EuropeAid.

11. Som led i revisionen besøgte Retten fem lande for på stedet at foretage en detaljeret gennemgang af transaktionerne: Angola, Malawi, Mauretanien, Mozambique og Republikken Congo.

12. Rettens revision omfattede en gennemgang af de gældende procedurer for regnskabsføring og overvågning af udstedte indtægtsordrer.

Regnskabernes rigtighed

13. Årsregnskabet for 2008 er det fjerde regnskab, der er opstillet efter regnskabsregler, som bygger på periodiseringsprincippet. I sine tidligere årsberetninger har Retten bemærket, at EUF's regnskabssystem ikke har alle de funktioner, som en produktiv og effektiv rapportering af økonomiske oplysninger efter periodiseringsprincippet kræver, hvad der øger risikoen for regnskabsfejl som følge af den omfattende manuelle bearbejdning, der skal til for at konvertere kasseregnskabsdata til et årsregnskab efter periodiseringsprincippet. Trods denne risiko konstaterede revisorerne dog, at regnskabet var uden væsentlige fejl. 13. Indførelsen af det nye regnskabssystem i 2009 har betydet, at man ikke lider under tidligere tiders begrænsninger. Det nye system har alt, hvad der skal til for at sikre effektiv opgørelse efter periodiseringsprincippet. Som det har været tilfældet de tidligere år, er der for regnskabsåret 2008 også gennemført omhyggelig kontrol af den manuelle behandling for at begrænse risiciene.

14. Det nye regnskabssystem ABAC FED, der bygger på periodiseringsprincippet, blev taget i brug i februar 2009. Alle data vedrørende EUF's operationer, finanser og regnskaber er blevet overført til det nye system. Det skulle yderligere styrke EUF's regnskabsmiljø.

15. Regnskabet omfatter en hensættelse på 2 113 millioner euro til imødegåelse af omkostninger, der er påløbet i den periode, rapporteringen dækker, men som der pr. årets udgang ikke var modtaget fakturaer for. Hensættelsens omfang bygger på en række antagelser, herunder at projektudgifter er lineære. Som Kommissionen bebudede i sit svar til Rettens årsberetning for EUF for regnskabsåret 2007 (17), har den udført en undersøgelse, som bekræftede, at antagelsen ikke holder stik, for så vidt angår bestemte kontrakttyper. Som anført i noterne til årsregnskabet har Kommissionen besluttet at forfine sine metoder fra regnskabsåret 2009. 15. Der er gennemført en undersøgelse for at kontrollere gyldigheden af den metode, der anvendes til at foretage skøn over indsendelsen af fakturaer. Det blev konstateret, at metoden var anvendelig i langt de fleste tilfælde. Kommissionen vil på baggrund af undersøgelsens konklusioner forbedre metoden til regnskabsafslutningen for 2009.

Transaktionernes formelle rigtighed

16. De vigtigste karakteristika ved og resultaterne af den stikprøvebaserede substansrevision vises i bilag 1 .

Indtægter

17. Rettens revision af indtægtstransaktionerne viste, at de var uden væsentlige fejl.

Projektforpligtelser

18. Rettens revision af projektforpligtelserne viste, at de var uden væsentlige fejl.

Forpligtelser til budgetstøtte

19. Rettens revision af forpligtelserne til budgetstøtte viste, at de i høj grad var behæftet med ikke kvantificerbare fejl. Retten fandt, at Kommissionen er blevet bedre end tidligere til at vurdere overensstemmelsen med Cotonouaftalen, og dokumentationen er bedre struktureret og formaliseret, navnlig for så vidt angår kontrakterne vedrørende millenniumudviklingsmålene (MDG). Retten konstaterede dog stadig i mange tilfælde, at Kommissionen ikke struktureret og formaliseret dokumenterede, at forvaltningen af de offentlige finanser var tilstrækkelig gennemsigtig, ansvarlig og effektiv (jf. punkt 44-46). 19. Kommissionen ser med tilfredshed på Revisionsrettens anerkendelse af, at dens fortsatte og igangværende indsats for at sikre større klarhed og bedre strukturering i forbindelse med vurdering af overensstemmelse med Cotonouaftalen, hvad angår berettigelse til budgetstøtte, (artikel 61 i aftalen) giver mærkbare resultater. Kommissionen tilstræber at fortsætte forbedringerne, således at vurderingerne bliver klarest mulige. Det skal nås gennem yderligere forbedringer af vejledningen om budgetstøtte, uddannelse og øget informering om betydningen af at dokumentere støtteberettigelse på en måde, der både er struktureret og formel. For yderligere at forbedre sin evaluering af troværdigheden af støttemodtagernes programmer til reform af forvaltningen af de offentlige finanser er Kommissionen ved at udvikle en evalueringsmetode til brug i delegationerne.

Projektbetalinger

20. Rettens revision af forskudsbetalingerne viste, at de var uden væsentlige fejl.

21. Selv om Kommissionen greb ind for at lette det revisionsarbejde, der skulle udføres, fik Retten ikke udleveret alle de nødvendige oplysninger og den nødvendige dokumentation vedrørende 10 transaktioner forvaltet af internationale organisationer (18). Retten kan derfor ikke afgive en erklæring om disse transaktioners formelle rigtighed. Retten noterer, at den kontrollant, som af Kommissionen havde fået mandat til at aflægge revisionsbesøg i en af disse organisationer (19), havde rapporteret et lignende problem. 21. Kommissionen støtter fuldt ud Rettens anmodninger om information. Den erkender, at i forbindelse med to organisationer, der tegnede sig for fem transaktioner, nåede den krævede dokumentation for sent frem på trods af Kommissionens indgriben. Disse organisationer er imidlertid i stigende grad villige til at samarbejde. Kommissionen har siden da gjort de pågældende organisationer opmærksomme på, at det under hensyn til Rettens stramme tidsfrister, er vigtigt, at der sker rettidig indsendelse af de oplysninger, der anmodes om.

22. Rettens revision af de reviderede betalinger viste, at der var en væsentlig fejlfrekvens, der indvirkede på betalingernes beløb (20). Fejlfrekvensen og typerne samt indvirkningen af de kvantificerbare fejl vises i bilag 1 (del 1, 1.3 og 1.4 ). 22. Kommissionen har oprettet et kontrolsystem, der er baseret på arbejde udført af eksterne revisorer, tilsynsførende og intern kontrol, som forebygger eller påviser og afhjælper mange fejl, inden der foretages betalinger. Det må imidlertid erkendes, at visse delegationer arbejder under særligt vanskelige vilkår, således som det var tilfældet i Angola, der indgik i Rettens revision. Kommissionen forbedrer til stadighed sit kontrolsystem og søger at opnå en passende balance mellem omkostningseffektivitet og tilstrækkelig sikkerhed.

23. De kvantificerbare fejl, Retten konstaterede, er navnlig af følgende typer: a) støtteberettigelse: Udgifter der var påløbet uden for gennemførelsesperioden, som overskred det afsatte budget, eller som vedrørte ikke støtteberettigede poster b) faktisk forekomst: mangel på fakturaer eller andre bilag c) nøjagtighed: regnefejl.

24. De ikke kvantificerbare fejl, Retten konstaterede, vedrører navnlig overensstemmelse med de bankgarantier, der efter bestemmelserne skal stilles, den anvendte kontrakttype, synligheden af den finansielle støtte fra EUF, forudgående godkendelse af indkøbsdokumenter og kontraktlige frister for fremlæggelse af finansielle beretninger. 24. Kommissionen har fulgt Rettens anbefalinger og truffet foranstaltninger til at skærpe kontrollen med bankgarantier, og fastlæggelsen af nye instrukser vedrørende synlighed er ved at være afsluttet. De andre forhold, Retten har påpeget, er i høj grad knyttet til projektgennemførelse og dermed til problemer i marken.

25. Hovedparten af fejlene burde være blevet opdaget og korrigeret af de lokale tilsynsførende eller de anvisningsberettigede, før betalingerne blev godkendt (jf. punkt 33 og 34). Hovedparten af de tilfælde, hvor der manglede bilag, drejer sig om afslutning af gamle projekter under 7. EUF i Angola, som var blevet gennemført i en periode med væbnet konflikt og politisk uro. Både fordi situationen var vanskelig, og fordi der var gået så lang tid, siden projekterne sluttede, var det yderst vanskeligt for delegationen, som desuden ikke havde været ansvarlig for forvaltningen af disse projekter at fremskaffe de nødvendige bilag. 25. Der er specifikke risici forbundet med at forvalte samarbejdet i lande, der er ramt af særlige vanskeligheder som f.eks. krige, uroligheder m.m., således som det var tilfældet i Angola. Omfanget af problemet med manglende dokumentation, der blev konstateret af Retten i Angola, bør på ingen måde opfattes som værende generelt for alt AVS-samarbejde, således som det fremgår af de fremragende resultater fra de andre reviderede organer.

Betalinger vedrørende budgetstøtte

26. Rettens revision af betalingerne vedrørende budgetstøtte viste, at de var behæftet med en væsentlig frekvens af ikke kvantificerbare fejl. Retten konstaterede f.eks., at der manglede bevis på, at overførsler i udenlandsk valuta var regnskabsført i overensstemmelse med de gældende regler, at Kommissionen havde baseret sin vurdering af overensstemmelse med bestemmelserne på forældede data eller slet ikke havde foretaget en vurdering, at analysen af de faktorer, som hindrede gennemførslen af reformerne af forvaltningen af de offentlige finanser, var utilstrækkelig, og at der var brugt en forkert referenceperiode til vurderingen af indikatoropfyldelsen (jf. punkt 44-46). 26. Kommissionen bemærker, at i en række tilfælde skyldes disse ikke-kvantificerbare fejl manglende gennemsigtighed i finansieringsaftaler, der blev indgået inden vedtagelsen af den seneste vejledning i 2007. Nyere finansieringsaftaler, der er i overensstemmelse med 2007-vejledningen, er mere klart strukturerede. Det forventes, at betalinger, der foretages på grundlag af disse nyere aftaler, vil føre til mere entydige evalueringer og mærkbart færre fejl. Hertil kommer, at Kommissionen gennem sine tjenestegrene informerer bredt om behovet for en mere struktureret og formel tilgang til evaluering af budgetstøtte. I februar 2009 reviderede Kommissionen endvidere de finansielle kredsløb for budgetstøtte med henblik på at styrke den finansielle kontrol i godkendelsesprocessen. Det forventes at føre til yderligere forbedring af betalingsevalueringerne og dermed også til øget efterlevelse af de betingelser, der er fastsat i finansieringsaftalerne.

Den årlige aktivitetsrapport og erklæring fra generaldirektøren for EuropeAid

27. Ved sin undersøgelse af den årlige aktivitetsrapport og erklæring fra generaldirektøren for EuropeAid for regnskabsåret 2008 vurderede Retten, om disse dokumenter giver et retvisende billede (dvs. uden væsentlig fejlinformation) af, hvor effektive de indførte procedurer er. Den vurderede navnlig, om overvågnings og kontrolsystemerne giver den fornødne sikkerhed for, at transaktionerne er formelt rigtige.

28. Som nævnt i punkt 4 har EuropeAid til opgave at implementere hovedparten af de instrumenter vedrørende bistand til tredjelande (21), der finansieres over Det Europæiske Fællesskabs almindelige budget og over EUF. I den årlige aktivitetsrapport og erklæringen skelnes der ikke mellem det almindelige budget og de EUF finansierede foranstaltninger, der indebærer samme iboende risici og er omfattet af stort set ens implementeringsordninger. Rettens bemærkninger om den årlige aktivitetsrapport og erklæringen samt om overvågnings og kontrolsystemerne sigter derfor medmindre andet anføres til hele EuropeAids ansvarsområde.

29. Den årlige aktivitetsrapport stemmer overens med Rettens revisionsresultater vedrørende implementeringen og resultaterne af de indførte overvågnings- og kontrolsystemer. Retten noterer, at kvaliteten af den årlige aktivitetsrapport er væsentlig bedre end tidligere år: Den er bedre struktureret, klarere og mere informativ, navnlig gennem en udvidet brug af kvantitative indikatorer. Konklusionerne om, hvordan resultaterne af de forskellige kontroller bidrager til generaldirektøren sikkerhed, kan dog stadig blive mere eksplicitte. En nøgleindikator for den anslåede finansielle effekt af resterende fejl, efter at alle forudgående og efterfølgende kontroller er blevet gennemført, ville også give generaldirektøren et mere solidt grundlag for at afgøre, om den ligger lavere end de fastsatte væsentlighedskriterier. 29. Kommissionen erkender, at den som led i sin fortsatte indsats for at forbedre det generelle interne kontrolsystem er nødt til at foretage yderligere forbedringer af opbygningen af systemerne til kontrol med ekstern bistand og øge deres bidrag til generaldirektørens revisionserklæring. EuropeAid vil på den baggrund og i tilknytning til Kommissionens arbejde angående acceptabel risiko gennemføre en revision af sin kontrolstrategi i 2010.

30. Den årlige aktivitetsrapport henviser til en betydelig personalemangel (22). Det anføres, at den store andel af korttidsansatte i EuropeAids centrale tjenestegrene og den dermed forbundne personaleomsætning fører til et tab af institutionel hukommelse, som indvirker negativt på den operationelle forvaltnings kontinuitet og synlighed og står i vejen for en produktiv udnyttelse af ressourcerne. Andelen af ledige stillinger i delegationerne fremstilles som faretruende høj og på vej opad. 30. Personaleudskiftningen hænger sammen med, at kontraktansatte højst kan være ansat i tre år i Bruxelles. For at begrænse risikoen for at miste »institutionel hukommelse« om sagsbehandlingen på grund af personaleudskiftning har EuropeAid truffet en række foranstaltninger: rapportering, obligatoriske overdragelsesnoter i overensstemmelse med interne kontrolstandarder, og systematisk kontrol med kontraktansatte, der gennemføres af tjenestemænd i delegationerne.

31. I årsberetningen om EUF for regnskabsåret 2007 anbefalede Retten, at der gennemføres en undersøgelse af, om EuropeAids centrale tjenestegrene og delegationerne har de fornødne menneskelige ressourcer med de kvalifikationer, der skal til for at sikre kontrollernes kvalitet (23). Den anbefalede også, at der — da budgetstøtten bliver mere og mere omfattende — udvikles en politik for menneskelige ressourcer på grundlag af en analyse af, hvilke kvalifikationer og hvilken viden der er behov for til forvaltning af denne støtte (24). 31. I en situation med ansættelsesstop frem til 2013 søger EuropeAid at løse personaleproblemer gennem tre forskellige tiltag: Gennemførelse af årlige detaljerede behovsevalueringer under hensyn til arbejdspresset for de afdelinger i delegationerne, der beskæftiger sig med operationelle og finansielle anliggender og kontrakter og revisioner; udvælgelse og ansættelse af personale med kvalifikationer og færdigheder, der modsvarer behovene; sammensætning af juryer med henblik på at sikre dækning af alle relevante geografiske og tematiske arbejdsområder, og endelig er der fastlagt et omfattende uddannelsesprogram, som er i overensstemmelse med de nuværende behov for forvaltning af ekstern bistand i delegationer og hovedkvarteret. Ansøgere til stillinger på budgetstøtteområdet testes og udvælges ud fra deres kendskab og kvalifikationer på dette område. Uddannelsestiltagene inden for budgetstøtte er øget fra 7 kurser i 2006 til 14 i 2007 og 24 i 2008. Dette supplerer uddannelsen i hovedkvarteret, hvor den gennemsnitlige deltagelse fra delegationerne er på 40 %. Der afholdes også årlige regionale seminarer for ansatte på budgetstøtteområdet.

32. Generaldirektøren for EuropeAid erklærer, at han har opnået rimelig sikkerhed for, at de kontrolprocedurer, der er indført, giver den fornødne garanti for, at transaktionerne er formelt rigtige, mens Rettens revision viste en væsentlig fejlfrekvens. Retten fandt, at effekten af en række nylige foranstaltninger endnu ikke fuldt ud kunne ses i 2008, men at der fortsat blev gjort store fremskridt, og at udformningen eller implementeringen af en række kontroller kan blive bedre (jf. punkt 33-43). En oversigt over resultaterne af Rettens opfølgning på centrale bemærkninger i revisionserklæringen vises i bilag 2 . 32. EuropeAid's kontrol er af en sådan art, at den dækker hele cyklussen for sine flerårige projekter, og det er herved muligt at forebygge eller påvise de fleste af de finansielle fejl under det normale kontrolforløb. Kommissionens efterfølgende kontroller bekræfter - og reducerer yderligere - de meget få resterende fejl. Kommissionen erkender imidlertid, at effekten af de nylige forbedringer af det generelle kontrolsystem endnu ikke var fuldt synlig i 2008, og at det stadig er muligt at forbedre systemet.

Systemernes effektivitet

De anvisningsberettigedes forudgående kontrol

33. Retten vurderede, at den forudgående kontrol delvis effektivt opdager og korrigerer fejl, navnlig for så vidt angår beregning af anmeldte beløb, adgang til krævede bilag og overensstemmelse med udbudsbestemmelserne. De fejl, Retten konstaterede i Angola, skyldes som nævnt i punkt 25 ekstraordinære forhold og rejser ikke tvivl om delegationens ordning med forudgående kontrol.

Tilsynet med gennemførelsesorganisationerne

34. Som i tidligere år konstaterede Retten store svagheder ved gennemførelsesorganisationernes, de tilsynsførendes og de nationale anvisningsberettigedes finansielle procedurer og kontroller: a) Gennemførelsesorganisationernes væsentligste svagheder var utilstrækkelige bilags- og arkiveringsprocedurer og regnskabssystemer, som ikke sikrer, at udgifterne registreres og rapporteres korrekt. b) Kvaliteten af de tilsynsførendes kontroller af bygge og anlægskontrakter var i nogle tilfælde ikke god nok. c) Kontrollerne er ikke dokumenteret godt nok og ikke effektive, fordi der mangler kapacitet eller ejerskab i hovedparten af de nationale anvisningsberettigedes tjenestegrene. 34. Støtten til organisationer med ansvar for gennemførelse af EUF-finansierede projekter er allerede betydelig og omfatter skriftlige retningslinjer, en ajourført EuropeAid-hjemmeside vedrørende finansiering og kontrakter, uddannelse i marken og rådgivning på stedet, der varetages af personale fra delegationernes afdelinger for finansielle og kontraktlige spørgsmål. For AVS-landenes vedkommende blev der i 2008 i marken tilbudt 150 dages uddannelse i finansielle og kontraktlige spørgsmål og 20 revisionskurser. 94 % af pladserne var besat af nationale anvisningsberettigede, fagministerier og projektpersonale. a) Kommissionen har udviklet forskellige informations- og forvaltningsværktøjer, der navnlig tager sigte på tekniske assistenter (specifik vejledning) og ngo'er ( 23. og 24. marts 2009 blev der afholdt et seminar med Concorde-gruppen om disse spørgsmål). Den fortsætter sin indsats for inden for den nærmeste fremtid at tilvejebringe et sæt værktøjer til finansiel forvaltning for de støttemodtagende organisationer. b) Kommissionen har fastlagt en særlig arbejdsbeskrivelse for den tekniske infrastrukturrevision, som er tilgængelig for delegationerne fra og med 2009. c) Der er undertegnet en ny uddannelseskontrakt i 2009 for at sikre kontinuiteten i uddannelsen for nationale anvisningsberettigede. Hertil kommer, at der er fastlagt et stort antal programmer, der skal styrke de nationale anvisningsberettigedes kapacitet.

35. Delegationerne var generelt klar over disse svagheder og havde kun i begrænset omfang forladt sig på kontrollerne. De havde også truffet passende foranstaltninger til afhjælpning af de konstaterede svagheder, navnlig ved at kræve lovpligtige revisioner og efterprøvelse af udgifter, før projekterne afsluttes finansielt, iværksætte tekniske revisioner af løbende bygge- og anlægskontrakter og yde faglig bistand for at styrke kapaciteten i de nationale anvisningsberettigedes tjenestegrene. Herudover gik EuropeAid i 2008 i gang med at få fremstillet bedre vejlednings og kommunikationsredskaber, der skulle afhjælpe tilbagevendende svagheder hos de endelige modtagere og gennemførelsesorganisationerne. 35. Kommissionen er tilfreds med Rettens vurdering af de foranstaltninger, delegationerne har truffet for at afhjælpe svagheder, der er konstateret hos de nationale anvisningsberettigede, og af den støtte, der er ydet til støttemodtagere og gennemførelsesorganisationer.

Eksterne revisioner

36. Finansiel revision og systemrevision af projekterne, før den endelige betaling finder sted, er et centralt element i EuropeAids overvågnings og kontrolsystemer (25). Ganske vist var det nye standardrevisionsmandat endnu ikke fuldt ud operationelt i 2008, der var det første implementeringsår, men anvendelsen af det på ca. to tredjedele af de revisioner, der blev igangsat, og indførelsen af et ledelsesinformationssystem (CRIS Audit) er et vigtigt skridt i retning af at sikre en mere ensartet rapportering fra revisorerne samt passende overvågning af revisionerne og analyse af resultaterne af revisionen (26). 36. Den udbredte anvendelse af standardiserede arbejdsbeskrivelser og af CRIS-Audit vil bidrage til at forbedre revisionernes kvalitet og konsolidere revisionsresultaterne.

37. Rettens revision viste, at delegationerne ikke fulgte EuropeAids operationelle retningslinjer konsekvent, da de udarbejdede deres årlige revisionsplan for 2008, og at det ikke var klart, hvordan de risikobaserede revisioner var blevet udtaget, og dermed heller ikke, hvor meget disse bidrager til generaldirektørens sikkerhed. EuropeAid er dog helt bevidst om behovet for forbedringer i denne henseende: Det opprioriterede standard 6 for intern kontrol »Risikostyring« i sin årlige forvaltningsplan for 2008, og der er vedtaget en række aktioner, navnlig personaleuddannelse, for at sikre, at denne standard implementeres mere effektivt. 37. For at øge regelmæssigheden af delegationernes bidrag til den årlige revisionsplan vil der skulle anvendes et harmoniseret format fra og med den årlige revisionsplan for 2010. Der indgår en vis grad af fleksibilitet i risikoanalysen, hvilket er nødvendigt i en kompleks kontekst for ekstern støtte, der til stadighed ændrer sig. De grundlæggende metodeprincipper, som der er redegjort detaljeret for, vil imidlertid skulle respekteres. Det er Kommissionens overbevisning, at disse revisioner vil øge den årlige revisionsplans gennemsigtighed og kvalitet.

38. Gennemførelsesgraden for de årlige revisionsplaner var lav: 56 % af revisionerne på den årlige revisionsplan for 2008 blev igangsat i året, mens de øvrige blev udsat eller undertiden aflyst, og 67 % på den årlige revisionsplan for 2007 var afsluttet ved udgangen af 2008. Det skyldes delvis at den årlige revisionsplan ikke er planlagt hensigtsmæssigt, at revisionsprocessen tager lang tid, og at delegationerne kun har begrænset kapacitet til at tilrettelægge revisioner og følge op på dem. 38. Kommissionen vil gerne understrege de vedvarende fremskridt, der er gjort med gennemførelsen af de årlige revisionsplaner. Der blev i 2008 afsluttet 455 revisioner, hvilket er en stigning på 35 % i forhold til 2007 (337). EuropeAid's ledelse har siden 2008 ført regelmæssigt tilsyn med gennemførelsen af de årlige revisionsplaner. EuropeAid's centrale tjenestegrene vil fortsætte med at yde bistand til delegationerne for at forbedre deres revisionsplanlægning. Delegationerne er i forbindelse med forberedelsen af de årlige revisionsplaner for 2009 blevet opfordret til at være særligt opmærksomme på de disponible ressourcer.

39. Trods gentagne påmindelser fra EuropeAids centrale tjenestegrene var der mange delegationer, som ikke registrerede samtlige data i CRIS Audit i rette tid, og det truer nytteværdien af dette it system. EuropeAids retningslinjer for kontrolansvarlige fra november 2008 tager fat på denne svaghed. 39. 2008 var det første år med obligatorisk anvendelse af CRIS-Audit. CRIS-Audit har generelt været anvendt korrekt. Kommissionen anerkender imidlertid, at det er nødvendigt at gøre fremskridt med hensyn til rettidig upload af dokumenter.

EuropeAids centrale tjenestegrenes overvågning

40. De revisioner, EuropeAids centrale tjenestegrene får udført i henhold til rammekontraktaftalen, bliver kvalitetskontrolleret. EuropeAid analyserer også resultaterne af disse revisioner og følger som nævnt i punkt 35 op på tilbagevendende revisionsresultater konstateret hos de endelige modtagere og gennemførelsespartnere. Kontoret foretog også kvalitetskontrol af en stikprøve af revisioner, som delegationerne havde fået udført. Endnu er der ikke gennemført en samlet analyse af revisionsresultaterne og anbefalingerne fra de revisioner, som delegationerne havde fået udført. 40. Fra og med 2009 vil EuropeAid's centrale tjenestegrene fokusere deres kvalitetskontrol af revisionsrapporter på kontrahenter, der ikke er omfattet af rammekontrakten. Hertil kommer, at en række forbedringer af CRIS-Audit, der skal foretages, vil gøre det lettere at analysere det arbejde, der gøres af revisorer, som ikke er omfattet af rammekontrakten.

41. Indførelsen af CRIS Audit må hilses velkommen. Det må stadig forbedres noget, så det bliver muligt at vurdere udgifternes revisionsdækning og anvende dette system mere produktivt til indsamling og analyse af samt reaktion på revisionsresultater og anbefalinger. 41. CRIS-Audit's funktionaliteter forbedres til stadighed for at gøre optimal brug af databasen.

42. I 2008 aflagde EuropeAids centrale tjenestegrene 8 kontrolbesøg. Disse besøg var alle veltilrettelagt og mundede ud i relevante anbefalinger, som kan bidrage til at forbedre den interne kontrol i de kontrollerede delegationer.

43. Som anført i Rettens årsberetning om EUF for regnskabsåret 2007 (27)er EuropeAids system til transaktionsbaseret efterfølgende kontrol en effektiv mekanisme til identifikation af overensstemmelsesfejl, der indvirker på transaktionerne, men det er mindre effektivt, når det drejer sig om at identificere fejl, som indvirker på betalingens beløb. Retten noterede, at det ansvarlige direktorat havde udvidet omfanget af disse kontroller af EUF's operationer i 2008: Direktoratet kontrollerede systematisk en stikprøve af dokumentationen for de anmeldte udgifter og nøjagtigheden af de beregninger, der begrunder prisændringer. Desuden indførte det en halvårlig opfølgning på de foranstaltninger, delegationerne traf for at afhjælpe de forhold, som blev konstateret ved kontrollerne. En sådan tilgang kan sandsynligvis gøre den transaktionsbaserede efterfølgende kontrol mere relevant og effektiv med hensyn til såvel undersøgelsen af transaktionernes formelle rigtighed som vurderingen af kvaliteten af de anvisningsberettigedes forudgående kontrol. 43. Hvad angår transaktionsbaseret efterfølgende kontrol, er EuropeAid i øjeblikket i færd med at vurdere, om den kontrol, der gennemføres af direktoratet med ansvar for AVS-landene, bør udvides til at omfatte andre regioner. Dette vil imidlertid afhænge af tildelingsprioriteter og tilgængelige ressourcer.

Budgetstøtte

44. I henhold til Cotonouaftalen ydes der budgetstøtte, såfremt forvaltningen af de offentlige udgifter er tilstrækkelig gennemsigtig, ansvarlig og effektiv (28). Kommissionen fortolker denne betingelse dynamisk (29). Den mener, at de svagheder, som indvirker på forvaltningen af de offentlige finanser på det tidspunkt, hvor finansieringsafgørelsen træffes, ikke er til hinder for lanceringen af et budgetstøtteprogram, hvis viljen til reform er der, og hvis de planlagte reformer bedømmes til at være tilfredsstillende. Europa-Parlamentet har sat spørgsmålstegn ved Kommissionens »dynamiske fortolkning« af budgetstøttekriterierne og anført, at budgetstøtte kun skal ydes i lande, der allerede opfylder minimumsstandarderne for en troværdig forvaltning af de offentlige finanser (30). 44. Kommissionen har redegjort nøje for sin fremgangsmåde ved evaluering af berettigelse til budgetstøtte som svar på de holdninger, der er formuleret af Retten og Parlamentet. Brevet fra kommissær fra Louis Michel af 9. januar 2009 til Retten, med kopi til Europa-Parlamentet, redegør således nøje for Kommissionens holdning. Det understreges heri, at Kommissionens fremgangsmåde er på linje med den, der anvendes af andre vigtige donorer (f.eks. Den Internationale Valutafond og Verdensbanken). Det bemærkes samtidigt, at en fremgangsmåde, der er baseret på minimumsstandarder, ikke er i overensstemmelse med OECD's retningslinjer for støtte til reform af offentlig finansforvaltning eller med Paris- og Accra-principperne om bistandseffektivitet.

45. I årsberetningerne om EUF for regnskabsårene 2006 (31)og 2007 (32)anbefalede Retten, at overensstemmelse med Cotonouaftalen benchmarkes mod basale krav. Kommissionen tilsluttede sig ikke denne anbefaling, da den ikke mener, at det er hensigtsmæssigt at opstille fælles minimumsstandarder, som anvendes ens på alle lande. Som Europa-Parlamentet påpegede i sin betænkning om decharge for regnskabsåret 2007 (33), giver denne tilgang Kommissionen en høj grad af skønsudøvelse, hvad der nødvendiggør en lige så høj grad af klarhed og åbenhed. Som Retten anførte det i sin særberetning nr. 2/2005 om budgetstøtten over EUF til AVS-landene (34), bør vurderingen af, om Cotonouaftalens krav er opfyldt, derfor opstilles struktureret og standardiseret. 45. Kommissionen forstår og accepterer kravet om endnu større gennemsigtighed i forbindelse med behandlingen af budgetstøtten. Kommissionen foreslår i den sammenhæng mere dybtgående dækning af budgetstøttespørgsmål i de fremtidige årsberetninger om »Det Europæiske Fællesskabs udviklingspolitik og gennemførelsen af bistand til tredjelande«. Kommissionen erkender, at der kan gennemføres forbedringer ved anvendelse af en mere struktureret og formaliseret tilgang til evaluering af budgetstøtteberettigelse - i overensstemmelse med Cotonou-aftalen. Kommissionen er derfor i færd med at forbedre sin vejledning om budgetstøtte for at optimere sin tilgang.

46. Som nævnt i Rettens årsberetning om EUF for regnskabsåret 2007 (35)er finansieringsaftalerne under budgetstøtteprogrammer finansieret under 9. EUF ofte ufuldstændige eller uklare, og de afstikker dermed ikke tilstrækkelig klare rammer for en struktureret og standardiseret vurdering. I 2008 noterede Retten, at der var opnået en stor forbedring med finansieringsaftaler under budgetstøtteprogrammer finansieret under 10. EUF. I nogle tilfælde kan både de prioriterede foranstaltninger, modtagerlandet skal træffe vedrørende forvaltningen af de offentlige finanser, og de informationskilder, der bruges til kontrol af, om de aftalte betingelser er opfyldt, stadig præciseres bedre. 46. Kommissionen ser med tilfredshed på Rettens anerkendelse af den øgede klarhed i forbindelse med de seneste finansieringsaftaler. Samtidigt erkender Kommissionen også, at der kan foretages yderligere forbedringer og udvikler derfor sin vejledning yderligere for at afhjælpe de mangler, der påpeges af Retten med hensyn til formulering af klare forventninger til reform inden for forvaltning af offentlige finanser og overvågning af fremskridtet på disse områder.

Intern revision

47. Den interne revisionsfunktion (IAC) fungerede effektivt og i overensstemmelse med sit primære formål: at give generaldirektøren sikkerhed med hensyn til effektiviteten og produktiviteten af risikostyring, kontrol og interne styringsprocesser i EuropeAid. Ifølge IAC viser resultaterne af arbejdet i 2008, at systemerne ikke har væsentlige svagheder, som kan bevirke, at systemet til intern kontrol som helhed betragtet fungerer mindre godt. Retten skal påpege, at IAC's revision ikke kunne opnå fuld sikkerhed for CRIS-EUF systemets kapacitet til at producere pålidelige og nøjagtige driftsmæssige data fra januar 2009. 47. Da IAC-revisionen blev gennemført, var det nye CRIS-system stadig under udvikling. Der var imidlertid truffet alle nødvendige foranstaltninger for at systemet kunne tages i brug i starten af 2009. Migrationen til det nye CRIS/ABAC-system skete efter tidsplanen, og arbejdet gik i gang på normal vis i starten af 2009.

48. Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) udførte sammen med IAC en fælles revision af det AVS ansvarlige direktorats procedurer for finansiel forvaltning for så vidt angår de delegationer, som udfører dekoncentreret forvaltning, og yderligere en revision af inddrivelser (36). Revisionsresultaterne stemmer overens med Rettens for så vidt angår forvaltningen af bankgarantier (jf. punkt 24), anvendelsen af CRIS Audit (jf. punkt 39), og den centrale opfølgning på revisioner, som delegationerne har fået iværksat (jf. punkt 40).

49. IAS udførte en opfølgningsrevision af implementeringen af FAFA (37). Konklusionen er, at kontrolmiljøet bør styrkes på både partner og projektplan, navnlig ved forbedring af samordning og forståelse med FN-organerne om efterprøvelses og sikkerhedsspørgsmål. 49. Beretningen anerkendte de fremskridt, der er gjort med gennemførelsen af de fleste af anbefalingerne. Spørgsmålet om efterprøvelse blev drøftet på det 6. FAFA-møde i Bruxelles (i april 2009). Revisionsmandaterne anvendes konsekvent af Kommissionen under kontrolbesøg hos FN-partnere.

Konklusioner og anbefalinger

50. På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at EUF's regnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2008, i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling og af resultaterne af transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og de regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt. Retten skal gøre opmærksom på bemærkningen i punkt 15 om hensættelse til imødegåelse af påløbne omkostninger.

51. På grund af de forhold, der er beskrevet i punkt 21, kunne Retten ikke fuldt ud revidere stikprøvens 10 betalinger afholdt til en række internationale organisationer. Derfor kan Retten ikke afgive en erklæring om den formelle rigtighed af udgifter på 190 millioner euro, dvs. 6,7 % af årets udgifter.

52. Med de begrænsninger, der er omhandlet i det forudgående punkt, konkluderer Retten på grundlag af sin revision, at for så vidt angår det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2008: 52.

a) var EUF's indtægter og forpligtelser uden væsentlige fejl

b) var EUF's betalinger behæftet med væsentlige fejl. Den mest sandsynlige fejlprocent ligger på mellem 2 % og 5 %. b) Kommissionen vil gerne påpege, at den samlede fejlprocent i meget høj grad var påvirket af, at en delegation måtte arbejde i kølvandet på en konflikt.

53. På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at EuropeAids overvågnings- og kontrolsystemer delvis effektivt sikrer, at betalingerne er formelt rigtige. Bilag 1, del , giver et overblik over Rettens vurdering af EuropeAid's overvågnings- og kontrolsystemer (38).

54. I 2008 fortsatte EuropeAid med at gennemføre betydelige forbedringer af sine overvågnings- og kontrolsystemer. Kontoret tog de nye revisionsmandater i brug og implementerede et ledelsesinformationssystem, CRIS Audit, som skulle forbedre EuropeAids kapacitet til at planlægge og overvåge revisioner samt til at analysere og følge op på revisionsresultaterne og anbefalingerne. Den årlige aktivitetsrapport er bedre struktureret, klarere og mere informativ, især fordi der i større omfang er anvendt kvantitative indikatorer. Konklusionerne om, hvordan resultaterne af de forskellige kontroller bidrager til generaldirektørens sikkerhed, kan stadig blive klarere, og der bør stadig udvikles en nøgleindikator vedrørende den anslåede finansielle effekt af de fejl, der resterer efter, at alle de forudgående og efterfølgende kontroller er blevet udført. 54. Kommissionen erkender, at den som led i sin fortsatte indsats for at forbedre det generelle interne kontrolsystem er nødt til at foretage yderligere forbedringer af opbygningen af systemerne til kontrol med ekstern bistand og øge deres bidrag til generaldirektørens revisionserklæring. EuropeAid vil på den baggrund og i tilknytning til Kommissionens arbejde angående acceptabel risiko gennemføre en revision af sin kontrolstrategi i 2010.

55. EuropeAid har udformet en omfattende kontrolstrategi og bestræber sig fortsat på at sikre, at kontrollerne gennemføres mere produktivt og effektivt. Følgende anbefalinger bør ses i den sammenhæng: 55.

a) De forudgående kontroller bør forbedres ved, at der fokuseres mere på centrale risici. a) Forudgående kontrol af hver transaktion inden godkendelse er den vigtigste kontrolmekanisme, når der skal sikres overensstemmelse med reglerne. Forudgående kontrol er vigtig, fordi den forebygger fejl og reducerer behovet for efterfølgende korrigerende foranstaltninger. Der tages hensyn til risikoniveauet i forbindelse med den kontrol, der gennemføres. EuropeAid har gennemført en række foranstaltninger, navnlig på uddannelsesområdet, for bedre at kunne tage hensyn til tilbagevendende risici.

b) De årlige revisionsplaner bør udarbejdes på grundlag af en mere struktureret risikoanalyse og en mere realistisk vurdering af de ressourcer, der kan afsættes til formålet. b) Der indgår en vis grad af fleksibilitet i risikoanalysen, som skal gennemføres i forbindelse med den årlige revisionsplan, hvilket er nødvendigt i en kompleks kontekst for ekstern støtte, der til stadighed ændrer sig. De grundlæggende metodeprincipper, som der er redegjort detaljeret for, vil imidlertid skulle respekteres. Delegationerne er i forbindelse med forberedelsen af de årlige revisionsplaner for 2009 blevet opfordret til at være særligt opmærksomme på de disponible ressourcer.

c) Implementeringen af de årlige revisionsplaner bør overvåges nøje hele året, så væsentlige afvigelser opdages, og der i rette tid kan træffes korrigerende foranstaltninger. c) Siden juni 2008 er der på forvaltningsmøderne regelmæssigt ført tilsyn med og gjort rede for gennemførelsen af de årlige revisionsplaner. Oversigten over gennemførelse for de enkelte geografiske områder og hovedkvarterer/delegationer gør det muligt at foretage passende korrigerende foranstaltninger.

d) CRIS Audits funktionaliteter bør udvikles, så de muliggør en mere produktiv og effektiv overvågning af revisionerne samt analyse af og opfølgning på revisionsresultater og –anbefalinger. d) CRIS-Audit bliver forbedret løbende. For eksempel er hver revision, der er indgået kontrakt om, siden starten af 2009 automatisk blevet knyttet sammen med et CRIS-Audit-nummer, som fuldstændiggør registreringen under CRIS-Audit. Der er planlagt andre forbedringer i de kommende måneder som f.eks. mere nøjagtig registrering af revisionsresultater og af ikke-støtteberettigede udgifter.

e) EuropeAid bør sikre, at delegationerne registrerer data i CRIS Audit i fuldt omfang og i rette tid. e) I starten af 2008 udsendte generaldirektøren en vejledningsskrivelse, hvori de berørte tjenester (i hovedkvarteret og delegationerne) blev anmodet om at indføre alle revisioner i CRIS-Audit. Det blev der ført tilsyn med i 2009, og de ansvarlige enheder har jævnligt mindet de revisionsansvarlige om denne forpligtelse.

f) I lyset af resultaterne af den metode, det AVS ansvarlige direktorat har fastlagt, bør EuropeAid gennemføre en undersøgelse af systemet til transaktionsbaseret efterfølgende kontrol med henblik på en vurdering af behovet og muligheden for at udvide omfanget af sådanne kontroller. f) Hvad angår transaktionsbaseret efterfølgende kontrol, er EuropeAid i øjeblikket i færd med at vurdere, om den kontrol, der gennemføres af direktoratet med ansvar for AVS-landene, bør udvides til at omfatte andre direktorater. Dette vil imidlertid afhænge af tildelingsprioriteterne og tilgængelige ressourcer.

56. For så vidt angår budgetstøtte anbefaler Retten, at EuropeAid: 56.

a) fortsat bestræber sig på at underbygge sine afgørelser om berettigelse til budgetstøtte med en struktureret, standardiseret påvisning af, at modtagerlandet har et relevant reformprogram, som sikrer, at alle væsentlige svagheder afhjælpes inden for en overskuelig fremtid, og af, at landet forpligter sig til at gennemføre det a) Kommissionen er enig og er ved at revidere sin vejledning yderligere for at tage hånd om dette spørgsmål. Den forventer at være færdig hermed ved udgangen af 2009. Kommissionen agter også at øge åbenheden omkring sit budget yderligere ved forbedret rapportering.