DA Den Europæiske Unions Tidende C 229/1

Forretningsorden for Konferencen af de Europæiske Parlamenters Europaudvalg

2011/C 229/01

PRÆAMBEL

Hensigten med denne forretningsorden er at lette og forbedre arbejdet i forbindelse med Konferencen af de Europæiske Parlamenters Europaudvalg (1), i det følgende benævnt COSAC, der blev etableret i Paris den 16.-17. november 1989.

Forretningsordenen kan finde anvendelse på andre parlamentsudvalgs møder, som parlamentet i den medlemsstat, der har formandskabet for Rådet, i det følgende benævnt formandskabets parlament, indkalder til.

Medlemmerne af COSAC agter at arbejde i overensstemmelse med retningslinjerne for interparlamentarisk samarbejde i EU som vedtaget på EU-parlamentsformandskonferencen den 19.-21. juni 2008 i Lissabon og i henhold til deres egen parlamentariske praksis (2).

Denne forretningsorden, der blev vedtaget på den 45. COSAC-konference den 29.-31. maj 2011 i Budapest, erstatter den forretningsorden, der blev vedtaget på den 38. COSAC-konference den 14.-16. oktober 2007 i Estoril.

1. COSAC's OPGAVER OG BEFØJELSER

1.1. COSAC giver mulighed for regelmæssig udveksling af synspunkter uden at anfægte den kompetence, der tilkommer de parlamentariske organer i Den Europæiske Union.

1.2. I henhold til Lissabontraktaten kan COSAC forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen de bidrag, som den finder hensigtsmæssige, og fremme udveksling af oplysninger og bedste praksis mellem de nationale parlamenter og Europa-Parlamentet, herunder mellem deres fagudvalg. Den kan ligeledes afholde interparlamentariske konferencer om specifikke emner, navnlig for at drøfte spørgsmål vedrørende den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik, herunder den fælles sikkerheds- og forsvarspolitik.

1.3. Bidrag fra COSAC forpligter ikke de nationale parlamenter og foregriber ikke deres holdning.

2. AFHOLDELSE AF MØDER

2.1. Plenarmøder

Der afholdes et plenarmøde i COSAC under hvert formandskab, idet der tages hensyn til medlemsstaternes forskellige parlamentariske praksis, valgperioder samt datoerne for helligdage i medlemsstaterne. Datoen for næste møde fastsættes og bekendtgøres senest på det foregående møde.

2.2. Ekstraordinære møder

Ekstraordinære møder i COSAC afholdes, når dette anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og repræsentanterne for Europa-Parlamentet.

2.3. Formandsmøder

Formændene for Europaudvalgene og Europa-Parlamentets repræsentant(er) afholder et forberedende møde forud for plenarmøderne i COSAC efter aftale med COSAC's formandstrojka. Hver delegation består af to medlemmer af den pågældende delegations parlament.

2.4. Ekstraordinære formandsmøder

Formændene for Europaudvalgene og Europa-Parlamentets repræsentanter afholder ekstraordinære møder, såfremt dette foreslås af formandskabets parlament efter samråd med formandstrojkaen, eller såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og repræsentanterne for Europa-Parlamentet.

2.5. COSAC's formandstrojka

COSAC's formandstrojka består af delegationerne fra formandskabets og det foregående og det næste formandskabs nationale parlamenter samt Europa-Parlamentet. Hver delegation består af to medlemmer af den pågældende delegations parlament.

2.6. Arbejdsgrupper

COSAC kan beslutte at nedsætte en arbejdsgruppe til undersøgelse af et bestemt emne, der har relation til aktiviteterne i Den Europæiske Union. En sådan arbejdsgruppe skal ligeledes nedsættes, såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og repræsentanterne for Europa-Parlamentet. Formanden for Europaudvalget i formandskabets parlament fungerer som formand for arbejdsgruppen. Parlamentssekretariatet i formandskabets parlament fungerer som sekretariat for arbejdsgruppen bistået af COSAC-sekretariatet.

2.7. Dokumentation for møderne

Senest to uger før alle de ovennævnte møder sendes dagsordenen for det pågældende møde til medlemsstaternes parlamenter og Europa-Parlamentet, som tilsvarende får mødeprotokollen tilsendt senest to uger efter mødets afholdelse.

2.8. Mødested

Møderne finder sted i den medlemsstat, der har formandskabet. Ekstraordinære møder, formandsmøder, COSAC's formandstrojkas møder og møder i arbejdsgrupper kan dog afholdes et andet sted.

2.9. Indkaldelse

COSAC's plenarmøder, Europaudvalgsformændenes møder, ekstraordinære møder og arbejdsgruppemøder indkaldes af formandskabets parlament.

2.10. Mødernes forberedelse

Delegationerne kan sende breve/dokumenter vedrørende emner på dagsordenen til formandskabets parlaments sekretariat, og formandskabets parlament kan også udarbejde et diskussionsoplæg til konferencen.

2.11. Tilrettelæggelse af møderne

COSAC udarbejder en rullende, langsigtet mødekalender.

3. SAMMENSÆTNING

3.1. Plenarmøder og ekstraordinære møder

Hvert af de nationale parlamenter repræsenteres af maksimalt 6 medlemmer fra dets Europaudvalg. Europa-Parlamentet repræsenteres af 6 medlemmer. Hvert parlament fastlægger sammensætningen af sin egen delegation.

3.2. Observatører fra parlamenter i kandidatlande

Tre medlemmer af parlamentet i hvert kandidatland inviteres som observatører til COSAC's plenarmøder og ekstraordinære møder. To medlemmer af parlamentet i hvert kandidatland inviteres som observatører til Europaudvalgsformændenes møder.

3.3. Andre observatører, specialister og særlige gæster

Formandskabet inviterer observatører fra Generalsekretariatet for Rådet og Kommissionen, og formandskabet kan invitere observatører fra EU-medlemsstaternes ambassader og, efter samråd med formandstrojkaen, fra andre nationale parlamenter samt specialister og særlige gæster.

3.4. Offentlig adgang til møder

COSAC's møder er offentlige, medmindre andet besluttes.

4. MØDERNES BETEGNELSE

4.1. Betegnelsen for plenarmøderne og de ekstraordinære møder er »Konference af de Europæiske Parlamenters Europaudvalg — COSAC«, idet der før navnet anføres mødets nummer i møderækken med romertal, og efter navnet tilføjes dato og sted for mødet.

5. DAGSORDEN

5.1. Før hvert års sidste plenarmøde udpeger delegationerne de emner, som de foreslår behandlet det følgende år. Dette spørgsmål drøftes ved slutningen af mødet. Under hensyntagen til bestemmelserne i artikel 10 i Lissabontraktatens protokol om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union foreslår formandskabstrojkaen ved hvert formandskabs begyndelse et eller flere emner fra Rådets, Europa-Parlamentets og Kommissionens arbejdsprogram eller fra forslag fra medlemmer af COSAC fremkommet under ovennævnte møde.

5.2. De vigtigste sager på hvert forslag til dagsorden skal have tilknytning til COSAC's rolle som organ for udveksling af oplysninger og bedste praksis mellem de europæiske parlamenter, navnlig om de praktiske aspekter af parlamentarisk kontrol.

5.3. Formanden for formandskabets parlaments Europaudvalg udarbejder forslag til dagsorden efter samråd med formændene for Europaudvalgene og Europa-Parlamentets repræsentant(er). Delegationerne kan foreslå formandskabets parlament, at et bestemt emne optages på eller tages af udkastet til dagsorden.

5.4. Den endelige dagsorden vedtages på selve mødet.

6. SPROG

6.1. Hver enkelt delegation er ansvarlig for, at de dokumenter, som den fremlægger, oversættes til engelsk og/eller fransk.

6.2. De deltagende parlamenter modtager konferencedokumenterne på engelsk og/eller fransk. Hvert enkelt parlament er ansvarligt for oversættelse af dokumenterne til dets nationale sprog.

6.3. Der vil på plenarmøderne ske simultantolkning til de officielle EU-sprog.

6.4. COSAC's bidrag udfærdiges i ét eksemplar på engelsk og fransk, idet hver af disse tekster har samme gyldighed.

7. BIDRAG FRA COSAC

7.1. COSAC kan sende bidrag til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen i henhold til Lissabontraktatens protokol om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union.

7.2. Hver delegation kan foreslå, at COSAC vedtager et bidrag. Der udarbejdes et udkast til bidrag, såfremt dette foreslås af formandskabets parlament efter samråd med formandstrojkaen, eller såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og Europa-Parlamentets repræsentanter, eller såfremt det besluttes på et møde i COSAC.

7.3. Udkast til bidrag skal forelægges delegationerne i god tid før det relevante møde i COSAC, således at de har rimelig tid til behandling og bemærkninger.

7.4. Det endelige udkast til bidrag udarbejdes på formændenes forberedende møde under for det relevante møde i COSAC. Udkastet skal omfatte alle delegationernes observationer og bemærkninger, herunder eventuelle stemmeforklaringer.

7.5. COSAC bestræber sig almindeligvis på at vedtage bidrag i bred enighed. Hvis dette ikke er muligt, vedtages bidrag med kvalificeret flertal på mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer. Flertallet på tre fjerdedele af de afgivne stemmer skal samtidig udgøre mindst halvdelen af alle stemmer.

7.6. Hver delegation har to stemmer.

7.7. Efter vedtagelsen offentliggøres bidraget i Den Europæiske Unions Tidende på alle Den Europæiske Unions officielle sprog.

7.8. Efter vedtagelsen sender formandskabets parlament bidraget til formændene for Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen og opfordrer dem til at reagere på bidraget.

8. FORMANDSKABETS PARLAMENTS ROLLE

8.1. Formandskabets parlaments Europaudvalg har formandskabet for COSAC under det pågældende formandskab.

8.2. Formandskabets parlaments sekretariat udarbejder dokumenterne til møderne. Det bistås af COSAC-sekretariatet.

8.3. Møderne ledes af formanden eller formændene for formandskabets parlaments Europaudvalg.

8.4. Formanden for formandskabets parlaments Europaudvalg fremlægger forslag til en tidsplan for mødet og talerne, som højst må vare fire minutter, medmindre andet vedtages på mødet.

8.5. Formandskabets parlaments sekretariat udarbejder et kort referat af mødet på grundlag af et udkast fra COSAC-sekretariatet.

8.6. Formanden for formandskabets parlaments Europaudvalg fremlægger forhandlingernes konklusioner, således som disse er udarbejdet af formandstrojkaen.

8.7. Formandskabets parlament varetager sekretariatsopgaverne for COSAC's aktiviteter under dets formandsperiode. COSAC-sekretariatet yder bistand.

9. COSAC-SEKRETARIATET

9.1. COSAC-sekretariatet sammensættes af embedsmænd fra formandstrojkaens parlamenter og et fast medlem, der støtter sekretariatet i dets virksomhed.

9.2. Embedsmændene fra formandstrojkaens parlamenter udpeges af hvert af de pågældende parlamenter for en periode på 18 måneder, der ikke kan forlænges.

9.3. Det faste medlem udpeges af COSAC-formændene på forslag af formandstrojkaen. Han eller hun skal være embedsmand i et nationalt parlament og udpeges for en periode på to år med mulighed for forlængelse én gang.

9.4. COSAC-sekretariatet bistår formandskabets parlament med alle deres opgaver. Medlemmerne af COSAC-sekretariatet udfører deres hverv under COSAC-formandskabets og formandstrojkaens politiske ansvar eller i henhold til de afgørelser, der træffes på COSAC's møder. Det faste medlem koordinerer hele COSAC-sekretariatets virksomhed under ledelse af formandskabets parlament.

9.5. Udgifter til udstationering af sekretariatets faste medlem i Bruxelles og andre nødvendige tekniske udgifter i forbindelse med sekretariatet afholdes i fællesskab af de parlamenter, der ønsker at bidrage. Beløb og betalingsbetingelser for de samfinansierede udgifter fastsættes i en aftale mellem de deltagende parlamenter.

10. COSAC'S KONKLUSIONER OG KOMMUNIKEER

10.1. Hvis COSAC beslutter at vedtage konklusioner eller udstede et kommunike, udarbejder formandstrojkaen et udkast.

10.2. Udkast til konklusioner skal forelægges delegationerne i god tid før det relevante møde i COSAC, således at de har rimelig tid til behandling og bemærkninger.

10.3. Konklusioner og/eller kommunikeer sendes til de nationale parlamenter, Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af formandskabets parlaments sekretariat.

11. ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN

11.1. COSAC-delegationerne kan fremsætte forslag til ændring af forretningsordenen. Forslagene skal fremsættes skriftligt over for alle de europæiske parlamenter mindst en måned før møderne i COSAC.

11.2. Forslag til ændring af forretningsordenen sættes på dagsordenen for det første møde i COSAC efter forslagets fremlæggelse.

11.3. Vedtagelse af forslaget kræver enstemmighed blandt de delegationer, der er til stede på mødet. Delegationers undladelse af at stemme kan ikke forhindre vedtagelse af forslaget.

11.4. Quorum er mindst to tredjedele af delegationerne.

11.5. Hver delegation har en stemme.

12. IKRAFTTRÆDEN

12.1. Denne forretningsorden er udfærdiget i ét eksemplar på engelsk og fransk, idet hver af disse tekster har samme gyldighed, og offentliggøres på Den Europæiske Unions officielle sprog. Den træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) Ved »de europæiske parlamenter« forstås Den Europæiske Unions medlemsstaters nationale parlamenter (i det følgende benævnt »de nationale parlamenter«) og Europa-Parlamentet.

(2) Som anført i protokollen om de nationale parlamenter falder den måde, hvorpå de nationale parlamenter udøver kontrol med deres regering i relation til Den Europæiske Unions aktiviteter, ind under den enkelte medlemsstats særlige forfatningsmæssige system og praksis.