22.

I forbindelse med de fem udbudsprocedurer ønsker F4E at fremsætte følgende kommentarer: Beløb tildelt de forskellige kontrakter: Retten bemærker, at F4E på tidspunktet for iværksættelse af udbuddene (2013 og 2014) ikke havde tildelt de forskellige kontrakter et beløb på de 6,6 mia. EUR. Som F4E tidligere har anført, blev det reducerede budget på 6,6 mia. EUR opstillet på grundlag af antagelserne i Toschi-rapporten, som blev foretaget på WBS-niveau 3 (system) og 4 (anskaffelsesordninger) og ikke på niveau 6 (kontrakter). Dette skyldtes, at detaljeringsgraden for, hvordan det samlede omfang på det pågældende tidspunkt ville være blevet fordelt mellem forskellige kontrakter, ikke var ensartet over de forskellige systemer. Derfor var det nødvendigt at overvåge udviklingen i omfanget og de tilhørende omkostninger på niveau 3 og 4, hvilket muliggjorde en direkte sammenligning med Toschi-grundlaget og i forhold til de 6,6 mia. EUR. Afvigelse fra det tildelte beløb over omkostningsgrundlaget: Det tilfælde, som anføres af Revisionsretten, vedrører et udbud på bygningsområdet, hvor omkostningerne steg ud over den oprindeligt tildelte andel af budgettet, fordi udformningen kun var defineret på et lavt niveau (på funktionelt specifikationsniveau), og kravene fra IO til stadighed blev ændret, bl.a. som følge af nye krav fra den franske sikkerhedsmyndighed. For at imødegå omkostningsrisici og minimere omkostningsvirkninger, som primært skyldtes de konstante ændringer i projektresultaternes omfang, F4E har oplevet på nogle områder, det har haft ansvaret for, især med hensyn til bygningerne, blev der fremlagt en detaljeret analyse af årsager og erfaringer for F4E's bestyrelse i december 2014. Det er blevet påvist, at forsinkelser med levering af inputdata og stadige ændringsanmodninger fra IO og øgede sikkerhedskrav efter Fukushima-ulykken bremser fremskridtene med F4E's arbejde og fører til talrige afvigelser med meget store omkostningsvirkninger. Selv om F4E har truffet afhjælpende foranstaltninger for at dæmme op for omkostningerne, har det i mange tilfælde været uundgåeligt at gennemføre de ændringer, projektet fik pålagt, med de dertil knyttede omkostninger. Mangler i vurderingen af de finansielle tilbud: F4E finder ikke, at der var mangler i vurderingen af de finansielle tilbud. Det skal erindres, at opfølgning og kontrol med udviklingen af omfanget og omkostningerne i den forbindelse på tidspunktet for de pågældende udbudsprocedurer blev foretaget på niveau 3 og 4. Det skal også understreges, at når F4E har tildelt en større kontrakt, er der ud over den obligatoriske henstilling fra forretningsudvalget altid — før kontrakttildelingen — blevet afholdt særlige møder med den anvisningsberettigede med henblik på at give et fuldstændigt billede af både omkostningsberegning og risikoaspekter. Når disse udbudsprocedurer blev indledt, havde projektgruppelederen allerede anslået de mulige omkostninger ved udbuddet (dvs. gennem egen vurdering, input fra eksperter eller overslag fra branchen) og sikret sig, at det oprindelige omfang var dækket til en pris, som ville gøre det muligt at holde de samlede omkostninger på WBS-niveau 4 inden for det allokerede loft. Det arbejde, der nu er udført på centralt plan for at definere et forventet tidspunkt for afslutning (EAC) på WBS-niveau 6, giver en bedre tilgang til yderligere at kontrollere og begrænse omkostningerne. I tilfælde af at kontrakten indeholder muligheder, der beløber sig til 32 mio. EUR og ekstraomkostninger, skal det bemærkes, at disse muligheder skal dække potentielle risici for hele anskaffelsesordningen (TF-spoler). Risicienes finansielle virkninger blev styret på anskaffelsesordningsniveau (dvs. på WBS-niveau 4). I dette særlige system opnåede F4E nemlig en samlet besparelse, idet den samlede finansielle værdi af de tre kontrakter, som blev tildelt med henblik på fremstilling af TF-spolerne, faktisk ligger ca. 50 mio. EUR under det beløb, der var bevilget til TF-spoler på niveau 4 (svarende til det reducerede budget på 6,6 mia. EUR). Dette beløb ligger et godt stykke over de 32 mio. EUR, der er knyttet til denne kontrakts muligheder, og det er derfor mere end tilstrækkeligt til at dække risici ikke blot for denne kontrakt, men også for de to øvrige kontrakter. Det er også vigtigt at bemærke, at der nu er lav sandsynlighed for disse risici (i øjeblikket under 5 %) takket være den risikoreduktionsstrategi, F4E vedtog for disse tre kontrakter. Forsinkelser i udbudsprocedurerne: F4E mener ikke, at disse forsinkelser udgør en svaghed i udbudsprocedurerne, da de faktisk stemmer overens med det særlige miljø, F4E opererer i (manglende konkurrence og komplekse kontrakter), og med behovet for at søge omkostningsbesparelser ved at sørge for, at specifikationerne er tilstrækkeligt modne, før udbudsprocedurerne indledes. Uforudset udbud: I arbejdsprogrammet for 2014 var F4E nødt til at indføje et væsentligt udbud, selv om det ikke oprindelig var planlagt i grundscenariet for JT60SA-projektet efter den bredere strategi. Det blev indledt efter en ekspertudtalelse for at overvinde en uforudset teknisk vanskelighed. Udbuddet og de potentielle risici og skaden på omdømme, hvis det blev undladt, blev drøftet på bestyrelsens møde i december 2013, hvor det blev vedtaget hurtigst muligt at gå videre med dette væsentlige udbud. Dette supplerende udbud blev dog gennemført inden for rammerne af beløbet til uforudsete udgifter, som var bevilget til dette særlige projekt, og selv om det skulle gå stærkt, lykkedes det F4E at fastholde en rimelig konkurrence og opnå en økonomisk pris. Vurdering af de tekniske tildelingskriterier: De tekniske specifikationer blev udarbejdet på grundlag af resultatet af ekspertundersøgelsen, og kravene i specifikationerne dækkede fuldt ud de væsentlige krav. Begge de bydendes eksplicitte accept af alle kravene (i form af en behørigt udfyldt »overensstemmelsesmatrice«) gav sammen med beskrivelsen af den foreslåede fremstillingsproces og risikovurderingen, der var vedhæftet tilbuddene, fuld forsikring om buddenes tekniske kvalitet. På dette grundlag vedtog bedømmelsesudvalget enstemmigt, at det var berettiget at tildele begge tilbuddene den højeste tekniske score. Brug af forhåndsmeddelelse: F4E mener ikke, at dette udgjorde en svaghed i udbudsproceduren, da der blev truffet afhjælpende foranstaltninger for at øge konkurrencen. I de tre udbud, Revisionsretten har udpeget, blev der ikke offentliggjort nogen forhåndsmeddelelse, da dette ikke på det pågældende tidspunkt var forudsat i de interne procedurer (dette blev ændret i mellemtiden med henblik på at imødegå de risici, der var fremhævet ved andre revisioner, og nu er det obligatorisk at benytte forhåndsmeddelelser ved udbud over 10 mio. EUR). F4E mener at have afbødet risikoen for ringe konkurrence ved at gennemføre tre målrettede aktioner (infodage, events såsom et erhvervsforum, markedsundersøgelser, brug af ILO-netværk osv.). Denne formidlingsstrategi anses for at være mere effektiv end blot at offentliggøre en forhåndsmeddelelse gennem EUT, eftersom den mere direkte henvender sig til de relevante økonomiske aktører.