EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2020/1886

af 14. maj 2020

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2018, Sektion IX — Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

EUROPA-PARLAMENTET,

— der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2018, Sektion IX - Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse,

— der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,

— der henviser til udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender,

— der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0029/2020),

A. der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren ønsker at understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden og gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

1. bemærker med tilfredshed, at Revisionsretten i sin årsberetning om årsregnskabet for 2018 for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (»EDPS«) ikke har konstateret nogen alvorlige svagheder med hensyn til de reviderede emner menneskelige ressourcer og udbud;

2. noterer sig, at Revisionsretten ifølge EDPS' årlige aktivitetsrapport undersøgte en transaktion fra regnskabsåret 2018, og at denne undersøgelse ikke gav anledning til nogen bemærkninger;

3. glæder sig over Revisionsrettens konklusion om, at betalingerne som helhed vedrørende administrationsudgifter for EDPS for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2018, var uden væsentlig fejlforekomst, og at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer var effektive; noterer sig Revisionsretten anmodning om genindførelse af den efterfølgende kontrol, hvilket nu igen er på plads;

4. beklager, som en generel bemærkning, at kapitel 10 »Administration« i Revisionsrettens årsberetning har et ret begrænset omfang og begrænsede konklusioner, uanset at udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme anses for at være et område med lav risiko;

5. noterer sig, at Revisionsretten udtog en stikprøve på 45 transaktioner fra udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme for alle Unionens institutioner og organer; bemærker, at stikprøven var udformet med henblik på at være repræsentativ for udgifter afholdt under udgiftsområde 5, som udgør 6,3 % af Unionens budget; bemærker, at Revisionsrettens arbejde viser, at administrationsudgifterne udgør en lav risiko; mener imidlertid, at antallet af transaktioner, der er udvalgt for »øvrige institutioner«, er utilstrækkeligt, og anmoder Revisionsretten om at øge antallet af transaktioner, der skal undersøges, med mindst 10 %;

6. minder om, at EDPS ikke er et decentraliseret EU-agentur, og er af den opfattelse, at til trods for dens budget udgør en meget lille andel af Unionens budget, bør Revisionsretten ikke desto mindre behørigt gennemgå lovligheden og regelmæssigheden af EDPS' transaktioner, da gennemsigtighed er afgørende for alle EU-organers fyldestgørende funktion; noterer sig, at EDPS hverken er omfattet af Revisionsrettens beretning om gennemførelsen af Unionens budget for 2018 eller af dens beretning for 2018 om EU-agenturer og andre organer; understreger imidlertid, at oplysninger om resultaterne af Revisionsrettens eksterne uafhængige revisioner bør være offentligt tilgængelige for alle EU-organer; opfordrer derfor Revisionsretten til at genoverveje sin holdning og begynde at offentliggøre revisionsrapporter, der omfatter EDPS fra og med det kommende år; anmoder derfor om, at Revisionsretten offentliggør separate årlige aktivitetsrapporter om årsregnskaberne for dette vigtige EU-organ, som har til formål at sikre, at EU-institutioner og -organer fuldt ud respekterer retten til privatlivets fred og databeskyttelse;

7. glæder sig over EDPS' generelt forsigtige og forsvarlige økonomiske forvaltning; bemærker, at EDPS foretog en klar sondring mellem såkaldte nuværende eller nye aktiviteter; bemærker en stigning på 1,54 % for de nuværende aktiviteter i overensstemmelse med dens sparepolitik, der for de fleste budgetposter medførte en fastfrysning ved en stigning på 0 %; bemærker imidlertid stigningen for de nye aktiviteter, hovedsagelig som følge af oprettelsen af en ny EU-enhed kaldet Det Europæiske Databeskyttelsesråd og dets dermed forbundne aktiviteter (hvilken enhed indledte sin virksomhed den 25. maj 2018);

8. bemærker, at EDPS i 2018 havde et samlet budget på 14 449 068 EUR (i forhold til 11 324 735 EUR i 2017), hvilket svarer til en stigning på 27,59 % i forhold til 2017-budgettet (en forhøjelse af budgettet på 21,93 % fra 2016 til 2017); glæder sig over, at der blev indgået forpligtelser for 93,7 % af alle bevillinger ved udgangen af 2018 i forhold til 89 % i 2017; bemærker med bekymring, at budgetgennemførelsen med hensyn til betalingsbevillinger svarer til 75,2 % (i forhold til 77 % i 2017) af alle bevillinger;

9. minder om nødvendigheden af budgetoverslag for at sikre effektive budgetresultater i de kommende år; anerkender eksistensen af forhold, som har en afgørende indvirkning, såsom EDPS' lønbudget med en andel på mere end 53 %, hvorved selv en moderat personaleudskiftning har en betydelig indvirkning på den samlede budgetgennemførelsesgrad; anerkender, at budgetoverslagene med hensyn til det nyligt oprettede Europæiske Databeskyttelsesråd, først vil blive nøjagtige efter et par års virksomhed;

10. noterer sig med interesse, at EDPS lancerede en ny åben udvælgelsesprøve for at oprette en pulje af højt kvalificerede databeskyttelseseksperter for at opfylde sine fremtidige rekrutteringsbehov; anerkender i forbindelse med planlægningen af ansættelse af personale, at EDPS anmodede om en moderat stigning på seks ansatte i forbindelse med forberedelsen af oprettelsen af Det Europæiske Databeskyttelsesråd;

11. anerkender, at 2018 var afgørende for EDPS som følge af vedtagelsen af forordning (EU) 2016/679 (1) og direktiv (EU) 2016/680 (2) i 2016 i forbindelse med moderniseringen af databeskyttelsesreglerne; bemærker, at de nye opgaver og ansvarsområder i kraft af forordning (EU) 2016/679 vil kræve yderligere ressourcer i fremtiden; noterer sig, at EDPS havde 97 ansatte i 2018 (sammenlignet med 55 i 2013); anmoder dog EDPS om at analysere situationen med hensyn til potentielle effektivitetsgevinster, der udelukkende opstår i forbindelse med reorganisering og omfordeling af opgaver;

12. bemærker, at Det Europæiske Databeskyttelsesråd, der består af 28 medlemsstaters databeskyttelsesmyndigheder og EDPS, blev oprettet som følge af denne nye lovgivning for at sikre en konsekvent gennemførelse af forordning (EU) 2016/679 i hele Unionen; bemærker, at en betydelig del af EDPS tid og indsats i begyndelsen af 2018 gik med at støtte Det Europæiske Databeskyttelsesråds sekretariat og selv deltage fuldt ud som medlem af rådet;

13. bemærker, at efter de nye regler om behandling af personoplysninger skal EU-institutionerne og -organerne også sikre, at de overholder disse regler, herunder for så vidt angår forvaltningen og styringen af deres IT-infrastrukturer og -systemer; anerkender, at EDPS udvidede sit katalog med specifikke retningslinjer og indledte et program for at kontrollere, at reglerne overholdes af EU-organer;

14. bemærker, at der er behov for større gennemsigtighed og samarbejde mellem de europæiske databeskyttelsesmyndigheder; understreger betydningen af samarbejdet mellem EDPS og de nationale databeskyttelsesmyndigheder i medlemsstaterne for at sikre et effektivt tilsyn og samarbejde om forberedelsen af den nye retlige ramme; opfordrer EDPS til at informere Parlamentets Budgetkontroludvalg om de opnåede resultater;

15. anerkender, at EDPS årligt offentliggør data om sit interinstitutionelle samarbejde gennem serviceleveranceaftaler med hensyn til lægebehandling, oversættelse/tolkning, catering og uddannelse og for så vidt angår administrative aftaler for byggeri, logistik, sikkerhedstjenester og IT osv.; glæder sig over indgåelsen af et aftalememorandum mellem EDPS og Det Europæiske Databeskyttelsesråd (primært vedrørende IT), som gør det muligt for det nye EU-organ at drage fordel af alt det arbejde, der er udført af EDPS i de seneste år;

16. glæder sig over EDPS' hensigt (i forbindelse med moderniseringen af dens udbudsprocedurer) om at installere en elektronisk arbejdsgang for at etablere en papirløs måde at arbejde på; understreger betydningen af det interinstitutionelle samarbejde mellem EDPS og Kommissionen om udbud, økonomisk forvaltning og menneskelige ressourcer; glæder sig over serviceleveranceaftalen med Kommissionens Generaldirektorat for Budget og Generaldirektorat for Informationsteknologi om IT-værktøjerne »ABAC« og »Sysper II«, som der blev anmodet om i den seneste dechargeberetning; tilskynder EDPS til at gøre fremskridt med hensyn til en sammenhængende politik for digitalisering af dens tjenester;

17. noterer sig, at den første handlingsplan for den etiske rådgiver blev gennemført fuldt ud, og at den anden rapport indeholder flere foranstaltninger, såsom revision af adfærdskodekser for tilsynsførende og personale, en revideret afgørelse om eksterne aktiviteter og eventuel tiltrædelse af det nye åbenhedsregister for EU-institutioner osv.; opfordrer EDPS til at gennemføre sådanne ønskede foranstaltninger så hurtigt som muligt; glæder sig over bevidstgørelsesmøderne i overensstemmelse med de etiske rammer; anmoder om, at der i den næste årlige aktivitetsrapport fremlægges detaljerede oplysninger om de resultater, der er opnået fra de etiske rammer;

18. glæder sig over, at de interne regler om whistleblowing, der blev vedtaget i 2016, vil blive ajourført med henblik på at styrke beskyttelsen af whistleblowere og påståede lovovertrædere; bemærker, at der findes nogle beskyttelsesforanstaltninger, såsom en risikovurdering og en adgang begrænset på grundlag af et strengt nødvendigt grundlag for de berørte sager; opfordrer EDPS til at anmode sin etiske rådgiver rette særlig opmærksomhed mod dette spørgsmål på det næste bevidstgørelsesmøde, der tilrettelægges for alle medarbejdere; bemærker med tilfredshed, at EDPS hidtil ikke har haft nogen tilfælde af whistleblowing;

19. gentager betydningen af databeskyttelse i forbindelse med cybersikkerhed; glæder sig over EDPS' bestræbelser på at vejlede EU-institutionerne om, hvordan personoplysninger beskyttes, når der gennemføres cybersikkerhedsforanstaltninger, om, hvordan omfattende informationssikkerhedsstyringssystemer kan tjene som grundlag for at opfylde både databeskyttelses- og cybersikkerhedsforpligtelser og om, hvordan databeskyttelses- og informationsforpligtelser kan foretages i forbindelse med brud på persondatasikkerheden; bemærker, at skandalen om Cambridge Analyticas misbrug af Facebook-data og den voksende dokumentation for ulovlig indblanding i valg kræver en reaktion fra EDPS; understreger, at EDPS skal bekæmpe potentielt misbrug af digitale data;

20. anerkender den merværdi, som gratis og offentligt tilgængelig (open source) software kan tilføre EDPS; understreger især deres rolle med hensyn til at øge gennemsigtigheden og undgå konsekvenser af leverandørfastlåsning; anerkender endvidere deres potentiale med hensyn til forbedring af sikkerheden, eftersom de gør det muligt at identificere og løse eventuelle svagheder; anbefaler på det kraftigste at gøre enhver form for software, der er udviklet til institutionen, offentligt tilgængeligt med gratis og offentligt tilgængelige softwarelicenser;

21. glæder sig over, at beslutningen om bekæmpelse af chikane er blevet gjort tilgængelig for hele personalet via EDPS' intranet; bemærker med tilfredshed, at EDPS i øjeblikket arbejder på at revidere afgørelsen om bekæmpelse af chikane samt på et mandat til at udpege flere fortrolige rådgivere; bemærker, at 69 % af kollegerne i 2018-personaleundersøgelsen bekræftede, at de var bekendt med den nuværende politik vedrørende psykisk og seksuel chikane; glæder sig over, at der blev uddannet én fortrolig rådgiver i 2018;

22. glæder sig over, at de tilsynsførendes CV'er og interesseerklæringer findes på EDPS' websted; noterer sig, at disse erklæringer nødvendigvis udfyldes af de pågældende personer selv, og at hverken EDPS eller dens etiske rådgiver har undersøgelsesbeføjelser til at sikre rigtigheden og fuldstændigheden af de indberettede data; opfordrer EDPS til at evaluere, hvordan systemet kan forbedres sammen med andre EU-institutioner og -organer;

23. opfordrer EDPS til at sikre offentliggørelse og regelmæssig opdatering på sit websted af alle dens retningslinjer og procedurer for de etiske rammer; opfordrer EDPS til at fortsætte sine bestræbelser på at forbedre de oplysninger, der er tilgængelige online, for så vidt angår gennemsigtighed og offentlig kontrol;

24. beklager, at der i den årlige aktivitetsrapport ikke var mere detaljerede oplysninger om konkrete foranstaltninger til, hvordan trivslen på arbejdspladsen kan forbedres; glæder sig imidlertid over, at beslutninger og politikker er blevet vedtaget og/eller gennemført i 2018, såsom en rapport om personaleundersøgelser, en revideret afgørelse om telearbejde og en revideret afgørelse om mentorordninger; anmoder EDPS om at give mere detaljerede oplysninger i den næste årlige aktivitetsrapport;

25. glæder sig over EDPS' initiativ i 2018 til i fremtiden kun at tilbyde lønnede praktikophold gennem programmet »Blue Book trainee«; bemærker, at denne ændring i EDPS' ansættelsesprocedurer blev foretaget på grundlag af en henstilling fra Ombudsmanden om at tilpasse kriterierne for deltagelse i forbindelse med lønnede praktikophold; gentager, at det er nødvendigt at sikre, at en passende godtgørelse betales til alle EU-institutionernes praktikanter for at undgå en forstærket forskelsbehandling i økonomisk henseende;

26. noterer sig med interesse, at der er 20 EU-nationaliteter blandt EDPS' ansatte (sammenlignet med 17 forskellige EU-nationaliteter i 2017); noterer sig med hensyn til kønsbalancen, at 40 % var mænd (sammenlignet med 32 % i 2017) og 60 % kvinder i EDPS; anerkender EDPS' fortsatte bestræbelser på at opnå balance under hensyntagen til EDPS' beskedne størrelse og særlige kerneaktiviteter;

27. noterer sig med interesse, at EDPS fik tildelt fire ekstra kontorer i MTS-bygningen, der i øjeblikket deles med Den Europæiske Ombudsmand; bemærker, at EDPS' personale, herunder Det Europæiske Databeskyttelsesråds sekretariat, forventes at vokse yderligere i 2020, og at der derfor er behov for en større udvidelse af hele bygningen; støtter EDPS i forbindelse med denne anmodning og opfordrer den til at underrette Parlamentets Budgetkontroludvalg om alle relaterede skridt og resultater;

28. glæder sig over de målrettede initiativer, som EDPS har taget for at reducere institutionens miljøaftryk; opfordrer EDPS til at udarbejde en konkret handlingsplan for at reducere dens miljøaftryk;

29. glæder sig over, at betydningen af EDPS' kommunikationsaktiviteter er steget betydeligt i de seneste år; anerkender bestræbelserne på at forbedre virkningen af dens tilstedeværelse online; noterer sig afholdelsen af to vigtige kommunikationskampagner, nemlig den internationale konference i 2018 med fokus på debat af etiske spørgsmål (og dermed nå ud til det størst mulige publikum med hensyn til debatten om digital etik), og i december 2018 dens kommunikationskampagne om den nye databeskyttelsesforordning for EU-institutioner;

30. minder om, at EDPS bruger en række centrale resultatindikatorer til at hjælpe med at overvåge sit arbejde og udnyttelsen af sine ressourcer; bemærker med tilfredshed, at EDPS i 2018 opfyldte eller oversteg de mål, der var fastsat i de fleste af de centrale resultatindikatorer (f.eks. med hensyn til den centrale resultatindikator 4 om aktørernes interesse med et mål om 10 høringer, hvor man nåede op på 13 høringer); bemærker, at gennemførelsen af de relevante strategiske mål er godt på vej, og at der ikke er behov for korrigerende foranstaltninger; opfordrer EDPS til at fortsætte arbejdet i denne retning;

31. glæder sig over, at EDPS følger næsten alle de 16 interne kontrolstandarder, som overvåges regelmæssigt for at sikre en sparsommelig, produktiv og effektiv opfyldelse af målene; bemærker, at den interne revisionstjeneste gennemførte en opfølgende revision af de udestående anbefalinger i en revision af de interne kontrolstandarder og konkluderede, at den interne kontrol var tilfredsstillende og effektiv;

32. bemærker, at den interne revisionstjeneste gennemførte en undersøgelse, der fokuserede på tre hovedområder (EDPS' styring i forbindelse med Det Europæiske Databeskyttelsesråd, rammerne for tilvejebringelse af menneskelige ressourcer, budget og finansiel forvaltning, og logistisk støtte til Det Europæiske Databeskyttelsesråd og EDPS' støtteteam), som var genstand for nøje kontrol; bemærker, at den interne revisionstjeneste har udarbejdet en endelig beretning, hvori alle anbefalinger kun blev anset for at være spørgsmål til overvejelse, og som ikke vil være genstand for nogen opfølgning fra den interne revisionstjeneste;

33. noterer sig, at udgifterne til oversættelse beløber sig til 337 057,35 EUR for EDPS og 516 461,90 EUR for Det Europæiske Databeskyttelsesråds aktiviteter; bemærker, at Det Europæiske Databeskyttelsesråd nyder godt af en kvote af gratis oversættelser, der udføres af Kommissionens Generaldirektorat for Oversættelse; bemærker, at behovet for hyppige oversættelser til alle Unionens officielle sprog kombineret med institutionens meget beskedne størrelse gør det umuligt at internalisere oversættelse ud fra et cost-benefit-synspunkt;

34. noterer sig, at personalets tjenesterejser indkodes i det integrerede tjenesterejsesystem, og at der uploades en missionsrapport som dokumentation i udgiftsopgørelsen; glæder sig over oplysningerne i den årlige aktivitetsrapport som anmodet om i den foregående dechargebetænkning, som ikke viser nogen væsentlige forskelle med hensyn til tjenesterejsers antal og omkostninger i de sidste fire år;

35. glæder sig over, at EDPS respekterer bedste praksis med at fastsætte en frist for indgivelse af den årlige aktivitetsrapport den 31. marts i året efter regnskabsåret; glæder sig derfor over, at EDPS vedtog sin årlige aktivitetsrapport inden den 26. marts 2019 for at give dechargemyndigheden mere tid til at gå i dybden med rapporten og til bedre at gennemføre dechargeproceduren;

36. fremhæver alt det arbejde, der er udført i de seneste år på områder som resultatbaseret budgettering, etiske rammer med alle de tilhørende regler og procedurer, øgede kommunikationsaktiviteter og det stigende antal foranstaltninger til forbedring af gennemsigtigheden; glæder sig over det store antal interinstitutionelle service- og samarbejdsaftaler; understreger betydningen af samarbejde og udveksling af erfaringer mellem EU-institutioner og -organer; foreslår, at muligheden for formaliserede netværksaktiviteter på forskellige områder analyseres med henblik på at dele bedste praksis og udvikle fælles løsninger;

37. understreger, at Det Forenede Kongeriges udtræden af Den Europæiske Union vil få en betydelig indvirkning på EDPS' planlagte arbejde; fremhæver betydningen af hurtig forhandling af en dataaftale med Det Forenede Kongerige.

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1).

(2) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 89).