Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret 2002, med agenturets svar

(2003/C 319/03)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret Det Europæiske Miljøagenturs regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Direktøren er i henhold til artikel 14 i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal også udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, som er vedtaget i henhold til artikel 14 i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik agenturets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige, jf. dog punkt 12 og 13 nedenfor.

BEMÆRKNINGER

Indledning

5. Agenturet blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 af 7. maj 1990(3). Agenturets hovedopgave er at indsamle, bearbejde og rettidigt formidle målrettede, relevante og pålidelige informationer om miljøsituationen og -udviklingen på europæisk plan i bred forstand - i bred forstand, fordi tredjelande har deltaget i agenturets arbejde siden dets oprettelse(4). Agenturet varetager denne opgave ved hjælp af et net af temacentre, hvis aktiviteter finansieres af agenturet. På grundlag af temacentrenes arbejde udarbejdes der regelmæssigt rapporter om miljøsituationen.

Budgetgennemførelsen

6. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2002 og af bevillingerne fremført fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1.

7. Regnskabsårets bevillinger beløb sig til 25,2 millioner euro, og der blev indgået forpligtelser for 24,6 millioner. Heraf blev 18 millioner euro udbetalt. Der er endnu engang fremført et væsentligt beløb - omend mindre end i tidligere regnskabsår - nemlig 7,2 millioner euro, hvoraf 5,8 millioner vedrørte aktioner, dvs. næsten 50 % af bevillingerne til dette område (12,1 millioner euro). Som fremhævet i Rettens beretning for regnskabsåret 2001(5) bør agenturet fortsat gøre en indsats for at få foretaget en nøjere vurdering af, om dets bevillingsfremførsler er velbegrundede.

8. Siden januar 2002 har agenturet delegeret finansfunktionen ud til de operationelle tjenester. Formålet med denne decentralisering er at styrke de operationelle tjenesters forvaltningskapacitet, afkorte fristerne og undgå, at bilagene spredes unødigt. Der burde være truffet foranstaltninger, der gør det muligt for finanstjenesten at føre tilsyn med agenturets aktiviteter og programmer. Ansvaret for disse er i dag ofte fordelt på flere tjenester.

Årsregnskabet

9. Tabel 2 og 3 er en oversigt over forvaltningsregnskabet og balancen, som agenturet har offentliggjort i sin årsberetning for regnskabsåret 2002.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

10. Ved beslutning af 4. marts 2002 etablerede direktøren en forskudsforvaltning, hvortil der blev stillet 200000 DKK til rådighed til dækning af agenturets udgifter til tjenesterejser og møder. Der bør fastlægges retningslinjer for forskudsforvaltningen, ligesom der bør føres et særskilt regnskab for finansforvaltningen, hvilket også fremgår af de finansielle bestemmelser. Der bør ligeledes træffes foranstaltninger til at få reduceret de omkostninger og risici, der er forbundet med forskudsforvaltningen (transport af store kontante pengebeløb).

11. Retten gjorde i sine årsberetninger for 1999, 2000 og 2001(6) opmærksom på, at betalingsanmodningerne ikke var tilstrækkeligt dokumenterede. En gennemgang af betalingsdossiererne i 2002 gjorde det klart, at situationen ikke er forbedret.

12. Den 5. februar 2002 indgik agenturet en aftale med et FN-kontor til et "beløb på højst" 345000 euro. Ifølge aftalen skulle hele beløbet betales ved aftalens underskrivelse. Beløbet er ikke blevet udbetalt, fordi finansinspektøren nægtede at påtegne betalingsanvisningen med den begrundelse, at forskuddet var for stort. Aftalen blev annulleret og erstattet af fem nye aftaler, som blev underskrevet i december 2002. Ifølge de nye aftaler skal der ved aftalernes underskrivelse betales et forskud på 95 %. Den måde, hvorpå agenturet forsøger at afhjælpe konsekvenserne af, at finansinspektøren har nægtet at påtegne betalingsanvisningen, er lige så kritisabel som den praksis, finansinspektøren nægtede at godkende.

13. Royal Awards Foundation, der har til formål at fremme miljøaktioner, blev oprettet i 1997 af agenturet og tre andre organisationer. Fonden benytter vederlagsfrit agenturets lokaler og udstyr til sit arbejde. Men hverken forordningen om oprettelse af agenturet eller de finansielle bestemmelser for agenturet giver agenturet hjemmel til at oprette sådanne fonde eller til at yde dem nogen som helst form for tilskud. Agenturets udgifter i denne forbindelse anslås til ca. 30000 euro som en éngangsudgift til etablering af fonden og 34000 euro om året til driften af fonden.

Forsvarlig økonomisk forvaltning

14. Dagshonorarerne til konsulenter er meget høje. I 2002 betalte agenturet et edb-konsulentfirma i alt 1,4 millioner euro, dvs. ca. 116000 euro om måneden, hvilket svarer til omkring otte eller ni fuldtidsansatte konsulenter. En gennemgang af dossiererne har vist, at nogle af disse konsulenter har arbejdet for agenturet i flere år og udfører opgaver af permanent art. Med henblik på en mere økonomisk forvaltning af agenturets midler kunne agenturet overveje at ansætte de eksperter, som det mere eller mindre permanent har brug for, direkte.

Agenturets opgaver og midler

15. I henhold til forordningen om oprettelse af agenturet har det til formål at forsyne Kommissionen og medlemsstaterne med miljøoplysninger om bestemte prioriterede områder. Med henblik herpå skal agenturet udføre forskellige opgaver, især indsamle og analysere data, formidle de oplysninger, der er nødvendige for at udforme og overvåge miljøforanstaltninger, samt offentliggøre rapporter om miljøsituationen. Disse opgaver udføres på grundlag af et arbejdsprogram. Der bør sikres bedre overensstemmelse mellem på den ene side arbejdsprogrammet og den almindelige budgetstruktur og på den anden side agenturets mål og opgaver, så agenturets indsats kan blive mere gennemsigtig, og agenturet bedre kan overvåge og vurdere effektiviteten af sin forvaltning.

16. F.eks. finansieres temacentrenes programmer over flere budgetposter, som forvaltes og overvåges af forskellige anvisningsberettigede. Denne praksis kombineret med, at aktionerne finansieres på så mange forskellige måder (regnskabsårets bevillinger, fremførte bevillinger, indtægter, som anvendes på ny, og formålsbestemte indtægter), bevirker, at hverken de forskellige sagsbehandlere eller selv finanstjenesten (jf. også punkt 8) har et samlet overblik over agenturets aktiviteter. Det er således umuligt at sammenholde agenturets mål med de forskellige finansierede programmer.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 er agenturets endelige samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2002, dateret den 20. august 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 6. oktober 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 120 af 11.5.1990, s. 1.

(4) I 2002 deltog foruden Island, Norge og Liechtenstein stort set alle kandidatlande i agenturets aktiviteter.

(5) EFT C 326 af 27.12.2002, s. 18.

(6) EFT C 373 af 27.12.2000, s. 7.

EFT C 372 af 28.12.2001, s. 9.

EFT C 326 af 27.12.2002, s. 17.

Tabel 1

Det Europæiske Miljøagentur - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger. Disse tabeller er en samlet oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Miljøagentur - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger.

Tabel 3

Det Europæiske Miljøagentur - Balance pr. 31. december 2002 og 31. december 2001NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

7. Beløbene for de fremførte bevillinger er i såvel absolutte som relative tal faldet i sammenligning med det foregående år. Agenturet (EEA) vil fortsat bestræbe sig på at begrænse fremførslen af betalingsbevillinger til det følgende år.

Det skal bemærkes, at 2,2 mio. euro ud af de nævnte 7,2 mio. euro i bevillingsfremførsler vedrører EEA-projekter, som finansieres gennem bevillingsaftaler indgået mellem EEA og Kommissionen. Budgetplanen for disse projekter er underlagt betingelserne i bevillingsaftalen og er i de fleste tilfælde flerårig.

Som følge af kvalitetssikringsprocedurer vil den endelige afregning af kontrakter med ETC (europæiske temacentre) for det meste finde sted i det år, der følger efter bevillingen af tilskuddet, og dette forhold begrunder således fremførslen af betalingsbevillinger.

8. EEA strammer sine krav med hensyn til det decentraliserede arkiveringssystem, idet der er blevet indført ensartede normer. Foranstaltningerne til støtte herfor er endnu ikke fuldt ud gennemført og udgør fortsat en prioritering: de kommer til at omfatte registre over undtagelser, risici og indkøb.

10. EEA har været omfattet af udvidelsen siden 2002, og der har været en række projekter, som inddrog eksperter fra ikke-EU-lande, hvorfor der har været behov for at forudbetale mødedeltagere fra ikke-EU-lande. EEA har truffet foranstaltninger til at mindske de risici, der er forbundet med kontant forudbetaling, og disse vil blive yderligere undersøgt. Forskudsforvaltningen har siden den 1. januar 2003 været ændret, så den nu er i overensstemmelse med Rettens bemærkninger.

11. EEA fortsætter sin indsats for at stramme op på dokumentationen og registreringen af faktureringsbilag, og der vil blive gjort en yderligere indsats i forlængelse af dossier-, arkiv- og postregistreringssystemet.

12. Omfanget af forskud vil fremover blive begrænset. Tilskudsaftaler indgået med internationale organer vil gradvist blive afviklet i forlængelse af den nye finansforordning.

13. EEA har siden 2003 faktureret alle omkostninger, som vedrørte denne aktivitet. Fondens bestyrelse overvejer nu på ny, om den fortsat skal benytte EEA's kontorlokaler.

14. EEA indgår kontrakt med konsulenter efter offentligt udbud og i forhold til markedspriserne. Agenturet er ved at danne sig et overblik over anvendelsen af konsulenter i agenturet og vil i denne forbindelse tage hensyn til arbejdets art og de langsigtede behov.

15. og 16. EEA er vidende om, at programmeringsstrukturerne, som de har udviklet sig i årenes løb, ikke længere er fuldt ud egnede. Fra og med den 1. januar 2004 vil der blive indført et nyt arbejdsprogram og en hertil knyttet budgetstruktur. I det nye program vil der blive lagt vægt på fastsættelse af klare mål og på en sammenkædning af disse mål med aktivitetsbaseret budgetlægning. Denne øvelse vil resultere i en klarere og mere konsekvent finansiel struktur for såvel EEA's erhvervsaktiviteter som for temacentrenes arbejde.