RETTENS BEMÆRKNINGER KOMMISSIONENS SVAR

INDLEDNING

1. Denne årsberetning indeholder Rettens vurdering af de europæiske udviklingsfonde (EUF). De centrale oplysninger om de reviderede aktiviteter og udgifterne i 2012 gives i tabel 1 .

Tabel 1 — De europæiske udviklingsfonde — Centrale oplysninger 2012 (millioner euro) Budgetafsnit Politikområde Beskrivelse Betalinger i 2012 Forvaltningsmåde De europæiske udviklingsfonde 8. EUF Aktionsudgifter Projekter 22 Decentral forvaltning Projekter 5 Direkte central forvaltning Projekter 2 Indirekte central forvaltning Projekter 0 Fælles forvaltning Budgetstøtte 0 Direkte central forvaltning Administrative udgifter 0 29 9. EUF Aktionsudgifter Projekter 383 Decentral forvaltning Projekter 95 Fælles forvaltning Projekter 90 Direkte central forvaltning Budgetstøtte 16 Direkte central forvaltning Projekter 15 Indirekte central forvaltning Administrative udgifter 0 599 10. EUF Aktionsudgifter Budgetstøtte 824 Direkte central forvaltning Projekter 775 Fælles forvaltning Projekter 624 Decentral forvaltning Projekter 299 Direkte central forvaltning Projekter 45 Indirekte central forvaltning Administrative udgifter 97 2 664 Aktionsudgifter i alt (projekter) 2 355 Aktionsudgifter i alt (budgetstøtte) 840 Administrative udgifter i alt 97 Betalinger i alt 3 292 – forskud 1 738 + afregninger af forskud 1 369 Revideret population 2 923 Specifikke forpligtelser i alt (37) 3 226 Samlede forpligtelser i alt (37) 3 163

Særlige karakteristika ved de europæiske udviklingsfonde

2. EUF er hovedinstrumentet for Den Europæiske Unions bistand til udviklingssamarbejde med staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet (AVS-staterne) og de oversøiske lande og territorier (OLT). Partnerskabsaftalen, der blev undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 for en periode af 20 år (»Cotonouaftalen«), er den nuværende ramme for Den Europæiske Unions forbindelser med AVS-staterne og OLT. Den er navnlig koncentreret om at mindske og med tiden udrydde fattigdom.

3. EUF finansieres af medlemsstaterne, er underlagt fondenes egne finansforordninger og forvaltes af Europa-Kommissionen uden for EU's almindelige budget. Den Europæiske Investeringsbank (EIB) forvalter investeringsfaciliteten, som hverken er omfattet af Rettens revisionserklæring eller af Europa-Parlamentets dechargeprocedure (1) (2).

4. EUF forvaltes næsten udelukkende af Kommissionens Generaldirektorat for Udvikling og Samarbejde (EuropeAid), som også forvalter en lang række af de udgifter, der afholdes over EU's budget (3) (4).

5. EUF-interventionerne gennemføres i form af projekter og budgetstøtte (5) ved hjælp af tre hovedordninger. I 2012 blev 43 % af betalingerne afholdt ved central forvaltning, 30 % ved decentral forvaltning, og 27 % ved fælles forvaltning (6) (jf. tabel 1 ).

6. De udgifter, denne beretning omhandler, afholdes under en bred vifte af bistandsordninger, der gennemføres i 79 lande. Bestemmelserne og procedurerne, inklusive dem, der gælder for udbud og indgåelse af kontrakter, er ofte komplekse. Retten har vurderet, at der er en høj iboende risiko.

7. På to områder — budgetstøtte (7) og EU-bidrag til multidonorprojekter, der gennemføres af internationale organisationer (8) som f.eks. FN — begrænser instrumenternes og betalingsbetingelsernes karakter sandsynligheden for fejl i transaktionerne, jf. Rettens revision med hensyn til formel rigtighed.

8. Budgetstøtte betales som støtte til en stats almindelige budget eller dens budget for en specifik politik eller et specifikt mål. Retten undersøger, om Kommissionen har overholdt de specifikke betingelser for at betale budgetstøtte til det pågældende partnerland og påvist, at de generelle støtteberettigelseskriterier (f.eks. fremskridt med hensyn til forvaltningen af offentlige finanser) er overholdt.

9. Kommissionen har imidlertid en betydelig fleksibilitet, når den skal afgøre, om disse generelle betingelser er opfyldt. Rettens revision med hensyn til formel rigtighed kan ikke fortsætte ud over det punkt, hvor bistanden er betalt til et partnerland. De overførte midler integreres derefter i modtagerlandets budgetmidler. Svaghed i dette lands finansielle forvaltning vil ikke generere fejl i forbindelse med Rettens revision med hensyn til formel rigtighed.

10. Kommissionens bidrag til multidonorprojekter samles i en pulje med andre donorers og er ikke øremærket til særlige identificerbare udgiftsposter.

KAPITEL I — 8., 9. OG 10. EUF

Gennemførelse

11. EUF-aftalerne indgås sædvanligvis for en forpligtelsesperiode på ca. fem år, men betalingerne kan afholdes over en længere periode. I 2012 blev der afholdt betalinger over 8., 9. og 10. EUF. 8. EUF (1995-2000) beløber sig til 14 625 millioner euro, og 9. EUF (2000-2007) til 15 200 millioner euro.

12. 10. EUF (2008-2013) beløber sig til 22 682 millioner euro. Af dette beløb er 21 967 millioner euro afsat til AVS-landene, og 285 millioner euro til OLT. Disse beløb er inklusive 1 500 millioner euro og 30 millioner euro til henholdsvis AVS-landene og OLT fra investeringsfaciliteten, som EIB forvalter. Endelig er 430 millioner euro øremærket til Kommissionens udgifter til programmering og gennemførelse af EUF.

13. I 2012 androg de samlede bidrag fra medlemsstaterne 2 600 millioner euro.

14. Tabel 2 viser den samlede kumulerede udnyttelse i 2012 af EUF's midler. De specifikke forpligtelser oversteg det oprindelige overslag med 27 %, hvilket skyldtes godkendelsen af EU's støtte på 400 millioner euro til initiativet Bæredygtig energi for alle, som ikke var planlagt fra starten. Betalingerne oversteg det oprindelige overslag med 8 %, navnlig fordi der blev indgået flere forpligtelser end forventet. De uindfriede forpligtelser var uændrede sammenlignet med 2011.

Kommissionens årsberetning om den økonomiske forvaltning af 8. til 10. Europæiske Udviklingsfond

15. I henhold til finansforordningen for den 10. EUF skal Kommissionen hvert år aflægge en beretning om den økonomiske forvaltning af EUF (9). Efter Rettens opfattelse præsenterer denne beretning de relevante finansielle oplysninger nøjagtigt.

Tabel 2 — Udnyttelsen af EUF's midler pr. 31. december 2012 (millioner euro) Stillingen pr. udgangen af 2011 Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2012 (nettobeløb) (43) Stillingen pr. udgangen af 2012 Samlet beløb Udnyttelsesgrad (39) 8. EUF (40) 9. EUF (40) 10. EUF Samlet beløb 8. EUF 9. EUF 10. EUF Samlet beløb Udnyttelsesgrad (39) A — MIDLER ( 38 ) 48 854 –79 – 102 246 66 10 584 16 450 21 885 48 920 B — UDNYTTELSE 1. Samlede forpligtelser ( 41 ) 40 827 83,6 % –64 – 297 3 524 3 163 10 576 16 157 17 258 43 991 89,9 % 2. Specifikke forpligtelser ( 42 ) 34 833 71,3 % –46 – 187 3 460 3 226 10 448 15 504 12 107 38 059 77,8 % 3. Betalinger 29 208 59,8 % 15 539 2 655 3 209 10 345 14 566 7 507 32 417 66,3 % C — Udestående betalinger (B1 – B3) 11 619 23,8 % 231 1 591 9 751 11 574 23,7 % D — Disponibelt beløb (A – B1) 8 027 16,4 % 8 293 4 627 4 929 10,1 % Kilde: Revisionsretten på grundlag af EUF's beretninger om den økonomiske forvaltning og årsregnskabet pr. 31. december 2012.

KAPITEL II — RETTENS REVISIONSERKLÆRING OM EUF

Rettens revisionserklæring om 8., 9. og 10. Europæiske Udviklingsfond (EUF) til Europa-Parlamentet og Rådet — Den uafhængige revisors beretning

Regnskabernes rigtighed

Lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

Indtægter

Forpligtelser

Betalinger

5. september 2013

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand

Den Europæiske Revisionsret 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG

Oplysninger til underbygning af revisionserklæringen

Revisionens omfang og revisionsmetoden

16. Bemærkningerne om EUF-regnskabernes rigtighed i revisionserklæringens punkt VI er baseret på en revision af årsregnskabet (12) og beretningen om den økonomiske forvaltning af 8., 9. og 10. EUF (13). Revisionen omfattede test af beløbene og oplysningerne samt en vurdering af de anvendte regnskabsprincipper, af væsentlige skøn foretaget af ledelsen og af den samlede præsentation af regnskabet.

17. Rettens generelle revisionstilgang og -metode beskrives i del 2 i bilag 1.1 til kapitel 1 i Revisionsrettens årsberetning om budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2012. Bemærkningerne om EUF-transaktionernes formelle rigtighed i revisionserklæringens punkt VII-X er baseret på følgende elementer: a) en gennemgang af alle bidrag fra medlemsstaterne og en undersøgelse af en stikprøve af andre typer af indtægtstransaktioner b) en undersøgelse af en stikprøve på 30 forpligtelser (14) c) en undersøgelse af en stikprøve på 167 transaktioner vedrørende mellemliggende og endelige udgifter godkendt af syv EU-delegationer eller af Kommissionen centralt (15). Hvor det var nødvendigt, aflagde Retten besøg på stedet hos gennemførelsesorganisationerne og de endelige modtagere for at efterprøve de underliggende transaktioner vedrørende beløb anmeldt i finansielle rapporter eller omkostningsopgørelser d) en vurdering af effektiviteten af overvågnings- og kontrolsystemerne i EuropeAids hovedsæde og i delegationerne. Denne vurdering omfattede følgende elementer: i) Forudgående kontrol udført af de anvisningsberettigede, eksterne tilsynsførende (for så vidt angår bygge- og anlægskontrakter) eller eksterne revisorer (for så vidt angår programoverslag (16), tilskud og honorarbaserede tjenesteydelseskontrakter). Retten undersøgte, hvorfor de fejl, den havde konstateret, var opstået ii) Overvågning og tilsyn. I vurderingen indgik en gennemgang af EuropeAids undersøgelse af restfejlfrekvensen i 2012, som til dels byggede på arbejde udført af Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) (17) iii) Intern revision e) En gennemgang af den årlige aktivitetsrapport og erklæring fra generaldirektøren for EuropeAid.

18. Som anført i punkt 4 implementerer EuropeAid de fleste af de instrumenter for ekstern bistand, der finansieres over det almindelige budget og EUF. Rettens bemærkninger både om overvågnings- og kontrolsystemernes effektivitet og om pålideligheden af den årlige aktivitetsrapport og generaldirektørens erklæring for 2012 vedrører derfor hele EuropeAids ansvarsområde.

Regnskabernes rigtighed

19. I regnskabet over resultatet af den økonomiske forvaltning er mere end 250 000 euro i renter af forfinansieringsbetalinger, som vedrører forskud udbetalt til støttemodtagere, opført som indtægter. Kommissionen skal udstede indtægtsordrer en gang om året for at inddrive renter af store forfinansieringsbetalinger (dvs. på over 750 000 euro) fra støttemodtagerne (18). Sådanne inddrivelser finder imidlertid sjældent sted. Hertil kommer, at renter, der hidrører fra udbetaling af forfinansiering, undertiden modregnes, når der anmodes om godtgørelse af påløbne udgifter: Disse renter opføres ikke som indtægter i årsregnskabet. 19. Kommissionen erkender, at inddrivelsen af renter af forfinansiering på over 750 000 EUR på trods af en påmindelse til de underdelegerede anvisningsberettigede i den årlige note forud for afslutningen ikke altid sker årligt. DEVCO vil dog gerne understrege, at der altid tages hensyn til renter af forfinansiering ved fastlæggelsen af den økonomiske situation, før kontrakterne afsluttes. DEVCO vil i 2013 gennemføre en specifik foranstaltning om dette spørgsmål: — Note til de underdelegerede anvisningsberettigede for at minde dem om finansforordningens regler på dette område. — Nøje gennemgang af alle kontrakter med åben forfinansiering på over 750 000 EUR ved udgangen af 2012. For forfinansiering på over 250 000 EUR men under 750 000 EUR giver det lokale CRIS-FED-system for øjeblikket kun mulighed for at henføre indtægtsordrer til den oprindelige udgiftslinje og giver således ikke mulighed for indregning af renterne. GD DEVCO har planlagt en udvikling af CRIS-systemet for at tillade en sådan indregning, hvilket efter planen tidligst kan ske fra oktober 2013.

20. Som i de foregående år konstaterede Retten mange transaktioner, der ikke var registreret korrekt (19). En undersøgelse, som EuropeAid gennemførte i 2012, viste også, at transaktioner ofte blev registreret forkert i det fælles Relex-informationssystem (CRIS). Selv om Retten ikke i den forbindelse fandt nogen fejl, der var væsentlige med hensyn til regnskabernes rigtighed, giver disse fejl alligevel anledning til bekymring, da de indvirker på nøjagtigheden af de data, der anvendes ved udarbejdelsen af årsregnskabet, navnlig med hensyn til periodeafgrænsning (cut-off) ved regnskabsårets udgang (20). 20. Som Revisionsretten nævnte, har Kommissionen i 2012 gjort en stor indsats, hvilket har ført til betydelige forbedringer af datakvaliteten. Kommissionen understreger, at den har til hensigt at fortsætte sine bestræbelser på at forbedre datakvaliteten. På grundlag af den omfattende undersøgelse, der blev gennemført i 2012, er der udarbejdet en handlingsplan, som er ved at blive færdiggjort (forventes vedtaget inden midten af juli 2013), med adskillige elementer, der allerede er undersøgt og/eller gennemført. Ud over denne handlingsplan arbejder Kommissionen nu på yderligere at forbedre datakvaliteten på flere områder bl.a.: a) forbedring af CRIS for at sikre, at brugere begår færre fejl (f.eks. foranstaltning 4.0 i »masterplanen«, der sigter på en forbedret CRIS-brugergrænseflade, revision af CRIS-dokumentationen samt oprettelsen af en dataordbog) b) fortsat CRIS-dataovervågning fra hovedsædet via automatisk kontrol, målrettede test af regnskabskvaliteten og iværksættelse af undersøgelser om specifikke spørgsmål på grundlag af en risikovurdering c) forbedring af den information, som gives til brugerne gennem CRIS-vidensdatabasen og specifikke kurser d) etablering af mere målrettede nøgleresultatindikatorer for at øge bevidstheden om betydningen af en god og fuldstændig datakvalitet.

Transaktionernes formelle rigtighed

21. Resultaterne af testen af transaktioner er sammenfattet i bilag 1 .

Indtægter

22. Rettens revision af indtægtstransaktionerne viste, at de var uden væsentlig fejlforekomst.

Forpligtelser

23. Rettens revision med hensyn til forpligtelserne viste, at de var uden væsentlig fejlforekomst.

Udgiftstransaktioner

24. Af de 167 transaktioner, som Retten reviderede, var 44 (26 %) behæftet med fejl. Retten anslår, at den mest sandsynlige fejlforekomst ligger på 3,0 % (21).

Projekter

25. Af de 127 udgiftstransaktioner i stikprøven var 41 (32 %) behæftet med fejl, hvoraf 28 (68 %) var kvantificerbare fejl. Af de 28 transaktioner, der var behæftet med kvantificerbare fejl, var 20 endelige transaktioner, som Kommissionen allerede havde kontrolleret.

26. Der blev hyppigere konstateret fejl i transaktioner med relation til programoverslag, tilskud og bidragsaftaler mellem Kommissionen og internationale organisationer end i transaktioner med relation til andre former for bistand: Af de 71 transaktioner af denne type, Retten kontrollerede, var 31 (44 %) behæftet med fejl.

27. De væsentligste typer kvantificerbare fejl, Retten konstaterede i transaktioner med relation til projekter, var (jf. tekstboks 1): a) fejl med hensyn til støtteberettigelse: udgifter vedrørende aktiviteter, som ikke var omfattet af kontrakten (12 transaktioner), støttemodtagerens manglende overholdelse af procedurerne for offentlige indkøb (fire transaktioner) og udgifter, der var påløbet uden for gennemførelsesperioden (to transaktioner), eller som overskred det fastlagte budget (indvirkning på to transaktioner) b) fejl med hensyn til forekomst: Der manglede fakturaer eller andre bilag som dokumentation for udgifterne (to transaktioner), tjenesteydelser var ikke leveret, eller bygge- og anlægsarbejde var ikke udført (to transaktioner), og der var medtaget udgifter, som støttemodtagerne ikke havde afholdt (én transaktion) c) fejl med hensyn til nøjagtighed: ukorrekt beregning af anmeldte udgifter (tre transaktioner).

Bygge- og anlægsarbejde, der ikke var udført Retten undersøgte en mellemliggende betaling på 464 640 euro under en kontrakt om vejvedligeholdelse i Senegal. Arbejder vedrørende konsolidering af den nederste del af en opfyldning, som kontrahenten havde faktureret, og som den tilsynsførende havde godkendt og Kommissionen betalt, var ikke blevet udført. Kommissionen indledte senere en omfattende teknisk audit af kontrakten. Bygge- og anlægsarbejde, der ikke var udført Den tekniske auditrapport fra april 2013 viser, at arbejder for i alt 39 095 EUR (0,94 % af den samlede kontraktsum), der blev opkrævet for forstærkninger af vejskråninger, ikke var blevet udført. Entreprenøren har i mellemtiden foretaget de forstærkninger af vejskråningerne, som var blevet faktureret. Den decentrale ordregivende myndighed vil i forbindelse med det endelige regnskab træffe beslutning om en mulig udstedelse af indtægtsordrer og pålæggelse af kontraktmæssige sanktioner over for entreprenøren og tjenesteyderen, der førte tilsyn med arbejdet.

Kontraktværdien var forhøjet ud over den tilladte grænse Retten undersøgte afregningen af et forskud på 305 738 euro under et program for støtte til sundhedssektoren i Den Demokratiske Republik Congo. Værdien af to kontrakter var blevet forhøjet med henholdsvis 58 % og 68 % med henblik på supplerende arbejder, der var nødvendige for at fuldføre den oprindelige kontrakt. Afdelingen for projektforvaltning i det pågældende ministerium var ikke bekendt med, at der gjaldt en grænse på 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt for den slags supplerende arbejde. Kontraktværdien var forhøjet ud over den tilladte grænse En supplerende revision til identificering af andre ikke-støtteberettigede beløb er i gang. EU-delegationen mindede den nationale anvisningsberettigede om de gældende regler. Den nationale anvisningsberettigede udsendte en note, hvis indhold på forhånd var aftalt med EU-delegationen.

28. De hyppigst forekommende typer af ikke-kvantificerbare fejl vedrørte utilstrækkelige bilag (fem transaktioner) og mangler ved procedurerne for offentlige indkøb (fem transaktioner).

Budgetstøtte

29. Af de 40 budgetstøttetransaktioner i stikprøven var tre (8 %) behæftet med fejl, hvoraf to (67 %) var kvantificerbare fejl. 29. Kommissionen er ikke enig i Revisionsrettens analyse vedrørende en kvantificerbar fejl.

30. De kvantificerbare fejl, Retten konstaterede i budgetstøttetransaktionerne, vedrørte ukorrekt anvendelse af den pointgivningsmetode, der blev brugt til at afgøre, om beløbsmodtagerne opfyldte de betingelser, der er knyttet til resultatbaserede betalinger, eller manglende vurdering af overholdelsen af de specifikke betingelser for betalingen (to transaktioner) (jf. tekstboks 2). Retten konstaterede også ikke-kvantificerbare fejl: Kommissionen havde ikke på en tilfredsstillende måde påvist, at modtagerne havde overholdt de generelle betingelser for at være berettiget til budgetstøtte (22). Kommissionen sammenholdt ikke modtagerlandenes fremskridt med hensyn til implementeringen af specifikke politikker eller reformen af forvaltningen af de offentlige finanser med de mål, der var fastsat for den pågældende periode (to transaktioner). 30. Budgetstøtte er et politikinstrument, der er er baseret på et langsigtet tillidsforhold mellem Kommissionen og partnerlandene. Når Kommissionen træffer afgørelse om frigivelse af en betaling, tager den hensyn til de fremskridt, der er sket med hensyn til de individuelle indikatorer og betingelser. Kommissionen noterer med tilfredshed, at antallet af ikke-kvantificerbare fejl er faldet markant i løbet af de senere år. Kommissionen mener, at opnåelsen af værdier for indikatorer, som er aftalt sammen med partnerregeringen, ikke bør evalueres på en for striks måde. Selv om de betingelser, der er knyttet til resultatbaserede betalinger, spiller en vigtig rolle i processen med at anspore lande til gøre fremskridt i forhold til de vigtigste politiske målsætninger, mener Kommissionen, at indikatorerne skal evalueres under hensyntagen til de målsætninger, de måler, og med udgangspunkt i de særlige vilkår for landets udvikling.

Manglende fastsættelse af en specifik betalingsbetingelse Retten undersøgte en betaling på 600 000 euro vedrørende støtte til det økonomiske reformprogram i Vanuatu i perioden 2007-2010, hvori indgik en resultatbaseret variabel tranche på 200 000 euro. Ifølge finansieringsaftalen skulle Kommissionen vælge specifikke resultatindikatorer, der var fastsat i den årlige udviklingsrapport om forvaltningen af de offentlige finanser, men det gjorde den ikke. Kommissionen mente, at den kunne udbetale den variable tranche på grundlag af en vurdering af Vanuatus samlede fremskridt med hensyn til reform af forvaltningen af de offentlige finanser (en generel støtteberettigelsesbetingelse). Det var i strid med finansieringsaftalen, hvor det er fastsat, at Kommissionen kun afholder betalingen, hvis både de specifikke og generelle betingelser er opfyldt. Manglende fastsættelse af en specifik betalingsbetingelse I overensstemmelse med Kommissionens afgørelse er både de generelle og specifikke PFM-betingelser i finansieringsaftalen stort set de samme og vedrører fremskridt med hensyn til den samlede reform af forvaltningen af de offentlige finanser. Kommissionen vurderede Vanuatus samlede fremskridt med hensyn til reformen af forvaltningen af de offentlige finanser indtil 2010 positivt. De relevante indikatorer for forvaltning af de offentlige finanser i regeringens årlige udviklingsrapport bekræfter denne positive tendens. Delegationen bekræftede, at denne positive tendens og indsats blev opretholdt — i tråd med strategien fra 2008 for reformen af de offentlige finanser — i det politisk vanskelige år 2011.

Systemernes effektivitet

31. Resultaterne af Rettens undersøgelse af overvågnings- og kontrolsystemer er sammenfattet i bilag 2 .

Forudgående kontrol

32. På grund af højrisikomiljøet (jf. punkt 6) forlader EuropeAid sig hovedsagelig på forudgående kontrol (kontrol, som Kommissionens ansatte, eksterne tilsynsførende eller eksterne revisorer udfører, før der afholdes betalinger til projekterne) for at forebygge eller afsløre og korrigere uretmæssige betalinger. Som i de seneste år tyder den fejlfrekvens, som Retten konstaterede, hvori også indgik fejl, der indvirker på de endelige betalingsanmodninger, som allerede har været genstand for ekstern revision og udgiftskontrol, på svagheder ved denne forudgående kontrol. En undersøgelse, som EuropeAid udførte i 2012, viste også, at et betragteligt antal (en tredjedel) af de revisionsrapporter, det modtog i 2011, var af utilstrækkelig kvalitet. 32. Kommissionen tillægger kvaliteten af revisionerne den største betydning og er ved at udvikle værktøjer, der skal hjælpe Kommissionens revisionschefer med bedre at vurdere kvaliteten af revisionsberetningerne.

33. To af de EU-delegationer, som Retten besøgte, fulgte ikke ordentligt op på revisionsrapporterne. I den årlige aktivitetsrapport erkendes det, at en af de væsentligste årsager til fejl er, at ikke-støtteberettigede beløb ikke inddrives i forlængelse af revisionsrapporter eller rapporter om udgiftskontrol (23), eller at der ikke gives nogen forklaring på, hvorfor de ikke inddrives. 33. I henhold til den arbejdsplan, der henvises til i Kommissionens svar til punkt 38, skal der gennem CRIS-revisionsmodulet udvikles et specifikt værktøj, der vil gøre det muligt for Kommissionen at følge ordentligt op på revisionsberetningen.

34. Rettens revision viste, at forsinket afregning og afslutning af kontrakter indvirker på den forudgående kontrols kvalitet og i høj grad øger risikoen for, at kontrolsporet brydes, eller at der mangler bilag (24). I forbindelse med såvel EUF- som EU-budgettransaktioner fandt Retten gamle kontrakter, hvor udgifterne var blevet afregnet for sent. Derfor er de tilsvarende specifikke finansielle forpligtelser enten stadig ikke blevet afviklet, eller de blev først afviklet længe efter, at kontraktens gennemførelsesperiode var udløbet. 34. Som led i en ekstern undersøgelse i 2012 har Kommissionen fastlagt en procedure, som gennemgår alle kontrakter, hvis gennemførelsesperiode er udløbet for mere end 18 måneder siden. Tjenestegrenene anmodes om at redegøre for grunden til, at kontrakterne endnu ikke er afsluttet, og deres plan til sikring af, at kontrakterne afsluttes så hurtigt som muligt. Dette har ført til et fald i de uafsluttede kontrakter ved regnskabsårets udgang for EUF på 1 038 kontrakter (fra 7 470 om året ved udgangen af 2011 til 6 432 om året ved udgangen af 2012). En lignende foranstaltning blev indledt i april 2013 for at fortsætte denne indsats.

Overvågning og tilsyn

Forvaltningsinformationer

35. Som anført i tidligere årsberetninger (25) er der mangler i EuropeAids forvaltningsinformationssystem om resultaterne og opfølgningen af eksterne revisioner, udgiftskontrol og overvågningsbesøg. Det gør det vanskeligt for generaldirektøren at holde kontorcheferne eller lederne af EU-delegationerne ansvarlige for i rette tid at følge op på og korrigere de systemsvagheder og fejl, der påvises. 35. CRIS-revisionsmodulet blev snarere udformet med henblik på planlægning og registrering af resultaterne af eksterne revisioner end med henblik på sporing af Kommissionens opfølgende revisionsarbejde. Hvis ressourcerne tillader det, har Kommissionen planlagt at udvikle denne funktion på mellemlangt sigt. Kommissionen har udviklet et arbejdsplansværktøj til planlægning af kontrolbesøg. Desuden er Kommissionen ved at udarbejde en reform af overvågningen og indberetningen, der skal iværksættes i begyndelsen af 2014.

Overvågningsbesøg

36. Alle de syv EU-delegationer, Retten besøgte, havde et godt overblik over den operationelle gennemførelse af projekterne, for det meste baseret på overvågningsbesøg. Kun én af de syv EU-delegationer udvalgte og planlagde imidlertid disse besøg på grundlag af en risikovurdering. EuropeAid er i færd med at udvikle et værktøj, der skal hjælpe EU-delegationerne med at sortere projekterne i deres portefølje bedre og sikre, at besøg hos projekter, der har særlig behov for overvågning, prioriteres på grundlag af en risikovurdering. Retten konstaterede også svagheder ved den måde, hvorpå to af de syv EU-delegationer overvågede gennemførelsen af projekterne eller fulgte op på resultaterne af disse besøg. 36. I et tilfælde har EU-delegationen fulgt op på de vigtigste resultater i overvågningsrapporten. Den vanskelige sikkerhedssituation var hovedårsagen til de problemer med gennemførelsen af vejarbejdet, som blev påpeget i kontrolbesøgsrapporten. I et andet tilfælde har delegationen truffet foranstaltninger til en mere grundig overvågning af gennemførelsen af projektets anden fase.

2012-undersøgelse af restfejlfrekvensen

37. Som Retten tidligere har anbefalet det (26), udførte EuropeAid sin første undersøgelse af restfejlfrekvensen for at vurdere det fejlniveau, som forvaltningens kontroller til forebyggelse, afsløring og korrektion af fejl ikke har kunnet forhindre. Undersøgelsen omfattede en gennemgang af en repræsentativ stikprøve af transaktioner fra afsluttede kontrakter for at afgøre, om udgifterne var blevet afholdt til de tilsigtede formål, overholdt de relevante regler og var beregnet korrekt. De konstaterede fejl blev anvendt til at anslå den mest sandsynlige fejlforekomst i populationen af afsluttede kontrakter.

38. Resultaterne af undersøgelsen af restfejlfrekvensen i 2012 præsenteres i den årlige aktivitetsrapport (27). I undersøgelsen anslås det, at restfejlfrekvensen er 3,63 %, dvs. over den væsentlighedstærskel på 2 %, som generaldirektøren i EuropeAid har fastsat. De hovedtyper af fejl, der blev konstateret i undersøgelsen, er: a) fejl i transaktioner med internationale organisationer (38,0 % af restfejlfrekvensen) b) beløb, der ikke er inddrevet (eller beløb, hvor der mangler en forklaring på, hvorfor de ikke er inddrevet, og som ikke har relation til internationale organisationer) i forlængelse af revisions- eller kontrolbesøgsrapporter (26,7 % af restfejlfrekvensen) c) fejl vedrørende midler, der forvaltes ved indirekte forvaltning af støttemodtagere, som ikke er internationale organisationer (20,1 % af restfejlfrekvensen) d) manglende dokumentation i forbindelse med procedurerne for offentlige indkøb (15,2 % af restfejlfrekvensen). 38. Som fastsat i Kommissionens procedurer er der udarbejdet en handlingsplan for yderligere at forbedre det interne kontrolsystem. Den omfatter bl.a. oplysningstiltag, uddannelse og vejledning, styrkelse af delegationernes ansvarlighed, øget samarbejde med internationale organisationer og strømlining af kontrolsystemet.

39. Udformningen af metoden til beregning af restfejlfrekvensen var generelt velvalgt, og undersøgelsen har givet interessante og potentielt nyttige resultater. Metoden kan imidlertid stadig videreudvikles på en række punkter vedrørende: 39. Resultaterne af 2012-undersøgelsen af restfejlfrekvensen indgik direkte i sikkerhedsprocessen vedrørende den årlige aktivitetsrapport for 2012 og var derfor meget nyttige for Kommissionen. 2012-undersøgelsen af restfejlfrekvensen var den første, der blev gennemført, og erfaringerne i forbindelse hermed vil gøre det muligt at videreudvikle metoden.

a) graden af tillid til tidligere revisions- eller kontrolrapporter a) Kommissionen vil drøfte spørgsmålet med kontrahenten.

b) metoden til beregning af fejlprocenterne i specifikke transaktioner b) Kommissionen vil drøfte spørgsmålet med kontrahenten.

c) behandlingen af transaktioner, hvor der ikke umiddelbart forelå dokumentation. c) De skridt, der er er nødvendige for at foretage skøn, er specificeret i den reviderede instruktionsmanual for undersøgelse af restfejlfrekvensen, som vil blive anvendt i 2013-undersøgelsen af restfejlfrekvensen.

Intern revision

40. I årsberetningen for 2011 (28) anførte Retten, at Kommissionens omstrukturering i 2011 havde stor indflydelse på den interne revisionsfunktions (IAC's) arbejde (29). I sit svar til Rettens årsberetning for 2011 forpligtede Kommissionen sig til at vurdere den interne revisionsenheds kapacitet og overveje en mulig styrkelse af den, hvis det viser sig nødvendigt (30). Det er ikke blevet gjort. Der skete ikke nogen forbedring i 2012: Gennemførelsen af IAC's årlige arbejdsplan blev igen påvirket væsentligt og i negativ retning (31). 40. Der er i 2013 sket forbedringer i IAC's funktion som følge af en række foranstaltninger, der er truffet med henblik herpå.

Gennemgang af den årlige aktivitetsrapport

41. I sin forvaltningserklæring tager generaldirektøren forbehold for så vidt angår transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed, fordi det beløb, der anses for risikofyldt (259,5 millioner euro), udgør mere end 2 % af de betalinger, der er anvist i den periode, rapporten omfatter.

42. Generaldirektøren anfører imidlertid også, at de kontrolprocedurer, der er indført, giver den nødvendige sikkerhed med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed (32). I den årlige aktivitetsrapport anføres det også, at restfejlfrekvensen på 3,63 % er et skøn over det risikofyldte maksimumbeløb (33), at den ikke sætter spørgsmålstegn ved det samlede kontrolsystem og viser, at de fleste fejl er knyttet til et begrænset antal svagheder, navnlig vedrørende gennemførelsen af kontrol, som GD DEVCO senere kan og vil tage under behandling i 2013 (34).

43. Retten mener, at dette er en vildledende fremstilling af resultaterne af undersøgelsen af restfejlfrekvensen: 43.

a) Restfejlfrekvensen er ikke et maksimumbeløb, men det bedste (eller det mest sandsynlige) skøn. Den faktiske fejlforekomst er måske større a) Kommissionen er enig i, at det risikobehæftede beløb, der er nævnt i GD DEVCO's 2012-aktivitetsrapport, er det mest sandsynlige skøn ifølge de stående instrukser vedrørende de årlige aktivitetsrapporter for 2012. Den faktiske fejlforekomst er måske større, men den kan også være lavere.

b) Restfejlfrekvensen er ikke et skøn over det risikofyldte beløb, men et skøn over den procent af fejl, der ikke er blevet opdaget og korrigeret, når forvaltningscyklussen er afsluttet, og er således definitive (35) b) Begrebet »risikobehæftet beløb« anvendes i den årlige aktivitetsrapport i fuld overensstemmelse med Kommissionens stående instrukser vedrørende udarbejdelsen af den årlige aktivitetsrapport. Disse instrukser definerer det »risikobehæftede beløb« som den finansielle virkning af fejlene, for så vidt angår de faktiske budgetmæssige finansielle risici i løbet af kalenderåret. Kommissionen er enig i, at resultaterne af undersøgelsen af restfejlfrekvensen ikke er et skøn over det risikobehæftede beløb.

c) Overvågnings- og kontrolsystemerne er ikke effektive, når en væsentlig forekomst af fejl ikke opdages, og fejlene ikke korrigeres c) De fleste fejl er knyttet til et begrænset antal svagheder hovedsagelig vedrørende gennemførelsen af kontroller. Kontrolsystemets udformning synes derfor at være forsvarlig, og en ændring er ikke nødvendig.

d) I den årlige aktivitetsrapport beskrives hovedtyperne af de fejl, der forekommer i EuropeAids betalinger (36), men når der ses bort fra svagheder i inddrivelsesprocessen, undersøges det ikke, hvorfor fejlene er opstået, og hvilke aspekter ved EuropeAids overvågnings- og kontrolsystem der har svigtet. d) Kommissionen vil i forbindelse med den næste årlige aktivitetsrapport gennemføre den analyse, der kræves i de stående instrukser. Den i punkt 38 omhandlede handlingsplan behandler alle typer fejl, der er identificeret af kontrolsystemet og Revisionsretten. Forud for handlingsplanen blev der gennemført en grundig analyse af årsagen til disse fejl. Den omfattede også definitioner af de måder, hvorpå de i handlingsplanen skitserede fejl håndteres. I analysen konkluderedes det, at kontroludformningen som sådan var forsvarlig, og at de fejl, der forekom, først og fremmest skyldtes problemer i forbindelse med gennemførelsen.

44. I 2012 udførte Den Interne Revisionstjeneste en begrænset revision vedrørende EuropeAids udarbejdelse af den årlige aktivitetsrapport. Den konstaterede, at den årlige aktivitetsrapport ikke giver oplysninger nok om, hvordan generaldirektoratet på et flerårigt grundlag har opbygget rimelig sikkerhed for, at udgifterne er lovlige og formelt rigtige. Det stemmer overens med, hvad Retten har konstateret.

Konklusioner og anbefalinger

Konklusioner

45. På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at EUF's regnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2012 i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling pr. 31. december 2012 og af resultaterne af transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i EUF's finansforordning og de regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt.

46. På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at for så vidt angår det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2012: a) var EUF's indtægter uden væsentlig fejlforekomst b) var de samlede forpligtelser, som EUF havde indgået, uden væsentlig fejlforekomst c) var EUF's udgiftstransaktioner væsentlig fejlbehæftede (jf. punkt 24-30).

47. På grundlag af sin revision konstaterede Retten, at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer i EuropeAid var delvis effektive (jf. punkt 18 og 31-44). 47. Kommissionen er enig i, at selv om kontrolsystemet i det store og hele er udformet på en sammenhængende og forsvarlig måde, skal der stadig ske fremskridt med hensyn til gennemførelsen af kontrolmekanismerne.

Anbefalinger

48. Bilag 3 viser resultatet af Rettens gennemgang af de fremskridt, der er sket med hensyn til at følge de anbefalinger, den har fremsat i tidligere beretninger. I årsberetningen for 2009 og 2010 fremsatte Retten 16 anbefalinger. EuropeAid har fuldt ud implementeret fem anbefalinger, mens tre er blevet implementeret i de fleste henseender og otte i nogle henseender.

49. Med hensyn til de anbefalinger, der kun er blevet implementeret i nogle henseender, er EuropeAid i færd med at træffe foranstaltninger, men det kræver mere tid at få anbefalingerne implementeret tilfredsstillende: a) EuropeAid har sluttet sig til en arbejdsgruppe, som ledes af GD for Budget, for at gennemgå omkostningseffektiviteten af sin samlede kontrolstruktur b) Det er i færd med at udvikle værktøjer og vejledning til EU-delegationerne for at gøre dem bedre til at prioritere deres overvågningsbesøg på projekterne og vurdere revisionsrapporternes kvalitet c) Det er i færd med at udvikle nye funktioner i revisionsmodulet i sit CRIS-informationssystem for at forbedre opfølgningen på revisionsrapporterne.

50. Der er ikke gjort tilstrækkelige fremskridt med hensyn til at forbedre kvaliteten af dataene i CRIS-informationssystemet. Trods EuropeAids bestræbelser på at gøre EU-delegationerne mere opmærksomme herpå, giver dette stadig grund til bekymring (jf. punkt 20). 50. Kommissionen har fastlagt en »masterplan« for datakvalitet, som omfatter forskellige handlingsplaner, heriblandt handlingsplaner for uddannelsen af personale og kommunikationen med delegationerne. Dette vil sikre, at Kommissionens personale er bedre uddannet og mere opmærksomt på bedste praksis og retningslinjer, når de registrerer data i CRIS. Et omfattende projekt om forbedring af CRIS-brugergrænsefladen er også blevet iværksat for at mindske antallet af fejlregistreringer

51. På grundlag af denne gennemgang og resultaterne og konklusionerne for 2012 anbefaler Retten, at EuropeAid:

— anbefaling 1: tager sin metode til beregning af restfejlfrekvensen op til fornyet overvejelse Kommissionen er indforstået med en videreudvikling af metoden til beregning af restfejlfrekvensen på grundlag af erfaringerne med denne første undersøgelse. Kommissionen har allerede truffet foranstaltninger i den henseende. Kontrahenten blev ved starten af 2013-undersøgelsen anmodet om at udarbejde en revideret metode og en manual, som skal tage hensyn til de erfaringer, der er gjort i forbindelse med den første undersøgelse af restfejlfrekvensen i 2012. Denne videreudviklede metode vil blive anvendt i 2013-undersøgelsen af restfejlfrekvensen

— anbefaling 2: i den årlige aktivitetsrapport giver en nøjagtig beskrivelse af resultaterne af undersøgelser af restfejlfrekvensen Den årlige aktivitetsrapport for 2012 indeholdt en beskrivelse af undersøgelsen af restfejlfrekvensen, som var så detaljeret som muligt og fulgte instrukserne for udarbejdelse. Kommissionen er enig i, at der i den årlige aktivitetsrapport for 2013 bør sondres klart mellem resultaterne af undersøgelsen af restfejlfrekvensen og deres anvendelse til sikkerhedsformål.

— anbefaling 3: sikrer, at udgifterne afregnes rettidigt Kommissionen accepterer denne anbefaling, og der er for nylig truffet foranstaltninger med henblik på at sikre, at udgifterne afregnes uden forsinkelser.

— anbefaling 4: tilskynder gennemførelsespartnerne og støttemodtagerne til at styre dokumenterne bedre Kommissionen er enig i anbefalingen.

— anbefaling 5: træffer effektive foranstaltninger til at forbedre kvaliteten af den udgiftskontrol, der udføres af eksterne revisorer Kommissionen accepterer denne anbefaling og har inden for rammerne af den i punkt 38 omhandlede handlingsplan i 2013 planlagt at undersøge mulighederne for at forbedre kvaliteten og effektiviteten af revisioner og kontroller. Dette vil navnlig blive gennemført for revisioner og kontroller, der gennemføres af lokale revisionsfirmaer, som arbejder for støttemodtagerne.

— anbefaling 6: sikrer, at de specifikke betingelser for budgetstøtte anvendes korrekt Kommissionen vil fortsat sikre, at de specifikke betingelser for budgetstøtte anvendes korrekt. Der er nedsat en arbejdsgruppe om budgetstøtte, der skal behandle Revisionsrettens specifikke revisionsresultater.