[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 04.07.2006

KOM(2006) 358 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN

STATUSRAPPORT AF 31. MARTS 2006 OM MODERNISERING AF EUROPA-KOMMISSIONENS REGNSKABSSYSTEM

INDHOLDSFORTEGNELSE

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONENSTATUSRAPPORT AF 31. MARTS 2006 OM MODERNISERING AF EUROPA-KOMMISSIONENS REGNSKABSSYSTEM 1

1. Indledning 3

2. Oversigt over indførelsen indtil 31. marts 2006 4

3. Gennemførelsen af moderniseret regnskabsførelse i Kommissionen 5

3.1 Udarbejdelse af regnskaberne og åbningsbalancerne for regnskabsåret 2005 5

3.2 Långivning og lånoptagelse 6

3.3 Efteruddannelse 7

3.4 Konsolidering 7

3.5 Overgang til nyt regnskabsår 7

4. Kontrolmiljø og validering af lokale systemer 8

4.1 Kommunikation og regnskabskvalitet 8

4.2 Validering af lokale systemer 9

5. IT-udviklinger for det almindelige budget 9

6. Indførelse af ABAC i de andre institutioner og agenturer 10

7. ABAC-Delegations 10

8. Den Europæiske Udviklingsfond 10

9. Fremtidige udviklinger 11

10. Konklusion 11

BILAG I: Integreret programplan 31. marts 2006

BILAG II: Systemsikkerhed og synkronisering …...................................................................13

INDLEDNING

Den Europæiske Revisionsret fik den 31. marts 2006 fra Kommissionens regnskabsfører fremsendt det første foreløbige årsregnskab for De Europæiske Fællesskaber udarbejdet i overensstemmelse med internationalt accepterede regnskabsstandarder. Ud over således at tage føringen på området blandt offentlige organer gav Kommissionen ligeledes over for sine dechargemyndigheder udtryk for et ønske om at være fuldt ansvarlig for forvaltningen af de midler, som skatteborgerne har overdraget den.

Regnskaberne er frugten af tre års intensivt arbejde i samtlige Kommissionens tjenestegrene samt andre institutioner og agenturer:

- der blev udarbejdet regnskabsregler, som er hensigtsmæssige for Fællesskabernes aktiviteter og samtidigt opfylder internationale standarder, ledsaget af hensigtsmæssige regnskabsmanualer

- der blev udviklet IT-systemer til støtte for de nye regnskabskrav

- for at muliggøre opstilling af regnskaberne efter periodiseringsprincippet foretog hver af Kommissionens tjenestegrene en tilpasning af sine administrative og finansielle procedurer til postering af regnskabsmæssige begivenheder, når de indtræffer, og ikke kun når der modtages eller udbetales kontanter eller ved årets udgang

- de nødvendige balancer for at åbne de første periodeafgrænsningskonti blev fastsat.

Arbejdet var tilendebragt i januar 2005, i tide til at regnskabsåret 2005 kunne påbegyndes på det rette grundlag. Siden januar 2005:

- er åbningsbalancerne blevet kontrolleret og valideret af de anvisningsberettigede

- har de enkelte tjenestegrene ansat værdien af udgifter på periodeafgrænsningsposter ved hvert års begyndelse og slutning

- er samtlige systemer blevet undersøgt af Kommissionens regnskabsfører for at sikre, at de kan registrere og kommunikere de nødvendige regnskabsoplysninger

- er Kommissionens regnskaber udarbejdet og konsolideret med regnskaberne for X andre institutioner og Y agenturer.

Kommissionen har således overholdt de frister, der er fastsat i finansforordningen, for udarbejdelsen af årsregnskaber, der i al væsentlighed efterlever internationale standarder, og opfyldt sin forpligtelse over for Europa-Parlamentet og Rådet til at aflægge statusrapporter om fremskridt i retning af dette mål[1], der blev anset for særdeles ambitiøst.

Arbejdet er imidlertid endnu ikke afsluttet. At nå til en fuldstændig overholdelse af samtlige regnskabsstandarder er en proces, der vil tage tid. Forskudskontiene i Kommissionens eksterne delegationer bør inkorporeres i det centrale regnskabssystem, og Den Europæiske Udviklingsfond bør overgå til et moderniseret IT-system. Forsinkelser i disse opgaver skyldes vanskeligheder ved at indføre nye systemer og dertil knyttet efteruddannelse på geografisk spredte tjenestesteder og har ikke nogen materiel indvirkning på regnskaberne.

To generaldirektoraters systemer bør forbedres, før de kan valideres. Der er fundet materielle fejl i tallene fra mindst et generaldirektorat, som er blevet anmodet om at fremlægge korrigerede tal. På trods af Kommissionens tjenestegrenes bestræbelser på igen og igen at kontrollere åbningsbalancerne og de påløbne udgifter, vil Revisionsretten sandsynligvis finde yderligere fejl, som om muligt bør korrigeres i det endelige regnskab, der skal udarbejdes inden den 31. juli 2006. Risikoen for fejl forværres af det utilstrækkelige antal kvalificerede regnskabsmedarbejdere i Kommissionen til hurtigt at absorbere så omfattende en reform af forsinkelserne i visse tjenestegrene, hvilket fører til forhastet arbejde, og af forsinkelser i udviklingen af visse bogførings-og rapporteringsværktøjer i IT-systemet og i ajourføringen af dokumentation og uddannelseskurser.

OVERSIGT OVER INDFØRELSEN INDTIL 31. MARTS 2006

Overgangen til et nyt regnskabssystem i Europa-Kommissionen har hidtil været vellykket. Kommissionen overgik den 1. januar 2005 for de almindelige EU-regnskaber fra kasseregnskabsprincippet til det periodiserede regnskab, et system som allerede har givet Europa-Kommissionen større kontrol i hverdagen over sine finanser og bedre regnskabsoplysninger. Regnskabssystemet efter periodiseringsprincippet blev yderligere udviklet gennem 2005, og vil fortsat blive yderligere udviklet og forbedret i 2006 og 2007, så det gradvis udvides til også at omfatte Den Europæiske Udviklingsfond, delegationerne, agenturerne og en samlet dataopbevaringsbase.

Der er opstillet en detaljeret handlingsplan for de to år 2005 og 2006, og denne er tilpasset og udvidet i lyset af erfaringerne. Bilaget indeholder en grafisk præsentation af planerne for 2006 og 2007. Den oprindelige plan undervurderede det arbejde, der var forbundet med at færdiggøre mange IT-udviklinger, hvorfor tidsplanerne for visse opgaver måtte lægges om. De vigtigste stadigt igangværende regnskabsprojekter er ABAC-EDF og ABAC-Delegations, som efter planen nu vil være fuldt operationelle i begyndelsen af regnskabsåret 2007 (ABAC-Delegations) og 2008 (ABAC-EDF). Denne rapport beskriver de vigtigste resultater, der blev nået i 2005.

Kommissionens regnskabsfører har for Den Europæiske Revisionsret fremlagt det foreløbige årsregnskab for 2005, det første der fuldt ud er udarbejdet efter periodiseringsprincippet. Det endelige regnskab forventes godkendt af Kommissionen inden den 31. juli 2006. Samtlige generaldirektorater og tjenester har gjort sig store anstrengelser for at opstille åbningsbalancerne for dette første år, kontrollere dem og foretage de nødvendige korrektioner samt på sammenhængende og konsekvent vis at værdiansætte udgifter på periodeafgrænsningsposter ved regnskabsårets begyndelse og slutning. En del datakontrol vil fortsætte indtil afslutningen af de endelige regnskaber, en del konti skal stadig afstemmes i det almindelige regnskab, og et generaldirektorat er blevet anmodet om at foretage estimaterne på ny. På trods af disse anstrengelser er der, på grund af opgavens omfang og tjenestegrenenes manglende erfaring med de nye regnskabsprocedurer og det begrænsede antal kvalificerede og uddannede medarbejdere, risiko for, at de endelige regnskaber vil indeholde uopdagede materielle fejl og mangler.

Revisionsretten er blevet gjort opmærksom på en del spørgsmål, navnlig vedrørende de enheder, der skulle inddrages i Fællesskabets konsoliderede årsregnskab, men som endnu ikke har givet tilsagn om inddragelsen, og hvordan der kan gives meddelelse om oplysninger om beløb, der skal inddrives fra medlemsstaterne til betaling af Fællesskabets eksisterende gældsforpligtelser.

GENNEMFØRELSEN AF MODERNISERET REGNSKABSFØRELSE I KOMMISSIONEN

Udarbejdelse af regnskaberne og åbningsbalancerne for regnskabsåret 2005

Der blev opstillet nye regnskabskrav for årsregnskaberne for 2005 og udformet regnskabsprocedurer for afslutningen af regnskaberne for 2005 og udarbejdelse af årsregnskabet for 2005. De foreløbige regnskaber blev afleveret den 31. marts 2006, som er den frist, der er fastsat i finansforordningen.

For at opstille åbningsbalancerne for driftsaktiviteter blev samtlige nødvendige oplysninger for bogføringen af periodeafgrænsningsposter i al væsentlighed registreret i det centrale regnskabssystem i januar 2005. Dette omfattede over 7 000 fakturaer eller krav om dækning af udgifter, 30 000 forfinansieringsposteringer, 92 000 aktiver og 3 000 garantier. Hver tjenestegren blev bedt om at efterprøve korrektheden af disse registreringer inden den 1. maj 2005, og i juli 2005 blev hver Generaldirektør og Chef for en tjeneste anmodet om formelt at validere deres åbningsbalancer for driftsaktiviteter. Efter efterprøvninger og kontrol validerede hvert generaldirektorat tallene, men anmodede om en del korrektioner for at sikre tallenes kvalitet. Den sidste validering blev modtaget i januar 2006.

Revisionsretten fik tilsendt nærmere oplysninger om posteringen af fakturaer og forfinansiering i februar 2005 samt balancen for hvert generaldirektorat, efter at de var sendt til validering i juli 2005. Revisionsretten har også haft adgang til alle bogførte data i regnskabssystemet efter første registrering.

Det største arbejde i 2005 i forbindelse med overgangen var færdiggørelsen af åbningsbalancerne for periodeafgrænsningsposterne pr. 1. januar 2005, som viste sig at være en omfattende opgave for såvel GD BUDG som for samtlige tjenestegrene. Generaldirektørerne fik den 16. august 2005 tilsendt retningslinjer for værdiansættelse af endnu ikke-fremlagte fordringer om fællesskabsfinansiering (”cut-off”), efter at de var blevet hørt om det mest velegnede grundlag for værdiansættelsen. Det sidste generaldirektorat havde den 31. januar 2006 opstillet sin egen metodologi og cut-off -bogføringer for åbningsbalancen, og den 17. marts fremlagde det sidste generaldirektorat de nødvendige oplysninger for ultimo-postering af cut-off. GD BUDG reviderede og kontrollerede sammenhængen for at sikre datakvaliteten. En del korrektioner bliver nødvendige inden de endelige regnskaber kan godkendes den 31. juli 2006, navnlig for ét generaldirektorat, der vil blive anmodet om at genvurdere sin værdiansættelse for cut-off.

Selv om samtlige generaldirektorater udførte det arbejde, de var blevet pålagt, blev finaliseringen af oplysningerne betydeligt forsinket, som det fremgår i tabel 1. Forsinkelserne afspejler vanskelighederne ved at overgå til regnskaber efter periodiseringsprincippet inden for en kort tidsfrist og ved at udvikle IT-værktøjer og uddannelse til samtlige tjenestegrene i god tid.

Tabel

Regnskabsoplysninger

Dato for anmodning om data | Svarfrist | GD-svar inden fristen | Indtil 1 måneds forsinkelse | Mere end 1 måneds forsinkelse | Seneste svar | Seneste anmodning om yderligere registreringer |

Oprindeligt bidrag | Endelig version |

Kontrol af åbningsbalancer | 24.1.2005 | 31.3.2005* |

Validering af åbningsbalancer | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Cut-off på åbningsbalancen 1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Cut-off 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* Fristen angiver den automatiske korrektionsperiode for registrerede fakturaer og forhåndsfinansiering. Der var ikke behov for nogen formel validering på denne dato.

** Selv efter modtagelsen af valideringen indgav en række generaldirektorater anmodninger om yderligere korrektioner af åbningsbalancen.

For så vidt angår de konsoliderede regnskaber, tilvejebragte de øvrige institutioner og agenturer i det store og hele de nødvendige oplysninger inden for fristerne. En undtagelse var to institutioner, som ikke fremlagde deres pengestrømsopgørelse, og tre enheder, som mente, at de ikke skulle inddrages i de konsoliderede regnskaber, da finansforordningen tillader udeladelse (to agenturer), eller fordi de ikke kontrolleres af Det Europæiske Fællesskab (Den fælles sygeforsikringsordning). Der bør findes en løsning på disse spørgsmål inden godkendelsen af de endelige regnskaber.

De foreløbige regnskaber viser, at Fællesskabets passiver overstiger dets aktiver med ca. 62 mia. EUR. Dette skyldes, at indtægterne først inddrives, når fordringer forfalder. De største gældsforpligtelser udgøres af pensionsudbetalinger (32 mia. EUR) og fordringer på EUGFL, Garantisektionen (47 mia. EUR). Da der ikke findes internationale standarder for opstilling af medlemsstaternes gældsforpligtelser i denne henseende, finaliseres regnskaberne i lyset af Revisionsrettens bemærkninger.

Långivning og lånoptagelse

Transaktioner i forbindelse med långivning og lånoptagelse, som ligger uden for Kommissionens budget, bogførtes tidligere i GD ECFIN’s IT-system, Globus. Disse data blev i løbet af 2005 overført til Kommissionens centrale system (SAP/CFM og FM). Visse finansielle instrumenter overførtes til det nye system i juli, resten i november 2005. Visse regnskabsfunktioner er stadig under færdiggørelse. Det vil blive nødvendigt centralt at opgradere IT-systemet, før det kan opstille regnskaber, der fuldt overholder de internationale standarder. Denne opgradering er planlagt til andet kvartal 2006.

Efteruddannelse

På efteruddannelsesområdet blev især følgende resultater nået i 2005:

- færdiggørelse af den intensive ABAC-efteruddannelse med udbud af over 7 000 kursuspladser fra oktober 2004 til juni 2005

- gradvis tilpasning af kurserne om brug af ABAC, dels i forhold til systemets udvikling, dels for at forbedre kursernes kvalitet. Tilfredshedsgraden med ABAC-kurserne steg fra 79% i 2004 til 90% i 2005. På anmodning fra generaldirektoraterne blev der iværksat et nyt integreret kursus, der dækker samtlige grundelementer for transaktionsforvalning i såvel SI2 (der gradvis udfases) som ABAC. Specifikke briefing-sessioner blev i årets første kvartal tilbudt de anvisningsberettigede

- fortsat udbud af ABAC-og SI2-kurser efter den første intensive indledende fase samt af kurser om regnskabsføring i den private og den offentlige sektor, selv om uddannelsesmateriale og dokumentation til tider ikke kunne følge med udviklingen i systemændringerne.

I 2006 bliver de vigtigste opgaver:

- fortsat udbud og tilpasning af kurser med et stærkere budskab om, hvor vigtigt det er at vælge korrekt kontokode, da dette synes at være et problem i nogle generaldirektorater

- iværksættelse af kursustilbud for medarbejdere i delegationer og repræsentationer

- forberedelse af kursustilbud til medarbejdere i agenturerne og i andre institutioner, som måtte vælge ABAC.

Konsolidering

Der er udarbejdet en håndbog for konsolidering og et regelsæt for regnskabsopstillingen, og disse er sendt til samtlige institutioner og agenturer. Et nyt IT-konsolideringsværktøj (SAP ECCS) er blevet udviklet, og det blev testet i november på grundlag af prøveregnskaber fra femten deltagende institutioner og agenturer. Institutionerne og agenturerne har opstillet og fremsendt egne åbningsbalancer til Kommissionens anvisningsberettigede med henblik på konsekvenskontrol og konsolidering. Konsolideringen af institutionernes og agenturernes foreløbige regnskaber med det nye værktøj forløb uden problemer.

Overgang til nyt regnskabsår

Fra og med juli 2005 samarbejdede alle generaldirektorater og tjenester med GD BUDG for at reducere afbrydelsen af regnskabstransaktionerne til kun et par dage, mens det nye regnskabsår blev åbnet. Det lykkedes at reducere denne periode med mere end tre uger sammenholdt med den sædvanlige tidsplan (tabel 2). Dette vellykkede resultat er strengt taget ikke en del af ABAC-projektet, men skyldes dels bedre koordinering mellem tretten kontorer under GD BUDG’s fem direktorater, dels anvendelse af data fra det foreløbige budgetforslag som grundlag for den første høring af tjenestegrenene om de interne regler for 2006 fra og med september 2005. De foreløbige tal blev derefter opdateret efter budgettets vedtagelse.

TABEL 2: SAMMENLIGNING MELLEM ÅBNINGEN AF REGNSKABSÅRENE 2006 OG 2005

Begivenhed | 2005/2006 | 2004/2005 |

Åbning af konti for forhåndsforpligtelser(*) | 15.11 | 19.11 |

Postering af vedtagne bevillinger, der muliggør nye forpligtelser og dertil knyttede betalinger | 21.12 (**) | 10.1 |

Fremførsel af udestående (forhånds)forpligtelser, så de kan betales |

-kørsel 1 | 5.1--9.1 | 31.1--1.2 |

-kørsel 2 (***) | 20.1--22.1 | 18.2 |

-kørsel 2a (***) | 24.1 | n/a |

-kørsel 3 (***) | 3.2 | 28.2 |

Restbevillinger, hovedkørsel | 6.1--9.1 | 3.2 |

Indtægtskørsel | 16.1--17.1 | 15.2 |

(*) Datoen 15/11 er fastlagt i finansforordningens artikel 178, stk. 1, og artikel 150, stk. 3 |

(**) Betalinger, bortset fra betalinger opregnet i finansforordningens artikel 178, stk. 2, er ikke tilladt inden den 1.1. (***) Yderligere kørsler vedrører generaldirektorater, der ikke havde udført det forberedende arbejde i tide inden første kørsel |

KONTROLMILJØ OG VALIDERING AF LOKALE SYSTEMER

Kommunikation og regnskabskvalitet

Inddragelsen af generaldirektoraterne og kommunikationen med dem om regnskabsspørgsmål fortsatte gennem hele 2005 i form af møder med netværkene for regnskabs-og finansstyringskorrespondenter. For at øge regnskabernes pålidelighed udførte den anvisningsberettigedes medarbejdere i løbet af 2005 kontrol af kvaliteten af de nye regnskabsdata. Alle fejl og tilfælde af inkonsekvens blev meddelt de relevante tjenestegrene. De enkelte generaldirektoraters regnskabsaflæggelse blev udviklet, og der blev afholdt flere møder med regnskabskorrespondenterne.

Forbedringen af regnskabskontrollen og præciseringen af funktion og ansvar fortsætter, så kvaliteten af regnskabsoplysningerne kan forbedres.

Validering af lokale systemer

For så vidt angår datakvaliteten, afhænger det moderniserede regnskabssystem af et nøjagtigt og fuldstændigt datainput fra de mange brugere af det centrale IT-system (der forventes i alt omkring 7 000). De skærmbilleder, der udvikles til brugerne, yder efterhånden assistance i en grad, der minimerer risikoen for fejl, men kvaliteten af de indtastede data afhænger af det kontrolmiljø, som den enkelte anvisningsberettigede opretter ved delegation. GD BUDG’s valideringshold på otte personer har påbegyndt et program med dyberegående kontrol af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet for at levere eller dokumentere regnskabsoplysninger som fastlagt i finansforordningens artikel 61, stk. 1, litra e), og de systemer, der vurderes at udgøre den største risiko, undersøges først.

Generaldirektoraternes systemvalideringshold tilendebragte alt planlagt arbejde for 2005. Statusrapporten fra juli 2005 omtaler den alt i alt tilfredsstillende situation i 27 generaldirektorater. Den endelige rapport vedtaget den 28. februar 2006 beskriver resultaterne i samtlige generaldirektorater, men der er fortsat store problemer med systemerne i to generaldirektorater (AIDCO og EAC), hvorfor den anvisningsberettigede udsatte valideringen af deres systemer, indtil der var foretaget forbedringer. Endvidere kan systemerne til registrering af forskudskonti ikke valideres, før IT-projektet ABAC-Delegations er ført til ende (se punkt 7 nedenfor).

IT-UDVIKLINGER FOR DET ALMINDELIGE BUDGET

ABAC-modulerne undergik gradvis forbedring med nye versioner i april, juni og november 2005 og igen i marts 2006. Fakturaer, betalinger og filer om juridiske enheder kan nu bogføres gennem webbaserede applikationer. Sikkerheden i forbindelse med adgangen til det centrale regnskabssystem (SAP) forbedredes løbende, og i februar 2006 blev der indført nye begrænsede adgangstilladelser for IT-personale. ABAC-systemet virkede generelt tilfredsstillende, men der var nogen forsinkelser i gennemførelsen af IT-udviklingsprogrammet, hvorfor en række tjenestegrene ikke var i stand til at foretage visse bogføringskorrektioner før marts 2006.

Første fase i forbedringen af rykkerproceduren afsluttedes medio december. Anden fase forventes afsluttet ved udgangen af september 2006.

Arbejdet med JRC’s projekt om at bruge SAP-PS og CATS funktionerne (tidsark) som støtte for JRC’s behov for detaljeret budgettering og regnskabsopstilling for forskningsprojekter skred tilfredsstillende frem. Projektet blev gennemført i tide for budgetåret 2006.

En gennemførlighedsundersøgelse fra 2005 viste, at den nye version af SAP FM-modulet BCS (Budget Control System ) kan anvendes i stedet for den version, der p.t. anvendes i den centrale budgetstyring, og at det var muligt at inkorporere de lokale budgetposter, som er nødvendige for at give afdelingerne et mere detaljeret system til deres budgetstyring. Disse lokale poster forvaltes for indeværende i Si2. BCS forventes nu indført ved udgangen af 2006.

Med hensyn til udviklingen af en ny samlet opbevaringsbase for finansielle data , som er nødvendig for at fuldstændiggøre integrationen af IT-filer og regnskabsposteringer, blev der kun arbejdet med konceptudviklingen.

Med hensyn til ABAC-Contracts koncentreredes arbejdet i 2005 om udvikling af de funktioner, som brugergruppen havde bedt om, og om tilendebringelsen af systemets installering i samtlige generaldirektorater. Alle kontrakter på beløb over 13 800 EUR undertegnet siden januar 2005 skulle bogføres i ABAC-Contracts. Ved udgangen af marts 2006 var ca. 57 000 kontrakter til en samlet værdi af mere end 7,7 mia. EUR bogført i applikationen.

De vigtigste aktiviteter for ABAC-Assets koncentreredes i 2005 på følgende områder:

- tilendebringelse af udviklingsarbejdet for periodeafgrænsningsposter samt forbedring af integrationen og sammenhængen med de øvrige ABAC-applikationer for således at skabe større datasammenhæng i hele ABAC-systemet

- færdiggørelse af udskiftningen af de tidligere systemer

- pilotfase i udviklingen af applikationer for delegationer og repræsentationer.

Kommissionen fortsatte arbejdet med at forbedre sikkerheden i systemadgangen og sikre synkroniseringen af regnskabsdata i systemet ( bilag II ).

INDFØRELSE AF ABAC I DE ANDRE INSTITUTIONER OG AGENTURER

Adskillige agenturer og mindre institutioner anvender en version af Kommissionens Si2-system til deres bevillingsregnskab. Kommissionen har givet tilsagn om fortsat at understøtte Si2 i 2006 og stille samtlige ABAC-moduler til rådighed for dem, der måtte ønske at bruge dem.

En række agenturer (to forvaltningsorganer og ni traditionelle agenturer) samt to udvalg (Det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget) har officielt anmodet om at kunne benytte ABAC. Fem agenturer indleder brug af ABAC i 2006 på pilotprojektbasis, resten i 2007 og 2008.

For hvert agentur indføres i ABAC et specifikt finansstyrings-og regnskabsmiljø. De enkelte regnskabsførere forbliver ansvarlige for deres regnskaber og udførelsen af deres betalingskørsler.

ABAC-DELEGATION S

GD BUDG, GD RELEX og GD DIGIT fastlagde metoderne for inkorporering af delegationernes transaktioner i ABAC, dvs. de transaktioner, der for øjeblikket udføres via forskudskonti og bogføres i et uafhængigt system, RAI-web. Deres registre for anlægsaktiver vil skulle forvaltes i ABAC-Assets. Projektet kræver tilpasning af de pågældende ABAC-moduler samt udvikling og finalisering af webbaserede applikationer. Installeringen i delegationerne er planlagt til 2006, selv om forbindelsen til SAP først vil gå i produktion ved åbningen af regnskabsåret 2007. Så vidt muligt foretages installeringen i delegationerne sideløbende med installeringen af ABAC-EDF.

DEN EUROPÆISKE UDVIKLINGSFOND

Den Europæiske Udviklingsfonds (EUF) regnskab, som føres uden for det almindelige budget, skal også moderniseres, og dette vil foregå særskilt.

Moderniseringen af EUF omfatter forberedelse af en opdateret kontoplan og formulering af nye regnskabsregler i overensstemmelse med de krav, der stilles til aflæggelse af regnskaber efter periodiseringsprincippet. Moderniseringsprojektet vil også omfatte udskiftning af OLAS, EUF’s eksisterende IT-system. OLAS bliver erstattet af en kombination af ABAC og GD AIDCO’s lokale IT-system, CRIS. Såvel ABAC som CRIS anvendes allerede i produktionen af det almindelige regnskab, og de undergår p.t. en tilpasning til de specifikke forhold, der gør sig gældende for EUF.

Der skete betydelige fremskridt med ABAC-EDF-projektet i løbet af 2005. En ny kontoplan og nye bogføringsmetoder blev opstillet og godkendt af regnskabsføreren. I samarbejde med GD AIDCO blev der ligeledes foretaget en mangelanalyse for at se, hvilke udviklinger der fortsat er nødvendige i ABAC og CRIS. De IT-udviklinger er undervejs og planlægges nu iværksat i januar 2008. Efteruddannelse af fremtidige brugere i de 46 AVS-delegationer bliver en udfordring.

Det er vigtigt at understrege, at selv om de nye IT-supportværktøjer kun er under udvikling, blev EUF’s årsregnskaber for 2005 faktisk opstillet efter periodiseringsprincippet. For at sikre årsregnskabsoplysningernes sammenlignelighed har EUF’s regnskabsfører endvidere på ny fastslået åbningsbalancerne for regnskabsåret 2005 fuldstændigt efter periodiseringsprincippet. Regnskabsoplysningerne i de nuværende IT-regnskabssystemer (OLAS) er tilpasset, når dette har været nødvendigt for at fremstille data i overensstemmelse med periodiseringsprincippet. EUF-regnskabsføreren har også foretaget de nødvendige korrektioner af kasseregnskabsoplysningerne på grundlag af yderligere oplysninger fra den anvisningsberettigede.

FREMTIDIGE UDVIKLINGER

Handlingsplanen er ajourført for 2006 og forlænges til 2007 (se bilag). Ved udgangen af 2006 skulle hele ABAC IT-arkitekturen være på plads. Yderligere IT-udvikling vil hovedsageligt dreje sig om forbedring af brugervenligheden og regnskabsaflæggelsesfunktionerne samt arbejde hen imod det noget mere langsigtede mål om tættere integration af lokale systemer og udvikling af yderligere værktøjer til brugersupport og finansstyring. Med hensyn til regnskabsrammerne vil arbejdet fokusere på definition af roller og ansvar for aktørerne i finansprocedurerne, på forbedring af kvaliteten af oplysningerne på periodeafgrænsningsposter og ledelsesrapportering, samt på kontrol med overholdelse af valideringskriterier for lokale systemer af anvisningsberettigede ved delegation.

KONKLUSION

Overgangen til et nyt regnskabssystem i Europa-Kommissionen fuldførtes inden for den lovbestemte frist, og den 1. januar 2005 overgik Kommissionen for EU’s almindelige regnskab fra kasseregnskabsprincippet til det periodiserede regnskab og er nu i stand til i al væsentlighed at overholde internationalt accepterede regnskabsstandarder. De første endelige resultater af det indførte system blev afprøvet og dokumenteret, da Kommissionens regnskabsfører udarbejdede de foreløbige regnskaber inden fristen den 31. marts 2006. Kommissionen har således opfyldt målsætningen om at overgå til periodeafgrænsningsprincippet inden for en meget ambitiøs tidsramme. Målet havde ikke kunnet nås uden det store engagement og den konstruktive medvirken fra samtlige tjenestegrenes side.

Selv om forvaltningen af overgangen hidtil har været vellykket, og der er foretaget omfattende afprøvninger, viste verificeringsarbejdet for de lokale systemer imidlertid ved udgangen af 2005, at der er grund til bekymring for tre systemer, hvor valideringen ikke var mulig. Rapporten om generaldirektoraternes lokale systemer indeholder også anbefalinger med hensyn til forbedring af kontrollen med regnskabsoplysningerne, bedre forståelse af valg af bogføringskode, bedre efteruddannelse i regnskabsspørgsmål og de dertil knyttede kulturforandringer. Kommissionens tjenestegrene var endvidere under betydeligt pres i 2005 for at færdiggøre de nye komplicerede processer inden for den ambitiøse tidsfrist. Arbejdet med at forbedre kontrol af datasammenhængen inden for regnskabssystemet vil utvivlsomt fortsætte mindst indtil godkendelsen af de endelige konsoliderede regnskaber den 31. juli 2006.

For så vidt angår de tre lokale systemer, der ikke kunne valideres, vil to efter planerne blive bragt i overensstemmelse inden udgangen af 2006 (AIDCO og RELEX). Der har været forsinkelser i udviklingen af en erstatning for det tredje system (EAC), så vedkommende generaldirektorat må sikre, at det nuværende system kan forbedres i tide inden udløbet af regnskabsåret 2006.

Kommissionen søger at løse problemet med manglende kvalificeret regnskabspersonale gennem specialiserede eksterne udvælgelsesprøver for at tiltrække ansøgere med hensigtsmæssig uddannelse og erfaringsbaggrund. Kommissionen agter også at øge antallet af efteruddannelseskurser til eksisterende personale.

De nødvendige IT-udviklinger for at inkorporere Den Europæiske Udviklingsfond, delegationernes forskudskonti og agenturerne i ABAC-systemet skulle være tilendebragt medio 2006, og Kommissionen vil derefter koncentrere sig om at færdiggøre integreringen af de centrale IT-systemer og forbedre sikkerhedskontrollen.

Det er planen, at projektet skal give ledelsen i de enkelte tjenestegrene mere pålidelige og fuldstændige oplysninger om de aktiver og passiver, som den har ansvar for, og om de finansielle forbindelser med hver enkelt leverandør (på længere sigt) og på mellemlang sigt om de finansielle aspekter ved gennemførelse af flerårige programmer og projekter.

På baggrund af de indhøstede erfaringer fra de problemer og forsinkelser, der opstod i løbet af dette første år med regnskabsføring efter periodiseringsprincippet, vil Kommissionen kunne forbedre kvaliteten af regnskabsoplysningerne og overholdelsen af frister i efterfølgende års regnskaber.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Kommissionen har fremlagt halvårlige statusrapporter til og med 31. maj 2005.