Forslag til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV om ændring af Rådets direktiv 68/151/EØF for så vidt angår offentlighed vedrørende visse former for selskaber

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

1. Indledning

Det første selskabsretsdirektiv [1] blev vedtaget i 1968 med henblik på - til beskyttelse af selskabsdeltagernes og tredjemands interesser - at samordne de nationale bestemmelser for selskaber med begrænset ansvar på tre områder: selskabernes pligt til at offentliggøre dokumenter og oplysninger, gyldigheden af selskabernes forpligtelser og selskabernes ugyldighed.

[1] Rådets første direktiv af 9. marts 1968 om samordning af de garantier, som kræves i medlemsstaterne af de i traktatens artikel 58, stk. 2, nævnte selskaber til beskyttelse af såvel selskabsdeltagernes som tredjemands interesser, med det formål at gøre disse garantier lige byrdefulde (68/151/EØF), EFT L 65 af 14.3.1968, s. 8, senest ændret ved tiltrædelsesakten af 1994 (EFT C 241 af 29.8.1994, s. 194).

Hvad angår selskabernes offentliggørelse af dokumenter og oplysninger er de vigtigste krav i første direktiv følgende: - den obligatoriske offentlighed vedrørende selskaber skal mindst omfatte de dokumenter og oplysninger, der er nævnt i artikel 2 - disse dokumenter og oplysninger skal henlægges i en aktmappe og opbevares i et register og efterfølgende offentliggøres i den nationale offentlige tidende; en genpart af disse dokumenter og oplysninger skal kunne indhentes fra registret - breve og bestillingssedler, som selskaberne anvender, skal angive de oplysninger, der er nævnt i artikel 4 - medlemsstaterne bestemmer, hvilke personer der har pligt til at drage omsorg for offentlighedsformaliteterne, og fastsætter passende sanktioner i nærmere bestemte tilfælde.

I december 1997 afholdt Europa-Kommissionen en konference om selskabsret og det indre marked. Denne konference [2] drejede sig om tre vigtige emner, herunder moderne kommunikationsmetoders indvirkning på selskabsret. En af konklusionerne fra konferencen var, at systemet med offentlighedsforpligtelse i henhold til første direktiv formentlig kunne få stor fordel af indførelsen af moderne teknologi, som kunne bidrage til at opfylde den vigtige målsætning om at gøre det lettere og hurtigere at få adgang til oplysninger om selskaber.

[2] Dokumenter fra konferencen om selskabsret og det indre marked, den 15. og 16. december 1997 i Bruxelles, Europa-Kommissionen, udgivet af Kontoret for Officielle Publikationer i april 1998.

I forbindelse med fjerde fase af processen vedrørende forenkling af lovgivningen om det indre marked (SLIM), som Kommissionen lancerede i oktober 1998, udsendte en arbejdsgruppe om selskabsret i september 1999 en rapport om forenklingen af første og andet direktiv om selskabsret [3]. Denne rapport indeholdt en række detaljerede henstillinger om de områder, hvor der kunne opnås en forenkling. De vigtigste henstillinger vedrørende første direktiv drejede sig på den ene side om behovet for at fremskynde registrering og offentliggørelse af selskabsdokumenter og -oplysninger ved hjælp af moderne teknologi og på den anden side om behovet for at forbedre den grænseoverskridende adgang til oplysninger om selskaber ved at tillade frivillig registrering af selskabsdokumenter og -oplysninger på andre sprog.

[3] Henstillinger fra SLIM-arbejdsgruppen vedrørende selskabsret om forenkling af første og andet selskabsretsdirektiv, september 1999.

I sin rapport til Europa-Parlamentet og Rådet [4] anførte Kommissionen, at den støttede den overordnede målsætning for de vigtigste henstillinger vedrørende første direktiv, og at den ville undersøge nærmere, hvordan første direktiv bedst kunne ændres i overensstemmelse hermed. SLIM-gruppens henstillinger og deres praktiske virkninger er efterfølgende blevet drøftet med medlemsstaternes selskabsretseksperter på tre møder (juni 2000, marts 2001 og juni 2001).

[4] Rapport fra Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet - Resultaterne af fjerde fase af SLIM, 4. februar 2000 (KOM (2000) 56 endelig).

På grundlag af disse drøftelser viste det sig, at der var bred tilslutning til de vigtigste henstillinger vedrørende første direktiv. Det var opfattelsen, at moderniseringen af første direktiv i overensstemmelse med disse henstillinger ikke blot ville bidrage til at opfylde den vigtige målsætning om, at det skal være lettere og hurtigere for interesserede parter at få adgang til oplysninger om selskaber, men også ville medføre en væsentlig forenkling af de offentlighedsformaliteter, der er pålagt selskaberne. Det blev desuden besluttet at benytte lejligheden til at ajourføre første direktiv, hvor det er nødvendigt, nemlig med hensyn til de selskabsformer, der er omfattet af direktivet, og henvisningerne til regnskabsdirektiverne.

2. Tidsplan og anvendelsestidspunkt

I forslaget benyttes den 1. januar 2005 som frist for medlemsstaternes gennemførelse af de love og administrative bestemmelser, der er nødvendige for at efterkomme direktivet. Denne dato bør anses for at være rimelig i betragtning af, at de fleste medlemsstater allerede - i visse tilfælde igennem flere år - har arbejdet med at gennemføre reformer, som tager sigte på at indføre moderne teknologi i de arkiverings- og offentlighedssystemer, der gælder for oplysninger om selskaber.

3. Hovedlinjerne i dette forslag

3.1. Artikel 1

I fortsættelse af ovennævnte målsætninger foretages i artikel 1 de nødvendige ændringer af Rådets første direktiv af 9. marts 1968.

3.1.1. Stk. 1

Dette stykke ajourfører de selskabsformer, som første direktiv finder anvendelse på, ved at tilføje de selskabsformer, der er blevet indført på nationalt plan siden vedtagelsen af første direktiv ("société par actions simplifiée" i Frankrig og "besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid" i Nederlandene) eller efter medlemsstatens tiltrædelse ("anpartsselskab" i Danmark).

3.1.2. Stk. 2

Dette stykke ajourfører artikel 2 i første direktiv, som opregner de dokumenter og oplysninger, der er omfattet af offentliggørelsesforpligtelsen, således at den afspejler den senere vedtagelse af en række direktiver om de regnskabsdokumenter, der skal udarbejdes af selskaber ("regnskabsdirektiverne").

Artikel 2 i første direktiv ændres derfor på følgende måde: - henvisningen til "balance- og resultatopgørelse" erstattes af en henvisning til "de regnskabsdokumenter" (dvs. årsregnskaberne - årsrapport - revisionspåtegning/konsoliderede regnskaber - konsolideret årsrapport - revisionspåtegning), som skal offentliggøres i henhold til de regnskabsdirektiver, der er vedtaget efter 1968 - den midlertidige bestemmelse om at udskyde anvendelsen af artikel 2, stk. 1, litra f), indtil iværksættelsen af et fremtidigt direktiv, som skal vedtages på regnskabsområdet, udgår - bestemmelsen i artikel 2, stk. 2, som er direkte knyttet til den midlertidige bestemmelse i artikel 2, stk. 1, litra f), udgår.

Under de drøftelser, der fulgte efter SLIM-gruppens rapport, blev det foreslået at tilføje en række emner (f.eks. websted, e-mail-adresser osv.) til de dokumenter og oplysninger, der er angivet i artikel 2 i første direktiv. Direktivforslaget følger ikke dette forslag, som ikke anses for at være i overensstemmelse med målsætningen om forenkling. Det bør imidlertid bemærkes, at første direktiv ikke hindrer medlemsstaterne i at kræve eller tillade offentliggørelse af andre dokumenter og oplysninger end dem, der er angivet i artikel 2.

3.1.3. Stk. 3

Dette stykke ændrer artikel 3 i første direktiv, som indeholder de grundlæggende regler for registrering og offentliggørelse af selskabsdokumenter og -oplysninger, med henblik på at muliggøre brugen af moderne teknologi under opfyldelsen af dets krav.

Artikel 3, stk. 1

Artikel 3, stk. 1 forbliver uændret. Det skal bemærkes, at direktivet overlader det til medlemsstaterne at afgøre, om de organiserer registreringssystemet centralt eller decentralt. Indførelsen af moderne teknologi kræver ikke en ændring af direktivet i så henseende.

Artikel 3, stk. 2

Artikel 3, stk. 2, ændres ved tilføjelse af et andet afsnit, hvorefter medlemsstaterne skal sikre, at der er mulighed for elektronisk arkivering af selskabsdokumenter og -oplysninger fra og med 1. januar 2005. Fra denne dato skal selskaberne i princippet kunne vælge mellem arkivering i papirform og arkivering ad elektronisk vej. Medlemsstaterne kan pålægge alle - eller visse kategorier af - selskaber at arkivere alle - eller visse typer af - dokumenter og oplysninger ad elektronisk vej. Det er underforstået, at medlemsstaterne begrænser en sådan forpligtelse til situationer, hvor den ikke skaber en urimelig byrde for selskaberne.

Foregår arkiveringen i papirform efter 1. januar 2005, skal medlemsstaterne sikre, at arkiverede dokumenter og oplysninger systematisk konverteres af registret til elektronisk form med henblik på at blive henlagt i aktmappen eller indført i registret, jf. det nye tredje afsnit i stk. 2.

Det nye fjerde afsnit i stk. 2 indeholder bestemmelser vedrørende dokumenter og oplysninger, som er arkiveret i papirform indtil den 31. december 2004. Medlemsstaterne skal sikre, at registrene i det mindste konverterer sådanne dokumenter og oplysninger til elektronisk form på anmodning af interesserede parter (hvorved medlemsstaterne under alle omstændigheder frit kan vælge at konvertere dem alle eller en del af dem). Dette forhindrer ikke, at medlemsstater, der måtte ønske det, pålægger alle - eller visse kategorier af - selskaber at stille alle - eller visse typer af - sådanne dokumenter og oplysninger til rådighed i elektronisk form.

Det skal bemærkes, at indførelsen af et krav om, at medlemsstaterne fra og med den 1. januar 2005 skal give mulighed for at arkivere selskabsdokumenter ad elektronisk vej, ikke på nogen måde påvirker medlemsstaternes muligheder for frit at beslutte 1) hvilke personer der skal drage omsorg for offentliggørelsesformaliteterne, 2) hvilken kontrol (af offentliggørelsernes form og/eller indhold) der skal foretages, 3) hvilke tekniske standarder der skal følges (f.eks. brug af specifik software) og 4) hvilke gebyrer selskaberne skal betale for arkivering i papirform og/eller elektronisk form.

Artikel 3, stk. 3

Stk. 3, som regulerer udstedelse af genparter af dokumenter og oplysninger, ændres på en sådan måde, at ansøgere kan vælge mellem papirform og elektronisk form, både for så vidt angår den indgivne anmodning og den fremsendte genpart.

Første afsnit i stk. 3 ændres, således at anmodninger kan indgives i papirform eller ad elektronisk vej.

Det nye andet afsnit i stk. 3 ændres, således at genparter kan indhentes i papirform eller ad elektronisk vej. Medlemsstaterne kan imidlertid af praktiske grunde bestemme, at dokumenter og oplysninger, der er arkiveret indtil den 31. december 2004, ikke kan fås ad elektronisk vej, hvis de er arkiveret i papirform mindre end 10 år før anmodningstidspunktet.

Det nye tredje afsnit i stk. 3 gentager de nuværende bestemmelser i artikel 3 (gebyret for meddelelse af disse genparter må ikke overstige de dermed forbundne administrative omkostninger) og udvider den til at gælde for elektroniske genparter.

Det nye fjerde afsnit i stk. 3 gentager de nuværende bestemmelser i artikel 3 (papirgenparters rigtighed skal normalt bekræftes) og kræver ikke, at elektroniske genparter skal bekræftes systematisk, fordi en sådan bestemmelse kunne medføre store omkostninger, og elektroniske kopier ønskes for det meste kun med henblik på information.

Det nye femte afsnit i stk. 3 sikrer, at bekræftelse af elektroniske genparter vil være baseret på brug af en avanceret elektronisk signatur, som defineret i artikel 2, stk. 2, i direktiv 1999/93/EF [5]. En avanceret elektronisk signatur er nemlig nødvendig for at nå målsætningen for bekræftelse af elektroniske genparter (at garantere både ægtheden af deres oprindelse og integriteten af deres indhold). Dette hindrer ikke medlemsstaterne i at fastsætte, at de anvendte avancerede elektroniske signaturer skal have yderligere karakteristika (f.eks. være baseret på et kvalificeret certifikat og genereret af et sikkert signaturgenereringssystem, jf. artikel 2 i direktiv 1999/93/EF), hvis de ønsker at sikre, at sådanne signaturer har de retsvirkninger, der er omhandlet i artikel 5 i direktiv 1999/93/EF.

[5] Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF af 13. december 1999 om en fællesskabsramme for elektroniske signaturer, EFT L 13 af 19.1.2000, s. 12.

Artikel 3, stk. 4

Første afsnit i stk. 4 er ændret ved tilføjelse af et punktum, hvori det udtrykkeligt tillades, at den nationale offentlige tidende kan være elektronisk. Henvisningen til en bekendtgørelse i den nationale offentlige tidende er ikke taget ud af direktivet, fordi flere medlemsstater gjorde opmærksom på, at deres nationale bestemmelser knyttede den juridiske værdi af selskabsoplysninger sammen med en sådan bekendtgørelse.

Eftersom dette problem ikke består i alle medlemsstater, er der imidlertid tilføjet et andet afsnit til stk. 4 for at give medlemsstaterne mulighed for at erstatte bekendtgørelsen i den nationale offentlige tidende med tilsvarende effektive bekendtgørelsesmåder. Dette forudsætter en central og kronologisk adgang til selskabsoplysninger, hvilket er den nationale offentlige tidendes væsentligste funktion.

Artikel 3, stk. 5 og 6

Ændringerne i stk. 4 gør det nødvendigt at foretage følgeændringer i visse udtryk i stk. 5 og 6. I stk. 5 erstattes ordet "bekendtgørelsen" af ordet "offentliggørelsen". I stk. 6 erstattes "i pressen" og "den i pressen bekendtgjorte tekst" af ordene "i henhold til stk. 4" og "den tekst, der er offentliggjort i henhold til stk. 4".

Artikel 3, stk. 7

Artikel 3, stk. 7, forbliver uændret.

Artikel 3, stk. 8

Der indføjes et nyt stk. 8 i artikel 3 med henblik på en nøjagtig definition af udtrykket "ad elektronisk vej", som indføres i direktivet. Denne definition svarer til de definitioner, der er vedtaget i andre direktiver vedrørende informationssamfundet (se artikel 1, stk. 2, i direktiv 98/34/EF [6] eller artikel 2 i direktiv 2001/115/EF [7]).

[6] Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 98/34/EF af 22. juni 1998 om en informationsprocedure med hensyn til tekniske standarder og forskrifter, EFT L 204 af 21.7.1998, s. 37, senest ændret ved direktiv 98/48/EF.

[7] Rådets direktiv 2001/115/EF af 20. december 2001 om ændring af direktiv 77/388/EØF med henblik på forenkling, modernisering og harmonisering af kravene til fakturering med hensyn til merværdiafgift, EFT L 15 af 17.2.2002, s. 24.

En sådan definition indebærer, at der anvendes en computer i begge ender af kommunikationskanalen og omfatter derfor ikke sådanne midler som taletelefoni, almindelig fax og telex. Det skal imidlertid bemærkes, at medlemsstaterne ikke er forhindret i at tillade, at sådanne midler - foruden elektroniske midler - benyttes af selskaber, når de arkiverer deres dokumenter og oplysninger, og/eller af interesserede parter, når de forsøger at indhente en genpart.

3.1.4. Stk. 4

Dette stykke indsætter en ny artikel 3a i første direktiv med det formål at forbedre den grænseoverskridende adgang til selskabsoplysninger og sikre, at tredjemand kan påberåbe sig oversættelser.

Stk. 2 i den nye artikel 3a tillader selskaberne - ud over den påbudte offentliggørelse på et af de anerkendte sprog i medlemsstaten - frivilligt at offentliggøre deres dokumenter og oplysninger på ethvert andet af Fællesskabets officielle sprog. Medlemsstaterne skal sikre, at selskaberne har elektronisk adgang på det eller disse sprog.

Stk. 3 i den nye artikel 3a tillader eksplicit medlemsstaterne at give selskaberne mulighed for frivilligt at offentliggøre deres dokumenter og oplysninger på ethvert andet sprog uden for Fællesskabet.

Stk. 4 i den nye artikel 3a sikrer, at tredjeparter kan påberåbe sig oversættelser. Til det formål skal medlemsstaterne træffe de nødvendige foranstaltninger for at undgå uoverensstemmelse mellem de forskellige offentliggjorte sprogudgaver (f.eks. med hensyn til en konsekvent præsentation af disse sprogudgaver med tiden). I tilfælde af uoverensstemmelse beskyttes parter, der handler i god tro.

3.1.5. Stk. 5

Dette stykke ændrer artikel 4 i første direktiv, som anfører de oplysninger, der skal angives på breve og bestillingssedler, der benyttes af selskaber, således at det bliver klart, at denne bestemmelse gælder for alle breve og bestillingssedler, uanset om de er i papirform eller benytter ethvert andet medium (f.eks. fax, e-mail, internet osv.).

Navnet på det register, hvor selskabets aktmappe opbevares, er en af de oplysninger, der er anført i artikel 4. Ordene "de fornødne oplysninger med henblik på at identificere" er blevet indsat før "det register" for at tillade andre måder at henvise til registret på end dets navn. Denne ændring anses for ønskelig i betragtning af de nuværende drøftelser mellem registre i Europa, som tager sigte på at nå til enighed om et fælles system for nummeridentifikation for selskaber og registre.

Endelig er der tilføjet et nyt afsnit i artikel 4 med det formål at udvide forpligtelsen til at angive de anførte oplysninger til også at gælde for et selskabs eventuelle websted. Det synes ikke ønskværdigt at forpligte alle selskaber til at have et websted, men eksisterende websteder bør indeholde de samme mindsteinformationer som de breve og bestillingssedler, der anvendes af selskabet. Et sådant krav synes nødvendigt til trods for e-handelsdirektivet af 8. juni 2000 [8], som indeholder en række bestemmelser vedrørende de selskabsoplysninger, som af to grunde skal findes på et selskabs websted. På den ene side omfatter de oplysninger, der er anført i artikel 5 i e-handelsdirektivet, ikke alle de oplysninger, der er anført i artikel 4 i første direktiv. På den anden side er e-handelsdirektivets anvendelsesområde begrænset til fysiske eller juridiske personer, der yder en informationssamfundstjeneste; dette begreb, der er defineret i artikel 1, stk. 2, i direktiv 98/34/EF, forudsætter tilstedeværelsen af en økonomisk aktivitet (lønnet eller ej), således at alle selskabers websteder ikke nødvendigvis er omfattet.

[8] Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2000/31/EF af 8. juni 2000 om visse retlige aspekter af informationssamfundstjenester, navnlig elektronisk handel, i det indre marked (direktivet om elektronisk handel), EFT L 178 af 17.7.2000, s. 1.

3.1.6. Stk. 6

Denne stykke indføjer i artikel 6 i første direktiv en række ændringer som konsekvens af ovenstående ændringer: - henvisningen til "balance og resultatopgørelse" erstattes af en henvisning til "regnskabsdokumenterne" - bestemmelsen vedrørende forretningspapirer udvides til at gælde for selskabets eventuelle websted.

3.2. Artikel 2-4 - Afsluttende bestemmelser

Bestemmelserne i disse artikler omhandler vedtagelsen og administrationen af det foreslåede direktiv.

2002/0122 (COD)

Forslag til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV om ændring af Rådets direktiv 68/151/EØF for så vidt angår offentlighed vedrørende visse former for selskaber

EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 44, stk. 2, litra g),

under henvisning til forslag fra Kommissionen [9],

[9] EFT C [...], [...], s. [...]

under henvisning til udtalelse fra Det Økonomiske og Sociale Udvalg [10],

[10] EFT C [...], [...], s. [...].

i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251 [11], og

[11] EFT C [...], [...], s. [...].

ud fra følgende betragtninger:

(1) I Rådets første direktiv 68/151/EØF af 9. marts 1968 om samordning af de garantier, som kræves i medlemsstaterne af de i traktatens artikel 58, stk. 2, nævnte selskaber til beskyttelse af såvel selskabsdeltagernes som tredjemands interesser, med det formål at gøre disse garantier lige byrdefulde [12] fastsættes det, at selskaber med begrænset ansvar har pligt til at offentliggøre en række dokumenter og oplysninger.

[12] EFT L 65 af 14.3.1968, s. 8, senest ændret ved akten vedrørende Østrigs, Finlands og Sveriges tiltrædelse.

(2) I forbindelse med fjerde fase af processen vedrørende forenkling af lovgivningen om det indre marked (SLIM), som Kommissionen lancerede i oktober 1998, udsendte en arbejdsgruppe vedrørende selskabsret i september 1999 en rapport om forenklingen af første og andet selskabsretsdirektiv, som indeholdt visse henstillinger [13].

[13] Se rapport fra Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet - Resultaterne af fjerde fase af SLIM, 4. februar 2000 (KOM(2000) 56 endelig).

(3) En modernisering af direktiv 68/151/EØF efter retningslinjerne i de henstillinger skulle ikke blot kunne bidrage til at opfylde den vigtige målsætning om, at interesserede parter skal have lettere og hurtigere adgang til oplysninger om selskaber, men burde også i høj grad forenkle de offentlighedsformaliteter, der er pålagt selskaberne.

(4) Listen over selskaber, der er omfattet af direktiv 68/151/EØF, bør udvides, således at den tager højde for de nye selskabsformer, der er oprettet på nationalt plan siden direktivets vedtagelse.

(5) Siden 1968 er der vedtaget flere direktiver med henblik på at harmonisere de krav, der finder anvendelse på de regnskabsdokumenter, som selskaberne skal udarbejde, nemlig Rådets fjerde direktiv 78/660/EØF af 25. juli 1978 på grundlag af traktatens artikel 54, stk. 3, litra g), om årsregnskaberne for visse selskabsformer [14], Rådets syvende direktiv 83/349/EØF af 13. juni 1983 på grundlag af traktatens artikel 54, stk. 3, litra g), om konsoliderede regnskaber [15], Rådets direktiv 86/635/EØF af 8. december 1986 om bankers og andre penge- og finansieringsinstitutters årsregnskaber og konsoliderede regnskaber [16] og Rådets direktiv 91/674/EØF af 19. december 1991 om forsikringsselskabers årsregnskaber og konsoliderede regnskaber [17]. Henvisningerne i direktiv 68/151/EØF til de regnskabsdokumenter, som skal offentliggøres i henhold til de direktiver, bør ajourføres i overensstemmelse hermed.

[14] EFT L 222 af 14.8.1978, s. 11, senest ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2001/65/EF (EFT L 283 af 27.10.2001, s. 28).

[15] EFT L 193 af 18.7.1983, s. 1, senest ændret ved direktiv 2001/65/EF.

[16] EFT L 372 af 31.12.1986, s. 1, senest ændret ved direktiv 2001/65/EF.

[17] EFT L 374 af 31.12.1991, s. 7.

(6) I forbindelse med den tilstræbte modernisering skal selskaberne kunne vælge at arkivere deres obligatoriske dokumenter og oplysninger i papirform eller ad elektronisk vej. Interesserede parter skal kunne få en genpart fra registret af sådanne dokumenter og oplysninger både i papirform og ad elektronisk vej.

(7) Medlemsstaterne skal have mulighed for at beslutte at bevare den nationale offentlige tidende, som er bestemt til bekendtgørelse af obligatoriske dokumenter og oplysninger, i papirform eller elektronisk form eller fastsætte regler om offentliggørelse ad tilsvarende effektiv vej.

(8) Adgangen til oplysninger om selskaber på tværs af grænserne bør forbedres ved -foruden den obligatoriske offentliggørelse på et af de anerkendte sprog i selskabets hjemland - at tillade frivillig registrering af dokumenter og oplysninger på andre sprog. Tredjeparter, der handler i god tro, skal kunne påberåbe sig disse oversættelser.

(9) Det bør præciseres, at angivelsen af de obligatoriske oplysninger i henhold til artikel 4 i direktiv 68/151/EØF skal foretages i alle breve og bestillingssedler, uanset om de er i papirform, eller der benyttes ethvert andet medium. På baggrund af den teknologiske udvikling bør det ligeledes fastsættes, at disse angivelser skal foretages på et selskabs eventuelle websted.

(10) Direktiv 68/151/EØF bør ændres i overensstemmelse hermed.

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

I direktiv 68/151/EØF foretages følgende ændringer::

1) I artikel 1 foretages følgende ændringer:

a) tredje led affattes således:

"- I Frankrig:

la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée, la société par actions simplifiée;"

b) sjette led affattes således:

"- I Nederlandene:

de naamloze vennootschap, de commanditaire vennootschap op aandelen, de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid;"

c) niende led affattes således:

"- I Danmark:

aktieselskab, kommanditaktieselskab, anpartsselskab;"

2) I artikel 2 foretages følgende ændringer:

a) Stk. 1, litra f), affattes således:

"(f) De regnskabsdokumenter for hvert regnskabsår, som skal offentliggøres i henhold til Rådets direktiv 78/660/EØF*, 83/349/E'ØF**, 86/635/EØF*** og 91/674/EØF****.

* EFT L 222 af 14.8.1978, s. 11.

** EFT L 193 af 18.7.1983, s. 1.

*** EFT L 372 af 31.12.1986, s. 1.

**** EFT L 374 af 31.12.1991, s. 7.

b) Stk. 2 udgår.

3) Artikel 3 affattes således:

"Artikel 3

1. I hver medlemsstat oprettes enten i et centralt register eller i et handels- eller selskabsregister en aktmappe for ethvert selskab, som er registreret dér.

2. Alle dokumenter og oplysninger, der i henhold til artikel 2 er offentligt tilgængelige, skal henlægges i aktmappen eller indføres i registeret; grundlaget for indførslen i registeret skal altid fremgå af aktmappen.

Medlemsstaterne skal sikre, at selskaberne fra og med den 1. januar 2005 får adgang til at arkivere alle dokumenter og oplysninger, der skal offentliggøres i henhold til artikel 2, ad elektronisk vej. Endvidere kan medlemsstaterne pålægge alle - eller visse kategorier af - selskaber at arkivere alle - eller visse typer af - sådanne dokumenter og oplysninger ad elektronisk vej fra og med den 1. januar 2005.

Alle de i artikel 2 omhandlede dokumenter og oplysninger, der arkiveres fra og med den 1. januar 2005, skal opbevares i aktmappen eller indføres i registret i elektronisk form, uanset om de arkiveres i papirform eller ad elektronisk vej. Til det formål skal medlemsstaterne sikre, at alle sådanne dokumenter og oplysninger, der arkiveres i papirform fra og med den 1. januar 2005, konverteres af registret til elektronisk form.

De i artikel 2 omhandlede dokumenter og oplysninger, der er arkiveret i papirform indtil den 31. december 2004, skal ikke konverteres automatisk til elektronisk form af registret. Medlemsstaterne skal dog sikre, at de konverteres til elektronisk form af registret efter anmodning afgivet i overensstemmelse med reglerne i stk. 3.

3. Fuldstændig eller delvis genpart af de i artikel 2 omhandlede dokumenter eller oplysninger skal kunne indhentes efter anmodning. Fra og med den 1. januar 2005 kan anmodninger indgives til registret i papirform eller ad elektronisk vej efter andragerens eget valg.

Fra og med den 1. januar 2005 skal genparter, der er omhandlet i første afsnit, kunne indhentes fra registret i papirform eller ad elektronisk vej efter andragerens eget valg, uanset om dokumenterne eller oplysningerne er arkiveret før eller efter den 1. Januar 2005. Medlemsstaterne kan imidlertid bestemme, at alle - eller visse typer af - dokumenter og oplysninger, der er arkiveret i papirform, indtil den 31. December 2004, ikke kan indhentes fra registret ad elektronisk vej, hvis de er arkiveret før en nærmere angivet periode forud for den dato, hvor anmodningen er indgivet til registret. En sådan periode må ikke være under 10 år.

Gebyret for at indhente en fuldstændig eller delvis genpart af de i artikel 2 omhandlede dokumenter eller oplysninger enten i papirform eller ad elektronisk vej, må ikke overstige de dermed forbundne administrative omkostninger.

De fremsendte papirgenparters rigtighed skal bekræftes, medmindre andrageren giver afkald på bekræftelsen. De fremsendte elektroniske genparters rigtighed skal ikke bekræftes, medmindre andrageren udtrykkeligt anmoder om bekræftelsen.

Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at bekræftelse af elektroniske genparter garanterer både ægtheden af deres oprindelse og integriteten af deres indhold ved hjælp af en avanceret elektronisk signatur i henhold til artikel 2, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF af 13. december 1999 om en fællesskabsramme for elektroniske signaturer*****.

***** EFT L 13 af 19.1.2000, s. 12.

4. De i stk. 2 omhandlede dokumenter og oplysninger skal bekendtgøres i den dertil af medlemsstaten bestemte nationale offentlige tidende enten i form af en fuldstændig gengivelse eller gengivelse i uddrag eller i form af en henvisning til, at dokumentet er henlagt i aktmappen eller er indført i registeret. Den nationale offentlige tidende, som medlemsstaterne har bestemt dertil, kan være elektronisk.

Medlemsstaterne kan vælge at erstatte offentliggørelse i den nationale offentlige tidende med tilsvarende effektive bekendtgørelsesmåder, der mindst indebærer, at der anvendes et system, som sikrer, at de offentliggjorte oplysninger er tilgængelige i kronologisk orden gennem en central elektronisk platform.

5. Dokumenter og oplysninger kan af selskabet først påberåbes over for tredjemand efter den i stk. 4 nævnte offentliggørelse, medmindre selskabet godtgør, at tredjemand kendte dokumentet eller oplysningen.

Disse dokumenter eller oplysninger kan imidlertid ikke gøres gældende over for tredjemand for så vidt angår begivenheder, der har fundet sted inden den sekstende dag efter dagen for offentliggørelsen, dersom tredjemand godtgør, at det var ham umuligt at kende dem.

6. Medlemsstaterne træffer de fornødne foranstaltninger for at hindre uoverensstemmelse mellem indholdet af bekendtgørelsen i henhold til stk. 4 og indholdet af registeret eller aktmappen.

I tilfælde af uoverensstemmelse kan den tekst, der er offentliggjort i henhold til stk. 4, imidlertid ikke påberåbes over for tredjemand; dog kan denne påberåbe sig den offentliggjorte tekst, medmindre selskabet godtgør, at tredjemand kendte det i aktmappen henlagte eller i registeret indførte dokument.

7. I øvrigt kan tredjemand altid påberåbe sig dokumenter eller oplysninger, for hvilke offentlighedsformaliteterne endnu ikke er gennemført, medmindre dokumenterne eller oplysningerne på grund af manglende offentlighed endnu er uden retsvirkning.

8. I denne artikel forstås ved "ad elektronisk vej", at oplysningerne fra afsendelsesstedet sendes og på bestemmelsesstedet modtages ved hjælp af elektronisk databehandlingsudstyr (herunder digital komprimering) og datalagringsudstyr og udelukkende sendes, routes og modtages via tråd, radio, optiske midler eller andre elektromagnetiske midler.".

4) Følgende indsættes som artikel 3a:

"Artikel 3a

1. Dokumenter og oplysninger, der skal offentliggøres i henhold til artikel 2, skal være affattet på et af de sprog, der er tilladt efter de gældende sprogregler i den medlemsstat, hvor selskabet har sit vedtægtsmæssige hjemsted.

2. Ud over den påbudte offentliggørelse, jf. stk. 1, skal medlemsstaterne tillade, at dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 2, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 3 på ethvert af Fællesskabets officielle sprog.

Medlemsstaterne kan foreskrive, at oversættelsen af sådanne dokumenter og oplysninger skal være bekræftet.

Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at der er mulighed for elektronisk adgang på hvert af de officielle sprog i Fællesskabet, på hvilke sådanne dokumenter og oplysninger er offentliggjort.

3. Ud over den påbudte offentliggørelse, jf. stk. 1, og den offentliggørelse, som stk. 2 giver adgang til, kan medlemsstaterne tillade, at dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 2, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 3 på ethvert andet sprog.

Medlemsstaterne kan foreskrive, at oversættelsen af sådanne dokumenter og oplysninger skal være bekræftet.

4. Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på at undgå uoverensstemmelse mellem de dokumenter og oplysninger, der er offentliggjort i henhold til stk. 1, og en eventuel oversættelse, der er offentliggjort i henhold til stk. 2 eller stk. 3.

I tilfælde af uoverensstemmelse kan den oversættelse, der er offentliggjort i henhold til stk. 2 eller stk. 3, imidlertid ikke påberåbes over for tredjemand; dog kan denne påberåbe sig den offentliggjorte tekst, medmindre selskabet godtgør, at tredjemand havde kendskab til den version, der er offentliggjort i henhold til stk. 1.".

5) Artikel 4 affattes således:

"Artikel 4

Medlemsstaterne foreskriver, at breve og bestillingssedler skal angive følgende, uanset om de foreligger i papirform eller i form af andre medier:

(a) de fornødne oplysninger med henblik på at identificere det register, i hvilket den i artikel 3 omhandlede aktmappe forefindes, og det registreringsnummer, hvorunder selskabet er indført i registeret;

(b) selskabets form og hjemsted samt i påkommende tilfælde, at selskabet er under likvidation.

Er selskabskapitalen anført på disse dokumenter, skal den tegnede og indbetalte kapital angives.

Medlemsstaterne foreskriver, at selskabets eventuelle websted mindst skal indeholde de oplysninger, der er nævnt i første afsnit, og i givet fald angivelsen af den tegnede og indbetalte kapital.".

6) Artikel 6 affattes således:

"Artikel 6

Medlemsstaterne fastsætter passende sanktioner for det tilfælde:

(a) at den i artikel 2, stk. 1, litra f), påbudte offentliggørelse af regnskabsdokumenter undlades;

(b) at de i artikel 4 omhandlede pligtige oplysninger mangler på forretningspapirer eller på selskabets eventuelle websted.".

Artikel 2

1. Medlemsstaterne sætter de nødvendige love og administrative bestemmelser i kraft for at efterkomme dette direktiv senest den 31. december 2004. De underretter straks Kommissionen herom.

Disse love og bestemmelser skal ved vedtagelsen indeholde en henvisning til dette direktiv eller skal ved offentliggørelsen ledsages af en sådan henvisning. De nærmere regler for denne henvisning fastsættes af medlemsstaterne.

2. Medlemsstaterne meddeler Kommissionen teksten til de nationale retsforskrifter, som de udsteder på det område, der er omfattet af dette direktiv.

Artikel 3

Dette direktiv træder i kraft på tyvende dagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 4

Dette direktiv er rettet til medlemsstaterne.

Udfærdiget i Bruxelles, den

På Europa-Parlamentets vegne På Rådets vegne

Formand Formand

FINANSIERINGSOVERSIGT

Politikområde: Det indre marked

Aktiviteter: Selskabsret

Titel: Forslag til direktiv om ændring af Rådets direktiv 68/151/EØF

1. BUDGETPOST (nr. og betegnelse)

Ingen

2. SAMLEDE TAL

2.1. Samlet rammebevilling (del B):

Ingen

2.2. Gennemførelsesperiode:

Ikke relevant

2.3. Samlet flerårigt skøn over udgifterne:

Ikke relevant

2.4. Forenelighed med den finansielle programmering og de finansielle overslag

Ikke relevant

2.5. Virkninger for budgettets indtægtsside:

Ikke relevant

3. BUDGETSPECIFIKATIONER

Ikke relevant

4. RETSGRUNDLAG

EF-traktatens artikel 44, stk. 2, litra g).

5. BESKRIVELSE OG BEGRUNDELSE

5.1. Behov for EU-foranstaltninger

I Rådets første direktiv 68/151/EØF af 9. marts 1968 "om samordning af de garantier, som kræves i medlemsstaterne af de i traktatens artikel 58, stk. 2, nævnte selskaber til beskyttelse af såvel selskabsdeltagernes som tredjemands interesser, med det formål at gøre disse garantier lige byrdefulde" fastsættes det, at selskaber med begrænset ansvar har pligt til at offentliggøre en række dokumenter og oplysninger.

I forbindelse med fjerde fase af processen vedrørende forenkling af lovgivningen om det indre marked (SLIM), som Kommissionen lancerede i oktober 1998, udsendte en arbejdsgruppe om selskabslovgivning i september 1999 en rapport om forenklingen af første og andet direktiv om selskabsret [18]. De vigtigste henstillinger vedrørende første direktiv drejede sig på den ene side om behovet for at fremskynde registrering og offentliggørelse af selskabsdokumenter og -oplysninger ved hjælp af moderne teknologi og på den anden side om behovet for at forbedre den grænseoverskridende adgang til oplysninger om selskaber ved at tillade frivillig registrering af selskabsdokumenter og -oplysninger på andre sprog.

[18] Se rapporten fra Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet - Resultaterne af fjerde fase af SLIM, 4. februar 2000 (KOM(2000) 56 endelig).

En modernisering af første direktiv i overensstemmelse med disse henstillinger vil ikke blot bidrage til at opfylde den vigtige målsætning om, at det skal være lettere og hurtigere for interesserede parter at få adgang til oplysninger om selskaber, men vil også bidrage til en væsentlig forenkling af de offentlighedsformaliteter, der er pålagt selskaberne. Endelig bør første direktiv også ajourføres, hvor det er nødvendigt, nemlig med hensyn til de selskabsformer, der er omfattet af direktivet, og de henvisninger til regnskabsdirektiverne, der er vedtaget efterfølgende.

5.2. Indsatsområder og nærmere bestemmelser for støtten

Ikke relevant

5.3. Gennemførelsesmetoder

Medlemsstaterne skal sætte de nødvendige love og administrative bestemmelser i kraft for at efterkomme dette direktiv.

6. FINANSIELLE VIRKNINGER

Ingen

7. VIRKNINGER FOR PERSONALERESSOURCER OG ADMINISTRATIONSUDGIFTER

De nødvendige menneskelige og administrative ressourcer vil blive dækket inden for budgettildelingen til det ansvarlige generaldirektorat.

8. RESULTATOPFØLGNING OG EVALUERING

De nødvendige love og bestemmelser skal ved vedtagelsen indeholde en henvisning til dette direktiv eller skal ved offentliggørelsen ledsages af en sådan henvisning. De nærmere regler for denne henvisning fastsættes af medlemsstaterne.

Medlemsstaterne meddeler Kommissionen teksten til de nationale retsforskrifter, som de udsteder på det område, der er omfattet af dette direktiv.

9. FORHOLDSREGLER MOD SVIG

Foranstaltningens karakter gør det ikke nødvendigt at træffe specifikke forholdsregler imod svig.

KONSEKVENSANALYSE FORSLAGETS KONSEKVENSER FOR VIRKSOMHEDERNE, HERUNDER ISÆR SMÅ OG MELLEMSTORE VIRKSOMHEDER (SMV'ER)

Forslag til titel

Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om ændring af Rådets direktiv 68/151/EØF for så vidt angår offentlighed vedrørende visse former for selskaber.

Dokumentets referencenummer

KOM(2002) xxx

Forslaget

1. Hvorfor er der i betragtning af nærhedsprincippet behov for en EF-lovgivning på området, og hvad er hovedformålet-

I Rådets første direktiv 68/151/EØF af 9. marts 1968 "om samordning af de garantier, som kræves i medlemsstaterne af de i traktatens artikel 58, stk. 2, nævnte selskaber til beskyttelse af såvel selskabsdeltagernes som tredjemands interesser, med det formål at gøre disse garantier lige byrdefulde" fastsættes det, at selskaber med begrænset ansvar har pligt til at offentliggøre en række dokumenter og oplysninger.

I forbindelse med fjerde fase af processen vedrørende forenkling af lovgivningen om det indre marked (SLIM), som Kommissionen lancerede i oktober 1998, udsendte en arbejdsgruppe om selskabslovgivning i september 1999 en rapport om forenklingen af første og andet direktiv om selskabsret [19]. De vigtigste henstillinger vedrørende første direktiv drejede sig på den ene side om behovet for at fremskynde registrering og offentliggørelse af selskabsdokumenter og -oplysninger ved hjælp af moderne teknologi og på den anden side om behovet for at forbedre den grænseoverskridende adgang til oplysninger om selskaber ved at tillade frivillig registrering af selskabsdokumenter og -oplysninger på andre sprog.

[19] Se rapporten fra Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet - Resultaterne af fjerde fase af SLIM, 4. februar 2000 (KOM(2000) 56 endelig).

En modernisering af første direktiv i overensstemmelse med disse henstillinger vil ikke blot bidrage til at opfylde den vigtige målsætning om, at det skal være lettere og hurtigere for interesserede parter at få adgang til oplysninger om selskaber, men vil også bidrage til en væsentlig forenkling af de offentlighedsformaliteter, der er pålagt selskaberne. Første direktiv vil også blive ajourført, hvor det er nødvendigt, nemlig med hensyn til de selskabsformer, der er omfattet af direktivet, og de henvisninger til regnskabsdirektiverne, der er vedtaget efter første direktiv.

I de seneste år har flere medlemsstater allerede vedtaget eller forberedt en række reformer af deres nationale system for obligatorisk offentliggørelse af selskabsoplysninger. Et af formålene med disse reformer er at øge brugen af moderne teknologi på forskellige måder. I betragtning af nærhedsprincippet ser det ikke desto mindre ud til, at der er behov for en EF-lovgivning på området. Der er følgende grunde hertil:

(1) Obligatorisk offentliggørelse af selskabsoplysninger er allerede reguleret på fællesskabsplan i første direktiv, hvor visse bestemmelser skal ændres med henblik på at sikre, at brugen af de teknologiske fremskridt ikke er uforenelig med den nuværende affatning af første direktiv.

(2) Der er kun vedtaget eller forberedt reformer af de nationale systemer for obligatorisk offentliggørelse af selskabsdokumenter i nogle få medlemsstater, og de er ikke sammenlignelige for så vidt angår anvendelsesområde og/eller tidsplan. Der er derfor behov for foranstaltninger på fællesskabsplan for at opfylde SLIM-gruppens målsætninger med hensyn til en sammenhængende modernisering af første direktiv.

Konsekvenser for virksomhederne

2. Hvem berøres af forslaget-

Første direktiv finder anvendelse på alle former for selskaber med begrænset ansvar i hele EU. Der skelnes i øjeblikket ikke mellem erhvervssektorer, virksomhedsstørrelser eller geografiske områder inden for Fællesskabet. De små og mellemstore virksomheders specifikke situation vil imidlertid blive afspejlet som beskrevet nedenfor i punkt 5.

3. Foranstaltninger, som virksomhederne skal træffe

Hovedformålet med de foreslåede ændringer er at give selskaberne større fleksibilitet i de forskellige faser af det obligatoriske offentliggørelsessystem. Selskaberne vil normalt kunne vælge at arkivere deres obligatoriske dokumenter og oplysninger i papirform eller ad elektronisk vej. Interesserede parter vil kunne få en kopi af sådanne dokumenter og oplysninger i papirform og ad elektronisk vej. Foruden den obligatoriske offentliggørelse, der skal ske på et af de anerkendte sprog i selskabets hjemland, vil selskaberne få mulighed for at offentliggøre dokumenter og oplysninger på andre sprog. Som følge heraf vil ansvaret for at overholde forslaget hovedsagelig ligge hos medlemsstaterne.

Forslaget indeholder kun en bestemmelse, som virksomhederne skal overholde: alle breve og bestillingssedler, som selskaberne anvender, skal - uanset om de er i papirform eller benytter ethvert andet medium - angive de obligatoriske oplysninger, der er anført i artikel 4 i første direktiv, og de samme oplysninger skal angives på selskabets eventuelle websted. Det skal bemærkes, at de oplysninger, der i øjeblikket er angivet i artikel 4, ikke udvides, og at dette krav kun gælder for selskaber, der bevidst vælger at anvende moderne teknologi. Det synes ikke at være forbundet med vanskeligheder eller omkostninger at overholde selve kravet.

4. Hvilke økonomiske virkninger forventes forslaget at få-

Forslagets vigtigste bestemmelser forventes at gøre det lettere og hurtigere for interesserede parter at få adgang til selskabsoplysninger, samtidig med at der sker en væsentlig forenkling af de offentlighedsformaliteter, der er pålagt selskaberne. Denne dobbelte målsætning skulle kunne bidrage til at reducere selskabernes omkostninger i forbindelse med arkivering af deres oplysninger samt i forbindelse med indhentning af genparter af oplysninger arkiveret af andre selskaber, hvilket til gengæld skulle forbedre virksomhedernes konkurrenceevne.

På længere sigt forventes det, at den obligatoriske indførelse af moderne teknologi i systemerne for obligatorisk offentliggørelse af selskabsoplysninger vil få de ansvarlige organer til at udvide brugen af moderne teknologi til en række af deres andre funktioner. En af disse er registreringen af nye selskaber, hvor brugen af moderne teknologi vil bidrage til at lette oprettelsen af nye virksomheder både tidsmæssigt og omkostningsmæssigt.

5. Indeholder forslaget foranstaltninger, der tager højde for SMV'ernes særlige situation (lempeligere eller særlige krav)-

I den bestemmelse, der ændrer listen over dokumenter og oplysninger, der skal offentliggøres for så vidt angår regnskabsdokumenterne, benyttes formuleringen "som skal offentliggøres", hvilket afspejler, at regnskabsdirektiverne indeholder visse fritagelser - på grundlag af visse størrelseskriterier - fra pligten til at offentliggøre disse regnskabsdokumenter fuldt ud eller delvis.

Forslaget indeholder en række bestemmelser, der tillader medlemsstaterne at pålægge alle - eller visse kategorier af - selskaber at offentliggøre alle - eller visse typer af - dokumenter og oplysninger ad elektronisk vej. Det er underforstået, at medlemsstater, der vælger at gøre dette, tager passende hensyn til små og mellemstore virksomheders situation og i den forbindelse begrænser en sådan forpligtelse til enten store virksomheder eller dokumenter og oplysninger, der er let tilgængelige i elektronisk form.

Endelig vil pligten til at angive en række oplysninger i dematerialiserede breve og bestillingssedler og på et eventuelt websted kun påvirke de selskaber, der vælger at gøre brug af moderne teknologi.

Høring

6. I december 1997 afholdt Europa-Kommissionen en konference om selskabsret og det indre marked som opfølgning af den brede høring, der var iværksat ved Kommissionens spørgeskema af februar 1997. Det fremgik af konklusionerne af både høringen og selve konferencen, at systemet med offentlighedsforpligtelse i henhold til det første direktiv formentlig kunne få stor fordel af indførelsen af moderne teknologi.

De vigtigste bestemmelser i forslaget tager udgangspunkt i henstillingerne fra en arbejdsgruppe om selskabsret i september 1999 i forbindelse med fjerde fase af processen vedrørende forenkling af lovgivningen om det indre marked (SLIM), som Kommissionen lancerede i oktober 1998. Denne gruppe mødtes tre gange i 1999 og bestod af embedsmænd fra medlemsstaterne, advokater inden for selskabsret og akademikere.

SLIM-gruppens henstillinger og deres praktiske virkninger er efterfølgende blevet drøftet med medlemsstaternes selskabsretseksperter på tre møder (juni 2000, marts 2001 og juni 2001). Det fremgik af disse drøftelser, at der var bred tilslutning til de vigtigste henstillinger vedrørende første direktiv.