OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT — 2021

(2022/C 161/01)

Medlemmerne af OLAF's Overvågningsudvalg

Jan MULDER

Formand for OLAF's Overvågningsudvalg

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017, formand siden 1. marts 2017

Tidligere medlem af Europa-Parlamentet, Nederlandene

Maria Helena FAZENDA

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017

Dommer ved højesteretten i Portugal

Grażyna STRONIKOWSKA

Udvalgsmedlem siden 13. juli 2016

Den nationale anklagemyndighed, Warszawa, Polen

Offentlig anklager

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Udvalgsmedlem siden 1. december 2017

Tidligere chef for statens revisionsstøtteenhed ved den særlige anklagemyndighed mod korruption og organiseret kriminalitet, Spanien

Revisor, advokat, økonom

Dobrinka MIHAYLOVA

Udvalgsmedlem siden 18. november 2020

Revision af forvaltningsorganet for EU-midler, Bulgarien

Direktøren for revision af direktoratet for regionalpolitiske midler

INDHOLDSFORTEGNELSE

Indholdsfortegnelse 2

Forord 3

1. Udvalget kort fortalt 4

2. En ny styrket retlig ramme 4

2.1. Forbedret adgang til sagsrelaterede oplysninger 4

2.1.1. Den reviderede artikel 15 i OLAF-forordningen 5

2.1.2. Nye samarbejdsordninger mellem Overvågningsudvalget og OLAF 5

2.2. Revideret intern forretningsorden 5

3. Et produktivt overvågningsår 6

3.1. OLAF's henstillinger, som ikke blev fulgt af de relevante myndigheder — udtalelse nr. 1/2021 6

3.2. Samarbejdsordninger mellem OLAF og EPPO — udtalelse nr. 2/2021 7

3.3. Tilsyn med interne undersøgelser: strategiske konklusioner og bedste praksis — udtalelse nr. 3/2021 8

3.4. OLAF's foreløbige budgetforslag for 2022 — udtalelse nr. 4/2021 9

3.5. Kontrol med varigheden af OLAF's undersøgelser 10

3.5.1. Analyse af OLAF-undersøgelser, der varede længere end 36 måneder — udtalelse nr. 5/2021 10

3.5.2. Rapporter om undersøgelser, der varer længere end 12 måneder, modtaget af udvalget i 2021 11

3.6. Revision af OLAF's retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne 12

3.7. Anvendelse af processuelle garantier 13

4. Samarbejde 15

4.1. Samarbejde med OLAF 15

4.2. Forbindelserne med berørte parter 15

5. Administration og ressourcer 15

5.1. Overvågningsudvalgets arbejdsmetoder 15

5.2. Sekretariatet 15

5.3. Budgetspørgsmål 16

FORORD

Mandatet for medlemmerne af det nuværende udvalg udløb i 2021. Deres sidste år var utvivlsomt meget produktivt med gode resultater. Det var et år med en tilfredsstillende afslutning på de lange, langvarige og ofte vanskelige drøftelser, der har været med OLAF de seneste par år, om udvalgets ret til aktindsigt i sagsrelaterede oplysninger. Udvalget afsluttede således sit femårige mandat med tillid til, at det har genoprettet den form for gensidig tillid og respekt, der tidligere manglede i dets forhold til OLAF.

Fra mandatperiodens begyndelse befandt udvalgets medlemmer sig faktisk i en meget vanskelig situation. Dette var kendetegnet ved, at der manglede loyalt samarbejde fra OLAF's side, og ved OLAF's konstante afvisning af at give udvalget meningsfuld adgang til de oplysninger, der var nødvendige for, at dets medlemmer kunne udføre deres tilsynsopgaver. Den langvarige konfliktsituation, som kendetegnede udvalgets arbejde i de første år af sit mandat, efterlod en bitter smag i munden. Først efter udnævnelsen af en ny generaldirektør for OLAF i august 2018 og vedtagelsen af den ændrede OLAF-forordning ændrede situationen sig drastisk. Denne forordning styrkede udvalgets ret til at få adgang til alle de oplysninger og dokumenter, som det finder nødvendigt til udførelsen af dets opgaver. I takt med at forholdet til OLAF blev bedre, er det i løbet af de sidste to år lykkedes udvalget at vedtage en række udtalelser, der indeholder grundige og detaljerede vurderinger af OLAF's undersøgelsesfunktion. De nye samarbejdsordninger, der blev aftalt med OLAF i 2021, giver nu udvalget og dets sekretariat delvis direkte adgang til OLAF's sagsstyringssystem. Dette vil forhåbentlig gøre det muligt for udvalget at udføre sit arbejde uden unødige forstyrrelser og i en fælles ånd af gensidig tillid og loyalt samarbejde.

2021 var også et skelsættende år på området for bekæmpelse af svig i EU. Den nye, ændrede OLAF-forordning trådte i kraft i januar, mens Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) påbegyndte sine aktiviteter i juni.

2021 var som det foregående år kendetegnet ved pandemien og dens fortsatte indvirkning på arbejdsvilkårene for næsten alle EU's institutioner. Det betød bl.a., at alle udvalgets møder samt møder med interessenter blev afholdt online. Uanset de begrænsninger, som covid-19 havde for udvalget, fortsatte det imidlertid sit arbejde, og det lagde stadig stor vægt på at udføre sine tilsyns- og overvågningsopgaver og opfylde sit mandat. Udvalget var i stand til at udføre sine overvågningsopgaver med en høj grad af effektivitet og engagement. I 2021, et travlt år, sendte udvalget fem detaljerede udtalelser til OLAF's generaldirektør, herunder en udtalelse om de nye samarbejdsordninger mellem OLAF og EPPO. Udvalget blev også hørt og fremsatte bemærkninger til den første fase af revisionen af OLAF's retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne. På vegne af alle medlemmer vil jeg gerne takke OLAF's generaldirektør for hans åbne og konstruktive samarbejde. Sekretariatets medlemmer, der handlede under ledelse af dets chef og ofte under vanskelige omstændigheder, ydede værdifuld støtte til udvalget. Endelig ønsker jeg, at de nye medlemmer af Overvågningsudvalget får et frugtbart samarbejde med OLAF og EU's institutioner i løbet af deres mandatperiode.

Jan MULDER Formand for OLAF's Overvågningsudvalg

1. Udvalget kort fortalt

1. Overvågningsudvalget (»udvalget«) for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) er et uafhængigt organ, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 ( 1 ) (»OLAF-forordningen«) for at styrke og garantere OLAF's uafhængighed ved regelmæssigt at overvåge gennemførelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion.

2. Udvalget består af fem uafhængige eksterne eksperter (»medlemmerne«), der udnævnes efter fælles aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen for en periode på fem år ( 2 ) . Medlemmerne udøver deres hverv i fuld uafhængighed og må hverken søge eller modtage instrukser fra nogen regeringer, EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer. Udvalget støttes i sit arbejde af et sekretariat, der arbejder permanent under udvalgets direkte myndighed og uafhængigt af Kommissionen, OLAF eller et andet organ. Sekretariatet spiller en central rolle med hensyn til at lette og bidrage til udførelsen af udvalgets overvågningsopgaver.

3. I betragtning af arten af OLAF's undersøgelser er det ikke muligt at indbringe en afgørelse fra OLAF's generaldirektør om at indlede eller afslutte en undersøgelse for Unionens retsinstanser. Dette gør udvalget de facto til det eneste organ, der kan føre tilsyn med OLAF og kontrollere, hvordan undersøgelserne gennemføres. Udvalget er derfor i en privilegeret situation. På den ene side giver det på grundlag af dets overvågningsrolle EU-institutionerne et indblik i OLAF's funktion, og på den anden side giver det sikkerhed for, at OLAF handler inden for rammerne af sine retlige beføjelser og i overensstemmelse med gældende processuelle garantier.

4. I henhold til OLAF-forordningen har udvalget tre hovedopgaver: regelmæssig overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion, bistå generaldirektøren for OLAF med at varetage sine opgaver og rapportering til EU-institutionerne.

5. Ved regelmæssigt at overvåge OLAF's undersøgelser søger udvalget navnlig at sikre, at: i) der ikke finder ekstern indblanding i OLAF's undersøgelsesfunktion sted ii) alle relevante afgørelser fra generaldirektøren træffes i overensstemmelse med principperne om lovlighed og upartiskhed og er i overensstemmelse med både Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (3) og de processuelle garantier.

6. I den forbindelse sender udvalget udtalelser til generaldirektøren for OLAF og, hvor det er relevant, henstillinger om OLAF's undersøgelsesaktiviteter, varigheden af dets undersøgelser og de ressourcer, som OLAF har brug for til at gennemføre sine undersøgelser. Det fremsætter også bemærkninger om OLAF's udkast til retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne. I sine udtalelser og henstillinger griber udvalget aldrig ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser.

2. En ny styrket retlig ramme

7. I 2021 blev de centrale retsakter om udvalgets beføjelser og funktionsmåde revideret, hvilket gjorde det muligt for udvalget at udføre sine opgaver mere effektivt. Sammen med revisionen af OLAF-forordningen og undertegnelsen af nye samarbejdsordninger mellem OLAF og Overvågningsudvalget, som bl.a. præciserede spørgsmålet om udvalgets adgang til specifikke oplysninger om OLAF-sager, gennemgik udvalget også sin egen forretningsorden.

2.1. Forbedret adgang til sagsrelaterede oplysninger

8. For at kunne udføre de overvågningsopgaver, som udvalget er pålagt ved OLAF-forordningen, korrekt, skal det have adgang til meningsfulde, omfattende, tilstrækkelige og rettidige oplysninger .

9. Indholdet og kvaliteten af de oplysninger, som generaldirektøren har givet udvalget i løbet af de seneste år, har konstant været genstand for uenighed og intensive langvarige drøftelser mellem udvalget og OLAF. Dette var navnlig tilfældet med hensyn til den type oplysninger, som OLAF gav om sager, der varede længere end 36 måneder. I sine tidligere årsberetninger har udvalget gentagne gange fremhævet, at dets begrænsede adgang til oplysninger om OLAF-sager og det forhold, at udvalget ikke var i stand til at varetage sin rolle korrekt, var et presserende spørgsmål ( 4 )

2.1.1. Den reviderede artikel 15 i OLAF-forordningen

10. Overvågningsudvalget gives adgang til alle de oplysninger og dokumenter, som det anser for nødvendige for udførelsen af sine overvågnings- og tilsynsopgaver . Ovennævnte situation blev endeligt løst med vedtagelsen af den nye Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2020/2223 om ændring af OLAF-forordningen ( 5 ) . Forordningens artikel 15, stk. 1, fastsætter nu klart, at

11. Udvalget har tidligere gentagne gange været fortaler for, at det er op til tilsynsorganet på grundlag af en behovsvurdering at afgøre, hvilke oplysninger der skal gives af det organ , der er under tilsyn, eller hvilke oplysninger der er tilstrækkelige til, at det kan udøve sin tilsynsfunktion. Uden direkte og uhindret adgang til de oplysninger, som OLAF er i besiddelse af, kan udvalget ikke foretage nogen form for meningsfyldt og seriøst tilsyn som oprindeligt fastsat i OLAF-forordningen.

2.1.2. Nye samarbejdsordninger mellem Overvågningsudvalget og OLAF

12. nye arbejdsordninger blev endeligt vedtaget og undertegnet den 21. oktober 2021 For at afspejle og gøre status over de vigtige ændringer, der er foretaget i den nyligt ændrede OLAF-forordning, intensiverede udvalget, som repræsenteret ved sekretariatet, og OLAF deres drøftelser i 2021. Formålet var at vedtage nye samarbejdsordninger med henblik på at give udvalget delvis direkte adgang til sagsrelaterede oplysninger, der er tilgængelige og registreret i OLAF's sagsstyringssystem (OCM). Deblev endeligt vedtaget og undertegnet den 21. oktober 2021 ( 6 ) . De fastlægger et system, hvor OLAF skal give udvalget fuld adgang til de sagsakter, der vedrører afsluttede undersøgelser, igangværende undersøgelser, der varer længere end 12 måneder, og sager, hvor der ikke er indledt nogen undersøgelse. Udvalget vil også have adgang til alle afskedigelsesafgørelser og dertil knyttede udtalelser, der afgives til generaldirektøren af kontor 01, og til alle åbningsafgørelser og relaterede udtalelser fra kontor 01 i sager, der ikke vedrører undersøgelser (også kaldet koordineringssager). I et teknisk bilag, der udgør en integrerende del af samarbejdsordningerne, fastsættes de nærmere regler for udvalgets og dets sekretariats adgang til OCM.

13. Udvalget er af den faste overbevisning, at de nye samarbejdsordninger vil bidrage til at genoprette den gensidige tillid mellem OLAF og dets Overvågningsudvalg — en tillid, der ikke har eksisteret i de foregående år.

2.2. Revideret intern forretningsorden

14. I udvalgets interne forretningsorden fastsættes reglerne for dets sammensætning, funktion og arbejdsmetoder (procedurerne for dets overvågning i henhold til OLAF-forordningen) og de materielle betingelser for udførelsen af dets arbejde. Forretningsordenen har til formål at lette tilrettelæggelsen af udvalgets arbejde. Den omfatter principperne for udvalgets aktiviteter, udøvelsen af dets beføjelser, formandskabet, procedurerne for vedtagelse af udtalelser, aktindsigt i OLAF's dokumenter og sekretariatets rolle.

15. På grundlag af udvalgets erfaringer de seneste fire år og den ændrede OLAF-forordning besluttede udvalget at revidere sin forretningsorden. Den nye forretningsorden er i overensstemmelse med de retlige forpligtelser under den nye forordning om databeskyttelse ( 7 ) og afspejler nogle af bestemmelserne i samarbejdsordningerne mellem OLAF og Overvågningsudvalget. Den blev vedtaget af udvalget i juni 2021. Forretningsordenen vil i betragtning af den kontrolansvarliges rapporteringsforpligtelser over for Overvågningsudvalget muligvis blive revideret i det kommende år for at tage hensyn til udnævnelsen af den kontrolansvarlige for processuelle garantier.

3. Et produktivt overvågningsår

16. I løbet af rapporteringsåret sendte udvalget fem udtalelser ( 8 ) til OLAF's generaldirektør, hvori det fremførte flere henstillinger. Udvalget blev også hørt og fremsatte bemærkninger til den første fase af den igangværende revision af OLAF's retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne ( 9 ) . Udvalget fortsatte også med at overvåge varigheden af OLAF's undersøgelser og anvendelsen af de processuelle garantier.

3.1. OLAF's henstillinger, som ikke blev fulgt af de relevante myndigheder — udtalelse nr. 1/2021

17. Udvalget fokuserer i sine årlige aktivitetsrapporter på opfølgningen af OLAF's undersøgelser. I februar 2021 vedtog udvalget udtalelse nr. 1/2021, hvori det foretog en grundig analyse af alle de henstillinger, som OLAF fremsatte mellem den 1. marts 2016 og den 28. februar 2018, men som de kompetente myndigheder ikke fulgte ( 10 )

18. Udvalget erkendte, at OLAF's henstillinger, navnlig de finansielle og disciplinære henstillinger, normalt følges af de modtagende myndigheder og institutioner. Udvalgets primære resultat vedrørte retlige henstillinger, hvor det påpegede tre hovedsvagheder, som kunne forklare det lave antal af tilfælde, hvor der rejses tiltale ( 11 ) , der er registreret i de seneste år. i) OLAF's nuværende overvågningsprocedurer er utilfredsstillende. ii) Efter modtagelsen af OLAF's endelige rapporter gennemfører de relevante myndigheder sjældent yderligere aktiviteter. Derfor er kvaliteten af rapporterne, den indsamlede dokumentation og henstillingernes styrke afgørende for vurderingen af sagen på nationalt plan. iii) Med henblik på at vurdere det strafferetlige ansvar på nationalt plan opfylder det bevismateriale, som OLAF har indsamlet, ikke altid de beviskrav, som de modtagende myndigheder forventer.

19. Udvalget anbefalede, at OLAF bør: — gennemgå overvågningsprocedurerne ved at oprette særlige opfølgningshold, hvorved efterforskerne fritages for denne opgave — forbedre rapporteringen til udvalget af henstillinger, der ikke er blevet fulgt — sikre, at sagsakter, der fremsendes til de retslige myndigheder: a) klart nævner de indsamlede beviser og de overvejelser, der fører til den konklusion, at der kan være begået en strafbar handling b) omfatte en analyse af de nationale processuelle krav i forbindelse med straffesager. — etablere rettidigt samarbejde med retslige myndigheder — årligt indberette de beløb, der er inddrevet efter OLAF's finansielle henstillinger — sikre, at de finansielle anbefalinger er forholdsmæssige — indføre ensartede standarder for beskyttelse af de berørte personers grundlæggende rettigheder og processuelle garantier og styrke bevismateriales antagelighed.

20. Udvalget erkendte i sin udtalelse, at OLAF's generaldirektør allerede havde taget skridt til at forbedre opfølgningen på finansielle henstillinger. Udvalget glædede sig også over oprettelsen af en følgegruppe, som er et særligt team, der har til opgave at kortlægge både specifikke og systemiske problemer i forbindelse med gennemførelsen af EU-budgettet på grundlag af uregelmæssigheder eller svig, som OLAF har opdaget. Følgegruppen har til hensigt at udvide sine aktiviteter i forbindelse med administrative og retlige henstillinger. Udvalget støtter behovet for yderligere ressourcer til at udføre denne opgave effektivt.

3.2. Samarbejdsordninger mellem OLAF og EPPO — udtalelse nr. 2/2021

21. I betragtning af deres fælles mål om at bevare EU-budgettets integritet er det afgørende, at OLAF og EPPO etablerer og opretholder et nært forhold baseret på princippet om loyalt samarbejde.

22. Den 3. december 2020 sendte OLAF's generaldirektør udkastet til de administrative samarbejdsordninger, der var aftalt mellem OLAF og EPPO, til udvalget med henblik på en udtalelse ( 12 ) . I sin udtalelse nr. 2/2021 af 31. maj 2021 ( 13 ) glædede udvalget sig over samarbejdsordningerne, navnlig hvad angår fastsættelse af bindende frister, regelmæssig udveksling af oplysninger mellem parterne, brugen af skabeloner til gensidig rapportering og fremsendelse af potentielle sager og muligheden for at nå til enighed om midtvejsrapportering, når OLAF støtter EPPO's undersøgelser, og i tilfælde af supplerende undersøgelser foretaget af OLAF.

23. Udvalget fremsatte en række specifikke bemærkninger og forslag til parterne for bedre at præcisere følgende: i) Praktiske betingelser for deres samarbejde om gensidig rapportering og fremsendelse af potentielle sager (14). ii) Kriterier og regler for gensidig indirekte adgang til deres respektive elektroniske sagsstyringssystemer (15). iii) Anvendelse af tekniske værktøjer såsom skabeloner (16). På grundlag af sine egne erfaringer med tidligere langvarige og ofte resultatløse udvekslinger med OLAF om indholdet af årsrapporterne og definitionen af, hvad der udgør relevante og meningsfulde oplysninger, foreslog udvalget i denne forbindelse, at indholdet af sådanne skabeloner overvejes nøje på forhånd for at undgå unødvendige udvekslinger og yderligere anmodninger om manglende oplysninger eller yderligere præciseringer. iv) Ordlyden af samarbejdsordningerne for at undgå unødvendig forvirring og usikkerhed i forbindelse med OLAF's støtte til undersøgelser foretaget af EPPO og OLAF's anmodninger om bistand til EPPO (17). v) Særlige ordninger, som parterne skal nå til enighed om, så OLAF kan foretage interne undersøgelser af EPPO's ledelse og personale. vi) Et system, som parterne skal nå til enighed om, med regelmæssig dialog mellem OLAF's generaldirektør og den europæiske chefanklager. Under systemet skal parterne revidere samarbejdsordningerne, når der er opnået betydelige erfaringer, mindst ét år efter deres ikrafttræden (18).

24. OLAF og EPPO accepterede de fleste af udvalgets overvejelser og besluttede at ændre de relevante bestemmelser i overensstemmelse hermed ( 19 ) . Den endelige tekst til samarbejdsordningen blev undertegnet den 5. juli 2021. Udvalget glæder sig over resultatet af høringen, da genstanden herfor er et vigtigt element i forholdet mellem disse to organer.

3.3. Tilsyn med interne undersøgelser: strategiske konklusioner og bedste praksis — udtalelse nr. 3/2021

25. I oktober 2021 vedtog udvalget udtalelse nr. 3/2021 om tilsyn med interne undersøgelser ( 20 ) . Udvalget vurderede den måde, hvorpå OLAF gennemførte fire interne undersøgelser af alvorlige påstande om, at medlemmer og tjenestemænd i ledende stillinger i EU's institutioner, organer og agenturer havde tilsidesat deres arbejdsmæssige forpligtelser eller begået alvorlige forseelser.

26. Udvalget havde adgang til de sagsakter, som OLAF havde stillet til rådighed, og foretog en grundig analyse af alle relevante dokumenter på baggrund af OLAF's gældende retlige rammer. Det foretog en sammenlignende analyse af de fire undersøgelser med fokus på de vigtigste proceduremæssige faser i en undersøgelse. Det undersøgte navnlig: i) kravet om tilstrækkelig mistanke til at berettige indledningen af undersøgelserne, ii) deres anvendelsesområde, iii) anvendelsen af de undersøgelsesværktøjer, som OLAF råder over, og iv) den endelige undersøgelsesrapport og den juridiske gennemgang af undersøgelserne.

27. Udvalget fandt uoverensstemmelser i de fire sager i forhold til alle ovennævnte faser. Efterfølgende drog det konklusioner og fremsatte henstillinger, hvoraf de mest relevante er sammenfattet nedenfor: i) Ved vurderingen af kravet om »tilstrækkelig mistanke« for at indlede en undersøgelse bør OLAF indsamle alle nødvendige oplysninger fra EU-institutionerne, navnlig i tilfælde, hvor institutionerne tidligere har foretaget undersøgelser af de samme påstande. Dette er endnu mere relevant, når påstande, der fremsættes anonymt, vurderes. ii) Støtteenheden for operationel analyse bør bistå udvælgelsesprocessen ved at analysere oplysninger fra anonyme kilder. iii) Retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne bør omfatte en definition af begrebet »tilstrækkelig mistanke«. iv) OLAF bør underrette udvalget, når det indleder følsomme sager, hvor EU's omdømme kan være på spil. v) OLAF bør indføre effektive mekanismer for at undgå situationer, hvor det definerer undersøgelsens omfang for bredt og/eller udvider undersøgelsens omfang uden at følge den gældende procedure. vi) OLAF bør overlade den legalitetskontrol, der udføres af kontor 01 — den samme enhed, der udarbejder de indledende udtalelser — til en anden enhed for at sikre en uafhængig legalitetskontrol. Desuden bør OLAF's generaldirektør gennemgå ansvarsfordelingen mellem de forskellige enheder og direktorater for at indføre et effektivt system til uafhængig, upartisk og objektiv kontrol med legalitetskontrollen og gennemgangen. vii) Udvalget prioriterer i høj grad at udarbejde en ordentlig arbejdsplan for undersøgelsen. Desuden bør OLAF i forbindelse med følsomme interne undersøgelser, når det gør brug af sin skønsbeføjelse til at beslutte, hvilke undersøgelsesforanstaltninger der skal træffes og hvornår, registrere de grunde, der ligger til grund for sin afgørelse, i sagsakterne. viii) Udvalget konstaterede, at sagsakterne generelt ikke var stringent og systematisk organiseret i de fire sager og anmodede OLAF om at indføre bestemmelser for at afhjælpe denne situation. Udvalget har tillid til, at OLAF vil løse disse problemer gennem sit sagsstyringssystem og vil indføre nye relevante regler. ix) OLAF bør overveje at oprette en særlig tjeneste til udformning af metoder til efterforskning af potentiel korruption, der involverer lobbyister, spørgsmål om svingdørsadfærd, interessekonflikter og tilsidesættelse af pligten til integritet og gennemsigtighed.

28. Udvalget bemærker, at de reviderede retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne indeholder bestemmelser, der gennemfører to af ovennævnte anbefalinger. Udvalget glæder sig navnlig over: i) oprettelsen af kontrolteamet, der skal placeres under vicegeneraldirektørens direkte ansvar, og ii) kravet om, at undersøgelsesenhederne skal »skitsere en foreløbig arbejdsplan«. Udvalget forventer, at der vil blive udstedt yderligere interne retningslinjer til efterforskere om udarbejdelse og regelmæssig ajourføring af en arbejdsplan. Udvalget anerkender generelt OLAF's indsats for at gennemføre udvalgets henstillinger. Når det er sagt, mener udvalget, at der for at afhjælpe dets bekymringer er behov for en stærk og konstant årvågenhed til at udbedre de mangler og/eller fejl, som udvalget påpegede i sin udtalelse vedrørende de ansvarsområder, som dets personale har fået tildelt og har opfyldt. Det er vigtigt, at der drages erfaringer af disse undersøgelser med henblik på OLAF's fremtidige forvaltning af sit personale.

3.4. OLAF's foreløbige budgetforslag for 2022 — udtalelse nr. 4/2021

29. Hvert år vedtager OLAF-Overvågningsudvalget en udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag for at give EU-institutionerne sikkerhed for, at budgetforslaget tager hensyn til OLAF's uafhængige undersøgelsesfunktion. Udtalelsen giver endvidere sikkerhed for, at OLAF har tilstrækkelige ressourcer til at yde en effektiv interinstitutionel tjeneste til bekæmpelse af svig. OLAF's generaldirektør kan derefter anvende denne udtalelse i forhold til EU's budget- og dechargemyndigheder.

30. Den 18. oktober 2021 afgav udvalget udtalelse nr. 4/2021 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2022 ( 21 ) . Dets analyse fokuserede især på: i) OLAF's strategi for menneskelige ressourcer, idet der også tages hensyn til virkningerne af oprettelsen af EPPO og af genopretnings- og resiliensfaciliteten, og ii) den finansielle og operationelle virkning af gennemførelsen af det nye sagsstyringssystem (OCM).

31. Udvalget anså OLAF's foreløbige budgetforslag for 2022 for at være i overensstemmelse med de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre undersøgelserne effektivt. Udvalget støttede fuldt ud OLAF's anmodning om yderligere stillinger. Udvalget fandt det kontraproduktivt på den ene side at tildele OLAF nye ansvarsområder og opgaver (EPPO, genopretnings- og resiliensfaciliteten) hvert år og på den anden side at gennemføre en gradvis reduktion af OLAF's menneskelige og finansielle ressourcer hvert år. Udvalget var også enig med OLAF i, at endnu en nedskæring på 20 % af dets budget til rejseudgifter kunne bringe dets evne til at udføre sin undersøgelsesfunktion i fare.

32. Endelig bemærkede udvalget, at udviklingen og vedtagelsen af OCM har været et meget dyrt projekt ( 22 ) , som hidtil ikke har leveret et robust sagsstyringssystem, der især er brugervenligt, fleksibelt og effektivt, inden for den fastsatte tidsramme.

33. I de senere år har udvalget konsekvent givet udtryk for alvorlige bekymringer over de stigende omkostninger ved OCM ( 23 ) , som syntes at være baseret på interne forkerte antagelser og beslutninger ( 24 ) og oprindeligt udtænkt uden at tage hensyn til behovet for tilsyn ( 25 ) . Disse bekymringer er blevet forværret af den indtil videre begrænsede brugertilfredshedsundersøgelse blandt OLAF's efterforskere og den parallelle igangværende udvikling i en række af Kommissionens generaldirektorater af et nyt sagsstyringssystem, som OLAF også deltager i.

34. Udvalget opfordrede derfor OLAF's generaldirektør til snarest muligt at foretage en detaljeret omkostningsbaseret analyse af fordele og ulemper ved at opretholde OCM eller skifte til CASE@EC, Kommissionens sagsstyringssystem. I denne forbindelse og i betragtning af, at EPPO har besluttet at benytte CASE@EC, gentog udvalget det synspunkt, det gav udtryk for i sin udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2021, om, at der kan være behov for yderligere budgetmidler i fremtiden for at sikre den nødvendige interoperabilitet og synergi mellem de to forskellige sagsstyringssystemer som EPPO og OLAF kommer til at bruge.

3.5. Kontrol med varigheden af OLAF's undersøgelser

35. Det er i henhold til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen et krav, at udvalget foretager en individuel analyse af hver enkelt undersøgelse, der har varet i over 12 måneder, for at sikre, at OLAF's undersøgelser gennemføres uopholdeligt i en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet.

36. For det første forsøger udvalget ved regelmæssigt at overvåge varigheden af OLAF's undersøgelser og årsagerne til unødige forsinkelser at kontrollere, at undersøgelserne gennemføres uvildigt og uden indblanding ude- eller indefra. For det andet kan en langvarig undersøgelse, der ikke kan retfærdiggøres, have alvorlige negative konsekvenser for: i) de berørte personers ret til et forsvar og/eller ii) opfølgningen på undersøgelsen. Endelig kontrollerer udvalget ved at overvåge undersøgelsernes varighed, om de menneskelige og finansielle ressourcer, der er afsat til OLAF, er blevet anvendt effektivt.

37. Udvalget har i årenes løb været særlig opmærksom på spørgsmålet om »varigheden« af OLAF's undersøgelser og har i de senere år udtrykt bekymring over manglen på klare og detaljerede bestemmelser i retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne relateret til forvaltningen af undersøgelsernes varighed. Sådanne regler styrker retssikkerheden, og deres fravær kan være til skade for gennemsigtigheden af OLAF's procedurer, navnlig for de »berørte personer«.

38. I 2021 afgav udvalget en udtalelse, hvor det undersøgte 40 OLAF-sager, der varede længere end 36 måneder. Ligesom andre år modtog det også oplysninger om undersøgelser, der varede længere end 12 måneder.

3.5.1. Analyse af OLAF-undersøgelser, der varede længere end 36 måneder — udtalelse nr. 5/2021

39. I sin aktivitetsrapport for 2019 ( 26 ) konstaterede udvalget, at næsten 40 % af de individuelle sager, der blev indberettet i 2019, varede længere end 24 måneder, hvoraf 10 % oversteg 36 måneder. For bedre at forstå, hvordan OLAF forvalter og kontrollerer varigheden af sine undersøgelser, besluttede udvalget at foretage en tilbundsgående analyse af 40 undersøgelser, der varede længere end 36 måneder, i 2019. Udvalget var især tilfreds med, at det for første gang fik fuld aktindsigt i de relevante sagsakter.

40. Udvalget påpegede i sin udtalelse ( 27 ) visse mangler i OLAF's procedurer, som kunne have haft indflydelse på undersøgelsernes varighed. Den bemærkede navnlig en høj grad af variation i OLAF's undersøgelsespraksis og i registreringen af aktiviteter i sagsakterne. Udvalget fandt også, at OLAF ikke har: i) en formel og veldefineret intern procedure for overvågning af varigheden af dets undersøgelser, ii) en arbejds- eller undersøgelsesplan eller iii) interne regler for definition og tildeling af »operationelle prioriteter«. Udvalget mener, at disse svagheder hovedsagelig skyldes, at OLAF ikke har indført specifikke og detaljerede bestemmelser i retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne, der omhandler problemstillingerne med undersøgelsers »kontinuitet og varighed«.

41. Udvalget fremsatte følgende henstillinger til OLAF: — Opret en automatisk markeringsmekanisme i OCM for at sikre, at perioder med inaktivitet på over tre måneder er umiddelbart synlige for OLAF's ledelse. — Sørg for, at hindringer, der har eller kan have indvirkning på varigheden af en undersøgelse, samt alle afgørelser, der træffes med henblik herpå, er behørigt dokumenteret og registreret i sagsakterne for hver undersøgelse. — Fastlæg klare interne procedurer for håndteringen af en undersøgelses varighed i retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne. Navnlig bør OLAF i sager med en varighed på over 24 måneder indføre en særlig revisionsprocedure, der gør det muligt for generaldirektøren at beslutte, hvordan man bedst kan fremskynde håndteringen af sådanne undersøgelser, og en særlig procedure i sager på over 36 måneder. — Sørg for, at alle kontrolteamets udtalelser indeholder en evaluering af undersøgelsernes varighed. — Sørg for, at der udarbejdes en detaljeret undersøgelsesplan for hver indledt undersøgelse, og at den ajourføres regelmæssigt og vedlægges sagsakterne for hver undersøgelse. — Tilføj klare regler i retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne om tildeling af »operationelle prioriteter« til en sag. — Sørg for, at kritiske beslutninger, der i væsentlig grad påvirker varigheden af en undersøgelse, træffes på direktørniveau og systematisk registreres i OCM. — Sørg for, at medlemmer af efterforskningsholdet, når de forlader kontoret, udarbejder en overdragelsesnote, der viser alle de aktiviteter, der er udført, og den dokumentation, der allerede er indsamlet, med angivelse af de aktiviteter og den tidsplan, der skal gennemføres af det næste holdmedlem, der dækker sagen.

42. Udvalget mener, at dets anbefalinger bør tages i betragtning i forbindelse med den igangværende revision af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne ( 28 ) . Omfattende og meningsfulde retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne vil også bistå den fremtidige kontrolansvarlige for processuelle garantier ( 29 ) i forbindelse med behandlingen af klager over OLAF vedrørende proceduremæssige uregelmæssigheder.

3.5.2. Rapporter om undersøgelser, der varer længere end 12 måneder, modtaget af udvalget i 2021

43. Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes senest 12 måneder efter dens indledning, skal OLAF's generaldirektør i henhold til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen ( 30 ) formelt aflægge rapport til udvalget efter udløbet af en periode på 12 måneder og derefter hver sjette måned. I disse rapporter redegør OLAF for årsagerne til den manglende afslutning af en undersøgelse og, hvis det er relevant ( 31 ) , de afhjælpende foranstaltninger, der skal fremskynde undersøgelsen, samt den forventede tidsramme for afslutningen.

44. I løbet af 2021 modtog udvalget 761 rapporter fra OLAF vedrørende 482 individuelle undersøgelser, der varede længere end 12 måneder. Af disse individuelle sager varede 29,25 % længere end 12 måneder og 27,18 % længere end 18 måneder. 43,57 % af alle indberettede tilfælde varede længere end 24 måneder (figur 1). Sektoropdelingen af OLAF-undersøgelser fremgår af figur 2. Figur 1 482 individuelle sager — 2021 Figur 2 482 individuelle sager — 2021

3.6. Revision af OLAF's retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne

45. Efter revisionen af OLAF-forordningen ændrede OLAF de eksisterende retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne for at indarbejde de nye bestemmelser i OLAF-forordningen i nye interne retningslinjer og fastlægge en klar og sammenhængende ramme for alle undersøgelses-, støtte- og koordineringsaktiviteter. OLAF forklarede udvalget, at denne revisionsproces vil blive gennemført i to særskilte faser.

46. I den første fase vil revisionen være begrænset til, hvad der er strengt nødvendigt for at tilpasse retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne til forordning (EU, Euratom) 2020/2223 og EPPO's operationelle start. Den anden fase vil indebære en mere omfattende revision. Denne fase vil omhandle de aspekter, der i øjeblikket behandles i andre interne instrukser og retningslinjer fra OLAF, den praksis, der vil blive fastlagt som en del af OLAF's samarbejde med EPPO, henstillingerne fra OLAF's interessenter og de spørgsmål, som OLAF's personale har udpeget i årenes løb.

47. I henhold til OLAF-forordningen ( 32 ) skal Overvågningsudvalget fremsætte sine bemærkninger, inden generaldirektøren for OLAF vedtager ændringer af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne.

48. Den 28. maj 2021 videresendte OLAF et udkast til de reviderede retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne til udvalget for den første fase. Udkastet blev drøftet med OLAF's personale og sekretariatet på et teknisk møde den 6. juni 2021 og på plenarmødet den 22. juni 2021. Udvalget fremsatte sine bemærkninger til OLAF's generaldirektør den 17. august 2021. De nye retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne trådte i kraft den 11. oktober 2021.

49. I sine bemærkninger mindede udvalget om, at det allerede har anbefalet OLAF at foretage en fuldstændig revision af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne (udtalelse nr. 2/2017 om evaluering af OLAF-forordningen). Det har allerede fremsat en række specifikke henstillinger i denne henseende, både hvad angår OLAF's organisation og undersøgelsespraksis (udtalelse nr. 3/2021 om bedste praksis i forbindelse med interne undersøgelser). Det glædede sig således over OLAF's beslutning om at gå videre med revisionen af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne. For udvalget er det afgørende, at den fremtidige tekst i retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne efter revisionens anden fase baseres på en grundig og omfattende gennemgang af alle andre eksisterende interne retningslinjer og instrukser fra OLAF. Nogle af disse retningslinjer og instrukser, hvis ikke alle, vil skulle indarbejdes i retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne. Dette er vigtigt, da retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne er de eneste retningslinjer, instrukser eller vejledninger, som OLAF skal offentliggøre i henhold til OLAF-forordningen ( 33 ) . Dette sikrer den nødvendige grad af gennemsigtighed og retssikkerhed i forhold til de personer, der undersøges. Omfattende og meningsfulde retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne vil også bistå den fremtidige kontrolansvarlige for processuelle garantier ( 34 ) i forbindelse med behandlingen af klager over OLAF vedrørende proceduremæssige uregelmæssigheder.

50. Derfor forbeholdt udvalget sig ret til at afgive en omfattende udtalelse om retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne ved afslutningen af anden fase af revisionen.

51. OLAF underrettede udvalget og EU-institutionerne om, at det har indledt anden fase af revisionen af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne. Den anden fase forventes afsluttet i løbet af 2022. Udvalget er ivrig efter at se den endelige udgave af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne og forventer, at OLAF's generaldirektør vil tage hensyn til de henstillinger, som udvalget har fremsat i sine seneste udtalelser.

3.7. Anvendelse af processuelle garantier

52. I artikel 9 i OLAF-forordningen opstilles de principper, som OLAF bør anvende ved gennemførelsen af en undersøgelse, og de processuelle garantier, som de personer, der er involveret i en OLAF-undersøgelse, nyder godt af.

53. behandle individuelle klager over OLAF, og at det heller ikke er en klageinstans, der kan prøve OLAF's afgørelser Forordningen giver udvalget til opgave at overvåge udviklingen i anvendelsen af disse processuelle garantier. Udvalget varetager denne rolle gennem forskellige tiltag: det overvåger, hvordan OLAF behandler processuelle klager, det vurderer, hvordan OLAF overholder de processuelle rettigheder i sine undersøgelser, det udpeger systemiske eller strukturelle problemer, og det afgiver udtalelser om spørgsmål vedrørende anvendelsen af processuelle garantier. Det er vigtigt at understrege, at udvalget ikke har beføjelse til atindividuelle klager over OLAF, og at det heller ikke er en klageinstans, der kan prøve OLAF's afgørelser ( 35 )

54. I 2021 brugte udvalget også en del af sit arbejde på at overvåge OLAF's overholdelse af de processuelle garantier.

i) Udvalget blev hørt om en løsning vedrørende den nye klagemekanisme, som OLAF har indført

55. Indtil den ændrede OLAF-forordning trådte i kraft, havde enkeltpersoner eller juridiske personer, der er berørt af en OLAF-undersøgelse, mulighed for at indsende en klage til OLAF's generaldirektør. OLAF behandlede klagen i overensstemmelse med sin fastlagte procedure. Den ændrede OLAF-forordning oprettede funktionen som kontrolansvarlig for processuelle garantier (»den kontrolansvarlige«), som er ansvarlig for behandlingen af klager indsendt af personer, der er berørt af OLAF's undersøgelser ( 36 )

56. Selv efter den nye forordnings ikrafttræden og i afventning af Kommissionens udnævnelse af den kontrolansvarlige modtog OLAF imidlertid fortsat klager, herunder fra berørte personer. I begyndelsen af 2021 hørte OLAF udvalget ( 37 ) om en midlertidig løsning for gennemførelsen af klagemekanismen i overgangsperioden mellem forordningens ikrafttræden og udnævnelsen af den kontrolansvarlige. OLAF meddelte udvalget, at det havde til hensigt at give klagerne valget mellem enten: i) at vente, indtil den kontrolansvarlige udnævnes, så de kunne få deres klage behandlet af denne, eller ii) at få deres klage behandlet af OLAF i henhold til den eksisterende OLAF-procedure. I sidstnævnte tilfælde vil klagerne give afkald på deres ret til, at deres klage behandles i henhold til de nye regler.

57. Udvalget fandt denne løsning hensigtsmæssig og anmodede OLAF om at holde udvalget underrettet om OLAF's behandling af alle klager under disse to muligheder. OLAF fremsendte de ønskede oplysninger.

ii) Udvalget vurderede, hvordan OLAF gennemførte processuelle garantier i specifikke undersøgelser

58. I forbindelse med udarbejdelsen af sin udtalelse nr. 3/2021 om interne undersøgelser og udtalelse nr. 5/2021 om undersøgelsernes varighed havde udvalget adgang til sagsakter og foretog en grundig vurdering af, hvordan OLAF anvendte de processuelle garantier i forbindelse med de undersøgte undersøgelser. I sin udtalelse nr. 3/2021 lagde udvalget særlig vægt på kontrolfunktionens uafhængighed. Denne funktion er OLAF's interne kontrolmekanisme til at sikre, at de processuelle garantier overholdes. Det fremsatte en tilsvarende henstilling, som blev gennemført af OLAF.

59. I sin udtalelse nr. 5/2021 besluttede udvalget at koncentrere sin analyse om OLAF's overholdelse af en tjenestemands ret til at blive underrettet om indledningen af en OLAF-undersøgelse og den berørte persons ret til at fremsætte bemærkninger til forhold, der vedrører vedkommende, inden OLAF udarbejder sine konklusioner ( 38 ) , og navnlig om OLAF's anvendelse af undtagelserne til at udskyde sådanne rettigheder som fastsat i lovgivningen.

60. Analysen viste, at OLAF overholdt de gældende processuelle krav og garantier, hvad angår proceduren for at udskyde fremlæggelsen af oplysninger om indledningen af en undersøgelse. Desuden har det siden 2019 indført et langt mere stringent kontrolsystem, som nu anvendes systematisk i alle de sager, der udskydes. Med hensyn til udskydelsen af muligheden for at fremsætte bemærkninger fandt udvalget, at det system, som OLAF har indført, giver tilstrækkelige garantier for at beskytte de grundlæggende rettigheder for de personer, der er genstand for undersøgelsen, og undgå vilkårlig behandling.

iii) Udvalget vurderede de individuelle klager, der var indsendt til OLAF

61. Som hvert år modtog udvalget halvårlige rapporter og relevante dokumenter om individuelle klager, som OLAF behandlede ( 39 ) . I 2021 modtog OLAF i alt fire klager fra berørte personer vedrørende anvendelsen af processuelle garantier, hvoraf tre vedrørte den samme interne undersøgelse. Alle på nær én af klagerne ønskede, at deres klage blev behandlet af den kontrolansvarlige. I den eneste klage, som OLAF behandlede i 2021, argumenterede den berørte person for, at: i) OLAF ikke rettidigt underrettede ham om, at han var berørt, og ii) undersøgelsen ikke blev afsluttet inden for en rimelig frist. Udvalget noterer sig OLAF's svar til klageren om, at der ikke skete nogen overtrædelse af de gældende regler. Da der imidlertid er verserende klager, som skal behandles af den kontrolansvarlige vedrørende lignende spørgsmål i samme undersøgelse, vil udvalget ikke kommentere yderligere.

62. Udvalget ser frem til at samarbejde med den kontrolansvarlige med henblik på at styrke anvendelsen af processuelle garantier og grundlæggende rettigheder.

4. Samarbejde

4.1. Samarbejde med OLAF

63. I løbet af 2021 konsoliderede udvalget sit frugtbare samarbejde med OLAF. Ud over afslutningen af drøftelserne om udvalgets adgangsret til sagsrelaterede oplysninger og undertegnelsen af de nye samarbejdsordninger opretholdt udvalget en åben og meningsfuld dialog med OLAF.

64. Udvalget fortsatte sin praksis med at invitere OLAF's generaldirektør og dennes medarbejdere til sine møder hver måned for at drøfte og blive informeret om alle spørgsmål af relevans for udvalgets og OLAF's arbejde. Udvalgets medlemmer og sekretariatet afholdt også formelle og uformelle møder med OLAF's ledelse og personale i forbindelse med udarbejdelsen af udvalgets udtalelser og rapporter.

65. Udvalget modtog følgende rapporter fra OLAF i overensstemmelse med bestemmelserne i OLAF-forordningen og den etablerede arbejdspraksis: i) rapporter om undersøgelser, der varede længere end 12 måneder, ii) rapporter om OLAF's henstillinger, der er udstedt siden den 1. oktober 2013, men som der ikke er fulgt op på, og som OLAF har modtaget svar på fra de berørte myndigheder mellem den 1. januar 2020 og den 31. december 2020, iii) rapporter om klager vedrørende processuelle garantier, iv) rapporter om sager, hvor der er fremsendt oplysninger til de nationale retsmyndigheder, og v) rapporter om udsættelser i henhold til artikel 4, stk. 6, i OLAF-forordningen.

4.2. Forbindelserne med berørte parter

66. Udvalget står til ansvar over for de EU-institutioner, der udnævnte dets medlemmer, og er samtidig en dialogpartner for EU-institutionerne. Udvalget rapporterer til EU-institutionerne om sine aktiviteter, kan afgive udtalelser på deres anmodning, udarbejder rapporter om anliggender i forbindelse med undersøgelser og udveksler synspunkter med institutionerne på politisk plan ( 40 )

67. Udvalget mener, at det er vigtigt at opretholde regelmæssig kontakt med EU-institutionerne og OLAF's partnere og interessenter for at forbedre informationsstrømmen og indhente feedback om OLAF's resultater. Udvalget og dets sekretariat var regelmæssigt i kontakt med Kommissionens generalsekretær, Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (CONT) og Rådets arbejdsgrupper om bekæmpelse af svig (GAF) og om retligt samarbejde i straffesager (COPEN). Den igangværende pandemi forhindrede udvalget i at afholde fysiske møder med interessenter, og som følge heraf blev alle møder afholdt online. I december 2021 ( 41 ) deltog udvalget også i den årlige interinstitutionelle udveksling af synspunkter om OLAF's resultater, hvor det gav udtryk for sine synspunkter om OLAF's rolle i genopretnings- og resiliensfaciliteten og de praktiske erfaringer med forbindelserne mellem OLAF og EPPO.

68. Udvalget bistod endvidere Kommissionen med udvælgelsesprocedurerne for udnævnelse af højere tjenestemænd i OLAF. Udvalgets medlemmer deltog også i møder i Kommissionens Rådgivende Udvalg for Udnævnelser med medlemmer af den øverste ledelse.

5. Administration og ressourcer

5.1. Overvågningsudvalgets arbejdsmetoder

69. I 2021 afholdt udvalget 12 plenarmøder, enten delvist eller fuldstændigt online ( 42 ) . For hvert større emne, som Overvågningsudvalget behandlede, udnævnte det en ordfører. Ordførerne samarbejdede med sekretariatet om at udarbejde udkast til rapporter, udtalelser og dokumenter til drøftelse på plenarmøderne. Formanden, ordførerne og medlemmerne af sekretariatet mødtes også regelmæssigt for at behandle konkrete spørgsmål.

5.2. Sekretariatet

70. I 2021 fortsatte sekretariatet med at støtte udvalgets medlemmer i at udføre deres opgaver effektivt, hvilket bidrog til at øge OLAF's uafhængighed. Sekretariatet fortsatte ligesom resten af Kommissionen i 2021 med i vid udstrækning at gennemføre sine aktiviteter i et onlinemiljø. Det gennemførte arbejdsprogrammet som aftalt mellem dets chef og Overvågningsudvalget ( 43 )

71. Sekretariatet har siden marts 2016 fortsat administrativt været tilknyttet Europa-Kommissionens Kontor for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder (PMO), selv om det ligger i en særskilt sikkerhedszone i OLAF's lokaler. Overvågningsudvalget har ved mange lejligheder udtrykt tvivl om, hvorvidt dets sekretariats delvise tilknytning til PMO er det mest hensigtsmæssige.

72. Udvalget gentager sit synspunkt om, at sekretariatet vil kunne arbejde mere effektivt, hvis det har en passende placering inden for OLAF's sikkerhedszone, i betragtning af sekretariatets daglige interaktion med OLAF's personale i forbindelse med udvalgets løbende overvågningsopgaver.

73. Det er endnu vigtigere at finde en passende placering til sekretariatet, når en kontrolansvarlig for processuelle garantier er oprettet. I henhold til forordningen knyttes den nye kontrolansvarlige administrativt til Overvågningsudvalget, og sekretariatet skal give den kontrolansvarlige al nødvendig juridisk og administrativ støtte.

5.3. B udgetspørgsmål

74. Udvalgets budget for 2021 var 200 000 EUR. Afholdelse af udvalgets møder online på grund af covid-19 betød, at det faktiske beløb, der blev udbetalt ved udgangen af 2021, kun var på 74 577,28 EUR.

75. Den udgiftsansvarlige anvisningsberettigede, som er bemyndiget ved subdelegation, er direktøren for PMO.

(1) Artikel 15, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1), som ændret ved forordning (EU, Euratom) 2016/2030 og forordning (EU, Euratom) 2020/2223 (også tilgængelig på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) For at holde fast i den erfaring, der er opbygget i udvalget, skal medlemmerne udskiftes skiftevis i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

(3) https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf.

(4) Jf. følgende rapporter og udtalelser fra Overvågningsudvalget — Overvågningsudvalgets årsrapport for 2020, punkt 28 og 29, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2019, punkt 38-51, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2018, punkt 7 og 45-49, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2017, punkt 24-29, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2016, punkt 30-33, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2016, punkt 30-33, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2015, punkt 30-33 og 1-9, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2014, punkt 26-28, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2013, punkt 18-19, Overvågningsudvalgets årsrapport for 2012, punkt 36, Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 2/2017 — Ledsagedokument til Kommissionens evalueringsrapport om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (artikel 19), punkt 30-31 samt Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 4/2014 om kontrol med varigheden af undersøgelser, der foretages af OLAF, punkt 18-20 og 45-49.

(5) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2020/2223 af 23. december 2020 om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, for så vidt angår samarbejdet med Den Europæiske Anklagemyndighed og effektiviteten af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs undersøgelser (EUT L 437 af 28.12.2020, s. 49).

(6) De nye samarbejdsordninger mellem OLAF og OLAF's Overvågningsudvalg findes på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(7) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39) (http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

(8) Udtalelse nr. 1/2021 om OLAF's henstillinger, som ikke blev fulgt af de relevante myndigheder, udtalelse nr. 2/2021 om samarbejdsordninger mellem OLAF og EPPO, udtalelse nr. 3/2021 om tilsyn med interne undersøgelser: strategiske konklusioner og bedste praksis, udtalelse nr. 4/2021 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2022 samt udtalelse nr. 5/2021 om analyse af OLAF-undersøgelser, der varede længere end 36 måneder, i 2019.

(9) Udvalgets foreløbige bemærkninger til den første fase af revisionen af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne blev fremsendt til OLAF's generaldirektør ved brev af 17. august 2021 (Ares (2021) 5153587).

(10) Den fulde ordlyd af udtalelse nr. 1/2021 findes på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en.

(11) Tal fra OLAF's seneste fem årsrapporter (2013-2018) vedrørende henstillinger om at indlede en strafferetlig efterforskning på nationalt plan viste, at antallet af tilfælde, hvor der rejses tiltale, var faldet fra 53 % til 36 %.

(12) I henhold til artikel 12, litra g), stk. 1, sidste punktum, i OLAF-forordningen skal OLAF's generaldirektør formelt underrette Overvågningsudvalget om samarbejdsordningerne, inden de vedtages.

(13) Udtalelse nr. 2/2021 er tilgængelig på: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en.

(14) Afsnit 5 i samarbejdsordningen mellem OLAF og EPPO.

(15) Afsnit 4.6 i samarbejdsordningen mellem OLAF og EPPO.

(16) Afsnit 4.2 i samarbejdsordningen mellem OLAF og EPPO.

(17) Afsnit 6.1 og 6.4 i samarbejdsordningen mellem OLAF og EPPO.

(18) Afsnit 12 i samarbejdsordningen mellem OLAF og EPPO.

(19) Afsnit 4.1, 6.1.1, litra d), 6.4 og 14 i samarbejdsordningen mellem OLAF og EPPO.

(20) Under hensyntagen til reglerne i Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/443, Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 og sikkerhedsmeddelelsen — mærkning og håndtering af følsomme ikkeklassificerede informationer C(2019) 1904 final, Bruxelles 5.3.2019, besluttede udvalget ikke at offentliggøre hele sin udtalelse for at beskytte privatlivets fred og integriteten for de personer, der er berørt af undersøgelserne. Af hensyn til gennemsigtighed offentliggjorde udvalget imidlertid en ikke-fortrolig udgave af sin udtalelse, som indeholdt dets konklusioner og henstillinger til OLAF's generaldirektør. Den ikke-fortrolige udgave af udtalelsen findes på NC OPINION 3_2021-EXTRACT for Institutions.pdf (europa.eu). Denne ikke-fortrolige udgave blev også fremsendt til EU-institutionerne i overensstemmelse med artikel 15, stk. 1, i OLAF-forordningen.

(21) Udtalelse nr. 4/2021 er tilgængelig på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en.

(22) Siden 2012 er budgettet til udvikling af OCM-systemet nået op på næsten 29 mio. EUR.

(23) Jf. aktivitetsrapport for 2017, punkt 23, aktivitetsrapport for 2018, punkt 13, aktivitetsrapport for 2019, punkt 20, udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2019, punkt 27, udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2020, punkt 29, og udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2021, punkt 25. Alle udvalgets udtalelser og rapporter findes på https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en.

(24) Allerede i juni 2019 udpegede Kommissionens Interne Revisionstjeneste i sin endelige revisionsrapport om OLAF's IT-projektstyringspraksis en række væsentlige svagheder i de tidlige faser af OCM, herunder manglen på en klar og bæredygtig projektstyringsstruktur og manglen på tilstrækkelig kontrol fra den øverste ledelse. OLAF afhjalp disse svagheder som bekræftet i 2020 af Kommissionens Interne Revisionstjeneste (februar 2020).

(25) Jf. Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport for 2017, punkt 25.

(26) OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport — 2019, punkt 52 og frem.

(27) Den ikke-fortrolige udgave af udtalelse nr. 5/2021 findes på: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en.

(28) Efter ikrafttrædelsen af ændringen af OLAF-forordningen ved forordning (EU, Euratom) 2020/2223 har OLAF foretaget en revision af retningslinjerne vedrørende undersøgelsesprocedurerne i to faser. Den første fase fokuserede hovedsagelig på gennemførelsen af bestemmelserne i den reviderede OLAF-forordning vedrørende EPPO. Denne fase er afsluttet, og de nye retningslinjer vedrørende undersøgelsesprocedurerne trådte i kraft den 11. oktober 2021. OLAF er i øjeblikket i gang med anden fase af revisionen. Denne fase er mere omfattende og vil omhandle de spørgsmål, der i øjeblikket behandles i andre interne instrukser og retningslinjer, den praksis, der vil blive fastlagt inden for rammerne af OLAF's samarbejde med EPPO, henstillingerne fra OLAF's interessenter og de spørgsmål, som OLAF's personale har udpeget i årenes løb. Den anden fase forventes afsluttet i løbet af 2022.

(29) Artikel 9a og 9b i OLAF-forordningen opretter den »kontrolansvarlige for processuelle garantier« og »klagemekanismen« med mandat til at behandle fremtidige klager over OLAF, der indsendes af en person, som er berørt af en OLAF-undersøgelse.

(30) I artikel 7, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 hedder det, at: »Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden for 12 måneder efter, at den er indledt, aflægger generaldirektøren ved udløbet af denne 12-månedersperiode og hver sjette måned derefter rapport til overvågningsudvalget med angivelse af årsagerne og, hvor det er relevant, de påtænkte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde undersøgelsen.«

(31) Formuleringen »hvor det er relevant« blev tilføjet til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen ved ændringsforordning (EU, Euratom) 2020/2223.

(32) OLAF-forordningens artikel 17, stk. 8, sidste punktum.

(33) I henhold til artikel 17, stk. 8, sidste punktum, i OLAF-forordningen skal retningslinjerne »offentliggøres på kontorets websted på EU-institutionernes officielle sprog til orientering«.

(34) Artikel 9a og 9b i OLAF-forordningen fastlægger omkring den »kontrolansvarlige for processuelle garantier« og »klagemekanismen« med mandat til at behandle fremtidige klager over OLAF, der indsendes af en person, som er berørt af en OLAF-undersøgelse.

(35) Udvalget modtager ofte klager, enten om igangværende OLAF-undersøgelser eller påståede svigagtige aktiviteter, der skader EU's finansielle interesser. Udvalgets praksis er at fremsende alle relevante oplysninger til OLAF og underrette afsenderen herom.

(36) OLAF-forordningens artikel 9a og 9b.

(37) Skrivelse fra OLAF's generaldirektør til formanden for Overvågningsudvalget af 18.3.2021 (Ares(2021)1954695).

(38) OLAF-forordningens artikel 9, stk. 3 og 4.

(39) I henhold til artikel 6 i de nye samarbejdsordninger mellem OLAF og Overvågningsudvalget skal OLAF automatisk give adgang til den oprindelige klage sammen med OLAF's svar, herunder alle andre relevante dokumenter, hver gang OLAF behandler en klage.

(40) Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013. »Overvågningsudvalget sender udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til generaldirektøren om blandt andet de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion, kontorets prioritering af undersøgelser og undersøgelsernes varighed. Det kan afgive udtalelserne på eget initiativ, på generaldirektørens anmodning eller efter anmodning fra en institution, et organ, et kontor eller et agentur, uden at det dog griber ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser. […]

[…] Institutionen, organet, kontoret eller agenturet får en kopi af udtalelser afgivet i henhold til tredje afsnit«.

(41) Den interinstitutionelle udveksling af synspunkter fandt sted den 2. december 2021.

(42) Fra januar 2021 til december 2021.

(43) På nuværende tidspunkt består sekretariatet af syv ansatte og en chef.