A4-0245/95

Beslutning om forslag til Den Europaeiske Unions almindelige budget for regnskabsaaret 1996, Sektion I - Europa-Parlamentet/bilag Ombudsmanden, Sektion II - Raadet, Sektion IV - Domstolen, Sektion V - Revisionsretten, Sektion VI - Det OEkonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget

Europa-Parlamentet,

- der henviser til EF-traktatens artikel 203,

- der henviser til aftalen af 29. oktober 1993 mellem institutionerne om budgetdisciplin og forbedring af budgetproceduren ((EFT C 331 af 07.12.1993, s. 1-10.)),

- der henviser til sin beslutning af 5. april 1995 om retningslinjerne for 1996-budgettet: Sektion I - Europa-Parlamentet/bilag Ombudsmanden, Sektion II - Raadet, Sektion IV - Domstolen, Sektion V - Revisionsretten, Sektion VI - Det OEkonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget ((EFT C 109 af 01.05.1995, s. 49.)),

- der henviser til sin beslutning af 19. maj 1995 om overslag over Europa-Parlamentets og Ombudsmandens indtaegter og udgifter for regnskabsaaret 1996 ((EFT C 151 af 19.06.1995, s. 388.)),

- der henviser til sin udtalelse af 12. oktober 1995 om forslag til Raadets forordning om indfoerelse af saerlige foranstaltninger for tjenestemaends udtraeden af tjenesten i De Europaeiske Faellesskaber som foelge af OEstrigs, Sveriges og Finlands tiltraedelse (KOM(95)0327 - C4- 0336/95 - 95/0179(CNS)) og om indfoerelse af saerlige foranstaltninger for tjenestemaends udtraeden af tjenesten i De Europaeiske Faellesskaber (KOM(95)0327 - C4-0337/95 - 95/0180(CNS)) ((Protokollen af denne dato, del II, punkt 6.)),

- der henviser til foreloebigt forslag til almindeligt budget for regnskabsaaret 1996 (KOM(95)0300),

- der henviser til forslag til almindeligt budget for regnskabsaaret 1996 (C4-0300/95),

- der henviser til betaenkning fra Budgetudvalget og udtalelserne fra de andre beroerte udvalg (A4-0245/95),

I. GENERELLE BETRAGTNINGER

a)Udviklingen i bevillingerne

1. minder om, at der under udgiftsomraade 5 »Administrationsudgifter« i de finansielle overslag for regnskabsaaret 1996 er opfoert en bevilling paa 4.191 mio ecu, dvs. en forhoejelse paa 4,20% i forhold til regnskabsaaret 1995;

2. understreger, at det foreloebige budgetforslag for 1996 gav en dispositionsmargen paa 59,49 mio ecu under udgiftsomraade 5, at institutionernes budgetoverslag varierede i forhold til regnskabsaaret 1995 inden for et baand paa -9,45% og + 15,41% samt at Raadet fastlagde et budgetforslag paa 4.022,29 mio ecu med en dispositionsmargen paa 168,71 mio ecu;

3. konstaterer, at resultatet af disse overvejelser - i vid udstraekning under hensyntagen til det arbejde, som gik forud for opstillingen af TAEB 1/95 - tager hoejde for udnyttelsesgraden for 1994-bevillingerne, og minder om principperne om en stram budgetpolitik og kriterierne for omkostningseffektivitet, som det til stadighed har understreget betydningen af;

4. mener imidlertid, at en simpel nedskaering af bevillingerne uden tilskyndende foranstaltninger inden for forvaltningen af administrationsudgifter kan reducere virkningen eller endog hindre den dynamik, som er noedvendig for de kommende aar;

5. minder om, at det forhold, at der paa Parlamentets anmodning for fremtiden forelaegges et analytisk budget sammen med institutionernes budgetoverslag paa hensigtsmaessig vis, vil bidrage til, at det bliver muligt at identificere de forskellige udgifter efter formaal;

6. er enig i, at der skal vaere en margen under loftet for udgiftsomraade 5 af hensyn til eventuelle budgetmaessige virkninger af kursforholdet mellem ECU-BEF, og konstaterer i den forbindelse, at der er sket en relativ forbedring i situationen til fordel for ECU, men understreger, at en delvis udnyttelse af denne margen ikke maa begraenses til kun én institution og under ingen omstaendigheder anvendes til betaling af forpligtelser, som vil reducere budgetbyrden i de kommende aar;

7. vedtager i form af forslag til aendring under kapitel 100 »Formaalsbestemte reserver« med henblik paa leje dels at opfoere en bevilling paa 37,5 mio ecu til Parlamentet dels en bevilling paa 60 mio ecu til Domstolen, herunder en reserve paa 10 mio ecu fra artikel 200 »Leje«;

b) Personale

8. konstaterer, at Raadet i modstrid med afgoerelsen om ikke at efterkomme nogen anmodning om nye stillinger dels har givet tilladelse til oprettelse af 42 stillinger i sit eget generalsekretariat og dels 6 nye midlertidige stillinger og 22 opnormeringer for Regionsudvalgets vedkommende;

9. understreger noedvendigheden af, at der foeres en egentlig forvaltningspolitik for menneskelige ressourcer, som skal stille institutionerne paa lige fod, opfylde kravene om gennemskuelighed, give de noedvendige garantier for kontinuitet, og begrunde enhver anmodning om oprettelse og/eller opnormering/omdannelse af stillinger;

10. mener, at de to forslag til forordning om saerlige foranstaltninger ved udtraeden af tjenesten kan bevirke, at institutionernes nuvaerende personaletal fastholdes, og at enhver ny anmodning imoedekommes ved hjaelp ved omfordeling af det eksisterende personale; anmoder Raadet om at vedtage forordningen om udtraeden af tjenesten;

11. vedtager i form af forslag til aendring til de beroerte budgetsektioner at oprette en passende budgetstruktur med henblik paa Raadets vedtagelse af forordningen vedroerende disse foranstaltninger og opfoere tilsvarende bevillinger i reserven paa grundlag af finansieringsoversigterne til de to ovennaevnte forslag;

c) Interinstitutionelt samarbejde

12. understreger, at indevaerende budgetprocedure navnlig er kendetegnet ved arbejdet i den interinstitutionelle arbejdsgruppe om rationalisering af administrationsudgifterne, og at de vedfoejede konklusioner fra denne arbejdsgruppe godkendtes under budgetsamraadet den 24. juli 1995;

13. er overbevist om, at gennemfoerelsen af en interinstitutionel samarbejdsordning vil kunne give stordriftsfordele i kraft af en gradvis mentalitetsaendring, for saa vidt angaar forvaltningen af administrationsudgifter, og at en saadan ordning skal vaere »inciterende« for de ansvarlige for forvaltningen af administrationsbudgetterne, goere det interinstitutionelle samarbejde »synligt«, samtidig med at hver enkelt institutions finansielle autonomi sikres, skal vaere tilpasset de enkelte institutioners administrationsbudgetmaessige forhold, saaledes at budgetmyndigheden kan behandle dem paa lige fod, sikre, at yderligere forvaltningsudgifter og overlapning undgaas, navnlig paa det personalemaessige plan, at misbrug af budgetkontoplanen undgaas, hvorved oplysningerne i budgettet fordrejes, og at goere det muligt at sammenligne oplysningerne;

14. vedtager i form af forslag til aendring og efter hoering af de oevrige institutioner at oprette en passende budgetstruktur og nedskaere bevillingerne paa de budgetposter, hvor der klart kunne opnaas besparelser, eller opfoere faste beloeb i kapitel 100 »Formaalsbestemte reserver« for aktiviteter som ansaettelse eller faglig uddannelse eller for foranstaltninger, hvorved andre driftsudgifter finansieres paa grundlag af kontrakter med tredjeparter;

15. opfordrer institutionerne til fra regnskabsaaret 1997 i forbindelse med forelaeggelsen af budgetoverslagene og navnlig i det analytiske budget at goere status over fremskridtene inden for de omraader, som er omfattet af dette samarbejde paa bevillingsplan, personaleplan og vedroerende de administrative initiativer, som er blevet ivaerksat;

II. Sektion I, Europa-Parlamentet

16. mener, at bevillingerne i budgetoverslaget for 1996 er tilstraekkelige til at sikre, at institutionen kan fungere fornuftigt, og ligeledes sikre en finansiering af nye berettigede behov;

17. henviser i den forbindelse til behovene i forbindelse med godtgoerelser til medlemmerne, tolkning og bygninger og bemaerker endvidere, at der kan gennemfoeres besparelser for saa vidt angaar bevillingerne under kapitel 11 »Tjenstgoerende personale« samt budgetpost 2000 »Leje« som foelge af overdragelsen af Ardenne-Bygningen til Regionsudvalget;

18. beklager, at Raadet og Kommissionen ikke har villet oprette en faelles jurist-lingvist-tjeneste for de 3 institutioner, og bemaerker, at Raadet har foreslaaet at ivaerksaette et snaevert samarbejde paa det praktiske plan for at imoedekomme Parlamentets bekymringer paa dette omraade;

19. ser sig derfor noedsaget til at oprette en saadan tjeneste, som vil kunne nyde godt af de hidtidige erfaringer og garantere de noedvendige ydre forhold, saaledes at Parlamentet i fuldt omfang kan udoeve sine lovgivningsbefoejelser, og er overbevist om, at de noedvendige menneskelige ressourcer til sikring af samtlige sproglige behov, denne tjeneste maatte have, stort set kan tilfredsstilles ved omfordeling inden for sprogsektorerne og kun kraever oprettelse af et begraenset antal nye stillinger;

20. understreger imidlertid, at det er hensigtsmaessigt at skabe de noedvendige forbindelser mellem denne nye tjeneste og Parlamentets oevrige tjenester, navnlig dem, der er direkte involveret i lovgivningsprocedurerne;

21. minder om, at der i forbindelse med vedtagelsen af budgetoverslaget for 1996 ikke blev foretaget nogen opnormeringer af de midlertidigt ansatte i de politiske grupper, opfordrer de politiske grupper til at tilrettelaegge forvaltningen af deres menneskelige ressourcer og indfoere en karriereforloebsordning, og minder om, at en saadan ordning baade skal sikre gennemskueligheden og anvendelsen af ensartede regler for samtlige midlertidigt ansatte i de politiske grupper og give det beroerte personale en vis sikkerhed;

22. mener, at de oevrige anmodninger om stillinger, herunder navnlig en B- stilling inden for edb til Budgetkontroludvalget, skal imoedekommes ved omfordeling;

23. vedtager i form af forslag til aendring:

a) at oprette en fast A1-stilling til den ansvarlige for Epicenter, idet de noedvendige bevillinger opfoeres under kapitel 100 og frigoerelsen af disse bevillinger vil afhaenge af:

- ivaerksaettelse af en effektiv ordning for interinstitutionelt samarbejde,

- forelaeggelse af en klar og detaljeret beskrivelse af Epicenter udarbejdet af de beroerte tjenestegrene;

b) at oprette 7 LA7-stillinger til jurist-lingvisttjenesten, idet de noedvendige bevillinger opfoeres under kapitel 100, og bemaerker, at frigivelsen af disse bevillinger afhaenger af, at det interinstitutionelle samarbejde finder anvendelse;

c) at oprette to faste LA3-stillinger til Tolkedirektoratet (finsk og svensk afdeling), og paalaegger administrationen straks at ivaerksaette procedurer for besaettelse af disse to stillinger, saaledes at den kan afsluttes inden udgangen af foerste halvaar af 1996;

d) at opnormere foelgende midlertidige stillinger til tjenestemaend i de politiske grupper: 1 A5 til A4, 4 A6 til A5, 2 A7 til A6, 3 B2 til B1, 2 B3 til B2, 4 B4 til B3, 5 B5 til B4, 7 C2 til C1, 3 C3 til C2, 13 C5 til C4;

24. har under konto 2232 »Leje af transportmateriel« opfoert et beloeb paa 0,2 mio ecu og under kapitel 100 til samme konto et beloeb paa 0,2 mio ecu og paalaegger sin generalsekretaer at forelaegge en rapport om vilkaarene for kontrakter med tredjeparter vedroerende leje af biler, taxier, busser og lastbiler med eller uden foerer;

har under kapitel 100 ligeledes opfoert:

a) til artikel S1-106 »Godtgoerelse af medlemmernes sekretariatsudgifter« et fast beloeb paa 5,241 mio ecu, og paalaegger kvaestorerne at udarbejde forslag om de naermere regler for en ordning, hvorved medarbejdernes vederlag udbetales direkte, i medlemmernes navn; paalaegger de beroerte parter - Praesidiet, kvaestorerne og Budgetudvalget - at moedes inden den 30.11.1995 for at finde en rimelig loesning i spoergsmaalet om medarbejderne inden vedtagelsen af budgettet for 1996.

b) til konto 1033 »Frivillig pensionsordning for medlemmerne« et beloeb paa 2,53 mio ecu svarende til en andel 1/3 : 2/3, indtil resultaterne af en revision vedroerende aarsagerne til det konstaterede underskud, prognoser for fremtiden samt en uafhaengig kontrol af de aktuarmaessige beregninger af denne pensionsfond foreligger;

c) til konto 1870 »Tolke og konferencemedhjaelp« et beloeb paa 3,5 mio ecu, indtil konklusionerne af Praesidiets rapport om dette omraade foreligger;

25. gentager sit oenske om en stram budgetpolitik og understreger noedvendigheden af at raade over tilstraekkelige administrative midler til at overholde hele arbejdsplanen;

III. Sektion IV, Domstolen

26. paapeger, at Domstolen i sit budgetoverslag havde anmodet om oprettelse af 21 nye stillinger og opnormering af 110 stillinger, men bemaerker, at disse anmodninger ikke var ledsaget af en rapport om personalepolitikken;

27. vedtager i form af forslag til aendring en reduktion af den faste nedskaering fra 6,5% til 4,5%, for saa vidt angaar bevillinger til tjenstgoerende personale, oprettelse af 3 midlertidige A6-stillinger og opnormering af 2 B4 til B3, 1 C2 til C1, 1 C3 til C2, 2 D3 til D2 (faste stillinger);

28. konstaterer, at forhoejelsen af bevillingerne til driftsudgifter i forhold til regnskabsaaret 1995 naesten udelukkende udgoeres af bevillinger til kapitel 20 »Bygninger«, og at bevillingerne til de oevrige kapitler er fastsat paa et noget lavere niveau end i 1995, og understreger, at denne situation korrigeret med virkningen af udvidelsen skal reguleres for visse budgetposters vedkommende under hensyntagen til den akkumulerede forhoejelsesgrad siden 1994;

29. vedtager i form af forslag til aendring at styrke foelgende budgetposter: Artikel 255 »Diverse udgifter til afholdelse og deltagelse i konferencer, kongresser og moeder«, artikel 205 »Sikkerhedsforanstaltninger og overvaagning ved og i Domstolens bygninger«, artikel 203 »Rengoering og vedligeholdelse«, konto 2200 »Foerstegangsanskaffelser af materiel og tekniske anlaeg«, artikel 230 »Papir og kontorartikler«, konto 2351 »Tjenesteuniformer m.v. samt arbejdsbeklaedning« og artikel 241 »Telefon, telegraf og telex«;

IV. Sektion V, Revisionsretten

30. understreger, at der er opfoert tilstraekkelige bevillinger, navnlig til diverse driftsudgifter, til at sikre, at institutionen kan fungere tilfredsstillende og varetage sine opgaver med hensyn til at kontrollere, at bevillingerne anvendes retmaessigt og i overensstemmelse med principperne for en forsvarlig oekonomisk forvaltning;

31. understreger, at det er noedvendigt at soerge for, at der paa budgettet er opfoert tilstraekkelige bevillinger til at daekke vederlag til de ansatte, som rent faktisk skal have loen i 12 maaneder, og dermed sikre en hensigtsmaessig udnyttelse af det antal stillinger, der er opfoert i stillingsfortegnelsen;

32. vedtager i form af forslag til aendring at reducere den faste nedskaering i bevillingerne til tjenstgoerende personale fra 7% til 3,5%;

V. Sektion VI

a) Det OEkonomiske og Sociale Udvalg

33. minder om sin holdning til forvaltningen af menneskelige ressourcer og navnlig bestraebelserne paa at opstille en organisationsplan, som baade opfylder kravet om gennemskuelighed og OESU's driftsbehov, og understreger, at enhver afgoerelse fra ansaettelsesmyndighedens side i overensstemmelse med disse maal skal vaere i tjenestens interesse og begrundet i hensynet til omkostningseffektiviteten;

34. vedtager i form af forslag til aendring at opnormere 2 faste A7- stillinger til A6-stillinger og 1 fast A6-stilling til A5-stilling, samt at lade de ansattes status fremgaa af stillingsfortegnelsen, herunder de midlertidigt ansatte, der er tilknyttet Praesidiet og gruppe I, II og III;

35. er af den opfattelse, at de bevillinger, der er opfoert til driftsudgifter, stort set kan daekke OESU's driftsbehov, og at den beskedne forhoejelse til et samlet beloeb paa 74.300 ecu er noedvendig paa baggrund af de mere omfattende oplysninger, der er indgaaet paa omraaderne undersoegelser, publikationer og studiestipendier;

36. vedtager i form af forslag til aendring at opfoere en bevilling paa 35.000 ecu under artikel A-260, 30.000 ecu paa konto A-2710 og 9.300 ecu paa konto A-2940;

b) Regionsudvalget

37. finder det noedvendigt at henvise til sine beslutninger i forbindelse med 1995-budgettet, herunder TAEB 1/95, og navnlig bestraebelserne paa at soerge for, at dette nye raadgivende organ faar stillet de noedvendige midler til raadighed til menneskelige ressourcer og infrastruktur;

38. kan tilslutte sig, at Raadet har oprettet 6 midlertidige A7-stillinger, som skal muliggoere en tilrettelaeggelse af arbejdet efter politisk tilhoersforhold, og minder i oevrigt om, at grupperingen efter politisk tilhoersforhold skal prioriteres, for saa vidt som en saadan gaar forud for enhver anden form for sammenslutning, og henviser til, at de politiske partiers betydning paa europaeisk plan fremhaeves i EF-traktatens artikel 138 A;

39. mener, at de bevillinger, der er opfoert til driftsudgifter stort set kan daekke Regionsudvalgets driftsbehov, og at en beskeden forhoejelse til et samlet beloeb paa 30.000 ecu er noedvendig paa baggrund af de mere omfattende oplysninger, som er indgaaet paa omraaderne undersoegelser, moeder, indkaldelser og tjenesterejseudgifter;

40. vedtager i form af forslag til aendring at opfoere en bevilling paa 5.000 ecu under artikel B-260, 15.000 ecu under artikel B-255 og 10.000 ecu under artikel B-130;

c) Faelles organisationsstruktur

41. paapeger, at Raadet har opfoert et beloeb paa 300.000 ecu under artikel C- 200 »Leje« til daekning af eventuelle udgifter til leje af moedevaerelser i Europa-Parlamentets lokaler;

42. henviser i den forbindelse til sin positive udtalelse om forslag til bevillingsoverfoersel nr. 28/95, som giver Regionsudvalget mulighed for at leje Ardenne-Bygningen, og henviser i oevrigt til, at Praesidiet som led i det interinstitutionelle samarbejde paa sit moede den 19. september 1995 vedtog at stille moedevaerelser i D1-Bygningen til raadighed for Regionsudvalget, og at dette herfor skulle betale en fast pris pr. dag og pr. moede;

43. opfordrer derfor Regionsudvalget til i tilstraekkelig god tid at fremsende oplysninger om sin arbejdskalender for 1996, saaledes at der kan udarbejdes en oversigt over moedesalsreservationer, med henblik paa at daekke behovet og undgaa overlapninger;

44. vedtager i form af forslag til aendring at oprette artikel C-206 »Udgifter til moeder i andre institutioners lokaler« og opfoere en bevilling paa 97.000 ecu, at aendre bevillingerne under artikel C-200 »Leje« til 5,628 mio ecu og som foelge heraf lade bevillingen paa 300.000 ecu under reserven udgaa, eftersom den er blevet formaalsloes;

45. gaar i lighed med Raadet ind for at fremme en bedre forvaltning af de menneskelige ressourcer, bl.a. ved at tilstraebe en stoerre mobilitet mellem de tre organer, men understreger, at dette ikke maa foere til konflikter mellem de to ansaettelsesmyndigheder (OESU og Regionsudvalget) og skabe forvirring blandt det beroerte personale, og opfordrer under alle omstaendigheder de to institutioner til at tage hensyn til konklusionerne om rationalisering af de administrative udgifter, herunder isaer konklusionerne om forvaltning af de menneskelige ressourcer;

46. vedtager i form af forslag til aendring at oprette 2 B5-stillinger og 3 C5-stillinger (faste stillinger) til daekning af behovene i den nye Ardenne-Bygning samt at opnormere 3 LA5-stillinger til LA4, 5 LA7- stillinger til LA6, 2 faste C3-stillinger til C2 og 3 faste C5- stillinger til C4;

VI. Samtlige institutioner

47. konstaterer, at fastsaettelsen af administrationsbudgetterne for andre institutioner end Kommissionen i stadig stigende grad er kendetegnet ved en samordnet tilgang hos budgetmyndighedens to parter, at denne samordning er blevet forbedret gennem det interinstitutionelle samarbejde og kommer konkret til udtryk ved besparelse af en budgetbehandling og indfoerelse af et analytisk budget;

48. mener endvidere, at dette skal suppleres, saaledes at man kan kontrollere, i hvilket omfang de maalsaetninger, der blev fastlagt ved vedtagelsen af budgettet, gennemfoeres; paalaegger derfor sit kompetente udvalg at ivaerksaette en passende procedure fra og med dechargeproceduren for regnskabsaaret 1994 med henblik paa at behandle gennemfoerelsen af budgettets sektion IV, V og VI;

49. bemaerker endvidere, at hver del af budgetmyndigheden i forbindelse med sit arbejde henvender sig til de beroerte institutioner om yderligere oplysninger, anser det derfor for hensigtsmaessigt at sikre en gensidig udveksling af disse supplerende oplysninger for at undgaa overlapninger og opfordrer Raadet til at godkende dette forslag;

50. konstaterer, at det aendrede budgetforslag, for saa vidt angaar administrationsudgifter (samtlige institutioner under ét), indeholder en margen paa 61,408 mio ecu under udgiftsomraade 5 »Administrationsudgifter«;

* * *

51. paalaegger sin formand at sende denne beslutning til de beroerte EU- institutioner og -organer.

BILAGKONKLUSIONER OM RATIONALISERING AF DE ADMINISTRATIVE UDGIFTER1. ANMODNING OM OPRETTELSE AF NYE STILLINGERTil stoette for anmodningerne om oprettelse af nye stillinger skal budgetmyndigheden have tilsendt et dokument af typen »Guide des ser- vices« (enten i hele sin ordlyd eller i uddrag afhaengig af det enkelte tilfaelde) indeholdende en beskrivelse af de forskellige kontorers opgaver og af personalefordelingen efter kategori.

2. BESAETTELSE AF STILLINGERNE PAA STILLINGSFORTEGNELSENa) Til stoette for anmodningerne om at oprette nye stillinger skal der fremsendes en oversigt over, hvor mange af stillingerne paa stillingsfortegnelsen der er besat og en oversigt over, hvor mange stillinger, der udbetales loenninger for; disse oversigter skal ajourfoeres under hele budgetproceduren.

b) Der boer anvendes en ensartet definition af, hvornaar en stilling er ledig/besat: en stilling er besat, naar der er fundet en kandidat, og denne har modtaget et ansaettelsestilbud.

3. INTERN OMFORDELING AF STILLINGERa) Budgetmyndigheden boer paa grundlag af de budgetdokumenter, der vedlaegges anmodningerne om oprettelse af nye stillinger i et givet regnskabsaar, vaere i stand til at vurdere, hvordan en eventuel prioriteringsaendring (»positiv« eller »negativ«) vil indvirke paa fordelingen af de menneskelige ressourcer i det paagaeldende regnskabsaar.

b) Som foelge af den stoerre brug af edb boer det vaere muligt at foretage nogle tilpasninger, isaer i form af reallokering af stillinger inden for visse personalekategorier. Det boer f.eks. i kategori C vaere muligt at korrigere antallet af kontorister (f.eks. de kontorister, der i nogle af institutionerne er beskaeftiget med bogfoeringsarbejde) i forhold til antallet af sekretaerer.

4. MOBILITETSINDIKATORERInstitutionerne boer:

a) udarbejde statistikker over mobiliteten baseret paa en faelles defini- tion,

b) foere tilsyn med, at ansoegningsfristen overholdes i tilfaelde af, at en stilling opslaas ledig i alle institutionerne,

c) ved rekruttering af personale fra andre institutioner undlade at tilbyde kandidater, der ikke har den tilstraekkelige anciennitet, forfremmelse til en hoejere loenklasse.

5. BEVILLINGER TIL NYOPRETTEDE STILLINGERa) De tre institutioner har godkendt princippet om, at der for nyoprettede stillinger er en budgetdaekning paa 6 maaneder.

b) Institutionerne boer vedlaegge deres anmodning om oprettelse af nye stillinger en beregning over udgifterne paa aarsbasis og over udgifterne efter indkoeringsperioden.

6. AFHOLDELSE AF UDVAELGELSESPROEVERa) Almindelige udvaelgelsesproever boer som hovedregel afholdes paa interinstitutionel basis, og denne regel boer kun fraviges i tilfaelde, hvor det er berettiget ud fra praktiske hensyn. Institutionerne boer i faellesskab udarbejde nogle bestemmelser vedroerende tilrettelaeggelsen, herunder spoergsmaalet vedroerende personalets repraesentation.

b) Institutionernes ansvarlige for ansaettelsesspoergsmaal boer jaevnligt moedes med det formaal at planlaegge deres ansaettelsesbehov i faellesskab og at:

- opstille en liste over de udvaelgelsesproever, der skal afholdes af to eller flere institutioner i faellesskab

- opstille en liste over de udvaelgelsesproever, der undtagelsesvis skal afholdes af en enkelt institution, naar dette er berettiget ud fra specifikke hensyn.

- fastsaette de naermere enkeltheder i forbindelse med anvendelsen af en reserveliste

c) Selv i de tilfaelde hvor der ikke er tale om en interinstitutionel udvaelgelsesproeve, vil der kunne samarbejdes med hensyn til

- den praktiske tilrettelaeggelse (tilraadighedsstillelse af lokaler osv.)

- faelles udnyttelse af en reserveliste (fastsaettelse af en kodeks for offentliggoerelse af og adgang til reservelisten).

d) For at stille alle institutioner lige boer nyansatte principielt indplaceres i den laveste loenklasse i alle institutioner.

Ansaettelse i de laveste loenklasser (A 7/8, LA 7/8, B 5, C 5 og D 3) boer saaledes for fremtiden principielt ske paa grundlag af interinstitutionelle udvaelgelsesproever.

7. SPROGUNDERVISNINGLuxembourga) Den nye ordning i Luxembourg skal konsolideres.

b) I begyndelsen af 1996 vil Europa-Parlamentet, som forvalter ordningen i Luxembourg, aflaegge rapport om, hvor store besparelser der er opnaaet.

Bruxellesc) OEget samarbejde: Institutionerne undersoeger, i hvor hoej grad der er tale om »overlapning« i de kurser, der afholdes af de forskellige institutioner, og udarbejder med henblik paa kursusstart i oktober 1996 et faelles kursusprogram.

d) Den administrative forvaltning af sprogkurserne boer tilrettelaegges i faellesskab og forestaas af en enkelt institution (stordriftsfordele og samling af det noedvendige personale). I praksis er det uden betydning, om kurserne finder sted i den ene eller den anden insti- tutions lokaler.

e) Kontraktordningen med undervisningspersonalet

i) Man har godkendt princippet om, at tjenesteydelser skal udbydes i licitation. Institutionerne skal i faellesskab vurdere konsekvenserne af en licitation og dens tilrettelaeggelse.

ii) I forlaengelse heraf skal der foretages en juridisk analyse af de kontraktbestemmelser, som institutionerne er bundet af i forhold til underviserne, det skal undersoeges, hvilke rettigheder der skal overholdes, og der skal traeffes en raekke planlaegningsforanstaltninger, bl.a. med det formaal at sikre ydelsernes kvalitet og en smidig overgang.

iii) I foerste fase, som indledes i oktober 1996, goeres sprogkurserne faelles.

8. GENEREL UDDANNELSEa) Institutionerne opfordres til at oplyse, med hvilke midler de kan kontrollere, at uddannelsestiltagene er i overensstemmelse med deres behov.

b) I lighed med sprogundervisningen boer der principielt etableres et samarbejde, og »overlapning« boer undgaas. Der udarbejdes et kursusprogram, der skal vaere faelles for alle institutionerne i Bruxelles og Luxembourg, og som skal traede i kraft i foerste halvaar af 1996. Under udarbejdelsen tages der hensyn til, at en stor del af Parlamentets personale er i Strasbourg i moedeperioderne.

c) Der gives meddelelse til institutionerne om kursernes afholdelse i saa god tid, at de interesserede faar mulighed for at tilmelde sig.

9. PLANLAEGNING OG FINANSIERINGSMETODERa) Som forberedelse af en eventuel revision i 1996 af udgifterne under udgiftsomraade 5 i de finansielle overslag (konklusionerne af trepartsmoedet den 25. november 1994) boer man sammenligne alle institutionernes forventede behov og undersoege, hvilke finansieringsmuligheder der er realistiske.

b) Med henblik herpaa og ud fra et oenske om paa lang sigt at opnaa besparelser foreslaas det, at institutionerne paa trepartsmoedet den 30. juni 1995 giver en interinstitutionel arbejdsgruppe mandat til:

i) at vurdere de forskellige institutioners lokalebehov indtil 1999 (sidste aar under de nuvaerende finansielle overslag)

ii) at undersoege, hvilke finansieringsmuligheder der kan komme paa tale (kontant koeb, leje med koebsoption eller udelukkende leje)

iii) at underbygge deres forslag ved hjaelp af en analyse af omkostningerne ved de forskellige muligheder.

c) Gennem samarbejde mellem institutionernes generalsekretariater burde det vaere muligt at sikre en optimal udnyttelse af moedelokalerne i Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg.

10. RENGOERING, VEDLIGEHOLDELSE OG VAGTORDNINGDer skal institutionerne imellem vaere fuldstaendig aabenhed om de betingelser, som de hver isaer har opnaaet ved indgaaelse af de forskellige typer kontrakter; der skal indfoeres en hoeringsordning.

11. VUGGESTUERa) Institutionerne samarbejder allerede meget paa dette omraade. Samarbejdet skal blot konsolideres.

b) Budgetmyndighedens krav med hensyn til brugerbetaling er blevet efterkommet, idet det er besluttet at harmonisere skalaerne for foraeldrebetalingen i Bruxelles og i Luxembourg, hvilket har noedvendiggjort en ekstraordinaer forhoejelse i Bruxelles.

c) Man har allerede under overholdelse af kvalitetskravene forsoegt at finde frem til mindre udgiftskraevende administrationsmetoder:

i) i de vuggestuer, som EU- institutionerne selv administrerer, udskiftes tjenestemandspersonalet gradvis med privatansat personale

ii) i de nye vuggestuer i Bruxelles (EASTMAN og CLOVIS) er det blevet besluttet at anvende underleverance (CLOVIS-udbuddet)

iii) i Luxembourg har man lejet en vis maengde pladser i private vuggestuer.

12. EDBa) Det foreslaas at paalaegge det interinstitutionelle edb-udvalg fortsat at foelge udviklingen og fremsaette forslag til udbygning af den faelles edb-anvendelse.

b) Det igangvaerende samarbejde skal fortsaettes og udbygges paa foelgende omraader:

- Udbetaling

- Udarbejdelse af budgetdokumenter

- Udsendelse af presseklip

- Udvaelgelsesproever

- Oversaettelse

- Udarbejdelse og overfoersel af tekster i forbindelse med den interinstitutionelle lovgivningsproces.

13. FORVALTNING AF EDB-MATERIELa) Koordinationen forud for ethvert indkoeb af edb-materiel maa forstaerkes med henblik paa at naa frem til en interinstitutionel pro- cedure, der dog ikke maa medfoere en forlaengelse.

b) Institutionerne opfordres til at foretage et forsoegsindkoeb for at vurdere, hvilke fordele og eventuelt hvilke vanskeligheder, der er forbundet med en faelles indkoebsprocedure. Det interinstitutionelle edb-udvalg paalaegges at bestemme, hvilken type materiel der er mest egnet til dette forsoeg.

c) Institutionerne opfordres til at foere faelles forhandlinger med visse leverandoerer for at opnaa de bedste vedligeholdelsesvilkaar.

d) Institutionerne opfordres til i loebet af 1996 at gennemfoere en harmonisering af reglerne som led i en revision af bestemmelserne om forvaltning af materiel. Der boer isaer vedtages faelles kriterier for materiellets levetid og dets foraeldelse.

e) Som led i en koordineret identifikation af materiellet udveksler institutionerne erfaringer med anvendelsen af stavkoder til optisk laesning.

14. HARMONISERING AF INFRASTRUKTURERInstitutionerne boer forbedre deres faelles infrastrukturer og viderefoere INSIS-programmet for ogsaa at nedbringe udgifterne til uddannelse.

15. ORGANERa) Organernes initiativer til mod betaling at paalaegge Kommissionens tjenester udfoerelsen af visse administrative opgaver for dem (udbetalinger, beregning af individuelle rettigheder) stoettes. Dette samarbejde, der hindrer dobbeltarbejde og dermed medfoerer besparelser, maa fremmes.

b) Organerne opfordres til ved ansaettelse af institutionernes tjenestemaend at tage hensyn til disses faktiske situation i deres oprindelige institution og undgaa uberettigede »forfremmelser«. Der vil blive udarbejdet en adfaerdskodeks med henblik herpaa.

c) Administrationscheferne opfordres til at indgaa en aftale mellem alle institutioner om en faelles holdning over for organerne, bl.a. paa grundlag af de henstillinger, som Kommissionen vil rette til ansaettelsesmyndighederne.

16. DOKUMENTERa) De enkelte institutioner opfordres til hver for sit vedkommende og under hensyn til egne prioriteringer at traeffe foranstaltninger til rationalisering af udarbejdelsen af dokumenter (optimal tilpasning af dokumenterne og strengere udvaelgelse af dokumenter til offentliggoerelse).

b) Det foreslaas at forlade den nuvaerende praesentationsform for budgettet (bevillingerne paa venstresiderne og anmaerkningerne paa hoejresiderne) og for fremtiden anfoere oplysningerne for de enkelte poster loebende: Formaalet er i vaesentlig grad at begraense dokumentets omfang.