om den holdning, der på Den Europæiske Unions vegne skal indtages i Det Blandede Udvalg, som er nedsat ved aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab, med hensyn til vedtagelsen af forretningsordenen for Det Blandede Udvalg, forretningsordenen for et panel, mæglingsproceduren og adfærdskodeksen for voldgiftsmænd

2.Forretningsordenen for et panel fastlægges som angivet i bilag II.

under henvisning til aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab undertegnet i Tokyo den 17. juli 2018, særlig artikel 21.6, stk. 2, 21.30 og 22.1, stk.1, 2 og 4 —

om vedtagelse af forretningsordenen for Det Blandede Udvalg, forretningsordenen for et panel, mæglingsproceduren og adfærdskodeksen for voldgiftsmænd

3. Parterne kan ved fælles overenskomst afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

3. Kontaktpunkterne er ansvarlige for at koordinere forberedelserne i forbindelse med udarbejdelsen af den foreløbige dagsorden for Det Blandede Udvalg og udkast til Det Blandede Udvalgs afgørelser og anbefalinger samt korrespondance og kommunikation mellem Det Blandede Udvalg og de specialudvalg, arbejdsgrupper og andre organer, der er oprettet ved aftalen.

4. De to formænd kan ledsages af embedsmænd. Listerne over de embedsmænd, der deltager i møder på hver parts vegne, udveksles gennem kontaktpunkterne inden møderne.

3. De to formænd kan være repræsenteret af deres respektive stedfortrædere, jf. aftalens artikel 22.1, stk. 3. I denne forretningsorden skal efterfølgende henvisninger til Det Blandede Udvalgs medlemmer og formænd forstås således, at det omfatter deres stedfortrædere.

2. Det Blandede Udvalg består af repræsentanter for Den Europæiske Union og Japan og ledes i henhold til aftalens artikel 22.1, stk. 3, i fællesskab af det medlem af Europa-Kommissionen, der har ansvaret for handel, og Japans udenrigsminister.

1. Det Blandede Udvalg, der er nedsat ved artikel 22.1, stk. 1, i aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab (i det følgende benævnt "aftalen"), varetager sine opgaver som omhandlet i aftalens artikel 22.1 og tager ansvaret for den almindelige gennemførelse og anvendelse af aftalen.

FORRETNINGSORDEN FOR ET PANEL

Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med møder i Det Blandede Udvalg. Udgifter i forbindelse med mødernes tilrettelæggelse afholdes af den part, der er vært for mødet. Hvis der afholdes et møde uden for Den Europæiske Union eller Japan, beslutter parterne ved fælles overenskomst, hvem der skal afholde udgifterne til tilrettelæggelse af mødet.

2. Når en part forelægger oplysninger, der betragtes som fortrolige eller er beskyttet mod videregivelse i henhold til dens love og forskrifter, for Det Blandede Udvalg, et specialudvalg, en arbejdsgruppe eller et andet organ, som er nedsat i medfør af aftalen, behandler den anden part de pågældende oplysninger som fortrolige, jf. aftalens artikel 1.6.

3. Udkastet til fælles mødereferat godkendes skriftligt af parterne så hurtigt som muligt, dog senest 70 dage efter mødedatoen. Når referatet er godkendt, underskriver kontaktpunkterne to eksemplarer heraf, og begge parter modtager et sådant originalt eksemplar. Parterne kan bestemme, at undertegnelse og udveksling af elektroniske kopier opfylder dette krav.

1. Et udkast til fælles mødereferat omfatter som hovedregel den endelige dagsorden og en sammenfatning af drøftelserne under hvert punkt på dagsordenen.

2. Alle Det Blandede Udvalgs afgørelser og anbefalinger påføres et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en overskrift, der refererer til emnet.

I panelprocedurer i henhold til aftalens kapitel 21 (Tvistbilæggelse), afdeling C, finder følgende regler anvendelse:

I. Definitioner

1.I denne forretningsorden forstås ved:

a)"administrativt personale": i forbindelse med en voldgiftsmand, personer, der arbejder under dennes ledelse og tilsyn, dog ikke assistenter

b)"rådgiver": en person, som af en part er udpeget til at rådgive eller bistå den pågældende part i forbindelse med panelproceduren, og som ikke er repræsentant for denne part

c)"aftale": aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab

d)"voldgiftsmand": et medlem af et panel

e)"assistent": en person, som under mandat fra en voldgiftsmand foretager undersøgelser for eller bistår voldgiftsmanden

f)"adfærdskodeks": adfærdskodeksen for voldgiftsmænd som omhandlet i aftalens artikel 21.30

g)"klagende part": den part, som anmoder om nedsættelse af et panel i henhold til aftalens artikel 21.7

h)"dage": kalenderdage

i)"panel": et panel, der er nedsat i henhold til aftalens artikel 21.7

j)"indklagede part": den part, som en klage er indbragt imod ved et panel i henhold til aftalens artikel 21.7

k)"procedurer": procedurer ved panelet og

l)"repræsentant": i forbindelse med en part, en embedsmand eller enhver anden person i et ministerium, en offentlig myndighed eller ethvert andet offentligt organ i en part samt andet personale, som parten har udpeget til sin repræsentant med henblik på panelprocedurerne.

II. Udnævnelse af voldgiftsmænd

2.Det kontor, der udpeges af den klagende part i henhold til aftalens artikel 21.25, stk. 1, er ansvarligt for tilrettelæggelse af den lodtrækning, der er omhandlet i aftalens artikel 21.8, stk. 3, 4 og 5, og underretter i god tid formændene for Det Blandede Udvalg om datoen, tidspunktet og stedet for lodtrækningen. Formanden fra den indklagede part kan være til stede eller være repræsenteret af en anden person ved lodtrækningen. Repræsentanter for begge parter kan også være til stede. Lodtrækningen skal under alle omstændigheder foretages under overværelse af den eller de parter, der er til stede.

3.Parterne underretter skriftligt hver af de personer, der er udnævnt til at fungere som voldgiftsmand i henhold til aftalens artikel 21.8, om vedkommendes udnævnelse. Hver af disse personer bekræfter sin disponibilitet over for begge parter senest fem dage fra den dato, hvor vedkommende blev underrettet om sin udnævnelse.

III. Organisatorisk møde

4.Medmindre parterne aftaler andet, mødes de med panelet senest syv dage efter dets nedsættelse for at tage stilling til spørgsmål, som parterne eller panelet anser for relevante, herunder: