Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med centrets svar

(2001/C 372/05)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 337/75(1), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1946/93(2).

2. Retten har revideret Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelses regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Centrets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/93(3), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93(4), ansvarlig for budgettets gennemførelse. Bestyrelsen skal også udarbejde og opstille regnskabet(5), jf. artikel 65, 67 og 68 i de interne finansielle bestemmelser i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere regnskabet.

3. Revisionen er gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten har gennemgået regnskabsregistreringerne og foretaget anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSE (THESSALONIKI) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Anvendelsen af budgetbevillingerne for 2000 og af bevillingsfremførslerne fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(6).

6. Regnskabsårets endelige budgetbevillinger beløber sig til 13,3 millioner euro, og centret har disponeret over næsten hele beløbet. Der er foretaget betalinger for 10,5 millioner euro (80 %).

7. Bevillingerne fremført til 2001 beløber sig til 2,7 millioner euro (20,5 %). 2,2 millioner euro (78 %) af dette beløb vedrører aktionsbevillingerne i budgetafsnit III. Bevillingsfremførslerne i budgetafsnit III vedrører navnlig budgetposterne "Informationsformidling" og "Pilotundersøgelser og -projekter". Bevillingsfremførslerne fra 1999 til 2000 beløber sig til 3,7 millioner euro, og af dette beløb er der disponeret over 3,1 millioner euro (83 %), mens 0,6 millioner euro (17 %) er bortfaldet.

8. I slutningen af maj 2000 fik centret i henhold til de gældende bestemmelser bemyndigelse til ikke-automatisk fremførsel af 0,5 millioner euro fra regnskabsåret 1999. 0,2 millioner euro af disse bevillinger er bortfaldet. Dette beløb er hverken opført på balancen eller i forvaltningsregnskabet, fordi annulleringen blev foretaget efter regnskabsafslutningen. På nogle budgetposter er der annulleret så store beløb, at det ikke var berettiget at foretage disse fremførsler. Centret bør sørge for, at de frister, der er fastsat i dets finansforordning ændres således, at alle fremførsler skal foretages inden den endelige regnskabsafslutning, og at de skal være berettigede.

Årsregnskab og bogføring

9. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

10. Beslutningen om at overdrage ejendomsretten til bygningen og den tilhørende grund til Cedefop blev truffet af de græske myndigheder den 16. maj 2001.

Opfølgning af tidligere bemærkninger

11. Centret har ikke taget hensyn til alle Rettens bemærkninger i beretningen om regnskabet for 1999. Centret havde i øvrigt givet tilsagn(7) om at ændre procedurerne for indgåelse af kontrakter, særlig kontrakter på IT-området, men det er ikke sket.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

12. Ved Rådets forordning (EF) nr. 1131/94 af 16. maj 1994 overførtes centrets hjemsted fra Berlin til Thessaloniki. Rådets forordning (EØF) nr. 337/75(8), som ændret ved forordning (EF) nr. 251/95 om centrets overførsel, fastsætter, at "centrets personale er underlagt de regler og vilkår, der gælder for tjenestemænd og andre ansatte i De Europæiske Fællesskaber. Centrets bestyrelse vedtager de nødvendige gennemførselsbestemmelser i samråd med Kommissionen".

13. Centrets nye personalepolitik er fastsat formelt i et dokument, der blev vedtaget af bestyrelsen i 1998. Alle afgørelser om de ansattes individuelle rettigheder, vederlag og godtgørelser og også indplaceringen ved ansættelsens start forelægges Kommissionens kompetente tjenestegrene til udtalelse eller påtegning.

14. Ud over gennemførelsen af en ad hoc-fastansættelseprocedure for personalet i Berlin i 1995 i forbindelse med centrets flytning har centret ikke afholdt udvælgelsesprøver for sine ansatte med henblik på fastansættelse eller indplacering i en anden kategori. Ved ansættelser efter flytningen har centret taget hensyn til de resultater, som ansatte ved centret eller ansøgere til stillinger ved centret har opnået ved fællesskabsinstitutionernes udvælgelsesprøver.

15. Forvaltningen af personalets personlige akter bør forbedres, så det sikres, at oplysningerne om de ansatte og deres rettigheder er fuldstændige og bliver regelmæssigt ajourført.

Udviklingen i personalet og centrets aktiviteter

16. Centrets personale består af fastansatte og midlertidigt ansatte, som er omfattet af vedtægten. Det antal stillinger, der kan besættes med sådanne ansatte, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Derudover kan der over budgettet tildeles bevillinger til ansættelse af hjælpeansatte (ansættelsesperiode begrænset til højst et år), lokalt ansatte og udstationerede nationale eksperter.

17. Der er blevet overflyttet i alt 66 ansatte fra Berlin til Thessaloniki. I henhold til indgåede aftaler fik de tildelt status som fastansatte. Pr. 1. januar 2000 var 24 af disse ansatte blevet overflyttet til en anden institution eller et andet organ, seks havde forladt centret (var udtrådt af tjenesten eller havde taget tjenestefrihed af personlige årsager), 11 havde fået tildelt invalidepension og en alderspension. I alt har 42 af de 66 ansatte, der blev overflyttet, forladt centret.

18. For at afhjælpe den personalemangel, der opstod som følge heraf, måtte centret gennemføre ansættelser efter en hasteprocedure, der ikke var helt i overensstemmelse med de gældende regler. Endvidere kunne de ansatte i henhold til de indgåede aftaler blive i Berlin i en periode svarende til en måned pr. tjenesteår inden overflytningen til Thessaloniki. Dette har medført ansættelse af lokalt ansatte og hjælpeansatte, som også efterhånden er blevet integreret i centrets faste eller midlertidige personalestab, på grundlag af de samme principper, som blev anvendt ved overflytningen fra Berlin til Thessaloniki.

19. Retten udtog en stikprøve på 36 ansattes ansættelsesakter. Stikprøven dækkede perioden efter flytningen fra Berlin til Thessaloniki, dvs. perioden 1995-1998. Der blev konstateret en række mangler: Der var ikke udsendt meddelelse om de ledige stillinger (14 tilfælde), udvælgelseskriterierne var ikke fastsat på forhånd (14 tilfælde), beslutningerne om udvælgelse af kandidaterne var ikke tilstrækkeligt begrundet (28 tilfælde) mv.

20. Med den fremgangsmåde, man valgte til løsning af problemerne i forbindelse med flytningen fra Berlin til Thessaloniki, blev der taget bestemte sociale hensyn, men resultatet var, at en stor andel af centrets personale blev udskiftet under omstændigheder, som ikke var særlig tilfredsstillende.

21. Tabel 4 viser udviklingen i centrets personale og personalefordelingen. Siden 1997 har det samlede antal ansatte (fastansatte, midlertidigt ansatte og øvrigt personale) konstant ligget over antallet af stillinger på stillingsfortegnelsen i centrets budget.

22. Retten undersøgte en tilfældigt udvalgt stikprøve på 30 ansatte, som kan betragtes som repræsentativ for centrets personale i 2000. Af disse 30 var en blevet ansat som fastansat, 20 som midlertidigt ansatte, fire som hjælpeansatte, tre som lokalt ansatte og to som nationale udstationerede eksperter. Den 31. december 2000 havde to af de samme 30 ansatte stadig status som lokalt ansatte, syv midlertidigt ansatte havde fået status som fastansatte, og syv andre ansatte (en lokalt ansat, to nationale udstationerede eksperter og fire hjælpeansatte) havde fået status som midlertidigt ansatte.

23. Resultaterne af stikprøveundersøgelsen underbygges af en analyse af de samlede interne personalebevægelser. Den viser, at i vejet årsgennemsnit har ikke mindre end 20 % af centrets personale ændret status hvert år (dvs. fra hjælpeansat til midlertidig ansat eller fra midlertidigt ansat til fastansat).

24. Siden 1995 har centret ansat 118 medarbejdere. Heraf blev 2 % fastansat, 45 % ansat som midlertidigt ansatte og 55 % ansat som hjælpeansatte, lokalt ansatte eller nationale eksperter. Pr. 31. december 2000 var 30 % af personalet fastansat og 46 % midlertidigt ansat. Af tabel 5(udviklingen i ansættelserne opdelt efter ansættelsesform) fremgår det, at 47 % af personalet er blevet ansat i henhold til procedurer svarende til almindelige udvælgelsesprøver som fastsat i vedtægten, men reglerne for sådanne prøver er ikke altid blevet fulgt (jf. punkt 19). Omkostningerne ved ansættelserne beløber sig gennemsnitligt til ca. 1420 euro pr. ansat.

25. Personaleafgangen har medført en årlig personalerotation (samtlige kategorier) på gennemsnitlig 14 %. En tredjedel har forladt centret efter kontraktens ophør, mens den øvrige del hovedsagelig har forladt centret efter selv at have opsagt kontrakten.

26. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. aktiviteter, der sikrer kontinuiteten i centrets drift (f.eks. administration, regnskab, sekretariat osv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til virkeliggørelsen af centrets mål.

27. Gennemsnitligt må 63 % af de ansatte i kategori A betragtes som "operationelle". Tager man alle kategorier under ét, må 30 % af centrets ansatte betragtes som "operationelle", der bidrager direkte til virkeliggørelsen af centrets mål.

28. Tabel 6 beskriver udviklingen i personaleomkostningerne og driftsudgifterne i perioden 1995 til 2000. Lønudgifterne er steget parallelt med antallet af ansatte. For de øvrige personalerelaterede udgifters vedkommende vedrørte analysen navnlig driftsudgifterne, hvor stigningen har været lidt større (en årlig stigning på 1,6 % pr. ansat) end stigningen i personaleudgifterne.

29. Retten har analyseret forholdet mellem centrets aktiviteter og udviklingen i personalet og i personaleomkostningerne og i den forbindelse sammenholdt denne udvikling med udviklingen i beløbet for de aktionsbevillinger (budgetafsnit III), der er udnyttet (årlige bevillinger og fremførte bevillinger) i løbet af et år. Sammenligningen viser, at centrets personaleforvaltning tilsyneladende er produktiv, for antallet af medarbejdere stiger gennemsnitligt langsommere end arbejdsmængden.

30. Sammenligner man vækstraten for udgifterne under budgetafsnit III, som omfatter udgifterne til virkeliggørelsen af centrets mål, og vækstraten for udgifterne under budgetafsnit I og II (personale og drift), der vedrører udgifter til aktiviteter til støtte for gennemførelsen af "operationelle" aktiviteter, ser man, at disse udgifter taget under ét stiger parallelt. Centret bør dog fortsætte sine bestræbelser på at øge produktiviteten på alle områder.

Konklusion

31. Siden 1996 har centret generelt kunnet besætte det antal stillinger, det har anmodet om i forbindelse med budgetproceduren. For at styrke personalestaben er der blevet ansat hjælpeansatte, lokalt ansatte og udstationerede nationale eksperter, således at tendensen har været, at det faktiske samlede antal ansatte har oversteget det bevilligede antal stillinger.

32. Ved personaleansættelser har centret hovedsagelig anvendt en intern procedure, men der er også blevet anvendt eksterne ansættelsesprocedurer.

33. Der er i centret en tendens til, at antallet af faste stillinger stiger. Derfor ville det i forbindelse med ansættelse af personale til varetagelse af støttefunktioner og "operationelle" funktioner, der kræver administrativ erfaring, måske være hensigtsmæssigt, hvis agenturet gik sammen med institutionerne og de øvrige decentrale organer, så det sikres, at ansættelserne sker på det bredest mulige grundlag. Centret bør i øvrigt generelt forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 39 af 13.2.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 11.

(3) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 1.

(4) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 15.

(5) I overensstemmelse med artikel 1 i Rådets forordning (EF) nr. 1948/93, som ændret ved forordning (EF) nr. 1416/76, er centrets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 30. marts 2001, sendt til Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 18. juni 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulige nøjagtighed på grundlag af de benyttede data. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(7) EFT C 373 af 27.12.2000, punkt 13 og 14, med tilhørende svar, s. 29. Retten har konstateret svagheder på en række punkter vedrørende indgåelse af kontrakter. I sit svar hertil har Cedefop givet tilsagn om at fortsætte sine bestræbelser på at forbedre disse procedurer, blandt andet ved at lade en afdeling med ansvar for forvaltning af kontrakter foretage en systematisk gennemgang af alle kontrakter.

(8) EFT L 39 af 13.12.1975, s. 1.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

Kilde:Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

Kilde:Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

HA: Hjælpeansatte.

LA: Lokalt ansatte.

FA: Fastansatte.

MA: Midlertidigt ansatte.

UNE: Udstationerede nationale eksperter.

Tabel 5

Udviklingen i antallet af ansatte

>TABELPOSITION>

Tabel 6

Udviklingen i personalet og de dermed forbundne omkostninger

>TABELPOSITION>

Centrets svar

8. Centret forstår Rettens kritik og vil sørge for, at sådanne anmodninger om fremførsler i fremtiden kun fremsættes, når de er velbegrundede og endvidere foretages inden for det samme regnskabsår. Centret noterer sig Rettens ønske om en ændring af de finansielle bestemmelser i denne henseende.

11. Der blev oprettet en afdeling med ansvar for forvaltning af kontrakter og tekniske tjenester i Centret med virke fra 1. januar 2000. Afdelingen er formelt ansvarlig for forvaltningen af alle kontrakter med undtagelse af dem, der vedrører Cedefop-ansatte, som vedtægten finder anvendelse på; i øjeblikket behandles kontrakter på IT-området også af denne afdeling. De heraf resulterende forandringer i interne procedurer medførte, at det tog denne afdeling nogle få måneder at opnå den ønskede hastighed i begyndelsen af 2000.

15. Siden indførelsen af "Staff Info" -modulen i Centrets budget- og regnskabssystem Fibus i juni 2000 er alle personaledata systematisk blevet lagret og ajourført. I forbindelse med ansøgning om godtgørelser og andre rettigheder i henhold til vedtægten skal de ansatte forelægge de nødvendige bilag. De anvendte procedurer vil alligevel blive videreudviklet for at lette en regelmæssig ajourføring.

16. Den maksimale varighed af kontrakter for hjælpeansatte begrænses af vedtægten. Under bestemte omstændigheder giver administrativ praksis dog mulighed for fleksibel anvendelse af bestemmelserne, hvilket Centret har benyttet sig af.

18. Cedefop har overholdt vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne i forbindelse med alle vedtægtsmæssige ansættelser. Det er forståeligt og normalt, at personer med passende kvalifikationer og kompetence, som på grundlag af forskellige kontraktmæssige aftaler har bidraget til Cedefops start i Thessaloniki, undertiden (men ikke altid) er blevet ansat i stillinger under vedtægten i overensstemmelse med de gældende regler.

19-25. Centret er af den opfattelse, at en analyse af resultaterne ikke kan foretages isoleret og uden at tage hensyn til den egentlige situation og den begrænsede forvaltningsstruktur, som stod til rådighed for Centret i tiden efter flytningen fra Berlin til Thessaloniki.

Efter denne flytning og flytningen til den nye bygning i sommeren 1999 stabiliserede situationen sig efterhånden. Den personalepolitik, der blev besluttet i 1998, bidrog også til yderligere stabilitet.

26-27. Centret samtykker ikke i kriterierne for inddelingen af de ansatte i de nævnte kategorier og er af den opfattelse, at de opnåede procentdele ikke svarer til den egentlige situation i Cedefop. Det er f.eks. ikke passende i vort tilfælde at medregne alle sekretærer i den "ikke-driftsmæssige" del af arbejdet. Vor analyse viser, at 66,5 % af de ansatte (35,7 % inden for forskning, rapportering og analyse af data osv. og 30,8 % inden for aktiviteter knyttet til udbredelse af viden, information, kommunikation og forbindelser med interesserede parter og kunder) arbejder inden for det umiddelbart driftsmæssige område.

30. Flere og flere produkter og tjenesteydelser udvikles internt og er af stadig højere kvalitet (se venligst resultaterne af den nyligt gennemførte eksterne evaluering af Centret); en enkel sammenligning af budgetafsnit I og III - uden en analyse af resulaterne af det udførte arbejde - kan muligvis medføre, at der drages forkerte konklusioner.

Centret vil alligevel øge sine bestræbelser på at opnå større produktivitet og effektivitet. Arbejdstilrettelæggelse og arbejdsfordeling vil også blive undersøgt på ny med henblik på tilpasning til nye behov fra interesserede parter og kunder og optimal anvendelse af IKT. Store investeringer i avancerede IKT hjælper til at øge Centrets effektivitet yderligere og at imødekomme de stigende krav til Cedefop som Europæisk Referencecenter for Erhvervsrettede Uddannelser.

31. Organisationsplanen sætter grænsen for antallet af ansatte under vedtægten, og ansættelser finder sted i overensstemmelse med korrekte (inter-)institutionelle procedurer. Andre ansatte beskæftiges under anvendelse af relevante godkendte regler. Hele personalet er blevet ansat med henblik på at gennemføre Cedefops opgaver på den mest omkostningseffektive måde.