BERETNING

om årsregnskabet for Det Europæiske Fællesforetagende for ITER og Fusionsenergiudvikling for det regnskabsår, der sluttede den 31. december 2008, med fællesforetagendets svar

2009/C 310/01

INDHOLD

INDLEDNING

Det Europæiske Fællesforetagende for ITER (1) og Fusionsenergiudvikling (også benævnt »fællesforetagendet«) blev oprettet i marts 2007 (2) for en 35-årig periode.

at forberede og koordinere et program til forberedelse af opførelsen af en demonstrationsreaktor for fusionsenergi og dertil knyttede anlæg, herunder det internationale fusionsmaterialebestrålingsanlæg

at levere Euratoms bidrag til aktiviteterne under »den bredere strategi« (supplerende fælles fusionsforskningsaktiviteter), der udføres i samarbejde med Japan med henblik på hurtig realisering af fusionsenergi

at levere Euratoms bidrag til Den Internationale Fusionsenergiorganisation for ITER (3)

De samlede ressourcer til fællesforetagendet for perioden 2007-2041 er 9 653 millioner euro. Ressourcerne består af et bidrag fra Euratom, bidrag fra Frankrig, som er værtsstat for ITER-anlæggene, årlige medlemskontingenter og frivillige bidrag fra andre medlemmer end Euratom samt tillægsressourcer.

REVISIONSERKLÆRING

I overensstemmelse med traktatens artikel 248 har Retten revideret Det Europæiske Fællesforetagende for ITER og Fusionsenergiudviklings årsregnskab ( 4 ) , som omfatter »årsregnskabet« ( 5 ) og »beretningen om budgetgennemførelsen« ( 6 ) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2008, samt efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet.

Direktørens ansvar

Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget ( 8 ) . På eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for fællesforetagendet. Direktøren er ansvarlig for at etablere ( 9 ) en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, som sikrer, at der udarbejdes et endeligt årsregnskab ( 10 ) uden væsentlig fejlinformation som følge af svig eller fejl, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige.

Rettens ansvar

Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med IFAC's og ISSAI's ( 11 ) internationale revisionsstandarder og etiske kodekser. I henhold til disse standarder skal Retten opfylde etiske krav og planlægge og udføre revisionen med henblik på at få rimelig sikkerhed for, at regnskabet er uden væsentlig fejlinformation, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige.

Det indgår i Rettens revision, at der udføres revisionshandlinger for at tilvejebringe revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Valget af revisionshandlinger foretages på grundlag af Rettens vurdering, herunder dens vurdering af risikoen for, at der er væsentlig fejlinformation i regnskabet, eller at transaktioner som følge af svig eller fejl ikke er lovlige og formelt rigtige. Når Retten vurderer disse risici, tager den hensyn til den interne kontrol, der vedrører udarbejdelsen og aflæggelsen af regnskabet, og udformer revisionshandlinger, som er hensigtsmæssige i de konkrete tilfælde. Rettens revision omfatter også en vurdering af, om de anvendte regnskabspraksis er hensigtsmæssige, og om de foretagne regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede aflæggelse af regnskabet.

Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for nedenstående erklæringer.

Erklæring om regnskabets rigtighed

Det er Rettens opfattelse, at årsregnskabet for Det Europæiske Fællesforetagende for ITER og Fusionsudvikling i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2008 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i dets finansforordning.

Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for fællesforetagendets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2008, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige.

KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING

Budgetgennemførelsen

I regnskabsåret 2008 viste opgørelsen over resultatet af budgetgennemførelsen et overskud på 57,6 millioner euro, hvilket svarer til 38 % af de 149,7 millioner euro i periodiserede indtægter. Af dette overskud blev 32,2 millioner euro fremført til 2009, og der skal tilbagebetales 25,4 millioner euro til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 16 i fællesforetagendets finansforordning. Underudnyttelsen skyldes først og fremmest, at gennemførelsen af Euratoms fusionsprogram er blevet forsinket.

ANDRE FORHOLD

Interne kontrolsystemer

Der skal navnlig gøres et arbejde for at dokumentere it-processerne og -aktiviteterne og kortlægge it-risiciene. Fællesforetagendet havde heller ikke udviklet en kontinuitetsplan (Business Continuity Plan) eller en databeskyttelsespolitik i 2008.

I artikel 75 i fællesforetagendets finansforordning fastsættes det, at fællesforetagendet skal have en intern revisionstjeneste, som opfylder de relevante internationale standarder. Ved udgangen af 2008 var dette vigtige element i det interne kontrolsystem imidlertid ikke blevet etableret.

Retten gennemgik en stikprøve på 40 transaktioner og konstaterede flere tilfælde, hvor den interne kontrol ikke havde fungeret korrekt. I seks tilfælde havde fællesforetagendet for eksempel først indgået budgetforpligtelser, efter at det havde indgået retlige forpligtelser, hvilket er i strid med finansforordningens bestemmelser. I et tilfælde havde fællesforetagendet indgået en kontrakt ved udbud efter forhandling uden den krævede forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

Fællesforetagendets finansforordning

Fællesforetagendets finansforordning blev vedtaget af bestyrelsen den 22. oktober 2007. Den 28. februar 2008 anmodede direktøren for fællesforetagendet Retten om at afgive udtalelse om fællesforetagendets finansforordning. Retten afgav udtalelse nr. 4/2008 i oktober 2008.

I sin udtalelse konstaterede Retten, at fællesforetagendets finansforordning i vidt omfang er baseret på principperne i rammefinansforordningen for de decentrale fællesskabsorganer og i finansforordningen for det almindelige budget.

Retten identificerede imidlertid en række punkter, hvor den mener, det er nødvendigt at ændre finansforordningen for at styrke fællesforetagendets finansielle rammer. Finansforordningen for fællesforetagendet bør navnlig indeholde strengere bestemmelser for så vidt angår ydelsen af forskningstilskud, og det bør også fastsættes, at fællesforetagendet revideres af Kommissionens interne revisionstjeneste, således som det er fastsat for de andre fællesskabsorganer.

Forsinket betaling af medlemskontingenter

Inden for tre måneder efter vedtagelsen af budgettet skal fællesforetagendet anmode sine medlemmer om at betale deres årlige kontingenter. Budgettet blev vedtaget i december 2007, men fællesforetagendet anmodede først om betaling ved udgangen af maj 2008.

Medlemmerne blev anmodet om at betale deres kontingenter senest i juli 2008. Kun fem af de 23 medlemmer betalte inden for denne frist. Fællesforetagendet var nødt til at sende tre rykkerskrivelser, og et medlem havde stadig ikke betalt ved udgangen af 2008.

Årsberetning

Modellerne af væggen direkte over for plasmaet blev med succes afprøvet ved høj varmeflux.

En prototype af en superleder for ITER-poloidalfeltspoler fremstillet af niobium-titanium blev testet med et godt resultat.

Bestyrelsen fører tilsyn med fællesforetagendets indsats for at opfylde målene og sørger for, at fællesforetagendet og dets medlemmer arbejder tæt sammen om gennemførelsen af foretagendets virksomhed.

træffe arrangementer med henblik på at stille menneskelige ressourcer til rådighed for ITER-organisationen

At forberede og koordinere et program til forberedelse af opførelsen af en demonstrationsreaktor for fusionsenergi og dertil knyttede anlæg, herunder det internationale fusionsmaterialebestrålingsanlæg (IFMIF).

At levere Euratoms bidrag til aktiviteterne under »den bredere strategi«, der udføres i samarbejde med Japan med henblik på hurtig realisering af fusionsenergi

At levere Det Europæiske Atomenergifællesskabs (Euratoms) bidrag til Den Internationale Fusionsenergiorganisation for ITER

»De virksomheder, der er af ganske særlig betydning for kerneindustriens udvikling inden for Fællesskabet, kan konstitueres som fællesforetagender i denne traktats betydning i overensstemmelse med bestemmelserne i nedenstående artikler.«

Fællesforetagendets beføjelser, som fastlagt i Rådets afgørelse 2007/198/Euratom af 27. marts 2007 om oprettelse af et europæisk fællesforetagende for ITER og fusionsenergiudvikling og om tilståelse af fordele til det

FÆLLESFORETAGENDETS SVAR

Gennemførelse af budgettet

Afsnit 16

Den af Revisionsretten omtalte underudnyttelse skyldtes efter fællesforetagendets opfattelse det første år med finansiel autonomi i forhold til Kommissionen samt forsinkelserne i forbindelse med opstarten af Den Internationale Fusionsenergiorganisation for ITER og Euratoms fusionsprogram som helhed. Der er ved at blive etableret mekanismer for periodisk rapportering. Der vil som led i handlingsplanen for de interne kontrolstandarder blive gennemført ekstra overvågning og rapportering med det formål at stramme yderligere op på kontrollen med budgetgennemførelsen.

Interne kontrolsystemer

Afsnit 17-19

Fællesforetagendet tilslutter sig Revisionsrettens bemærkninger om den interne kontrolindsats i det første år, fællesforetagendet var operationelt. I mellemtiden kan fællesforetagendet bekræfte, at den interne revisor påbegyndte sit arbejde den 1. juli 2009. Der er udarbejdet en handlingsplan for gennemførelsen af de interne kontrolstandarder, som også beskæftiger sig med de problemområder, der blev identificeret, f.eks. vedrørende it, og der er ved at blive nedsat en arbejdsgruppe, der skal koordinere, overvåge og rapportere om gennemførelsen heraf. Desuden er der udpeget en databeskyttelsesansvarlig, og der er truffet de nødvendige foranstaltninger med henblik på at videreudvikle forretningskontinuitets- og katastrofeberedskabsplanerne.

Fællesforetagendet har i den forbindelse i 2008 etableret et kvalitetssikringssystem. Der pågår i øjeblikket en øvelse, der skal kortlægge alle de underliggende forretningsprocesser.

Afsnit 20

Fællesforetagendet noterer sig Revisionsrettens bemærkning om, at der i seks specifikke tilfælde ikke var indgået budgetforpligtelser, før fællesforetagendet indgik retlige forpligtelser. Disse tilfælde går tilbage til Euratoms forpligtelser i henhold til den internationale ITER-aftale og aftalen med Japan.

Disse seks tilfælde vedrører flerårige internationale aftaler mellem fællesforetagendet og ITER-organisationen eller Japanese Domestic Agency om gennemførelse af Euratoms ovennævnte internationale forpligtelser.

Fællesforetagendet vil for at forholde sig til Revisionsrettens bemærkninger i denne sag søge råd fra dets medlemmer i bestyrelsen, navnlig Euratom. For disse specifikke aftalers vedkommende ville en budgetmæssig forpligtelse inden indgåelsen af disse aftaler have betydelig virkning på fællesforetagendets muligheder for at gennemføre Euratoms internationale forpligtelser, idet det forpligtede beløb kunne komme til at overstige det disponible budget inden for det nuværende rammeprogram.

Fællesforetagendet er enigt i Revisionsrettens bemærkning om det specifikke tilfælde, hvor et udbud efter forhandling blev iværksat uden en forudgående offentliggjort udbudsbekendtgørelse. Det skal imidlertid bemærkes, at der var tale om en foranstaltning truffet under ekstraordinære omstændigheder. Fællesforetagendet fremlagde behørig dokumentation for sin beslutning om at afvige fra standardprocedurerne og udformede samtidig en afhjælpningsplan for at minimere eventuelle negative virkninger. Afhjælpningsplanen blev gennemført med succes, og der er i mellemtiden rettet op på situationen.

Finansforordningen for fællesforetagendet

Afsnit 21-23

Der er nedsat en intern fællesforetagendet-arbejdsgruppe, der løbende skal analysere behovet for at ændre finansforordningen for fællesforetagendet og dens gennemførelsesbestemmelser med henblik på at styrke de finansielle rammer, samtidig med at der tages højde for de særlige industrielle og institutionelle rammebetingelser, som fællesforetagendet opererer under. Arbejdsgruppen vil analysere Revisionsrettens bemærkninger med henblik på at foreslå ændringer til Kommissionen og bestyrelsen.

Forsinket betaling af medlemskontingenter

Afsnit 24

Fællesforetagendet er enigt i Revisionsrettens bemærkning. Imidlertid må forsinkelsen med hensyn til anmodningen om betaling af de årlige kontingenter for 2008 tilskrives overgangsperioden, før fællesforetagendet opnåede finansiel autonomi i forhold til Kommissionen den 18. marts 2008.

Afsnit 25

Fællesforetagendet er enigt i Revisionsrettens bemærkning. I betragtning af, at 2008 var det første år, hvor fællesforetagendets medlemmer blev bedt om at betale deres årlige medlemskontingenter, havde de fleste medlemmer imidlertid brug for tid til at fastlægge de interne procedurer, der var nødvendige for godkendelse af dette specifikke kontingent.

Alle fællesforetagendets medlemmer har i mellemtiden indbetalt deres årlige medlemskontingent for 2008.

Fællesforetagendets bestyrelse mindede på sit niende møde i marts 2009 alle medlemmerne om nødvendigheden af at betale medlemskontingenterne til tiden.

Årsberetning

Afsnit 26-27

Fællesforetagendet er enigt i Revisionsrettens foreløbige konklusioner om forsinkelsen af årsberetningen og den manglende vurdering af det interne kontrolsystems effektivitet samt en manglende detaljeret evaluering af resultaterne i forhold til de fastlagte målsætninger og den fastlagte tidsplan.

Forsinkelsen skyldes primært det forhold, at der ikke blev afholdt noget møde i fællesforetagendets bestyrelse før den tidsfrist, der var fastsat i finansforordningen for fællesforetagendet. Desuden godkendte bestyrelsen ikke årsberetningen på sit møde den 9. juli, men først den 14. september.

Med henblik på at sikre rettidig godkendelse af årsberetningen i fremtiden vil fællesforetagendet anmode om, at der bliver afholdt et møde i bestyrelsen i begyndelsen af juli, og fastlægge en procedure i samarbejde med bestyrelsen og dens hjælpeorganer, der i god tid i forvejen skal forberede beslutningen om at godkende årsberetningen og den dermed forbundne analyse og vurdering.

Eftersom fællesforetagendet var underbemandet og ikke var fuldt operationelt i beretningsperioden, eksisterede der kun fragmenterede forvaltningsindikatorer for gennemførelsen af arbejdsprogrammet, og der var endnu ikke gennemført nogen risikovurderinger. Disse svagheder vil fællesforetagendet rette op på i den næste årsberetning under hensyntagen til, at der er ved at blive udviklet interne rapporteringsprocesser og udformet risikovurderinger for alle større områder af fællesforetagendets operationelle aktiviteter.

Der er udformet en handlingsplan for gennemførelsen af interne kontrolstandarder, hvilket bl.a. indebærer en risikoanalyse samt en årlig gennemgang af effektiviteten af den interne kontrolindsats. I mellemtiden er den interne revisor blevet ansat, og hans revisions- og rådgivningstjenester skal bidrage til over for den anvisningsberettigede at sikre, at det interne kontrolsystem er effektivt, og at afdelingerne deltager aktivt i dets gennemførelse.