GLOSSAR

Bredbånd : Højhastighedstransmission af data, hvor båndbredden deles af flere samtidige signaler.

GD INFSO : Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Informationssamfundet og Medier.

GD REGIO : Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Regionalpolitik.

EIF : European Interoperability Framework (den europæiske interoperabilitetsramme).

EFRU : Den Europæiske Fond for Regionaludvikling.

Ikt : Informations- og kommunikationsteknologi.

Ida : Interchange of Data between Administrations (dataudveksling mellem myndigheder). Program, der tager sigte på at fremme udviklingen og driften af transeuropæiske ikt-net til udveksling af data mellem myndighederne i medlemsstaterne og/eller fællesskabsinstitutionerne.

IDABC : Interoperable Delivery of European e-Government Services to public Administrations, Businesses and Citizens (interoperabel levering af europæiske e-forvaltningstjenester til offentlige myndigheder, virksomheder og borgere). Efterfølger til IDA-instrumentet.

Interoperabilitet : Forskellige programmers evne til at udveksle data via et fælles sæt udvekslingsformater, at læse og skrive de samme filformater og at anvende de samme protokoller.

Isa : Nyt program for perioden 2010-15 "Interoperabilitetsløsninger for europæiske offentlige myndigheder".

Open source : Bred, generel type softwarelicens, der giver offentligheden adgang til kildekode helt uden eller kun med begrænset beskyttelse af ophavsret.

PLN : Officiel ISO 4217-valutakode for polske zloty.

PMM : Project Management Methodology (projektforvaltningsmetode) er en procesbaseret metode til effektiv projektforvaltning. PMM er en metode til forvaltning af projekter inden for en klart defineret ramme. Den beskriver de procedurer, der gør det muligt at koordinere de ressourcer og aktiviteter, der indgår i et projekt, idet den angiver, hvordan projektet skal udformes og overvåges, og hvordan der skal reageres, hvis projektet skal ændres for at tilpasses ændrede forhold.

Smart : Specifikke, målelige, attraktive, realistiske og tidsbestemte.

Åbne standarder : Kommunikations-, sammenkoblings- eller udvekslingsprotokoller og interoperable dataformater, hvor specifikationerne er offentlige, og der ikke er nogen begrænsninger med hensyn til adgang og implementering.

RESUMÉ

I. I den periode, som denne beretning dækker, så offentlige myndigheder e-forvaltning som et middel til at reducere den administrative byrde for borgere, virksomheder og andre myndigheder. E-forvaltning kan også anvendes til at forbedre de tjenesteydelser, der leveres. Dette kan bidrage til at opfylde Lissabonmålene (om konkurrenceevne og innovation), mindske hindringerne på det indre marked, fremme borgernes mobilitet i Europa og støtte regional udvikling.

II. Rettens revision fokuserede på EFRU-udgifter for programperioden 2000-2006 i fire medlemsstater: Frankrig, Italien, Polen og Spanien. Retten gennemgik de relevante strategi- og programmeringsdokumenter og besøgte 28 administrative projekter, der udviklede e-forvaltning. En onlinerundspørge, der blev sendt til en stikprøve af projektledere, supplerede dette arbejde.

III. Retten undersøgte, om disse e-forvaltningsprojekter:

a) blev udvalgt på grundlag af behovsvurderinger

b) var hensigtsmæssigt udformet og blev leveret som planlagt

c) var anvendelige og varige.

IV. Retten konkluderede, at de EFRU-støttede e-forvaltningsprojekter har bidraget til udviklingen af elektroniske offentlige tjenester. Men til trods for, at størstedelen af projekterne er teknisk operationelle, har utilstrækkelig fokus på projektresultater betydet, at der er opnået langt færre fordele, end hvad der kunne forventes.

V. Mere specifikt observerede Retten følgende:

a) Programmeringen af e-forvaltning på nationalt niveau blev gradvist bedre i løbet af programperioden, men svagheder i de tidlige strategier resulterede i, at projekterne ikke fokuserede på at opfylde de prioriterede behov for udvikling af e-forvaltning.

b) Projekterne leverede generelt deres output. Disse output blev dog ofte leveret sent eller i et reduceret omfang, fordi projektudformningen var ringe, eller fordi der ikke var en forsvarlig gennemførelsesmetode.

c) De fleste af de reviderede projekter var teknologisk forsvarlige og førte til udvikling af it-applikationer, der gjorde det muligt at levere elektroniske tjenester til offentlige instanser, virksomheder og borgere. De systemer, der var medfinansieret af EFRU, blev generelt vedligeholdt på hensigtsmæssig vis, og de var generelt finansielt bæredygtige. Da der ikke foreligger målinger af de reelle projektfordele, er det imidlertid ikke muligt at evaluere projekterne eller akkumulere viden til brug ved fremtidige programmer.

VI. Retten anbefaler derfor følgende:

a) Medlemsstaterne bør udvikle strategier for e-forvaltning, som er baseret på identificerede behov, har klare mål og fordeler ansvaret på de instanser, der er ansvarlige for opfyldelsen af disse mål.

b) Forvaltningsmyndighederne bør udvælge e-forvaltningsprojekter til EFRU-støtte på basis af en vurdering af de sandsynlige projektomkostninger og -fordele.

c) Forvaltningsmyndighederne i medlemsstaterne bør sikre, at e-forvaltningsprojekter, der udvælges til EFRU-støtte, ikke alene fokuserer på projektoutput, men også på de ændringer i processer eller i organisationen, der er nødvendige for, at der kan drages fuld fordel af de udviklede systemer.

d) Forvaltningsmyndighederne bør lægge vægt på den konkrete anvendelse af bedste praksis og stærkt anbefale, at der anvendes en hensigtsmæssig projektforvaltningsmetode til e-forvaltningsprojekter, der modtager EFRU-støtte.

e) Kommissionen bør sikre, at de EU-principper og -anbefalinger, som fremmer transeuropæisk interoperabilitet, navnlig principperne for den europæiske interoperabilitetsramme, tages i betragtning i de projekter, der modtager støtte fra EFRU, med henblik på at øge projekternes europæiske merværdi og fremme yderligere systemintegration på EU-plan.

f) Når forvaltningsmyndighederne udvælger e-forvaltningsprojekter, bør de sørge for, at der er taget tilstrækkelig højde for alle væsentlige omkostninger, herunder vedligeholdelsesomkostninger, i den cost-benefit-analyse, der bør underbygge finansieringsafgørelsen.

g) Kommissionen bør sikre, at forvaltningsmyndighederne overvåger og evaluerer projekternes resultater og effekt for at påvise, at EU-midlerne anvendes effektivt, og for at give vigtig feedback med henblik på at forbedre udformningen af fremtidige programmer.

INDLEDNING

DEFINITION AF OG MÅLENE FOR E-FORVALTNING

1. Elektronisk forvaltning (e-forvaltning) er en betegnelse for elektroniske transaktioner mellem offentlige myndigheder og borgere eller virksomheder eller mellem forskellige offentlige myndigheder. e-forvaltning forudsætter anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) kombineret med organisatoriske forandringer og udvikling af nye kvalifikationer med det formål at forbedre de offentlige serviceydelser [1].

2. I den periode, som denne beretning dækker, så offentlige myndigheder e-forvaltning som et middel til at reducere den administrative byrde og nedbringe ventetiden og samtidig forbedre omkostningseffektiviteten og hæve produktiviteten. Dette kan bidrage til at opfylde Lissabonstrategiens mål om konkurrenceevne og innovation, støtte regional udvikling og mindske hindringerne på det indre marked. Det kan også fremme borgernes mobilitet i Europa.

3. For at undgå, at der skulle opstå såkaldte elektroniske barrierer [2], anbefalede Kommissionen, at de europæiske offentlige myndigheder skulle overholde en række generelle principper, der blev opstillet i den europæiske interoperabilitetsramme [3] (EIF), som blev offentliggjort i november 2004.

LISSABONSTRATEGIEN, eEurope og i2010

4. Det Europæiske Råd i Lissabon i 2000 fastsatte det ambitiøse mål at gøre Europa til den mest konkurrencedygtige og dynamiske økonomi i verden. Det erkendte også, at Europa skal udnytte de muligheder, som den nye økonomi og navnlig internettet giver.

5. Europa-Kommissionen iværksatte to på hinanden følgende eEurope-handlingsplaner for perioden 2000-2005 med det formål at stimulere udvikling af tjenester, applikationer og internetindhold med hensyn til både offentlige tjenesteydelser via internettet og e-business. Formålet med handlingsplanerne var også at afhjælpe mangler i bredbåndsinfrastrukturen og sikkerhedsforanstaltningerne. Disse aktioner skulle styrkes af aktiviteter som formidling af god praksis og benchmarking [4] af IKT-udviklingen i medlemsstaterne.

6. Fra begyndelsen [5] anså Kommissionen e-forvaltning for at være vigtig, og informatiseringen af offentlige tjenester blev en hjørnesten i IKT-politikken. Efter handlingsplanen eEurope 2002 offentliggjorde Kommissionen en meddelelse [6], som udvidede e-forvaltningsaktionerne i handlingsplanen og detaljeret beskrev de skridt, der var nødvendige for at informatisere offentlige tjenester ved hjælp af IKT.

7. I 2005 blev eEurope-handlingsplanerne erstattet af en ny strategiramme, i2010 - Et europæisk informationssamfund 2010 - der udstak brede politiske retningslinjer [7]. Denne nye strategiramme lagde endnu større vægt på e-forvaltning. I henhold til nylige undersøgelser [8] er moderne og produktive offentlige myndigheder og national konkurrenceevne og innovation således tæt forbundne. En meddelelse fra Kommissionen fra 2006 [9] omhandlede de hidtidige resultater og fastsatte nye mål for e-forvaltningspolitikken. Medlemsstaternes og andre aktørers politiske engagement er af afgørende betydning for sådanne aktioner, og på en række konferencer demonstrerede medlemsstaterne dette ved at underskrive erklæringer [10]. Den første væsentlige retsakt [11], "tjenesteydelsesdirektivet" (jf. tekstboks 1), der blev offentliggjort i 2006, og som skulle være gennemført inden udgangen af 2009, foreskriver, at en række offentlige tjenesteydelser til virksomheder skal være tilgængelige i elektronisk form.

8. Parallelt med handlingsplanerne udviklede Kommissionen en række initiativer [12] inden for specifikke områder med forskellige mål, såsom at fjerne teknologiske flaskehalse eller at fremme udvekslingen af bedste praksis. Blandt de mere specialiserede programmer og initiativer er det på sin plads at nævne IDABC-programmet [13], eftersom det fremmede Kommissionens og medlemsstaternes samarbejde om at udarbejde fælles interoperable standarder [14].

TEKSTBOKS 1

TJENESTEYDELSESDIREKTIVET

I henhold til direktivet skal medlemsstaterne forenkle de procedurer og formaliteter, som tjenesteydere skal overholde. Navnlig skal medlemsstaterne fjerne uberettigede eller uforholdsmæssigt byrdefulde procedurer og gøre det væsentligt nemmere at:

etablere en virksomhed, f.eks. når en fysisk eller juridisk person ønsker at etablere et fast forretningssted i en medlemsstat, og

udveksle tjenesteydelser på tværs af grænser, f.eks. når en virksomhed ønsker at udføre tjenesteydelser på tværs af grænsen i en anden medlemsstat uden at etablere et forretningssted dér.

I henhold til direktivet skal medlemsstaterne etablere "kvikskranker", hvor tjenesteydere kan få alle relevante oplysninger og afvikle alle administrative formaliteter uden at skulle kontakte flere myndigheder. "Kvikskranker" skal være tilgængelige på afstand og ad elektronisk vej.

FINANSIEL EU-STØTTE

9. Omkring 11 milliarder euro [15] i EU-støtte var øremærket til informationssamfundet i programperioden 2000-2006. Blandt målene var udviklingen af nye sikre teknologier, infrastrukturkapacitet og konnektivitet mellem regioner via bredbånd. EFRU-midlerne tegnede sig for 6,7 milliarder euro (61 %) af disse midler. Der foreligger ingen samlede tal for e-forvaltningsaktioner.

PRINCIPPERNE FOR FORVALTNING AF EFRU I PROGRAMPERIODEN 2000-2006

10. Forvaltningssystemet for EFRU afspejler nærheds- og partnerskabsprincippet [16], idet ansvaret og forvaltningen deles mellem Europa-Kommissionen og medlemsstaternes regeringer. Programmeringen af EFRU og gennemførelsesprocessen for samfinansierede aktioner i den reviderede programperiode 2000-2006 vises i forenklet form i figur 1.

11. De flerårige programmer blev udarbejdet af medlemsstaterne efter en dialog med de relevante offentlige myndigheder, arbejdsmarkedets parter og de økonomiske interesseorganisationer. Medlemsstaterne fastlagde generelle programprioriteter, og efter forhandlinger godkendte Kommissionen alle programmeringsdokumenterne. Den generelle beskrivelse af foranstaltningerne indgik i de operationelle programmer, mens medlemsstaterne stod for de detaljerede foranstaltninger og valget af projekter.

12. Programmerne indeholder fastlagte og godkendte prioriteter, der skal gennemføres i programperioden. Hvert operationelt program eller enhedsprogrammeringsdokument har et programtillæg, som detaljeret beskriver programforanstaltningerne. Foranstaltningerne kan omfatte specifikke aktioner til udvikling af e-forvaltning.

FIGUR 1

FORENKLET PRÆSENTATION AF EFRU-FORVALTNINGEN I 2000-2006

+++++ TIFF +++++

REVISIONENS OMFANG OG REVISIONSMETODEN

13. Hovedformålet med revisionen var at vurdere, om de reviderede administrative e-forvaltningsprojekter, som EFRU støttede:

a) blev udvalgt på grundlag af behovsvurderinger

b) var hensigtsmæssigt udformet og blev leveret som planlagt

c) var anvendelige og varige.

14. Rettens revision fokuserede på programperioden 2000-2006 og på fire medlemsstater: Frankrig, Italien, Polen og Spanien, som sammen tegnede sig for 3,0 milliarder euro (45 %) af EFRU-udgifterne på området informationssamfundet.

15. Revisionsarbejdet omfattede:

a) en gennemgang af Kommissionens strategiramme for e-forvaltningspolitik

b) en gennemgang af de besøgte landes nationale og relevante regionale strategidokumenter vedrørende e-forvaltning i perioden 2000-2006 kombineret med en analyse af nationale udviklingsplaner, relevante operationelle programmer og tilhørende programtillæg

c) besøg hos nationale og regionale myndigheder med ansvar for udvikling af e-forvaltning og projektudvælgelse i de besøgte medlemsstater

d) en gennemgang af 28 regionale projekter med en samlet finansiering på 216,9 millioner euro, hvoraf EFRU bidrog med ca. 127,2 millioner euro. De besøgte e-forvaltningsprojekters gennemsnitlige værdi var 7,8 millioner euro med et gennemsnitligt bidrag fra EFRU på 4,5 millioner euro. 10 af projekterne havde en værdi på mindre end én million euro, mens de fire største projekter havde en værdi på mellem 27 og 50 millioner euro (se yderligere oplysninger om de undersøgte projekttyper i tabellen og tekstboks 2).

e) en onlinerundspørge sendt til 363 projektledere med ansvar for e-forvaltningsprojekter, som EFRU medfinansierede i de besøgte lande. Retten modtog svar fra 212 projektledere (58,4 %).

TABEL

TYPER AF E-FORVALTNINGSPROJEKTER, DER BLEV BESØGT PÅ STEDET

Projekttype | Spanien | Frankrig | Italien | Polen | I alt |

Geografisk informationssystem | 1 | 3 | 3 | 1 | 8 |

Workflowsystem | 3 | 1 | 2 | 4 | 10 |

Skattemæssige tjenester | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 |

Referencedatabase | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |

Andet | 2 | 3 | 1 | 0 | 6 |

I alt | 7 | 7 | 7 | 7 | 28 |

TEKSTBOKS 2

EKSEMPLER PÅ PROJEKTER, DER YDER E-FORVALTNINGSTJENESTER

Geografisk informationssystem (GIS) - Toscana-regionen, Italien

Et af målene for projekterne i enhedsprogrammeringsdokumentet for Toscanaregionen var at udvikle et geografisk informationssystem, der var tilgængeligt online for borgere, offentlige instanser og erhvervsdrivende. Inden for disse rammer støttede provinsmyndigheden i Firenze etableringen af en database med rumlige data vedrørende hydrogeologi samt udviklingen af software til forvaltning af anvendelsen af grund- og overfladevand. Myndigheden forsøgte også at forvalte indgivelsen af ansøgninger om grundvandssøgning og udstedelsen af tilladelser udelukkende på onlinebasis.

Workflowsystem - Warmia i Mazuryregionen, Polen

Hovedformålet med projektet var at etablere en webportal med onlinekontakt mellem offentligheden og 112 myndigheder. Der blev udviklet procedurer for fremsendelse af elektroniske dokumenter på tre niveauer i den lokale forvaltning med det formål at forbedre den operationelle produktivitet, samtidig med at der blev sikret fuld interoperabilitet med hensyn til de data, myndighederne behandler.

BEMÆRKNINGER

BLEV PROJEKTERNE UDVALGT PÅ GRUNDLAG AF BEHOVSVURDERINGER?

16. Formålet med e-forvaltning er at forbedre borgernes, virksomhedernes og andre myndigheders adgang til offentlige tjenester og informationer, hvilket vil føre til bedre servicekvalitet og forbedret effektivitet og produktivitet.

17. Det forudsætter, at der fastlægges en overordnet strategi på basis af en behovsvurdering, at der defineres prioriteter, og at de sandsynlige omkostninger og fordele ved strategien tages i betragtning.

18. Retten undersøgte, om:

a) den nationale eller regionale strategiramme var blevet udviklet på basis af identificerede behov og viden om, hvad de eksisterende it-systemer allerede kunne levere, og under hensyntagen til de retningslinjer, Europa-Kommissionen havde udsendt

b) procedurerne for projektudvælgelse var baseret på ensartede og sammenhængende udvælgelseskriterier, som fokuserede på de mest presserende behov, og gav de berørte aktører merværdi, idet målene for de individuelle projekter var i overensstemmelse med strategirammens prioriteter.

DE OPRINDELIGE STRATEGIER VAR IKKE BASERET PÅ IDENTIFICEREDE BEHOV

19. I perioden 2000-2006 udviklede kommunikationsmønstrene sig fra at være baseret på telefon og papir til at omfatte vidtstrakt brug af internet og bredbånd. En række lande begyndte at tilpasse deres forvaltning i overensstemmelse hermed.

20. I Den Europæiske Union prioriterede eEurope-handlingsplanerne initiativer med relation til e-forvaltning, som knyttede regional konkurrenceevne sammen med effektiv offentlig forvaltning. Igennem hele perioden forpligtede medlemsstaterne sig i ministererklæringer til at foreslå relevante aktioner på nationalt niveau, og det førte til udarbejdelsen af nationale strategier på linje med eEurope-initiativet.

21. I begyndelsen af programperioden udarbejdede de besøgte medlemsstater strategierne for e-forvaltning i form af generelle erklæringer snarere end på basis af reelle identificerede behov.

22. Retten gennemgik de relevante strategidokumenter for de besøgte medlemsstater og fandt følgende svagheder:

a) Borgernes, virksomhedernes og myndighedernes behov var ikke fastlagt på forhånd, og de strategiske målsætninger var for generelle og ikke rettet mod specifikke mål. Der var ikke foretaget en tilstrækkeligt grundig analyse af, hvad der reelt var påkrævet. I nogle lande var de nødvendige lovgivningsmæssige bestemmelser for gennemførelse af elektroniske transaktioner for eksempel ikke på plads.

b) Ansvaret for opfyldelsen af målene var ikke blevet klart fordelt på de ansvarlige offentlige instanser (jf. tekstboks 3), eller disse instanser havde ikke de nødvendige beføjelser til at kunne sikre en effektiv gennemførelse. Der var ikke etableret overvågningssystemer, og der blev derfor ikke rettidigt iværksat korrigerende aktioner og indsamlet erfaringer til fremtidige forbedringer.

TEKSTBOKS 3

EKSEMPEL PÅ UKLAR ANSVARSFORDELING

"E-Poland"-strategien for årene 2004-2006

Strategiens største svaghed var, at der ikke på noget punkt var defineret klare ansvarsområder. Der var 83 specifikke opgaver, som var tildelt forskellige ministerier og agenturer, og i forbindelse med 30 af opgaverne var mere end én enhed ansvarlig for gennemførelsen. I disse tilfælde var det imidlertid ikke oplyst, hvem der var ansvarlig for at koordinere gennemførelsen. Utilstrækkelig koordinering og mangelfuldt samarbejde mellem ministerierne blev i den endelige strategievaluering fremhævet som en af de faktorer, der stod i vejen for målopfyldelsen.

23. En sammenligning af tidlige strategier med dem, der blev udarbejdet i slutningen af den reviderede periode, viser klart en vis forbedring af kvaliteten. Hertil kommer, at en række lande opprioriterede e-forvaltning, idet de anerkendte, at det var en måde at modernisere den offentlige forvaltning på. I medlemsstaterne blev der imidlertid kun ydet begrænset metodologisk støtte til de myndigheder, der var ansvarlige for projektlevering, navnlig for så vidt angår projektforvaltningsteknikker og tekniske retningslinjer. Jf. tekstboks 4, der giver et eksempel på et projekt, hvor der rent faktisk blev ydet metodologisk støtte.

TEKSTBOKS 4

ET SJÆLDENT EKSEMPEL PÅ METODOLOGISK STØTTE

Italiens nationale center for informationssystemer i den offentlige sektor (CNIPA) blev etableret i juni 2003 som et offentligt agentur under det italienske ministerium for offentlig forvaltning og innovation.

CNIPA fik ansvaret for at iværksætte de e-forvaltningsplaner, ministeriet udarbejdede, og havde specifikt til opgave at:

a) opstille regler, standarder og tekniske retningslinjer for indførelsen af ikt i den offentlige forvaltning.

b) vurdere og overvåge projekter udviklet af lokale, regionale og nationale myndigheder.

c) udarbejde udtalelser til den offentlige forvaltning om projekternes strategiske sammenhæng.

VED UDVÆLGELSEN AF PROJEKTER BLEV DET SJÆLDENT VURDERET, OM DE UDVALGTE PROJEKTER VAR DEM, DER VILLE GIVE MEST VÆRDI FOR PENGENE

24. Procedurerne for projektudvælgelse blev organiseret og forvaltet af de nationale myndigheder, der var ansvarlige for EFRU-forvaltningen, og var normalt baseret på en af nedenstående modeller:

a) Model A - Projekterne var forhåndsudvalgt, navngivet og defineret i EFRU-programmeringsdokumenterne (f.eks. programtillæg).

b) Model B - Efter en indkaldelse af forslag blev projekterne udvalgt på et konkurrencemæssigt grundlag, hvor tilskuddene blev ydet til de projekter, der bedst opfyldte foranstaltningernes mål. Der blev stillet specifikke beløb til rådighed for disse foranstaltninger, f.eks. udvikling af elektroniske tjenester inden for den offentlige forvaltning.

25. Revisorerne analyserede 28 projekter, der var udvalgt på basis af de to procedurer (11 A, 17 B):

a) Den centraliserede metode (Model A), hvor EFRU-tilskuddene på forhånd blev tildelt til navngivne projekter. Der var ikke ret meget fokus på cost-benefit-analyser, og ofte var der ingen formel ansøgningsprocedure.

b) Den anden metode (Model B), som skulle sikre udvælgelse af de bedste projekter. Denne metode fokuserede på de prioriterede emner, der var defineret i programmeringsdokumenterne, på basis af en sammenligning af projektindholdet gennemført af uafhængige eksperter. Cost-benefit-analyser var en obligatorisk del af ansøgningsproceduren i Polen. De instanser, der var ansvarlige for udvælgelsen, fastsatte ikke en tidsplan for proceduren som helhed, men kun en tidsfrist for ansøgninger. Når der var mange ansøgere, var der store forsinkelser i vurderingen af ansøgninger, og i Polen blev den oprindelige startdato for fire af de besøgte projekter udsat grundet en længere udvælgelsesprocedure.

26. Myndighederne var nogle gange tilbøjelige til at vælge projekter, der var ambitiøse med hensyn til mål, omfang og skøn over antallet af potentielle brugere, mens de ikke i tilstrækkelig grad vurderede projektledernes evne til at forvalte komplekse it-projekter eller undersøgte, om der var tilstrækkeligt personale med de rette kvalifikationer. I et projekt i Polen blev den første projektleder udpeget i 2006, dvs. 17 måneder efter at finansieringen var ydet. I løbet af 2007 var fem forskellige projektledere ansvarlige for opgaven, mens sammensætningen af den styringskomité, der overvågede projektet, blev ændret fire gange. Den manglende stabilitet blev i en intern revisionsrapport anført som en af årsagerne til projektforsinkelserne. I en endelig evalueringsrapport om et italiensk projekt blev forsinkelser i gennemførelsen henført til ændringer i projektforvaltningsteamet og manglende koordinering mellem de lokale instanser, der deltog i projektet.

27. I realiteten var hovedparten af de projekter, der ikke nåede deres oprindelige mål, meget komplekse med hensyn til antallet af involverede aktører og de tilbudte tjenesters raffinement. Denne situation kombineret med behovet for at færdiggøre projekterne inden programafslutningen resulterede i, at projekternes omfang i nogle tilfælde blev væsentligt reduceret (jf. punkt 39).

VAR PROJEKTERNE HENSIGTSMÆSSIGT UDFORMET, OG BLEV DE LEVERET SOM PLANLAGT?

28. Et e-forvaltningsprojekt bør som ethvert andet it-projekt planlægges detaljeret for at sikre en gnidningsløs gennemførelse. Planen bør indeholde klare mål med en detaljeret beskrivelse af de foranstaltninger, der er nødvendige for at færdiggøre projektet, samt et skøn over tids- og ressourcemæssige begrænsninger.

29. Rettens mål var at vurdere, om projekterne blev gennemført som oprindeligt planlagt, og at klarlægge årsagerne til større afvigelser. For hvert enkelt revideret projekt blev de grundlæggende projektelementer vurderet:

a) Planlægning og udformning - Retten var særlig opmærksom på at undersøge, om der var fastsat passende målsætninger og mål i form af Smartindikatorer og anvendt bedste praksis, såsom anerkendte projektforvaltningsmetoder.

b) Overholdelse af principperne for den europæiske interoperabilitetsramme (EIF) - Retten undersøgte, om EIF-principperne var indarbejdet i projektudformningen.

c) Gennemførelse - Retten undersøgte processen for så vidt angår tids- og budgetforvaltning samt projektomfang.

d) Disponibilitet - Under den stedlige kontrol kontrollerede Retten både projektaktivernes eksistens (f.eks. it-software, servere, platforme) og de planlagte tjenesteydelser.

PROJEKTMÅLENE VAR FOR GENERELLE, OG PROJEKTUDFORMNINGEN TOG IKKE TILSTRÆKKELIGT HENSYN TIL IKKE-TEKNISKE ASPEKTER

30. Fastsættelsen af detaljerede projektmål var en nødvendig forudsætning for, at offentlige instanser kunne ansøge om EFRU-støtte. Projekterne blev imidlertid normalt defineret i generelle vendinger under henvisning til nationale eller regionale strategier og mål indeholdt i EFRU-programmeringsdokumenterne. Det blev sjældent defineret, om projektet gav nogen merværdi, da der, hvis der ses bort fra projekterne i Polen, ikke blev udarbejdet cost-benefit-analyser.

31. Kvaliteten af projektdokumentationen varierede betydeligt fra projekt til projekt, og i ekstreme tilfælde var der ingen dokumentation til rådighed. De ansvarlige myndigheder havde ikke fastsat minimumsstandarder, blandt andet med hensyn til dokumentation.

32. For størstedelen af de besøgte projekters vedkommende var de fastsatte mål for generelle, og de var ikke kvantificerede. Nogle mål var for eksempel så vage som "at forbedre kvaliteten af tjenesteydelserne". Når der var fastsat mål, henviste de endvidere primært til output (f.eks. antallet af indkøbte servere), snarere end at fokusere på fordelene for enheden eller den endelige bruger (f.eks. et fald i afdelingens driftsomkostninger på x %). I henhold til de adspurgte projektledere (figur 2) blev der kun defineret effektindikatorer for 42 % af projekterne.

FIGUR 2

HVILKEN TYPE PROJEKTMÅL BLEV DER FASTSAT?

+++++ TIFF +++++

I de fleste tilfælde var output- og resultatmålene fastsat klart, mens der sjældnere var fastsat mål med hensyn til effekt.

Kilde: Den Europæiske Revisionsrets rundspørge.

33. Projektplanlægningen var stærkt fokuseret på tekniske aspekter, mens den ofte forsømte vigtige emner såsom omlægning af administrative processer med henblik på i højere grad at drage nytte af de nye teknologier, og det reducerede projekternes potentielle effekt.

34. Den manglende opmærksomhed på koordinering mellem afdelinger og på organisatoriske spørgsmål såsom omstrukturering af processer og arbejdsgange i forskellige projekter førte til, at procedurer overlappede hinanden, at projekter blev forsinkede, at der opstod problemer med udveksling af data, og i nogle tilfælde at projekter ikke udviklede sig som forventet, at de ikke blev udnyttet optimalt, eller at de blev opgivet (jf. tekstboks 5, 7 og 9).

PROJEKTERNE VAR FOR DET MESTE I OVERENSSTEMMELSE MED EIF-PRINCIPPERNE

35. Den europæiske interoperabilitetsramme (EIF) blev offentliggjort i november 2004. Den indeholder en række retningslinjer for e-forvaltningstjenester, som skal gøre det muligt for offentlige myndigheder, virksomheder og borgere at samarbejde på tværs af grænserne i en fælleseuropæisk sammenhæng. De 15 besøgte projekter, der blev iværksat i 2005 eller senere, blev undersøgt for at se, i hvilket omfang de havde fulgt disse retningslinjer.

TEKSTBOKS 5

EKSEMPEL PÅ UTILSTRÆKKELIG KOORDINERING OG VIRKNINGEN HERAF

Integreret bredbåndsplatform for Sicilien, Italien

Et af målene for dette projekt var at udvikle en webportal for turister med specifikke interaktive faciliteter såsom reservation og betaling af pakkerejser online.

Den manglende koordinering mellem de forskellige direktorater i den regionale myndighed førte til væsentlige forsinkelser og reduktion af projektets omfang, hvilket betød, at visse planlagte faciliteter ikke blev udviklet.

36. Retten undersøgte, om disse projekter overholdt nedenstående principper:

a) Tilgængelighed - Faciliteterne var primært tilgængelige via internettet, og i nogle få tilfælde blev andre kommunikationskanaler, såsom mobiltelefoner, anvendt. De fleste projekter brugte de anbefalede retningslinjer [17] for udformning af websider og grænseflader.

b) Flersprogethed - De borgervendte tjenester ("frontoffice") var primært begrænset til de nationale sprog, og kun 17 % af dem gav oplysninger på mere end ét sprog.

c) Sikkerhed og privatlivsbeskyttelse - Retten fandt, at der var tilstrækkelig opmærksomhed på problemer med sikkerhed og beskyttelse af personoplysninger, og at der var et passende niveau af sikkerhed og overholdelse af den relevante nationale lovgivning.

d) Anvendelse af åbne standarder og open source-software - Der blev ofte anvendt åbne standarder, og mange projekter kunne producere og udveksle data i forskellige åbne formater. Der blev ofte anvendt open source-software, fordi det gør det muligt for it-kontrahenter at tilbyde mere konkurrencedygtige priser. De undersøgte systemer blev udviklet ved hjælp af en blanding af kommercielle løsninger og løsninger med åben kildekode.

DE FLESTE PROJEKTER BLEV IKKE GENNEMFØRT SOM PLANLAGT

37. Retten gennemgik projektdokumentationen for alle 28 besøgte projekter og vurderede projekternes fremskridt i forhold til planen, de anvendte gennemførelsesprocedurer og kvaliteten af projektforvaltningen.

38. Langt størstedelen af de reviderede projekter leverede deres output som planlagt, men 82 % (23) blev ikke gennemført i overensstemmelse med den plan, der var defineret i støtteansøgningen (figur 3). De vigtigste årsager til afvigelserne var:

a) Planlægning og udformning - Som følge af utilstrækkelig eller upræcis planlægning skulle forhold såsom præcisering af mål og ansvarsområder eller ansættelse af supplerende personale afklares under gennemførelsen.

b) Procedurer - Visse procedurer, som oftest vedrørende udbud eller koordinering, var mere tidskrævende end forudset i den oprindelige planlægning. Der var også generelle administrative forsinkelser på grund af bureaukratiske procedurer, utilstrækkelige beføjelser til projektteamet eller juridiske problemer.

FIGUR 3

BLEV PROJEKTET GENNEMFØRT TIL TIDEN?

+++++ TIFF +++++

Kun 35 % af projekterne blev afsluttet til tiden, og 17 % var mere end et år forsinket.

Kilde: Den Europæiske Revisionsrets rundspørge.

c) Menneskelige ressourcer - To ud af det lille antal offentlige myndigheder, som besluttede selv at udvikle systemer, havde ikke personale med erfaring i it-projektforvaltning, hvilket førte til projektforsinkelser og stor udskiftning af nøglepersonale.

d) Ydre faktorer - Faktorer, som havde en effekt på fristerne, og som ikke kunne kontrolleres af projektmodtagerne (f.eks. kontrahenters adfærd og deres evne til at levere produkter, ændringer af den nationale lovgivning).

39. De fleste forsinkelser var på under et år og indvirkede ikke på projektleverancerne og forøgede heller ikke de samlede omkostninger markant, eftersom de fleste kontrakter indeholdt en fastprisklausul, som beskyttede mod omkostningsstigninger. Forsinkelser på mere end et år kombineret med behovet for at afslutte projekter inden programafslutningen havde en negativ indvirkning på tre projekter, hvilket førte til, at projekternes omfang blev reduceret (jf. tekstboks 6).

40. 10 (36 %) af de 28 projekter, Retten besøgte, brugte en projektforvaltningsmetode (PMM). Resultaterne af rundspørgen viste, at kun 23 % af projekterne var blevet gennemført ved brug af PMM-principper. Retten konstaterede, at 50 % af de besøgte projekter, der havde brugt en anerkendt PMM, var blevet afsluttet til tiden, og 90 % af dem inden for rammerne af budgettet. Af de 18 projekter, der ikke havde brugt en PMM, var kun 22 % blevet gennemført til tiden, og 56 % havde overholdt budgettet.

TEKSTBOKS 6

EKSEMPEL PÅ REDUKTION AF ET PROJEKTS OMFANG SOM FØLGE AF FORSINKELSER

Elektronisk kontor - onlineprocedurer på De Kanariske Øer, Spanien

I henhold til reglerne for programperioden 2000-2006 skulle alle projekter, der var medfinansieret af EFRU, afsluttes inden udgangen af 2008. På grund af ringe planlægning blev projektet fem år forsinket, og der var derfor en risiko for, at EFRU-tilskuddet skulle tilbagebetales. For ikke at miste EU-medfinansieringen var det nødvendigt at ændre projektets oprindelige omfang væsentligt. Projektlederne havde haft til hensigt at medtage mere end 50 procedurer til elektronisk behandling, men de besluttede at fokusere på de to vigtigste, som tegnede sig for ca. 75 % af det samlede antal behandlede filer.

41. I ét af disse tilfælde betød utilstrækkelig fokus på organisatoriske forhold, at det it-system, der var blevet udviklet, ikke kunne anvendes. De kontrakter, der var nødvendige for at få adgang til de data, der skulle indlæses i systemet, var ikke blevet underskrevet i rette tid, og et teknisk set funktionsdygtigt system var derfor uanvendeligt.

42. En anden faktor, der indvirkede på anvendelsen af de systemer, der blev etableret som følge af e-forvaltningsprojekter, var ledelsens interesse i at gøre brug af nye løsninger og tjenester. Disse systemer havde ofte nye funktioner, som lå ud over, hvad offentlige myndigheder traditionelt tilbyder, såsom elektroniske udbud eller personlige brugerprofiler for de enkelte borgere. Sådanne funktioner repræsenterer de nye elektroniske systemers vigtigste merværdi og gør det muligt at modernisere den offentlige forvaltning. I nogle tilfælde blev fordelene ved den nye teknologi imidlertid ikke udnyttet (jf. tekstboks 7).

TEKSTBOKS 7

EKSEMPEL PÅ UUDNYTTEDE FUNKTIONER I IT-SYSTEMER

Internetportal for havnekontoret i Gdynia, Polen

Computersystemet var udformet med henblik på at give havnekontorets kunder onlineadgang til kontorets tjenester. Systemet havde et udbudsmodul, som gjorde det muligt at lave elektroniske udbud. I en feasibilityundersøgelse var fordelene ved at lave elektroniske udbud blevet vurderet, og der var opstillet et mål om at afholde 30 onlinelicitationer om året, men til trods for, at systemet var fuldt ud gennemført på revisionstidspunktet, var der ikke blevet afholdt nogen onlinelicitationer.

VAR PROJEKTERNE ANVENDELIGE OG VARIGE?

43. Vedligeholdelse af it-produkter er de processer, der er nødvendige for at opretholde projektet i dets operationelle levetid, herunder uddannelse af nøgleansatte og de aktioner, der er nødvendige for at yde støtte til brugere, såsom etablering af en helpdesk.

44. I denne del af revisionen fokuserede Retten på følgende forhold:

a) Anvendelighed - Den endelige projektfase blev gennemgået med fokus på, hvor anvendelige projekternes output var, og det blev vurderet, hvor meget de nye tjenester reelt blev anvendt, og hvilke relaterede økonomiske fordele projektet havde skabt.

b) Vedligeholdelse - Det blev vurderet, om der var sikret passende projektvedligeholdelse i en overskuelig fremtid uden EU-intervention, og projekternes finansielle og operationelle bæredygtighed blev evalueret under hensyntagen til vedligeholdelse.

DE FORVENTEDE FORDELE BLEV DELVIS OPNÅET

45. Næsten alle de reviderede projekter [18] blev taget i brug kort efter, at de var gennemført, og de erstattede og digitaliserede mange eksisterende interne procedurer. Til trods for, at der blev leveret output, lykkedes det i mindre grad for projekterne at forbedre resultaterne eller have en positiv effekt (figur 4).

FIGUR 4

ER ALLE DE PROJEKTMÅL, DER VAR ANFØRT I ANSØGNINGEN, BLEVET NÅET?

+++++ TIFF +++++

Generelt blev de mål, der var knyttet til output, nået, mens det i mindre grad lykkedes med hensyn til resultater og navnlig effektmål.

Kilde: Den Europæiske Revisionsrets rundspørge.

46. Det er tydeligt, at der i de offentlige myndigheder er en interesse for at udvikle e-forvaltningstjenester, men virksomhedernes og den brede offentligheds anvendelse af sådanne tjenester har været lavere end de skøn, der var anført i projektansøgningerne. Retten mener, at en række forhold, der blev anført af de interviewede projektledere, kunne forklare dette:

a) Elektronisk identifikation - De fleste af de tjenester, der ydes af offentlige myndigheder, kræver identifikation. I forbindelse med digitale tjenester skal der normalt bruges elektronisk identifikation, men anvendelsen heraf varierer fra land til land. I visse medlemsstater såsom Spanien er den elektroniske signatur integreret i det nationale identitetskort, hvorfor manglende adgang til id-kortlæsere kan være en barriere for brugen heraf. Og i Polen, for eksempel, sælges e-signaturen som et separat certifikat, hvorfor omkostningerne hertil kan begrænse adgangen til de digitale tjenester.

b) De retlige rammer - Papirbaserede transaktioner er en del af vores forvaltningskultur. Der er stadig bekendtgørelser, der kræver, at der forelægges originale papirdokumenter, hvilket umuliggør en fuldstændig elektronisk behandling af ansøgninger og reducerer de potentielle fordele ved elektronisk kommunikation.

c) Adgang - Selv om adgang til computere ikke er et problem i nogle lande og i byområder, indvirker manglende adgang til computere og bredbåndsnetværk stadig på anvendelsen af tjenesterne. Manglende computerkendskab kan også være et problem, som indvirker på efterspørgslen af elektroniske tjenester.

47. I henhold til de interviewede projektledere er fordelene særligt mærkbare i organisationer, hvor it-systemer har erstattet en betydelig del af organisationens standardprocesser, og hvor de anvendes af størstedelen af de operationelle afdelinger. Projektlederne anførte følgende fordele (figur 5):

a) Forenkling af procedurer - It-systemer åbner mulighed for etablering af kvikskranker og kontaktpunkter, hvor anmodninger automatisk dirigeres til de rette ansatte i en organisation, hvorved slutbrugerens adgang til tjenesterne forenkles.

b) Bedre sagsovervågning - Mere sofistikerede backofficesystemer er et nyttigt overvågningsredskab for offentlige instanser. Bedre oplysninger om arbejdsbyrden og de disponible ressourcer muliggør en mere præcis planlægning og bedre anvendelse af de menneskelige ressourcer.

c) Tidsbesparelser - Adgang til centrale filer og digitale dokumenter forkorter svartiden og fjerner den forsinkelse, der opstår ved fremsendelse af dokumenter. Det fremmer også adgangen både til aktuelle og arkiverede filer (jf. tekstboks 8).

d) Nye kommunikationskanaler - Internet og e-mail er nye kommunikationskanaler til udveksling af oplysninger og giver offentligheden en nemmere og mere brugervenlig adgang til tjenester.

TEKSTBOKS 8

EKSEMPLER PÅ PRODUKTIVITETSGEVINSTER

Landinformationssystemet for byen Łódź - Fase V, Polen

Dette projekt tog sigte på at etablere en moderne portal og et system af databaser med geografiske oplysninger for at give adgang til onlineoplysninger om matrikler og ejendomme i byen Łódź.

I henhold til ledelsens beregninger har projektet resulteret i en væsentlig produktivitetsforøgelse (20 % til 52 % i de forskellige afdelinger) til en anslået værdi af ca. 4,5 millioner PLN i 2009 (ca. 1,1 millioner euro). Det var mere end de 3,2 millioner PLN (ca. 0,8 millioner euro), som var anslået i feasibilityundersøgelsen for 2009.

48. Retten fandt imidlertid, at projekternes potentielle fordele generelt ikke havde fået tilstrækkelig opmærksomhed, og at fordelene ved avanceret teknologi ikke blev udnyttet fuldt ud. I et italiensk projekt blev den udviklede software udelukkende anvendt til interne administrative formål, selv om formålet med projektet oprindeligt var at stille den elektroniske tjeneste til rådighed for slutbrugerne. Nogle af de besøgte projekter i Frankrig og Polen fortsatte endvidere med at have papirbaserede processer kørende parallelt med it-arbejdsflowsystemerne, uden at der var fastsat en slutdato, hvilket førte til overlapning og reducerede de potentielle fordele ved it-udviklingen.

FIGUR 5

HVILKE FORDELE HAR PROJEKTET GIVET HVILKE BRUGERE?

+++++ TIFF +++++

Efter projektforvalternes opfattelse gav projekterne brugerne en lang række fordele.

Kilde: Den Europæiske Revisionsrets undersøgelse.

49. Eftersom der ikke blev foretaget projektovervågning eller måling af de faktiske fordele, er det generelt ikke muligt at afgøre, i hvilket omfang de nye tjenester forbedrede kvaliteten af den offentlige forvaltning. Kun i forbindelse med ét projekt i stikprøven kunne de konkrete fordele, der var opnået med den ydede støtte, kvantificeres. Uden sådanne målinger opbygges der ikke værdifuld viden på basis af feedback, og de erfaringer, som opnås ved disse projekter, og som kunne anvendes til at forbedre planlægningen af fremtidige projekter, går tabt.

I DE FLESTE TILFÆLDE VAR DER SØRGET FOR PROJEKTVEDLIGEHOLDELSE

50. I langt de fleste projekter var der sørget for passende teknisk og organisatorisk (f.eks. helpdesk) vedligeholdelse af de udviklede systemer. Normalt var det kontrahenter, der stod for vedligeholdelse og opgradering i garantiperioden, som varede fra ét til tre år. Efter denne periode blev vedligeholdelsen af it-systemerne varetaget af organisationens egne it-afdelinger eller outsourcet, afhængigt af hvor mange it-ansatte der var til rådighed internt. Resultaterne af rundspørgen giver samme billede som de besøgte projekter (figur 6).

FIGUR 6

ER DER INDGÅET EN VEDLIGEHOLDELSESKONTRAKT FOR IT-PRODUKTET?

+++++ TIFF +++++

For 86 % af projekternes vedkommende blev vedligeholdelsen varetaget af interne it-afdelinger eller outsourcet til eksterne eksperter.

Kilde: Den Europæiske Revisionsrets rundspørge.

51. Når planlægningen af hele projektcyklussen var inkluderet i en cost-benefit-analyse, var der budgetteret med vedligeholdelsesomkostninger. I sådanne tilfælde var truslen mod projektets kontinuitet begrænset, fordi støttemodtagerne havde afsat de nødvendige ressourcer. I tre tilfælde var vedligeholdelsesudgifterne imidlertid blevet sat for lavt, og det indebar en risiko for, at projekterne ikke ville blive taget i brug eller videreført. Når der ikke var indregnet vedligeholdelsesomkostninger, betød det, at støttemodtagerne var helt eller delvist ude af stand til at finansiere de operationelle omkostninger, hvilket i ét tilfælde førte til, at projektet blev lukket ned efter garantiperioden (jf. tekstboks 9).

TEKSTBOKS 9

VEDLIGEHOLDELSESOMKOSTNINGERNES INDVIRKNING PÅ BÆREDYGTIGHEDEN

E-forvaltning: center for tjenester til borgere og virksomheder og infrastrukturtjenester på Sicilien, Italien

Formålet med projektet var at etablere en teknologisk infrastruktur, der var fælles for de 57 deltagende instanser, og at implementere en række it-applikationer til fælles forvaltning af et antal e-forvaltningstjenester.

Systemet blev udviklet og taget i brug i april 2007. Der var imidlertid ikke taget højde for vedligeholdelsesomkostningerne og fordelingen af disse mellem de deltagende enheder på planlægningsstadiet, og applikationen blev derfor lukket ned i maj 2008.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

52. Retten konkluderede, at de EFRU-støttede e-forvaltningsprojekter har bidraget til udviklingen af elektroniske offentlige tjenester i de fire udvalgte medlemsstater. Til trods for, at hovedparten af projekterne er teknisk operationelle, har utilstrækkelig fokus på projektresultater imidlertid betydet, at der er opnået langt færre fordele end forventet.

53. Nedenstående anbefalinger er relevante for Europa-Kommissionen som ansvarlig for gennemførelsen af budgettet og anvendelsen af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og for medlemsstaternes forvaltningsmyndigheder i forbindelse med e-forvaltningsaktioner i den resterende del af programperioden 2007-2013. Anbefalingerne er også relevante i forbindelse med udformningen af fremtidige e-forvaltningsordninger eller lignende ordninger.

54. Rettens konklusioner og anbefalinger vedrørende de enkelte underspørgsmål er som følger:

BLEV DE SAMFINANSIEREDE PROJEKTER UDVALGT PÅ GRUNDLAG AF BEHOVSVURDERINGER?

55. Til trods for, at programmeringen af e-forvaltning på nationalt niveau gradvist blev bedre i programperioden 2000-2006, førte svagheder i de tidlige strategier til, at de samfinansierede projekter ikke fokuserede på at opfylde de prioriterede behov for udvikling af e-forvaltning.

56. Det skyldes navnlig følgende forhold:

a) De tidlige e-forvaltningsstrategier blev primært udformet på grundlag af politiske erklæringer og ikke på basis af stringente behovsvurderinger. Strategierne og deres mål gjorde det derfor ikke muligt at tage fat på de vigtigste og mest presserende forhold, som kunne åbne op for og stimulere udviklingen af e-forvaltning (jf. punkt 20).

b) Når projekter blev forhåndsudvalgt centralt, blev der ikke - eller kun i begrænset omfang - foretaget en evaluering af projekternes omkostninger og fordele og af deres potentielle effekt og resultater (jf. punkt 25).

c) Når der ikke blev taget tilstrækkeligt hensyn til, om projektholdene havde de nødvendige færdigheder og ressourcer til at levere de planlagte e-forvaltningssystemer, resulterede dette i, at projekternes omfang blev væsentligt reduceret (jf. punkt 26).

ANBEFALING 1

a) Medlemsstaterne bør udvikle strategier for e-forvaltning, som er baseret på identificerede behov, har klare mål og fordeler ansvaret på de instanser, der er ansvarlige for opfyldelsen af disse mål.

b) Forvaltningsmyndighederne bør udvælge e-forvaltningsprojekter til EFRU-støtte på basis af en vurdering af de sandsynlige projektomkostninger og -fordele.

VAR PROJEKTERNE HENSIGTSMÆSSIGT UDFORMET, OG BLEV DE LEVERET SOM PLANLAGT?

57. De reviderede projekter opnåede resultater med hensyn til at øge adgangen til elektroniske offentlige tjenester og udvikle tekniske hjælpemidler i offentlige myndigheder.

58. Der blev generelt leveret projektoutput, men de blev ofte leveret sent eller i et begrænset omfang, fordi projektudformningen var ringe, eller fordi der manglede en gennemførelsesmetode. De vigtigste systemrelaterede problemer, Retten identificerede, var de følgende:

a) De fleste projektansvarlige havde ikke identificeret og kvantificeret projektfordelene, og projektmålene blev derfor primært fastsat med henvisning til output. Det resulterede i, at projekterne sjældent leverede alle de forventede fordele (jf. punkt 32), og at de muligheder, som de nye teknologier gav, ikke blev udnyttet fuldt ud. Det reducerede projekternes potentielle fordele for slutbrugerne (jf. punkt 46). Når organisatoriske og administrative problemer blev behandlet, var de ofte sværere at løse end tekniske problemer (jf. punkt 33 og 34).

b) Manglende anvendelse af en projektforvaltningsmetode (PMM) kombineret med utilstrækkelig planlægning havde i mange tilfælde en negativ effekt på projektgennemførelsen, hvilket skabte forsinkelser og begrænsede projekternes omfang. Det lykkedes i højere grad for de besøgte projekter, som anvendte en PMM, at overholde tidsplaner og budgetter (jf. punkt 40).

c) Der blev taget højde for de fleste af principperne for den europæiske interoperabilitetsramme ved udformningen af projekterne. Det bør imidlertid overvejes at tilbyde tjenester på mere end ét sprog, når dette er til gavn for store brugergrupper (jf. punkt 36).

ANBEFALING 2

a) Forvaltningsmyndighederne i medlemsstaterne bør sikre, at e-forvaltningsprojekter, der udvælges til EFRU-støtte, ikke alene fokuserer på projektoutput, men også på de ændringer i processer eller i organisationen, der er nødvendige for, at der kan drages fuld fordel af de udviklede systemer.

b) Forvaltningsmyndighederne bør lægge vægt på den konkrete anvendelse af bedste praksis og stærkt anbefale, at der anvendes en hensigtsmæssig projektforvaltningsmetode til e-forvaltningsprojekter, der modtager EFRU-støtte.

c) Kommissionen bør sikre, at de EU-principper og -anbefalinger, som fremmer transeuropæisk interoperabilitet, navnlig principperne for den europæiske interoperabilitetsramme, tages i betragtning i de projekter, der modtager støtte fra EFRU, med henblik på at øge projekternes europæiske merværdi og fremme yderligere systemintegration på EU-plan.

VAR PROJEKTERNE ANVENDELIGE OG VARIGE?

59. De fleste af de reviderede projekter var teknologisk forsvarlige, og de it-applikationer, der blev udviklet, leverede elektroniske tjenester til offentlige instanser, borgere og virksomheder. Generelt blev de systemer, som EFRU medfinansierede, vedligeholdt på passende vis, og de var generelt finansielt bæredygtige.

60. Mange projekter leverede imidlertid ikke alle de forventede fordele til slutbrugerne, og det var desuden normalt ikke muligt at kvantificere resultaterne præcist. Denne situation skyldes primært følgende forhold:

a) Organisationerne omstrukturerede sjældent deres processer eller strukturer for at drage fuld fordel af de muligheder, der blev skabt ved de nye systemer. I nogle tilfælde førte det til ekstraarbejde, fordi papirbaserede og elektroniske udgaver af den samme proces kørte sideløbende (jf. punkt 48).

b) Vedligeholdelsesomkostninger blev vurderet for lavt eller slet ikke taget i betragtning. Det var en finansiel belastning for projekterne, og i tre tilfælde udgjorde det en trussel mod projekternes videreførelse (jf. punkt 51).

c) Der var ingen eller kun meget lidt projektopfølgning, som kunne give ledelsesoplysninger med relation til projektresultater. Uden sådanne data er det umuligt at foretage en reel evaluering af projekterne, og der akkumuleres ikke erfaringer, som kan føre til bedre udformning af e-forvaltningsprojekter i fremtiden (jf. punkt 49).

ANBEFALING 3

a) Når forvaltningsmyndighederne udvælger e-forvaltningsprojekter, bør de sørge for, at der er taget tilstrækkelig højde for alle væsentlige omkostninger, herunder vedligeholdelsesomkostninger, i den cost-benefit-analyse, der bør underbygge finansieringsafgørelsen.

b) Kommissionen bør sikre, at forvaltningsmyndighederne overvåger og evaluerer projekternes resultater og effekt for at påvise, at EU-midlerne anvendes effektivt, og for at give vigtig feedback med henblik på at forbedre udformningen af fremtidige programmer.

Vedtaget af Afdeling II, der ledes af Morten LEVYSOHN, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 13. juli 2011.

På Revisionsrettens vegne

+++++ TIFF +++++

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Formand

[1] E-forvaltningens betydning for Europas fremtid, KOM(2003) 567 endelig af 26.9.2003, s. 7.

[2] Manglende interoperabilitet mellem it-systemer kunne for eksempel være en barriere, der hindrede udveksling af administrative data.

[3] Den europæiske interoperabilitetsramme blev vedtaget i juni 2002 af de 15 medlemsstater og blev støttet i Manchester- og Lissabonerklæringerne fra henholdsvis den 24. november 2005 og den 19. september 2007.

[4] http://ec.europa.eu/agriculture/publi/caprep/prospects2008/index_en.htm

[5] eEurope 2002: Virkning og indsatsområder, KOM(2001) 140 endelig af 13.3.2001.

[6] KOM(2003) 567 endelig.

[7] i2010 - Et europæisk informationssamfund som middel til vækst og beskæftigelse, KOM(2005) 229 endelig af 1.6.2005.

[8] Det Økonomiske Verdensforums rapporter om konkurrenceevnen (World Economic Forum Global Competitiveness Reports) - http://www.weforum.org/reports-results?fq=report%5Ereport_type%3A%22 Competitiveness%22, Citizen Advantage: Enhancing economic competitiveness through e-government - http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/apcity/unpan022639.pdf

[9] Handlingsplan for e-forvaltning under i2010-initiativet: Hurtigere indførelse af e-forvaltning i EU til fordel for alle, KOM(2006) 173 endelig af 25.4.2006.

[10] Ministererklæringer vedtaget enstemmigt i Bruxelles (2001), Como (2003), Manchester (2005) og Lissabon (2007).

[11] Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF af 12. december 2006 om tjenesteydelser i det indre marked (EUT L 376 af 27.12.2006, s. 36).

[12] Programmer såsom Modinis, eTEN, IDABC, CIP-PSP, ePractice.eu.

[13] Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse 2004/387/EF af 21. april 2004 om interoperabel levering af paneuropæiske e-forvaltningstjenester til offentlige myndigheder, virksomheder og borgere (IDABC) (EUT L 181 af 18.5.2004, s. 25). Programmet udløb i 2009.

[14] IDABC var mere rettet mod digitalisering af de offentlige myndigheder, mens efterfølgeren Isa sigter mod at udarbejde konkrete generelle værktøjer og fælles tjenester, som kan anvendes direkte af interesserede medlemsstater. Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 922/2009/EF af 16. september 2009 om interoperabilitetsløsninger for europæiske offentlige myndigheder (Isa).

[15] Rettens beregning på grundlag af oplysninger offentliggjort af Kommissionen på www.europa.eu

[16] I programperioden 2000-2006 blev strukturfondene og Den Europæiske Fond for Regionaludvikling finansieret på basis af følgende retsakter: Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af 21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for strukturfondene (EFT L 161 af 26.6.1999, s. 1) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1783/1999 af 12. juli 1999 om Den Europæiske Fond for Regionaludvikling (EFT L 213 af 13.8.1999, s. 1).

[17] World Wide Web Consortium (W3C) er et internationalt konsortium, der udvikler standarder til at sikre internettets udvikling på længere sigt (http://www.w3org/standards/).

[18] Den eneste undtagelse var to tilfælde, hvor anvendelsen af systemerne blev udsat på ubestemt tid eller fuldstændig opgivet på grund af koordineringsproblemer og manglende projektejerskab.

--------------------------------------------------