Beretning

om regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsåret 2001, med Sortsmyndighedens svar

(2002/C 326/11)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til administrationsrådet for EF-Sortsmyndigheden (herefter "Sortsmyndigheden") i overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Sortsmyndighedens præsident er i henhold til artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser, jf. artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94. Retten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik Sortsmyndighedens regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3).

6. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 8,6 millioner euro; heraf blev der indgået forpligtelser for 8 millioner. Aktionsbevillingerne (afsnit III) beløb sig til 4,1 million euro, og der blev indgået forpligtelser for 3,8 millioner euro. 4,4 millioner euro af regnskabsårets bevillinger er blevet udbetalt, 3 millioner er blevet fremført til det følgende regnskabsår, og 1,1 million har måttet annulleres. Kun 26 % af de aktionsbevillinger, der var indgået forpligtelser for, blev udbetalt i regnskabsåret.

7. De bevillinger, der er fremført til 2002, beløber sig til 3 millioner euro. Det drejer sig fortrinsvis om aktionsbevillinger (2,9 millioner), som for hvert år er blevet fremført i voksende omfang(4). Som i forbindelse med årsberetningen for 2000(5) anbefaler Retten igen, at det undersøges, om finansforordningen vedrørende det almindelige budget kan anvendes på de særlige forhold, der gælder for Sortsmyndigheden.

Årsregnskab

8. Forvaltningsregnskabet og balancen, som Sortsmyndigheden har offentliggjort i sin aktivitetsrapport for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3. Ifølge balancen pr. 31. december 2001 er regnskabsårets saldo på 11028828 euro. Det drejer sig om den reservefond, der omtales i artikel 6, litra d), nr. 2), i de finansielle bestemmelser for Sortsmyndigheden. I Sortsmyndighedens almindelige regnskab er reservefondsbeløbene, som de skal, opført på posten "Lovpligtig reserve", og de burde have været opført på samme post på balancen.

9. Det regnskabssystem, Sortsmyndigheden anvendte til det almindelige regnskab indtil udgangen af 2001, var behæftet med en række mangler og opfyldte ikke mere de forvaltningsmæssige behov. Der blev installeret et nyt system i begyndelsen af 2002. Posterne i det nye regnskabssystem kom kun til at omfatte saldiene fra det almindelige regnskab, fordi hjælperegnskaberne ikke kunne anvendes; saldiene på balanceposterne "Kunder" og "Leverandører" er således ikke specificeret i opgørelserne over disse poster i hjælperegnskabet. Man bør være særlig opmærksom på identifikationen af kunde- og leverandørsaldi, et punkt hvor det gamle system var meget mangelfuldt.

10. I årsberetningen om regnskabet for Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000(6), påpegede Retten en række svagheder ved inventarforvaltningen. Arbejdet i den tjeneste, der fører mængde- og værdifortegnelsen, og bogholderiet bør koordineres bedre, så man kan undgå, at værdierne på balancen, afviger fra de værdier, der er opført på mængde- og værdifortegnelsen. I 2001 har Sortsmyndigheden anvendt de regler for afskrivning, Kommissionen vedtog i december 2000(7).

11. Sortsmyndigheden anvender én bankkonto til langt hovedparten af sine transaktioner (opkrævning af afgifter og betaling af udgifter). De beløb, der er overført til reserven, står også på denne konto, der forrentes med 0,25 % mindre end Den Europæiske Centralbanks refinansieringssats. Den gennemsnitlige saldo på denne konto i 2001 var imidlertid på over 11 millioner euro. Sortsmyndigheden bør revidere sin likviditetsstyring med henblik på at få sine midler forrentet bedre. Ud fra samme betragtning bør den også overveje at lukke en anden bankkonto, som stort set ikke anvendes(8).

12. Sortsmyndigheden har en forskudsforvaltning, jf. artikel 45 i finansforordningen for Sortsmyndigheden og artikel 71 i gennemførelsesbestemmelserne hertil. I forbindelse med en kontrol af forskudsforvaltningen(9) konstateredes det, at beløbet for forskuddene oversteg det loft på 75000 euro, der er fastsat i beslutningen af 10. maj 2001 om at oprette forskudsforvaltningen. Desuden var der ikke i alle tilfælde dokumentation for udgifterne. Som fastsat i artikel 79 i gennemførelsesbestemmelserne til de finansielle bestemmelser for Sortsmyndigheden bør regnskabsføreren systematisk foretage uventet kontrol af forskudsforvaltningen.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

13. Sortsmyndighedens hovedsæde er blevet istandsat udvendigt og indvendigt. Arbejdet gik i gang i 1999, og selve arbejdet afsluttedes i september 2000. En del af elinstallationen, var ikke omfattet af den budgetmæssige forpligtelse(10), og der var ikke disponible midler nok på den relevante budgetpost(11) til at dække Sortsmyndighedens kontraktlige forpligtelse.

14. Sortsmyndighedens administrationsråd samledes i Lissabon den 20. og 21. september 2001. Forpligtelsen(12) vedrørende refusion af administrationsrådets medlemmers udgifter til rejse og ophold blev indgået den 23. oktober 2001, dvs. en måned efter mødet, på grundlag af de allerede afholdte udgifter. Denne praksis er i strid med finansforordningens bestemmelser og kan være særlig betænkelig ved regnskabsårets udgang.

Vedtaget af Den Europæiske Revisionsret i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 27.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 er Sortsmyndighedens samlede regnskab (alle indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2001, dateret den 5. april 2002, sendt til Sortsmyndighedens administrationsråd, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 10. april 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregnet så nøjagtigt som muligt på grundlag af de anvendte oplysninger. Tallene er afrundet, og summen af tallene kan derfor afvige ganske lidt fra totalen. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) 1,7 millioner euro i 2000 og 1,5 millioner euro i 1999.

(5) EFT C 372 af 28.12.2001, punkt 8.

(6) EFT C 372 af 28.12.2001, punkt 10.

(7) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(8) Den gennemsnitlige saldo på kontoen er på 970000 euro, og der er kun foretaget godt en halv snes transaktioner over kontoen i 2001.

(9) Kontrol foretaget i oktober 2001.

(10) Der er tale om et beløb på 11933 euro.

(11) Budgetkonto 2040.

(12) Forpligtelse nr. CPV 3157.

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Sortsmyndighedens oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i Sortsmyndighedens eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Sortsmyndighedens oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i Sortsmyndighedens eget regnskab.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og pr. 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Sortsmyndighedens oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i Sortsmyndighedens eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Sortsmyndighedens svar

5-6. Ingen bemærkninger.

7. Sortsmyndighedens finansforordning bør ændres for at tage hensyn til ændringerne i Kommissionens nye forordning, som netop er blevet vedtaget af Rådet. Sortsmyndigheden vil benytte anledningen til at gøre det muligt at anvende ikke-opdelte bevillinger for bedre at kunne forvalte fremførsel af aktionsbevillinger.

8. Sortsmyndigheden tager denne bemærkning til efterretning. Der vil blive taget højde herfor ved fremlæggelsen af de kommende årsregnskaber.

9. Det tidligere regnskabssystem blev ved begyndelsen af det nye regnskabsår 2002 erstattet med et mere pålideligt system, programmet Exact, som også anvendes af andre decentrale organer. Der er gennemført en detaljeret analyse af de posteringer, der har fundet sted de sidste tre år på kunde- og leverandørkonti. Resultaterne heraf vil senere blive meddelt Retten.

10. Sortsmyndigheden tager Rettens bemærkning til efterretning og vil sørge for at tilpasse sine arbejdsmetoder i overensstemmelse hermed.

11. Sortsmyndigheden påtænker igen at anvende den konto, som Retten foreslår eventuelt skal afsluttes, da de betingelser, der knytter sig til denne konto for nærværende, er mere gunstige end dem, der knytter sig til den anden, Retten nævner.

12. Efter afgørelsen af 10. maj 2001 om ændring af loftet for forskudsforvaltningen har det været nødvendigt med et par måneder til at berigtige beløbet på grund af forsinkelser i den administrative procedure.

13. Sortsmyndigheden er enig i bemærkningerne fremsat af Retten under dette punkt.

14. Med hensyn til eksperter og bestyrelsesmedlemmer er det svært at angive de nøjagtige tal for antallet af deltagere og deres rejseudgifter, inden mødet finder sted. Sortsmyndigheden vil derfor nu indføre et system med forud fastsatte eller foreløbige beløb på grundlag af tidligere indsamlede oplysninger (overslag over deltagere, beregning af dagpenge og overslag over rejseudgifter) med en sikkerhedsmargen på 5-10 %. De nødvendige ændringer vil blive foretaget ved de endelige opgørelser efter møderne.