[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 25.4.2007

SEK(2007) 492 endelig

Udkast til

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF)

om ændring af forordning (EF) nr. 1653/2004 om standardfinansforordningen for forvaltningsorganer i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer

(forelagt af Kommissionen)

Udkast til

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF)

om ændring af forordning (EF) nr. 1653/2004 om standardfinansforordningen for forvaltningsorganer i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 af 19. december 2002 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer[1], særlig artikel 15,

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet,

under henvisning til udtalelse fra Rådet,

under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten, og

ud fra følgende betragtninger:

1. Efter vedtagelsen af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1995/2006 af 13. december 2006 om ændring af forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget[2] er det nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF) nr. 1653/2004 af 21. september 2004 om standardfinansforordningen for forvaltningsorganer i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer[3], for at bringe den i overensstemmelse med finansforordningen.

2. Andre ændringer er nødvendige i lyset af de erfaringer, som de eksisterende forvaltningsorganer har høstet.

3. Det bør præciseres, at en forsvarlig økonomisk forvaltning kræver en effektiv og produktiv intern kontrol. De vigtigste elementer i og mål for interne kontrolsystemer bør fastlægges.

4. Offentliggørelsen af forvaltningsorganernes driftsbudget bør forenkles, samtidig med at budgetmyndighedens og Revisionsrettens beføjelser bevares.

5. Proceduren for overførsler, der skal vedtages af direktørerne for forvaltningsorganerne, har i praksis vist sig at være uklar og tidskrævende og bør derfor strømlines og fremskyndes.

6. Der bør også i standardfinansforordningen indføres præciseringer vedrørende interessekonflikter, nye bestemmelser vedrørende forudgående kontrol af ensartede individuelle transaktioner vedrørende visse løbende udgiftsposter og bestemmelser om de anvisningsberettigedes ansvar og anvendelsen af en direkte debiteringsordning.

7. Regnskabsførernes ansvar for at godkende regnskaberne på grundlag af de finansielle oplysninger, de modtager fra de anvisningsberettigede, bør præciseres. Med henblik herpå bør regnskabsføreren have beføjelse til at kontrollere de oplysninger, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har modtaget, og til om nødvendigt at tage forbehold.

8. Da forvaltningsorganerne er anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation fra Kommissionen, indgår spørgsmål om intern kontrol vedrørende gennemførelsen af aktionsbevillingerne gennem deres direktør i de beretninger, som udarbejdes i henhold til artikel 86, stk. 3 og 4, i den generelle finansforordning. For at strømline rapporteringsordningerne og undgå diffuse informationsstrømme bør den interne revisors beretning vedrørende forvaltningsorganernes administrationsbevillinger være en del af den interne revisors beretning i henhold til artikel 86, stk. 3, i den generelle finansforordning. Af samme grund bør Kommissionen medtage de rapporter, som forvaltningsorganerne udarbejder i overensstemmelse med artikel 49, stk. 4, i sin beretning i henhold til artikel 86, stk. 4, i den generelle finansforordning, som sendes til dechargemyndigheden.

9. Betingelserne for forvaltningsorganernes brug af Kommissionens tjenestegrene og kontorer, de interinstitutionelle europæiske kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer[4] (i det følgende benævnt Oversættelsescentret), bør præciseres. Der bør indsættes en bestemmelse om udvælgelse af eksperter, der svarer til den bestemmelse, som er blevet indsat i den generelle finansforordning.

10. Forordning (EF) nr. 1653/2004 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed –

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

I forordning (EF) nr. 1653/2004 foretages følgende ændringer:

1) Artikel 3 affattes således:

"Artikel 3

I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres budgettet under overholdelse af principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt klarhed og åbenhed."

2) Artikel 10, stk. 2, affattes således:

"For udgifter til løbende forvaltning kan der imidlertid fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres under det følgende regnskabsårs bevillinger. Sådanne forpligtelser kan ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som styrelsesudvalget har fastlagt under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, som ikke i princippet var godkendt i det seneste forskriftsmæssigt vedtagne budget."

3) Artikel 18, stk. 1, affattes således:

"Direktøren kan foretage bevillingsoverførsler inden for driftsbudgettet. Han skal på forhånd informere styrelsesudvalget, der kan gøre indsigelse mod overførslerne. Når styrelsesudvalget har givet sin godkendelse, eller hvis der ikke foreligger et svar inden for 10 arbejdsdage regnet fra det tidspunkt, hvor oplysningerne blev givet, kan direktøren foretage de planlagte overførsler."

4) Som artikel 19a indsættes følgende:

"Artikel 19a

1. Budgettet gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2. I forbindelse med gennemførelsen af budgettet defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:

a) effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne

b) pålidelig rapportering

c) beskyttelse af aktiver og oplysninger

d) forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder

e) tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art."

5) Artikel 20 ændres således:

a) Stk. 2 affattes således:

"Budgettet og ændringsbudgetterne sendes i deres endeligt vedtagne form til budgetmyndigheden, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på det pågældende forvaltningsorgans hjemmeside. En oversigt over budgetterne og ændringsbudgetterne offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen."

b) Som stk. 3 tilføjes følgende:

"Forvaltningsorganet stiller på en passende måde oplysninger til rådighed om modtagerne af midler fra budgettet. Disse oplysninger stilles til rådighed under overholdelse af fortrolighedskravene, særlig beskyttelsen af personoplysninger, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(*), og sikkerhedskravene.

(*) EFT L 8 af 12.1.2001, s.1."

6) Artikel 21, stk. 1, affattes således:

"Forvaltningsorganet sender hvert år senest den 5. marts Kommissionen et overslag over sine indtægter og udgifter for år N+1, udarbejdet af dets direktør og vedtaget af styrelsesudvalget. Det sender desuden de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, og sit arbejdsprogram."

7) I artikel 24 ændres ", undtagen for så vidt angår lønklasse A1, A2 og A3" til "under lønklasse AD 13".

8) Artikel 27, stk. 1, affattes således:

"1. Det er forbudt de finansielle aktører, jf. kapitel 2 i dette afsnit, og alle andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse, forvaltning, revision eller kontrol, at foretage handlinger som led i budgetgennemførelsen, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med forvaltningsorganets eller Fællesskabernes interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og forelægge sagen for sin overordnede. Direktøren skal forelægge sagen for styrelsesudvalget."

9) Artikel 29, stk. 4, affattes således:

"Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen.

I forbindelse med forudgående kontrol kan den kompetente anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion. I så fald skal den kompetente anvisningsberettigede afhængigt af sin risikovurdering foretage en passende efterfølgende kontrol.

Forudgående og efterfølgende kontrol og indledning af en transaktion er adskilte funktioner."

10) Artikel 30 affattes således:

"Artikel 30

Styrelsesudvalget udnævner en regnskabsfører, som skal være en udlånt tjenestemand eller en midlertidigt ansat, der er rekrutteret direkte af forvaltningsorganet, og som er ansvarlig for følgende:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) udarbejdelse af forvaltningsorganets årsregnskab i overensstemmelse med afsnit VI

c) regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit VI

d) gennemførelse af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører

e) likviditetsstyring.

Før regnskaberne godkendes af styrelsesudvalget, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han har rimelig sikkerhed for, at de giver et retvisende billede af forvaltningsorganets økonomiske situation.

Med henblik herpå forvisser han sig om, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med de indførte regnskabsregler, metoder og regnskabssystemer, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.

Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for for at udøve sine funktioner.

Den anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for, at de midler, han forvalter, anvendes korrekt, og for lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, han kontrollerer.

Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at gennemføre yderligere kontroller, som han anser for nødvendige for, at han kan underskrive regnskaberne.

Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.

Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af forvaltningsorganets formue og budgetgennemførelsen.

Medmindre andet er fastsat i denne forordning, er regnskabsføreren den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler. Han er ansvarlig for deres opbevaring."

11) Som artikel 30a indsættes følgende:

"Artikel 30a

Regnskabsføreren kan under udførelsen af sit hverv uddelegere visse opgaver til sine underordnede, som er midlertidigt ansatte."

12) Artikel 34 ændres således:

a) Stk. 1 affattes således:

"1. Den anvisningsberettigede pådrager sig et økonomisk ansvar i henhold til vedtægten."

b) Som stk. 1a indsættes følgende:

"1a. Erstatningspligt består især når:

a) den anvisningsberettigede konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse forsætligt eller groft uagtsomt undlader at følge denne forordning

b) den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt undlader at udstede et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved forvaltningsorganet påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand."

13) Artikel 40, stk. 1, affattes således:

"Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Han meddeler styrelsesudvalget, at han agter at give afkald på en fastlagt fordring. Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk ved en beslutning truffet af den anvisningsberettigede. Beslutningen skal være begrundet. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere sådanne beslutninger, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og materielle elementer, den hviler på."

14) Artikel 42 affattes således:

"Artikel 42

Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, forudsat at denne forpligter sig til at betale rente i hele henstandsperioden regnet fra den dato, som er fastsat i debetnotaen, og at han, for at beskytte forvaltningsorganets rettigheder, stiller en finansiel garanti for både hovedstol og renter."

15) Som artikel 42a og artikel 42b indsættes følgende:

"Artikel 42a

Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives, hvori forvaltningsorganets fordringer samles efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Oversigten føjes til forvaltningsorganets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning. Forvaltningsorganet udarbejder en oversigt over forvaltningsorganets fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under hensyntagen til den relevante lovgivning om databeskyttelse.

Artikel 42b

Forvaltningsorganets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for forvaltningsorganet er underlagt en forældelsesfrist på fem år."

16) I artikel 47 indsættes som stk. 2 følgende:

"Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser eller vareleverancer, kan den anvisningsberettigede på grundlag af sin risikoanalyse give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning."

17) Artikel 49 ændres således:

a) Fjerde punktum i stk. 2 affattes således:

"Den interne revisor angiver i den årlige beretning, som han forelægger for Kommissionen i henhold til artikel 86, stk. 3, i den generelle finansforordning, antallet og typen af de revisioner, der er foretaget vedrørende forvaltningsorganer, de fremsatte henstillinger og den opfølgning, der er foretaget af disse henstillinger. Oplysningerne forelægges også for det pågældende forvaltningsorgan."

b) Stk. 4 affattes således:

"Direktøren udarbejder hvert år en rapport, der opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de henstillinger, som er fremsat, og den opfølgning, der er foretaget af disse henstillinger. Han sender rapporten til Kommissionen, der medtager den i den beretning, som er omhandlet i artikel 86, stk. 4, i den generelle finansforordning, efter at styrelsesudvalget på forhånd er blevet informeret."

18) Artikel 50, stk. 3, affattes således:

"3. Uanset stk. 1 skal forvaltningsorganerne, når Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer eller Oversættelsescentret kan levere varer eller tjenesteydelser eller udføre arbejder, i første række henvende sig til disse organer. Det samme gælder, når disse organer kan udføre disse opgaver via kontrakter med erhvervsdrivende og levere betydelige yderligere tjenester, som er mere vidtgående end dem, som en almindelig formidler eller konsulent leverer. Forvaltningsorganet indgår aftaler med disse organer."

19) Som afsnit Va indsættes følgende:

"AFSNIT Va

Artikel 50a

Artikel 265a i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder tilsvarende anvendelse på udvælgelse af eksperter, der skal betales på grundlag af et fast beløb; eksperterne skal bistå forvaltningsorganet, navnlig i forbindelse med evaluering af forslag og ansøgninger om tilskud eller bud vedrørende indkøb, og yde teknisk bistand under opfølgningen og den endelige evaluering af projekter. Forvaltningsorganerne kan også bruge den liste over eksperter, som Kommissionen har opstillet."

20) Artikel 51 affattes således:

"Artikel 51

Forvaltningsorganets årsregnskab omfatter årsregnskabet og beretningerne om budgetgennemførelsen. Det ledsages af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret, der bl.a. skal redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter."

21) I artikel 57, litra c), ændres "den 31. oktober" til "den 15. november".

22) Artikel 68 udgår.

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende .

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den

På Kommissionens vegne

Medlem af Kommissionen

[1] EFT L 11 af 16.1.2003, s. 1.

[2] EUT L 390 af 30.12.2006, s. 1.

[3] EUT L 297 af 22.9.2004, s. 6. Ændret ved forordning (EF) nr. 1821/2005 (EUT L 293 af 9.11.2005, s. 10).

[4] EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1. Ændret ved forordning (EF) nr. 1645/2003 (EUT L 245 af 29.9.2003, s. 13).