DA EN Den Europæiske Unions Tidende C 318/1

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

Februar 2013-januar 2014

(2014/C 318/01)

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmer Johan DENOLF (formand) Rigspolitichef, direktør for direktoratet for økonomisk kriminalitet under det føderale politi og medlem af den finansielle efterretningsenhed, Belgien Herbert BÖSCH Tidligere medlem af Europa-Parlamentet Tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Østrig Catherine PIGNON Offentlig chefanklager ved appeldomstolen i Angers, Frankrig Jens MADSEN Statsadvokat for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet, Danmark Tuomas PÖYSTI Rigsrevisor for Finland, formand for Rigsrevisionen, Finland

INDHOLDSFORTEGNELSE

MISSION 3

FORMANDENS FORORD 4

OVERSIGT 5

1. KONTROL MED OLAF'S UNDERSØGELSER 5

Instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer 6

Prioriteter for undersøgelsespolitikken 6

Udvælgelse af sager i OLAF 7

Varighed af undersøgelser 7

Sager, der fremsendes til nationale retsmyndigheder 8

Afgørelser om at udsætte fremsendelsen af oplysninger til institutionen, organet, kontoret eller agenturet 9

Henstillinger fra generaldirektøren 9

OLAF's procedurer for behandling af klager 10

Klager og anmodninger rettet til Overvågningsudvalget 10

2. OVERVÅGNING AF FORVALTNINGEN AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION 11

Foreløbigt budgetforslag for 2014 11

Omorganisering af OLAF og medarbejdertilfredshedsundersøgelser 12

3. SAMARBEJDE MED OLAF 12

OLAF's opfølgning på Overvågningsudvalgets henstillinger 12

Samarbejdsordninger med OLAF 12

4. SAMARBEJDE MED INTERESSENTER 13

Møder med EU-institutioner 13

Udveksling af synspunkter med EU-institutionerne 13

Europa-Parlamentets offentlige høring om processuelle garantier 13

Civilsamfundet 13

5. OVERVÅGNINGSUDVALGETS FORVALTNING 14

Overvågningsudvalgets rolle i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 14

Prioriteter og målsætninger 14

Adfærdskodeks 14

Arbejdsmetoder 14

6. OVERVÅGNINGSUDVALGETS SEKRETARIAT 15

BILAG 16

MISSION

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen for at styrke kontorets uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt ved denne forordning. Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på grundlag af de oplysninger, som generaldirektøren forelægger udvalget i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8.

OLAF-Overvågningsudvalgets mission er, således som beskrevet i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (1), at styrke OLAF's uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt (2). Med henblik herpå har EU-lovgiveren tillagt Overvågningsudvalget en tredobbelt rolle:

— Overvågningsudvalget er OLAF's kontrolorgan og garant for kontorets uafhængighed; det kontrollerer løbende OLAF's udøvelse af dennes undersøgelsesfunktion og især udviklingen i anvendelsen af processuelle garantier og varigheden af undersøgelser.

— Overvågningsudvalget har en rådgivende funktion, idet det bistår generaldirektøren for OLAF med varetagelsen af hans ansvarsområder ved at: — forelægge ham resultaterne af Overvågningsudvalgets kontrol med udøvelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion, anvendelsen af processuelle garantier og varigheden af undersøgelser samt, om nødvendigt, fremsætte passende henstillinger — sende udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til ham om bl.a. de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion, kontorets prioritering af undersøgelser og undersøgelsernes varighed — fremsætte bemærkninger (herunder eventuelt henstillinger) om retningslinjerne for undersøgelsesprocedurer (og eventuelle ændringer hertil) som godkendt af generaldirektøren i overensstemmelse med artikel 17, stk. 8, i forordningen.

— Overvågningsudvalget er dialogpartner for EU-institutionerne, som det holder orienteret om sine aktiviteter, på hvis anmodning det kan afgive udtalelser, og med hvem det udveksler politiske synspunkter, således at EU-institutionerne får adgang til enestående ekspertise.

FORMANDENS FORORD

Som formand for OLAF-Overvågningsudvalget glæder det mig at kunne fremlægge udvalgets årlige aktivitetsrapport i overensstemmelse med artikel 15, stk. 9, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

Dette er det nuværende udvalgs anden aktivitetsrapport, og den giver et indblik i udvalgets vigtigste aktiviteter i rapporteringsperioden fra 1. februar 2013 til 31. januar 2014.

Kapitel 1 og 2 indeholder en omfattende redegørelse for Overvågningsudvalgets kontrolaktiviteter med fokus på kontrollen med udøvelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion og kontorets forvaltning af sin undersøgelsesfunktion. Kapitel 3 og 4 vedrører Overvågningsudvalgets forbindelser med OLAF, EU-institutionerne og andre interessenter. Kapitel 5 og 6 indeholder en oversigt over udvalgets arbejdsmetoder, de politiske oplæg, som er vedtaget af udvalget, og overvejelser vedrørende dets sekretariat.

I slutningen af rapporteringsperioden valgte et af medlemmerne, Jens Madsen, at forlade Overvågningsudvalget til fordel for en ny og udfordrende stilling hos de danske myndigheder. Jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke ham for hans værdifulde bidrag til udvalgets arbejde og sige velkommen til det nye medlem, Dimitrios Zimianitis, som tiltræder den 1. februar 2014.

Endelig vil jeg gerne rette en særlig tak til sekretariatets medarbejdere for deres uvurderlige støtte og store arbejde, som i høj grad har været medvirkende til, at vores kontrol med OLAF's undersøgelsesfunktion har været så effektiv.

Bruxelles, 12. marts 2014. Johan DENOLF

OVERSIGT

Kontrolaktiviteter

Analyse og vurdering af:

— 56 sager, hvor det var nødvendigt at fremsende oplysninger til de nationale retsmyndigheder

— 186 9-måneders rapporter

— 293 udtalelser om udvælgelse af sager

— 14 klager og anmodninger fra borgere

— 1 klage fra en EU-institution

— 2 anmodninger om adgang til Overvågningsudvalgets dokumenter

— 1 anmodning om samarbejde fra en national domstol

Udtalelser og rapporter

— 4 udtalelser om udøvelsen og forvaltningen af OLAF's undersøgelsesfunktion: — udtalelse nr. 1/2013: OLAF's foreløbige budgetforslag for 2014 — udtalelse nr. 2/2013: Fastlæggelse af en intern klageprocedure i OLAF — udtalelse nr. 1/2014: OLAF's prioriteter for undersøgelsespolitikken — udtalelse nr. 2/2014: Udvælgelse af sager i OLAF

— Årlig aktivitetsrapport for 2012

Udtalelser og politiske oplæg

— Positionspapir om styrkelse af processuelle garantier i OLAF

— Bemærkninger om undersøgelsesprocedurer i OLAF

— Dokument om Overvågningsudvalgets mission og beføjelser i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og midtvejsstrategien

— Retningslinjer for kontrol (igangværende)

— Ændring af forretningsordenen (igangværende)

Samarbejde

— Ny samarbejdsordning med OLAF

1. KONTROL MED OLAF'S UNDERSØGELSER

1. OLAF-Overvågningsudvalget (Overvågningsudvalget) fører kontrol med forskellige aspekter af OLAF's undersøgelsesaktiviteter på grundlag af oplysninger, som generaldirektøren for OLAF (generaldirektøren) er forpligtet til at stille til rådighed, og oplysninger, som Overvågningsudvalget selv anmoder om.

Artikel 15, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget sender udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til generaldirektøren om blandt andet de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion, kontorets prioritering af undersøgelser og undersøgelsernes varighed. Det kan afgive udtalelserne på eget initiativ, på generaldirektørens anmodning eller efter anmodning fra en institution, et organ, et kontor eller et agentur, uden at det dog griber ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser.

Instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer

2. Den 7. februar 2013 gav generaldirektøren Overvågningsudvalget en ændret udgave af personalets instrukser om undersøgelsesprocedurer (instrukserne). Den 5. juli 2013 modtog Overvågningsudvalget anden ændrede udgave af instrukserne, der har til formål at skabe overensstemmelse mellem OLAF's undersøgelsesprocedurer og nye bestemmelser i (udkast til) forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013. Generaldirektøren meddelte Overvågningsudvalget, at han havde til hensigt at godkende de ændrede instrukser den 31. juli 2013.

3. Den 30. juli 2013 fremsatte Overvågningsudvalget en række bemærkninger og spørgsmål til de ændrede instrukser (3), men understregede samtidig, at det ikke havde mulighed for at foretage en tilbundsgående analyse af de ændrede instrukser på så kort tid. Overvågningsudvalget undersøgte navnlig bestemmelserne vedrørende udvælgelsesproceduren og gennemførelsen af undersøgelses- og koordineringssager.

4. Ifølge Overvågningsudvalget burde de ændrede instrukser bl.a. indeholde: — en eksplicit henvisning til begrebet tilstrækkeligt begrundet mistanke, jf. forordningen, som en forudsætning for at indlede en undersøgelse — en klar struktur for adskillelse af de personer, der udvælger, og de personer, der gennemgår undersøgelser i Investigation Selection and Review Unit (kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser) — en klar skelnen mellem interne og eksterne undersøgelser, eftersom OLAF's undersøgelsesbeføjelser er forskellige for de to undersøgelsestyper — bestemmelser om etablering af et mere omfattende internt tilsyn med legalitetskontrollen, ikke kun i forbindelse med de undersøgelsesaktiviteter, der er beskrevet i instrukserne, men også dem, der ikke specifikt er medtaget heri, men som potentielt kan medføre uoverensstemmelse med de berørte personers rettigheder.

5. Den 5. september 2013 fremlagde generaldirektøren for OLAF på Overvågningsudvalgets anmodning sine bemærkninger til og yderligere oplysninger om en række spørgsmål, som Overvågningsudvalget havde rejst. Han meddelte også Overvågningsudvalget, at de ændrede instrukser nu forelå i endelig form, idet der var taget hensyn til flere af Overvågningsudvalgets kommentarer, og fremsendte det endelige udkast til de nye retningslinjer for undersøgelsesprocedurer for OLAF's personale, som erstattede de gamle instrukser.

Prioriteter for undersøgelsespolitikken

6. Udtalelse nr. 1/2014 indeholdt en vurdering af OLAF's prioriteter for undersøgelsespolitikken (prioriteterne), der fastlægges årligt af generaldirektøren og offentliggøres i den årlige forvaltningsplan (4).

7. Overvågningsudvalget sammenlignede prioriteterne for 2012 og 2013 med udkastet til prioriteterne for 2014 og glædede sig over, at sidstnævnte var blevet præciseret som følge af udvalgets bemærkninger på tekniske møder med generaldirektøren om, at prioriteterne ikke burde indeholde generelle principper (som altid skal tages i betragtning ved beslutninger om, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse), men kun specifikke områder eller typer af svig, som OLAF bør prioritere.

8. Overvågningsudvalget konstaterede, at de finansielle indikatorer, som i tidligere år var sat for højt, helt var taget ud af prioriteterne for 2014. Overvågningsudvalget understregede, at sådanne indikatorer er relevante for vurderingen af, hvor stor risikoen for svig er i det enkelte tilfælde, og at de kan være nyttige som referenceramme og interne retningslinjer for anvendelsen af proportionalitetsprincippet. Overvågningsudvalget gjorde også opmærksom på, at man burde genoverveje subsidiaritets-/merværdipolitikken og anvende den med forsigtighed samt løbende evaluere prioriteterne.

9. Overvågningsudvalget påpegede endvidere nødvendigheden af at præcisere prioriteterne og anbefalede generaldirektøren at udstede retningslinjer for anvendelsen af udvælgelsesprincipperne i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og at indgå i en konstruktiv dialog med interessenterne om fastlæggelsen og gennemførelsen af prioriteterne, navnlig med hensyn til finansielle indikatorer og mulig opfølgning på afviste sager, når det vurderes, at der er tilstrækkeligt begrundet mistanke om svig. Det er på nuværende tidspunkt vanskeligt for Overvågningsudvalget at vurdere OLAF's resultater på de områder, som prioriteterne dækker, da OLAF ikke selv har foretaget en konsekvensanalyse af prioriteterne. Overvågningsudvalget har derfor anmodet generaldirektøren om at komme med en vurdering af resultaterne af gennemførelsen af prioriteterne for 2012 og 2013 på hvert af de prioriterede områder tillige med et sammendrag af interessenternes feedback.

Udvælgelse af sager i OLAF

10. Udtalelse nr. 2/2014 om udvælgelse af sager i OLAF (5) indeholder en vurdering af effektiviteten, kvaliteten og gennemsigtigheden af udvælgelsesprocessen i OLAF. Overvågningsudvalgets vurdering blev foretaget på basis af bl.a. en analyse af en stikprøve på 293 udtalelser fra kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser, hvor man enten anbefalede at afvise sagen eller indlede en undersøgelses-/koordineringssag.

11. Overvågningsudvalget vurderede først udvælgelsesfunktionens effektivitet ved at gennemgå de ressourcer, kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser var blevet tildelt til at udføre sine opgaver, og de konkrete resultater, som var opnået i 2012 og 2013. Overvågningsudvalget konstaterede, at den tekniske, undersøgelsesmæssige og sproglige ekspertise undertiden manglende eller var utilstrækkelig, at der ikke var dokumentation for tilstrækkelig juridisk analyse, at den tid, der var afsat til udvælgelse (obligatorisk periode på to måneder), i nogle tilfælde syntes at være utilstrækkelig, og at der var behov for en klar procedure til håndtering af whistleblowere.

12. Overvågningsudvalget vurderede derefter kvaliteten af udtalelserne i lyset af deres overensstemmelse med de af generaldirektøren fastlagte udvælgelseskriterier. Overvågningsudvalget fandt, at instrukserne om anvendelse af udvælgelseskriterierne ikke var overholdt til fulde. Der blev således ikke i tilstrækkelig grad taget højde for relevante retsakter i vurderingen af OLAF's beføjelser til at handle; de personer, der udvalgte sagerne, manglede klare indikatorer for at vurdere tilstrækkeligheden af oplysninger; selv om sådanne indikatorer var til stede, blev de ikke anvendt konsekvent; og der blev ofte afgivet erklæringer, som ikke var underbygget.

13. Endelig blev gennemsigtigheden af udvælgelsesprocessen undersøgt via en gennemgang af processens informationsstrøm, især for så vidt angik samarbejdet mellem kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser og undersøgelsesenhederne.

14. Overvågningsudvalget fremsatte en række henstillinger til generaldirektøren for at forbedre udvælgelsesfunktionen hos kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser. Som en samlet konklusion på sin vurdering fremsatte Overvågningsudvalget en sidste henstilling om, at OLAF bør foretage en intern vurdering af aktiviteterne i kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser med henblik på bl.a. at fastslå ressourcebehovet, enhedens styrker og svagheder samt »fejlraten« for de gennemgåede sager. Overvågningsudvalget bad endvidere generaldirektøren om at informere udvalget om opfølgningen på henstillingerne i denne udtalelse ét år efter dens vedtagelse.

Varighed af undersøgelser

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999: Hvis en undersøgelse har varet mere end ni måneder, underretter direktøren Overvågningsudvalget om grundene til, at det endnu ikke har været muligt at afslutte undersøgelsen, og om, hvilken frist der må forudses at være nødvendig, inden den kan afsluttes. Artikel 7, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden 12 måneder efter, at den er indledt, aflægger generaldirektøren ved udløbet af denne 12-måneders periode og hver sjette måned derefter en rapport til Overvågningsudvalget, hvori årsagerne hertil og de planlagte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde undersøgelsen angives.

15. Overvågningsudvalget førte kontrol med varigheden af OLAF's undersøgelser og anvendte her som informationskilde 9-måneders rapporterne (6) og rapporter udarbejdet i sager fremsendt af OLAF til nationale retsmyndigheder i overensstemmelse med den tidligere forordning (EF) nr. 1073/1999 samt andre sagsrelaterede dokumenter, efter at der blev givet adgang til OLAF's sagsbehandlingssystem (CMS).

16. Overvågningsudvalget begyndte at analysere OLAF's begrundelser for, at sagerne varede længere end ni måneder, såsom kompleksiteten af den undersøgte sag, mangel på ressourcer, lav prioritering af sagen og manglende samarbejde. Overvågningsudvalget har noteret sig en forskel mellem undersøgelsesdirektoraterne og deres enheder med hensyn til nøjagtigheden af de afgivne forklaringer. Overvågningsudvalgets analyse pågår stadig.

17. Med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 blev der indført to store ændringer med det formål at lette Overvågningsudvalgets kontrol med undersøgelsernes varighed: 12-måneders rapporterne, der afløste 9-måneders rapporterne (som stemmer bedre overens med virkeligheden, eftersom de fleste af OLAF's undersøgelser varer mere end 12 måneder), og OLAF's nye forpligtelse til at foretage regelmæssig indberetning for de efterfølgende seks måneder, således at Overvågningsudvalget kan følge undersøgelserne i hele deres livscyklus.

18. Den 31. januar 2014 modtog Overvågningsudvalget for første gang 83 12-måneders rapporter ud af 243 sager, som på det tidspunkt havde varet mere end 12 måneder. Overvågningsudvalget udtrykte bekymring over, at det format, der blev anvendt til disse rapporter, ganske vist blev revideret af OLAF i overensstemmelse med kravene i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, men at de nye rapporter, som Overvågningsudvalget modtog, indeholdt utilstrækkelige oplysninger, især om forhold, som ville gøre det muligt for Overvågningsudvalget at kontrollere mulige unødige forsinkelser i undersøgelser. For eksempel indeholdt 33 ud af de 83 rapporter i sager af over 12 måneders varighed årsager og planlagte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde undersøgelsen, men overhovedet ingen faktuelle oplysninger (dvs. en beskrivelse af fakta, de undersøgelsestrin, som OLAF havde gennemført, og deres kronologi, perioder uden aktivitet, typen af svig, finansielle virkninger, hensyn til forældelsesfrister osv.), som er nødvendige, for at Overvågningsudvalget kan foretage en samlet vurdering af en undersøgelses varighed. Selv om forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 har styrket Overvågningsudvalgets rolle med hensyn til at føre kontrol med varigheden af undersøgelser, fremlægger OLAF ikke på eget initiativ tilstrækkeligt med oplysninger til, at Overvågningsudvalget kan opfylde denne målsætning. Overvågningsudvalget rejste dette spørgsmål på et møde med generaldirektøren og forventer, at fremtidige rapporter bliver mere beskrivende.

19. På et teknisk møde orienterede OLAF Overvågningsudvalget om de værktøjer, som kontoret benytter til at overvåge varigheden af sager. Værktøjerne består hovedsageligt af et system til markering i CMS af, at fristen for 12- og 6-måneders rapporter er udløbet. OLAF har også indført en ny struktur med mellemledere i undersøgelsesenhederne, der bl.a. har fået ansvar for at føre kontrol med undersøgelsernes varighed. Overvågningsudvalget bifalder OLAF's indsats og vilje til at øge efterforskernes bevidsthed om forældelsesfrister. Samtidig understreger Overvågningsudvalget, at 12- og 6-måneders rapporterne kan være et nyttigt værktøj for OLAF selv til at overvåge de enkelte undersøgelser, men at det for øjeblikket er umuligt, fordi de ikke er fyldestgørende nok. Dette gør sig især gældende i de sager, hvor selve den forlængede varighed kan have en negativ indvirkning på de berørte personers omdømme og karriere eller kan medføre, at de efterfølgende nationale retsprocedurer forældes.

Sager, der fremsendes til nationale retsmyndigheder

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999: Direktøren underretter udvalget om de tilfælde, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til en medlemsstats retslige myndigheder. Artikel 17, stk. 5, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Generaldirektøren underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om: (…) b) tilfælde, hvor der er fremsendt oplysninger til medlemsstaternes retsmyndigheder (…).

20. Med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 blev der indført en større ændring med hensyn til sager, som OLAF har til hensigt at fremsende til nationale retsmyndigheder: OLAF behøver ikke at informere Overvågningsudvalget om sådanne sager før fremsendelsen (som fastsat i den tidligere forordning (EF) nr. 1073/1999), men kun regelmæssigt efter fremsendelsen.

21. Mellem den 1. februar 2013 og den 30. september 2013 (indtil ikrafttrædelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013) modtog Overvågningsudvalget 56 sager (7), hvor der skulle fremsendes oplysninger til nationale retsmyndigheder. Der blev på Overvågningsudvalgets anmodning givet fuld aktindsigt i de sagsrelaterede dokumenter i CMS i 18 sager.

22. Overvågningsudvalget var dog ikke i stand til at foretage en grundig undersøgelse af disse sager, før de blev fremsendt til nationale retsmyndigheder, fordi udvalget først fik adgang til CMS-sagsakterne efter udløbet af 5-dages-perioden, der var fastlagt i tidligere aftaler med OLAF. Overvågningsudvalgets vurdering af OLAF's anvendelse af processuelle garantier bygger hovedsagelig på oplysningerne i udtalelserne om endelige eller foreløbige rapporter og henstillinger udstedt af kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser (8) samt, i tilfælde hvor der blev givet adgang til sager, på de sagsrelaterede dokumenter i CMS. Overvågningsudvalget bemærkede, at alle undersøgelsesaktiviteter ifølge samtlige udtalelser fra kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser blev udført i overensstemmelse med gældende retsregler. På baggrund af disse udtalelser og andre undersøgte dokumenter konstaterede Overvågningsudvalget kun få problemer med OLAF's overholdelse af processuelle garantier (f.eks. manglende informering af den berørte person om, at undersøgelsen var afsluttet, i et tilfælde og manglende skriftlig tilladelse til at afhøre den berørte person i et andet (9)).

23. I et tilfælde indberettede en berørt person OLAF til Overvågningsudvalget for et alvorligt brud på fortrolighedsreglerne. Men i mangel af passende undersøgelsesværktøjer (hændelsen var ikke nævnt i OLAF's sagsakter) kunne Overvågningsudvalget ikke andet end at fremsende klagen til generaldirektøren, som nægtede, at sådan et brud havde fundet sted.

24. Den 31. januar 2014 blev Overvågningsudvalget underrettet om 17 yderligere sager, hvor oplysninger var blevet fremsendt til medlemsstaternes retsmyndigheder siden 1. oktober 2013 (siden ikrafttrædelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013). Eftersom disse oplysninger blev modtaget den sidste dag i den periode, som denne aktivitetsrapport omhandler, vil Overvågningsudvalget udbede sig yderligere oplysninger og undersøge disse sager på et senere tidspunkt i 2014.

Afgørelser om at udsætte fremsendelsen af oplysninger til institutionen, organet, kontoret eller agenturet

Artikel 4, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Hvis de interne undersøgelser viser, at der er mulighed for, at en tjenestemand, øvrig ansat, et medlem af en institution eller et organ, en leder af et kontor eller agentur eller et personalemedlem er personligt berørt, underrettes den institution eller det organ, kontor eller agentur, som vedkommende tilhører. (…) I ekstraordinære tilfælde kan denne underretning udsættes på grundlag af en begrundet afgørelse, der er truffet af generaldirektøren, og som fremsendes til Overvågningsudvalget, efter at undersøgelsen er afsluttet.

25. Med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 blev generaldirektøren for OLAF for første gang forpligtet til, efter afslutningen af en undersøgelse, at fremsende sin begrundede afgørelse om at udsætte fremsendelsen af oplysninger til den institution, det organ, kontor eller agentur, som den person, der er berørt af en intern undersøgelse, henhører under, til Overvågningsudvalget. Den 31. januar 2014 oplyste OLAF Overvågningsudvalget om, at der ikke havde været sådanne tilfælde af udsættelse siden forordningens ikrafttrædelse.

Henstillinger fra generaldirektøren

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999: Direktøren underretter udvalget om de tilfælde, hvor den pågældende institution, organ, kontor eller agentur ikke har fulgt hans henstillinger op. Artikel 17, stk. 5, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Generaldirektøren underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om: a) tilfælde, hvor generaldirektørens henstillinger ikke er blevet fulgt (…).

26. Overvågningsudvalget har i løbet af rapporteringsperioden og faktisk siden begyndelsen af sin mandatperiode kun modtaget meget begrænsede oplysninger om sager, hvor generaldirektørens henstillinger ikke er blevet fulgt. Men Overvågningsudvalgets egne undersøgelser har vist, at et betydeligt antal henstillinger, som i tidligere år, ikke er blevet fulgt. Overvågningsudvalget har i sine tidligere aktivitetsrapporter understreget, at OLAF ikke selv synes at have haft passende overvågningsværktøjer til at sikre tilstrækkelig opfølgning på nationale myndigheders og EU-myndigheders gennemførelse af dets henstillinger.

27. I kølvandet på OLAF's omorganisering i 2012 blev kontrollen med gennemførelsen af kontorets henstillinger lagt ud til undersøgelsesenhederne. OLAF arbejder for øjeblikket på at udvikle og implementere nye overvågningsværktøjer, således at kontoret bedre kan følge op på resultaterne og virkningen af sine henstillinger. Overvågningsudvalget bemærkede, at OLAF allerede gør en stor indsats for at måle gennemførelsen af sine henstillinger, især de juridiske og økonomiske henstillinger. Eksempelvis er OLAF i gang med at gennemgå mere end 600 sager, hvor der er udstedt juridiske henstillinger. Overvågningsudvalget noterede sig med interesse det evalueringssystem, der anvendes til denne gennemgang, hvor de nationale retsmyndigheders opfølgning på den enkelte henstilling holdes op imod centrale faser i retssagen i medlemsstaten (indledning af en strafferetlig efterforskning, afgørelser om at rejse tiltale eller afvise sagen, afgørelser om frifindelse eller domfældelse osv.). For så vidt angår opfølgningen på økonomiske henstillinger, søger OLAF at forbedre sine procedurer for at kunne fastslå de beløb, der reelt tilbagebetales til EU-budgettet.

28. Overvågningsudvalget anerkender kompleksiteten af dette igangværende arbejde og glæder sig over OLAF's vilje til at forbedre sine opfølgningsværktøjer. På dette trin og af mangel på relevante oplysninger er det imidlertid for tidligt for Overvågningsudvalget at vurdere virkningen af de ændringer, der er sket i forbindelse med omorganiseringen, på virkningsfuldheden og effektiviteten af OLAF's overvågningsarbejde. Overvågningsudvalget forventer at modtage mere fyldestgørende oplysninger fra OLAF i fremtiden, så snart de relevante overvågningsværktøjer er på plads.

OLAF's procedurer for behandling af klager

29. I sin udtalelse nr. 2/2013 (om fastlæggelse af en intern procedure for behandling af klager i OLAF) vedtaget i december 2013 (10) undersøgte Overvågningsudvalget, hvilke muligheder personer berørt af OLAF's undersøgelser har for at klage over mulige krænkelser af deres rettigheder og manglende overholdelse af processuelle garantier. Overvågningsudvalget konkluderede, at disse personer ikke har tilstrækkelige og umiddelbare retsmidler til at klage over mulige krænkelser, hverken via en ekstern (en EU-domstol eller national domstol, Den Europæiske Ombudsmand eller Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse) eller en intern mekanisme (OLAF selv).

30. Overvågningsudvalget understregede, at den nye forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 ikke løser problemet med undersøgelser, der udføres af OLAF, eftersom der med forordningen ikke er indført en mekanisme til behandling af individuelle klager. Efter Overvågningsudvalgets mening kunne det nuværende hul i lovgivningen lukkes med en formel klageprocedure internt i OLAF, især til behandling af klager over påståede krænkelser af grundlæggende rettigheder og manglende overholdelse af processuelle garantier under undersøgelser foretaget af OLAF.

31. Overvågningsudvalget henstillede derfor til, at generaldirektøren fastlægger og offentliggør en sådan intern procedure efter at have rådført sig med Overvågningsudvalget om detaljerne. Overvågningsudvalget udtrykte ønske om, at generaldirektøren regelmæssigt underretter udvalget om klager, som kontoret har modtaget, og den opfølgning, der er foretaget.

32. I januar 2014 offentliggjorde OLAF en beskrivelse af de interne foranstaltninger, kontoret har truffet vedrørende behandlingen af klager, på sin hjemmeside. Efter en anmodning fra Overvågningsudvalget om at se den skriftlige afgørelse om fastlæggelsen af en relevant procedure meddelte generaldirektøren i et brev af 17. februar 2014, at han betragtede offentliggørelsen på hjemmesiden som en formalisering af de eksisterende procedurer, og at der derfor ikke var behov for en formel skriftlig afgørelse fra hans side.

33. Overvågningsudvalget må heraf konkludere, at dets henstilling ikke er blevet fulgt. Overvågningsudvalget er bekymret for risikoen for vildledning af borgere, som gerne vil indgive en klage til OLAF. De kunne forledes til at tro, at teksten på OLAF's hjemmeside udgør et retsgrundlag for klagen, mens der faktisk ikke formelt findes en relevant procedure (for klager vedrørende processuelle garantier), da en sådan procedure ikke er omfattet af nogen retsakt.

Klager og anmodninger rettet til Overvågningsudvalget

34. Overvågningsudvalget modtog 14 klager og anmodninger fra enkeltpersoner i løbet af rapporteringsperioden, svarende til en stigning på 100 % sammenlignet med året før. Klagerne vedrørte bl.a. påståede krænkelser af grundlæggende rettigheder og manglende overholdelse af processuelle garantier, brud på fortrolighedsreglerne, undersøgelser af uforholdsmæssigt lang varighed og påstået urigtig afslutning af sager uden henstillinger. Klagerne kom hovedsageligt fra personer, som var involveret i OLAF-undersøgelser, men også fra whistleblowere, der var utilfredse med OLAF's afgørelser efter deres indberetning af påståede tilfælde af svig.

35. Som svar til klagerne understregede Overvågningsudvalget, at udvalget ikke fungerer som klageinstans inden for rammerne af den nuværende forordning. Overvågningsudvalget tog dog højde for disse klager i sin systematiske kontrol med OLAF's undersøgelsesfunktion og udbad sig, når det var relevant, yderligere oplysninger og forklaringer fra OLAF og/eller fuld adgang til sagsakterne i CMS.

36. I januar 2014 modtog Overvågningsudvalget en formel meddelelse fra en EU-institution, der påstod, at OLAF uden grund skulle have krænket retten til beskyttelse af personoplysninger for de ansatte ved den pågældende institution. I sit svar understregede Overvågningsudvalget, at denne påstand vedrørte en igangværende undersøgelse, som Overvågningsudvalget ikke havde mulighed for at gribe ind i. Overvågningsudvalget anførte også, at den kompetente myndighed for behandling af en sådan klage er Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, og at udvalget ville afvente hans afgørelse.

37. Overvågningsudvalget modtog to anmodninger om adgang til dets udtalelse nr. 2/2012. Efter udvalgets mening var det ønskede dokument omfattet af undtagelserne i artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (11), især i andet og tredje led af artikel 4, stk. 2, og i artikel 4, stk. 1, litra b), og kunne derfor ikke offentliggøres på daværende tidspunkt. Overvågningsudvalget var dog villig til at fremlægge dette dokument, hvis der måtte være ønske om det i forbindelse med en igangværende retssag.

38. Endelig anmodede en national retsmyndighed om ophævelse af ukrænkeligheden af Overvågningsudvalgets arkiver med hensyn til udtalelse nr. 2/2012 og af udvalgsmedlemmernes tavshedspligt i forbindelse med nationale retssager. Overvågningsudvalget godkendte anmodningen.

39. I henhold til vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union skal enhver tjenestemand eller anden ansat, som får kendskab til forhold, der giver anledning til at formode, at der foreligger en ulovlig aktivitet, eller adfærd i forbindelse med udførelsen af arbejdsopgaver, der kan indebære manglende opfyldelse af Unionens tjenestemænds forpligtelser, omgående underrette sin overordnede eller generaldirektør, eller, såfremt han finder det hensigtsmæssigt, generalsekretæren eller OLAF (12). Disse regler gælder også i OLAF, hvilket betyder, at OLAF's ansatte er forpligtet til at underrette deres overordnede i OLAF eller, hvis de finder det hensigtsmæssigt, Kommissionens generalsekretær om fakta og beviser på mulige ulovlige aktiviteter eller alvorlige tjenesteforseelser i OLAF, som de får kendskab til. For at tage højde for den særlige situation for medarbejdere i OLAF, der ønsker at indberette mulige forseelser i OLAF, har man i samarbejde (13) med Overvågningsudvalget besluttet, at sådanne hændelser skal indberettes til udvalgets formand.

40. Overvågningsudvalget har aldrig modtaget sådanne indberetninger. Personalet er muligvis ikke blevet informeret tilstrækkeligt om proceduren, men endnu vigtigere er det, at Overvågningsudvalget ikke har fået værktøjerne til at følge op på sådanne mulige klager og sikre en effektiv undersøgelse og afhjælpning.

2. OVERVÅGNING AF FORVALTNINGEN AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

Artikel 6, stk. 2, i Kommissionens afgørelse om oprettelse af OLAF, som ændret ved Kommissionens afgørelse 2013/478/EU (14) : Generaldirektøren forelægger i rette tid og efter høring af overvågningsudvalget generaldirektøren for budget et foreløbigt budgetforslag, som skal indgå i bilaget vedrørende kontoret i den sektion af Den Europæiske Unions almindelige budget, som vedrører Kommissionen. Artikel 15, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget sender udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til generaldirektøren om blandt andet de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion (…).

Foreløbigt budgetforslag for 2014

41. For at sikre at der i OLAF's budget er taget hensyn til OLAF's uafhængige undersøgelsesfunktion, og at OLAF har tilstrækkelige ressourcer til at fungere effektivt som en interinstitutionel tjeneste i bekæmpelsen af svig, har Overvågningsudvalget vedtaget udtalelse nr. 1/2013 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2014 (15).

42. Overvågningsudvalget undersøgte fordelingen af ressourcer til prioriterede aktiviteter og strategien for menneskelige ressourcer. Overvågningsudvalget lagde i sine henstillinger vægt på opfølgningen på undersøgelser og udviklingen af indikatorer for undersøgelsesfunktionens effektivitet og kvalitet i henhold til EU's politik for bekæmpelse af svig og Kommissionens strategi for bekæmpelse af svig. Det henstillede også til, at OLAF retter fokus mod uddannelse, karriereudvikling, planlægning af udskiftninger og etablering af en hensigtsmæssig balance mellem støttetjenester og efterforskere.

43. Overvågningsudvalget understregede vigtigheden af, at det bliver hørt gennem en reel og væsentlig udveksling af meninger mellem generaldirektøren og udvalget inden det foreløbige budgetforslag i nogen form fremsendes til generaldirektøren for budget.

44. Endelig henstillede Overvågningsudvalget til, at der indføres en separat budgetpost i OLAF's budget for både Overvågningsudvalget og dets sekretariat, så omkostningerne ved udvalgets funktion klarlægges, og udvalgets og dets sekretariats interinstitutionelle karakter gøres mere gennemsigtig. Endelig understregede Overvågningsudvalget vigtigheden af, at generaldirektøren tildeler udvalget og sekretariatet tilstrækkelige ressourcer, således at dets uafhængige funktion kan sikres.

45. Overvågningsudvalget godkendte det foreløbige budgetforslag for 2014, på betingelse af at henstillingerne i dets udtalelse bliver fulgt.

Omorganisering af OLAF og medarbejdertilfredshedsundersøgelser

46. Den undersøgelse, der blev gennemført i 2013 i hele Kommissionen, efterfulgt af en intern undersøgelse i OLAF, viste lav tilfredshed blandt personalet med hensyn til det faglige miljø. Overvågningsudvalget er især bekymret over tre elementer, som kan have indflydelse på effektiviteten af OLAF's undersøgelsesfunktion: — Ifølge OLAF's medarbejdere mindskede den massive omorganisering af kontoret ikke efterforskernes administrative byrde og øgede heller ikke gennemsigtigheden af interne procedurer. — Medarbejderne mente ikke, at OLAF's øverste ledelse kommunikerede tilstrækkeligt med dem eller tog deres feedback til efterretning. — Efter omorganiseringen af OLAF i 2012, hvor alle topledere og mere end 75 % af mellemlederne blev nyindsat i deres nuværende stillinger i enhederne/direktoraterne, forlod mange ansatte kontoret, og mere end 25 % af det resterende personale overvejede at sige op, hvilket overordnet set vækker alvorlig bekymring i forhold til kontinuiteten af kontorets ekspertise.

47. Derfor har Overvågningsudvalget anmodet om, at generaldirektøren regelmæssigt informerer udvalget om planlagte eller gennemførte foranstaltninger til håndtering af disse spørgsmål.

3. SAMARBEJDE MED OLAF

OLAF's opfølgning på Overvågningsudvalgets henstillinger

48. I 2012 fremsatte Overvågningsudvalget en række henstillinger til generaldirektøren, især vedrørende beskyttelsen af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier (16). Overvågningsudvalgets foreløbige undersøgelse tyder på, at gennemførelsen af dets henstillinger fra 2012 ikke har været tilfredsstillende. Enten har generaldirektørens svar ikke indeholdt en tilstrækkelig begrundelse for manglende gennemførelse, eller også har der ikke været fremlagt fyldestgørende oplysninger om, hvordan henstillingerne angiveligt er blevet gennemført. Overvågningsudvalget vil derfor analysere spørgsmålet i en særskilt udtalelse, som fremlægges i 2014.

Samarbejdsordninger med OLAF

49. Overvågningsudvalget har i løbet af rapporteringsperioden haft lange og omfattende drøftelser med generaldirektøren om udvalgets adgang til sagsrelaterede oplysninger. Udfaldet af disse drøftelser er afspejlet i de samarbejdsordninger (17), der blev underskrevet af generaldirektøren og Overvågningsudvalget den 14. januar 2014. I ordningerne beskrives i) omfanget af de oplysninger om OLAF's undersøgelsesaktiviteter, som skal fremsendes til Overvågningsudvalget, ii) den metode, der skal anvendes til at stille oplysningerne til rådighed, og iii) tidsfristen. Formålet med ordningerne er at finde en fornuftig balance mellem OLAF's pligt til at beskytte fortroligheden af de oplysninger, der er knyttet til kontorets undersøgelser, og Overvågningsudvalgets behov for kontrol.

50. For så vidt angår sager, der fremsendes til nationale retsmyndigheder, har Overvågningsudvalget udtrykt ønske om at modtage en kopi af de udtalelser, som kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser afgiver til OLAF om den endelige rapport og henstillingerne, for at give udvalget mulighed for at følge udviklingen vedrørende anvendelsen af processuelle garantier. Da dette dokument kan indeholde personoplysninger, har Overvågningsudvalget aftalt med OLAF først at indhente en udtalelse fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse herom. Udtalelsen foreligger endnu ikke.

51. Første fremsendelse i henhold til samarbejdsordningerne af de oplysninger, som generaldirektøren er forpligtet til regelmæssigt at sende til Overvågningsudvalget, fandt sted den 31. januar 2014, der var sidste dag i den rapporteringsperiode, som denne rapport omhandler. Derfor vil der blive givet en mere detaljeret vurdering af gennemførelsen af ordningerne i udvalgets næste rapport.

52. Selv om Overvågningsudvalget anerkender, at samarbejdsordningerne udgør en vigtig milepæl, insisterer udvalget nu på, at ordningernes gennemførelse forbedres, navnlig med hensyn til indholdet af de oplysninger, som OLAF fremsender til udvalget. I modsat fald vil udvalget ikke være i stand til at foretage en effektiv kontrol.

4. SAMARBEJDE MED INTERESSENTER

Møder med EU-institutioner

53. Mellem maj og juli 2013 blev Overvågningsudvalget opfordret til at fremlægge konklusionerne fra sin aktivitetsrapport for 2012 for Europa-Parlamentet (Budgetkontroludvalget), Rådet (arbejdsgruppen vedrørende bekæmpelse af svig) og Den Europæiske Revisionsret.

54. På flere andre møder med Budgetkontroludvalget og kommissær Šemeta fremlagde Overvågningsudvalget resultaterne af OLAF's undersøgelser og respekten for de grundlæggende rettigheder. Det fremlagde også sine konklusioner vedrørende effektiviteten af kontrollen med OLAF, reformen af OLAF-forordningen og en ny overvågningsstruktur for OLAF som foreslået i Kommissionens meddelelse Bedre styring af OLAF og styrkelse af processuelle garantier i forbindelse med kontorets undersøgelser (18).

55. I november 2013 arrangerede Overvågningsudvalget en uformel meningsudveksling om de udfordringer, OLAF og Overvågningsudvalget står over for efter ikrafttrædelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

Udveksling af synspunkter med EU-institutionerne

56. I august 2013 tog Overvågningsudvalget initiativ til en formaliseret udveksling af synspunkter på politisk plan om OLAF's aktiviteter med Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten som fastsat i artikel 16 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013. Overvågningsudvalget foreslog, at der først og fremmest blev fokuseret på rammerne for kontrol med det reformerede OLAF. Desværre inviterede Kommissionens administration ikke Overvågningsudvalget med til de forberedende møder. Det er derfor stadig uvist, om den første udveksling af synspunkter opfylder målsætningerne i forordningen.

Europa-Parlamentets offentlige høring om processuelle garantier

57. I oktober 2013 vedtog Overvågningsudvalget på baggrund af erfaringerne med overvågning et positionspapir om styrkelse af processuelle garantier i OLAF (19). Overvågningsudvalgets fremlagde sin holdning til mulige nye ændringer af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, som foreslået af Kommissionen i dens meddelelse, under en offentlig høring arrangeret af Europa-Parlamentet (20).

58. Overvågningsudvalget glædede sig over Kommissionens forslag, men påpegede, at visse strukturelle løsninger skulle genovervejes under særlig hensyntagen til OLAF's og Overvågningsudvalgets uafhængighed. Især burde man søge at undgå potentielle beføjelseskonflikter og dobbeltarbejde mellem den nuværende og den planlagte overvågningsstruktur. Overvågningsudvalget foreslog alternative løsninger, hvor de af Kommissionen foreslåede nyttige instrumenter ville blive bevaret, men hvor de samtidig ville blive indarbejdet i en omfattende overvågningsmekanisme.

Civilsamfundet

59. Transparency Internationals EU-kontor (TI-EU) besluttede at foretage en vurdering af EU's integritetssystem (21). I januar 2014 mødtes Overvågningsudvalgets formand og medlemmer af udvalgets sekretariat med repræsentanter fra TI-EU for at bl.a. at drøfte forholdet mellem OLAF og Overvågningsudvalget, OLAF's ansvarlighed og uafhængighed samt de integritetsregler, som Overvågningsudvalget er underlagt.

5. OVERVÅGNINGSUDVALGETS FORVALTNING

Overvågningsudvalgets rolle i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013

60. Med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 er der indført en række ændringer af Overvågningsudvalgets rolle og dets overvågningsværktøjer. En stor del af møderne i Overvågningsudvalget har således været dedikeret til diskussioner om ændringernes indvirkning på udvalgets aktiviteter.

61. Overvågningsudvalget har gennemført en grundig analyse af ændringerne vedrørende dets mission og rolle, dets primære opgaver samt dets overvågnings- og rapporteringsværktøjer. Overvågningsudvalgets dokument om dets mission, beføjelser og målsætninger (22) i lyset af den nye OLAF-forordning indeholder en beskrivelse af disse ændringer, udvalgets overvågningssystem og sekretariatets rolle og uafhængige funktion som en garanti for selve udvalgets uafhængighed.

Prioriteter og målsætninger

62. Overvågningsudvalget har defineret sine strategiske målsætninger og prioriteter for den næste mandatperiode med det formål at øge effektiviteten og virkningen af dets kerneaktiviteter og således støtte OLAF's undersøgelsesfunktion og styrke kontorets uafhængighed. Overvågningsudvalget har opstillet strategiske målsætninger, i henhold til hvilke det skal: i) udvikle effektive og pragmatiske overvågningsværktøjer, ii) forbedre samarbejdet med OLAF og generaldirektøren, iii) fungere som interessent i gennemførelsen af politikken for bekæmpelse af svig, iv) øge udvalgets synlighed blandt EU-institutionerne og medlemsstaterne, v) udvikle udvalgets arbejdsmetoder, vi) sikre udvalgets og dets sekretariats uafhængighed og vii) bidrage til lovforslaget om at styrke overvågningen af OLAF. For at opfylde disse målsætninger har Overvågningsudvalget identificeret en række prioriteter, som også fremgår af dokumentet om udvalgets mission, beføjelser og målsætninger, der samtidig udgør udvalgets midtvejsstrategi.

Adfærdskodeks

63. Den 9. oktober 2013 vedtog Overvågningsudvalget en adfærdskodeks og en begrundelse vedrørende sikring af upartiskhed og risici for interessekonflikter i udøvelsen af overvågningsfunktionerne (23). Overvågningsudvalget understregede, at dets medlemmer generelt har nøglefunktioner i deres nationale retssystem eller forvaltning, hvilket gør det muligt for dem at fungere som OLAF's modpart/partner på nationalt niveau på et hvilket som helst trin i en OLAF-sag. Samtidig overvåger de løbende OLAF's sager, især dem, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retsmyndigheder. Der kan således opstå situationer, hvor de står over for den samme OLAF-sag både inden for rammerne af deres nationale forpligtelser og som medlemmer af Overvågningsudvalget. Det er derfor afgørende at sikre, at medlemmernes behandling af en sag ikke giver anledning til faktiske eller potentielle interessekonflikter, som kan bringe offentlighedens tillid til deres upartiskhed og objektivitet i fare. Overvågningsudvalget har udarbejdet en oversigt over de af medlemmernes opgaver, som kan give anledning til interessekonflikter, samt en liste over de konkrete situationer, hvor interessekonflikter kan opstå. Adfærdskodeksen indeholder en klar procedure for, hvordan sådanne interessekonflikter skal håndteres.

64. Med henblik på at skabe et klart retsgrundlag for denne politik og adfærdskodeks har Overvågningsudvalget fundet det hensigtsmæssigt at ændre sin forretningsorden. Arbejdet med ændringerne er endnu ikke afsluttet.

Arbejdsmetoder

65. I marts 2013 bød Overvågningsudvalget velkommen til et nyt medlem, Tuomas PÖYSTI. På mødet i oktober 2013 blev Johan DENOLF valgt som formand for udvalget i yderligere et år.

66. Fra februar 2013 til og med januar 2014 afholdt Overvågningsudvalget 11 plenarmøder i Bruxelles og Luxembourg. Formanden, ordførerne og medlemmerne af sekretariatet mødtes også regelmæssigt for at arbejde med konkrete emner og forberede og følge op på plenarmøderne.

67. For hvert større emne, som Overvågningsudvalget behandlede, udnævnte det en ordfører, f.eks. i forbindelse med OLAF's budget, analysen af OLAF's procedurer til behandling af klager, generaldirektørens instrukser til personalet om udvælgelsesprocedurer, OLAF's prioriteter for undersøgelsespolitikken og analysen af udvælgelsesprocessen i OLAF. Ordførerne samarbejdede med Overvågningsudvalgets sekretariat om udarbejdelsen af udkast til udtalelser og dokumenter til drøftelse på plenarmøderne.

68. På plenarmødet i februar 2013 fremlagde sekretariatet Overvågningsudvalgets arbejdsmetoder for OLAF's øverste ledelse, især i forbindelse med sager, som OLAF skal fremsende til nationale retsmyndigheder. Det blev også forklaret, hvilke oplysninger Overvågningsudvalget har behov for, for at kunne udføre sit arbejde effektivt. Denne præsentation udgjorde grundlaget for udvalgets udarbejdelse af et sæt retningslinjer for overvågning. Efter ikrafttrædelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 er Overvågningsudvalget gået i gang med at fastlægge nye retningslinjer for overvågning.

6. OVERVÅGNINGSUDVALGETS SEKRETARIAT

69. Overvågningsudvalgets sekretariat består af advokater, efterforskere og assistenter, der sikrer den daglige overvågning af OLAF's undersøgelsesaktiviteter og bistår udvalgsmedlemmerne i udførelsen af deres opgaver. Sekretariatet modtager alle oplysninger, som sendes til Overvågningsudvalget, og foretager den indledende undersøgelse af dem. Sekretariatet er endvidere ansvarligt for at bistå udvalgets medlemmer i den juridiske rådgivning.

70. Overvågningsudvalget vil gerne understrege, at sekretariatet skal kunne bistå udvalget med gennemførelsen af dets overvågningsfunktioner på en loyal og effektiv måde uden at udsætte Overvågningsudvalget for risikoen for potentielle interessekonflikter, som følge af at det indgår som en del af OLAF's personale under generaldirektøren. I de seneste år har Overvågningsudvalget løbende understreget vigtigheden af, at udvalget kan arbejde uafhængigt og effektivt, hvilket kræver et uafhængigt og tilstrækkeligt bemandet sekretariat, der, selv om det hører under OLAF, er uafhængigt og kun modtager instrukser fra Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalget er overbevist om, at sekretariatets uafhængighed nu sikres gennem forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (24).

71. Overvågningsudvalget har opstillet fire grundlæggende betingelser for sekretariatets uafhængighed: i) sekretariatslederen skal ansættes, vurderes og forfremmes på grundlag af beslutninger truffet af Overvågningsudvalget, ii) sekretariatslederen skal omklassificeres, så han bliver en del af den øverste ledelse, iii) sekretariatslederen skal ansætte, vurdere og forfremme sekretariatspersonalet, og iv) gennemførelsen af sekretariatets budget skal uddelegeres til sekretariatslederen. Overvågningsudvalget har indledt drøftelser med generaldirektøren for OLAF om gennemførelsen af dette nye lovkrav.

72. Udvalget bifalder også, at generaldirektøren igen har tildelt otte ansatte til sekretariatet — det samme antal som før omorganiseringen af OLAF i 2012.

Kontakt Overvågningsudvalget

Via sekretariatet:

Pr. brev J30 13/62 — Rue Joseph II, 30 — 1049 Bruxelles — Belgien Pr. telefon +32-22984022 Pr. e-mail OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Pr. fax +32-22959776 Websted http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).

(2) Artikel 15.

(3) Se bilag 5.

(4) Se bilag 3.

(5) Se bilag 4. Selv om denne udtalelse blev vedtaget i marts 2014, besluttede Overvågningsudvalget at vedlægge den som bilag til denne aktivitetsrapport, eftersom næsten alt arbejdet med udtalelsen blev udført i løbet af rapporteringsperioden.

(6) Overvågningsudvalget modtog 186 9-måneders rapporter i 2013.

(7) I Overvågningsudvalgets årlige aktivitetsrapport for 2012 blev der rapporteret om 21 sager, som OLAF havde fremsendt til Overvågningsudvalget i januar 2013, og i forbindelse med hvilke der skulle fremsendes oplysninger til nationale retsmyndigheder. Det samlede antal modtagne sager i 2013 var 77.

(8) OLAF fremsendte udtalelser om den endelige/foreløbige rapport og henstillinger i 72 ud af de 77 sager, der blev fremsendt til nationale retsmyndigheder i 2013.

(9) I sidstnævnte tilfælde blev afhøringen af den berørte person gennemført i henhold til reglerne i den tidligere OLAF-håndbog.

(10) Se bilag 2.

(11) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(12) Artikel 22a i vedtægten for tjenestemænd og artikel 11 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union.

(13) Efter høring af Kommissionens Juridiske Tjeneste — se generaldirektørens notat af 10. november 2008 til personalet i OLAF.

(14) EUT L 257 af 28.9.2013, s. 19.

(15) Se bilag 1.

(16) Se resumé i bilag 7.

(17) Se bilag 10.

(18) COM(2013) 533 final af 17.7.2013.

(19) Se bilag 6.

(20) Offentlig høring den 3. oktober 2013, »OLAF og de berørte personers rettigheder«.

(21) Se http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Se bilag 8.

(23) Se bilag 9.

(24) Betragtning 40.

BILAG 1. Udtalelse nr. 1/2013: OLAF's foreløbige budgetforslag for 2014 2. Udtalelse nr. 2/2013: Fastlæggelse af en intern klageprocedure i OLAF 3. Udtalelse nr. 1/2014: OLAF's prioriteter for undersøgelsespolitikken 4. Udtalelse nr. 2/2014: Udvælgelse af sager i OLAF 5. Overvågningsudvalgets bemærkninger om undersøgelsesprocedurer i OLAF 6. Dokument om styrkelse af processuelle garantier i OLAF 7. Overvågningsudvalgets henstillinger i 2012 8. Overvågningsudvalgets mission, beføjelser og målsætninger: Midtvejsstrategi 9. Adfærdskodeks for medlemmerne af Overvågningsudvalget og begrundelse vedrørende sikring af upartiskhed og risici for interessekonflikter i udøvelsen af overvågningsfunktionerne 10. Samarbejdsordninger med OLAF

BILAG 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

BILAG 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions o