Beretning

om regnskabet for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked for regnskabsåret 2001, med kontorets svar

(2002/C 326/12)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i overensstemmelse med artikel 137, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Kontorets præsident er i henhold til artikel 119, stk. 2, litra c), i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med kontorets finansielle bestemmelser, jf. artikel 138 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik kontorets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1.

6. Regnskabsårets disponible bevillinger beløb sig til 181,1 millioner euro, heraf 163,8 millioner for regnskabsåret 2001 og 17,3 millioner fremført fra det foregående regnskabsår. Oprindelig beløb regnskabsårets bevillinger sig til 184,2 millioner euro, men de blev nedsat med 3,1 millioner ved et tillægs- og ændringsbudget for at tage højde for den konjunkturafmatning, der fandt sted i andet kvartal, og som blev forværret efter begivenhederne den 11. september 2001.

7. Der blev indgået forpligtelser for 99,5 millioner euro af regnskabsårets bevillinger, som omfattede en reserve på 54 millioner euro; heraf blev der foretaget betalinger for 82,0 millioner euro, dvs. 82 % af de indgåede forpligtelser. De resterende bevillinger blev enten fremført (17,7 millioner euro) eller bortfaldt (64,1 millioner euro inklusive reserven på 54 millioner, som ikke blev udnyttet). Der var afsat 35,2 millioner euro i aktionsbevillinger (budgetafsnit III), og heraf blev der indgået forpligtelser for 34,0 millioner; der blev udbetalt 24,0 millioner, dvs. 71 %, og 10,3 millioner euro, eller 29 %, måtte fremføres til næste regnskabsår, mens det resterende beløb blev annulleret.

8. De bevillinger, der var blevet fremført fra det foregående regnskabsår, beløb sig til 17,3 millioner euro, hvoraf 8,7 millioner vedrører budgetafsnit III. 16,3 millioner euro af disse bevillinger blev udbetalt, heraf 8,6 millioner over budgetafsnit III, mens det resterende beløb blev annulleret.

Årsregnskab

9. Forvaltningsregnskabet og balancen, som kontoret offentliggjorde i sin årsberetning for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3. Kontoret har medregnet afskrivningerne af sine anlægsaktiver. Det har ligeledes hensat midler til dækning af omkostninger i forbindelse med varemærkeprocedurer.

10. Kontoret har aldrig foretaget en fysisk opgørelse over sine aktiver. Ved en fysisk kontrol konstaterede Retten, at nogle genstande ikke var mærkede, at andre var placeret forkert, og at nogle slet ikke kunne findes.

11. Kontoret bør følge Kommissionens regler for registrering af aktiver som anlægsaktiver. Som det er nu, foretages registreringen på den dato, hvor betalingsordren udstedes, og ikke på den dato, hvor risikoen for aktivet overgår til kontoret(3).

12. Artikel 9 i kontorets regler for inventarforvaltning bør ændres, så den stemmer overens med artikel 18 i Kommissionens forordning, hvori det er fastsat, at honorarer til arkitekter og sagkyndige skal indregnes i anskaffelsesomkostningerne.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

13. I august 2001 underskrev en af kontorets ansatte en række betalingsordrer(4), selv om vedkommende ikke havde fået fuldmagt til det. Disse betalingsordrer beløb sig til i alt ca. 100000 euro. Situationen opstod, fordi de ansvarlige anvisningsberettigede ikke var til stede. Kontoret bør sørge for, at en sådan situation ikke opstår igen.

14. Den liste over bemyndigede anvisningsberettigede, som forelå ved udgangen af november 2001, var sidst blevet ajourført den 18. juni samme år. Efter den dato havde flere ansatte fået fuldmagt, men listen var ikke blevet ændret. Det ville også være ønskeligt, at underskriftsprøverne blev kontrolleret regelmæssigt.

Køb af varer og tjenesteydelser

Anvendelse af rammekontrakter

15. IAlicante-regionen er der kun få tilbudsgivere, der er i stand til at dække kontorets behov. Det er vanskeligt at anvende interinstitutionelle rammekontrakter, enten fordi de indeholder klausuler, der begrænser deres anvendelse til Bruxelles og/eller Luxembourg, eller på grund af kontorets beliggenhed. Men kontoret bruger rammekontrakterne som reference, når det foretager sine indkøb.

Behovsvurdering

16. Indtil 2001 foretog kontoret sin behovsvurdering på grundlag af en antagelse om, at antallet af ansøgninger om registrering ville stige jævnt og konstant i betragtning af, at kontoret øgede sin produktivitet. Denne fremgangsmåde og i særdeleshed den tilgrundliggende antagelse bør videreudvikles, så man bedre kan tage hensyn til de forskellige faktorer, der ligger til grund for ansøgningerne om registrering, og dermed blive i stand til at foretage en mere nøjagtig vurdering af de fremtidige behov.

17. I 2001 undertegnede kontoret således en kontrakt af tre års varighed(5) til et beløb på 2869344 euro om leje af en ekstra bygning. En gennemgang af dossieret viser, at forhandlingerne blev overstået meget hurtigt. Det er svært at forstå, hvordan forhandlingerne kunne afvikles så hurtigt, eftersom de første tegn på en konjunkturafmatning allerede var synlige på det tidspunkt. Faktisk stod bygningen delvis tom i begyndelsen af 2002, og kontoret betalte både leje og vedligeholdelsesomkostninger.

18. Den konjunkturafmatning, som begyndte at vise sig i 2000 og slog rigtigt igennem i 2001, har gjort kontorets udsigter til vækst mere usikre, og det er derfor endnu mere nødvendigt, at det rationaliserer sin indkøbspolitik og gør en reel indsats for at vurdere sine behov og forbedre sin planlægning.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 17. oktober 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 11 af 14.1.1994.

(2) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 er regnskabet over samtlige Kontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2001, dateret den 11. marts 2002, sendt til Kontorets bestyrelse, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 28. marts 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Artikel 17 i Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(4) Der blev fundet mere end ti tilfælde.

(5) Fra 1. juni 2001.

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Kontorets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i kontorets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Kontorets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i kontorets eget regnskab.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Kontorets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i kontorets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kontorets svar

Årsregnskab

10. Harmoniseringskontorets opgørelse over den faktiske beholdning omfatter ikke-edb-udstyr og edb-udstyr. Sidstnævnte udstyr kontrolleres regelmæssigt. Situationen med hensyn til opgørelsen over beholdningen af ikke-edb-udstyr skyldes spredningen af Harmoniseringskontorets lokaler, mangler i edb-systemet og problemer med personalets stabilitet. I 2002 blev der indledt en revision af opgørelsen over beholdningen af ikke-edb-udstyr. Denne proces afsluttes i begyndelsen af 2003, og det er planlagt at få den godkendt af en specialiseret virksomhed. Endvidere er Harmoniseringskontoret i færd med at undersøge indkøbet af et edb-system til forvaltning af kontorets aktiver, så Harmoniseringskontoret i 2003 kan råde over et værktøj til forvaltning af udstyret i hele dets livscyklus fra erhvervelsen til udskiftningen af dette. I forlængelse af reorganiseringen af Harmoniseringskontoret er der blevet oprettet en enkelt centraliseret sektion, som har ansvaret for forvaltningen af beholdningen af logistikudstyr og edb-udstyr.

11. Det nævnte edb-værktøj vil give Harmoniseringskontoret mulighed for at tilnærme sig gældende praksis i Kommissionen.

12. Bestemmelserne om opgørelserne over beholdningen vil blive revideret i 2003 efter tilpasningen af Harmoniseringskontorets finansforordning til rammefinansforordningen for de decentrale organer.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

13. Den situation, som Retten beskriver, er usædvanlig, da alle de anvisningsberettigede var fraværende på grund af ferie. Det var under disse betingelser, at den tilstedeværende tjenestemand i den højeste lønklasse underskrev en række betalingsordrer med mundtlig bemyndigelse fra præsidenten for Harmoniseringskontoret. For at undgå denne situation har Harmoniseringskontoret revideret sit system for udstedelse af fuldmagt.

14. Harmoniseringskontoret er begyndt at sikre en bedre formalisering af bemyndigelsen af anvisningsberettigede (herunder underskriftsprøver). Denne opgave vil blive afsluttet i løbet af fjerde kvartal af 2002.

Behovsvurdering

16. Den kraftige stigning i varemærkeansøgningerne i de foregående år gjorde det ofte nødvendigt for Harmoniseringskontoret at tilpasse sine årlige budgetter af hensyn til den fornødne forsigtighed, og dette ansporede Harmoniseringskontoret til at forbedre sin produktivitet.

Harmoniseringskontoret er i færd med at analysere resultaterne af en undersøgelse af proceduren for registrering af varemærker, som omhandler kundernes tilfredshed og de faktorer, der indvirker på varemærkeansøgninger. I slutningen af 2001 iværksatte Harmoniseringskontoret endvidere en undersøgelse med henblik på opstilling af en prognose over det mulige antal ansøgninger om registrering af design i 2003. Desuden er der indledt et samarbejde med de nationale myndigheder, så man bedre kan følge udviklingen i varemærkeansøgningerne og derved opnå et bedre overslag over det mulige antal.

17. Overslaget i begyndelsen af 2001 over lokalebehovet på mellemlang sigt og manglen på kontorbygninger i Alicante fik Harmoniseringskontoret til i foråret 2001 at gribe muligheden for at leje en ekstra bygning, bl.a. som erstatning for uegnede lokaler, der husede ca. 70 ansatte. Kontrakten blev forhandlet færdig i juni samme år (med en vis hurtighed på grund af den tidsfrist, der var nødvendig for at kunne tilpasse lokalerne). Sideløbende begyndte strømmen af varemærkeansøgninger at blive aftagende i første kvartal af 2001, og denne dalende tendens er efterfølgende blevet forstærket. Det er muligt at opgive lejemålet, da der i kontrakten er indsat en bestemmelse om ophævelse før tiden.

To ud af i alt fire etager i den ekstra bygning har siden slutningen af 2001 været optaget af personale som følge af opgivelsen af de uegnede lokaler, der er nævnt ovenfor. Alle etager er nu optaget af personalet fra administrationsafdelingen for varemærker og design, som blev oprettet i december 2001.

18. I lyset af de usikkerhedsmomenter og vanskeligheder, der er forbundet med et forhåndsoverslag over Harmoniseringskontorets aktiviteter, er kontoret begyndt at undersøge, hvilke mulige foranstaltninger der kan iværksættes for nemmere at tilpasse sig udsvingene i disse.