Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2001, med instituttets svar

(2002/C 326/08)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75(1), som ændret ved artikel 1, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93(2).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Instituttets bestyrelse er i henhold til artikel 18 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76(3), som ændret ved artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93(4) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet(5) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, der gælder for instituttet, jf. artikel 65-68 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76, som ændret ved artikel 1, stk. 52-55, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik instituttets regnskaber og udførte i forbindelse hermed det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for at afgive nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(6).

6. Regnskabsårets disponible bevillinger(7) beløb sig til 18,9 millioner euro, heraf 15,3 millioner euro til regnskabsåret 2001 og 3,5 millioner euro fremført fra det foregående regnskabsår.

7. Der blev indgået forpligtelser for 15,2 millioner euro af regnskabsårets bevillinger, heraf blev 11,6 millioner euro udbetalt. De resterende bevillinger blev enten fremført (3,5 millioner euro) eller bortfaldt (0,2 millioner euro). Der var afsat 6,4 millioner euro i aktionsbevillinger (budgetafsnit III), heraf blev der indgået forpligtelser for 6,3 millioner; der blev udbetalt 3,1 million, 3,1 million måtte fremføres til det efterfølgende regnskabsår, og det resterende beløb blev annulleret. Fremførselsprocenten for aktionsbevillingerne er fortsat meget høj, og det viser, at instituttet skal planlægge sine aktiviteter bedre og sørge for, at planlægningen overholdes. Instituttet bør gøre sit yderste for at mindske omfanget af fremførte bevillinger, så princippet om etårighed bedre kan overholdes.

8. De bevillinger, der var blevet fremført fra det foregående regnskabsår, beløb sig til 3,5 millioner euro, heraf vedrører 3,2 millioner budgetafsnit III. 3,4 millioner euro af disse bevillinger blev udbetalt, heraf 3,1 million til dækning af udgifter under budgetafsnit III; det resterende beløb blev annulleret.

Årsregnskab

9. Forvaltningsregnskabet og balancen, som instituttet offentliggjorde i sin årsberetning for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3. Opstillingen af regnskabet i instituttets årsberetning for 2001 overholder ikke de forskriftsmæssige krav(8). Selv om disse problemer ikke indvirker på regnskabets rigtighed, bør instituttet igen gå over til at følge sædvanlig praksis.

10. Instituttet foretager ikke afskrivning på sine anlægsaktiver. Afskrivningerne bør medtages ved værdiansættelsen af de anlægsaktiver, der er opført på balancen, og instituttet bør følge forskrifterne vedrørende inventar i Kommissionens forordning(9). Instituttet bør forbedre sin inventarforvaltning og udvikle et system til identifikation af løsøre og fastlægge de involverede afdelingers respektive ansvar.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

11. Retten har gennemgået en stikprøve på 34 beløb, som instituttet havde opkrævet eller skulle opkræve for regnskabsåret 2001. Disse betalinger var bogført i 2001, og indtægtsordrerne blev udstedt i februar og marts 2002. Finansinspektøren havde kun godkendt 10 af dem, og otte, herunder en på 1231286 euro, var endnu ikke afviklet pr. 31. januar 2002, hvilket ikke er i overensstemmelse med artikel 5 i instituttets finansielle bestemmelser.

12. I flere tilfælde, bl.a. i forbindelse med et bilkøb, har en og samme person kunnet påtegne forpligtelserne og betalingerne elektronisk i stedet for henholdsvis administratoren, den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren. Noget sådant burde slet ikke kunne forekomme, da det er uforeneligt med princippet om funktionsadskillelse.

13. I november 1997 indgik instituttet en kontrakt med et rejsebureau i en forsøgsperiode på et år. Indtil nu er kontrakten stiltiende blevet videreført. Det ville være ønskeligt, om der blev udført en markedsundersøgelse for eventuelt at opnå gunstigere betingelser.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 13.

(3) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 16.

(4) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 26.

(5) I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75, som ændret ved forordning (EØF) nr. 1947/93, er regnskabet over alle instituttets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2001, dateret den 26. marts 2002, sendt til instituttets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 8. april 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de anvendte data. Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige ganske lidt fra totalen. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(7) Ikke-opdelte bevillinger.

(8) I instituttets årsregnskab for 2001, der indgik som led i dets årsberetning, er den negative saldo fra 2000 (1210000 euro) modregnet uden for forvaltningsregnskabet. Endvidere er beløbet på instituttets offentliggjorte balance ansat 26047 euro for lavt, da et lønforskud og en række indtægtsordrer ikke er regnet med.

(9) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i instituttets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i instituttets eget regnskab (jf. punkt 9).

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i instituttets eget regnskab (jf. punkt 9).

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

7. Generelt set udføres kontrollen på en omfattende og effektiv måde. Med den seneste introduktion af det it-baserede kontrolsystem vil det imidlertid være muligt at sikre en reduktion af mængden af fremførsler.

For så vidt angår mængden af fremførsler, bør det bemærkes:

- Instituttets driftsmæssige aktiviteter er i det væsentligste af innovativ/sonderende art og har ikke karakter af gentagelser. Dette nødvendiggør relativt komplekse og tidskrævende procedurer med henblik på en grundig forberedelse før påbegyndelse af kontraktmæssig forskning. Disse procedurer udgør en væsentlig faktor i forløbet af projekterne, som almindeligvis strækker sig over to år.

- Mængden af fremførsler under afsnit III er påvirket af forholdet mellem instituttets årlige budgetcyklus og dets driftscyklus (som indeholder udformning og iværksættelse af programmer, udformning af projektskitser, udbud samt detaljeret udformning og gennemførelse af projekter).

Især i de tilfælde, hvor kontrakter har karakter af gentagelser, er der imidlertid, når det har været muligt, taget skridt til at fremskynde kontraktprocedurerne. Denne foranstaltning vil lette en reduktion i mængden af fremførsler.

9. Instituttet vil tage Revisionsrettens bemærkning til efterretning og handle på behørig vis i fremtiden.

10. Instituttet har iværksat foranstaltninger, der skal sørge for en tilpasning af procedurerne vedrørende inventarforvaltning, således at disse er i overensstemmelse med Kommissionens reviderede procedurer, som anført i Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000, der foreskriver afskrivninger på anlægsaktiver. Ansvaret vil blive fastlagt de respektive afdelinger.

11. Rettens bemærkning accepteres. De nævnte indtægtsordrer er fejlagtigt blevet returneret til Retten af finansinspektøren uden den behørige påtegning. Finansinspektøren blev gjort opmærksom på dette og rettede efterfølgende denne fejl.

12. For at muliggøre en hurtig overførsel af data fra instituttets gamle regnskabssystem til SI2-systemet, blev der på introduktionstidspunktet for dette besluttet at give "super-bruger-rettigheder" i forbindelse med indkøringen for en begrænset periode. Dette er standardpraksis ved introduktion af et nyt system. Al den omtalte dokumentation er allerede blevet underkastet de relevante myndigheders godkendelse, inklusive finansinspektørens godkendelse.

13. Den gældende kontrakt for rejsebureauvirksomhed kan forlænges på årlig basis og har indtil videre været i kraft i fem år. Instituttet har allerede taget skridt i retning af en udbudsprocedure og introduktion af en ny kontrakt.