Forslag til RÅDETS OG KOMMISSIONENS AFGØRELSE om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions og Det Europæiske Atomenergifællesskabs vegne i det associeringsråd, der er oprettet ved associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side, i forbindelse med vedtagelsen af associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden, nedsættelsen af to underudvalg og uddelegeringen af visse af associeringsrådets beføjelser til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning /* COM/2014/0698 final - 2014/0331 (NLE) */





BEGRUNDELSE 1. BAGGRUND FOR FORSLAGET Vedlagte forslag til retsakt udgør det retlige grundlag for den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions og Det Europæiske Atomenergifællesskabs vegne i det associeringsråd, der er nedsat ved associeringsaftalen ("aftalen") mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side, i forbindelse med vedtagelsen af associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden, nedsættelsen af to underudvalg og uddelegeringen af visse af associeringsrådets beføjelser til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning. Forhandlingerne om denne brede og ambitiøse aftale mellem EU og Ukraine startede i marts 2007. I februar 2008, efter afgørelsen om Ukraines tiltrædelse af WTO, gik EU og Ukraine i gang med at forhandle om en vidtgående og bred frihandelsaftale (DCFTA) som en central del af associeringsaftalen. Associeringsaftalen er den mest vidtspændende aftale af denne slags, som EU nogensinde har ført forhandlinger om, især med hensyn til handel og økonomisk integration, idet den går langt videre end en simpel åbning af markedet. Formålet er at fremskynde udbygningen af de politiske og økonomiske forbindelser mellem Ukraine og EU samt at fremme Ukraines gradvise økonomiske integration i EU's indre marked på udvalgte områder, navnlig gennem oprettelse af en vidtgående og bred frihandelsaftale. Den 23. juni 2014 vedtog Rådet en afgørelse[1] om undertegnelse på Den Europæiske Unions og Det Europæiske Atomenergifællesskabs og deres medlemsstaters vegne og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i de resterende kapitler i associeringsaftalen, herunder om et vidtgående og bredt frihandelsområde (DCFTA), mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side. Aftalens politiske kapitler var allerede blevet undertegnet den 21. marts 2014[2]. Efterfølgende blev aftalen undertegnet i Bruxelles fredag den 27. juni 2014 i tilknytning til Det Europæiske Råd. Ukraine ratificerede aftalen i september og udvekslede i den anledning meddelelser med EU inden for den samme måned, hvilket betyder, at den midlertidige anvendelse kan starte fra den 1. november 2014. Efter konsultationer med Ukraine og i betragtning af de overordnede bestræbelser på at gennemføre fredsprocessen i Ukraine var der enighed om at udsætte den midlertidige anvendelse af de handelsrelaterede bestemmelser i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side ("associeringsaftalen") (afsnit IV) indtil den 31. december 2015 og samtidig forsat anvende Unionens autonome handelsforanstaltninger til fordel for Ukraine. Den midlertidige anvendelse af de relevante bestemmelser i afsnit III, IV, V, VI og VII og de tilhørende bilag og protokoller i associeringsaftalen vil derfor ske etapevis. For så vidt angår afsnit III, V, VI og VII og de tilhørende bilag og protokoller blev den i artikel 486 omhandlede meddelelse givet i slutningen af september sammen med den meddelelse af bestemmelser, der er omhandlet i artikel 4 i Rådets afgørelse 2014/295/EU. Med hensyn til afsnit IV og de tilhørende bilag og protokoller blev meddelelsen givet, således at den kan anvendes midlertidigt fra den 1. januar 2016 efter en yderligere meddelelse, jf. associeringsaftalens artikel 486. Med den midlertidige anvendelse ønsker man at opretholde et afbalanceret forhold mellem gensidige økonomiske interesser og fælles værdier og at tage højde for EU's og Ukraines fælles vilje til at påbegynde gennemførelse og håndhævelse af de pågældende dele af aftalen for at fremskynde reformernes virkning på sektorspecifikke områder inden indgåelsen af aftalen. 2. RESULTATER AF FORHANDLINGERNE Afsnit VII i aftalen med Ukraine fastlægger de institutionelle rammer, der er en forudsætning for, at aftalen gennemføres og fungerer korrekt. Ifølge aftalen nedsættes et associeringsråd (artikel 461, stk. 1) på ministerielt niveau, som skal føre tilsyn med og overvåge aftalens anvendelse og gennemførelse. Der nedsættes også et associeringsudvalg (aftalens artikel 464, stk. 1), som skal forberede associeringsrådets møder og forhandlinger, gennemføre associeringsrådets afgørelser, hvor dette er nødvendigt, og i almindelighed sørge for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen fungerer korrekt. Både associeringsrådet og associeringsudvalget kan beslutte at nedsætte særlige underudvalg eller organer til at bistå dem i varetagelsen af deres respektive opgaver, og de fastlægger sådanne udvalgs eller organers sammensætning og virke. Endvidere har associeringsrådet beføjelse til at ændre eller ajourføre aftalens bilag (aftalens artikel 463, stk. 3). Det kan uddelegere alle sine beføjelser til associeringsudvalget, herunder beføjelsen til at træffe bindende afgørelser (aftalens artikel 465, stk. 2). Associeringsudvalget mødes i en særlig sammensætning for at behandle alle spørgsmål i forbindelse med aftalens afsnit IV "Handel og handelsrelaterede anliggender" (aftalens artikel 465, stk. 4). Ifølge DCFTA-delen af aftalen nedsættes der særlige underudvalg for sundheds- og plantesundhedsforanstaltninger, told, geografiske betegnelser samt handel og bæredygtig udvikling, som skal bistå associeringsudvalget i dets arbejde. Der oprettes også fora for samarbejde på civilsamfunds- og parlamentsplan. Med henblik på at sikre en gnidningsløs og rettidig gennemførelse af aftalens DCFTA-del, især hvad angår ajourføring eller ændring af flere handelsrelaterede bilag til aftalen, foreslås det, at associeringsrådet uddelegerer sådanne beføjelser til associeringsudvalget i dets handelssammensætning. En sådan uddelegering vil sikre, at der er den fornødne sammenhæng mellem dette udvalgs tekniske drøftelser om gennemførelsen af handelsrelaterede forpligtelser, herunder dem, der vedrører Ukraines tilnærmelse til EU-retten, og de rette betingelser for en rettidig opfølgning på drøftelserne. Med henblik på at fuldende den institutionelle ramme og muliggøre drøftelser på ekspertplan om centrale områder, som falder ind under aftalens midlertidige anvendelse, foreslås det, at der nedsættes to underudvalg med følgende ansvarsområder: 1) Underudvalget vedrørende retlige anliggender, frihed og sikkerhed 2) Underudvalget vedrørende økonomisk og andet sektorbestemt samarbejde Formålet med underudvalgene er at fokusere på de emner, hvor der forventes konkrete resultater snarere end nødvendigvis at dække samme dagsorden år efter år. Der kan senere nedsættes yderligere underudvalg efter aftale mellem parterne. Associeringsaftalen indeholder endvidere bestemmelser om en lang række forskellige former for sektorsamarbejde, med fokus på støtte til vigtige reformer, økonomisk genopretning og vækst, god regeringsførelse og sektorsamarbejde på 28 områder som f.eks. retlige anliggender, energi, transport, statistik, miljøbeskyttelse og miljøfremme, industripolitik og små og mellemstore virksomheder, landbrug og udvikling af landdistrikter, social- og arbejdsmarkedspolitik, retlige anliggender, samarbejde i civilsamfundet, forbrugerpolitik, reform af den offentlige forvaltning, uddannelse, erhvervsuddannelse og ungdomsanliggender samt kultur. På alle disse områder tager det øgede samarbejde udgangspunkt i de eksisterende rammer, bilaterale som multilaterale, og tilsigter en mere systematisk dialog og udveksling af oplysninger og god praksis. Med henblik på kapitlerne om sektorspecifikt samarbejde er der, hvor det er relevant, i bilagene til aftalen fastsat et omfattende program for gradvis tilnærmelse til den gældende EU-ret. En række specifikke tidsplaner for Ukraines tilnærmelse til og anvendelse af udvalgte dele af den gældende EU-ret vil være i centrum for det løbende samarbejde og for Ukraines interne reformer og moderniseringsdagsorden. De "regelmæssige dialoger", som der hyppigt henvises til i aftalen, kan dække alle ovennævnte politikområder. Andet underudvalg kan således mødes i forskellige sammensætninger alt efter behov. Dette forslag bygger på erfaringer fra partnerskabs- og samarbejdsaftalen med Ukraine og har til formål at strømline den måde, underudvalg nedsat ifølge aftalen fungerer på. Både EU og Ukraine har givet tilsagn om en hurtig og effektiv gennemførelse af aftalen. Formålet med dette forslag er derfor at sikre, at den institutionelle ramme for aftalen bliver operationel hurtigst muligt. Derfor er det vigtigt at få vedtaget forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og underudvalgene, således at de kan komme i gang. Det er hensigten at indkalde til associeringsrådets første møde med Ukraine hurtigst muligt, efter at den midlertidige anvendelse er påbegyndt, ideelt set inden årets udgang. 3. JURIDISKE ASPEKTER AF FORSLAGET Retsgrundlaget for at fastlægge den holdning der skal indtages på Unionens vegne i det associeringsråd, der er nedsat i medfør af associeringsaftalen mellem EU og Ukraine, findes i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), særlig artikel 218, stk. 9. Hvad angår Euratom findes retsgrundlaget for den holdning, der skal indtages i det associeringsråd, der er nedsat ved associeringsaftalen mellem EU og Ukraine, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 101. I lyset af ovenstående forhandlingsresultater foreslår Europa-Kommissionen på grundlag af artikel 218, stk. 9, i TEUF, og artikel 101 i Euratomtraktaten, at Rådet vedtager afgørelsen om den holdning, Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab skal indtage på første møde i Associeringsrådet EU-Ukraine med hensyn til: - associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden – nedsættelsen af to underudvalg samt – uddelegeringen af visse af associeringsrådets beføjelser til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning. Forslag til RÅDETS OG KOMMISSIONENS AFGØRELSE om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions og Det Europæiske Atomenergifællesskabs vegne i det associeringsråd, der er oprettet ved associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side, i forbindelse med vedtagelsen af associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden, nedsættelsen af to underudvalg og uddelegeringen af visse af associeringsrådets beføjelser til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR — under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 218, stk. 9, under henvisning til forslag fra Kommissionen, og ud fra følgende betragtninger: (1) Ifølge artikel 486 i associeringsaftalen ("aftalen") mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side kan dele af aftalen anvendes midlertidigt. (2) Ifølge artikel 4 i Rådets afgørelse af 17. marts 2014[3] og af 23. juni 2014[4] om undertegnelse og midlertidig anvendelse af aftalen anvendes visse af aftalens bestemmelser midlertidigt. (3) Ifølge aftalens artikel 462, stk. 2, fastsætter associeringsrådet selv sin forretningsorden. (4) Ifølge aftalens artikel 464, stk. 1, bistås associeringsrådet af et associeringsudvalg i udøvelsen af sit hverv, og ifølge artikel 465, stk. 1, fastlægger associeringsrådet i sin forretningsorden, hvilke opgaver associeringsudvalget skal tillægges, og hvordan det skal fungere. (5) Ifølge aftalens artikel 462, stk. 3, varetages associeringsrådets formandskab på skift af en repræsentant for Unionen og af en repræsentant for Ukraine. (6) Hvis det er nødvendigt for aftalens gennemførelse, kan associeringsrådet ifølge artikel 466, stk. 2, beslutte at oprette særlige udvalg eller organer på specifikke områder, som kan bistå det i udførelsen af dets opgaver. (7) Associeringsrådet er ansvarligt for at føre tilsyn med og overvåge anvendelsen og gennemførelsen af aftalen. Associeringsrådet kan uddelegere alle sine beføjelser til associeringsudvalget, herunder beføjelsen til at træffe bindende afgørelser. Associeringsrådet bør til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 465, stk. 4, uddelegere beføjelsen til at ajourføre eller ændre de bilag til aftalen, der vedrører kapitel 1 (bilag I-C og I-D), kapitel 3, 5, 6 og 8 i afsnit IV (Handel og handelsanliggender), jf. aftalens artikel 463, stk. 3, og artikel 465, stk. 2, i det omfang, der ikke i disse kapitler er specifikke bestemmelser vedrørende ajourføring eller ændring af bilagene til aftalen. (8) For at sikre aftalens effektive gennemførelse bør forretningsordenen vedtages hurtigst muligt, herunder ved skriftlig procedure — VEDTAGET DENNE AFGØRELSE: Artikel 1 1. Den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions og Det Europæiske Atomenergifællesskabs vegne i det associeringsråd, der er oprettet ved artikel 464 i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side, fastlægges hermed med hensyn til: – vedtagelsen af associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden – nedsættelsen af to underudvalg og vedtagelsen af deres forretningsorden samt – uddelegeringen af visse af associeringsrådets beføjelser til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning på de vilkår, der er fastsat i udkastene til associeringsrådets afgørelser, der er knyttet som bilag til denne afgørelse. 2. Unionens repræsentanter i associeringsrådet kan tiltræde mindre tekniske ændringer af udkastene til afgørelser, uden at der kræves yderligere afgørelser i Rådet. Artikel 2 Associeringsrådet ledes for Unionens vedkommende af Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik. Artikel 3 Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen. Udfærdiget i Bruxelles, den På Rådets vegne På Kommissionens vegne Formand Formand [1] EUT L 278 af 15.9.2014, s. 1-8. [2] EUT L 161 af 29.5.2014, s.1. [3] EUT L 161 af 29.5.2014, s. 1. [4] EUT L 278 af 15.9.2014, s. 1-8. BILAG 1 AFGØRELSE NR. 1/2014 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE af ... 2014 om vedtagelse af associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE HAR — under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 462, og ud fra følgende betragtninger: (1) I overensstemmelse med aftalens artikel 486 anvendes dele af den midlertidigt fra den 1. november 2014. (2) Ifølge aftalens artikel 462, stk. 2, fastsætter associeringsrådet selv sin forretningsorden. (3) Ifølge aftalens artikel 464, stk. 1, bistås associeringsrådet af et associeringsudvalg i udøvelsen af sit hverv, og ifølge artikel 465, stk. 1, fastlægger associeringsrådet i sin forretningsorden, hvilke opgaver associeringsudvalget skal tillægges, og hvordan det skal fungere — BESTEMT FØLGENDE: Eneste artikel Associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsorden, som findes i henholdsvis tillæg A og B, vedtages hermed. Udfærdiget i ..., den … || På associeringsrådets vegne Formand TILLÆG A Forretningsorden for Associeringsrådet EU-Ukraine Artikel 1 Almindelige bestemmelser 1. Associeringsrådet, der er oprettet i henhold til artikel 461, stk. 1, i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side, i det følgende benævnt "aftalen", udfører sine opgaver som fastsat i aftalens artikel 461 og 463 og tager ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen samt alle andre bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse. 2. Parterne afholder regelmæssige politiske dialogmøder på topplan, jf. aftalens artikel 5, stk. 1. 2. Ifølge aftalens artikel 5, stk. 2, finder den politiske dialog på ministerplan sted i associeringsrådet, jf. artikel 460 i denne aftale, og på regelmæssige møder, der efter aftale afholdes mellem repræsentanter for parterne på udenrigsministerplan. 3. Associeringsrådet består af medlemmer af Rådet for Den Europæiske Union og medlemmer af Europa-Kommissionen på den ene side og af medlemmer af den ukrainske regering på den anden side, jf. aftalens artikel 462, stk. 1. Ved sammensætningen af associeringsrådet skal der tages hensyn til de særlige emner, der skal drøftes på et givent møde. Associeringsrådet træder sammen på ministerplan. 4. Med henblik på at opfylde målene i aftalen har associeringsrådet beføjelse til at træffe afgørelser, der er bindende for parterne, jf. aftalens artikel 463, stk. 1. Associeringsrådet træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre gennemførelsen af sine afgørelser, herunder ved eventuelt at give særlige organer, der er nedsat i medfør af aftalen, beføjelse til at handle på dets vegne. Associeringsrådet kan også fremsætte henstillinger. Det vedtager sine afgørelser og henstillinger efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Associeringsrådet kan uddelegere sine beføjelser til associeringsudvalget. 5. Parterne i denne forretningsorden er defineret i aftalens artikel 482. Artikel 2 Formandskab Parterne varetager på skift formandskabet for associeringsrådet i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. Artikel 3 Møder 1. Associeringsrådet træder sammen mindst én gang om året og efter behov efter fælles aftale. Associeringsrådets møder afholdes på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger, medmindre parterne bestemmer andet. 2. Associeringsrådets møder afholdes på en af parterne aftalt dato. 3. Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med associeringsrådets formand til møderne i associeringsrådet senest 30 dage før mødet afholdes. Artikel 4 Repræsentation 1. Medlemmer af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Medlemmer, der ønsker at stille en stedfortræder, meddeler forud for det pågældende møde skriftligt formanden stedfortræderens navn. 2. Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder. Artikel 5 Delegationer 1. Medlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd. Inden hvert møde underrettes formanden gennem sekretariatet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer. 2. Associeringsrådet kan efter aftale mellem parterne invitere repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne som observatører eller for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne aftaler, på hvilke betingelser disse observatører kan deltage i møderne. Artikel 6 Sekretariat En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en ukrainsk embedsmand fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet. Artikel 7 Korrespondance 1. Korrespondance stilet til associeringsrådet sendes til Unionens sekretær eller Ukraines sekretær, som så underretter den anden sekretær. 2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen viderebringes til formanden og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. 3. Korrespondancen sendes, hvor det er relevant, til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer ved Den Europæiske Union og til Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union samt Ukraines mission ved Den Europæiske Union. 4. Meddelelser fra associeringsrådets formand sendes af de to sekretærer til adressaterne på vegne af associeringsrådets formand. Sådanne meddelelser rundsendes om nødvendigt til medlemmerne af associeringsrådet, jf. stk. 3. Artikel 8 Fortrolighed Møderne i associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet. Når en part indgiver oplysninger til associeringsrådet, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt. Artikel 9 Dagsorden for møderne 1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 kalenderdage inden mødet. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som formanden er blevet anmodet om at optage på dagsordenen senest 21 kalenderdage før mødet. Sådanne punkter optages ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante støttedokumenter er blevet fremsendt til sekretærerne inden dagsordenens udsendelse. 2. Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom. 3. Formanden kan efter høring af parterne afkorte de i stk. 1 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Artikel 10 Protokol 1. De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde. 2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om: a) dokumenter, der er forelagt associeringsrådet b) erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen samt c) emner, som er godkendt af parterne, f.eks. vedtagne afgørelser og erklæringer samt konklusioner. 3. Udkastet til protokol forelægges associeringsrådet til godkendelse. Associeringsrådet godkender protokollen på sit næste møde. Udkastet til protokol kan alternativt godkendes skriftligt. Artikel 11 Afgørelser og henstillinger 1. Associeringsrådet vedtager sine afgørelser og fremsætter henstillinger efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. 2. Associeringsrådet kan også vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå fremsender associeringsrådets formand teksten til forslaget til rådets medlemmer, jf. artikel 7, med en frist på mindst 21 kalenderdage for medlemmerne til at fremsende eventuelle forbehold eller ændringsforslag. Formanden kan efter høring af parterne afkorte nævnte frist for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en bestemt sag. 3. Associeringsrådets retsakter betegnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling", jf. aftalens artikel 463, stk. 1, efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer. Afgørelserne og henstillingerne sendes til hver af de adressater, der er anført i artikel 7. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende. 4. En afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen. Artikel 12 Sprog 1. Associeringsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog. 2. Associeringsrådet baserer normalt sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog, medmindre der træffes afgørelse om andet. Artikel 13 Udgifter 1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. 2. Udgifter til tolkning på møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Den Europæiske Union. Såfremt Ukraine ønsker tolkning eller oversættelse til eller fra andre sprog end dem, der er nævnt i artikel 12, afholdes udgifterne hertil af Ukraine. , 3. Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne. Artikel 14 Associeringsudvalg 1. I overensstemmelse med aftalens artikel 464, stk. 1, bistås associeringsrådet i udøvelsen af sit hverv af associeringsudvalget. Associeringsudvalget består af repræsentanter for parterne, i princippet på højt embedsmandsplan. 2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger om nødvendigt gennemførelsen af associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af associeringsrådet, eller som opstår i forbindelse med aftalens gennemførelse. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal godkendes i associeringsrådet. I overensstemmelse med aftalens artikel 465, stk. 2, kan associeringsrådet give associeringsudvalget beføjelse til at træffe afgørelser på dets vegne. 3. Associeringsudvalget træffer afgørelser og fremsætter henstillinger i overensstemmelse med de beføjelser, det har ifølge aftalen. 4. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne ved fælles overenskomst beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget, medmindre andet er fastsat i aftalen. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis begge parter er enige herom. Artikel 15 Ændring af forretningsordenen Denne forretningsorden kan ændres i overensstemmelse med artikel 11. TILLÆG B Forretningsorden for Associeringsudvalget EU-Ukraine og underudvalg Artikel 1 Almindelige bestemmelser 1. Associeringsudvalget, som nedsættes i overensstemmelse med artikel 464, stk. 1, i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side, og Ukraine på den anden side, i det følgende benævnt "aftalen", bistår associeringsrådet i udøvelsen af dets hverv og funktioner og udfører de opgaver, der er anført i aftalen, og som det pålægges af associeringsrådet. Associeringsrådet fastlægger i sin forretningsorden, hvilke opgaver associeringsudvalget skal tillægges, og hvordan det skal fungere, jf. artikel 465, stk. 1. 2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at associeringsaftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af associeringsrådet, eller som opstår i forbindelse med den løbende gennemførelse af associeringsaftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages i associeringsrådet. 3. I henhold til aftalens artikel 464, stk. 2, består associeringsudvalget af repræsentanter for parterne, i princippet på højtstående embedsmandsplan, som har beføjelser inden for de særlige områder, der skal behandles på et givent møde. 4. I henhold til aftalens artikel 465, stk. 4, skal associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, når det udfører de opgaver, det tillægges i henhold til aftalens afsnit IV, bestå af højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen og Ukraine med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender. En repræsentant for Europa-Kommissionen eller Ukraine med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender fungerer som formand, jf. artikel 2. En repræsentant for EU-Udenrigstjenesten deltager ligeledes i møderne. 5. Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning har som anført i aftalens artikel 465, stk. 3, beføjelse til at træffe afgørelser i de tilfælde, der er fastsat i aftalen, og på de områder, hvor associeringsrådet har uddelegeret beføjelserne til det. Disse afgørelser er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger med henblik på at gennemføre dem. Associeringsudvalget træffer sine afgørelser efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. 6. Parterne i denne forretningsorden er defineret i aftalens artikel 482. Artikel 2 Formandskab Parterne varetager på skift formandskabet for associeringsudvalget i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. Artikel 3 Møder 1. Associeringsudvalget mødes regelmæssigt og mindst én gang om året, medmindre partnerne bestemmer andet. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes ekstraordinære møder i associeringsudvalget, hvis parterne er enige herom. 2. Formanden indkalder til møderne i associeringsudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som er aftalt mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af associeringsudvalgets sekretariat senest 28 kalenderdage før mødets start, medmindre parterne bestemmer andet. 3. Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning mødes mindst én gang om året, og når omstændighederne kræver det. Ved hjælp af midler, der er fastlagt af parterne, indkalder formanden for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning til møderne, der afholdes på en dato og et sted, som parterne er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af sekretariatet for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning senest 15 kalenderdage før mødets start, medmindre parterne bestemmer andet. 4. Der vil så vidt muligt blive indkaldt til de ordinære møder i associeringsudvalget i god tid før det ordinære møde i associeringsrådet. 5. Hvis parterne er enige, kan møderne i associeringsudvalget undtagelsesvist afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. videokonference. Artikel 4 Delegationer Inden hvert møde underrettes parterne gennem sekretariatet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer. Artikel 5 Sekretariat 1. En embedsmand fra henholdsvis Unionen og Ukraine fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget, og medmindre andet fastsættes i denne forretningsorden, udfører de sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje. 2. En embedsmand fra henholdsvis Europa-Kommissionen og Ukraine med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning. Artikel 6 Korrespondance 1. Korrespondance stilet til associeringsudvalget sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær. 2. Sekretariatet sørger for, at al korrespondance stilet til associeringsudvalget videresendes til udvalgets formand og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 7. 3. Korrespondance fra associeringsrådets formand sendes af sekretariatet til adressaterne på vegne af associeringsudvalgets formand. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, jf. artikel 7. Artikel 7 Dokumenter 1. Dokumenter rundsendes gennem sekretærerne. 2. Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Sekretæren videresender dokumenterne til den anden parts sekretær. 3. Unionens sekretær rundsender dokumenterne til de ansvarlige repræsentanter for Unionen og sætter systematisk Ukraines sekretær i kopi ved sådan korrespondance. 4. Ukraines sekretær rundsender dokumenterne til de ansvarlige repræsentanter for Ukraine og sætter systematisk Unionens sekretær i kopi ved sådan korrespondance. Artikel 8 Fortrolighed Møderne i associeringsudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne træffer anden afgørelse. Når en part indgiver oplysninger til associeringsudvalget, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt. Artikel 9 Dagsorden for møderne 1. Associeringsudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som associeringsudvalgets sekretariat senest 21 kalenderdage før mødet af en part er blevet anmodet om at optage på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter. 2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage før mødet. 3. Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom. 4. Associeringsudvalgets formand kan ad hoc efter aftale med parterne indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer krav om fortrolighed. 5. Formanden for associeringsudvalget kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Artikel 10 Protokol og praktiske konklusioner 1. De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde. 2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om: a) en liste over mødedeltagere, en liste over embedsmænd, der ledsager dem, og en liste over eventuelle observatører eller eksperter, der deltog i mødet b) dokumenter, der er forelagt associeringsudvalget c) erklæringer, som et medlem af associeringsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, samt d) praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4. 2. Udkastet til protokol forelægges associeringsudvalget til godkendelse. Associeringsrådet godkender protokollen på sit følgende møde. Udkastet til protokol kan alternativt godkendes skriftligt. Protokoller fra møder i associeringsudvalget i dettes handelssammensætning skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde. Der sendes en genpart til hver af de i artikel 7 anførte adressater. 3. Associeringsudvalgets sekretær for den part, der varetager formandskabet, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen normalt senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse. I takt med at mødet skrider frem, ajourføres udkastet, således at associeringsudvalget ved mødets afslutning kan vedtage de praktiske konklusioner, der afspejler parternes opfølgende foranstaltninger, medmindre parterne har aftalt andet. Når de praktiske konklusioner er godkendt, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på et senere møde i associeringsudvalget. Associeringsudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at sammenholde de enkelte opfølgende foranstaltninger med en bestemt frist. Artikel 11 Afgørelser og henstillinger 1. I de særlige tilfælde, hvor aftalen giver beføjelse til at træffe afgørelser, eller hvor associeringsrådet har uddelegeret sådanne beføjelser, træffer associeringsudvalget afgørelse. Det kan også fremsætte henstillinger. Associeringsudvalget vedtager afgørelser og fremsætter henstillinger efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Hver afgørelse eller henstilling skal undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer. 2. Associeringsudvalget kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler efter parternes aftale. Til dette formål rundsendes forslagets ordlyd, jf. artikel 7, inden for en frist på mindst 21 kalenderdage, og eventuelle forbehold eller ændringsforslag skal tilkendegives inden for denne frist. Associeringsudvalgets formand kan efter aftale med parterne afkorte de i dette stykke angivne frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når der er opnået enighed om ordlyden, skal afgørelsen eller henstillingen undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer. 3. Associeringsudvalgets retsakter betegnes henholdsvis "afgørelse" eller "henstilling". En afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen. 4. Afgørelser og henstillinger rundsendes til begge parter. 5. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende. Artikel 12 Rapporter Associeringsudvalget rapporterer til associeringsrådet om sit og underudvalgenes, arbejdsgruppernes og andre organers aktiviteter på hvert ordinært møde i associeringsrådet. Artikel 13 Sprog 1. Associeringsudvalgets officielle sprog er parternes officielle sprog. 2. Associeringsudvalgets arbejdssprog sprog er engelsk og ukrainsk. Medmindre der træffes afgørelse om andet, baserer associeringsudvalget sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på begge disse sprog. Artikel 14 Udgifter 1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i associeringsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. 2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. 3. Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og ukrainsk, jf. forretningsordenens artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part. 4. I tilfælde hvor det er nødvendigt at oversætte dokumenter til de officielle EU-sprog, afholdes udgifterne af Den Europæiske Union. Artikel 15 Ændring af forretningsordenen Forretningsordenen kan ændres ved afgørelse truffet af associeringsrådet i overensstemmelse med aftalens artikel 465, stk. 1. Artikel 16 Underudvalg, særlige udvalg og organer 1. I overensstemmelse med aftalens artikel 466, stk. 2, kan associeringsudvalget beslutte på specifikke områder at nedsætte andre end de i aftalen fastsatte underudvalg eller særlige udvalg eller organer, der er nødvendige for aftalens gennemførelse, til at bistå det i udførelsen af dets opgaver. Associeringsudvalget kan beslutte at nedlægge sådanne underudvalg, særlige udvalg eller organer og fastsætte eller ændre deres mandat. Medmindre andet besluttes, arbejder disse underudvalg under associeringsudvalget og aflægger rapport til dette efter hvert af deres møder. 2. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller aftalt i associeringsrådet, finder denne forretningsorden tilsvarende anvendelse på underudvalg, særlige udvalg eller organer, jf. stk. 1. 3. Møderne i de underudvalg, der er nedsat ifølge aftalen, kan afholdes efter behov personligt enten i Bruxelles eller i partnerlandet eller ved hjælp af f.eks. videokonference. Underudvalgene bør være platform for overvågning af de fremskridt, der gøres med tilnærmelse inden for bestemte områder, for drøftelse af bestemte emner eller udfordringer, der følger af processen, og for udformning af henstillinger og praktiske konklusioner. 4. Associeringsudvalgets sekretariat sættes i kopi ved al relevant korrespondance, dokumentation og kommunikation, der vedrører et underudvalg, et særligt udvalg eller et organ, jf. stk. 1. 5. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller aftalt mellem associeringsrådets parter, har underudvalgene, de særlige udvalg eller organerne kun beføjelse til at fremsætte henstillinger til associeringsudvalget. Artikel 17 Forretningsordenen finder tilsvarende anvendelse på associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, medmindre andet fastsættes. BILAG II AFGØRELSE NR. 2/2014 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE af … 2014 om nedsættelsen af to underudvalg ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE HAR — under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 466, stk. 2, og ud fra følgende betragtninger: (1) I overensstemmelse med aftalens artikel 486 anvendes dele af den midlertidigt fra den 1. november 2014. (2) Hvis det er nødvendigt for aftalens gennemførelse, kan associeringsrådet ifølge artikel 466, stk. 2, beslutte at oprette særlige udvalg eller organer på specifikke områder, som kan bistå det i udførelsen af dets opgaver. (3) Der bør nedsættes to undervalg, således at der kan føres drøftelser på ekspertplan om de centrale områder, som falder ind under den midlertidige anvendelse af aftalen. Efter nærmere aftale mellem parterne kan såvel listen over underudvalg som anvendelsesområdet for de enkelte underudvalg ændres — VEDTAGET DENNE AFGØRELSE: Eneste artikel De underudvalg, der er anført i tillæg A, nedsættes herved. Underudvalgenes forretningsorden er reguleret ved artikel 16 i forretningsordenen for associeringsudvalget og underudvalgene i associeringsaftalen mellem EU-Ukraine, som vedtaget ved afgørelse nr. 1/2014 truffet af Associeringsrådet EU-Ukraine. Udfærdiget i, den På vegne af associeringsrådet Formand Tillæg A til BILAG II Associeringsrådet EU-Ukraine Nedsatte underudvalg: – 1) Undervalget vedrørende retlige anliggender, frihed og sikkerhed – 2) Underudvalget vedrørende økonomisk og andet sektorbestemt samarbejde. BILAG III AFGØRELSE NR. 3/2014 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE af … 2014 om uddelegering af visse af associeringsrådets beføjelser til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE HAR — under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 463, stk. 3, og artikel 465, stk. 2, og ud fra følgende betragtninger: (1) Dele af aftalen anvendes midlertidigt fra den 1. november 2014, jf. aftalens artikel 486. (2) Associeringsrådet er ansvarligt for at føre tilsyn med og overvåge anvendelsen og gennemførelsen af aftalen. (3) Associeringsrådet kan uddelegere alle sine beføjelser til associeringsudvalget, herunder beføjelsen til at træffe bindende afgørelser, jf. aftalens artikel 465, stk. 2. (4) Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning behandler alle spørgsmål vedrørende afsnit IV (Handel og handelsrelaterede anliggender), jf. aftalens artikel 465, stk. 4. (5) For at sikre en gnidningsløs og hurtig gennemførelse af den del af aftalen, der vedrører et vidtgående og bredt frihandelsområde (DCFTA), bør associeringsudvalget af associeringsrådet have beføjelse til at ajourføre eller ændre de bilag til aftalen, der vedrører kapitel 1, 3, 5, 6 og 8 i afsnit IV (Handel og handelsrelaterede anliggender) i aftalen, i det omfang der ikke er specifikke bestemmelser i disse kapitler vedrørende ajourføring eller ændring af de pågældende bilag til aftalen — VEDTAGET DENNE AFGØRELSE: Eneste artikel Associeringsrådet uddelegerer til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 465, stk. 4, beføjelsen til at ajourføre eller ændre de bilag til aftalen, der vedrører kapitel 1 (bilag I-C og I-D), kapitel 2 (bilag II), kapitel 3, 5, 6 og 8 i afsnit IV (Handel og handelsanliggender) i aftalen, i det omfang, der ikke i disse kapitler er specifikke bestemmelser vedrørende ajourføring eller ændring af bilagene til aftalen. På vegne af associeringsrådet Formand