Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med agenturets svar

(2001/C 372/02)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagentur i henhold til artikel 13, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 14 i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE MILJØAGENTUR (KØBENHAVN) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2000 og af bevillingsfremførslerne fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1 (3).

6. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 18,9 millioner euro; heraf var der indgået forpligtelser for 18,8 millioner euro (99 %). Aktionsbevillingerne (budgetafsnit III) beløb sig til 9 millioner euro, og der var indgået forpligtelser for næsten det fulde beløb, nemlig 8,9 millioner euro.

7. Bevillingerne fremført til 2001 beløber sig til 5,4 millioner euro (29 % af forpligtelserne) og vedrører hovedsageligt aktionsbevillingerne på 4,4 millioner euro (50 % af forpligtelserne). Der var således tale om en nedgang i forhold til foregående regnskabsår (5,4 millioner euro, 59 % af forpligtelserne). Der blev fremført i alt 6 millioner euro fra 1999, og heraf er ca. 11 % bortfaldet. Miljøagenturet bør fortsætte bestræbelserne på at begrænse bevillingsfremførslerne.

8. I december 2000 blev der indgået en forpligtelse på 105000 euro til finansiering af oversættelser og terminologiarbejde i første halvår 2001. Da det drejer sig om udgifter i regnskabsåret 2001, burde de have været finansieret over bevillinger opført på budgettet for 2001. Denne forpligtelse var ikke dokumenteret ved en ordreseddel.

Årsregnskab og bogføring

Bogføring

9. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

10. Budgetregnskabssystemet SI2 omfatter endnu ikke det modul, der giver mulighed for at registrere udestående beløb, og bør udbygges.

Regnskabsmæssig forvaltning af anlægsaktiver og inventar

11. Agenturets finansforordning indeholder ingen bestemmelser om den regnskabsmæssige forvaltning af anlægsaktiver. Den omfatter ikke bestemmelser om værdiansættelse og afskrivninger. Agenturet bør indføje de bestemmelser, der blev vedtaget af Kommissionen i december 2000(4), i sine finansielle bestemmelser, så det bl.a. undgår problemer med værdiansættelse af formuegoder, der skal opføres på mængde- og værdifortegnelsen (jf. punkt 12).

12. Agenturet skal i overensstemmelse med artikel 52 i finansforordningen løbende registrere løsøre og fast ejendom, der udgør agenturets formue, på en mængde- og værdifortegnelse. Agenturets mængde- og værdifortegnelsessystem er ikke tilfredsstillende. Der er to fortegnelser over inventar, en over møbler og diverse udstyr og en anden over edb-udstyr, men de er af meget forskellig kvalitet. Fortegnelsen over edb-udstyr er ufuldstændig. For en stor del af edb-udstyrets vedkommende er anskaffelsesåret, den fysiske placering og værdien ikke angivet. Fortegnelsen over møbler og diverse udstyr er mere fuldstændig, men værdien er kun angivet i national valuta.

Indtægtsordrer

13. Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan afføde en fordring for agenturet, skal den anvisningsberettigede udarbejde et overslag over fordringen (artikel 23 i agenturets finansforordning). Overslaget sendes til regnskabsføreren, der foretager en pro memoria-kontering. Når en fordring er konstateret, udfærdiger den anvisningsberettigede en indtægtsordre (artikel 24), som videresendes til regnskabsføreren, der skal sørge for, at indtægterne indbetales (artikel 25).

14. Agenturet udsteder indtægtsordrer i forbindelse med konstateringen af fordringer, men udarbejder aldrig fordringsoverslag. Det betyder, at agenturet ikke har overblik over de beløb, der skal inkasseres. Således konstaterede agenturet i december 1999, at det kunne få tilbagebetalt ca. 3865000 danske kroner (519000 euro) i moms på husleje. Da der ikke var udfærdiget et fordringsoverslag, var beløbet ikke blevet bogført. I marts 2000 modtog agenturet en check på 3000000 danske kroner, og der blev udstedt en indtægtsordre på dette beløb. Da der ikke var udfærdiget et fordringsoverslag pr. 31. december 2000, blev den udestående fordring på 865662 danske kroner (116067 euro) ikke bogført; dette beløb blev inkasseret i begyndelsen af 2001.

15. Når agenturet udsteder en indtægtsordre, fremsender det ikke automatisk en note til debitor for at sikre, at det skyldige beløb bliver betalt. Retten undersøgte seks indtægtsordrer, og i forbindelse med to af dem havde agenturet ikke ikke sendt en note, og derfor havde debitorerne heller ikke betalt.

Opfølgning af Rettens tidligere bemærkninger

16. Retten påpegede i årsberetningen om agenturet for regnskabsåret 1999(5), at der var svagheder ved den finansielle forvaltning af kontrakter, især behandlingen af betalingsanmodninger. Det konstateredes ved en gennemgang af betalingsdossierer vedrørende 2000, at selv om agenturet havde givet tilsagn om at ændre forholdene, var der ikke altid underliggende dokumentation for betalingsanmodningerne, men kun attestering af, at arbejderne var udført i overensstemmelse med kontrakten.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

17. Ordninger og forordninger gældende for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber finder anvendelse på agenturets ansatte. I overensstemmelse med artikel 17, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90 af 7. maj 1990 vedtager bestyrelsen efter aftale med Kommissionen gennemførelsesbestemmelser(6). Agenturet anvender generelt de almindelige bestemmelser Kommissionen har vedtaget; men de er ikke blevet indbygget i agenturets interne bestemmelser.

18. Ved udgangen af 1999 udarbejdede agenturet et dokument om personalepolitikken generelt og foreslog en række gennemførelsesbestemmelser, som i november 2000 endnu ikke var blevet godkendt af bestyrelsen. Endvidere blev der i december 1999 indføjet forskellige gennemførelsesbestemmelser til tjenestemandsvedtægten i agenturets interne bestemmelser.

Ansættelsesprocedurer

19. Bestyrelsen har ikke godkendt noget dokument om agenturets ansættelsesprocedurer. Som hovedregel ansætter agenturet midlertidigt ansatte i henhold til en ekstern ansættelsesprocedure efter offentliggørelse af en "meddelelse om udvælgelsesprøve", som opslås i de europæiske institutioner og i de øvrige agenturer, og som offentliggøres i medierne og i EF-Tidende. I tre af de 31 undersøgte tilfælde var der indgået ansættelseskontrakt uden ekstern udvælgelsesprocedure. Tre andre ansatte havde fået kontrakt som midlertidigt ansat, selv om de ikke stod på reservelisterne til disse stillinger, og selv om disse lister endnu ikke var udtømt.

20. Agenturet anvender den ordning, der er gældende i Kommissionen, på udstationerede nationale eksperter. I to af de otte undersøgte sager var eksperterne blevet udvalgt uden udvælgelsesprocedure. Agenturet har betalt en udstationeret national ekspert et beløb svarende til 40 % af hans nationale løn i uddannelsestillæg for hans børn. Der er ikke hjemmel for denne praksis i de gældende bestemmelser.

Udviklingen i personalet og i agenturets aktiviteter

21. Agenturets personale omfatter tjenestemænd og midlertidigt ansatte, som er omfattet af tjenestemandsvedtægten. Antallet af stillinger, der kan besættes af vedtægtsmæssigt ansatte, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Der kan i øvrigt afsættes budgetbevillinger til rekruttering af hjælpeansatte, som kan ansættes i maksimalt et år, samt af udstationerede nationale eksperter. Endvidere er det muligt at rekruttere lokalt ansatte, men agenturet gør ikke brug af denne mulighed.

22. Tabel 4 viser udviklingen i agenturets personale og personalefordelingen. I de seneste år har der ikke været nogen stigning i personaleantallet.

23. Siden oprettelsen har agenturet rekrutteret 133 ansatte. Ingen er blevet ansat som tjenestemand. 54 % er blevet ansat som midlertidigt ansat og 46 % som hjælpeansat eller som udstationeret national ekspert. Ved udgangen af 2000 var 78 % af de ansatte enten tjenestemænd eller midlertidigt ansatte, de fleste af dem midlertidigt ansatte, mens de øvrige var hjælpeansatte eller udstationerede nationale eksperter.

24. Retten har analyseret den ansættelsesprocedure, der anvendes i dag, og konstateret, at ansættelse sker efter følgende model:

- I de fleste tilfælde ansættes personalet som midlertidigt ansat efter en procedure, der svarer til en almindelig udvælgelsesprøve. De har derefter mulighed for fast ansættelse efter en udvælgelsesprøve, som en begrænset kreds kan deltage i.

- De øvrige ansatte ansættes først som hjælpeansat, og har derefter mulighed for at blive ansat som midlertidigt ansat efter en almindelig udvælgelsesprøve.

25. En analyse af personalets fordeling på de forskellige ansættelsesprocedurer viser, at der anvendes denne personalestyringsmodel. Ca. 64 % af personalet er ansat på grundlag af en almindelig udvælgelsesprøve, som har været offentliggjort i EF-Tidende, og 25 % er ansat på grundlag af en udvælgelsesprøve, som har været offentliggjort i fællesskabsinstitutionerne og i agenturerne. Ansættelsesudgifterne pr. ansat har i gennemsnit været ca. 2330 euro.

26. Personaleafgangen giver en årlig gennemsnitlig personaleomsætning (tjenestemænd, midlertidigt ansatte, hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter) på 15 %, de tre fjerdedele som følge af kontraktens udløb, de resterende som følge af, at de ansatte selv har opsagt kontrakten.

27. Retten har undersøgt en stikprøve på 14 ansatte. Deres kvalifikationer passede tilsyneladende til de arbejdsopgaver, de havde fået tildelt.

28. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i agenturets drift (f.eks. administration, bogholderi, sekretariat mv.)

- det øvrige "operationelle" personale, som bidrager direkte til virkeliggørelsen af agenturets mål.

29. Gennemsnitligt må 87 % af de ansatte i kategori A, dvs. 43 % af hele personalet, betragtes som "operationelle". Alle øvrige ansatte må betragtes som ansatte med støttefunktioner.

30. Fordelingen mellem "operationelle" medarbejdere og medarbejdere med støttefunktioner har udviklet sig skævt, for antallet af "operationelle" medarbejdere i kategori A har været faldende. De tegner sig i 2000 for 42 %, dvs. lige under gennemsnittet for den undersøgte periode (43 %).

31. Tabel 5 viser udviklingen i personaleomkostningerne og driftsudgifterne i perioden 1995 til 2000. Lønudgifterne er steget mere end antallet af ansatte. Denne forskel (ca. 10 %) kan først og fremmest tilskrives automatiske lønstigninger.

32. Hvad angår de øvrige personaleudgifter, dækkede analysen navnlig udgifterne til faglig videreuddannelse og driftsudgifter, især edb-udgifterne.

33. Udgifterne til faglig videreuddannelse er steget hurtigere end antallet af ansatte. Efter gennemførelsen af startinvesteringerne er driftsudgifterne gennemsnitligt faldet en smule.

34. Retten har analyseret forholdet mellem agenturets aktiviteter og udviklingen i personalet og i personaleomkostningerne og i den forbindelse sammenholdt denne udvikling med udviklingen i beløbet for de aktionsbevillinger (budgetafsnit III), som er udnyttet (årlige bevillinger og fremførte bevillinger) i løbet af et år. Sammenligningen viser, at gennemsnitligt er væksten i personalet og i personaleomkostningerne tilsyneladende hurtigere end i agenturets aktiviteter. Denne antagelse bekræftes af, at udgifterne til støttefunktioner (budgetafsnit I og II) gennemsnitligt stiger hurtigere end aktionsudgifterne. Agenturet er imidlertid endnu ikke oppe på fuld hastighed, og det kan på grund af sin størrelse ikke opnå væsentlige stordriftsfordele i den materielle og administrative infrastruktur. På denne baggrund er udviklingen i forholdet mellem stigningen i agenturets "operationelle" personale og i de dermed forbundne udgifter tilfredsstillende.

Konklusion

35. Siden sin oprettelse har agenturet ikke kunnet besætte samtlige stillinger, der er opført i budgettets stillingsfortegnelse, men det har til dels løst problemet ved at ansætte hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter.

36. I de fleste tilfælde ansætter agenturet midlertidigt ansatte efter en procedure, der minder om den, fællesskabsinstitutionerne anvender, nemlig almindelig udvælgelsesprøve.

37. Det forventes, at agenturets virksomhed vil øges, og at der vil blive behov for mere personale. Navnlig i forbindelse med ansættelse af personale til varetagelse af støttefunktioner og "operationelle" funktioner, der kræver administrativ erfaring, ville det måske være hensigtsmæssigt, hvis agenturet gik sammen med institutionerne og de øvrige decentrale organer, så det sikres, at ansættelserne sker på det bredest mulige grundlag. Agenturet bør i øvrigt generelt forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 120 af 11.5.1990, s. 4.

(2) I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 30. marts 2001, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 9. april 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de benyttede data. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(5) EFT C 373 af 27.12.2000.

(6) Afgørelse EEA/99/DGE/01 af 15. december 1999.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

Kilde:Revisionsretten på grunlag af agenturets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

Kilde:Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

FA: Fastansatte.

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

UNE: Udstationerede nationale eksperter.

Tabel 5

Udviklingen i personalet og de hermed forbundne udgifter

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

8. Revisionsretten henviser til arbejde, som indgik i arbejdsplanen for 2000, men på grund af usikkerhed med hensyn til det nuværende oversættelsesbehov, som kan ændre sig både hvad angår omfang og tidsmæssig planlægning, er den endelige beslutning om at udføre dette arbejde udsat indtil senere på året. Det skal her bemærkes, at der til arbejde, som bestilles hos Oversættelsescentret, anvendes arbejdssedler, hvorimod der anvendes ordresedler til eksterne leverandører.

Årsregnskab og bogføring

10. Modulet til de udestående beløb i budgetregnskabssystemet (SI2) er for øjeblikket ved at blive implementeret og gjort funktionsdygtigt.

Regnskabsmæssig forvaltning af anlægsaktiver og inventar

11. De nye bestemmelser, som Revisionsretten henviser til (afgørelse 2000/716/EF), vil komme til at indgå som en del af agenturets procedurer og vil blive brugt som grundlag for resultatopgørelsen for 2001 og den værdimæssige vurdering af agenturets aktiver.

12. Ved afslutningen af regnskabet for 2001 vil agenturet være i besiddelse af en fuldt integreret og unik mængde- og værdifortegnelse, som omfatter aktivernes værdi, anskaffelsesdato og placering.

Agenturet er i færd med at implementere et permanent system, hvori værdien af aktiverne beregnes på anskaffelsestidspunktet i stedet for ved årets udgang. Det bør dog bemærkes, at værdien af inventaret kun påvirkes i ringe grad, og at det ikke har nogen konsekvenser for de korrekte beløb, som betales til kontrahenterne.

Indtægtsordrer

13. Agenturer erkender behovet for, at der i budgetregnskabssystemet SI2 indbygges indtægts- og fordringsoperationer, og at proceduren formaliseres.

Dette område er en vigtig prioritering for EEA i 2001, navnlig i lyset af den stigende betydning, som kontraktbaseret finansiering af EEA's funktioner har antaget.

14. Bemærkningen om inddrivelsen af et udestående beløb på 116067 euro i forbindelse med leje af EEA's bygning er fuldstændig korrekt. Den forsinkede inddrivelse skyldtes behovet for en afklaring med og mellem den tidligere og den nuværende ejer af den bygning, EEA lejer. Man er nu nået til klarhed i sagen, og inddrivelsen er blevet opført i regnskabet.

Opfølgning af Revisionsrettens tidligere bemærkninger

16. Agenturet er klar over, at der er behov for at vedlægge bilag til at understøtte betalingsanmodningerne, og har forbedret og indført procedurer til at sikre dette med de anvisningsberettigede.

Adgangen til og forbindelsen mellem bilag til understøttelse af betalingsanmodningerne er desuden ved at blive revideret og udviklet i forbindelse med det automatiseringsprojekt, som EEA er i færd med at gennemføre sammen med andre agenturer på grundlag af Kommissionens IT-system (CSS-gruppen på basis af Sincom2).

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

18. En række interne afgørelser er blevet formaliseret i samarbejde med bestyrelsen, men det er korrekt, at dette arbejde endnu ikke er tilendebragt. Idet hovedmålet er analogi med Kommissionens interne bestemmelser, og harmoniseringen med andre EU-organer anses for vigtig, stræber agenturet efter at være på linje med Fællesskabets personalebestemmelser og gennemførelsesbestemmelser, vel vidende at disse er ved at blive revideret og omformuleret i forbindelse med reformprocessen, navnlig på det personalepolitiske område.

Miljøagenturet vil med henblik på bestyrelsens godkendelse heraf foreslå gennemførelse af de af Kommissionens bestemmelser, som vil blive fulgt fuldt ud, samt specifikke beslutninger, hvor agenturet vil afvige fra Kommissionens tilgang.

Ansættelsesprocedurer

19. Agenturet følger de almindelige ansættelsesprocedurer. Disse procedurer vil blive forelagt bestyrelsen med henblik på godkendelse som beskrevet ovenfor i forbindelse med punkt 18 om personalepolitik.

Miljøagenturet fortsætter med i vid udstrækning at udbrede oplysning om ansættelsesmuligheder for midlertidigt ansatte.

Disse tre kandidater blev udpeget og ansat direkte af ansættelsesmyndigheden i starten af agenturets indkøringsperiode (1996). To af kandidaterne (som ikke længere er ansat hos EEA) blev ansat efter, at agenturets finansinspektør havde fundet og foreslået disse. Den tredje, som nævnes af Revisionsretten, blev ansat direkte med det formål at sikre Miljøagenturets funktion, og efter at have udvist et fremragende og engageret arbejde som konsulent for taskforcen og agenturet, varetog denne især IT-infrastrukturen. De andre tre nævnte ansatte blev under alle omstændigheder ansat på baggrund af lister over egnede kandidater, som blev udarbejdet for stillinger, hvortil der krævedes den samme tekniske baggrund og den samme ekspertise/færdigheder.

20. Miljøagenturet følger den samme "ordning" som Kommissionen for de udstationerede nationale eksperter. Det skal her bemærkes, at ansættelsen af udstationerede nationale eksperter oprindeligt skete på baggrund af "udbuddet" fra medlemsstaternes side og ikke "efterspørgslen" fra agenturets side. Miljøagenturet har dog i de seneste år - og vil fremover fortsætte med - i vid udstrækning at meddele medlemsstaterne, for hvilke områder kompetencerne er relevante og supplerer dem, som haves.

Det er korrekt, at agenturet har fulgt en praksis med positiv diskrimination i de tilfælde, hvor de nationale eksperters grundløn er betragteligt lavere end gennemsnittet. Denne praksis blev indført på Kommissionens anbefaling.

Udviklingen i personalet og i agenturets aktiviteter

23. Det anses for at være en del af udviklingen af agenturets personalepolitik, at antallet af faste stillinger holdes nede på et minimum. Der er for øjeblikket kun mulighed for fastansættelse, når muligheden for interinstitutionel mobilitet skal sikres. Der er nu kun to fastansatte hos agenturet.

29. Agenturets holdning er, at mange af dets ansatte i lønklasse B og C deltager direkte og i væsentlig grad i de operationelle opgaver, og det er således ikke let at foretage en opdeling mellem drifts- og støttemedarbejdere.