Forslag til RAADETS afgoerelse om en faelles holdning i EU-Chile Faellesraadet vedroerende Faellesraadets forretningsorden

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

I medfoer af rammeaftalen om samarbejde mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater og Republikken Chile, der traadte i kraft den 1. februar 1999, oprettes der et faelles raad. I henhold til aftalens artikel 34 fastsaetter Det Faelles Raad selv sin forretningsorden.

Kommissionen tilstiller Raadet et forslag til Raadets afgoerelse om Faellesskabets og medlemsstaternes faelles holdning vedroerende vedlagte forretningsorden for Det Faelles Raad, med henblik paa vedtagelse heraf i Det Faelles Raad.

Forslag til

RAADETS afgoerelse

om en faelles holdning i EU-Chile Faellesraadet vedroerende Faellesraadets forretningsorden

RAADET FOR DEN EUROPAEISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Faellesskab,

under henvisning til forslag fra Kommissionen, og

ud fra foelgende betragtning:

Artikel 34 i rammeaftalen om samarbejde mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater og Republikken Chile rummer bestemmelse om, at denne aftales Faelles Raad selv fastsaetter sin forretningsorden -

TRUFFET FOELGENDE AFGOERELSE:

Raadet vedtager vedlagte forslag til afgoerelse om en faelles holdning i Det Faelles Raad EU-Chile.

Udfaerdiget i Bruxelles, den .

Paa Raadets vegne

Formand

Udkast

DET FAELLES RAADS AFGOERELSE

der er oprettet i henhold til rammeaftalen om samarbejde af 21. juni 1996 mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater paa den ene side og Republikken Chile paa den anden side

FORRETNINGSORDEN FOR DET FAELLES RAAD

DET FAELLES RAAD HAR -

under henvisning til den rammeaftale om samarbejdsaftale mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater paa den ene side og Republikken Chile paa den anden side, der blev undertegnet i Firenze den 21. juni 1996, i det foelgende benaevnt "aftalen", saerlig artikel 33 til 37, og

ud fra foelgende betragtning:

Aftalen traadte i kraft den 1. februar 1999 -

FASTSAT FOELGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1 - Formandskab

1. Formandskabet for hvert moede i Det Faelles Raad udoeves paa skift af en repraesentant for formandskabet for Raadet for Den Europaeiske Union og en repraesentant for Republikken Chile.

Artikel 2 - Moeder

1. Det Faelles Raad moedes paa ministerplan med regelmaessige mellemrun og naar omstaendighederne kraever det, saafremt parterne er enige herom.

2. Det enkelte moede i Det Faelles Raad holdes paa et sted, som de to parter er blevet enige om.

3. Det Faelles Raads sekretaerer indkalder i faellesskab til moederne i Det Faelles Raad.

Artikel 3 - Repraesentation

1. Medlemmer af Det Faelles Raad, som er forhindret i at deltage i et moede, kan lade sig repraesentere.

2. Hvis et medlem oensker at lade sig repraesentere, meddeler det formanden navnet paa den, der skal repraesentere ham, inden det moede, hvor han lader sig repraesentere. Den, der repraesenterer et medlem af Det Faelles Raad, udoever alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4 - Delegationer

1. Medlemmerne af Det Faelles Raad kan ledsages af embedsmaend. Foer hvert moede underrettes formanden for Det Faelles Raad om den planlagte sammensaetning af parternes delegationer og deres leder.

Artikel 5 - Sekretariat

1. En tjenestemand i generalsekretariatet for Raadet for Den Europaeiske Union og en tjenestemand ved Republikken Chiles diplomatiske mission ved Den Europaeiske Union fungerer sammen som sekretaerer for Det Faelles Raad.

Artikel 6 - Dokumenter

1. Hvis forhandlingerne i Det Faelles Raad er baseret paa skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretaerer som dokumenter fra Det Faelles Raad.

Artikel 7 - Korrespondance

1. Al korrespondance til Det Faelles Raad eller til formanden for Det Faelles Raad sendes til begge sekretaerer for Det Faelles Raad.

2. De to sekretaerer soerger for, at korrespondancen videresendes til Det Faelles Raads formand og efter omstaendighederne rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de oevrige medlemmer af Det Faelles Raad. Den rundsendte korrespondance fremsendes til Kommissionens generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repraesentationer og Republikken Chiles diplomatiske mission ved Den Europaeiske Union.

3. Korrespondance fra Det Faelles Raads formand sendes til adressaterne af den respektive sekretaer og rundsendes efter omstaendighederne som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de oevrige medlemmer af Det Faelles Raad paa de i ovennaevnte stykke omhandlede adresser.

Artikel 8 - Dagsorden for moederne

1. Det Faelles Raads sekretaerer udarbejder paa grundlag af forslag fra parterne en foreloebig dagsorden for hvert moede. Den fremsendes af den korresponderende sekretaer til de adressater, der er naevnt i artikel 7, senest femten dage inden moedet. Den foreloebige dagsorden omfatter de emner, som den ene af parterne senest enogtyve dage inden moedet har modtaget anmodning om at faa optaget paa dagsordenen; dog optages emner ikke paa den foreloebige dagsorden, medmindre den fornoedne dokumentation er fremsendt til sekretaererne inden udsendelsen af dagsordenen. Dagsordenen vedtages af Det Faelles Raad ved hvert moedes begyndelse. Et emne, som ikke findes paa den foreloebige dagsorden, kan optages paa dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 naevnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til saerlige omstaendigheder.

Artikel 9 - Protokol

1. De to sekretaerer udarbejder i faellesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert moede.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt paa dagsordenen oplysning om:

- dokumenter, der er forelagt Det Faelles Raad

- erklaeringer, som et medlem af Det Faelles Raad har anmodet om at faa optaget i protokollen

- de fremsatte forslag, de vedtagne henstillinger og erklaeringer samt de konklusioner, der er vedtaget i specifikke spoergsmaal.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over medlemmer af Det Faelles Raad eller deres repraesentanter, som deltog i moedet.

4. Udkastet til protokol forelaegges Det Faelles Raad til godkendelse ved det naeste moede. Det kan ogsaa godkendes skriftligt af begge parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretaerer og arkiveres af parterne. En genpart sendes til hver af de i artikel 7 naevnte adressater.

Artikel 10 - Henstillinger

1. I de i aftalens artikel 33-36 omhandlede tilfaelde vedtager Det Faelles Raad henstillinger eller fremsaetter forslag ved faelles overenskomst mellem parterne. I perioden mellem moederne kan Det Faelles Raad fremsaette forslag eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure bestaar af udveksling af noter mellem de to sekretaerer, der handler i forstaaelse med parterne.

2. Det Faelles Raads henstillinger og forslag,, jf. aftalens artikel 33-36, benaevnes "henstillinger eller forslag", efterfulgt af et loebenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

3. AEgtheden af Det Faelles Raads henstillinger og forslag bekraeftes de to sekretaerer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.

4. Henstillingerne og forslagene fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 naevnte adressater som dokumenter fra Det Faelles Raad.

Artikel 11 - Offentlighed

1. Moederne i Det Faelles Raad er ikke offentlige, medmindre der traeffes anden afgoerelse.

2. Hver part kan traeffe beslutning om at offentliggoere Det Faelles Raads henstillinger og forslag i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12 - Udgifter

1. Hver af parterne afholder de udgifter, de har som foelge af deres deltagelse i Det Faelles Raads moeder, saavel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelaeggelse af moeder, tolkning ved moeder og oversaettelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vaert for det paagaeldende moede.