FÆLLESFORETAGENDETS SVAR

31. F4E er enig i konklusionen. Det skal bemærkes, at takket være støtte fra Euratom, som leverede det supplerende budget, havde denne mangel på betalingsbevillinger i 2017 ikke nogen indflydelse på opfyldelsen af F4E-forpligtelserne over for leverandører. Internt er planlægningssystemet for hvad angår betalinger blevet fuldstændig redesignet og integreret i det nye værktøj til økonomiadministration, med betegnelsen ECOSYS, og samspillet mellem projektgrupperne og indkøbsenheden, der forvalter kontrakterne, er blevet forbedret. På grund af den avancerede udarbejdelse af prognoserne bekræfter F4E, at budgettet for 2018 også er påvirket af manglende betalingsbevillinger på ca. 150 mio. EUR. En anmodning om overførsel er under behandling inden for rammerne af det generelle EU-budget for 2018 for at øge Euratom-bidraget til F4E, så disse yderligere behov dækkes. Anmodningen om budgetforslaget for 2019 og prognoserne for de følgende budgetter er allerede blevet genvurderet på grundlag af den avancerede prognosemetode og med det nye planlægnings- og rapporteringsværktøj, ECOSYS.

32. F4E vil forbedre sin nuværende, interne procedure til opfølgning på interesseerklæringer fra den øverste ledelse. Denne forbedring vil betyde, at opdateringerne af de generelle interessetilkendegivelser (GDI'er) eller andre erklæringer om interessekonflikter formelt vil blive revideret af de respektive rapporterende embedsmænd, herunder bestyrelsens formand i tilfælde af, at der er tale om F4E-direktøren.

33. F4E forbedrer processen og udvælgelsesprocedurerne gennem et forbedringsprojekt, som er under gennemførelse. F4E vil i den sammenhæng styrke de proceduremæssige aspekter, så der tages højde for Revisionsrettens bemærkninger, med henblik på at øge den interne kontrol og kvaliteten af rekrutteringsprocessen.

34. Hvad angår 2018-retsafgørelsen om annullering af én F4E-udvælgelsesprocedure, vil F4E gerne gøre det klart, at selvom det har været nødvendigt at gennemføre afgørelsen, indgav F4E derudover ligeledes en klage over denne. Det skal bemærkes, at denne sag også involverede en klage til Den Europæiske Ombudsmand, som fastslog, at klagen var ubegrundet og afgjorde sagen til fordel for F4E.

35. I overensstemmelse med Revisionsretten har F4E indregnet hensættelsen til nedlukningsomkostningerne i det endelige årsregnskab for 2017. Med hensyn til manglerne i den interne kommunikation vil F4E tage fat på dette ved hjælp af følgende tiltag: — F4E's interne proces »Årsregnskaber — Åbning/lukning af regnskabsåret« vil blive opdateret med henblik på at præcisere de oplysninger, der er nødvendige for regnskaberne i forhold til hensættelser og eventualforpligtelser. Navnlig vil der blive anmodet om en årlig opdatering til projektledelsesafdelingen og til budgetgruppen vedrørende status for nedluknings- og deaktiveringsomkostninger og eventuelle andre begivenheder eller oplysninger, der vil kunne have indflydelse på regnskabet. — Senioradministrationen (og i særdeleshed chefen for handelsafdelingen) vil overføre alle relevante oplysninger og især MAC (Management Advisory Committee) og ITER Council beslutninger til F4E-regnskabsføreren.

Opfølgning på tidligere års kommentarer

2015 — præsentation af regnskaberne

F4E bruger i øjeblikket ITER-kredit som sit system for indtjeningsværdiforvaltning (EVM), og det er sammen med milepæleovervågning og trendanalyse en af metoderne til at holde øje med fremskridtene i sine aktiviteter.

I slutningen af 2017 udpegede bestyrelsen en arbejdsgruppe (WG), der havde til opgave at definere en bedre måde at rapportere for F4E, herunder også opgaven med at definere et passende EVM-system. Arbejdet er i gang, og WG-bestyrelsen skal rapportere om fremskridtene på mødet i bestyrelsen i juli 2018.

2015 — bemærkninger til nøglekontrol i fællesforetagendets tilsyns- og kontrolsystemer

Andet afsnit: En opdatering af kreditprofilen for hele indkøbsområdet blev lanceret med ITER-organisationen, så den kunne komme tættere på værdien af det rent faktisk gennemførte arbejde i de forskellige projektfaser, (dvs. design, fremstilling, levering og installation). Nogle forsinkelser har påvirket dette arbejde, og den nye dato for udfærdigelsen af en prognose for denne foranstaltning er slutningen af december 2018.

2015 — operationelt indkøb og tilskud

På trods af en fornyet kommunikations- og formidlingsindsats, især i forbindelse med integreringen af den nye finansforordning, forblev tallene for udbudsprocedurer i 2017 lig med tidligere års tal, (47 % af det samlede antal i 2017 mod 49 % i 2016, 45 % i 2015 og 58 % i 2014).

Ikke desto mindre skal det bemærkes, at flertallet af disse procedurer var forhandlingsprocedurer med en lav værdi, som blev udført under direktivets offentliggørelsestærskel og fuldt ud i overensstemmelse med F4E-finansforordningen. Disse forhandlingsprocedurer med lav værdi udgør et langsigtet gennemsnit på ca. 40 % af F4E's årlige antal kontrakter, men svarer kun til mindre end 1 % af det årlige forpligtelsesbudget.

Anvendelse af procedurer med forhandling i disse tilfælde, (inden for rammerne af F4Es finansforordninger) stemmer overens med en forsvarlig, sund økonomisk forvaltning, da dette giver F4E mulighed for at reducere tiden frem til kontrakten, ved at reagere hurtigere på projektets behov og mere effektivt fokusere på brugen af interne ressourcer til indkøb af høj værdi. F4E mener derfor ikke, at der er behov for andre foranstaltninger for yderligere at reducere forhandlingsprocedurer med lav værdi, som fortsat er i overensstemmelse med principperne og bestemmelserne i finansforordningen.

De resterende procedurer med forhandling, typisk kontrakter med en højere værdi (ca. 5 % af det samlede antal procedurer som langsigtede gennemsnit), er et udtryk for den komplekse og innovative sammenhæng, hvori F4E opererer. Fusionsteknologimarkedets karakteristika er sådan, at der i mange tilfælde er meget begrænset kapacitet til stede i medlemsstaterne eller i hele verden. Dette resulterer ofte i lave konkurrenceniveauer, duopoler/monopoler eller endog i en manglende deltagelse i udbud.

Siden 2012 har F4E øget sin formidlingsindsats, men deltagelsen i de operationelle indkaldelser forblev i gennemsnit lavere end tilsigtet. Ifølge F4E er hovedårsagen ikke mangel på synlighed, men snarere den sporadiske og specifikke karakter af F4E-indkøb. Gennem drøftelse med andre erhververe af store videnskabsinfrastrukturer i Europa kom F4E til den konklusion, at arten af aktiviteterne i forbindelse med omfanget af store videnskabs- og teknologiprojekter er sådan, at begrænset konkurrence desværre er et faktum, som en enkelt ordregivende myndighed kun kan have en beskeden indvirkning på. Denne konklusion er delt af andre ordregivende myndigheder, der forvalter lignende projekter i Europa.

Som følge heraf igangsatte F4E i 2016 et forum bestående af de mest ensartede, højteknologiske grænseprojekter, som er de første af deres art i Europa. Gennem dette forum begyndte forskellige organisationer med lignende projektudfordringer (især i forhold til lavt industrielt engagement og deltagelse) at arbejde sammen for at håndtere dem på en mere koordineret og effektiv måde. Blandt de centrale ideer, der genereres gennem dette forum, er at skabe et indre marked for store, videnskabelige projekter, som er mere stabile og større og derfor bedre i stand til at tiltrække virksomhedernes interesse.

Forummets første begivenhed rettet mod industrien fandt sted i Danmark i slutningen af februar 2018 med deltagelse af 1 037 delegerede, der repræsenterede 530 virksomheder og offentlige organisationer fra 29 lande. Tilbagemeldingen fra industri og offentlige deltagere efter arrangementet var meget positiv, og i juni 2018 stemte forumdeltagerne, (F4E, ESA, ESO, CERN, EMBL, ESRF, ESS, XFEL, ILL), enstemmigt for at acceptere kandidaturer til organisationen af en anden store begivenhed i 2020 og at udvide forummedlemskabet til at omfatte andre organisationer af europæisk interesse med lignende højteknologiske projekter med en omfattende skala.

2015 — intellektuel ejendomsret og industripolitik

Andet afsnit: F4E har aktivt samarbejdet med Trinomics og Cambridge Econometrics, en uafhængig konsulentvirksomhed for økonomisk og politisk rådgivning, der har udarbejdet en undersøgelse for Europa-Kommissionen om »ITER-aktiviteternes virkninger i EU«. Undersøgelsen blev afsluttet i april 2018. Dens vigtigste resultater er nævnt efterfølgende.

— Hvad angår effektiviteten af F4Es industripolitik, viser resultaterne af økonometrisk modellering, at udgifterne til ITER har genereret omkring 34 000 arbejdsår mellem 2008 og 2017. Den positive effekt vil fortsætte i fremtiden indtil slutningen af ITER-konstruktionen. Ved at sammenligne ITERs økonomiske afkast og jobskabelse med et alternativt EU-udgiftsscenario (med en neutral udgiftsfordeling til alle økonomiske sektorer) forventes det, at ITER mellem 2008 og 2030 vil generere en samlet nettogevinst til EU-medlemsstaterne på 586 mio. EUR.

— For så vidt angår intellektuel ejendomsret og formidling af information konkluderer undersøgelsen, at de ovennævnte nettoydelser kan øges væsentligt ved spin-offs og yderligere innovation stimuleret af virksomheder, der arbejder med ITER og som udvikler ny teknologi og produkter. Mens modelleringsresultaterne er vejledende, tyder de på, at de økonomiske virkninger forøges med yderligere 25-60 % eller mere på grund af disse virkninger.

For at opnå størst mulig gavn af disse yderligere virkninger foreslår undersøgelsen, at teknologioverførselsaktiviteter bør styrkes omkring ITER-projektet. Erfaringer fra både CERN og ESA viser, at etablering af et effektivt overførselssystem af teknologi tager tid, men at det er afgørende for at øge virkningen af de offentlige investeringer.

F4E havde allerede i 2017 igangsat de foreløbige aktiviteter for at etablere et teknologioverførselsprogram i samarbejde med EUROfusion, der henter inspiration fra ESA-modellen. Det er planlagt, at den første fase af dette program indledes i løbet af 2018.

2016 — strategi til forebyggelse af bedrageri

Efter henstilling 3.5 i sin strategi for bekæmpelse af bedrageri har F4E i februar 2018 vedtaget sit eget sæt indikatorer for hvad angår risici for bedrageri for indkøb: Røde flag. Formålet med listen over røde flag er at definere de indikatorer, der er specifikke for F4E-indkøbsaktiviteterne, baseret på karakteristika for tilbud, markedsanalyse og indkøbssystemer for at sætte øget fokus blandt de ansatte, der beskæftiger sig med indkøb på nøglepunkter, der skal verificeres gennem indkøbsprocessen.

Listen over indikatorer blev betragtet som en forudsætning for udviklingen af IT-værktøjet til bekæmpelse af bedrageri, som efter planen skal lette overvågningen af F4E's tiltag i forbindelse med indkøbsprocedurer. Men i januar 2018 viste en vurdering af, hvor komplekst det er at udvikle et værktøj med alle de nødvendige funktioner, at det ville være for omfattende for F4E som eneste EU-agentur.

Derfor blev der overvejet andre enklere og hurtigere løsninger, der stadig yder en tilstrækkelig grad af sikkerhed, og F4E besluttede at udforme sin interne checkliste for bekæmpelse af bedrageri på grundlag af sin liste over risikoindikatorer for indkøb — Røde flag. Kontrollisten til bekæmpelse af bedrageri er netop vedtaget i maj 2018 og træder i kraft pr. 1. juli 2018. I givet fald vil checklisten blive udfyldt og underskrevet mindst to gange i løbet af indkøbsforløbet (ved tildeling og ved kontraktens underskrivelsestidspunkt) af to forskellige, uafhængige aktører, både af den teknisk projektansvarlige og af den kontraktansvarlige og indkøbsansvarlige for at kunne give fuldstændig gennemsigtighed. Hvis det er nødvendigt, kan tjeklisten også bruges af F4E-personalet til at hæve et rødt flag på ethvert stadium i indkøbscyklussen. Anvendelsen af tjeklisten introduceres nu i F4Es interne processer, parallelt med alle andre ændringer i forbindelse med projektet om forbedring af indkøb.