Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret 2002, med instituttets svar

(2003/C 319/08)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Direktøren er i henhold til artikel 11, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90(2) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(3) i overensstemmelse med instituttets finansielle bestemmelser, som er vedtaget i henhold til artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik instituttets regnskaber og udførte i forbindelse hermed det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER

Indledning

5. Instituttet blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 af 7. maj 1990 med det formål at yde støtte til reform af erhvervsuddannelsessystemerne i Den Europæiske Unions partnerlande. Det støtter reformen af erhvervsuddannelsessystemerne i over 40 lande og bidrager til, at viden om og praksis i forbindelse med personaleudvikling i Fællesskabet generelt bliver lettere tilgængelig. Det bistår i den forbindelse Kommissionen med at gennemføre programmerne Meda, Cards, Tacis og Tempus.

Budgetgennemførelsen

6. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2002 og af de fremførte bevillinger fremgår af tabel 1.

7. Der blev indgået forpligtelser for 16,6 millioner euro i regnskabsåret 2002, og der blev udbetalt 13,2 millioner euro. De resterende bevillinger blev enten fremført (3,4 millioner euro) eller bortfaldt (0,2 millioner euro). For så vidt angår bevillingerne til varetagelse af særlige opgaver, er procentsatsen for fremførte bevillinger stadig høj, da mere end 50 % af regnskabsårets forpligtelser blev fremført. Den høje fremførselssats viser, at det er nødvendigt, at instituttet planlægger sine aktiviteter bedre og sørger for, at planlægningen overholdes, således at princippet om etårighed bedre kan overholdes.

8. Instituttet har indgået aftale om et projekt til støtte af små og mellemstore albanske virksomheder. I 2002 forvaltede instituttet 0,5 millioner euro i forbindelse med denne aftale. Denne aktivitet fremgår ikke af budgettet, men kun af instituttets balance.

9. På grundlag af aftaler indgået med Kommissionen forvalter instituttet Phare- og Tacis-programmer, og i den forbindelse leverer det også faglig bistand til gennemførelsen af Tempus-programmet (jf. punkt 5 ovenfor). Disse programmer beløb sig tilsammen til 244,7 millioner euro. I 2002 har instituttet udbetalt 31 millioner euro til disse programmer, og pr. 31. december 2002 var saldoen på de bankkonti, instituttet benytter i forbindelse med forvaltningen af disse midler, på 26,5 millioner euro. Mere end 20 af de 123(4) ansatte i instituttet beskæftiger sig med programmerne på fuld tid. Programmerne forvaltes uden for budgettet. Som Retten har anført i tidligere beretninger(5), figurerer disse programmer ikke i beretningen om budgetgennemførelsen, og endda heller ikke i balancen eller resultatopgørelsen. Instituttet har fremlagt finansielle oplysninger om disse programmer i et bilag til regnskabet. Denne fremgangsmåde giver problemer med overholdelsen af princippet om et samlet budget, og for regnskabsføringen giver det problemer med overholdelsen af princip pet om indhold frem for formalia(6). Dertil kommer, at den fremgangsmåde, instituttet har valgt, gør det vanskeligere at kontrollere, hvordan disse midler er blevet udnyttet.

Regnskabsføringen og årsregnskabet

10. Forvaltningsregnskabet og balancen, som instituttet offentliggjorde i sin årsberetning for regnskabsåret 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

11. I løbet af regnskabsåret har Kommissionen kun udbetalt 13,2 millioner euro af det tilskud på 16,8 millioner euro, der var opført på budgettet, til instituttet. Det forklarer regnskabsårets underskud.

12. Der er indført en procedure for, hvordan formuefortegnelsen skal føres, og et edb-forvaltningssystem for anlægsaktiver, der følger Rettens anbefalinger i beretningen fra 2001(7). Der kan imidlertid stadig foretages forbedringer. Formuefortegnelsen kan gøres mere fuldstændig, navnlig ved, at software også opføres på denne fortegnelse, og afstemning med årsregnskabet bør gøres nemmere.

13. Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer anmoder sine kunder om at udbetale et forskud ved regnskabsårets begyndelse. Instituttet har derfor udbetalt 150000 euro til centret. Dette forskud blev bogført under udgifter i regnskabsåret, men ved udgangen af året blev de automatiske bevillingsfremførsler ikke justeret i overensstemmelse hermed. Dette beløb er derfor udgiftsført to gange.

14. Nogle af instituttets betalingsprocedurer bør tages op til fornyet overvejelse eller forbedres, således at de risici, som de er forbundet med, navnlig med hensyn til overførsel af midler til tredjelande, nedsættes. Endvidere bør den nuværende bevilling på underkontoen "lille kassereserve" (40000 euro), som anvendes til kontante betalinger, nedsættes på grund af den lave udnyttelsesgrad.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

15. Instituttets direktør undertegnede en aftale med direktøren for Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse, der gik ud på, at instituttet stillede en ansat til rådighed for centret, mod at centret betalte den pågældende ansattes løn. I de 20 måneder, hvor denne aftale var gældende, modtog den ansatte, der er græker, udlandstillæg og fik korrektionskoefficienten for Italien, selv om han arbejdede i centret i Thessaloniki.

16. Hver måned sender Kommissionen en liste over de tidligere ansatte i instituttet, der har ret til arbejdsløshedsunderstøttelse. Ingen af de tidligere ansatte har fremsendt den månedlige attest(8), der kræves for at modtage understøttelse, og instituttet har ikke kontrolleret deres faktiske situation.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) EFT L 131 af 23.5.1990.

(3) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 er instituttets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2002, dateret den 28. marts 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 31. marts 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(4) Pr. 31. december 2002.

(5) Punkt 8 i beretningen om regnskabet for regnskabsåret 2001 (EFT C 326 af 27.12.2002, s. 51), jf. også punkt 11 i beretningen om regnskabet for regnskabsåret 1999 (EFT C 373 af 27.12.2000, s. 34).

(6) Princippet om indhold frem for formalia betyder, at de regnskabsmæssige begivenheder, der registreres i årsregnskabet, skal opstilles efter deres økonomiske beskaffenhed, og ikke bare efter deres retlige form. Dette princip gentages i artikel 78 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72).

(7) Punkt 9 og 10 i beretningen om regnskabet for regnskabsåret 2001 (EFT C 326 af 27.12.2002, s. 51).

(8) I henhold til artikel 28a, stk. 2, i afsnit II, kapitel 6, i vilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne (personalevedtægten) er arbejdsløshedsunderstøttelsen betinget af, at den tidligere midlertidigt ansatte:

a) har meldt sig som arbejdssøgende på arbejdsformidlingen i den medlemsstat, hvor han har taget bopæl

b) opfylder de forpligtelser, der er fastsat i denne medlemsstats lovgivning, og som påhviler personer, der modtager arbejdsløshedsunderstøttelse i henhold til denne lovgivning

c) hver måned til den institution, som han henhørte under, fremsender en attest, som er udstedt af det pågældende lands kompetente myndighed, og hvori det oplyses, om han har opfyldt de i litra a) og b) nævnte forpligtelser.

Tabel 1

Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i instituttets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001((Forvaltningsregnskabet og balancen omfatter kun instituttets egne aktiviteter. De programmer, instituttet forvalter for Kommissionen eller andre organer, er ikke omfattet.))

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger.

Tabel 3

Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001((Forvaltningsregnskabet og balancen omfatter kun instituttets egne aktiviteter. De programmer, instituttet forvalter for Kommissionen, er ikke medtaget.))NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i instituttets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

Budgetgennemførelse

7. Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstituts (ETF) høje procentsats for betalinger over fremførte bevillinger (gennemsnitligt 90 % i løbet af de sidste fire år) viser, at aktiviteterne bag forpligtelserne altid har været velplanlagte. Som nævnt i ETF's tidligere svar kræver aktiviteternes særlige karakteristika, det faktum, at vore partnere hovedsageligt er offentlige enheder, og at ETF's metode er medbestemmelsesorienteret, langvarige beslutningsprocesser. Denne situation gør det vanskeligt for ETF egenhændigt at fastsætte gennemførelsesfrister. Med indførelsen af flerårige betalingsbevillinger i den nye finansforordning vil dette problem blive løst.

ETF's ledelse overvåger konstant budgetgennemførelsen ved hjælp af specialtilpassede rapporter og værktøjer, som ligeledes forventes at være nyttige i kontrollen med anvendelsen af flerårige bevillinger.

8. For at overholde princippet om et samlet budget vil ETF fra 2003 medtage afsnit 4 og andre øremærkede midler i oversigten over udgifter og budgetgennemførelsestabellen under budgetposter, som klart adskiller sig fra de poster, der benyttes til det årlige tilskudsbeløb.

9. Med henblik på overholdelse af den nye finansforordnings regnskabsprincip om indhold frem for formalia er ETF parat til at opføre aftalemidlerne i regnskabet for 2003 i overensstemmelse med Rettens anbefaling. For at sikre, at disse aftalemidler ikke bliver bogført dobbelt i Kommissionens endelige konsoliderede årsregnskab, vil ETF rådføre sig med Kommissionen om, hvordan de skal præsenteres.

Regnskabsføringen og årsregnskabet

12. I 2002 udviklede ETF et nyt edb-forvaltningssystem for formuefortegnelsen og anlægsaktiverne. Der var kun kort tid til rådighed til afprøvning af systemet inden udarbejdelsen af regnskaberne, hvilket medførte visse problemer med softwareimplementeringen. ETF glæder sig over at kunne meddele, at problemerne nu er løst, og at systemet opfylder behovene i forbindelse med finansiel rapportering.

13. Forskuddet (150000 euro), som er udbetalt til Oversættelsescentret, blev behandlet som udgifter. ETF er enig i, at det skulle have været behandlet som et forskud, men der var uenighed herom med finanskontrollen.

14. ETF har reduceret de beløb, der er genstand for forskudsforvaltningen, til 2500 euro gennem en beslutning af 10. april 2003 på forslag af regnskabsføreren og de pågældende anvisningsberettigede.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

15. Udlånet af en af ETF's midlertidige ansatte til Cedefop har været det første forsøg på at skabe mobilitet og udveksling blandt de to agenturers medarbejdere. Den pågældende medarbejder blev udvalgt af Cedefop efter en officiel udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af en national ekspert. ETF fulgte således bestemmelserne vedrørende aflønning af nationale eksperter.

ETF er dog enig i Rettens bemærkning om, at den valgte fremgangsmåde ikke var den mest hensigtsmæssige. Den ansattes kontrakt med ETF er nu udløbet og hermed også aftalen om midlertidig forflyttelse.

16. Arbejdsløshedsunderstøttelsen til tidligere ETF-ansatte udbetales direkte af Kommissionen, da ETF's direktør har overdraget denne opgave til GD ADMIN (nu Paymaster Office). ETF gik således ud fra, at Kommissionen ville føre regelmæssig kontrol og direkte anmode om den nødvendige dokumentation inden udbetalingen af et beløb.