DA Den Europæiske Unions Tidende C 295/1

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

Juni 2007–maj 2008

(2008/C 295/01)

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmerLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZFormandOffentlig anklager ved Højesteret, SpanienKálmán GYÖRGYIChefrådgiver for justits- og politiministeren, tidligere statsadvokat for Republikken Ungarn (nu pensioneret), UngarnPeter STRÖMBERGDirektør for det svenske revisortilsyn, Revisornämden, SverigeDiemut R. THEATOTidligere medlem af Europa-Parlamentet, tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, TysklandRosalind WRIGHTFormand for The Fraud Advisory Panel, Det Forenede Kongerige

INDHOLDSFORTEGNELSE

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

INDLEDNING

I. OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

I – 1. Møder

I – 2. Sekretariatet

II. OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

II – 1. Overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion: Styrkelse af OLAF's uafhængighed

II – 1.1. Regelmæssig kontrol på Overvågningsudvalgets initiativ (artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

II – 1.2. Regelmæssig kontrol på baggrund af oplysninger fremsendt til Overvågningsudvalget fra OLAF's generaldirektør (artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

II – 1.2.1. Undersøgelser, der har varet mere end ni måneder

II – 1.2.2 Anbefalinger til institutionerne

II – 1.2.3. Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder

II – 1.3. »Afviste sager«: De modtagne oplysninger falder klart og utvetydigt ikke ind under OLAF's kompetenceområde

II – 1.4. OLAF's de minimis-politik: Mindre forseelser, der på tilfredsstillende vis kan behandles af andre tjenestegrene

II – 1.5. OLAF's aktiviteter inden for forebyggelse af svig

II – 2. Forvaltningen af OLAF's undersøgelsesfunktion

II – 2.1. OLAF's proceduremæssige regler for undersøgelserne

II – 2.2. Forvaltningen af undersøgelserne

II – 2.3. Administrativ organisation og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion

III. FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

III – 1. Forholdet til OLAF

III – 2. Forholdet til Fællesskabets institutioner og til OLAF's partnere og andre interessenter

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

BILAG 1 Overvågningsudvalgets mødekalender

BILAG 2 Liste over udtalelser vedtaget af Overvågningsudvalget mellem 1. december 2006 og 31. maj 2008

BILAG 3 Udtalelse nr. 1/2008 »Prima facie non-cases« (afviste sager)

BILAG 4 Udtalelse nr. 2/2008 OLAF's årlige forvaltningsplan for 2008

BILAG 5 Udtalelse nr. 3/2008 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2009

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

Det er med glæde, at jeg fremlægger denne anden aktivitetsrapport for det nuværende OLAF-Overvågningsudvalg for tidsrummet juni 2007 til maj 2008.

Overvågningsudvalget er fast besluttet på at bistå Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) i kontorets helt afgørende indsats for at bekæmpe svig, korruption og uregelmæssig adfærd, der skader Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser, og styrke kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af kontorets undersøgelser. Vi er nu nået til et afgørende punkt i løbet af vores mandat for at løse disse opgaver og har opnået en god forståelse for og et bredt kendskab til OLAF og omfanget af kontorets arbejdsopgaver.

På grundlag af disse praktiske erfaringer har vi intensiveret vores overvågning af OLAF's undersøgelser i form af en gennemgang af et betydeligt antal sager med det formål at sikre OLAF's uafhængighed i udførelsen af undersøgelserne og kvaliteten af arbejdet. På tidspunktet for udformningen af denne rapport er Overvågningsudvalget i færd med at lægge sidste hånd på en række udtalelser: om sager vedrørende mindre forseelser — de såkaldte de minimis-sager, om en grundig analyse af årsagerne til, at undersøgelser har varet mere end ni måneder, og om vurdering af en række sager, der fortsat ikke er afsluttet fire år efter, at de blev åbnet. Den regelmæssige overvågning af undersøgelserne er af central betydning, da den gør det muligt at sikre overholdelsen af uafhængigheden under undersøgelsernes indledning og selve undersøgelsesforløbet samt i udformningen af sagsrapporterne. Som uafhængigt udvalg er vi bedst placeret til at udføre denne opgave, og vi har sat, og vil fortsat sætte, hele vor indsats og sagkundskab ind på at løse opgaven.

Vi bemærker, at OLAF har arbejdet på en ny håndbog for operationer. Vi vil grundigt gennemgå denne og give konstruktive tilbagemeldinger. Som nævnt i vores seneste aktivitetsrapport har Overvågningsudvalget fundet, at en stor andel af de spørgsmål, der omgiver OLAF's undersøgelser, kan løses ved at etablere klare proceduremæssige regler, som alle OLAF's ansatte skal følge i arbejdet. Det er især tilfældet vedrørende den overdrevne tid, der medgår til nogle af undersøgelserne. Vi forventer, at den nye håndbog opstiller klare proceduremæssige regler for operationer, herunder rimelige frister for hver enkelt fase i undersøgelsesforløbet.

Udvalget glæder sig over de initiativer, som OLAF har truffet med henblik på at effektivisere undersøgelserne. Der er imidlertid lang vej igen. Vi forventer, at OLAF tager sin ledelses- og personalepolitik op til fornyet overvejelse, og vi håber, at ressourcer generelt tildeles mere rationelt for at styrke OLAF's undersøgelsesfunktion.

I denne rapporteringsperiode har vi været i nær kontakt med OLAF's ledelse, herunder generaldirektøren, direktører og kontorchefer samt OLAF's personale på alle organisatoriske niveauer. Vi har haft et godt samarbejde med OLAF, og vi er overbeviste om, at dette gode samarbejde opretholdes og styrkes i fremtiden. Vi har endvidere tillid til, at det tætte arbejdsforhold mellem udvalget og EU-institutionerne også vil fortsætte.

Vores mål som uafhængigt udvalg er i sidste ende at bistå OLAF med at øge effektiviteten og styrke OLAF's uafhængighed, og vi er fast besluttet på at arbejde videre i denne retning.

Især vil jeg gerne takke Overvågningsudvalgets sekretariat for dets uvurderlige støtte.

INDLEDNING

Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) blev nedsat med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af undersøgelsesfunktionen. Udvalget afgiver udtalelser til generaldirektøren for OLAF og skal årligt aflægge rapport til institutionerne om udvalgets aktiviteter. Dette er den anden aktivitetsrapport for det nuværende Overvågningsudvalgs arbejde og omfatter aktiviteterne i tidsrummet mellem den 1. juni 2007 og den 31. maj 2008.

I vores første aktivitetsrapport, der blev vedtaget i oktober 2007 (1), understregede Overvågningsudvalget, at OLAF havde behov for at indføre et styrket og effektivt lederskab, en klar politik for undersøgelserne og forvaltningen af procedurerne, interne kontrolmekanismer for at undgå mulige interessekonflikter under undersøgelsesforløbet og en stabil personalepolitik. Alle disse spørgsmål har nemlig en direkte indflydelse på uafhængigheden i undersøgelsesforløbet og undersøgelsernes effektivitet. Overvågningsudvalget anbefalede også ændringer i OLAF's indberetninger til Overvågningsudvalget om de undersøgelser, der har været i gang i mere end ni måneder. Rapporten blev drøftet med Kommissionens næstformand, Siim Kallas, Kommissionens generalsekretær, Catherine Day, Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU) og Rådets arbejdsgruppe for bekæmpelse af svig under det slovenske formandskab. Overvågningsudvalget har glædet sig over den positive feedback og støtte, som det modtog. Franz-Hermann Brüner, OLAF's generaldirektør, udtalte, at han betragtede rapporten som et positivt redskab for at nå til de fælles mål.

Rosalind Wright var formand for Overvågningsudvalget indtil december 2007, hvor Luis López Sanz-Aránguez blev valgt som formand for et år.

I OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

I. – 1. Møder

Overvågningsudvalget har fastholdt sine månedlige møder og afholdt således 11 plenarmøder, hvor samtlige medlemmer var til stede (2). Overvågningsudvalgets møder er ikke åbne for offentligheden og samtlige mødedokumenter er fortrolige, selv om mødereferaterne gøres tilgængelige for OLAF og for generalsekretærerne for Europa-Parlamentet, for Rådet og for Kommissionen af hensyn til åbenheden og for regelmæssigt at oplyse disse om Overvågningsudvalgets aktiviteter. Overvågningsudvalgets udtalelser til OLAF's generaldirektør blev vedtaget med enstemmighed blandt Overvågningsudvalgets medlemmer og arbejdet med udpegede ordførere (3) fortsatte for at øge effektiviteten i forberedelsesarbejdet og opfølgningen på specifikke spørgsmål af interesse for Overvågningsudvalget.

Som i den foregående rapporteringsperiode har Overvågningsudvalget igen inviteret generaldirektøren for OLAF og en række medarbejdere blandt OLAF-personalet til sine møder for at drøfte og oplyse om forskellige spørgsmål af relevans for Overvågningsudvalgets arbejde og også for at oplyse OLAF om Overvågningsudvalgets aktiviteter.

I – 2. Sekretariatet

Ansvarsområderne for Overvågningsudvalgets sekretariat er opstillet i Overvågningsudvalgets forretningsorden (4), som fastlægger, at sekretariatet spiller en central rolle for at lette og bidrage til udførelsen af samtlige opgaver, som Overvågningsudvalget påtager sig, og for at sikre, at Overvågningsudvalget er i stand til at opfylde sit retlige mandat i fuld uafhængighed.

På baggrund af de vanskeligheder, der havde været med at ansætte og udnævne sekretariatspersonalet i løbet af Overvågningsudvalgets første to år (5), anbefalede Overvågningsudvalget (6), at der ved hjælp af en fodnote til stillingsfortegnelsen øremærkedes otte stillinger til sekretariatet, således at Overvågningsudvalgets fremtidige arbejde ikke ville gå i stå, at kontinuiteten i arbejdet kunne sikres og udvalgets uafhængighed kunne styrkes.

II. OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

II – 1. Overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion: styrkelse af OLAF's uafhængighed

Uafhængighed i undersøgelsernes indledning og selve undersøgelsesforløbet samt i udformningen af de efterfølgende sagsrapporter er OLAF's centrale forpligtelse. Det nuværende Overvågningsudvalg har siden begyndelsen af sin mandatperiode besluttet at gøre optimal brug af de retlige mekanismer, som lovgiver har stillet til udvalgets rådighed med hensyn til overvågningen af OLAF's undersøgelsesfunktion.

Overvågningsudvalget har siden sin seneste rapport intensiveret sin overvågningsaktivitet vedrørende undersøgelser, der har varet mere end ni måneder, og for første gang de undersøgelser, der endnu ikke er afsluttet efter mere end fire år, samt de sager, der er henvist til nationale retsmyndigheder. Overvågningsudvalget har også gennemgået månedlige statistikker vedrørende operationelle aktiviteter.

II – 1.1. Regelmæssig kontrol på Overvågningsudvalgets initiativ (artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

Den overdrevent lange varighed af visse af OLAF's undersøgelser har bekymret Overvågningsudvalget. OLAF mener også, at der må være en prioritet at nedbringe varigheden af de ældre sager (7).

I betragtning af den førende rolle, som OLAF spiller på visse undersøgelsesområder, hvor OLAF også nyder klare proceduremæssige beføjelser, besluttede Overvågningsudvalget at gennemgå samtlige sager under OLAF's direktorat A »Undersøgelser og Operationer I«, som fortsat ikke er afsluttede efter et undersøgelsesforløb på mere end fire år, eller som blev indledt i 2004. Ordførerne har gennemgået oplysninger vedrørende 26 OLAF-undersøgelsessager for samtlige sektorer under direktorat A: 13 sager vedrørende interne undersøgelser: EU-institutioner, fem sager vedrørende interne/eksterne undersøgelser: EU-organer, seks sager vedrørende direkte udgifter og bistand til tredjelande og to sager vedrørende bistand til tredjelande.

Analysen havde til formål at efterprøve, at mulige uberettigede forsinkelser ikke var forbundet med årsager, der kunne underminere den uafhængige gennemførelse af undersøgelserne eller bringe resultaterne i fare.

I gennemgangen af sagerne tog Overvågningsudvalget behørigt hensyn til følgende elementer: overholdelse af reglerne i OLAF-håndbogen, kategoriseringen af sager som strafferetlige, disciplinære eller økonomiske overtrædelser, uberettigede forsinkelser, perioder med inaktivitet og forældelsesfrister, interessekonflikter under undersøgelsesforløb, overholdelse af menneskerettigheder og grundlæggende frihedsrettigheder, mulige risici for uafhængige undersøgelsesforløb. Desuden blev der foretaget en overordnet vurdering af sagskvaliteten samt overensstemmelsen mellem OLAF's sagsstyringssystem (CMS) og papirversionen.

Selv om hver enkelt sag har sine individuelle kendetegn, stod det klart, at der er fælles tegn på uberettigede forsinkelser og uforklarede perioder med inaktivitet i løbet af undersøgelsesforløbet. Nogle af sagerne, der var kategoriseret som »interne undersøgelser«, var reelt sager om »strafferetlig bistand«. Disse sager og andre, der korrekt var kategoriseret som interne undersøgelser, var holdt åbne, selv om der ikke fandt nogen undersøgelseshandlinger sted.

Bortset fra evaluerings- og vurderingsfaserne opstiller OLAF-håndbogen ingen klare frister for undersøgelsernes varighed. Denne mangel skaber retlig uklarhed og en mulig fare for overtrædelse af forældelsesfrister og andre faktorer til skade for retfærdigheden.

Overvågningsudvalget er bekymret over mangelen på effektive sagsbehandlingsmekanismer, der kan hjælpe OLAF til at undgå sådanne risici. Overvågningsudvalget tager til efterretning og give sin støtte til, at der er udpeget to seniorkonsulenter for de af OLAF's direktorater, der står for undersøgelser og operationer, men deres opgavebeskrivelser er ikke klart afgrænsede, og så længe der ikke er klare procedureregler, frygter Overvågningsudvalget, at der fortsat kan forekomme faktorer, der er til skade for et vellykket resultat af en undersøgelse.

Samtlige OLAF's undersøgelser, som fortsat ikke var afsluttet efter mere end fire år, gennemgås nu af ordførerne. Der vil i løbet af de kommende måneder blive fremlagt generelle og detaljerede konklusioner og blive udarbejdet en udtalelse til generaldirektøren for OLAF.

Under Overvågningsudvalgets kontrol med OLAF sagerne blev såvel papirversionerne som de elektroniske sagsmapper fra OLAF's sagsstyringssystem (CMS) gennemgået. Overvågningsudvalget erfarede en overordnet mangel på stringent og systematisk orden i såvel indekseringen som arkiveringen af OLAF's dokumenter. Overvågningsudvalget mener det afgørende, at detaljer behandles med omhu for at undgå mulig forvirring og muligt tab af kontinuitet i sagsforløbet. Overvågningsudvalget mener endvidere, at der for at spare tid bør udarbejdes sagsnotater med et resumé af sagens omstændigheder på et af Kommissionens arbejdssprog af den undersøgelsesmedarbejder, der i stand til at læse dokumenter på originalsproget.

II – 1.2. Regelmæssig kontrol på baggrund af oplysninger fremsendt til Overvågningsudvalget fra OLAF's generaldirektør (artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

II – 1.2.1. Undersøgelser, der har varet mere end ni måneder

Overvågningsudvalget fortsatte gennemgangen af de rapporter, som OLAF's undersøgelsesmedarbejdere har udarbejdet i de tilfælde, hvor undersøgelserne har varet mere end ni måneder. Overvågningsudvalget gennemgik samtlige 141 undersøgelsesrapporter af denne type i tidsrummet januar til december 2007 (78 % af de undersøgelser, som OLAF havde indledt på det tidspunkt, havde varet mere end ni måneder) struktureret efter måneder og sektorer og med særlig opmærksomhed på de anførte årsager til, at sagerne ikke var blevet afsluttet inden for en nimåneders periode. Overvågningsudvalget bemærkede, at den årsag, som OLAF havde angivet i halvdelen af rapporterne var: »der var afsat betydelige ressourcer, men alligevel betyder undersøgelsesarbejdets omfang, at der er behov for mere tid«.

I sin årlige aktivitetsrapport for 2005-2007 anbefalede udvalget vidtgående ændringer i de oplysninger, som rapporterne indeholder, så der gives mere detaljerede årsager til overdrevne forsinkelser i undersøgelsesforløbet, og opmærksomheden i højere grad henledes på mulige forældelsesfrister (8).

Mere specifikt anbefalede Overvågningsudvalget til generaldirektøren for OLAF, at »udformningen af resuméet af »nimånedersrapporterne« bør ændres, så der medtages yderligere elementer, der vil gøre det muligt at foretage en effektiv evaluering af, hvordan undersøgelserne skrider frem. Følgende elementer bør medtages: den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden, den dato eller periode, hvor de undersøgte handlinger blev begået, varigheden af »vurderingsfasen«, inden der træffes beslutning om at indlede sagen, mulige sanktioner for eller retsvirkninger af de undersøgte handlinger og forældelsesfristerne for de undersøgte handlinger«.

Generaldirektøren for OLAF fulgte formelt denne anbefaling fra Overvågningsudvalget. Selv om kontorerne for undersøgelser og operationer under direktorat B »Undersøgelser og Operationer II« foretog en tilpasning af deres rapporter, så de svarede til de oplysninger, som Overvågningsudvalget havde anmodet om, fulgte kontorerne for undersøgelser og operationer under direktorat A »Undersøgelser og Operationer I« ikke denne anbefaling (9). Som følge heraf stødte Overvågningsudvalget på de samme problemer som i den seneste rapporteringsperiode. Årsagen »berostillelse af undersøgelsen af taktiske grunde« bliver ofte angivet som forklaring på en undersøgelse, der er stillet i bero. Overvågningsudvalget havde tidligere anbefalet, at denne årsag ikke længere anvendtes for at stille en sag i bero, da årsagen ikke giver et klart billede af grundene til forsinkelse. Hertil kommer, at den forventede tid for tilendebringelse af en undersøgelse ikke var angivet i en tredjedel af sagerne.

Overvågningsudvalget gjorde generaldirektøren for OLAF opmærksom på forskellene i de to direktoraters tilgang. Først i januar 2008 tilpassede kontorerne under direktorat A deres resuméer til Overvågningsudvalgets anmodninger. Disse rapporter gennemgås også af Overvågningsudvalget (54 fra januar til maj 2008) og indgår sammen med ovennævnte 141 rapporter i en udtalelse, der vil blive fremsendt til generaldirektøren for OLAF.

II – 1.2.2. Anbefalinger til institutionerne

Generaldirektøren for OLAF er forpligtet til at oplyse Overvågningsudvalget om sager, hvor en institution, et organ eller agentur ikke har efterlevet OLAF's henstillinger (10). Der er i løbet af rapporteringsperioden kun indberettet to sådanne sager til Overvågningsudvalget, som udvalget efterfølgende har analyseret og drøftet. På grundlag af et så lille antal indberettede sager er Overvågningsudvalget ikke i stand til at drage generelle konklusioner eller fremsætte anbefalinger. Sagerne giver imidlertid anledning til bekymring over, at OLAF ikke foretog en effektiv opfølgning og ikke tog behørigt hensyn til forældelsesfrister, selv om OLAF påtog sig et stort unødvendigt administrativt arbejde. Det forhold, at der kun er indberettet to sager i løbet af rapporteringsperioden, får Overvågningsudvalget til at tvivle på, om der er indført systematisk indberetning.

Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF indfører et systematisk indberetningssystem for sager, hvor en institution, et organ eller et agentur ikke har efterlevet OLAF's henstillinger i Overensstemmelse med den retlige forpligtelse.

II – 1.2.3. Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder

Det er Overvågningsudvalgets mål at vurdere kvaliteten og nytten af OLAF's undersøgelsesrapporter for de nationale retslige myndigheder, og at undersøgelsesresultater kun baseres på forhold, som har beviskraft i retssager i den medlemsstat, hvor anvendelsen har vist sig nødvendig (11).

Overvågningsudvalget modtager regelmæssigt fra generaldirektøren for OLAF kopier af de sagsmapper, der fremsendes til medlemsstaternes retslige myndigheder. I løbet af rapporteringsperioden undersøgte Overvågningsudvalget 43 sager af denne type. Sagerne er blevet forelagt Overvågningsudvalget af de retsembedsmænd fra OLAF's kontor »Juridisk Rådgivning«, som fremsendte sagsmapperne. På grundlag af en foreløbig analyse finder der åbne drøftelser om materielle og proceduremæssige aspekter af undersøgelserne sted mellem Overvågningsudvalget og repræsentanter fra dette kontor.

Overvågningsudvalget har især rettet sin opmærksomhed mod kategoriseringen af overtrædelserne og deres forældelsesfrister. Overvågningsudvalget efterprøver også, om beskrivelsen af forholdene er klare og forståelige for modtageren. Sluttelig forsøger medlemmerne at sikre sig, at rapporterne kan udgøre gyldige bevismidler i retslige procedurer i den pågældende medlemsstat. I tilfælde af en overtrædelse, der omfatter forhold begået i flere medlemsstater, søger Overvågningsudvalget tillige at afgøre, hvilke objektive årsager der foranledigede OLAF til at henvise sagen til den pågældende medlemsstat.

Overvågningsudvalget har bemærket, at de endelige sagsrapporter i nogle tilfælde er fremsendt til nationale retslige myndigheder efter udløbet af forældelsesfristen. I andre sager har sagens manglende relevans ført til, at myndighederne ikke har indledt nogen sag. Overvågningsudvalget har også bemærket, at dette ville kunne undgås, hvis der på et tidligere tidspunkt i undersøgelsen inddrages en retsembedsmand fra kontoret Juridisk Rådgivning. I alle de sager, hvor retsembedsmændenes rådgivning synes væsentlige, synes der ikke at være nogen systematik i deres involvering, hverken med hensyn til omfang eller tidspunkt.

Det er værd at bemærke, at de retslige myndigheder i den medlemsstat, som modtager OLAF's rapporter, ikke er forpligtet til at indlede en retssag (12). Det er op til disse myndigheder at træffe afgørelse i tråd med gældende lov på deres område og i givet fald i overensstemmelse med deres strafferetlige prioriteringer.

På denne baggrund og for at skabe større klarhed i de fremsendte rapporter tilrådes det at sikre, at samtlige sådanne rapporter altid baseres på samme forudfastsatte model, så der ikke udelades noget, og at alle de relevante elementer indgår i rapporterne under hensyntagen til retskravene i medlemsstaten og de nationale evalueringsregler.

Overvågningsudvalget modtager også regelmæssigt fra OLAF oplysninger om disse sager, hvor de nationale myndigheder, herunder anklagemyndighederne, ikke har indledt retssager efter modtagelsen af sagsmapperne fra OLAF. Dette vedrørte to sager, der blev fremsendt i 2007 og en sag fremsendt i 2008, hvor de retslige myndigheder, som fik henvist sagerne, besluttede ikke at foretage sig yderligere.

II – 1.3. »Afviste sager« (prima facie non-cases): De modtagne oplysninger falder klart og utvetydigt ikke ind under OLAF's kompetenceområde

Overvågningsudvalget gennemgik et repræsentativt udsnit af 212 sådanne »afviste sager« (24 % af samtlige sager mellem 2003 og 2007), hvor de oplysninger, som OLAF modtog, ikke falder inden for OLAF's kompetenceområde, og dermed ikke krævede en fuldstændig vurdering eller indledning af en formel undersøgelse (13). Analysen var fokuseret på at efterprøve OLAF's korrekte anvendelse af de regler, der er opstillet i håndbogen, og undersøge, hvilke procedurer der anvendes for øjeblikket til behandling af disse former for sager.

Overvågningsudvalget konkluderede, at OLAF anvender de eksisterende regler korrekt, og at procedurerne sætter OLAF's i stand til at afslutte disse sager hurtigt og uden overdrevent ressourceforbrug. Overvågningsudvalget opdagede ingen sager i stikprøven, hvor en anden procedure eller en fuldstændig undersøgelse af oplysningerne ville have været mere på sin plads. Overvågningsudvalget bemærker imidlertid, at der er forskelle i gældende praksis for øjeblikket, hvorfor undersøgelsesmedarbejdere vurderer indkommende oplysninger, mens det i håndbogen er angivet, at behandlingen af indkommende oplysninger hører under kontorchefens ansvar. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF tager det i betragtning ved revisionen af OLAF-håndbogen om operationelle procedurer.

II – 1.4. OLAF's de minimis-politik: Mindre forseelser, der på tilfredsstillende vis kan behandles af andre tjenestegrene

Overvågningsudvalget er klar over, at økonomiske virkninger ikke altid er den vigtigste faktor, når det skal afgøres, hvorvidt der skal indledes en sag eller ej. OLAF er også forpligtet til at tage andre faktorer i betragtning såsom oplysningernes politiske betydning og Fællesskabernes ry samt efterlevelse af Kommissionens nultolerancepolitik for svig og korruption. Det bør imidlertid ikke føre til, at OLAF skal behandle alle former for indledende oplysninger og undersøge alle sager, uanset hvor omfattende deres økonomiske virkninger er.

Overvågningsudvalget har kortlagt en række mindre sager (f.eks. falske udgiftsbilag fra tjenestemænd vedrørende meget små pengebeløb), hvor de umiddelbart kunne have været henvist til Kommissionens Kontor for Undersøgelser og Disciplinære Foranstaltninger (IDOC), som har beføjelse til at undersøge disse former for interne sager samt sager vedrørende tjenesteforseelser. Overvågningsudvalgets erfaringer viser også, at OLAF vil drage fordel af et styrket samarbejde med IDOC. Det er derfor vigtigt, at OLAF gennemfører aftalememorandummet med IDOC så hurtigt som muligt for at præcisere reglerne om, hvad der skal undersøges af OLAF, og hvad der skal henvises til IDOC, samt praktiske spørgsmål som aktindsigt.

Overvågningsudvalget mener, at det vil være en fordel for OLAF at opstille en intern de minimis-politik i overensstemmelse med OLAF's undersøgelsespolitik og –prioriteter. Overvågningsudvalget mener, at OLAF bør sigte på så vidt muligt at tildele ressourcer til undersøgelser af mere grove sager i forhold til en undersøgelsesstrategi, der bør fastlægges af OLAF, og hvorefter arbejdsbyrden og de menneskelige ressourcer kan overflyttes fra de sager, hvor de økonomiske virkninger er beskedne.

II – 1.5. OLAF's aktiviteter inden for forebyggelse af svig

OLAF gav i løbet af rapporteringsperioden regelmæssige præsentationer for Overvågningsudvalget om nye initiativer til forebyggelse af svig og korruption. Selv om Overvågningsudvalget i princippet støtter OLAF's bestræbelser på området forebyggelse af svig og korruption, mener udvalget, at arbejdet på området bør knyttes nærmere til OLAF's undersøgelser og operationelle arbejde. Overvågningsudvalget er især interesseret i at få at vide, hvordan OLAF på baggrund af konkrete undersøgelsesresultater kan anvende de erfaringer og den deraf følgende sagkundskab til at imødegå de strategiske udfordringer på området svig og korruption som fastlagt i forordning (EF) nr. 1073/1999 (14).

På baggrund af de begrænsede ressourcer til både undersøgelsesaktiviteter og forebyggende aktiviteter anbefaler Overvågningsudvalget, at OLAF hurtigt foretager en klar prioritering af forebyggelse af svig og korruption på en måde, der ikke flytter ressourcer fra undersøgelsesarbejdet. Overvågningsudvalget understreger behovet for i vidt omfang at øge informationsstrømmen, samarbejdet mellem OLAF's direktorater og kontorer med ansvar for forebyggelse af svig og de direktorater og kontoret, der har ansvaret for undersøgelser, så de indhøstede erfaringer fra undersøgelserne kan blive til egentlig nytte for OLAF's initiativer på området. En sådan tilpasning er absolut nødvendig, hvis OLAF skal kunne levere det bidrag på området, som Kommissionen forventer.

II – 2. Forvaltningen af OLAF's undersøgelsesfunktion

II – 2.1. OLAF's proceduremæssige regler for undersøgelserne

OLAF fremsendte i april 2007 Overvågningsudvalget et udkast til OLAF-håndbog for operationelle procedurer (den korte version). Overvågningsudvalget mener, at OLAF har behov for en klar og praktisk vejledning til OLAF's undersøgelsesmedarbejdere, der er formuleret, så den kan være et nyttigt værktøj under undersøgelsesforløbet: forklaring af procedurerne, reglerne og fristerne for de forskellige faser i en undersøgelse. Denne version af udkastet til OLAF-håndbog levede ikke op til Overvågningsudvalgets forventninger.

På tidspunktet for udformningen af denne rapport var OLAF i færd med at lægge sidste hånd på et nyt udkast til OLAF-håndbog for operationelle procedurer, og Overvågningsudvalget vil give feedback herpå under hensyntagen til ovennævnte punkter.

II – 2.2. Forvaltningen af undersøgelserne

Overvågningsudvalget har siden begyndelsen af dets mandatperiode været opmærksom på den direkte virkning, som OLAF's forvaltning, lederskab og organisatoriske struktur kan have på udførelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion (15). Overvågningsudvalget har tillid til, at forbedringer på disse områder vil øge effektiviteten af OLAF's undersøgelsesfunktion, nemlig kontrol med forsinkelser og undersøgelsernes kvalitet og effektivitet. Overvågningsudvalget indtager det synspunkt (16), at de nuværende retlige rammer giver beslutningsbeføjelse om spørgsmål i tilknytning til OLAF's organisatoriske og ledelsesrelaterede aktiviteter til generaldirektøren for OLAF som chef for tjenestegrenen.

Overvågningsudvalget bemærker, at en række forbedringer allerede er undervejs vedrørende forvaltningen af undersøgelserne. Overvågningsudvalget glæder sig over udnævnelsen af direktører for direktorat B »Undersøgelser og Operationer II« og direktorat C »Operationel og strategisk støtte« og tillige seniorkonsulenter for direktorat A og B.

Overvågningsudvalget mødtes ved adgangen af rapporteringsperioden med direktørerne for direktorat A og B (17) for at drøfte de seneste udviklinger vedrørende deres respektive arbejdsområder og deres idéer for fremtiden. Overvågningsudvalget ønsker at opbygge et tættere og mere åbent forhold til OLAF's ledelse. Overvågningsudvalget giver sin fulde støtte til OLAF's direktører til deres bestræbelser på at forbedre kontrollen med og overvågningen af undersøgelserne og er indstillet på at hjælpe og rådgive OLAF, når og hvis OLAF finder det hensigtsmæssigt.

Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF's ledelse præciserer en klar undersøgelsespolitik og en strategisk planlægning for undersøgelserne, hvilket efter Overvågningsudvalgets mening også vil forbedre åbenheden og lette styringen af den store mængde af undersøgelser og de til rådighed værende ressourcer på den mest effektive måde.

Overvågningsudvalget opfordrer tillige OLAF's ledelse til at have et klarere ledelsesmæssigt fokus og en klarere vision for OLAF's ultimative funktion. Overvågningsudvalget mener, at der er fare for, at mangel på åbenhed kan føre til forsinkelser i behandlingen af sagsdokumenterne til hinder for medlemsstaternes opfølgning på OLAF's henstillinger. OLAF's fremlæggelse af sager henvist til nationale retslige myndigheder viser, at nogle sager ikke blev behandlet af de nationale retslige myndigheder, fordi forældelsesfristen var udløbet, før sagen blev fremsendt til dem. Endvidere viser Overvågningsudvalgets analyse af »nimånedersrapporterne« (18), at de mange forsinkelser (på grund af lav prioritering, manglende ressourcer og taktisk berostillelse) i sagsbehandlingen kunne have været undgået gennem bedre forvaltning og planlægning.

Overvågningsudvalget understreger endvidere betydningen af, at der indføres mekanismer for hensigtsmæssig kvalitetskontrol, at forsinkelser undgås, og at der indføres et fyldestgørende system for feedback og evaluering af undersøgelserne. Med et effektivt kontrolsystem og klare benchmarks ville OLAF's ledelse lettere kunne følge op på resultaterne og kortlægge problemområder. På den anden side bør systemet også gøre det muligt at træffe afhjælpende foranstaltninger på grundlag af erfaringerne og på basis af anbefalinger. For at forbedre kontrol- og feedbacksystemerne er de væsentlige redskaber intern åbenhed og kommunikation.

Overvågningsudvalget har afgivet en udtalelse om OLAF's årlige forvaltningsplan for 2008 (AMP) (19), hvori Overvågningsudvalget opstillede en række forslag vedrørende forvaltningsmål og resultatindikatorer (20).

II – 2.3. Administrativ organisation og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion

Overvågningsudvalget indtager det synspunkt, at generaldirektøren for OLAF bør være ansvarlig for indførelsen af en effektiv personalepolitik inden for rammerne af Fællesskabernes personalevedtægter og som fastlagt i Kommissionens afgørelse fra 1999 (21). Endvidere bør generaldirektøren for OLAF udnytte den fuldstændige fleksibilitet, han har som ansættelsesmyndighed for at sikre uproblematisk ansættelse af personale, interne overførsler og overflytninger og for at sikre, at de nødvendige stillinger og bevillinger for at sætte OLAF i stand til at fungere effektivt er til stede.

Overvågningsudvalget har gennemgået OLAF's foreløbige budgetforslag for 2009, og udvalget har afgivet en udtalelse (22), hvori udvalget især understreger betydningen af snæver overensstemmelse mellem personalepolitikken og undersøgelseskontorernes behov.

Efter Overvågningsudvalgets mening kan dette opnås gennem yderligere udvikling af en strategi for menneskelige ressourcer, der kan muliggøre en effektiv personaletildeling efter reelle behov og aftalte prioriteringer, og ved at tildele nye ressourcer til centrale undersøgelsesopgaver. Der er for øjeblikket en ubalance mellem tildelte ressourcer til operationelle og til ikke-operationelle opgaver, og OLAF's prioritet bør være en bedre anvendelse af de allerede eksisterende interne ressourcer snarere end at øge det samlede medarbejderantal.

Overvågningsudvalget understreger betydningen af, at der indføres et specialiseret og kontinuerligt efteruddannelsesprogram for undersøgelsesmedarbejdere for at forbedre deres viden og færdigheder, navnlig i forhold til den finansielle gennemførelse af fællesskabsreglerne.

Uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesmedarbejdere er af afgørende betydning. Med dette for øje er spørgsmålet om OLAF's midlertidige ansatte af kritisk betydning af hensyn til stabiliteten, kontinuiteten og uafhængigheden, idet en stor andel af undersøgelsespersonalet for øjeblikket er ansat på midlertidige kontrakter. Overvågningsudvalget glæder sig over de positive udviklinger i 2007 og 2008 med hensyn til forlængelse af midlertidige kontrakter for en ubegrænset periode og offentliggørelsen af åbne udvælgelsesprøver. Endvidere opfordrer Overvågningsudvalget OLAF til at forfremme sit eget midlertidige personale i overensstemmelse med personalevedtægterne og generaldirektørens afgørelse fra 2005 (23) med henblik på at forbedre deres mobilitet, samtidigt med at OLAF omhyggeligt planlægger sin egen ansættelsespolitik efter tilendebringelsen af både den igangværende og de planlagte udvælgelsesprøver.

III. FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

III – 1. Forholdet til OLAF

Overvågningsudvalget har siden begyndelsen af mandatperioden afgivet otte udtalelser (24): tre om OLAF's foreløbige budgetforslag, en om nimånedersrapporterne, en om »afviste sager«, en om den foreslåede reform af OLAF (herunder en supplerende udtalelse) og to om spørgsmål i tilknytning til forvaltningen af OLAF's undersøgelsesfunktion. Overvågningsudvalget er tilfreds med, at OLAF i de fleste sager har taget Overvågningsudvalgets synspunkter til efterretning og planlægger at implementere dem i fuldt omfang.

Overvågningsudvalget opfordrer OLAF til at fremsende mere detaljerede og regelmæssige oplysninger om, hvordan OLAF agter at implementere Overvågningsudvalgets anbefalinger, så Overvågningsudvalget kan vurdere virkningen af dets arbejde. Overordnet har Overvågningsudvalgets tillid til, at dets anbefalinger vil hjælpe OLAF til at forbedre effektiviteten af OLAF's aktiviteter og navnlig visse aspekter, som har central betydning for OLAF's operationelle uafhængighed og en sund forvaltning af undersøgelsesfunktionen.

I løbet af rapporteringsperioden mødtes Overvågningsudvalget regelmæssigt med generaldirektøren for OLAF, med samtlige direktører, og regelmæssigt med retsembedsmænd fra kontoret »Juridisk Rådgivning« sammen med personale fra andre kontorer, som drøftede deres arbejde med Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalget konkluderede fra disse drøftelser, at de betænkeligheder, der er nævnt tidligere i rapporten vedrørende karakteren af OLAF's undersøgelser og navnlig ledelsesspørgsmål og spørgsmål vedrørende menneskelige ressourcer, også optager OLAF's ledelse og personale. OLAF er klar over, at der er et presserende behov for at forbedre planlægningen og den strategiske forvaltning af undersøgelserne og for at opstille og gennemføre operationelle prioriteringer, regler og procedurer for undersøgelserne.

Overvågningsudvalget har understreget betydningen af kriterier og prioriteringer for undersøgelserne for at optimere anvendelsen af de eksisterende ressourcer. Overvågningsudvalget støtter OLAF's øverste ledelses synspunkt, hvorefter en forøgelse af antal ansatte ikke er et presserende behov for OLAF, men at der snarere — for at korrigere fokus — skal finde en omfordeling sted samt en egentlig efteruddannelse af eksisterende interne ressourcer. Alle disse foranstaltninger og initiativer kræver imidlertid større beslutsomhed og lederskab fra OLAF's ledelses side.

Formanden for Overvågningsudvalget og ordførerne har i løbet af rapporteringsperioden været inviteret af OLAF til at deltage i tre OLAF-konferencer: Fraud Prosecutors' Conference i Bruxelles, Eurojust-OLAF-konferencen om korruption ligeledes i Bruxelles og ISCTE/ANU/OLAF-konferencen til bekæmpelse af korruption afholdt i Portugal (25).

III – 2. Forholdet til Fællesskabets institutioner og til OLAF's partnere og andre interessenter

Overvågningsudvalget fastholdt sin nære kontakt til Fællesskabets institutioner og til OLAF's partnere og andre interessenter og er fast besluttet på regelmæssigt at udveksle synspunkter med organer, der deler interesse i at bekæmpe svig, korruption og ulovlige aktiviteter, der påvirker Fællesskabets finansielle interesser.

I denne ånd mødtes Overvågningsudvalget i rapporteringsperioden med følgende: Kommissionens næstformand, Siim Kallas, Kommissionens generalsekretær, Catherine Day, Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU) og formanden for dette udvalg, Herbert Bösch, COCOBU-koordinatorerne og COCOBU-ordføreren for OLAF og Overvågningsudvalget, Ingeborg Grässle, direktøren for retlige og indre anliggender i Rådets sekretariat, Gilles de Kerchove, Rådets arbejdsgruppe for bekæmpelse af svig under det slovenske formandskab, den assisterende tilsynsførende for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, Joaquín Bayo Delgado, og med Den Europæiske Ombudsmand, Nikiforos Diamandouros.

Overvågningsudvalget konkluderede på grundlag af disse drøftelser, at der var etableret en bedre forståelse og tættere arbejdsforhold med OLAF på tværs af Kommissionens tjenestegrene, at der var fælles og overordnede betænkeligheder med hensyn til virkningerne af forsinkelser i sagsbehandlingen og afslutningen af interne undersøgelser, at OLAF's operationelle kapacitet kunne være nyttig inden for rammerne af retlige og indre anliggender, og at spørgsmål vedrørende OLAF burde afspejles bedre inden for rammerne af Lissabontraktaten og Den Europæiske Anklagemyndighed. På invitation fra og i samarbejde med Spaniens statsanklager deltog Overvågningsudvalget i et internationalt seminar om dette spørgsmål med henblik på at forene organer, der arbejder inden for justitsområdet, for at drøfte de fremtidige rammer for at bekæmpe overtrædelser, der påvirker EU's finansielle interesser, og for at overveje, hvilken rolle OLAF kunne spille i en sådan ny struktur.

Overvågningsudvalget mødtes også med Spaniens statsanklager, Candido Conde-Pumpido, og Belgiens statsanklager, Johan Delmulle, med henblik på at vurdere kvaliteten og nytten af de af OLAF's undersøgelsesrapporter, der fremsendes til de nationale retslige myndigheder, og at tilskynde til en god informationsstrøm mellem OLAF og medlemsstaterne sammen med en proaktiv gennemførelse på de nationale myndigheders side af de bestemmelser, der vedrører pligten til at underrette OLAF (26). Overvågningsudvalgets rolle er også at bistå OLAF i forbedringen af samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaterne, da dette er af afgørende betydning for et vellykket resultat af OLAF's undersøgelser. Det blev under drøftelserne understreget, at der for øjeblikket er et godt samarbejde og en god informationsudveksling mellem anklagemyndigheder og retslige myndigheder og OLAF. »Retsembedsmændene i OLAF's kontor Juridisk Rådgivning« spiller fortsat en væsentlig rolle for de regelmæssige kontakter og samarbejdet med de nationale retslige myndigheder.

Der blev som opfølgning på det internationale seminar nævnt ovenfor i januar 2008 undertegnet en samarbejdsaftale mellem den spanske statsanklager og OLAF. Overvågningsudvalget tilskynder OLAF til yderligere at styrke sine forbindelser i almindelighed med nationale myndigheder, idet de konkrete resultater af OLAF's arbejde også afhænger af bidrag fra medlemsstaterne såvel i undersøgelsesforløbet som i opfølgningsfasen.

I sine drøftelser med den assisterende tilsynsførende for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, Joaquín Bayo Delgado, understregede Overvågningsudvalget, at kontinuerlig adgang til OLAF-oplysninger naturligt hører til udvalgets opgave, så det kan opfylde sit retlige mandat i forbindelse med overvågningen og samtidigt sikre, at bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger og fortrolighed efterleves i fuldt omfang. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse udstedte i juli 2007 en udtalelse (27), hvori den tilsynsførende konkluderede, at »der ikke er grund til at tro, at der er brud på bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (28), forudsat at betragtningerne i denne udtalelse er efterlevet fuldt ud«. Overvågningsudvalget er enig i den tilsynsførendes anbefalinger og fast besluttet på at gennemføre dem.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

I. Overvågningsudvalgets centrale rolle er at foretage regelmæssig overvågning af OLAF's undersøgelser for at sikre overholdelsen af uafhængighed i undersøgelsernes indledning og selve undersøgelsesforløbet samt i udformningen af sagsrapporterne. Denne mekanisme er af væsentlig betydning for at styrke uafhængigheden af OLAF's undersøgelser fra starten, og Overvågningsudvalget er fast besluttet på at forfølge dette mål.

II. Overvågningsudvalget er bekymret med hensyn til den overdrevne varighed af disse undersøgelser og har gennemgået alle de undersøgelser, der endnu ikke var afsluttet efter mere end fire år, og som henhører under OLAF's direktorat A »Undersøgelser og Operationer I«. Overvågningsudvalget har gennemgået 26 undersøgelser uden at gribe ind i deres forløb og har bemærket uforklarede perioder med inaktivitet og ukorrekt kategorisering af sager. Overvågningsudvalget opfordrer indtrængende OLAF til at gennemføre stringente kontrolmekanismer for at undgå mulige interessekonflikter under undersøgelsesforløb.

III. Overvågningsudvalget har analyseret samtlige rapporter (195 i alt) vedrørende undersøgelser, der fortsat ikke var afsluttet efter ni måneder. Sagerne analyseres især for årsager til forsinkelser og forventet tidspunkt for tilendebringelse. Overvågningsudvalget vil følge op på dette spørgsmål med OLAF.

IV. Overvågningsudvalget anbefaler, at retsembedsmænd fra kontoret »Juridisk rådgivning« inddrages på et meget tidligere tidspunkt i undersøgelsesforløbet, så forældelsesfrister fyldestgørende kan tages i betragtning, og det kan sikres, at de undersøgelser, der henvises til nationale retslige myndigheder, kan antages i hver medlemsstat.

V. Overvågningsudvalget er tilfreds med den stikprøve af 212 »afviste sager«, som den har undersøgt, og konkluderer, at den gældende procedure for behandling af oplysninger, der ikke hører under OLAF's kompetence, har sat OLAF i stand til at afslutte disse sager hurtigt og effektivt. Overvågningsudvalget anbefaler imidlertid, at den relevante reference i OLAF-håndbogen stemmer overens med OLAF's gældende praksis.

VI. Overvågningsudvalget mener, at OLAF ikke er forpligtet til at behandle alle former for oplysninger og alle sager uanset deres økonomiske virkning, og anbefaler stærkt, at OLAF udvikler en de minimis-politik for sager vedrørende mindre forseelser med meget beskeden økonomisk virkning og kritisk vurderer, hvornår sådanne sager kan henvises til IDOC. Overvågningsudvalget opfordrer endvidere OLAF til at gennemføre aftalememorandummet med IDOC for at kortlægge opgavefordelingen vedrørende sådanne sager.

VII. Overvågningsudvalget modtog og gennemgik de to sager, der blev fremlagt af OLAF, vedrørende en institutions manglende efterlevelse af OLAF's henstillinger. Overvågningsudvalget anbefaler stærkt, at OLAF regelmæssigt overvåger og systematisk indberetter alle sådanne sager til Overvågningsudvalget, idet dette vil kunne forbedre effektiviteten af OLAF's opfølgning.

VIII. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF reviderer indholdet og formatet af de månedlige statistiske rapporter, idet data for øjeblikket enten ikke er fortolket eller knyttet til nogen form for måling af kvalitet og dermed ikke kan efterprøves af Overvågningsudvalget.

IX. Overvågningsudvalget har overvejet virkningen af OLAF's forvaltning af OLAF's undersøgelsesfunktion og giver sin fulde støtte til de foranstaltninger, som skal forbedre planlægning, kontrol og overvågning. Overvågningsudvalget anbefaler stærkt, at OLAF lægger større vægt på forvaltning, strategisk planlægning og kontrol samt feedbacksystemer for det operationelle arbejde. Først og fremmest anbefaler Overvågningsudvalget, at OLAF præciserer sin undersøgelsespolitik og skaber sig et klarere ledelsesmæssigt fokus og en klarere vision af OLAF's formål og overordnede succesfaktorer. Stor beslutsomhed i OLAF's ledelse er en forudsætning for et harmonisk og produktivt arbejdsklima.

X. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF udvikler en strategi for menneskelige ressourcer og som en prioritet tildeler flere menneskelige ressourcer af højeste kvalitet til det operationelle arbejde, som er OLAF's centrale opgave. Det står ikke klart, hvorvidt der er et sundt retsgrundlag for OLAF til at arbejde med nogle ikke-centrale aktiviteter som opfølgning på og forvaltning af Fællesskabets udgiftsprogrammer. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF's ledelse tager skridt til at korrigere den nuværende ubalance mellem ressourcer, der tildeles operationelle og ikke-operationelle arbejdsopgaver, og tilbyde kontinuerlig efteruddannelse til OLAF's undersøgelsesmedarbejdere.

XI. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF arbejder sammen med Kommissionens administration med henblik på at optimere gennemførelsen af sin egen personalepolitik. Overvågningsudvalget er tilfreds med de positive udviklinger med hensyn til situationen for OLAF's midlertidige ansatte og anbefaler OLAF at forfremme midlertidigt ansatte i overensstemmelse med personalevedtægterne.

XII. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF's bestræbelser inden for forebyggelse af svig og korruption fokuseres således, at sagkundskab og viden fra tidligere undersøgelser kan udnyttes i praksis af samtlige Kommissionens tjenestegrene. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF forbedrer den interne koordinering og sikrer en regelmæssig informationsstrøm mellem de forskellige OLAF-direktorater på området.

XIII. Overvågningsudvalget mener, at samtlige ovenfor anførte anbefalinger på hensigtsmæssig vis bør afspejles i den nye håndbog for operationelle procedurer, idet håndbogen er et væsentligt arbejdsredskab for udførelsen af undersøgelser. Overvågningsudvalget er fast overbevist om, at vedtagelse af en håndbog med klare operationelle procedurer og frister vil opstille en sammenhængende arbejdsramme for OLAF's undersøgelser og styrke undersøgelsernes uafhængige forløb. Overvågningsudvalget er fast besluttet på konstruktivt at bidrage til udformningen af håndbogen.

XIV. For at undgå vanskeligheder med at opnå de nødvendige ressourcer i Overvågningsudvalgets sekretariat anbefaler Overvågningsudvalget, at Overvågningsudvalgets sekretariatsstillinger øremærkes i OLAF's stillingsfortegnelse. Udnævnelsen af Overvågningsudvalgets sekretariatspersonale bør ske med Overvågningsudvalgets udtrykkelige samtykke, så det sikres, at Overvågningsudvalget kan udføre sine opgaver i fuld uafhængighed.

(1) Første aktivitetsrapport for perioden december 2005 til maj 2007 (EUT C 123 af 20.5.2008, s. 1).

(2) Se bilag 1.

(3) Artikel 8 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 1).

(4) Forretningsordenen blev vedtaget af Overvågningsudvalget i august 2006 og offentliggjort i februar 2007 (Forretningsorden for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 1)).

(5) To ubesatte sekretariatsstillinger blev offentliggjort internt i OLAF i juni 2006. Der blev i januar 2007 udnævnt et sekretariatsmedlem og endnu et i juli 2007.

(6) Se bilag 5.

(7) OLAF's 7. aktivitetsrapport 2006.

(8) Anbefaling III i Overvågningsudvalgets årlige aktivitetsrapport december 2005–maj 2007 og Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 1/2007 (bilag 4).

(9) Direktorat B (4 kontorer): landbrug, told I, told II, strukturforanstaltninger. Direktorat A (4 kontorer): interne undersøgelser: EU-institutionerne, interne/eksterne undersøgelser: EU-organerne, direkte udgifter og bistand til tredjelande; bistand til tredjelande.

(10) Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(11) Betragtning 10 og artikel 9, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(12) Se også dom af 4.10.2006 i sag T-193/04, HMT mod Kommissionen (præmis 69).

(13) Del 3.3.3.1, s. 76 i OLAF-håndbogen af 25. februar 2005.

(14) Artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(15) Se konklusionerne på den første aktivitetsrapport af 17.10.2007 (EUT C 123 af 20.5.2008, s. 1) og Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 1/2007 »OLAF's rapporter om undersøgelser, der har varet mere end ni måneder«, indeholdt i rapporten.

(16) Artikel 12 i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 5 i Kommissionens afgørelse nr. 352/1999/EF, EKSF, Euratom.

(17) Direktorat A (4 kontorer): Interne undersøgelser: EU-institutionerne, interne/eksterne undersøgelser: EU-organerne, direkte udgifter og bistand til tredjelande; bistand til tredjelande. Direktorat B (4 kontorer): landbrug, told I, told II, strukturforanstaltninger.

(18) Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 1/2007: »OLAF's rapporter om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder«.

(19) Se bilag 4.

(20) Se bilag 4.

(21) Artikel 6 i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28.4.1999 (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1).

(22) Se bilag 5.

(23) Artikel 1 i afgørelse truffet af generaldirektøren for OLAF om en ny politik for ansættelse og anvendelse af OLAF's midlertidigt ansatte fastlægger, at »midlertidigt personale kan forfremmes én gang til næste højere grad i deres kategori ved afgørelse truffet af generaldirektøren efter høring af det paritetiske udvalg«.

(24) Se bilag 2, som omfatter en liste over udtalelser vedtaget af Overvågningsudvalget mellem 1.12.2006 og 31.5.2008.

(25) Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa/Australian National University/OLAF.

(26) Artikel 7 i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(27) Udtalelse afgivet af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse om meddelelse med henblik på forudgående check fra Den Tilsynsførende for Databeskyttelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) vedrørende regelmæssig overvågning af gennemførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion. Sag 2007-0073 af 19.7.2007.

(28) EUT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

BILAG 1 OVERVÅGNINGSUDVALGETS MØDEKALENDER 2007 Måned Mødedato JUNI Tirsdag d. 19. og onsdag d. 20. juni JULI Mandag d. 9. og tirsdag d. 10. juli SEPTEMBER Tirsdag d. 18. og onsdag d. 19. september OKTOBER Tirsdag d. 16. og onsdag d. 17. oktober NOVEMBER Mandag d. 26. og tirsdag d. 27. november DECEMBER Tirsdag d. 11. og onsdag d. 12. december 2008 Måned Mødedato JANUAR Onsdag d. 23. januar FEBRUAR Tirsdag d. 26. og onsdag d. 27. februar APRIL Tirsdag d. 1. og onsdag d. 2. april Mandag d. 28. og tirsdag d. 29. april MAJ Tirsdag d. 27. og onsdag d. 28. maj

BILAG 2 LISTE OVER UDTALELSER VEDTAGET AF OVERVÅGNINGSUDVALGET MELLEM 1. DECEMBER 2006 OG 31. MAJ 2008 2006 Udtalelse nr. 1/2006 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2007 Udtalelse nr. 2/2006 om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Supplerende udtalelse om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Udtalelse nr. 3/2006 fra Overvågningsudvalget Resultatindikatorer for OLAF 2007 Udtalelse nr. 1/2007 OLAF's rapporter om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder Udtalelse nr. 2/2007 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2008 2008 Udtalelse nr. 1/2008 »prima facie non-sager« (afviste sager) Udtalelse nr. 2/2008 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2008 Udtalelse nr. 3/2008 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2009

BILAG 3 Bruxelles, den 28. marts 2008 Vedr.: Europa-Parlamentets beslutning om beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser og bekæmpelse af svig — årsberetning 1. Overvågningsudvalget for OLAF besluttede på sit møde den 18. og 19. september 2007 at undersøge, hvordan OLAF behandler åbenbart ubegrundede beskyldninger (prima facie non-cases). 2. For bedre at kunne koncentrere sig om vigtigere sager, indførte OLAF i 2004 en forenklet procedure for de såkaldte »prima facie non-cases« (i det følgende benævnt PFNC). Denne procedure vedrører alle de tilfælde, hvor alle de foreliggende oplysninger indikerer, at OLAF helt klart under ingen omstændigheder er det kompetente organ (1) (f.eks. en klage fra en tredjelandsstatsborger over, at de lokale skattemyndigheder beskatter ham forkert). Ifølge denne procedure behøver OLAF ikke at indlede en officiel sag, ligesom det ikke er nødvendigt at foretage en evaluering for kort derefter igen at afslutte sagen. 3. I årene 2003-2007 har OLAF behandlet 894 sager som PFNC. Overvågningsudvalget for OLAF har tilfældigt udvalgt en repræsentativ stikprøve på 212 PFNC, men har dog ved udvælgelsen påset, at de pågældende sager omfatter alle operationelle direktorater og efterforskningsafdelinger. Det skal i den forbindelse bemærkes, at der er få PFNC på områderne for told, cigaretter og moms. Efter afklaringen af en række spørgsmål vedrørende beskyttelsen af personoplysninger har OLAF givet Overvågningsudvalget uindskrænket adgang til alle de af stikprøven omfattede sager. 4. Undersøgelsesresultaterne kan sammenfattes således: 4.1. OLAF anvender generelt reglerne for PFNC-proceduren korrekt. Det gælder navnlig for følgende sagsgrupper, som OLAF ofte konfronteres med: — Anonyme anmeldelser. — Anmeldelser fra kværulanter. — Anmeldelser vedrørende retlige tvister mellem privatpersoner. — Anmeldelser vedrørende nationale programmer uden nogen finansiel forbindelse med EU. — Anmeldelser, der vedrører gennemførelsen af en af Fællesskabets politikker eller et af Fællesskabets programmer. Sådanne sager forekommer ofte i forbindelse med den fælles landbrugs- og strukturpolitik. I sådanne tilfælde er OLAF nødt til at identificere det pågældende projekt og at foretage yderligere undersøgelser af sagsforholdene med bistand fra de relevante nationale myndigheder eller eventuelt GD AGRI eller GD REGIO. Hvis dette ikke fører til nogen tilstrækkelig mistanke, afsluttes sådanne sager også som PFNC. OLAF kunne også afslutte sådanne sager som »non-cases«. PFNC-proceduren har imidlertid den fordel, at der ikke skal foretages nogen evaluering, og at sagen heller ikke skal forelægges OLAF's undersøgelses- og forretningsudvalg. Herved opnås således samme resultat (afslutning af sagen), men med en forsvarlig forenkling af administrationen. — Kommissionens disciplinærkontor (IDOC) underretter OLAF om en mistanke om en tjenstlig forseelse og spørger, om OLAF ønsker at behandle sagen. Ønsker OLAF ikke at behandle sagen, afsluttes den ligeledes som PFNC. PFNC-proceduren giver således OLAF mulighed for hurtigere og uden nogen omfattende administration at afslutte sager, der ligger uden for OLAF's kompetenceområde. 4.2. I nogle tilfælde anvendes PFNC-proceduren også i sager, der ikke er omfattet af den i OLAF-manualen givne definition. Her kan anføres to eksempler: — Et opkald på OLAF's grønne telefonnummer, hvor en anonym person oplyser om påståede uregelmæssigheder i forbindelse med anvendelsen af EU-midler og efterlader et telefonnummer. OLAF forsøger et antal gange at indhente nærmere oplysninger fra den pågældende person. Det viser sig umuligt, fordi telefonnummeret ikke eksisterer, eller den pågældende aldrig svarer. Her kan der ikke konstateres en sådan »tilstrækkelig seriøs mistanke«, som ifølge EF-Domstolens retspraksis er nødvendig for, at der kan indledes en undersøgelse. OLAF afslutter derfor med rette proceduren. — I nogle tilfælde foretager OLAF i første omgang en vis efterforskning for derefter på baggrund af efterforskningsresultaterne at afslutte sagen som PFNC. Det er i sådanne tilfælde godt, at OLAF ikke alt for hurtigt afslutter sagen som PFNC, men gennem efterforskning skaber vished omkring forholdene og først derefter afslutter sagen. — OLAF har i ingen af de undersøgte sager benyttet PFNC-proceduren til hurtigt at »begrave« en sag, i hvilken der burde være foretaget omfattende undersøgelser. Resumé Den repræsentative stikprøve har vist, at PFNC-proceduren giver OLAF mulighed for hurtigere og uden nogen større administration at afslutte sager, som ligger uden for OLAF's kompetenceområde. OLAF anvender denne procedure med den nødvendige omtanke og forsigtighed. Overvågningsudvalget har ikke i stikprøven fundet noget tilfælde, hvor der burde være anvendt en anden procedure eller burde være indledt en tilbundsgående efterforskning. (1) OLAF, Operational Manual, s. 76: »Prima Facie Non-Cases: Where information is received which clearly and unequivocally does not fall within the competence of OLAF, then the responsible Head of Unit may propose not to refer the information for assessment. The Head of Unit must complete a Prima Facie Non-Case form (Annex2, Form 19), which must be countersigned by Director B and returned to the Archives for registration, together with the initial information. A CMS record will be opened, but the case will appear on the CMS as closed.«

BILAG 4 Bruxelles, den 26. februar 2008 OLAF's årlige forvaltningsplan for 2008 blev sendt til Overvågningsudvalgets sekretariat i januar og blev drøftet på Overvågningsudvalgets møder i januar og februar 2008 navnlig for så vidt angår de dele, der vedrører OLAF's undersøgelsesfunktion. Overvågningsudvalget hilser derfor med glæde, at der er vedtaget klare målsætninger og målelige præstationsindikatorer (resultatindikatorer og mål), og håber, at disse vil bidrage til at opnå en større effektivitet, gennemsigtighed og ansvarlighed i forbindelse med alle OLAF's aktiviteter. Overvågningsudvalget har bemærket, at OLAF's overordnede strategiske og operationelle mål i forhold til 2007 er blevet ændret fra »nul tolerance« til »at minimere svig«. Da dette er en væsentlig strategisk ændring, bør »minimumsraten for svig« yderligere specificeres, så der kan opstilles milepæle, og det kan konstateres, om de gennemførte aktiviteter bidrager til en virkeliggørelse af den overordnede målsætning. På den anden side mener Overvågningsudvalget i betragtning af OLAF's meget begrænsede ressourcer, at den overordnede målsætning for arbejdet bør være at rette indsatsen mod de mere alvorlige tilfælde af svig (dvs. svig med store finansielle følger), hvilket ville forbedre OLAF's omdømme samtidig med, at det ville sikre den mest effektive anvendelse af EU-midler. Den årlige forvaltningsplan indeholder ingen specifik henvisning hertil. Med hensyn til resultatindikatorerne og målene for de fire specifikke målsætninger er det for Overvågningsudvalget tvivlsomt, om antallet af sager, der afsluttes med en henstilling om at indlede disciplinærforfølgning, er et realistisk mål, da det er vanskeligt at forudsige undersøgelsesresultater på et tidligt stadium. Desuden er det vanskeligt at se, hvordan dette mål skal anvendes i forbindelse med det tiltagende antal tilfælde af bistand, opfølgning og koordinering, hvor OLAF ikke har den ledende rolle. Overvågningsudvalget betvivler værdien af indikatoren »Forøgelse af antallet af retssager og disciplinærsager, der bygger på OLAF's henstillinger«, da det ikke står i OLAF's magt at sørge for virkeliggørelsen af dette mål. Desuden viser midtvejsevalueringen af den årlige forvaltningsplan for 2006, at OLAF ikke i øjeblikket modtager kontinuerlige og pålidelige oplysninger fra medlemsstaternes nationale retsmyndigheder om den retslige opfølgning af OLAF's henstillinger. Overvågningsudvalget mener, at et mere nyttigt mål ville være at øge informationsudvekslingen mellem OLAF og de relevante nationale myndigheder. Endvidere ville Overvågningsudvalget i den forbindelse gerne se en hurtig fastlæggelse af retsgrundlaget for og af opgaverne og ansvaret på de forskellige opfølgningsområder, og dette bør fremgå af den årlige forvaltningsplan. På mødet med repræsentanter for OLAF i juni 2007 påpegede Overvågningsudvalget bl.a., at OLAF ikke har noget retsgrundlag for at foretage finansiel opfølgning på Kommissionens vegne. Med hensyn til de finansielle følger bør der udarbejdes en sammenhængende politik eller retningslinjer for, hvordan de finansielle følger af forskellige typer sager skal bestemmes, inden det optages som et mål i den årlige forvaltningsplan. Overvågningsudvalget mener, at der i øjeblikket i de to undersøgelsesdirektorater og i de forskellige kontorer anvendes forskellige beregningsmetoder til at anslå de finansielle følger. Når der er opstillet sådanne retningslinjer, bør de knyttes til strategien for gennemførelsen af en de minimis-politik, og spørgsmålet om omkostningseffektivitet i relation til de givne ressourcer bør tages op. I den årlige forvaltningsplan er det anført, at OLAF's undersøgelser skal gennemføres inden for en rimelig tid, hvilket gennemsnitligt er 24 måneder (resultatindikator 2.1). Overvågningsudvalget noterer sig, at dette mål ifølge OLAF's tidligere årsberetninger om aktiviteterne ikke er blevet nået i de seneste tre år. Mellem 2005 og 2007 var undersøgelsernes gennemsnitlige varighed på mellem 24 og 28 måneder. Dette mål er imidlertid stadig uændret i den nuværende årlige forvaltningsplan. Overvågningsudvalget stiller sig det spørgsmål, om dette mål virkelig er hensigtsmæssigt og realistisk, eller om der bør træffes mere effektive forvaltningsforanstaltninger med henblik på at nå målet. Endvidere bør sagsafslutningsraten (resultatindikator 2.2) ligge tæt på 1, hvilket er blevet opnået tidligere, hvis den beregnes på grundlag af antallet af nye indledte sager i et kalenderår. Overvågningsudvalget vil imidlertid gerne vide, hvilke foranstaltninger OLAF's ledelse har tænkt sig at træffe med henblik på at afvikle den nuværende arbejdsbyrde (ca. 400 sager i december 2007), da en opnåelse af målet ikke vil føre til nogen mindskelse af antallet af verserende sager. For så vidt angår de andre støtteaktiviteter (målsætning 3 og 4) er Overvågningsudvalget af den opfattelse, at nogle af målsætningerne og målene er udtrykt for generelt, og at de derfor er vanskelige at måle. Det er f.eks. tilfældet med målene »Styrkelse af forbindelserne og samarbejdet med Europol og Eurojust«, »Kontaktnet med alle relevante partnere«, »OLAF's omdømme som en værdifuld partner, hvis bistand og støtte ønskes« og »Effektiv udnyttelse af OLAF's operationelle erfaring og effektiv udnyttelse af OLAF's undersøgelsesresultater til forebyggelse af svig og uregelmæssigheder«. Endelig så Overvågningsudvalget gerne, at der i den årlige forvaltningsplan henvises til gennemførelsen af dets egne henstillinger.