Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med centrets svar

(2001/C 372/08)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug i henhold til artikel 11, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, jf. artikel 11, stk. 12, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93, som ændret ved artikel 1 i Rådets forordning (EF) nr. 3294/94(3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE OVERVÅGNINGSCENTER FOR NARKOTIKA OG NARKOTIKAMISBRUG (LISSABON) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2000 og af bevillingsfremførslerne fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(4).

6. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 8,3 millioner euro, heraf var der indgået forpligtelser for 8 millioner euro (97 %).

7. Årsagen til den betydelige underudnyttelse af bevillingerne i budgetafsnit III (under 50 %) er de kontrakter, der er indgået med de nationale centre, "knudepunkterne", der samarbejder med centret. Gennemførelsesperioden for disse kontrakter løber nemlig ud over det kalenderår, hvori de er indgået. Analysen af betalingerne under budgetafsnit III viser, at 44 % af betalingerne er foretaget i årets sidste tre måneder. Hvis kontrakterne blev indgået i begyndelsen af regnskabsåret, ville midlerne kunne forvaltes mere rationelt.

8. Bevillingerne fremført til 2001 beløber sig til 2,2 millioner euro (27 % af forpligtelserne). Der er først og fremmest tale om aktionsbevillinger, heraf er 1,6 millioner euro (54 % af forpligtelserne) fremført. Af de samlede bevillingsfremførsler fra 1999 bortfaldt 0,2 millioner euro, dvs. ca. 9 %, ved udgangen af 2000.

9. Budgetregnskabssystemet SI2 omfatter endnu ikke det modul, der giver mulighed for at registrere udestående beløb. Det bør udbygges.

Regnskab og bogføring

Bogføring

10. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

Regnskabssystem

11. Centret har ikke et system, der kan vise de faktiske samlede omkostninger forbundet med de opgaver, det påtager sig. Der bør indføres et sådant system, så forvaltningen bliver mere effektiv.

Regnskabsmæssig forvaltning af anlægsaktiver og inventar

12. Løsøre er opført på balancen med anskaffelsesværdien, og der er ikke foretaget nedskrivninger. I december 2000 fastsattes der regnskabsmæssige bestemmelser vedrørende materielle og immaterielle anlægsaktiver i en kommissionsforordning(5). Centret bør tilpasse de finansielle bestemmelser efter kommissionsforordningen blandt andet med henblik på at undgå problemer med værdiansættelse af aktiver, der skal opføres på mængde- og værdifortegnelsen.

13. Centret skal i medfør af sin finansforordning (artikel 52) løbende registrere løsøre og fast ejendom, der udgør dets formue, på en mængde- og værdifortegnelse. I forbindelse med en intern omorganisering blev det ikke fastlagt, hvem der var ansvarlig for forvaltningen af mængde- og værdifortegnelsen, som slet ikke blev ført i regnskabsåret 2000.

Opfølgning af Rettens tidligere bemærkninger

14. I beretningen for regnskabsåret 1999(6) konstaterede Retten, at medlemsstaternes samfinansiering af de opgaver, "knudepunkterne" udfører permanent for centret, var attesteret af erklæringer, som "knudepunkterne" selv havde udstedt, og hvis berettigelse centret ikke var i stand til at bedømme. Der er ikke sket nogen fremskridt på dette punkt.

15. Centret har i modsætning til andre decentrale organer endnu ikke tilpasset sin finansforordning efter de ændrede bestemmelser om regnskabsføring af moms i finansforordningen for De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

16. Ordninger og forordninger for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber finder anvendelse på centrets ansatte. I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 af 8. februar 1993 vedtager bestyrelsen efter aftale med Kommissionen gennemførelsesbestemmelser. Indtil 2000 gennemførtes personaleforvaltningen i henhold til Kommissionens almindelige gennemførelsesbestemmelser eller, på visse områder, i henhold til specifikke afgørelser. Efter en samlet evaluering har centret udarbejdet en plan for en intern reform. I denne forbindelse blev der i 2000 udarbejdet et dokument om personalepolitikken generelt.

Ansættelses- og indplaceringsprocedurer

17. I 1995 godkendte bestyrelsen et dokument om centrets ansættelsesprocedurer. Som hovedregel ansætter centret midlertidigt ansatte ved en ekstern ansættelsesprocedure efter offentliggørelse af "meddelelser om udvælgelsesprøve", som opslås i de andre agenturer og institutioner og i EF-Tidende, og som også annonceres på centrets hjemmeside.

Evaluering af personalets indsats

18. Centret har først i 2000 gennemført en bedømmelsesprocedure, som omfattede samtlige ansatte, selv om der ifølge artikel 43 i vedtægten regelmæssigt og mindst hvert andet år skal udarbejdes en udtalelse om hver enkelt tjenestemands kvalifikationer, tjenstlige indsats og adfærd.

Beskrivelse af arbejdsopgaver

19. I overensstemmelse med artikel 44 i centrets finansforordning(7) er der udarbejdet en stillingsoversigt med jobbeskrivelse til hver stilling. Denne oversigt vil blive ajourført igen i 2001 i forbindelse med centrets interne reform.

20. Alle ansatte burde have umiddelbar adgang til jobbeskrivelserne, som også bør indgå i deres personlige akter. Retten undersøgte 12 personaleakter, ingen af dem indeholdt en jobbeskrivelse.

Personaleakterne

21. Ved undersøgelsen af 12 personaleakter kunne det konstateres, at akterne i flere tilfælde ikke var fuldstændige, og at de ansattes karrierekort ikke blev ajourført regelmæssigt. Centret bør gå alle akter igennem og sikre sig, at de indeholder alle væsentlige elementer.

Udviklingen i centrets personale og aktiviteter

22. Centrets personale, der er omfattet af vedtægten, er fastansatte og midlertidigt ansatte. Antallet af stillinger, der skal beklædes, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Desuden kan der over budgettet tildeles bevillinger til rekruttering af hjælpeansatte, hvis ansættelsesperiode er begrænset til maksimalt et år, samt af lokalt ansatte og udstationerede nationale eksperter.

23. Tabel 4 viser udviklingen i centrets personale og dets fordeling. I de seneste år har personaleantallet holdt sig på nogenlunde samme niveau. Antallet af ansatte (fastansatte, midlertidigt ansatte og andre) har hele tiden været højere end det antal, der er opført i stillingsfortegnelsen på budgettet.

24. Tabel 5 er en analyse af udviklingen i ansættelserne opdelt efter ansættelsesform, og den viser, at 57 % af ansættelserne fandt sted på grundlag af en procedure svarende til en almindelig udvælgelsesprocedure som fastsat i vedtægten. Ansættelsesudgifterne udgør gennemsnitligt ca. 2780 euro pr. ansat.

25. Personaleafgangen, hovedsageligt som følge af udløb af kontrakt, giver en årlig gennemsnitlig personaleomsætning (fastansatte, midlertidigt ansatte, hjælpeansatte og lokalt ansatte) på 7 %.

26. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i centrets drift (f.eks. administration, bogholderi, sekretariat osv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til virkeliggørelsen af centrets mål.

27. Gennemsnitligt må 83 % af personalet i kategori A, dvs. 35 % af hele personalet, betragtes som "operationelt". Alle øvrige ansatte må betragtes som ansatte med støttefunktioner.

28. Tabel 6 viser udviklingen i personaleomkostningerne og driftsudgifterne. Lønudgifterne er steget meget hurtigere end antallet af ansatte. Denne forskel skyldes, at medarbejdere, som tidligere var hjælpeansatte, nu er midlertidigt ansatte.

29. I forbindelse med de øvrige personalerelaterede udgifter undersøgte Retten specielt udgifterne til faglig videreuddannelse og driftsudgifterne, især udgifterne til edb. Udgifterne til faglig videreuddannelse er steget hurtigere end personaleantallet. Driftsudgifterne, herunder udgifterne til edb, er steget en smule, men langt mindre kraftigt end personalet, da først startinvesteringerne var gennemført.

30. Retten har undersøgt forholdet mellem centrets aktiviteter og væksten i personalet og i den forbindelse sammenlignet denne vækst med beløbet for de aktionsbevillinger (budgetafsnit III), som blev udnyttet (regnskabsårets bevillinger og fremførte bevillinger) i regnskabsåret. Centrets personale og omkostninger i forbindelse hermed er tilsyneladende øget hurtigere end dets aktiviteter. Dette fænomen bekræftes af, at udgifterne til støttefunktioner (budgetafsnit I og II) gennemsnitligt stiger hurtigere end aktionsudgifterne (budgetafsnit III). Dette forhold burde få centret til at overveje, hvilke midler der skal til for at forbedre de menneskelige og materielle ressourcers produktivitet.

31. Det skal i naturligvis tages i betragtning, at centret endnu ikke er oppe på fuld hastighed, og at det på grund af sin størrelse ikke kan opnå væsentlige stordriftsfordele i sin materielle og administrative infrastruktur. På denne baggrund er den seneste tendens vedrørende forholdet mellem stigningen i personalet og udgifterne tilfredsstillende.

Konklusion

32. Narkotikaovervågningscentret har siden oprettelsen ikke kunnet besætte samtlige stillinger, der er opført i budgettets stillingsfortegnelse, men det har kunnet supplere personalet og mere til med hjælpeansatte og især lokalt ansatte.

33. Centret følger ved ansættelse af personale nu oftere en politik, der svarer til institutionernes politik med ansættelse efter en offentlig udvælgelsesprøve. I betragtning af den forventede udvikling i aktiviteterne og følgelig i personalet og for at få det bredest mulige rekrutteringsgrundlag ville det måske være hensigtsmæssigt, at centret samarbejdede med de øvrige decentrale organer om ansættelse af medarbejdere i administrative stillinger.

34. Centret bør følge udviklingen i personalet og personaleomkostningerne meget nøje og fortsætte bestræbelserne på at forbedre produktiviteten for både personale og materiel. Generelt bør centret forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 36 af 12.2.1993, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 er Narkotikaovervågningscentrets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 30. marts 2001, sendt til centrets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 9. april 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 341 af 30.12.1994, s. 7.

(4) Tallene i alle tabeller i beretningen er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de foreliggende oplysninger. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen værdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(5) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2001, s. 75).

(6) EFT C 373 af 27.12.2000 (punkt 18).

(7) Forordning vedtaget af Narkotikaovervågningscentrets bestyrelse den 29. juni 1995.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

Kilde:Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31 december 2000 og pr. 31 december 1999

Kilde:Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

HA: Hjælpeansatte.

LA: Lokalt ansatte.

FA: Fastansatte.

MA: Midlertidigt ansatte.

UNE: Udstationerede nationale eksperter.

Tabel 5

Udsving i antallet af ansatte

>TABELPOSITION>

Tabel 6

Udviklingen i personalet og i de hermed forbundne udgifter

>TABELPOSITION>

Centrets svar

1 til 4. Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug glæder sig over Revisionsrettens konstatering af, at regnskabet for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

7. Centret søger så vidt muligt at få Reitox-aftalernes varighed til at falde sammen med kalenderåret med henblik på bedst muligt at respektere reglen om etårige budgetter og samtidig tage hensyn til fristerne for vedtagelse af det årlige budget og arbejdsprogram samt de nationale procedurer til sikring af knudepunkternes samfinansiering.

9. Det specifikke modul til kontrol med indtægterne er under udvikling i Kommissionen og forventes indført i alle de decentrale agenturer snarest muligt.

Udstedelsen af indtægtsordrer gøres til genstand for en elektronisk registrering i SI2, og de udestående fordringer opføres under det almindelige regnskabs gennemgangskonti (i CUBIC) med henblik på kontrol med indkasserede indtægter og indtægter, der skal indkasseres.

11. Centret er fuldt ud klar over, at dette værktøj er blevet et nødvendigt element med henblik på at forbedre agenturets analytiske ledelse. I denne henseende har Centret for regnskabsåret 2001 iværksat en kodificering af projekterne i SI2-systemet, der vil gøre det muligt at fastslå de reelle omkostninger for hver handling inden for rammerne af den nye aktivitetsbaserede budgetmodel.

12. Centret tager Rettens bemærkning til efterretning og foreslår at indføje og vedtage de regnskabsmæssige bestemmelser fra Kommissionens nye mængde- og værdifortegnelsesforordning i sin forordning.

13. Centret har besluttet i 2000 at indføre ELS-programmellet til forvaltning af mængde- og værdifortegnelsen i stedet for det gamle RAI-system. På grund af forsinkelser i levering og installering fra leverandørens side har ELS-systemet ikke kunnet sættes i drift i regnskabsåret 2000. Centret har ved afslutningen af regnskabsåret konteret alt løsøre, der er anskaffet i 2000, og afstemt det i RAI-systemet.

14. Medlemsstatens attestering af samfinansiering (bilag 2 til Reitox-aftalen) er undertegnet af en bemyndiget repræsentant for medlemsstaten. I de fleste tilfælde drejer det sig om den pågældende medlemsstats repræsentant i Centrets bestyrelse.

15. Centret deler generelt set Rettens ønske om at se bestemmelserne i finansforordningen for De Europæiske Fællesskabers almindelige budget overført på sin forordning, herunder de seneste ændringer vedrørende bogføring af moms.

Med tanke på de begrænsninger, der følger af procedurerne for tilbagebetaling af moms i henhold til skattemyndighederne i det land, hvor Centret har hjemsted, undersøger Centret dog fordele og ulemper ved en sådan tilpasning, inden det tager endelig stilling.

16 og 17. Centret bekræfter Rettens konstateringer.

18. Alle, der ansættes af Centret, bedømmes systematisk ved afslutningen af deres prøvetid. Centret har indført en procedure til udarbejdelse af en periodisk bedømmelsesrapport med henblik på en fortsat bedømmelse af hver eneste af agenturets ansatte. Dette system til periodisk bedømmelse har fungeret for hele personalet i 2000.

19 og 20. Centret har taget Rettens bemærkninger til efterretning og vil i fremtiden lade en beskrivelse af arbejdsopgaverne for hver stilling indgå i personaleakterne for den ansatte, der beklæder den pågældende stilling.

21. Centret har taget Rettens bemærkninger vedrørende visse ufuldstændige personaleakter til efterretning og har taget de nødvendige skridt med henblik på at fuldstændiggøre dem.

22 til 31. Centret har taget Revisionsrettens analyse af personalet til efterretning, men vil dog gerne understrege, at den beskrevne tilstand ikke længere er aktuel siden agenturets interne reform vedtaget i marts 2001. Denne reform har gjort det muligt at omdefinere forvaltningen af menneskelige ressourcer og at forflytte personale, der før var beskæftiget med administrative opgaver, til driftsmæssige opgaver. Reformen har, i sammenhæng med muligheden af i højere grad at internalisere aktiviteterne, også medført en omplacering af finansielle indtægter, der førhen var bestemt til finansiering af eksterne aktiviteter (undersøgelser) under budgetafsnit III, til budgetafsnit I og II (personale- og driftsudgifter).

32 til 35. Centret har taget Rettens bemærkninger til efterretning.