Meddelelse fra Kommissionen - Sammenfatning af generaldirektoraternes og tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter for 2002

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning

2. Overblik over tjenestegrenenes vigtigste politiske resultater i 2002

3. Overblik over tjenestegrenenes forvaltning og kontrol i 2002

3.1. Forvaltningsmæssige spørgsmål: Overblik over de vigtigste resultater

3.2. Interne kontrolsystemer: behov for forbedring

3.3. Emner fremhævet af Den Europæiske Revisionsret og i den interne revisors og Revisionsopfølgningsudvalgets rapporter

3.3.1. Den Europæiske Revisionsrets anbefalinger

3.3.2. Den interne revisors beretning

3.3.3. Revisionsopfølgningsudvalgets rapport

4. Stabilisering af den årlige rapporteringsproces

4.1. År 2001

4.2. Forbedring af metodologi

4.3. År 2002

4.4. Nødvendige forbedringer

5. Igangværende arbejde og behov for nye udbedrende foranstaltninger

5.1. Udbedrende foranstaltninger hos generaldirektoraterne og tjenestegrenene

5.2. Opfølgning på handlingsplanen i sammenfatningen fra 2001

5.3. Igangværende arbejde, som skal følges op i 2003

5.3.1. Mangel på menneskelige ressourcer

5.3.2. Inddrivelse

5.3.3. Ordninger med delt forvaltning

5.3.4. Programmer med omkostningsdeling

5.3.5. Gennemførelse lovgivnings- og arbejdsprogrammet hos Kommissionen

5.3.6. Decentraliseringsprocessen på området for eksterne forbindelser

5.3.7. Kommissionens regnskabs- og informationssystemer

5.3.8. Opfølgning på den interne revisionsfunktions rapporter

5.3.9. Opfølgning på OLAF-aktiviteter

5.4. Nye udbedrende foranstaltninger

5.4.1. Interne kontrolstandarder hos delegationerne

5.4.2. Integration af EUF i EU's budget

5.4.3. Spørgsmål om kontrolmiljø ved pressetjenester og repræsentationer

5.4.4. Gennemførelse af Fællesskabets regelværk i den udvidede Union

5.4.5. Interne kontrolstandarder

5.4.6. Opfølgning på anbefalinger og handlingsplaner

6. Konklusion

1. INDLEDNING

I maj 2002 fremlagde generaldirektørerne og tjenestegrenenes kontorchefer deres første årlige aktivitetsrapporter (herefter benævnt årsrapporter), som dækker år 2001. Kommissionen vedtog derefter i juli den første sammenfatning af årsrapporterne og sendte den til de øvrige institutioner. Dette indledende arbejde understregede Kommissionens øgede fokusering på ansvarlighed og gennemsigtighed i forvaltningen.

Formålet med sammenfatningen er at give Kommissionen mulighed for at:

* notere sig de vigtigste politiske resultater, som Kommissionens tjenestegrene har opnået, med særlig fokus på gennemførelsen af den årlige politikstrategi for 2002;

* gøre status over situationen hos dens generaldirektorater og tjenestegrene;

* overvåge fremskridt og udpege områder, hvor der er behov for udbedrende foranstaltninger;

* rapportere til de øvrige institutioner om ovenstående.

I denne forbindelse har Kommissionen adgang til tjenestegrenenes årsrapporter og Revisionsopfølgningsudvalgets, den interne revisors og Den Europæiske Revisionsrets årlige rapporter og beretninger. Kommissionen vurderer desuden, hvor langt man er nået med hensyn til at gennemføre reformen og følge op på den foregående sammenfatning.

Alt i alt viser undersøgelsen af generaldirektoraternes og tjenestegrenenes indsats i 2002 pæne fremskridt, selvom der fortsat er behov for forbedringer på en række områder:

* Processen med udarbejdelse af årsrapporter, som blev iværksat sidste år, og som blev påvirket af en række metodemæssige problemer, er blevet forbedret, og der er nu tegn på stabilisering.

* Gennemgangen af rapporterne fra generaldirektoraterne og tjenestegrenene viser fremskridt, hvad angår gennemførelse af reformen, og der er sket forbedringer med hensyn til problemer, som blev udpeget i sidste års sammenfatning. Der skal dog tages hånd om en række startvanskeligheder og sikres en bedre forankring af de nye arbejdsmetoder.

* Man har taget hånd om de spørgsmål, der kræver udbedrende foranstaltninger, og resultaterne begynder nu at vise sig i mange tilfælde. I andre tilfælde kan spørgsmålene dog kun løses gennem mere dybtgående arbejde, som vil tage længere tid.

2. OVERBLIK OVER TJENESTEGRENENES VIGTIGSTE POLITISKE RESULTATER I 2002

I dette afsnit beskrives det i korte træk, hvor langt generaldirektoraterne og tjenestegrenene er kommet med hensyn til at nå målsætningerne, idet der rettes særlig opmærksomhed mod gennemførelse af den årlige politikstrategi for 2002.

Først på året indførte man euro-sedlerne og -mønterne i 12 medlemsstater, og sidst på året besluttede Det Europæiske Råd i København at optage 10 nye medlemsstater i Den Europæiske Union. Mellem disse to historiske begivenheder nåede man i årets løb vigtige milepæle på baggrund af fortsatte fremskridt og resultater i mange af Fællesskabets politikker.

I Kommissionens årlige politikstrategi for 2002 opstillede man følgende målsætninger:

* På området for eksterne relationer var hovedmålene stabilitet, fred og velstand. Derfor skulle bestræbelserne i retning af integration ledsages af en sammenhængende, overordnet politisk indsats rettet mod at opbygge relationer med nabolandene og -regionerne og mod at reagere på de udfordringer, der ligger i globaliseringen. Udvidelsen gik hånd i hånd med politisk støtte til Middelhavsregionen. Derudover fokuserede man i det styrkede udviklingssamarbejde på at nedbringe fattigdommen i udviklingslandene.

* Hvad angår de interne forhold, har Kommissionen udpeget fremme af de europæiske borgeres sikkerhed og tryghed og økonomisk integration som hovedmålsætninger. Man har fremhævet indførelsen af den fælles mønt, fremme af bæredygtig udvikling (som også har en intern dimension) og nye styreformer som afgørende elementer for at sikre et kvalitetsløft, hvad angår økonomisk, social og politisk integration.

A. Udvidelsen

* Som afslutning på en proces, der blev iværksat samme sted ni år tidligere, afrundede Det Europæiske Råd i København den 12. og 13. december forhandlingerne med 10 kandidatlande (Cypern, Den Tjekkiske Republik, Estland, Ungarn, Letland, Litauen, Malta, Polen, Slovakiet og Slovenien), hvorved man banede vejen for den største udvidelse i Den Europæiske Unions historie.

* Succesen i december var kulminationen på intense forhandlinger og forberedelser på kandidatlandenes tiltrædelse, som man hele året igennem havde fortsat på baggrund af tidligere års bestræbelser og resultater. Man nåede et vendepunkt ved udgangen af oktober efter offentliggørelsen af Kommissionens rapporter om de enkelte kandidatlandes fremskridt i retning af tiltrædelse. Disse rapporter dannede grundlaget, da Rådet og derefter Det Europæiske Råd i Bruxelles besluttede at færdiggøre forhandlingerne med de 10 lande, som man i første omgang havde udvalgt blandt de 13 ansøgere om EU-medlemskab.

B. Nabolandene i Middelhavsområdet

* Man satte nyt skub i Barcelona-processen: Kommissionen fremsatte konkrete forslag om skabelse af et funktionsdygtigt indre Euro-Middelhavsmarked, styrkelse af samarbejdet på området for retlige og indre anliggender samt etablering af en Euro-Middelhavsfond til fremme af interkulturel dialog og miljøsamarbejde. Rådet enedes i Barcelona om at oprette en investeringsfacilitet for Euro-Middelhavsområdet i EIB, som skal stimulere private investeringer i regionen.

* Man ydede betydelig støtte til stabiliserings- og associeringsprocessen i de vestlige Balkan-lande, ikke blot med hensyn til økonomisk bistand i 2002, men navnlig gennem Fællesskabets bidrag til gradvis tilpasning af disse landes retssystemer og økonomiske systemer i forhold til Den Europæiske Unions.

C. Udviklingssamarbejdet

* Unionen målrettede i 2002 sit bidrag til bekæmpelsen af fattigdom i verden på uddannelse og sundhed, og Kommissionen har foreslået nye tematiske og sektorspecifikke rammer på området, navnlig med hensyn til bekæmpelse af HIV/AIDS.

* På baggrund af Kommissionens bidrag til Monterrey-konferencen enedes Rådet i Barcelona om at øge bidraget til udviklingssamarbejde til 0,39 % af medlemsstaternes BNP i 2006.

* Den Europæiske Union bestræbte sig på at gennemføre den dagsorden, som man enedes om i Doha (Qatar) i 2001, om en ny runde af multilaterale handelsforhandlinger i Verdenshandelsorganisationen. Denne dagsorden afspejler den store betydning, som Den Europæiske Union tillægger bedre integration af udviklingslandene i verdensøkonomien og den internationale samhandel.

D. Sikkerhed og sikring

* På baggrund af den senere tids begivenheder på internationalt plan har Kommissionen erkendt behovet for at fokusere på de europæiske borgeres sikkerhed. Kommissionen har fremsat en række konkrete forslag og foranstaltninger for at opfylde Tammerfors-målene om at etablere et europæisk område med frihed, sikkerhed og retfærdighed. Man har formelt etableret EUROJUST, indført den europæiske arrestordre og vedtaget rammebeslutningen om terrorisme. Disse resultater er vigtige skridt i retning af samarbejde og gensidig anerkendelse i forbindelse med straffesager.

* Efter forslag fra Kommissionen har Rådet vedtaget handlingsplaner, som skal fremme et integreret system til kontrol med de ydre grænser og mindske ulovlig immigration.

* Man har taget yderligere skridt i retning af en fælles europæisk immigrations- og asylpolitik, bl.a. gennem et forslag om adgang for statsborgere fra tredjelande til bestemte formål og udpegelse af et udvalg vedrørende indvandring og asyl.

* De resultater, som man opnåede i 2002 med hensyn til at løse problemerne vedrørende den russiske Kaliningrad-enklave i forhold til de kommende EU-medlemsstater, udgør også et stort fremskridt i retning af øget sikkerhed og stabilitet.

* Desuden har man fremsat flere forslag, som skal øge sikkerheden og trygheden med hensyn til transport, energiforsyning (herunder nuklear sikkerhed) og folkesundhed. I denne forbindelse skal der rettes særlig opmærksomhed mod at sikre personale med den fornødne ekspertise inden for meget specifikke områder (se aktionen "menneskelige ressourcer" under pkt. 5.3.1).

E. Det indre marked og indførelsen af euroen

* Euro-sedlerne og -mønterne er blevet indført i 12 medlemsstater. Sammen med forpligtelsen til at føre en sund makroøkonomisk politik bidrager euroen til øget vækst, konkurrenceevne og beskæftigelse. Indførelsen af euroen fremhæver imidlertid også de yderligere ændringer, som skal foretages, hvis Europa skal høste det fulde udbytte af det indre marked. I betragtning af succesen med indførelsen af euroen udgør den økonomiske og monetære union utvivlsomt en af de vigtigste milepæle i den europæiske integrationsproces på højde med tidligere resultater såsom toldunionen i 1968 og det indre marked i 1992.

* Kommissionen har fortsat bidraget til at opnå målene på dagsordenen fra Lissabon, navnlig hvad angår samordning af politikken på mellemlangt og længere sigt. Man har opnået konkrete resultater på flere områder, bl.a. hvad angår Fællesskabets strategi for sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen, Kommissionens indsats i forhold til livslang læring, liberaliseringen af markedet for tjenesteydelser og energimarkedet samt reformen af reglerne for telekommunikation. Desuden har man foreslået lovgivning om integration af jernbanemarkederne.

* Efter at Det Europæiske Råd i Barcelona efterlyste iværksættelsen af Galileo-programmet for satellitradionavigation, har Rådet vedtaget en forordning vedrørende etablering af fællesforetagendet Galileo.

* Man har vedtaget og iværksat det sjette rammeprogram for forskning og indledt drøftelser om, hvordan man opnår målet på 3 % for investeringer i forskning i Europa, hvorved man konsoliderer det europæiske forskningsrum.

* Man har fremsat forslag til eLearning- og Erasmus Mundus-programmerne og fastlagt de politiske rammer for udvikling af informationssamfundet (eEurope) med henblik på at fremme Europas overgang til et videnbaseret samfund.

F. Bæredygtig udvikling

* Kommissionen har i 2002 arbejdet på at konkretisere de principper, som man enedes om i EU's strategi for bæredygtig udvikling, idet man har indført miljødimensionen i Lissabon-processen med henblik på at opnå den "rette" balance mellem økonomisk konkurrenceevne, social integration og miljøbeskyttelse. Kommissionen spillede desuden en stor rolle ved verdenstopmødet i Johannesburg, hvor man blev mødt med tøven, men kæmpede for at opnå konkrete forpligtelser.

* I det sjette miljøhandlingsprogram, som også blev vedtaget i 2002, fastlagde man nye rammer for Fællesskabets fremtidige politik på dette område.

* Med henblik på at konsolidere de europæiske borgeres velstand og velfærd uden at bringe de kommende generationers livskvalitet i fare har Kommissionen aktivt arbejdet på at udvide den åbne koordinationsmetodes anvendelsesområde, så den omfatter pensioner.

* I 2002 etablerede man Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet, man vedtog den nye strategi for forbrugerpolitikken i 2002-2006, og Europa-Parlamentet og Rådet vedtog det nye sundhedsfremmeprogram for årene 2003 til 2008.

* I juli fremlagde Kommissionen et forslag om midtvejsevaluering af den fælles landbrugspolitik, hvori man skitserer ideer til forbedring af de fælles markedsordninger, foreslår en mere enkel og bæredygtig direkte støtte til producenter og konsoliderer og styrker aspektet om udvikling af landdistrikter (anden søjle). I 2002 vedtog man desuden reformen af den fælles fiskeripolitik, idet man fremsatte forslag, som skal sikre bæredygtig udvikling af sektoren, både miljømæssigt og økonomisk.

G. Styreformer

* På baggrund af vedtagelsen af en hvidbog om nye styreformer i Europa i juli 2001 har Kommissionen vedtaget en handlingsplan om "bedre lovgivning" (juni 2002), en meddelelse om konsekvensanalyse og et oplæg vedrørende høring af interesserede parter. I december 2002 vedtog Kommissionen en anden pakke, som omfatter bedre lovgivning og forslag vedrørende komitologi, agenturer, trepartsaftaler, overtrædelser, anvendelse af ekspertise og minimumsstandarder for offentlige høringer.

* Kommissionen har videreført sin hidtil usete reform af personalepolitikken og fremsat et forslag over for de øvrige institutioner om modernisering af personalevedtægten.

* Kommissionen har vedtaget detaljerede gennemførelsesbestemmelser for anvendelse af den nye finansforordning, som Rådet vedtog i juni. Ved denne gennemgribende reform af de finansielle regler for EU's aktiviteter omarbejdede man fuldstændig den finansforordning, som man oprindeligt vedtog i 1977, og som man har ændret mange gange siden da.

* Kommissionen har desuden fremlagt sin vision om det kommende europæiske projekt i to bidrag til konventionen. I den meddelelse, som Kommissionen forelagde konventionen den 4. december, foreslår man forskellige ændringer af EU's institutionelle system og en forenkling af beslutningsprocessen uden at forrykke balancen mellem Parlamentet, Rådet og Kommissionen. Man anbefaler desuden at styrke den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik ved at oprette stillingen som sekretær for Unionen, som skal besættes af et medlem af Kommissionen, der skal referere til Rådet. Endelig anmoder Kommissionen om, at disse forslag indarbejdes i en forfatningstraktat, som også skal omfatte Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, der blev bekendtgjort i december 2000.

Alt i alt ser Kommissionen positivt på de samlede resultater i 2002, idet den navnlig fremhæver den vellykkede afrunding af udvidelsesforhandlingerne og indførelsen af Euro-sedlerne og -mønterne i alle medlemsstater i euroområdet.

Kommissionen er imidlertid bevidst om de kommende udfordringer såsom behovet for i forbindelse med udvidelsen at gennemføre Fællesskabets regelværk fuldt ud fra og med tiltrædelsesdatoen og den indsats, som stadig skal gøres for at opnå mere end de begrænsede resultater fra topmødet i Johannesburg om bæredygtig udvikling.

Hvad angår budgettet, anvendte man i 2002 97 mia. EUR ud af en samlet bevilling på 99 mia. EUR. Udbetalingerne beløb sig til 83 mia. EUR ud af en samlet budgetbevilling på 96 mia. EUR. Antallet af registrerede regnskaber i forbindelse med denne budgetgennemførelse udgør 526 000. Det drejer sig bl.a. om ca. 90 000 indtægtsordrer, over 36 000 forpligtelser og næsten 400 000 betalingsanmodninger.

3. OVERBLIK OVER TJENESTEGRENENES FORVALTNING OG KONTROL I 2002

Der er sket fremskridt, hvad angår de forvaltningsmæssige spørgsmål, men der er stadig behov for forbedring af den interne kontrol på visse områder.

Ved udgangen af 2002 havde man gjort betydelige fremskridt med hensyn til Kommissionens forvaltningssystemer, navnlig hvad angår udformning og tilvejebringelse af redskaber og processer. Man havde desuden gjort fremskridt, hvad angår nedbringelse af antallet af ubehandlede sager, navnlig hvad angår udestående forpligtelser [1]. Disse fremskridt blev gjort i kraft af en stor arbejdsindsats hos alle berørte tjenestegrene. Det skal dog understreges, at man først i 2003 er begyndt at gennemføre mange af nedenfor skitserede reformredskaber. Ud fra erfaringerne fra det virkelige liv vil man kunne vurdere deres effektivitet og af omfanget af de ændringer, der er behov for i arbejdsmetoderne (3.1).

[1] På fransk: Reste à liquider eller RAL.

Hvad angår de interne kontrolsystemer, som beskrives mere detaljeret i afsnit 3.2, viser analysen et behov for bedre forankring hos Kommissionens tjenestegrene, selvom der er sket fremskridt i gennemførelsen af de underliggende standarder: Generaldirektoraterne og tjenestegrenene bør kunne fokusere på effektiviteten i gennemførelsen af kontrollerne (3.2) gennem en kombination af forskellige foranstaltninger - navnlig en gennemgang af personale- og uddannelsesbehovene, fremskyndet gennemførelse af de grundlæggende krav mht. intern kontrol og tilendebringelse af hele processen med tilbundsgående revisioner.

Endelig har Den Europæiske Revisionsret og den interne revisionstjeneste i deres revisioner udpeget en række spørgsmål, som skal overvejes (3.3). Desuden tages anbefalingerne fra Revisionsopfølgningsudvalget i betragtning (3.3).

3.1. Forvaltningsmæssige spørgsmål: Overblik over de vigtigste resultater

Menneskelige ressourcer:

- I 2002 forelagde Kommissionen de øvrige institutioner et forslag om at modernisere de personalevedtægter, der gælder for embedsmænd og andre ansatte i de europæiske institutioner. På denne baggrund opnåede man den 19. maj 2003 politisk enighed med Rådet om forslaget.

- Man har udarbejdet jobbeskrivelser for alle medarbejdere og etableret et integreret bedømmelses- og forfremmelsessystem, som vil blive anvendt fra og med 2003.

- Man har fastlagt klare retningslinjer vedrørende struktureret mobilitet, idet man har indført princippet om regelmæssig, men frivillig personalemobilitet.

- Man har etableret en central karrierevejledningsfunktion, som rådgiver de ansatte om deres karriereforløb.

- Man har vedtaget nye retningslinjer og strategiske rammer på uddannelsesområdet, herunder foranstaltninger, der skal tilpasse personaleuddannelsen i forhold til Kommissionens strategiske mål og værdier.

- Man har i 2002 etableret et europæisk personaleudvælgelseskontor, som har ydet assistance ved udvælgelsen af de første hjælpeansatte fra de nye medlemsstater.

- Man har vedtaget procedureregler for administrative forespørgsler og disciplinære foranstaltninger, etableret et undersøgelses- og disciplinærkontor (IDOC) i 2002, og vedtaget en beslutning, hvori man fastlægger klare regler for rapportering af uregelmæssigheder.

- Man har vedtaget første fase af en ordning med særlige foranstaltninger for endelig udtræden af tjenesten for De Europæiske Fællesskabers fastansatte tjenestemænd.

Finansiel forvaltning:

- Den nye finansforordning og gennemførelsesbestemmelserne blev vedtaget sidste år og trådte i kraft i januar 2003. Desuden har man gjort en stor indsats med hensyn til at udforme og gennemføre bestemmelser på området for inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb.

- Alle tjenestegrene har gennemført en detaljeret vurdering af, hvorvidt de er klar til at gennemføre kravene i den nye finansforordning i deres daglige procedurer. I overensstemmelse med den nye finansforordning har man gennemført udformningen af finansielle kredsløb, hvad angår forudgående verifikation af arbejdsgange og hensigtsmæssig opdeling af opgaver. Man har indført nye eller ændrede former for forpligtelser og udbetalinger.

- Man har udtrykkeligt understreget de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes ansvar for deres handlinger. Man har foretaget yderligere opstramning af den interne kontrol hos tjenestegrenene, da dette var en af forudsætningerne for at afskaffe den centrale finanskontrol.

- Man har nedbragt de udestående forpligtelser væsentligt i 2002 og gør det fortsat.

Forvaltningssystemer:

- I 2002 begyndte systemet med aktivitetsbaseret management (ABM) og strategisk planlægning og programmering at blive fuldt funktionsdygtigt. Man udarbejdede årlige forvaltningsplaner hos alle generaldirektorater og tjenestegrene, hvor man anvendte sammenlignelige oplysninger om prioriteter, tildelte ressourcer, mål og indikatorer for hver enkelt aktivitet. Forvaltningsplanen omfatter alle tjenestegrenens aktiviteter og gør det muligt for den at planlægge, overvåge og rapportere om dens aktiviteter, aktioner og anvendelse af ressourcer i overensstemmelse med dens hensigtserklæring og mål. Planen yder desuden et bidrag til den årlige politikstrategi og det foreløbige budgetforslag, og gennemførelsen af den danner grundlag for udarbejdelsen af årsrapporterne.

- Som nævnt ovenfor var 2002 desuden det år, hvor generaldirektørerne og kontorcheferne fremlagde deres første årsrapporter og revisionserklæringer.

- Aktivitetsbaseret budgetlægning (ABB) er den vigtigste budgetmæssige del af aktivitetsbaseret management (ABM). I løbet af 2002 har man forberedt sig på at have et flyvefærdigt ABB-budget klar i 2004.

I 2002 vedtog man en række centrale foranstaltninger ved reformen, mens de afgørende skridt i retning af gennemførelse vil blive taget i 2003. Dette gælder navnlig karriereudviklingsrapporten og den nye finansforordning. Derudover udgør moderniseringen af regnskabssystemet frem mod 2005, hvor man gradvist gennemfører principperne for periodiseret regnskabsførelse, en stor udfordring for Kommissionens finansielle forvaltning.

3.2. Interne kontrolsystemer: behov for forbedring

Rammerne for intern kontrol hos Kommissionen er baseret på 24 interne kontrolstandarder, som omfatter alle aspekter ved Kommissionens forvaltningsproces. I forbindelse med de årlige aktivitetsrapporter for 2002 blev generaldirektoraterne og tjenestegrenene endnu en gang anmodet om at vurdere, hvor langt de var nået med at gennemføre disse standarder i forhold til de minimumskrav, som forventes i kraft pr. 31. december 2002. Disse vurderinger er et produkt af generaldirektoraternes egne skøn baseret på den tilgængelige information og viden, selvom man naturligvis i visse tilfælde kan have anvendt uafhængige revisioner til at foretage disse skøn. Ud over at rapportere om fremskridt i gennemførelsen af standarderne skulle generaldirektoraterne og tjenestegrenene foretage en kortfattet vurdering af de iboende interne kontrolproblemer og risici, som de står overfor. Målet var at øge forståelsen af de forbehold og andre vigtige spørgsmål, som kunne påvirke de forvisninger, som kræves i den årlige erklæring.

Kontrolmiljø

Helt i tråd med den fortsat høje prioritering af udviklingen af initiativer vedrørende menneskelige ressourcer beretter generaldirektoraterne og tjenestegrenene generelt om store fremskridt i gennemførelsen af standarderne for jobbeskrivelser og bedømmelse af personale (standard 2 og 4). De er dog mindre fortrøstningsfulde, hvad angår standarderne vedrørende sikring af personalets kompetence (standard 3) og følsomme funktioner (standard 5). Man har udtrykt generel bekymring, hvad angår mulighederne for at skaffe personale med den rette ekspertise, idet man retter særlig opmærksomhed mod det finansielle og det nukleare område, hvor det er særlig vanskeligt at sikre de rette kvalifikationer, og hvor Kommissionen har meget specifikke behov.

Vurdering af resultater og risici

Rapporteringerne vedrørende gennemførelsen af de kontrolstandarder, som understøtter ABM, navnlig hvad angår de årlige forvaltningsplaner (standard 9) og opstilling af mål (standard 7), afspejler de generelle fremskridt og prioriteringerne med hensyn til dette initiativ. Man rapporterer dog om mere beskedne fremskridt i etableringen af effektive overvågningssystemer baseret på resultatindikatorer, hvor der klart er behov for en yderligere indsats for at udvikle brugbare foranstaltninger med hensyn til bidrag og resultater. Hvad angår risikoanalyse og -styring (standard 11), gjorde generaldirektoraterne og tjenestegrenene sig i 2002 store bestræbelser på at vurdere, hvor godt de var forberedt på at leve op til kravene i den nye finansforordning, ved at udpege eventuelle risici og behov for kontrolforanstaltninger. Ved årets udgang manglede generaldirektoraterne og tjenestegrenene dog stadig at få visse obligatoriske kontrolfunktioner på plads. Endelig viser de generelt begrænsede fremskridt, at generaldirektoraterne og tjenestegrenene mangler en del, før de har en helt indarbejdet risikoforvaltningskultur på plads.

Information og kommunikation

Generaldirektoraternes og tjenestegrenenes største bekymringer på dette område vedrører bl.a. anvendelsen af centrale resultatindikatorer (standard 12), hvor halvdelen af generaldirektoraterne og tjenestegrenene rapporterede, at de mindst havde gennemført minimumskravene. Resten berettede, at de stadig var i færd med at gennemføre dem, idet de bl.a. anførte problemer med at anvende det integrerede ressourceforvaltningssystem (IRMS) som et effektivt forvaltningsredskab i det daglige arbejde.

Generaldirektoraterne og tjenestegrenene giver udtryk for større fremskridt med hensyn til postregistrerings- og arkiveringssystemerne, hvor langt størstedelen rapporterer, at de mindst har gennemført minimumskravene. Dette er udtryk for, at ADONIS-postregistreringssystemet generelt er på plads, men også, at der stadig skal gøres et stykke arbejde for at sikre hensigtsmæssig forvaltning af arkiveringssystemerne.

Kontrolaktiviteter

Kontrolaktiviteterne er et fundamentalt element ved ethvert generaldirektorats interne kontrolsystem, idet de dækker de daglige arbejdsaktiviteter og således giver ledelsen en rimelig forsikring, hvad angår opnåelse af mål og risikostyring inden for ethvert område. Kontrollerne dækker grundlæggende områder såsom adskillelse af arbejdsopgaver, dokumentation af kontrolprocedurer og ledelsens tilsyn, som sikrer, at kontrollerne udføres efter hensigten. Svagheder i kontrolaktiviteterne hænger ofte sammen med f.eks. mangel på eksperter kombineret med utilstrækkelig eller uklar dokumentation af, præcis hvad der kræves, og ringe tilsyn med hele processen fra ledelsens side. Generaldirektoraterne og tjenestegrenene rapporter generelt om store fremskridt inden for bestemte områder, navnlig med hensyn til sikring af adskillelse af arbejdsopgaver i deres finansielle kredsløb. Men som helhed betragtet udviser denne del af kontrollen de største behov for forbedringer, og den forbindes typisk med forbehold og andre svagheder, som anføres i årsrapporterne. Mere end halvdelen af generaldirektoraterne og tjenestegrenene berettede, at de stadig var i færd med at gennemføre minimumsstandarderne for tilsyn. Kun få erklærede, at de mindst havde gennemført minimumsstandarderne for dokumentation af procedurer.

Revision og evaluering

Generaldirektoraterne og tjenestegrenene beretter om stadige fremskridt med hensyn til etablering af de elementer, som kræves for at sikre effektive rammer for revision og evaluering, hvor man bl.a. sørger for hensigtsmæssig opfølgning på resultater fra revisioner, svage punkter ved kontrollen og selvevaluering. Selv om alle generaldirektorater og tjenestegrene i vid udstrækning har erkendt behovet for, at ledelsen skal gennemgå de kontrolsystemer, som den har ansvaret for, er der visse områder, navnlig i Kommissionens delegationer og repræsentationer, hvor denne proces skal styrkes.

Generelle konklusioner

Alt i alt sker der stadig fremskridt med hensyn til at udvikle Kommissionens interne kontrolsystemer. De interne kontrolstandarder udgør grundlaget for disse systemer, og generaldirektoraterne og tjenestegrenene har vurderet deres fremskridt med hensyn til at overholde disse standarder og rapporteret herom i deres årsrapporter. Overordnet set står det klart, at man har øget bevidstheden om disse spørgsmål, navnlig om det faktum, at intern kontrol ikke blot begrænser sig til økonomiske spørgsmål, selvom det skal bemærkes, at man rettede særlig opmærksomhed mod sidstnævnte i 2002 ved vurderingen af, hvorvidt man var klar til gennemførelsen af den nye finansforordning. Der gøres fortsat fremskridt i gennemførelsen af standarderne. Selvevalueringsprocessen kombineret med den øgede bevidsthed om forvaltningsmæssigt ansvar og de opnåede fremskridt i gennemførelsen af standarderne udgør et stort skridt fremad, men er ikke i sig selv et bevis på, at kontrolsystemerne tager hånd om alle risici og fungerer helt som planlagt.

De forvisninger, der kræves i erklæringerne, er uløseligt forbundet med tilstrækkeligt effektive kontrolsystemer. De grundlæggende rammer for kontrol og gennemførelse af kontrolstandarderne er ikke et mål i sig selv, men et middel til at sikre sig og fremlægge forvisningerne om hensigtsmæssig forvaltning og kontrol. Generaldirektoraterne og tjenestegrenene skaber ikke altid en klar forbindelse mellem indholdet af forbeholdene og de krævede forvisninger.

3.3. Emner fremhævet af Den Europæiske Revisionsret og i den interne revisors og Revisionsopfølgningsudvalgets rapporter

3.3.1. Den Europæiske Revisionsrets anbefalinger

Nogle af de anbefalinger, som Den Europæiske Revisionsret præsenterede i sin årsberetning for regnskabsåret 2001, berører flere forskellige områder og fortjener at blive nævnt i denne sammenfatning.

Kommissionen har fulgt Revisionsrettens anbefalinger med hensyn til reformen. Dette gælder navnlig følgende:

* Revisionsretten pointerer i sin årsberetning, at man sidst i maj 2002 ikke havde gjort tilstrækkelige fremskridt med hensyn til at udvikle det nye regnskabssystem (Pkt. 9.8). I denne henseende vedtog man i december 2002 en meddelelse om modernisering af regnskabssystemet (KOM(2002) 755). Kommissionen erkender behovet for øget tilsyn (se afsnit 5.3.7 nedenfor) og vil jævnligt informere dechargemyndigheden og Revisionsretten om de opnåede fremskridt. Når først det nye regnskabssystem er på plads, vil man løse en række problemer, som retten fremhæver, for eksempel problemerne med at opgøre de beløb, som de finansielle formidlere ligger inde med, og som endnu ikke er udbetalt til de endelige støttemodtagere (pkt. 9.25 i Revisionsrettens årsberetning).

* Man har fulgt en række anbefalinger vedrørende udarbejdelsen af de årlige aktivitetsrapporter: Man har rykket tidsplanen frem (pkt. 9.54 og 9.55 i Revisionsrettens årsberetning), og den skal rykkes endnu længere frem, hvis man skal overholde den tidsfrist, der er fastsat i artikel 60(7) i den omarbejdede finansforordning, og som gælder fra og med 2003. Man har taget hånd om en række indvendinger vedrørende arten af forbeholdene og bemærkningerne (pkt. 9.71 til 9.91 og 9.97d i Revisionsrettens årsberetning) gennem anvendelse af mere specifikke retningslinjer. Man vil foretage yderligere finjustering af metodologien i forhold til årsrapporten for 2003 (se afsnit 4 nedenfor).

* Kommissionen erkender de problemer med adgang til kvalificeret personale, som fremhæves af Revisionsretten (pkt. 9.65 i Revisionsrettens årsberetning). De afhjælpende foranstaltninger, som vil blive gennemført, fremgår af afsnit 5.3.1 nedenfor.

* De problemer med gennemførelsen af interne kontrolstandarder, som fremhæves af Revisionsretten (pkt. 9.66 i Revisionsrettens årsberetning), behandles i afsnit 5.4.5 nedenfor.

* Man har vedtaget foranstaltninger, som vil blive overvåget på tæt hold, for at sikre mere effektiv inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb (pkt. 9.67 i Revisionsrettens årsberetning). Man har allerede i 2002 iværksat og gennemfører fortsat foranstaltninger rettet mod at forbedre inddrivelsesprocedurerne, bl.a. hvad angår computere og yderligere dokumentation af procedurer. I 2003 er man desuden i færd med at decentralisere processen med at udstede gældsbreve. Endelig har man hos den interne revisionstjeneste tilendebragt en revision af inddrivelsesprocessen i starten af 2003. Efter at Revisionsopfølgningsudvalget havde gennemgået den, enedes man om, at tjenestegrenene skal iværksætte handlingsplaner for at følge op på spørgsmålene om inddrivelse og, om nødvendigt, integrere disse i deres årlige forvaltningsplaner (se aktionen "inddrivelse" under pkt. 5.3.2).

* Revisionsretten anbefalede desuden en gennemgang af organisationen i Revisionsopfølgningsudvalget for at sikre mere effektive mekanismer til behandling af eventuelle interessekonflikter ved drøftelse af spørgsmål, hvor de berørte tjenestegrene hører under formandens eller andre udvalgsmedlemmers ansvarsområde. Man overvejer nu en række foranstaltninger, som imødekommer Revisionsrettens anbefalinger (se afsnit 3.3.3. nedenfor).

* Kommissionen har påtaget sig at træffe de fornødne foranstaltninger i forhold til Revisionsrettens anbefalinger vedrørende lovligheden og regelmæssigheden ved de bagvedliggende transaktioner, herunder afklaring og forenkling i forhold til strukturfondene og gennemførelse af en effektiv revisionsstrategi i forhold til rammeprogrammet for forskning. De afhjælpende foranstaltninger, som vil blive gennemført, fremgår af afsnit 5.3.3 og 5.3.4 nedenfor.

* I henhold til aktion 87 i hvidbogen om reform skal den interne revisionstjeneste gennemføre et grundigt revisionsprogram efter den første runde med årlige aktivitetsrapporter fra generaldirektoraterne og revisionserklæringer fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. Den interne revisionstjeneste agter at fremlægge en samlet oversigt over kvaliteten af de interne kontrolsystemer i sin årsrapport for 2003.

3.3.2. Den interne revisors beretning

Årsberetningen fra den interne revisionstjeneste omfatter en række spørgsmål, som Kommissionen skal overveje. Det drejer sig navnlig om spørgsmål, som man har rejst inden for Kommissions organisation i forbindelse med reformen, og som kræver finjustering og i visse tilfælde afklaring.

* Politisk tilsyn med reformen af regnskabssystemet: udføres gennem regelmæssige drøftelser i Kommissionen på grundlag af underretninger til Kommissionen fra den kompetente kommissær (se 5.3.7 nedenfor).

* Øget synergi blandt Kommissionens revisionsfunktioner: en hensigtsmæssig målsætning som anført af den interne revisionstjeneste. I meddelelsen om aktører inden for intern kontrol og revision bekræfter man den interne revisionstjenestes mandat til at yde støtte til de interne revisionsfunktioner gennem Auditnet og mere specifikt at fremme anvendelsen af fælles metoder, redskaber og teknikker i forbindelse med revision hos Kommissionen [2]. Alt i alt skal den interne revisionstjeneste i forståelse med de berørte aktører sikre, at dens centrale koordinerende rolle udvikles fuldt ud.

[2] SEK(2003) 59/3 fra januar 2003.

* Koordination af decentrale ansvarsområder i bestemte forvaltnings- og kontrolfunktioner: Der skal gøres en yderligere indsats for at underrette ledelsen og personalet på de forskellige niveauer om de reviderede rammer for forvaltning og kontrol. Samtidig skal Generalsekretariatet spille en vigtig koordinerende rolle via interne forvaltningsorganer såsom gruppen af generaldirektører, ressourcedirektørerne og den tværtjenstlige koordinationsgruppe samt ABM-styregruppen.

* Ledelsens risikovurdering som grundlag for beslutninger om fordeling af ressourcer: et vigtigt emne, som skal behandles. Kommissionen vil overveje, hvordan risikovurdering kan gøres til en mere synlig faktor, som skal tages i betragtning ved udarbejdelse af forvaltningsplaner og tildeling af ressourcer.

* Delt forvaltning: Den interne revisionstjeneste har foreslået, at generaldirektoraterne og tjenestegrenene skal løse problemerne med knappe ressourcer ved at prioritere forebyggende indgreb højere end revisioner ved afslutningen af projekterne. Der skal lægges vægt på forebyggende revisioner inden for områder, hvor risikoen er størst, men opmærksomheden skal primært rettes mod overholdelse af den juridiske forpligtelse til først at lukke programmerne efter gennemførelse af hensigtsmæssige revisioner.

* Revisionserklæringer fra modtagerlande, som skal sikre rimelig forvisning i tilfælde af delt eller decentral forvaltning: Selvom denne løsning ikke umiddelbart synes hensigtsmæssig i forbindelse med ekstern bistand, vil den på områder med delt forvaltning blive undersøgt nærmere af den arbejdsgruppe, som følger op på aktion 12 i sammenfatningen for 2001 (se 5.3.3).

En samlet oversigt over anbefalingerne i den interne revisionstjenestes årsrapport for 2002 findes i en separat meddelelse til Kommissionen.

3.3.3. Revisionsopfølgningsudvalgets rapport

Revisionsopfølgningsudvalgets anden årsrapport dækker perioden fra maj 2002 til april 2003. I overensstemmelse med charteret om Revisionsopfølgningsudvalget [3], fremlægger det udvalgets egne aktiviteter og dets synspunkter vedrørende de interne kontrolsystemer i Kommissionen på grundlag af den interne revisionstjenestes arbejde.

[3] SEK(2000)1808/3, vedtaget den 31.10.2000

På baggrund af de vigtigste anbefalinger i rapporten fremhæves følgende punkter:

* Tjenestegrenene skal øge deres bidrag til revisionerne ved i rette tid at reagere på udkastene til revisionsrapporter for at hjælpe den interne revisionstjeneste med at nedbringe revisionernes nuværende gennemsnitlige varighed på over et år til en periode, som sikrer, at resultaterne af revisionerne er fuldt ud anvendelige. Desuden skal de parter, som revisionerne vedrører, sikre hensigtsmæssig gennemførelse af de anbefalinger, som man enes om.

* Den interne revisionstjeneste skal forbedre sine metoder og koordinere sin indsats med andre interne revisorer for at sikre et solidt fundament for metoderne og et udbredt kendskab til dem. Tjenesten skal navnlig fortsat fokusere sine revisioner på spørgsmål om overensstemmelse, effektivitet og virkning og gennemføre dem inden for en tidsramme, som sikrer, at resultaterne og anbefalingerne stadig er anvendelige. Derudover skal tjenesten fortsat så vidt muligt basere sine resultater på uomtvistelige beviser, så de godkendes af de reviderede og således bidrager til at øge andelen af accepterede anbefalinger. Kommissionens ledelse understreger, at den har behov for information om overholdelse for at kunne vurdere, hvilke fremskridt der gøres i gennemførelsen af den interne kontrol. Der skal sikres en klarere prioritering i anbefalingerne, idet der lægges vægt på risikoen i tilfælde af manglende gennemførelse og tages hensyn til eventuelle ekstraomkostninger for at hjælpe de reviderede med at gennemføre dem korrekt. Endelig skal den interne revisor umiddelbart iværksætte et velfungerende system til opfølgning på anbefalinger og skabe et tættere samarbejde med den interne revisionsfunktion for at sikre en generel forbedring af revisionen hos Kommissionen.

* Revisionsopfølgningsudvalget skal sikres et overblik over de interne kontrolsystemer i kraft af interne og eksterne revisorers arbejde. Hvad angår udvalgets organisation, bemærkes det, at det vil bevare sin nuværende sammensætning og rolle, idet det vil øge hyppigheden af dets møder og kontakter med Revisionsretten. Kommissæren med ansvar for budgettet vil fortsat overlade udvalgsformandskabet til et andet medlem, hvis revisionerne specifikt vedrører tjenestegrene inden for hans/hendes eget ansvarsområde. Dette princip vil også gælde de øvrige medlemmer. Desuden vil endnu et eksternt medlem fra og med 2004 træde ind i udvalget for at øge dets ekspertise. Endelig vil Revisionsopfølgningsudvalgets sekretariat ligge under generalsekretariatets område.

4. STABILISERING AF DEN ÅRLIGE RAPPORTERINGSPROCES

4.1. År 2001

De første årsrapporter for 2001 indgik i en prøveproces. De nye begreber og metoder, som anvendes i dem, har vist sig at være et effektivt middel til at sikre gennemsigtighed og ansvarlighed. Tilbagemeldingerne fra de eksterne interessenter, såsom Revisionsretten, var positive. Denne første proces havde dog en række svage punkter, bl.a. manglende sammenhæng med hensyn til forbeholdenes omfang og betydning, den reelle effekt af de problemer, der udpeges i forbeholdene, og mere generelt behovet for afklaring af metodologien.

4.2. Forbedring af metodologi

Kommissionen har lært af erfaringerne fra prøveprocessen og taget Revisionsrettens og den interne revisors anbefalinger i betragtning. På baggrund af de indhøstede erfaringer har man i 2002 opnået metodemæssige forbedringer i flere henseender:

* Man har forbedret forskellige dele af årsrapporterne og tilføjet nye afsnit, bl.a. for at fremlægge de opfølgende foranstaltninger i forhold til den interne revisors og Revisionsrettens tidligere anbefalinger og handlingsplanerne i årsrapporterne og sammenfatningen fra 2001.

* Man har gjort en stor indsats for at afklare erklæringernes og forbeholdenes omfang i en meddelelse fra januar [4] (bl.a. ved at anvende væsentlighedsbegrebet, hvor en mangel, som overskrider en fastsat væsentlighedsgrænse, skal betragtes som et forbehold)

[4] KOM(2003)28 af 21.01.2003.

* Man har iværksat en faglig evaluering ("peer review") af potentielle forbehold forud for forelæggelsen af årsrapporterne og erklæringerne. Denne evaluering har øget sammenhængen i anvendelsen af forbehold.

4.3. År 2002

Analyser af årsrapporterne fra 2002 viser kvalitative forbedringer med hensyn til forståelse og sammenhæng.

* Nogle af sidste års forbehold præsenteres i år i form af bemærkninger takket være afklaringen af begrebernes anvendelsesområde og kriterierne for anvendelse af dem.

* De fleste forbehold vedrører problemer med at gardere sig imod den iboende risiko ved delt eller decentral forvaltning (se aktionen "delt forvaltning" under pkt. 5.3.3), risikoen for overbetaling i forbindelse med kontrakter og støtte baseret på godtgørelse af reelle omkostninger (se aktionen "samfinansiering" under pkt. 5.3.4) samt mangelen på specialister inden for bl.a. finansiel forvaltning, revision, nuklear sikkerhed og sproglige opgaver (se aktionen "menneskelige ressourcer" under pkt. 5.3.1).

* Bemærkningerne vedrører navnlig utilstrækkelig gennemførelse af de interne kontrolstandarder (se aktionen "interne kontrolstandarder" under pkt. 5.4.5), mangel på menneskelige ressourcer og problemer med finansiel forvaltning. Nogle af dem vedrører spørgsmål, som skal behandles for at fjerne de bagvedliggende årsager. De berørte tjenestegrene skal derfor udarbejde specifikke handlingsplaner i det omfang, at de planlagte foranstaltninger kan forvaltes af generaldirektoratet (se aktionen "opfølgning hos tjenestegrenene" under pkt. 5.4.6).

4.4. Nødvendige forbedringer

I hele Kommissions organisation er man nu bevidst om ansvarlighedsaspektets betydning, men der skal stadig gøres en indsats for at øge kvaliteten i hele processen på alle planer hos generaldirektoraterne og tjenestegrenene, navnlig hvad angår følgende problemstillinger, som viser sig på baggrund af årsrapporterne:

- Forbeholdene skal altid understøttes af konkrete beviser;

- forbeholdenes indvirkning på de forvisninger, der kræves i erklæringen, skal altid anføres udtrykkeligt;

- det væsentlighedskriterium, som anvendes til at vurdere, om et problem skal gøres til genstand for et "forbehold", skal altid defineres tydeligt;

- de aftalte standardformuleringer til erklæringen skal altid anvendes;

- forbehold, som overføres fra den foregående sammenfatning, skal ikke blot medtages for at rapportere om de opnåede fremskridt uden hensyntagen til deres indvirkning på forvisningerne.

De nødvendige afklaringer vil blive medtaget i retningslinjerne for udarbejdelse af årsrapporterne for 2003, hvor man vil drage fordel af de eksempler på bedste praksis, som udpeges i årsrapporterne for 2002.

5. IGANGVÆRENDE ARBEJDE OG BEHOV FOR NYE UDBEDRENDE FORANSTALTNINGER

Analysen af generaldirektoraternes og tjenestegrenenes gennemførelse af udbedrende foranstaltninger sidste år og af den handlingsplan, som Kommissionen har vedtaget, viser, at man har taget hånd om de udpegede problemstillinger.

Det skal dog bemærkes, at da man gennemførte denne proces for første gang i 2001, er der rejst mange problemstillinger, hvoraf nogle har ventet et godt stykke tid på at blive løst. Det er derfor ganske normalt, at man på Kommissionsplan i år rejser et lavere antal nye problemstillinger, mens det vil tage en del tid at afklare nogle af sidste års problemer på grund af deres kompleksitet.

Hensigten med dette afsnit er dels at føre læseren ajour med, hvordan generaldirektoraterne og tjenestegrenene har grebet de udbedrende foranstaltninger an (5.1), og dels at foretage en opdatering af de problemstillinger, som man rejste i sidste års sammenfatning, hvoraf enkelte også rejses i år. De problemstillinger, som man har løst eller i færd med at løse, opsummeres (5.2), ligesom der gøres status over en række centrale problemstillinger (5.3). Endelig udpeges en række nye problemstillinger, som kræver forbedringer eller udbedrende foranstaltninger (5.4).

5.1. Udbedrende foranstaltninger hos generaldirektoraterne og tjenestegrenene

Alle generaldirektorater og tjenestegrene berettede om gennemførelse af handlingsplaner i tilfælde af forbehold og bemærkninger. Effekten af disse foranstaltninger havde dog ikke slået helt igennem ved udgangen af 2002, og nogle vil først bære frugt fra 2003.

Vellykket gennemførelse af handlingsplanerne kræver fortsat tilsyn og tildeling af tilstrækkelige ressourcer gennem forvaltningsplanerne. I denne sammenhæng skal der ske forbedringer, idet ikke alle generaldirektorater og tjenestegrene i tilstrækkelig grad har overført deres handlingsplaner til forvaltningsplanerne.

5.2. Opfølgning på handlingsplanen i sammenfatningen fra 2001

Den første sammenfatning fra sidste år omfattede en handlingsplan, som er blevet gennemført med et tilfredsstillende resultat.

* Man har gennemført en række aktioner på forvaltnings- og kontrolområdet, bl.a. vurderinger af, om man var forberedt på den nye finansforordnings ikrafttræden (aktion 11), udformning og dokumentation af finansielle procedurer (9), styrkelse af Kommissionens koordineringsmekanismer (6), afklaring af ansvarsområderne blandt hovedaktørerne inden for revision og kontrol (13) samt uddannelse i finansiel forvaltning (15).

* Man har også gennemført aktioner inden for andre områder, bl.a. hvad angår metoder til og vejledning i udformning af de årlige aktivitetsrapporter for 2002 (10, se også afsnit 4.2 ovenfor), vedtagelse af en meddelelse om generaldirektørernes rolle i forbindelse med delt forvaltning (12) i juni 2003, og foranstaltninger vedrørende nuklear sikkerhed (3).

* Derudover har man iværksat en række aktioner, hvor de pågældende spørgsmål først ventes løst over en årrække. Dette gælder f.eks. moderniseringen af regnskabssystemet (16 og 17) og handlingsplanen for interoperabilitet (7).

* Nogle udbedrende foranstaltninger i forhold til spørgsmål, der er rejst og behandlet sidste år, kræver en ajourføring og/eller ny foranstaltning, f.eks. hvad angår spørgsmål vedrørende delt forvaltning (12) og samfinansiering (1). I de følgende afsnit gøres der status med hensyn til disse ændrede, igangværende og ajourførte udbedrende foranstaltninger.

* I visse tilfælde har man kunnet registrere en positiv effekt i årsrapporterne for 2002 (f.eks. forbedring af metodologi ved udarbejdelsen af årsrapporterne og afklaring af de forskellige aktørers roller og ansvar, hvad angår kontrol og revision), men i mange tilfælde vil de udbedrende foranstaltninger først bære frugt fra og med 2003 eller senere, afhængigt af spørgsmålets art og den aftalte tidsplan.

5.3. Igangværende arbejde, som skal følges op i 2003

5.3.1. Mangel på menneskelige ressourcer

Ligesom i 2001 beretter en række generaldirektører og kontorchefer i deres årsrapporter for 2002, at de på grund af mangel på menneskelige ressourcer ikke har kunnet nå visse mål for 2002. Desuden nævner den interne revisor i sin beretning strukturel mangel på menneskelige ressourcer, som skal udføre Kommissionens opgaver. I denne forbindelse må man anerkende den indsats, som generaldirektoraterne og tjenestegrenene i flere år har gjort for at omfordele personale til prioriterede aktioner, mens de har opretholdt det samme engagement med hensyn til at gennemføre deres stadig mere krævende kerneaktiviteter. Trods det, at man i 2002 har tilrettelagt yderligere ansættelsesprøver og givet tjenestegrenene mulighed for at foretage midlertidige ansættelser i faste stillinger, indtil resultaterne af prøverne foreligger, rejses følgende problemstillinger:

- utilstrækkelig tildeling af menneskelige ressourcer til at sikre fuld gennemførelse af Fællesskabets regelværk i den udvidede Union;

- manglende adgang til eller knaphed på personer med den rette profil og ekspertise til bestemte opgaver, navnlig inden for finansiel forvaltning og revision, nuklear sikkerhed samt lingvistisk og anden ekspertise.

Aktionen "menneskelige ressourcer"

A. Generaldirektoraterne og tjenestegrenene vil blive anmodet om at prioritere aktiviteterne i deres årlige forvaltningsplaner fra og med 2004. Ved den interne fordeling af ressourcer skal de sikre tilstrækkelig bemanding hos enheder, der beskæftiger sig specifikt med intern kontrol og revision. I overensstemmelse med adfærdskodeksen for kommissærer og afdelinger skal generaldirektøren og den pågældende kommissær desuden udpege aktioner, som muligvis ikke vil blive gennemført. På grundlag af en overordnet risikovurdering kan man således omfordele ressourcer blandt tjenestegrenene og forfordele prioriterede initiativer, navnlig initiativer som bidrager til opnåelse af Kommissionens strategiske målsætninger. Resultaterne vil blive indarbejdet i Kommissionens årlige politikstrategi.

B. Generaldirektoraterne anmodes desuden om at udpege uddannelses- og ansættelsesbehov for at udfylde ledige stillinger inden for finansiel forvaltning, intern kontrol og revision og underrette GD for Personale og Administration om disse senest i september 2003. På grundlag af dels denne vurdering og dels de strategiske rammer for uddannelse og de individuelle uddannelsesplaner vil Generaldirektoratet for Personale og Administration undersøge problemet med mangel på kvalificeret arbejdskraft. På denne baggrund vil man før udgangen af 2003 i en meddelelse til Kommissionen underrette om situationen, de gennemførte aktioner og forslag til foranstaltninger, som skal forøge ekspertisen (f.eks. hvad angår finansiel forvaltning og kontrol).

5.3.2. Inddrivelse

På trods af de allerede gennemførte foranstaltninger udgør inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb stadig en væsentlig risikofaktor for mange tjenestegrene inden for institutionen. Generaldirektoratet for Budget vil føre tilsyn med behandlingen af de ophobede inddrivelsessager ved en gang hvert kvartal at tilstile hver af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en rapport. I denne rapport vil man angive antallet af udestående indtægtsordrer inden for vedkommendes ansvarsområde og disses værdi og alder sammen med indikatorer for de opnåede fremskridt. I denne forbindelse vil man sikre de fornødne forbedringer af computersystemerne. De pågældende anvisningsberettigede skal til gengæld sikre effektiv intern overvågning af inddrivelsen af forfaldne beløb og forpligtelser. Den interne revisionstjeneste skal følge op på gennemførelsen af anbefalingerne fra revisionerne hos de berørte generaldirektorater og tjenestegrene.

Aktionen "inddrivelse"

A. Inddrivelse af forfaldne beløb i forbindelse med direkte omkostninger skal behandles i den årlige forvaltningsplan fra hver enkelt af de ved delegation anvisningsberettigede, som også skal opstille hensigtsmæssige resultatindikatorer. Den seneste kvartalsvise budgetrapport skal vedlægges som bilag til vedkommendes årlige aktivitetsrapport.

B. Generaldirektoratet for Budget vil føre tilsyn med behandlingen af de ophobede inddrivelsessager ved at udvikle både resultatindikatorer (på tjenestegrens- og kommissionsplan) og informationssystemer, som regelmæssigt forsyner de anvisningsberettigede med pålidelige statistiske oplysninger/indikatorer til forvaltningsformål, og som gør det muligt at danne sig et overblik over hele Kommissionens samlede resultater og effektivitet.

C. Den interne revisionstjeneste skal i rette tid over for alle anvisningsberettigede følge op på gennemførelsen af de anbefalinger, som er relevante for deres tjenestegrene. Dette skal ske vha. forvaltningsplaner eller specifikke handlingsplaner, uden at der er behov for, at den interne revisionstjeneste gennemfører endnu en særlig revision af inddrivelsesaktiviteterne i den nærmeste fremtid.

5.3.3. Ordninger med delt forvaltning

Årsrapporterne for 2002 vidner om øget bevidsthed om spørgsmål vedrørende delt forvaltning. Nogle af de generaldirektorater, som beskæftiger sig med delt forvaltning, har dog taget forbehold i deres erklæringer, fordi de på nuværende tidspunkt ikke har de fornødne redskaber og procedurer på det retlige område til at give en rimelig forvisning om, at forvaltnings- og kontrolsystemerne i medlemsstaterne fungerer tilfredsstillende. Lignende problemer blev fremhævet sidste år.

Forbeholdene vedrørende delt forvaltning knytter sig til omfanget af den kontrol, som udøves af generaldirektoraterne og tjenestegrenene, og til resultaterne af den analyse og revision af medlemsstaterne, som generaldirektoraterne har foretaget. I nogle tilfælde medtages forbeholdene, fordi generaldirektoraterne endnu ikke har afsluttet analysen af deres systembeskrivelser. I andre tilfælde har man udført systemanalysen, men ikke evalueret den, ligesom man endnu ikke har gennemført efterfølgende revisioner. I enkelte tilfælde afspejler forbeholdene svagheder, som generaldirektoraterne har afsløret hos medlemsstaterne efter verifikation af medlemsstaternes kontrolsystemer, selvom der tages hånd om de økonomiske konsekvenser gennem finansielle korrektioner baseret på generaldirektoraternes efterfølgende kontroller.

I betragtning af de mange former for revisionspraksis hos Kommissionen og i medlemsstaterne er der behov for strømlining af metoderne for at øge effekten, effektiviteten og sammenligneligheden.

Aktionen "delt forvaltning"

A. På baggrund af aktion 12 i sidste års sammenfatning [5] har man nedsat en tværtjenstlig gruppe, som skal analysere mulige foranstaltninger såsom revisionserklæringer fra medlemsstaterne, forelæggelse af forudgående oplysningserklæringer fra medlemsstaterne, samling af de organer, der udfører certificeringsprocessen, kontrol af certificeringsprocessen i medlemsstaterne og udvikling af minimumsstandarder for analyse af risici i forbindelse med ny eller ændret sekundær lovgivning. Denne gruppe vil blive koordineret af Generaldirektoratet for Budget med bistand fra generaldirektoraterne for AGRI, REGIO, EMPL, FISH, JAI, ELARG, SG og SJ samt den interne revisionstjeneste. Opgaven vil strække sig over flere år, men før udgangen af 2003 skulle der foreligge en første foreløbig rapport, hvor man tager hensyn til de foreløbige resultater fra nedennævnte juridiske analyse.

[5] Se meddelelse C(2003)1830/2 af 18.06.2003

B. Der vil blive truffet konkrete foranstaltninger for at øge konvergensen i revisionsmetoderne og -processerne hos de generaldirektorater og tjenestegrene, som er omfattet af ordninger med delt forvaltning. Der vil blive rettet særlig opmærksomhed mod udvikling af fælles standarder, hvor man tager hensyn til eksempler på bedste praksis, supplerende kontrol- og revisionsprocesser på fællesskabsplan og nationalt plan samt protokoller med forvisninger fra medlemsstaterne. Med henblik herpå vil GD Regio sammen med de øvrige berørte generaldirektorater og med bistand fra den interne revisionstjeneste senest i marts 2004 udarbejde en meddelelse.

C. Den juridiske tjeneste vil desuden foretage en juridisk analyse af fordelingen af ansvar mellem Kommissionen og de nuværende og kommende medlemsstater i forbindelse med delt forvaltning. På denne baggrund vil Kommissionen fremsætte anbefalinger med henblik på at afklare ansvarsfordelingen mellem medlemsstaterne og Kommissionen på området. GD Regio vil i forståelse med generalsekretariatet og de øvrige generaldirektorater for strukturfondene udarbejde forslag inden udgangen af marts 2004.

5.3.4. Programmer med omkostningsdeling

Forskningsområdet

På hele forskningsområdet tages der forbehold vedrørende forvaltning og kontrol med kontrakter med omkostningsdeling under femte rammeprogram. Ved dette system udbetales fællesskabsmidler på grundlag af afholdte støtteberettigede omkostninger, som anmeldes af modtagerne. Da Kommissionen ikke kan fastslå disse omkostninger helt præcist, før udbetalingerne godkendes, er der risiko for overbetaling. Kun gennem en komplet finansiel revision kan man med sikkerhed og helt præcist fastslå, at de anmeldte omkostninger er korrekte.

På baggrund af aktion 1 i den sammenfatning, som blev udarbejdet sidste år, vedtog Kommissionen den 10. januar 2003 en fælles handlingsplan, som man er i færd med at gennemføre. Handlingsplanen omfatter bl.a. foranstaltninger, som skal øge konsekvensen blandt generaldirektoraterne og tjenestegrenene, hvad angår forvaltning af disse kontrakter, og som skal øge effektiviteten i verifikationen af de anmeldte omkostninger og mindske risikoen for fejl. Disse foranstaltninger vil blive gennemført fra og med 2003.

Flere generaldirektorater har gennemført yderligere afbødende foranstaltninger for at mindske risikoen (f.eks. anvendelse af revisionsgodkendelser, forøgelse af antallet af efterfølgende revisioner, mere effektiv kommunikation til modtagerne, begrænsning af antallet af ældre kontrakter med mindre holdbare klausuler). Risikoen kan dog ikke fjernes helt. Dette ville kræve en komplet finansiel revision af alle projekter, og det ville ikke kunne betale sig for Kommissionen.

Programmer med samfinansiering generelt

Risikoen for ukorrekt angivelse af omkostninger begrænser sig ikke til forskningsområdet. Den findes ved alle ordninger, som er baseret på godtgørelse af reelle støtteberettigede omkostninger (f.eks. andre former for støtte). Der er behov for yderligere foranstaltninger for også at dække andre områder, hvor man anvender samfinansieringsprogrammer.

Aktionen "samfinansiering"

En tværtjenstlig gruppe anført af generalsekretariatet med bistand fra GD for Budget og med deltagelse af alle generaldirektorater, som berøres af samfinansieringsprogrammer, vil før udgangen af 2003 undersøge mulighederne for at indføre en fast sats for støtte. I forbindelse med de anvendte kontrolmetoder skal der så vidt muligt udvikles fælles standarder for risikostyring og vurdering af omkostninger og fordele, idet der stadig skal være mulighed for stikprøvekontroller.

5.3.5. Gennemførelse lovgivnings- og arbejdsprogrammet hos Kommissionen

I 2001 iværksatte Kommissionen et nyt program, hvor man fokuserer på initiativer og forslag med forbindelse til strategiske prioriteter. Resultaterne fra 2002 var ganske positive. På baggrund af aktion 6 i sidste års sammenfatning etablerede Kommissionen i 2002 de mekanismer, som er nødvendige for systematisk at følge op på gennemførelsen af arbejdsprogrammet og for at finde fleksible løsninger på eventuelle problemer.

Aktionen "gennemførelse af arbejdsprogrammet"

Generalsekretariatet vil styrke overvågningen af gennemførelsen af lovgivnings- og arbejdsprogrammet for 2003, idet man vil tage hensyn til Europa-Parlamentsvalget i 2004 og de konsekvenser, som dette vil have for gennemførelsen.

5.3.6. Decentraliseringsprocessen på området for eksterne forbindelser

En del af reformen på området for ekstern bistand, som blev iværksat i maj 2000 [6], bestod i at lægge projektledelsesansvaret ud til delegationerne. Denne proces er forankret i det princip, at, hvis et arbejde kan forvaltes bedre på lokalt plan, skal det ikke forvaltes i Bruxelles.

[6] Se SEK(2000)814/5

Som anført i sammenfatningen af årsrapporterne for 2001 vil man gennemgå situationen i år. Ved gennemgangen vil man navnlig vil fokusere på følgende aspekter:

- spørgsmålet om sikring af de fornødne menneskelige ressourcer i forhold til det øgede ansvar hos de decentrale delegationer;

- spørgsmålet om fordeling af personale ved hovedkvarteret og hos delegationerne for at sikre hensigtsmæssig forvaltning af ekstern bistand;

- spørgsmålet om forvaltning af administrationsomkostningerne, som i dag foregår centralt, men som kunne lægges ud til delegationerne.

Aktionen "decentralisering"

Generaldirektoraterne med ansvar for eksterne forbindelser vil, anført af Generaldirektoratet for Eksterne Forbindelser og i forståelse med generalsekretariatet, GD for Budget og GD for Administration, inden udgangen af 2003 udarbejde en meddelelse, hvori de evaluerer resultaterne af decentraliseringsprocessen, idet de lægger særlig vægt på ovennævnte spørgsmål. De ressourcemæssige konsekvenser af denne handlingsplan vil blive undersøgt i den årlige politikstrategi for 2005.

5.3.7. Kommissionens regnskabs- og informationssystemer

GD for Budgets forbehold vedrører for det første spørgsmålet om periodiseret regnskabsførelse og for det andet sammenhængen mellem de forskellige delsystemer i Sincom2.

Regnskaberne afspejler ikke helt Fællesskabernes finansielle situation, hvad angår periodiseret regnskabsførelse. Dette forhold skal være udbedret i 2005, hvor regnskaberne i henhold til den nye finansforordning og det overordnede moderniseringsprojekt, som Kommissionen vedtog den 17. december 2002, skal udformes efter et integreret system ud fra princippet om periodiseret regnskabsførelse. I mellemtiden vil GD for Budget fortsætte arbejdet med at udvikle systemet med periodiseret regnskabsførelse med hjælp fra anerkendte eksperter inden for offentlige finanser.

Hvad angår de forskellige delsystemer i Sincom2, dækker forbeholdene to aspekter. Det første problem vedrører systemstrukturen, som medfører, at visse data forekommer flere gange i informationssystemerne, hvilket indebærer en risiko for manglende sammenhæng i de oplysninger, som forelægges de anvisningsberettigede på den ene side og de centrale tjenestegrene på den anden. En holdbar løsning på dette problem forudsætter, at systemstrukturen ændres, således som forudset i forbindelse med ovennævnte moderniseringsprojekt. Sammenhængen i oplysningerne for 2002 er dog blevet sikret takket være den afstemningsproces, som GD for Budget har gennemført. Det andet problem vedrører sikkerhedspolitikken i forbindelse med systemerne, navnlig hvad angår adgangsret. Der er stadig behov for at videreudvikle den overordnede sikkerhedspolitik for alle delsystemer.

Aktionen "regnskabs- og informationssystemer"

Kommissionen vil fortsat jævnligt blive underrettet om fremskridt på området.

5.3.8. Opfølgning på den interne revisionsfunktions rapporter

Man har rejst spørgsmålet om opfølgning på og overførsel af revisionsrapporter udarbejdet af den interne revisionsfunktion. Dette er særlig vigtigt, hvis man i rapporterne rejser spørgsmål, som kan påvirke andre tjenestegrene eller Kommissionens omdømme. Mere generelt anfører man vigtigheden af, at kommissærerne jævnligt informeres om spørgsmål i forbindelse med revisorernes og kontrollanternes arbejde hos de tjenester, der ligger inden for deres ansvarsområde.

Aktionen "opfølgning på revisionsrapporter"

Mindst to gange om året vil generaldirektørerne underrette de ansvarlige kommissærer om det arbejde, der udføres af deres interne revisionsfunktion, deres konklusioner og de planlagte eller iværksatte afbødende foranstaltninger. Disse underretninger skal omfatte eventuelle spørgsmål i forbindelse med arbejdet hos den interne revisionstjeneste, Revisionsretten, det generaldirektorat, som berøres af den efterfølgende kontrol, samt OLAF. I den mellemliggende periode skal ovennævnte oplysninger forelægges af generaldirektøren, når denne finder det hensigtsmæssigt.

5.3.9. Opfølgning på OLAF-aktiviteter

OLAF, kontoret med ansvar for bekæmpelse af svig begået mod Fællesskabets finansielle interesser, er organisatorisk set Kommissionens tjenestegren, men den er i praksis uafhængig og selvstændig, hvad angår budget og administration. Kommissionen anerkender OLAF's uafhængighed, men skal dog informeres om de vigtigste indberetninger for at kunne træffe de fornødne foranstaltninger.

Aktionen "opfølgning på OLAF"

A. Hvis en generaldirektør indberetter et spørgsmål til OLAF, eller hvis vedkommende mener, at spørgsmålet har den fornødne betydning, skal han/hun underrette den ansvarlige kommissær.

B. Inden udgangen af september 2003 vil man udfærdige en adfærdskodeks for at forbedre informationsudvekslingen mellem OLAF og Kommissionen.

5.4. Nye udbedrende foranstaltninger

Der er desuden behov for udbedrende foranstaltninger på Kommissionsplan, hvad angår en række andre spørgsmål, som blev rejst i 2002.

5.4.1. Interne kontrolstandarder hos delegationerne

En række rapporter og erklæringer fra generaldirektører med ansvar på området for eksterne forbindelser viser et behov for at se nærmere på gennemførelsen af interne kontrolstandarder hos delegationerne, navnlig da den påvirker forvaltningen af administrationsomkostningerne.

- Generaldirektoratet for Eksterne Forbindelser skal i forståelse med de øvrige generaldirektorater, som arbejder med eksterne forbindelser, og med bistand fra Generaldirektoratet for Budget udarbejde en fælles handlingsplan for gennemførelse af interne kontrolstandarder, som tilpasses det miljø, hvori delegationerne arbejder, med særlig vægt på selvevalueringsprocessen hos delegationerne.

Aktionen "intern kontrol hos delegationerne": En arbejdsgruppe anført af GD for Eksterne Forbindelser vil med støtte fra GD for Budget udforme en særlig handlingsplan for de aktører, som arbejder med eksterne forbindelser, med henblik på at gennemføre rammerne for intern kontrol og udvikle selvevalueringsprocessen hos delegationerne.

5.4.2. Integration af EUF i EU's budget

Den Europæiske Udviklingsfond er et instrument uden for budgettet, som finansieres via direkte bidrag fra medlemsstaterne. Forvaltningen af fonden kræver separate juridiske rammer, regnskabssystemer og beslutningsprocedurer i forhold til Fællesskabets budget. Når tidsrammen for 9. EUF udløber, EU og AVS-landene skal forhandle nye bevillinger fra 2005, og der skal udarbejdes nye finansielle overslag, vil Kommissionen få lejlighed til at fremlægge en ny meddelelse, hvor man beskriver fordele og ulemper ved at indarbejde EUF i Fællesskabets budget. På baggrund af den nye finansforordnings ikrafttræden under 9. EUF skal EUF-regnskabsførelsen i mellemtiden være periodiseret inden januar 2005. En arbejdsgruppe med deltagelse af GD for Budget og AIDCO vil undersøge mulighederne for i fremtiden at integrere EUF-regnskabsførelsen i Kommissionens regnskabssystem.

Aktionen "EUF": På baggrund af den aktuelle gennemgang vil Kommissionen udarbejde en meddelelse om mulighederne for at integrere EUF i EU-budgettet i forbindelse med udarbejdelsen af de nye finansielle overslag.

5.4.3. Spørgsmål om kontrolmiljø ved pressetjenester og repræsentationer

Årsrapporten for 2002 fra Generaldirektoratet for Presse og Information indeholder 2 forbehold vedrørende grundlæggende svagheder i den interne kontrol ved net og repræsentationer.

Aktionen "PRESS" A: GD for Presse og Information vil med teknisk bistand fra GD for Budget senest i marts 2004 vurdere situationen vedrørende kontrolsystemet, udpege de største svagheder og foreslå løsninger med særlig fokus på pressetjenester, net og forvaltnings- og kontrolsystemer hos repræsentationerne. Den tilbundsgående revision af GD for Presse og Information, som den interne revisor er i færd med at foretage, vil også kunne bidrage i denne henseende.

Aktionen "PRESS" B: Med henblik på at gennemføre Kommissionens beslutning fra december 2002 vil der blive nedsat en arbejdsgruppe anført af vicegeneralsekretæren, som får til opgave at undersøge mulighederne for at integrere repræsentationerne i medlemsstaterne i rotationsordningerne hos GD for Eksterne Forbindelser.

5.4.4. Gennemførelse af Fællesskabets regelværk i den udvidede Union

Fællesskabets regelværk skal gennemføres fuldt ud i den udvidede Union fra første tiltrædelsesdato. Det skal således sikres, at retsakterne foreligger på de nye medlemsstaters officielle sprog fra og med 1. maj 2004, og at de forskellige bestemmelser gennemføres. De ansvarlige generaldirektorater vil føre tilsyn med, at regelværket gennemføres af EU's nuværende medlemsstater og fra og med maj 2004 af de nye medlemsstater i overensstemmelse med de normale procedurer. Her vil man navnlig fokusere på lovgivningen om det indre marked og særlige aspekter vedrørende bl.a. fødevarekontrol, nuklear sikkerhed, kontrol ved de ydre grænser og miljøovervågning.

Aktionen "Fællesskabets regelværk" A: Den juridiske tjeneste vil i samarbejde med Generaldirektoratet for Udvidelse og med bistand fra publikationskontoret overvåge de nye medlemsstaters fremskridt med hensyn til at omsætte regelværket og etablere en hensigtsmæssig mekanisme til ajourføring af regelværket. Tjenesten vil jævnligt rapportere om de opnåede fremskridt fra og med september 2003.

Aktionen "Fællesskabets regelværk" B: Generalsekretariatet vil fastlægge en procedure for tilsyn med gennemførelsen af regelværket. Denne proces vil blive gennemført i tæt samarbejde med alle berørte generaldirektorater og tjenestegrene. Man vil navnlig fokusere på de mest følsomme bestemmelser, og Kommissionen vil få mulighed for med tiden at iværksætte hensigtsmæssige foranstaltninger under hensyntagen til resultaterne af den tilsynsrapport, som ventes vedtaget i oktober 2003.

5.4.5. Interne kontrolstandarder

Som nævnt i afsnit 3.2 fortsatte generaldirektoraterne og tjenestegrenene i 2002 deres bestræbelser på at gennemføre interne kontrolstandarder. Man har gjort fremskridt med hensyn til at overholde kravene, men det erkendes, at man stadig skal arbejde på at gennemføre alle de grundlæggende krav fuldt ud. Kommissionen anmoder alle generaldirektorater og tjenestegrene om at opprioritere de manglende foranstaltninger for at sikre tilfredsstillende gennemførelse inden udgangen af 2003.

Den centrale finanstjeneste bistår tjenestegrenene med gennemførelsen af interne kontrolstandarder ved at øge forståelsen, udvikle redskaber og metoder og udbyde undervisning. Dette er afgørende for at sikre, at oplysningerne i tjenestegrenenes selvevaluering af den interne kontrol giver et retvisende billede af deres situation. Den centrale finanstjeneste vil udarbejde en årlig rapport, som giver et overblik over Kommissionens interne kontrolsystemer ved de enkelte generaldirektorater og tjenestegrene. Denne rapport fremlægges i april hvert år og ajourføres i oktober. Rapporten vil yde et afgørende bidrag til sammenfatningen på linje med de øvrige revisions- og kontrolrapporter.

Der er behov for dels at se på de hidtidige erfaringer med at gennemføre standarderne og dels at øge generaldirektoraternes og tjenestegrenenes engagement, idet det samtidig sikres, at standarderne afspejler internationalt anerkendte eksempler på bedste praksis.

Aktionen "interne kontrolstandarder": Alle generaldirektorater og tjenestegrene udarbejder en handlingsplan med det sigte at overholde de grundlæggende krav før udgangen af 2003. Disse krav vil således være gennemført den 31. december 2003. Tjenestegrenene vil blive anmodet om ved udgangen af september 2003 at oplyse, om de er klar til at overholde tidsfristen den 31. december 2003. Der kan blive ydet bistand for at hjælpe de tjenestegrene, som ikke kan overholde fristen.

5.4.6. Opfølgning på anbefalinger og handlingsplaner

Generaldirektoraterne og tjenestegrenene skal sikre, at de foranstaltninger, som kræves for at følge op på specifikke svagheder ved forvaltningen og kontrollen, afspejles tydeligt i deres forvaltningsplaner og straks gennemføres. Dette gælder navnlig de specifikke anbefalinger fra eksterne og interne revisioner, de foranstaltninger, som udpeges i denne sammenfatning, og de udbedrende foranstaltninger, som generaldirektoraterne og tjenestegrenene i deres årsrapporter for 2002 præsenterer som middel til at udbedre de mangler, som fremhæves i deres forbehold. Årsrapporterne for 2002 indeholder desuden en lang række bemærkninger om problemer, som så vidt muligt skal løses af tjenestegrenene selv gennem specifikke foranstaltninger.

Foranstaltningerne til løsning af disse problemer skal indføres i de aktuelle årlige forvaltningsplaner med en tidsplan, og der skal jævnligt føres tilsyn med, om man opnår de forventede resultater. Desuden har de enkelte kommissærer ansvaret for at sikre, at de pågældende generaldirektører har iværksat de planlagte foranstaltninger inden for deres ansvarsområde.

Aktionen "opfølgning hos tjenestegrenene": Generaldirektoraterne og tjenestegrenene indarbejder de fornødne handlingsplaner i deres forvaltningsplaner og fører jævnligt tilsyn med gennemførelsen af dem.

6. KONKLUSION

År 2002 var det andet år, hvor man gjorde brug af årsrapporter og erklæringer, som er et vigtigt aspekt ved reformen. Som det fremgår af denne meddelelse, har Kommissionen draget vigtige erfaringer fra processen det første år og forfinet sine redskaber til sikring af forvaltningsansvarlighed og gennemsigtighed i 2002. Denne ændring af forvaltningskulturen har krævet en stor indsats fra hele personalet og fremhævet den store iboende risiko ved Kommissionens aktiviteter.

For helt at forstå vigtigheden af denne proces og de opnåede fremskridt siden sidste års sammenfatning er det værd at fremhæve årsrapporternes forskellige funktioner:

* Et redskab til sikring af ansvarlighed, som generaldirektørerne og kontorcheferne kan anvende inden for deres forvaltningsområde.

* Et redskab til sikring af forandring, både med hensyn til processer og resultater. Det kan anvendes til at afsløre svagheder og risici i forhold til de opstillede mål og forventede resultater. Ved at udpege disse præcist fremskynder man de afhjælpende foranstaltninger.

* Et redskab til fremme af engagement i forhold til resultater, forvaltning og kontrol, ikke blot blandt ledende embedsmænd, men også hos det øvrige personale.

Endvidere er der grund til at fremhæve de positive virkninger, som indførelsen af årsrapporterne og erklæringerne har haft:

- Processen begrænser sig ikke til blot at gennemføre en bestemt dagsorden for reform. Formålet med den er også at bringe nye emner frem i lyset. Den tilskynder til afdækning af mangler, som kræver afhjælpende foranstaltninger.

- Den indebærer en ændring af forvaltningskulturen, hvor den øgede gennemsigtighed ved både stærke og svage sider har en meget positiv virkning. I denne forbindelse er både ledende embedsmænd og ansatte blevet mere bevidste om, at alle spiller en vigtig rolle med hensyn til forvaltning og kontrol, som rækker ud over de enkelte aktørers udpegede ansvarsområder.

- Den er et middel til på overordnet plan at vurdere situationen hos generaldirektoraterne og tjenestegrenene, tage ansvaret for resultaterne og træffe beslutninger om spørgsmål, som kræver udbedrende foranstaltninger. Dette sætter Kommissionen i stand til at konsolidere leveringen af politiske resultater med forvaltningsmæssige fremskridt.

-

OPSUMMERING AF FORANSTALTNINGERNE I SAMMENFATNINGEN

I følgende oversigt opsummeres alle arbejdsopgaver og foranstaltninger på baggrund af nærværende sammenfatning

INTERN KONTROL.

>TABELPOSITION>

FinansIEL forvaltning

>TABELPOSITION>

REVISION

>TABELPOSITION>

AktivitetsBaseret Management / Strategisk Planlægning og Programmering

>TABELPOSITION>

METODER TIL UDARBEJDELSE AF ÅRLIGE AKTIVITETSRAPPORTER

>TABELPOSITION>

FÆLLESSKABETS REGELSÆT

>TABELPOSITION>

Opfølgning på handlingsplanen i sammenfatningen af de årlige aktivitetsrapporter for 2001

A) Tværfaglige politiske spørgsmål

>TABELPOSITION>

B) Gennemførelse af reformen

>TABELPOSITION>

C) Horisontal ledelse

>TABELPOSITION>