[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 15.6.2005

KOM(2005) 256 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN

Sammenfatning for 2004

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 3

1.1. Rammerne for sammenfatningen 3

1.2. Sammenfatningen for 2004 4

1.3. Referencerammer etableret gennem sammenfatningen for 2004 5

2. Vigtige spørgsmål foranlediget af de årlige aktivitetsrapporter 5

2.1. Samlet overblik 5

2.2. Styrkelse af processen for udformningen af den årlige aktivitetsrapport 7

2.3. Den sammenfattende rapport og revisionserklæringen 8

3. Vigtige tværgående temaer, somudspringer af de årlige aktivitetsrapporter og anbefalinger 8

3.1. Governance-spørgsmål 8

3.1.1. Fra princippet om overholdelse af standarderne mod eneffektivitetstilgang for den interne kontroloving 9

3.1.2. Risikoforvaltning for hele Kommissionen 10

3.1.3. Resultatmåling 11

3.1.4. Eksternalisering og agenturerne 11

3.2. Finansiel forvaltning og regnskabsaflæggelse 12

3.2.1. Køreplanen for en integreret kontrolramme 13

3.2.2. Forudgående og efterfølgende kontrol 14

3.2.3. Regnskabsaflæggelse/indberetning af finansielle data 15

3.2.4. Metoder til gennemførelse af budgettet 15

3.3. Menneskelige ressourcer 16

3.3.1. Mangel på specialiseret personale 16

3.3.2. Rekruttering af tjenestemænd fra de nye medlemsstaterog efteruddannelse 17

3.3.3. Finjustering af reforminstrumenter 17

3.3.4. Mobilitet 17

4. Konklusioner 18

Bilag 1 19

Bilag 2 23

Bilag 3 27

1. INDLEDNING

1.1. Rammerne for sammenfatningen

Sammenfatningen er sidste trin i den strategiske planlægningscyklus, som hvert år starter med den årlige politikstrategi , hvori Kommissionen fastlægger prioriteringerne og de politiske og budgetmæssige rammer for det kommende år. Disser rammer er udgangspunktet for udarbejdelsen af Kommissionens lovgivnings- og arbejdsprogram og budgettet , og de udmunder i tjenestegrenenes årlige forvaltningsplaner . Ved hvert års afslutning udarbejder den enkelte generaldirektør og tjenestegrenchef en årlig aktivitetsrapport , der beskriver de opnåede politiske resultater, og situationen med hensyn til forvaltning og kontrol. Disse rapporter ledsages af en revisionserklæring om korrekt ressourceanvendelse og om kvaliteten af den finansielle forvaltning.

Mens de årlige aktivitetsrapporter både omfatter de politiske og forvaltningsmæssige resultater, fokuserer denne sammenfatning på forvaltningsspørgsmål og indeholder ikke en redegørelse for resultaterne af de forgangne års politikker

Det skal i den sammenhæng bemærkes, at Kommissionen aflægger beretning om sine politikresultater på forskellige måder:

- i forbindelse med fremlæggelsen af den årlige politikstrategi for det efterfølgende år aflægger Kommissionen hvert år beretning til Europa-Parlamentet om dens politikresultater

- først på året udsendes en særlig rapport om gennemførelsen af Kommissionens arbejdsprogram

- Kommissionen udgiver en komplet beskrivelse af EU's aktiviteter i 2004 i form af den Almindelige Beretning jf. EF-traktatens artikel 212

- tilsammen udgør de årlige rapporter fra generaldirektoraterne og tjenestegrenene en nøje redegørelse for Kommissionens politikresultater.

I lyset af ovenstående og eftersom den nyligt indsatte Kommission i forbindelse med udformningen af sine strategiske målsætninger for mandatperioden allerede har gjort status over den foregående Kommissions resultater, blev det anset for hensigtsmæssigt at lade sammenfatningen fokusere på de forvaltningsmæssige spørgsmål.

Den årlige sammenfatning er det redskab, som Kommissionen bruger til at gøre status over tjenestegrenenes behandling af forvaltningsmæssige spørgsmål og vedtagelse af passende foranstaltninger i forbindelse med tværgående spørgsmål. Sammenfatningen er også et vigtigt redegørelsesinstrument, når det drejer sig om at informere de andre institutioner om status over Kommissionens forvaltning.

I sammenfatningen inddrages de årlige aktivitetsrapporter og revisionserklæringer , som udarbejdes af den enkelte generaldirektør og tjenestegrenchef.

Endvidere indgår en række instrumenter, som Kommissionen anvender til at overvåge sine interne procedurer med for at sikre, at disse er velfungerende:

- To gange årligt udgives en oversigt over situationen for den interne kontrol i Kommissionen; oversigten sorterer under Generaldirektoratet for Budget og blev udarbejdet for anden gang i april 2005.

- Den Interne Revisionstjenestes revisionsarbejde og rådgivning; tjenesten udgiver bl.a. en årlig revisionsrapport, og i 2004 gennemførte den en revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne i alle tjenestegrene. Ligeledes i 2004 udsendte den interne revisor den første halvårlige rapport om resultaterne af den revision, der blev udført af tjenestegrenenes interne revisorer.

- Revisionsopfølgningsudvalget holder medlemmerne af Kommissionen underrettet om anliggender vedrørende den interne og eksterne revision eller om revisionsrelaterede anliggender i Europa-Parlamentets årlige dechargebeslutning og sikrer behørig opfølgning på de tilhørende anbefalinger.

Gennem de årlige sammenfatninger gør Kommissionen status over forvaltningen af dens tjenestegrene og behandler større tværgående spørgsmål, som er fremkommet i de årlige aktivitetsrapporter . Den træffer også beslutninger om de vigtigste anbefalinger fra både de interne og eksterne revisorer og dechargemyndigheden og tager hensyn til hovedkonklusionerne i oversigten over situationen for den interne kontrol .

I de tilfælde, hvor Kommissionen mener, at der er behov for afhjælpende tiltag på kommissionsniveau, er disse også angivet i sammenfatningen, ligesom der tages hensyn til (eventuelt ajourførte) tiltag, som er angivet i tidligere sammenfatninger eller andre tværgående dokumenter.

1.2. Sammenfatningen for 2004

Ved hjælp af sammenfatningen for 2004 får den nye Kommission for første gang mulighed for at betragte situationen, som den foreligger i kraft af generaldirektoraternes og tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter for 2004.

I disse 2004-rapporter anerkendes det, at der er opnået betydelige resultater, og der peges på områder, hvor der er behov for yderligere forbedringer. Der stilles også en række vigtige spørgsmål, som vil blive behandlet i anden del af denne sammenfatning. Kommissionen noterer sig, at kvaliteten af de årlige rapporter generelt er forbedret.

De interne og eksterne revisorers anbefalinger og konklusionerne i overblikket over situationen for den interne kontrol indikerer, at Kommissionens tjenestegrene har gjort fremskridt med hensyn til deres forvaltning, kontrolforanstaltninger og kontrollerbarhed. Der er nu etableret en klarere definition af ansvarsområderne på alle niveauer, grundlæggende rammer og betingelser for tjenestegrenenes drift for at forbedre ansvarligheden samt ordninger for kommissærernes politiske tilsyn med administrationens arbejde. I de samme dokumenter peges også på områder, hvor tjenestegrenene bør yde en større indsats og blive bedre. Tredje del af denne sammenfatning vedrører større tværgående spørgsmål på området.

Sammenfatningen for 2004 kommer på et tidspunkt, hvor målet med Kommissionens ambitiøse reformprogram, som blev lanceret i 2000, i store træk er nået: De opstillede politiske prioriteringer styrer Kommissionens indsats, og en decentraliseret finansiel forvaltning og kontrol har øget ansvarligheden på alle niveauer fra kommissærer til den enkelte ansatte, hvilket sikrer EU-borgerne mere værdi for pengene.

Kommissionen mener, at de rammer, som nu er etableret, vil sætte den i stand til at nå sit mål om at forbedre effektiviteten og kvaliteten af Kommissionens arbejde. Fremover vil den vigtigste opgave bestå i at finjustere de procedurer, som bygger på disse rammer, at stramme op, hvor det er nødvendigt, og at forenkle kontrollen, hvor det er muligt.

1.3. Referencerammer etableret gennem sammenfatningen for 2004

Nogle af de tværgående eller sektorielle spørgsmål, som Kommissionen tager stilling til i denne sammenfatning, stammer fra tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter især fra eksplicit påviste problemer (forbehold). Disse omfatter behovet for: at styrke den interne kontrol, såfremt opgaver i forbindelse med gennemførelsen af budgettet uddelegeres til organer uden for Kommissionen, at øge fokus på efterfølgende kontrol og tilsyn, og at fortsætte med at udvikle en fælles metode til at kvantificere mangler i "beslægtede" tjenestegrene, der arbejder inden for samme område.

Andre anbefalinger fra rapporter som f.eks. den interne revisors årlige rapport eller oversigten over den interne kontrol, vedrører en eventuel risikoforvaltning for hele Kommissionen, fremme af Kommissionens kontrollerbarhed gennem årlige aktivitetsrapporter og sammenfatningen, regnskabsførerens underskrivning af regnskaberne og køreplanen for en integreret kontrolramme.

At finde passende svar på disse spørgsmål skal betragtes som en opgave, der skal løses på mellemlang sigt. Derfor slutter sammenfatningen med en række målsætninger (jf. bilag 1), som vedrører løsningen af tværgående problemer af væsentlig betydning for forvaltningen. Gennem en integreret kontrolramme, mere omfattende risikoforvaltning, integritetscertificering, overensstemmende og pålidelige regnskaber m.v. forpligter Kommissionen sig til at gennemføre de resultatforbedringer, som reformen har banet vejen for. Kommissionens ambitioner skal realiseres gennem effektivt fungerende interne kontrolprocesser, som er bekræftet af andre EU-institutioner, herunder Revisionsretten.

2. VIGTIGE SPØRGSMÅL FORANLEDIGET AF DE ÅRLIGE AKTIVITETSRAPPORTER

2.1. Samlet overblik

Efter at have gennemgået de årlige aktivitetsrapporter og især revisionserklæringen, underskrevet af hver enkelt generaldirektør og tjenestegrenchef, noterer Kommissionen sig følgende:

- Med hensyn til administrationsudgifter underskrev ressourcedirektøren i én tjenestegren (Forvaltnings- og Lønudbetalingskontoret) ikke sin erklæring, fordi han mente, at det nye informationssystem til udregning af løn og pension, som stadig er under udvikling, medførte for store svagheder for kontorets drift. Efter at chefen for tjenestegrenen havde undersøgt de forhold, som lå til grund for denne nægtelse, konkluderede han, at disse forhold, som allerede var kendte, ikke var af en sådan art, at de påvirkede den årlige aktivitetsrapports rimelige sikkerhed. Sagen blev overdraget til den ansvarlige kommissær, som besluttede at foranledige en uafhængig analyse for at undersøge sagens præcise indhold og betydning samt den interne kontrol, der var etableret for at mindske risiciene.

- Med hensyn til de foranstaltninger, som blev truffet direkte af Kommissionens tjenestegrene , kunne de tidligere forbehold vedrørende den efterfølgende kontrol for de fleste tjenestegrenes vedkommende fjernes. En klarere definition af den acceptable fejlmargen vil kunne skabe bedre balance mellem de faktisk forekommende risici og den nødvendige kontrol, herunder især den efterfølgende kontrol. På forskningsområdet er fejlfrekvensen ved tilskud baseret på refusion af de faktiske omkostninger, som indberettes af støttemodtagerne, fortsat et problem. Forenklingstiltag, som vil blive lanceret i forbindelse med den af Kommissionen foreslåede reviderede finansforordning, en mere målrettet og harmoniseret efterfølgende kontrol samt forbedrede forvaltningsforhold i det sjette rammeprogram vil bidrage til at mindske dette problem. Dog vil der i en periode fortsat være problemer f.eks. med refusioner foretaget på baggrund af de faktiske omkostninger i henhold til de nuværende retlige rammer. Herudover er der i det syvende rammeprogram bebudet yderligere forenklingstiltag, som senere vil blive gennemført.

- I de tilfælde, hvor forvaltningen af EU-støtten deles med medlemsstaterne , var de implicerede tjenestegrene i højere grad i stand til at kortlægge mangler hos de nationale myndigheder, der påvirker gennemførelsen af budgettet, og i visse tilfælde kunne de desuden begrænse disse manglers finansielle konsekvenser og deres følger for den rimelige sikkerhed. Der er planlagt en yderligere indsats, som bør fortsættes, således at betydningen af de svagheder, der påvirker forvaltnings- og kontrolsystemerne, og ikke blot de enkelte transaktioner, afsløres. Foranstaltninger, som vil blive foreslået i forbindelse med køreplanen for en integreret kontrolramme, eller som allerede blev foreslået i forbindelse med det finansielle overslag for perioden 2007-2013, vil kunne garantere større sikkerhed fra medlemsstatsside.

- På området for decentraliseret forvaltning med tredjelande stiller den betydelige risiko, som er forbundet med denne forvaltningsmetode, krav om øget fokus på kontrolrammerne for at garantere, at der opnås den fornødne sikkerhed.

- Repræsentationerne i medlemsstaterne og delegationerne i tredjelande er omfattet af en række forbehold, som er overført fra tidligere år. Tjenestegrenene er i færd med at udforme initiativer vedrørende forvaltnings- og kontrolsystemer, som skal gennemføres i delegationerne og repræsentationerne, således at disse forbehold snarest kan ophæves. Efter en evaluering af delegationstjenestens organisation og en særberetning fra Revisionsretten om overdragelse af forvaltningen af den eksterne bistand til delegationerne, som blev gennemført i 2004, er det således planlagt i 2005 at omstrukturere bl.a. informationssystemerne og kontrolmissionerne.

Et overblik over alle forbeholdenes udvikling i løbet af de seneste år findes i denne sammenfatnings bilag 3.

Konklusioner

Overordnet er situationen i tjenestegrenene, som den er angivet i deres årlige aktivitetsrapporter, generelt tilfredsstillende. De vigtigste problemer, som understreges af forbeholdene, skyldes generelt tilbagevendende svagheder, som allerede tidligere er blevet påpeget, og som der nu er taget skridt til at afhjælpe. Derfor er det stadig nødvendigt at udvikle eller forbedre en række foranstaltninger og at gennemføre disse på rette vis for bedre at kunne understøtte den rimelige sikkerhed for lovligheden og den formelle rigtighed af, tjenestegrenenes underliggende transaktioner. Dette gælder især, men ikke udelukkende, i forbindelse med delt og decentraliseret forvaltning. I den forbindelse er køreplanen for en integreret kontrolramme og den forpligtelse, som alle finansielle aktører derigennem omfattes af, vigtig, når det drejer sig om at sikre, at Revisionsretten har et solidt grundlag for udarbejdelsen af sin udtalelse. Særlige tværgående spørgsmål, som skal tages op på kommissionsniveau, vil blive behandlet senere i denne sammenfatning.

2.2. Styrkelse af processen for udformningen af den årlige aktivitetsrapport

Processerne for udformningen af de årlige aktivitetsrapporter er blevet ændret og lagt i faste rammer. I forbindelse med de årlige aktivitetsrapporter for 2004 blev tjenestegrenene bedt om at give en mere detaljeret beskrivelse af deres forvaltningsmiljø og af de vigtigste risici. Generelt er forbeholdene mere præcise og sammenhængende, og deres betydning for, hvorvidt tjenestegrenene kan garantere rimelig sikkerhed for deres ressourceanvendelse og for operationernes lovlighed og formelle rigtighed understøttes ofte af en udtrykkelig begrundelse.

Revisionsretten anbefalede, at resultatet af medlemsstaternes kontrol for så vidt angår midler under delt forvaltning skal angives i tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter. Dette har de pågældende tjenestegrene sikret.

Tre "beslægtede" tjenestegrene gennemførte en peer-review-undersøgelse af potentielle forbehold for tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter for 2004. I den forbindelse begyndte de at arbejde hen imod en mere sammenhængende tilgang for vurdering af væsentligheden af de svagheder, som blev opdaget inden for deres budgetområde, og at bestemme eventuelle systemiske svagheders potentielle betydning.

Revisionsretten anerkendte de fremskridt, der allerede var opnået i forhold til tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter for 2003, men anførte dog, at omfanget af de forbehold, som nogle tjenestegrene havde givet udtryk for, ikke er forenelig med kravet om rimelig sikkerhed. Som angivet i oversigten over den interne kontrol mangler nogle tjenestegrene desuden stadig i deres årlige aktivitetsrapporter at give en fyldestgørende beskrivelse af de vilkår, de arbejder under. Dette omfatter de risici, de står over for, og især risici, som fortsat består, selv efter, at der er truffet afhjælpende foranstaltninger.

Konklusioner

Mere målrettede og præcist formulerede årlige aktivitetsrapporter : Selv om der i flere tilfælde er gjort store fremskridt, bør Kommissionens tjenestegrene fortsat blive bedre til at redegøre for deres vilkår og for de risici, de står overfor, herunder risici, som består, selv efter der er truffet afhjælpende foranstaltninger. Vilkårenes og risicienes betydning for forvaltningen og kontrollen skal tydeliggøres, og i de fleste tilfælde bør der gives mere fyldestgørende beskrivelser af forbeholdenes overordnede konsekvenser for den "rimelige sikkerhed".

Mere afbalanceret afrapportering: Der vil i anden halvdel af 2005 blive overvejet mulige forenklinger, som kan skabe bedre balance mellem politikresultater på den ene side og intern kontrol og finansielle forvaltningsspørgsmål på den anden side, både i de årlige aktivitetsrapporter og i sammenfatningen. Desuden vil tjenestegrenene modtage forbedret vejledning, som samler de instrukser, der er givet i adskillige kommissionsbeslutninger, i én pakke.

Fælles metode for de "beslægtede" tjenestegrene : Med hjælp fra de centrale tjenester vil der i forbindelse med de årlige aktivitetsrapporter for 2005 blive udarbejdet en fælles metode til bestemmelse af væsentlighedstærsklen for svagheder, herunder systemiske svagheder, således at der kan foretages en sammenhængende vurdering af deres betydning for den rimelige sikkerheds stilling i de "beslægtede" tjenestegrene, som beskæftiger sig med delt forvaltning, forskning og interne politikker .

2.3. Den sammenfattende rapport og revisionserklæringen

Europa-Parlamentet opfordrede i sin dechargebeslutning for 2003 Kommissionen til at omdanne den årlige sammenfatning af tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter til en konsolideret revisionserklæring om Kommissionens finansforvaltning og overordnede kontrol.

Formålet med dette forslag er at lade kontrollerbarheden komme stærkere til udtryk, således at Revisionsretten kan anvende denne som grundlag for sin revisionserklæring. Den årlige sammenfattende rapport indeholder allerede Kommissionens holdning til de centrale forvaltnings- og kontrolspørgsmål, og i sin årsberetning for 2003 angav Revisionsretten, at den sammenfattende rapport for første gang indeholdt en analyse af kontrol- og tilsynssystemernes pålidelighed.

Desuden udøver Kommissionen sit politiske ansvar gennem sammenfatningen - den analyserer de årlige aktivitetsrapporter og dertil knyttede erklæringer og vedtager en holdning til vigtige tværgående temaer, herunder hensigtsmæssige initiativer i forbindelse med problemer, som kræver afhjælpende foranstaltninger på kommissionsniveau. Denne tilgang er baseret på den decentraliseringsreform, i kraft af hvilken forvaltningsansvaret blev flyttet til generaldirektørerne og cheferne for tjenesterne under den relevante kommissærs politiske tilsyn.

Derfor sikrer det nuværende system den pålidelighed, som ledelsen har efterlyst. Inden for rammerne af dette system kan der i de fleste tilfælde skabes yderligere fremskridt ved at styrke den kontrollerbarhed, som kommer til udtryk i tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter, gennem mere præcise forbehold og en klarere definition af disses betydning for den rimelige sikkerhed, som ledsager de årlige aktivitetsrapporter.

Konklusioner

Fremme af Kommissionens kontrollerbarhed : Kvaliteten af de årlige aktivitetsrapporter fra en række tjenestegrene bør forbedres yderligere gennem en klarere formulering af forbeholdene og af disses betydning, således at den garanti, som Kommissionens tjenestegrene giver, og som vurderes i Kommissionens sammenfattende rapport, styrkes. I den forbindelse kan det nævnes, at kommissærerne er ansvarlige for opfølgning på gennemførelsen af handlingsplanerne og for status i de tjenestegrene, som sorterer under dem.

3. VIGTIGE TVÆRGÅENDE TEMAER, SOM UDSPRINGER AF DE ÅRLIGE AKTIVITETSRAPPORTER OG ANBEFALINGER

3.1. Governance-spørgsmål

Med reformen blev rammerne for forvaltning og kontrol styrket, ligesom der blev skabt nye instrumenter, f.eks. tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter, hvilket gør det muligt for Kommissionen på passende vis at redegøre for de opgaver, den er ansvarlig for. Der er indført diversificerede gennemførelsesmetoder bl.a. gennem uddelegering til tredjeparter på budgetområdet.

Kommissionen skal nu gøre en indsats for at forbedre effektiviteten af sine overvågnings- og kontrolsystemer, styrke risikoforvaltningen på tjenestegrensniveau og udvikle en risikoforvaltning for hele Kommissionen samt forbedre tilsynsordningerne for agenturerne.

3.1.1. Fra princippet om overholdelse af standarderne hen mod en effektivitetstilgang for den interne kontrol

Efter en første fase, hvor tjenestegrenenes bestræbelser var målrettet mod udformningen af de interne kontrolsystemer og mod overholdelse af standarderne for den interne kontrol (tjenestegrenene skønnede, at de opfyldte gennemsnitligt 93 % af de grundlæggende krav ved årets udgang), fokuserer tjenestegrenene nu på at få disse systemer og systemelementer til at fungere mere effektivt .

Eftersom Kommissionen tilstræber effektiv forvaltning og kontrol, må tjenestegrenene konstant finjustere deres kontrolsystemer for at sikre, at de er en reel hjælp for lederne, og at kontrollen er rettet mod de mest risikofyldte emner. En logisk udvikling af den i 2000 lancerede reform vil være at konsolidere kontrolsystemerne ved at gå over til en fuldt effektiv tilgang, hvor den interne kontrol og risikoanalysen integreres i den daglige forvaltning uafhængigt af den finansielle forvaltning.

Områder, som kræver særlig opmærksomhed, omfatter procedurer for indkøb, kontrakter og tildeling af støtte, herunder især udvælgelsesprocessen. Der er også behov for at takle risikoen for dobbeltfinansiering og overbetaling og for at reducere fejlfrekvensen, ligesom en forenkling af procedurerne for tildeling af støtte vil være velkommen. Der er ytret ønske om øget proportionalitet i forbindelse med oprettelsen af omkostningseffektive forvaltnings- og kontrolsystemer, og i oversigten over den interne kontrol nævnes følgende områder, hvor der er mulighed for forbedringer: tilsyn på det finansielle område, integration af risikoforvaltningen i den daglige forvaltning og opnåelse af øget proportionalitet ved oprettelse af omkostningseffektive forvaltnings- og kontrolsystemer. Dette indebærer en regelmæssig gennemgang af de relevante finansielle resultater og af tilsyns- og kontrolsystemernes tilstrækkelighed, idet den potentielle afhængighed af visse kontrahenter undersøges, og der tages hensyn til resultaterne af de efterfølgende kontroller og revisionshenstillingerne. I den forbindelse er der behov for at fastsætte et acceptabelt risiko- eller fejlniveau, om muligt efter aftale med de andre institutioner.

Den interne revisor anbefaler, at der fokuseres særligt på at forebygge risikoen for dobbeltfinansiering, hemmelige aftaler, interessekonflikter, insiderhandel, koncentration af fællesskabsmidler på visse kontrahenter eller støttemodtagere og afhængighed af kontrahenter i tilfælde af udlicitering.

Derudover blev der, selv om de små generaldirektorater, kontorer og delegationer har gjort forskellige erfaringer, i oversigten over den interne kontrol meldt om visse vanskeligheder med at gennemføre standarder gældende for hele Kommissionen. I visse tilfælde understreges manglen på ressourcer, mens der i andre tilfælde gøres opmærksom på behovet for at bemyndigelser og ansvarsområder finjusteres. Et andet spørgsmål vedrørende kontorerne er deres udstrakte brug af kontraktansat personale (op til 40 %). Denne situation kan, hvis der ikke udvises påpasselighed, i overgangsperioden skabe vanskeligheder for opbygningen af kompetencer og know-how samt give problemer, når en medarbejder skal afløse en anden. Oversigten over den interne kontrol understreger risikoen for manglende kontinuitet i kontorerne, hvis den nye udvælgelsesproces for kontraktansat personale ikke gennemføres i tide. Endelig planlægges og udføres en treårsevaluering af Kommissionens nyligt oprettede administrative kontorer . Evalueringen bør især tage hensyn til forenklingstiltagene.

For så vidt angår interinstitutionelle kontorer tages der i den igangværende gennemgang af finansforordningen skridt til at afhjælpe en eventuel manglende afgrænsning af ansvarsområderne i form af en direkte uddelegering af de bemyndigede anvisningsberettigedes beføjelser fra de enkelte institutioner til det pågældende kontor.

Konklusioner

Yderligere forbedring af tilsyns- og kontrolsystemernes omkostningseffektivitet : Tjenestegrenene bør fortsat med hjælp fra de centrale tjenester forbedre overvågningen af den interne kontrols effektivitet. Koordinatoren for den interne kontrol i hver tjenestegren bør regelmæssigt gennemgå effektiviteten af den interne kontrol på baggrund af de foreliggende oplysninger om kontrolresultater, undtagelser og relevante resultattavler for at forbedre procedurerne eller ændre kontrolsystemerne. Denne gennemgang bør som minimum udføres i forbindelse med de oplysninger, som to gange om året afgives til kommissærerne, og i forbindelse med den årlige aktivitetsrapport.

3.1.2. Risikoforvaltning for hele Kommissionen

Kommissionens tjenestegrene foretager regelmæssigt (i princippet én gang årligt) en risikovurdering. På grundlag af et pilotprojekt, påbegyndt i 2004 med deltagelse af flere tjenestegrene, er der ved at blive udviklet en stærkere metode, som skal sikre en tydeligere sammenhæng mellem risikoforvaltningen og planlægningsprocessen.

Sideløbende med den risikoforvaltning, der foregår på tjenestegrensniveau, bidrager adskillige regelmæssige aktiviteter til øget risikokendskab og til udviklingen af passende forholdsregler i hele Kommissionen mod de pågældende risici. Dette gælder for tildelingen af ressourcer til prioriterede aktiviteter i begyndelsen af den strategiske planlægningscyklus og for den forudgående vurdering af større initiativers eventuelle positive og negative konsekvenser. Der er nu etableret velfungerende, faste rapporteringslinjer mellem kommissærerne og de tjenestegrene, som de er ansvarlige for. En gruppe kommissærer gennemgår nøje alle de undersøgelser, som er iværksat af kontoret for bekæmpelse af svig, for at sikre, at kollegiet er opmærksomt på alvorlige problemer. Gennem revisorerne og oversigten over den interne kontrol lokaliseres tværgående og systemiske mangler hvert år. Revisionsopfølgningsudvalget forbedrer opfølgningsprocessen for de vigtigste revisionshenstillinger, som har betydning på kommissionsniveau.

Den interne revisor og Europa-Parlamentet mener imidlertid, at Kommissionens risikoforvaltningskultur bør styrkes, og at der er behov for en metode for risikoforvaltning, som gælder for hele Kommissionen.

Den interne revisor gør opmærksom på, at risikoforvaltningen bør integreres i den enkelte tjenestegrens almindelige forvaltningsproces, og efterlyser en risikoforvaltningstilgang for hele Kommissionen, som sikrer en styrket oversigt over risici på kommissionsniveau, og som giver mulighed for et fuldstændigt overblik "fra top til bund" over de vigtigste risici.

Konklusioner

Udvikling af risikoforvaltning for hele Kommissionen : Der vil senest i efteråret 2005 blive indført en metode for hele Kommissionen. Med denne metode vil risikovurdering indgå i beslutningsprocessen i forbindelse med prioritering og tildeling af ressourcer. Metoden vil få en klarere profil i tjenestegrenenes forvaltningsplaner og aktivitetsrapporter. På mellemlang sigt bør metoden også omfatte en stillingtagen til, hvordan risikoforvaltning skal behandles i "beslægtede" tjenestegrene, som beskæftiger sig med lignende aktiviteter.

3.1.3. Resultatmåling

De fleste tjenestegrene foretog med hjælp fra de centrale tjenester en gennemgang af deres målsætninger og indikatorer både i forbindelse med planlægningen og afrapporteringen. Dette skete især for at forbedre kvaliteten af de dokumenter og rapporter ("aktivitetserklæringer"), som Kommissionen havde indsendt til budgetmyndigheden sammen med det årlige foreløbige budgetforslag.

Den interne revisor og Europa-Parlamentet mener, at kvaliteten af målsætningerne og indikatorerne kan forbedres yderligere, og at der kan tages yderligere skridt til at måle og evaluere resultaterne. Desuden har Revisionsretten opfordret Kommissionen til at udforme indikatorer til angivelse af operationernes lovlighed og formelle rigtighed og til måling af de interne kontrolsystemers effektivitet.

Oversigten over den interne kontrol og den interne revisor peger også på, at der i den politiske beslutningsproces i højere grad skal tages hensyn til tidligere tiders erfaringer, f.eks. evalueringsresultaterne.

Konklusioner

Gennemgang af resultatmåling og evaluering : Kommissionen analyserer de eksisterende målsætninger og indikatorer i forbindelse med en peer-review af de "beslægtede" tjenestegrene for at undersøge, hvordan målsætninger og indikatorer kan udvikles til mere operationelle redskaber for forvaltningen i Kommissionen.

3.1.4. Eksternalisering og agenturerne

Kommissionen understregede i sin meddelelse fra februar 2004 om de finansielle rammer for 2007-2013 behovet for, at dens aktiviteter rettes mod udvikling og overvågning af politikker i henhold til EF-traktaten og pegede på "mindre direkte forvaltning, bedre kontrol med gennemførelsen og øget omkostningseffektivitet" som principper for den administrative styring.

Når gennemførelsesopgaver eksternaliseres gennem forvaltningsorganer , hvortil Kommissionen uddelegerer beføjelser til at gennemføre et fællesskabsprogram eller et fællesskabsprojekt, gælder en række krav for den interne kontrol, som svarer til de i Kommissionen gældende; dette gør det muligt for Kommissionen at varetage det fulde tilsyn.

Derimod er reguleringsorganer – dvs. fællesskabsagenturer, som ikke er forvaltningsorganer – selvstændige organer. Selv om de fleste af disse agenturer i det mindste delvist finansieres over Kommissionens budget, har Kommissionen kun begrænset kontrol med deres aktiviteter. Under visse omstændigheder kan reguleringsorganernes aktioner imidlertid kollidere med Kommissionens ansvarsområder. I den forbindelse stilles der i oversigten over den interne kontrol spørgsmålstegn ved, hvilke mekanismer, der gør det muligt for Kommissionen at overvåge sådanne organer. I kølvandet på hvidbogen om nye styreformer i EU har Kommissionen allerede lanceret et initiativ med henblik på at definere de driftsmæssige rammer for etablering, drift og overvågning af EU's reguleringsorganer, som skal aftales med Europa-Parlamentet og Rådet. Udkastet til rammerne sigter især mod at fastlægge reguleringsorganernes og de forskellige institutioners respektive ansvarsområder. Desuden bør de nødvendige overvågningsordninger tydeliggøres for at sikre, at Kommissionen fuldt ud kan udøve sit politiske og budgetmæssige ansvar, såfremt dette er påkrævet.

Konklusioner

Kommissionen har det fulde ansvar for forvaltningsorganerne : For så vidt angår driften af forvaltningsorganerne vil Kommissionen udøve sine tilsynsopgaver i fuldt omfang. I forbindelse med den næste sammenfattende rapport vil der for første gang blive rapporteret om driften af de nyligt oprettede forvaltningsorganer.

Afklaring af Kommissionens og reguleringsorganernes respektive ansvarsområder: Der bør i 2005 føres interinstitutionelle forhandlinger på grundlag af Kommissionens udkast til en interinstitutionel aftale om en ramme for reguleringsorganerne. Samtidig vil Kommissionens tjenestegrenes og reguleringsorganernes roller og ansvarsområder blive tydeliggjort.

3.2. Finansiel forvaltning og regnskabsaflæggelse

Finansforvaltningen er blevet revideret gennem en ændret finansforordning, som trådte i kraft i 2003, indførelsen af aktivitetsbaseret budgettering i 2004 og overgangen til periodiseret regnskabsførelse med virkning fra januar 2005.

Kommissionen foreslår de andre institutioner en køreplan for en integreret kontrolramme, som vil give Kommissionen og dens aktører større sikkerhed for lovlig og formelt rigtig anvendelse af EU-midlerne. Rammen vil også omfatte den delte forvaltning med medlemsstaterne. Desuden vil den efterfølgende kontrol blive mere målrettet og harmoniseret, hvilket især vil ske ved at sikre øget overensstemmelse inden for de "beslægtede" tjenestegrene.

For tiende gang fremlagde Den Europæiske Revisionsret en årlig revisionserklæring, som overordnet var positiv med hensyn til pålideligheden af regnskaberne, de indgåede forpligtelser og egenindtægter, men som antydede, at Revisionsretten ikke kan garantere sikkerhed for alle betalinger, men kun for de administrative udgifter.

Kommissionen mener, at en af dens målsætninger bør være at lægge forholdende til rette på en måde, som gør det muligt for Revisionsretten at afgive en revisionserklæring, som kun ledsages af mindre kritikpunkter.

Dette indebærer ikke blot fornyede bestræbelser fra Kommissionens side på en række områder, men også medlemsstaternes aktive deltagelse i initiativet: Ganske vist bærer Kommissionen i henhold til EF-traktaten alene ansvaret for budgettets gennemførelse, men ca. 80 % af budgettet gennemføres af medlemsstaterne inden for rammerne af den delte forvaltning .

På området for regnskabsaflæggelse/indberetning af finansielle data blev der i 2004 gjort store fremskridt i form af forberedelser til overgangen til regnskabsføring efter periodiseringsprincippet, således at den generelle regnskabsførelse i forbindelse med EU's almindelige budget som planlagt kunne begynde at fungere helt efter periodiseringsprincippet fra januar 2005. I 2004 gennemførte Kommissionen det første budget, som udelukkende var opbygget efter den aktivitetsbaserede struktur. Ligeledes blev den dertil knyttede opgave med at tilpasse indberetningen af budgetdata løst.

2004 var det andet år for gennemførelsen af den ændrede finansforordning, og tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter viser, at de nye bestemmelser er slået igennem på forvaltningspraksissen. Nogle forbehold vedrørende visse "børnesygdomme", som blev observeret i 2003, kunne fjernes i 2004-rapporterne.

For så vidt angår samfinansiering af aktioner anbefalede konklusionerne i sammenfatningen øget forenkling gennem øget anvendelse af engangsbeløb. Kommissionen er i færd med at ændre gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen og tilstræber i den forbindelse en forenkling i forbindelse med mindre kontrakter og tilskud og proportioneret kontrol på baggrund af risikoanalyser. Samtidig er forslaget til den første treårs ændring af finansforordningen blevet vedtaget og vil nu blive drøftet med de andre institutioner. Med revisionen vil de forskellige metoder til budgetgennemførelse blive harmoniseret, der vil blive etableret et retsgrundlag for udvidet anvendelse af tilskud som engangsbeløb, og der vil blive fokuseret på yderligere forenkling og proportionalitet, således at der er større overensstemmelse mellem kontrolkravene og de pågældende risici og omkostninger. Ændringen af finansforordningen vil blive ledsaget af en yderligere revision af dens gennemførelsesbestemmelser.

3.2.1. Køreplan for en integreret kontrolramme

Revisionsrettens udtalelse om modellen med én enkelt revision og Europa-Parlamentets henstilling om decharge for 2003 er udgangspunktet for en fællesskabsramme for den interne kontrol . En sådan integreret intern kontrolramme er nødvendig for at fuldende en kæde, hvor kontroller, som er foretaget på tidligere stadier, kan anvendes mere effektivt på senere stadier og således understøtter sikkerheden for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Kontrollerne bør være afstemte, så der skabes en passende balance mellem omkostninger og fordele (i såvel pengemæssig som politisk forstand).

På baggrund af den sikkerhed, der skabes gennem denne integrerede interne kontrolramme, og de resultater, der allerede er opnået med reformen, vil Kommissionen tilstræbe, at de årlige revisionserklæringer fra Revisionsretten kommer til at indeholde mere målrettede og begrænsede observationer vedrørende betalingernes lovlighed og formelle rigtighed. I en meddelelse, som blev vedtaget sideløbende med denne sammenfatning, fastlægges de vigtigste politiske principper for en sådan integreret intern kontrolramme, de forskellige aktørers ansvar, herunder ansvar på medlemsstatsniveau, og den procedure, som skal føre til vedtagelse af en køreplan inden årets udgang.

Etableringen af en integreret intern kontrolramme, som bl.a. vil være et middel til at dele revisionsresultater på alle forvaltningsniveauer, vil betyde øget effektivitet. Mulighederne for at forenkle forvaltningen af EF-midler skal undersøges, så det sikres, at kravene til kontrollen står i et rimeligt forhold til risikoen.

Allerede forud for vedtagelsen af køreplanen for en integreret intern kontrolramme blev der taget en række vigtige skridt, bl.a. nye bestemmelser i forslaget til lovgivning om finansforvaltningen af landbrugs- og strukturhjælpen i forbindelse med det næste finansielle overslag. Et yderligere eksempel er den harmonisering, som fandt sted i forbindelse med den ovennævnte peer-review-undersøgelse af potentielle forbehold, og som har givet anledning til at reflektere over grundlaget for fastsættelse af "acceptable fejlmarginer". Som det påpeges i oversigten over den interne kontrol er det, når man fastlægger de fælles tærskler for "beslægtede" tjenestegrene, nødvendigt at justere og harmonisere kontrolmetoderne inden for de enkelte "familier".

Konklusioner

Mod en integreret kontrolramme: Kommissionen vil opfordre de pågældende EU-institutioner til at udvikle en fælles tilgang til denne ramme, som omfatter øget sikkerhed på kommissionsniveau i kraft af tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter og øget sikkerhed for de medlemsstater, som gennemfører fællesskabsbudgettet under delt forvaltning. Denne sikkerhed vil blive tydeligere understøttet af forsvarlige interne kontrolprocesser, vurderings- og afrapporteringsmekanismer, herunder deling af revisionsresultatet på alle niveauer.

3.2.2. Forudgående og efterfølgende kontrol

Forudgående og efterfølgende kontrol er vigtige elementer i den interne kontrolramme, som Kommissionen anvender. Tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter viser en fortsat generel forbedring, men i visse tilfælde er niveauet af den efterfølgende kontrol ikke højt nok, hvilket har givet anledning til enkelte forbehold. Oversigten over den interne kontrol indikerer, at tjenestegrenene bør tage skridt til at forbedre afrapporteringen om deres kontrolstrategier og gennemførelsen heraf og således skaffe yderligere dokumentation til erklæringen om rimelig sikkerhed. Behovet for yderligere harmonisering og finjustering af den efterfølgende kontrol i forhold til de forskellige budgetområder er også blevet påpeget af den interne revisor , som anbefaler, at tjenestegrenenes årlige aktivitetsrapporter og sammenfatningen af disse indeholder en mere fyldestgørende redegørelse for denne kontrol.

I anden halvdel af 2004 blev der oprettet et netværk for den efterfølgende kontrol med henblik på at udstikke regningslinjer, at give tjenestegrenene mulighed for at udveksle god praksis og sikre en fælles sprogbrug og en fælles forståelse med hensyn til den efterfølgende kontrol.

Gennem køreplanen for en integreret kontrolramme bør det være muligt at gøre fremskridt på dette område, idet køreplanen bl.a. vil gøre det lettere at skabe en bedre balance mellem kontrollens omkostninger og de forventede fordele, hvilket også den interne revisor har givet udtryk for. Sidstnævnte anbefaler desuden, at der vedtages en klarere strategi for "afsluttende revisioner" ved slutningen af en programperiode i forbindelse med delt og decentraliseret forvaltning, og at der formuleres mere præcise retningslinjer for den efterfølgende kontrol, som udføres af nationale organer under indirekte centraliseret forvaltning .

De forsøg, som nogle tjenestegrene foretager med anvendelse af uafhængige revisionsattester til støttemodtagernes anmeldte udgifter, bør fortsætte, så der hurtigt kan konkluderes på disse attesters betydning for den efterfølgende kontrol. Samtidig bør øget anvendelse af engangsstøttebeløb i forbindelse med visse tilskud betyde, at arten af den efterfølgende kontrol ændres, idet det giver mulighed for en mere målrettet og mere kvalitativ kontrol med en større præventiv virkning.

Konklusioner

Bedre koordineret og mere effektiv forudgående kontrol og efterfølgende kontrol : Harmoniseringen af metoderne og udformningen af fælles revisionsstrategier, der som minimum anvendes af de "beslægtede" tjenestegrene, der opererer inden for det samme budgetområde, skal løbende forbedres. Inden for rammerne af køreplanen for en integreret intern kontrolramme finder de tjenestegrene, som opererer inden for det samme budgetområde, frem til den mest hensigtsmæssige metode til ressourcedeling mellem de beslægtede tjenestegrene enten gennem øget koordinering (fælles revision, fælles metode, resultatdeling) eller gennem synergiudnyttelse (hvor den hovedansvarlige tjenestegren udfører revision på vegne af de mindre tjenestegrene). På denne måde vil der i stigende grad blive skabt mulighed for harmonisering, bedre målretning af den efterfølgende kontrol og forbedret effektivitet.

3.2.3. Regnskabsaflæggelse/indberetning af finansielle data

Den interne revisor og dechargemyndigheden anbefaler, at regnskabsføreren underskriver Kommissionens regnskaber og forfremmes til "økonomidirektør" for at fungere som en central modvægt til Kommissionens tjenestegrene.

I henhold til de vigtigste principper i den administrative reform, som vedrører decentralisering af forvaltningen og kontrolopgaver og større kontrollerbarhed på tjenestegrensniveau, har Kommissionens tjenestegrene fortsat det fulde ansvar for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Gennem den revisionserklæring, som generaldirektørerne foretager i de årlige aktivitetsrapporter, attesterer de, at de regnskaber, som de er ansvarlige for, er nøjagtige og fyldestgørende.

Regnskabsføreren skal underskrive regnskaberne og erklære, at han har foretaget den kontrol, som han mener er nødvendig, og har forvisset sig om, at regnskaberne er udarbejdet i overensstemmelse med de regnskabsregler, metoder og regnskabssystemer, som under hans ansvar er indført, og at han har foretaget de korrektioner, der er nødvendige for at sikre et formelt rigtigt og pålideligt regnskab, som giver et retvisende billede jf. finansforordningens artikel 136, og som derfor er troværdigt. Regnskabsføreren skal modtage fyldestgørende oplysninger fra generaldirektoraterne, således at han er i stand til at udøve sit ansvar, og skal have beføjelser til at efterprøve disse oplysninger, såfremt han skønner, at det er nødvendigt. I overensstemmelse med generaldirektørernes eksisterende ansvar for de underliggende transaktioner og for pålideligheden af de oplysninger, som stilles til rådighed for regnskabsføreren, skal generaldirektørerne i revisionserklæringen i de årlige aktivitetsrapporter attestere, at de regnskaber, som de er ansvarlige for, er nøjagtige og fyldestgørende.

Konklusion

Kommissionen vedtog den 3. maj 2005 forslagene til en sådan ændring af finansforordningen.

3.2.4. Metoder til gennemførelse af budgettet

På området for centralt forvaltede midler efterlyste den interne revisor strengere regler for tildeling af støtte - et spørgsmål, som i en tjenestegrens årlige aktivitetsrapport havde givet anledning til et forbehold vedrørende en ikke-statslig organisation. Oversigten over den interne kontrol satte fokus på behovet for hensigtsmæssige tilsynsordninger, som skal sikre afsløring og hurtig afhjælpning af svagheder, som påpeges i forbindelse med indkøbsaftaler og tilskud (udvælgelsesproces, revisionsspor, dobbeltfinansiering, overbetaling), hvilket også lå til grund for forbeholdene i nogle tjenestegrenes årlige aktivitetsrapporter .

For så vidt angår delt forvaltning og finansforvaltning gennem nationale organer har den interne revisor understreget, at der er behov for at indhente revisionserklæringer fra medlemsstaternes forvaltningsmyndigheder i tilgift til den validering af de nationale kontrolsystemer, som Kommissionens tjenestegrene gennemfører, før der foretages udbetaling. Kommissionen fremsatte lignende forslag på landbrugsudgiftsområdet, som der blev nået politisk enighed om i Rådet. Den interne revisor fremhævede desuden vigtigheden af, at de nationale organer fremsender flere oplysninger til Kommissionen.

I de tilfælde, hvor medlemsstaterne forvalter og kontrollerer budgettets gennemførelse inden for rammerne af den delte forvaltning , gjorde opfølgningen på den forrige sammenfatning det muligt at tydeliggøre den eksisterende kontrolkæde for landbrugs- og strukturfondene samt at identificere de resterende problemer og mulige løsninger. Revisionsretten har understreget, at Kommissionen har ansvaret for at kontrollere, at der i medlemsstaterne er indført tilstrækkelige og effektivt fungerende kontrolsystemer og for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Den har ligeledes understreget, at der i den forbindelse nødvendigvis må etableres et acceptabelt pålidelighedsniveau og en væsentlighedstærskel.

Konklusioner

Køreplanen for en integreret intern kontrolramme vil gøre informationsstrømmen mere gennemskuelig; den vil desuden gøre det muligt at opnå større sikkerhed i forbindelse med Kommissionens interne processer samt i forbindelse med tredjeparter, som har fået til opgave at gennemføre budgettet på Kommissionens vegne.

Tjenestegrenene opfordres til at anvende de forenklingstiltag, som indføres gennem finansforordningens ændrede gennemførelsesbestemmelser, især anvendelsen af engangsstøttebeløb som alternativ til refusion af faktisk afholdte udgifter, såfremt dette er hensigtsmæssigt.

3.3. Menneskelige ressourcer

Den nye personalevedtægt, der er blevet til som led i reformen, er trådt i kraft, hvilket bl.a. sikrer en lineær karrierestruktur og en modernisering af arbejdsforholdene samt nye initiativer vedrørende disciplin og anmeldelse af overtrædelser ("whistle blowing").

Forenklingen af visse redskaber, f.eks. personaleevalueringssystemet, er udformet med henblik på at sikre en effektiv forvaltning af de menneskelige ressourcer.

Den nye personalevedtægt trådte i kraft den 1. maj 2004 og blev ledsaget af flere pakker med gennemførelsesbestemmelser, som blev vedtaget af Kommissionen. En række andre initiativer, som har til formål at forbedre effektiviteten yderligere, omfattede retningslinjer for omrokeringer og regler vedrørende evaluering af den øverste ledelse.

Desuden blev der lagt vægt på at forbedre arbejdsforholdene for Kommissionens personale. Der blev fremlagt løsninger, som både tog hensyn til personalets behov og de tilgængelige ressourcer, for at fremme politikker, der har til formål at skabe balance mellem arbejdslivet og privatlivet: deltidsarbejde, flekstid, fjernarbejde, forældre- og familieorlov.

3.3.1. Mangel på specialiseret personale

I nogle tjenestegrenes årlige aktivitetsrapporter blev det nævnt, at personalemangel i visse tilfælde udgør et problem for deres virke. I et enkelt tilfælde skyldtes manglen et kortsigtet behov for at løse en række IT-problemer foranlediget af gennemførelsen af den nye personalevedtægt. I nogle af disse rapporter blev der også peget på mere specifikke problemer vedrørende tilgængeligheden af tilstrækkelige menneskelige ressourcer både i kvantitativ og kvalitativ forstand, som skyldes vanskeligheder med at tiltrække kandidater - især fra de ti nye medlemslande – med særlige profiler (inden for finans, revision, videnskab, sprog og IT).

I oversigten over den interne kontrol påpeges en mangel på kompetente specialister på det finansielle og andre særlige områder; dette gør det besværligt at skabe mobilitet, især i små tjenestegrene, delegationer og repræsentationer.

Konklusioner

Den handlingsplan, som i juli 2004 blev fremlagt for at fremme rekrutteringen af eksperter og udvikle efteruddannelse for det eksisterende personale, vil blive videreført. Kommissionen vil bidrage til arbejdsprogrammet for De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor for at sikre, at udvælgelsesprøverne fortsat giver et tilstrækkeligt antal beståede ansøgere, som kan besætte ledige stillinger. Især i visse tjenestegrene er det nødvendigt at opretholde tempoet i rekrutteringen, og hvis der opstår mangler, bør der træffes forholdsregler. Kommissionen vil også fortsat overvåge situationen nøje og foreslå initiativer til forbedring af rekrutteringsprocedurerne.

Hertil kommer, at ressourcerne vil blive tilpasset politikkerne, ikke blot i kvantitativ, men også i kvalitativ forstand, for at sikre, at det personale, som får ansvaret for visse politikker, har de fornødne færdigheder og kvalifikationer til at udføre deres opgaver. Med denne målsætning in mente vil rekrutteringsprocedurerne blive yderligere forbedret, og der vil blive givet specialiseret efteruddannelse ved at bygge videre på allerede iværksatte foranstaltninger.

3.3.2. Rekruttering af tjenestemænd fra de nye medlemsstater og efteruddannelse

I mange tjenestegrenes årlige aktivitetsrapporter blev det understreget, at rekrutteringen af tjenestemænd fra de nye medlemsstater var blevet forsinket, hovedsageligt fordi reservelisten forelå for sent. Efteruddannelse spillede fortsat en vigtig rolle i generaldirektoraternes personalepolitik. De fleste generaldirektorater rapporterede om vedtagelse af en strategisk ramme for efteruddannelse og havde registreret en stigning i det gennemsnitlige antal uddannelsesdage pr. tjenestemand.

3.3.3. Finjustering af reforminstrumenter

I 2004 var langt de fleste retlige instrumenter, som er nødvendige for reformen af personalepolitikken, på plads. I de kommende år skal der lægges vægt på konsolideringen af denne proces, på øget medansvar og på at finjustere og forenkle bestemmelserne i nødvendigt omfang.

Konklusioner

En forenkling af procedurerne er central for at øge både effektiviteten og kundetilfredsheden. Der vil bl.a. blive udformet konkrete foranstaltninger for at forenkle og forbedre personaleevalueringssystemet.

3.3.4. Mobilitet

De fleste tjenestegrene meddelte, at de beskæftigede sig med mobilitetsspørgsmålet i forbindelse med deres mobilitetsplaner, og at der ikke var alvorlige problemer hermed, selv om der i oversigten over den interne kontrol peges på visse vanskeligheder vedrørende obligatorisk mobilitet for vigtige stillinger.

I 2004 var 15 % af Kommissionens personale (tjenestemænd og midlertidigt ansatte) berørt af mobilitet inden for og mellem generaldirektoraterne. Tallet omfatter de ansatte, som frivilligt besluttede at skifte job (frivillig mobilitet) og ansatte, som var tvunget til at skifte job (obligatorisk mobilitet), enten på grund af omrokeringen efter udvidelsen, eller fordi de havde beklædt en vigtig stilling i over 5 år.

Resultaterne af en intern undersøgelse bekræfter, at retningslinjerne om mobilitet har ført til betydelige forbedringer af den måde, hvorpå Kommissionen forvalter mobilitet. Der udveksles god praksis for at opnå et karriereforvaltningssystem, hvormed Kommissionen kan sikre, at "den rette person er i det rette job på rette tidspunkt", så dens ressourcer udnyttes så effektivt som muligt. Dette arbejde støttes gennem udviklingen af værktøjer som e-CV, som giver et overblik over alle Kommissionens ansattes færdigheder og kompetencer. Mens erfaringerne med mobilitet generelt har været positive, blev der også meldt om nogle negative konsekvenser i forbindelse med obligatorisk mobilitet for vigtige stillinger, som f.eks. tab af ekspertise og intuitiv viden, og ressourcedirektørerne hilser en evaluering af følgerne af denne politik velkommen.

4. KONKLUSIONER

Gennem den sammenfattende rapport for 2004 kunne den nye Kommission for første gang få et indblik i status over forvaltningen af dens tjenestegrene og tage vigtige spørgsmål op til videre behandling, som både interne og eksterne revisorer havde nævnt i tjenestegrenenes årlige rapporter for 2004.

Denne sammenfatning udgør en referenceramme, som sikrer overensstemmelse, og som anskueliggør begrundelsen for de foreslåede initiativer. Den bidrager blandt andet til at nå målet om på mellemlang sigt at opnå en revisionserklæring fra Revisionsretten, som kun indeholder marginale forbehold. Der etableres en proces, ifølge hvilken der i de efterfølgende sammenfatninger vil blive gjort status over disse initiativers udvikling. Der er ikke tale om lancering af en ny reform. Tiden er nu inde til at få det eksisterende system til at køre og til at udnytte dets potentielle resultater gennem følgende indsatspunkter:

- Fremme af Kommissionens kontrollerbarhed : en sammenfattende rapport, som bygger på et solidt grundlag i form af revisionserklæringer fra generaldirektørerne og tjenestegrenscheferne samt periodiseret regnskabsførelse underskrevet af regnskabsføreren.

- Mere effektiv forvaltning : effektive overvågnings- og kontrolsystemer samt medansvar i forbindelse hermed, en fremadskuende og solid daglig forvaltning, hvori risikoforvaltningsdimensionen er integreret.

- Styrkelse af Kommissionens ansvar og overvågningskapacitet gennem en integreret intern kontrolramme, en mere sammenhængende tilgang til risici, der forekommer inden for beslægtede tjenestegrene, og en bedre balance mellem politikresultaterne og den interne kontrol og finansforvaltningsspørgsmål både i forbindelse med de årlige aktivitetsrapporter og sammenfatningen.

Annex 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |