Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond (EUF) /* COM/2014/0668 final - 2014/0310 (NLE) */





BEGRUNDELSE Den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering af Den Europæiske Unions bistand i henhold til den flerårige finansielle ramme for perioden 2014-2020 i overensstemmelse med AVS-EU-partnerskabsaftalen samt om tildeling af finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke fjerde del af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde finder anvendelse (i det følgende benævnt "den interne aftale"), blev undertegnet den 24. og 26. juni 2013. Den interne aftale trådte i kraft den XX[1] efter ratificeringsprocessens afslutning, dvs. den første dag i den anden måned efter meddelelsen af den sidste medlemsstats ratificering. I henhold til artikel 8, stk. 5, i den interne aftale vedtager Rådet med enstemmighed EUF-Udvalgets forretningsorden på forslag af Kommissionen. I udkastet til EUF-Udvalgets forretningsorden, som er vedlagt som bilag til forslaget til Rådets afgørelse, er der taget højde for bestemmelserne i gennemførelsesforordningen for 11. EUF, særlig artikel 14, samt resultaterne af Kommissionens forenklings- og harmoniseringsbestræbelser på komitologiområdet, herunder den standardforretningsorden, som Kommissionen har godkendt som led i disse bestræbelser[2]. Kommissionen foreslår derfor, at Rådet vedtager vedlagte afgørelse. 2014/0310 (NLE) Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond (EUF) RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR — under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, under henvisning til den interne aftale mellem repræsentanterne for Den Europæiske Unions medlemsstaters regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering af Den Europæiske Unions bistand i henhold til den flerårige finansielle ramme for perioden 2014-2020 i overensstemmelse med AVS-EU-partnerskabsaftalen samt om tildeling af finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke fjerde del i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde finder anvendelse[3] (i det følgende benævnt "den interne aftale"), under henvisning til Rådets forordning XX om gennemførelsen af 11. Europæiske Udviklingsfond (i det følgende benævnt "gennemførelsesforordningen for 11. EUF")[4], under henvisning til Rådets afgørelse 2013/755/EU af 25. november 2013 om de oversøiske landes og territoriers associering med Den Europæiske Union[5] (i det følgende benævnt "associeringsafgørelsen"), under henvisning til forslag fra Kommissionen — VEDTAGET DENNE AFGØRELSE: Artikel 1 Forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond som fastsat i bilaget vedtages hermed. Artikel 2 Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Udfærdiget i Bruxelles, den […]. På Rådets vegne Formand [1] Indsæt ikrafttrædelsesdatoen for den interne aftale om 11. EUF. [2] Forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 (EUT L 55 af 28.2.2011, s. 13); standardforretningsorden (EUT C 206 af 12.7.2011, s. 11). [3] EUT L 210 af 6.8.2013, s. 1. [4] Indsæt henvisning til gennemførelsesforordningen for 11. EUF. [5] EUT L 344 af 19.12.2013, s. 1. BILAG til Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond (EUF) FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR DEN EUROPÆISKE UDVIKLINGSFOND Artikel 1 Sammensætning Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond (i det følgende benævnt "udvalget") består af medlemsstaternes delegationer (i det følgende benævnt "delegationerne") og har Kommissionens repræsentant som formand. En observatør fra Den Europæiske Investeringsbank (EIB) deltager i udvalgets arbejde i forbindelse med spørgsmål, der angår EIB. En repræsentant for Generalsekretariatet for Rådet deltager i udvalgets møder som observatør. Artikel 2 Forelæggelse af spørgsmål for udvalget Spørgsmål forelægges for udvalget i de tilfælde og i henhold til de procedurer, der er fastsat i gennemførelsesforordningen for 11. EUF[1] og eventuelt i associeringsafgørelsen. Når der er tale om beføjelser, som tillægges udvalget ved associeringsafgørelsen[2], betegnes det "EUF-OLT-Udvalget". Artikel 3 Mødeindkaldelse 1. Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller efter anmodning fra et simpelt flertal af udvalgsmedlemmerne. 2. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål, der henhører under deres respektive beføjelser. Artikel 4 Dagsorden 1. Formanden udarbejder et forslag til dagsorden og forelægger det for udvalget. 2. Der skelnes i dagsordenen mellem: (a) udkast til foranstaltninger, der skal vedtages af Kommissionen, og som udvalget anmodes om at give udtalelse om efter den procedure, der er fastsat i artikel 14 i gennemførelsesforordningen for 11. EUF (b) andre spørgsmål, der forelægges udvalget til orientering eller med henblik på almindelig drøftelse enten på formandens initiativ eller efter skriftlig anmodning fra et medlem af udvalget. 3. Hver delegation kan anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for udvalgets møder. Oplysninger om det pågældende punkt kan gives mundtligt. 4. Dagsordenen omfatter godkendelse af referatet af det foregående møde. Artikel 5 Fremsendelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne 1. Formanden sender mødeindkaldelsen, udkastet til dagsorden og det udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, til udvalgsmedlemmerne i god tid inden mødet under hensyn til, hvor meget sagen haster, og hvor kompleks den er, dog senest 21 kalenderdage inden mødedatoen. Andre dokumenter vedrørende mødet, navnlig dokumenter, der ledsager udkastet til foranstaltninger, skal så vidt muligt fremsendes inden samme frist. Alle dokumenter fremsendes som fastsat i artikel 15, stk. 2 og 3. 2. I behørigt begrundede tilfælde kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem afkorte fristen for fremsendelse af dokumenter som omhandlet i stk. 1. Kun i særligt hastende tilfælde kan fristen være kortere end syv kalenderdage. 3. I behørigt begrundede særligt hastende tilfælde (f.eks. i tilfælde af alvorlige økonomiske, sociale eller politiske problemer, naturkatastrofer i modtagerlandet, humanitære kriser eller andre eksterne omstændigheder af lignende art, der kræver en meget hurtig indsats) kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ undtagelsesvis fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2. 4. Stk. 2 og 3 finder ikke anvendelse på strategidokumenter og flerårige vejledende programmer og justeringen heraf som følge af de midtvejsundersøgelser og afsluttende undersøgelser, der er omhandlet i artikel 7, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 11. EUF. 5. Når udkast til foranstaltninger fremsendes til udvalget med henblik på en udtalelse efter den mundtlige procedure, underretter delegationerne skriftligt og senest tre hverdage før mødedatoen udvalgets sekretariat om de foranstaltninger, som de uden videre kan tilslutte sig, og om de foranstaltninger, som de ønsker drøftet på mødet. Delegationerne fremsætter ligeledes skriftligt og inden for samme frist deres bemærkninger og anmodninger om yderligere oplysninger. Kommissionen fremsender så vidt muligt yderligere oplysninger og besvarer bemærkninger skriftligt og senest én dag før udvalgets møde. 6. I behørigt begrundede særligt hastende tilfælde kan Kommissionen også anvende proceduren som fastsat i artikel 14, stk. 4, i gennemførelsesforordningen til 11. EUF. I sådanne tilfælde forelægger formanden foranstaltningerne for udvalget senest 14 dage efter deres vedtagelse med henblik på dets udtalelse. Artikel 6 Fremsendelse af programmeringsdokumenter til Den Blandede Parlamentariske Forsamling I overensstemmelse med artikel 7, stk. 1, i gennemførelsesforordningen for 11. EUF sender udvalgets sekretariat programmeringsdokumenterne til Den Blandede Parlamentariske Forsamling til orientering, samtidig med at de sendes til delegationerne i udvalget. Artikel 7 Udvalgets udtalelser 1. Når et spørgsmål forelægges for udvalget med henblik på en udtalelse, drøftes det på de betingelser og i henhold til de procedurer, som er fastsat i henholdsvis artikel 14, stk. 3 og 4, i gennemførelsesforordningen for 11. EUF og i artikel 8, stk. 2 og 3, i den interne aftale. 2. Medmindre et medlem af udvalget gør indsigelse, kan formanden uden at holde en formel afstemning fastslå, at udvalget ved konsensus har afgivet en positiv udtalelse om udkastet til foranstaltninger. 3. Når den mundtlige procedure anvendes, og der under mødet foretages en væsentlig ændring af eller tilføjes nye faktuelle elementer til udkastet til foranstaltninger, kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat udsætte afstemningen om et bestemt punkt på dagsordenen til slutningen af mødet eller til et efterfølgende møde. 4. Hvis formanden i den i stk. 3 nævnte situation beslutter ikke at imødekomme en anmodning fra en (eller flere) delegation(er) om at udsætte en afstemning, kan den (eller de) pågældende delegation(er) fremsætte et forbehold, som kan trækkes tilbage indtil højst tre hverdage fra den dag, der følger efter mødets afholdelse. Ved udløbet af denne frist registreres udvalgets udtalelse som endelig. Kommissionen orienterer medlemsstaterne om den endelige holdning, som den eller de medlemsstater, hvis delegation(er) fremsatte et forbehold i udvalget, har indtaget. 5. Afstemningen om et spørgsmål kan udsættes efter anmodning fra en delegation, såfremt dokumenterne vedrørende et bestemt punkt på dagsordenen ikke er blevet fremsendt til medlemmerne inden for de frister, der er fastsat i artikel 5, stk. 1 og 2. I så fald kan formanden beslutte at forlænge høringsperioden, dog højst indtil slutningen af det følgende møde. Den skriftlige procedure som omhandlet i artikel 11 kan eventuelt anvendes. Efter forslag fra formanden eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem kan udvalget imidlertid med simpelt flertal blandt medlemmerne beslutte at bevare dette punkt på dagsordenen af hensyn til sagens hastende karakter. 6. I forbindelse med gennemgangen af årlige eller flerårige handlingsprogrammer kan en delegation anmode om, at et projekt eller et program fjernes fra handlingsprogrammet. Hvis denne anmodning støttes af et blokerende mindretal af delegationerne som fastlagt i artikel 8, stk. 3, i den interne aftale sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, vedtager Kommissionen handlingsprogrammet uden det pågældende projekt eller program. Medmindre Kommissionen i overensstemmelse med de synspunkter, som delegationerne i udvalget har fremsat, ikke ønsker at gå videre med det projekt eller program, der er fjernet, forelægger den det på et senere tidspunkt på ny for udvalget uden for handlingsprogrammet i form af en særskilt foranstaltning, der derefter vedtages af Kommissionen efter proceduren i artikel 14 i gennemførelsesforordningen for 11. EUF. Artikel 8 Drøftelser 1. En delegation kan når som helst anmode Kommissionen om at give udvalget oplysninger og om en drøftelse af spørgsmål vedrørende de opgaver, som er beskrevet i artikel 14, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 11. EUF. En evaluering, herunder henstillinger og opfølgninger, kan også drøftes i EUF-Udvalget efter anmodning fra en medlemsstat i overensstemmelse med artikel 18, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 11. EUF. 2. Sådanne drøftelser kan føre til, at delegationerne udarbejder henstillinger, som Kommissionen skal tage hensyn til. Udvalgets referater skal afspejle de fremsatte indlæg. Et indlæg, som støttes af et kvalificeret flertal af delegationerne som fastsat i artikel 8, stk. 3, i den interne aftale sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, protokolleres som en henstilling. Artikel 9 Repræsentation og beslutningsdygtighed 1. Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat bestemmer selv sammensætningen af sin delegation og underretter formanden herom. 2. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af ikke-statslige eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat. I rimelig tid og senest fem kalenderdage inden datoen for et udvalgsmøde, skal formanden underrettes om følgende: (a) hver delegations sammensætning, medmindre formanden allerede kender sammensætningen (b) navnene på alle de eksperter, der ledsager delegationerne, og de pågældendes stilling samt årsagerne til, at deres tilstedeværelse er påkrævet. Hvis formanden ikke inden det pågældende udvalgsmøde gør indsigelse mod, at en ekspert deltager, anses tilladelsen for givet. 3. En delegation kan om nødvendigt repræsentere højst én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt senest dagen før mødets begyndelse af den delegation, der lader sig repræsentere. 4. Udvalget er beslutningsdygtigt, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, som kræves for, at udvalget kan afgive udtalelse med kvalificeret flertal i overensstemmelse med artikel 14, stk. 3 og 4, i gennemførelsesforordningen for 11. EUF. Artikel 10 Tredjeparter og eksperter 1. Repræsentanter for tiltrædende lande indbydes til at deltage i udvalgets møder fra datoen for undertegnelsen af tiltrædelsestraktaten. 2. Formanden kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem beslutte at indbyde repræsentanter for andre tredjeparter eller andre eksperter til at udtale sig om særlige spørgsmål. Et simpelt flertal af medlemsstater kan imidlertid modsætte sig, at de deltager i mødet. 3. De i stk. 1 og 2 omhandlede repræsentanter for tredjeparter og eksperter og de i artikel 9, stk. 2, omhandlede eksperter overværer ikke og deltager ikke i udvalgets afstemninger. Artikel 11 Skriftlig procedure 1. Formanden kan i behørigt begrundede tilfælde indhente udvalgets udtalelse efter en skriftlig procedure. Formanden sender udvalgets medlemmer udkastet til foranstaltninger og fastsætter en tidsfrist for afgivelse af en udtalelse under hensyntagen til, hvor meget sagen haster. Delegationerne har i princippet 21 kalenderdage til at tage stilling til udkastene regnet fra deres afsendelse. Delegationer i udvalget, der ikke inden for den angivne frist har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig om udkastet, anses for at have tiltrådt udkastet. I hastende eller særligt hastende tilfælde anvendes de samme frister som i artikel 5, stk. 2 og 3. Kommissionen skal behørigt og skriftligt begrunde de hastende eller særligt hastende tilfælde. 2. Hvis et udvalgsmedlem imidlertid anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et udvalgsmøde, afsluttes den skriftlige procedure, og de foreslåede foranstaltninger behandles på næste udvalgsmøde. 3. Kommissionen informerer straks og senest 14 kalenderdage efter fristens udløb skriftligt udvalgets medlemmer om udfaldet af den skriftlige procedure. Artikel 12 Sekretariat Kommissionens tjenestegrene varetager udvalgets sekretariatsopgaver. Artikel 13 Mødereferater Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde med angivelse af de udtalelser, der er afgivet om udkastene til foranstaltninger, og de holdninger, der er givet udtryk for på mødet. Formanden sender straks og senest én måned efter mødet referatet til udvalgsmedlemmerne. Delegationerne meddeler formanden eventuelle bemærkninger skriftligt. Udvalget informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i udvalget. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet. Artikel 14 Tilstedeværelsesliste 1. Ved hvert udvalgsmøde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som deltagerne henhører under. Tilstedeværelseslisten uddeles til deltagerne under mødet. 2. Ved indledningen af hvert møde skal delegationer, hvis deltagelse i arbejdet udgør en interessekonflikt i forbindelse med et bestemt punkt på dagsordenen, informere formanden herom, og personer udpeget af medlemsstaterne samt eksperter, der af formanden har fået tilladelse til at deltage i mødet, jf. artikel 9, stk. 2, og artikel 10, stk. 2, og de repræsentanter for tredjeparter, der er indbudt til at deltage i mødet, jf. artikel 10, skal informere formanden om eventuelle interessekonflikter i forbindelse med et bestemt punkt på dagsordenen. Hvis der består en sådan interessekonflikt, forlader den pågældende person mødet efter anmodning fra formanden, mens det pågældende punkt på dagsordenen behandles. Artikel 15 Korrespondance 1. Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgets sekretariat og sendes til Kommissionen. 2. Korrespondance, som sekretariatet sender til delegationerne, sendes også elektronisk til den pågældende medlemsstats faste repræsentant på den hurtigste og mest pålidelige måde. Når en fast repræsentation oplyser en specifik central elektronisk adresse til Kommissionen til brug for korrespondance vedrørende udvalgets arbejde, anvendes denne adresse til korrespondancen. Herudover kan korrespondance sendes direkte til de personer, som medlemsstaterne har udpeget til at repræsentere dem i udvalget. 3. Med undtagelse af særlige tilfælde foregår korrespondancen mellem Kommissionen og delegationerne ved hjælp af de til formålet bestemte elektroniske hjælpemidler. Artikel 16 Aktindsigt og fortrolighed 1. Anmodninger om aktindsigt i udvalgets dokumenter behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001[3]. Det er Kommissionen, der træffer afgørelse om anmodninger om aktindsigt i disse dokumenter, jf. dens forretningsorden som ændret ved afgørelse 2001/937/EF, EKSF, Euratom[4]. Hvis anmodningen er stilet til en medlemsstat, anvender den pågældende medlemsstat artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001. 2. Udvalgets drøftelser er fortrolige. 3. Dokumenter, der sendes til udvalgsmedlemmerne, eksperter og repræsentanter for tredjeparter, er fortrolige, medmindre der er givet aktindsigt i disse dokumenter i medfør af stk. 1, eller Kommissionen på anden vis har videregivet dem. 4. Udvalgsmedlemmerne, eksperter og repræsentanter for tredjeparter skal overholde kravene om fortrolighed i denne artikel. Formanden tilser, at eksperter og repræsentanter for tredjeparter oplyses om de fortrolighedskrav, som de pålægges. Artikel 17 Beskyttelse af personoplysninger Udvalgets og dets arbejdsgruppers behandling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger[5], idet formanden er ansvarlig herfor og fungerer som registeransvarlig, jf. nævnte forordnings artikel 2, litra d). Artikel 18 Udgifter til afholdelse af møder mv. 1. Udgifter til afholdelse af møder, herunder rejseudgifter for én deltager pr. medlemsstat, afholdes af Kommissionen. Hvis det er muligt inden for rammerne af de foreliggende bevillinger, afholder Kommissionen rejseudgifterne for to medlemmer af de delegationer, der anmoder herom. 2. Kommissionen stiller de lokaler og det udstyr, der er nødvendigt for udvalgets arbejde, til rådighed for udvalget. [1] Indsæt henvisning til Rådets forordning om gennemførelsen af 11. Europæiske Udviklingsfond: EUT [...]. [2] Rådets afgørelse 2013/755/EU af 25. november 2013 om de oversøiske landes og territoriers associering med Den Europæiske Union ("associeringsafgørelse") (EUT L 344 af 19.12.2013, s. 1). [3] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43). [4] EFT L 345 af 29.12.2001, s. 94. [5] EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.