BILAG

Direktiver til forhandlingerne om ændring af aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om gensidig retshjælp i straffesager

Kommissionen bør under forhandlingerne tilstræbe at nå de mål, der er nærmere angivet nedenfor.

(1)Det overordnede formål med ændringerne er at støtte og styrke samarbejdet mellem medlemsstaterne og Japan på området gensidig retshjælp i straffesager ved at styrke garantierne med hensyn til beskyttelsen af personoplysninger. Ændringerne bør ikke ændre formålet med og formerne for samarbejdet inden for rammerne af aftalen.

(2)I aftalen, navnlig artikel 8 (anmodning om bistand) og 13 (fortroligheds- og anvendelsesbegrænsninger), kræves det allerede, at:

anmodningerne skal indeholde en beskrivelse af formålet med den ønskede retshjælp sammen med de faktiske omstændigheder vedrørende genstanden for den pågældende efterforskning, retsforfølgning eller anden procedure (herunder en retlig procedure),

den anmodende stat ikke må behandle personoplysninger til andre formål end dem, der er beskrevet i anmodningen, uden forudgående samtykke fra den anmodede stat.

Dette er i overensstemmelse med principperne om formålsangivelse og formålsbegrænsning

(3)Ændringerne bør sikre, at aftalen indeholder passende databeskyttelsesgarantier, jf. direktiv (EU) 2016/680, for overførsel af personoplysninger i henhold til aftalen, uanset de berørte personers nationalitet eller bopæl.

(4)Ændringerne bør navnlig omfatte følgende yderligere garantier, som skal anvendes på alle myndigheder, som deltager i den efterforskning, retsforfølgning eller anden procedure (herunder en retlig procedure), der beskrives i anmodningen:

(a)et krav om at sikre, at de personoplysninger, der skal overføres mellem parterne, er nødvendige for at opfylde formålet med anmodningen i overensstemmelse med aftalens mål og anvendelsesområde, og at de er tilstrækkelige, relevante og ikke for omfattende i forhold til dette formål

(b)et krav om at sikre, at personoplysningerne er korrekte og om nødvendigt ajourførte, at personoplysninger, der ikke opfylder dette krav, slettes eller berigtiges, og at den anden part underrettes, hvis der er tegn på, at personoplysninger er eller er blevet ukorrekte eller forældede

(c)et krav om at sikre, at personoplysninger ikke opbevares længere, end hvad der er nødvendigt af hensyn til det eller de formål, hvortil de er overført

(d)et krav om, at overførsel og yderligere behandling af personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering kun tillades, hvis en sådan overførsel og yderligere behandling er omfattet af de fornødne garantier til at imødegå specifikke risici i forbindelse med behandlingen

(e)et krav om at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at kunne påvise overensstemmelse med reglerne

(f)et krav om at garantere, at personoplysninger sikres ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsbegrænsninger, og om at give underretning i tilfælde af brud på persondatasikkerheden

(g)en mekanisme til at sikre, at den eller de berørte personer underrettes om enhver overførsel af oplysninger, og at grundlæggende oplysninger om behandlingen stilles til rådighed for dem med forbehold af eventuelle nødvendige og forholdsmæssige begrænsninger

(h)et krav om at sikre, at den eller de berørte fysiske personer har en ret til indsigt (herunder grundlæggende oplysninger om behandlingen), berigtigelse og sletning, der kan håndhæves, med forbehold af eventuelle nødvendige og forholdsmæssige begrænsninger, og om at sikre passende garantier med hensyn til afgørelser, der udelukkende er baseret på automatisk behandling af overførte personoplysninger og påvirker de berørte personer negativt

hvis der kræves forudgående samtykke i henhold til aftalens artikel 13, stk. 1, et krav til den anmodede stat om at vurdere alle relevante faktorer, navnlig: