Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om Fællesskabets holdning, der skal forelægges EF-Sydafrika-Samarbejdsrådet, vedrørende Samarbejdsrådets forretningsorden

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

Med aftalen om handel, udvikling og samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og Den Sydafrikanske Republik, som trådte midlertidigt i kraft pr. 1. januar 2000, oprettes der et samarbejdsråd. Ifølge artikel 97, stk. 2, i aftalen skal parterne efter fælles overenskomst fastsætte Samarbejdsrådets sammensætning, mødehyppighed, dagsorden og mødested.

Det første møde i EU/Sydafrika-Samarbejdsrådet fandt sted den 31. marts 2000 i Pretoria, og drøftelserne om forretningsordenen viste, at der var bred enighed om indholdet af forretningsordenen, og om hvad der videre skulle ske under hensyntagen til begge parters interne procedurer.

Kommissionen forelægger hermed et udkast til forretningsorden for EU/Sydafrika-Samarbejdsrådet og henstiller, at Rådet godkender dette udkast som Fællesskabets holdning med henblik på en afgørelse fra Samarbejdsrådet.

Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om Fællesskabets holdning, der skal forelægges EF-Sydafrika-Samarbejdsrådet, vedrørende Samarbejdsrådets forretningsorden

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 300, stk. 2, andet afsnit, sammenholdt med artikel 310,

under henvisning til forslag fra Kommissionen [1], og

[1] EFT C , s. .

ud fra følgende betragtninger:

(1) Aftalen om handel, udvikling og samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Den Sydafrikanske Republik på den anden side trådte midlertidigt i kraft pr. 1. januar 2000 i medfør af brevveksling mellem Fællesskabet og Sydafrika af 11. oktober 1999 [2].

[2] EFT L 311 af 4.12.1999, s. 1.

(2) Ifølge artikel 97, stk. 2, i aftalen om handel, udvikling og samarbejde skal parterne i denne aftale efter fælles overenskomst fastsætte Samarbejdsrådets sammensætning, mødehyppighed, dagsorden og mødested.

(3) Fællesskabets holdning i Samarbejdsrådet om vedtagelse af nævnte samarbejdsråds forretningsorden bør fastlægges -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Fællesskabets holdning i Samarbejdsrådet vedrørende forretningsordenen for nævnte samarbejdsråd baseres på vedlagte udkast til afgørelse.

Artikel 2

Mindre ændringer af dette udkast til afgørelse kan aftales uden yderligere afgørelse fra Rådet.

Udfærdiget i Bruxelles, den

På Rådets vegne

Formand

UDKAST TIL AFGØRELSE TRUFFET AF SAMARBEJDSRÅDET

(nr. ........ /00 af ..............)

oprettet i henhold til aftalen om handel, udvikling og samarbejde af 11. oktober 1999 mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Den Sydafrikanske Republik på den anden side

FORRETNINGSORDEN FOR SAMARBEJDSRÅDET

SAMARBEJDSRÅDET HAR -

under henvisning til den aftale om handel, udvikling og samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Den Sydafrikanske Republik på den anden side, som blev undertegnet den 11. oktober 1999 i Pretoria, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 97, stk. 2, og

ud fra følgende betragtning:

Denne aftale trådte midlertidigt i kraft pr. 1. januar 2000 i medfør af brevveksling mellem Fællesskabet og Sydafrika af 11. oktober 1999 -

FASTLAGT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1 - Sammensætning

Samarbejdsrådet består af medlemmer af Rådet for Den Europæiske Union og medlemmer af Europa-Kommissionen på den ene side og af repræsentanter for Sydafrikas regering på den anden side.

Artikel 2 - Formandsskab

Formandskabet for Samarbejdsrådet udøves på skift af henholdsvis et medlem af Rådet for Den Europæiske Union og af en repræsentant for Sydafrikas regering.

I den periode, hvor aftalen anvendes midlertidigt, er det en repræsentant for Europa-Kommissionen, der har formandsskabet på vegne af Fællesskabet.

Artikel 3 - Møder

Samarbejdsrådet mødes med regelmæssige mellemrum, og når omstændighederne kræver det, såfremt parterne er enige herom. Når parterne er enige herom, kan Rådet ligeledes mødes på ministerplan.

Medmindre andet aftales af parterne, afholdes møder i Samarbejdsrådet på ministerplan på det sted, hvor Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis afholder sine møder.

Samarbejdsrådets sekretærer arrangerer i fællesskab møderne i Samarbejdsrådet.

Artikel 4 - Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for Samarbejdsrådet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og deres leder.

Samarbejdsrådet kan, når parterne er enige herom, indbyde ikkemedlemmer til at deltage i møderne.

Artikel 5 - Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en tjenestemand fra den sydafrikanske regering fungerer sammen som sekretærer for Samarbejdsrådet.

Men i den periode, hvor aftalen anvendes midlertidigt, er det en tjenestemand fra Kommissionen, der fungerer som sekretær fra europæisk side.

Artikel 6 - Dokumenter

Hvis forhandlingerne i Samarbejdsrådet er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra Samarbejdsrådet.

Artikel 7 - Korrespondance

Al korrespondance til Samarbejdsrådet eller til formanden for Samarbejdsrådet sendes til begge sekretærer for Samarbejdsrådet.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til Samarbejdsrådets formand og efter omstændighederne rundsendes som dokumenter til de øvrige medlemmer af Samarbejdsrådet. Den rundsendte korrespondance fremsendes til Kommissionens Generalsekretariat, Rådets Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Sydafrikas regering.

Korrespondance fra Samarbejdsrådets formand sendes til adressaterne af den respektive sekretær og rundsendes efter omstændighederne til de øvrige medlemmer af Samarbejdsrådet, der er anført i ovennævnte stykke.

Artikel 8 - Dagsorden for møderne

Samarbejdsrådets sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den korresponderende sekretær fremsender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest femten dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som enten den ene eller den anden sekretær har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen senest enogtyve dage inden mødet. Emner optages ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen vedtages af Samarbejdsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9 - Protokol

De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

(1) dokumenter, der er forelagt Samarbejdsrådet

(2) erklæringer, som et medlem af Samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

(3) de trufne afgørelser, de vedtagne henstillinger og erklæringer samt de konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af Samarbejdsrådet, som deltog i mødet.

Udkastet til protokol forelægges Samarbejdsrådet til godkendelse ved det næste møde. Det kan også godkendes skriftligt af begge parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretærer og arkiveres af parterne. En genpart af protokollen sendes til hver af de i tidligere artikler nævnte adressater.

Artikel 10 - Afgørelser og henstillinger

Samarbejdsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne. I perioden mellem møderne kan Samarbejdsrådet vedtage en afgørelse eller henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.

Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger, jf. aftalens artikel 97, benævnes "afgørelse" eller "henstilling", efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden og bekræftes af de to sekretærer, og to autentiske genparter opbevares i arkiverne af parterne i Samarbejdsrådet.

Afgørelser og henstillinger fremsendes via de to sekretærer til hver enkelt af de i tidligere artikler nævnte adressater som dokumenter fra Samarbejdsrådet.

Artikel 11 - Offentlighed

Møderne i Samarbejdsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12 - Sprog

Samarbejdsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.

Artikel 13 - Udgifter

Det Europæiske Fællesskab og Sydafrika afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i Samarbejdsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder afholdes af den part, der er vært for det pågældende møde.

Artikel 14 - Udvalg

Der kan nedsættes et eller flere udvalg til at bistå Samarbejdsrådet i udførelsen af dets opgaver.

Udfærdiget i ... , den

For Samarbejdsrådet

Formand