Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om undtagelsesvis anvendelse af renter fra Den Europæiske Udviklingsfond til finansiering af udgifter i forbindelse med gennemførelsen af dekoncentrationsprocessen i AVS-staterne i en overgangsperiode

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

1. Indledning

Kommissionen vedtog den 16. maj 2000 at reformere forvaltningen af de eksterne bistandsprogrammer som led i den globale reform af Kommissionen, der gennemføres under næstformand Neil Kinnocks ledelse.

Denne beslutning bragte for dagen, at Kommissionen ikke rådede over tilstrækkelige personaleressourcer til at realisere den eksterne bistand. De aspekter i reformen, der vedrørte personaleressourcer, bestod i omorganisering af forvaltningen af projektforløbet, en omfattende dekoncentration af arbejdet til delegationerne, nedlæggelse af kontorerne for faglig bistand og reintegrering af tilsvarende personale ved andre kontraktordninger.

Formålet med den såkaldte dekoncentration er at forbedre effektiviteten af bistandsforvaltningen og kvaliteten af de udførte opgaver. Ved at lægge beslutningstagningen nærmere til marken vil man kunne fremskynde programmering, identificering og gennemførelse af programmer og projekter. Det vil også reducere frister og procesforløb, rationalisere brugen af menneskelige ressourcer, mindske ex ante-kontrolopgaver, øge ansvarsfølelsen hos de pågældende embedsmænd og styrke koordineringen med medlemsstaterne på stedet.

I ændringsskrivelse nr. 1 til det foreløbige budgetforslag for 2001 forelagde Kommissionen sin vurdering af personalebehovet og de driftsbevillinger, der er nødvendige, for at Kommissionens menneskelige ressourcer skal være tilpasset til dens aktiviteter. Under hensyntagen til den allerede vedtagne omstrukturering og omfordeling viste det sig, at der i Kommissionen manglede 1 254 stillinger, heraf 574 (46%) i de tjenestegrene, der arbejder med eksterne forbindelser.

En første evaluering af personalebehovet i delegationerne som led i dekoncentrationen viser, at hver delegation gennemsnitligt bør udvides med mellem 10 og 15 ansatte (tjenestemænd, eksterne eksperter og lokalt ansatte).

Tjenestemandsstillingerne må findes inden for rammerne af del A i budgettet ved omstrukturering, omfordeling og ved hjælp af nogle af de nye stillinger, der er anmodet om i ændringsskrivelsen til det foreløbige budgetforslag for 2001. Udgifterne til eksterne eksperter og lokalt ansatte vil sandsynligvis blive finansieret ved at anvende bevillinger fra budgettets BA-poster med relation til den pågældende delegation, f.eks. ALA, MEDA, TACIS og PHARE.

Disse foranstaltninger vil dække udgifterne til eksternt personale (herunder uddannelse, kontorudgifter og logistik som f.eks. edb-udstyr) i alle delegationer undtagen i AVS-staterne, hvor delegationerne har til hovedopgave at forvalte støtte fra Den Europæiske Udviklingsfond (EUF). Dette skyldes, at EUF finansieres særskilt af medlemsstaterne og kun er anført med et "p.m." i del B i Kommissionens budget.

Den interne aftale mellem medlemsstaterne om 9. EUF afsætter specifikt et beløb på 125 mio. EUR over 5 år til udgifter i forbindelse med gennemførelsen af 9. EUF. Der må imidlertid skaffes supplerende midler for at finansiere udgifterne til dekoncentrationsprocessen i årene 2001 og 2002, indtil Cotonou-aftalen træder i kraft. Kommissionen foreslår at finansiere visse af ekstraomkostningerne ved dekoncentrationsprocessen i AVS-staterne i 2001 og 2002 ved hjælp af kumulerede renter fra deponerede EUF-midler.

2. Dekoncentrationsprogrammet for AVS-delegationerne

Den første fase i dekoncentrationen, som vil blive indledt medio 2001, berører 23 delegationer, hvoraf seks er AVS-delegationer (Den Dominikanske Republik, Elfenbenskysten, Kenya, Mali, Senegal og Sydafrika). Sydafrika kan imidlertid lades ude af betragtning, da landet har sin egen BA-post på budgettet og ikke benytter midler fra EUF.

Den anden fase, som efter planen skal starte i 2002, skulle berøre yderligere 31 delegationer, hvoraf de otte er beliggende i AVS-stater (Benin, Burkina Faso, Cameroun, Guinea (Conakry), Madagaskar, Niger, Tanzania og Etiopien).

Tredje og sidste fase af dekoncentrationen er planlagt til 2003 og skulle omfatte de øvrige 31 AVS-delegationer: Angola, Barbados, Botswana, Burundi, Den Centralafrikanske Republik, Congo (Brazzaville), Den Demokratiske Republik Congo, Eritrea, Fiji, Gabon, Guinea-Bissau, Guyana, Haiti, Jamaica, Lesotho, Malawi, Mauretanien, Mauritius, Mozambique, Namibia, Nigeria, Papua New Guinea, Rwanda, Sierra Leone, Sudan, Trinidad og Tobago, Uganda, Zimbabwe, Tchad og Zambia.

3. Omkostningsoverslag

Ekstraomkostningerne ved dekoncentrationsprocessen falder i tre kategorier:

(1) øgede administrative omkostninger i de berørte delegationer på lang sigt, herunder udgifter til supplerende tjenestemænd i delegationerne

(2) engangsomkostninger i forbindelse med dekoncentrationsprocessen som f.eks. flytteudgifter, installering af edb-udstyr, teknisk uddannelse osv. og

(3) supplerende eksternt personale (eksperter og lokalt ansatte).

3.1. Øgede administrative omkostninger

De øgede administrative omkostninger i forbindelse med driften af de udvidede delegationer må finansieres over del A i budgettet. Denne kategori omfatter også de øgede generelle administrationsomkostninger, der vil opstå ved, at flere embedsmænd arbejder ude i marked.

3.2. Omkostninger i forbindelse med installeringen af de dekoncentrerede delegationer

Der vil være visse ekstraomkostninger forbundet med installeringen af de dekoncentrerede delegationer, som f.eks. til oprettelse af sikre kommunikationskanaler, indretning af eksisterende bygninger og leje af nye, flytteudgifter, tilpasning af IT-systemer og projektforvaltningssystemer osv. Disse omkostninger dækkes også over del A i budgettet.

3.3. Udgifter til eksternt personale

Behovet for supplerende personale i delegationerne vil i vid udstrækning blive dækket ved ansættelse af eksternt personale på kontraktbasis. I denne kategori indgår også de administrative omkostninger, der er nødvendige for, at denne personalegruppe kan arbejde effektivt (leje af kontorer, kontormateriale og vedligeholdelsesudgifter, uddannelse, kontraktforvaltning etc.) samt udstyr med tilknytning hertil (edb-udstyr osv.)

Disse omkostninger ventes at andrage (gennemsnitlige årlige omkostninger i EUR):

Gruppe 1 Uafhængige eksperter/ALAT : 120 000

Gruppe 1 Lokalt ansatte (LA) : 50 000

Gruppe 2 Lokalt ansatte : 32 000

Gruppe 3 Lokalt ansatte : 26 000.

4. Forslag til supplerende finansieringskilde til lancering af dekoncentrationsprocessen: Renter fra EUF

4.1. Finansiering efter 2002 :

Den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse [1], fastsætter som nævnt ovenfor i artikel 4, at:

[1] EFT L 317 af 15.12.2000 (i det følgende benævnt "den interne aftale om 9. EUF").

"Der afsættes 125 mio. EUR til finansiering af Kommissionens udgifter i forbindelse med gennemførelsen af AVS-EF-aftalen".

Artikel 9, stk. 1, litra b), i den interne aftale om 9. EUF præciserer yderligere, at dette beløb blandt andet kan anvendes til

"styrkelse af Kommissionens og delegationernes administrative kapacitet med henblik på at sikre en gnidningsløs forberedelse og gennemførelse af 9. EUF-finansierede foranstaltninger".

Endvidere specificeres det i artikel 9, stk. 1, at "bistanden ikke må anvendes til centrale forvaltningsopgaver, der varetages af EU's offentlige tjeneste, dvs. Kommissionens fastansatte personale".

Der er endvidere mulighed for at anvende disse midler til dækning af administrative og finansielle udgifter i forbindelse med likviditetsstyringen af EUF samt undersøgelser, vurderinger, revisioner og konsulenttjenesteydelser.

Finansieringen af dekoncentrationsomkostningerne i forbindelse med ansættelse af eksterne eksperter i AVS-delegationerne falder ind under artikel 9, stk. 1, litra b), i den interne aftale om 9. EUF som beskrevet ovenfor. Det er derfor muligt at finansiere i det mindste en del af omkostningerne ved dekoncentrationsprocessen i AVS-staterne via denne kilde, når 9. EUF først er oprettet.

4.2. Finansiering i overgangsperioden (indtil Cotonou-aftalens ikrafttræden)

Da det er lidet sandsynligt, at den interne aftale om 9. EUF er ratificeret og trådt i kraft inden medio 2002, må der findes en midlertidig løsning til finansiering af dekoncentrationen i AVS-staterne.

Kommissionen oplyser Rådet om, at der i EUF's almindelige finansforvaltning pr. marts 2001 var ressourcer til et beløb af 29,6 mio. EUR, der hidrører fra de kumulerede renter af deponerede EUF-midler [2]. I henhold til gældende praksis for forvaltning af EUF-midlerne kan disse renter ikke splittes mellem 6., 7. og 8. EUF, men skal bevares fysisk uadskilt i EUF's almindelige finansforvaltning.

[2] Disse renter hidrører fra midler, der er deponeret af EUF og er opstået på saldi i europæiske banker; betalingen af renterne sker i henhold til tjenestekontrakter mellem GD for Budget og disse pengeinstitutter.

Det er fastsat i artikel 9, stk. 2, i den interne aftale om 6. EUF om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand [3], at "eventuelle øvrige indtægter" kan fordeles af Rådet, som træffer afgørelse med kvalificeret flertal på forslag af Kommissionen.

[3] EFT L 86 af 31. 3.1986 (i det følgende benævnt "den interne aftale om 6. EUF").

I henhold til artikel 9, stk. 2, i den interne aftale vedrørende 8. EUF mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for den anden finansprotokol til fjerde AVS-EF-konvention [4] er der forskellige muligheder for anvendelsen af renteindtægterne fra midler, der er deponeret hos de udbetalende myndigheder i Europa. På forslag fra Kommissionen kan Rådet imidlertid ved kvalificeret fjertal beslutte, at de i artiklen nævnte indtægter kan anvendes til andre formål end de i stk. 2 nævnte.

[4] EFT L 156 af 29.5.1998, s. 108 (i det følgende benævnt "den interne aftale om 8. EUF").

Artikel 9, stk. 2, i den interne aftale vedrørende 7. EUF om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for fjerde AVS/EØF-konvention [5] indeholder ikke en lignende udtrykkelig bestemmelse, der bemyndiger Rådet til at træffe afgørelse om anvendelsen af renterne til andre formål.

[5] EFT L 229 af 17.8.1991, s. 288 (i det følgende benævnt "den interne aftale om 7. EUF").

Da det ikke er muligt at adskille de kumulerede renter fra 6., 7. og 8. EUF, og der ikke findes en bestemmelse i den interne aftale om 7. EUF, der tillader Rådet at bestemme over anvendelsen af disse renteindtægter, er det i praksis ensbetydende med, at der er blokeret for anvendelsen af de kumulerede renter fra alle tre EUF.

Den manglende mulighed for at anvende de kumulerede renter er imidlertid ikke foreneligt med hensigten hos repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, som udtrykkeligt gav Rådet ansvaret for at træffe bestemmelse om deres anvendelse i de interne aftaler om 6. og 8. EUF. Idéen og formålene i alle de tre EUF er endvidere identiske. Når der i artikel 9, stk. 2, i den interne aftale om 7. EUF ikke findes en bestemmelse, der giver Rådet ansvaret for anvendelsen af sådanne renter, forekommer det derfor at være en tilfældig udeladelse. Da det således ikke kan dreje sig om en forsætlig lakune, kan artikel 9, stk. 2, i den interne aftale om 7. EUF ikke udlægges således, at Rådet forhindes i at bestemme over anvendelsen af de kumulerede renter fra 6., 7. og 8. EUF.

Kommissionen foreslår, at Rådet træffer afgørelse om at anvende en del af de kumulerede renter fra deponerede EUF-midler til at bidrage til finansieringen af dekoncentrationsprocessen i AVS-delegationerne i overgangsperioden. Denne løsning er kohærent med den planlagte finansiering af dekoncentrationen i andre dele af verden.

Kommissionen foreslår specifikt, at Rådet træffer afgørelse om at anvende op til 23 000 000 EUR af ovenstående beløb til dækning af den nedenfor beskrevne type udgifter for de 13 berørte delegationer i en periode på 2 år (fra slutningen af 2001 til begyndelsen af 2003, hvor der ventes at være åbnet mulighed for finansiering via 9. EUF [6]:

[6] Beløbet på 23 000 000 EUR er udregnet på grundlag af en personaleudvidelse på gennemsnitlig 8 eksperter på niveau 1 (5 ALAT og /eller IE + 3 AL gruppe 1), 2 lokalt ansatte på niveau 2 og 1 lokalt ansat på niveau 3 pr. delegation, dvs. gennemsnitlig 840 000 EUR pr. delegation om året. Det omfatter også et beløb på 500 000 EUR til faglig bistand for at lette dekoncentrationen af OLAS-systemet og en reservefond på 660 000 EUR til dækning af andre uforudsete udgifter (anslået til ca. 25 000 EUR pr. delegation om året).

(1) Udgifter i forbindelse med programmering, identificering, forberedelse, forvaltning, opfølgning, revision og kontrol af Kommissionens bistandsaktioner i AVS-staterne, særlig omkostninger i forbindelse med ansættelse af eksperter og lokalt ansatte, der skal arbejde med disse opgaver.

(2) Administrationsomkostninger, som har direkte betydning for, at de nyansatte eksperter og lokalt ansatte kan udføre deres arbejde effektivt, herunder køb af udstyr, midlertidig leje af ekstra kontorer, relaterede IT-udgifter etc.

5. Afsluttende bemærkninger

Der er ikke tvivl om, at dekoncentrationen til de eksterne delegationer er ønskelig og politisk nødvendig. Princippet om at anvende en del af de pågældende BA-budgetposter er blevet accepteret for alle delegationer bortset fra AVS-delegationerne. Når EUF ikke i øjeblikket figurerer blandt udgiftsbevillingerne på Kommissionens budget, skyldes det en formalitet, som Kommissionen foreslår at omgå ved at anvende renterne af EUF's deponerede midler.

Overslaget for udgifterne i forbindelse med dekoncentrationen for 2001/2002 er baseret på en vurdering af de personaleressourcer, det vil kræve på at forvalte de nuværende og fremtidige arbejdsområder i de berørte AVS-delegationer på forsvarlig og decentraliseret vis. Kommissionen ønsker i denne forbindelse at henlede opmærksomheden på følgende:

- i første runde af dekoncentrationsprocessen vil Kommissionens tjenestegrene samtidig skulle samarbejde med størstedelen af delegationerne efter det nuværende system og et vist antal delegationer, der vil være ved at indarbejde det nye dekoncentrerede system.

- denne proces vil være sammenfaldende med den nye Cotonou-aftales ikrafttræden, som vil få væsentlige indvirkninger på AVS-delegationernes arbejdsopgaver, ansvarsområder og personalebehov, både hvad angår antal og kvalifikationer.

Efterhånden som dekoncentrationen bliver generel, og beholdningen af projekter rationaliseres (ved at antallet af uafsluttede projekter fra tidligere EUF bliver reduceret og programmerne koncentreret i målsektorer etc.), og efterhånden som koordineringssystemerne styrkes (herunder ved samfinansiering), og procedurer og arbejdsprocesser forenkles, vil der sandsynligvis være mulighed for at genvurdere, hvor store ressourcer der er nødvendige til forvaltning af AVS-samarbejdet, og omfordele ressourcerne mellem hovedsædet og delegationerne.

Kommissionen vil endvidere gøre opmærksom på at:

(1) dette forslag er en midlertidig løsning, der skal dække perioden indtil Cotonou-aftalen træder i kraft, og der er oprettet de nødvendige bevillinger på budgettets del A

(2) der anmodes ikke om nye midler. Finansieringen findes allerede og er ikke afsat til andre formål.

Forslag til

RÅDETS AFGØRELSE

om undtagelsesvis anvendelse af renter fra Den Europæiske Udviklingsfond til finansiering af udgifter i forbindelse med gennemførelsen af dekoncentrationsprocessen i AVS-staterne i en overgangsperiode

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til tredje AVS/EF-konvention,

under henvisning til fjerde AVS-EF-konvention [7], som ændret ved Mauritius-aftalen undertegnet den 4. november 1995 [8],

[7] EFT L 229 af 17.8.1991, s. 3.

[8] EFT L 156 af 29.5.1998, s. 3.

under henvisning til den interne aftale af 19. februar 1985 mellem medlemsstaterne om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand, [9] særlig artikel 9, stk. 2,

[9] EFT L 86 af 31.3.1986, s. 210.

under henvisning til den interne aftale af 16. juli 1990 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for fjerde AVS/EØF-konvention [10], særlig artikel 9, stk. 2,

[10] EFT L 229 af 17.8.1991, s. 288 (i det følgende benævnt "den interne aftale om 7. EUF").

under henvisning til den interne aftale af 15. december 1995 mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for anden finansprotokol til fjerde AVS-EF-konvention, [11] særlig artikel 9, stk. 2, andet afsnit,

[11] EFT L 156 af 29.5.1998, s. 108 (i det følgende benævnt "den interne aftale om 8. EUF").

under henvisning til forslag fra Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Kommissionen vedtog den 16. maj 2000 at reformere forvaltningen af de eksterne bistandsprogrammer som led i den globale reform af Kommissionen.

(2) Denne beslutning understregede, at Kommissionen ikke rådede over tilstrækkelige personaleressourcer til at realisere den eksterne bistand.

(3) De aspekter i reformen, der vedrører personaleressourcer, omfatter omorganisering af forvaltningen af projektforløbet og en omfattende dekoncentration, idet beslutningstagningen lægges nærmere ud i marken, og arbejdet uddelegeres til de eksterne delegationer med det formål at forbedre effektiviteten af bistandsforvaltningen og kvaliteten af de udførte opgaver samt fremskynde programmering, identificering og gennemførelsen af programmer og projekter.

(4) Med henblik herpå er det nødvendigt at styrke såvel personaleressourcerne som den fysiske infrastruktur i Kommissionens eksterne delegationer.

(5) I denne proces vil omkostningerne til dette personale blive dækket ved anvendelse af en del af BA-udgiftsposterne i budgettet for programmerne for områderne uden for Afrika, Vestindien og Stillehavet (AVS).

(6) I perioden 2001-2002 skal 13 af Kommissionens AVS-delegationer dekoncentreres.

(7) Den interne aftale om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem AVS-staterne og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 14. september 2000, i det følgende benævnt "den interne aftale om 9. EUF", særlig artikel 1, stk. 3, artikel 4 og artikel 9, fastsætter, hvilke finansielle midler der kan anvendes til at styrke den administrative kapacitet i Kommissionens delegationer med henblik på gennemførelse af 9. EUF-finansierede foranstaltninger.

(8) Indtil 9. EUF træder i kraft, skal der stilles finansielle ressourcer til rådighed fra de kumulerede renter af midler, der er deponeret af EUF, og som opbevares i EUF's almindelige finansforvaltning, hvor de er fysisk uadskillige i overensstemmelse med bestemmelserne i de interne aftaler om 6.-8. EUF -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Der afsættes et beløb på 23 000 000 EUR af de kumulerede renter af deponerede EUF-midler, der opbevares i EUF's almindelige finansforvaltning, til finansiering af omkostningerne i forbindelse med gennemførelsen af dekoncentrationsprocessen i AVS-staterne, som angivet i artikel 2.

Artikel 2

De i artikel 1 nævnte midler anvendes til finansiering af følgende typer af udgifter:

(1) Udgifter i forbindelse med identificering, forberedelse, forvaltning, opfølgning, bogføring, revision og kontrol af Kommissionens bistandsprogrammer i AVS-staterne, specielt omkostninger i forbindelse med ansættelse og udstationering af eksperter og lokalt ansatte i delegationerne, der skal deltage i behandlingen af de "dekoncentrerede" opgaver og yde faglig støtte til "dekoncentrationen" af Kommissionens online edb-regnskabssystem (OLAS).

(2) Administrationsomkostninger, der har direkte betydning for, at de nyansatte eksperter og lokalt ansatte kan arbejde effektivt, herunder køb af udstyr, midlertidig leje af ekstra kontorer, relaterede IT-udgifter osv.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den

På Rådets vegne

Formand

FINANSIERINGSOVERSIGT TIL FORSLAGET

Politikområde: Forvaltning af Fællesskabets bistand EF-AVS

Aktivitet(er): Styrkelse af delegationerne med supplerende eksternt personale inden for rammerne af dekoncentrationsprocessen finansieret ved renter fra EUF

Titel: Dekoncentrationsforanstaltninger i AVS-staterne 2001-2002

1. BUDGETPOST + BETEGNELSE : Renter fra EUF

2. SAMLEDE TAL

2.1 Samlet rammebevilling: 23 mio. EUR i forpligtelsesbevillinger

2.2 Gennemførelsesperiode: oktober 2001 - marts 2004

2.3 Samlet flerårigt skøn over udgifterne:

a) Forfaldsplan for forpligtelses- og betalingsbevillinger (finansieringstilskud) (jf. punkt 6.1.1)

Mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

b) Teknisk og administrativ bistand og støtteudgifter (jf. punkt 6.1.2) - Ikke relevant - EUF-finansiering

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

c) Personale- og andre driftsudgifters samlede budgetvirkninger (jf. punkt 7.2 og 7.3) - Ikke relevant - EUF-finansiering

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

2.4 Forenelighed med den finansielle programmering og de finansielle overslag

[X] Forslaget er foreneligt med den gældende finansielle programmering

[...] Forslaget kræver omprogrammering af de relevante poster i de finansielle overslag

[...] Omprogrammeringen kan betyde, at bestemmelserne i den interinstitutionelle aftale må tages i brug.

2.5 Virkninger for budgettets indtægtsside [12]

[12] Nærmere oplysninger i dokumentet, der er vedlagt til orientering.

[X] Ingen (vedrører tekniske aspekter ved en foranstaltnings gennemførelse)

ELLER

[...] Virkningerne er følgende:

Mio. EUR (1 decimal)

>TABELPOSITION>

3. BUDGETSPECIFIKATIONER - Ikke relevant - EUF-FINANSIERING

>TABELPOSITION>

4. Retsgrundlag

- Den interne aftale af 19. februar 1985 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for tredje AVS/EØF-konvention (Lomé III)

- Den interne aftale af 17. august 1991 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for fjerde AVS-EØF-konvention (Lomé VI)

- Den interne aftale af 29. maj 1998 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for anden finansprotokol til fjerde AVS/EF konvention (Lomé IV).

5. BESKRIVELSE OG BEGRUNDELSE

5.1 Behov for EU-foranstaltninger [13]

[13] Nærmere oplysninger i dokumentet, der er vedlagt til orientering.

5.1.1 Mål

Et af de ledende principper i den generelle politiske erklæring om EU's udviklingsbistand er, at der skal ske en tilpasning af organisationsformen og ansvarsfordelingen mellem tjenestegrenene i hovedsædet og delegationerne ved hjælp af dekoncentration. Dette skal tjene til at opfylde det vigtigste mål i meddelelsen til Kommissionen om reformen af forvaltningen af den eksterne bistand: at forbedre effektiviteten og kvaliteten af Fællesskabets bistandsformidling.

Formålet med finansieringen er at bidrage til, at der kan indføres dekoncentration af forvaltningen af Fællesskabets bistand til AVS-staterne allerede fra sidste kvartal af 2001 og i 2002 (5 delegationer i 2001 og 8 delegationer i 2002).

5.1.2 Dispositioner, der er truffet på grundlag af forhåndsevalueringen

Kommissionen vedtog den 16. maj 2000 en reform at forvaltningen af bistanden til tredjelande, som skulle indgå som et led i den globale reform af Kommissionen.

Det blev påpeget, at manglen på personale har en direkte og negativ virkning på effektiviteten og kvaliteten af Fællesskabets bistand, og at man følgelig bør sætte alt ind på at rette op på denne situation. Et andet aspekt, som blev belyst ved reformen, er nødvendigheden af at tilnærme sig forholdene i marken for at sikre, at hjælpen bliver mere effektiv og relevant.

5.2 Indsatsområder og nærmere bestemmelser for støtten

Programmet opfylder de retningslinjer for Det Europæiske Fællesskabs udviklingspolitik, som blev vedtaget af Rådet og Parlamentet i april 2000, for så vidt angår organisationsformen og omfordelingen af ansvarsopgaverne mellem hovedsædet og delegationerne.

Formålet med dekoncentrationsprocessen er at lette gennemførelsen af projekter og programmer i de berørte AVS-stater. Den skal følges op af en styrkelse af delegationerne ved eksterne kontraktansatte og af midlertidig faglig støtte til hovedsædet i forbindelse med tilpasningen af edb-regnskabssystemet samt af forstærkninger af Kommissionens fastansatte personale, der vil blive finansieret over Kommissionens budget.

5.3 Gennemførelsesmetoder

Midlerne stilles til rådighed og forvaltes af Kommissionens tjenestegrene inden for rammerne af dekoncentrationsprocessen i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen vedtaget af Rådet den 16. juni 1998 vedrørende samarbejdet med henblik på udviklingsfinansiering under fjerde AVS/EF-konvention (EFT L 191 af 7.7.1998, s. 53).

6. FINANSIELLE VIRKNINGER

6.1 Samlede finansielle virkninger for hele programperioden

(Beregningsmetoden for de samlede beløb i nedenstående tabel skal fremgå af fordelingen i tabel 6.2.)

6.1.1 Finansieringsstøtte

Forpligtelsesbevillinger i mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

6.2 Beregning af omkostningerne pr. foranstaltning i budgettets del B (hele programperioden) [14]

[14] Nærmere oplysninger i dokumentet, der er vedlagt til orientering.

(Når der er flere aktioner, skal der for de konkrete foranstaltninger under hver aktion gives de oplysninger, der er nødvendige for at anslå arbejdets omfang og omkostninger.)

Forpligtelsesbevillinger i mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

Om nødvendigt forklares beregningsmetoden.

7. VIRKNINGER FOR PERSONALERESSOURCER OG ADMINISTRATIONSUDGIFTER (i den stabiliserede fase og for 13 delegationer)

7.1 Personalemæssige virkninger

>TABELPOSITION>

7.2 Samlede finansielle virkninger af personaleforbruget

>TABELPOSITION>

Beløbene modsvarer de samlede udgifter i 12 måneder for 13 delegationer i den stabiliserede fase.

7.3 Andre administrative udgifter som følge af foranstaltningen

>TABELPOSITION>

Beløbene modsvarer de samlede udgifter i en tolvmåneders periode.

(1) Det specificeres, hvilken udvalgstype der er tale om, og hvilken gruppe det tilhører

I. Samlet årligt beløb (7.2 + 7.3)

II. Foranstaltningens varighed

III. Foranstaltningens samlede omkostninger (I x II) // EUR

EUR

(I skønnet over, hvilke personale- og administrationsressourcer indsatsen kræver, skal tjenestegrenene tage hensyn til, hvad Kommissionen har vedtaget under de orienterende drøftelser og vedtagelsen af det foreløbige budgetforslag (FBF). Det skal således fremgå, at personalebehovet kan dækkes inden for den foreløbige vejledende fordeling af midlerne som fastsat i det FBF.

Når aktionerne undtagelsesvis ikke kunne forudses under udarbejdelsen af FBF, skal sagen forelægges for Kommissionen, som skal afgøre, om og hvordan (ved ændring af den foreløbige vejledende fordeling, ved en ad hoc-omplacering, ved et tillægs- og ændringsbudget eller ved en ændringsskrivelse til budgetforslaget) den kan godkende, at den foreslåede indsats gennemføres).

8. RESULTATOPFØLGNING OG EVALUERING

8.1 Resultatopfølgningssystem

Inden for rammerne af den foreslåede dekoncentration til delegationerne vil hovedsædet foretage regelmæssige revisioner for at kontrollere forvaltningen af de dekoncentrerede aktiviteter, herunder specielt om procedurerne overholdes.

8.2. Hvordan og hvor ofte skal der evalueres?

Kommissionen forelægger ved udgangen af hvert år EUF-udvalget en rapport over de aktioner, der er blevet finansieret i henhold til dette forslag.

9. FORHOLDSREGLER MOD SVIG

Udsendte fra hovedsædet vil under forudgående besøg i hver enkelt delegation kontrollere, om de nødvendige forudsætninger for dekoncentrationen er til stede (bl.a. pålidelige kommunikationssystemer, en passende procedureramme og tilstrækkeligt uddannet personale).

Det er fastsat i aftalen mellem Finanskontrollen og Samarbejdskontoret EuropeAid, at der foretages regelmæssig og så vidt muligt fælles kontrol på stedet efter en foreløbig tidsplan, der vil blive aftalt mellem de to direktorater.