Bruxelles, den 28.12.2004

KOM(2004) 835 endelig

2004/0287 (COD)

Forslag til

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING

om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold SEC(2004)1628

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

1. GENERELT FORMÅL

Som led i den gradvise indførelse af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed skal EU sikre, at der er fri bevægelighed for personer og et højt sikkerhedsniveau. I den forbindelse er der givet høj prioritet til udvikling og oprettelse af visuminformationssystemet (VIS) som et system til udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne; dette er et af de vigtigste initiativer inden for de EU-politikker, som skal fremme stabiliteten og sikkerheden.

Med udgangspunkt i konklusionerne fra Det Europæiske Råds møder i Laeken, Sevilla og Thessaloniki vedtog RIA-Rådet den 19. februar 2004 et sæt konklusioner om visuminformationssystemet[1]. I disse rådskonklusioner, som blev bekræftet af Det Europæiske Råd i Bruxelles den 25. og 26. marts 2004[2], fastsættes der en række retningslinjer for udviklingen af VIS, som der skal tages hensyn til "ved forberedelsen af den tekniske gennemførelse af VIS og forslaget til retsakt vedrørende oprettelsen af VIS under fuld overholdelse af EF-lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger"[3].

Forud for dette forslag vedtog Rådet den 8. juni 2004 Rådets beslutning 2004/512/EF om indførelse af visuminformationssystemet (VIS[4]), der udgør det nødvendige retsgrundlag for, at de bevillinger, som er nødvendige for udviklingen af VIS, kan opføres på budgettet for Det Europæiske Fællesskab, og for, at den pågældende del af budgettet kan gennemføres; i beslutningen fastlægges VIS' arkitektur, Kommissionen får mandat til at udvikle VIS på det tekniske plan med bistand fra SIS II-udvalget[5], og det fastsættes, at de nationale systemer skal tilpasses og/eller udvikles af medlemsstaterne.

Videreudviklingen og oprettelsen af VIS kræver, at der udarbejdes omfattende juridiske rammer. Formålet med dette forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning er at fastlægge formålet med VIS og dets funktioner og ansvarsområder, at give Kommissionen mandat til at oprette og vedligeholde VIS og at fastsætte procedurer og betingelser for udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger om visa til kortvarigt ophold for at lette behandlingen af disse ansøgninger og afgørelser i forbindelse hermed.

VIS skal forbedre administrationen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale konsulære myndigheder for at forebygge trusler mod den indre sikkerhed og "visumshopping" og lette bekæmpelsen af svig og kontrollen ved kontrolstederne ved de ydre grænser og inden for medlemsstaternes område, identifikationen og tilbagesendelsen af ulovlige indvandrere og anvendelsen af "Dublin II-forordningen" (forordning (EF) 343/2003)[6]. Forbedringen af vurderingen af visumansøgninger, herunder konsultationer mellem de centrale myndigheder, og kontrol og identifikation af ansøgerne på konsulaterne og på kontrolstederne bidrager til den indre sikkerhed i medlemsstaterne og til bekæmpelsen af terrorisme[7], hvilket er et horisontalt mål og et grundlæggende kriterium for den fælles visumpolitik; denne forbedring bidrager desuden til bekæmpelsen af ulovlig indvandring[8]. Samtidig vil VIS være til gavn for bona fide-rejsende, fordi det forbedrer procedurerne for udstedelse af visa og for kontrol.

Anvendelsesområdet for denne forordning vedrører udveksling af oplysninger om Schengen-visa til kortvarigt ophold, hvilket er hovedformålet med VIS, herunder nationale visa til længerevarende ophold med samme gyldighed som visa til kortvarigt ophold. Udveksling af oplysninger om andre nationale visa til længerevarende ophold udstedt af Schengen-staterne, som også indgår i Rådets konklusioner af 19. februar 2004[9], kræver en særskilt retsakt: I modsætning til visa til kortvarigt ophold findes der ikke nogen fælles regler om procedurer for medlemsstaternes udstedelse af visa til længerevarende ophold, og den fælles beslutningsprocedure finder ikke anvendelse på den relevante bestemmelse i traktaten, nemlig artikel 63, nr. 3), litra a), så længe der ikke er truffet afgørelse efter traktatens artikel 67, stk. 2.

Denne forordning vil udgøre det vigtigste instrument i de juridiske rammer for VIS. For at færdiggøre disse juridiske rammer vil der imidlertid specielt være behov for yderligere retsakter om:

a) ændring af de fælles konsulære instrukser[10] med hensyn til standarder og procedurer for optagelse af biometriske data, herunder forpligtelsen til at registrere biometriske elementer og undtagelserne herfra

b) udvikling af en ordning for udveksling af oplysninger med Irland og Det Forenede Kongerige med henblik på at lette anvendelsen af Dublin II-forordningen (forordning (EF) nr. 343/2003)[11] og lette identifikationen og de administrative procedurer for tilbagesendelse af ulovlige indvandrere, for så vidt som Irland og Det Forenede Kongerige deltager i indvandrings- og tilbagesendelsespolitikken

c) udveksling af oplysninger om visa til længerevarende ophold, som ikke samtidig er gyldige som visa til kortvarigt ophold, via VIS; der er behov for yderligere politiske retningslinjer på dette område, fordi der ikke findes fælles regler for sådanne visa.

2. VIRKNINGERNE AF VISUMINFORMATIONSSYSTEMET (VIS)

I den udvidede konsekvensanalyse[12], som er vedlagt dette forslag, understreges behovet for VIS og dets virkninger i forhold til andre politiske muligheder, og det forklares specielt, hvorfor det er afgørende at lagre og anvende biometriske data i VIS, hvis man skal kunne opfylde formålene med VIS, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger for databeskyttelse og datasikkerhed der er nødvendige. Da der er tale om følsomme spørgsmål vedrørende beskyttelse af personoplysninger, er det bl.a. nødvendigt at høre Artikel 29-Gruppen[13].

3. RETSGRUNDLAG

Denne forordning har hjemmel i EF-traktatens artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), og artikel 66. Artikel 66 udgør det rigtige retsgrundlag for oprettelsen og vedligeholdelsen af VIS og for procedurerne for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne, der skal sikre samarbejde mellem de relevante myndigheder i medlemsstaterne og mellem disse myndigheder og Kommissionen på de områder, som er omfattet af traktatens afsnit IV. Disse områder omfatter gennemførelsen af den fælles visumpolitik, kontrol ved de ydre grænser og foranstaltninger vedrørende asyl og ulovlig indvandring.

Men ud over ordningerne og procedurerne for indlæsning, udveksling og søgning af visumoplysninger i VIS omfatter forordningen en række procedurer, som er nødvendige for medlemsstaternes behandling af ansøgninger om og udstedelse af visa til kortvarigt ophold på grundlag af Schengen-reglerne om den fælles visumpolitik. Indlæsningen af oplysninger i VIS ved modtagelsen af visumansøgningen og kontrol i VIS af, om der tidligere er indgivet visumansøgninger, er obligatoriske skridt under behandlingen af en sådan ansøgning og udgør i sig selv procedurer og betingelser for udstedelse af visa efter artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii).

Ifølge EF-traktatens artikel 67, stk. 4, vedtages de foranstaltninger, der er nævnt i EF-traktatens artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), efter den fælles beslutningsprocedure, jf. artikel 251. Da afgørelser efter artikel 66 nu skal træffes med kvalificeret flertal og ikke som tidligere med enstemmighed[14], er de to retsgrundlag forenelige og kan kombineres. Den fælles beslutningsprocedure finder derfor anvendelse på vedtagelsen af forordningen som et samlet hele.

4. DELTAGELSE I VIS

Da forordningen vedrører udveksling af oplysninger om visa til kortvarigt ophold mellem de medlemsstater, "der har afskaffet kontrol ved deres indre grænser"[15], udgør den en udbygning af Schengen-reglerne om den fælles visumpolitik. Det har følgende indvirkning på deltagelsen i VIS:

Island og Norge:

De procedurer, der er fastsat i den associeringsaftale[16], som er indgået mellem Rådet og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, finder anvendelse, da dette forslag bygger på Schengen-reglerne, jf. bilag A til aftalen.

Danmark :

I medfør af protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til EU-traktaten og EF-traktaten, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af forordningen, og forordningen er derfor ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Danmark. Da forordningen udgør en foranstaltning, som sigter mod at udbygge Schengen-reglerne efter bestemmelserne i EF-traktatens afsnit IV, finder artikel 5 i ovennævnte protokol anvendelse.

Det Forenede Kongerige og Irland:

I medfør af artikel 4 og 5 i protokollen om integration af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union, Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne[17] og Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne[18] deltager Det Forenede Kongerige og Irland ikke i vedtagelsen af forordningen, og forordningen er ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Det Forenede Kongerige og Irland.

De nye medlemsstater:

Da initiativet udgør en retsakt, der bygger på Schengen-reglerne eller på anden måde har tilknytning dertil, jf. tiltrædelsesaktens artikel 3, stk. 2, finder forordningen først anvendelse i en ny medlemsstat, når Rådet har truffet afgørelse herom i overensstemmelse med den nævnte bestemmelse.

Schweiz:

Denne forordning udgør en udvikling af Schengen-reglerne som omhandlet i aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne[19], som falder inden for det område, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse om undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i aftalen[20].

5. NÆRHEDSPRINCIPPET OG PROPORTIONALITETSPRINCIPPET

Med artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), pålægges Fællesskabet ansvaret for procedurer og betingelser for medlemsstaternes udstedelse af visa til kortvarigt ophold. Med artikel 66 pålægges Fællesskabet ansvaret for foranstaltninger til at sikre samarbejde mellem de kompetente tjenester i medlemsstaternes administrationer og mellem disse tjenester og Kommissionen. Dette ansvar skal imidlertid udøves i overensstemmelse med artikel 5 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Forslaget opfylder kriterierne i denne bestemmelse:

Formålene med forordningen, nemlig at oprette et fælles system og fælles procedurer for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor på grund af foranstaltningens omfang og virkninger bedre gennemføres på fællesskabsplan.

Kommissionens aktiviteter er begrænset til oprettelse og vedligeholdelse af det centrale visuminformationssystem, de nationale grænseflader og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, mens kompetencen for de nationale systemer fortsat ligger hos de enkelte medlemsstater. Forordningsformen er valgt, fordi det er nødvendigt at vedtage en almengyldig retsakt, som er bindende i alle enkeltheder og finder direkte anvendelse i medlemsstaterne.

Dette initiativ er ikke mere vidtgående, end hvad der er nødvendigt for at nå det tilstræbte mål, idet de oplysninger, der skal indlæses i VIS, er de oplysninger, som er nødvendige for, at man kan behandle visumansøgningerne, og oplysninger om afgørelserne om disse ansøgninger. De alfanumeriske oplysninger om ansøgeren skal tages fra det nuværende ansøgningsskema. For at sikre en nøjagtig verifikation og identifikation af visumansøgerne er det nødvendigt at behandle biometriske data i VIS. Det gør det muligt at foretage verifikationen og identifikationen uafhængigt af, om der findes andre lagringsmedier, såsom microchips, og uafhængigt af, om disse fremlægges, og om de fungerer eller ej. Af hensyn til overholdelsen af proportionalitetsprincippet omfatter dette forslag dog ikke lagring af scannede dokumenter, selv om det indgår i Rådets konklusioner[21], da der kun er behov for sådanne yderligere dokumenter i specifikke tilfælde; i sådanne tilfælde kan kopier af dokumenterne fremsendes på anmodning af den medlemsstat, som har udstedt visummet[22].

Det er kun behørigt bemyndigede medarbejdere i de enkelte medlemsstaters kompetente myndigheder, der har adgang til at søge oplysninger, og adgangen til oplysningerne specificeres for hvert af de formål, der er fastlagt i denne forordning, og er begrænset til det omfang, oplysningerne er nødvendige for udførelsen af opgaverne i overensstemmelse med disse formål.

6. FORSLAGETS OPBYGNING OG INDHOLD

Dette forslag til den anden retsakt vedrørende de juridiske rammer for VIS indeholder syv kapitler. Det første kapitel vedrører emnet for forordningen, formålet med VIS, definitioner, kategorier af oplysninger og generelle regler om adgang til VIS.

I det andet kapitel beskrives forpligtelserne og procedurerne for visummyndighedernes indlæsning og anvendelse af oplysninger. Det præciseres, hvilke oplysninger der skal indlæses ved registrering af ansøgningen, og hvilke oplysninger der skal tilføjes, når der er truffet afgørelse om at udstede, give afslag på, annullere, inddrage eller forlænge et visum eller give afslag på at behandle ansøgningen. Desuden fastsættes det i dette kapitel, at visummyndighederne er forpligtet til at anvende VIS ved behandlingen af visumansøgninger, og procedurerne for anvendelsen af VIS til konsultationer mellem de centrale myndigheder og anmodninger om dokumenter fastlægges, således at de tekniske funktioner i det nuværende Vision-net integreres i VIS. Der fastsættes også bestemmelser om visummyndighedernes brug af oplysningerne i forbindelse med rapportering og statistikker.

I det tredje kapitel fastsættes betingelserne og procedurerne for andre myndigheders anvendelse af oplysningerne til de specifikke formål for VIS: kontrol af visa, identifikation og tilbagesendelse af ulovlige indvandrere, fastsættelse af ansvaret for asylansøgninger og behandling af asylansøgninger. Det fastlægges for hvert af de specifikke formål, hvilke myndigheder der skal have adgang til at søge i VIS.

I det fjerde kapitel fastlægges der regler for lagring og ændring af de oplysninger, som er registreret i VIS. I det femte kapitel fastlægges ansvaret for VIS, herunder ansvaret for den operationelle forvaltning af VIS og for anvendelsen af oplysninger og datasikkerhed, og der fastsættes regler om erstatningsansvar, registre og sanktioner.

Det sjette kapitel vedrører rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse. Direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001 finder fuldt ud anvendelse på denne forordning[23], men samtidig præciserer bestemmelserne i dette kapitel en række punkter vedrørende beskyttelse af den registreredes rettigheder og den rolle, som de nationale tilsynsmyndigheder og den uafhængige tilsynsmyndighed spiller.

Det afsluttende kapitel vedrører gennemførelsen, starten på fremsendelsen, idriftsættelse, komitologi, kontrol og evaluering, ikrafttræden og anvendelse af forordningen.

Bemærkningerne til de enkelte artikler findes i bilaget til dette forslag.

2004/0287 (COD)

Forslag til

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING

om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold

EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), og artikel 66,

under henvisning til forslag fra Kommissionen[24],

efter proceduren i traktatens artikel 251[25], og

ud fra følgende betragtninger:

(1) På baggrund af Rådets konklusioner af 20. september 2001 og konklusionerne fra Det Europæiske Råds møder i Laeken den 14. og 15. december 2001, i Sevilla den 21. og 22. juni 2002, i Thessaloniki den 19. og 20. juni 2003 og i Bruxelles den 25. og 26. marts 2004 udgør indførelsen af visuminformationssystem (VIS) et af de vigtigste initiativer inden for Den Europæiske Unions politikker, der sigter mod at fremme stabiliteten og sikkerheden.

(2) Med Rådets beslutning 2004/512/EF af 8. juni 2004 om indførelse af visuminformationssystemet (VIS)[26] blev VIS indført som et system til udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne.

(3) Det er nu nødvendigt at give Kommissionen mandat til at oprette og vedligeholde VIS og fastlægge formålet med VIS og dets funktioner og ansvarsområder og at fastsætte betingelserne og procedurerne for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne for at lette behandlingen af visumansøgninger og afgørelser i forbindelse hermed under hensyntagen til de retningslinjer for udvikling af VIS, som Rådet vedtog den 19. februar 2004.

(4) Visuminformationssystemet bør forbedre administrationen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale konsulære myndigheder ved at lette udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger og om afgørelser i forbindelse hermed for at forebygge trusler mod de enkelte medlemsstaters indre sikkerhed og "visumshopping" og for at lette bekæmpelsen af svig og kontrollen ved kontrolstederne ved de ydre grænser og inden for medlemsstaternes område. VIS bør også lette identifikationen og tilbagesendelsen af ulovlige indvandrere og anvendelsen af Rådets forordning (EF) nr. 343/2003 af 18. februar 2003 om fastsættelse af kriterier og procedurer til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning, der er indgivet af en tredjelandsstatsborger i en af medlemsstaterne[27].

(5) Visuminformationssystemet bør være forbundet med medlemsstaternes nationale systemer for at gøre det muligt for de kompetente myndigheder i medlemsstaterne at behandle oplysninger om visumansøgninger og om visa, som er udstedt, annulleret, inddraget eller forlænget.

(6) Betingelserne og procedurerne for indlæsning, ændring, sletning og søgning af oplysninger i VIS bør tage hensyn til de procedurer, som er fastsat i de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer (herefter kaldet "de fælles konsulære instrukser")[28].

(7) De tekniske funktioner i nettet for høring af de centrale nationale myndigheder, der er omhandlet i artikel 17, stk. 2, i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser[29], bør integreres i VIS.

(8) De oplysninger, som skal behandles af VIS, bør fastlægges under hensyntagen til de oplysninger, som findes i det fælles skema for visumansøgninger, der er indført ved Rådets beslutning 2002/354/EF af 25. april 2002 om tilpasning af del III og tilføjelse af et bilag 16 i de fælles konsulære instrukser[30], og oplysningerne på den visummærkat, som er omhandlet i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 af 29. maj 1995 om ensartet udformning af visa[31].

(9) For at sikre en nøjagtig verifikation og identifikation af visumansøgere er det nødvendigt at behandle biometriske data i VIS.

(10) Det er nødvendigt at definere de kompetente myndigheder i medlemsstaterne, hvis behørigt bemyndigede medarbejdere skal have adgang til at indlæse, ændre, slette eller søge oplysninger med henblik på de specifikke formål med VIS, i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af deres opgaver.

(11) De personoplysninger, som lagres i VIS, bør ikke opbevares længere, end det er nødvendigt af hensyn til formålene med VIS. Det er hensigtsmæssigt at opbevare oplysningerne i en periode på fem år for at gøre det muligt at tage hensyn til oplysninger om tidligere ansøgninger i forbindelse med vurderingen af visumansøgninger, herunder om der er tale om en bona fide-ansøger, og i forbindelse med dokumentation af ulovlige indvandrere, som på et givet tidspunkt kan have ansøgt om visum. En kortere periode ville ikke være tilstrækkelig i forbindelse med disse formål. Oplysningerne bør slettes efter perioden på fem år, medmindre der er grunde til at slette dem tidligere.

(12) Der bør fastlægges præcise regler for Kommissionens ansvar for indførelsen og driften af VIS på den ene side og for medlemsstaternes ansvar for de nationale systemer og de nationale myndigheders anvendelse af oplysningerne på den anden side.

(13) Der bør fastlægges regler om medlemsstaternes erstatningsansvar for skader, der opstår som følge af overtrædelser af denne forordning. Kommissionens ansvar for sådanne skader bestemmes af traktatens artikel 288, stk. 2.

(14) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger[32] finder anvendelse på medlemsstaternes behandling af personoplysninger i medfør af denne forordning. Visse punkter bør dog præciseres med hensyn til ansvaret for anvendelsen af oplysninger, beskyttelsen af de registreredes rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.

(15) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger[33] finder anvendelse på Kommissionens aktiviteter med hensyn til beskyttelse af personoplysninger. Visse punkter bør dog præciseres hvad angår ansvaret for anvendelsen af oplysninger og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.

(16) De nationale tilsynsmyndigheder, som er oprettet i overensstemmelse med artikel 28 i direktiv 95/46/EF, bør kontrollere, at medlemsstaternes behandling af personoplysninger er lovlig, mens den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse, som er oprettet ved forordning (EF) nr. 45/2001, bør kontrollere Kommissionens aktiviteter med hensyn til beskyttelse af sådanne oplysninger.

(17) En effektiv kontrol med anvendelsen af denne forordning kræver, at der med jævne mellemrum foretages evalueringer.

(18) Medlemsstaterne bør fastsætte de sanktioner, der skal anvendes i tilfælde af overtrædelse af denne forordning, og sikre, at de gennemføres.

(19) De foranstaltninger, der er nødvendige for gennemførelsen af denne forordning, bør vedtages i henhold til Rådets afgørelse 1999/468/EF af 28. juni 1999 om fastsættelse af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges Kommissionen[34].

(20) I denne retsakt overholdes de grundlæggende rettigheder og de principper, som bl.a. Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder anerkender.

(21) Indførelsen af et fælles visuminformationssystem og indførelsen af fælles forpligtelser, betingelser og procedurer for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne kan ikke i tilstrækkelig grad gennemføres af medlemsstaterne og kan derfor på grund af foranstaltningens omfang og virkninger bedre gennemføres på fællesskabsplan, og Fællesskabet kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet, jf. traktatens artikel 5. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, omfatter forordningen kun, hvad der er nødvendigt for at nå dette mål.

(22) Danmark deltager i medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, ikke i vedtagelsen af denne forordning, og forordningen er derfor ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Danmark. Da formålet med denne forordning er at udbygge Schengen-reglerne efter bestemmelserne i afsnit IV i tredje del af traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, træffer Danmark inden seks måneder efter, at Rådet har vedtaget denne forordning, afgørelse om, hvorvidt det vil gennemføre dette instrument i sin nationale lovgivning, jf. artikel 5 i protokollen om Danmarks stilling.

(23) Hvad angår Island og Norge udgør denne forordning en udvikling af bestemmelserne i Schengen-reglerne som omhandlet i den aftale, som Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne[35], som falder inden for det område, der er omhandlet i artikel 1, litra B, i Rådets afgørelse 1999/437/EF af 17. maj 1999 om visse gennemførelsesbestemmelser til den aftale, som Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og den videre udvikling af Schengen-reglerne[36].

(24) Der skal udarbejdes en ordning, som giver repræsentanter for Island og Norge mulighed for at deltage som associeret i arbejdet i de udvalg, der bistår Kommissionen ved udøvelsen af dens gennemførelsesbeføjelser. En sådan ordning er omhandlet i den brevveksling mellem Fællesskabet og Island og Norge, der er knyttet som bilag til ovennævnte associeringsaftale[37].

(25) Denne forordning udgør en udvikling af Schengen-reglerne, som Det Forenede Kongerige ikke deltager i, i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne[38]. Det Forenede Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af forordningen, og forordningen er ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Det Forenede Kongerige.

(26) Denne forordning udgør en udvikling af Schengen-reglerne, som Irland ikke deltager i, i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne[39]. Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af forordningen, og forordningen er ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Irland.

(27) Denne forordning udgør en retsakt, der bygger på eller på anden måde har tilknytning til Schengen-reglerne, jf. artikel 3, stk. 2, i tiltrædelsesakten.

(28) Med hensyn til Schweiz udgør denne forordning en udvikling af Schengen-reglerne som omhandlet i aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, som falder inden for det område, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse om undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i aftalen -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

KAPITEL I

Generelle bestemmelser

Artikel 1 Emne og anvendelsesområde

1. I denne forordning fastlægges formålet med, funktionerne i og ansvaret for det visuminformationssystem (VIS), som er indført ved artikel 1 i beslutning 2004/512/EF. Der fastlægges betingelser og procedurer for udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger om visa til kortvarigt ophold og om afgørelser, som træffes i forbindelse hermed, herunder afgørelser om, hvorvidt visummet skal annulleres, inddrages eller forlænges, for at lette behandlingen af sådanne ansøgninger og afgørelserne i forbindelse hermed.

2. VIS forbedrer administrationen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale konsulære myndigheder ved at lette udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger og om afgørelser i forbindelse hermed med henblik på:

a) at forebygge trusler mod de enkelte medlemsstaters indre sikkerhed

b) at forebygge omgåelse af kriterierne for afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af ansøgningen

c) at lette bekæmpelsen af svig

d) at lette kontrollen ved kontrolstederne ved de ydre grænser og inden for medlemsstaternes område

e) at bistå med identifikationen og tilbagesendelsen af ulovlige indvandrere

f) at lette anvendelsen af forordning (EF) nr. 343/2003.

Artikel 2 Definitioner

I denne forordning forstås ved:

1) "visum":

a) "visum til kortvarigt ophold" som defineret i artikel 11, stk. 1, litra a), i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser[40] (herefter kaldet "Schengen-konventionen")

b) "transitvisum" som defineret i artikel 11, stk. 1, litra b), i Schengen-konventionen

c) "lufthavnstransitvisum" som defineret i del I, punkt 2.1.1, i de fælles konsulære instrukser for de diplomatiske og konsulære repræsentationer (herefter kaldet "de fælles konsulære instrukser")

d) "visum med begrænset territorial gyldighed" som defineret i artikel 11, stk. 2, i Schengen-konventionen

e) "nationalt visum til længerevarende ophold med samme gyldighed som visum til kortvarigt ophold" som defineret i artikel 18 i Schengen-konventionen

2) "visummærkat": den ensartede udformning af visa som defineret i forordning (EF) nr. 1683/95

3) "visummyndigheder": de myndigheder i hver medlemsstat, som er ansvarlige for at behandle ansøgninger og for afgørelser, der træffes i forbindelse hermed, eller for afgørelser om, hvorvidt visa skal annulleres, inddrages eller forlænges

4) "ansøgningsskema": det ensartede skema til ansøgning om visum i bilag 16 til de fælles konsulære instrukser

5) "ansøger": en tredjelandsstatsborger, som har indgivet en ansøgning om visum

6) "tredjelandsstatsborger": enhver person, der ikke er unionsborger som omhandlet i EF-traktatens artikel 17, stk. 1

7) "gruppemedlemmer": andre ansøgere, som ansøgeren rejser sammen med, herunder ægtefælle og børn, som ledsager ansøgeren

8) "rejsedokument": et pas eller et andet tilsvarende dokument, som giver indehaveren ret til at krydse de ydre grænser, og som kan forsynes med visum

9) "ansvarlig medlemsstat": den medlemsstat, som har indlæst oplysningerne i VIS

10) "verifikation": sammenligning af datasæt for at kontrollere, om en påstået identitet er ægte (en-til-en-tjek)

11) "identifikation": fastlæggelse af en persons identitet via en søgning i en database på grundlag af flere datasæt (en-til-mange-tjek).

Artikel 3 Kategorier af oplysninger

1. Kun følgende kategorier af oplysninger registreres i VIS:

a) alfanumeriske oplysninger om ansøgeren og om visa, som der er ansøgt om, som er udstedt, som der er givet afslag på, eller som er annulleret, inddraget eller forlænget

b) fotografier

c) fingeraftryksoplysninger

d) forbindelser med andre ansøgninger.

2. De meddelelser, som fremsendes via VIS-infrastrukturen i overensstemmelse med artikel 14, artikel 21, stk. 2, og artikel 22, stk. 2, registreres ikke i VIS, uden at dette dog berører registreringen af databehandlingen i overensstemmelse med artikel 28.

Artikel 4 Adgang til at indlæse, ændre, slette og søge oplysninger

1. Adgangen til VIS med henblik på at indlæse, ændre eller slette de oplysninger, som er omhandlet i artikel 3, stk. 1, i overensstemmelse med denne forordning er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere i visummyndighederne.

2. Adgangen til VIS med henblik på at søge oplysninger er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere i de myndigheder i hver medlemsstat, som er kompetente med hensyn til de formål, der er fastlagt i artikel 13-19, og er begrænset til det omfang, oplysningerne er nødvendige for udførelsen af opgaverne i overensstemmelse med disse formål.

3. Hver medlemsstat udpeger de kompetente myndigheder, hvis medarbejdere har adgang til at indlæse, ændre, slette eller søge oplysninger i VIS. Hver medlemsstat sender Kommissionen en liste over disse myndigheder.

Kommissionen offentliggør disse lister i Den Europæiske Unions Tidende .

KAPITEL II

Visummyndighedernes indlæsning og anvendelse af oplysninger

Artikel 5 Procedurer for indlæsning af oplysninger om ansøgningen

1. Ved modtagelsen af en ansøgning opretter visummyndigheden straks et ansøgningsdossier ved at indlæse de oplysninger, som er omhandlet i artikel 6 og 7, i VIS.

2. Ved oprettelsen af ansøgningsdossieret kontrollerer visummyndigheden i VIS, om en af medlemsstaterne har registreret en tidligere ansøgning fra den pågældende ansøger i VIS.

3. Hvis der er registreret en tidligere ansøgning, forbinder visummyndigheden hvert nyt ansøgningsdossier med det tidligere ansøgningsdossier om ansøgeren.

4. Hvis ansøgeren rejser i en gruppe med andre ansøgere, opretter visummyndigheden et ansøgningsdossier for hver ansøger og forbinder gruppemedlemmernes ansøgningsdossierer.

Artikel 6 Oplysninger, som indlæses ved indgivelsen af ansøgningen

Visummyndigheden indlæser følgende oplysninger i ansøgningsdossieret:

1) ansøgningsnummeret

2) statusoplysninger, som viser, at der er ansøgt om visum

3) den myndighed, som ansøgningen er indgivet til, og oplysninger om, hvorvidt ansøgningen er indgivet til den pågældende myndighed på en anden medlemsstats vegne

4) følgende oplysninger, som tages fra ansøgningsskemaet:

a) efternavn, fødenavn (tidligere efternavn(e)) og fornavne; køn; fødselsdato, fødested og fødeland

b) nuværende nationalitet og nationalitet ved fødslen

c) rejsedokumentets type og nummer, den myndighed, som har udstedt det, og udstedelses- og udløbsdato

d) sted og dato for ansøgningen

e) den visumtype, som der ansøges om

f) oplysninger om den person, der har udstedt en invitation eller er forpligtet til at dække leveomkostningerne under opholdet:

i) når der er tale om en fysisk person: personens efternavn, fornavn og adresse

ii) når der er tale om et firma: firmaets navn samt efternavn og fornavn på kontaktpersonen i firmaet

5) et fotografi af ansøgeren i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1683/95

6) ansøgerens fingeraftryk i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser.

Artikel 7 Yderligere oplysninger i tilfælde af konsultationer mellem de centrale myndigheder

Hvis en af medlemsstaterne kræver konsultationer mellem de centrale myndigheder i overensstemmelse med Schengen-konventionens artikel 17, stk. 2, indlæser visummyndigheden følgende yderligere oplysninger, som tages fra ansøgningsskemaet:

1) vigtigste bestemmelsesland og det planlagte opholds varighed

2) rejsens formål

3) ankomst- og afrejsedato

4) første indrejsested eller transitrute

5) opholdssted

6) nuværende beskæftigelse og arbejdsgiver; for studerende: uddannelsesinstitutionens navn

7) efternavn og fornavn(e) på ansøgerens far og mor.

Artikel 8 Oplysninger, som tilføjes, når der er udstedt visum

1. Når der er truffet afgørelse om at udstede visum, tilføjer den kompetente visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

a) statusoplysninger, som viser, at visummet er udstedt, til erstatning for statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

b) den myndighed, som har udstedt visummet, og oplysninger om, hvorvidt den pågældende myndighed har udstedt det på en anden medlemsstats vegne

c) dato og sted for udstedelse af visummet

d) visumtype

e) visummærkatens nummer

f) det område, som visumindehaveren har ret til at rejse inden for, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser

g) visummets gyldighedsperiode

h) antallet af indrejser, som visummet giver ret til på det område, som visummet er gyldigt for

i) varigheden af det ophold, som visummet giver ret til.

2. Hvis en ansøgning trækkes tilbage, inden der er truffet afgørelse om, hvorvidt der skal udstedes visum, erstatter den visummyndighed, som ansøgningen blev indgivet til, statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum, med statusoplysninger om, at ansøgningen er trukket tilbage, med angivelse af datoen for tilbagetrækkelsen.

Artikel 9 Oplysninger, som tilføjes, når der gives afslag på behandling af ansøgningen

Når der gives afslag på behandling af ansøgningen, tilføjer den visummyndighed, som ansøgningen blev indgivet til, følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

1) statusoplysninger, som viser, at der er givet afslag på behandling af ansøgningen, til erstatning for statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

2) den myndighed, som har givet afslag på behandling af ansøgningen, og oplysninger om, hvorvidt denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

3) sted og dato for afgørelsen

4) den medlemsstat, som er kompetent til at behandle ansøgningen.

Artikel 10 Oplysninger, som tilføjes, når der gives afslag på visum

1. Når der er truffet afgørelse om at give afslag på visum, tilføjer den kompetente visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

a) statusoplysninger, som viser, at der er givet afslag på visum, til erstatning for statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

b) den myndighed, som har givet afslag på visum, og oplysninger om, hvorvidt denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

c) sted og dato for afgørelsen.

2. Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til, at der er givet afslag på visum; der kan være tale om en eller flere af følgende grunde:

a) der er ikke fremlagt et gyldigt rejsedokument

b) der er ikke fremlagt dokumenter, som beviser formålet med og betingelserne for det planlagte ophold, eller bevis for, at ansøgeren råder over tilstrækkelige midler til sit underhold under opholdet, eller for, at ansøgeren er i stand til at skaffe sig sådanne midler på lovlig vis

c) ansøgeren er indberettet som uønsket

d) ansøgeren udgør en trussel mod en af medlemsstaternes offentlige orden, indre sikkerhed, folkesundhed eller internationale forbindelser.

Artikel 11 Oplysninger, som tilføjes, når et visum annulleres eller inddrages

1. Når der er truffet afgørelse om at annullere eller inddrage et visum, tilføjer den kompetente visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

a) statusoplysninger, som viser, at visummet er annulleret eller inddraget, til erstatning for statusoplysningerne om, at der er udstedt visum

b) den myndighed, som har annulleret eller inddraget visummet, og oplysninger om, hvorvidt denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

c) sted og dato for afgørelsen

d) i givet fald visummets reducerede gyldighedsperiode.

2. Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til annulleringen eller inddragelsen af visummet; der kan være tale om følgende grunde:

a) når der er tale om annullering eller inddragelse: en eller flere af de grunde, som er anført i artikel 10, stk. 2

b) når der er tale om en afgørelse om at forkorte visummets gyldighedsperiode: en eller flere af følgende grunde:

i) gyldighedsperioden er forkortet med henblik på udvisning af ansøgeren

ii) ansøgeren har ikke tilstrækkelige midler til sit underhold under et ophold af den oprindeligt planlagte varighed.

Artikel 12 Oplysninger, som tilføjes, når et visum forlænges

1. Når der er truffet afgørelse om at forlænge et visum, tilføjer den kompetente visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

a) statusoplysninger, som viser, at visummet er forlænget, til erstatning for statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

b) den myndighed, som har forlænget visummet, og oplysninger om, hvorvidt denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

c) sted og dato for afgørelsen

d) nummeret på visummærkaten, hvis forlængelsen af visummet sker i form af en ny visummærkat

e) periode for forlængelsen af gyldigheden

f) periode for forlængelsen af opholdets tilladte varighed.

2. Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til, at visummet er forlænget; der kan være tale om en eller flere af følgende grunde:

a) force majeure

b) humanitære årsager

c) alvorlige erhvervsmæssige årsager

d) alvorlige personlige årsager.

Artikel 13 Anvendelse af VIS til behandling af ansøgninger

1. Den kompetente visummyndighed søger i VIS med henblik på behandlingen af ansøgninger og afgørelser i forbindelse med disse ansøgninger i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser.

2. Til de formål, som er anført i stk. 1, gives den kompetente visummyndighed adgang til at søge med en eller flere af følgende oplysninger:

a) ansøgningsnummeret

b) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

c) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra c)

d) navnet på den person eller det firma, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra f)

e) fotografier

f) fingeraftryk

g) nummeret på visummærkaten for tidligere udstedte visa.

3. Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 2, viser, at der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives visummyndigheden udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til ansøgningsdossieret og den eller de dertil knyttede ansøgningsdossierer.

Artikel 14 Anvendelse af VIS til konsultationer og anmodninger om dokumenter

1. Med henblik på konsultationer mellem de centrale nationale myndigheder om ansøgninger i overensstemmelse med Schengen-konventionens artikel 17, stk. 2, fremsendes anmodningen om konsultationer og svarene herpå i overensstemmelse med stk. 2.

2. Den medlemsstat, som er ansvarlig for behandlingen af ansøgningen, sender anmodningen om konsultationer ledsaget af ansøgningsnummeret til VIS med angivelse af den eller de medlemsstater, som skal konsulteres.

VIS videresender anmodningen til den eller de anførte medlemsstater.

Den eller de medlemsstater, som konsulteres, sender svaret til VIS, som videresender det til den medlemsstat, som fremsatte anmodningen.

3. Proceduren i stk. 2 kan også anvendes til fremsendelse af oplysninger om udstedelse af visa med begrænset territorial gyldighed og andre meddelelser i forbindelse med det konsulære samarbejde samt til fremsendelse af anmodninger til den kompetente visummyndighed om at fremsende kopier af rejsedokumenter og andre dokumenter til støtte for ansøgningen.

4. De personoplysninger, som fremsendes efter denne artikel, anvendes udelukkende til konsultation af de centrale nationale myndigheder og til det konsulære samarbejde.

Artikel 15 Anvendelse af oplysninger til rapportering og statistikker

De kompetente visummyndigheder har udelukkende med henblik på rapportering og statistikker adgang til at konsultere følgende oplysninger:

1) statusoplysninger

2) de kompetente myndigheder

3) ansøgerens nuværende nationalitet

4) første indrejsested

5) dato og sted for ansøgningen eller afgørelsen vedrørende visummet

6) den visumtype, som der er ansøgt om, eller som er udstedt

7) type rejsedokument

8) de grunde, som er anført for en afgørelse vedrørende visummet eller visumansøgningen

(9) den kompetente myndighed, som har givet afslag på en tidligere visumansøgning, og datoen for afgørelsen herom.

KAPITEL III

Andre myndigheders anvendelse af oplysninger

Artikel 16 Anvendelse af oplysninger til kontrol af visa

1. De myndigheder, som har kompetence til at foretage kontrol ved de ydre grænser og inden for medlemsstat ens område, har udelukkende med henblik på at verificere personens identitet og/eller visummets ægthed adgang til at søge med følgende oplysninger:

a) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

b) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra c)

c) fotografier

d) fingeraftryk

e) visummærkatens nummer.

2. Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til at konsultere følgende oplysninger i ansøgningsdossieret samt dermed forbundne ansøgningsdossierer for gruppemedlemmer:

a) statusoplysningerne og de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 6, nr. 2) og 4), og artikel 7

b) fotografier

c) fingeraftryk

d) de indlæste oplysninger om visa, som tidligere er udstedt, annulleret, inddraget eller forlænget.

Artikel 17 Anvendelse af oplysninger til identifikation og tilbagesendelse af ulovlige indvandrere

1. De kompetente indvandringsmyndigheder har udelukkende med henblik på identifikation og tilbagesendelse af ulovlige indvandrere adgang til at søge med følgende oplysninger:

a) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

b) fotografier

c) fingeraftryk.

2. Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til ansøgningsdossieret og den eller de dermed forbundne ansøgningsdossierer:

a) statusoplysningerne og den myndighed, som ansøgningen blev indgivet til

b) de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 6, nr. 4), og artikel 7

c) fotografier

d) de indlæste oplysninger om visa, som tidligere er udstedt, som der er givet afslag på, eller som er annulleret, inddraget eller forlænget.

Artikel 18 Anvendelse af oplysninger til fastsættelse af ansvaret for asylansøgninger

1. De kompetente asylmyndigheder har udelukkende med henblik på at afgøre, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning i henhold til artikel 9 i forordning (EF) nr. 343/2003, adgang til at søge med følgende oplysninger:

a) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

b) fotografier

c) fingeraftryk.

2. Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at et visum, der er udstedt med en udløbsdato, som ligger højst seks måneder før datoen for asylansøgningen, og/eller et visum, der er forlænget til en udløbsdato, som ligger højst seks måneder før datoen for asylansøgningen, er registreret i VIS, gives den kompetente myndighed udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til at konsultere følgende oplysninger om det pågældende visum:

a) den myndighed, som har udstedt eller forlænget visummet

b) visumtype

c) visummets gyldighedsperiode

d) opholdets varighed

e) fotografier.

Artikel 19 Anvendelse af oplysninger til behandling af asylansøgningen

1. De kompetente asylmyndigheder har i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 343/2003 udelukkende med henblik på at behandle en asylansøgning adgang til at søge med følgende oplysninger:

a) de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

b) fotografier

c) fingeraftryk.

2. Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til at konsultere følgende oplysninger i ansøgningsdossieret og den eller de dermed forbundne ansøgningsdossierer:

a) statusoplysningerne og den myndighed, som ansøgningen er indgivet til

b) de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 6, nr. 4), og artikel 7

c) fotografier

d) de indlæste oplysninger om visa, som tidligere er udstedt, som der tidligere er givet afslag på, eller som er annulleret, inddraget eller forlænget, eller om afslaget på at behandle ansøgningen.

KAPITEL IV

Lagring og ændring af oplysninger

Artikel 20 Lagringsperiode for oplysninger

1. Hvert ansøgningsdossier lagres i VIS i fem år, uden at dette berører sletning som omhandlet i artikel 21 og artikel 22 og føring af registre som omhandlet i artikel 28.

Denne periode begynder:

a) på visummets udløbsdato, hvis der er udstedt et visum

b) på visummets nye udløbsdato, hvis et visum er blevet annulleret, inddraget eller forlænget

c) på datoen for oprettelsen af ansøgningsdossieret i VIS, hvis der er givet afslag på visum eller på behandling af ansøgningen, eller hvis ansøgningen er trukket tilbage.

2. Ved udløbet af den periode, som er nævnt i stk. 1, sletter VIS automatisk ansøgningsdossieret og forbindelserne til dette dossier.

Artikel 21 Ændring af oplysninger

1. Det er kun den ansvarlige medlemsstat, der har ret til at ændre de oplysninger, som den har fremsendt til VIS, ved at ajourføre, supplere eller berigtige disse oplysninger, eller til at slette oplysningerne i henhold til stk. 3 i denne artikel eller i henhold til artikel 22.

2. Hvis en medlemsstat har oplysninger, der tyder på, at oplysninger, som er behandlet i VIS, er ukorrekte, eller at oplysningerne er behandlet i VIS i strid med denne forordning, underretter den straks den ansvarlige medlemsstat. En sådan meddelelse kan sendes via VIS-infrastrukturen.

3. Den ansvarlige medlemsstat kontrollerer de pågældende oplysninger og ændrer eller sletter dem om nødvendigt straks.

Artikel 22 Sletning af oplysninger før tiden

1. Ansøgningsdossierer og forbindelser vedrørende en ansøger, som har opnået statsborgerskab i en af medlemsstaterne inden udløbet af den periode, der er omhandlet i artikel 20, stk. 1, slettes fra VIS, så snart den ansvarlige medlemsstat bliver klar over, at ansøgeren har opnået et sådant statsborgerskab.

2. Hver medlemsstat underretter straks den ansvarlige medlemsstat, hvis en ansøger har opnået statsborgerskab i medlemsstaten. En sådan meddelelse kan sendes via VIS-infrastrukturen.

KAPITEL V

Drift og ansvar

Artikel 23 Operationel forvaltning

1. Kommissionen er ansvarlig for oprettelsen og driften af det centrale visuminforma tionssystem og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale visuminformationssystem og de nationale grænseflader.

2. Oplysningerne behandles af VIS på medlemsstaternes vegne.

3. Med hensyn til behandling af personoplysninger i VIS udpeger hver medlemsstat den myndighed, som skal betragtes som registeransvarlig efter artikel 2, litra d), i direktiv 95/46/EF. Hver medlemsstat giver Kommissionen meddelelse om denne myndighed.

Artikel 24 Forbindelsen med de nationale systemer

1. VIS forbindes med de nationale systemer i hver medlemsstat via den nationale grænseflade i den pågældende medlemsstat.

2. Hver medlemsstat udpeger en national myndighed, som sørger for, at de kompetente myndigheder, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1 og 2, har adgang til VIS, og forbinder denne nationale myndighed med den nationale grænseflade.

3. Hver medlemsstat følger automatiske procedurer for behandling af oplysningerne.

4. Hver medlemsstat er ansvarlig for:

a) udviklingen af det nationale system og/eller tilpasningen heraf til VIS i overensstemmelse med artikel 2, stk. 2, i beslutning 2004/512/EF

b) organiseringen, forvaltningen, driften og vedligeholdelsen af det nationale system

c) forvaltningen af og ordninger for adgang til VIS for behørigt bemyndigede medarbejdere i de kompetente nationale myndigheder i overensstemmelse med denne forordning

d) afholdelsen af omkostningerne til de nationale systemer og omkostningerne til deres forbindelse med den nationale grænseflade, herunder investeringer og driftsomkostninger vedrørende kommunikationsinfrastrukturen mellem den nationale grænseflade og det nationale system.

Artikel 25 Ansvar i forbindelse med anvendelse af oplysninger

1. Hver medlemsstat sikrer, at oplysningerne behandles på lovlig vis. Den ansvarlige medlemsstat sikrer specielt, at

a) oplysningerne indsamles på lovlig vis

b) oplysningerne fremsendes til VIS på lovlig vis

c) oplysningerne er korrekte og ajourførte ved fremsendelsen til VIS.

2. Kommissionen sørger for, at VIS drives i overensstemmelse med denne forordning og gennemførelsesbestemmelserne hertil. Kommissionen skal især:

a) træffe de nødvendige foranstaltninger til at garantere sikkerheden af det centrale visuminformationssystem og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale visuminformationssystem og de nationale grænseflader, uden at dette dog berører de enkelte medlemsstaters ansvar

b) sikre, at kun behørigt bemyndigede medarbejdere har adgang til oplysninger, som er blevet behandlet i VIS, med henblik på udførelsen af Kommissionens opgaver i overensstemmelse med denne forordning.

3. Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de foranstaltninger, den træffer i henhold til stk. 2.

Artikel 26 Datasikkerhed

1. Den ansvarlige medlemsstat garanterer oplysningernes sikkerhed før og under fremsendelsen til den nationale grænseflade. Hver medlemsstat garanterer sikkerheden af de oplysninger, som den modtager fra VIS.

2. Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger til at:

a) forhindre, at uautoriserede personer får adgang til de nationale anlæg, hvor medlemsstaten udfører operationer i overensstemmelse med formålene med VIS (kontrol ved indgangen til anlægget)

b) forhindre, at oplysninger og databærere læses, kopieres, ændres eller slettes af uautoriserede personer (kontrol med databærere)

c) sikre, at det er muligt at efterprøve og fastslå, hvilke oplysninger der er blevet behandlet i VIS, hvornår og af hvem (kontrol med registrering af oplysninger)

d) forhindre uautoriseret behandling af oplysninger i VIS samt uautoriseret ændring eller sletning af oplysninger, som er blevet behandlet i VIS (kontrol med indlæsning af oplysninger)

e) sikre, at autoriserede personer kun får adgang til at bruge de oplysninger i VIS, der hører ind under deres kompetenceområde (kontrol med adgang)

f) sikre, at det er muligt at efterprøve og fastslå, til hvilke myndigheder de oplysninger, der er registreret i VIS, kan fremsendes via datatransmissionsudstyr (kontrol med fremsendelse)

g) forhindre uautoriseret læsning, kopiering, ændring eller sletning af oplysninger under fremsendelsen af oplysninger til eller fra VIS (kontrol med transport).

3. Kommissionen træffer foranstaltninger svarende til dem, der er omhandlet i stk. 2, for så vidt angår driften af VIS.

Artikel 27 Erstatningsansvar

1. Enhver person eller medlemsstat, som har lidt skade som følge af en ulovlig behandling eller enhver anden handling, der er i strid med denne forordning, har ret til erstatning fra den medlemsstat, som er ansvarlig for skaden. Den pågældende medlemsstat fritages helt eller delvis for erstatningsansvar, hvis den kan bevise, at den ikke er skyld i den begivenhed, der medførte skaden.

2. Hvis en medlemsstats manglende overholdelse af sine forpligtelser i henhold til denne forordning volder skade på VIS, holdes den pågældende medlemsstat ansvarlig for skaden, medmindre Kommissionen ikke har truffet rimelige foranstaltninger til at forhindre skaden i at ske eller til at begrænse dens omfang.

3. Skadeserstatningskrav mod en medlemsstat, der fremsættes efter stk. 1 og 2, behandles efter den sagsøgte medlemsstats nationale ret.

Artikel 28 Føring af registre

1. Hver medlemsstat og Kommissionen fører registre over alle behandlinger af oplysninger i VIS. Disse registre skal vise formålet med adgangen, jf. artikel 4, stk. 1, og artikel 13-19, datoen og tidspunktet, de oplysninger, der er fremsendt, de oplysninger, der er anvendt til søgningen, og navnet på den myndighed, der har indlæst eller hentet oplysningerne. Desuden fører hver medlemsstat registre over de personer, som er ansvarlige for at indlæse eller hente oplysningerne.

2. Disse registre må kun bruges til kontrol med lovligheden af behandlingen af oplysningerne i databeskyttelsesøjemed samt til at garantere oplysningernes sikkerhed. Registrene beskyttes med de nødvendige foranstaltninger mod uautoriseret adgang og slettes efter en periode på et år efter udløbet af den lagringsperiode, der er omhandlet i artikel 20, stk. 1, hvis de ikke er nødvendige for kontrolprocedurer, som allerede er indledt.

Artikel 29 Sanktioner

Medlemsstaterne fastsætter de sanktioner, der skal anvendes i tilfælde af overtrædelse af denne forordning med hensyn til databeskyttelse, og træffer alle nødvendige foranstaltninger til at sikre gennemførelsen heraf. Sanktionerne skal være effektive, stå i rimeligt forhold til overtrædelsen og have en afskrækkende virkning. Medlemsstaterne giver senest på datoen for den meddelelse, som er omhandlet i artikel 37, stk. 1, Kommissionen meddelelse om disse bestemmelser, og enhver senere ændring meddeles omgående.

KAPITEL VI

Rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse

Artikel 30 Ret til oplysninger

1. Ansøgerne og de personer, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra f), informeres om følgende af den ansvarlige medlemsstat:

a) identiteten af den registeransvarlige, jf. artikel 23, stk. 3, og eventuelt af dennes repræsentant

b) formålene med at behandle oplysningerne inden for VIS

c) modtagerne af oplysningerne

d) at optagelsen af oplysningerne er obligatorisk i forbindelse med behandlingen af ansøgningen

e) at den pågældende har ret til at få indsigt i og foretage berigtigelse af oplysningerne om vedkommende.

2. De oplysninger, som er omhandlet i stk. 1, gives til ansøgeren, når oplysningerne fra ansøgningsskemaet, fotografiet og fingeraftryksoplysningerne, jf. artikel 6, nr. 4), 5) og 6), og artikel 7, optages.

3. De oplysninger, som er omhandlet i stk. 1, gives til de personer, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra f), på den garantierklæring vedrørende invitation, underhold og logi, som skal underskrives af de pågældende personer.

Artikel 31 Ret til indsigt og berigtigelse og sletning af oplysninger

1. Uden at dette berører forpligtelsen til at give andre oplysninger i overensstemmelse med artikel 12, litra a), i direktiv 95/46/EF, har enhver person ret til at få meddelelse om de oplysninger om ham, der er registreret i VIS , og om, hvilken medlemsstat der har fremsendt dem til VIS. Det er kun en medlemsstat, der kan give adgang til oplysningerne.

2. Enhver person kan anmode om, at ukorrekte oplysninger om ham berigtiges, eller at oplysninger, der er registreret ulovligt, slettes. Berigtigelsen og sletningen foretages straks af den ansvarlige medlemsstat i overensstemmelse med medlemsstatens love, administrative bestemmelser og procedurer.

3. Hvis anmodningen fremsættes til en anden medlemsstat end den ansvarlige medlemsstat, kontakter myndighederne i den medlemsstat, som anmodningen er indgivet til, myndighederne i den ansvarlige medlemsstat. Den ansvarlige medlemsstat kontrollerer, at oplysningerne er korrekte, og at behandlingen af oplysningerne i VIS er lovlig.

4. Hvis det viser sig, at oplysninger, der er registreret i VIS, er ukorrekte eller ulovligt registreret, berigtiger eller sletter den ansvarlige medlemsstat oplysningerne i overensstemmelse med artikel 21, stk. 3. Den ansvarlige medlemsstat bekræfter straks skriftligt over for den pågældende, at den har taget skridt til at berigtige eller slette oplysningerne om vedkommende.

5. Hvis den ansvarlige medlemsstat ikke anerkender, at de oplysninger, som er registreret i VIS, er ukorrekte eller ulovligt registreret, forklarer den straks skriftligt over for den pågældende, hvorfor den ikke er villig til at berigtige eller slette oplysningerne om vedkommende.

6. Den ansvarlige medlemsstat orienterer ligeledes den pågældende om, hvilke skridt han kan tage, hvis han ikke kan acceptere den forklaring, der er givet. Denne orientering skal indeholde oplysninger om, hvordan den pågældende kan anlægge sag ved eller indgive klage til den pågældende medlemsstats kompetente myndigheder eller domstole, og hvilken økonomisk eller anden bistand der kan ydes i henhold til den pågældende medlemsstats love, administrative bestemmelser og procedurer.

Artikel 32 Samarbejde med henblik på at sikre rettigheder med hensyn til databeskyttelse

1. De kompetente myndigheder i medlemsstaterne samarbejde r aktivt med henblik på at håndhæve de rettigheder, som er omhandlet i artikel 31, stk. 2, 3 og 4.

2. I hver medlemsstat bistår den nationale tilsynsmyndighed den pågældende og rådgiver ham, når den anmodes herom, ved udøvelsen af hans ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om ham i overensstemmelse med artikel 28, stk. 4, i direktiv 95/46/EF.

3. Den nationale tilsynsmyndighed i den ansvarlige medlemsstat, som fremsendte oplysningerne, bistår den pågældende og rådgiver ham, når den anmodes herom, ved udøvelsen af hans ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om ham. De to nationale tilsynsmyndigheder samarbejder med henblik herpå. Den pågældende kan også anmode den uafhængige tilsynsmyndighed, som er omhandlet i artikel 35, om bistand og rådgivning.

Artikel 33 Klageadgang

1. I hver medlemsstat har enhver person ret til at anlægge sag ved eller indgive klage til de kompetente domstole i den pågældende medlemsstat, hvis han nægtes den ret til indsigt eller den ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om ham, som er omhandlet i artikel 31, stk. 1 og 2.

2. De nationale tilsynsmyndigheders pligt til at bistå og på anmodning rådgive den pågældende i overensstemmelse med stk. 32, stk. 3, gælder under hele denne proces.

Artikel 34 Den nationale tilsynsmyndighed

Hver medlemsstat kræver, at de n eller de nationale tilsynsmyndigheder, som er oprettet i henhold til artikel 28, stk. 1, i direktiv 95/46/EF, i fuld uafhængighed og i overensstemmelse med den pågældende medlemsstats nationale ret overvåger, at den pågældende medlemsstats behandling af personoplysninger i overensstemmelse med denne forordning, herunder fremsendelsen af oplysningerne til og fra VIS, foregår på lovlig vis.

Artikel 35 Den uafhængige tilsynsmyndighed

1. Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse, som er oprettet ved artikel 41, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001, overvåger Kommissionens aktiviteter for at sikre, at rettighederne for de personer, som er omfattet af denne forordning, ikke krænkes ved behandlingen af oplysninger i VIS, herunder at personoplysningerne fremsendes på lovlig vis mellem de nationale grænseflader og det centrale visuminformationssystem.

2. Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse bistås under udførelsen af sine opgaver om nødvendigt aktivt af de nationale tilsynsmyndigheder.

3. Kommissionen leverer de oplysninger, som den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse anmoder om, giver den tilsynsførende adgang til alle dokumenter og til Kommissionens registre som omhandlet i artikel 28, stk. 1, og giver til enhver tid den tilsynsførende adgang til alle sine lokaler.

KAPITEL VII

Afsluttende bestemmelser

Artikel 36 Gennemførelse

1. Det centrale visuminformationssystem, den nationale grænseflade i hver medlemsstat og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale visuminformationssystem og de nationale grænseflader gennemføres i to faser.

I den første fase gennemføres funktionerne for behandling af alfanumeriske oplysninger og fotografier, jf. artikel 3, stk. 1, litra a) og b), senest den 31. december 2006.

I den anden fase gennemføres funktionerne for behandling af biometriske data, jf. artikel 3, stk. 1, litra c), senest den 31. december 2007.

2. De foranstaltninger, som er nødvendige for den tekniske gennemførelse af de funktioner, der er omhandlet i stk. 1, vedtages efter proceduren i artikel 39, stk. 2.

Artikel 37 Starten på fremsendelsen

1. Hver medlemsstat meddeler Kommissionen, at den har truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til at fremsende oplysninger til det centrale visuminformationssystem vi a den nationale grænseflade i overensstemmelse med artikel 36.

2. De medlemsstater, som er omhandlet i artikel 38, begynder at indsamle og indlæse oplysningerne fra den dato, som er omhandlet i samme artikel.

3. En medlemsstat, som meddeler, at den har truffet de nødvendige foranstaltninger efter den dato, som er omhandlet i artikel 38, begynder at indsamle og indlæse oplysningerne fra den dato, som er anført i meddelelsen til Kommissionen.

4. Ingen medlemsstat konsulterer de oplysninger, som er fremsendt til VIS af andre medlemsstater, før den begynder at indlæse oplysninger i overensstemmelse med stk. 2 og 3.

Artikel 38 Idriftsættelse

Når de foranstaltninger, som er omhandlet i artikel 36, stk. 2, er vedtaget med hensyn til første fase af gennemførelsen, og mindst fem medlemsstater har meddelt Kommissionen, at de har truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til at fremsende oplysninger til VIS i overensstemmelse med artikel 37, stk. 1, fastsætter Kommissionen den dato, hvor VIS idriftsættes.

Den offentliggør datoen i Den Europæiske Unions Tidende .

Artikel 39 Udvalg

1. Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 5, stk. 1, i forordning (EF) nr. 2424/2001.

2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 og 7 i afgørelse 1999/468/EF.

Det tidsrum, der er omhandlet i artikel 4, stk. 3, i afgørelse 1999/468/EF, fastsættes til to måneder.

3. Udvalget vedtager selv sin forretningsorden.

Artikel 40 Kontrol og evaluering

1. Kommissionen sørger for, at der oprettes systemer til kontrol af, hvordan VIS fungerer set i forhold til de mål, der er fastlagt for resultater, omkostningseffektivitet og tjenesternes kvalitet.

2. To år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert andet år forelægger Kommissionen Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om, hvordan VIS fungerer teknisk set. Rapporten skal indeholde oplysninger om, hvordan VIS fungerer set i forhold til de kvantitative indikatorer, som på forhånd er fastsat af Kommissionen.

3. Fire år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år udarbejder Kommissionen en samlet evaluering af VIS, hvori den bl.a. gennemgår de opnåede resultater set i forhold til målene, vurderer, om de grundlæggende principper fortsat skal anvendes, og tager stilling til eventuelle konsekvenser for den fremtidige drift. Kommissionen forelægger rapporterne om evalueringerne for Europa-Parlamentet og Rådet.

Artikel 41 Ikrafttræden og anvendelse

1. Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende .

2. Den anvendes fra den dato, som er omhandlet i artikel 38, stk. 1.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Udfærdiget i Bruxelles, den […]

På Europa-Parlamentets vegne På Rådets vegne

Formand Formand

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million s