EUROPA-KOMMISSIONEN Bruxelles, den 25.6.2019 COM(2019) 350 final RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET OG REVISIONSRETTEN



















Årsberetning til dechargemyndigheden om interne revisioner foretaget i 2018 {SWD(2019) 300 final}



Indholdsfortegnelse 1.Introduktion 2.Den Interne Revisionstjenestes mål: uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed 3.Oversigt over revisionen 3.1.Gennemførelsen af revisionsplanen for 2018 3.2.Statistiske data vedrørende Den Interne Revisionstjenestes henstillinger 4.Konklusion baseret på revisionen i 2018 4.1.Konklusion – resultatrevision 4.1.1.Kommissionens generaldirektoraters, tjenestegrenes og forvaltningsorganers resultater: horisontale procedurer 4.1.2.Gennemførelse af aktions- og administrationsbevillinger – resultater 4.2.Den Interne Revisionstjenestes begrænsede konklusioner 4.3.Generel udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning 5.Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder 6.Risikobegrænsende foranstaltninger i forbindelse med potentielle interessekonflikter (internationale standarder) – undersøgelse af Den Europæiske Ombudsmand 7.Yderligere overvågning og opfølgning på revisionshenstillinger 1.Introduktion Med denne beretning informeres Europa-Parlamentet og Rådet som led i dechargeproceduren og i overensstemmelse med artikel 118 og 247 i finansforordningen om de interne revisioner, der er foretaget i Kommissionen i 2018. Beretningen er baseret på den Kommissionens interne revisors beretning vedrørende Den Interne Revisionstjenestes revisionsberetninger og konsulentrapporter fra 2018 ( ). Den omfatter revisioner, der er foretaget i Kommissionens generaldirektorater, tjenestegrene og forvaltningsorganer ( ), og indeholder i) en oversigt over antallet og typen af interne revisioner, ii) en sammenfatning af de fremsatte henstillinger samt iii) opfølgningen af disse henstillinger. 2.Den Interne Revisionstjenestes mål: uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed

Den Interne Revisionstjenestes mål er at øge og beskytte den organisatoriske værdi ved at yde risikobaseret og objektiv revision, rådgivning og indsigt. Gennem systematisk og grundig vurdering af forretningsgangene bidrager Den Interne Revisionstjeneste til opfyldelsen af Kommissionens mål og til at få risikostyringen, kontrollen og ledelsesprocedurerne til at fungere mere effektivt. Tjenesten skal bl.a. foretage vurderinger og fremsætte passende henstillinger til forbedring af risikostyrings-, kontrol- og ledelsesprocedurerne med henblik på at nå følgende tre mål: i) fremme af hensigtsmæssige etiske regler og værdier i organisationen, ii) sikring af effektiv resultatstyring og ansvarlighed i organisationen samt iii) effektiv formidling af risiko- og kontrolinformation til relevante dele af organisationen. I den forbindelse sigter Den Interne Revisionstjeneste mod at fremme en virkningsfuld og effektiv ledelseskultur i Kommissionen og dens tjenestegrene. Den Interne Revisionstjenestes uafhængighed er fastsat i finansforordningen ( ) og i beskrivelsen af dens opgaver ( ), som Kommissionen har vedtaget. I denne beskrivelse fastsættes det, at Den Interne Revisionstjenestes revisorer skal bevare deres uafhængighed i forhold til de aktiviteter og operationer, som de gennemgår, for at sikre objektivitet i deres vurderinger og undgå interessekonflikter. Hvis deres objektivitet reelt eller tilsyneladende undermineres, skal de nærmere detaljer om denne underminering videregives. Hvis den interne revisor finder det nødvendigt, kan vedkommende henvende sig direkte til Kommissionens formand og/eller kollegiet. Den Interne Revisionstjeneste udfører sit arbejde i henhold til finansforordningen, de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision og IIA's (Institute of Internal Auditors) etikkodeks. Den Interne Revisionstjeneste rapporterer til opfølgningsudvalget vedrørende intern revision og er funktionsmæssigt ansvarlig over for dette Opfølgningsudvalget vedrørende intern revision bistår kommissærkollegiet med at opfylde sine forpligtelser i henhold til traktaterne, finansforordningen og andre retsakter. Dette gør udvalget ved at i) sikre Den Interne Revisionstjenestes uafhængighed, ii) overvåge kvaliteten af det interne revisionsarbejde, iii) sikre, at Kommissionens tjenestegrene tager behørigt hensyn til interne og eksterne revisionshenstillinger, samt iv) sikre, at der følges op på disse henstillinger på hensigtsmæssig vis. På denne måde bidrager opfølgningsudvalget vedrørende intern revision til at øge Kommissionens effektivitet med hensyn til at nå sine mål. Udvalget letter også kollegiets tilsyn med Kommissionens praksis i forbindelse med forvaltning, risikostyring og intern kontrol. I januar 2018 udsendte den interne revisor en revisionsberetning om forvaltningen i Kommissionen. I denne rapport blev det påpeget, at der er behov for forholdsmæssige forbedringer med hensyn til bl.a. risikostyring, regnskabsaflæggelse og institutionernes (tilsyns)organers mandater. Opfølgningsudvalget vedrørende intern revisions opgavebeskrivelse blev ajourført i november 2018 som led i Kommissionens opfølgning på denne revision. Den Interne Revisionstjeneste reviderer ikke medlemsstaternes systemer til kontrol med midler fra EU. Sådanne revisioner går helt ned til den enkelte støttemodtager og foretages af medlemsstaternes interne revisorer, de nationale revisionsmyndigheder, Kommissionens øvrige individuelle generaldirektorater og Den Europæiske Revisionsret. Den Interne Revisionstjeneste reviderer dog de foranstaltninger, som Kommissionens tjenestegrene træffer for at kontrollere og revidere i) organer i medlemsstaterne og ii) andre organer, der er ansvarlige for udbetaling af EU-midler, såsom FN. Som fastsat i finansforordningen kan Den Interne Revisionstjeneste udføre disse opgaver på stedet, bl.a. i medlemsstaterne. 3.Oversigt over revisionen 3.1.Gennemførelsen af revisionsplanen for 2018 På skæringsdatoen den 31. januar 2019 var 100 % af den ajourførte revisionsplan for 2018 blevet gennemført ( ). Denne revisionsplan omfattede revisioner i Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer ( ). 166 "revisionsopgaver" (bestående af revisioner, rådgivning, opfølgninger og undersøgelser) blev færdiggjort, og der blev udsendt181 beretninger (herunder opfølgningsskrivelser og revisionsskrivelser) ( ). Nedenstående diagrammer viser de færdiggjorte revisionsopgaver og beretninger. Den oprindelige plan for 2018, som omfattede 52 revisionsopgaver (herunder revisioner, undersøgelser og rådgivningsopgaver, dog ikke opfølgninger) blev ajourført midt på året. Både den oprindelige plan og den ajourførte plan blev gennemgået af opfølgningsudvalget vedrørende intern revision. Den Interne Revisionstjeneste planlægger sit revisionsarbejde på grundlag af en risikovurdering og en kapacitetsanalyse. Dette kræves i opgavebeskrivelsen og de internationale standarder og bidrager desuden til at sikre en effektiv gennemførelse af revisionsplanen. Gennemførelsen af revisionsplanen overvåges derefter regelmæssigt, og om nødvendigt foretages der justeringer. I 2018 foretog Den Interne Revisionstjeneste en tilbundsgående risikovurdering, der resulterede i en strategisk flerårig revisionsplan for perioden 2019-2021 og en årlig revisionsplan for 2019. 3.2.Statistiske data vedrørende Den Interne Revisionstjenestes henstillinger Antallet af henstillinger fremsat af Den Interne Revisionstjeneste i 2017 fremgår af nedenstående figur. Alle fremsatte henstillinger blev accepteret. For alle henstillinger gælder det, at de reviderede har udarbejdet handlingsplaner, som Den Interne Revisionstjeneste har fået forelagt og vurderet som tilfredsstillende.

1 572 (81 %) af Den Interne Revisionstjenestes samlede antal accepterede henstillinger i perioden 2014-2018 (1 938 blev accepteret i alt) blev vurderet som gennemført af de reviderede på skæringsdatoen den 31. januar 2019 ( ). I alt 366 henstillinger (19 %) var således stadig ikke gennemført på dette tidspunkt. Af disse 366 ikkegennemførte henstillinger ( ) har én vurderingen "kritisk"( ), mens 135 har vurderingen "meget vigtig", og 103 ikke er efterkommet inden for fristen (dvs. ikke gennemført på den oprindeligt aftalte gennemførelsesdato). Disse henstillinger, som ikke er efterkommet inden for fristen, udgør 5,3 % af de i alt 1 938 accepterede henstillinger. Ud af disse 103 henstillinger, der ikke er efterkommet inden for fristen, er 18 meget vigtige henstillinger, som er meget forsinkede (dvs. at henstillingen stadig ikke er gennemført mere end seks måneder efter den oprindelige gennemførelsesdato). Disse udgør kun 2,9 % af det samlede antal kritiske og meget vigtige accepterede henstillinger i perioden 2014-2018 (sammenlignet med 2,0 % i den foregående rapporteringsperiode). Antallet af meget vigtige revisionshenstillinger, som er forsinket med mere end seks måneder, er faldet betydeligt i de seneste år (fra et gennemsnit på 28 i perioden juni 2015-oktober 2016 til et gennemsnit på 15 siden januar 2017). Der arbejdes på at gennemføre disse henstillinger, og opfølgningsudvalget vedrørende intern revision vil fortsat følge indsatsen på tæt hold. Alt i alt mener Den Interne Revisionstjeneste, at gennemførelsen af revisionshenstillingerne er tilfredsstillende og kan sammenlignes med tidligere rapporteringsperioder. Status viser, at Kommissionens tjenestegrene er omhyggelige med at gennemføre de meget vigtige henstillinger, og at de dermed afbøder de risici, som Den Interne Revisionstjeneste har udpeget. Der skal imidlertid lægges mærke til individuelle henstillinger med vurderingen "meget vigtige", som ikke er blevet efterkommet længe efter fristen (dvs. mere end seks måneder forsinket). Et sammendrag af disse meget vigtige henstillinger, som ikke er blevet efterkommet længe efter fristen, findes i arbejdsdokumentet til denne rapport (afsnit 3). 4.Konklusion baseret på revisionen i 2018 4.1.Konklusion – resultatrevision For at bidrage til Kommissionens resultatbaserede kultur og øgede fokus på merværdi har Den Interne Revisionstjeneste gennemført to slags revisioner i 2018, nemlig resultatrevisioner ( ) og revisioner af vigtige resultatelementer (omfattende revisioner). Gennemførelsen af begge disse revisionstyper indgik i Den Interne Revisionstjenestes strategiske revisionsplan for 2016-2018. Den Interne Revisionstjeneste har i overensstemmelse med sin metodologi og bedste praksis tacklet effektivitet på en indirekte måde, nemlig ved at undersøge, hvorvidt og hvordan forvaltningen har oprettet kontrolsystemer, som har til formål at vurdere og give sikkerhed for resultatet (effektiviteten) af sine aktiviteter. På denne måde tilstræber Den Interne Revisionstjeneste at sikre, at generaldirektorater og tjenestegrene har etableret tilstrækkelige resultatrammer og resultatmålingsværktøjer, nøgleindikatorer og overvågningssystemer. Dette skyldes delvist, at der i mange af retsakterne fastsættes mål, som er bredere end det, Kommissionen har mulighed for at opnå alene. Som følge heraf skal SMART-mål og benchmarks ( ) først fastlægges på kommissionsniveau. Formålet med disse mål og benchmarks er så vidt muligt at adskille Kommissionens specifikke bidrag fra de bidrag, der kommer fra de øvrige nøgleaktører, som bidrager til gennemførelsen og opnåelsen af EU's mål (medlemsstater, regioner, lande uden for EU, internationale organisationer osv.). De følgende afsnit indeholder Den Interne Revisionstjenestes konklusioner vedrørende de forskellige resultatmæssige aspekter af tjenestens revisioner i 2018. 4.1.1.Kommissionens generaldirektoraters, tjenestegrenes og forvaltningsorganers resultater: horisontale procedurer 4.1.1.1. Vurdering af synergier og effektivitetsgevinster Ved en stor del af de interne revisioner i 2018 blev fokus rettet mod effektiv udnyttelse af ressourcerne i Kommissionens forskellige generaldirektorater og tjenestegrene. Et vigtigt initiativ fra Kommissionens side på dette område er den vurdering af synergier og effektivitetsgevinster ("synergies and efficiencies review"), der blev iværksat i 2016 ( ). Dette vidtrækkende initiativ havde til formål at ændre arbejdsmetoder i Kommissionen, opnå effektivitetsgevinster i støttefunktioner og frigøre ressourcer til omfordeling til områder af største politiske betydning. Den Interne Revisionstjeneste anerkender i sin revisionsberetning, at initiativet til vurdering af synergier og effektivitet er en stor udfordring for Kommissionen. Initiativet har indført nye og innovative måder at tænke og løse problemer på. Navnlig den tværgående tilgang, der bygger på områdeledere ("domain leaders"), bidrager til at nedbryde siloer og fremme en mere sammenhængende måde at tænke på. Umiddelbart efter lanceringen oplevede initiativet en meget udfordrende periode, hvilket kunne forventes i kraft af dets ambitiøse karakter. Siden da har Den Interne Revisionstjeneste noteret sig de fremskridt, der er gjort, og de kollektive bestræbelser på at afhjælpe manglerne i de underliggende rammer. Formålet med disse er at indføre mere robuste procedurer og sætte fornyet skub i et initiativ, hvor forventningerne stadig er meget høje, navnlig i lyset af afslutningen på den nuværende Kommissions mandat og indsættelsen af en ny Kommission i 2019. Mange af de første udfordringer er ved at blive tacklet, bl.a. med hensyn til i) manglende central styring i vigtige spørgsmål, ii) sikring af holdbare og gennemførlige besparelser, iii) budgetspørgsmål, iv) mangel på effektiv overvågning og v) en utilstrækkelig fælles tilgang. Der venter dog stadig et stort arbejde med at opnå bæredygtige og reelle synergier og effektivitetsgevinster og nå de mål, der er fastsat i meddelelsen fra 2016 om vurdering af synergier og effektivitetsgevinster, til tiden. Der skal gøres mere for at udnytte de fremskridt, der allerede er gjort, og sikre, at vurdering af synergier og effektivitetsgevinster indarbejdes i Kommissionens kultur. Revisionen viste også, at de centrale tjenestegrene på institutionsniveau bør fastlægge klare kriterier for fastsættelse af besparelser og nøje overvåge de fremskridt, der gøres med hensyn til at nå målet, og at "områdelederne" bør etablere passende mekanismer til påvisning af kvalitetsniveauet i deres tjenester over for kunderne i form af de forskellige generaldirektorater og træffe afhjælpende foranstaltninger, når det er nødvendigt. Den Interne Revisionstjenestes henstillinger i denne henseende bør betragtes som forholdsmæssige forbedringer, der skal bidrage til at sikre, at initiativet til vurdering af synergier og effektivitetsgevinster i sidste ende kan opfylde sine mål. På baggrund af Den Interne Revisionstjenestes arbejde fremlagde Kommissionen i april 2019 en ny meddelelse om initiativet til fremme af synergier og effektivitetsgevinster ( ). 4.1.1.2. Ledelsesprocedurerne I 2017 rapporterede Den Interne Revisionstjeneste om en række svagheder, der var blevet påpeget i Kommissionens ledelsesprocedurer. Som opfølgning på Den Interne Revisionstjenestes henstillinger udsendte Kommissionen i november 2018 en række meddelelser og afgørelser ("forvaltningspakken") for at løse de problemer, som den interne revisionstjeneste havde påpeget, og ajourføre Kommissionens forvaltningsordninger.

I 2018 blev der ved flere revisioner også fokuseret på forvaltningsmæssige aspekter inden for forskellige politikområder. Revisionen af forvaltningen af Connecting Europe-faciliteten viste, at telekommunikationsprogrammet har oplevet en betydelig forøgelse med hensyn til både udbuddet af tjenester og kompleksitet, siden det blev lanceret i 2014. Den forvaltningsstruktur, som oprindelig blev etableret, er ikke længere tilpasset til programmets nuværende kompleksitet og til den fremtidige udvikling inden for rammerne af programmet for det digitale Europa, og denne situation kan også påvirke den effektive gennemførelse på programniveau. Den Interne Revisionstjeneste anbefalede derfor Generaldirektoratet for Kommunikationsnet, Indhold og Teknologi, at det i samarbejde med de øvrige generaldirektorater, der gennemfører programmet, skulle øge Connecting Europe-facilitetens nuværende resultatramme. Den Interne Revisionstjeneste anbefalede også, at samme generaldirektorat nøje skulle overvåge sine fremskridt og resultater ved at opstille målbare mål og indikatorer. Hvad angår informationsteknologisk styring, er Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udviklings særlige ordninger til forvaltning af det operationelle informationssystem OPSYS ( ) og relaterede delprojekter generelt effektive og virkningsfulde. Den model for styring af informationssystemer, der er indført, er dog ikke tilstrækkelig godt tilpasset til fremtidens informationsteknologiske landskab i Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling, når OPSYS anvendes i praksis. Den Interne Revisionstjeneste har anbefalet, at Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling styrker sin datastyring. Den Interne Revisionstjeneste har desuden fremsat henstillinger om de mangler, der er konstateret inden for IT-styring og IT-sikkerhed i Traces (TRAde Control and Expert System ( )). 4.1.1.3. Forvaltningsprocedurer for menneskelige ressourcer På området for menneskelige ressourcer blev det ved en revision af forvaltningen af de menneskelige ressourcer i Det Fælles Forskningscenter konstateret, at forvaltnings- og kontrolsystemet til brug i forbindelse med ansættelse af midlertidigt videnskabeligt personale i) er tilrettelagt på en hensigtsmæssig måde, ii) sikrer, at ansættelserne forvaltes lovligt og formelt rigtigt, og iii) sikrer effektiv opfyldelse af daglige behov. Forvaltnings- og kontrolsystemet er imidlertid ikke effektivt med hensyn til i) fastlæggelse af det videnskabelige personales kompetencemæssige behov på lang sigt samt ii) overvågning af rekrutteringsprocessen. Disse mangler kan påvirke opnåelsen af de ambitiøse mål, som Det Fælles Forskningscenter har opstillet i sin strategi frem til 2030. Forvaltningen af de menneskelige ressourcer blev også betragtet som et problem i forbindelse med revisionen af Det Fælles Forskningscenters program for nedlukning af nukleare anlæg og affaldshåndtering. Her var der et gab mellem de nødvendige ressourcer og de ressourcer, der er til rådighed til at opfylde Det Fælles Forskningscenters forpligtelser i forbindelse med nedlukning (både personaleantal og specifikke profiler/ekspertise). Desuden er de ordninger, der skal sikre driftskontinuitet i tilfælde af personalemangel, ikke tilstrækkelig effektive. Dette medfører et temmelig skrøbeligt miljø, som ikke er bæredygtigt på lang sigt, især i betragtning af det stigende antal nedlukninger af nukleare anlæg og den øgede affaldshåndtering samt de nye varianter på området. De problemer, der er konstateret i Det Fælles Forskningscenter, svarer til dem, der er udpeget ved andre revisioner, som Den Interne Revisionstjeneste har foretaget i perioden 2016-2018 og indberettet i de foregående år. Derfor sendte Den Interne Revisionstjeneste i 2018 en revisionsskrivelse til Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed med en beskrivelse af de fælles problemstillinger, der blev påpeget i forbindelse med disse revisioner. Denne skrivelse rejste en række spørgsmål, som skulle tages op til overvejelse for at hjælpe Kommissionen med at reagere effektivt på de udfordringer med hensyn til menneskelige ressourcer, som generaldirektoraterne og tjenestegrenene står over for. Disse spørgsmål er særlig vigtige i en situation med øget politisk pres for at i) levere resultater ii) omfordele ressourcer til områder af største politiske betydning, iii) skære ned på antallet af ansatte samt iv) omstrukturere området for menneskelige ressourcer og den nye model for tilvejebringelse af menneskelige ressourcer som følge af initiativet til vurdering af synergier og effektivitetsgevinster. De centrale tilbagevendende problemer, som Den Interne Revisionstjeneste påpeger, er i) mangel på omfattende og sammenhængende flerårige strategier og planer for menneskelige ressourcer, ii) svagheder med hensyn til vurdering af arbejdsbyrden og kortlægning af opgaver og færdigheder, som alle er centrale elementer for at kunne træffe solide afgørelser om tildeling af menneskelige ressourcer, samt iii) utilstrækkelige data og rapporter om menneskelige ressourcer, der tilfører merværdi, og som stilles til rådighed på institutionsniveau. 4.1.1.4. Andre procedurer Ved forskellige revisioner konkluderes det, at der også kan opnås yderligere fremskridt med hensyn til at gøre andre "horisontale" procedurer (dvs. procedurer, der påvirker en bred vifte af forskellige politiske og administrative områder) mere effektive samlet set. Systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse (EDES) er et varslingsredskab, der indeholder begrænsede oplysninger om tredjeparter, som sandsynligvis udgør en trussel mod EU's finansielle interesser og omdømme. Formålet med systemet er at bekæmpe svig og beskytte EU's finansielle interesser og dermed give de anvisningsberettigede mulighed for at træffe informerede beslutninger. Ved revisionen af systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse blev det konstateret, at selve kontrolsystemet generelt er effektivt udformet i overensstemmelse med gældende lovbestemmelser. Der blev imidlertid peget på to problemstillinger vedrørende i) retningslinjer og bevidstgørelse samt ii) den praktiske gennemførelse af systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse. Den Interne Revisionstjeneste har derfor anbefalet, at der både på institutionsplan og lokalt plan gøres en betydelig indsats for at udbrede kendskabet til systemet og modne gennemførelsen af det for at sikre, at det også er effektivt i praksis. Hver dag frembringer, køber, erhverver og formidler Europa-Kommissionen immaterielle aktiver. Ofte er disse aktiver beskyttet af intellektuelle ejendomsrettigheder som f.eks. ophavsret, varemærker og patenter. Samtidig kan ansatte ved Kommissionen være nødt til at gøre brug af tredjeparters intellektuelle ejendomsrettigheder. Det er derfor nødvendigt at forvalte intellektuelle ejendomsrettigheder effektivt i Europa-Kommissionen. Selv om Kommissionen har fastlagt hensigtsmæssige procedurer for forvaltning, risikostyring og kontrol i forbindelse med sine aktiviteter på området for intellektuel ejendomsret, blev der konstateret svagheder i gennemførelsen af disse procedurer på institutionsplan. Der blev navnlig konstateret svagheder i forbindelse med udpegelse og klassificering af immaterielle aktiver i form af intellektuel ejendom og i forbindelse med klausuler om intellektuel ejendomsret i softwarekontrakter. Ud over de henstillinger, der er fremsat for at løse disse problemer, har Den Interne Revisionstjeneste anbefalet Generaldirektoratet for Informationsteknologi og Det Fælles Forskningscenter, at de i fællesskab udvikler en politik for udvikling og distribution af software, som Kommissionen ejer. Risikostyring handler om at udpege og omhyggeligt vurdere potentielle problemer, der kan påvirke gennemførelsen af organisationens aktiviteter og opfyldelsen af dens mål. En robust og moden risikostyringsproces, der udgør en integreret del af forvaltningsprocedurerne, kan tilføre en organisation merværdi ved at øge sandsynligheden for, at den opfylder sine mål, navnlig hvis den berøres af væsentlige ændringer. For så vidt angår Generaldirektoratet for Migration og Indre Anliggender og Generaldirektoratet for Retlige Anliggender og Forbrugere har revisionerne vist, at risikostyringsprocessen endnu ikke er fuldt integreret i generaldirektoraternes kultur og systemer. På baggrund af de konstaterede problemer har Den Interne Revisionstjeneste anbefalet begge generaldirektorater at styrke deres retningslinjer og metoder til brug ved udpegelse og vurdering af risici, så der også tages hensyn til forspildte muligheder, eksterne dimensioner og tværgående risici samt muligheden for at anvende andre metoder til udpegelse af risici, som passer bedre til deres specifikke forhold. Hvis et eller flere af Kommissionens kritiske systemer skulle bryde sammen, kunne det have en betydelig indvirkning på dens omdømme. Derfor er kravene til driftskontinuitet i Generaldirektoratet for Kommunikationmeget krævende. Selv om Generaldirektoratet for Kommunikation har indført en lang række kontrolforanstaltninger med henblik på at mindske risiciene, har Den Interne Revisionstjeneste konstateret en svaghed i det centrale element, som forvaltningen af driftskontinuiteten bygger på, nemlig proceduren for analyse af konsekvenserne for driften. Tilstrækkelig koordinering af aktiviteter og samarbejde med interessenter er afgørende for at sikre en konsekvent og effektiv indsats blandt forskellige politikområder. I forbindelse med foranstaltninger udadtil foretages der koordinering mellem Kommissionen (Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling, Generaldirektoratet for Naboskabspolitik og Udvidelsesforhandlinger og Tjenesten for Udenrigspolitiske Instrumenter) og EU-Udenrigstjenesten ved forvaltningen af EU-delegationerne og programmeringen og gennemførelsen af eksterne instrumenter. Denne koordinering finder sted både i hovedsædet og på delegationsniveau. Koordineringsaktiviteterne betragtes generelt som effektive og virkningsfulde, selv om der er konstateret en svaghed i koordineringen på landeniveau. Den Interne Revisionstjeneste har navnlig anbefalet Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling og Generaldirektoratet for Naboskabspolitik og Udvidelsesforhandlinger, at de videreudvikler det praktiske værktøj (resultattavlen for gennemførelse af støtte) med henblik på at oprette en konsolideret portefølje af EU-finansierede projekter. Eurostat arbejder tæt sammen med andre EU-organer og internationale organisationer for at forbedre den statistiske metodologi og udveksling af data. Dette samarbejde med eksterne interessenter har en betydelig indvirkning på gennemførelsen af det europæiske statistiske program. Eurostat har indgået effektive samarbejdsaftaler med en række eksterne interessenter, men der mangler en klar overordnet politik for de indførte forvaltnings- og kontrolsystemer på generaldirektoratsniveau. Det er desuden nødvendigt at forbedre koordineringen af aktiviteterne og udvekslingen af relevante oplysninger inden for generaldirektoratet. Flere aspekter af initiativet til bedre lovgivning blev revideret i forbindelse med forskellige revisioner. Dette indebar revisioner af evalueringsprocessen i generaldirektoraterne for landbrug og udvikling af landdistrikter, beskæftigelse, sociale anliggender, arbejdsmarkedsforhold og inklusion samt for regionalpolitik og bypolitik, en revision af udarbejdelsen af lovgivningsmæssige initiativer i Generaldirektoratet for Beskatning og Toldunion og en revision af overvågningen og håndhævelsen af EU's sundhedslovgivning i Generaldirektoratet for Sundhed og Fødevaresikkerhed. Der blev ikke konstateret nogen væsentlige resultatmæssige problemer på disse områder. 4.1.2.Gennemførelse af aktions- og administrationsbevillinger – resultater 4.1.2.1. Direkte forvaltning På området for direkte forvaltede midler blev der ved flere revisioner foretaget en vurdering af forvaltningen af tilskud hos en række forvaltningsorganer (Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur, Forvaltningsorganet for Små og Mellemstore Virksomheder, Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd, Forvaltningsorganet for Innovation og Netværk og Forvaltningsorganet for Forskning). Der blev ikke konstateret nogen væsentlige resultatmæssige svagheder, bortset fra i Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur. I dette organ blev der ikke konstateret væsentlige problemer med hensyn til projektforvaltning og betalingsbehandling i stikprøven af testede projekter, men der blev konstateret alvorlige mangler, som indvirkede på det generelle interne kontrolsystems effektivitet. Siden revisionen har organet truffet foranstaltninger til at afhjælpe disse mangler. Den Interne Revisionstjeneste har bemærket, at de underliggende risici til dels er blevet afbødet, og har nedgraderet henstillingen fra kritisk til meget vigtig.

Formidlings- og udnyttelsesaktiviteter er af afgørende betydning for at maksimere virkningen af Horisont 2020. De sikrer effektiv udnyttelse og formidling af resultaterne af de forskningsaktiviteter, som EU finansierer. Kommissionens rolle er at hjælpe Horisont 2020-støttemodtagere med konkrete initiativer og særlige værktøjer og sikre, at modtagerne overholder de kontraktlige forpligtelser. Det fælles støttecenter har udformet en passende formidlings- og udnyttelsesproces, som understøttes af informationsteknologiske arbejdsgange, der omfatter obligatoriske kontroller, som de projektansvarlige skal foretage, når de vurderer gennemførelsen af den plan for formidling og udnyttelse, der er aftalt i tilskudsaftalen. Der er imidlertid svagheder i den praktiske anvendelse af den nuværende proces. Den Interne Revisionstjeneste har derfor fremsat en række henstillinger for at sikre, at i) overholdelsen af forpligtelserne vedrørende formidling og udnyttelse samt kravene til rapportering overvåges korrekt, og at ii) der foretages en passende opfølgning på formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne efter gennemførelsen af projekterne. Generaldirektoratet for Naboskabspolitik og Udvidelsesforhandlinger administrerer procedurerne for tildeling af tilskud og kontrakter under det europæiske naboskabsinstrument ved direkte forvaltning. Tilsynsbesøgene i EU-delegationerne er et vigtigt redskab til at give den ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede rimelig sikkerhed for, hvor effektive EU-delegationernes forvaltnings- og kontrolsystemer til gennemførelse af det europæiske naboskabsinstrument er. Den Interne Revisionstjeneste har konstateret ét problem vedrørende tilsynsbesøg. Den Interne Revisionstjeneste har anbefalet Generaldirektoratet for Naboskabspolitik og Udvidelsesforhandlinger, at det reviderer sine procedurer for at gøre tilsynsbesøgene mere effektive, navnlig ved at i) indføre risikobaseret planlægning af tilsynsbesøgene, ii) ændre besøgenes hyppighed, iii) tilpasse varigheden af besøgene på selve stedet til kravene i instrukserne vedrørende besøgenes afsluttende fase og iv) indføre en procedure for formidling af bedste praksis til andre EU-delegationer. Ved en revision af partnerskabsinstrumentet i Tjenesten for Udenrigspolitiske Instrumenter blev der konstateret svagheder i udformningen og gennemførelsen af hovedsædets tilsynsbesøg. Desuden har Den Interne Revisionstjeneste anbefalet Tjenesten for Udenrigspolitiske Instrumenter, at den styrker kontrolmiljøet i EU's delegation til USA. Det har den gjort i betragtning af de svagheder, der er konstateret i fordelingen af ansvaret for forvaltningen af partnerskabsinstrumentet i denne EU-delegation. Disse svagheder kan påvirke operationernes effektivitet og føre til, at svigagtige aktiviteter ikke afsløres i tide. Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder har ansvaret for forvaltningen af den fælles sygeforsikringsordning, ulykkesforsikring og erhvervssygdomme. En revision af kontrolstrategien hos Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder førte til den konklusion, at kontoret har udformet og gennemført en effektiv og produktiv intern kontrol af den fælles sygeforsikringsordning og ulykkesforsikring, bortset fra to svagheder. Ved revisionen blev der således fremsat henstillinger vedrørende i) gennemgangen og dokumentationen af kontrolstrategien for den fælles sygeforsikringsordning og ii) den forudgående og efterfølgende kontrols effektivitet. 4.1.2.2. Indirekte forvaltning På området for indirekte forvaltede midler blev der ved flere revisioner fokuseret på de tilsynsordninger, der er indført i generaldirektoraterne og tjenestegrenene. Der blev ikke konstateret væsentlige resultatmæssige svagheder i to af disse revisioner ( ). Ved to andre revisioner på specifikke områder blev der imidlertid konstateret svagheder i forvaltningen af finansielle instrumenter ( ). Da den grundlæggende årsag til nogle af de påpegede problemer skal findes på centralt plan, blev der også udsendt en revisionsskrivelse med forslag til forbedringer til Generaldirektoratet for Budget og Generaldirektoratet for Økonomiske og Finansielle Anliggender. ·I forbindelse med revisionen af de finansielle instrumenter under LIFE i generaldirektoraterne for klima og miljø konkluderede Den Interne Revisionstjeneste, at selv om begge generaldirektorater generelt har indført passende tilsynsprocesser for at overvåge gennemførelsen af de finansielle instrumenter, er der stadig en svaghed i promoveringen af EU's bidrag og dettes synlighed. For at afhjælpe denne svaghed bør generaldirektoraterne regelmæssigt kontrollere og effektivt overvåge, at kravene i delegationsaftalerne overholdes i praksis. ·Efter afslutningen af en revision af forvaltningen af investeringsfaciliteterne i Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling i 2017 foretog Den Interne Revisionstjeneste i 2018 en lignende revision af naboskabsinvesteringsfaciliteten og investeringsrammen for Vestbalkan i Generaldirektoratet for Naboskabspolitik og Udvidelsesforhandlinger. Revisionen viste, at begge investeringsfaciliteter overordnet set er indrettet hensigtsmæssigt, men at der er flere svagheder i gennemførelsen af dem, som skal afhjælpes for at forbedre overvågningsaktiviteterne og den økonomiske forvaltning. Endelig blev der i forbindelse med en revision af proceduren for opbygning af sikkerhed i hovedsædet i Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling påpeget en svaghed i overvågningen af de årlige forvaltningserklæringer. Disse årlige forvaltningserklæringer fremlægges af de internationale finansielle institutioner og/eller nationale organer, der gennemfører projekter under indirekte forvaltning. Den Interne Revisionstjeneste har anbefalet Generaldirektoratet for Internationalt Samarbejde og Udvikling at i) udarbejde specifik vejledning om overvågningsprocessen (kontrol, timing og opfølgning) og ii) fremlægge oplysninger i den årlige aktivitetsrapport om status for forvaltningserklæringer og om deres bidrag til proceduren for opbygning af sikkerhed. 4.1.2.3.Delt forvaltning På området for delt forvaltning blev der ved seks revisioner af resultater/omfattende revisioner foretaget vurderinger af programforvaltningen og betalingsprocesserne. Der blev ikke konstateret væsentlige svagheder på dette område. 4.2.Den Interne Revisionstjenestes begrænsede konklusioner Den Interne Revisionstjeneste har i februar 2019 fremlagt begrænsede konklusioner om status med hensyn til intern kontrol for hvert generaldirektorat og hver tjenestegren. Disse begrænsede konklusioner bidrog til de pågældende generaldirektoraters og tjenestegrenes årlige aktivitetsrapporter for 2018. Konklusionerne bygger på det revisionsarbejde, der er udført gennem de sidste tre år, og omfatter alle ikkegennemførte henstillinger fremlagt af Den Interne Revisionstjeneste og tidligere interne revisionsfunktioner (i det omfang at Den Interne Revisionstjeneste har overtaget henstillingerne). Den Interne Revisionstjenestes konklusioner om situationen med hensyn til intern kontrol begrænser sig til de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er revideret. Konklusionerne omfatter ikke de systemer, som ikke er blevet revideret af Den Interne Revisionstjeneste i de seneste tre år. I de begrænsede konklusioner om Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur rettes der særlig opmærksomhed mod én kritisk og to meget vigtige henstillinger, der blev fremsat i forbindelse med revisionen af Erasmus+ og Et Kreativt Europa – tilskudsforvaltningsfase II, og som har ført til forbehold i den berørte tjenestes årlige aktivitetsrapport. 4.3.Generel udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning Som krævet i opgavebeskrivelsen afgiver Den Interne Revisionstjeneste en årlig generel udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning. Denne udtalelse er baseret på revisionen af Kommissionens finansielle forvaltning gennemført af Den Interne Revisionstjeneste i de seneste tre år (2016-2018). Den inddrager også oplysninger fra andre kilder, herunder rapporter fra Revisionsretten. Som i de foregående udgaver er den generelle udtalelse for 2018 forsynet med de forbehold, der blev taget i de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes revisionserklæringer. Den Interne Revisionstjenestes generelle udtalelse bygger på den kombinerede virkning af i) de anslåede risikobeløb som beskrevet i de årlige aktivitetsrapporter, ii) den korrigerende effekt som dokumenteret ved tidligere finansielle korrektioner og inddrivelser samt iii) overslag over fremtidige korrektioner og risikobeløb ved afslutningen. I lyset af tidligere års omfattende finansielle korrektioner og inddrivelser og ud fra den antagelse, at korrektionerne i de kommende år vil blive gennemført på et sammenligneligt grundlag, er EU's budget tilstrækkeligt beskyttet som helhed (ikke nødvendigvis de enkelte politiske områder) og over tid (undertiden efter flere år). Uden at fremsætte yderligere forbehold til udtalelsen fokuserede Den Interne Revisionstjeneste på følgende: tilsynsstrategier vedrørende tredjeparter, der gennemfører politikker og programmer