MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN - Procedure for information af ansøgere og bydende efter tildelingen af en ordre, men inden kontraktens underskrivelse, for offentlige indkøbsaftaler, som Kommissionen har indgået i henhold til finansforordningens artikel 105

1. Baggrund

Efter opfordring fra ombudsmanden har Kommissionen accepteret, at der - som led i procedurerne for de offentlige indkøbsaftaler, der er omfattet af finansforordningens artikel 105 - etableres en procedure for information af bydende eller ansøgere (afhængigt af, om der er tale om et offentligt eller begrænset udbud) forud for underskrivelsen af en kontrakt, og den gav den 7. november 2002 ombudsmanden et svar, hvori der bl.a. stod:

Ankemuligheder for bydende i forbindelse med udbudsprocedurer gennemført af Kommissionen

I lyset af den af Domstolen afsagte dom, der omtales i ombudsmandens brev, erklærer Kommissionen sig enig i, at anvisningsberettigede - i forbindelse med de procedurer for offentlige indkøbsaftaler, der er omfattet af artikel 56 i den nuværende finansforordning og artikel 105 i den nye finansforordning - forud for kontraktunderskrivelsen hurtigst muligt skal informere alle bydende eller ansøgere om beslutningen om ordretildelingen, og at der skal være en rimelig frist forud for kontraktunderskrivelsen, så bydende eller ansøgere har mulighed for at anmode om at få oplyst begrundelsen for tildelingsbeslutningen og, i givet fald, at få en sådan beslutning prøvet ved domstolene.

Kommissionen vil lægge særlig vægt på de praktiske og organisatoriske aspekter af denne procedure for at sikre en fornuftig forvaltning af sine aktiviteter, under hensyn til det store antal offentlige indkøb, Kommissionen foretager hvert år (flere hundrede), og til varigheden af sådanne offentlige indkøbsprocedurer. På den baggrund agter Kommissionen at udarbejde de praktiske arrangementer, så ovennævnte procedure kan være på plads fra begyndelsen af 2003 og blive taget i betragtning ved planlægningen af de nye procedurer for offentlige indkøb, der vil blive lanceret på det tidspunkt.

Som svar på Kommissionens brev sendte ombudsmanden den 10. december et nyt brev, hvori han anmoder Kommissionen om at redegøre nærmere for proceduren og de dertil knyttede bestemmelser. Han opfordrer endvidere Kommissionen til at oplyse, om den agter at etablere en administrativ ankeprocedure, som de bydende, hvis de ønsker det, kan benytte i stedet for at indbringe sagen for domstolene.

Den informationsprocedure, der omhandles her, berører ikke bydendes og ansøgeres retlige ankemuligheder.

Eventuelle anmodninger om information og besvarelsen af sådanne anmodninger tilsigter eller bevirker således ikke en suspension af fristen for indgivelse af eventuelle klager mod tildelingsbeslutninger, der er meddelt ansøgere eller bydende. Ifølge EF-traktatens artikel 230 skal en klage være indgivet senest to måneder efter, at den bydende eller ansøgeren har fået meddelelse om tildelingsbeslutningen.

2. Retsgrundlag

Procedurerne for information af ansøgere eller bydende, efter ordretildelingen, er fastlagt i finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne til den.

I finansforordningens artikel 100, stk. 2, hedder det:

"Den ordregivende myndighed skal oplyse alle ansøgere og bydende, hvis ansøgning eller bud er blevet afvist, om årsagerne hertil, og den skal oplyse alle bydende, der har fremsat et forskriftsmæssigt bud, og som skriftligt anmoder herom, om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, samt opgive navnet på ordremodtageren.

Meddelelse af visse oplysninger kan imidlertid undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre loyal konkurrence mellem disse."

Desuden hedder det i finansforordningens artikel 101: "Den ordregivende myndighed kan, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten undlade at indgå kontrakten eller annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse. En eventuel beslutning herom skal begrundes og meddeles ansøgerne eller de bydende."

Disse bestemmelser er nærmere præciseret i artikel 149 i gennemførelsesbestem melserne:

"1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og bydende om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til ordretildelingen, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at indgå en kontrakt, som har været udbudt, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.

2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i artikel 100, stk. 2, i finansforordningen."

3. Den foreslåede procedure

Baggrund

I overensstemmelse med Kommissionens svar til ombudsmanden af 7. november 2002 foreslås en procedure, hvor der er en rimelig frist, efter tildelingen af en offentlig indkøbsordre, men inden underskrivelsen af kontrakten, så ansøgere eller bydende, hvis ansøgning eller bud er blevet afvist, har mulighed for at anmode den ordregivende myndighed om supplerende oplysninger om begrundelsen for at afvise deres bud eller ansøgning, og til eventuelt at få tildelingsbeslutningen prøvet ved domstolene. Proceduren gælder for de offentlige indkøbsaftaler, som Kommissionen indgår i henhold til finansforordningens artikel 105.

Den foreslåede procedure er fordelagtig, ikke blot ved at sikre information af ansøgere og bydende, men også ved at give den ordregivende myndighed mulighed for straks efter tildelingsbeslutningen at blive informeret om alle relevante forhold, som den med fordel kan tage hensyn til under procedurens videre forløb, inden den forpligter sig gennem en kontrakt. Forløb

Ifølge artikel 147, stk. 3, i gennemførelsesbestemmelserne træffer den ordregivende myndighed, når vurderingen er afsluttet, efter den interne procedure, der er etableret i hver tjeneste, beslutning om tildelingen. Beslutningen skal indeholde mindst de oplysninger, der er opregnet i nævnte artikel.

Efter at have truffet sin beslutning går den ordregivende myndighed frem på følgende måde:

- I tilfælde af, at ordren ikke tildeles, at der ikke indgås kontrakt, eller at proceduren annulleres, skal den ordregivende myndighed hurtigst muligt give ansøgere eller bydende meddelelse om sin beslutning, ledsaget af de nødvendige begrundelser. Besvarelsen af anmodninger om supplerende oplysninger fra ansøgere eller bydende, som reaktion på ovennævnte meddelelse, reguleres ikke ved finansforordningens bestemmelser om procedurerne for offentlige indkøbsaftaler. Dette spørgsmål henhører derfor under Kommissionens generelle regler om information og under kodeksen for god adfærd. Samme procedure gælder i øvrigt i tilfælde af, at den ordregivende myndighed under udbudsproceduren beslutter at annullere proceduren eller undlade at indgå kontrakt.

- I tilfælde af, at ordren tildeles, inden underskrivning af kontrakten Der skal først gøres opmærksom på, at den ordregivende myndighed ifølge reglerne (jf. punkt 2) er forpligtet til uopfordret at meddele ansøgere eller bydende, hvis ansøgning eller bud er blevet afvist, begrundelsen for, at deres ansøgning eller bud er blevet afvist, uden at disse behøver at anmode herom. Dette er baggrunden for den foreslåede procedure og dens varighed.

- Meddelelse til bydende eller ansøgere, der er blevet afvist [1] Hurtigst muligt efter sin beslutning om tildeling og senest i den følgende uge giver den ordregivende myndighed, samtidigt, alle bydende eller ansøgere, der er blevet afvist, meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt. Det sker pr. brev og pr. fax eller pr. elektronisk post (den hurtigste kommunikationsform skal benyttes). Der er tale om en individuel meddelelse til den enkelte bydende eller ansøger; heri præciseres i hvert enkelt tilfælde årsagerne til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, idet der f.eks. anføres kortfattede, men konkrete oplysninger fra ovennævnte beslutning om tildeling. I meddelelsen informerer den ordregivende myndighed bydende eller ansøgere, der er blevet afvist, om, at den ikke agter at underskrive kontrakten med ordremodtageren før udløbet af en periode på to kalenderuger regnet fra dagen efter den dag, hvor meddelelserne samtidigt er blevet afsendt. Han anfører også, at der - hvis der skriftligt anmodes herom pr. brev, pr. fax eller pr. elektronisk post - kan fås supplerende oplysninger om årsagerne til afvisningen. Bydende, der har fremsat et forskriftsmæssigt bud, kan endvidere få oplysning om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, samt få oplyst navnet på ordremodtageren. Disse oplysninger gives med de forbehold, der er nævnt i finansforordningens artikel 100, stk. 2. Endelig skal det i meddelelserne nævnes, at den ordregivende myndighed, i tilfælde, hvor kontrakten ikke kan indgås med ordremodtageren, eller hvor denne trækker sig tilbage, forbeholder sig ret til at ændre sin beslutning om tildeling, og at den i så fald vil kunne tildele ordren til en anden bydende, afslutte proceduren, eller afstå fra at indgå kontrakten. Dette bliver i så fald meddelt alle ansøgere eller bydende, med de nødvendige begrundelser.

[1] Der vil blive udarbejdet et standardbrev.

- Meddelelse til ordremodtageren [2] Samtidig med, at den ordregivende myndighed giver bydende eller ansøgere, der er blevet afvist, meddelelse herom, giver den også ordremodtageren [3] meddelelse om, at den har besluttet at tildele ham ordren, idet den udtrykkeligt understreger, at meddelelsen ikke forpligter Kommissionen. I meddelelsen informerer den ordregivende myndighed endvidere ordremodtageren om, at der er sendt meddelelser til ansøgere eller bydende, der er blevet afvist, med begrundelserne for, at deres ansøgning eller bud er blevet afvist, og at de har mulighed for at opnå supplerende oplysninger herom fra den ordregivende myndighed, og at bydende, hvis forskriftsmæssige bud er blevet afvist, kan få oplysning om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, samt få oplyst navnet på ordremodtageren. Endvidere anføres det i meddelelsen, at de svar, der gives på afviste ansøgeres eller bydendes anmodninger om supplerende oplysninger, vil blive afgivet under overholdelse af bestemmelserne i finansforordningens artikel 100, stk. 2. I meddelelsen til ordremodtageren understreges det, at kontrakten ikke kan underskrives før udløbet af en frist på to kalenderuger regnet fra dagen efter den dag, hvor meddelelsen er sendt. Det nævnes også, at den ordregivende myndighed, så længe kontrakten ikke er underskrevet, enten kan undlade at indgå kontrakten eller annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse. En eventuel beslutning herom skal begrundes og meddeles ansøgerne eller de bydende. Endelig anføres det i meddelelsen, at den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste bydende fremsætter i løbet af ovennævnte periode på to kalenderuger, eller enhver anden relevant oplysning, som den ordregivende myndighed modtager i løbet af denne periode, taler derfor; alle ansøgere eller bydende får i så fald meddelelse herom inden for en frist på tre arbejdsdage.

[2] Der vil blive udarbejdet et standardbrev.

[3] I visse tjenester, der allerede nu anvender en lignende procedure, opfordres ordremodtageren i meddelelsen eventuelt til at bekræfte, at f.eks. hans operationelle kapacitet ikke har ændret sig, siden han afgav sit bud. Desuden kan meddelelsen eventuelt indeholde et kontraktudkast.

- Budgetmæssig forpligtelse Den kompetente anvisningsberettigede kan indgå den budgetmæssige forpligtelse sideløbende med meddelelserne. Den budgetmæssige forpligtelse behøver ikke at være indgået før meddelelsen til ordremodtageren, da det heri netop understreges, at den ikke forpligter Kommissionen. Hvis det senere viser sig, at kontrakten ikke kan eller ikke bør indgås med ordremodtageren, frigør den anvisningsberettigede det pågældende beløb.