Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2002, med instituttets svar

(2003/C 319/09)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (herefter "instituttet") for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Instituttets bestyrelse er i henhold til artikel 18 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76(2), som ændret ved artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93(3), ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet(4) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, der gælder for instituttet, jf. artikel 65-68 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76, som ændret ved artikel 1, stk. 52-55, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik instituttets regnskaber og udførte i forbindelse hermed det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for at afgive nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER

Indledning

5. Instituttet blev oprettet i 1975 for at bidrage til planlægning og tilvejebringelse af bedre livs- og arbejdsvilkår i EU(5). Instituttet er begyndt at udvide sit virkefelt til også at omfatte kandidatlandene. Det råder over et ekspertnet i hele Europa, som det overdrager forskningsopgaver til, f.eks. evaluering af de aktuelle forhold i de enkelte lande, case studies, udarbejdelse af nationale rapporter og undersøgelser.

Budgetgennemførelsen

6. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2002 og bevillingerne fremført fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1.

7. Der blev indgået forpligtelser for 17,3 millioner euro af regnskabsårets bevillinger, heraf blev 13,3 millioner euro udbetalt, mens 4 millioner euro blev fremført. Fremførslerne svarer til næsten 50 % af regnskabsårets forpligtelser vedrørende driftsudgifter (afsnit III), og den høje procentsats for fremførte bevillinger viser, at instituttet bør planlægge sine aktiviteter bedre og sørge for, at planlægningen overholdes.

Årsregnskabet

8. Forvaltningsregnskabet og balancen, som instituttet offentliggjorde i sin årsberetning for regnskabsåret 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

9. I instituttets regnskabssystem benyttes mange forskellige regnskabsværktøjer, hvilket gør det nødvendigt med gentagne dataregistreringer og -behandlinger med heraf følgende muligheder for fejl. Instituttet råder ikke over et integreret system til overvågning af anlægsaktiver og beregning af afskrivninger, men anvender to forskellige databaser, som forvaltes af forskellige afdelinger.

De underliggende transaktioner

10. Ifølge artikel 46, litra c), i de finansielle bestemmelser for instituttet kan der indgås direkte aftale med en leverandør, hvis en udbudsprocedure har været forgæves. I forbindelse med et udbud var det fastsat, at prisen i forbindelse med to aftaler skulle holdes mellem 25000 og 35000 euro. Da der ikke blev afgivet bud, der holdt sig inden for disse grænser, blev der indgået en direkte aftale med en leverandør for henholdsvis 53500 euro og 86000 euro. Retten opfordrer instituttet til at gøre sine procedurer mere gennemsigtige ved at angive sine udbudsbetingelser mere præcist.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 16.

(3) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 26.

(4) I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75, som ændret ved forordning (EØF) nr. 1947/93, er regnskabet over alle instituttets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2002, dateret den 23. september 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 29. september 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(5) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975.

Tabel 1

Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i instituttets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i instituttets eget regnskab.

Tabel 3

Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001((Et beløb på én million euro, der vedrører en aftale indgået med Kommissionen den 15. december 2002 om formålsbestemte indtægter, der skal oppebæres i 2003 og 2004, er ikke medtaget i balancen.))NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Instituttets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i instituttets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

7. I de tilfælde, hvor kontrakter har repetitiv karakter, har tidsplanen for kontraktprocedurerne været fremskyndet, når det har været muligt. I de øvrige tilfælde, hvor aktionerne er af mere innovativ og kompleks art, vil instituttet fortsat undersøge mulighederne for at fremskynde gennemførelsen fra indledningen af disse aktioner til opfyldelsen af kontrakten. Disse bestræbelser og anvendelsen af den nye finansforordning forventes at mindske omfanget af fremførsler.

9. Instituttet er nu ved at gennemføre foranstaltninger med henblik på at forbedre integrationen af sine regnskabssystemer. Man er også ved at foretage en vurdering af computerstyrede systemer til kontrol af anlægsaktiver.

10. Den situation, hvori instituttet i dette tilfælde befandt sig, var ekstraordinær, og instituttet rejste faktisk spørgsmålet i bestyrelsen, inden der blev indgået kontrakt. Instituttet har klart til hensigt at sikre, at de fastsatte grænser for det oprindelige udbud normalt også kommer til at finde anvendelse på proceduren med forhandling ("underhåndsaftale"), hvis en sådan situation skulle opstå i fremtiden. I tilfælde, hvor de påregnede finansieringsmidler viser sig at være utilstrækkelige, vil muligheden for at iværksætte et nyt udbud med et revideret finansieringsbeløb blive overvejet. Enhver fravigelse af denne procedure vil fremover kun blive gennemført med den anvisningsberettigedes udtrykkelige godkendelse.