Forslag til RÅDETS FORORDNING om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





BEGRUNDELSE 1. BAGGRUND FOR FORSLAGET 1.1. Generel baggrund Rådet vedtog i februar 1983 en forordning[1], som forpligter institutionerne (som defineret i forordningens artikel 1) til at oprette historiske arkiver og gøre dem offentligt tilgængelige efter udløbet af en frist på 30 år. Hver institution kan placere sine historiske arkivalier på det sted, den finder mest hensigtsmæssigt. I 1984 blev Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen enige om at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de skulle gøres tilgængelige for offentligheden. Siden har også Den Europæiske Revisionsret, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Investeringsbank besluttet at deponere deres arkivalier hos EUI. Vilkårene for deponeringen er omfattet af bestemmelserne i en kontrakt af 17. december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI. Den italienske regering stiller permanent og vederlagsfrit egnede lokaliteter til rådighed, så EUI kan huse arkiverne. Dermed sikres det, at de deponerede arkivalier bevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder. Formålet med at deponere institutionernes historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkivalierne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. 1.2 Formålet med forslaget Forslaget har til formål at bekræfte EUI’s rolle i driften af institutionernes historiske arkiver. Forslaget skaber et forsvarligt retsgrundlag og økonomisk grundlag for partnerskabet mellem EU og EUI. 1.3 Forslagets hovedelementer I henhold til forslaget deponeres institutionernes historiske arkivalier hos EUI. Samtlige institutioner med undtagelse af Domstolen og Den Europæiske Centralbank vil for fremtiden deponere deres historiske arkivalier hos EUI, når disse arkivalier er gjort offentligt tilgængelige i henhold til den gældende forordning. Forslaget berører hverken ejendomsretten til de historiske arkivalier, som fortsat vil tilhøre de deponerende institutioner, eller de gældende bestemmelser om institutionernes udvælgelse af de dokumenter, der gøres tilgængelige for offentligheden efter 30 år. Over EU's almindelige budget finansieres de omkostninger til drift og personale, som EUI's drift af de historiske arkiver afstedkommer, men ikke omkostninger, der knytter sig til tilrådighedsstillelse og indretning af den eller de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkiverne og arkivpersonalet. EUI gør EU’s historiske arkivalier offentligt tilgængelige. Det udelukker imidlertid ikke, at institutionerne parallelt hermed giver offentligheden adgang til deres respektive historiske arkivalier. I forslaget skelnes der mellem deponering af papirarkivalier og digitale arkivivalier. Papirarkivalier vil fortsat blive deponeret og opbevaret hos EUI. Det er imidlertid ikke nødvendigt, at EUI bevarer de digitale arkivalier med henblik på at gøre dem tilgængelige. Ansvaret for den langsigtede bevarelse af de digitale arkivalier ligger fortsat hos de institutioner, hvorfra arkivalierne stammer. Forslaget skaber klarhed over, hvad EUI har ansvaret for med hensyn til beskyttelse af personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier. Forslaget foreskriver endvidere, at hver institution skal vedtage gennemførelsesbestemmelser til forordning nr. 354/83 indeholdende regler for opbevaring, videregivelse til offentligheden og beskyttelse af personoplysninger i de historiske arkiver. 2. RESULTAT AF HØRINGER AF INTERESSEREDE PARTER Forslaget kræver ikke nogen konsekvensanalyse. Interesserede tredjeparter er blevet hørt. Værtsinstitutionen EUI og værtslandet Italien ved regeringen støtter begge forslaget. De administrative tjenestegrene i EU-institutionerne og EU-agenturernes netværk støtter også formålet med forslaget. Domstolen og Den Europæiske Centralbank har anmodet om at være fritaget for forpligtelsen til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. De udelukker dog ikke senere deponering på frivillig basis. Det skyldes arten af deres opgaver og afspejler gængs praksis med hensyn til historiske arkivalier i tilsvarende organer i mange medlemsstater. 3. JURIDISKE ASPEKTER AF FORSLAGET 3.1 Forslagets vigtigste bestemmelser I overensstemmelse med forslaget deponerer institutionerne deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (i Firenze i Italien), som vil gøre dem tilgængelige for offentligheden. 3.2 Retsgrundlag Retsgrundlaget for forslaget er artikel 352 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Rådets forordning nr. 354/82 som ændret i 2003 blev vedtaget med hjemmel i artikel 308 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, forgængeren til artikel 352 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Det foreliggende forslag berører ikke målet med forordning nr. 354/83, dvs. åbningen for offentligheden af institutionernes arkiver efter udløbet af fristen på 30 år. Forslaget fastsætter simpelt hen, at arkivalierne deponeres hos EUI, når de berørte institutioner har gjort dem tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med den gældende forordning. Hermed anerkendes den nuværende praksis formelt, idet de fleste institutioner, som har åbnet deres arkiver, allerede nu foretager deponering hos EUI. I henhold til artikel 3, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union respekterer EU sin rige kulturelle og sproglige mangfoldighed og sikrer, at den europæiske kulturarv beskyttes og udvikles. Institutionernes historiske arkiver er en del af den europæiske kulturarv, og åbningen af dem for offentligheden tjener derfor primært videnskabelige, uddannelsesmæssige og kulturelle formål. EU har fået beføjelser til at vedtage foranstaltninger, der understøtter, koordinerer og supplerer medlemsstaternes indsats på disse områder, men traktaterne indeholder ikke det nødvendige retsgrundlag for institutionernes historiske arkiver. Hvis der blev anvendt et andet retsgrundlag, måtte der fremsættes forslag til en ny forordning, og følgelig ville det åbne for diskussioner om samtlige bestemmelser i Rådets forordning nr. 354/84, herunder grundprincipperne i forordningen. Det rækker langt videre end formålet med forslaget som ovenfor beskrevet. Muligheden for at basere forslaget på artikel 15, stk. 3, i TEUF er blevet undersøgt, men forkastet af følgende grunde: Hovedformålet med at oprette historiske arkiver er at udvælge dokumenter ud fra deres varige administrative, historiske eller dokumentariske værdi, så institutionernes historiske arv bevares og gøres alment tilgængelig. Hver institution tager selv initiativ til at gøre sine historiske arkivalier tilgængelige efter udløbet af trediveårsfristen og tilvejebringer yderligere oplysninger, som bidrager til at placere dens arkiver i deres organisatoriske og funktionelle kontekst. Det rækker langt videre end retten til aktindsigt i henhold til artikel 15, stk. 3, i TEUF, hvis formål primært er at fremme gode styreformer og sikre offentlighedens deltagelse i institutionernes beslutningstagning. Anvendelsen af artikel 15, stk. 3, i TEUF ville medføre en indskrænkning i anvendelsesområdet for bestemmelserne om åbningen af historiske arkiver, eftersom Den Europæiske Centralbank, Den Europæiske Investeringsbank og Domstolen, som i dag er omfattet af forordning nr. 354/83, kun ville være omfattet af en forordning vedtaget på dette grundlag, for så vidt angår udførelsen af rent administrative opgaver. 3.3 Proportionalitetsprincippet Forslaget vedrører kun institutionernes deponering af de historiske arkivalier hos EUI og vilkårene herfor. 3.4 Reguleringsmiddel/-form En forordning er det eneste egnede instrument, der kan skabe et forsvarligt retligt og økonomisk grundlag for partnerskabet mellem EU og EUI. Forslaget går ud på at foretage en begrænset ændring af en eksisterende forordning. 4. Virkninger for budgettet Forslaget om at gøre deponering af de historiske arkivalier hos EUI obligatorisk har ingen nye virkninger for budgettet på kort og mellemlang sigt. På lang sigt forventes virkningerne for budgettet ikke at blive væsentlige. De tre største institutioner, Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, deponerer i lighed med Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Revisionsretten og Den Europæiske Investeringsbank allerede deres historiske arkivalier hos EUI. Driften af disse arkiver i Firenze er blevet finansieret over EU-budgettet siden de første arkivalier blev afleveret til deponering hos EUI for mere end et kvart århundrede siden. Finansieringsoversigten opererer med en fortsættelse af denne finansiering. Omkostningerne afholdes af de deponerende institutioner proportionalt med de opgaver, EUI udfører for den enkelte institutions arkiver. Den italienske regering stiller lokaler til rådighed for arkiverne og det EUI-personale, der forestår driften af arkiverne. Det følger af ændringen af forordningen, at antallet af deponerende institutioner stiger. Eftersom deponeringen vedrører historiske arkivalier, som gøres tilgængelige for offentligheden, når de er 30 år gamle, vil der imidlertid gå en rum tid, før andre institutioner end dem, der allerede på nuværende tidspunkt deponerer deres arkivalier hos EUI, vil blive berørt af dette forslag. Desuden vil arkiverne i stigende grad blive digitale, hvilket vil skabe mulighed for store besparelser i EUI’s arkivaliebehandling og -formidling. 2012/0221 (APP) Forslag til RÅDETS FORORDNING om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR — under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352, under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen, efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter, under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet, efter høring af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, efter en særlig lovgivningsprocedure, og ud fra følgende betragtninger: (1) I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab[2] skal institutionernes og organernes historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år. (2) Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder alle de institutioner, der er nævnt i artikel 1 i forordning nr. 354/83. (3) I henhold til forordning nr. 354/83 kan hver institution placere sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt. (4) I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de skulle gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og Det Europæiske Universitetsinstitut den 17. december 1984 en aftale. (5) Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen af 17. december 1984. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og “regler for historiske arkiver”, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005[3]. (6) Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne er tilgængelige på stedet. (7) Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkivalierne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af institutionernes historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så arkivalierne bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for arkiverne. (8) Fortsat deponering af institutionernes arkivalier hos EUI fordrer et solidt retsgrundlag, som afspejler EUI’s rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver. (9) Den særlige karakter af Domstolens og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger fritagelsen for forpligtelsen til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI i henhold til denne forordning. Domstolen og Den Europæiske Centralbank kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis. (10) Denne forordning bør finde anvendelse på alle øvrige institutioner. Den ændrer hverken ved den enkelte institutions ansvar for at gøre sine historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem. (11) Personoplysninger i historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med forordning nr. 45/2001[4]. (12) Der kan ydes støtte til EUI’s drift af institutionernes arkiver. (13) Forordning nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed — VEDTAGET DENNE FORORDNING: Artikel 1 I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer: 1. Artikel 8, stk. 1, affattes således: "1. Hver institution, bortset fra Domstolen og Den Europæiske Centralbank, deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelig for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget." 2. I artikel 8 indsættes følgende stykker: "3. Domstolen og Den Europæiske Centralbank kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis. 4. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke ejendomsretten til eller beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten. 5. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde de tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter. 6. Hver af de deponerende institutioner har ret til at anmode om oplysninger vedrørende EUI’s drift af dens arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret. 7. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i overensstemmelse med stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan gøre en version af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden. 8. Der kan ydes støtte til EUI’s drift af de historiske arkiver i overensstemmelse med denne forordning, under overholdelse af Rådets forordning nr. 1605/2002, og forudsat at budgetmyndigheden stiller de nødvendige bevillinger til rådighed under den relevante budgetpost. Arkivernes driftsomkostninger afholdes forholdsmæssigt af de deponerende institutioner. Omkostninger i forbindelse med tilrådighedsstillelse og indretning af den eller de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet, er ikke støtteberettigede. 9. EUI behandler personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med forordning nr. 45/2001. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med sidstnævnte forordnings artikel 2, efter instruks fra de deponerende institutioner. 10. Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse tillægges beføjelser til at kontrollere EUI’s behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, som institutionerne deponerer." 3. Artikel 9, stk. 1, affattes således: "Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring, videregivelse til offentligheden og beskyttelse af personoplysninger i de historiske arkiver. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (Braille-skrift, magnaprint eller optagelser)." 4. Bilaget til nærværende forordning indsættes som bilag. Artikel 2 Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat. Udfærdiget i Bruxelles, den . På Rådets vegne Formand BILAG Der indsættes følgende bilag: "Bilag Bestemmelser om deponering af institutionernes historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze 1. For ikke-digitale arkivaliers vedkommende skal de originale dokumenter deponeres hos EUI med henblik på varig bevarelse sammen med en mikrofilmkopi og/eller en digital kopi. For digitale arkivaliers vedkommende skal EUI have varig adgang til dokumenterne på en sådan måde, at EUI kan opfylde sin forpligtelse til at gøre de historiske arkivalier offentligt tilgængelige via én enkelt indgang og til at fremme anvendelsen af dem. Ansvaret for den varige bevarelse af de digitale arkivalier ligger fortsat hos de institutioner, hvorfra arkivalierne stammer. 2. Aflevering af arkivalier til deponering foregår én gang årligt og følger i videst muligt omfang institutionernes normale arkiveringsprocedurer. 3. De deponerende institutioner kan på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi og/eller en digital kopi. 4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI. EUI må hverken ændre ved den måde, arkivalierne er inddelt på fra de deponerende myndigheders hånd, slette dokumenter eller filer eller foretage ændringer i dem. 5. EUI udleverer de deponerede originaldokumenter og originalfiler på begæring af de deponerende institutioner. De deponerende institutioner tilbageleverer originalerne til EUI, så snart de ikke længere har brug for dem. 6. EUI underretter omgående de deponerende institutioner om enhver potentiel trussel mod ukrænkeligheden af de arkivalier, som den eller de pågældende institutioner har deponeret. FINANSIERINGSOVERSIGT TIL FORSLAGET 1. FORSLAGETS/INITIATIVETS RAMME 1.1. Forslagets/initiativets betegnelse 1.2. Berørt(e) politikområde(r) inden for ABM/ABB-strukturen 1.3. Forslagets/initiativets art 1.4. Mål 1.5. Forslagets/initiativets begrundelse 1.6. Varighed og finansielle virkninger 1.7. Påtænkt(e) forvaltningsmetode(r) 2. FORVALTNINGSFORANSTALTNINGER 2.1. Bestemmelser om kontrol og rapportering 2.2. Forvaltnings- og kontrolsystem 2.3. Foranstaltninger til forebyggelse af svig og uregelmæssigheder 3. FORSLAGETS/INITIATIVETS ANSLÅEDE FINANSIELLE VIRKNINGER 3.1. Berørt(e) udgiftspost(er) på budgettet og udgiftsområde(r) i den flerårige finansielle ramme 3.2. Anslåede virkninger for udgifterne 3.2.1. Sammenfatning af de anslåede virkninger for udgifterne 3.2.2. Anslåede virkninger for aktionsbevillingerne 3.2.3. Anslåede virkninger for administrationsbevillingerne 3.2.4. Forenelighed med indeværende flerårige finansielle ramme 3.2.5. Tredjeparts bidrag til finansieringen 3.3. Anslåede virkninger for indtægterne FINANSIERINGSOVERSIGT 1. FORSLAGETS/INITIATIVETS RAMME 1.1. Forslagets/initiativets betegnelse Rådets forordning om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze 1.2. Berørt(e) politikområde(r) inden for ABM/ABB-strukturen[5] Relationer med civilsamfundet, åbenhed og information 1.3. Forslagets/initiativets art Forslaget drejer sig om en forlængelse af en eksisterende foranstaltning. 1.4. Mål 1.4.1. Det eller de af Kommissionens flerårige strategiske mål, som forslaget/initiativet vedrører Målet med forslaget er at regulere og skabe et forsvarligt grundlag for det eksisterende partnerskab mellem EU og EUI om drift og formidling vedrørende institutionernes historiske arkiver. Formålet med at deponeringen hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkivalierne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i europæisk integrations og EU-institutionernes historie. 1.4.2. Specifikke mål og berørte ABM/ABB-aktiviteter Specifikt mål nr. 25.02.01.01 Berørte AMB-/ABB-aktiviteter: Relationer med civilsamfundet, åbenhed og information Institutioner af europæisk interesse / Den Europæiske Unions historiske arkiver 1.4.3. Forventede resultater og virkninger Partnerskabet med EUI tilfører institutionernes historiske arkivalier merværdi og fremmer formidlingen om og offentlighedens anvendelse af arkivalierne. 1.4.4. Virknings- og resultatindikatorer (1) Arkivalier, som institutionerne deponer hos EUI i Firenze (2) EUI’s indsamling og beskrivelse af private arkiver og personlige dokumenter fra enkeltpersoner samt offentlige og private organisationer, som har bidraget til opbygningen af Europa (3) Fremstilling og udgivelse af vejledninger til arkivalierne, registraturer, kilder og søgeredskaber i øvrigt (4) Læsesale og læsesalsfaciliteter hos EUI (5) Registraturer og arkivalier, der gøres tilgængelige online (6) Antal personer, der benytter læsesalen (7) Foranstaltninger, der fremmer anvendelse af institutionernes historiske arkivmateriale 1.5. Forslagets/initiativets begrundelse 1.5.1. Behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt Drift af og adgang for offentligheden til de historiske arkivalier, som institutionerne har deponeret hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze. 1.5.2. Merværdien ved en indsats fra EU's side Partnerskabet med EUI tjener til at fremme formidlingen og offentlighedens anvendelse af institutionernes historiske arkivalier. Det øger i sig selv arkivernes værdi, at de samles på ét sted. Det gør det også muligt for EUI at skabe merværdi ved at skabe forbindelser mellem de forskellige arkiver, og om nødvendigt skabe registraturer og andre søgeværktøjer og give offentligheden adgang på stedet såvel som onlineadgang til arkivalierne. 1.5.3. Erfaringer fra lignende foranstaltninger Seks institutioner deponerer deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze i henhold til en aftale af 17. december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber og EUI. Deponeringsaftalen fra 1984 er imidlertid blevet utidssvarende og skal erstattes af et stærkere retligt og økonomisk grundlag for partnerskabet med EUI. 1.5.4. Sammenhæng med andre relevante instrumenter og eventuel synergivirkning i.r. 1.6. Varighed og finansielle virkninger Forslag af ubegrænset varighed 1.7. Påtænkt(e) forvaltningsmetode(r)[6] Direkte central forvaltning ved Kommissionen 2. FORVALTNINGSFORANSTALTNINGER 2.1. Bestemmelser om kontrol og rapportering EUI fremsender et udkast til arbejdsprogram for hvert kalenderår med henblik på drøftelser med Kommissionen, herunder en stillingsfortegnelse over personale pr. 31. december det pågældende år, året før og året efter. Fremsendelsen sker i februar året før. Efter at have hørt de øvrige deponerende institutioner fastlægger Kommissionen og EUI arbejdsprogrammet og vedlægger det som bilag til den årlige tilskudsaftale. Kommissionen overvåger arbejdsprogrammets gennemførelse. EUI forelægger en årsberetning for de historiske arkiver ved udgangen af hvert kalenderår. 2.2. Forvaltnings- og kontrolsystem 2.2.1. Konstaterede risici De mulige trusler mod bevarelsen af institutionernes deponerede papirarkivalier er minimale. Den italienske regering har stillet dertil indrettede arkivdeponeringsfaciliteter til rådighed, som overholder de højeste internationale standarder for varig bevarelse af arkivalier. 2.2.2. Påtænkt(e) kontrolmetode(r) Partnerskabsaftalerne med EUI danner rammerne for stadige drøftelser, gennemgang og evaluering af budgettet og arbejdsprogrammet. Hver af de deponerende institutioner har ret til at anmode om oplysninger om EUI’s drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret. 2.3. Foranstaltninger til forebyggelse af svig og uregelmæssigheder I henhold til artikel 287, stk. 3, i TEUF tillægges Revisionsretten beføjelser til at foretage undersøgelser hos enhver fysisk eller juridisk person, der modtager betalinger fra EU-budgettet. Kommissionens og OLAF's beføjelser til at bekæmpe svig med EU's finansielle interesser er fastsat i specifikke bestemmelser desangående (f.eks. Rådets forordning nr. 2185/96 og Rådets og Europa-Parlamentets forordning nr. 1073/1999) samt Rådets forordning nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. I henhold til artikel 120, stk. 3, skal hver afgørelse om ydelse af tilskud og aftale om tilskud udtrykkeligt give Kommissionen og Revisionsretten beføjelse til gennem bilagskontrol og kontrol på stedet at kontrollere alle kontrahenter og underkontrahenter, der har modtaget fællesskabsmidler. 3. FORSLAGETS/INITIATIVETS ANSLÅEDE FINANSIELLE VIRKNINGER 3.1. Berørt(e) udgiftspost(er) på budgettet og udgiftsområde(r) i den flerårige finansielle ramme · Eksisterende udgiftsposter i budgettet I samme rækkefølge som udgiftsområderne i den flerårige finansielle ramme og budgetposterne. Udgifts-område i den flerårige finansielle ramme || Budgetpost || Udgiftens art || Bidrag Den Europæiske Unions historiske arkiver || OB/IOB[7] || fra EFTA[8]-lande || fra kandidat-lande[9] || fra tredje-lande || i.h.t. artikel 18, stk. 1, litra a), i finans-forordningen 5 Admini-stration || 25.02.01.01 || OB || NEJ || NEJ || NEJ || NEJ 3.2. Anslåede virkninger for udgifterne 3.2.1. Sammenfatning af de anslåede virkninger for udgifterne i mio. EUR (tre decimaler) Udgiftsområde i den flerårige finansielle ramme: || 5 || "Administration" || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || I ALT 2013-2019 GD SG ||  Menneskelige ressourcer || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Tjenesterejser || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Unionens historiske arkiver || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 BEVILLINGER I ALT TIL GD SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Bevillinger I ALT under UDGIFTSOMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme || (Forpligtelser i alt = betalinger i alt) || || || || || || || || Bevillinger I ALT under UDGIFTSOMRÅDE 1 til 5 i den flerårige finansielle ramme || Forpligtelser || || || || || || || || Betalinger || || || || || || || || 3.2.2. Anslåede virkninger for aktionsbevillingerne Forslaget/initiativet medfører ikke anvendelse af aktionsbevillinger 3.2.3. Anslåede virkninger for administrationsbevillingerne 3.2.3.1. Resumé Forslaget/initiativet medfører anvendelse af administrationsbevillinger som anført herunder: i mio. EUR (tre decimaler) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || I ALT UDGIFTS-OMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme || || || || || || || || Menneskelige ressourcer || || || || || || || || Andre administrations-udgifter || || || || || || || || Subtotal UDGIFTS-OMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme || || || || || || || || Uden for UDGIFTSOMRÅDE 5[11] i den flerårige finansielle ramme || || || || || || || || Menneskelige ressourcer || || || || || || || || Andre administrations-udgifter || || || || || || || || Subtotal uden for UDGIFTS-OMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme || || || || || || || || I ALT || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 De nødvendige administrative ressourcer vil blive dækket via tildelingen til det ansvarlige GD inden for rammerne af den årlige bevillingsprocedure i lyset af de eksisterende budgetmæssige begrænsninger. 3.2.3.2. Anslået behov for menneskelige ressourcer Forslaget medfører anvendelse af menneskelige ressourcer som anført herunder: Overslag angives i hele tal (eller med højst en decimal) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Stillinger i stillingsfortegnelsen (tjenestemænd og midlertidigt ansatte) 25 01 01 01 (i hovedsædet og i Kommissionens repræsentationskontorer) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (i delegationer) || || || || || || || XX 01 05 01 (indirekte forskning) || || || || || || || 10 01 05 01 (direkte forskning) || || || || || || ||  Eksternt personale (i fuldtidsækvivalenter: )[12] XX 01 02 01 (KA, V, UNE under den samlede bevillingsramme) || || || || || || || XX 01 02 02 (KA, V, UED, LA og UNE i delegationerne) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - i hovedsæde[14] || || || || || || || - i delegationerne || || || || || || || XX 01 05 02 (KA, V, UNE – indirekte forskning) || || || || || || || 10 01 05 02 (KA, V, UNE – direkte forskning) || || || || || || || Andre budgetposter (skal angives) || || || || || || || I ALT || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX angiver det berørte politikområde eller budgetafsnit. Personalebehovet vil blive dækket ved hjælp af det personale, som GD’et allerede har afsat til aktionen, og/eller interne rokader i GD’et, eventuelt suppleret med yderligere bevillinger, som tildeles det ansvarlige GD i forbindelse med den årlige tildelingsprocedure under hensyntagen til de budgetmæssige begrænsninger. Opgavebeskrivelse: Tjenestemænd og midlertidigt ansatte || Udarbejdelse af partnerskabsaftaler og tilskudsaftaler. Udarbejdelse af budgetanmodninger. Overvågning af arbejdsprogram og udgifter. Evt. efterfølgende evaluering. Eksternt personale || ------ 3.2.4. Forenelighed med indeværende flerårige finansielle ramme Forslaget/initiativet er foreneligt med indeværende flerårige finansielle ramme 3.2.5. Tredjemands bidrag til finansieringen Forslaget indeholder ikke bestemmelser om samfinansiering med tredjemand. 3.3. Anslåede virkninger for indtægterne Forslaget har ingen finansielle virkninger for indtægterne. [1] Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83, som ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1700/2003 af 22. september 2003. Se EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1 og EUT L 243 af 27.9.2003, s. 1. [2] EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1. [3] EUT C 289 af 22.11.2005, s. 12-13. [4] EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1. [5] ABM: Activity Based Management (aktivitetsbaseret ledelse), ABB: Activity Based Budgeting (aktivitetsbaseret budgetlægning). [6] Forklaringer vedrørende forvaltningsmetoder og henvisninger til finansforordningen findes på webstedet BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] OB = opdelte bevillinger / OIB = ikke opdelte bevillinger. [8] EFTA-lande: Den Europæiske Frihandelssammenslutning. [9] Kandidatlande og, efter omstændighederne, potentielle kandidatlande på Vestbalkan. [10] Det forventes, at virkningerne for udgifterne vil udvikle sig i samme takt efter 2019. [11] Teknisk og/eller administrativ bistand og udgifter til støtte for gennemførelsen af EU's programmer og/eller aktioner (tidligere BA-poster), indirekte forskning, direkte forskning. [12] KA: kontraktansatte, V: vikarer, UED: unge eksperter ved delegationerne, LA: lokalt ansatte, UNE: udstationerede nationale eksperter. [13] Delloft for eksternt personale under aktionsbevillingerne (tidligere BA-poster). [14] Angår især strukturfonde, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL) og Den Europæiske Fiskerifond (EFF).