I forordningen fastsættes de måder, hvorpå retslige og udenretslige dokumenter kan forkyndes, og klare regler for fremsendelse af retslige og udenretslige dokumenter fra en medlemsstat til en anden på det civil- og handelsretlige område. Der fastsættes minimumstandarder med hensyn til beskyttelse af retten til forsvar og ensartede retlige rammebetingelser for direkte postforkyndelse af et dokument på tværs af grænserne.

I øjeblikket er der hvert år ca. 3,4 mio. civil- og handelsretlige sager med grænseoverskridende virkninger. Hvis mindst en af parterne har bopæl i en anden medlemsstat end den, hvor sagen føres, anvender retterne denne forordning, ofte flere gange i løbet af retssagen. For at sikre adgang til domstolene og en retfærdig rettergang for parterne og for at undgå forsinkelser og ekstra omkostninger er det af afgørende betydning, at forordningen fungerer gnidningsløst. For eksempel er langt den hyppigste begrundelse for at nægte at anerkende og fuldbyrde domme, at stævninger ikke er forkyndt korrekt.

I dag er kontakten mellem de instanser, der fremsender og modtager dokumenter med henblik på forkyndelse stadigvæk nærmest udelukkende baseret på papir, hvilket kan gøre processen dyr og ineffektiv Der er også i praksis ingen mulighed for at forkynde dokumenter for modtageren elektronisk i grænseoverskridende sager, selv om nogle medlemsstater har indført eller er i færd med at indføre denne mulighed på nationalt plan. Med dette initiativ adresseres behovet for at modernisere og især digitalisere forkyndelsen af dokumenter på tværs af landegrænser. Desuden udfyldes en række huller, som blev konstateret i forbindelse med evalueringen af forordningens funktion. Disse huller fører til forsinkelser og omkostninger for borgere, virksomheder og medlemsstater, til mangler med hensyn til beskyttelse af processuelle rettigheder og til juridisk kompleksitet og uvished. De største konstaterede problemer er:

·forhold, som fører til en utilstrækkelig kvalitet af dokumentationen for postforkyndelsen

·begrænsningen eller utilgængeligheden af direkte forkyndelse i en grænseoverskridende sammenhæng i mange medlemsstater, selv hvis det er tilladt på nationalt plan

·mangler vedrørende gennemsigtigheden af de regler, der beskytter parternes processuelle rettigheder i forbindelse med oversættelseskrav og i tilfælde af udeblivelsesdomme

·en præference for fiktive eller alternative metoder på nationalt plan i stedet for at anvende de metoder, der er fastlagt i forordningen.

De berørte parter er borgere og virksomheder, der er parter i retssager, virksomheder, der leverer tjenesteydelser, f.eks. i forbindelse med posttjenester eller IT-rådgivning, medlemsstaternes offentlige og retslige myndigheder og retsvæsenets aktører (navnlig dommere og advokater).

Dette initiativ er tæt knyttet til initiativet vedrørende samarbejde mellem medlemsstaterne om bevisoptagelsen på det civil- og handelsretlige område, som reguleres ved forordning (EF) nr. 1206/2001. De to initiativer er tæt forbundne med Kommissionens overordnede prioritering af digitalisering og e-justice, og de skal ses i sammenhæng med det sideløbende arbejde på det strafferetlige område (elektronisk bevismateriale), der er iværksat for at skabe lige vilkår inden for strafferetsplejen og den civile retspleje. De bygger på og drager fordel af EU's lovgivningsmæssige resultater og retlige standarder (e-CODEX og eIDAS-forordningen).