MEDDELELSE TIL RÅDET OG EUROPA-PARLAMENTET FRA KOMMISSIONEN - UDVIKLING AF DELEGATIONSTJENESTEN

INDLEDNING

Delegationstjenesten, som oprindeligt blev oprettet hovedsagelig til at repræsentere Kommissionen under handelsforhandlinger og i nogle industrialiserede stater samt til at varetage udviklingssamarbejdsaktiviteter i henhold til Yaoundé- og Lomé-konventionerne, vil skulle gennemgå et grundigt eftersyn, således at den afspejler Den Europæiske Unions nye ambition og handleevne i de eksterne forbindelser. Der vil skulle tages hensyn til den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitiks (FUSP's) regler og virkemidler, som blev introduceret med Amsterdam-traktaten og på efterfølgende møder i Det Europæiske Råd. Forandringer og modernisering af delegationstjenesten skal også ses i relation til reformen af EF's eksterne bistand og inden for rammerne af den bredere proces for reform af Kommissionen.

Hvad det kommer til at betyde, beskrives nedenfor under to brede overskifter:

- delegationernes rolle

- udvikling af delegationsnettet.

1. DELEGATIONERNES ROLLE

I praksis tjener delegationstjenestens delegationer, skønt de hierarkisk set udgør en del af Kommissionen, Den Europæiske Unions interesser som helhed i 123 lande verden over og fem internationale organisationer ved at offentliggøre, forklare og gennemføre EU-politik, ved at analysere den politik, der føres i de lande, hvor de er akkrediteret og ved at føre forhandlinger i overensstemmelse med det mandat, der er givet dem. Det betyder, at:

- delegationerne udøver beføjelser, som er tillagt dem ved traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, i tredjelande. Det indebærer, at de skal fremme Europas interesser i henhold til fælles politikker - i hovedsagen den fælles handelspolitik men også på andre områder som f.eks. landbrug, fiskeri, miljø og sundhed og sikkerhed. Det betyder også, at de skal arbejde på områder som retlige og indre anliggender, hvor Det Europæiske Fællesskab ikke har eksklusive beføjelser

- delegationerne spiller en rolle i udviklingsbistanden. Det er en opgave, som vil blive meget stærkt udvidet som følge af den politik for dekoncentration, der skal gennemføres i etaper begyndende i år. Delegationerne vil ikke blot i højere grad blive inddraget i programmeringen, men de skal også forvalte projekter fra begyndelse til slutning på basis af en række regler, der fastlægges i Bruxelles

- de også spiller en voksende rolle i den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik (FUSP) derved, at de foretager en løbende politisk analyse, foretager fælles vurderinger sammen med medlemsstaternes ambassader (artikel 20 i TEU) og bidrager til taktisk planlægning

- de endelig yder den nødvendige støtte og bistand til EU's andre institutioner og aktører, herunder:

- den høje repræsentant/generalsekretæren, som kan forlade sig på deres logistiske støtte, når han er på mission, og som tilsendes alle deres policy-rapporter

- Europa-Parlamentet. Delegationerne hjælper f.eks. med at tilrettelægge programmer for besøgende delegationer og udvalg, når det er nødvendigt, og i samråd med Kommissionens hovedkvarter kan delegationschefen kontakte Parlamentets udvalg om udenrigsanliggender og andre udvalg, når de er tilbage i hovedkvarteret, for at rapportere om den seneste udvikling i deres værtslande og udviklingen i EU-politik og -programmer

- På alle disse områder har delegationerne i stigende grad en vigtig informationsfunktion som leverandør af baggrundsmateriale og ajourføring om den europæiske integration og EU-politikker til regeringen og administrationen, erhvervslivet og civilsamfundet i værstlandene

- formandskabet. Delegationscheferne deltager hyppigt i Troika-demarcher og bistår formandskabet på andre måder.

1.2. Ved udøvelsen af disse opgaver vil delegationstjenesten skulle følge en mere overbevisende og proaktiv tilgang, som afspejler det brede spektrum af EU's eksterne forbindelser såvel som FUSP's nye profil og potentiel.

Delegationerne skal ikke "konkurrere" med medlemsstaternes ambassader, deres respektive roller og ansvar er generelt veldefineret men ikke altid ordentligt forstået. Delegationernes opgave er ud over at repræsentere Fællesskabets interesser at koordinere og samarbejde med henblik på at give et billede af Unionen som aktiv, idérig og forenet.

Artikel 20 i TEU [1] fastsætter, at delegationerne og medlemsstaternes diplomatiske missioner skal samarbejde for at sikre, at de fælles holdninger og fælles aktioner, som Rådet har vedtaget, overholdes og iværksættes. Det gælder også andre områder end FUSP. Rådet udstak f.eks. retningslinjer i januar i forbindelse med gennemførelsen af den eksterne bistand, hvor den appellerer til et nærmere samarbejde mellem medlemsstaternes ambassader og Kommissionens delegationer. Delegationerne skal i almindelighed spille en stadig mere aktiv rolle ved at hjælpe med at koordinere fælles holdninger mellem medlemsstaterne, som derefter kan rapporteres tilbage til Kommissionen og Rådets arbejdsgrupper som input i den taktiske planlægningsproces.

[1] Artikel 20: Medlemsstaternes diplomatiske og konsulære missioner og Kommissionens delegationer i tredjelande og på internationale konferencer samt deres repræsentationer ved internationale organisationer samarbejder for at sikre, at de fælles holdninger og fælles aktioner, som Rådet har vedtaget, overholdes og iværksættes.

Diplomater og andre eksperter, der er knyttet til delegationerne som udstationerede nationale eksperter, kan i denne forbindelse yde et særlig nyttigt bidrag med erfaringer udefra. Dette er en ressource, som Kommissionen ønsker at udvikle yderligere.

1.3. Der skal ske følgende, for at delegationerne kan udføre deres opgaver ordentligt:

- Forvaltningen af delegationstjenesten skal i videst mulige omfang organiseres på en samlet og integreret måde. Af den grund er det planen, at alt delegationspersonale i nær fremtid administrativt skal henhøre under GD RELEX med undtagelse af visse specialister, der er udlånt fra andre GD'er eller fra medlemsstaterne eller andre EU-institutioner.

- Karriereplanlægningen skal foregå på en mere professionel måde, ikke mindst for at anspore til mobilitet mellem hovedkvarter og delegationerne og mellem de forskellige dele af verden. Medarbejdere, som søger mange stillinger i GD RELEX og andre dele af Relex-familien, forventes at stille med erfaringer fra en delegation i udlandet. For nogle stillingers vedkommende kunne dette endog blive et krav. For at dette kan ske, er det vigtigt, at tjenestemænd, der gør tjeneste på delegationerne, ikke betragtes som værende midlertidigt 'uden for systemet' med mulighed for fremtidig 'reintegration'.

- Delegationerne betjener i deres service til Kommissionen ikke blot Relex-familien men hele institutionen. Det bidrag, som delegationerne kan yde til Kommissionens indsats i almindelighed, skal være mere ambitiøst. Med mere sikker e-post og andre nye teknologier burde det blive muligt at involvere delegationerne meget mere aktivt i den taktiske planlægning gennem deltagelse i task forcer og policy-evaluering. Det er til dels et spørgsmål om at skabe større konsekvens i vores eksterne politik. Men dét er et passivt mål. Det virkelige mål er at få større udbytte af vores delegationsnet. Delegationerne skal udstyres med passende ressourcer. Ellers må vi revidere vore prioriteter. Bemærkningerne i hvidbogen om reform af marts 2000 om, at ressourcerne skal afpasses efter opgaverne, gælder naturligvis også for delegationerne.

- Der skal fastlægges en uddannelsespolitik for personale, der gør eller står for at gøre tjeneste i udlandet for at styrke deres management-kvalifikationer og forberede dem på de specifikke repræsentationsopgaver. Her kan der blive tale om målrettet sprogundervisning. Kommissionen agter at træffe foranstaltninger hertil i efteråret. De kommer bl.a. til at omfatte uddannelse.

Der vil senere i år blive truffet beslutning om disse og andre aspekter af forvaltningen af delegationstjenesten i tråd med de generelle forslag til forvaltningsreform i Kommissionen og efter en passende høring. Der vil også blive taget omhyggeligt hensyn til behov hos og ønsker fra de andre institutioner og aktører, som trækker på Kommissionens tjenestegrene.

1.4 Kommissionen har specifikt med hensyn til uddannelse i de senere år udformet et større uddannelsesprogram for delegationstjenesten (se SEK(97) 605 af 8. april 1997 og KOM(1999) 180 af 21. april 1999).

Uddannelsen går ud på at give deltagerne ny viden (fællesskabspolitikker, forbindelser med visse dele af verden) og nye færdigheder (forvaltning af projektcyklussen, forhandlingsteknik, forvaltning af en medarbejdergruppe, mediefærdigheder).

Der tilrettelægges uddannelse forud for udstationeringen for at forberede tjenestemanden på livet og arbejdet på en delegation. Dette omfatter også specifikke moduler for administrative assistenter, sekretærer og tjenestemændenes ægtefæller/samlevere).

Der er for nylig blevet organiseret et særligt uddannelsestiltag for de administrative assistenter på det finansielle område på et regionalt grundlag.

Der er planlagt et ad hoc-uddannelsesprogram for tjenestemænd og eksternt personale, som ansættes af delegationstjenesten som led i dekoncentrationen.

Det er nødvendigt med en uddannelsespolitik, der går ud over, hvad der allerede eksisterer. Direktoratet for delegationstjenesten bør inden årets udgang i samarbejde med Relex-familiens generaldirektorater udarbejde en plan over denne politiks mål, metoder og midler. Planen vil skulle forelægges styringsudvalget for delegationstjenesten til godkendelse.

Den skal bl.a. indeholde følgende elementer:

- kursusindhold (herunder sprogundervisning, finansforvaltning og administration, udviklingssamarbejde, handelspolitik, særlig med berøring til Verdenshandelsorganisationen)

- gennemførelse (i henholdsvis Kommissionens tjenestegrene og eksterne organisationer)

- vurdering af uddannelsesniveauet inden afrejse til delegationen.

2. Gennemførelse af dekoncentrationen [2]

[2] Dette kapitel berører ikke gennemførelsen af den humanitære bistand.

2.1. Baggrund

Dekoncentration til delegationerne af opgaver og ansvar for forvaltningen af den eksterne bistand er et af nøgleelementerne i den reform, der blev besluttet den 16. maj 2000. De ledende principper, der blev vedtaget i den forbindelse er, at alt, hvad der bedre kan forvaltes og besluttes på stedet, dér hvor tingene sker, ikke bør forvaltes eller besluttes i Bruxelles.

Kommissionen er indstillet på at dekoncentrere forvaltningen af den eksterne bistand og at foretage den dermed forbundne overførsel af ansvarsopgaver til alle delegationer, der forvalter bistand inden udgangen af 2003: 22 bliver berørt i 2001, 32 i 2002 og de resterende 32 i 2003. Visse aktiviteter, såsom regionale og andre horisontale programmer, vil i princippet først blive lagt ud efter deres omstrukturering, når de nødvendige forvaltningssystemer er på plads. Meningen er, at det skal være sket senest ved udgangen af 2004.

Budgetmyndigheden har med henblik på første fase af dette forehavende bevilget yderligere ressourcer til omfordeling af 40 yderligere tjenestemandsstillinger i 2001 og modernisering af telekommunikations- og computerinfrastruktur på delegationerne. Den har desuden accepteret princippet om, at ikke-vedtægtsmæssigt ansat personale på delegationerne finansieres via driftsbudgetposterne for de forskellige programmer.

2.2. Første fase af dekoncentrationen: statusrapport

Der er nedsat en arbejdsgruppe vedrørende dekoncentration under GIP [3] til at koordinere realiseringen af "dekoncentrationsaspekterne" af reformen af forvaltningen af den eksterne bistand. I tiden mellem oktober og december 2000 koncentrerede gruppen sig særlig om arbejde på tre områder:

[3] GIP-gruppen est den permanente tværgående gruppe som kontrolerer iværksettelsen af reformen af den eksterne bistandsforvaltning.

* definition af de brede principper, der skal lede dekoncentrationen for alle regioner og programmer

* en opgørelse over potentielle forskrifts- og budgetmæssige, tekniske og administrative hindringer for dekoncentrationen og løsninger herpå

* lancering af praktiske initiativer, der skulle være påbegyndt før udgangen af 2000 for ikke at forstyrre en betids implementering af første fase af dekoncentrationen (f.eks. anmodning om satellitforbindelser til de 23 delegationer, der skal dekoncentreres i 2001).

Med oprettelsen af EuropeAid Samarbejdskontoret i januar 2001 er der indledt et detaljeret arbejde, region for region, delegation for delegation. Det har navnlig drejet sig om:

* oprettelse af et dekoncentreret net inden for EuropeAid

* definition, i samråd med de berørte delegationer, af et operationelt dekoncentrationskoncept for hvert større program

* indkredsning i nært samarbejde med delegationerne af, hvilke yderligere ressourcer de har brug for til at realisere dette koncept

* udarbejdelse af en detaljeret handlingsplan for hver af de 22 delegationer [4].

[4] Det finansielle samarbejde med Forbundsrepublikken Jugoslavien forvaltes af Det Europæiske Agentur for Genopbygning.

I anden omgang blev bidragene til hvert program samlet i et harmoniseret operationelt dekoncentrationskoncept med detaljerede procedurer for de enkelte programmer i et separat bilag. Dette harmoniserede koncept, som skal anvendes på alle geografiske programmer, blev godkendt af generaldirektørerne for GD RELEX, DEV og EuropeAid den 21. marts 2001.

2.3. Første fase af dekoncentrationen: næste skridt

Nu da det operationelle koncept er blevet vedtaget sammen med detaljerede personalebehov og behovet for en udvidelse af telekommunikation og materiel på hver af de 22 delegationer, træder dekoncentrationen ind i sin implementeringsfase i praksis. I denne sammenhæng bliver prioriteringsopgaverne for Kommissionens tjenestegrene som følger:

* at overvåge, at handlingsplanen for hver af de 22 delegationer gennemføres til tiden

* at tildele disse delegationer de 40 nye stillinger, der er bevilget af budgetmyndigheden i 2001 som led i dekoncentration

* at opnå en afgørelse fra Rådet om, at EUF-renter kan anvendes til at finansiere eksternt personale på AVS-delegationerne

* at udarbejde finansieringsafgørelser til at få adgang til driftsbudgetposter til at finansiere eksternt personale på ikke-AVS-delegationer

* at udvælge og ansætte tjenestemænd og ikke-vedtægtsmæssigt ansat personale

* at skaffe tilstrækkelige kontorfaciliteter på delegationerne til det ekstra personale

* at etablere sikker kommunikation mellem hovedkvarteret og delegationerne

* at udforme ny - eller ajourføre eksisterende - procedurehåndbøger

* at sikre, at der hurtigt findes de nødvendige regnskabs- og forvaltningssystemer både i hovedkvarteret og på delegationen (Sincom II, CRIS og Olas)

* at opstille eller tilpasse uddannelsesmoduler og at udarbejde og gennemføre et uddannelsesprogram.

Så længe al nødvendig logistik er på plads, vil den operationelle del af dekoncentrationen være i gang ved årets udgang.

2.4. Videre faser i dekoncentrationen: mobilisering af ressourcer

Kommissionen har udarbejdet detaljerede skøn over de nødvendige menneskelige ressourcer til at gennemføre anden fase af dekoncentrationen (32 delegationer i 2002). Disse skøn er blevet anvendt til at beregne og begrunde de beløb, der anmodes om på BA-poster i forbindelse med 2002-budgetforslaget.

I 2002 forventer Kommissionen at omfordele over 110 tjenestemandsstillinger til delegationerne, for så vidt der er budgetressourcer til at dække omkostningerne ved omfordelingen af personale på delegationen.

I de indledende stadier af dekoncentrationen omfordeler Kommissionen så mange som muligt af de nye vedtægtsmæssige stillinger, som budgetmyndigheden har bevilget, direkte til delegationerne. I en overgangsperiode vil der blive brug for personale i hovedkvarteret til at sikre en gnidningsløs overførsel af ansvarsopgaver og passende opbakning af og tilsyn med den nye ordning. Foruden denne overgang burde der kunne opnås en produktivitetsgevinst med personalebesparelser i hovedkvarteret til følge. Kommissionen er stærkt opsat på at undgå enhver overlapning eller parallelle strukturer, som vil kunne underminere delegationernes effektivitet under dekoncentrationen. På mellemlang sigt burde dekoncentrationen derfor føre til en omfattende omfordeling af stillinger fra hovedkvarteret til delegationerne.

En udvidelse af dekoncentrationen til de resterende 32 delegationer i 2003 på samme minimalistiske grundlag som i de første to omgange vil kræve, at mindst 100 yderligere stillinger omfordeles til at styrke delegationerne i 2003. Der bliver behov for en yderligere omfordeling i 2003-04 med op til 150 stillinger i 2003 og endnu 150 i 2004 for at ramme en passende balance mellem vedtægtsmæssigt ansat og andet personale på delegationerne og for at gøre det muligt helt at uddelegere andre aktiviteter i felten, såsom regionale og horisontale programmer. Der kan også blive behov for yderligere vedtægtsmæssige stillinger, særlig til AVS-delegationerne, hvis EUF ikke kan dække udgifterne til ikke-vedtægtsmæssigt ansat personale og andre administrationsomkostninger på et grundlag svarende til BA-posterne for programmer, der er omfattet af budgettet. Omfordelingen af yderligere stillinger afhænger af, om der er budgetressoucer til rådighed.

2.5. Konklusion

Kommissionen er i færd med at træffe alle nødvendige foranstaltninger til at gennemføre første fase af dekoncentrationsprocessen efter den generelle tidsplan for indeværende år. GD RELEX og EuropeAid vil fra dag til dag følge gennemførelsen af den detaljerede handlingsplan, der er fastlagt og aftalt med hver delegation, medens arbejdsgruppen vedrørende dekoncentration vil fortsætte med sit løbende tilsyn med fremskridt i gennemførelsen af første fase og forberedelse af efterfølgende faser.

3. Ændringer af delegationernes ressourcer og deres fordeling rundt om i verden

3.1. Det eksisterende net af delegationer

Kommissionen er repræsenteret i 123 lande og har yderligere 5 delegationer ved internationale organisationer.

I 1998 foretog den en nyvurdering af sine politiske prioriteter for åbning af nye delegationer og repræsentationskontorer [5]. Blandt de planlagte åbninger blev der kun oprettet delegationer i Kroatien og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien på grund af budgetproblemer. Den meget alvorlige krise på Balkan, der begyndte i 1998, og det deraf følgende behov for en storstilet og hastende bistand til regionen betød en belastning af delegationstjenestens ressourcer.

[5] Delegationer i Kroatien, Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien, Malaysia, Saudi-Arabien, Schweiz, Usbekistan og repræsentationskontorer i Ecuador, Paraguay og en repræsentation i Taiwan.

Prioriteterne vil nu skulle revideres. Kommissionen opererer som medlemsstaterne under strenge budgetbegrænsninger. De finansielle overslag fra Berlin lægger et loft over de generelle administrative udgifter, hvilket betyder, at delegationstjenesten vil skulle konkurrere med andre tjenestegrene om de begrænsede administrative ressourcer. Situationen blev forværret for nylig på grund af ugunstige valutakurssvingninger, eftersom en stor del af de administrative udgifter afholdes i andre valutaer (USD og koblede valutaer, yen). Gennemførelsen af dekoncentrationen af ansvaret for forvaltningen af den eksterne bistand til delegationerne skaber et behov for en yderligere styrkelse gennem omfordeling fra hovedkvarteret til delegationerne. Det skal bemærkes, at en tjenestemand, der gør tjeneste i et tredjeland, koster cirka dobbelt så meget som en tjenestemand ved hovedkvarteret.

Ved sin afgørelse af, hvor der næste gang skal åbnes og lukkes delegationer og repræsentationskontorer, har Kommissionen set nærmere på arbejdsbyrden i de eksisterende delegationer såvel som andre faktorer som politisk og økonomisk betydning. Der blev overvejet et sæt kriterier, nemlig omfanget af bistanden til et land eller en region, omfanget af ikke-indfriede forpligtelser ('overhang'), det bestående eller planlagte niveau af dekoncentration, et lands betydning i henseende til handelens omfang men også antallet af handelsspørgsmål og -tvister, de politiske forbindelser med et land og tillige regionens vægt og tilstedeværelsen lokalt af andre internationale organer og et lands medlemskab deraf.

Ovennævnte vurdering skal omsættes i et program for ændringer af nettet af delegationer som beskrevet i punkt 3.2, 3.3 og 3.4 nedenfor. I betragtning af de budgetmæssige begrænsninger, under hvilke delegationstjenesten forvaltes, vil de ressourcer, der er nødvendige for åbning af nye delegationer, i hovedsagen blive fremskaffet ved lukning af delegationer, indskrænkning af nogle delegationer, som kun vil bestå af en enkelt bosiddende tjenestemand, der skal optræde som chargé d'affaires, medens en ikke-bosiddende delegationschef fra et naboland vil blive akkrediteret, og ved omfordeling inden for nettet. Hvor hurtigt Kommissionen vil kunne åbne delegationer, kommer til at afhænge af, hvilke lukninger og omfordelinger der foretages. Kommissionen forventer dog at have fuldført planen inden udgangen af 2002.

Yderligere ændringer ud over det foreliggende program vil kunne blive nødvendige som følge af ændrede omstændigheder og nye prioriteter for EU's eksterne forbindelser. Efterhånden som de aktuelle kandidatlande bliver optaget i Unionen, vil delegationerne dér blive omdannet til repræsentationskontorer som i de andre medlemsstater. Som følge af den vedvarende reform af delegationstjenesten kan det blive nødvendigt med en mere konstant tilstedeværelse i nogle lande, der i øjeblikket forvaltes langt borte fra. De voksende økonomiske og politiske forbindelser mellem EU og de nyligt uafhængige stater (NIS) kan også berettige til en bredere diplomatisk dækning fra EF's side af denne region. Det gælder, hvis de resterende regionale konflikter løses, særlig for Moldova, hvor EU efter udvidelsen vil få vigtige nye forbindelser, og Aserbajdsjan, hvor Unionen vil kunne udvikle betydelige økonomiske interesser.

Kommissionen vil derfor fortsætte analysen af udviklingsbehovene for delegationstjenesten på lang sigt, bl.a. af spørgsmål vedrørende struktur, forvaltning og konsekvenser for ressourcerne.

3.2. Foreslåede åbninger

Det er Kommissionens generel mål at sikre, at de knappe ressourcer benyttes så produktivt som muligt, således at den repræsenteres i de lande, der er af største betydning for EU. Kommissionen har med sit valg foretaget en analyse af de regioner, hvor den stadig er underrepræsenteret politisk set, under hensyntagen til både betydningen af handelskomponenten og den eksterne bistand.

Sydøstasiens voksende handelsmæssige betydning berettiger til, at der åbnes delegationer i Malaysia (EU's 16. største leverandør og dets 31. største marked i 1998) og Singapore (idem 15. og 17.), som er store handelspartnere for EU.

Stærke politiske overvejelser dikterer desuden, at Kommissionen åbner en delegation i Saudi-Arabien (idem 22. og 16.), som også kunne akkrediteres de andre fem stater i Golfsamarbejdsrådet (GCC) [6]: Kommissionen har siden 1989 haft en samarbejdsaftale med GCC og er i færd med at udarbejde et mandat til indledning af forhandlinger om en frihandelsaftale. Alt i alt befinder Malaysia, Saudi-Arabien, De Forenede Arabiske Emirater, Singapore og Taiwan sig på listen over de 25 største markeder for EU's eksport og med undtagelse af UAE er de også blandt de 25 største leverandører til EU. Det har været en afgørende faktor i beslutningen om, hvor EU skulle have en mere markant tilstedeværelse i begge disse regioner, hvor mange handelsspørgsmål der forekommer i samkvemmet: det drejer sig lige fra almindelig politisk dialog om Verdenshandelsorganisationen (WTO) til markedsadgang og antidumping (der er tale om et betydeligt antal procedurer mod Fællesskabet såvel som EF-procedurer mod disse tredjelande).

[6] Bahrain, Kuwait, Oman, Qatar og De Forenede Arabiske Emirater.

Endelig vil det blive overvejet at åbne et handelsrepræsentationskontor i Taiwan (7./15.) [7]. Da Taiwan snart vil slutte sig til WTO, forventes Kommissionen at skulle spille en større rolle med hensyn til overvågning af markedsadgang, indfrielse af WTO-tilsagn og andre anliggender med berøring til dens politik.

[7] Tolv medlemsstater er repræsenteret i Taiwan med 'handels- og investeringskontorer', 'handels- og kulturkontorer' osv. Det anses for at være helt på linje med politikken om Ét Kina.

En regulær repræsentation i Cuba [8] - som allerede er medlem af AVS-gruppen - vil også skulle overvejes i lyset af den interne udvikling og den forestående lukning af ECHO-kontoret.

[8] Repræsenteret ved delegationschefen i Santo Domingo.

Af årsager, der har at gøre med gennemførelsen af den eksterne bistand, nemlig dekoncentration, agter Kommissionen at åbne delegationer i Cambodja og Laos (som akkrediteres med en ikke-bosiddende delegationschef i Thailand), Nepal (ikke-bosiddende delegationschef i Indien) og Paraguay (ikke-bosiddende delegationschef i Uruguay). Bistandsprogrammerne for Cambodja og Paraguay er betydelig større end for henholdsvis Thailand og Uruguay [9]. Det er derfor rimeligt at flytte bistandsforvaltningen til disse lande. I Paraguays tilfælde, det eneste Mercosur-medlem, hvor Kommissionen ikke er repræsenteret, findes der en handelskomponent, som sandsynligvis vil blive af større betydning, når Kommissionen fører forhandlinger om en frihandelsaftale med blokken. Endelig vil nettoomkostningerne i Cambodjas, Nepals og Paraguays tilfælde blive reduceret, da en tjenestemand i hvert tilfælde vil blive flyttet fra Thailand til Cambodja, fra Indien til Nepal og fra Uruguay til Paraguay til at beklæde stillingen som chargé d'affaires på de nye delegationer.

[9] Kommissionen har store bistandsprogrammer i de lande, hvor den foreslår at åbne kontorer (henholdsvis gennemsnitlige årlige betalinger 1999/2000 og 'overhang' pr. 31.12.2000 i mio. EUR): Cambodja 27,5 og 67, Laos 9 og 40, Nepal 30 og 49 og Paraguay 5 og 57.

3.3. Regionalisering og foreslåede lukninger

Regionalisering indebærer, at et større antal kvalificerede tjenestemænd samles i en enkelt delegation, så den får passende midler til at betjene de lande, som den regionale delegationschef er akkrediteret.

Som led i regionaliseringen siden 1996 har Kommissionen omdannet 13 delegationer til kontorer, knyttet sine operationer i Somalia til delegationen i Kenya og besluttet at lukke sine kontorer i Grenada og Lagos. Med en yderligere omdannelse af delegationerne i Kap Verde og Togo til kontorer, der henhører under andre delegationer, vil 31 ud af de eksisterende 108 kommissionsdelegationer have regionale ansvarsopgaver.

Disse ændringer har hidtil betydet en besparelse på 14 middle management-stillinger eller i budgettermer 3 024 000 EUR om året (baseret på gennemsnitlige årlige omkostninger pr. tjenestemand på en delegation på 216 000 EUR). Disse ressourcer er blevet brugt til at hjælpe til at udvide nettet særlig på Balkan (Kroatien og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien) og til at styrke eksisterende delegationer.

For at optimere strukturen i delegationstjenesten og finde de nødvendige ressourcer til at åbne nye delegationer er det planen at lukke kontorer i Antigua og Barbuda, som fortsat skal sortere under Barbados, Belize, som fortsat skal sortere under Jamaica, Comorerne, som fortsat skal sortere under Mauritius, De Nederlandske Antiller, som fortsat skal sortere under Guyana, São Tomé e Príncipe, som fortsat skal sortere under Gabon, Tonga, som fortsat skal sortere under Fiji [10], og Ækvatorialguinea, som fortsat skal sortere under Cameroun.

[10] Henholdsvis gennemsnitlige årlige betalinger 1999/2000 og 'overhang' pr. 31.12.2000 i mio. EUR: Costa Rica 2 og 7, Trinidad og Tobago 1 og 18, Antigua og Barbuda 0 og 1, Belize 4 og 17, Comorerne 3 og 14, Nederlandske Antiller 4 (2000 alene) og 5, Gambia 4 og 28 og São Tomé e Príncipe 3,5 og 16 og Tonga 1 (2000 alene) og 3.

Det foreslås også at indskrænke personalet på delegationerne i Costa Rica, Trinidad og Tobago og Sri Lanka, så der er en enkelt tjenestemand tilbage. Delegationschefen i Nicaragua, Guyana og Indien vil blive akkrediteret henholdsvis Costa Rica, Trinidad og Tobago og Sri Lanka.

Med disse lukninger og personaleindskrænkninger vil der kunne frigøres 11 stillinger til omfordeling, og de repræsenterer en budgetbesparelse på 3 816 mio. EUR om året baseret på de samlede årlige omkostninger ved en tjenestemand på en delegation (herunder kontorer, hjælpepersonale, bolig, telekommunikation, sikkerhed). Med disse ressourcer kan der åbnes delegationer i Malaysia, Saudi-Arabien, Singapore og Laos (medens de tre andre delegationer åbnes ved hjælp af omfordeling af personale fra deres respektive regionale delegationer). Herved lægges der beslag på 7 af de 11 nyligt frigjorte stillinger. De andre 4 vil blive brugt til eventuelt en åbning i Taiwan og Cuba og/eller til at styrke regionale delegationer, som har påtaget sig ekstra ansvarsopgaver som følge af ændringerne i nettet. Med besparelserne ved lukninger og strømlining af delegationerne dækkes omkostningerne ved åbningerne. På denne måde er hele forslaget neutralt i budgetmæssige termer.

Kommissionen mener, at regionaliseringsprocessen med disse ændringer for nuværende har nået sin grænse. Fordelene med hensyn til besparelser, som en yderligere indsats bevirker i denne henseende, vil blive mere end opvejet af negative virkninger:

- politiske vanskeligheder inden for og uden for EU fra stater og institutioner, som er imod lukninger

- den fysiske afstand fra delegationen i områder med dårlige forbindelsesveje, som gør operationerne mindre effektive, såsom gennemførelse og opfølgning af bistanden

- modstrid med Kommissionens politik for dekoncentration og decentralisering af forvaltningen af Fællesskabets bistand til delegationerne.

En eventuel videre regionalisering vil ikke frigøre de nødvendige ekstra menneskelige ressourcer til at dække behovene i forbindelse med andre åbninger. Det vil desuden skabe yderligere behov for en styrkelse af de regionale delegationer, både med hensyn til personale og budgetbevillinger.

3.4. Omfordeling

Omfordelingskonceptet blev i første omgang lanceret for at afhjælpe skævhederne i tildelingen af menneskelige ressourcer mellem delegationerne i forskellige geografiske områder. Skævhederne relaterede både til forholdet i tjenestemænd og lokalt personale på universitetsniveau og forskelle mellem bemandingen på de forskellige delegationer. Nogle af de ressourcer, der blev frigjort ved omfordeling, blev også benyttet til at åbne nye delegationer.

Omfordelingen har i hovedsagen bestået i at overføre tjenestemænd fra en delegation til en anden. Hvor det har været nødvendigt, er der blevet kompenseret herfor ved, at den delegation, hvorfra tjenestemanden blev overført, fik tildelt stillinger til lokalt ansatte faglige bistandsmedarbejdere (ALAT).

Fra nu af anses omfordeling også som en løbende proces for justering af ressourcerne til delegationernes skiftende arbejdsbyrde og Kommissionens prioriteter. En nettostigning i delegationstjenestens menneskelige og budgetmæssige ressourcer overvejes kun, når alle muligheder for omfordeling er blevet undersøgt.

Den analyse af delegationernes arbejdsbyrde, som Kommissionen foretager, gør tildelingen og nytildelingen af ressourcer til delegationerne lettere. Der tages herved hensyn til betydningen af hver af delegationernes aktiviteter set ud fra deres 'mission statements' (særlig ekstern bistand, handel, politisk indberetning og repræsentation).

Kommissionen har siden 1996 godkendt omfordeling af 73 stillinger inden for delegationstjenesten. I samme periode er der omfordelt endnu 53 stillinger fra hovedkvarteret til delegationerne. En femtedel af stillingerne i delegationstjenesten og ca. en tredjedel af stillinger uden forvaltningsopgaver er således blevet omfordelt i de sidste fem år.

I 2001 vil der blive omfordelt én tjenestemandsstilling fra hver af følgende delegationer: Zimbabwe, Niger, Libanon, Cameroun, Burkina Faso, Mozambique Indien (for at åbne delegationen i Nepal) og Uruguay (for at åbne delegationen i Paraguay). I 2002 vil der blive omfordelt endnu én tjenestemand fra kontorerne i Comorerne, Ækvatorialguinea, De Nederlandske Antiller, São Tomé e Príncipe og delegationen i Thailand (for at åbne delegationen i Cambodja). Andre fem omfordelinger sker i forbindelse med strømlining af delegationerne i Trinidad og Tobago, Sri Lanka og Costa Rica.

Med disse 18 omfordelinger i 2002 vil Kommissionen have omfordelt i alt 89 tjenestemandsstillinger siden 1996. Der vil forekomme andre lejlighedsvise omfordelinger som led i den løbende forvaltning af delegationstjenesten. Sådanne omfordelinger vil dog sandsynligvis kun få ubetydelige virkninger og vil på ingen måde være tilstrækkelige til at dække personalebehov som følge af en eventuel yderligere udvidelse af delegationsnettet. Den resterende mulighed er en vertikal omfordeling fra Bruxelles til delegationerne, som dog for nærværende i hovedsagen bør benyttes til at gennemføre dekoncentrationen.

3.5. Delegationstjenestens ressourcer

Kommissionens delegationstjeneste består af tjenestemænd/midlertidigt ansatte og lokalt personale, der afhængigt af, inden for hvilke rammer de opererer, finansieres via del A (administration) eller B (driftsdelen) i Kommissionens budget.

For at delegationerne kan reagere på en effektiv og fleksibel måde på behovet for faglig ekspertise til forvaltningen af den eksterne bistand overvejer Kommissionen som led i den administrative reform at oprette en funktion som hjælpeansat, på hvilken nogle af incitamenterne af den type, der er omhandlet i bilag X til tjenestemandsvedtægten kunne finde anvendelse. Indtil der er skabt en sådan funktion, vil Kommissionen benytte en blanding af kontraktordninger (lokalt ansatte, ALAT og individuelle eksperter) til at dække delegationernes behov for faglig ekspertise med en aftalt tidsramme for uddelegering af forvaltningen af den eksterne bistand og integrering af de faglige bistandskontorers funktioner i delegationerne. Kommissionen indgår direkte kontrakt med dette personale, det skal operere fra delegationerne og skal sortere under de respektive delegationschefer.