Meddelelse fra Kommissionen - Sammenfatning af generaldirektoraternes og tjenesternes årlige aktivitetsrapporter for 2003 {SEK(2004) 732}

INDHOLDSFORTEGNELSE

Meddelelse fra Kommissionen

Sammenfatning af generaldirektoraternes og tjenesternes årlige aktivitetsrapporter for 2003

1. Indledning

2. Spørgsmål vedrørende rammerne for intern kontrol

2.1. Den generelle situation

2.2. Særlige spørgsmål

2.2.1. Delegationer

2.2.2. Kommissionens repræsentationskontorer i medlemsstaterne

2.2.3. Kommissionens kontorer og forvaltningsorganer

2.3. Konklusioner

3. Aktivitetsbaseret management / Strategisk planlægning og programmering

4. Personale

5. Finansiel forvaltning og aflæggelse af rapporter

5.1. Delt forvaltning

5.2. Direkte og indirekte centraliseret forvaltning

5.3. Forudgående og efterfølgende kontrol

5.4. Gennemførelse af finansforordningen

5.5. Regnskabsaflæggelse/Indberetning af finansielle data

5.6. Konklusioner

6. Ledelsesspørgsmål

7. Konklusioner

1. Indledning

Kommissionens generaldirektorater og tjenester har i deres årlige aktivitetsrapporter sammenholdt de vigtigste politiske resultater med målsætningerne i den årlige politiske strategi og gjort status over forvaltningen i 2003.

I nærværende sammenfatning tager Kommissionen udelukkende stilling til forvaltningen i generaldirektoraterne og tjenesterne i 2003. Den er således ikke i fuld overensstemmelse med den vægtning, der i forbindelse med Kommissionens administrative reform er sket af forvaltningen med henblik på at sikre, at EU's politiske målsætninger gennemføres. Dette er grundlaget for det strategiske årsforløb, som indledes med fastlæggelsen af den årlige politiske strategi, som er udgangspunktet for tjenestegrenenes arbejdsprogrammer, der på deres side danner grundlag for generaldirektoraternes aktivitetsrapporter.

Hvis der ønskes flere detaljer om Kommissionens aktiviteter, henvises der til generaldirektoraternes og tjenesternes aktivitetsrapporter, som afspejler det politiske arbejde i Kommissionen.

I løbet af 2003 blev der især gjort store fremskridt i gennemførelsen af Kommissionens administrative reform, eftersom næsten alle de foranstaltninger, der er indeholdt i hvidbogen, er blevet gennemført [1]. Tilsvarende er de fleste af de handlingsplaner, der er blevet iværksat til løsning af de tværgående problemer, der er blevet påpeget i forbindelse med tidligere sammenfatninger, enten fuldstændig eller så godt som afsluttet.

[1] Jf. statusrapport om reformen (KOM)(2004) 93 af 10.2.2004).

Hvad angår de opnåede resultater, stod Kommissionen i 2003 over for en meget stor arbejdsbyrde.

Ud over disse resultater tages der i sammenfatningen stilling til en række tværgående forvaltningsspørgsmål, som fremhæves i aktivitetsrapporterne. I denne sammenfatning har Kommissionen besluttet at lægge hovedvægten på forvaltnings- og organisationsspørgsmål, som er opstået under arbejdet i generaldirektoraterne og tjenesterne, og som er særlig relevante for den udvidede Unions virksomhed.

Der gøres også status over de spørgsmål og henstillinger, der er fremsættes i den årlige rapport fra den interne revisor (jf. artikel 86, stk. 3, i finansforordningen), oversigten over situationen for de interne kontrolsystemer [2] og den årlige rapport fra revisionsopfølgningsudvalget [3]. Det angives i sammenfatningen, hvilke konklusioner der bør drages af disse henstillinger.

[2] Oversigt over situationen for de interne kontrolsystemer i Kommissionens generaldirektorater og tjenester i

[3] Revisionsopfølgningsudvalgets tredje årsrapport for perioden fra maj 2003 til april 2004.

2. Spørgsmål vedrørende rammerne for intern kontrol

2.1. Den generelle situation

Eftersom de grundlæggende krav var blevet opfyldt ved udgangen af 2003, vil der nu blive fokuseret på en effektivisering af de interne kontrolsystemer, hvilket Kommissionen forpligtede sig til i sammenfatningen for 2002.

2.2. Særlige spørgsmål

Der er et par særlige punkter, som bør fremhæves, nemlig de tilfælde, hvor ansvaret for forvaltningen er blevet uddelegeret enten til administrative strukturer under Kommissionen uden for dens hovedsæde eller til eksterne organer.

Et område har krævet en hurtig indsats, nemlig indførelsen af intern kontrol i delegationer, repræsentationer og eksterne organer med reference til Kommissionen, idet afslutningen og gennemførelsen af dette arbejde var blevet prioriteret for at undgå risikoen for, at der uden for Kommissionens hovedsæde indførtes en lavere standard for intern kontrol. I de nævnte tilfælde gjaldt der samme krav med hensyn til kontrollerbarhed, kontrol og rapportering som i alle Kommissionens generaldirektorater og tjenester, og det skulle sikres, at der blev foretaget en passende intern kontrol.

2.2.1. Delegationer

Kommissionen har gennemført en omfattende dekoncentrering af forvaltningen af den eksterne støtte, hvorved Kommissionens delegationer i tredjelande har fået ansvaret for forvaltningen og kontrollen af de operationelle udgifter. De berørte generaldirektorater er generelt tilfreds med denne proces, der i løbet af 2003 blev udvidet til at omfatte flere delegationer. En række problemer i forbindelse med overholdelsen af de interne kontrolstandarder i delegationerne, f.eks. adskillelse af opgaverne, søges løst gennem løsning af de bagvedliggende problemer vedrørende tilrettelæggelsen af de menneskelige ressourcer.

2.2.2. Kommissionens repræsentationskontorer i medlemsstaterne

Som følge af de forbehold, der i 2002 blev fremsat vedrørende driften af repræsentationskontorerne i medlemsstaterne, er der blevet iværksat korrigerende foranstaltninger, som er begyndt at bære frugt. Ikke desto mindre har det i mellemtiden været nødvendigt at gentage forbeholdet i den relevante årlige aktivitetsrapport og erklæring for 2003.

2.2.3. Kommissionens kontorer og forvaltningsorganer

Ifølge den nye finansforordning har Kommissionen fået mulighed for at oprette kontorer og forvaltningsorganer med ansvar for forvaltningsopgaver. Der er blevet arbejdet på at oprette disse organer. De første kontorer begyndte at fungere i 2003. Det første forvaltningsorgan vil begynde at fungere i løbet af andet halvår af 2004. Det er vigtigt at sikre, at rammerne for deres interne kontrol er underlagt de samme standarder som overalt i Kommissionens tjenestegrene.

2.3. Konklusioner

Kommissionen har indført den praksis, at forvaltningsopgaverne under visse omstændigheder dekoncentreres til generaldirektoraternes afdelinger uden for hovedsædet eller uddelegeres til eksterne organer ud fra den betragtning, at det vil være mere effektivt at udføre dem på denne måde. I forbindelse med denne dekoncentrering og uddelegering er det vigtigt, at man sikrer den samme kontrollerbarhed som i generaldirektoraterne, navnlig hvad angår de interne kontrolsystemer.

De berørte generaldirektorater har ansvaret for, at repræsentationerne og delegationerne har passende interne kontrolordninger, som er fuldt operationelle, og at de giver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede den nødvendige sikkerhed, som han/hun har brug for ved udarbejdelsen af den årlige erklæring, der skal vedlægges den årlige aktivitetsrapport.

Forvaltningsorganerne skal i deres forvaltning af de midler, som de har fået overdraget, overholde den samme grad af sikkerhed som i Kommissionens generaldirektorater og tjenester. Med henblik herpå vil forvaltningsorganernes rammer for intern kontrol være omfattet af den oversigt, som Generaldirektoratet for Budget udarbejder to gange om året.

I forbindelse med gennemførelsen af intern kontrol bør der fortsat fokuseres på effektiviteten for at sikre, at de interne kontrolsystemer på passende vis fungerer som støtte for den revisionserklæring, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede skal afgive en gang om året.

3. Aktivitetsbaseret management / Strategisk planlægning og programmering

Den strategiske planlægnings- og programmeringscyklus var i 2003 fuldt udbygget i alle led. Især er arbejdet med at udarbejde de årlige aktivitetsrapporter blevet bedre, hvilket også er blevet bemærket af Revisionsretten, og der er hurtigt blevet indarbejdet handlingsplaner i generaldirektoraternes årlige managementplaner.

Der foreligger nu et solidt grundlag for den strategiske planlægning og programmering. Der vil fortsat blive lagt vægt på dette område, bl.a. gennem en undersøgelse af mulighederne for i højere grad at anvende en flerårig fremgangsmåde ved den strategiske programmering og ved at tildele programmeringen en klar central placering i forholdet mellem generaldirektoraterne og tjenesterne og deres kommissærer.

Kommissionens generaldirektorater og tjenester har haft visse problemer med at udvikle resultatindikatorer og dermed at vurdere, hvordan gennemførelsen af de politiske målsætninger forløber. Revisionsretten har også understreget, at der er brug for bedre definerede indikatorer. Følgende områder bør tages op til overvejelse:

- Ideen bag den aktivitetsbaserede management kræver, at der fastsættes målsætninger, at disse gennemføres, og at der rapporteres tilbage på alle niveauer i Kommissionens generaldirektorater og tjenester under overholdelse af visse krav om sammenhæng og sammenlignelighed.

- Som påpeget af Revisionsretten er det nødvendigt at udvikle nogle resultatindikatorer med større indhold, så forvaltningen bliver i stand til bedre at føre tilsyn med, om målene nås. Kommissærernes og topmanagernes inddragelse i arbejdet er et af de områder, der i højere grad bør ses på.

Konklusioner

Med henblik på det årligt tilbagevendende arbejde med at definere målene for de enkelte politikområder og afdelinger, burde det overvejes, hvordan det kunne gøres bedre i praksis. Der bør stadig gøres en indsats for at kæde fastsættelsen af målsætningerne sammen med politikudviklingen og sikre, at topledelsen har en følelse af medansvar. Selv om de overordnede rammer er på plads, kunne det overvejes, hvilke muligheder der er for forenkling og dermed forbedring af fastsættelsen af målsætninger og indikatorer. For at sikre institutionen en bedre støtte bør de kontrollerbare mål, der skal opnås på årsbasis, kombineres med en klar opfattelse af, hvilken virkning der på længere sigt ønskes opnået med en politik.

4. Personale

I løbet af 2003 skete der flere fremskridt på dette område. Således blev forhandlingerne om den nye personalevedtægt afsluttet. De relevante tekster blev efterfølgende vedtaget af Rådet den 22. marts 2004, hvorefter de trådte i kraft den 1. maj 2004. I alle Kommissionens tjenestegrene er man begyndt på en ny praksis, hvorefter ansatte i "vigtige" stillinger af finansiel og administrativ art ikke må beklæde disse stillinger i mere end 7 år, førend de forflyttes.

Den første evaluerings- og forfremmelsesrunde baseret på det nye system, der styrker forholdet mellem en ansats meritter og karriereudvikling, er blevet gennemført inden for de fastsatte frister. Generelt er der i personalepolitikken blevet lagt stor vægt på uddannelse. De fleste af generaldirektoraterne har opnået eller endda overskredet Kommissionens mål for det gennemsnitlige antal uddannelsesdage pr. ansat.

På denne baggrund har en række generaldirektorater og tjenester i lighed med tidligere år i deres årlige aktivitetsrapporter gjort opmærksom på, at der mangler personale, og at der inden for bestemte aktivitetsområder er problemer med at ansætte kvalificeret personale. Kommissionens interne revisor bemærker på sin side, at der er en "kronisk personalemangel", som påvirker Kommissionens arbejde, bl.a. kontrollen af udgiftsprogrammer.

Konklusioner

Kommissionen bemærker, at dette emne hænger sammen med en undersøgelse af gennemførelsesmekanismerne for de enkelte politikker. Mekanismerne er for øjeblikket til revision for at sikre, at de er så hensigtsmæssige som muligt i personalesammenhæng. Med henblik herpå tages der i hvert enkelt tilfælde stilling til styringsmulighederne, f.eks. delt forvaltning eller outsourcing. Endelig skal det gennem en nøje undersøgelse af behov og risici i hele Kommissionen hvert år i forbindelse med planlægningen af den årlige politiske strategi vurderes, om der er overensstemmelse mellem personaleressourcerne og prioriteterne. Risikoanalyser bør i lighed med andre elementer, f.eks. de politiske prioriteringer, i højere grad indgå i ressourceallokeringen. I forbindelse med en sådan vurdering skal det overvejes, hvilke aktiviteter der ikke længere kan udføres og derfor må nedlægges, så ressourcerne kan frigøres og anvendes til andre aktiviteter, som har brug for at blive styrket.

5. Finansiel forvaltning og aflæggelse af rapporter

2003 var det første år efter gennemførelsen af den nye finansforordning, og takket være en god forberedelse forløb indførelsen af de nye finansbestemmelser generelt tilfredsstillende. For første gang er generaldirektoraternes aktivitetserklæringer blevet anvendt i budgetproceduren. De årlige aktivitetsrapporter og erklæringer for 2003 har afstedkommet en række spørgsmål vedrørende den finansielle forvaltning. Dette er ikke nyt, og der er i samtlige tilfælde truffet korrigerende foranstaltninger, som befinder sig på forskellige stadier i gennemførelsen.

5.1. Delt forvaltning

Uanset at der i løbet af 2003 er sket store fremskridt med hensyn til afslutningen af programmerne for 1994-1999, og kontrollen af modtagerlandenes forvaltnings- og kontrolsystemer er øget, fremgår det af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer fra de generaldirektorater, der har deltaget i den delte forvaltning af strukturfondene, at det i 2003 stadig ikke var muligt at udfærdige en revisionserklæring for disse udgifter uden forbehold.

Der er planlagt en række foranstaltninger, f.eks. er det hensigten at skaffe sikkerhed for medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer ved hjælp af de revisionsstrategier, som de enkelte generaldirektorater har fastlagt, og de revisionserklæringer, som indhentes hos de organer, der af medlemsstaterne har fået overdraget forvaltningen, betalingen og kontrollen af fællesskabsmidlerne. Denne approach støttes også af den interne revisor.

5.2. Direkte og indirekte centraliseret forvaltning

De berørte generaldirektorater udtrykker i deres årlige aktivitetsrapporter og erklæringer en tilfredsstillende grad af sikkerhed vedrørende den centraliserede forvaltning. Der er dog problemer i forhold til tilskud baseret på delvis refusion af de faktiske omkostninger, som indberettes af støttemodtagerne. Dette spørgsmål har atter en gang givet anledning til forbehold vedrørende fejlfrekvensen, hvilket berører erklæringerne fra de fleste generaldirektorater, som arbejder med denne form for program. Det er blevet understreget, at der er behov for kontrol for at undgå interessekonflikter i udvælgelsesprocessen. Der foreslås desuden en mere effektiv strategi for kontrol og inddrivelse med henblik på at forebygge risikoen for, at der betales for ikke støtteberettigede udgifter, og der bør overvejes alternative finansieringskriterier. Der har ligeledes vist sig at være et svagt punkt i forvaltningen og kontrollen af informationsrelæer og netværk, og der er følgelig blevet iværksat korrigerende foranstaltninger.

5.3. Forudgående og efterfølgende kontrol

Den nye finansforordning indeholder præcise krav til den forudgående og efterfølgende kontrol. Det er nødvendigt at styrke denne form for kontrol, hvilket vil ske gennem øget udveksling af god praksis.

5.4. Gennemførelse af finansforordningen

Med ændringen af finansforordningen, som trådte i kraft den 1. januar 2003, blev der skabt nogle solide juridiske rammer for en mere effektiv og ansvarlig finansforvaltning og en bedre beskyttelse af Fællesskabets finansielle interesser. På trods af de store fremskridt, der er gjort, fremgår det af nogle af de årlige aktivitetsrapporter, at der stadig er problemer med gennemførelsen af visse bestemmelser i den nye finansforordning. Dette spørgsmål behandles i forbindelse med gennemførelsesbestemmelserne, som efter planen skal gennemgå en lettere revision i nær fremtid.

5.5. Regnskabsaflæggelse/Indberetning af finansielle data

Reformen af regnskabssystemet forløb i 2003 i overensstemmelse med den flerårige plan om, at der med virkning fra 2005 skal indføres en periodiseret regnskabsførelse.

5.6. Konklusioner

Kommissionen er i henhold til EF-traktatens artikel 274 ansvarlig for budgettets gennemførelse, hvorimod ansvarsfordelingen mellem Kommissionen og medlemsstaterne i forbindelse med delt forvaltning er ved at blive yderligere kortlagt. Selv om der er blevet gjort fremskridt i 2003, er Kommissionen stadig ikke i stand til at føre tilsyn med alle medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer. Kommissionen bør søge at skaffe en sådan overordnet sikkerhed gennem dens egen kontrolindsats og ved hos de organer, som medlemsstaterne har overdraget forvaltningen, betalingen og kontrollen af fællesskabsmidlerne, at indhente sikkerhed for, at systemerne er effektive. Dette mål vil blive søgt nået gennem en styrkelse af den kontrol, der udføres af Kommissionens tjenestegrene, og ved anvendelse af finansielle korrektioner, når det er nødvendigt. Især hvad strukturfondene angår, vil der med henblik på indeværende programmeringsperiode ske en udvidelse af samarbejdet med de nationale myndigheder om systemrevision og efterfølgende kontrol, og med henblik på perioden 2007-2013 vil der blive indført et passende instrument i retsakterne. Blandt disse instrumenter kunne der som allerede antydet nævnes revisionserklæringer, der indhentes hos de organer, som af medlemsstaterne har fået overdraget forvaltningen, betalingen og kontrollen af fællesskabsmidlerne. Initiativerne på dette område vil blive taget under hensyntagen til Revisionsrettens henstillinger i dens udtalelse om en enkelt revisionsmodel.

Direkte forvaltning kræver, at Kommissionen har store ressourcer. Dette spørgsmål vil bl.a. blive taget op i forbindelse med en yderligere overvejelse af de forskellige managementmetoder og en forenkling af Kommissionens forvaltning af programmer med store budgetter, således som det for nylig blev krævet af Det Europæiske Råd, herunder overvejelse af mulighederne for eksternalisering af forvaltningsopgaver (som foreslået i Kommissionens meddelelse om de flerårige finansielle rammer for 2007-2013), revision af kontrolopgaverne (revisionsattester, som bekræfter at de anmeldte udgifter er støtteberettigede, og at de faktisk er afholdt, og overdragelse af kontrolopgaverne til uafhængige revisorer) og de berørte tilsynsordninger på kommissionsniveau.

Den forudgående og efterfølgende kontrol er vigtig, hvis man vil sikre sig, at fællesskabsmidlerne anvendes korrekt. Afsætningen af både større og bedre uddannede ressourcer til dette formål er begyndt at bære frugt, men udviklingen er stadig i gang i Kommissionens forskellige generaldirektorater og tjenester. De centrale tjenester vil tilbyde yderligere støtte og uddannelse på disse områder (herunder anvendelse af stikprøveredskaber til yderligere forudgående kontrol, checklister og risikobaserede strategier for kontrol på stedet), og der vil blive organiseret udveksling af god praksis, bl.a. i forbindelse med det netværk for efterfølgende kontrol, der er under opbygning. En velfungerende forudgående og efterfølgende kontrol kombineret med en revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne vil også bidrage til at mindske risikoen for dobbeltfinansiering.

Moderniseringen af Kommissionens regnskabssystem fortsætter i overensstemmelse med den fastsatte tidsramme, og Kommissionens generaldirektorater og tjenester bør yde den krævede indsats for at tilpasse sig de nye rammer i overensstemmelse med finansforordningen.

En revision af finansforordningens gennemførelsesbestemmelser vil blive iværksat inden for de kommende måneder [4].

[4] Den fremskyndede revision er begrænset til afsnit V i gennemførelsesbestemmelserne, hvor de nye krav i det

6. Ledelsesspørgsmål

I forlængelse af problemerne i Eurostat og aktivitetsrapporterne og sammenfatningen for 2002 er der i 2003 blevet truffet en række ledelsesforanstaltninger for at sikre tættere forbindelse og mere effektiv kommunikation mellem generaldirektoraterne/tjenesterne og kommissærerne og mellem de horisontale tjenester og de operationelle generaldirektorater. I en ny udgave af den adfærdskodeks, som regulerer forholdet mellem kommissærerne og generaldirektoraterne og tjenesterne, understreges det yderligere, hvilke oplysninger der skal indberettes til kommissærerne om den interne kontrol og revision. Som det fremgår af de årlige aktivitetsrapporter, indberettes der regelmæssigt oplysninger om disse spørgsmål og om emner, som forelægges OLAF.

Informationsudvekslingen og koordineringen inden for Kommissionens interne revisionskorps er også blevet forbedret.

Forbeholdene i de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer for 2003 viser, at der i visse tilfælde ikke er taget passende hensyn til deres betydning for kravet om rimelig sikkerhed. Der bør som påpeget af Revisionsretten ikke være tvivl om erklæringens rækkevidde. Det konstateres efter en gennemgang af udkastene til forbehold, at der som noget positivt er blevet større overensstemmelse i fremgangsmåden, men generaldirektoraterne bør stadig gøres opmærksom på, at de skal udarbejde deres erklæringer på en måde, så de afspejler den interne kontrol uden, at den afgivne sikkerhed tømmes for indhold. Det vil desuden endnu en gang blive overvejet, hvordan de interne sikkerhedsmekanismer bedst vil kunne tilrettelægges, så de støtter generaldirektørernes erklæringer, inkl. tilsyns- og rapporteringsmekanismerne på de forskellige niveauer i hierarkiet.

Konklusioner

Arbejdet med at udarbejde de årlige aktivitetsrapporter er gradvist blevet bedre. Direktørerne for ressourcer stiller bl.a. oplysninger til rådighed for de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede til brug ved udarbejdelsen af deres revisionserklæringer, og kommunikationen mellem generaldirektoraterne/tjenesterne og kommissærerne er blevet mere regelmæssig og konkret.

Som et vigtigt punkt bør det sikres, at de årlige erklæringer, der udarbejdes af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, nøje afspejler den måde, de interne kontrolsystemer faktisk fungerer på; der vil blive fulgt yderligere op på dette punkt. Endelig vil processen blive yderligere styrket ved hjælp af retningslinjer og støtte fra de centrale tjenester og udveksling af god praksis mellem Kommissionens generaldirektorater og tjenester.

Med henblik på at opnå en revisionserklæring uden forbehold fra Revisionsretten bør Kommissionens generaldirektorater og tjenester desuden sikre, at den sikkerhed, som erklæringen er udtryk for, stemmer overens med de fremsatte forbehold, og at erklæringen er baseret på en effektiv risikoforvaltning og nøje afspejler de interne kontrolsystemer.

Kommissionens generaldirektorater og tjenester bør i forlængelse af henstillingerne om revision og intern kontrol i højere grad se på risici og den eventuelle virkning og styrke opfølgningsarbejdet.

7. Konklusioner

De punkter, der er blevet påpeget af generaldirektoraterne og tjenesterne, af den interne/eksterne revisor og i oversigten, er allerede blevet indkredset, og de indgår nu i de handlingsplaner, der er iværksat i henhold til tidligere sammenfatninger. I år er der ikke nogen nye elementer, som kræver, at der iværksættes en ny handlingsplan. Kommissionen bemærker, at størstedelen af foranstaltningerne i handlingsplanerne for 2001 og 2002 skrider godt frem; der kan dog være forskelle fra sag til sag som beskrevet nedenfor.

* For at de kan betragtes som vellykkede, bør der følges yderligere op på nogle af de foranstaltninger, der er truffet på grundlag af tidligere sammenfatninger.

Dette gælder bl.a. den vurdering, som delegationslederne skal foretage i forlængelse af statusopgørelsen over den interne kontrol på i delegationerne; gennemførelsen af de foranstaltninger, der er truffet aftale om, vedrørende GD Press' relæer og netværk og repræsentationerne; resultaterne af de forskellige foranstaltninger vedrørende delt forvaltning (udredning af ansvarsfordelingen mellem Kommissionen og medlemsstaterne, planlagte revisionsforanstaltninger), som om muligt skal gennemføres i praksis i indeværende programmeringsperiode og fremgå af de juridiske rammer for den følgende periode; yderligere overvejelse af muligheden for udvidet anvendelse af standardelementer i støtten, hvilket bør indgå i den planlagte revision af finansforordningen.

* Foranstaltninger fra tidligere sammenfatninger, som endnu ikke er afsluttet:

Kravet om, at generaldirektoraterne og tjenesterne i højere grad skal være opmærksom på effektiviteten af deres interne kontrolsystemer for at sikre, at systemerne på passende vis støtter den revisionserklæring, de en gang om året skal afgive som anvisningsberettiget bemyndiget ved delegation; effektiv udbredelse på alle niveauer af generaldirektoraterne af kendskabet til forvaltnings- og kontrolgrundlaget; fornyet undersøgelse af, hvor der kan opnås synergieffekter mellem de tjenester, der er involveret i de eksterne forbindelser, således som det blev annonceret i sammenfatningen for 2001; vedtagelse af en meddelelse om manglen på kvalificeret arbejdskraft inden for visse områder; etablering af en database over juridiske personer og en kontraktdatabase; færdiggørelsen af arbejdet vedrørende forvaltningsinformationssystemernes interoperabilitet, som blev iværksat med henvisning til sammenfatningen for 2001.

Reformen, som er et af de områder, som denne Kommission har prioriteret højest, er så godt som på plads. De redskaber, som reformen har givet os, er udformet med henblik på at gøre Kommissionens forvaltning mere effektiv, ansvarlig og gennemskuelig, og de er nu blevet en del af det daglige arbejde i Kommissionens generaldirektorater og tjenester [5], hvorved de bidrager til en effektivisering af Kommissionen, så den er i stand til at klare udfordringerne i et udvidet EU.

[5] Hvis der ønskes yderligere oplysninger om forløbet af Kommissionens administrative reform, henvises der til

For øjeblikket overvejes det i forbindelse med forslagene til de finansielle rammer for perioden 2007-2013, hvilke forvaltningsmodeller der vil være bedst egnet til at give nogle bedre politiske resultater og opnå mere værdi for pengene på europæisk plan.

* Den nuværende Kommissions erfaringer fra reformarbejdet viser, at Kommissionen i fremtiden bør søge at opnå en bedre balance mellem retten til at tage initiativ til politikker/strategier og gennemførelsen af dem, bl.a. i forbindelse med forvaltningen af udgifter. Med henblik på den delte forvaltning bør Kommissionen fortsat bestræbe sig på at øge ansvaret hos de organer, som af medlemsstaterne har fået overdraget forvaltningen, betalingen og kontrollen af fællesskabsmidler, og Kommissionen bør have større beføjelser til at korrigere uregelmæssigheder. Hvad den centrale forvaltning angår, er der brug for en forenkling af redskaberne, så reglerne bliver lettere at forstå for støttemodtagerne, og forvaltningen og kontrollen bliver mere omkostningseffektiv. Kommissionen kan desuden bygge videre på det eksisterende arbejde inden for de forskellige forvaltningsområder, og den bør undersøge mulighederne for yderligere eksternalisering af opgaverne.

* Uanset hvilke metoder der anvendes, og hvilke sikkerhedsmekanismer der benyttes, vil Kommissionen altid være forpligtet til at sikre, at kontrolmekanismerne sikrer, at den kan få decharge for det overordnede ansvar for budgettets gennemførelse.

* Det er nødvendigt med bedre revision og kontrol i kvantitativ henseende, og der bør være større fokus på områder med forhøjet risiko. Der bør afsættes korrekt kvalificeret personale til denne opgave, og der bør ske en samordning mellem revisions- og kontrolorganer på nationalt og europæisk plan. Samarbejdet mellem revisorer og reviderede bør øges for at sikre den gensidige forståelse og en smidig gennemførelse af aftalte henstillinger. Man bør fortsat være meget opmærksom på kvaliteten af det interne revisionsarbejde.