RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET

i henhold til artikel 213 i forordning (EU, EURATOM) Nr. 966/2012 om EU-Udenrigstjenestens regnskabsfører og interne revisor

A. Indledning

EU-Udenrigstjenesten blev oprettet i 2010 ved Rådets afgørelse 2010/427 i henhold til artikel 27, stk. 3 i traktaten om Den Europæiske Union. Det anføres i betragtning 15 i afgørelse 2010/427 at "Unødig overlapning af opgaver, funktioner og ressourcer i forhold til andre strukturer bør undgås." På den baggrund har Kommissionens regnskabsfører og interne revisor fungeret som henholdsvis regnskabsfører og intern revisor for EU-Udenrigstjenesten. Retsgrundlaget for denne ordning er artikel 68, stk. 1 og artikel 98, stk. 2 i finansforordningen.

I artikel 213 i finansforordningen fastsættes en revision af disse to artikler i 2013, under "behørig hensyntagen til de særlige forhold, der gør sig gældende for EU-Udenrigstjenesten og især for EU-delegationerne, og i givet fald til behovet for en passende finansiel forvaltningskapacitet for EU-Udenrigstjenesten."

Kommissionen har vurderet det system, hvorved Kommissionens regnskabsfører og interne revisor fungerer som henholdsvis regnskabsfører og intern revisor for EU-Udenrigstjenesten. Den foreliggende rapport, som EU-Udenrigstjenesten er blevet hørt om, fremlægger resultaterne af denne vurdering og når frem til den konklusion, at de nuværende ordninger bør videreføres.

Revisionen, som der henvises til i artikel 213 i finansforordningen, er uafhængig af revisionen af afgørelsen om oprettelse af EU-Udenrigstjenesten[1]. Den sidstnævnte revision er fastsat i artikel 13, stk. 3 i afgørelsen om oprettelse af EU-Udenrigstjenesten og vedrører, hvordan EU-Udenrigstjenesten skal tilrettelægges og fungere. Revisionen foretages under ledelse af den højtstående repræsentant/næstformanden i 2013 og kan, om nødvendigt, suppleres af relevante forslag til en revision af afgørelsen om oprettelse af EU-Udenrigstjenesten.

B. Resultatet af revisionen i henhold til artikel 213 i finansforordningen

I. Regnskabsføreren

Som fastsat i artikel 68, stk. 1, i finansforordningen har Kommissionens regnskabsfører udført en række regnskabstjenester for EU-Udenrigstjenesten. Der er bl.a. tale om følgende:

– Likviditetsforvaltning (central finansforvaltning og betalingskørsel, central afstemning af bankkonti, administrativ forvaltning af forskudskonti, validering af oplysninger vedrørende tredjemand og af bankkonti, forvaltning af varslingssystemet).

– Regnskabssystemet

– Regnskabsføring og lovfæstet indberetning

– Inddrivelse af tilgodehavender og forvaltning af modregningsproceduren

– Kvalitetskontrol af alle lokale regnskabssystemer.

Samarbejdet mellem Kommissionen og EU-Udenrigstjenesten er særdeles godt. Såvel EU-Udenrigstjenesten som de kompetente tjenestegrene i GD BUDG er meget tilfredse med de nuværende ordninger.

Stordriftsfordele er især væsentlige inden for områderne likviditetsstyring, regnskabsføring og indberetning. Kommissionens regnskabsføreres tjenestegrene har en enestående ekspertise, der dækker alle disse aspekter og navnlig likviditetsfunktionen. Der er bl.a. tale om følgende:

· Den administrative forvaltning af forskudskonti

· Den omfattende bankstruktur som er nødvendig for at håndtere EU-institutionernes betalinger og den tilknyttede ekspertise som derudover anvendes for at støtte de 140 EU-delegationer rundt omkring i verden i forhold til deres behov for lokal bankvirksomhed og betalingsbehov og

· Optimeret forvaltning af kontanter og risiko samt robuste forretningskontinuitetsprocedurer.

Takket være de nuværende ordninger har EU-Udenrigstjenesten ikke behov for at ansætte yderligere personale. I Kommissionens GD Budget er der for øjeblikket 3 øremærkede stillinger til at varetage de nye regnskabsopgaver i forbindelse med EU-Udenrigstjenesten, mens et forsigtigt skøn tilsiger, at mindst 15 stillinger ville skulle oprettes, i fald EU-Udenrigstjenesten oprettede sin egen regnskabstjeneste.

Udover de funktioner, der vedrører likviditet og regnskab, bliver også andre horisontale aktiviteter på det finansielle område samt budgetstøtte (f.eks. udvikling af og støtte til de finansielle it-systemer, genvinding, centrale finansielle tjenesteydelser osv.), hvor ressourcerne ikke er blevet delt ved oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten, på nuværende tidspunkt ydet af Kommissionens tjenestegrene på grundlag af en serviceaftale indgået med EU-Udenrigstjenesten.

Denne supplerende støtte betragtes som værende af høj kvalitet og muliggør yderligere stordriftsfordele i forhold til de ressourcer, der kunne blive nødvendige i tilfælde af en fuld internalisering i EU-Udenrigstjenesten.

Desuden fastlægger Kommissionens regnskabsfører de årlige regnskaber og samarbejder med Revisionsretten vedrørende flere andre institutioner. Kommissionens regnskabsafdelinger har etableret effektive procedurer og gode arbejdsforbindelser med Revisionsretten, som EU-Udenrigstjenesten nyder godt af.

Samlet set ville oprettelsen af en selvstændig regnskabsafdeling i EU-Udenrigstjenesten føre til en unødvendig forøgelse af antallet af ansatte i de to enheder, eftersom hver af de centrale opgaver, som nævnes ovenfor, ville kræve flere nye stillinger i EU-Udenrigstjenesten, hvorimod de allerede er blevet inkorporeret af Kommissionen med minimale ekstraomkostninger.

Det er Kommissionens opfattelse, at samarbejdet derfor bør videreføres. Ingen ændringer af den nuværende ordning anses for nødvendige.

II. Den interne revisor

Som fastsat i artikel 98, stk. 2 i finansforordningen har Kommissionens interne revisor fungeret som intern revisor for EU-Udenrigstjenesten.

Følgende argumenter taler til fordel for at videreføre denne ordning.

EU-delegationerne forvalter både EU-Udenrigstjenestens administrationsbevillinger og aktionsbevillinger fra Kommissionens budget. EU-Udenrigstjenestens personale forvalter i princippet kun EU-Udenrigstjenestens administrationsbevillinger, mens Kommissionens personale kun forvalter aktionsbevillingerne.

Der er imidlertid undtagelser fra dette princip. Delegationschefen, som hører under EU-Udenrigstjenesten, får uddelegeret opgaven som ansvarsberretiget for aktionsbevillingerne fra Kommissionens budget, jf. artikel 65, stk. 6, i finansforordningen. Kommissionens personale støtter EU-Udenrigstjenesten i forvaltningen af dets administrative budget, hovedsagelig ved at fungere som initiativansvarlige. Konsekvensen af disse undtagelser er, at der er en nøje sammenhæng mellem de to finansielle kredsløb, der normalt benyttes af henholdsvis Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens personale.

Som følge af det forhold er der en risiko for, at en særskilt revision af de to finansielle kredsløb og interne kontrolsystemer, hvis den blev udført af forskellige interne revisorer, kunne føre til overlappende resultater eller henstillinger, som afviger fra hinanden. Det sidstnævnte kunne forringe revisionsarbejdets troværdighed og ville ligeledes stille de anvisningsberettigede og delegationscheferne overfor det vanskelige valg mellem to udtalelser om det samme emne, hvilket vil begrænse værdien af revisionsarbejdet.

En integration af de interne revisioner åbner tillige mulighed for en dybere forståelse for de problemer, som optræder i begge de finansielle kredsløb. Det vil også fremme overførslen af den viden, der er opnået ved revision af det ene kredsløb til det andet, og bidrage til udforskningen og udnyttelsen af synergier mellem de to kredsløb.

Der kan være argumenter, der taler til fordel for en separat intern revisor for EU-Udenrigstjenesten, såsom den omstændighed, at hvis den interne revisor virker for både Kommissionen og EU-Udenrigstjenesten, kan den interne revisor komme til at stå i situationer, hvor de berettigede forventninger for den ene eller den anden af institutionerne, som modtagere af tjenesteydelser, ikke bliver overholdt. I lyset af de eksisterende regler og garantier, navnlig den interne revisors uafhængighed, er denne risiko dog blevet afbødet i tilstrækkelig grad.

Det er Kommissionens opfattelse, at samarbejdet derfor bør videreføres, uden ændringer af den nuværende ordning.

Konklusion

Denne rapport viser, at det system, som regnskabsføreren og Kommissionens interne revisor har handlet inden for i deres egenskab af henholdsvis regnskabsfører og intern revisor for EU-Udenrigstjenesten har fungeret effektivt, samtidig med at det har givet betydelige stordriftsfordele. Det bør derfor bibeholdes i fremtiden.

Kommissionen vil holde Europa-Parlamentet og Rådet orienteret om væsentlige ændringer med hensyn til den praktiske gennemførelse af dette system i forbindelse med den sammenfattende rapport.

[1] Rådets afgørelse af 26. juli 2010 om, hvordan Tjenesten for EU's Optræden Udadtil skal tilrettelægges og fungere.