Europa-Parlamentets beslutning

med bemærkningerne til afgørelsen om decharge til bestyrelsen for Det Europæiske Institut for Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for gennemførelsen af instituttets budget for regnskabsåret 2001

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Revisionsrettens beretning om regnskabet for og forvaltningen af Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2001, med instituttets svar(1) (C5-0597/2002),

der henviser til Rådets henstilling af 7. marts 2003 (C5-0089/2003),

der henviser til EF-traktaten, særlig artikel 276,

der henviser til artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75(2), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93(3), og artikel 185 i finansforordningen af 25. juni 2002(4),

der henviser til forretningsordenens artikel 93a og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Beskæftigelse og Sociale Anliggender (A5-0079/2003),

A. der henviser til, at Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) i sit arbejdsprogram for 2001 sigtede mod at udarbejde og gennemføre færre og større forskningsprogrammer, øge instituttets rolle som diskussionsforum, udvikle en sammenhængende og konsekvent kommunikationsstrategi, øge kontrollen, gennemskueligheden og omkostningseffektiviteten og tage højde for de store ændringer i EU,

B. der henviser til, at Parlamentet den 10. april 2002 meddelte instituttets bestyrelse decharge(5) for gennemførelsen af dets budget for regnskabsåret 2000 og samtidig

- gav udtryk for bekymring over omfanget af bevillinger fremført fra 2000 til 2001 og indtrængende opfordrede instituttet til at tage skridt til at sikre en bedre kontrol med gennemførelsen af budgettet med henblik på at holde fremførsler og bevillingsannulleringer nede på et minimum

- opfordrede instituttet til at tage skridt til at sikre, at alle mangler i de regnskabssystemer, der anvendtes, var afhjulpet inden decharge for 2001

- beklagede, at instituttet fortsat gjorde for stor brug af forskudsforvaltning,

C. der henviser til, at Revisionsretten har fået rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige,

1. tager følgende tal for årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene til efterretning:

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

Kilde:

Instituttets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i instituttets eget regnskab (jf. punkt 9).

Finanskontrol

2. bemærker, at det er Revisionsrettens opfattelse, at der stadig fremføres for mange aktionsbevillinger (3,5 mio. EUR), og at instituttet bør gøre alt, hvad det kan, for at begrænse fremførslerne; bemærker, at den nye finansforordning vil give et bedre retsgrundlag for fremførsler; glæder sig imidlertid over de initiativer, som instituttet har taget med henblik på at begrænse antallet af fremførsler;

3. bemærker, at instituttet mener, at edb-budgetregnskabssystemet SI2 er ekstremt kompliceret med mange fejl, svagheder og usikkerheder; beklager, at Kommissionen har påtvunget instituttet SI2-systemet, som er alt for besværligt og forekommer noget overdimensioneret; opfordrer Kommissionen til at sørge for, at instituttet har det nødvendige personale og den nødvendige tekniske støtte, så det kan anvende systemet;

4. beklager, at Revisionsretten har fundet flere tilfælde, hvor én og samme person kunne godkende såvel forpligtelser som betalinger ved hjælp af det elektroniske godkendelsessystem og dermed udføre opgaverne som forvalter, anvisningsberettiget, finansinspektør og regnskabsfører; bemærker, at Revisionsretten beklager anvendelsen af "superbruger"-rettigheder, da en sådan praksis er uforenelig med princippet om adskillelse af funktioner; glæder sig over instituttets forsikring om, at denne praksis ikke længere anvendes;

5. beklager, at instituttet ikke fuldt ud har fulgt udbudsprocedurerne i alle sine tjenesteydelseskontrakter; henviser til, at dette ikke blot er en overtrædelse af princippet om lige behandling, men også kan føre til, at de bydende, der er blevet forfordelt, kan lægge sag an mod instituttet; opfordrer indtrængende Instituttet til at sørge for, at udbudsprocedurerne følges for alle kontrakter;

6. er klar over, at instituttet har brug for mere fleksible finansielle procedurer; opfordrer instituttet til at gennemføre den nye finansforordning så hurtigt som muligt og finde en passende balance mellem fleksibilitet og kontrol;

Ekstern bedømmelse

7. glæder sig over den eksterne evaluering og udkastet til en handlingsplan på baggrund af henstillingerne i evalueringen; komplimenterer instituttet for den generelt meget positive vurdering; opfordrer instituttet til i de følgende år at foretage en konsekvensanalyse af de gennemførte foranstaltninger;

8. bemærker, at instituttet lever op til de fleste af de frister, der er fastsat i handlingsplanen; henleder opmærksomheden på følgende punkter i evalueringen:

- behovet for at gennemgå og forbedre samarbejdet mellem instituttet og Kommissionen og Parlamentet

- behovet for udarbejdelse af et system, der kan følge, hvordan instituttets arbejde udnyttes

- behovet for indførelse af flere interne kvalitetskontrolprocedurer;

Generel bedømmelse

9. komplimenterer instituttet for det gode arbejde, der udføres af højt kvalificerede ansatte; ville imidlertid ønske, at det gode arbejde var kendt af et bredere publikum; glæder sig over det øgede informationsarbejde; er klar over, at instituttets væsentligste rolle er at bidrage til debatten på EU-plan, og glæder sig over de skridt, som forbindelseskontoret i Bruxelles har taget med henblik på at forbedre forbindelserne til EU-institutionerne;

10. bemærker, at instituttet har store administrative udgifter (afsnit 1 og 2 i budgettet), og at der i 2003-budgettet er tale om omkring 10 mio. EUR, mens aktionsudgifterne (afsnit 3) er på omkring 7 mio. EUR; bemærker, at instituttet påtvinges mange af de styresystemer, der anvendes i Kommissionen, selv om disse systemer i højere grad er tilpasset behovene i en meget stor administration snarere end behovene i en mindre organisation som instituttet;

11. opfordrer Kommissionen til at udnytte instituttets ekspertise og overveje, om det ikke ville være rentabelt at udlicitere flere af Kommissionens opgaver til instituttet; opfordrer Kommissionen til endnu en gang at overveje oprettelsen af flere gennemførelsesorganer, når nu opgaverne kan overdrages til eksisterende agenturer;

Generelle punkter vedrørende de organer, der henvises til i artikel 185 i finansforordningen

12. noterer sig, at der i mange agenturer er uligevægt mellem de administrative udgifter og aktionsudgifterne, idet de administrative udgifter er større end aktionsudgifterne;

13. er af den opfattelse, at disse agenturer burde have flere aktionsopgaver; mener, at de f.eks. kunne få til opgave at gennemføre fællesskabsprogrammer på området uddannelse og sundhed, hvorved det kan undgås, at Kommissionen må oprette flere gennemførelsesorganer; opfordrer Kommissionen til at stille forslag herom senest den 30. juni 2003, og inden der oprettes flere gennemførelsesorganer;

14. henviser til, at Kommissionens finansinspektør ikke længere gennemfører en uafhængig ex ante-kontrol af agenturerne;

15. er bekymret for, at den manglende eksterne ex ante-kontrol af de finansielle transaktioner kan øge risikoen for uregelmæssigheder og dårlig forvaltning; opfordrer derfor

- Revisionsretten til at øge antallet af de kontroller, som dens revisorer foretager

- agenturerne til omhyggeligt at gennemgå og ændre deres procedurer for gennemførelsen af deres budget, således at der tages højde for denne risiko;

16. opfordrer agenturerne til så hurtigt som muligt og senest den 1. juli 2003 at bringe deres procedure for gennemførelsen af budgettet på linje med kravene i den nye rammefinansforordning(6);

17. henviser til, at agenturerne skal vedtage deres egne finansielle bestemmelser, som ikke må afvige fra rammefinansforordningen, medmindre det er nødvendigt på grund af deres særlige driftsforhold og i så fald med Kommissionens forudgående samtykke; anmoder Revisionsretten om at afgive udtalelse om alle de finansielle bestemmelser, som agenturerne vedtager, og som afviger fra rammefinansforordningen;

18. understreger især den strenge sondring mellem de anvisningsberettigedes og regnskabsførernes opgaver og sidstnævntes øgede rolle i forbindelse med

a) definition og godkendelse af regnskabssystemer

b) regnskabsføring

c) godkendelse af systemer udarbejdet af den anvisningsberettigede til levering af regnskabsoplysninger

d) samarbejde med Kommissionens regnskabsfører

e) udarbejdelse og fremlæggelse af regnskaberne og beretningerne om gennemførelsen af budgettet;

19. understreger, at regnskabsførerne skal udnævnes af agenturernes bestyrelse på grundlag af særlige kvalifikationer dokumenteret af eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring; henviser til, at de ikke er hierarkisk underlagt de anvisningsberettigede;

20. opfordrer agenturerne til fuldt ud at overholde bestemmelserne vedrørende udbudsprocedurerne som fastsat i finansforordningen; understreger, at der skal anvendes offentlige udbud i så vid udstrækning som muligt med det formål at øge gennemskueligheden og sikre lige behandling af potentielle bydende;

21. anmoder agenturerne om nøje at overvåge bevillingen af orlov af personlige årsager for at sikre, at kravene om åbenhed og adskillelse af interesser opfyldes;

22. henviser til, at manglende overholdelse af bestemmelserne i forbindelse med offentlige udbud ikke blot er potentielt skadelige for agenturernes finansielle interesser, men også kan være en strafbar handling i henhold til medlemsstaternes straffelov;

23. anmoder Revisionsretten om ved førstkommende lejlighed at aflægge beretning om, hvorvidt alle fællesskabsorganer samarbejder forskriftsmæssigt med Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og fuldt ud overholder den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 om de interne undersøgelser, der foretages af OLAF(7); anmoder desuden Revisionsretten om at evaluere dette samarbejdes effektivitet på grundlag af de sager, der er bearbejdet indtil nu;

24. bemærker, at Revisionsretten beklager anvendelsen af "superbruger"-rettigheder i edb-systemerne (hvor en og samme person kan udføre opgaverne som forvalter, anvisningsberettiget, finansinspektør og regnskabsfører), da en sådan praksis er uforenelig med princippet om adskillelse af funktioner; opfordrer agenturerne til at sørge for, at der ikke mere tildeles sådanne superbrugerrettigheder;

25. understreger, at edb-systemerne skal sikre, at der er et komplet revisionsspor for hver enkelt transaktion og for alle ændringer, der foretages i systemet, således at det er muligt på et hvilket som helst tidspunkt at identificere ændringens art og den person, der har foretaget den;

26. opfordrer med henblik på at øge bestræbelserne til forberedelse af integrationen af de kommende medlemsstater Kommissionen til at fremsætte forslag, således at det sikres, at disse EU-organer kommer til at fungere bedre, at man gennem en cost-benefit-analyse får mere for pengene, og at man undgår en unødvendig forøgelse af antallet af agenturer; henviser til, at sådanne forslag kan gå ud på, at organer med ensartede opgaver får fælles bestyrelser;

27. anser det af effektivitets- og omkostningsmæssige årsager for udelukket, at fællesskabsorganernes bestyrelser bliver udvidet yderligere i forbindelse med den forestående udvidelse af Den Europæiske Union; mener, at udvidelsen giver en god lejlighed til grundlæggende at revidere sammensætningen af og arbejdsmåden i disse som regel allerede i dag meget tungt arbejdende bestyrelser; opfordrer Kommissionen til senest den 31. juli 2003 at forelægge passende forslag til en ændring af retsakterne om oprettelse af disse organer og i den forbindelse også at undersøge, om der ikke kan skabes fælles bestyrelser for organer med ensartede opgaver;

28. erindrer om Revisionsrettens konstatering(8) af, at der er fare for, at direktørerne for fællesskabsorganerne bliver for afhængige af Kommissionen; opfordrer derfor Kommissionen til senest den 31. juli 2003 at foreslå en ændring af retsakterne om oprettelse af agenturerne med henblik på at sikre, at fællesskabsorganernes direktører fremover kun kan udnævnes med samstemmende udtalelse fra Parlamentet;

29. opfordrer Kommissionen til at foretage en samlet undersøgelse af aktiviteterne i forskellige fællesskabsorganer, som eventuelt overlapper hinanden eller tjener samme målsætninger, for således at kunne foreslå passende løsningsmodeller, herunder mulige sammenlægninger af agenturer; bemærker, at Kommissionen har konstateret, at der muligvis er overlapning mellem Cedefop og Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut samt mellem Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene og Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur(9);

30. opfordrer desuden Kommissionen til på linje med dens forslag om nye styreformer i EU med henblik på at koncentrere aktiviteterne på kerneopgaverne at inddrage de relevante forslag i sit handlingsprogram, således at det sikres, at overlapning mellem Kommissionens tjenestegrenes arbejde og agenturernes arbejde undgås.

(1) EFT C 326 af 27.12.2002, s. 57.

(2) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(3) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 13.

(4) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(5) EFT L 158 af 17.6.2002, s. 55.

(6) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(7) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 15.

(8) Revisionsrettens udtalelse 10/2002 om Kommissionens forslag til ændring af forordningerne om oprettelse af fællesskabsagenturerne efter vedtagelsen af den nye finansforordning (EFT C 285 af 21.11.2002, s. 4).

(9) Se arbejdsdokument fra Generaldirektoratet for Budget om administrationsomkostninger og de decentraliserede agenturers analytiske regnskaber.