BERETNING

om årsregnskabet for fællesforetagendet Clean Sky for regnskabsåret 2011 med fællesforetagendets svar

2013/C 6/02

INDLEDNING

Målet for fællesforetagendet Clean Sky er at fremskynde udvikling, validering og demonstration i EU af rene lufttransportteknologier med henblik på anvendelse snarest muligt (2) . De forskningsaktiviteter, fællesforetagendet koordinerer, er opdelt i seks teknologiske områder eller »integrerede teknologidemonstratorer« (ITD).

Det maksimale EU-bidrag til fællesforetagendet Clean Sky til dækning af de løbende omkostninger og forskningsaktiviteter udgør 800 millioner euro, der skal betales over budgettet for syvende rammeprogram (3) . Andre medlemmer af fællesforetagendet skal bidrage med ressourcer, der mindst svarer til EU’s bidrag, herunder bidrag i naturalier.

OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN

REVISIONSERKLÆRING

I overensstemmelse med artikel 287, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde har Retten revideret årsregnskabet for fællesforetagendet Clean Sky (4) , som omfatter »årsregnskabet« (5) og »beretningen om budgetgennemførelsen« (6) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011, samt efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet.

Ledelsens ansvar

Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. På eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for fællesforetagendet (8) . Direktøren er ansvarlig for at etablere (9) en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, som sikrer, at der udarbejdes et endeligt årsregnskab (10) uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, og at de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige.

Revisors ansvar

Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med IFAC's og ISSAI's (11) internationale revisionsstandarder og etiske kodekser. I henhold til disse standarder skal Retten opfylde etiske og faglige krav og planlægge og udføre revisionen med henblik på at få høj sikkerhed for, at regnskabet er uden væsentlig fejlinformation, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige.

Det indgår i Rettens revision, at der udføres revisionshandlinger for at tilvejebringe revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Valget af revisionshandlinger foretages på grundlag af Rettens vurdering, herunder dens vurdering af risikoen for, at der er væsentlig fejlinformation i regnskabet, eller at transaktioner som følge af besvigelser eller fejl ikke er lovlige og formelt rigtige. Når Retten vurderer disse risici, tager den hensyn til den interne kontrol, der vedrører udarbejdelsen og præsentationen af regnskabet, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Rettens revision omfatter også en vurdering af, om de anvendte regnskabspraksis er hensigtsmæssige, og om de regnskabsmæssige skøn, ledelsen har foretaget, er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet.

Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for nedenstående erklæringer.

Erklæring om regnskabernes rigtighed

Det er Rettens opfattelse, at fællesforetagendets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2011 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser.

Grundlag for en erklæring med forbehold om lovligheden og den formelle rigtighed af de underliggende transaktioner

Erklæring med forbehold om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for fællesforetagendets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige, når der ses bort fra de mulige virkninger af de forhold, der er beskrevet i punkt 15.

BEMÆRKNINGER OM DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING

Budgetgennemførelsen

Det endelige ændringsbudget for 2011 (15) omfattede 175 millioner euro i forpligtelsesbevillinger og 159,8 millioner euro i betalingsbevillinger. Udnyttelsesgraden for forpligtelsesbevillingerne var på 94 %, mens den for betalingsbevillingerne var på 64 %. Udnyttelsesgraden for betalingsbevillingerne afspejler, at fællesforetagendets aktiviteter gennemføres med forsinkelse. Der går lang tid fra offentliggørelsen af indkaldelser af forslag til underskrivelsen af tilskudsaftalerne (16) . Den lave budgetudnyttelse afspejles også i likviditetssaldoen, som ved årets udgang var på 51 millioner euro (32 % af de disponible betalingsbevillinger i 2011) (17) .

Regnskabsaflæggelse

Fællesforetagendet modtog omkostningsanmeldelserne vedrørende de tilskudsaftaler, der var indgået med medlemmer for 2011, meget forsinket. På grund af forsinkelsen kunne valideringen af en lange række anmeldelser ikke færdiggøres til det endelige regnskab for 2011. De dertilhørende bidrag i naturalier (52 millioner euro) blev ikke godkendt tidsnok af bestyrelsen og kunne derfor ikke registreres under nettoaktiver, men måtte i stedet opføres under passiver (»bidrag, som skal valideres«). Fællesforetagendet bogførte derfor negative nettoaktiver til et beløb på 18,5 millioner euro. Det endelige regnskab afspejler på behørig vis denne overgangssituation, der ikke er et tegn på, at fællesforetagendet står over for en solvensrisiko

BEMÆRKNINGER OM CENTRALE KONTROLLER I FÆLLESFORETAGENDETS OVERVÅGNINGS- OG KONTROLSYSTEMER

Til trods for de fremskridt, der er sket i 2011, har fællesforetagendet endnu ikke fuldt ud etableret pålidelige systemer for intern kontrol og finansielle oplysninger. Der skal navnlig gøres en yderligere indsats med hensyn til de procedurer for forudgående kontrol, der følges ved valideringen af udgiftsanmeldelser.

i strid med håndbogen om finansielle procedurer (22) er der intet bevis for, at de operationelle ansatte også kontrollerer de finansielle aspekter ved gennemførelsen af kontrakterne

Retten undersøgte de procedurer for forudgående kontrol, som var anvendt ved udgiftsanmeldelser, der var indsendt under tre tilskudsaftaler med Clean Sky-medlemmer (20) . Der blev konstateret følgende problemer:

Regnskabsføreren afsluttede i marts 2012 godkendelsen af de underliggende forretningsprocesser som krævet i fællesforetagendets finansielle bestemmelser (23) . Regnskabsføreren fremsatte en række anbefalinger i sin godkendelsesrapport, blandt andet at det er nødvendigt at forbedre systemet for godkendelse af udgiftsanmeldelser, og at der bør implementeres et redskab, som gør muligt at rapportere effektivt til ledelsen om budget- og regnskabsforhold.

ANDRE FORHOLD

Den interne revisionsfunktion og Kommissionens Interne Revisionstjeneste

I 2011 var den interne revisor som følge af ressourcebegrænsninger i organisationen nødt til at arbejde med fællesforetagendets centrale processer, herunder opstillingen af regnskaberne for 2010 og 2011 og godkendelsen af udgiftsanmeldelser fra medlemmer.

I 2011 gennemførte Kommissionens Interne Revisionstjeneste en risikovurdering. På grundlag af resultaterne af risikovurderingen blev der udarbejdet en strategisk revisionsplan for 2012-2014, som blev fremlagt for bestyrelsen til vedtagelse den 14. december 2011.

Bestyrelsen vedtog mandatet for Kommissionens Interne Revisionstjeneste den 31. marts 2011. Fællesforetagendets finansielle bestemmelser er imidlertid endnu ikke blevet ændret med henblik på at medtage rammeforordningens bestemmelser (24) om Kommissionens interne revisors beføjelser.

Betaling af medlemmernes bidrag

Proceduren for udstedelse af indtægtsordrer vedrørende fællesforetagendets driftsudgifter blev ikke anvendt korrekt. Anmodningerne til medlemmerne om at betale deres bidrag for 2011 var ikke ledsaget af det overslag over likviditetsbehovet, som kræves i henhold til finansieringsaftalen.

Opfølgning af tidligere bemærkninger

Ved udgangen af 2011 var fællesforetagendet endnu ikke færdig med at udarbejde de interne procedurer for overvågning af anvendelsen af bestemmelserne om beskyttelse, anvendelse og formidling af forskningsresultater (25) .

I 2011 opstillede fællesforetagendet en kontinuitetsplan (Business Continuity Plan) og gjorde fremskridt med hensyn til at formalisere politikken for it-sikkerhed. I 2011 blev der defineret en række væsentlige elementer (27) , som skal indgå i en katastrofeberedskabsplan, men arbejdet skal afsluttes og godkendes.

(1) Rådets forordning (EF) nr. 71/2008 af 20. december 2007 om oprettelse af fællesforetagendet Clean Sky (EUT L 30 af 4.2.2008, s. 1).

(2) En oversigt over fællesforetagendets beføjelser, virksomhed og disponible midler vises i bilaget til orientering.

(3) Syvende rammeprogram, som blev vedtaget ved Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1982/2006/EF (EUT L 412 af 30.12.2006), samler alle forskningsrelaterede EU-initiativer under ét og spiller en vigtig rolle med hensyn til at opfylde målene for vækst, konkurrenceevne og beskæftigelse. Rammeprogrammet er også et nøgleelement i det europæiske forskningsrum.

(4) Retten modtog det foreløbige årsregnskab den 1. marts 2012. Regnskabet ledsages af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. Beretningen redegør bl.a. for udnyttelsesgraden for bevillingerne.

(5) Årsregnskabet omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over ændringer i nettoaktiver og bilaget til årsregnskabet, som indeholder en beskrivelse af de relevante regnskabspraksis og andre forklarende oplysninger.

(6) Beretningen om budgetgennemførelsen omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til dette regnskab.

(7) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(8) Artikel 33 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72).

(9) Artikel 38 i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002.

(10) Bestemmelserne om EU-organernes regnskabsaflæggelse og regnskabsføring er fastlagt i kapitel 1 og 2 i afsnit VII i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002, senest ændret ved forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 (EUT L 181 af 10.7.2008, s. 23), og er som sådan integreret i fællesforetagendets finansielle bestemmelser.

(11) International Federation of Accountants (IFAC) og International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI).

(12) Artikel 12, stk. 4, i forordningen om oprettelse af fællesforetagendet fastsætter: »Fællesforetagendet Clean Sky foretager kontrol på stedet og finansiel revision hos modtagerne af offentlige midler fra fællesforetagendet Clean Sky«. Ved den efterfølgende revision kan det eventuelt konstateres, at modtagerne har anmeldt ikke støtteberettigede omkostninger, hvorefter der iværksættes inddrivelsesprocedurer.

(13) De anmeldelser, fællesforetagendet modtog i 2010, blev udbetalt i 2011.

(14) Fejlforekomsten er beregnet på grundlag af et gennemsnit af de overanmeldelser, der blev konstateret i de forskellige omkostningsanmeldelser, vægtet efter deres beløb.

(15) Vedtaget af bestyrelsen den 14. december 2011.

(16) Fra offentliggørelsen af indkaldelser af forslag til underskrivelsen af fællesforetagendets tilskudsaftaler gik der i gennemsnit 418 dage for indkaldelser iværksat i 2010 og 291 dage for indkaldelser iværksat i 2011.

(17) Ved udgangen af 2010 var likviditetssaldoen på 53 millioner euro (41 % af de disponible betalingsbevillinger i 2010).

(18) I artikel 10, stk. 1, i de finansielle bestemmelser fastsættes det, at bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, annulleres. Annullerede bevillinger kan af hensyn til fællesforetagendets behov opføres i overslaget over indtægter og udgifter for de følgende tre regnskabsår i overensstemmelse med artikel 27. Uudnyttede bevillinger kan fremføres, dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen træffer beslutning herom senest den 15. februar.

(19) Fællesforetagendet er ved at udvikle et nyt redskab til at forvalte data vedrørende medlemmer.

(20) Hver enkelt anmeldelse fra Clean Sky-medlemmer omfattede i gennemsnit 30 udgiftsanmeldelser fra associerede medlemmer.

(21) Afgørende elementer såsom den operationelle kontrollants underskrift og finanskontrollørens gennemgang af, at den operationelle tjekliste var fuldstændig, var ikke altid dokumenterede.

(22) I henhold til fællesforetagendets håndbog om finansielle procedurer skal rollerne som operationel kontrollant, finanskontrollør og anvisningsberettiget adskilles og fordeles over forvaltningen af operationelle udgifter, og:

kontrollanten (lederen af administrationsafdelingen) skal efterprøve, at de operationelle aspekter er i overensstemmelse med de gældende regler, og at transaktionen generelt er formelt rigtig.

(23) I artikel 43 i fællesforetagendets finansielle bestemmelser fastsættes det, at regnskabsføreren har ansvaret for udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger.

(24) Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002.

(25) Punkt 23 i Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for fællesforetagendet Clean Sky for regnskabsåret 2010 (EUT C 368 af 16.12.2011, s. 8).

(26) Revisionsrettens udtalelse nr. 2/2011 om de finansielle bestemmelser for fællesforetagendet Clean Sky (http://eca.europa.eu).

(27) a) finansielle kredsløb i tilfælde af en katastrofe; b) backup-procedurer til sikring af databaser gennem regelmæssig og hyppig backup og off-site lagring; c) en første aftale om brug af Kommissionens installationer til at få adgang til de finansielle systemer (ABAC, SAP) og internettet.

(28) Punkt 25 i Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for fællesforetagendet Clean Sky for regnskabsåret 2010.

Bestyrelsen er fællesforetagendets ledelsesorgan. Den administrerende direktør er ansvarlig for den daglige ledelse. Industrien er repræsenteret på forskellige måder for eksempel som ITD-styringsudvalg og i gruppen af repræsentanter for nationalstaterne.

skabe et radikalt innovativt lufttransportsystem baseret på integration af avancerede teknologier og demonstratorer i fuld skala med det mål at nedbringe lufttransportens miljøpåvirkninger gennem en betydelig reduktion af støj og gasemissioner samt forbedring af luftfartøjers brændstoføkonomi

FÆLLESFORETAGENDETS SVAR

Grundlag for en erklæring med forbehold om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

Punkt 15

Fællesforetagendet Clean Sky glæder sig over Revisionsrettens positive konklusion om lovligheden og den formelle rigtighed af alle transaktioner, der ligger til grund for årsregnskabet for 2011, hvor transaktioner vedrørende godkendelse af udgiftsanmeldelser er den eneste undtagelse.

Godkendelse af omkostninger anmeldt af modtagerne af fællesforetagendets midler fører til foreløbige/endelige betalinger og afvikling af forfinansiering. De efterfølgende revisioner, som fællesforetagendet Clean Sky foretog i 2011, omfattede omkostninger, der var godkendt af fællesforetagendets ledelse, og som vedrørte gennemførelse af projekter i 2008, 2009 og 2010. Af fællesforetagendets akkumulerede operationelle betalinger fra iværksættelsen af Clean Sky-programmet frem til december 2011 vedrørte kun 49,5 % (1) gennemførelse af projekter i 2008, 2009 og 2010.

Den fejl, der blev fundet i fællesforetagendets efterfølgende revisioner i 2011, svarer til 6,16 %. Under hensyn til de afhjælpende foranstaltninger, som fællesforetagendet har gennemført, og som beskrives længere nede i dette svar, er der dog ud over den registrerede fejlprocent en anden indikator, der skal tages i betragtning ved vurderingen af lovligheden og den formelle rigtighed af de godkendte udgiftsanmeldelser, nemlig restfejlprocenten. Ifølge den metode, der beskrives i fællesforetagendets godkendte strategi for efterfølgende revision, angiver restfejlprocenten de resterende fejl i de godkendte udgiftsanmeldelser, efter at tilbagebetalingsmekanismen er blevet anvendt. For de efterfølgende revisioner, der blev foretaget i 2011 for foregående års udgiftsanmeldelser, udgør restfejlprocenten 4,09 %, hvilket resulterer i et forholdsvis begrænset risikobehæftet beløb i forhold til Clean Sky-programmets samlede akkumulerede operationelle betalinger frem til udgangen af 2011 (2,02 % (2)).

Fællesforetagendet erkender, at de registrerede og resterende fejl med relation til de reviderede udgiftsanmeldelser er relevante, og agter at forbedre den forudgående godkendelsesproces yderligere.

Fællesforetagendet har gennemført sin efterfølgende revisionsproces i 2011, ca. et år efter at det begyndte at arbejde uafhængigt i november 2009. De første revisioner omfattede godkendelsesprocessen for 2010, som var den første, fællesforetagendet gennemførte. I 2010 befandt fællesforetagendet sig stadig i opstartsfasen, og de forudgående kontroller vedrørende forvaltning af tilskud var endnu ikke helt modne nok til at håndtere den store mængde tilskud.

Med hensyn til resultaterne af den første efterfølgende revision vil fællesforetagendet gerne fremhæve, hvor effektivt dette element ved det interne kontrolsystem er. Det har gjort det muligt for ledelsen at registrere og udbedre fejl, der er opstået under foretagendets forudgående godkendelse af udgiftsanmeldelser. De endelige afhjælpende foranstaltninger er stadig i gang.

Siden 2010 har fællesforetagendet i høj grad udviklet sine processer til godkendelse af udgiftsanmeldelser ved at indføre specifikke procedurer, som blandt andet omfatter en database til forvaltning af tilskud, der har en standardmekanisme, som økonomicheferne og projektledere kan bruge til at godkende udgiftsanmeldelser.

Efter den første efterfølgende revision har fællesforetagendet gennemført de fornødne tilbagebetalingsforanstaltninger for at modregne tidligere års overbetalinger, herunder ekstrapolering af systematiske fejl registreret under revisionerne af endnu ikke reviderede udgiftsanmeldelser. Det skal bemærkes, at 75 % af fællesforetagendets midler tildeles navngivne modtagere (medlemmer af fællesforetagendet), som deltager i Clean Sky-projekterne indtil programmets udløb. Dette letter de afhjælpende foranstaltninger, som fællesforetagendet skal træffe ved tilbagebetaling i tilfælde af efterfølgende betalinger til modtagerne.

Som en forebyggende foranstaltning tages der i de procedurer, der i dag anvendes til forudgående godkendelse af udgiftsanmeldelser, hensyn til resultaterne af de efterfølgende revisioner fra foregående år, navnlig i tilfælde af systematiske fejl. I perioden 2008 til 2010 var over 80 % af de registrerede fejl af systematisk art. Foranstaltningen gør det desuden muligt for fællesforetagendet at rådgive de navngivne modtagere og derved undgå fejl i kommende udgiftsanmeldelser.

En stor del af de fejl, der blev registreret ved de efterfølgende revisioner for 2011 (ca. 50 %), skyldtes, at man havde brugt foregående års regnskabsdata, idet de faktiske data endnu ikke var tilgængelige, da årsregnskabet skulle fremlægges. Fællesforetagendet fører tilsyn med de efterfølgende justeringer i forbindelse med sine forudgående kontroller og vil i de kommende rapporteringsperioder sikre, at justeringer af tidligere års udgiftsanmeldelser straks forelægges.

Fællesforetagendets ledelse mener, at det er vigtigt at sikre en flerårig kontrolarkitektur til forvaltning af fællesforetagendet Clean Sky's tilskud, hvor der tages hensyn til mulighederne for standardprocedurer ved tilbagebetaling og forebyggende foranstaltninger. Derfor har fællesforetagendets ledelse indført kontrolmekanismer og opstillet mål for hele projektets løbetid over flere år, som måles vha. indikatorer, der omfatter hele programmets varighed.

Bemærkninger om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning

Punkt 18

Fællesforetagendet forventer et vellykket og effektivt resultat af forhandlingerne om indkaldelserne af forslag og har internt truffet foranstaltninger til at forbedre og fremskynde processen i forhold til dette vigtige aspekt ved betalinger til nye partnere. Fællesforetagendet oplever generelle forbedringer med hensyn til tidsforløbet frem til tildeling af tilskud og holder nøje opsyn med dette på ledelsesplan (3).

Punkt 19

Fællesforetagendet erkender forsinkelsen af bestyrelsens afgørelse om godkendelse af overførslen af betalingsbevillinger til budgetplanen for 2012 (4). Tidsplanen for fællesforetagendets budgetplanlægnings- og rapporteringscyklus er blevet revideret for at tage hensyn til bestyrelsens rettidige godkendelse af fremførslerne til 2013.

Punkt 20

Fællesforetagendet stod i første halvdel af 2012 i en usædvanlig situation med hensyn til modtagelse af medlemmernes udgiftsanmeldelser vedrørende gennemførelse af projekter i 2011. Årsregnskabet for tilskudsaftaler for medlemmer for 2011, som skulle foreligge den 1. marts 2012, blev fremlagt af modtagerne med en usædvanlig lang forsinkelse på op til 3-4 måneder. Fællesforetagendet har sammen med ITD-koordinatorerne (lederne af konsortierne) undersøgt årsagerne bag denne forsinkelse og træffer foranstaltninger for at forhindre en lignende situation i 2013. Følgende foranstaltninger er blevet vedtaget:

— Efter aftale med bestyrelsen (juni 2012) udarbejdes der en klar tidsplan for processen i 2013 (januar-juni 2013) med fastsættelse af tidsfrister og forventede ventetider for svar fra partnerne fra industrien og fællesforetagendet.

— Gennem vejledning og uddannelse vil fællesforetagendet bidrage til at gøre udgiftsanmeldelserne og de tilhørende attester i årsregnskabet bedre og mere fyldestgørende.

— Fællesforetagendet vil skærpe sit tilsyn og yde proaktiv hjælp til medlemmerne med hensyn til spørgsmål om støtteberettigede omkostninger. Dette var ikke muligt i første halvdel af 2012 på grund af mangel på ressourcer.

— Et nyt it-værktøj til forvaltning af tilskud vil lette processen med forelæggelse og godkendelse af udgiftsanmeldelser.

Når de modtagne endelige udgiftsanmeldelser er blevet valideret af ledelsen og godkendt af bestyrelsen senere i 2012, vil de pågældende bidrag i naturalier blive overført til fællesforetagendets nettoaktiver i det endelige årsregnskab for 2012. Derfor skal de nettoaktiver, der præsenteres i det endelige årsregnskab for 2011, betragtes som midlertidige.

Bemærkninger om centrale kontroller i fællesforetagendets overvågnings- og kontrolsystemer

Punkt 21

I løbet af første kvartal af 2012 har fællesforetagendet på baggrund af foregående års anbefalinger fra Revisionsretten udviklet en specifik procedure for processerne til godkendelse af udgiftsanmeldelser, idet projektlederne integreres i godkendelsen af årsregnskabet (5). Ud over at godkende de tekniske rapporter kontrollerer projektlederne de tilgængelige oplysninger om brugen af ressourcer, hvorefter de underretter økonomicheferne om resultatet af deres godkendelse. Der er udarbejdet klare regler, som sikrer dokumentation af den finansielle og operationelle verifikation/godkendelse vedrørende valideringen af udgiftsanmeldelser. Den tidligere anvendte tjeklistes format er blevet forbedret for at sikre dokumentation af de trin i godkendelsesprocessen, der faktisk er gennemført, og for at påvise samspillet mellem de finansielle og operationelle enheder.

Punkt 22

På baggrund af fællesforetagendets erfaringer og tidligere bemærkninger fra Revisionsretten vedrørende behandling af data om modtagere har fællesforetagendet udviklet et dedikeret værktøj til forvaltning af modtagerdata til tilskudsaftalerne for medlemmer i sidste kvartal af 2011. Dette værktøj blev brugt til at behandle udgiftsanmeldelserne for 2011 i andet kvartal af 2012, og efter at fællesforetagendets regnskabsfører sammen med et eksternt revisionsfirma havde kontrolleret dataenes og de deraf følgende rapporters pålidelighed, blev resultaterne anvendt i det endelige årsregnskab for 2011.

Punkt 23

Fællesforetagendet tager Revisionsrettens bemærkninger ad notam og har truffet foranstaltninger for at forbedre de interne godkendelsesprocesser for både finansielle og operationelle aktører. Takket være ovennævnte værktøj til forvaltning af tilskud anlægges der nu en mere integreret tilgang til godkendelsen af udgiftsanmeldelser og de årlige tekniske rapporter fra de respektive finansielle og operationelle aktører, og processen er blevet mere gennemsigtig.

Hvad angår fordelingen af opgaver, er fællesforetagendet i færd med at foretage en ændring af de finansielle kredsløb for at sikre opdeling mellem finansiel verifikation og godkendelse i tilfælde, hvor de normalt ventede finansielle aktører ikke er til stede.

Punkt 24

Fællesforetagendet har noteret sig regnskabsførerens anbefalinger og som allerede anført iværksat væsentlige foranstaltninger for at gennemføre tilskudsaftaler for medlemmer, der vil gøre det muligt at forbedre godkendelsen af udgiftsanmeldelserne og foretage regelmæssig og detaljeret rapportering til fællesforetagendets ledelse.

Andre forhold

Punkt 25

I august 2011 gjorde fællesforetagendets interne revisor bestyrelsen og ledelsen opmærksom på, at vedkommende var involveret i centrale processer i den finansielle forvaltning af fællesforetagendet, og at dette kunne få konsekvenser for den interne revisors uafhængighed. Risikoen for manglende sikring af de pågældende processer vil blive afbødet ved om nødvendigt at inddrage Kommissionens interne revisionstjeneste.

Punkt 27

Fællesforetagendet vil ændre sine finansielle bestemmelser efter den næste opdatering af rammefinansforordningen, som er undervejs (se også punkt 30).

Punkt 28

Anmodningen om betaling af bidrag for 2011 til Kommissionen (som medlem af fællesforetagendet) blev behørigt ledsaget af et passende overslag over likviditetsbehovet. En oversigt over pengestrømmene blev ikke vedlagt, men anmodningen til andre medlemmer end Kommissionen blev ledsaget af en forklaring om det anmodede beløb og fordelingsnøglen, som viste hvert medlems og associeret medlems andel. Endvidere fik alle medlemmer relevante finansielle detaljer gennem oplysningerne om årsregnskabet for det foregående år og det godkendte årlige budget for 2011, som blev fremlagt i referatet af bestyrelsens møde. Fællesforetagendet vil sikre, at overslag over likviditetsbehovet i fremtiden vil blive vedlagt betalingsanmodninger – også til andre medlemmer end Kommissionen.

Punkt 29

Man er stadig i færd med at gennemføre de nærmere bestemmelser i bilag II til Clean Sky's tilskudsaftaler for medlemmer om generelle betingelser om beskyttelse, brug og udveksling af forskningsresultater.

Der vil i god tid blive fastlagt en specifik procedure, hvor man opsummerer elementerne i fællesforetagendets overvågnings- og kontrolsystemer.

Punkt 30

Fællesforetagendet vil ændre sine finansielle bestemmelser efter den næste opdatering af rammefinansforordningen, som er undervejs. Herved kan fællesforetagendet tilnærme sig de generelt accepterede regler og benytte lejligheden til at afklare de problemer, som Revisionsretten påpeger, hvor dette er muligt.

Punkt 31

Sammen med de andre fællesforetagender i samme bygning har Clean Sky arbejdet videre med at færdiggøre katastrofeberedskabsplanen. Den ventes helt færdiggjort ved udgangen af 2012.

(1) De akkumulerede operationelle betalinger fra 2008 til 2011 beløber sig til 261 358 871 EUR, og de endelige betalinger plus afviklingen af forfinansieringen for årene 2008 til 2010 udgør i alt 129 295 956 EUR.

(2) = 4,09 % af (129 295 956 EUR/261 385 871 EUR)*100

(3) Siden fællesforetagendet blev etableret, er tidsforløbet frem til tildeling af tilskud blevet afkortet fra 418 til 268 dage på tidspunktet for den seneste indkaldelse (nr. 10). Dette viser en yderligere forbedring i forhold til Revisionsrettens vurdering.

(4) Bestyrelsen vedtog den årlige budgetplan for 2011 i december 2010, hvori man medtog et overslag over det fremførte beløb.

(5) Clean Sky's procedure nr. 2.9.1 om en midlertidig procedure for godkendelse af årsregnskaber, der modtages fra medlemmer med henblik på gennemførelse af tilskudsaftaler for medlemmer for 2011 og for modtagne justeringer af tidligere års tilskudsaftaler for medlemmer.