Regler for offentlig adgang til dokumenter

(2002/C 292/08)

Med henblik på at tilbyde offentligheden kvalitativt værdifulde oplysninger om sin strategi, politik, aktivitet og praksis er Den Europæiske Investeringsbank fast besluttet på at føre en aktiv informationspolitik og styrke sine bestræbelser på området.

Regler for offentlig adgang til dokumenter

Ud fra følgende betragtninger:

(1) Åbenhed er forankret i artikel 1, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union, hvorefter "Denne traktat udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt."

(2) Artikel 255 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (herefter benævnt "traktaten") giver ret til aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.

(3) Europa-Parlamentet og Rådet har udstedt forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter. Formålet med denne forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastlægge de generelle principper derfor og begrænsninger deri i overensstemmelse med traktatens artikel 255, stk. 2.

(4) Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ved fælles erklæring vedrørende Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen opfordret EU's institutioner og organer til at vedtage interne bestemmelser om aktindsigt, der tager hensyn til principperne og begrænsningerne i nævnte forordning.

(5) Ifølge traktatens artikel 267 har Den Europæiske Investeringsbank (herefter "banken") "til opgave ved anvendelse dels af midler lånt på kapitalmarkedet, dels af egne midler, i Fællesskabets interesse at bidrage til en afbalanceret og gnidningsløs udvikling af det fælles marked. I dette øjemed letter den, ved ydelse af lån og garantier og uden sigte på fortjeneste, finansieringen af nedennævnte projekter inden for alle erhvervssektorer".

(6) Traktatens artikel 255, der ligger til grund for forordning EF nr. 1049/2001, vedrører kun Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen. I overensstemmelse med princippet om en sund administration af Fællesskabets institutioner og organer, herunder banken, ønsker banken imidlertid også, at offentligheden i videst muligt omfang skal have aktindsigt. Således vedtog banken allerede i 1997 de regler for offentlig adgang til sine dokumenter((1), der nu erstattes af disse regler.

(7) Banken har besluttet at revidere sine regler for offentlig adgang til dokumenter under hensyntagen til principperne og begrænsningerne i forordning (EF) nr. 1049/2001, i det omfang dette ikke vanskeliggør bankens behørige løsning af sine opgaver som finansieringsinstitution ifølge traktaten.

(8) Om forholdet mellem bankens ansatte og offentligheden i almindelighed har banken vedtaget en "adfærdskodeks for god forvaltningsskik for Den Europæiske Investeringsbanks ansatte i deres forbindelser med offentligheden"(2) (herefter benævnte "adfærdskodeksen").

(9) Traktatens artikel 287 forbyder udlevering af oplysninger om forhold, som ifølge deres natur er tjenestehemmeligheder, navnlig oplysninger om virksomheder og om deres forretningsforbindelser eller omkostningsforhold. For at kunne løse sine opgaver må banken således sikre sig, at initiativtagerne til projekter, de nuværende og mulige låntagere og alle andre, der deltager i gennemførelsen eller finansieringen af projekter, kan have tillid til, at deres forhold til banken behandles fortroligt.

(10) For så vidt angår sine forbindelser med andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi skal banken behandle de dokumenter, den udveksler med disse, fortroligt, i det omfang virkeliggørelsen af dens mål kræver det.

(11) Banken skal internt sikre sig en fri og uhindret meningsudveksling i forbindelse med sine interne overvejelser, forberedelser og beslutningsprocesser af hensyn til sin rette funktion; banken skal desuden sikre sig, at personoplysninger beskyttes ifølge fællesskabsbestemmelserne.

(12) Inden for disse rammer er banken fast besluttet på at føre en aktiv informationspolitik samt at fortsætte og styrke sine bestræbelser for at tilbyde offentligheden oplysninger om sin strategi, politik, aktivitet og praksis; den agter endvidere, i passende omfang og efter aftale med sine medkontrahenter, fortsat at offentliggøre de vigtigste oplysninger om de individuelle forretninger, den indgår.

Direktionen for banken har vedtaget følgende regler til brug for sine tjenestegrene med henblik på offentliggørelse:

Artikel 1

Anvendelsesområde

1. Medlemmer af offentligheden har aktindsigt i bankens dokumenter ifølge de principper, på de vilkår og inden for de grænser, der er fastlagt i denne beslutning.

2. Ved "medlemmer af offentligheden" forstås enhver unionsborger eller enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller vedtægtsmæssigt hjemsted i et medlemsland eller i et land, hvor banken udøver sin aktivitet.

3. Ved "dokument" forstås ethvert indhold, der er udformet eller modtaget af banken, vedrørende emner i forbindelse med politikker, aktiviteter og beslutninger, som henhører under bankens kompetenceområde.

4. Ved "tredjemand" forstås enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for banken, herunder medlemsstaterne, andre institutioner eller organer i eller uden for fællesskabsregi eller tredjelande.

Artikel 2

Anmodninger om aktindsigt

1. Anmodninger om aktindsigt skal fremsættes skriftligt, eventuelt i elektronisk form. De skal sendes til: Generalsekretariatet

Hovedafdelingen for Information og Kommunikation

Den Europæiske Investeringsbank L - 2950 Luxembourg

eller til:

infopol@bei.org, eller

infopol@eib.org

2. Anmodninger om aktindsigt behandles ifølge de vilkår og tidsfrister, der er fastlagt i adfærdskodeksen(3).

3. Anmodninger om aktindsigt kræves ikke begrundet. Er en anmodning ikke tilstrækkelig præcis, eller gør den det ikke muligt at identificere det ønskede dokument eller de ønskede oplysninger, udbeder banken sig nærmere oplysninger.

4. Banken forbeholder sig imidlertid ret til at afvise anmodninger, der har karakter af misbrug eller er åbenbart urimelige.

Artikel 3

Dokumenter fra tredjemand

Modtager banken anmodning om et dokument, der er i dens besiddelse, og som den har modtaget fra tredjemand, udbeder den sig tredjemandens samtykke, medmindre det klart fremgår af en gennemgang af dokumentet på grundlag af denne beslutning, at det skal eller ikke skal udleveres.

Artikel 4

Undtagelser

1. Banken giver ikke aktindsigt i noget dokument eller nogen del deraf, hvis dets udlevering ville være til skade for beskyttelsen af:

i) den offentlige interesse vedrørende Fællesskabets, dets institutioners eller organers eller en medlemsstats internationale forbindelser, finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik

ii) privatlivets fred eller den enkeltes integritet, navnlig under hensyntagen til fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger

iii) retslige procedurer

iv) juridisk rådgivning

v) formålet med inspektioner, undersøgelser eller revisioner

vi) en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder

vii) tjenestehemmeligheder, hvis udleveringen ville stride imod gældende etik, regler eller praksis i bank- eller finanssektoren

viii) bankens legitime interesse i at organisere sin interne administration, navnlig sine humanressourcer.

2. Banken giver ikke aktindsigt i noget dokument eller nogen del deraf, der er udarbejdet af banken til internt brug eller modtaget af banken, og som vedrører et anliggende, hvorom banken endnu ikke har truffet beslutning, hvis dokumentets udlevering ville være til skade for bankens beslutningsproces. Banken giver ej heller aktindsigt i noget dokument, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser eller indledende konsultationer i banken, selv efter at der er truffet beslutning, hvis dokumentets udlevering ville være til skade for bankens beslutningsproces.

3. Banken giver ikke aktindsigt i noget dokument eller nogen del deraf, der indeholder oplysninger om tredjemand, hvis disse oplysninger over for banken er betegnet som fortrolige, er omfattet af en af banken indgået forpligtelse til hemmeligholdelse eller på nogen måde er af en sådan art, at de er omfattet af bankens forpligtelse til fortrolighed over for tredjemand.

4. Undtagelser fra de i foregående afsnit fastlagte regler kan indrømmes efter skriftlig godkendelse fra den person eller enhed, der er beskyttet af de pågældende oplysningers fortrolighed.

5. De undtagelser, der er fastlagt i de foregående afsnit, finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder som hovedregel anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred, forretningsmæssige interesser eller hensynet til bankens interne administration, kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.

Artikel 5

Aktindsigt efter anmodning

1. Aktindsigt gives ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi.

2. Dokumenterne stilles til rådighed i en eksisterende udgave og et eksisterende format.

3. Har banken eller tredjemand allerede udleveret et dokument, besvarer banken anmodninger om aktindsigt ved at oplyse om, hvorledes der kan fås adgang til dokumentet.

Artikel 6

Reproduktion

Denne beslutning berører ikke gældende regler om ophavsret, herunder bankens, som kan begrænse modtagerens ret til at reproducere eller gøre brug af de udleverede dokumenter.

Artikel 7

Omkostninger

Der kan kræves betaling til dækning af omkostningerne i forbindelse med udleveringen af de ønskede dokumenter.

Artikel 8

Appeladgang

I mangel af svar inden for den i artikel 13 i adfærdskodeksen fastlagte frist eller efter hel eller delvis afvisning efter klage kan der rettes henvendelse til Den Europæiske Ombudsmand ifølge traktatens artikel 195.

Artikel 9

Afsluttende bestemmelser

Disse bestemmelser ændrer og erstatter direktionens beslutning af 26. marts 1997(4). De suppleres af bestemmelserne i adfærdskodeksen. Generalsekretæren for Banken kan, efter samråd med de berørte tjenestegrene, fastlægge nærmere bestemmelser om anvendelsen af disse regler.

(1) EFT C 243 af 9.8.1997.

(2) EFT C 17 af 19.1.2001.

(3) EFT C 17 af 19.1.2001.

(4) EFT C 243 af 9.8.1997.