DA Den Europæiske Unions Tidende C 100/1

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

januar 2011-november 2011

2012/C 100/01

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmer

Diemut R. THEATO Formand Tidligere medlem af Europa-Parlamentet Tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Tyskland

Peter STRÖMBERG Direktør for det svenske revisortilsyn, Revisornämden, Sverige

Kálmán GYÖRGYI Tidligere statsadvokat for Republikken Ungarn, Ungarn

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ Offentlig anklager ved Højesteret, Spanien

Rosalind WRIGHT Formand for The Fraud Advisory Panel, Det Forenede Kongerige

INDHOLD

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

1. INDLEDNING

2. DE RETLIGE GARANTIER FOR UAFHÆNGIGHEDEN I OLAF'S UNDERSØGELSER

2.1. OLAF's generaldirektørs uafhængighed

2.1.1. Ansættelse af generaldirektøren for OLAF

2.1.2. Midler til sikring af OLAF-generaldirektørens uafhængighed

2.1.3. Den stedfortrædende generaldirektør

2.2. Overvågningsudvalgets rolle

2.2.1. Overvågningsudvalgets adgang til OLAF's sagsakter

2.2.2. Overvågningsudvalgets sekretariat

3. OVERVÅGNING AF UDFØRELSEN AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

3.1. OLAF's kompetencer og undersøgelsesbeføjelser

3.2. Undersøgelsernes varighed

3.3. Overholdelse af de processuelle garantier i undersøgelserne

3.4. Samarbejde og informationsudveksling med medlemsstaterne

3.5. Samarbejde og udveksling af oplysninger med institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne vedrørende OLAF's undersøgelsesfunktion

3.5.1. OLAF's adgang til oplysninger, som institutionerne besidder

3.5.2. Forholdet til undersøgelses- og disciplinærkontoret og andre af EU-institutionernes tjenestegrene

3.5.3. Institutionernes opfølgning af OLAF's henstillinger

3.5.4. Samtykke fra generalsekretæren/formanden for en berørt institution, organ, kontor eller agentur vedrørende forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig

3.5.5. OLAF's fremsendelse af sagsrapporter til og underretning af institutioner, organer, kontorer og agenturer

3.5.6. Udveksling af synspunkter med institutionerne

4. OVERVÅGNING AF VIRKNINGEN AF FORVALTNINGEN PÅ OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

4.1. Forvaltningen af undersøgelserne

4.1.1. Planlægning af undersøgelserne - deres strategiske sigte

4.1.2. Intern kontrol af undersøgelserne

4.2. Budget, tilrettelæggelsen af administrationen og personalepolitikken for OLAF's undersøgelsesfunktion

4.3. OLAF’s procedureregler for undersøgelserne (håndbogen)

KONKLUSIONER

BILAG I Overvågningsudvalgets mødekalender

BILAG II Liste over udtalelser vedtaget af Overvågningsudvalget mellem den 1. december 2005 og den 30. november 2011

BILAG III Udtalelse nr. 1/2011 OLAF's adgang til personoplysninger, Kommissionen er i besiddelse af

BILAG IV Udtalelse nr. 2/2011 Beføjelser for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) ved uafhængig gennemførelse af interne undersøgelser i EU-institutionerne

BILAG V Udtalelse nr 3/2011 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2012

BILAG VI Udtalelse nr. 4/2011 om ændret forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999

BILAG VII Udtalelse nr. 5/2011 Fremsendelse til institutionerne af afsluttende sagsrapporter vedrørende interne undersøgelser fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), som afsluttes uden opfølgning

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

Det glæder mig at kunne fremlægge Overvågningsudvalgets sidste rapport over OLAF's (Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig) aktiviteter. Dette er den endelige rapport fra vores udvalg, hvis mandat begyndte i december 2005.

Det sidste år af vores mandat var særlig krævende for vores udvalg. Der kom en ny generaldirektør, ændringen af forordning (EF) nr. 1073/1999 blev fremskyndet, hvilket førte til diskussioner, som Overvågningsudvalget aktivt tog del i, og Revisionsretten foretog en opfølgningsrevision af OLAF.

Tiden er nu inde til at foretage en samlet vurdering af vort arbejde. Formen for denne sidste årlige rapport fra Overvågningsudvalget er derfor anderledes, så vores aktiviteter igennem de seks år, som mandatet varede, kommer til at fremgå tydeligere. Hensigten med denne rapport er - ud over at sammenfatte vores aktiviteter i 2011 - at sammenfatte de vigtigste forhold, som Overvågningsudvalget har koncentreret sine overvågningsaktiviteter omkring.

Overvågningsudvalget har altid loyalt bistået Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) i kontorets indsats for at bekæmpe svig, korruption og anden ulovlig adfærd, der skader Den Europæiske Unions finansielle interesser, og arbejdet på at styrke kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af kontorets undersøgelser.

Overvågningsudvalget har i mange år haft et tæt samarbejde med OLAF's første generaldirektør, afdøde Franz-Hermann Brüner, og siden januar 2010 med fungerende generaldirektør Nicholas Ilett. Overvågningsudvalget var i 2010 aktivt involveret i proceduren til udvælgelse af en ny generaldirektør og har haft flere møder med Giovanni Kessler efter dennes udnævnelse i februar 2011.

Overvågningsudvalget har også prioriteret en regelmæssig kontakt med EU-institutionerne, OLAF's samarbejdspartnere og interessenter, navnlig da OLAF afhænger af disse organer for at henstillingerne, som udarbejdes efter undersøgelserne, håndhæves. Overvågningsudvalget glæder sig over det gode samarbejde det har haft med Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten, som det har haft regelmæssige møder med, hvor der er blevet drøftet spørgsmål af fælles interesse, der vedrører OLAF. Overvågningsudvalget kan kun håbe, at dette udbytterige samarbejde vil fortsætte fremover.

Overvågningsudvalget har - i sin rolle som OLAF's kritiske ven - støttet OLAF, når det var nødvendigt, og opfordret det til at fortsætte de gode arbejdsmetoder, men har også fremhævet de forhold i forbindelse med kontorets udøvelse af dets undersøgelsesfunktion, der kan forbedres.

Overvågningsudvalget har især konsekvent understreget, at OLAF bør fokusere på sin centrale opgave, undersøgelserne, og koncentrere indsatsen om større sager ved at følge en konsekvent og solid de minimis-politik. Overvågningsudvalget har også anbefalet OLAF at fremskynde undersøgelsesprocedurerne ved hjælp af bedre forvaltning, bedre planlægning af alle undersøgelsesaktiviteterne og en mere effektiv prioritering i sagsbehandlingen. Overvågningsudvalget har desuden regelmæssigt fremhævet, at der er behov for hensigtsmæssige og klare procedureregler for undersøgelserne, og har anbefalet en ændring af både reglerne i OLAF's håndbog og af gennemførelsen af disse i alle faser af undersøgelserne.

Vores arbejde i 2011 kan betragtes som endnu et eksempel på vores støtte og alligevel kritiske rolle. Overvågningsudvalget afgav i alt fem udtalelser om OLAF's undersøgelsesfunktion. Den første blev udarbejdet på anmodning fra den fungerende generaldirektør. Overvågningsudvalget støttede heri OLAF's behov for at få adgang til Europa-Kommissionens personaledatabaser i en undersøgelses evalueringsfase. Den anden udtalelse blev udarbejdet efter anmodning fra den nye generaldirektør, og i udtalelsen blev det bekræftet, at OLAF har kompetence til at efterforske påstået korruption foretaget af medlemmer af Europa-Parlamentet. Den tredje udtalelse omhandlede OLAF's budgetforlag for 2012. Overvågningsudvalget gav sin støtte til ledelsen af OLAF, der ønskede frit at kunne bestemme, hvordan de nedskæringer i udgifterne for de kommende år, som Europa-Kommissionen har pålagt kontoret, skal fordeles. I sin fjerde udtalelse undersøgte Overvågningsudvalget Europa-Kommissionens forslag om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). I Overvågningsudvalgets seneste udtalelse omhandles OLAF's praksis med at videregive til berørte institutioner, organer, kontorer eller agenturer de sagsrapporter, der er udarbejdet efter interne undersøgelser, som er afsluttet uden opfølgning. Overvågningsudvalget henledte opmærksomheden på følgerne af denne praksis med hensyn til effektiviteten og uafhængigheden af OLAF's undersøgelser.

Overvågningsudvalget glæder sig over, at OLAF gennem årene har taget skridt til at gennemføre mange af udvalgets henstillinger. Overvågningsudvalget er dog klar over, at der stadig er behov for at forbedre et antal forhold. Der er navnlig behov for, at OLAF tager skridt til på ny at koncentrere sig om sin undersøgelsesfunktion og forbedre den overordnede effektivitet ved hjælp af bedre forvaltning af undersøgelserne, navnlig med hensyn til varigheden af undersøgelserne, kontrol med forvaltningen af undersøgelserne og tilsynet. Overvågningsudvalget håber, at omstruktureringen af OLAF, der træder i kraft den 1. februar 2012, vil afhjælpe disse problemer. Tilsynet med de fremskridt, som OLAF har gjort, navnlig på de ovennævnte specifikke områder, skal føres af det kommende Overvågningsudvalg.

Vi har igennem hele mandatperioden ført en konstruktiv dialog med OLAF. De talrige møder med ledelsen og ansatte i OLAF har været gode lejligheder til værdifulde udvekslinger af synspunkter og af oplysninger. Overvågningsudvalget ønsker at takke OLAF's ansatte og OLAF's generaldirektør for deres villighed til igennem vores mandatperiode at samarbejde med Overvågningsudvalget, hvilket har gjort vore opgave lettere og behageligere, end det ville have været muligt uden deres hjælp.

Jeg ønsker navnlig på mine og udvalgsmedlemmernes vegne at udtrykke taknemmelighed over for sekretariatet, da intet af vores arbejde ville have været muligt uden dets ihærdige arbejde og loyale støtte. Det har været en fornøjelse at arbejde med de ansatte i sekretariatet.

Diemut THEATO Formand OLAF-Overvågningsudvalget

1. INDLEDNING

1. Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) blev nedsat med det formål at styrke kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen, men uden at gribe ind i de igangværende undersøgelser. Overvågningsudvalget bistår også OLAF's generaldirektør i varetagelsen af dennes opgaver med henblik på at støtte OLAF' arbejde og sikre, at gennemførelsen af kontorets undersøgelser lever op til de højeste standarder.

2. Overvågningsudvalget varetager denne opgave ved at afgive udtalelser til generaldirektøren for OLAF med henstillinger til OLAF om at ændre visse forhold, hvor Overvågningsudvalget skønner dette hensigtsmæssigt og nødvendigt. Overvågningsudvalget fremsender også årsrapporter om sine aktiviteter til EU-institutionerne.

3. Denne aktivitetsrapport dækker Overvågningsudvalgets mandatperiode på seks år, idet medlemmerne begyndte deres mandatperiode i december 2005.

4. Overvågningsudvalgets centrale funktion i mandatperioden har været at sikre, at OLAF's uafhængighed ikke krænkes på nogen måde. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at risikoen for utilbørlig påvirkning af indledningen og gennemførelsen af en undersøgelse kan komme mange steder fra, og det har især været opmærksom på former for pres af mere subtil art, der potentielt kan true OLAF's uafhængighed, som forsøg fra institutionerne, organerne, kontorerne, agenturerne, medlemsstaterne eller andre tredjeparter på at lægge hindringer i vejen for OLAF under iværksættelsen af en undersøgelse eller i løbet af en undersøgelse. Dette kan ske ved at afstå fra eller forsinke fremsendelsen af bevismateriale eller dokumentation til OLAF, lægge hindringer i vejen for OLAF's undersøgelsesaktiviteter eller ved at lægge urimelige begrænsninger på OLAF's ressourcer, hvad enten disse er af operationel, finansiel eller menneskelig art. Overvågningsudvalgets overvågning af OLAF's undersøgelser har derfor dækket en lang række forhold.

5. Overvågningsudvalget har været særlig opmærksomt på gennemførelsen af bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (1), der sikrer OLAF's uafhængighed: garantierne, der er tilknyttet stillingen som generaldirektør for OLAF, og Overvågningsudvalgets eksistens og beføjelser. Overvågningsudvalget deltog aktivt i proceduren til udvælgelse af den nye generaldirektør for OLAF og udtrykte sin holdning til ændringerne af forordning nr. 1073/1999 (2), hvad angår denne procedure, og hvad angår de ændringer, der er relevante for generaldirektørens mandat, status, rolle og uafhængighed.

6. Overvågningsudvalget har også nøje overvåget gennemførelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion for at være i stand til at konstatere tilfælde af utilbørlig pres på OLAF, der kan lede til, at dets uafhængighed krænkes. På grundlag af en grundig gennemgang af et repræsentativt udvalg af en række forskellige sager og talrige drøftelser med OLAF's efterforskere, ledelsen og direktørerne, vurderede Overvågningsudvalget de aspekter, som det betragtede som væsentlige for nytteværdien, gennemslagskraften og uafhængigheden af OLAF's undersøgelser: OLAF's kompetencer og undersøgelsesbeføjelser, undersøgelsernes varighed, OLAF's overholdelse af procedurereglerne under undersøgelserne, samarbejde og udveksling af oplysninger med medlemsstaterne og med institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne vedrørende OLAF's undersøgelsesfunktion.

7. Overvågningsudvalget vurderede virkningen af forvaltningen af OLAF på undersøgelserne. Overvågningsudvalget var især opmærksomt på forhold som forvaltningen af undersøgelserne, budget og den administrative organisation og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion og OLAF's procedureregler for undersøgelserne.

2. DE RETLIGE GARANTIER FOR UAFHÆNGIGHEDEN AF OLAF'S UNDERSØGELSER

8. Selv om OLAF formelt er del af Europa-Kommissionen fra et administrativt synspunkt, er det uafhængigt af Kommissionen, hvad angår undersøgelserne. De retlige rammer for OLAF's undersøgelser giver to former for garantier, der sikrer OLAF's operationelle uafhængighed og undersøgelsernes retmæssighed (3): generaldirektørens uafhængighed og Overvågningsudvalgets rolle.

2.1. OLAF's generaldirektørs uafhængighed

9. Indledningen, gennemførelsen og afslutningen af OLAF-undersøgelserne er alene generaldirektørens ansvarsområde. Derfor er det en uundværlig forudsætning, at generaldirektøren er uafhængig, hvis OLAF skal gennemføre sine administrative undersøgelser uden påvirkning eller pres udefra. Overvågningsudvalget har i flere af dets udtalelser udtrykt sin holdning vedrørende ansættelsen af generaldirektøren, midlerne til at sikre hans/hendes uafhængighed og spørgsmålet om vicerepræsentationen.

2.1.1. Ansættelse af generaldirektøren for OLAF

10. Overvågningsudvalget tog igennem 2010 aktivt del i proceduren for udnævnelse af generaldirektøren og afgav udtalelse nr. 2/2010 om udnævnelsen af generaldirektøren for OLAF. Overvågningsudvalget nævnte, at et velfungerende OLAF kræver en generaldirektør med stærkt lederskab, gode ledelsesevner og dokumenteret evne til at lede store teams. Overvågningsudvalget fremhævede specifikt, at generaldirektøren for OLAF både skal kunne og ville lede en kompleks organisation med mange forskellige opgaver i et multinationalt miljø og skabe konkrete resultater i bekæmpelsen af svig og korruption i EU. Personen bør have tilstrækkelig erfaring på området til at opnå et yderst specialiseret teams loyalitet og respekt og til at sikre troværdighed både inden for og uden for OLAF.

11. I udtalelse 3/2010 udtrykte Overvågningsudvalget sig positivt om den nye ansættelsesprocedure, jf. artikel 12, stk. 2, i den ændrede forordning (EF) nr. 1073/1999. Denne procedure, der fuldt ud lever op til kravene om uafhængighed og fælles samtykke fra de tre institutioner — Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen — styrker OLAF's generaldirektører rolle.

2.1.2. Midler til sikring af OLAF-generaldirektørens uafhængighed

12. Generaldirektøren for OLAF skal udføre sine opgaver i fuld uafhængighed. Han/hun har desuden det overordnede ansvar for at sikre uafhængigheden af OLAF som helhed i dets operationelle aktiviteter, hvilket er en opgave, som Overvågningsudvalget altid har støttet ham/hende i. De retlige rammer for OLAF's undersøgelser fastlægger adskillige midler, der gør generaldirektøren for OLAF i stand til at handle uafhængigt. Overvågningsudvalget har givet udtryk for sin opfattelse vedrørende nogle af disse i sine udtalelser og tidligere årsrapporter.

13. Generaldirektøren for OLAF har blandt andet bemyndigelse til at beslutte at indlede, gennemføre og udarbejde rapporter om undersøgelserne uden at søge eller modtage instrukser udefra (4). Derudover kan generaldirektøren for OLAF anlægge sag mod Europa-Kommissionen, hvis han/hun er af den opfattelse, at en foranstaltning truffet af denne drager hans/hendes uafhængighed i tvivl. I lyset af de seneste misforståelser mellem Europa-Parlamentet og OLAF, nævnte Overvågningsudvalget i udtalelse nr. 4/2011, at denne mulighed bør udvides til alle institutioner, organer, kontorer og agenturer (5). I sådanne tilfælde bør han/hun straks informere Overvågningsudvalget herom og bede om dettes fulde støtte.

14. Desuden er generaldirektøren i modsætning til andre af Europa-Kommissionens generaldirektører tillagt ansættelsesmyndigheden og har bemyndigelse til at indgå ansættelsesaftaler (6). Da han/hun bør forvalte de menneskelige ressourcer på en måde, der bedst opfylder OLAF's operationelle behov, er Overvågningsudvalget af den opfattelse, at denne rolle bør styrkes, så han/hun frit kan ansætte efterforskere med de nødvendige kompetencer og kvalifikationer til at udføre alle OLAF's operationelle aktiviteter. Dette bør være generaldirektørens eneansvar og ikke være knyttet til de ansættelsesprocedurer, der er gældende i resten af Europa-Kommissionen. Dette ansvar bør ikke overdrages til Europa-Kommissionen. Overvågningsudvalget ønsker igen at udtrykke, at der er behov for at skabe en bedre politik for menneskelige ressourcer ved at indføre en strategi, der afspejler de operationelle prioriteter, der fastsættes af ledelsen (7).

15. Endelig understregede Overvågningsudvalget i udtalelse nr. 4/2011, at den kontinuerlige uafhængige gennemførelse af OLAF's undersøgelser er væsentlig, og at ingen uddelegering af generaldirektørens undersøgelsesbeføjelser til en eller flere ansatte i OLAF skal bevirke en ændring i den udpegede persons ansvar over for institutionerne eller skade dennes uafhængighed (8).

2.1.3. Den stedfortrædende generaldirektør

16. I januar 2010 var institutionerne i den situation, at der ikke var udpeget en person til stillingen som generaldirektør for OLAF som krævet i artikel 12 i forordning (EF) nr. 1073/1999, og Europa-Kommissionen udpegede en fungerende generaldirektør uden at have konsulteret de to andre institutioner (Europa-Parlamentet og Rådet) og uden at have indhentet disses samtykke. Overvågningsudvalget gav udtryk for, at stedfortræderen for generaldirektøren for OLAF i overgangsperioder bør have samtykke fra de tre institutioner (9).

17. På baggrund af disse begivenheder var Overvågningsudvalget af den opfattelse, at det er vigtigt at sikre kontinuitet i den uafhængige gennemførelse af OLAF's undersøgelser ved i forordning (EF) nr. 1073/1999 at oprette funktionen som vicegeneraldirektør, som skal træde i stedet for generaldirektøren, såfremt sidstnævnte skulle gå af, gå på pension, være på sygeorlov eller på anden vis ikke være i stand til at varetage sine forpligtelser (10). Stedfortræderne bør vælges blandt direktørerne i enighed mellem alle tre institutioner.

2.2. Overvågningsudvalgets rolle

18. Overvågningsudvalgets blev nedsat for er at styrke OLAF's uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen. Overvågningsudvalgets uafhængighed er et nøgleelement i OLAF's arbejdsmæssige uafhængighed. Derfor skal Overvågningsudvalgets ressourcer (Overvågningsudvalgets adgang til OLAF's sagsakter og hjælp fra Overvågningsudvalgets sekretariat) være passende og hensigtsmæssige, så det kan udfylde sin rolle og udøve sine funktioner i fuld uafhængighed. Overvågningsudvalget har regelmæssigt givet udtryk for sin holdning vedrørende dette både i årsrapporterne og i udtalelserne.

2.2.1. Overvågningsudvalgets adgang til OLAF's sagsakter

19. Som det blev fremhævet i udtalelse nr. 4/2011, skal Overvågningsudvalgets overvågningsaktivitet som uafhængigt organ ikke kun basere sig på de oplysninger, det får fra OLAF. Overvågningsudvalget bør være i stand til at udføre sine egne analyser med anvendelse af ikke kun de dokumenter og oplysninger fra OLAF, det modtager i henhold til forordning (EF) nr. 1073/1999, men også med anvendelse af al den dokumentation, som Overvågningsudvalget skønner er nødvendigt for udførelsen af denne opgave. Derfor er det væsentligt, at Overvågningsudvalget og dets sekretariat har adgang til OLAF's sagsakter for at få oplysninger, der er af betydning for Overvågningsudvalgets opgave med at styrke OLAF's uafhængighed gennem regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen.

2.2.2. Overvågningsudvalgets sekretariat

20. Medlemmerne af Overvågningsudvalget bistås i udførelsen af deres opgaver af et sekretariat, der stilles til rådighed af OLAF (11). Overvågningsudvalget har altid betonet, at det er nødvendigt, at Overvågningsudvalgets sekretariat arbejder uafhængigt under tilsyn og ledelse af Overvågningsudvalgets formand og dets medlemmer. Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at hvis sekretariatet skal fungere uafhængigt, kræver det, at der indgår yderligere garantier i selve forordning (EF) nr. 1073/1999 som dem, Overvågningsudvalget foreslog i udtalelse nr. 4/2011 (12) med hensyn til bemandingen af sekretariatet og udnævnelsen og vurderingen af de ansatte.

21. Igennem hele mandatperioden har Overvågningsudvalget til stadighed krævet et sekretariat, der var tilstrækkeligt bemandet, både med hensyn til antal og niveau: en kontorchef, fire administratorer og tre assistenter. Overvågningsudvalget er derfor meget skuffet over, at OLAF ikke har imødekommet disse gentagne henstillinger fuldt ud, og at OLAF's nye struktur medfører en personalenedgang fra otte til seks stillinger. Overvågningsudvalget er også bekymret over, at generaldirektøren for OLAF har udnævnt chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat. Begge disse beslutninger er truffet uden forudgående høring af Overvågningsudvalget.

22. Det er Overvågningsudvalgets vurdering, at fremover og i overensstemmelse med artikel 11 i sin forretningsorden (13), bør de ansatte i sekretariatet udnævnes efter forslag fra Overvågningsudvalget og af en anden myndighed end generaldirektøren for OLAF, så de kan udføre deres opgaver efter Overvågningsudvalgets instrukser, og kun være ansvarlig over for Overvågningsudvalget, der også foretager de periodiske vurderinger (14). Med de erfaringer, som dets mandat på seks år har givet, er Overvågningsudvalget nået til den opfattelse, at dets uafhængighed og sekretariatets uafhængighed vil være en illusion, hvis personalet i Overvågningsudvalgets sekretariat fortsat udnævnes, ledes og forfremmes af det kontor, som det har ansvaret for at overvåge.

3. OVERVÅGNING AF UDFØRELSEN AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

23. Igennem hele mandatperioden har Overvågningsudvalget gjort fuld brug af de retlige mekanismer, som lovgiverne har givet det vedrørende en regelmæssig overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion, med henblik på at sikre, at OLAF's uafhængighed ikke krænkes. Overvågningsudvalget undersøger på baggrund af de oplysninger, som generaldirektøren for OLAF tilsender det, (15) eller på eget initiativ (16), de aspekter af OLAF's undersøgelsesfunktion, som det opfatter som væsentlige for sikringen af dets operationelle uafhængighed: OLAF's kompetencer og undersøgelsesbeføjelser, undersøgelsernes varighed, OLAF's overholdelse af procedurereglerne under undersøgelserne, samarbejde og udveksling af oplysninger med medlemsstaterne og med institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne

3.1. OLAF's kompetencer og undersøgelsesbeføjelser

24. I sin udtalelse nr. 3/2010 udtrykte Overvågningsudvalget ønske om, at ændringen til forordning (EF) nr. 1073/1999 indeholdt en klar definition af OLAF's kompetencer og undersøgelsesbeføjelser på hvert trin i undersøgelserne, navnlig med hensyn til OLAF's beføjelser til at foretage kontrol på stedet i henhold til forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (17). Nylige sager viser også, at OLAF's beføjelser til uden varsel omgående at få adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne (18) er i besiddelse ad, også bør styrkes.

25. OLAF er blevet hindret i at få omgående og automatisk adgang til Europa-Kommissionens databaser med persondata, når den skulle overveje, hvorvidt en undersøgelse skulle indledes. Overvågningsudvalget støtter i udtalelse nr. 1/2011, der blev afgivet på anmodning af OLAF's generaldirektør, OLAF i dialogen med Europa-Kommissionen om dette forhold (se nærmere under nedenstående punkt 3.5.1).

26. OLAF’s beføjelser til at indlede og gennemføre interne undersøgelser om medlemmer af Europa-Parlamentet og dets beføjelser til uden varsel og omgående at få adgang til oplysninger, som denne institution besidder, og til dennes lokaler, har også været bestridt. Overvågningsudvalget støttede igen OLAF, og efter en anmodning fra generaldirektøren for OLAF afgav det sin udtalelse nr. 2/2011, i hvilken det fastslog, at hvis OLAF hindres i at udøve denne nøgleopgave i dets undersøgelsesfunktion som følge af en fortolkning af OLAF's mandat fra en institution, organ, kontor eller agentur, er det en begrænsning af OLAF's uafhængige gennemførelse af undersøgelserne.

27. I sin udtalelse nr. 4/2011 beklagede Overvågningsudvalget, at OLAF's beføjelser til at gennemføre undersøgelser og dets undersøgelsesbeføjelser ikke var klart definerede, navnlig med hensyn til undersøgelser inden for institutionerne, organerne, kontorerne eller agenturerne (19).

3.2. Undersøgelsernes varighed

28. Overvågningsudvalget var særlig opmærksomt på varigheden af OLAF's undersøgelser, navnlig med hensyn til overholdelse af tidsfristerne og uforklarede forsinkelser i løbet af undersøgelserne. Desuden blev varigheden af undersøgelserne overvåget for at sikre, at mulige urimelige forsinkelser på ingen måde var relateret til forhold, der ville krænke uafhængigheden af undersøgelserne eller bringe resultaterne af dem i fare. Overvågningsudvalget undersøgte i alt 425 sager, der havde varet mere end 9 måneder, og et antal sager, der efter fire års undersøgelse ikke var lukket. Resultaterne blev fremlagt i to udtalelser (20) og omhandlet i hver af Overvågningsudvalgets årsrapporter.

29. Efter i sin udtalelse nr. 1/2007 at have anbefalet, at de rapporter, som OLAF fremsender til Overvågningsudvalget vedrørende undersøgelser, der varer mere end ni måneder, mere tydeligt bør angive grundene til de usædvanlige forsinkelser (21), har Overvågningsudvalget været i stand til bedre at bestemme årsagerne til disse forsinkelser, og som følge heraf har OLAF, efter at have ændret formen af nimånedersrapporterne, i høj grad afskaffet angivelsen af årsagerne som uforklarede.

30. Dette betyder ikke, at Overvågningsudvalget er tilfreds med, at undersøgelserne afsluttes inden for acceptable frister. Overvågningsudvalget har tværtimod konstateret, at det ofte tager lang tid at afslutte undersøgelser, der undertiden vedrører forholdsvis simple forhold. Der er navnlig 36 sager, hvor undersøgelserne allerede har varet længere end 4 år. (22). Dette kan skyldes, at der har været utilstrækkeligt med erfarent personale afsat til særlige efterforskninger, eller at efterforskerne bliver omdirigeret til en anden undersøgelse, før den første er afsluttet. Dette er et problem, der ligger Overvågningsudvalget meget på sinde, og det har blandt andet foreslået bedre kontrolmetoder og bedre planlægning af undersøgelserne, så administratorerne bedre kan indsætte deres efterforskere og gennemføre undersøgelserne mere effektivt (23).

3.3. Overholdelse af de processuelle garantier i undersøgelserne

31. OLAF's uafhængighed afhænger til en vis udtrækning af dets evne og vilje til at overholde grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier i undersøgelsernes forløb. Undlader OLAF dette, er det åbent for kritik, modstand fra berørte parter og politisk indgriben. Overvågningsudvalget har af denne grund altid udvist stor interesse i, at OLAF overholder disse rettigheder og garantier, og det har gjort et betydeligt arbejde for både at vurdere, hvordan OLAF sikrer, at disse rettigheder og processuelle garantier overholdes, og aktivt at fremme udarbejdelsen af relevante standarder gældende for OLAF på dette område.

32. I undersøgelsen af sager, der er fremsendt til de nationale retlige myndigheder, har Overvågningsudvalget lagt særlig vægt på de materielle og proceduremæssige aspekter af undersøgelserne. Overvågningsudvalget har på grundlag af disse sager vurderet, hvordan OLAF sikrer, at de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier overholdes i undersøgelserne. Overvågningsudvalgets konklusioner er sammenfattet i udtalelse nr. 5/2010.I denne udtalelse konstaterer Overvågningsudvalget, at OLAF i det store hele overholder de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier. Overvågningsudvalget fandt dog særlige problemer som formelle mangler, administrative fejl og uensartet praksis undersøgelsesenhederne imellem.

33. Overvågningsudvalget fremsatte henstillinger med henblik på at forbedre praksis i gennemførelsen af undersøgelserne. Navnlig foreslog Overvågningsudvalget en række specifikke foranstaltninger, som OLAF burde træffe med henblik på en bedre overholdelse af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i hver fase af undersøgelserne. Desuden anbefalede det, at OLAF foretog specifikke ændringer i OLAF-håndbogen (24) og sikrede, at reglerne følges. Overvågningsudvalget anbefalede desuden, at kontrolmekanismerne vedrørende både undersøgelsernes upartiskhed og fortrolighed såvel som vedrørende undersøgelsernes varighed blev styrket. Endelig gav Overvågningsudvalget OLAF en analysemodel, der kan anvendes af efterforskerne til at sikre de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i undersøgelserne, og som kan anvendes på ledelsesplan til at kontrollere lovligheden af undersøgelserne.

34. Overvågningsudvalget konstaterer med tilfredshed, at generaldirektøren for OLAF som følge af Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2010 har gennemført de fleste af henstillingerne inden for OLAF.

35. Overvågningsudvalget bidrog også til drøftelserne om ændringen af forordning (EF) nr. 1073/1999 og opfordrede Europa-Kommissionen og lovgiveren til at benytte denne reform til at styrke beskyttelsen af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier for de personer, der berøres af OLAF's undersøgelser. Overvågningsudvalget afgav tre udtalelser herom (25).

36. Overvågningsudvalget fremhævede navnlig, at det under fastlæggelsen af de processuelle garantier ikke måtte glemmes, at der skal være en ligevægt mellem de berørte parters interesser og en effektiv gennemførelse af undersøgelserne. Denne ligevægt er særlig fin, når der lovgives om en administrativ procedure, der ikke indeholder tvangsforanstaltninger, og som har en begrænset virkning på den berørte persons retlige status. Der er en risiko for, at hvis der lægges for meget vægt på de proceduremæssige aspekter i en sag, vil det hindre en effektiv gennemførelse af undersøgelsen. Et eksempel er det komplekse spørgsmål om OLAF's opfyldelse af forpligtelsen til at give den berørte person mulighed for at udtale sig og OLAF's behov for at indhente forudgående samtykke fra generalsekretæren/formanden for den berørte institution, organ, kontor eller agentur (se nedenstående punkt 3.5.4).

3.4. Samarbejde og informationsudveksling med medlemsstaterne

37. Effektiviteten af OLAF's operationelle aktiviteter afhænger i høj grad af dets samarbejde med medlemsstaterne og bidraget fra disse både i undersøgelserne og i de efterfølgende faser. Overvågningsudvalgets overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion har i denne henseende været dobbelt.

38. Overvågningsudvalget har været særlig bevidst om nødvendigheden af at få udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaternes myndigheder og OLAF til at glide bedre. Overvågningsudvalget har navnlig søgt at sikre, at medlemsstaterne ikke handler på en sådan måde, at de aktivt hindrer OLAF i udførelsen af dets undersøgelsesfunktion. Det kan for eksempel være at undlade eller forsinke fremsendelse af bevismateriale eller dokumentation til OLAF. I analysen af undersøgelserne, der havde varet mere end ni måneder, bemærkede Overvågningsudvalget et antal sager, hvor OLAF havde angivet manglende samarbejde fra medlemsstaternes side som årsag til, at undersøgelserne ikke var afsluttet inden for denne periode (26). Denne årsag er ukorrekt blevet angivet i nogle af de undersøgte sager, men i andre sager har det været den korrekte årsag. Overvågningsudvalget konstaterede også, at OLAF var stødt på problemer med hensyn til at finde frem til den rette kompetente nationale myndighed, der kunne give OLAF den fornødne hjælp, for eksempel ved kontrol på stedet hos erhvervsvirksomheder. Derfor støttede Overvågningsudvalget i udtalelse nr. 4/2011 den ændring til forordning (EF) nr. 1073/1999, der forpligter medlemsstaterne til hurtigt at identificere de relevante nationale kompetente myndigheder, der kan bistå OLAF med undersøgelserne, navnlig undersøgelser i forbindelse med direkte udgifter.

39. Der er stadig behov for en grundig analyse af de sager, hvor OLAF har stået over for manglende samarbejde fra medlemsstaterne.

40. For det andet, og i betragtning af at OLAF ikke har beføjelser til retsforfølgning, har Overvågningsudvalget den holdning, at et tæt samarbejde mellem OLAF og de nationale retlige myndigheder samt en hensigtsmæssig opfølgning på OLAF's henstillinger er af væsentlig betydning for, at OLAF's undersøgelser kan give gode resultater. På baggrund af disse overvejelser undersøgte Overvågningsudvalget de sager, hvor det havde været nødvendigt at fremsende oplysninger til disse myndigheder. Overvågningsudvalgets hensigt hermed var at vurdere både kvaliteten og nytten af OLAF's undersøgelsesrapporter for disse myndigheder og at blotlægge, hvorfor disse myndigheder ikke fulgte op på nogle af sagerne. (27). Overvågningsudvalget ønskede også at sikre, at undersøgelsesresultaterne udelukkende var baseret på elementer, der ville have beviskraft i en retssag i den medlemsstat, hvor dette måtte være påkrævet (28).

41. Overvågningsudvalget bemærkede, at de nationale retlige myndigheder ikke fulgte op på OLAF's henstillinger af forskellige grunde: forældelse (forældelsesfrist), manglende prioriteringer eller åbenlys mangel på bevismateriale. Overvågningsudvalget noterede sig dog, at antallet af sager, hvor disse myndigheder ikke kunne skride til handling på grund af forældelse, faldt i takt med at kvaliteten af oplysningerne i de fremsendte rapporter blev bedre, navnlig analyserne af de påståede strafferetlige overtrædelser og de gældende regler i den medlemsstat, hvortil rapporten blev fremsendt.

42. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at disse problemer kan undgås ved tidligt at involvere eksperterne i de respektive nationale retlige systemer, hvad enten det er juridiske embedsmænd i kontoret for juridiske rådgivning eller en lignende funktion i OLAF's organisation vedrørende undersøgelserne.

3.5. Samarbejde og udveksling af oplysninger med institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne vedrørende OLAF's undersøgelsesfunktion

43. Det er væsentligt, at OLAF får fuld støtte og tillid fra institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne, for at det kan udfylde sin opgave. Uden disses tiltro og tillid er det ikke muligt for OLAF at gennemføre en fuldstændig og effektiv undersøgelse i fuld uafhængighed, da mange sager forudsætter samarbejde med deres personale.

44. Overvågningsudvalget har altid fremhævet, at et tæt samarbejde mellem OLAF og institutionerne og de kompetente organer og en hensigtsmæssig opfølgning på OLAF's henstillinger er af væsentlig betydning for, at OLAF' undersøgelser kan give gode resultater. Overvågningsudvalget bekymrer sig meget om at sikre, at alle parter, der samarbejder med OLAF, undgår at handle således, at de aktivt hindrer OLAF's arbejde. Derfor har Overvågningsudvalget været særlig opmærksomt på og overvåget de aspekter af samarbejdet, der er relevante for OLAF's operationelle uafhængighed: OLAF's adgang til oplysninger, som institutionerne besidder, forholdet til Undersøgelses- og Disciplinærkontoret (IDOC) og andre tjenestegrene i EU-institutionerne, institutionernes opfølgning på OLAF's henstillinger, de situationer, hvor OLAF opfylder forpligtelsen til at give den berørte person mulighed for at udtale sig, fremsendelse af sagsrapporter, OLAF's fremsendelse af oplysninger til institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne og udveksling af synspunkter med institutionerne.

3.5.1. OLAF's adgang til oplysninger, som institutionerne besidder

45. Et af de områder, der er blevet bragt til Overvågningsudvalgets kendskab, hvor tiltroen og tilliden ser ud til at være brudt, er spørgsmålet om OLAF's adgang til Europa-Kommissionens databaser. I artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1073/1999 anerkendes det klart, at OLAF har ret til uden varsel omgående at få adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af. Overvågningsudvalget bemærker dog, at OLAF siden sin oprettelse er stødt på problemer med hensyn til at få adgang til oplysninger, som visse institutioner besidder. Disse institutioner er særlig tilbageholdende med at give OLAF hurtig og diskret adgang til visse kategorier af personoplysninger på grund af en meget restriktiv fortolkning af forordning (EF) nr. 45/2001 (29). Overvågningsudvalget har givet udtryk for den opfattelse, at en sådan holdning er tegn på mistillid til OLAF og også kan undergrave dets uafhængighed i undersøgelserne.

46. I maj 2011 afgav Overvågningsudvalget en udtalelse (30), hvor det udtrykte den holdning, at der bør gives hurtig og diskret adgang, navnlig i første fase af en undersøgelse, før OLAF indleder en sag, så OLAF kan vurdere, hvorvidt materialet lever op til dets undersøgelseskriterier. Dette er særlig relevant i sager, hvor der kan have opstået en mulig interessekonflikt.

47. OLAF har brug for at få adgang til oplysningerne i Kommissionens personaledatabaser. OLAF kræver navnlig adgang til data om enkelte ansatte og deres familiemedlemmer (benævnes stamtræoplysninger).

48. Problemet er gammelt, og der ikke er indgået en aftale om, hvordan det kan løses. Følges Overvågningsudvalgets henstillinger, og hvis den dialog, som OLAF og Europa-Kommissionen har indledt, giver resultater, kan der forhåbentligt findes en løsning på dette mangeårige problem.

49. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at ændringen af forordning (EF) nr. 1073/1999 også bør være en lejlighed til at tage fat på dette problem. I sin udtalelse nr. 4/2011 angav Overvågningsudvalget, at den nye forordning bør indeholde bestemmelser, der kan give en retfærdig balance mellem OLAF's behov for at have adgang til oplysninger, institutionerne er i besiddelse af før indledningen af en sag og på ethvert trin i en undersøgelse, og relevante databeskyttelsesregler.

50. Overvågningsudvalget anbefalede også, at OLAF systematisk sender det alle oplysninger om forsinkede eller manglende rapportering af sager om svig og institutionernes, organernes, kontorernes eller agenturernes undladelse af at give adgang til oplysninger, som de besidder.

3.5.2. Forholdet til undersøgelses- og disciplinærkontoret og andre af EU-institutionernes tjenestegrene

51. Den måde hvorpå OLAF indsætter sine begrænsede efterforskningsressourcer, giver Overvågningsudvalget anledning til fortsat bekymring. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF bør koncentrere sin indsats på de sager, der har størst sandsynlighed for at give resultater og derved give valuta for pengene. Det er kun ved at udnytte sine ressourcer effektivt og økonomisk, at OLAF er i stand til at gennemføre undersøgelser om mere alvorlige sager af svig eller uregelmæssigheder, der skader Unionens finansielle interesser, mens andre sager kan blive varetaget af mere egnede organer som IDOC, Kommissionens sikkerhedsdirektorat eller de kompetente tjenestegrene i andre institutioner.

52. På denne baggrund anbefaler Overvågningsudvalget, at OLAF udarbejder en egen de minimis-politik i overensstemmelse med OLAF's undersøgelsespolitik og -prioriteringer for at afsætte ressourcerne til undersøgelserne af mere alvorlig karakter, hvor det er muligt. Overvågningsudvalget gennemgik denne politik og sammenfattede sine konklusioner i udtalelse nr. 5/2008. Overvågningsudvalget foreslog en række henstillinger, der blandt andet tager hensyn til det nødvendige samarbejde med IDOC og andre tjenestegrene i EU-institutionerne. Arbejdsdelingen med disse er baseret på en afgrænsning af ansvaret for undersøgelserne. Følgelig opfordrede Overvågningsudvalget OLAF til at forbedre udvekslingen af oplysninger og samarbejdet med disse tjenestegrene, men understregede, at ingen samarbejdsaftale skulle begrænse hverken OLAF's centrale beføjelser eller dets uafhængighed til at gennemføre undersøgelser.

53. Overvågningsudvalget fulgte op på sin udtalelse (31) og konstaterede med glæde, at OLAF's de minimis-regler var blevet tilføjet OLAF-håndbogen (32). Overvågningsudvalget hilste også velkommen, at der med udarbejdelsen af operationelle retningslinjer var taget initiativ til en afklaring af gennemførelsen af de minimis-politikken, og at der var udarbejdet et de minimis-bilag, der opstiller de forskellige kriterier, der kan anvendes til at beslutte, om der skal indledes en ekstern undersøgelse.

3.5.3. Institutionernes opfølgning af OLAF's henstillinger

54. Generaldirektøren for OLAF er forpligtet til at oplyse Overvågningsudvalget om sager, hvor den pågældende institution, organ, kontor eller agentur ikke har efterlevet OLAF's henstillinger (33). Overvågningsudvalget har taget dette problem op i alle årsrapporterne og har konstateret, at der kun er rapporteret om to sådanne tilfælde i dets seksårige mandatperiode. På grundlag af et så lille antal indberettede sager har Overvågningsudvalget ikke været i stand til at drage generelle konklusioner eller udarbejde anbefalinger. Overvågningsudvalget har givet udtryk for, at manglen på sådanne rapporter kan tyde på, at der ikke eksisterer en hensigtsmæssig opfølgningsmekanisme, og anbefaler, at OLAF så hurtigt som muligt udarbejder en ordning, der sikrer, at sådanne sager rapporteres automatisk. Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at OLAF's uafhængighed kan være truet, hvis OLAF ikke reagerer, når dets modparter tilsidesætter dets henstillinger.

3.5.4. Samtykke fra generalsekretæren/formanden for en berørt institution, organ, kontor eller agentur vedrørende forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig

55. Når OLAF gennemfører interne undersøgelser, skal det indhente forudgående samtykke fra generalsekretæren/formanden for en berørt institution, organ, kontor eller agentur, når det beslutter at opfylde forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig. Hensigten med dette krav er at sikre, at de berørte personers ret til forsvar overholdes (34). Overvågningsudvalget har dog givet udtryk for den opfattelse, at hvis en institution nægter at give samtykke eller udskyder dette, kan OLAF's uafhængighed i undersøgelserne blive krænket (35). Overvågningsudvalget har bemærket, at overførelsen af OLAF's sagsakter til de nationale myndigheder i flere tilfælde er blevet forhindret, ved at samtykket fra den berørte institution eller organ er blevet udskudt. Overvågningsudvalget angav i sin udtalelse nr. 4/2011, at den nye forordning derfor bør indeholde bestemmelser, som gør det muligt at undgå sådanne situationer i fremtiden, og betragtede forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 som utilstrækkeligt i denne henseende.

56. Som vogter af OLAF's uafhængighed bør Overvågningsudvalget systematisk blive underrettet om alle tilfælde, hvor institutioner, organer, kontorer eller agenturer har afvist eller udskudt at give deres samtykke til opfyldelsen af forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig.

3.5.5. OLAF's fremsendelse af sagsrapporter til og underretning af institutioner, organer, kontorer og agenturer

OLAF's underretning af institutioner, organer, kontorer og agenturer

57. I henhold til gældende lovgivning har OLAF en retlig forpligtelse til at underrette en institution, organ, kontor eller agentur i sager, hvor det fremgår af interne undersøgelser, at et medlem af personalet kan være berørt, med undtagelse af sager, der kræver absolut fortrolighed, eller hvis undersøgelsen henhører under en national retslig myndigheds beføjelse. I sin udtalelse nr. 4/2011 udtrykte Overvågningsudvalget sin bekymring med hensyn til lovforslaget om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og ændringen af disse regler (36), da det kan fratage OLAF muligheden af at holde undersøgelserne fortrolige, når det er nødvendigt.

OLAF's fremsendelse af sagsrapporter til institutioner, organer, kontorer og agenturer

58. Overvågningsudvalget bemærkede sig OLAF's beslutning om som svar på Europa-Kommissionens anmodning at fremsende det alle endelige sagsrapporter, der er udarbejdet efter interne undersøgelser, som er afsluttet uden opfølgning. Desuden besluttede OLAF at følge samme politik over for de øvrige institutioner og organer, medmindre der er anmodet om andet. Overvågningsudvalget besluttede at vurdere denne fremgangsmåde med det udtrykkelige formål at fastslå, om den kunne bringe OLAF's uafhængighed i undersøgelserne i fare. Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2011 sammenfatter dets konklusioner efter en undersøgelse af 17 sager, og Overvågningsudvalgets opfattelse af retsgrundlaget for disse fremsendelser, samt hvorvidt denne praksis er i overensstemmelse med EU-lovgivningen, er angivet heri.

59. Overvågningsudvalget var især bekymret over, om denne videregivelse kunne påvirke rettighederne for de personer, der er berørt af undersøgelserne, og følgelig foranledige dem til at rejse erstatningssag ved Domstolen, hvilket vil kunne skade OLAF's troværdighed og omdømme. Videregivelsen af disse sagsrapporter, der indeholder følsomme oplysninger om vidner, informanter og whistleblowers, kan bringe undersøgelsernes succes i fare ved at afholde disse personer fra at træde frem og bistå OLAF og ved at viderebringe unødvendige oplysninger om andre af OLAF's igangværende undersøgelser. Denne fremgangsmåde kan i det mindste give andre institutioner uhensigtsmæssige midler til at påvirke OLAF's undersøgelsesaktiviteter, hvilket vil være til skade for offentlighedens tiltro og tillid til OLAF's uafhængighed.

60. Overvågningsudvalget opfordrede OLAF til at genoverveje sin beslutning om at fremsende disse sagsrapporter til de pågældende institutioner, organer, kontorer eller agenturer uden at træffe alle foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre, at denne praksis overholder EU-lovgivningen og ikke bringer effektiviteten og uafhængigheden af OLAF's undersøgelser i fare.

3.5.6. Udveksling af synspunkter med institutionerne

61. Et af målene med ændringen af forordning (EF) nr. 1073/1999 er at reformere ledelsen af OLAF og styrke dets samarbejde med institutionerne, samtidig med at dets operationelle uafhængighed forbliver sikret. Den regelmæssige interinstitutionelle dialog, der oprindeligt blev foreslået, er blevet erstattet af en mindre formel udveksling af synspunkter mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen med deltagelse af OLAF og Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalget udtrykte sin holdning til begge forslag i udtalelse nr. 3/2010 og 4/2011.

62. Overvågningsudvalget angav, at både en formel dialog og en udveksling af synspunkter kan støtte OLAF's aktiviteter, men de må under ingen omstændigheder underminere OLAF's operationelle uafhængighed (37). Overvågningsudvalget konstaterede navnlig, at forslaget om, at OLAF skal træffe hensigtsmæssige foranstaltninger under hensyntagen til de meninger, der fremkommer under udvekslingen af synspunkter, kan undergrave generaldirektørens uafhængighed. Generaldirektøren kan komme under pres fra institutionerne, især med hensyn til fastlæggelsen af de strategiske prioriteringer for kontorets undersøgelsespolitik.

4. OVERVÅGNING AF VIRKNINGEN AF FORVALTNINGEN PÅ OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

63. Overvågningsudvalget har fra begyndelsen og i hele mandatperioden fortsat fremhævet OLAF's behov for at indføre en solid og stærk ledelsespolitik, opstille klare undersøgelsesregler og sikre, at undersøgelserne forvaltes hensigtsmæssigt. Desuden lægger Overvågningsudvalget stor vægt på, at der indføres interne kontrolmekanismer med hensyn til varigheden af undersøgelserne og overholdelsen af de processuelle garantier i undersøgelserne og situationer med mulige interessekonflikter. Alle disse forhold har direkte betydning for den uafhængige gennemførelse af undersøgelserne, og derfor er de blevet nøje overvåget af Overvågningsudvalget.

4.1. Forvaltningen af undersøgelserne

4.1.1. Planlægning af undersøgelserne — deres strategiske sigte

64. Det fremgår af Overvågningsudvalgets analyser af nimånedersrapporterne (38), at der er en mangel på metode i undersøgelserne, og at mange forsinkelser i behandlingen af sagsakterne kan undgås med en bedre forvaltning og planlægning af undersøgelserne. Overvågningsudvalget var bekymret over disse konstateringer og var af den opfattelse, at i de tilfælde, hvor undersøgelserne ikke var korrekt planlagt på nogen af trinene, var der til stadighed en fare for, at efterforskerne kunne fravige de mål, der var sat i begyndelsen af undersøgelserne. Dette kan føre til en mangel på ansvarlighed og derved rejse tvivl om selve undersøgelsens uafhængighed. I betragtning af at en god planlægning af undersøgelserne er nøglen til vellykkede og fokuserede undersøgelser, undersøgte Overvågningsudvalget et antal af OLAF's sager med henblik på at fastslå, om og i hvilket omfang planlægningen af undersøgelserne hjælper OLAF med at gennemføre sine undersøgelser.

65. I Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 4/2010 blev den gentagne mangel på egentlig planlægning af undersøgelserne fremhævet. Dette har negative konsekvenser for effektiviteten af OLAF's arbejde og på varigheden af undersøgelserne. Overvågningsudvalget konstaterede også, at OLAF's håndbog indeholdt retningslinjer for udarbejdelsen af en foreløbig arbejdsplan i vurderingsfasen, men intet indeholdt om, at der skal udarbejdes en fuldstændig undersøgelsesplan ved undersøgelsens start.

66. Overvågningsudvalget betonede, at det var nødvendigt for OLAF at nedskære længden af visse undersøgelser ved at fastlægge klare undersøgelsesprocedurer og tidsfrister. Overvågningsudvalget anbefalede OLAF at indføre en omfattende planlægningspolitik for alle faser af undersøgelserne med regelmæssige kontroller, realistiske tidsplaner og periodiske ajourføringer for at sikre, at planlægningen overholdes. Det anbefalede navnlig, at der ved starten på hver undersøgelse udarbejdes en detaljeret undersøgelsesplan, der angiver målet med undersøgelsen, vurderingen af de nødvendige ressourcer indtil afslutningen af undersøgelsen og en vurdering af de forventede omkostninger. Desuden anbefalede Overvågningsudvalget, at kontorcheferne regelmæssigt skulle konsultere undersøgelsesplanerne for at følge med i og om nødvendigt styre sagernes forløb.

67. Som et resultat af Overvågningsudvalgets arbejde på dette område er OLAF blevet klar over, at det er nødvendigt at anlægge en fælles tilgang til den strategiske planlægning af sagerne, og er begyndt at udarbejde detaljerede arbejdsplaner, efter at en sag er påbegyndt. Overvågningsudvalget glæder sig desuden over at kunne konstatere, at den nye generaldirektør for OLAF lige fra begyndelsen af sit mandat anmodede om, at Overvågningsudvalgets henstillinger til ændringer i OLAF-håndbogen blev indarbejdet i denne.

68. Effektiviteten af de foranstaltninger, som OLAF har truffet, skal vurderes yderligere.

4.1.2. Intern kontrol af undersøgelserne

69. Overvågningsudvalget lagde særlig vægt på betydningen af tilstrækkelige interne mekanismer til kontrol af kvaliteten og til at undgå forsinkelser, et fuldt fungerende feedbacksystem og en ordning til evalueringer af undersøgelserne for at sikre uafhængigheden og effektiviteten i OLAF's undersøgelser. Hvis der er et sundt kontrolsystem, og hvis der opstilles benchmarks, vil det ikke kun være lettere for ledelsen at følge op på resultaterne og finde frem til problemområderne, men det vil også gøre det muligt at træffe afhjælpende foranstaltninger på baggrund af de erfaringer, der drages, og de anbefalinger, der udarbejdes.

70. Overvågningsudvalget var i betragtning af disse forhold særlig opmærksom på disse mekanismers hensigtsmæssighed og effektivitet, navnlig inden for rammerne af dets overvågning af varigheden af undersøgelserne og OLAF's overholdelse af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier.

Kontrol af varigheden af undersøgelserne

71. I to af Overvågningsudvalgets udtalelser (39) gøres der rede for forskellige mangler, der er konstateret i undersøgelserne. Nogle af disse vedrører arbejdsfaktorer, mens andre er et resultat af svagheder i planlægningen eller den interne organisation. Overvågningsudvalget nævnte navnlig, at den stigende varighed af undersøgelserne ofte skyldtes mangler i forvaltningen af visse undersøgelser eller utilstrækkeligt tilsyn med hensyn til de egentlige årsager til varigheden, vurderingerne af tidsfristerne for afslutningen af undersøgelserne og planlægningen af de undersøgelsesskridt, der skal tages. For Overvågningsudvalget indikerer disse resultater, at tilsynet med og kontrollen af den daglige forvaltning af sagerne er utilstrækkelig.

72. Overvågningsudvalget beklager, at de foranstaltninger, der skal sikre en regelmæssig kontrol af varigheden af undersøgelserne, ikke er blevet gennemført tilstrækkeligt systematisk på trods af Overvågningsudvalgets gentagne henstillinger. Overvågningsudvalget gentager derfor, at det er nødvendigt med en effektiv kontrol af varigheden af undersøgelserne.

Kontrol af undersøgelsernes upartiskhed

73. Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at upartiskhed i undersøgelserne går hånd i hånd med OLAF's operationelle uafhængighed. Derfor har Overvågningsudvalget gentagne gange anbefalet, at OLAF indfører de strenge interne kontrolmekanismer, der er nødvendige for at undgå enhver form for interessekonflikt, der vil kunne skade OLAF's uafhængighed og omdømme (40). Overvågningsudvalget afgav i udtalelse 5/2010 specifikke henstillinger om, at OLAF bør styrke de nuværende kontrolmekanismer vedrørende upartiskhed i undersøgelserne. I vurderingen af OLAF's overholdelse af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier i undersøgelserne var Overvågningsudvalget særlig opmærksomt på dette problem, og det beklager, at de foranstaltninger, som OLAF har truffet indtil nu, er utilstrækkelige.

Legalitetskontrol af undersøgelserne

74. Overvågningsudvalget bemærkede bekymret, at der ikke systematisk foregår en legalitetskontrol af undersøgelserne i hver fase. Denne mangel på fortsat juridisk kontrol i undersøgelserne har ført til, at de proceduremæssige krav ikke er blevet overholdt. Overvågningsudvalget gav regelmæssigt udtryk for den holdning, at det med henblik på at sikre den effektive overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er nødvendigt at kontrollere, om undersøgelserne er lovmedholdelige ved hjælp af en større og løbende inddragelse af kontoret for juridisk rådgivning (41).

75. Overvågningsudvalget omhandlede i hver af de tidligere aktivitetsrapporter den supplerende rolle, som disse juridiske embedsmænd udfylder. De er ikke kun kontaktpersoner til de nationale retsmyndigheder, de sørger også for, at bevismaterialet i de sagsakter, der oversendes til de nationale retsmyndigheder, opfylder retskravene i den pågældende medlemsstat. Da dette er en betydningsfuld rolle, har Overvågningsudvalget gentagne gange opfordret til en større inddragelse af magistraterne i undersøgelserne. Overvågningsudvalget bemærker, at ansatte fra OLAF med juridisk erfaring vil begynde at arbejde i det nyligt oprettede kontor for udvælgelse og kontrol af undersøgelserne. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at de uanset den plads de får efter OLAF's omstrukturering, bør beholde deres tidligere rolle. For at OLAF kan overholde sin retlige forpligtelse (42) til at fremsende rapporter og oplysninger indhentet i undersøgelserne til medlemsstaterne, er det nødvendigt, at det har juridiske eksperter og eksperter i undersøgelsesprocedurer fra størstedelen af medlemsstaterne.

76. Det er nødvendigt fremover at tage spørgsmålet om effektiviteten i OLAF's fremsendelse af sagsrapporter og oplysninger til de nationale retsmyndigheder efter den interne omstrukturering af OLAF op til overvejelse.

Høringskonsulenten

77. Overvågningsudvalgets rolle er væsentligt at foretage systematiske analyser af OLAF's undersøgelser og ikke at behandle individuelle sager. Overvågningsudvalget angav i sin udtalelse nr. 4/2011, at der var et klart behov for, at en uafhængig person har ansvaret for kontrolproceduren og for at behandle klager. Denne person bør have tydeligt definerede beføjelser, der ikke overlapper med Overvågningsudvalgets beføjelser, og han/hun skal have garantier for sin egen uafhængighed. Overvågningsudvalget nævnte særlig, at denne person ikke blot bør kunne behandle klager over OLAF, men også handle på eget initiativ ved regelmæssigt at sikre overholdelsen af de processuelle rettigheder i undersøgelsen.

4.2. Budget, tilrettelæggelsen af administrationen og personalepolitikken for OLAF's undersøgelsesfunktion

78. Overvågningsudvalget er retligt forpligtet til at afgive en udtalelse om OLAF's årlige budgetforslag (43). Overvågningsudvalgets udtalelser nr. 1/2006, nr. 2/2007, nr. 3/2008, nr. 3/2009, nr. 1/2010 og nr. 3/2011 omhandler budgetforhold af både teknisk og principiel karakter.

79. Overvågningsudvalget nævnte især, at den vigtigste foranstaltning, der kunne træffes for at garantere OLAF's uafhængighed i undersøgelserne, ville være at tildele OLAF tilstrækkeligt med ressourcer. Der bør garanteres en solid finansiering på længere sigt. I tider med økonomisk tilbagegang er det nødvendigt med nedskæringer i hele EU. OLAF kan på ingen måde blive fraholdt fra at blive ramt af sådanne nedskæringer, men da OLAF er et uafhængigt undersøgelsesorgan, er det nødvendigt, at det nyder den størst mulige budgetmæssige uafhængighed. I overensstemmelse med Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 3/2011 bør generaldirektøren for OLAF alene frit kunne beslutte, hvordan de budgetnedskæringer, der rammer OLAF, skal gennemføres.

80. Overvågningsudvalget har understreget vigtigheden af, at OLAF sikrer ordentlig bemanding og tilstrækkeligt med ressourcer til dets centrale undersøgelsesfunktion. OLAF er i undersøgelserne afhængig af at råde over mennesker med kompetencer på højtspecialiserede områder, som ikke er lette at finde med Europa-Kommissionens normale ansættelsesprocedure. Overvågningsudvalget har gentagne gange understreget, at det er nødvendigt, at OLAF får sin egen personalepolitik, som det selv varetager. Dette vil gøre det muligt at tiltrække midlertidigt ansatte fra medlemsstaternes undersøgelsesorganer og retsinstanser og tilbyde dem attraktive karrieremuligheder med god løn og forfremmelsesmuligheder eller udsigt til at blive fastansat.

81. Overvågningsudvalget har også i sine forskellige udtalelser om OLAF's budget opfordret til, at de midlertidigt ansatte i OLAF bliver forfremmet i overensstemmelse med OLAF's generaldirektørs afgørelse af den 30 juni 2005. Overvågningsudvalget er meget skuffet over, at der ikke er truffet sådanne foranstaltninger på trods af de afgivne løfter herom.

4.3. OLAF’s procedureregler for undersøgelserne (håndbogen)

82. Overvågningsudvalget har i hele mandatperioden udtrykt bekymring over, at OLAF's undersøgelser gennemføres på grundlag af mange forskellige instrukser og praksisforskrifter, og at der mangler klare regler. Overvågningsudvalget har regelmæssigt understreget, at indførelsen af en klar, praktisk og nyttig undersøgelsesvejledning, der omfatter tidsfrister for fuldendelsen af hvert trin i undersøgelserne, vil give sammenhængende rammer for OLAF's undersøgelser og styrke dets operationelle uafhængighed. Behovet for hensigtsmæssige og klare procedureregler for undersøgelserne, der kan sikre bedre lovformelighed, effektivitet, åbenhed i undersøgelserne og ansvarlighed i OLAF's varetagelse af arbejdet, har været et konstant emne for diskussionerne mellem Overvågningsudvalget, generaldirektøren for OLAF og OLAF's efterforskere. I undersøgelsen af forskellige aspekter af gennemførelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion har Overvågningsudvalget desuden foretaget en vurdering af nytten af OLAF-håndbogen.

83. Overvågningsudvalget har fulgt ajourføringen af håndbogen med stor interesse. Overvågningsudvalget kiggede nærmere på flere udgaver og udarbejdede i sin forrige aktivitetsrapport et antal bemærkninger til OLAF. Overvågningsudvalget fastholdt sin skuffelse over, at ingen af versionerne levede op til dets forventninger. På trods af fortsatte gradvise forbedringer af håndbogen med hensyn til form og indhold udgør den nye håndbog stadig ikke et sæt af bestemte og faste regler, som kan vejlede efterforskerne i alle undersøgelsernes faser. Overvågningsudvalget har derfor gentagne gange tilskyndet til, at håndbogen ændres. Overvågningsudvalget har navnlig opfordret OLAF til at gennemføre henstillingerne i den forrige aktivitetsrapport og i de forskellige udtalelser, især med hensyn til de minimis-politikken, planlægning af undersøgelserne og overholdelsen af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier (44). Overvågningsudvalget anbefaler også, at håndbogen indeholder eksempler fra undersøgelserne på god praksis, og at der regelmæssigt organiseres grundige efteruddannelser i anvendelse af håndbogen.

84. Håndbogen er nu ved at blive ændret som følge af de foreslåede ændringer af OLAF's struktur og de nye arbejdsmetoder. Det er nødvendigt at foretage en grundig vurdering af den ændrede håndbog, og det er nødvendigt at konsultere Overvågningsudvalget i udarbejdelsen af håndbogen.

KONKLUSIONER

Overvågningsudvalget har i tidligere rapporter konkluderet, at eventuelle trusler mod OLAF's uafhængighed enten ikke var indtruffet, ikke var rapporteret til Overvågningsudvalget eller ikke var blevet bemærket af OLAF.

I denne rapport har Overvågningsudvalget blandt andet behandlet:

a) OLAF's adgang til medlemmerne af Europa-Parlamentets lokaler

b) OLAF's adgang til visse persondata i sagsakter, som Europa-Kommissionen besidder

c) OLAF's fremsendelse til de berørte institutioner, organer, kontorer eller agenturer af endelige sagsrapporter vedrørende interne undersøgelser, som er afsluttet uden opfølgning

d) OLAF's forpligtelse til at indhente forudgående samtykke fra generalsekretæren eller formanden for en institution, organ, kontor eller agentur, før det opfylder forpligtelsen til at give den person, der er berørt af undersøgelserne, mulighed for at udtale sig.

Overvågningsudvalget beklager, at de ovennævnte forhold drager tvivl om OLAF's uafhængighed over for institutionerne i gennemførelsen af undersøgelserne.

a) OLAF's beføjelser til at få adgang til Europa-Parlamentet blev ikke kun betvivlet men også forhindret af Europa-Parlamentet, hvilket er en krænkelse af hvad Overvågningsudvalget betragtede som tydelige bestemmelser.

b) Overvågningsudvalget bemærkede, at Europa-Kommissionen udviste modvilje mod at tillade OLAF direkte og omgående adgang til visse persondata, hvilket blev begrundet i en meget snæver fortolkning af bestemmelserne om beskyttelse af persondata.

c) Overvågningsudvalget bemærkede med bekymring, at OLAF har imødekommet en anmodning fra Europa-Kommissionen om regelmæssigt at fremsende rapporter om interne sager, der er afsluttet uden opfølgning, på trods af at disse rapporter kan indeholde meget følsomme oplysninger.

d) Overvågningsudvalget noterer sig institutionernes, kontorernes eller agenturernes muligheder for at blokere en igangværende intern undersøgelse ved at nægte eller udskyde at give deres samtykke til opfyldelsen af forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig.

Overvågningsudvalget vægrer sig ved at gå så langt som at sige, at disse eksempler er udtryk for et bevidst ønske fra de pågældende institutioner om at skade OLAF's uafhængighed i undersøgelserne, men i praksis er den samlede virkning, at OLAF's uafhængighed delvis undergraves.

Overvågningsudvalget understreger, at OLAF's uafhængige virke kun kan sikres, hvis Overvågningsudvalgets uafhængighed er garanteret. OLAF's underminering af et selvstændigt fungerende sekretariat for Overvågningsudvalget kan kun bevirke, at Overvågningsudvalgets uafhængighed bringes i fare og derved også OLAF's uafhængighed.

Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at dette tydeligt er et skridt i den forkerte retning. Det næste Overvågningsudvalg opfordres til at være meget opmærksomt på fremtidige ændringer, der kan påvirke OLAF's uafhængighed.

(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

(2) Jf. The European Commission’s Reflection paper on the reform of OLAF af 6. juli 2010, SEC(2010) 859 (foreligger ikke på dansk) og Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 3/2010; Se også Europa-Kommissionens ændrede forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af forordning (Euratom) nr. 1074/1999 af 17. marts 2011, KOM(2011) 135 endelig og Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 4/2011.

(3) Betragtning 5 i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20.

(4) Artikel 12, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(5) Udtalelse nr. 4/2011, punkt 6.

(6) Artikel 6, stk. 1, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom.

(7) Udtalelse nr. 3/2011.

(8) Udtalelse nr. 4/2011, punkt 4.2.1.

(9) Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2009-2010, punkt 3.1.1.

(10) Udtalelse nr. 3/2010 og nr. 4/2011.

(11) Artikel 11, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(12) Udtalelse nr. 4/2011, punkt 41.

(13) EUT L 308 af 24.11.2011, s. 114.

(14) Se også punkt 44 i Revisionsrettens udtalelse nr. 6/2011 om ændret forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), og om ophævelse af forordning (Euratom) nr. 1074/1999, EUT C 254 af 30.8.2011, s. 1.

(15) Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(16) Artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(17) Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder, EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(18) Artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(19) Udtalelse nr. 4/2011, punkt 5.

(20) Udtalelse nr. 1/2007 og nr. 2/2009.

(21) Overvågningsudvalget anbefalede, at rapporterne omfattede oplysninger om, hvornår de forhold, som undersøgelserne drejer sig om, fandt sted, forældelsesfrister for de undersøgte handlinger, den retlige beskrivelse af den undersøgte uregelmæssighed og mulige sanktioner for eller retsvirkninger af de undersøgte handlinger, samt forventet tidsramme for sagens afslutning med en dertil hørende begrundet forklaring.

(22) Oktober 2011.

(23) Udtalelse nr. 4/2010.

(24) OLAF-håndbogen om arbejdsprocedurer.

(25) Udtalelse nr. 2/2006, nr. 3/2010 og nr. 4/2011.

(26) Udtalelse nr. 2/2009.

(27) Yderligere oplysninger om Overvågningsudvalgets konklusioner om dette forhold kan findes i den forudgående aktivitetsrapport.

(28) Betragtning 10 og artikel 9, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(29) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger, EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(30) Udtalelse nr. 1/2011.

(31) Jf. Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2009-2010, punkt 3.2.

(32) Jf. bilag 9 til håndbogen.

(33) Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(34) Retten, Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), 8. juli 2008, sag T-48/05, præmis 151.

(35) Jf. udtalelse nr. 5/2010, punkt 36-37.

(36) Artikel 4, stk. 6, i det ændrede forslag: »I ekstraordinære tilfælde, hvor tavshedspligten i forbindelse med undersøgelsen ikke kan sikres, anvender kontoret alternative hensigtsmæssige kanaler til at fremsende disse oplysninger.«

(37) Udtalelse nr. 3/2010, punkt 2.1 og udtalelse nr. 4/2011, punkt 4.3.

(38) Udtalelse nr. 1/2007 og nr. 2/2009.

(39) Udtalelse nr. 2/2009 og nr. 5/2010.

(40) Jf. Overvågningsudvalgets aktivitetsrapporter for 2005-2007 og 2008-2009.

(41) Jf. Overvågningsudvalgets tidligere aktivitetsrapport og udtalelse nr. 4/2011.

(42) Artikel 9 og 10 i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(43) Artikel 6, stk. 2, i ovennævnte kommissionsafgørelse af 28. april 1999.

(44) Jf. Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2008, nr. 4/2010 og nr. 5/2010.

BILAG I OVERVÅGNINGSUDVALGETS MØDEKALENDER 2011 Måned Mødedato JANUAR mandag den 17.-tirsdag den 18. FEBRUAR tirsdag den 15.-onsdag den 16. MARTS tirsdag den 15.-onsdag den 16. APRIL onsdag den 6.-torsdag den 7. MAJ tirsdag den 10.-onsdag den 11. JUNI tirsdag den 28.-onsdag den 29. SEPTEMBER tirsdag den 6.-onsdag den 7. OKTOBER onsdag den 5. (hele dagen) NOVEMBER tirsdag den 8.-onsdag- den 9. NOVEMBER tirsdag den 29.-onsdag den 30.

BILAG II Liste over udtalelser vedtaget af Overvågningsudvalget mellem den 1. december 2005 og den 30. november 2011 2005-2007 Udtalelse nr. 2/2006 om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Udtalelse nr. 3/2006 Resultatindikatorer for OLAF Udtalelse nr. 1/2007 OLAF's rapporter om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder Udtalelse nr. 1/2006 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2007 Udtalelse nr. 2/2007 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2008 2007-2008 Udtalelse nr. 1/2008 »Prima facie Non-Cases« Udtalelse nr. 2/2008 OLAF’s årlige forvaltningsplan for 2008 Udtalelse nr. 3/2008 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2009 2008-2009 Udtalelse nr. 5/2008 OLAF's de minimis-politik Udtalelse nr. 1/2009 OLAF's årlige forvaltningsplan for 2009 Udtalelse nr. 2/2009 OLAF's Rapporter om undersøgelser, der har varet længere end ni måneder Udtalelse nr. 3/2009 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2010 2009-2010 Udtalelse nr. 1/2010 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2011 Udtalelse nr. 2/2010 Udtalelse om udnævnelsen af OLAF's generaldirektør Udtalelse nr. 3/2010 om refleksionspapiret om en reform af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Udtalelse nr. 4/2010 Planlægning af undersøgelser Udtalelse nr. 5/2010 Anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i forbindelse med undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig 2011 Udtalelse nr. 1/2011 OLAF's adgang til personoplysninger, Kommissionen er i besiddelse af Udtalelse Nr. 2/2011 Beføjelser for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) ved uafhængig gennemførelse af interne undersøgelser i EU-institutionerne Udtalelse nr. 3/2011 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2012 Udtalelse nr. 4/2011 om ændret forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), og om ophævelse af forordning (Euratom) nr. 1074/1999 Udtalelse nr. 5/2011 Fremsendelse til institutionerne af afsluttende sagsrapporter vedrørende interne undersøgelser fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), som afsluttes uden opfølgning

BILAG III UDTALELSE Nr. 1/2011 OLAF's adgang til personoplysninger, Kommissionen er i besiddelse af Bruxelles, den 30. maj 2011 1. Baggrund 1.1. I forbindelse med vurderingen af de første oplysninger, OLAF modtager, er det nødvendigt, at kontor C4, »Operationelle efterretninger«, der bistår de to direktorater, der har ansvar for undersøgelser og operationer, hurtigt, præcist og diskret kan identificere en mistænkt person, navnlig når der kan opstå påstande om interessekonflikter. Med henblik herpå har OLAF brug for at få adgang til oplysningerne i Kommissionens personaledatabaser. OLAF har navnlig brug for at få adgang til oplysninger om den enkelte arbejdstager og dennes familiestatus og forbindelser, hjemadresse og telefonnumre samt arbejdstagerens og dennes familiemedlemmers fødselsdatoer. Sidstnævnte benævnes stamtræoplysninger. 1.2 For OLAF er det vigtigt at undgå at skade omdømmet for uskyldige personer, der arbejder i Kommissionen eller andre EU-organer, og at det i de tilfælde, hvor påstandene er grundløse, er muligt at kontrollere dette uden at videreformidle påstandene, som undertiden er fremsat på et meget tyndt grundlag. I de tilfælde, hvor påstandene viser sig at være velbegrundede, bestræber OLAF sig ligeledes på, at det i den indledende fase er så få personer som muligt, der får kendskab til påstandene, således at en person, der eventuelt bliver genstand for en undersøgelse, ikke informeres herom for tidligt. 1.3 OLAF foreslår derfor, at et begrænset antal medarbejdere i kontor C4 får direkte, skrivebeskyttet og fortrolig adgang (»pull-adgang«) til stamtræ-oplysninger, hvilket giver dem mulighed for at se et begrænset sæt oplysninger, således at de kan validere påstandene, inden der indledes en undersøgelse. 2. Nuværende situation 2.1. I artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastsættes følgende: — Kontoret skal uden varsel og omgående have adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og til disses lokaler. Kontoret skal have beføjelse til at kontrollere institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes regnskaber. Kontoret skal kunne tage kopi og få udskrifter af alle dokumenter og af indholdet af enhver databærer, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og om fornødent sikre sig disse dokumenter eller oplysninger for at undgå enhver risiko for deres forsvinden.« 2.2. Denne bestemmelse giver OLAF ubegrænset adgang (forudsat at det sker i overensstemmelse med kravene i artikel 4, stk. 1 (1)), til oplysninger, Kommissionen er i besiddelse af, herunder oplysninger om personale i Kommissionen. Bestemmelsen finder anvendelse på OLAF's igangværende interne undersøgelser. 2.3. Generalsekretariatet er parat til at give OLAF »push«-adgang til stamtræ-oplysninger, men ikke »pull«-adgang som krævet. Begrundelsen for at give afslag på »pull«-adgangen er databeskyttelsen. Som registeransvarlig for personoplysninger henviser Kommissionen til, at den skal filtrere anmodninger og kun fremlægge de personoplysninger, som den finder er berettigede og nødvendige og står i et rimeligt forhold til, hvad OLAF anmoder om. Denne »filtreringsproces« synes kun at blive anvendt i forbindelse med anmodninger fra OLAF, idet andre tjenestegrene i Kommissionen har direkte »pull«-adgang uden den registeranvarliges indblanding. 2.4. Overvågningsudvalget er bekymret over, at denne begrænsning i OLAF's direkte skrivebeskyttede og fortrolige adgang til stamtræoplysninger kan skade kontorets uafhængighed i forbindelse med dets undersøgelsesopgaver. 3. Møder med Generalsekretariatet og EDPS 3.1 Overvågningsudvalget og medlemmerne af sekretariatet mødtes med medarbejdere fra Generalsekretariatet ved to lejligheder, den 25. november 2010 og den 8. december 2010, og med generalsekretæren selv den 15. december 2010 for at drøfte dette spørgsmål. Generalsekretariatet erkender, at OLAF har ret til at få adgang til alle databaser, som det anser for relevante til undersøgelsesformål med henblik på at indlede en undersøgelse og under hele undersøgelsens varighed, selv inden der formelt er truffet beslutning om at indlede en undersøgelse, når den er knyttet til et specifikt CMS-sagsnummer. Generalsekretariatet fastholder dog, at OLAF ikke kan få direkte »pull«-adgang. 3.2 Da OLAF's anmodning om adgang til oplysninger er omfattet af bestemmelserne i artikel 7, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 45/2001, har OLAF og Overvågningsudvalget anmodet om EDPS's holdning hertil og har som følge heraf haft to møder med Peter Johan Hustinx fra EDPS den 15. december 2010 og den 25. marts 2011. 4. Holdning til databeskyttelse 4.1. I artikel 7, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 45/2001 (2) er det fastsat, at det skal fastslås, om det er nødvendigt at videregive oplysninger fra Kommissionen til OLAF. 4.2. Det skal kontrolleres, at videregivelsen af oplysninger er nødvendig. Hvis arten og mængden af oplysninger, der anmodes om, varierer fra gang til gang, bør kontrollen af, om det er nødvendigt at videregive oplysningerne, finde sted hver gang, inden der gives adgang. Hvis der er kategorier af oplysninger, hvortil der på lignende vis er begrænset adgang til samme formål, og dette kan kontrolleres efterfølgende af begge parter, kan kontrollen af nødvendigheden af at videregive oplysningerne ske samlet. Det udgør et aspekt af den relation, der bør udvikles mellem den registeransvarlige og modtageren af oplysningerne. Der skal i forbindelse med den valgte løsning ses nærmere på spørgsmålet om nødvendigheden af at videregive oplysninger, og dette skal kunne kontrolleres. Den valgte løsning skal desuden omfatte en streng formålsbegrænsning. 4.3. I den ovenfor beskrevne situation er OLAF i stand til på forhånd at fastslå nødvendigheden af at videregive oplysninger, fordi det altid er den samme situation: identifikation af en eller flere enkeltpersoner, om hvilke der er fremsat påstand om, at de er involveret i en sag, der er ved at blive vurderet eller undersøgt. Som kontor C4 forklarede, har OLAF behov for at få adgang til et begrænset antal datafelter i Kommissionens databaser med henblik på at sikre en ordentlig identifikation af en medarbejder i Kommissionen, mod hvem der er fremsat påstande om svig eller uregelmæssigheder. De datafelter, som OLAF ønsker adgang til med henblik herpå, er: — fødselsdato — adresse — adresse i tilfælde af en ulykke — telefonnummer. (Andre relevante datafelter såsom navn, status, id-nummer, organisatorisk enhed og siden hvornår den pågældende har arbejdet i den pågældende enhed, er tilgængelige for hele Kommissionens personale via Sysper2). 4.4. I tilfælde, hvor påstandene om interessekonflikter involverer et familiemedlem, vil OLAF også have brug for at få adgang til stamtræoplysninger for at kunne kontrollere identiteten på de slægtninge, der kan være berørt, herunder partner og slægtninge i opadstigende og/eller nedadgående linje. De relevante datafelter vil i disse tilfælde være: — navn — fødselsdato Det vil være en person i en lille gruppe (på tre eller fire) »efterretningsmedarbejdere«, som får adgang til oplysningerne. OLAF registrerer desuden omhyggeligt al adgang til sådanne databaser i en logfil. Følgende oplysninger registreres i logfilen: — databasens navn — dato — den medarbejder, der har fået adgang til oplysningerne — anmodningens nummer i CMS-efterretningsmodulet, som skabte behovet for at få adgang — OF-nummer (sagsnummer). 4.5. OLAF forventer, at disse data om adgang senere i år automatisk registreres af CMS. Den registeransvarlige, de databeskyttelsesansvarlige og EDPS har på et hvilket som helst tidspunkt adgang til at se disse logfiler. 4.6. Under sådanne omstændigheder, hvor formålet med videregivelsen af oplysninger er begrænset til enkeltpersoners identitet, og der sikres præcise logfiler, finder Overvågningsudvalget, at kravene i artikel 7, stk. 2, er opfyldt, uden at det er nødvendigt hver gang at anmode om den registeransvarliges tilladelse. 5. Fortolkning af artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 5.1. Artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 synes at tillade en række forskellige scenarier og kan udlægges således, at der skabes en struktureret dialog mellem den registeransvarlige og modtageren af oplysningerne, da begge er nødt til at kontrollere, at det er nødvendigt, at oplysningerne videregives. 5.2. Det ser ud til, at der ikke automatisk gives »pull«-adgang, men at denne form for adgang på anmodning herom gives inden for Kommissionen i andre forbindelser. I følgende tilfælde skabte »pull«-adgangen problemer, men i det sidste eksempel nedenfor blev den givet. — Kommunikation mellem Sysper1 og Sysper2 — Sysper1 var problematisk, fordi systemet tillod adgang til oplysninger uden tilstrækkelige sikkerhedsgarantier/mulighed for at spore, hvem der havde haft adgang. — PNR - involverede et tredjelands »pull«-adgang, hvilket er uacceptabelt. — ABAC og betalingstransaktioner — kunne ikke fungere uden »pull«-adgang. »Push«-adgang kan også være uacceptabel, hvis personoplysningerne sendes, uden at det er kontrolleret, at det er nødvendigt. 5.3. Det ser derfor ikke ud til, at der er nogen grundlæggende hindring rent databeskyttelsesmæssigt for principielt at give OLAF adgang til de ønskede oplysninger. 6. Vejen frem 6.1. Overvågningsudvalget finder, at det er vigtigt for OLAF's arbejde at få »pull«-adgang til personoplysninger, som Kommissionen er i besiddelse af, for forud for indledningen af en undersøgelse at fastslå, om en person kan identificeres eller elimineres. Hvis OLAF nægtes adgang, kan det true kontorets uafhængighed i forbindelse med dets undersøgelser. 6.2. Overvågningsudvalget anbefaler at ændre »Memorandum of understanding concerning a code of conduct in order to ensure a timely exchange of information between OLAF and the Commission with respect to OLAF internal investigations in the Commission« (3). Der kan fastsættes bestemmelse om at indføre en protokol over adgangen til kommissionsoplysninger i udvælgelsesfasen, således som det er fastsat i artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/99 i forbindelse med igangværende undersøgelser. 6.3. Overvågningsudvalget foreslår, at en praktisk måde at komme videre på er at indlede forhandlinger mellem OLAF og Kommissionen for at finde en løsning. Et forslag af praktisk art vil være at udnævne en ekstern mægler, som både OLAF og Kommissionen har tillid til. En egnet mægler kunne f.eks. være en tidligere højtstående tjenestemand eller en kommissær. Overvågningsudvalget anbefaler derfor, at der hurtigst muligt opnås enighed med Kommissionen om udpegelsen af en mægler, der er egnet til at løse dette problem. 6.4. Overvågningsudvalget håber og forventer, at der kan opnås enighed om dette spørgsmål. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 udgør en ideel og belejlig mulighed for at ændre artikel 4, således at OLAF får adgang til oplysninger, som institutionerne er i besiddelse af, inden kontoret indleder en undersøgelse, og desuden i en hvilken som helst af undersøgelsesfaserne. (1) Artikel 4, stk. 1: »… foretager kontoret administrative undersøgelser (i det følgende benævnt »interne undersøgelser«), inden for institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne. De interne undersøgelser foretages under overholdelse af bestemmelserne i traktaterne, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, under overholdelse af vedtægten og på de betingelser og særlige vilkår, der er fastsat i nærværende forordning og i beslutninger, som hver enkelt institution, organ, kontor og agentur vedtager. Institutionerne konsulterer hinanden om den ordning, der skal fastsættes ved en sådan beslutning.« (2) »Artikel 7 Videregivelse af personoplysninger inden for og mellem fællesskabsinstitutioner og -organer Med forbehold af artikel 4, 5, 6 og 10: 1) Må personoplysninger kun videregives inden for eller til andre fællesskabsinstitutioner og -organer, hvis de er nødvendige af hensyn til den retmæssige udførelse af opgaver, der hører under modtagerens kompetenceområde. 2) Bærer både den registeransvarlige og modtageren ansvaret for lovligheden af videregivelsen af personoplysningerne, når denne videregivelse finder sted efter anmodning fra modtageren. Den registeransvarlige har pligt til at kontrollere modtagerens kompetenceområde og til at foretage en foreløbig vurdering af nødvendigheden af videregivelsen af personoplysningerne. Hvis der opstår tvivl om nødvendigheden, skal den registeransvarlige indhente yderligere information hos modtageren. Modtageren skal sikre, at nødvendigheden af videregivelsen af personoplysningerne efterfølgende kan kontrolleres. 3) Må modtageren kun gøre personoplysningerne til genstand for behandling til de formål, hvortil de er videregivet.« (3) SEC(2003) 871 af 14.8.2003 (konsolideret).

BILAG IV UDTALELSE Nr. 2/2011 Beføjelser for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) ved uafhængig gennemførelse af interne undersøgelser i EU-institutionerne Bruxelles, den 13. juni 2011 Sagsforløb 1. Den 20. marts 2011 offentliggjorde avisen The Sunday Times en artikel med overskriften »Medlem af Europa-Parlamentet hævder at tjene mere end 450 000 EUR om året ved sort arbejde for kunder. Han er en af tre, der er parat til at tage imod kontant betaling for at bidrage til at ændre EU-lovgivning«. Artiklen forklarede, hvordan journalister, »der udgav sig for at repræsentere en lobbyvirksomhed«, tilbød tre medlemmer af Europa-Parlamentet (MEP'er) kontant betaling (på op til 100 000 EUR om året i to tilfælde) for ændringer af lovgivning. »De påtog sig opgaven«, og der blev fremlagt ændringsforslag. Journalisterne berettede om møder i Europa-Parlamentets bygninger og uden for disse, om telefonsamtaler, e-mail, korrespondance og fremsendelse af fakturaer mellem dem og visse af MEP'erne. Efter afsløringen af denne undercover-undersøgelse, som blev gennemført af The Sunday Times, trak to af de pågældende sig som MEP'er den efterfølgende dag, og en tredje blev udstødt fra sin gruppe (1). 2. Den 22. marts iværksatte Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) en intern undersøgelse på følgende lovgrundlag: »Artikel 4 i forordning (EF) nr. 1073/1999 sammenholdt med Europa-Parlamentets afgørelse om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet til skade for Fællesskabernes interesser (Bilag XII til Europa-Parlamentets forretningsorden).« 3. Den 15. april 2011 anmodede OLAF's generaldirektør om en udtalelse fra Overvågningsudvalget (OVU) om OLAFs beføjelser til at indlede og gennemføre interne undersøgelser i institutionerne og om begrænsninger som følge af de ansattes privilegier og immuniteter, navnlig hvad angår MEP'er, af retten til umiddelbar og uanmeldt adgang til dels enhver oplysning, institutionerne er i besiddelse af, dels til deres bygninger og lokaler. OLAF's beføjelser til uafhængig gennemførelse af interne undersøgelser 4. Artikel 12 i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastsætter, at OLAF's generaldirektør ikke modtager instrukser fra nogen institution ved udførelsen af sine opgaver ved indledning og gennemførelse af interne undersøgelser. Interne undersøgelser vedrørende uregelmæssig adfærd 5. OLAF har ansvaret for at indlede og gennemføre administrative undersøgelser i institutionerne for at bekæmpe svig, korruption og enhver anden ulovlig aktivitet, der berører Den Europæiske Unions finansielle interesser. Den har til det formål beføjelse til at undersøge ethvert alvorligt forhold vedrørende udførelse af arbejde, der kan indebære manglende opfyldelse af tjenestemænds forpligtelser, der kan medføre en disciplinærsag eller i givet fald en straffesag, eller manglende opfyldelse af lignende forpligtelser hos medlemmerne af institutionerne (2). 6. OVU bemærker, at OLAF's ansvar i forbindelse med interne undersøgelser i institutionerne omfatter alle aktiviteter vedrørende behovet for at sikre Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser. 7. Disse aktiviteter er anført detaljeret i Europa-Parlamentets afgørelse om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet til skade for Fællesskabernes interesser, jf. betragtning (5) og artikel 4, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999. Situationer, der f.eks. vedrører interessekonflikter, pligten til at udvise hæderlighed, hvad angår accept af fordele, manglende handling eller adfærd, der kan skade et medlems anseelse, eller alvorligt embedsmisbrug, er alle omfattet af OLAF's undersøgelser (3). 8. OVU vurderer, at alle disse spørgsmål er en del af den påståede adfærd, og de er derfor omfattet af OLAF's undersøgelsesbeføjelser som angivet i artikel 10 i Europa-Parlamentets forretningsorden: »Interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)«. Interne undersøgelser af aktiviteter, der berører EU's finansielle interesser 9. OVU mener, at svig, korruption og enhver ulovlig aktivitet, der berører »Den Europæiske Unions finansielle interesser«, omfatter aktiviteter, der — selv om de ikke direkte har forbindelse med Fællesskabets budget — dog er i stand til at skade Fællesskabets finansielle interesser i bred forstand ved at påvirke Fællesskabets aktiver i negativ retning (4). 10. OVU er enig med generaladvokaten, der i sit forslag til afgørelse i ovennævnte sag fastslår, at det »[…] ikke er afgørende, hvor de pågældende aktiver hidrører fra; […] sikringen af, at alle midler, der besiddes af Fællesskabets institutioner, organer, kontorer eller agenturer anvendes korrekt […], må anses for at udgøre en del af Fællesskabets finansielle interesser […]« og kan derfor »[…] være omfattet af foranstaltninger vedtaget på grundlag af artikel 280, stk. 4, EF« (5). 11. OVU erindrer om Domstolens retspraksis vedrørende dette spørgsmål, i henhold til hvilken udtrykket »Fællesskabets finansielle interesser« synes at være mere omfattende end udtrykket »Fællesskabets indtægter og udgifter«. »Det forhold, at et organ, et kontor eller et agentur er oprettet i henhold til EF-traktaten, tyder for det andet på, at det er oprettet med henblik på at bidrage til at gennemføre Det Europæiske Fællesskabs mål og udgør en del af Fællesskabet. De midler, som organet, kontoret eller agenturet har til rådighed i henhold til traktaten, udgør derfor i sig selv en egen og direkte finansiel interesse for Fællesskabet (6).« 12. OVU understreger, at korrekt anvendelse af de midler, som Europa-Parlamentet har til rådighed til at varetage parlamentsmandatet — vederlag til medlemmerne, godtgørelse af rejseudgifter (transport, telefonudgifter m.m.), betaling af tillæg m.m. — er baseret på efterlevelse af finansforordningen og det princip, at disse midler er forbeholdt finansiering af aktiviteter, der er forbundet med varetagelsen af medlemmernes mandat (7) og ikke med arbejde, der er bestemt af privat betaling. Pligt til at informere og samarbejde med OLAF 13. Artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastsætter, at institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne omgående meddeler kontoret alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig eller bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet. 14. OVU understreger, at alle institutioner og deres medlemmer har en grundlæggende pligt til at samarbejde fuldt ud med OLAF, til at fremlægge oplysninger og yde bistand i forbindelse med den praktiske gennemførelse af undersøgelser. Fuld opfyldelse af denne pligt gør det muligt for OLAF at gennemføre undersøgelser på identiske vilkår i alle Fællesskabets institutioner, organer, kontorer og agenturer (8). Mangel på samarbejde sætter spørgsmålstegn ved troværdigheden af de redskaber, institutionerne har vedtaget til bekæmpelse af enhver form for svig, korruption, ulovlige aktiviteter og uregelmæssig adfærd. 15. OVU vurderer, at de regler, der er fastlagt i Europa-Parlamentets forretningsorden, og som omfatter de nødvendige foranstaltninger til fremme af en hensigtsmæssig afvikling af de undersøgelser, OLAF foretager, skal følges nøje (9). Indledende undersøgelsesfase 16. OVU finder, at det er for tidligt kategorisk at afvise, at OLAF har beføjelser til at undersøge de påståede forhold i den indledende undersøgelsesfase. Navnlig i sager med påstået korruption og uregelmæssig adfærd, hvor den hermed forbundne kompleksitet ikke gør det muligt at undersøge alle ulovlige aktiviteter ved undersøgelsernes begyndelse. OLAF's adgang til institutionernes bygninger: privilegier og immuniteter for MEP'er 17. OVU påpeger, at disse interne undersøgelser kun kan gennemføres, hvis OLAF sikres adgang til alle institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes bygninger og til alle oplysninger og dokumenter, som måtte være i deres besiddelse. Denne centrale beføjelse skal udøves i fuld uafhængighed af OLAF's generaldirektør, og institutionernes sikkerhedskontorer skal bistå OLAF med den praktiske gennemførelse (10). 18. OLAF gennemfører administrative undersøgelser i institutionerne i henhold til traktaternes bestemmelser, navnlig protokollen om privilegier og immuniteter. OLAF skal uden varsel og omgående have adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og til disses bygninger. Det skal have mulighed for at kontrollere institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes regnskaber. OLAF skal kunne tage kopi og få udskrifter af alle dokumenter og af indholdet af enhver databærer, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og om fornødent sikre sig disse dokumenter eller oplysninger for at undgå enhver risiko for deres forsvinden (11). 19. Protokollen om privilegier og immuniteter for Den Europæiske Union indeholder en række regler om MEP'ernes privilegier og immuniteter (artikel 7-9), herunder navnlig at MEP'erne ikke kan eftersøges, tilbageholdes eller retsligt forfølges på grund af meningstilkendegivelser eller stemmeafgivelser under udførelsen af deres hverv. Immuniteten kan imidlertid ikke påberåbes af et medlem, som gribes på fersk gerning, mens vedkommende er i færd med at begå en strafbar handling. 20. OVU påpeger, at Retten i Første Instans i det spørgsmål fandt, at denne protokol kun omtaler»[…] Parlamentets medlemmer generelt, men indeholder ingen bestemmelse, som udtrykkeligt gælder for Parlamentets interne undersøgelser.Som Retten har kunnet fremhæve i kendelsen i sagen om foreløbige forholdsregler, Rothley mod Parlamentet, præmis 107, kan man ikke på forhånd udelukke den risiko, at OLAF som led i en undersøgelse udfører en handling, som gør indgreb i den immunitet, som ethvert medlem af Parlamentet har. Imidlertid bemærkes, at såfremt en sådan omstændighed indtræder, har ethvert medlem af Parlamentet, som står over for en handling af denne art, der af ham opfattes som et klagepunkt imod ham, i så fald den retsbeskyttelse og de retsmidler til rådighed, som er indført ved traktaten (12).« 21. OVU finder, at dette er et følsomt område, hvor generaladvokatens stillingtagen i sag C-167/02 er værd at hæfte sig ved: »Hvad angår OLAF’s foranstaltninger i løbet af en intern undersøgelse formoder jeg, da det er vanskeligt at udtale sig i abstrakte vendinger om adgangen til fremtidige søgsmål, ligesom Retten fandt og de øvrige parter i sagen har foreslået, at de medlemmer af Parlamentet, som har fundet deres rettigheder krænket, vil have forskellige muligheder for at indbringe søgsmål. Kommissionen har henvist til et antal retsakter, der eventuelt kan indbringes til prøvelse på denne måde: den beslutning, som OLAF's direktør tager om at indlede en intern undersøgelse, jf. forordningens artikel 5, stk. 2; de forskellige foranstaltninger, som OLAF træffer i løbet af en undersøgelse, herunder beslutningen om at få adgang til et kontor, og om at beslaglægge dokumenter eller anmode om mundtlige oplysninger samt den udtrykkelige eller stiltiende aftale med den pågældende institution. Jeg er imidlertid af den overbevisning, at behovet for at handle diskret og hurtigt ved opdagelsen af svig i en vis grad gør en sådan risiko uundgåelig. Det skal endvidere bemærkes, at den anfægtede foranstaltning indeholder bestemmelser, der skal gøre en sådan risiko minimal. I forordningens artikel 5 kræves det således, at medlemmerne hurtigt underrettes om, hvorvidt de er involveret i en undersøgelse, såfremt der ikke er risiko for, at dette skader undersøgelsen. Medlemmerne undgår i medfør af denne artikel også, at der drages konklusioner, som ved navns nævnelse berører et medlem, uden at den pågældende har fået mulighed for at udtale sig om de faktiske omstændigheder, der berører ham (13).« 22. OVU finder, at OLAF meget nøje bør overholde disse regler og foretage en grundig vurdering af risici i hver enkelt sag og proportionaliteten af den foranstaltning, der skal træffes. 23. OVU erindrer om, at Domstolen i sag T-17/00 fandt, at bestemmelserne »om samarbejdet med OLAF eller om underretning af dette kontor, uanset hvad der er deres nøjagtige rækkevidde, har til formål at pålægge Parlamentets medlemmer forpligtelser, således at det i første række er medlemmerne, som det påhviler i hvert enkelt særligt tilfælde enten at opfylde disse forpligtelser eller ikke at påtage sig dem, hvis de er overbevist om, at de har ret til at gøre dette uden at tilsidesætte fællesskabsretten. Såfremt et af Parlamentets medlemmer i et konkret tilfælde indtager den sidstnævnte holdning, kan de eventuelle senere foranstaltninger, som Parlamentet træffer med hensyn til dette medlem, og som indeholder et klagepunkt mod dette, i princippet være genstand for domstolsprøvelse. (14)« Hvad angår de forskellige foranstaltninger, som OLAF kan blive foranlediget til at træffe under udøvelsen af sine undersøgelsesbeføjelser, erindrede Domstolen om den risiko, at OLAF udfører en handling, der gør indgreb i den immunitet, som ethvert medlem af Parlamentet har, og om at kompetencen til at føre kontrol med lovligheden af institutionernes retsakter er tillagt Fællesskabets retsinstanser (15). 24. OVU er af den opfattelse, at institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne (som ikke er den »person, der er omfattet« af en OLAF-undersøgelse) skal samarbejde fuldt ud med OLAF og afholde sig fra at træffe foranstaltninger, der er i strid med OLAF's undersøgelsesbeføjelser. OVU finder, at det er en begrænsning af OLAF's uafhængige gennemførelse af undersøgelser at forhindre OLAF i at udøve denne centrale undersøgelsesaktivitet på grundlag af en institutions, et organs, et kontors eller agenturs fortolkning af OLAF's mandat. 25. OVU anbefaler, at OLAF handler i nøje overensstemmelse med forretningsordenen og den eksisterende retspraksis på området. (1) Artikel i The Sunday Times den 20. marts 2011. (2) Artikel 1 i forordning (EF) nr. 1073/1999. (3) Se artikel 10 i Europa-Parlamentets forretningsorden, betragtning (2), (3) og (4) i den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 og Europa-Parlamentets afgørelse om betingelser og nærme