I SS IONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER 
K0M(93)258 endel ig udg. 
Bruxelles, den 2 . juni 1993 
ÅBENHED I FÆLLESSKABET 
Meddelelse til Rådet, Europa-Parlamentet og 
Det Økonomiske og Sociale Udvalg 
- 2 -
INDHOLD 
1. Indledning 
2. Den nuværende situation 
3. Offentlig adgang til dokumenter 
4. Forbindelserne med offentligheden 
5. Afsluttende bemærkning 
Bilag: 
Status over gennemførelsen af foranstaltninger vedrørende åbenhed og 
interessegrupper (december 1992) 
Offentlig adgang til dokumenter 
Åbenhed og gennemsigtighed 
- 3 -
ÅBENHED I FÆLLESSKABET 
1. Indledning 
I Traktaten om Den Europæiske Union og senere i erklæringen fra Det Euro­
pæiske Råd i Birmingham samt i konklusionerne fra Det Europæiske Råd i 
Edinburgh afgav stats- og regeringscheferne klare signaler om, at Fællesska­
bet skal kunne opfattes som værende tæt på borgerne. 
Der skal skabes forudsætninger for, at den offentlige debat om Fællesskabet 
og dets fremtid kan foregå på et bedre informationsgrundlag. Kommissionen 
har taget adskillige initiativer med henblik herpå. 
Formålet med nærværende meddelelse er at gøre status over arbejdet med at 
gennemføre de pågældende foranstaltninger. Den viser, hvilke betydelige 
resultater der allerede er nået, og gør klart rede for Kommissionens øvrige 
igangværende arbejde. 
Et andet mål er i sammenhæng med det arbejde, der afsluttes i maj, at fore­
lægge nogle mere detaljerede betingelser for at give offentligheden adgang 
til institutionens dokumenter for herigennem at stimulere til øget debat. 
Derfor udgør denne meddelelse Kommissionens endelige svar på en erklæring, 
der blev fremsat i Maastricht, og som indeholdt en opfordring til at frem­
lægge en rapport om foranstaltninger med henblik på at øge offentlighedens 
adgang. 
Meddelelsen skitserer desuden Kommissionens yderligere foranstaltninger med 
sigte på at forbedre dens forhold til offentligheden som helhed, som bebudet 
i Kommissionens arbejdsprogram for 1993/94. Den rummer desuden en indbydelse 
til de andre EF-institutioner, til nationale, regionale og lokale myndighe­
der samt til ikke-statslige organisationer om et samarbejde med henblik på 
at nå disse mål. 
Kommissionen betragter udviklingen af sin informations- og kommunikations­
politik som meget nært forbundet med bestræbelserne på at skabe åbenhed. Den 
fremtidige udformning af denne politik vil blive behandlet mere indgående i 
en særskilt meddelelse, der vil blive vedtaget i nær fremtid. 
2. Den nuværende situation 
Kommissionen har ry for at føre den åbne dørs politik. Den har traditionelt 
været åben over for idéer fra borgerne. Dette bunder i den opfattelse, at en 
sådan proces er af central betydning for udformningen af sunde og praktisk 
gennemførlige politikker. Det er som antydet i december 1992 Kommissionens 
hensigt at gøre denne politik endnu mere udtalt, og den har med henblik 
herpå allerede taget en række skridt. I en sideløbende meddelelse gjorde 
Kommissionen rede for sin holdning til en åben og struktureret dialog med 
interessegrupperne. 
De initiativer, der er omtalt i de to meddelelser, er for tiden ved at blive 
ført ud i livet. Visse af dem er allerede gennemført, såsom indkredsning i 
lovgivningsprogrammet for 1993 af de forslag, der bør gøres til genstand for 
forudgående omfattende eksterne konsultationer, samt offentliggørelse af en 
- 4 -
række emner, der vil blive udarbejdet grønbøger eller hvidbøger om i 1993. 
Der er bebudet et program for lovgivningsmæssig konsolidering af forskellige 
EF-foranstaltninger, ligesom der er truffet forberedelser til, gennem De 
Europæiske Fællesskabers Kontor for Offentlige Publikationer, at indføre et 
hurtigt og effektivt system til at gøre konsoliderede dokumenter tilgængeli­
ge til praktisk brug. Der er desuden taget en række skridt til at sikre, at 
Kommissionens medarbejdere er klar over behovet for øget åbenhed. Nærmere 
oplysninger om de hidtidige omfattende fremskridt er indeholdt i bilag I. 
December-pakken omhandlede eksplicit spørgsmål om åbenhed. Kommissionen vil 
imidlertid gerne understrege, at der er mange andre nyere initiativer, der 
også direkte eller indirekte bidrager til øget åbenhed. I denne forbindelse 
skal nævnes følgende: 
Kommissionens opfølgning af sutherland-rapporten (SEC(92) 2277), der 
indeholder en række initiativer, der skal øge åbenheden om forvaltningen 
af det indre marked til fordel for virksomheder, handelssammenslutninger 
og forbrugere; 
Kommissionens forslag om at udbygge Euro-Info-centrene for at lette 
virksomhedernes adgang til oplysninger om Fællesskabet vil ligeledes øge 
åbenheden; 
arbejde med administrativ forenkling af fællesskabspolitikker til fordel 
for virksomheder og på landbrugsområdet. 
Kommissionen har med interesse bemærket sig de andre institutioners bestræ­
belser med henblik på åbenhed og støtter disse. Den bemærkede sig f.eks. med 
tilfredshed, at Rådet hurtigt begyndte at gennemføre beslutningerne fra 
Edinburgh om offentlig adgang til dets arbejde og om information om dets 
rolle og dets beslutninger. Kommissionen er villig til at bidrage til gen­
nemførelsen af Edinburgh-konklusionerne om lettere adgang til EF-lovgiv­
ningen . 
Europa-Parlamentet er ifølge sin natur åbent over for offentligheden. I 
denne forbindelse afventer Kommissionen med interesse resultatet af de 
igangværende drøftelser, f.eks. drøftelserne af Det Europæiske Fællesskabs 
informationspolitik som helhed. Det Europæiske Råd i Birmingham bekræftede, 
at de nationale parlamenter i højere grad bør inddrages i Fællesskabets 
aktiviteter. Efter Kommissionens opfattelse anfægter dette på ingen måde 
Europa-Parlamentets centrale og meget vigtige rolle i Fællesskabet. 
3. Offentlig adgang til dokumenter 
Med hensyn til spørgsmålet om offentlig adgang til dokumenter har Kommis­
sionen i sin meddelelse af 5. maj 1993 (KOM(93) 191 endelig udg.) foreslået 
en række minimumskrav og grundprincipper for etablering af en politik for 
adgang til dokumenter. Kommissionen opfordrede de andre institutioner til at 
indgå i et samarbejde herom. Den foreslog, at dette samarbejde munder ud i 
en interinstitutionel aftale. Kommissionen ser gerne følgende ledende prin­
cipper knæsat: 
- 5 
Vigtigheden af at bevare åbne relationer mellem EF's institutioner og 
borgerne; 
yderligere skridt vil naturligvis få størst virkning, hvis de tages af 
alle institutionerne, men her må der samtidig tages hensyn til de enkel­
te institutioners særlige rolle og deres særlige arbejdsform; 
der skal findes den rette balance mellem ønsket om øget åbenhed og andre 
hensyn såsom beskyttelse af offentlige og private interesser samt nød­
vendigheden af at sikre, at arbejdet i institutionerne kan foregå plan­
mæssigt og effektivt. 
På dette grundlag har Kommissionen videreført sin analyse af andre offent­
lige administrationers politik på området samt af de relevante eksisterende 
bestemmelser på fællesskabsplan. (Se også den komparative oversigt i bilag 
til KOM(93) 191 endelig udg.). 
Kommissionen finder, at når der er opnået enighed mellem institutionerne om 
de grundlæggende principper og minimumskravene, bør der tages stilling til 
spørgsmålet om, hvordan disse principper skal føres ud i livet, også behovet 
for en klageprocedure vil blive taget op til overvejelse. Dette kan omfatte 
et behov for en revision af den relevante EF-lovgivning om klassificering af 
dokumenter og behandling af fortrolighedsbestammelser. Dette vil bl.a. kræve 
visse administrative og organisatoriske ændringer i den enkelte institution. 
Det vil også nødvendiggøre en mere detaljeret vejledning af personalet om 
denne politik. 
I forlængelse af disse overvejelser har Kommissionen arbejdet mere indgående 
med de nødvendige grundlæggende principper og krav for at give offentlighe­
den adgang til dokumenter med henblik på yderligere drøftelser med de andre 
institutioner. Disse elementer omtales nærmere i bilag II. 
4* Forbindelserne med offentligheden 
Kommissionen er overbevist om, at den europæiske integrationsproces og ikke 
mindst gennemførelsen af Traktaten om Den Europæiske Union samt udviklingen 
henimod udvidelsen af Fællesskabet kun kan forløbe planmæssigt med støtte 
fra de europæiske borgere. 
Medlemsstaterne spiller en særlig vigtig rolle i Fællesskabet, da det er 
dem, der gennemfører Fællesskabets politik. På grund af denne store betyd­
ning opfordrer Kommissionen medlemsstaterne til at tage yderligere skridt 
til at øge åbenheden på nationalt plan i forbindelse med gennemførelsen af 
EF-politikkerne. 
For sit eget vedkommende mener Kommissionen, at den må lægge ganske særlig 
vægt på at forklare sine initiativer, så folk i tilstrækkeligt omfang for­
står Fællesskabets arbejde. Det er efter Kommissionens opfattelse ikke så 
meget et spørgsmål om at bruge de eksisterende værktøjer mere intensivt som 
at bruge dem mere målrettet og koordineret til at formidle budskaber, skabe 
- 6 -
dialog med offentligheden og inddrage den mere aktivt. Den har derfor iværk­
sat en række initiativer, der skal skabe større åbenhed i dens forbindelser 
med offentligheden. Disse er behandlet mere udførligt i bilag III. 
I betragtning af hvordan Det Europæiske Fællesskab udvikler sig, finder 
Kommissionen, at alle de relevante EF-institutioner samt medlemsstaternes 
myndigheder og andre har hver sin rolle at spille i bestræbelserne på at 
gøre EF-politikkerne forståelige. Et åbent Fællesskab kan lettest skabes, 
hvis de forskellige myndigheders og organisationers indsats samordnes. Det 
er vigtigt, at de forskellige partnere hver især yder deres på dette område 
og arbejder sammen. 
Kommissionen opfordrer derfor de øvrige EF-institutioner samt nationale, 
regionale og lokale myndigheder og ikke-statslige organisationer til at 
arbejde sammen henimod disse mål. Efter Kommissionens opfattelse kan erfa­
ringerne fra arbejdet med at øge bevidstheden over for det indre marked 
udnyttes til at skabe større åbenhed gennem fokusering på specifikke mål og 
temaer. Kommissionen bør især arbejde tættere sammen med Europa-Parlamentet 
om disse spørgsmål. 
Den er indstillet på at tage initiativ til at udforme sådanne fælles temaer, 
som de forskellige partneres fremtidige aktiviteter kan bygges op omkring. 
Der vil med henblik herpå blive afholdt en rundbordskonference. 
EF-institutionernes kontorer i medlemsstaterne kan spille en central rolle 
ved at bidrage til gennemførelsen af de forskellige fælles arrangementer. 
Kommissionens kontorer vil desuden tage initiativ til at fremme yderligere 
partnerskaber, bl.a. på lokalt plan, med erhvervsmæssige og andre organisa­
tioner, der er indstillet på at samarbejde om at skabe større bevidsthed om 
Fællesskabets politik. 
5. Afsluttende bemærkning 
Gennemførelsen af en åbenhedspolitik er vigtig for alle institutionerne. 
Kommissionen vil iværksætte de omtalte foranstaltninger inden for de eksi­
sterende budgetmæssige begrænsninger, vel vidende, at det sandsynligvis 
bliver nødvendigt med yderligere ressourcer. 
BILAG I 
•5 
\ 
\ Status over gennemførelsen af foranstaltninger 
\ med henblik på åbenhed og interessegrupper (december 1992) 
I. INDLEDNING 
Kommissionen vedtog den 2. december 1992 to gensidigt komplementære medde­
lelser om henholdsvis åbenhed og interessegrupper. 
Sigtet med meddelelsen om åbenhed er at lægge op til en første drøftelse om, 
hvordan Kommissionen kan bidrage til at gøre Fællesskabet mere åbent« Med­
delelsen henvender sig specifikt til personer uden for EF-institutionerne, 
som interesseret følger med i EF-anliggender. 
Meddelelsen om interessegrupperne har til formål at skabe grundlag for en 
åben og struktureret dialog mellem Kommissionen og disse interessegrupper. 
De foranstaltninger, der er omtalt i de to meddelelser, er i færd med at 
blive gennemført. Dette bilag indeholder yderligere detailoplysninger om de 
allerede opnåede betydelige fremskridt. 
II. ÅBENHED 
1. I forlængelse af meddelelsen om åbenhed i Kommissionens arbejde er ad­
skillige initiativer blevet gennemført eller i færd med at blive det: 
2. Følgende initiativer er allerede gennemført: 
- ugentlig offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers officielle 
Tidende af lister over "KOM"-dokumenter om generelle emner; 
- optagelse i "KOM"-kategorien af dokumenter af offentlig interesse, 
men med mere sektorielt indhold, som hidtil har været placeret i 
"SEC"-kategorien, der ikke offentliggøres systematisk, hvilket fører 
til øget adgang til informationer, der hører hjemme i denne kategori; 
offentliggørelse af arbejds- og lovgivningsprogrammer i EFT for at 
udbrede kendskabet til Kommissionens påtænkte initiativer; 
angivelse i lovgivningsprogrammet af kommende forslag, der umiddel­
bart ser ud til at ville give anledning til omfattende forudgående 
drøftelser; 
- offentliggørelse i lovgivningsprogrammet af en liste over emner, der 
i løbet af 1993 skal udarbejdes grønbøger eller hvidbøger om; 
7 
- 2 -
- offentliggørelse i lovgivningsprogrammet af initiativer til kodifika­
tion af EF-lovgivningen; 
Kommissionens vedtagelse den 5. maj 1993 af en meddelelse til de 
andre institutioner om "offentlig adgang til institutionernes doku­
menter"; 
udarbejdelse af en interinstitutionel årbog med detaljeret beskrivel­
se af institutionernes organigram. 
Endvidere er der taget et initiativ til at øge udbredelsen af den månedlige 
Bulletin og Den Almindelige Beretning. Disse officielle informationspublika-
tioner, der offentliggøres på 9 sprog, gør systematisk rede for de forskel­
lige etaper af beslutningsprocedurerne for de enkelte sager, der er under 
behandling, med henvisning til EFT, KOM og andre tilgængelige dokumenter, og 
gør mere generelt rede for alle Fællesskabets aktiviteter. 
Endelig vil der med henblik på en øget offentlig deltagelse i forar­
bejdet til Kommissionens beslutninger og forslag og især konsultation af 
de interesserede parter ske en forbedring af den i meddelelsen omhand­
lede bekendtgørelsesprocedure (der bl.a. består i, at Kommissionen i c-
udgaven af De Europæiske Fællesskabers Tidende offentliggør et kort 
resumé af det pågældende initiativ med angivelse af en frist til at 
reagere m.v.). 
4. Kommissionen har desuden gennemført eller er ved at gennemføre en række 
andre informationsspredningstiltag. Kommissionen havde nemlig forpligtet 
sig til at skabe større kendskab til sine eksisterende databaser, og den 
har givet sine tjenestegrene i opdrag at foreslå andre forbedringer på 
informationsspredningsområdet. 
De iværksatte initiativer på dette område vedrører: 
- udbredelse af kendskabet til og brugen af de eksisterende databaser; 
- forbedring af det eksisterende informationsrelæsystem og daglig over­
førsel af informationer til Kommissionens informationskontorer og 
visse af dens eksterne delegationer. 
5. Kommissionen har opstillet et program for lovgivningsmæssig konsolide­
ring af forskellige EF-foranstaltninger og opfordrer de øvrige institu­
tioner til at deltage. Det drøftes for tiden, hvilke områder der skal 
prioriteres højest med sigte på kodificering. Dette vil gøre det muligt 
at indfri det løfte, der blev afgivet i Edinburgh, og afspejler den 
store vægt, der blev lagt på kodificering i Kommissionens lovgivnings­
program for 1993. Kommissionen vil fremsætte konkrete forslag til Rådet 
og Europa-Parlamentet om en hasteprocedure med henblik på en hurtig 
vedtagelse af kodificerede EF-retsakter. 
6. Kommissionens medarbejdere er blevet informeret om de vigtigste aspekter 
af de to meddelelser, og der er udsendt en administrativ meddelelse til 
personalet, hvori der gøres rede for medarbejdernes rettigheder og plig­
ter i henhold til Tjenestemandsvedtægten. 
Der arbejdes i øjeblikket på en tydeliggørelse af de kontrakter, Kommis­
sionen indgår med midlertidigt ansatte, for at sikre, at disse kontrak­
ter er i overensstemmelse med bestemmelserne i Tjenestemandsvedtægten. 
H 
3 -
Der er nedsat et udvalg, sammensat af Kommissionens Generalsekretær og 
generaldirektørerne for de relevante tjenestegrene; dette udvalg har 
fået til opgave at klargøre Kommissionens stilling til ethvert tænkeligt 
tilfælde af interessekonflikt mellem de aktiviteter, der udøves af en 
medarbejder, efter at denne har forladt Kommissionen, og vedkommendes 
ansvarsområder som tjenstgørende (Tjenestemandsvedtægtens artikel 16). 
III. INTERESSEGRUPPER 
Hvad angår meddelelsen om interessegrupperne, har der allerede været en 
række kontakter med disse med henblik på at skabe større klarhed om indhol­
det. Repræsentanterne for disse grupper har især udtrykt interesse for ideen 
om selvregulering på følgende tre områder: Interessegrupperne (erhvervs­
organisationer såvel som almennyttige organisationer) skal selv udarbejde 
adfærdskodekser, der overholder en række minimumskriterier, der er opstillet 
af Kommissionen, der skal for hver enkelt sektor udarbejdes en fortegnelse 
over samtlige erhvervsorganisationer, og endelig skal der oprettes en eller 
flere organisationer, som interessegrupperne kan kommunikere med Kommissio­
nen igennem. Interessegrupperne har dog endnu ikke taget konkrete initiati­
ver med henblik herpå. 
For at fremskynde iværksættelsen af Kommissionens politik over for interes­
segrupperne har den fundet det nødvendigt inden sommeren at afholde en række 
konsultationsmøder, hvor den vil præsentere hovedlinjerne i sit initiativ og 
på ny opfordre den private sektor til at tage de nødvendige skridt. 
Det skal desuden bemærkes, at Europa-Parlamentet også er i færd med at 
omdefinere sine forbindelser til interessegrupperne. Kommissionen agter 
generelt at arbejde snævert sammen med Europa-Parlamentet på dette område. 
Der er således planer om at oprette en database, der er fælles for de to 
institutioner, og som skal indeholde alle de disponible informationer om de 
interessegrupper, der har forbindelse til institutionerne (efter en politisk 
accept fra formændene for de to institutioner). Retningslinjerne for dette 
projekt er allerede udstukket af Kommissionens tjenestegrene med henblik på 
den praktiske gennemførelse. Denne database skal ikke blot være åben for 
institutionerne, men også for offentligheden, og den enkelte institution kan 
så drage sine egne konklusioner om nytten af de pågældende informationer. 
Det skal i denne forbindelse understreges, at Kommissionen for sit vedkom­
mende er i færd med på dette grundlag at udarbejde en samlet oversigt over 
alle almennyttige organisationer, opførelse på denne fortegnelse indebærer 
på ingen måde nogen form for officiel anerkendelse fra Kommissionens side og 
heller ikke indrømmelse af særlige rettigheder såsom privilegeret adgang til 
informationer, bygninger m.v., for målet er i alt væsentligt at stille et 
værktøj, der kan bidrage til åbenhed, til rådighed for alle parter. Der er 
altså ikke tale om nogen form for akkreditering ved Kommissionen. 
") 
BILAG II 
OFFENTLIG ADGANG TIL DOKUMENTER 
I Kommissionens meddelelse af 5. maj (KOM(93) 191 endelig udg.) opstilledes 
grundprincipperne for offentlig adgang til dokumenter i overensstemmelse med 
traktatforpligtelserne og den afledte ret. 
Dette bilag er en uddybning af disse grundprincipper, som Kommissionen har 
opstillet som udgangspunkt for drøftelserne med de øvrige institutioner. 
1. Definition af et dokument 
Definitionen af et dokument er af central betydning for hele denne politik, 
Kommissionen definerer et dokument som en skreven tekst eller andet materi­
ale, der indeholder oplysninger, som en institution eller en anerkendt del 
af en institution ligger inde med. 
2. En præcis anmodning fra offentligheden 
Der vil blive givet adgang til dokumenter, når der foreligger en tilstrække­
ligt præcis skreven anmodning fra offentligheden på et af de officielle EF-
sprog. Institutionerne vil derfor skulle behandle enhver anmodning af denne 
art og træffe beslutning om, hvilke - om overhovedet nogen - af de dokumen­
ter, de ligger inde med, bedst imødekommer de ønsker, anmodningen er udtryk 
for. 
3. Tidsfrister 
En anmodning om information skal besvares så hurtigt som muligt, normalt 
inden for en måned. Denne tidsfrist kan forlænges med yderligere fire uger, 
hvis det er nødvendigt med konsultationer, f.eks. med myndigheder i medlems­
staterne, andre institutioner, tredjelande, en international organisation 
eller andre parter. Hvis et dokument ved tidsfristens udløb er ved at blive 
lokaliseret, eller hvis der stadig søges tilladelse fra en tredjepart til 
frigivelse af informationerne, skal den pågældende institution sende et 
foreløbigt svar. 
/Lo 
- 2 -
4. Dokumenters tilgængelighed 
I sin meddelelse om offentlig adgang til institutionens dokumenter (KOM(93) 
191 endelig udg.) foreslog Kommissionen, at offentlig adgang til dokumenter 
skal være tilladt, dog med visse undtagelser. 
Den pågældende institution behandler hver anmodning særskilt og overvejer 
omhyggeligt, om et dokument skal gøres tilgængeligt. Hvis anmodningen gælder 
et klassificeret dokument, overvejer institutionen, om klassificeringen skal 
opretholdes. I overensstemmelse med gældende praksis tager hver enkelt 
institution systematisk klassificerede dokumenters status op til revision. 
En anmodning om adgang til et dokument bør afslås, hvis det er nødvendigt, 
for at beskytte: 
offentlige interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbin­
delser, valutastabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersø­
gelser) ; 
handelsmæssig, industriel og finansiel fortrolighed, herunder intellek­
tuel ejendomsret; 
beskyttelse af enkeltpersoner og af privatlivets fred; 
finansielle institutters interne dokumenter; 
Fællesskabets finansielle interesser. 
Dokumenter, der indeholder medarbejderes personlige synspunkter og/eller er 
udarbejdet udelukkende med henblik på interne overvejelser, såsom udtalelser 
fra tjenestegrene, er undtaget fra offentlig adgang. Når først en beslutning 
er truffet, kan institutionen tillade offentlig adgang til de forberedende 
dokumenter, der er knyttet til denne beslutning. 
En institution kan også afslå at imødekomme en anmodning, som den finder 
åbenlyst urimelig, dvs. når offentlig adgang vil kunne være til skade for 
institutionens effektivitet og funktion. 
5. Dokumenter, der indeholder oplysninger fra sekundære kilder 
I henhold til gældende bestemmelser bevarer et klassificeret dokument fra en 
medlemsstat eller en EF-institution sin klassificering. Et dokument fra 
enhver anden kilde modtager eventuelt en passende klassificering af institu­
tionen. Anmodninger om adgang til alle dokumenter fra sekundære kilder vil 
blive henvist til deres kilde. 
Dokumenter, der er udarbejdet af en af EF-institutionerne, indeholder ofte 
oplysninger, der kommer fra medlemsstaterne eller EF's institutioner, og 
visse af disse oplysninger kan være klassificerede. I dag forholder det sig 
sådan, at den, der udarbejder institutionens dokumenter, træffer beslutning 
om dets klassificering. Forfatteren til dokumentet må kun afvige fra den 
sekundære kildes oprindelige klassificering, hvis oplysningerne som sådan 
ikke kan tilskrives den pågældende sekundære kilde, hvis oplysningerne 
allerede er almindeligt tilgængelige, og/eller hvis den sekundære kilde 
erklærer sig indforstået med, at klassificeringen ophæves. 
44 
3 -
Fællesskabets eksisterende politik på dette område, som beskrevet ovenfor, 
synes at være hensigtsmæssig og kan derfor videreføres. 
6. Sprog 
Svaret vil blive givet på det sprog, anmodningen er affattet på, forudsat 
det er et af Fællesskabets officielle sprog. 
Det dokument, der udarbejdes af institutionen, vil blive udleveret på det 
sprog, der er bedt om. Andre dokumenter, der udarbejdes på institutionens 
anmodning, udleveres på et af de sprog, det foreligger på. Der vil så vidt 
muligt blive taget hensyn til den anmodendes ønsker. 
7. Omkostninger 
Hver institution kan kræve et rimeligt gebyr for at udlevere dokumenter. 
Hver institution undersøger dette område nøje, f.eks. behandling af sager, 
hvor gebyrerne er lave og kan koste mere at opkræve, end de indbringer. 
8. Hvordan stilles dokumenter til rådighed 
Institutionerne kan stille oplysninger til rådighed enten ved at sende et 
uforkortet eksemplar af dokumentet, ved at stille det til rådighed for ansø­
geren inden for institutionen eller ved at sende et resumé eller uddrag. Der 
skal tages hensyn til ansøgerens ønsker, når der træffes beslutning om, 
hvilken af disse former der er den mest hensigtsmæssige. 
9. Udvalg 
I udførelsen af deres opgaver bistås Kommissionen og de andre EF-institutio­
ner af en række udvalg. Hver institution kan, hvis den finder det hensigts­
mæssigt, udarbejde en fortegnelse over de udvalg, hvis dokumenter offentlig­
heden på anmodning kan få adgang til, dog med de ovenfor omtalte undtagel­
ser. 
10. Databaser 
Informationer, der opbevares på databaser, vil blive stillet til rådighed, 
hvis anmodningen ikke nødvendiggør udarbejdelse af nye edb-programmer til at 
sortere dataene, og de eksisterende informationer kan fremdrages ved rutine­
operationer. Dette berører ikke den nuværende adgang mod gebyr. 
11. Organisatoriske spørgsmål 
I forbindelse med den videre udvikling skal der træffes en række beslutnin­
ger om, hvordan denne politik håndteres af institutionerne (omkostninger, 
gebyrer, organisation, administrative procedurer, etablering af læsesale 
m.v. ). 
Al 
BILAG III 
Åbenhed i forbindelserne med offentligheden 
Kommissionen vil tage en række skridt, der skal bidrage til at skabe større 
forståelse i offentligheden for dens arbejde. Hensigten er ikke blot at øge 
informationsmængden, men at gøre informationerne lettere tilgængelige i en 
brugervenlig form, når og hvor behovet er der. 
Følgende elementer vedrører forskellige aspekter af åbenhed i forbindelserne 
med offentligheden; direkte eller indirekte, og repræsenterer en styrkelse 
af Kommissionens nuværende praksis. 
Forbindelaer til medierne 
Sunde forbindelser til medierne er den første forudsætning for øget åbenhed. 
I dagens Europa og i betragtning af Fællesskabets status i verden kræver det 
en professionel pressetjeneste, der fungerer 24 timer i døgnet. Kommissionen 
vil afsætte de midler og faciliteter, der er nødvendige for, at forespørg­
sler fra aviser, radio og fjernsyn kan blive besvaret døgnet rundt. 
41 
- 2 -
Personlige kontakter 
Selv om medierne fortsat vil være den vigtigste kommunikationskanal mellem 
Fællesskabet og borgerne, skal Kommissionen også være i stand til at svare 
hurtigt og effektivt på individuelle forespørgsler af enhver art. Der lægges 
særdeles stor vægt på en forbedret behandling af kontakter pr. telefon og 
post samt personlige kontakter mellem borgerne og Kommissionen, herunder 
naturligvis kontakter med Kommissionens tjenestegrene og Kommissionens kon­
torer i medlemsstaterne. 
Fællesskabets offentlige databaser skal i højere grad bringes til offent­
lighedens kendskab og gøres mere brugervenlige. Der vil i højere grad blive 
gjort brug af systemer, der er åbne for offentligheden (f.eks. MINITEL, 
BTX), for at lette adgangen til informationstjenester såsom Publikations-
kontorets elektroniske katalog over EF-publikationer. 
Når der er opnået enighed om retningslinjerne for forbindelserne til pressen 
og offentligheden, vil der blive taget skridt til overalt i Fællesskabet at 
bringe indholdet til offentlighedens kendskab. 
Uddannelse og image 
Kommissionen tager skridt til at udvirke, at åbenhed og vigtigheden af at 
kommunikere med EF-borgerne ses som en del af dens politiske og administra­
tive kultur, sådanne initiativer vil omfatte særlig personaleuddannelse og 
nyvurdering af oplysende og andre publikationer. 
Ak 
- 3 -
Netværk 
Selv med en energisk og professionel indfaldsvinkel til forbindelserne til 
pressen og offentligheden for at sikre, at Kommissionen udvikler den nødven­
dige kapacitet til at kommunikere med EF-borgerne på regionalt plan, bliver 
det nødvendigt at bygge på eksisterende erfaringer med informationsnetværk. 
Disse erfaringer omfatter bl.a. Euro-infocenter-projektet, der giver virk­
somheden adgang til oplysninger om EF. Kommissionens kontorer i medlemssta­
terne skal spille en central rolle i bestræbelserne på at fremme yderligere 
formidlende samarbejde med, bl.a. på lokalt plan, erhvervsmæssige og andre 
organisationer, der er interesseret i at samarbejde med Kommissionen om at 
skabe større forståelse for, hvad Fællesskabet mener, og hvordan det arbej­
der. Kommissionen tager skridt til at styrke den interne koordinering af 
administrationen og udbygningen af sådanne formidlende initiativer. 
Evaluering 
Den fuldstændige udnyttelse af forskellige instrumenter såsom Eurobarometer 
vil lette evalueringen af informations- og kommunikationsaktiviteternes 
effektivitet og lønsomhed. En opfølgende indsats kan derefter give et klart 
fingerpeg om effektiviteten af Kommissionens og andres initiativer med sigte 
på at bringe Fællesskabet tættere på borgerne. 
Ie) 

ISSN 0254-1459 
KOM(93) 258 endelig udg. 
DOKUMENTER 
DA Ol 
Katalognummer : CB-CO-93-290-DA-C 
ISBN 92-77-56501-2 
Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer 
Lr2985 Luxembourg