[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 7.6.2006

KOM(2006) 279 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET OG EUROPA-PARLAMENTET

Årsberetning til dechargemyndigheden om intern revision i 2005

(Finansforordningens artikel 86, stk. 4)

{SEK(2006) 725}

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 3

2. Rammerne om IAS's arbejde og dens arbejdsprogram 3

2.1. Rammerne om arbejdet 3

2.2. Udviklingen i den interne revision 4

2.3. Gennemførelse af IAS-arbejdsprogrammet 4

2.4. Antagelse af den interne revisions arbejde 7

3. Revisionsresultater 8

3.1. De ydre rammer 9

3.2. Planlægning, processer og systemer 10

3.3. Organisationen og dens personale 11

3.4. Lovlighed og formel rigtighed 12

4. Konklusion 13

INDLEDNING

Intern revision er en professionel, objektiv og uafhængig tjeneste, der inden for en organisation udøver kvalitetskontrol og rådgivning. Dens formål er at medvirke til, at den ved løbende at forbedre sin virkemåde sætter organisationen bedre i stand til at nå dens mål.

Denne beretning informerer dechargemyndigheden om det arbejde, som Kommissionens Interne Revisionstjeneste (Internal Audit Service (IAS)) udførte i 2005 i overensstemmelse med artikel 86, stk. 4, i finansforordningen. Den er baseret på IAS's beretning, der er udarbejdet i henhold til finansforordningens artikel 86, stk. 3, om vigtigste revisionsresultater og i overensstemmelse med faglige standarder på væsentlige risikoeksponeringer og kontrolspørgsmål, corporate governance mv.[1]. Nærværende beretning er baseret på IAS' revisionsarbejde og rådgivning i 2005, men også på arbejdet i GD'ernes egne revisionsafdelinger (Internal Audit Capabilities (IAC)) via IAS's halvårlige rapporter om IAC'ernes arbejde. Beretningen omfatter ikke IAS's revisionsarbejde for Fællesskabets agenturer[2].

Kommissionens reaktioner på den interne revisors revisionsresultater og konklusioner er indeholdt i den sammenfattende rapport af generaldirektoraternes årlige aktivitetsrapporter. I denne sammenfattende rapport, der blev vedtaget på samme tidspunkt, tager Kommissionen stilling til de tværgående spørgsmål, der er rejst af den interne revisor, Den Europæiske Revisionsret, dechargemyndigheden, eller som er blevet peget på af Revisionsopfølgningsudvalget og Generaldirektøren for Budget i dennes oversigtsrapport.

Der kan derfor i denne beretning forekomme synspunkter, som ikke nødvendigvis er helt sammenfaldende med Kommissionens. Denne holdningsforskel afspejler blot det normale forløb i dialogen mellem institutionen og den interne revisor.

rammerne om IAS's arbejde og dens arbejdsprogram

Kommissionens interne revisionsarbejde udføres under hurtigt skiftende forhold. Ændringerne i Kommissionens forvaltnings- og kontrolsystemer i 2005 udspringer også af nogle af den interne revisors konklusioner i 2004-beretningen.

Rammerne om arbejdet

Gennemførelsen af det nye regnskabssystem er et stort skridt fremad for Kommissionen, dens tjenestegrene og kontrolorganer[3]. Regnskabsførerens forventede godkendelse af regnskabet lukker et vigtigt hul i ansvarsfordelingen. Regnskabsføreren bør have klare beføjelser til at udøve dette ansvar, især til at udføre sandsynlighedskontroller (uden at det berører de anvisningsberettigedes ansvar). Kommissionen er ved at oprette de første gennemførelsesorganer, som skal overtage gennemførelsen af programmer. Hensigten hermed er at reducere omkostningerne og kontrolrisici i forbindelse med tidligere outsourcingmetoder og at øge specialiseringen. Der bør efter IAS's opfattelse rettes særlig opmærksomhed mod komplekse delegations- og rapporteringslinjer og ledelsesproblemer som f.eks. administrative forpligtelser, ansættelser, uddannelse mv. Det delte anvisningsansvar gør den interne revisions opgave særlig vanskelig.

Risikostyringen bør være en fast bestanddel i Kommissionens planlægnings-, rapporterings- og ressourceallokeringscyklus[4]. Gennemførelsen vil kræve, at man går videre fra GD-niveau til evaluering og forvaltning af risici på tværs af beslægtede tjenester som forudset og efter IAS's opfattelse i sidste ende for hele Kommissionen. IAS mener, at det vil forbedre den generelle håndtering af risici og dermed planlægningen, ressourceallokeringen og gennemførelsen af forskellige politikker, hvis kommissærerne inddrages fuldt og helt i evalueringen af politiske risici.

Den interinstitutionelle debat om en køreplan for en integreret struktur for intern kontrol fokuserer på det centrale spørgsmål om ansvarlighed og kvalitetskontrol. For Kommissionen er det vigtigt, at dens politiske ansvar understøttes af kvalitetskontrollen fra dens egne tjenestegrene og dens partnere i gennemførelsen af budgettet, især medlemsstaterne. Internt viste de allerede afgivne individuelle revisionserklæringer sig at være af stor værdi, mens der efter den interne revisors opfattelse bør tages yderligere fat om samlede processer for hele Kommissionen og konsistensen mellem GD'erne.

Udviklingen i den interne revision

I begyndelsen af 2005 gennemgik IAS sine kvalitetssikringssystemer og nedsatte en specialiseret kvalitetsarbejdsgruppe, som systematisk gennemgår kvaliteten af revisionsarbejdet lige fra det planlagte revisionsarbejde til den endelige revisionsberetning. Man nåede til enighed med GD'ernes egne revisionsafdelinger om fælles rapporteringsstandarder, navnlig om klassificering af revisionshenstillinger, for at gøre revisionsarbejdet bedre sammenligneligt.

IAC'ernes kvalitetskontrol, der indledtes med selvevalueringer i 2005, vil blive afsluttet med en af IAS foretaget validering af evalueringerne i 2006. Denne kontrol, som foretages i overensstemmelse med faglige standarder, har ikke blot til formål at garantere, at der er interne revisionstjenester af høj kvalitet til rådighed for generaldirektoraterne, men også at fastlægge et objektivt grundlag til vurdering af internt revisionsarbejde foretaget på andre niveauer i Kommissionen.

Generelt har samarbejdet mellem IAS og IAC'erne udviklet sig positivt i løbet af 2005 (f.eks. fælles revisioner). Koordineringen af revisionsplaner for regnskabssystemet og fælles uddannelsestiltag er konkrete eksempler på samarbejdet med Den Europæiske Revisionsret.

Gennemførelse af IAS-arbejdsprogrammet

IAS's arbejdsprogram 2005, der er baseret på strategiplanen for 2004-2006, blev finjusteret efter afslutningen af revisionsarbejdet i 2004 og efter omfattende høring af interessenterne (Revisionsopfølgningsudvalget (APC), horisontale tjenester, generaldirektører, IAC'er og interne kontrolkoordinatorer), herunder også udveksling af synspunkter med Revisionsretten. Det blev godkendt af APC i slutningen af 2004.

Gennemførelsen af arbejdsprogrammet var tilfredsstillende med en gennemførelsesprocent på 90: 36 revisionsberetninger (18 revisionsberetninger og 8 opfølgende beretninger om revision i Kommissionen og 10 beretninger om revisioner i agenturerne). Nærmere enkeltheder om revisioner i Kommissionen findes i bilaget.

Der opstod forsinkelser, navnlig på grund af vanskeligheder i den afsluttende fase. IAS anser det derfor for meget nødvendigt at reducere den tid, der går til at afslutte revisionsarbejdet. IAS selv vil afkorte sine revisionsberetninger yderligere og tilstræbe et klarere sprog.

IAS's revisionsarbejde afsluttet i 2005:

Tjeneste | Revisioner | Afsluttet |

Tværgående og administrative systemer og andre støttesystemer |

OIB | Transaktioner | feb. 2005 |

BUDG | Opfølgning | juli 2005 |

SG o.a. | Kontrol af gennemførelse af EU-lovgivning | juli 2005 |

BUDG/SG | Gennemgang af ABM/SPP | okt. 2005 |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | Konsolidering ITC | nov. 2005 |

DIGIT | Opfølgning | nov. 2005 |

Interne politikker |

ESTAT | Opfølgningstaskforce | marts 2005 |

ECFIN | It - lokal kontrol (fælles IAS/IAC) | apr. 2005 |

TREN | It - lokal kontrol | maj 2005 |

TREN | Finansiel forvaltning | juli 2005 |

ESTAT | Finansiel forvaltning/opfølgning | okt. 2005 |

RTD | Finansiel forvaltning | okt. 2005 |

SANCO | Finansiel forvaltning | nov. 2005 |

INFSO | Opfølgning | dec. 2005 |

MARKT | Finansiel forvaltning | dec. 2005 |

PRESS | Opfølgning | dec. 2005 |

EAC | Opfølgning | dec. 2005 |

Strukturforanstaltninger og fælles landbrugspolitik |

AGRI | Opfølgning | marts 2005 |

FISH | Grundige revisioner | juni 2005 |

EMPL | Strukturfonde (efterfølgende kontroller) | okt. 2005 |

FISH | Strukturfonde (efterfølgende kontroller) | nov. 2005 |

AGRI | Strukturfonde (efterfølgende kontroller) | dec. 2005 |

Eksterne foranstaltninger |

ELARG | Opfølgning | jan. 2005 |

RELEX | Information og kommunikation | juli 2005 |

AIDCO | Ngo'er | juli 2005 |

ECHO | Ngo'er | okt. 2005 |

Opfølgning

Revisionsstyringssoftwaren, der anvendes af interne revisorer i Kommissionen, indeholder nu en opfølgningsmekanisme med en af de reviderede enheder indlæste data, som giver ledelsen, revisorer og APC på lige fod mulighed for direkte at følge udviklingen i gennemførelsen af revisionshenstillinger. IAS overvåger regelmæssigt rettidigheden og omfanget af de reviderede enheders gennemførelse af henstillingerne for at sikre relevante oplysninger til APC og til brug for dens egen risikoanalyse. I marts 2006 sendte IAS sin første oversigtsrapport til APC om opfølgning af IAS's henstillinger.

GD'ernes antagelse af henstillingerne er særdeles god, men gennemførelsen af handlingsplaner kan være betydeligt forsinket, hvilket ledelsen bør være særlig opmærksom på. Over halvdelen af ikke-fulgte kritiske henstillinger og ca. 17 % af de ikke-fulgte meget vigtige henstillinger er ifølge de reviderede enheder over 12 måneder forsinket.

Dette kan være et udtryk for, at der er et generelt problem med gennemførelsen af handlingsplaner[5]. Nogle af de grunde, der anføres af GD'erne, er omstruktureringer, manglende ressourcer, problemer med eksterne leverandører af tjenesteydelser, manglende mandat og samarbejdsproblemer med andre GD'er. Ved at udforme mere præcise og mere målrettede revisionsberetninger kan IAS bidrage til at gøre det lettere for de reviderede enheder at gennemføre henstillingerne.

Antagelse af den interne revisions arbejde

I 2005 lå de reviderede enheders antagelse af revisionshenstillingerne på et meget højt niveau med over 97 %[6].

henstillinger | antaget | afvist | i alt | % |

kritisk | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

meget vigtigt | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

vigtigt | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

ønskeligt | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

I alt | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Efter afslutningen af en revision hører IAS med jævne mellemrum den reviderede enheds mening herom, herunder også om revisionsarbejdets omfang og den måde, hvorpå revisionen er blevet foretaget . Resultatet af disse undersøgelser ligger i gennemsnit på 1,82 på en skala fra 1 (det højeste) til 4 (det laveste).

Det fremgik af yderligere en høring i 2005 af interessenter (GD'er, direktørerne for ressourcer, IAC'er og APC-forberedelsesgruppen), at der blev lagt vægt på en klar revisionsstrategi (79 %), at revisionerne blev gennemført ærligt, objektivt og fair (93 %), og at der blev anvendt passende revisionsmetoder (75 %), men IAS blev også opfordret til at udvikle flere synergier med IAC'er, til at forbedre sin forståelse for de reviderede enheders aktiviteter og kommunikationen under revisionsarbejdet og til at fremsætte færre og mere målrettede henstillinger. IAS blev ikke anset for at kunne formidle et klart syn på ledelse og intern kontrol.

Revisionsresultater

Nedenstående revisionsresultater er baseret på IAS's revisioner i 2005, andet internt revisionsarbejde (herunder IAS-beretninger om IAC'ernes arbejde) og på revisorens faglige vurdering. Disse resultater er selektive, eftersom de omhandler de emner, der er fokuseret på for 2005 i den risikobaserede revisionsplan for 2004-2006, og overlapper ikke Revisionsrettens arbejde (princippet om én enkelt revision). Hovedemnerne i IAS's revisioner i Kommissionen i 2005 var:

- finansiel forvaltning i interne politikker

- forvaltning af strukturfondene

- lokal it-forvaltning på grundlag af tidligere revisionsarbejde på it-området

- sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger

- kontrol af midler ydet til ikke-statslige organisationer (ngo'er)

- vigtigste elementer i den strategiske planlægning og programmering, der videreføres i 2006 og

- Kommissionens overvågning af overholdelsen af EU-lovgivningen, der er grundlag for omfattende revisionsarbejde i 2006.

Oversigten over revisionsresultater er opstillet efter den risikotypologi, som Kommissionen fastlagde i oktober 2005[7]. Da risikoområderne er nært forbundne, vedrører revisionsresultaterne ofte mere end en risikotype.

De ydre rammer

I forbindelse med politikker med delt forvaltning løber Kommissionen en alvorlig delegationsrisiko. Traktaten giver den således det fulde ansvar for gennemførelse af budgettet[8], men mere end tre fjerdedele af budgettet fordeles af nationale organer til de endelige modtagere.

For at kunne påtage sig dette ansvar, dvs. for at kunne give en rimelig garanti for, at opgaven er løst tilfredsstillende, skal Kommissionen selv opnå rimelig sikkerhed vedrørende de midler, der er omfattet af den delte forvaltning, og lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, som forvaltes af medlemsstaterne.

Rimelig sikkerhed

Med henblik på strukturfondenes[9] programmeringsperiode 2007-2013 er det efter IAS's opfattelse vigtigt, at de involverede tjenestegrene intensiverer indsatsen og på grundlag af bedste praksis tilvejebringer tilstrækkelig dokumentation for deres årlige revisionserklæring.

- Den fælles revisionsstrategi, som de generaldirektorater, der er ansvarlige for strukturfondene, nåede til enighed om i 2005, fremhæver IAS som et godt udgangspunkt. IAS anbefaler dog, at der udvikles en strategi, der ved hjælp af revisioner og evalueringer skaber større sikkerhed for sund finansiel forvaltning. Endvidere anbefaler IAS, at revisionsarbejdet resulterer i klare og præcise holdninger til støtte for GD'ernes kvalitetskontrol. Tjenestegrenene bør forbedre kvaliteten af de anvendte revisionsprocedurer og harmonisere og præcisere kravene til intern rapportering og kontrol (revisionens omfang, fejlprocenter, systemrelaterede konstateringer).

- Øget anvendelse af princippet med én enkelt revision, dvs. udnyttelse af andre revisorers arbejde og systematisk anvendelse af nationale organers forvaltningsrapporter efter behørig gennemgang, muliggør en mere effektiv udnyttelse af kontrolressourcerne, nedsætter risikoen for dobbeltkontrol og sikrer et bedre overblik over kontrolprocedurerne. Dette kræver yderligere bestræbelser for at harmonisere revisionsstrategier, revisionsplanlægning og risikovurdering med de nationale organer og udarbejdelse af en metode til kontrol af deres revisionsarbejde. Efter IAS's opfattelse vil det være en ekstra hjælp at kunne overbevise medlemsstaterne om at indgå "tillidskontrakter"[10]. IAS anbefaler, at Kommissionen kommunikerer mere proaktivt med medlemsstaterne og især fremmer god praksis, man har kunnet indkredse på alle niveauer i kontrolkæden.

- Med udgangspunkt i tidligere kritik af, at revisionsoplysningerne for perioden 2000-2006 foreligger så sent, anbefaler IAS en mere proaktiv og forebyggende tilgang for den kommende periode. Ved etableringen af kontrolsystemer for de nye programmer bør der tages højde for de svagheder, der har kunnet påvises i indeværende periode.

Tilstrækkelig åbenhed om kontrollen

GD'erne bør i de årlige aktivitetsrapporter gøre tilstrækkeligt rede for omfanget af og grænserne for den gennemførte kontrol. Det bør af de årlige aktivitetsrapporter fremgå, hvilke kumulative beløb, der er omfattet af revisionen og hvilke beløb, der er risikobehæftet.

Planlægning, processer og systemer

I IAS's arbejdsprogram for 2005 var der lagt stor vægt på revision af finansiel forvaltning og sikkerheds- og it-systemer. Andre vigtige områder var planlægning og programmering samt overvågning af gennemførelsen af EU-lovgivning.

På trods af væsentlige forbedringer er Kommissionen stadig udsat for risici på disse områder, hvilket begrænser aktiviteternes effektivitet og sikkerheden i transaktionerne. Kvaliteten og omfanget af overvågningen og kontrollen bør forbedres.

Overvågning og effektiviteten af kontroller

Kvalitetskontrollen inden for delt forvaltning er kompleks, og revisionen af finansiel forvaltning viser, at overvågning også er problematisk inden for og på tværs af visse GD'er. IAS's og IAC'ernes revisioner viser, at der er problemer med at overholde de interne kontrolstandarder (ISC) og finansforordningen. Dette gælder udformningen og organiseringen af kontrolsystemerne: utilstrækkelige forudgående evalueringer, risikoanalyser og adskillelse af funktioner, herunder af revisorer og ledelse. Endvidere er der problemer med nøjagtigheden og fuldstændigheden af transaktionskontrollen, projekt- og kontroldata og dokumentationen til procedurerne. Godkendelse af lovligheden og den formelle rigtighed af transaktionerne er forbundet med en betydelig risiko under sådanne omstændigheder. IAS og IAC'erne gav detaljerede henstillinger til tjenestegrene på områder som betalingsstrømme, offentlige kontrakter, tilskud og kontraktforvaltning samt inddrivelse, men også inden for sikkerhed og it.

Ved opfølgende revisioner kunne der noteres forbedringer inden for tidligere reviderede områder, men også alvorlige forsinkelser med deraf følgende operationelle og finansielle risici og risiko for dårligt omdømme. For Eurostats vedkommende fremgik det af de opfølgende revisioner, at risikoniveauet efter en omfattende indsats nu kan sammenlignes med niveauet i andre tjenestegrene. Et punkt, der i denne forbindelse endnu ikke er blevet afklaret, er bankkonti i Kommissionens navn, som ikke er blevet åbnet af regnskabsføreren. GD for Budget har i mellemtiden fået forelagt dette spørgsmål.

Et særligt område, som IAS reviderede i 2005, var kontrollen med midler, der var ydet som udviklingsstøtte og humanitær bistand til ngo'er. Forvaltningssystemerne er komplekse og varierer mellem de enkelte programmer og forvaltningstjenester. Uregelmæssigheder, som ngo'er var impliceret i, skærpede opmærksomheden og resulterede i en række undersøgelser, bl.a. vedrørende praksis i forbindelse med offentlige kontrakter IAS noterede sig en række eksempler på god praksis som f.eks. bestræbelser på at etablere en mere regelmæssig og mere målrettet kommunikation med ngo'erne og på at forenkle ansøgningsprocedurerne især i forbindelse med indkaldelse af forslag. Henstillingerne herom går på, at der i hele Kommissionen opbygges et kendskab til ngo'er, herunder en fælles ngo-typologi, at der udveksles bedste praksis og risikoanalyser, og at samarbejdet med medlemsstaterne og andre donorlande styrkes. Henstillingerne omfatter også øget overvågning og løbende vurdering af ngo'er, større fokus på ngo'ernes overholdelse af udbudsreglerne og styrkelse af partnernes kapacitet til at forbedre projekternes kvalitet. De revideres enheders generelle antagelse af henstillingerne har medført, at EuropeAid har til hensigt i et vist omfang at revidere sin tilgang til forvaltningen af relationerne med ngo'erne.

Planlægning - koordinering og kohærens

Reformprocessen, der indledtes i 2000, har understreget GD'ernes ansvar og forvaltningsmæssige uafhængighed. Kommissionen er dog stadig kun et enkelt organ, som er underlagt en enkelt politisk myndighed, og koordinering og kohærens er derfor vigtige faktorer i Kommissionens bestræbelser på at nå sine mål i de forskellige politikker.

En analyse af de horisontale aspekter af den strategiske planlægnings- og programmeringscyklus (SPP) har vist, at det er nødvendigt i højere grad at omsætte politiske prioriteringer og retlige forpligtelser til en koordineret planlægning og koordineret ressourcefordeling. Revisioner af de operationelle processer (f.eks. overvågning af gennemførelsen af lovgivning, it) bekræfter, at koordineringen og den strategiske planlægning er utilstrækkelig.

Generalsekretariatet er i samarbejde med andre horisontale tjenestegrene og relevante netværk allerede i færd med at undersøge effektiviteten af den strategiske planlægnings- og programmeringscyklus. IAS vil i løbet af 2006 gennemføre en række yderligere revisioner i de operationelle GD'er. De har også en vis relation til et emne, som gentagne gange har været behandlet i tidligere årlige revisionsberetninger, nemlig behovet for at skabe bedre balance mellem ansvar på centralt og lokalt plan og styrke de horisontale funktioner i Kommissionen for at sikre kohærens og tilstrækkeligt overblik (intern kontrol, risikostyring, regnskabsføring, menneskelige ressourcer, it).

It-kontrol og ledelse

Et effektivt it-miljø er af stor betydning for Kommissionen i betragtning af den rolle, den spiller ved at yde politisk og operationel support. De nødvendige menneskelige, finansielle og fysiske ressourcer er af betydeligt omfang, hvilket også gælder en eventuel ekstern afhængighed. IAS anbefaler, at opgave- og ansvarsfordelingen inden for it-områdets horisontale og operationelle tjenester, f.eks. for så vidt angår sikkerhed, kontinuitetsplaner, planlægning, udvikling og styring af it-systemer. IAS ser et klart behov for central rapportering om situationen omkring it-kontroller og -risici og for en styrkelse af de horisontale tjenesters rolle i den strategiske planlægning og metodologiske support.

It-aspekterne bør efter IAS's opfattelse være fuldt integreret i de interne kontrolstandarder og i risikostyringen på GD- og Kommissionsniveau. IAS, der ser positivt på de seneste store forbedringer i it-styringen, anbefaler med hensyn til it-infrastrukturen, at man udnytter fordelene ved stordrift. Derved kan det blive nødvendigt at omdefinere de centrale og lokale it-systemers rolle. For at udnytte de administrative og operationelle midler optimalt anbefaler IAS, at ressourcefordelingen bør afpasses efter udviklingen i it-infrastrukturen. I denne forbindelse vil betaling for centrale it-tjenester også kunne komme på tale. En arbejdsgruppe (BUDG/DIGIT) vedrørende finansiering af den centrale it-tjeneste er under forberedelse.

Organisationen og dens personale

Der er efter IAS's opfattelse et behov for mere målrettede uddannelsesforanstaltninger. Det er vigtigt at præcisere sikkerhedsregler og -praksis og lægge større vægt på kontinuitetsforanstaltninger, for at Kommissionen kan forebygge og / eller begrænse system- eller driftsrisici.

Uddannelse og bevidstgørelse

I Kommissionens interne kontrolstandarder er der lagt særlig vægt på kontrolmiljøet. Et godt udviklet og overvåget kontrolmiljø er ensbetydende med selvstændighed og proaktiv handlekraft, således at personalet kan udvikle fleksible løsninger og arbejdsmetoder, der er afpasset efter det politiske og ledelsesmæssige miljø, og samtidig foretage den nødvendige kontrol.

I forbindelse med revisionerne har det været anbefalet at forbedre kommunikationen og lette adgangen til vigtige oplysninger inden for GD'erne via databaser, kanaler til regelmæssig udveksling af data og hyppige opdateringer. Uddannelse er af stor betydning, for at man kan reagere effektivt på hyppige ændringer, og nye og ofte komplicerede regler kræver yderligere uddannelsesforanstaltninger. Inden for næsten alle områder, hvor der blev foretaget revision, anbefales øgede og mere målrettede uddannelsesforanstaltninger, især inden for finansielle procedurer, offentlige kontrakter og revision.

Sikkerhed og kontinuitetsplaner

I en række tilfælde blev der i IAS's og IAC'ernes revisioner påpeget mangelfuld overholdelse af Kommissionens regler om sikkerhed vedrørende kontorer, dokumenter og it-anlæg eller mangler i behandlingen af adgangen til følsomme oplysninger og overvågningen af adgangen til datafiler. Koordineringen af sikkerhedsaspekterne kan være vanskelig på grund af komplicerede procedurer, som inddrager en lang række aktører og eventuelt flere tjenestegrene.

IAS anbefaler en forbedring af sikkerhedsvurderingerne og en bedre koordinering med risikovurderingerne for at kunne udvikle kohærente sikkerhedsstrategier. En klar ansvarsfordeling i sikkerhedsspørgsmål inden for de enkelte tjenester og forbedring af den interne ekspertise og bevidstgørelse bør forenkle og forbedre sikkerhedsmiljøet. Spørgsmål som kontinuitetsplaner og beredskabsplaner spiller en vigtig men stadig undervurderet rolle i denne forbindelse. IAS noterer sig, at Kommissionen styrker sin styrings- og koordineringskapacitet i forbindelse med kriser (f.eks. Argus) og bifalder Generalsekretariatets initiativer inden for kontinuitetsplaner.

Lovlighed og formel rigtighed

Overholdelse af interne og eksterne regler er af afgørende betydning for at begrænse finansielle og retlige risici og risikoen for dårligt omdømme. Overholdes disse regler ikke kræver det hurtig reaktion fra ledelsen, herunder også forbedring af uddannelsesforanstaltninger og planlægning. En forenkling af reglerne i så stort omfang som muligt vil reducere den administrative byrde og gøre det lettere at overholde dem.

Overholdelse af reglerne

IAS's og IAC'ernes revisioner afslørede mangler inden for forskellige områder (transaktioner, offentlige kontrakter, sikkerhed) angående overholdelse af finansielle, operationelle eller kontraktmæssige regler). Grundene hertil kan være utilstrækkelig intern kommunikation og dokumentation vedrørende procedurerne, manglende uddannelse eller ressourcer inden for bestemte områder eller i forskellige faser i programmeringsperioden. En anden forklaring kan være, at personalet skal administrere for mange og for komplicerede regler.

Konsekvenserne kan efter IAS's opfattelse være vidtrækkende. På det finansielle plan på grund af tab af midler eller dårlig forvaltning; på det politiske plan, hvis de fastsatte mål ikke eller kun mangelfuldt realiseres; på det retlige plan, hvis retssager kommer på tale; for så vidt angår omdømmet, fordi det kan skade Kommissionens image i offentligheden, navnlig efter dens partneres opfattelse. Ud over en intensivering og forbedring af uddannelsesforanstaltningerne anbefaler IAS en gennemgang af personalefordelingen og planlægningen (øget anvendelse af risikoanalyse) og forenkling og harmonisering af regler og lovgivning.

Klarhed og konsistens - forenkling

Sideløbende med overholdelsen af reglerne er der spørgsmålet om konsistensen i anvendelsen af dem. Dette gælder både inden for et GD og mellem GD'er. Selv om det både for de enheder, der administrerer reglerne og de enheder, der er omfattet af dem, er berettiget at kræve en vis fleksibilitet, bør det ikke gå ud over den nødvendige operationelle stabilitet og princippet om ligebehandling.

Den utilstrækkelige dokumentation af procedurer, der påpeges i en række revisioner foretaget af IAS og IAC'erne, hænger nøje sammen med disse spørgsmål. En bedre dokumentation af procedurerne og lettere adgang til denne dokumentation bør ikke betragtes som en bureaukratisk byrde, men som et nyttigt redskab til analyse (og om nødvendigt ændring) af procedurerne, til risikoforvaltning og forbedring af mobiliteten.

Revisionsarbejdet har vist, at Kommissionen skal være bedre til at overholde reglerne og anvende dem mere konsekvent, men sideløbende hermed er forenklingen også af stor betydning. For 2006 vil IAS lægge særlig vægt på forenkling som en specifik målsætning for alt relevant revisionsarbejde.

Konklusion

IAS kan af arbejdet i 2005 drage nedenstående fire generelle konklusioner. Kommissionens reaktioner på den interne revisors revisionsresultater og konklusioner fremgår af den sammenfattende rapport om generaldirektoratets årlige aktivitetsrapporter.

Konklusion 1:

IAS's konklusion: Det fremgår af revisionsarbejdet i 2005, at Kommissionens tjenestegrene har gjort store fremskridt i den interne kontrol. Ved disse revisioner har der imidlertid også været peget på, at der stadig er alvorlige svagheder i udformningen og organiseringen af kontrolsystemerne og i gennemførelsen af standarder og kontroller. Som eksempler herpå kan nævnes opbygningen af finansielle kredsløb, adskillelse af funktioner, risikoanalyse, overvågning og overholdelse af kontrol- og dokumentationskravene i forbindelse med forvaltning af kontrakter og tilskud, datasikkerhed og kontinuitetsplan og it-forvaltning og -planlægning.

Tjenestegrenene bør fortsætte deres bestræbelser på at bevæge sig væk fra blot en formel overholdelse af procedurerne til en effektiv udnyttelse af nye værktøjer og kontroller, hvilket vil medføre lavere (administrations-)omkostninger og større effektivitet i forvaltningen.

Kommissionens svar: Kommissionen vil udvikle indikatorer for kontrolmål, som navnlig dækker den måde, hvorpå interne kontrolsystemer håndterer de risici, der har at gøre med lov- og retmæssigheden af transaktioner. Rapporteringen om interne kontrollers effektivitet vil blive yderligere udbygget i de årlige aktivitetsrapporter, når det er nødvendigt. Kommissionen opfordrer også Europa-Parlamentet og Rådet til at støtte bestræbelserne på at tilpasse lovrammerne for at sikre en effektiv anvendelse af principperne om proportionalitet og omkostningseffektivitet i kontrollerne.

Konklusion 2

IAS's konklusion: Generaldirektørerne bør sikre sig, at kontrolprocesserne effektivt underbygger den sikkerhed, der gives i de årlige aktivitetsrapporter. Denne proces og kontrollens omfang og niveau bør der gøres tilstrækkeligt rede for i de årlige aktivitetsrapporter. Der kan blive tale om følgende:

- forbedring og harmonisering af kontrol-/revisionsmetoder for beslægtede GD'er

- integrering af forskellige kontrolniveauer (f.eks. medlemsstaterne, Kommissionen) i kohærente rammer og integreret rapportering med klare indikatorer for kontrolniveauet.

Kommissionens svar: Kommissionen vil sørge for, at de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fortsat bestræber sig på at garantere, at forsikringen om rimelig sikkerhed i erklæringer, der ledsager de årlige rapporter, konkret underbygges af passende interne kontrolsystemer. Hvad angår delt forvaltning vil Kommissionen fortsat arbejde på, at garantier, der gives af de nationale myndigheder, som forvalter EU-midler, bliver mere pålidelige. Kommissionen er forpligtet til at opstille en integreret ramme for intern kontrol.

Konklusion 3

IAS's konklusion: Under ledelse af Generalsekretariatet bør generaldirektørerne undersøge mulighederne for at anvende fælles tjenestegrene til at øge effektivitet i forvaltningen og for at udnytte ressourcerne bedre. Der kan blive tale om følgende:

- gennemgang af opgavefordelingen og anvendelsen af ressourcerne på horisontalt og operationelt niveau

- afprøvning af (og såfremt resultatet er positivt) indførelse i hele Kommissionen af instrumenter som standardiserede serviceniveauaftaler og / eller finansieringsordninger mellem operationelle og horisontale tjenestegrene.

Mulige eksempler herpå: it, kommunikation og finansiel forvaltning og personaleforvaltning for mindre tjenestegrene.

Kommissionens svar: Kommissionen erkender, at der kan være en merværdi i ordninger mellem tjenestegrene for så vidt angår små afdelinger, forudsat at sådanne ordninger er baseret på en analyse af omkostningseffektivitet, og at de er i overensstemmelse med gældende regler og ikke griber ind i det ansvar, som hver enkelt ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har.

Konklusion 4

IAS's konklusion: Kommissionen bør udvikle en effektiv "opfølgningskultur". Opfølgning af kontrol- og revisionsrapporter bør være en fast bestanddel i den normale forvaltningsplanlægning og -praksis, og rettidig gennemførelse bør overvåges regelmæssigt på højeste ledelsesniveau.

En organisation, der regelmæssigt retter sin fulde opmærksomhed mod svagheder i forvaltningen og kontrollen, kan lære så meget om sig selv, at den efterhånden kan reducere byrdefulde og potentielt forstyrrende kontrolaktiviteter.

Kommissionens svar: Kommissionen vil sørge for, at generaldirektoraterne opstiller præcise handlingsplaner, hvor der bliver taget hensyn til fastlagte prioriteter og ressourceproblemer, og at de på det grundlag følger op på revisionshenstillingerne i god tid.

[1] Performance Standard 2060 of the Institute of Internal Auditors (www.theIIA.org)

[2] Artikel 185, stk. 3, i finansforordningen.

[3] Der er planlagt omfattende IAS-revisionsarbejde vedrørende regnskabsføring efter periodiseringsprincippet (ABAC) i 2006.

[4] SEK(2005) 1327.

[5] Intern kontrolstandard 21, opfølgning af revisionshenstillinger.

[6] Kun revisioner i Kommissionen, jf. ovenfor.

[7] SEK(2005) 1327.

[8] Art. 274 i EF-traktaten.

[9] Pr. 1.1.2007 vil EUGFL-Udviklingssektionen blive erstattet af Den Europæiske Fond for Udvikling af Landdistrikterne (EFRD). Reglerne for den finansielle forvaltning af og kontrollen med denne fond vil så vidt muligt blive harmoniseret med reglerne for EUGFL-Garantisektionen (Rådets forordning nr. 1290/2005 og nr. 1698/2005).

[10] I overensstemmelse med handlingsplanen (KOM(2006) 9).