Beretning

om regnskabet for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked for regnskabsåret, der afsluttedes den 31. december 2000, med kontorets svar

(2001/C 372/11)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i henhold til artikel 137, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Kontorets præsident er i henhold til artikel 119, stk. 2, litra c), i Rådets forordning (EF) nr. 40/94(2) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(3) i overensstemmelse med kontorets finansielle bestemmelser, jf. artikel 138 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I KONTORET FOR HARMONISERING I DET INDRE MARKED (ALICANTE) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2000 er vist i tabel 1(4). Kontoret har forhøjet det oprindelige budget med 23 %, fordi antallet af registreringsansøgninger er steget i løbet af året. Denne stigning indvirker på længere sigt på udviklingen i kontorets medarbejderstab og materielle ressourcer (indsigelses- og appelprocedurer vedrørende kontorets afgørelser kan indledes et eller to år efter indgivelse af en varemærkeansøgning).

6. Et beløb på 51,4 millioner euro svarende til 33 % af de disponible bevillinger for regnskabsåret 2000 er bortfaldet. Det bortfaldne beløb omfatter en reserve på 37,9 millioner euro, der ikke er blevet udnyttet.

7. 5,0 millioner euro eller 22 % af de samlede bevillinger fremført fra regnskabsåret 1999 til regnskabsåret 2000 er ikke blevet udnyttet.

Kontoret bør sørge for, at de beløb, der skal fremføres, beregnes mere præcist, så unødvendige bevillinger kan annulleres tidligst muligt.

Årsregnskab og bogføring

8. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

9. I henhold til de regler, kontoret anvender, opføres aktiver først på balancen, når betaling finder sted. Som følge af denne praksis var 1,7 millioner euro vedrørende edb-udstyr, der endnu ikke var betalt, ikke opført på balancen og heller ikke nævnt i en note til balancen.

Finansielle bestemmelser

10. Betalinger til medlemsstaterne for deres forskningsarbejde foretages ikke på grundlag af bilag. Det er i strid med bestemmelserne i finansforordningen.

Forvaltning

11. Kommissionen har siden 1995 administreret kontorets lønudbetalinger mod et årligt bidrag på 500 euro pr. ansat. I kontorets startperiode, da der ikke var ret mange ansatte, var det berettiget, men eftersom kontorets personale nu er udvidet (jf. tabel 4), bør det undersøges, om dette beløb stadig er berettiget.

12. Retten har i en tidligere beretning(5) anbefalet kontoret at indføre et analytisk regnskabssystem, som viser omkostningerne ved de forskellige aktiviteter, og som gør det muligt at analysere dem. Kontoret har i 2000 indført en metode, der skal sikre, at der redegøres mere detaljeret for omkostningerne forbundet med de forskellige tjenesteydelser. Kontoret bør fortsætte disse bestræbelser, således at de gebyrer, kontoret opkræver, kan beregnes mere nøjagtigt.

Udviklingen i kontorets personale og aktiviteter

13. Kontorets personale omfatter fastsatte og midlertidigt ansatte, der er omfattet af vedtægten. Antallet af stillinger, der kan besættes med vedtægtsmæssigt ansatte, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Desuden kan der over budgettet tildeles bevillinger til ansættelse af hjælpeansatte, hvor ansættelsesperioden er begrænset til maksimalt et år, samt af lokalt ansatte.

14. Tabel 4 viser udviklingen i kontorets personale og fordelingen af personalet. Stigningstaksten for antallet af ansatte er faldende, og andelen af fastansatte er steget gennem årene.

15. Personaleunderskuddet er til dels blevet dækket af vikarer, og fra 1996 til 2000 er udgifterne til denne post steget til det tredivedobbelte (udgifterne til vikarer beløber sig i 2000 til 0,9 millioner euro).

16. Gennemsnitligt ændrer hvert år mere end en fjerdedel af kontorets personale status (fra hjælpeansat til midlertidigt ansat eller fra midlertidigt ansat til fastansat), og denne tendens er stigende. Af de nyansatte (kontoret har siden sin oprettelse ansat i alt 634 personer) er 65 % midlertidigt ansatte og 35 % hjælpeansatte. Dertil kommer meget få lokalt ansatte. Pr. 31. december 2000 var siden kontorets oprettelse kun en enkelt medarbejder blevet fastansat direkte ved ansættelsen.

17. Nye medarbejdere ansættes først som hjælpeansatte (for de laveste kategoriers vedkommende ofte efter at have arbejdet som vikar i henhold til kontrakt), derefter bliver de ved interne procedurer ansat som midlertidigt ansatte. Til sidst bliver de fastansat efter en intern udvælgelsesprocedure baseret på skriftlige og mundtlige prøver.

18. Det fremgår af tabel 5, at kontoret anvender en personalestyringsmodel, som bygger på interne procedurer. Tabellen er en analyse af udviklingen i antallet af ansatte opdelt efter ansættelsesprocedure, og den viser, at kun 12 % af ansættelserne er sket efter en procedure med udvælgelse af udefra kommende ansøgere.

19. Gennemsnitligt beløber ansættelsesudgifterne sig til ca. 1410 euro pr. ansat. Retten har undersøgt en stikprøve på 30 ansatte. Deres kvalifikationer passede tilsyneladende til de arbejdsopgaver, de havde fået tildelt.

20. Personaleafgangen giver en årlig gennemsnitlig personaleomsætning (fastansatte, midlertidigt ansatte, hjælpeansatte) på 3 %, halvdelen som følge af kontraktens udløb, halvdelen i det væsentlige som følge af, at de pågældende ansatte selv har opsagt kontrakten.

21. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i kontorets drift (f.eks. administration, bogholderi, sekretariat mv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til virkeliggørelsen af kontorets mål.

22. Gennemsnitligt må 66 % af de ansatte i kategori A betragtes som "operationelle". Retten udtog en stikprøve på 31 ansatte for at undersøge, i hvilket omfang de øvrige ansatte, som uanset deres kategori ikke kun varetager enten administrative opgaver eller støttefunktioner, har "operationelle" funktioner. Alle personalekategorier taget under ét kan 58 % af kontorets ansatte betragtes som "operationelle".

23. Udviklingen i forholdet mellem "operationelle" medarbejdere og medarbejdere med støttefunktioner har været normal eller endog lidt positiv. I de første to år af kontorets eksistens var medarbejderne med støttefunktioner i overtal, men derefter faldt antallet drastisk, og andelen af ansatte i kategori A med støttefunktioner ligger nu på 32 %, dvs. lidt under gennemsnittet for den undersøgte periode (34 %).

24. Tabel 6 viser udviklingen i personaleomkostningerne og i driftsudgifterne. Lønudgifterne er steget væsentligt, men ikke så hurtigt som antallet af ansatte. Dette forhold kan tilskrives kontorets ansættelsespolitik, for personalets karriereforløb forsinkes på grund af systemet med kontraktansættelse før fastansættelse, og det bevirker også, at den samlede lønmasse stiger langsommere.

25. Analysen af de øvrige personaleudgifter omfattede navnlig udgifter til faglig videreuddannelse og driftsudgifter, især edb-udgifter. Udgifterne til faglig videreuddannelse er steget parallelt med personalet, dvs. en årlig stigning på 23 % pr. ansat. Driftsudgifterne, herunder udgifterne til edb, er også steget kraftigt, nemlig med hhv. 54 % og 36 % årligt i gennemsnit, men her er stigningen væsentlig mindre kraftig end i personalet. Udgifterne pr. ansat har stort set ikke ændret sig eller har endog været faldende, fordi driftsudgifterne også omfatter kontorets meget store startinvesteringer.

26. Retten har undersøgt forholdet mellem kontorets aktiviteter og udviklingen i personaleudgifterne og de dermed forbundne omkostninger og sammenholdt denne udvikling med udviklingen i beløbet for de indtægter, der er inkasseret i et år. Indtægterne afspejler nemlig både det antal ansøgninger, kontoret har modtaget, og problemerne med at behandle ansøgningerne - forskellene i de gebyrer, der er opkrævet, er tegn på sådanne problemer. Denne sammenligning viser, at kontorets forvaltning tilsyneladende er effektiv, for stigningen i antallet af ansatte og de dermed forbundne omkostninger er gennemsnitligt mindre end stigningen i kontorets aktiviteter. Denne antagelse underbygges af, at udgifterne til støttefunktioner (budgetafsnit I og II) gennemsnitligt også stiger langsommere end aktionsudgifterne (udgifter afholdt over årets bevillinger og fremførte bevillinger under budgetafsnit III).

Konklusion

27. Kontoret har, siden det blev oprettet, ikke kunnet besætte samtlige stillinger, det har anmodet om i forbindelse med budgetproceduren. Der er to grunde hertil:

- dels at det er vanskeligt at beregne personalebehovet præcist

- dels at antallet af registreringsansøgninger eventuelt vil falde, og at man derfor har ønsket at udvise en vis forsigtighed.

28. Kontoret anvender ikke en ansættelsesmodel, hvor medarbejderne ansættes efter afholdelse af en almindelig udvælgelsesprøve, der har været bekendtgjort for en bred kreds. Med den ansættelsespolitik, kontoret følger, kan ansættelsesudgifterne holdes på et minimum, og de nyansatte kan bedømmes over en længere periode, ligesom lønudgifterne kan holdes nede. Men denne politik har følgende ulemper:

- Ser man på personalets karriereforløb, har udvælgelsen tilsyneladende begrænset effekt.

- Kontoret har ikke i tilstrækkelig grad sørget for, at ledige stillinger bekendtgøres for en bred kreds, og at nyansættelser sker på grundlag af en udvælgelsesprocedure. Der er dog ikke noget, der tyder på, at der er grund til at sætte spørgsmålstegn ved de ansattes kvalifikationer.

29. I betragtning af den forventede udvikling i kontorets aktiviteter og i dets personale, og for at få det bredest mulige rekrutteringsgrundlag, ville det måske være hensigtsmæssigt, at kontoret samarbejdede med institutionerne og de øvrige decentrale organer om ansættelse af medarbejdere til varetagelse af støttefunktioner og "operationelle" funktioner, der kræver administrativ erfaring.

30. Taget under ét er personalets produktivitet tilfredsstillende, men kontoret bør sørge for at bevare kontrollen over især lønomkostningerne. Navnlig bør de enkelte medarbejderes produktivitet beregnes mere præcist, og kontoret bør sørge for, at udgifterne til faglig videreuddannelse og drift får større effekt. Endvidere bør kontoret generelt forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 33.

(2) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 30.

(3) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 er regnskabet over samtligekKontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2000, dateret den 28. februar 2001, sendt til kontorets bestyrelse, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 28. marts 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(4) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de foreliggende oplysninger. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(5) EFT C 373 af 27.12. 2000, punkt 6, EFT C 372 af 22.12.1999, punkt 6, samt EFT C 406 af 28.12.1998, punkt 1.5.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

NB:Der kan være afvigelser i totalbeløbene på grund af afrundninger.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af kontorets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31 december 2000 og pr. 31 december 1999

NB:Der kan være afvigelser i totalbeløbene på grund af afrundninger.

NB:I regnskabsåret har kontoret fået et tilskud fra Kommissionen på 0,9 mio. EUR vedrørende et projekt for faglig bistand i Indien.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af kontorets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

FA: Fastansatte.

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

LA: Lokalt ansatte.

Tabel 5

Udviklingen i antallet af ansatte

>TABELPOSITION>

Tabel 6

Udviklingen i personalet og de dermed forbundne omkostninger

>TABELPOSITION>

Kontorets svar

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

7. Harmoniseringskontoret har taget Revisionsrettens bemærkninger til efterretning og fortsætter sine bestræbelser på at forbedre sine budgetoverslag.

Regnskab og bogføring

9. Som følge af Revisionsrettens bemærkninger vil Harmoniseringskontoret fremover indføje en bemærkning i sine årsregnskaber med angivelse af de ønskede oplysninger.

Finansielle bestemmelser

10. Efter Revisionsrettens besøg har Harmoniseringskontoret allerede fremlagt et forslag for de nationale myndigheder om en specificeret faktura. Denne specificerede faktura udarbejdes af kontoret efter modtagelse af forskningsrapporterne, hvorefter den fremsendes til myndighederne til godkendelse og undertegnelse og returneres til kontoret inden betaling.

Forvaltning

11. I marts 2001 henvendte Harmoniseringskontoret sig til Kommissionen vedrørende spørgsmålet om det årlige bidrag på 500 euro pr. ansat for forvaltningen af dets lønninger. Kommissionen svarede, at spørgsmålet var ved at blive gennemgået på ny.

12. Afdelingen for finansielle anliggender har afsluttet sin gennemgang af regnskabsåret 2000. Da det analytiske regnskabssystem befinder sig i en indledende fase, er tallene for dette regnskabsår tilnærmelsesvist anslået.

Beretningen for regnskabsåret 2000 omfatter følgende oplysninger: omkostningerne og resultatet af det analytiske regnskab, fordelingen af arbejdsdage på aktiviteter og tjenester og fordelingen af omkostninger opgjort efter enheder og produkter. Der er ligeledes udarbejdet en ny rapport om personaleomkostningerne.

Arbejdet med indførelsen af systemet er endnu ikke afsluttet. Dette gælder blandt andet etableringen af en række informationsstrømme og integreringen i det analytiske regnskabssystem af de allerede foreliggende statistiske oplysninger om varemærkeforvaltningen og af oplysningerne i produktivitetsoversigterne.

Kontorets personale- og aktivitetsudvikling

16 og 17. Det bør bemærkes, at procedurerne og betingelserne for at skifte mellem de forskellige stillingskategorier, hvor forløbet typisk er: vikaransat hjælpeansat midlertidigt ansat tjenestemand, ikke er ens ved hver overgang til en ny kategori. Forløbet er således ikke automatisk, og de interne udvælgelsesprøver med henblik på fastansættelse har gjort det muligt at etablere en gruppe af tjenestemænd, der i løbet af de omkring 18 måneder som ikke-fastansat personale har vist deres kvalifikationer og kapacitet. De har skullet bestå skriftlige og mundtlige prøver i overensstemmelse med princippet om ligebehandling, der finder anvendelse på alle Harmoniseringskontorets ansatte. Desuden foregår rekrutteringen i den indledende fase (som vikar- eller hjælpeansat for kategorierne C og D og som midlertidigt ansat for A og B) på en måde, der så vidt muligt sikrer maksimal konkurrence mellem ansøgerne. Med henblik på besættelse af de ledige stillinger i kategorierne C og D hentes ansøgningerne således fra databasen over uopfordrede ansøgninger, som modtages fra alle EU's medlemslande, og fra vikarbureauernes databaser.

Det typiske karriereforløb har som nævnt ovenfor givet Harmoniseringskontoret mulighed for at spare betydelige udgifter til ansættelse og lønninger og indføre en prøvetid på gennemsnitligt 24 måneder for personalet inden den endelige ansættelse (hvilket i øvrigt bemærkes af Retten under punkt 19).

21, 22 og 23. Revisionsretten og Harmoniseringskontoret havde i begyndelsen forskellige opfattelser af, hvad forskellen på drifts- og støttepersonale er. Retten skelner ikke mellem ansatte i lønklasse A og betragter alle B-, C- og D-ansatte som supportpersonale, hvorimod Harmoniseringskontoret skelner mellem drifts- og støttepersonale på baggrund af, om den pågældende er tilknyttet en afdeling, der udfører eller ikke udfører opgaver, som er direkte forbundet med EF-varemærkeregistreringen. Det fremgår af Rettens prøveudsnit, at ca. 58 % af de ansatte beskæftiger sig med driftsmæssige opgaver. Hvis analysen omfattede hele personalet, ville den samlede procentdel ifølge Harmoniseringskontoret udgøre 66 %.

25. Hvad angår indvirkningen af uddannelsesaktiviteterne på produktiviteten pr. ansat, gøres der opmærksom på, at udgifterne til uddannelse pr. ansat fortsat er lave (under 1 % af udgifterne i budgetafsnit I for 2001) på trods af stigningen i udgifter pr. person, og disse er koncentreret om sprog- og edb-uddannelse. Forhåbentlig vil den ambitiøse uddannelsesplan, som er iværksat for de kommende år (omtrent 5 % af udgifterne under budgetafsnit I for 2002), bidrage til en større stigning i personalets produktivitet.

29 og 30. Der vil blive taget behørigt hensyn til Rettens henstillinger.