1. Indledning. 3

2. IAS' opgave: Uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed - beretningens mål og omfang 3

3. Oversigt over revisionen. 4

3.1. Gennemførelsen af revisionsplanen for 2013. 4

3.2. Statistiske data vedrørende IAS' henstillinger. 4

4. De vigtigste resultater og henstillinger. 5

4.1. Horisontale revisionsopgaver. 5

4.1.1. Revisionsskrivelse vedrørende uddelegering af nye opgaver til forvaltningsorganer (flere generaldirektorater) 5

4.1.2. Resultatrevision af effektiviteten af forvaltningen af de menneskelige ressourcer i GD ECFIN, GD COMP og GD MARKT (flere generaldirektorater) med henblik på at afhjælpe finanskrisen. 5

4.2. Landbrug, naturressourcer og sundhed. 6

4.2.1. Begrænset undersøgelse af beregningen af restfejlprocenterne (første og anden søjle) (GD AGRI) 6

4.2.2. Revision af kontrolstrategien - gennemførelse i GD AGRI (GD AGRI) 7

4.3. Samhørighed. 8

4.3.1. Resultatrevision af GD REGIO - resultatmålingssystemer (GD REGIO) 8

4.3.2. Resultatrevision af GD EMPL - resultatmålingssystemer (GD EMPL) 9

4.4. Forskning, energi og transport. 9

4.4.1. Begrænset kontrol af beregningen af og den underliggende metode for GD RTD's restfejlprocent for rapporteringsåret 2012 (GD RTD) 9

4.4.2. IAS' og de interne revisionsenheders fælles revision af støtteforvaltningen i forbindelse med TEN-T EA (indkaldelse af forslag - projektforvaltning) (TEN-TE EA) 10

4.4.3. Revision af EACI's kontrolstrategi (EACI) 10

4.4.4. Gennemførelse af det syvende rammeprogram (FP7) - Kontrolsystemer i REA (REA) 11

4.5. Bistand til tredjelande, udvikling og udvidelse. 11

4.5.1. Begrænset kontrol med metoden for og beregningen af restfejlprocenten (GD DEVCO) 11

4.5.2. GD DEVCO's grad af forberedthed, hvad angår Revisionsrettens ændrede revisionserklæringsmetode (GD (DG DEVCO) (resultatrevision) 12

4.5.3. Offentlige indkøb - decentraliseret (GD DEVCO) 12

4.6. Uddannelse og unionsborgerskab. 13

4.6.1. Resultatrevision af de nationale myndigheder (EAC) 13

4.7. Økonomiske og finansielle anliggender. 13

4.7.1. Resultatrevision af GMES/Copernicus-programmet (GD ENTR) 13

4.8. Generelle tjenester og HR. 14

4.8.1. GD ESTAT's grad af forberedthed på at udfylde sin rolle som økonomisk styringsramme (GD ESTAT) (resultatrevision) 14

4.9. Revision på it-området. 15

4.9.1. Resultatrevision af forvaltningen af sikkerheden omkring it-systemet i forbindelse med EU's emissionshandelssystem (EU ETS) (GD CLIMA, GD DIGIT og sikkerhedsdirektoratet i GD HR) 15

4.9.2. SYGMA - Fase 1 – Resultatrevision vedrørende udviklingsprocessen (GD CNECT, GD RTD) 15

5. Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder 16

6. Konklusioner. 17

1. Indledning

Med denne beretning informeres dechargemyndigheden som krævet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 5, om det arbejde, som Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Beretningen er baseret på IAS' revisionsberetning, der er udarbejdet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 3, vedrørende IAS' revisions- og konsulentrapporter fra 2013[1] om Kommissionens generaldirektorater, tjenestegrene og forvaltningsorganer[2]. I overensstemmelse med retsgrundlaget indeholder den en oversigt over antallet og typen af interne revisioner og de fremsatte henstillinger samt opfølgningen af disse henstillinger[3].

2. IAS' opgave: Uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed - beretningens mål og omfang

IAS' opgave er at bidrage til en forsvarlig forvaltning i Europa-Kommissionen ved at foretage en revision af de interne forvaltnings- og kontrolsystemer for at vurdere, hvor effektive de er med henblik på løbende at forbedre dem.

IAS' uafhængighed er fastsat i finansforordningen[4] og beskrivelsen af dets opgaver, som Kommissionen har vedtaget. IAS rapporterer om alle sine revisioner til revisionsopfølgningsudvalget[5].

IAS udfører sit arbejde i henhold til finansforordningen og de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision og IIA's (Institute of Internal Auditors) etikkodeks.

IAS reviderer ikke medlemsstaternes systemer til kontrol med midler fra Kommissionen. Sådanne revisioner, der går helt ned til den enkelte støttemodtager, foretages af medlemsstaternes interne revisorer, de nationale revisionsmyndigheder, andre individuelle generaldirektorater i Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret. IAS reviderer dog de foranstaltninger, der træffes af Kommissionens tjenestegrene for at kontrollere og revidere organer i medlemsstaterne, og andre organer, der er ansvarlige for udbetaling af EU-midler såsom FN. Som fastsat i finansforordningen kan IAS udføre disse opgaver på stedet, bl.a. i medlemsstaterne.

3. Oversigt over revisionen 3.1. Gennemførelsen af revisionsplanen for 2013

På skæringsdatoen den 31. januar 2014 havde IAS gennemført[6] 100 % af sine planlagte revisionsopgaver (målet var 100 %).

IAS færdiggjorde 87 rapporter (sammenlignet med 89 i 2012 og 77 i 2011), herunder 23 revisionsrapporter, 59 opfølgningsrapporter, 4 begrænsede undersøgelser og en revisionsskrivelse. Det vedlagte arbejdsdokument fra Kommissionens tjenestegrene indeholder en tabel med sammenlignelige data over revisionsopgaver og rapporter i perioden 2011-2013.

3.2. Statistiske data vedrørende IAS' henstillinger

I 2013 fremsatte IAS 134 nye henstillinger (heraf 2 kritiske, 59 meget vigtige, 67 vigtige og 6 ønskelige). IAS vurderede, at handlingsplanerne vedrørende disse henstillinger var tilfredsstillende.

De reviderede meddelte, at 79 % af de accepterede henstillinger, der blev fremsat mellem 2009 og 2013, var blevet efterkommet i begyndelsen af 2014. Af alle de henstillinger i perioden 2009-2010, der blev anset for "meget vigtige" eller "kritiske", var 10 meget vigtige henstillinger (2,3 %) ikke blevet efterkommet mere end seks måneder efter fristen. Før 2009 havde IAS fremsat yderligere tre meget vigtige henstillinger, som ikke var blevet efterkommet til tiden[7]. Der er ingen kritiske henstillinger, der mangler at blive efterkommet. Revisionsopfølgnings­udvalget blev regelmæssigt informeret om kritiske eller meget vigtige henstillinger, der ikke var blevet efterkommet mere end seks måneder efter fristen, og mindede om nødvendigt tjenestegrenene om deres ansvar for at efterkomme dem. Det samlede antal accepterede henstillinger fra perioden 2009-2013, for hvilke IAS foretog opfølgende revision ved udgangen af 2013, er på 686. IAS' opfølgende arbejde bekræftede, at henstillingerne blev efterkommet på tilfredsstillende vis, hvilket bidrog til forbedringen af kontrolsystemerne i de reviderede tjenestegrene. IAS færdigbehandlede 96 % af de henstillinger, der blev fulgt op på i dette tidsrum.

Det ledsagende arbejdsdokument indeholder mere detaljerede oplysninger om, hvor mange af de nye henstillinger der blev accepteret, og hvor mange af dem, der vedrører perioden 2009-2013, der blev efterkommet.

4. De vigtigste resultater og henstillinger 4.1. Horisontale revisionsopgaver 4.1.1. Revisionsskrivelse vedrørende uddelegering af nye opgaver til forvaltningsorganer (flere generaldirektorater)

Revisionsskrivelsen vedrørte de vigtigste horisontale punkter, som var blevet påpeget i IAS' oversigtsrapport for 2010 om forvaltningsorganerne, og efterfølgende revisioner på dette område. Den skulle udgøre en støtte for ledelsen ved uddelegeringen af opgaver til forvaltningsorganerne og mindske de herved forbundne risici. Formålet var ikke at foretage en vurdering af situationen eller afgive en udtalelse.

Det første punkt, der blev påpeget, var, at den cost-benefit-analyse, der blev anvendt til at vurdere de forskellige løsningsmuligheder, burde baseres på en veldefineret og ensartet metode, herunder brug af hensigtsmæssige redskaber og metoder til at understøtte proceduren med tildeling af personale. Derudover burde den valgte løsning under hele projektets levetid regelmæssigt bekræftes.

I takt med at forvaltningsorganernes personale vokser, og antallet af programmer, de skal forvalte, når den kritiske masse, bør der overvejes alternative scenarier for at opnå yderligere besparelser og effektivitetsforøgelser ved at samle de forskellige forvaltningsorganers horisontale tjenester såsom it, menneskelige ressourcer og kommunikation. Desuden bør der fokuseres mere på at forbedre deres resultater for at imødekomme de berørte parters stigende forventninger.

IAS konstaterede også, at der i lyset af omfanget af uddelegeringen af programforvaltningen bør træffes passende foranstaltninger for løbende at sikre, at der i det lange løb er tilstrækkeligt personale til rådighed med den krævede profil og en strategi for at bibeholde personalet.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 2.1.

4.1.2. Resultatrevision af effektiviteten af forvaltningen af de menneskelige ressourcer i GD ECFIN, GD COMP og GD MARKT (flere generaldirektorater) med henblik på at afhjælpe finanskrisen

For at klare de nye udfordringer som følge af finanskrisen stillede Kommissionen betydeligt mere personale til rådighed for generaldirektoraterne ECFIN, COMP og MARKT.

Formålet med revisionen var at vurdere, om forvaltningen af de menneskelige ressourcer i de respektive generaldirektorater har været effektiv i lyset af de personalemæssige udfordringer som følge af den politiske reaktion på finanskrisen.

IAS fandt, at de tre generaldirektorater havde udvist et meget stort engagement i forbindelse med de personalerelaterede udfordringer, hvilket havde gjort det muligt for dem at forfølge deres politiske og operationelle mål, selv dem, der er et resultat af selve krisen.

Generaldirektoraterne er dog i varierende grad nødt til yderligere at forbedre deres redskaber til personaleforvaltning for derved at gøre beslutningsprocessen mere effektiv.

Hvad angår generaldirektoraternes personaleforvaltningsstrategi, bør de udvikle deres flerårige personalestrategi yderligere. De bør navnlig foretage en kvalitativ og kvantitativ analyse af personalebehovene og løse problemet med kløften mellem behovene og den nuværende situation. Gennemførelsen af personalestrategien bør understøttes af redskaber, der kan anvendes til at måle, overvåge og rapportere om, hvor effektiv den er.

Hvad angår personaleplanlægningen, bør de indføre redskaber til regelmæssigt at vurdere personalets arbejdsbyrde og fastsætte prioriteringen af dets opgaver. Personaletildelingen bør ske på grundlag heraf. Generaldirektoraterne bør forbedre deres overvågnings‑ og rapporteringsproces vedrørende personaleforvaltnings­mæssige aktiviteter ved at udarbejde en omfattende personalerapport, der omfatter de forskellige aspekter af personaleforvaltningen, bl.a. de tilknyttede vigtige resultatindikatorer. Det vil gøre det muligt for generaldirektoraterne at måle, hvor effektiv personaleforvaltningen er, og gøre det lettere at træffe beslutninger vedrørende personalesituationen.

Alle tre generaldirektorater udarbejdede handlingsplaner, som IAS fandt hensigtsmæssige til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger om resultaterne vedrørende de pågældende generaldirektorater henvises til bilagets afsnit 2.3.

4.2. Landbrug, naturressourcer og sundhed

(AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO)

4.2.1. Begrænset undersøgelse af beregningen af restfejlprocenterne (første og anden søjle) (GD AGRI)

IAS har for første gang foretaget en begrænset undersøgelse af beregningen af restfejlprocenterne som rapporteret af GD AGRI (dette afsnit), GD RTD (se afsnit 4.4.1) og GD DEVCO (se afsnit 4.5) i udkastet til deres årlige aktivitetsrapport for 2012.

GD AGRI baserer i meget høj grad beregningen af sine restfejlprocenter på de kontrolstatistikker, medlemsstaterne har indberettet, men som Den Europæiske Revisionsret anser for upålidelige. Der er følgelig risiko for, at GD AGRI's restfejlprocenter vil være forkerte. Hvis man ser ud over den årlige aktivitetsrapport for 2012, bør pålideligheden af medlemsstaternes statistikker forbedres[8].

Desuden bør GD AGRI sikre, at restfejlprocenterne beregnes på grundlag af korrekte og repræsentative data. Det bør tage fat på problemet med de konstaterede uoverensstemmelser og sikre, at krydsoverensstemmelsesfejl medtages i beregningen. Hvis det ikke sker, bør det forklares, hvilke virkninger dette har.

Derudover bør GD AGRI overveje at tilpasse proceduren for at udtrykke forbehold, når dette understøttes af pålidelige kontrolstatistikker fra medlemsstaterne. Det vil i højere grad svare til det væsentlighedskriterium, der anvendes i andre generaldirektorater med delt forvaltning.

GD AGRI var enig i og accepterede alle resultater og henstillinger i den begrænsede undersøgelse. Det erkendte, at det hastede med at efterkomme henstillingerne, og forpligtede sig til at gøre det.

GD AGRI udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer. Der blev fulgt op herpå inden for rammerne af den årlige aktivitetsrapport for rapporteringsåret 2013, som viste, at der allerede var blevet gjort betydelige fremskridt, hvad angår den årlige aktivitetsrapport for 2012, men navnlig den årlige aktivitetsrapport for 2013.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 3.1.

4.2.2. Revision af kontrolstrategien - gennemførelse i GD AGRI (GD AGRI)

Disse revisioner udgjorde en fortsættelse af IAS' revision i 2012 vedrørende udformningen af kontrolstrategien i GD AGRI's revisionsdirektorat. Målet var at vurdere gennemførelsen af revisions‑ og kontrolstrategien, navnlig om der var sket en effektiv gennemførelse af revisionsopgaverne, kontrollen hermed og korrigerende foranstaltninger for at afhjælpe svaghederne i medlemsstaternes forvaltnings‑ og kontrolsystemer.

Revisorerne anerkendte GD AGRI's fortsatte indsats for at mindske fejlprocenterne og beskytte budgettet ved hjælp af en række foranstaltninger for at afsløre og korrigere fejl.

Der er dog stadig plads til at forbedre revisionsprocessen, hvilket er vigtigt for at skabe et solidt grundlag for revisionsprocessen vedrørende regnskabernes pålidelighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed: de forberedende dokumenter bør indhentes i tide og om nødvendigt oversættes og analyseres; koordineringen med de operationelle enheder bør optimeres for at bygge på deres viden og ekspertise og indkredse og løse vigtige problemer hensigtsmæssigt; der bør foretages gentagne undersøgelser af kontrollen på stedet; og der bør sikres ordentlig dokumentation for de vigtigste faser.

Det er også vigtigt, at GD AGRI kan basere sig på et system til overvågning af de reelle og varige forbedringer af medlemsstaternes kontrolsystemer. GD AGRI bør færdiggøre sit eksisterende it-system, herunder datavalideringskontrollen, og anvende det til at følge og følge op på de revisionshenstillinger, det får. Derudover bør GD AGRI anvende systemet til at overvåge sin egen revisionsopfølgning, revisionsdækning og opfyldelse af målsætninger.

GD AGRI udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 3.2.

4.3. Samhørighed

(REGIO, EMPL)

4.3.1. Resultatrevision af GD REGIO - resultatmålingssystemer (GD REGIO)

Hovedformålet med revisionen var at vurdere, i hvilket omfang GD REGIO havde indført hensigtsmæssige resultatmålingssystemer til at overvåge, rapportere om og evaluere resultaterne af aktiviteterne, både hvad angår dets operationelle og administrative aktiviteter (internt) og opfyldelsen af de politiske målsætninger (eksternt).

GD REGIO bør integrere sine prioriteter bedre i forvaltningsplanen og forklare, hvordan de bidrager til at nå de specifikke mål. Derudover bør målene være veldefinerede og ledsaget af hensigtsmæssige milepæle og RACER-indikatorer[9]. Med henblik på politikgennemførelsen i 2014-2020 bør der udvikles indikatorer baseret på en vurdering af de samlede resultater af hvert operationelt program. Det bør sikres, at evalueringsstrategien for 2014-2020 er baseret på erfaringerne fra den nuværende periode, navnlig erfaringerne med, hvordan der opnås evalueringsmateriale over tid, og hvordan dette kan bidrage til den årlige aktivitetsrapport og rapporten i medfør af artikel 318.

Desuden bør GD REGIO sammen med GD EMPL (se nedenfor) udarbejde en strategi til forbedring af pålideligheden af de resultatoplysninger, medlemsstaterne indberetter, og i den forbindelse anvende en tværfaglig tilgang. GD REGIO bør også fortsætte med at forbedre kvaliteten af de oplysninger, der blev indberettet for programmeringsperioden 2007-2013.

Derudover bør GD REGIO styrke de geografiske enheders rolle med at overvåge resultaterne af de operationelle programmer og sikre, at resultaterne afspejles korrekt i ledelsesudtalelsen fra den kompetente anvisningsberettigede ved subdelegation. Det bør indføre en klarere metode til at kontrollere resultaterne af samhørighedspolitikken, og hvordan denne kontrol kan gennemføres, bl.a. ved hjælp af overvågning, evaluering og revision.

GD REGIO udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 4.2.

4.3.2. Resultatrevision af GD EMPL - resultatmålingssystemer (GD EMPL)

Hovedformålet med revisionen var at vurdere, hvor hensigtsmæssige de eksisterende resultatmålingssystemer var.

GD EMPL bør i højere grad integrere målene og de planlagte resultater af sine operationelle aktiviteter, som bidrager til Den Europæiske Socialfonds (ESF) specifikke mål og målene for de vigtigste horisontale og administrative aktiviteter, i sin forvaltningsplan. Den bør yderligere forbedre sine indikatorer for at opfylde RACER-kriterierne og sikre, at dets målsætninger er veldefinerede. Hvad angår gennemførelsen af politikken i forbindelse med ESF, bør der udvikles indikatorer, baseret på GD EMPL's vurdering af de overordnede resultater af hvert operationelt program. Generaldirektoratet bør desuden forbedre rapporteringen om ESF's resultater ved at medtage flere kvalitative analyser og flere oplysninger.

Derudover bør det bygge videre på det hidtidige arbejde og videreudvikle sin metode til vurdering af arbejdsbyrden, så den omfatter alle aktiviteter for derved at forbedre ressourcefordelingen. Generaldirektoratet bør sikre, at det råder over ajourførte oplysninger for at kunne videreudvikle personaleplanen.

GD EMPL bør også sammen med GD REGIO udarbejde en strategi for at forbedre pålideligheden af resultatoplysningerne. Selv om der er fokus på den næste programmeringsperiode, bør det fortsætte med at forbedre de indberettede oplysninger for perioden 2007-2013.

Derudover bør GD EMPL styrke de geografiske enheders rolle med at overvåge resultaterne af de operationelle programmer og sikre, at resultaterne afspejles korrekt i ledelsesudtalelsen fra den kompetente anvisningsberettigede ved subdelegation. Det bør indføre en klarere metode til at kontrollere resultaterne af ESF, herunder behovet for resultatrevisioner ved hjælp af tværfaglige team.

GD EMPL udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 4.3.

4.4. Forskning, energi og transport

(EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER)

4.4.1. Begrænset kontrol af beregningen af og den underliggende metode for GD RTD's restfejlprocent for rapporteringsåret 2012 (GD RTD)

Formålet var at kontrollere beregningen af og den underliggende metode for de restfejlprocenter, der blev rapporteret i udkastet til den årlige aktivitetsrapport for 2012. De ufuldstændige revisioner af den fælles repræsentative revisionsstikprøve (84 %) har indflydelse på, hvor korrekt beregningen af restfejlprocenterne er. Selv om nogen af årsagerne til forsinkelserne i revisionerne ligger uden for generaldirektoratets kontrol, bør GD RTD dog forbedre sin planlægning af revisionerne af den fælles repræsentative revisionsstikprøve yderligere for derved at øge antallet af gennemførte revisionsstikprøver på rapporteringsdatoen.

Desuden bør GD RTD være mere forsigtig, når det ekstrapolerer de efterfølgende resultater for at undgå, at nogle af de ekstrapolerede systematiske fejl ikke opstår. GD RTD accepterede henstillingen og foretog korrigeringer i sin årlige aktivitetsrapport for 2013.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 5.1.

4.4.2. IAS' og de interne revisionsenheders fælles revision af støtteforvaltningen i forbindelse med TEN-T EA (indkaldelse af forslag - projektforvaltning) (TEN-TE EA)

Formålet med revisionen var at vurdere, om systemet til intern kontrol i forbindelse med støtte, som forvaltes direkte af Forvaltningsorganet for Det Transeuropæiske Transportnet (TEN-T EA), var hensigtsmæssigt og effektivt. Denne fælles revisionsopgave fokuserede på proceduren for evaluering af støtteforslagene.

Der blev ikke konstateret nogen væsentlige risici, som kan indvirke negativt på opfyldelsen af forretningsmålene, i forbindelse med den kontrollerede procedure.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 5.2.

4.4.3. Revision af EACI's kontrolstrategi (EACI)

Revisionen omfattede de vigtigste byggesten for at opnå sikkerhed for de forvaltede midler, forudgående og efterfølgende kontrol og angivelse af sikkerheden i den årlige aktivitetsrapport.

IAS henstillede, at EACI skulle beskrive sin kontrolstrategi udførligt og revurdere det interne kontrolsystem, bl.a. forbindelsen mellem de vigtigste kontrolfunktioner og resultaterne heraf og de specifikke mål for at sikre lovligheden og den formelle rigtighed. EACI bør ajourføre sine procedurer for rapportering fra den kompetente anvisningsberettigede ved subdelegation ved at medtage supplerende kontrolrelaterede resultatindikatorer og overveje at genskabe balancen mellem forudgående og efterfølgende kontrol afhængigt at den sikkerhed, der tilstræbes.

EACI bør også styrke sin forudgående kontrol ved at udvikle en risikobaseret metode, der er baseret på solide og ensartede resultatindikatorer, øge kontrollen af omkostningernes støtteberettigelse og træffe formelle beslutninger om at give teknisk kompetent personale bemyndigelse til at anføre påskriften "kan betales".

Hvad angår strategien for efterfølgende revision, bør EACI i højere grad definere og begrunde de overordnede og specifikke mål og forbedre sin risikobaserede udvælgelsesprocedure i forbindelse med projekter. EACI's afdeling for efterfølgende kontrol bør omorganiseres.

Afslutningsvis bør EACI udarbejde en strategi til bekæmpelse af svig for derved at skabe øget bevidsthed om svig i forbindelse med sin overordnede kontrolstrategi.

EACI udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 5.4.

4.4.4. Gennemførelse af det syvende rammeprogram (FP7) - Kontrolsystemer i REA (REA)

Ved revisionen blev det vurderet, om REA's kontrolstrategi i forbindelse med det syvende rammeprogram havde givet de forventede resultater. De efterfølgende revisioner i 2010-2012 havde vist, at de ordninger for små og mellemstore virksomheder, som REA forvaltede, var behæftet med væsentlige fejl. IAS henstillede, at REA vurderer risikoen for uregelmæssigheder og potentielt svig i forbindelse med disse ordninger og rapporterer herom i sin årlige aktivitetsrapport for 2013, fuldt ud anvender de planlagte korrigerende foranstaltninger og iværksætter særlige intensiverede revisionsforanstaltninger.

Til forskel fra forskningsgeneraldirektoraterne anvendte REA ikke den fælles repræsentative fejlprocent på alle operationer inden for rammerne af det syvende rammeprogram til at formulere sine forbehold i sin årlige aktivitetsrapport for 2012. REA valgte i stedet en alternativ løsning. Derudover erstattede REA fejlprocenten i forbindelse med lovligheden og den formelle rigtighed med en indikator for fejlenes finansielle og budgetmæssige indvirkning. REA bør derfor forbedre angivelsen af fejlprocenterne og sikkerheden i sin årlige aktivitetsrapport.

Derudover bør REA formelt fastsætte en særlig strategi for efterfølgende kontrol, fastsætte mål, prioriteter, vigtige indikatorer for overvågning af resultaterne og en forbedret metode til vurdering af risiciene for derved at øge antallet af risikobaserede kontroller. Der bør også for den forudgående kontrol udvikles en risikobaseret metode.

Afslutningsvis bør REA træffe de foranstaltninger, der er indeholdt i dets strategi til bekæmpelse af svig, sammen med forskningsgeneraldirektoraterne overveje, hvordan der kan foretages en korrekt vurdering af risikoen for dobbeltfinansiering, og hvordan indsatsen mod plagiering kan koordineres.

REA udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 5.5.

4.5. Bistand til tredjelande, udvikling og udvidelse

(DEVCO, ECHO, ELARG, FPI)

4.5.1. Begrænset kontrol med metoden for og beregningen af restfejlprocenten (GD DEVCO)

Formålet var at kontrollere beregningen af og den underliggende metode for restfejlprocenterne i udkastet til den årlige aktivitetsrapport for 2012.

I 2011 iværksatte GD DEVCO en undersøgelse af beregningen af sin restfejlprocent, hvilket udgjorde et vigtigt skridt hen imod en forbedring af dets procedure for at få en revisionserklæring.

IAS' kontrol afslørede imidlertid en række svagheder, hvad angår pålideligligheden af beregningen af den skønnede del af fejlprocenten, f.eks. den manglende metode til konsekvent at vurdere fejlene, når der ikke forelå bagvedliggende dokumentation, og indarbejdelsen af restfejlprocenten og andre byggesten til revisionserklæringen i udkastet til den årlige aktivitetsrapport.

IAS konkluderede desuden, at udkastet til årlig aktivitetsrapport for 2012 ikke indeholdt tilstrækkelige oplysninger til at gøre det muligt at foretage en vurdering af omkostningseffektiviteten af den samlede kontrol (herunder en undersøgelse vedrørende restfejlprocenten). En sådan vurdering kan gøre det muligt for GD DEVCO at indkredse mulighederne for omkostningseffektivitet og/eller områder, hvor kontrollen kan ændres.

IAS henstillede, at GD DEVCO i det næste rapporteringsår sikrer, at der træffes hensigtsmæssige foranstaltninger til at sikre brugen af en database over de transaktioner, der er udtrukket af Relex-informationssystemet (CRIS), hvor der allerede er foretaget overensstemmelseskontrol.

GD DEVCO udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer. IAS konstaterede følgelig, at GD DEVCO havde truffet hensigtsmæssige foranstaltninger for at forbedre den beskrivende del af den endelige årlige aktivitetsrapport for 2012, hvad angår restfejlprocenten.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 6.1.

4.5.2. GD DEVCO's grad af forberedthed, hvad angår Revisionsrettens ændrede revisionserklæringsmetode (GD (DG DEVCO) (resultatrevision)

Den Europæiske Revisionsrets nye revisionserklæringsmetode vil sandsynligvis øge de rapporterede fejlprocenter, da forfinansieringstransaktioner, der i mindre grad er behæftet med fejl, ikke medtages i stikprøven, og graverende uregelmæssigheder i forbindelse med offentlige udbud ved alle forvaltningsmetoder fastsættes til 100 %. IAS har med henblik herpå foretaget en revision af, hvor forberedt GD DEVCO er på Revisionsrettens ændrede revisionserklæringsmetode.

Revisionen viste, at GD DEVCO havde truffet hensigtsmæssige forberedende foranstaltninger for at mindske risikoen i forbindelse med decharge som følge af Revisionsrettens ændrede revisionserklæringsmetode.

GD DEVCO udarbejdede en omfattende handlingsplan for at tage fat på potentielle problemer i forbindelse med den ændrede revisionserklæringsmetode og andre problemer, som dets eksterne revisorer havde indkredset, eller som de interne revisionsenheder havde konstateret ved revision af GD DEVCO, eller som IAS havde konstateret.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 6.2.

4.5.3. Offentlige indkøb - decentraliseret (GD DEVCO)

Formålet med revisionen var at vurdere, hvor hensigtsmæssige og effektive det interne kontrolsystem, risikoforvaltningen og forvaltningsprocesserne i forbindelse med tildeling og indgåelse af offentlige kontrakter inden for rammerne af Den Europæiske Udviklingsfond (EUF) og EU-budgettet, som gennemføres efter princippet om decentral forvaltning, var.

Ved revisionen blev to specifikke tilfælde i forbindelse med indkredsningen og gennemførelsen af principperne om etik og forebyggelse af interessekonflikter fremhævet. IAS henstillede derfor, at GD DEVCO tydeliggør disse i instrukserne i dets praktiske vejledning.

GD DEVCO udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 6.4.

4.6. Uddannelse og unionsborgerskab

(COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST)

4.6.1. Resultatrevision af de nationale myndigheder (EAC)

De nationale myndigheder i de deltagende lande har udpeget nationale programkontorer til at gennemføre programmet for livslang læring og programmet "Aktive unge". Udlicitering som forvaltningsform medfører i forbindelse med opfyldelsen af de politiske mål supplerende risici, der skal tages hensyn til ved indførelsen af kontrolsystemet.

Hovedformålet med revisionen var at vurdere, om GD EAC har indført et effektivt system til måling af resultaterne med henblik på at overvåge, rapportere om og evaluere programkontorernes resultater.

Revisionen viste, at selv om der i GD EAC for perioden 2014-2020 er ved at blive truffet en række foranstaltninger for at fastsætte et system til måling af resultater, bør generaldirektoratet forbedre sin effektivitet, navnlig hvad angår indikatorer, som eksplicit måler, hvor effektivt og omkostningseffektivt programkontorerne anvender de driftstilskud, de modtager. Der bør desuden skabes en klar forbindelse mellem programkontorernes mål og Kommissionens mål.

GD EAC udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 7.1.

4.7. Økonomiske og finansielle anliggender

(COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE)

4.7.1. Resultatrevision af GMES/Copernicus-programmet (GD ENTR)

Formålet med revisionen af den globale miljø- og sikkerhedsovervågning var at vurdere, hvor effektive forvaltningsordningerne, risikoforvaltningen og de interne kontrolsystemer var til at understøtte forvaltningen af GMES. Revisionen fandt sted i overgangsperioden mellem GMES' indledende aktioner (GIO), der blev gennemført i perioden 2011-2013, og programmets operationelle fase (omdøbt til Copernicus), som vil mere end tredoble bidraget fra EU-budgettet.

IAS henstiller, at forvaltningsrammen for rumdelen forbedres, at kontrolsystemerne og ‑ordningerne styrkes, og at der foretages grundige analyser for effektivt at støtte overgangen til den operationelle Copernicus-fase.

GD ENTR udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 8.1.

4.8. Generelle tjenester og HR

(HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG)

4.8.1. GD ESTAT's grad af forberedthed på at udfylde sin rolle som økonomisk styringsramme (GD ESTAT) (resultatrevision)

Den økonomiske og finansielle krise afslørede en række vigtige strukturelle svagheder i forbindelse med den økonomiske styring af EU's økonomiske og monetære union. Et led i foranstaltningerne i den forbindelse har været at styrke og øge GD ESTAT's ansvarsområder. GD ESTAT har ud over at sikre oplysninger af høj kvalitet om statsgælden og tal om underskuddets størrelse ansvar for at fastsætte regler og procedurer for at undersøge, om statistikkerne er blevet manipuleret. Det var emnet for revisionen, hvor der blev set nærmere på, hvor forberedt generaldirektoratet var herpå.

IAS henstillede, at GD ESTAT straks træffer foranstaltning til at formalisere sine operationelle procedurer og tekniske retningslinjer, samtidig med at det indarbejder de juridiske råd, det havde modtaget.

GD ESTAT bør også vurdere sine behov, hvad angår personale og kompetencer for at kunne udføre sine nye undersøgelsesopgaver. Disse behov bør følgelig afspejles i dets forvaltningsplan.

Derudover bør GD ESTAT sikre, at den risikomodel, det anvender til planlægningen af sine såkaldte "upstream"-dialogbesøg[10] er i overensstemmelse med et anerkendt kvalitetssystem. Det bør desuden sikre merværdien ved at videreformidle sine konklusioner rettidigt til Det Økonomiske og Finansielle Udvalg (EFC).

IAS henstiller desuden, at GD ESTAT fremlægger en tydelig begrundelse for hvert ad hoc-besøg[11] og en oversigt om dets ad hoc-besøg for de vigtigste berørte parter.

GD ESTAT udarbejdede en handlingsplan, som IAS fandt hensigtsmæssig til at løse de indkredsede problemer. I en nylig opfølgende revision konstaterede IAS, at der var blevet gjort fremskridt.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 9.1.

4.9. Revision på it-området 4.9.1. Resultatrevision af forvaltningen af sikkerheden omkring it-systemet i forbindelse med EU's emissionshandelssystem (EU ETS) (GD CLIMA, GD DIGIT og sikkerhedsdirektoratet i GD HR)

Kommissionen er som ansvarlig for it-systemet i forbindelse med EU's emissionshandelssystem (EU ETS) nødt til at sikre, at sikkerhedsbrister i it-systemet ikke ulovligt udnyttes. Det kunne medføre funktionsforstyrrelser i systemet og forvridning af kulmarkedet med omdømmemæssige og økonomiske følger for institutionen.

Det overordnede formål med revisionen var at vurdere, om kontrolsystemet sikrede, at der blev fundet og gennemført hensigtsmæssige sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med EU's ETS-system. Revisionen omfattede GD CLIMA, GD DIGIT og sikkerhedsdirektoratet i GD HR i overensstemmelse med deres respektive roller og forvaltningsansvar.

IAS' revision viste, at sikkerhedsforanstaltningerne i GD CLIMA er rimelige i lyset af systemets kompleksitet og de udfordringer, der består i forbindelse med det. Sikkerhedskontrollen blev dog ikke gennemført fuldt ud.

Det skyldes bl.a. problemerne i forbindelse med ETS-projektets nuværende styringsstruktur[12], når der skal træffes bindende beslutninger, og det skal sikres, at de gennemføres, og når der skal findes et kompromis i forbindelse med deltagernes modstridende holdninger og store uenighed. Målet er at lette samarbejdet mellem de vigtigste aktører og den strøm at oplysninger, der kræves for at træffe hensigtsmæssige beslutninger om de sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige i forbindelse med ETS' it-system.

Alle tre generaldirektorater udarbejdede handlingsplaner, som IAS fandt hensigtsmæssige til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 10.3.

4.9.2. SYGMA - Fase 1 – Resultatrevision vedrørende udviklingsprocessen (GD CNECT, GD RTD)

GD CNECT (som systemejer) og GD RTD (som systemleverandør) er hovedaktørerne i forbindelse med udviklingen af SYGMA, som er et projekt på tværs af generaldirektoraterne, og som på nuværende tidspunkt forvaltes inden for rammerne af forskningsgeneraldirektoraterne med henblik på at skabe et it-system, der understøtter proceduren for tilskudsforvaltning i forbindelse med FP7/CIP, Horisont 2020 og andre tilskud, som forvaltes af forskningsgeneraldirektoraterne, men ikke vedrører forskning. SYGMA skal som tilskudsforvaltningssystem udgøre kernen i rationaliseringen af tilskudsforvaltningen[13].

Formålet med revisionen var at vurdere, hvor effektiv forvaltningen af SYGMA er, idet der blev lagt særlig vægt på styring af it-projekter samt forvaltning af og beredskab i forbindelse med it-operationer.

Samlet set har udviklingen af den del af SYGMA-projektet, der vedrører it, været hensigtsmæssigt forvaltet uden større fravigelser fra den oprindelige plan.

Da retsgrundlaget for sektorerne og definitionen af de harmoniserede forretningsprocesser endnu ikke er vedtaget, har it-udviklingen imidlertid ikke været baseret på stabile forretningsprocesser og ‑krav, men snarere på rimelige formodninger.

Begge generaldirektorater udarbejdede handlingsplaner, som IAS fandt hensigtsmæssige til at løse de indkredsede problemer.

For yderligere oplysninger henvises til bilagets afsnit 10.4.

5. Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder

Instansen til behandling af økonomiske uregelmæssigheder rapporterede i 2013 ikke om nogen systemiske problemer i henhold til artikel 73, stk. 6[14], i finansforordningen, der finder anvendelse på Den Europæiske Unions almindelige budget.

6. Konklusioner

Gennemførelsen af de handlingsplaner, der er udarbejdet som reaktion på IAS' revisioner i år og tidligere er med til gradvis at forbedre Kommissionens interne kontrolramme.

IAS vil foretage opfølgende revisioner af gennemførelsen af handlingsplanerne, som vil blive undersøgt af revisionsopfølgningsudvalget, som vil informere kollegiet.

IAS vil fortsat fokusere på finansiel kontrol/kontrol med overholdelsen af reglerne og revisionerne på it-området vil være med til at sætte gang i revisionen af resultaterne.

[1] De revisions- og konsulentrapporter, der blev færdigudarbejdet pr. 1. februar 2014, er medtaget i denne rapport.

[2] Rapporten omfatter ikke decentraliserede EU-agenturer, EU-Udenrigstjenesten eller andre organer, som IAS reviderer, og som modtager særskilte årsberetninger.

[3] I henhold til standard 2060 i de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing), som IIA har udsendt.

[4] Finansforordningens artikel 100.

[5] Revisionsopfølgningsudvalget bistår kommissærkollegiet ved at sikre, at Kommissionens tjenestegrene tager passende hensyn til IAS', de interne revisionsenheders og ECA's arbejde, og at det følges op på hensigtsmæssig vis.

[6] Det vedlagte arbejdsdokument fra Kommissionens tjenestegrene indeholder en oversigt over alle afsluttede revisionsopgaver og ‑rapporter.

[7] IAS - 2006 - DIGIT - 001 Datacenter – Drift og sikkerhed, IAS - 2007 - DIGIT - 001 Institutionens datanetinfrastruktur og datanettjenester og IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 Sikkerhedsrevision.

[8] Det forventes, at de nye retsforskrifter for perioden 2014-2020 og den øgede kontrolramme vil forbedre situationen fremover.

[9] RACER: Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust (relevant, accepteret, pålidelig, let og robust) (intern kontrolstandard nr. 5).

[10] "Upstream"-dialogbesøg har til formål at indkredse risici eller potentielle problemer i forbindelse med datakilder i "tidligere led" i relation til proceduren i forbindelse med uforholdsmæssigt store underskud.

[11] Der gennemføres ad hoc-besøg, når der tages et særligt vigtigt spørgsmål op med en medlemsstat, som ikke kan løses på anden måde end ved et fysisk møde på stedet. Selv om disse besøg ikke udtrykkeligt er nævnt i den ændrede forordning (EF) nr. 479/2009, finder GD ESTAT, at det har samme ret til at få adgang til oplysninger som under et metodologisk besøg.

[12] Styringsstrukturen omfatter ETS-projektets styringsudvalg på generaldirektørniveau, den forberedende gruppe på direktørniveau og arbejdsgruppen vedrørende sikkerhed, som repræsenterer den tekniske side.

[13] Rationaliseringen af tilskudsforvaltningen blev iværksat i marts 2011 efter meddelelsen "Getting the Best from IT in the Commission" fra næstformand Maroš Šefčovič. Formålet er at opnå en effektiv anvendelse af Kommissionens ressourcer og investeringer og sikre, at effektive it-redskaber understøtter institutionens reelle behov.

[14] I artikel 117 i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen fastsættes følgende: "I årsberetningen [dvs. rapporten i medfør af artikel 99, stk. 3] anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6. (forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012: artikel 73, stk. 6: "Hver institution opretter en særlig instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder eller deltager i en fælles instans, som er oprettet af flere institutioner. Instanserne fungerer uafhængigt og afgør, om der foreligger en økonomisk uregelmæssighed, og hvilke følger en sådan uregelmæssighed eventuelt skal have.").