[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 17.2.2009

KOM(2009) 61 endelig

Forslag til

RÅDETS AFGØRELSE

om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for Det Fælles Cariforum/EF-råd, Cariforum/EF-udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg, der er omhandlet i den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

Den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side blev undertegnet den 15. oktober 2008 og har fundet midlertidig anvendelse siden den 29. december 2008.

Ved artikel 227 i aftalen er der nedsat et fælles råd, som skal behandle alle vigtige spørgsmål, der opstår i forbindelse med aftalen, samt alle andre bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse. Det fælles råd bistås ved udførelsen af sine opgaver af et Udvalg for Handel og Udvikling samt af særlige udvalg som omhandlet i artikel 36 og 230 i aftalen. Udvalget for Handel og Udvikling er ansvarligt for den almindelige gennemførelse af aftalen.

I henhold til artikel 228 og 230 i aftalen skal det fælles råd fastsætte sin egen forretningsorden og forretningsordenen for Udvalget for Handel og Udvikling. Da det er nødvendigt, at man hurtigt kan gå i gang med at gennemføre aftalen, skal forretningsordenen for det fælles råd, Udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg vedtages på det første møde i det fælles råd, der er berammet til den [...].

Forslag til

RÅDETS AFGØRELSE

om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for Det Fælles Cariforum/EF-råd, Cariforum/EF-udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg, der er omhandlet i den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 300, stk. 2, andet afsnit,

under henvisning til Rådets afgørelse om undertegnelse og midlertidig anvendelse af den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side[1],

under henvisning til Rådets konklusioner om regional integration og økonomiske partnerskabsaftaler til gavn for AVS-landenes udvikling[2],

under henvisning til forslag fra Kommissionen[3], og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side blev undertegnet den 15. oktober 2008 og har fundet midlertidig anvendelse siden den 29. december 2008.

(2) Ved artikel 227 i nævnte aftale er der nedsat et Fælles Cariforum/EF-råd, som skal behandle alle vigtige spørgsmål, der opstår i forbindelse med aftalen, samt alle andre bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse.

(3) Ved artikel 230 i nævnte aftale er der nedsat et Cariforum/EF-udvalg for Handel og Udvikling, der skal bistå det fælles råd ved udførelsen af dets opgaver og være ansvarligt for den almindelige gennemførelse af aftalen.

(4) I henhold til artikel 230, stk. 4, kan Udvalget for Handel og Udvikling ved udførelsen af sine opgaver bistås af de særlige udvalg.

(5) Ved artikel 36 i nævnte aftale er der nedsat et Særligt Udvalg for Toldsamarbejde og Handelslettelser.

(6) I henhold til artikel 228, stk. 3, og artikel 230, stk. 2, i nævnte aftale skal det fælles råd vedtage sin egen forretningsorden og forretningsordenen for Udvalget for Handel og Udvikling og bør herudover anvende sine beslutningsbeføjelser i alle spørgsmål, som er omfattet af aftalen, jf. artikel 229, stk. 1 heri, til at fastsætte forretningsordenen for de særlige udvalg.

(7) Fællesskabet bør afgøre, hvilken holdning der skal indtages med hensyn til vedtagelse af forretningsordenen for det fælles råd, Udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Fællesskabets holdning med henblik på det ved aftalen nedsatte fælles råds vedtagelse af en afgørelse om forretningsordenen for Det Fælles Cariforum/EF-råd, Cariforum/EF-udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg, der er omhandlet i den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side, baseres på det fælles råds udkast til afgørelse, der er knyttet som bilag til denne afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den [...].

På Rådets vegne

[...]

Formand

BILAG

AFGØRELSE Nr. …/2009 TRUFFET AF DET FÆLLES RÅD, der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side, om vedtagelse af forretningsordenen for det fælles råd, Udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg

DET FÆLLES CARIFORUM/EF-RÅD HAR -

under henvisning til den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen"), undertegnet i Bridgetown, Barbados, den 15. oktober 2008, særlig artikel 227, artikel 228, stk. 3, artikel 229, stk. 1, og artikel 230, stk. 2, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til aftalen skal det fælles råd fastsætte sin egen forretningsorden samt forretningsordenen for Udvalget for Handel og Udvikling.

(2) Det fælles råd og Udvalget for Handel og Udvikling bistås ved udførelsen af deres opgaver af Det Særlige Udvalg for Toldsamarbejde og Handelslettelser, der er nedsat i overensstemmelse med artikel 36 i aftalen, og af de særlige udvalg, der kan nedsættes i medfør af artikel 230, stk. 4, i aftalen. Der bør endvidere fastsættes en forretningsorden for disse særlige udvalg -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for Det Fælles Cariforum/EF-råd og for Cariforum/EF-udvalget for Handel og Udvikling fastsættes som angivet i henholdsvis bilag I og II.

Artikel 2

1. Den i bilag III fastsatte forretningsorden gælder for Det Særlige Udvalg for Toldsamarbejde og Handelslettelser samt for alle de øvrige særlige udvalg, der måtte blive nedsat i medfør af artikel 230, stk. 4, i aftalen.

2. Denne forretningsorden berører ikke de særlige bestemmelser, der i givet fald er fastsat i aftalen, eller som Det Fælles Cariforum/EF-råd måtte fastsætte.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft den [...].

Udfærdiget i [...], den [...].

BILAG I

FORRETNINGSORDEN FOR DET FÆLLES CARIFORUM/EF-RÅD,

der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Det Fælles Cariforum/EF-råd (i det følgende benævnt "det fælles råd") sammensættes som fastsat i artikel 228, stk. 1, i aftalen.

2. Repræsentanten for Cariforumlandene, der handler i fællesskab, jf. artikel 228, stk. 2, i aftalen, benævnes "Cariforumkoordinatoren", og udtrykket "parterne" i forretningsordenen anvendes i overensstemmelse med definitionen i artikel 233, stk. 3, i aftalen.

3. Formandskabet for det fælles råd udøves på skift i en periode på 12 måneder af en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union og en repræsentant for Europa-Kommissionen på den ene side og en repræsentant for Cariforumlandene på den anden side på minister- eller regeringschefplan. Første formandskabsperiode begynder på datoen for afholdelse af det fælles råds første møde og slutter den 31. december det følgende år. Formandskabet udøves først af en repræsentant for Cariforumlandene.

Artikel 2

Repræsentation

1. Medlemmerne af det fælles råd kan lade sig repræsentere af en suppleant, hvis de er forhindret i at deltage i et møde.

2. Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formanden for det fælles råd navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af det fælles råd udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Observatører

1. Cariforumlandenes regionale forhandlingsapparat, Sekretariatet for Det Caribiske Fællesskab og Sekretariatet for Organisationen for Østcaribiske Stater er permanente observatører.

2. Parterne kan beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis.

3. Parterne kan beslutte at indbyde repræsentanter for Det Parlamentariske Cariforum/EF-udvalg og Det Rådgivende Cariforum/EF-udvalg, der kan oplyse det fælles råd om det arbejde, disse udvalg udfører.

Artikel 4

Møder

1. Det fælles råd træder sammen med regelmæssige mellemrum på ikke over to år og afholder ekstraordinære møder, når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.

2. Det fælles råds møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3. Det fælles råds sekretær indkalder til møderne i det fælles råd.

Artikel 5

Delegationer

Medlemmerne af det fælles råd kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for det fælles råd om den planlagte sammensætning af de undertegnende Cariforumlandes og Fællesskabets delegationer.

Artikel 6

Sekretariat

En tjenestemand fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for det fælles råd. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis Fællesskabets og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.

Artikel 7

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i det fælles råd er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 8

Korrespondance

1. Al korrespondance til det fælles råd sendes til dets sekretær.

2. Sekretæren sørger for, at korrespondance til det fælles råd videresendes til rådets formand og i givet fald rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 7 til de øvrige medlemmer af det fælles råd. Korrespondance, der rundsendes, sendes til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer i Bruxelles og Cariforumkoordinatoren såvel som til hvert af de undertegnende Cariforumlandes koordinatorer, jf. artikel 234, stk. 1, i aftalen.

3. Korrespondance fra formanden for det fælles råd sendes til adressaterne af sekretæren og rundsendes i givet fald som dokumenter som omtalt i artikel 7 til de øvrige medlemmer af det fælles råd via de i stk. 2 anførte adressater.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Det fælles råds sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne og de undertegnende Cariforumlande en foreløbig dagsorden for hvert møde. Det fælles råds sekretær sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 8, stk. 2, senest 15 dage inden mødet.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3. Dagsordenen vedtages af det fælles råd ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden for det fælles råd kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5. Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol

1. Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

a) alle dokumenter, der er forelagt det fælles råd

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af det fælles råd eller deres repræsentanter, som deltog i mødet, og en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem.

4. Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest tre måneder efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til hver af de i artikel 8, stk. 2, nævnte adressater.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. Det fælles råd træffer afgørelser og vedtager henstillinger efter aftale mellem parterne, jf. artikel 229 i aftalen.

2. Det fælles råd kan beslutte at forelægge AVS-EF-Ministerrådet, jf. artikel 15 i Cotonouaftalen, ethvert spørgsmål af generel interesse for AVS og EF, der opstår i forbindelse med Cariforum-ØPA'en.

3. I perioden mellem møderne kan det fælles råd træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne. Cariforumkoordinatoren har beføjelse til at udveksle sådanne noter og til at bekræfte, at de undertegnende Cariforumlande tilslutter sig en afgørelse, om nødvendigt efter at have indhentet de enkelte undertegnende Cariforumlandes bekræftelse heraf.

4. Det fælles råds afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 229 i aftalen benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

5. Det fælles råds afgørelser og henstillinger bekræftes af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af Fællesskabet og af Cariforumkoordinatoren på vegne af Cariforumlandene.

6. Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 8, stk. 2, nævnte adressater som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 12

Offentlighed

1. Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i det fælles råd ikke offentlige.

2. Hver part eller hvert undertegnende Cariforumland kan beslutte at offentliggøre det fælles råds afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 13

Sprog

1. Det fælles råds arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, fransk, nederlandsk og spansk.

2. Det fælles råd baserer sine forhandlinger, træffer sine afgørelser og vedtager sine henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af rådets arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af Fællesskabet.

BILAG II

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR HANDEL OG UDVIKLING,

der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Cariforum/EF-udvalget for Handel og Udvikling (i det følgende benævnt "Udvalget for Handel og Udvikling") er nedsat i overensstemmelse med artikel 230 i aftalen med det formål at bistå det fælles råd ved udførelsen af dets opgaver og tage ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen.

2. Formandskabet for Udvalget for Handel og Udvikling udøves på skift i en periode på 12 måneder af tjenestemænd fra Europa-Kommissionen på vegne af Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater og af embedsmænd fra Cariforumlandene på disses vegne, i begge tilfælde på højtstående plan. Første formandskabsperiode skal være sammenfaldende med første formandskabsperiode for det fælles råd. I denne periode og derefter i hver periode på 12 måneder udøves formandskabet for Udvalget for Handel og Udvikling af den part, der har formandskabet i det fælles råd. Formandskabet udøves først af en repræsentant for Cariforumlandene.

3. Som fastsat i artikel 230, stk. 1, i aftalen sammensættes Udvalget for Handel og Udvikling af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og repræsentanter for Europa-Kommissionen på den ene side og af repræsentanter for de undertegnende Cariforumlande på den anden side, sædvanligvis på højt embedsmandsplan. Cariforumkoordinatoren og de undertegnende Cariforumlandes koordinatorer udnævner hver især en stedfortrædende koordinator, der skal deltage i møderne i Udvalget for Handel og Udvikling. Den stedfortrædende Cariforumkoordinator handler på vegne af Cariforumlandene og fremlægger deres holdning i alle spørgsmål, som er omfattet af denne aftale, og i hvilke de har aftalt at handle i fællesskab.

4 Cariforumlandenes regionale forhandlingsapparat, Sekretariatet for Det Caribiske Fællesskab og Sekretariatet for Organisationen for Østcaribiske Stater er permanente observatører. Parterne kan beslutte at indbyde yderligere observatører, herunder repræsentanter for Det Parlamentariske Cariforum/EF-udvalg og Det Rådgivende Cariforum/EF-udvalg, på ad hoc-basis.

5. Ud over at Udvalget for Handel og Udvikling udfører de særlige opgaver, som det får pålagt ved aftalen, forbereder det det fælles råds møder og forhandlinger, overvåger i givet fald gennemførelsen af det fælles råds afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i den måde, aftalen fungerer på. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af det fælles råd, samt alle andre spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen.

6. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til mulig konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i Udvalget for Handel og Udvikling. Denne konsultation kan fortsætte i det fælles råd, hvis parterne er enige herom, undtagen hvis andet fremgår af aftalen.

Artikel 2

Møder

1. Udvalget for handel og udvikling træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan møderne i Udvalget for Handel og Udvikling afholdes som video- eller telekonference.

2. Sekretæren indkalder til møderne i Udvalget for Handel og Udvikling, der afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for Udvalget for Handel og Udvikling om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjenestemand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for Udvalget for Handel og Udvikling. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis Europa-Kommissionens og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.

2. Al korrespondance med formanden for Udvalget for Handel og Udvikling i henhold til denne forretningsorden fremsendes til sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling og sekretæren og formanden for det fælles råd samt i givet fald til medlemmerne af det fælles råd eller Udvalget for Handel og Udvikling.

Artikel 5

Offentlighed

Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i Udvalget for Handel og Udvikling ikke offentlige.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden og sekretæren for det fælles råd samt til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling senest 15 dage inden mødet.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som formanden senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3. Dagsordenen vedtages af Udvalget for Handel og Udvikling ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

4. Formanden for Udvalget for Handel og Udvikling kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

1. Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder sædvanligvis for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt Udvalget for Handel og Udvikling

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af Udvalget for Handel og Udvikling har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Udvalget for Handel og Udvikling eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Protokollen godkendes skriftligt af den stedfortrædende Cariforumkoordinator og den eller de højtstående tjenestemænd fra Europa-Kommissionen, der deltog i mødet, senest to måneder efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til formanden og sekretæren for det fælles råd samt til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling.

Artikel 8

Afgørelser og henstillinger

1. Hvis Udvalget for Handel og Udvikling i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

2. Når Udvalget for Handel og Udvikling træffer en afgørelse, finder artikel 10, 11 og 12 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. Udvalget for handel og udviklings afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er nævnt i artikel 4.

Artikel 9

Sprog

1. Udvalget for handel og udviklings arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, fransk, nederlandsk og spansk.

2. Udvalget for handel og udvikling baserer sine forhandlinger, træffer sine afgørelser og vedtager sine henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 10

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Udvalget for Handel og Udviklings møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af udvalgets arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af Fællesskabet.

BILAG I II

FORRETNINGSORDEN FOR DE SÆRLIGE UDVALG,

der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Medmindre andet fremgår af aftalen eller fastlægges af Udvalget for Handel og Udvikling, sammensættes et særligt udvalg af repræsentanter for Europa-Kommissionen og repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union på den ene side og af repræsentanter for de undertegnende Cariforumlande på den anden side, og formandskabet for møderne udøves på skift af henholdsvis en tjenestemand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra et Cariforumland. Cariforumlandene bemyndiger en af deres repræsentanter til at handle på deres vegne og fremlægge deres holdning i alle spørgsmål, som er omfattet af denne aftale, og i hvilke de har aftalt at handle i fællesskab. Denne repræsentant benævnes Cariforumrepræsentanten.

2. Cariforumlandenes regionale forhandlingsapparat, Sekretariatet for Det Caribiske Fællesskab og Sekretariatet for Organisationen for Østcaribiske Stater er permanente observatører. Parterne kan beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis.

Artikel 2

Møder

Medmindre andet fremgår af aftalen, træder et særligt udvalg sammen efter anmodning fra en af parterne på en dato og et sted, som parterne på forhånd er blevet enige om.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for et særligt udvalg om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjenestemand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for et givet særligt udvalg. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis Europa-Kommissionens og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.

2. Al korrespondance med formanden for et særligt udvalg fremsendes til sekretæren for det særlige udvalg og til sekretæren og formanden for Udvalget for Handel og Udvikling samt i givet fald til medlemmerne af dette udvalg.

Artikel 5

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i et særligt udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra det særlige udvalg.

Artikel 6

Offentlighed

Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i de særlige udvalg ikke offentlige.

Artikel 7

Dagsorden for møderne

1. Sekretæren for det særlige udvalg udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde og bilag hertil senest 30 dage før mødet. Dagsordenen fremsendes til formanden, sekretæren og medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling senest 15 dage inden mødet. Dagsordenen vedtages af det særlige udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan tilføjes, hvis begge parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

3. Formanden for et særligt udvalg kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

Artikel 8

Protokol

1. Sekretæren udarbejder et udkast til protokol for hvert møde straks efter dets afholdelse.

2. Protokollen indeholder sædvanligvis for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt det særlige udvalg

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af det særlige udvalg har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af det særlige udvalg eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Protokollen godkendes skriftligt af Cariforumrepræsentanten og den tjenestemand fra Europa-Kommissionen, der deltog i mødet, senest en måned efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til formanden, medlemmerne og sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling.

Artikel 9

Afgørelser og henstillinger

1. Hvis et særligt udvalg i medfør af aftalen eller det fælles råds afgørelse om dets nedsættelse er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

2. Når et særligt udvalg fremsætter en henstilling eller træffer en afgørelse, finder artikel 10, 11 og 12 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. De særlige udvalgs afgørelser og henstillinger fremsendes til formanden, medlemmerne og sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling.

Artikel 10

Sprog

1. De særlige udvalgs arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, fransk, nederlandsk og spansk.

2. De særlige udvalg baserer deres forhandlinger, træffer deres afgørelser og vedtager deres henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 11

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i de særlige udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af det særlige udvalgs arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af Fællesskabet.

Artikel 12

Rapportering

De særlige udvalg rapporterer til Udvalget for Handel og Udvikling.

FINANSIERIN GSOVERSIGT TIL FORSLAG, SOM ALENE INDVIRKER PÅ BUDGETTETS INDTÆGTSSIDE

1. FORSLAGETS BETEGNELSE

Rådets afgørelse om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for Det Fælles Cariforum/EF-råd, Cariforum/EF-udvalget for Handel og Udvikling og de særlige udvalg, der er omhandlet i den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

2. BUDGETPOSTER

Kapitel og artikel: Kommissionens administrative ressourcer til dækning af omkostninger i forbindelse med tolkning og mødelokaler.

Budgetteret beløb for det pågældende år: I tilfælde af uforudsete behov kan der hentes ressourcer fra følgende budgetposter:

20 02 01 – Eksterne handelsforbindelser, herunder adgang til markeder i tredjelande

20 01 02 11 00 02 40 – Møder, hvori kun personale fra Kommissionen deltager (interne møder)/konferencer

3. FINANSIELLE VIRKNINGER

X Forslaget har ingen finansielle virkninger

( Forslaget har ingen finansielle virkninger for udgifterne, men har følgende finansielle virkninger for indtægterne:

(i mio. EUR, 1 decimal)

4. FORHOLDSREGLER MOD SVIG

5. ANDRE BEMÆRKNINGER

[1] EUT L 289 af 30. oktober 2008.

[2] Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), den 10. november 2008.

[3] EUT