SÆRBERETNING Nr. 9/2006

om Kommissionens, Parlamentets og Rådets udgifter til oversættelse, med institutionernes svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2006/C 284/01)

INDHOLD

FORKORTELSER

Institutionernes svar

FORKORTELSERCIEQ Det interinstitutionelle udvalg til evaluering af kvaliteten af eksterne oversættelserCRE Compte rendu in extenso (fuldstændigt forhandlingsreferat af Parlamentets møder)DGT Generaldirektoratet for Oversættelse i KommissionenEFT De Europæiske Fællesskabers TidendeEPSO Det Europæiske PersonaleudvælgelseskontorEU Den Europæiske UnionEU-15-sprogene De officielle sprog i de 15 EU-medlemsstater før udvidelsenEU-10-sprogene De 10 nye medlemsstaters officielle sprogEUT Den Europæiske Unions TidendeFTÆ Fuldtidsækvivalent (et mål for en ansat, der arbejder fuldtids i et år)GD GeneraldirektoratGD A III Direktorat A III (Oversættelse og Dokumentfremstilling) i Rådets GeneralsekretariatICTI Det Interinstitutionelle OversættelsesudvalgISC Inter-Service Consultation (høringer på tværs af Kommissionens tjenestegrene)

RESUMÉ

21 sprog har status af officielle sprog og arbejdssprog i EU-institutionerne. Hver EU-institution har sin egen oversættelsestjeneste. På grund af deres virksomhed skal de tre institutioner Kommissionen, Parlamentet og Rådet producere den største mængde oversættelser. Efterspørgslen er ujævnt fordelt på året, og EU-10-sprogene har endnu ikke fået tilstrækkelig intern kapacitet, og derfor er EU-institutionerne nødt til at bruge freelanceoversættere ud over deres egne interne oversættere.

Målet for revisionen var at undersøge, om Kommissionen, Parlamentet og Rådet forvalter ressourcer og udgifter til oversættelse produktivt og effektivt. Retten søgte at få følgende spørgsmål besvaret:

Revisionen viste, at institutionerne anvender forskellige metoder, når de skal klare stigende efterspørgsel efter oversættelser. Både Kommissionen og Rådet har truffet egnede foranstaltninger til at få nedbragt antallet af dokumenter, der bliver oversat til alle sprog. En betydelig del af oversættelsesanmodningerne er imidlertid ikke omfattet af de retningslinjer, som hver institution har vedtaget for dette område, og ingen af institutionerne har indført klare, sammenhængende regler for anmodninger om oversættelser.

Ingen af oversættelsestjenesterne har et redskab til måling af, hvor tilfredse kunderne er med oversættelserne, og de har heller ikke fastsat procedurer for klager over kvaliteten. Kun Kommissionen har retningslinjer for kvalitetskontrol. Parlamentet har kvalitetsindikatorer som f.eks. antallet af fejl pr. side, men Kommissionen og Rådet anvender ikke sådanne indikatorer.

Kommissionen havde beregnet udgifterne til oversættelse i 2002, men ellers havde ingen af institutionerne beregnet deres samlede udgifter til oversættelse eller gennemsnitsudgiften pr. oversat side. Ifølge Rettens beregning var såvel Parlamentets som Rådets samlede udgifter til oversættelse i 2003 omkring 100 millioner euro og Kommissionens 215 millioner euro. I 2005 var Parlamentets udgifter til oversættelse steget til omkring 128 millioner euro, Rådets til 126 millioner euro og Kommissionens til 257 millioner euro som følge af stigningen i antallet af officielle sprog efter EU-udvidelsen i maj 2004. I 2003 var den gennemsnitlige udgift pr. side 150 euro for Parlamentets og Kommissionens vedkommende og 254 euro for Rådets vedkommende. I 2005 steg den gennemsnitlige udgift pr. side til 194 euro for Kommissionens vedkommende og til 276 euro for Rådets vedkommende, mens den faldt til 119 euro for Parlamentets vedkommende. Interne oversættelser er dyrere end freelanceoversættelser, men det er vanskeligt at sammenligne den interne og den eksterne produktion, fordi de tekster, der oversættes eksternt, er af en anden art, og de interne oversættelser anses for at være af bedre kvalitet.

Det er lykkedes Kommissionen og Rådet at reducere efterspørgslen efter oversættelser til EU-15-sprogene, men det har også medført overkapacitet og en produktivitet under gennemsnittet. Retten konstaterede imidlertid, at produktiviteten og outsourcing-procenterne varierede væsentligt fra sprogenhed til sprogenhed i de forskellige institutioner.

Siden 1995 har EU-institutionernes oversættelsestjenester øget samarbejdet på en række områder. Der afholdes fælles udvælgelsesprøver med henblik på personaleansættelser, der er oprettet en terminologi-database, institutionerne samarbejder om indkøb af it-redskaber mv. Efter Rettens opfattelse kunne der opnås yderligere besparelser ved et endnu mere intensivt interinstitutionelt samarbejde, specielt hvis man sørgede for, at uudnyttet kapacitet i én institution blev stillet til rådighed for de øvrige institutioner, således at disse institutioner kunne begrænse brugen af freelanceoversættere. Men fordi der ikke findes prognoser og som følge af utilstrækkelig kommunikation mellem institutionerne om den disponible oversætterkapacitet, er det vanskeligt for institutionerne at udnytte de andre institutioners midlertidige kapacitet fuldt ud.

Oversætterne i de reviderede oversættelsestjenester har avancerede it-redskaber til rådighed, men de anvendes ikke konsekvent. I Parlamentet varierer det betydeligt fra sprogenhed til sprogenhed, hvor meget oversætterne bruger it-redskaber i deres arbejde. I 2004 brugte EU-15-sprogenhederne i Rådet kun i meget begrænset omfang it-redskaber, og der var ingen tal for brugen af it-redskaber i Kommissionen i den periode, revisionen dækkede. Institutionerne ville kunne øge deres produktivitet og harmonisere oversættelserne bedre ved øget brug af it-redskaber, bedre planlægning, strengere overholdelse af fristerne for indgivelse af oversættelsesanmodninger og et mere intensivt tilsyn med beslutninger om outsourcing, så man undgik brug af freelanceoversættere i de tilfælde, hvor der er intern oversætterkapacitet. Endvidere bør der systematisk føres tilsyn ved hjælp af resultatindikatorer, og der bør indføres procedurer, der kan sikre tilstrækkelig ledelsesinformation.

INDLEDNING

Retsgrundlag

I medfør af artikel 290 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og af Rådets forordning nr. 1/1958 (2) , som er blevet tilpasset efter hver udvidelsesrunde, har 21 sprog status af officielle sprog og arbejdssprog for institutionerne (3) . Denne forordning fastsætter de sprogordninger, der skal gælde for brede kategorier af EU-dokumenter (4) , men den giver også institutionerne myndighed til at fastsætte i deres egen forretningsorden, hvilke sprog der skal anvendes i bestemte tilfælde. Denne bestemmelse gør det muligt for hver enkelt institution at indføre sprogordninger, der opfylder dens særlige behov (jf. bilag I).

Hver institution vedtager ud over sin egen forretningsorden regler for, hvilke kategorier af dokumenter der skal oversættes, hvor mange sprog der oversættes til, længden på originalteksterne og fristerne (jf. også bilag I).

Opbygningen af EU-institutionernes oversættelsestjenester

Hver institution har sin egen oversættelsestjeneste: I Parlamentet er det Generaldirektoratet for Oversættelse og Udgivelse, i Kommissionen er det Generaldirektoratet for Oversættelse (herefter DGT) og i Rådet er det Direktorat A III (Oversættelse og Dokumentfremstilling (herefter GD A III)). Domstolen, Revisionsretten og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget har også deres egne oversættelsestjenester. EU-organernes behov for oversættelser dækkes af Oversættelsescentret i Luxembourg (5) .

EU-institutionernes organisationsstruktur omfatter en oversættelsestjeneste med oversættelsesenheder, der er sammensat af oversættere og sekretærer (i Parlamentet og Rådet én enhed pr. sprog; i Kommissionen et departement pr. sprog (6) ), en enhed med ansvar for planlægning (i det følgende benævnt »Planning«), en enhed med ansvar for freelanceoversættelser samt enheder med ansvar for en række andre støttefunktioner (informationsteknologi, ressourceforvaltning mv.).

Revisionsmål og revisionens omfang

Målet for revisionen var at undersøge, om Kommissionen, Parlamentet og Rådet forvalter ressourcer og udgifter til oversættelse produktivt og effektivt.

BEMÆRKNINGER

De procedurer, der skal sikre, at institutionerne kan klare efterspørgslen efter oversættelser, og at unødvendige oversættelser undgås

Skal man sikre, at ressourcerne udnyttes produktivt, bør kun de tekster, der er nødvendige for, at institutionerne kan fungere effektivt, og som prioriteres tilstrækkeligt højt, oversættes. Der bør fastsættes klare retningslinjer med kriterierne for, hvornår der kan anmodes om oversættelse af en tekst. Retten har undersøgt, om der findes sådanne retningslinjer, og den har undersøgt kvaliteten af retningslinjerne, og hvordan de anvendes.

Interne retningslinjer for anmodninger om oversættelse

Ingen af institutionerne har indført konsekvente og klare regler for, hvem der kan anmode om en oversættelse, og hvilke kategorier af dokumenter der bør oversættes (hvornår og til hvilke sprog). De har heller ikke fastlagt kriterier for godkendelse af ikke-obligatoriske oversættelser eller procedurer for tilsynet med, at institutionens »oversættelsespolitik« bliver fulgt.

I de retningslinjer, der findes i de tre institutioner, er kun angivet, hvilke former for dokumenter der skal oversættes (enten til alle sprog eller til nogle sprog). Rådet opererer med såkaldte »non core«-dokumenter (10) , som i medfør af en beslutning truffet i 2003 ikke oversættes til EU-10-sprogene, men bortset herfra er det ikke klart, hvilke dokumenter der skal afvises.

I Kommissionen har flere tusinde personer adgang til edb-systemet til oversættelsesanmodninger, i Parlamentet er det over 800 personer, i Rådet er det de fleste administrative medarbejdere. Det øger risikoen for, at der anmodes om lavt prioriterede eller unødvendige oversættelser, også fordi der ikke er klare retningslinjer for dette område.

I nogle GD’er i Kommissionen godkendes oversættelsesanmodninger af chefen for en koordineringsenhed. I andre GD’er i Kommissionen og i nogle GD’er i Parlamentet og i Rådet godkendes oversættelsesanmodninger på enhedsniveau eller sendes direkte til oversættelsestjenestens »Planning« uden forhåndsgodkendelse eller kontrol. I sådanne tilfælde er det kun oversættelsestjenestens »Planning«, der kan frasortere anmodninger om oversættelser, som institutionen prioriterer lavt, og afvise dem (11) . »Planning« har imidlertid ikke rigtigt noget grundlag at foretage en sådan vurdering på.

Parlamentets »Adfærdskodeks om flersprogethed« (jf. bilag I) fastsætter kun gennemførelsesbestemmelser, specielt hvordan der skal prioriteres i de tilfælde, hvor der ikke er sprogressourcer nok til at yde al den service, der anmodes om. Det hedder, at hver bruger er beføjet til at definere sine sproglige behov (artikel 1, stk. 1 og 5). Så medmindre en anmodning er i strid med adfærdskodeksen, undersøger »Planning« ikke, om der er behov for en bestemt oversættelse, eller om der er behov for det antal målsprog, der anmodes om, heller ikke hvis det er klart, at den »operationelle« frist (f.eks. det møde, teksten skal bruges til) ikke kan overholdes (og at oversættelsen derfor sandsynligvis ikke vil blive brugt).

Kommissionens og Rådets »Planning« kan efter samråd med den tjeneste, der har anmodet om en oversættelse, afvise en anmodning, som ikke er i overensstemmelse med de interne regler, eller som kan vente til senere i forløbet, eller som der ikke er behov for. I 2003 og 2004 blev mellem 5 % og 10 % af samtlige oversættelsesanmodninger afvist. I Kommissionen og i Rådet kontrollerede ledelsen af »Planning« ikke medarbejdernes godkendelser af oversættelsesanmodninger, medmindre den, der havde anmodet om oversættelsen, havde klaget. Der blev ikke engang foretaget stikprøvekontrol. Afgørende for, om en oversættelsesanmodning blev godkendt, var ofte, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen.

Kapaciteten til at klare efterspørgslen

Siden udvidelsen har institutionerne i det store og hele kunnet imødekomme alle anmodninger om oversættelser, der vedrører EU-15-sprogene. Situationen har været en anden for EU-10-sprogene, fordi der ikke har været nok oversættere fra de nye medlemsstater. Den første runde interinstitutionelle EPSO-udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af junioroversættere til EU-10-sprogene var ikke afsluttet inden udvidelsen, og for få kandidater bestod disse udvælgelsesprøver.

Parlamentet var bedre forberedt end de øvrige institutioner, da udvidelsen med EU-10-sprogene trådte i kraft, men ingen af institutionerne var i stand til at opfylde de mål, de havde sat sig med hensyn til ansættelse af oversættere og personale med støttefunktioner til de nye oversættelsesenheder. I december 2004 havde Kommissionens DGT kun ansat mellem 25 og 38 oversættere og medarbejdere med støttefunktioner pr. EU-10-enhed, og det skal sammenlignes med målet, som var 90. Da der først blev igangsat nye EPSO-udvælgelsesprøver i maj 2005, forventes det, at EU-10-sprogenhederne vil være underbemandede indtil sidst på året 2006 (jf. også punkt 74).

Til forskel fra EU-oversættelsestjenesterne kunne en række store private oversættelsesfirmaer, som EU-institutionerne bruger, fra 2004 levere oversættelser til og fra alle EU-10-sprog. De klarede det ved at oprette kontorer i de nye medlemsstater. Kommissionen har i begrænset omfang gjort brug af kontraktansatte oversættere i repræsentationerne i de nye medlemsstater, men det er af praktiske forvaltningshensyn blevet besluttet, at ordningen i det store og hele skal bringes til ophør i 2006.

I 2004 havde kun meget få oversættere i EU-15-sprogenhederne et tilstrækkeligt godt aktivt kendskab til et eller flere EU-10-sprog. Derfor blev oversættelser til de såkaldte proceduresprog — engelsk, fransk og tysk — i de fleste tilfælde udført af ikke-indfødte oversættere, og det begrænsede kapaciteten til oversættelse til EU-10-sprogene yderligere.

Udviklingen i antallet af oversatte sider

Med udvidelsen af Den Europæiske Union steg antallet af officielle sprog fra 11 til 20. Denne stigning kunne medføre betydelige stigninger i udgifterne til oversættelse og også komplicere arbejdet betydeligt, og derfor forsøgte EU-institutionerne at begrænse stigningen til et minimum ved at indføre strengere kriterier for oversættelse. Retten har undersøgt, om EU-institutionerne kunne holde efterspørgslen efter oversættelser under kontrol ved hjælp af disse foranstaltninger.

Figur 1 viser, at institutionerne i de senere år har kunnet begrænse stigningen i oversættelsesvolumen (13) . De strengere kriterier for godkendelse af oversættelsesanmodninger, som Rådet og Kommissionen indførte i henholdsvis 2003 og 2004, standsede de tidligere års stigende tendens. Men nedgangen i 2004 hos alle institutionerne skyldtes også, at lovgivningsaktiviteterne kørte i et langsommere tempo på grund af valgene til Europa-Parlamentet, at der skulle udnævnes en ny Kommission, og at EU-10-sprogene havde en oversættelsespukkel, der skulle afvikles.

Tabel 1 viser, at oversættelsesvolumen stort set er det samme for samtlige sprog i Parlamentet og Rådet, som begge har en politik med fuldstændig flersprogethed. Det lavere volumen for EU-10-sprogene skyldes kapacitetsproblemer. Kun de engelske enheder har en lavere efterspørgsel end de andre enheder, fordi ca. tre fjerdedele af originalteksterne i Rådet og næsten halvdelen af originalteksterne i Parlamentet nu bliver skrevet på engelsk. Kommissionen skelner til gengæld helt klart mellem proceduresprog (engelsk, fransk og tysk) og ikke-proceduresprog — efterspørgslen efter ikke-proceduresprog er betydeligt lavere. I modsætning til Parlamentet og Rådet har de engelske enheder i Kommissionen ikke en lavere efterspørgsel end de øvrige enheder, fordi en stor mængde eksternt udarbejdede dokumenter skal oversættes til proceduresprogene.

Tabel 1

Oversættelsesvolumen pr. målsprog (tusind sider)

Institutionernes praktiske foranstaltninger til at holde oversættelsesvolumen nede

Kommissionen

Da Kommissionen forberedte udvidelsen i maj 2004, traf den særlige foranstaltninger til at forhindre, at oversættelsesvolumen steg proportionalt med stigningen i antallet af officielle sprog.

I maj 2004 udsendte Kommissionen en meddelelse med en handlingsplan, hvis sigte var at holde oversættelsesvolumen og omkostningerne forbundet med oversættelse under kontrol ved, at antallet af sprog, som bestemte dokumenter ville blive oversat til, blev begrænset, og ved at der blev fastsat regler for, hvor lange teksterne kunne være. Flere GD’er traf yderligere foranstaltninger til at få antallet af oversatte sider reduceret på områder, som ikke var dækket af Kommissionens meddelelse. F.eks. bliver en række publikationer ikke længere offentliggjort på alle officielle sprog. For andre dokumenter gælder det, at kun et resumé bliver oversat til alle sprog.

Kommissionen følger en pragmatisk oversættelsespolitik, der er tilpasset kunde-GD’ernes behov for oversættelse og den disponible kapacitet. F.eks. oversættes udbudsdokumenter først til et ikke-proceduresprog (14) , når en potentiel byder anmoder om det. Sprogordningerne i de forskellige »komitologi« udvalg (15) er tilpasset udvalgsmedlemmernes behov: Nogle udvalg bruger et enkelt arbejdssprog; andre anmoder kun om dokumenter på et begrænset antal sprog, som medlemmerne er blevet enige om.

For at få brugerne til at lade være med at anmode om at få et dokument oversat fuldt ud, når de kun har brug for at forstå dokumentet i hovedtræk, tilbyder DGT også andre tjenesteydelser, bl.a. et skriftligt eller mundtligt resumé, en oversættelseshotline (som er et forenklet system til meget korte oversættelser) og, når der er tale om bestemte sprogkombinationer, maskinoversættelser, som bliver redigeret. Det konstateredes imidlertid under revisionen, at kunderne ikke var tilstrækkeligt informeret om disse muligheder, som kun udgør en lille del af DGT’s samlede produktion. Derfor gjorde DGT i november 2005 en indsats for at gøre de forskellige former for tjenesteydelser, som DGT kan tilbyde, mere synlige.

Kommissionen har gjort en betydelig indsats for at få reduceret antallet af flere på hinanden følgende oversættelser af forskellige versioner af samme tekst. Hovedreglen er, at Kommissionens dokumenter oversættes første gang, når høringen på tværs af tjenestegrenene (ISC) er afsluttet.

Parlamentet

Rådet

Rådet har endvidere bestræbt sig på at begrænse antallet af de forskellige på hinanden følgende versioner af samme dokument. Siden 2003 har Rådets Generalsekretariat håndhævet den regel, at lovgivningsmæssige tekster kun oversættes til alle sprog på et begrænset antal, nærmere definerede stadier i arbejdsprocessen (»milestone stages«) og ikke som tidligere efter hvert møde i hvert forberedende organ. Men GD A III fører ikke tilsyn med, om disse regler overholdes, og det kontrollerer heller ikke, om der er muligheder for yderligere at begrænse antallet af oversættelser af flere på hinanden følgende versioner.

Institutionerne har ikke koordineret deres foranstaltninger til at holde efterspørgslen efter oversættelser nede, og derfor er der heller ikke overensstemmelse mellem deres oversættelsespolitik. I dag oversætter Parlamentet f.eks. alle skriftlige forespørgsler til EU-15-sprogene, mens Kommissionens svar kun offentliggøres på to proceduresprog plus det sprog, medlemmet af Europa-Parlamentet har udformet sin forespørgsel på.

Kvalitetskontrol

Kontrollen af, om oversættelserne er af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet

Oversættelser skal være korrekte, klart formulerede og tjene deres formål (»fit for purpose«, dvs. at kvalitetsgraden afhænger af, hvad oversættelsen skal bruges til (16) ). Retten undersøgte, om der var indført systemer til sikring af, at oversættelserne var af den forventede kvalitetsgrad. I oversættelsestjenesterne er det først og fremmest cheferne for oversættelsesenhederne, som har ansvaret for kvalitetskontrollen. DGT i Kommissionen opdeler alle oversættelser i fem kvalitetskategorier (»translation quality types« — TQT) med hver deres revisionsgrad og/eller kvalitetsvurdering alt efter dokumentkategori. Hertil kommer, at nogle generaldirektorater i Kommissionen, bl.a. Generaldirektoratet for Konkurrence, systematisk gennemgår de oversættelser, de modtager.

Parlamentet og Rådet har til gengæld ikke et system med forskellige kvalitetskategorier, og kvalitetskontrollen i disse to institutioner er ikke så struktureret som i Kommissionen. Praksis med hensyn til revision varierer betydeligt, men lovgivningsmæssige tekster revideres altid af jurist-linguister, før de offentliggøres.

Ingen af oversættelsestjenesterne har indført særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, og de har heller ikke fastlagt procedurer for klager over kvaliteten.

Sidst på året 2004 undersøgte Retten, hvor tilfredse kunderne var med oversættelserne. Det fremgik af denne undersøgelse, at kvaliteten af oversættelserne til EU-15-sprogene og den administrative behandling af oversættelsesanmodningerne generelt blev betragtet som tilfredsstillende. Nogle GD’er i Kommissionen påpegede imidlertid, at der somme tider var problemer med kvaliteten af DGT’s oversættelser til EU-15-sprogene, specielt at tekniske termer ikke var præcise nok, og at freelanceoversættelserne var af svingende kvalitet. I Rådet påpegede GD A III også, at der somme tider var problemer med kvaliteten af de lovgivningsmæssige forslag fra Kommissionen.

De fleste af de kunder, der blev adspurgt i 2004, specielt kunderne i Kommissionen, anførte til gengæld, at der var problemer med kvaliteten af oversættelserne til EU-10-sprogene. Grunden hertil var, at man var nødt til at lade de fleste tekster oversætte eksternt — og mange eksterne oversættere havde ikke ret megen erfaring i at oversætte EU-tekster — og at der ikke var intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelserne i det fornødne omfang.

Interne oversættere bedømmer kvaliteten af freelanceoversættelserne efter en skala, der går fra 1 til 10. Når kvalitetskontrollen viser, at en freelanceoversættelse ikke er af tilstrækkelig god kvalitet, bliver dokumentet enten returneret til freelanceoversætteren eller grundigt revideret af en af institutionens egne oversættere. Freelanceoversættelser, som har opnået 6 ud af 10 point eller færre, forelægges for CIEQ (17) , som er et uafhængigt interinstitutionelt mæglingsudvalg. I 40 % af de sager, som Kommissionen forelagde for CIEQ i 2004, anbefalede CIEQ, at hele eller dele af kontrakten blev bragt til ophør.

Rettidig levering og andre elementer, som gør kunderne tilfredse

I 2004 leverede Kommissionens DGT ca. 90 % af samtlige oversættelser inden for de aftalte frister (til sammenligning var det tilsvarende tal for 2003 ca. 80 % og for 2005 94 %). Denne forbedring kan til dels tilskrives det forhold, at arbejdsmængden faldt. I Parlamentet var det tilsvarende tal for perioden maj 2004-juli 2005 86 %. Rådets Generalsekretariat har ikke statistisk materiale over overholdelsen af frister.

En række GD’er i Kommissionen, som indgik i Rettens undersøgelse, rapporterede imidlertid, at DGT’s frister ikke altid er forenelige med de forpligtelser, lovgivningen pålægger GD’erne, eller de gør det vanskeligt for GD’erne at udføre deres arbejde. Derfor oversætter administratorer (ikke-linguister) ofte selv en del hastende, korte dokumenter (»grå oversættelser«), eller bruger direkte outsourcing, dvs. at de sender oversættelser direkte til freelanceoversættere (jf. også punkt 54 og 75). GD’erne har valgt en løsning, som er pragmatisk, men som også viser, at efterspørgslen efter oversættelser ikke kan imødekommes, og som gør det betydeligt vanskeligere for Kommissionen at styre oversættelsesarbejdet i dets helhed.

Brugere af Rådets og Kommissionens oversættelser rapporterede også, at »Planning« fastsatte fristerne under hensyntagen til, at EU-10-sprogene ikke havde tilstrækkelig kapacitet, men at disse frister var for lange — det var specielt tilfældet i 2004.

Udgifterne til oversættelse og produktiviteten

Udgifterne til oversættelse

Udgiftsberegninger

Aktivitetsbaseret budgetlægning skal »skabe større klarhed og åbenhed omkring forvaltningen af budgettet i overensstemmelse med målene for forsvarlig økonomisk forvaltning og navnlig produktivitet og effektivitet« (18) . Skal man kontrollere resultaterne af en aktivitet, er det vigtigt, at man kender udgifterne til den. Artikel 12, stk. 1, i Parlamentets adfærdskodeks fastsætter: »Oversættelsestjenesterne underretter hver tredje måned (…) på et sammenligneligt grundlag brugerne om udgifterne til deres bestilte sproglige service«. Denne regel er imidlertid ikke blevet fulgt. Rådets Generalsekretariat har aldrig beregnet udgifterne til oversættelse.

I den periode, revisionen dækkede, opgav Kommissionen et projekt til beregning af udgifter. I aktivitetsbaseret budgetplanlægning indgår imidlertid for hvert enkelt politikområde beregning af udgiften til oversættelse. Der anvendes en fast sats, som afhænger af størrelsen af det berørte GD. Satsen fastsættes ikke på grundlag af de faktiske udgifter eller den faktiske brug af oversættelsesydelser.

Institutionerne har ikke beregnet de samlede udgifter til oversættelse, og heller ikke udgiften pr. side, selv om sådanne tal er vigtige. Retten har beregnet de samlede udgifter til de interne og eksterne oversættelser, som institutionernes oversættelsestjenester forvalter (dvs. eksklusive direkte outsourcing og »grå oversættelser«, som ikke kan beregnes, eftersom der ikke foreligger oplysninger om, hvor megen tid det administrative personale bruger på oversættelsesopgaver). Retten foretog denne beregning for at kunne sammenligne de reviderede institutioner og udgifterne til freelanceoversættelser. I bilag II beskrives Rettens metode til beregning af udgifterne.

Tabel 2

Samlede udgifter til intern oversættelse

Tabel 3

Samlede udgifter til ekstern oversættelse

Tabel 4

Anslåede samlede udgifter til oversættelse — intern og ekstern oversættelse

Udgiftsanalyse

Udgiften pr. side er beregnet ex post og dækker kun efterspørgslen og produktionen i 2003. Eftersom størstedelen af udgifterne til oversættelse er faste udgifter (87 % i Europa-Parlamentet, 91 % i Kommissionen og 97 % i Rådets Generalsekretariat), vil år med lav efterspørgsel naturligvis give en højere udgift pr. side. I 2004 faldt oversættelsesvolumen i Kommissionen for EU-15-sprogenes vedkommende med næsten 25 %, hvilket gav en produktivitetsnedgang på 20 %, fordi der ikke blev skåret så meget ned på freelanceoversættelserne, at DGT’s egen oversætterkapacitet blev udnyttet fuldt ud. I 2003 var udgiften pr. side oversat internt i Kommissionen og i Parlamentet næsten den samme, mens Rådets udgift pr. side var betydeligt højere. Det skyldtes i vidt omfang lavere produktivitet og højere udgifter til sekretærbistand og bygninger. Rådet har så mange interne oversættere, at det ikke behøver at bruge freelanceoversættere til oversættelser til EU-15-sprogene, og derfor var forskellen i de samlede udgifter pr. side endog endnu større.

I Parlamentet var de anslåede samlede udgifter pr. side ekstern oversættelse i 2003 35 % lavere end udgifterne til intern oversættelse (henholdsvis 100 euro og 154 euro) og i Kommissionen 25 % lavere (henholdsvis 120 euro og 160 euro). Men i disse tal er der ikke taget hensyn til, at interne og eksterne oversættelser ikke er af samme art. De interne oversættelser er højt prioriterede tekster, som skal være af højere kvalitet, og som kræver mere tid — bl.a. lovgivning og dokumenter, der skal offentliggøres. De interne oversættere har også andre sprogrelaterede arbejdsopgaver, hvilket betyder, at de ikke kun beskæftiger sig med oversættelsesarbejde (jf. punkt 76). De freelancepriser, som Parlamentet betaler for både EU-15-sprogene og EU-10-sprogene, er gennemsnitligt 12 % højere end de priser, DGT betaler (23) .

Oversættelsesprocessens produktivitet

Aktivitetsbaseret forvaltning af personale og finansielle ressourcer indebærer, at der fastsættes mål, at alle aktiviteter planlægges, at gennemførelsen af dem overvåges, og at det ved hjælp af indikatorer måles, om resultaterne opfylder de fastsatte mål. Institutionerne har imidlertid ikke indikatorer og ledelsesinformationssystemer, der gør det muligt for dem at overvåge følgende:

Oversættelsestjenesternes procedurer, struktur og arbejdsmetoder er tilpasset specifikke krav, bl.a. at tjenesterne skal kunne klare hasteopgaver (specielt i Rådet), at teksterne, der skal oversættes, er lovgivningsmæssige tekster, og at institutionernes arbejdsprogram er bestemmende for arbejdet. Tabel 5 viser i procent, hvor stor en del af oversættelsesarbejdet der har meget korte frister (under 24 timer og mellem 24 og 72 timer).

Tabel 5

De gældende oversættelsesfrister

Behovsprognoser

Skal det sikres, at de interne ressourcer udnyttes maksimalt, er det særlig vigtigt, at der udarbejdes præcise behovsprognoser. På kort sigt opnår man ikke altid besparelser ved at bruge outsourcing, selv om eksterne oversættelser tilsyneladende koster mindre. Interne oversættelsesudgifter er først og fremmest faste udgifter (jf. punkt 51 og 52), så marginaludgiften (eller ekstraudgiften) til en ekstra, internt oversat side, er meget lav, hvorimod marginaludgiften til en eksternt oversat side er betydelig. Ideelt bør der derfor kun benyttes eksterne oversættere, når der ikke er kapacitet internt. Det forudsætter et godt system til beregning af behovsprognoser.

I 2003 og 2004 sendte de fleste generaldirektorater i Kommissionen ikke systematisk DGT en oversigt over det forventede behov for oversættelser i en bestemt periode, og i Rådet sendte kun nogle få generaldirektorater regelmæssigt GD A III en oversigt over det forventede antal sider.

I praksis er institutionernes arbejdsprogram og de foreløbige dagsordener for møderne i institutionerne hovedkilderne til oplysningerne om den kommende arbejdsmængde. Disse dokumenter giver imidlertid kun et foreløbigt skøn over oversættelsesbehovet og kan derfor ikke bruges til detaljeret planlægning.

Fristerne for indgivelse af oversættelsesanmodninger

I 1998 fastsatte Rådets GD A III frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger (ti arbejdsdage for dokumenter til arbejdsgrupper og fem arbejdsdage for Coreper-dokumenter). Disse frister overholdes sjældent på grund af det tidspres, Rådet arbejder under. Oversættelserne i Parlamentet og Rådet leveres i de fleste tilfælde først kort før møderne.

Planlægning

Ifølge Rettens beregning af de samlede udgifter til oversættelse i 2003 kan de tre institutioners udgifter til planlægning anslås til ca. 4,8 millioner euro eller ca. 1 % af de samlede udgifter til oversættelse (jf. tabel 2). Planlægning er også et redskab til sikring af, at de interne ressourcer udnyttes så effektivt som muligt (jf. punkt 56).

Cheferne for oversættelsesenhederne i Rådet og i Parlamentet har bl.a. på grund af meget korte oversættelsesfrister (jf. tabel 5) meget begrænsede muligheder for at planlægge på længere eller mellemlangt sigt eller for at fordele arbejdsbyrden mere jævnt.

Rådet har et planlægningssystem, hvor udgangspunktet er det antal trykte sider, det indgivne dokument er på. Antallet af sider er ikke et pålideligt element til beregning af den tid, det tager at oversætte en tekst, for det afspejler ikke altid det faktiske arbejde forbundet med oversættelsen (25) .

Produktiv udnyttelse af interne og eksterne ressourcer

Forarbejde

Oversættelsestjenesterne anmoder brugerne om at give referencer til tilsvarende dokumenter, der allerede er oversat, og/eller at markere de ændringer, der er foretaget i den foregående version af et allerede oversat dokument, så det undgås, at tekster, der allerede er oversat, bliver oversat på ny. Men da brugerne ofte ikke giver disse oplysninger, eller kun giver ufuldstændige oplysninger, må »Planning« lede efter dem i databaserne. Oversættelsesanmodningerne og de oversatte tekster er ofte ikke så præcist klassificeret, at det er nemt at foretage sådanne søgninger. Forholdene er særligt vanskelige i Parlamentet, for dokumenterne er fordelt på forskellige databaser og net, og oversættelsestjenesterne har ikke en fuldstændig samling af alle oversatte tekster.

Oversættelsesenhedernes arbejdsmetoder

Alle oversættelsesenheder har en stab af oversættere og personale, der varetager støttefunktioner. Sidstnævntes arbejdsopgaver er at søge efter referencer og dokumentation, renskrive tekster, formatere tekster og arkivere mv. I Rådet (26) og Parlamentet er forholdet mellem sekretærer og oversættere ca. én til to, mens det i Kommissionen kun er én til fire eller fem.

De tre institutioner har en erklæret politik om at fremme brugen af moderne teknologi, og i 2003 brugte de 23,7 millioner euro på it-redskaber (samlede udgifter inkl. licenser, jf. tabel 4), men i praksis kan hver oversætter med sin chefs stiltiende accept beslutte, om han eller hun vil bruge computerstøttet oversættelse (Translator's Workbench), søgeredskaber (såsom Euramis, IATE mv.) og stemmegenkendelsessystemer (i stedet for at skrive selv). I Parlamentet svinger procentsatsen for oversættere og støttepersonale, der bruger disse redskaber, betydeligt fra enhed til enhed (fra mellem 10 % til 90 %). I Rådet bruges it-redskaber kun i begrænset omfang. Kommissionen har de mest avancerede it-redskaber af de tre institutioner, men der findes ingen data om, i hvor stor udstrækning de bruges.

Siden 2003 har omkring 100 af Kommissionens 1 100 oversættere været med i et telearbejde-projekt. Ifølge DGT’s evalueringsrapport (27) har den model, der nu anvendes, givet en årlig nettobesparelse på omkring 10 000 euro pr. oversætter, først og fremmest som følge af øget produktivitet. I Parlamentet deltager 26 af 430 oversættere i et telearbejde-projekt, og Rådet har også igangsat to pilotprojekter på dette område.

Outsourcing

Kommissionen og Parlamentet følger begge den politik, at lovgivningsmæssige tekster (af kvalitetsgrunde) og hastesager, fortrolige sager og korte dokumenter (af praktiske grunde) altid oversættes internt. Eftersom næsten samtlige tekster, der oversættes i Rådet, falder ind under disse kategorier, bliver de fleste tekster i Rådet oversat internt.

Bortset fra i de tilfælde, hvor tekster outsources direkte (jf. nedenfor), er det i princippet cheferne for oversættelsesenhederne, der beslutter, om tekster skal sendes ud til freelanceoversættelse. De tager i den forbindelse hensyn til, hvilken kategori tekst der er tale om, og til den disponible interne kapacitet. I Kommissionen og Parlamentet kunne der i 2004 konstateres en klar positiv korrelation mellem arbejdsmængden og outsourcing-procenten i de fleste sprogenheder. Men revisorerne konstaterede, at to enheder i Kommissionens DGT havde høje outsourcing-procenter i 2004, selv om deres arbejdsmængde var under gennemsnittet (fordi man ikke havde reageret hurtigt nok på nedgangen i arbejdsmængden i forhold til 2003). Det er et tegn på underudnyttelse af den interne kapacitet. Parlamentets franske oversættelsestjeneste havde den næstlaveste arbejdsmængde i 2005, men den næsthøjeste outsourcing-procent. Ledelsen traf ikke foranstaltninger til at få rettet op på disse forhold.

Både Parlamentet og Kommissionen sender automatisk tekster til freelanceoversættelse uden at kontrollere, om der er intern kapacitet til nogle sprog eller alle sprog. I 2003-2004 satte de to institutioner sig som mål at forhøje procentsatsen for tekster, der blev sendt til freelanceoversættelse, til henholdsvis 30 % og 40 %. Sigtet hermed var, at institutionerne skulle kunne klare den forventede stigning i den samlede efterspørgsel. En af grundene var også, at freelanceoversættelser koster mindre (end det koster at ansætte ekstra fuldtidsoversættere). På grund af den strukturelle nedgang i efterspørgslen i 2004 satte DGT i Kommissionen dette mål ud af kraft, og Parlamentet gav instrukser om, at der i valgperioden ikke skulle sendes andre oversættelser til freelanceoversættere end CRE (28) . Den samlede arbejdsmængde pr. EU-15-sprogenhed var ca. 20 % lavere i 2004 end i 2003, men Parlamentets outsourcing-procent ændredes næsten ikke (32,5 % i 2003 og 32 % i 2004) (jf. tabel 6). Afvigelserne mellem Parlamentets, Kommissionens og Rådets outsourcing-procenter i 2004 og 2005 for EU-10-sprogene skyldes først og fremmest, at Parlamentet i 2004 havde fået ansat flere oversættere fra EU-10-landene end de andre institutioner. Fordi tempoet i lovgivningsarbejdet og arbejdsmængden faldt i 2004, kunne Parlamentet klare en højere procentdel af oversættelsesopgaverne i EU-10-sprogene internt (jf. også punkt 20 og 25).

Tabel 6

Outsourcing-procenter i 2003, 2004 og 2005

I Rådet og Parlamentet (29) bruger kunde-GD’erne kun i meget begrænset omfang direkte outsourcing. Men revisionen viste, at Kommissionens GD’er i perioden 2003-2004 sendte flere hundrede tusinde sider direkte ud til freelanceoversættelse, uden at DGT foretog kontrol (jf. også punkt 45 og 54).

Produktivitet

Retten undersøgte produktiviteten i de tre reviderede institutioner i perioden 2000-2005. Sigtet med denne undersøgelse var at sammenligne institutionernes resultater over tid. Produktiviteten er beregnet ved hjælp af en »fuldtidsækvivalent« (FTÆ), hvor den tid, der betragtes som anvendt til oversættelse, er den tid, oversætterne er til rådighed. Eftersom denne tid i mange tilfælde bruges til andre aktiviteter end oversættelse (efteruddannelse, forvaltning, kvalitetskontrol, korrekturlæsning af dokumenter, der er udarbejdet af andre tjenester mv.) er produktivitet målt på grundlag af FTÆ kun en generel indikator. Sammenligninger mellem institutionerne og mellem sprogenhederne inden for en bestemt institution bør fortolkes med forsigtighed. Når der konstateres afvigelser, bør man også undersøge, hvad årsagen er, og man bør analysere eventuelle problemer for at finde ud af, om ledelsen kan gribe direkte ind.

Produktiviteten er langt lavere i samtlige EU-oversættelsestjenester end i den private sektor (30) . Den højere produktivitet i den private sektor skyldes først og fremmest arten af de tekster, der oversættes (kun få lovgivningsmæssige tekster), og også at der i stor udstrækning bruges it-redskaber. Tekster, der oversættes freelance, er mindre komplicerede, men alligevel anses de for at være af dårligere kvalitet end internt oversatte tekster, og de behøver også mere indgående revision. Et antal kontrakter med private virksomheder er blevet opsagt på grund af oversættelsernes utilstrækkelige kvalitet (jf. punkt 43). Men når der ikke er intern kapacitet, er det på grund af den høje produktivitet kombineret med lavere lønninger betydeligt mindre udgiftskrævende at benytte freelanceoversættere end at ansætte flere interne oversættere, selv når man tager de indirekte udgifter med i betragtning (planlægning, udbud, betalinger, kvalitetskontrol mv.) (jf. tabel 7).

Tabel 7

Det gennemsnitlige antal sider pr. oversætter (FTÆ)

Kommissionen

DGT’s produktivitet var i de fleste af årene en smule lavere end Parlamentets, og det kan i et vist omfang forklares med, at Kommissionen er initiativtager i lovgivningsprocessen. Det indebærer, at en større del af teksterne revideres, og at Kommissionen spiller en fremtrædende rolle i udviklingen af terminologi og databaser, som de øvrige institutioner også bruger. Endvidere har Kommissionens oversættere andre sprogrelaterede arbejdsopgaver, som ikke afspejles i den daglige produktion.

Fra 2003 til 2005 faldt EU-15-sprogenes gennemsnitlige produktivitet med over 20 %. For de fleste af de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog, faldt produktiviteten til under fire sider om dagen. Dette fald skyldes nedgangen i arbejdsmængden for de sprog, der ikke er proceduresprog, og denne nedgang har medført overkapacitet. Denne overkapacitet bør ses i sammenhæng med omfanget af den direkte outsourcing, der fandt sted, uden at DGT var involveret (jf. punkt 75).

DGT har indført en såkaldt fleksibilitets-mekanisme, som går ud på, at der inden for samme sprogdepartement kan overføres oversættelsesopgaver fra enheder, som midlertidigt har en arbejdsbyrde, der er over gennemsnittet, til andre enheder, men alligevel er der stadig væsentlige forskelle mellem de forskellige enheders produktivitet (32) . Den væsentligste grund til disse udsving er, at efterspørgslen efter oversættelser af tekster vedrørende de forskellige politiske områder, som oversættelsesenhederne er opdelt efter, ikke er den samme for alle områder. Siden udvidelsen kan der konstateres endnu større forskelle mellem de forskellige oversættelsesenheders produktivitet. I 2005 var den mest produktive enheds produktivitet dobbelt så høj som den mindst produktive enheds produktivitet.

Parlamentet

I Parlamentets engelske og franske oversættelsesenheder har produktiviteten systematisk ligget under gennemsnittet (med fra 5 til 20 %, afhængigt af, hvilket år der er tale om), mens forskellene i de øvrige EU-15-sprogs produktivitet kun ligger på 10 %. For den franske oversættelsesenheds vedkommende er grunden, at antallet af oversættere er højere end gennemsnittet for de øvrige oversættelsesenheder, og at antallet af sider, der er sendt til freelanceoversættelse, ligger over gennemsnittet. For den engelske oversættelsesenheds vedkommende er grunden, at efterspørgslen efter oversættelser er lavere, fordi de fleste interne dokumenter udformes på engelsk. Outsourcing-procenter og overkapacitet er faktorer, som ledelsen har indflydelse på.

Rådet

Rådets produktivitet var systematisk lavere end Kommissionens og Parlamentets. Årsagen er, at en stor procentdel af dokumenterne er lovgivningsmæssige tekster, som kræver særlig omhu, kombineret med, at efterspørgslen er overordentlig svingende (i 2003 svingede den daglige arbejdsmængde fra under 1 000 sider til over 7 000 sider).

GD A III har forsøgt at løse overkapacitetsproblemet ved at indføre en langsigtet handlingsplan, der går ud på at reducere antallet af oversættere og sekretærer i EU-15-sprogenhederne fra ca. 50 FTÆ i 2002 til 25 FTÆ i 2015 (33) . Men denne plan vil først få sin fulde effekt på langt sigt, for ifølge Rådet er mulighederne for interne omrokeringer af personaleressourcerne begrænsede og den interinstitutionelle mobilitet lav.

Forskellene mellem sprogenhedernes produktivitet er mindre i Rådet (og Parlamentet) end i Kommissionen (når bortses fra den lave produktivitet i den engelske enhed i GD A III − i 2003-2005 var den mellem 20 og 40 % lavere end produktiviteten i de øvrige enheder). Grunden til denne tilsyneladende lave produktivitet kan til dels være, at originalteksterne udarbejdes på engelsk, og at engelsk er det vigtigste »pivot«-sprog for oversættelser af tekster fra EU-10-sprogene, hvilket giver store terminologiske problemer.

Overvågning af oversættelsesprocessen ved hjælp af resultatindikatorer

Størstedelen af institutionernes oversættelsesstatistikker udarbejdes centralt, og de er først og fremmest statistikker over antallet af oversatte sider pr. enhed. Disse statistikker bruges regelmæssigt af ledelsen og af personaleenhederne, men cheferne for oversættelsesenhederne bruger dem i meget varierende grad i den daglige overvågning af arbejdet, og nogle chefer har deres egne redskaber.

Nogle institutioner har ingen resultatindikatorer for og ingen statistikker over:

Det interinstitutionelle samarbejde

at institutionerne i begrænset omfang har udvekslet oversættere og udført oversættelsesopgaver for hinanden.

at der er oprettet et fælles udvalg til evaluering af freelanceoversættelser (CIEQ)

at der er afholdt et fælles udbud med henblik på indkøb af stemmegenkendelsessystemer og andre flersprogede værktøjer

at der er afholdt et interinstitutionelt udbud vedrørende freelanceoversættelse fra og til EU-10-sprogene (34)

Rettens analyse af arten af og rytmen i udbud og efterspørgsel viser, at alle institutioner har strukturelt betingede problemer med at levere et tilstrækkeligt antal oversatte sider af acceptabel kvalitet til EU-10-sprogene, mens der er klare forskelle mellem EU-15-sprogene. F.eks. har de engelske oversættere den største arbejdsbyrde af alle sprogdepartementerne i Kommissionens DGT (jf. punkt 86), men den laveste i Rådet og Parlamentet. Eftersom Rådet og Parlamentet arbejder med meget korte leveringsfrister og meget svingende efterspørgsel, har de også i nogle perioder midlertidigt ledig kapacitet (jf. punkt 84).

Arbejdsgruppen om »workload balancing« anbefalede i sine konklusioner, at der blev igangsat et pilotprojekt om »workload balancing«, og det skete den 1. januar 2005. I 2005 blev 3 763 sider (eller 63 % af det antal sider, der blev anmodet om) oversat af en af de deltagende institutioner på anmodning af en anden institution). Det svarer til kun 0,2 % af de deltagende institutioners samlede arbejdsmængde − over 20 % af denne arbejdsmængde sendes ud til freelanceoversættelse. Besparelserne kan anslås til 150 000 euro (35) . Eftersom den samlede uudnyttede kapacitet er meget større end den kapacitet, der stilles til rådighed for andre institutioner inden for rammerne af pilotprojektet, er de potentielle besparelser højere.

Der er imidlertid den svaghed ved den nuværende »workload balancing«-ordning, at den ikke omfatter sådanne dokumenter, som normalt sendes ud til freelance, og heller ikke oversættelser til EU-10-sprogene. Hertil kommer, at institutionerne ikke informerer hinanden godt nok om, hvor megen disponibel kapacitet de har, og at der ikke er noget, der tilskynder eller forpligter dem til at acceptere en anmodning fra en anden institution. Hvis Kommissionens interne oversættere i de EU-15-sprogenheder, der ikke er proceduresprog, var nået op på samme produktivitet i 2005 som i 2003, ville de have oversat mindst 10 000 sider mere til hvert af EU-15-sprogene. I 2005 sendte Parlamentet og flere GD’er i Kommissionen et tilsvarende antal sider på de samme sprog ud til freelanceoversættelse. Det var tekster, der ikke hastede, og som kunne have været oversat af en anden institution. Man kunne således have undgået at betale omkring 11 millioner euro for freelanceoversættelser (36) .

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

De procedurer, der skal sikre, at institutionerne kan klare efterspørgslen efter oversættelser, og at unødvendige oversættelser undgås

Anbefaling: Institutionerne er nødt til at fastsætte prioriteter og begrænsninger for oversættelser, hvis de skal kunne klare den støt stigende efterspørgsel, og de bør derfor strømline deres arbejdsgange. Bl.a. bør dokumenternes længde kontrolleres, dokumenterne bør klassificeres mere specifikt efter art og formål, og princippet om »egnet til formålet« (»fit for purpose«) bør gælde for tekster, der er godkendt til oversættelse.

Ingen af institutionerne har indført konsekvente og klare regler for anmodninger om og godkendelse af oversættelser. I de gennemførelsesbestemmelser, der er indført i de tre institutioner, er det angivet, at bestemte kategorier af dokumenter skal oversættes. Men på et meget stort område findes der ikke fælles accepterede kriterier, og her træffes der afgørelse i hver enkelt sag. Bestemmende for afgørelsen er først og fremmest, om der er disponible ressourcer (jf. punkt 13-18).

Anbefaling: Der er stadig behov for at få øget institutionernes interne kapacitet til oversættelse til EU-10-sprogene betydeligt. Kommissionen bør sørge for, at der foretages en kritisk undersøgelse af, hvorfor EPSO-udvælgelsesprøverne ikke førte til, at der i tide blev ansat det antal oversættere, der var behov for. På baggrund heraf bør der iværksættes en handlingsplan, der skal tage sigte på at gøre borgerne i EU-10-medlemsstaterne og i kandidatlandene mere bevidste om og mere interesserede i Fællesskabets oversættelsesvirksomhed.

Det fremgik af revisionen, at institutionerne generelt kan klare efterspørgslen efter oversættelser til EU-15-sprogene. Men med tiltrædelsen af små lande er efterspørgslen på små oversættelsesmarkeder, hvor udbuddet er temmelig begrænset, steget betydeligt. Der var problemer med at få gang i EPSO-udvælgelsesprøverne med henblik på ansættelse af oversættere til EU-10-sprogene, så der har været mangel på oversættere fra de nye medlemsstater. Derfor kunne institutionerne det første år efter udvidelsen ikke klare efterspørgslen efter oversættelser til EU-10-sprogene (jf. punkt 19-23).

Anbefaling: Oversættelsestjenesterne kunne indgå serviceniveauaftaler (»Service Level Agreements«) med brugerne med klarere retningslinjer for, hvilke kategorier af dokumenter der skal oversættes, hvilke sprog der skal oversættes til, hvornår i arbejdsprocessen et dokument skal oversættes, det samlede antal sider pr. år, og brug af automatiseret oversættelse mv. Ved koordinering kunne man måske også undgå uoverensstemmelser mellem institutionernes praksis på dette område.

Det er generelt lykkes institutionerne at holde udgifterne til oversættelse under kontrol til trods for, at antallet af officielle sprog steg fra 11 til 21 (inklusive irsk) i maj 2004 (jf. punkt 25-36). Kommissionen og Rådet traf omfattende foranstaltninger til at få reduceret antallet af dokumenter, der blev oversat til samtlige sprog, mens Parlamentets indsats for at få reduceret antallet af oversatte sider var mere beskeden, for det fastsatte kun maksimale længder på de dokumenter, der kan blive oversat, men ikke regler for, hvor mange sprog der kan oversættes til, eller hvilke kategorier af dokumenter der kan oversættes (jf. punkt 32).

De procedurer, der skal sikre, at oversættelserne leveres rettidigt og er af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet

De tre institutioner leverede i det store og hele oversættelserne til EU-15-sprogene rettidigt og i den nødvendige kvalitet (jf. punkt 41 og 44). Men for EU-10-sprogene var situationen en anden, fordi de ikke havde tilstrækkeligt mange oversættere. I 2004 havde EU-10-sprogene i Kommissionen og Rådet ikke engang intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelser, og de fleste kunder var ikke tilfredse med kvaliteten af oversættelserne (jf. punkt 42). Ingen af oversættelsestjenesterne måler brugernes tilfredshed med oversættelserne.

Anbefaling: Som supplement til den systematiske kvalitetskontrol af freelanceoversættelser og til den kontrol, lederne af sprogenhederne foretager, anbefales det, at hver sprogtjeneste regelmæssigt kontrollerer kvaliteten ved stikprøvekontrol. Sådanne kontroller kombineret med undersøgelser af kundetilfredsheden kunne være grundlaget for kvalitetsindikatorer.

Parlamentet og Rådet har ikke præcise retningslinjer for kvalitetskontrol, og praksis med hensyn til revision varierer betydeligt. Generelt foretager institutionerne imidlertid egnede kontroller for at finde frem til oversættelser af dårlig kvalitet (jf. punkt 37-43). Parlamentets Generaldirektorat for Oversættelse evaluerer på grundlag af kvalitetsindikatorer kvaliteten af både interne og eksterne oversættelser ved stikprøvekontroller, som foretages hver anden måned. De andre institutioner foretager ikke sådan kontrol, og de bruger heller ikke resultatindikatorer.

Nogle GD’er i Kommissionen rapporterede, at de var nødt til at arbejde med »grå oversættelser« eller bruge direkte outsourcing, fordi DGT ikke kunne levere bestemte oversættelser til den tid, der var brug for dem. Det er ikke klart, hvor mange sider oversættelse der er tale om, og udgifterne til dem er ikke taget med i Rettens beregninger, fordi den tid, det administrative personale bruger på »grå oversættelser«, ikke er kendt (jf. punkt 45, 54 og 75).

Udgifterne til oversættelse og produktiviteten

Intern oversættelse er dyrere end freelanceoversættelse, men det er af forskellige grunde vanskeligt at sammenligne den interne og den eksterne produktion: Teksterne er af forskellig art, de interne oversættelser anses for at være af bedre kvalitet, fristerne for de interne oversættelser af bestemte dokumenter er korte som følge af arbejdsgangene — især i Parlamentet og Rådet — og de eksterne oversættelser skal revideres (jf. punkt 52).

Produktiviteten i de fleste EU-15-sprogenheder faldt mærkbart i 2004 på grund af nedgangen i arbejdsmængden, og derfor steg den gennemsnitlige udgift pr. side (jf. punkt 51 og 76-86). I Kommissionen og Rådet har de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog, haft uudnyttet kapacitet siden 2004 på grund af de foranstaltninger, der blev truffet for at reducere efterspørgslen.

Det fremgik af revisionen, at »Planning« i de tre oversættelsestjenester i dag bruger mere tid på at fordele arbejde end på at få udarbejdet oversættelsesprognoser, så arbejdsmængden kan planlægges og perioderne med spidsbelastning udjævnes (jf. punkt 56-59, 63-66 og 91-95).

Tilpasningen af arbejdsmængden er et centralt punkt. Reduceres arbejdsmængden, vil det i en overgangsperiode give overkapacitet, lavere produktivitet og højere gennemsnitsudgifter pr. oversættelse. Retten konstaterede imidlertid, at nogle enheder både havde lave produktivitetstal og outsourcing-procenter over gennemsnittet (jf. punkt 73 og 74). Fordi der ikke udarbejdes prognoser over arbejdsmængden (planlægning), er det vanskeligere for institutionerne at udnytte den kapacitet, de andre institutioner midlertidigt kan stille til rådighed, fuldt ud (jf. punkt 91-95 og punkt 56-66).

Anbefaling: Institutionerne bør lægge mere vægt på styring og planlægning, så arbejdsmængden kan fordeles jævnere, og man undgår at få perioder med spidsbelastning og perioder, hvor kapaciteten ikke udnyttes, og institutionerne bør fremme et effektivere interinstitutionelt samarbejde. Institutionernes »Planning« bør regelmæssigt få pålidelige prognoser over kommende oversættelsesopgaver, og hver institution bør meddele de øvrige institutioner det, når den har ledig intern kapacitet.Ledig intern kapacitet bør udnyttes, så man kan få reduceret omfanget af den outsourcing, som Kommissionens GD’er (andre GD’er end DGT) og de andre institutioner benytter sig af. Det pilotprojekt vedrørende interinstitutionelt samarbejde, som blev igangsat i januar 2005, bør forlænges. Hvis institutionerne havde et system med gensidig fakturering af oversættelsesarbejde, kunne det måske tilskynde de institutioner, der midlertidigt har ledig kapacitet eller har strukturbetinget ledig kapacitet, til at samarbejde med de andre institutioner.Rådet bør gøre en yderligere indsats for at få justeret den strukturbetingede overkapacitet. Det bør overvejes, om der kan foretages rokeringer til stillinger uden for oversættelsestjenesten, eller om man kan anvende andre af tjenestemandsvedtægtens bestemmelser, for med den nuværende handlingsplan forventes overkapacitetsproblemet først at være løst i 2015.

I 2005 sendte Parlamentet og GD’er i Kommissionen (andre GD’er end DGT) et stort antal sider til freelanceoversættelse, som kunne have været oversat internt af en anden institution. Retten skønner således, at udgifter på i alt ca. 11 millioner euro til freelanceoversættere kunne have været undgået (jf. punkt 95).

Anbefaling: Institutionerne bør udvikle systemer, som afspejler de interne oversætteres forskellige aktiviteter bedre (inklusive den tid, der bliver brugt på at lære nye sprog), så de kan bruge produktivitet som ledelsesindikator. Alle institutionerne bør gøre en indsats for at få fastlagt relevante, kvalitative og kvantitative resultatindikatorer, så ressourcerne kan udnyttes bedre.

Oversættelsestjenesterne udarbejder ikke fyldestgørende ledelsesinformationer, såsom statistikker over det faktiske tidsforbrug på oversættelse og revision, detaljerede produktivitetstal, outsourcing-tal mv., der gør det muligt at følge op på udgifterne til oversættelse (jf. punkt 88).

(1) Normalt engelsk, fransk og tysk.

(2) Rådets forordning nr. 1 af 15. april 1958 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab på det sproglige område (EFT 17 af 6.10.1958, s. 385/58), som ændret.

(3) Dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk og ungarsk. Irsk har siden den 18. juni 2005 haft status som EU's 21. officielle sprog, men virkningerne af forordning (EF) nr. 920/2005 (EUT L 156 af 18.6.2005, s. 3) er på visse områder udskudt indtil den 1. januar 2007.

(4) Navnlig dokumenter, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (på 19, 20 eller 21 officielle sprog, fordi der gælder særlige regler for brugen af maltesisk og irsk), og dokumenter, der er rettet til en medlemsstat eller til en person, der er undergivet den pågældende medlemsstats jurisdiktion (den pågældende medlemsstats sprog).

(5) Oversættelsescentret i Luxembourg bruger primært freelanceoversættere. Centret har ca. 80 ansatte oversættere (2004-tal), som først og fremmest reviderer tekster, der er oversat freelance til EU-organerne. Endvidere oversætter det i et begrænset omfang tekster for EU-institutionerne.

(6) Hvert departement har mellem tre og seks enheder, som er specialiseret efter politisk emne (eller område). Der er i alt 77 enheder.

(7) I dette tal er medregnet det antal sider, som DGT har sendt til freelanceoversættelse, men ikke det antal sider, andre GD’er har sendt til freelanceoversættelse, for det findes der ikke pålidelige eller udtømmende tal for.

(8) Harmoniseret definition: En side er 1 500 typeenheder i originalteksten (udgangssproget) uden mellemrum. Ved ændringer af eksisterende tekster tæller DGT antallet af ændrede typeenheder og ganger dette antal med en bestemt procent (50 % ved intern oversættelse og 30 % ved freelanceoversættelse), således at der tages hensyn til den ekstra arbejdsbyrde forbundet med at indbygge de ændrede tekstdele i originalteksten. Parlamentet bruger en lidt anden metode. Det tæller antallet af typeenheder i hele det ændrede afsnit uden at tilføje 50 %. Det endelige antal sider for hvert dokument rundes op til et helt tal.

(9) Retten har tilpasset Rådets officielle produktionstal, så de blev sammenlignelige med de andre institutioners tal.

(10) Jf. fodnote 9 i bilag I.

(11) Kommissionen fastslår i det foreløbige forslag til budget for 2006, at i overensstemmelse med beslutningen af 26.5.2004 om udbuddet af og efterspørgslen efter oversættelser (SEK(2004) 638) vurderes det i de enkelte tilfælde på basis af de faktiske behov, om dokumenterne skal klassificeres som »non-core«.

(12) Jf. fodnote 9 i bilag I.

(13) Antallet af oversatte sider er sammenlignelige tal for alle institutionerne, men de afviger en smule fra efterspørgslen på grund af de anmodninger, som »Planning« har afvist, og på grund af den tid, der går, fra en anmodning om oversættelse indgives, til produktet leveres. I de rapporterede tal er ikke medregnet »grå oversættelser« eller direkte outsourcing, som er særlig omfattende i Kommissionen, men som der ikke findes dækkende tal for.

(14) Kommissionens proceduresprog er engelsk, fransk og tysk.

(15) Rådgivende udvalg, forvaltningsudvalg og forskriftsudvalg som fastsat i Rådets afgørelse 1999/468/EF af 28.6.1999 om fastsættelse af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges Kommissionen (EFT L 184 af 17.7.1999, s. 23), der erstatter Rådets afgørelse 87/373/EØF af 13.7.1987 (EFT L 197 af 18.7.1987, s. 33).

(16) Når der er tale om dokumenter, der skal offentliggøres, eller lovgivningstekster, skal oversættelserne være af bedre kvalitet (de kræver derfor flere ressourcer), end når der er tale om dokumenter til internt brug.

(17) CIEQ: Comité Interinstitutionnel d’Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (det interinstitutionelle udvalg til evaluering af kvaliteten af eksterne oversættelser).

(18) Jf. 14. betragtning i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25.6.2002 (EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1).

(19) Som forklaret i punkt 53 var udgifterne betydeligt højere i 2004 og 2005, men i de to år var produktiviteten lavere på grund af overgangen fra et system med 11 sprog til et system med 21 sprog.

(20) Personaleledelse, efteruddannelse, finansforvaltning mv.

Kilde: Revisionsretten.

(21) Personaleledelse, efteruddannelse, finansforvaltning mv.

: tal foreligger ikke.

Kilde: Revisionsretten.

(22) Personaleledelse, efteruddannelse, finansforvaltning mv.

Kilde: Revisionsretten.

(23) Prisdifferencen for EU-10-sprogenes vedkommende er på mellem 15 % (litauisk) og 38 % (lettisk). Den gennemsnitlige prisdifference er på omkring 12 % (jf. tabel 4), hvilket til dels skyldes forskelle i kontraktbetingelserne. Det skal nævnes, at Parlamentets kontrahent er forpligtet til at påtage sig oversættelsesopgaverne, og til, når det drejer sig om oversættelse af skriftlige forespørgsler, at arbejde med meget korte frister.

(24) Fristen for indgivelse af oversættelsesanmodninger er det minimum antal dage, som ikke kan reduceres yderligere, og som en oversættelsestjeneste har til at udføre den oversættelse, der anmodes om.

(25) Bestemmende for den mængde arbejde, der indgår i oversættelsen af et dokument, er en række elementer såsom: Hvor mange ord skal der oversættes (sider kan indeholde tekster af forskellige længder; der skal kun oversættes ændringer af en tekst, der allerede er oversat, mv.)? Hvor teknisk vanskelig er teksten? Er kilder eller referencetekster allerede oversat?

(26) Efter fradrag af den tid, sekretærerne bruger på aktiviteter, der ikke har noget at gøre med oversættelsesprocessen.

(27) Europa-Kommissionen DGT, Oversættelsesdirektoratet: Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bruxelles, 6.10.2003.

(28) CRE = »Compte rendu in extenso«: det fuldstændige forhandlingsreferat af Parlamentets møder, som udgør ca. 18 % af den mængde sider, der blev oversat i Parlamentet i 2003-2005.

(29) De politiske grupper i Parlamentet indgår somme tider direkte kontrakt med freelanceoversættere, hvis »Planning« afviser deres anmodninger om oversættelse (når deres anmodninger overstiger den ugentlige kvote på 15 sider).

(30) Jf. også PriceWaterhouseCooper, Det Økonomiske og Sociale Udvalg (ØSU) og Regionsudvalget: »Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes« (komparativ analyse af produktiviteten i EU-institutionernes oversættelsesafdelinger), Bruxelles, 4.8.2000. Det bemærkes her på side 24, at en oversætter i en privat virksomhed har en produktivitet på omkring 8-10 sider om dagen; i denne beregning er de sider, der er oversat ved hjælp af »Translation Memory«(oversættelseshukommelse), ikke medtaget (en side svarer til 350 ord). (350 ord = 2 100 typeenheder = 1,4 standardsider).

(31) Rådet: Til og med 2004 kun EU-15-sprogene.

Kilde: Revisionsretten.

(32) I det engelske sprogdepartement var produktiviteten i første halvdel af 2004 i den enhed, som havde den største arbejdsmængde, 65 % højere end produktiviteten i den enhed, som havde den mindste arbejdsmængde.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, section 11: Réforme de la DG A III.

(34) Kommissionen brugte imidlertid næsten ikke listen og afholdt selv udbud.

(35) Beregnet på grundlag af en variabel udgift på 40 euro pr. side.

(36) I dette beløb indgår kun den variable udgift til freelanceoversættelse, der er anslået til 40 euro pr. side.

(2) I disse notater registreres alle beslutninger, som Kommissionen har vedtaget under mødet (»sammenfattende notat« ved mundtlig procedure) eller i løbet af dagen (»det daglige notat« for de øvrige procedurers vedkommende).

I bilaget til Retningslinjerne for udarbejdelsen af dokumenter til Rådet og til Rådets forberedende organer er opregnet de såkaldte »core documents« eller centrale dokumenter, som skal oversættes til alle sprog (9) . Som anført i retningslinjerne oversættes dokumenter, som ikke er opført på denne liste, ikke til EU-10-sprogene. Disse dokumenter kan eventuelt blive oversat til EU-15-sprogene, såfremt GD A III's arbejdsbyrde tillader det, og såfremt de frister, der er fastsat i forretningsordenen, overholdes. GD A III har beføjelse til at afvise anmodninger om oversættelse af ethvert dokument, som ikke er opført på denne liste.

Et dokument, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, eller som plenarforsamlingen stemmer om, skal altid oversættes til samtlige officielle sprog, mens det kan besluttes, at arbejdsdokumenter kun oversættes til de sprog, læserne har brug for.

De dokumenter, der har det højeste antal målsprog, er ændringsforslag, udkast til udtalelser og udkast til betænkninger. For alle andre dokumenttyper svinger målsprogene fra ét (først og fremmest engelsk) til fire. Tabel 8, som er udarbejdet til brug for revisionen, giver en oversigt over de kategorier af dokumenter, som bliver oversat i Parlamentet.

Den 19. april 2004 vedtog Europa-Parlamentets præsidium en adfærdskodeks, som trådte i kraft den 1. maj 2004, og som erstattede en tilsvarende adfærdskodeks dateret 8. februar 1999. Artikel 1, stk. 2, i adfærdskodeksen lyder som følger: »Den sproglige service i Europa-Parlamentet forvaltes på grundlag af principperne om »fuldstændig og kontrolleret flersprogethed«. Således vil medlemmernes ret i henhold til forretningsordenen til i Parlamentet at bruge et hvilket som helst officielt sprog, de ønsker, blive respekteret fuldt ud. De ressourcer, der skal anvendes på flersprogetheden, vil blive kontrolleret gennem en udnyttelse, der bygger på brugernes reelle behov, ansvarliggørelse af brugerne og på en bedre forvaltning af anmodningerne om sproglig service.«

Det fastslås i et notat, som Generalsekretariatet udsendte i juni 2004 (6) , at når der er tale om gennemførelsesbestemmelser, som kun er rettet til et begrænset antal medlemsstater, vil det være tilstrækkeligt at oversætte disse foranstaltninger til de pågældende medlemsstaters sprog, at offentliggøre en meddelelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at beslutningen er vedtaget, og at meddele læserne den netadresse, hvor dokumentet kan hentes. Fuldstændig oversættelse er kun nødvendig, når lovgivningen foreskriver, at teksterne skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, inden de træder i kraft (dvs. forordninger, direktiver og beslutninger, som Parlamentet og Rådet har vedtaget ved fælles beslutning, og Kommissionens forordninger og direktiver, der er stilet til samtlige medlemsstater, men ikke Kommissionens beslutninger).

»Komitologiudvalgene« henhører under Kommissionen selv (3) , og forordning nr. 1/1958 omfatter disse udvalgs arbejde (4) , men man har bevidst undgået at henvise til sprogordningen i standardforretningsordenen (5) , fordi man ville give hvert udvalg mulighed for at finde pragmatiske løsninger, som opfyldte deres faktiske behov. Dokumenter, som under alle omstændigheder vil blive oversat på et senere stadium i processen (specielt udkast til foranstaltninger, som skal offentliggøres i endelig form i Den Europæiske Unions Tidende), oversættes i princippet allerede til udvalgsmøderne.

(2) På hvert dokument i stikprøven er der anvendt en justeringsfaktor på det optalte antal sider for at gøre stikprøvens dokumenter sammenlignelige med de andre institutioners dokumenter. Justeringsfaktoren er beregnet som forholdet mellem på den ene side antallet af typeenheder (eller, såfremt dokumentet er en ny version af et dokument, der allerede er oversat, antal ændrede typeenheder forhøjet med 50 %, sådan som DGT gør det ved interne oversættelser) uden mellemrum divideret med 1 500 og rundet op til et helt tal og på den anden side det faktiske antal sider.

Rettens beregning af udgiften pr. side er ikke de samlede udgifter til flersprogethed, for udgiften til jurist-linguisternes revision og de supplerende udgifter til offentliggørelse af dokumenterne på 20 sprog indgår ikke i den. Eftersom der i løbet af lovgivningsprocessen bliver oversat mange på hinanden følgende versioner af det samme forslag til lovgivning, er de faktiske udgifter til den lovgivning, der er vedtaget, et multiplum af det beløb, der er anført som udgiften pr. side i tabel 2 i denne særberetning. Som eksempel kan nævnes, at der blev oversat 15 versioner af EU-forfatningen.

Udgiften pr. side er beregnet som de tre institutioners samlede udgifter til oversættelse divideret med antal sider oversat pr. år (jf. tabel 2, 3 og 4). Retten har brugt Kommissionens og Parlamentets officielle tal for antal oversatte sider, som beregnet af DGT og GD VII, fordi disse to institutioner bruger metoder til optælling af sider, der giver sammenlignelige resultater (jf. fodnote 8 og 9 i beretningen). Rådets officielle tal for 2003 var blot baseret på antal trykte sider i hvert dokument og ikke på antal typeenheder, der skulle oversættes, og derfor har Retten beregnet den gennemsnitlige justeringsfaktor for en stikprøve på 100 dokumenter (2) . Retten har beregnet et sammenligneligt produktionstal ved at gange denne gennemsnitlige justeringsfaktor med GD A III's officielle tal for trykte sider.

Beløbet for it-udgifterne er beregnet på grundlag af gennemførelsen af de relevante budgetposter på 2003-budgettet og det gennemsnitlige beløb for anskaffelse af it-udstyr og vedligeholdelse af it-udstyr i henhold til it-tjenestens og økonomitjenestens beregninger.

oversættelsestjenesternes procentuelle andel af de gennemsnitlige udgifter til løn- og personaleforvaltning — for Kommissionens vedkommende beregnet af DGT og for de øvrige institutioners vedkommende beregnet af en ekstern konsulent.

de gennemsnitlige personaleudgifter, som Kommissionens Generaldirektorat for Personale og Administration har beregnet dem for hver lønklasse. I disse udgifter indgår lønninger og alle former for tillæg. Revisionsholdet tog to forskellige former for gennemsnitlige personaleudgifter i betragtning: før og efter fradrag af skat og med tillæg af pensionsbidrag (1)

I indirekte udgifter indgår lønninger og tillæg til personale, som ikke udfører egentligt oversættelsesarbejde (terminologer, specialister i arbejdsmetoder, kontorchefer, sprogkonsulenter og overordnet ledelse, freelanceenheden og »Planning«), og en udgiftsandel for den tid, oversætterne bruger på andre aktiviteter end oversættelse eller revision, plus generalomkostninger såsom it, bygninger og kontorudstyr, personaleforvaltning mv., som til dels ikke forvaltes direkte af oversættelsestjenesterne. Denne opdeling i direkte og indirekte udgifter er foretaget efter aftale med institutionerne.

Revisorerne har beregnet de udgifter, der skal dækkes over fællesskabsbudgettet (»udgifter efter skat og pension«), ved at trække den fællesskabsskat, som de ansatte oversættere betaler, fra »udgifter før skat og pension« og ved at addere det fiktive bidrag fra arbejdsgiver til de ansatte oversætteres pension (arbejdsgiverbidraget svarer til to gange den ansattes pensionsbidrag).

Generelt skal det understreges, at arbejdsudligningsordningen først gik ind i en aktiv samarbejdsfase mellem institutionernes Planning-afdelinger i januar 2006. Statistikkerne for første kvartal af 2006 viser en væsentlig stigning i arbejdsudvekslingen.

I tilfælde af et for stort arbejdspres i sprogenhederne undersøger Planning først mulighederne for en udligning af arbejdsbyrden, naturligvis under hensyntagen til sprogkombinationer og aflastningsmuligheder i de øvrige institutioner.

Parlamentet kan ikke bekræfte Rettens konklusion om, at de to nævnte enheder skulle have en lavere produktivitet, fordi de har haft arbejdsopgaver, der af indhold og art har været anderledes end de øvrige enheders — men som også har lagt beslag på personale. Det forhold, at den engelske og den franske enhed producerer færre internt oversatte sider end gennemsnittet, skyldes deres rolle som relæsprog for oversættelsen fra mindre udbredte originalsprog, det større antal originalsprogssider, der skal revideres og redigeres, den mere omfattende mængde CRE, der skal transskriberes og revideres og forvaltningen af en række nye enheder og uddannelse i EU-10-sprog. Endvidere har den engelske afdeling siden efteråret 2005 foretaget en systematisk kontrol med originalteksterne i samarbejde med Tabling Office.

Hvad angår de faste outsourcing-satser, er de kun på overfladen i modstrid med den samlede formindskede arbejdsbyrde. Grunden til, at den gennemsnitlige outsourcing-sats næsten har været konstant til trods for faldet i arbejdsbyrden. er den voldsomme koncentration af arbejdspresset i første halvdel af året, hvilket har medført en mere intensiv outsourcing i denne periode.

Det er nødvendigt at nuancere bemærkningen vedrørende udnyttelsen af den interne kapacitet i den franske oversættelsesenhed. Denne er ikke blevet underudnyttet, men udnyttet til andre supplerende opgaver. Den franske oversættelsesenhed har mere præcist stået for integrationen og forvaltningen af de nye polske og litauiske enheder og for sprogkurser i oversættelse fra EU-10-sprogene. Ud over disse supplerende opgaver har enheden også været relæ for de øvrige sprog og foretaget transskription og revision af det fuldstændige forhandlingsreferat over plenarmøderne og af »den økonomiske og monetære dialog«.

Det er korrekt, at brugen af it-redskaber er uensartet, og at arbejdsmetoderne til tider varierer meget. Det skyldes især den store aldersspredning blandt personalet. Men takket være de ældre oversætteres store erfaring er produktiviteten pr. medarbejder stort set den samme. Parlamentets Præsidium, der ønsker en bedre udnyttelse af de nye teknologier, har pålagt generalsekretæren at forelægge en rapport om dette spørgsmål, og Parlamentets tjenester er for øjeblikket i gang med dette arbejde.

Forholdet er 1:2 for EU-15 sprogene. For EU-10-sprogene er forholdet mellem sekretærer/oversættere på nuværende tidspunkt ca. 0,7:2 og forventes ikke at overstige 0,8:2.

Den spredning af dokumenter, Retten påpeger, er ved at blive undersøgt af de kompetente edb-tjenester. Oversættelsesenhederne har naturligvis en samling af oversættelser, der gør det muligt at fremfinde allerede oversatte tekster.

Det er korrekt, at det nuværende forvaltningssystem ikke giver mulighed for at anvende denne bestemmelse i adfærdskodeksen. ITMS-projektet, der nu er ved at blive udviklet, indeholder et faktureringsmodul til dette formål.

Der findes ganske vist ikke særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, men der findes en procedure for indgivelse af klager med en dertil hørende blanket. Det skal tilføjes, at »kunderne« i EU-institutionerne og i særdeleshed parlamentsmedlemmerne er tilstrækkeligt tætte på generalsekretæren til, at de til enhver tid kan give udtryk for en eventuel utilfredshed uden nogen særlig procedure.

Det er vigtigt at understrege, at kontrollen i Europa-Parlamentet systematisk omfatter samtlige fejltyper, herunder anvendelsen af den korrekte terminologi.

Parlamentet ønsker at henlede Rettens opmærksomhed på den kvalitetshandlingsplan, CITI har udarbejdet efter anmodning fra institutionernes generalsekretærer, og som snart træder i kraft. Denne handlingsplan omfatter 14 konkrete foranstaltninger, hvoraf nogle er fælles for oversættelses- og for tolketjenesten, på områder som menneskelige ressourcer, originalteksternes og oversættelsernes tekniske og sproglige kvalitet, dokumentation, terminologi og hjælpeværktøjer. Efter planen skal der udnævnes en ansvarlig for kvaliteten i de enkelte tjenester.

I Europa-Parlamentet har det næsten altid været muligt at sikre, at oversættelsen fra de nye sprog foretages af oversættere, der har målsproget som deres modersmål.

I ca. 90 % af tilfældene foreligger oversættelserne før mødedatoen. I de tilfælde, hvor det viser sig umuligt at overholde fristerne, foretages der kun oversættelse, hvis teksterne skal danne grundlag for den efterfølgende fase i proceduren.

Det sker, om end ikke hyppigt, at Planning reducerer antallet af ønskede sprog, dels i henhold til bestemmelserne om sprogprofil eller i lyset af andre specifikke forhold, som rekvirenten måske ikke har taget højde for.

Adgang til systemet gives kun efter anmodning fra den ansvarlige for en brugertjeneste. I forbindelse med en gennemgribende ændring af edb-systemet GEPRO (ITMS-projektet) skal samtlige eksisterende adgangstilladelser fornys, og antallet vil så vidt muligt blive reduceret ved den lejlighed. Den risiko, Retten henviser til, er efter Parlamentets opfattelse minimal på grund af de begrænsninger, der ligger i de ovennævnte bestemmelser.

Selv om adfærdskodeksen ikke er et egentligt godkendelsessystem, fastlægges der dog en hierarkisk fortegnelse over de organer, der kan anmode om oversættelser, og der fastlægges en række prioriteringer for de kategorier af dokumenter, der skal oversættes internt og eksternt, inden for de forskellige lovgivningsprocedurer, en rækkefølge for prioriterede sprog og frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger samt regler for oversættelsesteksters længde. Kodeksen fastsætter også vilkårene for udtrykkelig godkendelse af anmodninger fra enheder, der ikke står på listen over autoriserede brugere. Sådanne anmodninger forelægges Præsidiet, og der gives kun autorisation, såfremt det pågældende dokument er væsentligt for den parlamentariske aktivitet.

RÅDETS SVAR

GENERELLE BEMÆRKNINGER

Generalsekretariatet for Rådet hilser den første revision af oversættelsesudgifterne i nogle af EU-institutionerne velkommen og erkender, at den er nyttig. Det vil gøre opmærksom på, at der i forbindelse med nogle af de aspekter, der er blevet kritiseret under revisionen, allerede er gennemført eller aktivt overvejes ændringer i sprogafdelingen.

Rådssekretariatet vil dog gerne understrege, at det i forbindelse med den store udfordring, som udvidelsen var, for hele sin struktur har iværksat en kontrolleret tilgang, der blev godkendt på højeste politiske niveau i 2002, og som har gjort det muligt at begrænse de budgetmæssige følger af udvidelsen for de administrative omkostninger.

Især på oversættelsesområdet, hvor en ekstrapolering af de tilgange, der blev fulgt ved de tidligere udvidelser, ville have medført en personaleforøgelse i sprogafdelingen på ca. 765 nye tjenestemænd, vil ovennævnte kontrollerede tilgang sikre en drastisk nedgang i de samlede tal, når disse foranstaltninger er fuldt ud operationelle. Rådssekretariatet vil ved udgangen af den nuværende tilpasnings- og justeringsperiode have færre oversættere for EU med 25 medlemsstater (551), end det havde for EU med 15 medlemsstater (578).

Dette resultat er bl.a. blevet muligt ved at begrænse oversættelsen til de dokumenter, der skønnes væsentlige for den politiske og lovgivende proces (de såkaldte kernedokumenter), ved at gennemføre en dybtgående rationalisering af oversættelsestjenesterne og ved at vedtage retningslinjer for udarbejdelsen, indholdet, registreringen og længden af Rådets dokumenter. Rådssekretariatet har herved vist vejen for de andre institutioner.

Rådssekretariatet erkender, at det som en konsekvens af denne tilgang nu har et overkapacitetsproblem i EU-15-sprogenhederne, men understreger den forbigående og ikke-strukturelle karakter af denne situation, der efter dets opfattelse skal vurderes ud fra et dynamisk synspunkt under behørig hensyntagen til de ubestridelige fordele, der vil være på mellemlang og lang sigt i form af kontrol med de administrative udgifter.

Rådssekretariatet gør også opmærksom på, at Rådet som det sidste led i lovgivningskæden forud for godkendelsen og offentliggørelsen af lovgivning på de tyve sprog, sammen med Europa-Parlamentet, når der er fælles beslutningstagning, må sikre, at den lovgivning, som Rådet vedtager, er af den højeste kvalitet, hvilket medlemsstaterne gentagne gange har anmodet om. Dette gælder også Rådets politiske tekster.

Den kvalitetskontrolprocedure, der er nødvendig for at sikre en sådan kvalitet og konsistens, medfører naturligvis ekstraomkostninger. Til forskel fra de andre institutioner, der kan lade visse dokumenter oversætte i freelance-bureauer for at reducere omkostningerne, har Rådssekretariatet ikke denne mulighed, da oversættelse internt i institutionen er den bedste og mest omkostningseffektive måde at sikre denne kvalitet på. Behovet for tekster af høj kvalitet til offentliggørelse har naturligvis en stor virkning på oversættelsesomkostningerne i Rådet.

Rådssekretariatet er imidlertid i gang med at løse dette overkapacitetsproblem på en proaktiv måde og med et policy-mix, der tager alle aspekter af problemet op samtidig. Ud over at de oversættere og sekretærer, der har forladt de ni EU-15-sprogenheder (undtagen den engelske og den franske) efter 2002, ikke er blevet erstattet, opfordres oversættelsesafdelingernes personale aktivt til at søge ledige stillinger i andre generaldirektorater og direktorater. Der er ved at blive iværksat et særligt omplaceringsprogram, der omfatter fastlæggelse af passende stillinger, uddannelse til nye funktioner og motivation til forandring.

Rådssekretariatet deltager endvidere aktivt i det interinstitutionelle »workload balancing«-projekt som nettobidragyder og overvejer også interinstitutionel mobilitet og andre eventuelle foranstaltninger, der er fastsat i tjenestemandsvedtægten.

Rådssekretariatet har derfor tillid til, at det vil kunne afhjælpe de svagheder, der er fremhævet i beretningen, især dem, der er af midlertidig karakter, og at det effektivt vil kunne udføre sin opgave inden for de grænser, der er fastsat for dets operationer.

BEMÆRKNINGER TIL REVISIONSRETTENS RESULTATER

RESUMÉ

III. Selv om Rådssekretariatet ikke har skriftlige retningslinjer for oversættelse, sikrer Afdelingen for Koordination og Dokumentfremstilling (Centralkoordinationen) en kontrolleret produktion af oversættelser.

IV. Problemerne i 2004 i forbindelse med EU-10-sprogene skyldtes vanskelighederne med at rekruttere personale (se bemærkningerne i punkt 19 nedenfor). Kvaliteten og den rettidige levering af oversættelser blev forbedret betydeligt i 2005. I 2006 kan denne forbedring ses i det reducerede antal anmodninger om, at oversættelser sendes til freelance-bureauer.

V. I anden halvdel af 2005 genoptog lederen af Centralkoordinationen de nære kontakter med de faste repræsentationer, især fra EU-10, med henblik på: a) at få feedback om: — oversættelsernes kvalitet — mængden af oversatte dokumenter — hvorvidt disse dokumenter er til rådighed på møderne — forbindelserne mellem på den ene side Koordinationen og Dokumentfremstillingen og oversættelsesholdene og på den anden side de faste repræsentationer og de nationale myndigheder b) at udveksle oplysninger om: — Rådets funktion, dvs. dokumentkredsløbet — oversættelsesholdenes situation, især med hensyn til personale — generelle spørgsmål om terminologi, tidsfrister, osv. Der indføres i den nærmeste fremtid en postkasse. Denne postkasse vil samle alle bemærkninger fra delegationerne, give et overblik over opfattelsen af kvaliteten af Rådets oversættelser og forbedre synergien mellem oversættelsesholdene og delegationerne, og delegationerne blev underrettet herom den 5. maj 2006.

VI. Generalsekretariatet for Rådet agter at indføre en ordning, der vil muliggøre en permanent gennemgang af oversættelsesomkostningerne. Der er imidlertid gode grunde til, at Rådssekretariatets oversættelser er kostbare, og disse drøftes i nærmere enkeltheder andetsteds i dette dokument: den særlige karakter af Rådets arbejde og dets tidsfrister, behovet for at sikre en passende kvalitet for lovgivningsdokumenter nær produktionskædens slutning og de midlertidige strukturelle årsager, der er forbundet med direktoratets omstrukturering.

VII. Rådssekretariatet agter at reducere overkapaciteten, f.eks. ved hjælp af intern omrokering (til andre GD'er) og interinstitutionel mobilitet (til oversættelsesafdelinger i andre institutioner). Desuden er Rådssekretariatet ved at undersøge alle de muligheder, der findes i tjenestemandsvedtægten.

VIII. Rådssekretariatet er en stor bidragyder til workload balancing-ordningen og står for oversættelsen af 55 % af det samlede antal sider, der blev behandlet inden for denne ordning i 2005.

IX. Rådssekretariatet har i 2004 og 2005 udviklet en sammenhængende politik for anvendelsen af moderne teknologi. Alle de nye sprogenheder har arbejdet med de disponible it-instrumenter siden deres oprettelse, og denne politik er for øjeblikket ved at blive indført i de »gamle« sprogafdelinger sammen med udviklingen af passende it-redskaber.

INDLEDNING

6. Rådssekretariatet har ikke nogen freelance-enhed eller it-enhed, der er tilknyttet dets oversættelsesafdeling. Rådssekretariatet har derfor en lettere struktur end de andre institutioner.

BEMÆRKNINGER

13. Rådssekretariatet har klare regler, selv om disse kan forbedres. Det skal bemærkes, at det er fastlagt i Generalsekretariatet for Rådet, hvem der kan anmode om en oversættelse og Koordinationen ved, hvem det er. På samme måde er de kategorier af dokumenter, der bør oversættes, klart fastlagt på listen over kernedokumenter.

14. Generalsekretariatet for Rådet stiller sig tøvende til at indtage en forskellig holdning til EU-10- og EU-15-sprog, da dette vil kunne medføre beskyldninger om forskelsbehandling.

15. Revisionsrettens konklusion om oversættelsesanmodningerne er korrekt. Godkendelsen af anmodningerne afhænger imidlertid af kontrolstrukturen.

16. I Rådet kontrollerer Centralkoordinationen, der står over oversættelsesafdelingen, altid hensigtsmæssigheden af en oversættelse, før den sender teksten til en eller alle de 20 enheder. Hvis der er problemer, griber Centralkoordinationens leder ind, og der kan følge kontakter selv med formandskabet. Centralkoordinationen, dvs. GD'en for koordination og Sprogkoordinationen, er i konstant kontakt med GD'erne og også i mindre omfang med formandskabet, og det sætter den i stand til at foretage informerede vurderinger af hensigtsmæssigheden af oversættelser og til at prioritere oversættelser i tilfælde af utilstrækkelige oversætterressourcer.

18. Godkendelse og afvisning af oversættelser er Koordinationens opgave (især Kontroltårnets). Situationen er efter Rådets opfattelse tilfredsstillende. Der kan dog foretages forbedringer. Idet der ses bort fra »ledelsens kontrol«, kan der udarbejdes statistikker over afvisninger til yderligere analyse. Der er ikke behov for nogen foranstaltninger med hensyn til godkendelser. Det forhold, at det afgørende for, om en oversættelsesanmodning (1) blev godkendt, ofte var, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen, er uundgåeligt på grund af: — »overkapaciteten« eller personalemangelen i visse oversættelsesenheder — politikken med at reducere overarbejde til et minimum — de to forskellige oversættelseshastigheder (EU-10 og EU-15). Oversættelser, der virkelig er nødvendige, afvises aldrig.

19. Ansættelsen af oversættere gennem EPSO har vist sig at være vanskeligere end forventet som følge at det lille antal kvalificerede ansøgere, selv om institutionerne har gjort deres yderste for at gøre medlemsstaterne og andre parter mere bevidste om dette problem.

20. Man kan ikke sige, at det er de enkelte institutioners egen fejl, at de ikke har nået ansættelsesmålene. Denne situation (personalemangel) vil desværre fortsætte, også efter denne dato (sidst i 2006), ikke blot med hensyn til oversættere, men også afdelingschefer, kvalitetskontrollører og sekretærer.

23. Det er korrekt, at meget få oversættere i EU-15-enhederne ud over EN og FR har kendskab til EU-10-sprog. Dette er resultatet af en velovervejet politisk beslutning, der er nøje udformet med henblik på at forhøje antallet af officielle sprog fra 11 til 20 uden en tilsvarende forøgelse af personalets størrelse. Til forberedelse af 2004-udvidelsen havde Rådssekretariatet tilrettelagt uddannelse i et eller flere EU-10-sprog for oversættere i den engelske og den franske enhed, og dette har ført til den situation, der præsenteres i den følgende oversigt (situationen pr. 22. maj 2006). Engelske og franske oversætteres kendskab til EU-10-sprog (pr. 22. maj 2006) CS ET HU LT LV MT PL SK SL FR 2 0 1 0 0 0 3 0 0 EN 4 3 4 2 3 0 2 4 4 I alt 6 3 5 2 3 0 5 4 4 I øvrigt er Rådssekretariatet også ved at undersøge andre måder, hvorpå man kan dække alle de officielle sprog, herunder anvendelse af returoversættelse (oversætterne arbejder fra deres modersmål til EN og FR).

26. Den engelske enhed deltager i vidt omfang i »workload balancing«-ordningen. Det skal dog bemærkes, at selv om der er en vis overkapacitet i den engelske enhed for at sikre fuldstændig flersprogethed i denne enhed, må dette sammenlignes med omkostningerne ved den tidligere ordning, hvor hver enkelt sprogenhed havde kapacitet (mindst ca. 6 oversættere med kendskab til hvert EU-sprog) til at oversætte fra alle de officielle sprog, selv om antallet af sider, der skulle oversættes fra de fleste af disse sprog, udgjorde under 1 % af antallet af kildedokumentsider. Rådssekretariatet har imidlertid altid sagt, at det vil tage sin politik op til fornyet overvejelse i lyset af erfaringerne (mindst to år). Denne overvejelse finder sted i anden halvdel af 2006/først i 2007.

35. Centralkoordinationen kontrollerer faktisk overholdelsen af politikken med »milestones stages«, nemlig ved at vurdere behovet for en oversættelse på et bestemt stadium og afvise oversættelse af visse dokumenter. På grundlag af de ressourcer, der er til rådighed, og tidsfristerne sikrer Sprogkoordinationen, at det rette antal »milestone«-udgaver oversættes. En række uhåndgribelige ting som f.eks. en teksts politiske betydning og dens prioritet i et formandskabs program samt tidsfristerne er elementer, som Sprogkoordinationen tager i betragtning, når den beslutter, om der skal oversættes en »milestone«-udgave.

38. I visse tilfælde, hvor der skal findes en balance mellem rettidighed og kvalitet, anbefaler Sprogkoordinationen, at en tekst ikke revideres. Dette kan kun ske på mellemstadier. Da Rådet kun oversætter kernedokumenter, kræves der imidlertid normalt en høj kvalitet.

39. Rådssekretariatet er ved at indføre en kvalitetskontrolprocedure i sprogenhederne og har for nylig gennemført en formel procedure for behandling af klager over kvaliteten, der skal give vore kunder mulighed for at give feedback på oversættelser.

40. Se bemærkningen til punkt 39.

41. Rådssekretariatet er glad for at notere, at Revisionsretten erkender, at dets kunder er tilfredse med kvaliteten af dets arbejde. Det er dog rede til at indføre harmoniserede kvalitetssikringsprocedurer.

42. Det generelle feedback fra EU-10-delegationerne er nu også generelt tilfredsstillende. Revisionen af eksterne oversættelser er et problem. Oversættelser outsources på grund af personaleunderskud, og revisionen heraf begrænser fordelen ved denne outsourcing (anvendelse af værdifulde ressourcer til revision).

44. Rådet vil inden for rammerne af den statistiske udvikling i Centralkoordinationen undersøge, hvordan overholdelsen af oversættelsesfristerne kan vurderes. Kernedokumenter, der er i overensstemmelse med forretningsordenen, er dog altid klar til det møde, som de skal bruges til.

46. Dette skyldtes den meget store kapacitetsmangel for disse sprog. Der er imidlertid ingen tegn på, at vedtagelsen af lovgivning blev forsinket, fordi dokumenterne ikke var til rådighed.

47. Rådssekretariatet agter at bygge på de erfaringer, der er gjort under denne revision, og indføre en ordning, hvormed det kan overvåge oversættelsesudgifterne. Rådssekretariatet overvejer også muligheden for systematisk at sende GD'erne og formandskabet »udgifterne« for visse oversættelser, især dem, der medfører for meget overarbejde.

51. Da Rådet ligger ved lovgivningsprocedurens afslutning, har det et særligt ansvar for kvaliteten af den vedtagne (og offentliggjorte) tekst. Kvalitet har en pris og har konsekvenser for oversætternes produktivitet. Som allerede forklaret, er det desuden ikke hensigtsmæssigt at sende lovgivningsmæssige og politisk følsomme dokumenter til freelance-bureauer. Dette er grunden til, at det er Rådssekretariatets generelle politik at undgå at anvende ekstern oversættelse.

53. b) Rådet vil indføre en procedure for overvågning af, hvor stor en procentdel af anmodningerne der ikke overholder fristerne for fremsendelse af oversættelser, og årsagerne hertil uden at glemme de aspekter, der nævnes i bemærkningen til punkt 44. e) Rådet vil indføre en procedure for overvågning af, hvor stor en procentdel kernedokumenter, der skal oversættes, udgør af det samlede antal oversatte dokumenter. f) Rådet vil indføre en procedure for indsamling af yderligere oplysninger om oversættelser, der ikke var nødvendige på grund af efterfølgende ændringer i originalteksten.

56. Revisionsrettens argument om betydningen af præcise prognoser er gyldigt, men i realiteten ligger dette ofte uden for oversættelsestjenesternes rækkevidde, f.eks. afhænger fremskridtene med lovgivningstekster i Rådet af fremskridtene i de forskellige arbejdsgrupper, udvalg og rådssamlinger, til tider også bilaterale møder.

61. Personalenormeringen på 25 oversættere er baseret på den normale forudsete arbejdsbyrde, der igen er baseret på kernedokumentpolitikken. Den stærkt øgede arbejdsbyrde eller spidsbelastningen i slutningen af hvert formandskab klares ved en meget strengere forvaltning af arbejdet i enhederne og genforhandling af fristerne, men først og fremmest ved hjælp af overarbejde efter arbejdstid og undtagelsesvis i weekenden og på helligdage. Den kendsgerning, at Rådets oversættelser først foreligger kort før møderne, skyldes, at 62 % af Rådets dokumenter har frister på under 72 timer. Det er derfor uundgåeligt, at oversættelserne først foreligger lige før møderne.

64. Korrekt, men de har dog tilstrækkelig erfaring til at kende spidsbelastningerne, og i de fleste af oversættelsesenhederne får de »hjælp« fra oversættere, der arbejder som koordinatorer på fuld tid. Både chefen og koordinator holdes konstant informeret af Centralkoordinationen. I Rådet, der kun arbejder med korte frister, overlades initiativet med hensyn til frister til Centralkoordinationen, der er den enhed, der har overblik over arbejdsmængden.

65. Rådet har ændret sin ordning for optælling af sider til vurdering af arbejdsmængden og anvender nu en ordning med vægtede standardsider, der kaldes nettosider.

67. Denne opgave udføres af Centralkoordinationen, der anvender tekniske midler.

69. Rådet har gjort betydelige fremskridt i denne forbindelse siden den periode, som revisionen dækker, og forholdet mellem sekretærer og oversættere forbedres fortsat.

70. Rådet har brugt megen tid på at optimere anvendelsen af it-redskaber. En gennemførelsesplan, der omfatter udvikling af redskaber (Euramis og interne redskaber), et uddannelsesprogram og oprettelse af en særlig Trados-celle i Centralkoordinationen, er under indførelse. Rådet agter dog at indføre en ordning med statistiske indikatorer til overvågning af brugen af Trados i oversættelsesafdelingen.

78. Den private sektor er mindre interesseret i kvalitet og konsistens end institutionerne. Det er institutionernes generelle erfaring, som er bekræftet ved CIEQ's arbejde, at lovgivningstekster ikke bør sendes til eksterne bureauer. Rådets erfaring er, at selv når tekster er sendt ud til bureauer i de tidlige stadier af forhandlingerne i Rådet (arbejdsgruppeniveau), har dette ikke været til megen hjælp under oversættelsen af efterfølgende udgaver af teksten.

85. Der er faktisk meget begrænsede muligheder for intern omrokering. Oversætterne udgør ca. 66 % af AD-personalet (790 LA eksl. JL'er, 450 A) i Rådet. Det skal også bemærkes, at i de otte sprogenheder med personale i overtal er en meget stor andel af dette personale i aldersklassen 55-65 år. Andel af personalet i sprogafdelingerne, der er i aldersklassen 55-65 år DA DE EL ES NL FI PT IT Overtal 12 25 15 16 12 19 18 18 55-65 år 15 8 11 10 10 8 15 12 Det er vanskeligt at omskole og omrokere et stort antal oversættere, da oversættere har en specialiseret sproglig baggrund. Rådet agter dog at se på alle muligheder for omrokering, både internt og interinstitutionelt. Passende foranstaltninger er på vej.

86. Ud over de opgaver, der nævnes i Revisionsrettens beretning, yder den engelske sprogenhed også direkte bistand til formandskabet (én oversætter arbejder i formandskabets lokaler) og andre GD'er.

88. De nævnte resultatindikatorer og statistikker vil blive gennemført gradvis, så snart de ressourcer, der er til rådighed til udvikling af arbejdsstrømmen, muliggør de nødvendige forbedringer.

90. Rådets statistikker blev ændret i 2005 for at afspejle praksis i de andre institutioner. Statikkerne for 2003 og 2004 blev ændret med tilbagevirkende kraft for at bringe dem i overensstemmelse med de nye beregningsmetoder.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

105. Centralkoordinationen i Rådet forsøger at forudse oversættelsesbyrden og at planlægge arbejdsbyrden i overensstemmelse hermed. Den forsøger på denne måde inden for de politiske begrænsninger at afbalancere arbejdsbyrde og oversættelseskapacitet.

(1) Ikke-kernedokumenter.