RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET Årsberetning til dechargemyndigheden om interne revisioner i 2012 (artikel 99, stk. 5, i finansforordningen) /* COM/2013/0606 final */





RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET Årsberetning til dechargemyndigheden om interne revisioner i 2012 (artikel 99, stk. 5, i finansforordningen) INDHOLDSFORTEGNELSE 1........... Indledning....................................................................................................................... 5 2........... IAS' opgave: uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed.................................................. 5 3........... Revisionen...................................................................................................................... 6 3.1........ Gennemførelsen af IAS' revisionsplan for 2012................................................................ 6 3.2........ Nye henstillinger og acceptprocent.................................................................................. 7 3.3........ Efterlevelse af de henstillinger, der blev fremsat i perioden 2008-2012............................. 8 4........... De vigtigste resultater og henstillinger............................................................................... 8 4.1........ Horisontale revisioner..................................................................................................... 8 4.1.1..... Udarbejdelse af årsberetninger (flere generaldirektorater)................................................ 8 4.1.2..... Forvaltning og kontrol med bevillingerne til personale (flere generaldirektorater)............... 9 4.1.3..... Systemer for tilbagekontering af midler og intern fakturering (flere generaldirektorater).... 10 4.2........ Landbrug, naturressourcer og sundhed.......................................................................... 11 4.2.1..... Revision af kontrolstrategier (GD MARE og GD SANCO)........................................... 11 4.2.2..... Kontrolstrategi — Direktorat J (GD AGRI).................................................................. 12 4.3........ Samhørighed................................................................................................................ 12 4.3.1..... Afslutning af programmeringsperioden 2000-2006 (GD REGIO, D EMPL)................... 12 4.3.2..... Gennemførelse af programmerne i perioden 2007-2013 (GD REGIO)........................... 13 4.4........ Forskning, energi og transport....................................................................................... 14 4.4.1..... Revisioner af kontrolstrategier (GD ENER)................................................................... 14 4.5........ Bistand til tredjelande, udvikling og udvidelse................................................................. 14 4.5.1..... Den interne organisationsstruktur i EU-delegationerne (GD DEVCO)............................ 14 4.6........ Uddannelse og unionsborgerskab.................................................................................. 14 4.6.1..... Programmet vedrørende livslang læring (GD EAC/Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur)......................................................................................................................... 14 4.6.2..... Revisioner af kontrolstrategier (GD HOME).................................................................. 15 4.6.3..... Kontrol med gennemførelsen af EU-retten (GD JUST).................................................. 15 4.7........ Økonomiske og finansielle anliggender........................................................................... 16 4.7.1..... EIF's gennemførelse af CIP-programmet (GD ECFIN)................................................. 16 4.7.2..... Ikke-budgetmæssige transaktioner (GD ECFIN)........................................................... 16 4.7.3..... Revisioner af kontrolstrategier (GD ENTR)................................................................... 17 4.7.4..... Kontrol med gennemførelsen af EU-retten (GD TAXUD).............................................. 17 4.8........ Generelle tjenester og HR............................................................................................. 17 4.8.1..... Produktion, udvikling og formidling af statistiske data (GD ESTAT)............................... 17 4.9........ Revision på it-området.................................................................................................. 18 4.9.1..... Forvaltning af lokale it-systemer (GD DEVCO, GD TRADE)........................................ 18 4.9.2..... Forvaltning og resultater på it-området (GD SANCO/Forvaltningsorganet for Sundhed og Forbrugere) 18 4.9.3..... Horisont 2020 (GD RTD, DG CNECT, ERCEA)......................................................... 19 5........... Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder 19 6........... Konklusioner................................................................................................................ 19 1. Indledning Med denne beretning informeres dechargemyndigheden i overensstemmelse med finansforordningens artikel 99, stk. 5, om det arbejde, som Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Beretningen er baseret på IAS' revisionsberetning, der er udarbejdet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 3, vedrørende IAS' revisions‑ og konsulentrapporter fra 2012[1] om Kommissionens generaldirektorater, tjenestegrene og forvaltningsorganer[2]. Heri beskrives de svagheder, der er fundet, og de foranstaltninger, der skal træffes for at afhjælpe disse, og beretningen indeholder oplysninger om væsentlige risici, kontrolspørgsmål og forvaltningsaspekter[3]. Kommissionen har allerede efterkommet nogle af disse henstillinger i en sammenfattende rapport[4]. 2. IAS' opgave: uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed IAS' opgave er at bidrage til en forsvarlig forvaltning i Europa-Kommissionen ved at foretage en revision af de interne forvaltnings- og kontrolsystemer for at vurdere, hvor effektive de er med henblik på løbende at forbedre dem. IAS henhører under det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for revision, og skal stå til ansvar over for revisionsopfølgningsudvalget. IAS' uafhængighed er fastsat i finansforordningen og beskrivelsen af dets opgaver, som Kommissionen har vedtaget. IAS udfører sit arbejde i henhold til finansforordningen og de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision og IIA's (Institute of Internal Auditors) etikkodeks. IAS reviderer ikke medlemsstaternes systemer til kontrol med midler fra Kommissionen. Sådanne revisioner, der går helt ned til den enkelte støttemodtager, foretages af medlemsstaternes interne revisorer, de nationale revisionsmyndigheder, andre individuelle generaldirektorater i Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret. IAS reviderer dog de foranstaltninger, der træffes af Kommissionens tjenestegrene for at kontrollere og revidere organer i medlemsstaterne, og andre organer, der er ansvarlige for udbetaling af EU-midler såsom FN. Som fastsat i finansforordningen kan IAS udføre disse opgaver på stedet, bl.a. i medlemsstaterne. Generel udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning IAS afgav som fastsat i dets charter sin tredje generelle udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning. Den generelle udtalelse for 2012 er baseret på revisioner på området finansiel forvaltning i Kommissionen, som er foretaget af både IAS og de interne revisionsenheder i de tre foregående år (2010-2012). Der tages også hensyn til oplysninger fra andre kilder såsom Revisionsrettens beretninger. For at sikre en omfattende dækning blev det planlagt, at IAS, de interne revisionsenheder eller Revisionsretten skulle revidere alle kontrollerbare finansielle enheder, som blev vurderet til at udgøre en stor risiko, og som er afgørende for gennemførelsen af budgettet frem til udgangen af denne periode. Udførelsen af revisionsopgaverne i 2012 er med til at sikre en tilstrækkelig dækning i 2012. IAS' bidrag til at mindske risikoen i forbindelse med decharge og sikre en mere positiv revisionserklæring Dechargeproceduren indebærer omdømmemæssige risici for Kommissionen. IAS' arbejde hjælper Kommissionen med at mindske denne risiko. Selv om der i forbindelse med dechargeproceduren i stadig højere grad lægges vægt på resultater, er overholdelse af reglerne fortsat det vigtigste aspekt. Vurderingen af, om reglerne er blevet overholdt, foretages på grundlag af resultaterne af Den Europæiske Revisionsrets revisionserklæring. Revisionserklæringen er Den Europæiske Revisionsrets formelle udtalelse om EU-regnskabernes pålidelighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. For at løse problemerne med fejl i betalinger skal Kommissionen sikre, at de gennemførte kontrolstrategier står i et rimeligt forhold til risiciene. Disse kontrolstrategier skal kunne forhindre og afsløre fejl og ledsages af administrative sanktioner, der virker afskrækkende, og rapporter om den tilbageværende fejlprocent. Det er derfor, at revisioner, der skal sikre en sammenhængende kontrolstrategi for alle væsentlige udgiftsområder, har prioritet i IAS' strategiske revisionsplan for 2010-2012 og for 2013-2015. I 2012 blev der gennemført kontrolstrategier for generaldirektoraterne AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE og SANCO. 3. Revisionen 3.1. Gennemførelsen af IAS' revisionsplan for 2012 Ved skæringsdatoen den 1. februar 2013 havde IAS gennemført 100 % af sine prioriterede revisionsopgaver (88 % i 2012) og 62 % af sine ikke-prioriterede revisionsopgaver (69 % i 2011). I alt blev der færdiggjort 89 rapporter (herunder revisioner, opfølgende revisioner og konsulentarbejde), som fordeler sig som følger[5]: || 2012 || 2011 || 2010 || Opgaver || Rapporter || Opgaver || Rapporter || Opgaver || Rapporter REVISION || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 KONSULENTARBEJDE || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 OPFØLGNING || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 UNDERSØGELSER || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 I alt || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 Arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene indeholder et resumé af alle de færdige revisionsrapporter. Det indeholder mål, omfang, risici og henstillinger i hver rapport, status over den samlede efterlevelse af de henstillinger, der blev fremsat i perioden 2008-2012, og resuméer af konklusionerne af opfølgende opgaver. 3.2. Nye henstillinger og acceptprocent I 2012 fremsatte IAS følgende antal henstillinger (med angivelse af, om de blev accepteret): || Nye henstillinger || Accepterede henstillinger || Ikke-accepterede henstillinger Prioritet || Antal || Antal || % || Antal || % Kritisk || 0 || 0 || || 0 || Meget vigtig || 83 || 83[6] || 100 % || 0 || Vigtig || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 % Ønskelig || 0 || 0 || || 0 || I alt || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 % I forbindelse med alle accepterede (eller delvis accepterede henstillinger), udarbejdede de reviderede handlingsplaner, som blev forelagt IAS og fundet tilfredsstillende. 3.3. Efterlevelse af de henstillinger, der blev fremsat i perioden 2008-2012 De reviderede meddelte, at 78 % af de accepterede henstillinger, der blev fremsat mellem 2008 og 2012 var blevet efterkommet i begyndelsen af 2013. Det vedlagte arbejdsdokument fra Kommissionens tjenestegrene indeholder en oversigt over omfanget af efterlevelsen af henstillingerne (de revideredes vurdering). Efterlevelsen af 29 meget vigtige henstillinger[7] var imidlertid forsinket med mere end seks måneder i forhold til den oprindelige frist[8]. Der er ingen kritiske henstillinger, der mangler at blive efterkommet. Revisionsopfølgningsudvalget blev regelmæssigt informeret om kritiske eller meget vigtige henstillinger, der ikke var blevet efterkommet mere end seks måneder efter fristen. I alt 733 henstillinger blev accepteret. IAS foretog opfølgende revisioner heraf ved udgangen af 2012. IAS' opfølgende arbejde bekræftede, at henstillingerne blev efterkommet på tilfredsstillende vis, hvilket bidrog til forbedringen af kontrolsystemerne i de reviderede tjenestegrene. IAS færdigbehandlede 88 % af de henstillinger, der blev fulgt op på i dette tidsrum. 4. De vigtigste resultater og henstillinger 4.1. Horisontale revisioner 4.1.1. Udarbejdelse af årsberetninger (flere generaldirektorater) Formålet med revisionen var at vurdere, hvor hensigtsmæssigt og effektivt arbejdet med udarbejdelsen af årsberetninger i Kommissionen som helhed er, navnlig hvorvidt den effektivt understøttede de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes revisionserklæring. IAS analyserede, hvordan dette arbejde blev tilrettelagt, om der eksisterede klare retningslinjer, om der blev foretaget regelmæssig kontrol på institutionsplan, og hvordan de enkelte generaldirektorater/tjenestegrene udførte arbejdet. Denne revision blev foretaget i Generalsekretariatet, GD BUDG og ni operationelle generaldirektorater/tjenestegrene, generaldirektoraterne CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME og DEVCO samt OIB. IAS finder generelt, at proceduren for udarbejdelse af årsberetninger er vel tilrettelagt, og at den har nået sit mål, nemlig at udgøre et regnskabs‑ og ansvarliggørelsesinstrument fra ledelsen til institutionen. Den har imidlertid indkredset nogle meget vigtige områder, hvor der er brug for forbedringer. IAS opfordrede navnlig de centrale tjenestegrene til: i) at give yderligere instrukser, hvad angår rapportering om rentabiliteten og effektiviteten af finansielle og ikke-finansielle transaktioner og om omkostnings­effektiviteten af kontrollen for derved på hensigtsmæssig vis at understøtte de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes konklusioner om forsvarlig forvaltning og revisionserklæringen ii) at styrke kvalitetskontrolproceduren ved at fokusere mere på de væsentlige dele af årsberetningen såsom pålideligheden af proceduren for at få en revisionserklæring og oplysningerne til støtte for revisionserklæringen iii) at forenkle de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes struktur for at undgå alt for lange og komplekse rapporter og få udarbejdet dokumenter, der er mere nyttige for kollegiet, Revisionsretten og dechargemyndigheden. De centrale tjenestegrene accepterede IAS' henstillinger og forberedte en handlingsplan for at forbedre arbejdet med udarbejdelsen af årsberetninger, som IAS fandt tilfredsstillende. Der er allerede blevet gennemført visse foranstaltninger i forbindelse med udarbejdelsen af årsberetningerne for 2012. Hvad angår det arbejde, der er blevet udført i de ni operationelle generaldirektorater/tjenestegrene, har IAS kun indkredset et større problem[9] i GD DEVCO. En begrænset revision af koordineringen af delegationernes bidrag til årsberetningen viste, at GD DEVCO bør styrke sit regnskabssystem (kaldet "kontrolpyramiden") ved: i) at forbedre kvaliteten af GD DEVCO's årsberetning, navnlig hvad angår oplysningerne om det interne kontrolsystem og de elementer, der understøtter de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes revisionserklæring ii) at fremme rapporterne fra delegationslederne som et "regnskabsredskab" ved at kræve flere oplysninger til understøttelse af deres revisionserklæring iii) at yde mere vejledning til delegationslederne, således at de kan indhente omfattende og sammenhængende oplysninger til understøttelse af deres revisionserklæring iv) at styrke hovedsædets rolle med at støtte, koordinere og føre tilsyn med de rapporteringsforpligtelser, der påhviler delegationslederne. GD DEVCO's handlingsplan er fundet tilfredsstillende. 4.1.2. Forvaltning og kontrol med bevillingerne til personale (flere general­direktorater) Formålet med denne revision var at vurdere, om udvalgte tjenestegrene i Kommissionen har indført hensigtsmæssige procedurer og mekanismer til at sikre en effektiv forvaltning og kontrol af deres personaletildelinger i forbindelse med personalenedskæringer[10]. Revisionen fokuserede på de relevante procedurer i fire generaldirektorater: AGRI, RTD, COMP og DGT, som var udvalgt med henblik på at give et repræsentativt overblik over Kommissionens forskellige aktiviteter. IAS gennemførte også en undersøgelse af personaletildelingsprocedurerne på institutionsplan i Generalsekre­tariatet, GD BUDG og GD HR. Derudover blev der gennemført en general undersøgelse for at få et samlet overblik over de procedurer, der er indført på tværs af Kommissionens tjenestegrene. IAS henstillede, at GD AGRI og GD RTD fortsætter deres indsats for at udvikle mekanismer og redskaber til opgavefordeling, indføre redskaber/metoder til at indsamle tilstrækkelige og pålidelige oplysninger vedrørende arbejdsbyrde og udarbejde en plan for personaleressourcerne. Generaldirektoraterne accepterede alle henstillingerne. IAS vurderede handlingsplanerne og fandt dem generelt tilfredsstillende. Revisionsarbejdet og resultaterne af IAS' undersøgelse i hele Kommissionen afslørede svagheder i de operationelle generaldirektorater, som kun kan afhjælpes, og risiciene afbødes gennem foranstaltninger i de centrale tjenestegrene. IAS henstillede, at de centrale tjenestegrene videreudvikler institutionens ramme for forvaltning og kontrol af personaletildelingerne og fremmer formidlingen af god praksis på dette område mellem strategisk planlægning og programmering og fagfolk på området personaleressourcer. De centrale tjenestegrene bør forbedre institutionens ramme for tjenestegrenenes rapportering og regnskabsaflæggelse, hvad angår brugen af de stillinger, der er blevet omfordelt til disse tjenester i overensstemmelse med Kommissionens afgørelser om personaletildeling. 4.1.3. Systemer for tilbagekontering af midler[11] og intern fakturering (flere generaldirektorater) IAS vurderede, om tilbagekonteringsprocedurerne[12] var i overensstemmelse med finansforordningen og de centrale retningslinjer, og om beregningen af udgifterne til de leverede ydelser var kohærent og gennemsigtig. Revisionen blev gennemført i GD BUDG (som hovedansvarlig tjenestegren for forvaltningen af den budgetmæssige og retlige ramme og for fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning) og GD DIGIT og SCIC. I lyset af manglen på centrale retningslinjer eller instrukser om tilbagekonteringsprocedurerne viste revisionen, at de reviderede generaldirektorater fastsatte deres egne kriterier. Generelt var disse i overensstemmelse med budgetreglerne. IAS opfordrede dog de reviderede til at styrke proceduren og sikre en kohærent gennemførelse på tværs af Kommissionen ved: i) at afstikke en forvaltningsramme med tydelig henvisning til, hvem der har ansvaret for proceduren, fastlæggelsen af tilbagekonteringsproceduren og godkendelsen af de største serviceudbyderes omkostningsmodeller ii) at udarbejde centrale instrukser og retningslinjer (herunder kriterier for at indkredse ydelser og omkostninger) iii) sikre klarere budgetposter til finansieringen af it-udgifter. IAS finder, at ABM-styregruppen som forvaltningsorgan bør have sin egen procedure og i sidste ende være det organ, der er ansvarligt for at fastlægge proceduren. GD BUDG accepterede alle henstillingerne, og den heraf følgende handlingsplan blev fundet tilfredsstillende. GD DIGIT blev opfordret til: i) tydeligere at indkredse de tjenester og omkostninger, der skal tilbagekonteres, og fremsætte forslag til kriterier til indkredsning af de it-systemer, for hvilke hostingudgifterne skal tilbagekonteres ii) sikre, at styringsorganet godkender væsentlige ændringer af omkostningsmodellerne. Den heraf følgende handlingsplan, hvad angår de accepterede henstillinger, blev fundet tilfredsstillende. 4.2. Landbrug, naturressourcer og sundhed (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Revision af kontrolstrategier (GD MARE og GD SANCO) GD MARE's kontrolstrategi omfatter ikke klare, kvantificerbare og målbare mål for proceduren for at få en revisionserklæring, navnlig hvad angår de nationale revisionsmyndigheder og GD MARE's egen planlagte dækning. De kvantitative og kvalitative indikatorer til måling af kvaliteten af GD MARE's revisionsaktivitet er utilstrækkelige. GD MARE er også nødt til at styrke kontrollen med de nationale revisionsstrategier og de årlige kontrolrapporter og at forbedre kontrollen med den måde, hvorpå de nationale revisionsmyndigheder træffer beslutning om stikprøver og fejlprocent. Revisionen af GD SANCO omfattede forudgående og efterfølgende kontrol. IAS understregede GD SANCO's behov for at færdiggøre sit kontrolstrategidokument. Handlingsplanerne for at løse de problemer, der var blevet fundet i forbindelse med begge revisioner, blev fundet tilfredsstillende. 4.2.2. Kontrolstrategi — Direktorat J (GD AGRI) Revisionen i GD AGRI fokuserede på udformningen og tilsynet med kontrolstrategien for programmeringsperioden 2007-2013. IAS fandt, at revisionsstrategien ikke var tilstrækkeligt formaliseret, og at der var huller i definitionen af revisionsrammerne, fastsættelsen af kvantitative og målbare mål (f.eks. revisionsdækningen) og den tilknyttede kapacitetsanalyse. Da den næste programmeringsperiode nærmer sig, bør den rolle, som godkendelsesorganerne i medlemsstaterne spiller, når de udfører revision, styrkes for at øge kontrollen og optimere anvendelsen af GD AGRI's begrænsede revisionsressourcer. IAS har også bemærket, at revisionsplanerne ikke i tilstrækkelig grad blev understøttet af risikovurderinger, og at der var et betydeligt revisionsefterslæb (13 % af revisionsopgaverne for perioden 2007-2010 var endnu ikke afsluttede), selv om generaldirektoratet har gjort en indsats for at mindske efterslæbet. IAS henstillede, at GD AGRI udvikler og formaliserer sin kontrolstrategi, omlægger sine risikovurderinger i henhold til de opstillede mål og sikrer en ordentlig kontrol ved hjælp af bedre centrale kvantitative og kvalitative resultatindikatorer, som skal fremgå tydeligere af årsberetningen. Generaldirektoratet accepterede alle henstillinger, og IAS fandt generaldirektoratets handlingsplan tilfredsstillende. 4.3. Samhørighed (REGIO, EMPL) I 2012 blev der foretaget fire revisioner for at skabe sikkerhed omkring generaldirektoraternes indsats for at komme de høje fejlprocenter til livs, særlig i GD REGIO. For første gang ledsagede[13] IAS generaldirektoraternes revisorer på tjenesterejser til medlemsstaterne. 4.3.1. Afslutning af programmeringsperioden 2000-2006 (GD REGIO, GD EMPL) Det er vigtigt, at generaldirektoraternes afslutningsprocedure er velforberedt, således at de kan vise, at alle fejl og uregelmæssigheder er fundet og korrigeret. Selv om generaldirektoraterne forberedte og forvaltede afslutningsproceduren for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling (GD REGIO) og Den Europæiske Socialfond (GD EMPL) godt, er der behov for at forbedre planlægningen, de anvendte metoder og vejledningen, særlig når afslutningen af programmeringsperioden 2007-2013 skal forberedes, og at forbedre dokumentationen for at fremlægge bedre bevis for kontrollen af afslutningsdokumenterne. Revisionen af afslutningen af projekter under Samhørighedsfonden i GD REGIO afslørede uoverensstemmelser og huller i vurderingsproceduren. I lyset af det høje antal projekter og det arbejde, der stadig mangler at blive gjort, må dette ske i den resterende del af afslutningsproceduren. Med henblik herpå har der siden 21. december 2012 eksisteret harmoniserede modeller til analyse af afviklingsorganernes erklæringer. Disse er udformet med henblik på at lukke de konkrete huller, som IAS har indkredset, særlig koordineringen mellem revisionsenheder og geografiske enheder og sikre kohærensen i den kvalitative vurdering af afslutningsdokumenterne. Disse revisioner mindede også generaldirektoraterne om behovet for i tide at rapportere om effektiviteten af afslutningsproceduren for perioden 2000-2006 og at påvise kontrolstrategiens flerårige korrigerende effekt[14]. Generaldirektoratet accepterede alle henstillingerne, og IAS fandt generaldirektoratets handlingsplan tilfredsstillende. 4.3.2. Gennemførelse af programmerne i perioden 2007-2013 (GD REGIO) I erkendelse af den høje fejlprocent på samhørighedsområdet foretog IAS en revision af gennemførelsen i programmeringsperioden 2007-2013 af programmerne under Den Europæiske Fond for Regionaludvikling (EFRU) og Samhørighedsfonden for at vurdere, i hvilket omfang de fejlprocenter, GD REGIO havde fundet frem til og havde rapporteret, var pålidelige, og i hvilket omfang der var truffet tilstrækkelige og hensigtsmæssige foranstaltninger for at mindske den høje fejlprocent. IAS henviste til GD REGIO's indsats for at styrke de korrigerende foranstaltninger og mindske fejlprocenterne, men understregede den store iboende risiko ved, at generaldirektoratet i så høj grad afhænger af medlemsstaternes revisionsmyndigheder. Trods den indsats, der allerede er gjort, udgør dette stadig en stor udfordring for generaldirektoratet. Disse myndigheder har fortolket vejledningen på forskellige måder, særlig hvad angår statistisk stikprøverevision og de generelle revisionsrammers dækning[15]. Derudover har generaldirektoratet behov for at forbedre sin egen kontrol af revisionsmyndighedernes årlige kontrolrapporter for at sikre, at revisorerne kan nå til konklusioner om virkningerne af pålideligheden af fejlprocenterne fra medlemsstaternes revisioner. IAS fandt betydelige variationer i omfanget og dybden af kontrollen på stedet. Det erkendes, at GD REGIO har brug for at anvende en risikobaseret tilgang, men kontrol på stedet er så vigtig for dets revisionsproces, at det er nødvendigt at afhjælpe disse uoverensstemmelser for at minimere risikoen for, at systemsvagheder og/eller fejl og uregelmæssigheder ikke opdages. De reviderede accepterede alle henstillinger, og IAS fandt deres handlingsplan tilfredsstillende. 4.4. Forskning, energi og transport[16] (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Revisioner af kontrolstrategier (GD ENER) Undersøgelsen af kontrollen i GD ENER omfattede forudgående og efterfølgende kontrol. Det blev konstateret, at der er behov for at fremlægge fuldstændige og kohærente revisionsarbejdsdokumenter i sager, hvor der er sket en efterfølgende revision. IAS henstillede derfor, at GD ENER anvender standardiserede revisionsprogrammer og fremlægger bedre oplysninger, hvad angår undersøgelse og godkendelse af revisionsspørgsmål Henstillingerne blev accepteret, og handlingsplanen blev fundet tilfredsstillende. 4.5. Bistand til tredjelande, udvikling og udvidelse (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Den interne organisationsstruktur i EU-delegationerne (GD DEVCO) Oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten har krævet, at der blev oprettet en række nye strukturer og indført en række procedurer, som involverede både hovedsæderne og delegationerne. Det generelle formål med denne begrænsede undersøgelse var at vurdere de procedurer, der er indført mellem Europa-Kommissionen og EU-Udenrigstjenesten for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af budgettet for bistand til tredjelande, som gennemføres via EU-delegationerne. IAS opfordrede GD DEVCO til at overveje, om oprettelsen af en mellemlederfunktion, navnlig i større EU-delegationer, kunne hjælpe delegationslederen med at forvalte finansiel bistand. Der vil blive foretaget en revision af den reelle gennemførelse af disse ændrede ordninger som følge af igangværende ændringer af procedurerne (f.eks. ændrede finansielle kredsløb) og gennemførelsen af den ændrede interne kontrolstruktur i delegationerne[17] på tidspunktet for den begrænsede undersøgelse. 4.6. Uddannelse og unionsborgerskab (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Programmet vedrørende livslang læring (GD EAC/Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur) Formålet med revisionen var at vurdere, om kontrolstrategien i Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur for forvaltningen af programmet for livslang læring gør det muligt at få rimelig sikkerhed for regnskabernes pålidelighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og at vurdere, hvor hensigtsmæssigt og effektivt GD EAC's interne kontrolsystem er for udøvelsen af dets tilsynsrolle som overordnet generaldirektorat for agenturets gennemførelse af programmet. Proceduren for saldobetalinger[18] er veltilrettelagt og fastlagt i Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur, men i forbindelse med revisionen blev den inkohærente gennemførelse af den risikobaserede kontrolstrategi og den manglende overholdelse af reglen om ikketilbagevirkende kraft påpeget. Det interne kontrolsystem for udøvelsen af GD EAC's tilsynsrolle som overordnet generaldirektorat blev fundet passende og effektiv, selv om en række svagheder såsom den manglende ajourførte kontrolstrategi, huller i dokumentationen vedrørende kontrol­ordninger og de manglende vigtige resultatindikatorer gør det svært at vurdere, om politikken for strategisk tilsyn er blevet gennemført. GD EAC's direkte involvering i den operationelle forvaltning af programmet for livslang læring udgør måske ikke den mest hensigtsmæssige måde at anvende midlerne på. GD EAC og Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur accepterede alle henstillingerne, og Forvaltningsorganet for Undervisning, Audio­visuelle Medier og Kultur og handlingsplanerne blev fundet tilfredsstillende. 4.6.2. Revisioner af kontrolstrategier (GD HOME) IAS understregede svaghederne i kontrollen af GD HOME's afslutningsprocedurer, navnlig manglen på passende redskaber til at sikre en ordentlig kontrol af forvaltningen af et stort antal årlige programafslutningsprocedurer. Derudover havde GD HOME ikke registreret den for sene fremlæggelse af afslutningsdokumenter korrekt som manglende overholdelse af reglerne. IAS henstillede, at generaldirektoratet overholder kravene i Kommissionens interne kontrolstandarder. Generaldirektoratet bør styrke sine forvaltnings‑ og kontrolsystemer og revidere sine procedurer ved hjælp af en afslutningscheckliste og retningslinjer for afslutningsdokumenterne. IAS indkredsede også en række svagheder i generaldirektoratets efterfølgende revisionsstrategi og henstillede, at der indføres en metode, således at resultaterne af efterfølgende revisioner kan medtages i generaldirektoratets sikkerhedsmodel for årsberetningen. Den tilknyttede handlingsplan blev fundet tilfredsstillende. 4.6.3. Kontrol med gennemførelsen af EU-retten (GD JUST) Kontrollen med, at medlemsstaterne anvender EU-retten korrekt, er en af Kommissionens hovedopgaver som fastsat i traktaten. EU-retten og GD JUST's politikområder, der blev revideret i 2012, lå til grund for mere end 10 % af alle igangværende traktatbrudssager i hele Kommissionen. Revisorerne anerkendte de gode fremskridt, generaldirektoratet havde gjort og dets igangværende indsats, men påpegede visse mangler i dets procedurer for strategisk planlægning og programmering, navnlig hvor stort hensyn der blev taget hertil i forvaltningsplanerne og årsberetningerne. Som følge heraf er størrelsen af de tildelte ressourcer til denne aktivitet og evalueringen af resultaterne ikke optimal trods betydningen og omfanget heraf. Den tilknyttede handlingsplan blev fundet tilfredsstillende. 4.7. Økonomiske og finansielle anliggender (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. EIF's gennemførelse af CIP-programmet (GD ECFIN) Som en del af det bredere rammeprogram for konkurrenceevne og innovation (CIP) og iværksætter- og innovationsprogrammet udgør faciliteten for hurtigt voksende og innovative SMV'er (GIF) et finansielt EU-instrument for små og mellemstore virksomheder. Den Europæiske Investeringsfond (EIF) gennemfører GIF på Kommissionens vegne på grundlag af en forvaltningsplan. Formålet med revisionen var at vurdere, hvor effektivt EIF gennemfører GIF, navnlig i) hvordan EIF overholder forvaltningsplanen og ii) hvor effektivt GD ECFIN overvåger GIF, således at de konkrete mål nås. I forbindelse med revisionen blev to problemer påpeget: i) mangler, hvad angår de indikatorer, der er anvendt for at afspejle det finansielle instruments mål ii) definitionen af begivenheder, der medfører en væsentlig ændring af forvaltnings­planen. GD ECFIN accepterede alle henstillingerne, og den heraf følgende handlingsplan blev fundet tilfredsstillende. 4.7.2. Ikke-budgetmæssige transaktioner (GD ECFIN) Som følge af den finansielle krise og statsgældskrisen har Den Europæiske Union skabt nye finansielle instrumenter for at kunne fungere som udlåner og låne penge til medlemsstater, der har finansielle vanskeligheder. Europa-Kommissionen forvalter den europæiske finansielle stabiliseringsmekanisme, der er et program for finansiel bistand, hvorunder den kan yde lån og finansiere disse ved at udstede gældsinstrumenter på kapitalmarkederne. Ved revisionen blev to problemer med forvaltningen af det nye instrument påpeget: i) GD ECFIN står over for nye interne og eksterne udfordringer, hvor den sædvanlige praksis for risikostyring ikke dur. Udviklingen af kontrol på områderne logistisk støtte, it-sikkerhed og dokumentforvaltning haltede bagefter ii) I lyset af det miljø, som GD ECFIN opererer i, står det over for udfordringen med at tiltrække og holde på kompetent personale uden at sætte forretningskontinuiteten over styr. Disse svagheder kan påvirke forretningskontinuiteten og effektiviteten af arbejdet og derved medføre, at Kommissionen udsættes for høje omdømmemæssige risici. For at efterkomme IAS' henstillinger har GD ECFIN iværksat en omfattende risikovurdering af, hvordan det gennemfører sine nye opgaver. 4.7.3. Revisioner af kontrolstrategier (GD ENTR) Denne revision omfattede forudgående og efterfølgende kontrol. IAS henstillede, at GD ENTR styrker den rolle, koordinatoren for intern kontrol spiller. Derudover skal dokumentforvaltningen og registreringen af undtagelser forbedres. Generaldirektoratets handlingsplan blev fundet tilfredsstillende. 4.7.4. Kontrol med gennemførelsen af EU-retten (GD TAXUD) IAS foretog en revision i GD TAXUD vedrørende kontrollen med gennemførelsen af EU-retten. Selv om der blev konstateret en række positive aspekter såsom den omfattende professionelle erfaring og sagsbehandlernes baggrund samt en effektiv prioritering af arbejdet, blev der ved revisionen påpeget visse mangler. GD TAXUD er et af de tre politikområder, hvor der er størst risiko for, at der sker overtrædelser af EU-retten (mere end 12 % af alle igangværende traktatbrudssager i hele Kommissionen), men dette afspejles ikke fuldt ud i forvaltningsplanen eller årsberetningen. Der er behov for forbedringer for at måle resultaterne af denne aktivitet. IAS henstillede også, at der sikres en bedre koordinering mellem kontorer for derved mere effektivt at kontrollere anvendelsen af EU-retten på toldområdet. Generaldirektoratets handlingsplan blev fundet tilfredsstillende. 4.8. Generelle tjenester og HR (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Produktion, udvikling og formidling af statistiske data (GD ESTAT) GD ESTAT (Eurostat) har ansvaret for at sikre produktionen af europæiske statistiske data i henhold til fastsatte regler og statistiske principper[19] og under overholdelse af adfærdskodeksen for europæiske statistikker[20]. Den manglende koordinering af generaldirektoratets og Eurostats politik, hvad angår statistisk arbejde, var medtaget i GD ESTAT's risikoregister fra 2011 som en kritisk risiko. Formålet med revisionen var at se nærmere på, hvor hensigtsmæssige og effektive processerne i forbindelse med produktion, udvikling og formidling af statistiske data, som GD ESTAT (sammen med andre generaldirektorater og tjenestegrene i Kommissionen) forvalter, er. De indkredsede problemer, som kan føre til uoverensstemmelser, huller/overlapninger, data af lav kvalitet og forstyrrelser af forretningsgangen, var som følger: i) ingen klar definition og fælles forståelse af begrebet "statistikker" inden for Kommissionen ii) manglende tilpasning af Eurostats statistiske program for EU til Kommissionens strategiske planlægning. iii) manglende fuld anerkendelse af Eurostats rolle og ansvar iv) ingen sikkerhed for, i hvilket omfang adfærdskodeksen for europæiske statistikker overholdes v) manglende koordinering på kommissionsplan af brugen af eksterne leverandører af statistiske ydelser. Efter revisionen vedtog Kommissionen den 17. september 2012 en ny afgørelse om Eurostat (2012/504/EU), som løser mange af ovennævnte problemer. Handlingsplanen blev fundet tilfredsstillende. 4.9. Revision på it-området IAS har foretaget adskillige revisioner på it-området, hvilket afspejler IAS' bidrag til den generelle kontrol med den teknologiske sikkerhed og bæredygtighed i Kommissionen. 4.9.1. Forvaltning af lokale it-systemer (GD DEVCO, GD TRADE) Ved revisionerne af de lokale it-systemer i GD DEVCO og GD TRADE blev der set nærmere på, hvor effektiv forvaltningen af it-aktiviteterne er, og det blev konstateret, at it-enhederne er veletablerede. I revisionsrapporterne blev der lagt særlig vægt på betydningen af gennemførelsen af en effektiv it-forvaltning og en bedre risikostyring på it-området samt beskyttelsen af de behandlede oplysninger (GD TRADE) og styrkelse af rammen for it-sikkerhed for at mindske risikoen for brud på sikkerheden (GD DEVCO). 4.9.2. Forvaltning og resultater på it-området (GD SANCO/Forvaltningsorganet for Sundhed og Forbrugere) GD SANCO har et relativt højt it-budget og finansierer de fleste af sine udgifter på it-området via aktionsbevillinger. Det blev konstateret, at der er sket betydelige forbedringer i forhold til den foregående revision[21], hvad angår den generelle kontrol på it-området. Ved denne revision blev der fokuseret på forvaltning, resultater og kvalitet. Der blev foretaget en mere begrænset undersøgelse af Forvaltningsorganet for Sundhed og Forbrugere, hvor der blev taget hensyn til, at det har et meget mindre it-budget. Revisorerne fandt, at: i) GD SANCO stadig mangler en overordnet langsigtet strategisk plan eller dokumenteret strategi på it-området, som også omfatter Forvaltningsorganet for Sundhed og Forbrugere, hvori det forklares, hvordan det vil understøtte forretningsgangene inden for denne tidsramme. Selv om it-masterplanen og ‑forvaltningsplanen omfatter visse centrale resultatindikatorer på højere niveau, findes der ingen resultatforvaltningsprocedure. ii) Forvaltningsorganet for Sundhed og Forbrugere bør formalisere visse vigtige procedurer (forvaltning af ændringer, resultater og kvalitet). Handlingsplanen blev fundet tilfredsstillende. 4.9.3. Horisont 2020 (GD RTD, DG CNECT, ERCEA) Formålet med flagskibsprogrammet "Horisont 2020" for forskning og innovation er at sikre Europas konkurrenceevne globalt, og det fungerer som en katalysator for vækst‑ og jobskabelse. Der er blevet udviklet en række it-projekter til støtte for forvaltningen af dette projekt, med GD RTD som ejere af systemet og GD CNECT og ERCEA som systemansvarlige. IAS fremsatte to meget vigtige henstillinger: i) behovet for større integrering af informationssystemet, således at der fortsat gøres fremskridt i forbindelse med initiativet, herunder behovet for klare procedurer og en overordnet it-styring ved hjælp af et it-projektstyringsudvalg ii) GD RTD's behov for at definere projektarbejdet og planlægge brugen af ressourcerne bedre. Da Horisont 2020 er et nyt tværgående initiativ, kan gennemførelsen af henstillingerne involvere GD DIGIT og andre generaldirektorater på forskningsområdet. GD RTD udarbejdede en handlingsplan, som blev fundet tilfredsstillende. 5. Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder Instansen til behandling af økonomiske uregelmæssigheder rapporterede i 2012 ikke om nogen systemiske problemer i henhold til artikel 73, stk. 6[22], i finansforordningen, der finder anvendelse på Den Europæiske Unions almindelige budget. 6. Konklusioner Gennemførelsen af de handlingsplaner, der er udarbejdet som reaktion på IAS' revisioner i år og tidligere år er med til gradvis at forbedre Kommissionens interne kontrolramme. Kommissionens tjenestegrene blev derfor opfordret til at sikre, at de reagerede på de henstillinger, der fulgte af revisionerne. IAS vil foretage opfølgende revisioner af gennemførelsen af handlingsplanerne, som vil blive undersøgt af revisions­opfølgningsudvalget, som vil informere kollegiet. IAS har i tæt samarbejde med alle interne revisionsenheder udarbejdet en ny strategisk revisionsplan for perioden 2013-2015. IAS vil fortsat fokusere på finansiel kontrol/kontrol med overholdelsen af reglerne, og revisionerne på it-området vil være med til at sætte gang i revisionen af resultaterne. [1] De revisions‑ og konsulentrapporter, der blev færdigudarbejdet pr. 1.2.2013, er medtaget i denne rapport. [2] Rapporten omfatter ikke decentraliserede EU-agenturer, EU-Udenrigstjenesten eller andre organer, som IAS reviderer, og som modtager særskilte årsberetninger. [3] I henhold til standard 2060 i de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing), som IIA har udsendt. [4] COM(2013) 334 final. [5] En revisionsopgave kan munde ud i flere revisionsrapporter, hvis opgaven omfatter mere end ét generaldirektorat eller én tjenestegren (den reviderede). [6] 4 henstillinger blev kun delvis accepteret. [7] Ud af disse 29 henstillinger er to fra 2006; ledelsen har meddelt, at den ene blev "efterkommet" i marts 2013. [8] Skæringsdatoen er 1.2.2013. [9] Der blev ved hjælp af en revisionsskrivelse til generaldirektoratet påpeget en række mindre områder, hvor der er grundlag for forbedringer. De kontrollerede generaldirektorater reagerede positivt på denne skrivelse, idet de lovede fra nu af at tage mest mulig hensyn til IAS's bemærkninger i forbindelse med udarbejdelsen af årsberetningen. [10] Kommissionen har foreslået en personalenedskæring i alle EU-institutioner, ‑organer og ‑agenturer på 5 % i perioden 2013-2017 ved, at en del af det personale, der går på pension, eller hvis kontrakt udløber, ikke erstattes. Kommissionen har også indført en mekanisme for omfordeling af stillinger for at kunne nå de prioriterede mål baseret på en lineær nedskæring på 1 % af alle formelle jobkvoter. [11] Generaldirektoraternes/tjenestegrenenes udgifter til ydelser leveret til andre generaldirek­torater/tjenestegrene eller institutioner, som overføres fra kundens budgetpost til leverandørens (indtægtsordrer, meddelegeringer og krydsunderdelegeringer). Der findes intet konsolideret tal, der giver et overblik over de beløb, som Kommissionens tjenesteydere har ført tilbage til interne eller eksterne kunder. [12] Generaldirektoraternes/tjenestegrenenes udgifter til ydelser leveret til andre generaldirekto­rater/tjenestegrene eller institutioner, som overføres fra kundens budgetpost til leverandørens (indtægtsordrer, meddelegeringer og krydsunderdelegeringer). Der findes intet konsolideret tal, der giver et overblik over de beløb, som Kommissionens tjenesteydere har ført tilbage til interne eller eksterne kunder. [13] I forbindelse med revisionen af gennemførelsen af programmeringsperioden 2007-2013 i GD REGIO. [14] Den 12. april 2013 fik Budgetkontroludvalget forelagt en rapport om de finansielle korrektioners korrigerende effekt for perioden 2000-2006. [15] GD REGIO har sendt en ajourført vejledning vedrørende revisionsstikprøver til revisionsmyndighederne den 4. april 2013. Det har også afholdt workshopper for disse organer i november 2012 i Bruxelles og seminarer i 2013 i visse medlemsstater (Italien, Spanien, Tyskland, Slovakiet og Tjekkiet). [16] I 2011 blev der udført et omfattende revisionsarbejde, navnlig vedrørende kontrolstrategierne, på dette politikområde. [17] F.eks. de ændrede rapporter om forvaltning af bistanden til tredjelande og delegationsledernes revisionserklæring. [18] Eksklusive saldi for det administrative budget og offentlige indkøb samt de dele af programmet for livslang læring, der gennemføres af medlemsstaternes nationale myndigheder. [19] Forordning (EF) nr. 223/2009, artikel 6. [20] KOM(2005) 217 endelig. [21] Revisionen i 2006 på it-området vedrørende store informationssystemer. [22] I finansforordningens artikel 117 fastsættes følgende: "I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.