Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for det blandede udvalg vedrørende offentlige indkøb, der er nedsat i henhold til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

Aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb trådte i kraft den 1. juni 2002. Der skal i henhold til artikel 11 i denne aftale nedsættes et blandet udvalg vedrørende offentlige indkøb bestående af repræsentanter for parterne, som er ansvarligt for aftalens forvaltning og korrekte anvendelse. Med henblik herpå gennemfører udvalget menings- og informationsudvekslinger, og det danner forum for høringerne mellem parterne. Især - og i det omfang, det er nødvendigt for en effektiv anvendelse af aftalens kapitel II - udveksler parterne oplysninger om påtænkte ændringer af deres relevante lovgivning, som berører eller kan berøre aftalens anvendelsesområde (artikel 7, stk. 1). Parterne underretter ligeledes hinanden om alle spørgsmål i forbindelse med fortolkningen og anvendelsen af aftalen (artikel 7, stk. 2).

Udvalgets opgaver og beføjelser består bl.a. i

- at udarbejde lister over de tilfælde, hvor princippet om ikke-forskelsbehandling finder anvendelse, med henblik på at foretage en vurdering af anvendelsen af artikel 6 senest fem år efter aftalens ikrafttræden (artikel 6, stk. 3)

- at bilægge tvister, som en af parterne indbringer (artikel 10)

- at gennemgå bilagene til aftalen og - på anmodning af en af parterne - at ændre disse bilag (artikel 11, stk. 4).

* * *

Udkastet til forretningsorden indeholder bl.a. bestemmelser om, at formandskabet skal gå på skift, om sekretariatets opgaver, mødeindkaldelse, delegationernes sammensætning, opstilling og vedtagelse af dagsordener og godkendelse af mødereferater, vedtagelse af dokumenter, herunder ved den skriftlige procedure, afholdelse af udgifter, aktindsigt og om de arbejdsgrupper, der skal nedsættes i henhold til aftalen.

På grundlag af ovenstående opfordres Rådet til ved en afgørelse at fastlægge den holdning, som Fællesskabet skal indtage til forslag til afgørelse nr. 1/2002 truffet af det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb. Det blandede udvalg vil således kunne fastsætte sin forretningsorden med henblik på at opstille de nødvendige rammer for sin forvaltning og sit arbejde.

Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for det blandede udvalg vedrørende offentlige indkøb, der er nedsat i henhold til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til afgørelse 2002/309/EF, Euratom truffet af Rådet og Kommissionen, for så vidt angår aftalen om videnskabeligt og teknologisk samarbejde, den 4. april 2002 om indgåelse af syv aftaler med Det Schweiziske Forbund [1], særlig artikel 7, stk. 3,

[1] EFT L 114 af 30.4.2002, s. 1.

under henvisning til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb [2], særlig artikel 11,

[2] EFT L 114 af 30.4.2002, s. 430.

under henvisning til forslag fra Kommissionen [3], og

[3] EFT C [...] af [...], s. [...]

ud fra følgende betragtninger:

(1) Aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb (i det følgende benævnt "aftalen om offentlige indkøb") trådte i kraft den 1. juni 2002.

(2) Der skal i henhold til artikel 11, stk. 1, i aftalen om offentlige indkøb nedsættes et blandet udvalg med ansvar for aftalens forvaltning og korrekte anvendelse.

(3) I henhold til artikel 11, stk. 2, i aftalen om offentlige indkøb fastsætter det blandede udvalg sin egen forretningsorden.

(4) Fællesskabet fastlægger den holdning, som det i det blandede udvalg vil indtage i forbindelse med vedtagelsen af forretningsordenen -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Den holdning, som Fællesskabet skal indtage i det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 11, stk. 1, i aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb, tager udgangspunkt i det forslag til afgørelse truffet af det blandede udvalg, der er vedlagt som bilag til nærværende afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den [...]

På Rådets vegne

Formand

BILAG

AFGØRELSE NR. 1/2002 TRUFFET AF DET BLANDEDE UDVALG VEDRØRENDE OFFENTLIGE INDKØB, DER ER NEDSAT I HENHOLD TIL AFTALEN MELLEM DET EUROPÆISKE FÆLLESSKAB OG DET SCHWEIZISKE FORBUND OM VISSE ASPEKTER AF OFFENTLIGE INDKØB,

af ...

vedrørende vedtagelsen af udvalgets forretningsorden

(../../..)

DET BLANDEDE UDVALG HAR -

under henvisning til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om visse aspekter af offentlige indkøb (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 11, stk. 2, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. juni 2002 -

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for udvalget går på skift hvert kalenderår mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund, i det følgende benævnt "parterne".

Artikel 2

Sekretariat

Formandskabet varetager udvalgets sekretariatsfunktioner. Formanden giver delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet, meddelelse om navnet på og andre relevante oplysninger om den person, der varetager sekretariatetsfunktionerne.

Artikel 3

Møder

1. Formanden fastsætter mødedato og -sted efter aftale med delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet.

2. Hvis delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet, anmoder om, at der afholdes et ekstraordinært møde, indkalder formanden til dette møde senest 30 dage efter at have modtaget denne anmodning.

3. Udvalgets møder er ikke offentlige, medmindre andet vedtages.

Artikel 4

Delegationer

1. Parterne udpeger de delegationschefer, der ud over møderne, fungerer som kontaktpersoner for ethvert anliggende vedrørende aftalen.

2. Delegationscheferne underretter før hvert møde hinanden om den forventede sammensætning af deres delegation.

3. Udvalget kan indbyde personer, der ikke er medlem af en delegation, til at deltage i sine møder med henblik på at give oplysninger om særlige emner.

Artikel 5

Korrespondance

Al korrespondance til og fra udvalgets formand sendes til udvalgets sekretariat. Sekretariatet sender en kopi af al korrespondance vedrørende aftalen til delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet, samt til den schweiziske mission ved Den Europæiske Union og til Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Formanden opstiller den foreløbige dagsorden for hvert møde. Den foreløbige dagsorden fremsendes senest 15 hverdage inden mødet til delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som formandskabet senest 21 dage inden mødet er blevet anmodet om at optage på dagsordenen. Punkterne vil kun blive optaget på den foreløbige dagsorden, hvis formandskabet har modtaget eventuelle relevante dokumenter senest på datoen for afsendelse af denne dagsorden.

2. Dagsordenen fastsættes endeligt af udvalget ved begyndelsen af hvert møde. Der kan på dagsordenen optages andre punkter end dem, der fremgår af den foreløbige dagsorden, hvis de godkendes af delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet.

3. Formanden kan for at tage højde for særlige omstændigheder og efter aftale med delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet, afkorte de i stk. 1 fastsatte frister.

Artikel 7

Mødereferater

1. Sekretariatet udarbejder et udkast til mødereferat for hvert møde. Udkastet skal indeholde de afgørelser, der træffes, de henstillinger, der fremsættes, og de konklusioner, der vedtages. Udkastet til referat forelægges udvalget til godkendelse. Når referatet er godkendt af udvalget, underskrives det af formanden og delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet. Hver part opbevarer et originalt eksemplar af referatet.

2. Udkastet til mødereferat udarbejdes senest 15 hverdage efter mødet og forelægges til udvalgets godkendelse ved den i artikel 9 fastsatte skriftlige procedure. Hvis denne procedure ikke fører til godkendelse af referatet, godkender udvalget dette på sit næste møde.

Artikel 8

Vedtagelse af dokumenter

1. Udvalgets henstillinger og afgørelser har titlen "henstilling" eller "afgørelse" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en angivelse af emnet.

2. Udvalgets henstillinger og afgørelser underskrives af formanden og delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet.

3. Hver part kan beslutte at offentliggøre ethvert dokument, der er vedtaget af udvalget.

Artikel 9

Skriftlig procedure

1. Udvalgets dokumenter kan vedtages i henhold til en skriftlig procedure, når formanden og delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet, er enige herom.

2. Den part, der foreslår anvendelsen af den skriftlige procedure, forelægger udkastet til dokument for den anden part. Den anden part svarer ved at angive, om den accepterer udkastet, om den foreslår ændringer af udkastet, eller om den anmoder om supplerende betænkningstid. Hvis udkastet godkendes, stadfæster formanden dokumentet i henhold til artikel 8.

Artikel 10

Udgifter

Hver part afholder egne udgifter i forbindelse sin deltagelse i udvalgets møder.

Artikel 11

Aktindsigt

Udvalgets drøftelser er fortrolige.

Artikel 12

Arbejdsgrupper

Arbejdsgrupperne arbejder under udvalgets ansvar, og de skal aflægge skriftlig rapport til udvalget efter hvert møde. Rapporten skal fremsendes til udvalgets sekretariat som anført i artikel 2. Arbejdsgrupperne kan ikke træffe afgørelse, men de kan fremsætte henstillinger til udvalget.

Udfærdiget i ..., den ....

På vegne af Det Blandede Udvalg Delegationschefen for den part, vedrørende Offentlige Indkøb der ikke har formandskabet [...]

Formand