EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2020/1884

af 14. maj 2020

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2018, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand

EUROPA-PARLAMENTET,

— der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2018, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand,

— der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,

— der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0028/2020),

A. der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren ønsker at understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden og gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

1. bemærker med tilfredshed, at Revisionsretten i sin årsberetning om Den Europæiske Ombudsmand (»Ombudsmanden«) for regnskabsåret 2018 ikke konstaterede nogen væsentlige svagheder med hensyn til de reviderede emner menneskelige ressourcer og udbud;

2. bemærker Revisionsrettens konklusion om, at betalingerne som helhed vedrørende administrationsudgifter for Ombudsmanden for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2018, var uden væsentlig fejlforekomst, og at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer var effektive;

3. beklager, som en generel bemærkning, at kapitel 10 »Administration« i Revisionsrettens årsberetning har et ret begrænset omfang og begrænsede konklusioner, uanset at udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme anses for at være et område med lav risiko;

4. noterer sig, at Revisionsretten udtog en stikprøve på 45 transaktioner fra udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme for alle Unionens institutioner og organer; bemærker, at stikprøven var udformet med henblik på at være repræsentativ for udgifter afholdt under udgiftsområde 5, som udgør 6,3 % af Unionens budget; bemærker, at Revisionsrettens arbejde viser, at de administrative udgifter udgør en lav risiko; mener imidlertid, at antallet af transaktioner, der er udvalgt for »øvrige institutioner«, er utilstrækkeligt, og anmoder Revisionsretten om at øge antallet af transaktioner, der skal undersøges, med mindst 10 %;

5. glæder sig over, at Ombudsmanden respekterer den bedste praksis med at fastsætte en frist for indgivelse af den årlige aktivitetsrapport den 31. marts i året efter regnskabsåret; glæder sig derfor over, at Ombudsmanden vedtog sin årlige aktivitetsrapport inden den 28. marts, hvilket giver dechargemyndigheden tid til at gå yderligere i dybden med rapporten og til bedre at gennemføre dechargeproceduren;

6. fremhæver, at Ombudsmandens budget udelukkende er administrativt og i 2018 beløb sig til 10 837 545 EUR (i forhold til 10 905 441 EUR i 2017), hvilket er en nedgang på 67 896 EUR (0,62 %); glæder sig over Ombudsmandens generelt forsigtige og forsvarlige økonomiske forvaltning i 2018-budgetperioden; bemærker, at der blev indgået forpligtelser for 95,33 % af de samlede bevillinger (i forhold til 93,91 % i 2017) og betalinger for 91,33 % (i forhold til 86,20 % i 2017);

7. noterer sig forbedringerne i forbindelse med de bevillinger, der blev fremført fra 2018 til 2019, som beløb sig til 433 865,17 EUR (4 % af 2018-budgettet), i forhold til 841 340,68 EUR (7,71 % af 2017-budgettet) fra 2017 til 2018;

8. bemærker imidlertid, at der var uudnyttede bevillinger på flere budgetposter, såsom eksterne møder (budgetpost B3-030), hvor 13 514,61 EUR ud af 45 000 EUR var uudnyttet, publikationer (budgetpost B3-210), hvor 47 530,48 EUR ud af 161 100 EUR var uudnyttet, osv.; minder om behovet for tiltag til at minimere overvurderinger af budgettet;

9. noterer sig Ombudsmandens begrænsede ressourcer til at håndtere en stadig stigende arbejdsmængde; støtter Ombudsmandens anmodning om at tilpasse stillingsfortegnelsen til de faktiske behov og til arbejdsmængden ved at identificere funktioner af permanent karakter, som bør udføres af fastansat personale; noterer sig, at stillingsfortegnelsen omfattede 82 stillinger i 2018 (i forhold til 77 stillinger i 2013); anmoder Ombudsmanden om at rapportere tilbage om potentielle effektivitetsgevinster, der alene skyldes reorganisering og omfordeling af opgaver;

10. tilskynder Ombudsmandens kontor til at samarbejde med andre EU-institutioner med henblik på at begrænse udgifterne; bemærker, at Ombudsmanden for så vidt angår oversættelse ikke har interne oversættere og derfor er afhængig af Parlamentet og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer; noterer sig imidlertid, at udgifterne til oversættelse steg i 2018, idet Ombudsmanden brugte 343 771 EUR på oversættelse (i forhold til 262 631 EUR i 2017);

11. glæder sig over den eksemplariske balance mellem kønnene i ledende stillinger med fire kvinder og fire mænd; bemærker dog, at 65 % af al personale er kvinder, mens kun 35 % er mænd; tilskynder til, at der skabes et mere kønsafbalanceret arbejdsmiljø på Ombudsmandens kontor;

12. bemærker med hensyn til den geografiske balance i ledende stillinger, at Ombudsmanden havde seks forskellige nationaliteter (tysk, græsk, irsk, italiensk, polsk og svensk) repræsenteret i 2018 i forhold til otte i 2013 (østrigsk, tysk, dansk, græsk, irsk, polsk, portugisisk og britisk); tager med i betragtning, at det samlede antal ledere blev reduceret fra elleve til otte mellem 2013 og 2018; opfordrer Ombudsmanden til at fortsætte sine bestræbelser på at opnå geografisk balance, dog under hensyntagen til den beskedne størrelse af Ombudsmandens kontor og dets særlige kerneaktiviteter;

13. glæder sig over Ombudsmandens anstrengelser i forhold til den nye ligestillingspolitik, men beklager forskellen mellem de gennemsnitlige uddannelsesdage pr. køn: 6,8 dage for mænd i forhold til 5,9 dage for kvinder;

14. anerkender den igangværende gennemførelse af 2017-rammen for politikken for menneskelige ressourcer, idet der er vedtaget nye regler for ansættelse af midlertidigt ansatte, en afgørelse om deltidsarbejde og godskrevne timer samt en diskriminationsbekæmpelses- og ligebehandlingspolitik; bemærker de yderligere initiativer til forbedring af ansættelsesprocedurerne og foranstaltninger såsom studiebesøg for personale og personaleudvekslingsprogrammer;

15. opfordrer Ombudsmanden til at fortsætte arbejdet med at udvikle en langsigtet politisk ramme for menneskelige ressourcer, som tager fat på balancen mellem arbejdsliv og privatliv, livslang vejledning og karriereudvikling, balance mellem kønnene, ikkeforskelsbehandling, telearbejde, geografisk balance og rekruttering for dets medarbejdere samt integration af personer med handicap i medarbejderstaben;

16. noterer sig med interesse, at Ombudsmanden i forbindelse med sine interne aktiviteter opfordrede Det Europæiske Handicapforum til at formidle Ombudsmandens tilbud om praktikophold via sine kanaler for at tilskynde personer med handicap til at ansøge; bemærker, at ansøgningsskemaet blev revideret med henblik på at medtage et spørgsmål om behovet for rimelig tilpasning under udvælgelsesprocedurerne;

17. glæder sig over, at der inden for rammerne af Ombudsmandens standarder for intern kontrol blev truffet foranstaltninger til gennemførelse af afgørelsen om bekæmpelse af chikane, herunder udpegelse af etiske rådgivere (én i Bruxelles og én i Strasbourg) og medlemmer af forligsudvalget; noterer sig, at alle medarbejdere i september 2018 deltog i et obligatorisk uddannelseskursus i etisk adfærd (herunder forebyggelse af chikane), og at der i november 2018 blev afholdt et særligt arrangement for kontorchefer;

18. glæder sig over gennemførelsen af vejledningen om etik og god opførsel for Ombudsmandens personale, som blev vedtaget i 2017, som kræver, at nye medarbejdere udfylder en interesseerklæring, og som giver medarbejdere, der forlader kontoret, oplysninger om deres forpligtelser;

19. beklager, at Ombudsmandens opfølgning på dechargebeslutningen for 2017 kun anerkender Parlamentets bemærkninger til de fleste af de nævnte punkter uden at give yderligere præciseringer; understreger, at opfølgningsrapporten er af største vigtighed for Parlamentets Budgetkontroludvalg, og opfordrer Ombudsmanden til i den næste opfølgningsrapport at indføje de nødvendige svar og forklaringer vedrørende de punkter, der tages op;

20. bemærker, at Ombudsmandens centrale præstationsindikator for overordnet efterlevelse med det ambitiøse mål på 90 % ikke kunne nås i 2018; bemærker, at den opnåede rate var 81 % (i forhold til 85 % i 2017), mens efterlevelsesgraden for undersøgelser i sager af offentlig interesse var 85 % (i forhold til 79 % i 2017); anerkender, at sidstnævnte rate er betydelig, eftersom resultatet af efterlevelsen sandsynligvis vil komme et større antal mennesker til gavn;

21. støtter Ombudsmandens intention om at samarbejde endnu tættere med Parlamentet for at sikre, at det bliver gjort opmærksom på manglende efterlevelse, navnlig for så vidt angår tilfælde af fejl eller forsømmelser, der er konstateret i forbindelse med undersøgelser eller institutioners negative svar på Ombudsmandens henstillinger; mener, at sådanne oplysninger, der afgives i et sammenfattet og organiseret format, vil være yderst værdifulde for Parlamentets Budgetkontroludvalg; noterer sig imidlertid Ombudsmandens bekræftelse af, at den generelle tendens er, at institutionerne indgår i en konstruktiv dialog med Ombudsmanden;

22. fremhæver, at resultaterne for alle tre komponenter i central resultatindikator nr. 7 (effektivitet: samlet indikator for håndtering af klager og undersøgelser) er på eller over målet; bemærker, at andelen af undersøgelser, der blev afsluttet inden for henholdsvis seks og atten måneder er hhv. 57 % og 88 % (for hvilke målene var henholdsvis 50 % og 80 %), og at den tredje komponent — andelen af afgørelser om, hvorvidt en sag er antagelig, som træffes inden for en måned — er steget betydeligt, fra 69 % i 2016 til 86 % i 2017, og at den nåede målet på 90 % i 2018;

23. bemærker, at den gennemsnitlige behandlingstid for alle kategorier af klager steg til 79 dage i 2018 (i forhold til 64 dage i 2017), mens den gennemsnitlige behandlingstid for undersøgelser faldt til 255 dage i 2018 (i forhold til 266 dage i 2017 og 369 i 2013); bemærker imidlertid stigningen på 53 % i antallet af undersøgelser på grundlag af klager, der blev afsluttet (hvilket forklarer stigningen i den gennemsnitlige behandlingstid for alle kategorier af klager);

24. bemærker, at antallet af klager inden for mandatet (880 i forhold til 751 i 2017) er fortsat med at stige betydeligt i 2018 (+17 %) efter en stigning på 5,5 % i 2017; bemærker, at antallet af undersøgelser, der blev indledt på grundlag af klager, var 482 i forhold til 433 i 2017 (+11 %), og at antallet af afsluttede undersøgelser på grundlag af klager var 534 i forhold til 348 i 2017 (+53 %); bemærker, at stigningen i antallet af undersøgelser, der blev indledt og afsluttet, til dels afspejler en omklassificering af en række sager, der tidligere ville være blevet klassificeret som sager uden grundlag for undersøgelse, men nu afsluttes som undersøgelser, hvor der ikke blev konstateret fejl eller forsømmelser;

25. noterer sig resultaterne af de undersøgelser, der blev afsluttet af Ombudsmanden i 2018, såsom a) »ingen fejl og forsømmelser« i 254 sager (46,6 %), b) »afsluttet af institutionen, forslag accepteret, løsninger opnået« i 221 sager (40,6 %), c) »ingen yderligere undersøgelser påkrævet « i 56 sager (10,3 %), d) »fejl eller forsømmelser« i 29 sager (5,3 %) og e) »andet« i 10 sager (1,8 %); anerkender, at Ombudsmandens grundlæggende opgave er at sikre, at Unionens forvaltning tjener offentlighedens interesse, og at hjælpe alle dem, der kommer ud for problemer med EU-institutionerne;

26. bemærker, at der på Ombudsmandens websted siden 2013 er blevet offentliggjort detaljerede oplysninger om Ombudsmandens tjenesterejser, herunder omkostninger, formål og varighed; bemærker, at udgifterne til tjenesterejser beløb sig til 27 206,79 i 2018 EUR (i forhold til 30 592 EUR i 2017); gentager, at der af hensyn til gennemsigtigheden bør medtages en liste over situationen med hensyn til årets tjenesterejser i den årlige aktivitetsrapport;

27. anerkender initiativet » Prisen for god forvaltning«, som hjælper med til formelt at anerkende godt arbejde og fremmer udveksling af bedste praksis på tværs af institutionerne og tjener som inspiration til fremtidige projekter; glæder sig over samarbejdet med det europæiske netværk af ombudsmænd, andre medlemsstatsorganer og internationale netværk og organisationer om at indkredse og fremme de højeste standarder;

28. glæder sig over de foranstaltninger, som Ombudsmanden har truffet for at forbedre cybersikkerheden og databeskyttelsen,såsom gennem uddannelseskurser inden for informations- og kommunikationsteknologi, udvikling af procedurer for håndtering af brud på datasikkerheden, afholdelse af rettidig høring af den databeskyttelsesansvarlige og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse for at sikre privatlivets fred med hensyn til projektudformning; anmoder Ombudsmanden om at aflægge yderligere rapport om igangværende gennemførelse af foranstaltninger, herunder om oprettelse af en model for konsekvensanalyser af privatlivets fred og et centralt register over behandlingsaktiviteter;

29. anerkender den merværdi, som gratis og offentligt tilgængeligt (open source) software kan tilføre Ombudsmanden; understreger især deres rolle med hensyn til at øge gennemsigtigheden og undgå konsekvenserne af leverandørfastlåsning; anerkender endvidere deres potentiale med hensyn til forbedring af sikkerheden, eftersom de gør det muligt at identificere og løse eventuelle svagheder; anbefaler på det kraftigste til at gøre enhver form for software, der er udviklet til institutionen, offentligt tilgængeligt i henhold til gratis og offentligt tilgængelige softwarelicenser;

30. understreger betydningen af at gøre unionsborgerne opmærksomme på muligheden for at henvende sig til Ombudsmanden i tilfælde af fejl eller forsømmelser; noterer sig Ombudsmandens kontors løbende bestræbelser på at øge sin synlighed ved hjælp af redskaber såsom det nye websted, der blev lanceret i 2018, og som omfatter en revideret brugergrænseflade for potentielle klager og en brugervenlig søgefunktion; bemærker den nye video, der fremhæver emner som f.eks. adgang til information, problemer med EU-finansiering og gennemsigtighed i lobbyvirksomhed; bemærker, at platforme såsom Ombudsmandens Twitter-konto havde en stigning på 17 % i antallet af følgere, LinkedIn-kontoen steg med 13 %, og at Instagram havde en betydelig stigning på 61 % i antallet af følgere; tilskynder yderligere til brug af gratis, offentligt tilgængelige og selvhostede sociale netværksplatforme under særlig hensyntagen til beskyttelsen af brugernes personoplysninger;

31. tilskynder Ombudsmanden til at gøre fremskridt med hensyn til en sammenhængende politik for digitalisering af dens tjenester;

32. glæder sig over udarbejdelsen af retningslinjer for sociale medier i samarbejde med andre EU-institutioner og udvekslingen af bedste praksis for at imødegå de udfordringer, som Unionens institutioner står over for i forbindelse med den stigende brug af og eksponering for sociale medier;

33. opfordrer Ombudsmandens kontor til at fortsætte sine bestræbelser på at mindske sit miljøaftryk, såsom fremme af digitalisering med henblik på at begrænse brugen af papir, begrænse personalets tjenesterejser ved at fremme brugen af videokonferencefaciliteter og fremme brugen af kollektiv transport; anmoder om flere oplysninger om gennemførelsen af sådanne aktiviteter i dechargeproceduren for 2019;

34. understreger Parlamentets gentagne anmodninger om, at Ombudsmandens statut revideres under hensyntagen til de nye realiteter og udfordringer; bemærker, at den seneste revision blev gennemført i 2008, og at Parlamentet endeligt vedtog en beslutning om et udkast til Parlamentets forordning om statut og almindelige betingelser for udøvelsen af ombudsmandens hverv (Den Europæiske Ombudsmands statut); bemærker, at det tilkommer Ombudsmanden at vedtage gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning; anmoder Ombudsmandens kontor om i sin næste årlige aktivitetsrapport at melde tilbage vedrørende disse spørgsmål;

35. glæder sig over, at Ombudsmanden gennemførte en undersøgelse vedrørende håndteringen af »svingdørssituationer« og undersøgte, hvordan 15 EU-institutioner og -organer (herunder Parlamentet, Rådet og Revisionsretten) offentliggør oplysninger, når deres højtstående medarbejdere anmoder om tilladelse til at påbegynde ekstern beskæftigelse (herunder en undersøgelse af, hvor ofte sådanne oplysninger offentliggøres, samt omfanget og indholdet af oplysningerne); bemærker, at Ombudsmanden fandt en høj grad af bevidsthed om betydningen af solide gennemførelsesregler på dette område, men at der dog alligevel er blevet fremsat nogle forslag til forbedringer; glæder sig over, at Ombudsmanden agter at foretage en opfølgende undersøgelse i 2020;

36. lykønsker Ombudsmanden med den nye interne hasteprocedure for behandling af klager vedrørende aktindsigt; bemærker, at afgørelser om klager under det nye system træffes tre gange hurtigere end under standardproceduren; anmoder Ombudsmanden om at dele resultatet af sin evaluering af effektiviteten af denne nye procedure med andre EU-institutioner og -organer;

37. glæder sig over Ombudsmandens samarbejde med Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig om sager, der er indbragt for begge organer; bemærker den direkte kontaktkanal med henblik på at undgå dobbeltundersøgelser, som for første gang bar frugt i 2018;