Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Genopbygningsagentur for regnskabsåret 2002, med agenturets svar

(2003/C 319/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Genopbygningsagentur (herefter "agenturet") for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Agenturets direktør er i henhold til artikel 8 i Rådets forordning (EF) nr. 2667/2000 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der er vedtaget i henhold til artikel 9 i Rådets forordning (EF) nr. 2667/2000. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik agenturets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Uden at det i øvrigt indvirker på erklæringen, skal Retten gøre dechargemyndigheden opmærksom på de forhold, som er beskrevet i punkt 13-15.

BEMÆRKNINGER

Indledning

6. Det Europæiske Genopbygningsagentur blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2454/1999 af 15. november 1999(3). Agenturet gennemfører EU's bistandsprogrammer i Kosovo og Serbien-Montenegro samt i Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien. Agenturet, der har hjemsted i Thessaloniki, har operationscentre i Pristina, Beograd, Podgorica og Skopje. Formålene med de programmer, der forvaltes af agenturet, er at fremme udbygningen af institutionerne og bidrage til, at de forvaltes forsvarligt, at støtte udviklingen af en markedsøkonomi og af de nødvendige infrastrukturer samt at styrke civilsamfundet.

Budgetgennemførelsen

7. Udnyttelsen af bevillingerne for 2002 og af de bevillinger, der var fremført fra det foregående regnskabsår, fremgår af tabel 1.

8. I slutningen af 2002 konstaterede agenturet, at det havde udbetalt 2,7 millioner euro, som ikke var dækket af forpligtelsesbevillinger. Betalingerne vedrørte gennemførelsen af projekter, der i årets løb var blevet overført fra Kommissionen til agenturet.

9. Der bør udvises særlig omhu ved udarbejdelsen af budgetoverslag for afsnit II (driftsudgifter), så det undgås, at en uforholdsmæssig stor del af budgetbevillingerne fremføres eller bortfalder (50 % i regnskabsåret 2002).

Årsregnskabet

10. Forvaltningsregnskabet og balancen, som agenturet offentliggjorde i sin årsberetning for regnskabsåret 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3. Det skal bemærkes, at agenturets interne kontrol er blevet forbedret i 2002 efter indførelsen af regnskabssystemet SI2.

11. Trods Rettens tidligere bemærkninger(4) fortsatte agenturet i 2002 med at føre hovedbogholderiet på elektroniske regneark. Det bør sikres, at der i samtlige centre indføres et pålideligt værktøj til føring af hovedbogholderiet.

12. Agenturet stiller midler til rådighed for specialiserede organer med henblik på finansiering af låneprogrammer på særlige områder (udvikling af SMV'er og agroindustrielle virksomheder osv.). I sådanne tilfælde kan agenturet enten bevare ejendomsretten til disse midler og indsætte dem på bankkonti i agenturets navn, eller, hvis det har til hensigt at overføre midlerne til de berørte myndigheder efter programmets gennemførelse, udbetale midlerne som tilskud og bogføre dem som udgifter for agenturet.

13. I ét tilfælde, hvor der var åbnet en konto i agenturets navn, var regnskabsføreren ikke blevet underrettet om eksistensen af denne konto, hvor der ved regnskabsårets slutning var et indestående på 205000 euro. Siden agenturets oprettelse er der tildelt i alt 13,3 millioner euro til denne type projekter. Pr. 31. december 2002 var der på de pågældende bankkonti indsat i alt 3,7 millioner euro (inklusive de 205000 euro, som regnskabsføreren ikke var blevet underrettet om), som i balancen er opført under "banker".

14. I ét tilfælde, hvor der var tale om midler til fremme af udviklingen af SMV'er i Serbien, som skulle udbetales som tilskud (5 millioner euro) til en offentlig bank, fremgik det af kontraktbestemmelserne, at de udbetalte beløb forblev agenturets ejendom. Retten finder, at agenturet bør finde en løsning, der kan sikre, at der i agenturets balance eller noter til regnskabet gives oplysninger om sådanne midler(5).

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

15. Pr. udgangen af regnskabsåret 2002 havde direktøren delegeret budgetgennemførelsesbeføjelser til hele 67 personer(6). Selv når man tager den geografiske spredning af agenturets centre i betragtning, svækker det efter Rettens opfattelse den interne kontrol, at der er delegeret budgetgennemførelsesbeføjelser til et så stort antal personer. Således er der fundet flere tilfælde, hvor ansatte, der ikke var behørigt bemyndigede har underskrevet forpligtelser og betalingsanvisninger.

16. Hvert center har en kontantkasse/forskudsforvaltning på til tider store beløb(7). I henhold til de finansielle bestemmelser skal direktøren ved beslutning fastlægge retningslinjerne for anvendelsen af disse midler.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 8 i Rådets forordning (EF) nr. 2667/2000 blev regnskabet over alle agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2002, dateret den 29. september 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 29. september 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 299 af 20.11.1999, s. 1.

(4) Jf. punkt 12 i beretningen om regnskabet for regnskabsåret 2001, EFT C 326 af 27.12.2002, s. 1.

(5) Siden agenturets oprettelse er der indgået forpligtelser for 17,1 millioner euro til sådanne tilskud. Af dette beløb er 12,5 millioner euro udbetalt og bogført som udgifter.

(6) Der var givet fuldmagt til 45 ansatte, dvs. næsten halvdelen af de ansatte i kategori A.

(7) 50000 euro.

Tabel 1

Det Europæiske Genopbygningsagentur - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Genopbygningsagentur - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger.

Tabel 3

Det Europæiske Genopbygningsagentur - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

Budgetgennemførelse

8. Disse betalinger blev foretaget på grundlag af tallene i en formel kommissionsbeslutning. Der indtraf en forsinkelse i budgetteringen af disse poster i Kommissionens regnskab, hvilket forventes at blive bragt i orden i 2003.

9. De uudnyttede midler under afsnit II i 2002 skyldes hovedsageligt oprettelsen af agenturet i FYROM og vanskelighederne med at foretage en bedre budgettering for denne type aktiviteter.

Årsregnskabet

11. Agenturet planlægger at afslutte regnskaberne for 2003 ved hjælp af et allerede installeret professionelt økonomistyringssystem.

13. Der var tale om misforståelser mellem regnskabsføreren baseret i hovedkvarteret og en stedfortrædende regnskabsfører i et lokalt kontor.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

15. Agenturet er spredt over fem geografiske lokaliteter og forvalter et budget, som er opdelt i tre forskellige afsnit. I bistandsprogrammerne har hvert af de fire operationscentre 6-8 forskellige aktivitetsområder. Derfor er antallet af ansatte med bemyndigelse til at underskrive for de relevante sektorer lavest muligt i hvert center. Agenturet foretog en rationalisering af sine procedurer for at undgå udeladelser i bemyndigelsen af underskriftsberettigede.

16. I henhold til Revisionsrettens anbefalinger reducerede agenturet kontantbeholdningen i Beograd fra 50000 euro til 20000 euro for kontante betalinger. Alle andre betalinger foregår via check eller bankoverførsel. Formaliseringen af kassebeholdningerne vil ske i overensstemmelse med Rettens anbefaling.