DA Den Europæiske Unions Tidende C 374/1

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

januar 2012-januar 2013

(2013/C 374/01)

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmer

Johan DENOLF Formand Rigspolitichef, direktør for direktoratet for økonomisk kriminalitet underdet føderale politi og medlem af den finansielle efterretningsenhed,Belgien

Herbert BÖSCH Tidligere medlem af Europa-Parlamentet Tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Østrig

Catherine PIGNON Offentlig chefanklager ved appeldomstolen i Angers, Frankrig

Rita SCHEMBRI (indtil marts 2013) Generaldirektør for departementet for intern revision og efterforskning underpremierministerens kontor, Malta

Christiaan TIMMERMANS (indtil december 2012) Tidligere dommer ved Den Europæiske Unions Domstol, Nederlandene

Jens MADSEN (fra januar 2013) Statsadvokat for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet, Danmark

Tuomas PÖYSTI (fra marts 2013) Rigsrevisor for Finland, formand for Rigsrevisionen, Finland

INDHOLDSFORTEGNELSE

FORMANDENS FORORD

I. INDLEDNING

II. OVERVÅGNING AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

1. Omfang af Overvågningsudvalgets overvågning og samarbejde med OLAF

1.1. Omfang af overvågning

1.2. Gennemførelse af ny samarbejdsordning med OLAF

2. Overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion på Overvågningsudvalgets initiativ

2.1. Instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer og deres gennemførelse

2.2. Overvågningsudvalgets udtalelser og rapporter om individuelle sager

3. Overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion — information om individuelle sager udsendt af generaldirektøren for OLAF

3.1. Oplysninger leveret til Overvågningsudvalget

3.2. Overvågningsudvalgets konklusioner

3.3. Reform af forordning (EF) nr. 1073/1999

III. FORVALTNING AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

1. OLAF's undersøgelsesprioriteter

2. Tilrettelæggelse af administrationen, budget og personalepolitikken for OLAF's undersøgelsesfunktion

2.1. Budget

2.2. Tilrettelæggelse af administrationen og personalepolitikken

IV. FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG ANDRE BERØRTE PARTER

1. Forholdet til OLAF

2. Forhold til EU-institutionerne

3. Forhold til andre berørte parter

V. OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

1. Møder og ordførere

2. Sekretariatet

BILAG I

BILAG II

BILAG III

FORMANDENS FORORD

Det nuværende OLAF-Overvågningsudvalg tiltrådte med virkning fra januar 2012, og det glæder mig at fremlægge denne aktivitetsrapport, som dækker det første år af vores mandat.

Overvågningsudvalget har til opgave at støtte OLAF i udøvelsen af dets mandat til at bekæmpe svig, korruption og ulovlige aktiviteter, der påvirker EU's finansielle interesser, og styrke OLAF's uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen og ved hjælp af rådgivning og konstruktiv kritik, når det er relevant. Vi har derfor, siden vi tiltrådte, forsøgt at danne os et overordnet billede af den måde, hvorpå OLAF udøver sin undersøgelsesfunktion, ved både at overvåge OLAF's sager i lyset af de nye procedurer, der blev indført i 2012 af OLAF's generaldirektør, og undersøge kontorets nye organisationsstruktur med henblik på at afgøre, om den skaber de optimale rammer for en effektiv og økonomisk udførelse af OLAF's arbejde.

Det nye Overvågningsudvalg stod over for en række betydelige ændringer i sit første år af mandatperioden: den interne reorganisation af OLAF og vedtagelse af de nye instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer, nye ordninger for samarbejdet mellem OLAF og Overvågningsudvalget og den igangværende reform af forordning (EF) nr. 1073/1999. Der var også visse vanskeligheder som følge af forskelle i OLAF's og Overvågningsudvalgets holdning til udførelsen af de opgaver, sidstnævnte er pålagt. Da et medlem af Europa-Kommissionen fratrådte som følge af en OLAF-undersøgelse og Overvågningsudvalgets overvågning af netop denne undersøgelse, var det en anden stor udfordring for det nye udvalg.

Vi har alligevel leveret rammende udtalelser og rapporter, hvor vi har analyseret, hvordan OLAF udøver sin undersøgelsesfunktion, den foreslåede reform af forordning (EF) nr. 1073/1999 og OLAF's budget.

Medlemmerne af Overvågningsudvalget ønsker som organ at have det bedste samarbejde med OLAF. En sund grad af spænding mellem OLAF og udvalget er dog normalt, ligesom i ethvert andet forhold mellem et overvågningsorgan og et overvåget organ. For at gøre sit yderste for at styrke den gensidige forståelse vil udvalget i det andet år af sit mandat tage initiativ til at foreslå en ny ordning for samarbejdet med udgangspunkt i udvalgets opfattelse af dets egne opgaver. I overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1073/1999 opfatter Overvågningsudvalget sig selv som et overvågningsorgan, der bruger et matrixsystem til at identificere og afmærke systemiske problemer: horisontalt ved stikprøver og vertikalt ved at overvåge individuelle sager. Vores endelige mål som et uafhængigt udvalg er og vil altid være at bistå generaldirektøren i udøvelsen af hans funktioner og dermed bidrage til at øge effektiviteten af OLAF's undersøgelser og styrke dets uafhængighed i undersøgelserne. Det er vores absolutte mål at fortsætte ad denne vej.

Jeg vil navnlig takke og lykønske udvalgets sekretariat for dets utrættelige og uvurderlige støtte i perioden efter vores tiltrædelse.

Johan DENOLF Formand for OLAF-Overvågningsudvalget

I. INDLEDNING

1. Rollen for OLAF-Overvågningsudvalget (i det følgende benævnt Overvågningsudvalget) er fastsat i forordning (EF) nr. 1073/1999 (1) og i Kommissionens afgørelse om oprettelse af OLAF (2). Overvågningsudvalget er garant for OLAF's uafhængighed, og det overvåger OLAF's undersøgelsesfunktion gennem regelmæssig kontrol, der har til formål at sikre, at alle undersøgelser gennemføres korrekt. Overvågningsudvalgets overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion gennemføres i overensstemmelse med udvalgets forretningsorden (3). Den er navnlig baseret på undersøgelsen af OLAF's individuelle sagsakter og andre data, der er tilgængelige for Overvågningsudvalget, der gør det muligt at udarbejde specifikke og generelle konklusioner og henstillinger, som meddeles generaldirektøren for OLAF (i det følgende benævnt »generaldirektøren«) og om nødvendigt de relevante EU-institutioner.

2. Overvågningen af individuelle sager er nødvendig for at kunne udarbejde systematiske eller almene konklusioner og identificere mulige systemiske mangler i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion. Overvågningsudvalget fokuserer især på at undersøge, om grundlæggende rettigheder og processuelle garantier respekteres i OLAF's undersøgelser, og om sagerne behandles effektivt, rettidigt og i overensstemmelse med relevante regler og lovbestemmelser.

3. Dette kræver naturligvis adgang til OLAF's sagsakter vedrørende undersøgelser, hvilket OLAF løbende gav indtil marts 2012. I begyndelsen af det nuværende Overvågningsudvalgs mandatperiode indførte generaldirektøren for OLAF dog en ny ordning for udvalgets adgang til relevante oplysninger om OLAF's sager, som gjorde det vanskeligt for udvalget at løse sine opgaver på tilfredsstillende vis på grund af mangel på tilstrækkelig og rettidigt leveret information.

4. Det har haft betydning for Overvågningsudvalgets aktiviteter i rapporteringsperioden. Der er brugt megen tid og mange ressourcer på drøftelser med generaldirektøren for OLAF både på møder og i omfattende korrespondance om genetablering af Overvågningsudvalgets overvågningsredskaber. Det førte til vedtagelsen af en midlertidig samarbejdsordning, som desværre viste sig ikke at være effektiv.

5. Overvågningsudvalget vedtog dog enstemmigt to formelle udtalelser, et positionspapir og en rapport. Det undersøgte 83 sager, som var fremsendt til de nationale retlige myndigheder, og 188 OLAF-rapporter om sager, der varede mere end ni måneder. Overvågningsudvalget analyserede også teksten til reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 på grundlag af udvalgets erfaringer med overvågningen af OLAF's undersøgelser.

6. Det nuværende Overvågningsudvalgs første aktivitetsrapport dækker året fra udgangen af januar 2012 til januar 2013. Medlemmerne af Overvågningsudvalget var Christiaan Timmermans (formand, januar-oktober 2012), Johan Denolf (formand siden oktober 2012), Herbert Bösch, Catherine Pignon og Rita Schembri (4). I januar 2013 bød udvalget et nyt medlem, Jens Madsen, som erstattede Christiaan Timmermans, velkommen.

II. OVERVÅGNING AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

Artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999:

Overvågningsudvalget styrker kontorets uafhængighed ved hjælpaf regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen.

Betragtning 10 i forordning (EF) nr. 1073/1999:

… undersøgelser bør gennemføres … under fuld respekt formenneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder, specielt forrimelighedsprincippet, den berørte persons ret til at udtale sig om deforhold, der vedrører ham, og for princippet om, at kun forhold, som harbeviskraft, kan danne grundlag for en undersøgelse.

1. Omfang af Overvågningsudvalgets overvågning og samarbejde med OLAF

1.1. Omfang af overvågning

7. Overvågningsudvalget har til opgave at overvåge OLAF's undersøgelsesfunktion med henblik på at sikre, at dets uafhængighed ikke kompromitteres, og at undersøgelser gennemføres i overensstemmelse med de højeste kvalitetsstandarder. Ved grundigt at undersøge individuelle sager kan Overvågningsudvalget identificere risici for utilbørlig påvirkning af indledningen og gennemførelsen af OLAF-undersøgelser, som kan true OLAF's uafhængighed i undersøgelserne. Det er derfor ofte nødvendigt at undersøge de komplette sagsakter i individuelle sager — eller repræsentative stikprøver heraf — og at drøfte dem med OLAF's efterforskere og ledelse med henblik på at gennemføre en grundig undersøgelse af undersøgelsesmetoderne.

8. For at sikre legitimiteten og nøjagtigheden af de analyser, der gennemføres af Overvågningsudvalget som et uafhængigt organ, skal faktuelle elementer i sagerne undersøges, forløbet af undersøgelsen i lukkede sager skal vurderes, og særlige områder skal undersøges. Det er derfor Overvågningsudvalgets opgave at fastlægge de optimale metoder til overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion.

1.2. Gennemførelse af ny samarbejdsordning med OLAF

9. I lyset af ovennævnte overvejelser beklager Overvågningsudvalget dybt, at dets forhold til OLAF var særligt vanskeligt i rapporteringsperioden, og at vilkårene for samarbejde mellem OLAF og Overvågningsudvalget ændrede sig markant, kort efter at det nye Overvågningsudvalg påbegyndte sin mandatperiode. Som kontaktpunkt for Overvågningsudvalget udpegede generaldirektøren for OLAF et kontor, der alene arbejder med politiske spørgsmål, mens Overvågningsudvalgets henvendelser til OLAF primært vedrører undersøgelsesforhold, som det pågældende kontor ikke håndterer direkte. Med hensyn til Overvågningsudvalgets adgang til relevante sagsoplysninger begrænsede den nye samarbejdsordning i høj grad det nye udvalgs muligheder for at løse dets opgaver.

10. Fra marts 2012 stødte Overvågningsudvalget mod hindringer for sin overvågningsfunktion i form af uforholdsmæssig og vilkårlig begrænsning — uden forudgående meddelelse til Overvågningsudvalget — af udvalgets adgang til sagsakter i OLAF's Case Management System (CMS) (5), forkert anvendelse af databeskyttelsesreglerne (6), hvilket bevirkede, at Overvågningsudvalget ikke kunne fortolke OLAF's rapporter, og forsinkelser i udlevering af de ønskede oplysninger bl.a. som følge af en langvarig og upålidelig intern administrativ procedure.

11. Disse vanskeligheder forhindrede Overvågningsudvalget i at udføre dets opgaver, som det forklares yderligere i denne rapport. Mere grundlæggende hænger de tilsyneladende sammen med generaldirektørens anfægtelser af Overvågningsudvalgets kompetence til — inden for rammerne af dets systematiske overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion — at undersøge individuelle sager, herunder især dets opgave med hensyn til beskyttelse af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier (7).

12. Overvågningsudvalget må insistere på, at generaldirektøren for OLAF ikke efter eget skøn kan definere omfanget af Overvågningsudvalgets rolle, når han beslutter, om udvalget skal have adgang til sagsoplysninger, eller når han træffer afgørelse om omfanget af de oplysninger, som Overvågningsudvalget kræver. En sådan fortolkning vil føre til en nedbrydning af Overvågningsudvalgets rolle. Medlemmerne af det nuværende Overvågningsudvalg er helt enige med deres forgængere, der understregede, at Overvågningsudvalgets adgang til relevante sagsoplysninger ikke burde overlades til generaldirektørens skøn (8).

13. Den 11. september 2012 — og efter langvarige drøftelser med OLAF — accepterede Overvågningsudvalget den midlertidige samarbejdsordning, som OLAF havde foreslået. Denne samarbejdsordning gennemførte en tilgang i tre trin baseret på en udtalelse der var udsendt i 2007 af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse (9), som på daværende tidspunkt udtrykte bekymring over Overvågningsudvalgets automatiske adgang til personoplysninger i CMS-systemet. Den 21. december 2012 fremsendte generaldirektøren for OLAF instrukser om gennemførelsen af samarbejdsordningen til OLAF's direktører.

14. Efter at have vurderet tilstrækkeligheden og anvendeligheden af oplysninger modtaget fra OLAF efter gennemførelsen af samarbejdsordningen fandt Overvågningsudvalget — af de grunde, der er yderligere fremhævet i denne rapport — at det stadig ikke havde mulighed for at udføre sine opgaver effektivt på grund af den måde, som ordningen blev gennemført på. Overvågningsudvalget oplyste derfor generaldirektøren for OLAF om, at samarbejdsordningen skulle revideres med henblik på at sikre, at udvalget modtager tilstrækkelige og nøjagtige oplysninger. Overvågningsudvalget tog derfor initiativ til i nær fremtid at foreslå en ny samarbejdsordning, og det sætter pris på, at generaldirektøren i januar 2013 udtrykte vilje til at ville acceptere den.

2. Overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion på Overvågningsudvalgets initiativ

Artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999:

Overvågningsudvalget afgiver på anmodning af direktøreneller på eget initiativ udtalelser til direktøren om kontoretsvirksomhed, uden dog at gribe ind i de igangværende undersøgelsersforløb.

Artikel 11, stk. 8, i forordning (EF) nr. 1073/1999:

Udvalget kan forelægge rapporter om resultaterne ogopfølgningen af de undersøgelser, som kontoret foretager, forEuropa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.

2.1. Instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer og deres gennemførelse

15. I februar 2012 udsendte generaldirektøren for OLAF nye instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer (i det følgende benævnt »instrukser«), som erstatter den tidligere OLAF-håndbog og har til formål at forenkle og præcisere undersøgelsesprocedurerne. Af hensyn til gennemsigtigheden glæder Overvågningsudvalget sig over offentliggørelsen af instrukserne på OLAF's webside. Disse instrukser blev indført samtidig med vigtige ændringer i OLAF's organisationsdiagram.

16. Overvågningsudvalget tog derfor initiativ til at undersøge disse instrukser og udnævnte to ordførere, der mødtes med ansatte i OLAF, herunder de ansvarlige for udformningen af instrukserne. Ordførerne afholdt også flere arbejdsmøder med Overvågningsudvalgets sekretariat. Som følge af den betydelige arbejdsbyrde i rapporteringsperioden og den utilstrækkelige bemanding af sekretariatet måtte Overvågningsudvalget udskyde vedtagelsen af den planlagte udtalelse om instrukserne.

17. Overvågningsudvalget bemærkede, at instrukserne i mange henseender var baseret på reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, som endnu ikke var vedtaget af lovgiveren. Specifikke overvejelser vedrørende disse instruksers overensstemmelse med teksten i den fremtidige forordning er fremsat i bilag 3 til denne rapport. Inden udarbejdelsen af de endelige konklusioner besluttede Overvågningsudvalget også at inddrage resultaterne af overvågningen af de enkelte sager, som helt eller delvist var blevet behandlet i overensstemmelse med instrukserne.

18. Overvågningsudvalget analyserede disse sager på baggrund af reglerne i den tidligere OLAF-håndbog og instrukserne og vurderede de ændringer, som sidstnævnte medførte. Betydelige ændringer blev bl.a. konstateret i proceduren for indledning og afslutning af sager, gennemførelsen af undersøgelsesaktiviteter og den forudgående legalitetskontrol heraf samt den endelige kvalitetskontrol og juridiske gennemgang.

2.1.1. Indledning og afslutning af sager

19. Overvågningsudvalget fokuserede navnlig på den procedure for indledning af undersøgelse og koordinering af sager, som er beskrevet i instrukserne. Overvågningsudvalgets vurdering af udvælgelsesprocessen er endnu ikke afsluttet (10), og resultaterne heraf fremlægges i den kommende udtalelse. Bortset fra dette udestående spørgsmål bemærkede Overvågningsudvalget en stigning i antallet af indledte sager pr. 1. februar 2012 og ændringen i praksis med hensyn til beføjelser til at indlede og afslutte undersøgelser.

20. Hvad angår det første aspekt, bemærkede Overvågningsudvalget, at alle oplysninger, der ikke involverer medlemmer, tjenestemænd og øvrige ansatte i EU, som var registreret af OLAF inden den 1. februar 2012 og var under vurdering, skulle indledes som en undersøgelse eller koordineringssag i medfør af overgangsbestemmelserne i artikel 30, stk. 2, i instrukserne (11). Som følge deraf indledte generaldirektøren for OLAF ved beslutning af 31. januar 2012 i alt 423 sager (12). Overvågningsudvalget har til hensigt at undersøge, i hvilket omfang denne afgørelse er i overensstemmelse med de kriterier, der følger af EU-Domstolens retspraksis, som anfører, at generaldirektøren kun kan træffe beslutning om at indlede en undersøgelse, hvis der foreligger en tilstrækkelig alvorlig mistanke, der lader formode, at der foreligger et tilfælde af svig, bestikkelse eller andre ulovlige handlinger, som er skadelige for EU's finansielle interesser (13).

21. Med hensyn til det andet aspekt bemærkede Overvågningsudvalget ud fra de undersøgte sager, at den tidligere praksis med at uddelegere beføjelserne til at indlede og afslutte undersøgelser fra generaldirektøren til direktøren med ansvar for operationer og undersøgelser blev ændret efter den nye generaldirektørs tiltrædelse i februar 2011 som følge af gennemførelsen af en henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand (14). Denne ændring afspejles nu i instrukserne i overensstemmelse med henstillingen (15). Eftersom OLAF's uafhængighed i undersøgelserne er defineret ved forordning (EF) nr. 1073/1999 i forhold til generaldirektøren som person, glæder Overvågningsudvalget sig over Den Europæiske Ombudsmands henstilling.

2.1.2. Udførelse af undersøgelsesaktiviteter og deres forudgående legalitetskontrol

22. Da legalitetskontrollen af undersøgelsesforanstaltninger — der har til formål at sikre, at bevismateriale er indsamlet i overensstemmelse med loven med fuld respekt for grundlæggende rettigheder og processuelle garantier samt medlemsstaternes procedurekrav — er en nøglefunktion i OLAF, finder Overvågningsudvalget, at den systematiske legalitetskontrol af et bestemt antal undersøgelsesforanstaltninger som fastsat i de nye instrukser uden tvivl er et fremskridt i styrkelsen af OLAF's ansvarlighed og legitimiteten af kontorets handlinger.

23. Denne nøglefunktion blev overladt til et nyoprettet kontor — Investigation Selection and Review Unit (kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser) — der bortset fra at foretage legalitetskontrol i løbet af undersøgelser også rådgiver generaldirektøren om den mulige indledning af undersøgelser eller koordineringssager og foretager den endelige juridiske gennemgang af sager, inden de afsluttes. I betragtning af den centrale rolle, som dette kontor spiller i hele livscyklussen for sager, besluttede Overvågningsudvalget — inden for rammerne af dets analyse af instrukserne (16) — at overvåge dette kontors behandling af de forskellige opgaver, som det havde fået overdraget, og at undersøge, hvordan dets funktioner matcher andre kontorers funktioner.

24. Uden at dette skulle berøre indholdet af Overvågningsudvalgets fremtidige udtalelse om instrukserne, ville Overvågningsudvalget med hensyn til årsrapporten for kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser (17) undersøge følgende forhold: 1) kriterier for at indlede og afslutte sager og kanalerne for kommunikation med undersøgelses- og supportenhederne i vurderingsfasen, 2) professionelle kompetencer i kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser, 3) interne formål/mål med hensyn til varighed af vurdering og deres praktiske anvendelse, 4) gennemførelse af legalitetskontrol, 5) fordeling af indledte/afsluttede sager pr. sektortype, klagetype og land, 6) interne skriftlige retningslinjer for kontoret vedrørende grundlæggende rettigheder og processuelle garantier.

25. I mellemtiden glædede det Overvågningsudvalget at bemærke en vis forbedring med hensyn til forudgående godkendelser, som OLAF's ansatte skulle have fra generaldirektøren for at gennemføre visse undersøgelsesforanstaltninger. De relevante bestemmelser i instrukserne og den tilknyttede legalitetskontrol inden udførelsen heraf (18) afhjælper tilsyneladende visse mangler, som Overvågningsudvalget bemærkede i de undersøgte sager, og som indtrådte inden indførelsen af instrukserne (19).

26. Overvågningsudvalget mener dog, at der skal gennemføres yderligere forbedringer. I instrukserne er der en begrænset liste over de undersøgelsesaktiviteter, der kræver forudgående legalitetskontrol (20). På baggrund af Overvågningsudvalgets erfaringer fra overvågningen bemærkede det, at OLAF indsamlede eller forsøgte at indsamle bevismateriale ved brug af andre foranstaltninger, der ikke er anført i instrukserne, og som følge deraf angiveligt ikke kræver forudgående legalitetskontrol. Overvågningsudvalget anbefalede derfor generaldirektøren at indføre en grundig verifikation af det retlige grundlag inden gennemførelsen af foranstaltninger, der kan medføre potentiel indgriben i de grundlæggende rettigheder for personer, der er berørt af OLAF's undersøgelser.

2.1.3. Endelig kvalitetskontrol og juridisk gennemgang

27. Den endelige kvalitetskontrol og juridiske gennemgang af den endelige rapport og de foreslåede henstillinger (21) gennemføres på grundlag af en standardformular, der indeholder de på forhånd fastlagte punkter, der skal kontrolleres af kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser. Overvågningsudvalget bemærkede, at gennemgangen blev foretaget på grundlag af denne begrænsede liste over punkter, og at efterforskerne tilsyneladende ikke kontrollerede andre aspekter, som kunne være relevante, f.eks. med hensyn til OLAF's overholdelse af de berørte personers grundlæggende rettigheder og processuelle garantier.

28. Overvågningsudvalget finder, at den anvendte standardformular bør forbedres, så den omfatter andre aspekter (f.eks. overholdelse af nationale regler, anmodninger om adgang til dokumenter eller aktindsigt, ret til at nægte at angive sig selv, rimelig frist, upartiskhed og ret til respekt for privatliv). I maj 2012 foreslog Overvågningsudvalget OLAF et system til evaluering af respekten for grundlæggende rettigheder og processuelle garantier inden overførslen af sager til de nationale retsmyndigheder.

2.2. Overvågningsudvalgets udtalelser og rapporter om individuelle sager

29. Overvågningsudvalget undersøgte grundigt en sag, som i oktober 2012 blev overført til de nationale retsmyndigheder, og som fik et medlem af Europa-Kommissionen til at træde tilbage. Overvågningsudvalget fik oplyst, at OLAF havde til hensigt at overføre sagen til de nationale retsmyndigheder, men fik ikke adgang til sagen i overensstemmelse med dets anmodning inden for den tidsfrist, der er fastsat i samarbejdsordningen. Derved kunne Overvågningsudvalget ikke undersøge overholdelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier inden overførslen af sagen. I henhold til Rettens dom kan OLAF's manglende høring af Overvågningsudvalget inden overførslen af oplysninger til de nationale retsmyndigheder ses som en overtrædelse af artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999 (22).

30. Overvågningsudvalget undersøgte i dette tilfælde anvendelsen af de nye instrukser, for så vidt angår indledningen af undersøgelsen (respekt for proportionalitetsprincippet), gennemførelsen af undersøgelsen (respekt for principperne om legalitet og upartiskhed) og overholdelsen af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier samt krav om beskyttelse af personoplysninger, og for så vidt angår afslutningen af undersøgelsen.

31. Under gennemførelsen af analysen konstaterede Overvågningsudvalget en række potentielle problemer og udstedte henstillinger til generaldirektøren for OLAF i udtalelse nr. 2/2012 vedtaget den 11. december 2012 (23). Overvågningsudvalget vurderede, at det var hensigtsmæssigt også at udarbejde en rapport i medfør af artikel 11, stk. 8, i forordning (EF) nr. 1073/1999 om mulige konstaterede systemiske problemer med angivelse af de nødvendige henstillinger til EU-institutionerne (24). Overvågningsudvalget vurderede, at de skulle have kendskab til de problemer, som Overvågningsudvalget havde påpeget på procedureniveau, og til henstillingerne til generaldirektøren, som kan bruges som nye punkter, der kan indgå i overvejelserne om, hvordan teksten i forordning (EF) nr. 1073/1999 kan forbedres. Den relevante analyse er vedlagt denne rapport som bilag 3.

32. Overvågningsudvalgets beføjelser til at udstede formelle udtalelser om individuelle sager blev anfægtet af generaldirektøren for OLAF. Overvågningsudvalget er stærkt uenigt i dette og understreger, at undersøgelse af individuelle sager og formulering af relevante konklusioner er en nødvendig del af Overvågningsudvalgets overvågningsopgaver, som gør det muligt hurtigt at kommunikere resultaterne af dets arbejde og de potentielle problemer, det afdækker. Det giver generaldirektøren mulighed for omgående at reagere over for risici og træffe de nødvendige foranstaltninger for at forbedre OLAF's undersøgelsesaktivitet, når det er nødvendigt. I løbet af rapporteringsperioden informerede Overvågningsudvalget generaldirektøren om resultatet af overvågningen af en anden individuel sag og udstedte også henstillinger til ham.

33. Når Overvågningsudvalgets gennemgang af en individuel sag afslører problemer på et mere systemisk niveau vedrørende den måde, som OLAF gennemfører sine undersøgelser på, har Overvågningsudvalget naturligvis pligt til at tage fat om sådanne problemer. Artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999 forhindrer ikke Overvågningsudvalget i at afgive udtalelser om individuelle sager, så længe det ikke griber ind i de igangværende undersøgelsers forløb. Overvågningsudvalget understreger, at OLAF's undersøgelse allerede var afsluttet, da udvalgets udtalelse nr. 2/2012 blev udstedt, og at Overvågningsudvalgets henstillinger derfor havde til formål at forbedre OLAF's fremtidige undersøgelsesaktiviteter og ikke gribe ind i de undersøgelsesforanstaltninger, som OLAF allerede havde gennemført i forbindelse med den pågældende undersøgelse.

3. Overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion — information om individuelle sager udsendt af generaldirektøren for OLAF

3.1. Oplysninger leveret til Overvågningsudvalget

3.1.1. Undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr.1073/1999:

Hvis en undersøgelse har varet mere end nimåneder, underretter direktøren Overvågningsudvalget om grundenetil, at det endnu ikke har været muligt at afslutteundersøgelsen, og om, hvilken frist der må forudses at værenødvendig, inden den kan afsluttes.

34. Overvågningsudvalget modtog 188 nimånedersrapporter i løbet af rapporteringsperioden (25). Sektoren med flest sager, der varer mere end ni måneder, er sektoren for bistand til tredjelande og førtiltrædelsesmidler (26), mens sektorerne med færrest sager er sektoren for tobaksvarer og varemærkeforfalskede varer (27) og sektoren for nye finansielle instrumenter (28). 113 af de 188 nimånedersrapporter blev fremsendt i januar 2013, efter at en intern revision af OLAF's praksis afslørede, at Overvågningsudvalget ikke havde modtaget oplysninger om en række sager, der havde varet længere end ni måneder. Generaldirektøren for OLAF besluttede at træffe foranstaltninger for at forbedre denne praksis, som f.eks. at sende aggregerede månedlige oplysninger til Overvågningsudvalget om disse sager og indføre yderligere forholdsregler for at undgå, at en undersøgelsesenhed ikke overholder tidsfristen for fremsendelse af oplysninger. Overvågningsudvalget sætter pris på generaldirektørens indsats for at forbedre den rettidige fremsendelse af oplysninger.

35. Oplysningerne i nimånedersrapporterne (især elementer, som f.eks. beskrivelse af sagen, gennemførte skridt til efterforskning, finansiel virkning, hensyn til forældelsesfrister og foreslåede fremtidige skridt til efterforskning) er nødvendige for Overvågningsudvalgets analyse af disse sagers varighed. Overvågningsudvalget modtog tidligere værdifulde oplysninger i de foreløbige informationsvurderinger, der regelmæssigt blev fremsendt til Overvågningsudvalget i medfør af en formel samarbejdsordning, som den tidligere generaldirektør for OLAF underskrev den 31. marts 2008. Disse supplerende oplysninger (dvs. årsager til indledning af en undersøgelse og generelt en arbejdsplan) gav Overvågningsudvalget mulighed for at vurdere, om undersøgelser var blevet indledt på en fuldstændig uafhængig måde og uden ubehørigt udefra kommende pres, og om de var blevet gennemført på en effektiv måde.

36. Da den nuværende generaldirektør tiltrådte, bemærkede udvalget en væsentlig ændring i metodologien på dette område, især i andet halvår 2012, hvor nimånedersrapporterne blev fremsendt uregelmæssigt, og deres omfang varierede betydeligt. Med virkning fra september 2012 og uden forudgående aftale med Overvågningsudvalget gennemførte OLAF en omfattende ændring af denne praksis. En betydelig mængde af oplysningerne i nimånedersrapporterne blev overstreget med sort, og de faktuelle oplysninger til Overvågningsudvalget var ofte utilstrækkelige. Udtalelserne fra kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser, som erstattede de foreløbige informationsvurderinger efter vedtagelsen af instrukserne, blev endvidere ikke fremsendt til Overvågningsudvalget. Som følge deraf kunne Overvågningsudvalget ikke opnå en klar forståelse af sagerne og kunne ikke vurdere, om varigheden af sagerne er berettiget.

37. I nogle tilfælde overholdt nimånedersrapporterne ikke kravene i artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999 (29). Overvågningsudvalget bemærkede navnlig, at vigtige oplysninger, såsom hensyn til forældelsesfrister, ofte manglede (30), også i de endelige rapporter (31). Overvågningsudvalget havde derfor betydelige problemer med at udpege sager, som de nationale retsmyndigheder ikke har behandlet på grund af forældelse.

3.1.2 Henstillinger til institutioner

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr.1073/1999:

Direktøren underretter udvalget om de tilfælde,hvor den pågældende institution, organ, kontor eller agenturikke har fulgt hans henstillinger op.

38. Overvågningsudvalget modtog i rapporteringsperioden ingen oplysninger om de tilfælde, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt OLAF's henstillinger op. Det bekymrer Overvågningsudvalget, at denne situation ikke skyldtes, at OLAF's henstillinger var blevet gennemført fuldt ud, men at der ikke findes et nødvendigt rapporteringssystem mellem OLAF og modtagerne af henstillingerne.

39. Overvågningsudvalget bemærkede, at OLAF efter ikrafttrædelsen af de nye instrukser indførte en ny standardformular for udformningen af henstillinger til foranstaltninger, der skal træffes af EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer som følge af OLAF's sager (32). Overvågningsudvalget sætter pris på disse ændringer og håber, at de vil sætte både OLAF og Overvågningsudvalget i stand til effektivt at overvåge resultatet af OLAF's henstillinger i fremtiden. Overvågningsudvalget glæder sig også over OLAF's ønske om at forbedre dette aspekt af dets aktiviteter, som anført i dets årlige forvaltningsplan.

3.1.3. Sager, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til de nationale retsmyndigheder

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr.1073/1999:

Direktøren underretter udvalget om de tilfælde,hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til enmedlemsstats retsmyndigheder.

40. Antallet af sager, der blev henvist til Overvågningsudvalget i rapporteringsperioden, steg markant sammenlignet med de foregående år (33) som følge af de foranstaltninger, der var blevet iværksat i OLAF for at sætte skub i afslutningen af sager, navnlig de langvarige sager. Overvågningsudvalget stod derfor over for en paradoksal situation, hvor det skulle overvåge flere sager, samtidig med at dets overvågningsværktøjer var blevet væsentligt begrænset af OLAF.

41. Fra marts 2012 blev adgangen for Overvågningsudvalget og dets sekretariat til de elektroniske sagsakter vedrørende OLAF's afsluttede sager (i CMS) lukket. Overvågningsudvalget har forståelse for de hensyn til databeskyttelse, som generaldirektøren for OLAF anførte (34), men fandt, at de procedurer, der var iværksat for at overføre relevante data, ikke sikrede tilstrækkelige og nøjagtige oplysninger som forklaret nedenfor. Overvågningsudvalget afsatte derfor betydelig tid og betydelige ressourcer til at drøfte mulighederne for at indføre hensigtsmæssige procedurer for overførsel af de nødvendige oplysninger med generaldirektøren.

42. Fra marts til september 2012 var gennemførelsen af det første sæt instrukser, der blev udsendt til lederne, ganske kaotisk, og praksis varierede fra undersøgelsesenhed til undersøgelsesenhed (35). Dette skyldes sandsynligvis, at opgaven med at underrette Overvågningsudvalget om de sager, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til en medlemsstats retsmyndigheder, efter omorganiseringen af OLAF og vedtagelsen af instrukserne med virkning fra den 1. februar 2012 blev decentraliseret fra det tidligere kontor for juridisk rådgivning til undersøgelsesenhederne med ansvar for sagerne. I maj 2012 foreslog Overvågningsudvalget OLAF et system til evaluering af respekten for grundlæggende rettigheder og processuelle garantier, således at det ville blive lettere for Overvågningsudvalget at analysere sådanne sager, men OLAF har ikke taget dette fuldt ud i betragtning.

43. De overførte oplysninger var oftest utilstrækkelige, og Overvågningsudvalget måtte derfor anmode om fuld adgang til den elektroniske version af OLAF's sagsakter i CMS. Nogle af disse anmodninger blev enten afvist (36) eller behandlet efter meget lang forsinkelse. Efter at have gentaget anmodningerne fik Overvågningsudvalget — som en midlertidig løsning — omfattende oplysninger om sagerne i stedet for fuld adgang til CMS. I nogle tilfælde fandt Overvågningsudvalget, at disse supplerende oplysninger var tilstrækkelige, mens det i andre tilfælde måtte gentage sine anmodninger om adgang til CMS, fordi de fremsendte oplysninger stadig var utilstrækkelige eller unøjagtige. Da Overvågningsudvalgets overvågning (inden det fik adgang til sagsakterne) alene er baseret på de oplysninger, der fremsendes af OLAF, forventer Overvågningsudvalget, at disse oplysninger er pålidelige og nøjagtige.

44. Efter vedtagelsen af samarbejdsordningen mellem Overvågningsudvalget og OLAF (37) i september 2012 blev ovennævnte instrukser ændret (i december 2012). Overvågningsudvalget sætter pris på den begrænsede forbedring i OLAF's fremsendelse af information til udvalget (38), men bemærkede dog, at de fremsendte oplysninger i praksis stadig ikke gav udvalget mulighed for effektivt at løse dets overvågningsopgave. Det skyldtes flere forhold: Omfanget af oplysninger var blevet drastisk reduceret og var derfor i høj grad utilstrækkeligt (39); disse allerede meget begrænsede oplysninger, som blev fremsendt til Overvågningsudvalget, var i nogle tilfælde i uforholdsmæssig grad overstreget med sort, selv om de ikke omfattede personoplysninger, og trods Overvågningsudvalgets klare »need to know« (40); nogle gange blev de nye instrukser anvendt på en anden måde, selv af den samme undersøgelsesenhed; instrukserne vedrørende tidsrammen for fremsendelse af oplysninger til Overvågningsudvalget (41) var ikke helt tilfredsstillende, da det alene overlades til generaldirektøren at vurdere, om særlige omstændigheder kan begrunde en nedsættelse af den fastsatte periode på fem dage, og da der er ikke fastsat en procedure for høring af Overvågningsudvalget i sådanne tilfælde.

45. Overvågningsudvalget minder om, at den tilgang i tre trin, der blev aftalt med OLAF i september 2012, primært havde til formål at skabe en rimelig balance mellem kravene om databeskyttelse, som den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse fremsatte i sin udtalelse fra 2007, og Overvågningsudvalgets behov for at modtage relevante oplysninger, så det kan løse sin opgave. Overvågningsudvalget beklager dog, at OLAF gik videre end behovet for at beskytte personoplysninger ved både at indskrænke de oplysninger, der blev fremsendt til Overvågningsudvalget, betydeligt og ved i uforholdsmæssig og unødvendig grad at redigere disse allerede begrænsede oplysninger. Overvågningsudvalget måtte derfor systematisk anmode om adgang til hele sagsakten. Dette kunne dog i nogle tilfælde være undgået ved at fremsende tilstrækkelige oplysninger samtidig med overførslen af sagen til de nationale retsmyndigheder.

46. Overvågningsudvalget understreger, at tilstrækkelige oplysninger om sager, der enten fremsendes af OLAF på grundlag af artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999, eller som Overvågningsudvalget anmoder om, er nødvendige for udvalgets effektive overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion. Overvågningsudvalget vil især fremhæve følgende:

— Udvalget kan ikke identificere potentielt pres eller potentielle forsøg på at krænke OLAF's uafhængighed i undersøgelser (f.eks. afvisning af samarbejde med OLAF fra EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer eller medlemsstater, afvisning af eller ubegrundede forsinkelser i tilvejebringelse af bistand eller information til OLAF, alvorlige problemer i deres relationer, uforholdsmæssige anmodninger eller instrukser henvendt til OLAF og kontorets reaktion herpå) uden adgang til oplysninger, der muligvis findes i OLAF's sagsdokumenter.

— Udvalget kan ikke overvåge OLAF's overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier alene ved hjælp af de oplysninger, der fremlægges i udtalelser fra kontor 0.1, som endvidere ikke omhandler alle de forhold, der er anført i det vurderingssystem, som Overvågningsudvalget har foreslået OLAF.

— Udvalget kan ikke overvåge varigheden af undersøgelser og deres korrekte gennemførelse, hvis der ikke foreligger relevante oplysninger om de gennemførte undersøgelsesaktiviteter og deres kronologi, herunder potentielle perioder uden aktiviteter, og det kan ikke identificere sager, som de nationale retsmyndigheder ikke kan behandle på grund af forældelse, hvis der ikke foreligger oplysninger om de gældende forældelsesfrister.

— Udvalget kan ikke vurdere resultaterne af OLAF's undersøgelser og de deraf følgende iværksatte foranstaltninger, hvis det ikke har kendskab til konklusionerne og de tilknyttede henstillinger til EU-institutionerne eller de kompetente myndigheder i medlemsstaterne.

3.2. Overvågningsudvalgets konklusioner

47. På grundlag af overvågningen af OLAF-sager og på baggrund af instrukserne har Overvågningsudvalget udarbejdet en række konklusioner med hensyn til de systemiske aspekter af gennemførelsen af OLAF's undersøgelser, som kræver yderligere overvejelse og forbedringer af teksten i den reviderede forordning (EF) nr. 1073/1999. Disse konklusioner fremlægges i bilag 3 til denne rapport. De øvrige resultater af Overvågningsudvalgets overvågning af primært sager overført til nationale retsmyndigheder er opsummeret i det følgende.

3.2.1. Uafhængighed i undersøgelserne

48. Overvågningsudvalget undersøgte i alle de sager, det fik henvist, de områder, hvor OLAF's uafhængighed i undersøgelserne kan være truet, herunder især samarbejde og udveksling af information med EU's institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer og medlemsstaterne, hvad angår OLAF's undersøgelsesfunktion.

49. Overvågningsudvalget kunne på grundlag af gennemgangen af endelige rapporter og sagsdokumenter identificere de aspekter af samarbejdet med EU-institutioner og -organer, som kan skabe potentielle hindringer for OLAF's uafhængige gennemførelse af undersøgelser: forsinket eller ingen besvarelse af OLAF's anmodninger om information; manglende vilje til at underrette OLAF om tilfælde af mulig svig; anmodninger fra den berørte EU-institution til generaldirektøren for OLAF om at udskifte den ansvarlige efterforsker som betingelse for at give OLAF adgang til institutionens lokaler eller for at udlevere oplysninger eller dokumenter til OLAF; anmodning til et medlem af Kommissionen fra en berørt EU-institution, som anfægter visse iværksatte undersøgelsesforanstaltninger og opfordrer ham til at »træffe de nødvendige foranstaltninger« over for OLAF's ansvarlige efterforskere. Overvågningsudvalget anerkender, at kommissæren i sidstnævnte tilfælde svarede ved at tilkendegive, at OLAF's uafhængighed krævede, at han ikke greb ind i igangværende undersøgelser, og henviste sagen til generaldirektøren for OLAF.

50. Overvågningsudvalget bemærkede endvidere, at OLAF generelt hurtigt samarbejdede med medlemsstaternes myndigheder, der efter anmodning eller på eget initiativ ydede kontoret assistance og information. I visse sager, hvor der var opstået væsentlige forsinkelser (på op til ni måneder) mellem afslutningen af undersøgelsen og overførslen af sagen til de nationale retsmyndigheder, bemærkede Overvågningsudvalget dog også, at dette kunne tilskrives disse myndigheders manglende vilje til at behandle disse sager. Overvågningsudvalget opfordrer OLAF til at have tæt kontakt med de kompetente myndigheder i medlemsstaterne for at forbedre det indbyrdes samarbejde. Overvågningsudvalget håber, at ikrafttrædelsen af den ændrede forordning (EF) nr. 1073/1999 vil sikre væsentlige forbedringer på dette område.

3.2.2. OLAF's respekt for grundlæggende rettigheder og processuelle garantier

51. Overvågningsudvalget bemærkede mangler i de sager, det undersøgte i rapporteringsperioden, som oftest skyldtes den overgangsmæssige karakter af 2012, hvor de fleste undersøgelser blev gennemført delvist i henhold til reglerne i den tidligere OLAF-håndbog og delvist i henhold til de nye instrukser. De fleste mangler skyldtes utilstrækkeligheden af de procedureregler, der var fastsat i den tidligere OLAF-håndbog, eller mangler i gennemførelsen heraf (42).

52. Vedtagelsen af instrukserne og den interne omorganisering af OLAF havde bl.a. til formål at styrke beskyttelsen af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier og prioritere beskyttelsen af kilders identitet. Overvågningsudvalget glæder sig over disse forbedringer, men bemærker, at visse problemer fortsat gjorde sig gældende efter vedtagelsen af instrukserne og af de samme grunde (manglende klare regler i instrukserne eller mangler i deres gennemførelse) (43). Eftersom disse problemer kræver yderligere afklaring af teksten i den nye forordning (EF) nr. 1073/1999, fremsætter Overvågningsudvalget de nødvendige henstillinger i bilag 3 til denne rapport.

53. Overvågningsudvalget bemærkede også, at de berørte personer i nogle af de undersøgte sager indbragte klager over OLAF's manglende respekt for grundlæggende rettigheder og processuelle garantier for EU-Domstolen, den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse og EU's ombudsmand. Indtil videre, og så vidt Overvågningsudvalget er bekendt, er sager om annullering af OLAF's afgørelser blevet afvist som uantagelige af Domstolen, mens ombudsmanden ikke fandt tilfælde af fejl eller forsømmelser. Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse fandt endvidere, at OLAF generelt overholdt databeskyttelsesreglerne, med undtagelse af ét tilfælde, hvor han fandt, at OLAF krænkede retten til beskyttelse af personoplysninger ved unødigt at afsløre identiteten på en whistle-blower for vedkommendes institution. På baggrund af denne afgørelse minder Overvågningsudvalget OLAF om sine tidligere henstillinger med hensyn til beskyttelse af whistle-blowers og informanter, jf. udvalgets udtalelse nr. 5/2011.

54. I nogle tilfælde blev en intern revisionsprocedure indført i OLAF efter anmodning fra de berørte personer. Overvågningsudvalget bemærkede, at den interne revision førte til den konklusion, at OLAF handlede inden for sin kompetence og respekterede grundlæggende rettigheder og processuelle garantier for de berørte personer.

55. Overvågningsudvalget modtog også syv klager, der var henvendt direkte til udvalget. Overvågningsudvalget bemærkede, at de fleste af dem også blev indgivet til de kompetente EU-myndigheder, der er anført ovenfor. Overvågningsudvalget tog dem i betragtning, alene til orientering, i forbindelse med udvalgets overvågning af OLAF's undersøgelsesfunktion. På baggrund af den nuværende tekst i forordning (EF) nr. 1073/1999 betragter Overvågningsudvalget ikke sig selv om et klageorgan, men ønsker dog at blive underrettet af OLAF om sådanne klager, så det bedre kan identificere potentielle systemiske problemer med gennemførelsen af undersøgelser.

3.2.3. Varighed af sager

56. For at kunne identificere potentielt pres eller potentielle forsøg på at krænke OLAF's uafhængighed i undersøgelser fokuserede Overvågningsudvalget især på varigheden af sager og årsagerne til lang varighed. Overvågningsudvalget undersøgte dette forhold i alle sager, der varede mere end ni måneder, og i sager, der var videresendt til de nationale retsmyndigheder.

57. I mange af sagerne havde Overvågningsudvalget store vanskeligheder med at identificere årsagerne til den lange varighed. Det var generelt muligt at finde årsager vedrørende varigheden af vurderingsperioden (44) i nimånedersrapporterne, men de var ikke anført i alle de rapporter, der var fremsendt til Overvågningsudvalget (45). Årsagerne til varigheden af sager efter deres indledning er ligeledes normalt anført i nimånedersrapporterne, men sjældnere i de endelige rapporter, og Overvågningsudvalget har intet andet rapporteringsinstrument, som giver det mulighed for at vurdere varigheden af sager efter fremsendelsen af nimånedersrapporterne, medmindre det anmoder om adgang til de fuldstændige sagsakter. Overvågningsudvalget bemærkede endvidere, at den dato for afslutning af undersøgelsen, som er anført i nimånedersrapporterne, ikke altid overholdes (46), men OLAF giver ikke Overvågningsudvalget nogen forklaring på dette. Overvågningsudvalget besluttede at overvåge dette aspekt i den kommende periode.

58. Når Overvågningsudvalget havde adgang til de fuldstændige sagsakter, undersøgte det omhyggeligt de gennemførte undersøgelsestrins kronologi og identificerede betydelige perioder uden aktivitet med en varighed fra flere måneder og op til to år. Selv om Overvågningsudvalget manglede en omfattende oversigt over årsagerne, som forklarede den lange varighed af undersøgte sager, og relevante oplysninger, kunne det dog udpege nogle af årsagerne, som var af både intern og ekstern karakter.

59. Blandt årsagerne vedrørende tilrettelæggelsen af undersøgelsesarbejdet inden for OLAF bemærkede Overvågningsudvalget en uhensigtsmæssig forvaltning af nogle sager (manglende kontrol fra ledelsen og mangel på et hensigtsmæssigt system til varsling af perioder uden aktivitet), ændringer i personale tildelt til bestemte undersøgelser (især efter den interne omorganisering af OLAF, hvor et antal efterforskere forlod undersøgelsesenhederne, og deres sagsporteføljer skulle omfordeles), arbejdsbyrden for de ansvarlige efterforskere og behovet for at prioritere opgaver. På den anden side var den væsentlige faktor uden for OLAF, som havde betydning for varigheden af sagerne, nødvendigheden af, at OLAF afventede svar fra de involverede parter (EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer eller medlemsstaterne) på dets anmodninger om information (47) eller afventede resultatet af de nationale retssager i medlemsstaterne (48).

60. Gennem de sager, som Overvågningsudvalget undersøgte i rapporteringsperioden, blev det også bekendt med nogle af de foranstaltninger, som generaldirektøren for OLAF havde iværksat for at sætte skub i afslutningen af et betydeligt antal undersøgelses- eller koordineringssager. Han fastsatte f.eks. præcise og relativt korte tidsfrister for OLAF-efterforskernes færdiggørelse af sagsrapporter og fremlæggelse af forslag til afslutning af sagerne. For sektorer med et betydeligt antal sager, f.eks. sektorerne for landbrugs- og strukturfonde (49), udnævnte han desuden et særligt undersøgelsesteam med relevant sproglig og sektoriel viden, som bestod af efterforskere samt ansatte på områderne for jura, politik og efterretning, og som havde til opgave først og fremmest at behandle disse sager med det formål at afslutte så mange som muligt inden udgangen af 2012. Kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser blev også instrueret i primært at behandle de forslag til afslutning, der blev fremsat af det særlige undersøgelsesteam. Som følge af den betydelige arbejdsbyrde i rapporteringsperioden og den utilstrækkelige bemanding af sekretariatet kunne Overvågningsudvalget kun notere sig resultaterne af disse foranstaltninger med hensyn til tal (50).

3.3. Reform af forordning (EF) nr. 1073/1999

61. Instrukserne er i mange henseender baseret på indholdet af reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999. Tilpasningen af instrukserne til den kommende forordningstekst og deres afvigelser fra den gældende forordning skabte uoverensstemmelser på undersøgelsesområdet, som kan have medført procedurefejl i de undersøgelser, der blev gennemført i rapporteringsperioden. Overvågningsudvalget overvågede et antal OLAF-undersøgelser, der blev gennemført i henhold til instrukserne, og analyserede teksten i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999. Overvågningsudvalgets overvejelser, som har til formål at fremhæve risiciene ved manglende afklaring af procedurereglerne på visse områder, er opsummeret i bilag 3 til denne rapport.

III. FORVALTNING AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999:

Direktøren sender hvert år overvågningsudvalget programmet forkontorets aktiviteter, jf. artikel 1. Direktøren underretter regelmæssigtudvalget om kontorets aktiviteter, dets undersøgelser, resultaterne afundersøgelserne og om, hvordan disse er fulgt op.

1. OLAF's undersøgelsesprioriteter

62. OLAF's årlige forvaltningsplan indeholder i et bilag et sæt prioriteter for undersøgelsespolitikken (i det følgende benævnt prioriteter), som OLAF bruger til at afgøre, om en undersøgelse skal indledes. Prioriteterne defineres som prioritetskriterier, som OLAF skal overveje, når det afgør, om undersøgelser skal indledes, når OLAF's kompetence og mistankens alvor er fastlagt. Der er defineret fem hovedkriterier: proportionalitet, effektiv anvendelse af undersøgelsesressourcer, subsidiaritet/merværdi, særlige politiske mål for 2012 og finansiel virkning. For 2012 var der defineret forskellige tærskler for de forskellige berørte områder (51).

63. Med fastlæggelsen af disse prioriteter kunne OLAF bedre fokusere sine begrænsede ressourcer, og deres offentliggørelse styrker gennemsigtigheden af OLAF's arbejde, hvilket glæder Overvågningsudvalget. For at evaluere planlægningen og den strategiske udvikling af undersøgelser ønskede Overvågningsudvalget at indlede en gennemgang af processen for udvælgelse af indgående oplysninger i OLAF på baggrund af undersøgelsesprioriteterne, de minimis-politikken og den årlige forvaltningsplan. Der blev især lagt vægt på »afviste sager«, hvad angår de potentielle konsekvenser af opportunitetsprincippet sammen med eksklusivitetsprincippet. Som følge af den alvorlige underbemanding af Overvågningsudvalgets sekretariat og problemer med adgang til sagsakter måtte Overvågningsudvalget udskyde denne gennemgang til et efterfølgende år.

64. Uden at det berører en kommende analyse, overvejede Overvågningsudvalget dog foreløbigt spørgsmålet og bemærkede, at den finansielle tærskel i sektorer, som f.eks. told og strukturfonde, er meget høj (52). Det bekymrer Overvågningsudvalget, at potentiel svig eller potentielle uregelmæssigheder, som kan have en lavere, men dog høj finansiel virkning, ikke tages op til overvejelse på trods af klare beviser. Overvågningsudvalget mener derfor, at OLAF burde styrke sit samarbejde med medlemsstaterne enten ved at overføre relevante oplysninger til dem eller ved at bistå dem inden for rammerne af koordineringssager, når det beslutter ikke at tage en sag op, så det opfylder sin mission som en undersøgelsestjeneste om at bidrage til den effektive og afskrækkende karakter af foranstaltninger mod svig, korruption og uregelmæssigheder, som skader EU's finansielle interesser.

2. Tilrettelæggelse af administrationen, budget og personalepolitikken for OLAF's undersøgelsesfunktion

Artikel 6, stk. 2, i Kommissionens afgørelse om oprettelseaf OLAF:

Direktøren forelægger i rette tid og efter høring afovervågningsudvalget generaldirektøren for budgetter et foreløbigtbudgetforslag, som skal indgå i den særlige budgetpost vedrørendeKontoret i det almindelige budget.

2.1. Budget

65. Overvågningsudvalget undersøgte OLAF's foreløbige budgetforslag for 2013 og afgav sin udtalelse nr. 1/2012 om emnet, hvori det støttede OLAF's forslag, såfremt Overvågningsudvalgets henstillinger blev taget i betragtning (53). Overvågningsudvalget bemærkede navnlig, at generaldirektøren fremsendte det foreløbige budgetforslag til udvalget efter tekniske møder/samarbejde med GD Budget på trods af de klare bestemmelser i afgørelsen, som anfører, at udvalget skal høres om OLAF's foreløbige budgetforslag, inden det forelægges generaldirektøren for budgetter (54). Overvågningsudvalget beklager, at der på denne måde ikke kunne gennemføres en væsentlig og meningsfuld høring, og at forelæggelsen af det foreløbige budgetforslag derfor blot blev en formalitet. Overvågningsudvalget understregede derfor, at det reelt skal høres om det næste foreløbige budgetforslag ved hjælp af en reel og væsentlig udveksling af meninger mellem generaldirektøren og udvalget, inden det i nogen form fremsendes til generaldirektøren for budgetter.

2.2. Tilrettelæggelse af administrationen og personalepolitikken

66. Overvågningsudvalget fortsatte med at udvise stor interesse for OLAF's personalepolitik, da den er central for undersøgelsernes succes, og Overvågningsudvalget bemærkede ændringerne som følge af den interne omorganisering af OLAF med virkning fra den 1. februar 2012. Uden at det berører en senere vurdering af fordelene ved denne omorganisering, glædede Overvågningsudvalget sig over strategien med at koncentrere ressourcerne om undersøgelser, adskille undersøgelsesstrukturer fra politiske strukturer og rette fornyet fokus på grundlæggende undersøgelsesaktiviteter som et led i effektiviseringen af OLAF's undersøgelsesaktiviteter.

67. Idet Overvågningsudvalget bemærkede, at den interne omorganisering af OLAF medførte betydelige personaleudskiftninger og ændringer af jobbeskrivelser og endda i tildeling af helt nye opgaver, anbefalede udvalget i sin udtalelse nr. 1/2012 generaldirektøren for OLAF at udvikle en personalestrategi, der tog udgangspunkt i en behovsanalyse af OLAF's nuværende aktiviteter, og som fokuserede på uddannelse, karriereudvikling, planlægning af udskiftninger og en hensigtsmæssig balance mellem personale, der leverer støttetjenester, og personale, der udfører kerneopgaver i forbindelse med undersøgelser (55). Overvågningsudvalget opfordrede indtrængende generaldirektøren til at træffe en endelig beslutning om spørgsmålet vedrørende midlertidigt ansatte og fremsatte også henstillinger med hensyn til bemandingen af udvalgets sekretariat (antal ansatte og betingelser for deres udnævnelse, bedømmelse og forfremmelse).

68. Overvågningsudvalget støttede også generaldirektøren i hans anmodning til EU-institutionerne om at styrke OLAF's evne til at udføre undersøgelser ved at tildele kontoret tilstrækkelige personaleressourcer. I december 2012 skrev generaldirektøren for OLAF og formanden for Overvågningsudvalget et fælles brev til formanden for Europa-Kommissionen, formanden for Europa-Parlamentet og formanden for Rådet, hvori de gjorde dem opmærksomme på personalesituationen i OLAF. De fremhævede den afgørende rolle, som OLAF spiller for beskyttelsen af EU's finansielle interesser, navnlig i tider med spareforanstaltninger, som forøger omfanget af svig og uregelmæssigheder. De understregede, at kravet til OLAF om at nedskære dets samlede antal ansatte kombineret med en markant stigning i det antal påstande om svig, der blev rapporteret til OLAF, og det antal undersøgelser, kontoret indledte i 2012, uden tvivl vil føre til en reduktion af OLAF's vigtige undersøgelseskapacitet. Overvågningsudvalget beklager, at OLAF's personalesituation ikke er ændret efter denne anmodning.

IV. FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG ANDRE BERØRTE PARTER

1. Forholdet til OLAF

69. Bortset fra regelmæssige møder med generaldirektøren for OLAF DG (56) mødtes Overvågningsudvalget også ved flere lejligheder (57) med OLAF's ledelse og personale, hvor der udveksledes holdninger til spørgsmål, som f.eks. OLAF's forvaltningsplan, OLAF's budget eller resultater af Overvågningsudvalgets kontrol af individuelle sagsakter. L. Kuhl, kontorchef i OLAF-kontor D1, deltog i Overvågningsudvalgets møde den 27. september 2012 og aflagde rapport for Overvågningsudvalget om status for forhandlingerne vedrørende den europæiske anklagemyndighed. L. Kuhl besvarede Overvågningsudvalgets spørgsmål om bl.a. OLAF's og Overvågningsudvalgets positioner inden for et sådant organ. Overvågningsudvalget har stort fokus på dette projekt og udtrykte, at det gerne vil involveres mere i dets udvikling.

2. Forhold til EU-institutionerne

70. Som et tværinstitutionelt organ ønsker Overvågningsudvalget især at have et solidt forhold til EU-institutionerne, hvis medlemmer det mødtes med flere gange i rapporteringsperioden.

71. Kommissæren med ansvar for beskatning og toldunion, revision og bekæmpelse af svig, Algirdas Šemeta, deltog i mødet med Overvågningsudvalget den 23. januar 2012, hvor han takkede de afgående medlemmer af udvalget for kvaliteten af deres arbejde og bød det nye udvalg velkommen. Kommissær Šemeta tilkendegav, at det nye udvalg tiltrådte på et meget interessant tidspunkt i lyset af omorganiseringen af OLAF med virkning fra den 1. februar 2012 og den kommende reform af forordning (EF) nr. 1073/1999. Kommissær Šemeta gennemgik de væsentligste ændringer, der ville blive gennemført. Han udtrykte håb om, at den tætte kontakt mellem hans kabinet og Overvågningsudvalget ville blive bevaret i fremtiden. Der blev desuden afholdt to bilaterale møder mellem ham og Overvågningsudvalgets formand.

72. Overvågningsudvalget mødtes også med Parlamentets Budgetkontroludvalg og nogle af dets medlemmer og drøftede spørgsmål vedrørende reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 og Overvågningsudvalgets analyse af OLAF's individuelle sager. I november 2012 mødtes Overvågningsudvalget på eget initiativ med Budgetkontroludvalget for at forklare de problemer, som Overvågningsudvalget havde med at løse sin opgave med regelmæssig kontrol af udøvelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion.

73. I december 2012 inviterede formanden for Bugetkontroludvalget Overvågningsudvalget til at forelægge udvalget konklusionerne vedrørende den OLAF-sag, som fik et medlem af Europa-Kommissionen til at træde tilbage. Overvågningsudvalget besvarede denne anmodning skriftligt, og tre af udvalgets medlemmer deltog desuden i et møde, som blev afholdt i Budgetkontroludvalget for lukkede døre. Ved begge lejligheder oplyste Overvågningsudvalget Budgetkontroludvalget, at det havde vedtaget en udtalelse om netop den sag, som var blevet fremsendt til generaldirektøren for OLAF. I lyset af de lovbestemte forpligtelser, der følger af artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999 med hensyn til fortrolighed af undersøgelsen, kunne Overvågningsudvalget dog ikke fremsende sin udtalelse eller sine konklusioner til Budgetkontroludvalget på det tidspunkt, da det ville have afsløret elementer af en OLAF-sag, der var genstand for retslige procedurer i en medlemsstat.

74. I løbet af rapporteringsperioden mødtes Overvågningsudvalget også med Dr. Ingeborg Grässle, medlem af Budgetkontroludvalget og ordfører for reformen af forordningen, som deltog i mødet med Overvågningsudvalget i april 2012. Ingeborg Grässle støttede Overvågningsudvalget og dets arbejde og tilkendegav, at Parlamentet betragtede udvalget som en vigtig partner i samarbejdet med OLAF, og at Parlamentet derfor lagde særlig vægt på udvalgets arbejdsforhold, så det kunne udføre dets kontrolfunktioner på forsvarlig vis.

3. Forhold til andre berørte parter

75. Som svar på en invitation fra det britiske Overhus (58) afgav Overvågningsudvalget den 7. november 2012 forklaring i Overhusets undersøgelse af bekæmpelsen af svig, der skader EU's finansielle interesser. Overvågningsudvalget gav en generel beskrivelse af sine opgaver og understregede, at det ikke kun havde til opgave at overvåge gennemførelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion og dermed at vurdere den korrekte gennemførelse af undersøgelser, men også navnlig at bistå generaldirektøren for OLAF i udførelsen af hans arbejde. Overvågningsudvalget understregede, at det løser sine opgaver ved regelmæssigt at overvåge OLAF's sager, ved at forelægge udtalelser for generaldirektøren for OLAF, ved at anfægte, udspørge og fremsætte henstillinger til OLAF vedrørende forbedringer, når det vurderes hensigtsmæssigt, og ved at fremsende rapporter til EU-institutionerne.

V. OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

1. Møder og ordførere

76. Fra januar 2012 til januar 2013 afholdt Overvågningsudvalget 11 plenarmøder i Bruxelles. Formanden, ordførerne og medlemmerne af sekretariatet mødtes også regelmæssigt for at behandle særlige spørgsmål og for at forberede og følge op på plenarmøderne.

77. For hvert større emne, som Overvågningsudvalget behandlede, udnævnte det en ordfører. Det var navnlig tilfældet for OLAF-budgettet, reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, analysen af OLAF-generaldirektørens instrukser til personalet om undersøgelsesprocedurer, analysen af »afviste sager« generelt og af specifikke sager, der blev overført til de nationale retsmyndigheder. Ordføreren samarbejdede også med Overvågningsudvalgets sekretariat om udarbejdelsen af udkast til udtalelser eller dokumenter til drøftelse på plenarmøderne.

2. Sekretariatet

78. Ansvarsområderne for Overvågningsudvalgets sekretariat er fastlagt i Overvågningsudvalgets forretningsorden (59), som anfører, at det skal bidrage til en effektiv udførelse af de opgaver, som Overvågningsudvalget har fået overdraget med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed. Sekretariatet skal kunne fungere uafhængigt og bistå Overvågningsudvalget i dets opgaver. Eftersom Overvågningsudvalgets medlemmer er eksperter, som ikke kommer fra EU-institutionerne, og som indtager høje stillinger i deres egne lande og dermed udøver deres funktion som medlem af Overvågningsudvalget parallelt med deres almindelige funktion i deres eget land, og eftersom de afholder plenarmøder én gang om måneden, er det af afgørende betydning for dem, at de har adgang til et stærkt og tilstrækkeligt bemandet sekretariat. Det ville garantere Overvågningsudvalgets reelle uafhængighed, som igen er en afgørende faktor for at sikre OLAF's uafhængighed.

79. Overvågningsudvalget er derfor særdeles utilfreds med, at generaldirektøren for OLAF ved begyndelsen af de nuværende medlemmers mandat i 2012 ensidigt fjernede 25 % af stillingerne i sekretariatet, udskiftede to ansatte og udnævnte en ny leder af sekretariatet (som også er sekretær for Overvågningsudvalget) uden først at have orienteret Overvågningsudvalget eller have opnået dets samtykke. Denne handling var i strid med tidligere praksis fastlagt af Overvågningsudvalget og OLAF efter en aftale med Europa-Kommissionen, ifølge hvilken udnævnelser af ansatte i Overvågningsudvalgets sekretariat skulle ske efter aftale med Overvågningsudvalget, således at Overvågningsudvalget sikredes fuld uafhængighed i varetagelsen af dets opgaver. Hvad angår udnævnelsen af lederen af Overvågningsudvalgets sekretariat, er denne praksis netop omhandlet i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (60). Overvågningsudvalget valgte at godkende udnævnelsen af den nye leder af sekretariatet uden dog at acceptere ændringen i den fastlagte praksis og krævede, at generaldirektøren skulle indhente Overvågningsudvalgets forudgående samtykke til enhver ændring af sekretariatet.

80. Overvågningsudvalget har over for generaldirektøren for OLAF løbende understreget behovet for yderligere personaleressourcer til sekretariatet. Ved slutningen af rapporteringsperioden accepterede generaldirektøren at bevilge en yderligere stilling til sekretariatet, men det er endnu ikke sket.

81. I et positionspapir, som den 23. maj 2012 blev fremsendt til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, fremhævede Overvågningsudvalget, at det kun kan varetage sine opgaver uafhængigt og effektivt, hvis det råder over et uafhængigt og tilstrækkeligt bemandet sekretariatet, der er under udvalgets eksklusive kontrol (61).

(1) Artikel 11 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1-7.

(2) Artikel 4, 5 og 6 og betragtning 5 i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF/EKSF/Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20-22.

(3) EUT L 308 af 24.11.2011, s. 114.

(4) Rita Schembri trak sig tilbage fra arbejdet i Overvågningsudvalget fra oktober 2012 og fratrådte i marts 2013, hvor hun blev erstattet af et nyt medlem, Tuomas Pöysti.

(5) CMS er et elektronisk filhåndteringssystem, som giver OLAF én ressource til alle informationer, der er relevante for OLAF's sagsbehandling. Med CMS kan efterforskerne håndtere alle informationer vedrørende deres sagsakter ved hjælp af et elektronisk register over alle dokumenter vedrørende hver sag. For hver sag registreres historikken fra de indledende informationer via udvælgelse, undersøgelse til evt. krævede overvågningsaktiviteter. I september 2008 indgik Overvågningsudvalget og OLAF en aftale om at oprette et CMS-modul til Overvågningsudvalget med henblik på at lette udvalgets arbejde og samtidig overholde forpligtelsen til beskyttelse af personoplysninger. Denne aftale blev delvist gennemført, hvad angår automatisk adgang til lukkede undersøgelser indtil marts 2012.

(6) Se afsnit 3.1.3 i denne rapport.

(7) Se i denne henseende dom af 8. juli 2008, Franchet og Byk mod Kommissionen, sag T-48/05.

(8) Se Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 4/2011, punkt 40.

(9) Udtalelse om en anmeldelse med henblik på forudgående kontrol fra OLAF's databeskyttelsesansvarlige om regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen, 19. juli 2007, sag 2007-73.

(10) Se punkt 71 i denne rapport.

(11) Artikel 30, stk. 2, i instrukserne: »Fra den 1. februar 2012 skal alle vurderinger, som omhandler medlemmer, tjenestemænd og øvrige ansatte i EU, der er registreret af OLAF før den 1. februar 2012, behandles af den pågældende undersøgelsesenhed i overensstemmelse med de procedurer, der gælder på registreringsdatoen. Undersøgelsesenheden skal fremsætte forslag om indledning af en undersøgelse eller koordineringssag eller om afvisning af sagen og skal derefter forelægge forslagene for kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser med henblik på udtalelse i overensstemmelse med de nye procedurer«.

(12) 221 undersøgelser og 202 koordineringssager.

(13) Se domme af 10. juli 2003, Europa-Kommissionen mod Den Europæiske Investeringsbank, sag C- 15/00, og Europa-Kommissionen mod Den Europæiske Centralbank, sag C-11/00, henholdsvis præmis 164 og 141.

(14) Se »Draft recommendation of the European Ombudsman in his inquiry into complaint 856/2008/BEH against the European Anti-Fraud Office« af 9. december 2010. Ombudsmanden konkluderede, at OLAF ikke godtgjorde, at kontorets praksis med at uddelegere beføjelsen til at indlede og afslutte sager fra generaldirektøren til direktøren med ansvar for undersøgelser og operationer var i overensstemmelse med loven, og anbefalede OLAF at genoverveje den.

(15) Se Den Europæiske Ombudsmands afgørelse i undersøgelse af klage 856/2008/BEH mod Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig af 11. november 2011.

(16) Se punkt 17 i denne rapport.

(17) Se 2012 Annual Report of OLAF Unit 0.1 (Investigation Selection and Review Unit).

(18) Se artikel 11, stk. 6 og 12, i instrukserne til personalet om undersøgelsesprocedurer.

(19) Der var f.eks. sager, hvor beslutninger om udnævnelse af personale eller de skriftlige tilladelser til at udføre undersøgelsesforanstaltninger blev udstedt, efter at disse undersøgelsesaktiviteter var blevet udført, eller manglede helt.

(20) Artikel 12, stk. 1, i instrukserne: »Hvis undersøgelsesenheden planlægger at udføre en undersøgelsesaktivitet, som kræver generaldirektørens godkendelse i overensstemmelse med artikel 11, stk. 6, eller en undersøgelsesmission i et tredjeland, skal undersøgelsesenheden indgive en anmodning om en beslutning om den foreslåede undersøgelsesaktivitet til kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser«. I artikel 11, stk. 6, anføres det, at »medlemmer af undersøgelsesenheden udfører følgende undersøgelsesaktiviteter efter fremvisning af generaldirektørens skriftlige erklæring, som viser deres identitet og kapacitet samt den undersøgelsesaktivitet, de har autorisation og mandat til at udføre: a. samtaler med berørte personer; b. inspektioner af lokaler; c. inspektioner på stedet; d. kriminaltekniske operationer; e. kontroller og inspektioner i henhold til sektorregler«.

(21) Artikel 21 i instrukserne.

(22) Se dom i sagen Franchet og Byk mod Kommissionen, citeret ovenfor, præmis 163-170.

(23) Af hensyn til fortrolighed er udtalelse nr. 2/2012 ikke vedlagt som bilag til denne rapport.

(24) Af hensyn til fortrolighed er rapporten ikke vedlagt som bilag til denne rapport.

(25) I mellemtiden blev 46 ud af 188 undersøgelser, der varede mere end ni måneder, afsluttet (25 % i rapporteringsperioden).

(26) 67 rapporter (35 % af det samlede antal nimånedersrapporter modtaget af Overvågningsudvalget).

(27) Fem rapporter.

(28) 12 rapporter.

(29) Den frist, der må forudses at være nødvendig, inden sagen kan afsluttes, var f.eks. ikke anført i fem tilfælde.

(30) Der var ingen henvisning til aspekter vedrørende forældelse i 89 ud af 188 sager.

(31) Indtil den 1. februar 2012 var disse oplysninger generelt indeholdt i den endelige sagsrapport eller i et dokument, der opsummerede de vigtigste aspekter af sagen, som blev fremsendt til Overvågningsudvalget af OLAF's tidligere kontor for juridisk rådgivning.

(32) Denne formular indeholder et separat afsnit, hvor de inden for den angivne tidsfrist skal underrette OLAF om foranstaltninger eller beslutninger, de har truffet som følge af henstillingerne.

(33) Fra et gennemsnit på 40 sager om året til 83 sager i rapporteringsperioden.

(34) Se punkt 13 i denne rapport.

(35) Ikke alle de krævede dokumenter blev overført til Overvågningsudvalget: I nogle tilfælde modtog Overvågningsudvalget kun følgebrevet uden andre støttedokumenter, mens det i andre tilfælde modtog en kopi af alle sagsakter. Nogle sager blev overført via intern post og uden anmodning om bekræftelse fra Overvågningsudvalget, som OLAF kunne bruge som dokumentation for, at det underrettede Overvågningsudvalget, inden sagen blev overført til de nationale retsmyndigheder, og ofte blev bekræftelsen ikke registreret i CMS.

(36) Indledningsvis blev der ikke givet adgang til 18 sager (en i marts 2012, 17 i maj 2012) med den begrundelse, at Overvågningsudvalgets henvisning til behovet for at undersøge OLAF's håndtering af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier var utilstrækkelig, eller at en begrundelse baseret på artikel 11 i forordning (EF) nr. 1073/1999 alene (f.eks. for at kontrollere krænkelser af OLAF's uafhængighed i undersøgelserne eller årsagerne til, at det ikke var muligt at afslutte en undersøgelse) ikke var nok til at begrunde adgang til sagsakter, der indeholder personoplysninger. Generaldirektøren for OLAF accepterede til sidst at give udvalget adgang til alle disse sager efter vedtagelsen af samarbejdsordningen i september 2012.

(37) Se punkt 13 i denne rapport.

(38) Siden september 2012 blev ingen af Overvågningsudvalgets anmodninger afvist, og de blev generelt behandlet rettidigt (1-14 arbejdsdage under særlige omstændigheder).

(39) Brevet om overførsel til de nationale retsmyndigheder og henstillingerne skal ikke længere anføres i de dokumenter, der fremsendes til Overvågningsudvalget. Med hensyn til indholdet af den forkortede og anonymiserede version af den endelige rapport bør den i henhold til generaldirektørens instrukser indeholde »informationsbokse med detaljer om undersøgelsen, den finansielle og øvrige virkning og et resumé af sagen«, mens afsnittene med oplysninger om de gennemførte undersøgelsesaktiviteter og det indsamlede bevismateriale eller de gennemførte koordineringsaktiviteter, de beløb, der skal inddrives, eller hvis ubehørige anvendelse skal forhindres, den juridiske vurdering af fakta, herunder en beskrivelse af den overtrådte EU-lovgivning, den evt. berørte nationale lovgivning, evt. gældende forældelsesfrister, bemærkninger fra den berørte person og sagens konklusioner skal fjernes helt.

(40) Nogle af undersøgelsesenhederne har overstreget oplysninger, som f.eks. den type undersøgelsesaktivitet, som OLAF har gennemført, det EU-generaldirektorat, som den endelige rapport er fremsendt til, eller den nationale myndighed, som OLAF har samarbejdet med, fasen i den nationale sagsbehandling eller det beløb, der skal inddrives.

(41) I de nye instrukser anføres det, at »de dokumenter, der skal fremsendes til Overvågningsudvalget, generelt skal fremsendes fem arbejdsdage inden overførslen til de nationale retsmyndigheder. En nedsættelse af perioden på fem dage kan tillades under særlige omstændigheder, f.eks. den undersøgte sags hastende eller følsomme karakter. Forslag om nedsættelse af perioden på fem dage skal godkendes af generaldirektøren«.

(42) Undersøgelsesaktiviteter, som blev gennemført uden den skriftlige bemyndigelse, der kræves i henhold til artikel 6 i forordning (EF) nr. 1073/1999; OLAF's afsløring af identiteten på en whistle-blower for vedkommendes institution; OLAF's afsløring af fortrolige oplysninger om personoplysninger vedrørende en ansat for et EU-organ og den berørte person i en OLAF-undersøgelse for en anden EU-institution uden fastlæggelse af sidstnævntes »need to know«.

(43) Undersøgelsesforanstaltninger, som er gennemført af OLAF på grundlag af forkert retsgrundlag eller endda uden klart retsgrundlag og uden forudgående juridisk analyse; manglende information til de berørte personer om afslutningen af undersøgelserne trods ombudsmandens henstilling: »Den grundlæggende ret til god forvaltning, således som opstillet i artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, kræver, at personer, der har været genstand for en undersøgelse, med rimelighed kan forvente inden for en rimelig frist at blive underrettet om resultaterne af en sådan undersøgelse, når den er blevet afsluttet« (se afgørelse af 16. februar 2012 i undersøgelse af klage 3136/2008/(IP)EI mod Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig).

(44) Dette henviser til sager, der er indledt i henhold til reglerne i den tidligere OLAF-håndbog.

(45) Dette var f.eks. tilfældet i flere sager fra 2008 og 2009, hvor vurderingsperioden varede mellem 12 og 24 måneder, og hvor der ikke var anført årsager i nimånedersrapporterne.

(46) I 48 ud af de 188 sager, hvor Overvågningsudvalget modtog nimånedersrapporter, anføres det, at de forventede datoer for afslutning var mellem marts og december 2012. På nuværende tidspunkt er disse 48 sager stadig åbne.

(47) I en af de sager, der varede mere end ni måneder, som Overvågningsudvalget undersøgte, skyldtes perioden på 13 måneder til den foreløbige informationsvurdering, at OLAF måtte afvente detaljeret dokumentation fra den berørte medlemsstat.

(48) I en sag fra 2008, som Overvågningsudvalget undersøgte, behandles sagen stadig i to medlemsstater, og derfor kunne den forventede dato for afslutning af OLAF-sagen ikke angives i nimånedersrapporten.

(49) Disse to sektorer tegnede sig f.eks. for 302 ud af 423 sager, som automatisk blev konverteret til undersøgelses- eller koordineringssager fra den 1. februar 2012, hvoraf 281 stadig var åbne den 1. juni 2012.

(50) 42 ud af 75 sager, som krævede overførsel af oplysninger til de nationale retsmyndigheder, og som blev afsluttet og fremsendt til Overvågningsudvalget efter den 1. februar 2012, blev behandlet af de to kontorer med ansvar for sektorerne for landbrugs- og strukturfonde.

(51) Se prioriteterne for undersøgelsespolitikken for 2012.

(52) I toldsektoren er den sandsynlige finansielle virkning over 1 mio. EUR, mens den sandsynlige finansielle virkning i sektoren for strukturfonde er 500 000 EUR for Den Europæiske Socialfond og Samhørighedsfonden og 1 mio. EUR for EFRU (Den Europæiske Fond for Regionaludvikling).

(53) Se udtalelse nr. 1/2012, som er vedlagt som bilag til denne rapport.

(54) Artikel 6, stk. 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom.

(55) Efter modtagelsen af OLAF's årlige forvaltningsplan for 2013 bemærkede Overvågningsudvalget, at visse indikatorer vedrørende forvaltningen af personale fremover er medtaget.

(56) Otte møder den 23. januar 2012, den 21. marts 2012, den 27. juni 2012, den 26. september 2012, den 22. oktober 2012, den 20. november 2012, den 11. december 2012 og den 23. januar 2013.

(57) Fire møder den 21. marts 2012, den 26. september 2012, den 20. november 2012 og den 23. januar 2013.

(58) Overhusets underudvalg for EU-anliggender (EU Sub-Committee — Justice, Institutions and Consumer Protection) offentliggjorde den 17. april 2013 sin 12. rapport om bekæmpelsen af svig mod EU's finansielle interesser (http://www.publications.parliament.uk).

(59) Se artikel 11 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget.

(60) Se artikel 11.

(61) Udvalget fandt, at den nuværende tekst i forordning (EF) nr. 1073/1999 i denne henseende kunne forbedres ved at medtage supplerende garantier, og foreslog derfor, at det i den ændrede forordning anførtes, at i) de samlede bevillinger til Overvågningsudvalget og dets sekretariat opføres under en særlig budgetpost for OLAF inden for den sektion af Unionens almindelige budget, som vedrører Kommissionen, og at ii) antallet af ansatte i sekretariatet svarer mindst til 2 % af antallet af ansatte i OLAF

BILAG I OVERVÅGNINGSUDVALGETS MØDEKALENDER 2012 Måned Mødedato JANUAR mandag den 23.-tirsdag den 24. FEBRUAR tirsdag den 21.-onsdag den 22. MARTS tirsdag den 20.-onsdag den 21. APRIL tirsdag den 24.-onsdag den 25. MAJ tirsdag den 29.-onsdag den 30. JUNI tirsdag den 26.-onsdag den 27. SEPTEMBER tirsdag den 25.-onsdag den 26. OKTOBER tirsdag den 23.-onsdag den 24. NOVEMBER tirsdag den 20.-onsdag den 21. DECEMBER mandag den 10.-tirsdag den 11.

2013 JANUAR tirsdag den 22.-onsdag den 23.

BILAG II UDTALELSE NR. 1/2012 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2013 Bruxelles, den 26. juni 2012 På møderne den 24. og 25. april, den 5. og 6. juni og den 26. juni 2012 undersøgte OLAF-Overvågningsudvalget OLAF's foreløbige budgetforslag for 2013 og vedtog følgende udtalelse. I overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EF) nr. 1073/1999 (1) har OLAF-Overvågningsudvalget til formål at styrke OLAF's uafhængighed i udøvelsen af dets undersøgelsesfunktion. For at gøre det og for at sikre, at OLAF kan fungere effektivt, er der oprettet en særlig budgetpost til OLAF i Kommissionens budget. I den sammenhæng og med henblik på de beføjelser, som Kommissionen har overdraget til Overvågningsudvalget (2), har Overvågningsudvalget gennemgået OLAF's foreløbige budgetforslag (i det følgende benævnt »budgetforslaget«) og afgiver følgende udtalelse. I. Ressourcer Fordeling af ressourcer til prioriterede aktiviteter Overvågningsudvalget har i sine tidligere udtalelser om budgettet jævnligt anbefalet OLAF at tildele flere personaleressourcer til OLAF's kerneaktiviteter — undersøgelser — ved at flytte dem fra støttefunktionerne. Overvågningsudvalget har også foreslået, at OLAF's sondring mellem undersøgelsesaktiviteter og operationelle aktiviteter præciseres. Overvågningsudvalget noterer sig derfor omorganiseringen af OLAF, som blev gennemført den 1. februar 2012, og som resulterede i følgende ændringer: I 2011: Direktorat A (undersøgelser og operationer): 84 (17 %) Direktorat B (undersøgelser og operationer): 84 (17 %) Direktorat C (operationel støtte): 125 (25 %) Direktorat D (administration og almindelige anliggender): 181 (36 %) Generaldirektøren: 17 (%) Overvågningsudvalget: 8 (%) Ansatte i alt: 499 (100 %) Undersøgelse i alt: 168 (34 %) Undersøgelse i alt + operationel støtte: 293 (59 %) Siden 1. februar 2012: Kontor 0.1 (kontoret for udvælgelse og gennemgang af undersøgelser): 25 (5 %) Direktorat A (undersøgelser I): 95 (19 %) Direktorat B (undersøgelser II): 100 (20 %) Direktorat C (undersøgelsesstøtte): 86 (17 %) Direktorat D (politik): 110 (22 %) Direktorat R (ressourcer): 68 (13 %) Generaldirektøren: 13 Overvågningsudvalget: 6 (%) Ansatte i alt: 503 (100 %) Undersøgelse i alt: 220 (44 %) Undersøgelse i alt + undersøgelsesstøtte: 306 (61 %) Det er for tidligt at vurdere fordelene ved omorganiseringen og betydningen for kontorets effektivitet, men strategien med at koncentrere ressourcerne om undersøgelser, adskille undersøgelsesstrukturer fra politiske strukturer og rette fornyet fokus på grundlæggende undersøgelsesaktiviteter kan være et skridt i den rigtige retning. Opfølgning af undersøgelser I henhold til Revisionsrettens statistik (3) førte kun 10 % af OLAF's undersøgelser i 2008 til domfældelse hos de nationale retsmyndigheder, mens tallet kun var 4 % i 2009. Selv om der tages højde for, at der kan være andre metoder til opfølgning på undersøgelser, der kræver input fra andre institutioner og ikke nødvendigvis fra medlemsstaterne, skal kontorets reelle effektivitet analyseres nøje som et vigtigt fokusområde. I den sammenhæng bekymrer det Overvågningsudvalget, at man ved omorganiseringen af OLAF også afskaffede den specialiserede opfølgningsenhed, idet ansvaret for opfølgning blev overdraget til efterforskerne. Sidstnævnte har generelt ikke den specifikke viden (juridisk og sproglig) og status til at yde assistance til nationale myndigheder i forbindelse med den retslige opfølgning eller endda at overvåge den effektivt. Dette kan bevirke, at forbindelsen mellem OLAF-undersøgelser (som faktisk er en forberedende foranstaltning) og en faktisk sanktion eller afhjælpende foranstaltning i form af retslige, administrative eller disciplinære procedurer brydes. Korrekt opfølgning sikrer, at der opnås endelige resultater af undersøgelser. Uden opfølgning kan OLAF yde en stor indsats uden at skabe reelle resultater. Strategi vedrørende menneskelige ressourcer Omorganiseringen af OLAF medførte betydelige personaleudskiftninger og ændringer af jobbeskrivelser og endda i tildeling af helt nye opgaver. På den baggrund gentager Overvågningsudvalget det tidligere udvalgs holdning, nemlig at OLAF bør have en hensigtsmæssig strategi vedrørende menneskelige ressourcer baseret på organisationens identificerede og reelle behov og prioriteter med henblik på at lede og maksimere anvendelsen af de eksisterende ressourcer. Et centralt element i en sådan strategi bør være løbende uddannelse med henblik på intern mobilitet og generel omstrukturering. Den bør sikre en optimal balance mellem administratorer, der udfører centrale undersøgelsesopgaver, og assistenter, der leverer støttetjenester. Strategien vedrørende menneskelige ressourcer bør også omhandle samarbejdet med Generaldirektoratet for Personale og Administration, rekruttering, specialiseret uddannelse, intern mobilitet og karriereudvikling for både permanent og midlertidigt personale samt planlægning af udskiftninger. Midlertidigt ansatte Selv om der i årenes løb allerede er ydet en betydelig indsats, må Overvågningsudvalget fra sine tidligere udtalelser gentage, at vanskelighederne med at indføre en ordning for forfremmelse (eller omklassificering) af midlertidigt ansatte stadig vækker bekymring. Overvågningsudvalget finder det skuffende, at der endnu ikke er fundet en løsning på dette problem, som er et element af det generelle spørgsmål om OLAF-personalets motivation. De midlertidigt ansatte bør klart oplyses, om en sådan forfremmelse overhovedet planlægges, så de kan træffe hensigtsmæssige karrierebeslutninger. Henstillinger: — Der skal sikres effektiv opfølgning afundersøgelser. — Et strategi vedrørende menneskelige ressourcerbaseret på en behovsvurdering af OLAF's nuværendeaktiviteter bør udvikles, og fokus bør rettes moduddannelse, karriereudvikling, planlægning af udskiftningerog etablering af en optimal balance mellem administratorer,der udfører centrale undersøgelsesopgaver, og assistenter,der leverer støttetjenester. — Der bør træffes en endelig afgørelse ispørgsmålet om midlertidigt ansatte, og afgørelsen børmeddeles dem. II. Budgetprocedure Kommissionens afgørelse om oprettelse af OLAF fastlægger klart, at OLAF's foreløbige budgetforslag skal forelægges Overvågningsudvalget, inden det forelægges generaldirektøren for budget (4). Indtil nu har generaldirektøren for OLAF forelagt udvalget det foreløbige budgetforslag efter »tekniske« møder/arrangementer med generaldirektøren for budgetter. På denne måde kunne en væsentlig og meningsfuld høring af udvalget ikke gennemføres, og forelæggelsen af det foreløbige budgetforslag for udvalget blev blot en formalitet. Overvågningsudvalget mener, at afgivelsen af en udtalelse om det foreløbige budgetforslag er én af udvalgets kerneopgaver. Konklusion: — Overvågningsudvalget skal reelt høres om det næsteforeløbige budgetforslag ved hjælp af en reel og væsentligudveksling af meninger mellem generaldirektøren og udvalget, inden budgetforslaget i nogen formfremsendes til generaldirektøren for budget. III. Overvågningsudvalgets sekretariat Budgetpost For at være fuldt informativ og repræsentativ for de samlede udgifter til overvågning bør budgetposten for Overvågningsudvalget omfatte de samlede driftsomkostninger, dvs. alle udvalgsmedlemmernes udgifter og sekretariatets udgifter, herunder løn, uddannelse, rejser osv. OLAF kan frit overføre sine midler fra én post til en anden afhængigt af behovet. Ved at samle de samlede udgifter til Overvågningsudvalgets funktion i en separat budgetpost sikres det, at midler, der er målrettet til Overvågningsudvalget, rent faktisk bruges til denne overvågningsfunktion. Ikkeanvendte midler, der forbliver uudnyttede, kan flyttes til andre poster inden for OLAF-budgettet. En sådan omplacering af midler bør dog kun være mulig, såfremt Overvågningsudvalget på forhånd er underrettet herom og har godkendt det. Lederen af Overvågningsudvalgets sekretariat bør udnævnes som anvisningsberettiget til under Overvågningsudvalgets kontrol at forvalte den samlede bevilling til udvalgets drift. Hvis der etableres én budgetpost, som omfatter alle udgifter, vil det lette forvaltningen og styrke effektiviteten af overvågningsrammen, samtidig med at generaldirektøren med Overvågningsudvalgets godkendelse kan overføre ikkeanvendte midler til andre OLAF-budgetposter. En separat budgetpost vil sikre gennemsigtighed og afspejle Overvågningsudvalgets autonomi. Samtidig vil denne separate budgetpost informere de tre institutioner, som udnævner Overvågningsudvalget, om de ressourcer, der specifikt tildeles denne overvågningsfunktion. Personale Overvågningsudvalget fastholder sin holdning fra tidligere udtalelser om OLAF-budgettet med hensyn til, at budgetforslaget for 2013 bør omfatte otte ansatte i sekretariatet, hvilket er i overensstemmelse med Overvågningsudvalgets aktuelle behov. Det repræsenterer ca. 2 % af OLAF's personale (5), og det er efter Overvågningsudvalgets vurdering det minimumsantal, der kræves, for at udvalget kan varetage sin overvågningsopgave effektivt. Overvågningsudvalget kan ikke tilslutte sig generaldirektørens beslutning fra september 2011, som trådte i kraft den 1. februar 2012 uden høring af det nuværende udvalg, om at reducere antallet af ansatte i sekretariatet med 25 %. Med hensyn til udnævnelsen af lederen af sekretariatet og de øvrige ansatte i sekretariatet, herunder interne forflytninger, mener Overvågningsudvalget endvidere, at det bør ske i tæt samråd med udvalget, som det også er anført i dets forretningsorden (6). Overvågningsudvalget anerkender, at Kommissionens vedtægt for personalet og systemet for vurdering og forfremmelse i øjeblikket ikke tillader, at Overvågningsudvalgets medlemmer direkte evaluerer sekretariatspersonalets indsats. Selv om vurderingen af lederen af sekretariatet og forfremmelsen af alle ansatte i sidste ende afgøres af generaldirektøren for OLAF, mener Overvågningsudvalget dog, at han bør træffe sådanne beslutninger på grundlag af udtalelser fra det udvalg, under hvis direkte autoritet sekretariatet arbejder, jf. forretningsordenen for Overvågningsudvalget (7). Dette vil sikre, at sekretariatet altid er uafhængigt i dets daglige arbejde. Henstillinger: — Der bør oprettes en separat budgetpost for bådeOvervågningsudvalget og sekretariatet. — Otte ansatte bør afsættes tilsekretariatet. — Udnævnelser af ansatte i Overvågningsudvalgetssekretariat bør kun ske med udvalgets godkendelse, såsekretariatet sikres fuld uafhængighed i forbindelse medvaretagelsen af dets opgaver. — Vurdering af lederen af sekretariatet ogforfremmelse af alle ansatte i sekretariatet bør afgøres afgeneraldirektøren på grundlag af Overvågningsudvalgetsudtalelser. IV. Konklusion Overvågningsudvalget støtter OLAF's budgetforslag for 2013 med det forbehold, at ovennævnte henstillinger tages i betragtning. I overensstemmelse med artikel 6, stk. 2, i Kommissionens afgørelse af 28. april 1999 fremsendes udtalelsen til budgetmyndigheden af OLAF. Overvågningsudvalget ønsker endvidere regelmæssigt at blive orienteret om de foranstaltninger, som OLAF iværksætter med henblik på at gennemføre henstillingerne i denne udtalelse. (1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1-7. (2) Artikel 6 i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20-22. (3) Jf. Revisionsrettens særberetning nr. 2/2011, bilag III, s. 40, tabel B. (4) I artikel 6, stk. 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, citeret ovenfor, hedder det: »Direktøren forelægger i rette tid og efter høring af overvågningsudvalget generaldirektøren for budgetter et foreløbigt budgetforslag, som skal indgå i den særlige budgetpost vedrørende Kontoret i det almindelige budget«. (5) I henhold til OLAF's rapport for 2011 er der 437 ansatte i kontoret. (6) I artikel 11, stk. 3, i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget hedder det: »Under alle omstændigheder underretter lederen af sekretariatet Overvågningsudvalget om kandidaterne til medlemskab af sekretariatet. Når ansøgningerne er kendt, drøfter udvalget på plenarmødet, om de opfylder udvalgets arbejdsmæssige behov, med henblik på at forelægge generaldirektøren for OLAF et forslag til udnævnelse« (EUT L 308 af 24.11.2011, s. 114-120). (7) I artikel 11, stk. 5, i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget hedder det: »Overvågningsudvalget evaluerer regelmæssigt det arbejde, som lederen og medlemmerne af sekretariatet har udført«.