Europa-Parlamentets beslutning

af 5. maj 2010

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008, med akademiets svar [1],

der henviser til Rådets henstilling af 16. februar 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

der henviser til EF-traktatens artikel 276 og artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget [2], særlig artikel 185,

der henviser til Rådets afgørelse 2005/681/RIA af 20. september 2005 om oprettelse af Det Europæiske Politiakademi (Cepol) [3], særlig artikel 16,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 [4], særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A7-0075/2010),

A. der henviser til, at akademiet blev oprettet i 2001, og at det med virkning fra 1. januar 2006 blev omdannet til et fællesskabsorgan som omhandlet i artikel 185 i finansforordningen, og dermed underlagt rammefinansforordningen for agenturer,

B. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2006 afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angik de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed med den begrundelse, at udbudsprocedurerne ikke levede op til finansforordningens bestemmelser,

C. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2007 afgav en revisionserklæring med forbehold, for så vidt angik regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed,

D. der henviser til, at Parlamentet den 23. april 2009 meddelte decharge til direktøren for Det Europæiske Politiakademi for gennemførelsen af akademiets budget for regnskabsåret 2007 [5], og i beslutningen, der ledsagede afgørelsen om decharge, bl.a.:

- var dybt bekymret over, at Revisionsretten havde registreret tilfælde, hvor budgetbevillinger var brugt til at finansiere private udgifter for akademiets personale,

- opfordrede akademiet til at vedtage detaljerede gennemførelsesbestemmelser, herunder bestemmelser, som sikrer gennemsigtighed i akademiets udbudsprocedurer i overensstemmelse med finansforordningen,

- anmodede Kommissionen om nøje at overvåge gennemførelsen af akademiets budget,

- konstaterede at Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF) havde indledt en intern undersøgelse vedrørende akademiet,

E. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2008 underbyggede sin revisionserklæring, dog uden forbehold for så vidt angår regnskabernes rigtighed, og afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angår de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed,

1. mener, at akademiets svar på Revisionsrettens bemærkninger generelt igen er utilstrækkelige, at dets løsninger er for vage og usikre, og at dechargemyndigheden derfor ikke har tilstrækkelig mulighed for at vurdere, om akademiet reelt er i stand til at forbedre sig i fremtiden;

Strukturelle problemer

2. mener, at akademiets ringe størrelse sår tvivl om, hvorvidt det er i stand til effektivt at håndtere kompleksiteten i EU's finansforordning og tjenestemandsvedtægt;

3. bemærker, at placeringen af akademiets sekretariat i Bramshill, ca. 70 km fra London, er en ulempe, blandt andet hvad angår rekruttering og offentlige transportmuligheder;

4. sætter spørgsmålstegn ved, hvordan den nye direktør for akademiet vil være i stand til at imødegå disse strukturelle problemer;

5. overvejer, om en tilknytning til Europol ikke bør påtænkes;

Forvaltning af akademiet og gennemsigtighed

6. anser de faste omkostninger til forvaltning af akademiet for ikke ubetydelige, eftersom bestyrelsen består af 27 medlemmer, og der kun er 24 ansatte (tal fra begyndelsen af regnskabsåret 2008);

7. bemærker, at akademiet ikke offentliggør oplysninger om bestyrelsen på sin hjemmeside; henstiller derfor, at det for at sikre større åbenhed indføjer en fortegnelse over bestyrelsesmedlemmerne på akademiets hjemmeside med fuldstændige kontaktdata for alle bestyrelsesmedlemmer;

Regnskabernes rigtighed

8. er dybt bekymret over, at ikke alle justeringerne for perioden, hvor et manuelt regnskabssystem blev oprettet, mellem afviklingen af akademiets gamle regnskabssystem (den 23. maj 2008) og indførelsen af det nye system ABAC (den 14. juli 2008), blev foretaget rettidigt, og at der var usikkerhed vedrørende kvaliteten af de finansielle oplysninger om fremførsler fra det foregående år, anvendelsen af formålsbestemte indtægter og sammenhængen med visse tal i balancen for 2007;

9. er bekymret over, at akademiet på grund af anvendelsen i 2008 af to systemer til forvaltning af anlægsaktiver undertiden har registreret sine aktiver to gange, og at der ikke er anvendt nogen labels eller unikke registreringsnumre;

10. beklager det forhold, som Revisionsretten redegør for i sin anmærkning, at der endnu ikke ved midten af 2009 var iværksat en efterfølgende kontrol ved et eksternt selskab (efter at Revisionsretten i den finansielle årsberetning for 2007 havde rapporteret tilfælde, hvor bevillinger blev anvendt til at finansiere private udgifter); anmoder akademiet om at træffe alle nødvendige foranstaltninger til gennemførelse af denne kontrol hurtigst muligt, således at denne undladelse ikke vil forekomme i anmærkningerne til akademiets årsregnskaber for regnskabsåret 2009;

Svagheder i udbudsprocedurerne

11. bemærker svagheder i udbudsproceduren for en kontrakt med en leverandør til en værdi af ca. 2 % af aktionsudgifterne; konstaterer navnlig, at denne kontrakt med leverandøren var baseret på en type rammekontrakt, der udelukkende var møntet på uddannelsestjenesteydelser; bemærker endvidere, at kontraktbestemmelserne for denne kontrakt gør det muligt for akademiet at forlænge kontrakten eller udvide omfanget af den ubegrænset;

12. understreger som i foregående år behovet for, at akademiet nøje overholder finansforordningen og EU's lovgivning om offentlige indkøb og forbedrer sin finansforvaltning;

Overtrædelse af reglerne om udgifter til afholdelse af kurser

13. er bekymret over, at Revisionsretten har afsløret et stort antal overtrædelser af de gældende administrative og finansielle bestemmelser for udgifter til afholdelse af kurser og seminarer, der tegner sig for en væsentlig del (64 %) af akademiets aktionsudgifter; noterer sig, at disse uregelmæssigheder primært vedrører manglende begrundelse for de påløbne omkostninger, manglende tilstedeværelseslister ved kurser samt de originale fakturaer og dokumenter, der var nødvendige for, at man kunne godtgøre opholdsudgifter, samt manglende anmodning om oplysninger om eksperternes rejseudgifter; mener endvidere, at akademiets svar på Revisionsrettens bemærkninger og til ordføreren vedrørende dette spørgsmål er meget vage, og derfor ikke er tilfredsstillende for dechargemyndigheden; anmoder akademiet om at træffe foranstaltninger med henblik på at forbedre denne situation;

Bevillingsfremførsler

14. bemærker, at Revisionsretten har konstateret, at over 2,7 mio. EUR (svarende til 31 % af akademiets samlede budget) er blevet fremført; er derfor bekymret over, at denne situation kan være i strid med princippet om etårighed og viser svagheder i akademiets programmering af og opfølgning på budgetgennemførelsen;

15. anmoder akademiet om at indføre opdelte bevillinger i de kommende budgetter vedrørende tilskud for at undgå eventuelle annulleringer;

Andre uregelmæssigheder

16. noterer sig, at Revisionsretten har konstateret:

- manglende retlige forpligtelser i tre tilfælde til en samlet værdi af 39500 EUR,

- manglende budgetmæssig forpligtelse forud for en retlig forpligtelse i ni tilfælde til en samlet værdi af 244200 EUR;

opfordrer følgelig akademiet til at træffe foranstaltninger for at forbedre denne situation og efterfølgende informere dechargemyndigheden herom;

17. bemærker, at decharge for gennemførelsen af akademiets budget i de kommende år i højere grad bør baseres på akademiets præstationer i løbet af året;

Igangværende OLAF-undersøgelse

18. bemærker, at OLAF i 2008 indledte en intern undersøgelse af akademiet, efter at Revisionsretten og Den Interne Revisionstjeneste havde påvist, at ansatte i akademiet havde anvendt offentlige midler til privat brug; bemærker, at de oplysninger, som akademiet forelagde efter anmodning fra Parlamentet i 2009, vedrørte brug af mobiltelefoner, indkøb af møbler til bosættelse af personale og gratis transport for medarbejdere til lufthavne og togstationer; bemærker, at beløb og status over tilbagebetaling ifølge akademiet var som følger:

- personalets brug af mobiltelefoner: 3405 GBP for perioden april-december 2007, alle udgifter er blevet tilbagebetalt,

- personalets brug af tjenestevogne: 1157 GBP for perioden juli-december 2007, alle udgifter er blevet tilbagebetalt, og køretøjerne er siden blevet solgt,

- møbler: 6625 GBP for møbler erhvervet i 2007, møblerne er siden blevet solgt,

- gratis transport for personalet til lufthavne og togstationer: 9508 GBP er blevet opgjort for 2007; tilbagebetalingsproceduren er blevet iværksat;

19. opfordrer akademiet og Kommissionen til omgående at underrette dechargemyndigheden om resultaterne af OLAF-undersøgelsen;

Menneskelige ressourcer

20. er bekymret over, at det finansielle arbejde hidtil har været varetaget af midlertidigt ansatte; bemærker, at akademiet først i 2009 udarbejdede et stillingsopslag med henblik på ansættelse af en intern kontrolkoordinator, og at der forventedes at blive afholdt interviews til denne stilling i begyndelsen af 2010;

Intern revision

21. medgiver, at Den Interne Revisionstjeneste fremkom med 13 henstillinger i sin revisionsrapport (af hvilke to betegnedes som kritiske og ni som meget vigtige); bemærker, at disse henstillinger primært vedrører overensstemmelse med finansforordningen om offentlige indkøb, forvaltningsrevision, anlægsaktiver (fortegnelsessystem); forvaltning af delegationer (delegationer skal dokumenteres fuldt ud og jævnligt tages op til revision), budgetforvaltning, overensstemmelse med regnskabsregler og -principper samt den kontrolliste, der sikrer sammenhæng i og dokumentation for finanskontrollerne;

Handlingsplan, som skal vedtages af bestyrelsen og iværksættes af direktøren for akademiet den 30. juni 2010

22. kræver i første omgang, at bestyrelsen hurtigt vedtager en handlingsplan, der har til formål at opfylde de mål, der er fastsat i bilaget til nærværende beslutning; anmoder følgelig direktøren for akademiet om, i samarbejde med Den Interne Revisionstjeneste og GD TREN, at udarbejde og få bestyrelsen til at vedtage konkrete foranstaltninger og en tidsplan for iværksættelsen af denne plan; anmoder følgelig Den Interne Revisionstjeneste og GD TREN om at stille al nødvendig bistand til rådighed for at fastsætte indikatorer, der giver mulighed for med jævne mellemrum at måle udviklingen i gennemførelsen af de foranstaltninger, som akademiet træffer; kræver i øvrigt, at akademiet underretter dechargemyndigheden om de vedtagne konkrete foranstaltninger og indikatorer den 30. juni 2010;

23. opfordrer Revisionsretten til hurtigst muligt at sende sin udtalelse om fastsættelsen af akademiets handlingsplan til dechargemyndigheden i form af en skrivelse;

24. henviser i forbindelse med de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 5. maj 2010 [6] om præstationer, økonomisk forvaltning og kontrol med agenturer.

[1] EUT C 304 af 15.12.2009, s. 124.

[2] EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

[3] EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63.

[4] EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

[5] EUT L 255 af 26.9.2009, s. 157.

[6] Vedtagne tekster, P7_TA(2010)0139. Se side 241 i denne EUT.

--------------------------------------------------

BILAG

Handlingsplan, som skal vedtages af bestyrelsen og iværksættes af direktøren for akademiet den 30. juni 2010

BUDGETPLANLÆGNING

1. Formål:

Forbedre akademiets budgetmæssige og operationelle planlægning og overvågning.

Nødvendige foranstaltninger:

Direktøren fastsætter for sin mandatperiode en flerårig plan, der omfatter følgende områder:

- forventede ydelser (resultater og virkning),

- dertil svarende finansielle behov og årlige budgetoverslag,

- menneskelige ressourcer, der kræves for at iværksætte de forventede ydelser,

- materielle ressourcer, der kræves for at sikre de forventede ydelser.

INTERNE KONTROLSYSTEMER

2. Formål:

Forbedre den økonomiske forvaltning af akademiets aktiviteter, herunder aktiviteterne i forbindelse med de programmer, der finansieres af formålsbestemte indtægter (AGIS, ISEC og MEDA).

Nødvendige foranstaltninger:

Revision af det finansielle forvaltningssystem (ændring af de nuværende finansielle kredsløb) med henblik på at harmonisere den finansielle forvaltning af akademiets forskellige aktiviteter og gøre den mere effektiv. Denne tilpasning bør også have til formål at sikre, at de forskellige programadministratorer giver finansielle oplysninger af bedre kvalitet.

3. Formål:

Formelt validere alle de finansielle procedurer og det nye regnskabssystem i overensstemmelse med artikel 43 i rammefinansforordningen.

Nødvendige foranstaltninger:

Den anvisningsberettigede og dennes befuldmægtigede skal formelt dokumentere de systemer, som de har indført med henblik på at give de nødvendige finansielle oplysninger til regnskabsføreren. Regnskabsføreren skal validere disse systembeskrivelser for at sikre kvaliteten af de finansielle oplysninger, som han eller hun modtager med henblik på at etablere årsregnskabet.

4. Formål:

Forbedre kontrolsystemet for udgifter (punkt 14 i Revisionsrettens særlige årsberetning for regnskabsåret 2008).

Nødvendige foranstaltninger:

Formelt vedtage og iværksætte effektive procedurer og/eller tjeklister for at sikre, at betalingsanmodningerne fra de enheder, der organiserer kurser på vegne af akademiet, er i overensstemmelse med de gældende administrative og finansielle regler.

PERSONALE

5. Formål:

Besætte de ledige stillinger med henblik på at opnå et "normalt" niveau af ledige stillinger (f.eks. 5 %).

Nødvendige foranstaltninger:

- Vedtage og gennemføre årlige ansættelsesplaner i løbet af de år, der er omfattet af den flerårige plan i punkt 1.

- Vedtage og gennemføre retningslinjer for ansættelse.

6. Formål:

Forbedre personalesituationen.

Nødvendige foranstaltninger:

I løbet af året besætte alle de aktuelt ledige stillinger (eller stillinger, der er besat med vikarer) med midlertidigt ansatte.

OFFENTLIGE INDKØB

7. Formål:

Forbedre kontrolsystemet for offentlige indkøb.

Nødvendige foranstaltninger:

- Vedtage og gennemføre en procedurehåndbog om offentlige indkøb og tjeklister, der har til formål at sikre et passende valg af procedurer og en korrekt gennemførelse heraf.

- Vedtage og iværksætte en årsplan for erhvervelse af varer og tjenesteydelser.

EVENTUELT

8. Formål:

Definitiv afslutning på spørgsmålet om bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter.

Nødvendige foranstaltninger:

Sende en endelig rapport fra en ekstern revisor med følgende oplysninger:

- det samlede antal bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter,

- tilbagebetalte beløb til dato,

- sandsynligheden for tilbagebetaling af endnu udestående beløb og en tidsplan herfor.

--------------------------------------------------