Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om vedtagelse af forretningsordenen for udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

Der er nedsat et udvalg for Den Europæiske Udviklingsfond (EUF-udvalget) under Kommissionen til forvaltning af Den Europæiske Udviklingsfonds ressourcer i overensstemmelse med artikel 21 i den interne aftale af 18. september 2000 [1] om partnerskabsaftalen mellem Fællesskabet og dets medlemsstater og AVS-landene undertegnet i Cotonou den 23.6.2000.

[1] Intern aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse (EFT L 317 af 15.12.2000, s. 355).

Den interne aftale træder i kraft, når ratificationsprocedurerne er afsluttet. Repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet den 3. oktober 2000 [2], har imidlertid truffet afgørelse om, at visse bestemmelser i den interne aftaler finder anvendelse før, herunder artikel 21 (nedsættelse af udvalget) og 27 (udvalgets arbejde).

[2] Afgørelse af 3. oktober 2000 truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om midlertidig anvendelse af den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse (EFT L 317 af 15.12.2000, s. 354).

I overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, i den interne aftale fastsætter Rådet med enstemmighed EUF-udvalgets forretningsorden.

Fællesskabet må derfor vedtage den nye forretningsorden for EUF-udvalget, således at det kan udføre de opgaver, det pålægges ifølge den interne aftale.

I forhold til udvalgets tidligere forretningsorden er udkastet til den nye forretningsorden, som er vedlagt dette forslag til afgørelse, tilpasset bestemmelserne i den nye interne aftale. Der tages hensyn til målet om forenkling og til den indsats, der er gjort for at harmonisere udvalgsprocedurerne, navnlig standardforretningsordenen, som Kommissionen har godkendt i denne forbindelse.

Kommissionen opfordrer derfor Rådet til at godkende vedlagte afgørelse.

Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om vedtagelse af forretningsordenen for udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til den interne aftale om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand, undertegnet i Bruxelles den 18. september 2000 [3], særlig artikel 21, stk. 2,

[3] EFT L 317 af 15.12.2000, s. 355.

under henvisning til forslag fra Kommissionen og

ud fra følgende betragtning:

(1) Rådet vedtager forretningsordenen for udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond, der findes som bilag, vedtages.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 3

Indtil den interne aftale træder i kraft, gælder denne forretningsorden kun programmeringsbehovet anført i artikel 1, stk. 1 og 2, i afgørelse 2000/770/EF, der blev truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer forsamlet i Rådet den 3. oktober 2000 [4].

[4] Afgørelse truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om midlertidig anvendelsen af visse bestemmelser i den interne aftale om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand, undertegnet i Bruxelles den 18. september 2000 (EFT L 317 af 15.12.2000, s. 354).

Udfærdiget i Bruxelles, den [...]

På Rådets vegne

Formand

[...]

BILAG FORRETNINGSORDEN for udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond

Artikel 1

Mødeindkaldelse

1. Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af en medlemsstat.

2. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål, der henhører under deres respektive beføjelser.

Artikel 2

Dagsorden

1. Formanden fastsætter dagsordenen og forelægger den for udvalget.

2. Der skelnes i dagsordenen mellem:

- udkast til de foranstaltninger, der skal træffes, og som udvalget skal udtale sig om i henhold til den interne aftale

- andre spørgsmål, der forelægges udvalget i henhold til den interne aftale.

3. Hver delegation kan anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for udvalgets møder. Oplysningerne herom kan gives mundtligt.

Artikel 3

Fremsendelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne

1. Normalt sender formanden mødeindkaldelse, dagsorden, udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, samt øvrige arbejdsdokumenter til udvalgets medlemmer via sekretariatet senest 14 kalenderdage inden mødet.

2. I hastende tilfælde, og når de foranstaltninger, der skal vedtages, skal anvendes straks, kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ afkorte fristen i stk. 1 til fem kalenderdage inden mødet.

3. I særligt hastende tilfælde kan formanden fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2.

4. Med hensyn til de udkast til foranstaltninger, der skal forelægges udvalget ved mundtlig procedure ifølge den interne aftale, meddeler delegationerne senest 4 hverdage inden mødet udvalgets sekretariat:

- hvilke de umiddelbart kan godkende og ønsker opført som A-punkt (med eller uden bemærkninger eller anmodning om yderligere oplysninger) på dagsordenen i artikel 4, stk. 1, og

- hvilke de ønsker drøftet og opført som B-punkt.

Delegationerne fremsætter ligeledes deres bemærkninger og anmodninger om yderligere oplysninger skriftligt inden for samme frist.

Anmodninger om yderligere oplysninger samt delegationernes bemærkninger besvares af Kommissionen så vidt muligt skriftligt og før udvalgsmødet.

Artikel 4

Udvalgets udtalelser

1. Udvalget anmodes om udtalelse i de tilfælde og ifølge de procedurer, der er fastsat i den interne aftale. Når udvalget anmodes om udtalelse, behandler det spørgsmålet på de betingelser og efter den procedure, der er angivet i henholdsvis artikel 21 og 27 i den interne aftale.

2. Ved den mundtlige procedure:

a) kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat udsætte afstemningen om et punkt på dagsordenen til mødets slutning eller til et efterfølgende møde:

- hvis der under mødet foretages en ændring af indholdet af udkastet til foranstaltninger

- hvis udkastet til foranstaltninger forelægges udvalget under mødet.

b) I tilfælde af særlige problemer kan formanden forlænge mødet til den efterfølgende dag.

Artikel 5

Repræsentation og beslutningsdygtigt flertal

1. Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat repræsenteres ved højst én person. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat.

2. En medlemsstats delegation kan om nødvendigt repræsentere én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt gennem den faste repræsentation for den medlemsstat, der lader sig repræsentere.

3. Udvalget er beslutningsdygtigt, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, der kræves for, at udvalget kan afgive en udtalelse, der repræsenterer synspunkterne hos et flertal af udvalgsmedlemmerne i overensstemmelse med den interne aftale.

Artikel 6

Tredjemands deltagelse i udvalgets møder

1. Formanden kan efter anmodning fra et medlem eller på eget initiativ vedtage at høre eksperter om særlige spørgsmål.

2. Disse eksperter deltager må ikke deltage i udvalgets afstemninger.

Artikel 7

Skriftlig procedure

1. Delegationerne har en frist på 14 kalenderdage til at tage stilling til de udkast til foranstaltninger, der behandles efter den skriftlige procedure, regnet fra afsendelsen af udkastet til foranstaltningerne. Udvalgsmedlemmer, der ikke inden for den angivne frist har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig om udkastet, anses for at have tiltrådt udkastet.

I hastende eller særligt hastende tilfælde anvendes fristerne i artikel 3, stk. 2 og 3.

2. Hvis et udvalgsmedlem anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et udvalgsmøde, afsluttes den skriftlige procedure uden resultat; udkastet til foranstaltninger udsættes til næste udvalgsmøde.

Artikel 8

Sekretariat

Kommissionens tjenestegrene varetager sekretariatsopgaverne for udvalget.

Artikel 9

Mødereferater

Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde. I referatet angives bl.a. de udtalelser, der er afgivet om de udkast til foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 2, og eventuelt udtalelser om øvrige spørgsmål, der er forelagt udvalget. Mødereferaterne sendes til udvalgsmedlemmerne inden for højst 14 kalenderdage.

Medlemmerne meddeler formanden eventuelle bemærkninger skriftligt. Udvalget informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i udvalget. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet.

Kommissionen forelægger på hvert møde og for den foregående periode udvalget en liste over de afgørelser, den har truffet på baggrund af følgende artikler i den interne aftale: 24, stk. 2, litra b); 24, stk. 3; 24, stk. 4 og 25, stk. 3, første led.

Artikel 10

Tilstedeværelsesliste

1. Ved hvert udvalgsmøde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som deltagerne henhører under.

2. Ved begyndelsen af hvert møde skal de ordinære udvalgsmedlemmer underrette udvalgets formand, hvis deres deltagelse i udvalgets behandling af et bestemt punkt på dagsordenen afstedkommer en interessekonflikt.

3. Delegationsmedlemmer, der ikke repræsenterer en medlemsstats myndigheder eller organer, skal underskrive en erklæring om, at deres deltagelse ikke afstedkommer interessekonflikter.

Hvis en sådan interessekonflikt skulle opstå, afholder det pågældende medlem sig efter anmodning fra formanden fra at deltage i drøftelserne vedrørende det pågældende punkt.

Artikel 11

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgssekretariatet og sendes til Kommissionen.

2. Sekretariatets korrespondance til udvalgets medlemmer sendes ligeledes til den pågældende medlemsstats faste repræsentation.

3. Med undtagelse af særlige tilfælde foregår korrespondancen mellem Kommissionen og udvalgsmedlemmerne ved hjælp af de til formålet bestemte elektroniske hjælpemidler.

Artikel 12

Aktindsigt

1. Principperne og betingelserne for at give offentligheden adgang til udvalgets dokumenter er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 [5]. Det er Kommissionen, der skal træffe afgørelse i forbindelse med anmodninger om adgang til dokumenter. Hvis anmodningen rettes til en medlemsstat, skal denne holde sig til bestemmelserne i artikel 5 i ovennævnte forordning.

[5] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001, EFT L af 31.5.2001, s. 43.

2. Drøftelserne i udvalget er fortrolige.

Artikel 13

Udgifter til afholdelse af møder mv.

1. Udgifter til afholdelse af møder, herunder rejseudgifter for en deltager pr. medlemsstat, afholdes af Kommissionen.

2. Kommissionen har tilladelse til at godtgøre de inviterede eksperters udgifter til rejse og ophold i overensstemmelse med artikel 6.

3. Kommissionen stiller lokaler og relevant udstyr til rådighed for udvalget.