Forslag til RAADETS AFGOERELSE om en faelles holdning i EU-Mercosur-Samarbejdsraadet vedroerende Samarbejdsraadets forretningsorden

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

I medfoer af den mellemregionale rammeaftale om samarbejde mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater og Det Sydamerikanske Faellesmarked og dets deltagerstater, der traadte i kraft den 1. juli 1999, oprettes der et samarbejdsraad. I henhold til aftalens artikel 26 fastsaetter Samarbejdsraadet selv sin forretningsorden.

Kommissionen tilstiller Raadet et forslag til Raadets afgoerelse om den faelles holdning vedroerende vedlagte forretningsorden for Samarbejdsraadet, med henblik paa vedtagelse heraf i Samarbejdsraadet.

Forslag til

RAADETS AFGOERELSE

om en faelles holdning i EU-Mercosur-Samarbejdsraadet vedroerende Samarbejdsraadets forretningsorden

RAADET FOR DEN EUROPAEISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Faellesskab,

under henvisning til forslag fra Kommissionen,

ud fra foelgende betragtning(er):

Artikel 26 i den mellemregionale rammeaftale om samarbejde mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater og Det Sydamerikanske Faellesmarked og dets deltagerstater rummer bestemmelse om, at denne aftales Samarbejdsraad selv fastsaetter sin forretningsorden.

TRUFFET FOELGENDE AFGOERELSE:

Udfaerdiget i Bruxelles, den .

Paa Raadets vegne

Formand

Udkast

SAMARBEJDSRAADETS AFGOERELSE,

oprettet i henhold til den mellemregionale rammeaftale af 15. december 1995 mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater paa den ene side og Det Sydamerikanske Faellesmarked og dets deltagerstater paa den anden side

FORRETNINGSORDEN FOR SAMARBEJDSRAADET HAR -

SAMARBEJDSRAADET HAR -

under henvisning til den mellemregionale samarbejdsaftale mellem Det Europaeiske Faellesskab og dets medlemsstater paa den ene side og Det Sydamerikanske Faellesmarked og dets deltagerstater paa den anden side, der blev undertegnet i Madrid den 15. december 1995, i det foelgende benaevnt "aftalen", saerlig artikel 25 til 29, og

ud fra foelgende betragtning:

Aftalen traadte i kraft den 1. juli 1999 -

FASTSAT FOELGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1 - Formandskab

1. Formandskabet for hvert moede i Samarbejdsraadet udoeves paa skift af en repraesentant for formandskabet for Raadet for Den Europaeiske Union og en repraesentant for Raadet for Mercosur, i overensstemmelse med hver parts interne procedurer og bestemmelser.

Artikel 2 - Moeder

1. Samarbejdsraadet moedes paa ministerplan med regelmaessige mellemrun og naar omstaendighederne kraever det, saafremt parterne er enige herom.

2. Det enkelte moede i Samarbejdsraadet holdes paa et sted, som de to parter er blevet enige om.

3. Samarbejdsraadets sekretaerer indkalder i faellesskab til moederne i Samarbejdsraadet.

Artikel 3 - Repraesentation

1. Medlemmer af Samarbejdsraadet, som er forhindret i at deltage i et moede, kan lade sig repraesentere.

2. Hvis et medlem oensker at lade sig repraesentere, meddeler det formanden navnet paa den, der skal repraesentere ham, inden det moede, hvor han lader sig repraesentere. Den, der repraesenterer et medlem af Samarbejdsraadet, udoever alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4 - Delegationer

1. Medlemmerne af Samarbejdsraadet kan ledsages af embedsmaend. Foer hvert moede underrettes formanden om den planlagte sammensaetning af parternes delegationer og deres leder.

Artikel 5 - Sekretariat

1. En tjenestemand i generalsekretariatet for Raadet for Den Europaeiske Union og en tjenestemand ved den diplomatiske mission ved Den Europaeiske Union for den deltagerstat i Mercosur, der forbereder moedet, fungerer sammen som sekretaerer for Samarbejdsraadet,

Artikel 6 - Dokumenter

1. Hvis forhandlingerne i Samarbejdsraadet er baseret paa skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretaerer som dokumenter fra Samarbejdsraadet.

Artikel 7 - Korrespondance

1. Al korrespondance til Samarbejdsraadet eller til formanden for Samarbejdsraadet sendes til begge sekretaerer for Samarbejdsraadet.

2. De to sekretaerer soerger for, at korrespondancen videresendes til Samarbejdsraadets formand og efter omstaendighederne rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de oevrige medlemmer af Samarbejdsraadet. Den rundsendte korrespondance fremsendes til Kommissionens generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repraesentationer og den diplomatiske mission ved Den Europaeiske Union for den deltagerstat i Mercosur, der forbereder moedet.

3. Korrespondance fra Samarbejdsraadets formand sendes til adressaterne af den respektive sekretaer og rundsendes efter omstaendighederne som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de oevrige medlemmer af Samarbejdsraadet paa de i ovennaevnte stykke omhandlede adresser.

Artikel 8 - Dagsorden for moederne

1. Samarbejdsraadets sekretaerer udarbejder paa grundlag af forslag fra parterne en foreloebig dagsorden for hvert moede. Den fremsendes af den korresponderende sekretaer til de adressater, der er naevnt i artikel 7, senest femten dage inden moedet. Den foreloebige dagsorden omfatter de emner, som den ene af parterne senest enogtyve dage inden moedet har modtaget anmodning om at faa optaget paa dagsordenen; dog optages emner ikke paa den foreloebige dagsorden, medmindre den fornoedne dokumentation er fremsendt til sekretaererne inden udsendelsen af dagsordenen. Dagsordenen vedtages af Samarbejdsraadet ved hvert moedes begyndelse. Et emne, som ikke findes paa den foreloebige dagsorden, kan optages paa dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 naevnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til saerlige omstaendigheder.

Artikel 9 - Protokol

1. De to sekretaerer udarbejder i faellesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert moede.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt paa dagsordenen oplysning om:

- dokumenter, der er forelagt Samarbejdsraadet

- erklaeringer, som et medlem af Samarbejdsraadet har anmodet om at faa optaget i protokollen

- de fremsatte forslag, de vedtagne henstillinger og erklaeringer samt de konklusioner, der er vedtaget i specifikke spoergsmaal.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over medlemmer af Samarbejdsraadet eller deres repraesentanter, som deltog i moedet.

4. Udkastet til protokol forelaegges Samarbejdsraadet til godkendelse ved det naeste moede. Det kan ogsaa godkendes skriftligt af begge parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretaerer og arkiveres af parterne. En genpart sendes til hver af de i artikel 7 naevnte adressater.

Artikel 10 - Henstillinger

1. I de i aftalens artikel 25-28 omhandlede tilfaelde vedtager Samarbejdsraadet henstillinger eller fremsaetter forslag ved faelles overenskomst mellem parterne. I perioden mellem moederne kan Samarbejdsraadet fremsaette forslag eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure bestaar af udveksling af noter mellem de to sekretaerer, der handler i forstaaelse med parterne.

2. Samarbejdsraadets henstillinger og forslag,, jf. aftalens artikel 25-28, benaevnes "henstillinger eller forslag", efterfulgt af et loebenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

3. AEgtheden af Samarbejdsraadets henstillinger og forslag bekraeftes de to sekretaerer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.

4. Henstillingerne og forslagene fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 naevnte adressater som dokumenter fra Samarbejdsraadet.

Artikel 11 - Offentlighed

1. Moederne i Samarbejdsraadet er ikke offentlige, medmindre der traeffes anden afgoerelse.

2. Hver part kan traeffe beslutning om at offentliggoere Samarbejdsraadets henstillinger og forslag i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12 - Udgifter

1. Hver af parterne afholder de udgifter, de har som foelge af deres deltagelse i Samarbejdsraadets moeder, saavel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelaeggelse af moeder, tolkning ved moeder og oversaettelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vaert for det paagaeldende moede.