Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om anvendelse af Den Europæiske Udviklingsfonds renter til finansiering af omkostningerne ved den internaliserede ordning for forvaltning af de uafhængige eksperter, der arbejder i AVS-staterne

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

1. INDLEDNING

Kommissionen anvender uafhængige eksperter til at varetage opgaver af længere varighed i de tredjelande, der deltager i EU's eksterne samarbejde. De pågældende eksperter gennemfører tekniske bistandsmissioner uden for EU, enten i forbindelse med projekter, der forvaltes af modtagerlandenes myndigheder, herunder i AVS-landene, eller med humanitære hjælpeaktioner (ECHO-eksperter) eller i Kommissionens delegationer.

De uafhængige eksperter rekrutteres på kontraktbasis af Kommissionen ud fra en liste over eksperter, der blev oprettet efter en indkaldelse af ansøgninger, der blev offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende C 274 af 26. september 2000 og på internettet. Det drejer sig om en permanent åben indkaldelse.

I slutningen af 2002 var der således beskæftiget 350 uafhængige eksperter.

Som resultat af et internationalt offentlig udbud fik to virksomheder (GTZ og AGRER) overdraget ansvaret for at varetage de administrative og logistiske støtteydelser i forbindelse med gennemførelsen af den tekniske bistand, mens kontrakterne fortsat blev indgået direkte mellem Kommissionen og eksperterne.

De faste omkostninger i forbindelse med de to virksomheders forvaltning af den tekniske bistand dækkes dels af budgettet og dels af EUF. I betragtning af den omfattende tekniske bistand, der ydes i AVS-staterne, blev det fastsat i afgørelse 98/461/EF af 13. juli 1998, at omkostningerne hertil skulle dækkes af EUF-renteindtægter.

Det vil imidlertid være i strid med artikel 57 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 [1] om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget og de tilsvarende bestemmelser i forslaget til finansforordning for EUF (artikel 15, stk. 7) [2] at forlænge ordningen for forvaltningen af uafhængige eksperter i sin nuværende form ud over den 31. december 2002. I henhold til disse bestemmelser kan det ikke overlades til eksterne virksomheder at undertegne kontrakter eller foretage udbetalinger på Kommissionens vegne. Skønt udvælgelsen og ansættelsen af eksperterne varetages af Kommissionen, og kontrakterne indgås direkte mellem Kommissionen og eksperterne, er det imidlertid de to forvaltningsvirksomheder, der foretager udbetalingerne [3] og underskriver visse af kontrakterne [4] på Kommissionens vegne.

[1] EFT L 248 af 16.9.2002, s. 19.

[2] Forslag til Rådets forordning om finansforordning for Den 9. Europæiske Udviklingsfond (KOM(2002) 290 endelig/2).

[3] Løn og godtgørelser, forsikringer, pensionsbidrag, rejsegodtgørelser, transport af personlige ejendele og boligbidrag.

[4] Kontrakter i forbindelse med leveringen af faglig logistik.

2. INTERNALISERING AF FORVALTNINGEN AF UAFHÆNGIGE EKSPERTER

For at tage hensyn til de nye bestemmelser i finansforordningen har Kommissionen den 30. april 2002 besluttet at reorganisere ordningen for forvaltning af de uafhængige eksperter. Den valgte løsning er at internalisere denne forvaltning fra den 1. januar 2003.

Denne internalisering indebærer, at den specialiserede tjenestegren under Samarbejdskontoret EuropeAid, som i øjeblikket står for rekrutteringen af de uafhængige eksperter, og Kontoret for Humanitær Bistand (ECHO), under overholdelse af aftalen om opgave- og ansvarsfordelingen mellem de to tjenestegrene overtager alle opgaver i forbindelse med den operationelle og finansielle forvaltning af disse eksperter. Det vil desuden være nødvendigt at udvide hjælpepersonalet, specielt til administrative opgaver i forbindelse med udarbejdelse af kontrakter og forvaltning af forskellige opgaver med direkte tilknytning til eksperternes rettigheder: løn, forsikring, transport, logistik osv.

3. OMKOSTNINGER OG FINANSIERING I FORBINDELSE MED DEN NYE ORDNING

De samlede omkostninger ved at overdrage forvaltningen af alle de uafhængige eksperter til Kommissionens tjenestegrene forventes at andrage 2 500 000 EUR om året for samtlige geografiske områder, hvilket svarer til udgifterne til 22 hjælpeansatte i hovedsædet og 26 lokalt ansatte i delegationerne.

For de programmer, der er omfattet af geografiske eller horisontale budgetposter, vil finansieringen blive dækket via budgettets BA-poster, idet anmærkningerne til hver BA-budgetpost nøje vil blive fulgt. For programmer, der finansieres via EUF i AVS-landene, vil finansieringen blive dækket via EUF-renteindtægter.

Kommissionen foreslår en fordelingsnøgle på 27 % beregnet på grundlag af omfanget af den eksisterende tekniske bistand i forbindelse med forvaltningen af de programmer, der finansieres over EUF. Forvaltningsudgifterne til dette personale repræsenterer 675 000 EUR om året, eller i alt 2 700 000 EUR for perioden 2003 - 2006, som vil skulle dækkes af renteindtægter fra EUF.

4. KONKLUSIONER

Den nye finansforordning vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, særlig artikel 57, og de tilsvarende bestemmelser i forslaget til finansforordning for EUF har givet anledning til, at Kommissionen har besluttet at internalisere forvaltningen af de uafhængige eksperter.

Da det er nødvendigt, at AVS-området fortsat har mulighed for at anvende ordningen med uafhængige eksperter, og da der foreligger tilstrækkelige renteindtægter fra de EUF-midler, der er deponeret hos de udbetalende myndigheder i Europa [5], foreslår Kommissionen Rådet at frigøre et afrundet beløb på 2 700 000 EUR fra de kumulerede renter af deponerede EUF-midler til finansiering af omkostningerne ved den internaliserede ordning for forvaltning af de uafhængige eksperter, der arbejder i AVS-staterne.

[5] Ifølge EUF's almindelige finansforvaltning androg renteindtægterne fra EUF i juli 2002 i alt 27 488 698 EUR.

Kommissionen foreslår derfor, at vedlagte afgørelse vedtages.

Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om anvendelse af Den Europæiske Udviklingsfonds renter til finansiering af omkostningerne ved den internaliserede ordning for forvaltning af de uafhængige eksperter, der arbejder i AVS-staterne

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til tredje AVS-EØF-konvention,

under henvisning til den fjerde AVS/EF-konvention [6], undertegnet i Lomé den 15. december 1989 og ændret ved den aftale, der blev undertegnet på Mauritius den 4. november 1995 [7],

[6] EFT L 229 af 17.8.1991, s. 3.

[7] EFT L 156 af 29.5.1998, s. 3.

under henvisning til den interne aftale af 19. februar 1985 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand [8], særlig artikel 9, stk. 2,

[8] EFT L 86 af 31.3.1986, s. 210.

under henvisning til den interne aftale af 16. juli 1990 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for fjerde AVS/EØF-konvention (i det følgende benævnt "den interne aftale vedrørende 7. EUF") [9], særlig artikel 9, stk. 2,

[9] EFT L 229 af 17.8.1991, s. 288.

under henvisning til den interne aftale af 20. december 1995 mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for den anden finansprotokol til fjerde AVS/EF-konvention (i det følgende benævnt "den interne aftale vedrørende 8. EUF") [10], særlig artikel 9, stk. 2,

[10] EFT L 156 af 29.5.1998, s. 108.

under henvisning til forslag fra Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Det er fastsat i artikel 57 i den nye finansforordning, der blev vedtaget af Rådet den 25. juni 2002, at Kommissionen ikke kan overlade gennemførelsesopgaver i forbindelse med midler fra budgettet, herunder specielt betaling og inkassering, til eksterne privatretlige enheder eller organer.

(2) Forslaget til Rådets forordning om finansforordningen vedrørende 9. EUF, som er udarbejdet i sammenhæng med finansforordningen vedrørende det almindelige budget, tillader heller ikke eksterne virksomheder at undertegne kontrakter eller foretage udbetalinger på Kommissionens vegne.

(3) Med henblik på at overholde de nye bestemmelser i finansforordningerne og forbedre ordningen for forvaltningen af uafhængige eksperter vil Kommissionen internalisere denne forvaltningsordning fra den 1. januar 2003.

(4) De nødvendige finansielle ressourcer bør komme fra de kumulerede renter af deponerede EUF-midler, som i øjeblikket findes i EUF's almindelige finansforvaltning, jf. bestemmelserne i de interne aftaler vedrørende 6., 7. og 8. EUF -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Der frigøres et beløb på 2 700 000 EUR i EUF's almindelige finansforvaltning fra de kumulerede renter af deponerede EUF-midler til finansiering af omkostningerne ved internaliseringen af den nye ordning til forvaltning af de uafhængige eksperter, der arbejder for AVS-staterne og OLT.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den [...]

På Rådets vegne

Formand

FINANSIERINGSOVERSIGT TIL FORSLAGET

Politikområde: Forvaltning af Fællesskabets bistand EF/AVS

Aktivitet(er): finansiering af ordningen til forvaltning af selvstændige eksperter, der arbejder i AVS-staterne, via EUF-renteindtægter

1. BUDGETPOST + BETEGNELSE: Renter fra EUF

2. SAMLEDE TAL

2.1 Samlet rammebevilling: 2 700 000 EUR i forpligtelsesbevillinger

2.2 Gennemførelsesperiode: januar 2003-december 2006

2.3 Samlet flerårigt skøn over udgifterne:

a) Forfaldsplan for forpligtelses- og betalingsbevillinger (finansieringstilskud) (jf. punkt 6.1.1.)

Mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

b) Teknisk og administrativ bistand og støtteudgifter (jf. punkt 6.1.2) (ikke relevant - EUF- finansiering)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

c) Personale- og andre driftsudgifters samlede budgetvirkninger (jf. punkt 7.2 og 7.3) (ikke relevant - EUF-finansiering)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

2.4 Forenelighed med den finansielle programmering og de finansielle overslag

[X] Forslaget er foreneligt med den gældende finansielle programmering.

[...] Forslaget kræver omprogrammering af de relevante poster i de finansielle overslag.

[...] Omprogrammeringen kan betyde, at bestemmelserne i den interinstitutionelle aftale må tages i brug.

2.5 Virkninger for budgettets indtægtsside

[X] Ingen (vedrører tekniske aspekter ved en foranstaltnings gennemførelse)

ELLER

[...] Virkningerne er følgende:

Mio. EUR (1 decimal)

>TABELPOSITION>

3. BUDGETSPECIFIKATIONER - ikke relevant - EUF-FINANSIERING

>TABELPOSITION>

4. RETSGRUNDLAG

- Intern aftale af 19. februar 1985 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for tredje AVS-EØF-konvention

- Intern aftale af 16. juli 1990 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for fjerde AVS-EØF-konvention

- Intern aftale af 20. december 1995 om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand inden for anden finansprotokol til fjerde AVS-EF-konvention.

5. BESKRIVELSE OG BEGRUNDELSE

5.1 Behov for EU-foranstaltninger

5.1.1 Mål

Med henblik på at overholde de nye bestemmelser i den nye finansforordning vedtaget af Rådet den 25. juni 2002 og forbedre ordningen for forvaltningen af selvstændige eksperter vil Kommissionen internalisere denne forvaltningsordning fra den 1. januar 2003.

5.1.2. Dispositioner, der er truffet på grundlag af forhåndsevalueringen

Den administrative og budgetmæssige afgørelse truffet af Kommissionen på dens 1565. møde tirsdag den 30. april 2002

5.2 Indsatsområder og nærmere bestemmelser for støtten

Den fuldstændige internalisering af forvaltningen af de uafhængige eksperter gennemføres for at opfylde bestemmelserne i den nye finansforordning og indebærer, at den specialiserede tjenestegren under Samarbejdskontoret EuropeAid og Kontoret for Humanitær Bistand (ECHO) i overensstemmelse med aftalen om opgave- og ansvarsfordelingen mellem de to tjenestegrene vil overtage alle opgaver i forbindelse med den operationelle og finansielle forvaltning af kontrakterne, hvorfor det vil være nødvendigt at udvide hjælpepersonalet.

5.3 Gennemførelsesmetoder

Midlerne stilles til rådighed og forvaltes af Kommissionens tjenestegrene i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen vedtaget af Rådet den 16. juni 1998 vedrørende samarbejdet med henblik på udviklingsfinansiering under fjerde AVS/EF-konvention (EFT L 191 af 7.7.1998, s. 53).

6. FINANSIELLE VIRKNINGER

6.1 Samlede finansielle virkninger for hele programperioden

(Beregningsmetoden for de samlede beløb i nedenstående tabel skal fremgå af fordelingen i tabel 6.2.) )

6.1.1 Finansieringsstøtte

Forpligtelsesbevillinger i mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

6.2 Beregning af omkostningerne pr. foranstaltning i budgettets del B (hele programperioden)

(Hvis der er flere aktioner, skal der for de konkrete foranstaltninger under hver aktion gives de oplysninger, der er nødvendige for at anslå arbejdets omfang og omkostninger).

Forpligtelsesbevillinger i mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

(Om nødvendigt forklares beregningsmetoden).

7. VIRKNINGER FOR PERSONALERESSOURCER OG ADMINISTRATIONSUDGIFTER

7.1 Personalemæssige virkninger

>TABELPOSITION>

7.2 Samlede finansielle virkninger af personaleforbruget

>TABELPOSITION>

7.3 Andre administrative udgifter som følge af foranstaltningen

>TABELPOSITION>

Beløbene svarer til de samlede udgifter i en tolvmåneders periode.

>TABELPOSITION>

(I overslaget over, hvilke personale- og administrationsressourcer indsatsen kræver, skal tjenestegrenene tage hensyn til, hvad Kommissionen har vedtaget under de orienterende drøftelser, i den årlige politiske strategi eller ved godkendelsen af det foreløbige budgetforslag (FBF). Generaldirektoraterne skal således vise, at personalebehovet kan dækkes inden for den foreløbige vejledende fordeling af midlerne som fastsat i FBF.

Når aktionerne undtagelsesvis ikke kunne forudses under udarbejdelsen af FBF, skal sagen forelægges for Kommissionen, som skal afgøre, om og hvordan (ved ændring af den foreløbige vejledende fordeling, ved en ad hoc-omplacering, ved et tillægs- og ændringsbudget eller ved en ændringsskrivelse til budgetforslaget) den kan godkende, at den foreslåede indsats gennemføres).

8. RESULTATOPFØLGNING OG EVALUERING

8.1 Resultatopfølgningssystem

Hovedsædets tjenestegrene vil foretage regelmæssig intern kontrol af kvaliteten af kontraktforvaltningen og af de anvendte procedurer.

8.2 Hvordan og hvor ofte skal der evalueres?

9. FORHOLDSREGLER MOD SVIG