[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 1.8.2008

KOM(2008) 500 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN

Resumé af Situationsrapport til Rådet om gennemførelsen af Rådets henstilling 2005/835/EF af 14. november 2005 om prioriterede foranstaltninger til fremme af samarbejdet på arkivområdet i Europa Forelagt af Den Europæiske Arkivgruppe {SEC(2008) 2364}

1. BAGGRUND

I resolutionen af 6. maj 2003 om arkiver i medlemsstaterne[1] nævnte Rådet de udfordringer, som arkiverne stod over for i lyset af den kommende udvidelse af Den Europæiske Union med 10 nye medlemsstater. Rådet ønskede, at der skulle foretages en vurdering af situationen for offentlige arkiver i EU under særlig hensyntagen til udvidelsen, og opfordrede Kommissionen til at fremlægge en rapport om mulighederne for øget koordinering og samarbejde.

Som svar på Rådets resolution fremlagde Kommissionen i februar 2005[2] en rapport om arkiverne i det udvidede EU udarbejdet af en gruppe eksperter fra medlemsstaterne. Rapporten indeholder både en analyse af situationen for arkiver i Den Europæiske Union og en række forslag til foranstaltninger og retningslinjer for et øget samarbejde mellem arkiver på europæisk niveau.

Rapporten om arkiverne førte til Rådets henstilling 2005/835/EF af 14. november 2005 om prioriterede foranstaltninger til fremme af samarbejdet på arkivområdet i Europa[3]. Ifølge punkt A i Rådets henstilling skal der oprettes en europæisk arkivgruppe (EAG) bestående af eksperter udpeget af medlemsstaterne og EU-institutionerne, som skal varetage samarbejdet om og samordningen af almene anliggender på arkivområdet og navnlig gennemføre fem prioriterede foranstaltninger, der er nævnt i punkt B i henstillingen. I punkt C opfordres medlemsstaterne og EU-institutionerne til i fællesskab at fremme gennemførelsen af disse prioriterede foranstaltninger. Det fastslås, at EU vil bestræbe sig på at støtte projekter, der tager sigte på gennemførelsen af disse foranstaltninger, inden for rammerne af eksisterede programmer. I punkt D i henstillingen anmoder Rådet om, at Den Europæiske Arkivgruppe senest tre år efter datoen for offentliggørelsen af henstillingen forelægger en situationsrapport om gennemførelsen af de prioriterede foranstaltninger.

Den Europæiske Arkivgruppe vedtog den situationsrapport, som Rådet anmodede om, på sit møde den 6. juni 2008. EAG's situationsrapport forelægges for Rådet i bilaget til denne meddelelse.

EAG mente, at rapporten ikke kun burde omfatte fremskridtene med gennemførelsen af Rådes henstilling, men også burde beskrive nogle af de nye udfordringer, som arkiverne vil komme til at stå over for i fremtiden. Situationsrapporten er blevet struktureret i overensstemmelse hermed.

2. RESULTATER

2.1. Øget samarbejde på arkivområdet i Europa

EAG blev oprettet i begyndelsen af 2006 og består af eksperter fra alle de 27 EU-medlemsstater[4] og fra de fem EU-institutioner, som er nævnt i artikel 7, stk. 1, i EF-traktaten. EAG har siden sit konstituerende møde i april 2006 holdt møde hvert halve år for at drøfte de fremskridt, som er gjort med gennemførelsen af Rådets henstilling, og for at rådgive om og udstikke generelle retningslinjer for det arbejde, som skal udføres vedrørende de fem prioriterede foranstaltninger.

EAG har bestræbt sig på at samarbejde med andre relevante netværk og sektorer. I forbindelse med gennemførelsen af en række af de prioriterede foranstaltninger har EAG bestræbt sig på at samarbejde med de eksisterende organer, såsom DLM-forum[5] og den europæiske gren af Det Internationale Råd for Arkiver (EURBICA). Arkivsektoren deltager også aktivt i European Digital Library Foundation og er repræsenteret i Ekspertgruppen på Højt Niveau om Digitale Biblioteker og arbejdsgruppen vedrørende EDL-interoperabilitet.

Med hensyn til den prioriterede foranstaltning "vedtagelse af foranstaltninger til forebyggelse af tyveri af arkivdokumenter" har EAG bestræbt sig på at samarbejde med museer og biblioteker om at takle et problem, som er fælles for alle tre sektorer. Samarbejde på tværs af sektorerne anses for at være en forudsætning for, at det kan lykkes at genfinde tyvekoster. I den forbindelse afholder det franske EU-formandskab i oktober 2008 en fælles konference i Roubaix, hvor man vil drøfte problemet.

Kommissionen har i overensstemmelse med punkt C i Rådets henstilling bestræbt sig på, når det var muligt, at støtte projekter, der tager sigte på gennemførelsen af Rådets henstilling. Der blev anmodet om og opnået midler til ajourføring og udbyggelse af standardkravene for forvaltning af elektroniske dokumenter (MoReq2)[6] og til den juridiske database for arkiver i Europa[7] inden for rammerne af IDABC-programmet[8]. Det forventes, at et forslag fra EAG-arbejdsgruppen om at oprette en internetportal for arkiver[9] vil blive finansieret via eContent plus -programmet[10].

2.2. De fem prioriterede foranstaltninger i Rådets henstilling

Der er gjort fremskridt med hensyn til alle fem prioriterede foranstaltninger i punkt B i Rådets henstilling fra november 2005.

2.2.1. Bevarelse og forebyggelse af katastrofer

Ifølge Rådets henstilling skal der udvikles en handlingsplan til fremme af foranstaltninger, der hindrer, at dokumenter og arkiver beskadiges ved naturkatastrofer og andre skadelige hændelser, EAG skal fremme tiltag for hele Fællesskabet, der tager sigte på at bevare og restaurere beskadigede dokumenter og arkiver, og der skal fastsættes og udbredes standarder og specifikationer for opførelse af nye bygninger specielt til arkiver.

Efter offentliggørelsen af henstillingen blev der nedsat en trelande-arbejdsgruppe vedrørende bevarelse og forebyggelse af skader på arkiver, ledet af det tyske Bundesarchiv. Arbejdsgruppen har fokuseret på det mest akutte af de problemer, som er nævnt i Rådets henstilling, nemlig forebyggelse af katastrofer. Den har gjort fremskridt med det regionale samarbejde med Tjekkiet, Polen og Tyskland og især med planerne om i 2008 at oprette en internetbaseret informationstjeneste til brug i tilfælde af katastrofer. Tjenesten skal omfatte detaljerede oplysninger om forebyggelse og forvaltning af katastrofer, men også oplysninger om, hvor man kan finde de nødvendige ressourcer og den nødvendige kapacitet.

Formålet er at udvide internetdatabasen, så den kommer til at omfatte hele Europa, og at bruge den som et redskab til at strukturere og muliggøre netværkssamarbejde mellem europæiske arkiver. Det vil gøre det muligt for arkiverne i hele EU at forberede sig ordentligt på alle mulige katastrofesituationer.

2.2.2. Europæisk tværfagligt samarbejde om elektroniske dokumenter og arkiver

Ifølge Rådets henstilling af 14. november 2005 skal der ske en videreudvikling af det europæiske tværfaglige samarbejde om elektroniske dokumenter og arkiver. Specielt kræves der i henstillingen en ajourføring og udbyggelse af de nuværende krav, der stilles til etableringen af elektroniske dokument- og arkivforvaltningssystemer som f.eks. MoReq. Der kræves også en fortsættelse af DLM-forums konferencer om elektroniske dokumenter og arkiver.

DLM-forum har i samarbejde med Kommissionen udviklet den ajourførte og udbyggede udgave af standardkravene for forvaltning af elektroniske dokumenter (MoReq2). DLM-forum vil varetage forvaltningen af MoReq2 og fremme overensstemmelsestestning af MoReq2-foreneligt software.

I overensstemmelse med Rådets henstilling vil DLM-forum fortsætte med at afholde store konferencer om elektroniske dokumenter og arkiver. DLM-forums femte konference vil blive holdt i Toulouse (Frankrig) den 10.-12. december 2008 og vil fokusere på resultater og nye retningslinjer for informations- og dokumentforvaltning i Europa.

2.2.3. Oprettelse og vedligeholdelse af en internetportal for dokumenter og arkiver i Europa

Forslaget om at oprette en internetportal for arkiver i Europa sigter mod at lette adgangen til Europas forskelligartede arkivmateriale, som opbevares af private eller offentlige kulturarvsinstitutioner, og gøre dem lettere at anvende online til arbejds-, fritids- og/eller studieformål. For første gang vil det være muligt at indhente arkivoplysninger i Europa uden at tage hensyn til nationale, institutionelle og sektormæssige grænser. Det vil være et vigtigt bidrag til at gøre visionen om et fælles flersprogligt adgangspunkt til Europas distribuerede digitale kulturelle og videnskabelige arv til virkelighed.

Formålet med projektet er ikke at fastsætte eller identificere nye standarder, men at gennemføre en fælles ramme for hele Europa, som omfatter de eksisterende globale arkivstandarder. Projektet vil også støtte og fremme accept af tværnationale standarder for at sikre interoperabilitet med forskellige arkivportaler, som er oprettet på nationalt og institutionelt plan.

Projektgruppen, som ledes af undergeneraldirektoratet for de spanske statsarkiver, har opbygget et stærkt netværk af arkivinstitutioner og har tæt kontakt med andre kulturarvsinstitutioner (biblioteker, museer). Arkivportalen vil blive forbundet med EUROPEANA, og det forventes, at der vil blive indgået en kontrakt med Kommissionen om finansiering af projektet via eContent plus -programmet.

2.2.4. Fremme af bedste praksis med hensyn til national og europæisk lovgivning om arkiver

Ifølge Rådets henstilling af 14. november 2005 skal bedste praksis med hensyn til national og europæisk lovgivning om forvaltning af og adgang til dokumenter og arkiver fremmes. Med henblik herpå foreslås det at oprette en database, som sammenkobler data om arkivlovgivning og andre relevante bestemmelser i EU og medlemsstaterne og gør det lettere at konsultere dem. Databasen vil give et overblik over den eksisterende lovgivning og gøre det muligt at identificere og udbrede bedste praksis.

En arbejdsgruppe om udvikling af en juridisk database for arkiver i Europa ledes af Direction des Archives de France i samarbejde med den europæiske gren af Det Internationale Råd for Arkiver (EURBICA). Databasen indeholder arkivlovgivning og andre relevante bestemmelser samt fortolkende og kontekstuel information fra EU og EU-medlemsstaterne. Udviklingen af den juridiske database støttes af Europa-Kommissionen og finansieres via EU's IDABC-program.

Den juridiske database blev præsenteret for Kommissionen i juni. Indholdet vil blive leveret af medlemsstaterne og EU-institutionerne i andet halvår af 2008. Databasen vil blive vedligeholdt af medlemsstaterne og hostet af Det Internationale Råd for Arkiver (ICA).

2.2.5. Foranstaltninger til forebyggelse af tyveri af arkivdokumenter

En arbejdsgruppe om foranstaltninger til forebyggelse af tyveri i arkiver, ledet af det svenske Riksarkivet, fokuserede på de to spørgsmål, som den anså for at være vigtigst, nemlig for det første hvilke foranstaltninger der kunne træffes mod tyveri fra arkiver og den deraf følgende handel med kulturgenstande og for det andet behovet for at gennemføre en undersøgelse, som viser omfanget af tyveriproblemerne i arkivinstitutionerne i medlemsstaterne.

Arbejdsgruppen har fuldført sin opgave. I juni 2007 forelagde den en rapport for EAG om tyveri i arkiver baseret på en undersøgelse af næsten 200 arkiver i hele Europa. Undersøgelsen giver indsigt i arten og omfanget af tyveri i arkiver. På grundlag af denne rapport forsøgte arbejdsgruppen at give gode råd og fremsætte en række anbefalinger. Gruppen udviklede en række principper for og praktiske råd om forebyggelse af tyveri i arkiver, der vil blive brugt som et fælles redskab for arkivinstitutioner. Disse principper og praktiske råd blev forelagt for Den Europæiske Arkivgruppe i juni 2008.

Arbejdsgruppen har desuden udarbejdet et udkast til erklæring om forebyggelse af tyveri i arkiver og bekæmpelse af ulovlig handel hermed, som skal vedtages af lederne af de nationale arkiver i de 27 medlemsstater. Erklæringen vil blive fremlagt på et seminar om tyveri i arkiver, som afholdes i Roubaix i november 2008 under det franske EU-formandskab.

3. FREMTIDIGE UDFORDRINGER

Den Europæiske Arkivgruppe foreslår, at arkivtjenesterne overvejer deres rolle i et miljø i hastig forandring og undersøger, hvordan de bedre kan tjene samfundet i almindelighed og de offentlige myndigheder i særdeleshed. Gruppen pegede på fem fremtidige udfordringer for arkiver.

3.1.1. Det Europæiske direktiv om videreanvendelse af den offentlige sektors informationer

EAG foreslår, at man ser nærmere på, hvordan man bedre kan udnytte og øge udbredelsen af arkivindhold. Den bemærker specielt, at Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2003/98/EF af 17. november 2003 om videreanvendelse af den offentlige sektors informationer[11] giver muligheder for at videreanvende de europæiske arkivers rige indhold. Den anbefaler, at medlemsstaternes arkivtjenester overvejer fordele og ulemper ved at udvide direktivets bestemmelser til også at omfatte arkiver, og at de undersøger de forskellige modeller for, hvordan man kan udnytte arkivernes indhold og gøre det lettere tilgængeligt for borgere i Europa og resten af verden.

3.1.2. Forholdet mellem adgang på stedet og online-adgang til arkiver

EAG mener, at balancen mellem adgang på stedet og online-adgang til arkiver er ved at ændre sig. I situationsrapporten fastslås det, at man i forbindelse med dette spørgsmål bør undersøge praksis og erfaringer i EU-landene nærmere, og at det ud over en udveksling af oplysninger vil være nyttigt at udarbejde retningslinjer for bedste praksis. I rapporten anbefales det derfor, at EAG undersøger dette spørgsmål nærmere og specielt overvejer, hvilke implikationer ændringen i balancen mellem adgang på stedet og online-adgang til arkiver vil få for de europæiske arkivtjenester. Rapporten foreslår en udveksling af oplysninger om den nuværende tilgang til digitalisering af arkivmaterialer og anbefaler, at EAG tilskynder arkiverne i EU til at udarbejde passende strategier for fremtiden.

3.1.3. Digital arkivering: konsekvenser for myndighederne og samfundet og arkivernes ændrede rolle

Den stigende brug af nye teknologier har haft en afgørende indvirkning på de offentlige myndigheder og den måde, hvorpå de forvalter oplysninger, og på, hvordan dokumenter oprettes og opbevares, og hvordan man får adgang til dem. I de sidste årtier er indførelsen af informations- og kommunikationsteknologi desuden gået hånd i hånd med udviklingen og gennemførelsen af effektivitet og servicekvalitet, samtidig med at der lægges stigende vægt på, at myndighederne skal være åbne og ansvarlige. God forvaltningspraksis og e-forvaltning er centrale begreber i det 21. århundredes offentlige myndigheder. Der er ingen tvivl om, at e-forvaltning og digital arkivering vil medføre en gennemgribende ændring af mange af arkivtjenesternes traditionelle principper og praksis.

Digitaliseringen af samfundet vil ikke blot påvirke de traditionelle arkivbegreber og den traditionelle arkivpraksis, men vil også ændre forholdet mellem arkivtjenesterne og dem, som skaber dokumenterne, og i sidste ende den rolle, som arkivtjenesterne og arkivarerne spiller inden for de offentlige myndigheder og i samfundet. En analyse af udviklingen i EU-medlemsstaterne inden for rammerne af deres forskellige lovgivningsmæssige og administrative traditioner kunne give et værdifuldt indblik i værdien af forskellige standarder og former for praksis.

EAG konkluderer, at en udveksling af oplysninger om den nuværende situation i EU-medlemsstaterne ville være nyttig for den måde, hvorpå disse spørgsmål håndteres i de forskellige lande. De nationale arkiver ser aktivt på deres nuværende og fremtidige rolle inden for e-forvaltning. EAG foreslår, at man stimulerer og fremmer drøftelserne om dette spørgsmål med henblik på at udnytte arkivernes fulde potentielle værdi for samfundet i almindelighed og de offentlige myndigheder i særdeleshed, og den vil udarbejde en mere detaljeret rapport om spørgsmålet i 2010.

3.1.4. Oprettelse af et europæisk ekspertisenet

Ifølge situationsrapporten bør samarbejdet mellem fagfolk inden for arkivsektoren i EU-medlemsstaterne betragtes som et af de vigtigste redskaber til fremme af samarbejdet mellem selve arkiverne. Det foreslås, at der oprettes et europæisk ekspertisenet, som skal sikre arkivinstitutionerne og fagfolk i Europa følgende:

- for det første støtte til gennemførelsen – på deres respektive niveauer – af forskellige projekter, der udvikles som led i de nuværende prioriteter eller de prioriteter, som vil blive fastsat senere

- for det andet støtte og information vedrørende andre ekspertiseområder, som nævnes i rapporten.

Med henblik på at nå disse mål foreslår EAG et samarbejde med både arkivtjenesterne i de medlemsstater, som deltager i de forskellige projekter, og med arkivarernes faglige sammenslutninger. Da der ikke findes en europæisk arkivarsammenslutning, kan repræsentationen varetages af den europæiske gren af Det Internationale Råd for Arkiver (EURBICA), som mange af disse sammenslutninger er medlem af.

3.1.5. Plan om et ekspertisecenter for europæiske arkivarer

I de seneste år har en række samfundsmæssige og faglige ændringer understreget behovet for at udvikle en kategori af professionelle ledere på højt niveau inden for dokument- og arkivforvaltning, som kan stræbe efter en succesrig karriere og besætte strategiske stillinger. Formålet er at skabe en ny generation af arkivledere, der ikke kun har et solidt kendskab til de vigtigste problemer og udfordringer, som faget står over for, men som også er i stand til at fastlægge ledelsesstrategier og kan kommunikere på det allerhøjeste niveau. Dette forslag kan tage form af et europæisk ekspertisecenter, som samler fremtidens arkivarer og dermed videreudvikler den europæiske ekspertise.

Det europæiske "ekspertisecenter" vil gøre det muligt at uddanne en kerne af fagfolk, der er i stand til at udvikle sig i såvel en national som en international sammenhæng. Det vil også skabe et specifikt netværk for udvekslinger og drøftelser på grundlag af en tilgang, som ikke blot omfatter nationale karakteristika og national ekspertise, men også den rent europæiske kontekst, således at det europæiske samarbejde på højt niveau på dette område fremmes.

"Ekspertisecentret" vil blive organiseret på en decentral måde, så det får en lettere struktur, og det vil ikke være fast knyttet til en bestemt organisation eller institution. Alle EU-medlemsstaterne bør inddrages.

4. KONKLUSION

Samarbejdet mellem medlemsstaternes arkiver har udviklet sig siden vedtagelsen af Rådets henstilling i slutningen af 2005. Ligesom tidligere er det en gradvis proces, som er baseret på fælles interesser og ambitioner og anerkendelsen af, at samarbejde bør og kan være til gavn for alle parter. På dette grundlag har samarbejdet mellem arkiverne i Europa været forbavsende succesrigt i de sidste to årtier. For at sikre, at denne succes fortsætter, fremsætter EAG en række anbefalinger om et fortsat samarbejde i de kommende år:

- EAG skal fortsætte med at overvåge og vejlede om gennemførelsen af de prioriterede foranstaltninger, som er fastsat i Rådets henstilling af 14. november 2005, og de nye tiltag, som er affødt af disse foranstaltninger, og de tiltag, som måtte følge af denne situationsrapport. EAG skal nøje koordinere sit arbejde med EBNA (EU's rigsarkivarer).

- EAG skal i stigende omfang samarbejde med andre relevante sektorer og netværk med henblik på at opnå de størst mulige fordele for alle parter og skabe stordriftsfordele gennem effektiv forvaltning, opbevaring, beskyttelse og søgning af information i den offentlige sektor samt en mere effektiv og brugervenlig adgang til arkivindhold og -tjenester for EU-borgerne.

- Europa-Kommissionen vil fortsætte med at støtte Den Europæiske Arkivgruppes arbejde.

[1] EUT C 113 af 13.5.2003, s. 2.

[2] KOM(2005) 52 endelig.

[3] EUT L 312 af 29.11.2005, s. 55.

[4] Bulgarien og Rumænien deltog som observatører i 2006 og har været fulde medlemmer af EAG, siden de blev optaget i EU i begyndelsen af 2007.

[5] DLM = Document Lifecycle Management ("forvaltning af dokumenters livscyklus"). DLM-forum er en interesseorganisation med deltagelse af mange af de nationale arkiver i EU27 og andre offentlige og private organisationer, der er interesserede i forvaltning af elektroniske dokumenter og arkiver.

[6] Se afsnit 2.2.2.

[7] Se afsnit 2.2.4.

[8] Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse 2004/387/EF af 21. april 2004 om interoperabel levering af paneuropæiske e-forvaltningstjenester til offentlige myndigheder, virksomheder og borgere, EUT L 181 af 18.5.2004, s. 25.

[9] Se punkt 2.2.3.

[10] Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 456/2005/EF af 9. marts 2005 om et flerårigt fællesskabsprogram med sigte på at gøre digitalt indhold i Europa mere tilgængeligt, mere anvendeligt og nemmere at udnytte, EUT L 79 af 24.3.2005, s. 1.

[11] EUT L 345 af 31.12.2003, s. 90-96.