[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 30.7.2008

KOM(2008) 499 endelig

Meddelelse fra Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet

ÅRSBERETNING TIL DECHARGEMYNDIGHEDEN OM INTERNE REVISIONER FORETAGET I 2007

{SEK(2008) 2361 endelig}

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 3

2. Rammerne for arbejdet og revisionsplan 3

2.1. Rammerne for arbejdet 3

2.2. Udviklingen i den interne revision 4

2.3. Gennemførelsen af IAS' revisionsplan 5

2.4. Accept af henstillingerne og de revideredes og interessenternes synspunkter 9

3. De vigtigste resultater og henstillinger 9

4. Konklusioner 13

Årsberetning

TIL DECHARGEMYNDIGHEDEN OM INTERNE REVISIONER FORETAGET I 2007

INDLEDNING

Med denne beretning informeres dechargemyndigheden i overensstemmelse med finansforordningens artikel 86, stk. 4, om det arbejde, som Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Den er baseret på IAS' revisionsberetning i henhold til finansforordningens artikel 86, stk. 3, som beskriver de vigtigste revisionsresultater og i overensstemmelse med de faglige standarder behandler væsentlige risikoeksponeringer og spørgsmål om kontrol og virksomhedsledelse.

Denne beretning er baseret på de revisions- og konsulentrapporter, som IAS færdiggjorde i 2007. Den omfatter kun revisions- og konsulentarbejde vedrørende Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene og forvaltningsorganerne. Den omfatter ikke IAS' arbejde vedrørende andre agenturer eller organer.

Kommissionens reaktion på den interne revisors resultater og konklusioner er beskrevet i den sammenfattende rapport om generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter. I den sammenfattende rapport, der vedtages samtidig, tager Kommissionen stilling til de tværgående spørgsmål, som er rejst af den interne revisor, Den Europæiske Revisionsret og dechargemyndigheden, eller som er påpeget af Revisionsopfølgningsudvalget og af generaldirektøren for Budget i dennes oversigtsrapport. Det betyder, at visse synspunkter og holdninger i denne beretning ikke nødvendigvis deles fuldt ud af Kommissionen. Disse forskelle i synspunkterne afspejler den almindelige dialog mellem institutionen og dens interne revisor.

RAMMERNE FOR ARBEJDET OG REVISIONSPLAN

Rammerne for arbejdet

Som led i reformen af Kommissionen blev der i 2000 indført 24 interne kontrolstandarder og dertil knyttede "grundlæggende krav". Disse standarder blev revideret i 2007 med henblik på at flytte fokus fra overholdelse til effektivitet, forenkle sproget og sikre, at alle medarbejderne har et kendskab til både standarderne og ikke-finansielle spørgsmål. De reviderede standarder trådte i kraft den 1. januar 2008, og generaldirektoraterne og tjenestegrenene skal nu på grundlag af en risikovurdering vælge, hvilke standarder de ønsker at prioritere for at demonstrere effektiviteten.

I den anden statusrapport om Kommissionens handlingsplan for en integreret struktur for intern kontrol konkluderes det, at der er gjort fremskridt med vurdering af forvaltnings- og kontrolsystemerne inden for strukturfondene, fastlæggelse og tildeling af kontrolopgaver i forbindelse med delt forvaltning og fremlæggelse af oplysninger om sikkerhed i generaldirektoraternes årlige aktivitetsrapporter.

2007 er det første år, hvor den finansielle ramme for 2007-2013 anvendes; der er indført en ny kontrolstrategi inden for forskning og en ny programmeringsproces for strukturfondene, som er baseret på fælles standarder for økonomisk forvaltning, kontrol og evaluering (for eksempel skal medlemsstaterne fremlægge oversigter over de foreliggende revisioner og erklæringer).

I 2007 blev regnskaberne for første gang underskrevet af Kommissionens regnskabsfører i henhold til den ændrede finansforordning[1]. Der blev gjort betydelige fremskridt med at udvikle it-systemet for ABAC. Delegationernes forskudskonti blev integreret fuldt ud i ABAC i januar 2007, der blev udarbejdet en ajourført projektplan for Den Europæiske Udviklingsfonds regnskabers overgang til ABAC, og Kommissionens tjenestegrene arbejdede på at tage systemet i brug.

Kommissionen gennemførte desuden sine bestemmelser om driftskontinuitet. Alle Kommissionens generaldirektorater fremlagde godkendte planer for driftskontinuitet. Nogle generaldirektorater er allerede begyndt at afprøve deres individuelle planer. I 2007 blev der gennemført en fælles kommunikationsøvelse med henblik på driftskontinuitet, og der blev foretaget en afprøvning af den generelle plan for driftskontinuitet. Indsatsen er nu fokuseret på information, uddannelse og yderligere øvelser for at sikre, at alle får gavn af de indhøstede erfaringer.

Der blev indført en ny dynamisk strategi for "fraud-proofing"[2]. Den tidligere proces med forudgående høringer om udkast til lovgivning, som blev indført i 2001, vil fortsat blive anvendt, men derudover vil OLAF give Kommissionen flere oplysninger, som stammer fra dets undersøgelsesaktiviteter. OLAF vil foretage en struktureret, tværfaglig analyse af sine undersøgelsesaktiviteter, men vil også basere den nye "fraud-proofing"-aktivitet på en stor pulje af informationer, som omfatter revisionsresultaterne fra IAS og de interne revisionsafdelinger (IAC'er).

IAS havde fortsat fuld opbakning fra næstformanden for Kommissionen, Siim Kallas, og Revisionsopfølgningsudvalget, hvilket gjorde det muligt for den at bevare sin uafhængighed og objektivitet under udførelsen af sit hverv. I juni 2007 blev der vedtaget en revideret opgavebeskrivelse for Revisionsopfølgningsudvalget.

På grundlag af en henstilling, som blev fremsat i den interne revisors rapport for 2006, udsendte Kommissionen en forvaltningsopgørelse på 22 sprog.

Udviklingen i den interne revision

Kommissionen opdaterede beskrivelsen af IAS' opgaver og indførte en ny model for opgavebeskrivelserne for de interne revisionsafdelinger. De vigtigste punkter er ansvarlighed, uafhængighed, objektivitet og ansvarsområder. Dette stemmer overens med en konklusion i den interne revisors årsberetning for 2006 om, at effektiviteten af og sammenhængen i den interne revisionsarkitektur skal forbedres. IAS vil også hvert år afgive en samlet vurdering af den interne kontrol i Kommissionen fra og med 2009, som er det sidste år i den nuværende revisionsplanlægning.

Efter offentliggørelsen af IAS' rapport om kvalitetskontrollen af alle de interne revisionsafdelinger var 2007 det første år i cyklussen for den strategiske revisionsplanlægning for 2007-2009, hvor de interne revisionsafdelinger og IAS havde en fælles planlægning og en fælles risikovurdering med henblik på én enkelt revisionsmodel. Dette medfører en klar konsolidering af revisionsuniverset, styrker de interne revisionsafdelingers uafhængighed og fremmer et øget samarbejde mellem de interne revisionsafdelinger og IAS. Dette samarbejde er blevet styrket yderligere gennem Auditnet (standardopgavebeskrivelse for de interne revisionsafdelinger, revisionspåtegnelser og den årlige IAC-udtalelse).

Den anden eksterne kvalitetsvurdering af IAS blev iværksat. Den vil blive afsluttet i 2008 med en uafhængig udtalelse om IAS' overholdelse af Institute of Internal Auditors' internationalt anerkendte standarder. Resultatet af en foreløbig vurdering var, at IAS generelt overholder Institute of Internal Auditors' standarder, undtagen når det drejer sig om ressourceforvaltning (stor personaleudskiftning, revisionsfunktioner i forhold til ikke-revisionsfunktioner) og kvaliteten af kommunikationen (den tid, der går, fra arbejdet i marken er afsluttet, til den endelige rapport offentliggøres; drøftelse af resultaterne med den reviderede), hvor IAS delvis overholder standarderne.

Den interne revisor og IAS' personale spillede en aktiv rolle i samarbejdet mellem Fællesskabet og FN inden for administration og økonomisk forvaltning. De kom også med indlæg på møder inden for faget på internationalt plan: Institute of Internal Auditors' verdenskonference, konferencen for repræsentanter for FN-organisationernes interne revisionstjenester og multilaterale finansielle institutioner og den anden specialiserede konference for interne revisorer i Centraleuropa. IAS var også repræsenteret på mødet for de "samordnede organisationer".

Den årlige IAS-konference gav mere at tænke over med hensyn til den overordnede revisionserklæring. IAS har nu medtaget et blåtryk i sin årlige forvaltningsplan for 2008 med henblik på at afgive sin første overordnede erklæring, når gennemførelsen af den strategiske revisionsplan for 2007-2009 er afsluttet.

Gennemførelsen af IAS' revisionsplan

IAS' strategiske revisionsplan for 2007-2009, som blev udarbejdet i tæt samarbejde med de interne revisionsafdelinger, blev godkendt af Revisionsopfølgningsudvalget den 2. februar 2007.

95 % af arbejdsprogrammet for 2007 er blevet gennemført. Der blev i 2007 færdiggjort 68 rapporter (41 revisionsrapporter, 25 opfølgningsrapporter og 2 revisionsskrivelser). Der vedlægges resuméer af disse rapporter.

Generaldirektorat/ tjenestegren | Opgave | Dato |

Administrative systemer og andre støttesystemer |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Sikkerhedsprocessen vedrørende den årlige aktivitetsrapport | 21. januar 2008[3] |

GD ADMIN | Opfølgning af forvaltningen af menneskelige ressourcer, fase I | 13. december |

BUDG | ABAC – gennemførelse af regnskabsføring efter periodiseringsprincippet | 3. maj |

BUDG | Sammenlignende analyse af systemerne for regnskabsføring efter periodiseringsprincippet og regnskabsaflæggelsen i Europa-Kommissionen og visse medlemsstater | 26. april |

COMM | Undersøgelse af køb af kontorbygninger på Cypern | 14. september |

COMM | Særrapport om udbudsprocedurer for transmissionstjenester i GD COMM | 14. december |

DGT | Forvaltning af efterspørgslen efter oversættelser | 13. juni |

DGT | Opfølgning af IAS' validering af selvevalueringen af DGT's interne revisionsafdeling | 14. december |

DIGIT | It-indkøb og levering af tjenester i GD DIGIT | 5. december |

EPSO | Opfølgning af en begrænset gennemgang af udvælgelsesprocessen, som forvaltes af EPSO | 18. december |

ESTAT | Anden opfølgningsrevision af den dybtgående revision af Eurostat | 9. marts |

ESTAT | It-indkøb og levering af tjenester | 20. november |

OIB | Forvaltning af indkøbskontrakter i OIB | 3. april |

OIB | Forvaltning af kontrakter om køb af bygninger i OIB | 3. april |

OIB | Opfølgning vedrørende bygningsinfrastruktur, som forvaltes af Europa-Kommissionen | 8. februar |

OIB | Opfølgning af transaktionstest | 20. april |

OIB | Evaluering af specifikke interne kontrolstandarder | 4. oktober |

OIL | Forvaltning af indkøbskontrakter | 3. april |

PMO | Kontrol med udbetaling af pensioner | 7. september |

SCIC | Opfølgning af valideringen af selvevalueringen af SCIC's interne revisionsafdeling | 29. november |

Interne politikker |

COMP | Opfølgningsrapport om revisionen af it-kontrol | 16. maj |

EAC | ABAC – gennemførelse af regnskabsføring efter periodiseringsprincippet i GD EAC/afslutning for 2006 | 18. juli |

EAC | Opfølgningsrapport om gennemførelsen af ABAC | 18. juli |

EACEA | Gennemførelse af de finansielle kredsløb for driftsbudgettet for Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur | 19. marts |

ENTR | Revisionsskrivelse om efterfølgende kontrol | 20. april |

ENTR | Opfølgningsrapport om den økonomiske forvaltning af nettet af innovationsformidlingscentre | 23. oktober |

ENTR | Opfølgning af valideringen af selvevalueringen af GD ENTR's interne revisionsafdeling | 18. december |

ENV | Overvågning af gennemførelsen af fællesskabsretten | 22. januar |

ENV | Anden opfølgningsrevision af GD ENV's dybtgående revision fra 2004 | 29. marts |

ENV | Forvaltning af tilskud i forbindelse med andre programmer end Life-programmer | 18. september |

INFSO | Efterfølgende kontrol | 20. februar |

JRC | Anden opfølgning af den dybtgående revision af Det Fælles Forskningscenter fra 2004 | 21. september |

MARKT | Opfølgningsrapport om GD MARKT's økonomiske forvaltning og finansielle kredsløb | 18. januar |

RTD | Opfølgningsrapport om den dybtgående revision af GD RTD (2003) og revisionen af de finansielle kredsløb og den økonomiske forvaltning i GD RTD (2005) | 16. marts |

RTD | It-indkøb og levering af tjenester | 30. november |

TAXUD | It-indkøb og levering af tjenester | 18. oktober |

TREN | Opfølgningsrapport om revisionen af den økonomiske forvaltning og de finansielle kredsløb i GD TREN | 20. marts |

TREN | Opfølgningsrapport om "Revision af den lokale it-forvaltningsproces" | 7. september |

TREN-IEEA | Forvaltningsorganet for TREN | 30. januar |

TREN | Opfølgning af valideringen af selvevalueringen af GD TREN's interne revisionsafdeling | 20. december |

Strukturforanstaltninger og den fælles landbrugspolitik |

AGRI | Lokale it-systemer i GD AGRI, der leverer input til ABAC | 25. maj |

AGRI | Interventioner på landbrugsmarkederne | 23. november |

AGRI | Opfølgningsrapport om strukturfondene – EUGFL, Udviklingssektionen | 22. november |

EMPL | Forebyggelse og afsløring af svig inden for strukturfondene | 19. december |

EMPL | Gennemførelse af programmer i de nye medlemsstater | 12. december |

FISH | Opfølgende revisionsrapport om strukturfondene – det finansielle instrument til udvikling af fiskeriet | 20. juli |

REGIO | Gennemførelse af programmer i de nye medlemsstater | 13. november |

REGIO | Opfølgning af EFRU – revision af gennemførelsen af artikel 38 i Rådets forordning 1260/1999 | 14. december |

REGIO | Forebyggelse og afsløring af svig inden for strukturfondene | 19. december |

Eksterne politikker |

AIDCO | Omkostningernes støtteberettigelse under den finansielle og administrative rammeaftale med FN med hensyn til GD AIDCO | 19. juni |

AIDCO | Efterfølgende kontrolaktiviteter | 18. juli |

AIDCO | Opfølgningsrevision af finansieringen af ngo'er | 31. juli |

AIDCO | Økonomisk forvaltning af de vigtigste programmer i direktorat D | 20. december |

ECHO | Opfølgningsrapport om finansieringen af ngo'er | 6. juni |

ECHO | Overvågnings- og tilsynsværktøjer | 23. november |

ECHO, ADMIN | Revisionsskrivelse om sikkerhedsspørgsmål i GD ECHO | 29. november |

ELARG | Opfølgende revisionsrapport om den dybtgående revision af GD ELARG | 15. marts |

RELEX | Opfølgende revision af revisionen af behandlingen af klassificerede oplysninger og kommunikationen mellem delegationerne og GD RELEX | 4. juli |

TRADE | Gennemførelsen af udvalgte interne kontrolstandarder | 13. juni |

Accept af henstillingerne og de revideredes og interessenternes synspunkter

I 2007 accepterede de reviderede 99 % af henstillingerne, mens 1% blev afvist.

Revisioner i Kommissionen og forvaltningsorganerne |

Henstillinger | Accep-teret | Afvist | % | I alt |

Afgørende | 5 | 1 | 2 | 6 |

Meget vigtige | 111 | 0 | 41 | 111 |

Vigtige | 129 | 3 | 49 | 132 |

Ønskelige | 20 | 0 | 8 | 20 |

% | 99 | 1 |

I alt | 265 | 4 | 269 |

De revideredes tilbagemeldinger om revisionens omfang og gennemførelse gav et gennemsnitligt resultat på 1,86 (tidligere år: 1,95 for 2006 og 1,82 for 2005) på en skala fra 1 (højest) til 4 (lavest). Ifølge en ny interessentundersøgelse mente 80,5%, at IAS har en klar revisionsstrategi (sammenlignet med det tidligere resultat på 75 %), 82,9% mente, at revisionerne blev gennemført på en ærlig, objektiv og rimelig måde (85,7 % i 2006), og 48,8% mente, at IAS' henstillinger er nyttige (tidligere 60,7 %). Alt i alt mente 80,5 % (mod tidligere 55,4 %), at IAS' arbejde er med til at forbedre kvaliteten af forvaltnings- og kontrolsystemerne i Kommissionen.

DE VIGTIGSTE RESULTATER OG HENSTILLINGER

Sikkerhedsprocessen vedrørende den årlige aktivitetsrapport

Formålet med opgaverne var at vurdere effektiviteten af sikkerhedsprocessen vedrørende den årlige aktivitetsrapport, som er en vigtig del af Kommissionens forvaltningsarkitektur og udgør bedste praksis på verdensplan. De omfattede seks operationelle generaldirektorater og fire horisontale tjenestegrene. Processen vedrørende den årlige aktivitetsrapport bliver løbende forbedret (f.eks. gennem fagfællebedømmelse og reviderede stående instrukser). Som følge af revisionen er de stående instrukser fra Generalsekretariatet allerede blevet revideret i overensstemmelse med IAS' forslag: mere eksplicit vejledning i, hvordan de forskellige komponenter bidrager til sikkerheden, herunder en forklaring af, hvordan IAS' udtalelse har medvirket til sikkerheden; en præcis fastlæggelse af kontrolstrategien; systematisk og obligatorisk brug af nøgleindikatorer for, hvordan kontrolsystemerne fungerer; afstemning med Den Europæiske Revisionsrets resultater og forklaringer på forsinkelser i gennemførelsen af afgørende og meget vigtige henstillinger, der stammer fra interne revisioner. Der er planer om en mere omfattende fagfællebedømmelse med henblik på udarbejdelse af en mere fuldstændig og konsekvent sammenfattende rapport. Generaldirektoraterne kan indberette større ikke-finansielle mangler i deres årlige aktivitetsrapporter, men IAS påpegede, at forvaltningserklæringerne har visse begrænsninger, da de hverken omfatter de ikke-finansielle eller de systemiske opgaver.

Behandling af følsomme/klassificerede oplysninger og fysisk sikkerhed

Der må lægges større vægt på datasikkerhed. IAS fremsatte en række henstillinger om en formel politik for sikkerhedsgodkendelse og behovet for at styrke kontrollen med databasernes sikkerhed for at undgå, at der lækkes følsomme oplysninger, eller at uautoriserede personer får adgang. Sommetider tilskynder de interne instrukser ikke til brug af Kommissionens klassifikationsregler, og håndhævelsen af reglerne står ikke altid i et rimeligt forhold til de specifikke sikkerhedsrisici. Tjenestegrenene accepterede, at de enkelte generaldirektoraters regler for behandling af følsomme oplysninger (hvor en uautoriseret offentliggørelse ville skade EU) og andre sikkerhedsspørgsmål skulle koordineres med de centrale sikkerhedstjenester for at sikre en sammenhængende sikkerhedsstrategi. Med hensyn til fysisk sikkerhed gælder dette især for medarbejdere, som på grund af arten af deres arbejde er udsat for en stor risiko i forbindelse med bistand til tredjelande. Hvad angår behandlingen af klassificerede oplysninger i delegationerne, var man i gang med at gennemføre tre afgørende henstillinger fra en tidligere revision for at gøre det muligt for delegationerne at udveksle klassificerede oplysninger elektronisk og for at sikre fuld overholdelse af sikkerhedsreglerne.

Kontrol med gennemførelsen af fællesskabsretten

I Kommissionens meddelelse om kontrol med anvendelsen af fællesskabsretten[4], som beskriver, hvad Kommissionen vil gøre for at forbedre anvendelsen af fællesskabsretten, tages der hensyn til de fleste af de vigtigste henstillinger, som IAS fremsatte i sin konsoliderede rapport fra december 2006.

Den sidste i denne række af revisioner vedrørte miljølovgivningen. Der blev opdaget svagheder i den proaktive overvågning af fællesskabsretten. Specielt kunne der ikke opnås sikkerhed for, at alle direktiverne gennemføres korrekt og til tiden i alle medlemsstaterne. De vigtigste henstillinger fra IAS er blevet indarbejdet i et udkast til meddelelse fra Kommissionen om gennemførelsen af Fællesskabets miljølovgivning, og ifølge den GD-specifikke handlingsplan skulle alle henstillingerne være gennemført senest i december 2007 med undtagelse af to henstillinger, hvoraf den sidste skal være gennemført i december 2009.

Efterfølgende kontrol

Rækken af revisioner af den efterfølgende kontrol i de forskningsorienterede generaldirektorater blev afsluttet med en revision i GD INFSO. Som opfølgning til de fremsatte henstillinger besluttede de forskningsorienterede generaldirektorater at gennemføre detaljerede handlingsplaner, som regelmæssigt overvåges af Revisionsopfølgningsudvalget.

Der blev foretaget yderligere revisioner af den efterfølgende kontrol i to generaldirektorater for at vurdere, om den efterfølgende kontrol, som er med til at sikre, at der kan opnås en positiv erklæring, overholder reglerne og er produktiv og effektiv. Henstillingerne om at øge dækningen af de efterfølgende revisioner, integrere den efterfølgende kontrol i kontrolkæder og gøre øget brug af centrale resultatindikatorer blev accepteret og er ved at blive ført ud i livet.

Forebyggelse af svig i strukturfondene

Efter revisioner af Den Europæiske Socialfond og Den Europæiske Fond for Regionaludvikling vil der i samarbejde med OLAF blive indført en specifik fælles strategi for forebyggelse af svig for strukturfondene. Denne strategi vil blive taget op til revision en gang om året. Kvaliteten og nøjagtigheden af oplysningerne om tilfælde af svig og vurderingen og overvågningen af den kontrol, som medlemsstaterne udøver med hensyn til svig, vil også blive forbedret, f.eks. ved, at der oprettes en hotline i medlemsstaterne. Alle henstillingerne blev accepteret med færdiggørelsesdatoer frem til slutningen af 2008.

Indkøb

Som led i det bredere revisionsarbejde vedrørende it-indkøb og levering af tjenester i Kommissionen blev der i fire generaldirektorater foretaget en revision, hvor man så nærmere på overholdelsen af Kommissionens regler og effektivitet og produktivitet. I tre generaldirektorater blev der fundet begrænsede resterende risici, som vedrørte en utilstrækkeligt præcis beskrivelse af de tjenester, som skulle leveres, eksterne tjenesteyderes tidsrapportering, sen iværksættelse af proceduren for fornyelse af kontrakter og utilstrækkelig registrering af undtagelser.

Efter IAS' revision blev der udviklet en ny procedure for køb af bygninger, som bl.a. vil forbedre dokumentationen af beslutningsprocessen, sikre, at de vigtigste oplysninger sendes ud på det rigtige tidspunkt, indføre et risikoforvaltningssystem for alle projekter om køb af bygninger og inkorporere langsigtet strategisk forvaltning, hvor fastlæggelsen og gennemførelsen af politikken er klart adskilte, men alligevel indgår i et samspil. Med hensyn til indkøbskontrakter, der ikke vedrører bygninger, besluttede det pågældende generaldirektorat, at der skal udvikles et modul, som skal sikre en effektiv opfølgning af de forskellige faser i indkøbsproceduren, at der skal oprettes et register over al korrespondance vedrørende klager, og at der for alle vigtige udbud skal udarbejdes et strategidokument, som skal indeholde cost-benefit-analyser og vise, hvordan behovene opfyldes.

Kontrol med udbetalingen af pensioner

Under denne revision vurderede man, om det interne kontrolsystem og risikoforvaltningen var hensigtsmæssige og blev anvendt effektivt i forbindelse med fastlæggelse og udbetaling af pensioner til pensionerede medarbejdere. Et forældet edb-system nødvendiggør manuel kontrol. Der foretages allerede en forsvarlig forudgående kontrol, men fremover vil der blive foretaget en målrettet, risikobaseret efterfølgende kontrol, hvilket bl.a. vil mindske risikoen for ukorrekte udbetalinger, tab af papirdossierer og ukorrekte manuelle justeringer.

Gennemførelsen af ABAC

Nu, hvor indkøringsfasen for ABAC, som ledsages af revisioner foretaget af Den Europæiske Revisionsret, er ved at være afsluttet, vil IAS mindske sine revisionsaktiviteter på dette område. Efter en negativ udtalelse om regnskabsafslutningen for 2005 i GD EAC blev der foretaget en regnskabsafslutningsrevision af GD EAC og dets forvaltningsorgan for 2006 (i samarbejde med Revisionsretten), og der blev med visse forbehold opnået rimelig sikkerhed, selv om der blev konstateret en begrænset afstemning mellem de lokale og centrale regnskabssystemer og ufuldstændig dokumentation. IAS foretog også revisioner af gennemførelsen af ABAC.

Forvaltningsorganer

IAS reviderede to forvaltningsorganer, hvor der i begge tilfælde blev opnået rimelig sikkerhed vedrørende de forretningsmæssige mål.

Nogle af de spørgsmål, som blev fremhævet, vedrørte overholdelsen af Kommissionens afgørelse om informationssystemers sikkerhed og forordningerne om beskyttelse af personoplysninger, procedurerne for transaktioner ved årets udgang, harmonisering og forenkling af tjeklister og arbejdsgange og en samlet strategi for efterfølgende kontrol.

Andre nyoprettede forvaltningsorganer (Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd og Forvaltningsorganet for Forskning) vil kunne nyde godt af de eksisterende forvaltningsorganers erfaringer med, hvordan man bedst gennemfører alle de nødvendige skridt i opstartsfasen.

FAFA (den finansielle og administrative rammeaftale med FN)

Efter sidste års revision af overholdelsen af FAFA og evnen til at opnå sikkerhed vedrørende anvendelsen af EU's midler opfordrede Revisionsopfølgningsudvalget IAS til at vurdere væsentligheden af de resterende risiko, specielt med hensyn til indirekte omkostninger, under hensyntagen til den overordnede kontrol af finansiering fra EF/FN inden for FAFA og FN's system for finanskontrol. Det yderligere revisionsarbejde bekræftede, at udformningen af FAFA er hensigtsmæssig, men også, at der er behov for en mere effektiv og vidtgående gennemførelse af kontrolmekanismerne. De pågældende generaldirektorater har accepteret alle henstillingerne og har allerede iværksat en række initiativer for at øge anvendelsen af FAFA-kontrolredskaberne på direkte og indirekte omkostninger.

Økonomisk forvaltning og forvaltning af tilskud

Der blev foretaget finansielle revisioner vedrørende delegationerne i Asien og miljøprogrammer.

Revisionen af forvaltningen af de vigtigste finansielle programmer i delegationerne i Asien påviste en række områder, hvor der skal ske forbedringer, som ledelsen har til hensigt at gennemføre inden udgangen af 2008: Ansvarsfordelingen mellem delegationerne og de ansvarlige generaldirektorater skal fastlægges klarere, hovedkvarteret skal i højere grad yde støtte og vejledning til delegationerne for at sikre, at alle delegationerne arbejder på en ensartet og effektiv måde, overvågningen af projekterne og porteføljerne skal øges, og uddannelsesstrategien skal forbedres.

En vurderingen af, hvordan forvaltningen af tilskud til miljøprojekter fungerer, viste, at der er behov for at forbedre dokumentationen af kontrollen med modtagernes faktiske omkostninger, finpudse strategien for efterfølgende kontrol, så den også kommer til at omfatte mindre modtagere, sikre, at de tekniske rapporter godkendes hurtigt, og udsende specifikke retningslinjer for efterfølgende kontrol, som udføres af eksterne revisionsfirmaer.

IAS foretog også et betydeligt antal revisioner af tilskud og af den økonomiske forvaltning.

Opfølgning

En hurtig opfølgning af revisionshenstillingerne er afgørende for den interne revisions effektivitet og for en løbende forbedring af den interne kontrol. Der er gjort visse fremskridt, hvilket har medført et fald i det samlede antal udestående henstillinger, som er fremsat før 2006. IAS vurderer, at over 80 % af henstillingerne er blevet gennemført. Der er dog stadig betydelige forsinkelser i gennemførelsen af afgørende og meget vigtige henstillinger, hvilket viser, at der er svagheder i generaldirektoraternes gennemførelse af handlingsplanerne, specielt i forhold til ældre henstillinger. Over 25 % af de udestående afgørende og meget vigtige henstillinger skulle have været gennemført for over seks måneder siden (hvilket dog er en betydelig forbedring i forhold til over 50 % for et år siden). For at rette op på situationen foreslog IAS, at de generaldirektorater/tjenestegrene, som ikke har truffet foranstaltninger til at gennemføre afgørende og meget vigtige henstillinger, som allerede skulle have været gennemført, skal mindes om, hvor vigtigt det er at gennemføre henstillingerne, og i givet fald skal begrunde forsinkelserne i de årlige aktivitetsrapporter. Revisionsopfølgningsudvalget lægger særlig vægt på opfølgningen af henstillingerne og har for at fremme gennemførelsen besluttet, at formanden for Revisionsopfølgningsudvalget skal sende breve til de pågældende kommissærer for at henlede deres opmærksomhed på afgørende og meget vigtige henstillinger, som skulle have været gennemført for over seks måneder siden.

KONKLUSIONER

På baggrund af de revisioner og vurderinger, som Kommissionen afsluttede i 2007, og andre dertil knyttede aktiviteter har Kommissionens interne revisor draget følgende konklusioner (Kommissionens holdning findes i den sammenfattende rapport om generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter).

IAS-konklusion 1: Alt i alt er der gjort fremskridt, men der er behov for yderligere forbedringer

Under revisionsarbejdet noterede IAS sig, at der var foretaget yderligere forbedringer i Kommissionens interne kontrolsystemer. Antallet af afgørende henstillinger, som er blevet udstedt af IAS, er faldet fra 12 i 2006 til seks i 2007, og antallet af revisioner med negative IAS-udtalelser er faldet fra ni i 2006 til seks i 2007. Der er dog stadig behov for yderligere forbedringer, f.eks. inden for forvaltning af tilskud, efterfølgende kontrol, indkøb og gennemførelse af bestemmelserne om databeskyttelse.

IAS-konklusion 2: Informationssikkerhed

Det er afgørende for Kommissionens effektivitet og omdømme, at det sikres, at de følsomme oplysninger, som opbevares i Kommissionen (både i hovedkvarteret og i delegationerne), beskyttes mod ubeføjet udbredelse og ikke-autoriseret adgang. Alle de berørte generaldirektorater og tjenestegrene bør være særlig opmærksomme på informationssikkerheden og bør sikre, at alle deres sikkerhedsforanstaltninger koordineres med og godkendes af den centrale sikkerhedstjeneste.

IAS-konklusion 3: De operationelle generaldirektorater har det primære ansvar for forebyggelsen af svig

Kommissionen har for nylig vedtaget en ny strategi for "fraud-proofing". OLAF spiller en central rolle i forbindelse med efterforskning af svig og er på grundlag af sine erfaringer med til at udvikle metoder til bekæmpelse af svig. I Kommissionen er det imidlertid generaldirektørerne, der i deres egenskab af ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har det primære ansvar for forebyggelsen af svig inden for deres ansvarsområde (med bistand fra OLAF) og for opfølgningen af OLAF's undersøgelser (inddrivelse osv.).

IAS-konklusion 4: Sikkerhedsprocessen vedrørende den årlige aktivitetsrapport forbedres løbende

Det endelige formål med både sikkerhedsprocessen vedrørende den årlige aktivitetsrapport og den sammenfattende rapport er at støtte kommissærernes politiske ansvar for at forvalte Kommissionen. Grundlaget for den sikkerhed, som gives, vil blive forbedret gennem en præcisering af de tilgrundliggende kontrolstrategier, som understøttes af indikatorer for vigtige kontroller og af en bedre afstemning af sikkerheden med resultaterne af Revisionsrettens arbejde.

IAS-konklusion 5: Der er sket fremskridt i opfølgningen, men der er også et efterslæb på visse områder

Opfølgningen af revisionshenstillingerne er blevet forbedret på det seneste, men på nogle områder tager den stadig for lang tid. Desuden kræver nogle af de problemer, som blev påpeget i de tidligere årsberetninger, stadig opmærksomhed, f.eks. en strategi for menneskelige ressourcer, som fuldt ud er bragt i overensstemmelse med den strategiske planlægningsproces, udvikling af fælles tjenester og forbedring af it-forvaltningen.

[1] Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1995/2006 af 13. december 2006 om ændring af forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, EUT L 390 af 30.12.2006, s. 1.

[2] Se KOM(2007) 806 af 17. december 2007.

[3] En rapport pr. generaldirektorat. Selv om disse rapporter først var færdige i januar 2008, blev hovedparten af revisionsarbejdet udført i 2007, og IAS mener, at resultaterne er vigtige nok til, at de allerede bør medtages i årsberetningen for 2007.

[4] KOM(2007) 502 af 5.9.2007.