Beretning

om regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer for regnskabsåret 2001, med centrets svar

(2002/C 326/05)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer i overensstemmelse med artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Centrets direktør er i henhold til artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i forordning (EF) nr. 2965/94. Retten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik centrets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3). Det bemærkes, at personaleudgifterne (afsnit I) både omfatter udgifterne til centrets ansatte og udgifterne til eksterne oversættere. De disponible bevillinger beløb sig til 27,2 millioner euro, heraf 24,8 millioner for regnskabsåret 2001 og 2,4 millioner fremført fra det foregående regnskabsår. Der blev indgået forpligtelser for 16,8 millioner euro af regnskabsårets bevillinger og udbetalt 15,0 millioner. De resterende bevillinger er enten blevet fremført (1,8 millioner euro) eller er bortfaldet. Grunden til, at så stor en del af bevillingerne er bortfaldet (8,1 millioner euro), er, at reserven ikke er blevet udnyttet (3,9 millioner euro). Der blev fremført 2,4 millioner euro fra det foregående regnskabsår, og heraf blev der udbetalt 2,2 millioner, mens restbeløbet bortfaldt.

Årsregnskab

6. Forvaltningsregnskabet og balancen, som centret har offentliggjort i sin aktivitetsrapport for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

7. Siden april 1997 har centret haft til huse i lokaler, som de luxembourgske myndigheder har stillet til rådighed, men der er ikke indgået en behørig skriftlig aftale herom(4). Centrets bestyrelse vedtog på mødet den 14. marts 2002, at der fra 2002 skal oprettes en reserve til dækning af eventuelle krav fra de luxembourgske myndigheder vedrørende den pris, der skal betales for at benytte disse lokaler.

Køb af varer og tjenesteydelser

Behovsvurdering

8. Generelt bør centret forbedre sin behovsvurdering og tilrettelæggelsen af indkøb, og det bør planlægge med en længere tidshorisont end nu, hvor man i det store og hele kun planlægger for et år ad gangen. Systemet kan formaliseres og dokumenteres bedre, hvilket vil gøre det muligt at sammenholde de forventede behov med de faktiske behov.

Samarbejde med EU's institutioner og de andre fællesskabsorganer

9. Centret er repræsenteret i den interinstitutionelle gruppe til samordning af indkøbsprocedurer og deltager i interinstitutionelle udbud samt i udveksling af oplysninger om køb af almindelige varer og tjenesteydelser. I forbindelse med udbud om oversættelse kunne koordineringen mellem fællesskabsorganerne forbedres. Institutionerne og Oversættelsescentret bedømmer ikke oversættelserne på samme måde og har ikke de samme kvalitetskriterier. Dette problem bør løses, så det bliver muligt at afholde fælles udbud og dermed opnå bedre betingelser.

Bedømmelse af bud

10. Meget ofte vælger centret mellem tilbudsgiverne på grundlag af en vurdering af forholdet mellem pris og kvalitet, især når der er tale om ekstern oversættelse og edb-systemer. Centret angiver forsigtighed og sparsommelighed som bevæggrundene for at benytte denne fremgangsmåde: Jo bedre produktets kvalitet er, desto mindre er anvendelses- og vedligeholdelsesomkostningerne (for eksempel udgifter til revision af oversættelser og vedligeholdelse af edb-systemer).

11. Med hensyn til indkøb af andre varer og tjenesteydelser end ekstern oversættelse varierer kvalitetsbedømmelsen fra kontrakt til kontrakt, selv når der er tale om indkøb af samme art. Som regel foretages bedømmelsen af et udvalg bestående af tre medlemmer, som udtaler sig om de forskellige kvalitetsaspekter på baggrund af de oversatte dokumenter. I nogle tilfælde udtaler medlemmerne sig enkeltvis, i andre gives der en samlet udtalelse på grundlag af medlemmernes forskellige bemærkninger.

12. Retten mener, at kvalitetskriterierne i højere grad

- bør være de samme, når der er tale om indkøb af samme art

- bør fastlægges på grundlag af objektive indikatorer, der så vidt muligt kan kvantificeres

- bør anvendes inden for rammerne af en fastlagt procedure for at sikre, at bedømmelsesudvalgets medlemmer arbejder uafhængigt og upartisk.

13. For at lette opgaven for bedømmerne bør de formelle krav til tilbudsgivernes svar udbygges og præciseres, så svarene bliver så fuldstændige og sammenlignelige som muligt.

Bedømmelse af eksterne oversættelsesfirmaer

14. I de kontrakter, som centret indgår med eksterne oversættelsesfirmaer, er der med tiden blevet stillet stadig strengere og mere præcise krav, især med hensyn til kvalitetskontrol.

15. Alle dokumenter, som er oversat af eksterne oversættere, kvalitetskontrolleres af en af centrets sprogrevisorer. Centrets kunder opfordres også til at bedømme oversættelsernes kvalitet. Men fordi oversættelsesfirmaerne ikke får opgaver af samme sværhedsgrad, er det problematisk at foretage en sammenligning af forholdet mellem pris og kvalitet. Centret bør i samarbejde med de fællesskabsorganer, der benytter sig af eksterne oversættelsesfirmaer, forsøge at fastlægge fælles kvalitetskriterier for oversættelse.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 er det samlede regnskab over centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2001, dateret den 14. marts 2002, sendt til centrets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 21. juni 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de foreliggende oplysninger. Summen af tallene i tabellerne kan afvige lidt fra totalen, fordi tallene er afrundet. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) Jf. punkt 13 i beretningen for regnskabsåret 2000 (EFT C 372 af 28.12.2001, s. 29).

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og pr. 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Centrets svar

VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Årsregnskab

7. De luxembourgske myndigheder har ved flere lejligheder tilkendegivet, at de har til hensigt at behandle denne sag samt aftalen om hjemsted og sikkerhed, så snart finansieringsplanen for centrets endelige hjemsted er udarbejdet. Bestyrelsen indførte på sit møde den 14. marts 2002 post 10 0 0 3 i det foreløbige budgetforslag for 2003 "Reserve til eventuelle forpligtelser vedrørende leje af bygninger" for at tage højde for den usikkerhed, der råder med hensyn til eventuelle forpligtelser vedrørende de lokaler, centret har fået stillet til rådighed. Bestyrelsen vil se på situationsrapporten vedrørende denne sag på sit næste møde den 24. oktober 2002.

Køb af varer og tjenesteydelser

Behovsvurdering

8. Oversættelsescentret har taget Revisionsrettens bemærkninger til efterretning.

Samarbejde med EU's institutioner og de andre fællesskabsorganer

9. Oversættelsescentret deler fuldt ud Rettens holdning. Til iværksættelse af udbudsprocedurer søger oversættelsescentret allerede så vidt muligt at forstærke det interinstitutionelle samarbejde, og det har gjort sig særlig umage inden for harmoniseringen af dokumenter vedrørende udbud, hvilket muliggør besparelser.

Når dette er sagt, bør man holde sig for øje, at der stadig er visse retslige, budgetmæssige eller politiske begrænsninger (gældende bestemmelser, forskelle i fortolkningen af bestemmelserne på grund af forskellige finanskontroller og rådgivende udvalg for indkøb og aftaler samt den enkelte institutions handlefrihed med henblik på at gennemføre de opgaver, der er blevet den pålagt).

Bedømmelse af bud

10. For så vidt angår tjenesteydelser inden for ekstern oversættelse, finder tildelingen af kontrakter sted på grundlag af forskellige kriterier, der giver mulighed for at fastslå det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Oversættelsescentret foretager en vurdering af forholdet mellem kvalitet og pris og er på baggrund af sine erfaringer i indkøb af tjenesteydelser inden for ekstern oversættelse overbevist om vigtigheden af det kvalitative element, der bl.a. giver mulighed for en reduktion af omkostningerne til revision. Af denne grund blev kvalitetskriteriet for de seneste udbud på sprogområdet revideret i opadgående retning (nødvendigt at opnå mindst 60 % i kvalitet, for at et tilbud kan anses at være af tilstrækkelig kvalitet til, at proceduren kan fortsættes).

For andre tjenesteydelser end oversættelse kan det ske, at ordregiveren kun baserer sig på kriteriet om den laveste pris ved tildelingen af kontrakter.

11-13. Oversættelsescentret anerkender behovet for absolut klarhed i bedømmelsesudvalgenes drift og funktion. Der gøres vedvarende bestræbelser i denne henseende.

For andre tjenesteydelser end oversættelse er procedurerne klart defineret. Udvalgene består altid af mindst tre medlemmer, hvoraf mindst én ikke kommer fra den berørte afdeling. Udvalgenes sammensætning afhænger af ekspertiseområdet. Selvom udvalgenes beslutninger altid træffes i fællesskab, vil ekspertens mening inden for specifikke områder derfor fremgå.

Bedømmelse af eksterne oversættelsesfirmaer

15. For så vidt angår en fælles holdning vedrørende de eksterne oversættelsesfirmaers kvalitet, er et projekt til et interinstitutionelt bedømmelsessystem i færd med at blive gennemført. Sværhedsgraden af de tekster, der skal oversættes, er ét af flere elementer, der skal tages højde for i dette projekt. Den fælles holdning, Retten henstiller til, følges allerede inden for rammerne af Det Interinstitutionelle Udvalg for Vurdering af Kvaliteten af Freelanceoversættelser (CIEQ), til hvilket sager fremsendes til udtalelse, så snart et kvalitetsproblem viser sig internt.