Beretning

om Det Europæiske Arbejdsmiljøagenturs regnskab for regnskabsåret 2001, med agenturets svar

(2002/C 326/02)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i overensstemmelse med artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94(1).

2. Retten har revideret Det Europæiske Arbejdsmiljøagenturs regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Direktøren er i henhold til artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik agenturets regnskaber og udførte i forbindelse hermed det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3).

6. Regnskabsårets disponible bevillinger(4) beløb sig til 14,0 millioner euro, heraf 12,0 millioner til regnskabsåret 2001 og 2,0 millioner fremført fra det foregående regnskabsår. Ud over de budgetbevillinger agenturet havde fået tildelt, modtog det et tilskud fra Kommissionen på 624000 euro til finansiering af en flerårig aktion med henblik på forberedelse af kandidatlandenes tiltrædelse. I 2001 blev der indgået forpligtelser for 126959 euro af dette beløb, heraf blev 17048 euro udbetalt, mens restbeløbet blev fremført.

7. Der blev indgået forpligtelser for 11,3 millioner euro af bevillingerne for regnskabsåret 2001. 5,0 millioner blev udbetalt, dvs. 44 % af de indgåede forpligtelser. De resterende bevillinger blev enten fremført (6,2 millioner euro) eller bortfaldt (0,8 millioner euro). Der var afsat 7,6 millioner euro i aktionsbevillinger (budgetafsnit III), heraf blev der indgået forpligtelser for 7,3 millioner; der blev udbetalt 1,5 millioner, 5,8 millioner måtte fremføres til næste regnskabsår, og de resterende bevillinger bortfaldt. Årsagen til, at der fremførtes et så stort beløb i aktionsbevillinger, er, at Kommissionen i 2001 overdrog en vigtig aktion (til 4,5 millioner euro) til agenturet. Med den tid, det tog at forberede denne aktion, var det ikke muligt at iværksætte den i 2001, og alle bevillingerne måtte fremføres til regnskabsåret 2002. Imidlertid er fremførselsprocenten for aktionsbevillingerne stadig meget høj, også når der ses bort fra denne aktion, og agenturet bør planlægge sine aktiviteter bedre og sørge for, at planlægningen overholdes.

8. De fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår beløb sig til 2,0 millioner euro, heraf vedrører 1,7 millioner budgetafsnit III. 1,7 millioner euro af disse bevillinger blev udbetalt, heraf vedrører 1,5 millioner euro budgetafsnit III. Det resterende beløb blev annulleret.

Årsregnskab

9. Forvaltningsregnskabet og balancen, som agenturet offentliggjorde i sin årsberetning for 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

10. Agenturet foretager ikke afskrivning på sine anlægsaktiver. Det bør anvende Kommissionens regler for værdiansættelse og afskrivning(5), således at værdierne på balancen giver et retvisende billede af de aktiver, der indgår i dets formue.

11. Agenturet bør forstærke de foranstaltninger, det allerede har iværksat med henblik på at nedsætte risikoen for, at beløb tilbagebetales to gange. Tjenesterejseudgifterne for de personer, agenturet indkalder, bør derfor refunderes på basis af de originale dokumenter og ikke på basis af kopier.

12. Når der ses bort fra de tilfælde, der er fastsat i bestemmelserne, bør et regnskabsårs transaktioner ikke kunne ændres i agenturets budgetregnskabssystem SI2, når regnskabsåret er afsluttet (15. januar i det efterfølgende regnskabsår).

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

13. Med henblik på gennemførelsen af budgetposten "Forskning inden for arbejdsmiljø og sundhed" indgik agenturet den 23. februar 2001 en kontrakt på 225000 euro, selv om de disponible bevillinger kun beløb sig til 185000 euro. Agenturet har uden at forelægge nogen begrundelse herfor anvendt bevillingerne fra en anden budgetpost (program til fordel for små og mellemstore virksomheder) til dækning af forskellen på 40000 euro mellem de disponible bevillinger og kontraktbeløbet. Denne praksis er ikke i overensstemmelse med reglen om specificering.

14. Agenturet fremfører systematisk samtlige ikke udnyttede foreløbige forpligtelser til det næste regnskabsår, uden at der foreligger dokumentation i form af allerede udstedte ordresedler. Således fremførte det 114134 euro til 2002 til dækning af udgifter i forbindelse med tjenesterejser, selv om det manglede at udbetale mindre end 50000 euro. Sådanne fremførsler er uberettigede.

15. Et beløb på i alt 82500 euro var ikke blevet inkasseret inden udgangen af regnskabsåret 2001, som det skulle i henhold til de udstedte indtægtsordrer. Agenturet bør træffe foranstaltninger til, at beløbet inkasseres.

16. I januar 2001, dvs. efter den 31. december 2000, som var den frist, agenturets direktør havde sat, søgte et nationalt center om et tilskud til at kunne gennemføre en række aktiviteter svarende til omkostninger på i alt 184768 euro. Agenturet godkendte programmet endeligt i september 2001 og indvilligede i at betale 27781 euro, som fuldt ud blev finansieret af agenturets tilskud. Begrundelsen for at udbetale dette beløb var, at det tilskud, som det pågældende center havde modtaget året forinden, var mindre end forventet, fordi en del af de planlagte aktiviteter ikke var blevet gennemført. En så stor forskel i omfanget af de forventede aktiviteter, og den tid det tog at nå frem til en endelig beslutning, viser, at agenturet bør planlægge sit arbejde mere omhyggeligt.

17. Først fra og med andet kvartal af 2001 havde agenturet færdigudviklet et egentligt system til beregning af det antal sider, agenturet forventede skulle oversættes af Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer. Dette system bør indgå som et led i planlægningen af agenturets arbejde, så det undgås, at agenturet i hastesager må anvende lokale oversættelsesbureauer.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 216 af 20.8.1994, s. 5.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2001, dateret den 9. april 2002, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 15. april 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de anvendte data. Tallene er afrundede, hvilket kan give små forskelle i totalbeløbene. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) Ikke-opdelte bevillinger.

(5) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

Tabel 1

Budgetgennemførelsen for regnskabsåret 2001NB:

Eventuelle afvigelser i totalbeløbene skyldes, at tallene er afrundet.

Kilde:

Agenturets oplysninger - disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger - disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og pr. 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger - disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

Det Europæiske Arbejdsmiljøagenturs svar på Revisionsrettens bemærkninger om agenturets regnskab for regnskabsåret 2001:

Budgetgennemførelse

Punkt 7 og 8

Som Retten påpeger, har procenten for fremførsel af aktionsbevillinger fra regnskabsåret 2001 til det efterfølgende regnskabsår været høj. Dette skyldes navnlig, at 4,5 mio. EUR ud af de 5,8 mio. EUR, som Retten nævner, havde direkte tilknytning til tilskudsordningen for 2001-2002 for SMV (små og mellemstore virksomheder), som var en ny foranstaltning, Europa-Parlamentet havde anmodet om, og som Europa-Kommissionen havde overdraget til agenturet.

Agenturet havde med hensyn til restbeløbet bestræbt sig på at gøre alt for at begrænse bevillingsfremførselsprocenten inden for de grænser, agenturets retsgrundlag satte. Med henblik herpå vil temacentrene nu blive betalt i løbet af det år, hvortil bevillingerne er blevet tildelt.

Endelig sørger agenturet til stadighed for at indføre egnede værktøjer eller forbedre de eksisterende værktøjer for fortløbende at forbedre kvaliteten og overvågningen af agenturets planlægning.

Årsregnskab

Punkt 10

Som følge af Rettens bemærkninger havde agenturet først planlagt at anvende de regler om værdiansættelse og afskrivning på anlægsaktiver, som Kommissionen har vedtaget, ved at indarbejde disse i agenturets egne bestemmelser. Da den almindelige omarbejdning af finansforordningen, som nu pågår, imidlertid er ved at være afsluttet, foreslås det, at agenturet afventer den endelige vedtagelse for at sikre gennemførelsen heraf og anskaffelsen af et tilpasset forvaltningssoftware.

Punkt 11

For at undgå dobbeltgodtgørelse af udgifter anfører agenturet i overensstemmelse med Rettens henstillinger bemærkningen "paid by EU-Agency" (betalt af EU-agentur) på originale bilag (billetter) for rejseudgifter til ekspertmøder og sikrer i princippet, at godtgørelserne betales via bankoverførsel til modtagernes officielle bankkonti, idet bankoplysningerne er blevet registreret på en af agenturets formularer.

Punkt 12

Den transaktion, som Retten henviser til, er en undtagelse, idet den vedrører et mindre reguleringsbeløb til korrigering af en konteringsfejl på en budgetpost for de ansatte, som ikke kunne fremføres til det følgende år.

Agenturet vil sørge for, at sådanne transaktioner ikke forekommer i fremtiden.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

Punkt 13

Kontrakten, som Retten omtaler (225000 EUR), omhandlede udførelsen af to former for særskilte opgaver vedrørende området "Forskning inden for arbejdsmiljø og sundhed": den ene specifikt inden for området (budgetkonto 3 0 2 2: 185000 EUR), mens den anden også berørte området, men kunne henføres til foranstaltninger i forbindelse med "Små og mellemstore virksomheder (SMV)" (budgetkonto 3 0 7 1: 40000 EUR). På baggrund heraf og for ikke at forsinke iværksættelsen af denne foranstaltning som følge af bogføringsproblemer besluttede agenturet at opføre udgiften under de to tilsvarende budgetposter inden for rammerne af de disponible bevillinger.

Punkt 14

I de fleste tilfælde dækkede bevillingsfremførslerne restbeløb, som endnu ikke var betalt, og som omfattede kontrakter eller ordresedler, der vedrørte det pågældende regnskabsår. I visse tilfælde var beløbene ikke klart afgrænsede (helt nøjagtige), fordi de vedrørte fakturaer, hvor omkostningerne kunne variere afhængigt af forbrugets art eller arten af de leverede tjenesteydelser (f.eks.: elektricitet, telefon, vedligeholdelse).

Med hensyn til udgifterne til tjenesterejser havde agenturet besluttet at fremføre samtlige bevillinger, hvorover der var disponeret (foreløbige forpligtelser), for at kunne betale de godtgørelser af tjenesterejser, som endnu ikke var betalt.

Agenturet ville følge Rettens henstillinger om beregningen af de restbeløb, der endnu ikke var betalt, så bevillingsfremførslerne direkte svarede til disse beløb.

Punkt 15

Agenturet vil følge Rettens henstillinger og indføre et system for månedlig overvågning af endnu ikke udførte indtægtsordrer.

Disse indtægtsordrer vedrørte hovedsagelig projekter, for hvilke rapporterne for den endelige gennemførelse ikke var blevet fremlagt inden for de fastsatte tidsfrister. Siden er disse problemer blevet løst, eller er ved at blive løst, hvilket bevirker, at der kan foretages annullering af de pågældende indtægtsordrer. I andre tilfælde skyldtes den manglende inkassering i 2001, at agenturet ikke rettidigt modtog de relevante oplysninger fra banken.

Punkt 16

Agenturet vil i overensstemmelse med Rettens henstillinger og i det omfang, omstændighederne og procedurerne tillader det, sørge for at forbedre sit planlægningssystem og begrænse forskelle i omfanget af forventede aktiviteter, begrænse forsinkelser i programgennemførelser, begrænse forsinkelser i beslutningstagningen og overholde princippet om etårige budgetter (se punktet "Budgetgennemførelse" ovenfor.

Punkt 17

Agenturet gjorde brug af sine erfaringer fra regnskabsåret 2001 og udarbejdede i december 2001 et første overslag over antallet af sider til oversættelse i 2002. En månedlig sammenligning mellem det forventede antal sider til oversættelse og det antal sider, der faktisk blev sendt til oversættelse, i tillæg til en regelmæssig revision af overslagene skulle nu gøre det nemmere at foretage en tilfredsstillende overvågning af de givne bevillinger.