DA Den Europæiske Unions Tidende C 417/1

Sammendrag af resultaterne af Revisionsrettens årlige revision af EU’s agenturer og andre organer for regnskabsåret 2016

(2017/C 417/01)

INDHOLD

AKRONYMER FOR EU'S AGENTURER OG ANDRE ORGANER 3

RESUMÉ 5

HVEM VI ER 5

HVAD VI REVIDEREDE 5

Forskellige typer af agenturer placeret rundt omkring i EU's medlemsstater 5

Agenturernes budgetter og midler — øges på prioriterede områder og i lyset af den større selvfinansiering 7

Antallet af ansatte stiger på prioriterede områder 9

Revisionsordninger 9

HVAD VI KONSTATEREDE 10

Blank erklæring om regnskabets rigtighed for samtlige agenturer 10

Blank erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet, for alle agenturer undtagen EASO 10

Forhold af særlig betydning fremhævet af Revisionsretten 10

Andre revisionsresultater på forskellige områder 11

Menneskelige ressourcer — der er i visse tilfælde anledning til bekymring 11

Offentlige indkøb er forsat et fejlbehæftet område 11

Agenturerne har ikke samme IT-landskab, selv om deres aktiviteter stort set er de samme 12

IT-konsulentbistanden og projektforvaltningen i EMA bør forbedres 13

Budgetforvaltningen er med visse undtagelser ved at blive bedre 14

De eksterne evalueringer er generelt positive 14

Det rapporteres, at IAS's revisionsresultater giver et mere fuldstændigt overblik 14

I de fleste tilfælde er opfølgningen på tidligere års bemærkninger undervejs 14

BILAG I — Agenturernes budget og personale 16

BILAG II — Bemærkninger, der ikke drager Revisionsrettens erklæringer i tvivl 19

BILAG III — Opfølgning på udestående bemærkninger, der ikke drager Revisionsrettens erklæringer i tvivl 22

AKRONYMER FOR EU'S AGENTURER OG ANDRE ORGANER

Akronym Fuldt navn Placering ACER Agenturet for Samarbejde mellem Energireguleringsmyndigheder Ljubljana, Slovenien BEREC Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation Riga, Letland CdT Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer Luxembourg, Luxembourg Cedefop Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse Thessaloniki, Grækenland Cepol Den Europæiske Unions Agentur for Uddannelse inden for Retshåndhævelse Budapest, Ungarn CHAFEA Forvaltningsorganet for Forbrugere, Sundhed, Landbrug og Fødevarer Luxembourg, Luxembourg CPVO EF-Sortsmyndigheden Angers, Frankrig EACEA Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur Bruxelles, Belgien EASA Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur Køln, Tyskland EASME Forvaltningsorganet for Små og Mellemstore Virksomheder Bruxelles, Belgien EASO Det Europæiske Asylstøttekontor Valletta, Malta EBA Den Europæiske Banktilsynsmyndighed London, Det Forenede Kongerige ECDC Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme Stockholm, Sverige ECHA Det Europæiske Kemikalieagentur Helsingfors, Finland EEA Det Europæiske Miljøagentur København, Danmark EFCA EU-Fiskerikontrolagenturet Vigo, Spanien EFSA Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet Parma, Italien EIGE Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder Vilnius, Litauen EIOPA Den Europæiske Tilsynsmyndighed for Forsikrings- og Arbejdsmarkedspensionsordninger Frankfurt, Tyskland EIT Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi Budapest, Ungarn EMA Det Europæiske Lægemiddelagentur London, Det Forenede Kongerige EMCDDA Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug Lissabon, Portugal EMSA Det Europæiske Søfartssikkerhedsagentur Lissabon, Portugal ENISA Den Europæiske Unions Agentur for Net- og Informationssikkerhed Heraklion, Grækenland ERA Den Europæiske Unions Jernbaneagentur Valenciennes, Frankrig ERCEA Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd Bruxelles, Belgien ESMA Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed Paris, Frankrig ETF Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut Torino, Italien EUIPO Den Europæiske Unions Kontor for Intellektuel Ejendomsret Alicante, Spanien eu-LISA Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed Tallinn, Estland EU-OSHA Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur Bilbao, Spanien Euratom Euratoms Forsyningsagentur Luxembourg, Luxembourg Eurofound Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene Dublin, Irland Eurojust Den Europæiske Unions Enhed for Retligt Samarbejde Haag, Nederlandene Europol Den Europæiske Politienhed Haag, Nederlandene FRA Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder Wien, Østrig Frontex Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning Warszawa, Polen GSA Det Europæiske GNSS-Agentur Prag, Den Tjekkiske Republik INEA Forvaltningsorganet for Innovation og Netværk Bruxelles, Belgien REA Forvaltningsorganet for Forskning Bruxelles, Belgien SRB Den Fælles Afviklingsinstans Bruxelles, Belgien

RESUMÉ

Den Europæiske Revisionsret (Revisionsretten) har revideret årsregnskabet og de underliggende transaktioner for 41 EU-organer, kontorer og agenturer (agenturerne) for regnskabsåret 2016. Revisionsretten har afgivet en erklæring uden forbehold (en blank erklæring) om regnskaberne for samtlige agenturer på nær ét (EASO).

Agenturernes regnskaber gav et retvisende billede af deres finansielle og økonomiske stilling, og de transaktioner, der ligger til grund for regnskaberne, var i de fleste tilfælde lovlige og formelt rigtige, men der er stadig plads til forbedringer, som det fremgår af visse punkter med supplerende oplysninger og punkter om andre forhold og af de bemærkninger om revisionsresultaterne, der ikke drager revisionserklæringerne i tvivl.

Dette dokument giver et sammendrag af resultaterne af disse revisioner. Det har til formål at gøre det nemmere at analysere og sammenligne Revisionsrettens særlige årsberetninger om disse agenturer. Revisionsrettens erklæringer og bemærkninger samt agenturernes svar findes i de respektive særlige årsberetninger. Dette sammendrag er ikke en revisionsberetning og heller ikke en revisionserklæring.

HVEM VI ER

Revisionsretten er den EU-institution, der reviderer EU's finanser. Det er Revisionsrettens opgave at bidrage til at forbedre EU's økonomiske forvaltning, fremme ansvarlighed og gennemsigtighed og agere som den uafhængige beskytter af unionsborgernes finansielle interesser. Som EU's uafhængige eksterne revisor skal Revisionsretten kontrollere, at der aflægges korrekt regnskab for EU's midler, at de inkasseres og anvendes i overensstemmelse med de relevante regler og forordninger, og at de har givet valuta for pengene. Inden for dette mandat reviderer Revisionsretten hvert år regnskaberne for alle EU's institutioner og agenturer og gennemgår de transaktioner, der ligger til grund for disse regnskaber.

HVAD VI REVIDEREDE

Forskellige typer af agenturer placeret rundt omkring i EU's medlemsstater

Agenturerne er særskilte juridiske enheder, der er oprettet ved en afledt retsakt med henblik på at udføre tekniske, videnskabelige eller forvaltningsmæssige opgaver, som hjælper EU-institutionerne med at udarbejde og gennemføre politikker. De er meget synlige i medlemsstaterne og har stor indflydelse på politikudformning og beslutningstagning samt på gennemførelsen af programmer på områder, der har afgørende betydning for EU-borgernes hverdag, f.eks. sundhed, sikkerhed, frihed og retfærdighed. Afhængigt af deres struktur og opgaver kan der skelnes mellem decentrale agenturer, andre organer og Kommissionens forvaltningsorganer. Når vi henviser til specifikke agenturer i dette sammendrag, bruger vi forkortelserne fra listen over akronymer i begyndelsen af beretningen.

De 32 decentrale agenturer spiller en vigtig rolle i forbindelse med udarbejdelsen og gennemførelsen af EU's politikker, særlig når der er tale om opgaver af teknisk, videnskabelig, operationel og/eller reguleringsmæssig art. De skal give Kommissionen mulighed for at koncentrere sig om politikudformning og skal styrke samarbejdet mellem EU og de nationale regeringer ved at samle teknisk og faglig ekspertise fra begge sider. De decentrale organer er oprettet for en ubestemt periode og er placeret rundt omkring i EU (jf. figur 1).

De tre andre organer er EIT, Euratom og SRB. EIT i Budapest er et uafhængigt, decentralt EU-organ, der samler videnskabelige og erhvervsmæssige ressourcer samt uddannelsesressourcer med det formål at styrke Unionens innovationskapacitet. Euratom i Luxembourg blev oprettet for at bidrage til at opfylde målene i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab. SRB i Bruxelles er den fælles afviklingsmekanismes centrale myndighed i den europæiske bankunion. Dens opgave er at sikre, at nødlidende banker afvikles velordnet og med mindst mulig indvirkning på realøkonomien og de offentlige finanser i og uden for EU's medlemsstater.

Kommissionens seks forvaltningsorganer er ansvarlige for opgaver i relation til forvaltningen af et eller flere EU-programmer og er oprettet for en tidsbestemt periode. De er placeret i Bruxelles (EACEA, EASME, ERCEA, INEA og REA) og Luxembourg (CHAFEA).

Figur 1

Agenturernes placering i medlemsstaterne

Agenturernes budgetter og finansiering — øges på prioriterede områder og i lyset af den større selvfinansiering

En del agenturer er helt eller delvist selvfinansierende, men hovedparten af dem finansieres næsten fuldstændig med midler fra EU's almindelige budget (jf. oversigten i tabel 1). ERA skal være delvist selvfinansierende senest i juni 2019.

Tabel 1

Agenturernes type og finansiering

Finansiering Hovedsagelig EU's almindelige budget Stort set selvfinansierende EU's budget, med bidrag fra medlemsstaterne og/eller gebyrer (delvist selvfinansierende) Decentrale agenturer 24 2 CPVO, EUIPO 6 EASA, EBA, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA Andre organer 2 EIT, Euratom 1 SRB — Kommissionens forvaltningsorganer 6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA og CHAFEA — —

Det samlede 2016-budget for alle agenturerne (undtagen SRB, som har et særligt mandat og en særlig mekanisme) beløb sig til ca. 3,4 milliarder euro (2015: 2,8 milliarder euro), hvilket svarer til ca. 2,4 % af EU's almindelige budget i 2016 (2015: 2,0 %). Stigningen vedrører hovedsagelig de agenturer, der arbejder med emner med relation til industri, forskning og energi (ekstra 358 millioner euro) og borgernes rettigheder og retlige og indre anliggender (ekstra 174 millioner euro). 2,3 milliarder euro af budgettets 3,4 milliarder euro blev finansieret af EU's almindelige budget, mens ca. 1 milliard euro blev finansieret med gebyrer og også med direkte bidrag fra medlemsstater, EFTA-lande mv.

SRB, der blev oprettet ved SRM-forordningen, som støtter den fælles afviklingsmekanisme, opkrævede endvidere ca. 11,8 milliarder euro i bidrag fra kreditinstitutter til at sikre, at Den Fælles Afviklingsfond er fuldt etableret senest i 2023.

Det samlede 2016-budget for alle agenturerne inklusive SRB beløb sig derfor til ca. 15,2 milliarder euro. Nærmere oplysninger om budgetterne for de enkelte agenturer findes i bilag I.

Figur 2

Agenturernes finansieringskilder i 2016

Figur 3

Agenturernes budgetter i millioner euro

Antallet af ansatte er steget på prioriterede områder

Ved udgangen af 2016 havde agenturerne 10 364 ansatte (2015: 9 848) (1), (2). Den største stigning i antallet af ansatte skete som i det foregående år i de agenturer, som beskæftiger sig med emner i relation til industri, forskning og energi (110), borgernes rettigheder og retlige og indre anliggender (177) samt økonomiske og monetære anliggender (85). Nærmere oplysninger om antallet af ansatte i de enkelte agenturer findes i bilag I.

Revisionsordninger

Ifølge artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde (3) skal Revisionsretten revidere regnskaberne for ethvert af Unionen oprettet agentur, for så vidt oprettelsesakten ikke udelukker det. Vi reviderede derfor 41 agenturer og afgav erklæringer om pålideligheden af deres årsregnskab og om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed i det regnskabsår, der sluttede den 31. december 2016.

Den nugældende lovramme definerer ordningerne for revision af agenturernes regnskaber, jf. tabel 2.

Tabel 2

Ordningerne for revision af agenturernes regnskaber

Agenturer Revideres af Revisionsretten Revisionsfirma & Revisionsretten Decentrale agenturer 2 30 Andre organer 1 (4) 2 Forvaltningsorganer 6 —

32 agenturers årsregnskaber blev kontrolleret af uafhængige eksterne revisorer (revisionsfirmaer) i overensstemmelse med artikel 208, stk. 4, i EU's finansforordning (5) og artikel 107, stk. 1, i rammefinansforordningen for agenturerne (6). Vi gennemgik revisionsfirmaernes arbejde i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Denne gennemgang gav tilstrækkelig sikkerhed til, at vi kunne bruge revisionsfirmaernes arbejde som grundlag for vores egne revisionserklæringer om regnskabernes rigtighed. Hvad angår de ni resterende agenturer gjaldt vores revision kun regnskabernes rigtighed. Som i de foregående år var Revisionsretten stadig eneansvarlig for revisionen med hensyn til lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der lå til grund for samtlige agenturers regnskaber.

Ud over de agenturer, der revideres af Revisionsretten, er der tre forsvarsrelaterede agenturer (Det Europæiske Forsvarsagentur, Den Europæiske Unions Institut for Sikkerhedsstudier og EU-Satellitcentret), som henhører under Rådet og finansieres med bidrag fra medlemsstaterne. De revideres ikke af Revisionsretten, men af andre uafhængige eksterne revisorer. I vores horisontale analyse (7) af EU's ordninger for ansvarlighed og offentlig revision fra 2014 konstaterede vi, at der ikke var nogen tvingende begrundelse for disse agenturers anderledes revisionsmandat.

HVAD VI KONSTATEREDE

Blank erklæring om regnskabernes rigtighed for alle agenturer

De endelige regnskaber for alle 41 agenturer giver i alt væsentligt et retvisende billede af deres finansielle stilling pr. 31. december 2016 samt af resultaterne af deres transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med de gældende finansielle bestemmelser og de regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt.

Blank erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet, for alle agenturer undtagen EASO

For 40 agenturers vedkommende konkluderede vi, at de transaktioner, der ligger til grund for årsregnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2016, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige.

Vi afgav en erklæring med forbehold om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for EASO's regnskab. Forbeholdet vedrører to udbud, hvor principperne for offentlige indkøbsaftaler ikke var overholdt i tilstrækkeligt omfang.

Forhold af særlig betydning fremhævet af Revisionsretten

For to af de agenturer, der er placeret i London, EBA og EMA, indsatte vi et punkt med supplerende oplysninger (8) vedrørende Det Forenede Kongeriges beslutning om at forlade Den Europæiske Union. EBA's og EMA's årsregnskab og de tilhørende noter var blevet udarbejdet på grundlag af de begrænsede oplysninger, der forelå, da regnskabet blev underskrevet, og gav endnu ikke et pålideligt skøn over de fremtidige omkostninger, der vil være forbundet med at standse aktiviteterne i Det Forenede Kongerige og flytte til andre lokaliteter. Vi henviste også til risikoen for, at indtægterne falder som følge af Det Forenede Kongeriges udtræden af EU, og for, at flytningen af disse agenturer vil medføre et ekspertisetab, der kan udgøre en risiko for driftskontinuiteten.

Vi indsatte syv punkter om andre forhold (9) vedrørende den mulige indvirkning af det Forenede Kongeriges udtræden af Den Europæiske Union på flere af de i London placerede agenturers indtægter og aktiviteter. CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA og EUIPO vil måske opleve et fald i indtægterne som direkte resultat af de færre gebyrgenererende aktiviteter i Det Forenede Kongerige. GSA driver tekniske enheder, der er placeret i Det Forenede Kongerige, og hvis status endnu ikke er fastlagt.

Hvad angår SRB indsatte vi et punkt med supplerende oplysninger vedrørende den kontrolramme, der er indført med henblik på beregningen af kreditinstitutternes bidrag til Den Fælles Afviklingsfond. Vi gjorde opmærksom på, at bidragene til Afviklingsfonden beregnes på grundlag af kreditinstitutternes oplysninger til Afviklingsinstansen via de nationale afviklingsmyndigheder. SRM-forordningen fastlægger imidlertid ikke en samlet og konsekvent kontrolramme, der kan sikre, at oplysningerne er pålidelige. Vi bemærkede endvidere, at den metode til beregning af bidrag, som er fastsat i lovrammen, er meget kompleks, hvilket indebærer en risiko med hensyn til nøjagtighed. Endvidere kan Afviklingsinstansen ikke frigive detaljer om de risikovurderede bidragsberegninger for hvert enkelt kreditinstitut, eftersom disse er indbyrdes forbundne og omfatter fortrolige oplysninger om andre kreditinstitutter. Dette påvirker beregningernes gennemsigtighed.

Vi indsatte også punkter om andre forhold vedrørende svagheder i de udbud, som de juridiske enheder i EIT's videncentre for innovation havde gennemført, og vedrørende det forhold, at EIT havde for lidt personale til at håndtere den øgede arbejdsbyrde.

Hvad angår CdT indsatte vi et punkt om andre forhold for at gøre opmærksom på, at flere agenturer i stigende grad oversætter internt eller benytter sig af andre, alternative løsninger. Det betyder, at CdT's kapacitet ikke udnyttes maksimalt, og at der på europæisk plan er overlapning i forbindelse med udvikling af oversættelsessystemer og driftsomkostninger. Den stigende brug af alternative oversættelsesløsninger i de andre agenturer udgør en risiko for CdT's forretningsmodel.

Andre revisionsresultater på forskellige områder

Vi rapporterede også i alt 115 revisionsresultater »bemærkninger« (2015: 90), der berører 34 agenturer (2015: 37) for at gøre opmærksom på forhold af betydning og for at pege på, hvor der er plads til forbedringer. I bilag II gives en oversigt over de bemærkninger, der er fremsat vedrørende de enkelte agenturer.

Menneskelige ressourcer — der er i visse tilfælde anledning til bekymring

Et tilstrækkeligt personale er afgørende for stabiliteten og effektiviteten af agenturernes virksomhed og for deres kapacitet til at gennemføre deres arbejdsprogrammer. Vi konstaterede, at syv agenturer var berørt af problemer vedrørende personaleforvaltning og andre personalespørgsmål, herunder stor personaleudskiftning, svagheder i ansættelsesprocedurerne og ledige stillinger, som i en lang periode var besat med midlertidigt ansatte.

Tre agenturer (Frontex, Cepol og BEREC) havde problemer med at finde egnede ansøgere med den ønskede profil, hvilket muligvis hænger sammen med den lønjusteringskoefficient, der anvendes i værtslandet (henholdsvis 66,7 %, 69 % og 76,5 %). Når der blev fundet egnede ansøgere, var antallet af personer, der kunne ansættes fra værtslandet, uforholdsmæssigt større end fra andre medlemsstater. For at tiltrække ansøgere ansatte Frontex 14 medarbejdere i en højere lønklasse, end det var tilladt ifølge personalevedtægten. For de to andre agenturers vedkommende noterede vi stor personaleudskiftning, som vil kunne få konsekvenser for forretningskontinuiteten og agenturernes evne til at gennemføre aktiviteterne i deres arbejdsprogrammer. Cepols rekrutteringsproblemer skyldes muligvis også, at agenturet er i konkurrence med et andet EU-organ placeret i Budapest (EIT).

Tre agenturer (EMA, EIT og ECDC) stod over for organisatoriske udfordringer. EMA har siden 2014 undergået to større omorganiseringer, herunder en intern omfordeling af stillinger på top- og mellemlederniveau. Omrokeringen af nøgleansatte på IT- og administrationsområdet var ikke vellykket og medførte væsentlig risiko for manglende stabilitet i agenturet og dets virksomhed. Fra oprettelsen i 2008 til juli 2014 skiftede EIT direktør fire gange. Siden august 2014 er stillingen som direktør og siden februar 2013 også en anden lederstilling blevet besat ad interim, hvilket er i strid med personalevedtægten, som fastsætter, at en ad interim-ansættelse højst kan vare ét år. Det skaber usikkerhed hos interessenterne og risikerer at skade den strategiske kontinuitet. Den midlertidige direktør for ECDC blev udpeget i maj 2015 og fungerede stadig den 31. december 2016. Den maksimale periode på ét år var dermed overskredet. Denne ad interim-ansættelse har også givet anledning til 15 yderligere midlertidige ordninger for andre ansatte.

Offentlige indkøb er forsat et fejlbehæftet område

Formålet med indgåelse af offentlige indkøbsaftaler er at sikre konkurrence mellem økonomiske aktører for at gøre det økonomisk mest fordelagtige køb på en gennemsigtig, objektiv og konsistent måde og på grundlag af den gældende lovramme. I de særlige årsberetninger for EASO, EMCDDA, eu-LISA, EMA og BEREC anførte vi, at agenturerne ikke fuldt ud overholder principperne for offentlige indkøb og reglerne i finansforordningen. Bemærkningerne går primært på uoverensstemmelser i udbudsdokumenter, manglende overholdelse af kriterierne for udvælgelse af økonomiske aktører samt det forhold, at der mangler formelle procedurer og en klar delegeret beføjelse til at tildele og underskrive kontrakter.

Revisionsretten påskønnede, at agenturerne i stigende grad bruger interinstitutionelle rammekontrakter i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser, hvilket sikrer administrativ effektivitet og giver stordriftsfordele. En interinstitutionel rammekontrakt om software, IT-licenser og -tjenester, som i 2014 var indgået mellem en kontrahent og Kommissionen på vegne af flere institutioner og agenturer, blev imidlertid ikke gennemført optimalt i mindst tre agenturer (EMA, EEA og EASO). Kontrahenten fungerer som mellemled mellem institutionerne og agenturerne og de potentielle leverandører, der kan dække deres behov. For denne formidlingsservice har rammekontrahenten ret til at opkræve et gebyr på fra to til ni procent af leverandørernes priser. I de reviderede betalinger under denne rammekontrakt bemærkede vi, at priserne og de gebyrer, der blev opkrævet, ikke automatisk blev kontrolleret og sammenholdt med leverandørernes prisstillelser og fakturaer, samt at anvendelsen af rammekontrakten ikke altid var en garanti for tilstrækkelig konkurrence og derfor ikke sikrede, at det var den økonomisk mest fordelagtige løsning, der blev valgt.

Der blev også meldt om svagheder i relation til intern kontrol i forbindelse med indkøbsprocedurer. I fire agenturer (EASO, EIT, EMSA og EIGE) konstaterede vi i fem tilfælde, at svage kontroller havde ført til ineffektivitet, for eksempel fordi indkøbsbehovene var blevet undervurderet på det tidpunkt, hvor procedurerne blev gennemført.

Selv om performanceaspekter ikke er fokus for vores årlige revision af agenturerne, forventes vores revisorer at være opmærksomme på risikoen for svag performance og på risici i relation til økonomisk forvaltning. I seks agenturer (eu-LISA, FRONTEX, EU-OSHA, EEA, BEREC og EUIPO) bemærkede vi i syv tilfælde, at der blev anvendt indkøbsordninger, som ikke var optimale, og som udgør en risiko for, at der ikke opnås mest mulig valuta for pengene, samt svagheder i overvågningen af kontrakternes gennemførelse.

Agenturerne har ikke samme IT-landskab, selv om deres aktiviteter stort set er de samme

Agenturerne udfører en bred vifte af operationelle aktiviteter, som kræver passende og undertiden skræddersyede IT-løsninger. De centrale operationelle og administrative aktiviteter gennemføres imidlertid inden for samme lovramme, hvilket tyder på, at de har samme processer, der kan støttes af de samme IT-løsninger. Med hensyn til at anvende samme budgetforvaltnings- og regnskabssystemer har agenturerne gjort meget store fremskridt, men på andre centrale områder såsom personaleforvaltning og indkøbs- og kontraktforvaltning anvendes der stadig mange forskellige IT-løsninger. Også på disse områder bør agenturerne overveje en større harmonisering af IT-løsningerne, da dette ikke kun vil kunne sikre bedre omkostningseffektivitet, men også mindske risiciene i relation til intern kontrol og styrke IT-styringen.

Der vil potentielt kunne opnås andre fordele, for eksempel en mere harmoniseret rapportering fra ledelsen og andre implicerede samt indførelse af flere automatiserede revisionshandlinger med henblik på større revisionseffektivitet. EU-agenturernes netværk har forpligtet sig til yderligere at fremme samarbejdet mellem agenturerne og med Kommissionen om disse spørgsmål og for så vidt angår ekstern revision også med Revisionsretten.

Figur 4

Mange forskellige IT-løsninger i agenturerne

Personaleforvaltningssystemer

Indkøbs-/kontraktforvaltningssystemer

IT-konsulentbistanden og projektforvaltningen i EMA bør forbedres

Ud over standardarbejdet i forbindelse med den årlige revision, der dækker alle agenturerne, gennemgik vi ansættelsen af IT-konsulenter i EMA til to store IT-projekter (Pharmacovigilance og Clinical Trials), hvorigennem agenturet søger at opfylde en lovgivningsmæssig forpligtelse til at oprette komplekse paneuropæiske netværkssystemer, der kræver omfattende IT-udvikling. EMA's stillingsfortegnelse blev ikke udvidet for at gøre det nemmere at opbygge intern ekspertise i forretnings- og IT-udvikling, og agenturet bestilte derfor konsulentfirmaer til at arbejde inden for disse områder, hvilket gjorde det kritisk afhængigt af ekstern ekspertise.

Vi konstaterede også, at der ikke var indført en metodologi, der egnede sig til sådanne store og komplekse projekter, før projekterne gik i gang, og dette kan have forringet ledelsens kapacitet til at overvåge og kontrollere projektgennemførelsen og sikre sammenhæng mellem projekterne. EMA har fortsat arbejdet på at udvikle en passende metodologi, og den seneste finjustering blev indført i september 2016.

Den type konsulentkontrakter, der anvendes (tidsforbrug og midler), begrænsede også EMA's kapacitet til at kontrollere konsulenternes aktiviteter og overvåge de leverede resultaters kvalitet, og det samme gjorde det forhold, at en del af konsulentprocessen gennemføres eksternt og i en anden medlemsstat. Agenturet har oplevet forsinkelser og stigende omkostninger i forbindelse med projekternes gennemførelse. De hyppige ændringer af projektomfang, budgetter og tidsfrister skyldtes hovedsagelig, at systemkravene blev justeret, så de tog hensyn til ændringer i medlemsstaternes behov. Der er endnu ingen sikkerhed med hensyn til IT-systemernes endelige omkostninger og datoerne for deres ibrugtagning.

Hvad angår resultaterne af denne pilotundersøgelse af konsulenttjenesterne i EMA vil Revisionsretten fremover, når det er relevant, udnytte den avancerede metodologi, viden og ekspertise, den har opnået under denne revision.

Budgetforvaltningen er med visse undtagelser ved at blive bedre

Antallet af bemærkninger på dette område faldt betydeligt i 2016, men den hyppigst fremsatte bemærkning i de særlige årsberetninger vedrører fortsat de mange fremførsler af forpligtede budgetbevillinger og er stadig aktuel for 23 agenturer. Disse fremførsler skyldes imidlertid normalt aktionernes flerårige karakter. Vi opfordrede flere agenturer til at overveje at indføre opdelte budgetbevillinger. Det er det redskab, der ifølge finansforordningen kan anvendes i sådanne situationer.

Der blev i fire tilfælde (Frontex, CPVO, CHAFEA og EASME) rapporteret om bortfald af budgetbevillinger fremført fra tidligere år, hvilket tyder på, at budgetbehovene var sat for højt, og dermed på svagheder i planlægningen.

Som reaktion på den migrationskrise, Unionen står over for, fik Frontex og EASO betydeligt flere opgaver. Som følge heraf var de endelige 2016-budgetter for EASO og Frontex henholdsvis tre gange så stort og 75 % højere end i det foregående år. Begge agenturer stod over for betydelige administrative og operationelle udfordringer, og der var store forventninger til, at de straks ville kunne levere resultater, selv om de ikke havde meget tid til at tilpasse deres systemer og procedurer og ansætte det nødvendige personale. De havde derfor problemer med at udnytte de ekstra midler i budgetåret, hvilket førte til betydelige bortfald af midler (Frontex) eller store fremførsler (EASO). Dette var i mange tilfælde en af årsagerne til, at budget- og indkøbsreglerne ikke var overholdt, og til, at det var vanskeligt at gennemføre tilskudsaftalerne med Kommissionen eller modtagerne optimalt.

De eksterne evalueringer er generelt positive

For første gang henviste vi i seks tilfælde eksplicit til resultaterne af eksterne evalueringer af agenturernes aktiviteter og samlede performance. Evalueringsresultaterne var generelt positive, og agenturerne udarbejdede handlingsplaner for at følge op på de spørgsmål, der blev rejst i evalueringsrapporterne. I de fleste agenturers oprettelsesforordning er det fastsat, at der periodisk (normalt hvert fjerde eller sjette år) skal udføres en ekstern evaluering. Men for seks agenturers vedkommende (Frontex, CPVO, CHAFEA og EASME) konstaterede vi, at oprettelsesforordningen ikke havde en sådan bestemmelse. Det er et spørgsmål, der bør tages op. Vi rapporterede også, at der ifølge EMA's oprettelsesforordning skal udføres en ekstern evaluering hvert tiende år, og det er for lang tid til, at interessenterne kan få effektiv feedback om agenturets performance.

Det rapporteres, at IAS's revisionsresultater giver et mere fuldstændigt overblik

Med hensyn til 2016 henviste vi for første gang til Kommissionens interne revisionstjenestes (IAS's) revisionskonklusioner for at give et mere fuldstændigt overblik over revisionsresultaterne. Der blev i alt henvist til 14 af IAS's revisionsrapporter. I alle tilfælde var agenturerne og IAS blevet enige om en plan for korrigerende foranstaltninger.

Opfølgningen på tidligere års bemærkninger er i de fleste tilfælde undervejs

Hvor det var relevant, fremlagde vi en statusrapport om de opfølgningsforanstaltninger, agenturerne har truffet som reaktion på bemærkningerne fra tidligere år. Som det fremgår af bilag III, var de korrigerende foranstaltninger i relation til de 140 bemærkninger, der var udestående ved udgangen af 2015 (2014: 134), i de fleste tilfælde afsluttede eller i gang.

Figur 5

Opfølgning på tidligere års bemærkninger

(1) Personalet omfatter tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte samt udstationerede nationale eksperter.

(2) Tallene fra 2015 blev opdateret på grundlag af agenturernes data.

(3) EUT C 326 af 26.10.2012, s. 47.

(4) På grund af Euratoms Forsyningsagenturs begrænsede ressourcer og aktiviteter revideres dette agentur udelukkende af Revisionsretten.

(5) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).

(6) Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 (EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42).

(7) Revisionsrettens horisontale analyse — Mangler, overlapninger og udfordringer: en horisontal analyse af EU's ordninger for ansvarlighed og offentlig revision.

(8) I punkterne med supplerende oplysninger gøres der opmærksom på vigtige forhold, som er afgørende for læsernes forståelse af regnskabet.

(9) Punkterne om andre forhold anvendes til at meddele andre vigtige forhold end dem, der præsenteres eller oplyses i årsregnskabet.

BILAG I Agenturernes budget og personale (1) Budget (2) Personale (3) Europa-Parlamentets stående udvalg Overordnet generaldirektorat Politikområde 2015 2016 2015 2016 (millioner euro) (millioner euro) Decentrale agenturer eu-LISA Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender HOME Indre Anliggender 71,7 82,3 134 144 EASO HOME Indre Anliggender 15,9 53,0 93 125 Frontex HOME Indre Anliggender 143,3 251,0 309 365 EMCDDA HOME Indre Anliggender 18,5 15,4 100 101 Europol HOME Indre Anliggender 95,0 104,0 666 737 FRA JUST Retlige Anliggender 21,6 21,6 107 105 Cepol HOME Indre Anliggender 8,8 10,3 41 51 Eurojust JUST Retlige Anliggender 33,8 43,5 246 245 EBA Økonomiske og Monetære Anliggender FISMA Finansielle Tjenesteydelser og Kapitalmarkeder 33,4 36,5 156 161 EIOPA FISMA Finansielle Tjenesteydelser og Kapitalmarkeder 20,2 21,8 133 139 ESMA FISMA Finansielle Tjenesteydelser og Kapitalmarkeder 36,8 39,4 202 204 SRB (4) FISMA Finansielle Tjenesteydelser og Kapitalmarkeder 22,0 11 865 108 180 EU-OSHA Beskæftigelse, Sociale Anliggender og Arbejdsmarkedsforhold EMPL Beskæftigelse, Sociale Anliggender og Arbejdsmarkedsforhold 16,9 16,7 65 65 Cedefop EAC Uddannelse og Kultur 18,4 18,0 123 122 Eurofound EMPL Beskæftigelse, Sociale Anliggender og Arbejdsmarkedsforhold 21,2 20,8 111 104 ETF EAC Uddannelse og Kultur 21,0 21,0 129 130 CdT DGT Sprogtjenester 49,6 50,5 218 225 ECDC Miljø, Folkesundhed og Fødevaresikkerhed SANTE Sundhed og Forbrugerbeskyttelse 58,5 58,2 260 260 ECHA GROW Erhvervspolitik 114,8 110,1 572 578 EEA ENV Miljø 49,2 50,5 219 208 EFSA SANTE Sundhed og Forbrugerbeskyttelse 78,8 79,5 434 443 EMA SANTE Sundhed og Forbrugerbeskyttelse 304,0 305,0 775 768 EFCA Fiskeri MARE Maritime Anliggender og Fiskeri 9,2 10,0 64 64 CPVO Industri, Forskning og Energi SANTE Landbrug og Udvikling af Landdistrikter 14,7 16,1 46 44 Euratom (4) ENER & RTD Energi og Innovation 0,1 0,1 17 17 ACER ENER Energi 11,3 15,9 80 103 GSA GROW Erhvervspolitik 363,8 626,4 139 160 EIT EAC Innovation og Teknologi 232,0 283,0 50 59 ENISA CNECT Digitalt Indre Marked 10,0 11,0 69 69 EUIPO GROW Det Indre Marked 384,2 421,3 848 910 BEREC CNECT Digitalt Indre Marked 4,0 4,2 26 27 EASA Transport og Turisme MOVE Mobilitet og Transport 185,4 193,4 779 774 EMSA MOVE Mobilitet og Transport 64,8 71,1 246 246 ERA MOVE Mobilitet og Transport 26,3 27,5 157 155 EIGE Kvinders Rettigheder og Ligestilling JUST Retlige Anliggender 7,9 7,8 42 45 Forvaltningsorganer EACEA EAC & CNECT & HOME & ECHO Uddannelse og Kultur 46,9 49,1 441 442 REA RTD & EAC & GROW & HOME & CNECT & AGRI Forskning og Innovation 54,6 62,9 618 628 ERCEA RTD Forskning og Innovation 39,6 42,6 417 461 EASME ENTR & RTD & ENR & ENV & CLIMA & CNECT & MARE Energi, Iværksætterånd og Innovation 36,4 35,8 373 417 INEA MOVE & ENER & CNECT & RTD Mobilitet og Transport 18,4 21,7 186 225 CHAFEA SANTE & JUST & AGRI Forbrugerbeskyttelse 7,4 8,7 49 58 I alt 2 770,40 15 182,70 9 848 10 364 Uden SRB's budget vedrørende Afviklingsfonden 2 770,04 3 382,70 9 848 10 364 (1) Kilde: Data fra agenturerne. (2) Budgettallene er baseret på betalingsbevillingerne. (3) Tjenestemænd, midlertidigt ansatte, kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter. (4) SRB og Euratom er ikke konsolideret i EU's årsregnskab.

BILAG II Bemærkninger, der ikke drager Rettens erklæringer i tvivl Antal bemærkninger i alt Regnskabernes rigtighed Transaktionernes lovlighed/formelle rigtighed Intern kontrol Budgetforvaltning Forsvarlig økonomisk forvaltning/performance Andre bemærkninger Indkøbsprocedurer Rekruttering, forfremmelser og lønninger Andet Indkøbsprocedurer Overvågning af kontrakternes finansielle gennemførelse Andet IAS's konklusioner Store fremførsler Stort bortfald af fremførsler fra 2015 Andet Indkøbsprocedurer Personaleforvaltning Den eksterne evaluerings bemærkninger Andet Intet egentligt krav om ekstern evaluering Personaleanliggender Andet Decentrale agenturer 1 Cepol 2 1 1 2 EASO 11 1 1 1 3 1 1 1 2 3 EMCDDA 2 1 1 4 eu-LISA 7 1 1 1 2 1 1 5 Eurojust 1 1 6 Europol 1 1 7 FRA 2 1 1 8 Frontex 9 1 1 1 1 1 1 2 1 9 EBA 0 10 EIOPA 0 11 ESMA 0 12 SRB 6 1 1 3 1 13 CdT 1 1 14 Cedefop 0 15 ETF 2 1 1 16 EU-OSHA 3 1 1 1 17 Eurofound 4 1 1 1 1 18 ECDC 3 1 1 1 19 ECHA 3 1 1 1 20 EEA 3 1 1 1 21 EFSA 1 1 22 EMA 8 1 1 1 1 3 1 23 EFCA 0 24 ACER 2 1 1 25 BEREC 5 1 1 1 1 1 26 CPVO 3 1 1 1 27 EIT 7 1 1 1 2 1 1 28 ENISA 3 1 1 1 29 EUIPO 3 1 1 1 30 Euratom 0 31 GSA 3 1 1 1 32 EASA 2 1 1 33 EMSA 1 1 34 ERA 0 35 EIGE 4 2 1 1 Forvaltningsorganer 36 CHAFEA 2 1 1 37 EACEA 2 1 1 38 EASME 2 1 1 39 ERCEA 3 1 1 1 40 INEA 1 1 41 REA 3 2 1 Subtotaler: 115 2 5 4 2 5 2 7 14 23 4 5 7 2 6 9 6 6 6 I alt: 11 28 32 24 18