Resumé af udtalelse fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse om forslaget om ændring af direktiv (EU) 2017/1132 for så vidt angår brugen af digitale værktøjer og processer inden for selskabsret

(Udtalelsen findes i sin helhed på engelsk, fransk og tysk på den tilsynsførendes websted www.edps.europa.eu)

(2018/C 324/06)

Udtalelsen er udarbejdet på grundlag af en konsultation fra Europa-Kommissionen samt en specifik anmodning fra Europa-Parlamentet.

Forslaget til direktiv om ændring af direktiv (EU) 2017/1132 for så vidt angår brugen af digitale værktøjer og processer inden for selskabsret har til formål at supplere EU's nuværende regelsæt ved at afhjælpe manglen på regler for onlineregistrering af selskaber, indberetning og offentliggørelse af de registrerede oplysninger om selskaber og filialer i elektronisk form eller forskelle i sådanne regler medlemsstaterne imellem. Endvidere har det til formål at sikre, at medlemsstaterne gør det muligt for selskaberne at drage fordel af elektronisk identifikation, og at fastsætte bestemmelser om en yderligere udveksling af oplysninger mellem de nationale selskabsregistre vedrørende direktører pålagt konkurskarantæne. Det sikrer også vederlagsfri adgang til en liste over dokumenter og oplysninger i alle medlemsstater og indfører engangsprincippet på selskabsretsområdet, således at selskaberne ikke skal fremlægge de samme oplysninger flere gange for forskellige myndigheder. Endelig giver det Kommissionen mulighed for at oprette et valgfrit adgangspunkt for EU-institutioner til platformen.

Den tilsynsførende bifalder forslaget og er enig i Kommissionens opfattelse, at brugen af digitale værktøjer kan give selskaberne mere lige muligheder, men minder samtidig om behovet for at tage højde for, at en øget adgang til personoplysninger skal ledsages af effektive foranstaltninger til at forhindre ulovlig eller unfair behandling af disse oplysninger. Dette er baggrunden for, at udtalelsen har fokus på specifikke anbefalinger med to målsætninger: at garantere retssikkerheden og øge opmærksomheden om risici som følge af adgangen til personoplysninger, der ville blive gjort bredt tilgængelige på internettet i digital form på mange sprog og via en lettilgængelig europæisk platform/adgangspunkt.

Den tilsynsførende anbefaler at benytte lejligheden med revisionen af bestemmelserne om registersammenkoblingssystemet til nøje at overveje anbefalingerne i sin udtalelse om forslaget til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om ændring af direktiv 89/666/EØF, 2005/56/EF og 2009/101/EF for så vidt angår sammenkobling af centrale registre og handels- og selskabsregistre. Endvidere anbefaler den tilsynsførende at tage højde for de specifikke anbefalinger, der blev givet i udtalelsen om forslaget til et direktiv om oprettelse af en fælles digital portal og »engangsprincippet«, for at garantere retssikkerheden i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

Den tilsynsførende foreslår endvidere, at der tilføjes en henvisning til den nye forordning, der snart vil erstatte Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (1). Han anbefaler ligeledes, at det sikres, at forslaget præciserer rammerne for datastrømme og procedurer for administrativt samarbejde ved hjælp af det elektroniske net med henblik på at sørge for, at oplysninger behandles på et solidt retsgrundlag, og at der fastsættes tilstrækkelige databeskyttelsesgarantier, navnlig med hensyn til personoplysninger vedrørende direktører pålagt konkurskarantæne.

Endelig anbefaler den tilsynsførende at tilføje en henvisning til Kommissionens afgørelse 2014/333/EU (2), som anfører Kommissionens opgaver og ansvarsområder inden for databehandlingen i forbindelse med e-justiceportalen. Endvidere opfordrer han til at præcisere den respektive fordeling af opgaver og ansvarsområder mellem hver part, der er involveret i databehandlingen, i forbindelse med registeransvar og fælles udøvelse af registeransvar.

1. INDLEDNING OG BAGGRUND

1. Den 25. april 2018 vedtog Europa-Kommissionen (»Kommissionen«) forslaget til Europa-Parlamentets (»Parlamentet«) og Rådets direktiv om ændring af direktiv (EU) 2017/1132 for så vidt angår brugen af digitale værktøjer og processer inden for selskabsret ( 3 ) (»forslaget«) sammen med forslaget til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om ændring af direktiv (EU) 2017/1132 for så vidt angår grænseoverskridende omdannelser, fusioner og spaltninger ( 4 ) . Da sidstnævnte fastsætter harmoniserede regler inden for grænseoverskridende omdannelser, fusioner og spaltninger af selskaber, har udtalelsen fokus på forslaget.

2. Denne udtalelse er udarbejdet på grundlag af en konsultation fra Kommissionen og en separat anmodning fra Parlamentet til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (den tilsynsførende), som uafhængig tilsynsmyndighed, om at afgive udtalelse om forslaget. Den tilsynsførende er taknemlig for at være blevet hørt som krævet i artikel 28, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001, og at en henvisning til udtalelsen indgår i forslagets præambel.

1.1. Forslagets formål

3. Forslaget er baseret på artikel 50, stk. 1, og artikel 50, stk. 2, litra b), c), f) og g), i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Det har til formål at: — supplere EU's nuværende regelsæt ved at afhjælpe manglen på regler for onlineregistrering af selskaber, indberetning og offentliggørelse af de registrerede oplysninger om selskaber og filialer i elektronisk form eller forskelle i sådanne regler medlemsstaterne imellem, som ifølge Kommissionen skaber unødige omkostninger og byrder for iværksættere (5) — sikre, at medlemsstaterne gør det muligt for selskaberne at drage fordel af elektronisk identifikation og tillidstjenester via eIDAS-forordningen (6) — fastsætte bestemmelser om en yderligere udveksling af oplysninger mellem de nationale selskabsregistre vedrørende direktører pålagt konkurskarantæne — udvide adgangen til offentliggjorte dokumenter og oplysninger om selskaber til andre selskaber end de selskaber med begrænset ansvar, der er opført i bilag II til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2017/1132 (7) — sikre vederlagsfri adgang til en liste over dokumenter og oplysninger i alle medlemsstater — indføre engangsprincippet på selskabsretsområdet, således at selskaberne ikke skal fremlægge de samme oplysninger flere gange for forskellige myndigheder — give Kommissionen mulighed for at oprette et valgfrit adgangspunkt for EU-institutioner til platformen.

1.2. Baggrunden for forslaget

4. Direktiv (EU) 2017/1132, som skal ændres ved forslaget, har kodificeret flere direktiver vedrørende selskabsret ( 8 ) , herunder Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2012/17/EU ( 9 ) . Direktiv 2012/17/EU har oprettet registersammenkoblingssystemet (»BRIS«), som er nærmere beskrevet i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2015/884 af 8. juni 2015 om fastlæggelse af tekniske specifikationer og procedurer for systemet ( 10 ) . BRIS har været gældende siden den 8. juni 2017. Ifølge Kommissionens websted deltager 31 lande (EU-medlemsstaterne plus lande i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde). BRIS forbinder de nationale selskabsregistre til en »europæisk central platform« og tilvejebringer et fælles adgangspunkt via den europæiske e-justiceportal, hvorigennem borgere, selskaber og offentlige myndigheder kan søge oplysninger om selskaber og deres filialer oprettet i andre medlemsstater. CEF e-levering (én af byggestenene i Europa-Kommissionens Connecting Europe-facilitet) ( 11 ) gør det muligt for medlemsstaternes selskabsregistersystemer at udveksle meddelelser sikkert via CEF e-levering. Brugere af BRIS kan også drage fordel af loginsystemet, da e-justiceportalen anvender CEF e-levering.

5. Ifølge konsekvensanalysen, der ledsager forslaget, tilbyder EU dog stadig meget inkonsistente rammer, når det drejer sig om, hvorvidt der er onlineværktøjer tilgængelige for selskaberne i deres kontakt med offentlige myndigheder på selskabsrettens område. Medlemsstaterne yder e-forvaltningstjenester i varierende omfang. På nuværende tidspunkt indeholder EU's selskabsret visse digitaliseringselementer såsom medlemsstaternes forpligtelse til at stille oplysninger til rådighed online om selskaber med begrænset ansvar. Disse krav er imidlertid begrænsede og upræcise, hvilket fører til uensartet gennemførelse på nationalt niveau. Dertil kommer, at visse digitale processer overhovedet ikke er omfattet af EU-retten, og at kun 17 medlemsstater i dag har fastsat en procedure, der sikrer fuld onlineregistrering af selskaber. Situationen er den samme for onlineregistrering af filialer ( 12 )

1.3. Synergier med andre initiativer

6. I begrundelsen til forslaget bemærkes det, at fastsættelsen af mere specifikke, grundlæggende bestemmelser om procedurerne for oprettelse og registrering af selskaber med begrænset ansvar og filialer vil supplere Kommissionens forslag til forordning om oprettelse af en fælles digital portal ( 13 ) , som omfatter den generelle registrering af forretningsaktivitet ved hjælp af onlinemidler, med undtagelse af stiftelse af selskaber med begrænset ansvar. Indførelsen af »engangsprincippet« på selskabsretsområdet, ifølge hvilket selskaberne ikke skal fremlægge de samme oplysninger flere gange for forskellige myndigheder, er også i overensstemmelse med EU-handlingsplanen for e-forvaltning 2016-2020 og støtter indsatsen i EU for at reducere de administrative byrder på borgere og virksomheder ( 14 )

3. KONKLUSION

Derfor anbefaler den tilsynsførende:

— at benytte lejligheden med revisionen af direktiv (EU) 2017/1132 vedrørende BRIS til nøje at overveje anbefalingerne i sin tidligere udtalelse fra 2011

— at tage højde for de specifikke anbefalinger, der blev givet i hans tidligere udtalelse om forslaget til et direktiv om oprettelse af en fælles digital portal og »engangsprincippet«

— at tilføje en henvisning til den nye forordning, der snart vil erstatte forordning (EF) nr. 45/2001

— at sikre, at forslaget præciserer rammerne for datastrømme og procedurer for administrativt samarbejde ved hjælp af det elektroniske net med henblik på at sørge for, at i) enhver udveksling af oplysninger eller anden databehandlingsaktivitet ved hjælp af det elektroniske net (f.eks. offentliggørelse af personoplysninger via den fælles platform/adgangspunkt) foretages på et solidt retsgrundlag, og at ii) der fastsættes tilstrækkelige databeskyttelsesgarantier, navnlig med hensyn til personoplysninger vedrørende direktører pålagt konkurskarantæne

— at tilføje en henvisning til afgørelse 2014/333/EUaf, som anfører Kommissionens opgaver og ansvarsområder inden for databehandlingen i forbindelse med e-justiceportalen

— at præcisere den respektive fordeling af opgaver og ansvarsområder mellem hver part, der er involveret i databehandlingen, i forbindelse med registeransvar og fælles udøvelse af registeransvar.

Udfærdiget i Bruxelles, den 26. juli 2018. Giovanni BUTTARELLI Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).

(2) Kommissionens afgørelse 2014/333/EU af 5. juni 2014 om beskyttelse af personoplysninger i den europæiske portal e-justice (EUT L 167 af 6.6.2014, a. 57).

(3) COM/2018/239 final — 2018/0113 (COD).

(4) COM/2018/241 final — 2018/0114 (COD).

(5) Begrundelsen til forslaget, s. 4 og 5.

(6) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked og om ophævelse af direktiv 1999/93/EF (EUT L 257 af 28.8.2014, s. 73). Denne forordning indeholder fælles standarder for gensidig anerkendelse af elektroniske identifikationsmidler med henblik på grænseoverskridende autentifikation af en onlinetjeneste, der udbydes af en offentlig myndighed i en medlemsstat. Se udtalelse 2013/C 28/04 fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse om Kommissionens forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked (forordningen om elektronisk identifikation og tillidstjenester) https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/12-09-27_electronic_trust_services_en_0.pdf og resuméet heraf (EUT C 28 af 30.1.2013, s. 6).

(7) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2017/1132 af 14. juni 2017 om visse aspekter af selskabsretten (EUT L 169 af 30.6.2017, s. 46).

(8) Det ophæver Rådets direktiv 82/891/EØF og 89/666/EØF samt Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/56/EF, 2009/101/EF, 2011/35/EU og 2012/30/EU.

(9) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2012/17/EU af 13. juni 2012 om ændring af Rådets direktiv 89/666/EØF og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/56/EF og 2009/101/EF for så vidt angår sammenkobling af centrale registre og handels- og selskabsregistre (EUT L 156 af 16.6.2012, s. 1).

(10) Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2015/884 af 8. juni 2015 om fastlæggelse af tekniske specifikationer og procedurer for det registersammenkoblingssystem, der oprettes ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/101/EF (EUT L 144 af 10.6.2015, s. 1).

(11) e-levering foreskriver tekniske specifikationer, som kan anvendes på ethvert af EU's politikområder (retlige anliggender, indkøb, forbrugerbeskyttelse osv.), for at muliggøre en sikker og pålidelig udveksling af dokumenter og data (strukturerede, ikke-strukturerede og/eller binære), både på tværs af grænser og sektorer. Som følge heraf kan organisationer, der har udviklet deres IT-systemer uafhængigt af hinanden, begynde at kommunikere sikkert med hinanden, så snart de har tilsluttet sig et knudepunkt i forbindelse med e-levering. Se Kommissionens websted:

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/2017/06/19/BRIS+Now+Live+on+the+European+e-Justice+Portal

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eDelivery+-+Overview.

(12) Arbejdsdokument fra Kommissionens tjenestegrene — konsekvensanalyse — SWD(2018) 141 final, 1.4.1 Driver: What causes the problem?, s. 13 ff.

(13) Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om oprettelse af en fælles digital portal, der skal stille oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester til rådighed, og om ændring af forordning (EU) nr. 1024/2012, COM(2017) 256 final, 2017/0086 (COD). Se Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelses udtalelse nr. 8/2017 afgivet om den fælles digitale portal og »engangsprincippet«: https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/17-08-01_sdg_opinion_en.pdf.

(14) Begrundelsen til forslaget, s. 6.