FORKLARENDE RAPPORT om konventionen, udarbejdet på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union, om forkyndelse i Den Europæiske Unions medlemsstater af retslige og udenretslige dokumenter i sager om civile eller kommercielle spørgsmål (Godkendt af Rådet den 26. juni 1997) (97/C 261/03)

INDLEDNING

1. Konventionerne om civilretligt samarbejde i Den Europæiske Union har til formål at skabe et fælles retsområde, hvor borgerne kan gøre deres ret gældende og nyde de samme garantier som dem, de har ved deres eget lands domstole.

Det er i den forbindelse et væsentligt krav, at procedurerne afvikles hurtigt, og at retssikkerheden garanteres i en tid, hvor udviklingen af de indbyrdes relationer, hvad enten de berører privatsfæren eller de økonomiske eller kulturelle forbindelser, uundgåeligt medfører flere tvister.

Fremsendelsen af retslige og udenretslige dokumenter i sager om civile eller kommercielle spørgsmål fra én medlemsstat til en anden med henblik på forkyndelse er et uomgængeligt led i afviklingen af en sag og skal kunne ske på tilfredsstillende betingelser.

2. Den 29. og 30. oktober 1993 gav justitsministrene, forsamlet i Rådet, en gruppe ved navn Gruppen vedrørende Forenkling af Dokumentfremsendelse mandat til at udarbejde et instrument med det formål at forenkle og fremskynde dokumentfremsendelsesprocedurerne mellem medlemsstaterne. Gennemgangen af besvarelserne af det spørgeskema, der var blevet udarbejdet i april 1992 under det portugisiske formandskab i samarbejde med Nederlandene og Det Forenede Kongerige, havde nemlig afsløret et komplekst, uensartet og lidet effektivt system.

Da de fleste medlemsstater er parter i Haag-konventionen af 15. november 1965 om forkyndelse i udlandet af retslige og udenretslige dokumenter i sager om civile eller kommercielle spørgsmål, men også i bilaterale eller regionale instrumenter, er der med tiden opstået en vis forvirring med hensyn til, hvilke procedurer der skal følges eller har forrang, hvilket giver anledning til langsommelighed, fejl eller kontroversielle valg.

I 1993 forelagde den nederlandske delegation et udkast til en tilpasning af artikel IV - om forkyndelse af dokumenter mellem Den Europæiske Unions medlemsstater - i den protokol, der er knyttet som bilag til Bruxelles-konventionen af 27. september 1968 om retternes kompetence og om fuldbyrdelse af retsafgørelser i borgerlige sager, herunder handelssager.

Dette udkast blev drøftet en første gang i gruppen, hvorefter det tyske formandskab udarbejdede et spørgeskema om den procedure, der anvendes i de enkelte medlemsstater.

Endelig forelagde det franske formandskab i begyndelsen af 1995 et nyt udkast, som navnlig bygger på indførelse af én enkelt ordning, der skal være obligatorisk for alle medlemsstaterne.

På grundlag af medlemsstaternes forslag og resultaterne af en høring af retsudøvere, som fandt sted på Kommissionens tjenestegrenes initiativ, gik arbejdet i retning af en løsning, som skaber ligevægt mellem de forskellige foreliggende holdninger.

Efter at gruppen havde afsluttet sine drøftelser, forelagde det nederlandske formandskab i henhold til artikel K.6 i traktaten om Den Europæiske Union konventionsudkastet til behandling i Europa-Parlamentet (1).

Den 26. maj 1997 fastlagde Rådet konventionen (2), som samme dag blev undertegnet af repræsentanter for samtlige medlemsstater.

3. Den nye konvention er den eneste, der skal finde anvendelse mellem Unionens medlemsstater, med forbehold af allerede eksisterende eller fremtidige aftaler mellem to eller flere medlemsstater om et tættere samarbejde mellem disse, som omhandlet i artikel K.7 i traktaten om Den Europæiske Union.

Konventionen ligger i direkte forlængelse af Haag-konventionen af 1965, som den har overtaget en række løsninger fra, men den indfører nogle nyskabelser, der bygger på fire hovedprincipper.

For at undgå forsinkelser som følge af fremsendelse af dokumenter gennem flere mellemled indføres der for det første mere direkte forbindelser mellem de personer eller myndigheder, der er ansvarlige for dokumentfremsendelsen, og dem, der skal forkynde dokumenterne eller sørge for, at de bliver forkyndt.

Dernæst indføres der en række praktiske metoder til forenkling af retsudøvernes opgaver, såsom anvendelse af moderne fremsendelsesmidler, en fuldstændigt dækkende formular, der er enkel at anvende i praksis, samt fortegnelser over de modtagende instanser, medlemsstaterne har udpeget.

For at beskytte parternes rettigheder indføres der endvidere bl.a. nyskabende regler om oversættelse af dokumenter.

Der nedsættes tillige en eksekutivkomité, der skal påse, at konventionen fungerer efter hensigten, og som desuden skal udarbejde og ajourføre en håndbog vedrørende de modtagende instanser, opstille en ordliste over nyttige juridiske udtryk samt fremsætte forslag med henblik på at forbedre gennemførelsen af konventionens bestemmelser eller ændre dens indhold.

Endelig skal der som kronen på værket vedtages en protokol om fortolkning af konventionen ved De Europæiske Fællesskabers Domstol, hvor protokollen af 3. juni 1971 om Domstolens fortolkning af Bruxelles-konventionen af 27. september 1968 er benyttet som model ved udarbejdelsen.

Spørgsmålet om forkyndelse af dokumenter er omhandlet i artikel 20 i Bruxelles-konventionen og i artikel IV i den dertil knyttede protokol, og disse to artikler bør derfor tilpasses.

Med denne konvention, der er det første resultat af det civilretlige samarbejde, som blev indført med afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union, bliver det muligt at styrke de eksisterende forbindelser mellem medlemsstaterne.

Det er op til juristerne og retsudøverne at sørge for, at konventionen bliver en succes.

AFSNIT I

Artikel 1 Anvendelsesområde

1. I artikel 1, stk. 1, fastlægges konventionens anvendelsesområde. Det fastsættes således, at konventionen regulerer forholdet mellem Den Europæiske Unions medlemsstater for så vidt angår fremsendelse af dokumenter i sager om civile eller kommercielle spørgsmål.

Forholdet mellem konventionen og andre aftaler eller arrangementer, der er indgået af to eller flere medlemsstater, behandles i artikel 20. Der henvises derfor for så vidt angår dette spørgsmål til redegørelsen vedrørende artikel 20.

Konventionen omhandler fremsendelse af retslige og udenretslige dokumenter med henblik på forkyndelse. Den definerer ikke, hvad der skal forstås ved retslige og udenretslige dokumenter.

Ved retslige dokumenter skal naturligvis forstås dokumenter, der har tilknytning til en retssag. For udenretslige dokumenter synes det ikke muligt at give en præcis definition. Der vil være tale om dokumenter udarbejdet af en stævningsmand, f.eks. notarialakter, eller dokumenter udarbejdet af en officiel myndighed i medlemsstaten eller dokumenter, der som følge af deres art eller betydning gør det berettiget, at de fremsendes og forkyndes for modtagerne efter en officiel procedure.

I lighed med de mange andre aftaler, der også anvender begrebet civile eller kommercielle spørgsmål, giver konventionen ingen definition heraf, og den henviser heller ikke til definitionen i afsenderstatens eller modtagerstatens lovgivning.

Af hensyn til sammenhængen mellem de forskellige konventioner, der er indgået i Den Europæiske Union, vil det være hensigtsmæssigt at henholde sig til den fortolkning af begrebet civile og kommercielle spørgsmål, som Domstolen har givet; den fastlægger en selvstændig definition, der tager hensyn til konventionens målsætninger og hovedlinjer samt til de generelle principper, der kan udledes af alle de nationale retssystemer. Civile eller kommercielle spørgsmål er altså ikke begrænset til det materielle anvendelsesområde for Bruxelles-konventionen af 1968.

Fra civile og kommercielle spørgsmål udelukkes først og fremmest straffesager og skattesager, men ikke civile søgsmål, som pådømmes i forbindelse med disse sager. For at beskytte de impliceredes rettigheder og især retten til kontradiktion bør disse begreber dog anvendes med en vis fleksibilitet.

2. Stk. 2 er blevet indsat i artikel 1 for at fritage modtagermedlemsstaten for ethvert ansvar for forkyndelsen af et dokument for en person, hvis adresse er ukendt.

Stk. 2 betyder dog ikke, at instansen i modtagermedlemsstaten, der modtager en anmodning om forkyndelse af et dokument for en person, hvis adresse er ufuldstændig eller unøjagtig, kan undlade at foranstalte en efterforskning med de midler, den har til sin rådighed.

Hvis modtagerens adresse på trods af sådanne foranstaltninger ikke kan fastslås, vil det være ønskeligt, om dokumentet snarest muligt sendes tilbage til den fremsendende instans.

Artikel 2 Fremsendende og modtagende instanser

I artikel 2 fastlægges princippet om direkte fremsendelse mellem decentraliserede instanser af dokumenter med henblik på forkyndelse. Dette system, der betyder et nyt fremskridt inden for det retlige samarbejde mellem medlemsstaterne, er en af konventionens væsentligste nyskabelser.

For at afhjælpe den langsommelige fremsendelse ad diplomatisk vej, som er den eneste fremsendelsesmåde mellem stater, der ikke er parter i konventioner på området, indfører en række eksisterende aftaler centrale myndigheder, der som oftest gennem flere mellemled skal sørge for at få dokumenterne frem til modtagerne; i modsætning hertil søger denne konvention at fjerne mellemleddene mellem afsendelsen af et dokument fra den fremsendende medlemsstat og forkyndelsen i den modtagende medlemsstat.

Medlemsstaterne skal derfor udpege stævningsmænd, retlige eller administrative myndigheder eller andre personer, som er kompetente og har midlerne til at udføre de opgaver, der påhviler de fremsendende og de modtagende instanser. Medlemsstaterne har dog ifølge konventionen ikke pligt til at udstyre de private instanser, de måtte udpege, med sådanne midler.

Medlemsstaterne kan også udpege én instans, der inden for et bestemt territorialt område både skal fungere som fremsendende og som modtagende instans, eller de kan udpege separate instanser.

Forbundsstater samt stater med flere retssystemer og stater med autonome territoriale organer kan udpege flere sådanne instanser.

Uanset decentraliseringsprincippet kan medlemsstaterne dog også erklære, at de for hele deres område udpeger én eneste fremsendende instans og én eneste modtagende instans, eller én instans, der varetager begge funktioner. Disse staters udpegelse af én instans bør dog ikke medføre, at iværksættelsen af forkyndelsesprocedurerne forsinkes.

Udpegelsen af sådanne centrale instanser gælder for fem år. Eksekutivkomitéen, der nedsættes ved artikel 18, skal føre tilsyn med, hvordan de decentraliserede instanser fungerer, og sikre sig, at de er effektive. Medlemsstater, som har udpeget en central instans, vil efter vurdering af de oplysninger, der er indsamlet i dette regi, måske senere foretrække at indføre decentraliserede instanser, når de ser, hvilke resultater der er opnået i de medlemsstater, der fra starten har valgt et decentraliseret system. Erklæringens gyldighed kan imidlertid forlænges hvert femte år.

I henhold til stk. 4 skal staterne i øvrigt, inden konventionen træder i kraft for deres vedkommende, give oplysninger om de modtagende instanser, de har udpeget, så de øvrige medlemsstaters fremsendende instanser ved, hvem de skal sende dokumenterne til.

De instanser, medlemsstaterne udpeger, modtager en håndbog med alle nyttige oplysninger, som Eksekutivkomitéen udarbejder og hvert år ajourfører i henhold til konventionens artikel 18.

Artikel 3 Central enhed

For at de fremsendende og de modtagende instanser kan løse de vanskeligheder, der måtte opstå under iværksættelsen af konventionen, og som de ikke kan løse ved at tage kontakt med hinanden på deres eget niveau, fastsætter konventionen, at der skal oprettes centrale enheder, som kan afhjælpe sådanne situationer gennem direkte forbindelse mellem den fremsendende instans og den centrale enhed i modtagerstaten.

Således kan en fremsendende instans efter litra a) anmode en anden stats centrale enhed om oplysninger. Anmodningen kan f.eks. vedrøre spørgsmålet om, hvilken modtagende instans et dokument skal sendes til med henblik på forkyndelse, når de oplysninger, den fremsendende instans råder over, er utilstrækkelige.

Litra b) kan anvendes i konkrete tilfælde, eller hvis der skulle opstå mere generelle vanskeligheder. En fremsendende instans kan således henvende sig til den centrale enhed i en anden medlemsstat, hvis den for et godt stykke tid siden har sendt et dokument til en modtagende instans i denne medlemsstat, men på trods af flere henvendelser ikke har kunnet få at vide, hvad der er sket med dokumentet. Den kan også gøre den centrale enhed opmærksom på tilbagevendende vanskeligheder, som den måtte være stødt på i sine kontakter med en af de modtagende instanser.

Ifølge litra c) kan den centrale enhed i modtagerstaten anmodes om at sende et dokument videre til den kompetente modtagende instans med henblik på forkyndelse, men dette kan med artiklens ordlyd dog kun ske »i undtagelsestilfælde«. Den centrale enhed har således i princippet ikke til opgave direkte at behandle anmodninger om fremsendelse, idet dette påhviler den modtagende instans.

Konventionen indeholder i øvrigt en række bestemmelser, som giver de fremsendende og de modtagende instanser mulighed for at løse eventuelle vanskeligheder i forbindelse med en anmodning om forkyndelse; disse bør iværksættes, inden der rettes henvendelse til den centrale enhed.

At det ikke er muligt at afgøre, hvilken modtagende instans der har territorial kompetence, bør således ikke føre til, at dokumentet fremsendes til den centrale enhed; der bør i stedet fremsættes en anmodning om oplysninger efter litra a).

Hvis det ikke har været muligt at finde frem til adressen på modtageren af et dokument, eller hvis den anførte adresse er forkert og ikke tillader den modtagende instans at efterkomme en anmodning om forkyndelse, må dokumentet under ingen omstændigheder fremsendes til den centrale enhed. Der foreligger i så fald en situation som den, der er omhandlet i konventionens artikel 1, stk. 2, nemlig at konventionen ikke finder anvendelse, når modtagerens adresse er ukendt.

Til gengæld vil et dokument kunne fremsendes til en central enhed, hvis der på trods af gentagne henvendelser og efter udløbet af en rimelig tidsfrist ikke foreligger svar på spørgsmålet om, hvilken modtagende instans der har territorial kompetence til at forkynde et dokument.

Mere generelt kan man sige, at fremsendelse af et dokument til modtagerstatens centrale enhed for eksempel må være tilladt, hvis en domstol, som er udpeget som modtagende instans, eller et fogedkontor ødelægges ved brand, eller hvis modtagerstatens organer i området, hvor dokumentet skal forkyndes, lammes totalt af en generalstrejke eller en naturkatastrofe.

Under alle omstændigheder er det den fremsendende instans, der på baggrund af disse retningslinjer skal afgøre, om betingelserne for i undtagelsestilfælde at fremsende et dokument til modtagerstatens centrale enhed er opfyldt.

Eksekutivkomitéen fører tilsyn med anvendelsen af artikel 3, litra c), i henhold til artikel 18, stk. 2.

Det forekommer endvidere hensigtsmæssigt, at de stater, der er parter i Haag-konventionen af 15. november 1965, som central enhed udpeger den centrale myndighed, de har udpeget i medfør af nævnte konventions artikel 2.

AFSNIT II RETSLIGE DOKUMENTER

Afdeling 1 Fremsendelse og forkyndelse af retslige dokumenter

I denne afdeling fastsættes de regler, der gælder for den normale dokumentfremsendelse efter konventionen.

Artikel 4 Fremsendelse af dokumenter

1. For at hele proceduren for fremsendelse og forkyndelse af et dokument kan afvikles så hurtigt som muligt, skal den fremsendende instans gøre det fornødne for, at dokumentet direkte og så hurtigt som muligt sendes til den kompetente modtagende instans. For at finde ud af, hvilken instans der er kompetent til at modtage dokumentet på grundlag af modtagerens adresse, konsulterer den fremsendende instans Eksekutivkomitéens håndbog.

2. Konventionen indeholder ikke nogen liste over de måder, et dokument kan fremsendes på. Da fremsendelsen tværtimod kan ske »på enhver egnet måde«, kan man vælge en metode, der er i overensstemmelse med landets nationale ret, og som tager hensyn til de omstændigheder, der gør sig gældende i hvert enkelt tilfælde, og den forbindelse, der kan etableres med den kompetente modtagende instans.

Det må dog ikke komme dokumentmodtageren til skade, at der er frit valg med hensyn til, hvordan fremsendelsen gennemføres. Derfor siger konventionen, at det modtagne dokument skal være en tro gengivelse af det afsendte dokument, og at alle angivelser på dokumentet skal være let læselige. Hvis det ikke er tilfældet, sendes dokumenterne straks tilbage til den fremsendende instans sammen med et eksemplar af formularen, hvori rubrikken »Meddelelse om returnering af anmodning og dokument« er udfyldt.

Ved hjælp af håndbogen kan den fremsendende instans orientere sig om, hvordan den kan træde i kontakt med de modtagende instanser i den pågældende medlemsstat. Der kan under den årlige ajourføring af håndbogen tages hensyn til eventuelle tekniske nyskabelser og de nye fremsendelsesmidler, de modtagende instanser tillader anvendt.

3. De dokumenter, som den fremsendende instans sender, skal ledsages af formularen om anmodning om forkyndelse, der findes i bilaget til konventionen og derfor foreligger på samtlige sprog.

Konventionen indeholder ingen regler om, hvilket sprog fortrykket på formularen skal være affattet på. De fremsendende instanser kan derfor frit vælge at bruge for eksempel formularer på deres eget officielle sprog eller på den modtagende instans' officielle sprog, eller på et EU-sprog, som modtagerstaten har erklæret at kunne acceptere efter stk. 3.

Den fremsendende instans skal udfylde formularen på modtagerstatens officielle sprog eller på et af dennes officielle sprog, eller på et sprog, som modtagerstaten har accepteret i henhold til stk. 3. Den fremsendende instans kan ved hjælp af håndbogen finde ud af, hvilket sprog der kan anvendes, nemlig:

a) dels:

- den eneste officielle sprog, der anvendes i modtagerstaten

- eller de forskellige officielle sprog, der kan anvendes i modtagerstaten

- eller det af de officielle sprog i modtagerstaten, der skal anvendes som følge af modtagerens adresse

b) dels:

- et andet sprog, der anvendes i en af Den Europæiske Unions medlemsstater, og som modtagerstaten har erklæret at kunne acceptere.

Den modtagende instans kan efter eget valg benytte det relevante sprog efter litra a) ovenfor eller det sprog, der er nævnt i litra b) ovenfor.

Det skal endvidere bemærkes, at de fleste af de oplysninger, der skal angives på formularen i bilaget til konventionen, ikke kræver nogen oversættelse, og at Eksekutivkomitéen vil få til opgave at opstille en ordliste på alle EU-sprogene med de vigtigste juridiske udtryk, der kan blive brug for til udfyldelse af formularen.

4. Bestemmelser om fritagelse for legalisering findes i mange konventioner. Der er derfor endnu mindre grund til i Unionen at kræve legalisering af aktstykker, der udelukkende fremsendes med henblik på forkyndelse.

Ifølge artikel 49 i Bruxelles-konventionen af 27. september 1968 kan en ret i en medlemsstat, der har fået forelagt en anmodning om fuldbyrdelse af en afgørelse truffet i en anden medlemsstat, i øvrigt ikke kræve legalisering af aktstykker eller opfyldelse af tilsvarende formaliteter.

5. Dette stykke, som fastsætter, at et dokument kan fremsendes i to eksemplarer til den modtagende instans med anmodning om returnering af det ene eksemplar, forekommer kun at kunne anvendes, hvis dokumenterne fremsendes med traditionelle midler som f.eks. med posten. Praksis skal dog tilpasses de øvrige fremsendelsesmidler, der i fremtiden måtte blive anvendt, efterhånden som de bliver indført.

Med anmodningsformularen, der fremsendes sammen med dokumentet, kan den fremsendende instans give den modtagende instans de nødvendige oplysninger.

Artikel 5 Oversættelse af dokumenter

1. Når et dokument skal sendes til en anden medlemsstat med henblik på forkyndelse, underretter den fremsendende instans rekvirenten om, at adressaten i henhold til konventionens artikel 8 kan nægte at modtage dokumentet på grund af det anvendte sprog.

Konventionen indeholder ingen bestemmelser om de juridiske konsekvenser af nægtelse af at modtage et dokument på grund af det anvendte sprog, og det er op til de kompetente retter at afgøre spørgsmålet.

Den fremsendende instans skal derfor gøre rekvirenten opmærksom på, hvilken risiko han løber for så vidt angår tidsfrister eller en effektiv eller korrekt gennemførelse af proceduren, dersom dokumentet ikke oversættes, og en oversættelse senere skulle vise sig nødvendig.

2. Hvis rekvirenten vælger at lade dokumentet oversætte, udreder han udgifterne hertil forud for fremsendelsen; denne regel er dog ikke til hinder for, at der, hvis lovgivningen i den medlemsstat, proceduren afvikles i, åbner mulighed herfor, senere kan træffes afgørelse om afholdelse af udgifterne, således at rekvirenten eventuelt helt eller delvis kan få tilbagebetalt det udlagte beløb.

Det skal bemærkes, at med udtrykket »rekvirent« menes i alle tilfælde den part, der har interesse i fremsendelsen af dokumentet. Der kan derfor ikke være tale om retten.

Artikel 6 Modtagelse af dokumenter ved en modtagende instans

1. Dette stykke har til formål at sikre, at den fremsendende instans orienteres om, at den modtagende instans har modtaget de afsendte dokumenter. Der lægges særlig vægt på kravet om, at den modtagende instans skal svare hurtigt, idet det fastsættes, at den snarest muligt og på den hurtigst mulige måde skal sende et modtagelsesbevis. De modtagende instanser skal derfor bestræbe sig på at sende modtagelsesbeviset til de fremsendende instanser, så snart de har modtaget et dokument.

Den modtagende instans kan nøjes med at returnere en kopi af den formular om anmodning om forkyndelse, der er fremsendt sammen med dokumenterne, efter at have udfyldt rubrikken »Bevis for modtagelse« (rubrik 8 i formularen).

Den fremsendende instans får nemlig med modtagelsen af modtagelsesbeviset sikkerhed for, at det afsendte dokument er nået frem til den kompetente modtagende instans.

Har den fremsendende instans inden for en rimelig frist efter udløbet af fristen på syv dage ikke modtaget noget modtagelsesbevis, kunne den derimod forledes til at tro, at dokumenterne ikke er nået frem, og at de må sendes på ny, hvilket risikerer at skabe forvirring om de forskellige fremsendelser.

2. Formålet med dette stykke er at undgå, at dokumentet og anmodningen om forkyndelse sendes tilbage til den fremsendende instans, hvis der blot mangler nogle supplerende oplysninger eller aktstykker for at løse de problemer, som forhindrer den modtagende instans i at forkynde dokumentet eller lade det forkynde.

3. Dette stykke gælder i de tilfælde, hvor den modtagende instans ikke kan efterkomme anmodningen om forkyndelse, selv efter at have modtaget supplerende oplysninger eller aktstykker.

Der tages højde for to tilfælde, nemlig at anmodningen klart falder uden for konventionens anvendelsesområde, eller at forkyndelsen er umulig, fordi de formelle krav i konventionen ikke er opfyldt.

Det første tilfælde vedrører f.eks. en anmodning om forkyndelse i forbindelse med en skattesag.

Det andet tilfælde kunne f.eks. være anmodninger om forkyndelse af ulæselige dokumenter eller af dokumenter, der ikke ledsages af en anmodning, eller en anmodning om forkyndelse for en person, hvis adresse det har været umuligt at finde frem til.

Dette stykke kan endvidere omfatte de tilfælde, hvor den modtagende instans inden for en rimelig tidsfrist overhovedet ikke har fået noget svar på en anmodning om supplerende oplysninger eller aktstykker, jf. stk. 2.

Anmodninger, som fejlagtigt er blevet sendt til en modtagende instans i en anden medlemsstat end den, på hvis område modtageren opholder sig, skal også sendes tilbage til den fremsendende instans, ligesom anmodninger om forkyndelse på en særlig måde, som er uforenelig med den lokale lovgivning.

4. Dette stykke har også til formål at undgå, at dokumenter sendes tilbage til den fremsendende instans, blot fordi den instans, der har modtaget dem, ikke er den rette territorialt kompetente instans i modtagerstaten. Denne inkompetente instans skal derfor sende dokumentet videre til den kompetente instans i samme medlemsstat.

Videresendelsen skal ske under overholdelse af artikel 4, dvs. direkte, hurtigst muligt og på enhver egnet måde. Som følge af den forsinkelse, den anden fremsendelse giver anledning til, bør denne foretages særlig hurtigt.

For at undgå, at den fremsendende instans ikke får kendskab til, at dokumentet er blevet sendt videre, skal den inkompetente modtagende instans, som har videresendt dokumentet, og den kompetente modtagende instans begge underrette den fremsendende instans herom.

Den instans, der har territorial kompetence, skal så snart den har modtaget dokumentet, eller inden syv dage, på den hurtigst mulige måde underrette den fremsendende instans herom, jf. stk. 1.

Artikel 7 Forkyndelse af dokumenter

1. Den modtagende instans underrettes om, hvordan forkyndelsen ønskes foretaget, ved hjælp af oplysningerne på anmodningsformularen fra den fremsendende instans.

Hvis den måde, der anmodes om forkyndelse på, er uforenelig med modtagerstatens lovgivning, skal dokumentet forkyndes efter reglerne i denne lovgivning, såfremt den fremsendende instans har fremsat anmodning derom. Samme løsning benyttes, når den fremsendende instans ikke har anmodet om en bestemt måde.

Denne anmodning kan angives i punkt 5.2.1 i formularen.

2. Med dette stykke forpligtes den modtagende instans til hurtigst muligt at sætte forkyndelsesproceduren i gang. Den modtagende instans skal straks træffe de nødvendige foranstaltninger eller sørge for, at de træffes. For at tage højde for eventuelle vanskeligheder er der fastsat en frist på en måned, som anses for at være tilstrækkelig for at gennemføre forkyndelsesproceduren.

Andet punktum må nemlig ikke fortolkes således, at den modtagende instans kan tilsidesætte sin forpligtelse til hurtigst muligt at træffe de nødvendige foranstaltninger eller lade dem træffe og derefter underrette den fremsendende instans om, at det ikke har været muligt at forkynde dokumentet inden for de fastsatte frister.

Formålet er at slå fast, at den modtagende instans er forpligtet til at underrette den fremsendende instans om, at de procedurer, der er iværksat med henblik på forkyndelsen, endnu ikke er afsluttet.

Det kan således i nogle tilfælde ske, at dokumentet ikke har kunnet forkyndes inden for fristen på en måned, men at det kan ske inden for en rimelig frist. I så fald er den modtagende instans stadig forpligtet til at sende attesten i formularen til den fremsendende instans efter udløbet af fristen på en måned.

Artikel 8 Mulighed for at nægte at modtage dokumentet

1. Sprogbestemmelserne i artikel 8 gælder udelukkende selve dokumenterne.

For at beskytte dokumentmodtagerens interesser opstiller konventionen det princip, at dokumentet skal oversættes til modtagerstatens officielle sprog eller, hvis denne stat har flere officielle sprog, til sproget eller et af sprogene på det sted, hvor forkyndelsen skal finde sted.

Oversættelse kan dog i visse tilfælde vise sig at være unødigt bekostelig eller endog i strid med modtagerens interesser. Dette er for eksempel tilfældet, når modtageren er statsborger i afsenderstaten eller i hvert fald forstår denne stats sprog.

Det skal bemærkes, at når dokumentet er affattet på eller oversat til modtagerstatens officielle sprog eller til det officielle sprog eller et af de officielle sprog på det sted, hvor det skal forkyndes, kan modtageren ikke nægte at modtage det under henvisning til brugen af dette sprog.

Hvis dokumentet ikke er oversat, har han derimod denne mulighed, såfremt han ikke forstår det sprog, det er affattet på.

Konventionen forpligter dog ikke rekvirenten til at fremsende dokumentet affattet på eller oversat til et af ovennævnte sprog, men giver modtageren mulighed for at nægte at modtage dokumentet under henvisning til, at reglerne ikke er overholdt.

Hvis der opstår en tvist om, hvorvidt modtageren forstår det sprog, dokumentet er affattet på, skal tvisten afgøres efter de gældende regler, f.eks. ved at spørgsmålet om forkyndelsens formelle korrekthed rejses for den ret, der behandler den sag, som fremsendelsen af dokumentet er et led i.

Den modtagende instans skal orientere modtageren om, at han kan nægte at modtage dokumentet, hvis det ikke er affattet på et af de officielle sprog, der anvendes på forkyndelsesstedet, eller på et af afsenderstatens sprog, som vedkommende forstår.

Den modtagende instans kan opfylde forpligtelsen til underretning efter dette stykke på forskellige måder. Disse fastlægges i hver enkelt medlemsstat efter de dér gældende regler for forkyndelse af dokumenter.

Hvis dokumenterne afleveres direkte til modtageren af en særlig embedsmand, kan denne således give underretningen mundtligt.

Forkyndes dokumenterne derimod med posten, kan underretningen gives ved hjælp af et dokument, der vedføjes aktstykkerne til modtageren.

De betingelser, hvorunder modtageren blev gjort bekendt med oplysningen, skal under alle omstændigheder anføres i punkt 12, litra c), i forkyndelsesattesten.

Hvis modtageren nægter at modtage dokumentet under henvisning til det anvendte sprog, bør han meddele dette inden for en rimelig frist for at undgå at forsinke proceduren.

Det skal bemærkes, at medlemsstaterne kan have indgået aftaler, hvorefter hvert enkelt officielt sprog i en af disse stater af de øvrige betragtes som et af deres egne officielle sprog. Dette gælder for eksempel de nordiske lande, som har tilkendegivet, at de uden forskel vil anvende dansk, norsk og svensk i overensstemmelse med de betingelser, der er fastsat i den nordiske konvention af 1974.

2. For at give den fremsendende instans og rekvirenten mulighed for at træffe de forholdsregler, de måtte finde hensigtsmæssige, skal den modtagende instans underrette den fremsendende instans, så snart den får besked om, at modtageren nægter at modtage dokumentet.

Artikel 9 Forkyndelsesdato

Denne artikel fastlægger kriterierne for, hvilken dato der skal gælde for et dokuments forkyndelse.

Forkyndelsen af et dokument medfører i de fleste tilfælde retsvirkninger, og det kan derfor være vigtigt at vide præcis, hvornår de indtræffer.

Som følge af EU-medlemsstaternes forskellige formelle procedureregler for dokumentforkyndelse og den forskellige materielle lovgivning er den begivenhed, der er afgørende for datoen, forskellig fra den ene medlemsstat til den anden.

Under udarbejdelsen af konventionen prøvede man at finde frem til en regel, der i forholdet mellem EU-medlemsstaterne kunne træde i stedet for de interne retsregler, hvilket førte til vedtagelsen af artikel 9.

Stk. 1 fastsætter, at datoen for forkyndelsen er den dato, på hvilken forkyndelsen har fundet sted i overensstemmelse med modtagerstatens lovgivning. Formålet er at beskytte modtagerens rettigheder.

Stk. 2 har derimod til formål at beskytte rekvirentens rettigheder, idet han kan have interesse i, at forkyndelsen sker inden for en bestemt tidsfrist eller på en bestemt dato. Det forekommer hensigtsmæssigt, at han da skal kunne gøre sine rettigheder gældende på en dato, som han selv fastsætter, i stedet for at være afhængig af en begivenhed, nemlig forkyndelsen af et dokument i en anden medlemsstat, som han ikke har nogen direkte indflydelse på, og som måske først indtræffer efter udløbet af den fastsatte frist.

Stk. 1 og 2 kan anvendes kumulativt, således at virkningerne af forkyndelsen kan indtræffe på forskellige tidspunkter for modtageren af dokumentet og for rekvirenten. En sådan situation kan for eksempel opstå i henseende til visse lovgivninger, såfremt en stævning afbryder en forældelsesfrist og omfatter en opfordring til fremmøde.

Tidspunktet for afbrydelse af forældelsesfristen i forhold til rekvirenten afgøres efter afsenderstatens lovgivning i medfør af stk. 2.

Hvad angår modtageren af dokumentet er den dato, der skal tages i betragtning ved beregningen af fremmødefristen, imidlertid den, der er fastsat i modtagerstatens lovgivning.

Stk. 3 giver en medlemsstat mulighed for at erklære, at den ikke vil anvende bestemmelserne i denne artikel.

Artikel 10 Afleveringsattest og kopi af det forkyndte dokument

Når proceduren for forkyndelse af dokumentet er gennemført, udfyldes den relevante rubrik på formularen (attest for forkyndelse).

Formularen sendes tilbage til den fremsendende instans, eventuelt sammen med en kopi af dokumentet.

Derudover er der fastsat regler svarende til dem, der gælder for anmodningen om forkyndelse, med hensyn til det sprog, der skal anvendes ved udfyldelsen af attesten, da den modtagende instans enten skal anvende det officielle sprog eller et af de officielle sprog i den medlemsstat, dokumentet skal sendes til, eller et sprog, som denne medlemsstat har erklæret, at den kan acceptere.

Artikel 11 Omkostninger i forbindelse med forkyndelsen

1. I stk. 1 fastsættes det, at den bistand, modtagerstatens forvaltninger yder, er gratis.

2. Når forkyndelsesformaliteterne ikke iværksættes af medlemsstaternes forvaltninger, giver stk. 2 til gengæld medlemsstaterne mulighed for at fastsætte, at omkostninger afholdes af rekvirenten.

Der kan stilles krav om betaling af et forskud, inden forkyndelsesproceduren sættes i gang. Eksekutivkomitéens håndbog vil komme til at indeholde nyttige oplysninger herom, bl.a. om der skal betales et beløb, når den fremsendende instans sender dokumentet.

Afdeling 2 Andre måder for fremsendelse af forkyndelse af retslige dokumenter

Denne afdeling indeholder en række subsidiære måder at fremsende dokumenter på.

Artikel 12 Fremsendelse ad konsulær eller diplomatisk vej

Denne artikel åbner mulighed for fremsendelse af dokumenter ad konsulær eller diplomatisk vej, men reserverer adgangen hertil til særlige tilfælde.

Den bør derfor kun anvendes i ekstremt vanskelige tilfælde som f.eks. dem, der er nævnt i forbindelse med artikel 3, litra c), dvs. f.eks. under sociale eller klimatiske forhold, der gør det fuldstændig umuligt at få et dokument fra en medlemsstat frem til en anden medlemsstat på anden vis.

Artikel 13 Forkyndelse af dokumenter ved diplomatiske eller konsulære repræsentanter

I denne artikel anviser konventionen en forkyndelsesmåde, der er traditionelt anerkendt i internationale forbindelser.

Enhver person, uanset nationalitet, som er bosiddende på en medlemsstats område, har i princippet denne mulighed. Medlemsstaterne kan imidlertid tage forbehold med hensyn hertil.

Artikel 14 Postforkyndelse

Med denne artikel tillades forkyndelse med posten.

Medlemsstaterne kan dog for at sikre personer, der er bosat på deres territorium, angive, under hvilke omstændigheder postforkyndelse kan finde sted for de pågældende. Det kan f.eks. kræves, at det skal ske som rekommanderet forsendelse eller i henhold til konventionens bestemmelser om oversættelse af dokumenter.

Der gøres opmærksom på, at verdenspostkonventionen, som alle medlemsstaterne er parter i, specielt åbner mulighed for rekommanderet forsendelse.

De betingelser, medlemsstaterne måtte fastsætte i henhold til stk. 2, vil i givet fald blive anført i Eksekutivkomitéens håndbog.

Artikel 15 Direkte forkyndelse

Denne artikel tillader enhver, som har interesse i fremsendelsen af et dokument, der er omfattet af konventionens anvendelsesområde, at tage direkte kontakt med de kompetente personer i modtagerstaten med henblik på forkyndelse af dokumentet.

Artiklen må ikke fortolkes således, at den udgør et retsgrundlag, der hjemler direkte fremsendelse af dokumentet fra et interesseret part til en stævningsmand. En sådan direkte fremsendelse er kun lovlig, hvis den er i overensstemmelse med retsreglerne i den medlemsstat, hvor proceduren afvikles.

Stk. 2 giver imidlertid medlemsstaterne mulighed for at tage forbehold med hensyn hertil, og det vil derfor være hensigtsmæssigt at henholde sig til Eksekutivkomitéens håndbog for at kontrollere, om den pågældende stat modsætter sig denne fremgangsmåde.

AFSNIT III UDENRETSLIGE DOKUMENTER

Artikel 16

Der henvises til artikel 1 med hensyn til begrebet udenretslige dokumenter.

AFSNIT IV FORTOLKNING VED DOMSTOLEN

Artikel 17

I denne artikel fastsættes det, at De Europæiske Fællesskabers Domstol har kompetence til at fortolke konventionen. Da der imidlertid ikke har kunnet tilvejebringes enstemmighed om dette princip, er reglerne for navnlig, hvornår og hvordan en sag kan indbringes for Domstolen, fastlagt i protokollen vedrørende Domstolens fortolkning af konventionen.

Sager kan kun indbringes for Domstolen af retter og kompetente myndigheder i de medlemsstater, der foruden konventionen også har ratificeret protokollen.

AFSNIT V AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 18 Eksekutivkomité

Eftersom konventionen hovedsagelig indeholder bestemmelser om gensidig retshjælp, nedsættes der en eksekutivkomité med det formål at følge konventionens anvendelse og undersøge ethvert generelt spørgsmål vedrørende dens gennemførelse.

Eksekutivkomitéen udgør en del af arbejdsstrukturerne under afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union, jf. Rådets erklæring til protokollen for den samling, hvor konventionen blev fastlagt.

Komitéen består derfor af repræsentanter for alle medlemsstaterne, herunder også de stater, der endnu ikke er parter i konventionen, og Kommissionen deltager fuldt ud i dens arbejde. Ud over de regler, der er fastsat i konventionen, er reglerne for komiteéns virke de samme som dem, der gælder for Rådets øvrige arbejdsgrupper.

Komitéen træder sammen første gang, når mindst tre medlemsstater har erklæret, at de vil anvende konventionen i deres forbindelser med andre medlemsstater, der har afgivet samme erklæring. Ifølge bestemmelserne i artikel 18, stk. 2, artikel 24, stk. 4, og artikel 27, stk. 2, litra c), skal dette første møde finde sted 90 dage efter deponeringen af den tredje erklæring, som offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Komitéen har tre hovedopgaver.

Den skal for det første føre tilsyn med, hvordan konventionen fungerer, dvs. indsamle alle nyttige oplysninger om medlemsstaternes iværksættelse af konventionen. Den skal specielt se på, hvor effektive de fremsendende og de modtagende instanser er, under hvilke omstændigheder de centrale enheder modtager direkte anmodninger om forkyndelse af dokumenter, samt hvordan bestemmelserne vedrørende forkyndelsesdatoen anvendes.

Ved således at være særlig opmærksom på visse bestemmelser i konventionen skulle komitéen kunne afgøre, om regler, der har vist sig at medføre gennemførelsesproblemer i nogle lande, anvendes problemløst i andre, og om man derfor kan udvide reglernes anvendelsesområde. De oplysninger, Eksekutivkomitéen således får indsamlet, må derfor siges at være af særlig interesse for den gensidige underretning af medlemsstaterne. Oplysningerne vil desuden indgå i jævnlige rapporter til Rådet, hvoraf den første udarbejdes tre år efter komitéens første møde og de følgende hvert femte år.

Rådet undersøger i hvert enkelt tilfælde, om det finder det hensigtsmæssigt at sende disse rapporter til Europa-Parlamentet.

Eksekutivkomitéen har dernæst til opgave at sørge for, at praktiske opgaver, der er nødvendige for, at konventionen kan fungere tilfredsstillende, bliver udført; den skal således udarbejde og ajourføre den håndbog, de fremsendende instanser skal bruge for at afgøre, hvilken modtagende instans i de andre medlemsstater de skal sende dokumenterne til, og den skal opstille en ordliste over juridiske udtryk. I håndbogen gives om muligt ligeledes oplysninger om omkostningerne i forbindelse med forkyndelse af dokumenter, jf. konventionens artikel 11.

Komitéen kan endvidere sørge for, at de oplysninger, den indsamler, bliver nyttiggjort i form af forslag til ændringer af konventionen eller blot af formularen.

Artikel 19 Anvendelse af artikel 15 og 16 i Haag-konventionen af 1965

Med denne artikel overtages den ordning, der blev indført ved Haag-konventionen af 15. november 1965, idet der foretages en enkel formel ændring af bestemmelserne vedrørende medlemsstaternes notifikation af erklæringen i nr. 1, litra b). Artiklen indeholder en række regler, som skal beskytte modtagerens rettigheder, når retslige dokumenter fremsendes i henhold til denne konvention.

Nr. 1, litra a), vedrører stævninger eller tilsvarende dokumenter, og det pålægges dommeren ikke at afgøre sagen, så længe det ikke er fastslået, at dokumentet er blevet forkyndt, og at sagsøgte, når forkyndelsen har fundet sted, har haft tilstrækkelig tid til at varetage sine interesser under sagen. Der indrømmes dog en undtagelse fra denne regel for de medlemsstater, der ønsker, at deres dommere skal kunne afgøre sagen efter et bestemt tidsrum, såfremt visse betingelser er opfyldt.

Nr. 2 omhandler de tilfælde, hvor der er afsagt dom over en sagsøgt, som ikke er mødt, idet den pågældende på visse betingelser får mulighed for at blive fritaget for virkningerne af, at fristen for anvendelse af retsmidler er udløbet. For at undgå, at der opstår juridisk usikkerhed til skade for sagsøgerens interesser i forbindelse med den første proces, fastsætter konventionen, at medlemsstaterne i en erklæring kan begrænse fristen for imødekommelse af anmodningen om fritagelse for retsvirkningerne.

Nr. 2 finder ikke anvendelse på afgørelser om personers status eller handleevne. Det forekommer således umuligt at tillade ophævelse af en udeblivelsesdom i en skilsmissesag, hvis der siden er indgået nyt ægteskab, idet retssikkerheden bør prioriteres højest på dette område.

Artikel 20 Forholdet til andre aftaler eller arrangementer

Ifølge denne artikel er det kun denne konvention og de aftaler eller arrangementer, der opfylder betingelserne i artikel K.7 i traktaten om Den Europæiske Union, der finder anvendelse mellem de medlemsstater, der er parter deri, dvs. aftaler og arrangementer, som indeholder bestemmelser om fremsendelse af dokumenter med henblik på forkyndelse, og som åbner mulighed for et nærmere samarbejde på dette område og ikke hæmmer det samarbejde, der etableres ved denne konvention.

Hvis denne artikel sammenholdes med artikel 1, fremgår det endvidere, at ingen andre aftaler, konventioner eller arrangementer således kan iværksættes mellem Den Europæiske Unions medlemsstater, der har ratificeret denne konvention.

Denne konvention erstatter navnlig Haag-konventionerne af 1954 og 1965, for så vidt angår forbindelserne mellem de medlemsstater, der er parter deri, og med hensyn til dokumentforkyndelse.

Hvis der i samme sag skal foregå flere dokumentfremsendelser til medlemsstater og tredjelande, er det således kun bestemmelserne i den europæiske konvention eller i de i artikel 20 nævnte aftaler eller arrangementer, der er gyldige for så vidt angår de dokumenter, der fremsendes til en medlemsstat.

Derimod vil de retsakter, som i samme sag skal forkyndes i et tredjeland, naturligvis skulle fremsendes i henhold til de gældende aftaler med dette land.

I Eksekutivkomitéens håndbog anføres det, om medlemsstaterne har indgået særaftaler eller -arrangementer med hinanden.

Artikel 21 Retshjælp

Denne artikel berører ikke de regler vedrørende retshjælp, der findes i andre konventioner, som måtte finde anvendelse mellem visse medlemsstater.

Artikel 22 Beskyttelse af fremsendte oplysninger

Denne artikel pålægger de modtagende instanser at sikre, at de oplysninger, som de får kendskab til under udøvelsen af deres hverv, behandles fortroligt.

De modtagende instanser skal sørge for, at deres interne retsforskrifter vedrørende beskyttelse af fortrolige oplysninger bliver anvendt.

De personer, som de fremsendte oplysninger vedrører, vil altid kunne påberåbe sig gældende lovbestemmelser for at få at vide, hvordan disse oplysninger er blevet brugt.

Artikel 23 Forbehold

Denne artikel opstiller en udtømmende liste over de forbehold, der kan tages i forbindelse med konventionen. Forbeholdene skal fremsættes samtidig med afgivelsen af den i artikel 24, stk. 2, nævnte notifikation, men de kan trækkes tilbage når som helst.

Det skal bemærkes, at den i artikel 14, stk. 2, omhandlede erklæring ikke anses for at være et forbehold.

Artikel 24 Vedtagelse og ikrafttræden

Denne artikel fastsætter, hvornår konventionen træder i kraft i henhold til de bestemmelser, Rådet for Den Europæiske Union har fastsat herom.

Konventionen træder i kraft 90 dage efter, at den sidste af de 15 stater, som den 26. maj 1997, hvor Rådet vedtog retsakten om udarbejdelse af konventionen, var medlem af Den Europæiske Union, har deponeret sit godkendelsesinstrument.

Stk. 4 giver imidlertid den enkelte medlemsstat mulighed for, som det er tilfældet med de aftaler om retligt samarbejde, der tidligere er indgået mellem medlemsstaterne, samtidig med vedtagelsen eller på et senere tidspunkt at erklære, at konventionen finder foreløbig anvendelse i dens forbindelser med de øvrige medlemsstater, der har afgivet samme erklæring. Erklæringen træder i kraft 90 dage efter deponeringen.

Medlemsstaterne kan dog ikke erklære, at Domstolen har kompetence til at fortolke konventionen i den periode, hvor den anvendes foreløbigt, da dette kræver, at alle 15 medlemsstater har vedtaget konventionens bestemmelser herom.

Artikel 25 Tiltrædelse

Med denne artikel åbnes konventionen for tiltrædelse af stater, der bliver medlem af Den Europæiske Union, og samtidig fastsættes de nærmere bestemmelser for en sådan tiltrædelse. Et tredjeland kan derimod ikke tiltræde konventionen.

Hvis konventionen allerede er trådt i kraft på det tidspunkt, hvor en ny medlemsstat tiltræder den, træder den i kraft over for den tiltrædende stat 90 dage efter, at denne har deponeret sit tiltrædelsesinstrument. Hvis konventionen imidlertid endnu ikke er trådt i kraft efter udløbet af denne periode, sker dette for denne stats vedkommende som for de øvrige stater på betingelserne i artikel 24, stk. 4. I så fald kan den tiltrædende stat afgive en erklæring om foreløbig anvendelse.

Det er dog ikke en betingelse, at en ny medlemsstat skal tiltræde konventionen, for at den kan træde i kraft over for de lande, der var medlem af Den Europæiske Union på den dato, hvor Rådet vedtog retsakten om konventionens udarbejdelse.

Artikel 26 Ændringer

Denne artikel fastsætter, hvilken procedure der skal følges for at ændre konventionen.

De medlemsstater, der er parter i konventionen, og Kommissionen kan foreslå ændringer til konventionen efter bestemmelserne i afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union, men ændringer kan også foreslås af Eksekutivkomitéen efter bestemmelsen i artikel 18, stk. 4, litra c).

Der indføres to forskellige procedurer, alt efter hvilken type ændringer der er tale om.

Ifølge den første procedure, som er omhandlet i stk. 1, 2 og 3, vedtages ændringer af Rådet, som anbefaler medlemsstaterne at vedtage dem i overensstemmelse med deres forfatningsmæssige bestemmelser.

Med stk. 4 indføres en forenklet procedure, hvorved Rådet selv kan foretage ændringer i formularen i bilaget til konventionen.

Artikel 27 Depositar og offentliggørelse

Denne artikel pålægger generalsekretæren for Rådet rollen som depositar for konventionen.

Generalsekretæren underretter medlemsstaterne om alle notifikationer i forbindelse med konventionen og sørger for, at de offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, serie C.

(1) Udtalelse afgivet den 11. april 1997 (endnu ikke offentliggjort i Tidende).

(2) Se side 1 i denne Tidende.