Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 2002, med agenturets svar

(2003/C 319/02)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret agenturets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Direktøren er i henhold til artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, der er vedtaget i henhold til artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik agenturets regnskaber og udførte i forbindelse hermed det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER

Indledning

5. Agenturet blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 af 18. juli 1994(3) med det formål at indsamle og give fællesskabsinstanserne, medlemsstaterne og de berørte kredse alle relevante tekniske, videnskabelige og økonomiske informationer for at fremme sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Agenturets virkefelt omfatter tillige EFTA-landene og de 13 kandidatlande. For at opfylde sit formål har agenturet oprettet et net omfattende nationale knudepunkter i de forskellige deltagende lande samt temacentre. Agenturet samarbejder med mange fællesskabstjenester og nationale tjenester, især de vigtigste arbejdsmiljøorganer i medlemsstaterne.

Budgetgennemførelsen

6. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2002 og af bevillingerne fremført fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1.

7. Regnskabsårets disponible bevillinger beløb sig til 20 millioner euro, heraf 13,2 millioner til regnskabsåret 2002 og 6,8 millioner fremført fra det foregående regnskabsår. Der blev indgået forpligtelser for 12,5 millioner euro af bevillingerne til regnskabsåret 2002. 6,2 millioner euro blev udbetalt. De resterende bevillinger blev enten fremført (6 millioner euro) eller bortfaldt. De fleste af de fremførte bevillinger hidrører fra budgetafsnit III, og det fremførte beløb udgør over 70 % af de indgåede forpligtelser. Retten skal igen(4) gøre agenturet opmærksomt på, at det bør følge budgetprincippet om etårighed mere omhyggeligt ved planlægningen af sine aktiviteter og overvåge sine aktiviteter bedre.

8. Ifølge artikel 6, stk. 4, i de finansielle bestemmelser for agenturet skal størrelsen af de beløb, der skal fremføres, fastlægges inden regnskabsårets udgang. Alligevel blev et beløb på 202500 euro i marts 2003 fremført fra regnskabsåret 2002 til regnskabsåret 2003.

9. Generelt fremgik det af revisionen af budgetregnskabet, at koordineringen mellem den anvisningsberettigede og den tjeneste, der var ansvarlig for det finansielle tilsyn, var mangelfuld. I øvrigt findes der ikke nogen formel procedure for afstemning af de bevillinger, der efter den anvisningsberettigedes opfattelse skal fremføres, og de fremførsler, der er beregnet ud fra regnskabsafdelingernes regnskaber. Agenturet bør træffe de nødvendige foranstaltninger til at effektivisere sin interne kontrol.

Årsregnskabet

10. Forvaltningsregnskabet og balancen, som agenturet offentliggjorde i sin årsberetning for 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

11. Siden 1997 er der ikke foretaget nogen inventaropgørelse, og inventarfortegnelserne er ikke pålidelige. De er unøjagtige og ufuldstændige, og inventar, der burde være slettet, er ikke blevet slettet. Endvidere foretager agenturet - trods Rettens tidligere anbefalinger(5) om at anvende Kommissionens regler(6) - fortsat ikke afskrivning på sine anlægsaktiver.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

12. Agenturet har finansieret 51 projekter til en værdi af 4 millioner euro som led i et program for små og mellemstore virksomheder. En gennemgang af en stikprøve på syv projekter har afdækket en række mangler. Der er ikke indført nogen formel procedure for kontrol hos støttemodtagerne af de anmeldte udgifter. I fire tilfælde(7) har agenturets endelige evalueringsrapport vist, at der er væsentlige forskelle mellem det produkt, støttemodtagerne har stillet i udsigt, og det endelige produkt, men alligevel er hele eller næsten hele støtten blevet udbetalt. Retten gør opmærksom på de kompetente tjenesters ansvar i denne forbindelse og anbefaler, at der træffes de nødvendige forholdsregler.

13. Agenturet har indgået en række aftaler om forskellige tekniske og administrative tjenesteydelser. Opfølgningen af dem svigter. I fem tilfælde er aftalerne blevet forlænget uden hjemmel.

14. Beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning bør ændres, og loftet på 60000 euro bør sænkes i betragtning af, hvor meget forskudsforvaltningen reelt anvendes, og hvordan den fungerer.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2002, dateret den 27. juni 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 12. september 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 216 af 20.7.1994, s. 1.

(4) Jf. punkt 7 i beretningen om agenturets regnskab for regnskabsåret 2001 (EFT C 326 af 27.12.2002, s. 10).

(5) Jf. punkt 10 i beretningen om agenturets regnskab for regnskabsåret 2001 (EFT C 326 af 27.12.2002, s. 10).

(6) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2002, s. 75).

(7) Samlet beløb på 353000 euro.

Tabel 1

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur.

Tabel 3

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

7. Agenturet tager Rettens bemærkning til efterretning. Agenturet ønsker at henlede opmærksomheden på, at 60 % af de samlede fremførsler er til SMV-ordningen, som har en stringent praktisk toårig gennemførelsescyklus.

I forlængelse af den nye finansforordning undersøger agenturet mulighederne for at gennemføre programmerne på behørig vis samtidig med, at princippet om budgettets etårighed overholdes.

8. Agenturet tager Rettens bemærkning til efterretning og vil etablere passende mekanismer for at undgå, at noget sådant forekommer.

10. Agenturet tager bemærkningen til efterretning. I slutningen af 2002 indførte agenturet en ny inspektørfunktion for at forbedre sin interne kontrol. Der forventes yderligere væsentlige forbedringer, når den igangværende interne omstrukturering af agenturet er fuldt ud gennemført.

12. I begyndelsen af 2003 indgik agenturet kontrakt med et regnskabsfirma med henblik på en fuldstændig ajourføring af alle aspekter af forvaltningen af agenturets anlægsaktiver i overensstemmelse med EU's finansielle bestemmelser. Arbejdet forventes afsluttet i år, så den nye værdi af agenturets anlægsaktiver kan afspejles i regnskaberne for 2003.

13. Agenturet ønsker at henlede Rettens opmærksomhed på, at alle midler, der var disponible, er blevet anvendt til at gennemføre en grundig vurdering af de endelige aktivitetsrapporter og de endelige regnskaber, som de 51 projektansvarlige fremlagde.

Som følge af disse undersøgelser udbetalte agenturet ikke det fulde støttebeløb til halvdelen af de projektansvarlige. I de fire bestemte tilfælde, som Retten nævner, var agenturet af den opfattelse, at projektets mål trods manglerne i de endelige produkter med rimelighed var nået og følgelig, at de projektansvarlige fortjente fuld udbetaling af støttebeløbet. Agenturet vil undersøge muligheden for at foretage kontrol hos de projektansvarlige under gennemførelsen af ordningen for 2003.

14. For at undgå den form for problemer, som Retten påpeger, har agenturet udviklet en database til forvaltning af kontrakter og er nu ved at ansætte en "person til varetagelse af almene tjenesteydelser", som får ansvaret for forvaltning af servicekontrakter.

15. Forskudskontoen er blevet erstattet af en ny på et betydeligt lavere niveau, som er mere egnet til agenturets nuværende behov.