RESUMÉ

I. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) har til opgave at bekæmpe svig og andre ulovlige aktiviteter, der skader EU-budgettet. Kontoret, der hører under Kommissionen, men er uafhængigt med hensyn til sine undersøgelser, har ca. 500 ansatte, og de årlige udgifter beløber sig til ca. 50 millioner euro. I 2005 anførte Revisionsrettens særberetning nr. 1/2005 om forvaltningen af OLAF, at der var svagheder i forvaltningen af undersøgelserne, og der blev fremsat 17 anbefalinger med henblik på at omprioritere OLAF’s aktiviteter, så der lægges større vægt på undersøgelsesfunktionen, forbedre produktiviteten samt dokumentere effektivitet (jf. punkt 1-5).

II. OLAF gør nu i højere grad brug af sine beføjelser til at foretage kontrol på stedet, afhøre vidner og udspørge mistænkte. For at omprioritere sine aktiviteter og lægge mere vægt på undersøgelsesfunktionen oprettede OLAF to undersøgelsesdirektorater, der skulle erstatte det tidligere direktorat. Kommissionen mener imidlertid, at OLAF er mest effektivt som en generel myndighed for bekæmpelse af svig og ikke som en tjeneste, der koncentrerer sig om undersøgelser, og derfor har den ikke befriet OLAF for de aktiviteter, der ikke har med undersøgelserne at gøre, f.eks. udarbejdelse af en strategi for bekæmpelse af svig og forvaltningen af støtteprogrammer. Den procentvise stigning i antallet af ansatte i undersøgelsesdirektoraterne (32 %) har derfor ikke fulgt med stigningen i antallet af ansatte i resten af kontoret (43 %). I 2009 udgjorde sagsbehandling i forbindelse med undersøgelser 37 % af kontorets samlede arbejdstid (jf. punkt 7-18).

III. OLAF har truffet en række foranstaltninger for at forbedre undersøgelsernes produktivitet. Kontoret har i højere grad gjort brug af sit elektroniske sagsstyringssystem (CMS), gennemført mere målrettet videreuddannelse, indført mål med henblik på at fokusere på mere alvorlige og komplekse sager, reduceret andelen af midlertidigt ansatte og indført et tidsstyringssystem (TMS). Men TMS bruges ikke til planlægning, og arbejdsplanerne indeholder hverken overslag over tidsforbruget til eller fristerne for undersøgelserne. De igangværende sager skal styres bedre, således at problemerne kan løses hurtigere, og man undgår lange perioder med inaktivitet: I gennemsnit tager sagerne stadig mere end to år. Dertil kommer, at OLAF nu modtager 50 % flere indledende oplysninger om mulig svig og mulige uregelmæssigheder end i 2004, og den gennemsnitlige varighed af den indledende vurdering af disse oplysninger er fordoblet fra 3,5 måneder til 7 måneder. Selv om der er 32 % flere inspektører end i 2004, er antallet af sager, der undersøges, ikke steget. Det afspejler, at der fokuseres på mere alvorlige sager, at OLAF’s egne undersøgelser udgør en stigende andel af sagerne, og at der anvendes flere undersøgelsesressourcer til at gennemføre indledende vurderinger (jf. punkt 19-37).

IV. Retsgrundlaget [1] er ikke ændret siden Rettens sidste beretning. Der er stadig ingen uafhængig kontrol af undersøgelsesakter ved igangværende undersøgelser, og der er heller ingen kodeks, der garanterer, at undersøgelsesakterne udformes efter en forud fastsat model. En praktisk aftale om samarbejde med Eurojust har indtil videre haft begrænset effekt (jf. punkt 38-44).

V. OLAF fastsætter klare mål for kontoret i sin årlige forvaltningsplan. Som følge af undersøgelserne er der identificeret betydelige beløb, der skal inddrives, og der er indledt retssager og disciplinærsager, eller undersøgelserne er blevet afsluttet, når de oprindelige påstande har vist sig at være ubegrundede. CMS indeholder oplysninger om OLAF’s resultater med hensyn til aktiviteter, potentielle resultater og faktiske resultater, men OLAF rapporterer ikke disse oplysninger i ét samlet dokument, der ville gøre det muligt at foretage pålidelige sammenligninger af kontorets resultater over tid og på tværs af sektorer (jf. punkt 45-57).

VI. Overvågningsudvalget har revideret sin forretningsorden og har udarbejdet en række rapporter og udtalelser om forvaltningen af OLAF. Der er indført en procedure, således at Overvågningsudvalget skal høres, inden der fremsendes oplysninger til de nationale retsmyndigheder, men dette er dog endnu ikke tilstrækkeligt til at beskytte de berørte fysiske personers rettigheder (jf. punkt 58-65).

VII. På grundlag af disse bemærkninger er Rettens væsentligste anbefalinger, at OLAF bør (jf. punkt 66-76):

a) øge antallet af undersøgelser og den hastighed, hvormed de gennemføres, ved at øge andelen af den tid, der bruges på dem, og ved at retsgrundlaget revideres

b) forbedre produktiviteten ved i undersøgelsesplanerne at medtage overslag over ressourcebehovet. Planerne bør overvåges og ajourføres. Ledelsesteamene bør spille en rolle med hensyn til at sikre, at vurderingerne og undersøgelsernes samlede varighed reduceres

c) give pålidelige oplysninger om effektiviteten ved at offentliggøre resultatstatistikker om aktiviteterne og de potentielle og faktiske resultater i ét samlet dokument

d) bedre definere en procedure for høring af Overvågningsudvalget, inden oplysningerne sendes til de nationale retsmyndigheder.

INDLEDNING

1. I 2005 offentliggjorde Revisionsretten særberetning nr. 1/2005 om forvaltningen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) [2]. Ved revisionen blev der påvist svagheder i OLAF’s forvaltning af undersøgelser, og der blev fremsat 17 anbefalinger med henblik på at omprioritere aktiviteterne, så der lægges større vægt på undersøgelsesfunktionen, forbedre produktiviteten og dokumentere effektivitet. OLAF fremlagde en handlingsplan for implementeringen af de accepterede anbefalinger og rapporterede i 2007 om fremskridt til Kommissionens Revisionsopfølgningsudvalg [3]. OLAF’s rolle og opgaver er skitseret i tekstboks 1.

2. Figur 1 illustrerer udviklingen i OLAF’s virksomhed siden 2004 med hensyn til udgifter, personale, modtagne oplysninger og behandlede sager. Antallet af sager under undersøgelse på et hvilket som helst tidspunkt er stadig ca. 400, hver sag varer i gennemsnit to år, og der afsluttes ca. 200 sager om året. Omfanget af modtagne indledende oplysninger er steget betydeligt, og OLAF modtager nu hvert år ca. 1000 forskellige meddelelser fra forskellige kilder.

FIGUR 1

OLAF’S UDGIFTER OG PERSONALE SAMT ANTALLET AF SAGER 2004-2009

+++++ TIFF +++++

Kilde: OLAF.

TEKSTBOKS 1

OLAF’S ROLLE OG OPGAVER

Centrale mål og aktiviteter

OLAF blev oprettet i 1999 [4] med det formål at gøre bekæmpelsen af ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, mere effektiv. OLAF er ansvarligt for en række aktiviteter, herunder at gennemføre administrative undersøgelser til bekæmpelse af svig, yde bistand til medlemsstaterne i forbindelse med bekæmpelse af svig samt indsamle og analysere oplysninger.

OLAF er uafhængigt med hensyn til sine undersøgelser, og denne uafhængighed styrkes af et Overvågningsudvalg, der består af fem uafhængige personer, der ikke kommer fra EU-institutionerne.

Sager

Kontoret inddeler sine sager i følgende kategorier:

a) Undersøgelser:

interne undersøgelser (efterforskning inden for EU-institutionerne og -organerne)

eksterne undersøgelser (efterforskning vedrørende erhvervsdrivende i sager, hvor der er involveret EU-midler)

b) Koordinerings- og bistandsopgaver:

koordinering af medlemsstaterne i forbindelse med efterforskninger, der vedrører flere lande

støtte til de nationale retsmyndigheder i forbindelse med straffesager.

De centrale etaper i undersøgelsesarbejdet:

a) OLAF modtager anmeldelser fra personer i eller uden for EU-institutionerne

b) OLAF vurderer de indledende oplysninger, og direktøren beslutter, om der skal indledes en sag

c) OLAF’s inspektører indsamler beviser, f.eks. gennem samtaler eller kontrol på stedet

d) Inspektørerne rapporterer resultaterne af undersøgelsesaktiviteterne til ledelsesteamet. Direktøren beslutter, om der skal ske opfølgning, og i hvilken form. Opfølgningen kan omfatte fremsendelse af oplysninger om sagen til de kompetente nationale myndigheder eller EU-myndigheder med henblik på at indlede en retssag eller en disciplinærsag eller inddrive midler

e) OLAF kontrollerer, om de ansvarlige myndigheder har truffet de anbefalede opfølgningsforanstaltninger.

OLAF’s arbejde kan resultere i fire former for opfølgning: finansiel, administrativ, retlig og disciplinær.

STATUS OVER ANBEFALINGERNE

3. Tabel 1 er en liste over de oprindelige 17 anbefalinger i særberetning nr. 1/2005. Retten konstaterer, at OLAF har fulgt 13 af dens anbefalinger op, og at tre anbefalinger (anbefaling 2, 14 og 15) ikke er blevet accepteret af Kommissionen, mens anbefaling 16 om Overvågningsudvalgets rolle skal ses i lyset af en dom afsagt af Retten i Første Instans i juli 2008 [5].

TABEL 1

STATUS OVER ANBEFALINGERNE I SÆRBERETNING NR. 1/2005 OM OLAF

Note: Anbefalingerne i særberetning nr. 1/2005 var ikke nummererede. De står her i den rækkefølge, hvori de blev fremsat i beretningen.

Revisionsretten anbefalede: | Status |

1.at de resultater, der skal opnås ved undersøgelserne, specificeres, og at der indføres resultatindikatorer for at vurdere, om målene er opfyldt | Accepteret |

2.at det overvejes at oprette en separat enhed for koordinerings- og bistandsoperationer for at forbedre ressourceforvaltningen | Ikke accepteret |

3.at ledelsesteamet opdeles i mindre grupper, så der kan udarbejdes klare planer og fastsættes klare mål for undersøgelserne | Accepteret |

4.at undersøgelsesredskaberne udnyttes bedre til at overvåge undersøgelsesprocessen, så det sikres, at der fokuseres på prioriteringerne og på tilvejebringelse af beviser | Accepteret |

5.at der indføres et tidsregistreringssystem knyttet til arbejdsplaner med overslag over tidsforbruget til undersøgelser for at regulere arbejdsbyrden i forhold til ressourcerne og for at undgå forsinkelser | Accepteret |

6.at der fastsættes en maksimumsfrist for undersøgelserne | Delvist accepteret |

7.at ansvaret for opfølgningsaktiviteter (deltagelse i retssager og inddrivelse), der kan gennemføres af de anvisningsberettigede, udskilles | Delvist accepteret |

8.at procedurerne med henblik på at beskytte fysiske personers rettigheder på alle stadier i undersøgelsen kodificeres og offentliggøres, og at undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser kontrolleres | Accepteret |

9.at ordningerne for samarbejde mellem OLAF og medlemsstaterne formaliseres gennem lovgivning eller indgåelse af aftaler med de nationale efterforskningstjenester | Accepteret |

10.at sagsstyringssystemet CMS gøres til et egentligt system til styring af efterforskningerne, og at der gøres en særlig indsats med henblik på at uddanne inspektørerne i undersøgelsesteknikker, lovgivning og rapportskrivning | Accepteret |

11.at sørge for, at der produceres pålidelige og relevante rapporter om resultater baseret på faktiske og ikke på potentielle resultater | Accepteret |

12.at der implementeres en generalplan for administrationen af personalet for at løse strukturbetingede problemer | Accepteret |

13.at de tjenester, der gennemfører strategisk efterforskning, forsøger at få forbedret de data, medlemsstaterne indberetter, og at der oprettes databaser, som kan anvendes til at identificere usædvanlige forhold og iværksætte undersøgelser | Accepteret |

14.at ansvaret for bedrageribekæmpelsesstrategien overdrages til andre af Kommissionens tjenester | Ikke accepteret |

15.at ansvaret for at forvalte støtteprogrammer (f.eks. Pericles og Hercules) overdrages til andre af Kommissionens tjenester | Ikke accepteret |

16.at Overvågningsudvalgets rolle defineres klart, så det sikres, at der ikke sker nogen indblanding i igangværende undersøgelser | Accepteret |

17.at aktiviteterne omprioriteres, så der lægges mere vægt på undersøgelsesfunktionen, samtidig med at forvaltningspraksis (governance) og retsforskrifterne ændres | Delvist accepteret |

REVISIONENS OMFANG OG REVISIONSMETODEN

4. Formålet med opfølgningsrevisionen var at finde frem til, hvilke foranstaltninger der var truffet for at implementere anbefalingerne i særberetning nr. 1/2005. Revisionen tog sigte på at besvare følgende fire spørgsmål, der samler de forskellige anbefalinger (jf. bilag I):

a) Er OLAF’s aktiviteter blevet omprioriteret, således at der lægges mere vægt på undersøgelsesfunktionen? (anbefaling 2, 7, 13, 14, 15 og 17)

b) Har OLAF forbedret sine undersøgelsers produktivitet? (anbefaling 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10 og 12)

c) Kan OLAF dokumentere sine undersøgelsers effektivitet? (anbefaling 1 og 11)

d) Er Overvågningsudvalgets rolle blevet defineret klart? (anbefaling 16)

5. Revisionen omfattede:

a) en analyse af dokumentation og statistikker fra OLAF vedrørende politikker, planlægning, procedurer, personale og finansiering, herunder kontorets handlingsplan for implementering af anbefalingerne i særberetning nr. 1/2005

b) samtaler med direktører, kontorchefer og inspektører i OLAF, møder med OLAF-Overvågningsudvalget og dets sekretariat for at drøfte deres rapporter og udtalelser samt samtaler med andre relevante organer (Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor (IDOC) og Eurojust)

c) en vurdering af 30 undersøgelser udvalgt tilfældigt blandt de 332 interne og eksterne undersøgelser, der var i gang pr. 1. juli 2008 [6]. Vurderingen byggede på en analyse af dokumentationen vedrørende sagerne i det elektroniske sagsstyringssystem (CMS) og samtaler med de berørte inspektører.

BEMÆRKNINGER

6. Resultaterne af gennemgangen af stikprøven på 30 sager vises i sammendrag i figur 2. Hver undersøgelse blev vurderet som stærk, tilfredsstillende eller svag på grundlag af følgende kriterier: fokus på undersøgelsesaktiviteten, bidrag fra andre OLAF-tjenester til sagen, rettidighed med hensyn til beslutningen om at indlede sagen, klare mål og planlægning, varighed - dvs. om undersøgelsernes varighed stod i et rimeligt forhold til sagen - og de opnåede resultater. Revisionsresultaterne gennemgås yderligere i de relevante afsnit i beretningen.

OMPRIORITERING AF AKTIVITETER: MERE VÆGT PÅ UNDERSØGELSESFUNKTIONEN

7. Retten fulgte op på anbefalingerne i særberetning nr. 1/2005 om, at OLAF skulle overdrage ansvaret for visse aktiviteter, der ikke har med undersøgelserne at gøre, til andre eller oprette separate enheder og forbedre det bidrag, som de strategiske tjenester yder til undersøgelsesarbejdet. OLAF omorganiserede sine direktorater i 2006, og det var hensigten med den nye organisationsstruktur (jf. bilag II), at der skulle fokuseres mere på OLAF’s undersøgelsesfunktion.

FIGUR 2

VURDERING AF KRITERIERNE I 30 UNDERSØGTE SAGER

+++++ TIFF +++++

Kilde: Gennemgang af 30 sager.

ANSVARET FOR DE AKTIVITETER, DER IKKE HAR MED UNDERSØGELSERNE AT GØRE, ER IKKE BLEVET OVERDRAGET TIL ANDRE

8. Retten fremsatte fire anbefalinger om at overdrage ansvaret for en række aktiviteter til andre eller udskille aktiviteter. Anbefalingen om, at ansvaret for opfølgningsaktiviteter skulle overdrages til andre (anbefaling 7), blev delvist accepteret. Da Kommissionen fortsat insisterede på at bevare OLAF som en generel myndighed for bekæmpelse af svig snarere end som en tjeneste, der er koncentreret om undersøgelser, blev de andre tre anbefalinger ikke accepteret: overdragelsen af ansvaret for strategien for bekæmpelse af svig til andre af Kommissionens tjenester (anbefaling 14), overdragelsen af forvaltningen af støtteprogrammer til andre af Kommissionens tjenester (anbefaling 15) og adskillelse af koordinerings- og bistandsoperationerne fra undersøgelserne (anbefaling 2).

9. Med hensyn til anbefaling 7 om at overdrage ansvaret for opfølgningsaktiviteterne til andre er der truffet foranstaltninger med henblik på at gøre Kommissionens tjenester hovedansvarlige for opfølgningsaktiviteterne [7]. OLAF er stadig involveret i den retlige og disciplinære opfølgning (afdeling C1, jf. organisationsplanen i bilag II) og den finansielle opfølgning (afdeling C2 og C3). Det er OLAF’s opgave at sørge for de bedst mulige betingelser for opfølgning og for at kontrollere, at Kommissionens tjenester og de nationale myndigheder har truffet de nødvendige foranstaltninger.

TABEL 2

FORDELINGEN AF PERSONALET I 2004-2009 [1008]

Kilde: OLAF.

Dato | Undersøgelser og operationer (Direktorat A og B) | Andre (Direktorat C og D, generaldirektøren og Overvågningsudvalget) | I alt OLAF | % under-søgelser og operationer |

Tjenestemænd og midlertidigt ansatte | Kontrakt-ansatte | I alt | Tjenestemænd og midlertidigt ansatte | Kontrakt-ansatte | I alt |

Ultimo 2004 | 100 | 25 | 125 | 165 | 65 | 230 | 355 | 35,2 % |

Ultimo 2005 | 107 | 22 | 129 | 174 | 67 | 241 | 370 | 34,9 % |

Ultimo 2006 | 110 | 25 | 135 | 180 | 77 | 257 | 392 | 34,4 % |

Ultimo 2007 | 126 | 21 | 147 | 205 | 100 | 305 | 452 | 32,5 % |

Ultimo 2008 | 140 | 20 | 160 | 212 | 93 | 305 | 465 | 34,4 % |

Ultimo 2009 | 143 | 22 | 165 | 217 | 111 | 328 | 493 | 33,5 % |

10. I gennemsnit arbejder 34 % af personalet i direktoraterne for undersøgelser og operationer (2004-2009), som det fremgår af tabel 2.

11. Nogle af de ansatte i Direktorat C (operationel og strategisk støtte) og D (generelle anliggender) er også involveret i undersøgelsesprocessen. OLAF indførte et tidsstyringssystem (TMS) i 2007, der registrerer den tid, alle ansatte i OLAF bruger på sagsbehandling og andre aktiviteter [8]. TMS viser, at de ansatte i undersøgelsesdirektoraterne ikke bruger hele deres arbejdstid på sagsbehandling. I 2009 brugte de 63 % af deres tid på sagsbehandling, 27 % på forvaltning og administration og 10 % på politikker og ressourcer. Omvendt brugte personalet i andre direktorater 25 % af deres tid på direkte at støtte sagsbehandlingen. Det samlede resultat er, at de ansatte i alle direktoraterne tilsammen brugte 37 % af deres tid på sagsbehandling, jf. figur 3 [9]. Kun lidt over halvdelen af denne tid var afsat til bestemte sager [10].

FIGUR 3

PERSONALETS TIDSFORBRUG REGISTRERET I TMS I 2009

+++++ TIFF +++++

Kilde: OLAF’s tidsstyringssystem (Time Management System).

STØRRE FOKUS PÅ UNDERSØGELSESAKTIVITETER

12. Retten anbefalede, at OLAF skulle omprioritere sine aktiviteter og lægge mere vægt på undersøgelsesfunktionen, og at dette skulle ledsages af ændringer i retsforskrifterne, men at kontoret burde overlade de forebyggende eller lovgivningsmæssige foranstaltninger til andre instanser (anbefaling 17).

13. I september 2006 blev der oprettet to direktorater for undersøgelser og operationer (Direktorat A og B), der skulle erstatte det tidligere Direktorat B. Formålet med den nye organisation (jf. bilag II) var at sætte mere fokus på OLAF’s undersøgelsesfunktion. Rettens anbefaling om at omprioriteringen af aktiviteterne til fordel for undersøgelsesfunktionen skulle ledsages af ændringer i kontorets forvaltningspraksis (governance) gennem ændringer i retsforskrifterne, er ikke blevet implementeret (jf. punkt 38).

14. Gennemgangen af stikprøven på 30 sager viste, at der i højere grad blev fokuseret på undersøgelsesaktiviteter som f.eks. samtaler og kontrol på stedet. Det fremgik også, at bidraget fra de andre tjenester i OLAF - uden for direktorat A og B - integreres i undersøgelsesprocessen, og at de, når det er nødvendigt, yder støtte, f.eks. juridisk rådgivning og analyse af kriminaltekniske data (jf. figur 2).

15. En anden indikator for omprioriteringen er stigningen i andelen af OLAF’s egne undersøgelser i forhold til koordinerings- og bistandssager. Andelen af OLAF’s sagsbehandling i form af undersøgelser er steget fra 50 % i 2004 til 67 % i 2009 (figur 4).

FIGUR 4

ANALYSE AF INDLEDTE SAGER

+++++ TIFF +++++

Kilde: OLAF.

FIGUR 5

KILDER TIL DE INDLEDENDE OPLYSNINGER MODTAGET 2004-2009

+++++ TIFF +++++

Kilde: OLAF.

DE STRATEGISKE TJENESTERS BIDRAG TIL UNDERSØGELSESFUNKTIONEN ER STADIG BEGRÆNSET

16. Retten anbefalede, at de strategiske analysetjenester skulle sigte mod at identificere usædvanlige forhold, som kan bruges til at indlede undersøgelser (anbefaling 13).

17. OLAF’s strategiske efterforskning (afdeling C2 og C3) har forbedret de systemer, der skal sikre pålideligheden af de data, der modtages fra medlemsstaterne, navnlig om uregelmæssigheder på landbrugs- og strukturfondsområdet, og leverer nu produkter, der anvendes af undersøgelsesdirektoraterne og også af de relevante tjenester i Kommissionen og i medlemsstaterne.

18. Afdelingerne for strategisk efterforskning giver generel vejledning af relevans for politikformuleringen og den operationelle strategi ved at kortlægge risikoområder og svigmønstre. De kan også direkte eller indirekte foranledige, at der åbnes specifikke sager [11]. Af de 332 igangværende undersøgelser pr. 1. juli 2008, var seks (dvs. 2 %) det direkte resultat af strategisk efterforskning. Figur 5 viser kilden til alle de indledende oplysninger, der blev modtaget i perioden 2004-2009, og hvoraf 0,7 % kom fra strategisk efterforskning.

FORBEDRING AF UNDERSØGELSERNES PRODUKTIVITET

19. Retten har fulgt op på de anbefalinger, der blev fremsat i særberetning nr. 1/2005 med henblik på at forbedre planlægningen og overvågningen af undersøgelserne og sikre, at de gennemføres rettidigt og i overensstemmelse med klare retlige og proceduremæssige bestemmelser.

ARBEJDSKRAFT OG FRISTER INDGÅR IKKE I PLANLÆGNINGEN

20. Med hensyn til planlægningen anbefalede Retten, at der skulle dannes mindre grupper i ledelsesteamet, bestående af direktører og kontorchefer, så der kunne lægges klare planer og fastsættes klare mål for de enkelte undersøgelser (anbefaling 3), og at der skulle indføres et tidsregistreringssystem knyttet til arbejdsplaner med overslag over tidsforbruget til undersøgelser (anbefaling 5).

21. Med hensyn til anbefalingen om mindre ledelsesgrupper mødes teamet nu på skift hver anden uge som henholdsvis Ledelsesteam A og Ledelsesteam B, som sammensættes i henhold til de respektive kompetencer i de to nye Direktorater A og B. Denne opdeling burde have gjort det muligt at gennemføre en grundigere analyse af forslagene til sager. For en tredjedel af sagernes vedkommende fremgik det imidlertid af Rettens gennemgang af en stikprøve af undersøgelser, at planer og mål stadig ikke var klare (jf. figur 2).

22. Med hensyn til anbefaling 5 blev der indført et tidsstyringssystem (TMS) i oktober 2007. Alle ansatte i OLAF med undtagelse af de ansatte i Overvågningsudvalget skal registrere deres tidsforbrug fordelt på opgaver. I 2009 blev over 98 % af alle disponible timer registreret i tidsstyringssystemet, som på nuværende tidspunkt er et system til registrering af tid. Dataene i systemet bruges ikke til at styre sagsbehandlingen.

23. Den indledende vurdering af de modtagne oplysninger (jf. punkt 32) omfatter en arbejdsplan, der angiver de første trin i undersøgelsen, og som gennemgås i den rapport, der udarbejdes til Overvågningsudvalget efter ni måneder. Selv om antallet af inspektører og de særlige kompetencer, der kræves, er angivet i arbejdsplanen, er der ingen vurdering af, hvor lang tid undersøgelsen vil tage, og der sættes ingen frister. TMS anvendes ikke til planlægningsformål. Afdeling B2 (der beskæftiger sig med toldsager) udarbejder tidsdiagrammer uden for TMS for at planlægge inspektørernes arbejde. Det kan blive nødvendigt at revurdere planerne, når undersøgelsesaktiviteterne er i gang, fordi anbefalingerne om, at der bør indledes en sag, bygger på de oplysninger, der er disponible på det pågældende tidspunkt, og der kan ikke gennemføres undersøgelsesaktiviteter i den indledende vurderingsfase [12].

FORANSTALTNINGER TRUFFET MED HENBLIK PÅ AT FOKUSERE PÅ PRIORITERINGERNE

24. Retten anbefalede, at undersøgelserne skulle fokusere på prioriteringerne, så de disponible midler kunne udnyttes bedst muligt (anbefaling 4).

25. Der er blevet indført en de minimis-metode [13] for eksterne undersøgelser, der bygger på vejledende finansielle tærskler [14] og andre kriterier, f.eks. omdømmemæssig risiko, tegn på systematisk svig, og om der er andre kompetente undersøgelsesorganer.

26. Siden 2004 er OLAF vokset med 39 %, fra 355 til 493 ansatte, mens antallet af ansatte i direktoraterne for undersøgelser og operationer er steget med 32 %, fra 125 til 165 ansatte (jf. tabel 2). Stigningen i antallet af ansatte i direktoraterne for undersøgelser og operationer er ikke blevet ledsaget af en tilsvarende stigning i antallet af sager (jf. figur 1 og 4). I 2009 gennemførte OLAF færre sager pr. ansat i direktoraterne for undersøgelser og operationer end i 2004 (2,8 igangværende sager i stedet for 3,7). Denne udvikling afspejler:

at der fokuseres på mere alvorlige og komplekse sager, hvilket er en følge af de minimis-strategien

at OLAF’s egne undersøgelser udgør en stigende del af undersøgelserne (jf. figur 4)

at der anvendes flere undersøgelsesressourcer til at vurdere det stigende omfang af oplysninger, der modtages (jf. figur 5). Mængden af analyserede indledende oplysninger, der ikke medførte, at der blev indledt en sag, fordobledes fra 364 såkaldte "non-sager" i 2004 (herunder 108 prima facie non-sager [15]) til 755 i 2009 (herunder 267 prima facie non-sager).

INGEN FORBEDRING MED HENSYN TIL UNDERSØGELSERNES VARIGHED

27. Retten anbefalede, at der blev fastsat en maksimumsfrist for undersøgelserne (anbefaling 6). Kommissionen accepterede, at der blev fastsat en maksimumsfrist for gennemførelsen af en undersøgelse, og fremsatte et lovgivningsforslag [16] om at indføre en standardfrist på 12 måneder, som kunne forlænges med op til seks måneder ad gangen på grundlag af en beslutning truffet af kontorets direktorat og efter høring af Overvågningsudvalget. Der er imidlertid endnu ikke vedtaget nogen ændringer af retsgrundlaget.

28. OLAF’s årlige forvaltningsplan for 2010 har et mål om, at mindst 75 % af sagerne skal afsluttes inden for 24 måneder, og heraf skal 10 % afsluttes på under ni måneder. Ifølge forordning (EF) nr. 1073/1999 skal direktøren, hvis en undersøgelse har varet mere end ni måneder, underrette Overvågningsudvalget om grundene til, at det endnu ikke har været muligt at afslutte undersøgelsen. Undersøgelsernes varighed er et vigtigt anliggende, ikke kun på grund af risikoen for forældelse, men også af hensyn til OLAF’s produktivitet og til de personer, som sådanne undersøgelser vedrører.

29. Undersøgelsernes varighed overvåges i det daglige af kontorcheferne, gennem månedlige operationelle rapporter, og i direktorat B ved, at der hver tredje måned udarbejdes sagsrapporter. Ledelsesteamet er kun involveret i sagernes indlednings- og afslutningsstadier. For de sager, der varer længere end ni måneder, udarbejder inspektøren en rapport til Overvågningsudvalget, som giver et resumé af sagens stilling, en begrundelse for forsinkelsen og det anslåede tidspunkt for, hvornår sagen vil være afsluttet. Den nye vejledning kræver også, at der efter 18 måneder udarbejdes en rapport udelukkende til intern brug [17]. Der kræves ingen yderligere rapportering af denne type, selv om de fleste undersøgelser varer mere end 18 måneder. Der er behov for at forbedre styringen af igangværende sager, så problemer løses hurtigere, og lange perioder med inaktivitet undgås.

30. Tabel 3 viser, det antal sager, der rent faktisk blev afsluttet på ni måneder i perioden 2004-2009, generelt lå lige over 10 %, hvilket er i overensstemmelse med målet i den årlige forvaltningsplan.

31. Selv om antallet af sager pr. person i direktoraterne for undersøgelser og operationer faldt i perioden 2004-2009 (jf. punkt 26), har dette ikke indvirket på sagernes varighed. Den gennemsnitlige varighed af alle former for sager (eksterne og interne undersøgelser, bistand i straffesager og koordineringssager) har kun ændret sig lidt i perioden 2004-2009 og er stadig på over to år (25 måneder), jf. figur 6. For mange af undersøgelserne gælder det, at der går væsentligt længere tid end de gennemsnitlige to år, før de er færdigbehandlet. Ved udgangen af 2009 havde 125 af 457 igangværende sager (27 %) varet over to år. 33 af disse havde varet over tre år, og 21 andre havde varet over fire år. Det fremgik af gennemgangen af de 30 sager, at undersøgelserne undertiden tager lang tid på grund af udefrakommende faktorer, men at det oftere skyldes interne faktorer, som f.eks. at der er afsat for få ressourcer til sagerne, eller at prioriteringerne er blevet ændret.

TABEL 3

SAGER AFSLUTTET PÅ NI MÅNEDER

Kilde: OLAF.

Årstal for sagens afslutning | Antal afsluttede sager i alt | Sager afsluttet på ni måneder i alt | % |

2004 | 339 | 60 | 18 % |

2005 | 233 | 27 | 12 % |

2006 | 217 | 24 | 11 % |

2007 | 232 | 21 | 9 % |

2008 | 187 | 21 | 11 % |

2009 | 188 | 20 | 11 % |

32. Det er ikke kun undersøgelserne, men også de indledende vurderinger, der tager lang tid. Når OLAF i første omgang modtager eller genererer oplysninger om et eventuelt tilfælde af svig, gennemfører kontoret en evaluering af disse indledende oplysninger for at afgøre, om der skal indledes en sag. Omfanget af indkomne oplysninger er steget betydeligt, fra 662 i 2004 til 965 i 2009 (jf. figur 5). Vurderingerne tager længere tid, fordi der skal indsamles oplysninger fra eksterne organisationer og på grund af inspektørernes arbejdsbyrde og strategien med at fokusere på mere alvorlige og komplicerede sager (jf. punkt 25). Mange af vurderingerne tager derfor betydeligt længere tid end de to måneder, som det burde tage ifølge OLAF-vejledningen [18]. Vurderingernes gennemsnitlige varighed er blevet fordoblet, fra 3,5 måneder i 2004 til 7,1 måned i 2009. Ved udgangen af 2009 havde 72 sager, dvs. 16 % af de i alt 459 sager, været under vurdering i over 12 måneder.

33. Resultaterne af Rettens undersøgelse af de 30 sager (der kort gengives i figur 2) viste, at i forbindelse med 11 af sagerne var beslutningen om at indlede en undersøgelse ikke truffet rettidigt. I gennemsnit tog evalueringerne i forbindelse med disse 30 sager seks måneder.

FIGUR 6

SAGERNES GENNEMSNITLIGE VARIGHED 2004-2009 [1020]

+++++ TIFF +++++

Kilde: OLAF.

STIGENDE STØTTE FRA SAGSSTYRINGSSYSTEMET (CMS) OG PERSONALEFUNKTIONEN

34. Retten fremsatte bemærkninger om, at sagsstyringssystemet (CMS) skulle gøres til et styringsredskab, og at der skulle gøres en særlig indsats for at uddanne inspektører i undersøgelsesteknikker, lovgivning og rapportskrivning (anbefaling 10), samt at der skulle gennemføres en generalplan for administration af personalet for at løse de strukturbetingede problemer (anbefaling 12).

35. CMS bruges nu bedre, og alle centrale dokumenter registreres i systemet. Men oplysningerne om databeskyttelse udfyldes ikke systematisk. Ifølge forordning (EF) nr. 45/2001 [19] skal der træffes beslutning om enten at oplyse fysiske personer om, at deres personoplysninger opbevares og behandles af OLAF (registreret som "provided" (oplyst) i CMS) eller at udsætte underretningen (registreret som "deferred" (udsat) i CMS), fordi det for eksempel vil kunne skade undersøgelsen. Men i fem af de 30 gennemgåede undersøgelser var der ikke truffet en beslutning om, hvorvidt den mistænkte skulle underrettes eller ej. Retten skal endvidere minde om, at det i databeskyttelsesforordningen er fastsat, at personoplysninger skal være korrekte og om nødvendigt ajourførte [20]. I den henseende konstaterer Retten, at når en undersøgelse afsluttes uden opfølgning, og de oprindelige beskyldninger ikke har kunnet dokumenteres, afspejles dette ikke i den pågældende persons kategorisering i CMS. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) bør høres i denne sag.

36. Figur 7 viser, hvor mange af de ansatte i OLAF der siden 2004 har deltaget i videreuddannelsesarrangementer vedrørende undersøgelsesteknikker, lovgivning og rapportskrivning, og det fremgår, at antallet af deltagere i videreuddannelsesarrangementer er steget i 2009. Rapporten om videreuddannelse fra januar 2009 fra OLAF’s interne revisionsfunktion bekræftede budskabet i særberetning nr. 1/2005 og understregede, at der er behov for en bedre analyse af behovene for videreuddannelse.

37. Strukturbetingede personaleproblemer er blevet løst ved, at OLAF har fået flere faste stillinger, og derved er antallet og andelen af midlertidigt ansatte blevet reduceret (jf. tabel 4).

FIGUR 7

DE ANSATTE I OLAF’S DELTAGELSE I IDEREUDDANNELSESARRANGEMENTER

+++++ TIFF +++++

Kilde: OLAF.

TABEL 4

REDUKTIONEN I ANDELEN AF MIDLERTIDIGE STILLINGER [1023]

Kilde: OLAF.

År | Faste stillinger | Midlertidige stillinger | Stillinger i alt | Midlertidige stillinger i % |

2004 | 183 | 146 | 329 | 44 % |

2005 | 201 | 146 | 347 | 42 % |

2006 | 238 | 119 | 357 | 33 % |

2007 | 252 | 116 | 368 | 32 % |

2008 | 261 | 116 | 377 | 31 % |

2009 | 270 | 114 | 384 | 30 % |

2010 | 282 | 102 | 384 | 27 % |

REVISIONEN AF DE RETLIGE OG PROCEDUREMÆSSIGE BESTEMMELSER ER STADIG IKKE FÆRDIG

38. Med hensyn til de retlige og proceduremæssige bestemmelser anbefalede Retten OLAF at kodificere og offentliggøre procedurer med henblik på at beskytte fysiske personers rettigheder på alle stadier i undersøgelsen og til at kontrollere undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser (anbefaling 8).

39. I december 2009 vedtog OLAF’s direktør en ny vejledning i operationelle procedurer, der blev offentliggjort i maj 2010. Retsgrundlaget er dog ikke blevet ændret siden Rettens sidste beretning, da det ikke er meningen, at instrukserne i vejledningen skal have nogen retsvirkning [21], og da forordning (EF) nr. 1073/1999 vedrørende undersøgelser, der gennemføres af OLAF, ikke er blevet ændret [22]. Der er stadig ingen uafhængig kontrol af undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser [23], og der er heller ingen kodeks, der garanterer, at undersøgelsesakterne udformes efter modeller, som på forhånd er kendt, at der er bestemte frister for afhøringerne, og at forsvarets rettigheder under hver enkelt af de centrale etaper i undersøgelsen respekteres, og at der er adgang til sagsakterne [24].

VANSKELIGHEDER I SAMARBEJDET MED EUROJUST OG MEDLEMSSTATERNE

40. Retten anbefalede, at man ved at få vedtaget en specifik forordning eller gennem aftaler med de nationale efterforskningstjenester fik afklaret, hvordan samarbejdet med myndighederne i medlemsstaterne skulle foregå (anbefaling 9).

41. I 2006 fremsatte Kommissionen et revideret forslag til en forordning om gensidig administrativ bistand [25], som endnu ikke er blevet vedtaget af Parlamentet og Rådet. OLAF har indgået administrative samarbejdsordninger med myndighederne i ti medlemsstater, og der er på nuværende tidspunkt forhandlinger i gang med fire andre [26]. Men flere medlemsstater har ikke meddelt OLAF, hvilken national myndighed eller efterforskningstjeneste der er ansvarlig for samarbejdet med OLAF på området direkte udgifter, eller har ikke oprettet de nødvendige nationale myndigheder og retsmyndigheder med kompetencer på området direkte udgifter. OLAF har derfor fortsat vanskeligheder og mangler støtte, når det skal gennemføre kontrol på stedet og inspektioner i visse medlemsstater, navnlig hvor de nationale inspektører ikke har de kontrolbeføjelser, der henvises til i forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 [27].

42. Revisionen bekræftede Rettens bemærkninger i udtalelse nr. 8/2005 om, at det eksisterende retsgrundlag for bekæmpelse af svig og uregelmæssigheder er kompliceret og vanskeligt at håndhæve, og at der fortsat er svagheder i samarbejdet mellem Kommissionen og medlemsstaterne [28]. Revisionen bekræftede også, at i betragtning af de begrænsninger, der er for de handlinger, OLAF kan foretage i forbindelse med en undersøgelse, er den støtte, medlemsstaternes kan give kontoret, når de anmodes herom, stadig svag [29].

43. Der kan også opstå vanskeligheder, når OLAF undersøger påstande, som implicerer erhvervsdrivende fra flere medlemsstater. I sådanne tilfælde bliver samarbejdet med Eurojust vigtigt, da Eurojust har ansvaret for at koordinere medlemsstaternes efterforskning i straffesager og retsforfølgning. For at gøre samarbejdet så produktivt som muligt blev der undertegnet en praktisk aftale om samarbejdsaftalerne mellem Eurojust og OLAF den 24. september 2008 [30]. Ifølge den praktiske aftale skal OLAF så tidligt som muligt informere Eurojust om alle sager, som direkte involverer retligt samarbejde mellem kompetente nationale myndigheder i to eller flere medlemsstater, eller hvor sagen vedrører en medlemsstat og Fællesskabet. På grundlag af Rettens stikprøve hører ca. 20 % af undersøgelserne til i disse kategorier. Selv om der som fastsat i aftalen afholdes møder hvert kvartal mellem OLAF og Eurojust, har det praktiske samarbejde i form af fremsendelse af oplysninger om sager været begrænset. I 2008 blev der sendt oplysninger om fem sager fra OLAF til Eurojust og i 2009 om kun én sag.

44. I henhold til artikel 85 i TEUF udvides Eurojusts opgaver til også at omfatte iværksættelse af efterforskning. I den forbindelse lægger Retten mærke til de anbefalinger, som Det Europæiske Råd fremsatte i december 2009 om mulighederne for at give flere beføjelser til Eurojusts nationale medlemmer, styrke Eurojusts kollegiums beføjelser eller oprette en funktion som europæisk offentlig anklager [31]. Hvis dette skal kunne lade sig gøre, er det nødvendigt, at samarbejdet mellem OLAF og Eurojust bliver mere effektivt.

RAPPORTERING OM UNDERSØGELSERNES EFFEKTIVITET

45. Revisorerne vurderede, om OLAF havde truffet foranstaltninger til at sikre, at der blev opstillet klare mål for undersøgelserne og udarbejdet relevante og pålidelige rapporter om resultaterne.

DER FASTSÆTTES MÅL, OG DE OVERVÅGES, MEN DER FOKUSERES IKKE PÅ RESULTATER

46. Retten fremsatte en anbefaling om, at de resultater, der skulle opnås ved undersøgelser, skulle specificeres, og at der skulle indføres resultatindikatorer (anbefaling 1).

47. I den årlige forvaltningsplan opstiller OLAF nu målsætninger med klart kvantificerede mål både for kontoret generelt og for visse sektorer og geografiske områder. Disse mål overvåges i månedlige opdateringer af den årlige forvaltningsplan [32], og der gives yderligere oplysninger i de månedlige forvaltningsrapporter [33].

48. Under den indledende vurdering blev der ikke systematisk defineret klare finansielle mål for de enkelte undersøgelser. Selv om de involverede beløb ikke altid er det centrale problem, bør den indledende vurdering af de modtagne oplysninger beskrive den mulige finansielle effekt og det beløb, der muligvis vil kunne inddrives.

RAPPORTERNE OM RESULTATER UDNYTTER IKKE DE TILGÆNGELIGE OPLYSNINGER FULDT UD

49. Retten fremsatte en anbefaling om, at rapporterne om OLAF’s resultater skulle bygge på relevante og pålidelige data. De skulle gøre det muligt at foretage sammenligninger over tid og medtage indikatorer baseret på faktiske resultater (anbefaling 11).

50. OLAF producerer følgende rapporter og opfølgningsdokumenter om resultater: den månedlige opdatering af den årlige forvaltningsplan, de månedlige forvaltningsrapporter, den årlige aktivitetsrapport, den årlige driftsrapport og ad hoc-rapporter (f.eks. rapporten om kontrol på stedet fra 2008).

51. Ved afslutningen af en undersøgelse forelægges der en endelig rapport om sagen for ledelsesteamet. Ledelsesteamet anbefaler, om sagen skal afsluttes med eller uden opfølgning, herunder inddrivelse af midler og indledning af en straffesag [34]. Det er Kommissionens generaldirektorater og de nationale myndigheder og ikke OLAF, der er ansvarlige for opfølgningen. Det er OLAF’s rolle at sørge for de bedst mulige betingelser for opfølgning og at kontrollere, om der er truffet foranstaltninger.

52. Tabel 5 viser, hvordan oplysningerne rapporteres i de forskellige dokumenter, der udarbejdes på forskellige tidspunkter (hver måned, årligt eller ad hoc) og til forskellige læsere (interne eller eksterne).

53. Det er vanskeligt at få overblik over OLAF’s resultater. Oplysningerne skal findes i forskellige dokumenter, som udarbejdes med forskellige formål og henvender sig til forskellige læsere. Desuden forelægges de mere fuldstændige oplysninger, der findes i CMS, ikke. Læseren kan ikke sammenligne OLAF’s resultater over tid i den årlige aktivitetsrapport, for der er ingen oversigt over de vigtigste statistikker for tidligere år. Den årlige driftsrapport indeholder sammenligninger med tidligere år for en række indikatorer, der vedrører aktiviteterne (modtagne oplysninger, udførte indledende vurderinger, beslutninger om at indlede sager og sagernes gennemsnitlige varighed), potentielle resultater (procentdel af sager, der afsluttes med opfølgning) og faktiske resultater (faktisk inddrevne midler). Men den vigtige forbindelse mellem OLAF’s aktiviteter (antal sager afsluttet i et år) og de deraf følgende resultater, både de potentielle (f.eks. beløb, der skal inddrives) og de faktiske (f.eks. beløb, der reelt er blevet inddrevet) mangler.

TABEL 5

RESULTATINDIKATORER

Kilde: OLAF-rapporter.

| Interne | Offentlige |

Månedsrapporter | Årsrapporter | Ad hoc-​​​​rapporter |

Månedlig opdatering af den årlige forvaltnings-plan | Månedlige forvaltnings-rapporter | Den årlige​​ ​aktivitetsrapport | Den årlige driftsrapport | Rapporten om kontrol på stedet fra 2008 |

Aktivitet

Antal afsluttede undersøgelser | √ | √ | √ | √ | |

Potentielle resultater

% af undersøgelser afsluttet med opfølgning | √ | | √ | √ | |

Beløb, der skal inddrives på grundlag af undersøgelser | | | | | √ |

Interessenttilfredshed [1001]

GD’ernes synspunkter | | | | | |

Faktiske resultater

Faktisk inddrevne beløb som følge af undersøgelserne | | | | | √ |

Faktisk inddrevne beløb som følge af samtlige sager | | √ | | √ | |

54. Relevante indikatorer er indikatorer, der måler forbindelsen mellem OLAF’s undersøgelser, de potentielle resultater (f.eks. konstaterede beløb, som skal inddrives, anbefalinger om at indlede en straffesag) og de faktiske resultater (f.eks. beløb, der reelt er inddrevet, og sager, der resulterer i en bøde eller en dom). Selv om dette i vidt omfang er uden for OLAF’s kontrol, afhænger det også af kvaliteten og rettidigheden af OLAF’s undersøgelser.

55. For at være pålidelige skal indikatorer bygge på nøjagtige data og anvendes konsekvent, således at det er muligt at foretage en sammenligning mellem forskellige år og på tværs af sektorer (f.eks. landbrug, told, bistand til tredjelande) eller undersøgelsestyper (interne, eksterne, koordinering og bistand).

56. CMS indeholder oplysninger om finansielle, retlige og disciplinære resultater. Systemet registrerer også sager, der afsluttes uden opfølgning, når OLAF har tilbagevist eller været ude af stand til at bevise de oprindelige påstande. Den type oplysninger, der findes i CMS, og som vil kunne rapporteres årligt, vises i bilag III. Indikatorerne vedrører tre dimensioner af OLAF’s resultater: finansielle og retlige resultater samt resultater pr. område eller sektor. Med hensyn til de finansielle og retlige resultater viser tabellerne følgende:

a) aktiviteter (antal afsluttede undersøgelser)

b) potentielle resultater (undersøgelser afsluttet med opfølgning, anbefalinger om at inddrive midler eller indlede strafferetlig eller disciplinær forfølgning)

c) faktiske resultater (faktisk inddrevne midler eller afsagte domme).

57. Tabellerne i bilag III supplerer oplysningerne i de nuværende rapporter. De forbinder de faktiske resultater med det år, hvor sagerne blev afsluttet. Oplysningerne fremlægges for at vise, hvordan de indikatorer, der findes i CMS, kan rapporteres, så der kan foretages pålidelige sammenligninger over tid og mellem sektorer og undersøgelsestyper. Hvis OLAF foretager yderligere analyser og uddyber forklaringerne, kan disse oplysninger give et mere fuldstændigt billede af udviklingen i aktiviteterne og af resultaterne i OLAF’s rapporter.

PRÆCISERING AF OVERVÅGNINGSUDVALGETS ROLLE

58. Retten fulgte op på anbefalingen i særberetning nr. 1/2005 om, at Overvågningsudvalgets rolle skulle defineres klart.

PROCEDURERNE ER ENDNU IKKE BLEVET AJOURFØRT

59. Rettens anbefaling var, at Overvågningsudvalgets rolle skulle defineres klart for at sikre, at der ikke skete nogen indblanding i igangværende undersøgelser (anbefaling 16).

60. Overvågningsudvalget ændrede sin forretningsorden [35] i 2006 og udarbejdede en række rapporter og udtalelser om forvaltningen af OLAF med henblik på at styrke kontorets uafhængighed.

61. Men i en dom afsagt i juli 2008 [36] fandt Retten i Første Instans, at det var en vigtig opgave for Overvågningsudvalget at beskytte rettighederne for personer, der er genstand for OLAF’s undersøgelser [37]. Efter at dommen var afsagt, var det nødvendigt at finde en praktisk samarbejdsordning, således at Overvågningsudvalget skulle høres, inden der blev sendt oplysninger til de nationale retsmyndigheder.

62. Ifølge den nye vejledning skal oplysningerne foreligge mindst fem arbejdsdage, inden de sendes videre [38]. I juni 2010 blev OLAF og Overvågningsudvalget enige om en ny procedure, som skal sikre, at det brev, hvorved sagerne fremsendes til de nationale retsmyndigheder, underskrives mindst fem arbejdsdage efter den note, som informerer Overvågningsudvalget om den planlagte fremsendelse [39]. OLAF har forpligtet sig til at tage hensyn til Overvågningsudvalgets råd og reagere fra sag til sag.

63. Men i betragtning af afgørelsen fra Retten i Første Instans udgør denne procedure en fare for de berørte fysiske personers rettigheder, eftersom det ikke er beskrevet, hvilke foranstaltninger der vil blive truffet, hvis Overvågningsudvalget beslutter at afgive en udtalelse. Når der ikke er nogen bindende procedurer herfor, bliver det vanskeligt at sikre, at Overvågningsudvalget ikke har grebet ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser.

64. Endvidere følger OLAF en politik, der indebærer, at når OLAF ved, at sagen allerede er taget under behandling af de nationale retsmyndigheder, fremsendes oplysningerne til de nationale myndigheder, uden at Overvågningsudvalget informeres. I 2009 registrerede OLAF ni sådanne sager, hvor oplysningerne blev sendt til de nationale myndigheder, uden at Overvågningsudvalget blev informeret, hvilket ikke er i overensstemmelse med afgørelsen fra Retten i Første Instans, som betyder, at underretningen af Overvågningsudvalget er en "ubetinget forpligtelse og ikke overlader noget skøn" [40].

65. Medlemmerne af Overvågningsudvalget udnævnes af Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen efter fælles overenskomst (jf. artikel 11 i OLAF-forordningen). Medlemmernes mandatperiode er på tre år, og genudnævnelse kan finde sted én gang. Ved mandatets udløb fortsætter medlemmerne med at udføre deres opgaver, indtil deres mandat fornyes, eller der er udnævnt en efterfølger. Det nuværende Overvågningsudvalg trådte i funktion den 30. november 2005. Medlemmernes mandatperiode udløb den 29. november 2008. Retten bemærker, at der mere end to år efter stadig ikke er truffet afgørelse om at forny mandatperioden eller udnævne efterfølgere. En sådan situation er utilfredsstillende.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

OMPRIORITERING AF AKTIVITETER: MERE VÆGT PÅ UNDERSØGELSESFUNKTIONEN

66. I Rettens tidligere beretning blev der fremsat seks anbefalinger om omprioritering af OLAF’s aktiviteter, således at der kunne lægges mere vægt på undersøgelsesfunktionen. Tre af disse anbefalinger vedrørende overdragelse af ansvaret for eller udskillelse af aktiviteter (anbefaling 2, 14 og 15) blev ikke accepteret, og de tre andre er blevet delvist implementeret (anbefaling 7, 17 og 13). Alle seks anbefalinger om, at OLAF skal omprioritere for at lægge mere vægt på undersøgelsesfunktionen, er derfor stadig relevante.

67. Set i forhold til ressourcefordelingen har OLAF ikke omprioriteret sine aktiviteter til fordel for undersøgelsesfunktionen. Kommissionen opfatter OLAF som en generel myndighed for bekæmpelse af svig og ikke som en tjeneste, der koncentrerer sig om undersøgelser. Derfor accepterer den ikke anbefalingerne i Rettens tidligere beretning om at overdrage ansvaret for aktiviteter, som f.eks. strategien for bekæmpelse af svig og støtteprogrammerne, til andre. I januar 2010 var 34 % af det samlede personale ansat i undersøgelsesdirektoraterne. Det fremgik af tidsstyringssystemet, at kontoret samlet set brugte 37 % af sin tid på sagsbehandling i 2009 (jf. punkt 8-11).

68. Når OLAF gennemfører undersøgelser, gør det nu i højere grad brug af sine undersøgelsesbeføjelser, f.eks. til at gennemføre kontrol på stedet og samtaler. OLAF’s støttetjenester bidrager til undersøgelserne, når det er hensigtsmæssigt, og brugte i 2009 25 % af deres tid herpå. De enheder, der foretager strategisk efterretning, identificerer i den forbindelse risikoområder, men deres arbejde udløser sjældent en undersøgelse (jf. punkt 12-18).

OPFØLGNINGSANBEFALING 1

OLAF bør øge antallet af undersøgelser og den hastighed, hvormed de gennemføres, ved at øge andelen af den tid, der bruges på kontorets kerneopgave, undersøgelsesfunktionen.

OPFØLGNINGSANBEFALING 2

De enheder, der foretager strategisk efterretning, bør bidrage mere til undersøgelsesarbejdet.

FORBEDRING AF UNDERSØGELSERNES PRODUKTIVITET

69. I Rettens tidligere beretning blev der fremsat otte anbefalinger med henblik på at forbedre undersøgelsernes produktivitet (anbefaling 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10 og 12). Når der ses bort fra anbefaling 3 og 12, er de andre anbefalinger endnu ikke fuldt ud imødekommet og er således stadig relevante.

70. I Rettens tidligere beretning blev der fremsat anbefalinger om at sikre klare proceduremæssige bestemmelser for undersøgelserne og forbedre planlægningen og overvågningen, så undersøgelserne kunne gennemføres rettidigt og produktivt. OLAF har truffet foranstaltninger til at gøre de proceduremæssige bestemmelser klarere ved at indføre en ny vejledning i december 2009 og ved at indgå en praktisk aftale for samarbejdet med Eurojust i 2008. Andre foranstaltninger truffet af OLAF for at forbedre produktiviteten var indførelsen af et tidsstyringssystem, udviklingen af en de minimis-strategi, således at kontoret kan koncentrere sig om alvorlige og komplekse sager, bedre brug af CMS (selv om systemet stadig ikke anvendes fuldt ud), mere fokuseret videreuddannelse, færre midlertidigt ansatte og en opdeling af ledelsesteamet i mindre grupperinger.

71. Trods de skridt, OLAF har taget for at forbedre produktiviteten, er der kun langsomt sket fremskridt, og de er stadig ufuldstændige. Den nye vejledning blev først indført i december 2009, og retsgrundlaget er ikke blevet ændret siden Rettens sidste beretning. Selv om OLAF har indgået en aftale om samarbejde med Eurojust, blev der i 2009 kun sendt oplysninger om én enkelt sag fra OLAF til Eurojust. TMS bruges til at registrere tidsforbrug, men de oplysninger, der oplagres, bruges ikke til at planlægge og overvåge undersøgelserne. Omfanget af indledende oplysninger, der skal vurderes, er steget betydeligt, og disse vurderingers varighed er fordoblet. Undersøgelserne tager fortsat lang tid, hvilket undertiden skyldes eksterne faktorer, men mere generelt skyldes det interne faktorer, f.eks. andre prioriteringer eller ressourcemangel (jf. punkt 19-44).

OPFØLGNINGSANBEFALING 3

Retsgrundlaget for bekæmpelse af svig og uregelmæssigheder bør revideres, således at bestemmelserne om bekæmpelse af svig forenkles og konsolideres. I den forbindelse bør svaghederne i OLAF’s nuværende beføjelser og procedurer afhjælpes, navnlig med hensyn til samarbejdet mellem OLAF og de kompetente tjenester i medlemsstaterne.

OPFØLGNINGSANBEFALING 4

OLAF bør styrke sit samarbejde og partnerskab med Eurojust, der i medfør af artikel 85 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde har fået til opgave at koordinere efterforskning i straffesager og retsforfølgning, særlig i relation til overtrædelser, der skader Unionens finansielle interesser. I den forbindelse bør OLAF indføre procedurer med henblik på at identificere alle relevante sager, fremsende oplysninger herom rettidigt til Eurojust og regelmæssigt rapportere om resultaterne af dets samarbejde med Eurojust.

OPFØLGNINGSANBEFALING 5

De foreløbige undersøgelsesplaner bør omfatte overslag over ressourceforbruget og tidsfrister. Disse planer bør overvåges og opdateres, når undersøgelsesarbejdet er i gang. Oplysningerne fra tidsstyringssystemet (TMS) bør udnyttes til at yde inspektører og ledere mere effektiv støtte.

OPFØLGNINGSANBEFALING 6

Den samlede varighed af vurderinger og undersøgelser bør kontrolleres bedre med henblik på at forbedre undersøgelsernes effekt og for at udnytte de disponible ressourcer bedre. Ledelsesteamene bør her spille en rolle i overvågningen af lange og komplekse undersøgelser for at sikre, at der træffes passende foranstaltninger.

RAPPORTERING OM UNDERSØGELSERNES EFFEKTIVITET

72. Rettens tidligere beretning indeholdt to anbefalinger vedrørende dokumentation af undersøgelsernes effektivitet (anbefaling 1 og 11). Selv om disse anbefalinger er blevet delvist implementeret, er de stadig relevante.

73. I den årlige forvaltningsplan er der opstillet klare kvantificerede mål for kontoret, og disse overvåges med regelmæssige mellemrum. Men der opstilles ikke systematisk klare finansielle mål for de enkelte undersøgelser (jf. punkt 45-48).

74. CMS indeholder en betydelig mængde oplysninger, der gør det muligt at sammenligne OLAF’s resultater over tid og på tværs af forskellige sektorer. Disse statistikker vedrører aktiviteter (afsluttede undersøgelser), potentielle resultater (undersøgelser afsluttet med opfølgning, beløb der skal inddrives) og faktiske resultater (det beløb, der er blevet inddrevet). Men oplysningerne rapporteres ikke på nuværende tidspunkt i ét enkelt dokument, således at læseren kan vurdere OLAF’s præstation. Ved de 696 eksterne undersøgelser, der blev afsluttet i perioden 2004-2009, blev det konstateret, at et beløb på 656 millioner euro skulle inddrives; heraf var 180 millioner euro reelt blevet inddrevet, da revisionen fandt sted i april 2010 (jf. punkt 49-57).

OPFØLGNINGSANBEFALING 7

Der bør systematisk opstilles klare mål for de enkelte undersøgelser, og disse bør ajourføres, og resultaterne bør rapporteres i form af opfyldte mål.

OPFØLGNINGSANBEFALING 8

CMS bør i større udstrækning anvendes i ledelsens beslutningstagning og til at udarbejde bedre rapporter. Statistikker over resultaterne af OLAF’s virksomhed, potentielle og faktiske resultater, herunder sammenligninger over tid, bør kunne findes i én enkelt rapport.

PRÆCISERING AF OVERVÅGNINGSUDVALGETS ROLLE

75. Rettens tidligere beretning indeholdt en anbefaling om, at Overvågningsudvalgets rolle skulle defineres klart (anbefaling 16). Der er truffet en del foranstaltninger, men implementeringen er fortsat ufuldstændig.

76. Efter dommen fra Retten i Første Instans i juli 2008 anvender OLAF en ny procedure, så Overvågningsudvalget skal høres, inden der sendes oplysninger til de nationale retsmyndigheder. Denne procedure definerer dog ikke, hvad der skal ske, hvis Overvågningsudvalget beslutter at afgive en udtalelse. Bortset fra retspraksis er retsgrundlaget for beskyttelse af rettigheder for personer, der er genstand for undersøgelser, ikke ændret siden Rettens sidste beretning (jf. punkt 58-65).

OPFØLGNINGSANBEFALING 9

Overvågningsudvalget bør i samråd med OLAF definere en formel procedure til at fastsætte, hvilke foranstaltninger der skal træffes, hvis det beslutter at afgive udtalelse om en sag, som det høres om. Retsgrundlaget bør revideres, således at der ydes bedre beskyttelse til personer, der er genstand for undersøgelser.

Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Igors LUDBORŽS, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 8. februar 2011.

På Revisionsrettens vegne

+++++ TIFF +++++

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Formand

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1).

[2] EUT C 202 af 18.8.2005, s. 1.

[3] Revisionsopfølgningsudvalgets møde den 5. juli 2007 - Progress report by OLAF on the implementation of the recommendations of the Court of Auditors’ special report 1/2005 (OLAF’s situationsrapport om implementeringen af anbefalingerne i Revisionsrettens særberetning nr. 1/2005).

[4] Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20) og forordning (EF) nr. 1073/1999.

[5] Sag T-48/05 af 8. juli 2008 (EUT C 209 af 15.8.2008, s. 44).

[6] Revisorerne udvalgte igangværende sager pr. 1. juli 2008, og alle etaper i proceduren frem til april 2010 (indledende vurdering, aktiv undersøgelse, endelig afgørelse og i givet fald opfølgning) blev gennemgået.

[7] Commission Decision - Communication C(2007) 5709 af 27.11.2007, der præciserer, hvilket ansvar OLAF og Kommissionens anvisningsberettigede har med hensyn til finansiel opfølgning af uberettiget udbetalte beløb.

[1008] Tabellen viser det faktiske antal ansatte.

[8] I 2009 blev over 98 % af alle disponible timer registreret i tidsstyringssystemet.

[9] For personalet i undersøgelsesdirektoraterne er vurderinger og koordinerings- og bistandssager også en del af arbejdsbyrden.

[10] En inspektør eller kontorchef, der arbejder på et stort antal sager, vil skulle opføre tidsforbruget som sagsbehandling uden at angive specifikke sager.

[11] OLAF’s håndbog over operationelle procedurer af 1. december 2009, afsnit 3.1.9.

[12] Jf. OLAF’s vejledning fra 1. december 2009, del 3.2.1. Men i to sager fra Rettens stikprøve begyndte aktiviteterne efter en henstilling fra ledelsesteamet, inden direktøren havde truffet en formel afgørelse om, at der skulle indledes en sag. I en af disse sager var der gennemført undersøgelsesaktiviteter, inden der var truffet afgørelse om, at der skulle indledes en undersøgelse.

[13] En forkortet form af det latinske grundprincip de minimis non curat lex: "retten interesserer sig ikke for bagateller". I konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 49) er det fastsat, at med henblik på strafferetlig forfølgelse skal svig, der vedrører over 50000 euro, altid betragtes som et groft tilfælde af svig.

[14] 1 million euro i forbindelse med told, cigaretter og handel, 100000 euro i forbindelse med landbrug og strukturfondene og 50000 euro i forbindelse med direkte udgifter og bistand til tredjelande (jf. side 5 i OLAF’s årlige aktivitetsrapport for 2009 - http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/doc/olaf_aar.pdf).

[15] Prima facie non-sager vedrører modtagne oplysninger, der klart ikke falder ind under OLAF’s kompetenceområde, eller hvor der ikke er nogen klar begrundelse for at bruge OLAF’s ressourcer.

[16] Jf. KOM(2004) 103 endelig: forslag til ny artikel 6, stk. 7, s. 10.

[17] Jf. OLAF’s vejledning i operationelle procedurer af 1. december 2009, del 1.4.7: "Hvis sagen stadig løber ni måneder efter, at den var blevet indledt, udarbejder inspektøren en rapport til Overvågningsudvalget med en kort redegørelse for de påståede overtrædelser, sagens stilling, en begrundelse for forsinkelsen og anslået tidspunkt for sagens afslutning." Efter en tilsvarende intern procedure skal der udarbejdes en anden rapport til ledelsen 18 måneder efter, at undersøgelsen er blevet indledt.

[18] Ifølge del 3.2.2 i OLAF’s vejledning må den indledende vurdering af en sag ikke tage mere end to måneder fra modtagelsen af de indledende oplysninger. Hvis det ikke er muligt at overholde denne frist, skal inspektøren anmode kontorchefen om at få fristen forlænget. Den indledende vurdering skal så afsluttes inden for den periode, den ansvarlige kontorchef har godkendt, og som højst kan være på seks måneder efter modtagelsen af de indledende oplysninger. Hvis de oplysninger, der kræves for at fuldføre vurderingen, stadig ikke er disponible efter seks måneder, skal der anmodes om en forlængelse hos den ansvarlige direktør.

[1020] Baseret på antallet af igangværende sager ved udgangen af året i forhold til antallet af sager indledt i løbet af året.

[19] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).

[20] Artikel 4, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001.

[1023] I marts 2010 var der ud over 384 midlertidige og faste stillinger også 131 kontraktansatte, herunder 65, der arbejdede i informationstjenesterne i direktorat D.

[21] Jf. forordet til vejledningen, som ligger på OLAF’s websted.

[22] Kommissionens forslag (KOM(2006) 244 endelig af 24.5.2006) om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 er endnu ikke blevet vedtaget. Retten afgav udtalelse nr. 7/2006 om denne forordning (EUT C 8 af 12.1.2007, s. 1).

[23] Jf. punkt 83 i særberetning nr. 1/2005.

[24] Udtalelse nr. 5/2010 fra OLAF’s Overvågningsudvalg om respekt for grundlæggende rettigheder og proceduremæssige garantier i forbindelse med undersøgelser.

[25] KOM(2006) 473 endelig af 14.9.2006.

[26] Der er indgået ordninger med myndighederne i følgende medlemsstater: Belgien, Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Estland, Spanien, Italien, Litauen, Malta, Rumænien og Den Slovakiske Republik. Der er indledt forhandlinger med myndighederne i Danmark, Letland, Tyskland og Det Forenede Kongerige.

[27] Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2).

[28] Jf. punkt 34-36 i udtalelse nr. 8/2005 (EUT C 313 af 9.12.2005, s. 1).

[29] Jf. punkt 15 i særberetning nr. 1/2005.

[30] EUT C 314 af 9.12.2008, s. 3.

[31] Jf. Stockholmprogrammet, som Det Europæiske Råd vedtog i december 2009, rådsdokument 17024/09, s. 24.

[32] De månedlige opdateringer af den årlige forvaltningsplan viser procenten af indledte sager fordelt på bestemte sektorer og geografiske områder, opfølgningssager med en effekt på over et bestemt beløb, procenten af sager, der afsluttes uden opfølgning, færdigbehandlingskvoten (indledte sager/afsluttede sager), procenten af sager, der lukkes inden for en bestemt tidsfrist, og antal sager pr. inspektør.

[33] I de månedlige forvaltningsrapporter vises resultaterne for så vidt angår fængselsstraffe og inddrevne beløb i det igangværende år frem til datoen for rapporten og i de fire forudgående år, og det fremgår også, hvor længe vurderingerne, undersøgelserne og opfølgningen har varet.

[34] I OLAF’s vejledning er der nævnt fire former for opfølgning: administrativ, finansiel, retlig og disciplinær.

[1001] I 2007 indledte OLAF en brugertilfredshedsundersøgelse, der mislykkedes på grund af den lave svarprocent (kun seks svarede på de 45 spørgeskemaer, der var udsendt). OLAF har indført funktionsmøder med Kommissionens generaldirektorater.

[35] Forretningsorden for OLAF-Overvågningsudvalget af 24. august 2006 (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 7).

[36] Sag T-48/05 af 8. juli 2008.

[37] I dommen hedder det endvidere: "Det kan […] ikke bestrides, at kravet om at konsultere udvalget inden fremsendelsen af oplysninger til de nationale retsmyndigheder har til formål at tillægge de berørte personer rettigheder" (præmis 168).

[38] OLAF’s vejledning i operationelle procedurer af 1. december 2009, del 3.3.6.1.1 og 3.4.3.2.1.

[39] OLAF sender også et sammenfattende notat til Overvågningsudvalget, hvori det angives, om den pågældende person er blevet underrettet og har fået lov til at svare, og om sagen holdes inden for de tidsfrister, som er fastsat af de nationale myndigheder.

[40] I afgørelsen hedder det, at "udvalget skal informeres, inden oplysningerne sendes til de nationale retsmyndigheder" (præmis 164), og at "underretningen af Overvågningsudvalget er en ubetinget forpligtelse og ikke overlader noget skøn" (præmis 170).

--------------------------------------------------

BILAG I

STATUS OVER IMPLEMENTERINGEN AF ANBEFALINGERNE (I SÆRBERETNING NR. 1/2005) [1]

Anbefalinger | Accepteret | Implementeret [2] |

Anbefalinger om at omprioritere aktiviteter og lægge mere vægt på undersøgelsesfunktionen

Overdragelse af ansvaret for eller udskillelse af de aktiviteter, der ikke har med undersøgelserne at gøre

7.Ansvaret for opfølgningsaktiviteter (deltagelse i retssager og inddrivelse), der kan varetages af de anvisningsberettigede, bør udskilles | Delvist | Delvist |

14.Ansvaret for bedrageribekæmpelsesstrategien bør overdrages til andre af Kommissionens tjenester | Ikke accepteret | Nej |

15.Ansvaret for at forvalte støtteprogrammer (f.eks. Pericles og Hercules) bør overdrages til andre af Kommissionens tjenester | Ikke accepteret | Nej |

2.Det bør overvejes at oprette en separat enhed for koordinerings- og bistandsoperationer for at forbedre ressourceforvaltningen | Ikke accepteret | Nej |

Forbedring af de strategiske tjenesters bidrag til undersøgelsesfunktionen

17.Aktiviteterne bør omprioriteres, så der lægges mere vægt på undersøgelsesfunktionen, samtidig med at forvaltningspraksis (governance) og retsforskrifterne ændres | Delvist | Delvist |

13.De tjenester, der gennemfører strategisk efterforskning, bør forsøge at få forbedret de data, medlemsstaterne indberetter, og der bør oprettes databaser, som kan anvendes til at identificere usædvanlige forhold og iværksætte undersøgelser | Accepteret | Delvist |

Anbefalinger om at forbedre undersøgelsernes produktivitet

Retlige og proceduremæssige bestemmelser

8.Procedurerne med henblik på at beskytte fysiske personers rettigheder på alle stadier i undersøgelsen bør kodificeres og offentliggøres, og undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser bør kontrolleres | Accepteret | Delvist |

Samarbejdet med medlemsstaterne

9.Ordningerne for samarbejde mellem OLAF og medlemsstaterne bør formaliseres gennem lovgivning eller indgåelse af aftaler med de nationale efterforskningstjenester | Accepteret | Delvist |

Planlægning

3.Ledelsesteamet bør opdeles i mindre grupper, så der kan lægges klare planer og fastsættes klare mål for undersøgelserne | Accepteret | Ja |

5.Der bør indføres et tidsregistreringssystem knyttet til arbejdsplaner med overslag over tidsforbruget til undersøgelser for at regulere arbejdsbyrden i forhold til ressourcerne og for at undgå forsinkelser | Accepteret | Delvist |

Fokus på prioriteringer

4.Undersøgelsesredskaberne bør udnyttes bedre til at overvåge undersøgelsesprocessen, så det sikres, at der fokuseres på prioriteringerne og på tilvejebringelse af beviser | Accepteret | Delvist |

Rettidig gennemførelse

6.Der bør fastsættes en maksimumsfrist for undersøgelserne | Delvist [3] | Delvist [4] |

Støtte fra it-systemer og personalefunktionen

10.Sagsstyringssystemet CMS bør gøres til et egentligt system til styring af efterforskningerne, og der bør gøres en ekstra indsats med henblik på at uddanne inspektørerne i undersøgelsesteknikker, lovgivning og rapportskrivning | Accepteret | Delvist |

12.Der bør implementeres en generalplan for administration af personalet for at løse strukturbetingede problemer | Accepteret | Ja |

Anbefalinger om at dokumentere undersøgelsernes effektivitet

1.De resultater, der skal opnås ved undersøgelser, bør specificeres, og der bør indføres resultatindikatorer for at vurdere, om målene er opfyldt | Accepteret | Delvist |

11.Kommissionen bør sørge for, at der produceres pålidelige og relevante rapporter om resultater baseret på faktiske og ikke på potentielle resultater | Accepteret | Delvist |

Anbefaling om, at Overvågningsudvalget skal styrke OLAF’s uafhængighed

16.Overvågningsudvalgets rolle bør defineres klart, så det sikres, at der ikke sker nogen indblanding i igangværende undersøgelser | Accepteret | Delvist |

[1] Anbefalingerne i særberetning nr. 1/2005 var ikke nummererede. De står her i den rækkefølge, hvori de blev fremsat i beretningen.

[2] Ja - anbefalingen implementeret. Nej - anbefalingen ikke implementeret og stadig gyldig. Delvist - implementeret i varierende grad, og yderligere foranstaltninger anbefales.

[3] Kommissionen svarede, at den foreslog at ændre forordning (EF) nr. 1073/1999 og indføre en periode på 12 måneder med mulighed for flere forlængelser på seks måneder.

[4] Retsgrundlaget endnu ikke ændret.

--------------------------------------------------

BILAG II

OLAF’S ORGANISATIONSPLAN [1]

+++++ TIFF +++++

[1] Organisationsplanen viser det faktiske antal ansatte i marts 2010.

--------------------------------------------------

BILAG III

POTENTIELLE INDIKATORER

TABEL A - Aktivitetsindikatorer, potentielle og faktiske finansielle resultater [1]

Kilde: OLAF pr. april 2010.

| 2004 | 2005 | 2006 | 2007 | 2008 | 2009 | I alt |

Eksterne undersøgelser | Aktivitet |

Afsluttede eksterne undersøgelser | 151 | 104 | 100 | 117 | 121 | 103 | 696 |

Potentielle resultater |

Med finansiel opfølgning | 59 | 52 | 60 | 66 | 67 | 52 | 356 |

Beløb, der skal inddrives (millioner euro) | 183,7 | 43,8 | 54,7 | 122,6 | 121,0 | 130,6 | 656,4 |

Faktiske resultater |

Inddrevne beløb (millioner euro) | 73,0 | 8,8 | 9,2 | 43,8 | 28,3 | 16,6 | 179,7 |

Afskrevne beløb (millioner euro) | 5,7 | 0,3 | 1,9 | 1,8 | 0,0 | 15,4 | 25,1 |

Udestående beløb (millioner euro) | 105,0 | 34,7 | 43,6 | 77,0 | 92,7 | 98,6 | 451,6 |

Tabel A viser data fra CMS vedrørende eksterne undersøgelser for så vidt angår den pågældende aktivitet (antal afsluttede undersøgelser), potentielle resultater (undersøgelser afsluttet med opfølgning og beløb identificeret med henblik på inddrivelse) og faktiske resultater (faktiske inddrivelser).

I seksårsperioden 2004-2009 involverede 356 (51 %) af de 696 afsluttede eksterne sager en potentiel finansiel opfølgning.

I samme seksårsperiode blev det samlede beløb, der skulle inddrives, opgjort til 656,4 millioner euro. Frem til det tidspunkt, hvor revisionen fandt sted i april 2010 (den samme seksårsperiode), blev der i alt reelt inddrevet 179,7 millioner euro (27 %).

TABEL B - Aktivitetsindikatorer, potentielle og faktiske retlige resultater

Kilde: OLAF april 2010 (En enkelt sag kan føre til en række retssager og efterfølgende bøder og domme).

| Året for OLAF’s henstilling om opfølgning | I alt |

2004 | 2005 | 2006 | 2007 | 2008 | 2009 |

Eksterne undersøgelser | Aktivitet |

Afsluttede undersøgelser | 151 | 104 | 100 | 117 | 121 | 103 | 696 |

Potentielle resultater |

Med retlig opfølgning | 33 | 46 | 32 | 42 | 55 | 32 | 240 |

Relaterede retssager | 112 | 91 | 48 | 67 | 66 | 22 | 406 |

Faktiske resultater |

Afviste sager | 63 | 24 | 17 | 11 | 9 | 0 | 124 |

Uafsluttede sager | 26 | 55 | 28 | 51 | 57 | 16 | 233 |

Bøde eller dom | 23 | 12 | 3 | 5 | 0 | 6 | 49 |

Interne undersøgelser | Afsluttede undersøgelser | 39 | 30 | 31 | 34 | 25 | 37 | 196 |

Bøde eller dom | 1 | 2 | 2 | 0 | 0 | 0 | 5 |

Koordinering og bistand | Afsluttede sager | 149 | 99 | 86 | 81 | 41 | 48 | 504 |

Bøde eller dom | 182 | 63 | 17 | 39 | 19 | 2 | 322 |

I alt alle sager | Afsluttede sager | 339 | 233 | 217 | 232 | 187 | 188 | 1396 |

Bøde eller dom | 206 | 77 | 22 | 44 | 19 | 8 | 376 |

Interne undersøgelser | Disciplinær opfølgning | 8 | 12 | 13 | 19 | 12 | 1 | 65 |

Tabel B viser dataene i CMS om aktiviteterne og de potentielle og faktiske retlige resultater. Der kan fremsættes følgende bemærkninger om seksårsperioden 2004-2009:

Eksterne undersøgelser: Af de 696 eksterne afsluttede undersøgelser skulle de 240 (34 %) opfølges retligt, hvilket førte til 406 retssager. Heraf medførte 49 (12 %) retsafgørelser (herunder fire frikendelser og 11 appellerede afgørelser), og 124 retssager (30 %) blev afvist, mens 233 retssager stadig ikke er afgjort. Af de 124 sager, der blev afvist, blev de 76 (61 %) afvist på grund af manglende beviser, mens ni (7 %) var forældede.

Interne undersøgelser: Det er yderst begrænset, hvor mange endelige afgørelser retsmyndighederne har truffet i forbindelse med interne undersøgelser - fem afgørelser i i alt 196 afsluttede sager. 45 blev afsluttet med retlig opfølgning, og der blev indledt 62 relaterede retssager, hvoraf 16 blev afvist. De interne undersøgelser, der blev afsluttet i perioden, medførte disciplinærsager mod 65 personer.

Koordinerings- og bistandssager: gennemføres med et væsentligt bedre resultat end de interne og eksterne undersøgelser med hensyn til at opnå retsmyndighedernes endelige afgørelser i sager afsluttet med opfølgning i perioden 2004 2009 [2].

Tabellen viser, hvordan de retlige resultater varierer mellem de forskellige kategorier af sager. Retlig opfølgning tager i gennemsnit 3,5 år, hvilket til dels kan forklare, hvorfor antallet af bøder og domme er lavere i de seneste år.

TABEL C - Finansielle resultater på forskellige områder

Kilde: OLAF april 2010.

| Sager afsluttet 2004-2009 | Sager afsluttet med finansiel opfølgning | Beløb, der skal inddrives (millioner euro) | Inddrevet til dato | Inddrivelse pr. sag afsluttet med finansiel opfølgning (millioner euro) |

(millioner euro) | % |

Eksterne undersøgelser | Landbrug | 92 | 49 | 136,8 | 5,5 | 1,7 % | 0,11 |

Told | 102 | 69 | 306,6 | 112,9 | 35,4 % | 1,64 |

Bistand til tredjelande | 225 | 101 | 74,9 | 10,9 | 3,4 % | 0,11 |

Strukturfonde | 124 | 76 | 124,2 | 46,6 | 14,6% | 0,61 |

Andet [3] | 153 | 61 | 13,9 | 3,8 | 1,2 % | 0,06 |

Subtotal | 696 | 356 | 656,4 | 179,7 | 56,4 % | 0,50 |

Interne undersøgelser | 196 | 33 | 3,0 | 0,5 | 0,2 % | 0,02 |

Koordinering og bistand | 504 | 201 | 877,0 | 138,3 | 43,4 % | 0,69 |

I alt | 1396 | 590 | 1536,4 | 318,5 | 100,0 % | 0,54 |

I tabel C sammenlignes de finansielle resultater i forskellige sektorer. I forbindelse med eksterne undersøgelser er toldområdet det område, der har den højeste andel af beløb, der skal inddrives (20 %), og af faktiske inddrivelser (35 %). De finansielle resultater på andre områder var lavere.

I seksårsperioden (2004-2009) tegner koordinerings- og bistandssager sig for 57 % (877 millioner euro af 1536 millioner euro) af de beløb, der potentielt skal inddrives for kontoret som helhed, og for 43 % (138 millioner euro af 319 millioner euro) af de faktiske inddrivelser.

Inddrivelserne pr. undersøgelse viser det beløb, der i gennemsnit er blevet inddrevet pr. sag afsluttet med finansiel opfølgning i de enkelte sektorer (for eksempel blev der på landbrugsområdet inddrevet 5,5 millioner euro i forbindelse med i alt 49 sager, hvilket betyder, at der i gennemsnit er blevet inddrevet et beløb på 0,11 millioner euro pr. sag).

Selv om de forskellige sektorer ikke kan sammenlignes direkte, fordi de forvalter forskellige typer af sager, viser tabellen forskellene i de beløb, der i gennemsnit inddrives pr. sag på tværs af sektorerne.

[1] Beløbene i tabellen er opført under det år, hvor opfølgningen begyndte, uanset hvilket år pengene reelt blev modtaget. Tabellen viser derfor ikke de beløb, der blev inddrevet i forbindelse med sager, der blev afsluttet i 2003.

[2] I koordinerings- og bistandssagerne har de nationale retsmyndigheder allerede besluttet at behandle en sag, hvilket forklarer, hvorfor disse sager oftere gennemføres med vellykket resultat.

[3] Andet er direkte udgifter, EU-organer og -agenturer og handel.

--------------------------------------------------