Forslag til Rådets forordning (EF) om ændring af forordning (EF) nr. 1628/96 om bistand til Bosnien-Hercegovina, Kroatien, Forbundsrepublikken Jugoslavien og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien, bl.a. ved oprettelse af Det Europæiske Genopbygningsagentur

(2000/C 21 E/05)

KOM(1999) 312 endelig udg. - 1999/0132(CNS)

(Forelagt af Kommissionen den 7. juli 1999)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 308,

under henvisning til forslag fra Kommissionen,

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Så snart sikkerhedsbetingelserne er opfyldt, skal der i henhold til De Forenede Nationers Sikkerhedsråds resolution af 10. juni 1999 som en hasteforanstaltning gennemføres et omfattende genopbygningsprogram, der omfatter følgeforanstaltninger til genbosættelsen af flygtninge og økonomisk genopretning af Kosovo;

(2) Det Europæiske Råd gentog på mødet den 3. og 4. juni 1999 i Køln Den Europæiske Union tilsagn om at ville spille en ledende rolle i genopbygningsbestræbelserne i Kosovo;

(3) Det Europæiske Råd understregede desuden, at det er fast besluttet på at indlede et samarbejde med landene i denne region med henblik på en fuldstændig integrering i Den Europæiske Unions struktur inden for rammerne af stabilitetspagten for Sydøsteuropa, som vil bidrage til at forstærke freden, stabiliteten og fremgangen i regionen samt samarbejdet mellem de berørte lande;

(4) det er i stabilitetspagten understreget, at Den Europæiske Union spiller en vigtig rolle for udbygningen af de demokratiske og økonomiske institutioner i regionen inden for rammerne af visse programmer;

(5) de mål, der søges virkeliggjort i denne region, forudsætter en genopbygningsindsats, der er en forløber for genopretningen og den økonomiske, sociale og institutionelle udvikling;

(6) Det Europæiske Råd bekræftede desuden, at Den Europæiske Union er rede til at yde et væsentligt bidrag til genopbygningsindsatsen i regionen;

(7) så omfattende bistandsprogrammer som dem, der er nødvendige til genopbygningen af Kosovo, kan ikke gennemføres uden de fornødne midler og mekanismer;

(8) Det Europæiske Råd opfordrede Kommissionen til som et højtprioriteret anliggende at udarbejde forslag vedrørende tilrettelæggelsen af den påtænkte bistand til genopbygningen, herunder de fornøde midler og mekanismer til gennemførelsen af et sådant program;

(9) Rådets forordning (EF) nr. 1628/96(1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 851/98(2), indeholder bl.a. bestemmelser om målene, mekanismerne og instrumenterne for genopbygningen af de regioner, der er omfattet af nævnte forordning, herunder Kosovo;

(10) genopbygningen af Kosovo, som vil finde sted i tilslutning til den humanitære bistand, kræver en hurtig iværksættelse af et stort antal projekter af ringe størrelse, følgeforanstaltninger til flygtningenes tilbagevenden og indsættelse af et betydeligt antal eksperter på særdeles forskelligartede områder;

(11) genopbygningsprogrammerne skal forvaltes efter egnede regler og procedurer, som gør det muligt at undgå forsinkelser i gennemførelsen svarende til dem, der opstod i første fase af genopbygningsprogrammet i Bosnien-Hercegovina, og som bl.a. kunne tilskrives tunge procedurer og en ufleksibel forskriftsramme;

(12) der knytter sig i den sammenhæng betydelige fordele til et fællesskabsagentur i form af effektivitet, hurtighed og synlighed for fællesskabsforanstaltningen;

(13) Det Europæiske Råd opfordrede Kommissionen til at udarbejde forslag med henblik på oprettelsen af et organ, der skal have til opgave at gennemføre Fællesskabets genopbygningsprogrammer;

(14) forordning (EF) nr. 1628/96 bør ændres for at tilpasse den til de særlige behov, der knytter sig til genopbygningen af Kosovo, bl.a. ved indførelse af bestemmelser om oprettelse af et agentur, der skal have til opgave at gennemføre Fællesskabets genopbygningsprogrammer, og om dettes funktionsmåde;

(15) det bør kunne pålægges dette agentur at gennemføre de programmer, hvorom Kommissionen træffer afgørelse;

(16) genopbygningsprogrammerne bør forvaltes på stedet, og agenturet bør derfor etableres i Pristina; af operationelle årsager bør det desuden fastsættes, at det kan være til stede i Skopje og andre steder i regionen;

(17) agenturets mandat bør gøre det muligt for det at fovalte programmer for andre donorer, der bidrager til genopbygningen af regionen;

(18) Kommissionen bør sørge for koordination af bistanden til genopbygning med Den Europæiske Investeringsbank, de internationale finansielle institutioner og De Forenede Nationers Højkommissariat for Flygtninge; agenturet bør i forbindelse med gennemførelsen af programmerne påse, at de afgørelser, der træffes som led i denne koordination, efterleves;

(19) agenturets mandat bør omfatte en gennemførelse af genopbygningsprogrammer of flygtninges tilbagevenden i første omgang i Kosovo og senere, når forholdene gør det muligt, i andre regioner i Forbundsrepublikken Jugoslavien;

(20) agenturet bør oprettes for at imødekomme genopbygningens behov, og det vil blive foreslået, at det nedlægges, når denne målsætning er ført ud i livet;

(21) agenturets struktur og vedtægter bør udformes på en sådan måde, at det kan imødekomme genopbygningens behov hurtigt og effektivt;

(22) medlemsstaterne bør inddrages i agenturets aktiviteter, og der bør fastsættes bestemmelser for deres deltagelse i direktionens arbejde og for deres afgivelse af udtalelser om de forskellige programmer og projekter;

(23) det er af hensyn til agenturets effektivitet nødvendigt med en særlig finansforordning, som bør være fleksibel og gøre hurtige interventioner mulige, samtidig med at der sikres fuldt ansvar for administratorerne og gennemsigtighed i forvaltningen;

(24) i betragtning af den hastende karakter og arten af den bistand der skal iværksættes, bør det udvalg, der er nedsat ved forordning (EF) nr. 1628/96 anvende den forvaltningsprocedure, der er fastsat ved artikel 4 i Rådets afgørelse 1999/.../EF om fastsættelse af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges Kommissionen i stedet for den oprindeligt fastsatte forskriftsprocedure;

(25) den myndighed, som udpeges til at varetage den foreløbige administration af Kosovo, bør konsulteres vedrørende gennemførelsen af genopbygningsprogrammerne;

(26) det bør fastsættes, at de lande, der er omfattet af Phare- og Meda-programmerne, deltager i gennemførelsen af programmet, der er indført ved forordning (EF) nr. 1628/96;

(27) Kommissionen bør inden den 31. december 2000 aflægge rapport om gennemførelsen af forordning (EF) nr. 1628/96 og kan eventuelt fremsætte forslag til ændring af nævnte forordning på grundlag af den politiske udvikling i regionen;

(28) gyldighedsperioden for forordning (EF) nr. 1628/96 bør forlænges til den 31. december 2004 -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

I forordning (EF) nr. 1628/96 foretages følgende ændringer:

1) I artikel 4 indsættes som stk. 3: "3. Programmerne for genopbygning af og flygtninges tilbagevenden til Kosovo omfatter bl.a.:

a) følgeforanstaltninger til genbosættelsen af flygtninge, bl.a. projekter for psykologisk støtte, bistand til børn, bistand til familier, særlige uddannelsesprogrammer, særlige programmer til styrkelse af forenings- og kulturlivet, projekter til fremme af genoptagelse af erhvervsvirksomhed, projekter til sikring af lederes og almindelige flygtninges deltagelse i genopbygningsaktiviteterne, mikrolån og lånegarantier

b) foranstaltninger med henblik på økonomisk genopretning på lokalt plan

c) projekter med tilknytning til etableringen af myndighedernes, herunder de lokale myndigheders, administrative og retlige ramme samt disses funktionsmåde."

2) I artikel 6 indsættes som stk. 3: "3. Kommissionen sørger for koordination af bistanden til genopbygning med Den Europæiske Investeringsbank, de internationale finansielle institutioner og De Forenede Nationers Højkommissariatet for Flygtninge."

3) Artikel 8, stk. 1, første afsnit, affattes således: "De i denne forordning omhandlede foranstaltninger kan dække udgifter til indførsel af varer og tjenesteydelser, nødvendige lokale udgifter til fuldførelse af projekterne og programmerne samt medfinansiering (herunder i form af rentegodtgørelser) af investeringsprojekter, som finansieres med lån ydet af Den Europæiske Investeringsbank eller de berørte internationale finansielle institutioner. Fællesskabets finansiering må ikke anvendes til at betale skatter og afgifter eller til at erhverve fast ejendom."

4. I artikel 9 foretages følgende ændringer:

a) Stk. 1 og 2 erstattes af følgende tekst: "Deltagelse i udbud og kontrakter er på samme betingelser åben for alle fysiske og juridiske personer i medlemsstaterne og modtagerstaterne sam fysiske og juridiske personer i de stater, der er omfattet af Phare- og Meda-programmerne."

b) Stk. 3 erstattes af følgende tekst: "Som juridiske personer i en medlemsstat, en modtagerstat eller en stat omfattet af Phare- og Meda-programmerne betragtes juridiske personer, der er stiftet i overensstemmelse med lovgivningen i en medlemsstat, en modtagerstat eller en stat, der er omfattet af Phare- og Meda-programmerne, og som har deres centrale forvaltning eller deres hovedvirksomhed på de områder, hvor traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab finder anvendelse, eller i modtagerstaterne eller i de stater, der er omfattet af Phare- og Meda-programmerne, eller som har deres vedtægtsmæssige hjemsted dér, forudsat at deres aktiviteter har en vedvarende, faktisk forbindelse til økonomien i de nævnte områder eller stater."

5) I artikel 10 foretages følgende ændringer:

a) I stk. 1 indsættes som sidste afsnit: "Uanset bestemmelserne i første og andet afsnit vedtages årlige programmer, som i forbindelse med bistanden til genopbygning af Kosovo fastlægger hovedmålene og de dertil svarende tildelinger, retningslinjerne og de højtprioriterede sektorer for Fællesskabets bistand på områderne genopbygning og flygtninges tilbagevenden efter den i artikel 12, stk. 2, nævnte procedure."

b) Som stk. 4 indsættes: "4. Bistanden til genopbygning af Kosovo kan ydes i henhold til finansieringsaftaler eller kontrakter, der indgås med de i artikel 3 omhandlede enheder efter høring af den myndighed, der er ansvarlig for den foreløbige administration af Kosovo. Bistanden kan ligeledes ydes til den myndighed, der er ansvarlig for den foreløbige administrationen af Kosovo."

6) I artikel 11, stk. 3, indsættes som andet punktum: "Dette bilag finder ikke anvendelse på tildelinger af ordrer efter udbud som led i de aktiviteter, der udføres af det i artikel 14 omhandlede europæiske genopbygningsagentur."

7) Artikel 12 affattes således: "Artikel 12

1. Kommissionen bistås af et forvaltningsudvalg, i det følgende benævnt 'udvalget', der består af repræsentanter for medlemsstaterne, og som har Kommissionens repræsentant som formand.

2. Udvalget anvender den i artikel 4 i afgørelse 1999/.../EF fastsatte procedure. Den i stk. 3 i nævnte artikel omhandlede periode fastsættes til højst en måned.

3. Udvalget kan undersøge ethvert andet spørgsmål vedrørende gennemførelsen af denne forordning, der kan forelægges det af dets formand, også efter anmodning fra en repræsentant for en medlemsstat, og især ethvert spørgsmål vedrørende planlægningen af aktionerne, den almindelige gennemførelse og samfinansieringen.

4. Udvalget vedtager sin forretningsorden med kvalificeret flertal."

8). Artikel 14 bliver artikel 26 og andet afsnit affattes således: "Den finder anvendelse indtil den 31. december 2004."

9) Følgende artikler indsættes: "Artikel 14

For så vidt angår programmerne for genopbygning af og flygtninges tilbagevenden til i første omgang Kosovo, og når forholdene gør det muligt, andre regioner i Forbundsrepublikken Jugoslavien, kan Kommissionen delegere gennemførelsen deraf til et agentur. Kommissionen træffer afgørelse om disse programmer.

Med henblik herpå oprettes Det Europæiske Genopbygningsagentur, i det følgende benævnt 'agenturet', hvis formål er at gennemføre de i første afsnit nævnte programmer for genopbygning og flygtninges tilbagevenden.

Artikel 15

1. For at nå det i artikel 14 omhandlede mål udfører agenturet inden for rammerne af de beføjelser, der er tillagt det, og i overensstemmelse med de af Kommissionen trufne afgørelser de i stk. 2, 3 og 4 nævnte opgaver:

2. Agenturet indsamler analyser og oversender til Kommissionen oplysninger om:

a) krigsskader, behov med tilknytning til genopbygning og flygtninges tilbagevenden og foranstaltninger, der er truffet på dette område af regeringer, lokale og regionale myndigheder og verdenssamfundet

b) påtrængende behov i de berørte befolkninger under hensyn til de stedfundne fordrivelser og mulighederne for, at disse befolkninger kan vende tilbage

c) højtprioriterede sektorer og geografiske zoner, som kræver hastebistand fra verdenssamfundet.

3. Agenturet udarbejder og fremlægger for Kommissionen til vedtagelse efter proceduren i artikel 12, stk. 2, programprojekter for genopbygning af og flygtninges hjemvenden til Kosovo.

4. Agenturet sikrer gennemførelsen af de programmer for genopbygning og flygtninges tilbagevenden, som vedtages af Kommissionen. Med henblik herpå kan Kommissionen pålægge agenturet at træffe alle foranstaltninger, der er nødvendige for programmernes gennemførelse, herunder:

a) udarbejdelse af opgavebeskrivelse

b) forberedelse og vurdering af udbud

c) undertegnelse af kontrakter

d) indgåelse af finansieringsaftaler

e) tildeling af ordrer i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende forordning

f) vurdering af projekter

g) kontrol med projekternes gennemførelse

h) betalinger.

5. Udover de i stk. 2, 3 og 4 nævnte opgaver sikrer agenturet gennemførelsen af de programmer for genopbygning og flygtninges tilbagevenden, som medlemsstaterne og andre donorer betror det at gennemføre som led i den af Kommissionen foretagne koordination med Verdensbanken, de andre internationale finansielle institutioner og Den Europæiske Investeringsbank.

Artikel 16

Agenturet har status som juridisk person. Det har i hver medlemsstat den videstgående rets- og handleevne, som vedkommende stats lovgivning tillægger juridiske personer; det kan i særdeleshed erhverve og afhænde fast ejendom og løsøre og optræde som part i retssager. Det er en ikke-udbyttegivende institution.

Agenturet etableres i Pristina, uden at dette udelukker, at det kan være tilstede i Skopje eller andre steder i regionen.

Artikel 17

1. Agenturet ledes af en direktion bestående af en repræsentant for hver medlemsstat og tre repræsentanter for Kommissionen.

2. Medlemsstaternes repræsentanter udpeges af de pågældende medlemsstater. Disse udpeger dem på grundlag af kvalifikationer og erfaringer, der er relevante for agenturets virksomhed.

En af Kommissionens tre repræsentanter skal være medlem af Kommissionen.

3. Repræsentanternes mandat gælder i tredive måneder.

4. Kommissionen varetager formandskabet for direktionen. I almindelighed er et medlem af Kommissionen formand. Formanden deltager ikke i afstemningerne.

5. Direktionen fastsætter selv sin forretningsorden.

6. Medlemsstaternes repræsentanter og Kommissionen har hver én stemme i direktionen.

Direktionen træffer sine afgørelser med et flertal på to tredjedele af sine medlemmer.

7. Direktionen fastsætter agenturets sprogordning.

8. Formanden indkalder direktionen til møde én gang om måneden. Han indkalder den også til møde, hvis agenturets direktør eller mindst et simpelt flertal af dets medlemmer anmoder derom.

9. På grundlag af et udkast fremlagt af agenturets direktør undersøger direktionen i samråd med Kommissionen senest den 30. november hvert år det foreløbige udkast til årligt arbejdsprogram for det følgende år. Arbejdsprogrammet vedtages i begyndelsen af hvert regnskabsår. Programmet kan efter samme procedure tilpasses i løbet af regnskabsåret, hvis der er behov derfor, bl.a. for at tage hensyn til de programmer, som Kommissionen har vedtaget.

Foranstaltningerne i det årlige arbejdsprogram ledsages af et overslag over de nødvendige udgifter.

10. Direktionen inddrages nøje i gennemførelsen af genopbygningsprogrammerne. På forslag af direktøren træffer direktionen afgørelse om de vigtigste spørgsmål med tilknytning til agenturets virke, bl.a.:

a) udkast til programmer, som skal forelægges Kommissionen

b) betingelser for projekternes gennemførelse

c) bestemmelser om vurdering og tilfredsstillende gennemførelse af projekter

d) forslag til andre donorers programmer, som agenturet eventuelt kan gennemføre

e) tilstedeværelse i direktionen af repræsentanter med observatørstatus for de lande og organisationer, som betror agenturet at gennemføre deres programmer.

11. Direktionen forelægger senest den 31. marts hvert år Kommissionen et udkast til årsrapport om agenturets virksomhed i det foregående år og finansieringen deraf.

Kommissionen vedtager årsrapporten og forelægger den for Europa-Parlamentet og Rådet.

Artikel 18

1. Agenturets direktør udpeges af direktionen på forslag af Kommissionen for en periode på tredive måneder. Hans ansættelsesforhold kan bringes til afslutning efer samme procedure.

Direktøren har følgende opgaver:

a) forberedelse og tilrettelæggelse af direktionens arbejde, herunder forberedelse af udkastet til agenturets arbejdsprogram

b) den daglige administration af agenturet

c) udarbejdelse af indtægts- og udgiftsoversigten og gennemførelse af agenturets budget

d) udarbejdelse og offentliggørelse af de rapporter, der er fastsat i nærværende forordning

e) alle anliggender med tilknytning til personalet

f) udarbejdelse af det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 17, stk. 9

g) gennemførelse af direktionens afgørelser og de retningslinjer, der er fastsat for agenturets virksomhed.

2. Direktøren aflægger beretning om sin forvaltning til direktionen og deltager i dennes møder.

3. Direktøren repræsenterer agenturet i retlige anliggender.

4. Direktøren udøver de beføjelser, der tilkommer ansættelsesmyndigheden.

5. Direktøren forelægger hvert kvartal Europa-Parlamentet en aktivitetsrapport.

Artikel 19

1. Alle agenturets indtægter og udgifter skal anslås for hvert regnskabsår, der er sammenfaldende med kalenderåret, og optages i agenturets budget, der indeholder en stillingsoversigt.

2. Indtægterne og udgifterne på agenturets budget skal balancere.

3. Agenturets indtægter omfatter med forbehold af andre indtægter et tilskud, som opføres på De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, betalinger for leverede tjenesteydelser og midler fra andre kilder.

4. Budgettet indeholder desuden nøjagtige oplysninger om midler, som modtagerlandene selv afsætter til projekter hvortil agenturet yder finansiel bistand.

Artikel 20

1. Direktøren opstiller hvert år et forslag til budget for agenturet med angivelse af driftsudgifterne og det aktionsprogram, der er fastsat for det efterfølgende regnskabsår; han forelægger dette forslag for direktionen.

2. På grundlag af det i stk. 1 omhandlede forslag vedtager direktionen senest den 15. februar et budgetforslag for agenturet og forelægger det for Kommissionen.

3. Kommissionen undersøger budgetforslaget for agenturet under hensyn til den prioritering, den har foretaget, og de overordnede finansielle retningslinjer for bistanden til genopbyggelsen af Kosovo.

Den fastsætter på dette grundlag og inden for det samlede foreslåede beløb, der er nødvendigt til bistand til Kosovo, det årlige bidrag til agenturets budget, som skal opføres i det foreløbige forslag til De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

4. Efter at direktionen har modtaget Kommissionens udtalelse, vedtager den ved hvert regnskabsårs begyndelse agenturets budget samtidig med arbejdsprogrammet og korrigerer dette for de forskellige bidrag til agenturet og midlerne fra andre kilder. Budgettet indeholder desuden nøjagtige oplysninger om antallet af medarbejdere ved agenturet i det pågældende regnskabsår og disses lønklasse og kategori.

Artikel 21

1. Direktøren gennemfører agenturets budget.

2. Finanskontrollen varetages af Kommissionens finansinspektør.

3. Senest den 31. marts hvert år forelægger direktøren Kommissionen, direktionen og Revisionsretten detaljerede regnskaber for samtlige indtægter og udgifter i det foregående regnskabsår.

Revisionsretten undersøger disse regnskaber i overensstemmelse med artikel 248 i traktaten.

4. Europa-Parlamentet meddeler direktøren décharge for budgettets gennemførelse.

Artikel 22

Direktionen vedtager i samråd med Kommissionen og efter udtalelse fra Revisionsretten finansforordningen vedrørende agenturet, med angivelse af navnlig den procedure, der skal følges ved opstilling og gennemførelse af agenturets budget, under overholdelse af artikel 142 i finansforordningen af 21. december 1977(3) vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Artikel 23

Agenturets personale er omfattet af de regler og forskrifter, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte ved De Europæiske Fællesskaber.

Direktionen fastsætter i samråd med Kommissionen de fornødne gennemførelsesbestemmelser.

Agenturets personale består af et strengt begrænset antal tjenestemænd, som overflyttes eller udstationeres af Kommissionen eller medlemsstaterne med det formål at udføre ledende opgaver. Resten af personalet består af øvrige ansatte, som agenturet ansætter for en periode, der er strengt begrænses til agenturets behov.

Artikel 24

1. Agenturets ansvar i kontraktforhold bestemmes efter den lovgivning, der finder anvendelse på den pågældende kontrakt.

2. For så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold skal agenturet i overensstemmelse med de almindelige retsgrundsætninger, der er fælles for medlemsstaternes retssystemer, erstatte skader forvoldt af agenturet eller af dets ansatte som led i udøvelsen af deres hverv.

De Europæiske Fællesskabers Domstol har kompetence til at afgøre tvister vedrørende sådanne skadeserstatninger.

3. De ansattes personlige ansvar over for agenturet fastsættes i de bestemmelser, der gælder for agenturets personale.

Artikel 25

1. Kommissionen forelægger inden den 31. december 2000 Rådet en rapport om anvendelsen af denne forordning og kan eventuelt fremsætte forslag, bl.a. med henblik på udarbejdelse af fælles retsforskrifter vedrørende bistanden til Albanien, Bosnien-Hercegovina, Kroatien, Forbundsrepublikken Jugoslavien og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien.

2. Kommissionen forelægger Rådet forslag til nedlæggelsen af agenturet, når den finder, at agenturets opgaver i henhold til artikel 14 er opfyldt."

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

(1) EFT L 204 af 14.8.1996, s. 1.

(2) EFT L 122 af 24.4.1998, s. 1.

(3) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.

BILAG

FORELØBIGT UDKAST

til finansforordning for Det Europæiske Genopbygningsagentur

tekst vedtaget af direktionen på mødet i (sted)

den (dag) (måned) 1999

DIREKTIONEN HAR -

under henvisning til forordning (EF) nr. ... om oprettelse af Genopbygningsagenturet, særlig artikel ...,

efter overenskomst med udtalelse fra Kommissionen,

under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten, og

ud fra følgende betragtninger:

Ovennævnte forordning fastlægger grundreglerne for Agenturets forvaltning, i det følgende benævnt Agenturet, for fastsættelsen af det årlige tilskud fra Fællesskabernes budget, for forelæggelse og vedtagelse af budgettet og for de kontrolforanstaltninger, som Agenturet er underlagt;

gennemslagskraften af de programmer, som Agenturet skal gennemføre, forudsætter en særlig finansforordning, som skal være smidig og muliggøre hurtige indgreb, samtidig med at den sikrer den største gennemsigtighed i forvaltningen;

Agenturet skal foretage betalinger til mange små projekter under overholdelse af procedurerne, og dette betyder, at Agenturet skal kunne føre en effektiv kontrol med de finansielle transaktioners formelle rigtighed, lovlighed og forsvarlige forvaltning og pålideligheden af de finansielle oversigter;

det er nødvendigt at fastsætte de nærmere bestemmelser for udarbejdelse og gennemførelse af Agenturets budget samt for regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne; ligeledes bør der fastsættes regler for og tilrettelægges kontrol med de anvisningsberettigedes og regnskabsførernes ansvar;

Det Europæiske Råd i Køln opfordrede Rådet, Europa-Parlamentet og Revisionsretten til at sørge for, at Agenturet var operationelt inden sommerens slutning -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

AFSNIT I

ALMINDELIGE PRINCIPPER

Artikel 1

1. Agenturets budget, i det følgende benævnt "budgettet", er den akt, hvorved Agenturets forventede indtægter og udgifter fastlægges og bevilges. Udgifterne bevilges særskilt i forpligtelsesbevillinger og i betalingsbevillinger efter princippet med opdelte bevillinger. Det omfatter for såvel indtægterne som udgifterne særskilte rubrikker for aktiviteter, som finansieres af tredjepart.

2. Forpligtelsesbevillingerne muliggør iværksættelse i løbet af regnskabsåret af aktiviteter, som gennemføres ud over regnskabsåret. Betalingsbevillingerne muliggør betaling af aktioner, for hvilke der er indgået forpligtelser, for hvilke beløbene er anvist og afregnet inden regnskabsårets udløb.

3. Driftsudgifter i forbindelse med:

- kontrakter, der indgås ifølge lokal sædvane, eller

- bestemmelser i kontrakter vedrørende bl.a. levering af udstyr

der går ud over regnskabsåret, opføres på budgettet for det regnskabsår, i hvilket de afholdes.

Artikel 2

Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet. Der skal opstilles kvantitative mål, og det skal følges op, hvorledes disse mål virkeliggøres.

Artikel 3

1. Indtægterne og udgifterne opføres i forpligtelser og betalinger med deres fulde beløb på budgettet og i regnskaberne uden modregning.

2. Samtlige indtægter skal anvendes til samtlige betalinger. Indtægter fra tredjeparts deltagelse i Agenturets virksomhed bevarer dog deres specifikke bestemmelse. Direktionen skal give sin tilladelse til sådan deltagelse enten ved opstillingen af budgettet eller under dets gennemførelse, og Kommissionen underrettes herom. En del af administrationsudgifterne, som i Agenturet afspejler forholdet mellem driftsudgifter og aktionsudgifter opkræves af disse bidrag i takt med gennemførelsen af de programmer, hvortil de bidrager.

3. Direktionen kan modtage ethvert gavetilsagn til fordel for Agenturet, særlig fonde, tilskud, gaver og legater og opretholde disse gavetilsagns bestemmelse. Den underretter Kommissionen herom.

Artikel 4

1. Alle indtægter, forpligtelser og betalinger skal konteres en artikel i budgettet.

Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelse eller anvises nogen udgift ud over de godkendte bevillinger.

2. Indtægter hidrørende fra tredjeparts finansielle deltagelse medfører, at de tilsvarende beløb konteres i oversigten over indtægter i Agenturets budget, og at der opføres tilsvarende bevillinger i oversigten over udgifter.

De gennemførelsesbestemmelser, der skal vedtages i henhold til artikel 74, indeholder detaljerede regler for budgetgennemførelsen.

Artikel 5

Regnskabsåret falder sammen med kalenderåret.

Indtægterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for det regnskabsår, i hvilket de er indgået.

Et regnskabsårs forpligtelser opføres i regnskabet for dette regnskabsår på grundlag af de udgifter, for hvilke forpligtelses forslaget er kommet finansinspektøren i hænde senest den 31. december.

Et regnskabsårs betalinger opføres i regnskabet for dette regnskabsår på grundlag af de udgifter, for hvilke betalingsanvisningen er kommet finansinspektøren i hænde senest den 31. december.

Artikel 6

Udnyttelsen af bevillingerne sker efter følgende regler:

1) a) som hovedregel bortfalder de forpligtelses- og betalingsbevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført

b) bevillinger vedrørende vederlag og godtgørelser til personalet må ikke fremføres

c) der kan dog træffes beslutning om fremførsel af bevillinger, over hvilke der ikke er disponeret pr. 31. december, dog kun til det følgende regnskabsår; direktøren forelægger inden den 31. januar direktionen de behørigt begrundede anmodninger om bevillingsfremførsel.

Forslag om fremførsel af sådanne bevillinger kan kun fremsættes af ganske særlige grunde med henblik på at dække tvingende behov, der ikke kan tilgodeses ved hjælp af bevillingerne for det følgende regnskabsår. Disse fremførsler skal i princippet dække behov, der faktisk henhørte under det foregående regnskabsår, men hvortil bevillingerne ikke har kunnet udnyttes i tide som følge af forsinkelser, der ikke skyldes de anvisningsberettigede.

Direktionen træffer afgørelse om anmodningerne om fremførsel senest den 1. marts.

Betalingsbevillinger afsat til betalinger, der er forfaldne pr. 31. december i henhold til forpligtelser indgået mellem den 1. januar og den 31. december, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.

De pr. 31. december disponible bevillinger fra de i artikel 3, stk. 2, nævnte gavetilsagn overføres automatisk.

2) Ved regnskabsårets udgang bortfalder:

a) de bevillinger fra det foregående regnskabsår

- som er fremført ved beslutning efter nr. 1, litra c), men hvorover der ikke er disponeret, og for hvilke der heller ikke er foretaget betaling

- som er fremført automatisk efter nr. 1, litra d), og for hvilke der ikke er foretaget betaling

b) de af regnskabsårets bevillinger, som ikke er blevet fremført.

3) En liste over de automatiske fremførsler sendes til direktionen til underretning inden den 1. marts.

4) Ved gennemførelsen af budgettet opføres anvendelsen af fremførte bevillinger særskilt for hver budgetpost på regnskabet for det løbende regnskabsår.

Artikel 7

De løbende forvaltningsudgifter, som kan henføres til det følgende regnskabsår, og som efter deres art skal udbetales i begyndelsen af dette regnskabsår, kan fra den 15. november hvert år gøres til genstand for en foregrebet forpligtelse via det følgende regnskabsårs bevillinger inden for en fjerdedel af det løbende regnskabsårs tilsvarende samlede bevillinger. Disse forpligtelser kan dog ikke medføre nye udgifter, som i princippet endnu ikke er godkendt i det indeværende regnskabsårs budget.

Udgifter til husleje eller visse dermed forbundne og tilsvarende udgifter, som ifølge loven eller bestemmelser i en kontrakt skal afholdes forlods, kan fra den 20. december betales over det regnskabsårs bevillinger.

Artikel 8

1. Er budgettet ikke vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, kan udgifter, der i princippet var godkendt i det seneste behørigt vedtagne budget, afholdes efter bestemmelserne i denne artikel.

En udgift skal betragtes som værende principielt godkendt i det seneste behørigt vedtagne budget, hvis det havde været muligt at opføre den på en særskilt budgetpost i det pågældende regnskabsår.

2. Der kan for hvert kapitel foretages månedlige betalinger af indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs samlede opførte bevillinger, inklusive overførsler til det pågældende kapitel, uden at dette må medføre, at Agenturet månedligt får bevillinger til sin rådighed, der overstiger en tolvtedel af det tilskud til Agenturet, der er opført i budgetforslaget eller, hvis et sådant ikke forligger, i det foreløbige forslag til Fællesskabernes budget. Der kan for hvert kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede opførte bevillinger, inklusive overførsler til det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned, uden at den grænse for tilskud til Agenturet, der er opført i budgetforslaget eller, hvis et sådant ikke foreligger, i det foreløbige forslag til Fællesskabernes budget, dog kan overskrides.

3. Efter anmodning fra direktøren kan direktionen, i det omfang det er nødvendigt af forvaltningsmæssige årsager, bevilge to eller flere foreløbige tolvtedele samtidig, uden at det bevilgede beløb for hvert kapitel dog kan overstige den i stk. 2 omhandlede årlige øvre grænse.

4. Hvis to eller flere foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel på betingelserne i stk. 3, ikke gør det muligt at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå en afbrydelse af kontinuiteten i Agenturets aktivitet på det pågældende område, kan det undtagelsesvis efter samme fremgangsmåde tillades, at det beløb, der er fastsat i stk. 3, overskrides, forudsat at det foregående regnskabsårs samlede bevillinger på budgettet ikke overskrides.

Artikel 8a

Agenturet må i intet tilfælde iværksætte aktioner, hvis varighed går ud over den dato, der er omhandlet i artikel 27 i forordning nr. ... om oprettelse af Agenturet.

Artikel 9

Budgettet angives i euro. Euroens værdi og bestemmelserne om omregning mellem euro og de nationale valutaer er fastlagt i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

AFSNIT II

BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR

Artikel 10

1. Direktøren forelægger direktionen et overslag over Agenturets indtægter og udgifter for det kommende år. Dette overslag indeholder en personaleoversigt.

Senest den 31. marts tilsender direktionen Kommissionen overslaget sammen med stillingsfortegnelsen.

2. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder kan direktøren forelægge direktionen forslag til tillægs- eller ændringsoverslag. Disse overslag forelægges i samme form og efter samme procedure som den oversigt, hvis overslag de ændrer. De skal begrundes med henvisning til dette og som hovedregel forelægges for Kommissionen senest på den dato, der er fastlagt for indlevering af overslag for det følgende regnskabsår.

Artikel 11

1. Til støtte for overslaget fremlægges:

- en stillingsfortegnelse, som for hver personalekategori omfatter en oversigt over de godkendte stillinger og det faktiske antal ansatte på datoen for forelæggelsen af overslaget over indtægter og udgifter,

- i tilfælde af ændring af antallet af ansætte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om,

- et kvartalsoverslag over kasseud- og kasseindbetalinger.

2. Direktøren indsætter i begyndelsen af overslaget en generel indledning, der særlig indeholder:

- en definition af den politik, der ligger til grund for anmodningerne om bevillinger, navnlig med henvisning til det af direktionen vedtagne arbejdsprogram

- en forklaring på forskellene i bevillingerne fra det ene regnskabsår til det andet.

Artikel 12

Direktionen vedtager inden regnskabsårets begyndelse budgettet med tilhørende stillingsfortegnelse, idet den sikrer ligevægt mellem de i oversigten anførte indtægter og udgifter under hensyntagen til tilskuddet fra budgetmyndigheden.

Det således opstillede budget fremsendes omgående til Kommissionen.

Artikel 12a

Under uforudsete omstændigheder kan Agenturet til enhver tid efter procedurerne i artikel 10, 11 og 12 vedtage et tillægs- og/eller ændringsbudget.

Artikel 13

Budgettet og stillingsfortegnelsen offentliggøres af Kommissionen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 14

Budgettet opdeles efter et decimalklassifikationssystem i afsnit, kapitler, artikler og konti efter indtægternes eller udgifternes art eller formål.

Den skal udvise:

1) i oversigten over indtægterne:

a) de forventede indtægter i det pågældende regnskabsår

b) de indtægter, der er opført for det foregående regnskabsår, og de i det seneste, afsluttede regnskabsår fastlagte indtægter

c) de relevante anmærkninger for hver indtægtspost

2) i oversigten over udgifterne:

a) de for det pågældende regnskabsår afsatte forpligtelses- og betalingsbevillinger opdelt efter afsnit, kapitler, artikler og konti

b) opdelt på samme måde: de for det foregående regnskabsår afsatte bevillinger, samt de faktiske udgifter i det seneste, afsluttede regnskabsår

c) de relevante anmærkninger for hver underinddeling.

I anmærkninger kan f.eks. angives finansielle oplysninger om:

- projekterne i Agenturets arbejdsprogram

- tjenesteydelser for tredjepart

- tredjeparts deltagelse i Agenturets aktiviteter

d) som bilag: en stillingsfortegnelse, der fastsætter antallet af faste og midlertidige stillinger pr. lønklasse inden for hver kategori og tjenestegruppe med angivelse af det antal stillinger, der var godkendt for det foregående regnskabsår.

Artikel 15

Den af direktionen fastlagte stillingsfortegnelse udgør for Agenturet en ufravigelig grænse; ingen udnævnelser må finde sted ud over denne grænse.

Tjeneste på halvtidsbasis, hvortil direktøren har givet tilladelse efter artikel 51a i vedtægten for tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber, kan udlignes ved anden ansættelse, dog kun i det af direktionen fastsatte omfang.

AFSNIT III

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

DEL I

Almindelige bestemmelser

Artikel 16

Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem de anvisningsberettigede, regnskabsførerne og finansinspektørerne.

Bevillingsforvaltningen påhviler den anvisningsberettigede, der som den eneste har beføjelse til at indgå udgiftsforpligtelser, konstatere udestående fordringer og udstede indtægts- og betalingsordrer. Inkassering og betaling påhviler regnskabsføreren. Hvervene som anvisningsberettiget, finansinspektør og regnskabsfører er indbyrdes uforenelige.

Artikel 17

Agenturets direktion gennemfører budgettet i overensstemmelse med denne forordning, på eget ansvar og inden for bevillingerne under overholdelse af bestemmelserne i artikel 2.

Direktøren uddelegerer sine beføjelser på de betingelser, han selv fastsætter, og inden for de rammer, som fastsættes i fuldmagtsdokumentet, der bekendtgøres for den befuldmægtigede, regnskabsføreren, finansinspektøren, direktionen og Revisionsretten.

De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som udtrykkeligt er overdraget dem.

Artikel 18

Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af integrerede edb-systemer, finder bestemmelserne i del II og III i dette afsnit og i afsnit VI anvendelse under hensyn til, om det er muligt og nødvendigt at anvende edb. I denne forbindelse gælder navnlig

- at bilagene af kontrolhensyn kan forblive hos den anvisningsberettigede eller regnskabsføreren

- at underskrifter og påtegninger kan anbringes ved hjælp af en passende anvendelse af edb.

De nærmere regler for gennemførelse af denne artikel fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74.

Artikel 19

Kontrollen med forpligtelser og betalinger vedrørende udgifter og med konstatering og inddrivelse af alle Agenturets indtægter udøves af finansinspektøren, der udøver sit hverv efter principperne i artikel 2.

Finansinspektøren kontrollerer udgifts- og indtægtsbilag, om nødvendigt på stedet.

Finansinspektøren kan sit hverv bistås af en eller flere underordnede finansinspektører.

Finansinspektøren skal høres om de regnskabssystemer, der indføres i Agenturet. Han skal have adgang til oplysningerne i disse systemer.

Finansinspektøren foretager den interne revision i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 74. Denne revision omfatter navnlig en vurdering af forvaltnings- og kontrolsystemernes effektivitet og efterprøvning af, om transaktionerne er gennemført efter reglerne.

Artikel 20

Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfører, der udpeges af direktionen.

Med forbehold af artikel 42, stk. 2, og artikel 43 er regnskabsføreren alene beføjet til at forvalte midler og værdier. Han er ansvarlig for deres opbevaring.

Han opstiller de i artikel 65 og 66 omhandlede finansielle oversigter.

I dette hverv kan han assisteres af den eller flere underordnede regnskabsførere, som udpeges på samme måde som regnskabsføreren.

De særlige regler, der gælder for regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere, fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74.

Artikel 21

1. Bevillingerne specificeres på kapitler og artikler.

2. De bevillinger, der er opført i hvert udgiftskapitel eller -artikel, kan ikke anvendes i forbindelse med andre udgifter.

3. Direktøren kan dog foreslå direktionen at overføre bevillinger fra et kapitel til et andet. Direktionen udtaler sig inden en måned. Efter denne frist anses overførslen for godkendt.

Direktionen kan ved budgettets vedtagelse bemyndige direktøren til at foretage bevillingsoverførsler mellem kapitler. I denne bemyndigelse skal det angives, hvilke kapitler det drejer sig om, og hvilke grænser og betingelser der gælder for overførslerne.

Direktøren kan vedtagne overførsler mellem artikler på Agenturets vegne.

Direktionen underrettes om overførslerne.

4. Alle forslag om overførsel af bevillinger inden for et kapitel eller fra et kapitel til et andet skal påtegnes af finansinspektøren, der bekræfter, at bevillingerne er disponible.

5. Der kan kun overføres bevillinger til poster, hvorunder der på oversigten over udgifter er opført en bevilling, eller hvor der er anført et promemoria (p.m.).

6. Denne artikel gælder kun for bevillinger, der modsvares af indtægter til et bestemt formål i henhold til artikel 3, stk. 2, i det omfang disse indtægter bevarer deres bestemmelse.

Artikel 22

Uanset artikel 4, stk. 1,

a) kan der fra regninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises med nettobeløbet, trækkes:

- beløb, der som sanktion pålægges kontrahenterne

- udligning af fejlagtigt betalte beløb, hvilket kan ske gennem afregning i en ny opgørelse af samme art, der falder ind under det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvor det for meget betalte er udredt

- værdien af køretøjer, materiel og installationer, der er taget tilbage i henhold til forretningsmæssig sædvane ved køb af nye apparater, køretøjer, materiel og installationer af samme art.

Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger indtægtsføres ikke særskilt

b) kan følgende indtægter genanvendes under den post, hvor den oprindelige udgift blev afholdt:

- indtægter ved tilbagebetaling af beløb, der fejlagtigt er betalt over budgetbevillingerne

- provenu af leverancer samt arbejds- og tjenesteydelser udført for andre institutioner eller organer, herunder godtgørelser ved tjenesterejser betalt for andre institutioners eller organers regning og refunderet af disse

- oppebårne forsikringserstatninger

- indtægter i forbindelse med lejekontrakter

- indtægter ved salg af publikationer og film

- refusionsbeløb betalt af medlemsstaterne i henhold til bestemmelserne i protokollen om De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter vedrørende afgifter, der er medregnet i prisen på varer eller ydelser leveret til Agenturet

- indtægter ved leverancer samt arbejds- og tjenesteydelser udført mod vederlag

- provenu af salg af køretøjer, materiel og installationer sam apparater og materiel til videnskabelige og tekniske formål, der afhændes i forbindelse med udskiftning.

Genanvendelsen af indtægter skal ske inden udgangen af det regnskabsår, der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er blevet inkasseret.

Regnskabskontoplanen indeholder gennemgangskonti, der gør det muligt at følge genanvendelsen af såvel indtægter som udgifter.

c) kursdifferencer, som registreres i forbindelse med budgetgennemførelsen, samt kreditor- og debitorrenter i forbindelse med kassetransaktioner kan udlignes. Alene det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets saldo.

DEL II

Indtægter og forvaltning af de disponible bevillinger

Artikel 23

1. Forud for enhver foranstaltninger eller situation, der kan føre til, at der opstår en fordring for Agenturet, eller at en fordring ændres, skal der foreligge et overslag over fordringen fra den anvisningsberettigede. Overslagene fremsendes til finansinspektøren til påtegning og til regnskabsføreren til promemoria-registrering. I overslagene anføres bl.a. indtægtens art og budgetmæssige kontering og så vidt muligt det anslåede beløb samt angivelse af debitor.

Finansinspektørens påtegning skal fastslå:

a) konteringens rigtighed

b) overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser, særlig i budgettet og i de forordninger, der er gældende for Agenturet, såvel som i alle retsakter, der er udstedt til gennemførelse af disse forordninger, samt med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2.

2. Finansinspektøren kan afslå at give sin påtegning. Direktøren kan ved en behørigt begrundet beslutning og på eget ansvar undlade at tage hensyn hertil. Denne beslutning har eksekutionskraft og kan ikke delegeres; direktøren orienterer direktionen, finansinspektøren og inden for en måned Revisionsretten herom.

3. For enhver konstateret fordring udfærdiger den anvisningsberettigede en indtægtsordre, der sammen med bilagene indsendes til forudgående påtegning hos finansinspektøren. Efter dennes påtegning registreres de af regnskabsføreren.

Finansinspektørens påtegning skal fastslå:

a) konteringens rigtighed

b) indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser

c) bilagenes formelle rigtighed

d) debitorangivelsens rigtighed

e) forfaldsdatoen

f) anvendelsen af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2

g) inkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og valutaen.

Hvis finansinspektøren afslår at give sin påtegning, finder stk. 2, anvendelse.

Artikel 24

1. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægtsordrer.

Han skal overvåge og sikre, at Agenturets indtægter bliver indbetalt på de tidspunkter, der er fastsat i indtægtsordrerne, og skal sørge for, at dets rettigheder ikke fortabes.

Regnskabsføreren underretter den anvisningsberettigede og finansinspektøren om de indtægter, der ikke er blevet rettidigt indbetalt.

2. Hvis den anvisningsberettigede opgiver at inddrive en konstateret fordring, fremsender han forudgående et forslag om bortfald til regnskabsføreren til registrering og til finansinspektøren til orientering.

Direktøren meddeler direktionen alle sådanne afgørelser inden for en måned.

Såfremt regnskabsføreren konstaterer, at et dokument, der ville medføre et tilgodehavende, ikke der blevet udtedt, eller at et tilgodehavende ikke er blevet inkasseret, underretter han direktøren herom.

Artikel 25

Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Artikel 26

Saldoen for hvert regnskabsår opføres på budgettet for det følgende regnskabsår som indtægt eller udgift alt efter, om det drejer sig om et overskud eller et underskud.

De relevante skøn over sådanne indtægter eller udgifter opføres på budgettet under budgetproceduren.

Efter afleveringen af regnskaberne for hvert regnskabsår opføres differencen i forhold til skønnene på budgettet for det følgende regnskabsår i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2.

Artikel 27

For så vidt Agenturets budget fastsætter et tilskud fra De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, anmoder direktionen Kommissionen om at udbetale tilskuddet på basis af det overslag, der er omhandlet i artikel 11, stk. 1, tredje led, i en størrelsesorden, der svarer til de faktiske behov.

DEL III

Forpligtelser, afregning, anvisning og betaling af udgifter

1. Forpligtelser

Artikel 28

1. Forud for enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet udarbejder den anvisningsberettigede et forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelse og kan først indgå juridisk bindende forpligtelser over for tredjepart, efter at finansinspektøren har givet sin påtegning med støtte i en kontrol, hvis omfang afpasses efter risiciene ved den kontrollerede sektor. For løbende udgifter kan der indgås en foreløbig forpligtelse.

2. De nærmere regler for gennemførelse af stk. 1 fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74. De skal ud fra de virkelige behov sikre en korrekt bogføring af udgifternes afholdelse og anvisning.

Artikel 29

Uden at dette berører bestemmelserne i artikel 18, angives i forpligtelsesforslagene og bilagene udgiftens formål, vurderingen med anførelse af valutaen, hvor det er muligt, kontering af udgiften samt navnet på kreditor; de påtegnes af finansinspektøren og registreres i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 74.

Artikel 30

1. Finansinspektørens påtegning af forslagene om forpligtelse til udgifter skal fastslå:

a) at forslaget om indgåelse af udgiftsforpligtelse er fremsat i overensstemmelse med stk. 28, stk. 1

b) konteringens rigtighed

c) bevillingernes tilstedeværelse

d) udgiftens formelle rigtighed og overensstememlse med gældende bestemmelser, særlig i budgettet og de forordninger, der er gældende for Agenturet, såvel som i alle restsakter, der er vedtaget til gennemførelse af disse forordninger

e) anvendelsen af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2.

2. Påtegningen kan ikke gøres betinget.

Artikel 31

Enhver nægtelse af påtegning fra finansinspektøren skal gøres til genstand for en behørigt begrundet skriftlig kommentar. Den bekendtgøres for den anvisningsberettigede.

Bortset fra de tilfælde, hvor der er spørgsmål om bevillingernes utilstrækkelighed, kan direktionen på eget ansvar og ved en behørigt begrundet beslutning undlade at tage hensyn til nægtelsen. Denne beslutning har eksekutionskraft og kan ikke delegreres; den meddeles finansinspektøren og inden for en måned Revisionsretten til orientering.

2. Afregning af udgifterne

Artikel 32

Den anvisningsberettigedes afregning af en udgift har til formål at:

- kontrollere tilstedeværelsen af kreditors adkomst,

- fastslå eller kontrollere tilstedeværelsen af tilgodehavendet og størrelsen heraf,

- kontrollere tilgodehavendets forfaldsbetingelser.

Artikel 33

Afregning af en udgift kan kun ske efter fremlæggelse af bilag, der beviser kreditors adkomst og den præsterede ydelse, eller tilstedeværelse af et dokument, der berettiger betalingen.

Den anvisningsberettigede, der er beføjet til at afregne udgifter, kontrolleres selv disse bilag, eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.

3. Anvisning til betaling af udgifter

Artikel 34

Anvisningen er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han har fastsat.

Artikel 35

Betalingsordren angiver

- det regnskabsår, under hvilket udgiften opføres

- artiklen i budgettet og eventuelt enhver anden nødvendig underopdeling

- det beløb, der skal betales, med både tal og bogstaver og udtrykt i euro eller i en national valuta

- modtagerens navn og adresse

- formålet med udgiften, og

- så vidt muligt, betalingsformen.

Betalingsordren skal dateres og underskrives af den anvisningsberettigede.

Artikel 36

Betalingsordren vedlægges de originale bilag. Disse indeholder eller ledsages af et bevis, der attesterer rigtigheden af de beløb, der skal betales, leverancernes modtagelse, udførelsen af tjenesteydelsen samt i givet fald formuegenstandens opførelse på den i artikel 51 omhandlede fortegnelse.

Det skal udvise numre og datoer på de tilsvarende forpligtelsespåtegninger. Kopier af bilagene, hvis overensstemmelse med originalerne er attesteret af den anvisningsberettigede, kan om nødvendigt gælde som originaler.

Artikel 37

1. I tilfælde af acontobetaling ledsages den første betalingsordre af bilag, der viser kreditors adkomst til acontobetalingen. I senere betalingsordrer henvises til den allerede fremlagte dokumentation samt til den første betalingsordre.

2. Den anvisningsberettigede kan udbetale forskud til personalet, hvis en bestemmelse i en forskrift udtrykkeligt giver mulighed herfor.

Den anvisningsberettigede kan bevilge forskud til dækning af beløb, som en ansat skal lægge ud for Agenturet.

Ud over forskudsforvaltningerne, der omhandles i artikel 42, kan intet forskud vedrørende driftsudgifter udbetales, der ikke først er blevet påtegnet af finansinspektøren.

Artikel 38

Finansinspektøren påtegner betalingsordrerne med støtte i en kontrol, hvis omfang afpasses efter risiciene ved den kontrollerede sektor, med henblik på at fastslå:

a) betalingsordrens korrekte udstedelse

b) betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsforpligtelsen og beløbets rigtighed, under hensyn til principperne for og kravene til forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2

c) konteringens rigtighed

d) bevillingernes tilstedeværelse

e) bilagenes formelle rigtighed

f) modtagerbeskrivelsens rigtighed.

Artikel 39

Hvis påtegning nægtes, gælder artikel 31.

4. Betalinger

Artikel 40

Betalingen er den endelige handling, der frigør Agenturet fra dets forpligtelser over for kreditorerne.

Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.

I tilfælde af skrivefejl, af indsigelse mod det frigørende dokuments gyldighed eller af tilsidesættelse af de i denne forordning foreskrevne former skal regnskabsføreren suspendere betalingerne.

Artikel 41

I tilfælde af suspension af betalingerne anfører regnskabsføreren grundene til denne suspension i en skriftlig erklæring, der omgående tilsendes den anvisningsberettigede samt finansinspektøren til dennes underretning.

Med undtagelse af tilfælde af insigelse mod det frigørende dokuments gyldighed kan den anvisningsberettigede forelægge sagen for direktionen på de i Agenturets forretningsorden fastlagte betingelser. Direktionen kan på eget ansvar skriftligt forlange, at betalingen foretages.

Artikel 42

Betalingerne finder i princippet sted gennem en bankkonto eller en postgirokonto.

De nærmere regler for disse kontis oprettelse, funktion og anvendelse fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74. I disse regler fastsættes navnlig, for hvilke udgifter betaling skal foretages med check eller ved post- eller bankoverførsel; det fastsættes ligeledes, at checks og post- eller bankoverførsler skal underskrives i fællesskab af to behørigt befuldmægtigede ansatte, hvoraf den ene skal være regnskabsføreren, en underordnet regnskabsfører eller en forskudsbestyrer.

5. Forskudsforvaltning

Artikel 43

Med henblik på betaling af visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltninger efter gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74.

Regnskabsføreren er den eneste, der kan overføre midler til forskudsforvaltningerne, medmindre der er tale om de særlige omstændigheder, som er omhandelt i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning.

I gennemførelsesbestemmelserne fastsættes navnlig:

- hvorledes forskudsbestyrerne udpeges

- hver udgifts art og maksimumsbeløb

- maksimumsbeløbet for de forskud, der kan bevilges

- fristerne for fremlæggelse af bilag

- det ansvar, der påhviler forskudsbestyrerne.

DEL IV

Stillingsadministration

Artikel 44

1. Der udarbejdes:

a) en stillingsforetegnelsen med en beskrivelse af arbejdsopgaverne for hver enkelt stilling i kategori A

b) en detaljeret organisationsplan med angivelse af de enkelte administrative enheders arbejdsområder.

2. Hvis der ud for en stilling i oversigten over indtægter og udgifter er anført "skal nedlægges", kan den ikke besættes, næste gang der bliver en stilling ledig inden for samme stillingsgruppe

AFSNIT IV

INDGÅELSE AF KONTRAKTER, OPGØRELSE, REGNSKAB

DEL I

Leverance-, arbejds- og tjenestekontrakter, leje

Artikel 45

1. Aftaler om køb og leje af ejendomme, tilbehør, løsøre, materiel og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder skal indgås skriftlig. Medmindre de vedrører køb eller leje af en allerede eksisterende bygning, indgås de:

a) ved udbud

b) efter regning eller faktura i de i artikel 50 fastsatte tilfælde.

c) ved underhåndsaftale i de i artikel 46 nævnte tilfælde og inden for de i artiklen nævnte grænser.

2. Meddelelse om udbuddene offentliggøres på Internet og i EFT, serie S og i alle andre egnede medier. Deres offentliggørelse kan dog begrænses, såfremt visse ydelser på grund af deres pris eller art eller af operative årsager ikke generelt kan udbydes i licitation.

3. Udbudsprocedurer, kriterier for tildeling af kontrakter samt procedurer for prisjusteringer efter en kontrakts indgåelse fastlægges efter gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 74, idet tildelingskriterierne fastlægges i analogi med dem, der er fastsat i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Artikel 46

Der kan afsluttes underhåndsaftale:

a) såfremt anskaffelse og leje af tilbehør, løsøre og materiel, tjeneste- eller arbejdsydelser i påtrængende hastetilfælde ikke kan afvente den tid, det tager at foretage et licitationsudbud som omtalt i artikel 45

b) hvis udbuddende ikke har givet resultat eller har ført til uacceptable priser

c) hvis ydelsen på grund af tekniske nødvendigheder eller faktiske eller retlige forhold kun kan leveres af en bestemt leverandør eller entreprenør

d) ved tillægskontrakter om leverancer, tjeneste- eller arbejdsydelser, der af tekniske grunde ikke kan adskilles fra hovedkontrakten.

Agenturet har pligt til så vidt muligt og ved alle passende forholdsregler at sætte de i forbindelse med den pågældende ydelse sandsynlige leverandører eller entreprenører i en konkurrencesituation, undtagen i de i litra c) og d) nævnte tilfælde.

Artikel 47

Adgang til opnåelse af kontrakter, som Agenturet indgår, er åben på lige fod for fysiske og juridiske personer i medlemsstaterne og de af denne forordning omfattede stater samt de lande, der er omfattet af Phare- og Meda-programmerne.

Som juridiske personer i en medlemsstat, i en af denne forordning omfattet stat eller i en af Phare- og Meda-programmerne omfattet stat betragtes juridiske personer, som er stiftet i overensstemmelse med lovgivningen i en medlemsstat, i en af denne forordning omfattet stat eller i en af Phare- og Meda-programmerne omfattet stat, og som har deres hovedsæde eller hovedvirksomhed på de områder, hvor traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab finder anvendelse, aller i en af denne forordning omfattet stat eller i en af Phare- og Meda-programmerne omfattet stat, eller som har deres vedtægtsmæssige hjemsted dér, når deres virksomhed har en faktisk og vedvarende forbindelse til økonomien i nævnte områder og stater.

Deltagelse i kontrakter, der indgås af Agenturet, og som er omfattet af tredjepartsbidrag, sker efter bestemmelserne i den finansieringsaftale, der indgås mellem Agenturet og den pågældende donor.

Artikel 48

(Udgår)

Artikel 49

Til sikkerhed for gennemførelsen af kontrakterne kan man i garantiklausulerne forlange, at leverandørerne eller entreprenørerne på forhånd stiller sikkerhed.

Kautionsbeløbet fastlægges:

- i henhold til de sædvanlige forretningsbetingelser for leverancekontrakter

- i henhold til de særlige regler, som gælder for arbejdskontrakter.

For arbejdsydelser, hvis pris overstiger den grænse, der er fastlagt i gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 74, er kaution obligatorisk. En kaution kan tilbageholdes indtil den endelige overtagelse.

Agenturet offentliggør hvert kvartal en liste på Internet med navnene på dem, det har indgået aftaler og kontrakter med.

Hvis aftalen ikke gennemføres, eller hvis gennemførelsen forsinkes, beregner Agenturet sig en passende skadeserstatning for tab, renteudgifter og omkostninger, navnlig ved modregning i sikkerhedsstillelsen, uanset om denne er indbetalt direkte af leverandøren eller entreprenøren eller af tredjemand.

Artikel 50

Der kan indgås atale om betaling efter regning eller faktura, når den formodede værdi af indkøbene, tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne ikke overstiger de beløb, der fastsættes ved gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

DEL II

Fortegnelse over løsøre og fast ejendom

Artikel 51

Løsøre og fast ejendom, der udgør Agenturets formue, registreres løbende på en mængde- og værdiopgørelse efter en model vedtaget af Kommissionen. På denne opgørelse registreres kun løsøre, hvis værdi overstiger et beløb, der fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74.

Agenturet lader en gang om året sine egne tjenestegrene kontrollere, at opgørelserne er korrekte.

Artikel 52

Salg af løsøre offentliggøres på passende måde ifølge de betingelser, der fastlægges ved de i artikel 74 foreskrevne gennemførelsesbestemmelser.

Ud over de tilfælde, hvor sådant salg tager form af offentlig auktion, kan Agenturets ansatte ikke købe løsøre, der sælges af dette.

Artikel 53

Hvis løsøre, der er registreret på fortegnelserne, overdrages mod vederlag eller vederlagsfrit, kasseres, udlejes eller forsvinder ved tab, tyveri eller af anden grund, udarbejder den anvisningsberettigede en erklæring eller en rapport, der forsynes med finansinspektørens påtegning.

Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en af Agenturets ansatte eller for enhver anden person.

Når fast ejendom eller større anlæg stilles til rådighed uden vederlag, skal der oprettes kontrakter, som skal påtegnes af finansinspektøren, og som årligt skal meddeles Kommissionen i forbindelse med forelæggelsen af overslaget over indtægter og udgifter.

Artikel 54

Al anskaffelse af løsøre eller fast ejendom, således som defineret i artikel 51, skal opføres på den løbende fortegnelse inden betalingen.

Det anføres på fakturaen eller et vedføjet dokument, der udfærdiges med henblik på betaling af udgiften, at erhvervelsen er registreret.

DEL III

Regnskab

Artikel 55

Regnskabet føres i euro pr. kalenderår som dobbelt bogholderi. Samtlige regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages, og de underbygges af bilag.

Forvaltningsregnskab og balance opstilles i euro.

Artikel 56

I regnskabskontoplanen sondres der mellem driftsposter og balanceposter.

Regnskabskontoplanen omfatter to dele:

a) indtægts- og udgiftsposter, som gør det muligt at følge budgettets gennemførelse i enkeltheder

b) balanceposter, som gør det muligt at opgøre Agenturets formulestilling.

Disse poster viser de forventede følger af Agenturets retlige forpligtelser.

Bogføringen skal gøre det muligt at opstille en balance over formuestillingen og en månedlig opgørelse over budgetindtægter og -udgifter for hvert kapitel og hver artikel.

Opgørelserne sendes til finansinspektøren, til den anvisningsberettigede og til Revisionsretten.

Artikel 57

Alle forskud bogføres på en interimskonto og afregnes senest i løbet af det regnskabsår, der følger efter betalingen af forskuddet, bortset fra forskud af permanent karakter, der med mellemrum tages op til fornyet behandling.

Dog afregnes de forskud, der er nævnt i artikel 37, stk. 2, andet afsnit, som hovedregel senest seks uger efter, at den foranstaltning, hvortil de er bevilget, er gennemført.

Artikel 58

De nærmere regler for regnskabskontoplanens opstilling og funktion med hensyn til såvel formue- som driftstransaktioner fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 74.

Artikel 59

Regnskabet afsluttes ved udgangen af regnskabsåret med henblik på udarbejdelsen af den balance og det forvaltningsregnskab, som er foreskrevet i afsnit VI. Forvaltningsregnskabet skal forelægges for finansinspektøren.

AFSNIT V

DE ANVISNINGSBERETTIGEDES, REGNSKABSFØRERNES OG FORSKUDSBESTYRERNES ANSVAR

Artikel 60

Enhver anvisningsberettiget pådrager sig disciplinært og eventuelt økonomisk ansvar, såfremt han konstaterer de fordringer, der skal inkasseres, eller udsteder indtægtsordrer, forpligter til en udgift eller underskriver et betalingsordre uden at gøre det i overensstemmelse med denne forordning og med dens gennemførelsesbestemmelser. Det samme er tilfældet, hvis han undlader at udarbejde et dokument vedrørende en fordring, eller hvis han uden begrundelse undlader at udstede eller forsinker udstedelsen af indtægtsordrer.

Det samme gælder, hvis kan undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører Agenturet erstatningsansvar over for tredjemand.

Artikel 61

1. Regnskabsførere og underordnede regnskabsførere er disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlige for betalinger, de foretager uden at overholde artikel 40, stk. 3.

De er disciplinært og økonomisk ansvarlige for tab eller ødelæggelser af de midler, værdier og dokumenter, som de har fået overdraget, hvis tabet eller ødelæggelsen kan tilskrives dem som forsætligt eller groft uagtsomt.

På samme betingelser er de ansvarlige for den korrekte udførelse af de instrukser, de modtager om anvendelse og forvaltning af bank- og postgirokonti, navnlig:

a) hvis de betalinger eller inkasseringer, de foretager, ikke svarer til det beløb, der er anført på betalings- eller indtægtsordrerne

b) hvis de betaler til andre modtagere end de berettigede eller foretager udbetalinger uden de bilag, der er omhandlet i forordningerne, aftalerne, kontrakterne og finansieringsaftalerne vedrørende de pågældende betalinger.

2. En forskudsbestyrer er disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlig:

a) hvis han ikke med korrekte bilag kan begrunde de betalinger, han foretager

b) hvis han betaler til andre modtagere end de berettigede.

Han er disciplinært og økonomisk ansvarlig for tab eller ødelæggelse af de midler, værdier og dokumenter, som han har fået overdraget, hvis tabet eller ødelæggelsen kan tilskrives ham som forsætligt eller groft uagtsomt.

3. Regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne skal forsikre sig mod den risiko, de bærer efter denne artikel.

Agenturet godtgør forsikringsudgifterne hertil.

Artikel 62

De anvisningsberettigede, regnskabsførerne, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne kan gøres økonomisk og disciplinært ansvarlige efter betingelserne i artikel 22 og 86 til 89 i vedtægten for tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 63

Agenturet har en frist på to år efter aflæggelsen af forvaltningsregnskabet til at træffe afgørelse om den endelige godkendelse, som skal gives regnskabsførerne, af de dermed forbundne transaktioner.

AFSNIT VI

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REVISION AF REGNSKABERNE

DEL I

Regnskabsaflæggelse

Artikel 64

Direktøren udarbejder hvert år et forvaltningsregnskab for Agenturet.

Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form og opdeles på samme måde som budgettet.

Forvaltningsregnskabet indledes med en analyse af finansforvaltningen i det pågældende år. Ved udarbejdelsen af denne analyse giver Agenturet nærmere oplysninger om virkeliggørelsen af de principper og mål, der er nævnt i artikel 2.

Artikel 65

Forvaltningsregnskabet omfatter følgende opstillinger, fordelt i henhold til kontoplanen for Agenturets budget:

1) En indtægtsopstilling omfattende:

- indtægtsoverslagene for regnskabsåret med særskilt angivelse af indtægterne og tilskuddet fra De Europæiske Fællesskabers almindelige budget og andre indtægter

- ændringer i indtægtsoverslagene som følge af tillægs- eller ændringsoversigter

- fordringer konstateret i løbet af regnskabsåret

- udestående fordringer fra det foregående regnskabsår

- indtægter oppebåret i løbet af regnskabsåret og indtægter fremført efter artikel 6, stk. 3

- udestående beløb ved regnskabsårets udgang

- bortfaldne konstaterede fordringer.

I givet fald ledsages denne opstilling af en oversigt over saldi og bruttobeløb for transaktionerne efter artikel 23.

2) En opstilling over udviklingen i regnskabsårets bevillinger, der viser:

- de oprindelige bevillinger

- ændringer i bevillinger ved overførsler

- ændringer ved tillægs- eller ændringsoversigter

- regnskabsårets endelige bevillinger

- bevillinger, som er fremført efter artikel 6.

3) En opstilling over udgifter med angivelse af udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger, der viser:

- forpligtelser indgået i regnskabsåret

- betalinger foretaget i regnskabsåret

- beløb, som endnu ikke var betalt ved regnskabsårets afslutning

- bevillinger, som er fremført efter artikel 6

- bortfaldne bevillninger.

I givet fald ledsages denne opstilling af en oversigt over saldi og bruttobeløb for transaktionerne efter artikel 22.

4. En opstilling over udnyttelse af de bevillinger, der er fremført fra det foregående regnskabsår, der viser:

- de fremførte bevillinger

- betalinger afholdt over fremførte bevillinger

- uudnyttede bevillinger, som bortfalder.

Artikel 66

1. Direktøren opstiller ligeledes en balance over Agenturets aktiver og passiver pr. 31. december i det foregående regnskabsår.

Den vedlægger en opgørelse pr. samme dato over kassebevægelser og saldi under de forskellige konti.

På balancens aktivside opføres indtægter, der endnu ikke er inkasseret, og på passivsiden opføres de af regnskabsårets udgifter, som endnu ikke er bogført.

2. Disse dokumenter forelægges finansinspektøren.

Artikel 67

Direktøren sender senest den 31. marts direktionen og Revisionsretten og tillige Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen til orientering forvaltningsregnskabet, analysen af den økonomiske forvaltning og balancen for Agenturet for det foregående regnskabsår.

DEL II

Revision af regnskaberne

Artikel 68

Revisionsretten udøver sine beføjelser over for Agenturet i overensstemmelse med finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, uden at dette berører finansinspektørens kontrol.

Artikel 69

Agenturet fremsender kvartalsvis, senest i den måned, der følger efter kvartalets afslutning, til Revisionsretten bilagene til posteringerne på regnskabet, særlig de dokumenter og beviser, der angår den nøje overholdelse af bestemmelserne for budgetgennemførelsen, og som vedrører påtagelse af forpligtelser til og betaling af udgifter samt konstatering og inkassering af indtægter.

Revisionsretten kan rette spørgsmål til Agenturet vedrørende de ovennævnte bilag.

Artikel 70

Agenturet yder Revisionsretten al den bistand og giver den alle de oplysninger, som denne mener at have brug for til udførelsen af sit hverv.

Det giver bl.a. Revisionsretten adgang til alle bilag vedrørende indgåelse af aftaler og alle kasse- og materielregnskaber, alle regnskabsbilag, såvel som de tilsvarende administrative dokumenter, ethvert indtægts- og udgiftsbilag, alle fortegnelser samt alle organisationsplaner, som Revisionsretten mener at have brug for, når den på grundlag af bilag eller på stedet skal revidere forvaltningsregnskabet, og alle dokumenter og oplysninger, som er registreret eller opbevares på edb.

Derfor har de ansatte, der underkastes revision fra Revisionsrettens og finansinspektørens side, særlig pligt til:

a) at åbne deres kasse og fremvise penge, værdipapirer og materiale af enhver art og de bilag vedrørende forvaltningen, som de sidder inde med, såvel som alle bøger og andre dokumenter, der har tilknytning dertil

b) at fremvise korrespondance eller alle andre dokumenter, der er nødvendige til den fuldstændige udførelse af revisionen.

Revisionsretten er beføjet til at revidere de dokumenter, der har med indtægter og udgifter at gøre, og som opbevares i Agenturets kontorer, og i særdeleshed i de kontorer, der har ansvaret for beslutninger vedrørende disse indtægter og udgifter.

Revisionen med hensyn til indtægternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed og kontrollen med den økonomiske forvaltnings forsvarlighed omfatter også den anvendelse, organer, der ikke hører under Agenturet, gør af fællesskabsmidler, som de har modtaget som tilskud.

Ethvert tilskud til modtagere, som ikke hører under Agenturet, er betinget af, at modtagerne skriftligt accepterer at lade Revisionsretten føre kontrol med anvendelsen af tilskuddene.

Artikel 71

Revisionsrettens beretning udarbejdes i overensstemmelse med artikel 248 i EF-traktaten og artikel 88 i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Artikel 72

1. Inden den 30. april det følgende år giver Europa-Parlamentet direktøren decharge for budgetgennemførelsen. Kan denne frist ikke overholdes, underretter Europa-Parlamentet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.

Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på snarest muligt at træffe foranstaltninger til at fjerne hindringerne for denne afgørelse.

Europa-Parlamentet underretter Rådet, Kommissionen, Revisionsretten og direktionen om, hvilke afgørelser det træffer i medfør af dette stykke.

2. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne for alle Agenturets indtægter og udgifter og saldoen herfor samt Agenturets aktiver og passiver som opført på balancen; den indeholder en vurdering af direktørens ansvar i forbindelse med budgetgennemførelsen i det forløbne regnskabsår.

3. Direktøren træffer enhver hensigtsmæssig foranstaltning med henblik på at tage bemærkningerne i afgørelserne om meddelelse af decharge til følge.

4. Agenturet aflægger senest den 15. december i det år, hvor afgørelsen om decharge er truffet, rapport om de foranstaltninger, der er truffet som følge af bemærkningerne, bl.a. om de instrukser, det har givet dem, som medvirker til budgetgennemførelsen. Disse rapporter sendes til Europa-Parlamentet og Revisionsretten og til Rådet og Kommissionen til orientering.

Direktøren skal desuden i et bilag til forvaltningsregnskabet for det regnskabsår, der følger efter dechargeafgørelsen, aflægge beretning om de foranstaltninger, der er truffet som følge af bemærkningerne i dechargeafgørelserne.

5. Bilag vedrørende posterne og udarbejdelsen af forvaltningsregnskabet og balancen opbevares i en periode på fem år efter datoen for afgørelsen om meddelelse af decharge for budgetgennemførelsen.

Bilag vedrørende transaktioner, der ikke er endeligt afsluttede, opbevares dog længere end den nævnte periode indtil udgangen af det år, der følger efter det år, i hvilket sådanne transaktioner afsluttes endeligt.

AFSNIT VII

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 73

Direktionen underretter så hurtigt som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og vedtagelser til gennemførelse af bestemmelserne i artikel 3, 6, 8, 12 og 21.

Udpegningen af de anvisningsberettigede, regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne, samt delegeringer og udpegninger i henhold til artikel 17, 20 og 41 meddeles Revisionsretten og Kommissionens finansinspektør.

Direktionen meddeler Revisionsretten og Kommissionen de interne forskrifter, den vedtager på det finansielle område.

Artikel 74

De nødvendige gennemførelsesbestemmelser for denne forordning udarbejdes af direktionen på forslag fra direktøren efter samstemmende udtalelse fra finansinspektøren.

Artikel 75

Denne forordning træder i kraft den ...