[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 30.5.2007

KOM(2007) 274 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET OG DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET

Sammenfattende rapport om Kommissionens forvaltning i 2006

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET OG DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET

Sammenfattende rapport om Kommissionens forvaltning i 2006

1. INDLEDNING

Hver enkelt generaldirektør og kontorchef aflægger årligt en aktivitetsrapport for kommissærkollegiet om de resultater, han eller hun har opnået under varetagelsen af sine opgaver.

Med godkendelsen af denne sammenfattende rapport påtager Kommissionen sig sit politiske ansvar for generaldirektørernes og kontorchefernes forvaltning ud fra de forsikringer og de forbehold, de har formuleret i disse rapporter, men den erkender, at der er behov for en yderligere indsats for at afhjælpe en række mangler. Sammenfatningen supplerer den sammenfatning af de politiske resultater (2006), der blev godkendt af Kommissionen den 28. februar 2007[1].

I denne meddelelse redegøres der for, hvordan Kommissionen har varetaget sit forvaltningsansvar, og for den sikkerhed, som de interne kontrolsystemer giver, og konklusionerne i de årlige aktivitetsrapporter sammenfattes. Der ses i meddelelsen nærmere på de forhold, hvor generaldirektørerne eller kontorcheferne har udtrykt forbehold, og der gives en foreløbig analyse af, hvordan de påpegede svagheder kan afhjælpes. Meddelelsen omhandler endelig emner, der ikke indgår i de årlige aktivitetsrapporter, herunder en række generelle spørgsmål, der er rejst af generaldirektøren for budget, den interne revisor, Den Europæiske Revisionsret, decharge-myndigheden eller af revisionsopfølgningsudvalget.

2. SIKKERHED OG DE ÅRLIGE AKTIVITETSRAPPORTER

Efter sin gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter, navnlig erklæringerne underskrevet af hver generaldirektør og kontorchef, har Kommissionen noteret sig, at alle de ved delegation anvisningsberettigede gav rimelig sikkerhed for korrekt anvendelse af ressourcerne (selv om den i visse tilfælde var betinget) og for, at de gennemførte kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovmæssighed og regelmæssighed. Det er opfyldelsen af disse to centrale krav, som ligger til grund for deres revisionserklæringer.

De ved delegation anvisningsberettigede afslørede også tilbageværende svagheder og tog forbehold i de relevante tilfælde. I dette afsnit gennemgås de vigtigste kontrolspørgsmål, der blev rejst, herunder forbehold, i overensstemmelse med budgetgennemførelsen.

I visse tilfælde er der forskel på Den Europæiske Revisionsrets vurdering af den sikkerhed, kontrolsystemerne giver, og de forsikringer, som de ansvarlige generaldirektører giver. Dette afspejler dels forskellige vurderinger af fejlart og fejlkonsekvenser, dels forskellige opfattelser af anvendelsen af finansielle korrektionsmekanismer, herunder navnlig det forhold, at de ansvarlige kommissionstjenestegrene anvender et flerårigt system, hvor fejl ét år kan påvises og korrigeres de efterfølgende år, mens Revisionsretten i henhold til traktaten skal afgive en årlig udtalelse.

I alle de tilfælde, hvor Den Europæiske Revisionsret og generaldirektøren har forskellige opfattelser, vil sidstnævnte skulle redegøre herfor i hans eller hendes næste årlige aktivitetsrapport.

2.1. Direkte centraliseret forvaltning: komplekse rammer som udgør en udfordring for Kommissionens ansvar

De fleste tiltag inden for de interne politikker forvaltes direkte af Kommissionen i overensstemmelse med den basisretsakt eller det program, der er tale om. Selv om der er gjort visse fremskridt med lovgivningen for programmerne for perioden 2007-2013, gennemføres de fleste programmer indenfor rammerne af kompleks lovgivning, der kræver dækning af støttemodtagernes anmeldte støtteberettigede omkostninger, og der er et stort antal støttemodtagere pr. program. Disse forhold gør det nødvendigt for Kommissionen at afveje behovet for tilstrækkelig kontrol mod omkostningerne ved denne kontrol.

Der er i flere årlige aktivitetsrapporter gjort opmærksom på fejl eller uoverensstemmelser i oplysningerne fra modtagere af EU-støtte i forbindelse med beregning og opførelse af tilbagebetalingspligtige faktiske personaleudgifter som direkte omkostninger. Hertil kommer, at nogle generaldirektorater har oplyst, at visse støttemodtagere har store problemer med at fremlægge tilfredsstillende dokumentation for disse personaleudgifter. Det er et tilbagevendende problem, som Kommissionen tackler ved i højere grad at anvende faste beløb og satser i det omfang, det er muligt under de reviderede finansielle bestemmelser.

I 2006 udtrykte generaldirektørerne for forskning, informationssamfundet og medier, virksomheder samt energi og transport forbehold angående nøjagtigheden af udgiftsanmeldelser under det femte rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling. Kommissionen bemærker imidlertid, at den samlede finansielle effekt af fejl er begrænset med hensyn til de fastlagte væsentlighedskriterier, og at betalingerne i tilknytning til rammeprogrammet er i en udfasningsperiode.

Hvad angår det sjette rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling , rapporterede generaldirektørerne for forskning og informationssamfundet begge om utilstrækkelig dokumentation i forbindelse med den efterfølgende kontrol i 2006, navnlig fordi der ikke var en rammekontrakt for sådanne kontroller i programmeringsperiodens første fase. Kommissionen reagerede hurtigt og effektivt på disse to forbehold ved at vedtage en handlingsplan med henblik på:

- at øge det personale, der står for efterfølgende kontrol og dertil knyttede opgaver. I den årlige politikstrategi for 2008 er det fastsat, at der i 2007 vil ske en omfordeling af 38 forskningsstillinger for at styrke efterfølgende kontrol i generaldirektorater, som beskæftiger sig med forskning, og der tilføjes muligvis 12 nye poster i 2008

- at anvende en fælles strategi og metode ved efterfølgende kontrol i de afdelinger, der beskæftiger sig med forskning, herunder en ny harmoniseret stikprøveudtagning, der er flerårig og sikrer en bred befolkningsdækning gennem en statistisk pålidelig udvælgelsesmetode. Med denne strategi foretages der en prioritering af påvisning og korrektion af systematiske fejl hos vigtige støttemodtagere, og der udtages passende repræsentative stikprøver i den reviderede gruppe af personer

- at styrke koordinering og integration af efterfølgende kontrol inden for "forskningsfamilien", herunder ved fælles revisioner

- at indføre mere efterfølgende kontrol og sikre bedre balance mellem arbejde, der gøres i Kommissionen, og udliciteret arbejde. Kommissionen vil i 2007 gennemføre 300 efterfølgende kontroller under det sjette rammeprogram sammenlignet med de 45, der blev gennemført i 2006, og med henblik på

- at indføre mere systematisk tilsyn og opfølgning af resultater af efterfølgende kontrol på ledelsesplan.

Revisionsopfølgningsudvalget har også opfordret "forsknings"-generaldirektoraterne til at fortsætte forenklingen og fuldt ud udnytte mulighederne for at anvende faste satser og beløb i det 7. rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling .

Kommissionen erindrer om, at fejl i udgiftsanmeldelserne hovedsagelig er en følge af den komplekse lovgivning, herunder navnlig kravet om, at støttemodtagerne skal anmelde faktiske personaleudgifter. Dette krav vil blive ved med at skabe problemer med betalingerne i forbindelse med det 6. rammeprogram, selv om styrket efterfølgende kontrol gradvist vil gøre det muligt at anvende flere modforanstaltninger, navnlig ved systemiske fejl gennem anvendelse af revisionsresultater på ikke reviderede projekter og anvendelse af sanktioner, hvis en revideret ikke retter sådanne systemiske fejl på en tilfredsstillende måde.

Betalinger under det 7. rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling bør være omfattet af de nye vedtagne procedurer: hvis det er hensigtsmæssigt - og altid i overensstemmelse med principperne for sund finansiel forvaltning - anvendes der indledende kontrol af omkostningsberegningsmetode for støttemodtagere med mange deltagelser, og der indføres gennemsnitlige personaleomkostninger. Der vil desuden blive anvendt godkendte procedurer for revisorer, der udfører arbejde for modtagere af støtte under det 7. rammeprogram, for at sikre konsekvens i revisionsarbejdet og for at give Kommissionen et grundlag til vurdering af udgifternes støtteberettigelse og overholdelse af reglerne. Kontrollanterne vil ikke længere blive bedt om at udtale sig om omkostningernes støtteberettigelse, men kun om at tilvejebringe faktuelle oplysninger, ud fra hvilke Kommissionen vil træffe afgørelse om udgifternes støtteberettigelse .

2.2. Delt og indirekte centraliseret forvaltning: styrkelse af medlemsstaternes rolle

I forbindelse med delt forvaltning og indirekte centraliseret forvaltning er der tale om forskellige forvaltnings- og kontrolniveauer. Kommissionens kontrol er baseret på en række kilder, herunder attestering fra nationale myndigheders side, årlige gennemførelses- og kontrolrapporter, resultater af revisioner foretaget af medlemsstaterne eller Den Europæiske Revisionsret og naturligvis også Kommissionens egne revisioner.

Generaldirektørerne for regionalpolitik, beskæftigelse, sociale anliggender og lige muligheder samt landbrug og udvikling af landdistrikter har udtrykt forbehold, fordi der på grund af forvaltnings- og kontrolsystemsvagheder mangler rimelig sikkerhed, og det gælder navnlig for programmer og foranstaltninger i Det Forenede Kongerige, Spanien, Sverige, Slovakiet, Slovenien, Letland, Italien og Grækenland samt programmer under EU's INTERREG-initiativ. For alle tre generaldirektoraters vedkommende er det et begrænset samlet risikobeløb, der er omhandlet af disse forbehold. Problemet er manglen på garanti angående lovmæssigheden og regelmæssigheden af visse underliggende transaktioner. Generaldirektørerne besluttede sig for at udtrykke forbehold på grund af de systemiske mangler ved visse dele af medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer. De bemærker, at de pågældende problemer har eksisteret i nogle år, og at de ansvarlige myndigheder ikke har truffet korrigerende foranstaltninger som krævet af Kommissionen, hvilket indebærer en risiko for Kommissionens omdømme.

For at dække den finansielle risiko for EU-budgettet er der udarbejdet præcise planer til løsning af problemerne med korrigerende foranstaltninger, som de ansvarlige nationale myndigheder skal gennemføre. Hvis det er hensigtsmæssigt - og navnlig hvis medlemsstaterne ikke selv foretager de korrektioner, der er nødvendige for at fjerne risikoen i forbindelse med EU-betalingerne - vil der blive anvendt finansielle korrektioner. Disse korrektioner kan i visse tilfælde foretages ved at ekstrapolere kvantificerbare uregelmæssigheder ud fra enkelte sager, hvor der er sandsynlighed for, at uregelmæssighederne vil forekomme i et stort antal lignende sager, eller der kan foretages korrektioner med faste satser i tilfælde af systemiske svagheder. I visse tilfælde blev det allerede i forbindelse med 2006-budgettet overvejet at suspendere betalinger, eller der blev igangsat eller anvendt suspensioner.

Kommissionen lægger stor vægt på at løse problemet med den utilstrækkelige ibrugtagning af det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem i Grækenland, som der siden 2002 har været udtrykt forbehold over for. For perioden 1999-2006 blev der gennemført finansielle korrektioner beløbende sig til i alt 479 mio.[2] EUR over for dette land til dækning af den finansielle risiko i forbindelse med de fundne mangler. Der vil blive anvendt korrektioner så længe, det anses for at være nødvendigt. Kommissionen foreslog i marts 2007 at ændre forordningen[3] om finansiering af den fælles landbrugspolitik med henblik på at indføre en mere effektiv metode for Kommissionen til at begrænse eller suspendere betalinger til en medlemsstat i tilfælde af alvorlige og vedvarende mangler. De nationale myndigheder, der er inddraget i denne sag, har udarbejdet en detaljeret handlingsplan, hvis gennemførelse Kommissionen vil føre nøje tilsyn med.

Kommissionen er gået videre med indførelse af én enkelt revisionsmetode under delt forvaltning , således som den har angivet i sin statusrapport om Kommissionens handlingsplan for en integreret struktur for intern kontrol[4] og i de årlige aktivitetsrapporter. Kommissionen har f. eks. forbedret sin definition af kontrolansvar og øget tilsynet med betalings- og attesteringsorganerne. For strukturfondenes vedkommende har Kommissionen truffet foranstaltninger, der skal styrke koordineringen af revisionsstandarder og videreformidling af bedste praksis. Efter eksemplet med den første nederlandske erklæring om anvendelse af EU-midler i Nederlandene vil Kommissionen fortsætte med at støtte forskellige nationale initiativer vedrørende nationale erklæringer om anvendelsen af EU-midler. Den reviderede finansforordning fastsætter i den forbindelse, at medlemsstaterne skal udarbejde et årligt resumé på passende nationalt niveau af de tilgængelige revisioner og erklæringer. I landbrugssektoren blev dette krav allerede fastsat i den sektorspecifikke lovgivning i 2006[5].

Eftersom strukturfondsforanstaltningerne er flerårige, strækker Kommissionens kontrol sig over hele programmeringsperioden - fra planlægning til afslutning af programmerne. Kontrolarrangementerne er derfor også flerårige, og der identificeres og afhjælpes mangler i hele den pågældende periode, og det vurderes på det grundlag, om der er rimelig sikkerhed for, at de gennemgåede udgifter er lovmæssige og regelmæssige. Under handlingsplanen for en integreret struktur for intern kontrol vil der i 2007 blive gennemført en evaluering af effektiviteten af de flerårige korrektionssystemer.

Generaldirektøren for retfærdighed, frihed og sikkerhed har påvist mangler ved visse forvaltnings- og kontrolsystemer i Italien, mens generaldirektøren for uddannelse og kultur har fundet svagheder hos visse nationale organer, som medvirker i indirekte centraliseret forvaltning . Kommissionen er i gang med at styrke sit tilsyn. I det første tilfælde blev betalingerne suspenderet generelt i 2006. I det andet tilfælde brugte Kommissionen bestemmelserne i programmet for livslang læring og handlingsprogrammet for unge til at fastlægge nye regler[6] for udpegelse og lukning af nationale organer, den forudgående og den årlige revisionserklæring fra nationale myndigheder og kontrol og revisioner baseret på én enkelt revisionsmetode. De nationale agenturer vil desuden få bedre instrukser og særlig uddannelse. Forenklingsforanstaltningerne, f. eks. mere udbredt anvendelse af faste satser, forventes at begrænse risikoen for fejl.

Kommissionen vil forbedre tilsynet med de nationale kontorer gennem øget ansvarlighed for de nationale myndigheder, der forvalter EU-midler under indirekte centraliseret forvaltning , og ved anvendelse af én enkelt revisionsmetode i forbindelse med kontrol og revision, således at disse mangler afhjælpes.

2.3. Fælles forvaltning med internationale organisationer

Hvad angår forvaltningsopgaver, der er uddelegeret til internationale organisationer, udgør strukturerede aftaler med disse internationale organisationer, navnlig rammeaftalen for finansiering og administration, der blev undertegnet mellem Kommissionen og FN's sekretariat i april 2003, som en række specialiserede agenturer også har undertegnet de efterfølgende år, et stabilt sæt rammer for fælles forvaltning. Man er i gang med at tydeliggøre specifikke bestemmelser yderligere.

Efterhånden som EU-finansieringen via denne mekanisme øges, styrkes Kommissionens kontrol med midler, der forvaltes sammen med FN-agenturer. Dette er i tråd med de synspunkter, der gives udtryk for af Kommissionens interne revisor med hensyn til aftalens gennemførelse.

Der er med de reviderede finansielle bestemmelser fastlagt klarere rammer, som åbner mulighed for at sikre bedre tilsyn og garantier med hensyn til gennemførelsen af de opgaver, der pålægges internationale organisationer i forbindelse med fælles forvaltning.

Et tidligere forbehold vedrørende EU's bidrag til UNMIK's søjle IV i Kosovo gav anledning til, at der blev gennemført tilbagebetalinger i løbet af 2006 og indgået en ny kontraktaftale med FN, som tydeliggør ansvarsdelingen.

Der foreligger med indgåelsen af den finansielle og administrative rammeaftale mellem EU og FN (FAFA) et uhyre vigtigt grundlag for samarbejde mellem meget forskellige partnere på begge sider i partnerskabet mellem EU og FN. Da der er tale om et relativt nyt redskab, er aftalens parter nødt til at nedsætte fælles arbejdsgrupper, som skal beskæftige sig med gennemførelsesspørgsmål, mens Kommissionen og FN i øjeblikket drøfter uddannelsesinitiativer og fælles retningslinjer vedrørende rapportering, kontrol og synlighed.

2.4. Konklusion

Kommissionen bemærker sig, at 15 generaldirektører i 2006 formulerede i alt 20 forbehold (31 i 2005). Dette betyder ifølge Kommissionen, at vigtige kontrolmangler, der tidligere er konstateret, er blevet afhjulpet på en tilfredsstillende måde, og at Kommissionen har gjort yderligere fremskridt med sin forvaltning i 2006.

For alle forbeholds vedkommende har de bemyndigede anvisningsberettigede forpligtet sig til at iværksætte egnede handlingsplaner til løsning af de påpegede mangler. Kommissærkollegiet vil føre tilsyn med gennemførelsen af afhjælpningsforanstaltningerne.

Det er vigtigt at opnå passende forsikringer fra formidlende organisationer, der forvalter EU-bevillingerne på vegne af eller sammen med Kommissionen. Det er også vigtigt, at der sker systematisk anvendelse af lovbestemmelser om gennemførelse af afhjælpende foranstaltninger, f.eks. tilbagebetaling, suspension af betalinger og finansielle korrektioner, når der konstateres signifikante mangler med hensyn til aktiviteternes lovmæssighed og regelmæssighed.

3. GENERELLE SPØRGSMÅL

3.1. Styring

- Erklæring om styring

Den interne revisor fandt, at Kommissionens styringsstruktur hvilede på et solidt grundlag. Han foreslog imidlertid, at den blev mere gennemsigtig. Kommissionen støtter dette forslag og vil fremlægge en erklæring om styring, hvori der over for de berørte parter og borgere redegøres for aktører, ansvar og ansvarlighedsmekanismer i Kommissionen i en kort, lettilgængelig tekst på Europa-webstedet.

- Udlicitering og forvaltningsorganer

Der redegøres for forvaltningsorganerne i bilag 3 til denne sammenfatning.

Der er siden 1970'erne oprettet 30 regeludstedende organer. Kommissionen fremlagde i februar 2005[7] et udkast til en interinstitutionel aftale om etablering af brede forvaltningsrammer for oprettelse, struktur, drift, evaluering og kontrol for europæiske regeludstedende organer. Forhandlingerne gik efterfølgende i stå, men der blev iværksat nye drøftelser om spørgsmålet i Rådet i slutningen af 2006.

- Forenkling

Efter sin statusrapport om reformen fra december 2005[8] identificerede Kommissionen en række områder, hvor der kan ske forenkling og effektivisering, navnlig med hensyn til fordeling af menneskelige ressourcer, intern koordinering, interne kontrolstandarder, finansiel forvaltning og it-redskaber og -prioriteter. Kommissionen vedtog i maj en meddelelse om forvaltning af menneskelige ressourcer og forenklingsprocedurer for de ansatte og oprettede en task force, der skal høre de ansatte og indhente forslag til forenkling af administrative procedurer samt forbedre serviceydelserne til de ansatte. Som et pilotprojekt er visse centrale tjenestegrene begyndt at gennemføre interne konsekvensanalyser. Dette kan udvides til at omfatte alle nye eller reviderede interne arbejdsgange for at sikre, at de er enkle og effektive og ikke indebærer unødvendige administrative byrder.

Hvad angår finansiel forvaltning, er der med de reviderede finansielle bestemmelser (revidering af finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne hertil) gennemført forbedringer som f. eks. mindre dokumentationskrav for støtte og kontrakter vedrørende små beløb. Det er blevet nemmere at medfinansiere ved bidrag i naturalydelser (f. eks. gennem arbejde, der gøres vederlagsfrit af den støttemodtagendes eksterne partnere). Det er muligt at afstå fra kravet om finansiel garanti på grundlag af risikovurdering fra sag til sag. Der er fastsat en højere tærskel, oven over hvilken de støttemodtagende organisationer skal fremlægge attest fra en ekstern revisor. Åbenheden er øget ved offentliggørelse af navne på alle modtagere af EU-midler, uanset hvilken enhed eller myndighed, der deltager i budgetgennemførelsen.

Den lovgivningsmæssige forenkling har imidlertid ikke været så omfattende som man kunne have ønsket. Mens den næste programmeringsperiode ligger et stykke ude i fremtiden, bør tjenestegrenene allerede nu begynde at forberede fremtidige forenklingstiltag.

- Åbenhedsinitiativ

I overensstemmelse med europæiske åbenhedsinitiativ vil der blive offentliggjort oplysninger om modtagere af støtte omfattet af delt forvaltning. Ifølge Kommissionen er åbenhed omkring finansielle anliggender vigtig for ansvarligheden i forbindelse med anvendelse af EU-midler.

- Driftskontinuitet

Der blev i 2006[9] fremlagt et arbejdsdokument om driftskontinuitet i Kommissionen, som skal bidrage til at opretholde aktiviteterne i centrale tjenester i situationer med afbrydelser.

Etik

Som led i en bredere indsats for at øge bevidstheden om etik og integritet afholdt Kommissionen en "etikdag" for sine ansatte.

- Intern revision

I marts 2006 fremlagde den interne revisor den første oversigtsrapport om opfølgning af revisionsanbefalingerne, som viser, at på trods af visse fremskridt er halvdelen af de kritiske og meget vigtige anbefalinger ikke efterlevet inden for de fastsatte frister. Revisionsopfølgningsudvalget, som har til hovedopgave at aflevere en årlig rapport til kommissærkollegiet om kommissionstjenestegrenenes opfølgning af den interne revisors anbefalinger, advarede kabinetterne om, at visse afdelinger var bagefter og anmodede dem om at overvåge deres afdelingers opfølgning. Kommissionsopfølgningsudvalget vil styrke sin overvågning i 2007.

Samtidig med at det bemærkes, at der er udarbejdet handlingsplaner af de reviderede på baggrund af alle godkendte IAS-anbefalinger, og at man har nået et højt gennemførelsesniveau for disse handlingsplaner, vil Kommissionen bygge videre på de fremskridt, der blev gjort i 2006, for at sikre rettidig opfølgning af alle revisionshenstillinger. Den vil fremme dialogen mellem revisorer og reviderede. Det skulle sikre, at der opnås bredere forståelse, at revisor formulerer målrettede anbefalinger og desuden tilskynde tjenestegrenene til at prioritere efterlevelse af anbefalinger inden for de fastsatte frister.

I sin årlige rapport for 2006 understregede den interne revisor behovet for mere koordineret revisionsplanlægning og tilskyndede til, at der gøres en yderligere indsats for at forbedre kvaliteten af kommissionsafdelingernes revision. Kommissionens interne revisionsstruktur styrkes fortsat og bidrager til at give institutionen øget sikkerhed på området.

Konklusion

Ifølge Kommissionen har dens styringsstruktur nået et tilfredsstillende stabilitets- og modenhedsniveau, og den vil redegøre for denne struktur i en meddelelse om forvaltningspraksis. Den forpligter sig samtidigt til at fortsætte sin indsats for at sikre større åbenhed, effektivitet og forenkling. Gennemførelsesorganerne, som Kommissionen fører nøje tilsyn med, er fuldt integrerede i denne styringsstruktur. Kommissionen mener imidlertid, at det er af stor politisk betydning at fastlægge ét sæt forvaltningsrammer for reguleringsorganerne. Kommissionen støtter den interne revisors bestræbelser for ved udgangen af planlægningsperioden 2007-2009 at fremlægge sin første samlede vurdering af Kommissionens internes kontrolsystemer og tilskynder til omfattende samarbejde mellem de interne revisionsafdelinger og den interne revisor.

3.2. Interne kontrolsystemer og resultatstyring

- Kommissionens interne kontrolstruktur

Kommissionen fortsatte i 2006 med at forbedre sin interne kontrolstruktur. Den igangværende revision af de interne kontrolstandarder tager sigte på at opnå større klarhed, forenkling og tilpasningsevne til betingelserne i de enkelte afdelinger med henblik på at øge effektiviteten.

Ifølge oversigten over situationen for de interne kontrolsystemer i Kommissionens generaldirektorater og tjenester blev der i 2006 gjort betydelige fremskridt med indførelsen af interne kontrolstrukturer og intern kontrolpraksis, men der var også behov for yderligere fremskridt på områder som f. eks. forvaltningsinformation, lovgivningsmæssig forenkling, kontrolstrategier og kvaliteten af de årlige aktivitetsrapporter. Den interne revisor anbefalede yderligere forbedringer af den efterfølgende kontrol, it og indførelse af nye regnskabsregler og kontraktforvaltning.

- Risikostyring

Kommissionen gjorde betydelige fremskridt i 2006 med yderligere integrering af risikoforvaltning i den strategiske planlægning: de årlige forvaltningsplaner redegør for resultaterne af risikoanalyse, og de årlige aktivitetsrapporter fortæller, om risiciene opstod i løbet af det pågældende år, hvordan de blev imødegået, om der stadig foreligger risici og hvorfor. Der vil blive gjort en yderligere indsats for at beskrive risici på en sammenhængende måde og for at sikre, at handlingsplanerne for risikostyring udarbejdes og gennemføres uden forsinkelse. På baggrund af den risikostyringsmetode, der blev fastlagt i meddelelsen om effektiv og sammenhængende risikostyring i Kommissionens tjenestegrene[10] og et pilotforsøg, der blev gennemført i 2006, har Kommissionen iværksat en peer-gruppe-evaluering til påvisning, evaluering og styring af horisontale risici, hvilket kan gøres mere effektivt af en gruppe af tjenestegrene end enkelte tjenestegrene.

- Resultatforvaltning

Tjenestegrenenes retningslinjer for udarbejdelse af deres årlige forvaltningsplaner og årlige aktivitetsrapporter indebar øget fokusering på resultater for støttemodtagere og andre berørte parter og på betydningen af Kommissionens indsats for EU i almindelighed.

Til brug for de årlige aktivitetsrapporter for 2006 er der udviklet en præcis model, der skal sikre en konsekvent præsentation af kontrolstrukturer og sikringsmidler, men den er dog endnu ikke taget i brug af alle generaldirektorater og tjenestegrene. Det forventes imidlertid, at formatet med tiden øger bevidstheden om kontrolstrukturer og sikringsmidler og bidrager til at påpege svagheder og finde forbedringer.

Et øget antal tjenestegrene fremlagde indikatorer for lovmæssighed, regelmæssighed og resultater i deres årlige aktivitetsrapporter for 2006, men der er behov for at fortsætte indsatsen for at sikre en sammenhængende tilgang for de enkelte "familier" af tjenestegrene.

Kvaliteten af de årlige aktivitetsrapporter bør forbedres yderligere. Der er navnlig behov for at forklare kontrolstrategierne og -resultaterne tydeligt og enkelt, og handlingsplanerne og deres forventede virkning bør præciseres.

- Handlingsplan for en integreret struktur for intern kontrol

De resultater, der indtil nu er opnået med gennemførelsen af handlingsplanen, er generelt positive. Selv om der har været forsinkelser med visse tiltag, mener Kommissionen, at den stadig vil være i stand til at nå målet, som er dels at have grundlaget på plads inden udgangen af 2007, således at der kan gennemføres en hensigtsmæssig styring af risikoen for fejl, dels at forbedre sikringen som omhandlet i handlingsplanen. Resultaterne af tiltagene vil gradvist blive mere synlige og påviselige, indledningsvis gennem en mere gennemsigtig og anskuelig kontrolmetode. Dette burde føre til færre fejl via forbedret korrektion og forebyggelse.

I lyset af erfaringerne er en række tiltag blevet finpudset med henblik på at opnå bedre sikring ved at fokusere på direkte centraliseret forvaltning og foretage en nøje afvejning af omkostninger, fordele og risici i kontrollerne. Fundamentet vil være på plads ved udgangen af 2007, således at den integrerede kontrolstruktur kan begynde at få den forventede indvirkning på sikkerheden. I statusrapporten om Kommissionens handlingsplan for en integreret struktur for intern kontrol redegøres der imidlertid for, hvor der stadig er vigtige udfordringer.

Der er ved at blive truffet foranstaltninger til at øge omfanget af efterfølgende kontrol på mange områder ved hjælp af handlingsplaner med korrigerende foranstaltninger, og fremskridtet på dette område overvåges nu nøje. Generaldirektøren for kommunikation har imidlertid udtrykt forbehold med henvisning til manglen på et system til struktureret systematisk efterfølgende kontrol, hvis etablering vil blive evalueret af Kommissionen i 2007.

Øget kontrol bør ledsages af øget koordinering i hver "familie" af tjenestegrene, således som det allerede er tilfældet for forskning og strukturfondene.

Der er ved at blive indført mere koordinering på strukturfondsområdet, herunder harmonisering af stikprøvemetoder, der skal anvendes af medlemsstaterne i programmeringsperioden 2007-2013.

Netværket for efterfølgende kontrol bekræftede i 2006 sin nytte med hensyn til udveksling af god praksis mellem de enkelte kontrolenheder. Blandt vigtige spørgsmål, der blev diskuteret, var fastlæggelse af prøveudtagningsstrategier, der skal give rimelig sikkerhed, opfølgning af kontrol og mulig tilgang ved anvendelse af sanktioner.

Konklusion

Ifølge Kommissionen bør der for hver enkelt aktivitet udarbejdes en bred oversigt over interne kontrolaktiviteter omfattende forskellige kontrolelementer og -niveauer. Der skal opnås en omkostningseffektiv balance mellem forskellige kontrolforanstaltninger, kontrolresultaterne bør overvåges korrekt, og der skal gennemføres fælles tiltag for at afhjælpe påviste mangler.

Kommissionen vil nøje overvåge gennemførelsen af omfattende kontrolstrategier og -metoder og vil sikre anvendelse af kohærente opfølgningsstrategier for de enkelte "familier" af tjenestegrene, således: (1) at kontrolstrategierne formaliseres og indeholder præcise mål, (2) at der er synlig overvågning og rapportering, som samler resultaterne af kontrol på alle niveauer og (3) at parternes ansvar, herunder synergier på tværs af tjenestegrenene, gøres anskueligt og efterleves.

Kommissionen vil sikre, at alle ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fuldt ud opfylder kravet om dels at anvende modellen og derved skaber en klarere forbindelse mellem kontrolsystemer og sikkerhed i deres årlige aktivitetsrapporter for 2007, dels, som planlagt, at indføre indikatorer for transaktionernes lovmæssighed og regelmæssighed med henblik på at øge sikkerheden.

Kommissionen vil fortsætte overvågning af systemet med struktureret efterfølgende kontrol, der blev etableret af generaldirektøren for kommunikation, og af handlingsplanen for efterfølgende kontrol for "forskningsfamilien".

3.3. Finansiel styring

- Regnskabsføring

Kommissionen glæder sig over Revisionsrettens positive revisionserklæring med forbehold for 2005-regnskaberne, som for første gang er udarbejdet efter periodiseringsprincippet.

Der gøres fortsat fremskridt med anvendelsen af de nye regnskabsregler i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet for 2006. Hvad angår sikring af kvaliteten af regnskabsdata, er der gjort fremskridt med forbedring af kontrolforanstaltningerne. Hvad angår validering af lokale systemer i 2006, bemærkede regnskabsføreren, at tjenestegrenene generelt havde truffet passende foranstaltninger til afhjælpning af de mangler, han påpegede i sin forrige årsrapport, og han understregede de betydelige fremskridt, der var gjort af de to generaldirektorater, hvis validering var suspenderet i 2005.

Indførelsen af periodiseringsprincippet i delegationerne i januar 2007 og forbedringen af den interne kontrol gjorde det muligt at fjerne de forbehold, der var formuleret de foregående år angående de administrative udgifter i EU-delegationer.

For første gang vil regnskabsføreren godkende de endelige regnskaber for året 2006 og attestere, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et korrekt og fair billede af institutionens finansielle situation.

- Kontraktforvaltning

Ved revisioner, der blev foretaget i 2006, påpegede den interne revisor nogle områder, hvor der skulle ske forbedringer af kontraktforvaltningen. Hvad angår ejendomskontrakterne i Bruxelles, har en arbejdsgruppe med deltagelse fra flere tjenestegrene, der blev nedsat i december 2006, foreslået en ny metode. Den reviderede finansforordning vil også lempe procedure- og dokumentationskravene for kontrakter vedrørende mindre beløb.

Konklusion

Kommissionen har bemærket sig, at der er opnået øget åbenhed og ansvarlighed ved indførelse af et periodiseret regnskabssystem. Den angiver en række konkrete foranstaltninger, der kan iværksættes for at forenkle de regler, der anvendes på støttemodtagere og kontrahenter.

3.4. Menneskelige ressourcer

- Integreret strategi for menneskelige ressourcer

Den interne revisor understreger, at det for at sikre en effektiv anvendelse af menneskelige ressourcer er nødvendigt at anvende en langsigtet strategi.

Kommissionen vil forbedre sin forvaltning af menneskelige ressourcer ved en mere proaktiv identificering af både nuværende og fremtidige personalekompetencer og -behov. Kommissionen har iværksat et program for løbende videreuddannelse for alle Kommissionens faggrupper, som skal tiltrække, uddanne og fastholde kompetente medarbejdere.

Indsamling og evaluering af data om menneskelige ressourcer er et andet vigtigt element i strategisk forvaltning af menneskelige ressourcer, hvor Kommissionen udvikler de systemer, der er nødvendige for at imødekomme eksterne anmodninger vedrørende anvendelsen af dens menneskelige ressourcer.

Kommissionen har på foranledning af en anmodning fra Parlamentet fra 2006 udarbejdet en rapport [SEK(2007) 530] med en analyse af det forventede behov for menneskelige ressourcer frem til 2013, hvori det konkluderes, at alle identificerede prioriterede behov – når der ses bort fra udvidelser – vil blive dækket ved omfordeling inden for og mellem tjenestegrenene.

- Ansættelse af nye tjenestemænd fra EU-10-medlemsstaterne

De ambitiøse ansættelsesmål for 2004-2006 for EU-10 blev nået for det administrative personale og i vid udstrækning for mellemledere (77 % af målet) i 2006. Rekrutteringen af topledere er forløbet tilfredsstillende. Ansættelsesmålene blev derimod ikke nået for visse kompetenceprofilers og nationaliteters vedkommende, navnlig på grund af det lave antal kandidater ved prøverne. EU's personaleudvælgelseskontor bestræber sig i øjeblikket på at forbedre sin informations— og kommunikationsstrategi. Kommissionen har indført en overvågningsmekanisme, der skal sikre, at ansættelsesmålene for EU-12 nås i 2007.

Konklusion

Kommissionen forpligter sig til at nå målene for ansættelse af tjenestemænd fra EU-12. Den har fastlagt sine kommende behov og vil fortsætte sin indsats for at foregribe kommende udfordringer for en effektiv og moderne administration.

3.5. It-spørgsmål

Der blev for anden gang formuleret et forbehold vedrørende risikoen på grund af datacenterinfrastrukturens utilstrækkelighed, hvilket har indflydelse på aktiviteternes kontinuitet snarere end på transaktionernes lovmæssighed og regelmæssighed. Den interne revisor pegede også på behovet for at forbedre bygninger, datasikkerhed, katastrofeplaner og kontinuiteten i arbejdet. Et andet spørgsmål, der blev rejst, var planlægningen af it-projekter, hvor det blev besluttet af optimere rentabilitet gennem prioritering af projekter, der dækker hele Kommissionen.

Kommissionen forpligter sig til at gennemføre den flerårige strategi for sikre ejendomsfaciliteter for data- og telekommunikationscentrene i både Bruxelles og Luxembourg. Der blev fastlagt afhjælpende foranstaltninger, som skal gennemføres i 2007.

4. KONKLUSIONER

Ifølge Kommissionen giver de eksisterende interne kontrolsystemer – med de begrænsninger, der er beskrevet i den årlige aktivitetsrapport for 2006 – rimelig sikkerhed for lovmæssigheden og retmæssigheden af de aktiviteter, som Kommissionen efter EF-traktatens artikel 274 har det overordnede ansvar for. Den erkender dog, at der er behov for en yderligere indsats for at afhjælpe en række mangler, navnlig dem, der er påpeget i de forbehold, der blev formuleret af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Kommissionen vil sikre, at dens ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fortsætter deres indsats for at sikre, at den rimelige sikkerhed, der gives med erklæringerne til årsrapporterne, understøttes effektivt af egnede interne kontrolsystemer.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Beløbet på 451 業⹯䔠剕‬敤⁲汢癥愠杮癩瑥椠搠湥汲杩⁥歡楴楶整獴慲灰牯⁴潦⁲〲㘰‬牥戠敬敶⁴橡畯晲狸ⱴ渠癡汮杩映牯愠⁴湩摤慲敧搠⁥敳敮瑳⁥潫牲步楴湯牥漠敶⁲潦⁲片毦湥慬摮‬敤⁲汢癥映獡獴瑡瘠摥䬠浯業獳潩敮獮愠杦狸汥敳㈠〰⼷㐲⼳䍅愠⁦㠱‮灡楲⁬〲㜰⠠啅⁔⁌〱ⰶ㈠⸴⸴〲㜰‬⹰㔠⤵മं敤獴映牯牯湤湩⁧䔨⥆渠⹲ㄠ㤲⼰〲㔰മं佋⡍〲㜰 㘸漠⁧䕓⡋〲㜰 ㄳ⸱ȍ刉擥瑥⁳潦潲摲楮杮⠠䙅 牮‮㈱〹㈯〰‵杯愠瑲歩汥㜠‬瑳⹫㔠‬⁩潋浭獩楳湯湥⁳潦潲摲楮杮⠠䙅 牮‮㠸⼵〲㘰മंmio. EUR, der blev angivet i den årlige aktivitetsrapport for 2006, er blevet ajourført, navnlig for at inddrage de seneste korrektioner over for Grækenland, der blev fastsat ved Kommissionens afgørelse 2007/243/EC af 18. april 2007 (EUT L 106, 24.4.2007, p. 55).

[3] Rådets forordning (EF) nr. 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 og SEK(2007) 311.

[5] Rådets forordning (EF) nr. 1290/2005 og artikel 7, stk. 5, i Kommissionens forordning (EF) nr. 885/2006.

[6] Beslutning C(2007) 1807 af 26. april 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003