2.Formanden indkalder til møderne i SPS-Underudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som aftales mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af formanden for SPS-Underudvalget senest 28 kalenderdage før mødet, medmindre parterne bestemmer andet.

Parterne varetager på skift formandskabet for SPS-Underudvalget i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af Associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

4.En repræsentant for Europa-Kommissionen eller Ukraine med ansvar for sundhed og plantesundhed fungerer som formand, jf. artikel 2 nedenfor.

3.SPS-Underudvalget består af repræsentanter for Europa-Kommissionen og for Ukraine med ansvar for sundhed og plantesundhed.

5.Sekretærerne for SPS-Underudvalget fungerer som kontaktpunkter for udveksling af oplysninger, jf. aftalens artikel 67.

4.Sekretæren for Ukraine rundsender dokumenterne til de ansvarlige repræsentanter for Ukraine og sætter systematisk sekretæren for Unionen og sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

3.Sekretæren for Unionen rundsender dokumenterne til de ansvarlige repræsentanter for Unionen og sætter systematisk sekretæren for Ukraine og sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

2.Sekretariatet sørger for, at al korrespondance stilet til SPS-Underudvalget videresendes til SPS-Underudvalgets formand og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 7 i denne forretningsorden.

Dagsorden for møderne

1.SPS-Underudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødet har anmodet SPS-Underudvalgets sekretariat om at optage på dagsordenen.

2.Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage før mødet.

3.Dagsordenen godkendes af SPS-Underudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.SPS-Underudvalgets formand kan ad hoc efter aftale med parterne indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer krav om fortrolighed.

5.Formanden for SPS-Underudvalget kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1.De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2.Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen:

a)en liste over mødedeltagere, en liste over embedsmænd, der ledsager dem, og en liste over eventuelle observatører eller eksperter, der deltager i mødet

b)de dokumenter, der er forelagt SPS-Underudvalget

c)erklæringer, som et medlem af SPS-Underudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

d)praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4.

3.Udkastet til protokol forelægges SPS-Underudvalget til godkendelse. Protokollen skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde i SPS-Underudvalget. Der sendes en kopi til hver af de i forretningsordenens artikel 7 anførte adressater.

4.SPS-Underudvalgets sekretær for den part, der varetager formandskabet, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen normalt senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse. I takt med at mødet skrider frem, ajourføres udkastet, således at SPS-Underudvalget ved mødets afslutning kan vedtage de praktiske konklusioner, der afspejler parternes opfølgende foranstaltninger, medmindre parterne bestemmer andet. Når de praktiske konklusioner er godkendt, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på et senere møde i SPS-Underudvalget. SPS-Underudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at sammenholde de enkelte foranstaltninger med en bestemt frist.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1.SPS-Underudvalget vedtager afgørelser, udtalelser, henstillinger, rapporter og fælles foranstaltninger, jf. aftalens artikel 74. Vedtagelsen af sådanne afgørelser, udtalelser, henstillinger, rapporter og fælles foranstaltninger kræver enighed mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Disse afgørelser er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger for at gennemføre dem.

2.Enhver afgørelse, udtalelse, henstilling eller rapport undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer. Formanden undertegner disse dokumenter i løbet af det møde, hvor den pågældende afgørelse, udtalelse, henstilling eller rapport vedtages, jf. dog stk. 3.