Beretning

om regnskabet for og forvaltningen af Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med instituttets svar

(2001/C 372/07)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75(1), som ændret ved artikel 1, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93(2).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Instituttets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93(3) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76(4) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet(5) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, der gælder for instituttet, jf. artikel 1, stk. 52, 54 og 55, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE (DUBLIN) FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES DEN 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelsen

5. Budgettet for 2000 var på 15 millioner euro mod 14,8 millioner euro i 1999, dvs. at budgettet var forhøjet med 1,4 %. Af dette beløb blev der indgået forpligtelser for 14,4 millioner euro, hvoraf 3,6 millioner euro blev fremført til regnskabsåret 2001, og 0,5 millioner euro bortfaldt. Budgetgennemførelsen for 2000 vises i tabel 1.

6. Igen i 2000 foretog instituttet store bevillingsfremførsler. Langt den største del af disse vedrørte budgetafsnit III med 3,2 millioner euro eller 89 % af de samlede fremførsler. Ligesom det var tilfældet sidste år med budgetafsnit III, oversteg de fremførte bevillinger regnskabsårets betalinger.

7. På nogle budgetkonti var beløbet for de bevillinger, der bortfaldt ved årets udgang, reelt større end beløbet for de bevillinger, der var overført til kontiene (for eksempel 1400, kantiner, og 2200, indkøb af tekniske anlæg). Instituttet bør søge at begrænse bevillingsbortfald mest muligt, især i tilfælde som disse.

8. Det forhold, at der fortsat er en betydelig underudnyttelse af både årets bevillinger og bevillingsfremførslerne, tyder på, at der er svagheder ved instituttets tilsyn med årsprogrammet. Der er ikke sket væsentlige forbedringer på dette område i forhold til sidste år.

Årsregnskab og regnskabsføring

9. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

Opfølgning af tidligere bemærkninger

Systemer til føring af budgetregnskab og almindeligt regnskab

10. I sin beretning om instituttet for regnskabsåret 1999(6) påpegede Retten en række svagheder ved regnskabssystemerne. I 2000 var disse svagheder ikke afhjulpet: Budgetregnskabssystemet SI2 var kun delvis blevet afprøvet.

11. Det almindelige regnskab blev stadig ført ved hjælp af regneark med alle de risici, som det indebærer. Indførelsen af det almindelige regnskabssystem SAGE, som skulle have fundet sted i 2000, måtte opgives, fordi systemet ikke kunne håndtere den elektroniske forvaltning af bankbetalinger. Det system, der skal erstatte SAGE, var endnu ikke funktionsdygtigt i april 2001.

12. Tilsynet med gennemførelsen af instituttets arbejdsprogram og den finansielle gennemførelse af projekterne blev i hele regnskabsåret svækket af, at det ikke var muligt at trække oplysninger ud af regnskabet om de enkelte projekter.

Forskudsforvaltning

13. I 2000 fortsatte instituttet med at gøre overdreven brug af forskudsforvaltningen. De beløb, der blev betalt på denne måde, udgjorde 18 % af alle betalte beløb i 2000 (det tilsvarende tal i 1999 var 20 %). Heraf var 1 million euro personaleudgifter, 0,7 millioner euro var administrationsudgifter, og 0,9 millioner euro var aktionsudgifter. En medvirkende årsag til, at instituttet gør så megen brug af forskudsforvaltningen, er tilsyneladende, at de almindelige betalingsprocedurer er langsomme. Instituttet bør imidlertid træffe foranstaltninger til at få løst dette problem i stedet for at benytte sig af forskudsforvaltningen, som kun bør bruges undtagelsesvis.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

14. Instituttet, som blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975, har sin egen personalevedtægt. Direktøren er ansættelsesmyndighed for hele instituttets personale.

15. Instituttets personale har ikke status som tjenestemænd, men det er fastlagt i personalevedtægten, at de kan ansættes på tidsubestemte kontrakter, og det er tilfældet for hovedparten af instituttets personale (88 %).

Ansættelsesprocedurer

16. Det er fastsat i artikel 3 i instituttets personalevedtægt, at ledige stillinger skal annonceres i tilstrækkeligt omfang. I praksis ansætter instituttet sit personale udefra efter offentliggørelse af "meddelelser om udvælgelsesprøver" (i De Europæiske Fællesskabers Tidende).

17. For hver ansættelsesprocedure udpeger ansættelsesmyndigheden en udvælgelseskomité, som opstiller listen over ansøgere, der har bestået prøven. Hidtil er disse ansøgere ikke blevet opført på listen i rækkefølge efter det opnåede resultat, hvilket gør det vanskeligt at se, hvilke kriterier der har været anvendt ved ansættelserne. For at sikre større gennemsigtighed bør de ansøgere, der har bestået prøven, systematisk opføres på listen i rækkefølge efter det opnåede resultat, og hvis denne rækkefølge ikke følges ved en ansættelse, bør det begrundes skriftligt.

Vurdering af personalets arbejde

18. Siden 1997 har instituttet ikke foretaget de personalebedømmelser, som skal finde sted mindst hvert andet år, og der er endnu ikke udarbejdet en bedømmelsesvejledning. Retten undersøgte seks personaleakter og konstaterede, at der ofte manglede bedømmelser fra tidligere år. Det vil sige, at forfremmelserne i 1999 og 2000 blev foretaget, uden at dette væsentlige værktøj til sammenligning af de ansattes arbejde blev taget i betragtning.

Beskrivelse af arbejdsopgaverne

19. Som fastsat i artikel 43a i instituttets finansforordning(7) er der udarbejdet en stillingsoversigt med en beskrivelse af arbejdsopgaverne for hver enkelt stilling i kategori A. Den seneste udgave af oversigten var ikke ajour og indeholdt den beskrivelse af arbejdsopgaverne, som var offentliggjort i stillingsopslagene.

Personaleakter

20. Opbygningen af og dokumentationen i de ansattes personlige akter varierer meget, om end de senest ansattes akter er mere fuldstændige og bedre organiseret. Ingen af de otte undersøgte akter var fuldstændige. I de fleste af akterne var der heller ingen dokumenter, som beskrev den ansattes karriere.

Udviklingen i antallet af ansatte og instituttets aktiviteter

21. Instituttets stillingsfortegnelse omfatter kun de midlertidigt ansatte, som er ansat på tidsubegrænsede kontrakter (MA). Antallet af stillinger, der skal besættes, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Herudover kan der over budgettet afsættes bevillinger til ansættelse af udsendte nationale eksperter (UNE).

22. Tabel 4 viser udviklingen i antallet og fordelingen af instituttets personale siden 1996. Det fremgår, at antallet af ansatte har været nogenlunde stabilt. Personalemanglen er delvis blevet dækket ved ansættelse af vikarer. Budgettet til vikarer har siden 1998 været på ca. 1 million euro. I 2000 havde instituttet således budget til 85 ansatte, men da der kun var 72 ansatte, blev manglen på personale delvis dækket af 12 vikarer, som blev ansat gennem et privat firma.

23. Siden 1996 har instituttet ansat 36 medarbejdere: 30 som midlertidigt ansatte og resten som udsendte nationale eksperter. Ved udgangen af 2000 var der 72 midlertidigt ansatte. Ansættelsesomkostningerne beløb sig til gennemsnitlig 9810 euro pr. medarbejder.

24. Antallet af fratrædelser førte til en gennemsnitlig personaleomsætning (MA og UNE) på 8 % pr. år. Dette tal skyldes hovedsagelig, at adskillige oversættere fratrådte deres stillinger, da instituttets oversættelsesafdeling blev nedlagt.

25. I forbindelse med revisionen opdelte Retten de ansatte i to kategorier:

- ansatte med ansvar for støttefunktioner, dvs. funktioner som sikrer kontinuiteten i instituttets drift (f.eks. administration, bogføring, sekretariat)

- det øvrige, "operationelle" personale, som bidrager direkte til virkeliggørelsen af instituttets mål.

26. Gennemsnitlig 64 % af de ansatte i kategori A, dvs. 23 % af det samlede personale, må betegnes som "operationelt". Alle andre ansatte, dvs. 77 % af det samlede personale, må betegnes som ansatte med ansvar for støttefunktioner.

27. Tabel 5 viser udviklingen i instituttets personaleudgifter og administrationsudgifter. I perioden 1996-2000 steg lønudgifterne hurtigere end antallet af ansatte.

28. Blandt de andre personaleudgifter undersøgte Retten især udgifterne til faglig videreuddannelse (FV) og administrationsudgifterne. Udgifterne til faglig videreuddannelse og administrationsudgifterne steg også hurtigere end antallet af ansatte.

29. Retten har undersøgt forholdet mellem instituttets aktiviteter og stigningen i antallet af ansatte og personaleudgifterne og sammenholdt denne stigning med stigningen i de aktionsbevillinger (budgetafsnit III), som blev udnyttet (årets bevillinger og fremførte bevillinger) i løbet af et år.

30. Gennemsnitligt er antallet af ansatte steget langsommere end antallet af de opgaver, som instituttet har skullet udføre. Instituttet bør imidlertid sørge for at holde væksten i lønudgifterne og i administrationsudgifterne under kontrol. Disse udgifter er i 1995-2000 steget hurtigere end aktivitetsniveauet. Denne konstatering underbygges af den kendsgerning, at stigningstakten for udgifterne under budgetafsnit I og II, "Personale" og "Administration", er højere end stigningstakten for udgifterne under budgetafsnit III, som omfatter de udgifter, der er forbundet med virkeliggørelsen af instituttets mål.

Konklusion

31. Instituttet har siden sin oprettelse ikke kunnet ansætte så mange medarbejdere, som stillingsfortegnelsen i budgettet tillader, men det har kunnet supplere personalet ved at ansætte udsendte nationale eksperter og vikarer.

32. Ved ansættelse af faste medarbejdere følger instituttet i de fleste tilfælde en procedure med afholdelse af almindelige udvælgelsesprøver, som fastsat i instituttets personalevedtægt.

33. Instituttet bør omhyggeligt overvåge udviklingen i lønudgifterne og administrationsudgifterne. I forbindelse med ansættelse af medarbejdere til varetagelse af støttefunktioner og "operationelle" funktioner, hvortil der kræves administrative kvalifikationer, vil det måske være en fordel for instituttet at samarbejde med institutionerne og de andre decentrale organer, så ansættelsen kan ske på et så bredt grundlag som muligt. Desuden bør instituttet generelt forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 13.

(3) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 26.

(4) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 16.

(5) I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75, som ændret ved forordning (EØF) nr. 1947/93, er regnskabet over alle instituttets indtægter og udgifter i regnskabsåret 2000, dateret den 30. marts 2001, sendt til Instituttets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 18. maj 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) EFT C 373 af 27.12.2000, s. 40, punkt 9 og 10.

(7) Forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelse

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

Kilde:Tabel opstillet af Revisionsretten på grundlag af data fra instituttet.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

Kilde:Tabel opstillet af Revisionsretten på grundlag af data fra instituttet.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Personaleudvikling

>TABELPOSITION>

MA: Midlertidigt ansatte.

UNE: Udsendte nationale eksperter.

Tabel 5

Udvikling i personale og personaleudgifter

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

Budgetgennemførelse

7. Rettens bemærkning tages til efterretning. Det bør dog bemærkes, at det er instituttets praksis hen mod slutningen af et regnskabsår at overføre overskud til budgetkonti, der vil kunne udnyttes, om end udnyttelsen af disse midler ikke altid er mulig i samtlige tilfælde. Instituttet søger at minimere ethvert bortfald af bevillinger, der opstår som følge heraf.

8. Generelt set udføres kontrollen på en omfattende og effektiv måde.

For så vidt angår mængden af fremførsler, bør det bemærkes, at:

- Instituttets driftsmæssige aktiviteter er i det væsentligste af innovativ/sonderende art og har ikke karakter af gentagelser. Dette nødvendiggør relativt komplekse og tidskrævende procedurer med henblik på en grundig forberedelse før påbegyndelse af kontraktmæssig forskning. Disse procedurer udgør en væsentlig faktor i forløbet af projekterne, som almindeligvis strækker sig over to år.

- Mængden af fremførsler under afsnit III er påvirket af forholdet mellem instituttets årlige budgetcyklus og dets driftscyklus (som indeholder udformning og iværksættelse af programmer, udformning af projektskitser, udbud samt detaljeret udformning og gennemførelse af projekter).

Især i de tilfælde, hvor kontrakter har karakter af gentagelser, er der dog taget skridt til at fremskynde kontraktprocedurerne.

Årsregnskab og regnskabsføring

10. Retten bemærkede i sin beretning fra 1999, at der var en svaghed i forhold til det almindelige regnskabssystem i og med, at regnskabet blev ført manuelt. Men instituttet meddelte i sit svar, at regnskabet blev ført ved hjælp af et Excel-edb-program. Dette var en midlertidig løsning, og instituttet har nu indført Exact-regnskabssystemet til sit bogholderi.

11. Idet systemet finder anvendelse i andre agenturer, blev en fuldstændig forundersøgelse vedrørende brugen af SAGE-systemet gennemført i løbet af 2000. Systemet blev generelt set fundet tilfredsstillende, men det havde ikke fuld adgang til elektroniske pengeoverførsler. En alternativ indfaldsvinkel blev mulig i forbindelse med udviklingen af Exact-systemet, i hvilket elektroniske pengeoverførsler blev mulige for det irske marked i anden halvdel af 2000. Dette system er nu indført.

12. Indtil leveringen af SI2-systemet har det ikke været muligt at udarbejde projektomkostninger. Dette emne vil blive behandlet i forbindelse med budgettet for 2001 ved brug af mulighederne i SI2.

Forskudsforvaltning

13. Efter leveringen af SI2-systemet er instituttet i kontakt med finanskontrollen med henblik på fuld udnyttelse af muligheden for onlinegodkendelse. Dette burde yderligere reducere anvendelsen af forskudsforvaltningen. (1997: 40 % af de samlede betalinger; 2000: 18 %).

Forvaltning af menneskelige ressourcer

18. I de tilfælde, hvor der ikke forelå personalebedømmelser i forbindelse med forfremmelserne for 2000, rådførte ansættelsesmyndigheden sig fuldt ud med ledelsen om præstationerne hos de ansatte, der kunne komme i betragtning til forfremmelse. På dette grundlag blev det besluttet ikke at forfremme visse personer. Foranstaltninger med henblik på at sikre, at personalebedømmelser udfærdiges, sammen med en fortsat ordning til præstationsbedømmelse og rådføring med lederne, burde sikre, at forfremmelserne fremover bliver foretaget under hensyntagen til samtlige oplysninger.

19. Bemærkningen er taget til efterretning.

20. Det godtages, at al nødvendig dokumentation i visse tilfælde ikke er tilgængelig i en enkelt akt. Set i lyset heraf vil situationen blive revideret. For så vidt angår ældre akter, vil det ikke være muligt at tilføje de manglende dokumenter. Foranstaltninger er ved at blive truffet med henblik på at sikre, at ansættelseschecklisten udtrykkeligt anfører alle nødvendige dokumenter.

23. På grund af sin geografiske beliggenhed er der en tendens til, at instituttets rejse- og bosættelsesomkostninger er højere, da de fleste ansatte rekrutteres på det europæiske fastland. Rejseomkostninger til Irland er høje, men nødvendige for at sikre, at instituttet fortsætter med at have en international arbejdsstyrke, der er repræsentativ for alle EU's medlemsstater.

25-26. Bemærkningen er taget til efterretning. Af personalet i lønkategori B, i alt 14, er seks (43 %) beskæftiget med operationelle opgaver. De omfatter fire informationskontaktpersoner, en engelsksproget redaktør og en informationssystemansvarlig. I denne forbindelse anses alt personale i lønkategori C for udelukkende at være beskæftiget med støttefunktioner. I praksis er mange ansatte i lønkategori C dog beskæftiget med operationelle opgaver og bidrager således direkte til merværdien af instituttets resultater.

27. Når valutakurser, stigninger i løntabellen og justeringskoefficienten for årene 1996-2000 holdes udenfor, var der en stigning i lønomkostningerne på blot 0,4 % sammenlignet med en stigning i antallet af ansatte på 4 %. De reelle stigninger i lønomkostningerne skyldes hovedsageligt stigningen i justeringskoefficienten for Irland fra 93,6 i 1996 til 116,5 i 2000. Dette har medført en stigning i lønomkostningerne på 24,5 %.

30-32. I løbet af den undersøgte periode har der været et skift i forskningslederens rolle fra at indsamle oplysninger til også at formidle dem. De faktorer, der er skitseret i forbindelse med punkt 27, bør også tages i betragtning i forbindelse med stigningen i omkostningerne under afsnit I.

Den opdeling, der er vist i instituttets aktivitetsbaserede budget, giver en mere rationel indikation af forholdet mellem de ressourcer, der er tildelt støttefunktioner og dem, der er tildelt operationelle funktioner.

33. Se svaret under punkt 30.

Instituttet forsøger så vidt muligt at holde ansættelsesudgifterne på et minimum, for så vidt angår almene stillinger. For eksempel er ansøgerne til den igangværende udvælgelsesprøve for sekretærer taget fra Kommissionens reservelister. Det foreslås at besætte fire stillinger på basis af denne udvælgelsesprøve samt at oprette en reserveliste, hvorfra fremtidige ledige stillinger kan besættes. Eftersom instituttet har sin egen personalevedtægt, nøje følger Europa-Kommissionens ansættelsesprocedurer og ansætter personale på kontrakter på ubestemt tid, kunne samarbejde med andre agenturer vise sig problematisk. De fleste udvælgelsesprøver den seneste tid har været til stillinger, der var specifikke for instituttet, med krav om særlige kvalifikationer og erfaring; samarbejde med andre agenturer ville derfor ikke have været hensigtsmæssigt.

Instituttet overvejer aktivt at indføre Sic-personalesystemet med henblik på at forbedre sine administrative informationers kvalitet. Drøftelser har allerede fundet sted sammen med GD for Administration, og en beslutning vedrørende nedsættelse af en projektgruppe vil blive truffet snarest.