Initiativ fra Forbundsrepublikken Tyskland, Kongeriget Belgien og Den Franske Republik med henblik på vedtagelse af Rådets retsakt om udarbejdelse af en protokol til ændring af konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet for så vidt angår oprettelse af et elektronisk sagsregister på toldområdet

(2001/C 328/12)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION,

som henviser til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 30, stk. 1, litra a), og artikel 34, stk. 2, litra d),

som henviser til initiativ fra Forbundsrepublikken Tyskland, Kongeriget Belgien og Den Franske Republik(1),

som henviser til udtalelse fra Europa-Parlamentet(2), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) ...

(2) ...

FASTSLÅR, at den i bilaget indeholdte protokol, som repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer har undertegnet dags dato, hermed er udarbejdet, og

ANBEFALER medlemsstaterne at vedtage denne protokol i overensstemmelse med deres forfatningsmæssige bestemmelser(3).

Udfærdiget i Bruxelles, den

På Rådets vegne

...

Formand

(1) EFT C ...

(2) Udtalelse af ...

(3) Datoen for protokollens ikrafttræden offentliggøres i EFT på foranledning af Generalsekretariatet for Rådet.

BILAG

PROTOKOL

udarbejdet i henhold til artikel 34 i traktaten om Den Europæiske Union, om ændring af konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet for så vidt angår oprettelse af et elektronisk sagsregister på toldområdet

DE HØJE KONTRAHERENDE PARTER i denne protokol, Den Europæiske Unions medlemsstater,

SOM HENVISER til Rådets retsakt af

SOM HENVISER TIL traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 34,

SOM TAGER FØLGENDE I BETRAGTNING:

(1) konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet(1), i det følgende benævnt "konventionen", ...,

(2) ...

ER BLEVET ENIGE OM FØLGENDE BESTEMMELSER:

Artikel 1

I konventionen indsættes efter kapitel V følgende tre kapitler: "KAPITEL V A

OPRETTELSE AF ET ELEKTRONISK SAGSREGISTER (FIDE)

Artikel 12 A

1. Toldinformationssystemet, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1, omfatter ligeledes en database, der benævnes 'elektronisk sagsregister', og med forbehold af de særlige bestemmelser i dette kapitel og i kapitel V B og V C finder de øvrige bestemmelser i denne konvention vedrørende Toldinformationssystemet ligeledes anvendelse for det elektroniske sagsregister, og enhver henvisning til Toldinformationssystemet indbefatter dette register.

2. Formålet med det elektroniske sagsregister er at gøre det muligt for en medlemsstats kompetente myndigheder inden for toldefterforskning, der indleder eller har indledt en efterforskning vedrørende en eller flere personer eller virksomheder, at finde frem til de kompetente myndigheder i de øvrige medlemsstater, der er ved at foretage eller har foretaget en efterforskning vedrørende disse personer eller virksomheder, for at fremme forebyggelsen samt lette og fremskynde efterforskning og retsforfølgning af alvorlige overtrædelser af nationale love og af bestemmelser om ikke-harmoniserede punktafgifter.

3. Hvis den medlemsstat, der konsulterer registeret, har brug for yderligere oplysninger om den registrerede fysiske eller juridiske person, anmoder denne stat den formidlende medlemsstat om bistand i henhold til de gældende instrumenter vedrørende gensidig bistand.

KAPITEL V B

DRIFT OG BRUG AF DET ELEKTRONISKE SAGSREGISTER

Artikel 12 B

1. Det elektroniske sagsregister består af en central databaseenhed, hvortil alle medlemsstaterne har direkte adgang. Registret omfatter udelukkende oplysninger, der er nødvendige for at opfylde dets formål, som fastlagt i artikel 12 A, stk. 2.

I registret må kun indføres oplysninger vedrørende:

i) fysiske og juridiske personer, der er eller har været genstand for en efterforskning foretaget af den kompetente myndighed i en medlemsstat, og

- som er mistænkt for alene eller sammen med andre at begå eller have begået en alvorlig overtrædelse af nationale love og af bestemmelser om ikke-harmoniserede punktafgifter, eller

- for hvem det er konstateret, at de har begået en sådan overtrædelse

- som er blevet idømt en administrativ eller en strafferetlig sanktion for en sådan overtrædelse

ii) det område, efterforskningen dækker

iii) navn, nationalitet og adresse, telefonnummer og lign. på den myndighed i en medlemsstat, der behandler sagen, samt journalnummer.

2. Personoplysninger i henhold til stk. 1, nr. i), må ikke omfatte andet end følgende angivelser:

i) for fysiske personer: efternavn, pigenavn, fornavn og kaldenavn, fødselsdato og fødested, nationalitet og køn

ii) for juridiske personer: virksomhedens firmanavn, hjemsted og momsnummer.

3. Oplysningerne indføres i registret for en begrænset periode, jf. artikel 12 I.

4. Kommissionen forestår den tekniske forvaltning af det elektroniske sagsregisters infrastruktur i overensstemmelse med reglerne i de gennemførelsesforanstaltninger, der vedtages af de høje kontraherende parter i Rådet i henhold til artikel 34, stk. 2, litra d), sidste punktum, i traktaten om Den Europæiske Union.

Artikel 12 C

1. I det elektroniske sagsregister indfører medlemsstaterne oplysninger i henhold til artikel 12 B, som hidrører fra efterforskninger, der lader formode eller som har påvist, at der er begået alvorlige overtrædelser af nationale love og af bestemmelser om ikke-harmoniserede punktafgifter, og som kan tænkes at fremme de kompetente myndigheders efterforskning i de øvrige medlemsstater.

2. En medlemsstat er undtagelsesvis ikke forpligtet til at registrere de i stk. 1 nævnte oplysninger, hvis og så længe en sådan registrering:

i) vil være til skade for den offentlige orden eller for den pågældende medlemsstats øvrige væsentlige interesser, navnlig med hensyn til databeskyttelse, eller

ii) vil medføre risiko for, at igangværende efterforskning mislykkes, eller være til fare for en persons sikkerhed.

Artikel 12 D

1. Direkte adgang til oplysninger i det elektroniske sagsregister er forbeholdt de kompetente myndigheder inden for toldefterforskning, som hver medlemsstat udpeger. Hver medlemsstat tilsender hver af de øvrige medlemsstater og det udvalg, der er omhandlet i artikel 16, en liste over de kompetente myndigheder inden for toldefterforskning, der er udpeget i overensstemmelse med dette stykke.

2. Denne adgang til det elektroniske sagsregister kan kun opnås via en søgning, der obligatorisk skal omfatte følgende personoplysninger:

i) for fysiske personer: efternavn og/eller pigenavn og/eller kaldenavn

ii) for juridiske personer: firmanavn og/eller momsnummer.

Artikel 12 E

Det elektroniske sagsregister skal gøre det muligt at identificere de kompetente myndigheder inden for toldefterforskning, der indfører oplysninger i det elektroniske sagsregister, eller som konsulterer oplysninger i det elektroniske sagsregister.

Artikel 12 F

1. Medlemsstaterne må kun benytte oplysninger fra det elektroniske sagsregister til det formål, der er anført i artikel 12 A, stk. 2, og under overholdelse af de regler, der er fastlagt i artikel 12 A, stk. 3. De kan dog benytte oplysningerne til administrative eller andre formål efter forudgående tilladelse fra den medlemsstat, der har ladet oplysningerne registrere i systemet, og på de betingelser, den har stillet herfor.

2. Oplysningerne fra det elektroniske sagsregister kan kun efter forudgående tilladelse fra den medlemsstat, der har ladet dem registrere, og på de betingelser, som denne stat har stillet, udleveres til andre nationale myndigheder eller tjenestegrene end dem, der er udpeget i overensstemmelse med artikel 12 D, stk. 1, til tredjelande eller til internationale og regionale organisationer, der ønsker at gøre brug af dem. Hver medlemsstat træffer de fornødne nødvendige foranstaltninger for at garantere oplysningernes sikkerhed, når de sendes eller udleveres til instanser uden for statens territorium. Den i artikel 18 omhandlede fælles tilsynsmyndighed underrettes om de nærmere enkeltheder i forbindelse med sådanne foranstaltninger.

Artikel 12 G

1. For så vidt denne konvention ikke fastsætter strengere bestemmelser, gælder den formidlende stats love, administrative bestemmelser og procedurer for registrering af oplysninger i det elektroniske sagsregister.

2. For så vidt denne konvention ikke fastsætter strengere bestemmelser, gælder en medlemsstats love, administrative bestemmelser og procedurer for dens brug af oplysningerne fra det elektroniske sagsregister.

Artikel 12 H

1. Hver af medlemsstaterne udpeger en toldadministration, der på nationalt plan skal have ansvaret for det elektroniske sagsregister.

2. Denne administration har til opgave at sørge for, at det elektroniske sagsregister fungerer korrekt i medlemsstaten, og træffer de nødvendige praktiske foranstaltninger til sikring af, at bestemmelserne i denne konvention efterkommes.

3. Medlemsstaterne meddeler depositaren navnet på den administration, de har udpeget, jf. stk. 1.

KAPITEL V C

LAGRING AF OPLYSNINGER I DET ELEKTRONISKE SAGSREGISTER

Artikel 12 I

Med forbehold af mere restriktive nationale bestemmelser

i) kan oplysninger vedrørende igangværende efterforskninger ikke lagres ud over en frist på et år, efter at det sidste skridt i efterforskningen er foretaget, og denne frist løber fra den dato, hvor der er indlæst data fra efterforskningen. Fristen for lagringen af oplysninger vedrørende igangværende efterforskninger kan under ingen omstændigheder overstige tre år, uden at der er konstateret en overtrædelse

ii) kan oplysninger vedrørende efterforskninger, der har givet anledning til, at en overtrædelse er konstateret, og som endnu ikke har ført til domfældelse eller pålæggelse af en administrativ sanktion, ikke lagres ud over en frist på seks år, og denne frist løber fra den dato, hvor der er indlæst data fra efterforskningen

iii) kan oplysninger vedrørende efterforskninger, der har ført til domfældelse eller pålæggelse af en administrativ sanktion, ikke lagres ud over en frist på ti år, og denne frist løber fra den dato, hvor der er indlæst data fra efterforskningen

iv) skal - på alle de stadier i efterforskningen, der er omhandlet i nr. i), ii) og iii) - oplysninger vedrørende en efterforskning omkring en person straks slettes, såfremt vedkommende ikke længere er mistænkt."

Artikel 2

I artikel 20 i konventionen ændres ordene "artikel 10, stk. 1," til "artikel 10, stk. 1, og artikel 12 H, stk. 1," og ordene "i artikel 12, stk. 1 og 2," ændres til "i artikel 12, stk. 1 og 2, og artikel 12 I".

Artikel 3

1. Denne protokol skal vedtages af medlemsstaterne efter deres respektive forfatningsmæssige bestemmelser.

2. Medlemsstaterne giver depositaren notifikation om afslutningen af de procedurer, der i henhold til deres forfatningsmæssige bestemmelser kræves for vedtagelse af denne protokol.

3. Denne protokol træder i kraft 90 dage efter, at den sidste stat, som på tidspunktet for undertegnelsen var medlem af Den Europæiske Union, har foretaget notifikation, jf. stk. 2.

Artikel 4

1. Denne protokol er åben for tiltrædelse af enhver stat, der bliver medlem af Den Europæiske Union, og som tiltræder konventionen.

2. Teksten til denne protokol på den tiltrædende stats sprog, som udformet af Rådet for Den Europæiske Union, har gyldighed som autentisk.

3. Tiltrædelsesinstrumenterne deponeres hos depositaren.

4. Denne protokol træder i kraft over for enhver stat, der tiltræder den, 90 dage efter deponeringen af den pågældende stats tiltrædelsesdokument eller på datoen for protokollens ikrafttræden, hvis denne endnu ikke er trådt i kraft ved udløbet af perioden på 90 dage, og forudsat at konventionen gælder for denne stat.

Artikel 5

Enhver stat, der bliver medlem af Den Europæiske Union, og som tiltræder konventionen, jf. artikel 25 i denne, efter at denne protokol er trådt i kraft, anses for at have tiltrådt konventionen som ændret ved denne protokol.

Artikel 6

Generalsekretæren for Rådet for Den Europæiske Union er depositar for denne protokol.

Depositaren offentliggør i De Europæiske Fællesskabers Tidende notifikationer, instrumenter og meddelelser vedrørende denne protokol.

Til bekræftelse heraf har undertegnede befuldmægtigede underskrevet denne protokol.

Udfærdiget i ..., den ..., i ét eksemplar på dansk, engelsk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, nederlandsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk, hvilke tekster alle har samme gyldighed, og deponeres i arkiverne i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union.

For regeringen for ...

(1) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 34.