Særberetning nr. 9/2001

om programmet for forskeres uddannelse og mobilitet, med Kommissionens svar

(artikel 248 EF, stk. 4, andet afsnit)

(2001/C 349/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

FORKORTELSESLISTE

TMR Training and Mobility of Researchers

GD for Forskning Generaldirektoratet for Forskning

4RP fjerde rammeprogram

MCFA Marie Curie Fellowship Association

IHP Improving Human Potential

CORDIS Community Research and Development Information Service.

RESUMÉ

I. I denne beretning analyseres kvaliteten af de forvaltningssystemer, Kommissionen anvender i forbindelse med programmet for forskeres uddannelse og mobilitet (TMR), der indgår i fjerde rammeprogram (1994-1998). Beretningen omhandler resultaterne af Rettens revision af procedurerne for udvælgelse af forslag og af forvaltningssystemerne til overvågning af kontrakter (jf. punkt 1-8).

II. Procedurerne for bedømmelse af forslag var i nogle tilfælde ikke gennemskuelige. Der var ikke fuldstændige referater af de drøftelser, der havde resulteret i de afgørelser, der blev truffet. Der er risiko for, at der kan opstå interessekonflikter, når forslagene fordeles mellem de potentielle bedømmere (jf. punkt 9-15). Retten anbefaler, at procedurerne forbedres og følges nøje (jf. punkt 41).

III. Hvad angår "forskningsnetværk" blev der fundet eksempler på organisationer, der ikke anvendte støtteberettigelseskriterierne for forskere. Der var rekrutteret personer, der allerede havde fået stipendier fra Kommissionen til at gennemføre et projekt (jf. punkt 16-17). Kommissionen bør foretage krydskontrol for at sikre, at dette ikke gentager sig (jf. punkt 42).

IV. I forbindelse med aktiviteten "adgang til store anlæg" blev der fundet svagheder ved procedurerne for fastsættelse af omkostningerne pr. enhed. De daglige brugergebyrer blev fastsat ved aftale mellem videnskabelige medarbejdere i Kommissionen og kontrahenterne, der var ingen regnskabskyndige involveret (jf. punkt 21). Regnskabskyndige bør konsulteres og fremlægge dokumentation, før der indgås aftaler om brugergebyrer (jf. punkt 44). Den eksterne midtvejsevaluering blev foretaget på et uhensigtsmæssigt tidspunkt (jf. punkt 22). Midtvejsevalueringen bør gennemføres midtvejs i kontraktens faktiske løbetid (jf. punkt 45).

V. Bestemmende for, om forslag til Marie Curie-stipendier blev godkendt, var den ansøgningsprocedure, den potentielle stipendiat havde fulgt - de mulige procedurer gav meget forskelligt resultat (jf. punkt 24). Forvaltningen af Marie Curie-stipendierne bør samles i den afdeling, der er ansvarlig for TMR-programmet, og hvor forvaltningen er blevet væsentligt forbedret (jf. punkt 46).

VI. Kommissionen kontrollerer ikke systematisk, at alle kriterier for eurokonferencer, praktiske kurser og sommerkurser overholdes. Den informeres heller ikke om sponsorstøtte til disse arrangementer fra anden side (jf. punkt 29-30). Procedurerne bør ændres, så det sikres, at der foretages sådan kontrol (jf. punkt 49).

VII. Resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen viser, at støttemodtagerne/kontrahenterne stort set er tilfredse med Kommissionens serviceydelser (jf. punkt 32-36).

INDLEDNING

Forskningsaktiviteter inden for forskeres uddannelse og mobilitet

1. Målet for Fællesskabets forskningspolitik er, som fastsat i traktatens artikel 163, at styrke det videnskabelige og teknologiske grundlag for Fællesskabets industri og at fremme udviklingen af dens internationale konkurrenceevne. Fællesskabets strategi for forskning og teknologisk udvikling er fastlagt i rammeprogrammer og gennemføres af Kommissionen gennem særprogrammer. Fjerde rammeprogram(1) (1994-1998) er endnu ikke afsluttet, mens femte rammeprogram(2) (1998-2002) er blevet iværksat i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse af 22. december 1998. I fjerde rammeprogram (4RP) blev "stimulering af uddannelse og mobilitet for forskere" udvalgt som en af de fire aktiviteter, hvortil der blev bevilget 792 millioner euro ud af et samlet budget for rammeprogrammet på 11879 millioner euro (se tabel 1). Rådet vedtog en beslutning(3) om "et særprogram for forskning og teknologisk udvikling samt demonstration inden for forskeres uddannelse og mobilitet".

Tabel 1

Fordelingen af budgettet for fjerde rammeprogram på foranstaltninger

>TABELPOSITION>

Kilde:

Europa-Kommissionen.

Mål og budget for TMR-programmet

2. TMR-programmet er opdelt i tre delområder (forskningsnetværk, adgang til store anlæg og uddannelse gennem forskning), hvortil kommer en aktivitet med ledsageforanstaltninger, der omfatter bedre kommunikation mellem forskerne indbyrdes og mellem forskerne og industrien, opmuntring af unge forskere samt offentliggørelse af resultaterne af programmet.

3. Forskningsnetværk har til formål at gøre det muligt for forskere fra fem eller flere forskerhold fra mindst tre lande at samarbejde om et fælles forskningsprojekt og på denne måde gå sammen i grupper, der kan udføre kvalitetsforskning. "Adgang til store anlæg" handler om store anlæg, der er så sjældne i EF, kræver så store investerings- og vedligeholdelsesomkostninger og er så nødvendige for forskningen, at det berettiger til en væsentlig indsats på EF-plan. Der ydes finansielle midler til disse anlæg, så forskere fra andre lande kan få adgang til tidligere utilgængelige anlæg. Formålet med delområdet "uddannelse gennem forskning" (som senere er blevet omdøbt til "Marie Curie-stipendier") er at give europæiske forskere mulighed for at uddanne eller specialisere sig uden for deres eget land.

4. Ledsageforanstaltningerne skal bidrage til opfyldelsen af programmets mål, dvs. stimulering af forskeres mobilitet og uddannelse; samtidig skal interesserede herigennem kunne informere sig om betingelserne og procedurerne for deltagelse i programmets forskellige aktiviteter. Resultaterne formidles også herigennem. Foranstaltningerne har form af eurokonferencer, praktiske kurser og sommerkurser.

5. TMR-programmet styres af en enhed i GD for Forskning bestående af fire afdelinger, der pr. 31. december 1999 havde 59 ansatte.

6. Budgettet for dette programs fire hovedområder blev ændret efter Østrigs, Finlands og Sveriges tiltrædelse. Tabel 1 viser bevillingernes fordeling på områderne, mens de samlede årlige forpligtelses- og betalingsbevillinger fremgår af tabel 2. Det fremgår af disse tal, at betalingsbevillingerne ikke blev udnyttet fuldt ud i de første år af 4RP.

7. Tabel 3 viser, hvor stor en del af TMR-budgettet der blev anvendt til administrations- og personaleudgifter fra 1995 til 1999. Ved Rådets beslutning er der fastsat et loft på 5,6 % af det samlede budget for disse udgifter. Det fremgår, at Kommissionen har holdt sig inden for disse grænser.

Tabel 2

Gennemførelse af budgettet - Forskeres uddannelse og mobilitet

>TABELPOSITION>

Kilde:

Europa-Kommissionen.

Tabel 3

Forskeres uddannelse og mobilitet - Administrationsudgifter

>TABELPOSITION>

Kilde:

Europa-Kommissionen.

Rettens revision

8. Revisionen omfattede en analyse af de forvaltningssystemer, der anvendes af de administrative tjenester på såvel kommissions- som kontrahentplan, og en undersøgelse af kvaliteten af denne forvaltning. Hovedmålet for revisionen var at vurdere TMR-programmets effektivitet og produktivitet. De gældende procedurer for valg af kontrakter blev revideret, ligesom der blev fulgt op på de svagheder, Retten har påpeget på dette område i en tidligere beretning(4). Der blev foretaget ti revisioner på stedet i seks EU-lande, og i den forbindelse blev 19 støtteberettigede, som var parter i 51 kontrakter, revideret. Endelig blev der ved revision på stedet og en spørgeskemaundersøgelse indhentet oplysninger om de kontrahenter/støtteberettigede, der var involveret i programmet, og også, om de var tilfredse med Kommissionens serviceydelser.

UDVÆLGELSE AF FORSLAG

Revisionsmetode og generelle resultater

9. Retten reviderede forslag, der var indkommet efter særlige indkaldelser, for at finde ud af, om de skriftlige procedurer var blevet fulgt, og om selve udvælgelsesprocedurerne var gennemsigtige. Forslag indgives af organisationer og enkeltpersoner i alle medlemsstater og associerede lande. Succesraten varierer fra område til område og fra indkaldelse til indkaldelse.

10. Når et forslag er indgivet, gennemgås det i første omgang af en gruppe på to til fem bedømmere (benævnt "primære bedømmere"), der er udvalgt af Kommissionen. Forslaget tildeles en samlet foreløbig karakter, som normalt er gennemsnittet af de karakterer, der er givet af de primære bedømmere. Disse mødes derefter (på et såkaldt panelmøde) for at drøfte resultaterne af bedømmelserne. På panelmødet kan den samlede foreløbige karakter ændres efter særlige skriftlige procedurer. Den endelige liste, der opstilles på panelmødet, forelægges Kommissionen. I de tilfælde, Retten har undersøgt, var forhandlingerne, der førte til opstillingen af den endelige liste, ikke refereret i de kortfattede mødereferater. Kommissionen træffer den endelige beslutning om, hvilke forslag der skal godkendes.

11. I praksis var der visse forskelle i bedømmelsesmetoderne for de fire aktiviteter. Der blev fundet svagheder inden for alle aktiviteter, og det konstateredes, at der ikke forelå skriftlige begrundelser for bedømmernes beslutninger, og at bedømmerne havde bedømt forslag, som de selv var involveret i. Der blev konstateret tilfælde, hvor en bedømmer bedømte et forslag, som hans eller hendes arbejdsgiver/sammenslutning var involveret i.

Forskningsnetværk

12. Hvad angår forskningsnetværk var der ikke overensstemmelse mellem den rangorden, der var angivet i det kortfattede referat af panelmødet, og de samlede karakterer, der var anført i referatet. Forslagene blev bedømt efter den gældende procedure, men det fremgik ikke klart af referatet, for panelets drøftelser var kun delvist dokumenteret. I referatet var der redegjort for de ændringer, de primære bedømmere havde foretaget, for inden plenarmødet at sikre, at der var logisk sammenhæng i de karakterer, de hver især havde givet et bestemt forslag. I nogle tilfælde resulterede drøftelserne på plenarmødet (panelet) i, at der blev ændret i pointtildelingen, men det fremgik ikke af referatet. Der var helt klart ikke overensstemmelse mellem den endelige klassificering, der var resultatet af paneldrøftelserne, og de individuelle bedømmelser af en række forslag. Referatet af drøftelserne var ikke formuleret præcist nok, men det har ingen indflydelse på resultatet af bedømmelsen (en liste over forslag, som panelet foreslår Kommissionen at finansiere, i rangorden). I alt 13 forslag blev finansieret af Kommissionen som følge af anbefalingerne fra dette panel.

Adgang til store anlæg

13. Hvad angår delområdet "adgang til store anlæg" blev de specifikke og detaljerede instrukser for rangordningen af forslagene ikke overholdt i 13 ud af 61 tilfælde. Dette medførte, at ti forslag midlertidigt blev placeret højere, end de skulle have været efter bedømmelserne. Seks af disse ti forslag blev finansieret. Der forelå ingen skriftlige begrundelser for denne højere indplacering i rangordnen.

Tillægskontrakter

14. På dette område bevirkede den tredje indkaldelse af forslag i 1997, at der indkom nye forslag fra eksisterende kontrahenter, som ønskede yderligere betaling for at give adgang til deres anlæg. 38 af disse forslag blev godkendt, men i stedet for at indgå nye kontrakter om disse forslag blev der aftalt ændringer til de allerede indgåede kontrakter, hvorved løbetiden for de gældende oprindelige kontrakter og varigheden af finansieringen blev forlænget. Denne fremgangsmåde blev valgt for at sikre, at hele det budget, der var til rådighed, blev udnyttet. I fremtiden bør Kommissionen sikre, at en sådan situation ikke opstår igen, ligesom Kommissionen bør anmode sin juridiske tjeneste om skriftlig vejledning i, hvilke procedurer der skal anvendes. Endvidere blev der fundet to forskellige former for overlapninger i forbindelse med disse kontrakter. Den første type overlapning vedrører kontrakternes løbetid, hvor mellem en og ni måneder af den første kontrakts løbetid også indgik i den ændrede kontrakts forlængede løbetid. Denne overlapning skete for at undgå "nye kontrakter" med starttidspunkt efter afslutningen af 4RP. Den anden type overlapning vedrører den yderligere finansiering, hvorved udgiftsopgørelser for perioder i de oprindelige kontrakter i nogle tilfælde blev finansieret over supplerende bevillinger til fremtidige perioder. Kontrahenterne var ikke skyld i disse forhold, grunden var, at de involverede tjenester i Kommissionen mistolkede kontrakten. Det samlede beløb, der blev udbetalt til kontrahenterne i kontraktens varighed, var korrekt, men på grund af mistolkningen blev nogle beløb udbetalt for tidligt.

15. Ved gennemgangen af 1995- og 1997-forslagene til ovennævnte kontrakter blev det ved 27 af de 38 forslag konstateret, at en bedømmer havde bedømt både 1995-forslaget og 1997-forslaget. I et af disse tilfælde bedømte de samme to bedømmere forslagene i 1995 og 1997 (i 1997 var en tredje bedømmer involveret). Ved gennemgangen af de årlige rapporter om disse kontrakter for årene 1996-2000 blev det bemærket, at der i 11 tilfælde var forbindelse mellem en af bedømmerne og kontrahenten. I syv tilfælde var bedømmeren medlem af kontrahentens brugerudvælgelsespanel, og i de øvrige fire tilfælde var bedømmeren bruger af anlægget og fik således også støtte fra Kommissionen. I et bestemt tilfælde var begge 1997-bedømmere brugere af det anlæg, de bedømte i henholdsvis 1997 og 1998 og 1997 og 1999. Disse bedømmere havde takket være fællesskabsfinansiering adgang til anlægget i 1997 i de fire uger, hvor bedømmelserne blev foretaget. En af bedømmerne måtte afbryde sit ophold på anlægget for at deltage i panelmødet i Bruxelles. I alle disse tilfælde kunne der opstå interessekonflikter, hvilket Kommissionens procedurer burde forhindre.

KONTRAKTER OG FORVALTNINGSKONTROL

Forskningsnetværk

16. Hvad angår forskningsnetværk (også benævnt forskeruddannelsesnetværk) skal forskellige betingelser være opfyldt, for at personaleomkostningerne for gæsteforskere kan dækkes. To af disse betingelser er, at

a) den pågældendes udnævnelse skal være midlertidig og gælde for en bestemt periode efter kontraktens startdato, og

b) den pågældende ikke må være statsborger i det land, i hvilket den kontrahent, der ansætter ham/hende, er etableret, og at den pågældende ikke må have udøvet sit normale erhverv i dette land i mere end 18 af de 24 måneder, der går forud for udnævnelsen.

17. Under revisionen på stedet konstateredes der tilfælde, hvor forskere, der tidligere havde fået et stipendium, blev præsenteret som gæsteforskere på forskningsnetværket, selv om de havde været tilknyttet samme organisation i op til 36 måneder forud for deres udnævnelse. Disse forskere opfyldte således ikke betingelserne for at blive klassificeret som gæsteforskere.

18. Under revisionerne på stedet og i spørgeskemaundersøgelsen klagede kontrahenterne hyppigt over, at det var vanskeligt at skaffe forskere til projektet. Mange havde misforstået instrukserne og troede, at de kun måtte annoncere i CORDIS, og modtog derfor meget få ansøgninger. Herudover var mange kontrahenter, og ikke kun kontrahenter inden for dette delområde, kritiske over for selve CORDIS-webstedet. Webstedet ansås for at være for voluminøst og vanskeligt at bruge, og mange organisationer undgik så vidt muligt at bruge det.

Adgang til store anlæg

19. I modelkontrakten for aktiviteten "adgang til store anlæg" er de tilladte omkostninger opdelt i to kategorier på udgiftsopgørelserne, nemlig dels rejse- og opholdsomkostninger, dels brugergebyrer.

20. Rejse- og opholdsomkostninger kan i henhold til "kontrahentens normale interne regler og procedurer" beregnes som kontraktomkostninger. Hvis de systemer, der er indført hos kontrahenten, ikke er gode nok, og eftersom Kommissionen ikke har opstillet minimumskrav, er det yderst vanskeligt at kontrollere, om udgifterne er afholdt på et korrekt grundlag. Der blev fundet tilfælde, hvor der ikke forelå udgiftsdokumentation i form af bilag. Da brugerne af anlæggene endvidere ikke kontrollerede, om de fik refunderet deres rejse- og opholdsomkostninger af deres egen organisation, var der eksempler på dobbeltfinansiering. En universitetsprofessor har som en direkte følge af ovennævnte situation fået sin sag behandlet af et disciplinærudvalg.

21. I de fleste af kontrakterne blev brugergebyrerne pr. dag aftalt mellem Kommissionen og kontrahenten. Gebyrerne blev fastsat i ecu pr. dag. Kursrisikoen for Kommissionen var derfor begrænset, og udgiftsopgørelserne var lettere at gennemgå, da gebyrerne var aftalt på forhånd. Der var dog intet, der tydede på, at forskerne havde rådført sig med regnskabskyndige inden fastsættelsen af brugergebyrerne. En stor del af midlerne gik til disse gebyrer (i nogle tilfælde op til 95 % af en kontrakt med et maksimumbidrag fra Kommissionen på 2 millioner ecu), og derfor var det meget vigtigt, at de blev fastsat på et rimeligt og nøjagtigt niveau. I reglerne for beregning af brugergebyrerne pr. dag er det fastsat, at alle omkostninger skal beregnes i overensstemmelse med regnskabsprincipperne om, at anskaffelsesværdien skal lægges til grund. Det konstateredes under revisionen, at de fleste af kontrahenterne havde anvendt de faktiske omkostninger ved fastsættelsen af brugergebyrerne, men nogle få kontrahenter havde foretaget ukorrekte beregninger. I forbindelse med en kontrakt med Det Fælles Forskningscenter var brugergebyret pr. dag f.eks. over 30 % højere end, hvad der havde været rimeligt, hvis anskaffelsesværdien var blevet lagt til grund for beregningen. GD for Forskning er ved at undersøge denne sag.

22. Ifølge aftalen skal der foretages en midtvejsevaluering af samtlige kontrakter på over 1 million euro på dette område. Midtvejsevalueringen blev gennemført i 1998, og den omfattede alle kontrakter uanset værdi. Hvad angik de kontrakter, der startede i 1998, fandt evalueringen sted for tidligt, for mange kontrakter havde kun løbet i to eller tre måneder, og kun ansøgningerne om adgang blev evalueret. Hvad angik andre kontrakter, der sluttede i 1998, skete midtvejsevalueringen for sent, for det var ikke muligt at foretage forbedringer på de kritiserede områder inden kontraktens udløb. De eneste kontrakter, hvor "timingen" af midtvejsevalueringen var god, var de 38 tillægskontrakter, der er nævnt i punkt 14-15.

Uddannelse gennem forskning (Marie Curie-stipendier)

Opfølgning på tidligere bemærkninger

23. Siden Rettens forrige beretning om dette spørgsmål er der gjort en indsats for at forbedre styringen af denne aktivitet. Et af hovedkritikpunkterne var, at Kommissionen ikke fulgte op på de tilfælde, hvor stipendiaterne ikke indsendte videnskabelige rapporter. Der er sket væsentlige forbedringer på dette område. Nu er det en betingelse for udbetaling af beløbene, at der er modtaget rapporter. Hvis Kommissionen ikke modtager rapporter, rykker den automatisk kontrahenterne.

Decentralisering af udvælgelsen og forvaltningen af Marie Curie-stipendier

24. Marie Curie-stipendierne kan tildeles ikke alene ansøgere under TMR-programmet, men også ansøgere, der specifikt er blevet opfordret til at indgive ansøgning om at deltage i særlige temaprogrammer inden for rammerne af fjerde rammeprogram. En analyse af bedømmelserne af Marie Curie-stipendierne viste, at den gennemsnitlige andel af ansøgninger, der blev godkendt, varierede meget, afhængig af om der var tale om et TMR-program eller et temaprogram. I ét tilfælde var forskellen så stor, at en ansøger ville have haft tre gange større chance for at få sin ansøgning godkendt, hvis der havde været tale om et særprogram og ikke om TMR-programmet.

Beskatning af Marie Curie-stipendiater

25. Det konstateredes under revisionen, at praksis med hensyn til opkrævning af indkomstskat af Marie Curie-stipendierne varierede fra medlemsstat til medlemsstat og endog mellem de forskellige skattedistrikter inden for samme land. Når skattedistrikterne i et land ikke har harmoniseret deres regler, er det vanskeligt for Kommissionen at fastsætte månedlige stipendier til hver stipendiat, der er gæst i det pågældende land. Det betyder også, at de nettobeløb, der udbetales til stipendiaterne i disse lande, varierer betydeligt.

Marie Curie Fellowship Association

26. Marie Curie Fellowship Association (MCFA) blev oprettet i november 1997 som en international nonprofitsammenslutning under belgisk lov. Formålet med MCFA, som fremgår af vedtægterne, er at:

a) medvirke til at fremme forskningen i Europa

b) skabe en klar og synlig identitet for Marie Curie-stipendier

c) fremme og forbedre Marie Curie-stipendiernes anseelse

d) forbedre kontakten og informationsudvekslingen mellem sammenslutningens medlemmer

e) etablere en struktureret grænseflade mellem stipendiaterne og forskningsverdenen, inklusive industrien

f) udvikle og fremme Marie Curie-stipendiernes internationale dimension

g) øge borgernes forståelse og værdsættelse af videnskaben.

27. Næsten samtlige MCFA's midler udgøres af Kommissionens bidrag, der finansieres under TMR-programmet (jf. tabel 4).

Tabel 4

Kommissionsstøtte til Marie Curie Fellowship Association

>TABELPOSITION>

Kilde:

Europa-Kommissionen.

28. Det fremgik af revisionen af MCFA, at vigtige kontroller i forvaltningen ikke fandtes. Der var således ikke fastlagt forretningsgange for kontrol af udgifternes støtteberettigelse, hvilket bevirkede, at alle afholdte udgifter blev anset for at være berettiget til støtte fra Kommissionen. Resultatet var, at en væsentlig del af støtten fra Kommissionen ikke altid blev brugt effektivt.

Ledsageforanstaltninger

29. I kontraktmodellen for eurokonferencer, praktiske kurser og sommerkurser anmodes kontrahenterne om at sikre, at også personer under 35 år fra mindre udviklede regioner deltager, og om at tilskynde kvinder og erhvervsdrivende til også at deltage. Men på udgiftsopgørelserne skal kontrahenterne alene godtgøre, at deltagerne i konferencerne er under 35 år. Der var derfor ikke bevis på, at alle øvrige kriterier også blev undersøgt systematisk.

30. Det blev ved revisionen på stedet konstateret, at Kommissionen ikke er disse konferencers eneste finansieringskilde. I mange tilfælde var der modtaget sponsorstøtte fra anden side. Man havde imidlertid ikke sikret sig, at den samlede støtte ikke oversteg de samlede omkostninger ved arrangementet.

Kommissionens kontrol på stedet

31. I perioden 1996-1999 foretog Kommissionen hverken selv eller gennem eksterne kontrahenter finanskontrol på stedet af TMR-programmet. Det er imidlertid vigtigt, at der tidligt i et programforløb foretages et minimum af kontrol for at få sikkerhed for, både at kontrahenten følger de rigtige procedurer, at procedurerne også følges, og at målene er realistiske.

RESULTATERNE AF SPØRGESKEMAUNDERSØGELSEN

32. I perioden september-december 2000 blev i alt 1896 spørgeskemaer sendt ud til kontrahenter, som deltog i TMR-programmet. Spørgeskemaerne blev tilsendt en tilfældigt udvalgt stikprøve af alle kategorier af kontrahenter/støttemodtagere i alle medlemsstater og alle lande med tilknytning til rammeprogrammerne. Antallet af gennemgåede kontrakter og kontrakternes værdi fremgår af tabel 5. Der blev modtaget 1372 (72,36 %) svar. Tabel 6 er en analyse af antallet af udsendte spørgeskemaer og modtagne svar. Formålet med disse spørgeskemaer var at evaluere Kommissionens resultater og nytten af selve TMR-programmet. Den første del af spørgeskemaerne skulle give oplysninger om kontrahenterne/støttemodtagernes deltagelse i tidligere rammeprogrammer, og også om de pågældende var involveret i andre 4RP-aktiviteter. Skemaerne indeholdt spørgsmål vedrørende alle trin i kontraktproceduren, fra indkaldelse af forslag, udarbejdelse af forslag, evaluering, kontraktforhandlinger og underskrivelse til indberetning og betaling. Sigtet hermed var at finde ud af, hvor tilfredse kontrahenterne/støttemodtagerne var. Kontrahenterne/støttemodtagerne skulle oplyse, om de ville deltage i femte rammeprogram.

Tabel 5

TMR-projekter opstillet efter type og værdi (revision på stedet/spørgeskemaundersøgelse)

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten.

Tabel 6

Analyse af udsendte og returnerede spørgeskemaer

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten.

33. De væsentligste resultater af denne undersøgelse fremgår af tabel 7. Mange besvarelser indeholdt supplerende bemærkninger, som gav yderligere indsigt i, hvorledes Kommissionen og TMR-programmet fungerede.

34. Et af de resultater, der er værd at bemærke, vedrører adgangen til store anlæg. Over halvdelen af de adspurgte havde tidligere indgået kontrakter på dette område under de tidligere rammeprogrammer, og de havde næsten alle allerede indgivet forslag under femte rammeprogram. Det er også interessant at bemærke, at over halvdelen af disse personer også var involveret i andre TMR-aktiviteter.

35. Resultaterne viser, at støttemodtagerne stort set var tilfredse med Kommissionens serviceydelser. De var mindst tilfredse med indkaldelserne af forslag og udvælgelsesprocedurerne (44-65 %).

36. Størst tilfredshed var der med Kommissionens besvarelser af støttemodtagernes forespørgsler (62-77 %).

Tabel 7

Resultater af undersøgelsen på stedet og besvarelserne af spørgeskemaerne

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

Konklusion

Udvælgelse af forslag

37. Procedurerne for udvælgelse af forslag var ikke altid gennemsigtige:

a) Ved tildelingen af forslag til bedømmelse kan der opstå interessekonflikter.

b) Der fandtes ikke et detaljeret referat af de drøftelser, der dannede grundlag for panelbeslutningerne.

Kontrakter og forvaltningskontrol

38. Hvad angår "uddannelse gennem forskning" (Marie Curie-stipendier) har Kommissionen truffet væsentlige foranstaltninger til forbedring af programforvaltningen.

39. Ser man på antallet af godkendte forslag til Marie Curie-stipendier, er der stor forskel mellem dem, der er indgivet inden for rammerne af TMR-programmet, og dem, der er indgivet inden for rammerne af de særlige temaprogrammer. Det er utilfredsstillende og kan skade stipendieordningens gode navn.

40. Den afdeling, der forvalter Marie Curie-stipendierne under TMR-programmet, er et eksempel på, hvorledes en centraliseret enhed kan fungere effektivt og produktivt i Kommissionen.

Anbefalinger

Udvælgelse af forslag

41. Med henvisning til de forhold, der beskrives i punkt 37 ovenfor, anbefaler Retten følgende procedurer til forbedring af bedømmelsessystemet:

a) Alle enkeltpersoners ansøgninger om at blive bedømmere af forslag bør vurderes, og der bør træffes beslutning om ansøgerens egnethed til arbejdet. Ansøgeren bør underrettes om denne beslutning. De øvrige eksperter på listen bør benyttes til bedømmelsesarbejdet. Den efterfølgende udvælgelse bør bygge på en analyse af risikoen for eventuelle interessekonflikter, hvor områder som f.eks. hjeminstitutter, medlemskab af foreninger og i en vis udstrækning nationalitet tages i betragtning.

b) Ingen bedømmer bør kunne deltage i en bedømmelse, når hans/hendes organisation har indgivet et forslag. Alle bedømmelser bør foretages samme sted, og det bør på forhånd fastsættes, hvor lang tid bedømmerne har til at bedømme hvert enkelt forslag. Ved tildelingen af forslag bør man i højere grad sikre sig, at der ikke kan opstå interessekonflikter, og at bedømmerne har den nødvendige viden og kvalifikationerne til at bedømme de indgivne forslag. Kommissionen bør gennemgå bedømmelsesresultaterne mere omhyggeligt for at sikre, at forslagene placeres i den korrekte rangorden.

c) Endelig bør der, for at sikre gennemsigtighed, tages fuldstændigt referat af alle møder og drøftelser, der danner grundlag for de beslutninger, der skal vedtages.

Kontrakter og forvaltningskontrol

42. Der bør indføres procedurer, der sikrer, at deltagerne i forskningsnetværk overholder støtteberettigelseskriterierne. Da det væsentligste problem er rekrutteringen af forskere, der allerede har fået tildelt stipendier af Kommissionen, skulle det være forholdsvis simpelt at foretage krydskontrol af de forskere, der deltager i netværkene, med den eksisterende database over tidligere og nuværende stipendiater i den deltagende organisation. Kommissionen bør endvidere vejlede kontrahenterne bedre om, hvorledes de skal rekruttere forskere til projekterne, ligesom Kommissionen bør træffe foranstaltninger til at gøre CORDIS-webstedet mere brugervenligt.

43. Det anbefales Kommissionen at kræve af kontrahenterne i aktiviteten "adgang til store anlæg", at de opbevarer dokumentation for alle afholdte omkostninger. Hvad angår rejse- og opholdsomkostninger bør der indhentes en erklæring fra brugeren om, at den pågældende ikke har modtaget anden finansiel støtte.

44. I forbindelse med kontrakterne om "adgang til store anlæg" opfordres Kommissionen til at aftale brugergebyrer med kontrahenterne, men den bør sikre sig, at brugergebyrerne er korrekt beregnet. Regnskabskyndige bør konsulteres og forelægge fuldstændig dokumentation, inden kontrakterne indgås, og der bør foretages opfølgende revisioner for at få sikkerhed for, at der er betalt de rigtige brugergebyrer.

45. Kommissionen bør foretage midtvejsevaluering midtvejs i kontraktløbetiden.

46. Kommissionen bør fortsat lade den afdeling, der er ansvarlig for Marie Curie-stipendierne i TMR-programmerne, forvalte dette aktivitetsområde. Kommissionen bør også give afdelingen ansvaret for forvaltningen af de øvrige stipendier under de forskellige særprogrammer.

47. Kommissionen opfordres til fortsat at yde god service ved besvarelsen af kontrahenternes forespørgsler.

48. Hvis Kommissionen beslutter at tildele Marie Curie Fellowship Association yderligere støtte, bør den sikre sig, at der er indført egnede kontroller i forvaltningen. Kommissionen bør give MCFA klare retningslinjer for, hvorledes midlerne skal anvendes, og også fastsætte udgiftslofter på bestemte områder.

49. Når der er fastsat målkriterier, især på områderne eurokonferencer, praktiske kurser og sommerkurser, bør Kommissionen sørge for, at kontrahenten fremlægger dokumentation for, at disse kriterier er overholdt. Det anbefales også, at Kommissionen anmoder kontrahenten om ud over udgiftsopgørelserne at fremlægge erklæringer, der viser det samlede sponsorbeløb og den procentdel af de samlede omkostninger ved arrangementet, et sponsorat har dækket. På grundlag af sådanne erklæringer kunne der også foretages supplerende kontrol af, at de anmeldte omkostninger er rigtige.

50. Kommissionen bør træffe foranstaltninger til at sikre, at der så snart som muligt foretages revision på stedet af kontrahenterne i programmet for forbedring af det menneskelige potentiale (IHP-programmet).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 19. juli 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1110/94/EF af 26. april 1994 om fjerde rammeprogram for Det Europæiske Fællesskabs indsats inden for forskning, teknologisk udvikling og demonstrationsaktioner (1994-1998) (EFT L 126 af 18.5.1994). Afgørelse nr. 2535/97/EF af 1. december 1997 om anden tilpasning af afgørelse nr. 1110/94/EF (EFT L 347 af 18.12.1997).

(2) Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 182/1999/EF af 22. december 1998 om femte rammeprogram for Det Europæiske Fællesskabs indsats inden for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (1998-2002) (EFT L 26 af 1.2.1999).

(3) Rådets beslutning 94/916/EF af 15. december 1994 om et særprogram for forskning og teknologisk udvikling samt demonstration inden for forskeres uddannelse og mobilitet (1994-1998) (EFT L 361 af 31.12.1994).

(4) Årsberetning (kapitel 9) for regnskabsåret 1994, med institutionernes svar (EFT C 303 af 14.11.1995).

Kommissionens svar

RESUMÉ

II. Generelt garanterer udvælgelsesprocedurerne for fjerde rammeprogram fuldt ud gennemsigtigheden. Endvidere garanterer tilstedeværelsen af en uafhængig observatør yderligere korrekt anvendelse af procedurerne.

Det er sandt, at mødereferaterne i de tilfælde, der nævnes af Revisionsretten, ikke altid i detaljer afspejler de forskellige etaper i plenarpanelets overvejelser. Dette har ikke haft nogen betydning for bedømmelsesresultatet og finansieringen af projekterne (se punkt 10 og 37).

I femte rammeprogram er bedømmelsesproceduren blevet styrket ved hjælp af en bedømmelsesmanual, som er godkendt af Kommissionen, og som stilles til rådighed for alle potentielle deltagere. Endvidere har man arrangeret en åben udbudsprocedure for eksperterne og en fælles ekspertdatabase for alle programmerne. Endelig er den uafhængige observatørs status blevet regelbestemt, og panelets referatsystem er blevet styrket ved hjælp af udpegelsen af en referent, der skal redigere begrundelsen for beslutningen. (Se punkt 10-12).

Den potentielle risiko for interessekonflikter kan ikke forud udelukkes på et område som forskning, idet der her ofte er sådan, at de fleste eksperter på højt niveau arbejder nært sammen på de vigtigste videnskabelige områder. Den toetapes bedømmelsesstruktur, og særlig vurdering af forslagene på samme videnskabelige niveau, "peer review", først enkeltvis og dernæst i samråd af hele panelet, sikrer dog en balance mellem risikoen for interessekonflikter og kvaliteten af bedømmelsen. Under femte rammeprogram er denne procedure blevet styrket ganske betydeligt ved hjælp af forskellige bestemmelser, f.eks. fastsættelse af den uafhængige eksperts stilling og rolle, en opgavebeskrivelse, som vedlægges den enkelte bedømmers kontrakt, en adfærdskodeks og en uvildighedserklæring, der undertegnes af den pågældende (se punkt 11 og 37).

III. Man er i færd med at foretage den nødvendige kontrol i de to institutter, som nævnes af Revisionsretten. De nødvendige foranstaltninger vil blive foretaget (se punk 17 og 42).

IV. De af Kommissionens tjenestegrene, som har ansvaret for at forhandle kontrakter om adgang til store anlæg, inklusive personale fra både de relevante videnskabelige og administrative/finansielle kontorer, træffer alle nødvendige foranstaltninger til at sikre en korrekt beregning af omkostningsenheden, som er grundlaget for beregning af de brugergebyrer, der betales af kontrahenterne. Der vil blive foretaget revision af en række adgangskontrakter for at sikre, at det etablerede system for brugergebyrer er korrekt og forsvarligt (se punkt 21 og 44).

Kommissionen har foretaget midtvejsevalueringer af TMR under hensyntagen til adgangskontrakternes faktiske løbetid. Kommissionen mener, at tekniske evalueringer og den generelle proces bestående af programovervågning og evaluering er særdeles vigtige for at forbedre kontraktforvaltning og for programmet som helhed og har styrket denne proces yderligere i femte rammeprogram (se punkt 22 og 45).

V. Man har siden fjerde rammeprogram gjort en særlig indsats for at forbedre systemet for stipendier (f.eks. oprettelse af et enkelt indleveringssted for forslag). Der er også i femte rammeprogram blevet fastlagt harmoniserede procedurer og bedømmelseskriterier. I Kommissionens forslag til det nye rammeprogram er alle aktiviteter forbundet med mobilitet, inklusive Marie Curie-stipendier, samlet i en enkelt aktivitet (se punkt 24 og 46).

VI. Kommissionen kontrollerer systematisk kriterierne for støtteberettigelse (alder, nationalitet) før udbetaling. De andre kriterier, der bør fremmes (afbalanceret geografisk repræsentation, ligevægt mellem mænd og kvinder, deltagelse fra mindre udviklede lande, erhvervslivet), verificeres på grundlag af svar på spørgeskemaer, der sendes til deltagerne (se punkt 29 og 30).

Kommissionen vil endvidere overveje, hvorledes man kan indarbejde kontrol af sponsorstøtte i udarbejdelsen af bestemmelserne for det næste rammeprogram (se punkt 49).

VII. Kommissionen bemærker med interesse resultaterne af den spørgeskemaundersøgelse om TMR-programmet, som Revisionsretten har udført blandt støttemodtagerne/kontrahenterne. Den bemærker sig det store antal svar og konstaterer med tilfredshed det stort set positive resultat for alle TMR-programmets sektorer (se punkt 33-36).

UDVÆLGELSE AF FORSLAG

Revisionsmetode og generelle resultater

10. Revisionsretten fremstiller den toetapes procedure korrekt, idet den første etape er en forberedelse med henblik på den endelige bedømmelse, der foretages af det samlede panel. Hvad angår referatet af panelets overvejelser er det vigtigste, at dette korrekt genspejler resultatet af disse overvejelser, dvs. rangordning af de forslag, som panelet foreslår Kommissionen til finansiering. Dette har under alle omstændigheder altid været tilfældet, selv om referatet i de tilfælde, Revisionsretten har undersøgt, ikke indeholdt detaljer om de overvejelser, der har ført til denne rangordning. Denne situation stiller dog ikke spørgsmålstegn ved det endelige resultat af bedømmelsen.

11. Under fjerde rammeprogram blev bedømmelsessystemet - som har samme grundstruktur for alle aktiviteter i en sammenhængende retsramme - tilpasset de enkelte aktiviteters særlige træk (store anlæg, forskningsnetværk, Marie Curie-stipendier, ledsageforanstaltninger).

Som nævnt i punkt 10 må Kommissionen insistere på, at der under panelernes overvejelser (på plenarpanelmøderne) altid er blevet ført mødereferat, som nøje afspejler panelernes endelige beslutninger, selv om de overvejelser, der har ført til disse konklusioner, ikke altid har været fuldstændigt dokumenterede.

I et program, som omfatter alle videnskabelige områder, må projekterne bedømmes af faglige ligemænd ("peer reveiw"), og en ekspert kan anmodes om at vurdere forslag, hvori vedkommendes organisation deltager, uden at der er tale om en direkte interessekonflikt, bl.a. når det drejer sig om store organisationer (f.eks. de store nationale forskningsinstitutter). I tilfælde, hvor der er mulighed for interessekonflikt, udgør mekanismen bestående af en bedømmelsesprocedure i to etaper en udmærket garanti i denne forbindelse, så meget mere som den støttes af flere bestemmelser i femte rammeprogram, som f.eks. den uafhængige eksperts regelbestemte status, opgavebeskrivelsen, som vedlægges ekspertens kontrakt, en adfærdskodeks og en erklæring om uvildighed, som er undertegnet af den pågældende.

Forskningsnetværk

12. Man har været særlig opmærksom på kvaliteten af referatet af panelets overvejelser i femte rammeprogram, bl.a. ved at udpege en referent, som navnlig har til opgave at sikre, at der er sammenhæng mellem udtalelserne, karaktererne og den endelige rangordning, som vedtaget af panelet.

Adgang til store anlæg

13. Det er korrekt, at enkelte bedømmere somme tider har rangeret forslag uden nøjagtigt at følge retningslinjerne i den særlige bedømmelsesmanual for store anlæg. Den endelige rangordning, som panelet foretager på det andet møde, følger dog nøjagtigt sådanne retningslinjer (f.eks. at højeste rangering kun gives, hvis alle fem kriterier har fået karakteren høj). Kommissionen gennemgik rent faktisk evalueringerne for at sikre overensstemmelse mellem de endelige karakterer og den rangordning, panelet i sidste ende fastsatte. Femte rammeprograms evalueringsprocedurer er på den anden side nu mere enkle, idet det ikke er påkrævet, at de første bedømmere rangordner forslagene, men kun, at de giver dem karakter, idet rangordning overlades fuldstændigt til paneldrøftelserne.

Tillægskontrakter

14. Ved udvælgelse af forslag i forbindelse med den tredje indkaldelse af forslag under fjerde rammeprogram har man foretrukket at anvende tillægskontrakter i stedet for nye kontrakter for at støtte infrastrukturer, der allerede var under kontrakt i henhold til den første indkaldelse af forslag. Det blev præciseret, at denne tillægskontrakt ikke finansierede aktioner, som allerede modtog støtte i henhold til den første kontrakt, men supplerende aktiviteter (artikel 3). Derfor skulle overlapningsperioden ikke medføre problemer, da der ikke var nogen konflikt mellem de støttede aktiviteter. Hvad angår udnyttelse af midlerne præciserede artikel 3 endvidere, at "der ikke må overføres midler mellem de yderligere bidrag og de i kontraktens artikel 3, stk. 1, nævnte bidrag".

Det er dog korrekt, at nogle få kontrahenter har give udtryk for nogen forvirring hvad angår godtgørelse af udgifter under den oprindelige kontrakt og under tillægskontrakten i samme årsrapport, og at bevillinger i forbindelse med den oprindelige kontrakt og yderligere finansiering ikke kunne differentieres klart. Dette er grunden til, at dette system er opgivet under femte rammeprogram, selv om formålet var at lette en mere kontinuerlig teknisk gennemførelse af tillægskontrakterne.

15. Den specifikke bedømmelsesmanual for store anlæg fastsætter klart: "Formanden anmoder programmets personale om faktiske oplysninger (...) vedrørende gennemførelse af adgangskontrakter for et anlæg, som allerede modtager støtte i henhold til dette eller tidligere programmer, og som har indsendt forslag i nærværende runde (...) inklusive resultaterne af [tidligere] teknisk kontrol". Kendskab til tidligere forslag, og hvorledes de er blevet udført, betragtes med andre ord som gavnlig for en bedre forståelse af forslag. Ca. en tredjedel af alle bedømmende eksperter skal under alle omstændigheder udskiftes fra den ene bedømmelsessrunde til den næste. Denne standardbestemmelse er altid blevet fulgt for at garantere den rigtige fornyelse af panelets ekspertise.

Spørgsmålet om forbindelser mellem ansøgere og bedømmere er meget kompliceret. Den specifikke evalueringsmanual for LSF definerer klart tilfælde, der betragtes som "direkte forbindelser" mellem en bedømmer og en ansøger. En sådan potentiel interessekonflikt undgås således omhyggeligt. Nogle af de 11 tilfælde, der nævnes af Revisionsretten, falder dog ikke ind under denne kategori, men betragtes som "indirekte forbindelser". Potentielle "indirekte forbindelser" undersøges ikke desto mindre også meget omhyggeligt, men kræver en analyse i hvert enkelt tilfælde. Navnlig:

- Man mener normalt ikke, at bedømmere, der fungerer som medlemmer af brugerudvælgelsespaneler, udgør en sådan forbindelse. Medlemmer af brugerudvælgelsespaneler anmodes pr. definition faktisk om at fungere som uafhængige eksperter (som i alle "peer review"-systemer).

- Det er vanskeligere at vurdere tilfældet med brugere. En "regelmæssig og almindelig" bruger, inklusive en person, som har til hensigt at blive en bruger, må bestemt udelukkes, men brugere, som har anvendt et anlæg tidligere, men som ikke har nogen planer om fortsat at anvende det, kan faktisk betragtes som de bedste bedømmere af det pågældende anlæg.

Sidst, men ikke mindst, bør det også påpeges, at der tages hensyn til mange andre kriterier for at minimere risikoen for potentiel interessekonflikt. Et af disse er at undgå bedømmere af samme nationalitet som forslagets koordinator. I et multifagligt panel som dette må bedømmerne naturligvis også vælges blandt de personer, som har den nødvendige ekspertise. I sidste ende må panelet, som kollegium, kontrollere og drøfte de tilfælde, hvor man har mistanke om potentielle "indirekte forbindelser".

Kommissionen mener også, at "regelmæssige og almindelige brugere" kan betragtes som en direkte forbindelse, og har allerede gjort de senere bedømmerpaneler opmærksom på sådanne potentielle interessekonflikter (se seneste rapport fra den uafhængige observatør af femte rammeprograms infrastrukturer, som foreligger på nettet).

KONTRAKTER OG FORVALTNINGSKONTROL

Forskningsnetværk

17. Kommissionen har taget Revisionsrettens resultater ad notam og har sat sig i forbindelse med de to pågældende institutioner for at få fuldstændige oplysninger om, hvorvidt de forskere, der finansieres under TMR-kontrakten, er berettigede hertil. Kommissionen vil derefter kun godtgøre omkostningerne for de forskere, der er blevet udpeget i overensstemmelse med betingelserne i TMR-netværkskontrakten, og vil i pågældende fald foretage alle nødvendige tilpasninger.

18. Manglen på studerende på mange videnskabelige områder og de praktiske hindringer for tværnational mobilitet er to af mange faktorer, der gør det vanskeligt for netværkene at rekruttere unge forskere. Sådanne spørgsmål, som er af bredere betydning, behandles i en meddelelse, der blev vedtaget af Kommissionen den 20. juni 2001. Denne meddelelse behandler også problemet forbundet med formidling af oplysninger om ledige forskerstillinger i Europa (forslag om en internetport, der giver nem adgang til de relevante netsteder). Det er endvidere hensigten at iværksætte en kampagne til at øge bevidstheden om de muligheder, forskningsuddannelsesnetværk og andre aktiviteter under programmet byder på, navnlig rettet mod de associerede lande.

Der er et generelt behov for regelmæssig gensidig kontakt mellem kontrahenterne og Kommissionen vedrørende forskellige aspekter forbundet med gennemførelsen af projekterne. Man vil i højere grad være opmærksom på netværkskontrahenternes første advarsler om spørgsmål forbundet med udpegelse af unge forskere, idet man understreger, at offentliggørelse af stillinger på Kommissionens netadresse kun er en af mange fremmende foranstaltninger, der kan anvendes. Man vil også fortsat være opmærksom på at forbedre CORDIS-netstedet og at gøre det brugervenligt.

Adgang til store anlæg

20. Kommissionen er enig i, at der foreligger en potentiel risiko for, at rejse- og opholdsudgifter kan opføres ukorrekt, og man vil advare om, at kontrahenter bør verificere, om sådanne omkostninger allerede er blevet betalt af brugernes hjeminstitutioner. Der vil blive taget hensyn til disse betragtninger ved den nuværende udvikling af de nye støtteinstrumenter til det næste rammeprogram.

21. Vedtagelse af brugergebyrer forudsætter forhandlinger af en "enhedspris", idet beregningen af denne sker på grundlag af kontrahentens oplysninger under forhandlingerne. Denne beregning bygger på anlæggets årlige direkte driftsomkostninger, som bygger på traditionelle omkostninger, og på den samlede adgang i samme periode. De tjenestegrene i Kommissionen, der har ansvaret for at forhandle kontrakter, inklusive personale fra både de videnskabelige og administrative/finansielle enheder, træffer alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at sådanne beregninger foretages korrekt.

Da systemet med brugergebyrer var nyt i TMR, har man beskrevet forhandlingsprocedurerne og den tilknyttede dokumentation langt mere omhyggeligt i femte rammeprogram for at forbedre den generelle forståelse af dette regnskabsgrundlag.

22. Store kontrakter blev forlænget (i nogle tilfælde ved hjælp af ad hoc-ændringer af kontraktens løbetid) til begyndelsen af femte rammeprogram (dvs. først i 2000). I betragtning af denne generelle tidsramme var tidspunktet for midtvejsevalueringen hensigtsmæssigt. De eksperter, der foretog evalueringen i et midtvejsevalueringsespanel, kunne endvidere således få et globalt indtryk af programmet (inklusive alle kontrakter), hvilket er særdeles værdifuldt med henblik på at forbedre forvaltningen af kontrakterne og af programmet som helhed. Dette kunne kun opnås ved at udføre midtvejsevalueringen efter den sidste indkaldelse. De nye "tværnational adgang"-kontrakter under femte rammeprogram specificerer derfor en "teknisk kontrol med projektet" (artikel 22 i den nye standardkontrakt) med henblik på en mere fleksibel og mere effektiv gennemførelse af overvågningsprocessen.

Uddannelse gennem forskning (Marie Curie-stipendier)

Opfølgning på tidligere bemærkninger

23. Kommissionen noterer sig med tilfredshed Revisionsrettens bemærkninger.

Decentralisering af udvælgelsen og forvaltningen af Marie Curie-stipendier

24. Kommissionen er klar over behovet for at koordinere og harmonisere Marie Curie-stipendiater. I fjerde rammeprogram var der kun et indsendelsespunkt for alle sådanne forslag med henblik på stipendium; ud over dette punkt var der dog ikke yderligere samordningsforanstaltninger.

I femte rammeprogram blev stipendiaterne koordineret og harmoniseret under programmet til forbedring af det menneskelige potentiale, og man definerede bl.a. et fælles sæt bedømmelsesprocedurer, inklusive minimumstærskler for kvaliteten af forslag. Da de budgetter, der var til rådighed i temaprogrammerne, var af forskellig størrelsesorden, varierede kvalitetstærsklerne for godkendte forslag også betydeligt.

Kommissionen har med henblik på yderligere koordinering og harmonisering af Marie Curie-stipendiater foreslået i det nye rammeprogram at behandle alle Marie Curie-stipendiater inden for et programs aktivitetslinje.

Beskatning af Marie Curie-stipendiater

25. Kommissionen er klar over problemet forbundet med den varierende beskatning af stipendiaternes indkomst. Kommissionen oprettede i begyndelsen af fjerde rammeprogram en arbejdsgruppe om dette spørgsmål, hvor alle medlemsstaterne og de associerede stater var repræsenteret. Der var i denne arbejdsgruppes konklusioner stærk modstand fra medlemsstaternes side mod et fællesskabsinitiativ vedrørende en retsakt for lige retlig EF-status for EF-stipendiater. I forbindelse med arbejdet om et europæisk forskningsområde oprettede Kommissionen en højniveaugruppe om forbedring af forskeres mobilitet bestående af repræsentanter fra medlemsstaterne. Højniveaugruppen har identificeret hindringer for forskeres mobilitet og har også i denne forbindelse nævnt beskatning. Mange af beskatningsforskellene skyldes stipendiaternes forskellige status i medlemsstaterne. Beskatning er et vanskeligt spørgsmål at behandle på fællesskabsniveau, da beslutningstræfning bygger på enstemmighed, og fordi beskatningspolitik for nogle medlemsstater er centralt forbundet med national suverænitet. Denne tøven, når det drejer sig om at drøfte beskatningsspørgsmål, fremgik også klart under arbejdet i højniveaugruppen.

Kommissionen behandler også disse spørgsmål i sin kommende meddelelse om "En mobilitetsstrategi for det europæiske forskningsrum" (KOM(2001) 331 endelig af 20.6.2001).

Marie Curie Fellowship Association

28. De endelige finansielle og videnskabelige rapporter fra Marie Curie Fellowship Association (MCFA) er blevet indsendt til Kommissionen, som er ved at evaluere dem. Alle nødvendige foranstaltninger vil blive truffet på dette grundlag. Kommissionen har allerede meddelt MCFA, at en forudsætning for eventuel yderligere støtte er etablering af bedre forvaltningskontrol og finansielle bestemmelser.

Ledsageforanstaltninger

29. Kommissionen verificerer systematisk kriterierne forbundet med berettigelse af omkostningerne (alder, nationalitet), før den udbetaler. Andre kriterier (afbalanceret geografisk repræsentation, ligebehandling af mænd og kvinder, deltagelse fra mindre udviklede lande, erhvervsdrivende) verificeres på grundlag af svar på spørgeskemaer, der uddeles til deltagerne.

30. Det er korrekt, at der findes tilfælde blandt ledsageforanstaltningerne, hvor Kommissionen ikke er den eneste finansieringskilde. I sådanne tilfælde kunne man ikke foretage den kontrol, Revisionsrettens bad om, dvs. hvorvidt den samlede støtte oversteg de samlede omkostninger, på systematisk måde ved at se på de regulære omkostningsopgørelser. Kommissionen har for en sådan aktivitet under femte rammeprogram sikret, at omkostningsopgørelserne indeholder et krav om at gøre rede for de samlede omkostninger, og kontrakterne udelukker enhver fortjeneste for kontrahenten. Kommissionen har bemærket sig Revisionsrettens bemærkninger og vil tage hensyn hertil ved udarbejdelse af bestemmelserne for det næste rammeprogram.

Kommissionens kontrol på stedet

31. Kommissionen accepterer, at det er af afgørende vigtighed at foretage en tidlig kontrol. Kommissionen har derfor efter perioden 1996-1999, som blev behandlet af Revisionsretten, øget sin kontrol og har i senere år øget antallet af kontroller, der udføres som stikprøvekontrol.

Hvad angår TMR-programmet har man udført eller er ved at udføre 30 kontroller under fjerde rammeprogram. Af disse 30 kontrolbesøg

- er 13 tilfælde af kontrol blevet afsluttet siden 1999

- er fem tilfælde af kontrol under udførelse

- er 12 tilfælde af kontrol planlagt først i 2001.

RESULTATERNE AF SPØRGESKEMAUNDERSØGELSEN

33. Kommissionen noterer sig med interesse kontrahenternes svar på de to spørgeskemaer, Revisionsretten har udsendt vedrørende TMR-programmet. Den bemærker med tilfredshed den store svarprocent og det stort set positive indhold for alle TMR-programmets sektorer.

34. Det faktum, at adgang til store anlæg støttes over flere efter hinanden følgende programmer og også i beslægtede FTU-projekter og samarbejdsnet, skyldes, at det ligger i sagens natur, at aktionen vedrørende adgang til store anlæg omfatter faciliteter, der er enestående eller sjældne, og som giver brugerne vigtige tjenesteydelser.

35. Kommissionen noterer sig med glæde Revisionsrettens bemærkning vedrørende den service, den yder til kontrahenterne, navnlig den generelle tilfredshed med procedurerne for indkaldelse og udvælgelse.

36. Kommissionens tjenestegrene forsøger at give hurtig og effektiv bistand til alle spørgsmål fra kontrahenter og fra forskningssamfundet som helhed. Denne service lettes af et specielt netsted på Internettet, som til stadighed ajourføres.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

Konklusioner

Udvælgelse af forslag

37. Den potentielle risiko for interessekonflikter kan ikke forud udelukkes på et område som forskning, idet der her ofte er sådan, at de fleste eksperter på højt niveau arbejder nært sammen på de vigtigste videnskabelige områder. Den toetapes bedømmelsesstruktur og særlig vurdering af forslagene på samme videnskabelige niveau ("peer review"), først enkeltvis og dernæst i samråd af hele panelet, sikrer dog en balance mellem risikoen for interessekonflikter og kvaliteten af bedømmelsen.

Denne struktur er blevet styrket betydeligt af mange bestemmelser i femte rammeprogram, f.eks. fastsættelse af den uafhængige eksperts stilling og rolle.

Det faktum, at mødereferaterne ikke i detaljer gengiver de overvejelser, der ligger til grund for rangordningen af forslagene, og som panelet foreslår Kommissionen at finansiere, stiller ikke spørgsmålstegn ved det endelige bedømmelsesresultat og betyder ikke, at finansieringen ikke er gennemsigtig. Se også svar på punkt 41.a), b) og c).

Kontrakter og forvaltningskontrol

39. De store variationer i andelen af godkendte forslag i de forskellige programmer skyldes de forskellige midler, der stilles til rådighed fra budgettet i de specifikke programmer.

Kommissionen har foreslået, at alle Marie Curie-stipendier samles under en aktivitet i det følgende rammeprogram.

Anbefalinger

Udvælgelse af forslag

41. a) Det er rigtigt, som Revisionsretten siger, at interessekonflikt er et vigtigt aspekt ved udvælgelsen af bedømmere, men det er bestemt ikke det eneste kriterium. Kommissionen må omhyggeligt undersøge de detaljerede oplysninger om eksperterne (CV'er) for at sikre, at kun de bedst egnede personer, med den nødvendige erfaring og kompetence samt andre egenskaber (universitet/erhvervsliv, køn, nationalitet, sproglige færdigheder osv.), anvendes. Opfordring til eksperter til bedømmelse af forslag under femte rammeprogram og den fælles ekspertdatabase for alle programmer har allerede forbedret processens åbenhed og gennemsigtighed.

b) Der er præcise bestemmelser vedrørende beskyttelse mod interessekonflikter i bedømmelsesmanualen for femte rammeprogram. Dette sikres bl.a. ved den kontrakt, der indgås med eksperten, ved opgavebeskrivelsen, ved adfærdskodeksen og ved den underskrevne uvildighedserklæring, som er vedlagt kontrakten.

For de fleste programmer og opfordringer under femte rammeprogram inviteres eksperterne til et centralt møde for at udføre bedømmelsen. Hvis tiden tillader det, og når der ikke er tale om erhvervsmæssig følsomhed, kan forslagene dog sendes til eksperterne, enten elektronisk eller på papir, for at de kan udføre en indledende bedømmelse på deres arbejdsplads. Hvis man anvender denne fremgangsmåde, fremgår dette klart af den offentlige støttedokumentation for den pågældende opfordring. Kommissionen undersøger muligheden for i fremtiden at anvende telebedømmelse i forbindelse med forslagene på samme måde som en række nationale myndigheder. Ved en fjernbedømmelse må man selvfølgelig tage hensyn til erhvervsmæssig fortrolighed og arten af de forslag, der skal bedømmes.

c) Med fjerde rammeprogram har man anvendt standardprocedurer på de forskellige beslutningsniveauer. Eksperter undersøger de forslag, de er blevet tildelt, individuelt, idet de angiver deres kommentarer og "karakter" på en individuel bedømmelsesformular. Når alle de eksperter, der har modtaget forslag til bedømmelse, har afsluttet deres individuelle vurderinger i en given etape, mødes panelet for at drøfte de tildelte "karakterer", idet en repræsentant for Kommissionen fungerer som formand for gruppen. Under dette fælles møde forsøger eksperterne at blive enige om en endelig "karakter" for hver kriteriegruppe og en generel karakter for forslaget. Karaktererne berettiges med kommentarer, der er egnede som feedback til forslagets koordinator, og et generelt resumerende bedømmelsesreferat godkendes, hvorefter det underskrives af eksperterne. Inden for "netværk og adgang" udpeges derefter en referent for panelet, som har til opgave at redigere begrundelsen for beslutningen.

Kontrakter og forvaltningskontrol

42. Kommissionen traf allerede under TMR-netværksaktiviteterne foranstaltninger til at sikre, at deltagerne i netværkerne er velinformerede om den finansielle/forvaltningsmæssige administration af netværksprojekterne. Under kontraktforhandlingsfasen blev alle netværkernes koordinatorer inviteret til Bruxelles med henblik på at drøfte gennemførelsen af netværkskontrakten og de finansielle aspekter. Man var under disse seminarer særlig opmærksom på drøftelserne om støtteberettigelseskriterierne for unge forskere.

Kommissionen har også givet alle parter i nettet "Retningslinjer for udarbejdelse af udgiftsopgørelser". Disse retningslinjer indeholder oplysninger om de grundlæggende kontraktmæssige bestemmelser vedrørende berettigede omkostninger og resumerer alle relevante aspekter vedrørende udpegelse af unge forskere. Kommissionen har placeret alle de relevante dokumenter på Internettet (http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html) og har til hensigt at gøre CORDIS-netstedet mere brugervenligt.

43. Bestemmelserne vedrørende støttedokumentation i modelkontrakten for adgang til store anlæg under TMR er blevet yderligere udviklet under femte rammeprogram, f.eks. skal det omfatte "optegnelser vedrørende tilstedeværelse i infrastrukturen af alle brugere i brugergruppen, der nyder godt af kontrakten, deres nationalitet, arbejdsplads og adgang til anlægget". Kontrahenter anmodes om at være særlig opmærksom på potentielle problemer vedrørende rejse- og opholdsudgifter. Der vil blive taget hensyn til sådanne aspekter ved udviklingen af de nye støtteinstrumenter til det næste rammeprogram.

44. Kommissionen har bekræftet brugergebyrsystemet som bygger på forhandling af en "enhedspris", som beregnes på grundlag af facilitetens årlige driftsomkostninger og den tilsvarende mængde "adgang", der er til rådighed, og således udgør en effektiv arbejdsmetode. Dette system bruges fortsat i femte rammeprogram og bør bibeholdes i det næste rammeprogram. De af Kommissionens tjenestegrene, der har ansvaret for kontraktforhandling, inklusive personale fra både de videnskabelige og administrative/finansielle afdelinger, træffer alle nødvendige foranstaltninger til at sikre, at sådanne omkostninger beregnes korrekt. Det er hensigten at foretage en række revisioner af adgangskontrakter for at sikre, at det etablerede brugergebyrsystem er korrekt og forsvarligt.

45. Kommissionen har foretaget midtvejsevalueringer af TMR under hensyntagen til adgangskontrakterners faktiske løbetid. Kommissionen mener, at tekniske evalueringer og den generelle proces bestående af programovervågning og evaluering er særdeles vigtige for at forbedre kontraktforvaltning og for programmet som helhed og har styrket denne proces yderligere i femte rammeprogram.

46. Kommissionen har i udkastet til det næste rammeprogram foreslået at forvalte alle Marie Curie-stipendier under en aktivitet og med et direktorat som ansvarlig.

47. Kommissionen forsøger at fortsætte traditionen med at give pålidelig og effektiv service til kontrahenterne og til det videnskabelige samfund generelt, inklusive hurtige og grundige svar på spørgsmål fra ansøgerne, kontrahenterne, brugerne og det videnskabelige samfund som helhed.

48. Kommissionen kan tilslutte sig Revisionsrettens anbefalinger, såfremt sammenslutningen beslutter at anmode om yderligere støtte.

49. Fra og med femte rammeprogram udføres disse former for kontrol systematisk.

50. Kommissionen har generelt øget sin kontrolindsats og har i de senere år øget antallet af stikprøvekontroller. IHP-programmet er efter TMR-programmet (se punkt 31) inkluderet i den generelle kontrolindsats som ethvert andet FTU-program.