Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse for regnskabsåret 2001, med centrets svar

(2002/C 326/06)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 337/75(1), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1946/93(2).

2. Retten har revideret Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelses regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Centrets bestyrelse er i henhold til artikel 18, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76(3), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93(4), ansvarlig for budgettets gennemførelse. Bestyrelsen skal også udarbejde og opstille regnskabet(5) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for centret, jf. artikel 65, 67 og 68 i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere regnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik centrets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

5. Anvendelsen af bevillingerne for 2001 og af de bevillinger, der var fremført fra det foregående regnskabsår, fremgår af tabel 1(6).

6. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 13,5 millioner euro, og der blev indgået forpligtelser for næsten hele beløbet. Betalingerne over regnskabsårets bevillinger beløb sig til 10,6 millioner euro. 2,8 millioner euro er blevet fremført til det følgende regnskabsår. Hovedparten af de bevillinger, der er fremført til 2002, er aktionsbevillinger (budgetafsnit III), hvoraf der blev fremført 2,2 millioner euro, eller over 40 % af de bevillinger, der var indgået forpligtelser for. Centret bør arbejde på at planlægge sine aktiviteter bedre og sørge for, at planlægningen bliver overholdt.

7. Bevillingerne fremført fra 2000 til 2001 beløb sig til 2,5 millioner euro, og heraf er 2,3 millioner blevet udbetalt.

8. Regnskabssystemets muligheder med hensyn til elektronisk underskrift bør udnyttes fuldt ud (transaktionerne bør ikke blot påtegnes elektronisk af regnskabsføreren og det administrative personale, men også af de anvisningsberettigede), så princippet om funktionsadskillelse opretholdes.

Årsregnskab

9. Forvaltningsregnskabet og balancen, som centret har offentliggjort i sin årsberetning for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

10. Centret foretager ikke afskrivninger af sine anlægsaktiver. Det bør følge Kommissionens bestemmelser om værdiansættelse og afskrivning(7), så de værdier, der er opført på dets balance, giver et retvisende billede af de aktiver, der indgår i dets formue.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

11. Centret har en forskudsforvaltning med et loft på 2000000 euro, og det er stadig for højt. Desuden er der ikke fastsat en grænse for, hvor store enkeltbeløb der kan udbetales.

12. Som Retten allerede har understreget det flere gange i tidligere beretninger(8), bør centret sørge for, at indkøbsprocedurerne følges strengere. For eksempel har centret indgået to tjenesteydelseskontrakter(9) til en samlet værdi af 64600 euro direkte med de pågældende leverandører uden at overholde de regler, der gælder for dette område.

Centrets mål og midler

13. Med henblik på at efterprøve, om der er tilstrækkelig sammenhæng mellem de opgaver, centret har fået tildelt, dets finansielle og menneskelige ressourcer samt dets aktiviteter, og om denne sammenhæng fremgår klart, har Retten gennemgået centrets budget og handlingsprogram samt organisationsplanen for dets personale og undersøgt denne sammenhæng. Efter artikel 2 i forordning (EØF) nr. 337/75 har centret fem opgaver: at tilvejebringe dokumentation om erhvervsuddannelsessystemerne og deres udvikling, at bidrage til udvikling og samordning af forskningen på de ovennævnte områder, at sikre udbredelse af nyttige oplysninger på området, at tilskynde til en samordnet behandling af problemerne i forbindelse med erhvervsuddannelse, navnlig for at nå frem til en gensidig anerkendelse af kvalifikationsbeviser på afsluttet erhvervsuddannelse, og at være mødested for de implicerede parter. Tabel 4 viser resultaterne af denne undersøgelse.

14. Til at udføre disse opgaver yder Kommissionen centret et tilskud, som udgør hovedparten af dets budgetindtægter; tilskuddet skal dække centrets driftsudgifter og de aktionsudgifter, der opstår under gennemførelsen af dets handlingsprogram. Teksten til de budgetposter, som aktionsudgifterne er opført på, svarer imidlertid ikke til centrets opgaver. Det fremgår heller ikke klart af årsberetningen, hvordan de aktioner, der gøres rede for, hænger sammen med centrets opgaver. Denne manglende sammenhæng med centrets opgaver fremgår også af organisationsplanen for det personale, der anvendes til at varetage aktionerne.

15. Fordi der mangler sammenhæng mellem på den ene side de opgaver, centret har fået tildelt i henhold til forordningen om centret, og på den anden side fordelingen af dets finansielle midler, tilrettelæggelsen af dets aktiviteter og anvendelsen af de menneskelige ressourcer, kan FIBUS-systemet ikke bruges til at etablere en forbindelse mellem centrets opgaver og gennemførelsen af dets handlingsprogram, som den kommer til udtryk via budgetgennemførelsen.

16. Centret bør sørge for at sikre en bedre sammenhæng mellem på den ene side de opgaver, det har fået tildelt i henhold til grundforordningen, og på den anden side fordelingen af dets finansielle og menneskelige ressourcer. Den praktiske tilrettelæggelse af centrets aktiviteter bør også afspejle dets mål bedre. Med henblik på at gøre centrets virksomhed mere gennemsigtig og på at gøre det muligt at efterprøve, om dets forvaltning er effektiv, bør der skabes en forbindelse, som umiddelbart kan påvises, mellem centrets mål og tilrettelæggelsen af gennemførelsen af dets aktiviteter.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 39 af 13.2.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 11.

(3) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 1.

(4) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 15.

(5) I overensstemmelse med artikel 1 i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76 er centrets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2001, dateret den 29. marts 2002, sendt til Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 4. april 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de benyttede data. Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige ganske lidt fra totalen. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(7) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(8) Jf. punkt 11 i beretningen for regnskabsåret 2000 (EFT C 372 af 28. december 2001).

(9) Kontrakt nr. 2001/055 (43000 euro) og nr. 2000/300 (21600 euro).

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Oplysninger fra centret - Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og pr. 31. december 2000NB:

Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Oplysninger fra centret - Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Mål

>TABELPOSITION>

Centrets svar

4. Vi tager til efterretning, at Retten har fået rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

6. Centret vil følge Rettens forslag om at planlægge aktiviteterne bedre og sørge for, at planlægningen bliver overholdt.

8. Med hensyn til elektroniske underskrifter gennemfører Cedefop's it-afdeling i øjeblikket relevant uddannelse af det berørte personale.

Adskillelsen af funktioner er stadig garanteret, da papirudgaven af et dokument i øjeblikket er den endelig gyldige. I modsætning til situationen i 2001 er det nu praksis, at alle anvisningsberettigede underskriver i FIBUS.

10. Centret vil tilpasse sine bestemmelser derom i forbindelse med udarbejdelsen af dets nye finansielle bestemmelser på grundlag af rammefinansforordningen for decentraliserede organer, som i øjeblikket er under vedtagelse.

11. På bestyrelsens møde den 14.- 15. november 2002 vil centret fremlægge et nyt udkast til beslutning om en forskudsforvaltning med et loft på 100000 EUR, hvilket svarer til udgifterne i 2001.

12. Hvad angår kontrakt 2001/0055 (43000 EUR), blev der faktisk gennemført en begrænset udbudsprocedure, om end ad elektronisk vej (e-post). Af de fem potentielle tilbudsgivere, der blev kontaktet, fremsatte kun én et tilbud, som blev accepteret.

Cedefops afdeling for kontraktforvaltning har allerede underrettet den pågældende horisontale enhed om, at en sådan fremgangsmåde (markedssondering udelukkende pr. e-post) er imod de gældende regler og ikke må gentages. Centret vil undersøge mulighederne for at anvende elektroniske midler til udbudsprocedurer, samtidig med at de herfor gældende finansielle bestemmelser overholdes fuldt ud.

Hvad angår kontrakt 2001/0063 (21600 EUR), er det korrekt, at der ikke blev foretaget nogen markedssondering.

Denne fremgangsmåde og årsagerne hertil blev udtrykkeligt nævnt i den første ad hoc-meddelelse til finansinspektøren med anmodning om påtegning om udgiftsforpligtelse og kontraktudkast. Herefter blev der anmodet om yderligere klargørelse, som blev leveret. Cedefop har konkluderet, at en bedre planlægning af arbejdet vil bidrage til at undgå tidspres og til overholdelse af bestemmelser.

13-16. Rettens undersøgelse viser omfattende konvergens med aktiviteterne i Cedefops årsberetning.

På linje med den handlingsplan, som vor bestyrelse har godkendt som opfølgning af den eksterne evaluering, har centret fra begyndelsen af 2002 indført en ny organisationsstruktur baseret på vore hovedaktiviteter. Cedefop har også nedsat en arbejdsgruppe om aktivitetsbaseret budgetlægning, som skal videreudvikle vor aktivitetsbaserede budgetmodel for 2003.

Arbejdsprogrammet for 2003 er det første inden for rammen af de nye prioriteter på mellemlang sigt for perioden 2003-2006. Arbejdsprogrammet vil indholde klare angivelser af arbejdsområdernes aktiviteter og resultater baseret på vore grundlæggende opgaver.

I2003 vil centret også via et aktivitetsbaseret system sikre størst mulig gennemsigtighed af den tid, der anvendes på de enkelte aktiviteter.

Cedefop udtrykker sin taknemlighed over Rettens proaktive støtte i denne forbindelse.