Deltagerne påpegede, at det er meget svært at anvende onlineprocedurer på tværs af grænserne. Selv om nogle medlemsstater har gjort imponerende fremskridt med hensyn til digital forvaltning på nationalt plan, anerkendes udenlandske e-signaturer og udenlandsk e-identifikation stadig kun i meget begrænset omfang, og det er derfor umuligt for udenlandske brugere at få adgang til onlineprocedurer.

Deltagerne hævdede, at det er dyrt og byrdefuldt for virksomhederne at etablere sig, levere tjenester eller sælge varer på tværs af grænserne. Selv når der findes onlineinformation, er det vanskeligt at finde frem til eller forstå den, hovedsageligt på grund af manglende alternative sprog og den udbredte brug af jargon. Når der kun gives generel information, kan den heller ikke anvendes i et bestemt tilfælde. Deltagerne anbefalede, at der sættes høje kvalitetsstandarder for onlineinformation. Indholdet og præsentationen af information bør til stadighed forbedres på grundlag af feedback fra brugerne.

Den omfattede en særlig workshop for de interesserede parter, en offentlig onlinehøring, møder med repræsentanter for de interesserede parter samt udvekslinger med medlemsstaterne. I betragtning af omfanget af og reaktionerne på disse aktiviteter blev det besluttet ikke at iværksætte en særlig høring rettet mod SMV'er og nystartede virksomheder.

Se bilag 16 i konsekvensanalysen for en detaljeret analyse af resultaterne.

Den fremhævede bred enighed blandt virksomheder og borgere om betydningen af de vigtigste søjler i den fælles digitale portal, navnlig:behovet for onlineinformation om regler og procedurer i andre EU-lande: 93 % af virksomhedsrespondenterne og 92 % af borgerrespondenterne finder det meget vigtigt eller vigtigt

-adgang til onlineprocedurer: 94 % af virksomhedsrespondenterne og 92 % af borgerrespondenterne finder det meget vigtigt eller vigtigt

-adgang til tjenester, der yder bistand efter anmodning: 88 % af virksomhedsrespondenterne og 87 % af borgerrespondenterne finder det meget vigtigt eller vigtigt.

2.2.1 Onlineinformation om gældende EU-regler og nationale regler

Virksomheder og borgere gav udtryk for meget ensartede betænkeligheder med hensyn til onlineinformation om EU-regler og nationale regler. De fleste respondenter bruger internettet som første kilde til information om disse spørgsmål (74 % af virksomhederne og 80 % af borgerne). De fleste af dem har forsøgt at finde sådanne oplysninger online (henholdsvis 78 % og 70 %), men fandt, at det var vanskeligt (henholdsvis 80 % og 60 %). De største vanskeligheder er manglende søgemuligheder (henholdsvis 48 % og 43 %), kvaliteten (40 % i begge tilfælde) og sproget (henholdsvis 24 % og 13 %).

Dette afspejles i besvarelserne om kvalitetskriterier for onlineinformation. For begge kategorier er de tre vigtigste elementer, at oplysninger bør være søgbare (henholdsvis 82 % og 72 %), relevante, praktiske og ajourførte (henholdsvis 77 % og 69 %) og på et andet EU-sprog (henholdsvis 72 % og 64 %). 91 % af virksomhederne og 87 % af borgerne kan forstå oplysninger på et andet af EU's officielle sprog, hvor engelsk er det mest udbredte (henholdsvis 88 % og 78 %), efterfulgt af fransk og tysk.

Respondenterne mener, at det bør være obligatorisk for myndighederne at levere det minimumsniveau af oplysninger, der er nødvendige for at udføre grænseoverskridende aktiviteter (80 % i begge tilfælde), og at dette bør være på mindst ét andet EU-sprog (henholdsvis 77 % og 72 %). Den mest effektive måde at forebygge huller på er, at de nationale myndigheder leverer alle oplysninger (77 % af virksomhederne og 63 % af borgerne finder det meget effektivt) eller i det mindste de oplysninger, der er nødvendige for grænseoverskridende brugere, (68 % af virksomhederne finder det meget effektivt) og på mindst ét andet sprog (72 % af virksomhederne og 63 % af borgerne finder det meget effektivt). De fleste offentlige myndigheder mener, at de nødvendige oplysninger allerede er til rådighed (50 %). De fleste betragter det som en udfordring, men ikke umuligt at tilvejebringe alle de oplysninger, der er nødvendige for grænseoverskridende aktiviteter (50 %), oplysninger i en central EU-database (48 %) og oplysninger på mindst ét andet EU-sprog.

Hvad angår regler og procedurer for produkter og tjenesteydelser, går flertallet af virksomhederne (81 %) ind for at sammenlægge de respektive kontaktpunkter. Dette er en realistisk løsningsmodel for de offentlige myndigheder (70 %) blandt respondenterne. De fleste af dem finder det ønskeligt eller meget ønskeligt, selv om de anser integration for at være vanskelig eller temmelig vanskelig (henholdsvis 28 % og 48 %).

2.2.2 Onlineprocedurers overholdelse af nationale regler

Omkring halvdelen af virksomhederne og borgerne har forsøgt at afvikle en onlineprocedure i et andet EU/EØS-land. De største problemer for erhvervslivet er den overdrevne brug af jargon, den manglende fulde mulighed for transaktioner og nødvendigheden af at oversætte eller attestere dokumenter. For borgerne er det største problem den manglende fulde mulighed for transaktioner, manglende søgemuligheder og sproglige problemer. Spørgsmål vedrørende sprog og tilvejebringelse af dokumenter blev af begge respondentgrupper angivet som de mest presserende at løse.

De vigtigste kvalitetselementer i forbindelse med onlineprocedurer er muligheden for onlinetransaktioner af procedurer (69 % af virksomhederne og 72 % af borgerne), let navigering og trinvis vejledning (henholdsvis 80 % og 72 %), oversættelse til et andet EU-sprog (henholdsvis 65 % og 67 %) og en helpdesk (henholdsvis 51 % og 63 %).

De tre prioriterede procedurer, der skal indføres online, er for virksomhederne 1) registrering af erhvervsaktivitet, 2) momsregistrering og 3) momsangivelse. For borgerne drejer det sig om 1) anmodning om eller fornyelse af ID, 2) anmodning om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer og 3) registrering af en adresseændring.

Respondenterne er enige om, at det bør være obligatorisk at stille procedurerne til rådighed på mindst ét andet EU-sprog (78 % af virksomhederne, 73 % af borgerne og 55 % af de offentlige myndigheder). Det bør også være obligatorisk, at de vigtigste procedurer (henholdsvis 67 %, 69 % og 70 %) eller dem, der er relevante i henhold til den fremtidige europæiske lovgivning (henholdsvis 69 %, 67 % og 48 %), er fuldt ud på nettet.

Disse foranstaltninger blev anset for at være de mest effektive foranstaltninger til at tilskynde til overgangen til onlineprocedurer. Halvdelen af de offentlige myndigheder finder disse foranstaltninger udfordrende, men gennemførlige. Den anden halvdel er delt mellem dem, der mener, at disse procedurer allerede er indført, og dem, der betragter dem som uigennemførlige eller unødvendige.

De fleste offentlige myndigheder ser deres overgang til digital forvaltning som neutral (50 %) eller positiv (30 %). Forvaltningerne er ligeligt delt mellem dem, der planlægger at indføre flere procedurer online i løbet af de næste to år (fuld mulighed for transaktioner i 83 % af tilfældene), og dem, der ikke gør det.

2.2.3 Tjenester til personlig bistand og rådgivning

Respondenterne anførte, at følgende er de vigtigste kvalitetskriterier for personlig bistand: Svarene skal komme hurtigt (70 % af virksomhederne og 63 % af borgerne), besvare de specifikke spørgsmål/forespørgsler (henholdsvis 75 % og 79 %), være pålidelige og juridisk forsvarlige (henholdsvis 69 % og 60 %), klare, enkle og i ikkejuridisk terminologi (64 % af virksomhederne), tjenesterne bør være tilgængelige på et fremmedsprog (henholdsvis 68 % og 58 %) og via forskellige kanaler (35 % af borgerne).

2.2.4 Feedbackmekanisme

De fleste respondenter er villige til at give feedback om deres erfaringer med det indre marked af hensyn til den politiske beslutningstagning.