Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med observatoriets svar

(2001/C 372/09)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad (herefter "observatoriet") i henhold til artikel 12, stk. 11, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 12, stk. 8, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med observatoriets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12, stk. 12, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE OBSERVATORIUM FOR RACISME OG FREMMEDHAD (WIEN) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2000 og bevillingsfremførslerne fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3).

6. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 4,9 millioner euro, heraf var der indgået forpligtelser for 4,6 millioner euro (94 %). Aktionsbevillingerne (budgetafsnit III) beløb sig til 1,7 millioner euro, heraf var der indgået forpligtelser for 1,5 millioner euro, dvs. 88 %.

7. Den betydelige underudnyttelse af bevillingerne i budgetafsnit III (59 %) skyldes først og fremmest, at installeringen af Raxen-nettet(4) blev forsinket. De første kontrakter med partnerorganisationerne i de syv medlemslande, knudepunkterne, blev først undertegnet i november 2000, og ved årets udgang var der ikke foretaget nogen betalinger. Analysen af betalingerne under afsnit III viser, at der ikke er foretaget nogen betalinger over regnskabsårets bevillinger i første kvartal, og at 36 % af betalingerne er foretaget i årets sidste tre måneder.

8. Bevillingerne fremført til 2001 beløber sig til 0,8 millioner euro (18 % af forpligtelserne) og vedrører hovedsageligt aktionsbevillingerne, heraf er 0,6 millioner euro (42,5 % af forpligtelserne) fremført. Af de samlede bevillingsfremførsler fra 1999 bortfaldt 0,4 millioner euro (ca. 23 %) i slutningen af 2000. Observatoriet bør fortsat bestræbe sig på at få gennemført og betalt de finansierede aktioner i løbet af året, således at bevillingsfremførslerne begrænses mest muligt.

9. Observatoriet har anvendt en praksis med at lade et enkelt forpligtelsesforslag dække bevillingerne på flere forskellige budgetposter. Af dette forpligtelsesforslag, som finansinspektøren undertegner og påtegner, fremgår hverken de pågældende poster eller de beløb, der er disponeret over. Bilaget til forslaget indeholder disse oplysninger, men undertegnes ikke og forsynes heller ikke med påtegning. Observatoriet bør udarbejde et forpligtelsesforslag for hver enkelt udgiftsforpligtelse, så der sikres bedre gennemsigtighed.

10. I 2000 blev budgetregnskabet, ligesom i 1999, ført ved hjælp af et regnearksprogram med de risici, dette medfører. Budgetregnskabssystemet SI2, der blev installeret i 2001, omfatter ikke et modul til registrering af udestående fordringer. Det bør derfor udbygges.

Årsregnskab og bogføring

Bogføring

11. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

Regnskabsmæssig forvaltning af anlægsaktiver

12. Observatoriets finansielle bestemmelser indeholder ingen bestemmelser om den regnskabsmæssige forvaltning af anlægsaktiver. I december 2000 fastsattes de regnskabsmæssige bestemmelser vedrørende materielle og immaterielle anlægsaktiver i en kommissionsforordning(5). Observatoriet bør tilpasse de finansielle bestemmelser efter forordningen med henblik på navnlig at undgå problemerne med værdiansættelse af aktiverne på mængde- og værdifortegnelsen.

Mængde- og værdifortegnelse

13. Observatoriet skal i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser løbende registrere løsøre og fast ejendom, der udgør observatoriets formue, på en mængde- og værdifortegnelse. I 2000 var forvaltningen af mængde- og værdifortegnelsen ikke tilfredsstillende, og der måtte foretages rettelser ved afslutningen af regnskaberne. I april 2001 indførte observatoriet et mængde- og værdifortegnelsessystem, der skulle kunne sikre regelmæssigt tilsyn med anlægsaktiverne. Det bør imidlertid fastlægges helt klart, hvem der skal forvalte mængde- og værdifortegnelsen.

Indtægtsordrer

14. I strid med de finansielle bestemmelser(6) udsteder observatoriet ikke altid indtægtsordren, når fordringen konstateres, og det udarbejder aldrig overslag over fordringer. Observatoriet har derfor ikke overblik over de beløb, der skal tilbagesøges. Da der ikke var udfærdiget et overslag over fordringer pr. 31. december 2000, var de østrigske myndigheders bidrag til lejeomkostningerne i perioden september til december 2000 (58026 euro) ikke opført i regnskabet.

15. Når observatoriet udsteder en indtægtsordre, fremsendes der ikke automatisk en debetnota til debitor med anmodning om betaling af det skyldige beløb. Retten har gennemgået 11 indtægtsordrer, og i forbindelse med tre af dem var der ikke sendt en debetnota til debitorerne, som derfor ikke havde betalt.

Opfølgning af Rettens tidligere bemærkninger

16. I sin beretning om observatoriets regnskab for 1999(7) opfordrede Retten observatoriet til at tilpasse de finansielle bestemmelser efter de ændrede bestemmelser om regnskabsføring af moms i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. Ændringen er endnu ikke foretaget.

17. Retten bemærkede også i beretningen for 1999(8), at adskillige fejl i regnskaberne skulle rettes lige inden regnskabsafslutningen. Der er gjort fremskridt i 2000, men det interne kontrolsystem kan stadig forbedres på en lang række punkter. Observatoriet bør systematisk afstemme dataene i budgetregnskabet og dataene i det almindelige regnskab, så der ikke skal foretages så mange rettelser ved regnskabsårets afslutning, og navnlig sikre et mere effektivt tilsyn med den finansielle forvaltning i løbet af året.

Observatoriets personale

18. Observatoriet har kun midlertidigt ansat personale. Antallet af stillinger, der skal besættes, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Desuden kan der på budgettet afsættes bevillinger til rekruttering af hjælpeansatte, hvis ansættelsesperiode er begrænset til maksimalt et år, samt til udstationerede nationale eksperter. Tabel 4 viser udviklingen i observatoriets personale og dets fordeling.

19. Observatoriet har siden oprettelsen fulgt den procedure ved rekruttering af nye medarbejdere, at der er udarbejdet stillingsopslag, som så hovedsageligt er blevet offentliggjort i institutionerne og de øvrige organer. Ansættelsesudgifterne beløber sig gennemsnitligt til ca. 6610 euro pr. ansat. Personaleafgangen som følge af udløb af kontrakt giver en årlig gennemsnitlig personaleomsætning (midlertidigt ansatte, hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter) på 6 %.

20. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- personalet med støttefunktioner, det vil sige funktioner, der sikrer kontinuiteten i observatoriets drift (for eksempel administration, bogholderi, sekretariat mv.)

- det øvrige "operationelle" personale, som bidrager direkte til virkeliggørelsen af observatoriets mål.

21. Næsten tre fjerdedele af de ansatte i kategori A må betragtes som operationelle medarbejdere. Tages alle kategorier under ét, kan 55 % af observatoriets ansatte betragtes om operationelle medarbejdere.

Konklusion

22. I betragtning af, at observatoriet ikke har eksisteret ret længe, er det vanskeligt at foretage en endelig vurdering af udviklingen i personalet i forhold til aktiviteterne. Men ifølge de foreliggende oplysninger synes der ikke at være væsentlige problemer.

23. For at få det bredest mulige rekrutteringsgrundlag ville det måske være mest hensigtsmæssigt, at observatoriet samarbejdede med institutionerne og de øvrige decentrale organer om ansættelse af medarbejdere til varetagelse af støttefunktioner og operationelle funktioner, der kræver administrativ erfaring.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 151 af 10.6.1997, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 12, stk. 10, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 er observatoriets samlede regnskab (alle indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 30. marts 2001, sendt til observatoriets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 10. maj 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de foreliggende oplysninger. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er 0, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) Europæisk informationsnet for racisme og fremmedhad.

(5) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(6) Artikel 23 og 24 i observatoriets finansielle bestemmelser.

(7) EFT C 373 af 27.12.2000, punkt 7.

(8) EFT C 373 af 27.12.2000, punkt 6.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

Kilde:Revisionsretten på grundlag af observatoriets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

Kilde:Revisionsretten på grundlag af observatoriets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

UNE: Udstationerede nationale eksperter.

Observatoriets svar

4. Observatoriet glæder sig over Rettens konstatering af, at årsregnskabet for 2000 er rigtigt og de underliggende transaktioner lovlige og formelt rigtige.

8. Observatoriet har allerede indført månedlige opgørelser og koordineringsforanstaltninger i sit planlægningssystem for at sikre, at overførslerne minimeres.

9. For afhjælpe den mangel, som nævnes af Retten, er de foreløbige forpligtelser blevet indgået særskilt for hver budgetpost fra 2001.

10. I 2001 blev modulet for indtægtsordrer i SI2 installeret og afprøvet og er nu fuldt ud operationelt i SI2.

12. I det nye udkast til finansforordning for EUMC, som skal godkendes af bestyrelsen, er der medtaget nye bestemmelser om anliggender, der vedrører fortegnelser og aktiver. Der findes allerede en fortegnelse, som er taget i brug.

13. I februar 2001 blev mængde- og værdifortegnelsessystemet ændret. Regnskabsførerens ansvarsområder vedrørende forvaltningen af mængde- og værdifortegnelsen er præciseret i det nye udkast til finansforordning for observatoriet og direktørens instruktioner af 5. juni 2001.

14. Ikrafttrædelsen i maj 2001 af aftalen om hovedsædet, der blev indgået mellem observatoriet og Østrig, bidrog til denne præcisering. Efter denne dato vil observatoriet kunne disponere over midler uden for EU's budget.

15. Debetnotaer udstedes med henblik på at oplyse debitorerne om fordringer og betalingsbetingelser.

16. Momssystemet er indføjet i det nye udkast til finansforordning, der skal godkendes af bestyrelsen.

17. For regnskabsåret 2001 blev der i august foretaget bankafstemninger for perioden frem til juni 2001, og transaktionerne vil ugentligt blive registreret i hovedbogen.

22-23. Observatoriet har taget Revisionsrettens bemærkninger til efterretning.