Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med agenturets svar

(2001/C 372/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTUR (BILBAO) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2000 er vist i tabel 1(3). Agenturet har måttet fremføre 57 % (1,7 millioner euro) af de bevillinger, som der blev indgået forpligtelser for i regnskabsåret 2000 med henblik på aktionsudgifter (budgetafsnit III). En så høj fremførselsprocent viser, at agenturet skal planlægge sine aktiviteter bedre og sørge for, at planlægningen overholdes.

Årsregnskab og bogføring

6. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

7. Som følge af kurstab (3624,72 euro) i 2000 har agenturet måttet udskyde betalingen af bankomkostninger (12155,72 euro) samt ekstraudgifter til regnskabsåret 2001, fordi der ikke var bevillinger nok på de pågældende budgetposter, og fordi der ikke blev foretaget nogen overførsler.

Finansielle og administrative bestemmelser

8. I forbindelse med indretningen af et lokale afholdt agenturet to udbud med henblik på installering af tolkeudstyr. Hvis udbuddene var blevet samlet og afholdt under ét, ville agenturet i betragtning af de omhandlede beløb (i alt 50712 euro), have været nødt til at indhente udtalelse fra Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, hvilket det således undgik.

9. I 1998 indgik agenturet fire sæt flerårige kontrakter til et beløb af 354964 euro. De årlige rater skulle udbetales i to omgange:

- et forskud på 50 % senest 60 dage efter, at betalingsanmodningen var indsendt

- restbeløbet, når den endelige rapport og betalingsanmodningen var godkendt.

Denne procedure er ikke i overensstemmelse med udbudsbetingelserne, ifølge hvilke den første udbetaling skal ske, når den første foreløbige rapport er indsendt. For at få udbetalt restbeløbet sender modtagerne deres anmodninger sammen med en oversigt over de påløbne udgifter. Der medsendes ingen dokumentation for udgifterne, hvilket er i strid med kontraktbetingelserne (artikel 5).

Forvaltning af agenturets menneskelige ressourcer

Personalepolitik

10. Agenturet blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 af 18. juli 1994 og indledte sit virke efter direktørens udnævnelse i september 1996. I de første måneder fungerede agenturet udelukkende med udstationerede nationale eksperter og hjælpeansatte. Stillingerne som udstationerede nationale eksperter blev kun opslået i nogle medlemsstater(4).

11. De ordninger og forordninger, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, finder anvendelse på agenturets ansatte. I overensstemmelse med artikel 20, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 vedtager bestyrelsen efter aftale med Kommissionen gennemførelsesbestemmelser.

Stillingsbeskrivelser

12. Kun for stillingerne i kategori A er der udarbejdet beskrivelser af de enkelte medarbejderes arbejdsopgaver svarende til beskrivelserne i meddelelserne om ledig stilling. Der bør udarbejdes stillingsbeskrivelser for alle de ansatte baseret på agenturets mål og de opgaver, det skal varetage. De ansatte bør have adgang til disse beskrivelser, som skal ajourføres regelmæssigt og vedlægges medarbejdernes personlige akter.

Udstationerede nationale eksperter

13. Agenturets bestyrelse har ikke truffet en formel beslutning vedrørende de udstationerede nationale eksperter, og Kommissionens ordning finder derfor anvendelse. I overensstemmelse med denne ordning aftales det skriftligt med de nationale myndigheder, hvor længe udstationeringerne forventes at ville vare. Men i to tilfælde havde der ikke fundet nogen korrespondance sted, og i ét tilfælde var udstationeringens varighed ikke fastsat.

14. Agenturet har refunderet de pågældende nationale myndigheder tre af de udstationerede nationale eksperters løn, selv om ordningen fastsætter, at de udstationerede nationale eksperter under deres udstationering skal være ansat i lønnet tjeneste i en international eller national offentlig administration. Begrundelsen herfor var, at agenturet endnu ikke officielt havde indarbejdet de bestemmelser, der gælder i Kommissionen, i sin forordning. Betalingernes rigtighed kan derfor anfægtes.

Udviklingen i personalet og i agenturets aktiviteter

15. Agenturets stillingsfortegnelse omfatter udelukkende midlertidigt ansatte. Antallet af stillinger, der skal besættes, godkendes hvert år af budgetmyndigheden samtidig med budgettet. Der kan desuden afsættes budgetbevillinger til rekruttering af hjælpeansatte, som højst kan være ansat et år, samt til lokalt ansatte og udstationerede nationale eksperter.

16. Tabel 4 viser udviklingen i agenturets personale og fordelingen af personalet. Antallet af ansatte ligger nu på et stabilt niveau. I begyndelsen benyttede agenturet vikarer til at afhjælpe personalemanglen, men i 2000 blev der kun anvendt meget få vikarer.

17. Siden sin oprettelse har agenturet ansat over 40 medarbejdere. 27 blev ansat som midlertidigt ansatte og de resterende som hjælpeansatte eller som udstationerede nationale eksperter. Ved udgangen af 2000 var 24 af de ansatte midlertidigt ansatte. Tre af de ansatte var blevet ansat efter en ekstern procedure, mens de øvrige var ansat efter mere uformelle procedurer. Gennemsnitligt beløb ansættelsesudgifterne pr. ansat sig til ca. 3140 euro.

18. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i agenturets drift (f.eks. administration, bogholderi, sekretariat mv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til virkeliggørelsen af agenturets mål.

19. Gennemsnitligt må næsten samtlige ansatte i kategori A, dvs. 40 % af hele personalet, betragtes som operationelle. Alle andre ansatte, dvs. 60 % af det samlede personale, må betragtes som ansatte med støttefunktioner.

20. Tabel 5 viser udviklingen i personale- og driftsudgifterne. De gennemsnitlige lønudgifter er stort set steget i samme takt som antallet af ansatte.

21. Hvad angår de øvrige personaleudgifter, dækkede analysen navnlig udgifterne til faglig videreuddannelse og driftsudgifter, især edb-udgifterne.

22. Udgifterne til faglig videreuddannelse er steget hurtigere end antallet af ansatte. Siden startfasen, hvor agenturet måtte foretage en del investeringer, er driftsudgifterne i gennemsnit faldet en smule.

23. Retten har analyseret forholdet mellem agenturets aktiviteter og udviklingen i personalet og i personaleomkostningerne og i den forbindelse sammenholdt denne udvikling med udviklingen i beløbet for de aktionsbevillinger (budgetafsnit III), som er udnyttet (årlige bevillinger og fremførte bevillinger) i løbet af et år. Sammenligningen viser, at antallet af ansatte og omkostningerne forbundet hermed tilsyneladende vokser hurtigere end omfanget af agenturets aktiviteter. Det bekræftes af, at administrationsudgifterne (budgetafsnit I og II personale- og driftsudgifter) gennemsnitligt stiger hurtigere end aktionsudgifterne. Det bør få agenturet til at overveje, hvordan det kan forbedre personalets produktivitet.

24. Der skal dog hertil siges, at agenturet endnu ikke er oppe på fuld hastighed, og at det på grund af sin størrelse ikke kan opnå væsentlige stordriftsfordele i den materielle og administrative infrastruktur. På denne baggrund er udviklingen i forholdet mellem stigningen i antallet af ansatte med operationelle opgaver og stigningen i udgifterne tilfredsstillende. I de sidste tre år har der endvidere været tendens til, at stigningstakten for personale- og driftsudgifterne er faldet i forhold til stigningstakten for aktionsudgifterne, og den er nu lavere end denne, navnlig som følge af anvendelsen af udstationerede nationale eksperter.

Konklusion

25. Siden sin oprettelse har agenturet ikke kunnet besætte samtlige de stillinger, der er opført i budgettets stillingsfortegnelse, men det har kunnet løse problemet ved at ansætte hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter.

26. Når agenturet har skullet ansætte medarbejdere, har det kun taget kontakt til en snæver kreds. En sådan fremgangsmåde har den fordel, at den er hurtig og omkostningseffektiv, men den indebærer, at stillingerne ikke opslås officielt, og at ansøgerne udvælges efter uformelle procedurer. Det ser dog ikke ud, som om der kan rejses tvivl om kvalifikationerne hos de medarbejdere, der er ansat på denne måde.

27. Det forventes, at agenturets virksomhed vil øges, og at der vil blive behov for mere personale. Derfor ville det måske være ønskeligt, hvis agenturet gik sammen med institutionerne og de øvrige decentrale organer, når det skal ansætte medarbejdere, som skal varetage administrative opgaver, så det sikres, at ansættelserne sker på det bredest mulige grundlag.

28. Agenturet bør følge udviklingen i sit personale og i de dertil forbundne omkostninger meget nøje og fortsat arbejde på at forbedre de ansattes produktivitet og sørge for, at dets materiel udnyttes mere produktivt.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 216 af 20.8.1994, s. 5.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 29. marts 2001, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 17. april 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de benyttede data. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) Tyskland, Danmark, Irland, Nederlandene, Det Forenede Kongerige, Sverige.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

NB:Beløbene er afrundet, og der kan derfor være afvigelser i totalbeløbene.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

NB:Beløbene er afrundet, og der kan derfor være afvigelser i totalbeløbene.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

LA: Lokalt ansatte.

UNE: Udstationerede nationale eksperter.

Tabel 5

Udviklingen i personalet og dertil knyttede udgifter

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Næsten 50 % af de automatisk fremførte bevillinger vedrører tilskud til knudepunkts- og temacenterkontrakter, som for begges vedkommende blev forelagt bestyrelsen til afgørelse på sidste bestyrelsesmøde i november 1999. Da de hermed forbundne bevillinger blev godkendt i december, er fremførslerne uundgåelige og i overensstemmelse med artikel 6, litra d), i agenturets finansforordning. Agenturet vil dog undersøge muligheden af at tilpasse beslutningsprocessen vedrørende dette spørgsmål med henblik på at respektere reglen om etårige budgetter og, så vidt muligt, undgå systematiske bevillingsfremførsler.

Det resterende beløb vedrører de sidste betalinger, som endnu ikke var udbetalt pr. 31. december, og på hvilke ovennævnte artikel finder almindelig anvendelse.

Årsregnskab og bogføring

7. For så vidt angår kursforskelle og overførselsomkostninger, vil agenturet korrigere de pågældende budgetposter med henblik på at undgå en lignende situation i 2001.

Finansielle og administrative bestemmelser

8. For så vidt angår de to udbud, bør det understreges, at de sigtede mod forskellige markeder. Det første, 2000/ADM/IT/1, sigtede mod installering af multimedieudstyr og elektronisk kontroludstyr i konferencesale. Det andet derimod, 2000/ADM/IT/2, var rettet mod officielle leverandører af Philips konferenceudstyr. Under henvisning til, at det var særlig påtrængende at udstyre denne nye mødesal, lancerede agenturet et begrænset udbud (2000/ADM/IT/1) ved at indbyde to leverandører, der tidligere havde samarbejdet med agenturet i forbindelse med installation af multimediesystemer og elektronisk udstyr til konferencesale, og med hvem man havde positive erfaringer med kvaliteten af arbejdets udførelse.

Forvaltning af agenturets menneskelige ressourcer

Personalepolitik

10. I løbet af agenturets opstartsperiode fra september 1996 og indtil de første rekrutteringer af midlertidigt ansatte med henblik på udførelse af driftsmæssige opgaver i begyndelsen af 1998 har direktøren i korte perioder måttet benytte sig af et yderst begrænset antal betroede eksperter med stærkt varierende status afhængig af de disponible kandidater på et givet tidspunkt. Det drejede sig om udstationerede nationale tjenestemænd fra medlemsstaterne eller eksperter fra fællesskabsinstitutionerne ansat som hjælpeansatte med etårige kontrakter.

For så vidt angår offentliggørelsen af stillingsopslag vedrørende ansættelse af udstationerede nationale eksperter, bør det understreges, at agenturet har måttet dække sine behov på dette område afhængig af de kandidater, der viste sig at være disponible efter en henvendelse til myndighederne i de 15 medlemsstater. Denne henvendelse førte kun til svar for syv af medlemsstaternes vedkommende vedrørende udførelse af bestemte opgaver for at bistå agenturet i opstartsfasen eller til udførelse af enkeltstående opgaver.

Stillingsbeskrivelser

12. Rettens bemærkning vil blive taget op i forbindelse med færdiggørelsen af bedømmelsen af personalet samt de menneskelige ressourcers tilstrækkelighed set ud fra hver enheds målsætning og funktion inden for rammerne af deres "contract agreement" med agenturets ledelse. Det forhold, at personalet er delagtiggjort i udarbejdelsen og undertegningen af disse "contact agreements", garanterer kommunikation og informationsudveksling.

Udstationerede nationale eksperter

13. De bestemmelser, der finder anvendelse på udstationerede nationale eksperter ansat i Kommissionens tjeneste, er ikke blevet formelt vedtaget af bestyrelsen; de er kun blevet anvendt af agenturet som referencedokument. Manglen på støttende dokumentation i forbindelse med visse udstationeringssager skyldes, at direktøren i visse tilfælde helt tilbage ved oprettelsen af Bilbao-agenturet har indgået mundtlige aftaler.

14. I henhold til Kommissionens bestemmelser kan Kommissionen, hvis det er i dens interesse, og udelukkende for så vidt angår nationale eksperter, der ikke stammer fra den private sektor, helt eller delvis godtgøre arbejdsgiveren den udstationerede eksperts vederlag under udstationeringen. Agenturet har således fulgt ånden i bestemmelserne. Ikke desto mindre vil agenturet gerne understrege, at det drejede sig om exceptionelle omstændigheder, hvor udstationeringen var ganske kortvarig.

Udvikling i personalet og agenturets aktiviteter

17. Alle midlertidigt ansatte er blevet rekrutteret i henhold til den af bestyrelsen vedtagne procedure, som ikke blot er baseret på en samtale, men tillige en forudgående bedømmelse af ansøgningerne på basis af studie- og arbejdsmæssige kvalifikationer. I visse tilfælde tilrettelægges der en skriftlig prøve for at afprøve kundskaber, der er relevante for den ubesatte stilling.

Rekrutteringerne er dyre, især på grund af de meget høje omkostninger forbundet med at rejse til Bilbao.

19. Flertallet af de ansatte i kategori B, der arbejder i afdelingerne for "Arbejdsmiljø" samt "Information og Kommunikation" bør også anses for driftsmedarbejdere.