DA Den Europæiske Unions Tidende C 123/1

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

December 2005 — maj 2007

(2008/C 123/01)

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmer

Rosalind WRIGHT

Formand

Formand for The Fraud Advisory Panel, Det Forenede Kongerige

Kálmán GYÖRGYI

Chefrådgiver for justits- og politiministeren,

tidligere statsadvokat for Republikken Ungarn (nu pensioneret), Ungarn

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Offentlig anklager ved Højesteret, Spanien

Peter STRÖMBERG

Direktør for det svenske revisortilsyn, Revisornämden, Sverige

Diemut R. THEATO

Tidligere medlem af Europa-Parlamentet, tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Tyskland

INDHOLD

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

INDLEDNING

I. KONSTITUERINGEN AF DET NUVÆRENDE OVERVÅGNINGSUDVALG OG UDVALGETS ARBEJDSMETODER

I-1. Konstitueringen af det nuværende Overvågningsudvalg

I-1.1. Udnævnelse af sekretariatet

I-1.2. Forretningsorden

I-2. Arbejdsmetoder

I-2.1. Møder

I-2.2. Sekretariatet

I-2.3. Ordførere

II. KONTROL AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

II-1. Regelmæssig kontrol på Overvågningsudvalgets initiativ (artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

II-2. Regelmæssig kontrol på baggrund af oplysninger fremsendt til Overvågningsudvalget fra OLAF's generaldirektør (artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

III. FORHOLDET TIL OLAF, INSTITUTIONERNE OG OLAF's PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

III-1. Forholdet til OLAF

III-1.1. OLAF's omstrukturering

III-1.2. OLAF-manualen

III-1.3. Besøg hos OLAF's undersøgelseshold

III-1.4. De europæiske retsinstansers retspraksis

III-2. Forholdet til Fællesskabets institutioner og til OLAF's partnere og andre interessenter

IV. OVERVÅGNINGSUDVALGETS UDTALELSER

IV-1. Udtalelser om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

IV-2. Udtalelse om resultatindikatorer for OLAF

IV-3. Udtalelse om OLAF's rapporter om undersøgelser, der har været i gang i mere end ni måneder

IV-4. Udtalelser om OLAF's foreløbige budgetforslag for årene 2007 og 2008

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

BILAG 1 Overvågningsudvalgets mødekalender

BILAG 2 Udtalelse nr. 2/2006 om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), Supplerende udtalelse

BILAG 3 Udtalelse nr. 3/2006 fra Overvågningsudvalget Resultatindikatorer for OLAF

BILAG 4 Udtalelse nr. 1/2007 OLAF's rapporter om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder

BILAG 5 Udtalelse nr. 1/2006 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2007, Udtalelse nr. 2/2007 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2008

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

OLAF's nykonstituerede Overvågningsudvalg påbegyndte sit mandat i december 2005, og denne rapport dækker de første atten måneder af udvalgets arbejde.

OLAF's opgave er at bekæmpe svig, korruption og uregelmæssig adfærd, der skader Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser. Overvågningsudvalget støtter helhjertet OLAF's indsats og arbejder engageret for at sikre OLAF's uafhængighed i undersøgelsesarbejdet ved regelmæssigt at overvåge sagsbehandlingen og ved at rådgive og eventuelt tilbyde konstruktiv kritik.

Vi har derfor siden udvalgets konstituering arbejdet for at danne os et fyldestgørende billede af, hvordan OLAF griber sine undersøgelsesfunktioner an. Vi har undersøgt OLAF's organisatoriske struktur og vurderet, om den giver optimale rammer for en effektiv og rationel udførelse af OLAF's arbejde. Vi har afgivet en række kritiske udtalelser om den foreslåede reform af de relevante EU-forordninger, OLAF's budgetter og OLAF-sager, der fortsat undersøges ni måneder efter åbningen af sagerne, og om en bred vifte af andre spørgsmål.

Selv om det nu står klart for os, at OLAF's undersøgelsespersonale som regel er engagerede og pligtopfyldende specialister i svig, har nogle aspekter af OLAF's personalepolitik givet anledning til bekymring. Det drejer sig hovedsageligt om den meget store andel af personalet, der er midlertidigt ansatte. Vi har ved mange lejligheder bragt spørgsmålet op, både med OLAF selv og med Kommissionen, og med noget held idet en række ansatte for nylig har fået tilbud om kontrakter på ubegrænset tid. Vi har også set på undersøgelsespersonalets efteruddannelse og vil arbejde tæt sammen med OLAF for at bistå generaldirektøren med i de kommende måneder at forbedre efteruddannelsen med henblik på undersøgelse af såvel intern som ekstern svig. Vi vil også påskønne en opstramning af OLAF's kapacitet inden for ledelse og forvaltning, da det i høj grad vil kunne løfte den faldende arbejdsmoral blandt undersøgelsespersonalet.

Vi ser frem til at udføre et konstruktivt arbejde fremover for at hjælpe OLAF med at forbedre sine resultater og effektivitet. OLAF er allerede overalt et respekteret undersøgelsesorgan. Det er vort håb, at vi som et uafhængigt Overvågningsudvalg med hjælp og råd kan sætte OLAF i stand til at udvikle sig yderligere og nå sine mål.

Jeg ønsker i særdeleshed at takke Overvågningsudvalgets sekretariat for dets store arbejdsindsats i tiden, siden vi tiltrådte.

Rosalind WRIGHT

INDLEDNING

Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) blev nedsat med det formål at styrke kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen, uden dog at gribe ind i de igangværende undersøgelsers forløb.

Overvågningsudvalget bistår tillige OLAF's generaldirektør med udøvelsen af hans ansvarsområder. Udvalget sigter i denne henseende på at støtte OLAF's arbejde og sikre, at undersøgelserne udføres i overensstemmelse med de højeste standarder.

Udvalgets arbejde kommer først og fremmest til udtryk i de rapporter, der fremsendes til Fællesskabets institutioner, og de udtalelser, det afgiver til generaldirektøren, samt i spørgsmål og anbefalinger til OLAF med henblik på forbedring, når udvalget skønner dette hensigtsmæssigt og nødvendigt.

Udvalgets uafhængighed er en central faktor for at sikre OLAF's egen uafhængighed. Overvågningsudvalget udnævnes af Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen efter fælles overenskomst og består af »fem uafhængige eksterne personer, som i deres respektive hjemlande opfylder betingelserne for at indtage høje embeder inden for de områder, der vedrører kontorets virksomhed« (1). Medlemmerne modtager ikke instrukser fra nogen regering eller nogen institution, noget organ eller noget kontor eller agentur, ligesom de sørger for at undgå enhver form for interessekonflikt, der kan skabe tvivl om deres uafhængighed, herunder navnlig familiemæssige eller økonomiske interesser (2).

Overvågningsudvalget skal årligt indberette sine aktiviteter til institutionerne. I betragtning af den tid, der i 2006 medgik til at konstituere det nuværende udvalg og sekretariatet, blev det antaget, at en udvidet rapport ved denne lejlighed i højere grad ville kunne afspejle samtlige aktiviteter og imødekomme Fællesskabets institutioners behov. Denne aktivitetsrapport har til formål at understrege den afgørende rolle, som OLAF spiller i beskyttelsen af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser.

I. KONSTITUERINGEN AF DET NUVÆRENDE OVERVÅGNINGSUDVALG OG UDVALGETS ARBEJDSMETODER

I-1. Konstitueringen af det nuværende Overvågningsudvalg

Det nuværende Overvågningsudvalg blev udnævnt med virkning fra den 30. november 2005. Rosalind Wright blev valgt til formand for en etårig periode på udvalgets første møde, der fandt sted i Bruxelles i december 2005. Hun blev i december 2006 genvalgt for en ny periode.

Umiddelbart efter udnævnelsen fastlagde udvalget de aktiviteter, der skulle prioriteres. Først og fremmest var det af afgørende betydning, at udvalget og sekretariatet fik hensigtsmæssige værktøjer til at udøve deres forpligtelser. Overvågningsudvalgets første opgaver var bl.a. at udnævne et nyt sekretariat og flytte sekretariatet fra Luxembourg til Bruxelles samt revidere Overvågningsudvalgets egen forretningsorden.

I-1.1. Udnævnelse af sekretariatet

Overvågningsudvalget havde på sit første møde i december 2005 drøftelser med OLAF's generaldirektør om oprettelse af et nyt sekretariat, navnlig for så vidt angår ønsker til medlemmernes kompetencer og kvalifikationer forud for deres udnævnelse. Sekretariatets første medlemmer blev udnævnt og godkendt af Overvågningsudvalget i januar 2006.

Da det nuværende Overvågningsudvalg blev udnævnt, var sekretariatet placeret i Luxembourg. Overvågningsudvalget har til opgave regelmæssigt at overvåge OLAF's undersøgelser, hvilket kræver et højt databeskyttelsesniveau, sikre kontorer og adgang til OLAF's sagsstyringssystem (CMS), hvorfor Overvågningsudvalget besluttede at flytte sekretariatets kontorer til OLAF's sikkerhedszone i den af OLAF'S bygninger i Bruxelles, der husede det tidligere Overvågningsudvalg. Dermed kunne sekretariatet udøve dets funktioner effektivt, da det således blive stand til at kunne udspørge OLAF'S personale og med personalet diskutere de særlige spørgsmål, efterhånden som de opstår. Flytningen gør også den daglige kontakt med andre udvalg og interessenter lettere. Med placeringen i Bruxelles undgås også de store udgifter til regelmæssige rejser for Overvågningsudvalgets og sekretariatets medlemmer mellem Bruxelles og Luxembourg.

Det tidligere Overvågningsudvalgs arkiver blev på samme tid flyttet fra Luxembourg og opbevares sikkert i et særskilt arkiv, og der blev samtidig foretaget en registrering af sagsmapperne.

I-1.2. Forretningsorden

Under hensyntagen til de synspunkter, som generaldirektøren for Kommissionens Juridiske Tjeneste havde givet udtryk for i januar 2006, og til henstillingerne i Revisionsrettens særberetning nr. 1/2005 om forvaltningen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (3), besluttede Overvågningsudvalget at revidere sin forretningsorden for bedre at afspejle udvalgets forpligtelser i henhold til forordning (EF) nr. 1073/1999 uden dog at pålægge tredjeparter forpligtelser eller give Overvågningsudvalget lovgivningsmæssige beføjelser. Et udkast til ny forretningsorden blev vedtaget af udvalget i august 2006 (4).

Formålet med forretningsordenen er at lette tilrettelæggelsen af udvalgets arbejde. Den indeholder bl.a. principperne for Overvågningsudvalgets aktiviteter, udøvelsen af dets beføjelser, arbejdsmetoder og formandskab, procedurer for vedtagelse af udtalelser og sekretariatets rolle.

I-2. Arbejdsmetoder

I-2.1. Møder

Overvågningsudvalget afholdt i løbet af rapporteringsperioden 16 plenarmøder i Bruxelles (5). Udvalgets møder ikke åbne for offentligheden, og samtlige mødedokumenter er fortrolige. Af hensyn til åbenheden og for at give institutionerne regelmæssige oplysninger om Overvågningsudvalgets arbejde besluttede udvalget at gøre mødereferaterne tilgængelige for OLAF samt generalsekretariaterne for Europa-Parlamentet, for Rådet og for Kommissionen.

Overvågningsudvalget besluttede allerede fra begyndelsen af mandatperioden regelmæssigt at invitere generaldirektøren for OLAF samt andet OLAF-personale til at deltage i udvalgets møder, så udvalgets medlemmer kunne gøre sig bekendt med OLAF's funktionsmåde og arbejdspraksis samt den interne beslutningstagning. Generaldirektøren for OLAF, undersøgelses- og forretningsudvalget, samtlige direktører, en række kontorchefer, og tjenestemænd fra de operationelle kontorer og støttekontorerne har givet individuelle præsentationer af deres arbejde for udvalget.

I tråd med denne tilgang har Overvågningsudvalget regelmæssigt inviteret udvalgets interessenter og andre af OLAF's partnere til at deltage i dets møder.

I-2.2. Sekretariatet

Det faste sekretariat, som OLAF har stillet til rådighed for Overvågningsudvalget, har ansvaret for at lette og bidrager til alle udvalgets opgaver med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed. Sekretariatet sikrer en effektiv udførelse af Overvågningsudvalgets opgaver, navnlig i forbindelse med overvågningen af OLAF's undersøgelsesfunktion, og understøtter Overvågningsudvalgets arbejde (6).

Sekretariatet udgør et væsentligt element i udvalgets udførelse af sine pligter: »Det bistår på alle måder formanden ved forberedelse og afvikling af møderne. Det udarbejder et forslag til dagsorden for hvert møde, udarbejder udkast til mødeprotokoller, sørger for information og dokumentation til udvalgets medlemmer vedrørende samtlige aktivitetsområder, bistår under formandens ledelse ved udarbejdelsen af tekster og bistår udvalgets medlemmer, specielt når de fungerer som ordførere. Til det formål deltager medlemmerne af sekretariatet efter behov i møder med ordførerne med henblik på at varetage disse opgaver« (7).

Det er væsentligt, at sekretariatet tildeles et hensigtsmæssigt antal medarbejdere med egnede færdigheder og kvalifikationer, hvis Overvågningsudvalget skal opfylde sit retlige mandat i fuld uafhængighed.

Udvalget har fra begyndelsen af sin mandatperiode næret betænkeligheder ved manglen på personale i sekretariatet, og udvalget har gentagne gange informeret OLAF om udvalgets behov, dog uden konkrete resultater indtil udgangen af juni måned 2007, da OLAF endelig tildelte udvalget yderligere støttepersonale. Overvågningsudvalget har således arbejdet i næsten 18 måneder med en markant mangel på personale, hvilket uundgåeligt har påvirket den arbejdsplan, som udvalget fastlagde for sin mandatperiode.

Dette har ført til, at udvalget stærkt anbefaler, at OLAF i budgettet for 2008 sætter bevillinger til side for otte medarbejdere til sekretariatet, idet disse stillinger bør øremærkes specifikt til sekretariatet, som det var tilfældet tidligere. Udvalget håber, at institutionerne tager denne anbefaling til efterretning.

I-2.3. Ordførere

Overvågningsudvalgets medlemmer har hver især påtaget sig opgaven som ordførere med henblik på at forberede drøftelserne eller procedurerne samt udarbejde udkast til rapporter eller udtalelser, som udvalgets skulle vedtage (8). Ordførerne har også haft bilaterale møder med OLAF's generaldirektør og andre ledende tjenestemænd om spørgsmål vedrørende deres ansvarsområder.

II. KONTROL AF OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

II-1. Regelmæssig kontrol på Overvågningsudvalgets initiativ (artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

Overvågningsudvalget fører aktivt og regelmæssigt kontrol med den måde, hvorpå undersøgelserne udføres af OLAF for at styrke OLAF's uafhængighed. Overvågningsudvalget kan uafhængigt udvælge en række sager fra hver sektor på baggrund af de kriterier, udvalget har fastlagt (9), og undersøge fuldstændige sagsakter såvel som evalueringsrapporter, endelige sagsrapporter eller ethvert andet særskilt dokument. Kontrolaktiviteten dækker OLAF's sager såvel i undersøgelses- som vurderingsfasen samt afsluttede sager.

Overvågningsudvalget behandler de systemiske aspekter ved OLAF's undersøgelsespraksis og undersøger også forhold, hvor OLAF's uafhængighed kan være på spil i løbet af en undersøgelse. I betragtning af visse undersøgelsers lange varighed prioriterede udvalget at undersøge gamle sager, der endnu ikke var afsluttet.

Overvågningsudvalget havde i løbet af rapporteringsperioden en række drøftelser med OLAF's generaldirektør med henblik på at nå til enighed om en arbejdspraksis vedrørende adgangen til sagsakter, herunder igangværende undersøgelser. OLAF stiller sig tøvende over for at give Overvågningsudvalget fuld adgang til de igangværende sagsakter med henvisning til mulige restriktioner efter reglerne om beskyttelse af personoplysninger i lyset af forordning (EF) nr. 45/2001. Der blev brugt ret meget tid på disse drøftelser med OLAF'S generaldirektør og OLAF's repræsentant for databeskyttelse, og Overvågningsudvalget var til fulde klar over sit ansvar på området databeskyttelse som fastlagt i forordning (EF) nr. 1073/1999 (10).

OLAF gav medlemmer af sekretariatet adgang til sit elektroniske sagsstyringssystem (CMS) i april 2006, hvorefter de kunne gennemse de fleste af dokumenterne på følgende stadier i sagsbehandlingen: opfølgning, opfølgning afsluttet, ingen opfølgning, overvågning af sager og afsluttede sager. Der blev ikke givet elektronisk adgang til sager under undersøgelse. Ved udgangen af rapporteringsperioden blev der endelig nået til en hensigtsmæssig løsning med OLAF's generaldirektør, hvorefter udvalget har fået fuld adgang til at gennemse de ønskede sagsakter.

I lyset af ovenstående hindringer har udvalget ikke været i stand til at udøve sit kontrolansvar på så fyldestgørende vis, som det havde ønsket sig. Flere fuldstændige sagsakter blev undersøgt i deres helhed i 2006, og endnu fire er under evaluering. Det er Overvågningsudvalgets hensigt at afgive en udtalelse om disse sager.

II-2. Regelmæssig kontrol på baggrund af oplysninger fremsendt til Overvågningsudvalget fra OLAF's generaldirektør (artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999)

Overvågningsudvalget var af den opfattelse, at det ville være en fordel for OLAF at få en mere aktiv opfølgning og reaktion på de oplysninger, som OLAF's generaldirektør regelmæssigt tilsender udvalget (11). Udvalgets kontrolansvar i denne henseende har derfor fået særlig opmærksomhed.

Overvågningsudvalget har fra OLAF generaldirektør modtaget månedlige resuméer af de sager, der har været i gang i mere end ni måneder. I betragtning af, at 75 % af OLAF's undersøgelser var indledt for mere end ni måneder siden, syntes det hensigtsmæssigt at se nærmere på samtlige OLAF's sager fra måned til måned og fra sektor til sektor og undersøge årsagerne til eventuelt overdrevne forsinkelser i undersøgelsesforløbet og forventet tidspunkt for sagernes afslutning. Overvågningsudvalget undersøgte samtlige 150 undersøgelsesrapporter af denne type i perioden januar til december 2006 og afgav en udtalelse med klare og specifikke anbefalinger den 25. april 2007 (12). Fra januar til maj 2007 undersøgte udvalget 65 rapporter, som vil blive genstand for en særskilt udtalelse for perioden januar til december 2007.

I løbet af rapporteringsperioden modtog Overvågningsudvalget fra generaldirektøren rapporter om OLAF-sager, hvor der var blevet fremsendt oplysninger til en medlemsstats nationale retsmyndigheder. De fleste af disse sager blev i møderne med Overvågningsudvalget præsenteret af OLAF's retsembedsmænd fra »Juridisk rådgivning«, så materielle og proceduremæssige aspekter af undersøgelserne kunne drøftes med udvalget (13).

Udvalget var på dette område særlig opmærksom på især fire områder: (i) behørig hensyntagen til de forældelsesfrister, der gælder for undersøgelser, som OLAF sender til de nationale retsmyndigheder, (ii) den tilsyneladende utilstrækkelige grad af involvering af enheden »Retsembedsmænd« i løbet af undersøgelserne, (iii) behovet for, at det er i undersøgelsesrapporterne tages hensyn til lovbestemte procedurekrav i den pågældende medlemsstat og (iv) en vurdering af kvaliteten og nytten af OLAF's undersøgelsesrapporter for de nationale retsmyndigheder. I denne henseende tog udvalget initiativ til regelmæssigt at invitere højtstående repræsentanter for medlemsstaternes retsmyndigheder til fremtidige møder. En første invitation blev sendt til Spaniens statsanklager, som accepterede invitationen.

Generaldirektøren er forpligtet til at oplyse Overvågningsudvalget om sager, hvor den pågældende institution, organ eller agentur ikke har efterlevet generaldirektørens henstillinger. Ingen sådanne sager blev i løbet af rapporteringsperioden henvist til udvalget. Udvalget har brug for sådanne oplysninger, hvis det skal være i stand til at gribe ind øjeblikkeligt.

Udvalg modtog også regelmæssigt månedlige statistikker om OLAF's operationelle aktiviteter, som udvalget efterfølgende gennemgik. De nøgne statistiske oplysninger i disse rapporter var af beskeden nytte i praksis for udvalget, og der blev afgivet udtalelse med anbefalinger om, at OLAF's generaldirektør opstiller klare resultatindikatorer, der ikke kun tager udgangspunkt i kvantitative, men også i kvalitative parametre (14).

Hertil kommer, at udvalget fra OLAF modtog OLAF's årlige forvaltningsplan for de operationelle aktiviteter i 2006. Udvalget bemærkede, at om end rosværdige var målsætningerne i planen ikke særligt specifikke og i de fleste tilfælde ikke kunne måles eller gennemføres inden for en fastlagt tidsramme.

På forslag fra Europa-Parlamentet (15) har Overvågningsudvalget analyseret et repræsentativt udsnit af afviste sager (16) vedrørende samtlige sektorer, hvoraf en stor del stadig er genstand for en analyse.

III. FORHOLDET TIL OLAF, INSTITUTIONERNE OG OLAF's PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

III-1. Forholdet til OLAF

III-1.1. OLAF's omstrukturering

I begyndelsen af rapporteringsperioden beskrev generaldirektøren for udvalget de planlagte ændringer i OLAF's struktur og den forestående vedtagelse af et nyt organigram, hvilket fandt sted i september 2006. Overvågningsudvalget havde tidligere anbefalet, at generaldirektøren foretog en analyse af OLAF styrker, svagheder, muligheder og trusler (strengths, weaknesses, opportunities and threats — SWOT) forud for vedtagelsen af en ny struktur og som et referencepunkt. Denne analyse foretaget af OLAF blev først fremlagt for udvalget i udkastform i marts 2007.

Udvalget havde en række betænkeligheder ved den måde, som omstruktureringen blev udført på og dens virkninger for OLAF's effektivitet. Udvalget var overrasket og skuffet over, at OLAF ikke mente det nødvendigt at gennemføre sin egen SWOT-analyse forud for de organisatoriske ændringer, med risiko for underminering af den nye strukturs effektivitet og en deraf følgende ødelæggende virkning for undersøgelseskapaciteten. Udvalget fandt det fornuftigt at dele Direktoratet for Undersøgelser og Operationer i to, da dette understregede OLAF's centrale undersøgelsesfunktion. Det er imidlertid nødvendigt, at der er en permanent og snæver koordinering mellem de to direktorater, så OLAF's undersøgelsespolitik kan gennemføres ordentligt.

Udvalget var især betænkelig ved, at navneændring og dermed en angivelse af en funktionsændring for enheden »Retsembedsmænd« til »Juridisk rådgivning«, som ikke mere skulle være direkte tilknyttet generaldirektøren, kunne svække evnen til at understøtte OLAF's uafhængighed ved at garantere lovligheden af de igangværende procedurer. Tilstedeværelsen af repræsentative medlemmer af medlemsstaternes anklagemyndigheder internt i OLAF gør det også lettere for de nationale retsmyndigheder at overtage undersøgelserne. Udvalget bemærkede med en vis bekymring, at enheden »Retsembedsmænd« havde mistet en række retsembedsmænd fra medlemsstaterne, og at disse ikke var blevet erstattet. Den manglende inddragelse af denne enhed i evaluerings- og undersøgelsesarbejdet kan også virke hindrende for en behørig vurdering af procedure- og bevismæssige forudsætninger for at sikre en vellykket retsforfølgelse i sagerne.

III-1.2. OLAF-manualen

Overvågningsudvalget fandt, at de eksisterende operationelle kapitler i OLAF's håndbog ikke udgjorde et sæt af klare proceduremæssige regler for undersøgelserne. Reglerne er tillige for diffuse og stramt formulerede til, at de umiddelbart kan bringes i praktisk anvendelse af OLAF's undersøgere. Udvalget var overbevist om, at vedtagelse af en klarere, praktisk og nyttig håndbog for undersøgelserne, herunder stramme tidsfrister inden for hvilke separate stadier af en undersøgelse bør være tilendebragt, vil kunne styrke OLAF's uafhængighed på området. Udvalget anbefalede, at der burde udarbejdes en håndbog for operationer.

Hen imod udgangen af rapporteringsperioden modtog udvalget fra generaldirektøren en kort udgave af OLAF's håndbog, som ikke levede op til udvalgets forventninger, men generaldirektøren bekræftede sin hensigt om at udarbejde en revideret håndbog i overensstemmelse med udvalgets anbefalinger inden udgangen af 2007.

III-1.3. Besøg hos OLAF's undersøgelseshold

Formanden mødte i løbet af to dage i november 2006 medlemmer af OLAF's undersøgelsesenheder og operationelle enheder for at få deres meninger om, hvordan OLAF's undersøgelser blev udført og eventuelle problemer, som undersøgelsesholdene var stødt på i deres daglige arbejde.

Formanden mødte under besøget de fleste af medlemmerne i de otte undersøgelsesenheder og operationelle enheder i OLAF sammen med deres kontorchefer. De spørgsmål, der blev drøftet, var bl.a. følgende: (i) begrænsningerne i retsgrundlaget for OLAF's arbejde inden for nogle sektorer samt OLAF's begrænsede juridiske kapacitet med henblik på at forsvare sin stillingtagen, (ii) den tunge administrative arbejdsbyrde for undersøgere, (iii) overarbejde, underbemandingen i enhederne og spørgsmålet om midlertidigt ansatte, (iv) den særlige ekspertise, der er nødvendig for at understøtte finansielle undersøgelser, (v) behovet for en kort proceduremæssig OLAF-håndbog, (vi) enheden »Retsembedsmænds« rådgivende rolle, (vii) spørgsmålet om OLAF's synlighed inden for institutionerne samt det presserende behov for stærk opbakning fra ledelsen og effektiv lederskab. Referatet fra besøget blev drøftet med generaldirektøren i marts 2007.

III-1.4. De europæiske retsinstansers retspraksis

Udvalget har i løbet af rapporteringsperioden nøje fulgt de europæiske retsinstansers afgørelser vedrørende OLAF. Navnlig blev dommen i sag T-309/03 gennemgået og drøftet med OLAF's generaldirektør. Overvågningsudvalget gav udtryk for sine betænkeligheder og anbefalede på ny generaldirektøren at gennemgå OLAF's procedurer og indføre strammere interne kontrolmekanismer for at undgå enhver form for interessekonflikt, der vil kunne skade et uafhængigt undersøgelsesforløb og OLAF's ry i fremtiden.

III-2. Forholdet til Fællesskabets institutioner og til OLAF's partnere og andre interessenter

Overvågningsudvalget ser det som en prioritet at opretholde regelmæssigt kontakt med Fællesskabets institutioner og OLAF's partnere og andre interessenter. Det skal erindres, at OLAF ikke har beføjelse til at indlede retsforfølgelse eller administrative eller disciplinære procedurer, hvorfor et tæt samarbejde mellem OLAF og institutionerne og de kompetente organer samt behørig opfølgning på OLAF's anbefalinger fortsat er af afgørende betydning for et vellykket resultat af OLAF's undersøgelser. Overvågningsudvalget var især bevidst om betydningen af at forbedre informationsstrømmen mellem institutionerne og medlemsstaternes myndigheder og OLAF gennem en mere proaktiv gennemførelse af de bestemmelser, der vedrører oplysningspligten over for OLAF (17). Det er også Overvågningsudvalgets rolle at bistå OLAF for at sikre, at alle parter, der har en forpligtelse til at samarbejde med OLAF, faktisk også gør det, og at ånden i den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 overholdes. Medlemsstater såvel som institutioner og kompetente organer har brug for klare signaler for at undgå at handle på en måde, der aktivt vil kunne forhindre OLAF arbejde.

Med dette mål for øje og for at få feedback om OLAF mødtes Overvågningsudvalget to gange med Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU) og Revisionsretten, med Kommissionens næstformand, Siim Kallas, med Kommissionens generalsekretær Catherine Day, med Kommissionens Kontor for Undersøgelser og Disciplinære Foranstaltninger (IDOC), Hendrik Van Lier, med formanden for Rådets arbejdsgruppe for bekæmpelse af svig under det tyske formandskab, Clemens Wetz, og med formanden for Eurojust, Michael Kennedy.

Overvågningsudvalget kunne ud fra disse drøftelser konkludere, at der er behov for større samarbejde mellem Kommissionens generaldirektorater og OLAF, at OLAF og institutionernes kommunikationspolitik om OLAF's undersøgelser bør baseres på dobbelte krav til gennemsigtighed og interinstitutionel loyalitet for at nå til en mere sammenhængende kommunikation med den bredere offentlighed, at der indføres hensigtsmæssige mekanismer for at udelukke de minimis-sager fra OLAF's ansvarsområde, som bør begrænses til alvorlige sager i forhold til en klar undersøgelsespolitik (der fastlægges af OLAF), at nultolerance over for svigt og korruption ikke nødvendigvis betyder, at OLAF skal påtage sig alle sager, når der findes andre mekanismer, der kan behandle sager af mindre alvorlig karakter. Endelig er der behov for forbedring i udvekslingen af oplysninger mellem OLAF og Eurojust. Overvågningsudvalget er indstillet på at lette alle former for forbindelser mellem de to.

IV. OVERVÅGNINGSUDVALGETS UDTALELSER

IV-1. Udtalelser om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (18)

Overvågningsudvalget har fra begyndelsen af sin mandatperiode nøje fulgt udvekslingerne vedrørende forslaget til revision af forordning (EF) nr. 1073/1999. Udvalget hilste Kommissionens beslutsomhed med hensyn til at støtte OLAF's arbejde og forbedre den operationelle effektivitet velkommen. På anmodning fra Kommissionens næstformand, Siim Kallas, gav udvalget udtryk for sine vigtigste betænkeligheder i forbindelse med forslaget til revision. Herunder blev der også gennemgået en række bemærkninger med fokus på undersøgte personers proceduremæssige rettigheder, undersøgelsernes længde, institutionelle aspekter af teksten og den rolle, den foreslåede høringskonsulent skulle spille.

For så vidt angår uafhængighedsspørgsmål i forbindelse med undersøgelser, var udvalget særligt opmærksomt på det planlagte interinstitutionelle udvalg til bekæmpelse af svig bestående af politiske repræsentanter fra institutionerne og som skulle erstatte det eksisterende Overvågningsudvalget. Udvalget mente, at et sådant udvalg ikke ville være bedre placeret for at sikre OLAF's uafhængighed. I betragtning af OLAF's beføjelser til at føre administrative undersøgelser internt i institutionerne kunne der derimod være en risiko for interinstitutionelle spændinger. OLAF er allerede underlagt institutionel kontrol (19).

Udvalget stillede på lignende vis spørgsmålstegn ved uafhængigheden af den planlagte høringskonsulent, udpeget af generaldirektøren, som kvalitetskontrollant og klagerådgiver i forbindelse med OLAF's undersøgelser. Hans rolle overlapper Overvågningsudvalgets kontrolbeføjelser og kvalitetskontrolfunktioner, der allerede er tildelt OLAF's øvre ledelse.

Især blev det nævnt, at undersøgte personers rettigheder kræver yderligere de lege ferenda beskyttelse. Overvågningsudvalget var den opfattelse, at tidsfristen for undersøgelsesprocedurer ikke burde forlænges, og endelig udtalte Overvågningsudvalget, at undersøgelsernes varighed kunne forkortes ved at besætte ledige undersøgelsesstillinger og samtidigt skærpe ledelseskontrollen.

IV-2. Udtalelse om resultatindikatorer for OLAF (14)

Overvågningsudvalget var meget opmærksomt på resultaterne af OLAF's undersøgelser og opmuntrede aktivt OLAF til at udarbejde resultatindikatorer.

Udvalget anbefalede generaldirektøren, at OLAF opstiller specifikke resultatindikatorer for de enkelte aktivitetsområder, på grundlag af ikke blot kvantitative, men også kvalitative parametre. Med hensyn til arbejdsbyrden i forbindelse med undersøgelserne, et spørgsmål der direkte er knyttet til undersøgelsesstrategien, anbefalede udvalget tillige indførelse af specifikke mekanismer til måling af procedurernes tidslinje. Hertil kommer, at Overvågningsudvalget anbefalede OLAF's generaldirektør, at OLAF burde gennemføre en kundeundersøgelse med udgangspunkt i rapporter fra forskellige partnere. En sådan undersøgelse skulle regelmæssigt og løbende måle gennemførelsesgraden for overordnede målsætninger og specifikke mål. Generaldirektøren påtog sig at foretage en sådan undersøgelse, som forventes indledt i september 2007.

IV-3. Udtalelse om OLAF's rapporter om undersøgelser, der har været i gang i mere end ni måneder (12)

Overvågningsudvalget gennemgik 150 rapporter for denne type undersøgelser i perioden januar til december 2006 vedrørende samtlige undersøgelsessektorer og operationer. Formålet med analysen var at efterprøve, hvorvidt undersøgelserne blev ført løbende over en periode, der står i forhold til omstændighederne og sagens kompleksitet, og for at kortlægge årsagerne til mulige uberettigede forsinkelser.

Overvågningsudvalget erkendte, at selv om disse rapporter indeholdt relevante nyttige oplysninger, manglede der væsentlige oplysninger, der ville kunne sætte udvalget i stand til bedre at opfylde sin kontrolfunktion.

Udvalget fremsatte specifikke anbefalinger til OLAF's generaldirektør om i fremtidens rapporter at inddrage specifikke oplysninger, der kan være nytte for såvel Overvågningsudvalget som OLAF's interne ledelse med ansvar for undersøgelsesforløbet. Sådanne oplysninger omfatter tidspunktet, hvor de undersøgte forhold fandt sted, forældelsesfrister for undersøgte handlinger, juridisk beskrivelse af den undersøgte uregelmæssighed, mulige sanktioner eller retslige konsekvenser af de undersøgte handlinger samt forventet tidsramme for sagens afslutning med en dertil hørende begrundet forklaring. Overvågningsudvalget anbefalede ligeledes, at taktiske hensyn fremover ikke skulle kunne begrunde, at en sag sættes i bero, og undersøgelsen dermed ikke afsluttes, ligesom udvalget udtrykte sin forfærdelse over mangelen på en klar undersøgelsespolitik.

OLAF's generaldirektør accepterede disse anbefalinger. OLAF har dog endnu ikke truffet konkrete foranstaltninger i forhold til Overvågningsudvalgets anbefalinger om, at der bør indføres klare undersøgelsesprocedurer og bedre kontrol med sagsbehandlingen.

IV-4. Udtalelser om OLAF's foreløbige budgetforslag for årene 2007 og 2008 (20)

Udvalget er klar over, at OLAF's uafhængighed i budgetmæssige og administrative spørgsmål har direkte virkning for undersøgelserne og det operationelle arbejde. Generaldirektøren skal rådføre sig med Overvågningsudvalget vedrørende OLAF's foreløbige budgetforslag, før det sendes til generaldirektøren med ansvar for budgetterne (21).

Overvågningsudvalget har i løbet af rapporteringsperioden afgivet to udtalelser herom. Med hensyn til OLAF's foreløbige budgetforslag for 2008 anbefalede udvalget, at OLAF kun beder om yderligere stillinger til undersøgelsesfunktionen, da denne bør styrkes i overensstemmelse med den nye organisationsstruktur. Udvalget har også anbefalet OLAF's generaldirektør at øremærke sekretariatsmedlemmernes stillinger, så mandatet kan udøves i fuld uafhængighed. Generaldirektøren medtog imidlertid ingen af disse anbefalinger i OLAF's foreløbige budgetforslag for 2008.

Med hensyn til de midlertidigt ansatte, som udgør ca. 20 % af OLAF's personale, og hvor størstedelen arbejder med afvikling af undersøgelser og dertil knyttede støttefunktioner, anbefalede udvalget faste stillinger snarere end midlertidige stillinger for at sikre undersøgelsernes kontinuitet, effektivitet og uafhængighed. Manglen på arbejdsstabilitet i denne sektor påvirker personalets loyalitet, motivation og engagement over for OLAF.

Udvalget har over for Kommissionens næstformand, Siim Kallas, givet udtryk for sin bekymring om dette spørgsmål og udviste tilfredshed med den aftale, der i maj 2007 blev indgået mellem OLAF, Kommissionens Generaldirektorat for Administration og personalerepræsentanterne med henblik på en udvælgelsesprocedure, så midlertidigt ansatte kan ansættes på ubestemt tid. Overvågningsudvalget har imidlertid bemærket sig, at OLAF ikke arbejder uafhængigt fra et administrativt synspunkt, idet personalepolitikken håndhæves af Generaldirektoratet for Administration. Det giver anledning til betænkeligheder, synes udvalget, da det har direkte virkning for OLAF's undersøgelsesfunktion.

Med hensyn til de menneskelige ressourcer har udvalget også bemærket sig et presserende behov for, at OLAF investerer mere i management, som er af afgørende betydning for at kunne understøtte undersøgelsesfunktionen, der er nøglen til OLAF's uafhængighed. Overvågningsudvalget anbefaler på det kraftigste, at OLAF indfører en stringent strategi for menneskelige ressourcer for at optimere anvendelsen af de eksisterende ressourcer på undersøgelsesområdet, for bedre at styre arbejdsbyrden og tilrettelægge undersøgelsesholdene derefter. Overvågningsudvalgets formand har som observatør deltaget i OLAF's efteruddannelseskurser og anbefaler, at udvalget er særligt opmærksom på undersøgernes behov for løbende hensigtsmæssig efteruddannelse.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

I. Overvågningsudvalgets vigtigste formål er at styrke OLAF's uafhængighed gennem regelmæssig kontrol af undersøgelsesfunktionen. Udvalgets uafhængighed er derfor en central faktor for at sikre OLAF's egen uafhængighed.

II. Overvågningsudvalget har i udøvelsen af sin kontrolfunktion søgt at få fyldestgørende adgang til OLAF's sagsakter i det elektroniske sagsstyringssystem (CMS). Adgangen blev afslået, for så vidt angår sager under undersøgelse i løbet af rapporteringsperioden. Dette har vist sig i alvorlig grad at hindre udvalgets evne til at gennemføre sin opgave.

III. Overvågningsudvalget har kontrolleret en række sagsakter i papirform og vurderede 215 sagsrapporter, hvor undersøgelsen har varet mere end ni måneder. Udvalget har i disse sager anbefalet vidtgående ændringer i de oplysninger, som rapporterne indeholder, så der gives mere detaljerede årsager til overdrevne forsinkelser i undersøgelsesforløbet og opmærksomheden i højere grad henledes på mulige forældelsesfrister.

IV. Manglen på klare undersøgelsesprocedurer og struktureret overvågning af undersøgelserne bidrager til ovennævnte forsinkelser. Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF vedtager en klar undersøgelsespolitik. Udvalget anbefaler på det kraftigste en fuldstændig omskrivning af de operationelle kapitler i OLAF's procedurehåndbog for at give undersøgelsespersonalet et klart og nyttigt arbejdsredskab, herunder strenge frister for gennemførelsen af de enkelte faser i en undersøgelse.

V. Overvågningsudvalget har på det kraftigste anbefalet, at OLAF indfører strenge mekanismer for intern kontrol for at undgå enhver form for interessekonflikt, der kan underminere uafhængigheden i OLAF's undersøgelser.

VI. OLAF-personalets arbejdsmoral påvirkes negativt af den seneste usikkerhed omkring de midlertidige kontrakter, og Overvågningsudvalget havde anbefalet, at dette spørgsmål skulle løses så hurtigt som muligt, hvilket ved udgangen af rapporteringsperioden delvis er lykkedes.

VII. Med hensyn til Overvågningsudvalgets kortlægning af et presserende behov for ledelsesmæssig opbakning og effektivt lederskab, anbefaler udvalget på det kraftigste en forbedring af management- og lederskabsteknikker for at understøtte et effektivt holdarbejde og gode undersøgelsesresultater.

VIII. Overvågningsudvalget har opbygget kontakter med Fællesskabets institutioner og med OLAF's partnere og andre interessenter og anbefaler, at der drages større fordel af et tættere samarbejde mellem Kommissionen og OLAF og indføres en bedre udveksling af oplysninger mellem OLAF og Eurojust.

IX. Overvågningsudvalget har på nært hold fulgt de planlagte ændringer i OLAF's omstrukturering og forslagene til vidtgående ændringer af forordning (EF) nr. 1073/99, der regulerer OLAF's undersøgelsesfunktion. Udvalget mener, at det er altafgørende, at de organisatoriske ændringer ikke reducerer den rolle, som OLAF's enhed for retsembedsmænd spiller, da retsembedsmændene med deres specialiserede kendskab til lovvalg og procedurer samt deres lokale kontakter kan lette medlemsstaternes overtagelse af undersøgelser. Overvågningsudvalget mener tillige, at det er meget vigtigt, at de foreslåede ændringer af forordningen ikke sætter OLAF's uafhængighed eller selve udvalgets rolle på spil.

X. Overvågningsudvalget anbefaler på det kraftigste, at OLAF's undersøgelseshold styrkes med yderligere stillinger, at der indføres forbedringer af undersøgelsespersonalets efteruddannelse, og at der, for at se sikre at udvalget kan arbejde effektivt, tilvejebringes tilstrækkeligt personale til Overvågningsudvalgets sekretariat og at øremærkes et tilstrækkeligt antal stillinger til sekretariatet.

(1) Artikel 11, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(2) Artikel 4 i Forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007) og artikel 2 i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens afgørelse af 4. november 2005 om udnævnelse af medlemmerne af Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EUT L 312 af 29.11.2005, s. 49).

(3) EUT C 202 af 18.8.2005.

(4) EUT L 33 af 7.2.2007.

(5) Se bilag 1.

(6) Artikel 12 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007).

(7) Idem artikel 12, stk. 4 (EUT L 33 af 7.2.2007).

(8) Idem artikel 8 (EUT L 33 af 7.2.2007).

(9) Dvs. undersøgelser, der har været i gang i mere end ni måneder, den påståede uregelmæssigheds grovhed, finansielle konsekvenser, informations kilde osv.

(10) Artikel 8, stk. 4.

(11) Revisionsrettens særberetninger nr. 1/2005 (EUT C 202 af 18.8.2005, s. 1).

(12) Se bilag 4.

(13) Under denne ordning blev der mellem december 2005 og maj 2006 indberettet i alt 34 sager, hvor 10 undersøgelser fortsat var igangværende.

(14) Se bilag 3.

(15) 2005/2184/(INI), punkt 22.

(16) OLAF-manualen, s. 99, Prima Facie Non-Cases (afviste sager): Hvor de modtagne oplysninger klart og utvetydigt ikke falder ind under OLAF's kompetenceområde.

(17) Artikel 7 i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(18) Se bilag 2.

(19) Artikel 12, stk. 3 i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(20) Se bilag 5.

(21) Artikel 6 i Kommissionens afgørelse af 28. april 1999 (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20).

BILAG 1 OVERVÅGNINGSUDVALGETS MØDEKALENDER 2005 Måned Mødedato December Onsdag d. 14. 2006 Måned Mødedato Januar Onsdag d. 25. — Torsdag d. 26. Februar Tirsdag d. 21. — Onsdag d. 22. Marts Mandag d. 20. — Tirsdags d. 21. April Tirsdag d. 25. — Onsdag d. 26. Maj Tirsdag d. 30. Juni Tirsdag d. 13. — Onsdag d. 14. Juli Mandag d. 3. — Tirsdag d. 4. September Mandag d. 25. — Tirsdag d. 26. Oktober Tirsdag d. 17. — Onsdag d. 18. November Mandag d. 13. — Tirsdag d. 14. December Onsdag d. 13. — Torsdag d. 14. 2007 Måned Mødedato Januar Mandag d. 29. — Tirsdag d. 30. Marts Mandag d. 5. marts Mandag d. 26. — Tirsdag d. 27. April Tirsdag d. 24. — Onsdag d. 25.

BILAG 2 UDTALELSE Nr. 2/2006 om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) 1. Overvågningsudvalget for OLAF (i det følgende benævnt »udvalget«) har på sine møder den 21.-22. februar, den 20.-21. marts og den 25.-26. april 2006 behandlet udkastet til et forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (i det følgende benævnt »udkastet«). Som referenter udpegedes dr. D. Theato og prof. K. Györgyi. Udvalget udtrykker stor tilfredshed med, at Kommissionen er fast besluttet på at støtte OLAF's arbejde og på så vidt muligt at gøre dette mere effektivt og virkningsfuldt. De nedenfor anførte bemærkninger vedrører hovedsageligt de problemområder, som udvalget anser for at være særligt vigtige, nemlig — processuelle rettigheder for dem, der er genstand for undersøgelserne, — frister for gennemførelsen af undersøgelserne, — og udkastets institutionelle aspekter. 2. Processuelle rettigheder for dem, der er genstand for undersøgelserne I udkastet gøres der med rette opmærksom på, at det er nødvendigt at præcisere de garantier, der gælder for proceduren, både af hensyn til retssikkerheden og af hensyn til de personer, der er genstand for en undersøgelse. Udvalget udtrykker derfor principiel tilfredshed med den nye artikel 7a. Den gør det navnlig klart, at der ved undersøgelserne skal fremskaffes såvel belastende som diskulperende oplysninger. Alle OLAF's undersøgelser, der ikke afsluttes på anden måde, fremsendes til sidst til en uafhængig domstol i en medlemsstat, hvor de på de der gældende betingelser gøres til genstand for en egentlig straffesag med de normale processuelle garantier. Alligevel er udvalget af den opfattelse, at de berørtes rettigheder i lovgivningen bør styrkes ud over, hvad der er forudset i udkastet. Der tænkes navnlig på følgende: — Proceduren bør gennemføres som en »retfærdig rettergang« under hensyntagen til en uskyldsformodning (artikel 6 i den europæiske menneskerettighedskonvention). — Den berørte skal ifølge udkastet kun have meddelelse om de konklusioner og henstillinger, som den afsluttende rapport indeholder. Det er imidlertid i visse tilfælde ikke tilstrækkeligt som grundlag for indgivelse af en klage til høringskonsulenten, da en sådan klage ofte vil vedrøre den måde, hvorpå OLAF er nået frem til sine konklusioner. Klageren skal kunne se, hvordan man er nået frem til en sådan beslutning, og har derfor behov for at få adgang til den samlede rapport eller til alle de for ham relevante bevismidler for at kunne varetage sin ret til at forsvare sig. I undtagelsestilfælde kan generaldirektøren beslutte, at der ikke skal meddeles oplysninger til den eller de berørte inden fremsendelsen til de kompetente myndigheder eller organer. Hvordan skal høringskonsulenten her varetage kontrollen, eller finder den ikke sted i sådanne tilfælde? — Med henblik på den nødvendige garanti for en objektiv undersøgelse bør det være muligt at udelukke inhabile personer fra at deltage i undersøgelsen, hvis der foreligger berettigede grunde til at formode, at de ikke vil være upartiske ved udførelsen af deres arbejde. — Den berørte bør have ret til at kunne fremlægge beviser. En styrkelse af de berørtes processuelle rettigheder ville samtidig øge tilliden til OLAF-undersøgelserne og resultaterne heraf. 3. Frister for gennemførelsen af undersøgelserne I den nugældende OLAF-forordning er det i artikel 6 fastsat, at undersøgelserne gennemføres uopholdeligt i en periode, som skal stå i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet. Hvis en undersøgelse har varet mere end ni måneder, skal OLAF-direktøren i henhold til artikel 11, stk. 7, i den nugældende OLAF-forordning underrette overvågningsudvalget om grundene til, at det endnu ikke har været muligt at afslutte undersøgelsen. I artikel 6, stk. 7, i forordningsudkastet er det fastsat, at hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden for en frist på tolv måneder, kan fristen ved en særlig procedure forlænges med indtil seks måneder og derefter på de samme betingelser forlænges yderligere. Udvalget opfatter dette som et forkert signal. Den gældende nimånedersfrist er allerede betænkelig. Det er rigtigt, at enkelte undersøgelser af forskellige grunde kan kræve længere tid. Udvalget finder imidlertid, at der ikke bør fastsættes længere frister for undersøgelserne, og anbefaler i stedet i udkastet at fastlægge et grundlæggende princip om, at undersøgelserne skal gennemføres så hurtigt som muligt. I så henseende mener udvalget, at der i det mindste i en række tilfælde er mulighed for at afkorte sagsbehandlingstiden, f.eks. ved at besætte de ca. 70 stillinger, der for tiden er ubesatte, eller ved at styrke den hierarkiske kontrol med undersøgelsernes varighed … 4. Institutionelle aspekter — Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF's nødvendige uafhængighed i forbindelse med sine undersøgelser bør styrkes yderligere ved en præcisering i bestemmelserne. Det foreslår, at der i de nye bestemmelser fastlægges følgende principper: — OLAF træffer uafhængigt efter et pligtmæssigt skøn afgørelse om, hvilke undersøgelser der skal indledes, og om, hvordan og ved hjælp af hvilke midler disse skal gennemføres. — OLAF er eneansvarlig for planlægningen af en given undersøgelse. — OLAF udvikler selvstændigt, men i nært samarbejde med alle relevante myndigheder på EU-plan og nationalt plan, retningslinjerne for prioriteringen af sin indsats, også hvad angår forebyggelse af svig og bestikkelse. — I bestemmelserne bør der lægges større vægt på opgaven vedrørende forebyggelse af svig og bestikkelse. — Helt generelt er det på baggrund af de hidtidige erfaringer nødvendigt, at samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaterne forbedres på en sådan måde, at der sikres en effektiv beskyttelse af EU's finansielle interesser. Samarbejdet må i den forbindelse ikke blot være en envejskommunikation fra OLAF til medlemsstaterne, men forudsætter også, at medlemsstaterne og navnlig deres retlige myndigheder meddeler OLAF de nødvendige oplysninger. I så henseende skal der navnlig gøres opmærksom på den forudsete mulighed for, at OLAF ved eksterne undersøgelser kan deltage i de undersøgelser, der foretages af medlemsstaternes kompetente myndigheder. — Udvalget skal udtrykke sin tilfredshed med, at overvågningsudvalget stadig ifølge udkastet forbliver et fagligt udvalg bestående af uafhængige personligheder og kun i forbindelse med den såkaldte strukturerede dialog med institutionerne mødes med repræsentanter for Parlamentet, Rådet og Kommissionen. Man bør dog på forhånd gøre sig klart, at repræsentanterne for de tre institutioner i den strukturerede dialog er bundet af et mandat, som er fastlagt af deres institutioner, og at de uafhængige personligheder har et frit mandat. Den strukturerede dialog vil formentlig — til trods for de nyttige virkninger, navnlig hvad angår forbindelserne til disse institutioner — føre til en politisering af OLAF's arbejde. Den normale politiske kontrol med OLAF er allerede sikret uden denne strukturerede dialog, f.eks. inden for rammerne af decharge-proceduren for budgettet. Den strukturerede dialog med institutionerne, hvor Rådet, Parlamentet og Kommissionen hver har en enkelt repræsentant, indebærer en vis fare for, at overvågningsudvalget kan miste sin uafhængighed i væsentlige spørgsmål, ja endog i forbindelse med udarbejdelsen af sin aktivitetsrapport. Det er uklart, hvad der er ment med udtrykket »med det formål at udarbejde fælles retningslinjer«. I udkastets artikel 8 fjernes overvågningsudvalgets medansvar for beskyttelse af oplysninger og iagttagelse af tavshedspligt, uden at der er anført nogen grund hertil. I udkastets artikel 11 beskæres overvågningsudvalgets ret til at modtage oplysninger. Som følge af ændringsforslagene vedrørende nr. 1 og 7 vil overvågningsudvalget modtage mindre konkrete oplysninger om de af kontoret foretagne undersøgelser end hidtil. Med hensyn til udkastets artikel 12 opstår der et spørgsmål om den institutionelle karakter af de beføjelser, som OLAF-generaldirektøren har. Hidtil er generaldirektøren blevet udpeget efter samråd med Europa-Parlamentet og Rådet. Det giver den pågældende en særlig legitimitet. I fremtiden skal Kommissionen blot på et møde som led i »den strukturelle dialog« anmode overvågningsudvalget om en udtalelse, der ikke er bindende, og derefter udnævne generaldirektøren. Det indebærer efter overvågningsudvalgets opfattelse en væsentlig svækkelse af generaldirektørens legitimitet. I betragtning af de vanskeligheder, der har været med at tildele den nuværende OLAF-generaldirektør et mandat for en ny periode efter udløbet af den første, skal overvågningsudvalget dog udtrykke tilfredshed med, at OLAF-generaldirektøren i fremtiden skal udnævnes for en syvårig periode, som ikke kan forlænges. Det skulle styrke den pågældendes uafhængighed og medvirke til at undgå uheldige perioder med foreløbig varetagelse af stillingen. (I udkastet bør udtrykkene »OLAF-direktøren« og »generaldirektøren for kontoret« harmoniseres.) Hvad angår overvågningsudvalgets sekretariat er det nuværende forslag ikke så vidtgående som Kommissionens forslag fra februar 2004. Deri var det fastsat, at sekretariatet administrativt skulle tilknyttes Kommissionen. Ifølge udkastet skal det være underlagt kontoret. Det berører i givet fald overvågningsudvalgets egen uafhængighed. Udvalget er klar over, hvorfor der ifølge udkastet skal indføres en høringskonsulent. Overvågningsudvalget stiller sig imidlertid det spørgsmål, om en sådan høringskonsulent kan arbejde »i fuld uafhængighed«, når vedkommende udnævnes og i givet fald skal genudnævnes af generaldirektøren, og når vedkommende tjenesteretligt, navnlig hvad angår vurdering af arbejdsindsats og forfremmelse, er afhængig af generaldirektøren. Det bør også i udkastet præciseres, at overvågningsudvalget ikke kun kan skride ind på grundlag af statistiske rapporter og analyser fra høringskonsulenten. For at kunne varetage sin hovedopgave, nemlig at føre regelmæssig kontrol med OLAF's udøvelse af undersøgelsesfunktionen, må udvalget have adgang til enkeltsager og ikke kun til statistikker, analyser og udtalelser fra høringskonsulenten. I det hele taget bør kompetenceområderne klart afgrænses i forhold til hinanden, og udvalgets vigtigste kompetenceområde, nemlig at sikre kontorets uafhængighed, bør bevares. Udkastets artikel 16 er med de talrige henvisninger til andre retsakter ikke just et godt eksempel på klare bestemmelser. Generelt bør reglerne i forordning nr. 2185/96 medtages i udkastet. Dermed ville alle OLAF's undersøgelsesbeføjelser have hjemmel i en og samme retsakt, og det ville forenkle og lette anvendelsen af bestemmelserne. 5. Denne udtalelse er afgivet på grundlag af samme tekst som den, der blev benyttet ved høringen af andre tjenestegrene. Overvågningsudvalget har i mellemtiden, den 30. maj, den 14. juni og den 4 juli 2006 modtaget yderligere mundtlige oplysninger. Udvalget forbeholder sig ret til at afgive en supplerende udtalelse på grundlag af Kommissionens endelige skriftlige forslag. SUPPLERENDE UDTALELSE om revisionen af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) 1. I sin udtalelse nr. 2/2006 gav Overvågningsudvalget for OLAF udtryk for sin tilfredshed med, at Kommissionen er fast besluttet på at gøre OLAF's arbejde mere effektivt og virkningsfuldt, og det fremsatte en række bemærkninger, der navnlig vedrørte de processuelle rettigheder for de personer, der er genstand for en undersøgelse, undersøgelsernes varighed og udkastets institutionelle aspekter. Disse bemærkninger blev afgivet på grundlag af den tekst, der forelagdes i forbindelse med Kommissionens høring af de forskellige tjenestegrene. Nærværende supplerende udtalelse refererer til det endelige forslag, som Kommissionen i mellemtiden har forelagt for Europa-Parlamentet og Rådet (1). 2. På sit møde den 25.-26. september 2006 drøftede overvågningsudvalget navnlig høringskonsulentens rolle. Udvalget konkluderede, at oprettelsen af en sådan stilling ville: — tilføje endnu et overvågningstrin til dem, der allerede findes, til trods for at der ikke synes at være noget, der viser, at de allerede eksisterende trin er utilstrækkelige, — komplicere og forlænge procedurerne, selv om både Europa-Parlamentet og Rådet har anmodet om, at undersøgelserne gøres så kortvarige som muligt, — rejse spørgsmål om, i hvilken udstrækning høringskonsulentens mandat vil udhule OLAF-generaldirektørens ansvarsområde, — indebære en vis overlapning i forhold til overvågningsudvalgets rolle, skabe risiko for dobbeltarbejde og generelt svække udvalgets stilling, selv om det kun er dette udvalg, der er blevet indført ved en fælles aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, — tillægge høringskonsulenten en dobbelt rolle, nemlig kontrol af kvaliteten og rådgivning i forbindelse med klager, hvilket vil indebære, at vedkommende både skal rapportere til og overvåge OLAF's generaldirektør; disse to roller er direkte modstridende. I OLAF's organigram, der blev vedtaget af Kommissionen den 1.9.2006, er rollen vedrørende kvalitetskontrollen allerede tildelt to konsulenter knyttet til direktørerne for de to direktorater, der er ansvarlige for alle undersøgelser. — Selv om Kommissionens forslag ikke indeholder nogen analyse af de finansielle virkninger, skønner udvalget, at omkostningerne ikke vil stå i et rimeligt forhold til det meget lille antal sager, der hidtil har vist sig, og derfor ikke vil være forenelige med princippet om omkostningseffektivitet. (1) KOM(2006) 244 endelig.

BILAG 3 UDTALELSE Nr. 3/2006 fra Overvågningsudvalget Resultatindikatorer for OLAF 1. Overvågningsudvalget har på sine møder den 21. og 22. februar, den 20. og 21. marts og den 25. og 26. april 2006 drøftet spørgsmålet om resultatindikatorer og er blevet enigt med OLAF om, at det skal bidrage aktivt til videreudviklingen af disse indikatorer. 2. Resultatindikatorer for de forskellige aktivitetsområder vil gøre det muligt for OLAF at fokusere mere på resultaterne og generelt øge kvaliteten af de tjenester, som leveres til især EU-institutionerne, de retslige myndigheder i medlemsstaterne og den brede offentlighed, og samtidig beskytte Fællesskabernes finansielle interesser og fortsætte kampen mod svig og andre ulovlige aktiviteter, der skader Fællesskabernes finansielle interesser. 3. Som anført i generaldirektørens notat til Overvågningsudvalget af 12. april 2006 har OLAF allerede påbegyndt arbejdet med at udvikle resultatindikatorer. De fleste af de eksisterende indikatorer vedrører OLAF's operationelle »aktiviteter og output« og er af kvantitativ/statistisk art. Disse indikatorer gør det muligt for OLAF at måle antal, såsom antallet af undersøgelser eller efterretningsaktiviteter. Overvågningsudvalget anerkender nytten af et solidt statistisk grundlag og af kvantitative indikatorer og opfordrer OLAF til at fortsætte sit arbejde med at gøre de statistiske oplysninger mere pålidelige. 4. Overvågningsudvalget har noteret sig, at »der er indledt overvejelser om kvalitetsindikatorer« (OLAF's notat af 12.4.2006). I overensstemmelse med den internationalt anerkendte metode for resultatmåling understreger Overvågningsudvalget behovet for fremover at måle OLAF's resultater på de forskellige aktivitetsområder ud fra såvel kvalitative som kvantitative parametre, hvilket vil gøre det muligt at måle virkninger og resultater og ikke blot aktiviteter eller output. 5. Kvalitet måles normalt ved at vurdere, i hvilket omfang en organisation har opfyldt sine mål i form af output og virkninger. Dette foregår sædvanligvis ved, at man evaluerer kvantificerbare aspekter af tjenesterne. Ved fastsættelsen af kvantitative mål beslutter ledelsen, hvad der er vigtigt, f.eks. sagsbehandlingstiden for tjenesterne og antallet af klager (punkt 6). I forbindelse med undersøgelsesarbejdet, hvor virkningerne er, at der afleveres et færdigbehandlet dossier, hvori det fastslås, at der ikke er behov for yderligere tiltag, eller som alternativt indeholder tilstrækkelige oplysninger, som et retsforfølgende eller disciplinært organ kan bruge som grundlag for yderligere foranstaltninger, er de kvalitative mål mindre præcise og kan bedst måles ved brugertilfredshedsundersøgelser (punkt 7). 6. Overvågningsudvalget bemærker specielt, at OLAF er »under pres for at mindske sagernes gennemsnitlige varighed« (OLAF's notat af 12.4.2006), og at Den Europæiske Revisionsret har anbefalet, at der fastsættes en maksimumsfrist for undersøgelserne (punkt 80 i Revisionsrettens beretning). Med hensyn til sagernes varighed anbefaler Overvågningsudvalget, at man måler, hvor lang tid procedurerne tager, idet man sammenligner de enkelte sager med de standardfrister, som ledelsen bør fastsætte. To generelt accepterede indikatorer på dette område er: — færdigbehandlingskvoten — og indikatoren for uafsluttede sager. Færdigbehandlingskvoten: Færdigbehandlingskvoten måler, om en organisation kan klare sin arbejdsbyrde. Den måler antallet af færdigbehandlede sager i rapporteringsperioden delt med antallet af sager, som blev indledt i samme periode. Indikatoren for uafsluttede sager: Indikatoren for uafsluttede sager giver organisationen mulighed for på grundlag af de standarder, som ledelsen fastsætter for, hvor lang tid procedurerne må tage, at måle, hvor gamle de uafsluttede sager er, på baggrund af denne effektivitetsstandard. Et godt eksempel på dette, som OLAF med de nødvendige ændringer kan anvende som model, er den australske forbundsdomstol, som tidligere har besluttet, at: — højst 10 % af de uafsluttede sager må være over seks måneder gamle — ingen uafsluttede sager må være over 24 måneder gamle. 7. Det er almindeligt anerkendt, at kunderne bør inddrages i fastsættelsen af standarder og have indflydelse på evalueringen af kvaliteten og vurderingen af leveringen af tjenester. Efter Overvågningsudvalgets mening bør OLAF regelmæssigt undersøge EU-institutionernes og de nationale myndigheders tilfredshed og opfordre disse »kunder« til at fremsætte forslag til de forbedringer, som de mener er nødvendige. Undersøgelserne kan f.eks. fokusere på: — arbejdets tekniske kvalitet — relevansen af de fremlagte oplysninger — og på, om oplysningerne fremlægges hurtigt nok.

BILAG 4 UDTALELSE Nr. 1/2007 OLAF's rapporter om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder Bruxelles, den 25. april 2007 INDLEDNING Overvågningsudvalgets opgaver Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) styrker OLAF's uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af undersøgelsesfunktionen. Som led i denne opgave overvåger Overvågningsudvalget også varigheden af OLAF's undersøgelser for at kontrollere, at de gennemføres uopholdeligt i en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet (1). Hvis en undersøgelse har varet mere end ni måneder, er generaldirektøren for OLAF derfor forpligtet til at underrette Overvågningsudvalget om grundene til, at det endnu ikke har været muligt at afslutte den, og om, hvilken frist der må forudses at være nødvendig, inden den kan afsluttes. Det nyvalgte Overvågningsudvalg har, lige siden det tiltrådte i december 2005, modtaget månedlige resuméer af de nævnte undersøgelser (i det følgende benævnt »nimånedersrapporter«), som er blevet gennemgået omhyggeligt i overensstemmelse med Overvågningsudvalgets forretningsorden (2). Formålet med denne gennemgang er at analysere de oplysninger, som generaldirektøren har givet, for at vurdere undersøgelsernes varighed og grundene til mulige urimelige forsinkelser. Da mere end 75 % af de undersøgelser, som OLAF har indledt, på nuværende tidspunkt har varet i mere end ni måneder (3), har dette arbejde imidlertid nu fået et helt andet perspektiv. Det er ikke ualmindeligt, at perioden på ni måneder overskrides, og dermed har arten af »nimånedersrapporterne«, der skulle fungere som et varslingssystem, der skulle gøre det muligt at kontrollere undersøgelsernes varighed, ændret sig, og de har mistet deres virkning. Under gennemgangen af de »nimånedersrapporter«, som Overvågningsudvalget har fået tilsendt, har man vurderet to forskellige aspekter: — I hvilket omfang de indeholder tilstrækkelige oplysninger til, at Overvågningsudvalget kan udføre sin overvågningsfunktion, specielt med hensyn til en mulig forekomst af urimelige forsinkelser. — I hvilket omfang OLAF kan bruge dem som et forvaltningsredskab for at få afsluttet undersøgelsen inden for en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder. Metode Generaldirektøren for OLAF har sendt Overvågningsudvalget månedlige resuméer af undersøgelserne med titlen »Oplysninger til OLAF-Overvågningsudvalget, sager, der har varet i mere end ni måneder«, som indeholder følgende hovedelementer (4): — Retsgrundlag — Beskrivelse af sagen — Dato for indledningen af sagen — Økonomiske virkninger — Grundene til, at sagen ikke er afsluttet, med angivelse af et (eller flere) af følgende kriterier: Der var afsat betydelige ressourcer, men alligevel betyder undersøgelsesarbejdets omfang, at der er behov for mere tid; berostillelse af undersøgelsen af taktiske grunde; mangel på ressourcer; lav prioritet kombineret med de begrænsede ressourcer, som er tildelt; manglende samarbejdsvilje — Kommende skridt — Forventet afslutningstidspunkt. På grundlag af disse oplysninger fra OLAF har Overvågningsudvalget forsøgt at finde frem til de elementer, som ville gøre det muligt for Overvågningsudvalget at vurdere, om undersøgelserne gennemføres uopholdeligt i en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet. Der er tale om følgende elementer: — Genstanden for undersøgelsen, dvs. den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden — Referencedatoer: den dato eller periode, hvor de undersøgte handlinger blev begået, den dato, hvor OLAF modtog oplysningerne, og varigheden af »vurderingsfasen« for sagen, inden der blev truffet beslutning om at indlede sagen — Mulige sanktioner for eller retsvirkninger af de undersøgte handlinger: disciplinære, administrative, økonomiske eller strafferetlige — Forældelsesfrister for de undersøgte handlinger: både i henhold til den nationale lovgivning og fællesskabslovgivningen — Relevansen af de fremførte grunde til, at sagen ikke er afsluttet — Begrundet forventet afslutningstidspunkt. OLAF'S RAPPORTER Med henblik på denne udtalelse har Overvågningsudvalget gennemgået de »nimånedersrapporter«, som OLAF har fremsendt for perioden fra januar til december 2006; disse rapporter omfattede 150 undersøgelser inden for alle sektorer, fordelt som følger: 19 sager vedrørende interne undersøgelser: EU-institutionerne, 9 sager vedrørende interne/eksterne undersøgelser: EU-organerne, 30 sager vedrørende direkte udgifter og bistand til tredjelande, 21 sager vedrørende bistand til tredjelande, 27 sager vedrørende landbrug, 19 sager vedrørende told og 25 sager vedrørende strukturforanstaltninger (5). Under hensyntagen til de særlige forhold i hver enkelt sektor og de forskellige procedureregler, som gælder for de enkelte sektorer, blev analysen opdelt på sektorer. Formålet er dog at nå frem til overordnede konklusioner. Interne undersøgelser: EU-institutionerne OLAF har hovedansvaret for disse typer undersøgelser og har klare proceduremæssige beføjelser (6). Det er blevet bemærket, at genstanden for undersøgelsen, dvs. den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden, kun er nævnt i meget få tilfælde (7). I disse sager er de anvendte retlige beskrivelser henholdsvis »en interessekonflikt (artikel 14 i personalevedtægten)«, »overtrædelse af artikel 22 i personalevedtægten og artikel 57, stk. 2, i finansforordningen« og »lækning af fortrolige oplysninger, artikel 86, stk. 2, i personalevedtægten«; en sådan beskrivelse gør det muligt at vurdere, om de iværksatte undersøgelsesforanstaltninger er relevante, og om undersøgelsernes varighed står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder. Der er blevet lagt særlig vægt på hensyntagen til forældelsesfristerne for de undersøgte handlinger. Der henvises dog aldrig til hverken den dato, hvor de pågældende handlinger blev begået (8), eller varigheden af den »vurderingsfase«, som OLAF gennemførte, inden der blev truffet beslutning om at indlede en undersøgelse; den dato, hvor OLAF modtog oplysningerne, nævnes sommetider. Der henvises aldrig til mulige sanktioner for eller retsvirkninger af de undersøgte handlinger. Relevansen af grundene til, at sagen ikke er afsluttet, er blevet undersøgt nøje; generelt svarer de grunde, som er afkrydset i standardrapporten, ikke ret tit til dem, som senere forklares i rapporten. Der er lagt særlig vægt på »berostillelse af undersøgelsen af taktiske grunde«, da denne grund ofte anføres. Der gives ikke nogen klar forklaring på og begrundelse for denne grund; »operative grunde«, sagens kompleksitet eller manglende svar fra andre tjenester er angivet som grunde til en »berostillelse af taktiske grunde«, som ofte fører til, at der ikke sker noget i lange perioder (9). Denne form for inaktivitet er også konstateret i forbindelse med andre undersøgelser (10). Det er desuden blevet konstateret, at det forventede tidspunkt for afslutningen af undersøgelserne anføres, uden at der dog gives nogen specifikke oplysninger som begrundelse for det anførte tidspunkt. Tidspunktet afhænger sædvanligvis ikke af OLAF's efterforskning, men af eksterne faktorer. Interne/eksterne undersøgelser: EU-organer OLAF har hovedansvaret for disse typer undersøgelser (11). Det er blevet konstateret, at genstanden for undersøgelsen, dvs. den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden, ikke altid nævnes. Den dato, hvor OLAF modtog oplysningerne, anføres ofte. Dog nævnes hverken den dato, hvor de undersøgte handlinger blev begået, eller varigheden af vurderingsperioden. Det medfører, at de mulige sanktioner ikke anføres, og at forældelsesfristerne ikke er nævnt i »nimånedersrapporterne«. De hyppigst anførte grunde til, at sagen ikke er blevet afsluttet, er »lav prioritet kombineret med mangel på ressourcer« og »antallet af undersøgelser«. Det skal bemærkes, at det forventede afslutningstidspunkt næsten aldrig nævnes (12). Direkte udgifter og bistand til tredjelande OLAF har hovedansvaret på dette område, hvor reglerne for gennemførelsen af undersøgelserne også er baseret på de gældende aftaler med tredjelande (13). Det er blevet konstateret, at det retsgrundlag, som undersøgelserne hviler på, anføres systematisk og detaljeret. Genstanden for undersøgelserne forklares tydeligt, men der gives ingen retlig beskrivelse af de pågældende uregelmæssigheder. I den forbindelse nævnes mulige sanktioner for eller retsvirkninger af uregelmæssighederne kun, når de er af strafferetlig art. I nogle få tilfælde omtales forældelsesfristerne (14). Med hensyn til referencedatoer fremgår det ikke altid af rapporterne, hvornår OLAF har modtaget oplysningerne (15). Tilsvarende anføres hverken varigheden af »vurderingsfasen« eller den dato eller periode, hvor de undersøgte handlinger blev begået. Det skal fremhæves, at »undersøgelsesarbejdets omfang« og »lav prioritet kombineret med de begrænsede ressourcer, som er tildelt« samt »mangel på ressourcer« er de grunde, der som regel gives for, at undersøgelserne ikke er afsluttet. Det forventede afslutningstidspunkt anføres altid, og de kommende skridt, der skal tages i forbindelse med undersøgelserne, forklares godt. Bistand til tredjelande Som nævnt i den foregående sektor har OLAF hovedansvaret på dette område (16). Det er blevet bemærket, at der ikke altid er en retlig henvisning til aftalerne med de tredjelande, hvor undersøgelserne gennemføres. Der er konstateret langvarige »vurderingsfaser« forud for beslutningen om at indlede undersøgelserne (17). Den dato, hvor OLAF modtog oplysningerne, anføres korrekt. Der er dog hverken henvisninger til den dato, hvor de undersøgte handlinger blev begået, eller til mulige sanktioner eller retsvirkninger. Forældelsesfristerne nævnes heller ikke i rapporterne. Der er blevet lagt særlig vægt på grundene til, at undersøgelserne ikke er blevet afsluttet: Grunde såsom »berostillelse af undersøgelsen af taktiske grunde« og »undersøgelsesarbejdets omfang« betyder ofte, at OLAF venter på færdiggørelsen af revisioner, som gennemføres af eksterne firmaer, uden at OLAF deltager aktivt eller foretager en nøje opfølgning. Merværdien af OLAF's arbejde på dette område fremgår ikke af indholdet af »nimånedersrapporterne«. Det forventede afslutningstidspunkt er altid anført, og det er ofte klart angivet, hvilke yderligere skridt der vil blive taget i forbindelse med undersøgelserne. Landbrug OLAF har stærke og veletablerede juridiske beføjelser til at foretage undersøgelser på dette område (18). Denne sektor omfatter dog også toldsager, som involverer landbrugsprodukter, og hvor OLAF hovedsagelig har en koordinerende og støttende funktion. De fleste af de »nimånedersrapporter«, som er blevet sendt til Overvågningsudvalget, tilhører sidstnævnte kategori. På toldområdet er retsgrundlaget normalt klart, og det samme gælder den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden. Der er imidlertid hverken en henvisning til retsvirkningerne af uregelmæssighederne eller til udløbet af forældelsesfristerne for, hvornår der kan gribes ind over for dem, der unddrager sig betaling af told. Desuden er det sjældent, at den dato, hvor OLAF modtog oplysningerne, anføres, og varigheden af evalueringsperioden nævnes ikke. Det er blevet konstateret, at der ofte er flere medlemsstater involveret i disse typer sager, og at de ikke besvarer OLAF's anmodning om bistand til tiden. Selv om det i mange af resuméerne angives, at grunden til, at undersøgelserne ikke er afsluttet, er »undersøgelsesarbejdets omfang«, er dette ofte kombineret med »svar fra medlemsstaterne modtaget med store forsinkelser«. Det er muligt, at det er grunden til, at det forventede afslutningstidspunkt ikke altid anføres (19), og at der, når tidspunktet anføres, ikke gives nogen begrundelse for den anførte dato. Med hensyn til undersøgelser, der udelukkende vedrører landbrugsområdet, er det blevet konstateret, at den økonomiske virkning med hensyn til fællesskabsmidler sommetider ikke er klart angivet i »nimånedersrapporterne« (20). Det har så en indvirkning på den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden, som ikke anføres, ligesom der ikke gives oplysninger om de administrative eller strafferetlige følger. Der mangler også en klar henvisning til de datoer eller den periode, hvor de undersøgte handlinger blev begået, og til forældelsesfristen. Told OLAF har en koordinerende og støttende funktion på dette område, og sagernes varighed afhænger i høj grad af de pågældende medlemsstaters eller tredjelandes indsats. Det er den grund, som konsekvent anføres i »nimånedersrapporterne« for, at sagerne ikke er blevet afsluttet. Det har været vanskeligere at afgøre, i hvilket omfang »nimånedersperioden« er blevet fastsat for disse typer sager, da det i sidste ende er medlemsstaternes ansvar. Det er blevet konstateret, at retsgrundlaget er forklaret godt, og at resuméet af sagen er detaljeret og værdifuldt. Der henvises dog hverken til de datoer, hvor de undersøgte handlinger blev begået, eller til forældelsesfrister. Det er også blevet bemærket, at det forventede afslutningstidspunkt, som anføres i »nimånedersrapporterne«, også vedrører de skridt, som skal tages af medlemsstaterne. Strukturforanstaltninger OLAF's undersøgelser på dette område hviler på et solidt grundlag (21). I mange af de fremsendte »nimånedersrapporter« er der imidlertid ikke tale om, at OLAF foretager en undersøgelse; det drejer sig snarere om bistand til nationale retslige eller administrative myndigheder (22). Genstanden for undersøgelsen, dvs. den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden, anføres. Der gives dog ikke et klart overblik over Kommissionens finansieringsproces, som er specifik for fællesskabsbudgettet, for den pågældende sag i »nimånedersrapporterne«. Den dato, hvor OLAF modtog oplysningerne, anføres, og der henvises i nogle tilfælde til »vurderingsfasen«, mens den dato, hvor de undersøgte handlinger blev begået, aldrig nævnes. Der henvises ikke specifikt til de mulige sanktioner for eller retsvirkninger af de undersøgte handlinger, og forældelsesfristerne i henhold til både fællesskabslovgivningen og den nationale lovgivning analyseres aldrig på trods af, at der i flere undersøgelser er klare henvisninger til mulige strafbare handlinger (23). »Mangel på ressourcer« eller »undersøgelsesarbejdets omfang« anføres ofte som grunde til, at sagen ikke er afsluttet, selv om de ikke altid helt svarer til de grunde, som senere forklares i rapporterne, eller vedrører specifikke opgaver, som efterforskerne udfører på dette område (24). Med hensyn til bistand til de nationale retslige myndigheder er den grund, som anføres, »sagens art (bistand i strafferetlige sager)« (25). Det forventede afslutningstidspunkt er sædvanligvis fastlagt, uden at der dog gives nogen specifikke oplysninger. KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER De oplysninger, der på nuværende tidspunkt indgår i de »nimånedersrapporter«, som sendes til Overvågningsudvalget, er relevante og nyttige. Elementer som beskrivelsen af sagen, de skridt, som er taget, den økonomiske virkning og de kommende skridt, som foreslås, er afgørende for forståelsen af den undersøgelse, som evalueres. Men gennemgangen af »nimånedersrapporterne« har vist, at der mangler en række afgørende elementer, som er nødvendige for, at Overvågningsudvalget kan udføre sin overvågningsopgave med hensyn til undersøgelsernes varighed. Desuden mener Overvågningsudvalget, at det vil være med til at forbedre forvaltningen af den igangværende undersøgelse i den pågældende fase af sagen, hvis disse elementer medtages i »nimånedersrapporterne«. Overvågningsudvalgets tilsynsfunktion — »Nimånedersrapporterne« indeholder i den nuværende udformning ikke alle de relevante oplysninger, som er nødvendige for, at Overvågningsudvalget kan afgøre, om undersøgelserne gennemføres uopholdeligt i en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet. Udformningen af resuméet af »nimånedersrapporterne« bør ændres, så der medtages yderligere elementer, der vil gøre det muligt at foretage en effektiv evaluering af, hvordan undersøgelserne skrider frem. Følgende elementer bør medtages: den retlige beskrivelse af uregelmæssigheden, den dato eller periode, hvor de undersøgte handlinger blev begået, varigheden af »vurderingsfasen«, inden der træffes beslutning om at indlede sagen, mulige sanktioner for eller retsvirkninger af de undersøgte handlinger og forældelsesfristerne for de undersøgte handlinger. — Når der ikke henvises til forældelsesfrister i »nimånedersrapporterne«, kan Overvågningsudvalget ikke vurdere, om varigheden af de skridt, som er taget, og de skridt, som foreslås i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelserne, står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder. Forældelsesfristerne bør specifikt fremhæves og analyseres i resuméerne af »nimånedersrapporterne«. — Oplysningerne i »nimånedersrapporterne« i visse sektorer er ikke tilstrækkelige til, at man kan danne sig et klart billede af formålet med undersøgelserne og grundene til forsinkelserne og deres retsvirkninger. Specielt gives der i de fleste tilfælde hverken en tilstrækkelig begrundelse for eller en forklaring på en grund som »berostillelse af undersøgelsen af taktiske grunde«, når en undersøgelse ikke er blevet afsluttet. Desuden kunne hyppig brug af en grund som »lav prioritet kombineret med mangel på ressourcer« tyde på, at der ikke findes en klar undersøgelsespolitik. Udtrykket »berostillelse af undersøgelsen af taktiske grunde«, som bruges i »nimånedersrapporterne«, bør enten defineres klart eller udelades. Denne grund til, at en undersøgelse ikke er afsluttet, bør anvendes forsigtigt og præcist. Det anbefales også, at man overvejer implikationerne af en grund som »lav prioritet kombineret med mangel på ressourcer«. — Det forventede tidspunkt for afslutningen af undersøgelserne afspejles ikke præcist i »nimånedersrapporterne«. Det nævnes ikke i en tredjedel af sagerne, og når det nævnes, overholdes det aldrig. Der er behov for en angivelse af og en begrundet forklaring på det forventede afslutningstidspunkt. De fremtidige undersøgelsesskridt bør beskrives bedre. Forvaltningen af OLAF's undersøgelser — De »nimånedersrapporter«, som sendes til Overvågningsudvalget, er ikke længere et varslingssystem med hensyn til længden af undersøgelserne, men snarere en indberetning, som foretages i denne fase af sagen. Langt de fleste af OLAF's undersøgelser har været i gang i en længere periode. I mange sager konstateres der lange perioder, hvor der ikke sker noget. Efter Overvågningsudvalgets mening udgør de nuværende »nimånedersrapporter« ikke et forvaltningsredskab for OLAF, der sigter mod at tage strategien for undersøgelsen op til revision og præcisere dens mål. Det forhold, at 75 % af undersøgelserne har varet i mere end ni måneder, viser tydeligt, at der er behov for en hurtig indsats fra ledelsens side. Det anbefales at indføre et forvaltningskontrolsystem, som effektivt kan forhindre, at undersøgelserne går i stå. Det vil så være hensigtsmæssigt, at kontorcheferne regelmæssigt ser nærmere på, om der sker løbende fremskridt med undersøgelsen. FREMTIDIGE TILTAG Overvågningsudvalget vil fortsætte med at gennemgå de »nimånedersrapporter«, det har modtaget fra generaldirektøren for perioden 2007. Det vil se nærmere på grundene til, at undersøgelserne ikke er afsluttet inden for den angivne periode, og der vil blive lagt særlig vægt på medlemsstaternes samarbejdsvilje. Overvågningsudvalget vil også følge nøje med i udviklingen af en klar undersøgelsespolitik og et forbedret sagsforvaltningssystem. Det skal bemærkes, at OLAF's hurtige reaktion med henblik på at forbedre indholdet i »nimånedersrapporterne« efter et møde mellem OLAF og Overvågningsudvalget (26) giver Overvågningsudvalget en forventning om, at OLAF vil reagere lige så hurtigt på ovenstående anbefalinger. En indarbejdning af de foreslåede ændringer som beskrevet vil kunne danne grundlag for Overvågningsudvalgets fremtidige gennemgang af »nimånedersrapporterne«. (1) Artikel 6, stk. 5, i forordning (EF) nr. 1073/1999. (2) EUT L 33 af 7.2.2007, artikel 13, stk. 3, i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget. (3) Statistikker uddraget af Case Management System (CMS). (4) Se bilag 1. (5) Se bilag 2. Det samlede antal aktive undersøgelser pr. sektor i december 2006: 62 sager vedrørende interne undersøgelser: EU-institutionerne, 24 sager vedrørende interne/eksterne undersøgelser: EU-organerne, 69 sager vedrørende direkte udgifter og bistand til tredjelande, 49 sager vedrørende bistand til tredjelande, 65 sager vedrørende landbrug, 83 sager vedrørende told og 52 sager vedrørende strukturforanstaltninger. (6) Artikel 4 i forordning (EF) nr. 1073/1999. (7) Se bilag 2: sag nr. 25, 24 og 125. (8) Se bilag 2: Kun i sag nr. 59 er der en henvisning til den periode, hvor de undersøgte handlinger kunne være begået. (9) Se bilag 2: bl.a. sag nr. 20, 21, 22, 25, 59 og 101. (10) Se bilag 2: bl.a. sag nr. 1, 2 og 101. (11) Artikel 3 i forordning (EF) nr. 1073/1999. (12) Se bilag 2: kun sag nr. 77 og 87. (13) Artikel 3 i forordning (EF) nr. 1073/1999 og »gældende aftaler med tredjelande«. (14) Se bilag 2: sag nr. 31 og 92. (15) Se bilag 2: bl.a. sag nr. 64, 92, 93 og 106. (16) Artikel 3 i forordning (EF) nr. 1073/1999 og »gældende aftaler med tredjelande«. (17) Se bilag 2: bl.a. sag nr. 9, 27, 28, 29 og 120. (18) Bl.a. artikel 3 i forordning (EF) nr. 1073/1999, forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95, forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 og forordning (EF) nr. 515/97. (19) Se bilag 2: bl.a. sag nr. 32, 33, 34, 35 og 36. (20) Se bilag 2: sag nr. 12, 36 og 70. (21) Artikel 3 i forordning (EF) nr. 1073/1999, forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 og forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96. (22) Se bilag 2: bl.a. sag nr. 41, 42, 55, 57, 75 og 112. (23) Se bilag 2: sag nr. 17. (24) Se bilag 2: sag nr. 54 og 75. (25) Se bilag 2: sag nr. 41, 55, 57 og 112. (26) Se notat I/01 068 5.2.2007.