RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET

REFERAT DEN EUROPÆISKE ARKIVGRUPPE ARKIVER I EUROPA DEN DIGITALE ÆRAS UDFORDRINGER Anden situationsrapport til Rådet

Baggrund

I november 2005 vedtog Ministerrådet en henstilling om fremme af samarbejdet på arkivområdet i Europa[1]. Henstillingen opfordrer til, at der oprettes en europæisk arkivgruppe (EAG) bestående af eksperter, som er udpeget af medlemsstaterne og EU's institutioner for at sikre samarbejde og koordinering af generelle emner vedrørende arkiver. Rådet anbefaler endvidere en række prioriterede foranstaltninger, som EAG skulle følge op på.

I 2008 fremlagde EAG en situationsrapport for Rådet om gennemførelsen af henstillingen fra 2005[2]. I rapporten bemærker EAG, at digital arkivering er ved at ændre forholdet mellem arkivtjenesterne og dem, som skaber dokumenterne, såvel som den rolle, som arkiver og arkivarerne spiller inden for de offentlige myndigheder og samfundet. Rapporten konkluderede, at arkivtjenesterne skulle foretage en mere detaljeret undersøgelse af deres rolle og vurdere betydningen af eksisterende arkivbegreber, -procedurer og -processer.

Fire år efter dens første rapport fremlægger EAG en opfølgningsrapport. Rapporten blev vedtaget af den europæiske arkivgruppe på mødet i København den 30. maj 2012.

Samarbejde på arkivområdet i Europa

Den europæiske arkivgruppe, som blev oprettet i starten af 2006, har fortsat befordret og koordineret samarbejdet mellem arkiver på europæisk niveau, i særdeleshed hvor det kan give reel merværdi. EAG mødes to gange årligt. Siden andet halvår af 2009 har møderne været arrangeret sammen med møderne mellem EU's rigsarkivarer (EBNA), og EU-formandskabet har afholdt dem.

EAG har fortsat med at udstikke generelle retningslinjer og vejledning om, hvordan henstillingens prioriterede tiltag gennemføres, herunder især:

Bevarelse og forebyggelse af katastrofer

Europæisk tværfagligt samarbejde om elektroniske dokumenter og arkiver

Oprettelse og vedligeholdelse af en internetportal for arkiver i Europa

EAG har endvidere undersøgt de udfordringer, som blev identificeret for arkiver i den digitale æra i rapporten fra 2008. Gruppens konklusioner og henstillinger fremlægges i vedlagte rapport og er resumeret nedenfor.

Arkiver i den digitale æra

Den udbredte brug af informations- og kommunikationsteknologi er ved at ændre den rolle, arkiver spiller i samfundet. Den europæiske arkivgruppe har undersøgt de udfordringer, som disse ændringer udgør for arkiver, især inden for følgende områder:

· Arkivernes ændrede rolle

De nationale arkiver ser aktivt på deres nuværende og fremtidige ansvar i den digitale verden. De nationale arkiver vil arbejde for at afbalancere deres mandat og ansvar med andre interesser. For at opnå dette vil de forsøge at arbejde tættere sammen med andre informationsstyringsnetværk og -organer, herunder e-forvaltningsagenturer.

· Adgang til arkiver online eller på stedet

Adgang til arkiver er ved at ændre sig over hele Europa i takt med, at internettet bliver mere udbredt og arkiverne gør mere materiale tilgængeligt online. Spørgsmålet er, hvilken prioritet nationale arkiver skal give de forskellige typer adgang. Arkiverne skal identificere deres brugeres behov for at finde balancen mellem adgang på stedet og online, og de skal beslutte, hvilke tjenester der bør udvikles.

· Arkiver og direktivet om videreanvendelse af den offentlige sektors informationer[3]

En del af de nationale arkivinstitutioners opgave er at opfordre til offentlig brug af arkivernes oplysninger. Dog giver den private sektors videreanvendelse af arkiver[4] anledning til en række spørgsmål vedrørende ægthed, beskyttelsen af intellektuelle ejendomsrettigheder, databeskyttelse, gebyrpolitik og balancen mellem offentlige og private tjenesteydelser.

· Digitalisering

Digitalisering og onlinepublikation giver arkiver mulighed for at gøre mere materiale tilgængeligt for både den akademiske verden og den bredere offentlighed. De letter også videreanvendelse af informationer fra arkiver. Dog er det ikke gratis at gøre information tilgængelig online, og de nationale arkivers evne til at digitalisere deres samlinger kan delvis være afhængig af finansieringsmulighederne.

· Omkostninger og finansiering

Det er afgørende, at der findes metoder til at finansiere digitalisering, hvis der skal gives onlineadgang til Europas arkiver. Arkivinstitutionerne mener derfor, at det er vigtigt at udvikle en fælles europæisk finansieringsdagsorden, som supplerer et europæisk digitaliseringsprogram.

Konklusioner

Arkivernes rolle er ved at ændre sig på grund af deres involvering i det moderne informationssamfund og den digitale informationskæde. Dette er ikke blot et teknisk problem, men et forhold, der er tæt forbundet med arkivers involvering i e-forvaltning. Samtidig bevarer arkiverne mange af deres traditionelle opgaver som tilsynsførende, leverandører af information og garanter for ægthed.

Der stoles på arkiver, som ægte og troværdige kilder til at sikre retrospektiv ansvarlighed i forvaltningen. For at kunne opfylde deres opgaver er det nødvendigt, at de nationale arkiver involveres i udformningen af reglerne for forvaltning af digitale registreringer på et tidligt tidspunkt i dokumenternes livscyklus. Arkiverne bør gøre mere for at være involveret i håndteringen af forvaltningens forretningsprocesser ikke blot set ud fra et teknologisk perspektiv, men også ved at skabe nye visioner for arkivinstitutionerne selv og deres forbindelse med forvaltningen.

Digital bevaring og adgangshåndtering til digitalt originalmateriale er nationale arkivers grundlæggende ansvarsområder. Overførslen af stigende mængder digitalt originalmateriale øger behovet for at skabe en bæredygtig teknisk, organisatorisk og vidensmæssig infrastruktur, som skal sikre, at digitalt materiale konstant er tilgængeligt og pålideligt. Det vil kræve en anselig indsats fra arkivernes side, hvor erfaringsudveksling og udvikling af fælles strategier er fundamentale ingredienser.

De nationale arkiver anerkender vigtigheden af, at borgere i EU har onlineadgang til Europas righoldige arkiver. Bruxelleserklæringen om digital adgang til arkiver i 2010[5] understreger de nationale arkivers hensigt om at gøre mest mulig brug af digital teknologi til at fremme adgangen til Europas arkivbeholdninger. Det skal dog bemærkes, at dette stiller specifikke kvalitative krav til den beskrivende information og arkivernes evne til at garantere digitale registreringers ægthed.

Arkiverne i Europa samarbejder for at håndtere de udfordringer, som det moderne informationssamfund medfører, samtidig med at de kæmper for at opfylde deres traditionelle forpligtelser over for forvaltning og borgere. Arkiver i Europa har allerede samarbejdet i over to årtier. De vil fortsat lære af hinanden og, hvor det er muligt, samarbejde om at udvikle nye standarder, praksisser og løsninger for at tage det næste skridt mod at blive en fuldgyldig partner i det moderne informationssamfund.

De nationale arkiver vil undersøge, hvordan de kan arbejde tættere sammen for at løse de kommende udfordringer og skabe et nyt koncept for de kommende års samarbejde. De vil koordinere deres indsats indbyrdes og med EU's institutioner gennem EU's rigsarkivarer og den europæiske arkivgruppe. Ydermere vil de nationale arkiver søge at indgå i en tættere dialog med andre organer, som er involveret i informationsstyring og e-forvaltning. De nationale arkiver sigter mod at blive en fuldgyldig partner i EU's politikudvikling inden for åben data- og onlineadgang til information.

Afgørelser og henstillinger

Afgørelser

(1) De nationale arkiver vil arbejde sammen om at skabe en fælles digital dagsorden for arkiver, som forbinder europæiske mål med nationale ambitioner og anstrengelser. De vil undersøge, hvordan arkiverne kan bidrage til en fond for en bæredygtig europæisk arkivportal efter 2015. EAG vil søge at fremme en fælles politik for arkiver inden for det voksende europæiske informationsområde og undersøge, hvordan fundamentale arkivværdier kan finde deres plads i den nye digitale udvikling. Der vil blive lagt særlig vægt på interoperabilitet, langsigtet adgang til data, konstante indikatorer, åbne data og evaluering.

(2) De nationale arkiver vil samarbejde for at få følgende online i 2015:

– De vigtigste kilder, der hjælper borgerne til bedre at forstå forholdene mellem Europas, landenes og forvaltningers opbygning og historie, såvel som de nationale kulturers, traditioners og identiteters mangfoldighed.

– Hver medlemsstats arkivmæssige "mønstereksempler"

– Samlinger vedrørende større historiske begivenheder og jubilæer.

(3) De nationale museer vil arbejde tættere sammen med andre organer for at sikre, at arkivinteresser, såsom bevarelse og adgang, er i balance med andre interesser, såsom databeskyttelse. De påtager sig for eksempel opgaven med at udarbejde en adfærdskodeks for arkiver inden for rammen af forslaget til EU's databeskyttelsesregler, som vil blive drøftet med andre interesserede parter.

Henstillinger

(4) Nationale arkiver bør være partnere for regeringer, når det drejer sig om at sætte standarder for forvaltningen af elektroniske registreringer. De vil fortsat samarbejde med andre offentlige og private organisationer i DLM Forum med henblik på at fremme yderligere udvikling af retningslinjer og standarder, såsom MoReq2010.

(5) Fælles standarder og onlinetjenester bør deles. Sociale netværks nye rolle og deres potentielle indflydelse på leveringen af arkivtjenester bør undersøges.

(6) Arkivorganisationer bør samarbejde om at overvinde barrierer og opfordre til større videreanvendelse af informationer fra arkiver. Der er behov for at udvikle en fælles model på baggrund af allerede eksisterende bedste praksis i Europa, der kan bruges som en ramme for arkiver, som endnu ikke har en politik for videreanvendelse. Modellen bør omfatte, hvordan man kan give tilladelse til videreanvendelse af indhold og garantere ægthed, såvel som muligheder for at opkræve gebyrer eller give gratis adgang. Arkiverne bør dele erfaringer med biblioteker og museer og undersøge nærmere, hvad kunder og potentielle kunder har brug for. EAG bør fremme bedste praksis inden for området og fungere som sektorens fortaler, samtidig med den understreger, at arkiver har et righoldigt indhold med potentiale for videreanvendelse.

(7) Nationale arkiver bør dele deres viden og erfaringer og udveksle information om tilgange til digitalisering af arkivmateriale. Udviklingen af en strategi for hele Europa, inklusive modeller og fælles standarder for digitalisering, vil hjælpe de enkelte arkiver med at iværksætte digitaliseringsprogrammer og bidrage til større interoperabilitet mellem landene. Det er også nødvendigt at se på finansieringen af digitaliseringsprogrammerne. Bør arkiver tage betaling for tillægsydelser såsom onlineadgang, og hvis ja, i hvilke tilfælde bør det så ske? EAG bør komme med henstillinger om digitalisering for at få onlineadgang og fremme udviklingen af passende strategier.

(8) Overførslen og bevarelsen af stadig større mængder digitalt originalmateriale kræver øget samarbejde og udveksling af bedste praksis og løsninger mellem de nationale arkiver. De bør, når det er muligt, udvikle fælles koncepter og løsninger under hensyntagen til eksisterende projekter inden for dette område[6]. Der er behov for bedre at kunne kvantificere, hvad det koster at arkivere digitalt originalmateriale, således at arkiverne har en bedre ide om, hvor meget det koster, og hvordan begrænsede budgetter kan balancere mellem traditionelle og digitale medier. Omkostningerne ved at bevare digitalt originalmateriale bør vurderes med større præcision, f.eks. ved hjælp af forbedrede omkostningsmodeller, for at kunne give de nationale arkiver nogle bedre instrumenter til at forudberegne det krævede finansieringsbehov over tid.

[1] EUT L 312 af 29.11.2005, s. 55.

[2] Situationsrapport til Rådet SEK(2008) 2364; KOM(2008) 500.

[3] EUT L 345 af 31.12.2003, s. 90.

[4] I december 2011 foreslog Europa-Kommissionen en revision af direktivet om videreanvendelse af den offentlige sektors informationer, som vil medføre, at arkiver, museer og biblioteker omfattes af direktivet, selv om de krav, disse organer skal overholde, ikke er lige så omfattende som de krav, andre organer i den offentlige sektor skal overholde.

[5] Bruxelleserklæringen blev vedtaget af EU's rigsarkivarer i Bruxelles den 19. november 2010.

[6] F.eks. projekter som PLANETS, PRESTOSPACE og Digital Preservation Europe.