BERETNING

om SESAR-fællesforetagendets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2009, med fællesforetagendets svar

2010/C 342/05

INDHOLD

INDLEDNING

SESAR-fællesforetagendet, som ligger i Bruxelles, blev oprettet i februar 2007 (1) for at styre aktiviteterne i SESAR-projektet (Single European Sky Air Traffic Management Research).

»Definitionsfasen« påbegyndtes i 2005: Den ledes af Den Europæiske Organisation for Luftfartens Sikkerhed (Eurocontrol) og medfinansieres af EU-budgettet via programmet for transeuropæiske transportnet. Resultatet af denne fase er den europæiske masterplan for lufttrafikstyringen (ATM-masterplanen), som definerer indholdet og udviklings- og implementeringsplanerne for den næste generation af ATM-systemer.

Budgettet for SESAR-projektets udviklingsfase er på 2,1 milliard euro, som skal betales med lige store bidrag fra EU, Eurocontrol og de deltagende offentlige og private partnere. EU’s bidrag finansieres over syvende rammeprogram for forskning og programmet for transeuropæiske transportnet. Ca. 90 % af bidragene fra Eurocontrol og de andre interesserede parter vil blive givet i form af naturalydelser.

KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING

Budgetgennemførelsen

I 2009 beløb bidragene fra medlemmer (38,8 millioner euro) sammen med det foregående års resultat (115,6 millioner euro) sig til i alt 154,4 millioner euro, mens betalingerne beløb sig til 67,9 millioner euro, og der blev fremført bevillinger for 2,5 millioner euro. Det førte til et positivt budgetresultat på 84 millioner euro, og ved udgangen af regnskabsåret var der indeståender på bankkonti på i alt 86,8 millioner euro. Det er i strid med princippet om, at budgettet skal balancere.

I henhold til artikel 51 i SESAR-fællesforetagendets finansielle bestemmelser er de midler, som Kommissionen betaler til fællesforetagendet som tilskud, rentebærende til fordel for Den Europæiske Unions almindelige budget. Ved udgangen af 2009 havde fællesforetagendet ikke modtaget en anmodning om at overføre de 1,7 millioner euro i renter, der var påløbet i perioden 2007-2009.

Regnskabsaflæggelse: medlemmernes bidrag

Retten noterer, at EU-fællesforetagendernes aktiviteter finansieres med medlemsbidrag, og at fællesforetagenderne ikke har nogen egentlig kapital. Retten anbefaler, at der i regnskabet tydeligt oplyses om dette særlige træk ved fællesforetagenderne.

Retten noterer derfor med tilfredshed, at medlemsbidragene i overensstemmelse med EU-regnskabsregel nr. 1 (grupperegnskaber) er opført under nettoaktiver på fællesforetagendernes balancer, og at der gives yderligere oplysninger om bidragenes art i noterne til regnskaberne.

Det er en ændring i forhold til den regnskabspraksis, som SESAR-fællesforetagendet anvendte i 2008-regnskabet, hvor medlemsbidragene blev opført som indtægter i resultatopgørelsen. De relevante tal er korrigeret i 2008-regnskabet for at gøre det muligt at sammenligne med 2009-regnskabet.

Retten mener, at opførelsen af medlemsbidragene i fællesforetagendernes regnskaber så vidt muligt bør harmoniseres, og noterer sig, at Kommissionen agter at udsende en detaljeret vejledning herom til fællesforetagenderne.

ANDRE FORHOLD

Interne kontrolsystemer

Samtidig med, at Retten erkendte, at fællesforetagendet i 2008 var i en opstartsfase, bemærkede den i sidste års beretning, at fællesforetagendet ikke havde implementeret sit system for intern kontrol og finansielle oplysninger fuldt ud.

Selv om der blev taget vigtige skridt i 2009 (11) , gælder det stadig pr. udgangen af 2009, at organisationens centrale aktiviteter ikke er tilstrækkeligt formaliseret, og at der ikke er etableret et integreret redskab til forvaltning af finansielle, budgetmæssige og operationelle oplysninger. Som Retten allerede bemærkede i 2008, har regnskabsføreren endnu ikke valideret de underliggende forretningsprocesser, som han skal ifølge fællesforetagendets finansielle bestemmelser.

Under Rettens kontrol af en stikprøve på 36 transaktioner blev der påvist adskillige tilfælde, hvor den interne kontrol ikke havde fungeret korrekt. I et tilfælde havde fællesforetagendet for eksempel indgået en kontrakt om rengøring til en årlig værdi på 19 572 euro uden at følge proceduren med forhandling, der er fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget og SESAR-fællesforetagendets finansielle bestemmelser. I forbindelse med en anden kontrakt til 922 000 euro om bistand ved udarbejdelsen af medlemskabsaftaler kunne Retten få bevis for, at tjenesteydelserne var leveret, men den kunne ikke få en formel erklæring om de leverede ydelser som fastsat i de finansielle bestemmelser.

I henhold til artikel 25 i SESARs finansielle bestemmelser skal budgetbevillingerne anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den kontrakt om kontorer og kontorfaciliteter, som fællesforetagendet indgik den 6. september 2007 for en periode på ni år, gav mulighed for, at kontrakten kunne opsiges hvert tredje år uden bod. Fællesforetagendet flyttede til nye kontorer i 2009, men skulle betale 380 235 euro for yderligere 12 måneders leje og andre udgifter for de tomme kontorer.

Medregning af aktiver

Som det påpeges i bilaget til årsregnskabet, er SESAR-fællesforetagendet på dette stadium ikke i stand til at lave et overslag over værdien af de aktiver, der kan opstå som resultat af aktiviteterne. Retten noterer, at der pr. udgangen af 2009 endnu ikke var indført et integreret ledelsesinformationssystem, som gør det muligt at fordele omkostningerne på specifikke arbejdspakker eller finde frem til driftsomkostningernes finansieringskilde. Det er nødvendigt for at sikre en korrekt værdiansættelse af omkostningerne forbundet med aktiviteterne og om fornødent af de aktiver, der skal aktiveres.

Fællesforetagendets finansielle bestemmelser

Bestyrelsen vedtog oprindeligt fællesforetagendets finansielle bestemmelser i juli 2007. I 2008 bemærkede Retten (13) , at fællesforetagendets finansielle bestemmelser burde ændres og tilpasses rammefinansforordningen for EU-organerne. Efter ikrafttrædelsen af Rådets forordning (EF) nr. 1361/2008 om ændring af forordning (EF) nr. 219/2007 om oprettelse af SESAR-fællesforetagendet vedtog bestyrelsen den 28. juli 2009 de nuværende finansielle bestemmelser, som ophæver de finansielle bestemmelser, som blev vedtaget i juli 2007.

Den interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisionstjeneste

Som anført i udtalelse nr. 2/2010 om SESAR-fælleforetagendets finansielle bestemmelser og udtalelse nr. 4/2008 om finansforordningen for det europæiske fællesforetagende for ITER og fusionsenergiudvikling (Fusion for Energy) mener Retten, at den nuværende bestemmelse i fællesforetagendets vedtægter om Kommissionens interne revisor bør præciseres.

Ifølge artikel 7a i SESAR-fællesforetagendets vedtægter skal Kommissionens interne revisors funktioner udføres på fællesforetagendets bestyrelses ansvar. Efter Rettens opfattelse er en sådan ordning hensigtsmæssig for den interne revisionsfunktion i fællesforetagendet, men ikke for Kommissionens interne revisor, som er ansvarlig for EU-budgettet som helhed.

2009 var et kritisk år for fællesforetagendet, som på den ene side skulle gennemgå en 360 graders omstrukturering af sin organisation som følge af ændringen af dets vedtægter, og på den anden side skulle begynde den operationelle igangsættelse af aktiviteterne og iværksætte projekter, underarbejdspakker og arbejdspakker, samtidig med at det stadig er i gang med afslutte medlemskabsprocessen.

vedtog bestyrelsen den 28. juli 2009 nye finansielle bestemmelser for fællesforetagendet i overensstemmelse med artikel 4a i forordningen for fællesforetagendet efter forudgående samtykke fra Europa-Kommissionen. Den Europæiske Revisionsret skal afgive en udtalelse om fællesforetagendets finansielle bestemmelser i 2010.

blev der ansat nyt personale i henhold til vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesforholdene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union, senest ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 31/2005 af 20. december 2004 (i det følgende »personale-vedtægten«);

i overensstemmelse med målene i arbejdsprogrammet for 2009 var 69 % af projekterne påbegyndt ved udgangen af 2009. 126 FoU-projekter blev påbegyndt. Ved årets udgang havde fællesforetagendet modtaget 62 indledende rapporter. 32 indledende rapporter blev analyseret, heraf fik 13 projekter den administrerende direktørs tilladelse til at starte gennemførelsen, mens 19 ikke blev anset for at opfylde et eller flere af acceptkriterierne, og der blev anmodet om en ændret udgave. 43 forvaltningsaktiviteter blev påbegyndt, og de vil efter forelæggelsen af indledende forvaltningsrapporter få tilladelse til at gå videre til gennemførelsesfasen i begyndelsen af 2010

på det tidspunkt, hvor IBAFO 1 blev iværksat, var det ikke muligt at medtage alle arbejdspakkerne, blandt andet fordi det var nødvendigt at få det foreløbige råds endelige godkendelse af Eurocontrols bidrag til fællesforetagendet, og der blev derfor iværksat et nyt IBAFO i juli 2009. Udvælgelsesprocessen blev gennemført i november og den administrerende direktør forelagde sin anbefaling om tildelingen af aktiviteter for fællesforetagendets bestyrelse, som godkendte tildelingen på mødet den 14. december 2009

Medlemskabsprocessen blev afsluttet den 26. marts 2009 med bestyrelsens beslutning om at give de 15 forhåndsudvalgte kandidater medlemskab, samtidig med at de fik tildelt de aktiviteter, der indgik i IBAFO 1. Europa-Kommissionen havde tidligere (23. marts 2009) modtaget EU-medlemsstaternes holdning efter en komitologiprocedure, jf. artikel 5, stk. 4, i SESAR-forordningen (EF) nr. 219/2007

at udøve andre beføjelser og udføre andre opgaver, herunder oprettelse af hjælpeorganer, som måtte være nødvendige for gennemførelsen af SESAR-projektets udviklingsfase

at fastsætte reglerne og procedurerne for indgåelse af de aftaler, der er nødvendige for gennemførelsen af ATM-masterplanen, herunder specifikke procedurer vedrørende interessekonflikter

at fastlægge bestemmelserne for tilståelse af ret til adgang til materielle og immaterielle aktiver, der ejes af fællesforetagendet, og overførelse af sådanne aktiver

at vedtage de finansielle bestemmelser for fællesforetagendet

at træffe afgørelse om størrelsen af og betalingsmåden for medlemmernes finansielle bidrag og vurderingen af bidrag i naturalier

at udstikke de retningslinjer og træffe de afgørelser, der er nødvendige for gennemførelsen af SESAR-projektets udviklingsfase, og føre den overordnede kontrol med gennemførelsen

en repræsentant for organisationer, der repræsenterer personalet i sektoren for lufttrafikstyring, udpeget af deres repræsentative organisation på europæisk plan

at organisere det tekniske forsknings- og udviklingsarbejde og det validerings- og undersøgelses-arbejde, som det har ansvaret for, så fragmentering af aktiviteterne undgås

at sikre, at aktørerne i lufttrafikstyrings-sektoren i Europa involveres, navnlig luftfartstjenesteudøvere, luftrumsbrugere, faglige personale-organisationer, lufthavne og fremstillingsindustri samt de relevante videnskabelige institutioner og det relevante videnskabelige miljø

at organisere og koordinere aktiviteterne i SESAR-projektets udviklingsfase i overensstemmelse med den ATM-masterplan, der udarbejdes i projektets definitionsfase, som Eurocontrol forvalter, ved at sammenlægge og forvalte offentlige og private midler i en samlet struktur

at forvalte forsknings-, udviklings- og valideringsaktiviterne i SESAR-projektet ved at samle offentlige og private midler, der stilles til rådighed af medlemmerne, idet man udnytter eksterne tekniske ressourcer og navnlig trækker på Eurocontrols erfaringer og ekspertise.

at sikre moderniseringen af det europæiske lufttrafikstyringssystem ved at koordinere og samle alle relevante forsknings- og udviklingsindsatser i Unionen

»Unionen kan oprette fællesforetagender eller enhver anden struktur, der er nødvendig for korrekt gennemførelse af programmerne for forskning, teknologisk udvikling og demonstration i Unionen.«

FÆLLESFORETAGENDETS SVAR

Punkt 17

SJU har ansvaret for SESAR-programmets udviklingsfase, som forventes at vare frem til 2016. Programmet blev iværksat i 2009. Det er flerårigt og vil derfor i hele sin levetid være kendetegnet ved en forventet budgetmæssig uligevægt mellem indtægter og udgifter.

Punkt 24

SJU er afhængig af Europa-Kommissionens tjenestegrene når det gælder om at implementere de finansielle systemer ABAC og SAP. Disse systemer kunne ikke implementeres af Europa-Kommissionen hos SJU inden maj 2010. SJU’s operative programstyringssystem blev taget i brug i slutningen af 2009.

Punkt 25

Kontrakten til en værdi af 19 572 EUR blev oprettet og underskrevet af den midlertidige administrator ved SJU i 2007, da SJU hverken havde personale eller nogen intern organisation. I 2009 iværksatte SJU den korrekte indkøbsprocedure for at erstatte kontrakten.

SJU anerkender Rettens bemærkning om, at det skulle have fremskaffet bedre dokumentation for betalingen på EUR 922 000 og forsikrer om, at der findes formelle beviser for de leverede ydelser. Kontrakten omfattede støtteaktiviteter og professionel juridisk rådgivning som blev betalt med timeløn. Disse aktiviteter blev udført løbende om ikke på daglig basis i en meget intensiv aktivitetsperiode for SJU (afslutning af forhandlinger med medlemmer) og blev løbende overvåget af SJU. SJU’s personale og supportleverandører arbejder løbende og tæt sammen om resultaterne af kontrakten såsom udkast til medlemskab og multilaterale rammeaftaler, navnlig gennem hyppige udvekslinger af dokumenter via e-mail.

Punkt 26

SJU overtog lejekontrakten for fællesforetagendet Galileos tidligere lokaler i 2007. Det viste sig dog snart, at lokalerne ikke var tilstrækkelige til at opfylde SJU’s behov, som vedtaget af bestyrelsen i 2008. SJU forhandlede kontrakten om sine nye lokaler inden for rammerne af sit huslejebudget uden at behøve at anmode om yderligere midler fra bestyrelsen.

Punkt 28

SJU anerkender Rettens betænkeligheder, men er overbevist om, at man vil kunne identificere finansieringskilden og de udgifter, der er nødvendige for at bogføre aktiverne med en korrekt værdi, når det kræves.

Punkt 30

SJU træffer de nødvendige foranstaltninger sammen med Europa-Kommisionens tjenestegrene for at gennemføre Rettens henstillinger i udtalelse nr. 2/2010.

Punkt 31

SJU vil overveje, hvor vidt det er nødvendigt at ændre sine vedtægter under hensyntagen til udtalelsen fra Europa-Kommissionens tjenestegrene.