[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 6.6.2005

KOM(2005) 239 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET OG EUROPA-PARLAMENTET

Konsolidering og udbygning af delegationstjenesten

1. INDLEDNING

Netværket af delegationer og de seneste ændringer

50 år efter oprettelsen af den første repræsentation uden for De Europæiske Fællesskaber har delegationstjenesten udviklet sig til et meget bredt, homogent og sammenhængende netværk. Efter gennemførelsen af de seneste beslutninger om netværkets udvikling findes der nu 127 delegationer og andre repræsentationer, hvorigennem Kommissionen repræsenterer Den Europæiske Union og varetager dens interesser på verdensplan. Kommissionen er i alt repræsenteret i 155 lande, og den har 5 delegationer ved internationale organisationer. Mere end 1 000 tjenestemænd og 3 800 andre medarbejdere arbejder på nuværende tidspunkt for denne tjeneste.

Kommissionen skabte i 2001 ny dynamik i netværket af delegationer ved at igangsætte en regionalisering og en revision af hele netværket, hvilket førte til en række åbninger og lukninger af delegationer eller andre ændringer. I 2003 besluttede Kommissionen at foretage yderligere betydelige ændringer for at øge netværkets kohærens, herunder åbning af 2 nye delegationer (i Yemen og i New Zealand) og 16 opgraderinger og navneændringer, som førte til indgåelse af flere aftaler om åbninger og til omplacering af tjenestemænd fra andre delegationer i de pågældende regioner. Begge meddelelser er nu blevet implementeret.

Sideløbende hermed blev der gjort en stor indsats for at gennemføre uddelegeringen af arbejdsopgaver, som er et vigtigt led i Kommissionens reform[1]. Uddelegeringen til de fleste af de 80 berørte delegationer er nu gennemført. Det har krævet mobilisering af meget betydelige supplerende menneskelige og finansielle ressourcer. Ved udgangen af perioden 2000-2004 var der i delegationerne ansat i alt 1 561 medarbejdere (359 tjenestemænd og 1 202 eksternt ansatte). Finansieringen af denne decentralisering er sket via forskellige ressourcer. Udgifterne til tjenestemændene er hovedsagelig blevet finansieret under den tidligere budgetpost for delegationstjenesten, A-6.

Både hvad angår menneskelige og finansielle ressourcer har der været tale om meget betydelige investeringer. Kommissionen har på den baggrund tilstræbt at gennemføre de seneste ændringer af sit netværk af delegationer inden for rammerne af den tidligere budgetpost A-6 for 2004 gennem omfordeling af menneskelige og finansielle ressourcer (jf. nedenstående tabel).

Tabel 1 – finansielle konsekvenser af åbninger af delegationer inden for de seneste tre år (skøn)

Delegation | Åbningsdato | Etablerings-udgifter (i EUR) | Årlige udgifter (i EUR) | I alt |

Paraguay | 30/11/2001 | 0 | 102.636 | 102 636 |

Cambodja | 14/12/2001 | 0 | 33 816 | 33 816 |

Nepal | 13/3/2002 | 93 700 | 24 708 | 118 408 |

Singapore | 5/4/2002 | 113 500 | 545 220 | 658 720 |

Taiwan | 27/11/2002 | 113 500 | 371 220 | 484 720 |

Cuba | 29/1/2003 | 83 700 | 72 708 | 156 408 |

Malaysia | 13/2/2003 | 182 200 | 419 928 | 602 128 |

Laos | 20/3/2003 | 93 700 | 21 708 | 115 408 |

Saudi-Arabien | 23/9/2003 | 142 200 | 461 928 | 604 128 |

Yemen | 18/12/2003 | 93 700 | 24 708 | 118 408 |

New Zealand | 16/2/2004 | 113 500 | 383 220 | 496 720 |

I alt | 1 029 700 | 2 461 800 | 3 491 500 |

Behovet for at finansiere disse delegationsåbninger inden for rammerne af de tilgængelige ressourcer har gjort det nødvendigt at strække delegationstjenestens begrænsede ressourcer yderligere.

2. UDVIKLING AF NETVÆRKET

2.1. Politiske prioriteter i forbindelse med kommende åbninger af delegationer

Siden vedtagelsen af ændringerne er der opstillet nye politiske prioriteter. Det planlægges nu at åbne delegationer i Schweiz (Bern)[2] og Moldova (Chisinau)[3]. Det foreslås også at åbne en regional delegation senere i Usbekistan (Tasjkent)[4] under ledelse af en chargé d’affaires ad interim, som refererer til en ikke-bosiddende delegationschef. På grund af udviklingen i forbindelserne mellem EU og Sri Lanka og EU's langsigtede hjælpeindsats efter Tsunamien i Sydøstasien foreslås det at prioritere opgradering af den regionale delegation i Sri Lanka til en egentlig delegation. Det foreslås også at åbne delegationer i Timor Leste og Irak , når det bliver politisk og praktisk muligt.

De fleste af disse åbninger var allerede nævnt i tidligere forslag, som specificerede, at åbningerne skulle bekræftes, når de rette betingelser var til stede. I henhold til en analyse af den nuværende politiske situation og vejledning fra de berørte tjenester, synes dette nu at være tilfældet. Meget tungtvejende faktorer gør, at disse åbninger nu er nødvendige:

- På trods af betydningen af forbindelserne mellem EU og Schweiz har Kommissionen endnu ikke en delegation i Bern. Behovet for at åbne en delegation i denne by anerkendes både af de schweiziske myndigheder og af Kommissionen, og der er da også mange faktorer, som taler for åbningen af en delegation i Bern: Schweiz' særlige geografiske placering, de tætte forbindelser (Schweiz er det tredjeland, der har flest aftaler med EU) og betydningen af samhandelen (Schweiz er EU's fjerdestørste handelspartner i absolutte tal) er blot nogle af dem. I takt med at omfanget af de bilaterale forbindelser mellem de to parter generelt øges, bliver åbningen stadigt vigtigere.

- For Moldovas vedkommende taler det voksende omfang af de økonomiske og politiske forbindelser for en permanent tilstedeværelse i landet. Kommissionen har allerede tidligere udtrykt ønske om en sådan tilstedeværelse, når den politiske situation muliggør dette. Moldova er det eneste land, der er omfattet af en handlingsplan under EU's naboskabspolitik, og som endnu ikke har en delegation. Handlingsplanen kræver, at der åbnes en delegation i 2005 til gennemførelse af de politikker, som er formuleret i denne plan. Moldova ser også gerne, at EU engagerer sig mere i løsningen af Transdnestrien-problemet. Med en delegation vil Kommissionen bedre kunne yde støtte til denne proces.

- På baggrund af udviklingen på Vestbalkan planlægges det også at åbne et forbindelseskontor i Montenegro.

- På baggrund af udviklingen i de bilaterale forbindelser og som led i en mere langsigtet EU-hjælpeindsats efter naturkatastrofen i Sydøstasien bør den regionale delegation i Sri Lanka omdannes til en egentlig delegation til støtte for EU’s langsigtede genopbygningsbistand.

- Det planlægges også at åbne delegationer i Usbekistan og i Timor Leste . Disse åbninger afhænger imidlertid af, om de nødvendige politiske og praktiske betingelser er til stede, og om der er tilstrækkelige ressourcer, og det er ikke tilfældet på nuværende tidspunkt. Disse åbninger skal henholdsvis ses på baggrund af den stadigt større betydning af EU’s strategiske interesser i Centralasien og Timor Lestes tiltrædelse af Cotonou-aftalen mellem EU og AVS-landene.

- Når de politiske og praktiske betingelser er til stede, bør der ligeledes åbnes en delegation i Irak for at bidrage til EU's indsats for at skabe større stabilitet i dette land. På nuværende tidspunkt er der ikke tilstrækkelige ressourcer.

- På baggrund af den øjeblikkelige politiske situation i området har det også høj prioritet, at der åbnes et forbindelseskontor i Kosovo . For Montenegros vedkommende er en sådan åbning politisk berettiget, fordi der er et stort behov for at styrke EU's tilstedeværelse i regionen, og fra et bistandsmæssigt synspunkt er det nødvendigt at erstatte Det Europæiske Genopbygningsagentur. Efter planen skal kontoret i Montenegro åbnes så hurtigt som muligt, men det afhænger af de tilgængelige ressourcer. Man er også i gang med at forberede ad hoc -ordninger for repræsentation i organisationen for international civil luftfart (Montreal) og i Europarådet (Strasbourg).

2.2. Tidsplan

På baggrund af de politiske prioriteter søger GD Relex at opgradere Sri Lanka-delegationen senest i maj 2005 og at åbne delegationen i Moldova i første halvdel af 2005, og det er meningen, at delegationen i Schweiz skal åbnes senere på året.

2.3. Menneskelige og budgetmæssige ressourcer

Efter opstillingen af de politiske prioriteter begyndte Kommissionen at fastlægge de nødvendige ressourcer til åbning af disse delegationer. På grund af modstridende prioriteter kunne bevillingerne hertil imidlertid ikke komme med i budgetforslaget for 2005. Det har derfor været nødvendigt at overveje andre metoder til finansiering af disse åbninger og gennemføre besparelser andre steder.

Der skal gøres opmærksom på, at eftersom netværket allerede er strakt til det yderste, og de tidligere åbninger af delegationer allerede skete ved omprioritering af tildelte bevillinger, har det indtil videre kun været muligt at finde meget begrænsede besparelser, hvilket gør det nødvendigt at prioritere tidspunktet for de pågældende delegationsåbninger.

Uanset disse budgetmæssige problemer gør de ovennævnte politiske prioriteter, at åbningen af disse delegationer er nødvendig på nuværende tidspunkt. De vil derfor skulle gennemføres med ressourcer, der er tilgængelige på nuværende tidspunkt. Det skal navnlig ske ved omplacering af eksisterende menneskelige ressourcer, bl.a. fra andre delegationer i regionen, og ved omfordeling af budgetressourcer fra hele netværket med henblik på at dække løbende udgifter og udgifter i forbindelse med infrastruktur, personale m.m. Dette vil kræve yderligere rationalisering af de tilgængelige midler.

Under hensyn til ovenstående betragtninger er der i følgende tabel foretaget et skøn over basisudgifterne og fastsat en foreløbig tidsplan for åbningen af delegationer:

Tabel 2 – Forventede konsekvenser og tidsplan

Delegation/ foranstaltning | Personale | Udgifter | Forventet åbningsdato |

Tjenestemænd (1) | Andet personale (1) | Skønnede etablerings-udgifter i alt (2) | Skønnede årlige udgifter i alt (1) | Udgifter i alt |

Sri Lanka(4) (opgradering) | 3A 2B 1C | 1 AL III (admin) | 678 000 | 718 536 | 1 396 536 | maj/juni 2005 |

Moldova(4) | 2A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV(3) | 583 500 | 308 376 | 891 876 | juli 2005 |

Schweiz | 1A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV | 528 000 | 875 988 | 1 403 988 | oktober 2005 |

I alt | 6A 4B 3C | 2 AL II 3 AL II 2 AL IV | 1 789 500 | 1 902 900 | 3 692 400 |

(1) Her anføres kun supplerende udgifter i forbindelse med åbning/opgradering, da personalet omplaceres. (2) Alle udgifter dækkes via de eksisterende ressourcer under 2005-budgettet ved en revision af prioriteterne. (3) Når der indføres kontraktansættelse, forventes der ansat en sekretær og en it-medarbejder i Moldova. (4) Der vil blive truffet afgørelse om det nødvendige personale til afdelingerne for samarbejde/aftaler om bistand og finansiering på et senere tidspunkt sammen med Samarbejdskontoret EuropeAid.

3. KONKLUSIONER

Åbningen af de omtalte nye delegationer vil have højeste prioritet. De nødvendige finansielle og menneskelige ressourcer vil blive tilvejebragt ved omstrukturering af det eksisterende netværk, omfordeling af stillinger og udgiftsbesparelser på andre områder. Disse begrænsninger burde ikke få negativ indflydelse på kvaliteten af det arbejde, der gøres i netværket, hverken i de nye delegationer eller i de delegationer, hvis ressourcer beskæres for at muliggøre åbning af nye delegationer. Ovenstående tidsplan foreslås på denne baggrund.

Denne indsats bør også ses som led i forberedelserne til gennemførelsen af forfatningstraktaten, som endnu mangler at blive godkendt af medlemsstaterne. Traktaten, som blev undertegnet af stats- og regeringscheferne den 29. oktober 2004 i Rom, indeholder en række bestemmelser, som vil få vidtrækkende konsekvenser for Den Europæiske Unions eksterne forbindelser og dermed også for delegationstjenesten. Traktaten fastsætter bl.a., at Den Europæiske Unions delegationer skal repræsentere Unionen i tredjelande og ved internationale organisationer.

Det skal derfor påpeges, at selv om delegationerne i organisatorisk henseende er en del af Kommissionen, tjener de i praksis hele Den Europæiske Unions interesser, således som det er beskrevet i Kommissionens meddelelse af 3. juli 2001[5]. Denne indsats yder de ved at videreformidle, forklare og gennemføre EU's politik, ved at analysere den politik, der føres i de lande, hvor de er akkrediteret, og ved at føre forhandlinger i overensstemmelse med deres mandat.

De foranstaltninger, der er redegjort for i denne meddelelse, vil bidrage til konsolidering og udbygning af et mere sammenhængende netværk, som kan påtage sig yderligere opgaver og forpligtelser i overensstemmelse med den nye forfatningstraktat.

FORKORTET FINANSIERINGSOVERSIGT

Politikområde: EKSTERNE FORBINDELSER Aktiviteter: Delegationstjenesten |

TITEL: MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET OG EUROPA-PARLAMENTET – KONSOLIDERING OG UDBYGNING AF DELEGATIONSTJENESTEN |

1. BUDGETPOST (NUMMER OG BETEGNELSE)

XX.010102: Udgifter vedrørende tjenstgørende personale ved EU-delegationer

XX.010202: Eksternt personale ved EU-delegationer

XX.010212: Andre administrationsudgifter for EU-delegationer

XX.010302: Bygninger og dertil knyttede udgifter for EU-delegationer

2. SAMLEDE TAL

2.1 . Samlet rammebevilling (del B): 2,582 mio. EUR som forpligtelsesbevillinger for 2005 og derefter 1,903 EUR årligt

2.2. Gennemførelsesperiode

Den udbygning, der redegøres for i denne meddelelse, vil blive indledt og afsluttet i løbet af regnskabsåret 2005. Da der er tale om opgradering af en delegation og åbning af to nye delegationer, er der ikke fastsat en frist for foranstaltningens gennemførelse.

2.3 . Samlet flerårigt skøn over udgifterne

a) Forfaldsplan for forpligtelses- og betalingsbevillingerne (finansieringstilskud) (jf. punkt 6.1.1)

Mio. EUR (3 decimaler)

År n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 ff. | I alt |

Forpligtelser | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

Betalinger | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

b) Teknisk og administrativ bistand og støtteudgifter (jf. punkt 6.1.2)

Forpligtelser |

Betalinger |

a+b i alt |

Forpligtelser | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

Betalinger | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

Forpligtelser | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

Betalinger | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

2.4 . Forenelighed med den finansielle programmering og de finansielle overslag

Forslaget er foreneligt med den gældende finansielle programmering

Forslaget kræver omprogrammering af de relevante poster i de finansielle overslag

Omprogrammeringen kan betyde, at bestemmelserne i den interinstitutionelle aftale må tages i brug

Udgiftstype: Udgifterne skal klassificeres således, at der sondres mellem driftsudgifter og investeringsudgifter. En sådan klassifikation gør det lettere at sondre mellem budgetregnskabet og det almindelige regnskab

Løbende udgifter: Driftsudgifterne knytter sig til regnskabsårets udgifter

Investeringsudgifter: Investeringsudgifterne knytter sig til posterne på balancen. Hvilken type aktivitet skal disse udgifter finansiere?

3. BUDGETSPECIFIKATIONER

Udgifternes art | Nye | EFTA-deltagelse | Kandidat-landenes deltagelse | Udgifts-område i de finansielle overslag |

OU | IOB | JA | NEJ | NEJ | Nr. 5 |

4. RETSGRUNDLAG

Vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber, navnlig artikel 27 til 31, 33 og 65a samt bilag III, VII og X

Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

5. BESKRIVELSE OG BEGRUNDELSE

5.1 . Behov for EU-foranstaltninger[6]

5.1.1 Mål

For at sikre bedre forvaltning af Kommissionens økonomiske og politiske forbindelser med Schweiz og Moldova er det på indeværende tidspunkt nødvendigt at åbne kommissionsdelegationer i disse lande. Hvad angår Sri Lanka, er der behov for at tilpasse delegationsstrukturen, således at den bringes i overensstemmelse med udviklingen i dette land, og med henblik på forvaltningen af EU’s hjælpeforanstaltninger ovenpå den naturkatastrofe, som ramte denne region.

5.1.2 Dispositioner, der er truffet på grundlag af forhåndsevalueringen

Der træffes beslutning om åbning af nye delegationer på grundlag af udviklingen i EU's økonomiske og politiske forbindelser med de pågældende lande og i snævert samarbejde med alle berørte tjenestegrene og generaldirektorater.

5.1.3 Dispositioner, der er truffet på grundlag af den efterfølgende evaluering

De pågældende delegationer vil blive en del af Kommissionens netværk af delegationer og er derfor omfattet af de kontrolbesøg, der gennemføres af delegationstjenestens inspektion og interne kontrol.

5.2 . Indsatsområder og nærmere bestemmelser for støtten

Der er tale om administrative udgifter i forbindelse med åbningen af to nye delegationer og opgradering af en regional delegation til en egentlig delegation. De supplerende udgifter for regnskabsåret 2005 vil blive finansieret via eksisterende bevillinger gennem besparelser på andre udgifter. Disse foranstaltninger vil bane vejen for en forbedring af de politiske og økonomiske forbindelser med de pågældende lande og gøre det muligt for Kommissionen at forvalte sine aktiviteter bedre i disse lande.

5.3 . Gennemførelsesmetoder

Som det er tilfældet for alle delegationernes administrative udgifter, vil de blive forvaltet direkte af Kommissionen ved hjælp af internt og eksternt personale (lokalt ansatte).

[1] Formålet med uddelegering af opgaver var at opnå en mærkbar reduktion af den tid, der anvendes til gennemførelse af projekter, at opnå mærkbare forbedringer med hensyn til kvalitet og respons hos de projekt-/programforvaltningsansvarlige, at sikre pålidelige finansielle, tekniske og kontraktforvaltningsmæssige procedurer, som er i overensstemmelse med de bedste internationale standarder vedrørende egnethed og ansvarlighed og at øge effekten og synligheden af EU’s udviklingssamarbejde og bistand.

[2] Allerede planlagt i dokumentet SEC(1998) 1261 af 22. juli 1998.

[3] Foreslået i KOM(2001) 381 af 3. juli 2001 under forudsætning af, at de rette betingelser var til stede.

[4] Planlagt i dokument SEK(1998) 1261 af 22. juli 1998.

[5] KOM(2001) 381 af 3. juli 2001.

[6] Nærmere oplysninger i særskilt orienterende dokument.