BERETNING

om årsregnskabet for Det Europæiske Fællesforetagende for ITER og Fusionsenergiudvikling for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2009, med fællesforetagendets svar

2010/C 342/04

INDHOLD

INDLEDNING

Det Europæiske Fællesforetagende for ITER (1) og Fusionsenergiudvikling blev oprettet i marts 2007 (2) for en 35-årig periode. De vigtigste fusionsanlæg skal udvikles i Cadarache i Frankrig, men fællesforetagendet ligger i Barcelona.

at forberede og koordinere et program til forberedelse af opførelsen af en demonstrationsreaktor for fusionsenergi og dertil knyttede anlæg, herunder det internationale fusionsmaterialebestrålingsanlæg (International Fusion Materials Irradiation Facility).

at levere Euratoms bidrag til aktiviteterne under »den bredere strategi« (supplerende fælles fusionsforskning), der udføres i samarbejde med Japan med henblik på hurtig realisering af fusionsenergi

at levere Euratoms bidrag til Den Internationale Fusionsenergiorganisation for ITER (3)

Ved oprettelsen blev fællesforetagendets samlede ressourcebehov for perioden 2007-2041 anslået til 9 653 millioner euro. Det samlede bidrag fra Euratom var fastsat til 7 649 millioner euro, heraf højst 15 % til administration. Øvrige ressourcer er bidrag fra værtsstaten for ITER (Frankrig), de årlige medlemskontingenter og frivillige bidrag fra andre medlemmer end Euratom samt tillægsressourcer, der kan modtages på vilkår, der godkendes af bestyrelsen. Retten henleder opmærksomheden på, at det er nødvendigt at tilføre langt flere ressourcer til ITER-projektet (jf. punkt 31-33).

KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING

Budgetgennemførelsen

I 2009 beløb fællesforetagendets endelige godkendte betalingsbudget sig til 173,6 millioner euro. Den samlede udnyttelsesgrad for betalingsbevillingerne var på 65,3 %. Udnyttelsesgraden for aktionsudgifterne var på 65,5 %, mens den for administrationsudgifterne var på 64,2 %. Ved udgangen af 2009 havde fællesforetagendet 42 millioner euro i bankindeståender. Underudnyttelsen skyldes hovedsageligt, at gennemførelsen af Euratoms fusionsprogram er blevet forsinket, hvilket Retten også bemærkede i 2008.

Regnskabsaflæggelse: medlemmernes bidrag

Retten noterer, at EU-fællesforetagendernes aktiviteter finansieres med medlemsbidrag, og at fællesforetagenderne ikke har nogen egentlig kapital. Retten anbefaler, at der i regnskabet tydeligt oplyses om dette særlige træk ved fællesforetagenderne.

I modsætning til de øvrige EU-fællesforetagender finansieres Fællesforetagendet for ITER og Fusionsenergiudvikling fuldt ud af offentlige midler. De almindelige bestemmelser i EU-regnskabsregel nr. 1 (grupperegnskaber) om opførelse af medlemsbidrag under nettoaktiver på balancen gælder således ikke for Fællesforetagendet for ITER, hvor medlemsbidragene opføres under driftsindtægter på resultatopgørelsen.

Denne regnskabsmæssige behandling er acceptabel for Fællesforetagendet for ITER og Fusionsenergiudvikling, men Retten mener generelt, at fællesforetagendernes regnskaber så vidt muligt bør harmoniseres, og noterer sig, at Kommissionen agter at udsende en detaljeret vejledning herom til fællesforetagenderne.

ANDRE FORHOLD

Interne kontrolsystemer

Samtidig med, at Retten erkendte, at fællesforetagendet i 2008 var i en opstartsfase, bemærkede den i sidste års beretning, at fællesforetagendet ikke havde implementeret sit system for intern kontrol og finansielle oplysninger fuldt ud.

Selv om fællesforetagendet i løbet af 2009 har gjort en indsats for at udvikle interne kontrolstandarder, gælder det stadig, at organisationens centrale aktiviteter pr. udgangen af 2009 endnu ikke er blevet tilstrækkeligt formaliseret. Der er ikke udviklet et egnet redskab til forvaltning af operationelle kontrakter. Budgetgennemførelsen og -rapporteringen er baseret på brugen af regneark. Der er ingen central database over operationelle, administrative og finansielle oplysninger.

I april 2009 blev fællesforetagendets afdelinger omstruktureret. I den ændrede struktur er budget- og regnskabsfunktionerne placeret under den afdeling, der er ansvarlig for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler, hvilket rejser spørgsmål om den fornødne adskillelse af funktioner med hensyn til finansielle og operationelle aktiviteter (jf. også punkt 31).

Retten gennemgik en stikprøve på 31 transaktioner. I to tilfælde havde fællesforetagendet først indgået budgetforpligtelser, efter at det havde indgået retlige forpligtelser, hvilket er i strid med finansforordningens bestemmelser. Og i to andre tilfælde var der ikke tilstrækkelig dokumentation til underbygning af de valideringsprocedurer, der var gennemført, inden betalingerne blev afholdt.

I forbindelse med udbetalingen af et tilskud på 584 000 euro konstaterede Retten, at den tjenestemand, der anviste betalingen, kun havde fået delegeret beføjelser til at anvise tilskudsbetalinger på op til 200 000 euro. I forbindelse med en betaling på mere end 10 millioner euro vedrørende forberedende byggepladsarbejder forelå der ved Rettens revision kun bevis for, at fællesforetagendet havde foretaget formel kontrol, hvilket ikke var tilstrækkeligt til at give sikkerhed, navnlig med hensyn til opfyldelsen af de finansielle krav i tilskudsaftalen og omkostningernes støtteberettigelse.

For sen betaling af medlemskontingenter

I 2008 bemærkede Retten, at en række af fællesforetagendets medlemmer ikke havde betalt deres medlemskontingenter inden for den frist, der var fastsat af bestyrelsen.

I 2009 var fristen for medlemmernes indbetaling af de årlige kontingenter den 31. maj 2009. Til trods for, at fællesforetagendet sendte flere rykkerskrivelser, var der ved årets udgang to medlemmer, som endnu ikke havde betalt deres medlemskontingenter for 2009.

Fællesforetagendets finansforordning

I beretningen om regnskabsåret 2008 påpegede Retten en række punkter, hvor den mente, at det var nødvendigt at ændre fællesforetagendets finansforordning for at styrke de finansielle rammer (13) . Ved udgangen af 2009 var der ikke foretaget nogen ændringer af finansforordningen.

Kommissionens interne revisionstjeneste

I udtalelse nr. 4/2008 påpegede Retten, at Kommissionens interne revisors beføjelser til at foretage revision af fællesforetagendet ikke nævnes i fællesforetagendets finansforordning.

Status for ITER-projektet

I maj 2010 udsendte Kommissionen en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om status for ITER-projektet (14) . Kommissionen konkluderer, at de betydelige omkostningsstigninger i forbindelse med ITER-projektet kræver, at forvaltningen af fællesforetagendet, navnlig indkøbspolitikken, tages op til revision, og at der fastlægges bæredygtige finansielle rammer. Kommissionen skønner, at der vil være behov for ca. 1,4 milliarder euro i bidrag fra Euratom til ITER for perioden 2012 og 2013 for at dække omkostningsstigningerne.

Bestyrelsen fører tilsyn med fællesforetagendets indsats for at opfylde målene og sørger for, at fællesforetagendet og dets medlemmer arbejder tæt sammen om gennemførelsen af foretagendets virksomhed.

træffe arrangementer med henblik på at stille menneskelige ressourcer til rådighed for ITER-organisationen

At forberede og koordinere et program til forberedelse af opførelsen af en demonstrationsreaktor for fusionsenergi og dertil knyttede anlæg, herunder det internationale fusionsmaterialebestrålingsanlæg (Fusion Materials Irradiation Facility, IFMIF).

At levere Euratoms bidrag til aktiviteterne under »den bredere strategi«, der udføres i samarbejde med Japan med henblik på hurtig realisering af fusionsenergi

At levere Det Europæiske Atomenergifællesskabs (Euratoms) bidrag til Den Internationale Fusionsenergiorganisation for ITER

»De virksomheder, der er af ganske særlig betydning for kerneindustriens udvikling inden for Fællesskabet, kan konstitueres som fællesforetagender i denne traktats betydning i overensstemmelse med bestemmelserne i nedenstående artikler.«

FÆLLESFORETAGENDETS SVAR

Gennemførelse af budgettet

Punkt 15

F4E er enig i Rettens bemærkninger. Der gennemføres en forbedret betalingsprofil for 2010 med strengere rapporterings- og kontrolmekanismer for brug af driftsmidler.

Regnskabsaflæggelse: medlemmernes bidrag

Punkt 16-18

F4E tilslutter sig Rettens bemærkninger, der dels omhandler fællesforetagender generelt og dels vedrører Kommissionens hensigt om at udstikke detaljerede retningslinjer for fremlæggelse af medlemmers bidrag til årsregnskaber.

Interne kontrolsystemer

Punkt 19

F4E er enig i Rettens bemærkninger og understreger, at styrkelse af organisationens kontrolmiljø fortsat prioriteres højt. Det skal dog bemærkes, at udvikling, gennemførelse og overvågning af intern kontrol i en ung og hurtigt voksende organisation kræver både tid og ressourcer, især så længe organisationen endnu ikke har fundet de mest passende forvaltningsordninger.

I 2009 og 2010 er det sket betydelige fremskridt med hensyn til udformningen af den ikke-økonomiske kontrolstruktur, især vedrørende:

— jobbeskrivelser

— etiske og organisatoriske værdier

— personaleevaluering og -udvikling

— processer og procedurer

— kontinuitet

— dokumentstyring

— intern revision.

Punkt 20

F4E er enig i Rettens bemærkninger og er i gang med at indføre et kontraktforvaltningsværktøj. F4E udvikler også systematiske værktøjer til budgetopstilling/-gennemførelse (herunder en automatisk resultattavle) og til rapportering af budget- og ressourcedata.

Punkt 21 og 23

De første par måneder arbejdede den interne revisionstjeneste med rådgivningsaktiviteter og kapacitetsopbygning, hvorefter den første revisionsopgave, der vedrørte finansielle kredsløb, blev påbegyndt i november 2009 og afsluttet i maj 2010. Den årlige revisionsplan for 2009/2010 blev godkendt af direktøren og vedtaget af bestyrelsen den 27. januar 2010.

For så vidt angår finanskontrollerne, har den interne revision af F4E's finansielle kredsløb allerede omfattet en række tværgående spørgsmål vedrørende økonomisk forvaltning siden omstruktureringen i april 2009. De punkter, som Retten har påpeget, er blevet vurderet i lyset af denne interne revision. I overensstemmelse med den interne revisors anbefalinger er der fastlagt en handlingsplan, som bl.a. har til formål at sikre den nødvendige funktionsadskillelse mellem finansielle og driftsmæssige aktiviteter. Gennemførelsen af denne handlingsplan blev påbegyndt i august 2010 og forventes for størstedelens vedkommende afsluttet inden udgangen af året.

Punkt 22

F4E er enig i Rettens bemærkninger. Regnskabssystemerne er ikke blevet formelt godkendt af regnskabsføreren, da nogle af de underliggende processer endnu ikke er blevet formaliseret.

Punkt 24

På grund af budgetbegrænsningerne har F4E ikke været i stand til at indgå forpligtelser for det samlede beløb for en aftale mellem ITER-projektets hovedaktører. I slutningen af 2010 forventes F4E at kunne indgå forpligtelser for det samlede beløb fra den internationale organisation efter ITER-Rådets beslutning til november og efter en yderligere ændring af F4E's budget for 2010.

Punkt 25

I forbindelse med det reviderede tilskud er F4E enig i Rettens bemærkninger. Situationen er nu løst med et enkelt, højere loft, der er defineret i de beføjelser, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har fået.

I forbindelse med den reviderede betaling vedrørende klargøring af produktionssteder er F4E enig i Rettens bemærkninger. Generelt planlægger F4E at analysere og overveje de interne procedurer for bl.a. at forbedre den forudgående interne kontrol.

Forsinket betaling af medlemsbidrag

Punkt 26-27

F4E er enig i Rettens bemærkninger. Situationen er forbedret i 2010 som følge af øgede foregribende og forebyggende foranstaltninger. I 2011 vil F4E styrke sit system for tidlig varsling yderligere ved at udsende et overslag over de enkelte medlemmers bidrag i 2011. Medlemmerne modtog oplysningerne om deres bidrag for 2011 allerede i april 2010 og vil modtage en formel skrivelse med bekræftelse af det endelige beløb efter bestyrelsens vedtagelse af budgettet for 2011 i november 2010.

Finansforordningen for fællesforetagendet

Punkt 28

F4E er enig i Rettens bemærkninger. F4E mente, at en fornuftig og effektiv tilgang ville være at høste et par års erfaringer med den faktiske gennemførelse af disse bestemmelser, før der foreslås en eventuel revision af finansforordningen. Denne revision skal endvidere være i overensstemmelse med et eventuelt forslag til revision af F4E's vedtægter (efter bestyrelsens godkendelse) og efterfølgende drøftelser med Rådet. Der er nedsat en intern arbejdsgruppe, og et forslag til revision af finansforordningen for F4E vil blive sendt til vedtagelse inden udgangen af 2010.

Kommissionens interne revisionstjenestes rolle

Punkt 29-30

Det forventes, at revisionen af F4E's vedtægter vil klarlægge, hvorvidt rammefinansforordningen kan anvendes i den interne revision af fællesforetagendet. Uanset denne klarlæggelse vil der i forslaget til ændring af finansforordningen for F4E, som er under udarbejdelse, blive taget hensyn til Rettens bemærkning og til eksisterende generelle bestemmelser, der giver Kommissionens interne revisor beføjelser til at revidere EU-organer.

Status for ITER-projektet

Punkt 31-33

F4E understreger, at selvom oplysningerne er korrekte, er de udtryk for status for drøftelserne i september 2010 efter Kommissionens offentliggørelse af et forslag til Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse om ændring af den interinstitutionelle aftale af 17. maj 2006 om budgetdisciplin og forsvarlig økonomisk forvaltning for så vidt angår den flerårige finansielle ramme, for at imødekomme de yderligere finansieringsbehov i forbindelse med ITER-projektet (KOM(2010) 403 af 20. juli 2010).