Beretning

om Det Europæiske Miljøagenturs regnskab for regnskabsåret 2001, med agenturets svar

(2002/C 326/03)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagentur i overensstemmelse med artikel 13, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90(1).

2. Retten har revideret Det Europæiske Miljøagenturs regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Direktøren er i henhold til artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 14 i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik agenturets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Uden at det i øvrigt indvirker på revisionserklæringen, skal Retten gøre opmærksom på de forhold, som er beskrevet i punkt 8 og 9.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

6. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af bevillingerne fremført fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3).

7. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 21,7 millioner euro; heraf blev der indgået forpligtelser for 20,9 millioner (96 %). Aktionsbevillingerne (Budgetafsnit III) beløb sig til 10,6 millioner euro, og der blev indgået forpligtelser for 10,3 millioner euro eller 97 % af beløbet. Betalingerne over regnskabsårets bevillinger beløb sig til 13,2 millioner euro svarende til 63 % af det forpligtede beløb. Et beløb på 8,1 million måtte fremføres til det efterfølgende regnskabsår, og 0,4 millioner måtte annulleres.

8. Det er hovedsageligt aktionsbevillinger, som er blevet fremført til 2002, nemlig 6,9 millioner euro. Der er tale om en stigning på 2,5 millioner i forhold til det foregående regnskabsår. Denne stigning viser, at agenturet bør planlægge sine aktioner bedre og sørge for, at planlægningen bliver overholdt.

9. Der var blevet fremført 5,4 millioner euro fra regnskabsåret 2000 til regnskabsåret 2001, og af dem var 4,4 millioner blevet udbetalt. En million euro måtte altså annulleres. Både den absolutte og den relative værdi af de bevillinger, som er fremført og derefter annulleret, er steget i forhold til det foregående regnskabsår, og det bør få agenturet til at foretage en nøjere vurdering af, om dets bevillingsfremførsler er velbegrundede.

10. I december 2001 blev der indgået en enkelt forpligtelse på 337000 euro svarende til regnskabsårets samlede bevillinger til oversættelse og terminologiarbejde, men der blev ikke foretaget nogen betalinger. De relevante arbejdssedler (ordresedler for de opgaver, som var blevet givet til Oversættelsescentret) beløb sig til 18408 euro. Saldoen på 318592 euro blev i strid med artikel 6 i agenturets finansielle bestemmelser fremført uden begrundelse, selv om den burde være bortfaldet.

11. I sin beretning for regnskabsåret 2000(4) påpegede Retten, at agenturet uberettiget havde fremført bevillinger fra 2000 til finansiering af oversættelser i 2001. Rettens revision viser, at betalingerne i 2001 over de bevillinger, der var blevet fremført fra 2000, burde have været afholdt over bevillingerne for regnskabsåret 2001.

Årsregnskab

Forvaltningsregnskab og balance

12. Tabel 2 og 3 er en oversigt over forvaltningsregnskabet og balancen, som agenturet har offentliggjort i sin aktivitetsrapport for regnskabsåret 2001.

13. Balancen omfatter i overensstemmelse med Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000(5) de afskrivninger, agenturet fik foretaget af sine anlægsaktiver i 2001. Bruttoværdien af anlægsaktiverne beløb sig til 3523000 euro pr. 31 december 2001. Afskrivningsomkostningerne for regnskabsåret 2001 og de foregående regnskabsår beløb sig til i alt 2536000 euro, så nettoværdien af anlægsaktiverne var på 987000 euro.

14. I sin beretning for regnskabsåret 2000(6) beskrev Retten en række svagheder i agenturets inventarforvaltning. I 2001 fulgte agenturet de regler om værdiansættelse og afskrivning, som Kommissionen vedtog i december 2000(7), og der blev installeret et edb-system til forvaltning af inventar. Agenturet bør fortsætte disse bestræbelser med henblik på at undgå afvigelser mellem aktivernes værdi, når de registreres i mængde- og værdifortegnelsen, og når indkøbene bogføres. Det er nødvendigt at forbedre koordineringen mellem bogholderiet og den tjeneste, der er ansvarlig for inventarforvaltningen, så det sikres, at forordningens satser for afskrivning anvendes korrekt.

Likviditetsstyring

15. Agenturet har fire bankkonti. Banktransaktionerne registreres i det almindelige regnskab med betydelige forsinkelser(8), hvilket gør det vanskeligt at afstemme banksaldiene med saldiene i det almindelige regnskab.

16. For at styrke de interne kontrolprocedurer bør bankkontiene afstemmes med det almindelige regnskab ved udgangen af hver måned, og afstemningen bør påtegnes af den ansvarlige administrator. Der bør foretages en nærmere undersøgelse, når en transaktion ikke har kunnet afstemmes to måneder i træk.

17. Agenturets betalinger foretages generelt via bankkonti. Dog er der tre underkonti - "bikasser" - som anvendes til kontante betalinger. Disse konti føres af agenturets regnskabsfører.

18. For at sikre, at bogholderi og likviditetsstyring holdes adskilt, bør agenturets regnskabsfører forelægge direktøren et forslag til beslutning om oprettelse og forvaltning af disse konti, som denne skal godkende. I beslutningen bør der fastsættes et maksimumbeløb, og det bør defineres, hvilke udgifter der kan betales fra disse konti, og hvem der er beføjet til at forvalte dem.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

19. Forpligtelserne med henblik på finansiering af udgifter i forbindelse med ekspertmøder beløb sig til 390000 euro. Ved begyndelsen af regnskabsåret indgik den kompetente anvisningsberettigede en første forpligtelse på 265000 euro. Derimod blev to yderligere forpligtelser (på henholdsvis 100000 og 25000 euro) undertegnet af ansatte, som ikke havde de nødvendige beføjelser vedrørende denne budgetpost.

20. Disse uregelmæssige forpligtelser skyldtes, at den medarbejder, som var ansvarlig for sikkerheden i forbindelse med det edb-baserede regnskabssystem, fejlagtigt havde tildelt de pågældende ansatte rettigheder til at foretage elektronisk påtegning af betalingsanvisninger. Listen over personer med ret til at foretage elektronisk påtegning bør jævnligt sammenholdes med listen over personer med underskriftsbeføjelser.

21. I sine beretninger for regnskabsårene 1999 og 2000(9) beskrev Retten en række svagheder i agenturets forvaltning af kontrakter, især behandlingen af betalingsanmodninger. Ved en gennemgang af de betalinger, der var foretaget i 2001, konstateredes det endnu en gang, at dossiererne ikke altid er vedlagt dokumentation, men at der kun foreligger en attestation af, at arbejderne er udført i overensstemmelse med kontrakten.

Køb af varer og tjenesteydelser

Behovsvurdering

22. Indkøbene afhænger af agenturets årlige arbejdsprogram, hvoraf det fremgår, hvilke opgaver der skal udføres for at nå de mål, som er fastsat i det flerårige program.

23. Agenturet bør fortsætte og styrke sine bestræbelser på at forbedre sin indkøbsplanlægning og på at integrere den i den flerårige planlægning. Hvis systemet blev mere formaliseret, ville det blive muligt at sammenholde de forventede behov med de faktiske behov og på den baggrund foretage mere nøjagtige behovsvurderinger.

Samarbejde med institutionerne og andre fællesskabsorganer

24. Centret er ikke repræsenteret i den interinstitutionelle gruppe til samordning af indkøbsprocedurer og deltager derfor ikke i interinstitutionelle udbud og heller ikke i udveksling af oplysninger om køb af varer og tjenesteydelser. Med hensyn til de løbende indkøb forsøger agenturet at udvikle et samarbejde med de forskellige fællesskabsorganers repræsentationer i København.

25. I forbindelse med gennemførelsen af projekter, hvor der er brug for at samle specifikke datagrupperinger, bestræber agenturet sig på at samarbejde med De Europæiske Fællesskabers Statistiske Kontor eller med Det Fælles Forskningscenter i Ispra. Der er blevet ansat en konsulent(10) på en etårig kontrakt for at sikre, at de socio-økonomiske statistikker, som er nødvendige for at kunne fastsætte basisindikatorer, er disponible og af en tilfredsstillende kvalitet. Problemet med, hvordan disse data skal opdateres i de kommende år, er ikke blevet løst.

Valg af indkøbsprocedure

26. Generelt foretrækker agenturet udbud. I ét tilfælde(11) benyttede agenturet den begrænsede udbudsprocedure, selv om udbuddet på grund af kontraktens art og det involverede beløb skulle have været offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Bedømmelse af bud

27. Kriterierne for bedømmelse af bud er formuleret i generelle vendinger, hvilket gør det vanskeligt at bedømme buddene kvantitativt.

28. Buddene vurderes af et bedømmelsesudvalg bestående af tre medlemmer, som afgiver en udtalelse på grundlag af de dokumenter, tilbudsgiverne har indsendt. Der bør udarbejdes specifikke instrukser for bedømmelsesudvalgenes arbejde, så det sikres, at medlemmerne er uafhængige.

29. For bedre at garantere bedømmelsernes kvalitet bør de formelle krav til tilbudsgivernes svar forbedres, så svarene bliver mere præcise og sammenlignelige.

Rammekontrakter

30. Med hensyn til de løbende indkøb indgår agenturet rammekontrakter af tre års varighed, som to gange kan forlænges med et år. Disse rammekontrakter indeholder en klausul, som gør det muligt at justere priserne i overensstemmelse med markedspriserne på de leverede varer.

31. I rammekontrakterne er der ofte fastsat et samlet maksimumbeløb for de indkøb, der skal foretages. Det kan undre, hvad formålet er med en sådan klausul i en rammekontrakt, som jo netop skal give en vis fleksibilitet og sikre, at man ikke igen skal igennem hele indkøbsproceduren(12).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 120 af 11.5.1990, s. 4.

(2) I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 1210/90 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2001, dateret den 15. marts 2002, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 2. april 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de anvendte oplysninger. Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige lidt fra totalen. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) EFT C 372 af 28.12.2001.

(5) EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75.

(6) EFT C 372 af 28.12.2001.

(7) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(8) I november 2001 var forsinkelserne på mellem 1,5 og 4 måneder.

(9) EFT C 373 af 27.12.2000 og EFT C 372 af 28.12.2001.

(10) Forpligtelse EEA.50995, 118000 euro.

(11) Projekt EEA-ACPC-00-0026.

(12) Der var tale om en kontrakt om levering af papir og kontorartikler, og i det sidste år af kontraktens løbetid skete der en stigning i antallet af ansatte, som ikke kunne forudses, da kontrakten blev indgået. Det betød, at behovet for disse varer steg med mere end 70000 euro, så agenturet måtte følge den tunge administrative procedure og lade kontrakten revurdere af Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler.

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger. Disse tabeller er en samlet oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger. Disse tabeller er en samlet oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og derfor kan summen af tallene i tabellen afvige fra totalen.

Kilde:

Agenturets oplysninger. Disse tabeller er en samlet oversigt over oplysningerne i agenturets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

Gennemførelse af budgettet

8. EEA erkender en stigning i bevillingsfremførslerne og arbejder på en stramning i planlægningen af aktioner. Det bør imidlertid understreges, at EEA er i vækst og derfor har et stigende budget, samt at en del af bevillingerne, der blev fremført til 2002, drejer sig om formålsbestemte flerårige budgetmidler.

9. EEA har i løbet af 2001 lagt speciel stor vægt på at tilgodese reglen om etårighed for de administrative afdelinger og som følge deraf være mere stringent i vurderingen af gyldigheden af de overførte beløb. På dette grundlag blev det derfor besluttet ikke at bruge bevillingsfremførslerne til udestående fordringer og at udforme et bedre udførelsesgrundlag for budgetstyringen i de kommende år.

10. Agenturet medregner bevillingerne til oversættelse som en del af den årlige publikationsplanlægning, som gennemføres parallelt med udviklingen af arbejdsprogrammet. Oversættelsescentret fakturerer dets ydelser på en årlig basis, så selvom der udbetales nogle forskudsbetalinger gennem året, kan centrets samlede arbejdsmængde for agenturet for hele året først gøres op ved årets udgang. Som en konsekvens af dette blev størstedelen af betalingerne for Oversættelsescentrets udførte arbejde for perioden 1. januar til 31. december 2001 derfor først betalt i marts 2002 med de bevillinger, der blev fremført fra 2001 til 2002.

11. Agenturet vil i fremtiden, og ved afslutningen af hvert år, konsolidere de udestående beløb for det oversættelsesarbejde, der er blevet sendt til Oversættelsescentret, og som derfor skal fremføres til det følgende år.

Forvaltningsregnskab

14. EEA's inventarforvaltningssystem er nu etableret som bekræftet af Retten. Synkroniseringen af bogholderiet og den tjeneste, der er ansvarlig for inventarforvaltningen, specielt med hensyn til afskrivning og vekselkurser, vil blive tilpasset yderligere ved regelmæssige afstemninger og en årlig optælling af inventarlageret.

Likviditetsstyring

15 og 16. Et nyt hovedregnskabssystem (BOB) er blevet installeret i april 2002, og det indeholder et link til budgetregnskabssystemet SI2. Da dette link vil gøre en synkronisering mulig mellem budgetsystemet og hovedregnskabssystemet, vil måden, hvorpå de månedlige afstemninger på nuværende tidspunkt udføres, blive forenklet. Et link med et direkte banksystem vil også blive implementeret, hvilket vil lette og fremskynde afstemningen af bankkontiene.

En intern revisor er blevet ansat og vil vurdere effektiviteten af regnskabssystemet, særligt i forbindelse med afstemningsprocessen.

17 og 18. De tre underkonti - "bikasserne" - er blevet lukket, og pengebeholdningen forvaltes på nuværende tidspunkt af forskudsbestyreren. Den administrerende direktørs beslutning om at udpege en forskudsbestyrer er i overensstemmelse med driftsprincipperne.

Gennemførelse af de finansielle bestemmelser

19 og 20. Agenturet anerkender misforholdet mellem personer med underskriftsbeføjelser godkendt af den administrerende direktør og gennemførelsen af SI2. Proceduren for at sikre en sammenholdning er blevet skærpet, og en opgave om at tildele en sikkerhedsofficer ansvaret for sikkerheden på dette område er blevet pålagt den finansielle afdelingskoordinator.

21. EEA er ved at udvikle et elektronisk dokumentarkiv, som integreres i regnskabssystemet SI2. Systemet vil indeholde links og referencer til relevante dokumenter, inklusive de vigtigste tal. Vedligeholdelsen af dokumentarkivet vil være et led i agenturets programmer, hvor programlederne er ansvarlige på agenturets vegne som anvisningsberettigede ansatte.

System til behovsvurdering

22 og 23. Agenturet er enigt i Revisionsrettens bemærkning og vil sikre, at nøjagtigheden af behovsvurderingerne bliver forbedret.

Indkøbsprocedurer, samarbejde med andre institutioner og andre fællesskabsorganer

25. Agenturet har vedtaget et aftalememorandum med både De Europæiske Fællesskabers Statistiske Kontor og Det Fælles Forskningscenter i Ispra. Det skal i den forbindelse bemærkes, at en omfattende årlig høring vil finde sted for begge arbejdsprogrammers vedkommende. Det anerkendes imidlertid, at EEA skal fortsætte med at fremme integrationen og samarbejdet med andre Fællesskabsorganer og institutioner med henblik på at dele ressourcer og kapaciteter. Under henvisning til det omtalte rådgivningsarbejde har EEA skønnet det nødvendigt at udlicitere dette, eftersom hverken EEA's interne ressourcer eller Eurostats personaleressourcer kunne anvendes i denne konkrete del af arbejdsprogrammet.

Bedømmelse af bud

27. til 29 Agenturet anerkender behovet for at udvikle mere konkrete retningslinjer for at gøre en mere kvantitativ bedømmelse mulig for bedømmelsesudvalgene, og agenturet regner med at have disse retningslinjer på plads til efteråret 2002.

Rammekontrakter

30 og 31. Agenturet erkender, at prislofterne, som er defineret i nogle rammekontrakter, er af intern art og derfor ikke skal være indeholdt i rammekontrakterne.