Særberetning EU-Udenrigstjenestens 
forvaltning af sine 
bygninger verden overDA 2016  nr. 07
DEN
EUROPÆISKE
REVISIONSRET

DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxembourg  
LUXEMBOURG
Tlf. +352 4398-1
Kontakt:  eca.europa.eu/da/Pages/ContactForm.aspx
Websted:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Yderligere oplysninger om EU fås på internet via Europaserveren ( http://europa.eu )
Luxembourg: Den Europæiske Unions Publikationskontor, 2016
Print ISBN 978-92-872-4522-9 ISSN 1831-0796 doi:10.2865/937631 QJ-AB-16-007-DA-C
PDF ISBN 978-92-872-4535-9 ISSN 1977-5636 doi:10.2865/065035 QJ-AB-16-007-DA-N
EPUB ISBN 978-92-872-4544-1 ISSN 1977-5636 doi:10.2865/98382 QJ-AB-16-007-DA-E
© Den Europæiske Union, 2016
Eftertryk tilladt med kildeangivelse
EU-Udenrigstjenestens 
forvaltning af sine 
bygninger verden over
(artikel 287, stk. 4, andet afsnit, TEUF)SærberetningDA 2016  nr. 07
02
 Revisionsholdet
Revisionsrettens særberetninger præsenterer resultaterne af forvaltningsrevisioner og juridisk-kritiske revisioner vedrø -
rende specifikke EU-budgetområder eller forvaltningsspørgsmål. Med henblik på at opnå maksimal effekt udvælger og 
udformer Revisionsretten sine revisionsopgaver under hensyntagen til de risici, der knytter sig til resultatopnåelse eller 
regeloverholdelse, de pågældende indtægters eller udgifters omfang, den fremtidige udvikling samt den politiske og 
offentlige interesse.
Denne forvaltningsrevision blev udført af Revisionsafdeling IV - der ledes af Milan Martin Cvikl, medlem af Revisionsret -
ten - hvis speciale er revision på områderne indtægter, forskning og interne politikker, økonomisk og finansiel styring 
samt EU-institutioner og -organer. Revisionsarbejdet blev ledet af Pietro Russo, medlem af Revisionsretten, med støtte fra 
kabinetschef François Gautier, direktør Mark Crisp, ledende administrator Paul Stafford, opgaveansvarlig Mark Marshall og 
revisor Pascale Pucheux-Lallemand.
Fra venstre til højre:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand, 
P . Stafford.

03
 Indhold
Punkt
 Glossar
I-VIII  Resumé
01-04  Indledning
05-06  Revisionens omfang og revisionsmetoden
05 Revisionens omfang
06 Revisionsmetode
07-66  Bemærkninger
07-27  Afsnit  — Bygningerne opfylder generelt delegationernes behov, men giver i nogle tilfælde 
ikke mest mulig valuta for pengene, hvilket skyldes, at der er overskydende plads og 
uudnyttede bygninger, og at de beløb, der afkræves lejere, i nogle tilfælde ikke sikrer fuld 
omkostningsdækning
08-19  Bygningerne opfylder generelt delegationernes behov
20-22  I de fleste kontorbygninger og nogle boliger er bygningspolitikkens areallofter overskredet
23-25  EU-Udenrigstjenesten ejer bygninger, som den ikke længere bruger
26-27  I nogle tilfælde sikrer de beløb, der betales for samhusning i kontorbygninger, ikke fuld 
omkostningsdækning
28-47  Afsnit II — Der findes en struktureret procedure for valg af delegationsbygninger, men der er 
nogle svagheder i hver af de vigtige faser, når den anvendes i praksis
30-31  Bygningsdossierproceduren giver et struktureret grundlag for valg af delegationsbygninger
32-35  Delegationerne har ikke tilstrækkelig ekspertise til at identificere egnede bygninger og får ikke 
tilstrækkelig støtte fra hovedkvarteret
36-43  Der er nogle svagheder i den måde, hvorpå delegationerne fremlægger muligheder for hovedkvarteret
44-47  Udtalelserne fra hovedkvarterets bygningsudvalg er somme tider ikke rettidige eller overbevisende
04 Indhold 
48-66 Afsnit III — Oplysningerne om bygningernes egnethed er ikke pålidelige og anvendes ikke 
i planlægningen, som er for kortsigtet og særlig svag med hensyn til ejede bygninger
49-59  De centrale overvågningssystemer sikrer ikke pålidelige grundlæggende oplysninger om samtlige 
delegationsbygningers  egnethed
60-62  De tilgængelige oplysninger udnyttes ikke tilstrækkeligt i planlægningen, som er for kortsigtet
63-66  Planlægningssystemerne vedrørende ejede bygninger er særlig svage
67-72  Konklusioner og anbefalinger
 Bilag I — Samhusning med EU-medlemsstater i EU-delegationer
 Bilag II  — Nærmere oplysninger om gennemgangen af 30 bygningsdossierer
 Bilag III — Grunde til, at delegationsbygninger ikke giver mest mulig valuta for pengene
 EU-Udenrigstjenestens svar
05
 Glossar
Administrationschef:  Administrationschefen hjælper delegationschefen med den daglige drift af delegationen. 
Han/hun koordinerer arbejdet i administrationsafdelingen og har ansvar for menneskelige ressourcer og 
sikkerhedsstyring, økonomisk forvaltning og gennemførelse af delegationens budget samt forvaltning af logistik, 
indkøb og lokaler.
Bygningsdossier:  Delegationerne skal udarbejde et bygningsdossier, før de lejer (herunder fornyr en lejeaftale), 
køber, renoverer eller opfører en kontorbygning eller en bolig til delegationschefen. Bygningsdossiererne skal 
sendes til hovedkvarteret (bygningsudvalget) til godkendelse, hvis de har en samlet værdi på 60 000 euro eller 
derover. Delegationerne skal kun indsende et bygningsdossier vedrørende leje af personaleindkvartering, hvis lejen 
overstiger det lejeloft, der er fastsat for det pågældende land.
Bygningspolitik: Retningslinjer fastlagt af EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter, således at delegationerne kan 
sikre, at bygningsforvaltningen er effektiv og ligger inden for de finansielle grænser. Bygningspolitikken skal også 
bidrage til at standardisere de ressourcer, der stilles til rådighed for delegationerne, og sikre gennemsigtighed.
Bygningsudvalg: Bygningsudvalget ledes af chefen for infrastrukturafdelingen i EU-Udenrigstjenestens 
hovedkvarter og omfatter mindst fire andre medlemmer fra denne afdeling og ét medlem fra afdelingen for 
feltsikkerhed. Det vedtager udtalelser om de bygningsdossierer, som det behandler.
Delegation: Ca. 140 EU-delegationer verden over arbejder for at fremme EU’s interesser og værdier og varetage 
handels- og udviklingssamarbejde. De fleste delegationer har ansvar for EU-forbindelser til et enkelt land. Andre 
arbejder for at opretholde forbindelser til multilaterale eller internationale organisationer såsom Den Afrikanske 
Union eller De Forenede Nationer. En tredjedel af delegationsmedarbejderne arbejder for EU-Udenrigstjenesten, 
mens resten arbejder for Kommissionen i generaldirektorater såsom GD for Internationalt Samarbejde og Udvikling, 
GD for Naboskabspolitik og Udvidelsesforhandlinger og GD for Handel.
Delegationschef:  Delegationschefen hjælper den højtstående repræsentant og Kommissionen med at udføre 
deres opgaver på området eksterne forbindelser. Delegationschefen varetager forvaltningen af alle delegationens 
medarbejdere og finansielle midler.
Kontorbygningers og boligers stand:  EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter overvåger standen af 
kontorbygninger og boliger for delegationschefer ved besøg på stedet. Vurderingen af bygningers stand omfatter 
tre kriterier, der bedømmes på en skala fra »0« (ubrugelig) til »5« (udmærket): bygningsmiljø, sikkerhed og generel 
status (funktionalitet/image/beliggenhed).
Samhusning: Deling af delegationers kontorlokaler med EU-medlemsstater eller med andre EU-institutioner 
eller -organer (f.eks. Den Europæiske Investeringsbank).
Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten): Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil 
(EU-Udenrigstjenesten) er Den Europæiske Unions diplomatiske tjeneste. Dens opgave er at koordinere 
EU’s udenrigs- og sikkerhedspolitik. Chefen for EU-Udenrigstjenesten er den højtstående repræsentant 
for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik, som også er næstformand i Europa-Kommissionen. 
EU-Udenrigstjenesten blev oprettet ved Lissabontraktaten, og den blev formelt operationel den 1. januar 2011. Den 
består af personale fra relevante afdelinger i Generalsekretariatet for Rådet og i Kommissionen samt diplomatisk 
personale fra EU-medlemsstaterne. EU-Udenrigstjenesten har hovedkvarter i Bruxelles og varetager driften af ca. 
140 EU-delegationer verden over.
06
 Resumé
I
Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) overtog ved oprettelsen i januar 2011 ansvaret for drif -
ten af EU’s delegationer verden over fra Kommissionen. Den stiller kontorlokaler til rådighed for 5 300 medarbejdere 
i ca. 140 delegationer. EU-Udenrigstjenesten er også ansvarlig for delegationschefernes boliger og for at indkvar -
tere eller godtgøre indkvarteringsudgifter for 2 400 medarbejdere. En effektiv forvaltning af EU-delegationernes 
bygninger bidrager til at opfylde EU’s mål inden for udenrigspolitik, handel og udviklingssamarbejde. EU-Udenrigs -
tjenestens udgifter til delegationsbygninger beløb sig i 2014 til 165 millioner euro (jf. punkt 1-4).
II
Den Europæiske Revisionsret undersøgte, om delegationsbygningerne opfylder EU-Udenrigstjenestens behov og 
giver valuta for pengene. Den undersøgte, om EU-Udenrigstjenesten har indført effektive procedurer for valg af de 
rigtige bygninger, overvågning af bygningernes egnethed og planlægning af nødvendige ændringer (jf. punkt 5 og 6).
III
Revisionen viste, at delegationsbygningerne — det være sig kontorbygninger, boliger til delegationschefer eller 
personaleindkvartering — generelt opfylder delegationernes behov (jf. punkt 8-19). I nogle tilfælde giver bygningerne 
imidlertid ikke mest mulig valuta for pengene, fordi:
a) arealet i de fleste kontorbygninger og nogle boliger overstiger lofterne i bygningspolitikken (jf. punkt 20-22)
b) EU-Udenrigstjenesten ejer bygninger, som den ikke længere bruger (jf. punkt 23-25)
c) de delegationer, der udlejer kontorlokaler til EU-medlemsstater eller til andre EU-institutioner eller -organer, 
i nogle tilfælde ikke afkræver de samhusede organisationer beløb, der sikrer fuld omkostningsdækning (jf. 
punkt 26 og 27).
IV
Delegationsbygningernes egnethed afhænger for det første af, hvordan de vælges, og for det andet af, hvordan 
EU-Udenrigstjenesten sikrer, at de bliver ved med at opfylde behovene og give valuta for pengene. Udvælgelsen af 
bygninger, der skal lejes eller købes, er baseret på bygningsdossierproceduren. Før en delegation lejer (herunder 
fornyr en lejeaftale) eller køber, indsender den et bygningsdossier til hovedkvarteret til behandling og godkendelse. 
Bygningsdossierproceduren giver et struktureret og dokumenteret grundlag for beslutningstagning og er derfor 
et eksempel på god praksis (jf. punkt 30 og 31). Der er imidlertid en risiko for, at EU-Udenrigstjenesten ikke vælger 
de rigtige bygninger, fordi der er nogle svagheder i den praktiske anvendelse af hver af udvælgelsesprocedurens 
vigtige faser:
a) Når nogle delegationer søger på det lokale marked, har de utilstrækkelig ekspertise til at finde passende mulig -
heder og får ikke tilstrækkelig støtte fra hovedkvarteret (jf. punkt 32-35).
b) Når delegationerne fremlægger muligheder for hovedkvarteret, er den foreslåede løsning undertiden ikke base -
ret på en grundig teknisk og finansiel analyse (jf. punkt 36-43).
c) Når hovedkvarterets bygningsudvalg træffer sin endelige beslutning, er det undertiden for sent at underskrive 
en kontrakt, og det dokumenteres ikke altid, at beslutningen sikrer mest mulig valuta for pengene (jf. punkt 
44-47).
Resumé 07
V
Når EU-Udenrigstjenesten har valgt bygninger, vurderer den regelmæssigt ved besøg på stedet, om de fortsat 
opfylder delegationernes behov, men den identificerer ikke alle mangler (jf. punkt 49 og 50). EU-Udenrigstjenesten 
tager ikke højde for alle relevante faktorer, når den overvåger arealet pr. person i kontorbygninger (jf. punkt 51 og 
52), og den overvåger heller ikke, om lejen for kontorbygninger og boliger stadig er i tråd med markedspriserne, og 
om de beløb, der afkræves samhusede organisationer, sikrer fuld omkostningsdækning (jf. punkt 53). EU-Udenrigs -
tjenesten registrerer desuden ikke på en pålidelig måde overvågningsresultaterne i sine informationssystemer (jf. 
punkt 54-59).
VI
Manglen på pålidelige grundlæggende oplysninger om delegationsbygninger er en hindring for effektiv plan -
lægning. Hovedkvarteret udnytter desuden ikke de tilgængelige oplysninger effektivt til at udarbejde planer for 
korrigerende foranstaltninger (jf. punkt 60). Planlægningen fokuserer på at opfylde kortsigtede behov (jf. punkt 61 
og 62).
VII
Det er EU-Udenrigstjenestens langsigtede mål at købe flere kontorlokaler til delegationerne. I 2015 indgik EU-Uden -
rigstjenesten aftale om betingelser for lån af op til 200 millioner euro til køb af fast ejendom i henhold til de nye 
bestemmelser i finansforordningen. EU-Udenrigstjenesten har imidlertid begrænset erfaring med at eje bygninger 
og mangler ekspertise i forvaltning af fast ejendom. Den har derfor ikke oprettet effektive systemer til forvaltning 
af ejede bygninger, f.eks. til vedligeholdelse af bygningernes gode stand eller til afhændelse af bygninger, som den 
ikke længere bruger (jf. punkt 63-66).
VIII
På grundlag af bemærkningerne i denne beretning anbefaler Retten, at EU-Udenrigstjenesten:
a) medtager miljøfaktorer, adgang for handicappede og fleksibilitet som mål i bygningspolitikken for 
kontorbygninger
b) sikrer, at de beløb, som betales af EU-medlemsstater eller af andre EU-institutioner eller -organer, der samhuses 
i delegationsbygninger, er ensartede og sikrer fuld omkostningsdækning
c) styrker anvendelsen af bygningsdossierproceduren ved valg af bygninger
d) anvender en central informationskilde til at kontrollere markedspriser for kontorbygninger og regelmæssigt 
overvåger, at lejen for kontorlokaler er i tråd med markedspriserne
e) forbedrer sit informationssystem til forvaltning af fast ejendom, så den har mere pålidelige og relevante oplys -
ninger, der kan indgå i planlægningsprocessen
f) styrker hovedkvarterets ekspertise i forvaltning af fast ejendom for at udvikle en mere strategisk tilgang, for -
bedre planlægningen og øge støtten til delegationerne
g) med henblik på at overholde bygningspolitikken fastlægger prioriteter for leje, køb, salg, ændringer og vedlige -
holdelse i rullende mellemlangsigtede planer ved hjælp af de tilgængelige oplysninger om gulvareal og byg -
ningernes stand
h) indfører systemer til effektiv forvaltning af ejede bygninger.
08
 Indledning
01 
Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) koordinerer EU’s 
udenrigs- og sikkerhedspolitik. EU-Udenrigstjenesten har hovedkvarter i Bru -
xelles og varetager driften af EU’s delegationer verden over. EU-Udenrigstjene -
sten er strukturelt og økonomisk uafhængig af Kommissionen, men samarbejder 
med den om mange spørgsmål.
02 
Ved oprettelsen i januar 2011 overtog EU-Udenrigstjenesten ansvaret for samtlige 
EU-delegationer fra Kommissionen. Derfor er de delegationsbygninger, der for 
øjeblikket er i brug, i vid udstrækning valgt af Kommissionen. EU-Udenrigstjene -
sten stiller kontorlokaler til rådighed for 5 300 medarbejdere i ca. 140 delegatio -
ner. EU-Udenrigstjenesten er også ansvarlig for delegationschefernes boliger og 
for at indkvartere eller godtgøre indkvarteringsudgifter for 2 400 medarbejdere.
03 
En effektiv forvaltning af EU-delegationernes bygninger bidrager til at opfylde 
EU’s mål inden for udenrigspolitik, handel og udviklingssamarbejde. Delegati -
onskontorerne har til formål at skabe et stabilt, synligt, funktionelt og sikkert 
arbejds- og mødemiljø for medarbejdere og gæster. Bygningerne bør give valuta 
for pengene, og deling af kontorlokaler med medlemsstater eller med andre 
EU-institutioner eller -organer fremmes aktivt.
04 
Ca. 80 % af delegationernes kontorbygninger og boligerne til delegationschefer -
ne er lejede, mens resten er ejede. EU-Udenrigstjenestens udgifter til delegati -
onsbygninger beløb sig i 2014 til 165 millioner euro (jf. figur 1 ).
09 Indledning 
2014-udgifterne til delegationsbygninger: 165  millioner  euro
Kilde: EU-Udenrigstjenesten.Figur 1
Sikkerhedsomkostninger 26 millioner euro - 16/uni00A0%
Vand, gas, elektricitet, forsikring - 3 %
Rengøring og vedligeholdelse - 2 %
Større reparationer/indretning - 2 %
Køb/opførelse af bygninger - 1 %
Kontorer
53 millioner 
euro
Boliger 11 millioner euro
Personaleindkvartering 
62 millioner euroLeje eller 
godtgørelse af leje
126 millioner euro -
76/uni00A0%
10
 Revisionens omfang 
og revisionsmetoden
Revisionens omfang
05 
Det overordnede mål med revisionen var at undersøge, om EU-Udenrigstje -
nesten forvalter delegationsbygningerne tilfredsstillende, og vi søgte svar på 
følgende underspørgsmål:
a) Opfylder delegationsbygningerne EU-Udenrigstjenestens behov, og giver de 
valuta for pengene?
b) Har EU-Udenrigstjenesten indført effektive procedurer for valg af de rigtige 
bygninger?
c) Har EU-Udenrigstjenesten indført effektive systemer til overvågning af byg -
ningernes fortsatte egnethed og planlægning af nødvendige ændringer?
Revisionsmetode
06 
Vi baserede revisionsbemærkningerne på fire hovedkilder til revisionsbevis 
(se  figur 2 ):
a) Vi sendte et spørgeskema til administrationscheferne i 133 delegationer1. 112 
administrationschefer udfyldte spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent 
på 84 %.
b) Vi gennemgik en stikprøve på 30 bygningsdossierer, der blev sendt til ho -
vedkvarteret i 2013 og 20142. Beslutningen om at leje eller købe en bestemt 
bygning, eller om at forny et lejemål eller ej, træffes på grundlag af et byg -
ningsdossier, som den pågældende delegation sender til hovedkvarteret.
c) Vi aflagde besøg hos fire delegationer (Nepal, Tanzania, Tyrkiet og USA — 
Washington DC) med henblik på at undersøge bygningsforvaltningsmetoder 
i delegationer, der er forskellige med hensyn til størrelse, verdensdele, areal 
pr. person, ejerskab (tre kontorbygninger var lejede), bygningsstand, per -
sonalesammensætning og erfaring med samhusning. Under besøgene hos 
disse delegationer diskuterede vi også bygningsforvaltningsmetoder med 
administrationschefer på medlemsstaternes ambassader. I forbindelse med 
vores besøg holdt vi også møder med den belgiske, danske, finske, tyske, 
nederlandske, svenske og britiske ambassade. Vi aflagde også besøg i uden -
rigsministeriet i Nederlandene for at få yderligere oplysninger om deres 
innovative politikker og procedurer for forvaltning af ambassadebygninger.
d) Vi gennemgik dokumentation vedrørende politikker, procedurer og redska -
ber, gennemførte interview i hovedkvarteret og analyserede kvantitative 
oplysninger om delegationsbygninger.1 Spørgeskemaet blev sendt til 
alle delegationerne, undtagen 
delegationerne i EU (f.eks. Den 
Europæiske Unions delegation 
til OECD og UNESCO i Paris) og 
dem, der hører under en 
anden delegation.
2 Stikprøven på 30 
bygningsdossierer blev 
udtaget som en 
pengeenhedsstikprøve af de 
148 bygningsdossierer, der var 
indsendt mellem januar 2013 
og september 2014.
11 Revisionens omfang og revisionsmetoden 
Kilder til revisionsbevisFigur 2
Kilde: Den Europæiske Revisionsret.Gennemgang af 
statistikker og 
procedurerGennemgang af 30 
bygningsdossiererRevisionsbesøg
hos ﬁre 
delegationer:
Nepal, Tanzania, 
Tyrkiet og USA
SpørgeskemaRevisions-
bemærkninger
12
 Bemærkninger
Afsnit I — Bygningerne opfylder generelt 
delegationernes behov, men giver i nogle tilfælde ikke 
mest mulig valuta for pengene, hvilket skyldes, at der 
er overskydende plads og uudnyttede bygninger, og 
at de beløb, der afkræves lejere, i nogle tilfælde ikke 
sikrer fuld omkostningsdækning
07 
Vi undersøgte, om bygningerne opfylder delegationernes behov og giver valuta 
for pengene.
Bygningerne opfylder generelt delegationernes behov
Kontorbygninger
08 
EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik har følgende mål for delegationskontorer: 
stabilitet, synlighed, funktionalitet, sikkerhed og mest mulig valuta for pengene. 
Spørgeskemabesvarelserne fra delegationernes administrationschefer bekræfte -
de relevansen af alle disse mål, som er fremhævet i  figur 3 .
Betydningen af målene for delegationskontorer
Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer.Figur 3Sikkerhed 22 %
Funktionalitet 18 %
Stabilitet 14 % Synlighed 12 %Valuta for pengene 12 %Fleksibilitet 9 %Miljøpåvirkning 7 %Adgang for handicappede 6 %
13 Bemærkninger 
09 
Respondenterne vægtede sikkerhed og funktionalitet højst, men anerkendte 
også betydningen af andre faktorer, som ikke på nuværende tidspunkt er fastsat 
som mål i bygningspolitikken:
a) Fleksibilitet: Det fastslås i et arbejdsdokument fra 2014 om EU-Udenrigstje -
nestens bygningspolitik, at fordelen ved at leje er, at der er mulighed for 
fleksibilitet, hvis behovene ændrer sig. Pladsbehovene kan ændre sig, f.eks. 
på grund af stigninger eller fald i antallet af ansatte. Desuden kan antallet 
af ansatte ligge uden for EU-Udenrigstjenestens direkte kontrol, da den 
stiller kontorlokaler til rådighed for Kommissionens personale og andre 
organisationer
b) Miljøpåvirkning: Selv om EU-Udenrigstjenesten er fast besluttet på at skabe 
en miljøvenlig arbejdsplads både i hovedkvarteret og i delegationerne3, af-
spejles dette ikke i dens bygningspolitik. Den har f.eks. endnu ikke forpligtet 
sig til at deltage i EMAS (ordningen for miljøstyring og miljørevision)4. Aktivt 
fremme af EMAS kunne give delegationerne mulighed for at foregå med et 
godt eksempel og vise, at ordningen også kan være nyttig for små organisati -
oner5. Delegationerne i Washington DC og Tanzania leverede dog eksempler 
på god praksis (jf. tekstboks 1 )
c) Adgang for handicappede: Undertiden skal lokale krav opfyldes. Dette var til -
fældet i forbindelse med renovering af kontorer i Tyrkiet og Washington DC. 
Desuden kontrollerer EU-Udenrigstjenesten ved bygningsmiljøinspektioner 
(jf. punkt 49 b)), om lokalerne er tilgængelige for handicappede.Tekstboks 1Forbedring af miljøpåvirkningen i Washington DC og Tanzania
I 2012 forpligtede delegationen i Washington DC sig sammen med andre diplomatiske repræsentationer 
i Washington DC til at gennemføre politikker, der sigter mod at forbedre miljøkvaliteten. Delegationen hav -
de allerede udmærket sig ved at opnå guldcertificering for sine nye lejede kontorlokaler under ordningen 
»Leadership in Energy and Environmental Design« (LEED), et eksempel som udlejeren derefter fulgte ved at få 
LEED-guldcertificering for den øvrige del af bygningen i 2013.
I Tanzania ejer EU-Udenrigstjenesten en del af en kontorbygning sammen med Tyskland, Nederlandene og 
Det Forenede Kongerige. Bygningen forvaltes af et fælles forvaltningsudvalg, som udarbejder en årlig forvalt -
ningsrapport. Den årlige forvaltningsrapport indeholder en analyse, der sammenligner det månedlige forbrug 
af elektricitet, diesel og vand i de foregående tre år for at identificere områder, hvor det er muligt at spare 
i fremtiden.3 EU-Udenrigstjenestens svar på 
de skriftlige spørgsmål 
i forbindelse med dechargen 
for 2013.
4 Revisionsrettens særberetning 
nr. 14/2014 »Hvordan 
beregner, reducerer og 
udligner EU’s institutioner og 
organer deres 
drivhusgasemissioner?« 
(http://eca.europa.eu ).
5 Kommissionen har 
offentliggjort et »EMAS toolkit 
for small organisations« og 
anbefaler standardmetoden 
»EMAS Easy«.
14 Bemærkninger 
10 
Hovedkvarterets infrastrukturafdeling overvåger de enkelte delegationskontor -
bygningers bygningsmiljømæssige og generelle status6. Kontorbygningernes 
gennemsnitlige stand i 2014 var tilfredsstillende (vurderet til 3,7 ud af 5), men der 
var mangler i nogle delegationer7 (jf. figur 4 ).
Delegationernes kontorbygninger: stand (5 = udmærket)
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af data fra EU-Udenrigstjenesten.Figur 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Kontorbygningernes standLejet Købt før 2000 Købt efter 2000
Delegationernes kontorbygninger5,06 Vurderingen af en 
kontorbygnings stand 
omfatter tre kriterier, der 
bedømmes på en skala fra 
0 (ubrugelig) til 5 (udmærket): 
bygningsmiljø (herunder 
konstruktion, teknisk udstyr 
osv.), sikkerhed og generel 
status (funktionalitet/image/
beliggenhed).
7 De fire delegationer, der blev 
vurderet som værende i den 
værste stand i 2014, var Indien, 
Egypten, Senegal og Sri Lanka.
15 Bemærkninger 
11 
Hovedkvarterets vurdering blev underbygget af resultaterne af vores spørge -
skemaundersøgelse. De fleste respondenter mente, at delegationskontorerne 
opfylder deres behov hvad angår beliggenhed, fremme af arbejdsrelationer med 
partnere, arbejdsforhold, image, sikkerhed og plads (jf. figur 5 ). Over 90 % men -
te, at beliggenheden er hensigtsmæssig. En fjerdedel af respondenterne mente 
imidlertid, at sikkerhed, image og arbejdsforhold ikke er hensigtsmæssige. En 
tredjedel af respondenterne mente, at delegationskontorerne ikke giver tilstræk -
kelig plads.
Delegationernes kontorbygninger: egnethed
Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer.Figur 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenter
Beliggenhed Image SikkerhedUtilfredsstillende
Tilfredsstillende
Tilstrækkelig 
pladsArbejdsforhold Fremmer 
relationer
16 Bemærkninger 
Boliger
12 
Delegationschefens bolig stilles til rådighed af EU-Udenrigstjenesten. Den har 
to funktioner, idet den både er et privat hjem og danner ramme for officielle 
receptioner. Boligen bør normalt forblive den samme, når en ny delegationschef 
tiltræder. Bygningspolitikken fastsætter, at boligen skal have et repræsentativt 
image, at den ikke må være for prangende, og at den skal give mest mulig valuta 
for pengene. Boligens beliggenhed og de foranstaltninger, der træffes for at ga -
rantere dens sikkerhed, bør vælges under hensyntagen til sikkerhedssituationen 
i værtslandet.
13 
De fleste af spørgeskemaundersøgelsens respondenter mente, at delegations -
chefernes boliger opfylder behovene hvad angår sikkerhed, beliggenhed, image, 
fremme af relationer med partnere, stand og plads (jf. figur 6 ). En fjerdedel af 
respondenterne mente dog, at delegationschefens bolig ikke har tilstrækkelig 
plads, og at boligens stand ikke er tilfredsstillende.
Delegationschefernes boliger: egnethed
Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer.Figur 6
RespondenterUtilfredsstillende
Tilfredsstillende100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Beliggenhed Image Sikkerhed Tilstrækkelig 
pladsBygningens 
standFremmer 
relationer
17 Bemærkninger 
14 
Boligen bør højst være på 600 m2 (jf. punkt 22). Boligen med omgivende uden -
dørsarealer bør have omtrent samme størrelse som medlemsstaternes ambas -
sadørboliger i det samme land8. Over 40 % af respondenterne mente, at dele -
gationschefens bolig har mindre plads end de fleste ambassadørboliger. I 2014 
var EU-delegationsboligernes gennemsnitsareal 488 m2 (jf. figur 7 ). Der var ca. 
40 boliger (30 %) på under 400 m2.
Boligernes areal (m2)
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af data fra EU-Udenrigstjenesten.Figur 7
02004006008001 0001 2001 400
Delegationsboligerm²
Gennemsnit (488 m²)Anbefalet maksimum (600 m²)8 EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik: Boliger — 
politik og udvælgelse.
18 Bemærkninger 
15 
Hovedkvarterets infrastrukturafdeling overvåger delegationsboligernes stand9 
(jf. figur 8 ). I 2014 var boligernes gennemsnitsstand 4,6 ud af 5. Dette er højere 
end kontorers gennemsnitsstand, der er vurderet til 3,7 ud af 5 (jf. punkt 10).
Boligernes stand (5 = udmærket)
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af data fra EU-Udenrigstjenesten.Figur 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Lejet Købt før 2000 Købt efter 2000
4,0
DelegationsboligerBoligernes stand9 Vurderingen af en 
delegationschefs boligs stand 
omfatter tre kriterier, der 
bedømmes på en skala fra 0 
(ubrugelig) til 5 (udmærket): 
bygningsmiljø (konstruktion, 
teknisk udstyr osv.), sikkerhed 
og generel status 
(funktionalitet/image/
beliggenhed). EU-
Udenrigstjenesten har ingen 
data om 53 boligers stand (jf. 
punkt 57 b)).
19 Bemærkninger 
Personaleindkvartering
16 
EU-Udenrigstjenesten forvalter indkvarteringen af ca. 2 400 delegationsmedar -
bejdere10 ved hjælp af to metoder, der er fastsat i personalevedtægten:
a) EU-delegationerne stiller gratis indkvartering til rådighed for ca. 1 400 
medarbejdere. Med nogle få undtagelser drejer det sig om lejede og ikke 
ejede boliger. Siden januar 2014 har EU-delegationerne hovedsagelig haft 
mulighed for at benytte denne metode i højrisikolande eller i lande, hvor 
forholdene på boligudlejningsmarkedet gør det svært at finde passende 
indkvartering11
b) EU-delegationerne godtgør udgifterne til boliger, der lejes af ca. 1 000 
ansatte.
17 
I begge tilfælde er den leje, som delegationen betaler eller godtgør, be -
grænset af et lejeloft for hvert ansættelsessted uden for EU. Dette loft er ba -
seret på den ansattes familiesammensætning og tager højde for det lokale 
boligudlejningsmarked.
18 
EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik fastsætter, at det udstationerede perso -
nales boliger bør opfylde EU-Udenrigstjenestens sikkerhedsstandarder. De bør 
f.eks. kun være beliggende i tilladte områder. De bør også afspejle et passende 
EU-image12.
19 
Spørgeskemaundersøgelsens respondenter gav udtryk for stor tilfredshed med 
personaleindkvarteringen. Ca. 90 % af respondenterne mente, at personaleind -
kvarteringen er passende hvad angår sikkerhed, plads, beliggenhed og levevilkår 
(jf. figur 9 ).10 Alle delegationsmedarbejdere 
undtagen lokalt ansatte.
11 Afgørelse fra Unionens 
højtstående repræsentant for 
udenrigsanliggender og 
sikkerhedspolitik af 17.12.2013 
om reglerne for 
gennemførelse af boligpolitik 
i EU-delegationer (HR 
DEC(2013) 011).
12 EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik: 
Indkvarteringspolitik for 
tjenestemænd, der er 
udstationeret i tredjelande.
20 Bemærkninger 
Delegationernes personaleindkvartering: egnethed
Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer.Figur 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenter
Beliggenhed Levevilkår Sikkerhed PladsUtilfredsstillende
Tilfredsstillende
21 Bemærkninger 
I de fleste kontorbygninger og nogle boliger er 
bygningspolitikkens areallofter overskredet
Det gennemsnitlige areal pr. person i delegationskontorerne 
ligger over bygningspolitikkens arealloft
20 
EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik anbefaler, at der i delegationskontorer -
ne er højst 35 m2 pr. person (før 2013 var bygningspolitikkens arealloft 42 m2)13. 
Beregningen er baseret på alle arealer (ikke kun kontorer, men også fællesarealer) 
divideret med alle faste stillinger, undtagen stillinger, der ikke kræver et kontor 
(f.eks. chauffører). Bygningspolitikken fastsætter, at visse arealer ikke skal medta -
ges i beregningen, eksempelvis et ekstra mødelokale, hvis det er nødvendigt for 
at opfylde formandskabets behov i henhold til Lissabontraktaten. Nye delegati -
onskontorer bør bestå af en blanding af individuelle kontorer, fælles kontorer til 
2-4 personer og kontorlandskaber. Der bør reserveres individuelle kontorer til et 
lille antal medarbejdere, hvis opgaver kræver et sådant.
21 
I 2014 overskred ca. 85 delegationer maksimumarealet på 35 m2 pr. person14: Det 
gennemsnitlige areal pr. person var 41 m2 (jf. figur 10 )15. Hvis gennemsnitsarealet 
pr. person blev reduceret, ville det føre til besparelser på lejeudgifterne16 og på 
driftsomkostningerne.
Nogle boligers areal ligger over bygningspolitikkens loft
22 
EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik fastsætter, at det samlede areal af 
samtlige rum i delegationschefens bolig højst bør være 600 m2. Selv om det 
gennemsnitlige areal af EU-delegationernes boliger i 2014 lå under dette loft 
(jf. punkt 14), lå 34 boliger (24 %) over loftet (jf. figur 7 )17.13 Nyerhvervede bygninger bør 
være store nok til at rumme en 
stigning på 10 % i antallet af 
ansatte.
14 De delegationer, der havde 
det største kontorareal pr. 
person, var delegationen til De 
Forenede Nationer i New York 
(90 m2 pr. person) og 
delegationen til De Forenede 
Nationer i Genève (104 m2 pr. 
person).
15 I denne analyse fratrækkes det 
kontorareal, der er udlejet til 
andre organisationer. Den 
omfatter ikke delegationer 
med færre end 10 
medarbejdere — disse 
delegationer har alle mere end 
35 m2 pr. person. Analysen er 
baseret på faste stillinger. 
Medtagelsen af ca. 200 
midlertidige praktikanter og 
nationale eksperter ville 
reducere det gennemsnitlige 
areal pr. person til 40 m2.
16 I 2014 var den samlede årlige 
udgift til leje af 
delegationskontorer 
53 millioner euro (jf. figur 1 ), 
hvilket betyder, at hver 
kvadratmeter af 
gennemsnitsarealet pr. person 
kostede 1,3 millioner euro.
17 Boligen i Indonesien, som var 
på 1 200 m2, var en af de 
største boliger. Der er 
underskrevet en kontrakt om 
leje af en ny bolig på 580 m2 
fra september 2015.
22 Bemærkninger 
Kontorareal pr. person i delegationerne
NB: Delegationer med færre end 10 medarbejdere er ikke medtaget.
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af data fra EU-Udenrigstjenesten.Figur 10
020406080100120
Delegationernes kontorbygningerm2 pr. person
Anbefalet maksimum (35 m²)Gennemsnit (41 m²)
23 Bemærkninger 
EU-Udenrigstjenesten ejer bygninger, som den ikke længere 
bruger
23 
De delegationskontorbygninger, der blev købt før 2000 og stadig anvendes af 
EU-Udenrigstjenesten, er blandt de kontorbygninger, der er i dårligst stand (jf. 
figur 4 ). Delegationspersonalet i Gabon er flyttet til små midlertidige kontorer, 
da den kontorbygning, der blev købt i 1996, nu har alvorlige konstruktionsmæssi -
ge problemer.
24 
De ejede boliger er mindre og lettere at vedligeholde. Den gennemsnitlige stand 
for ejede boliger, der blev købt før 2000 og stadig anvendes af EU-Udenrigstjene -
sten, er 4,6 ud af 5 (jf. figur 8 ). Dette er betydeligt bedre end den gennemsnitlige 
stand på 3,4 for ejede delegationskontorer, der blev købt før 2000.
25 
Selv om EU-Udenrigstjenesten ikke længere bruger 20 % af de delegationsbyg -
ninger, som den ejer (7 ud af 33 kontorbygninger og 6 ud af 30 boliger), har den 
beholdt dem. De ubenyttede kontorbygninger i Tchad, Den Centralafrikanske 
Republik og Rwanda lejes ud til andre organisationer såsom GD for Humanitær 
Bistand og Civilbeskyttelse eller en medlemsstats ambassade. Andre bygninger 
står imidlertid ubenyttede hen. Eksempler:
a) De ejede kontorbygninger i Botswana og Gambia har ikke været benyttet 
siden 2004
b) Boligerne i Sydafrika og Kap Verde har ikke været benyttet siden 2012
c) I Tanzania har delegationschefens tidligere bolig (jf. figur 11 ) og et perso -
nalehus stået ubenyttet hen siden 2009 og kostet 25 000 euro om året til 
sikkerhed, forsyningsydelser og havearbejde. De ligger uden for det område, 
der anbefales af den regionale sikkerhedsansvarlige. Et andet hus, som de -
legationen ejer, og som ligger i det anbefalede sikkerhedsområde, har stået 
ubenyttet hen siden april 2014.
24 Bemærkninger 
I nogle tilfælde sikrer de beløb, der betales for samhusning 
i kontorbygninger, ikke fuld omkostningsdækning
26 
EU-Udenrigstjenesten opfordrer til løsninger, der går ud på at dele kontorlokaler 
med medlemsstater eller med andre EU-institutioner eller -organer, herunder 
GD for Humanitær Bistand og Civilbeskyttelse. Formålet med samhusning er at 
sikre EU større synlighed, fremme samarbejde med medlemsstater og spare om -
kostninger18. I 2015 var der 45 delegationer, som delte deres kontorlokaler med 
EU-medlemsstater eller med EU-institutioner eller -organer. Antallet af delega -
tioner, der husede eller havde til huse i medlemsstatsambassader, steg fra 14 til 
17 mellem maj 2014 og maj 201519. Bilag I  viser de 17 delegationer, hvor der var 
samhusning med en eller flere medlemsstater i 2015.En tidligere delegationsbolig i Tanzania, som har stået tom siden 2009, men som 
EU-Udenrigstjenesten har beholdt
Kilde: Den Europæiske Revisionsret.Figur 11
18 EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik: 
Delegationskontorer — politik 
og udvælgelse.  
EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik: Deling af 
delegationskontorer eller 
samhusning med tredjeparter.
19 Arbejdsdokumenter fra 2014 
og 2015 om EU-
Udenrigstjenestens 
bygningspolitik.
25 Bemærkninger 
27 
Medlemsstater og EU-institutioner eller -organer bør betale en rimelig del af om -
kostningerne i forbindelse med samhusning20. I praksis er der forskellige metoder 
til beregning af de beløb, der afkræves samhusede organisationer, og nogle af 
dem sikrer ikke fuld omkostningsdækning. Eksempler:
a) I Washington DC har delegationen samhusningsaftaler med fem for -
skellige organisationer. Men kun to af de seneste aftaler (med Euro -
pol og Den Europæiske Investeringsbank) omfatter et bidrag til 
administrationsomkostningerne
b) I Nepal bidrager GD for Humanitær Bistand og Civilbeskyttelse til rengøring, 
vedligeholdelse, forsyningsydelser og sikkerhedsvagter. Generaldirektoratet 
bidrager imidlertid ikke til kontorlejen, hvilket ville beløbe sig til yderligere 
8 000 euro om året. I Tanzania, hvor delegationen ejer bygningen, betaler 
EUCAP Nestor21 også kun til driftsomkostningerne (vedligeholdelse, forsy -
ningsydelser, sikkerhed og rengøring)
c) Det er fastsat i 2013-vejledningen til delegationerne om beregning af an -
dre organisationers leje, at der skal opkræves leje for fællesarealer i alle nye 
aftaler og ved fornyelse af eksisterende aftaler. Leje fastsat før 2013 tager kun 
højde for lejerens nettokontorareal. Derfor anvender lejeren de fælles arealer 
gratis og betaler mindre end en rimelig del af lejen og driftsomkostningerne.
Afsnit II — Der findes en struktureret procedure for 
valg af delegationsbygninger, men der er nogle 
svagheder i hver af de vigtige faser, når den anvendes 
i praksis
28 
Afsnit I omhandler delegationsbygningernes egnethed, dvs. om de opfylder 
delegationernes behov og giver valuta for pengene. Delegationsbygningernes 
egnethed afhænger først og fremmest af, hvordan de vælges. Vi undersøgte 
derfor, om EU-Udenrigstjenesten har indført effektive procedurer for valg af de 
rigtige bygninger.20 Europa-Parlamentets 
afgørelse af 3. april 2014 om 
decharge for 2012.
21 EUCAP Nestor er en civil 
EU-mission med en vis militær 
ekspertise. Den støtter 
udviklingen af maritime 
sikkerhedssystemer på Afrikas 
Horn og i landene i den 
vestlige del af Det Indiske 
Ocean med henblik på at 
sætte dem i stand til at 
bekæmpe pirateri og anden 
maritim kriminalitet mere 
effektivt.
26 Bemærkninger 
29 
Bygningsdossierproceduren giver et struktureret grundlag for valg af delegati -
onsbygninger. Der er imidlertid nogle svagheder, når bygningsdossierprocedu -
ren anvendes i praksis. Der er derfor en risiko for, at EU-Udenrigstjenesten ikke 
vælger den rigtige bygning. Svaghederne forekommer i hver af de vigtige faser 
i bygningsdossierproceduren:
a) når delegationen søger efter egnede bygninger
b) når delegationen sammenligner mulighederne og fremlægger dem for ho -
vedkvarterets bygningsudvalg
c) når bygningsudvalget træffer og begrunder sin beslutning.
Bygningsdossierproceduren giver et struktureret grundlag 
for valg af delegationsbygninger
30 
Valget af bygninger, der skal lejes eller købes, foretages på grundlag af EU-Uden -
rigstjenestens bygningsdossierprocedure:
a) Med hensyn til kontorer og boliger skal delegationerne udarbejde et byg -
ningsdossier, før de lejer, køber eller opfører en ny bygning eller fornyr en 
lejeaftale. Delegationerne skal indsende dette dossier til hovedkvarterets 
bygningsudvalg til behandling og godkendelse, hvis det har en samlet værdi 
på 60 000 euro eller derover
b) Delegationerne skal også indsende et bygningsdossier til bygningsudvalget 
før erhvervelse af jord
c) Når de lejer personaleindkvartering, skal delegationerne indsende et byg -
ningsdossier, hvis lejen ligger over det loft, som EU-Udenrigstjenesten har 
fastsat for det pågældende land, eller hvis der ikke er fastsat et loft.
31 
Bygningsdossierproceduren giver et struktureret og dokumenteret grundlag 
for beslutningstagning baseret på vejledning fra hovedkvarteret og er derfor et 
eksempel på god praksis. I bygningsdossiererne anvendes de mål, der er fastsat 
i EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik, som grundlag for udvælgelseskriterier -
ne. Et bygningsdossier skal indeholde en liste over passende muligheder, som de -
legationen har fundet frem til ved undersøgelse af det lokale ejendomsmarked, 
en leje-eller-køb-redegørelse, delegationens vurdering af de passende mulighe -
der og dens forslag til bygningsudvalget. Bygningsdossierproceduren bidrager til 
at sikre, at de valgte bygninger opfylder delegationernes behov og giver valuta 
for pengene.
27 Bemærkninger 
Delegationerne har ikke tilstrækkelig ekspertise til at 
identificere egnede bygninger og får ikke tilstrækkelig støtte 
fra hovedkvarteret
32 
Vi konstaterede ved gennemgangen af 30 bygningsdossierer (jf. bilag II ), at den 
pågældende delegation i forbindelse med de fleste af dem (26 ud af 30) havde 
undersøgt det lokale marked. Men kun 15 af de 30 bygningsdossierer indeholdt 
en liste over passende og realistiske muligheder (jf. figur 12 ).
Oversigt over resultaterne af revisionsgennemgangen af 30 bygningsdossierer
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af gennemgangen af 30 bygningsdossierer.Figur 12
26
51522 234
25158 7Antal bygningsdossiererJaNej
5. Overbevisende 
begrundelse for 
bygningsudvalgets 
beslutning4. Forslag fra 
delegationen 
baseret på en 
grundig teknisk og 
ﬁnansiel analyse3. Liste med mere 
end én egnet, 
realistisk mulighed2. Redegørelse for 
valget mellem 
leje og køb1. Undersøgelse af 
det lokale marked
28 Bemærkninger 
33 
I spørgeskemaundersøgelsen mente næsten halvdelen af administrationschefer -
ne, at deres delegation ikke har tilstrækkeligt personale og tilstrækkelig eksperti -
se til at forvalte sine bygninger. Administrationschefer er ikke specialister i byg -
ningsforvaltning og tilbydes ikke specifik uddannelse inden for dette område. Til 
styring af bygningsprojekter (f.eks. flytning til en ny kontorbygning eller udfø -
relse af byggearbejde) kan de derfor have brug for at få godkendt tilførsel af den 
nødvendige ekspertise (f.eks. med hensyn til markedsanalyse, analyse af leje-el -
ler-køb-spørgsmålet, forhandling med udlejere eller udformning og overvågning 
af byggearbejde). Delegationen i Washington DC hyrer f.eks. en lokal mægler til 
at undersøge markedet og forhandle med udlejere på delegationens vegne. I lan -
de, hvor der ikke er mulighed for at købe en sådan ekspertise, har delegationerne 
brug for mere engagement og støtte fra hovedkvarteret.
34 
Spørgeskemaundersøgelsen viste, at 85 % af administrationscheferne var tilfred -
se med den støtte, de får fra hovedkvarteret, når de skal forny kontorlejemål. 
Der var mindre tilfredshed med den støtte, de får, når de skal vælge nye kontorer 
(76 %) (jf. figur 13 ).
Støtte til delegationer i forbindelse med bygningsforvaltning
Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer.Figur 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Utilstrækkelig støtte
fra hovedkvarteret
Tilstrækkelig støttefra hovedkvarteretRespondenter
Vedligeholdelse
og renoveringValg af nye
kontorerFornyelse af 
kontorlejemål
29 Bemærkninger 
35 
En række af spørgeskemaundersøgelsens respondenter understregede behovet 
for mere intensiv støtte fra hovedkvarteret, særlig hvis der mangler egnede byg -
ninger på det lokale marked22. Nogle af de besøgte delegationer, f.eks. i Nepal (jf. 
tekstboks 2 ), understregede også behovet for besøg på stedet, især i forbindelse 
med søgning efter nye lokaler. I 2014 besøgte hovedkvarterets infrastrukturafde -
ling 36 delegationer for at yde støtte på stedet. Som et eksempel på god praksis 
kan det nævnes, at når tyske ambassader søger nye lokaler, og administrations -
chefen har fundet mulige beliggenheder, kommer der personale fra hovedkvar -
teret for at kontrollere deres egnethed på stedet og hjælpe med forhandlingerne. Tekstboks 2Behov for støtte fra hovedkvarteret til at finde en kontorbygning i Nepal
I Nepal har en tredjedel af personalet på grund af pladsmangel i hovedbygningen arbejdet i ombyggede 
garager siden 2007. En anden tredjedel har siden 2009 arbejdet i præfabrikerede huse, der blev købt brugt og 
stillet op i haven, hvilket giver delegationen et dårligt image (jf. figur 14 ). I den vurdering, der i juni 2011 blev 
foretaget af delegationen i Nepal, blev det anbefalet at planlægge en flytning til mere hensigtsmæssige og 
moderne kontorer, når lejemålet udløb i 2014.
Delegationen havde ikke den nødvendige tid og ekspertise til at udarbejde et bygningsdossier af høj kvalitet. 
Den mente, at et hold bygningsforvaltningseksperter udsendt fra hovedkvarteret (f.eks. en forhandler, en 
arkitekt og en sikkerhedsansvarlig) kunne hjælpe med at søge efter nye lokaler, forhandle de bedste aftaler 
og finde og sammenligne passende løsninger. Hovedkvarteret kunne imidlertid ikke gennemføre et sådant 
besøg trods skriftlige anmodninger fra delegationen i 2011 og 2012. Hovedkvarteret skrev dog til delegatio -
nen og opfordrede den til at gå videre med sit forslag om at købe jord af den franske ambassade og opføre 
kontorer og en bolig, men afviste derefter forslaget, fordi der manglede midler. Delegationen kunne ikke fin -
de et passende alternativ og fremsendte derfor et bygningsdossier vedrørende fornyelse af det eksisterende 
lejemål indtil 2024, hvilket blev godkendt af hovedkvarteret i november 2013.22 Dette var efter 
respondenternes mening en 
af de væsentligste hindringer 
for at finde bedre lokaler.
30 Bemærkninger 
Der er nogle svagheder i den måde, hvorpå delegationerne 
fremlægger muligheder for hovedkvarteret
36 
Bygningspolitikken fastsætter, at delegationerne i deres bygningsdossierer skal 
fremlægge resultaterne af deres undersøgelse af det lokale ejendomsmarked for 
hovedkvarteret. Et dossier skal omfatte en leje-eller-køb-redegørelse, delegati -
onens vurdering af de egnede muligheder og dens forslag til bygningsudvalget. 
Men:
a) delegationerne udarbejder ikke bygningsdossierer i forbindelse med alle nye 
kontrakter
b) bygningsdossiererne er unødvendigt detaljerede i de tilfælde, hvor delegati -
onerne ikke har til hensigt at flytte
c) muligheden for at købe behandles sjældent i bygningsdossiererne, og den 
sammenlignes ikke med omkostningerne ved at leje
d) i nogle bygningsdossierer fremlægger delegationerne ikke mulighederne på 
en sammenlignelig måde
e) vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer tager ikke højde for area -
ler, der udlejes til andre organisationer, og indtægter fra samhusning.Præfabrikerede huse, der bruges som kontorer i Nepal
Kilde: Den Europæiske Revisionsret.Figur 14

31 Bemærkninger 
Delegationerne udarbejder ikke bygningsdossierer i forbindelse 
med alle nye kontrakter
37 
Delegationerne underskriver undertiden en bygningskontrakt uden som krævet 
at udarbejde og sende et bygningsdossier til bygningsudvalget. F.eks. blev der 
ikke udarbejdet et bygningsdossier vedrørende den kontrakt på 230 000  euro 
for kontorer i Venezuela, der blev underskrevet i 2013, eller den kontrakt på 
240 000 euro for boligen i Nepal, der blev underskrevet i 2011.
Bygningsdossiererne er unødvendigt detaljerede i de tilfælde, 
hvor delegationerne ikke har til hensigt at flytte
38 
Stabilitet er et af bygningspolitikkens mål, så der er god fornuft i at foretrække at 
forlænge lejemålet for en eksisterende bygning, hvis den opfylder delegationens 
behov og giver valuta for pengene. Derved undgår man også de omkostninger 
og forstyrrelser, der er forbundet med at flytte23. Standardlejekontrakten indehol -
der under alle omstændigheder en bestemmelse, der giver delegationen mulig -
hed for til enhver tid at opsige kontrakten med tre måneders varsel.
39 
For øjeblikket er der dog ingen forskel mellem vejledningen om udarbejdelse 
af bygningsdossierer, hvor formålet er at videreføre et eksisterende lejemål, og 
vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer, hvor formålet — når det er 
nødvendigt at flytte — er at vælge den bedste bygning blandt flere mulighe -
der. I det første tilfælde er en sammenligning med andre muligheder kunstig og 
mindre hensigtsmæssig end at påvise, at bygningen stadig opfylder delegatio -
nens behov i overensstemmelse med bygningspolitikken og markedspriserne 
(jf. tekstboks 3 ). I det andet tilfælde kan delegationerne have brug for mere støt -
te fra hovedkvarteret for at foretage en mere omfattende vurdering, herunder en 
sammenligning af egnede og realistiske muligheder. Tekstboks 3Når delegationerne har til hensigt at blive, hvor de er, kan en undersøgelse af 
alternativer være kunstig og uden større værdi
Formålet med bygningsdossieret fra 2013 vedrørende kontorer i Rwanda (jf. bilag II ) var at begrunde en vide -
reførelse af den eksisterende lejeaftale. Dette fremgik klart af en missionsrapport fra hovedkvarteret, som var 
vedlagt bygningsdossieret, og som pålagde delegationen at forhandle en forlængelse af lejeaftalen for kon -
torbygningerne hurtigst muligt efter at have undersøgt markedet som krævet i forbindelse med en rapport til 
bygningsudvalget. Selv om bygningsdossieret indeholdt en analyse af et antal egnede og realistiske mulighe -
der, havde denne derfor begrænset værdi, fordi delegationen ikke havde til hensigt at flytte.23 Tyske ambassader forventes 
f.eks. at blive, hvor de er, 
medmindre der er en særlig 
tvingende grund til at flytte.
32 Bemærkninger 
Muligheden for at købe behandles sjældent i bygningsdossiererne, 
og den sammenlignes ikke med omkostningerne ved at leje
40 
Kun i fem af de 30 undersøgte bygningsdossierer blev muligheden for at købe 
behandlet (jf. figur 12 ), og i alle tilfælde blev den afvist. Ingen af de undersøgte 
bygningsdossierer indeholdt en sammenligning af leje og køb, som omfattede 
en sammenligning af de anslåede fremtidige omkostninger. I marts 2015 infor -
merede hovedkvarteret delegationscheferne om, at hovedkvarterets infrastruk -
turafdeling i fremtiden vil foretage beregningerne for at sammenligne køb og 
leje24. Den anvendte metode er imidlertid ikke beskrevet i EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik. Den tidligere bygningspolitik forklarede, hvordan man skulle 
beregne det finansielle udbytte af en investering som grundlag for en sammen -
ligning af køb og leje over en foreslået periode på 20 år25. I praksis dokumenterer 
leje-eller-køb-redegørelserne ikke, at den foreslåede løsning giver mest valuta 
for pengene (jf. tekstboks 4 ).
I nogle bygningsdossierer fremlægger delegationerne ikke 
mulighederne på en sammenlignelig måde
41 
Vi fandt i nogle bygningsdossierer et eksempel på god praksis, hvor mulighe -
derne sammenlignes i en tabel ved hjælp af udvælgelseskriterierne. Figur 15  er 
baseret på tabellerne i bygningsdossiererne vedrørende kontorerne i Rwanda, 
Guatemala og Laos. Tildelingen af point og bemærkningerne er kun anført som 
illustration. En sådan tabel gør det let at sammenligne de forskellige muligheder 
med henblik på at nå frem til en afbalanceret overordnet vurdering. Tabellen kan 
også udvides og f.eks. omfatte engangsudgifter i forbindelse med flytning (f.eks. 
indretning og sikkerhedsarbejde), driftsudgifter eller indtægter fra samhusning. Tekstboks 4Delegationerne dokumenterer ikke, at det giver mere valuta for pengene at købe 
end at leje
Da delegationen i Nepal i 2010-2011 foreslog at købe en grund af den franske ambassade og opføre kontorer 
og en bolig, forlangte hovedkvarteret ikke dokumentation for, at køb og opførelse gav mere valuta for penge -
ne end leje.
Det samme var tilfældet i Washington DC, da delegationen havde mulighed for at købe sin kontorbygning 
i 2010. Dette køb blev udelukket uden en undersøgelse af finansieringsmuligheder og skattefordele, selv 
om det kunne have styrket delegationens tilstedeværelse at eje bygningen, og den ekstra plads kunne være 
anvendt til samhusning med endnu en ambassade.24 Notat af 30. marts 2015 fra 
direktøren for finanser og 
administration til 
delegationscheferne.
25 En købt bygnings restværdi er 
en vigtig faktor i denne 
beregning, som det er svært at 
vurdere præcist. F.eks. er 
værdien af boligen 
i Washington DC, som blev 
erhvervet i 1971 for et beløb, 
der svarer til 2,4 millioner euro, 
tredoblet, mens værdien af 
kontorbygningen i Argentina, 
som blev erhvervet i 1992 for 
et beløb, der svarer til 
1,5 millioner  euro, anslås til 
1,6 millioner  euro.
33 Bemærkninger 
42 
Som kontrast til dette var der bygningsdossierer, hvor det var sværere umiddel -
bart at sammenligne mulighederne, f.eks. fordi fordele og ulemper blev fremstil -
let tilfældigt. Delegationerne udelader undertiden vigtige oplysninger fra deres 
bygningsdossierer, f.eks. om omkostninger pr. kvadratmeter, areal pr. person 
i kontorbygninger eller overskridelse af arealloftet. I otte af de 30 undersøgte 
bygningsdossierer var den løsning, der blev foreslået bygningsudvalget, ikke 
baseret på en grundig analyse foretaget af delegationen (jf. figur 12 ). Desuden 
viser bygningsdossiererne ofte omkostningerne til den foreslåede løsning efter 
forhandling, men sammenligner dem med omkostningerne til alternative byg -
ninger før forhandling.Illustrativt eksempel på god praksis i form af en tabel til sammenligning af 
forskellige muligheder
BygningKvalitetskriterier Priskriterier Størrelses  kriterier
Sikkerhed  
(højst 50)Funktionalitet  
(højst 30)Beliggenhed og 
image  
(højst 20)Kvalitets­
point i alt  
(højst 100)Årlig leje i  alt 
euroPris pr. 
m2 eurom2 i altm2 pr. person 
(for kontorer)
Mulighed 1En del 
betænke ligheder  
20Moderne bygning  
24Godt image  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Mulighed 2Udmærket  
38Ny bygning  
28I ambassadeområde  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Mulighed 3Kan tilpasses  
25En del 
betænke ligheder  
14Uden for 
ambassadeområde  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af bygningsdossierer vedrørende kontorer i Rwanda, Guatemala og Laos.Figur 15
34 Bemærkninger 
Vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer tager 
ikke højde for arealer, der udlejes til andre organisationer, og 
indtægter fra samhusning
43 
I en rapport fra 2014 om samhusning26 forklares det, at EU-Udenrigstjenesten ikke 
har den nødvendige arbejdskraft til at opstille fælles standarder og udarbejde 
referencedokumenter for samhusning. Derfor forklarer vejledningen om udarbej -
delse af bygningsdossierer (jf. punkt 31) ikke, hvordan der i beregningen af area -
let pr. person skal tages højde for de kontorarealer, der udlejes til medlemsstaters 
ambassader eller til andre EU-institutioner eller -organer. Vejledningen forklarer 
heller ikke, hvordan der skal tages højde for indtægterne herfra i beregningen af 
omkostningerne pr. kvadratmeter.
Udtalelserne fra hovedkvarterets bygningsudvalg er somme 
tider ikke rettidige eller overbevisende
44 
I sidste fase af bygningsdossierproceduren behandler hovedkvarterets bygnings -
udvalg delegationens forslag og afgiver udtalelse om den. Bygningsudvalgets 
godkendelse er nødvendig, før en kontrakt kan underskrives27. Men:
a) de langvarige procedurer forhindrer underskrivelsen af nogle kontrakter
b) nogle beslutninger dokumenterer ikke på en overbevisende måde, at den 
valgte løsning er i tråd med markedspriserne
c) nogle beslutninger tager ikke i tilstrækkelig grad højde for gulvareal.
De langvarige procedurer forhindrer underskrivelsen af nogle 
kontrakter
45 
Bygningsudvalget vedtager udtalelser om de bygningsdossierer, som det be -
handler. Nogle bygningsdossierer indeholder bemærkninger om, at udlejerne 
hellere vil leje ud til andre lejere end afvente EU-Udenrigstjenestens langvarige 
procedurer. Dette synspunkt blev også fremsat i spørgeskemaundersøgelsen. En 
af respondenterne skrev, at der går alt for lang tid, fra delegationen har fundet 
en bygning, til hovedkvarteret har godkendt den, og at udlejerne i stedet udlejer 
til andre organisationer. Derfor fører godkendelsen af et bygningsdossier ikke 
nødvendigvis til underskrivelse af en kontrakt. Bygningsdossiererne for boligerne 
i Israel og Sri Lanka blev f.eks. godkendt, men der blev ikke efterfølgende under -
skrevet kontrakter (jf. bilag II ).26 Rapport om samhusning, 
2014, 11. juli 2014, 
EU-Udenrigstjenesten.
27 I forbindelse med ethvert 
ejendomsprojekt, der 
sandsynligvis vil få betydelige 
finansielle konsekvenser for 
EU-budgettet (f.eks. 
erhvervelse af jord, 
erhvervelse af bygninger til en 
værdi af mere end 
3 millioner  euro eller indgåelse 
af nye ejendomskontrakter 
med en årlig leje på mindst 
750 000 euro) skal der også 
indhentes godkendelse fra 
budgetmyndigheden (Rådet 
og Europa-Parlamentet) 
(finansforordningens 
artikel 203, stk. 7). Et 
ejendomserhvervelsesprojekt 
finansieret ved hjælp af et lån 
skal også forhåndsgodkendes 
af budgetmyndigheden 
(finansforordningens 
artikel 203, stk. 8)).
35 Bemærkninger 
Nogle beslutninger dokumenterer ikke på en overbevisende 
måde, at den valgte løsning er i tråd med markedspriserne
46 
Syv af de 30 undersøgte bygningsdossierer indeholdt ikke en overbevisende 
begrundelse for bygningsudvalgets beslutning (jf. figur 12 ). I fire tilfælde skyld -
tes dette, at det ikke var dokumenteret, at den valgte løsning var i tråd med 
markedspriserne. I ingen af de 30 bygningsdossierer, som vi undersøgte under 
revisionen, sammenlignede bygningsudvalget omkostningerne pr. kvadratmeter 
for den løsning, som delegationen foreslog, med uafhængige oplysninger om 
markedspriserne. I de tilfælde, hvor delegationen ikke havde dokumenteret, at 
den foreslåede løsning var i tråd med markedspriserne, afhjalp bygningsudval -
get således ikke denne svaghed. Dette gjaldt dossiererne vedrørende konto -
rerne i Togo, boligerne i Mauretanien og Sri Lanka og indkvarteringen i Kenya 
(jf. bilag II ).
Nogle beslutninger tager ikke i tilstrækkelig grad højde for 
gulvareal
47 
I tre af de syv bygningsdossierer, der ikke indeholdt en overbevisende begrun -
delse for bygningsudvalgets beslutning, skyldtes dette, at der ikke var taget 
tilstrækkelig højde for kontorarealet pr. person og de anbefalede lofter i byg -
ningspolitikken (jf. bilag II ):
a) I 2013 godkendte bygningsudvalget den foreslåede løsning i bygningsdossie -
ret fra delegationen i Jordan om leje af kontorer med 43 m2 pr. person (23 % 
over det anbefalede loft). En alternativ løsning blev forkastet som for lille, 
selv om den gav 35 m2 pr. person, hvilket præcis svarer til loftet, og var mere 
end 20 % billigere end den foreslåede løsning (en forskel på 110 000 euro om 
året).
b) I 2014 godkendte bygningsudvalget den foreslåede løsning i bygningsdossie -
ret fra delegationen i Washington DC om udvidelse af kontorarealet. Hoved -
kvarteret beregnede arealet pr. person til 40 m2 (14 % over loftet). Det kom 
imidlertid frem til dette tal ved uden noget klart grundlag at tilføje 20 ansat -
te. Denne personaleforøgelse havde ikke fundet sted ved revisionsbesøget 
i maj 2015. Endvidere undlod det at medtage stueetagens presserum i bereg -
ningen, selv om der ikke var grundlag for dette i bygningspolitikken28. Arealet 
pr. person var faktisk 56 m2, dvs. 60 % over loftet. Delegationen i Washington 
DC mente ikke, at bygningspolitikken i tilstrækkelig grad tager højde for 
EU-Udenrigstjenestens større koordinerende rolle i visse lande såsom USA. 
Men hverken delegationen eller bygningsudvalget anførte, at der var behov 
for en undtagelse fra loftet.28 Hovedkvarteret undlod også 
at medtage et ekstra 
mødelokale i beregningen, 
men dette er fastsat 
i bygningspolitikken (jf. 
punkt 20).
36 Bemærkninger 
c) I bygningsdossieret fra 2014 vedrørende en ny bolig i Sri Lanka var det angi -
vet som et udvælgelseskriterium, at bygningen skulle være på mindst 600 m2. 
Dette var ikke i overensstemmelse med bygningspolitikken, hvor 600 m2 
er fastsat som maksimum, ikke minimum. Den løsning, som delegationen 
foreslog, og som bygningsudvalget godkendte, var en bygning på 930 m2. 
Hovedkvarteret nævnte ikke, at dette var 55 % over loftet på 600 m2, og at en 
undtagelse var nødvendig.
Afsnit III — Oplysningerne om bygningernes egnethed 
er ikke pålidelige og anvendes ikke i planlægningen, 
som er for kortsigtet og særlig svag med hensyn til 
ejede bygninger
48 
Delegationsbygningernes egnethed afhænger ikke kun af, hvordan de vælges, 
men også af, hvordan EU-Udenrigstjenesten sikrer, at de bliver ved med at op -
fylde behovene og give valuta for pengene. Vi undersøgte derfor, om EU-Uden -
rigstjenesten overvåger bygningernes egnethed, når de er valgt, og planlægger 
de ændringer og den vedligeholdelse, der er nødvendige for at sikre, at de bliver 
ved med at opfylde behovene og give valuta for pengene.
De centrale overvågningssystemer sikrer ikke 
pålidelige grundlæggende oplysninger om samtlige 
delegationsbygningers egnethed
Ved besøg på stedet vurderes det, om bygningerne opfylder 
delegationernes behov, men ikke alle mangler identificeres
49 
Hovedkvarteret vurderer delegationsbygningerne ved hjælp af følgende meka -
nismer for at sikre, at de blive ved med at opfylde delegationernes behov:
a) EU-Udenrigstjenestens afdeling for delegationsstøtte- og evaluering foreta -
ger i gennemsnit hvert fjerde år evalueringer  af delegationerne, herunder 
deres kontorer og boliger.
b) På vegne af EU-Udenrigstjenesten gennemførte en ekstern kontrahent byg -
ningsmiljøinspektioner  af næsten alle delegationernes kontorer og boliger 
mellem 2010 og 2015.
c) Den regionale sikkerhedsansvarlige foretager sikkerhedsvurderinger  af 
delegationsbygningerne mindst en gang om året.
37 Bemærkninger 
50 
Ved disse vurderinger anbefales der korrigerende foranstaltninger til afhjælpning 
af de identificerede mangler (f.eks. indførelse af sikkerhedssystemer, udførelse 
af vedligeholdelsesarbejde eller flytning). Det er imidlertid ikke alle mangler, der 
identificeres. I sin rapport fra november 2013 behandlede den regionale sikker -
hedsansvarlige i Nepal f.eks. ikke det grundlæggende spørgsmål om, hvordan 
man kunne sikre det samme sikkerhedsniveau i garagerne og de præfabrikerede 
huse som i hovedbygningen (jf. tekstboks 2 ).
Overvågningen af arealet pr. person i kontorbygninger tager ikke 
højde for alle relevante faktorer
51 
EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik anbefaler, at der i delegationskontorerne 
er højst 35 m2 pr. person (jf. punkt 20). Bygningspolitikken fastsætter, at visse 
områder ikke skal medtages i beregningen. Hovedkvarteret kan imidlertid ikke 
foretage en nøjagtig identifikation af alle de kontorbygninger, hvor der er for 
meget eller for lidt plads, fordi det ved overvågningen af arealet pr. person ikke 
identificerer følgende arealer særskilt:
a) kontorer, der udlejes til en anden organisation
b) et ekstra mødelokale, hvis det er nødvendigt for at opfylde formandskabets 
behov i henhold til Lissabontraktaten
c) arealer, der anvendes af midlertidige praktikanter og udstationerede nationa -
le eksperter, hvis en delegation regelmæssigt bruger sådant personale.
52 
Overvågningssystemet registrerer ikke, for hvilke bygninger der er bevilget en 
undtagelse fra areallofterne. Det overvåger derfor ikke, om disse undtagelser 
stadig er berettigede.
38 Bemærkninger 
EU-Udenrigstjenesten overvåger ikke, om lejen for 
kontorbygninger og boliger fortsat er i tråd med markedspriserne
53 
Hovedkvarteret har de nødvendige oplysninger til at beregne omkostningerne 
pr. kvadratmeter for hver kontorbygning og bolig. Det foretager imidlertid ikke 
regelmæssigt en sammenligning af disse omkostninger pr. kvadratmeter med 
markedspriserne for eventuelt at identificere væsentlige forskelle. I 2014 blev der 
foretaget en sådan sammenligning vedrørende personaleindkvarteringen, og 
der blev konstateret væsentlige forskelle mellem nogle lejelofter og markedspri -
serne. Hovedkvarteret overvåger heller ikke de beløb, der afkræves samhusede 
organisationer, for at sikre, at de giver fuld omkostningsdækning.
EU-Udenrigstjenesten foretager ikke en pålidelig registrering af 
overvågningsresultaterne i sine informationssystemer
54 
Før oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten havde Kommissionen udviklet et infor -
mationssystem til forvaltning af delegationernes bygninger: ImmoGest. Dette 
informationssystem, der har været i brug siden 2008, kan levere oplysninger, 
som kan indgå i planlægningsprocessen i overensstemmelse med bedste praksis. 
Men over halvdelen af spørgeskemaundersøgelsens respondenter mente ikke, at 
ImmoGest er nyttigt til forvaltning af bygninger (jf. figur 16 ).
Meninger om ImmoGest
Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer.Figur 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenter
Let at bruge Fuldstændigt PålideligtUenig
Enig
Nyttigt til forvaltning 
af bygninger
39 Bemærkninger 
55 
Delegationerne skal selv registrere oplysninger om deres kontorbygninger, 
boliger og personaleindkvartering i ImmoGest. Men i 2014 var ca. 35 % af kontor -
bygningerne og boligerne ikke registreret i ImmoGest. Over halvdelen af spørge -
skemaundersøgelsens respondenter mente ikke, at systemet er let at bruge, og 
mere end 30 % af respondenterne mente ikke, at dataene er fuldstændige eller 
pålidelige (jf. figur 16 ).
56 
Følgende revisionsresultater fra vores besøg hos delegationerne underbyggede 
resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen:
a) ImmoGest-systemet er ikke brugervenligt. Det har fejl, som ikke er blevet ret -
tet, og f.eks. i Nepal er systemet langsomt og somme tider ikke tilgængeligt.
b) Oplysningerne er ikke forbundet med forretningsprocesser, og ImmoGest-sy -
stemet giver f.eks. ikke konkrete påmindelser om, hvornår huslejebetalinger 
forfalder, eller hvornår lejemål er ved at udløbe.
c) Hovedkvarteret udnytter ikke de oplysninger, som delegationerne har 
registreret, på en effektiv måde. Selv om ImmoGest indeholder oplysninger 
om huslejebeløb, anvender hovedkvarteret f.eks. ikke disse oplysninger ved 
udarbejdelsen af budgettet.
d) De fleste af oplysningerne om personaleindkvartering, som der godtgøres 
udgifter for, tjener intet formål.
e) Fordi systemet ikke bruges til at gennemføre praktiske opgaver, ajourfører 
delegationerne ikke regelmæssigt dataene i systemet. Desuden er der en 
række fejl i dataene. F.eks. er nogle bygninger registreret i ImmoGest som 
ejede, selv om de er lejede.
40 Bemærkninger 
57 
I stedet for at bruge ImmoGest arbejder EU-Udenrigstjenesten med et centralt 
Excel-regneark, som indeholder oplysninger om alle delegationskontorer og -bo -
liger, herunder oplysninger indhentet ved besøg på stedet. Der er imidlertid også 
ufuldstændige eller forkerte oplysninger i dette regneark. Eksempler:
a) De ubenyttede bygningers stand er ikke registreret.
b) Der findes ingen data om 53 boligers stand (38 %).
c) Det angivne kontorareal i nogle kontorbygninger er forkert. F.eks. var kon -
torarealet i kontorbygningen i Nepal registreret i regnearket som 1 225 m2, 
men delegationen bekræftede, at det var 947 m2.
d) Angivelsen af nogle kontorbygningers og boligers stand er ikke i overens -
stemmelse med vurderingen. Bygningsmiljørapportens vurdering af kontor -
bygningen i Nepal var f.eks. 4 ud af 5, men i regnearket var den registreret 
som 3 ud af 5. Standen af boligen i Washington DC var vurderet til 5 ud af 5, 
selv om der er behov for omfattende vedligeholdelsesarbejde.
58 
EU-Udenrigstjenestens infrastrukturafdeling fører en separat fortegnelse over 
ejede bygninger. Også i denne fortegnelse er nogle af oplysningerne forkerte 
eller ufuldstændige. I 2014 var den ejede bolig i Zimbabwe f.eks. registreret som 
kontorer, den tidligere bolig i Tanzania var ikke medtaget, og fortegnelsen angav 
ikke, hvilke bygninger der stadig var i brug.
59 
EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter har derfor ikke pålidelige grundlæggende 
oplysninger om samtlige kontorbygninger og boliger, selv om det er vigtigt, at 
sådanne oplysninger indgår i planlægningsprocessen, så det kan identificeres, 
hvor der er behov for ændringer. Ved udgangen af 2015 tog EU-Udenrigstjene -
sten skridt til at gøre ImmoGest mere relevant og brugervenlig.
41 Bemærkninger 
De tilgængelige oplysninger udnyttes ikke tilstrækkeligt 
i planlægningen, som er for kortsigtet
De tilgængelige relevante oplysninger anvendes ikke til at 
udarbejde planer
60 
Manglen på pålidelige grundlæggende oplysninger om delegationsbygningerne 
og svaghederne i de centrale overvågningssystemer (jf. punkt 50-59) er en hin -
dring for, at hovedkvarteret kan foretage en effektiv planlægning. Hovedkvarte -
ret udnytter desuden ikke de tilgængelige oplysninger effektivt til at udarbejde 
planer for vedligeholdelse eller ændringer. Eksempler:
a) De anbefalinger fra vurderinger på stedet, som delegationerne ikke har 
ressourcer til at gennemføre, bliver ikke prioriteret, budgetteret eller inte -
greret i vedligeholdelsesplaner af hovedkvarteret29. For at afhjælpe mangler 
gennemfører delegationerne nogle af anbefalingerne i vurderingerne af 
deres bygninger30, men ikke alle. Spørgeskemaundersøgelsens respondenter 
forklarede, at delegationerne undlader at gennemføre mange af anbefalin -
gerne i vurderingerne, fordi de har utilstrækkelige menneskelige og finansiel -
le ressourcer og er underlagt lokale begrænsninger. Bygningsmiljømæssige 
anbefalinger er f.eks. baseret på europæisk lovgivning uanset de lokale for -
hold. En af respondenterne sammenfattede problemerne med en kommentar 
om, at utilstrækkelige menneskelige ressourcer, et utilstrækkeligt budget og 
de generelle lokale forhold og indkøbsproblemer i høj grad undergraver den 
planlagte gennemførelse . Delegationen i Nepal havde ikke ressourcer til at 
afhjælpe visse problemer, som gentagne gange var blevet fremhævet i rap -
porter fra den regionale sikkerhedsansvarlige.
b) Selv om hovedkvarteret har oplysninger om bygninger, som er i dårlig stand 
eller har for meget eller for lidt plads, udnytter det dem ikke fuldt ud til at 
prioritere, hvor der er størst behov for ændringer, og til at planlægge ved -
ligeholdelsesarbejde, samhusning eller flytninger. Dette fører f.eks. til en 
forringelse af kontorbygningernes stand, særlig for dem, der blev erhvervet 
før 2000 (jf. figur 4  og punkt 23). Spørgeskemaundersøgelsen viste, at 42 % 
af respondenterne var klar over, at deres kontorareal pr. person var større end 
det anbefalede maksimumareal. 47 % af dem tog dog ikke skridt til at redu -
cere kontorarealet og bringe det i overensstemmelse med loftet. I Tyrkiet var 
der, selv om kontorarealet pr. person lå over det anbefalede maksimum, ikke 
tilstrækkelig plads på grund af den upraktiske grundplan (jf. tekstboks 5 ).29 F.eks. blev anbefalingerne 
efter 
bygningsmiljøinspektionen 
i Nepal i november 2012 ikke 
prioriteret af hovedkvarteret, 
og der blev heller ikke 
udarbejdet et 
omkostningsoverslag. 
Hovedkvarteret fulgte ikke på 
nogen måde op på 
anbefalingerne vedrørende 
boligen (som delegationen 
ikke gennemførte).
30 F.eks. påviste 
2012-evalueringen af 
delegationen i Tanzania, at 
kontorlokalerne var for små og 
havde nået grænsen for deres 
kapacitet. Delegationen lejede 
derfor en del af fjerde sal i den 
nederlandske ambassade fra 
april 2013.
42 Bemærkninger 
Planlægningen fokuserer på at opfylde kortsigtede behov
61 
EU-Udenrigstjenestens infrastrukturafdeling udarbejder planlægningsdoku -
menter, som omfatter en del fornuftig praksis. Disse planlægningsdokumenter 
fokuserer imidlertid på kortsigtede behov (ca. to år) og bygningsprojekter, som er 
ved at blive planlagt eller undersøgt. Eksempler:
a) De årlige arbejdsdokumenter fra 2014 og 2015 om EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik, som beskriver projekter, der er ved at blive planlagt og 
undersøgt, indeholder ingen planlagte ændringer af kontorarealer efter 2015. 
Det er anført, at ændringer af arealer og beliggenhed vil afhænge af de politi -
ske beslutninger og de disponible ressourcer.c) Hovedkvarteret planlægger ikke, hvordan de ejede bygninger, som dele -
gationerne ikke længere bruger, skal afhændes. Der findes ingen planer for 
de fleste af de 20 % af de ejede bygninger, som delegationerne ikke bruger 
(jf. punkt 25). Som et eksempel på god praksis kan det nævnes, at når tyske 
ambassader flytter til en ny bygning, skal de før indgåelsen af en ny aftale om 
køb eller leje selv planlægge, hvordan den tidligere bygning skal afhændes, 
hvis det er en ejet bygning.
d) Hovedkvarteret planlægger ikke gennemgangen af de bidrag, der betales af 
samhusede organisationer. I 2013 pålagde EU-Udenrigstjenesten delegatio -
nerne at kræve betaling for fællesarealer (jf. punkt 27 c)). EU-Udenrigstjene -
sten har også anerkendt, at samhusede organisationer bør bidrage til admini -
strationsomkostningerne. EU-Udenrigstjenesten har imidlertid ikke planlagt, 
hvilke eksisterende aftaler der fortrinsvis skal gennemgås.Tekstboks 5Kontorarealet i delegationen i Tyrkiet
Delegationskontorerne i Tyrkiet havde et areal på 5 500 m² til 150 ansatte, hvilket svarer til 37 m2 pr. person. 
Selv om dette ligger over loftet på 35 m2 pr. person, blev det i vurderingsrapporten fra oktober 2008 konstate -
ret, at bygningens upraktiske grundplan resulterede i utilstrækkelig kontorplads til de ansatte.
I 2015 har projektet med omarrangering af kontorarealet i den nuværende bygning og øget kontordeling 
frigjort en del plads og reduceret arealet pr. person til 34 m2.
43 Bemærkninger 
b) Et notat fra 2014 til delegationscheferne om udviklingen af bygningspoli -
tikken for 2015 og 2016 beskrev bygningsprojekter, der var planlagt for de 
næste to år, og delegationscheferne blev anmodet om at holde øje med 
mulighederne for at købe, hvis EU-Udenrigstjenesten sluttede året med et 
budgetoverskud, der skulle anvendes hurtigt.
c) Der findes en mellemlangsigtet plan for køb, vedligeholdelsesarbejde og 
fornyelser af lejemål i perioden 2014-2020. Den omfatter imidlertid kun 
planlagte køb af bygninger og byggeprojekter, som skal opfylde presserende 
behov. EU-Udenrigstjenesten fastsætter ikke i tilstrækkelig grad prioriteter 
for flytning til nye lokaler, lukning af delegationer, sammenlægning af dele -
gationer, åbning af nye delegationer eller ændring af delegationers størrelse 
frem til 202031. Dette skyldes delvis, at EU-Udenrigstjenesten ikke udnytter 
de tilgængelige oplysninger tilstrækkeligt (jf. punkt 60), men også, at Euro -
pa-Kommissionen kun har givet EU-Udenrigstjenesten sine forslag til beman -
ding af delegationerne32 for de næste to år33.
62 
Da EU-Udenrigstjenestens planlægningsproces er reaktiv og fokuserer på pro -
jekter, der skal opfylde aktuelle behov, risikerer man, at større projekter ikke 
integreres i planerne, før de bliver presserende. En mellemlangsigtet plan (på ca. 
syv år) for delegationsbygningerne ville afspejle bedste praksis i andre medlems -
stater og give EU-Udenrigstjenestens infrastrukturafdeling mulighed for at spille 
en mere strategisk rolle. Uforudsete politiske udviklinger kan føre til en ændring 
i omfanget af EU’s tilstedeværelse i bestemte lande og nødvendiggøre en reaktiv 
tilgang til planlægning af visse bygningsprojekter. En mellemlangsigtet plan ville 
imidlertid give EU-Udenrigstjenestens infrastrukturafdeling mulighed for klart 
at vise de politiske beslutningstagere disse uforudsete ændringers effekt ved 
justeringer af planen.31 I EU-Udenrigstjenestens 
rapport fra 2014 om 
samhusning erkendes det, at 
mellemlangsigtede planer bør 
indeholde disse oplysninger.
32 Siden oprettelsen af 
EU-Udenrigstjenesten har 
EU-delegationerne omfattet 
to typer medarbejdere: 1 900 
medarbejdere fra EU-
Udenrigstjenesten og 3 400 
medarbejdere fra 
Kommissionen. Med henblik 
på at tage højde for 
Kommissionens planer 
vedrørende antallet af 
kommissionsmedarbejdere 
i delegationerne, rådfører 
EU-Udenrigstjenesten sig med 
Kommissionen vedrørende 
beslutninger om 
ressourcetildelinger 
i delegationerne via 
»EUDEL-mekanismen«.
33 En »regionaliseringstilgang«, 
som for øjeblikket er under 
overvejelse i GD for 
Internationalt Samarbejde og 
Udvikling, kan på mellemlang 
sigt skabe behov for at skaffe 
mere plads i de delegationer, 
der fungerer som regionale 
centre, og for at reducere 
bemandingsniveauet i andre 
delegationer.
44 Bemærkninger 
Planlægningssystemerne vedrørende ejede bygninger er 
særlig svage
EU-Udenrigstjenesten har et langsigtet mål om at købe flere 
kontorlokaler til delegationerne og har indgået aftale om 
betingelser for lån af op til 200  millioner  euro …
63 
For øjeblikket ejes mindre end 20 % af delegationernes kontorbygninger og boli -
ger. Det fastslås imidlertid i arbejdsdokumenterne fra 2014 og 2015 om EU-Uden -
rigstjenestens bygningspolitik, at det ofte vil være mere økonomisk at købe 
end at leje bygninger. Over 80 % af spørgeskemaundersøgelsens respondenter 
mente, at det giver mere valuta for pengene at købe delegationsbygninger end 
at leje dem.
64 
Det er EU-Udenrigstjenestens langsigtede mål at købe flere kontorlokaler til dele -
gationerne. En hindring for opfyldelsen af dette mål var det begrænsede budget, 
EU-Udenrigstjenesten havde til rådighed til køb eller opførelse af nye delegati -
onsbygninger (omkring 5  millioner  euro om året34). Spørgeskemaundersøgelsen 
viste, at i halvdelen af de tilfælde, hvor delegationen ønskede at købe kontorer 
eller en bolig, havde der manglet midler. I 2015 indgik EU-Udenrigstjenesten dog 
aftale om betingelser for lån af op til 200 millioner euro til køb af fast ejendom 
i henhold til de nye bestemmelser i finansforordningen35.
… men den har endnu ikke oprettet systemer til effektiv 
forvaltning af ejede bygninger
65 
Retningslinjerne og procedurerne fra 2015 for køb af fast ejendom i tredjelande 
fastsætter, at man bør prioritere køb af kontorbygninger frem for boliger. Ejer -
skab giver imidlertid mindre fleksibilitet end leje (jf. punkt 9 a)). Den lavere flek -
sibilitet ved ejerskab er i mindre grad et problem i forbindelse med boliger end 
kontorer, fordi boligers egnethed ikke påvirkes af ændringer i antallet af ansatte. 
Da de er mindre, er de desuden lettere at købe, vedligeholde (jf. punkt 15 og 24) 
og sælge end kontorer.34 Arbejdsdokument fra 2014 om 
EU-Udenrigstjenestens 
bygningspolitik.
35 Efter 2012-ændringen af 
finansforordningen (artikel 
203, stk. 8) har institutionerne 
mulighed for at låne penge til 
køb af bygninger.
45 Bemærkninger 
66 
Når EU-Udenrigstjenesten lejer bygninger, benytter den ekstern ekspertise 
i bygningsforvaltning. Opfyldelsen af dens langsigtede mål om øget ejerskab 
begrænses ikke længere af en mangel på midler, men den har begrænset erfaring 
med at eje bygninger, den mangler ekspertise i bygningsforvaltning, og den har 
ikke oprettet effektive systemer til køb, vedligeholdelse og salg af bygninger. 
Eksempler:
a) Systemet til afgørelse af, om det er bedst at købe eller leje, bør forbedres (jf. 
punkt 40).
b) Der findes ingen strategi for vedligeholdelse af bygninger eller effektive 
systemer til vedligeholdelse af ejede bygninger. Dette fører til en forringelse 
af bygningernes stand (jf. punkt 23). Mere end en tredjedel af spørgeske -
maundersøgelsens respondenter mente ikke, at hovedkvarterets støtte til 
vedligeholdelse af bygninger er tilstrækkelig (jf. figur 13 ). Ambassaderne for 
en række medlemsstater (f.eks. Danmark, Tyskland, Nederlandene, Sverige og 
Det Forenede Kongerige) understregede, at det er vigtigt at planlægge og 
investere i vedligeholdelse af ejede bygninger. Delegationskontorbygningen 
i Tanzania, som ejes sammen med Tyskland, Nederlandene og Det Forenede 
Kongerige, er f.eks. godt vedligeholdt.
c) Der findes ikke en mekanisme til håndtering af valutakurssvingninger, og det 
kan forhindre delegationerne i at gennemføre planlagt vedligeholdelsesar -
bejde36. De nederlandske ambassader forklarede, at de derimod får fastsat 
deres valutakurs for året centralt for at beskytte opgaver såsom planlagt ved -
ligeholdelsesarbejde mod valutakurssvingninger. Valutagevinster eller -tab 
tilfalder deres hovedkvarter
d) Der er forhold, der gør det uattraktivt og vanskeligt at afhænde overskyden -
de bygninger, hvilket medfører, at man beholder bygninger, der ikke længere 
benyttes (jf. punkt 25 og 60.c)). F.eks. kan EU-Udenrigstjenestens infrastruk -
turafdeling ikke bruge midlerne fra salg af en ejet bygning til at købe en an -
den. Endvidere er der lokaler, som EU-Udenrigstjenesten ikke ejer, men blot 
har fået brugsretten til af de nationale myndigheder
e) EU-Udenrigstjenestens vejledning om opkrævning af betaling for samhus -
ning omfatter ikke ejede bygninger. Derfor sikrer beløbene i nogle tilfælde 
ikke fuld omkostningsdækning, fordi de ikke afspejler bygningens lejeværdi 
(jf. punkt 27 b)).36 Notat af 20. januar 2015 fra 
EU-Udenrigstjenestens 
hovedkvarter til 
delegationscheferne: Budget 
2015 - Virkningen af euroens 
faldende værdi på 
delegationernes udgifter.
46
 Konklusioner 
og anbefalinger
67 
For at bidrage effektivt til at opfylde EU’s mål inden for udenrigspolitik, handel 
og udviklingssamarbejde skal de bygninger, som EU-Udenrigstjenesten stiller til 
rådighed, opfylde delegationernes behov. De bør også give valuta for pengene. 
De følgende afsnit indeholder de vigtigste konklusioner af Rettens revision led -
saget af relevante anbefalinger. Gennemførelsen af anbefalingerne bør begynde 
straks og være afsluttet ved udgangen af 2017.
68 
Delegationsbygningerne - det være sig kontorbygninger, boliger til delegations -
chefer eller personaleindkvartering - opfylder generelt delegationernes behov, 
selv om bygningspolitikken mangler en række mål for kontorbygninger (jf. punkt 
8-19). Bygningerne giver imidlertid ikke mest mulig valuta for pengene, fordi:
a) arealet i de fleste kontorbygninger og nogle boliger overstiger lofterne i byg -
ningspolitikken (jf. punkt 20-22)
b) EU-Udenrigstjenesten beholder bygninger, som den ikke længere bruger 
(jf. punkt 23-25)
c) de delegationer, der udlejer kontorlokaler til EU-medlemsstater eller til andre 
EU-institutioner eller -organer, i nogle tilfælde ikke afkræver de samhuse -
de organisationer beløb, der sikrer fuld omkostningsdækning (jf. punkt 26 
og 27).
Anbefaling 1 — Komplettering af målene for 
kontorbygninger
EU-Udenrigstjenesten bør medtage miljøfaktorer, adgang for handicappede og 
fleksibilitet som mål i bygningspolitikken for kontorbygninger.
Anbefaling 2 — Sikring af, at de beløb, der afkræves 
samhusede organisationer, giver fuld omkostningsdækning
EU-Udenrigstjenesten bør sikre, at de beløb, der betales af EU-medlemsstater 
eller af andre EU-institutioner eller -organer, der samhuses i delegationernes 
kontorbygninger, er ensartede og sikrer fuld omkostningsdækning. Den bør f.eks. 
kræve betaling af alle lejere for anvendelse af fællesarealer og for administra -
tiv støtte. Hvis det drejer sig om ejede kontorer, bør den opkræve et beløb, der 
afspejler bygningens lejeværdi.
Metoden til beregning af disse beløb bør også anvendes i forbindelse med 
bygninger, der ejes af EU-Udenrigstjenesten, men ikke længere benyttes af en 
delegation, og i stedet er udlejet til andre organisationer.
47 Konklusioner og anbefalinger 
69 
Delegationsbygningernes egnethed afhænger af, hvordan de vælges. Den af -
hænger også af de systemer, som EU-Udenrigstjenesten anvender til at sikre, at 
bygningerne bliver ved med at opfylde behovene, og til at træffe korrigerende 
foranstaltninger, hvis det er nødvendigt. I  bilag III  sammenfattes svaghederne 
i systemerne til valg af bygninger, overvågning af deres egnethed og planlæg -
ning af fremtidige ændringer.
70 
Før en delegation lejer (herunder fornyr en lejeaftale) eller køber, indsender den 
et bygningsdossier til hovedkvarteret til behandling og godkendelse. Dette er 
et eksempel på god praksis (jf. punkt 30 og 31). Der er imidlertid risiko for, at 
EU-Udenrigstjenesten ikke vælger de rigtige bygninger, fordi der er svagheder, 
når bygningsdossierproceduren anvendes i praksis:
a) Delegationerne har ikke tilstrækkelig ekspertise til at identificere passende 
løsninger (jf. punkt 32-35)
b) Der er svagheder i de tekniske og finansielle analyser, som delegationerne 
udfører for at sammenligne muligheder (jf. punkt 36-43)
c) De endelige beslutninger fra hovedkvarterets bygningsudvalg er somme 
tider ikke rettidige eller overbevisende (jf. punkt 44-47).
Anbefaling 3 — Styrket anvendelse af proceduren for valg af 
bygninger
EU-Udenrigstjenesten bør styrke anvendelsen af bygningsdossierproceduren for 
valg af bygninger ved at:
 ο udarbejde et bygningsdossier for alle nye kontrakter
 ο indføre et strømlinet bygningsdossier for fornyelser af lejemål. Sådanne 
bygningsdossierer kunne begrænses til at dokumentere, at den foreslåede 
løsning fortsat opfylder behovene i overensstemmelse med bygningspolitik -
ken og stadig er i tråd med markedspriserne
 ο sammenligne løsninger i en tabel for at nå frem til en teknisk og økonomisk 
vurdering, som er velfunderet og afbalanceret og dokumenterer, at den 
valgte løsning er i tråd med markedspriserne og tager tilstrækkelig højde for 
gulvareal
 ο udarbejde en vejledning om, hvordan der skal tages højde for arealer, der 
udlejes til andre organisationer, og indtægter fra samhusning
 ο træffe beslutninger hurtigt for at mindske risikoen for, at bygningerne ikke 
længere er til rådighed.
48 Konklusioner og anbefalinger 
71 
Når EU-Udenrigstjenesten har valgt bygninger, vurderer den regelmæssigt ved 
besøg på stedet, om de fortsat opfylder delegationernes behov, men den iden -
tificerer ikke alle mangler (jf. punkt 49 og 50). EU-Udenrigstjenesten overvåger 
ikke arealet pr. person i kontorbygninger ud fra kriterierne i bygningspolitikken 
(jf. punkt 51 og 52), og den overvåger heller ikke, at lejen for kontorbygninger 
og boliger fortsat er i tråd med markedspriserne, eller at de beløb, der afkræ -
ves samhusede organisationer, sikrer fuld omkostningsdækning (jf. punkt 53). 
EU-Udenrigstjenesten registrerer desuden ikke på en pålidelig måde overvåg -
ningsresultaterne i sine informationssystemer (jf. punkt 54-59).
Anbefaling 4 — Kontrol af markedspriserne
EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter bør anvende en uafhængig informationskil -
de til at kontrollere markedspriserne for kontorbygninger og boliger og regel -
mæssigt overvåge, at den leje, den betaler, er i tråd med markedspriserne. Denne 
overvågning kunne udløse genforhandling af et lejemål eller søgning efter en ny 
bygning, der kan lejes eller købes.
Anbefaling 5 — Forbedring af informationssystemet til 
forvaltning af fast ejendom
EU-Udenrigstjenesten bør forbedre sit informationssystem til forvaltning af fast 
ejendom, så den har mere pålidelige og relevante oplysninger, der kan indgå 
i planlægningsprocessen. Disse oplysninger bør fokusere på delegationernes 
kontorbygninger, boliger og personaleindkvartering samt ejede bygninger, 
som delegationerne ikke længere benytter. Oplysningerne om kontorarealet 
pr. person bør gøres mere detaljerede ved særskilt at identificere kontorer, der 
udlejes til andre organisationer, mødelokaler, som er nødvendige for at opfylde 
formandskabets behov, og arealer, der anvendes af praktikanter og udstationere -
de nationale eksperter.
72 
Manglen på pålidelige grundlæggende oplysninger om delegationsbygninger -
ne er en hindring for, at hovedkvarteret kan foretage en effektiv planlægning af 
nødvendige ændringer. Desuden gælder følgende:
a) Hovedkvarteret udnytter ikke de tilgængelige oplysninger effektivt til at 
udarbejde planer for korrigerende foranstaltninger (jf. punkt 60).
b) Planlægningen fokuserer på at opfylde kortsigtede behov (jf. punkt 61 
og 62).
c) Selv om EU-Udenrigstjenesten har et langsigtet mål om at købe flere kontor -
lokaler til delegationerne og har indgået aftale om betingelser for lån af op 
til 200 millioner euro, har den ikke oprettet systemer til effektiv forvaltning 
af de bygninger, den ejer (jf. punkt 63-66).
49 Konklusioner og anbefalinger 
Anbefaling 6 — Styrkelse af ekspertisen i forvaltning af fast 
ejendom
EU-Udenrigstjenesten bør styrke hovedkvarterets ekspertise i forvaltning af 
fast ejendom (f.eks. gennem uddannelse eller rekruttering af personale med de 
nødvendige kvalifikationer) med henblik på at udvikle en mere strategisk tilgang, 
forbedre planlægningen, øge støtten til delegationerne og opnå væsentlige 
besparelser som følge af en bedre forvaltning.
Anbefaling 7 — Udarbejdelse af mellemlangsigtede planer
EU-Udenrigstjenesten bør udarbejde rullende mellemlangsigtede planer på ca. 
syv år for sine delegationsbygninger. Disse planer bør omfatte prioriteter for 
leje, køb, salg, ændringer og vedligeholdelse. De bør anvende de tilgængelige 
oplysninger om gulvareal og bygningernes stand, så det på mellemlang sigt kan 
planlægges, hvordan kriterierne i bygningspolitikken skal overholdes. De bør 
f.eks. sigte mod at bringe kontorarealet i bedre overensstemmelse med antallet 
af ansatte og i relevante tilfælde anvende overskydende plads til samhusning.
Anbefaling 8 — Identificering af, hvor det giver mest valuta 
for pengene at købe, og effektiv forvaltning af ejede 
bygninger
EU-Udenrigstjenesten bør forbedre sine systemer til identificering af, hvor 
det giver mest valuta for pengene at købe, og til effektiv forvaltning af ejede 
bygninger: 
 ο Den bør anvende et redskab (f.eks. til brug ved leje-eller-køb-vurderinger 
i bygningsdossierer) og kun købe en bygning, hvis det giver mere valuta for 
pengene end at leje. Den bør lave et overslag over de samlede omkostninger 
og indtægter i bygningens livscyklus, herunder finansierings- og vedlige -
holdelsesomkostninger. I denne sammenligning mellem leje og køb bør den 
også tage højde for bygningens restværdi, diskonteringssatsen og risikofak -
torer såsom den politiske eller økonomiske ustabilitet i landet og ustabilite -
ten i kontorbygningers bemandingsniveauer.
 ο Den bør planlægge større køb og prioritere bygninger (uanset om det er til 
kontorer eller boliger), hvor det giver mest valuta for pengene at købe.
 ο Den bør udarbejde en strategi for vedligeholdelse af ejede bygninger under 
hensyntagen til anbefalinger fra bygningsmiljøinspektioner.
 ο Den bør beskytte vedligeholdelsesbudgettet mod valutakurssvingninger.
 ο Den bør planlægge afhændelsen af overskydende ejede bygninger, før den 
køber eller lejer noget andet.
50 Konklusioner og anbefalinger 
Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Milan Martin Cvikl, medlem af Revisionsretten, 
i Luxembourg på mødet den 16. februar 2016.
 På Revisionsrettens vegne
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Formand

51
 Bilag
Samhusning med EU-medlemsstater i EU-delegationer
Delegation EU­medlemsstater
Afghanistan Litauen
Aserbajdsjan Spanien, Kroatien
Hviderusland Østrig
Colombia Finland, Den Tjekkiske Republik
Østtimor Frankrig
Etiopien Luxembourg
Georgien Slovakiet
Honduras Frankrig
Irak Det Forenede Kongerige
Mauretanien Det Forenede Kongerige
Myanmar Spanien
Nigeria Italien, Nederlandene, Grækenland, Frankrig, Tyskland, Østrig, Slovakiet
SydsudanDanmark, Frankrig, Tyskland, Italien, Nederlandene, Spanien, Det Forenede 
Kongerige
Tanzania Finland, Tyskland, Nederlandene, Det Forenede Kongerige (fælles ejerskab)
Tyrkiet (Gaziantep) Frankrig, Danmark, Tyskland
Vietnam Finland
Yemen Spanien
Kilde: Arbejdsdokument fra 2015 om EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik.Bilag I
52 Bilag 
Nærmere oplysninger om gennemgangen af 30 bygningsdossierer
Dossier Delegation Bygning Den 
foreslåede 
løsning 
indebærer 
flytning1. Under ­
søgelse af 
markedet2. Leje ­
eller ­køb ­
redegørelse3. Liste med 
mere end 
én passende 
og realistisk 
mulighed4. Delegationens 
foreslåede 
løsning er baseret 
på en grundig 
teknisk og 
finansiel analyse5. Overbe ­
visende 
begrundelse 
for bygnings ­
udvalgets 
beslutning
2013.01 Pakistan Bolig Nej Ja Nej Nej Ja Ja
2013.11 Angola Kontorer Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2013.18 Indien Bolig Ja Ja Nej Ja Nej Ja
2013.19 Uganda Kontorer Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.20 Rwanda Kontorer Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.27 Jordan Kontorer Nej Ja Nej Ja Nej Nej
2013.36 Hongkong Kontorer Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.42 Guatemala Kontorer Nej Ja Nej Ja Ja Ja
2013.46 Mauretanien Bolig Nej Ja Nej Nej Nej Nej
2013.48 Libyen Kontorer Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2013.52 Kenya Kontorer Nej Nej Nej Nej Ja Ja
2013.56 Kenya Indkvartering Ja Ja Nej Ja Nej Nej
2013.70 Myanmar Kontorer Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2013.73 Peru Bolig Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2013.75 Angola Bolig Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2013.90 Kina Kontorer Nej Ja Ja Nej Ja Ja
2013.93 Gabon Kontorer Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2014.01 Pakistan Kontorer Nej Ja Ja Nej Nej Ja
2014.07 Laos Kontorer Ja Ja Ja Ja Ja Ja
2014.10Elfenbens -
kystenIndkvartering Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.15 Colombia Kontorer Nej Nej Ja Nej Ja Ja
2014.16 Fiji Kontorer Ja Ja Ja Nej Ja Ja
2014.26 Indien Kontorer Ja Ja Nej Nej Ja Ja
2014.27 Israel Bolig Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.31 Vietnam Kontorer Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.35 USA Kontorer Nej Nej Nej Nej Nej Nej
2014.45 Togo Kontorer Nej Ja Nej Nej Nej Nej
2014.48 Sri Lanka Kontorer Ja Ja Nej Ja Ja Ja
2014.55 Sri Lanka Bolig Ja Ja Nej Nej Nej Nej
2014.61 Timor-Leste Indkvartering Ja Nej Nej Nej Ja Nej
Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af gennemgangen af 30 bygningsdossierer.Bilag II
53 Bilag 
Grunde til, at delegationsbygninger ikke giver mest mulig valuta for pengene
Kilde: Den Europæiske Revisionsret.Bilag III
 
 Udvælgelsesprocedure
Ingen vedligeholdelsesstrategi
Overvågning af egnethed Planlægning af nødvendige ændringerÅrsager Virkning
Overvågning af egnethedUdvælgelsesprocedure
Planlægning af nødvendige ændringer 
 Mangel på egnede bygninger på det lokale marked
Mangel på ekspertise i delegationerne
 Udvælgelsesprocedure
Overvågning af egnethed Planlægning af nødvendige ændringerIndtil 2013 var arealloftet for kontorer højere
Bygningssdossierer og beslutninger tager ikke 
tilstrækkelig højde for gulvarealet
Der bevilges undtagelser fra lofter uden 
klar berettigelse
Ingen mellemlangsigtede
bemandingsplaner for delegationerneIngen kontrol af undtagelser fra lofter(Er de stadig berettigede?)Nogle arealer udelukkes ikke fra 
beregningen som fastsatMangel på egnede muligheder,
når der søges efter nye bygninger
De tilgængelige oplysninger om for meget gulvareal bliver 
ikke udnyttet fuldt ud til at planlægge korrigerende foranstaltninger (samhusning, /f_lytning ...)Oplysningerne om gulvareal er ufuldstændige og upålidelige
Forkert identi/f_ikation af kontorbygningermed for meget eller for lidt pladsArealloftet bliver ofte 
overskredet
Manglende overvågning af ubenyttede bygningers stand
Manglende overvågning af boligers stand20 % af de ejede 
ejendomme benyttes ikke af 
EU-Udenrigstjenesten
Ingen afhændelsesplaner for de /f_lesteaf de ejede bygninger, der ikke længere benyttesIntet incitament til/krav om at sælge uegnede ejendommeIngen mellemlangsigtede vedligeholdelsesplaner 
Nogle ejendomme erhverves på særlige betingelser, hvilketgør det svært at afhænde demFortegnelsen over ejede ejendomme er ufuldstændig og upålideligSvagt system til afgørelse af, om det er bedst at købe eller leje
Valutakurssvingninger forhindrer planlagte vedligeholdelsesprojekter
Ingen vejledning om, hvordan de økonomiske bidrag skal beregnes, hvis delegationen ejer ejendommen
Manglende overvågning af aftaler med samhusede organisationer
Ingen vejledning om, hvordan bidraget til de administrative udgifter skal beregnesIngen vejledning om, hvordan der skal tages højde for arealer, der udlejes til andre organisationer, og indtægter fra samhusning
Ingen planer for, hvilke eksisterendeaftaler der fortrinsvis skal gennemgåsNogle af de samhusede 
organisationer i 
delegationsbygningerne 
betaler ikke
en rimelig del af 
omkostningerne
54 EU-Udenrigstjenestens  
svar 
Sammenfatning
I
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at der er nogle mangler i dens forvaltning af infrastrukturen i EU’s delegationer, som 
den arbejder på at afhjælpe på en række områder. Det skal dog understreges, at forvaltningen af 180 kontorbyg -
ninger og 140 officielle boliger i 138 lande verden over, der har hver sit særlige retssystem og ejendomsmarked, er 
komplekst og politisk følsomt.
På grund af de akutte, velkendte budgetmæssige begrænsninger og forpligtelsen til at foretage personalenedskæ -
ringer forvaltes denne store portefølje af et team på kun 13 medarbejdere i hovedkvarteret, der modtager lokal 
administrativ støtte på delegationsniveau. Det har desværre ikke været muligt at lade den betydelige udvidelse af 
delegationsnetværket i de seneste år følge op af en tilsvarende stigning i antallet af medarbejdere, som skal løse 
denne opgave, hvilket har været en forvaltningsmæssig udfordring.
Vi er også enige i, at det eksisterende værktøj til forvaltning af fast ejendom trænger til udskiftning. Et nyt system 
vil være fuldt ud implementeret inden udgangen af 2016. Dette vil give EU-Udenrigstjenesten mulighed for at 
udvikle et mere effektivt system til langtidsplanlægning og programmering af udgifterne.
III
Med hensyn til arealet i delegationsbygninger skal det bemærkes, at  retningslinjerne for maksimumskon -
torarealet pr. person i 2013 blev reduceret fra 42 m² til 35 m² som hovedregel med mulighed for et yderligere areal 
til specifikke behov såsom mødelokaler til møder med medlemsstaterne. Disse nye retningslinjer gælder for alle 
nyerhvervelser, men det vil tage nogen tid, før gennemsnittet kommer ned i nærheden af det nye mål. I tilfælde, 
hvor delegationerne har ledig kapacitet, undersøger vi aktivt mulighederne for samhusning med medlemsstaternes 
ambassader eller andre EU-organer.
Det er også korrekt, at nogle boliger til delegationschefer overstiger vores normale arealloft på 600 m², selv hvis det 
samlede gennemsnitlige areal er på 461 m². I fem af disse tilfælde ejes boligerne af EU, men i de andre tilfælde vil vi 
anmode delegationerne om at undersøge alternative muligheder, når de nuværende lejeaftaler udløber.
Med hensyn til ejede bygninger er der faktisk en række ejendomme, der ejes af EU-Udenrigstjenesten, men som 
ikke længere benyttes, enten på grund af sikkerhedsforholdene eller andre lokale forhold. De relevante delegatio -
ner er blevet anmodet om at sælge disse ejendomme, men dette kan være en langvarig og politisk følsom proces af 
flere grunde, som der er redegjort for i EU-Udenrigstjenestens svar.
EU-Udenrigstjenestens svar  55
Bemærkninger
09 b) Miljøpåvirkning
EU-Udenrigstjenesten tilskynder til og støtter miljøvenlige projekter, primært for lokaler, der benyttes af ejeren. 
I tilfælde af lejede lokaler skal den nødvendige investering amortiseres i løbet af lejeaftalens forventede, normalt 
korte, varighed.
F.eks. godkendte EU-Udenrigstjenesten i 2014 monteringen af solpaneler på den nyligt renoverede kontorbygning 
i Kap Verde. På samme måde vil renoveringsprojektet for vores kontorer i Mexico i 2016 omfatte miljøvenlige træk.
EMAS-systemet (ordningen for miljøstyring og miljørevision) er endnu ikke blevet vedtaget på grund af den arbejds -
byrde, som det medfører. Der vil dog blive gjort en indsats for at øge bevidstheden om delegationsbygningernes 
miljøpåvirkning.
09 c) Adgang for handicappede
EU-Udenrigstjenesten anerkender, at kun et lille antal EU-delegationer er fuldt ud tilgængelige for handicappede. 
Ifølge arbejdsmiljøundersøgelsen i september 2014 levede kun syv delegationer helt op til kravene, og yderligere 16 
delegationer kunne blive gjort tilgængelige for bevægelseshæmmede med relativt små tilpasninger.
Når det er teknisk og økonomisk muligt, og når det kræves ifølge lokal lovgivning, overvejes tilpasninger af kontorer 
for at forbedre adgangen for handicappede endvidere systematisk. Endelig vil adgangen for handicappede syste -
matisk blive vurderet i forbindelse med nye bygninger.
10
Delegationerne i Indien og Egypten flyttede i 2014/2015, og delegationen i Sri Lanka flyttede i januar 2016. Man har 
allerede undersøgt mulige alternativer for Senegal, men det har endnu ikke været muligt at finde et, der var egnet.
11
Undersøgelsen giver et interessant kvalitativt indblik i respondenternes syn på arbejdsmiljøet i delegationernes 
kontorer. Resultaterne kan dog afspejle forskellige forhold hos den enkelte respondent.
14
Generelle bemærkninger:
— Det fremgår af delegationsvejledningen, at den »lokale bygningstradition« kan indebære, at grænsen på 600 m² 
ikke altid kan overholdes.
— EU-Udenrigstjenesten tillader en vis fleksibilitet i metoden til beregning af bygningers areal under hensyntagen 
til lokal praksis.
— Det er positivt at have mindre plads end de fleste ambassadørboliger. Der kan endvidere være historiske grunde 
til denne forskel.
Boligernes gennemsnitlige gulvareal er for øjeblikket på 461 m².
EU-Udenrigstjenestens svar  56
20
1. EU-Udenrigstjenesten har tilladt en vis fleksibilitet med hensyn til, hvordan arealet af bygninger, der lejes eller ejes 
af EU-Udenrigstjenesten, skal beregnes i lyset af lokal praksis. Dette kan derfor føre til forskelle i fortolkningen af 
aggregerede tal
2. Det er blevet pålagt delegationerne at tage behørigt hensyn til størrelsen af kontorarealet pr. medarbejder. Enhver 
afvigelse fra bygningspolitikken skal begrundes. Det vil tage nogen tid, før gennemsnittet kommer ned i nærheden 
af den nye kapacitet.
 I tilfælde af overskydende plads tilstræbes samhusning med medlemsstaternes ambassader eller andre EU-organer 
aktivt. Samhusning kan dog ikke altid gennemføres fra den ene dag til den anden.
3. I tilfælde af personalenedskæringer er det ikke altid muligt eller omkostningseffektivt straks at flytte til en mindre 
bygning. Omkostningerne til flytningen og til sikring af de nye bygninger kan være højere end den forventede 
besparelse ved at reducere arealet.
4. I visse tilfælde er det ikke muligt kun at leje en del af en etage.
5. Det er ikke omkostningseffektivt at opsige en lejeaftale for et kontor med overskydende plads, når lejen for mindre 
kontorer med de nuværende markedspriser ville være den samme eller højere.
6. I visse tilfælde øger antallet eller størrelsen af de mødelokaler eller konferencelokaler, der kræves for at leve op til 
EU-delegationernes rolle og ansvar ifølge Lissabontraktaten, størrelsen af arealet pr. person betydeligt. Dette er 
f.eks. tilfældet med:
 —  USA (Washington): 5 458 m² gulvareal til 89 medarbejdere, altså 55 m² pr. medarbejder (samhusning ikke 
medregnet)
 —  USA (New York): 4 217 m² gulvareal til 57 medarbejdere, altså 74 m² pr. medarbejder
 —  Schweiz (delegationen ved FN i Genève): 2 500 m² gulvareal til 25 medarbejdere, altså 100 m² pr. 
medarbejder.
21
Selv om det er matematisk korrekt, kan tallet for prisen for overskydende kvadratmeter i fodnote 16 variere afhæn -
gigt af, hvor arealnedskæringerne finder sted, da der er betydelige forskelle på disse priser landene imellem.
Endvidere skal de investeringer (sikkerheds- og infrastrukturarbejder), der foretages i kontorbygninger, holdes op 
mod ovennævnte potentielle besparelser.
22
Det er sandt, at nogle boliger overstiger arealloftet på 600 m². I begyndelsen af 2016 oversteg 26 boliger (18 %) lof -
tet på 600 m². I fem af disse tilfælde ejes boligerne af EU. De øvrige delegationer vil blive anmodet om at undersøge 
alternative muligheder, når den nuværende lejeaftale udløber.
EU-Udenrigstjenestens svar  57
25
Der er faktisk en række ejendomme, der ejes af EU-Udenrigstjenesten, men som ikke længere benyttes, enten på 
grund af sikkerhedsforholdene eller andre lokale forhold. De relevante delegationer er blevet anmodet om at sælge 
disse ejendomme, men dette kan være en langvarig og politisk følsom proces.
Følgende gælder med hensyn til:
— Gambia: EU var nødsaget til at forlade kontorerne i 2003 efter at have benyttet dem i 18 år på grund af tilstede -
værelsen af asbest. Disse kontorer var omfattet af en langtidslejeaftale på 99 år med Gambias regering med en 
bestemmelse om, at kontorerne skulle afleveres nyistandsatte. Derfor var det økonomisk mere fordelagtigt at 
beholde kontorerne. I maj 2014 blev det besluttet at genoptage forhandlingerne med de lokale myndigheder 
om overdragelse af kontorerne i den nuværende stand inden udløbet af langtidslejeaftalen. Denne forhandling 
vil blive genoptaget, når den nye delegationschef ankommer.
— Botswana: Kontorerne blev erhvervet i 1987. I 2003 blev disse kontorer for små, og delegationen var nødt til at 
flytte. På dette tidspunkt blev det imidlertid besluttet at beholde lokalerne, da grunden har en førsteklasses 
beliggenhed, og at undersøge gennemførligheden af projekter såsom opførelse af nye kontorer eller boliger 
på denne grund. Indtil videre er ingen af projekterne dog blevet til noget, primært af budgetmæssige årsager. 
For nylig blev delegationen opfordret til at iværksætte en feasibilityundersøgelse vedrørende opførelsen af nye 
kontorer på grunden.
— Sydafrika: Boligen blev sat på auktion, men den tilbudte pris var alt for lav. Det er blevet pålagt delegationen at 
genoverveje salget.
— Tanzania: Delegationen har ikke ejendomsret til husene, deriblandt den tidligere bolig. De er beliggende uden 
for det område, der anbefales af den regionale sikkerhedsansvarlige. Som følge af instrukser fra EU-Udenrigstje -
nestens hovedkvarter fra 2013 er delegationen sammen med de lokale myndigheder ved at undersøge mulig -
hederne for at tilbagelevere disse huse. Husene er blevet vurderet til 1,8 mio. EUR af Tanzanias bygningsstyrelse. 
Udenrigsministeriet bekræftede kompensationsprincipperne.
27
Der drøftes for øjeblikket en revision af samhusningsaftalerne med ECHO (GD for Humanitær Bistand og Civilbeskyt -
telse) og EIB. Hensigten er at harmonisere den måde, hvorpå de beregnes for hele samhusningen med ECHO og EIB. 
Der skulle blive underskrevet nye aftalememoranda i 2016.
De eksisterende aftalememoranda bør også underkastes en gennemgribende revision og tilpasses politikken for 
fuld omkostningsdækning.
32
Det var på daværende tidspunkt ikke hensigtsmæssigt at diskutere, om man skulle leje eller købe, da det var vanske -
ligt at købe, eftersom der var begrænsede budgetbevillinger indtil 2015.
Muligheden for at udarbejde en begrænset liste afhænger af det lokale marked. Det er ikke altid muligt at have 
mere end én realistisk valgmulighed.
EU-Udenrigstjenestens svar  58
33
EU-Udenrigstjenesten anerkender, at ikke alle delegationer har tilstrækkelig ekspertise til at forvalte 
bygningsprojekter.
EU-Udenrigstjenesten er også enig i, at der ideelt set burde være større kapacitet i den relevante afdeling i hoved -
kvarteret til at støtte delegationerne i forbindelse med infrastrukturprojekter, herunder yderligere besøg på stedet.
På grund af de akutte, velkendte budgetmæssige begrænsninger og de uundgåelige yderligere personalenedskæ -
ringer forvaltes denne store portefølje af et hold i hovedkvarteret på kun 13 medarbejdere, der modtager lokal 
administrativ støtte på delegationsniveau. Det har desværre ikke været muligt at lade den betydelige udvidelse af 
delegationsnetværket i de seneste år følge op af en tilsvarende stigning i antallet af medarbejdere, som skal løse 
denne opgave.
Regionaliseringen af delegationens forvaltning vil også være en løsning på dette problem, da specialiseret perso -
nale i de regionale centre vil kunne tage sig af flere delegationsbygninger på samme tid.
35
Der har siden fundet tre besøgsrejser sted til Nepal, nemlig i april 2014, i maj 2015 og i november 2015. EU-Udenrigs -
tjenesten kan ikke måle sig med alle medlemsstater i henseende til de ressourcer, der er til rådighed i hovedkvarte -
ret til at støtte delegationerne med bygningsprojekter.
36
Se detaljeret bemærkning 39 og 40.
37
Disse tilfælde er ret enestående og skyldes primært en misfortolkning af de regler, som administrationschefen 
og delegationschefen skal følge. Den nye delegationsvejledning omfatter nu klarere og mere brugervenlige 
retningslinjer.
39
Det kræver en markedsundersøgelse at godtgøre, at bygningen stadig opfylder delegationens behov i overens -
stemmelse med bygningspolitikken og markedspriserne.
Med resultatet af markedsundersøgelsen kan delegationerne også have gode argumenter for at forhandle en bedre 
aftale på plads med udlejeren af den bygning, der benyttes af delegationen.
Procedurerne for bygningskontrakter er omfattet af finansforordningen vedrørende Unionens almindelige budget.
Enhver transaktion med fast ejendom, der indebærer fornyelse af en eksisterende lejeaftale, bør besluttes efter en 
undersøgelse af markedet for fast ejendom.
EU-Udenrigstjenesten er rede til at undersøge mulighederne for et strømlinet bygningsdossier for fornyelser af 
lejemål med forbehold af begrænsningerne i finansforordningen.
EU-Udenrigstjenestens svar  59
40
Indtil for nylig har anvendelsen af de begrænsede ressourcer til delegationers infrastruktur været en betydelig 
hindring for købet af lokaler. Men EU-Udenrigstjenesten er enig i, at med faciliteten på 200 mio. EUR er køb af byg -
ninger blevet et realistisk alternativ til at leje. De relative omkostninger/fordele ved at købe og leje vil nu være et 
standardelement i bygningsdossierer. Der er blevet udsendt retningslinjer til delegationerne herom.
Hovedkvarteret vil beregne den økonomiske fordel ved køb sammenlignet med leje ifølge standardteorierne for 
finansiel forvaltning eller virksomhedsfinansiering (f.eks. NNV-metoden). Dette indgår ikke i delegationsvejlednin -
gen, da denne beregning vil blive foretaget af hovedkvarteret.
Der skal også fremlægges passende finansielle begrundelser for budgetmyndigheden i tilfælde af et lånefinansieret 
køb.
For Nepals vedkommende var der ikke noget budget til rådighed på det pågældende tidspunkt.
For Washingtons vedkommende var den bygning, der var til salg, for stor til delegationens behov. Den blev endvi -
dere benyttet af andre lejere. Hvis EU-Udenrigstjenesten skulle have købt denne bygning, ville det have betydet, at 
delegationen skulle have forvaltet lejeaftaler med andre, som benyttede bygningen. Fristen for at købe bygningen 
var også for kort til, at budgetmyndigheden kunne høres. Endelig var samhusning ikke nødvendigvis en mulighed, 
da alle de medlemsstater, der var repræsenteret i Washington, allerede havde deres egne lokaler..
42
Delegationsvejledningen er blevet opdateret i 2015 og omfatter instrukser om, hvordan mulighederne skal frem -
lægges på en sammenlignelig måde på grundlag af et eksempel på god praksis.
43
EU-Udenrigstjenesten anerkender, at det er nødvendigt at forbedre disse retningslinjer for bl.a. at medtage mere 
detaljerede oplysninger om, hvordan kontorarealer, der udlejes til medlemsstaternes ambassader og andre EU-insti -
tutionerne og -organer, skal indgå i beregningen af arealet pr. person og af omkostningerne pr. kvadratmeter.
44
Se EU-Udenrigstjenestens svar på punkt 45 og 47.
Beslutninger om bygningsdossierer, der afhænger af budgetmyndighedens godkendelse, kan tage mellem seks og 
otte uger.
EU-Udenrigstjenestens svar  60
45
Procedurerne for bygningskontrakter er reguleret i finansforordningen vedrørende Unionens almindelige budget. 
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at der bør anvendes hasteprocedurer, når det er muligt. Desværre er mulighederne 
ret begrænsede. 
EU-Udenrigstjenesten kan ikke tvinge udlejerne til at vente, indtil de obligatoriske, retlige og administrative proce -
durer er afsluttet.
Langvarige procedurer skyldes nogle gange projektets kompleksitet.
Aftalen vedrørende Sri Lanka blev ikke underskrevet på grund af en langvarig procedure, men fordi udlejeren skif -
tede mening.
46
Det er dog vanskeligere at sammenligne med en uafhængig informationskilde end i forbindelse med indkvartering, 
da værdien af en bygning afhænger af dens kvalitet, beliggenhed samt de generelle betingelser på markedet for 
fast ejendom på et givet tidspunkt.
For Mauretaniens vedkommende var der ingen anden løsning end den, der blev foreslået.
For Togos vedkommende var der ingen tilbud, der kunne konkurrere med de nuværende kontorer, hvor der lige var 
blevet foretaget en investering på 200 000 EUR.
47
I 2015 blev det pålagt delegationerne at tage behørigt hensyn til størrelsen af kontorarealet pr. medarbejder og til, 
at enhver afvigelse fra bygningspolitikken fra nu af skal begrundes, godkendes og registreres.
Endvidere drøftes dette element også på alle møder i bygningsudvalget.
Generelt indrømmes undtagelsen fra arealloftet automatisk, hvis bygningsudvalget afgiver en positiv udtalelse (se 
også begrundelserne for undtagelser i punkt 20).
Jordan: Den foreslåede løsning gik ud på at forlænge den eksisterende lejeaftale, men til en nedsat leje. I betragt -
ning af de investeringer, der allerede er foretaget i bygningen, den gode beliggenhed, sikkerhedsstandarderne og 
den nedsatte leje afgav bygningsudvalget en positiv udtalelse til trods for, at kontorarealet var for stort. Bygnings -
udvalget oplyste dog også, at hvis medarbejderstaben faldt yderligere, ville delegationen på ny blive anmodet om 
at undersøge andre alternativer.
EU-Udenrigstjenesten anerkender, at boligen i Sri Lanka er for stor. Det er imidlertid meget vanskeligt at finde en 
bolig på under 600 m² i Sri Lanka.
Washington: Den vigtigste begrundelse for at udvide arealet var nødvendigheden af at etablere sikre mødefacilite -
ter til møder med medlemsstaterne og til transatlantiske forhandlinger i forbindelse med Snowden-afsløringerne. 
Det er umuligt at sikre det nuværende mødelokale, der er beliggende i stueetagen med vinduer ud mod gaden.
EU-Udenrigstjenestens svar  61
Endvidere var der behov for kontorarealer til yderligere 20 medarbejdere på grundlag af en forventet forøgelse af 
delegationens personale og de undtagelser, der er fastsat i delegationsvejledningen for midlertidigt ansatte (f.eks. 
udstationerede nationale eksperter, praktikanter osv.).
I begyndelsen af 2016 blev den samlede medarbejderstab i EU-delegationen forøget med tre fastansatte medarbej -
dere, og ifølge de allerseneste oplysninger forventes dette tal at stige yderligere i løbet af 2016 og 2017 med seks 
elle syv fastansatte medarbejdere.
Hvad der er nok så vigtigt er, at der ikke var nogen anden mulighed end at leje en hel etage, der oversteg det fakti -
ske behov, for at skaffe den ekstra plads, der var nødvendig for at opfylde ovennævnte krav.
49
Evalueringsholdet har ikke teknisk kapacitet til at vurdere bygningerne. Det medtager dog eventuelle specifikke 
spørgsmål vedrørende bygningernes kvalitet i sine rapporter.
51
Det nye ImmoGest-informationssystem vil forbedre beregningen af de forskellige arealtyper (samhusning, særlige 
mødelokaler osv.) med henblik på at sætte EU-Udenrigstjenesten i stand til mere nøjagtigt at beregne gennemsnits -
arealet pr. medarbejder i delegationen og lette overvågningen heraf.
52
Det er blevet pålagt delegationerne at tage behørigt hensyn til størrelsen af kontorarealet pr. medarbejder og til, at 
enhver afvigelse fra bygningspolitikken fra nu af skal begrundes, godkendes og registreres.
53
EU-Udenrigstjenesten er rede til at overveje indførelsen af en metode til overvågning af markedspriserne for kon -
torer og boliger. Med de velkendte begrænsede ressourcer og forpligtelsen til at foretage personalenedskæringer 
(se bemærkning 31.1 for nærmere detaljer) har det dog hidtil ikke været muligt at udvikle og gennemføre en sådan 
metode.
Det er da også vanskeligere at sammenligne med en uafhængig informationskilde end i forbindelse med indkvarte -
ring, da værdien af en bygning afhænger meget af dens kvalitet, dens beliggenhed samt fleksibiliteten på markedet 
for fast ejendom i det enkelte land.
Ved den sammenligning, der blev gennemført i 2014, blev der sammenlignet data, som var indsamlet af en privat 
virksomhed ved hjælp af nogenlunde det samme system som det, delegationerne anvender til at beregne bolignor -
merne. De data, der blev indsamlet af denne private virksomhed, kan afvige fra bolignormerne, primært fordi den 
anvender data fra steder, som ikke er godkendt af den regionale sikkerhedsansvarlige.
EU-Udenrigstjenestens svar  62
54
Rettens bemærkninger vedrørende ImmoGest er velkendte og integreret i EU-Udenrigstjenestens arbejdsprogram.
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at det eksisterende IT-værktøj til forvaltning af fast ejendom (ImmoGest) er forældet 
og trænger til udskiftning.
Dette samt de begrænsede ressourcer til udvikling af delegationens infrastruktur har været en væsentlig hindring 
for effektiv planlægning med en tidshorisont på over 2-3 år.
Der er ved at blive udviklet et nyt system, som vil være fuldt ud implementeret inden udgangen af 2016. Det nye 
ImmoGest-system vil først og fremmest være mere brugervenligt. Det vil også understøtte rapportering, analyse, 
budgetlægning og projektplanlægning i bred forstand. Det nye ImmoGest-system vil muliggøre bedre overvåg -
ning/sporing af delegationsbygningers egnethed.
59
EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter mener, at den råder over tilstrækkeligt pålidelige basisoplysninger om alle 
kontorbygninger og boliger til at udarbejde planlægningsdokumenter med en horisont på 2-3 år, som den finder 
passende.
60
Se også EU-Udenrigstjenestens svar på punkt 59 og 61
Hovedkvarteret:
— har hvert år siden 2015 udarbejdet en femårsplan med den ambition at identificere større potentielle projekter 
til kontorer og boliger såsom køb, opførelse, flytninger og fornyelser af lejemål
— udarbejder hvert år et arbejdsprogram for kontorer og boliger for de næste to år. Dette program sendes til alle 
delegationer og udarbejdes på grundlag af de oplysninger, der er til rådighed i det centrale overvågningssy -
stem. Det forelægger hver delegation de vigtigste foranstaltninger, der skal træffes i overensstemmelse med de 
prioriteter, som hovedkvarteret har opstillet, og som bygger på forskellige rapporter (f.eks. missionsrapporter, 
vurderingsrapporter), og de disponible budgetmidler.
Endvidere rapporterer hovedkvarteret om følsomme og/eller højt prioriterede sager til EU-Udenrigstjenestens hie -
rarki hver tredje måned.
Hvad nærmere angår gennemførelsen af anbefalinger fra vurderinger på stedet, er det vigtigt at sondre mellem 
anbefalinger som f.eks. flytninger til nye lokaler og samhusningsplaner og anbefalinger vedrørende mindre sik -
kerhedsarbejder, mindre istandsættelser og vedligeholdelse, der skal udføres på lokalt plan under delegationens 
ansvar, og som ikke nødvendigvis er afspejlet i det toårige arbejdsprogram. 
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at opfølgningen af ovennævnte anbefalinger samt planlægningen generelt kan 
forbedres yderligere med forbehold af disponible ressourcer.
Hovedkvarteret traf de nødvendige foranstaltninger til at afhjælpe situationen i Tchad, Egypten, Sri Lanka og Indien. 
Der er endnu ikke fundet nogen løsning for Senegals vedkommende.
EU-Udenrigstjenestens svar  63
61
Som medlemsstaternes udenrigsministre har erfaret, er det yderst vanskeligt at udarbejde meningsfulde langsig -
tede planer for delegationsbygninger.
Der er en række grunde hertil. For det første spiller politiske overvejelser ofte en afgørende rolle. Åbningen af dele -
gationer i Libyen, Myanmar, Iran og Sydsudan er nylige eksempler, hvor behovet for/hensigtsmæssigheden af en ny 
delegation er i tråd med en politisk udvikling og således ikke kunne have været planlagt mange år i forvejen.
For det andet har alvorlige budgetmæssige begrænsninger også været en hindring for mere langsigtet planlæg -
ning, da det ofte var nødvendigt at prioritere mere kortsigtede, presserende behov. Med oprettelsen af en investe -
ringsfacilitet (fra 2015) vil der blive indført et stabilitetselement i finansieringen af bygningsprojekter på mellemlang 
sigt. Det er dog vigtigt at understrege den uforudsigelige og dynamiske politiske og sikkerhedsmæssige situation.
EU-Udenrigstjenesten undersøger ikke desto mindre mulighederne for at forbedre langtidsplanlægningen af byg -
ningsforvaltning og programmering af udgifter. I betragtning af de politiske og praktiske usikkerhedsmomenter er 
en planlægningshorisont på 2-3 år mere realistisk end en længere horisont på 6-7 år undtagen i tilfælde af opførelse 
af bygninger.
EU-Udenrigstjenesten mener derfor, at den gør tilstrækkelig brug af de tilgængelige oplysninger. Denne situation 
vil blive forbedret, når ImmoGest bliver fuldt operationelt.
Det bedste eksempel er medlemsstaternes praksis. Under samhusningsmøderne blev medlemsstaterne anmodet 
om at udveksle deres femårige planlægning, men disse oplysninger var ikke tilgængelige.
EU-Udenrigstjenestens infrastrukturafdeling holder møde hvert år i september for at drøfte arbejdsprogram -
merne for de næste to år. I den forbindelse drøftes også en mere langsigtet planlægning, men den indgår ikke i det 
arbejdsprogram, der videresendes til delegationen.
62
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at der er plads til forbedringer i den mellemlangsigtede planlægning. Dette vil være 
tilfældet, når ImmoGest og forvaltningssystemet for ejede bygninger bliver fuldt operationelle, da der så vil være 
flere oplysninger til rådighed.
Se også EU-Udenrigstjenestens svar på punkt 61.
63
EU-Udenrigstjeneste mener, at det på lang sigt og rent principielt generelt er bedre at eje end at leje. Dette har tid -
ligere ikke været muligt på grund af budgetmæssige begrænsninger. Nu hvor EU-Udenrigstjenesten har en lånefaci -
litet, vil diskussionen om køb eller leje blive lettere, da muligheden for at købe er blevet en realitet. Ejerskab er dog 
ikke nødvendigvis altid den bedste løsning (hovedsagelig af finansielle grunde) eller er ikke altid muligt af juridiske 
grunde.
EU-Udenrigstjenestens svar  64
65
Køb af boliger overvejes kun, når der er en god finansiel mulighed, og navnlig hvis boligens størrelse er tilstrækkelig 
til at dække behovene i de fleste tilfælde.
66 a)
De relative omkostninger/fordele ved at købe og leje vil nu være et standardelement i bygningsdossierer. Der er 
blevet udsendt retningslinjer til delegationerne herom.
Det fremgår af notatet fra marts 2015 til delegationscheferne om kreditfaciliteten på 200 mio. EUR, at afdeling 
MDRA4 vil udføre beregningerne med henblik på at sammenligne køb med leje.
66 b)
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at der er behov for en forbedret strategi for vedligeholdelse af bygninger. For at 
arbejde videre med dette tages der følgende skridt i 2015 og 2016:
1. Der blev sendt et spørgeskema til alle delegationer, hvor vi har fast ejendom. Dette omfatter spørgsmål vedrørende 
kvaliteten af infrastruktur, tekniske installationer, historiske værker, vedligeholdelse, feedback og bemærkninger 
om bygningens generelle driftsmæssige stand.
2. En »vedligeholdelsesplan« vil omfatte en tidsplan for større planlagte istandsættelser. Dette vil være en flerårig 
plan med årlig opdatering. Planen vil danne grundlag for budgetplanlægningen.
3. Sideløbende med definitionen af en »vedligeholdelsesplan« vil der blive udstukket retningslinjer med klare ved -
ligeholdelsesstandarder for ejede bygninger.
Den nye rammekontrakt for sundhedsinspektioner vil gøre det muligt at gøre brug af ekstern ekspertise ved gen -
nemførelsen af denne strategi for vedligeholdelse af bygninger.
66 c)
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at valutakursudsving er en stor hindring for programmeringen af infrastrukturpro -
jekter. Det tilstræbes så vidt muligt at få beløb i aftaler udtrykt i euro, men det er ikke altid muligt. EU-Udenrigs -
tjenesten er åben for drøftelser med budgetmyndigheden om løsninger på dette område (og ikke kun vedrørende 
infrastrukturudgifter).
EU-Udenrigstjenestens svar  65
Anbefaling 1 — Samlede mål for kontorbygninger
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen.
EU-Udenrigstjenesten vil fokusere mere på betydningen af fleksibilitet, miljøfaktorer og spørgsmålet om adgang for 
handicappede i bygningspolitikken. Dette er dog ikke altid muligt på grund af lokale begrænsninger.
Anbefaling 2 — Sørg for, at de fællesudgifter, som organisationer i samme lokaler skal 
betale, dækker alle omkostninger
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen.
Anbefaling 3 — Styrk anvendelsen af proceduren for udvælgelse af bygninger
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen med forbehold af finansforordningens begrænsninger.
EU-Udenrigstjenesten har arbejdet videre med alle disse spørgsmål, og der er allerede blevet taget en række skridt 
til at styrke proceduren for bygningsdossierer.
Anbefaling 4 — Kontroller markedspriserne
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen.
EU-Udenrigstjenesten er parat til at analysere effektiviteten og gennemførligheden af en forbedret metode til at 
kontrollere og følge markedspriserne for kontorer og boliger, hvis ressourcerne tillader det.
Med de velkendte begrænsede ressourcer og forpligtelsen til at foretage personalenedskæringer har det dog hidtil 
ikke været muligt at udvikle og gennemføre en sådan metode.
Anbefaling 5 — Forbedr forvaltningsinformationssystemet vedrørende fast ejendom
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen.
EU-Udenrigstjenesten er enig i, at det eksisterende IT-værktøj til forvaltning af fast ejendom (ImmoGest) er forældet 
og trænger til udskiftning. Et nyt system skulle være fuldt ud implementeret inden udgangen af 2016.
Anbefaling 6 — Styrk ekspertisen inden for fast ejendom
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen.
EU-Udenrigstjenestens personalepolitik fremmer personalets mobilitet undtagen for stillinger, der kræver særlige 
ekspertise. Der vil blive fokuseret på udarbejdelsen af mere fleksible kriterier for visse ekspertstillinger. Regionalise -
ringen af delegationens forvaltning vil også gøre det muligt at opbygge og vedligeholde ekspertise.
EU-Udenrigstjenestens svar  66
Anbefaling 7 — Udarbejd mellemfristede planer
EU-Udenrigstjenesten accepterer delvist anbefalingen.
EU-Udenrigstjenesten mener, at en planlægningshorisont på mere en 2-3 år kun kan være vejledende, da de oplys -
ninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af sådanne planer, er underlagt politiske og praktiske usikkerhedsmo -
menter (f.eks. udvikling i personalet, sikkerhedssituationen, medlemsstaternes planer), som er vanskelige at forud -
sige med en længere tidshorisont. Navnlig med hensyn til ændringer og vedligeholdelse kan en sådan fremadrettet 
planlægning endvidere kun være relevant for større projekter.
Anbefaling 8 — Find frem til, i hvilke tilfælde det bedre kan betale sig at købe, og 
forvalt ejede bygninger effektivt
EU-Udenrigstjenesten accepterer anbefalingen med forbehold af disponible ressourcer.
Det nye IT-værktøj for forvaltning af fast ejendom, der er under udvikling, vil også understøtte rapportering, ana -
lyse, budgetlægning og projektplanlægning i bred forstand.
Med et hold på kun 13 medarbejdere er EU-Udenrigstjenestens muligheder for effektivt at forvalte en så stor porte -
følje imidlertid begrænsede.
SÅDAN FÅR MAN FAT I PUBLIKATIONER FRA EU
Gratis publikationer:
  et eksemplar:  
via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)
  /f_lere eksemplarer eller plakater/kort:  
hos Den Europæiske Unions repræsentationer (http://ec.europa.eu/represent_da.htm)  
hos delegationerne i ikke-EU-lande (http://eeas.europa.eu/delegations/index_da.htm)  
ved at kontakte Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_da.htm)  
eller ringe på 00 800 6 7 8 9 10 11 (frikaldsnummer fra overalt i EU) (*).
(*)  Oplysningerne er gratis ligesom de /f_leste opkald (nogle operatører, telefonbokse eller hoteller kan dog kræve  
penge for opkaldet).
Betalingspublikationer:
 via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil 
(EU-Udenrigstjenesten) stiller kontorbygninger til 
rådighed for medarbejderne i de ca. 140 EU-delegationer 
verden over og stiller boliger til rådighed for 
delegationscheferne. I denne beretning undersøger Den 
Europæiske Revisionsret, om bygningerne opfylder 
EU-Udenrigstjenestens behov og giver valuta for pengene. 
Den konkluderer, at bygningerne generelt opfylder 
delegationernes behov, men i nogle tilfælde ikke giver 
mest mulig valuta for pengene: De fleste kontorbygninger 
er for store, EU-Udenrigstjenesten ejer bygninger, som den 
ikke længere bruger, og de beløb, der afkræves nogle af 
de organisationer, som lejer kontorlokaler 
i delegationerne, sikrer ikke fuld omkostningsdækning. 
Revisionsretten undersøger årsagerne til disse mangler og 
fremsætter anbefalinger om at styrke systemerne, navnlig 
i lyset af EU-Udenrigstjenestens planer om at investere 
i køb af bygninger frem for at leje.
DEN
EUROPÆISKE
REVISIONSRET