Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug for regnskabsåret 2002, med centrets svar

(2003/C 319/10)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret centrets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Direktøren er i henhold til artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93(2) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal også udarbejde og opstille regnskabet(3) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, der er vedtaget i henhold til artikel 11, stk. 12, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93, ændret ved artikel 1 i forordning (EF) nr. 3294/94(4). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik centrets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Uden at det i øvrigt indvirker på revisionserklæringen, skal Retten gøre dechargemyndigheden opmærksom på de forhold, som er beskrevet i punkt 8, 9, 12 og navnlig punkt 13.

BEMÆRKNINGER

Indledning

6. Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 af 8. februar 1993. Centrets hovedopgave er at samle og formidle "objektive, pålidelige og sammenlignelige oplysninger" om narkotika- og narkotikamisbrugsproblemerne i Europa. Med henblik herpå har centret etableret et net af nationale centre. Endvidere samarbejder centret med forskellige internationale organisationer, som beskæftiger sig med de samme spørgsmål.

Budgetgennemførelsen

7. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret for 2002 og af de bevillinger, der er fremført fra det foregående regnskabsår, fremgår af tabel 1(5).

8. Centret har ikke fulgt reglerne i de finansielle bestemmelser vedrørende fremførsel af bevillinger(6). En række forpligtelsesforslag, der blev fremsat i december 2001 (308300 euro), blev først begrundet i 2002.

9. Ved regnskabsårets udgang besluttede bestyrelsen, at der skulle foretages ikke-automatisk fremførsel af 212400 euro - denne beslutning er i strid med reglerne(7). Disse fremførsler vedrørte bevillinger under afsnit I og II, som der ikke var disponeret over, og som i strid med reglerne var blevet overført til afsnit III med henblik på fremførsel til det følgende regnskabsår(8).

Årsregnskabet

10. Forvaltningsregnskabet og balancen, som centret har offentliggjort for regnskabsåret 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

11. Inventarfortegnelsen bør føres mere omhyggeligt. Der er ikke foretaget nogen fysisk inventarregistrering i de seneste år. Det inventar, der er opført på de i øvrigt ikke udtømmende inventarfortegnelser, er hverken identificeret eller lokaliseret. Endvidere er forældet udstyr ikke blevet slettet af inventarfortegnelsen.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

12. Ved en beslutning af 18. april 2002 gav direktøren tre anvisningsberettigede, som var ansvarlige for Phare-projektet, fuldmagt til at underskrive checks og bankoverførsler. En sådan fuldmagt, som giver den anvisningsberettigede regnskabsbeføjelser, er i strid med princippet om funktionsadskillelse(9).

Personaleadministration

13. Retten har allerede tidligere gjort centret opmærksom på, at det bør stramme personaleadministrationen(10). Den i 2002 foretagne revision viste, at forholdene endnu ikke var bragt i orden. Der var f.eks. dossierer, der ikke indeholdt den dokumentation, der er nødvendig for at vurdere, om de økonomiske rettigheder, der er tillagt de pågældende ansatte, er berettigede. Der blev også fundet mangler ved udvælgelsesprocedurerne: stillingsopslag, der var unøjagtige, referater fra møderne i udvælgelsesudvalgene, der var ufuldstændige, der var ikke på forhånd opstillet kriterier for bedømmelsen af ansøgerne mv. Ved tilrettelæggelsen og afholdelsen af en intern udvælgelsesprøve, der blev afholdt for at give en række af centrets ansatte tjenestemandsstatus, var der forekommet uregelmæssigheder. Nogle af de ansøgere, der havde fået adgang til prøven, opfyldte ikke betingelserne, og sammensætningen af udvælgelseskomitéen var ikke i overensstemmelse med reglerne. Som følge af omfanget af de usædvanlige forhold, der blev konstateret, har Kommissionen gjort indsigelser over for centret mod en række af de anvendte procedurer.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 23. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) EFT L 36 af 12.2.1993.

(3) I medfør af artikel 82 i Kommissionens forordning (EF) nr. 2343/2002 er det endelige regnskab over alle centrets indtægter og udgifter for regnskabsåret 2002, dateret den 15. september 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 19. september 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(4) EFT L 341 af 30.12.1994, s. 7.

(5) Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige en smule fra totalen.

(6) Artikel 6, stk. 1a, i centrets finansielle bestemmelser.

(7) Artikel 6, stk. 2, i centrets finansielle bestemmelser.

(8) Ifølge de finansielle bestemmelser for centret (artikel 21) er det kun tilladt at foretage overførsler fra kapitel til kapitel.

(9) Artikel 16 i centrets finansielle bestemmelser.

(10) Jf. punkt 16-34 i beretningen om regnskabet for regnskabsåret 2000 (EFT C 372 af 28.12.2001, s. 62).

Tabel 1

Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001((Centret har i sit regnskab medtaget formålsbestemte indtægter, der ikke blev anvendt på ny i 2001, under indtægterne og udgifterne.))

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger.

Tabel 3

Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Overvågningscentrets svar

8. Narkotikaovervågningscentret (EMCDDA) erkender, at det er nødvendigt at begrænse de automatiske fremførsler for i højere grad at overholde princippet om etårige budgetter. Indsatsen herfor medførte, at EMCDDA i slutningen af 2002 havde begrænset de automatiske fremførsler i forhold til det foregående regnskabsår.

9. Bestyrelsens beslutning tog sigte på at afhjælpe den situation, som opstod i slutningen af regnskabsåret, hvor det var nødvendigt at sikre finansieringen af en midlertidig indkvartering i afventning af godkendelsen af en endelig løsning.

11. Der er allerede gjort betydelige bestræbelser på at forbedre fortegnelsessystemet. Siden 2003 er ELS-systemet blevet bragt i overensstemmelse med værdien af de materielle aktiver, som er opført på aktivsiden af Narkotikaovervågningscentrets balance. Bestræbelserne på at forbedre systemet yderligere vil fortsætte fremover. Der vil blive ført en fysisk fortegnelse i slutningen af 2003.

Den 12. maj 2003 besluttede Narkotikaovervågningscentret at slette forældet edb-udstyr til en samlet værdi (anskaffelsesværdi) af 226959 euro fra inventarfortegnelsen.

12. Dette system blev undtagelsesvist indført for dette bestemte projekt. Der er blevet truffet foranstaltninger for at afhjælpe situationen.

13. De punktvise problemer, som Retten har konstateret, vil blive nøje undersøgt af EMCDDA, og hver gang det er nødvendigt, vil der blive truffet passende foranstaltninger for at sikre dossierernes fuldstændighed. Narkotikaovervågningscentrets udvælgelsesprocedurer for ansættelse af midlertidigt ansatte er i overensstemmelse med bestemmelserne i bilag III til vedtægten ("Udvælgelsesprocedure"). Under hensyn til kompleksiteten af de procedurer, som finder anvendelse på udvælgelsesprøver med henblik på fastansættelse, og i mangel af tilstrækkeligt mange specialiserede ansatte inden for disse områder i et organ af Narkotikaovervågningscentrets størrelse er der forekommet fejl trods de forholdsregler, der blev truffet, især takket være deltagelsen af Kommissionens repræsentanter i definitionen og gennemførelsen af proceduren. Narkotikaovervågningscentret understreger, at de fejl, som blev konstateret, i sidste instans ikke blev betragtet som værende af en sådan art, at der rejses tvivl om, hvorvidt proceduren og dens resultater var korrekte, efter den grundige kontrol, som i mellemtiden blev gennemført, især af Kommissionens specialiserede tjenestegrene. Narkotikaovervågningscentret vil fortsætte sine bestræbelser på at skærpe ansættelsesprocedurerne endnu mere og vil så systematisk som muligt gøre brug af EPSO.