Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om den holdning, Fællesskabet skal indtage i AVS/EF-Ambassadørudvalget til en afgørelse om fastsættelse af AVS/EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden

(forelagt af Kommissionen)

BEGRUNDELSE

Ved afgørelse af 27. juli 2000 [1] iværksatte AVS/EF-Ministerrådet de fleste af bestemmelserne i AVS/EF-partnerskabsaftalen, der blev undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, med fremskyndet virkning fra den 2. august 2000.

[1] EFT L 195 af 1.8.2000, s. 46.

I overensstemmelse med artikel 5 i denne afgørelse skal AVS/EF-Ambassadørudvalget på basis af artikel 16, stk. 3, i AVS-aftalen fastsætte sin forretningsorden inden 6 måneder efter afgørelsens ikrafttræden. AVS/EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden, der er vedtaget ved afgørelse af 24. april 1997 [2], gælder fortsat, indtil der er fastsat en ny forretningsorden.

[2] EFT L 220 af 11.8.1997, s. 62.

Fællesskabet skal derfor indtage en fælles holdning til denne forretningsorden med henblik på AVS/EF-Ambassadørudvalgets afgørelse herom. Kommissionen forelægger hermed et forslag til en rådsafgørelse.

AVS/EF-Ambassadørudvalget kan efter fastsættelsen af sin forretningsorden fortsætte sit arbejde og varetage de opgaver, der tillægges det ved partnerskabsaftalen.

Det udkast til forretningsorden, der er vedlagt denne afgørelse, indeholder i hovedsagen de samme bestemmelser som den forretningsorden, der blev vedtaget i 1997, med tilpasninger til bestemmelserne i den nye AVS/EF-partnerskabsaftale.

Kommissionen foreslår på denne baggrund Rådet at træffe vedlagte afgørelse.

Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om den holdning, Fællesskabet skal indtage i AVS/EF-Ambassadørudvalget til en afgørelse om fastsættelse af AVS/EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europiske Fællesskab, særlig artikel 300, stk. 2, andet afsnit, sammenholdt med artikel 310,

under henvisning til forslag fra Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) AVS/EF-Ministerrådet vedtog ved afgørelse nr. 1/2000 af 27. juli 2000 overgangsforanstaltninger til fremskyndet anvendelse af en række bestemmelser i AVS/EF-partnerskabsaftalen, undertegnet i Cotonou, i det følgende benævnt "aftalen", fra den 2. august 2000.

(2) Blandt disse bestemmelser findes artikel 16 i aftalen, som definerer AVS/EF-Ambassadørudvalgets opgaver og de generelle principper for dets virkemåde.

(3) I overensstemmelse med artikel 5 i afgørelse nr. 1/2000 skal AVS/EF-Ambassadørudvalget fastsætte sin forretningsorden inden 6 måneder efter nævnte afgørelses ikrafttræden.

(4) Den holdning, Fællesskabet skal indtage i AVS/EF-Ambassadørudvalget til Udvalgets afgørelse om fastsættelse af Udvalgets forretningsorden, bør fastlægges -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Fællesskabets holdning i AVS/EF-Ambassadørudvalget til AVS/EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden baseres på det udkast til afgørelse, der er anført i bilaget.

Artikel 2

Mindre tekniske ændringer af udkastet til forretningsorden kan vedtages uden en ny rådsafgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den

På Rådets vegne Formand

BILAG

Udkast

AFGØRELSE NR. ....../2000 TRUFFET AF AVS/EF-AMBASSADØRUDVALGET

den ....

om fastsættelse af AVS/EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden

AVS/EF-AMBASSADØRUDVALGET HAR -

under henvisning til AVS/EF-partnerskabsaftalen undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, særlig artikel 16, stk. 3, og

ud fra følgende betragtning:

Ved afgørelse af 27. juli 2000 iværksatte AVS/EF-Ministerrådet de fleste af bestemmelserne i AVS/EF-partnerskabsaftalen med fremskyndet virkning -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Mødedatoer og -sted

1. I overensstemmelse med artikel 16, stk. 2, i AVS/EF-partnerskabsaftalen, i det følgende benævnt "AVS/EF-aftalen", træder AVS/EF-Ambassadørudvalget, i det følgende benævnt "Udvalget" sammen med regelmæssige mellemrum for bl.a. at forberede Ministerrådets samlinger og hver gang det er nødvendigt, på anmodning af en af parterne.

2. Udvalget indkaldes af formanden. Mødedatoen fastsættes efter fælles overenskomst mellem parterne.

3. Udvalget træder sammen i hovedsædet for Rådet for Den Europæiske Union eller i Generalsekretariatet for AVS-staterne. Efter særlig afgørelse kan det dog træde sammen i en by i en AVS-stat.

Artikel 2

Udvalgets opgaver

1. Udvalget bistår i overensstemmelse med artikel 16, stk. 2, i AVS/EF-aftalen Ministerrådet, i det følgende benævnt "Rådet", ved udførelsen af dettes hverv og udfører alle mandater, som det pålægges af Rådet. Det overvåger i denne sammenhæng AVS/EF-aftalens gennemførelse og fremskridt i retning af virkeliggørelsen af dens mål.

2. Udvalget rapporterer til Rådet, særlig på de områder, der er genstand for en delegation af beføjelser.

3. Udvalget rapporterer til Rådet, særlig på de områder, der er genstand for en delegation af beføjelser.

Artikel 3

Dagsorden for møderne

1. Den foreløbige dagsorden for hvert møde udarbejdes af formanden. Den fremsendes til de øvrige medlemmer af udvalget mindst otte dage før mødet.

På den foreløbige dagsorden optages punkter, for hvilke anmodning om optagelse er formanden i hænde mindst ti dage før mødet. På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, for hvilke der er indgivet dokumentmateriale til sekretariatet for Rådet, i så god tid, at det kan fremsendes til medlemmerne af udvalget mindst otte dage før mødet.

2. Dagsordenen vedtages af udvalget ved hvert mødes begyndelse. I tilfælde af hastesager kan udvalget på anmodning af AVS-staterne eller Fællesskabet beslutte på dagsordenen at optage punkter, for hvilke de i stk. 1 foreskrevne frister ikke er overholdt.

Artikel 4

Forhandlinger

1. Udvalget træffer afgørelse ved fælles overenskomst mellem Fællesskabet på den ene side og AVS-staterne på den anden.

2. Udvalget er kun beslutningsdygtigt, såfremt mindst halvdelen af de faste repræsentanter for Fællesskabets medlemsstater, en repræsentant for Kommissionen og halvdelen af medlemmerne af AVS-Ambassadørudvalget er til stede.

3. Hvis et medlem af udvalget er forhindret i at deltage i et møde, kan vedkommende lade sig repræsentere. Medlemmet meddeler i så tilfælde formanden dette og oplyser, hvilken person eller delegation der har beføjelse til at repræsentere det. Repræsentanten udøver alle det forhindrede medlems rettigheder.

4. Udvalgets medlemmer kan lade sig ledsage af embedsmænd.

5. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank, i det følgende benævnt "Banken", er til stede ved udvalgets møder, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som henhører under områder, der vedrører Banken.

Artikel 5

Skriftlige procedurer, officielle publikationer og retsaktsformer

Artikel 4, 9, stk. 3, og 14 i Ministerrådets forretningsorden, som fastsat ved afgørelse af ...., finder anvendelse på de akter, som Udvalget vedtager.

Artikel 6

Stater, der deltager med observatørstatus

1. Repræsentanterne for AVS/EF-aftalens signatarstater, som på datoen for aftalens ikrafttræden endnu ikke har afsluttet de i dennes artikel 93 omhandlede procedurer, kan deltage i udvalgets møde som observatører. De kan i så tilfælde opnå tilladelse til at deltage i Udvalgets drøftelser.

2. Samme regel gælder for de lande, der er omhandlet i artikel 93, stk. 6, i AVS/EF-aftalen.

3. Rådet kan bemyndige repræsentanterne for en stat, der ansøger om at tiltræde AVS/EF-aftalen, til at deltage som observatør i Rådets arbejde.

Artikel 7

Fortrolighed

1. Medmindre andet bestemmes, er udvalgets møder ikke offentlige.

2. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er udvalgets forhandlinger og afgørelser undergivet tavshedspligt, medmindre andet bestemmes af udvalget.

Artikel 8

Meddelelser og protokollater

1. Enhver meddelelse i henhold til denne forretningsorden fremsendes af Rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, Generalsekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen.

Meddelelserne fremsendes ligeledes til formanden for Banken, såfremt de vedrører denne.

2. For hvert møde optages et protokollat, der blandt andet nævner de afgørelser, der er truffet af udvalget.

Efter udvalgets godkendelse af protokollatet, underskrives dette af udvalgets formand og af Rådets sekretærer; det opbevares i Rådets arkiver. En genpart af protokollatet fremsendes til de i denne artikels stk. 1 nævnte modtagere.

Artikel 9

Formandskab

Formandskabet for udvalget varetages på skift i seks måneder af en fast repræsentant for en medlemsstat, udpeget af Fællesskabet, og af en missionschef for en AVS-stat, udpeget af AVS-staterne.

Artikel 10

Korrespondance og dokumentation

1. Korrespondance til udvalget stiles til dettes formand på hjemstedet for Rådets sekretariat.

2. Medmindre andet bestemmes, fører udvalget sine forhandlinger på grundlag af dokumenter udarbejdet på engelsk og fransk.

Artikel 11

Udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

1. Udvalget bistås af:

i) det toldsamarbejdsudvalg, der er omhandlet i artikel 37 i bilag V til AVS/EF-aftalen

ii) den stående blandede gruppe vedrørende bananer, der er omhandlet i artikel 3 i protokol nr. 5 i bilag V til AVS/EF-aftalen

iii) underudvalget vedrørende handelssamarbejde

iv) underudvalget vedrørende sukker

v) den fælles arbejdsgruppe vedrørende ris

vi) den fælles arbejdsgruppe vedrørende rom.

2. Udvalget kan nedsætte andre underudvalg eller arbejdsgrupper til at varetage arbejde, der skønnes nødvendigt til udførelsen af de opgaver, der er omhandlet i artikel 16, stk. 2, i AVS/EF-aftalen.

3. Disse udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper forelægger udvalget rapporter om deres arbejde.

Artikel 12

Sammensætning af udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

1. Med undtagelse af toldsamarbejdsudvalget sammensættes de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, af AVS-ambassadører eller disses repræsentanter og af repræsentanter for Kommissionen og i givet fald af faste repræsentanter for medlemsstaterne.

2. En repræsentant for Banken er til stede ved møderne i disse udvalg, grupper og underudvalg, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som vedrører Banken.

3. Medlemmerne af de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, kan i deres hverv benytte sig af ekspertbistand.

Artikel 13

Formandskab for udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

1. Formandskabet for de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, varetages i fællesskab af en ambassadør for AVS-staternes vedkommende og af en repræsentant for Kommissionen for Fællesskabets vedkommende.

2. Uanset stk. 1 kan medformændene i særlige tilfælde eller efter fælles aftale lade sig repræsentere af enhver af dem udpeget person.

Artikel 14

Møderegler for udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

De udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, træder sammen på anmodning af en af de to parter efter samråd mellem disses formænd, med en indkaldelsesfrist på syv dage, medmindre det drejer sig om hastesager.

Artikel 15

Forretningsorden for udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

De udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, kan fastlægge deres egen forretningsorden med udvalgets samtykke.

Artikel 16

Sekretariat

1. Sekretariatsopgaver og andet arbejde, der er nødvendigt for virksomheden i udvalget samt i de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11 (forberedelse af dagsordenen, udsendelse af dokumenter i forbindelse hermed osv.), varetages af Rådets sekretariat.

2. Sekretariatet udarbejder snarest muligt efter hvert møde et referat af møderne i de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11.

Dette referat fremsendes af Rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, Generalsekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen.

Udfærdiget i Bruxelles, den

På AVS/EF-Ambassadørudvalgets vegne

Formand