KOMMISSIONENS MEDDELELSE — RETNINGSLINJER FOR BRUGEN AF METODEN MED FORENKLEDE OMKOSTNINGER INDEN FOR RAMMERNE AF DE EUROPÆISKE STRUKTUR - OG INVESTERINGSFONDE (ESI-FONDENE) — REVIDERET UDGAVE

(2021/C 200/01)

Vejledning om metoden med forenklede omkostninger: finansiering efter fast takst, standardsatser for enhedsomkostninger og faste beløb

(i henhold til artikel 67, 68, 68a og 68b i forordning (EU) nr. 1303/2013, artikel 14 i forordning (EU) nr. 1304/2013 og artikel 19 i forordning (EU) nr. 1299/2013)

Revideret udgave efter forordning (EU, Euratom) 2018/1046's ikrafttræden

ANSVARSFRASKRIVELSE: »Dette er et arbejdsdokument udarbejdet af Kommissionens tjenestegrene. På grundlag af gældende EU-ret giver det teknisk vejledning til medarbejdere og myndigheder, der er involveret i overvågning, kontrol eller gennemførelse af de europæiske struktur- og investeringsfonde. Denne vejledning berører ikke Domstolens og Rettens fortolkninger.«

INDHOLDSFORTEGNELSE

Kapitel 1 — Indledning 6

1.1. Formål 6

1.2. Hvorfor bruge metoden med forenklede omkostninger? 6

Kapitel 2 — Horisontale principper og anvendelsesområde 7

2.1. Hvornår kan der gøres brug af metoden med forenklede omkostninger? 7

2.2. Brug af metoden med forenklede omkostninger 7

2.2.1. Princippet 7

2.2.2. Undtagelsen: tilfælde, hvor brugen af metoden med forenklede omkostninger er obligatorisk [afsnit revideret på baggrund af omnibusforordningen] 7

2.2.3. Tidsmæssig anvendelse og overgangsbestemmelser 10

2.3. Kombination af metoder 11

2.3.1. Generelle principper 11

2.3.2. Eksempler på kombinationer 11

2.4. Offentlige indkøb og brug af metoden med forenklede omkostninger 12

2.4.1. Brug af metoden med forenklede omkostninger i tilfælde af offentlige indkøb 12

2.4.2. Anvendelse af den faste takst til beregning af direkte personaleomkostninger ved operationer, der gennemføres via offentlige udbudsprocedurer 14

2.5. Forenelighed mellem metoden med forenklede omkostninger og statsstøttereglerne 15

2.5.1. Forenelighed mellem metoden med forenklede omkostninger og den generelle gruppefritagelsesforordning samt forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte 15

2.6. Brug af forenklede omkostninger i nettoindtægtsskabende operationer 16

2.6.1. Operationer, der genererer nettoindtægter efter afslutningen (artikel 61 i forordningen om fælles bestemmelser) 16

2.6.2. Operationer, der genererer nettoindtægter under gennemførelsen, og hvorpå artikel 61, stk. 1-6, i forordningen om fælles bestemmelser ikke finder anvendelse 17

2.7. Specifikt for EFRU og ESF: krydsfinansiering 18

2.7.1. Anmeldelse af foranstaltninger, der falder ind under artikel 98, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser i forhold til metoden med forenklede omkostninger 18

2.7.2. Eksempler 18

2.8. Specifikke regler for ELFUL og ETS 19

Kapitel 3 — Typer af metoder med forenklede omkostninger 19

3.1. Finansiering efter fast takst 19

3.1.1. Definition af omkostningskategorierne 19

3.1.2. Specifikke systemer for finansiering efter fast takst til beregning af de omkostningskategorier, der er beskrevet i forordningen om fælles bestemmelser og forordningerne om de enkelte fonde 20

3.1.2.1. Metoder til beregning af indirekte omkostninger 21

3.1.2.2. Fast takst til fastsættelse af direkte personaleomkostninger 21

3.1.2.3. Fast takst til fastsættelse af alle andre omkostninger ved operationen, bortset fra direkte personaleomkostninger 22

3.1.2.4. Begrundelse af faste takster i henhold til forordningen om fælles bestemmelser 23

3.1.2.5. Tidsmæssig anvendelse 23

3.2. Standardsatser for enhedsomkostninger 25

3.2.1. Generelle principper 25

3.2.2. Personaleomkostninger beregnet efter en timesats (artikel 68a, stk. 2-4, i forordningen om fælles bestemmelser) 26

3.2.3. Fastsættelse af støtteberettigede personaleomkostninger ved hjælp af den beregnede timesats 27

3.2.4. Deltidsbeskæftigede i operationen med fast tid pr. måned 28

3.2.5. Tidsmæssig anvendelse 28

3.3. Faste beløb 29

3.3.1. Generelle principper 29

3.3.2. Ændringer indført ved omnibusforordningen og tidsmæssig anvendelse 29

3.3.3. Eksempler på faste beløb 29

3.4. Det særlige tilfælde med faste takster for teknisk bistand 30

3.4.1. Anvendelsesområde 30

3.4.2. Betalingsanmodninger og refusioner 31

3.4.3. Virkningen af den faste takst på tildelingen af teknisk bistand inden for rammerne af det operationelle program/programmet for udvikling af landdistrikterne 32

3.4.4. Revisionsspor og virkningen af korrektioner 32

Kapitel 4 — Etablering af metoden med forenklede omkostninger 32

4.1. Fastlæggelse af metoder med forenklede omkostninger skal ske på forhånd 33

4.2. En rimelig, afbalanceret og kontrollerbar beregningsmetode 33

4.2.1. Generelle principper 33

4.2.1.1. Beregningsmetoden skal være rimelig 33

4.2.1.2. Beregningsmetoden skal være afbalanceret 33

4.2.1.3. Beregningsmetoden skal være kontrollerbar 33

4.2.2. Metoder i praksis 34

4.2.2.1. Anvendelse af »statistiske« data, ekspertvurderinger eller andre objektive oplysninger (artikel 67, stk. 5, litra a), nr. i)) 34

4.2.2.2. Anvendelse af individuelle modtagerspecifikke data (artikel 67, stk. 5, litra a), nr. ii) og iii), i forordningen om fælles bestemmelser) 34

4.3. Budgetforslag 35

4.3.1. Andre fondes anvendelse af et budgetforslag som en metode til at fastsætte enhedsomkostninger, faste beløb og faste takster inden omnibusforordningens ikrafttræden 37

4.4. Brug af standardsatser for enhedsomkostninger, faste beløb og faste takster fra andre områder 37

Fra andre EU-politikker 37

Artikel 67, stk. 5, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser 37

Artikel 68, stk. 1, litra c), i forordningen om fælles bestemmelser 38

Fra tilskudsordninger, der udelukkende finansieres af medlemsstaterne 38

Faste takster fra perioden 2007-2013 39

Hvordan vurderer man, om der er tale om tilsvarende operationer og støttemodtagere? 39

4.5. Brug af takster, der er fastsat i forordningen om fælles bestemmelser eller de fondsspecifikke regler 39

4.6. Tidsmæssig tilpasning af faste takster, faste beløb og standardsatser for enhedsomkostninger 39

4.7. Specifikke metoder til bestemmelse af beløb, der er fastsat i overensstemmelse med de fondsspecifikke regler 39

Kapitel 5 — Konsekvenser for revision og kontrol 40

5.1. Behovet for en fælles revisions- og kontrolstrategi 40

5.2. Revisionsmyndighedens rolle i udformningen af metoden med forenklede omkostninger 40

5.3. Den overordnede strategi for forvaltningsverificering og revision 40

5.3.1. Kontrol af den korrekte fastlæggelse af beregningsmetoden for metoden med forenklede omkostninger 41

5.3.2. Kontrol af, at metoden anvendes korrekt 41

5.3.2.1. Kontrol af, at de faste takster anvendes korrekt 42

5.3.2.2. Kontrol af, at standardsatser for enhedsomkostninger anvendes korrekt 42

5.3.2.3. Kontrol af, at de faste beløb anvendes korrekt 43

5.3.2.4. Kontrol i tilfælde af en kombination af metoder inden for samme operation 43

5.3.3. Potentielle fejl eller uregelmæssigheder i forbindelse med anvendelsen af metoden med forenklede omkostninger 43

Bilag I — Eksempler på brug af metoden med forenklede omkostninger 45

Bilag II — Eksempel på foreneligheden mellem metoden med forenklede omkostninger og statsstøttereglerne 51

Bilag III — Specifikke foranstaltninger vedrørende metoden med forenklede omkostninger og ELFUL 54

Bilag IV — Specifikke foranstaltninger vedrørende metoden med forenklede omkostninger og EHFF 60

KAPITEL 1

Indledning

1.1. Formål

Dette dokument giver teknisk vejledning om omkostninger som anmeldt på grundlag af en fast takst, faste beløb og standardsatser for enhedsomkostninger (i det følgende benævnt »metode med forenklede omkostninger«), der gælder for ESI-fondene, og har til formål at dele god praksis med henblik på at tilskynde medlemsstaterne til at anvende dem. Det omhandler de muligheder, som de retlige rammer for ESI-fondene giver for programmeringsperioden 2014-2020.

Efter at forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (»omnibusforordningen«) trådte i kraft den 2. august 2018, tager denne reviderede udgave af vejledningen nu hensyn til ændringerne af forordning (EU) nr. 1303/2013 (2) (forordningen om fælles bestemmelser) og forordning (EU) nr. 1304/2013 (3) (forordningen om Den Europæiske Socialfond — »ESF-forordningen«) som indført ved omnibusforordningen. Disse ændringer bygger på og udvider de muligheder, der blev indført i 2014, under hensyntagen til henstillingerne fra Gruppen på Højt Plan om Forenkling (4). Derudover resulterer ændringerne i, at nogle af de metoder, som tidligere var omhandlet i forordningerne om de enkelte fonde, nu gælder alle ESI-fonde.

Denne revision af vejledningen omfatter også yderligere præciseringer på baggrund af spørgsmål fra medlemsstater og interessenter i løbet af den nuværende programmeringsperiode.

Vejledningen omfatter ikke fælles handlingsplaner, metoder med forenklede omkostninger, der anvendes inden for rammerne af artikel 14, stk. 1, i ESF-forordningen (5), eller støtte, der ikke er knyttet til omkostninger, jf. artikel 67, stk. 1, litra e), i forordningen om fælles bestemmelser.

1.2. Hvorfor bruge metoden med forenklede omkostninger?

Hvis der gøres brug af metoden med forenklede omkostninger, beregnes de støtteberettigede omkostninger ved en operation efter en foruddefineret metode baseret på output, resultater eller andre omkostninger, der er klart fastlagt på forhånd, enten med henvisning til et beløb pr. enhed eller ved at anvende en procentsats. Metoden med forenklede omkostninger er således en alternativ metode til beregning af de støtteberettigede omkostninger ved en operation, der adskiller sig fra den traditionelle metode: beregning på grundlag af de faktisk afholdte og betalte omkostninger (artikel 67, stk. 1, litra a), i forordningen om fælles bestemmelser, i det følgende benævnt »faktiske omkostninger«). I forbindelse med metoden med forenklede omkostninger stilles der ikke længere krav om sporing af hver euro af samfinansierede udgifter til de enkelte støttedokumenter: Dette er hovedformålet med metoden med forenklede omkostninger, hvis anvendelse i betydelig grad mindsker den administrative byrde.

Brug af metoden med forenklede omkostninger indebærer også, at de menneskelige ressourcer og den administrative indsats, der er involveret i forvaltningen af ESI-fondene, kan rettes mod at nå de politiske mål, da ressourcebehovet er mindre til indsamling og kontrol af (finansielle) dokumenter.

Det vil også lette mindre støttemodtageres adgang til ESI-fondene (6) (ESF, EFRU, ELFUL, EHFF, Samhørighedsfonden), fordi forvaltningsprocessen bliver enklere.

Metoden med forenklede omkostninger bidrager endelig til en mere effektiv og korrekt brug af ESI-fondene (lavere fejlprocent). Revisionsretten har over en periode på mange år gentagne gang anbefalet Kommissionen at tilskynde til og udvide brugen af metoder med forenklede omkostninger, navnlig fordi de er mindre udsatte for fejl. I årsberetningen for 2017 (7) bemærkede Revisionsretten, at 135 transaktioner ud af de 1 437 reviderede transaktioner i de foregående fem år var baseret på metoden med forenklede omkostninger. Der blev ikke fundet kvantificerbare fejl i disse. Revisionsretten konkluderede derfor, at projekter baseret på metoden med forenklede omkostninger er mindre udsatte for fejl end projekter baseret på faktiske omkostninger (8). I forlængelse af særberetningen fra 2018 om »De nye muligheder for finansiering af landdistriktsprojekter« konkluderede Revisionsretten desuden, at metoden med forenklede omkostninger medfører en betydelig forenkling og mindsker den administrative byrde for både støttemodtagerne og medlemsstaternes myndigheder (9).

KAPITEL 2

Horisontale principper og anvendelsesområde

2.1. Hvornår kan der gøres brug af metoden med forenklede omkostninger?

Der kan kun gøres brug af metoden med forenklede omkostninger ved operationer finansieret gennem tilskud og tilbagebetalingspligtig bistand (artikel 67, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser).

Ud over de tilfælde, hvor det er obligatorisk at bruge metoden med forenklede omkostninger, anbefales det at bruge metoden, når en eller flere af følgende omstændigheder er til stede:

— Medlemsstaterne ønsker, at ESI-fondsforvaltningen i højere grad fokuserer på output og opnåelsen af resultater end på input.

— De faktiske omkostninger er vanskelige at kontrollere (mange bilag for små poster med begrænset eller uden særlig indvirkning på operationernes forventede output, komplekse fordelingsnøgler osv.).

— Der forefindes pålidelige data om den finansielle og kvantitative gennemførelse af operationer (10).

— Enklere dokumentforvaltning.

— Operationerne hører under standardregler.

— Der findes allerede metoder med forenklede omkostninger for tilsvarende operationer og støttemodtagere under en nationalt finansieret ordning eller et andet EU-instrument.

NB. Metoden med forenklede omkostninger kan ikke anvendes, hvis støtten til en operation ydes i form af et finansielt instrument eller en præmie. Hvis støtten til en operation imidlertid er en kombination af et tilskud eller tilbagebetalingspligtig bistand og et finansielt instrument eller en præmie , kan metoden med forenklede omkostninger anvendes for den del af støtten, der ydes i form af tilskud eller tilbagebetalingspligtig bistand. Med forbehold af visse undtagelser er metoden med forenklede omkostninger ikke relevant for operationer, som støttemodtagerne gennemfører via udbud.

2.2. Brug af metoden med forenklede omkostninger

2.2.1. Princippet

Brugen af metoden med forenklede omkostninger er ikke obligatorisk for medlemsstaterne. Der gælder dog en undtagelse i forbindelse med operationer, der er omfattet af artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser (11). Forvaltningsmyndigheden eller overvågningsudvalget for ETS-programmer kan beslutte at gøre en sådan anvendelse frivillig eller obligatorisk for alle eller visse kategorier af projekter og aktiviteter og for en hel eller en del af en operation. For at sikre, at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling af støttemodtagerne overholdes, bør anvendelsesområdet for metoden med forenklede omkostninger, dvs. den kategori af projekter og aktiviteter, hvorpå metoden kan anvendes, klart angives og offentliggøres i indkaldelsen af forslag.

2.2.2. Undtagelsen: tilfælde, hvor brugen af metoden med forenklede omkostninger er obligatorisk [afsnit revideret på baggrund af omnibusforordningen]

I henhold til artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser skal operationer under ESF og EFRU, for hvilke den offentlige støtte ikke overstiger 100 000 EUR, støttes i form af enhedsomkostninger, faste beløb eller finansiering efter fast takst. Det er derfor obligatorisk at gøre brug af metoden med forenklede omkostninger.

Formålet med denne bestemmelse er at begrænse kontrollen med de faktiske omkostninger, hvilket i betragtning af den lave værdi af disse operationer ikke ville være omkostningseffektivt.

Beløbet på 100 000 EUR skal betragtes som den maksimale offentlige støtte, der skal udbetales til støttemodtageren, som fastsat i det dokument, der fastlægger betingelserne for støtte til støttemodtageren (EFRU og ESF + tilsvarende offentlig national finansiering, der skal udbetales til støttemodtageren som det maksimale beløb, der er fastsat i finansieringsaftalen eller eventuelt finansieringsafgørelsen). Det omfatter hverken et eventuelt offentligt bidrag fra støttemodtageren eller godtgørelser eller løn udbetalt af en tredjepart til deltagerne i en operation. Det er kun den programmerede offentlige støtte, der afgør, om artikel 67, stk. 2a, finder anvendelse.

Hvis en operation modtager støtte fra både EFRU og ESF, tages der ved beregningen af den »offentlige støtte« til operationen hensyn til det støttebeløb, der ydes af begge fonde. Hvis det samlede offentlige støttebeløb ikke overstiger 100 000 EUR, skal metoden med forenklede omkostninger anvendes på den støtte, der ydes af den enkelte fond (dvs. af både EFRU og ESF).

Eksempel: En offentlig myndigheds budgetforslag for en operation med støtteberettigede omkostninger, der beløber sig til i alt 105 000 EUR, er som følger: (EUR) Offentlig national finansiering 20 000 ESF 22 500 EFRU 22 500 Selvfinansiering 25 000 Godtgørelser til deltagerne betalt af de offentlige arbejdsformidlinger 15 000 Samlet finansieringsplan 105 000 Trods samlede støtteberettigede omkostninger på 105 000 EUR hører denne operation stadig under den kategori af operationer, hvor brug af metoden med forenklede omkostninger er obligatorisk. Støtten fra begge fonde og den offentlige nationale finansiering medregnes ved beregningen af den offentlige støtte til operationen. En offentlig myndigheds selvfinansiering (25 000 EUR) tages ikke i betragtning ved fastsættelsen af den offentlige støtte, der udbetales til støttemodtageren. Godtgørelser til deltagere udbetalt af den offentlige arbejdsformidling (15 000 EUR) tæller heller ikke med, eftersom de udbetales af en tredjepart til deltagerne. Den offentlige støtte er dermed lig med 45 000 EUR (EFRU+ESF)+ 20 000 EUR = 65 000 EUR, hvilket er under tærsklen på 100 000 EUR.

Der gælder dog to undtagelser til denne forpligtelse:

— operationer eller et projekt, der udgør en del af en operation, som udelukkende gennemføres gennem offentlige indkøb af bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser (jf. artikel 67, stk. 4, første punktum, i forordningen om fælles bestemmelser)

— operationer, der modtager støtte inden for rammerne af statsstøtte, som ikke udgør de minimis-støtte (12) (jf. artikel 67, stk. 2a, første afsnit).

Når der gælder en forpligtelse til at bruge metoden med forenklede omkostninger, vedrører den alle de støtteberettigede udgifter ved operationen med to undtagelser på grundlag af artikel 67, stk. 2a, andet og tredje afsnit, i forordningen om fælles bestemmelser:

1) de omkostningskategorier, som der anvendes en fast takst på. Disse omkostningskategorier, som der anvendes en fast takst på, kan beregnes på grundlag af de faktiske omkostninger (hvis der f.eks. anvendes en fast takst på op til 15 % for indirekte omkostninger, jf. artikel 68, stk. 1, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser, kan de støtteberettigede direkte personaleomkostninger anmeldes på grundlag af faktiske omkostninger)

2) godtgørelser og løn, der udbetales til deltagerne, hvis der anvendes en fast takst på op til 40 %, jf. artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser (13).

Hvis den faste takst på op til 40 %, jf. artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser, anvendes, kan godtgørelser og løn, der udbetales til deltagerne (som er yderligere støtteberettigede omkostninger, der ikke er inkluderet i den faste takst), også godtgøres på grundlag af de faktiske omkostninger.

NB. For ESF: Før omnibusforordningen trådte i kraft, var anvendelsen af metoden med forenklede omkostninger allerede obligatorisk ved små operationer støttet af ESF. I henhold til ESF-forordningens artikel 14, stk. 4, skulle tilskud eller tilbagebetalingspligtig bistand til operationer, for hvilke den offentlige støtte ikke oversteg 50 000 EUR, tidligere anvende metoden med forenklede omkostninger, undtagen ved operationer, der modtager støtte inden for rammerne af en statsstøtteordning.

Selv om denne bestemmelse blev ophævet ved omnibusforordningen, finder denne bestemmelse fortsat anvendelse på operationer, der støttes inden for rammerne af indkaldelser af forslag, der blev iværksat inden omnibusforordningens ikrafttræden (14).

Forpligtelsen i henhold til artikel 14, stk. 4, adskiller sig fra artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser på følgende områder:

1) Operationer, hvor støtten udgør de minimis-støtte, er fritaget for forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger (15).

2) Løn og godtgørelser udbetalt til deltagere kan ikke anmeldes på grundlag af faktiske omkostninger, når der gøres brug af den faste takst på 40 % som fastsat i artikel 14, stk. 2, i ESF-forordningen (da de ikke kan anmeldes som supplement til disse omkostninger).

3) Kun ESF-støtten og den tilsvarende nationale finansiering, der skal udbetales til støttemodtageren som angivet i aftalen, tages i betragtning ved beregningen af tærsklen på 50 000 EUR (da artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen kun finder anvendelse på ESF).

Øjebliksbillede: centrale ændringer vedrørende obligatorisk anvendelse af metoden med forenklede omkostninger indført ved omnibusforordningen:

1) Forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostningsmuligheder udvides til også at omfatte støtte fra EFRU. Med indførelsen af et nyt stk. 2a i artikel 67 i forordningen om fælles bestemmelser, der finder anvendelse på både EFRU og ESF, var artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen ikke længere nødvendig og er derfor udgået.

2) Tærsklen hæves fra 50 000 EUR til 100 000 EUR.

3) Operationer, hvor støtten udgør de minimis-støtte, er nu underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger.

2.2.3. Tidsmæssig anvendelse og overgangsbestemmelser

Artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser finder kun anvendelse på operationer, der støttes inden for rammerne af indkaldelser af forslag offentliggjort fra den dato, hvor omnibusforordningen trådte i kraft (dvs. fra den 2. august 2018). Den finder ikke anvendelse på operationer, der støttes inden for rammerne af indkaldelser offentliggjort før denne dato, selv om det dokument, der fastsætter støttebetingelserne (f.eks. finansieringsafgørelsen/tilskudsaftalen), er udstedt efter omnibusforordningens ikrafttræden. Operationer, der støttes uden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag (f.eks. direkte tildeling), skal opfylde kravene i artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser, hvis tilskudsaftalen eller det dokument, der fastsætter støttebetingelserne, blev undertegnet den 2. august 2018 og senere.

I overensstemmelse med artikel 152, stk. 7, i forordningen om fælles bestemmelser kan forvaltningsmyndigheden eller overvågningsudvalget for ETS-programmet beslutte ikke at anvende obligatoriske metoder med forenklede omkostninger i en periode på højst 12 måneder fra den 2. august 2018. Denne periode kan forlænges med en periode, der synes passende for forvaltningsmyndigheden (overvågningsudvalget for ETS-programmer), hvis den obligatoriske anvendelse af metoden med forenklede omkostninger anses for at skabe uforholdsmæssigt store administrative byrder.

Disse overgangsbestemmelser i artikel 152, stk. 7, i forordningen om fælles bestemmelser finder ikke anvendelse på tilskud (og tilbagebetalingspligtig bistand), der støttes af ESF, og hvor den offentlige støtte ikke overstiger 50 000 EUR. Dette skyldes, at operationer, der støttes af ESF med en offentlig støtte på højst 50 000 EUR, allerede var underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger inden omnibusforordningens ikrafttræden (artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen).

For ESF-støttede operationer, hvor den offentlige støtte ikke overstiger 50 000 EUR, finder artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser derfor anvendelse fra omnibusforordningens ikrafttræden (dvs. på indkaldelser af forslag, der iværksættes fra datoen for omnibusforordningens ikrafttræden).

Dette har afgørende betydning, hvis støtten fra ESF udgør de minimis-støtte.

Operationer, hvor støtten udgør de minimis-støtte, var i henhold til artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen ikke underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger. Artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser indeholder imidlertid kun en undtagelse for operationer, der modtager støtte inden for rammerne af statsstøtte, som ikke udgør de minimis-støtte. Det betyder, at ESF-støttede operationer, hvor den offentlige støtte ikke oversteg 50 000 EUR før den 2. august 2018 og efter den 2. august 2018 ikke oversteg 100 000 EUR og udgør de minimis-støtte, ikke længere er undtaget fra forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger. Endelig kan muligheden for at udsætte anvendelsen af artikel 67, stk. 2a, i forordningen om fælles bestemmelser ikke anvendes på ESF-operationer med offentlig støtte på højst 50 000 EUR i overensstemmelse med artikel 152, stk. 7, sidste afsnit, i forordningen om fælles bestemmelser.

For operationer og projekter, der udvælges inden for rammerne af indkaldelser af forslag iværksat inden omnibusforordningens ikrafttræden, finder artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen anvendelse. ESF-støttede operationer, der modtager offentlig støtte (højst 50 000 EUR), er underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger, mens operationer, der modtager støtte, som udgør statsstøtte, herunder de minimis-støtte, er undtaget fra denne forpligtelse.

Andre konsekvenser af omnibusforordningen Fælles støtte fra ESF og EFRU Hvis en operation støttes af både ESF og EFRU, og denne operation udvælges inden for rammerne af en indkaldelse af forslag, der blev iværksat inden omnibusforordningens ikrafttræden: tages EFRU-støtten ikke i betragtning ved fastlæggelsen af, om tærsklen for forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger er nået. Dette gælder kun støtten fra ESF samt den tilsvarende offentlige nationale støtte. Det er kun den del af operationen, der støttes af ESF (og den tilsvarende nationale offentlige støtte), som er underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger, da artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen kun fandt anvendelse på ESF, og der ikke var nogen bestemmelse, i henhold til hvilken EFRU-støtten til en sådan operation skulle have form af metoden med forenklede omkostninger. For operationer og projekter inden for rammerne af indkaldelser af forslag, der blev iværksat efter omnibusforordningens ikrafttræden, tages der hensyn til støtten fra både ESF og EFRU ved beregningen af den offentlige støtte, medmindre forvaltningsmyndigheden (eller overvågningsudvalget for ETS-programmerne) gør brug af overgangsbestemmelserne. Krydsfinansiering I tilfælde af krydsfinansiering i overensstemmelse med artikel 98, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser, f.eks. ved operationer, der støttes af ESF — dvs. at ESF også yder støtte til udgifter, der er støtteberettigede under EFRU — tages hele støtten fra ESF samt den tilsvarende offentlige nationale støtte i betragtning ved afgørelsen af, om det offentlige støttebeløb er underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger (da der er tale om offentlig støtte til en operation, der ikke støttes af EFRU, men kun af ESF). Operationer og projekter inden for rammerne af indkaldelser af forslag, der er iværksat inden omnibusforordningens ikrafttræden, skal vurderes i henhold til artikel 14, stk. 4, i ESF-forordningen (16). Selv om hele det beløb, der er ydet af ESF, og den tilsvarende offentlige nationale finansiering tages i betragtning ved afgørelsen af, om operationen er underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger i henhold til denne bestemmelse, gælder forpligtelsen kun for den del af støtten, der er underlagt reglerne for ESF, dvs. at den del af støtten, der er underlagt de regler, der gælder for EFRU, ikke er underlagt forpligtelsen til at anvende metoden med forenklede omkostninger. For så vidt angår operationer og projekter, der støttes inden for rammerne af en indkaldelse af forslag, der blev iværksat efter omnibusforordningens ikrafttræden, er den del af støtten, der er underlagt de regler, der gælder for EFRU, også underlagt obligatorisk anvendelse af metoden med forenklede omkostninger, hvis forvaltningsmyndigheden (eller overvågningsudvalget for ETS-programmer) ikke har gjort brug af overgangsbestemmelserne i artikel 152, stk. 7, i forordningen om fælles bestemmelser.

2.3. Kombination af metoder

2.3.1. Generelle principper

Artikel 67, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser giver forvaltningsmyndigheden mulighed for at vælge mellem fem metoder til forvaltning af tilskud og tilbagebetalingspligtig bistand, som medfinansieres af ESI-fondene.

I overensstemmelse med artikel 67, stk. 3, i forordningen om fælles bestemmelser kan disse metoder udelukkende i følgende tilfælde kombineres med henblik på at undgå dobbeltfinansiering af de samme udgifter:

1) De skal hver især dække forskellige kategorier af støtteberettigede omkostninger, eller

2) de skal bruges til forskellige projekter i samme operation, eller

3) de skal bruges til på hinanden følgende faser af en operation.

2.3.2. Eksempler på kombinationer

Eksempel 1: finansiering af forskellige projekter, som er en del af samme operation (ESF) Eksempel på en operation, der omfatter et uddannelsesprojekt for unge arbejdsløse, efterfulgt af et seminar for potentielle arbejdsgivere i regionen: Omkostningerne i forbindelse med kurset kan udbetales på grundlag af standardsatsen for enhedsomkostninger (for eksempel 1 000 EUR/uddannelsesdag). Seminaret vil kunne blive udbetalt på grundlag af faste beløb. I betragtning af at der er tale om to forskellige projekter, som er en del af samme operation, er der ingen risiko for dobbeltfinansiering, eftersom udgifterne til de enkelte projekter er klart adskilt.

Eksempel 2: på hinanden følgende faser af en operation (ESF) — i henhold til artikel 67, stk. 3, i forordningen om fælles bestemmelser Eksempel på en allerede indledt operation, der forvaltes på grundlag af faktiske omkostninger, og som forvaltningsmyndigheden ønsker fortsat at forvalte på grundlag af forenklede omkostninger. To faser vil skulle defineres klart. Den første fase kan beregnes på grundlag af de faktiske omkostninger frem til en bestemt dato. Den anden fase, for fremtidige udgifter, kan beregnes på grundlag af en standardsats for enhedsomkostninger, hvis enhedsomkostningen ikke omfatter nogen af de tidligere udgifter, til hvilke der er ydet støtte. Hvis denne mulighed anvendes, skal den gælde for alle støttemodtagere i samme situation (gennemsigtighed og ligebehandling). Det kan give anledning til en vis administrativ byrde, fordi det vil være nødvendigt at ændre det dokument, der fastlægger støttebetingelserne, hvis dette ikke var forventet. Medlemsstatens myndigheder skal udarbejde en klar og detaljeret beskrivelse af operationen for de enkelte faser. Operationen bør opdeles i mindst to særskilte, identificerbare finansielle og helst fysiske eller udviklingsmæssige faser svarende til de pågældende faser. Formålet hermed skal være at sikre en gennemsigtig implementering og overvågning og at lette kontrollen.

Eksempel 3: forskellige kategorier af støtteberettigede omkostninger (ESF) Eksempel på et uddannelsesforløb, der kombinerer: — en standardsats for enhedsomkostninger til løn til underviserne, f.eks. 450 EUR/dag — faktiske omkostninger: lokaleleje = 800 EUR/måned i henhold til lejeaftalen i 12 måneder — en fast takst for indirekte omkostninger, for eksempel 10 % de direkte omkostninger. Ved afslutningen af uddannelsen, hvis 200 underviserdage dokumenteres, vil ydelsen blive udbetalt på følgende grundlag: Direkte omkostninger (type 1 (17)): — løn til undervisere 200 dage × 450 EUR = 90 000 EUR — kursuslokale: 12 måneder × 800 EUR = 9 600 EUR — direkte omkostninger i alt: 99 600 EUR Indirekte omkostninger (type 2): 10 % af de direkte omkostninger = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Støtteberettigede udgifter: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR I dette tilfælde er forskellige kategorier af omkostninger involveret: løn til undervisere, lejeudgifter til lokale, indirekte omkostninger. Men for at kontrollere, at der ikke er dobbeltfinansiering, skal myndighederne sikre, at standardsatsen for enhedsomkostningerne ikke vedrører eventuelle udgifter til leje af lokalet eller de indirekte omkostninger (løn til administrativt personale eller til revisor for eksempel). Omvendt gælder det samme for fastlæggelsen af indirekte omkostninger, der ikke vedrører udgifter omfattet af standardsatser for enhedsomkostninger eller faktiske omkostninger til leje af lokalet. Hvis der er en risiko for overlapning, eller det er umuligt at dokumentere, at der ikke er nogen overlapninger, vil forvaltningsmyndigheden skulle vælge den mest hensigtsmæssige metode med henblik på at undgå (risiko for) dobbeltfinansiering.

2.4. Offentlige indkøb og brug af metoden med forenklede omkostninger

2.4.1. Brug af metoden med forenklede omkostninger i tilfælde af offentlige indkøb

I henhold til artikel 67, stk. 4, første punktum, i forordningen om fælles bestemmelser kan metoden med forenklede omkostninger ikke anvendes, når en operation som defineret i artikel 2, nr. 9), i forordningen om fælles bestemmelser eller et projekt, der udgør en del af en operation (som i sig selv støttes i form af tilskud eller tilbagebetalingspligtig bistand), gennemføres af støttemodtageren udelukkende gennem indkøb af bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser. Hvis offentlige udbudsprocedurer i forbindelse med en operation eller et projekt, der udgør en del af en operation, er begrænset til bestemte omkostningskategorier, kan metoden med forenklede omkostninger dog anvendes »på hele operationen eller det projekt, der udgør en del af en operation«, jf. artikel 67, stk. 4, andet punktum. Dette punktum blev indført ved omnibusforordningen for at præcisere den tidligere ordlyd i artikel 67, stk. 4, i forordningen om fælles bestemmelser. Det præciseres, at i tilfælde, hvor visse varer eller tjenesteydelser i forbindelse med et projekt eller en operation er blevet udliciteret via offentlige udbudsprocedurer, kan metoden med forenklede omkostninger anvendes til at beregne alle omkostninger ved operationen, herunder omkostninger, der var genstand for offentlige udbudsprocedurer.

Kommissionen betragter operationer omfattet af offentlige kontrakter som operationer, der gennemføres ved indgåelse af offentlige kontrakter i overensstemmelse med direktiv 2004/18/EF (herunder dets bilag), direktiv 2009/81/EF og direktiv 2014/24/EU, som ophævede direktiv 2004/18/EF eller offentlige kontrakter under tærskelværdierne i samme direktiv.

Hvorvidt en operation eller et projekt udelukkende gennemføres gennem offentlige udbudsprocedurer eller ej, afhænger af omfanget af en operation eller et projekt som defineret af medlemsstaterne.

For at vurdere dette er det nødvendigt at fastlægge de projekter, der udgør operationen på det lavest mulige niveau. Hvis den offentlige udbudsprocedure dækker alle kategorier af omkostninger ved et projekt, kan metoden med forenklede omkostninger ikke anvendes på det pågældende projekt.

I nogle tilfælde kan en støttemodtager via offentlige udbudsprocedurer udlicitere næsten hele eller langt størstedelen af en operation eller et projekt, idet det muligvis kun er aktiviteter inden for »projektstyring« eller »kommunikation«, der fortsat udføres hos støttemodtageren. I sådanne tilfælde er det klart, at operationen eller projektet ikke »udelukkende« gennemføres gennem offentlige udbudsprocedurer, og at metoden med forenklede omkostninger kan anvendes på hele projektet eller operationen. Når det meste af projektet gennemføres gennem offentlige udbudsprocedurer, er det dog i praksis ikke sikkert, at valget af metoden med forenklede omkostninger for de omkostningskategorier, der er omfattet af et udbud, udgør en effektiv udnyttelse af ressourcerne, da størstedelen af omkostningerne allerede er dækket af udbuddet. Selv om det ikke anbefales, er det imidlertid op til forvaltningsmyndighederne at vurdere, om der skal gøres brug af forenklede omkostninger på hele projektet, hvis det ikke udelukkende gennemføres gennem offentlige udbudsprocedurer.

Eksempel (ESF): Et tilskud på 20 000 000 EUR bevilges til en offentlig arbejdsformidling (»støttemodtager«) med henblik på, i to år, at tilrettelægge reintegrationen af 5 000 langtidsledige (»operationen«): Denne operation skal gennemføres via flere projekter: 7 000 000 EUR til individualiserede støtteprojekter, der gennemføres internt, 5 000 000 EUR til uddannelsesprojekter gennemført internt af støttemodtageren og den resterende del (8 000 000 EUR) udelukkende udliciteret via offentlige kontrakter. Da støttemodtageren er en offentlig myndighed, skal uddannelsesinstitutioner udvælges til de udliciterede projekter udelukkende via offentlige udbudsprocedurer, og metoden med forenklede omkostninger vil ikke finde anvendelse på disse projekter, der er en del af operationen. Metoden med forenklede omkostninger kan udelukkende anvendes på de 12 000 000 EUR. For de uddannelsesprojekter, som støttemodtageren gennemfører med egne midler, accepteres det, at nogle af udgiftsposterne er udliciteret via offentlige udbudsprocedurer og inkluderet i metoden med forenklede omkostninger (eksterne eksperter, rengøring osv.).

Eksempel (EFRU): En kommune modtager et tilskud for et beløb på højst 1 000 000 EUR i støtteberettigede omkostninger til anlæggelse af en vej. Til dette formål skal kommunen indgå en offentlig bygge- og anlægskontrakt med en anslået værdi på 700 000 EUR. Ud over dette pådrager kommunen sig visse omkostninger på 300 000 EUR (ekspropriationer, procesomkostninger (18), overvågning af fremskridt på stedet, miljøundersøgelser udført af eget personale, kampagner, test med henblik på godkendelse af vejen osv.). For dette beløb på 300 000 EUR i direkte omkostninger, og for så vidt disse udgifter er støtteberettigede i henhold til de nationale bestemmelser og EU-bestemmelserne, kan metoden med forenklede omkostninger (f.eks. indirekte omkostninger på grundlag af en fast takst) anvendes.

Eksempel (EFRU): En støttemodtager (kommune) modtager et tilskud for et beløb på højst 1 000 000 EUR i støtteberettigede omkostninger til anlæggelse af en vej.

Forvaltningsmyndigheden ønsker — i forbindelse med denne operation, som ikke fuldt ud er genstand for en offentlig indkøbskontrakt — at anvende artikel 68, stk. 1, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser til beregning af de indirekte omkostninger. Forvaltningsmyndigheden ønsker dog at afbøde virkningerne af brugen af personale ansat af underleverandører på niveauet af indirekte omkostninger. Den beslutter at udelukke de direkte omkostninger til personale ansat af underleverandører fra de direkte personaleomkostninger, hvorpå den faste takst anvendes.

Budgetforslaget til operationen er følgende:

Projekt 1: bygge- og anlægsarbejde (offentlig udbudsprocedure) 700 000 EUR Projekt 2: andre omkostninger: 298 500 EUR Direkte personaleomkostninger 50 000 EUR Heraf direkte omkostninger til personale ansat af underleverandører 10 000 EUR Andre direkte omkostninger 242 500 EUR Indirekte omkostninger (Direkte personaleomkostninger – direkte omkostninger til personale ansat af underleverandører) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Samlede anmeldte omkostninger 998 500 EUR

Når operationer gennemføres gennem offentlige udbudsprocedurer, er prisen i udbudsbekendtgørelsen pr. definition en enhedsomkostning eller et fast beløb, der udgør grundlaget for støttemodtagerens betalinger til kontrahenten. Med henblik på artikel 67 i forordningen om fælles bestemmelser udgør omkostninger, der fastsættes og betales af støttemodtageren på grundlag af beløb, der er fastlagt gennem offentlige udbudsprocedurer, imidlertid faktiske omkostninger, der er afholdt og betalt i henhold til artikel 67, stk. 1, litra a), i forordningen om fælles bestemmelser (19).

Eksempel (ESF): En støttemodtager, der gennemfører et kursus via en offentlig udbudsprocedure, kan i udbuddet anmode tilbudsgiverne om at give et pristilbud pr. deltager, der består prøven ved afslutningen af kurset. Kontraktvilkårene kan således være: én bestået deltager = 1 000 EUR. Hvis ti deltagere består prøven ved afslutningen af kurset, kan støttemodtageren anmelde 10 000 EUR i støtteberettigede udgifter til forvaltningsmyndigheden. De 10 000 EUR betragtes som baseret på faktiske omkostninger. Derfor vil en kontrol eller revision af udgifterne bestå i en kontrol af den offentlige udbudsprocedure og overholdelsen af kontraktvilkårene (i dette eksempel at der er bevis for en bestået deltager pr. betalt enhedsomkostning). De underliggende omkostninger til kurset (leje af faciliteter, personaleomkostninger…) vil ikke blive kontrolleret, da kontrakten ikke indeholder bestemmelser om godtgørelse på grundlag heraf.

2.4.2. Anvendelse af den faste takst til beregning af direkte personaleomkostninger ved operationer, der gennemføres via offentlige udbudsprocedurer

Som fastsat i artikel 68a i forordningen om fælles bestemmelser kræver beregningen af de direkte personaleomkostninger ved en operation med en fast takst på op til 20 % af de direkte omkostninger bortset fra personaleomkostninger ikke en beregning for at fastlægge metoden, medmindre operationen omfatter offentlige bygge- og anlægskontrakter, der overstiger den tærskel, der er fastsat i artikel 4, litra a), i direktiv 2014/24/EU. Dette betyder, at hvis de direkte omkostninger ved operationen endda delvis dækkes af en sådan offentlig bygge- og anlægskontrakt, som overstiger den tærskel, der er fastsat i artikel 4, litra a), i direktiv 2014/24/EU, er det muligt at anvende den faste takst på 20 %, der er fastsat i forordningen. Dette nødvendiggør dog fastlæggelsen af en metode til fastsættelse af den gældende takst.

2.5. Forenelighed mellem metoden med forenklede omkostninger og statsstøttereglerne

Det bør understreges, at statsstøttereglerne i traktaten finder generel anvendelse. Desuden skal operationer i henhold til artikel 6 i forordningen om fælles bestemmelser overholde gældende EU-ret og national ret vedrørende dens anvendelse. Dette omfatter overholdelse af statsstøttereglerne. Når finansieringen således udgør statsstøtte i henhold til artikel 107 i TEUF, skal disse regler overholdes i forbindelse med beregningen og forvaltningen af metoden med forenklede omkostninger som omhandlet i artikel 67 i forordningen om fælles bestemmelser. Forvaltningsmyndighederne skal derfor sikre, at de omkostningskategorier, som metoden med forenklede omkostninger anvendes på, er støtteberettigede i henhold til både ESI-fondenes regler og statsstøttereglerne. De skal også sikre, at de maksimale støtteintensiteter, der er fastsat i statsstøttereglerne, overholdes.

Gruppefritagelsesforordningerne, dvs. den generelle gruppefritagelsesforordning, Kommissionens forordning (EU) nr. 651/2014 (20), forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte (EU) nr. 702/2014 og gruppefritagelsesforordningen vedrørende fiskeri (EU) nr. 1388/2014, indeholder undtagelser fra medlemsstaternes forpligtelse til at anmelde støtteordninger og ad hoc-støtte, der opfylder betingelserne i forordningen.

Det bør dog bemærkes, at ikke al støtte, der ydes af offentlige myndigheder, er underlagt statsstøttereglerne. For det første bør det vurderes, om støtten til en operation betragtes som statsstøtte i henhold til artikel 107, stk. 1, i TEUF. Yderligere oplysninger om statsstøttebegrebet findes i Kommissionens meddelelse (21), som præciserer Kommissionens forståelse af traktatens artikel 107, stk. 1, som fortolket af Domstolen og Retten. Bestemmelserne i forordningerne (22) om »de minimis«-støtte bør også tages i betragtning. Støtte, der udgør »de minimis«-støtte, udgør ikke statsstøtte i henhold til traktatens artikel 107. Hvis en operation, der finansieres af ESI-fondene, henhører under anvendelsesområdet for den relevante de minimis-forordning, betyder det derfor, at bidraget fra ESI-fondene ikke udgør statsstøtte. I forbindelse med de minimis-støtte er det således ikke nødvendigt at vurdere, om statsstøttereglerne er overholdt, men kun om reglerne vedrørende ESI-fondene er overholdt, og om betingelserne for at betragte støtten som de minimis-støtte er opfyldt.

For at en operation kan være omfattet af den relevante de minimis-forordning, skal betingelserne (som fastsat i denne forordning) være opfyldt.

1) Den ydede støtte henhører under anvendelsesområdet for artikel 1 i den relevante de minimis-forordning.

2) Den ydede støtte overholder de lofter, der er fastsat i artikel 3 i den relevante de minimis-forordning.

3) Den ydede støtte opfylder de krav om beregning af bruttosubventionsækvivalenten, der er fastsat i artikel 4 i den relevante de minimis-forordning.

4) Den ydede støtte overholder de kumulationsregler, der er fastsat i artikel 5 i den relevante de minimis-forordning.

5) Den ydede støtte opfylder de overvågningskrav, der er fastsat i artikel 6 i den relevante de minimis-forordning.

2.5.1. Forenelighed mellem metoden med forenklede omkostninger og den generelle gruppefritagelsesforordning samt forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte

Kontrollen af, om ESI-fondenes operationer er i overensstemmelse med den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte, bør omfatte følgende trin:

— Omkostningers støtteberettigelse i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte og reglerne for ESI-fondene For det første bør betingelserne for tildeling af støtte, når forvaltningsmyndigheden ønsker at yde støtte, der anses for at udgøre statsstøtte, kontrolleres i henhold til den relevante støttekategori/fritagelsesbestemmelse i den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte. Forvaltningsmyndigheden bør derefter kontrollere, om de forventede omkostninger ved en operation inden for rammerne af denne støttekategori er støtteberettigede, både på grundlag af de relevante fritagelsesbestemmelser i den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte og reglerne for ESI-fondene. I denne forbindelse giver artikel 7, stk. 1, i den generelle gruppefritagelsesforordning og artikel 7, stk. 1, i forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte, begge som ændret ved forordning (EU) 2017/1084 af 14. juni 2017, mulighed for, at støtteberettigede omkostninger i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning og forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte kan beregnes efter metoden med forenklede omkostninger, der er fastsat i forordningen om fælles bestemmelser, forudsat at operationen i det mindste delvis finansieres gennem en EU-fond, der gør det muligt at anvende denne metode med forenklede omkostninger, og at omkostningskategorien er støtteberettiget i henhold til fritagelsen i den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte. Dette betyder, at når der er indført en metode med forenklede omkostninger i overensstemmelse med forordningen om fælles bestemmelser eller forordningerne om de enkelte fonde, vil dette beløb som hovedregel blive anvendt til kontrol af overholdelsen af statsstøttereglerne, forudsat at omkostningskategorien som sådan er støtteberettiget i henhold til statsstøttereglerne, og at støtten opfylder alle betingelserne i den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte. Hvis der gøres brug af metoden med forenklede omkostninger, bør de omkostningskategorier, der beregnes på grundlag af metoden med forenklede omkostninger, identificeres i den metode, der anvendes til at nå frem til det forenklede omkostningsbeløb. Hvis der gøres brug af metoden med forenklede omkostninger som defineret i forordningen om fælles bestemmelser eller andre regler for de enkelte fonde, bør dette sikres af forvaltningsmyndigheden, når den udsteder indkaldelser af forslag til operationer, der kan være underlagt statsstøttereglerne, ved at fastsætte de omkostningskategorier, som vil blive finansieret af ESI-fondene, for den pågældende operation, og som også er i overensstemmelse med den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte. Det bør endvidere anføres i det dokument, der fastsætter betingelserne for støtte til operationen, hvilke omkostningskategorier der betragtes som støtteberettigede til den pågældende operation. For at kontrollere, om indirekte omkostninger (i forbindelse med ESI-fondene) er støtteberettigede i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning, bør det bemærkes, at indirekte omkostninger ofte udgør driftsomkostninger som defineret i artikel 2, nr. 39), i den generelle gruppefritagelsesforordning (»Driftsomkostningerne omfatter udgifter til personale, materialer, udliciterede tjenester, kommunikation, energi, vedligeholdelse, husleje og administration«). Hvis driftsomkostninger er støtteberettigede i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning, betyder det, at også de indirekte omkostninger i forbindelse med ESI-fondene kan betragtes som støtteberettigede omkostninger i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning. For den faste takst på 40 % (artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser) bør det dokument, der fastsætter støttebetingelserne, klart angive, hvilke omkostningskategorier der er omfattet af de 40 %.

— Kontrol af maksimal støtteintensitet Hvis der er indført en metode med forenklede omkostninger i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 67, 68, 68a og 68b i forordningen om fælles bestemmelser eller de relevante bestemmelser i forordningerne om de enkelte fonde, kan dette beløb anvendes til kontrol af overholdelsen af den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte, herunder støtteintensiteten. I lighed med, hvad der bør gøres ved anvendelse af de faktiske omkostninger i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning (eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte), kan det beløb, der følger af den metode, der anvendes til beregning af de forenklede omkostninger, anvendes til at kontrollere overholdelsen af den maksimale støtteintensitet inden for den relevante statsstøttekategori. Eftersom den anvendte metode skal være i overensstemmelse med forsvarlig finansiel forvaltning, skal forvaltningsmyndighederne bruge en rimelig og forsigtig hypotese med henblik på at sikre, at de forenklede omkostninger er en pålidelig indikator for de faktiske omkostninger. Dette gør det muligt at anvende det beløb, der er fastsat under de forenklede omkostninger, til at gøre det lettere at påvise overholdelse af den maksimale støtteintensitet, maksimale støttebeløb eller anmeldelsestærskler i henhold til den generelle gruppefritagelsesforordning eller forordningen om gruppefritagelse for landbrugsstøtte. Metoden vil blive underlagt revision for at sikre, at den er i overensstemmelse med de gældende regler for ESI-fonde og statsstøtte. Bilag II indeholder et eksempel.

2.6. Brug af forenklede omkostninger i nettoindtægtsskabende operationer

Metoden med forenklede omkostninger er en metode til at beregne omkostningerne, »udgiftssiden« af en operation. Derfor skal brugen af metoden med forenklede omkostninger ske uafhængigt af, hvorvidt en operation er indtægtsskabende eller ej. For at bevare den forenklende virkning indfører forordningen om fælles bestemmelser dog visse specifikke bestemmelser for en indtægtsskabende operation, der anvender faste beløb eller standardsatser for enhedsomkostninger.

2.6.1. Operationer, der genererer nettoindtægter efter afslutningen (artikel 61 i forordningen om fælles bestemmelser)

Artikel 61 i forordningen om fælles bestemmelser finder anvendelse på operationer, der genererer nettoindtægter:

a) efter afslutningen heraf eller

b) under gennemførelsen og efter afslutningen heraf.

I overensstemmelse med artikel 61, stk. 7, litra f), i forordningen om fælles bestemmelser finder artikel 61, stk. 1-6, i forordningen om fælles bestemmelser ikke anvendelse på operationer, der genererer nettoindtægter efter afslutningen, og som har brugt faste beløb eller standardsatser for enhedsomkostninger. Hvis operationer genererer nettoindtægter under gennemførelsen og efter afslutningen, dvs. hvor artikel 61 i forordningen om fælles bestemmelser finder anvendelse, jf. artikel 61, stk. 7, litra f), i forordningen om fælles bestemmelser, skal nettoindtægterne ikke tages i betragtning i forbindelse med operationer, hvor den offentlige støtte har form af faste beløb eller standardsatser for enhedsomkostninger. I tilfælde af anvendelse af faste takster bør de nettoindtægter, der genereres af operationen, fastlægges på forhånd og trækkes fra projektets støtteberettigede udgifter.

2.6.2. Operationer, der genererer nettoindtægter under gennemførelsen, og hvorpå artikel 61, stk. 1-6, i forordningen om fælles bestemmelser ikke finder anvendelse (23)

For så vidt angår faste beløb eller standardsatser for enhedsomkostninger, der anvendes i operationer, der genererer nettoindtægter under deres gennemførelse, skal nettoindtægterne ikke trækkes fra de støtteberettigede udgifter, så længe de er taget i betragtning på forhånd ved beregningen af det faste beløb eller standardsatsen for enhedsomkostninger (i henhold til artikel 65, stk. 8, litra f), i forordningen om fælles bestemmelser).

Hvis der ikke på forhånd var taget højde for nettoindtægterne i forbindelse med beregningen af de faste beløb eller standardsatserne for enhedsomkostninger, ville de støtteberettigede udgifter, som medfinansieres af ESI-fondene, skulle reduceres med nettoindtægterne genereret under gennemførelsen senest på datoen for støttemodtagerens endelige betalingsanmodning — i forhold til de støtteberettigede og de ikkestøtteberettigede dele af omkostningerne (artikel 65, stk. 8, andet afsnit, i forordningen om fælles bestemmelser).

Hvis der er valgt finansiering efter fast takst, skal eventuelle nettoindtægter, der ikke var taget højde for på tidspunktet for godkendelsen af operationen, og som er blevet direkte genereret under gennemførelsen af operationen, trækkes fra de støtteberettigede udgifter, som medfinansieres af ESI-fondene (med anvendelse af den faste takst), senest på datoen for støttemodtagerens endelige betalingsanmodning — i forhold til de støtteberettigede og de ikkestøtteberettigede dele af omkostningerne (artikel 65, stk. 8, andet afsnit, i forordningen om fælles bestemmelser).

Eksempel (ESF) Der tilrettelægges en konference til fremme af iværksætteri. Støttemodtageren indgiver et budgetforslag, ifølge hvilket de samlede støtteberettigede omkostninger beløber sig til 70 000 EUR. Billetter til konferencen vil koste 3 EUR. Arrangøren forventer at tiltrække 200 besøgende. De forventede indtægter beløber sig til 3 EUR × 200 = 600 EUR. Konferencen viser sig at være en stor succes med flere besøgende end forventet (300 personer). Da denne operation kun medfinansieres af ESF, og nettoindtægterne ikke genereres efter afslutningen, finder artikel 61 i forordningen om fælles bestemmelser ikke anvendelse, da nettoindtægterne netop ikke genereres efter afslutningen. Artikel 65, stk. 8, i forordningen om fælles bestemmelser finder dog anvendelse. — Metode 1: Der er taget højde for de genererede indtægter på forhånd Det fastsatte faste beløb er følgende: Hvis konferencen afholdes, vil de samlede støtteberettigede omkostninger ved operationen beløbe sig til 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Den offentlige støtte til denne operation har form af et fast beløb, og der er taget højde for indtægter i forbindelse med fastsættelsen af det faste beløb. Det faktiske antal besøgende påvirker ikke det støtteberettigede beløb (fast beløb). Revisionssporet vil kræve bevis for afholdelsen af konferencen og for prisen på indgangsbilletten. — Metode 2: Der er taget højde for de genererede indtægter på forhånd, men betingelserne ændrer sig under gennemførelsen Det fastsatte faste beløb er følgende: Hvis konferencen afholdes, vil de samlede støtteberettigede omkostninger ved operationen beløbe sig til 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Den offentlige støtte til denne operation har form af et fast beløb, og der er taget højde for indtægter i forbindelse med fastsættelsen af det faste beløb. Arrangøren beslutter dog i sidste ende at fastsætte prisen for en indgangsbillet til 5 EUR i stedet for 3 EUR. I givet fald skal finansieringsgabet fratrækkes ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR). De samlede støtteberettigede omkostninger vil beløbe sig til 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR — Metode 3: Der er ikke taget højde for de genererede indtægter på forhånd Det fastsatte faste beløb er følgende: Hvis konferencen finder sted, vil de samlede støtteberettigede omkostninger ved operationen beløbe sig til 70 000 EUR. Den offentlige støtte til denne operation har form af et fast beløb, og der er ikke taget højde for indtægter i forbindelse med fastsættelsen af det faste beløb. Når støttemodtageren anmoder om godtgørelse (70 000 EUR), vil den pågældende skulle dokumentere, at konferencen fandt sted. Støttemodtageren vil også skulle fratrække de faktiske indtægter, der er genereret under gennemførelsen (3 EUR × 300 = 900 EUR). I givet fald beløber det faste beløb sig til 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7. Specifikt for EFRU og ESF: krydsfinansiering

2.7.1. Anmeldelse af foranstaltninger, der falder ind under artikel 98, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser i forhold til metoden med forenklede omkostninger

I henhold til artikel 98, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser finder reglerne (24) for den anden fond anvendelse på den del af operationen, hvor omkostningerne er støtteberettigede inden for rammerne af den anden fond (»krydsfinansiering«), når EFRU eller ESF yder støtte til en del af en operation. Der kan anvendes krydsfinansiering op til en grænse på 10 % af EU-finansieringen til hvert prioriteret felt.

Med undtagelse af faste takster kan der anvendes en enkelt metode med forenklede omkostninger i forbindelse med udgifter, der er støtteberettigede inden for rammerne af den ene eller den anden fond.

Anvendelsen af metoden med forenklede omkostninger kræver stadig, at medlemsstaterne overholder loftet på 10 % for hver prioriteret opgave (pr. fond og regionskategori, når det er relevant). »Krydsfinansierede« beløb bør registreres og overvåges fra sag til sag på grundlag af de data, der bruges til at definere metoden med forenklede omkostninger.

Specifikt gælder det for finansiering efter fast takst i forbindelse med krydsfinansiering, at der bør gælde separate faste takster i forbindelse med hver »ESF«- og »EFRU«-del af operationen. Faste takster for ESF og EFRU for lignende operationer vil blive anvendt til henholdsvis ESF- og EFRU-delene. Det er ikke muligt at anvende gennemsnittet af de to takster, da udgifterne skal kunne spores for at sikre, at det samlede loft på 10 % for krydsfinansiering overholdes. Hvis der ingen takst findes for den anden fond for en lignende type operation (for eksempel fordi reglen ikke gælder for den anden fond (25), eller fordi der ikke er lignende operationer, der finansieres af den anden fond), skal forvaltningsmyndigheden træffe beslutning om den gældende takst i henhold til de almindelige retsprincipper i artikel 67, stk. 5, og artikel 68, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser.

2.7.2. Eksempler

Eksempel på ESF/EFRU-krydsfinansiering med enhedsomkostninger eller faste beløb Hvis standardsatsen på 6 EUR/time × deltager i tilfælde af en ESF-operation omfatter køb af infrastruktur til 0,50 EUR/time som støtteberettiget inden for rammerne af EFRU, vil det krydsfinansierede beløb blive 0,50 EUR × antal »timer × deltager«, der er gennemført. Det samme princip gælder for faste beløb: Hvis det detaljerede budgetforslag indeholder nogle »krydsfinansierede udgifter«, vil de blive regnskabsført og overvåget separat. Eksempelvis udgør EFRU-udgiftstypen 5 000 EUR — af et fast beløb på 20 000 EUR, der finansieres af et ESF-program. Ved afslutningen af operationen er det krydsfinansierede beløb det beløb, der er fastlagt på forhånd (5 000 EUR ud af 20 000 EUR) eller »nul«, hvis tilskuddet ikke er betalt, fordi det på forhånd fastsatte output ikke er nået. Det binære princip for faste beløb gælder også for krydsfinansierede udgifter, medmindre det begrænses som følge af fastsatte delmål.

Eksempel på ESF/EFRU-krydsfinansiering med finansiering efter fast takst I tilfælde af en fast takst for indirekte omkostninger vil det krydsfinansierede beløb blive beløbet »krydsfinansierede direkte omkostninger«, som lægges til de indirekte omkostninger, der beregnes med den faste takst gældende for disse »krydsfinansierede direkte omkostninger«. Eksempelvis udgør »ESF-typen« af direkte omkostninger 3 000 EUR — af en operation på 15 000 EUR, der finansieres af et EFRU-program — og de indirekte omkostninger beregnes som 10 % af de direkte omkostninger (300 EUR). Det krydsfinansierede beløb ville således beløbe sig til 3 300 EUR. Hvis de direkte omkostninger bliver reduceret ved afslutningen af operationen, vil det krydsfinansierede beløb (herunder til indirekte omkostninger) blive reduceret efter samme formel.

2.8. Specifikke regler for ELFUL og ETS

Specifikt for ELFUL

Bilag III til denne vejledning indeholder en fortegnelse over ELFUL-foranstaltninger, der er omfattet af anvendelsesområdet for metoden med forenklede omkostninger.

Specifikt for ETS Specifikke bestemmelser vedrørende udgifters støtteberettigelse i forbindelse med samarbejdsprogrammer, for så vidt angår personaleudgifter, kontorudgifter og administrative udgifter, rejse- og indkvarteringsudgifter, udgifter til ekstern ekspertise og tjenesteydelser samt udgifter til udstyr, fastsættes på EU-niveau. Med forbehold af reglerne om støtteberettigelse i forordningen om fælles bestemmelser, ETS-forordningen og de specifikke regler om støtteberettigelse for samarbejdsprogrammet fastsætter overvågningsudvalget yderligere regler om udgifters støtteberettigelse for samarbejdsprogrammet som helhed. For så vidt angår spørgsmål, der ikke er omfattet af førnævnte regler, gælder de nationale regler i den medlemsstat, hvor udgiften blev afholdt.

KAPITEL 3

Typer af metoder med forenklede omkostninger

3.1. Finansiering efter fast takst

Hvis der er tale om finansiering efter fast takst, beregnes specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved at anvende en procentsats, der er fastsat på forhånd for en eller flere andre kategorier af støtteberettigede omkostninger.

3.1.1. Definition af omkostningskategorierne

Der er højst tre typer omkostningskategorier i et system med finansiering efter fast takst:

— Gruppe 1: kategorier af støtteberettigede omkostninger, på grundlag af hvilke den faste takst skal anvendes til at beregne de støtteberettigede beløb

— Gruppe 2: kategorier af støtteberettigede omkostninger, der beregnes med den faste takst

— Gruppe 3: når det er relevant, andre kategorier af støtteberettigede omkostninger: Taksten finder ikke anvendelse på dem, og de beregnes ikke med den faste takst.

Forvaltningsmyndigheden skal — når den anvender et system med finansiering efter fast takst — definere de kategorier af omkostninger, der hører under de enkelte typer: Alle udgiftskategorier hører klart under én — og kun én — af de tre typer. I nogle tilfælde kan én type defineres i modsætning til en anden type eller de andre typer (i et system, hvor der kun er direkte (type 1) og indirekte omkostninger (type 2), kan indirekte omkostninger f.eks. defineres som alle de støtteberettigede omkostninger, der ikke er støtteberettigede direkte omkostninger).

Forordningen om fælles bestemmelser fastsætter ikke nogen begrænsninger af, hvilke kategorier af støtteberettigede omkostninger der kan anvendes til finansiering efter fast takst. Det vigtigste mål med anvendelsen af faste takster bør dog være forenkling og nedbringelse af fejlforekomster. Faste takster er således mest egnet til omkostninger, der er forholdsvis lave, og som er dyre at kontrollere.

Når en operation (26) dækker mere end ét projekt, kan den faste takst anvendes på projektniveau, forudsat at der er tale om klart adskilte aktiviteter og omkostninger mellem projekterne.

3.1.2. Specifikke systemer for finansiering efter fast takst til beregning af de omkostningskategorier, der er beskrevet i forordningen om fælles bestemmelser og forordningerne om de enkelte fonde

Der er fastlagt visse specifikke systemer for finansiering efter fast takst på lovgivningsniveau. De fleste af dem kan anvendes, uden at forvaltningsmyndigheden skal fastlægge en beregningsmetode til bestemmelse af den gældende takst. Disse faste takster er fastsat i artikel 68 (med undtagelse af litra a), hvor der ikke findes nogen national metode for lignende operationer), 68a og 68b. I henhold til disse bestemmelser anvendes der en fast takst på en bestemt kategori af omkostninger (direkte omkostninger, andre direkte omkostninger end personaleomkostninger eller direkte personaleomkostninger) til beregning af andre kategorier af omkostninger (henholdsvis indirekte omkostninger, direkte personaleomkostninger og resterende støtteberettigede omkostninger ved en operation).

Ved hjælp af et af ovennævnte systemer skal forvaltningsmyndigheden (eller overvågningsudvalget for ETS-programmet) fastlægge de omkostningskategorier, der dækkes af den faste takst, dvs. de direkte og indirekte omkostninger og de direkte personaleomkostninger. Det er medlemsstatens eget ansvar at fastlægge de forskellige omkostningskategorier på en ensartet, utvetydig og ikkediskriminerende måde. Dette gælder især definitionen af direkte personaleomkostninger, som der anvendes en fast takst for andre omkostninger på.

Dette bør klart fremgå af de nationale støtteberettigelsesregler eller programregler inden for rammerne af ETS-programmer.

Som generel vejledning findes følgende definitioner:

— Direkte omkostninger er de omkostninger, som er direkte forbundet med gennemførelsen af operationen eller projektet, hvor den direkte forbindelse til denne individuelle operation eller det individuelle projekt kan påvises.

— Indirekte omkostninger er til gengæld sædvanligvis de omkostninger, som ikke er forbundet eller kan forbindes direkte med gennemførelsen af den pågældende operation. Sådanne omkostninger kan omfatte administrative udgifter, hvor man har svært ved at fastlægge det nøjagtige beløb for den enkelte operation eller det enkelte projekt (typisk udgifter til administration og personale, f.eks. til forvaltning, rekruttering, bogholderi eller rengøring osv. og til telefon, vand eller elektricitet osv.).

— Personaleomkostninger (27) er fastsat i nationale regler og almindeligvis omkostninger som følge af en aftale mellem en arbejdsgiver og en arbejdstager eller tjenesteydelseskontrakter for eksternt personale (forudsat at disse omkostninger kan identificeres klart). Hvis en støttemodtager f.eks. indgår kontrakt med en ekstern underviser med henblik på afholdelse af interne kurser, skal fakturaen indeholde oplysninger om de forskellige typer omkostninger. Underviserens løn betragtes som omkostninger til eksternt personale. Hvis underviserens personaleomkostninger ikke kan identificeres som en særskilt kategori i forhold til andre omkostningskategorier, f.eks. undervisningsmateriale, kan de ikke anvendes som grundlag for faste takster, f.eks. den faste takst på 40 %, jf. artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser. Personaleomkostninger er fastsat i nationale regler og omfatter almindeligvis den samlede løn, herunder naturalydelser i overensstemmelse med kollektive overenskomster, udbetalt til personer til gengæld for arbejde i forbindelse med operationen. De omfatter også skat og arbejdstagerens socialsikringsbidrag (første og anden søjle — tredje søjle kun i henhold til en kollektiv overenskomst eller ansættelseskontrakten) samt arbejdsgiverens obligatoriske og frivillige sociale bidrag. Personaleomkostninger kan være direkte eller indirekte omkostninger afhængigt af en analyse fra sag til sag.

Med henblik på anvendelsen af de faste takster i artikel 68, stk. 1, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser og artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser (eller en anden fast sats fastsat af forvaltningsmyndigheden på grundlag af artikel 67, stk. 5, i forordningen om fælles bestemmelser, som skal anvendes på direkte personaleomkostninger) kan den samlede værdi af vederlaget som defineret i de nationale regler derfor betragtes som personaleomkostninger, da de repræsenterer det faktiske vederlag for den pågældende persons arbejde i operationen og derfor bør tages i betragtning ved fastlæggelsen af andre typer omkostninger ved operationen (som beregnes ved anvendelse af en fast takst på direkte personaleomkostninger). Dette gælder også i tilfælde, hvor lønnen (delvis) refunderes eller finansieres af tredjeparter (f.eks. direkte ansatte ansat med et ansættelsestilskud, den faste takst anvendes på den samlede værdi af vederlaget, selv om en del heraf betales af tredjemand).

Rejseudgifter betragtes imidlertid ikke som personaleomkostninger, bortset fra udgifter til pendling til arbejdspladsen, hvis nationale regler fastslår, at de var en del af bruttopersonaleudgifterne. Godtgørelser eller løn udbetalt til deltagere i ESF-operationer betragtes heller ikke som personaleomkostninger.

3.1.2.1. Metoder til beregning af indirekte omkostninger

I henhold til artikel 68, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser kan de indirekte omkostninger, såfremt gennemførelsen af en operation medfører sådanne, beregnes på grundlag af en af de faste takster, der er fastsat i litra a), b) og c). Anvendelsen af disse faste takster til beregning af indirekte omkostninger er valgfri, dvs. at det er op til forvaltningsmyndigheden at beslutte, om den vil anvende disse faste takster, faktiske omkostninger eller andre metoder med forenklede omkostninger, der er fastsat på grundlag af artikel 67, stk. 5, i forordningen om fælles bestemmelser (f.eks. kan de indirekte omkostninger medtages i et fast beløb eller en enhedsomkostning, der fastsættes på grundlag af en af metoderne i artikel 67, stk. 5, i forordningen om fælles bestemmelser).

— I litra a) fastsættes det generelle system for finansiering efter fast takst for indirekte omkostninger med en takst på op til 25 % af de støtteberettigede direkte omkostninger. Formålet med denne bestemmelse er at indføre et loft over de indirekte omkostninger, der kan beregnes på grundlag af en fast takst. I modsætning til det tilfælde, der er omhandlet i artikel 68, stk. 1, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser, skal den takst, der skal anvendes, begrundes i henhold til en af beregningsmetoderne i artikel 67, stk. 5, litra a) eller c), i forordningen om fælles bestemmelser (dvs. en rimelig, kontrollerbar og afbalanceret beregningsmetode eller en metode, der anvendes inden for rammerne af ordninger for tilskud, der finansieres fuldt ud af medlemsstaten for en tilsvarende operation). Systemet er fleksibelt. Det kan være baseret på: — kun to typer omkostninger — type 1: direkte omkostninger, type 2: indirekte omkostninger eller — tre typer omkostninger: type 1: »begrænsede« direkte omkostninger (dvs. en underkategori af de direkte omkostninger), type 2: indirekte omkostninger beregnet på grundlag af type 1 og type 3: andre direkte omkostninger end de »begrænsede« omkostninger (type 1). Det er f.eks. muligt at fastsætte en fast takst, der vil blive anvendt på de støtteberettigede direkte personaleomkostninger (som er en underkategori af de støtteberettigede direkte omkostninger). Den faste takst, der anvendes på de støtteberettigede direkte personaleomkostninger, kan være højere end 15 %, jf. artikel 68, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser, forudsat at denne faste takst ikke overstiger 25 % af de støtteberettigede direkte omkostninger (for at overholde loftet i artikel 68, litra a), i forordningen om fælles bestemmelser). Uagtet den underkategori af direkte omkostninger, som forvaltningsmyndigheden anvender til at fastsætte en fast takst til beregning af de indirekte omkostninger, skal den således altid kontrollere, om dette beløb (dvs. det beløb, der beregnes på grundlag af den faste takst) ikke er højere end 25 % af de støtteberettigede direkte omkostninger.

— I litra b) indføres en fast takst på op til 15 % af de direkte personaleomkostninger til beregning af de indirekte omkostninger. Forvaltningsmyndigheden kan bruge denne faste takst direkte uden begrundelse. Her er et eksempel på et system med tre omkostningskategorier: (type 1) direkte personaleomkostninger, (type 2) indirekte omkostninger, (type 3) andre direkte omkostninger end personaleomkostninger (jf. eksempel i bilag I).

— I henhold til litra c) er det muligt at anvende en fast takst for ordninger for indirekte omkostninger i EU-politikker på grundlag af de ordninger, der anvendes inden for rammerne af Horisont 2020, LIFE osv. Artikel 20 og 21 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 480/2014 af 3. marts 2014 (28) indeholder bestemmelser om gældende faste takster for beregningsmetoder for indirekte omkostninger, der anvendes i andre EU-politikker, og deres anvendelse på ESI-fondene (se afsnit 4.4).

3.1.2.2. Fast takst til fastsættelse af direkte personaleomkostninger

I henhold til artikel 68a, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser kan de direkte personaleomkostninger ved en operation beregnes som en fast takst på op til 20 % af operationens direkte omkostninger, eksklusive personaleomkostninger. Det betyder, at kun direkte personaleomkostninger kan beregnes som en fast takst (anvendes på andre direkte omkostninger end personaleomkostninger), uden at der stilles krav om, at medlemsstaten foretager en beregning for at fastsætte den gældende takst.

Hvis de direkte omkostninger til denne operation omfatter offentlige bygge- og anlægskontrakter, der overstiger den tærskel, der er fastsat i artikel 4, litra a), i direktiv 2014/24/EU, nødvendiggør anvendelsen af ovenstående faste takst en beregning for at fastsætte den gældende takst.

Direkte personaleomkostninger, der fastsættes på en sådan måde, kan danne grundlag for at anvende en fast takst i henhold til artikel 68, stk. 1, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser (en fast takst på op til 15 % af de støtteberettigede direkte personaleomkostninger til beregning af indirekte omkostninger). Omvendt kan direkte personaleomkostninger beregnet på grundlag af denne faste takst ikke danne grundlag for den faste takst i henhold til artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser (en fast takst på op til 40 % af de støtteberettigede direkte personaleomkostninger til beregning af de resterende støtteberettigede omkostninger ved operationen), jf. artikel 68b, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser.

Det er valgfrit at anvende denne faste takst til beregning af direkte personaleomkostninger, dvs. at det er op til forvaltningsmyndigheden at beslutte, om der skal gøres brug af denne faste takst, de faktiske omkostninger eller andre metoder med forenklede omkostninger, der er fastsat på grundlag af artikel 67, stk. 5, i forordningen om fælles bestemmelser.

3.1.2.3. Fast takst til fastsættelse af alle andre omkostninger ved operationen, bortset fra direkte personaleomkostninger

Direkte personaleomkostninger kan i henhold til artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser bruges til at beregne alle de andre støtteberettigede omkostninger ved operationen på grundlag af en fast takst på op til 40 % af de støtteberettigede direkte personaleomkostninger. »Alle de andre støtteberettigede omkostninger« ved operationen omfatter alle andre støtteberettigede direkte omkostninger (undtagen direkte personaleomkostninger), indirekte omkostninger og, for så vidt angår EFRU, ESF og ELFUL, omkostninger, der er nævnt i artikel 68b, stk. 1, andet afsnit, i forordningen om fælles bestemmelser.

— Andre støtteberettigede omkostninger og godtgørelser og løn udbetalt til deltagerne Artikel 68b, der blev indført ved omnibusforordningen, er inspireret af artikel 14, stk. 2, i ESF-forordningen (før den blev ændret ved omnibusforordningen). Denne artikel omhandlede allerede denne faste takst for operationer, der støttes af ESF. Med omnibusforordningen udvides anvendelsen af denne faste takst til at omfatte alle ESI-fondene. Der er imidlertid en væsentlig forskel mellem de to bestemmelser. Artikel 14, stk. 2, i ESF-forordningen indeholdt ikke en undtagelse for løn og godtgørelser til deltagerne. De blev derfor betragtet som en del af de »andre støtteberettigede omkostninger ved operationerne«. Dette betyder, at artikel 14, stk. 2, i ESF-forordningen ikke gav støttemodtagerne mulighed for at anmelde løn og godtgørelser udbetalt til deltagerne ud over omkostninger beregnet på grundlag af den faste takst og de direkte personaleomkostninger. Dette gjorde anvendelsen af ESF-forordningens artikel 14, stk. 2, uattraktiv, da det ofte ville være utilstrækkeligt at anvende en fast takst på 40 % på de støtteberettigede direkte personaleomkostninger til at dække omkostningerne til godtgørelser og løn til deltagerne. Derfor giver omnibusforordningen — ud over at udvide denne faste takst til at omfatte alle ESI-fonde — også mulighed for i forbindelse med operationer, der gennemføres under ESF, EFRU eller ELFUL, at løn og godtgørelser, der udbetales til deltagere, betragtes som yderligere støtteberettigede omkostninger, der ikke er omfattet af den faste takst (artikel 68b, stk. 1, andet afsnit, i forordningen om fælles bestemmelser). Dette betyder, at der efter omnibusforordningens ikrafttræden kan anmodes om denne løn (dvs. (månedlig) bruttoløn til ansatte) og disse godtgørelser (såsom arbejdsløshedsunderstøttelse, dog ikke dagpenge eller rejsegodtgørelse) ud over de direkte personaleomkostninger og den faste takst, der anvendes for operationer, der gør brug af artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser. Det bør bemærkes, at »godtgørelser og løn udbetalt til deltagerne« ikke kun omfatter løn og godtgørelser betalt af støttemodtageren, men også de tilfælde, hvor denne løn eller disse godtgørelser betales af tredjemand, når de betragtes som støtteberettigede udgifter. Dette er f.eks. tilfældet for ESF, når de opfylder betingelserne i artikel 13, stk. 5, i ESF-forordningen (29).

— Brug af den faste takst på 40 % Denne bestemmelse giver forvaltningsmyndigheden mulighed for at anvende en fast takst på op til 40 %, uden at det er nødvendigt at foretage nogen beregning for at fastsætte den gældende takst. Det betyder, at forvaltningsmyndigheden kan anvende en takst, der ikke er højere end 40 %, uden at det er nødvendigt at begrunde den. Dette berører ikke behovet for at sikre ligebehandling mellem støttemodtagere. Forvaltningsmyndigheden kan dog fastsætte en højere takst end 40 % på grundlag af en af metoderne i artikel 67, stk. 5, i forordningen om fælles bestemmelser (dvs. uden for anvendelsesområdet for artikel 68b). Endelig kan denne faste takst på op til 40 % som forklaret i afsnit 3.1.2.2 i overensstemmelse med artikel 68b, stk. 2, ikke anvendes i en operation, når de samlede direkte personaleomkostninger ved den pågældende operation beregnes på grundlag af en fast takst (f.eks. den faste takst i henhold til artikel 68a, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser).

Eksempel De anslåede omkostninger til et kursus er følgende: Direkte omkostninger i alt 55 000 Direkte personaleomkostninger 30 000 Omkostninger til lokaler 4 000 Rejseudgifter 5 000 Måltider 1 000 Information/PR 5 000 Godtgørelser udbetalt af den offentlige arbejdsformidling til deltagerne 10 000 Indirekte omkostninger i alt 5 000 Indirekte personaleomkostninger 4 000 Elektricitet, telefon 1 000 Forvaltningsmyndigheden kan beslutte at anvende artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser på dette projekt. Loftet over tilskudsaftalens beløb ville i givet fald være følgende: Direkte personaleomkostninger: 30 000 EUR Andre udgifter: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Da de godtgørelser, som de offentlige arbejdsformidlinger udbetaler til deltagerne, kan anmeldes ud over de direkte personaleomkostninger og den faste takst, bliver de samlede støtteberettigede omkostninger: Samlede omkostninger: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Begrundelse af faste takster i henhold til forordningen om fælles bestemmelser

De faste takster, der er nævnt i artikel 68, stk. 1, litra b), artikel 68b, stk. 1, og artikel 68a, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser, gør det muligt at anvende en takst »op til« den takst, der er fastsat i den relevante artikel, uden at det er nødvendigt, at medlemsstaten foretager en beregning for at fastsætte denne takst. Det betyder, at forvaltningsmyndigheden kan anvende enhver takst op til den takst, der er nævnt i den relevante artikel, og den behøver ikke begrunde valget af denne takst, selv om den ligger under den takst, der er fastsat i forordningen. Hvis der vælges en lavere takst, er der intet krav om at foretage nogen beregning.

Når der træffes afgørelse om, hvilken fast takst der skal anvendes, skal princippet om ligebehandling af støttemodtagerne overholdes.

3.1.2.5. Tidsmæssig anvendelse

De ændringer, der blev indført ved omnibusforordningen, af artikel 68 i forordningen om fælles bestemmelser og den nye artikel 68a i forordningen om fælles bestemmelser og artikel 68b i forordningen om fælles bestemmelser, finder anvendelse fra forordningens ikrafttræden, dvs. fra den 2. august 2018 (30).

Disse bestemmelser kan anvendes til operationer, hvor de potentielle støttemodtagere endnu ikke er blevet udvalgt (dvs. indkaldelsen er stadig åben, eller der iværksættes en ny indkaldelse). Bestemmelserne medfører flere fordele for støttemodtagerne, hvorfor de også kan anvendes på operationer, der allerede er ved at blive gennemført, forudsat at følgende kumulative betingelser er opfyldt:

— Betingelserne for støtte (på grundlag af de nye bestemmelser) indføres for fremtiden, dvs. for den fremtidige gennemførelse af operationen.

— Princippet om ligebehandling af støttemodtagere overholdes.

— I tilfælde af operationer, der allerede er ved at blive gennemført, er støttemodtageren indforstået med, at betingelserne ændres, og at godtgørelsen vil ske på grundlag af en metode med forenklede omkostninger.

— Der er en klar adskillelse mellem refusionsperioden baseret på faktiske omkostninger (eller tidligere bestemmelser knyttet til metoden med forenklede omkostninger) og perioden baseret på metoden med forenklede omkostninger, der blev indført med omnibusforordningen. Hvis der f.eks. indføres en fast takst på 15 % for indirekte omkostninger baseret på de støtteberettigede direkte personaleomkostninger (artikel 68, stk. 1, litra b), i forordningen om fælles bestemmelser), bør det fastsættes, at de indirekte omkostninger fra en bestemt dato (»dato x«, ikke før den 2. august 2018) vil blive beregnet og refunderet på grundlag af den faste takst, dvs. at denne faste takst for indirekte omkostninger vil blive anvendt på alle personaleomkostninger, der påløber fra denne dato (»dato x«). Det samme princip gælder for den faste sats på 40 %, der er fastsat i artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser, herunder muligheden for at anmelde godtgørelser og løn udbetalt til deltagerne. For ESF-operationer, der har modtaget støtte på grundlag af ESF-forordningens artikel 14, stk. 2, før omnibusforordningens ikrafttræden, kan f.eks. kun godtgørelser og løn udbetalt til deltagerne fra »dato x«, anmeldes som yderligere støtteberettigede omkostninger).

Eksempel En forvaltningsmyndighed ønsker at beregne alle de andre støtteberettigede omkostninger ved en operation ved at anvende en fast takst på de støtteberettigede direkte personaleomkostninger ved operationen på 150 000 EUR. I overensstemmelse med artikel 68b, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser beslutter forvaltningsmyndigheden at anvende en takst på 35 %. Det betyder, at de samlede støtteberettigede omkostninger ved operationen er 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Eksempel (ESI-fonde): lokaludvikling styret af lokalsamfundet Forvaltningsmyndigheden har — på grundlag af tidligere erfaringer — vurderet den typiske andel af drifts- og aktivitetsomkostninger for den lokale aktionsgruppe sammenlignet med de udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af lokale operationer i henhold til strategien for lokaludvikling styret af lokalsamfundet og forberedelsen og gennemførelsen af den lokale aktionsgruppes samarbejdsaktiviteter. Selv om støtte fra ESI-fondene til drifts- og aktivitetsomkostninger ikke må overstige tærsklen på 25 % af de samlede offentlige udgifter, der er afholdt i henhold til strategien for lokaludvikling styret af lokalsamfundet i henhold til artikel 35, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser, viser erfaringerne, at denne procentsats i de fleste tilfælde faktisk er lavere. Forvaltningsmyndigheden fastsætter en fast takst på 17 % af gennemførelsesomkostningerne (baseret på en rimelig, afbalanceret og kontrollerbar metode i overensstemmelse med artikel 67, stk. 1, litra d), og artikel 67, stk. 5, litra a), i forordningen om fælles bestemmelser, men ikke artikel 68, litra a), i forordningen om fælles bestemmelser, eftersom denne faste takst i henhold til artikel 35, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser ikke blot omfatter indirekte omkostninger) for udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af operationer i henhold til strategien for lokaludvikling styret af lokalsamfundet og forberedelsen og gennemførelsen af den lokale aktionsgruppes samarbejdsaktiviteter, således at følgende omkostninger er omfattet: — driftsomkostninger (driftsudgifter, personaleomkostninger, uddannelsesomkostninger, PR-omkostninger, finansielle omkostninger, omkostninger i forbindelse med overvågningen og evalueringen af strategien, jf. artikel 35, stk. 1, litra d), i forordningen om fælles bestemmelser) — omkostninger i forbindelse med aktiviteter under strategien for lokaludvikling styret af lokalsamfundet med henblik på at lette udveksling mellem interessenterne for at skaffe oplysninger og fremme strategien samt bistå potentielle støttemodtagere med henblik på udvikling af aktioner og forberedelse af ansøgninger, jf. artikel 35, stk. 1, litra e), i forordningen om fælles bestemmelser). Hvis det budget, der er afsat til den lokale aktionsgruppe til gennemførelse af operationerne i henhold til strategien for lokaludvikling styret af lokalsamfundet og forberedelse og gennemførelse af den lokale aktionsgruppes samarbejdsaktiviteter for perioden 2014-2020, er på 1,5 mio. EUR (type 1), vil det maksimale budget, som svarer til drifts- og aktivitetsomkostningerne, være på 1,5 mio. EUR × 17 % = 255 000 EUR (type 2). Den samlede budgetbevilling til den lokale aktionsgruppe beløber sig således til 1,755 mio. EUR. I gennemførelsesfasen betyder det, at når en støttemodtager anmoder om godtgørelse af udgifter afholdt i forbindelse med et projekt, vil den lokale aktionsgruppe også kunne anmode om 17 % af denne sum til drifts- og aktivitetsomkostninger. Hvis de afholdte udgifter i forbindelse med et projekt f.eks. beløber sig til 1 000 EUR (type 1), kan den lokale aktionsgruppe anmelde 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (type 2) til forvaltningsmyndigheden for sine drifts- og aktivitetsomkostninger. Den lokale aktionsgruppe vil ikke skulle indgive dokumentation for sine drifts- og aktivitetsomkostninger, som er indberettet på grundlag af den faste takst, men metoden til beregning af de 17 % skal kunne kontrolleres. Det skal bemærkes, at den faste takst kan fastsættes særskilt for drifts- eller aktivitetsomkostninger. NB. Husk, at metoden til beregning af den faste takst — som i eksemplet ovenfor — ikke nødvendigvis skal være den samme som den, der anvendes til fastsættelse af loftet på 25 %. Uanset hvilken metode der bruges til at fastsætte den faste takst, skal bestemmelserne om loftet over drifts- og aktivitetsomkostninger i henhold til artikel 35, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser dog overholdes.

3.2. Standardsatser for enhedsomkostninger

3.2.1. Generelle principper

Hvis der er tale om standardsatser for enhedsomkostninger, vil alle eller en del af de støtteberettigede omkostninger ved en operation blive beregnet på grundlag af kvantificerede aktiviteter, input, output eller resultater ganget med på forhånd fastsatte standardsatser for enhedsomkostninger. Denne mulighed kan bruges til alle former for operationer, projekter eller en del af et projekt, når det er muligt at definere mængder i forbindelse med en aktivitet og standardsatser for enhedsomkostninger. Standardsatser for enhedsomkostninger anvendes typisk til let identificerbare mængder.

Enhedsomkostninger kan være procesbaserede for gennem en bedste tilnærmelse at dække de faktiske omkostninger ved levering af en operation. De kan også være resultatbaserede (output eller resultat) eller defineres på grundlag af både processen og resultatet. Desuden kan der fastsættes forskellige enhedsomkostninger for forskellige aktiviteter inden for en operation.

Forvaltningsmyndighederne bør tage revisionssporet i betragtning, når de vælger mellem proces- og outputbaserede enhedsomkostninger.

Eksempel (ESF) a) Procesbaseret: For avanceret IT-uddannelse på 1 000 timer til 20 deltagere kan de støtteberettigede omkostninger beregnes på grundlag af prisen pr. undervisningstime × antal deltagertimer. Omkostningerne pr. time er blevet fastlagt på forhånd af forvaltningsmyndigheden og fremgår af det dokument, der fastlægger støttebetingelserne. Hvis man, for eksempel, antager, at forvaltningsmyndigheden fastsætter uddannelsesomkostninger på 7 EUR pr. undervisningstime pr. deltager, ville det maksimale tilskud til projektet være 1 000 timer × 20 deltagere × 7 EUR/time /deltager = 140 000 EUR. Ved afslutningen af operationen vil de endelige støtteberettigede omkostninger blive fastsat på grundlag af det faktiske antal timer for hver deltager (herunder eventuelt begrundet fravær) i henhold til de uddannelsessøgendes reelle deltagelse og afholdte kurser. Der vil stadig være brug for nøjagtige fremmødelister med angivelse af uddannelsesaktiviteterne og attestering af deltagernes reelle tilstedeværelse. Hvis der i alt kun deltog 18 deltagere i uddannelsen, seks af dem i 900 timer, fem af dem i 950 timer, fem af dem i 980 timer og de resterende to deltagere i 1 000 timer, ville det samlede antal timer × deltagere være lig med: 900×6 + 950×5 + 980×5 + 1 000×2 = 17 050 uddannelsestimer i alt × deltagere. De støtteberettigede udgifter vil være: 17 050 uddannelsestimer × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Resultatbaseret: Den avancerede IT-uddannelse på 1 000 timer består af fem moduler à hver 200 timer. Der blev anvendt en rimelig, afbalanceret og kontrollerbar metode i henhold til artikel 67, stk. 5, litra a), i forordningen om fælles bestemmelser til at fastsætte de samlede omkostninger ved at gennemføre denne IT-uddannelse for 25 deltagere. De samlede omkostninger, 140 000 EUR, tilskrives derefter de udvalgte deltagere. Hvis der tages højde for en historisk fejlrate på 20 % (dvs. fem deltagere), vil enhedsomkostningerne pr. deltager og gennemført modul være 140 000 EUR/20 deltagere/5 moduler = 1 400 EUR (enhedsomkostning pr. deltager pr. gennemført modul). Revisionssporet vil omfatte et dokument, der dokumenterer deltagerens støtteberettigelse, og et certifikat pr. gennemført modul eller fuldført kursus. Der kræves ingen timesedler.

Eksempel (EFRU, outputbaseret): Støttemodtageren, et regionalt handelskammer, arrangerer en rådgivningstjeneste for små og mellemstore virksomheder i regionen. Denne tjeneste leveres af det regionale handelskammers rådgivere. Baseret på tidligere regnskaber for den »rådgivende« afdeling anslås en dags rådgivning til 350 EUR. Bistanden vil blive beregnet på grundlag af følgende formel: antal dage × 350 EUR. Der vil stadig være brug for nøjagtige timesedler med angivelse af rådgivningsaktiviteterne og rådgivernes tilstedeværelse.

Eksempel (ESF, resultatbaseret): Et jobsøgningshjælpeprogram, der varer seks måneder (»operationen«) kan finansieres på grundlag af standardsatser for enhedsomkostninger (for eksempel 2 000 EUR/person) for hver af de 20 deltagere i operationen, som får et job og beholder det i en på forhånd fastlagt periode, for eksempel seks måneder. Enhedsomkostningen på 2 000 EUR pr. udvalgt deltager blev fastsat under hensyntagen til omkostningerne for alle deltagere. Beløbet dækker derfor også udgifter til deltagere, der ikke gennemfører forløbet.

Beregning af den maksimale støtte, der er afsat til operationen: 20 personer × 2 000 EUR/formidlet job = 40 000 EUR.

De endelige støtteberettigede omkostninger beregnes på grundlag af operationens faktiske output: Hvis kun 17 personer blev bragt tilbage på arbejdsmarkedet og beholdt deres job i den ønskede periode, ville de endelige støtteberettigede omkostninger, på grundlag af hvilke tilskuddet vil blive udbetalt til støttemodtageren, være 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Eksempel (ELFUL, outputbaseret):»Investeringer i udvikling af skovarealer og forbedring af skovenes levedygtighed« (artikel 21 i forordning (EU) nr. 1305/2013)

En skovbruger vil modtage støtte til skovrejsning og bevarelse af tre hektar skov i syv år. Forvaltningsmyndigheden har defineret omkostningerne (skovrejsning og bevarelse) på forhånd afhængigt af skovtypen. Denne metode indgår i programmet for udvikling af landdistrikterne. Enhedsomkostningerne er som følger: 2 000 EUR/ha til skovrejsningen og 600 EUR/ha det første år og 500 EUR/ha de efterfølgende år til bevarelsen.

De samlede støtteberettigede omkostninger ville således beløbe sig til:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 år = 16 800 EUR

Eksempel (EHFF, procesbaseret): Dataindsamling (udgifter til køretøjer)

Dagsatserne for anvendelse af køretøjer beregnes på grundlag af historiske data (gennemsnit fra tidligere år). Antallet af dage, der er afsat til projektet, fremgår derefter af logbøger.

3.2.2. Personaleomkostninger beregnet efter en timesats (artikel 68a, stk. 2 til 4, i forordningen om fælles bestemmelser)

Beregning af timesatsen

Artikel 68a, stk. 2 til 4, i forordningen om fælles bestemmelser beskriver en særlig metode til beregning af personaleomkostninger (31). I overensstemmelse med denne artikel kan personaleomkostninger fastsættes ved at beregne en timesats, der beregnes på følgende måde:

Før omnibusforordningen trådte i kraft, var denne metode til beregning af personaleomkostninger allerede fastsat i artikel 68, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser. Omnibusforordningen indførte imidlertid yderligere ændringer af denne bestemmelse (nu flyttet til den nye artikel 68a, stk. 2 til 4, i forordningen om fælles bestemmelser) for at præcisere dens anvendelse og gøre det muligt at anvende den på deltidsbeskæftigede.

De beregnede personaleomkostninger vedrører gennemførelsen af en operation. »Gennemførelse af en operation« skal forstås som gennemførelse af alle trin i operationen. Det er ikke meningen, at visse personaleomkostninger i forbindelse med specifikke trin i en operation skal udelukkes.

Nævneren, dvs. de 1 720 timer, er en almindelig årlig »arbejdstid«, der kan bruges direkte, uden at det er nødvendigt for medlemsstaten at foretage nogen beregninger. Dette tal er baseret på medlemsstaternes gennemsnitlige ugentlige arbejdstid ganget med 52 uger, hvorfra den årlige betalte ferie og de gennemsnitlige årlige helligdage er fratrukket.

Nævneren vil dog skulle begrundes. I forordningen om fælles bestemmelser henvises der til »de seneste dokumenterede årlige bruttopersonaleudgifter«. Forordningen om fælles bestemmelser indeholder dog ikke en definition af bruttopersonaleudgifter. I overensstemmelse med artikel 65, stk. 1, i forordningen om fælles bestemmelser skal de nationale regler for støtteberettigelse definere, hvad de årlige bruttopersonaleudgifter dækker over, under hensyntagen til den sædvanlige regnskabspraksis (se afsnit 4.2.2.) (32) og nationale regler (f.eks. kan det i de nationale regler være fastsat, at udgifter til pendling til arbejdspladsen indgår i bruttopersonaleudgifterne).

I forordningen henvises til beregningen af timesatsen ved hjælp af de »seneste« dokumenterede årlige bruttopersonaleudgifter. Det betyder, at de anvendte data skal være de senest tilgængelige. En beregningsmetode baseret på støttemodtagerens historiske data er derfor normalt ikke relevant. Hensigten med udtrykket »seneste« i artikel 68a, stk. 2, i forordningen om fælles bestemmelser er at sikre, at de anvendte data er tilstrækkeligt nye og dermed viser de faktiske personaleomkostninger.

Årlige bruttopersonaleudgifter behøver ikke at vedrøre et kalenderår eller regnskabsår (f.eks. kan det være data vedrørende perioden oktober 2015 til september 2016). Det afgørende er, at bruttopersonaleudgifterne dækker en hel periode på 12 måneder. Der kan være tale om perioden på 12 måneder forud for afslutningen af en rapporteringsperiode (for operationen eller programmet), 12 måneder før tilskudsaftalen eller 12 måneder i det foregående kalenderår. I overensstemmelse med artikel 68a i forordningen om fælles bestemmelser kan disse — hvis der ikke findes data for en hel periode på 12 måneder —

— udledes af de tilgængelige dokumenterede bruttopersonaleudgifter (f.eks. kan en forvaltningsmyndighed tage data om en medarbejder, for hvem der foreligger fire måneders data, og ekstrapolere disse til en årlig bruttopersonaleudgift, hvor det er relevant under hensyntagen til f.eks. lovbestemte feriepenge eller såkaldte 13. månedsbetalinger)

— ekstrapoleres på baggrund af ansættelseskontrakten under hensyntagen til støtteberettigede arbejdsgiverbidrag til sociale ordninger og andre obligatoriske betalinger

— udledes af kollektive overenskomster.

De årlige bruttopersonaleudgifter kan baseres på denne persons faktiske personaleomkostninger. Er der måneder med ufuldstændige data, kan der anvendes ekstrapolerede værdier til at nå frem til en god indikator for de faktiske omkostninger for en periode på 12 måneder.

De årlige bruttopersonaleudgifter kan endvidere være baseret på gennemsnittet af personaleomkostningerne til en større gruppe arbejdstagere, f.eks. på samme løntrin eller en tilsvarende foranstaltning, der nogenlunde svarer til personaleomkostningsniveauet.

De seneste årlige bruttopersonaleudgifter skal dokumenteres: Dette kan ske ved hjælp af regnskaber, lønrapporter, henvisning til offentligt tilgængelige aftaler eller dokumenter osv. De skal ikke revideres på forhånd, men skal kunne revideres.

I særlige situationer kan timesatsen også fastsættes efter projektets start. Det kan f.eks. fastslås, hvornår en ansat deltager i projektet (underskrivelse af ansættelseskontrakten eller ændring af arbejdsopgaver for en ansat), eller når støttemodtageren indberetter sine omkostninger til forvaltningsmyndigheden. I dette tilfælde skal det dokument, der fastlægger betingelserne for støtte, dog også præcisere anvendelsen af denne metode.

3.2.3. Fastsættelse af støtteberettigede personaleomkostninger ved hjælp af den beregnede timesats

Antallet af arbejdstimer skal fastsættes i overensstemmelse med reglerne for støtteberettigelse i det pågældende operationelle program. Kun antallet af arbejdstimer bør bruges til at beregne og anmelde de støtteberettigede personaleomkostninger. Den årlige ferie er f.eks. allerede indregnet i personaleomkostningerne pr. time. Sygeorlov kan anmeldes som personaleomkostninger, hvis de dermed forbundne omkostninger betales af støttemodtageren (dvs. de afholdes af modtageren). Hvis udgifterne dækkes af en tredjepart (f.eks. langvarig sygeorlov, for hvilken udgifterne dækkes af den sociale sikringsordning) eller i tilfælde af ulønnet ferie eller fravær (f.eks. ubegrundet fravær), hvor modtageren ikke har afholdt