EUROPA-KOMMISSIONEN Bruxelles, den 15.9.2015 COM(2015) 441 final RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET Årsberetning til dechargemyndigheden om interne revisioner i 2014 (finansforordningens artikel 99, stk. 5) {SWD(2015) 170 final}



1. Indledning 2. IAS' opgave: Uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed – beretningens mål og omfang 3. Oversigt over revisionen 3.1. Gennemførelsen af revisionsplanen for 2014 3.2. Statistiske data vedrørende IAS' henstillinger 4. De vigtigste resultater og henstillinger 4.1. Horisontale revisionsopgaver 4.1.1. Revision af udvælgelsesprocessens effektivitet og virkningsgrad – flere GD'er (EPSO, GD HR, GD CNECT, GD SANTE (tidligere SANCO), GD TAXUD 4.1.2. Horisontal it-revision: Revision af forvaltning og tilsyn med udliciterede it-tjenester (kontraktforvaltning) – flere GD'er (GD BUDG, GD DIGIT, GD HOME, OP, GD SANTE (tidligere GD SANCO) 4.1.3. Revision af de administrative processer, som understøtter det europæiske semester – flere GD'er (SG, SJ, GD COMM, GD COMP, GD ECFIN, GD EMPL, GD MARKT og GD TAXUD) 4.2. Landbrug, naturressourcer og sundhed 4.2.1. Gennemgang af mangelanalyse af forordningerne vedrørende den fælles landbrugspolitik 2014-2020, fase 1 (GD AGRI) 4.3. Samhørighed 4.3.1. Gennemgang af mangelanalyse af forordningen vedrørende europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI-fonde) 2014-2020, fase 1 – flere GD'er (GD AGRI, GD EMPL, GD MARE og GD REGIO) 4.3.2. Mangelanalyse af ny lovgivning/udformning af programmeringsperioden 2014-2020 for europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI-fonde), fase 2 – flere GD'er (GD EMPL og GD REGIO) 4.3.3. Revision af forberedelserne til anvendelsen af finansielle instrumenter i GD EMPL 2014-2020 (GD EMPL) og revision af forberedelserne til anvendelsen af finansielle instrumenter i GD REGIO 2014-2020 (GD REGIO) 4.3.4. Begrænset gennemgang af beregningen af og den underliggende metode for GD REGIO's restfejlprocent for rapporteringsåret 2013 (GD REGIO) 4.4. Forskning, energi og transport 4.4.1. Gennemgang af mangelanalyse af lovgivningen vedrørende Horisont 2020 – flere GD'er (GD CNECT, GD ENER, GD MOVE og GD RTD)

4.4.2. Revision af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemer (herunder tilsyn med eksterne organer) i GD CNECT (GD CNECT) 4.4.3. Revision af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemer (herunder tilsyn med eksterne organer) i GD RTD (GD RTD) 4.4.4. Revision af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemer i ERCEA (ERCEA) 4.4.5. Revision af indkøbsforvaltning i GD JRC (GD JRC) 4.4.6. Begrænset gennemgang af beregningen af og den underliggende metode for GD CNECT's restfejlprocent for rapporteringsåret 2013 (GD CNECT) 4.5. Økonomiske og finansielle anliggender 4.5.1. Revision af risikostyrings-og planlægningsprocesser i GD ECFIN i forbindelse med den nye økonomiske styring (GD ECFIN) 4.5.2. Revision af GD MARKT's samarbejde med de tre tilsynsorganer for finansielle tjenester (GD MARKT) 4.5.3. Revision af resultatmålingssystemet i GD TAXUD's toldaktiviteter (GD TAXUD) 4.6. Bistand til tredjelande, udvikling og udvidelse 4.6.1. Revision af bidragsaftaler med FN-organer og andre mellemfolkelige organisationer (GD DEVCO) 4.6.2. Revision af bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer (GD ECHO) 4.6.3. Revision af proceduren med at opnå sikkerhed i EU's delegationer (GD DEVCO) 4.6.4. Revision af budgetstøtte i GD DEVCO 4.6.5. Revision af kontrolstrategien i FPI (FPI) 4.7. Revision på it-området 4.7.1. Fælles revision i IAS/AGRI IAC af forvaltningen af lokal it i GD AGRI 4.7.2. Revision af it-forvaltning i GD BUDG 4.7.3. Revision af forvaltningen af logisk adgang til systemer (ECAS/LDAP/Windows) i GD DIGIT 4.7.4. Revision af forvaltningen af it-projekter i GD EAC (E4ALink og EVE)

4.7.5. Fælles revision i IAS/IAC af forvaltningen af lokal it i GD MARE 5. Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder 6. Konklusion 7. Forkortelser 1.Indledning Med denne beretning informeres dechargemyndigheden som krævet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 5, om det arbejde, som Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Beretningen er baseret på den interne revisors revisionsberetning, der er udarbejdet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 3, vedrørende IAS' revisions- og konsulentrapporter fra 2014 om Kommissionens generaldirektorater (GD'er), tjenestegrene og forvaltningsorganer. I overensstemmelse med retsgrundlaget indeholder den en oversigt over antallet og typen af interne revisioner og de fremsatte henstillinger samt opfølgningen af disse henstillinger. 2.IAS' opgave: Uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed – beretningens mål og omfang IAS' opgave er at bidrage til en forsvarlig forvaltning i Europa-Kommissionen ved at foretage en revision af de interne forvaltnings- og kontrolsystemer for at vurdere, hvor effektive de er med henblik på løbende at forbedre dem. IAS' uafhængighed er fastsat i finansforordningen og beskrivelsen af dens opgaver, som Kommissionen har vedtaget. IAS aflægger rapport om alle sine revisioner til revisionsopfølgningsudvalget (APC). IAS udfører sit arbejde i henhold til finansforordningen og de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision og IIA's (Institute of Internal Auditors) etikkodeks. IAS reviderer ikke medlemsstaternes systemer til kontrol med midler fra Kommissionen. Sådanne revisioner, der går helt ned til den enkelte støttemodtager, foretages af medlemsstaternes interne revisorer, de nationale revisionsmyndigheder, Kommissionens øvrige individuelle generaldirektorater og Den Europæiske Revisionsret. IAS reviderer dog de foranstaltninger, som Kommissionens tjenestegrene træffer for at kontrollere og revidere organer i medlemsstaterne, og andre organer, der er ansvarlige for udbetaling af EU-midler såsom FN. Som fastsat i finansforordningen kan IAS udføre disse opgaver på stedet, bl.a. i medlemsstaterne. 3.Oversigt over revisionen 3.1.Gennemførelsen af revisionsplanen for 2014 På skæringsdagen den 31. januar 2015 nåedes målet for gennemførelsen af revisionsplanen for 2014 på 100 % af de planlagte revisionsopgaver i Kommissionen, tjenestegrenene og forvaltningsorganerne. IAS færdiggjorde 105 rapporter (sammenlignet med 87 i 2013 og 89 i 2012), herunder 31 revisionsrapporter, 67 opfølgningsrapporter, 5 begrænsede undersøgelser, en dedikeret it-risikovurdering og én revisionsskrivelse. 3.2.Statistiske data vedrørende IAS' henstillinger I 2014 fremsatte IAS 127 nye henstillinger (heraf 50 meget vigtige og 77 vigtige). To af de henstillinger, der var klassificeret som "vigtige", blev ikke accepteret af ledelsen, og to andre henstillinger, der var klassificeret som "meget vigtige", blev kun delvist accepteret. IAS vurderede, at handlingsplanerne for alle accepterede henstillinger var tilfredsstillende. De reviderede meddelte, at 78 % af de accepterede henstillinger, der blev fremsat mellem 2010 og 2014, var blevet efterkommet i begyndelsen af 2015. Af alle de henstillinger fra perioden 2010-2014, der blev anset for "meget vigtige" eller "kritiske", var 17 meget vigtige henstillinger (2 %) ikke blevet efterkommet mere end seks måneder efter fristen. Alle kritiske henstillinger er blevet efterkommet. Revisionsopfølgningsudvalget blev regelmæssigt informeret om meget vigtige henstillinger, der ikke var blevet efterkommet mere end seks måneder efter fristen, og mindede om nødvendigt tjenestegrenene om deres ansvar for at efterkomme dem. Det samlede antal accepterede henstillinger fra perioden 2010-2014, for hvilke IAS foretog opfølgende revision ved udgangen af 2014, er på 640. IAS' opfølgende arbejde bekræftede, at henstillingerne blev efterkommet på tilfredsstillende vis, hvilket bidrog til at forbedre kontrolsystemerne i de reviderede tjenestegrene. IAS færdigbehandlede 95 % af de henstillinger, der blev fulgt op på i dette tidsrum. Det ledsagende arbejdsdokument indeholder mere detaljerede oplysninger om, hvor mange af de nye henstillinger der blev accepteret, og hvor mange henstillinger vedrørende perioden 2010-2014 der blev efterkommet.

4.De vigtigste resultater og henstillinger 4.1.Horisontale revisionsopgaver 4.1.1.Revision af udvælgelsesprocessens effektivitet og virkningsgrad – flere GD'er (EPSO, GD HR, GD CNECT, GD SANTE (tidligere SANCO), GD TAXUD Revisionens overordnede formål var at vurdere effektiviteten og virkningsgraden af det aktuelle planlægningstrin i udvælgelsesprocessen for at tilgodese EU-institutionernes behov for nye medarbejdere. Revisionen omfattede planlægningsprocessen i EPSO og i Kommissionen. Revisionen viste, at det nuværende planlægningstrin i udvælgelsesprocessen gør det muligt at planlægge åbne udvælgelsesprøver, der generelt opfylder EU-institutionernes behov ved at give dem en pulje af kandidater med de krævede profiler. EPSO samarbejder aktivt og rettidigt med EU-institutionerne om at analysere og prioritere deres anmodninger og planlægge åbne udvælgelsesprøver. I Kommissionen giver processen mulighed for at vurdere behovet for kandidater effektivt. IAS har imidlertid fremsat to meget vigtige henstillinger for at øge planlægningens effektivitet og rettidighed ved at udstede retningslinjer, skabe bedre personaleforvaltningsværktøjer til analysen af fremtidige rekrutteringsbehov og fjerne de trin, som har begrænset eller ingen merværdi for vurderingen af det fremtidige behov for kandidater. For at løse disse problemer bør EPSO give EU-institutionerne retningslinjer for og anvisninger i at øge sammenhængen i og sammenligneligheden af deres anmodninger om kandidater og bør anmode om tilstrækkelige oplysninger om de anvendte kriterier til at kunne prioritere anmodningerne korrekt og tilrettelægge udvælgelsesprøverne i overensstemmelse med institutionernes reelle behov og rekrutteringskapacitet. Bedre planlægning vil også reducere eventuelle forsinkelser. GD'erne bør konsekvent anvende personaleforvaltningsværktøjer, og resultaterne bør anvendes til at analysere fremtidige rekrutteringsbehov. De reviderede tjenestegrene har udarbejdet handlingsplaner for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 2.1. 4.1.2.Horisontal it-revision: Revision af forvaltning og tilsyn med udliciterede it-tjenester (kontraktforvaltning) – flere GD'er (GD BUDG, GD DIGIT, GD HOME, OP, GD SANTE (tidligere GD SANCO) En betydelig del af Kommissionens it-udgifter vedrører outsourcing af it-tjenester til interne eller eksterne leverandører. I Kommissionen er ansvaret fordelt på institutionsplan og lokalt plan. På institutionsplan yder GD DIGIT og GD BUDG vejledning, giver anvisninger, sørger for skabeloner, udvikler undervisning og styrer rammekontrakter. På lokalt (operationelt) plan er GD'erne/tjenestegrenene ansvarlige for at definere behov, gennemføre individuelle kontrakter og sikre, at tjenesterne leveres. I denne forbindelse var det overordnede mål med revisionen at vurdere effektiviteten og virkningsgraden af Kommissionens forvaltning af og tilsyn med kontrakter for udliciterede it-tjenester med henblik på at sikre, at de giver værdi for pengene. Revisionen afdækkede en veletableret proces til forvaltning af og tilsyn med udliciterede it-tjenester, både på institutionsplan og operationelt plan. IAS har imidlertid påvist nogle meget vigtige problemer i forbindelse med behovsvurdering forud for indgåelse af en rammekontrakt, kvalitetsstyring af udliciterede tjenester med hensyn til tid og midler samt retningslinjer for valg af outsourcingtype. Behovsvurderingen bør standardiseres på centralt og operationelt plan forud for indgåelsen af en rammekontrakt, ligesom der bør gives anvisninger i, hvordan behov defineres (for at sikre sammenhæng mellem udbud), og der bør gennemføre en struktureret og sporbar proces på GD-plan. Ligeledes bør Kommissionens behov konsolideres yderligere for mere præcist at afspejle de faktiske behov i GD'erne/tjenestegrenene. Hvad angår forvaltningen af de enkelte kontrakter efter tid og midler, bør GD DIGIT sikre konsekvens mellem rammekontrakterne med hensyn til det forventede kontrolniveau, når de vælger interne konsulenter, definition af resultatindikatorer (KPI), formidling af oplysninger om leverandørernes resultater til slutbrugerne i GD'erne/tjenestegrenene og ensretning af bestemmelserne om anvendelse af skadeserstatning på grundlag af den globale serviceindikator. På operationelt plan bør GD'erne/tjenestegrenene forbedre resultatmålingssystemet for deres egne rammekontrakter. For så vist angår valg af outsourcingtype bør GD DIGIT udstede retningslinjer som en hjælp til GD'erne/tjenestegrenene, så disse kan vælge den mest hensigtsmæssige arbejdsmetode. På operationelt plan bør valget baseres på en cost-benefit-analyse, hvor der skal tages hensyn til de særlige betingelser for og begrænsninger i de udliciterede tjenester. IAS udstedte henstillinger til GD DIGIT, GD SANTE og OP. De reviderede tjenestegrene har udarbejdet handlingsplaner for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 2.2. 4.1.3.Revision af de administrative processer, som understøtter det europæiske semester – flere GD'er (SG, SJ, GD COMM, GD COMP, GD ECFIN, GD EMPL, GD MARKT og GD TAXUD) Det europæiske semester er udformet således, at medlemsstaterne drøfter og koordinerer deres budgetmæssige, makroøkonomiske og strukturelle reformplaner med EU's institutioner og andre medlemsstater på bestemte tidspunkter i løbet af året. Det overordnede mål med denne forvaltningsrevision var at tage følgende spørgsmål op: Er de administrative processer, som understøtter det europæiske semester, effektive og virkningsfulde i hele Kommissionen? IAS vurderede hensigtsmæssigheden af det interne kontrolsystem for produktion og kommunikation af de forskellige resultater i det europæiske semester. Overordnet set viste revisionen, at de administrative processer i SG og de udvalgte GD'er understøtter gennemførelsen af det europæiske semester i hele Kommissionen på en effektiv og virkningsfuld måde.

For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 2.3. 4.1.Landbrug, naturressourcer og sundhed (AGRI, CLIMA, ENV, MARE, SANTE og CHAFEA) 4.1.1.Gennemgang af mangelanalyse af forordningerne vedrørende den fælles landbrugspolitik 2014-2020, fase 1 (GD AGRI) IAS gennemførte en mangelanalyse af forordningen for den fælles landbrugspolitik for 2014-2020. Den omfattede en analyse på højt plan af den vedtagne lovgivning for den fælles landbrugspolitik for begge søjler, dvs. primært, men ikke udelukkende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (EGFL, søjle 1) og Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL, søjle 2). Hovedformålet med mangelanalysen var for de vigtigste områder at fremhæve de yderligere og/eller øgede risici, som Kommissionen står over for som følge af den nye rammelovgivning for den fælles landbrugspolitik. Analysen fokuserede primært på det underliggende indhold i den vedtagne lovgivning, og i hvilket omfang dette afspejler Kommissionens oprindelige forslag/målsætning om at opnå en hensigtsmæssig balance mellem at reducere den administrative byrde og samtidig fastholde den nødvendige kontrol med udøvelsen af dens ansvar for at føre tilsyn med budgettets gennemførelse. Forordningerne samler en række vigtige forbedringer, som skal harmonisere og forenkle ordningerne vedrørende strukturfondene og de to søjler på landbrugsområdet. IAS anerkender Kommissionens tjenestegrenes bestræbelser i forhandlingsfasen på at beskytte Kommissionens interesser i forbindelse med dens tilsynsrolle, navnlig i lyset af det meget stærke eksterne politiske pres. Den endelige vedtagne lovgivning har imidlertid medført betydeligt flere og/eller øgede risici, som der skal tages hånd om som led i GD AGRI's forberedelser til udformningen og gennemførelsen af kontroller i den nye periode. Det vigtigste nye tema er de meget komplekse og omfattende ændringer, som lovgivningsprocessen har medført. Generelt, men navnlig på vigtige områder som miljøhensyn, blev der indført en række nye foranstaltninger samt en lang række fravigelser, undtagelser og tillægsregler, som har givet medlemsstaterne meget større fleksibilitet. IAS bemærker GD AGRI's indsats for at afhjælpe disse betænkeligheder, f.eks. udarbejdelsen af håndbøger og detaljerede retningslinjer, som skal vedtages af Kommissionen. Ikke desto mindre er fortolkningsmulighederne i medlemsstaterne øget betydeligt, hvilket igen kan få en lige så stor indvirkning på fejlfrekvensen. I betragtning af dette arbejdes karakter blev der kun fremsat ret generelle henstillinger, og der blev ikke stillet krav om, at tjenestegrenene skal udarbejde handlingsplaner. I stedet vil IAS dække de væsentligste risici, som afdækkes under målrettede revisioner af miljøindsatsen, godkendelsesprocessen for udviklingsprogrammerne for landdistrikter samt mekanismen for suspension og afbrydelse i 2015. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 3.1. 4.2.Samhørighed (REGIO og EMPL) 4.2.1.Gennemgang af mangelanalyse af forordningen vedrørende europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI-fonde) 2014-2020, fase 1 – flere GD'er (GD AGRI, GD EMPL, GD MARE og GD REGIO) For at øge koordinationen og den harmoniserede gennemførelse mellem de fonde, der yder støtte i henhold til samhørighedspolitikken (EFRU, ESF og Samhørighedsfonden), og fondene for regionaludvikling (ELFUL) og for hav- og fiskerisektoren (EHFF), blev der vedtaget en samlet forordning om fælles bestemmelser for alle disse fonde, som kaldes de europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI-fonde). I 2014 gennemførte IAS en mangelanalyse i to faser af forordningen for ESI-fondene for 2014-2020. Fase 1 bestod af en analyse på højt plan af den vedtagne lovgivning omfattende de fire GD'er (GD AGRI, GD EMPL, GD MARE og GD REGIO) og de fem ESI-fonde. Analysen fokuserede primært på det underliggende indhold i den vedtagne lovgivning, og i hvilket omfang dette afspejler Kommissionens oprindelige forslag/målsætning om at opnå en hensigtsmæssig balance mellem at reducere den administrative byrde og samtidig fastholde den nødvendige kontrol med udøvelsen af dens ansvar for at føre tilsyn med budgettets gennemførelse under delt forvaltning. Resultaterne vedrørende navnlig GD AGRI blev kommunikeret særskilt – se afsnit 4.2.1 i denne beretning. Fase 2 bestod af en mere indgående undersøgelse af de specifikke generaldirektoraters udvikling og forberedelser (se afsnit 4.3.2). Hovedformålet med fase 1 var, for de vigtigste områder, at fremhæve de yderligere og/eller øgede risici, som Kommissionen står over for som følge af medlovgivningsprocessen for forordningen om fælles bestemmelser. Forordningen om fælles bestemmelser samler en række vigtige forbedringer, som skal harmonisere og forenkle de ordninger, som strukturfondene er underlagt. IAS glæder sig over denne tilgang og anerkender Kommissionens tjenestegrenes bestræbelser i forhandlingsfasen på at beskytte Kommissionens interesser i forbindelse med dens tilsynsrolle, navnlig i lyset af det meget stærke eksterne politiske pres. Den endelige vedtagne lovgivning har imidlertid, sammenlignet med Kommissionens oprindelige forslag, medført betydeligt flere risici, som der skal tages hensyn til i GD'ernes forberedelser til udformningen og gennemførelsen af kontroller i den nye programmeringsperiode. Selv om der nu findes et fælles overordnet regelsæt, er lovgivningspakken som helhed meget kompleks. Den er ikke altid let at forstå, hvilket kan skabe problemer med medlemsstaternes fortolkning og være en udfordring for både Kommissionen og medlemsstaternes organer med hensyn til verificering og kontrol og i sidste instans øge fejlrisikoen. Den endelige forordning om fælles bestemmelser er mindre stringent med hensyn til finansielle korrektioner, der medfører tab af midler for medlemsstaterne ("finansielle nettokorrektioner") og dermed giver medlemsstaterne færre incitamenter til at øge kontrollen på første niveau. Endvidere medfører den fælles landbrugspolitik visse begrænsninger med hensyn til revisionernes tidsramme i lyset af reglerne om opbevaring af dokumenter. Endelig medførte indførelsen af resultatrammer enighed om en række undtagelser og betingelser for reglerne, som kan betyde, at manglende opfyldelse ikke nødvendigvis medfører en omfattende straf, hvilket igen kan svække den egentlige effekt af rammerne. I lyset heraf fremsatte IAS kun generelle henstillinger, som GD'erne forventes at tage hensyn til i deres videre forberedelser, men der blev ikke stillet krav om, at de skulle udarbejde handlingsplaner. Der blev givet mere konkrete henstillinger som led i fase 2-arbejdet (se afsnit 4.3.2).

For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 4.1. 4.2.2.Mangelanalyse af ny lovgivning/udformning af programmeringsperioden 2014-2020 for europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI-fonde), fase 2 – flere GD'er (GD EMPL og GD REGIO) Fase 2 i mangelanalysen blev afsluttet for GD REGIO og GD EMPL og pågik fortsat ved årets udgang for GD MARE og i 2015. Revisorerne anerkender GD EMPL's og GD REGIO's løbende bestræbelser på at skabe et solidt grundlag for de operationelle programmer og forvaltnings- og kontrolsystemerne i den nye programmeringsperiode 2014-2020. IAS har imidlertid påvist fire meget vigtige problemer, som de to GD'er har til fælles, nemlig vedrørende tilsynet med medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer, vedrørende forhandlings- og vedtagelsesprocessen for det operationelle program (OP), om resultatorientering og resultatrammer og vedrørende it-systemer, som understøtter forvaltningen af processerne i programmeringsperioden 2014-2020. For at løse disse problemer bør GD EMPL og GD REGIO præcisere de mangler, som er påvist i revisionsstrategien, for at sikre en fornuftig procedure og dermed opnå sikkerhed for GD'erne fra begyndelsen. De bør derfor videreudvikle deres revisionsstrategi for at opnå sikkerhed med hensyn til revisionsmyndighedens pålidelighed. Revisionsstrategiens årlige fokus bør suppleres med en flerårig sikkerhedsopbygningstilgang og revisioner, der planlægges på en sådan måde, at opbevaringsperioden for dokumenterne optimeres. Derudover bør GD'erne planlægge flere tidlige, forebyggende systemrevisioner. GD REGIO og GD EMPL bør føre nøje tilsyn med den endelige fase inden vedtagelsen af det operationelle program, herunder opfølgningen på Kommissionens observationer. GD'erne bør også præcisere minimumskravene med hensyn til at dokumentere den områdeansvarliges arbejde og sikre, at denne opfylder kravene. Begge GD'er bør sikre, at de områdeansvarlige aktivt sætter spørgsmålstegn ved troværdigheden af milepæle/mål og dokumenterer denne vurdering. Med hensyn til det anvendte it-system (WAVE) bør de sikre, at forretningsprocesserne defineres og vedtages rettidigt, sikre et stabilt projektteam, udvikle pålidelig projektplanlægning og -overvågning og forbedre it-udviklingsmetoder og mangeludbedring for at skabe en stabil platform. De reviderede tjenestegrene har udarbejdet handlingsplaner, som IAS anser for at være tilfredsstillende i forhold til at mindske de påviste risici. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 4.2. 4.2.3.Revision af forberedelserne til anvendelsen af finansielle instrumenter i GD EMPL 2014-2020 (GD EMPL) og revision af forberedelserne til anvendelsen af finansielle instrumenter i GD REGIO 2014-2020 (GD REGIO) Finansielle instrumenter har i tidligere programmeringsperioder spillet en stadig større rolle med hensyn til at bidrage til at nå samhørighedspolitikkens mål. Rammelovgivningen for programmeringsperioden 2014-2020 har udvidet deres anvendelsesområde og indført en række ændringer med det formål at styrke gennemførelsesrammerne. I lyset af disse øgede forventninger og de medfølgende risici, navnlig med hensyn til sandsynlig udnyttelsesgrad og effektiv, virkningsfuld anvendelse af midlerne, gennemførte IAS to parallelle revisionsopgaver, i GD REGIO og GD EMPL, vedrørende forberedelserne til 2014-2020. Hovedformålet med revisionen var at vurdere, om GD'erne var rede til at overvåge og føre tilsyn med de finansielle instrumenter under den nye rammelovgivning og på forhånd fremhæve eventuelle svagheder i deres interne kontrolsystemer. Revisionerne bestod af en detaljeret analyse af tilstrækkeligheden af rammelovgivningen for 2014-2020 og en gennemgang af det interne kontrolsystems udformning, herunder kapacitetsopbygningsaktiviteter, både internt og over for medlemsstaterne. Generelt har begge GD'er gjort tilstrækkelige forberedelser med undtagelse af deres kapacitetsopbygning. Det anerkendes, at der allerede er truffet en række foranstaltninger, men et vigtigt element for begge GD'er er den tekniske rådgivningsplatform for finansielle instrumenter (FI-TAP). Efter den seneste vedtagelse af rammelovgivningen og forsinkelserne i forhandlingerne om en finansiel og administrativ rammeaftale mellem Kommissionen og Den Europæiske Investeringsbank er denne imidlertid blevet forsinket betydeligt. For de medlemsstater, som har ringe eller ingen erfaring med at anvende finansielle instrumenter, kan dette forsinke udnyttelsen og gennemførelsen yderligere. Det kan også øge risikoen for uregelmæssigheder, samt at penge til teknisk bistand ikke bruges effektivt og virkningsfuldt. For både GD REGIO og GD EMPL blev dette problem klassificeret som "meget vigtigt". De to GD'er skal nøje overvåge arbejdet med og tidsrammen for forberedelserne til lanceringen af den tekniske rådgivningsplatform for finansielle instrumenter. Platformen skal være tilstrækkelig fleksibel til at kunne opfylde alle interessenters behov. Inden den ibrugtages, skal GD'erne planlægge og tilrettelægge udformningen af tekniske støtterapporter og videreudvikle uddannelsen af såvel deres geografiske områdeansvarlige som deres revisorer. Derudover påviste IAS flere problemer som følge af de nye lovbestemmelser, der er åbne for fortolkning og kan udgøre en risiko for deres praktiske gennemførelse (dvs. bestemmelser om finansiering af driftskapital, rapportering om den opnåede gearing, bestemmelser om præferencebehandling af private investorer samt regler om forvaltningsomkostninger og -gebyrer). Disse blev klassificeret som "meget vigtige" med hensyn til GD REGIO og "vigtige" i GD EMPL. Sidstnævnte klassificering afspejler, at finansielle instrumenter er budgetmæssigt langt mindre vigtige for EMPL end for REGIO. Det blev henstillet til GD'erne at sikre, at risiciene vedrørende de problemer, som blev påvist i rammelovgivningen, mindskes tilstrækkeligt og er korrekt afspejlet i retningslinjerne til personalet i REGIO/EMPL og medlemsstaterne samt i revisions- og kontrolstrategier, som er tilpasset programmeringsperioden 2014-2020. Nærmere bestemt bør der udarbejdes retningslinjer for støtteberettiget driftskapital, præferencebehandling af private investorer, anvendelse af forhåndsvurderingsrapporter og rapportering om gearing. Begge GD'er har udarbejdet handlingsplaner, som IAS anser for at være tilfredsstillende i forhold til at efterkomme henstillingerne. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 4.3 og 4.4. 4.2.4.Begrænset gennemgang af beregningen af og den underliggende metode for GD REGIO's restfejlprocent for rapporteringsåret 2013 (GD REGIO) I 2014 fortsatte IAS med at gennemføre en begrænset gennemgang af beregningen af restfejlprocenter. Der blev gennemført en begrænset gennemgang i GD REGIO og GD CNECT (se afsnit 4.4.6). Målet var at gennemgå beregningen af og den underliggende metode for den kumulative restrisiko-/restfejlprocent og dermed bidrage til at mindske risikoen i forbindelse med decharge ved at sætte GD REGIO i stand til at træffe passende foranstaltninger, inden de blev offentliggjort i den endelige årlige aktivitetsrapport og den sammenfattende rapport.

Kontrollen fremhævede tre meget vigtige resultater. De fejlprocenter, som de nationale revisionsmyndigheder rapporterede, varierer betydeligt med hensyn til pålidelighed, og der er en risiko for, at de angives for lavt. GD REGIO bør fortsat bestræbe sig på at styrke pålideligheden af revisionsmyndighedens arbejde ved at sikre, at retningslinjer anvendes i praksis, og ved at styrke rapporteringskravene for programmeringsperioden 2014-20. Medlemsstaternes tal for tilbagetrækninger og inddrivelser er ikke altid pålidelige, delvist på grund af begrænsninger i den måde, de rapporteres på til Kommissionen, men også fordi revisionsmyndighederne alene fører begrænset kontrol med dem. Derudover tillader systemet, at visse elementer tælles med to gange i beregningen, og at der tages højde for vigtige forhåndsoplysninger om tilbagetrækninger/inddrivelser, inden disse oplysninger er efterprøvet. Alle dette bidrager til at øge risikoen for at angive for høje tal og dermed for lav kumulativ restrisiko-/restfejlprocent. Fremadrettet skal GD'et gennemføre mere systematisk kontrol af medlemsstaternes tal og sikre, at revisionsarbejdet er tilstrækkelig omfattende og tager højde for risikoen for, at for høje tal angives. GD REGIO bør vurdere, om forestående inddrivelser og formelle aftaler rent faktisk gennemføres i praksis, og om medlemsstaternes rapporter om tilbagetrækninger og inddrivelser, der indgives inden fristen den 31. marts, er korrekte, inden disse indgår i beregningerne. Endvidere forventes gennemførelsesretsakterne for programmeringsperioden 2014-20 at forbedre den måde, hvorpå medlemsstaterne rapporterer tilbagetrækninger og inddrivelser. Negative tal for kumulativ restrisiko-/restfejlprocent for en række operative programmer kan fremføres og indgå i beregningen af den samlede gennemsnitlige kumulative restrisiko-/restfejlprocent for alle operative programmer. Dette har den virkning, at det overordnede tal for kumulativ restrisiko-/restfejlprocent angives omkring 10 % for lavt. Derudover anvendes fejlprocenter for tidligere år til at vurdere fejlene for det aktuelle år, selv om disse ikke altid er det bedst tilgængelige skøn, f.eks. i tilfælde, hvor der er sket store ændringer i forvaltnings- og kontrolsystemerne. Dette kan have den virkning, at tallene for kumulativ restrisiko-/restfejlprocent angives for lavt eller for højt. For den årlige aktivitetsrapport for 2013 bør GD REGIO for hver operativt program analysere, om det er korrekt at anvende fejlprocenten for det foregående års udgifter som bedste skøn til at beregne det aktuelle års kumulative restrisiko-/restfejlprocent og risikobeløb. For den årlige aktivitetsrapport for 2014 og fremefter bør negative tal for de enkelte operative programmer ikke fremføres til det efterfølgende års beregninger. Denne rapport indgik i peer-bedømmelserne af udkastene til de årlige aktivitetsrapporter forud for færdiggørelsen af den årlige aktivitetsrapport for 2013. Alle resultater og henstillinger blev accepteret, og GD'et har så vidt muligt gennemført henstillingerne for den årlige aktivitetsrapport for 2013. En nylig opfølgning viste, at alle resterende foranstaltninger i forbindelse med de meget vigtige henstillinger er gennemført for den årlige aktivitetsrapport for 2014. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 4.5. 4.3.Forskning, energi og transport (CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA, REA) 4.3.1.Gennemgang af mangelanalyse af lovgivningen vedrørende Horisont 2020 – flere GD'er (GD CNECT, GD ENER, GD MOVE og GD RTD) Horisont 2020 er Unionens nye finansieringsprogram, der samler al tidligere EU-finansiering af forskning og innovation. Forpligtelsesbevillingerne til Horisont 2020 forvaltes direkte af Kommissionens generaldirektorater (GD'er), forvaltningsorganer og andre gennemførelsesorganer. IAS undersøger mangelanalysen af rammelovgivningen for Horisont 2020 og den ledsagende innovations- og investeringspakke i to faser. Den første fase var genstand for denne gennemgang og fokuserede på indholdet af den vedtagne lovgivning og sammenligner den med Kommissionens indledende forslag. Den anden fase i 2015 omfatter en mere indgående undersøgelse af udvikling og forberedelser i GD RTD, andre GD'er og forvaltningsorganerne. Det vigtigste formål i første fase var at sammenligne den vedtagne lovgivning med Kommissionens forslag og for de vigtigste områder at fremhæve den yderligere risiko, som Kommissionen står over for som følge af medlovgivningsprocessen, under hensyntagen til Kommissionens erklærede mål om at vedtage en mere enkel programarkitektur og et enkelt regelsæt for deltagelsen, opnå en hensigtsmæssig balance mellem tillid og kontrol og reducere den administrative byrde for såvel støttemodtagere som for Kommissionen. IAS bifalder de bestræbelser, som med denne lovgivning er gjort for at samle en række forbedringer, der skal harmonisere og forenkle ordningerne for forskningsrammeprogrammet. IAS anerkender endvidere Kommissionens tjenestegrenes bestræbelser i forhandlingsfasen på at beskytte Kommissionens interesser i lyset af det eksterne politiske pres. Sammenlignet med Kommissionens oprindelige forslag er den endelige lovgivning resulteret i en kompromistekst, som ikke ligger langt fra det, som Kommissionen oprindeligt satte sig for at opnå. Ikke desto mindre har ændringerne skabt en række yderligere risici, som skal afhjælpes som led i forberedelserne til udformningen og gennemførelsen af kontrollerne fremadrettet. På denne baggrund fremsatte IAS på dette tidspunkt kun generelle henstillinger, som GD'erne kunne ventes at tage hensyn til i deres videre forberedelser, men der blev ikke stillet krav om handlingsplaner. Der kan blive fremsat mere konkrete henstillinger som følge af konklusionerne af arbejdet i fase 2 i 2015. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 5.1. 4.3.2.Revision af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemer (herunder tilsyn med eksterne organer) i GD CNECT (GD CNECT) Denne opgave var en del af en række revisioner af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemerne i GD'erne/organerne med de væsentligste budgetrammer på dette område. GD CNECT gennemfører EU's forskningspolitik og støtter udviklingen af det europæiske forskningsrum, primært gennem de forskningsrammeprogrammer (2007-2013), som nu er ved at blive udfaset, men en stor del af betalingsbevillingerne bruges fortsat i forhold til udgiftsanmeldelserne i 2016-2017. Endvidere fører GD CNECT tilsyn med to fællesforetagender (ENIAC og ARTEMIS, som for nylig fusionerede til ECSEL), der er ét organ oprettet i henhold til artikel 185 i TEUF (intelligente omgivelser (AAL)) og to EU-organer (ENISA og BEREC). Der var et enkelt forbehold i den årlige aktivitetsrapport 2013 for GD CNECT vedrørende restfejlprocenten med hensyn til nøjagtigheden af udgiftsanmeldelser i RP7.

Formålet med revisionen var at vurdere tilstrækkeligheden og den effektive anvendelse af de interne kontrolsystemer vedrørende procedurerne for gennemførelse af efterfølgende kontrolresultater, foranstaltninger til bekæmpelse af svig, overførsel af efterfølgende kontrolaktiviteter til det fælles støttecenter under GD RTD pr. 1. januar 2014 og tilsyn med de eksterne organer. I erkendelse af at GD RTD er det førende GD inden for afsløring af svig, efter at ex post-kontrollen er blevet overført til det fælles støttecenter, henstillede IAS til GD CNECT at tage initiativ til at samarbejde med GD RTD om at videreudvikle de eksisterende retningslinjer for gennemførelsen af finansielle og administrative sanktioner. GD CNECT bør sikre, at de anvendes systematisk (jf. den nuværende finansforordning, CAFS og rammekontrakten for RP7 og Horisont 2020), som minimum i forbindelse med de konstaterede tilfælde af svig. Endvidere bør GD CNECT samarbejde med GD RTD om at sikre et tilgængeligt effektivt og integreret it-værktøj, som har til formål at afsløre dobbeltfinansiering og plagiering, som kan bruges på tværs af alle Kommissionens forskningstjenester, så man opnår den rigtige balance mellem dækning af de mest risikofyldte projekter og kontrolomkostninger. GD CNECT bør udvikle de relevante interne procedurer til at integrere afsløring af plagiering i den nuværende praksis. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 5.2. 4.3.3.Revision af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemer (herunder tilsyn med eksterne organer) i GD RTD (GD RTD) GD RTD gennemfører EU's forskningspolitik og støtter udviklingen af det europæiske forskningsrum, primært gennem forskningsrammeprogrammerne. Det fører ligeledes tilsyn med andre organer, som gennemfører forskningsbudgettet: to forvaltningsorganer (REA og ERCEA), fire fællesforetagender, nemlig Clean Sky, FCH, IMI og F4E, og tre organer (offentlig-private partnerskaber), som er oprettet i henhold til artikel 185 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF). Selv om det syvende rammeprogram for perioden 2007-2013 bliver udfaset, skal en stor del af betalingsbevillingerne (8 609,37 mio. EUR) fortsat anvendes til udgiftsanmeldelserne over de næste par år. I sin årlige aktivitetsrapport 2013 tog GD RTD forbehold vedrørende restfejlprocenten med hensyn til nøjagtigheden af udgiftsanmeldelserne i RP7. Målet med revisionen var at vurdere tilstrækkeligheden og den effektive anvendelse af de interne kontrolsystemer for GD RTD, der overvåger og fører tilsyn med ovennævnte organer, forebyggelse og afsløring af svig og overgangen til den fælles revisionstjeneste (CAS) i det fælles støttecenter, som pr. 1. januar 2014 har fået ansvar for at gennemføre den efterfølgende revisionsstrategi for RP7-arven, der forvaltes internt. IAS henstillede til GD'et at sikre, at personalet var fuldt ud klar over Kommissionens ansvar på dette område, og indhente fuldstændige og ajourførte oplysninger fra fællesforetagenderne for de fælles teknologiinitiativer med henblik på dets egen årlige aktivitetsrapport og sikre, at det har konsekvente oplysninger fra de forskellige fællesforetagender for de fælles teknologiinitiativer om beregningen af restfejlprocenten og væsentlighedskriterierne. Endvidere bør GD RTD søge at opnå intern enighed om oprettelsen af det fælles støttecenter og præcisere roller, ansvar, opgaver og procedurer. I lyset af det fælles støttecenters udfordringer, navnlig med hensyn til at opnå enighed med de andre GD'er i forskningsfamilien om en tilstrækkelig overførsel af personale eller stillinger, har IAS gjort de centrale tjenestegrene opmærksomme på problemet med ressourcemangel ved at udstede en revisionsskrivelse om emnet. Endelig bør GD RTD koordinere med de øvrige tjenestegrene i forskningsfamilien og ajourføre forskningsfamiliens fælles strategi om bekæmpelse af svig, herunder konkrete foranstaltninger til at forbedre forebyggelse og afsløring af svig, og navnlig tage hånd om risikoen for videnskabelige og faglige forseelser, dobbeltfinansiering og plagiering. GD'et bør videreudvikle og gennemføre klare retningslinjer for anvendelsen af finansielle og ikkefinansielle sanktioner i både RP7 og Horisont 2020 og udvikle dels en række KPI'er for at måle resultaterne af aktiviteterne til bekæmpelse af svig, dels et ordentligt overvågnings- og rapporteringsværktøj til de potentielle tilfælde af svig. Derudover har IAS rejst en række vigtige spørgsmål, navnlig om tilsyn med artikel 185-organer. Revisionen viste, at GD RTD ikke opnåede tilstrækkelig belæg for, at disse organer har et effektivt og produktivt system til intern kontrol som krævet i finansforordningen. For ikke at gribe forstyrrende ind i sikkerhedsproceduren bør GD RTD fastlægge og kommunikere klare kriterier for at opnå sikkerhed ud til artikel 185-organerne og rapportere om den sikkerhed, som opnås fra dem, i sin egen årlige aktivitetsrapport. Spørgsmål vedrørende Kommissionens ansvar for gennemførelsen af budgettet for delegerede organer, manglende harmoniseret rapportering om beregning og oplysning om fejlprocentsatser fra fællesforetagenderne for de fælles teknologiinitiativer og forsinkelser i opstartsfasen for den fælles revisionstjeneste (CAS) kan have en negativ indvirkning på proceduren med at opnå sikkerhed for forskningsfamilien af GD'er. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 5.3. 4.3.4.Revision af gennemførelsen af RP7-kontrolsystemer i ERCEA (ERCEA) Det Europæiske Forskningsråd (EFR) blev oprettet i 2007 med det formål at gennemføre IDEAS-programmet under det syvende rammeprogram (RP7) til fordel for det videnskabelige samfund i Europa ved at finansiere frontlinjeforskningsprojekter. EFR sigter mod at give forskere midler til at udøve uafhængig forskning ved at udvælge og finansiere forskerinitierede forskningsidéer baseret på initiativer fra det videnskabelige samfund. Et andet af EFR's mål er at tilbyde karrieremuligheder til de bedste europæiske forskere og tiltrække de bedste videnskabsfolk. Forvaltningsorganet for EFR (ERCEA) er ansvarligt for programmets gennemførelse. Selv om RP7 for perioden 2007-2013 er ved at blive udfaset, skal en stor del (omkring 50 %) af budgetbeløbet stadig bruges over de næste par år, idet mængden og værdien af betalinger under IDEAS-programmet ventes at toppe mellem 2014 og 2016, og de sidste endelige betalinger ventes foretaget i 2021. Formålet med revisionen var at vurdere, om ERCEA's RP7-kontrolstrategi var effektivt og virkningsfuldt gennemført og rapporteret i den årlige aktivitetsrapport. Derudover undersøgte IAS, om ERCEA sikrer, at der træffes korrigerende foranstaltninger med det samme og forholdsmæssigt for at opnå et acceptabelt fejlniveau med hensyn til transaktionernes lovlighed og formelle lovlighed. IAS henstillede til ERCEA at oplyse en restfejlprocent baseret på et statistisk repræsentativt udsnit eller, såfremt det benytter et alternativt vurderingsmønster, at henvise til den som en "afsløret" snarere end en "repræsentativ" fejlprocent.

Endvidere bør ERCEA udvikle en omfattende revisionsstrategi og revisionsplan, herunder relevante KPI'er, og løbende gennemgå risikoparametrene for at afspejle ERCEA's særlige træk. Forvaltningsorganet har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 5.4. 4.3.5.Revision af indkøbsforvaltning i GD JRC (GD JRC) Indkøb er vigtigt for JRC's hovedaktivitet, som består i at yde uafhængig, evidensbaseret videnskabelig og teknisk støtte til EU's politikker gennem hele den politiske proces. Over 75 % af dets årlige budget (uden personalerelaterede udgifter) gennemføres gennem en lang række indkøbsprocedurer og utallige kontrakter. Formålet med revisionen var at vurdere, om indkøbsprocessen i JRC stemmer overens med indkøbsreglerne, og om de indførte kontroller er effektive. Den fokuserede på proceduremæssige aspekter som behovsanalyse og planlægning, udarbejdelse og opfyldelse af kontrakter og efterfølgende kontrolstrategi. Revisionen viste, at der er gjort gode fremskridt, men afdækkede også områder, som havde behov for yderligere opmærksomhed. I denne forbindelse bør JRC tage skridt til at udpege individuelle procedurer vedrørende varer/tjenesteydelser, som samlet set kan nå grænsen i løbet af året og derfor er underlagt en bredere procedure. IAS henstillede til JRC at gennemgå sin strategi for indkøb af lav værdi efter en analyse af udgiftsprofilen for hvert sted, ledsaget af foranstaltninger såsom bevidstgørelse rettet mod de operationelle enheder om de kriterier, der anvendes til at bestemme valget af indkøbsprocedure, og gennemføre specifikke kontrolforanstaltninger og/eller bevidstgørelseshandlinger som opfølgning på de finansielle spørgsmål, der påvises under revisionens prøvefase. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 5.5. 4.3.6.Begrænset gennemgang af beregningen af og den underliggende metode for GD CNECT's restfejlprocent for rapporteringsåret 2013 (GD CNECT) Målet var at gennemgå beregningen af og den underliggende metode for restfejlprocenten og dermed bidrage til at mindske risikoen i forbindelse med decharge ved at sætte GD CNECT i stand til eventuelt at træffe passende foranstaltninger, inden de blev indarbejdet i den endelige årlige aktivitetsrapport og den sammenfattende rapport. Der blev ikke som følge af kontrollen påvist nogen betydelige risici. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 5.6. 4.4.Økonomiske og finansielle anliggender (COMP, ECFIN, FISMA, GROW, OLAF, TAXUD, TRADE og EASME) 4.4.1.Revision af risikostyrings-og planlægningsprocesser i GD ECFIN i forbindelse med den nye økonomiske styring (GD ECFIN) GD ECFIN spiller en central rolle i forbindelse med udformning, forhandling og gennemførelse af Kommissionens politiske reaktion på den globale finanskrise, som bl.a. omfatter banksystemer, aktiemarkeder og kreditstrømmen. GD'et er vokset betydeligt siden 2008 med hensyn til antal medarbejdere, ansvarsområder og kompleksiteten af den rammelovgivning, det er underlagt. GD'et har også gennemgået tre omstruktureringer. Formålet med revisionen var at vurdere, om GD ECFIN har baseret sin forvaltning samt overvågning og rapportering af de nye ansvarsområder inden for økonomisk styring på effektive risikostyrings- og planlægningsprocesser. Revisionen bekræftede generelt, at GD ECFIN's forvaltning, overvågning og rapportering af de nye ansvarsområder inden for økonomisk styring i forbindelse med den økonomiske krise og udfordrende begrænsninger er baseret på effektive elementer af risikostyring og planlægning, som generelt stemmer overens med de centrale tjenesters retningslinjer.

For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 6.1. 4.4.2.Revision af GD MARKT's samarbejde med de tre tilsynsorganer for finansielle tjenester (GD MARKT) Efter at finanskrisen brød ud i 2008, blev det prioriteret at stabilisere finansmarkedet, og her spillede reformen af finanssektoren en vigtig rolle. Finanskrisen fremhævede behovet for bedre lovgivning og tilsyn med finanssektoren. Tre europæiske tilsynsmyndigheder (ESA'er) – Den Europæiske Banktilsynsmyndighed (EBA), Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed (ESMA) og Den Europæiske Tilsynsmyndighed for Forsikrings- og Arbejdsmarkedspensionsordninger (EIOPA) – blev oprettet den 1. januar 2011 som erstatning for EU's tidligere tilsynsarkitektur Det overordnede mål var at vurdere GD MARKT's aktuelle ramme for resultatstyring med henblik på at følge op på og overvåge samarbejdet med de tre ESA'er for finansielle tjenester og at indhente oplysninger og rapporter om fremskridtet i retning af at nå de politiske mål for europæisk finanstilsyn. Generelt viste revisionen, at udformningen og gennemførelsen af GD MARKT's aktuelle resultatstyringsramme vedrørende samarbejdet med de tre ESA'er er tilstrækkelig – både med hensyn til opfølgning på deres aktiviteter og til at indhente oplysninger og få rapporter om fremskridt i forhold til at nå de politiske mål for europæisk finanstilsyn. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 6.2. 4.4.3.Revision af resultatmålingssystemet i GD TAXUD's toldaktiviteter (GD TAXUD) Toldunionens funktion afhænger af et tæt samarbejde mellem GD TAXUD og de nationale forvaltninger. Det vigtigste instrument, der understøtter gennemførelsen af toldpolitikken, var Told 2013-programmet (indtil 2013), som blev erstattet af det nye Told 2020-program fra 2014 og fremefter. En prioritet for 2014 var at komme endnu nærmere e-toldordningen, et moderne og papirløst miljø for told og handel baseret på EU's toldkodeks, som blev vedtaget i 2013. Det overordnede formål med revisionen var at vurdere den indførte ramme for resultatmåling af toldaktiviteter i GD TAXUD med hensyn til dets daglige operationelle aktiviteter og forvaltningsaktiviteter samt opfyldelsen af dets politiske mål. IAS anerkendte de skridt, der allerede var taget, og konkluderede, at GD TAXUD bør forbedre resultatmålingen af toldudvalg og -grupper og af GD TAXUD's interne aktiviteter på toldområdet betydeligt. For at løse disse to meget vigtige problemer bør GD TAXUD etablere et mere effektivt resultatmålingssystem for udvalg og grupper med tydeligere ansvarsområder, bedre samordning og ressourceovervågning. GD'et bør også forbedre sit eget resultatmålingssystem ved at gøre mere effektiv brug af forvaltningsplanen og risikostyring som forvaltningsværktøjer og ved at styrke den interne kommunikation. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 6.3. 4.5.Bistand til tredjelande, udvikling og udvidelse (DEVCO, ECHO, FPI, NEAR) 4.5.1.Revision af bidragsaftaler med FN-organer og andre mellemfolkelige organisationer (GD DEVCO) Under udarbejdelsen af IAS' strategiske revisionsplan for 2013-2015 blev risikoen ved bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer vurderet til at være høj baseret på den finansielle betydning af bidragsaftalerne som en metode til at levere udviklingsstøtte. Formålet med revisionen var at vurdere effektiviteten og virkningsgraden af de indførte processer og procedurer i GD DEVCO til gennemførelse af udviklings- og samarbejdsstøtte gennem bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer, navnlig i lyset af kravene i den nye finansforordning vedrørende indirekte forvaltning, hvor Kommissionen uddelegerer budgetgennemførelsesopgaver til bl.a. mellemfolkelige organisationer gennem aftaler om uddelegering af forvaltning. IAS konkluderede, at GD DEVCO havde taget passende skridt siden vedtagelsen af den nye finansforordning til at tilpasse sine interne kontrollag til de nye krav. IAS bemærkede navnlig, at den nye metode til forudgående vurdering (søjlevurdering), som blev udviklet af GD DEVCO i 2013, stemmer overens med finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser samt Kommissionens interne kontrolstandarder. GD DEVCO's overordnede strategi for forvaltning af bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer som fremlagt i de forskellige kontrollerede dokumenter, er i tråd med Kommissionens afgørelse, finansieringsaftalen, handlingsplanen og den relevante bidragsaftalen indgået med den mellemfolkelige organisation. Rapporteringskravene indgår i de særlige betingelser, og rapporterne er generelt tydelige, præcise og specifikke.

Derudover bemærker IAS, at GD DEVCO og GD ECHO har koordineret og gennemført en klar jobdeling vedrørende planlægningen af de nye søjlevurderinger. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 7.1. 4.5.2.Revision af bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer (GD ECHO) Under udarbejdelsen af IAS' strategiske revisionsplan for 2013-2015 blev risikoen i forbindelse med bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer vurderet til at være høj ud fra den betragtning, at GD ECHO ikke gennemfører humanitære handlinger selv, men gennem dets partnere og indirekte forvaltning (fælles forvaltning i henhold til den tidligere finansforordning), hvilket kan skabe udfordringer og risici for GD ECHO i forbindelse med opnåelsen af dets politiske mål. Endvidere udgør bidragsaftaler rent finansielt en stor del (46 % i 2012) af GD ECHO's samlede årlige forpligtelsesbevillinger. Formålet med revisionen var at vurdere effektiviteten og virkningsgraden af de indførte processer og procedurer i GD ECHO til gennemførelse af humanitære bistandshandlinger, som forvaltes gennem bidragsaftaler med mellemfolkelige organisationer. IAS bemærkede det arbejde, som GD ECHO (sammen med GD DEVCO) havde gjort for at forbedre den tidligere metode til søjlevurdering og for at udvikle sine interventionsstrategier. Inden for de seneste år har GD ECHO i høj grad forbedret planlægnings- og beslutningsprocesserne for sine projekter og har effektiviseret sine finansieringsbeslutningsprocesser, hvilket har gjort det muligt for både GD ECHO og dets partnere at planlægge deres projekter bedre. IAS anerkender de skridt, der allerede er taget, og konkluderer, at GD'et bør i) forbedre sin overordnede ramme for overvågning og rapportering for at tage hånd om de mål, der ikke er opnået for visse projekter, ii) vedligeholde og udbygge det fremskridt, der indtil videre er gjort for bedre at kunne påvise, at det får værdi for pengene fra sin finansiering af mellemfolkelige organisationer, og iii) sikre, at dets kontrolstrategi er omkostningseffektiv. IAS henstillede, at GD ECHO skulle videreudvikle sin ramme for overvågning for at tage højde for den kommende nye resultatbaserede kultur og sætte større fokus på værdi for pengene i Kommissionen. GD'et bør også analysere de mest almindelige årsager til, at projekter fejler, og sikre, at begrundelsen for at godkende den endelige betaling af projekter danner et revisionsspor. GD ECHO bør ligeledes revurdere sit rapporteringsbehov i forbindelse med disse kontrolbesøg i marken. Endelig bør GD ECHO konsolidere sin kontrolstrategi, så den også omfatter målsætninger og mål og fordele og ulemper ved kontrollerne. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 7.2. 4.5.3.Revision af proceduren med at opnå sikkerhed i EU's delegationer (GD DEVCO) Under udarbejdelsen af IAS' strategiske revisionsplan 2013-2015 blev risikoen i forbindelse med proceduren med at opnå sikkerhed i EU's delegationer vurderet til at være høj, baseret på GD DEVCO's globale forbehold i dens årlige aktivitetsrapport for 2012 og 2013 for alle aktiviteter som følge af den store forekomst af fejl i forbindelse med lovlighed og formel rigtighed (dvs. fejlprocenter på 3,63 % i 2012 og 3,35 % i 2013), hvilket stemte overens med den mest sandsynlige fejlprocent som angivet i Revisionsrettens revisionserklæring i 2011 og 2012. Risikovurderingen var ligeledes baseret på IAS' revision i 2012 af den årlige aktivitetsrapport i GD DEVCO, hvori den konkluderede, at rapporteringskæden (også kaldet "kontrolpyramidesystemet") fra delegationscheferne til direktørerne (anvisningsberettigede bemyndigede ved delegation) i GD DEVCO og fra direktørerne til GD DEVCO's generaldirektør (anvisningsberettiget ved delegation) bør styrkes, og at effektiviteten af forvaltningsrapporten om bistanden til tredjelande (EAMR) som et værktøj til sikring af pålidelighed (sikkerhed) og forvaltning mellem delegationerne og hovedsædet bør forbedres. Formålet med revisionen var at vurdere tilstrækkeligheden og den effektive anvendelse af det interne kontrolsystem, risikostyringen og forvaltningsprocesserne i forbindelse med processen med at opnå sikkerhed i EU's delegationer. I lyset af det miljø, som GD DEVCO opererer i, er det vigtigt, at forvaltningskontrolsystemerne fungerer effektivt for at mindske den finansielle risiko og omdømmerisikoen for EU's budget og øge chancen for at skabe værdi for pengene for skatteyderen. Delegationschefernes erklæring om sikkerhed er et effektivt middel til at opnå sikkerhed om den interne kontrols funktion, som IAS glæder sig over. IAS konkluderede, at EAMR-processen var velstruktureret og organiseret i EU-delegationerne under delegationschefernes ansvar, idet de underskriver erklæringen om sikkerhed som krævet i finansforordningen. IAS bemærkede imidlertid, at denne proces kan forbedres yderligere ved at give EU-delegationerne klare retningslinjer for i) de elementer/hændelser, som bør eller kan udløse et forbehold fra EU-delegationernes side, og ii) de potentielle konsekvenser af et forbehold. IAS påviste ét meget væsentligt problem vedrørende manglen på klare retningslinjer for, hvor og hvordan et forbehold skal formuleres af delegationscheferne i erklæringen om sikkerhed. For at mindske denne risiko bør GD DEVCO forbedre sine retningslinjer for i) definitionen af et forbehold, herunder den potentielle finansielle eller omdømmemæssige indvirkning for EU-delegationen og ii) konsekvenserne af et forbehold (dvs. de vigtigste definerede handlinger, som gennemføres eller er planlagt gennemført med henblik på at afhjælpe situationen/den svaghed, som udløste forbeholdet). Én vigtig henstilling bør også fremhæves: EAMR er det vigtigste værktøj for pålidelighed, som EU's delegationer anvender til at opnå sikkerhed for forvaltningen af de midler, som uddelegeres til dem. Det består af et sæt resultatindikatorer (KPI'er) for fornuftig finansiel forvaltning og den interne kontrols og revisionssystemernes effektivitet. IAS henstillede til GD DEVCO at forbedre EAMR ved at give yderligere retningslinjer om udformningen, anvendelsen og relevansen af de KPI'er, som strukturerer rapporten, for at sikre, at de tilfører tilstrækkelige oplysninger til proceduren med henblik på at opnå sikkerhed. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 7.3. 4.5.4.Revision af budgetstøtte i GD DEVCO Budgetstøtte er en støtteform, som finansieres af både EU's budget og af Den Europæiske Udviklingsfond (EUF), og som udgjorde 24 % af GD'ets samlede betalinger i 2014. Budgetstøtte kendetegnes bl.a. ved, at det ikke er muligt at spore, hvordan de tilførte midler anvendes, eftersom midlerne overføres til modtagerlandets statskasse. Kommissionens ansvar i forbindelse med regnskabsføring og revision af disse ressourcer er derfor begrænset til at sikre, at betingelserne for udbetaling er opfyldt, og at midlerne er blevet overført i overensstemmelse med den aftale, som er indgået med landet.

Ved udgangen af 2013 var 256 budgetstøtteoperationer blevet gennemført eller under udarbejdelse i 84 lande. Lande i Afrika og EU's nabolande er langt de største modtagere af budgetstøttemidler (henholdsvis 44 % og 31 % af de løbende bevillinger i 2013). Kommissionens brug af visse aspekter af budgetstøtten er blevet udfordret i årenes løb af Europa-Parlamentets Udviklingsudvalg (DEVE) og Budgetkontroludvalg (CONT) samt af medlemsstaterne. Derudover konstaterede Revisionsretten i sin særberetning 11/2010 svagheder i Kommissionens forvaltning af budgetstøtte. Formålet med revisionen var at vurdere GD DEVCO's tilgang til budgetstøtte, og navnlig om GD DEVCO's processer til forvaltning af budgetstøtteoperationer var effektive og virkningsfulde. I revisionen blev det konkluderet, at retningslinjerne for budgetstøtte (udstedt september 2012) sammen med de stærkere rammer for risikostyring udgjorde et godt grundlag for beslutningstagningen. IAS bifalder den kommende gennemgang af retningslinjerne for budgetstøtte, som kommer i rette tid til at kunne påvirke de nye flerårige vejledende programmer og skal være et modsvar til specifikke problemområder, som tjenestegrenene har gjort opmærksom på i løbet af de første to år efter deres gennemførelse. IAS påviste imidlertid ét meget væsentligt problem vedrørende politisk dialog i forbindelse med budgetstøtte. For at løse dette problem bør GD DEVCO forbedre de nuværende retningslinjer for politisk dialog. GD DEVCO bør ligeledes inddrage elementer af politisk dialog for en bestemt sektor/delsektor i finansieringsaftalen (eller et andet dokument efter aftale med de nationale myndigheder) for bedre at kunne forudse hovedlinjerne i den politiske dialog og i sidste instans bidrage til at nå de tilsigtede resultater for de specifikke indikatorer, som er defineret i de tekniske og administrative bestemmelser. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 7.4. 4.5.5.Revision af kontrolstrategien i FPI (FPI) Tjenesten for Udenrigspolitiske Instrumenter (FPI) forvalter en vigtig del af det udenrigspolitiske budget. Den er bl.a. ansvarlig for den operationelle og finansielle forvaltning af operationerne under den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik (FUSP) og for krisekomponenterne i stabilitetsinstrumentet. Den komplekse beslutningsproces, den geografiske spredning af de involverede aktører (FSFP – den fælles sikkerheds- og forsvarspolitiks missioner og EUSR – EU's særlige repræsentanter), det operationelle miljø for FSFP-missioner, som skabes fra bunden uden forudgående sikkerhed for, at de opfylder kravene i "søjlevurderingen", og det ofte høje korruptionsniveau i de lande, hvor operationerne udføres, skaber i sagens natur et højrisikomiljø for gennemførelsen af budgettet, som FPI er eneansvarlig for. Hvis disse høje risici ikke reduceres, kan de påvirke den sikkerhed, som FPI kan opnå for disse enheder. Formålet med revisionen var at vurdere tilstrækkeligheden og effektiviteten af FPI's strategi for kontrol med operationer under FSFP og stabilitetsinstrumentet, som gennemføres af henholdsvis EUSR's/FSFP's missioner og EU's delegationer, og navnlig i) udformningen og den effektive gennemførelse af den kontrolstrategi, som FPI har indført med det formål at underbygge proceduren med at opnå sikkerhed i forbindelse med FSFP og stabilitetsinstrumentet, ii) FPI's strategi for bekæmpelse af svig og iii) beregning og oplysning af restfejlprocenten i FPI's årlige aktivitetsrapport for 2013. IAS noterede sig det miljø, som FPI opererer i, som er en koordineringsmæssig udfordring, og som besværliggør beslutningsprocessen. IAS konkluderede imidlertid, at FPI ved at opnå sikkerhed for anvendelsen af ressourcerne i lyset af det stadig større budget til dets aktiviteter bør sikre, at der udvikles en strategi for bekæmpelse af svig til FSFP-missioner/EUSR, at dets interne kontrolsystem styrkes og anvendes effektivt, og at det stemmer overens med GD BUDG's anvisninger, når fejlprocenten beregnes. For at løse disse problemer bør FPI udvikle og gennemføre en strategi for bekæmpelse og afsløring af svig i FSFP-missioner/EUSR og sikre, at det personale, som gennemfører FSFP-budgettet, løbende uddannes i spørgsmål som bekæmpelse af svig og etik. Der bør gives effektive og centraliserede retningslinjer for missioner, og FPI bør revurdere sin kontrolstrategi ved at øge effektiviteten i gennemførelsesfasen for at minimere de ikkestøtteberettigede udgifter, som påvises i de efterfølgende kontroller, og gennemgå sin revisionsstrategi for mandater. Endelig bør FPI i overensstemmelse med GD BUDG's årlige aktivitetsrapport anvende stående instrukser, en flerårig tilgang til beregning af fejlprocenten for aktiviteter, som af natur er flerårige, baseret på reelt reviderede betalinger, og tage skridt til at indføre et alternativt vurderingsmønster som supplement til den aktuelle metode til at opnå sikkerhed. Én "meget vigtig" henstilling rettet til FPI blev kun delvist accepteret. IAS henstillede, at FPI skulle være bedre til at dokumentere beslutningsprocesserne for inddrivelser. FPI mente selv at have taget flere initiativer til at forbedre dette, men IAS' revision afslørede imidlertid, at der fortsat er svagheder trods disse initiativer. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 7.5. 4.6.Revision på it-området 4.6.1.Fælles revision i IAS/AGRI IAC af forvaltningen af lokal it i GD AGRI GD AGRI's hovedaktivitet afhænger i høj grad af it-systemer. De støtter primært landbrugsmarkederne, direkte støtte og udvikling af landdistrikterne samt aktiviteter i forbindelse med finans- og revisionsforvaltning. It-aktiviteter og ressourcer forvaltes lokalt, primært i it-enheden. Det overordnede formål med revisionen var at vurdere det interne kontrolsystem, som GD AGRI har indført for at sikre en tilstrækkelig og effektiv forvaltning af sine lokale it-aktiviteter.

Generelt bemærkede IAS, at GD AGRI's lokale it-effektivitet opfylder mandatet til at støtte gennemførelsen af GD AGRI's aktiviteter via it-løsninger, som er tilpasset forretningsmæssige behov og prioriteter. IAS nævnte imidlertid to meget vigtige problemer for GD AGRI vedrørende it-forvaltning og it-strategi. GD'et har endnu ikke forbedret rammerne for sin it-forvaltning og således ikke præciseret de forskellige organers/aktørers roller og ansvarsområder. GD'et bør navnlig styrke den styrende rolle i It-styrelsesudvalgets (ITSC) og i informationssystemer/projektstyrelsesudvalg samt den forretningsmæssige deltagelse i beslutningsprocessen. GD AGRI bør også udarbejde en omfattende it-strategi, som beskriver den langsigtede retning af GD'ets it-investeringer, og hvordan de tilpasses de forretningsmæssige mål. Hvis disse problemer ikke finder en hensigtsmæssig løsning, kan de føre til ineffektive/ikkevirkningsfulde beslutninger med hensyn til it-aktiviteter og til ringe tilpasning af it til GD'ets og institutionernes forretningsmæssige mål. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 8.1. 4.6.2.Revision af it-forvaltning i GD BUDG GD BUDG er meget afhængig af it-systemer i udførelsen af dets opgaver. Generaldirektøren er systemejer af de centrale finansinformationssystemer, herunder ABAC (til registrering af budgetgennemførelse og regnskabsføring), Badgebud (til budgetforberedelse) og RAD (til opfølgning på den årlige decharge), som primært udvikles og vedligeholdes af GD BUDG. Det overordnede formål med denne revision var at vurdere, om it-forvaltningen i GD BUDG sikrer en optimal tilpasning af forretning og it, fornuftig ressourceforvaltning og effektive it-løsninger. Revisionen fokuserede på GD BUDG's nuværende ramme for forvaltning af og tilsyn med it-aktiviteterne. Fokus lå navnlig på udformningen og gennemførelsen af processer og organisationsstrukturer til sikring af, at it understøtter GD'ets strategier og målsætninger tilstrækkeligt. Generelt leverer GD BUDG's it-funktion effektive it-løsninger med hensyn til tilgængeligheden af finansielle systemer, regnskabernes rigtighed og opfyldelse af juridiske forpligtelser. IAS påviste imidlertid nogle meget vigtige forhold på følgende områder: It-forvaltning, it-organisation og -prioritering samt planlægning af it-aktiviteter. GD BUDG bør forbedre it-forvaltningen ved at revidere strukturen og sammensætningen af samt mandatet for forvaltningsorganerne og sikre, at de fungerer effektivt. It-styrelsesudvalget (ITSC) bør mødes oftere, og systemejerens, virksomhedsejerens og dataejerens rolle bør præciseres for de forskellige informationssystemer. GD BUDG bør ligeledes effektivisere sin it-organisation ved at reorganisere it-kapaciteten i homogene områder og konsolidere it-relaterede opgaver baseret på en liste over GD'ets it-relaterede aktiviteter og de tilgængelige kompetencer. GD'et bør navnlig adskille it-forsynings- og it-efterspørgselsrelaterede opgaver og regulere forholdet mellem disse to komponenter. Prioritering og planlægning bør ske på en mere realistisk måde og med en klarere ansvarsfordeling for at nå de planlagte mål til tiden og inden for budgettet. GD BUDG bør derfor i forbindelse med planlægningen af sine it-aktiviteter tage højde for tilgængelige ressourcer og begrænsninger for at undgå urealistiske forventninger og sandsynlige fejl/forsinkelser. GD'et bør også sikre, at forretningsmæssige anmodninger kommunikeres rettidigt til it-funktionen, så den kan planlægge sine aktiviteter mere præcist. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 8.2. 4.6.3.Revision af forvaltningen af logisk adgang til systemer (ECAS/LDAP/Windows) i GD DIGIT ECAS er det primære autentifikationssystem, der bruges i Kommissionen. Det er en enkel database med de oplysninger (login og adgangskoder) for de omkring 1,3 mio. brugere (internt og eksternt), som har adgang til institutionelle og lokale it-systemer, der understøtter administrative, finansielle og politikrelaterede aktiviteter. ECAS er udviklet internt af GD DIGIT og hostes i datacentret. I 2013 lancerede GD DIGIT et stort projekt (EXODUS) til opdatering af ECAS' it-infrastruktur og forbedring af ECAS' sikkerhed, som i øjeblikket er under udvikling. Det overordnede formål med revisionen var at vurdere, om GD DIGIT's kontrolsystemer sikrer, at ECAS-autentifikationstjenesten på tilstrækkelig vis støtter behovet for sikker adgang til Kommissionens informationssystemer. Revisionen viste, at ECAS har en god resultathistorik uden store klager fra brugerne inden for de seneste år og er blevet anvendt af et stadig større antal institutionelle og lokale applikationer. Det har også udviklet sig, så det nu indeholder flere funktioner og bedre kan imødegå sikkerhedsmæssige udfordringer. Ikke desto mindre skal GD DIGIT forbedre ECAS-tjenestens forvaltning og sikkerhedsstyring yderligere for at kunne tilbyde brugerne mere effektive og sikre autentifikationstjenester. IAS påviste meget vigtige problemer på følgende områder: vision og strategi for identitets- og adgangsstyring, sikkerhedskrav til ECAS, krav til forvaltning og planlægning af Exodus-projektet og ECAS' afhængighed af Windows Active Directory (AD), Kommissionens virksomhedsregister (CED) og det centrale brugerregister (CUD). For at løse disse problemer bør GD DIGIT ajourføre visionen for identitets- og adgangsstyring og sikre, at det omsættes til en tilstrækkelig langsigtet strategi og årsplaner med klare mål og resultater.

Endvidere bør GD DIGIT sikre, at sikkerhedskravene defineres med inddragelse af alle aktører og dokumenteres ordentligt i en sikkerhedsplan. Det bør også definere en klar køreplan (med ressourcer, frister og resultater) i forbindelse med Exodus-projektet. Endelig bør GD DIGIT påvise og vurdere unødig afhængighed af andre aspekter og gennemføre passende sikkerhedsforanstaltninger til at reducere sandsynligheden for sikkerhedsbrud og afbrydelser. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 8.3. 4.6.4.Revision af forvaltningen af it-projekter i GD EAC (E4ALink og EVE) GD EAC forvalter aktuelt flere it-udviklingsprojekter, der har til formål at levere it-applikationer til støtte for forvaltningen af den fremtidige generation af programmer (2014-2020). GD EAC er navnlig særlig opmærksom på aktiviteterne i forbindelse med Erasmus+-programmet med et samlet budget for perioden 2014-2020 på omkring 19 mia. EUR. De it-systemer, som er under udvikling, skal anvendes af GD EAC's operationelle enheder samt nationale agenturer, forvaltningsorganer samt støttemodtagere. Tilstrækkelig forvaltning af it-projekter er et vigtigt succeskriterium i sikringen af, at it-systemerne opfylder brugernes forventninger og leveres til tiden og inden for det tildelte budget. I denne forbindelse var målet med revisionen at vurdere, om it-projektforvaltningen i GD EAC er hensigtsmæssig med hensyn til de fastlagte frister for frigivelse af systemet til produktion, overholdelse af det tildelte budget til projekterne og kvaliteten af resultaterne. IAS bemærkede generelt, at GD'et har arbejdet på at forbedre forvaltningen af sine it-projekter i retning af en sammenhængende og struktureret tilgang med gennemførelse af en projektforvaltningsramme, der omfatter forvaltnings- og organisationsstrukturer, processer, aktiviteter og dokumentation. IAS påviste imidlertid områder, hvor der var plads til forbedringer med hensyn til forvaltningen af projektporteføljen, projektforvaltningsmetoden og informationssystemets logiske sikkerhed. For at løse disse problemer bør GD EAC styrke sine kontrolmekanismer for projektstyring (ved at tilpasse processer, dokumenter og arbejdsgange i aktuelle og kommende projekter til referencerammen PM2) og gennemføre en formel struktur for program- og porteføljeforvaltning. GD EAC bør også definere og gennemføre sikkerhedsplaner baseret på resultaterne af den forretningsmæssige indvirkning og risikovurderinger og it-systemernes deraf følgende kritikalitet. Både forretnings- og sikkerhedsspecialister bør inddrages i denne øvelse. GD'et har udarbejdet en handlingsplan for gennemførelse af henstillingerne, som IAS anser for at være tilfredsstillende. For yderligere oplysninger henvises til arbejdsdokumentets afsnit 8.4. 4.6.5.Fælles revision i IAS/IAC af forvaltningen af lokal it i GD MARE Aktiviteterne i GD MARE er stærkt afhængige af it-systemer for at nå deres strategiske mål inden for både fiskeripolitikker (CFP) og havpolitikker (CMP). GD MARE's informationssystemer understøtter programmet om forvaltning af integrerede fiskeridata (IFDM), giver oplysninger om atlasset over havene (MarAtlas) og giver offentlige forvaltninger mulighed for at udveksle tværsektorielle oplysninger på det maritime område (CISE-projektet). Det overordnede formål med revisionen var at vurdere det interne kontrolsystem, som GD MARE har indført for at sikre en tilstrækkelig og effektiv forvaltning af dets lokale it-aktiviteter. GD MARE er generelt fuldt ud klar over, hvad it betyder for at nå de forretningsmæssige mål, og arbejder meget med det (f.eks. i månedlige møder i It-styrelsesudvalget). It-løsninger leveres til støtte for GD'ets politikker trods den kompleksitet, som ligger i det miljø, det opererer i, og trods ressourcemæssige begrænsninger. IAS konstaterede imidlertid nogle meget vigtige problemer med hensyn til it-strategi og -forvaltning, it-operationer og it-projektstyring. For at løse disse problemer bør GD MARE definere og godkende en formel it-strategi, som på lang sigt dækker alle it-relaterede aktiviteter, der støtter forretningsmæssige mål. Endvidere bør der anvendes mere formelle metoder til at afdække, vurdere og prioritere de it-relaterede behov for alle politikkerne under GD MARE's ansvarsområder og afsætte de tilgængelige ressourcer til dem. GD'et bør ligeledes forbedre den aktuelle forvaltning ved at gennemgå funktionerne i de eksisterende forvaltningsorganer (ITSC og temagrupper) og nedsætte specifikke styrelsesudvalg for programmer og projekter, som kan føre tilsyn med de operationelle aspekter. Roller, ansvar og rapporteringsbestemmelser bør tydeligt defineres og gennemføres for alle forvaltningsorganer. Inden for it-operationer bør GD MARE forbedre sine rammer og procedurer for forvaltning af ændringer for fuldt ud at dække, vurdere og prioritere anmodninger om ændringer i alle it-domæner. GD MARE bør også forbedre sin portefølje- og programforvaltning med en passende ramme for organisation, roller og ansvar, processer og værktøj for både it- og forretningssiden. Med hensyn til projektstyring bør GD MARE forbedre støtten til forretnings- og projektforvaltere, udforme og gennemføre en kvalitetsstyringsproces og forbedre serviceforvaltningen.