Europa-Parlamentets beslutning

af 7. oktober 2010

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008 med akademiets svar [1],

der henviser til Rådets henstilling af 16. februar 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

der henviser til sin afgørelse af 5. maj 2010 [2] om udsættelse af afgørelsen om decharge for regnskabsåret 2008 og svarene fra direktøren for Det Europæiske Politiakademi,

der henviser til EF-traktatens artikel 276 og EUF-traktatens artikel 319,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget [3], særlig artikel 185,

der henviser til Rådets afgørelse 2005/681/RIA af 20. september 2005 om oprettelse af Det Europæiske Politiakademi (Cepol) [4], særlig artikel 16,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 [5], særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

der henviser til anden betænkning fra Budgetkontroludvalget (A7-0253/2010),

A. der henviser til, at akademiet blev oprettet i 2001, og at det med virkning fra 1. januar 2006 blev ændret til et fællesskabsorgan som omhandlet i finansforordningens artikel 185, for hvilke rammefinansforordningen for agenturer gælder,

B. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2006 afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angår de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed med den begrundelse, at udbudsprocedurerne ikke levede op til finansforordningens bestemmelser,

C. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2007 afgav en revisionserklæring med forbehold, for så vidt angår regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed,

D. der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2008 føjede en henvisning til specialforhold til sin erklæring om regnskabernes pålidelighed uden udtrykkeligt at fremsætte forbehold, og afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angår de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed,

E. der henviser til, at Parlamentet i ovennævnte afgørelse af 5. maj 2010 vedtog at udsætte afgørelsen om decharge for regnskabsåret 2008,

Generelle betragtninger

Akademiets gentagne og omfattende underskud

1. finder det uacceptabelt, at Cepol/akademiet, siden det fik status som agentur (2006), har haft vanskeligt ved at opfylde de krav til god forvaltningsskik, der stilles til et reguleringsagentur; understreger, at siden 2006 har gentagne revisioner afdækket problemer i forbindelse med akademiets overholdelse af finansforordningen, personalevedtægten og regnskabssystemet såvel som overtrædelser af reglerne om budgetforvaltning, personale, udbud og udgifter til afholdelse af kurser; er opmærksom på, at de forbedringer, akademiet har gennemført, først vil være afsluttet fra 2014, hvor Cepols flerårige plan (godkendt af bestyrelsen i maj 2010) skal være gennemført fuldt ud; kan derfor ikke godtage, at det skal tage akademiet ni år (2006-2014) at nå et acceptabelt niveau for opfyldelse af de krav til god forvaltningsskik, der stilles til et reguleringsagentur;

Akademiets forvaltning i perioden 2006-2009

2. finder den manglende ansvarlighed og professionalisme, som den tidligere direktør med ansvar over for Parlamentet for 2008-budgettets gennemførelse har udvist, uacceptabel; påpeger, at det tjekkiske formandskab den 18. maj 2009 forelagde følgende konklusioner:

- dårlig ledelse af akademiet: i fortsættelse af Den Interne Revisionstjenestes konklusioner tilbød Kommissionen bistand til akademiet, men direktøren rettede på intet tidspunkt henvendelse til GD JLS eller GD BUDG

- kommunikation i sekretariatet: manglende kommunikation og tillid mellem direktøren og personalet førte til vedvarende konflikter

- manglende gennemsigtighed: i stedet for at identificere problemerne og rådføre sig med bestyrelsen eller Kommissionen undlod direktøren at videregive de pågældende oplysninger, som efterfølgende kom frem i forskellige sammenhænge

- direktøren referer til akademiets bestyrelse: direktøren respekterede ikke bestyrelsens afgørelser;

3. beklager, at akademiets bestyrelse for ikke at skade agenturets image ikke håndterede den tidligere direktørs ledelsesmæssige fejl på en hensigtsmæssig måde;

4. finder det uacceptabelt, at bestyrelsen besluttede ikke at træffe disciplinære sanktioner, navnlig på grund af den ankemulighed, som den tidligere direktør havde kunnet benytte sig af;

5. insisterer derfor på, at akademiets bestyrelse holdes ansvarligt, og foreslår, at der foretages ændringer, så denne situation ikke gentager sig i fremtiden; opfordrer til at genoverveje Kommissionens holdning og give den stemmeret og ret til at udgøre et blokerende mindretal ved beslutninger vedrørende den budgetmæssige, økonomiske og administrative forvaltning af agenturet inden for akademiets bestyrelse og af andre EU-agenturer;

Strukturelle problemer

6. stiller endvidere spørgsmålstegn ved akademiets evne til fuldt ud at overvinde sine strukturelle problemer som følge af:

- akademiets ringe størrelse, som skaber tvivl om, hvorvidt det er i stand til effektivt at håndtere kompleksiteten i EU's finansforordning og tjenestemandsvedtægt

- placeringen af akademiets sekretariat i Bramshill, ca. 70 km fra London, som er en ulempe, blandt andet hvad angår rekruttering og offentlige transportmuligheder

- omkostningerne til forvaltning af akademiet, som ikke er ubetydelige, eftersom bestyrelsen består af 27 medlemmer, og der kun er 24 ansatte (tal fra begyndelsen af regnskabsåret 2008);

7. foreslår derfor at undersøge muligheden for, at akademiet tilknyttes Europol som en konkret løsning på akademiets strukturelle og vedvarende problemer; foreslår også, at Revisionsretten foretager en omfattende revision af reguleringsagenturerne med henblik på blandt andet at vurdere omfanget af udgifterne til drift og forvaltning og metoder til håndtering af strukturelle problemer og andre spørgsmål som supplement til Kommissionens egen evaluering af reguleringsagenturerne;

Revisionsrettens holdning

8. bemærker, at Revisionsretten ikke er parat til hurtigt at sende en udtalelse i form af en skrivelse med en vurdering af fastsættelsen af akademiets handlingsplan i overensstemmelse med anmodningen i punkt 23 i Parlamentets beslutning [6], der er en integrerende del af dets afgørelse af 5. maj 2010 om decharge for regnskabsåret 2008; noterer sig dog Revisionsrettens erklæring om, at den allerede har foretaget en indgående behandling af de problemer, den har konstateret i akademiet, i sine særlige årsberetninger fra 2006 til 2008;

Akademiets handlingsplan for 2010-2014

9. bemærker, at akademiets nye direktør rettidigt har forelagt den handlingsplan, der anmodes om i punkt 22 i Parlamentets ovennævnte beslutning af 5. maj 2010; beklager dog den manglende præcision i beskrivelsen af de specifikke foranstaltninger, akademiet skal træffe; beklager også, at de fleste af de indikatorer, akademiet foreslår, er vage og ikke altid klart vil bidrage til at vurdere, hvorvidt akademiet når de fastsatte mål;

10. bemærker, at akademiets direktør og bestyrelse efter Parlamentets anmodning om vedtagelse af en handlingsplan har skønnet, at det realistisk set vil kræve en periode på fire år (fra 2010 til 2014) at gennemføre de målsætninger, der er angivet i bilaget til ovennævnte beslutning af 5. maj 2010; kan derfor ikke godtage, at akademiet har behov for yderligere fire år til at nå et acceptabelt niveau for opfyldelse af de krav til god forvaltningsskik, der stilles til et reguleringsagentur;

11. henstiller, at akademiets direktør underretter dechargemyndigheden om udviklingen i handlingsplanens gennemførelse hver sjette måned;

Specifikke bemærkninger

Validering af de finansielle procedurer og det nye regnskabssystem (artikel 43 i rammefinansforordningen)

12. er foruroliget over vanskelighederne i 2008 i forbindelse med overgangen fra det gamle regnskabssystem til ABAC og den forsinkede indførelse af et egentligt regnskabssystem, som stadig skaber usikkerhed om kvaliteten af de finansielle oplysninger om fremførsler fra det foregående år, anvendelsen af formålsbestemte indtægter og sammenhængen med visse tal i balancen for 2007; er dybt foruroliget over det forhold, at akademiets foranstaltninger nu er udskudt til 2011, fordi to hovedaktører på det finansielle område er fratrådt, nemlig regnskabsføreren og den økonomi- og budgetansvarlige;

13. understreger, at Revisionsrettens revision af et udsnit af forpligtelserne (jf. Revisionsrettens bemærkning om akademiets årsregnskaber, punkt 15) viste, at der i tre tilfælde ikke fandtes revisionsspor, der kunne vise den finansielle gennemførelse, og at det var derfor ikke muligt at afstemme slutsaldiene i regnskabet pr. 31. december 2008;

14. understreger, at Revisionsretten allerede i sin særlige årsberetning for 2006 anførte, at akademiet ikke havde indført de nødvendige systemer og procedurer, som kunne sætte det i stand til at forberede en beretning om den finansielle forvaltning i overensstemmelse med kravene i rammefinansforordningen for agenturerne;

Budgetprogrammering og -overvågning

15. er bekymret over svagheder i akademiets programmering og overvågning af budgetgennemførelsen; bemærker i særdeleshed, at 31 % af akademiets samlede budget måtte fremføres i 2008; mener, at de foranstaltninger, akademiet har foreslået i denne forbindelse, er utilstrækkelige og vage;

16. bemærker, at allerede for regnskabsåret 2007 bortfaldt over 20 % (0,5 mio. EUR) af akademiets bevillinger, som var fremført fra det foregående år;

Den finansielle forvaltning af akademiets aktiviteter

17. er bekymret over akademiets finansielle forvaltning af sine aktiviteter; noterer sig især, at Revisionsretten, hvad angår regnskabsåret 2008, har konstateret

- manglende retlige forpligtelser i tre tilfælde til en samlet værdi af 39500 EUR

- manglende budgetmæssig forpligtelse forud for en retlig forpligtelse i ni tilfælde til en samlet værdi af 244200 EUR

og mener, at de foranstaltninger, akademiet har foreslået i denne forbindelse, er utilstrækkelige og vage;

Kontrolsystemet for offentlige indkøb

18. er foruroliget over akademiets fortsatte tilsidesættelse af finansforordningen, hvad angår reglerne om offentlige indkøb; bemærker især uregelmæssigheder i udbudsproceduren for en kontrakt med en leverandør til en værdi af ca. 2 % af aktionsudgifterne i 2008;

19. understreger, at Revisionsretten i de særlige årsberetninger for 2006 og 2007 allerede kritiserede akademiet for ikke at kunne dokumentere behovet for indkøb af bestemte varer og anvendelse af en bestemt leverandør;

Kontrolsystemet for udgifter

20. påpeger, at Revisionsretten har konstateret et stort antal overtrædelser i 2008 af de gældende administrative og finansielle bestemmelser for udgifter til afholdelse af kurser og seminarer, der tegner sig for en væsentlig del (64 %) af akademiets driftsudgifter; noterer sig, at disse uregelmæssigheder primært vedrørte manglende begrundelse for de påløbne omkostninger, manglende tilstedeværelseslister ved kurser samt de originale fakturaer og dokumenter, der var nødvendige for, at man kunne godtgøre opholdsudgifter, samt manglende anmodning om oplysninger om eksperters rejseudgifter; anmoder akademiet om at træffe foranstaltninger til sikring af en passende kapacitet til forudgående og efterfølgende kontrol;

21. finder det bekymrende, at Revisionsretten allerede i sine særlige årsberetninger for 2006 og 2007 bemærkede, at budgetbevillingerne ikke blev anvendt i overensstemmelse med princippet om forsvarlig finansiel forvaltning (artikel 25 i akademiets finansforordning);

Bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter

22. beklager, at den eksterne revision af anvendelsen af bevillinger til finansiering af private udgifter, som akademiet har meddelt vil blive foretaget af et eksternt firma, endnu ikke er påbegyndt; er således bekymret over denne forsinkelse, som givet ikke vil lette det eksterne firmas arbejde;

23. bemærker, at den daværende direktør i sit svar efter høringen den 25. januar 2010 meddelte Budgetkontroludvalgets medlemmer, at nogle af midlerne var blevet tilbagebetalt; bemærker dog, at omkostninger i 2007 til transport og taxakørsel for 2320,77 GBP øjensynligt endnu ikke er blevet tilbagebetalt;

24. bemærker desuden, at der stadig ikke er klarhed over udgifterne til medarbejdernes brug af mobiltelefoner og biler;

25. understreger, at Revisionsretten allerede i sin særlige årsberetning for 2007 påpegede, at revisorerne ikke kunne gennemgå alle betalinger i 2007, eftersom det ikke var muligt at opgøre, hvor stort et beløb der uretmæssigt blev anvendt til private formål, og hvor mange forskellige typer private udgifter der blev afholdt;

Personaleforvaltning: vikaransatte i følsomme stillinger

26. er bekymret over, at det finansielle arbejde hidtil er blevet varetaget af vikaransatte; bemærker, at akademiet først i 2009 udarbejdede et stillingsopslag med henblik på ansættelse af en intern kontrolkoordinator, og at der forventedes at blive afholdt samtaler til denne stilling i begyndelsen af 2010; er bekymret over, at to hovedaktører på det finansielle område (regnskabsføreren og den økonomi- og budgetansvarlige) er fratrådt for nylig;

27. henviser vedrørende de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 5. maj 2010 [7] om præstationer, økonomisk forvaltning og kontrol med agenturer.

[1] EUT C 304 af 15.12.2009, s. 124.

[2] EUT L 252 af 25.9.2010, s. 232.

[3] EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

[4] EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63.

[5] EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

[6] EUT L 252 af 25.9.2010, s. 233.

[7] EUT L 252 af 25.9.2010, s. 241.

--------------------------------------------------