EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2020/1985

af 14. maj 2020

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2018, Sektion VI — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg

EUROPA-PARLAMENTET,

— der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2018, Sektion VI — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg,

— der henviser til den fremlæggelse for lukkede døre, som fandt sted den 3. februar 2020 for Parlamentets Budgetkontroludvalg ved Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) vedrørende resultatet af OLAF's undersøgelse af Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg,

— der henviser til Den Europæiske Ombudsmands beretning om værdigt arbejde i EU-institutionerne og -agenturerne: SI/2/2018/AMF,

— der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,

— der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0078/2020),

A. der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren ønsker at understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden og gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

1. glæder sig over Revisionsrettens konklusion om, at betalingerne som helhed vedrørende administrationsudgifter for Det Europæiske Økonomiske og Social Udvalg (»udvalget«) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2018, var uden væsentlig fejlforekomst, og at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer var effektive;

2. bemærker, at Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) fra juli til november 2018 modtog påstande om chikane vedrørende et højtstående medlem af udvalget, formanden for Arbejdsgivergruppen (Gruppe I) siden april 2013, fra fem forskellige kilder, og at OLAF den 6. november 2018 besluttede at indlede en undersøgelse;

3. bemærker, at der gennem den formelle procedure blev indberettet ét tilfælde af chikane i 2018 (artikel 24 i personalevedtægten og artikel 12, stk. 1, i udvalgets afgørelse om forebyggelse af chikane); minder om, at den administrative undersøgelse er afsluttet, og at den person, som beskyldningerne var rettet imod, er blevet pålagt en minimal disciplinær sanktion, på trods af at alle klagemuligheder endnu ikke er udtømt; noterer sig, at tre andre tilfælde af chikane, der til en vis grad er forbundet med hinanden, blev indberettet i 2018 via syv indberetninger fra whistleblowere; noterer sig, at der blev indledt to administrative undersøgelser, og at sagerne blev henvist til OLAF i januar 2019;

4. noterer sig, at OLAF den 17. januar 2020 sendte sin rapport og sine henstillinger til udvalgets formand i overensstemmelse med samarbejdsaftalen mellem udvalget og OLAF; udtrykker bekymring over, at OLAF har konstateret chikane vedrørende to ansatte, upassende adfærd (alvorlig forseelse) vedrørende én ansat og ét medlem af udvalget og forseelser vedrørende andre ansatte, og at det også besluttede at henvise sagen til de belgiske myndigheder;

5. beklager dybt OLAF's undersøgelsesresultater vedrørende psykisk chikane, alvorlige forseelser og upassende adfærd fra formanden for Gruppe 1’s side over for hans underordnede mellem 2013 og 2018; bemærker, at chikane i henhold til belgisk lovgivning udgør en strafbar handling; bemærker endvidere, at artikel 4 i adfærdskodeksen for udvalgets mellemmer om værdighed er blevet overtrådt, og at en sådan adfærd ikke er forenelig med Unionens værdier om respekt for og beskyttelse af den menneskelige værdighed på arbejdspladsen som fastsat i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder; opfordrer udvalget til rettidigt at aflægge rapport til dechargemyndigheden om, hvordan det har fulgt op på OLAF's henstillinger;

6. forventer, at udvalget behørigt underretter dechargemyndigheden inden september 2020 om de foranstaltninger, der er truffet for at følge op på OLAF's henstillinger og for at rette op på forseelserne;

7. opfordrer udvalget til konsekvent at anvende artikel 8 i sin adfærdskodeks uden forsinkelse, nemlig ved at indlede den nødvendige procedure mod de berørte personer og ved straks at indbringe sådanne spørgsmål for det rådgivende udvalg for medlemmers adfærd;

8. understreger sin bekymring vedrørende det nuværende arbejdsmiljø i udvalget, navnlig i Gruppe I, og anmoder udvalget om at træffe de nødvendige foranstaltninger til at skabe et respektfuldt og troværdigt miljø, hvilket er afgørende for de ansattes personlige trivsel og faglige udvikling; minder yderligere udvalget om, at et dårligt arbejdsmiljø fører til ineffektivitet, stress og manglende produktivitet;

9. noterer sig, at Gruppe I den 22. januar 2020 valgte sin nuværende formand som kandidat til at blive formand for udvalget fra oktober 2020, når udvalgets formandskab overtages af Gruppe I for en periode på to et halvt år;

10. minder om Den Europæiske Ombudsmands beretning om værdigt arbejde i EU-institutionerne og -agenturerne: SI/2/2018/AMF, som med hensyn til højtstående personale fastslår, at »Individuals are particularly vulnerable to harassment where there is a power imbalance between the parties involved. This can be mitigated through more demanding rules for high-ranking personnel, who are not covered by the Staff Regulations, such as commissioners, judges, members of the Court of Auditors, members of the Economic and Social Committee and so on. These could include aggravated disciplinary measures, such as compulsory retirement or removal of pension rights. High-ranking personnel should be informed of all anti-harassment rules and policies at the beginning of their mandates in a comprehensive manner and at regular intervals.« (Enkeltpersoner er særligt sårbare over for chikane, når der er en ulige magtbalance mellem de involverede parter. Dette kan afhjælpes gennem mere krævende regler for højtstående personale, som ikke er omfattet af personalevedtægten, f.eks. kommissærer, dommere, medlemmer af Revisionsretten, medlemmer af Det Økonomiske og Sociale Udvalg, osv. Disse kan omfatte skærpede disciplinære foranstaltninger, såsom tvungen pensionering eller fratagelse af pensionsrettigheder. Højtstående medarbejdere bør ved begyndelsen af deres mandat og derefter med jævne mellemrum informeres om alle regler og politikker vedrørende bekæmpelse af chikane.);

11. henstiller, at udvalget indfører og gennemfører en handlingsplan med henblik på aktivt at forebygge og bekæmpe chikane på arbejdspladsen, øge bevidstheden om chikane på arbejdspladsen og fremme en nultolerancekultur med hensyn til chikane;

12. opfordrer udvalget til at forbedre de foranstaltninger, der gør det muligt for personalet at indgive formelle klager over chikane, til at organisere regelmæssig uddannelse af fortrolige rådgivere og til at oprette et team af uafhængige efterforskere, som udvalget kan trække på i forbindelse med formelle undersøgelser af chikane;

13. noterer sig med tilfredshed eksempler på god praksis i Revisionsrettens politik til bekæmpelse af chikane, som indeholder stærke disciplinære foranstaltninger for skyldige medlemmer, såsom tvungen pensionering eller nægtelse af pensionsrettigheder, og opfordrer udvalget til at følge disse eksempler;

14. beklager, som en generel bemærkning, at kapitel 10 »Administration« i Revisionsrettens årsberetning har et ret begrænset omfang og begrænsede konklusioner, uanset at udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme anses for at være et område med lav risiko;

15. noterer sig, at Revisionsretten udtog en stikprøve på 45 transaktioner fra udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme for alle Unionens institutioner og organer; bemærker, at stikprøven var udformet på en måde, så den var repræsentativ for de udgifter, der var afholdt under udgiftsområde 5, som udgør 6,3 % af Unionens budget; bemærker, at Revisionsrettens arbejde viser, at de administrative udgifter udgør en lav risiko; mener imidlertid ikke, at antallet af transaktioner, der er udvalgt for »øvrige institutioner«, er tilstrækkeligt, og anmoder Revisionsretten om at øge antallet af transaktioner, der skal undersøges, med mindst 10 %;

16. noterer sig, at udvalgets budget i 2018 beløb sig til 135 630 905 EUR i forhold til 133 807 338 EUR i 2017, hvilket svarer til en stigning på 1,36 %; noterer sig en samlet gennemførelsesgrad på 98,66 % i forhold til 96,5 % i 2017 og 97,2 % i 2016;

17. glæder sig over udvalgets generelt forsigtige og forsvarlige økonomiske forvaltning i 2018-budgetperioden; bifalder, at forpligtelsesgraden for afsnit 1 (personer, der er knyttet til institutionen) var på 98,94 %, og at den for afsnit 2 (bygninger, inventar, udstyr og forskellige driftsudgifter) var på 97,97 %;

18. bemærker med bekymring, at de endelige bevillinger til rejse- og opholdsudgifter for medlemmer er svagt stigende, til 20 247 625 EUR i 2018 (i forhold til 19 819 612 EUR i 2017 og 19 561 194 EUR i 2016) til trods for en nedgang i antallet af møder; anerkender, at de dermed forbundne uudnyttede bevillinger kun udgør 1,05 %;

19. glæder sig over udvalgets afgørelse nr. 2018/C 466/02 af 10. december 2018, hvorefter udvalgets medlemmer modtager godtgørelse for deres faktiske rejseudgifter mod forelæggelse af bilag op til et maksimalt beløb svarende til prisen på en flybillet på discount business class (økonomiklasse eller tilsvarende foretrukket); noterer sig, at det nuværende system, som er baseret på faktiske omkostninger, er i overensstemmelse med både Rådets afgørelse og med det eksisterende system i Parlamentet; påskønner, at udvalget opfordrer til anvendelse af fælles transportløsninger såsom offentlige busser og bildeling samt leje af busser, når dette viser sig at være den mest omkostningseffektive løsning;

20. noterer sig, at udvalgets budgetgruppe i 2018 navnlig fokuserede på at vurdere, hvordan det var muligt at kontrollere udgifterne og forbedre overslagene over budgetposten for medlemmernes rejse- og opholdsudgifter, og at der som følge heraf i oktober 2018 blev iværksat en udbudsprocedure for analyse og forslag til forbedringer af det nuværende fremskrivningssystem vedrørende godtgørelse af udgifter til EØSU-medlemmer, -delegerede og -eksperter; opfordrer udvalget til at informere Parlamentets Budgetkontroludvalg om de opnåede resultater;

21. bemærker, at de fremførte bevillinger fra 2018 til 2019 (8 204 796 EUR) (i forhold til 9 232 069 EUR fra 2017 til 2018) beløber sig til 6,05 % af de samlede bevillinger og hovedsageligt skyldes budgetposterne for medlemmer af institutionen og delegerede, for bygninger og for databehandling; beklager dybt, at mange af de bevillinger, der automatisk blev fremført fra 2017 til 2018, i særlig grad var overvurderet; minder udvalget om, at det er vigtigt at foretage en realistisk budgettilpasning i overensstemmelse med de reelle behov; minder om, at en overdreven overvurdering eller undervurdering af budgetbehovet er et tegn på dårlig budgetplanlægning og skaber et negativt pres på en sund og forsigtig økonomisk forvaltning;

22. understreger, at udvalgets budget er af ren administrativ karakter; bemærker, at udvalget vurderede, hvordan principperne om resultatbaseret budgettering kunne anvendes på rene administrationsbevillinger; glæder sig over udvalgets initiativ til at samarbejde med andre institutioner om at fastlægge en række interinstitutionelle retningslinjer for gennemførelsen af resultatbaseret budgettering for institutioner, der kun har administrative udgifter;

23. anerkender, at der i 2018 blev foretaget en opdatering af en afgørelse om interne kontrolstandarder, som formaliserer eksistensen af en intern kontrolproces i udvalget, herunder udnævnelsen af en intern kontrolkoordinator; bemærker, at udvalget ved brug af et ad hoc-spørgeskema iværksatte en evaluering af efterlevelsen af de 16 interne kontrolstandarder, der blev fulgt op af en rapport, som dannede grundlag for, at den anvisningsberettigede kunne træffe afgørelse om et katalog over foranstaltninger for 2019, der har til formål yderligere at forbedre efterlevelsen af de interne kontrolstandarder; glæder sig over den uddannelse og bevidstgørelse, der har fundet sted i denne forbindelse;

24. noterer sig, at lønninger udgør omkring halvdelen af udvalgets budget; glæder sig over den interne revision af lønudbetalinger, der blev afsluttet i 2018 og skal sikre, at procedurerne var blevet forbedret efter en revision, der blev gennemført i 2010; bemærker, at revisionen fandt, at lønudbetalingsprocessen var stabil og ikke udgjorde nogen unødig risiko; noterer sig den vedtagne handlingsplan, som allerede var blevet delvist gennemført ved udgangen af 2018, og hvor alle de resterende elementer er planlagt til gennemførelse inden udgangen af 2019;

25. bemærker, at udvalget i 2018 vedtog i alt 215 udtalelser og rapporter (i forhold til 155 i 2017); glæder sig over de bestræbelser, der er gjort for at øge den samlede effektivitet; glæder sig navnlig over alle de bestræbelser, der blev gjort i 2018, og som førte til en vision om udformningen af udvalgets fremtidige IT-miljø, så det bliver kompatibelt med moderne administration, og til forestillinger om et digitalt, brugerfokuseret og datadrevet udvalg i de næste 10 år; bemærker, at det på nuværende tidspunkt kun er 3 % af udvalgets budget, der er afsat til IT-produkter; bemærker, at gennemførelsen af udvalgets digitale strategi vil kræve ekstra ressourcer;

26. anerkender, at kunstig intelligens vil ændre arbejdsmarkedet og erstatte en stor andel af eksisterende arbejdspladser; opfordrer udvalget til at følge dette spørgsmål tæt; støtter det arbejde, udvalget har gjort vedrørende kunstig intelligens med hensyn til at afgive en udtalelse og sammen med Kommissionen i juni 2018 at afholde et første interessenttopmøde om kunstig intelligens for at understrege betydningen af, at Unionen sikrer, at kunstig intelligens er sikker, neutral og i overensstemmelse med Unionens værdier;

27. glæder sig over udvalgets bestræbelser på at øge databeskyttelse og cybersikkerhed i udvalget; glæder sig endvidere over samarbejdet med IT-Beredskabsenheden for EU's Institutioner, Organer og Agenturer og den aktive deltagelse i undergruppen om sikkerhed i det interinstitutionelle IT-udvalg;

28. understreger, at der i 2018 blev indgået en serviceleveranceaftale mellem Kommissionen og udvalget om menneskelige ressourcer, herunder uddannelse, hvilket har øget gennemsigtigheden og forudsigeligheden af omkostninger relateret til IT-kurser, som der blev anmodet om i Parlamentets dechargebeslutning for 2017 (1); bemærker imidlertid med bekymring, at fordelen ved øget gennemsigtighed delvis modvejes af en betydelig prisstigning, der opkræves af Kommissionen, og anmoder udvalget om sammen med Kommissionen at analysere situationen med henblik på at finde forbedringer;

29. påpeger, at den stillingsfortegnelse, som budgetmyndigheden har godkendt, bekræftede en personaleforøgelse fra 665 stillinger i 2017 til 668 i 2018 (sammenlignet med 727 i 2013); anerkender, at en reduktion på 5 % er meget vanskeligere at absorbere for en relativt lille stillingsfortegnelse på grund af behovet for at opretholde visse nøglefunktioner af hensyn til forretningskontinuiteten, og at en sådan samlet reduktion kræver en større indsats fra mindre institutioner;

30. noterer sig foranstaltningerne til gennemførelse af beslutningen om whistleblowing fra 2016, såsom vedtagelsen af en intern afgørelse om etiske rådgivere; anerkender, at der i 2018 blev udvalgt yderligere tre ansatte til at deltage i det aktive team af uddannede rådgivere; noterer sig den rolle, som de etiske rådgivere spiller med hensyn til at rådgive og bistå personalet med henblik på at hjælpe dem med at opfylde deres forpligtelser på den bedst mulige måde hvad angår indberetning af alvorlige forseelser (»whistleblowing«) som anført i Parlamentets dechargebeslutning for 2016 (2);

31. bemærker med bekymring, at antallet af anmodninger om bistand fra de etiske rådgivere steg fra 25 i 2017 til 42 i 2018, og understreger med særlig bekymring, at 33 af disse anmodninger var fra kvinder, mens antallet af anmodninger fra mænd forblev stabilt på ni;

32. noterer sig alle de foranstaltninger, der er truffet for at styrke effektiviteten af politikken for bekæmpelse af chikane, såsom kurser i specifikke emner, etablering af netværk af fortrolige rådgivere og regelmæssig tilsyn fra en ekstern konsulent; bemærker, at en revision af den nuværende afgørelse om chikane er under overvejelse for at sikre bedre synergier med andre relevante bestemmelser, såsom vedrørende whistleblowing; noterer sig, at kurset om etik og integritet er obligatorisk for alle medarbejdere og omfatter adfærdsstandarder på arbejdspladsen, herunder hvad chikane er, og hvordan det skal håndteres; beklager dybt, at alle disse foranstaltninger ikke har gjort det muligt at undgå de relaterede tilfælde af chikane og beskytte ofrene; minder udvalget om, at en proaktiv, reel og hurtig beskyttelse af alle ofrene og whistleblowerne (herunder mod trusler, afpresning og bestikkelse) må være en af de vigtigste prioriteter for disse foranstaltninger; opfordrer udvalget til at styrke og forbedre de foranstaltninger, der hidtil er blevet gennemført, og frem for alt at sikre en effektiv beskyttelse af alle ofrene; opfordrer udvalget til at aflægge beretning herom til Parlamentets Budgetkontroludvalg;

33. noterer sig med tilfredshed samarbejdet mellem udvalget og OLAF; bemærker, at begge institutioner i 2016 underskrev administrative ordninger, som fastlægger den procedure, der skal følges i forbindelse med håndtering af tilfælde af svig; bemærker endvidere, at udvalgets formand og generalsekretær i juli 2019 mødtes med generaldirektøren for OLAF for at skabe bedre synergier og sikre en mere effektiv udveksling af oplysninger;

34. bemærker, at den nye adfærdskodeks for medlemmer, der er knyttet som bilag til udvalgets nye forretningsorden, som trådte i kraft i marts 2019, for første gang indeholder sanktioner over for medlemmer, der er involveret i situationer, hvor et medlem ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til adfærdskodeksen; beklager, at sådanne sanktioner ikke er tilstrækkeligt strenge og ikke er i overensstemmelse med den Europæiske Ombudsmands henstillinger; minder om, at anvendelse af EU-midler til at forsvare en institutions omdømme eller medlemmer, der er genstand for en domfældelse fra Den Europæiske Unions Domstol (EU-Domstolen) eller fra en domstol i en medlemsstat, udgør misbrug af offentlige midler, og minder om, at institutionelle juridiske tjenester udelukkende skal anvendes til at forsvare institutionen, ikke til at forsvare enkeltpersoners interesser; opfordrer udvalget til hurtigst muligt at styrke adfærdskodeksen for dets medlemmer med henblik på navnlig at tilføje sanktioner, der i højere grad kan være effektive og afskrækkende; bemærker, at der er nedsat et rådgivende udvalg om medlemmers adfærd, og at dette udvalg vil give ethvert medlem, der anmoder herom, vejledning om fortolkningen og gennemførelsen af adfærdskodeksen, og rådgive udvalgets formand om eventuelle skridt, der skal tages, og om påståede overtrædelser af adfærdskodeksen; anbefaler på det kraftigste, at alle medlemmer har adgang til uddannelse om chikane, som det har været tilfældet i Parlamentet siden begyndelsen af indeværende valgperiode;

35. minder om, at Parlamentets Budgetkontroludvalg anmodede om regelmæssige opdateringer af udvalgets etiske og integritetsmæssige ramme; glæder sig over, at forberedelserne til en kampagne om »Respect@work«, der har til formål at fremme respektfulde arbejdsrelationer på arbejdspladsen for alle blev indledt i 2018, hvilket blandt andre tiltag vil bidrage til en revision af rammen for etik og integritet i 2019; opfordrer udvalget til i den næste årlige aktivitetsrapport at rapportere tilbage herom;

36. minder om, at udvalgets juridiske tjeneste var kraftigt svækket i fire år fra marts 2010, hvor chefen for den juridiske tjeneste blev fritstillet med øjeblikkelig virkning fra sit hverv efter på det pågældende tidspunkt at have fordømt alvorlige uregelmæssigheder og ulovligt pres fra generalsekretærens side; minder ligeledes om, at denne stilling var ledig i tre et halvt år, at udvalget af Retten for EU-Personalesager blev dømt i denne sag (dom i sagen F-41/10 RENV, Bermejo Garde mod Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (3)), at udvalget skulle betale mere end 100 000 EUR, og at der først i 2014 blev udpeget en ny chef for den juridiske tjeneste og den juridiske tjeneste styrket med fem jurister;

37. er meget bekymret over de seneste ændringer, som igen risikerer at svække udvalgets juridiske tjeneste, herunder at tjenesten siden 1. januar 2020 som den eneste juridiske tjeneste i Unionens institutioner er direkte knyttet til generalsekretæren, at den siden september 2019 har mistet en af sine fem jurister permanent, at visse ansatte, herunder kontorchefen, er blevet omfattet af mobilitet i stedet for at blive anset for specialiseret personale som i de andre institutioner, og at den har oplevet et drastisk fald i antallet af formelle høringer;

38. understreger betydningen af at have en stærk og uafhængig juridisk tjeneste; taget i betragtning af, at EU-institutionerne siden deres oprettelse har haft en intern juridisk tjeneste, hvis vigtigste funktioner er juridisk rådgivning og repræsentation og forsvar ved EU-Domstolen; anmoder derfor udvalget om at sikre, at dets juridiske tjeneste har et tilstrækkeligt antal medarbejdere til at varetage sine opgaver og er i stand til at bevare sin uafhængighed; anmoder udvalget om at fjerne alle foranstaltninger, der kan svække den juridiske tjeneste i udøvelsen af dens aktiviteter og funktioner; minder ligeledes udvalget om betydningen af at høre den juridiske tjeneste om udvalgets beslutninger for at sikre, at de er i overensstemmelse med lovgivningen og dermed undgå alvorlige fejl og efterfølgende lange og belastende juridiske procedurer;

39. beklager de anklager, der har været i offentligheden på grund af ansættelsesproceduren for udvalgets nye generalsekretær; noterer sig de argumenter, som generalsekretæren er fremkommet med i sine svar på Parlamentets spørgsmål vedrørende decharge for 2018; understreger betydningen af strengt at sikre fuld gennemsigtighed i alle faser i hele proceduren (offentliggørelse, udvælgelse, udnævnelse og fastansættelse) uden nogen form for undtagelser som fastsat i udvalgets forretningsorden og i personalevedtægten med henblik på overholdelse heraf og på at undgå enhver form for omdømmemæssig risiko, ikke kun for udvalget, men for alle EU-institutionerne;

40. glæder sig over bestræbelserne på at øge udvalgets synlighed, både ved at styrke dets forbindelser med medierne og ved at sætte fokus på onlinekommunikation med henblik på yderligere at fjerne sprogrelaterede og handicaprelaterede hindringer; fremhæver med hensyn til kommunikation på sociale medier den ledsagende uddannelsespolitik og skræddersyede coachingsessioner for både udvalgets medlemmer og ansatte; bemærker den mindre nedgang i antallet af pressemeddelelser i 2018 (ca. 60 i forhold til 70 i 2017) som led i en strategi, der har til formål at udvikle »webhistorieformatet« med henblik på en mere målrettet kommunikation om udvalgets vigtigste emner; anmoder udvalget om at rapportere tilbage til Parlamentet om sine erfaringer hermed;

41. noterer sig, at udvalget gennemførte en bred vifte af kommunikationsaktiviteter for at markere sit 60-års jubilæum i maj 2018; glæder sig over, at udvalget modtog 9 419 besøgende i 2018 (i forhold til 7 820 i 2017), og at den traditionelle åbent hus-dag den 5. maj tiltrak yderligere 2 888 besøgende (i forhold til 2 700 i 2017); bemærker, at udvalgets plenarforsamlinger, som webstreames, har en potentiel rækkevidde på mellem tre og otte millioner mennesker; bemærker, at den samlede onlineinteraktion, såsom retweets, »likes« og svar, har været stigende og er nået op på mellem 680 og 1 840 pr. plenarforsamling;

42. noterer sig, at bevillingerne til ekstern oversættelse er steget (20,2 %, i 2018, lige over 20 %-målet i forhold til 17,1 % i 2017 og 16,61 % i 2016) i forbindelse med den samarbejdsaftale, der er indgået med Parlamentet, og den deraf følgende reduktion af oversættelsespersonalet; bemærker endvidere, at de samlede omkostninger til ekstern oversættelse i 2018 var på 4 417 613 EUR i forhold til 7 208 710 EUR, som ville have været de samlede udgifter til intern oversættelse;

43. opfordrer udvalget til at forsætte sine rationaliseringsforanstaltninger inden for oversættelsesområdet;

44. noterer sig, at den aftale om administrativt samarbejde, der blev indgået mellem udvalget, Regionsudvalget og Parlamentet i 2014, udløb den 31. december 2019; bemærker, at aftalen fra 2014 ikke indtil nu er blevet genforhandlet eller forlænget; er af den opfattelse, at aftalen fra 2014 var meget ubalanceret for udvalget og Regionsudvalget (»udvalgene«), der overførte i alt 60 oversættere (36 fra udvalget) til Parlamentet og til gengæld blot fik mulighed for at bruge Europa-Parlamentets Forskningstjenestes (EPRS's) tjenester; bemærker med bekymring, at udvalgene som følge heraf var nødt til at ansætte kontraktansatte og outsource deres oversættelsestjeneste; bemærker med bekymring, at Parlamentet for at kompensere for reduktionen af oversættelsespersonalet har stillet yderligere midler (1 200 000 EUR fra 2015 til 2016) til rådighed for udvalgene til at dække outsourcing af oversættelsestjenester, og at disse midler kan omfordeles til andre politikområder, hvis de ikke udnyttes fuldt ud til ekstern oversættelse (udvalget brugte denne omfordelingsmulighed i de seneste tre år); er af den opfattelse, at disse omstændigheder ikke er i overensstemmelse med kriterierne for en samlet set forsigtig og forsvarlig økonomisk forvaltning og bør genovervejes i tilfælde af en forlængelse af den nuværende aftale eller forhandling af en ny aftale; anerkender, at denne aftale set fra et politisk synspunkt skal ajourføres for at imødegå aktuelle udfordringer, såsom den nye flerårige finansielle ramme og de nye regler for samhørighedspolitikken; anerkender udvalgenes gode samarbejde om at fremme borgernes deltagelse i valget til Europa-Parlamentet i 2019;

45. anerkender opfølgningen på udvalgets personaleundersøgelse fra 2016 om psykosociale risici på arbejdspladsen, der bestod i iværksættelsen af flere initiativer, såsom workshopper for ledere om forvaltning af fravær, konfliktstyring og håndtering af dårlig performance; glæder sig endvidere over indførelsen af et mentorsystem for nye kolleger og tiltag til at øge personalets trivsel og engagement; bemærker, at personalets fraværsniveau ser ud til at have nået sit højdepunkt i 2017 (5,5 %) og at det faldt en smule til 5,35 % i 2018 (i forhold til 4 % i 2015); bemærker dog med bekymring stigningen i langtidssygefravær blandt udvalgets kontorchefer; opfordrer udvalget til at rapportere tilbage om alle resultater, der er opnået for at reducere fravær blandt personalet;

46. glæder sig over de løbende fremskridt hen imod opnåelse af geografisk balance for udvalgets ledere, navnlig med hensyn til de medlemsstater, der tiltrådte Unionen i eller efter 2004; bemærker med hensyn til kønsbalancen, at udvalget nu har flere kvindelige ledere end mænd (52 % i 2018, 41,4 % i 2017 og 37,5 % i 2016); bemærker, at 80 % af de kolleger, der anmodede om deltidsarbejde i 2018, var kvinder, selv om mænd og kvinder har samme rettigheder i denne henseende; glæder sig over, at udvalget regelmæssigt øger bevidstheden om de arbejdsmønstre, der er mulighed for at vælge;

47. glæder sig over udvalgets bestræbelser på at opbygge et mere mangfoldigt og inklusivt arbejdsmiljø og en mere mangfoldig og inklusiv arbejdskultur ved at træffe foranstaltninger til fordel for personer med handicap, såsom at stille intranettet og webstedet digitalt til rådighed for personer med synshandicap, ved at offentliggøre en brochure med titlen »Access Able Brussels« for at give alle de nødvendige oplysninger til nye ansatte med handicap, der flytter til Bruxelles, og ved at være vært for den interregionale COPEC-konference, der udelukkende beskæftigede sig med handicapspørgsmål;

48. minder om nødvendigheden af at udvikle en langsigtet politisk ramme for menneskelige ressourcer, som fremmer balancen mellem arbejdsliv og privatliv, livslang vejledning og karriereudvikling, ligelig deltagelse af mænd og kvinder, telearbejde, ikke-forskelsbehandling, geografisk balance og rekruttering og integration af personer med handicap;

49. anerkender, at udvalgene i en administrativ samarbejdsaftale har fastlagt et stort antal procedurer for samarbejde mellem deres tjenester, og at de desuden har etableret og organiseret fælles tjenester, hvor både menneskelige og finansielle ressourcer fra de to udvalg samles i en pulje (nemlig oversættelse og logistik); glæder sig over, at den interne revisionstjeneste i de to udvalg arbejder tæt sammen om de fælles tjenester i henhold til bestemmelserne i samarbejdsaftalen; opfordrer udvalget til at udvide sin administrative samarbejdsaftale med Regionsudvalget til efter 2019;

50. glæder sig over de årlige besparelser på 11,8 mio. EUR for så vidt angår infrastruktur og 0,72 mio. EUR i leje, vedligeholdelse, forbrugsartikler og personale som følge af, at udvalgene deler ressourcer på disse områder; glæder sig endvidere over, at de årlige budgetbesparelser for så vidt angår IT som følge af samarbejdet mellem udvalgene beløber sig til ca. 5 mio. EUR; bemærker, at et eksempel på synergier gennem samarbejde med Parlamentet, der medfører besparelser i personaleudgifter på 3,3 mio. EUR (2016 lønniveauer), er udvalgets brug af EPRS (36 udvalgsstillinger blev overført til EPRS til dette formål);

51. opfordrer udvalget til at analysere situationen yderligere med henblik på at identificere flere områder for fælles tjenester med Regionsudvalget; understreger, at denne form for interinstitutionelt samarbejde i betydelig grad kan reducere udvalgets samlede udgifter; opfordrer udvalget til at informere Parlamentets Budgetkontroludvalg om de opnåede resultater;

52. noterer sig, at samarbejdsaftalen mellem udvalgene, der blev underskrevet i 2016, etablerede et solidt retligt grundlag for et langsigtet og effektivt samarbejde og viser, at udvalgene handler i partnerskab, samtidig med at de respekterer hinandens beføjelser og prærogativer; bemærker, at aftalen udløb den 31. december 2019, og at det blev besluttet at forlænge den med et år, mens der forhandles om en ny aftale; anmoder udvalgene om at gøre en indsats for at indgå en ny aftale så hurtigt som muligt for at muliggøre yderligere synergier og besparelser;

53. minder endnu en gang om, at udvalgene har afsat mindre end 3 % af deres samlede budget til IT, og at IT-projekter og -udstyr har lidt under underfinansiering i flere år; bemærker med bekymring, at udvalgene med henblik på at afhjælpe efterslæbet med hensyn til IT-projekter og -systemer fortsat anvender opsamlingsoverførsler ved årets udgang til finansiering af IT-projekter; anmoder udvalgene om snarest muligt at gennemføre den nye digitale strategi og den flerårige plan for IT-udgifter;

54. noterer sig, at aftalen mellem udvalgene og Kommissionen om ombytning af Kommissionens VMA-bygning for udvalgenes BEL68/TRE74-bygninger blev underskrevet den 28. august 2019; bemærker, at ombytningen vil træde i kraft den 16. september 2022; bemærker med bekymring, at den vigtigste prioritet i udvalgenes ejendomspolitik er bygningernes geografiske koncentration; bemærker med bekymring, at denne ombytning resulterer i tab af kontorarealer på 10 440 m2 for udvalgene, og at der derfor er behov for at finde ekstra kontorer til omkring 200 medarbejdere efter ombytningen, hvilket ikke fuldt ud kan opvejes af alternative foranstaltninger på kort sigt, såsom en mere intensiv brug af eksisterende plads i andre bygninger eller en øget brug af telearbejde, men vil gøre det nødvendigt at købe en anden tilstødende bygning for at kompensere for dette tab; noterer sig også behovet for at renovere VMA-bygningen på kort til mellemlang sigt; frygter konsekvenserne af denne aftale, ikke kun for udvalgets økonomi, men også for de berørte medarbejderes trivsel; beklager, at den juridiske tjeneste ikke er blevet hørt om et spørgsmål af dette omfang og betydning for udvalget;

55. bemærker, at udvalgene for nylig har nedsat en fælles arbejdsgruppe med det formål at udarbejde en yderligere analyse med henblik på at finde passende løsninger; bemærker, at en anden arbejdsgruppe har til opgave at overveje nye arbejdsmåder; understreger, at personalets trivsel, arbejdsformer og arbejdssted under ingen omstændigheder må lide negative konsekvenser som følge af ombytningen af bygninger; glæder sig over, at udvalgets administration holder alle interessenter orienteret via personalemøder og gennem ledelsen i de pågældende tjenester og vil tage hensyn til de bekymringer og forslag, der fremsættes; opfordrer udvalget til at informere Parlamentets Budgetkontroludvalg og Budgetudvalg om opnåede resultater;

56. udtrykker alvorlig bekymring over bekræftelsen af tilstedeværelsen af asbest kritiske steder i VMA-bygningen, herunder i parkeringsområdet; beklager, at en opgørelse, der blev gennemført af en ekstern ekspert, først blev gennemført i september 2019, kun én måned efter underskrivelsen af aftalen med Kommissionen; beklager, at aftalen blev underskrevet uden i god tid at informere alle interessenter om den mulige tilstedeværelse af asbest i VMA-bygningen; beklager også, at medlemmer og personale ikke er blevet informeret om situationen, og anmoder udvalget om at rette op på denne situation på en passende og effektiv måde;

57. bemærker, at udvalgene modtog et certifikat for asbestsikkerhed i VMA-bygningen i september 2019, og at dette certifikat specificerer, at bygningen indeholder asbest uden risiko forbundet med normal brug af bygningen; er i betragtning af, at den næste brug af bygningen ikke vil være normal, men en situation med byggeri, dybt bekymret over den fremtidige udvikling vedrørende dette spørgsmål;

58. bemærker, at virkningerne af langvarig og usikker eksponering for asbest på menneskers sundhed er veldokumenterede og altid er en kilde til bekymring og uro blandt befolkningen generelt, og anmoder derfor udvalgene om at føre en politik med fuldstændig og proaktiv gennemsigtighed og information vedrørende håndteringen af situationen før og efter den effektive indflytning i VMA-bygningen og samtidig undgå at skabe panikstemning;

59. er bekymret over, at 19,56 % (2 835) af betalingerne med en betalingsfrist på 30 dage blev forsinket (med gennemsnitlig forsinkelse af betalinger på 46,12 dage); opfordrer udvalget til at styrke sin indsats for at overholde de betalingsfrister, der er fastsat i finansforordningen;

60. glæder sig over, at andelen af uudnyttede tolketjenesteslots i de seneste år er faldet (2,61 % i 2018, 3,6 % i 2017 og 4,38 % i 2016); anerkender de foranstaltninger, der blev gennemført i 2018, og opfordrer udvalget til at fastholde den positive tendens til færre aflysninger af tolketjenester;

61. glæder sig over, at udvalget har til hensigt at forbedre gennemsigtigheden yderligere og lette adgangen til udvalgets dokumenter på grundlag af et interinstitutionelt møde om gennemsigtighed, der blev afholdt i Luxembourg den 25. september 2018; bemærker, at udvalget har iværksat en øvelse med henblik på at drage fordel af bedste praksis i andre EU-institutioner og -organer, hvilket har resulteret i en handlingsplan, der skal iværksættes i 2019 og omfatter emner såsom dets forretningsorden, dets adfærdskodeks for medlemmer, oprettelse af et åbenhedsregister og adgang til dokumenter;

62. noterer sig, at Den Europæiske Ombudsmand udstedte en henstilling i juni 2017 vedrørende Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs påståede undladelse af at sikre, at et medlem erklærede alle relevante interesser, hvilket førte til, at udvalget ændrede sin forretningsorden for at afspejle de ændringer, som Den Europæiske Ombudsmand havde anmodet om, og at den ændrede forretningsorden trådte i kraft den 15. marts 2019; bemærker, at Den Europæiske Ombudsmand nåede frem til en konklusion om, at der ikke blev begået tjenstlige fejl i forbindelse med en undersøgelse af en klage vedrørende en udvælgelsesprocedure i 2018;

63. noterer sig, at interesseerklæringerne for udvalgets formand og næstformænd findes og er tilgængelige på udvalgets medlemmers internetsider; bemærker, at medlemmerne i forbindelse med deres udnævnelse i følge den ændrede forretningsorden skal udarbejde en erklæring om eventuelle økonomiske eller andre interesser, der kan påvirke deres arbejde i udvalget; bemærker, at disse erklæringer også gøres tilgængelige for offentligheden på udvalgets hjemmeside; bemærker, at medlemmerne mindst en gang om året udtrykkeligt skal bekræfte, at indholdet af deres erklæringer stadig er gyldigt, og revidere det, så snart der sker ændringer i deres situation;

64. noterer sig, at medlemmerne ikke er forpligtet til at opgive adressen på den organisation eller virksomhed, de modtager betaling fra; bemærker dog, at medlemmerne ved deres tiltrædelse og i tilfælde af ændringer skal udfylde og underskrive interesseerklæringer; bemærker, at 25 medlemmer har forsynet administrationen med en registreret adresse i Belgien;

65. noterer sig, at udvalget ikke har til hensigt at ændre systemet, hvorefter der kræves én underskrift til bekræftelse af et medlems tilstedeværelse på møder, til et system, hvorefter der kræves to underskrifter, én ved mødets begyndelse og én ved mødets afslutning; opfordrer udvalget til med henblik på at forbedre sine arbejdsmetoder at undersøge praksis og erfaringer i Parlamentet og andre EU-institutioner og -organer vedrørende tilstedeværelseslister og benchmarke bedste praksis; anmoder udvalget om at melde tilbage om resultatet heraf i sin næste årlige aktivitetsrapport;

66. noterer sig det arbejde, som udvalget har udført i forbindelse med Den Europæiske Ombudsmands afgørelse i sag 1306/2014/OV med hensyn til at udarbejde retningslinjer for håndtering af interessekonflikter på arbejdspladsen med det mål at yde vejledning i tilfælde, hvor ansatte skal udføre overlappende funktioner, når de håndterer et enkelt emne, hvilket især er tilfældet i forbindelse med personalerepræsentationsaktiviteter;

67. glæder sig over udvalgets politik om »svingdøre«, som omfatter opfølgning på de eksterne aktiviteter, som tidligere højtstående embedsmænd udfører; bemærker, at udvalget hvert år offentliggør en rapport herom;

68. noterer sig, at udvalget i 2017 oprettede en gruppe med henblik på at overvåge udviklingen i forbindelse med Det Forenede Kongeriges beslutning om at udtræde af Unionen og vurdere behovet for reaktioner eller holdninger fra udvalgets side; bemærker, at der ud fra den antagelse, at Det Forenede Kongeriges udtræden af Unionen ville finde sted, fra 2019-budgettet blev skåret et beløb på i alt 318 600 EUR og et yderligere beløb på 173 062 EUR fra 2020-budgettet for at afspejle de »åbenlyse ændringer« i medlemmernes rejseudgifter og udgifter til medfinansiering af IT-udstyr til medlemmerne;

69. gentager behovet for at strømline, accelerere og forbedre dechargeproceduren; foreslår i den forbindelse at fastsætte en frist for indgivelse af den årlige aktivitetsrapport til den 31. marts i året efter regnskabsåret; beklager, at denne frist ikke blev overholdt for den årlige aktivitetsrapport for 2018, som det blev anmodet om i beslutningen om decharge for 2017; glæder sig over, at udvalget er parat til at følge denne bedste praksis, hvilket vil give dechargemyndigheden tid til en mere dybtgående og bedre afvikling af dechargeproceduren;

70. bemærker, at den anden ad hoc-gruppe om udvalgets fremtid med fokus på en rationalisering af udvalgets interne organer fremlagde sin opfølgningsrapport ved udgangen af 2017; bemærker, at udvalgets præsidium i januar 2018 besluttede at reducere antallet af medlemmer i en lang række af udvalgets interne organer samt at begrænse antallet af møder, der afholdes hvert år; bemærker, at Præsidiet besluttede at ændre ansvarsområderne for nogle af udvalgets strukturer; anmoder udvalget om at forsyne Parlamentet med præciseringer af besparelser i forbindelse med denne modernisering med henblik på at øge gennemsigtigheden og ansvarligheden;

71. glæder sig over udvalgets bestræbelser på at fremme den cirkulære økonomi gennem sin udtalelse og, i samarbejde med Kommissionen, gennem den europæiske interessentplatform for cirkulær økonomi, der samler initiativer og bedste praksis;

72. støtter den indsats, som udvalget har gjort for at mindske sit miljøaftryk; bemærker med tilfredshed et lille fald i forbruget af elektricitet (3 %) og papir (17 %) og i mængden af kontoraffald (3 %); bemærker imidlertid stigningen i forbruget af gas (5 %) og vand (17 %), som skyldes installationen af et nyt gasforsyningsanlæg og vandlækager under bygge- og anlægsarbejdet;

73. fremhæver alle de resultater, der er opnåeti de seneste år på områder som resultatbaseret budgettering, de etiske rammer med alle de tilhørende regler og procedurer, de øgede kommunikationsaktiviteter og det stigende antal foranstaltninger til forbedring af gennemsigtigheden; glæder sig over det betydelige antal indgåede interinstitutionelle service- og samarbejdsaftaler; understreger betydningen af samarbejde og udveksling af erfaringer mellem EU-institutionerne og organerne; foreslår, at udvalget analyserer muligheden for formaliserede netværksaktiviteter på forskellige områder med henblik på at dele bedste praksis og udvikle fælles løsninger;

74. noterer sig betydningen af politisk dialog mellem udvalget og Parlamentet for at sikre, at gyldige bidrag fra udvalget kan indarbejdes i Parlamentets arbejde; gentager i den forbindelse sin anmodning om at fortsætte bestræbelserne på at styrke det politiske samarbejde mellem disse to institutioner.

(1) EUT L 249 af 27.9.2019, s. 118.

(2) EUT L 248 af 3.10.2018, s. 134.

(3) Dom af Retten for EU-Personalesager (Første afdeling) af 2. juni 2016, Bermejo Garde mod Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, F-41/10 RENV, ECLI:EU:F:2016:123.