Beretning

om regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med Sortsmyndighedens svar

(2001/C 372/10)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til administrationsrådet for EF-Sortsmyndigheden i henhold til artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Sortsmyndighedens præsident er i overensstemmelse med artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser, jf. artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I EF-SORTSMYNDIGHEDEN (ANGERS) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2000 er vist i tabel 1(4).

6. Det, der især springer i øjnene, er, at så mange af de fremførte bevillinger fra 1999 er bortfaldet (36 %), og for aktionsbevillingernes vedkommende (afsnit III) navnlig, at 0,9 millioner euro måtte annulleres i 2000, hvilket svarer til 63 % af de fremførte aktionsbevillinger. Dette fænomen forstærkes år for år (0,5 og 0,2 millioner euro i henholdsvis 1999 og 1998). Konsekvensen heraf er bl.a., at regnskaberne ikke giver et fuldstændigt billede af de retlige forpligtelser, der strækker sig over mere end to år.

7. Når Sortsmyndigheden skal beregne, hvor mange bevillinger, der skal fremføres fra et år til det næste, foretages beregningen ikke på grundlag af de faktiske uindfriede forpligtelser, men på grundlag af beløbet for de endnu ikke udnyttede foreløbige forpligtelser.

8. Retten anbefaler(5), at Sortsmyndigheden sammen med Kommissionen undersøger, om finansforordningen vedrørende det almindelige budget kan anvendes på de særlige forhold, der gælder for dette organ, navnlig under henvisning til Kommissionens forslag til omarbejdning af finansforordningen(6) samt Rettens udtalelse herom(7).

Årsregnskabet og regnskabsføringen

9. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningssregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

10. Sortsmyndighedens balance har indtil nu ikke omfattet afskrivninger. Fra og med regnskabsåret 2001 vil afskrivningerne blive opført på balancen. Der bør fastsættes en procedure for, hvordan udtjent materiel, især kontormateriel, skal slettes fra mængde- og værdifortegnelsen, og løsøre af beskeden værdi (under 400 euro(8) bør ikke længere opføres herpå.

11. De check, Sortsmyndigheden udsteder, bogføres ikke, og der er ikke noget system, der kan vise beløbet for de check, der er udstedt, men som endnu ikke er inkasseret. Sortsmyndigheden anslog, at de endnu ikke inkasserede betalinger primo marts 2001 beløb sig til 12000 euro. Sortsmyndigheden bør ændre sit regnskabssystem, så de udstedte check registreres, og man kan anslå beløbet for de igangværende betalinger. Derudover bør Sortsmyndighedens checkhæfter sikres bedre (fysisk sikkerhed, liste med numrene på de check, der ikke er anvendt).

12. Alle anmodninger om sortsbeskyttelse samt de dertil hørende betalinger følges i et edb-register, hvori ansøgnings- og afprøvningsgebyrerne samt de årlige gebyrer er registreret. Når betalingerne ikke er korrekte, eller der skal betales et tillægsgebyr, følges tilbagebetalingerne eller de ekstra indbetalinger på separate konti. Registeret bør tilpasses, så alle transaktionerne vedrørende en sag kan følges.

Forvaltning

13. I de finansielle bestemmelser for Sortsmyndigheden er det fastsat, at der oprettes en reserve (artikel 6, litra d), i Sortsmyndighedens finansforordning). Formålet hermed er at bevare Sortsmyndighedens finansielle selvstændighed i forhold til Kommissionen. Af forsigtighedshensyn har man i de seneste år fået opbygget en meget stor reserve, der i 2000 androg 8,6 millioner euro, dvs. mere end budgettet for 2001 (8,2 millioner euro).

14. De første konklusioner af en stadig igangværende undersøgelse af de faktiske omkostninger forbundet med afprøvningerne har medført, at Sortsmyndigheden midlertidigt har sat de gebyrer, det betaler til afprøvningscentrene op med mellem 20 og 50 %. Af forretningsmæssige grunde samt på grund af den store reservefond har Sortsmyndigheden dog besluttet at bibeholde afprøvningsgebyrerne på det nuværende niveau og har sat de gebyrer, der betales ved ansøgning om sortsbeskyttelse, ned. Sortsmyndigheden har udviklet en metode til analyse af omkostningerne, og så snart de nødvendige data er indsamlet, vil gebyrerne til afprøvningscentrene blive beregnet på ny. Sortsmyndigheden bør gøre sin analyse af de nationale afprøvningscentres faktiske omkostninger færdig og med jævne mellemrum foretage en sådan undersøgelse med henblik på at tilpasse sine gebyrer.

Forvaltning af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

15. Af hensyn til personaleforvaltningen er det vigtigt, at der foreligger skriftlige beskrivelser af den generelle personalepolitik og dens forskellige aspekter (bedømmelse, forfremmelse, faglig videreuddannelse). Konkret bør personalepolitikken udtrykkes i beskrivelser af de forskellige arbejdsopgaver baseret på Sortsmyndighedens mål og de opgaver, den skal varetage, så der kan udvikles et rationelt forvaltningssystem.

16. Der er udarbejdet et udkast til en beskrivelse af arbejdsopgaverne i den administrative og finansielle afdeling baseret på de ansattes arbejde og de ændringer, der skal foretages for at imødekomme tjenestens behov. For de andre enheders vedkommende foregår der overvejelser, men der er endnu ikke udarbejdet skriftlige beskrivelser. Der er for øjeblikket ikke noget dokument om Sortsmyndighedens forventede personalebehov fremover.

Personaleakterne

17. De ansattes finansielle rettigheder afhænger af deres stillingsgruppe og andre faktorer som f.eks. familieforhold. De finansielle rettigheder fastlægges på grundlag af bilag, som forelægges ved ansættelsen, samt erklæringer, som skal indsendes, når der indtræffer begivenheder, der kan medføre en ændring i disse rettigheder. Sortsmyndigheden har ikke et system, der kan anvendes til overvågning af de finansielle rettigheder, og det bør sørge for, at de ansattes finansielle rettigheder kontrolleres med jævne mellemrum.

Udviklingen i personalet og i Sortsmyndighedens aktiviteter

18. Før 2000 omfattede Sortsmyndighedens stillingsfortegnelse udelukkende midlertidigt ansatte. I 2000 var det planlagt at oprette 14 faste stillinger, hvoraf de otte blev besat i begyndelsen af 2001. Endvidere beskæftiger Sortsmyndigheden et antal hjælpeansatte, hvis ansættelse højst kan vare et år. Tabel 4 viser udviklingen i Sortsmyndighedens personale og fordelingen af det. Det fremgår af denne tabel, at ikke alle ledige stillinger (fastansatte og midlertidigt ansatte) kan besættes med hjælpeansatte og vikarer. Udgifterne til vikarer er mere end tredoblet mellem 1996 og 2000 og beløb sig til 0,23 millioner euro i regnskabsåret 2000.

19. Det fremgår, at Sortsmyndigheden ansætter sit personale på grundlag af en specifik model. Siden sin oprettelse har Sortsmyndigheden i alt ansat 35 medarbejdere, heraf blev 18 ansat som midlertidigt ansatte og 17 som hjælpeansatte. Flere ansatte har forladt Sortsmyndigheden, og ved udgangen af 2000 var der i alt ansat 28 medarbejdere, heraf 26 midlertidigt ansatte og to hjælpeansatte. Denne ændring i forholdet mellem midlertidigt ansatte og hjælpeansatte er sket på grundlag af en række interne procedurer.

20. Medarbejdere, som oprindeligt var blevet ansat som hjælpeansatte (for de lavere kategoriers vedkommende ofte efter først at have arbejdet som vikarer), har senere søgt og fået stillinger som midlertidigt ansatte. De fleste af disse stillinger havde udelukkende været opslået i institutionerne.

21. Denne personaleforvaltningsmodel er næsten udelukkende intern, og ingen af medarbejderne er ansat (jf. tabel 5) på grundlag af en ekstern udvælgelsesprøve efter den model, der anbefales for fællesskabsinstitutionerne. Ved udgangen af 2000 afholdt Sortsmyndigheden interne udvælgelsesprøver, og på grundlag af disse er otte ansatte blevet udnævnt til tjenestemænd pr. 1. januar 2001. Gennemsnitligt har ansættelsesudgifterne beløbet sig til ca. 2160 euro pr. ansat.

22. Med henblik på revisionen inddelte Retten de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i Sortsmyndighedens drift (f.eks. administration, bogholderi, sekretariat mv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til gennemførelsen af Sortsmyndighedens mål.

23. Gennemsnitligt må 80 % af de ansatte i lønklasse A betragtes som operationelle. Retten undersøgte, om de ansatte i de andre kategorier, som normalt ikke udfører operationelle opgaver, også varetager andre opgaver end administrative opgaver eller støttefunktioner. Stikprøven viste, at 33 % af Sortsmyndighedens ansatte, alle kategorier taget under ét, kunne betragtes som operationelle.

24. Tabel 6 viser udviklingen i de personalerelaterede omkostninger samt i driftsudgifterne i perioden 1995 til 2000. Når der tages højde for de automatiske lønstigninger, svarer udviklingen i lønstigningerne til udviklingen i antallet af ansatte.

25. I forbindelse med de andre personalerelaterede udgifter undersøgte Retten specielt udgifterne til faglig videreuddannelse og driftsudgifterne, navnlig udgifterne til edb. Udgifterne til faglig videreuddannelse er steget lidt hurtigere end personalet. Driftsudgifterne er steget kraftigt på grund af udgifterne til den nye bygning, og der er således tale om ekstraordinære udgifter.

26. For at forstå forholdet mellem Sortsmyndighedens virksomhed og væksten i personalet og de dertil knyttede omkostninger har Retten sammenlignet denne vækst med udviklingen i Sortsmyndighedens indtægter. I indtægterne er der nemlig taget hensyn til både antallet af indsendte ansøgninger og til, hvor stort et arbejde der er forbundet med at behandle dem, hvilket afspejles i, at der opkræves forskellige gebyrer.

27. Denne sammenligning viser, at Sortsmyndigheden bør holde øje med stigningen i personalet, som i perioden 1997-2000 er vokset næsten parallelt med dens virksomhed. En sammenligning mellem stigningen i udgifterne under budgetafsnit III, der omfatter udgifterne forbundet med gennemførelsen af Sortsmyndighedens mål, og stigningen i udgifterne under budgetafsnit I og II, personale- og driftsudgifter, bekræfter denne tendens: Selv om driftsudgifterne samlet er steget mindre end aktionsudgifterne, har stigningen i de seneste år været stadig kraftigere.

Konklusion

28. Generelt konstateredes det, at det, navnlig takket være ansættelsen af hjælpeansatte, ikke har indvirket nævneværdigt på udviklingen i Sortsmyndighedens virksomhed, at den siden sin oprettelse ikke har kunnet ansætte det personale, den har bedt om i forbindelse med budgetproceduren.

29. Sortsmyndigheden har udelukkende ansat sine medarbejdere på grundlag af stillingsopslag i institutionerne. Det er helt almindeligt, at hjælpeansatte, hvoraf mange allerede har arbejdet som vikarer, ansættes som midlertidigt ansatte på grundlag af interne procedurer, og nogle af dem er senere blevet fastansat efter en intern udvælgelsesprøve. Denne fremgangsmåde sparer tid og reducerer ansættelsesudgifterne og gør det muligt at bedømme de ansatte over en længere periode (jf. punkt 21).

30. Det forventes, at Sortsmyndighedens virksomhed vil øges, og at der vil blive behov for mere personale. Navnlig i forbindelse med ansættelse af medarbejdere, der skal varetage støttefunktioner og operationelle opgaver, som kræver administrative kvalifikationer, ville det måske være ønskeligt, hvis Sortsmyndigheden gik sammen med institutionerne og de andre decentrale organer, så det sikres, at ansættelserne sker på det bredest mulige grundlag. Generelt bør Sortsmyndigheden forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 227 af 1. september 1994, s. 27.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 er Sortsmyndighedens samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 16. marts 2001, sendt til Sortsmyndighedens administrationsråd, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 26. marts 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises balancen pr. 31. december 1999 og 31. december 2000 samt driftsregnskabet for regnskabsårene 1999 og 2000 i oversigtsform.

(3) EFT L 227 af 1. 9. 1994, s. 28.

(4) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de foreliggende data. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(5) Udtalelse nr. 2/2000 om forslag til ændring af finansforordningen for EF-Sortsmyndigheden, vedtaget af Revisionsretten den 5. oktober 2000.

(6) KOM(2000) 461 endelig af 17. oktober 2000.

(7) Udtalelse nr. 2/2001 fra Den Europæiske Revisionsret af 8. marts 2001.

(8) Artikel 119 i gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 54 i Sortsmyndighedens finansforordning af 7. april 1998.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

NB:Tallene er afrundet, og der kan derfor være afvigelser i totalbeløbene.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af Sortsmyndighedens tal.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

NB:Tallene er afrundet, og der kan derfor være afvigelser i totalbeløbene.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af Sortsmyndighedens tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

FA: Fastansatte.

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

Tabel 5

Udsving i antallet af ansatte

>TABELPOSITION>

Tabel 6

Udviklingen i personalet og i de faktiske udgifter

>TABELPOSITION>

Sortsmyndighedens svar

6, 7 og 8. Sortsmyndigheden vil følge Revisionsrettens henstilling, jf. punkt 8.

10. Sortsmyndigheden har indført en procedure for udskiftning af udtjent materiel og er i færd med at indføre en passende afskrivningsmetode, der vil finde anvendelse fra og med regnskabsåret 2001.

11. Sortsmyndigheden vil følge Revisionsrettens henstilling, jf. punkt 11.

12. Sortsmyndigheden er enig i Revisionsrettens bemærkninger, jf. punkt 12. Sortsmyndigheden er allerede begyndt at tilpasse sit edb-system PVR, således at alle transaktioner i forbindelse med en sag kan følges.

16. Der foreligger stillingsbeskrivelser for alle Sortsmyndighedens stillinger med undtagelse af enkelte stillinger i den tekniske afdeling. Beskrivelser af disse stillinger er under udarbejdelse.

17. Der er indført et system til overvågning af de ansattes økonomiske rettigheder.

20 og 29. Sortsmyndigheden offentliggør alle ledige midlertidige stillinger på Internettet og i institutionernes meddelelser om ledige stillinger. Fastansættelse sker efter intern udvælgelsesprøve.