Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000, med agenturets svar

(2001/C 372/03)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til styrelsen for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering i henhold til artikel 57, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2000. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 57, stk. 7, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 57, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at årsregnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2000, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE AGENTUR FOR LÆGEMIDDELVURDERING (LONDON) I REGNSKABSÅRET 2000

Budgetgennemførelse og budgetregnskab

5. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2000 og af bevillingsfremførslerne fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3).

6. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 55,3 millioner euro, heraf var der indgået forpligtelser for 51,8 millioner euro (94 %). Aktionsbevillingerne (budgetafsnit III) beløb sig til 22,3 millioner euro, heraf var der indgået forpligtelser for 20,7 millioner euro (93 %).

7. Af de samlede bevillingsfremførsler fra 1999 (9 millioner euro) bortfaldt 1,6 millioner euro, dvs. 18 % af de samlede bevillingsfremførsler, ved udgangen af 2000.

8. I 2000 beløb bevillingsfremførslerne sig til 11,8 millioner euro. Det svarer til en stigning på 32 %. 5,9 millioner euro af dette beløb vedrørte vurdering af lægemidler, som er en meget lang procedure, der gør det nødvendigt at foretage bevillingsfremførsler. 2,5 millioner euro vedrørte udvidelsen af agenturets mødelokaler og indretningen af dem, så der blev plads til ekstra personale til vurdering af lægemidler til sjældne sygdomme og andre lægemidler. Uanset disse forhold bør agenturet forsøge at begrænse bevillingsfremførslerne ved at føre mere indgående kontrol med sine aktiviteter.

Årsregnskab og bogføring

9. Tabel 2 og 3 viser henholdsvis forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 2000 og balancen pr. 31. december 2000.

10. Agenturet har i indtægtsregnskabet for 2000 medtaget skyldige beløb (55 millioner euro), som ikke var indgået, selv om det udtrykkeligt er fastsat i agenturets finansforordning, at der kun skal medtages de faktisk indgåede indtægter (de var på 45,5 millioner euro). Dette problem vedrørende regnskabsopstillingen har ikke indvirkning på regnskabernes rigtighed.

Forvaltningen af menneskelige ressourcer

Personalepolitik

11. EMEA blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 af 22. juli 1993. Agenturets personale er underlagt de ordninger og forordninger, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (AØAF). I overensstemmelse med artikel 62 i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 vedtager styrelsen de nødvendige gennemførelsesbestemmelser efter samråd med Kommissionen.

12. Agenturets personalepolitik er endnu ikke fastlagt i et enkelt dokument, men direktøren har allerede truffet afgørelser om bestemte aspekter af personalepolitikken.

13. De første ansættelser blev foretaget af Kommissionen, der offentliggjorde stillingsopslagene og fulgte ansættelsesprocedurerne. Siden har agenturets personaleafdeling været ansvarlig for ansættelse og forvaltning af personalet.

Udviklingen i personalet og agenturets aktiviteter

14. Agenturets stillingsfortegnelse omfatter udelukkende midlertidigt ansatte, hvis antal godkendes af budgetmyndigheden hvert år samtidig med budgettet. Desuden kan der over budgettet tildeles bevillinger til ansættelse af hjælpeansatte, hvor ansættelsesperioden er begrænset til maksimalt et år, samt af udstationerede nationale eksperter.

15. Tabel 4 viser udviklingen i agenturets personale og personalefordeling. Væksten i personalet har været langsommere i de seneste år. Parallelt hermed har antallet af hjælpeansatte været faldende. Ved udgangen af 2000 var næsten samtlige medarbejdere midlertidigt ansatte.

16. Tabel 5 viser udviklingen i personalet opdelt efter ansættelsesform. Det fremgår heraf, at 141 af de 288 ansatte (49 %) er blevet ansat som midlertidigt ansatte i henhold til procedurer svarende til almindelige udvælgelsesprøver. Lidt over halvdelen af de ansatte (51 %) er i første omgang blevet ansat som hjælpeansatte (for de laveste kategoriers vedkommende meget ofte efter først at have været ansat som vikar i henhold til kontrakt), hvorefter de hovedsageligt gennem interne procedurer er blevet ansat som midlertidigt ansatte. Resultaterne af denne analyse underbygges af en undersøgelse af stikprøve på 25 tilfældigt udvalgte ansatte, der kan betragtes som et repræsentativt udsnit af agenturets personale. Ansættelsesudgifterne udgør gennemsnitligt ca. 2290 euro pr. ansat. Personaleafgangen giver en årlig gennemsnitlig personaleomsætning (fastansatte, midlertidigt ansatte, hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter) på 11 %.

17. Med henblik på revisionen har Retten inddelt de ansatte i to kategorier:

- ansatte med støttefunktioner, dvs. funktioner, der sikrer kontinuiteten i agenturets drift (f.eks. administration, regnskab, sekretariat osv.)

- det øvrige "operationelle" personale, der bidrager direkte til virkeliggørelsen af agenturets mål.

18. Gennemsnitligt må 86 % af de ansatte i kategori A betragtes som "operationelle". Tager man alle kategorier under ét, kan 72 % af agenturets ansatte betragtes som "operationelle".

19. Tabel 6 viser udviklingen i personaleomkostningerne og i driftsudgifterne i perioden 1995 til 2000. Lønudgifterne er steget langsommere end antallet af ansatte. Dette forhold kan tilskrives agenturets ansættelsespolitik, for personalets karriereforløb forsinkes på grund af systemet med, at de ansatte først bliver ansat som hjælpeansatte (ofte i forlængelse af en vikarkontrakt). Det bevirker også, at den samlede lønmasse stiger langsommere.

20. Retten har undersøgt forholdet mellem agenturets aktiviteter og udviklingen i dets personale og omkostningerne forbundet hermed og i den forbindelse sammenholdt denne udvikling med udviklingen i beløbet for indtægterne i et år. Sammenligningen viser, at agenturets forvaltning tilsyneladende er god, for stigningstakten for personalet og de dermed forbundne omkostninger er gennemsnitligt langsommere end stigningstakten for agenturets aktiviteter. Denne antagelse underbygges af, at udgifterne til støttefunktioner (budgetafsnit I og II) gennemsnitligt stiger langsommere end aktionsudgifterne.

Konklusion

21. Agenturet har siden oprettelsen ikke kunnet besætte samtlige stillinger, der er opført i budgettets stillingsfortegnelse, men det har suppleret personalet med hjælpeansatte og udstationerede nationale eksperter.

22. Ved ansættelse af midlertidigt ansatte følger agenturet i de fleste tilfælde en ekstern ansættelsesprocedure, der ligner den procedure, institutionerne anvender. Agenturet benytter en intern procedure til forfremmelse af hjælpeansatte til midlertidigt ansatte.

23. I betragtning af den forventede udvikling i agenturets aktiviteter og følgelig i personalet ville det måske være hensigtsmæssigt, at agenturet samarbejdede med institutionerne og de øvrige decentrale organer om ansættelse af medarbejdere til varetagelse af "operationelle" funktioner, der kræver administrativ erfaring, så ansættelserne sker på det bredest mulige rekrutteringsgrundlag. Agenturet bør i øvrigt generelt forbedre sit forvaltnings- og informationssystem på personaleområdet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. oktober 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 214 af 24.8.1993, s. 18.

(2) I overensstemmelse med artikel 57, stk. 9, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2000, dateret den 29. marts 2001, sendt til agenturets styrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 10. april 2001. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de foreliggende oplysninger. Tallene er afrundede, hvilket kan give indtryk af, at der er regnefejl. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

TABEL 1-5

Tabel 1

Budgetgennemførelsen

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskabet for regnskabsårene 2000 og 1999

>TABELPOSITION>

NB:Der kan være afvigelser i totalbeløbene på grund af afrundinger.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2000 og pr. 31. december 1999

NB:Der kan være afvigelser i totalbeløbene på grund af afrundinger.

Kilde:Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 4

Udviklingen i personalet

>TABELPOSITION>

MA: Midlertidigt ansatte.

HA: Hjælpeansatte.

UNE: Udstationerede nationale eksperter.

Tabel 5

Udviklingen i antallet af ansatte

>TABELPOSITION>

Tabel 6

Udviklingen i personalet og i de dermed forbundne omkostninger

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

10. Spørgsmålet om, hvorvidt EMEA skulle betragte EF-tilskuddet som en indtægt, blev først behandlet under opstillingen af regnskaberne for 1998. På grundlag af artikel 28 i agenturets finansielle bestemmelser overførte Europa-Kommissionen dette år ikke det fulde tilskud til EMEA. I artikel 28 anføres det, at tilskuddet skal udbetales i takt med de reelle behov på grundlag af et likviditetsoverslag.

For at regnskabet kunne give et retfærdigt billede af den finansielle og budgetmæssige stilling besluttede agenturet i 1998, at det var hensigtsmæssigt at opføre det tilskud, der blev vedtaget hvert år, som en indtægt for det pågældende år, da den etårige budgetcyklus ikke er sammenfaldende med pengestrømscyklussen. Det kræves endvidere, at agenturet opstiller et budget med budgetbalance. Agenturet og Kommissionen forsøger i år at finde en løsning, hvorved det fulde tilskud kan udbetales før regnskabsårets afslutning.

Det samlede spørgsmål om agenturets aflæggelse af indtægtsregnskaber vil blive revideret i sammenhæng med omarbejdelsen af de finansielle bestemmelser. På nuværende tidspunkt mener agenturets ledelse imidlertid, at de nuværende regnskabsprincipper anvendes korrekt og afspejler agenturets finansielle resultater. Der er i oversigten over indtægter og udgifter givet yderligere og meget detaljerede oplysninger om oppebårne likvide midler og foretagne betalinger i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser.

13. EMEA anvender bestemmelserne i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og vilkårene for de øvrige ansatte, som er et vidtrækkende dokument om de kontraktlige betingelser og om andre personalepolitiske aspekter såsom tjenstlig adfærd, uddannelse eller evaluering af de ansattes præstationer. Hvor der i personalevedtægten sigtes til gennemførelsesbestemmelser, har bestyrelsen vedtaget disse, og tilsammen udgør de det dokumentgrundlag, som beskriver agenturets personalepolitik.

24. Oprettelsen af et interinstitutionelt ansættelseskontor vil give fællesskabsinstitutionerne og de øvrige organer mulighed for at opnå stordriftsfordele inden for visse fælles ansættelsesområder. EMEA vil følge oprettelsen af det nye kontor og vil undersøge de mulige ydelser fra dette nye organ, som kunne være til fordel for EMEA.

Agenturet valgte i 2000 et nyt personaledatabasesystem via et offentligt udbud. Opgaven med at implementere det valgte system blev indledt i december 2000, og der er gjort gode fremskridt. Systemet er taget i drift af de ansatte i administrationen og finanskontrollen, og om kort tid bliver intranetfunktionerne stillet til rådighed for de ansatte i hele agenturet.