Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad for regnskabsåret 2001, med observatoriets svar

(2002/C 326/10)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad (herefter "observatoriet") i overensstemmelse med artikel 12, stk. 11, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97(1).

2. Retten har revideret observatoriets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Direktøren er i henhold til artikel 12, stk. 8, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med observatoriets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12, stk. 12, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik observatoriets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Uden at det i øvrigt indvirker på revisionserklæringen, skal Retten gøre opmærksom på de forhold, som er beskrevet i punkt 8 samt i punkt 18 og følgende punkter.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

6. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(3).

7. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 5,3 millioner euro; heraf blev der indgået forpligtelser for 5,1 million. Aktionsbevillingerne (Budgetafsnit III) beløb sig til 2,2 millioner euro, og der blev indgået forpligtelser for næsten hele dette beløb. Betalingerne over regnskabsårets bevillinger beløb sig til 3,8 millioner. 1,4 millioner er blevet fremført til det følgende regnskabsår, og 0,1 million er bortfaldet. Omkring 50 % af betalingerne vedrørende aktionsbevillingerne blev foretaget i årets sidste tre måneder.

8. De bevillinger, der er fremført til 2002 - hovedsageligt aktionsbevillinger - beløber sig til 1,2 millioner euro, hvilket er dobbelt så meget som i det foregående regnskabsår. Det høje beløb skyldes dels bestyrelsens sene godkendelse af arbejdsprogrammet, dels forsinkelser i installeringen af Raxen-nettet(4), som er det væsentligste formål med oprettelsen af observatoriet. Dette viser, at observatoriet bør planlægge sine aktioner bedre og sørge for, at planlægningen bliver overholdt.

9. De bevillinger, der var blevet fremført fra regnskabsåret 2000 til regnskabsåret 2001, beløb sig til 0,8 millioner euro. Der blev foretaget betalinger for næsten hele beløbet. Men mere end 40 % af de betalinger, der blev afholdt over aktionsbevillingerne, blev foretaget i de sidste tre måneder af 2001, hvilket viser, at de projekter, som var blevet finansieret det foregående år, ikke var blevet overvåget godt nok.

Årsregnskab

10. Forvaltningsregnskabet og balancen, som observatoriet har offentliggjort i sin aktivitetsrapport for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

11. Observatoriet foretager ingen afskrivning af anlægsaktiver. Observatoriet bør følge de regler om værdiansættelse og afskrivning, som Kommissionen har vedtaget(5), så værdierne på balancen giver et retvisende billede af de aktiver, der indgår i dets formue.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

12. Observatoriet har ikke offentliggjort sit budget for regnskabsåret 2001 i De Europæiske Fællesskabers Tidende, hvilket er i strid med artikel 13 i observatoriets finansielle bestemmelser.

13. I sine beretninger om observatoriets regnskab for 1999 og 2000(6) opfordrede Retten observatoriet til at tilpasse sine finansielle bestemmelser efter de ændringer af bestemmelserne om regnskabsføring af moms, der er foretaget i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. Dette er stadig ikke blevet gjort.

14. Som følge af begivenhederne den 11. september 2001 tilføjede observatoriet nogle bestemmelser til de femten kontrakter mellem observatoriet og de nationale centre, som udgør Raxen-nettet, og som er opført under en særlig budgetpost. For at finansiere disse tillæg blev der indgået en forpligtelse, som i strid med princippet om specificering blev opført under en anden budgetpost. Observatoriet burde have foretaget en bevillingsoverførsel for at stille de nødvendige midler til rådighed.

15. Denne foreløbige forpligtelse blev bogført den 8. oktober 2001, og kontrakterne blev undertegnet den 21. oktober 2001. Det blev fastsat, at de første rapporter skulle indsendes den 19. oktober 2001, dvs. før kontrakten var undertegnet.

16. Det var angivet i bilaget til forpligtelsen, at kontrakterne udløb med udgangen af 2001, men pr. 31. december 2001 var kun 16 % af kontraktbeløbene blevet udbetalt.

17. Ved udgangen af 2001 blev et stort antal betalinger til et samlet beløb på 297546 euro suspenderet under henvisning til artikel 40 i observatoriets finansielle bestemmelser, fordi der ikke forelå tilstrækkelige bilag med oplysninger om de tjenesteydelser, der reelt var leveret, og om den momsordning, der gjaldt for kontrahenterne.

18. En af de betalinger, der blev suspenderet, var et beløb på 70961 euro vedrørende et bidrag på 100000 euro til et projekt, som blev medfinansieret af Europarådet. Der var tale om et tilskud, som hovedsagelig skulle dække udgifterne til ekspertarbejde, der tidligere var udført. Den ansvarlige anvisningsberettigede kunne hverken fremlægge en præcis beskrivelse af projektet eller bilag til støtte for betalingsanmodningen. Det er imidlertid fastsat, at der skal fremlægges bilag på alle trin i betalingsproceduren (artikel 32, 35 og 39 i observatoriets finansielle bestemmelser).

19. For så vidt angår forsvarlig forvaltning, er det ikke særligt klogt at stille midler til rådighed med tilbagevirkende kraft, da de, netop fordi de gives med tilbagevirkende kraft, ikke tilfører observatoriets aktioner nogen merværdi.

20. Observatoriets direktør bør overveje at bringe de finansielle bestemmelsers artikel 61 om de anvisningsberettigedes ansvar i anvendelse. Eftersom betalingen er suspenderet i henhold til artikel 40 i observatoriets finansielle bestemmelser, bør forpligtelsen annulleres. I overensstemmelse med artikel 41 i de samme bestemmelser kan observatoriets bestyrelse dog skriftligt og på eget ansvar forlange, at den suspenderede betaling foretages.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 151 af 10.6.1997, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 12, stk. 10, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 er observatoriets samlede regnskab (alle indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2001, dateret den 6. februar 2002, sendt til observatoriets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 8. februar 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de foreliggende oplysninger. Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige ganske lidt fra totalen. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(4) Europæisk informationsnet for racisme og fremmedhad.

(5) Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000 (EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75).

(6) EFT C 373 af 27.12.2000, punkt 7 og EFT 372 af 28.12.2001, punkt 16.

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Observatoriets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i observatoriets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og pr. 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad. Disse tabeller giver en samlet oversigt over oplysningerne i observatoriets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Observatoriets svar

4. Observatoriet tilkendegiver sin tilfredshed med Revisionsrettens erklæring om, at årsregnskabet for 2001 er rigtigt.

8-9. For at sikre en forsvarlig gennemførelse af sit budget har observatoriet allerede indført en række procedurer med henblik på at forbedre sit planlægningssystem og opfølgningen af de operationelle aktiviteter. Udkastet til arbejdsprogram for 2003 blev færdiggjort i april 2002 og blev behandlet af bestyrelsen på mødet den 19. juni 2002.

11. I første halvdel af 2002 fik observatoriet føjet modulet "anlægsaktiver" til sit nuværende finansielle regnskabsprogram, som går under betegnelsen "Exact". Testene er afsluttet, og systemet overholder bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000(1). Der gennemføres nu en fysisk kontrol, som varetages af en person, der er ansvarlig for observatoriets anlægsaktiver (stikprøvekontrol). Der er indført en intern procedure med henblik på at behandle dette punkt.

12. Observatoriet har offentliggjort sit budget for 2002 i EFT L 178 af 9. juli 2002.

13. Observatoriet havde allerede den 4. juli 2001 udarbejdet et udkast til forslag med henblik på at ajourføre sin finansforordning. Processen blev udsat for ikke at indføre bestemmelser, som adskilte sig fra de nye bestemmelser i den omarbejdede finansforordning, der træder i kraft den 1. januar 2003.

Med hensyn til bestemmelserne om regnskabsføring af moms, som finder anvendelse på observatoriets udgifter, er det blevet besluttet at fremskynde gennemførelsen af de nye bestemmelser til den 1. januar 2002 ved at indføre proceduren i de interne bestemmelser.

14. Efter begivenhederne den 11. september 2001 var observatoriet nødt til med meget kort varsel at udarbejde et hurtigt responssystem til hasteindsamling af data, som kunne opfylde Fællesskabernes og medlemsstaternes forventninger. Observatoriet er enigt i, at der skulle have været udarbejdet en særskilt kontrakt. Den eneste årsag til, at dette ikke skete, var, at den meget specielle situation krævede en hurtig reaktion fra observatoriet.

15. Observatoriet skulle gennemføre procedurerne meget hurtigt, hvilket betød, at det ikke var muligt at ændre datoen for indsendelsen af rapporterne, som var nævnt i kontraktudkastet. Et af resultaterne heraf var, at der opstod en vis forvirring om tidsfristerne.

16. Observatoriet er enigt i, at der var en vis manglende overensstemmelse i datoerne for indgåelsen af forpligtelserne og datoerne for udbetalingerne.

18-20. For at undgå vanskeligheder har observatoriet besluttet at følge Rettens henstilling og annullere forpligtelsen, som vedrører det fælles projekt med Europarådet.

Observatoriet ønsker også at understrege, at dette initiativ byggede på den almindelige aftale om samarbejdet mellem observatoriet og Europarådet, som foreskrives i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 for observatoriets samarbejde med Europarådet.

Observatoriet er villigt til fortløbende at forbedre forvaltningen af budgettet for de operationelle aktiviteter. Efter den aktuelle evaluering af situationen er det hensigten at indføre de fornødne ændringer i de interne bestemmelser og supplere disse med særlige uddannelsesmøder.

(1) EFT L 336 af 30.12.2000, s. 75.