Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Racisme og Fremmedhad for regnskabsåret 2002, med Overvågningscentrets svar

(2003/C 319/11)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002(1).

2. Retten har revideret overvågningscentrets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Direktøren er i henhold til artikel 12, stk. 8, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97(2) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(3) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der er vedtaget i henhold til artikel 12, stk. 12, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik overvågningscentrets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER

Indledning

5. Overvågningscentret blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 af 2. juni 1997. Det har til opgave at indsamle og analysere objektive, pålidelige og sammenlignelige oplysninger om racistiske, fremmedfjendske og antisemitiske handlinger og holdninger, således at Den Europæiske Union kan opfylde sin forpligtelse til at overholde de grundlæggende rettigheder ved udarbejdelsen og gennemførelsen af sine politikker. Med henblik herpå skal overvågningscentret etablere og koordinere et net af nationale centre for indsamling af oplysninger om racisme og fremmedhad (Raxen-nettet) og forske i disse handlinger og holdninger.

Budgetgennemførelsen

6. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2002 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(4).

7. Der blev indgået forpligtelser for 6 millioner euro af bevillingerne for regnskabsåret 2002, heraf blev 4,5 millioner euro udbetalt. De resterende bevillinger blev enten fremført (1,5 millioner) eller bortfaldt (0,2 millioner). 1,2 millioner euro eller 40 % af bevillingerne til netværk, forskning og undersøgelser (driftsudgifter - afsnit III) (3,0 millioner euro) blev fremført, hvilket stadig er en høj procentsats. Overvågningscentret bør gøre en indsats for yderligere at reducere procentsatsen for fremførte bevillinger, som har været næsten uændret fra år til år.

8. En række foreløbige forpligtelser er blevet fremført automatisk, hvilket er i strid med artikel 6 i overvågningscentrets finansielle bestemmelser.

9. Indtægtsordrerne udfærdiges ofte efter, at midlerne er modtaget, hvilket ikke er i overensstemmelse med artikel 23 i overvågningscentrets finansielle bestemmelser. Det er således ikke muligt at føre effektivt tilsyn med de indtægter, der skal inkasseres (der er f.eks. stadig ikke udfærdiget en indtægtsordre vedrørende en fordring på 60000 euro på den østrigske regering vedrørende tilbagebetaling af husleje).

Årsregnskabet

10. Forvaltningsregnskabet og balancen, som overvågningscentret offentliggjorde i sin årsberetning for regnskabsåret 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

11. Den mest markante udvikling i forvaltningsregnskabet er sket i regnskabsårets saldo. Tidligere balancerede regnskabet næsten, men nu er der et underskud på 1,6 millioner euro. Overvågningscentret fik et tilskud på 6,1 million euro, som er opført under Kommissionens forpligtelsesbevillinger, men de tilsvarende betalingsbevillinger beløb sig kun til 4,3 millioner euro. Denne situation besværliggør gennemførelsen af overvågningscentrets arbejdsprogram. Hertil kommer, at den første tranche af tilskuddet, som der blev anmodet om i marts 2002, først blev udbetalt i juni 2002, hvilket resulterede i likviditetsproblemer. Overvågningscentret og Kommissionen bør forbedre deres koordinering på det finansielle område, så det undgås, at en sådan situation gentager sig.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

12. En ansat, der ikke var bemyndiget dertil, har underskrevet en kontrakt, der ikke var dækket af en korrekt indgået forpligtelse, som var påtegnet af finansinspektøren. Retten har tidligere gjort overvågningscentret opmærksom på lignende problemer, navnlig i årsberetningen for regnskabsåret 2001(5). Der er tale om et problem i den interne kontrol, der endnu ikke er løst, trods overvågningscentrets indsats.

Kontraktforvaltning

13. I april blev kontrakterne med temacentrene i Raxen-nettet (jf. punkt 5) for 2002 fornyet. Der var budgetteret med 1,6 millioner euro i forpligtelsesbevillinger til disse kontrakter. Kontrakterne blev fornyet uden forudgående evaluering af resultaterne af kontrakterne for det foregående år, og i et tilfælde endda inden der forelå resultater. I øvrigt er der ikke etableret en evalueringsprocedure med henblik på godkendelse af mellemliggende betalinger.

14. De andre typer af kontrakter forvaltes ikke på samme måde af de forskellige afdelinger, og forvaltningen kunne med fordel rationaliseres, så den blev mere produktiv og sparsommelig. I forbindelse med afholdelsen af møder eller seminarer var der således indgået ikke mindre end fire kontrakter med forskellige virksomheder, rejsebureauer eller specialiserede selskaber. Overvågningscentret benytter sig af to forskellige trykkerier, når det skal have trykt sine publikationer. I nogle tilfælde var der ikke indgået kontrakt med tjenesteyderne, hvilket er i strid med finansforordningen.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) EFT L 151 af 10.6.1997, s. 6.

(3) I overensstemmelse med artikel 12, stk. 10, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 er overvågningscentrets samlede regnskab (alle indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2002, dateret den 27. februar 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 3. marts 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(4) Tallene i alle tabeller i beretningen er beregnet med størst mulig nøjagtighed på grundlag af de foreliggende tal. Tallene er afrundede, hvilket kan give små forskelle i totalbeløbene. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(5) Retten har konstateret lignende problemer under revision i tidligere regnskabsår; jf. blandt andet Rettens beretning om regnskabsåret 2002, punkt 18-20 (EFT C 326 af 27.12.2002, s. 74).

Tabel 1

Det Europæiske Overvågningscenter for Racisme og Fremmedhad - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabelen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Overvågningscentrets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i overvågningscentrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Overvågningscenter for Racisme og Fremmedhad - Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Overvågningscentrets oplysninger.

Tabel 3

Det Europæiske Overvågningscenter for Racisme og Fremmedhad - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Overvågningscentrets oplysninger. Tabellen er udarbejdet på grundlag af tallene i overvågningscentrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Overvågningscentrets svar

7. i) En stor del af Overvågningscentrets (EUMC) operationelle aktiviteter foregår hen imod slutningen af regnskabsåret. De endelige fakturaer vedrørende Raxen-netværket, som udgør omkring 50 % af de operationelle bevillingsfremførsler (der i sig selv udgør over 80 % af de samlede bevillingsfremførsler), modtages sædvanligvis i november og december hvert år. Inden disse fakturaer kan betales, skal de parallelt formidlede Raxen-data godkendes, hvilket kan medføre, at fakturaerne betales i starten af det efterfølgende år.

ii) Gennemførelsen af budgettet og arbejdsprogrammet i 2002 var påvirket af den forsinkede udbetaling af tilskuddet og det lave antal betalingsbevillinger, EUMC havde til rådighed i løbet af året. EUMC arbejder dog fortsat på at forbedre budgetgennemførelsen yderligere.

8. EUMC er enig i Revisionsrettens bemærkning. EUMC vil tage de nødvendige skridt til at sikre overholdelse af de respektive retskrav i fremtiden.

9. EUMC er enig i Revisionsrettens bemærkning og har truffet de nødvendige foranstaltninger til rettidig inkassering af pengemidler.

11. EUMC tilkendegiver sin tilfredshed med Revisionsrettens bemærkninger vedrørende det lave antal modtagne betalingsbevillinger og den forsinkede udbetaling af tilskuddet.

EUMC har allerede truffet foranstaltninger til at undgå lignende problemer fremover ved at indføre den nye formelle procedure, som fastsattes af Kommissionen i 2003 for modtagelse af udbetalingen af det årlige tilskud. Kommissionen vil nu udbetale tilskuddet til EUMC i fire rater, idet hver rate udbetales cirka seks uger efter, at EUMC har indgivet skriftlig anmodning herom.

12. Med gennemførelsen af den nye finansforordning i 2003 blev det interne kontrolsystem tilpasset til at opfylde de nye krav og til at håndtere allerede kendte svagheder og mangler.

Som en del af gennemførelsen af den nye finansforordning i 2003 har EUMC sørget for undervisning af alle de anvisningsberettigede, hvor man klart har fremhævet forskellen mellem en bemyndigelse til indgåelse af budgetforpligtelser og en bemyndigelse til indgåelse af juridiske forpligtelser.

13. Der blev foretaget en ekstern evaluering af alle leverancerne i januar og februar 2003, og der blev holdt et møde med evaluatorerne i Wien. Resultatet blev meddelt de nationale knudepunkter for at forbedre kvaliteten af rapporterne. Der foretages løbende evalueringer for at forbedre situationen yderligere i 2003.

14. EUMC er enig i Revisionsrettens bemærkninger og har allerede truffet foranstaltninger til at undgå sådanne problemer i fremtiden.

I 2003 har EUMC f.eks. tilsluttet sig Kommissionens rammekontrakter om it-indkøb og om publikationer. EUMC er også med i den nye rammekontrakt om indkvarterings- og rejsearrangementer, som Kommissionen for øjeblikket er i færd med at udarbejde.