[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 7.6.2006

KOM(2006) 277 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET OG DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET

En sammenfatning over Kommissionens resultater på management-området i 2005

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 4

2. Sikkerhed og de årlige aktivitetsrapporter 5

2.1. Globalt billede: en mere solid og omfattende sikkerhed … 5

2.2. Baseret på en bedre metodologi 7

2.3. Gentagne forbehold 8

3. Vigtige tværgående temaer, som udspringer af de årlige aktivitetsrapporter og henstillingerne 9

3.1. Resultatforvaltning og intern kontrol 9

3.1.1. Effektiviteten af intern kontrol i Kommissionen 9

3.1.2. Risikoforvaltning som middel til at inddrage intern kontrol i den administrative kultur 10

3.1.3. Resultatforvaltning 11

3.2. Forvaltningspraksis 11

3.2.1. Opfølgning på revisionsrapporter 11

3.2.2. Outsourcing og organer 12

3.2.3. Fælles tjenestegrene 13

3.2.4. Forenkling 13

3.3. Finansiel forvaltning og rapportering 14

3.3.1. Finansielle regler 14

3.3.2. Køreplan for en integreret kontrolramme 15

3.3.3. Forudgående og efterfølgende kontrol 15

3.3.4. Regnskabsaflæggelse og finansiel rapportering 16

3.4. It-systemer og driftskontinuitet 19

3.4.1. It-systemer 19

3.4.2. Kriseforvaltning og driftskontinuitet 19

3.5. Menneskelige ressourcer 19

3.5.1. Kompetencer 20

3.5.2. Ansættelse 20

3.5.3. Mobilitet 20

3.5.4. Rapportering om menneskelige ressourcer i Kommissionen 21

4. Konklusioner 21

Bilag 1

Bilag 2

Bilag 3

Bilag 4

1. INDLEDNING

I denne årlige sammenfatning rapporterer Kommissionen om den politik, der er ført, og om, hvordan den har forvaltet de menneskelige og finansielle ressourcer, der var afsat til at gennemføre Fællesskabets politikker. For første gang er der med meddelelsen om resultater med de forskellige politikker [KOM(2006) 124] i et særskilt dokument gjort rede for de fremskridt, der er gjort i 2005 med hensyn til at opfylde Kommissionens strategiske mål, og de politiske resultater, der er nået i løbet af det forgangne år. Denne sammenfatning for 2005 over Kommissionens forvaltning ledsager sammenfatningen over politikker og rapporter om, hvordan Kommissionen har varetaget sit forvaltningsansvar, og hvilken sikkerhed dens interne kontrolsystemer giver i den forbindelse. Ifølge artikel 60, stk. 7, i finansforordningen sender Kommissionen den årlige sammenfatning til budgetmyndigheden senest den 15. juni hvert år.

Med vedtagelsen af denne sammenfatning påtager Kommissionen sig det politiske ansvar for generaldirektørernes og kontorchefernes forvaltning ud fra den forsikring og de forbehold, de giver i deres årlige aktivitetsrapporter, velvidende, at der er behov for yderligere bestræbelser for at overvinde en række svagheder. I denne sammenfatning tager Kommissionen også stilling til tværgående spørgsmål, der er dukket op i forbindelse med gennemgangen af disse rapporter, og som er rejst af den interne revisor, Den Europæiske Revisionsret, dechargemyndigheden eller påpeget af Revisionsopfølgningsudvalget og af generaldirektøren for GD Budget i rapporten [SEK(2006) 567], der giver en oversigt over situationen for de interne kontrolsystemer i Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene.

Kommissionen har ifølge EF-traktatens artikel 274 det overordnede ansvar for gennemførelsen af EU-budgettet. Denne sammenfatning indeholder Kommissionens konklusioner til hvert enkelt hovedforvaltningsområde og til systemiske tværgående spørgsmål. Det er toppen af Kommissionens regnskabsaflæggelsessystem, hvor de årlige aktivitetsrapporter fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede udgør de bærende søjler. Mere generelt giver sammenfatningen også en oversigt over de fremskridt, der er gjort i 2005 med hensyn til fuldt ud at udvikle det potentiale, der er i Kommissionens forvaltnings- og kontrolsystemer på områder som:

- Bedre regnskabsaflæggelse i Kommissionen: de årlige aktivitetsrapporter for 2005 var baseret på en stærkere metodologi og en mere sammenhængende tilgang til fælles problemer (se del 2.2), og for første gang er der anvendt regnskabsføring efter periodiseringsprincippet på EU’s budget, men der er dog en række overgangsproblemer, der skal løses (se del 3.3.4).

- Fremme af en effektiv, resultatorienteret forvaltning: en mere effektiv intern kontrol har vundet større og større indpas, og det vil blive yderligere understøttet af, at der fokuseres mere på proportionalitet og omkostningseffektivitet i kontrollen (se del 3.1.1); i 2005 var det første gang, der blev anvendt en ny metodologi til risikoforvaltning i hele Kommissionen (se del 3.1.2); der blev iværksat tiltag, der skulle forbedre kvaliteten af mål og indikatorer (se del 3.1.3).

- Styrkelse af Kommissionens ansvar og overvågningskapacitet: der blev foreslået forbedringer med henblik på forenkling (se del 3.2.4); der blev forelagt en handlingsplan om overgang til en integreret ramme for intern kontrol (se del 3.3.2); opfølgningen af handlingsplaner (se del 3.2.1) blev forbedret, og de interne kontrolstrategier blev gjort mere pålidelige og solide (se del 3.3.3):

Sammenfatningen for 2005 dækker det første år, hvor et budget, som Barroso-Kommissionen har været ene om at forvalte, vil blive genstand for dechargeproceduren.

2. Sikkerhed og de årlige aktivitetsrapporter

2.1. Globalt billede: en mere solid og omfattende sikkerhed …

Kommissionen noterer sig med tilfredshed, at principperne i reformen nu er en fast bestanddel af den daglige forvaltning i generaldirektoraterne og tjenestegrenene. Kommissionen er glad over at se, at de årlige aktivitetsrapporter fra 2005 generelt yderligere underbygger den sikkerhed , som fremgår af de vedlagte undertegnede erklæringer fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. Forbeholdene (se listen i bilag 3) er mere præcise og begrundede end tidligere år, og desuden bliver det ofte forklaret, hvad der generelt har indvirkning på rimelig sikkerhed.

Selve rapporterne var generelt mere klart fokuserede og eksplicitte og kan dermed få stigende betydning som grundlæggende instrumenter til regnskabsaflæggelse og kommunikation. Efter at have gennemgået de årlige aktivitetsrapporter og især den af hver enkelt generaldirektør og kontorchef undertegnede revisionserklæring noterer Kommissionen sig, at alle de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har givet garantier. Der har i den forbindelse rejst sig en række spørgsmål af generel art, som der bør ses nærmere på:

Delt forvaltning med medlemsstaterne. Kommissionen noterer sig, at forbeholdene på dette område er mere fokuserede sammenlignet med tidligere år. For eksempel angiver rapporterne fra 2005, i hvilket program eller geografisk område der har været problemer. Kommissionen er af den overbevisning, at kun med et fuldt samarbejde og bestræbelser fra de nationale myndigheders side, sådan som det fremgår af handlingsplanen for en integreret kontrolramme (se nedenfor), vil det være muligt at opnå et gennembrud med hensyn til at nå en rimelig sikkerhed for de områder, hvor der er givet forbehold. Ifølge handlingsplanen for en integreret kontrolramme (se nedenfor) skal der også gøres større bestræbelser for at afstemme revisionsstrategier, planlægning og risikoforvaltning med medlemsstaterne, sådan som det også anbefales af den interne revisor. Og der må trækkes på andre kontrollørers arbejde og systematisk anvendes forvaltningsindberetninger fra instanser i medlemsstaterne. Kommissionen vil fortsat arbejde på, at garantier, der gives af de nationale myndigheder, som forvalter EU-midler, bliver mere pålidelige. Det vil yderligere kunne styrke den generelle sikkerhed med hensyn til foranstaltningernes lov- og retmæssighed. Eksterne aktioner, gennem centraliseret, decentraliseret og fælles forvaltning. For tredjelandes vedkommende anses den store risiko, der er forbundet med foranstaltninger, at være under kontrol, og det eneste forbehold på dette område vedrører ansvarsfordelingen mellem Kommissionen og FN i forbindelse med gennemførelsen af EU’s bidrag til UNMIK Pillar IV i Kosovo. Kommissionen vil arbejde sammen med repræsentanterne for FN for at løse problemet i 2006. Interne foranstaltninger, centraliseret forvaltning. Især på forskningsområdet, men også mere generelt på området interne politikker, er Kommissionen opmærksom på, at der er systemiske kontrolproblemer i forbindelse med godtgørelse af udgifter, hvilket fører til gentagne fejl, især med personaleudgifter. Kommissionen forventer, at de under sjette rammeprogram iværksatte forenklinger og styrkede kontrolmekanismer vil føre til synlige fremskridt, efterhånden som programmerne udvikler sig og det nye system, ifølge hvilket udgiftsanmeldelser skal attesteres af uafhængige revisorer, bliver fuldstændigt indført. Det er dog kun ved en gennemgribende forenkling af finansieringsmekanismen, at det underliggende problem vil kunne løses. Også garantier fra nationale agenturer under indirekte centraliseret forvaltning bør forbedres. Kommissionen vil fortsætte sine bestræbelser på at forenkle gennemførelsen af fællesskabsprogrammer og vil se på de systemiske kontrolproblemer i forbindelse med godtgørelse af udgifter. De af Kommissionen foreslåede regler for deltagelse for det syvende rammeprogram for forskning omhandler blandt andet brug af forenklede finansieringsmekanismer som for eksempel større brug af faste beløb, tariffer baseret på enhedsomkostninger og gennemsnitlige satser, ud fra proportionalitet og omkostningseffektivitet for kontroller, samtidig med at EU’s finansielle interesser beskyttes. Som en del af handlingsplanen for en integreret kontrolramme (se punkt 3.3.2) vil Kommissionen fortsætte sine bestræbelser på at forenkle den reguleringsmæssige ramme og forbedre brugen af revisionsattester ved at sørge for en bedre koordinering mellem de forskellige tjenestegrene. Herved vil kontrollen af udgiftsanmeldelser kunne blive mere effektiv og virksom, i givet fald bakket op af anvendelse af sanktioner. Administrative udgifter. Takket være foranstaltninger, som lønkontoret har indført, har informationssystemet til beregning af lønninger og pensioner kunnet stabiliseres, og det forbehold, som lederen af ressourcekontoret havde angivet i sin erklæring fra 2004, er ikke med i rapporten fra 2005. OIB har påpeget vanskeligheder i forbindelse med kontrakt- og indkøbsforvaltning, hvad angår planlægning. De skulle blive afhjulpet i løbet af 2006. Kommissionen mener, at der vil kunne opnås rimelig sikkerhed på grundlag af de årlige aktivitetsrapporter på området administrative udgifter. Selv om forbeholdene vedrørende indkøbsplanlægning og administrationsbevillinger i delegationerne ikke angik den rimelige sikkerhed, som generaldirektøren anførte, vil Kommissionen sørge for, at denne tjenestegren gennemfører effektive foranstaltninger, som kan mindske sandsynligheden for, at der opstår lignende situationer i fremtiden. |

- Konklusion

Generelt mener Kommissionen, at de nuværende interne kontrolsystemer med de begrænsninger, der fremgår af de årlige aktivitetsrapporter fra 2005, giver en rimelig sikkerhed med hensyn til foranstaltningers lov- og retmæssighed, hvilket Kommissionen er ansvarlig for i henhold til EF-traktatens artikel 274. Men Kommissionen erkender også, at det er nødvendigt med yderligere bestræbelser, hvis en række problemer skal løses, især de problemer, der fremgår af forbeholdene fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Kommissionen vil sørge for, at de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fortsat bestræber sig på at garantere, at forsikringen om rimelig sikkerhed i erklæringer, der ledsager de årlige rapporter, konkret underbygges af passende interne kontrolsystemer.

2.2. ... Baseret på en bedre metodologi

For fortsat opnå forbedringer og forenkling blev retningslinjerne for de årlige aktivitetsrapporter for 2005 forbedret yderligere på følgende måde.

- Rapporteringskravene for 2005 var mindre omfattende og fokuserede mere på indvirkningen af vigtige tiltag. På den måde blev der opnået en bedre balance mellem politiske resultater, intern kontrol og spørgsmål om finansiel forvaltning i de årlige aktivitetsrapporter, hvorved der kunne gives mere klare og solide input til brug for beslutningstagning, og det blev lettere at kommunikere resultaterne.

- Det blev fortsat forsøgt at gøre regnskabsaflæggelsen bedre gennem eksplicitte erklæringer og en vurdering af det forvaltnings-, risiko- og kontrolmiljø som generaldirektoraterne arbejder under, og af de elementer og resultater i forvaltnings- og kontrolsystemet, som støtter de forsikringer, der kræves i erklæringen.

- I 2005 startede arbejdet med at udforme en vejledning i at vurdere, hvor væsentlige problemerne er (herunder de systemiske problemer), og at forsøge at finde en fælles metodologi og væsentlighedsgrænse for generaldirektorater inden for samme "familie" , som er tilpasset deres specifikke situation. Dette arbejde fortsatte i 2006 indtil vedtagelsen af de årlige rapporter. Der er blevet vedtaget en fælles metodologi for den familie, som varetager delt forvaltning, og foreslået en sådan for den familie, der varetager forskning. Der blev også gjort fremskridt med den familie, der står for interne politikker.

- Alle generaldirektorater blev også bedt om at angive, hvilket væsentlighedskriterium de havde anvendt, og at vedlægge deres generelle konklusion på, hvilken indvirkning forbeholdene havde samlet set på erklæringen som helhed.

Peer review -gennemgangen af potentielle forbehold på et stort antal familiemøder og bilaterale møder bidrog i vid udstrækning til at præcisere indholdet af forbeholdene, og hvordan problemer af tilsvarende art kunne behandles. Det betød også et gennembrud i brugen af væsentlighedskriteriet, og at indvirkningen af forbeholdene kunne kvantificeres. For at give forbeholdene mere vægt og ikke reducere antallet af dem mente de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, for så vidt angår metodologi, at:

- det, at der er en risiko, berettiger ikke nødvendigvis til et forbehold, medmindre der faktisk er opstået et problem i løbet af det år, som rapporten dækker, eller at kontrolsystemet ikke kunne afværge, at der opstod begivenheder, som havde en væsentlig indvirkning

- en kritisk revisionshenstilling vil kun kunne berettige et forbehold, hvis (1) det underliggende problem falder ind under det område, som revisionserklæringen omhandler, (2) den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede accepterer, at det aktuelle interne kontrolsystem ikke tager fat om de identificerede problemer på rette måde, og (3) vedkommende mener, at væsentlighedsgrænsen er overskredet.

Konklusion

Der er gjort mange fremskridt i 2005 med hensyn til at forbedre regnskabsaflæggelse og sikre en mere sammenhængende tilgang for hver "familie" af generaldirektorater, der beskæftiger sig med aktiviteter af samme art. Arbejdet i de forskellige "familier" vil fortsætte, således at hvert enkelt område, også de områder, hvor der endnu ikke har kunnet fastlægges en fælles metodologi, kan drage fordel af en specifik, sammenhængende metodologi. Også arbejdet med indikatorer vedrørende kontrol og sikkerhedsniveau vil fortsætte for hver familie (se punkt 3.1.1.).

2.3. Gentagne forbehold

Formålet med forbehold er at identificere problematiske områder, hvor indsatsen bør koncentreres for at sikre, at foranstaltningerne følger love og regler, og at brugen af ressourcer er forsvarlig. Hvis forbeholdet gentages, kan det være et problem i sig selv. I den forbindelse noterer Kommissionen sig, at der er forskellige former for gentagne forbehold:

Forbehold, hvis omfang mindskes fra år til år, eller hvor handlingsplanen bærer frugt (forbehold fra Generaldirektoratet for Regionalpolitik om EFRU eller Samhørighedsfonden i visse medlemsstater eller kandidatlande; forbehold over for det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem i Grækenland fremsat af Generaldirektoratet for Landbrug og Udvikling af Landdistrikter; forbehold over for dækningen af efterfølgende kontrol og Den Europæiske Flygtningefond fremsat af Generaldirektoratet for Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed; forbehold over for regnskabsføring efter periodiseringsprincippet for Den Europæiske Udviklingsfond fremsat af Generaldirektoratet for Budget). Kommissionen noterer sig, at i nogle tilfælde vil en løsning af det underliggende problem betyde, at tredjeparter må gøre en yderligere indsats (medlemsstater i tilfældet med delt forvaltning). Forbehold vedrørende strukturproblemer, der forhindrer en fuldstændig og permanent løsning under de nuværende reguleringsrammer af de problemer, der er angivet i forbeholdene (problemer rejst af flere generaldirektorater vedrørende det femte rammeprogram for forskning; forbehold over for de europæiske standardiseringsorganisationer fremsat af Generaldirektoratet for Erhvervspolitik; forbehold over for præferenceimporten af oksekød af høj kvalitet fremsat af Generaldirektoratet for Landbrug og Udvikling af Landdistrikter). Kommissionen vil fortsætte med at rette op på forholdene gennem innovative foranstaltninger, som skal bruges ved opstilling af finansieringsmekanismer (der kan for eksempel inden for rammeprogrammer for forskning blive tale om større brug af subsidier, der er baseret på betaling af faste beløb og tariffer baseret på enhedsomkostninger). Forbehold vedrørende problemer i forbindelse med foranstaltninger, der gennemføres uden for hovedkvarterer, eller foranstaltninger, der gennemføres i hovedkvarterer, men i tilknytning til aktiviteter, der forvaltes uden for hovedkvarterer, hvor det har vist sig vanskeligt at finde en løsning på grund af geografisk afstand og meget små enheder (et forbehold fremsat af Generaldirektoratet for Kommunikation på grund af mangel på et system til struktureret, systematisk efterfølgende kontrol for tilskud; to forbehold vedrørende administrationsbevillinger fremsat af Generaldirektoratet for Eksterne Forbindelser). I betragtning af hvilke beløb det drejer sig om, mener Kommissionen, at disse forbehold kun har begrænsede konsekvenser for Fællesskabet. Kommissionen vil sørge for, at de berørte generaldirektører træffer de fornødne foranstaltninger i 2006 for at få løst disse problemer. Problemer/manglende evne til at nå et generaldirektorats eller en tjenestegrens mål, som ikke falder ind under det område, som revisionserklæringen omhandler (forbehold fremsat af den interne revisionstjeneste for ikke at kunne foretage en årlig revision af Fællesskabets organer; forbehold over for nuklear sikkerhed fremsat af Generaldirektoratet for Energi og Transport; forbehold fremsat af lønkontoret over for det kontor i Rådet, der tager sig af sygeforsikring). Det skal bemærkes, dels at revisionserklæringen vedrører brug af ressourcer i forhold til det planlagte formål i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, og dels at de indførte kontrolprocedurer giver de fornødne garantier, hvad angår lov- og retmæssigheden af de underliggende foranstaltninger. Kommissionen mener, at disse problemer som følge af deres art, og fordi de ikke helt falder ind under det område, som revisionserklæringen omhandler, fremover snarere bør tages op i de årlige aktivitetsrapporter. |

- Der er også fremsat enkelte nye forbehold om tværgående problemer vedrørende regnskaber og finansiel rapportering og problemerne i Datacentrets bygninger, som indvirker på it-systemerne. Dette tages op i del 3.3.4 og 3.4.1.

3. Vigtige tværgående temaer, som udspringer af de årlige aktivitets RAPPORTER OG HENSTILLINGERNE

3.1. Resultatforvaltning og intern kontrol

3.1.1. Effektiviteten af intern kontrol i Kommissionen

Som påpeget af den interne revisor og i oversigtsrapporten har Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene gjort betydelige fremskridt, hvad angår intern kontrol: de årlige aktivitetsrapporter viser for eksempel, at de fleste generaldirektorater og tjenestegrene har diversificeret de finansielle kredsløb til de forskellige identificerede behov og risici og tilpasset dem hertil; nogle af generaldirektoraterne holder i stigende grad øje med, at forpligtelser og betalinger bliver spredt ligeligt over hele året i et forsøg på at mindske koncentrationen af budgettransaktioner i slutningen af året; risikoforvaltning bliver i højere grad integreret i forvaltningsprocessen, og resultaterne af kontroller og de erfaringer, der skal drages heraf, bliver overvåget mere og mere indgående. Da der stadig er visse problemer, har både den interne revisor og Revisionsretten dog bedt Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene om i langt højere grad at gøre brug af nye værktøjer og kontroller. Udveksling af erfaringer og værktøjer mellem generaldirektoraterne kan i den forbindelse udbygges ved hjælp af netværket af koordinatorer for intern kontrol.

De interne kontrolsystemer kan gøres effektive og virksomme, hvis der fokuseres på klart definerede og opnåelige kontrolmål og indikatorer, der kan måle den ønskede udvikling over tid, og som kan sikre proportionalitet og omkostningseffektivitet i kontrollerne . Det drejer sig specielt om følgende:

- De interne kontrolsystemers effektivitet og virksomhed, herunder den måde, hvorpå risici med hensyn til lov- og retmæssighed i budgetgennemførelsen forvaltes, vil blive overvåget ved hjælp af kvalitative og kvantitative indikatorer . Der vil blive gjort mere brug af resultattavler, og der vil regelmæssigt blive set på, om indikatorerne for hver enkelt målgruppe er anvendelige og relevante.

- Proportionaliteten og omkostningseffektiviteten i kontrollerne vil fortsat blive forsøgt forbedret gennem forenklede og passende forvaltningsmetoder, idet det endelige mål er en god balance mellem behovet for kontrol og de midler, der er afsat til kontrol. Ved hyppigere at gøre brug af betalinger i form af engangsbeløb og faste tilskudsbeløb forventes det, at med revisionserklæringer fra tredjeparter, der er ansvarlige for budgetgennemførelse, og revisionsattester, vil det blive lettere for Kommissionen at foretage direkte kontrol. Men der er også behov for nye tilgange til at definere de reguleringsmæssige og tekniske rammer for for eksempel betalinger i form af engangsbeløb.

Endelig vil intern kontrol og risikoforvaltning skulle integreres i en fælles ramme på linje med nuværende international praksis og på grundlag af erfaringerne med de 24 eksisterende interne kontrolstandarder og den fælles risikometodologi, der blev indført sidste år.

Konklusion

Kommissionen vil udvikle indikatorer for kontrolmål, som navnlig dækker den måde, hvorpå interne kontrolsystemer håndterer de risici, der har at gøre med lov- og retmæssigheden af transaktioner. Rapporteringen om interne kontrollers effektivitet vil blive yderligere udbygget i de årlige aktivitetsrapporter, når det er nødvendigt. Kommissionen opfordrer også Europa-Parlamentet og Rådet til at støtte bestræbelserne på at tilpasse lovrammerne for at sikre en effektiv anvendelse af principperne om proportionalitet og omkostningseffektivitet i kontrollerne.

3.1.2. Risikoforvaltning som middel til at inddrage intern kontrol i den administrative kultur

Kommissionen vedtog i 2005 en ramme for risikoforvaltning for hele Kommissionen, som anbefalet i den sammenfattende rapport fra 2004, hvor der fastlægges en fælles tilgang til risikoforvaltning. Derefter begyndte Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene med at inddrage denne fælles metodologi i deres planlægning og identificere alvorlige risici og løsninger herpå i deres årlige forvaltningsplaner for 2006. I det første pilotforsøg blev ejerskabet i højere grad lagt over på generaldirektoraterne, hvilket var med til at øge bevidstheden i hele Kommissionen over for risici, og det havde også en indvirkning på generaldirektoraternes kontrolstrategi og på fokuseringen på kontrol.

De alvorligste risici, der blev påpeget , vedrører strategi, planlægning og systemer (ineffektive kontrolstrategier, utilstrækkelige it-systemer, vedligeholdelse heraf og sikkerhed), person- og organisationsspørgsmål (mangel på visse former for ekspertise, langvarige ansættelsesprocedurer, for stor afhængighed af kontraktansatte, uklare roller og ansvarsområder samt bygninger og personalesikkerhed) og eksterne faktorer (mangel på politisk støtte udefra, pandemier, forkert forståelse og anvendelse af regler og forskrifter hos eksterne partnere).

For intern kontrol generelt gælder det, at der fortsat bør gøres en indsats for at øge anvendelsen og kvaliteten af risikoforvaltning, således at den kan blive en fast bestanddel ikke blot ved planlægning af aktiviteter, men også i de almindelige, løbende forvaltningsaktiviteter. I den forbindelse vil der blive taget skridt til at sikre, at de øverste ledere og mellemlederne inddrages yderligere, at der sker en udveksling af erfaringer mellem tjenestegrene, og at det overvejes yderligere, hvordan risici skal håndteres inden for familier af generaldirektorater.

Konklusion

Kommissionen vil inddrage risikoforvaltning yderligere i den almindelige forvaltning og gøre risikovurdering til en fast bestanddel af de interne kontrolsystemer. Der vil fortsat blive arbejdet med at konsolidere risikoforvaltning for grupper af generaldirektorater ("familier"), der har problemer af samme art. |

3.1.3. Resultatforvaltning

Først fase i den resultatundersøgelse, der blev iværksat efter den sammenfattende rapport fra 2004, er nu afsluttet, og det førte til, at der blev oprettet en samling af standardmål og -indikatorer , som kan anvendes til to horisontale aktiviteter , der er fælles for alle generaldirektorater ("Politisk strategi og koordinering" og "Administrativ støtte"). I anden fase , der startede i 2006, fokuseres der på mål og indikatorer for udgiftsprogrammer . Som foreslået af Revisionsretten og Europa-Parlamentet (se også punkt 3.1.1) vil der i denne fase også for første gang blive set på indikatorer, som har direkte forbindelse med lovmæssighed og retmæssighed.

Hvad angår resultatforvaltning, opfordrer Kommissionen generaldirektorater med aktiviteter af samme art til at arbejde mere sammen og dele deres erfaringer, så der kan opnås en mere sammenhængende og effektiv tilgang. Der vil fortsat blive arbejdet med at forbedre forhåndenværende instrumenter, som forvaltningsplaner og aktivitetsrapporter, så de kan blive effektive forvaltningsværktøjer , der bringer en merværdi på alle niveauer og giver mulighed for at foretage en forsvarlig kontrol og hurtig korrektion.

Konklusion

Kommissionen vil fortsætte med sin gennemgang af mål og indikatorer og især fokusere på udgiftsprogrammer i 2006 og på andre af Kommissionens opgaver i 2007.

3.2. Forvaltningspraksis

3.2.1. Opfølgning på revisionsrapporter

Kommissionens revisionsopfølgningsudvalg spiller en afgørende rolle med hensyn til at overvåge opfølgningen af revision eller revisionsrelaterede henstillinger og at give Kommissionen et fyldestgørende billede af de vigtigste resultater og afhjælpende foranstaltninger. I marts 2005 besluttede Kommissionen at udvide mandatet for dette udvalg til at omfatte opfølgning af henstillinger fra Revisionsretten og dechargemyndigheden. Med oprettelsen af en database over disse henstillinger har revisionsopfølgningsudvalgets rapportering til Kommissionen kunnet gøres mere effektiv.

Som anført i oversigten over intern kontrol har næsten alle generaldirektorater rapporteret, at der er indført passende handlingsplaner til at afhjælpe de problemer, der er blevet påpeget af den interne revisor eller de interne revisionsafdelinger, og at gennemførelsen af disse handlingsplaner bliver løbende overvåget. Som påpeget af den interne revisor bliver henstillingerne fra den interne revision taget meget vel imod af Kommissionens generaldirektorater, men der er ofte betydelige forsinkelser med at gennemføre handlingsplanerne. Den interne revisor foreslår, at opfølgningen af disse henstillinger bliver løbende overvåget på øverste ledelsesplan, og at den bliver fuldt ud inddraget i den normale forvaltningsplanlægning. Revisionsopfølgningsudvalget skal spille en rolle her: på baggrund af den interne revisionstjenestes opfølgningsarbejde vil udvalget advare de berørte kommissærer og tjenestegrene om, når der er betydelige forsinkelser med færdiggørelsen af handlingsplaner. Kommissionen noterer sig også den interne revisors tilsagn om at ville fremsætte færre og mere målrettede henstillinger, hvilket netop tilgodeser anmodninger fra generaldirektoraterne.

Konklusion

Kommissionen vil sørge for, at generaldirektoraterne opstiller præcise handlingsplaner, hvor der bliver taget hensyn til fastlagte prioriteter og ressourceproblemer, og at de på det grundlag følger op på revisionshenstillingerne i god tid.

3.2.2. Outsourcing og organer

De første tre forvaltningsorganer blev sat i gang i 2005, og et af dem blev fuldt operationelt i anden halvdel af 2005. Personaleansættelsen har været det største problem i oprettelsesfasen. På grund af vanskeligheder hermed er et af organerne endnu ikke fuldt operationelt. De nuværende forvaltningsorganer skal udarbejde deres første egentlige årlige aktivitetsrapporter for 2006, hvilket der vil blive taget hensyn til i de efterfølgende sammenfattende rapporter.

I overgangsperioden arbejdede forvaltningsorganerne nært sammen med de generaldirektorater, de hørte under, om overdragelsen af sager. For at gøre det lettere at oprette nye organer i den nye programmeringsperiode og drage fordel af de erfaringer, der er gjort, har Kommissionen iværksat en revision af sine interne retningslinjer, og nye organer vil også skulle anvende standardiserede serviceniveauaftaler med Kommissionens horisontale tjenestegrene. Overgangen til den nye programmeringsperiode, oprettelsen af nye organer og evalueringen af eksisterende organer må overvåges nøje for at sikre, at de indhøstede erfaringer og bedste praksis bliver inddraget heri.

Som allerede anført i de tidligere sammenfattende rapporter foreslog Kommissionen i 2005 rammebetingelser for reguleringsorganer i form af en interinstitutionel aftale. Med dette udkast fastlægges der minimumsstandarder og -regler om god forvaltning for oprettelse, drift og kontrol af reguleringsorganer. Den af Kommissionen foreslåede interinstitutionelle aftale blev taget godt imod af Europa-Parlamentet, men Rådet kunne ikke godtage den.

Ifølge de nuværende regler skal Kommissionens interne revisor hvert år revidere hvert enkelt reguleringsorgan. I den årlige aktivitetsrapport påpegede den interne revisor, at denne forpligtelse ikke kunne overholdes fuldt ud. Ifølge et ændringsforslag fra Kommissionen til finansforordningen skal hvert enkelt reguleringsorgan oprette sin egen interne revisionsafdeling, hvilket vil kunne løse problemet fra 2007 og fremover.

Konklusioner:

Kommissionen reviderede for nylig sine retningslinjer om oprettelse og drift af forvaltningsorganer, således at såvel eksisterende som nye forvaltningsorganer kan udvikle sig inden for stabile, fast rammer, hvilket blandt andet giver mulighed for fleksible ordninger for delegering og rapportering mellem sådanne organer og de generaldirektorater i Kommissionen, de hører under. Det er nødvendigt med input fra alle institutioner, hvis der skal kunne forhandles alsidige rammebetingelser, og hvis det skal gøres klart, hvilket ansvar institutionerne og forvaltningsorganerne har hver især. Disse rammebetingelser vil gælde for oprettelse af kommende organer og på et senere tidspunkt for de organer, der allerede findes. Kommissionen opfordrer Rådet til at vedtage de foreslåede rammebetingelser for reguleringsorganer og til at foreslå ændringer eller alternative muligheder. |

3.2.3. Fælles tjenestegrene

Den interne revisor anbefaler, at det undersøges, om det er muligt at benytte " fælles tjenestegrene" til at øge effektivitet i forvaltningen , og anfører som eksempel herpå områder som it, kommunikation og forvaltning af finansielle ressourcer og personale.

Af en oversigt over den interne kontrol fremgår det, at især små afdelinger og kontorer har vanskeligheder med den daglige drift, personalekompetence og -mobilitet, og der peges på mulige alternativer som fælles tjenestegrene for generaldirektorater og ad hoc-helpdeske, som drives af centrale afdelinger, og som skal bistå operationelle afdelinger ved specifikke opgaver.

Konklusion

Kommissionen erkender, at der kan være en merværdi i ordninger mellem tjenestegrene for så vidt angår små afdelinger, forudsat at sådanne ordninger er baseret på en analyse af omkostningseffektivitet, og at de er i overensstemmelse med gældende regler og ikke griber ind i det ansvar, som hver enkelt ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har. Kommissionens centrale tjenestegrene vil udarbejde en række praktiske løsninger på, hvordan det kan sikres, at der er balance mellem generaldirektoraternes og tjenestegrenenes ansvar og regnskabsaflæggelse. |

3.2.4. Forenkling

I statusrapporten om reformen fra 21. december 2005 blev forenkling anført som en vigtig tværgående prioritet for Kommissionen inden for hele den interne forvaltning. Der skelnes mellem fire former for forenkling: forenkling af lovgivningen , forenkling af planlagt kontrol , forenkling af fremtidige udgiftsprogrammer og forenkling af interne procedurer og arbejdsmetoder.

Hvad angår forenkling af lovgivningen , forelagde Kommissionen resultaterne af en screening af endnu ikke vedtagne lovforslag og meddelte i september 2005, at den havde til hensigt at tilbagetrække 68 af disse lovforslag. I oktober blev der præsenteret en ny fase af Kommissionens lovforenklingsprogram, som var baseret på høringer af berørte parter. Kommissionen forelagde også sin holdning til en fælles metodologi til måling af administrative byrder, som skulle anvendes af EU-institutionerne og medlemsstaterne, når de vurderede indvirkningen af EU’s lovinitiativer.

De forslag, som blev forelagt af Kommissionen under forhandlingerne om de finansielle overslag for 2007-2013, har som overordnet formål en forenkling af lovforskrifterne og udgiftsprogrammerne. Et eksempel herpå er Kommissionens forslag om et forenklet sæt af regler, der kan skabe mere sammenhæng og effektivitet i EU’s eksterne politikker. Der er systematisk gjort forsøg på at se, hvordan programmer kan komplettere hinanden for at opnå en bedre indvirkning af dem og bedst muligt udnytte midlerne på europæisk plan.

I de risikoanalyser, som generaldirektoraterne har gennemført i forbindelse med deres årlige forvaltningsplaner for 2006, bliver det ofte påpeget, at en dårlig forståelse og anvendelse af fællesskabsregler og -forskrifter hos mellemled og støttemodtagere er en af de alvorlige risici i den forbindelse. Ved at forenkle reglerne, vil denne risiko sikkert kunne begrænses. Det er vigtigt, at lovgivningsmyndigheden ser på gennemførligheden af foreslåede kontroller og den hertil hørende omkostningseffektivitet. Med Kommissionens forslag til regler for deltagelse i det syvende rammeprogram vil der for eksempel kunne gøres større brug af betalinger i form af faste tilskudsbeløb (herunder tariffer baseret på enhedsomkostninger) og engangsbeløb i henhold til bestemmelserne i finansforordningen. Den alternative løsning med udelukkende at verificere, om de reelle omkostninger er støtteberettigede, har vist sig at være meget vanskelig at benytte, hvad angår kontrol og administrative byrder for Kommissionen.

Der er sket en forenkling af en række interne procedurer i 2005. På området finansforvaltning blev gennemførelsesreglerne til finansforordningen ændret, således at reglerne for tildeling af kontrakter og tilskud er blevet forenklet, navnlig når der er tale om små beløb. Kommissionen iværksatte også et initiativ, der skulle forenkle forvaltningen af menneskelige ressourcer og administrative procedurer. Der blev oprettet en taskforce, som fik til opgave at høre personalet og foreslå foranstaltninger, der kunne forenkle procedurer, som er unødvendigt komplicerede og uhåndterlige.

Konklusion

Kommissionen vil have blikket rettet mod forenkling af reguleringsrammerne under forhandlingerne om al lovgivning og alle programmer for de finansielle overslag for 2007-2013. Kommissionen vil fortsætte med at forenkle sine interne procedurer og opfordrer lovgivningsmyndigheden til at udvise den fornødne opmærksomhed over for disse aspekter. |

3.3. Finansiel forvaltning og rapportering

3.3.1. Finansielle regler

I 2005 vedtog Kommissionen ændringer til gennemførelsesreglerne til finansforordningen, som forenklede indkøbs- og tilskudsreglerne til fordel for tilbudsgivere, ansøgere og modtagere og for institutionernes tjenestegrene. Kommissionen foreslog også flere andre ændringer til de finansielle regler: for det første en ændring af gennemførelsesreglerne til finansforordningen, som blandt andet ville betyde forenklinger, der skulle træde i kraft midt i 2006, og for det andet den planlagte treårige revision af finansforordningen og de hertil hørende gennemførelsesregler, som skal anvendes fra 1. januar 2007.

I den forbindelse har Kommissionen foreslået, at der indføres et nyt budgetprincip om effektiv og virksom intern kontrol i finansforordningen for at opnå mere effektive og virksomme transaktioner, mere pålidelig finansiel rapportering, bedre beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser og bedre forvaltning af risici, der er forbundet med de underliggende transaktioners lov- og retmæssighed. Den risiko for uregelmæssigheder og ulovligheder i de underliggende transaktioner, som eksisterer i forbindelse med gennemførelse af en basisretsakt, vil blive afhjulpet ved en passende kontrol for at opnå et tolerabelt risikoniveau under hensyntagen til, at programmer er flerårige, og til arten af de berørte betalinger.

Konklusion

Kommissionen opfordrer lovgivningsmyndigheden til at vedtage basisretsakterne inden udgangen af 2006 og finansforordningen i midten af 2006, for at Kommissionen kan få vedtaget sine gennemførelsesregler så snart som muligt i efteråret 2006 , og gennemførelsen kan starte i rette tid til den nye programmeringsperiode. Kommissionen vil starte med forberedelserne og på forhånd fastlægge sin forvaltnings- og kontrolstrategi, organisation og værktøjer.

3.3.2. Køreplan for en integreret kontrolramme

I 2005 vedtog Kommissionen en køreplan for en integreret struktur for intern kontrol og foretog en vurdering af kløften mellem den interne kontrolramme i Kommissionen og udtalelsen fra Revisionsretten om "én enkelt revisionsmodel". I samme forbindelse blev der i januar 2006 forelagt en handlingsplan for en integreret struktur for intern kontrol sammen med 16 tiltag (på områderne forenkling og fælles kontrolprocedurer; forvaltningserklæringer og revisionsgaranti; udveksling af revisionsresultater og analyser af omkostningseffektivitet; løsning af sektorspecifikke problemer). Det endelige mål for alle disse foranstaltninger er at sikre en mere effektiv og virksom intern kontrol med EU-midler og at give Revisionsretten et solidt grundlag til at kunne fremsætte en mere positiv revisionserklæring.

Kommissionen mener, at samarbejdet med medlemsstaterne og andre tredjeparter, som Kommissionen overdrager budgetgennemførelsesopgaver til, er af afgørende betydning for, om den integrerede ramme for intern kontrol bliver en succes, da det skulle give sikkerhed for, at disse forvalter EU-midlerne korrekt. I den forbindelse indebærer den for nyligt vedtagne interinstitutionelle aftale om budgetdisciplin og forsvarlig økonomisk forvaltning ligesom handlingsplanen, at de relevante revisionsmyndigheder i medlemsstaterne skal foretage en vurdering af, hvorvidt forvaltnings- og kontrolsystemer er i overensstemmelse med Fællesskabets regler, og at medlemsstaterne skal udarbejde en årlig sammenfatning på det relevante nationale niveau af disponible revisioner og erklæringer.

Konklusion

Kommissionen er forpligtet til at opstille en integreret ramme for intern kontrol. Den noterer sig, at det i høj grad vil afhænge af samarbejdet med andre parter, såsom Rådet og Europa-Parlamentet, nationale instanser med ansvar for forvaltning og kontrol af brugen af EU-midler og de øverste revisionsmyndigheder i medlemsstaterne, om denne ramme bliver en succes.

3.3.3. Forudgående og efterfølgende kontrol

De årlige aktivitetsrapporter fra 2005 viser, at der er sket forbedringer både med forudgående og efterfølgende kontrol, og der er for eksempel angivet mere omfattende brug af checklister til at harmonisere og dokumentere udført kontrol; mere præcise resultater af forudgående og efterfølgende kontrol og større præcision af de konklusioner, der kan udledes til revisionserklæringen; hvordan disse kontroller passer ind i den interne kontrolstrategi og -ramme; og hvordan de benyttes som overvågningsinstrumenter og forvaltningsværktøjer.

De obligatoriske revisionsattester (f.eks. under sjette rammeprogram for forskning) blev netop indført for at opnå større nøjagtighed i de udgiftsanmeldelser, der indgives til forudgående kontrol, hvad angår direkte forvaltning. Det forventes også, at der bliver gjort fremskridt på dette område med de retningslinjer, der blev givet i 2005 af netværket for efterfølgende kontrol vedrørende en fælles terminologi for rapporter om efterfølgende kontrol og vedrørende klassificering af fejl og deres indvirkning på den rimelige sikkerhed.

Det er også værd at se på det proaktive og forebyggende aspekt i forudgående kontrol , idet den også kan reducere omkostningerne ved unødvendige inddrivelser efterfølgende. I begyndelsen af en ny programmeringsperiode, hvilket vil være i 2007, kan der ved forudgående kontrol fokuseres mere klart på udgiftskategorier eller typer af støttemodtagere, hvorved det kan identificeres, hvor der er den største risiko for fejl og problemer. Det bør så overvejes nøjere, om forudgående kontrol skal afpasses efter de risikoområder, der er identificeret.

Det er også nødvendigt med yderligere forbedringer for at gøre de interne kontrolstrategier og -strukturer pålidelige og solide , ved for eksempel at skabe en bedre balance mellem forudgående og efterfølgende kontrol; at gøre forudgående og efterfølgende dokumentundersøgelser mere effektive (navnlig ved at planlægge undersøgelserne, så det stadig er muligt at foretage korrektioner, ved at fokusere på det væsentlige, udgiftskategorier eller modtagertyper, hvor der ofte er fejl eller højere risici, og ved at sikre tilstrækkelig dækning); at indføre feedback på kontrolresultater for at forbedre eksisterende kontrol; at styrke opsynet med og effektiviteten af kontrol og gøre revisionsattester og forvaltningserklæringer mere effektivt anvendelige; og at skabe yderligere sammenhæng og synergier inden for generaldirektorater med aktiviteter af samme art.

På baggrund af rapporten i bilag 4 må der udvises særlig opmærksomhed over for de betingelser, der gælder for at benytte procedurer med forhandling, som følge af det stigende antal og den stigende værdi af kontrakter, der indgås efter denne procedure.

Konklusion

Kommissionen vil fortsætte med at udvikle sine interne procedurer, især i form af udveksling af god praksis inden for netværket for efterfølgende kontrol, blandt andet ved at formalisere fælles retningslinjer for stikprøvemetoder og det hertil knyttede fortrolighedsniveau, og i form af en passende kontrolstrategi , der kan sikre proportionalitet mellem forudgående og efterfølgende kontrol.

3.3.4. Regnskabsaflæggels e og finansiel rapportering

Den 1. januar 2006 ændrede Kommissionen den almindelige regnskabsføring for EU fra kasseregnskabsprincippet til regnskabsføring efter periodiseringsprincippet , hvilket er i overensstemmelse med internationale offentlige regnskabsprincipper og den lovforpligtelse, der er fastsat i finansforordningen. Kommissionens generaldirektorater har været under betydeligt pres, især for at opstille åbningsbalancer og afslutningsberegninger for første gang.

Den 31. marts 2006 oversendte Kommissionens regnskabsfører Revisionsretten de første regnskaber for De Europæiske Fællesskaber, der var udarbejdet efter internationalt accepterede regnskabsstandarder. Disse regnskaber var frugten af tre års intensivt arbejde i alle Kommissionens tjenestegrene og i de andre institutioner og organer:

- Der blev opstillet regler for regnskabsføring, som var relevante for Fællesskabernes aktiviteter, og som var i overensstemmelse med internationale standarder, samt regnskabsmanualer for anvendelse af disse regler.

- It-systemerne blev udviklet, så de kunne støtte de nye krav til regnskabsføring.

- De administrative procedurer for alle Kommissionens tjenestegrene blev tilpasset, så begivenheder indføres i regnskabet, når de opstår, og ikke kun når der modtages eller udbetales penge eller ved årets udgang, og det giver mulighed for regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.

- De fornødne balancer til at åbne de første regnskaber efter periodiseringsprincippet blev fastsat.

Dette arbejde blev afsluttet i januar 2005, tidsnok til at regnskabsåret 2005 kunne starte på det rette grundlag. Fra januar 2005 gælder følgende:

- Åbningsbalancerne er blevet checket og valideret af de anvisningsberettigede afdelinger.

- Alle afdelinger har skønnet, hvilke udgifter der skal periodiseres i begyndelsen og slutningen af året.

- Systemerne i hver enkelt afdeling er blevet gennemgået af Kommissionens regnskabsfører for at sikre, at de er i stand til at indføre de krævede regnskabsoplysninger og videregive dem.

- Kommissionens regnskaber er blevet udarbejdet og konsolideret med de andre institutioners og organers.

Kommissionen har således respekteret de tidsfrister, der er fastsat i finansforordningen for forberedelse af finansielle erklæringer, hvilket på alle måder er i overensstemmelse med internationale standarder, og har overholdt sit tilsagn over for Europa-Parlamentet og Rådet om at rapportere om de fremskridt, der gøres i retning af dette mål[1], hvilket de betragtede som meget ambitiøst.

Arbejdet er imidlertid endnu ikke færdigt, da it-systemerne til forskudskonti og Den Europæiske Udviklingsfond skal moderniseres. Disse forsinkelser skyldes vanskeligheder med at indføre nye systemer og med den fornødne uddannelse i geografisk spredte tjenestegrene og har ingen væsentlig indvirkning på regnskaberne.

Selv om overgangen er forløbet godt , og der er gennemført omfattende test, har det ved check af lokale systemer ved udgangen af 2005 vist sig, at der er problemer med tre lokale systemer, som ikke har kunnet valideres. Der er fundet væsentlige fejl i de tal, der er indgivet af mindst ét generaldirektorat, som er blevet bedt om at korrigere tallene.

To generaldirektorater har fremsat forbehold og angivet usikkerhed med hensyn til bogføringen af en række transaktioner efter de nye regler for regnskabsføring efter periodiseringsprincippet , men bekræftede kvaliteten af de data, der var indført i systemet pr. 31. marts 2006. På grund heraf og også fordi de foreløbige regnskaber for øjeblikket bliver revideret af Revisionsretten, og at det kan blive nødvendigt med korrektioner inden godkendelsen af de endelige, konsoliderede regnskaber den 31. juli 2006, fremsatte Generaldirektoratet for Budget et systemisk, foreløbigt og tidsbestemt forbehold i sin årlige aktivitetsrapport for 2005. Dette generaldirektorat og andre generaldirektorater er for øjeblikket ved foretage fælles regnskabsanalyser i et forsøg på at checke og forbedre kvaliteten af regnskabsføringen og foretage de fornødne korrektioner.

På trods af de bestræbelser, som Kommissionens tjenestegrene har gjort for at checke og atter checke åbningsbalancerne og de periodiserede udgifter, er det muligt, at Revisionsretten stadig finder fejl, som skal korrigeres i de endelige regnskaber, som skal foreligge den 31. juli 2006. Risikoen for fejl er så meget desto større, fordi der mangler kvalificeret regnskabspersonale i Kommissionen, fordi nogle tjenestegrene er kommet bagud og har måttet arbejde under tidspres, og fordi der har været forsinkelser med hensyn til udvikling af visse regnskabs- og rapporteringsværktøjer i it-systemet. I fremtiden skal de forskudskonti, som Kommissionens eksterne delegationer forvalter, indføres i det centrale regnskabssystem, og Den Europæiske Udviklingsfond skal ind under systemet med regnskabsføring efter periodiseringsprincippet. Når den reviderede finansielle ramme træder i kraft, er det desuden regnskabsføreren, der skal undertegne de endelige regnskaber og dermed erklære, at de er udarbejdet i overensstemmelse med såvel reglerne for opstilling af regnskaber som de gældende regnskabsprincipper, -regler og -metoder.

Efter anmodning fra den interne revisor har Kommissionen færdiggjort sin oversigt over de bankkonti, som medforvaltes af Kommissionens personale, men som ikke er åbnet af Kommissionens regnskabsfører. Det kan konkluderes, at der bør være et formelt register over de konti, der forvaltes af personalet i Kommissionens delegationer, når de optræder som anden signatar på regnskaber i en myndigheds navn i modtagerlandet, og at registeret bør revideres regelmæssigt for at sikre, at sovende konti bliver lukket.

Konklusion

Kommissionen anerkender den ekstraordinære indsats, som tjenestegrenene har gjort for at kunne gå over til regnskabsføring efter periodiseringsprincippet. Men uanset de betydelige bestræbelser, der er gjort af hver enkelt tjenestegren, indebærer opgavens omfang og tjenestegrenenes manglende fortrolighed med de nye regnskabsprocedurer, at der er risiko for, at der stadig er fejl og udeladelser i de foreløbige regnskaber. Kommissionen vil gøre alt, hvad den kan for at sikre, at alle væsentlige fejl, som bliver konstateret af revisorerne, bliver korrigeret i de endelige regnskaber, som skal godkendes senest 31. juli 2006. Ud fra de erfaringer, der er gjort med problemer og forsinkelser i det første år, hvor der er benyttet regnskabsføring efter periodiseringsprincippet, vil Kommissionen styrke sine regnskabsprocedurer og -systemer yderligere for at forbedre kvaliteten af de finansielle oplysninger og kunne overholde fristerne for de kommende års regnskaber.

3.4. It-systemer og driftskontinuitet

3.4.1. It-systemer

Informationsteknologi (it) er blevet en væsentlig faktor, som direkte støtter Kommissionens administrationsaktiviteter og de fleste, om ikke alle dens operationelle og politiske aktiviteter. I november 2005 vedtog Kommissionen en revideret e-strategi for Kommissionen, som skulle medføre bedre kvalitet og mere gennemskuelig it-tjenester både for personalet og for eksterne parter. Der blev også indført nye grundlæggende krav til it i Kommissionens rammer for intern kontrol.

Hvad angår driftskontinuitet i it-infrastrukturen, har Generaldirektoratet for Informatik fremsat et horisontalt forbehold i sin årlige aktivitetsrapport , som vedrører utilstrækkelig infrastruktur i de bygninger, hvor Datacentret befinder sig (utilstrækkelig fysisk sikkerhed og indretning af datarum). Dette forbehold dækker alle kritiske it-systemer i Datacentret. Den interne revisor understreger, at der er behov for yderligere klarhed over de horisontale og operationelle tjenestegrenes roller og ansvar på it-området, herunder sikkerhed, planlægning, driftskontinuitet, udvikling og forvaltning af it-informationssystemer.

Konklusion

Problemet med Datacentrets infrastruktur og it-systemerne vil blive taget op som et prioriteret anliggende. De nuværende overvejelser over, hvordan it bedst kan styres, skulle kunne føre frem til konklusioner i 2006 om, hvordan forvaltningen af ressourcer kan gøres mere effektiv og virksom, og hvordan der økonomisk kan gøres bedre brug af ressourcer.

3.4.2. Kriseforvaltning og driftskontinuitet

I 2005 blev begrebet driftskontinuitet indført i Kommissionens nye interne regler og procedurer. I flere årlige aktivitetsrapporter er der blevet gjort opmærksom på problemet med driftskontinuitet, og to af de operationelle generaldirektorater fremsatte et forbehold på dette område angående risikoen for, at de it-tjenester, der er tilgængelige for medlemsstaterne vedrørende fællesskabsprogrammer og informationsudveksling, bliver afbrudt.

Ud fra det arbejde, der allerede er gjort i forbindelse med pandemier, er Generalsekretariatet ved med hjælp fra de relevante generaldirektorater at udvikle en politikramme, der skal sikre fortsat aktivitet i tilfælde af driftsforstyrrelser, som berører Kommissionen. Som svar på Det Europæiske Råds opfordring til at sørge for udvikling af et alarmberedskab både på medlemsstatsniveau og på EU-niveau indførte Kommissionen desuden i december 2005 en ny specifik koordineringsprocedure, der skulle betyde større sammenhæng i Kommissionens reaktion på alvorlige kriser, der kræver en indsats på europæisk plan.

Konklusion

Kommissionen vil vedtage politiske retningslinjer for hele Kommissionen og fortsætte med at udvikle hertil svarende planer for driftskontinuitet.

3.5. Menneskelige ressourcer

Udvidelsen og gennemførelsen af den reviderede personalevedtægt (ny karrierestruktur, moderne arbejdsvilkår og lige muligheder, sikring af professionelle og etiske standarder …) var også i 2005 højt prioriteret. Der blev lagt vægt på at give Kommissionens tjenestegrene vejledning i, hvordan de nye regler skulle anvendes for at sikre en korrekt og ensartet gennemførelse. Derudover blev der også iværksat nye initiativer som forenkling af administrative procedurer og en større "professionalisering" inden for forvaltning af menneskelige ressourcer.

3.5.1. Kompetencer

I nogle generaldirektoraters årlige aktivitetsrapporter og i oversigten over intern kontrol peges der på mangel på specialiseret personale til finansiel forvaltning og andre specifikke funktioner (f.eks. oversættelse, tolkning, informatik, told, beskatning, forskning og nuklear inspektion). Det skal ses i lyset af, at Kommissionen er nødt til at ansætte højt specialiseret personale i forskellige sektorer og tilpasse sin ansættelsespolitik herefter.

Konklusion

Kommissionen vil se på, hvor der mangler personale, og give besked om, hvilke specifikke behov der er, således at der hurtigt kan blive taget hensyn til disse behov, og de kan blive medtaget i De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontors arbejdsprogram. Handlingsplanen til ansættelse af eksperter og videreuddannelse af personalet vil blive videreført.

3.5.2. Ansættelse

Ansættelsen af personale fra de nye medlemsstater har generelt været tilfredsstillende. Der er imidlertid visse problemer med mellemlederstillinger, i AST/B*-kategorien og visse stillingsprofiler inden for for eksempel sprog (AD-kategorien). Det forventes, at det vil blive vanskeligt at nå de mål, der er fastsat for perioden 2004-2006, inden udgangen af 2006, og det vil være nødvendigt at fortsætte bestræbelserne i 2007 og videre frem.

Siden 1995 har Kommissionen fastsat årlige mål for, hvor mange kvinder der skal ansættes og udnævnes i lederstillinger og andre A*/AD-stillinger. Der er siden hen gjort mærkbare fremskridt. Men bestræbelserne på dette område må fortsætte. Målet på 20 % for den øverste ledelse blev væsentligt overskredet og nåede op på 32,8 %. Det generelle mål for stillinger på A*/AD-niveau på 50 % blev lige overskredet og nåede op på 51,4 %. Men udnævnelsen af mellemledere nåede ikke op på de 30 %, der var fastsat som mål, men kun 24,4 %.

Generelt faldt antallet af ledige stillinger i Kommissionen markant i 2005, men der var ansættelsesproblemer i forbindelse med oprettelsen af forvaltningsorganer.

3.5.3. Mobilitet

I 2005 var den andel af personalet, der var berørt af mobilitet inden for og mellem generaldirektorater og tjenestegrene, den samme som i 2004 (omkring 15 % af det faste personale). Der er både tale om mobilitet i tilknytning til opslåede stillinger og mobilitet for følsomme stillinger og for kontorchefer. I 2005 blev 12,5 % af alle jobs i Kommissionen betegnet som "følsomme", men i udgiftskrævende generaldirektorater var tallet over 40 %.

I oversigten over intern kontrol peges der på en række vanskeligheder i forbindelse med obligatorisk mobilitet og de problemer, det kan give for tjenestegrene og personale (med hensyn til kontinuitet, personalekompetence, strategisk tilpasning og forvaltning af menneskelige ressourcer). Det gælder især for den obligatoriske mobilitet ved følsomme stillinger og for den store udskiftning af erfarne medarbejdere i nogle tjenestegrene samt kortfristede kontrakter for ikke-fastansatte kvalificerede medarbejdere.

Det voksende pres, der blev lagt på mobilitet i 2005, har Kommissionen grebet fat om ved at øge karriereudviklingen, ved at tilbyde medarbejderne en vifte af kurser, der kan hjælpe dem til mobilitet, ved at indsamle og udbrede bedste praksis og ved at udarbejde en strategi for karriereforvaltning af personalet. Kommissionen har nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på, hvordan mobilitet kan forvaltes på en bedre måde, således at man når det ultimative mål og får ansat "den rette person til det rette job". Denne arbejdsgruppe ser på blandt andet obligatorisk mobilitet over for frivillig mobilitet og på mobilitet for mellemledere. Spørgsmålet om obligatorisk mobilitet er især en udfordring for små tjenestegrene, hvor en stor del af medarbejderne er ansat i følsomme stillinger.

Konklusion

Kommissionen vil, hvor det er nødvendigt, foretage en tilpasning af mobilitetsforvaltningen, så man når det ultimative mål og får ansat "den rette person til det rette job", især hvad angår følsomme stillinger. Der vil blive fremsat forslag i 2006, som skal afhjælpe virkningerne af mobilitet, hvor der tages særligt hensyn til specialiserede funktioner og små generaldirektorater og steder.

3.5.4. Rapportering om menneskelige ressourcer i Kommissionen

I 2005 foretog Kommissionen i to omgange en undersøgelse af, hvilke medarbejdere der var involveret i ekstern kommunikation på den ene side og i intern kontrol og finansiel forvaltning på den anden side. Som jobinformationssystemet JIS (Job Information System) er indrettet for øjeblikket, giver det ikke pålidelige oplysninger om de menneskelige ressourcer efter aktivitetstype (for eksempel kommunikation, finansiel forvaltning, overvågning af anvendelse af EU-lovgivning …). Systemet må udvikles noget mere, for at der skal kunne foretages en detaljeret analyse af brugen af Kommissionens menneskelige ressourcer.

Konklusion

Kommissionen vil træffe foranstaltninger til at forbedre it-systemerne til personaleforvaltning, især Job Information System, således at der kan fås et globalt, pålideligt overblik over de nuværende menneskelige ressourcer og der kan foretages en detaljeret analyse efter aktivitetstype.

4. KONKLUSIONER

Med vedtagelsen af denne sammenfatning påtager Kommissionen sig det politiske ansvar for generaldirektørernes og kontorchefernes forvaltning ud fra den forsikring og de forbehold, de giver i deres årlige aktivitetsrapporter, velvidende, at der er behov for yderligere bestræbelser for at overvinde en række svagheder. I denne sammenfatning tager Kommissionen også stilling til tværgående spørgsmål, der er dukket op i forbindelse med gennemgangen af disse rapporter, og som er rejst af den interne revisor, Den Europæiske Revisionsret, dechargemyndigheden eller påpeget af revisionsopfølgningsudvalget og af generaldirektøren for GD Budget i rapporten [SEK(2006) 567] der giver en oversigt over situationen for de interne kontrolsystemer i Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene.

Generelt mener Kommissionen, at de nuværende interne kontrolsystemer med de begrænsninger, der fremgår af de årlige aktivitetsrapporter fra 2005, giver en rimelig sikkerhed med hensyn til foranstaltningers lov- og retmæssighed, hvilket Kommissionen er ansvarlig for i henhold til EF-traktatens artikel 274. Men Kommissionen erkender også, at det er nødvendigt med yderligere bestræbelser, hvis en række problemer skal løses, især de problemer, der fremgår af forbeholdene fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Kommissionen vil sørge for, at de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fortsat bestræber sig på at garantere, at forsikringen om rimelig sikkerhed i erklæringer, der ledsager de årlige rapporter, konkret underbygges af passende interne kontrolsystemer.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 31 | 32 | 49 |

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2005

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées. En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. MÉTHODOLOGIE

2.1. Les données concernant le nombre des marchés suivant une procédure négociée et le nombre des marchés toutes procédures confondues, ainsi que la valeur de ces marchés, sont fournies par les DG, Services ou Offices concernés.

Pour la première fois dans cet exercice de recensement, l’outil informatique « ABAC-Contracts » a été mis à la disposition des Services. Cette base de données a été mise en exploitation au début de l’exercice budgétaire 2005 et les Services sont tenus d’y intégrer l’ensemble des contrats signés à partir du 1er janvier 2005.

2.2. Une distinction a été faite entre les 37 DG, Services et Offices qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à ABAC), le nombre total (très élevé) de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT

3.1. Les DG, Services ou Offices en général

Sur base des réponses reçues des 37 DG, Services ou Offices, les statistiques suivantes ont été établies: 454 marchés négociés pour une valeur totale de 295 087 502 euros ont été attribués sur un ensemble de 2.191 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 945 627 435 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 20,7%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 31,2%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure à 31,1%. Ainsi, 7 DG, Services ou Offices sur 37 ont dépassé le seuil de 31,1% en 2005.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à la moyenne des deux exercices précédents (2003-2004) pour l’ensemble de ces DG est la suivante: augmentation de 4,1% en nombre de procédures et de 20% en montant. Ainsi, 8 DG présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10%).

3.2. Les DG opérant hors Union Européenne

Une DG n’a pas fourni les données ventilées de la manière adéquate, ce qui a empêché d’établir un calcul global pour ce groupe de DG. Sur la base des réponses reçues des 2 autres DG concernées,