Bruxelles, den 17.11.2004

KOM(2004)756 endelig

UDTALELSE FRA KOMMISSIONEN

om et udkast til forretningsorden for Det Rådgivende Udvalg for Sikkerhed og Sundhed på Arbejdspladsen

UDTALELSE FRA KOMMISSIONEN

om et udkast til forretningsorden for Det Rådgivende Udvalg for Sikkerhed og Sundhed på Arbejdspladsen

Artikel 8 i Rådets afgørelse 2003/C 218/01 af 22. juli 2003 om nedsættelse af et rådgivende udvalg for sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen[1] bestemmer, at:

"Udvalget fastsætter efter udtalelse fra Kommissionen selv sin forretningsorden med de praktiske bestemmelser for, hvordan udvalget skal fungere (…) Forretningsordenen sendes til orientering til Europa-Parlamentet og Rådet; sidstnævnte har ligeledes tilbagekaldelsesret."

I henhold til denne bestemmelse og baseret på et udkast udarbejdet af Sekretariatet i samarbejde med forretningsudvalget for Det Rådgivende Udvalg for Sikkerhed og Sundhed på Arbejdspladsen, er Kommissionen blevet anmodet om at afgive udtalelse om vedlagte udkast til forretningsorden (dokument nr. 858/4/04).

Dette dokument afspejler fuldt ud ånden og indholdet i Rådets afgørelse 2003/C 218/01 ved at tage hensyn til behovet for at strømline dette rådgivende organs arbejdsform med henblik på at øge fleksibiliteten, ansvarligheden samt den samlede præstation og effektivitet.

Dokumentet fastsætter især bestemmelser for hasteprocedurer for beslutningstagningen og samarbejde med andre komitéer, der er kompetente på arbejdsmiljøområdet på europæisk plan i overensstemmelse med artikel 8 i Rådets afgørelse 2003/C 218/01.

Dokumentet fastlægger endvidere konkrete ordninger for den interne organisering af det rådgivende udvalg med særligt hensyn til aktiviteterne i interessegrupperne, forretningsudvalget, arbejdsgrupperne og den stående arbejdsgruppe for mine- og udvindingsindustrien som defineret i artikel 5 og 6 i Rådets afgørelse 2003/C 218/01.

På grundlag af disse hensyn udtrykker Kommissionen sin positive holdning til det vedlagte udkast til forretningsorden for Det Rådgivende Udvalg for Sikkerhed og Sundhed på Arbejdspladsen, og giver tilladelse til at denne holdning fremsendes til Europa-Parlamentet og Rådet til orientering.

Udkast

Forretningsorden for Det Rådgivende Udvalg for Sikkerhed og Sundhed på Arbejdspladsen

…

DET RÅDGIVENDE UDVALG FOR SIKKERHED OG SUNDHED PÅ ARBEJDSPLADSEN HAR -

under henvisning til Rådets afgørelse 2003/C 218/01 af 22. juli 2003 om nedsættelse af et rådgivende udvalg for sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen, særlig artikel 8 -

FASTSAT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

I. Møder i udvalget

Mødeindkaldelse

Artikel 1

Formanden indkalder alle faste medlemmer senest tre uger før mødet. Formanden tilstiller samtidig udvalgets faste medlemmer og suppleanterne udkastet til dagsordenen med de punkter, der skal behandles, og de dertil hørende dokumenter.

I hastende sager kan formanden afkorte den i stk. 1 omhandlede treugersfrist, men fristen kan ikke være mindre end 10 dage. Hvis et dokument ikke er blevet tilstillet rettidigt, kan udvalget beslutte at tage det pågældende punkt af dagsordenen.

Hvis mindst en tredjedel af udvalgets medlemmer anmoder om, at der afholdes et møde, indkalder formanden til et sådant møde inden for en frist på ikke over to måneder og i overensstemmelse med bestemmelserne i stk. 1.

Dagsorden

Artikel 2

Ved mødets begyndelse godkender udvalget dagsordenen, som skal indeholde de punkter, der er anført på det i artikel 1, stk. 1, omhandlede udkast til dagsorden, og eventuelle andre punkter, som hører ind under udvalgets kompetenceområde, og som formanden, ordføreren for en interessegruppe eller et andet medlem ønsker behandlet.

Hvert medlem kan under et møde anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for det næste møde.

Deltagelse i møderne

Artikel 3

I udvalgets møder kan kun deltage medlemmer, koordinatorer for interessegrupperne, observatører og sagkyndige, der er berettiget til at deltage.

De faste medlemmer skal meddele formanden, om de deltager personligt i et møde eller sender en suppleant. En suppleant kan kun deltage i møderne, hvis det medlem, som han er suppleant for, har forfald.

Hver interessegruppe kan lade sig ledsage af højst to sagkyndige. Disse kan kun deltage, hvis formanden får meddelelse herom senest tre dage før mødet.

Forretningsudvalget kan foreslå formanden at indbyde en arbejdsgruppes næstformand og ordfører til at deltage i møder, hvor dokumenter eller udtalelser med tilknytning til arbejdsgruppen behandles.

Referater af udvalgets møder

Artikel 4

Sekretariatet udarbejder et referat af hvert møde i udvalget.

Referatet skal omfatte:

a) en tilstedeværelsesliste

b) en kortfattet gengivelse af drøftelserne

c) udvalgets udtalelser og stemmetallene for hver afstemning

d) generelle oplysninger fra Kommissionen.

Udvalget godkender referatet.

Referatet forelægges først for udvalget til godkendelse, hvis et udkast på mindst engelsk, tysk og fransk er blevet tilstillet de faste medlemmer og suppleanterne senest 10 dage før den planlagte mødedato. Har referatet ikke været til rådighed rettidigt, udsættes godkendelsen af det til næste møde i udvalget.

Anmodninger om ændringer af udkastet til referat skal helst indgives skriftligt før eller under det møde, på hvilket de skal godkendes.

II. Beslutningsprocedurer

Udtalelser

Artikel 5

Udvalgets udtalelser vedtages på møderne, jf. artikel 7 i Rådets afgørelse 2003/C 218/01.

Også stemmeberettigede, der stemmer blankt eller undlader at stemme, anses for at have afgivet gyldige stemmer.

Artikel 6

For hver udtalelse, der skal afgives, anmoder formanden først ordføreren for hver interessegruppe om at give udtryk for sin holdning på vegne af de udvalgsmedlemmer, han repræsenterer.

Udtalelsen vedtages enstemmigt, hvis formanden konstaterer, at der er fuldstændig enighed om de indholdsmæssige aspekter af spørgsmålet, eller hvis ændringsforslagene godkendes enstemmigt af de tre ordførere og ingen medlemmer gør indsigelse. I modsat fald foretages der afstemning.

Der stemmes ved håndsoprækning eller ved navneopråb.

Hvis resultatet af en afstemning ved håndsoprækning anfægtes, skal formanden foretage afstemning ved navneopråb.

Hvis et forslag sættes til afstemning, lader formanden ethvert medlem, der måtte ønske det, give en kort redegørelse for sin stemmeafgivning.

Artikel 7

Forslag om, at udvalget ikke bør afgive udtalelse om et spørgsmål, eller at spørgsmålet først skal behandles senere, sættes til afstemning før forslag, der vedrører de indholdsmæssige aspekter af spørgsmålet.

Fremsættes der ændringsforslag, stemmes der først om det ændringsforslag, som ligger længst fra grundteksten. Fremsættes der ændringsforslag til ændringsforslagene, stemmes der først om de ændringsforslag, der vedrører det ændringsforslag, der ligger længst fra grundteksten, idet det mest grundlæggende ændringsforslag til ændringsforslaget behandles først.

Der stemmes endeligt om teksten i den form, den har efter den foregående afstemning.

Artikel 8

Formanden kan foreslå forhandlingerne afsluttet, når han finder, at alle medlemmer har haft lejlighed til at fremsætte deres synspunkter. Medlemmer kan også foreslå forhandlingerne afsluttet.

Et medlem, der ønsker at fremsætte bemærkninger vedrørende forhandlingernes afslutning, skal have ordet først.

Ethvert forslag om at afslutte forhandlingerne skal sættes til afstemning.

Artikel 9

Afstemningsresultatet skal anføres i hver af udvalgets udtalelser.

Udtalelserne stiles til Kommissionen og skal tilstilles udvalgets faste medlemmer og suppleanter.

Andre afgørelser end udtalelser

Artikel 10

Bestemmelserne i artikel 5 til 9 anvendes med de fornødne tilpasninger i forbindelse med alle beslutninger, der skal træffes af udvalget, og i forbindelse med vedtagelsen af andre dokumenter.

Hurtig beslutningsprocedure

Artikel 11

Uanset de udtalelser og beslutninger, der henholdsvis vedtages og træffes i henhold til bestemmelserne i artikel 5 til 10, kan udvalget eller formanden om nødvendigt og i begrundede tilfælde pålægge forretningsudvalget at udarbejde et udkast til udtalelse eller ethvert andet udkast til udvalgets beslutninger. Sådanne udkast til udtalelser eller beslutninger forelægges udvalget til vedtagelse ved skriftlig procedure.

Sekretariatet tilstiller med henblik herpå de faste medlemmer af udvalget det af forretningsudvalget udarbejdede udkast til det dokument, som udvalget skal afgive udtalelse om, samt en begrundelse med anmodning om afstemning og angivelse af tidsfristen for besvarelse. Denne tidsfrist kan ikke være kortere end 14 kalenderdage.

I begrundede tilfælde kan en suppleant repræsentere et fast medlem, hvis sidstnævnte har forfald og senest en uge før fristen for afslutningen af den skriftlige procedure har meddelt udvalgets sekretariat, at han har til hensigt at lade sig repræsentere. I så fald påhviler det det faste medlem at stille al relevant information om den igangværende skriftlige procedure til rådighed for suppleanten.

Udvalgsmedlemmer, der ikke inden for den frist, der er nævnt i stk. 2, har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at stemme om udkastet, anses for at have tiltrådt forslaget.

Til vedtagelse af et dokument kræves absolut stemmeflertal. Sekretariatet underretter straks udvalget om resultatet.

Hvis den skriftlige procedure er blevet iværksat af formanden, kan forretningsudvalget imidlertid anmode om, at det pågældende spørgsmål behandles yderligere på et udvalgsmøde. I så fald anses den hurtige beslutningsprocedure for at være afsluttet uden resultat, og formanden sætter punktet på dagsordenen for et senere møde i udvalget.

III. Intern organisation

Interessegrupper

Artikel 12

Der oprettes tre særskilte interessegrupper for de udvalgsmedlemmer, der repræsenterer henholdsvis de nationale regeringer, fagforeningerne og arbejdsgiverorganisationerne. Hver interessegruppe udpeger en ordfører og en koordinator.

Interessegrupperne afholder separate arbejdsmøder før udvalgsmøderne. Derudover holder de møde mindst to gange om året.

Bestemmelserne i artikel 3 anvendes med de fornødne tilpasninger på møderne i interessegrupperne.

Forretningsudvalg

Artikel 13

En af ordførerne for interessegrupperne er formand for det forretningsudvalg, der nedsættes i overensstemmelse med artikel 5, stk. 4, i Rådets afgørelse 2003/C 218/01.

For at hver interessegruppe regelmæssigt skal kunne varetage formandsposten, udpeges forretningsudvalgets formand efter en årlig rotationsordning. Samtidig udpeges der en næstformand og en ordfører.

Forretningsudvalget mødes senest tre uger før mødet i udvalget for at drøfte og udarbejde dagsordenen. Der holdes regelmæssigt yderligere møder med henblik på at tilrettelægge udvalgets arbejde. Referatet af hvert møde udarbejdes af udvalgets sekretariat.

Hvis formanden er forhindret i at deltage i forretningsudvalgets møder, repræsenteres han af næstformanden.

Forretningsudvalget kan uddelegere særlige opgaver til et eller flere af sine medlemmer.

Arbejdsgrupper

Artikel 14

I overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, første afsnit, i Rådets afgørelse 2003/C 218/01 kan udvalget nedsætte arbejdsgrupper, der repræsenterer alle interessegrupper, med henblik på at behandle særlige spørgsmål.

Udvalget beslutter, på hvilke særlige områder arbejdsgrupperne skal nedsættes.

Det fastlægger skriftligt deres mandat, hvori angives deres arbejdsopgaver og om fornødent mandatperiodens varighed. En arbejdsgruppes mandat kan til enhver tid ændres af udvalget.

Udvalget kan opløse en arbejdsgruppe, hvis det anser det for hensigtsmæssigt, med undtagelse af den stående arbejdsgruppe for mine- og udvindingsindustrien.

Der stemmes ikke om konklusioner af forhandlingerne i arbejdsgrupperne.

Artikel 15

På forslag fra forretningsudvalget udpeger udvalget blandt de faste medlemmer og suppleanterne en formand for hver arbejdsgruppe. Hver arbejdsgruppe udpeger blandt sine medlemmer en næstformand og en ordfører, der har til opgave at udarbejde referater af arbejdsgruppens møder og udkast til udtalelser, der skal forelægges udvalget til afstemning.

Ved udpegelsen af formændene bestræber udvalget sig på at sikre, at formandsposterne i arbejdsgrupperne som helhed fordeles ligeligt mellem repræsentanter for regeringer, fagforeninger og arbejdsgiverorganisationer.

Arbejdsgruppens formand rapporterer til udvalget.

Hvis formanden har forfald, repræsenteres han af næstformanden.

Artikel 16

Medlemmerne af arbejdsgrupperne udpeges af deres respektive interessegrupper og kan afsættes af disse, jf. dog artikel 15, stk. 1.

Hver interessegruppe kan for en arbejdsgruppe udpege en suppleant, som kan deltage i møderne, hvis et medlem af arbejdsgruppen har forfald. Sekretariatet skal senest tre dage før mødet have meddelelse om en sådan ændring.

Arbejdsgruppen kan pålægge et eller flere af sine medlemmer særlige opgaver.

Hver arbejdsgruppe bistås af mindst en repræsentant for Kommissionen.

Møder i arbejdsgrupperne

Artikel 17

Sekretariatet indkalder i forståelse med formanden for arbejdsgruppen alle medlemmerne af en arbejdsgruppe senest to uger før den fastsatte mødedato. Sekretariatet tilstiller samtidig udkastet til dagsorden med de punkter, der skal behandles, og de dertil hørende dokumenter til alle arbejdsgruppens medlemmer og til interessegruppernes koordinatorer.

Ved begyndelsen af hvert møde godkender arbejdsgruppen udkastet til dagsorden og referatet af det foregående møde og ændrer om nødvendigt disse dokumenter. Formanden leder forhandlingerne.

Kun udpegede medlemmer, Kommissionens repræsentanter og om nødvendigt sagkyndige, der er indbudt for at give tekniske redegørelser, deltager i møderne.

Stående arbejdsgruppe

Artikel 18

I overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, andet afsnit, i Rådets afgørelse 2003/C 218/01 nedsættes der under udvalget en stående arbejdsgruppe for mine- og udvindingsindustrien.

Den stående arbejdsgruppe behandler regelmæssigt spørgsmål vedrørende sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen i mine- og udvindingsindustrien. I overensstemmelse med artikel 2, stk. 2, i Rådets afgørelse 2003/C 218/01 har den blandt andet til opgave:

a) at rådgive og bistå udvalget i forbindelse med udvalgets opgaver inden for mine- og udvindingsindustrien

b) forelægge udkast til udtalelser, der skal vedtages af udvalget, om kommende EU-initiativer, som vedrører sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen i mine- og udvindingsindustrien.

Artikel 19

På forslag fra forretningsudvalget udpeger udvalget blandt sine faste medlemmer og suppleanter en formand, en næstformand og en ordfører for den stående arbejdsgruppe. Deres mandat er tre år. Der indføres en passende mandatrotationsordning, således at hver interessegruppe får mulighed for at indehave hvert hverv.

Udvalget udpeger medlemmerne af den stående arbejdsgruppe på grundlag af en liste over sagkyndige, der forelægges af interessegrupperne. Udpegelserne gennemgås hvert år under hensyn til de prioriteringer, der fastlægges i den stående arbejdsgruppes årlige arbejdsprogram, jf. artikel 21, stk. 3.

Ved udpegelsen af sådanne medlemmer bestræber udvalget sig på at sikre, at sammensætningen af den stående arbejdsgruppe loyalt afspejler de forskellige økonomiske sektorer, den geografiske fordeling og de forskellige udvindingssektorer.

Formanden eller næstformanden eller ordføreren, hvis førstnævnte har forfald, rapporterer på den stående arbejdsgruppes vegne til udvalget.

Artikel 20

Artikel 14, stk. 3 og 5, artikel 16, stk. 2 til 4, og artikel 17 anvendes med de fornødne tilpasninger på den stående arbejdsgruppes arbejde.

IV. Udvalgets arbejdsprogram

Årligt arbejdsprogram

Artikel 21

Udvalget udfører sine opgaver på grundlag af et årligt arbejdsprogram, der udarbejdes af forretningsudvalget og drøftes og vedtages af udvalget på dets sidste plenarmøde hvert år.

I det årlige arbejdsprogram tages der hensyn til de opnåede resultater af de planlagte aktiviteter og de nye projekter for det næste og de følgende år i forbindelse med gennemførelsen af EU-programmerne om sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen og udvalgets proaktive initiativer.

Udkastet til det årlige arbejdsprogram for den stående arbejdsgruppe for mine- og udvindingsindustrien vedtages af udvalget som en del af dets årlige arbejdsprogram, jf. endvidere stk. 1 og 2.

Forretningsudvalget fastsætter i samarbejde med sekretariatet tidsplanen for møderne det følgende år og ajourfører den regelmæssigt i takt med gennemførelsen af arbejdsprogrammet.

Årlig rapport

Artikel 22

Udvalget forelægger Kommissionen en årsberetning om sit arbejde. Sekretariatet oversender, til orientering, årsberetningen til Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur, Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene, Udvalget af Arbejdstilsynschefer og Det Videnskabelige Udvalg for Grænseværdier for Erhvervsmæssig Eksponering for Kemiske Agenser.

Udvalgets årsberetning følger kalenderåret.

V. Praktiske foranstaltninger

Sekretariat

Artikel 23

Kommissionen forestår sekretariatsopgaverne for udvalget, forretningsudvalget og arbejdsgrupperne i overensstemmelse med artikel 6, stk. 5, i Rådets afgørelse 2003/C 218/01. Kommissionen udpeger en af sine tjenestemænd som sekretær for udvalget.

Korrespondance til udvalget stiles til sekretæren for udvalget og sendes til Kommissionen.

Samarbejde

Artikel 24

For at forbedre sammenhængen og komplementariteten mellem det rådgivende udvalgs aktiviteter og de aktiviteter, som gennemføres af andre organer, der er kompetente på arbejdsmiljøområdet på europæisk plan, etableres der løbende samarbejde med navnlig Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur, Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene, Udvalget af Arbejdstilsynschefer og Det Videnskabelige Udvalg for Grænseværdier for Erhvervsmæssig Eksponering for Kemiske Agenser.

Dette samarbejde skal bl.a. omfatte udveksling af oplysninger om arbejdsprogrammer og aktivitetsrapporter, observatørers deltagelse i det rådgivende udvalgs plenarmøder og gennemførelse af fælles initiativer på arbejdsmiljøområdet i nødvendigt omfang.

Aktindsigt

Artikel 25

Principperne og betingelserne for at give offentligheden adgang til udvalgets dokumenter er de samme som dem, der er fastsat i Europa Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter. Det er Kommissionen, der skal træffe afgørelse i forbindelse med anmodninger om aktindsigt i udvalgets dokumenter.

Drøftelserne i udvalget er fortrolige.

Ændring af forretningsordenen

Artikel 26

Udvalget vedtager efter at have hørt Kommissionen med absolut flertal af medlemmernes stemmer eventuelle ændringer af forretningsordenen.

Den ændrede forretningsorden sendes til orientering til Europa-Parlamentet og Rådet.

Ændringerne træder i kraft, når Rådet efter at være blevet orienteret ikke har gjort brug af sin indsigelsesret.

[1] AB C218, 13.9.2003, p. 1