RETTENS BEMÆRKNINGER KOMMISSIONENS SVAR

INDLEDNING

1. Denne årsberetning indeholder Rettens vurdering af de europæiske udviklingsfonde (EUF). De centrale oplysninger om de reviderede aktiviteter og udgifterne i 2011 gives i Tabel 1 .

Tabel 1 — De europæiske udviklingsfonde — Centrale oplysninger (millioner euro) Budgetafsnit Politikområde Beskrivelse Betalinger i 2011 Forvaltningsmåde De europæiske udviklingsfonde 8. EUF Administrative udgifter 0 Aktionsudgifter Projekter 8 Direkte central forvaltning Budgetstøtte 0 Direkte central forvaltning Projekter 19 Indirekte central forvaltning Projekter 59 Decentral forvaltning Projekter 3 Fælles forvaltning 89 9. EUF Administrative udgifter 3 Aktionsudgifter Projekter 112 Direkte central forvaltning Budgetstøtte 77 Direkte central forvaltning Projekter –4 Indirekte central forvaltning Projekter 591 Decentral forvaltning Projekter 127 Fælles forvaltning 906 10. EUF Administrative udgifter 90 Aktionsudgifter Projekter 210 Direkte central forvaltning Budgetstøtte 660 Direkte central forvaltning Projekter 29 Indirekte central forvaltning Projekter 407 Decentral forvaltning Projekter 483 Fælles forvaltning 1 879 Administrative udgifter i alt 93 Aktionsudgifter i alt (projekter) 2 044 Aktionsudgifter i alt (budgetstøtte) 737 Betalinger i alt (43) 2 874 Specifikke forpligtelser i alt (43) (44) 2 509 Samlede forpligtelser i alt (43) (44) 3 049 Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af oplysninger fra GD DEVCO.

Særlige karakteristika ved de europæiske udviklingsfonde

2. EUF er hovedinstrumentet for Den Europæiske Unions bistand til udviklingssamarbejde med staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet (AVS-staterne) og de oversøiske lande og territorier (OLT). Partnerskabsaftalen, der blev undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 for a periode af 20 år (»Cotonouaftalen«), er den nuværende ramme om Den Europæiske Unions forbindelser med AVS-staterne og OLT. Den har som centralt mål at mindske og med tiden udrydde fattigdom i samspil med målet om at fremme bæredygtig udvikling og gradvis integration af AVS-staterne og OLT i verdensøkonomien. Den er baseret på tre indbyrdes komplementerende søjler: — udviklingssamarbejde — økonomisk og handelsmæssigt samarbejde — den politiske dimension.

3. EUF finansieres af medlemsstaterne, er underlagt fondenes egne finansforordninger og forvaltes uden for EU’s almindelige budget. Europa-Kommissionen er ansvarlig for den finansielle gennemførelse af foranstaltninger, der finansieres med midler fra EUF. Den Europæiske Investeringsbank (EIB) forvalter investeringsfaciliteten, som hverken er omfattet af Rettens revisionserklæring eller af Europa-Parlamentets dechargeprocedure (1) (2). 3. Det sikres, at investeringsfaciliteten gennemføres forsvarligt, og at der er åbenhed omkring denne, gennem offentliggørelsen af investeringsfacilitetens årsberetning, den årlige eksterne finansielle revision og Revisionsrettens overvågning af facilitetens aktiviteter.

4. De foranstaltninger, der finansieres af den enkelte EUF, programmeres ved begyndelsen af den pågældende periode. Et landestrategidokument, der udarbejdes af Kommissionen og den berørte AVS-stat eller det berørte OLT efter høring af en bred vifte af aktører i udviklingsprocessen, udstikker landets udviklingsmål og -strategier på mellemlang sigt. Det angiver også den programmerbare finansielle tildeling fra EU, som landet eller den regionale organisation kan opnå.

5. Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) blev oprettet den 1. december 2010. Sammen med de relevante tjenestegrene i Kommissionen forbereder den Kommissionens afgørelser om landebevillinger, lande- og regionsstrategidokumenter samt nationale og regionale vejledende programmer som led i programmeringscyklussen vedrørende de fleste udenrigspolitiske instrumenter.

6. Efter oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten og omstruktureringen af Kommissionen i 2011 kombinerede det nyoprettede Generaldirektorat for Udvikling og Samarbejde (EuropeAid) den politiske ekspertise i det tidligere Generaldirektorat for Udvikling og Forbindelser med Landene i Afrika, Vestindien og Stillehavet med gennemførelsesressourcerne i det tidligere Samarbejdskontor EuropeAid. I juni 2011 trådte den nye organisationsstruktur for EuropeAid i kraft, og der blev udarbejdet nye opgavebeskrivelser på generaldirektorats-, direktorats- og enhedsplan. EuropeAid implementerer en bred vifte af Kommissionens instrumenter for bistand til tredjelande (3), der finansieres af EUF og over det almindelige budget (4). I 2011 blev næsten alle EUF-interventionerne forvaltet af EuropeAid. En beskeden andel af EUF-projekterne (5) vedrørte humanitær bistand og blev forvaltet af Generaldirektoratet for Humanitær Bistand (GD ECHO).

7. EUF-interventionerne gennemføres i form af projekter og budgetstøtte (6), som forvaltes på en af følgende tre gennemførelsesmåder (7) (jf. tabel 1 ): a) Central forvaltning (42 % af betalingerne i 2011), hvor Kommissionen gennemfører bistandsaktiviteterne direkte b) Fælles forvaltning (21 % af betalingerne i 2011), hvor internationale organisationer er ansvarlige for at gennemføre de aktioner, der finansieres af Den Europæiske Union, på betingelse af, at organisationernes regnskabsførelse, revision, kontrol og procedurer for indgåelse af indkøbsaftaler frembyder garantier svarende til internationalt anerkendte standarder. EuropeAids vigtigste partnere er FN-agenturer og Verdensbanken c) Decentral forvaltning (37 % af betalingerne i 2011), hvor Kommissionen kan overdrage forvaltningen af bestemte opgaver til myndighederne i modtagerlandene. Ved decentral forvaltning skal Kommissionens procedurer i de fleste tilfælde stadig følges, og EuropeAid er stadig ansvarlig for at udføre forudgående kontrol (f.eks. af procedurer for indgåelse af indkøbsaftaler og fakturaer) og afholde betalinger til kontrahenter.

8. Den bistand til tredjelande, som finansieres af EUF og det almindelige budget, gennemføres i et højrisikomiljø, især på grund af aktiviteternes geografiske spredning og de mange forskellige samarbejdsinstrumenter, leveringsmetoder, specifikke finansielle regler og procedurer samt gennemførelsesorganisationerne. Hertil kommer, at mange partnerlande har en svag institutionel og administrativ kapacitet. 8. Kommissionen modvirker disse risici ved at gøre en stor indsats for tidligt at afsløre og afhjælpe problemerne. EuropeAid (i hovedsædet og i delegationerne) udfører forudgående kontrol, der både med hensyn til dækning og art er omfattende og går langt ud over de retligt bestemte finansielle sikkerhedsforanstaltninger. Forebyggende forholdsregler spiller ligeledes en meget vigtig rolle i kontrolstrategien, herunder omfattende uddannelsestilbud både til Kommissionens medarbejdere og specifikt tilpasset de nationale anvisningsberettigede. Desuden er der i en række lande gennemført foranstaltninger til støtte for nationale anvisningsberettigede.

9. I henhold til Cotonouaftalen (8) skal der navnlig ydes direkte budgetstøtte til makroøkonomiske eller sektorspecifikke reformer, såfremt forvaltningen af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, ansvarlig og effektiv.

10. Disse bestemmelser giver brede fortolkningsmuligheder (9), og hvad der anses for »tilstrækkeligt« for så vidt angår gennemsigtighed, ansvarlighed og effektivitet i forvaltningen af de offentlige finanser, kan variere betydeligt, afhængigt af landets konkrete situation, men også af, hvilken retning dets regering har valgt at følge. Under sådanne omstændigheder må det ikke glemmes, at: a) budgetstøtte ofte ydes til lande med svage systemer til forvaltning af de offentlige finanser. Der er betydelig risiko for, at svig og korruption kan indvirke på modtagerlandets budget. Eftersom de midler, der overføres som led i budgetstøtteforanstaltninger, indgår i landets budget sammen med andre budgetmidler (det, der kaldes »fungibilitet«), udgør svagheder i forvaltningen af de offentlige finanser også en risiko for disse midler b) da budgetstøtteforanstaltninger implementeres gennem partnerlandenes systemer, procedurer og af de institutioner, der forvalter de offentlige finanser, kan Rettens revision med hensyn til lovlighed og formel rigtighed ikke gå længere end til det punkt, hvor bistanden indbetales på partnerlandenes budgetter c) Kommissionen har stor frihed, når den skal afgøre, om et partnerland er berettiget til budgetstøtte. På grund af de brede fortolkningsmuligheder, er der mindre tendens til fejl med hensyn til lovlighed og formel rigtighed i de budgetstøtteforanstaltninger, Kommissionen gennemfører. 10. a)-c) Kommissionen deler ikke fuldt ud Rettens analyse af budgetstøtteaktiviteterne. Budgetstøtten gives i en udviklingssammenhæng, hvor centrale dele af den offentlige forvaltning såsom den offentlige økonomistyring kan have væsentlige mangler. Ikke desto mindre er betingelserne for støtteberettigelse stramme. Et partnerland er først berettiget til budgetstøtte, når regeringen har fastlagt en relevant og troværdig strategi til håndtering af disse mangler. Kommissionen kan også kræve, at der gennemføres specifikke kortsigtede foranstaltninger for at afhjælpe risici. De nye retningslinjer for budgetstøtte (40), som blev revideret i 2012 efter Kommissionens forslag (41) og Rådets konklusioner af 14. maj 2012 om en ny tilgang til budgetstøtte, omfatter nu en række nye bestemmelser, der yderligere tydeliggør reglerne, herunder nye støtteberettigelsesbestemmelser om åbenhed og tilsyn, en formel risikovurderingsprocedure og en overordnet reguleringsramme for den øverste ledelse. Ikke-øremærket budgetstøtte er snarere beregnet til at belønne resultater end til finansielle aktiviteter. Derfor er det klart, at revisionen ikke kan gå videre end til det niveau, hvor midler overføres som følge af, at en række aftalte betingelser opfyldes. Imidlertid er revisionen af aktiviteter, der kan finansieres med budgetstøttebetalinger, de nationale revisionsmyndigheders kompetenceområde, som ledsagende programmer kan støtte op om. Denne støtteuddelingsmekanisme udgør en af de måder, hvorpå Kommissionen har reageret på de internationale udviklingsorganisationers og EU-aktørers opfordring til at foretage mere virkningsfulde indsatser med fokus på resultater og ejerskab, og som er mindre komplekse at administrere, hvorved partnerlandenes transaktionsomkostninger reduceres.

11. Betalinger til internationale organisationer og multidonorforanstaltninger er også forbundet med specifikke risici, til dels på grund af den teoretiske tilgang, Kommissionen anvender (10). 11. Kommissionen er ikke opmærksom på, at der skulle være nogen særlige problemer med den »notional approach« (som er blevet udviklet i de senere år for at gøre det muligt for Kommissionen at deltage i multidonorindsatser, herunder trustfonde). Denne fremgangsmåde sikrer, at de retlige krav til EU-finansiering af eksterne aktioner overholdes (ved at sikre, at de øvrige donorers bidrag rækker til at betale for enhver aktivitet, der ikke er berettiget til støtte under EU-reglerne), mens EU-midlerne anvendes så effektivt som muligt (gennem koordinering mellem donorer), i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Kommissionen begrænser denne risiko ved at vurdere de internationale partnerorganisationers procedurer for regnskabsførelse, revision, intern kontrol og udbud forud for ethvert samarbejde, ved at have personale i marken (som deltager i styregrupper) samt ved at kræve en streng samlet finansiel indberetning. Under gennemførelsen af eksterne aktioner evalueres systemerne desuden jævnligt gennem kontrolbesøg, der udføres af eksterne revisorer. Revisorer fra EuropeAid og ECHO har til dato ikke indberettet nogen tilfælde eller særlige risici af denne art. Kommissionen mener, at disse interne kontrolforanstaltninger, som den har fastlagt i samarbejde med de berørte internationale organisationer, begrænser den teoretiske risiko til et ubetydeligt niveau.

KAPITEL I — GENNEMFØRELSEN AF 8., 9. OG 10. EUF

Finansiel gennemførelse

12. I 2011 blev 8., 9. og 10. EUF gennemført sideløbende. Hver enkelt EUF-aftale indgås sædvanligvis for en forpligtelsesperiode på ca. fem år, men betalingerne kan afholdes over en længere periode. 8. EUF (1995-2000) andrager 14 625 millioner euro og 9. EUF (2000-2007) 15 200 millioner euro.

13. 10. EUF (2008-2013) andrager 22 682 millioner euro. Af dette beløb tildeles AVS-landene 21 967 millioner euro, og OLT 285 millioner euro. Disse beløb er inklusive 1 500 millioner euro og 30 millioner euro til investeringsfaciliteten, som EIB forvalter, til henholdsvis AVS-landene og OLT. Endelig er 430 millioner euro øremærket til Kommissionens udgifter til programmering og gennemførelse af EUF.

14. I 2011 androg de samlede bidrag fra medlemsstaterne til Kommissionen 3 100 millioner euro, inklusive den sidste indkaldelse af 660 millioner euro under 9. EUF og de første bidrag på 2 440 millioner euro under 10. EUF.

15. Tabel 2 viser den kumulerede udnyttelse af de EUF-midler, som Kommissionen forvalter, og den finansielle gennemførelse af dem. I 2011 lå de specifikke forpligtelser 13 % under målet, især på grund af forsinkelser i forbindelse med indgåelsen af kontrakter vedrørende store infrastrukturprogrammer, og fordi betydelige samlede forpligtelser blev indgået i de sidste måneder i 2011. Der blev afholdt 16 % færre betalinger end planlagt, navnlig på grund af lavere budgetstøttebetalinger, som skyldes, at støtteberettigelsesbetingelserne i en række tilfælde ikke var opfyldt, og at nogle infrastrukturprojekter var blevet forsinket. Omfanget af udestående betalinger samt gamle og sovende uindfriede forpligtelser (11) var stort set uændret i forhold til 2010. 15. EuropeAid nåede i 2011 op på 101 % (3 279 mio. EUR) af målet for dets samlede forpligtelser på 3 250 mio. EUR. Imidlertid var resultatet for kontrakter og betalinger lige under målet, navnlig fordi EuropeAid besluttede at tilbageholde udbetalinger fra budgetstøtteprogrammer på grund af manglende overholdelse af udbetalingsbetingelserne (eksempler på årsager hertil er de store budgetoverskridelser og fraværet af et IMF-program i Den Centralafrikanske Republik samt dårlige resultater for gennemførelsen af den nationale udviklingsstrategi og den langsomme gennemførelse af reformer inden for offentlig økonomistyring i Benin).

Kommissionens årsberetning om den økonomiske forvaltning af 8. til 10. Europæiske Udviklingsfond

16. I henhold til finansforordningen for den 10. EUF skal Kommissionen hvert år aflægge en beretning om den økonomiske forvaltning af EUF (12). Det er Rettens opfattelse, at denne beretning giver en nøjagtig beskrivelse af opfyldelsen af Kommissionens operationelle mål for regnskabsåret (navnlig for så vidt angår den finansielle gennemførelse og kontrolaktiviteterne) samt af den finansielle stilling og begivenheder, der har haft væsentlig indflydelse på de gennemførte aktiviteter i 2011.

Tabel 2 — Den kumulerede udnyttelse af EUF's midler pr. 31. december 2011 (millioner euro) Stillingen pr. udgangen af 2010 Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2011 (nettobeløb) (50) Stillingen pr. udgangen af 2011 Konsolideret beløb Udnyttelses-grad (46) 8. EUF (47) 9. EUF (47) 10. EUF Konsolideret beløb 8. EUF 9. EUF 10. EUF Konsolideret beløb Udnyttelsesgrad (46) A — MIDLER ( 45 ) 48 797 –38 70 25 57 10 663 16 552 21 639 48 854 B — UDNYTTELSE 1. Samlede forpligtelser ( 48 ) 37 778 77,4 % –60 –9 3 118 3 049 10 640 16 454 13 735 40 827 83,6 % 2. Specifikke forpligtelser ( 49 ) 32 324 66,2 % –13 8 2 514 2 509 10 494 15 691 8 648 34 833 71,3 % 3. Betalinger 26 334 54,0 % 90 905 1 879 2 874 10 330 14 026 4 852 29 208 59,8 % C — Udestående betalinger (B1-B3) 11 444 23,5 % – 150 – 914 1 239 175 310 2 428 8 883 11 619 23,8 % D — Disponibelt beløb (A-B1) 11 019 22,6 % 22 79 –3 093 –2 992 23 98 7 904 8 027 16,4 % Kilde: Revisionsretten på grundlag af EUF's beretninger om den økonomiske forvaltning og årsregnskabet pr. 31. december 2011.

KAPITEL II — RETTENS REVISIONSERKLÆRING OM EUF

Rettens revisionserklæring om 8., 9. og 10. Europæiske Udviklingsfond (EUF) til Europa-Parlamentet og Rådet — Den uafhængige revisors beretning

Regnskabernes rigtighed

Lovlighed og formel rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

Indtægter

Forpligtelser

Betalinger

26. juli 2012

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand

Den Europæiske Revisionsret 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG

Oplysninger til underbygning af revisionserklæringen

Revisionens omfang og revisionsmetoden

17. Bemærkningerne om EUF-regnskabernes rigtighed i revisionserklæringens punkt VI er baseret på en revision af årsregnskabet (16) og beretningen om den økonomiske forvaltning af 8., 9. og 10. EUF (17). På grundlag af test efterprøvede Retten dokumentationen for beløbene og oplysningerne i regnskabet. Revisionen omfattede en vurdering af de anvendte regnskabsprincipper, af væsentlige skøn foretaget af ledelsen og af den samlede præsentation af regnskabet.

18. Rettens generelle revisionstilgang og -metode for så vidt angår de underliggende transaktioners formelle rigtighed beskrives i del 2 i bilag 1.1 til kapitel 1 i Revisionsrettens årsberetning om budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2011. Bemærkningerne om EUF-transaktionernes formelle rigtighed i revisionserklæringens punkt VII-X er baseret på følgende elementer: a) en revision af alle bidragene fra medlemsstaterne og af en stikprøve af andre typer af indtægtstransaktioner b) en revision af en stikprøve på 193 transaktioner svarende til 30 samlede forpligtelser og 163 mellemliggende og endelige betalinger afholdt af delegationerne eller af Kommissionens centrale tjenestegrene (18). Hvor det var nødvendigt, aflagde Retten besøg på stedet hos gennemførelsesorganisationerne og de endelige modtagere for at efterprøve de underliggende betalinger, der var anmeldt i finansielle rapporter eller omkostningsopgørelser c) en vurdering af effektiviteten af overvågnings- og kontrolsystemerne i EuropeAids centrale tjenestegrene og i delegationerne. Denne vurdering omfattede følgende elementer: i) kontrolmiljø og interne kontrolstandarder ii) de anvisningsberettigedes, inklusive de nationale anvisningsberettigedes, forudgående kontrol af kontrakter og betalinger iii) overvågning og tilsyn iv) eksterne revisioner v) intern revision d) en gennemgang af Kommissionens ledelsesudtalelser, som omfattede vurderingen af EuropeAids årlige aktivitetsrapport.

Regnskabernes rigtighed

19. Retten konstaterede, at EUF's regnskaber for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011, i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling og af resultaterne af deres transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i de respektive finansforordninger og de relevante regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt. 19. Kommissionen har med glæde noteret Rettens positive vurdering af EUF-regnskabernes rigtighed.

20. Som i tidligere år afslørede Retten og EuropeAids egen kontrol (jf. punkt 40) en høj frekvens af indkodningsfejl (19). Selv om Rettens revision viste, at årsregnskabet er uden væsentlig fejlforekomst, giver indkodningsfejlene alligevel anledning til bekymring, da de indvirker på nøjagtigheden af de data, der anvendes ved opstillingen af årsregnskabet, navnlig i forbindelse med periodeafgrænsning, cut-off, ved regnskabsårets udgang (20). 20. Kommissionen deler Rettens bekymring og vil fortsætte med at forbedre kvaliteten af oplysningerne i Det Fælles Relex-informationssystem (CRIS). Som Retten bemærker, har de konstaterede indberetningsfejl imidlertid ikke haft nogen væsentlig indvirkning på årsregnskabet. Se også svaret til punkt 58 b).

Transaktionernes formelle rigtighed

21. Resultaterne af testen af transaktioner er sammenfattet i bilag 1 .

Indtægter

22. Rettens revision af indtægtstransaktionerne viste, at de var uden væsentlig fejlforekomst.

Forpligtelser

23. Rettens revision med hensyn til forpligtelserne viste, at de var uden væsentlig fejlforekomst.

Betalinger

24. Ved Rettens revision konstateredes det, at betalingerne var væsentlig fejlbehæftede. Ved sin gennemgang af stikprøven på 163 transaktioner konstaterede Retten, at 54 (33 %) var behæftet med fejl. Retten anslår, at den mest sandsynlige fejlprocent er på 5,1 % (21). 25. For så vidt angår de 133 projektbetalinger i stikprøven var 47 (35 %) behæftet med fejl, hvoraf 29 (62 %) var kvantificerbare fejl. For så vidt angår de 30 undersøgte budgetstøttebetalinger var 7 (23 %) behæftet med fejl, som alle var ikke kvantificerbare fejl. 24-26. Kommissionen vil øge sine bestræbelser på at forebygge, afsløre og rette sådanne fejl i 2012. Ikke desto mindre skal Kommissionen understrege, at EuropeAid's kontrolsystem er flerårigt, hvilket betyder, at nogle af de fejl, som Retten har bemærket, ville være blevet rettet på et senere tidspunkt som en del af den normale cyklus for kontrol med ekstern bistand. Hen ved to tredjedele af betalingerne i stikprøven vedrører overførsler såsom forudbetalinger eller clearinger, som stadig kan nå at blive kontrolleret og rettet i forbindelse den endelige udbetaling. Desuden slutter Kommissionens overvågning af udgifterne til ekstern bistand ikke med de endelige udbetalinger. EuropeAid og ECHO forvalter på grundlag af en årlig formaliseret risikovurderingsproces et omfattende program for efterfølgende revision. Da udviklings- og humanitær bistand opererer i et højrisikomiljø, er det imidlertid ikke realistisk at eliminere risikoen for finansielle fejl.

Projektbetalinger

26. For så vidt angår transaktioner i relation til projekter, blev hovedparten af fejlene konstateret i gavebistand og tilskudsaftaler med internationale organisationer. Af de 45 testede transaktioner var 26 (58 %) behæftet med fejl. Der var også tendens til fejl i programoverslagene (22), idet der konstateredes fejl i 10 af de 27 testede transaktioner.

27. Af de 47 projekttransaktioner, der var behæftet med fejl, var der allerede udført eksterne revisioner af 26 på grundlag af kontrakter indgået af Kommissionen eller støttemodtageren. Af de 29 transaktioner, der var behæftet med kvantificerbare fejl, var 11 endelige betalinger, som Kommissionen allerede havde kontrolleret (23). 27. Forudgående kontroller skal vurderes i sammenhæng med det samlede kontrolsystem, eftersom der stadig kan foretages efterfølgende revisioner og andre kontroller efter den endelige udbetaling.

28. De kvantificerbare fejl, Retten konstaterede i projektbetalingerne, var af følgende typer: a) fejl med hensyn til forekomst: manglende fakturaer eller andre bilag til dokumentation for udgiften (5 transaktioner), afregning af forskud vedrørende udgifter, støttemodtagerne ikke havde afholdt (3 transaktioner) og anmeldelse af større mængder, end det udførte arbejde berettiger (3 transaktioner) b) fejl med hensyn til støtteberettigelse: udgifter, som var påløbet uden for gennemførelsesperioden, eller som vedrørte aktiviteter og tjenesteydelser, der ikke var nævnt i kontrakten (5 transaktioner), ikke støtteberettiget moms (4 transaktioner), støttemodtagerens manglende overholdelse af indkøbsprocedurerne (4 transaktioner), manglende overholdelse af reglerne for oprindelse eller nationalitet (3 transaktioner) og manglende overholdelse af dagpengelofterne (1 transaktion) c) fejl med hensyn til nøjagtighed: regnefejl (1 transaktion) og brug af forkerte vekselkurser (3 transaktioner). 28. a)-c) Rettens bemærkninger giver et godt samlet indblik i de væsentligste udfordringer for arbejdet med gennemførende organisationer og partnerlande inden for udviklings- og humanitær bistand. For så vidt angår opbevaring af bilag, har EuropeAid gennemført en handlingsplan med henblik på at forbedre registrering og arkivering i delegationerne i 2012. Med hensyn til clearinger har EuropeAid iværksat en intern refleksionsproces for at tydeliggøre tolkningen af de påløbne omkostninger med henblik på clearing, som er årsagen til disse fejl. Kommissionen er af den opfattelse, at fejlene vil rette sig selv, eftersom clearingen af merudgifter bør regnes ind i de efterfølgende udgifter. Hvad angår overholdelse af oprindelsesreglerne, skal Kommissionen understrege, at det i henhold til gældende ret er muligt at gøre undtagelser fra AVS-/EU-reglerne om varers oprindelse i behørigt begrundede tilfælde. EuropeAid er indforstået med, at kontrahenter i nogle tilfælde skulle have indgivet en undtagelsesanmodning, men finder, at nogle af de påpegede fejl, i tilfælde hvor betingelserne for at tillade en undtagelse var opfyldt, ikke havde nogen finansiel indvirkning. Spørgsmålet om støtteberettigelse og moms udgør fortsat en udfordring og omhandles i nye forslag, der fremsættes i forbindelse med revisionen af finansforordningen. Kommissionen arbejder i lande, hvor det er vanskeligt, om ikke umuligt, for kontrahenterne (ofte ngo'er) at få obligatoriske momsbetalinger refunderet af staten.

Eksempler på fejl gives i det følgende.

Manglende overholdelse af reglerne for offentlige indkøb og manglende bilag Retten undersøgte en endelig betaling under en tilskudsaftale om vandforsyning, sanitære forhold og hygiejnefremme samt støtte til bedre forvaltning af naturressourcer i Etiopien. Kontrakterne blev tildelt på det grundlag, at leverandørerne garanterede adgang til reservedele og vedligeholdelsesfaciliteter, selv om det ikke var et af kriterierne i udbudsbekendtgørelsen. Hertil kom, at en del af udgifterne ikke kunne underbygges med dokumentation, fordi støttemodtagerens regnskabsbilag var af utilfredsstillende kvalitet. De revisorer, som støttemodtageren havde indgået kontrakt med om at udføre udgiftskontrol, havde ikke identificeret disse problemer. Manglende overholdelse af reglerne for offentlige indkøb og manglende bilag Tilgængeligheden af reservedele og vedligeholdelsesfaciliteter spiller en væsentlig rolle for tildelingen af kontrakter om indkøb af køretøjer, navnlig i lande, hvor det er svært at skaffe reservedele og at få adgang til vedligeholdelsesfaciliteter. Da meddelelsen om udbud blev offentliggjort, begik støttemodtageren en fejl ved ikke at oplyse de potentielle leverandører om dette kriterium. Valget af kontrahent tog imidlertid alligevel hensyn til den formodede tilgængelighed af reservedele og vedligeholdelsesfaciliteter. Desuden var der planlagt en revision af denne kontrakt i revisionsplanlægningen for 2010 i forlængelse af delegationens risikovurdering.

Manglende overholdelse af bestemmelserne om oprindelse Udgifterne i forbindelse med gavebistand til elektrificering af landområder i Mozambique vedrørte leverancer, der ikke opfyldte bestemmelsen om oprindelse: Leverancerne havde oprindelse i Kina og ikke i enten Den Europæiske Union eller AVS-landene. De revisorer, støttemodtageren havde indgået kontrakt med om at kontrollere udgiften, havde ikke identificeret dette problem. Manglende overholdelse af bestemmelserne om oprindelse Gældende ret tillader specifikt at gøre undtagelser fra AVS-/EU-reglerne om varers oprindelse i behørigt begrundede tilfælde. På nuværende tidspunkt er det næsten umuligt alene at benytte elektrisk udstyr fra EU/AVS ved gennemførelsen af denne type projekter i Afrika. Støttemodtageren burde have indgivet en undtagelsesanmodning til Kommissionen, som, hvis den havde været behørigt begrundet, ville være blevet imødekommet.

29. De oftest forekommende typer af ikke kvantificerbare fejl vedrørte utilstrækkelige bilag (14 transaktioner), og at opfyldelsesgarantier ikke var blevet justeret, når kontrakten blev ændret (3 transaktioner). 29. Se svaret til punkt 28 a)-c).

Budgetstøtte

30. For så vidt angår budgetstøttebetalinger skyldtes de ikke kvantificerbare fejl, at det ikke velstruktureret var påvist, at støtteberettigelseskriterierne var opfyldt, fordi resultaterne med hensyn til forvaltningen af de offentlige finanser ikke blev sammenlignet med de mål, der var fastsat for den undersøgte periode. 30. I de specifikt berørte tilfælde søger Kommissionen at rette sine evalueringer ind efter sin sædvanlige praksis, som den anvender i andre lande. Denne baseres på en årlig evaluering af fremskridt i forhold til klart definerede milepæle og mål, som giver anledning til en velstruktureret påvisning af, at kriterierne for støtteberettigelse er overholdt. I 2011 tilbageholdt Kommissionen udlæg i en række tilfælde, hvor den ikke var overbevist om, at der var blevet gjort tilstrækkeligt med fremskridt på et område. Styregruppen for budgetstøtte, der blev dannet for nylig og har EuropeAid's direktører og generaldirektører som medlemmer, vil blandt andet undersøge alle følsomme sager. Dette vil også forbedre forvaltningen og vurderingen af kriterierne for støtteberettigelse. Se også svarene til punkt 10 og 15.

Systemernes effektivitet

31. Bilag 2 giver et resumé af resultaterne af Rettens gennemgang af overvågnings- og kontrolsystemerne. Retten vurderer, at systemerne er delvis effektive. 31. Se svaret til punkt 56.

32. Som anført i punkt 6 implementerer EuropeAid de fleste af de instrumenter for ekstern bistand, der finansieres over det almindelige budget og EUF. Medmindre andet er anført, vedrører Rettens bemærkninger om både overvågnings- og kontrolsystemernes effektivitet og om pålideligheden af generaldirektørens årlige aktivitetsrapport (»den årlige aktivitetsrapport«) og erklæringen for 2011 derfor hele EuropeAids ansvarsområde.

Kontrolmiljø

33. EuropeAid har en klar kontrolstrategi med henblik på at forhindre eller påvise og korrigere fejl, og Kommissionens interne kontrolstandarder er i vid udstrækning blevet implementeret. Det har en handlingsplan, som skal styrke dets forvaltnings- og kontrolsystemer (24), hvor de fleste af bemærkningerne og anbefalingerne fra Rettens tidligere årsberetninger tages op. I 2011 har EuropeAid navnlig introduceret den nye udgave af rapporten External Assistance Management Report, EAMR (jf. punkt 39) og udsendt dokumentet »Financial Management Toolkit for recipients of EU funds for external actions« (jf. punkt 41). 33. Andre former for vejledning er også blevet væsentligt udbygget, herunder online-udgivelsen af en praktisk vejledning om kontrakter i 2011 og et e-læringsmodul om samme emne, som gør det muligt at indhente vejledning i tildeling og forvaltning af kontrakter, når der er behov for det — navnlig til gavn for de gennemførende organisationer.

34. Ifølge den årlige aktivitetsrapport var der fortsat vedvarende bekymring med hensyn til politikken for menneskelige ressourcer (25) på grund af den store personaleudskiftning og den omstrukturering, der fandt sted midt i 2011 (jf. punkt 6). Det gav anledning til bekymring, at ansatte i EuropeAid blev sat til at udføre andre opgaver end bistandsforvaltning ud over de fleksibilitetsgrænser, der var aftalt med EU-Udenrigstjenesten. EuropeAid mener, at det vil få negativ indvirkning på den sikkerhed, der kan gives for 2012, hvis balancen i ressourcerne ikke genskabes. 34. Den store udskiftning i hovedsædets kontraktansatte skulle blive reduceret med indførelsen af den nye tjenestemandsvedtægt. Det forventes, at den nye tjenestemandsvedtægt vil medføre en forlængelse af den maksimale varighed af kontraktansættelser med to eller tre år (dvs. fra de nuværende tre års varighed til en varighed på fem eller seks år). EuropeAid har desuden fået mulighed for at konvertere et vist antal kontraktansættelser til fastansættelser i kvoterne for 2011, 2012 og 2013, hvilket vil medføre en forhøjet andel af fastansatte. De potentielle risici for, at personaleressourcerne ikke anvendes til de formål, som de var beregnet til, er blevet afhjulpet gennem en række tiltag, herunder formel fælles vejledning fra EU-Udenrigstjenesten og Kommissionen til delegationslederne, særlig indberetning om menneskelige ressourcer fra arbejdet i marken (i rapporterne om forvaltningen af bistanden til tredjelande) og intern revisionsplanlægning i 2012. Det er en forudsætning for gennemførelsen af den nye udviklingspolitik, for at muliggøre øget overvågning i marken og højne niveauet af ekspertviden på specifikke områder samt for en effektiv tildeling af bistand, at der i delegationerne genetableres en balance mellem ansatte med forskellige ansættelsesforhold. Der vil sandsynligvis ske en styrkelse af de menneskelige ressourcer i Afrika og i den såkaldte naboskabsregion.

Forudgående kontrol

35. Retten vurderede, at den forudgående kontrol, som de anvisningsberettigede i EuropeAids centrale tjenestegrene og i delegationerne udfører, var delvis effektiv.

36. På grund af højrisikomiljøet (jf. punkt 8) forlader EuropeAid ifølge sin kontrolarkitektur sig hovedsagelig på forudgående kontrol udført af ansatte i Kommissionen, eksterne tilsynsførende (vedrørende arbejdskontrakter) eller eksterne revisorer (vedrørende programoverslag, gavebistand og honorarbaserede tjenesteydelseskontrakter), før de endelige projektbetalinger afholdes. De påviser og korrigerer en betydelig mængde ikke støtteberettigede udgifter, men den frekvens af fejl, Retten har konstateret, herunder i endelige udgiftsanmeldelser, som allerede har været underkastet ekstern revision og udgiftskontrol, viser, at der er svagheder i denne forudgående kontrol. 36. Det interne system, som EuropeAid har etableret til kontrol af udgifternes lovlighed og formelle rigtighed, bygger på det arbejde, som udføres af eksterne revisorer, teknisk tilsynsførende og projektledelsespersonale i tillæg til Kommissionens egne interne kontroller i løbet af en flerårlig periode. Kommissionen anerkender, at der selv efter alle disse kontroller udestår en vis risiko for fejl. I betragtning af størrelsen af udgifterne til yderligere forudgående kontroller og af hensyn til projektgennemførelsesfristerne vil Kommission ikke desto mindre videreføre sine bestræbelser på at forbedre det nuværende system med henblik på at opnå en rimelig grad af sikring på baggrund af en vurdering af omkostningseffektiviteten. Se også svaret til punkt 24.

37. Retten noterer, at der ved EuropeAids efterfølgende kontrol af transaktioner også er konstateret procedurefejl i den forudgående kontrol i ca. 20 % af de kontrollerede transaktioner (26), f.eks. forkerte eller manglende tjeklister. Den Interne Revisionstjeneste (IAS) har også konstateret svagheder på flere af de centrale kontrolniveauer vedrørende programoverslag og indkaldelser af forslag i forbindelse med EUF-gavebistand (27). 37. Efterfølgende kontroller videresendes altid til den relevante anvisningsberettigede med henblik på formel opfølgning. De nævnte proceduremæssige fejl (såsom urigtige eller manglende kontrollister) havde imidlertid ingen kvantificerbar finansiel indvirkning. Efter afslutningen af IAS-revisionsrapporterne er handlingsplanerne som reaktion på IAS-anbefalingerne og for at afhjælpe de påpegede risici på vej til at blive gennemført i 2012.

Overvågning og tilsyn

38. Retten vurderede, at kontrollen og overvågningen var effektiv, for så vidt angår EuropeAids hovedsæde, og delvis effektiv, for så vidt angår delegationerne.

EuropeAids hovedsæde

39. I 2011 som led i sin handlingsplan implementerede EuropeAid for første gang den nye version af den halvårlige rapport om forvaltningen af bistand til tredjelande (EAMR-rapporten) baseret på centrale resultatindikatorer og revisionserklæringer underskrevet af delegationslederne. Det styrker EAMR-rapportens funktion som det vigtigste værktøj for regnskabspligt og ansvarlighed mellem delegationerne og EuropeAids hovedsæde. Pålideligheden af de centrale resultatindikatorer i relation til finansiel kontrol forringes imidlertid af, at dataene i CRIS (28) er unøjagtige. Hertil kommer, at mange af indikatorerne er vanskelige at fortolke. 39. Kommissionen finder, at en af de mest effektive måder, hvorpå oplysningerne i CRIS på mellemlangt til langt sigt kan forbedres, er at gøre det tydeligere for delegationslederne, hvilke konsekvenser det har at indberette ukorrekte oplysninger. Det nye system til rapportering om forvaltningen af ekstern bistand gør dette ved at anvende oplysninger fra CRIS direkte i delegationernes regelmæssige rapporter. Systemet til rapportering om forvaltningen af ekstern bistand er imidlertid blevet udformet således, at det er muligt for delegationerne at rette og kommentere de indberettede oplysninger, så ukorrekte oplysninger ikke »forurener« nøjagtig indberetning, men tjener til at gøre opmærksom på og rette oplysninger og med tiden at forbedre indberetningen. Selv i løbet af rapporteringen om forvaltningen af ekstern bistand er det muligt at ajourføre oplysningerne, hvis en delegation opdager en fejl, som er let at rette. Rapportering om forvaltningen af ekstern bistand udgør således et skridt i den rigtige retning på det strukturelle plan som svar på Rettens konstatering af mangler i kvaliteten af oplysningerne i CRIS (mens fejl til gengæld vil være mere »synlige« på kort sigt). Kommissionen deler ikke Rettens syn på nytten af indikatorer til overvågningsformål. En styregruppe, der repræsenterer en lang række interesser og aktører, indførte for nylig nøgleresultatindikatorerne i forbindelse med den årlige indberetning om 2011 (i 2012). Nøgleresultatindikatorerne er en række indikatorer i et standardiseret format, som både kan anvendes til resultatovervågning på delegations-, regions-, instrument- og porteføljeniveau, og som på grund af udviklingsmiljøets kompleksitet kan tolkes på forskellig vis i mange forskellige sammenhænge. Nogle af nøgleresultatindikatorerne har kvantificerede mål, der bygger på grundigt analyserede historiske oplysninger, mens andre ikke har det. Se også svaret til punkt 59 d).

40. I 2011 aflagde EuropeAid 15 kontrolbesøg for at kontrollere, om delegationernes interne organisation, systemer og procedurer var tilfredsstillende. Besøgene var nyttige med hensyn til at identificere forhold, der burde forbedres, som f.eks. utilstrækkelig adgang til ekspertise, manglende opfyldelse af uddannelsesbehov på grund af mangel på menneskelige og finansielle ressourcer, unøjagtige CRIS-data og utilstrækkelig projektovervågning. I forbindelse med en IAS-revision blev det imidlertid noteret, at der ikke er dokumentation for et formelt årligt program for kontrolbesøg baseret på en veldokumenteret risikovurdering. Hertil kommer, at EuropeAid ikke har udviklet procedurer for overvågning af implementeringen af anbefalingerne fra disse kontrolbesøg, og den årlige aktivitetsrapport giver ingen oplysninger herom (29). 40. Der er blevet iværksat initiativer med hensyn til den nævnte IAS-revision for at sikre en mere formaliseret planlægningsproces for kontrolbesøgene i delegationerne. Fremover vil Kommissionen overveje, om formålet og de specifikke mål for EuropeAid's kontrolbesøg i delegationerne skal underkastes et eftersyn, og om den nuværende risikobaserede tilgang til valg af delegationer kunne suppleres med yderligere udvælgelseskriterier. Se også svaret til punkt 59 b).

41. Revisionsfirmaer, der har underskrevet rammekontraktaftaler med EuropeAid, udarbejder årlige sammenfattende rapporter om deres revisionsresultater og anbefalinger. Disse rapporter giver værdifulde oplysninger om systemsvagheder og de foranstaltninger, der er nødvendige for at udelukke eller nedsætte ikke støtteberettigede udgifter. På grundlag heraf udsendte EuropeAid i januar 2011 dokumentet »Financial Management Toolkit for recipients of EU funds for external actions« for at give modtagerne et bedre kendskab til den finansielle forvaltning og reglerne for støtteberettigelse.

42. EuropeAid undersøger kvaliteten af de eksterne revisioner og kontroller, som Kommissionen har indgået kontrakt om, og resultaterne af undersøgelsen fremlægges i en årlig rapport. Den årlige aktivitetsrapport giver ikke oplysninger om resultaterne af denne gennemgang (30). 42. Kommissionen færdiggjorde ikke et eftersyn af revisionskvaliteten i EuropeAid for 2011, som den gjorde for 2010, hvorfor et sådant naturligvis ikke kunne have indgået i den årlige aktivitetsrapport. Under alle omstændigheder blev rapporten om revisionskvalitet i 2010 heller ikke kommenteret i den årlige aktivitetsrapport for 2010, ikke mindst fordi de stående instrukser om den årlige aktivitetsrapport ikke stiller krav herom.

43. Systemmodulerne til behandling af revisionsresultater og for oprettelse af indtægtsordrer blev koblet på CRIS-informationssystemet i 2011 (31). Det er en væsentlig forbedring, men det giver endnu ikke fuldstændige og nøjagtige oplysninger om resultaterne af og opfølgningen på alle forudgående kontroller: 43. Kommissionen er på nuværende tidspunkt ikke i stand til at tildele og vedholdende allokere de yderligere ressourcer, der er nødvendige for i et endnu videre omfang at bearbejde oplysninger om den finansielle forvaltning. Desuden er Kommissionen på nuværende tidspunkt optaget af arbejdet med at strømline lokale IT-applikationer på tværs af Kommissionen.

a) CRIS-Audit giver ikke oplysninger om de beløb, EuropeAid i sidste ende vurderer ikke er støtteberettigede a) CRIS-revisionsmodulet blev snarere udformet med henblik på planlægning og registrering af resultaterne af eksterne revisioner end med henblik på sporing af Kommissionens opfølgende revisionsarbejde. Hvis ressourcerne tillader det, kunne Kommissionen imidlertid tænke sig at udvikle denne funktion på mellemlangt sigt.

b) CRIS giver ikke fuldstændige oplysninger om beløb, som Kommissionen under sin egen forudgående kontrol har fundet ikke støtteberettigede, og som er blevet korrigeret (32) b) CRIS giver grundig og tilstrækkelig information om beløb, der betragtes som ikke-støtteberettigede i forbindelse med behandlingen af udbetalingsanmodninger, herunder den grundlæggende kategorisering af ikke-støtteberettigede beløb. Kontrahenter sender imidlertid ofte en erstatningsfaktura (i stedet for en kreditnota og en ny faktura), når Kommissionen gør dem opmærksom på, at den har konstateret fejl, hvorfor det ikke er alle Kommissionsansattes afsløringer af fejl, der kan registreres fuldt ud i regnskabssystemet. Det ville kræve væsentlige ressourcer at informere udtømmende om resultaterne af alle forudgående kontroller og om det opfølgende arbejde, og nytten ville være begrænset. Derfor vurderes et sådant arbejde ikke at være omkostningseffektivt.

c) Nøjagtigheden af CRIS data er stadig problematisk, således som det blev konstateret under EuropeAids egen efterfølgende kontrol. c) Selv om de konstaterede fejlregistreringer ikke har haft nogen reel indvirkning på årsregnskaberne, deler Kommissionen Rettens holdning, nemlig at kvaliteten af oplysningerne i CRIS fortsat skal forbedres. EuropeAid vil på ny bestræbe sig på at forbedre oplysningerne i CRIS i 2012.

Delegationerne

44. Som i de foregående år konstaterede Retten ringe dokumenterede og ineffektive kontroller hos hovedparten af de nationale anvisningsberettigede i EUF-modtagerlandene. EuropeAids hovedsæde og delegationerne ydede i mange tilfælde teknisk bistand for at forbedre denne kontrol, men det kan ikke kompensere for de underliggende svagheder. 44. Kommissionen er opmærksom på, at nationale myndigheder ikke altid lever op til de påkrævede standarder for økonomisk forvaltning, og gennemfører derfor størstedelen af sin projektbistand gennem delvist decentraliseret forvaltning, mens delegationerne udfører forudgående kontroller for størstedelen af porteføljen. Kommissionen styrker fortsat de nationale anvisningsberettigedes kompetencer gennem en betydelig uddannelsesindsats.

45. Hovedparten af de delegationer, Retten besøgte i 2011, foretog ikke en risikobaseret udvælgelse og planlægning af kontrolbesøg på stedet. Af kontrolbesøg fra EuropeAids hovedsæde (jf. punkt 40) fremgik det, at delegationerne ofte stod over for ressourcemæssige begrænsninger på personale- og tjenesterejsebudgettet, som begrænsede deres kapacitet til at udføre overvågningsaktiviteter, som f.eks. projektovervågning på stedet, navnlig for så vidt angår finansielle aspekter. Den omfattende omstrukturering, der fandt sted i 2011, og anvendelsen af ressourcerne til andre opgaver end bistandsforvaltning forbedrede ikke dette forhold (jf. punkt 6 og 34). 45. Det er åbenlyst helt centralt at prioritere begrænsede ressourcer i forbindelse med beslutningstagning vedrørende planlægning og gennemførelse af kontroller på stedet i delegationerne. Da de fleste kontrolbesøg, der udføres på stedet, foretages af driftspersonel og ikke primært er finansielle kontroller, er risiko sjældent det vigtigste element i planlægningen af sådanne besøg. Kontrolbesøg på stedet udgør en af de opfølgende aktiviteter sammen med bl.a. gennemførelsesrapporter, kontakt til støttemodtagerne, resultatorienterede overvågningsrapporter, evalueringer og revision. Hvad angår anvendelsen af ressourcer til opgaver, der ikke er forvaltning af bistand, blev der i december 2011 sendt instrukser til delegationerne i en fælles meddelelse fra Kommissionen og EU's Udenrigstjeneste for at tydeliggøre muligheder og begrænsninger, hvad angår fleksibiliteten i brug af personalet. Se også svaret til punkt 59 b).

Eksterne revisioner

46. Retten vurderede, at den eksterne revisionsfunktion var effektiv for så vidt angår EuropeAids centrale tjenestegrene, og delvis effektiv for så vidt angår delegationerne.

47. EuropeAids hovedsæde har udviklet en metode til udarbejdelse og gennemførelse af samt opfølgning på de årlige revisionsplaner. Det overvåger nøje delegationernes eksterne revisionsfunktion og kvaliteten af de eksterne revisioner, der udføres i henhold til Kommissionens rammekontrakt.

48. I de fleste henseender forvaltede delegationerne deres eksterne revisioner i overensstemmelse med den gældende metode. Revisionsplanerne blev udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne og gennemført rettidig, og der blev reageret på revisionsresultaterne, navnlig med inddrivelser og modregning i senere betalinger. Retten konstaterede imidlertid, at der stadig er behov for forbedringer på en række områder. Som anført i de foregående år (33) bevirker personalemangel og det forhold, at de obligatoriske revisioner prioriteres højest, at de risikobaserede revisioner ikke altid udvælges på grundlag af en veldokumenteret risikovurdering, og at de ikke udføres i så stort et antal som nødvendigt. I en række tilfælde var revisionsafslutningen forsinket, hvilket kan medføre, at ikke støtteberettigede udgifter ikke vil kunne inddrives. 48. Det er korrekt, at personalemangel kan indvirke negativt på revisionsafslutningens varighed, men alle obligatoriske revisionsberetninger skal være modtaget, før Kommissionen foretager endelig betaling, hvorfor risikoen for, at midlerne ikke vil kunne inddrives, er meget begrænset.

Intern revision

49. Retten vurderede, at den interne revision var delvis effektiv.

50. Kommissionens omstrukturering, der fandt sted i 2011 (jf. punkt 6 og 34), havde stor indflydelse på den interne revisionsfunktions (IAC’s) (34) arbejde. Der skete en større udskiftning af personalet i enheden, og de fleste af de nye medarbejdere havde ingen revisionserfaring. IAC kunne kun gennemføre ca. halvdelen af sin oprindelige årlige arbejdsplan. Det er ikke nævnt i den årlige aktivitetsrapport (35). 50. Den oprindelige årlige arbejdsplan for 2011 blev af åbenlyse årsager kun delvist gennemført, da der på grund af EuropeAid's omstrukturering i juni skulle udarbejdes et nyt årligt arbejdsprogram for den interne revisionsenhed i begyndelsen af juli 2011. Det nye arbejdsprogram skulle tage højde for ændringerne i generaldirektoratet og den nye personalesituation i den interne revisionsfunktion, der krævede omfattende uddannelse i revision. Se også svaret til punkt 59 b).

51. I 2011 afsluttede Den Interne Revisionstjeneste (IAS) (36) to revisioner af den finansielle forvaltning af programoverslag og EUF-gavebistand. Dens resultater stemmer overens med Rettens for så vidt angår svagheder i den forudgående kontrol (jf. punkt 36). 51. Se svaret til punkt 36.

Pålideligheden af Kommissionens ledelsesudtalelser

52. Generaldirektøren for EuropeAid erklærer (37), at han har fået rimelig sikkerhed for, at kontrolprocedurerne giver den nødvendige garanti for, at de underliggende transaktioner er formelt rigtige. Den årlige aktivitetsrapport indeholder ingen forbehold. Den fastslår derimod (38), at EuropeAid, når der tages hensyn til udformningen og resultaterne af kontorets flerårige kontrolstruktur, ikke mener, at restfejlfrekvensen, dvs. de fejl, der er tilbage, når alle kontroller er udført, er væsentlig. Det står i modsætning til den væsentlige fejlprocent, den høje fejlfrekvens og de delvis effektive systemer, som Retten konstaterede i 2011. 52. Rettens metode til beregning af den mest sandsynlige anslåede årlige fejlprocent og fejlfrekvensen for de europæiske udviklingsfonde kan ikke sammenlignes direkte med kriterierne for det resterende risikobeløb (efter færdiggørelsen af alle flerårige kontroller), som er en nøglefaktor i generaldirektørens revisionserklæring for den samlede EuropeAid-portefølje med finansiering fra de europæiske udviklingsfonde og EU-budgettet. Kommissionen bemærker, at Rettens anslåede mest sandsynlige årlige fejlprocent for ekstern bistand under EU-budgettet, som udgør størstedelen af porteføljen, har været under væsentlighedsgrænsen for 2010 og 2011, som det var tilfældet for de europæiske udviklingsfonde i 2009. Se også svarene til punkt 57 og 58 a).

53. Rettens gennemgang af den årlige aktivitetsrapport viser, at: 53.

a) der ikke fremlægges bevis for påstanden om, at restfejlfrekvensen er på under 2 % a) Se også svaret til punkt 58 a).

b) der udtrykkes stor bekymring med hensyn til, om personaleressourcerne til bistandsforvaltning er tilstrækkelige (jf. punkt 34) b) Det er nu over 10 år siden, decentraliseringsprocessen blev indledt. Kommissionen har taget processens særdeles positive resultater ad notam, men er også blevet opmærksom på skævheder, der med tiden er opstået, og som der skal rettes op på. I overensstemmelse med meddelelsen om en dagsorden for forandring og efter den evaluering af arbejdsmængden for EuropeAid's personale, der blev udført i 2011, blev der den 12. marts 2012 indgivet en rapport til generalsekretæren om brugen af Kommissionens ressourcer i EU-delegationerne, som også blev fremlagt for kommissærernes udenrigsgruppe. I rapporten fremsættes der konklusioner om at genetablere personaleligevægten mellem delegationerne for bedre at matche EuropeAid's behov og prioriteter med de tilgængelige ressourcer. Konklusionerne vil blive/er blevet forelagt Kommissionen til godkendelse i juli 2012. Se også svaret til punkt 34.

c) både IAS og EuropeAids egen efterfølgende kontrol af transaktioner påpeger svagheder i denne kontrol (jf. punkt 37 og 51). c) Både den interne revisionsproces og de efterfølgende kontroller af transaktioner er udformet, så de angiver svagheder ved kontrollen, og er genstand for omfattende opfølgning, herunder formelle handlingsplaner.

Konklusioner og anbefalinger

Konklusioner

54. På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at EUF's regnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011, i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling og af transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og de regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt. 54. Kommissionen har med glæde noteret Rettens positive vurdering af EUF-regnskabernes rigtighed.

55. På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at for så vidt angår det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011: 55.

a) var EUF's indtægter uden væsentlig fejlforekomst

b) var de samlede forpligtelser, som EUF havde indgået, uden væsentlig fejlforekomst

c) var EUF’s betalinger væsentligt fejlbehæftede (jf. punkt 24-30). c) Kommissionen vil øge sine bestræbelser på at forebygge, afsløre og rette sådanne fejl i 2012. Ikke desto mindre skal Kommissionen understrege, at EuropeAid's kontrolsystem er flerårigt, hvilket betyder, at nogle af de fejl, som Retten har bemærket, ville være blevet rettet på et senere tidspunkt som en del af den normale cyklus for kontrol med ekstern bistand. Hen ved to tredjedele af betalingerne i stikprøven vedrører overførsler såsom forudbetalinger eller clearinger, som stadig kan nå at blive kontrolleret og rettet i forbindelse den endelige udbetaling. Desuden slutter Kommissionens overvågning af udgifterne til ekstern bistand ikke med de endelige udbetalinger. EuropeAid og ECHO forvalter på grundlag af en årlig formaliseret risikovurderingsproces et omfattende program for efterfølgende revision. Da udviklings- og humanitær bistand opererer i et højrisikomiljø, er det imidlertid ikke realistisk at eliminere risikoen for finansielle fejl.

56. På grundlag af sin revision konstaterede Retten, at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer i EuropeAid var delvis effektive (jf. punkt 31-53). 56. Kommissionen har udformet sine kontroller, så de dækker hele varigheden af dens flerårige projekter. Den er af den opfattelse, at disse tilsyns- og kontrolsystemer, der både dækker de europæiske udviklingsfondes drift og aktiviteter finansieret gennem EU-budgettet, er effektive og år efter år er blevet forbedret væsentligt. På trods af de udfordringer, der følger med et højrisikomiljø som området for ekstern bistand, har Rettens anslåede mest sandsynlige årlige fejlprocent for ekstern bistand under EU-budgettet været under væsentlighedsgrænsen i 2010 og 2011 og var under væsentlighedsgrænsen for de europæiske udviklingsfonde i 2009.

57. Retten konkluderer, at kvaliteten af oplysningerne i CRIS stadig giver anledning til bekymring og indvirker på både nøjagtigheden af de data, der bruges ved udarbejdelsen af årsregnskabet (jf. punkt 20), og på overvågnings- og kontrolsystemernes effektivitet (jf. punkt 39, 40 og 43) (39). 57. Kommissionen deler Rettens bekymring og vil fortsat forbedre kvaliteten af oplysningerne i CRIS. Som Retten bemærker i punkt 20, har de konstaterede indberetningsfejl imidlertid ikke haft nogen væsentlig indvirkning på årsregnskabet.

Anbefalinger

58. Bilag 3 viser resultatet af Rettens gennemgang af de fremskridt, der er gjort for at imødekomme de anbefalinger, den fremsatte i årsberetningen for 2009. Følgende punkter bør bemærkes: 58. Kommissionen vil overveje omkostningerne og fordelene ved de af Rettens anbefalinger, der specifikt angår de bestemmelser i finansforordningen, som anvendes på den 10. EUF ( 42 ) og under hensyntagen til den foreslåede reduktion af dens ressourcer, inden den tager en beslutning om at handle og/eller foreslår handling.

a) EuropeAid har gjort betydelige fremskridt med hensyn til at implementere mange af Rettens anbefalinger. Det gælder navnlig udviklingen af metoden til estimering af restfejlfrekvensen, udbredelsen af »the financial management toolkit«, der skal give modtagerne et bedre kendskab til støtteberettigelsesreglerne, planlægningen og overvågningen af revisioner og vurderingen af, om det er berettiget at yde budgetstøtte a) Resultaterne af Kommissionens estimering af EuropeAid's procentsats for restfejl (dvs. den finansielle virkning af fejl, der udestår, efter at alle planlagte kontroller er gennemført) vil være tilgængelige i starten af 2013, hvad angår rapporteringsperioden 2012.

b) Der er behov for yderligere bestræbelser for fuldt ud at implementere Rettens anbefalinger vedrørende kvaliteten af oplysningerne i CRIS, opfølgningen på revisionsresultaterne og anbefalingerne samt vurderingen af, om systemet til efterfølgende kontrol af transaktioner er omkostningseffektivt. b) EuropeAid vil på ny bestræbe sig på at forbedre oplysningerne i CRIS i 2012 og skabe bedre forbindelse mellem revisionernes finansielle konstateringer og inddrivelsen af midler. Systemet til efterfølgende kontrol med transaktioner blev stillet i bero i 2012.

59. På grundlag af denne gennemgang og resultaterne og konklusionerne for 2011 anbefaler Retten, at EuropeAid: 59.

a) forbedrer forvaltningen af kontrakttildelingsprocedurer og udarbejder klare udvælgelseskriterier og dokumenterer evalueringen bedre (jf. punkt 28 b)) a) Kommissionen vil iværksætte en proces, der er udformet med henblik på at uddrage erfaringer af de fejl, som Retten har opdaget i udbudsproceduren, og der vil blive udgivet en praktisk vejledning om kontrakter i 2013.

b) indfører en veldokumenteret risikobaseret planlægning og systematisk følger op på kontrolbesøg (jf. punkt 40) og kontrolbesøg på stedet (jf. punkt 45) b) Kommissionen vil overveje, om formålet og de specifikke mål for EuropeAid's kontrolbesøg i delegationerne skal underkastes et eftersyn. EuropeAid vil indføre en mere formel procedure til evaluering og årlig planlægning, både hvad angår kontrolbesøg i delegationerne og overvågning af projekter på stedet. Kommissionen finder imidlertid, at det ville være nyttigt at supplere den nuværende risikobaserede udvælgelsesprocedure med yderligere udvælgelseskriterier. Se også svaret til punkt 40.

c) gør det obligatorisk at følge retningslinjerne for risikoanalyse i forbindelse med delegationernes og hovedsædets udarbejdelse af de årlige revisionsplaner (jf. punkt 48) c) Kommissionen vil overveje at gøre EuropeAid's risikoanalytiske metode til udarbejdelse af revisionsplaner obligatorisk fra 2013.

d) revurderer udformningen af de centrale resultatindikatorer, så det sikres, at de er utvetydige og lette at fortolke (jf. punkt 39) d) Kommissionen er ikke i stand til på kort til mellemlangt sigt at udføre et gennemsyn af EuropeAid's nøgleresultatindikatorer. Nøgleresultatindikatorerne blev for nylig indført (af en styregruppe, der repræsenterer en lang række interesser og aktører) i forbindelse med den årlige indberetning om 2011 (i 2012), og Kommissionen har endnu ikke tilstrækkeligt med oplysninger eller analyser af oplysningerne. Det er imidlertid sandsynligt, at indikatorerne med tiden skal justeres, når det nye indberetningssystem er indført.

e) vurderer IAC’s kapacitet til at udføre sin opgave effektivt (jf. punkt 50). e) Kommissionen vil vurdere EuropeAid's interne revisionsenheds kapacitet og overveje en mulig styrkelse af den, hvis det viser sig nødvendigt.