Sociale hensyn ved indkøb — En vejledning i mulighederne for at tage sociale hensyn ved offentlige udbud — 2. udgave

(2021/C 237/01)

INDHOLD

Indledning 4

Kapitel 1 Definition af, formål med og fordele ved socialt ansvarlige offentlige udbud 4

1.1. Socialt ansvarlige offentlige udbud og definitionen heraf 4

1.2. Fastlæggelse og anvendelse af sociale mål i forbindelse med offentlige udbud 6

1.3. Formål med og fordele og fordele ved socialt ansvarlige offentlige udbud 9

1.4. Link til EU's og internationale politikker og lovgivning 11

Kapitel 2 En organisationsstrategi for sociale hensyn ved indkøb 16

2.1. Socialt ansvarlige offentlige udbud på dagsordenen 16

2.2. Fastlæggelse af mål 17

2.3. Høring af interessenter 17

2.4. Vurdering af risici, prioritering af kontakter og fastsættelse af mål 20

2.5. Integration af socialt ansvarlige offentlige udbud i udbudsprocedurer og -politikker 22

2.6. Overvågning og kontrol af fremskridt 23

Kapitel 3 Fastlæggelse af behov og planlægning af udbud 25

3.1. Betydningen af behovsvurdering for socialt ansvarlige offentlige udbud 25

3.2. Markedsdialog 27

3.3. Hvilken type kontrakt? 31

3.4. Valg af procedure 33

3.5. Definition af og kommentarer til specifikationer 35

3.6. Brug af valgfrie felter i standardformularerne 35

Kapitel 4 Udbudsproceduren 36

4.1. Fastlæggelse af genstanden og relevante regler 36

4.2. Den lempelige ordning 38

4.3. Reserverede kontrakter 41

4.4 Tekniske specifikationer 43

4.5. Overholdelse af social- og arbejdsmarkedslovgivningen og kollektive aftaler 46

4.6. Udelukkelses- og udvælgelseskriterier 48

4.7. Tildelingskriterier 51

4.8. Evaluering af tilbud og kontrol af tilsagn 54

4.9. Unormalt lave tilbud 57

Kapitel 5 Fastsættelse og håndhævelse af kontraktvilkår 58

5.1. Omsætning af tilsagn vedrørende socialt ansvarlige offentlige udbud til virkelighed 58

5.2. Betingelser vedrørende kontraktens gennemførelse 59

5.3. Indgåelse af kontrakter om sociale resultater 63

5.4. Overvågning af overholdelsen 64

5.5. Underentreprise 65

5.6. Håndtering af problemer 67

5.7. Erfaringer til fremtidige kontrakter 68

Anden udgave af vejledningen er udarbejdet efter kontrakt nr. SI2.801176 — 728/PP/GRO/SME/18/D/021a mellem Europa-Kommissionen og ICLEI — Local Governments for Sustainability, med støtte fra Public Procurement Analysis (PPA). Hverken Europa-Kommissionen eller personer, der optræder på dennes vegne, kan gøres ansvarlige for anvendelsen af oplysningerne i denne publikation. Vigtigt Denne vejledning har til formål at hjælpe offentlige indkøbere og fremme god praksis. Det er et ikkebindende dokument, som ikke berører de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i EU-lovgivningen. Den er underlagt udviklingen i udbudspraksis og Den Europæiske Unions Domstols retspraksis, som er det eneste organ, der har kompetence til autoritativt at fortolke EU-retten. De begreber, idéer og løsninger, som foreslås i vejledningen, berører ikke national lovgivning og bør læses og skal eventuelt tilpasses de nationale retlige rammer. Selv om oplysningerne i denne vejledning er blevet kontrolleret nøje, er Europa-Kommissionen ikke ansvarlig for de specifikke sager, der er nævnt heri. Yderligere oplysninger om EU fås online (http://europa.eu).

INDLEDNING

Socialt ansvarlige offentlige udbud handler om at opnå positive sociale resultater i forbindelse med offentlige kontrakter. Offentlige udbud påvirker et stort antal mennesker: brugere af offentlige tjenester, personer, der er involveret i produktion og levering, og personalet i indkøbsorganisationen. Ud over de direkte berørte kan socialt ansvarlige offentlige udbud påvirke det bredere marked på både efterspørgsels- og udbudssiden.

Ved at købe fornuftigt kan offentlige indkøbere fremme beskæftigelsesmuligheder, opkvalificering og omskoling af arbejdsstyrken, anstændigt arbejde, social inklusion, ligestilling og ikkeforskelsbehandling, tilgængelighed, design for alle og etisk handel, og de kan forsøge at opnå større overensstemmelse med sociale standarder. For nogle varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder kan virkningen være særlig stor, da offentlige indkøbere tegner sig for en stor markedsandel, f.eks. inden for bygge- og anlægssektoren, sundhedssektoren og transport.

For at imødegå samfundsmæssige udfordringer skal de offentlige myndigheder øge deres indsats inden for alle aspekter af bæredygtighed (social/etisk, miljømæssig og økonomisk). Offentlige indkøbere er store investorer i Europa og bruger i øjeblikket over 14 % af EU's bruttonationalprodukt. Ved at udnytte deres købekraft til at vælge varer og tjenesteydelser, der fører til positive sociale resultater, kan de yde et væsentligt bidrag til den bæredygtige udvikling. Denne vejledning giver dem støtte til at dække den sociale dimension af bæredygtige offentlige udbud.

Den nuværende covid-19-pandemi vil sandsynligvis påvirke beskæftigelsen, øge ulighederne, forværre allerede usikre ansættelsesforhold for arbejdstagere i hele verden, lægge yderligere pres på leveringen af visse tjenesteydelser og påvirke mindre virksomheder. I deres genopretningsstrategier skal EU's medlemsstater forbedre den sociale inklusion og retfærdighed gennem uddannelse og færdigheder, beskæftigelse samt social og territorial samhørighed, og de skal sikre, at den grønne og den digitale omstilling skaber arbejdspladser, bæredygtig vækst og socioøkonomisk modstandsdygtighed. Socialt ansvarlig indkøbspraksis er et effektivt instrument i de nationale myndigheders værktøjskasse til at nå disse mål i EU.

Formålet med denne vejledning er at øge de offentlige indkøberes bevidsthed om de potentielle fordele ved socialt ansvarlige offentlige udbud og på en praktisk måde at redegøre for de muligheder, der findes i den eksisterende retlige ramme på EU-plan. I forbindelse med udarbejdelsen af denne vejledning har Kommissionen gennemført en bred høring af de offentlige indkøbere for at finde frem til god praksis og eksempler på, hvad der kan opnås. Disse eksempler beskrives løbende i teksten.

Denne vejledning er udarbejdet til brug for offentlige myndigheder, men også i et håb om, at den vil inspirere andre, der er involveret i udbud, uanset om der er tale om leverandører eller tjenesteudbydere, private indkøbere, aktører i den sociale økonomi, herunder sociale virksomheder, eller NGO'er.

Kapitlerne i denne vejledning omhandler alle aspekter af udbudsproceduren, ud over selve budproceduren. De beskriver, hvordan sociale hensyn kan indføres gennem hele proceduren, og indeholder en række eksempler fra offentlige indkøberes faktiske praksis i hele EU. I kapitel 2-5 efterfølges afsnittene af en liste med eksempler på »god praksis«. De har til formål yderligere at lette forståelsen af teksten ved i konkrete vendinger at opsummere de væsentligste punkter, der er omhandlet i hvert afsnit, og hvad offentlige indkøbere kan gøre i praksis, hvis de ønsker at anlægge en socialt ansvarlig tilgang til udbudsproceduren.

KAPITEL 1

Definition af, formål med og fordele ved socialt ansvarlige offentlige udbud

1.1. Socialt ansvarlige offentlige udbud og definitionen heraf

Socialt ansvarlige offentlige udbud har til formål at afhjælpe indvirkningen på samfundet af de varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indkøbes af den offentlige sektor. Det anerkendes, at offentlige indkøbere ikke kun er interesserede i at indkøbe til den laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud, men også i at sikre, at der med indkøbet opnås sociale fordele (1), og at negative sociale virkninger undgås eller mindskes under udførelsen af kontrakten. Som offentlig indkøber kan du inddrage sociale mål gennem hele udbudsproceduren, såfremt de er ikkediskriminerende knyttet til kontraktens genstand (2). I EU skal socialt ansvarlige offentlige udbud gennemføres i overensstemmelse med udbudsdirektiverne fra 2014 (3) og principperne i EU-traktaten (4) og chartret om grundlæggende rettigheder, internationale aftaler som f.eks. WTO-aftalen om offentlige udbud og bilaterale frihandelsaftaler med kapitler om udbud (5) og FN-konventionen om rettigheder for personer med handicap (UNCRPD — FN's handicapkonvention) (6).

Socialt ansvarlige offentlige udbud kan være et effektivt redskab til at fremme bæredygtig udvikling og til at nå internationale, nationale, regionale eller lokale sociale mål. Offentlige udbud betragtes som et strategisk instrument til at bruge offentlige midler på en mere effektiv og bæredygtig måde. Sociale hensyn kan kombineres med grønne (7) og cirkulære (8) kriterier og indkøb af innovation (9) for at opnå en mere omfattende tilgang til bæredygtighed i offentlige udbud (10). En forbedring af professionalismen og støtten til offentlige indkøbere kan i høj grad fremme en vellykket anvendelse af sociale hensyn og deres integration med andre overvejelser vedrørende bæredygtighed og kvalitet (11).

Socialt ansvarlige offentlige udbud hjælper offentlige myndigheder med at levere tjenesteydelser og produkter af høj kvalitet til deres borgere, opnå yderligere sociale og etiske fordele, selv når budgetterne er begrænsede, og kan derfor bidrage til at imødegå de negative virkninger af covid-19-krisen. Genopretningen efter pandemien vil kræve, at EU's offentlige myndigheder anvender alle tilgængelige værktøjer og instrumenter til at tackle negative socioøkonomiske virkninger. De hidtil usete finansielle ressourcer, der vil være til rådighed under genopretnings- og resiliensfaciliteten, vil ofte blive anvendt gennem offentlige udbud. Det er derfor afgørende, at offentlige indkøbere fuldt ud kan udnytte fleksibiliteten i reglerne for offentlige udbud til at sikre, at disse ressourcer anvendes til at opnå den størst mulige positive sociale og økonomiske virkning for deres borgere. Det er afgørende, at man bevæger sig væk fra logikken med den laveste pris og indfører hensyn til social integration, lighed, retfærdig og inklusiv beskæftigelse og etisk indkøb, hvis genopretningsvirkningen af disse ressourcer skal maksimeres.

Denne vejledning indeholder en række eksempler på anvendelsen af socialt ansvarlige offentlige udbud i praksis fra hele EU, hvor der vises forskellige tilgange og opnåelse af reelle virkninger, som kan bruges som inspirationskilde. Du kan finde flere eksempler på god praksis fra EU og tredjelande i de to rapporter »Making socially responsible procurement work — 71 good practice cases« (12) og »Buying for social impact — Good practice from around the EU« (13), som findes på Kommissionens websted med støtteværktøjer til offentlige indkøbere (14).

1.2. Fastlæggelse og anvendelse af sociale mål i forbindelse med offentlige udbud

Offentlige indkøbere kan medtage særlige sociale hensyn på i indkøbsbeslutninger på mange måder. Nedenfor findes en ikke-udtømmende liste over eksempler på sociale mål, der kan forfølges gennem offentlige udbud. Husk dog, at overholdelse af obligatoriske sociale og arbejdsretlige regler ikke er noget, man kan vælge, men en forpligtelse i henhold til udbudsdirektiverne (15). I kapitel 4 og 5 i denne vejledning undersøges det, hvordan disse spørgsmål kan behandle på forskellige trin i udbudsproceduren. Du bør vælge, hvilke af nedenstående sociale hensyn der er relevante for dit udbud, afhængigt af målene og kontraktens genstand.

Fremme af retfærdige beskæftigelsesmuligheder og social inklusion

Socialt ansvarlige offentlige udbud kan være en drivkraft for:

— beskæftigelsesmuligheder for unge og ældre arbejdstagere

— ligestilling mellem mænd og kvinder (f.eks. skabe balance mellem arbejdsliv og privatliv, reducere sektor- og beskæftigelsessegregering (16) og sikre ligebehandling på arbejdspladsen).

— beskæftigelsesmuligheder for personer, der oplever social udstødelse på grund af langtidsledighed, hjemløshed, forskelsbehandling eller andre sårbarheder

— samfundsdeltagelse og beskæftigelsesmuligheder for handicappede, herunder gennem inklusive og tilgængelige arbejdsmiljøer

— forbedrede diversitetspolitikker, social inklusion og beskæftigelsesmuligheder for personer fra dårligt stillede grupper (f.eks. migrantarbejdere, personer med en racemæssig eller etnisk minoritetsbaggrund, religiøse mindretal, personer med et lavt uddannelsesniveau og personer i risiko for fattigdom og social udstødelse), og

— opkvalificerings- og omskolingsmuligheder for alle arbejdstagere.

Tilvejebringelse af muligheder for socialøkonomien og sociale virksomheder

Socialøkonomiske organisationer og sociale virksomheder (17) kan hjælpe med at skabe de beskæftigelsesmuligheder og den sociale inklusion, der er nævnt ovenfor, så du opnår et socialt afkast af dine udgifter. Inden for rammerne af udbudsdirektiverne kan social inklusion f.eks. fremmes ved at reservere kontrakter om arbejdsintegration til sociale virksomheder eller aktører, hvor mindst 30 % af de beskæftigede er handicappede eller dårligt stillede arbejdstagere (18). De kan også tilskynde offentlige indkøbere til at overveje at opdele kontrakter i delkontrakter, som ofte er mere tilgængelige for socialøkonomiske organisationer og sociale virksomheder (19).

Fremme af anstændigt arbejde

Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO) definerer anstændigt arbejde (20) som:

»arbejde, der er produktivt og giver en rimelig løn, med en sikker arbejdsplads og social beskyttelse, gode udsigter for personlig udvikling og social integration, frihed for mennesker til at give udtryk for deres bekymringer, organisere sig og deltage i beslutninger, der har indflydelse på deres liv, samt lige muligheder og ligestilling mellem kvinder og mænd«.

Efter denne definition og i overensstemmelse med 2030-dagsordenen for bæredygtig udvikling (21) fremmer EU — i EU og i de globale forsyningskæder (22):

— sikker beskæftigelse

— rimelige lønninger

— sikre arbejdsvilkår

— social beskyttelse

— lige muligheder og ligebehandling af alle kvinder og mænd

— ligestilling mellem mænd og kvinder og ikkeforskelsbehandling med hensyn til adgang til beskæftigelse

— social dialog og

— sikring af rettigheder på arbejdspladsen.

Overholdelse af sociale rettigheder og arbejdsmarkedsrettigheder

EU sigter mod at fremme sociale fremskridt og forbedre de europæiske borgeres leve- og arbejdsvilkår (23). Offentlige udbud bidrager til disse mål ved at sikre, at leverandører:

— overholder de gældende forpligtelser inden for social- og arbejdsmarkedsretten som fastsat ved EU-ret, national ret eller kollektive aftaler i overensstemmelse med EU-retten

— overholder de grundlæggende ILO-konventioner

— overholder princippet om ligebehandling af kvinder og mænd, herunder ligelønsprincippet (24) og fremme af ligestilling mellem kønnene (25)

— overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen og

— bekæmpelse af forskelsbehandling af andre grunde (alder, handicap, race, religion og tro, seksuel orientering osv.) og skabelse af lige muligheder.

Tilgængelighed og design for alle

Indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, som er tilgængelige for alle, herunder handicappede, er et grundlæggende aspekt af socialt ansvarlige offentlige udbud og er obligatorisk i offentlige kontrakter. Artikel 42 i direktiv 2014/24/EU og artikel 60, stk. 1, i direktiv 2014/25/EU lyder: »de tekniske specifikationer [skal] undtagen i behørigt begrundede tilfælde fastsættes således, at der tages hensyn til kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller design for samtlige brugere«.

Denne bestemmelse støtter de nationale myndigheders overholdelse af FN's handicapkonvention (26), som EU og alle dets medlemsstater er part i. FN's handicapkonvention fastsætter forpligtelser vedrørende tilgængelighed, og FN's tilknyttede handicapkomité har udpeget tilgængeligt indkøb som et centralt spørgsmål for regeringer (27).

I FN's handicapkonvention (28) anerkendes også »vigtigheden af, at handicappede har ret til personlig autonomi og uafhængighed, herunder frihed til at træffe egne valg«, og har »mulighed for aktivt at blive inddraget i beslutningsprocesser om politikker og ordninger, herunder enhver politik og ordning, der vedrører dem direkte«. Det vil sige, at offentlige indkøbere:

— bør tilstræbe at indkøbe behovene hos handicappede og inddrage dem i indkøbsprocessen. Behovsvurdering og leverandørengagement med henblik på at sikre effektive offentlige tjenester, som tager hensyn til målene om social og erhvervsmæssig inklusion, og brugernes specifikke behov er omhandlet i vejledningens kapitel 3

— skal tage hensyn til tilgængelighed i tekniske specifikationer (29) for at sikre adgang for handicappede til f.eks. offentlige tjenesteydelser, offentlige bygninger, offentlig transport, offentlig information og IKT-produkter og -tjenesteydelser, herunder webbaserede applikationer, og

— kan bruge tildelingskriterier til at belønne tilbud, der foreslår højere standarder for tilgængelighed end dem, der er fastsat i de tekniske specifikationer

— kan også medtage gennemførelsesbetingelser for at sikre, at de indkøbte tjenesteydelser udføres på en måde, der sikrer, at resultatet er tilgængeligt, efter en design for alle-tilgang.

Respekt for menneskerettighederne og håndtering af spørgsmål vedrørende etisk handel

Offentlige udbud kan bruges til at håndtere sociale problemer inden for forsyningskæder, f.eks. menneskerettigheder (30) eller fair trade-principper. Respekt for grundlæggende menneskerettigheder er en væsentlig del af ethvert forretningsforhold, der indgås af en stat, som fastsat i FN's vejledende principper om erhvervslivet og menneskerettigheder (31). Europæiske Unions Domstol (EU-Domstolen) fastslog endvidere i 2012, at fair trade-hensyn kan indgå i udbudsbeslutninger (32), og dette afspejles i udbudsdirektiverne (33).

Det brede anvendelsesområde for offentlige kontrakter (34) og den globale karakter af visse forsyningskæder betyder, at et udbud kan være forbundet med en risiko for krænkelser af menneskerettighederne. Tilfælde som f.eks. Rana Plaza-branden i Bangladesh er velkendte, men der findes også farlige og umenneskelige arbejdsvilkår i Europa. Udbudsdirektiverne kræver udelukkelse af økonomiske aktører, der ved endelig dom er dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel, og overholdelsen af ILO's grundlæggende konventioner (35) bør bekræftes af alle offentlige indkøbere. Denne vejledning omhandler også, hvordan menneskerettighederne kan beskyttes i forbindelse med udbud, ved:

— at øge gennemsigtigheden i forsyningskæderne, herunder gennem overvågning af underentreprenører og deres underleverandører

— at analysere specifikke risici i forsyningskæderne

— at kræve, at entreprenører og underentreprenører træffer foranstaltninger med henblik på at forbedre arbejdstagernes vilkår i forsyningskæden og afhjælpe potentielle eller konstaterede krænkelser af menneskerettighederne i produktionsprocessen, og

— at tilskynde til strenge adfærdskodekser for leverandører med henblik på at sikre socialt ansvar.

Levering af sociale, sundhedsmæssige, uddannelsesmæssige og kulturelle tjenesteydelser af høj kvalitet

I udbudsdirektiverne fastsættes der en »lempelig ordning« for specifikke sociale, sundhedsmæssige, uddannelsesmæssige og kulturelle tjenesteydelser sammen med forskellige andre kategorier (36). Offentlige indkøbere opfordres til at »tage hensyn til behovet for at sikre tjenesteydelsernes kvalitet, kontinuitet, adgangsmuligheder, tilgængelighed og omfang, samt at priserne er overkommelige, og de forskellige brugeres, herunder dårligt stillede og sårbare gruppers, særlige behov, at brugerne inddrages og får indflydelse samt innovation« (37). Kvalitetsstandarder kan også anvendes ved indkøb af sociale tjenesteydelser, f.eks. den frivillige europæiske kvalitetsramme for sociale tjenesteydelser (38). Afsnit 4.2 omhandler, hvordan offentlige indkøbere har valgt at anvende den lempelige ordning for at opnå sociale fordele.

Fastsættelse og opnåelse af intelligente mål for socialt ansvarlige offentlige udbud i Nantes (Frankrig) Udbudsmål Nantes-regionen har gennemført ansvarlige offentlige udbud siden 2001. I 2017 blev der vedtaget en ordning til fremme af ansvarligt indkøb (SPAR) med det formål at styrke sammenhængen mellem de mange initiativer, der var blevet udviklet i løbet af de foregående 15 år, og at styrke forbindelserne mellem udbudsaktiviteter og initiativer til støtte for SMV'er. Tilgang SPAR udarbejdede en intern vejledning om ansvarlige udbud, som fremhævede de praktiske metoder og den støtte, der var tilgængelig i lokalområdet, og der blev udviklet en SPAR-forvaltningsstruktur, der skulle føre tilsyn med udviklingen, gennemførelsen og overvågningen af ansvarlige udbudsaktiviteter: — På politisk plan orienteres alle relevante valgte medlemmer af byrådet om kommende investeringer, så de i fællesskab kan træffe beslutning om de sociale og miljømæssige klausuler i hver af dem Disse medlemmer evaluerer også regelmæssigt virkningen af SPAR. — På det tekniske plan samarbejder udbudsteamet med et netværk af CSR-ambassadører i hver afdeling. Indkøberne hjælper driftsafdelingerne med at integrere sociale og miljømæssige klausuler i deres indkøb og evaluere kvaliteten af de modtagne tilbud. Resultater De vigtigste resultater af socialt ansvarlige offentlige udbud i de sidste to år i Nantes omfatter: — inklusionsklausuler i 143 bygge- og anlægskontrakter og 1 918 tjenesteydelseskontrakter, som repræsenterer 326 448 arbejdstimer for personer, der står over for hindringer for at komme ind på arbejdsmarkedet — fokus på diversificering af kontrakter med en inklusionsklausul for at udvide den omfattede persongruppe (f.eks. når bygge- og anlægskontrakter ofte ud til flere mandlige end kvindelige arbejdsløse) — klausuler vedrørende bekæmpelse af forskelsbehandling i flere forsøgskontrakter, som blev anerkendt ved tildelingen af et mangfoldighedsmærke til Nantes — brugen af reserverede kontrakter, som giver Nantes for at begrænse et udbud til beskyttede værksteder, når det er hensigtsmæssigt. Erfaringer Fastlæggelse, overvågning og ajourføring af de sociale og miljømæssige kriterier, der indgår i politikken for offentlige indkøb i partnerskab med alle interessenter, er af central betydning for, at ansvarlige udbud kan lykkes. Det kræver øremærkning af ressourcer og anvendelse af passende verifikationsværktøjer.

1.3. Formål med og fordele og fordele ved socialt ansvarlige offentlige udbud

Grundlæggende har socialt ansvarlige offentlige udbud til formål at sikre, at retlige forpligtelser på det sociale område overholdes. Ifølge udbudsdirektiverne skal EU's medlemsstater træffe »passende forholdsregler« for at sikre, at økonomiske aktører overholder gældende forpligtelser i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller i henhold til de internationale miljø-, social- og arbejdsmarkedsmæssige lovbestemmelser (39), når de gennemfører offentlige kontrakter. Medlemsstaterne har gennemført denne bestemmelse på forskellige måder, men det står klart, at der ikke kan ses bort fra sociale forpligtelser i forbindelse med udbud, ikke mindst for at beskytte mod illoyal konkurrence fra aktører, som ikke overholder disse regler.

Allerede i erklæring nr. 22 i Amsterdamtraktaten om handicap blev det anerkendt, at Fællesskabets institutioner ved udarbejdelsen af foranstaltninger med henblik på gradvis oprettelse af det indre marked skal tage hensyn til handicappedes behov (40). Ved Lissabontraktaten forpligtes Europa til at opnå »en social markedsøkonomi med høj konkurrenceevne, hvor der tilstræbes fuld beskæftigelse og sociale fremskridt« og til at bekæmpe »social udstødelse og forskelsbehandling« og fremme »social retfærdighed og beskyttelse, ligestilling mellem kvinder og mænd, solidaritet mellem generationerne og beskyttelse af børns rettigheder« (41). Omfanget af offentlige udbud og deres betydning for det indre marked gør det til et værdifuldt redskab til at opfylde disse ambitioner. Socialt ansvarlige offentlige udbud kan også bidrage til at opfylde internationale forpligtelser som f.eks. FN's mål for bæredygtig udvikling (42). Bæredygtig udvikling kræver, at økonomiske aktører lytter til og tager hensyn til enkeltpersoners, lokalsamfunds og civilsamfundsgruppers synspunkter og rettigheder (43) — et emne, der undersøges nærmere i kapitel 2 og 3.

Ud over de forpligtelser, der er fastsat i udbudsdirektiverne og anden lovgivning, hjælper anvendelsen af socialt ansvarlige offentlige udbud offentlige indkøbere med at:

Konstatere overholdelsesrisici for social- og arbejdsmarkedslovgivningen

Der er større sandsynlighed for, at organisationer, der aktivt gennemfører socialt ansvarlige offentlige udbud, vil konstatere overholdelsesrisici for lovgivning, der finder direkte anvendelse på dem eller på deres leverandører. Der er ingen offentlige organer, der ønsker at komme i medierne på grund af ulovlig eller uetisk arbejdspraksis på noget trin i deres forsyningskæder. Politikker og tiltag vedrørende socialt ansvarlige offentlige udbud hjælper dig med at udpege risici i forsyningskæden og minimere dem i forbindelse med indkøb og kontraktstyring.

Stimulere socialt bevidste markeder

Socialt ansvarlige offentlige udbud kan skabe efterspørgsel og incitamenter til en mere ansvarlig og bæredygtig produktion. Offentlige indkøbere kan stimulere innovation og øget konkurrence ved at udfordre markedet til at skabe nye og mere socialt bæredygtige løsninger. Dette kan desuden kan det sætte skub i udviklingen af virksomheder, som ud over de økonomiske resultater søger at have en positiv indvirkning på samfundet som helhed, f.eks. sociale virksomheder. Specificering af IKT-produkter, der er tilgængelige for handicappede, kan f.eks. bidrage til at bringe bedre og billigere produkter på markedet.

Demonstrere socialt lydhør forvaltning

Du kan bruge socialt ansvarlige offentlige udbud til at sikre, at du imødekommer fælles værdier og behov og opfylder offentlighedens voksende krav om, at myndighederne skal være socialt ansvarlige i deres handlinger. Dette kan bidrage til at øge offentlighedens tillid til myndighederne. Socialt ansvarlige offentlige udbud kan også have en positiv indvirkning på det personale, der udfører kontrakten, som skaber yderligere fordele for deres lokalsamfund.

Støtte integration og inklusion

Socialt ansvarlige offentlige udbud tilskynder til integration og inklusion af ofte marginaliserede grupper i samfundet (f.eks. handicappede og personer med risiko for fattigdom og social udstødelse) i markedsaktiviteter. Socialt ansvarlige offentlige udbud kan skabe muligheder for virksomheder, der ejes af sådanne grupper, og for uddannelse og beskæftigelse. Socialt ansvarlige offentlige udbud viser også, hvordan sociale og økonomiske hensyn kan styrke hinanden gensidigt, f.eks. når sociale virksomheder leverer offentlige tjenester på en måde, der skaber merværdi gennem sociale resultater og virkninger.

Sikre effektive offentlige udgifter

Omfanget af offentlige udbud og de begrænsninger af direkte sociale indgreb, der følger af budgetstramninger, kan gøre udbud til et attraktivt område for fremme af sociale målsætninger. Strategiske offentlige udbud skaber mulighed for at udnytte eksisterende, planlagte budgetter til at yde positive og innovative bidrag til samfundsmæssige udfordringer.

1.4. Link til EU's og internationale politikker og lovgivning

Denne vejledning fokuserer på de krav til og muligheder for socialt ansvarlige offentlige udbud, der følger af udbudsdirektiverne. Mange andre instrumenter på EU-plan og nationalt er dog relevante og påvirker gennemførelsen af socialt ansvarlige offentlige udbud. I dette afsnit fremhæves nogle af de vigtigste love og politikker, der har betydning for socialt ansvarlige offentlige udbud.

EU's arbejdsmarkedslovgivning og lovgivning om ikkeforskelsbehandling er blevet udviklet for at beskytte arbejdstagere i hele Europa. Sådan lovgivning giver arbejdstagerne rettigheder til ligebehandling og ikkeforskelsbehandling (44), oplysninger om deres arbejdsvilkår, balance mellem privatliv og arbejdsliv (45), rettigheder vedrørende atypiske ansættelseskontrakter (46), regulering af arbejdstiden, beskyttelse af sundhed og sikkerhed samt information og høring af arbejdstagerne (47).

Denne lovgivning er bindende for entreprenører og underentreprenører i EU, og offentlige indkøbere skal sikre, at disse bestemmelser gennemføres på alle arbejdspladser. Nærmere oplysninger om relevant lovgivning findes nedenfor og i kapitel 4 og 5.

Kommissionen drøfter og samarbejder med forskellige interessenter i EU's medlemsstater om fremme af kvalitet og god praksis for anstændigt arbejde i forbindelse med offentlige udbud. I de senere år har de europæiske arbejdsmarkedsparter, dvs. fagforeninger og arbejdsgiverorganisationer, udarbejdet en række sektorspecifikke vejledninger om, hvordan man opnår mest valuta for pengene ved udbud, ofte med finansiel støtte fra Kommissionen. Disse vejledninger vedrører cateringtjenester (48), private sikkerhedstjenester (49) og industriel rengøring (50). Disse referencevejledninger understreger fordelene ved at indkøbe tjenesteydelser baseret på kvalitetskriterier og mest valuta for pengene. Disse vejledninger indeholder også konkrete eksempler på kontrakter fra sikkerhedsområdet, rengøring og catering, som viser, hvordan en kvalitetsbaseret tilgang kræver rimelige arbejdsvilkår for de ansatte. Der findes også en vejledning om offentlige udbud på konstruktionsområdet, som omhandler sociale hensyn (51).

Den europæiske søjle for sociale rettigheder

I 2017 bekendtgjorde Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen den europæiske søjle for sociale rettigheder, der opstiller principper for en mere retfærdig og inklusiv Europæisk Union og sætter sociale prioriteter i centrum for den europæiske dagsorden (52).

I januar 2020 fremlagde Kommissionen meddelelsen »Et stærkt socialt Europa for retfærdig omstilling« (53), som beskriver de første overvejelser om en handlingsplan for gennemførelse af den europæiske søjle for sociale rettigheder. Den nævner også socialt ansvarlige offentlige udbud som et redskab til at udnytte eksisterende midler til støtte for inklusion og jobmuligheder.

Der er også vedtaget konkret lovgivning på EU-plan, som gennemfører denne ambition om et mere retfærdigt og inklusivt EU i praksis og påvirker udbudsprocedurerne. Direktiv (EU) 2019/1152 om gennemsigtige og forudsigelige arbejdsvilkår har til formål at sikre, at alle arbejdstagere, herunder arbejdstagere med »atypisk ansættelse«, har adgang til oplysninger om deres arbejdsvilkår og ikke er underlagt urimelige vilkår. Det kræves specifikt, at alle arbejdstagere i EU senest i 2022:

— har adgang til skriftlige oplysninger om de væsentlige aspekter af deres arbejde ved ansættelsesforholdets start

— ikke er underlagt prøvetid på mere end seks måneder, medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende

— kan søge yderligere beskæftigelse, idet eksklusivitetsklausuler er forbudt, uden at blive udsat for ugunstig behandling og med betingelser for uforenelighedsbegrænsninger

— får et rimeligt varsel om, hvornår arbejdet skal udføres

— modtager et skriftligt svar på en anmodning om overførsel til et andet mere sikkert job og

— modtager den obligatoriske uddannelse, som arbejdsgiveren har pligt til at sørge for, uden omkostninger.

Medlemsstaterne skal desuden vedtage regler for at undgå misbrug af kontrakter på tilkaldebasis, f.eks. ordninger, hvor arbejdstagerne ikke er garanteret arbejde fra deres arbejdsgivere (ofte kaldet »nultimerskontrakter«). Arbejdstagerne kan også anvende et stærkt sæt håndhævelsesbestemmelser over for en arbejdsgiver, der ikke overholder reglerne.

Offentlige kontrakter kan omfatte vilkår, der sikrer, at arbejdsgiverne overholder disse betingelser (både entreprenører og underentreprenører), og som fastsætter passende sanktioner, hvis de overtrædes.

Ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1158 af 20. juni 2019 om balance mellem arbejdsliv og privatliv for forældre og omsorgspersoner og om ophævelse af Rådets direktiv 2010/18/EU, som medlemsstaterne skal gennemføre senest den 2. august 2022, indføres en række minimumsrettigheder på området for familieorlov og fleksible arbejdsordninger, herunder:

— Fædreorlov: Fædre/tilsvarende anden forælder har ret til mindst ti arbejdsdages fædreorlov omkring tidspunktet for barnets fødsel med en godtgørelse, der mindst svarer til sygedagpengesatsen.

— Den eksisterende ret til fire måneders forældreorlov styrkes, idet to af de fire måneders orlov nu ikke kan overdrages fra den ene forælder til den anden og godtgøres på et passende niveau. Forældre har også ret til at anmode om orlov efter en fleksibel ordning.

— Der er indført bestemmelser om omsorgsorlov for arbejdstagere, der yder personlig omsorg eller støtte til en pårørende eller en person, der bor i samme husstand som arbejdstageren. Erhvervsaktive omsorgspersoner kan tage fem orlovsdage om året.

— Den eksisterende ret til at anmode om fleksible arbejdsordninger (nedsat arbejdstid, fleksibel arbejdstid og fleksibilitet med hensyn til arbejdssted) er udvidet til alle erhvervsaktive forældre med børn på op til otte år og alle omsorgspersoner.

Igen kan offentlige kontrakter indeholder vilkår, der sikrer, at disse betingelser overholdes af arbejdsgiverne, herunder både entreprenører og underentreprenører.

Andre kommende initiativer fra Kommissionens side på området for bæredygtighed og arbejdstagerrettigheder (f.eks. forslaget til et direktiv om passende mindstelønninger i Den Europæiske Union (54)) kan også i nær fremtid have indflydelse på den måde, hvorpå offentlige kontrakter skal gennemføres.

Europæisk tilgængelighedslov

Direktiv (EU) 2019/882 om tilgængelighedskrav for produkter og tjenester (55) — tilgængelighedsdirektivet — indeholder fælles standarder og forpligtelser for at harmonisere kravene om tilgængelighed for visse produkter og tjenesteydelser. Det vil følgelig sikre, at handicappede og ældre kan få adgang til produkter og tjenesteydelser. Det afspejler også forpligtelsen ifølge FN's handicapkonvention til at gøre det lettere for deltagerstaterne at opfylde tilgængelighedsforpligtelserne. Det gør det også lettere at sikre, at handicappede har mulighed for aktivt at blive inddraget i beslutningsprocesser om politikker og ordninger, herunder enhver politik og ordning, der vedrører dem direkte. Direktivet omfatter følgende produkter og tjenester (56):

— computere og operativsystemer

— betalingsterminaler og pengeautomater

— billetautomater og selvbetjeningsautomater til check-in

— interaktive selvbetjeningsterminaler, der leverer oplysninger

— smartphones

— TV-udstyr i forbindelse med digitale TV-tjenester

— telefontjenester og relateret udstyr

— adgang til audiovisuelle medietjenester, f.eks. TV-sendeudstyr og relateret forbrugerudstyr

— visse tjenesteydelser i forbindelse med fly-, bus-, jernbane- og vandtransport af passagerer

— forbrugerorienterede banktjenester

— e-bøger

— e-handel

— besvarelse af det fælleseuropæiske alarmnummer »112«.

Obligatoriske tilgængelighedskrav for disse produkter og tjenester vil finde anvendelse fra 2025 (57).

Forbedring af tilgængeligheden af vandautomater i Baskerlandet (Spanien) Introduktion/udbudsmål For at løse problemerne med plastaffald og reducere udgifterne til vand på flaske besluttede Mutualia, en leverandør af sociale tjenester og lægehjælp, som driver 17 servicecentre i Baskerlandet, at installere vandautomater tilsluttet den offentlige vandforsyning, så brugerne kunne drikke vandhanevand i stedet for at købe vand på flaske. Målet var at tilbyde drikkevand af høj kvalitet ved forskellige temperaturer. Tilgang Kontrakten, som var under EU-tærsklen, blev tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som blev vægtet efter pris (50 %) og kvalitet (50 %). Kvalitetskriterierne omfattede tilgængelighedshensyn, f.eks. fontænernes højde og brugervenlighed for bevægelseshæmmede. Mutualia tildelte flest point til den virksomhed, der tilbød vandautomater, der var nemme at bruge for synshæmmede og personer med nedsat mobilitet i hænder eller arme. Resultater I januar 2019 installerede Mutualia 40 nye vandautomater på dets 17 servicecentre og udleverede genanvendelige vandflasker til medarbejderne. Mutualia sparer ca. 17 000 EUR om året på vand til patienter, medarbejder og besøgende. Som følge af indførelsen af tilgængelighedskrav tilbød vinderen større knapper til valg af vandtype. Glassenes placering gør det desuden lettere for kørestolsbrugere at tage dem og fylde dem. Bortset fra glassenes placering tog Mutualia også højden på det sted, hvor glassene fyldes, i betragtning og tildelte flest point til automaterne med den laveste placering. Erfaringer Ved at medtage tilgængelighedskriterier kunne Mutualia sikre, at de indkøbte vandautomatger kan bruges af alle patienter og besøgende på sundhedscentrene. Ved at give alle mulighed for at få adgang til vandautomater hjælper Mutualia ikke kun de pågældende med at forblive hydrerede og raske — virksomheden sænker også sine omkostninger med ca. 17 000 EUR og reducerer mængden af plastaffald betydeligt. Kilde: https://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue_91_Case_Study_173_Mutualia.pdf.

I henhold til artikel 42, stk. 1, i direktiv 2014/24/EU og artikel 60, stk. 1, i direktiv 2014/25/EU skal tilgængelighedskrav, der er fastsat i EU-retsakter, medtages i de tekniske specifikationer ved alle indkøb, der er beregnet til anvendelse af fysiske personer, hvad enten det er offentligheden eller personalet ved den offentlige indkøber. Endvidere kræver direktiv 2014/24/EU og direktiv 2014/25/EU, at tekniske specifikationer, hvis der er indført obligatoriske tilgængelighedskrav ved en EU-retsakt, hvad angår tilgængelighed for personer med handicap eller design for alle, skal fastsættes med reference hertil. I tilgængelighedsdirektivet fastsættes der obligatoriske tilgængelighedskrav for de produkter og tjenester, der er omfattet af det. Disse obligatoriske tilgængelighedskrav sikrer, at produkter og tjenester udformes og produceres på en sådan måde, at deres forventede anvendelse af handicappede maksimeres. De bør også ledsages, så vidt muligt i eller på produktet, af tilgængelige oplysninger om deres funktion og tilgængelighedsfunktioner. I udbudsdokumenterne kan du henvise til harmoniserede standarder eller tekniske specifikationer for tilgængelighedskrav til levering af produkter eller tjenester, der er udviklet af europæiske standardiseringsorganisationer, f.eks. »EN 17161:2019 on Accessibility«.

For produkter og tjenester, der ikke er omfattet af tilgængelighedsdirektivet, er direktivets tilgængelighedskrav ikke bindende. Hvis der i tilgængelighedsdirektivet eller anden EU-lovgivning fastsættes tilgængelighedsregler og -forpligtelser for et produkt eller en tjeneste, kan de dog formodes også at være i overensstemmelse med anden lovgivning, hvis elementerne eller funktionerne opfylder de tilsvarende krav i tilgængelighedsdirektivet, medmindre andet er fastsat. Offentlige indkøbere kan under alle omstændigheder anvende tilgængelighedskrav, der går videre end de tilgængelighedskrav, der er fastsat i EU-retten. Tilgængelighedsdirektivet indeholder også frivillige tilgængelighedskrav om det byggede miljø, der anvendes af kunder, der køber tjenester omfattet af selve direktivet om tilgængelighedskrav. Medlemsstaterne kan gøre overholdelsen af disse krav obligatorisk (58).

Det reviderede direktiv om udstationering af arbejdstagere

En udstationeret arbejdstager er en person, der i en begrænset periode udfører sit arbejde i en anden medlemsstat end den, hvor vedkommende normalt arbejder (59). Der er ca. 3 mio. udstationerede arbejdstagere (60) i EU, hvoraf mange er involveret i levering af offentlige tjenester eller bygge- og anlægsarbejder. Udstationeringsdirektivet (61) blev vedtaget første gang i 1996 og ændret væsentligt i 2018. Det har til formål at skabe balance mellem den frie udveksling af tjenesteydelser på tværs af grænserne og beskyttelsen af arbejdstagerne. Med revisionen i 2018 blev princippet om lighed mellem de udstationerede arbejdstagere og arbejdstagerne i værtslandet styrket, herunder retten til lige løn. Under det reviderede udstationeringsdirektiv (62) har udstationerede arbejdstagere ret til alle obligatoriske (63) arbejds- og ansættelsesvilkår i værtslandet vedrørende:

a) maksimal arbejdstid og minimal hviletid

b) mindste antal betalte feriedage pr. år

c) aflønning, herunder overtidsbetaling; dette gælder ikke for erhvervstilknyttede tillægspensionsordninger

d) betingelserne for at stille arbejdstagere til rådighed, navnlig via vikarbureauer

e) sikkerhed, sundhed og hygiejne på arbejdspladsen

f) beskyttelsesforanstaltninger med hensyn til arbejds- og ansættelsesvilkår for gravide kvinder eller kvinder, der lige har født, samt for børn og unge

g) ligebehandling af mænd og kvinder samt andre bestemmelser vedrørende ikkeforskelsbehandling

h) betingelserne for arbejdstageres indkvartering, når den stilles til rådighed af arbejdsgiveren til arbejdstagere, der ikke er på deres faste arbejdssted

i) ydelser eller godtgørelse af udgifter til dækning af udgifter til rejse, kost og logi til arbejdstagere, der er hjemmefra i erhvervsmæssigt øjemed.

Efter 12 måneder — eller hvis det begrundes af arbejdsgiveren, efter 18 måneder — finder alle obligatoriske arbejds- og ansættelsesvilkår efter værtslandets lovgivning anvendelse på den udstationerede arbejdstager, bortset fra a) visse vilkår vedrørende indgåelse og opsigelse af ansættelseskontrakten, herunder konkurrenceklausuler, og b) erhvervstilknyttede tillægspensionsordninger.

Offentlige indkøbere bør være opmærksomme på disse krav, når de vurderer tilbud og overvågning af overholdelsen af arbejdsretten.

ILO-konventioner

De grundlæggende konventioner fra Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO-konventioner) nævnes udtrykkeligt i udbudsdirektiverne (64), og nationale love og bestemmelser om offentlige udbud kræver også ofte, at ILO-konventionerne overholdes. De otte grundlæggende konventioner omhandler:

1. foreningsfrihed og beskyttelse af retten til at organisere sig

2. retten til at organisere sig og føre kollektive forhandlinger

3. tvangsarbejde

4. afskaffelse af tvangsarbejde

5. lavalder

6. de værste former for børnearbejde

7. ligeløn for samme arbejde

8. forskelsbehandling (med hensyn til beskæftigelse og erhverv). Oprettelse af en taskforce til overvågning af arbejdsforholdene hos leverandører i Københavns Kommune (Danmark) Udbudsmål Københavns Kommune bekæmper social dumping ved at indføje arbejdsklausuler i kontrakter for at sikre rimelige arbejdsvilkår for alle, der arbejder for kommunens leverandører og underleverandører. Tilgang 1) Rimelige løn- og arbejdsvilkår 2) Fair konkurrence for alle virksomheder 3) Flere lære- og praktikpladser til unge under uddannelse Alle ansatte hos leverandører og underleverandører til Københavns Kommune har ret til en mindsteløn, herunder overtidsbetaling, maksimal arbejdstid og minimal hviletid, og et mindste antal betalte feriedage pr. år i overensstemmelse med både arbejdsklausulen og direktivet. Resultater Københavns Kommune har oprettet en taskforce bestående af ni personer, som overvåger, at alle dens leverandører, herunder underleverandører, overholder arbejdsklausulerne. Taskforcen kan til enhver tid aflægge kontrolbesøg på alle typer arbejdspladser i Danmark. Løn- og arbejdsvilkår hos leverandører inden for forskellige områder, f.eks. byggeri og anlæg, rengøring og transport, overvåges nøje. Der foretages hvert år omkring 600 overensstemmelseskontroller. Omkring en tredjedel er kontroller på stedet, mens resten gennemføres som undersøgelser af forholdene for bestemte medarbejdere baseret på dokumentation for løn, arbejdstid, skat osv. Taskforcen benytter en risikobaseret tilgang til sine kontroller, hvor den primært fokuserer på områder, hvor risikoen for manglende overholdelse vurderes at være størst. I tilfælde af overtrædelser indledes der en dialog med arbejdsgiveren. Hvis der ikke kan konstateres nogen forbedring, skal arbejdsgiveren betale en bod, og i sidste ende har kommunen ret til at opsige kontrakten. Erfaringer Kontrolbesøg på stedet foretaget af interne medarbejdere viste sig at være mere effektive end outsourcing af overvågningen af arbejdsvilkårene. Generelt er hovedentreprenøren ansvarlig for alle overtrædelser i forsyningskæden. De fleste overtrædelser sker nedad i forsyningskæden hos underentreprenører og deres leverandører. Når der er mistanke om en overtrædelse, er det vigtigt, at der indsamles oplysninger om de personer, der er ansat på stedet, og deres nøjagtige arbejdstid. Dette kan til tider være en vanskelig opgave. Københavns Kommune har iværksat et pilotprojekt, hvor arbejdstagerne skal registrere sig selv ved hjælp af et ID-kort, når de ankommer til og forlader arbejdsstedet. Dette system gør det lettere at kontrollere kontrakter med en øget risiko for social dumping gennem oplysninger om antallet af ansatte, arbejdstype, ansættelsesform, arbejdstid osv.

Direktivet om forsinket betaling (65)

Under 40 % af virksomhederne i EU betales i overensstemmelse med de betingelser, der er aftalt i kontrakterne. Virkningerne af forsinket betaling rækker ud over de specifikke kontraktforhold, da de smitter af på hele økonomien. Når virksomhederne betales for sent, må de afskedige deres medarbejdere, deres betalinger til leverandørerne forsinkes, og deres investeringsplaner må udskydes. Hele forsyningskæden bringes i fare og bliver mindre modstandsdygtig.

Rettidig betaling er en forpligtelse efter direktivet om forsinket betaling (66). Denne forpligtelse gælder for handelstransaktioner mellem offentlige myndigheder og virksomheder og for handelstransaktioner mellem virksomheder. Offentlige indkøbere skal sikre hurtig betaling af deres entreprenører ved at foretage betalinger inden for den frist på 30 dage, der er fastsat ved direktivet (denne frist kan være på 60 dage for offentlige enheder i sundhedssektoren, hvis dette er relevant) (67). De offentlige indkøbere kan desuden træffe foranstaltninger under udbudsprocedure for at øge sandsynligheden for, at underentreprenører vil blive betalt omgående under gennemførelsen af kontrakten. Se afsnit 5.5 for flere oplysninger om dette.

KAPITEL 2

En organisationsstrategi for sociale hensyn ved indkøb

2.1. Socialt ansvarlige offentlige udbud på dagsordenen

Socialt ansvarlige offentlige udbud kræver lederskab og engagement i forvaltningsstrukturerne fra det politiske niveau til de centrale beslutningstagere og de budgetansvarlige. Dette kapitel omhandler, hvordan dette engagement kan sikres, og der gives eksempler på organisatoriske strategier for socialt ansvarlige offentlige udbud.

Fremhæv fordele og muligheder

I både mindre og større lokalsamfund kan socialt ansvarlige offentlige udbud bidrage til at skabe målbart fremskridt hen imod sociale mål, f.eks. beskyttelse af menneskerettighederne, fremme af ligestilling og skabelse af beskæftigelse og inklusion af høj kvalitet. Det bør derfor i princippet være let at sikre støtte til gennemførelsen heraf på højt plan.

Socialt ansvarlige offentlige udbud kan også bidrage til globale mål. FN's mål for bæredygtig udvikling nr. 12 — »Sikre bæredygtige forbrugs- og produktionsmønstre« — opfordrer f.eks. regeringerne til at fremme brugen af offentlige udbud til yderligere at fremme dagsordenen for bæredygtig udvikling (mål 12.7) (68).

Imødegå udfordringer og problemer

Vedtagelsen af en strategi for socialt ansvarlige offentlige udbud kræver, at du tager fat om lederes, chefers og budgetansvarliges eventuelle bekymringer, herunder de yderligere omkostninger og ressourcer, der efter manges opfattelse er forbundet med sociale udbud.

Du kan effektivt vise fordelene ved sociale udbud ved at give eksempler fra din egen organisation eller andre offentlige indkøbere. Denne vejledning indeholder mange casestudier med eksempler på omkostningseffektive og socialt ansvarlige udbud.

Fremhæv desuden omkostningerne ved ikke at gøre noget, f.eks. omdømmemæssige risici, manglende overholdelse af lovgivningen, uopfyldte mål eller de indirekte omkostninger ved sociale problemer for den offentlige sektor.

God praksis

— Sørg for at få støtte til socialt ansvarlige offentlige udbud fra højt niveau ved at fremhæve de forpligtelser og muligheder, der er forbundet hermed, samt de risici, der er forbundet med passivitet. Underbyg dine argumenter med virkelige eksempler på sociale udbud, der allerede er gennemført i din organisation eller af andre.

2.2. Fastlæggelse af mål

Som nævnt i kapitel 1 er der mange forskellige sociale hensyn, der kan opstå i forbindelse med offentlige udbud. Fastlæggelse af en strategi for socialt ansvarlige offentlige udbud kan bidrage til at definere fokus for de sociale indkøb.

Fastlæg eksisterende mål

Overvej at basere målene for socialt ansvarlige offentlige udbud på eksisterende europæiske, nationale, regionale eller lokale prioriteter — f.eks. social inklusion eller skabelse af beskæftigelsesmuligheder for dårligt stillede grupper. Kortlæg disse prioriteter, og overvej det potentielle bidrag, som offentlige udbud kan yde.

Kortlæg udbudspolitikker og -aktiviteter

Som offentlig indkøber har du måske allerede indført bestemte udbudspolitikker, f.eks. en grøn eller bæredygtig udbudspolitik, eller innovations- eller industristrategier, der er rettet mod specifikke sektorer. Kortlæg de eksisterende udbudsmål og -aktiviteter, og fastlæg mulighederne for at tilpasse socialt ansvarlige offentlige udbud til disse mål.

Ved at fastlægge eksisterende prioriteter og kortlægge de nuværende udbudspolitikker og -aktiviteter kan du identificere de sociale mål, som er mest relevante. Forankring af målene for socialt ansvarlige offentlige udbud i eksisterende politikker og prioriteter kan hjælpe med at legitimere sociale indkøb og øge opmærksomheden på og ressourcerne til socialt ansvarlige offentlige udbud.

God praksis

— Forstå din organisations eksisterende sociale mål, og overvej, hvordan dette stemmer overens med den nuværende udbudspolitik og -praksis. Udpeg de potentielle synergier, mangler eller hindringer for at nå sociale mål gennem offentlige udbud.

2.3. Høring af interessenter

Effektive socialt ansvarlige offentlige udbud involverer mange interessenter, og høring er et afgørende skridt i udviklingen af en organisatorisk strategi for sociale udbud.

Interessenthøring om udviklingen af en strategi for socialt ansvarlige offentlige udbud, forbundsindenrigsministeriets udbudskontor, Tyskland Udbudsmål Kompetencecentret for bæredygtige indkøb under forbundsindenrigsministeriet (KNB) samarbejdede med Bitkom (den føderale sammenslutning for informationsteknologi, telekommunikation og nye medier) om en fælles strategi for indkøb af bæredygtige IKT-produkter og -tjenester. Hovedformålet med det fælles initiativ er, at offentlige indkøbere og leverandører arbejder sammen om at sikre sociale standarder og rimelige arbejdsvilkår i den globale forsyningskæde for IKT-produktion. Tilgang En delegation fra Bitkom, der bestod af leverandører af forskellige størrelser og med forskellige produktporteføljer fra Bitkom, og KNB forhandlede sig frem til den tredje version af erklæringen mellem 2017 og 2019. Ifølge erklæringen skal offentlige indkøbere hos føderale, statslige og lokale myndigheder kunne kontrollere, om store kontrakter op til tredje led i forsyningskæden er gennemsigtige, og undersøge, om de sociale arbejdsstandarder er blevet overholdt ved produktionen af den indkøbte enhed. Erklæringen omfatter overholdelse af de grundlæggende ILO-konventioner og konvention nr. 1, 102, 131, 155 og 170. Da der var opnået enighed om et udkast, blev der gennemført en interessenthøring. Eksperterne fra Bitkom og KNB indbød over 20 repræsentanter for civilsamfundet, kirker og andre offentlige indkøbere til at indgive bemærkninger til erklæringen og deltage i et opfølgningsmøde. KNB og Bitkom gennemførte nogle af forslagene direkte, mens andre blev taget til efterretning til yderligere evaluering eller afvist. Efter offentliggørelsen af den nye erklæring i maj 2019 inviterede KNB og Bitkom interessenterne til endnu et møde for at redegøre for de beslutninger, der var truffet med hensyn til de foreslåede bemærkninger og input. Resultater Som resultat af interessenthøringen blev tilsagnserklæringen ajourført. Mange af interessenternes forslag var medtaget, og det bidrog til at præcisere visse aspekter af erklæringen. Denne proces hjalp også KNB og Bitkom med at knytte erklæringen sammen med civilsamfundets overvågningsaktiviteter. Den ajourførte erklæring, som omfatter strengere verifikationskrav for virksomheder end tidligere, kan bruges som skabelon for udbud vedrørende IKT-produkter og -tjenester i Tyskland, idet erklæringen kan bruges til at sikre, at leverandørerne opfylder kontrakter på en gennemsigtig måde og i overensstemmelse med sociale arbejdsstandarder. For store kontrakter kan denne gennemsigtighed gå helt ned til tredje led i forsyningskæden. Erfaringer Processen med at inddrage interessenter var arbejdskraftintensiv, især evalueringen af de modtagne bemærkninger. Den var imidlertid nyttig i mange henseender, navnlig tilbagemeldingerne om standardens forståelighed og klarhed. Gennem denne proces kunne parterne forstå alle interessenters synspunkter og behov.

Interessenthøringer kan omfatte undersøgelser eller interviews eller tilrettelæggelse af workshopper, seminarer og konferencer, som samler relevante interne og eksterne interessenter og tilskynder til en samarbejdsbaseret tilgang til socialt ansvar gennem en deltagelsesbaseret dialog. Høringer bør være tilgængelige for handicappede.

Fastlæg referencescenariet for sociale udbud

Gennem høring af interessenter kan den nuværende praksis for sociale udbud opstilles. Er sociale krav f.eks. allerede medtaget i nogle udbud? Kan markedet opfylde disse krav? I hvilket omfang afspejler de aktuelle forventninger bedste praksis på markedet?

Indsaml feedback og ekspertviden

Når interessenter inddrages i strategiudviklingsprocessen, kan de bidrage med oplysninger, som kan forbedre dens indhold, og det kan opbygge en forpligtelse til at nå dens mål.

Blandt de forskellige interessenter, der skal høres, kan nævnes:

— offentlige indkøbere -indkøbseksperter, hvis færdigheder er nødvendige for at udarbejde og evaluere tilbud

— brugere — herunder ansatte og borgere samt civilsamfundet (f.eks. handicappede og deres organisationer), som afgør efterspørgslen efter varer og tjenesteydelser, og som påvirker de sociale forventninger

— arbejdsmarkedets parter, dvs. arbejdsgiverorganisationer og fagforeninger, som kan bidrage til at sikre de bedst mulige arbejdsvilkår for arbejdstagerne og overholdelse af national lovgivning og kollektive aftaler før og under udførelsen af kontrakter

— virksomheder (herunder socialøkonomiske organisationer og sociale virksomheder) — potentielle entreprenører og underentreprenører, som giver indsigt i nuværende praksis, forsyningskæder og muligheder for forbedring

— andre organer, der kan give indsigt i arbejdsmarkedsspørgsmål

— internationale organisationer såsom Organisationen for Økonomisk Samarbejde og Udvikling (OECD) og Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO), som stiller vejledende materiale og information til rådighed

— handels- eller industrisammenslutninger, som kan formidle oplysninger og indhente synspunkter fra markedsdeltagere, og

— andre relevante eksterne organisationer — herunder NGO'er og borgergrupper, som spiller en rolle med hensyn til at fremme socialt ansvar, tekniske eksperter (f.eks. om tilgængelighed), og hvis inddragelse kan øge gennemsigtigheden og ansvarligheden af strategien for socialt ansvarlige offentlige udbud.

Fastlæggelse af muligheder for at støtte sociale virksomheder i Söderhamn (Sverige) Udbudsmål Efter et formelt forslag fra byrådet indledte Söderhamn en undersøgelse af mulighederne for at udpege mindst to udbud, hvor der skulle tages hensyn til sociale kriterier og fokuseres på at støtte social inklusion og sociale virksomheder. Tilgang Der blev foretaget en behovsvurdering, og der blev indledt en dialog med sociale virksomheder for at matche køberens behov med de tjenester, der er tilgængelige fra sociale virksomheder. Resultatet af behovsvurderingen og dialogen med sociale virksomheder var et udbud om at købe kurve med frisk frugt til ansatte i kommunen en eller to gange om ugen. Kun sociale virksomheder havde mulighed for at deltage i og afgive bud på denne kontrakt, som lå under tærsklen for anvendelse af udbudsdirektiverne. Resultater Det vindende bud tilbød levering af økologiske lokalt producerede kurve med frugt leveret af en arbejdsintegreret social virksomhed. Leverandøren havde mulighed for at ansætte en person, der havde været langtidsledig, til at levere frugtkurvene. Omkostningerne til kurvene kunne fuldt ud sammenlignes med en kommerciel virksomhed, der leverede til den private sektor. Leverandøren havde desuden tidligere modtaget et beløb på 60 000 EUR/året, som ikke længere er nødvendigt. I 2016 havde den vindende leverandør fire ansatte, og i 2019 havde den ni. Siden dette første udbud blev vundet, har den sociale virksomhed etableret et center, der har til formål at hjælpe kommunen med at støtte opstarten af flere sociale virksomheder med offentlige udbud som en af vækststrategierne. Sammen med ni andre sociale virksomheder har den også oprettet en national sammenslutning, der samler alle svenske arbejdsintegrerede sociale virksomheder på et enkelt websted. Erfaringer Et lille offentligt udbud kan være meget effektivt. I dette tilfælde havde det en positiv indvirkning på leverandørens kommercielle og sociale succes. Selv om der var tale om et lille køb, kræver det stadig tid og engagement fra køberens side, og det kræver en understøttende ledelse og retningslinjer.

Høring af interessenter er værdifuld i alle faser af strategiudviklingen lige fra den oprindelige aftale om målsætninger til fastsættelsen af mål, gennemførelse og overvågning af socialt ansvarlige offentlige udbud. En organisatorisk tilgang til socialt ansvarlige offentlige udbud er kun overbevisende, hvis interessenterne forstår udfordringens karakter, deres rolle i løsningen og den positive virkning, som deres handlinger kan have.

God praksis

— Hør relevante interessenter, både interne og eksterne, for at øge din forståelse af hindringer og muligheder for sociale udbud og for at øge interessenternes tilslutning til aktiviteter vedrørende socialt ansvarlige offentlige udbud.

2.4. Vurdering af risici, prioritering af kontakter og fastsættelse af mål

Som følge af de fleste offentlige indkøberes begrænsede ressourcer er det ikke muligt at tackle alle sociale spørgsmål på tværs af alle produkter og tjenester på én gang. Desuden er graden af sociale virkninger og risici ikke den samme for alle produkter og tjenester. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at prioritere en mindre gruppe af produkter og tjenester, hvor socialt ansvarlige offentlige udbud kan have den største indvirkning på de sociale mål, du har opstillet.

Risikovurdering

Ved en risikovurdering af organisations udbud kan du identificere de sociale virkninger, der er forbundet med forskellige indkøbskategorier. Nogle sektorer har f.eks. en større andel af sårbare arbejdstagere eller større ulighed mellem kønnene. Nogle produkter omfatter råvarer eller ingredienser fra konfliktområder eller regioner med lave arbejdsstandarder.

Ved en risikovurdering kortlægges hændelser eller betingelser, der kan forhindre dine udbud i at opfylde sociale mål. Den måler risikoen ud fra to faktorer: Hvor sandsynligt er det, at disse hændelser eller betingelser vil indtræffe? I hvilket omfang vil de i givet fald få betydning for de sociale mål?

De spørgsmål, der skal overvejes i en risikovurdering af produkter og tjenester, omfatter:

— Grundlæggende arbejdsvilkår — Er der en risiko for, at ILO-konventionerne eller relevante nationale standarder eller EU-standarder ikke overholdes inden for en branche? Er dårlige forhold et kendt problem i produktionsprocessen (f.eks. tekstiler, elektronik eller belægningssten) eller ved leveringen af tjenester (f.eks. social dumping inden for catering, rengøring og bygge- og anlægsvirksomhed)?

— Arbejdskraft — Hvilken arbejdskrafttype anvendes der i produktionsprocessen eller ved leveringen af tjenester, og hvilke risici er der forbundet hermed? Anvender en industri f.eks. typisk atypiske ansættelser, f.eks. nultimerskontrakter og udokumenterede eller vandrende arbejdstagere, eller er der forskelle i behandlingen af arbejdstagere efter køn, race eller andre faktorer?

— Kontinuitet i tjenesterne — er der risiko for, at en ændring af udbyderen eller vilkårene i en eksisterende kontrakt kan have en negativ indvirkning på brugerne af tjenesterne? En analyse af fordele og risici bør omfatte de potentielle virkninger for sikkerheden og velfærden for personer, der anvender tjenesterne, og deres omsorgspersoner. Dette er især relevant for sociale tjenester, der hjælper mennesker i sårbare situationer, ældre eller handicappede.

— Tilknytning til genstanden — sociale krav skal have en tilstrækkelig tilknytning til de specifikke produkter eller tjenester, der købes (se kapitel 4). Denne tilknytning kan være vanskeligere at fastlægge for lange og komplekse forsyningskæder, f.eks. forsyningskæderne i IKT-sektoren. Du bør overveje, i hvor høj grad det er muligt at vurdere risikoen i hele forsyningskæden.

En model for risikovurdering er rangordning — efter en numerisk skala — af sandsynligheden for, at der opstår risici, og konsekvenserne heraf. Denne rangordning kan også indgå i en høring af interessenterne. Produkter og tjenester, der rangeres højt med hensyn til sandsynlighed og konsekvens, og hvor du kan fastslå en klar tilknytning til genstanden, bør prioriteres.

Risikovurdering er også vigtig i forbindelse med individuelle udbudsprocedurer. Det hjælper dig med at udpege de steder i forsyningskæden eller leveringen af tjenester, hvor risiciene er høje, og sikrer, at proportionalitetsprincippet overholdes (dvs. at kravene i tilbuddet er egnede til at nå specifikke sociale mål og ikke går ud over, hvad der er behov for).

Lange og komplekse globale forsyningskæder er ikke gennemsigtige, og det kan være vanskeligt for offentlige indkøbere at få adgang til oplysninger. Mange NGO'er arbejder imidlertid på at gøre disse oplysninger mere tilgængelige, f.eks. Electronics Watch (69) og Swedwatch (70). Nogle af disse oplysninger kan fokusere på detailhandel og offentligt forbrug, men de er stadig meget relevante for lignende produkter, der indkøbt af den offentlige sektor. Denne indsats kan bidrage til at identificere sociale risici, for hvilke der findes verifikationsværktøjer og -programmer, og dermed undgå unødige konkurrencebegrænsninger.

Vurdering af risici i forbindelse med offentlige udbud ved direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), Norge Udbudsmål Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) i Norge har opstillet en liste over højrisikoprodukter til offentlige indkøbere for at hjælpe dem med at opbygge bevidsthed om behovet for due diligence med hensyn til overholdelse af menneskerettighederne. Denne liste hjælper de offentlige indkøbere med at afsætte passende ressourcer til evaluering af bud og opfølgning på kriterierne for socialt ansvarlige offentlige udbud i kontraktfasen. Listen omfatter forskellige sektorer, f.eks. byggematerialer, elektronik og IKT, møbler, kontorartikler, tekstiler og fødevarer, og omfatter alle trin i produktionsprocessen — fra råstofudvinding til endelig samling Tilgang Difi indsamler data til risikovurderinger fra rapporter, artikler, film og akademisk forskning. Leverandører og til en vis grad brancheorganisationer/-initiativer er også blevet interviewet for at give input til forståelsen af forsyningskæderne. Handelsdata er blevet anvendt til kortlægning af forsyningskæderne, da gennemsigtighed og sporbarhed ofte er begrænset. Resultater Difis højrisikoliste giver nyttige oplysninger om den risiko, der er forbundet med produktgrupper og specifikt om de udvalgte produktkategorier. Den kan bruges som udgangspunkt for at overholde proportionalitetsprincippet med hensyn til, hvilke produktgrupper og specifikke produktkategorier der skal medtages, når socialt ansvarlige offentlige udbud planlægges. Listen kan også hjælpe leverandører af højrisikoprodukter med at prioritere due diligence på menneskerettighedsområdet i deres globale forsyningskæder. Flere oplysninger om højrisikolisten findes på: https://www.anskaffelser.no/public-procurement/socially-responsible-public-procurement/information-about-high-risk-products. Erfaringer Der er flere iboende vanskeligheder med at få adgang til oplysninger om forsyningskæden. Der er i de fleste tilfælde mangel på gennemsigtighed på grund af et komplekst og dynamisk netværk af leverandører fra råvarer til produktion og ankomst til Europa eller for tjenester, der leveres af indenlandske og udenlandske aktører. Difis højrisikoliste er et nyttigt redskab for offentlige indkøbere, når de skal træffe beslutninger om, hvilke produkter der skal indgå i socialt ansvarlige offentlige udbud. Med denne liste kan risikoen for, at der er sket krænkelser af menneskerettighederne i forsyningskæden, mindskes for højrisikoprodukter. Listen er imidlertid ikke udtømmende. Produkter, der ikke på nuværende tidspunkt er opført på listen, kan stadig udgøre en høj risiko, og i disse tilfælde bør offentlige indkøbere yderligere undersøge den menneskerettighedsrisiko, der er forbundet med disse produkter og tjenester.

Prioritering af kontrakter

Ikke alle kontrakter giver de samme muligheder for at opfylde sociale mål. En prioriteringsproces kan hjælpe med at udpege de kontrakter, der potentielt kan have den største virkning. For at prioritere kontrakter kan du overveje følgende spørgsmål:

— Hvilke sociale risici eller potentielle sociale fordele er knyttet til kontrakten, og hvor vigtige er de?

— Er kontrakterne af tilstrækkelig størrelse og varighed til at påvirke leverandørernes praksis? Hvis ikke, kan du så samarbejde med andre offentlige organer om at samle efterspørgslen i kategorien?

— Findes der alternativer, som foretrækkes socialt, og som er økonomisk overkommelige? Ville medtagelsen af sociale hensyn begrænse konkurrencen unødigt?

— Hvor lang er forsyningskæden for et produkt? Hvordan kan udbud effektivt målrettet mod det led i forsyningskæden, hvor der opstår risici, eller hvor der kan opnås fordele?

— Kan du fokusere på de sociale mål ved at bruge kontrollerbare udbudskriterier? Er der alternativt en mere effektiv metode til at gennemføre politikken ved brug af andre værktøjer, som er tilgængelige for den offentlige indkøber?

— Hvor synlig vil den sociale indsats være? Kan det bidrage til at øge den bredere bevidsthed om sociale problemer i forsyningskæder blandt personale, leverandører og måske endda den brede offentlighed? Er der en omdømmemæssig risiko, hvis der ikke træffes foranstaltninger på dette område?

— Er der mulighed for at reservere en kontrakt til sociale organisationer, som direkte støtter beskæftigelse af handicappede eller dårligt stillede personer?

Et andet forhold, der skal overvejes ved prioriteringen af kontrakter, især hvis socialt ansvarlige offentlige udbud er obligatoriske, er den udbudstærskel, hvor du vil indføre sociale krav. Udbudsdirektiverne finder kun anvendelse på udbud, hvis værdi overstiger fastsatte tærskler afhængigt af kontraktens art og indkøbsorganet (71). Du kan også gennemføre socialt ansvarlige offentlige udbud for kontrakter, der ligger under disse tærskler, eller som falder uden for direktivernes anvendelsesområde.

Fastsættelse af mål

Fastsættelse af mål viser en vilje til at nå sociale mål, øger motivationen og skaber en ramme for måling af fremskridt.

Fastsæt et specifikt mål for hver relevant produkt- eller tjenestekategori vedrørende hver social målsætning. Effektive mål er målbare (kan kvantificeres) og opnåelige (fastsat i overensstemmelse med det nuværende referencescenarie), og datoen for opfyldelsen angives.

God praksis

— Forstå de sociale virkninger af dit udbud ved at foretage en risikovurdering. Om nødvendigt kan du rådføre dig med eksperter i andre afdelinger i din organisation (f.eks. HR-afdelingen), fagforeninger, leverandører eller med uafhængige NGO'er, for at få en bedre forståelse af forsyningskæderne og arbejdsvilkårene i forbindelse med de produkter og tjenester, du indkøber.

— Udarbejd en strategi for socialt ansvarlige offentlige udbud, hvor du skitserer de udbudskategorier eller specifikke kontrakter, hvor du vil prioritere socialt ansvarlige offentlige udbud. For hver prioritet kan du fastsætte et målbart og opnåeligt mål, der skal nås inden en bestemt dato.

2.5. Integration af socialt ansvarlige offentlige udbud i udbudsprocedurer og -politikker

Overvej følgende, når du gennemfører socialt ansvarlige offentlige udbud i udbudsprocedurer og -politikker:

— de retlige og reguleringsmæssige rammer — herunder hvordan socialt ansvarlige offentlige udbud overholder EU's og medlemsstaternes lovgivning og EU's internationale forpligtelser

— den institutionelle ramme — herunder om udbuddet er centralt eller decentralt, og hvad dette betyder for forvaltning og overvågning af socialt ansvarlige offentlige udbud

— ledelsesstrukturen — herunder oprettelsen af nye strukturer, som skal styre integrationen af socialt ansvarlige offentlige udbud, f.eks. en arbejdsgruppe med deltagelse af centrale interessenter, eller udpegelsen af de ansvarlige for socialt ansvarlige offentlige udbud i de relevante afdelinger

— fordeling af ansvarsområder — herunder udpegelse af ledere, eksperter og indkøbere i passende stillinger, der kan være drivkraften bag indsatsen og sikre, at målene nås

— adgang til ekspertise — herunder inddragelse af eksperter inden for din organisation i spørgsmål, der er relevante for socialt ansvarlige offentlige udbud, samarbejde med relevante afdelinger eller organisationer, enten internt eller eksternt, og kontakt med andre organisationer, der kan rådgive eller styre gennemførelsen af foranstaltninger med fokus på socialt ansvarlige offentlige udbud

— tilgængeligheden af faglig kapacitet og ressourcer — overvej, om der er behov for kapacitetsopbygningsaktiviteter eller fastlæggelse af klare retningslinjer og kriterier.

Støtte til integration gennem kommunikation

Sørg for at formidle målsætningerne for socialt ansvarlige offentlige udbud, så de integreres i organisationen. Sørg for, at personalets rolle og ansvarsområder i hele organisationen er eksplicitte. Interne kommunikationsaktiviteter kan omfatte seminarer, nyhedsbreve eller indlæg på organisationens intranet.

Ekstern kommunikation er også af afgørende betydning. Formidling af sociale mål til markedet forud for offentliggørelse af udbud giver leverandørerne tid til at reagere. Formidling af mål til offentligheden øger også din ansvarlighed og er et eksempel, der kan inspirere til en bredere indsats. Det kan også bidrage til at skabe konsensus omkring praksis, der involverer sociale hensyn.

Endelig kan udveksling af viden med andre offentlige indkøbere om god praksis (eller undgåelige risici) hjælpe med at fremskynde læringen om socialt ansvarlige offentlige udbud. Denne videndeling kan finde sted på lokalt, regionalt, nationalt eller endda internationalt plan. Videndeling inden for EU kan navnlig bidrage til at hæve de standarder, der kræves af offentlige indkøbere i hele Europa, og fremme større socialt ansvar som en norm.

Procura+ Networks arbejdsgruppe om socialt ansvarlige indkøb af IKT Udbudsmål Procura+ Network, som er etableret af Interest Group on Socially Responsible Public Procurement) med det formål at fremme udvekslingen af viden om udbudsaktiviteter og støtte offentlige indkøbere, der skal indkøbe IKT-hardwareprodukter. Gruppen består af offentlige indkøbere fra hele Europa, herunder Greater London Authority, Stockholm, byrådet i Barcelona, Advanced Procurement for Universities and Colleges Scotland (APUC) og City of Haarlem. Tilgang Medlemmerne af interessegruppen kommunikerer og deler deres viden om socialt ansvarlige offentlige udbud gennem regelmæssige fysiske og virtuelle møder. Med støtte fra Electronics Watch og ICLEI Europe udvikler gruppe kriterier, specifikationer og klausuler, som tager hensyn til socialt ansvar gennem hele forsyningskæden for IKT-produkter. Resultater Ved at dele deres erfaringer og eksempler på bedste praksis kan de deltagende offentlige indkøbere opbygge viden og ekspertise inden for socialt ansvarlige offentlige udbud. Gruppen fungerer også som en platform, hvor kommende udbud præsenteres, og udvekslingen mellem offentlige indkøbere og potentielle leverandører og forhandlere støttes med udgangspunkt i deres respektive behov og kapaciteter. Som en fælles har gruppen udviklet et sæt specifikke kriterier: »How to procure fair ICT hardware – criteria set for socially responsible public procurement«. Dokumentet indeholder udvælgelseskriterier, tekniske specifikationer, tildelingskriterier og kontraktbestemmelser. Disse kriterier er ambitiøse, da de rækker ud over det grundlæggende niveau og også omhandler spørgsmål på et mere avanceret niveau. Erfaringer Samarbejde med andre indkøbere fra den offentlige sektor og deling af markedsindsigt er en fordel, da det giver offentlige indkøbere mulighed for at identificere fælles behov og udvikle strategier for, hvordan socialt ansvarlige produkter, der passer bedst til behovene, kan købes.

God praksis

— Strategien for socialt ansvarlige offentlige udbud integreres i udbudsaktiviteterne. Fordel ansvarsområder, overvej at oprette en ledelsesgruppe, og sørg fora t formidle de sociale mål bredt, så personalet og leverandørerne kender forventningerne, og andre offentlige indkøbere tilskyndes til at træffe lignende foranstaltninger.

2.6. Overvågning og kontrol af fremskridt

Indsamling af data om resultaterne af socialt ansvarlige offentlige udbud

Effektiv gennemførelse af socialt ansvarlige offentlige udbud indebærer, at der oprettes et overvågningssystem, som måler fremskridtet hen imod målene. Overvågningssystemerne spænder fra enkle databaser, som registrerer anvendelsen af sociale kriterier, til specialiserede systemer, der er integreret med e-udbudsplatforme.

Integration af overvågningen af bæredygtige offentlige udbud i eksisterende rapporteringssystemer i Flandern (Belgien) Udbudsmål Regeringen i Flandern har arbejdet med bæredygtige offentlige udbud siden 2008, hvor den fastsatte et mål om, at alle offentlige udbud skulle være bæredygtige inden 2020. I perioden 2009-2015 blev der vedtaget to handlingsplaner for at styre fremskridtene hen imod dette mål, hvorefter bæredygtige offentlige udbud blev en del af en integreret strategi for offentlige udbud. Der er fastsat minimumskriterier for bæredygtighed for ni produktgrupper samt retningslinjer og kriterier for yderligere 17 produktgrupper. De indkøbte produkter skal opfylde disse kriterier, inden der er tale om et bæredygtigt indkøb i Flandern. Tilgang I 2017 blev overvågningen af bæredygtige offentlige udbud integreret i Flanderns officielle kontraktstyringssystem. Alle udbud til en værdi af mindst 30 000 EUR skal registreres i kontraktstyringssystemet, og følgende ni obligatoriske spørgsmål om bæredygtige offentlige udbud skal besvares: 1. Brug af væsentlige bæredygtighedskriterier: helt integreret i udbudsdokumentet / ikke eller delvist integreret i udbudsdokumentet / udbuddet vedrører ikke en produktgruppe, der er omfattet af væsentlige kriterier 2. Brug af andre bæredygtighedskriterier: et eller flere andre bæredygtighedskriterier i udbudsdokumentet / ingen andre bæredygtighedskriterier i udbudsdokumentet 3. Krævede certifikater for miljøledelse: relevante og i udbudsdokumentet / relevante, men ikke i udbudsdokumentet af specifikke årsager / ikke relevant 4. Adgang begrænset til sociale virksomheder: ja / nej 5. Del af kontraktgennemførelsesfasen reserveret til sociale virksomheder: ja / nej 6. Brug af klausul om ikkeforskelsbehandling: ja / nej 7. Brug af social klausul i udbudsdokumentet vedrørende beskæftigelse og uddannelse: ja / nej 8. brug af etisk klausul: relevant og i udbudsdokumentet / relevant, men ikke i udbudsdokumentet af specifikke årsager / ikke relevant — udbuddet vedrører ikke produkter med høj risiko 9. Innovativt udbud: innovationen befinder sig i en prækommerciel forsknings- og udviklingsfase / innovationen befinder sig i både den prækommercielle og den kommercielle fase / innovationen befinder sig i den kommercielle fase / der er intet innovativt aspekt Erfaringer Brugen af værktøjet skal overvåges for at sikre, at det er effektivt. Efter at have konstateret et fald i brugen af bæredygtige offentlige udbud mellem 2015 og 2016 kunne Flandern tage fat om vigtige hindringer for opnåelsen af 2020-målet, herunder integration af bæredygtighedsklausuler i udbudsskabeloner og fastlæggelse af rammeaftaler i de tilfælde, hvor der var behov for en fremtidig indsats. Kilder http://www.procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procura__case_studies/Procuraplus_case_study_Flanders.pdf og https://overheid.vlaanderen.be/monitoring-duurzame-overheidsopdrachten.

Sammenkædning af overvågningen af socialt ansvarlige offentlige udbud med eksisterende rapporteringssystemer og revisionsprocedurer er den mest effektive løsning. Systemerne skal sandsynligvis tilpasses, f.eks. ved at indsætte nye datafelter i overvågningssoftware. Du kan også overveje også ekstern, uafhængig revision af resultaterne af socialt ansvarlige offentlige udbud, herunder benchmarking af den offentlige indkøber i forhold til tidligere resultater eller i forhold til andre organisationers resultater.

Kontrol og forbedring af socialt ansvarlige offentlige udbud

Resultaterne af overvågningen bør regelmæssigt kontrolleres for at sikre, at der sker fremskridt hen imod målene, og at foranstaltningerne yder det ønskede bidrag til målsætningerne.

Samarbejd med kolleger og eksternt, når organisationen opfylder sine mål. Processen med høring og fastsættelse af mål indledes derefter igen, så der løbende sker en forbedring med hensyn til de sociale mål.

Der kan ikke ske systemiske markedsændringer, hvis gode resultater opnås isoleret. Socialt ansvarlige offentlige udbud kan hjælpe med at påvise markedets evne til at opfylde højere standarder, og det kan hjælpe med at hæve interessenternes forventninger generelt, hvis dette formidles.

God praksis

— Overvåg gennemførelsen af socialt ansvarlige offentlige udbud, og gennemgå regelmæssigt resultaterne for at sikre, at der sker fremskridt, og foretag de nødvendige tilpasninger af strategien eller udbudspraksissen.

KAPITEL 3

Fastlæggelse af behov og planlægning af udbud

3.1. Betydningen af behovsvurdering for socialt ansvarlige offentlige udbud

En behovsvurdering kan være første fase i udbudscyklussen for socialt ansvarlige offentlige udbud, inden en udbudsprocedure iværksættes. Behovsvurderingen har til formål at sikre, at der er en reel efterspørgsel efter varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og at identificere måder, hvorpå dette behov kan opfyldes på den mest socialt ansvarlige måde. Ved vurderingen af de reelle behov i form af resultater fastsættes kravenes omfang og art, og der kan opnås en mere fleksibel og potentielt omkostningseffektiv reaktion fra markedet. I forbindelse med socialt ansvarlige offentlige udbud handler behovsvurderingen om:

— at sikre, at det, der indkøbes, opfylder sociale krav

— at udforme udbud og kontrakter, der giver mulighed for fleksibilitet over tid og sikrer, at en bred vifte af organisationer, herunder socialøkonomiske organisationer og sociale virksomheder, nonprofitorganisationer og frivillige organer, kan deltage, og

— at hæve de sociale virkninger og resultater, hvor det kontrolleres, om udbuddet giver mulighed for at fremme relevante sociale og etiske resultater.

Eksempler på, hvordan en behovsvurdering kan påvirke sociale virkninger og resultater i forbindelse med udbud:

— En lokal myndighed vælger mere fleksible og varierede mobilitetsløsninger for at øge transportfriheden for ældre og handicappede.

— En lokal myndighed tilbyder sociale og plejerelaterede tjenester, der er skræddersyet til den enkeltes behov med særlig vægt på kønsaspekter (72).

— En myndighed medtager en klausul i en bygge- og anlægskontrakt om beskæftigelses- og uddannelsesmuligheder for arbejdsløse og dårligt stillede personer.

— Et hospital anmoder en leverandør af medicinsk udstyr om gennemsigtighed i forsyningskæden med henblik på at overvåge og kontrollere arbejdstagernes arbejdsvilkår i forbindelse med civilsamfundsorganisationer.

En behovsvurdering kan potentielt spare penge og skabe sociale afkast og er derfor en vigtig del af aktiviteterne i førudbudsfasen. Det kan være nødvendigt med en kulturændring i en organisation — væk fra at tænke på antallet af indkøbte enheder til at overveje, hvordan behov kan opfyldes på en mere bæredygtig måde og med sociale resultater for øje.

Brugerhøring

Brugerne af varer, tjenesteydelser eller arbejder er ofte ikke de samme personer som dem, der køber dem. De kan være andre personer inden for samme organisation, ansatte i et andet offentligt organ eller borgere (f.eks. hospitalspatienter, beboere, skoleelever eller universitetsstuderende). En høring kan bruges til at identificere de sociale problemstillinger og sikre, at udbuddet udformes til at udnytte alle muligheder for positive sociale virkninger bedst muligt. Følgende teknikker kan anvendes til at høre brugere, inden et udbud iværksættes:

— et spørgeskema eller en onlineundersøgelse udsendes for at fastslå brugernes behov og præferencer

— de eksisterende anvendelsesmønstre observeres og analyseres

— alle relevante interessenter indbydes til et møde for at gennemgå den nuværende praksis og sammen planlægge bedre sociale resultater i det næste udbud, og/eller

— alle brugere indbydes til at deltage i leverandørdemonstrationer, der afholdes som led i den indledende markedsundersøgelse (se afsnit 3.2)

— spørgeskemaet gøres tilgængeligt handicappede.

Høring af brugere med særlige mobilitetsbehov i Rotterdam (Nederlandene) Udbudsmål I Rotterdam bruger 30 000 borgere med særlige behov de offentlige transporttjenester. Der findes forskellige tjenester til forskellige målgrupper, som tidligere har ført til fragmenterede og til tider utilstrækkelige tjenester. Byen Rotterdam besluttede at integrere alle mobilitetstjenester, drive deres flåder mere effektivt og dermed levere transport, der bedst opfylder kundernes behov. Tilgang Rotterdam gennemførte en omfattende kundefokuseret undersøgelse for at afdække uopfyldte behov og kunderuter, der krævede tværgående løsninger. Byen anvendte en innovativ udbudsprocedure med forhåndsforpligtelse, hvor den inden lanceringen af udbuddet orienterede markedet om sine sociale behov og ønskede resultater og indvilgede i at købe den nyoprettede tjeneste, hvis den opfyldte specifikationerne. Markedsdialogen omfattede repræsentanter for slutbrugergrupper, der gav direkte feedback. Resultater Den vindende entreprenør er et konsortium af forskellige markedsaktører, herunder SMV'er, som ny leverer en brugercentreret transporttjeneste med mekanismer til konstant forbedring. Tjenesten tilbyder mobilitetstilpasning (herunder et personligt mobilitetsbudget), så Rotterdam kan tilpasse tjenesten til brugernes personlige præferencer og karakteristika fra dag til dag. Den yder også personlig støtte og vejledning om selvstændig transport, så kunderne kan forbedre deres autonomi. Chaufførerne er desuden i direkte kontakt med velfærdsorganisationer, som overvåger og imødekommer kundernes behov. De indkøbte køretøjer er næsten udelukkende nulemissionskøretøjer (elektriske), og de årlige investeringer giver et socialt investeringsafkast på mere end 2 mio. EUR. Indhøstede erfaringer Den kompleksitet og de ressourcer, der er forbundet med en meningsfuld dialog, bør ikke undervurderes. Processen skal indledes tidligt, så du kan indhente alle de nødvendige oplysninger og detaljer fra brugere og leverandører, vurdere de juridiske aspekter af tilgangen og sikre, at den tilpassede løsning er så tæt på brugernes behov som muligt.

Udarbejdelse af en behovserklæring

På grundlag af de oplysninger, der er indsamlet under brugerhøringen, bør det være muligt at formulere en simpel behovserklæring, som beskriver årsagen til købet og redegør for eventuelle alternativer til køb.

Behovserklæringen kan anvendes både til at udvikle forretningsgrundlaget for indkøb og til at informere leverandørerne under den indledende markedsundersøgelse og udbudsproceduren. Centrale interessenter, f.eks. tjenestebrugere, borgere eller NGO'er, kan anmodes om at gennemgå, udfordre og støtte behovserklæringen fra et socialt perspektiv.

God praksis

— En behovsvurdering bør gennemføres som en af de første aktiviteter i udbudsproceduren. Høring af kolleger og slutbrugere kan hjælpe dig med at sikre, at du indkøber det rigtige produkt eller den rigtige tjenesteydelse, og at det sker på den måde, der kan sikre positive sociale resultater.

Eksempel på socialt ansvarlige offentlige udbud i en behovserklæring Den offentlige indkøber skal have fornyet en kontrakt om daglig rengøring af alle kommunale bygninger. For at opfylde sine socialpolitiske forpligtelser kræver den offentlige indkøber efter høring af de nuværende medarbejdere og andre interessenter, at kontrakten gennemføres med følgende sociale hensyn: — rimelig aflønning af ansatte, herunder for overarbejde — karriereudvikling, herunder uddannelse og tilpassede arbejdsplaner for deltagelse i kurser — balance mellem arbejds- og familiemæssige forpligtelser, hvor der anvendes fuldtidskontrakter og deltidskontrakter med familievenlige arbejdsplaner og skiftehold — sundhed på arbejdspladsen genne brug af ikkeskadelige rengøringsmidler.

3.2. Markedsdialog

Inden en udbudsprocedure bruges markedsundersøgelser ofte til at identificere potentielle leverandører og relevante produkter og tjenester. Leverandørerne får den tid og de oplysninger, de skal bruge for at udarbejde et tilbud. Almene og sociale virksomheder kan f.eks. indgå partnerskaber for at styrke de sociale resultater.

Nogle procedurer — navnlig konkurrenceprægede dialoger eller udbud med forhandling — kan også give flere muligheder for dialog med tilbudsgiverne under udbudsproceduren. Efter et udbud bør tilbudsgiverne tilbydes en debriefing om resultaterne og rådgivning om, hvordan de kan forbedre deres sociale tilbud i fremtidige udbud.

En markedsdialog i forbindelse med socialt ansvarlige offentlige udbud kan:

— identificere potentielle tilbudsgivere og løsninger med positive sociale virkninger

— opbygge kapacitet på markedet til at opfylde sociale behov og krav

— bruges som informationsgrundlag for udformningen af udbuddet og kontrakten, så de sociale kriterier er relevante, knyttet til genstanden, opnåelige og ikkediskriminerende

— hjælpe leverandører med at afgive tilbud med stærke sociale elementer og

— give feedback til leverandørerne efter proceduren.

Fordelene ved markedsdialogen omfatter forbedret planlægning og forvaltning af socialt ansvarlige offentlige udbud, navnlig når de gennemføres som led i en behovsvurdering. Disse aktiviteter kan også forbedre de offentlige indkøberes forståelse af potentielle tilbudsgiveres kapacitet til at opfylde sociale mål og ambitioner. En dialog kan øge din tillid til og troværdighed over for leverandørerne, og mange er glade for at få en muligheden for at reagere på sociale krav inden lanceringen af udbudsproceduren. Markedsdialog kan kort sagt hjælpe med at skabe de betingelser, der er nødvendige for at gennemføre socialt ansvarlige offentlige udbud, både internt hos den offentlige indkøber og på markedet.

3.2.1. Indledende markedsundersøgelse

EU-reglerne giver specifikt mulighed for forudgående markedsundersøgelser med deltagelse af leverandørerne (73): »Inden iværksættelsen af en udbudsprocedure kan ordregivende myndigheder gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet og at informere økonomiske aktører om deres udbudsplaner og -krav.« Ifølge reglerne kan du også søge eller acceptere rådgivning fra uafhængige eksperter eller myndigheder eller fra markedsdeltagere, forudsat at en sådan rådgivning ikke medfører en konkurrencefordrejning eller en overtrædelse af principperne om ikkeforskelsbehandling og gennemsigtighed.

I praksis er det afgørende at sikre, at indledende markedsundersøgelser offentliggøres på en gennemsigtig måde og i god tid i forvejen. Alle oplysninger, som du eventuelt giver til deltagerne i markedsundersøgelsen, skal også gøres tilgængelige for andre økonomiske aktører, som ikke kan deltage i markedsundersøgelsen, og som skal gives tilstrækkelig tid til at afgive tilbud. Offentlige indkøbere har et ansvar for at sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens i udbudsprocedurer, og markedsundersøgelser bør derfor ikke resultere i en urimelig fordel eller ulempe for en tilbudsgiver (74).

3.2.2. Forberedelse til en indledende markedsundersøgelse

Det første skridt i enhver indledende markedsundersøgelse er at overveje, hvad resultatet af en kontrakt bør være — herunder sociale resultater. Valget af det rigtige team fra din organisation, som skal gå i dialog med markedet, er også en vigtig forberedende aktivitet. Her inddrages indkøbspersonale, teknisk personale og ledere samt, hvis det er relevant, slutbrugere, ligesom interne eller eksterne eksperter med specialviden om kontraktens sociale elementer bør inddrages.

Derefter analyseres markedet for at klarlægge, hvordan leverandørerne kan opfylde de sociale behov for det planlagte produkt, den planlagte tjeneste eller det planlagte arbejde. De spørgsmål, der bør overvejes, omfatter:

— Er markedet modent nok til at opfylde de sociale krav? Kan de eksisterende leverandører opfylde de sociale behov, eller er der nye leverandører med sociale innovationer, som træder ind på markedet?

— Vil markedet være teknisk i stand til at opfylde de sociale krav? Kan leverandørerne f.eks. imødekomme krav om oplysninger om arbejdsvilkår i forsyningskæden eller krav om klausuler om fordele for samfundet i forbindelse med jobskabelse?? Hvordan vil sådanne forpligtelser blive kontrolleret og håndhævet?

— Hvor mange leverandører kan levere det, der kræves? Betyder markedskapaciteten, at der vil være konkurrence om udbuddet, eller vil de sociale krav potentielt begrænse tilbuddene?

— Kan de sociale krav føre leverandører fra forskellige forretningsmodeller, f.eks. socialøkonomiske organisationer og sociale virksomheder, sammen på en socialt innovativ måde? Hvordan vil dette fungere, og hvordan kan udformningen af udbuddet bidrage til at fremme dette?

— Benytter leverandørerne forskellige arbejdsmetoder, eller leverer de andre varer eller tjenesteydelser i andre geografiske områder, og hvordan vil dette påvirke tilbuddets sociale aspekter?

Skrivebordsundersøgelse og -analyse af det pågældende marked kan føre til afdækning af socialt ansvarlige løsninger, som allerede findes, eller leverandører kan udvikle nye produkter og tilgange, der kan opfylde sociale behov.

Inden en direkte markedsundersøgelse høres kolleger hos andre offentlige indkøbere for at finde ud af, hvad de indkøber for at afhjælpe sociale problemer, og lære af deres erfaringer. En redegørelse for, hvad der fungerer (eller ikke fungerer), fra en anden offentlig indkøber, kan også få beslutningstagere og mere risikosky kolleger til at tilslutte sig en ny social tilgang til udbudsproceduren.

3.2.3. Samarbejde med markedet

Det findes flere strategier og metoder til at samarbejde med markedet. Meget afhænger af de ressourcer og den tid, der er til rådighed, og det niveau af social innovation, der kræves.

Spørgeskemaer til sondering af leverandør- og markedssituationen

Spørgeskemaer er en nyttig og forholdsvis hurtig metode til at indhente oplysninger og til at måle leverandørernes interesse i og kapacitet til at levere sociale løsninger. Spørgeskemaer bør udsendes så bredt som muligt for at opnå maksimal leverandørdeltagelse.

En analyse af de modtagne svar kan hjælpe med at fastsætte omfanget og de næste skridt i udbudsstrategien og -proceduren. Data må ikke bruges til at give direkte eller indirekte fordele til en potentiel leverandør, heller ikke utilsigtet. En gennemsigtig undgåelse af en sådan fordel bør være et mål for denne tilgang.

Forhåndsmeddelelse

En forhåndsmeddelelse (Prior Information Notice (PIN)) bruges typisk til at give markedet en meddelelse om planerne om at tildele en kontrakt/ramme på et tidligt tidspunkt og kan bruges til at iværksætte en markedsundersøgelse. En forhåndsmeddelelse offentliggøres på webstedet Tenders Electronic Daily (TED), der når ud til aktører uden for din hjemregion, som kan have forskellige tilgange til sociale aspekter.

En forhåndsmeddelelse indebærer ikke en forpligtelse til at indlede en udbudsprocedure og tildele en kontrakt, men den bør så vidt muligt indeholder detaljer og tidsfrister for det planlagte udbud, da dette øger deltagernes muligheder for at målrette deres arbejde. Sørg for, at det i forhåndsmeddelelsen angives, hvilken form for svar du anmoder om fra markedet, f.eks. om du ønsker, at deltagerne udfylder et spørgeskema, indsender individuelle svar eller deltager i en markedsundersøgelse.

Forhåndsplan over udbud

En forhåndsplan over udbud giver leverandørerne et varsel om kommende kontraktmuligheder og giver dem tid til at planlægge og forberede sig på at indsende svar af god kvalitet. Disse planer kan omfatte en behovserklæring med mere specifikke oplysninger de sociale behov og krav.

»Mød køberen«- eller »Mød leverandøren«-arrangementer

Arrangementer, hvor potentielle købere mødes med potentielle leverandører, skaber et forum, hvor:andre relevante interessenter, f.eks. arbejdsmarkedets parter eller NGO'er, kan bidrage med ekspertinput.

Byen Haarlem (Nederlandene) hører markedet om socialt ansvarlige IKT-løsninger Udbudsmål I 2019 var byen Haarlem vært for et »Mød indkøberen«-arrangement for leverandører og forhandlere af IKT-produkter og -tjenester. Målet med denne indledende markedsundersøgelse var at undersøge reaktionen fra det nuværende marked og vurdere markedets parathed til at medtage socialt ansvarlige tildelingskriterier og kontraktklausuler i et kommende IKT-hardwareudbud. Tilgang Forud for arrangementet anmodede Haarlem alle udbydere, der ønskede at deltage i Mød indkøberen-arrangementet om på forhånd at forberede deres svar på en række specifikke spørgsmål. Dette omfattede følgende spørgsmål til leverandørerne: 1. Hvad skal en offentlig indkøber medtage i udbudsmaterialet som informationsgrundlag for deres foreslåede løsninger til forbedringer af forsyningskædens ansvarlighed? 2. Hvilke standarder for socialt ansvar bør den offentlige indkøber forvente som et acceptabelt minimum fra en egnet leverandør i forbindelse med dette udbud? 3. Vil de være villige og i stand til efter anmodning at fremlægge oplysninger om deres leverandøransvarsprogram for offentlige indkøbere? 4. Anvendes data om resultater med hensyn til arbejds- og menneskerettigheder i indkøbsbeslutninger? Hvordan kan dette kontrolleres? 5. Træffer deres virksomhed eller forsyningskæde foranstaltninger for at afhjælpe indvirkningen på arbejds- og menneskerettigheder i produktionens udvindingsfase? Igen, hvordan kan dette kontrolleres? 6. Har de en forsyningskæde, a) som kan opfylde alle kravene, og b) som kan mobiliseres forholdsvis hurtigt efter kontrakttildelingen? Arrangementets tilrettelæggelse gav leverandørerne mulighed for at levere »pitch slams», dvs. korte præsentationer, hvor de kunne orientere de offentlige indkøbere om den aktuelle situation og deres mulige svar på det kommende udbud. En central del af arrangementet var en »World Café Session«, hvor de offentlige indkøbere og leverandørerne havde mulighed for at indgå i en dybdegående drøftelser om de emner, der var blevet rejst i løbet af dagen. I dette tilfælde blev andre offentlige indkøbere inviteret til at deltage og være vært for en drøftelse med leverandører, hvilket mangedoblede arrangementets virkning. Resultater Ved at dele oplysninger om Haarlems kommende udbud og de tilknyttede centrale spørgsmål inden Mød indkøberen-arrangementet kunne leverandører og forhandlere forberede sig på forhånd. Dette er især vigtigt for sektorer med komplekse forsyningskæder og avancerede kriterier, da en leverandørrepræsentant ikke kan forventes at have et fuldstændigt overblik over alle aktiviteterne. World Café resulterede i ny viden for Haarlem om det kommende udbud, som ikke kun tilskyndede til nye kriterier for socialt ansvar, men som bevirkede, at de blev kombineret med en cirkulær udbudsmodel. Erfaringer Mød indkøberen-arrangementer vil opnå størst effekt, hvis køberen har et klart mål eller et klart behov, vedkommende vil drøfte med markedet. Dette bør meddeles på forhånd for at give leverandørerne mulighed for at overveje deres egen position. Forsøg at skabe balance mellem at give oplysninger, der kan bruges til at målrette drøftelserne på selve dagen, og ikke at overbebyrde leverandørerne med for mange oplysninger. For at få vigtig indsigt skal der afsættes plads til direkte udveksling og ikke kun til plenarmøder.

— købere kan drøfte deres behov, herunder sociale krav

— leverandører kan give oplysninger om deres produkter og tjenester og redegøre for, hvordan de kan gennemføre kontrakter på en socialt ansvarlig måde, og

— andre relevante interessenter, f.eks. arbejdsmarkedets parter eller NGO'er, kan bidrage med ekspertinput.

Mange offentlige indkøbere afholder »Mød indkøberen-arrangementer«, hvor leverandører inviteres til at deltage i en åbent hus-arrangement og møde de ansvarlige for indkøb af specifikke varer og tjenesteydelser. Leverandører kan få mere at vide om kontraktmuligheder og opnå en bedre forståelse af udbudspolitikker og -procedurer. I nogle tilfælde kan leverandørerne også blive anmodet om at fremlægge deres løsninger og tilgange.

3.2.4. Dialog under og efter tildelingsproceduren

Dialog med leverandører under et udbud

Der er behov for forsigtighed i kommunikationen med tilbudsgiverne under den formelle udbudsprocedure, men der kan føres en dialog med tilbudsgiverne om de sociale aspekter af deres tilbud. Dette gælder navnlig visse procedurer som f.eks. konkurrencepræget dialog, udbud med forhandling eller procedurer under den lempelige ordning (se afsnit 3.4 og 4.1.1). I disse procedurer kan det være muligt at forbedre de sociale aspekter af tilbudsgivernes indledende tilbud ved at give feedback baseret på tildelingskriterierne for udbuddet.

Inddragelse af markedet for socialt ansvarligt arbejdsbeklædning i Gent (Belgien) Udbudsmål I 2014 opdaterede byen Gent sin indkøbspolitik til at omfatte sociale mål såsom tilskyndelse til ansættelse af dårligt stillede grupper, fremme af lokal økonomisk vækst og integration af internationale standarder og fair trade-principper. I 2016 indledte Gent sammen med sammenslutningen af flamske byer og kommuner (VVSG) en indsats for at indkøbe mere socialt ansvarligt arbejdstøj. De vigtigste mål var at integrere garantier vedrørende internationale arbejdskonventioner og øge gennemsigtigheden i hele tekstilforsyningskæden. Tilgang Gent gennemførte udbuddet i tre faser: Først blev der udført en analyse af tidligere offentlige udbud, hvor man søgte efter bedste praksis i regionen Flandern, for at integrere bæredygtighed i specifikationerne for arbejdstøj. Dernæst gennemførte Gent og VVSG en omfattende markedsundersøgelse, hvor man vurderede markedets parathed, forsyningskædernes gennemsigtighed og potentiale