Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug for regnskabsåret 2001, med centrets svar

(2002/C 326/09)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug (herefter "centret") i overensstemmelse med artikel 11, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93(1).

2. Retten har revideret centrets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001. Direktøren er i henhold til artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, jf. artikel 11, stk. 12, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93, som ændret ved artikel 1 i Rådets forordning (EF) nr. 3294/94(3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik centrets regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Uden at det i øvrigt indvirker på revisionserklæringen, skal Retten gøre opmærksom på de forhold, som er beskrevet i punkt 22-24.

RETTENS VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER

Budgetgennemførelse

6. Anvendelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2001 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1(4).

7. Regnskabsårets endelige bevillinger beløb sig til 9,2 millioner euro; heraf blev der indgået forpligtelser for 8,8 millioner. Aktionsbevillingerne (Budgetafsnit III) beløb sig til 3,3 millioner euro, og der blev indgået forpligtelser for 3,2 millioner. Der blev udbetalt 6,5 millioner euro over regnskabsårets bevillinger, 2,5 millioner blev fremført til det følgende regnskabsår, og 0,3 millioner bortfaldt. Kun 59 % af de aktionsbevillinger, der var indgået forpligtelser for, blev udbetalt i regnskabsåret.

8. 2,4 millioner euro (27 % af forpligtelserne) blev fremført til 2002. Der er først og fremmest tale om aktionsbevillinger, hvoraf der blev fremført 1,4 millioner (44 % af forpligtelserne). Det forhold, at så mange bevillinger har måttet fremføres, viser, at agenturet bør planlægge sine aktioner bedre og sørge for, at planlægningen bliver overholdt.

Årsregnskab

9. Forvaltningsregnskabet og balancen, som centret har offentliggjort i sin aktivitetsrapport for regnskabsåret 2001, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3. I 2001 har centret tilbagebetalt Kommissionen et beløb svarende til den bortfaldne saldo fra de foregående regnskabsår.

10. I 2001 har centret opført afskrivningerne af sine anlægsaktiver på balancen i overensstemmelse med Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000 af 29. december 2000. Afskrivningsomkostningerne i regnskabsåret 2001 og de foregående regnskabsår beløb sig til i alt 557194 euro, og nettoværdien af anlægsaktiverne er på 3229480 euro.

11. Saldiene på centrets konti er høje, og det bør derfor forhandle med bankerne om eventuelt at opnå mere fordelagtige betingelser. Regnskabsføreren bør løbende undersøge, hvilke renter der tilbydes på de finansielle markeder, så han kan sikre sig, at centrets midler forrentes tilfredsstillende.

Overholdelse af de finansielle bestemmelser

12. Retten undersøgte dokumentationen for de udgifter, der var afholdt over forskudsforvaltningen, og konstaterede, at udgifter af samme art var blevet opført under forskellige budgetposter, hvilket er i strid med princippet om specificering. Centrets regnskabsfører bør regelmæssigt foretage uvarslet kontrol af, hvordan forskudsbestyreren anvender midlerne, og hvordan regnskaberne føres. Desuden bør en liste over de gennemførte betalinger forelægges regnskabsføreren og finansinspektøren ved udgangen af hver måned som fastsat i artikel 6 i beslutningen om oprettelse af forskudsforvaltningen.

13. I beretningerne om centrets regnskab for 1999 og 2000(5) opfordrede Retten centret til at tilpasse sine finansielle bestemmelser efter de ændringer af momsbestemmelserne, der er foretaget i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. Dette er stadig ikke blevet gjort.

14. Centret har indgået en kontrakt med Kommissionen med henblik på at forberede kandidatlandene til at deltage i centrets aktiviteter. Dette projekt har et særskilt budget på 1056139 euro. I budgettet var der afsat midler til ansættelse af tre hjælpeansatte, som skulle gennemføre projektet. I seks måneder(6) er lønudgifterne til disse tre ansatte - i alt 81439 euro - uberettiget blevet opført på centrets budget. Der blev først rettet op på dette forhold i oktober 2001, selv om Kommissionen allerede den 14. marts 2001 havde betalt det fulde beløb til projektet.

15. Forslagene til forpligtelser(7) vedrørende dette projekt er ikke altid ledsaget af dokumentation, som gør det muligt at vurdere, om det er berettiget at forpligte de foreslåede beløb.

16. Med en konsulent indgik centret en toårig kontrakt til en værdi af 20000 euro om animering af et netsted. Faktisk er der tale om en forlængelse af en tidligere kontrakt. Rettens undersøgelse af sagen viser, at centret ikke rettidigt havde taget skridt til at afholde et udbud, selv om kontraktens udløbsdato var kendt. Desuden er centret i henhold til den nye kontrakt blevet ansvarlig for at udføre det praktiske arbejde, der er forbundet med projektet. Begrundelsen herfor er, at disse opgaver bør udføres af centrets egne ansatte. Denne arbejdsdeling giver imidlertid ikke centrets ansatte mulighed for at udvikle ekspertise på det område, som konsulenten er ansvarlig for. Hertil kommer, at der i kontraktens bestemmelser ikke er defineret resultatkriterier, som kunne gøre muligt at måle, om målsætningerne er nået.

17. I slutningen af august 2001 blev der indgået en kontrakt(8), hvori det var fastsat, at centret skulle betale et forskud på 30 %, når kontrakten blev underskrevet. I begyndelsen af december samme år var forskuddet endnu ikke blevet betalt, selv om projektet på dette tidspunkt stort set var gennemført. Forvaltningstjenesterne bør regelmæssigt følge op på sagerne, så det sikres, at kontraktbestemmelserne bliver overholdt.

Køb af varer og tjenesteydelser

Behovsvurdering

18. Indtil 2000 blev centrets indkøb af varer og tjenesteydelser foretaget på grundlag af beslutninger med relation til arbejdsprogrammet og budgetbevillingerne. Efter den interne reform af centret er man begyndt at foretage treårig indkøbsplanlægning. Centrets væsentligste aktiviteter analyseres, så man kan vurdere, hvilke menneskelige og økonomiske ressourcer det kræver at gennemføre dem.

19. Centret bør indføre et formaliseret og dokumenteret kontrolsystem, så det bliver muligt at analysere forskellene mellem de forventede behov og de faktiske behov.

Markedsundersøgelser

20. Centret undersøger ikke systematisk markederne for de varer og tjenesteydelser, som det har planer om at indkøbe. Med hensyn til de løbende indkøb benytter det sine sædvanlige leverandører.

Valg af procedure

21. Centrets begrundelse for at have indgået underhåndsaftaler i forbindelse med fornyelse eller forlængelse af kontrakter, er, at de leverede tjenesteydelser var af høj kvalitet, og at man ønskede at sikre kontinuiteten. Dette ræsonnement tager ikke højde for, at formålet med reglerne for indkøb netop er at fremme konkurrencen ved hjælp af udbud.

22. I et begrænset udbud om anskaffelse af kontorcomputere for ca. 80000 euro(9) blev det stillet som betingelse, at tilbudsgiverne allerede havde leveret lignende udstyr til centret. Et sådant krav savner ethvert retsgrundlag og er helt urimeligt.

Bedømmelse af bud

23. Kriterierne for bedømmelsen af buddene fastlægges af den projektansvarlige. Kriterierne er formuleret i meget generelle vendinger, hvilket gør det vanskeligt for bedømmelsesudvalget at vurdere buddene kvantitativt.

24. Buddene vurderes af et bedømmelsesudvalg bestående af tre medlemmer, som udtaler sig på grundlag af de dokumenter, som tilbudsgiverne har indsendt. De formelle krav til tilbudsgivernes svar bør udbygges og præciseres, så svarene bliver sammenlignelige.

25. Der bør gives specifikke instrukser for, hvordan bedømmelsesudvalgene skal arbejde og for fastlæggelsen af bedømmelseskriterier, så det sikres, at tilbudsgiverne behandles ens.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. og 26. september 2002.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 36 af 12.2.1993, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 er Narkotikaovervågningscentrets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2001, dateret den 26. marts 2002, sendt til centrets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 8. april 2002. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 341 af 30.12.1994, s. 7.

(4) Tallene i alle tabeller i denne beretning er beregninger, der er foretaget så nøjagtigt som muligt på grundlag af de anvendte oplysninger. Tallene er afrundede, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige ganske lidt fra totalen. En streg angiver, at der ikke er nogen talværdi, eller at talværdien er nul, og 0,0 angiver, at værdien er lavere end afrundingsgrænsen.

(5) EFT C 373 af 27.12.2000 og EFT C 372 af 28.12.2001.

(6) Marts til august 2001.

(7) Beløb: 60000 euro (budgetkonto 3311 - Tjenesterejser).

(8) EMC 1288. Beløb: 43790 euro.

(9) Jf. sag ACPC/2/2001.

Tabel 1

Budgetgennemførelse i regnskabsåret 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 2001 og 2000

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

Tabel 3

Balance pr. 31. december 2001 og pr. 31. december 2000NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Centrets oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i centrets eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Centrets svar

4. Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug (EMCDDA) glæder sig over Revisionsrettens konstatering af, at regnskabet for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2001, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Centret mener ikke, at de fremsatte bemærkninger er af en sådan art, at de berettiger til særlig opmærksomhed i den del af beretningen, som svarer til revisionserklæringen.

8. I en situation uden disponible opdelte bevillinger er det altid nødvendigt at foretage automatiske fremførsler af betydelige beløb for at kunne gennemføre de foranstaltninger, som er planlagt i overensstemmelse med tidsplanen for arbejdsprogrammet.

11. Centret tager Rettens forslag til efterretning.

12. Generelt bør regnskabsføreren og finansinspektøren hver måned forelægges en liste over gennemførte betalinger over forskudsforvaltningen. Listerne svarende til juli, august og september måned er undtagelsesvist blevet fremlagt samlet. Centret bestræber sig til stadighed på at fremlægge disse lister hver måned og noterer sig Rettens forslag om at føre uvarslet kontrol ud over den almindelige månedlige kontrol.

13. Under den næste revision af centrets finansforordning efter omarbejdelsen af finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget vil centret undersøge, hvordan Rettens forslag kan imødekommes samtidigt med, at der tages hensyn til det særlige system for momsgodtgørelse, der finder anvendelse i Portugal.

14. De tre hjælpeansatte, som blev ansat i forbindelse med Phare-EMCDDA-projektet, blev betalt via det samme administrations- og regnskabssystem som resten af personalet, og følgelig blev deres lønninger i første omgang opført på centrets budget i afventning af, at der blev indført en administrativ og finansiel ad hoc-struktur.

15. Der indgås foreløbige forpligtelser for bevillingerne til tjenesterejser under hensyn til overslagene i arbejdsprogrammet. Centret vil i overensstemmelse med Rettens bemærkning dokumentere disse forpligtelsesforslag med planlægningsinstrumenter som begrundelse for disse.

16. Arten af de særlige opgaver, som skulle udføres, er begrundelsen for indgåelsen af underhåndsaftalen i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen.

17. I forlængelse af reformen af de interne procedurer er centret i færd med at styrke koordineringen mellem sin drifts- og regnskabsafdeling, så de anvisningsberettigede i højere grad er bevidste om deres ansvar for kontrollen af de transaktioner, de skal udføre.

19. I forbindelse med gennemførelsen af den interne reformplan er centret ved at udarbejde formelle procedurer (i overensstemmelse med principperne om den nye tilrettelæggelse af arbejdet efter projekt) for kontrol og evaluering af arbejdsprogrammets gennemførelse.

20. Centret har ikke altid tilstrækkelige disponible ressourcer til at foretage en systematisk kontrol af markedet.

21. Det er korrekt, at centret i visse tilfælde af fornyelse/forlængelse af kontrakter ønskede at prioritere aspekterne kontinuitet og fastholdelse af kvaliteten af de leverede tjenesteydelser. Centret vil fremover bestræbe sig på at iværksætte et udbud og samtidigt bevare disse aspekter, som centret anser for vigtige.

22. Centret accepterer Rettens bemærkning og har allerede udeladt denne form for betingelse i de udbud, der iværksættes i 2002.

23. I forlængelse af procedurerne for gennemførelse af arbejdsprogrammet og budgettet har centret allerede informeret de forskellige projektansvarlige om nødvendigheden af, at kriterierne for tildeling af kontrakter defineres tilstrækkeligt præcist, og at det påses, at disse retningslinjer overholdes.

24-25. Centret har vedtaget interne koordineringsprocedurer, som tager sigte på at sikre, at udvalgene, som nedsættes for at bedømme de afgivne bud, får en passende sammensætning. Der vil senere blive gjort en yderligere indsats for at fremme anvendelsen af disse mekanismer.