DA Den Europæiske Unions Tidende C 27/21

AFTALEMEMORANDUM

mellem den europæiske ombudsmand og den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse

(2007/C 27/07)

Arbejdsordninger om konstruktivt samarbejde

1. Baggrund og mål for det aktuelle aftalememorandum

Den Europæiske Ombudsmand (EO) har siden 1995 haft beføjelser til at foretage undersøgelser vedrørende tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer, med undtagelse af Domstolen og Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner. Undersøgelserne kan foretages på EO's eget initiativ eller efter en klage fra en fysisk eller juridisk person.

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) har siden 2004 haft til opgave at sikre, at fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder med hensyn til beskyttelsen af deres privatliv overholdes, når Fællesskabets institutioner og organer behandler personoplysninger. EDPS's beføjelser omfatter undersøgelser enten på eget initiativ eller efter en klage fra en registreret person.

På baggrund af deres erfaringer og samarbejde til dato mener EO og EDPS, at det er nyttigt at tage højde for sager, der giver anledning til eller kunne give anledning til klager til begge myndigheder. Formålet med nærværende aftalememorandum er at fastsætte fleksible arbejdsordninger med henblik på at undgå unødigt dobbeltarbejde og så vidt muligt divergerende fortolkninger i sådanne sager.

EO og EDPS har som fælles mål at opnå den bedste anvendelse af Fællesskabets ressourcer og fremme en kohærent tilgang til retlige og administrative aspekter i forbindelse med databeskyttelse og dermed fremme borgeres og klageres rettigheder og interesser. Nærværende memorandum danner baggrund for et konstruktivt samarbejde med henblik på at nå dette mål. Hensigten med memorandummet er ikke at skabe juridiske rettigheder eller forpligtelser.

Nærværende memorandum vedrører ikke EO's eller EDPS's beføjelser med hensyn til at foretage undersøgelser om den anden parts handlinger.

2. Mod et konstruktivt samarbejde: Arbejdsordninger

Nærværende aftalememorandum er baseret på følgende aftalte punkter mellem EO og EDPS:

I. Begrebet fejl og forsømmelser omfatter manglende overholdelse af fællesskabslovgivningen om databeskyttelse.

II. EDPS har særlig ekspertise inden for databeskyttelse og er den specialiserede myndighed med hensyn til at overvåge, om Fællesskabets institutioner og organer overholder fællesskabslovgivningen om databeskyttelse.

III. Hvor enten EO eller EDPS kan behandle en klage, kan klageren vælge, hvilken myndighed denne vil sende klagen til, og bør modtage tilstrækkelige oplysninger om, hvad valget skal baseres på.

IV. Unødigt dobbeltarbejde bør så vidt muligt undgås.

V. Divergerende fremgangsmåder i forhold til retlige og administrative aspekter af databeskyttelse bør så vidt muligt undgås.

VI. Udveksling af oplysninger mellem EO og EDPS er underlagt overholdelse af de krav om fortrolighed, der er gældende for deres aktiviteter.

På baggrund af ovenstående og de erfaringer, som indtil videre er draget gennem samarbejdet, vedtager EO og EDPS følgende arbejdsordninger.

A. Oplysninger til klageren ved indgivelse af en klage

— EO har til hensigt, når det er relevant, at informere klagerne om EDPS's særlige ekspertise som nævnt under II ovenfor og om de betingelser, hvorpå klager vedrørende den måde, som Fællesskabets institutioner og organer behandler personoplysninger på, kan indgives til EDPS.

— Ovenstående oplysninger gives navnlig, hvor en klage, som EO kan indlede en undersøgelse af, udelukkende eller fortrinsvist vedrører databeskyttelse med henblik på at gøre det muligt for klageren at afgøre, om denne i stedet ønsker at kontakte EDPS, inden EO indleder en undersøgelse.

— I disse tilfælde har EO til hensigt at rådgive klageren om muligheden for at indgive sin klage til EDPS. EO ville ligeledes arrangere overførslen af en sådan klage til EDPS, hvis klageren anmoder om dette inden indledning en undersøgelse.

— EDPS har til hensigt, når det er relevant, at underrette klagere om, at klager over fejl og forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer kan indgives til EO.

— EDPS vil, når denne skønner, at det er relevant, søge at fremme overførslen af en klage til EO, hvis klageren anmoder om dette.

— Begge myndigheder forventer, når det er relevant, at underrette klagerne om, at oplysninger i sagen kan sendes til den anden myndighed.

B. Undgå unødigt dobbeltarbejde

— Ingen af myndighederne forventer at indlede en undersøgelse, hvis den anden myndighed behandler eller har behandlet hovedsagelig samme klage, medmindre klageren fremlægger betydelige nye beviser i en sag, hvor den anden myndighed allerede har afsluttet sin undersøgelse. Begge myndigheder har til hensigt at underrette den anden, når de afviser at indlede en undersøgelse af denne grund, og erklærer, at de er villige til at tilvejebringe oplysninger med henblik på at fremme den andens beslutninger i denne henseende.

— EO har til hensigt at underrette EDPS, når han indleder en undersøgelse, der omfatter et spørgsmål om databeskyttelse. Hvis EDPS allerede er i gang med at undersøge sagen, erklærer begge myndigheder, at de har til hensigt at drøfte, hvordan man bedst muligt undgår unødigt dobbeltarbejde og divergerende fortolkninger.

— Hvis EO og EDPS bliver klar over, at de begge behandler klager med udgangspunkt i de samme faktuelle omstændigheder, bestræber de sig på at holde hinanden underrettet.

C. Undgå divergerende fortolkninger

— I tilfælde hvor teksten i forordning nr. 45/2001 (1) og Domstolens eksisterende retspraksis giver plads til divergerende synspunkter vedrørende korrekt fortolkning og anvendelse af databeskyttelsesregler, har EO til hensigt at rådføre sig med EDPS, medmindre denne allerede har tilkendegivet sine synspunkter i forhold til spørgsmålet. EDPS giver udtryk for sin hensigt om at svare inden for den krævede tidsfrist. EO vil, når han træffer beslutning i en sag, tage højde for EDPS's svar.

— EO erklærer, at han har til hensigt at underrette EDPS om resultaterne af sine undersøgelser, i det omfang de omfatter væsentlige spørgsmål om databeskyttelse.

— EDPS erklærer, at han har til hensigt at underrette EO om resultaterne af sine undersøgelser, i det omfang han mener, at de kan være relevante for EO.

D. Aktindsigt i dokumenter og oplysninger

— vedrørende mulige databeskyttelsesaspekter af klager, som angår adgang til dokumenter og oplysninger, bemærker EO og EDPS følgende:

— I henhold til forordning nr. 45/2001 har alle registrerede ret til indsigt i oplysninger vedrørende oplysninger om sig selv (2). EDPS har kompetence til at behandle klager fra registrerede om manglende overholdelse af denne pligt.

— Sager vedrørende afslag på aktindsigt i oplysninger om en anden person eller sager vedrørende klagerens adgang til oplysninger eller dokumenter vedrørende denne, der ikke er baseret på forordning nr. 45/2001 (f.eks. sager efter afslag på en ansøgning i henhold til forordning nr. 1049/2001 (3)) falder ind under EO's kompetence. I sidstnævnte tilfælde har EO til hensigt at underrette klageren om rettighederne i henhold til forordning nr. 45/2001, i det omfang dette synes at være nyttigt.

— EO og EDPS erklærer, at del A, B og C ovenfor ligeledes finder anvendelse på klager vedrørende aktindsigt i dokumenter og oplysninger.

E. Gennemførelse

— Begge myndigheder erklærer, at de har til hensigt at mødes regelmæssigt, mindst en gang om året, for at udveksle synspunkter vedrørende den praktiske gennemførelse af arbejdsordningerne i nærværende memorandum og drøfte mulige forbedringer.

Bruxelles, 30. november 2006 P. Nikiforos DIAMANDOUROS Europæisk Ombudsmand Peter HUSTINX Europæisk Tilsynsførende for Databeskyttelse

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger, EFT L 8 af 12.1.2000, s. 1.

(2) Artikel 13.

(3) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.