[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 12.11.2008

KOM(2008) 692 endelig

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET OG EUROPA-PARLAMENTET

Kommissionens tidligere økonomats bankkonti uden for budgettet

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET OG EUROPA-PARLAMENTET

Kommissionens tidligere økonomats bankkonti uden for budgettet

1. INDLEDNING

Indtil 2000 blev personalets forretnings (herefter kaldet "økonomaten") konti forvaltet uden for budgettet som private bankkonti. Det var CPRE (det paritetiske udvalg for restauranter og økonomater), der førte tilsyn med driften af økonomaten. Det blev skønnet, at datidens almindelige budgetposter og budgetregnskabssystemer ikke egnede sig til den finansielle forvaltning af en indtægtsskabende struktur med daglige ordreafgivelser, leverancer, betalinger og inddrivelser.

Økonomaten fik i årenes løb et driftsoverskud, der blev indsat på bankkonti. Det skyldtes navnlig det forhold, at i begyndelsen, da administrationen forestod driften, blev der ikke opkrævet leje eller betalt for el, vand, varme osv., og der blev til en vis grad stillet personale og administrativ støtte vederlagsfrit til rådighed for denne aktivitet.

I 2002 besluttede Kommissionen at ændre driftsbetingelserne, og som følge af en indkaldelse af bud blev økonomaten udliciteret til Delhaize mod betaling af et gebyr. Da Delhaize startede driften, blev økonomatens lager solgt til Delhaize, og indtægterne herfra blev indsat på førnævnte bankkonti.

Siden da er der fortsat påløbet renter på beløbene på disse bankkonti, således at det samlede disponible beløb nu er på omkring 2,7 mio. EUR.

2. VIRKNINGERNE AF DE FORANSTALTNINGER, DER BLEV TRUFFET I FORBINDELSE MED EUROSTAT-KRISEN

I kølvandet på Eurostat-krisen tog Kommissionens regnskabsfører i sommeren 2005 initiativ til at udarbejde en oversigt over alle bankkonti, der ikke var åbnet af regnskabsføreren, og som indeholdt fællesskabsmidler, med henblik på at bringe denne anormale situation til ophør.

I den forbindelse besluttede regnskabsføreren, at enten skulle pengene på disse konti overføres til budgettet, hvis de ikke længere havde nogen eksistensberettigelse, eller de skulle integreres i Kommissionens regnskaber, hvis det fortsat var nødvendigt, at de eksisterede.

Hvad angår den tidligere økonomats konti (en opsparingskonto og en almindelig konto) var situationen klar, idet deres eksistens ikke længere kunne begrundes, og de blev således lukket og beløbene overført til EU-budgettet.

Kontiene var åbnet hos Fortis og indeholdt følgende beløb (pr. 30. juni 2008):

- FORTIS 210-0339286-32 27 532 EUR

- FORTIS 047-0610357-16 2 705 824 EUR

i alt 2 733 356 EUR. Disse konti blev forvaltet i fællesskab af OIB og GD BUDG, og en række tjenestemænd i nævnte generaldirektorat havde underskriftsret hertil.

3. GENERELLE PRINCIPPER FOR ANVENDELSEN AF MIDLERNE

I lyset af kontibeløbenes oprindelse, dvs. driftsoverskud, der hovedsageligt stammede fra aktiviteter, hvor personalet og deres familier havde brugt penge, blev GD ADMIN anmodet om at finde frem til en række projekter, der kunne opfylde følgende betingelser:

- princippet for projekterne skulle være i overensstemmelse med budgetbemærkningerne til de eksisterende budgetposter

- projekterne skulle være af social art og til direkte eller indirekte gavn for personalet

- projekterne skulle give mulighed for at foretage en engangsinvestering og ikke kræve opfølgende investeringer senere, hverken budgetmæssigt eller med hensyn til menneskelige ressourcer.

4. DE SPECIFIKKE FORESLÅEDE PROJEKTER - BESLUTNINGSPROCESSEN

I september 2006 udarbejdede GD ADMIN en første liste over projekter, og den 6. november 2006 bad den COPAS om en udtalelse. Denne anmodning og den foreslåede liste over projekter blev drøftet i COPAS, og udvalget afgav udtalelse til GD ADMIN den 2. maj 2007. COPAS afgav ikke blot en positiv eller negativ udtalelse om hvert af projekterne, men foreslog også et par yderligere projekter, der kunne ses nærmere på.

Den 15. maj 2007 forelagde næstformand for Europa-Parlamentet, Gérard Onesta, et projekt for GD ADMIN vedrørende en fuldstændig renovering af Europa-Parlamentets fitnesscenter og forklarede, hvordan dette skulle gribes an rent kontraktmæssigt. Den egentlige drift af centret skulle udliciteres til tredjemand, der skule vælges ved en udbudsprocedure mod betaling af et gebyr, og der skulle være en mekanisme til deling af fortjenesten. Overskuddet skulle fordeles mellem de deltagende institutioner. GD ADMIN udtrykte principiel interesse herfor, men ville afvente yderligere oplysninger. Det sendte derfor den 6. juni 2007 en liste med spørgsmål til Gérard Onesta. Den 24. september 2007 modtog GD ADMIN yderligere oplysninger fra Europa-Parlamentets administration, en delvis besvarelse af spørgsmålene og en anmodning om at tydeliggøre dets holdning til en potentiel deltagelse i projektet. Efter en vellykket indkaldelse af bud, jf. afsnit 5 nedenfor, blev der indhentet yderligere oplysninger.

I juni 2008 udarbejdede GD ADMIN en endelig liste med fire projekter, et fra dets oprindelige liste, som COPAS havde afgivet en positiv udtalelse om, to, som COPAS selv havde foreslået, og projektet med Europa-Parlamentet. Projektet med Europa-Parlamentet blev forelagt COPAS den 6. juni 2008 og det lokale personaleudvalg den 24. juni 2008.

5. PROJEKTERNE - HVAD DÆKKER DE, OG HVOR MEGET KOSTER DE?

Nedenstående tabel viser de fire projekter og de beløb, det er planlagt at bevilge til dem.

Bilag 1 indeholder en kort beskrivelse og et skøn over de pågældende beløb. Bilag 2 indeholder listen over de projekter, der blev afvist, med en kort begrundelse for afvisningen.

Kort projektbeskrivelse | Skønnet beløb |

Støtte til integration af handicappede børn i dagplejefaciliteter | 100 000 |

Opgradering af faciliteterne i Overijse | 500 000 |

Infrastruktur til velfærd på arbejdspladsen | 600 000 |

Bidrag til Europa-Parlamentets fitnesscenter | 1 500 000 |

I alt | 2 700 000 |

Alle fire projekter er på området sociale udgifter til personalet. Med hensyn til fitnesscentret er det ikke blot vigtigt for personalets velfærd, at de er i god fysisk form, men den mekanisme til deling af indtægterne, der kort forklares i bilag 1, vil medføre formålsbestemte indtægter til budgetposten for sociale foranstaltninger hvert år og dermed øge de disponible midler hertil.

Projektet med Europa-Parlamentet indebærer visse risici for så vidt angår projektets kommercielle levedygtighed og hypoteserne omkring dets succes. Selv om der er tale om risici, som kontrahenten først og fremmest skal løbe, vil mekanismen til deling af fortjenesten kun medføre indtægter i det omfang, fitnesscentret bliver en kommerciel succes. Sikkerheden i den henseende består på nuværende tidspunkt i, at en vigtig aktør på området, der er udvalgt ved en udbudsprocedure, har accepteret at indgå en kontrakt med Europa-Parlamentet. Kommissionen vil på intet tidspunkt, hverken under bygnings- og udstyrsfasen eller under selve driften have noget direkte ansvar. Kommissionen og Europa-Parlamentet vil indgå en administrativ aftale, hvori alle Kommissionens rettigheder (samme adgangsbetingelser som for Europa-Parlamentets personale og en ordning for deling af fortjenesten) og forpligtelser (overførsel af midler) fastsættes.

6. ENDELIG LUKNING AF BANKKONTI

Med godkendelsen af denne fremgangsmåde og de frie projekter er anvendelsen af disse bevillinger, der udgør formålsbestemte indtægter efter artikel 18, stk. 1, litra e), i finansforordningen, dermed fastlagt.

7. KONKLUSION

Kommissionen:

- godkender anvendelsen af den tidligere økonomats samlede fortjeneste til projekter af social art til gavn for personalet

- godkender de fire ovennævnte projekter

- godkender, at de skønnede beløb bevilges til hvert af de fire projekter, idet det overlades til den kompetente anvisningsberettigede at forestå de nærmere gennemførelsesmekanismer og endelige tilpasninger

- giver GD ADMIN instruks om sammen med Juridisk Tjeneste at forhandle om en administrativ aftale med Europa-Parlamentet med henblik på Kommissionens deltagelse i Europa-Parlamentets fitnesscenterprojekt.

BILAG 1

Kommissionens tidligere økonomats bankkonti uden for budgettet

Projekter

8. STØTTE TIL INTEGRATION AF HANDCAPPEDE BØRN I DAGPLEJEFACILITETER

8.1. Beskrivelse

Dagplejefaciliteter, hvor børn med særlige behov kan komme regelmæssigt.

Med særlige behov forstås forskellige former for handicap: adfærdsproblemer samt forskellige former for mentale og fysiske handicap. Beslutningen om at acceptere eller afvise et barn med handicap afhænger imidlertid af mange faktorer, og hvert enkelt barns situation vil blive evalueret sammen med en børnelæge, adfærdspsykologer, administrationen for dagplejefaciliteterne og forældrene. Der træffes endelig beslutning fra sag til sag på grundlag af barnets egne behov, behovene hos den gruppe børn, det vil være sammen med i dagplejefaciliteterne, interne ressourcer og infrastruktur samt i partnerskab med eksterne specialiserede team.

Hvis der træffes en positiv beslutning, tages barnets situation op til regelmæssig vurdering, og der kan eventuelt træffes beslutning om at sende barnet til en mere egnet struktur, hvis alle involverede parter skønner, at dagplejefaciliteten ikke længere opfylder barnets behov.

Det er nødvendigt med en hensigtsmæssig uddannelse af undervisningsteamene og tilpasset materiel for at imødekomme børnenes særlige behov.

8.2. Skønnet beløb og vejledende tidsplan

Post | Udgifter (i EUR) |

Materiel og legetøj | 20 000 |

Særlig uddannelse af 195 medlemmer af personalet og tilknyttet materiale (bøger, videoer osv.) | 80 000 |

I alt | 100 000 |

Både materiellet og uddannelseskurserne kan bestilles i 2008, da der findes rammekontrakter herfor.

8.3. Budgetpost

Indtægter: 590

Udgifter: 26.01.50.04 - Interinstitutionelt samarbejde på det sociale område

Anvisningsberettiget tjeneste: DG ADMIN

9. FORBEDRING AF SPORTS- OG FRITIDSFACILITETERNE I OVERIJSE

9.1. Beskrivelse

EU-institutionernes personale og deres familier ønsker at udnytte det interinstitutionelle udendørs sportscenter i Overijse bedre. Personaleudvalget understregede dette igen, da der i juni 2008 blev gjort status over socialpolitikken. Det blev foreslået at erstatte de eksisterende sports- og fodboldbaner med en ny generation af syntetiske baner til flere sportsgrene og at udstyre stedet således, at det kan anvendes i alt slags vejr, på alle tidspunkter og hele året rundt for derved at fremme såvel personalets familiers som kollegers, fritidsforeningers og pensionisters indendørs og udendørs brug af centret.

Derudover vil der blive lagt særlig vægt på adgangs- og siddefaciliteterne samt de sanitære installationer, så de kan anvendes af handicappede personer.

9.2. Skønnet beløb og vejledende tidsplan

OIB's tekniske tjenester har skønnet, at udgifterne hertil beløber sig til 500 000 EUR. Da det tager tid at opnå de lokale tilladelser, vil beløbet først kunne anvendes i 2009-2010.

9.3. Budgetpost

Indtægter: 590

Udgifter: 26.01.22.03 - Udgifter vedrørende bygninger - Bruxelles

Anvisningsberettiget tjeneste: OIB

10. INFRASTRUKTUR TIL VELFÆRD PÅ ARBEJDSPLADSEN

10.1. Beskrivelse

Kommissionens personale og navnlig fritidsforeningerne ønsker at gøre brug af to lokaler til forskellig brug i underetagen af VM2-bygningen, som også huser Foyeren. Lokalerne blev tidligere hovedsageligt brugt til arkiver og kræver en omfattende renovering. Det vil være muligt at skabe et stort rum på 290 m2, som vil kunne anvendes hovedsageligt til fysiske aktiviteter, der sætter pulsen i vejret, hvilket kræver meget plads, og et mindre lokale på 100 m2 til aktiviteter for mindre grupper. Der skal også være brusere og omklædningsrum. Mange af vores fritidsforeninger er på nuværende tidspunkt nødt til at leje lokaler i den private sektor eller hos kommuner. Det ville have en positiv virkning på anvendelsen af Foyeren, hvis sådanne lokaler til flere formål blev stillet til rådighed, og det ville også være i overensstemmelse med Kommissionens politik om velfærd på arbejdspladsen.

10.2. Skønnet beløb og vejledende tidsplan

OIB's tekniske tjenester har skønnet, at udgifterne hertil beløber sig til 600 000 EUR.

10.3. Budgetpost

Indtægter: 590

Udgifter: 26.01.22.03 - Udgifter vedrørende bygninger - Bruxelles

Anvisningsberettiget tjeneste: OIB

11. BIDRAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS FITNESSCENTER

11.1. Beskrivelse

Formålet med det samlede projekt er at renovere og udvide de eksisterende lokaler til vægt- og maskintræning og fitness (1375 m2) i Europa-Parlamentet ved at tilføje et svømme- og afslapningslokale (925 m2), udstyre det og lade en ekstern kontrahent drive det mod:

- betaling af et fast gebyr (fastsat til 300 000 EUR i indkaldelsen af bud)

- en andel af ekstra fortjenester (fra 10 % på en fortjeneste mellem 100 000-200 000 EUR til 50% af fortjenesten på over 500 000 EUR)

- identiske adgangs- og abonnementsvilkår for Kommissionens personale som for Europa-Parlamentets personale.

Kommissionen vil via overførslen af en del af midlerne fra den tidligere økonomat til Europa-Parlamentets driftsbudget deltage i udgifterne til bygninger og udstyr.

Som følge af denne deltagelse skal en pro rata-andel af de indkomne indtægter indsættes på Kommissionens administrationsbudget som formålsbestemte indtægter på budgetposten for sociale aktiviteter og bidrage til yderligere midler til sociale mål.

11.2. Skønnet beløb og vejledende tidsplan

Beløbets størrelse afgøres ved en politisk beslutning. Det foreslåede beløb på 1 5000 000 EUR svarer til ca. 30 % af de skønnede projektudgifter, som Europa-Parlamentets præsidium har godkendt.

Den kontrahent, der skal drive centret, udvælges ved indkaldelse af bud. Indkaldelsen af bud for renovationsarbejdet er lanceret med henblik på at afslutte arbejdet inden udgangen af 2009.

Selve beløbet kan dog overføres til Europa-Parlamentet allerede i 2008 afhængig af, hvornår aftalen om den administrative ordning indgås.

11.3. Budgetpost

Indtægter: 590

Udgifter:

- Bidrag til Europa-Parlamentet: 26.01.50.04 - Interinstitutionelt samarbejde på det sociale område

- Årlige formålsbestemte indtægter : 26.01.50.04 - Interinstitutionelt samarbejde på det sociale område

Anvisningsberettiget tjeneste: GD ADMIN

BILAG 2

Kommissionens tidligere økonomats bankkonti uden for budgettet

Afviste projekter

12. ET FITNESSCENTER I KOMMISSIONEN

De disponible beløb er utilstrækkelige til at omdanne eksisterende lokaler og købe det nødvendige udstyr til at åbne et kommercielt levedygtigt fitnesscenter. Da det er tilfældet for hele beløbet, gælder det så meget desto mere for en del af det, da der også var udvalgt andre projekter.

13. RENOVERING AF CAFETERIER OG RESTAURANTER

Personalerepræsentanterne indvendte, at disse udgifter skulle dækkes over OIB's normale budgetmidler, og dette argument blev accepteret.

14. INSTALLATION AF BRUSERE FOR PERSONALE, DER CYKLER TIL ARBEJDE

Personalerepræsentanterne indvendte, at disse udgifter skulle dækkes over OIB's normale budgetmidler, og dette argument blev accepteret.

15. ÅBNING AF LOKALE ARBEJDSFORMIDLINGSKONTORER I KOMMISSIONENS HOVEDBYGNINGER

Disse kontorer distribuerer såkaldte "titres-services/dienstencheques", ved hjælp af hvilke man kan betale for tjenester i husholdningen i stedet for at købe disse på det sorte eller grå marked.

Et sådant kontor har brug for plads, komfort og personale, og der er derfor opfølgningsudgifter, hvilket er i strid med et af kriterierne, nemlig at der skal være tale om en engangsinvestering uden opfølgningsudgifter.

16. KØB AF ETTERBEEK HOSPITAL

Efter købet af hospitalet skulle det omdannes til et center med mange funktioner, såsom husning af ældre og handicappede, børnehave, dagplejecenter og tilbyde fritidsforeninger plads til at mødes.

Driften af et sådant center vil medføre omfattende årlige udgifter, hvilket er i strid med et af kriterierne, nemlig at der skal være tale om en engangsinvestering uden opfølgningsudgifter.

17. RESERVATION AF PLADSER TIL VOKSNE HANDICAPPEDE, OVER FOR HVEM DER BESTÅR FORSØRGERPLIGT

Via et tilskudslignende bidrag til enten individuelle institutioner eller til de ansvarlige instanser i Bruxelles og de tre fællesskaber (det flamske, det franske og det tyske) kunne erhvervsaktive eller pensionerede medlemmer af EU's personale have en form for prioritet for så vidt angår voksne handicappede, over for hvem der består forsørgerpligt.

Selv om ordningen i begyndelsen virkede lovende, kan den ikke gennemføres, hovedsageligt fordi de berørte belgiske myndigheder tøvede med at acceptere Kommissionens forslag.