MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN - Beretning til dechargemyndigheden, der opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget I 2002, de primære henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger (artikel 86, stk. 4, i Rådets forordning nr. 1605/2002)

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning

2. Overblik over de interne revisioner og den opfølgning, der har fundet sted

2.1. Opfølgning af tidligere revisioner

3. Overblik over de enkelte revisioner

3.1. Gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer vedrørende 2001 fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede

3.2. Revision af efteruddannelse i Kommissionen

3.3. Revision af opfølgningen af dechargeproceduren

3.4. Dybtgående revision i Generaldirektoratet for Regionalpolitik

3.5. Revision af geninddrivelse af for meget udbetalte beløb

3.6. Etablering af strukturfonde i kandidatlandene (meddelelse om styring)

3.7. Opfølgning af tidligere revisioner

3.8. Reformopfølgningen

3.9. Forvaltningen af bygningernes infrastruktur

3.10. Indkøb af undersøgelser og tjenester

3.11. Gennemgang af programforvaltningens programstyring på området "eksterne forbindelser"

3.12. "Counterpart-midler" (Den Europæiske Udviklingsfond) og budgetstøtte

3.13. Renovering af Berlaymont-bygningen

4. Konklusioner

1. INDLEDNING

Denne sammenfattende beretning fremsendes til dechargemyndigheden i overensstemmelse med artikel 86, stk. 4, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Formålet med beretningen er at gøre rede for det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.

2. OVERBLIK OVER DE INTERNE REVISIONER OG DEN OPFØLGNING, DER HAR FUNDET STED

I 2002 gennemførte den interne revisor følgende revisioner i overensstemmelse med arbejdsprogrammet:

- Gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer vedrørende 2001 fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede

- revision af efteruddannelse i Kommissionen

- revision af opfølgningen af dechargeproceduren

- revision af GD for Regionalpolitik (dybtgående revision)

- revision af geninddrivelse af for meget udbetalte beløb

- etablering af strukturfonde i kandidatlandene (meddelelse om styring)

2.1. Opfølgning af tidligere revisioner

- Reformopfølgningen

- forvaltningen af bygningsinfrastrukturen

- indkøb af undersøgelser og tjenester

- gennemgang af programforvaltningens programstyring på området "eksterne forbindelser"

- "Counterpart-midler" (Den Europæiske Udviklingsfond) og budgetstøtte

- renovering af Berlaymont-bygningen.

3. OVERBLIK OVER DE ENKELTE REVISIONER

3.1. Gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer vedrørende 2001 fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede

Denne procesrevision er blevet udført samtidig med, at sammenfatningen af de årlige aktivitetsrapporter 2001 blev udarbejdet, og der er blevet taget hensyn til henstillingerne i sammenfatningen. Målet var at se på styrken og svaghederne i rapporterne og erklæringerne og at samle erfaringer til kommende opgaver.

Henstillinger

I henstillingerne fremhæves betydningen af, at tjenestegrenene lægger større vægt på en bedre rapportering af resultater og løsninger og på en mere detaljeret beskrivelse af de interne kontrolsystemer på stedet og nødvendigheden af at have en klar metode samt de involverede aktørers rolle.

Gennemførte aktioner

Metoderne og vejledningen er blevet forbedret, især med Kommissionens to meddelelser af 21. januar (KOM(2003) 28 og SEC(2003) 59).

3.2. Revision af efteruddannelse i Kommissionen

I efteruddannelsesrevisionen så man på organisationen og efterud dannelsestilbuddet i Bruxelles og Luxembourg med hovedvægten lagt på eksempler på bedste praksis uden for Kommissionen.

Henstillinger

IAS (den interne revision) henstillede, at den generelle efteruddannelsesorganisation og -strategi forbedres for at kunne imødekomme institutionens behov og for at gennemføre de prioriterede områder og for at forbedre kontrollen med udliciterede efteruddannelsesopgaver, ved at der udarbejdes centraliserede regnskaber og beretninger om udbyderne.

Gennemførte aktioner

Kommissionen har vedtaget en efteruddannelsesstrategi efter reformen, hvor der tages hensyn til de prioriterede behov, som er fastlagt med tiltaget "aktivitetsbaseret ledelse".

3.3. Revision af opfølgningen af dechargeproceduren

Målet med revisionen var at anbefale forbedringer i opfølgningen af Kommissionens dechargeprocedure.

Henstillinger

I revisionsberetningen henstillede man at udarbejde en interinstitutionel strategi for dechargeproceduren og en metode til måling af kontrollens effektivitet, at skabe forståelse for risikoen for EU's ry, at udarbejde et system med beretninger om gennemførte aktioner og at forbedre den centrale styring af processen i Kommissionen.

Gennemført aktion

Der er blevet arbejdet videre med de tekniske spørgsmål, og ansvaret hos de pågældende aktører i Kommissionen er blevet klarlagt i en kommissionens meddelelse fra Kommissionen fra januar 2003.

3.4. Dybtgående revision i Generaldirektoratet for Regionalpolitik

Målet med revisionen var at få et bedre kendskab til risiko- og kontrolprofilen i generaldirektoratet set i relation til Kommissionen som helhed. Revisionen var koncentreret om følgende tre områder: gennemførelsen af bestemmelserne vedrørende finansiel kontrol af Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, processen med fortolkningen af forordninger og beretningerne.

Henstillinger

IAS henstillede, at man fokuserede på præventive former for kontrol, at man indførte oplysningserklæringer fra medlemsstaterne, samtidig med at medlemsstaternes samarbejde vedrørende kontrolspørgsmål blev styrket. IAS foreslår også, at man bygger videre på den forbedrede ramme for bestemmelser vedrørende styring og kontrol og endelig, at man styrker embedsmandens rådgivende rolle.

Gennemført aktion

Generaldirektoratet for Regionalpolitik har allerede udarbejdet en revisionsstrategi, omorganiseret revisions- og kontrolafdelingerne og forberedt forslag til forbedring af samarbejdet mellem medlemsstaterne med henblik på fællesrevisionskonceptet (tillidsaftalen).

3.5. Revision af geninddrivelse af for meget udbetalte beløb

Formålet med denne revision var at få en bedre forståelse af de særlige mekanismer i processer mellem forskellige afdelinger og at støtte den igangværende reformproces inden for dette område. Revisionen var koncentreret om tilbagebetaling af uretmæssigt udbetalt støtte i forbindelse med området direkte styring og Den Europæiske Udviklingsfond.

Henstillinger

IAS henstillede, at man udarbejder en kontrol- og styringsopgave i tilbagebetalingssystemerne, en harmoniseret fremgangsmåde ved behandlingen af krav om tilbagebetaling, en central overvågning og vejledning samt en forbedring af de pågældende IT-redskaber.

Gennemført aktion

Lovgivningsrammen er blevet grundlæggende ændret, og Kommissionen har vedtaget afhjælpende foranstaltninger.

3.6. Etablering af strukturfonde i kandidatlandene (meddelelse om styring)

På grundlag af en undersøgelse om styring af strukturstøtten, som blev påbegyndt i begyndelsen af 2002, udsendte IAS et notat om styring for at henlede opmærksomheden på spørgsmålet om kandidatlandenes administrative kapacitet og kravene vedrørende menneskelige ressourcer til udførelse af opgaver før og efter udvidelsen.

Henstilling og gennemført aktion

De involverede generaldirektorater har allerede taget initiativer for at løse de udpegede problemer og mindske risiciene, såsom en omhyggelig planlægning af programmeringsprocessen for de nye medlemsstater og en indgående overvågning af forpligtelserne, EDIS-processen og forenklingen af strukturfondenes styring. Man har besluttet at give yderligere støtte for at styrke den administrative kapacitet i de kommende medlemsstater (overgangsfaciliteter).

3.7. Opfølgning af tidligere revisioner

Resumé

I IAS' interne revisionsberetning fremhæves nødvendigheden af at videreudvikle opfølgningsprocedurerne, og man fremhæver ledelsens ansvar ved opfølgningen af revisionens henstillinger og korrigerende aktioner.

Gennemført aktion

Tjenestegrenene fremsendte i slutningen af januar 2003 deres handlingsplan som svar på de revisioner, IAS indtil da havde gennemført. Kommissionen vedtog en beslutning i januar 2003 om aktørers rolle og ansvar ved kontrol og revision.

Inden for grænserne af de forhåndenværende ressourcer vil IAS planlægge opfølgende opgaver inden for udvalgte områder.

3.8. Reformopfølgningen

Denne revision drejede sig om, hvilke fremskridt der var sket i generaldirektoraterne med reformaktionerne.

Henstillinger

IAS fremhævede nødvendigheden af, at der fortsat kom impulser fra en styregruppe og behovet for passende ressourcer.

Gennemført aktion

ABM-styregruppens mandat er blevet udvidet for at kunne inddrage hele området med den administrative reform, og anvendelsen af de stillinger, der er frigivet som følge af efterlønsordningen, er blevet tildelt prioriteret ud fra de reformrelaterede behov.

3.9. Forvaltningen af bygningernes infrastruktur

Resumé

Målet med denne revision var at gøre status over forvaltningen af infrastrukturen.

Kommissionens forslag om en omarbejdning af finansforordningen ville afhjælpe problemet, men budgetmyndigheden har afvist forslaget om at give tilladelse til direkte lån.

I en specifik meddelelse fra Kommissionen, der forventes i 2003, vil man introducere en plan om at undersøge de bygningsmæssige og logistiske følger, inden der tages beslutning om omstrukturering af afdelinger.

Der er blevet oprettet to nye kontorer for infrastruktur, hvilket vil give mulighed for en afklaring og rationalising af aktiviteter og ansvarsområder.

3.10. Indkøb af undersøgelser og tjenester

Resumé

Opfølgningen af den pågældende revision er stadig ved at blive udarbejdet, og alle generaldirektorater sender i øjeblikket meddelelse til IAS om, hvilke aktioner de planlægger for at forbedre og optimere anvendelsen af de undersøgelser og tjenester, som allerede er udført, og for bedre at koordinere programmeringen for at undgå dobbeltarbejde.

3.11. Gennemgang af programforvaltningens programstyring på området "eksterne forbindelser"

Resumé

IAS foreslog i sin beretning, at man især tog strukturen i Generaldirektoratet for Eksterne Forbindelser op, og at man brugte oplysningserklæringerne fra landene til den eksterne støtte.

Gennemført aktion

Der er blevet oprettet en arbejdsgruppe, der dækker flere tjenester, og denne har udarbejdet en rapport som opfølgning af en aktion i oversigten over beretningerne fra 2001 om de årlige aktiviteter, som omhandler det samme spørgsmål. Rapporten blev sendt til Kommissionens revisionsopfølgningsudvalg i april til videre behandling.

3.12. "Counterpart-midler" (Den Europæiske Udviklingsfond) og budgetstøtte

Resumé

På grundlag af beretningen fra IAS er en række konkrete foranstaltninger blevet gennemført af Generaldirektoratet AIDCO i form af retningslinjer, registreringssystemer og overvågningsredskaber samt forbedret samarbejde med andre støttegivere. Henstillingerne fra IAS vil blive taget op i forbindelse med en dybtgående revision af GD AIDCO.

3.13. Renovering af Berlaymont-bygningen

Resumé

På grundlag af henstillingerne fra IAS, som blev fremlagt i beretningen om renoveringen og det mulige køb af Berlaymont-bygningen, er en række aktioner blevet gennemført, såsom udarbejdelse af detaljerede scenarier vedrørende udgifterne til lignende projekter og en styrkelse af ledelsesstrukturen for den resterende del af det nuværende projekt.

Det nye kontor for infrastruktur i Bruxelles har nu ansvaret for opfølgningen af henstillingerne. Der er blevet underskrevet en aftale mellem Kommissionen og den belgiske stat om fastsættelse af en pris på Berlaymont-bygningen, hvor der tages hensyn til en fornuftig styring af renoveringen, fastlægges en dato for indflytningen og gives en præcisering af det færdige produkt.

4. KONKLUSIONER

Denne beretning er blevet udarbejdet for at give dechargemyndigheden et resumé over antal og type af de interne revisioner udført i 2002, de vigtigste henstillinger og de gennemførte aktioner i forbindelse med disse henstillinger.