OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT — OLAF — 2019

(2020/C 368/01)

Medlemmerne af Overvågningsudvalget — OLAF

Jan MULDER

Formand for OLAF-Overvågningsudvalget

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017, formand siden 1. marts 2017

Tidligere medlem af Europa-Parlamentet, Nederlandene

Maria Helena FAZENDA

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017

Generalsekretær, det interne sikkerhedssystem, Portugal

Offentlig anklager

Petr KLEMENT

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017

Den øverste anklagemyndighed, Den Tjekkiske Republik

Offentlig anklager

Grażyna STRONIKOWSKA

Udvalgsmedlem siden 13. juli 2016

Den nationale anklagemyndighed, Warszawa, Polen

Offentlig anklager

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Udvalgsmedlem siden 1. december 2017

Chef for statens revisionsstøtteenhed ved den særlige anklagemyndighed mod korruption og organiseret kriminalitet, Spanien

Revisor, advokat, økonom

FORORD

I begyndelsen af 2019 var der mange ledige stillinger i sekretariatet. Ved årets udgang havde situationen ændret sig. Den nye sekretariatschef tiltrådte i efteråret, og alle andre ledige stillinger var blevet besat med nye medarbejdere. Der blæste nye vinde.

Udnævnelsen af den nye generaldirektør for OLAF i 2018 betød, at der kunne sættes skarp fokus på at skabe en klar fælles forståelse af OLAF-Overvågningsudvalgets virkemåde.

Der blev indledt seriøse drøftelser, men de var ikke altid nemme. Atmosfæren var imidlertid konstruktiv. Selv om der endnu ikke er opnået enighed om en række udestående spørgsmål, håber udvalget, at disse spørgsmål er løst inden offentliggørelsen af den næste årlige rapport, og at der er etableret nye arbejdsaftaler i overensstemmelse med de retlige rammer for OLAF og Overvågningsudvalget.

I drøftelserne med OLAF var der fokus på, hvilken form for adgang Overvågningsudvalget bør have til OLAF-undersøgelser med en varighed på over 12 måneder, således at udvalget kan udføre sine tilsyns- og kontrolopgaver effektivt. Drøftelserne var baseret på den fælles udtalelse om dette emne fra de juridiske tjenester i Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet. Som det fremgår af denne fælles udtalelse, afgør Overvågningsudvalget, hvilke oplysninger der er nødvendige for at opfylde det mandat, som disse tre institutioner har givet udvalget.

Generaldirektøren for OLAF var en velkommen deltager i næsten alle Overvågningsudvalgets månedlige møder.

Den igangværende revision af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (1) og oprettelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed var hovedpunkter i drøftelserne på disse møder.

Som anført ovenfor er spørgsmålet om karakteren af og formen for OLAF's rapporteringsforpligtelser i forbindelse med undersøgelser, der varer længere end 12 måneder, endnu ikke afklaret. Der er dog gjort visse fremskridt med at bygge bro over de forskellige holdninger og nå til enighed. Der blev indgået en brugbar aftale om processuelle garantier, som nu skal stå sin prøve. I slutningen af 2019 færdiggjorde Overvågningsudvalget også en særlig rapport om afviste sager »OLAF Dismissed Cases«, som blev offentliggjort i begyndelsen af 2020.

Der pågår forhandlinger om et nyt flerårigt budget for Den Europæiske Union i en meget vanskelig tid med en forøgelse af midlerne til forskellige formål. Det er derfor så meget desto mere vigtigt, at OLAF og Overvågningsudvalget fortsat er årvågne.

I lyset af den kommende vedtagelse af en ny OLAF-forordning og idriftsættelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed har Overvågningsudvalget, bistået af sekretariatet, fortsat fokus på at opfylde sit primære mål om at styrke OLAF's uafhængighed.

Jan MULDER Formand for OLAF-Overvågningsudvalget

INDHOLDSFORTEGNELSE

Forord 2

Indholdsfortegnelse 3

Om os 4

(i) Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) 4

(ii) Sekretariatet 4

Beskrivelse af arbejdsopgaver 4

Overvågningsudvalgets kontrolopgaver 5

(i) Overvågning af OLAF's budget og ressourcer 5

(ii) Overvågning af sager 7

(iii) Kontrol med varigheden af OLAF's undersøgelser 8

Overvågning af udviklingen i anvendelsen af processuelle garantier 14

Sager sendt til nationale retsmyndigheder 17

Sager, hvor OLAF's henstillinger ikke blev fulgt af de relevante myndigheder 17

vurdering af OLAF's prioriteringer af kontorets politik på undersøgelsesområdet og retningslinjer for undersøgelserne 20

forholdet til OLAF, EU-Institutionerne og OLAF's partnere samt andre interessenter 21

Revision af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 22

Overvågningsudvalgets forvaltning 23

Om os

i) Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

1. Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) er et uafhængigt organ, og medlemmerne udnævnes efter fælles aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen ( 2 )

2. Overvågningsudvalget (»udvalget«) udfører kontrol med OLAF's varetagelse af undersøgelsesfunktionen for at styrke kontorets uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt ved forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (OLAF-forordningen). Udvalget kontrollerer navnlig overholdelsen af de processuelle garantier for personer, der er involveret i undersøgelser.

3. Udvalget består af fem uafhængige eksterne sagkyndige, der udnævnes for fem år (»medlemmerne«) ( 3 ) . Medlemmerne udøver deres hverv i fuld uafhængighed og må hverken søge eller modtage instrukser fra nogen regeringer, EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer. Udvalget har derfor organiseret udførelsen af sine overvågningsaktiviteter, således at denne uafhængighed sikres, navnlig med hensyn til medlemmernes status, budgettet og sekretariatet.

4. I udvalgets interne forretningsorden ( 4 ) fastsættes reglerne for dets sammensætning, funktion og arbejdsmetoder (procedurerne for dets overvågning i henhold til OLAF-forordningen) og de materielle betingelser for udførelsen af dets arbejde. Udvalget udfører sine overvågningsaktiviteter uden at gribe ind i gennemførelsen af igangværende OLAF-undersøgelser.

5. Udvalget rapporterer til de udpegende institutioner og informerer offentligheden, civilsamfundet og de relevante nationale myndigheder om sin rolle og aktiviteter.

ii) Sekretariatet

6. Udvalget bistås i sit arbejde af et permanent sekretariat. Sekretariatet arbejder i overensstemmelse med OLAF-forordningen under udvalgets direkte myndighed og uafhængigt af Kommissionen. Det spiller en central rolle med hensyn til at lette og bidrage til udførelsen af alle opgaver, som Overvågningsudvalget har fået overdraget.

7. Sekretariatet består af EU-ansatte og juridiske og operationelle sagkyndige. Sekretariatet kontrollerer OLAF's daglige aktiviteter under sekretariatschefens ledelse og forelægger resultaterne af overvågnings- og tilsynsaktiviteterne for medlemmerne af Overvågningsudvalget til behandling og godkendelse. Sekretariatet bistår udvalgets medlemmer med at udføre deres opgaver effektivt med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed.

Beskrivelse af arbejdsopgaver

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen for at styrke kontorets uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt ved denne forordning. Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på grundlag af de oplysninger, som generaldirektøren forelægger udvalget i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8.

8. Overvågningsudvalget blev oprettet for at styrke og sikre OLAF's uafhængighed gennem regelmæssig overvågning af dets undersøgelsesfunktion og bistå generaldirektøren med varetagelsen af hans/hendes opgaver. Det er fuldt ud engageret i dette ansvarsområde. Udvalget fortolker også sin rolle med at bistå OLAF's generaldirektør på en måde, der på bedste vis gør det muligt for OLAF at forbedre sin effektivitet som et strengt og upartisk EU-undersøgelsesorgan, der er helt uafhængigt af uretmæssigt, udefra kommende pres og indblanding. I 2019 kan vi også fejre tyveårsdagen for OLAF's oprettelse, hvilket er en anledning til at se på, hvordan kontoret har udfyldt sin rolle, og hvordan det agter at gå videre, navnlig med oprettelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) og med bekæmpelsen af svig, korruption og strafbare handlinger, der påvirker EU-budgettet. Udvalget er parat til at støtte OLAF i dets bestræbelser på at forbedre kvaliteten af sit arbejde og spille en central rolle i det nye europæiske retsområde, hvor OLAF's bistand og støtte til og samarbejde med EPPO vil være af afgørende betydning for beskyttelsen af EU's finansielle interesser.

9. Udvalget afgiver udførlige udtalelser og udarbejder udførlige rapporter om OLAF's igangværende undersøgelser til OLAF's generaldirektør og institutioner uden indblanding i gennemførelsen. Regelmæssig overvågning af OLAF's undersøgelser er den bedste metode til at sikre kontorets uafhængighed, og udvalget har i hele rapporteringsperioden i høj grad været involveret i etableringen af et solidt samarbejde med OLAF's generaldirektør for at forbedre kvaliteten af de oplysninger, udvalget regelmæssigt får tilsendt af OLAF. Dette gælder især rapporterne om undersøgelser, der strækker sig i over 12 måneder, individuelle klager over OLAF's undersøgelser og de af OLAF's henstillinger, som ikke blev fulgt af de relevante myndigheder. Udvalget deltager aktivt i den årlige interinstitutionelle udveksling af synspunkter om OLAF's resultater og fastholder konsekvent den holdning, at prioriteringen af kontorets politik på undersøgelsesområdet bør være i overensstemmelse med de vigtigste områder af EU's budgetudgifter.

10. Overvågningsudvalget står til ansvar over for de institutioner, der har udnævnt dets medlemmer, og aktivitetsrapporten for sidste år blev drøftet med kommissæren for budget og menneskelige ressourcer, Kommissionens generalsekretær, Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (CONT) og Rådets arbejdsgruppe vedrørende bekæmpelse af svig under det finske formandskab.

11. Udvalget glæder sig også over den positive feedback fra Europa-Parlamentets budgetkontroludvalg i 2019 på udvalgets rapport om den foreslåede revision af OLAF-forordningen. Udvalget vil fortsat nøje følge de igangværende interinstitutionelle drøftelser og forhandlinger mellem Parlamentet, Rådet og Kommissionen (»trilog«).

12. Udvalget afholdt 10 plenarmøder ( 5 ) og fortsatte sin praksis med at invitere OLAF's generaldirektør og dennes medarbejdere til sine møder for at drøfte og blive informeret om alle spørgsmål af relevans for udvalgets og OLAF's arbejde. Udvalget så frem til at arbejde konstruktivt sammen med OLAF og hjælpe kontoret med at forbedre dets resultater og effektivitet. I rapporteringsperioden blev en række medlemmer af udvalget udpeget som ordførere til at arbejde med og følge op på specifikke områder af udvalgets arbejdsplan. De har arbejdet tæt sammen med sekretariatet om udarbejdelsen af udkast til udtalelser og rapporter, der skulle vedtages af udvalget.

Overvågningsudvalgets kontrolopgaver

i) Overvågning af OLAF's budget og ressourcer

Artikel 6, stk. 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, som ændret ved afgørelse 2013/478/EU af 27. september 2013: 2. Generaldirektøren forelægger i rette tid og efter høring af overvågningsudvalget generaldirektøren for budget et foreløbigt budgetforslag, som skal indgå i bilaget vedrørende kontoret i den sektion af Den Europæiske Unions almindelige budget, som vedrører Kommissionen.« Artikel 15, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget sender udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til generaldirektøren om blandt andet de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion […]. Betragtning 37 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Kontoret bør være uafhængigt ved udførelsen af sine opgaver. For at styrke denne uafhængighed bør kontoret være underlagt regelmæssig kontrol af sine undersøgelsesfunktioner gennem et overvågningsudvalg bestående af uafhængige eksterne personer, som er særligt kvalificerede på kontorets kompetenceområde. Overvågningsudvalget bør ikke gribe ind i igangværende undersøgelsers forløb. Udvalget bør ligeledes bistå generaldirektøren med at løse dennes opgaver.

13. Overvågningsudvalget er klar over, at OLAF's budgetmæssige uafhængighed har direkte indvirkning på dets undersøgelser og operationer. Udvalget er derfor af den opfattelse, at et passende budget og en overordnet personalestrategi bør være blandt generaldirektørens prioriteter.

14. Udvalget erkendte, at Kommissionens budgetforslag som i tidligere år var genstand for besparelsesforanstaltninger, og bemærkede, at den årlige stigning i budgettet konsekvent var blevet reduceret. Sammenlignet med det foregående år steg OLAF's budget med 1,41 % i forhold til 3,42 % året før.

15. Udvalget var af den opfattelse, at denne reduktion ikke bør have negativ indvirkning på bekæmpelsen af svig og ulovlige aktiviteter, der er til skade for EU's finansielle interesser. Endvidere giver meddelelsen fra Kommissionen til Europa-Parlamentet, Det Europæiske Råd og Rådet om yderligere styrkelse af retsstatsprincippet i Unionen ( 6 ) og Kommissionens grønne pagt OLAF flere ansvarsområder.

16. Udvalget ønsker på ny at understrege, at OLAF ikke blot bør skånes for de mest restriktive besparelsesforanstaltninger, der anvendes over for andre af Kommissionens generaldirektorater, men at det rent faktisk bør drage fordel af incitamenter, der gør det muligt at ansætte højt kvalificerede og specialiserede medarbejdere inden for undersøgelser og inddrivelse af aktiver. Dette er særdeles vigtigt for OLAF's fremtidige arbejdsrelationer med EPPO.

17. I rapporteringsperioden afgav udvalget en udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2020 og analyserede gennemførelsen af OLAF's budget, der var godkendt for 2019. Udvalget undersøgte OLAF's foreløbige budgetforslag for 2020 med særlig fokus på følgende: — Den finansielle og operationelle virkning af gennemførelsen af det nye sagsstyringssystem (»OCM«) — OLAF's personalestrategi — Revisionsrettens særberetning om Kommissionens strategi for bekæmpelse af svig (7) — De budgetmæssige virkninger for OLAF af oprettelsen af EPPO.

18. Overvågningsudvalget støtter Den Europæiske Revisionsrets henstillinger og Kommissionens svar til Revisionsretten om at styrke OLAF's kapacitet til at ajourføre Kommissionens strategi for bekæmpelse af svig og forberede risikovurderingen og analysen af EU's budget for 2021-2027 ( 8 ) . Som Overvågningsudvalget anførte i sin udtalelse om OLAF's budgetforslag for 2020, bør OLAF derfor tildeles de nødvendige menneskelige ressourcer.

19. Ud over disse opgaver anmodede Kommissionen i 2019 OLAF om at levere input og konkrete data for at understøtte gennemførelsen af retsstatsprincippet i EU's medlemsstater og styrke overvågningen af sine egne henstillinger til nationale retsmyndigheder. Disse henstillinger til medlemsstaterne og EU's institutioner, organer og agenturer har hovedsagelig finansiel karakter og har til formål at inddrive beløb, som modtagerne af EU-midler og -aktioner uretmæssigt har modtaget, og dermed beskytte EU-budgettet og bevare offentlighedens tillid til EU.

20. I sin regelmæssige udveksling af synspunkter med generaldirektøren på de månedlige plenarmøder gentog udvalget også sin bekymring og sin alvorlige tvivl med hensyn til OLAF's igangværende gennemførelse af et nyt sagsstyringssystem (»OCM«) og dets budgetmæssige konsekvenser. De mange lange forsinkelser, der allerede er opstået i forbindelse med udformningen og gennemførelsen af OCM, og de gentagne betydelige budgetoverskridelser har navnlig gjort, at forvaltningen af OCM-projektet efter Overvågningsudvalgets opfattelse ikke er tilstrækkelig gennemsigtig, og at tilsynet med projektet ikke er tilstrækkeligt.

21. I denne forbindelse glæder udvalget sig over Kommissionens Interne Revisionstjenestes vedtagelse af den endelige revisionsrapport om OLAF's IT-projektstyringspraksis — »Final audit report on IT project management practices in OLAF« — (juni 2019). I rapporten blev der peget på en række væsentlige svagheder i de tidlige faser af OCM, herunder manglen på en klar og bæredygtig projektstyringsstruktur, ledelsens utilstrækkelige kontrol og den betydelige usikkerhed forbundet med de fremtidige overslag over det nødvendige budget til gennemførelse af OCM. Der blev ligeledes identificeret klare problemer med OCM-omkostningsstyringen.

22. Udvalget glæder sig over, at generaldirektøren nu har forpligtet sig til at gennemføre henstillingerne fra Kommissionens Interne Revisionstjeneste og sikre, at OCM-projektet afsluttes inden udgangen af 2020. Udvalget bemærker endvidere, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste i februar 2020 konkluderede, at OLAF ved udgangen af december 2019 havde gennemført alle de nødvendige foranstaltninger som opfølgning på den nævnte revision.

ii) Overvågning af sager

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen […]. Artikel 4 i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, som ændret ved afgørelse 2013/478/EU af 27. september 2013: […] [Overvågningsudvalget] udøver regelmæssigt kontrol med udførelsen af Kontorets undersøgelsesarbejde. Fælles udtalelse fra de juridiske tjenester i Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen af 5. september 2016: Den fælles udtalelse understreger, at forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 giver overvågningsudvalget beføjelser til at modtage oplysninger fra OLAF's generaldirektør: — om tilfælde, hvor der er fremsendt oplysninger til medlemsstaternes retsmyndigheder, selv om OLAF ikke har gennemført en undersøgelse — om yderligere sagsrelaterede oplysninger om alle sager, herunder verserende undersøgelser, og ikke kun oplysninger om afsluttede sager — om OLAF's generaldirektørs rapporteringsforpligtelser, idet forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 pålægger OLAF en aktiv informationspligt. I så henseende er det at give rent passiv elektronisk adgang til OLAF's databaser ikke tilstrækkeligt til at opfylde OLAF's generaldirektørs forpligtelser i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

23. For at styrke OLAF's uafhængighed og bistå generaldirektøren med varetagelsen af hans opgaver overvåger udvalget aktivt og regelmæssigt den måde, hvorpå OLAF gennemfører undersøgelser. Udvalget udpegede en række ordførere til at overvåge visse følsomme interne undersøgelser samt andre sager, hvor OLAF's generaldirektør efter at have vurderet indgående oplysninger besluttede ikke at indlede en undersøgelse (»afviste sager«).

24. I november 2018 gav OLAF udvalgets ordførere og medlemmerne af dets sekretariat fuld adgang til 64 OLAF-sagsakter: 60 sager, hvor OLAF's generaldirektør havde truffet beslutning om ikke at indlede en undersøgelse (i det følgende benævnt »afviste sager«) og fire interne undersøgelser, der blev gennemført og afsluttet af OLAF. I løbet af 2019 fik Overvågningsudvalget aktindsigt i en række yderligere dokumenter i forbindelse med en af de fire afsluttede interne sager.

25. I rapporteringsperioden afholdt udvalget møder og udvekslede synspunkter med OLAF's medarbejdere om den måde, hvorpå nogle af disse undersøgelser blev gennemført.

26. Mellem januar og marts 2019 afholdt udvalgets ordførere månedlige møder med OLAF's personaleadministration, herunder direktørerne for direktorat A (»Undersøgelser I«) og direktorat C (»Støtte til undersøgelser«), kontorchefer i kontor 0.1 (»Undersøgelser — udvælgelse og kontrol«), kontor A.1 (EU-ansatte), kontor C.3 (»Operationelle analyser og digital kriminalteknik«) og kontor C.4 (»Juridisk rådgivning«). Udvælgere, kontrollanter, undersøgere, medarbejdere i kontorerne for juridisk rådgivning og opfølgning deltog også i disse møder.

27. På plenarmødet i december 2019 vedtog Overvågningsudvalget sit udkast til udtalelse om sager, der ikke blev indledt af OLAF's generaldirektør (»afviste sager«), og sendte det til OLAF i januar 2020 med henblik på bemærkninger. I februar 2020 fremsendte OLAF sine bemærkninger og supplerende oplysninger. I marts 2020 offentliggjorde Overvågningsudvalget udtalelsen ( 9 )

28. Udvalget minder om, at det som et uafhængigt organ er i en uforlignelig position til at udføre de overvågnings- og tilsynsopgaver, det har fået overdraget. I forbindelse med gennemgangen af de sager, der fremsendes af OLAF, sikrer udvalget, at kontoret fortsat har fokus på potentielle risici for den uafhængige gennemførelse af undersøgelser, overholdelse af processuelle garantier og grundlæggende rettigheder, overholdelse af de generelle principper og regler for undersøgelser, vurdering af sagsakternes kvalitet og de oplysninger, der findes i OCM, og på overholdelsen af reglerne i retningslinjerne for undersøgelsesprocedurer for OLAF's personale.

iii) Kontrol med varigheden af OLAF's undersøgelser

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen for at styrke kontorets uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt ved denne forordning. Artikel 15, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på grundlag af de oplysninger, som generaldirektøren forelægger udvalget i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8. Artikel 7, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 Undersøgelserne gennemføres uopholdeligt i en periode, som skal stå i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet. Artikel 7, stk. 8 forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden 12 måneder, efter at den er indledt, aflægger generaldirektøren ved udløbet af denne 12-måneders periode og hver sjette måned derefter en rapport til Overvågningsudvalget, hvori årsagerne hertil og de planlagte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde undersøgelsen angives.

Generelle bemærkninger

29. Kontrollen med varigheden af OLAF's undersøgelser er en af udvalgets vigtigste opgaver med hensyn til at styrke OLAF's uafhængighed.

30. Forpligtelsen til at gennemføre administrative procedurer inden for en rimelig frist er et generelt princip i EU-retten og en del af retten til god forvaltning som omhandlet i artikel 41, stk. 1, i chartret om grundlæggende rettigheder ( 10 ) . Når varigheden af en procedure ikke er fastsat i en EU-retlig bestemmelse, skal den rimelige karakter af fristen ifølge retspraksis vurderes på grundlag af samtlige omstændigheder i den konkrete sag, herunder navnlig tvistens betydning for den pågældende, sagens kompleksitet og de involverede parters adfærd ( 11 )

31. Det følger af denne retspraksis og af artikel 7, stk. 5, i OLAF-forordningen ( 12 ) , at sagen for OLAF bør gennemføres uopholdeligt og ikke kan forlænges ud over en rimelig frist, der skal vurderes i forhold til sagens omstændigheder og kompleksiteten af hver enkelt sag ( 13 )

32. Udvalget anser det også for afgørende at understrege sin rolle som præciseret i EU-domstolenes retspraksis ( 14 ) og understrege omfanget af sin overvågningsaktivitet i forbindelse med undersøgelser, der varer over 12 måneder.

33. For det første forsøger Overvågningsudvalget ved regelmæssigt at overvåge varigheden af OLAF's undersøgelser og årsagerne til unødige forsinkelser at styrke OLAF's uafhængighed og upartiskhed i undersøgelserne ved at kontrollere, at undersøgelserne gennemføres uvildigt og uden indblanding ude- eller indefra, at der sikres ligebehandling, og at forsinkelserne står i forhold til og er begrundet i den pågældende sags kompleksitet og/eller omstændigheder.

34. For det andet kan en langvarig undersøgelse, der ikke kan begrundes i den pågældende sags kompleksitet og/eller omstændigheder, have alvorlige negative konsekvenser for i) de berørte personers ret til et forsvar (de har ret til at få deres sag behandlet inden for en rimelig frist som fastsat i artikel 41 i EU's charter om grundlæggende rettigheder) og for ii) opfølgningen på undersøgelsen (det bliver vanskeligere at indsamle bevismateriale, som tiden går). Ved at overvåge varigheden af OLAF's undersøgelser sikrer Overvågningsudvalget således, at de processuelle rettigheder, der er sikret ved artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder, overholdes.

35. Desuden har udvalgets overvågning til formål at sikre, at resultaterne af og konklusionerne på de undersøgelser, der foretages af OLAF, tages i betragtning, og at EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer og de berørte medlemsstater på passende vis følger op herpå. Den retslige, finansielle eller disciplinære opfølgning og mulighederne for retsforfølgning og inddrivelse kan blive bragt uopretteligt i fare, navnlig på grund af forældelse (forældelse i henhold til de gældende nationale love), eller det forhold, at de nationale retsmyndigheder ikke kan foretage en ordentlig undersøgelse af begivenheder, der har fundet sted for lang tid siden.

36. Endelig kontrollerer Overvågningsudvalget ved at overvåge undersøgelsernes varighed, om de menneskelige og finansielle ressourcer, der er afsat til OLAF, er blevet anvendt effektivt, hvilket kan have indflydelse på vedtagelsen af OLAF's prioritering af kontorets politik på undersøgelsesområdet og samlede budget.

37. Det er vigtigt at understrege, at denne særlige rolle, der er overdraget til udvalget i henhold til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen, forudsætter, at udvalget foretager en individuel analyse af hver enkelt undersøgelse, der har varet i over 12 måneder, for at sikre, at OLAF's undersøgelser gennemføres uopholdeligt i en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet. Hvis Overvågningsudvalget skal opfylde dette mandat, skal udvalget have direkte og ufiltreret adgang, om ikke til hele OLAF-sagsakten, så i det mindste til elementer, som er afgørende for at forså sagen, identificere den eller de pågældende personer og følge undersøgelsesforanstaltningernes tidsplan og OLAF's sagsbehandlingsrelaterede beslutninger. Derved respekterer udvalget fuldt ud OLAF's uafhængighed i forbindelse med gennemførelsen af sine undersøgelser og griber ikke ind i gennemførelsen af sådanne undersøgelser.

Adgang til sagsrelaterede oplysninger

38. I sin forrige aktivitetsrapport bemærkede Overvågningsudvalget, at indholdet og kvaliteten af OLAF's rapporter om sager, der havde varet over 12 måneder i 2019, ikke omfattede oplysninger, der gav Overvågningsudvalget mulighed for at kontrollere undersøgelsernes varighed på en effektiv måde ( 15 ) . De fleste rapporter indeholdt navnlig ikke relevante eller væsentlige oplysninger i beskrivelsen af en sag, som kunne gøre det muligt for udvalget at vurdere, om de årsager, som OLAF angiver som begrundelse for undersøgelsernes varighed, er korrekte, og om de trufne afhjælpende foranstaltninger til at fremskynde dem er hensigtsmæssige.

39. Overvågningsudvalget vil gerne minde om, at det som bekræftet i den fælles udtalelse fra de tre juridiske tjenester (den fælles udtalelse) ( 16 ) er op til tilsynsorganet (Overvågningsudvalget) at træffe afgørelse om, hvilke oplysninger der skal gives af det overvågede organ (OLAF), eller hvilke oplysninger der er tilstrækkelige til, at det kan varetage sin tilsynsfunktion, på grundlag af en vurdering af behovet. Kun på denne måde kan Overvågningsudvalgets uafhængighed i vurderingen af OLAF's undersøgelser og dermed OLAF's uafhængighed sikres. Som understreget i den nævnte fælles udtalelse bør OLAF lette udvalgets opgaver og give de ønskede oplysninger, medmindre disse oplysninger er klart irrelevante, eller hvis fremsendelsen heraf nødvendigvis vil gribe ind i den igangværende undersøgelse ( 17 )

41. I referenceperioden har OLAF's generaldirektør og Overvågningsudvalget indledt en dialog for at finde måder, hvorpå den adgang til tilgængelige sagsrelaterede oplysninger registreret i OLAF's sagsstyringssystem (OCM), der eksisterede før 2013, kan genoprettes, hvilket er en absolut forudsætning for, at udvalget effektivt kan føre tilsyn med OLAF's uafhængighed ved udførelsen af kontorets eksterne og interne undersøgelser. Udvalget glæder sig OLAF's generaldirektørs bestræbelser i de sidste måneder af 2019 på at finde en passende løsning på dette vigtige spørgsmål. Samtidig beklager udvalget, at de igangværende drøftelser har varet så længe, og håber, at der snarest muligt kan findes en brugbar og gensidigt acceptabel løsning med henblik på at genoprette den samme relevante form for adgang, som udvalget havde i de første 14 år.

42. I februar 2019 sendte udvalget to nye »modelrapporter« baseret på en rapporteringsmodel, som OLAF selv havde foreslået tidligere, til OLAF's generaldirektør. Den første blev udarbejdet med henblik på en undersøgelse af mere end 12 måneders varighed, mens den anden, der var tænkt som et rapporteringsværktøj i forbindelse med undersøgelser på 18 måneder eller derover, havde til formål at kontrollere virkningen af eventuelle afhjælpende foranstaltninger, som OLAF havde truffet med henblik på at fremskynde undersøgelsen.

43. Disse to modelrapporter omfattede den type oplysninger, som udvalget anså for at være det nødvendige »minimum« for at kunne udføre sine tilsynsopgaver i henhold til artikel 7, stk. 8, og artikel 15, stk. 1, i OLAF-forordningen, dvs.: i) en detaljeret beskrivelse af sagen, herunder de anslåede økonomiske virkninger, ii) den angiveligt overtrådte lovgivning, iii) overvejelser over potentielle sanktioner og forældelse, iv) de operationelle aktiviteter, der er iværksat, og resultaterne heraf, v) de operationelle aktiviteter, der skal udføres, vi) årsager til, at sagen ikke er afsluttet, og vii) de afhjælpende foranstaltninger, der er truffet eller planlagt for at fremskynde undersøgelsen.

44. I maj 2019 fremsendte OLAF Overvågningsudvalget et andet forslag til modelrapport, som Overvågningsudvalget ikke anså for at være tilfredsstillende, fordi det ikke indeholdt de væsentlige minimumsoplysninger, som udvalget havde anmodet om. I juli 2019 foreslog OLAF en ny revideret version af »12-måneders-modellen«, som skulle imødekomme udvalgets alvorlige betænkeligheder og forbehold med hensyn til den type oplysninger, der stilles til rådighed for udvalget.

45. Overvågningsudvalget fremsendte resultaterne af sin analyse og foreslåede alternative løsninger til OLAF's generaldirektør i november 2019. Overvågningsudvalget har foretaget en grundig analyse af den nye reviderede rapporteringsmodel, som OLAF har foreslået ( 23 ) . Selv om den nye model kan betragtes som en forbedring i forhold til den foregående model (som OLAF anvendte fra 2013 til marts 2019), opfylder den stadig ikke Overvågningsudvalgets krav med hensyn til kvaliteten og fuldstændigheden af de oplysninger, der stilles til rådighed. Desuden redigeres personoplysninger i modellerne/rapporterne, hvilket gør det næsten umuligt for Overvågningsudvalget at foretage en vurdering, hvilket er endnu mere alvorligt.

46. Sideløbende med drøftelsen om kvaliteten af de oplysninger, som OLAF stiller til rådighed for Overvågningsudvalget, anmodede OLAF's generaldirektør ved brev af 18. juli 2019 Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) om en udtalelse, hvori generaldirektøren i det væsentlige spurgte, om han i forbindelse med udførelsen af sine rapporteringsforpligtelser i henhold til OLAF-forordningens artikel 7, stk. 8, ville overtræde de gældende databeskyttelsesregler, hvis han oplyste navnene på den eller de personer, som var berørt af en OLAF-undersøgelse, der varede mere end et år.

47. Efter anmodning fra EDPS (22. august 2019) afholdt sekretariatet to møder med EDPS (15. november 2019 og 2. december 2019), hvor udvalget detaljeret drøftede udvalgets mandat og den type oplysninger, der er nødvendige for at udføre udvalgets kontrol- og tilsynsopgaver i henhold til OLAF-forordningen. Overvågningsudvalget fremsendte sine skriftlige bemærkninger til EDPS den 17. december 2019. Den 5. februar 2020 fremsendte OLAF yderligere oplysninger til EDPS.

48. Som nævnt ved flere lejligheder foretager Overvågningsudvalget ikke standardiseret automatiseret kontrol, men en detaljeret analyse af hver enkelt undersøgelse, der har varet i over 12 måneder . Identiteten af de personer, der undersøges, og af de juridiske enheder, der er involveret i OLAF's undersøgelser, bør offentliggøres i »12-måneders-rapporten«. Forudgående kendskab til identiteten af de personer, der undersøges, er et væsentligt og uundværligt element for medlemmerne af Overvågningsudvalget ved vurderingen af, om de årsager, som OLAF har anført for den manglende afslutning af en specifik undersøgelse, faktisk berettiger undersøgelsens varighed. Uden disse oplysninger er Overvågningsudvalget ikke i stand til at opfylde sit mandat.

49. Overvågningsudvalget vil gerne minde om, at udvalgets behandling af data i forbindelse med overvågningen er en del af udvalgets retmæssige offentlige myndighedsudøvelse, som det er pålagt udtrykkeligt i OLAF-forordningen (artikel 7, stk. 8, og artikel 15, stk. 1). Lovligheden af en sådan behandling blev først anerkendt af EDPS i en udtalelse fra 2007 ( 24 ) . I denne forbindelse understreger udvalget, at det ikke behøver at få adgang til personoplysninger om personer, der er nævnt i en OLAF-undersøgelse, men kun at få oplyst navnene på den eller de berørte personer. Udvalgets holdning som udtrykt i udvalgets ovennævnte drøftelser og korrespondance med EDPS har således altid været, at udvalgets behandling af oplysninger i denne forbindelse er tilstrækkelig, relevant og ikke overdreven og sikrer, at det kan opfylde det specifikke mandat, det er tillagt ved OLAF-forordningen.

50. EDPS bekræftede i sin udtalelse, at Overvågningsudvalgets behandling af personoplysninger var lovlig og nødvendig ( 26 ). I marts 2020 besvarede EDPS anmodningen fra OLAF's generaldirektør om en udtalelse efter ikrafttrædelsen af EU's nye databeskyttelsesregler ( 25 ) i sin udtalelse,

51. Overvågningsudvalget opfordrede OLAF til hurtigst muligt at gennemføre EDPS konklusioner og give udvalget adgang til navnene på (fysiske) personer, der er involveret i undersøgelser, der varer længere end 12 måneder. Udvalget er også helt enig med EDPS i, at juridiske personers identitet ikke udgør »personoplysninger« i henhold til gældende EU-ret og derfor bør offentliggøres.

Rapporter om undersøgelser, der varer mere end 12 måneder, modtaget af Overvågningsudvalget i 2019

52. I 2019 modtog udvalget 587 rapporter ( 27 ) fra OLAF vedrørende 375 individuelle undersøgelser, der varede mere end 12 måneder. 34,4 % af disse sager havde varet over 12 måneder og 27,2 % over 18 måneder. Udvalget bemærkede, at 38,4 % af alle sager, der blev rapporteret om i henhold til artikel 7, stk. 8, havde varet over 24 måneder. Opdeling: 16,5 % af disse sager havde varet over 24 måneder, 11,2 % over 30 måneder, 4,5 % over 36 måneder, 4,8 % over 42 måneder, 0,8 % over 48 måneder og 0,5 % over 48 måneder (figur 1). Udvalget bemærkede, at der i 2019 var 144 igangværende sager, som havde varet over 24 måneder. Sektoropdelingen af OLAF-undersøgelser med en varighed på over 24 måneder er vist i figur 2. Figur 1 375 individuelle sager — 2019 Figur 2 144 individuelle sager med en varighed på over 24 måneder — 2019

53. I første kvartal 2019 fremsendte OLAF oplysninger til Overvågningsudvalget ved brug af det rapporteringsformat, som kontoret anvendte fra 2013 til april 2019. Udvalget har altid påpeget, at disse rapporter manglede relevant indhold og var ufuldstændige.

54. I andet kvartal 2019 var de rapporter, der blev fremsendt til Overvågningsudvalget, baseret på den rapporteringsmodel, der blev foreslået af OLAF i maj 2019, og rapporterne for perioden juli-december 2019 var baseret på den model, der blev foreslået af OLAF i juli 2019 (i alt 263 rapporter).

Udvalgets analyse af 263 rapporter om undersøgelser, der varede mere end 12 måneder

55. Ved gennemgangen af de 263 rapporter om undersøgelser, der varer mere end 12 måneder, for perioden april-august 2019, vurderede udvalget også, i hvilket omfang OLAF's nyligt foreslåede rapporteringsmodeller giver tilstrækkelige og relevante oplysninger til, at udvalget kan holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen.

56. Udvalget fokuserede sin analyse på, om OLAF's rapport indeholdt følgende elementer, der var væsentlige for udvalgets kontrolopgaver: — en detaljeret beskrivelse af sagen — de anslåede økonomiske virkninger — den angiveligt overtrådte lovgivning — overvejelser over potentielle sanktioner og forældelse — de operationelle aktiviteter, der er iværksat, og resultaterne heraf — de operationelle aktiviteter, der skal udføres — årsager til, at sagen ikke er afsluttet, herunder ressourceallokering, omfanget af det operationelle arbejde, samarbejdsproblemer og andre aspekter.

57. Overvågningsudvalget fastholdt sin tidligere holdning om, at kvaliteten af de oplysninger, der gives af OLAF i de nye rapporteringsmodeller, stadig ikke giver udvalget mulighed for at overvåge undersøgelsernes varighed i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen og dermed effektivt varetage sin tilsynsfunktion.

58. Navnlig indeholder rapporterne i alle de analyserede sager ikke tilstrækkelige relevante faktiske og/eller kontekstuelle baggrundsoplysninger, der gør det muligt for udvalget i det mindste at forstå sagens væsentlige forhold. I sager, hvor en undersøgelses omfang er blevet udvidet, gives der i rapporterne ingen begrundelse herfor. Hvad der er endnu vigtigere er, at ingen af rapporterne identificerer de juridiske og/eller fysiske personer, der undersøges.

59. Oplysninger om de »anslåede økonomiske virkninger« og de »potentielle sanktioner« angives helle ikke systematisk i rapporterne, og desuden indeholder rapporterne kun i nogle få sager oplysninger om den »angiveligt overtrådte lovgivning«, som er et vigtigt element i denne forbindelse.

60. I de fleste rapporter forklares tidsplanen for/kronologien i de gennemførte undersøgelsesaktiviteter ikke, da datoer kun nævnes i nogle få sager. Der gives ingen relevante oplysninger om resultaterne af de iværksatte undersøgelser, og det generelle eller specifikke formål med hver aktivitet anføres heller ikke systematisk. Endelig er det kun i nogle få særlige sager, at læseren kan identificere de aktiviteter, der er udført i de seneste seks måneder.

61. Utilstrækkelige eller slet ingen forklaringer på, hvorfor undersøgelserne endnu ikke er afsluttet ( 28 ) . I nogle sager er der ingen klare eller fyldestgørende forklaringer på det »opståede problem«, som kan begrunde den pågældende forsinkelse.

62. For sager med en varighed på over 18 måneder anføres det ikke i rapporterne, hvordan de tidligere nævnte afhjælpende foranstaltninger er blevet gennemført (kun i særlige tilfælde blev disse oplysninger angivet), hvilket gør det umuligt at vurdere eventuelle fremskridt siden da.

63. På baggrund af disse resultater og for at undgå en ineffektiv udnyttelse af OLAF's menneskelige ressourcer foreslog Overvågningsudvalget en brugbar og effektiv løsning, der indebærer systematisk og automatisk aktindsigt i specifikke OLAF-dokumenter, der allerede findes i OCM, OLAF's sagsstyringssystem . Udvalget mener, at dette vil reducere eller endog helt eliminere det ekstra arbejde, der udføres af OLAF's undersøgere, som er nødt til at udarbejde supplerende rapporter med nøjagtig samme oplysninger som dem, der allerede findes i andre sagsrelaterede rapporter registreret i OCM. Denne form for direkte adgang til specifikke og eksisterende oplysninger bør gøre det muligt for udvalget at indhente omfattende og relevante oplysninger om undersøgelser af mere end 12 måneders varighed og dermed opfylde sit mandat i henhold til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen. Når det er sagt, skal udvalget for fuldstændighedens skyld understrege, at enhver direkte elektronisk form for adgang til de sagsrelaterede oplysninger i OCM ikke løser OLAF's generaldirektør for sin forpligtelse i henhold til ovennævnte bestemmelse i OLAF-forordningen til fortsat at underrette Overvågningsudvalget om årsagerne til, at undersøgelserne ikke er afsluttet inden 12 måneder efter indledningen, og om de planlagte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde disse undersøgelser.

64. I lyset af EDPS nylige udtalelse vedrørende revision af sin tidligere udtalelse fra 2007 er udvalget optimistisk og tror, at der vil blive fundet en endelig løsning i løbet af 2020.

Overvågning af udviklingen i anvendelsen af processuelle garantier

Artikel 15, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier (…). Artikel 17, stk. 7, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Generaldirektøren indfører en intern rådgivnings- og kontrolprocedure, herunder legalitetskontrol af blandt andet overholdelsen af de processuelle garantier og de berørte personers grundlæggende rettigheder (…). Artikel 9 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Processuelle garantier (ikke anført her på grund af tekstens længde)

Individuelle klager over OLAF's undersøgelser

65. I artikel 9 i OLAF-forordningen opstilles de principper og processuelle garantier, som OLAF skal overholde i forbindelse med en undersøgelse. I henhold til forordningens artikel 15, stk. 1, andet afsnit, har Overvågningsudvalget den særlige opgave at sikre, at OLAF overholder de processuelle garantier i udøvelsen af sine undersøgelsesfunktioner. Ifølge fast retspraksis skal OLAF respektere de grundlæggende rettigheder, der er fastsat i EU-retten, herunder navnlig chartret om grundlæggende rettigheder ( 29 ) . Udvalget lægger særlig vægt på dette aspekt af sit mandat hvert år, da det er af afgørende betydning for dem, der er genstand for en OLAF-undersøgelse.

66. Personer, der er berørt af en OLAF-undersøgelse, kan indgive en klage direkte til OLAF's generaldirektør. OLAF's procedure for behandling af sådanne klager er detaljeret og offentligt tilgængelig på OLAF's websted ( 30 ) . OLAF's generaldirektør har taget skridt til at sikre, at der mindst to gange årligt sendes rapporter om individuelle klager til Overvågningsudvalget. I september 2019 modtog Overvågningsudvalget en rapport om klager over processuelle garantier for første halvdel af 2019 (januar til juni 2019). En ny rapport for anden halvdel af 2019 blev forelagt Overvågningsudvalget i februar 2020. Rapporterne omfattede oplysninger om: i) klager over processuelle garantier modtaget af OLAF inden for rammerne af kontorets egen klageprocedure (seks klager i alt (31)) ii) klager over OLAF indgivet til Den Europæiske Ombudsmand (fire klager i alt)

67. I 2019 modtog OLAF ingen klager på grundlag af artikel 90a i personalevedtægten.

68. Forklaringerne i disse to OLAF-rapporter var, selv om de var informative, af generel karakter. De påståede tilsidesættelser af rettigheder under OLAF's undersøgelser blev opstillet i en beskrivende form sammen med et kort resumé af OLAF's svar på hver enkelt påstand. Der blev ligeledes rapporteret om sager, hvor Den Europæiske Ombudsmand havde truffet en afgørelse, med en kort sammenfatning af hendes konklusioner. De oplysninger, som OLAF havde fremlagt i første omgang, var generelt ikke tilstrækkelige til, at Overvågningsudvalget kunne overvåge udviklingen i de processuelle garantier og grundlæggende rettigheder.

69. For at sikre, at de grundlæggende rettigheder for de personer, der er berørt af OLAF's undersøgelser, beskyttes, og at OLAF har anvendt de processuelle garantier korrekt, har udvalget anmodet om aktindsigt i i) de oprindelige klager og ii) OLAF's svar herpå.

70. OLAF gav Overvågningsudvalget de ønskede oplysninger i februar 2020. Efter gennemgangen af disse klager og OLAF's svar anmodede Overvågningsudvalget om supplerende oplysninger om seks af de klager, der var blevet behandlet af OLAF. OLAF fremsendte disse oplysninger i april 2020.

Analyse af individuelle klager behandlet af OLAF

71. I fire af de 10 klager over OLAF havde Den Europæiske Ombudsmand allerede truffet en afgørelse om, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser. Sekretariatet fokuserede således på de seks klager, der blev behandlet direkte af OLAF i 2019.

72. De vigtigste påstande i de pågældende klager vedrørte: 1) den berørte persons ret til at blive hørt 2) den berørte persons ret til aktindsigt i undersøgelsens akter og dokumenter anvendt mod den pågældende.

73. Med hensyn til det første punkt bemærker udvalget, at de berørte personer for reelt kunne udøve deres ret til at blive hørt skal informeres om alle forhold, der vedrører dem. Derfor bør OLAF give en fuldstændig redegørelse for de relevante forhold og registrere alle de bemærkninger, som den berørte person har fremsat ( 32 ) . I alle de seks klager, der blev analyseret, fremførte klageren, dvs. den person, som var berørt af en OLAF-undersøgelse, følgende argumenter: a) de forhold, som OLAF fremlagde i »resuméet af de faktiske forhold«, var ufuldstændige/ikke klare/ikke nøjagtige, således at den berørte person ikke havde mulighed for at fremsætte bemærkninger (artikel 9, stk. 4, i OLAF-forordningen) b) erklæringerne fra den pågældende person (under kontrol på stedet) var ikke vedlagt rapporten om kontrol på stedet c) fristen for at fremsætte bemærkninger til OLAF's konklusion var for kort d) OLAF burde have givet den berørte person mulighed for at blive hørt ved en mundtlig høring eller samtale.

74. Overvågningsudvalget fandt i forbindelse med påstand a), b) og c), at de processuelle garantier i forbindelse med OLAF's undersøgelser muligvis var blevet tilsidesat, og besluttede derfor at undersøge sagsakterne yderligere.

75. På grundlag af en indgående analyse konkluderede Overvågningsudvalget, at ovennævnte påstande var ubegrundede, og at OLAF havde givet den eller de berørte personer et klart og fuldstændigt »resumé af de faktiske forhold« og mulighed for at fremsætte bemærkninger hertil. OLAF fremsendte også supplerende oplysninger og forlængede svarfristen på anmodning og korrigerede »faktuelle fejl«. Ved en lejlighed gav OLAF aktindsigt i visse dokumenter, som kontoret anså for nødvendige for at forstå de pågældende problemstillinger.

76. Endelig bemærker Overvågningsudvalget med hensyn til retten til at blive hørt eller til en samtale [påstand d)], at der i artikel 9, stk. 4, i OLAF-forordningen fastsættes et princip, hvorefter der ikke udarbejdes konklusioner, hvori der henvises til en berørt person ved navns nævnelse, uden at den berørte person har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger til de forhold, der berører vedkommende. OLAF's beslutter imidlertid selv, hvordan den pågældende person kan fremsætte bemærkninger. Der er ingen ret til et »mundtligt møde« eller til at blive hørt mundtligt. Det afgørende er derimod, at vedkommende fik mulighed for at udtrykke sine synspunkter skriftligt. For fuldstændighedens skyld er en samtale i henhold til artikel 9, stk. 2, i OLAF-forordningen desuden ikke en ret for den person, der er indkaldt til samtale, men en undersøgelsesaktivitet, som OLAF udfører. Det er derfor OLAF og ikke den berørte person, der afgør, om en sådan foranstaltning er nødvendig, i hvert enkelt tilfælde.

77. Med hensyn til punkt 2 og retten til aktindsigt henviser Overvågningsudvalget til EU-domstolenes retspraksis, hvorefter en berørt person normalt ikke kan påberåbe sig hverken princippet om overholdelse af retten til forsvar eller chartrets artikel 41 (retten for enhver til aktindsigt) for at få adgang til OLAF's sagsakter og/eller endelige rapport. EU-domstolene har konsekvent fastslået, at effektiviteten og fortroligheden af den opgave, der er overdraget OLAF, samt kontorets uafhængighed, kan blive hæmmet, hvis der gives aktindsigt i disse dokumenter, inden der træffes en endelig afgørelse, der er bebyrdende for den pågældende. Da OLAF's undersøgelsesrapporter og beslutninger om videregivelse af oplysninger til de nationale retsmyndigheder ikke anses som bebyrdende, er OLAF ikke forpligtet til at give aktindsigt, inden der træffes en sådan afgørelse. Retspraksis har begrænset denne ret, netop fordi den respekteres fuld ud i de senere (retlige, disciplinære eller finansielle) stadier i de kompetente nationale myndigheders undersøgelse.

78. Det kan således konkluderes, at Overvågningsudvalget ikke har konstateret, at der er sket en tilsidesættelse af de processuelle garantier i de analyserede sager. Udvalget vil dog fortsat nøje overvåge alle klager, som OLAF modtager.

Klager over OLAF modtaget af Overvågningsudvalget

79. Overvågningsudvalgets funktionelle postkasse ( 33 ) (»FMB«) er kontaktpunktet for interessenter og offentligheden, der ønsker at underrette udvalget om bekymringer og spørgsmål, der hører under dets ansvarsområde.

80. Udvalget modtager ofte klager, enten om igangværende OLAF-undersøgelser eller påståede svigagtige aktiviteter, der skader EU's finansielle interesser. Sådanne klager falder imidlertid uden for Overvågningsudvalgets ansvarsområde, da udvalget hverken er et organ til bekæmpelse af svig eller en instans, hvortil der kan indgives klager over OLAF's afgørelser.

81. Overvågningsudvalget vil dog fremsende alle relevante oplysninger til OLAF og underrette afsenderen herom. I 2019 modtog udvalget et relativt lille antal klager over OLAF's afgørelser eller igangværende undersøgelser. I en sag vedrørende påståede tilsidesættelser af de grundlæggende rettigheder havde de pågældende allerede indgivet en klage til OLAF. Da sagen var indgivet til den kompetente nationale retsinstans, som OLAF havde fremsendt sin endelige rapport til, og da sagen ligeledes blev undersøgt af Den Europæiske Ombudsmand, besluttede Overvågningsudvalget, at der ikke var behov for yderligere foranstaltninger.

Sager sendt til nationale retsmyndigheder

Artikel 17, stk. 5, litra b), i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Generaldirektøren underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om kontorets aktiviteter, udøvelsen af dets undersøgelsesfunktion og de videre skridt, der er taget til opfølgning af undersøgelserne. Generaldirektøren underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om: […] b) tilfælde, hvor der er fremsendt oplysninger til medlemsstaternes retsmyndigheder.

82. I 2019 gav OLAF Overvågningsudvalget en liste med 49 sager sendt til de nationale retsmyndigheder mellem den 1. oktober 2018 og den 30. september 2019 ( 34 ) . Listen indeholder sagsnummer, datoen for fremsendelse af den endelige sagsrapport til den nationale retsmyndighed og modtageren af henstillingen. Disse statistiske oplysninger er af ringe praktisk værdi for Overvågningsudvalget.

83. Som anført i den seneste aktivitetsrapport og i sin udtalelse nr. 2/2017 ( 35 ) mener udvalget, at OLAF bør give udvalget adgang til den endelige sagsrapport, der er fremsendt til den nationale retsmyndighed. Der er allerede direkte adgang til denne OLAF-rapport i OLAF's sagsstyringsredskab (OCM). Udvalget bør have direkte adgang til de endelige sagsrapporter i OCM, når de er videresendt til den nationale retsmyndighed.

84. Overvågningsudvalget opfordrer OLAF's generaldirektør til at gennemføre denne praksis med at give Overvågningsudvalget aktindsigt i den endelige sagsrapport fremover.

Sager, hvor OLAF's henstillinger ikke blev fulgt af de relevante myndigheder

Artikel 17, stk. 5, litra a), i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Generaldirektøren underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om kontorets aktiviteter, udøvelsen af dets undersøgelsesfunktion og de videre skridt, der er taget til opfølgning af undersøgelserne. Generaldirektøren underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om: […] a) tilfælde, hvor generaldirektørens henstillinger ikke er blevet fulgt

85. Overvågningsudvalget har særlig fokus på resultaterne af OLAF's undersøgelser. De foranstaltninger, som de kompetente myndigheder har truffet (f.eks. inddrivelse af penge, indledning af retsforfølgning osv.), er en indikator, som OLAF kan anvende til at vurdere kontorets undersøgelsesfunktion, og som medlemsstaterne og EU-institutionerne kan anvende til at vurdere niveauet for beskyttelse af EU's finansielle interesser.

86. OLAF's undersøgelser af svig rettet mod EU-budgettet, korruption og alvorlige forseelser i de europæiske institutioner kræver betydelige menneskelige, materielle og finansielle ressourcer. Hvis OLAF konstaterer uregelmæssigheder eller svig, forventer offentligheden, at OLAF's henstillinger følges, at svindlerne bliver tiltalt og dømt, og skaderne på EU's budget afhjælpes.

87. Tallene i OLAF's seneste fem årlige aktivitetsrapporter viser, at tiltaleprocenten i OLAF's juridiske henstillinger er faldet fra 53 % til 36 %. Forskellige interessenter har gentagne gange givet udtryk for deres bekymring over den relativt lave retsforfølgelses-, tiltale- og domfældelsesprocent efter OLAF's fremsendelse af de endelige rapporter til de nationale retsmyndigheder.

88. mens rea) . OLAF bør under alle omstændigheder overveje disse tal nøje, og udvalget bør være særlig opmærksom herpå Udvalget er enig i det synspunkt, der ofte gives udtrykt for, nemlig at domfældelsesprocenten ikke kan være et relevant benchmark til måling af effektiviteten af (strafferetlig) retfærdighed. Antallet af retsforfølgelser og domfældelser, der følger af OLAF's henstillinger til medlemsstaterne, bør sammenholdes med antallet af retsforfølgelser og domfældelser, der følger af de nationale administrative myndigheders strafferetlige rapporter. Dertil kommer, at frifindelser og afviste sager er mere hyppige i komplekse sager om økonomisk kriminalitet end i generelle sager på grund af komplekse forhold, mange og til tider uklare regler og andre elementer, der gør det vanskeligt, om ikke umuligt, at fastslå, at en person har til hensigt at begå en forbrydelse (. OLAF bør under alle omstændigheder overveje disse tal nøje, og udvalget bør være særlig opmærksom herpå ( 36 )

89. Udvalget anerkender OLAF's bestræbelser på at følge bedre op på OLAF's finansielle henstillinger. Udvalget glæder sig over det initiativ, som OLAF lancerede i december 2019, om oprettelse af en tilsynstaskforce, der skal bistå OLAF's generaldirektør med at udføre sine opgaver i forbindelse med opfølgningen på OLAF's henstillinger til Kommissionen og Europa-Parlamentet ( 37 ) . Udvalget støtter denne idé og er enig i, at der skal stilles yderligere ressourcer til rådighed, så dette kan gøres effektivt.

90. Overvågningsudvalget bemærker dog, at denne taskforce på nuværende tidspunkt tilsyneladende fokuserer mere på finansielle henstillinger end på juridiske henstillinger. Selv om indsamling og kontrol af statistikker indgår i den overordnede evalueringsproces, bør taskforcen fokusere mere på en konsekvensanalyse for at identificere årsagerne til, at OLAF's henstillinger endnu ikke er blevet fulgt. Dette vil give OLAF mulighed for at yde den nødvendige bistand til modtagerne af henstillingerne og på et tidligt tidspunkt foregribe og tackle eventuelle problemer og aspekter, der forhindrer modtagerne i at gennemføre henstillingerne.

OLAF's regelmæssige underretning om tilfælde, hvor de kompetente myndigheder ikke har fulgt OLAF's henstillinger

91. I henhold til OLAF-forordningen ( 38 ) skal generaldirektøren for OLAF regelmæssigt underrette udvalget om tilfælde, hvor OLAF's henstillinger ikke er blevet fulgt.

92. For at opfylde denne forpligtelse giver OLAF's generaldirektør en gang om året udvalget en oversigt over opfølgningen på OLAF's henstillinger. De grundlæggende oplysninger, der sendes til Overvågningsudvalget, omfatter OLAF's sagsnummer, datoen for udstedelsen af henstillingen, identifikation af modtageren, et kort resumé af henstillingen, datoen for svaret fra de kompetente myndigheder, hvorved OLAF blev underrettet om, at henstillingen ikke ville blive fulgt, de begrundelser, som den pågældende myndighed har givet for ikke at følge henstillingen, og i nogle tilfælde yderligere bemærkninger fra OLAF.

93. Som udvalget anmodede om i sin seneste aktivitetsrapport ( 39 ) har OLAF tilpasset tidsrammen for rapporteringssystemet til kalenderåret (januar-december), hvilket er en mere omfattende ramme og gør systemet mindre sårbart over for fejl.

94. OLAF havde meddelt udvalget, at kontoret ville fremsende de ønskede tal senest i april 2020. Først i juli 2020 fremsendte OLAF den konsoliderede rapport for perioden januar-december 2019 om OLAF's juridiske og disciplinære henstillinger, som ikke var blevet fulgt, til udvalget. Udvalget modtog ikke de manglende oplysninger om OLAF's finansielle henstillinger, som ikke var blevet fulgt på tidspunktet for vedtagelsen af denne udtalelse.

95. På grundlag af ovennævnte oplysninger modtog OLAF svar vedrørende 42 sager, hvor de pågældende myndigheder havde valgt ikke at følge OLAF's henstillinger. Typen og hyppigheden af begrundelser for ikke at følge OLAF's henstillinger angivet af de kompetente myndigheder kan opdeles som følger: Tabel 1 De kompetente myndigheders begrundelser for ikke at følge OLAF's henstillinger som rapporteret af OLAF Antal Begrundelse angivet 22 Manglende bevismateriale/Utilstrækkelig bevismateriale 12 Ingen strafbar handling 4 Forældet 3 Lav prioritet 2 Ressourcemangel 1 Vanskeligt at indsamle bevismateriale 1 Manglende kompetence 1 Andet

96. Antallet af sager, der blev afvist eller ikke blev retsforfulgt på grund af manglende eller utilstrækkelig bevismateriale, stiger konstant hvert år (22 sager i 2019 og 11 i den foregående rapporteringsperiode). Udvalget bemærker også, at antallet af sager, der blev afvist af de nationale myndigheder, fordi der ikke blev fastslået en strafbar handling, er ret høj (12 sager). Selv om OLAF i nogle sager havde koordineret sin undersøgelse med de berørte nationale anklagemyndigheder, bemærker udvalget, at det ikke desto mindre forholder sig således, at kun et tidligt og rettidigt samarbejde mellem OLAF og de berørte nationale myndigheder vil reducere antallet af afviste sager. OLAF og de kompetente nationale myndigheder bør samarbejde tæt lige fra det øjeblik, hvor den første mistanke om svig opstår.

97. bekæmpe svig og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Unionens finansielle interesser ( 40 ). Lav prioritet, manglende ressourcer og vanskeligheder med at indsamle bevismateriale nævnes også som begrundelse af de nationale myndigheder for ikke at følge OLAF's henstillinger. Da de oplysninger, som OLAF fremsender til Overvågningsudvalget, er begrænsede og rent beskrivende, kan udvalget ikke vurdere relevansen og betydningen af sådanne argumenter. Overvågningsudvalget understreger på ny, at det i henhold til traktaten er et fælles ansvar (medlemsstaterne og Den Europæiske Union) at

98. Overvågningsudvalget arbejder i øjeblikket på en udtalelse om henstillinger fra OLAF, som ikke er blevet fulgt af de modtagende myndigheder, og den vil indeholde en grundig analyse af de problemstillinger, der rejses i disse henstillinger.

99. Overvågningsudvalget vil opfordre OLAF's generaldirektør til at underrette udvalget, så snart han bliver klar over, at hans henstillinger ikke er blevet fulgt, i stedet for den nuværende praksis med blot at underrette Overvågningsudvalget en gang om året. Dette vil give Overvågningsudvalget mulighed for at foretage en løbende overvågning i realtid, hvilket med sikkerhed vil styrke OLAF's undersøgelsesfunktion. De nye funktioner i OLAF's sagsstyringssystem (OCM) bør gøre dette muligt uden at overbelaste OLAF's personale med ekstra rapporteringsarbejde. Overvågningsudvalget fremsendte et brev til OLAF desangående i 2019 ( 41 )

Overvågningsudvalgets analyse af 43 sager, hvor henstillinger ikke blev fulgt af de kompetente myndigheder

100. I Overvågningsudvalgets seneste aktivitetsrapport ( 42 ) udtrykte udvalget interesse for at overvåge og analysere resultaterne og virkningerne af OLAF's arbejde på en mere tilbundsgående og mindre statistisk måde.

101. I 2019 begyndte Overvågningsudvalget at analysere alle OLAF's henstillinger fremsat i perioden 1. oktober 2013-13. december 2017, som OLAF havde modtaget svar på i perioden 1. marts 2016-28. februar 2018 fra de berørte myndigheder, der havde meddelt OLAF, at kontorets henstillinger ikke var blevet fulgt (i alt 43 sager). Overvågningsudvalget planlægger at afgive en udtalelse i 2020, som dækker to hovedaspekter: i) hvordan OLAF overvåger sine henstillinger og samarbejder med de relevante myndigheder, og ii) hvordan bevismateriale om et potentielt strafferetligt ansvar indsamles og fremsendes til de relevante myndigheder.

Vurdering af OLAF's prioriteringer af kontorets politik på undersøgelsesområdet og retningslinjer for undersøgelserne

Artikel 17, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: Generaldirektøren fastsætter hvert år inden for rammerne af den årlige forvaltningsplan prioriteringen af kontorets politik på undersøgelsesområdet og sender inden offentliggørelsen denne til Overvågningsudvalget. Artikel 5, stk. 1, andet punktum: »[…] Generaldirektørens beslutning om, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, skal tages under hensyn til, hvad der prioriteres i kontorets politik på undersøgelsesområdet og dets årlige forvaltningsplan […]. … Artikel 16, stk. 2, litra a), Udveksling af synspunkter med institutionerne: Udvekslingen af synspunkter kan vedrøre: a) de strategiske prioriteringer for kontorets undersøgelsespolitik.

102. I forbindelse med gennemgangen af OLAF's prioritering af kontorets politik på undersøgelsesområdet for 2019 afholdt Overvågningsudvalget en række møder med generaldirektøren om dette emne og gav udtryk for sin holdning i forbindelse med den interinstitutionelle udveksling af synspunkter i september 2019.

103. Udvalget understregede, at det er vigtigt, at OLAF tager initiativ til at opdage og analysere risici i bekæmpelsen af svig på grundlag af regelmæssig informationsudveksling med Kommissionens andre generaldirektorater. Dette vil sætte OLAF i stand til at gennemføre en mere proaktiv undersøgelsespolitik og fokusere på de mest alvorlige og komplekse sager. OLAF's efterretningssektor bør også regelmæssigt foretage risikovurderinger. Udvalget opfordrede OLAF til at gennemføre disse ændringer hurtigst muligt med henblik på oprettelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO).

104. OLAF har i prioriteringen af kontorets politik på undersøgelsesområdet for 2019 anvendt en tilgang, der er meget lig den, der blev fulgt i de foregående år, med fokus på følgende områder: i) sager vedrørende projekter vedrørende transport- og infrastrukturnet, især offentlige indkøbsprocedurer ii) sager vedrørende projekter (med)finansieret af de europæiske struktur- og investeringsfonde (43), Den Europæiske Garantifond for Landbruget og førtiltrædelsesfonden, hvori medlemsstaternes og kandidatlandenes bidrag kan være utilstrækkelige eller har grænseoverskridende elementer iii) sager med angivelse af mulige overtrædelser af regler om oprindelse eller tarifering i både præferencehandelsordninger og andre ordninger end præferencehandelsordninger og værdiansættelsesrelateret svig med henblik på unddragelse af betaling af bundne toldsatser, herunder tariferingsforanstaltninger, der er led i EU's handelsbeskyttelsespolitik iv) sager om smugling af tobaksvarer, alkohol, forfalskede lægemidler og andre varer, der kan udgøre en sundheds- eller sikkerhedsmæssig risiko, som kan krænke intellektuelle ejendomsrettigheder, og sager om ulovlig fremstilling af tobak v) sager vedrørende humanitær bistand og udviklingsbistand til migranter, flygtninge og internt fordrevne og sager vedrørende anden støtte til disse målgrupper.

105. OLAF's generaldirektør meddelte udvalget, at prioriteringen af OLAF's politik på undersøgelsesområdet blev fastsat ud fra input fra interessenter, herunder bidrag fra Kommissionens netværk til forebyggelse og afsløring af svig, Den Europæiske Revisionsrets beretninger, Europa-Parlamentets beslutninger og Kommissionens rapporter om beskyttelsen af EU's finansielle interesser.

106. Ifølge de modtagne oplysninger fra OLAF blev der i alt indledt 222 undersøgelser og 44 koordineringssager i 2019. 117 undersøgelser og koordineringssager faldt ind under prioriteringen af kontorets politik på undersøgelsesområdet i 2018 (hvilket svarer til 43 % af de indledte undersøgelser og koordineringssager). Da disse oplysninger er meget begrænsede, giver det ikke udvalget mulighed for at vurdere, hvor mange sager der er indledt pr. sektor og direktorat. Overvågningsudvalget bemærker, at OLAF i forbindelse med rapporteringen om gennemførelsen af prioriteringerne af kontorets politik på undersøgelsesområdet for 2019 og i modsætning til den hidtidige praksis sammenlagde procentsatserne for de indledte undersøgelser og koordineringssager. Til sammenligning indledte OLAF i 2018 218 undersøgelser og 30 koordineringssager. Heraf faldt 68 undersøgelser og 20 koordineringssager ind under prioriteringen af kontorets politik på undersøgelsesområdet i 2018 (hvilket svarede til 31 % af de indledte undersøgelser og 67 % af de indledte koordineringssager). Overvågningsudvalget foreslår, at OLAF fremover følger samme metodiske tilgang som i de foregående år og angiver procentsatserne pr. kategori af indledte undersøgelser.

107. Overvågningsudvalget bemærker, at andelen af indledte sager, der falder ind under prioriteringen af OLAF's politik på undersøgelsesområdet, er øget i 2019 i forhold til 2018. Det forholder sig imidlertid ikke desto mindre fortsat således, at hovedparten af de sager, som OLAF indledte i 2019 — ca. 57 % af OLAF's undersøgelser og koordineringssager — ikke falder ind under OLAF's prioritering af kontorets politik på undersøgelsesområdet. Udvalget anmodede OLAF om flere oplysninger om disse undersøgelser og om begrundelsen for at træffe de pågældende beslutninger.

108. Udvalget bemærker, at OLAF paradoksalt nok kun betragter sin egen prioritering af kontorets politik på undersøgelsesområdet som det sidste kriterium for at indlede en sag. Selv om prioriteringerne af kontorets politik på undersøgelsesområdet ikke altid kan anvendes som et tilstrækkeligt grundlag for at indlede en undersøgelse, forholder det sig ikke desto mindre således, at de ikke giver OLAF mulighed for at prioritere sine undersøgelser og afsætte ressourcer i overensstemmelse hermed på en gennemsigtig måde.

109. Udvalget mener, at der er behov for radikale ændringer i OLAF's tilgang til sine egne prioriteringer på undersøgelsesområdet for at sikre produktiviteten og effektiviteten af OLAF's undersøgelser og tildeling af ressourcer.

Forholdet til OLAF, EU-institutionerne og OLAF's partnere samt andre interessenter

110. Som et uafhængigt organ med ansvar for tilsynet med OLAF skal Overvågningsudvalget have en åben og konstruktiv kommunikation med OLAF. OLAF's generaldirektør og hans medarbejdere deltog i 8 af Overvågningsudvalgets 10 plenarmøder. Der blev også afholdt bilaterale møder med OLAF's generaldirektør og arbejdsmøder mellem Overvågningsudvalgets ordførere og OLAF's ledelse og personale i rapporteringsperioden. Overvågningsudvalget glæder sig over denne informative og konstruktive dialog og ser frem til at opretholde en tættere kontakt med OLAF's operationelle team.

111. I november 2019 holdt Overvågningsudvalget et møde med OLAF's personale. Dette var en god lejlighed for Overvågningsudvalget til at mødes direkte med OLAF's undersøgere og medarbejdere og præsentere udvalgets medlemmer og sekretariat og udvalgets arbejde og besvare konstruktive spørgsmål fra OLAF's personale. Overvågningsudvalget værdsætter OLAF's indsats i forbindelse med tilrettelæggelsen af dette møde og opfordrer OLAF til at afholde sådanne møder jævnligt.

112. Overvågningsudvalget glæder sig først og fremmest over opretholdelsen af gode og regelmæssige forbindelser med EU-institutionerne. I september 2019 fremlagde Overvågningsudvalget konklusionerne fra sin aktivitetsrapport for 2018 for Kommissionen, Europa-Parlamentet (Budgetkontroludvalget) og Rådet (arbejdsgruppen for bekæmpelse af svig). Udvalget bidrog aktivt til udveksling af synspunkter i december 2019 med institutionerne i henhold til artikel 16 i forordning (EU) nr. 883/2013.

113. Overvågningsudvalget havde i rapporteringsperioden lejlighed til at afholde regelmæssige møder med de tidligere og nuværende kommissærer med ansvar for OLAF og med Kommissionens generalsekretær for at få feedback om OLAF's resultater og blive informeret om igangværende drøftelser, herunder om ændringen af OLAF-forordningen.

114. Overvågningsudvalget har også haft fokus på vigtige OLAF-partnere og interessenter. I marts 2019 var der en udveksling af synspunkter mellem Overvågningsudvalgets medlemmer og EU's ombudsmand. Formanden og et medlem af Overvågningsudvalget mødtes i september 2019 med repræsentanter for Regionsudvalget (RU) — Underudvalget for Borgerrettigheder, Styreformer og Institutionelle og Eksterne Forbindelser (CIVEX). Hovedemnet for drøftelsen var retsstatsprincippet ( 44 ) . I november og december 2019 afholdt Overvågningsudvalget to møder med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS). Overvågningsudvalget opfordrede direktøren for IDOC ( 45 ) til at redegøre for IDOC's rolle, funktion og samarbejde med OLAF på plenarmødet i november 2019. Overvågningsudvalget ønsker at fortsætte disse udbytterige møder i fremtiden.

115. Endelig deltog Overvågningsudvalget og dets sekretariat også i konferencen afholdt af OLAF om beskyttelse af EU's finansielle interesser ( 46 ) . Overvågningsudvalget anser denne konference for at være en nyttig begivenhed, der giver Overvågningsudvalget mulighed for at mødes og udveksle synspunkter med OLAF's partnere og interessenter fra forskellige medlemsstater og for at orientere tilhørerne om Overvågningsudvalgets igangværende og tidligere arbejde med processuelle garantier.

Revision af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013

116. I rapporteringsåret fulgte udvalget nøje opfølgningen af Kommissionens forslag offentliggjort i 2018 om at ændre OLAF-forordningen med henblik på at etablere et tæt samarbejde med Den Europæiske Anklagemyndighed og sikre effektiviteten af OLAF's undersøgelser ( 47 )

117. Den 16. april 2019 vedtog Europa-Parlamentet en lovgivningsmæssig beslutning i forbindelse med en førstebehandlingsholdning ( 48 ) . Udvalget konstaterer med stor tilfredshed, at Parlamentet har taget dets bemærkninger til ændringsforslagets specifikke bestemmelser ( 49 ) til efterretning.

119. I erkendelse af betydningen af denne reform forsøgte udvalget at spille en aktiv og konstruktiv rolle i debatten. I denne forbindelse vil udvalget gerne gentage sine bemærkninger til det forslag, der blev fremsat i slutningen af 2018. Overvågningsudvalgets bemærkninger byggede på principperne om upartisk gennemførelse af undersøgelser, retssikkerhed, gennemsigtighed og ansvarlighed, som OLAF skal respektere.

120. Med hensyn til forslaget om etablering af en kontrolansvarlig for processuelle garantier (»kontrolansvarlig«) for at styrke de processuelle garantier for personer, der undersøges af OLAF, har Overvågningsudvalget den helt klare holdning, at den kontrolansvarliges foreslåede kontor bør placeres inden for Overvågningsudvalgets ansvarsområde. Efter Overvågningsudvalgets opfattelse giver det mening, at det organ, som i dag overvåger og fører tilsyn med OLAF's overholdelse af de processuelle garantier ex post, også udøver samme funktion ex ante.

121. Den kontrolansvarliges beføjelser ( 53 ) til at overvåge OLAF's overholdelse af de processuelle garantier ville i det væsentlige overlappe Overvågningsudvalget nuværende beføjelser. Dette kunne ikke bare føre til dobbeltarbejde, men også til, at de to organer fremsætter forskellige eller endda modstridende henstillinger til OLAF's generaldirektør om grundlæggende samme spørgsmål.

122. Endvidere mener Overvågningsudvalget, at det først bør overvejes at anvende eller styrke eksisterende organer, før der oprettes nye organer. Overlapning med et i det væsentlige eksisterende organ (Overvågningsudvalget) skaber unødvendig administrativ kompleksitet og ineffektivitet.

123. Overvågningsudvalget har allerede et velfungerende sekretariat, der også anerkendes som et fuldstændigt uafhængigt organ i den gældende OLAF-forordning, med stor erfaring med håndtering og behandling af klager over OLAF ex post.

124. For at sikre konsekvens, sammenhæng og administrativ effektivitet ved en rationel og optimal anvendelse af eksisterende ressourcer og midler bør den kontrolansvarlige derfor underlægges Overvågningsudvalget for at opretholde de høje standarder for uafhængighed, der kræves i forbindelse med en sådan opgave, samtidig med at budgetudgifterne reduceres og de eksisterende menneskelige ressourcer udnyttes.

Overvågningsudvalgets forvaltning

Overvågningsudvalgets arbejdsmetode

125. I 2019 afholdt Overvågningsudvalget 10 plenarmøder ( 54 ) . Formanden, ordførerne og medlemmerne sekretariatet mødtes også regelmæssigt for at behandle konkrete spørgsmål. For hvert større spørgsmål, der blev behandlet, udpegede Overvågningsudvalget en ordfører. Ordførerne samarbejdede med sekretariatet om at udarbejde udkast til rapporter, udtalelser og dokumenter til drøftelse på plenarmøderne. De mødtes også med OLAF's ledelse og personale i forbindelse med udarbejdelsen af udvalgets udtalelser og rapporter. Udvalget drøftede sine udtalelser med OLAF, inden de blev vedtaget.

Ansættelse af personale i Overvågningsudvalgets sekretariatet

126. I løbet af rapporteringsperioden besatte sekretariatet to ledige stillinger, og der blev udnævnt en ny sekretariatschef efter udvælgelsesproceduren i artikel 29, stk. 2, i personalevedtægten. Den nye sekretariatschef tiltrådte i oktober 2019.

127. Udvalget var involveret i alle disse ansættelsesprocedurer. Tjenestemænd, der er tilknyttet sekretariatet, må aldrig søge eller modtage instrukser fra nogen regering eller institution eller noget organ, kontor eller agentur i forbindelse med udøvelsen af udvalgets overvågningsfunktioner. Udvalgets deltagelse i rekrutteringen til sekretariatet sikrer og garanterer, at udvælgelsesprocessen er uafhængig.

Databeskyttelsesrådgiver

128. I henhold til Europa-Parlamentets og Rådets nye forordning (EU) 2018/1725 ( 55 ) skal yderligere gennemførelsesbestemmelser vedrørende databeskyttelsesrådgiveren vedtages af hver af Unionens institutioner og hvert af Unionens organer. OLAF og Overvågningsudvalget har den samme databeskyttelsesrådgiver. Generaldirektøren for OLAF's afgørelse om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser vedrørende OLAF's databeskyttelsesrådgiver og Overvågningsudvalgets sekretariat blev vedtaget i juli 2019 ( 56 )

Sekretariatets beliggenhed

129. Efter en ændring af OLAF-forordningen ( 57 ) varetages Overvågningsudvalgets sekretariatsopgaver nu af Kommissionen uafhængigt af OLAF og i tæt samarbejde med udvalget. I februar 2017 blev sekretariatet administrativt tilknyttet Kontoret for Fastsættelse af Individuelle Rettigheder (Europa-Kommissionens lønkontor) (PMO), selv om det stadig placeret i en særskilt sikkerhedszone i OLAF's lokaler.

130. Med hensyn til den faktiske placering af sekretariatet har udvalget givet udtryk for sin holdning om, at et passende sted inden for OLAF's sikkerhedszone og under Overvågningsudvalgets enekompetence vil give sekretariatet mulighed for at varetage sine opgaver mere effektivt.

131. Udvalget har underrettet OLAF, Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet og Den Europæiske Revisionsret om, at der skal findes et mere hensigtsmæssigt sted til dets sekretariat, idet den nuværende reform af forordningen om OLAF er en lejlighed til at tage sagen op til fornyet overvejelse.

Budgetmæssige aspekter

132. Udvalgets budget for 2019 var 200 000 EUR, og gennemførelsesgraden var 80,60 %. Den udgiftsansvarlige anvisningsberettigede, som er bemyndiget ved subdelegation, er direktøren for PMO.

Overvågningsudvalgets websted

133. Med henblik på gennemsigtighed og kommunikation med offentligheden og interessenter har Overvågningsudvalget som et uafhængigt organ sit eget dedikerede websted ( 58 ) på europa.eu-portalen uafhængigt af og parallelt med OLAF's websted. Alle udtalelser og rapporter vedtaget af Overvågningsudvalget samt andre relevante dokumenter, oplysninger og data, medmindre de er fortrolige, offentliggøres på udvalgets dedikerede websted. Sekretariatet er ansvarligt for webstedets indhold og vedligeholdelse i overensstemmelse med udvalgets instrukser.

134. Udvalget lancerede sit websted i 2015 ( 59 ) . Udvalget arbejder i øjeblikket på at udvikle et mere tilgængeligt og interessant webstedsdesign, som bør være mere brugervenligt. Det nye websted bør være operationelt inden udgangen af 2020.

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).

(2) Artikel 15, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20170101.

(3) For at holde fast i den erfaring, der er opbygget i udvalget, skal medlemmerne udskiftes skiftevis i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

(4) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/ALL/?uri=CELEX:32011Q1124%2801%29.

(5) Fra januar 2019 til december 2019.

(6) Bruxelles, den 3.4.2019, COM(2019) 163 final.

(7) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_DA.pdf.

(8) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_DA.pdf.

(9) Udtalelse nr. 1/2020 — »OLAF's dismissed cases concerning Members of EU Institutions«. Den ikkefortrolige udgave af udtalelsen er offentligt tilgængelig på: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_no._1_2020_.pdf.pdf.

(10) Sag T-447/11 — Catinis mod Kommissionen, dom af 21.5.2014, præmis 34, og den citerede retspraksis.

(11) Sag T-447/11 — Catinis mod Kommissionen, dom af 21.5.2014, præmis 34, dom af 15.10.2002, forenede sager C-238/99 P, C-244/99 P, C-245/99 P, C-247/99 P, C-250/99 P — C-252/99 P og C-254/99 P, Limburgse Vinyl Maatschappij m.fl. mod Kommissionen, Sml. I, s. 8375, præmis 187.

(12) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).

(13) Artikel 7, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og sag T-48/05, Franchet og Byk mod Kommissionen., dom af 8.7.2008, præmis 274.

(14) Franchet og Byk mod Kommissionen, dom af 8.7.2008, sag T-48/05, præmis 167 og 168.

(15) OLAF-Overvågningsudvalgets årlige aktivitetsrapport for 2018, punkt 45 og frem.

(16) Punkt 8 den fælles udtalelse fra de juridiske tjenester i Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen om tre aspekter af forholdet mellem OLAF og Overvågningsudvalget, 12.9.2016. (dokument beskyttet i henhold til artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43).

(17) Punkt 8 i den citerede fælles udtalelse.

(18) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1).

(19) I den indledende informationsvurdering (Assessment of Initial Information) fremlagde evaluatoren de indsamlede oplysninger og fremsatte en henstilling til OLAF's generaldirektør om, hvorvidt der skulle indledes en undersøgelse. På nuværende tidspunkt indgår denne information i udtalelserne om indledningsbeslutninger (Opinion on opening Decision) — Workform I, OLAF-vademecum om udvælgelse af sager.

(20) I den tidligere OLAF-forordning (forordning (EF) nr. 1073/1999) var rapporteringsperioden i artikel 11, stk. 7, fastsat til »ni måneder«. Artikel 7, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 forlængede rapporteringsperioden til »12 måneder«.

(21) Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2018, punkt 45, 46 og 49, Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2017, punkt 24-29, Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2016, punkt 30-33, Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2015, punkt 30-33 og punkt 1-9, Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2014, punkt 26-28, Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2013, punkt 18-19, og Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2012, punkt 36.

(22) Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 2/2017 — Ledsagedokument til Kommissionens evalueringsrapport om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (artikel 19), punkt 30 og 31, Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 4/2014 om kontrol med varigheden af undersøgelser, der foretages af OLAF, punkt 20.

(23) Overvågningsudvalget orienterede OLAF om resultaterne af sin analyse i brev af 27. november 2019 og foreslog en alternativ løsning.

(24) EDPS-udtalelse — »Opinion on a notification for prior checking received from the Data Protection Officer of the European Anti-Fraud Office (OLAF) on Regular monitoring of the implementation of the investigative function« (sag 2007/73).

(25) EDPS-udtalelse — »Modalities of provision of personal data by the European Anti-Fraud Office (OLAF) to the OLAF Supervisory Committee« (EDPS-ref. 2019-0720 — D 0793).

(26) Uddrag af EDPS-udtalelse fra 2020: »(…) Med henblik på udvalgets overvågning skal det i et klart sprog have oplyst årsagerne til, at OLAF endnu ikke har afsluttet sin undersøgelse, og OLAF's planer for afslutningen af undersøgelsen. Det har også brug for oplysninger for at beskytte OLAF's uafhængighed i undersøgelserne. De nødvendige oplysninger afhænger af de nærmere formål med udvalgets overvågningsaktiviteter.

Hvis undersøgelsen f.eks. drejer sig om politisk eksponerede personer, og dette forsinkede undersøgelsen, antager vi, at OLAF medtager disse oplysninger i rapporteringsformularen (herunder navnene).

Kontrollen af undersøgelsernes varighed kan i nogle tilfælde nødvendiggøre oplysninger om de pågældende fysiske personers navne. I forbindelse med rapporteringen om, hvordan de processuelle garantier blev sikret (oplysninger om undersøgelse, høring, bemærkninger osv.), kan navnene også vise sig at være nødvendige.

Desuden kan udvalget i forbindelse med andre opgaver også have brug for navnene på de personer, der er berørt af en undersøgelse, da et af udvalget opgaver er at beskytte OLAF's uafhængighed i undersøgelserne, hvilket omfatter kontrol af forbindelser mellem undersøgere og berørte personer.

Udvalget kan indhente supplerende oplysninger, hvis det mener, at disse oplysninger er nødvendige for at forstå og kontrollere en konkret sag i overensstemmelse med artikel 15, stk. 1, femte afsnit, i OLAF-forordningen. Dette kan f.eks. være tilfældet, når udvalget anser OLAF's forklaringer for utilstrækkelige, eller når det ønsker at dobbelttjekke OLAF's forklaring. Hvis den berørte persons navn angives, bør det være muligt for udvalget at analysere, om der er behov for supplerende oplysninger for at udføre sine opgaver. Denne lagdelte tilgang synes at være i overensstemmelse med dataminimeringsprincippet (indsamling begrænset til nødvendige oplysninger, forordningens artikel 4, stk. 1, litra c)). […].«

(27) Rapporter fra OLAF til Overvågningsudvalget i 2019.

(28) Kun i meget få sager har undersøgeren givet supplerende, men stadig utilstrækkelige, oplysninger i kategorien »Andet«.

(29) Dom afsagt af Retten den 3. maj 2018 i sag T-48/16, Sigma Orionis SA mod Europa-Kommissionen, præmis 104 og 105, og yderligere retspraksis nævnt i præmis 100.

(30) https://ec.europa.eu/anti-fraud/olaf-and-you/complaints-olaf-investigations_da.

(31) OLAF underrettede også Overvågningsudvalget om en syvende klage indgivet til kontoret i december 2019. Da denne klage stadig blev behandlet på daværende tidspunkt, foretog Overvågningsudvalget ingen analyse heraf.

(32) Sag T-259/03, Nikalaou mod Kommissionen, præmis 238.

(33) OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu.

(34) Notat til Jan Mulder, formand for OLAF-Overvågningsudvalget, af 25. november 2019.

(35) Se punkt 32 i den udtalelse, der ledsagede Kommissionens evalueringsrapport om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (artikel 19). https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_2_2017.pdf.

(36) Overvågningsudvalget er i gang med en tilbundsgående analyse af 43 sager, hvor OLAF's henstillinger ikke blev fulgt af de kompetente myndigheder.

(37) Taskforcen var oprindeligt et pilotprojekt og blev en permanent del af OLAF's struktur efter OLAF's omstrukturering medio 2020.

(38) Artikel 17, stk. 5, litra a), tredje afsnit, i OLAF-forordningen.

(39) Se Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport — 2018, punkt 52.

(40) Artikel 325 i TEUF.

(41) Brev af 14. oktober 2019.

(42) Se Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport — 2018, punkt 60.

(43) Den Europæiske Socialfond, Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond.

(44) Se Kommissionens meddelelse »Styrkelse af retsstatsprincippet inden for Unionen — En handlingsplan« — 17. juli 2019 — COM(2019) 343 final (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CELEX:52019DC0343&from=DA) og Regionsudvalgets udtalelse — CDR 3730/2019 (https://cor.europa.eu/da/our-work/Pages/OpinionTimeline.aspx?opId=CDR-3730-2019).

(45) Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor (IDOC) gennemfører (ligesom OLAF) uafhængige interne undersøgelser/forespørgsler i Kommissionen.

(46) Konference afholdt i juni 2019.

(47) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/?uri=CELEX:52018PC0338.

(48) Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning af 16. april 2019 om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), for så vidt angår samarbejdet med Den Europæiske Anklagemyndighed og effektiviteten af OLAF's undersøgelser (COM(2018)0338 — C8-0214/2018 — 2018/0170(COD): http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_DA.html.

(49) Overvågningsudvalgets skrivelse til formanden for Europa-Parlamentets budgetkontroludvalg den 20. november 2018.

(50) Rådets mandat til forhandling med Europa-Parlamentet af 7. juni 2019.

(51) Budgetkontroludvalgets afgørelse om at indlede interinstitutionelle forhandlinger blev godkendt den 8. oktober 2019 og meddelt på Europa-Parlamentets plenarmøde den 9. oktober 2019.

(52) Det første trepartsmøde fandt sted den 5. november og det andet møde den 12. december 2019.

(53) Den kontrolansvarlige ville få følgende opgaver: i) behandle klager om overtrædelse af de processuelle garantier og fremsætte ikkebindende henstillinger til OLAF's generaldirektør om disse klager, ii) overvåge overholdelsen af de processuelle garantier, der gælder for OLAF's undersøgelser, iii) sikre omgående behandling af undersøgelserne for at undgå unødig forsinkelse, iv) give tilladelse til gennemførelsen af inspektioner og visse proceduremæssige foranstaltninger hos EU-institutionerne.

(54) Datoerne for Overvågningsudvalgets møder findes her: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/activities/events.

(55) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39).

(56) https://ec.europa.eu/anti-fraud/sites/antifraud/files/dpo_implementing_rules_en.pdf.

(57) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/2030 af 26. oktober 2016 om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 for så vidt angår sekretariatet for Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). Forordningen trådte i kraft den 1. januar 2017 (EUT L 317 af 23.11.2016, s. 1).

(58) Overvågningsudvalgets websted blev lanceret den 4. december 2015. https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/.

(59) Overvågningsudvalgets afgørelse af 5. november 2014 om gennemsigtighed i dets uafhængige aktiviteter.