Ændret forslag til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING om aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen (forelagt af Kommissionen i henhold til EF-traktatens artikel 250, stk. 2)

1. Baggrund

I artikel 255 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, som ændret ved Amsterdam-traktaten, gives der alle unionsborgere og alle fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen. De generelle principper for og begrænsninger i denne aktindsigt fastsættes af Rådet efter den fælles beslutningsprocedure senest to år efter Amsterdam-traktatens ikrafttræden.

Med henblik på iværksættelse af den i traktaten fastsatte ret til aktindsigt forelagde Kommissionen den 28. januar 2000 Europa-Parlamentet og Rådet et forslag til forordning. Europa-Parlamentet vedtog den 16. november 2000 en række ændringsforslag til forslaget, som Kommissionen for de flestes vedkommende ikke har kunnet acceptere. Ved at udsætte afstemningen om sin lovgivningsmæssige beslutning åbnede Europa-Parlamentet mulighed for forhandlinger mellem institutionerne inden den formelle afslutning af førstebehandlingen. Disse forhandlinger fandt sted under "uformelle trepartsdrøftelser" fra den 24. januar 2001 og førte til et kompromisforslag, der den 25. april 2001 blev vedtaget af Europa-Parlamentets udvalg om Borgerlige Frihedsrettigheder og Indre Anliggender, af De Faste Repræsentanters Komité (anden del) og af Europa-Kommissionen.

Europa-Parlamentet vedtog på en plenarsamling den 2. og 3. maj 2001 en række ændringsforslag, der ændrer Kommissionens forslag i overensstemmelse med det kompromisforslag, der var forhandlet om mellem de tre institutioner. Kommissionen erklærede under samlingen, at den accepterede alle disse ændringsforslag.

2. Gennemgang af ændringsforslagene

Kommissionen vil i sit ændrede forslag i uændret form medtage de i kompromisforslaget indeholdte ændringsforslag nr. 81-119, således som vedtaget af Europa-Parlamentet under samlingen den 3. maj 2001. Indholdet af ændringsforslag 81-118 omtales nedenfor; ændringsforslag 119 er en teknisk ændring, der bekræfter tilbagetrækningen af visse ændringsforslag vedtaget den 16. november 2000.

2.1. Betragtningerne (ændringsforslag 81-97)

Generelt giver betragtningerne i den form, de har fået som følge af ændringsforslagene, en bedre præcisering af forordningens mål. Nogle betragtninger er blevet ændret for at tage hensyn til ændringerne af de tilsvarende artikler.

2.2. Mål, målgruppe og anvendelsesområde (artikel 1 og 2 - ændringsforslag 98 og 99)

I den nye artikel 1 nævnes forordningens mål. Den mulighed, som institutionerne har for at give aktindsigt i deres dokumenter til personer, der ikke er bosat eller har deres hjemsted i en medlemsstat, ekspliciterer den nuværende praksis.

2.3. Definitioner (artikel 3 - ændringsforslag 100)

For at beskytte institutionernes udredningsarbejde havde Kommissionen foreslået, at man fra anvendelsesområdet skulle udelukke dokumenter til internt brug som f.eks. idé- og debatoplæg, udtalelser fra tjenestegrenene og uformelle meddelelser. Denne begrænsning er ikke blevet fastholdt, og den nuværende definition af dokumenter er bibeholdt. Dokumenter til internt brug beskyttes imidlertid gennem fastsættelse af særlige undtagelser, opregnet i artikel 4, stk. 3 (se nedenfor).

2.4. Begrænsninger i retten til aktindsigt (artikel 4 - ændringsforslag 101)

Undtagelsernes art

Medmindre der er tale om undtagelser, der skal beskytte almene interesser og privatlivet, vil der, for at fremme større åbenhed, blive givet aktindsigt i et dokument, når borgernes interesse i at få adgang må anses for vigtigere end den interesse, undtagelsen skulle beskytte. Men hvis den skade, som aktindsigt i dokumentet vil kunne medføre, er større end de dermed forbundne fordele, skal institutionen afslå at give aktindsigt i dokumentet.

Liste over undtagelser

I sit forslag til forordning havde Kommissionen udtrykkeligt blandt de obligatoriske undtagelser medtaget overtrædelsesprocedurer, herunder den udenretslige fase.

Kommissionen er indstillet på at nå frem til et kompromis og kan derfor acceptere, at overtrædelsesprocedurer ikke udtrykkeligt nævnes blandt undtagelserne i forordningens artikel 4, stk. 2, fordi den finder, at den godkendte tekst indebærer opretholdelse af den nuværende praksis for så vidt angår dens arbejdsopgaver vedrørende kontrol med overholdelsen af fællesskabsretten. Denne praksis fremgår af Domstolens fortolkning af disse samme bestemmelser. Den har besluttet at gøre opmærksom på denne praksis i en erklæring optaget i Rådets mødeprotokol.

Beskyttelse af udredningsarbejdet

Det nye stk. 3 i artikel 4 giver mulighed for, at interne dokumenter beskyttes frem til det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse, og at dokumenter, der indeholder udtalelser afgivet som led i indledende drøftelser og høringer inden for institutionen, beskyttes ud over dette tidspunkt.

Dokumenter hidrørende fra tredjemand

Det bestemmes, at institutionen skal høre den pågældende tredjemand, inden den afgør, om der skal nægtes aktindsigt efter en af undtagelserne (stk. 4). I stk. 5 anføres ordlyden af erklæring nr. 35 til Amsterdam-traktaten.

Begrænsning af undtagelsers anvendelsesperiode

Undtagelser gælder kun i den periode, hvor kravet om beskyttelse er berettiget. Med henvisning til retsakterne om åbning for offentligheden af De Europæiske Fællesskabers historiske arkiver [1] fastsættes det, at de fleste undtagelser ophører med at gælde 30 år efter dokumentets fremkomst.

[1] Kommissionens beslutning nr. 359/83/EKSF af 8. februar 1983. Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983.

2.5. Medlemsstaternes anvendelse af bestemmelserne (artikel 5 - ændringsforslag 102)

I den nye artikel 5 anføres udtrykkeligt det princip om loyalt samarbejde, der nævnes i betragtningerne (tidligere betragtning nr. 12, nu nr. 15). Heri hedder det, at medlemsstaterne, når de får forelagt en anmodning om aktindsigt i et dokument hidrørende fra en af institutionerne, skal høre den pågældende institution for ikke at hindre virkeliggørelsen af forordningens mål.

2.6. Behandling af anmodninger (artikel 6 - 8 og 10 - ændringsforslag 103 - 105 og 107)

Nedsættelsen af svarfristen til 15 hverdage svarer til den frist, der er fastsat i adfærdskodeksen for Kommissionens tjenestemænd.

2.7. Reglerne for følsomme dokumenter (artikel 9 - ændringsforslag 106)

Alle særbestemmelser vedrørende følsomme dokumenter er nu samlet i en enkelt artikel. Anmodninger vil udelukkende blive behandlet af personer, der er bemyndiget til at få kendskab til indholdet af de pågældende dokumenter (stk. 2). Følsomme dokumenter vil ikke blive anført i det offentligt tilgængelige register, og der vil kun blive givet aktindsigt med forfatterens samtykke (stk. 3).

2.8. Registre, direkte adgang og publikationer (artikel 11 - 13 - ændringsforslag 109 - 111)

Bestemmelserne om registre er gjort mere detaljerede end i Kommissionens oprindelige forslag. Bestemmelserne om direkte adgang til dokumenter og om offentliggørelse af visse typer af dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende går ud over rammerne for traktatens artikel 255, men svarer gennemgående til den nuværende praksis. De tre institutioner har i øvrigt givet udtryk for, at de agter at fremme elektronisk udbredelse af deres dokumenter.

2.9. Ledsageforanstaltninger og opfølgning (artikel 14 - 17 - ændringsforslag 108 og 112 - 115)

Den ændrede tekst indeholder mere præcise bestemmelser dels om koordinationen mellem institutionerne gennem nedsættelse af et udvalg, dels om opfølgning og evaluering af forordningens gennemførelse.

2.10. Ikrafttræden - eksisterende bestemmelsers forenelighed med forordningen (artikel 18 og 19 - ændringsforslag 116 og 117)

De særlige regler om aktindsigt, som findes i den eksisterende lovgivning, vil blive gennemgået i lyset af forordningen. På samme måde bør det kontrolleres, at retsakterne om åbning for offentligheden af De Europæiske Fællesskabers historiske arkiver (se punkt 2.4) ikke indeholder bestemmelser, der er i modstrid med forordningen om aktindsigt i dokumenter.

2.11. Anvendelse på agenturer og organer - opfordring til institutioner og organer, der ikke er dækket af forordningen (fælles erklæring - ændringsforslag 118)

Reglerne om aktindsigt i dokumenter vil komme til at gælde for agenturer og organer oprettet af institutioner, der er omfattet af forordningen. I den fælles erklæring fastsættes det, at der vil blive truffet passende foranstaltninger desangående.

De tre institutioner retter en opfordring til de fællesskabsinstitutioner og -organer, der ikke er omfattet af forordningen, om at vedtage regler om aktindsigt i deres dokumenter, der er forenelige med forordningen.

3. Konklusion

I henhold til EF-traktatens artikel 250, stk. 2, ændrer Kommissionen sit forslag til forordning i overensstemmelse med ovenstående.