MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN —

Vejledning om innovationsindkøb

(2021/C 267/01)

ANSVARSFRASKRIVELSE: Formålet med denne meddelelse er at give praktisk vejledning om offentlige indkøb af innovative løsninger. Den er ikke juridisk bindende. I meddelelsen omformuleres i nogle tilfælde bestemmelserne i EU-lovgivningen. Dette har dog ikke til formål at udvide eller begrænse de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i denne lovgivning. For så vidt som meddelelsen kan anses for at fortolke EU-lovgivninen, skal det understreges, at kun EU-Domstolen har kompetence til at give en juridisk bindende fortolkning af EU-lovgivningen. Selv om oplysningerne i denne vejledning er blevet nøje kontrolleret, påtager Europa-Kommissionen sig ikke noget ansvar for de konkrete tilfælde, der er nævnt i vejledningen.

INDHOLDSFORTEGNELSE

RESUMÉ 5

1. FÅ MERE AT VIDE OM INNOVATIONSINDKØB 6

1.1. Hvad er innovationsindkøb? 6

1.2. Hvorfor innovationsindkøb? 7

1.2.1. Fremme af den økonomiske genopretning, den grønne og den digitale omstilling og EU's modstandsdygtighed 7

1.2.2. Levering af bedre offentlige tjenester til et optimalt budget 8

1.2.3. Afhjælpning af et voksende behov 8

1.2.4. Modernisering af offentlige tjenester 9

1.2.5. Hjælp til lanceringen og udviklingen af nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er 10

1.2.6. Påvirkning af markederne hen imod innovation 10

1.3. Hvorfor er der brug for vejledning om innovationsindkøb? 11

2. UDVIKLING AF EN POLITIKRAMME FOR INNOVATIONSINDKØB 11

2.1. Klart politisk mandat 11

2.2. Innovation som middel til at nå forskellige politiske mål 14

2.3. Fastlæggelse af ambitionsniveauet 15

2.4. Oversættelse af ambitioner til handlinger og forpligtelser 16

2.5. Kapacitetsopbygning 17

2.5.1. Uddannelse og assistance 17

2.5.2. Overvejelse af samarbejdsbaseret indkøb 18

2.6. Overvindelse af risikoaversion ved at skabe incitamenter til innovation 22

3. TILTRÆKNING AF INNOVATORER 24

3.1. Åbning af dørene til offentlige udbud for mindre innovatorer 24

3.1.1. Dialog med markedet 24

3.1.2. Færre administrative byrder 26

3.1.3. Tilpasning af udvælgelseskriterier 26

3.1.4. Brug af delkontrakter 28

3.1.5. Brug af standarder, open data, åbne grænseflader og open source-software 29

3.1.6. Udformning af SMV-venlige betalingsordninger 30

3.2. Udvikling af en økosystemtilgang til innovation 30

3.3. Mobilisering af innovationsformidlere 31

4. TILTRÆKNING AF INNOVATION 33

4.1. Innovationsvenlige værktøjer til alle typer procedurer 33

4.1.1. Vurdering af behov 33

4.1.2. Indledende markedsundersøgelse 35

4.1.3. Brug af valgfrie felter i standardformularer 38

4.1.4. Tekniske specifikationer 38

4.1.4.1. Deskriptive krav 38

4.1.4.2. Funktionelle krav 39

4.1.5. Varianter 40

4.1.6. Tildelingskriterier 41

4.1.6.1. Pris 41

4.1.6.2. Omkostninger 41

4.1.6.3. Kvalitet 42

4.1.7. Forvaltning af intellektuelle ejendomsrettigheder 43

4.1.8. Gennemførelse af en kontrakt 46

4.2. Specifikke innovationsvenlige udbudsprocedurer 47

4.2.1. Tilpasning af brugsklar innovation — udbud med forhandling 47

4.2.1.1. Udbud med forhandling 48

4.2.1.2. Konkurrencepræget dialog 48

4.2.2. Projektkonkurrencer 48

4.2.3. Skabelse af innovation ved indkøb af forskning og udvikling 49

4.2.3.1. Indkøb af tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling og tildeling af intellektuelle ejendomsrettigheder 49

4.2.3.2. Prækommercielle udbud 50

4.2.3.3. Indkøb af forsknings- og udviklingsprodukter 51

4.2.3.4. Innovationspartnerskab 52

5. STATSSTØTTE 56

BILAG I: INTELLEKTUELLE EJENDOMSRETTIGHEDER 58

Del I — Generelle aspekter vedrørende intellektuelle ejendomsrettigheder 58

Del II — Type indkøbt leverance og intellektuelle ejendomsrettigheder 60

BILAG II: SKABELONER TIL LEVERANDØRINVITATION 65

BILAG III: SKABELON TIL SPØRGESKEMA TIL MØDER MED LEVERANDØRERNE 67

RESUMÉ

Innovationsindkøb kan forbedre EU's økonomiske genopretning efter covid-19-krisen med bedre offentlige investeringer. Det er et vigtigt redskab til at fremme omstillingen af vores økonomi til en grøn og digital økonomi. Denne vejledning, som er vedtaget inden for rammerne af meddelelsen »En ny europæisk dagsorden for forskning og innovation — Europas chance for at forme sin fremtid« og Kommissionens bidrag til EU's stats- og regeringschefers uformelle møde den 16. maj 2018 i Sofia, er opdateret efter vedtagelsen af de europæiske strategier for SMV'er og industrien (1) og genopretnings- og resiliensfaciliteten (2). Den har til formål at støtte offentlige indkøbere, så de kan bidrage bedre til den økonomiske genopretning, den grønne og den digitale omstilling og EU's modstandsdygtighed.

Denne vejledning giver en klar præsentation af de grundlæggende aspekter af innovationsindkøb: Hvorfor er det vigtigt, hvem har interesse deri, og hvordan kan det gennemføres.

Dette dokument afspejler de svar, der blev modtaget under en forudgående offentlig høring. Detaljeringsgraden er bevidst valgt, så vejledningen når ud til den bredest mulige professionelle målgruppe (indkøbere, politikere og leverandører) og skaber interesse hos de parter, der aldrig har tænkt over det eller aldrig har bekymret sig over det. Selv de mest avancerede læsere vil finde nyttige referencer til nylige initiativer og eksempler.

Med direktiverne om offentlige udbud fra 2014 blev rammerne for offentlige udbud tilpasset offentlige indkøberes og økonomiske aktørers behov, som udspringer af den teknologiske udvikling, økonomiske tendenser og øget fokus på bæredygtige offentlige indkøb i samfundet.

Innovationsindkøb giver hidtil uudnyttede muligheder for nystartede virksomheder og udvikling af innovative løsninger som påpeget af Kommissionen i dens nyligt vedtagne SMV-strategi og handlingsplan for intellektuelle ejendomsrettigheder (3).

Udbudsregler omhandler ikke længere kun, »hvordan der skal indkøbes« — de skaber også mulighed for incitamenter med hensyn til, »hvad der skal købes«, uden at fastlægge dem. Målsætningen om at bruge skatteydernes penge fornuftigt vinder indpas og går videre end blot at opfylde offentlige instansers primære behov. Offentligheden ønsker med rette i forbindelse med de enkelte offentlige indkøb ikke blot at vide, om den indkøbte løsning er formelt overensstemmende, men også om den sikrer den bedste merværdi med hensyn til kvalitet, omkostningseffektivitet samt miljømæssige og sociale virkninger, og om den skaber muligheder for leverandørernes marked.

Innovationsindkøb omhandler alle ovennævnte spørgsmål. Det åbner døren for bedre kvalitet og mere effektive løsninger som sikrer miljømæssige og sociale fordele, bedre omkostningseffektivitet og nye forretningsmuligheder for virksomheder. Denne vejledning bør desuden læses i sammenhæng med Kommissionens vejledning fra 2019 om deltagelse af tilbudsgivere og varer fra tredjelande på EU's marked for offentlige indkøb, som også omhandler strategiske udbud og innovationsindkøb (4), og giver offentlige indkøbere praktisk vejledning i, hvordan tredjelandes deltagelse i deres offentlige udbud skal håndteres.

Denne vejledning er derfor opbygget som følger:

I kapitel 1 beskrives begrebet innovationsindkøb og dets overordnede dimension og merværdi.

I kapitel 2 skitseres den politikramme, som er nødvendig for at udnytte innovationsindkøb strategisk.

Kapitel 3 illustrerer, hvordan dørene til offentlige udbud åbnes for innovatorer, herunder nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er.

Kapitel 4 beskriver, hvordan offentlige udbudsprocedurer kan medvirke til at modernisere offentlige tjenester med innovative løsninger og skabe vækst og arbejdspladser, navnlig med hensyn til forvaltning af intellektuelle ejendomsrettigheder (IPR).

I kapitel 5 henvises der til visse kriterier, som innovationsindkøb bør opfylde for at undgå, at der ydes statsstøtte til en leverandør.

Bilagene indeholder praktiske oplysninger til købere om intellektuelle ejendomsrettigheder og værktøjer til at hjælpe købere med at afholde møder med leverandører.

Denne vejledning kan være en inspirationskilde for alle aktører, der er beskæftiget med offentlige udbud:

— offentlige indkøbere

— endelige brugere af de indkøbte løsninger

— beslutningstagere og politikere, hvis bidrag er nødvendige for at skabe gunstige betingelser

— leverandører, som kan lære, hvordan deres innovative løsninger kan blive mere konkurrencedygtige i forbindelse med offentlige indkøb.

1. FÅ MERE AT VIDE OM INNOVATIONSINDKØB

1.1. Hvad er innovationsindkøb?

Innovation kan have flere betydninger (5). I denne vejledning benyttes der et bredt perspektiv. »Innovationsindkøb« henviser til ethvert indkøb, som omfatter et af eller begge følgende aspekter:

— køb af innovationsprocessen — tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling — med (delvise) resultater

— køb af resultaterne af innovation.

Den offentlige indkøber beskriver først sit behov, som foranlediger virksomheder og forskere til at udvikle innovative produkter, tjenesteydelser eller processer, som endnu ikke findes på markedet, for at opfylde dette behov.

Dernæst handler den offentlige indkøber som en »tidlig bruger«, som i stedet for at købe standardprodukter køber en vare, en tjenesteydelse eller en proces, der er ny på markedet, og som har væsentligt nye egenskaber (6).

Sådan innovation, som giver forskellige interessenter bedre resultater og øget merværdi, passer i nogle tilfælde ind i det traditionelle system (trinvis innovation), men bringer ofte uorden i det gamle system ved at skabe andre aktører, strømme, værdier (disruptiv innovation) eller endda krav om en mere grundlæggende omstilling, da den afhjælper uopfyldte behov og lægger op til strukturelle og organisatoriske reformer (transformativ innovation). Denne vejledning omhandler fordelene ved de forskellige former for innovation og forklarer, hvordan de anvendes i forbindelse med offentlige udbudsprocedurer.

1.2. Hvorfor innovationsindkøb?

1.2.1. Fremme af den økonomiske genopretning, den grønne og den digitale omstilling og EU's modstandsdygtighed

Offentlige investeringer og innovation er to vigtige måder at tackle udfordringerne på i forbindelse med genopretningen, den grønne og den digitale omstilling og oprettelsen af en mere modstandsdygtig økonomi i EU. Den nye genopretnings- og resiliensfacilitet (7) vil fremme offentlige investeringer efter coronaviruskrisen, og en stor del af disse investeringer vil blive kanaliseret gennem offentlige indkøb. EU-benchmarking viser, at Europa kun udnytter halvdelen af innovationsindkøbenes potentiale til at sætte skub i den økonomiske genopretning, og at der er store underinvesteringer, navnlig ved indkøb af digitale løsninger og ved FoU-indkøb, som begge er afgørende for at styrke EU's strategiske autonomi og konkurrenceevne (8). Offentlige indkøbere skal sætte skub i innovationsindkøb og hjælpe virksomhederne med at udvikle innovative løsninger i vigtige industrielle økosystemer, navnlig i tilfælde hvor offentlige indkøbere er nøgleinvestorer. Offentlige indkøbere skal også fremme den europæiske økonomis modstandsdygtighed ved at diversificere forsyningskilderne for vigtige råvarer, såsom lægemiddelbestanddele, som covid-19-pandemien har vist, og ved at fremme udviklingen af nye løsninger.

Offentlige myndigheders innovative indkøb af rumbaserede applikationer i EU på nationalt, regionalt og lokalt plan kan i høj grad bidrage til gennemførelsen af den grønne pagt og digitaliseringen af samspillet mellem virksomheder/borgere og offentlige forvaltninger. Det besidder også et betydeligt potentiale for grænseoverskridende samarbejde. EU's rumprogram omfatter også en lang række anvendelsesområder for rumbaserede data og tjenester, hvor indkøb af innovative løsninger er den mest effektive tilgang til at stimulere digital og grøn omstilling, da markedskræfterne alene ikke kunne levere de ønskede resultater.

EKSEMPEL RUMTJENESTER Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Offentlige myndigheder er en vigtig bruger af rumbaseret teknologi, navnlig på områder som: — Offentlig sikkerhed (beredskabstjenester og katastrofehjælp, eftersøgning og redning, brandbekæmpelse, grænseforvaltning) — Beskyttelse af kritisk infrastruktur — Offentlig transport (forvaltning af offentlig transport, autonom pendultrafik, intelligente byer) — Sø- og luftfartsoperationer samt jernbanedrift, der drives eller overvåges af offentlige myndigheder. Hvad blev gjort på en anden måde? Innovationsindkøb kan derfor være et lovende instrument til at fremme brugen af avanceret rumbaseret teknologi og tjenester og give offentlige myndigheder incitament til at engagere innovative virksomheder som de første kunder. I oktober 2019 lancerede Kommissionen H2020-SPACE-EGNSS-2020-pilotprojektet om prækommercielle udbud af EGNSS-applikationer (EGNOS og Galileo) til offentlige myndigheder med det formål at udvikle innovative løsninger ved hjælp af EU's GNSS-teknologi for at tackle spørgsmål af offentlig interesse, hvor der er manglende udbud på markedet (et typisk markedssvigt på grund af opfattelsen af høj teknologi-/markedsrisiko og købermonopol/begrænset efterspørgsel). Hvad var resultatet? Det udvalgte BROADGNSS-projekt vil udnytte unikke og avancerede funktioner, der er forbundet med EGNOS- og Galileo-signaler, i downstreamapplikationer forbundet med offentlig sikkerhed for at forbedre de tjenester, som den offentlige sikkerheds- og katastrofehjælpsorganisation PDDR stiller til rådighed for Europas borgere. Flere oplysninger findes på: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/topic-details/space-egnss-5-2020

1.2.2. Levering af bedre offentlige tjenester til et optimalt budget

En innovativ løsning indkøbes sjældent alene på grund af dens innovative karakter. I de fleste tilfælde bliver en innovativ løsning interessant for offentlige indkøbere, når den gør det muligt at opnå de samme eller endda bedre resultater til optimerede omkostninger.

EKSEMPEL INNOVATION LEVERER GRØNNERE OG BILLIGERE ENERGI TIL BORGERE: Kraftvarmeværk i Vilnius Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Gasimporten resulterede i høje varmerelaterede omkostninger for borgerne i Vilnius. Desuden havde byens store afhængighed af gasforbruget en negativ indvirkning på miljøet med store CO2-emissioner. Hvad blev gjort på en anden måde? Byen besluttede i 2018 at investere i et innovativt indenlandsk anlæg til produktion af grøn energi for at mindske afhængigheden af gasimport og CO2-fodaftrykket. Hele udbudsprojektet blev afsluttet inden for et år. Kraftvarmeværket består af et affaldsforbrændingsanlæg og to biobrændstofsystemer. Størstedelen af investeringen blev opnået med hjælp fra EU's strukturfonde og et lån fra Den Europæiske Investeringsbank (EIB). Hvad var resultatet? Næsten 40 % af borgerne kan nu opfylde deres energibehov med reducerede CO2-emissioner. Når systemet kører med fuld kapacitet medio 2020, anslås det, at priserne for borgerne vil falde med 20 %. CO2-emissioner kan reduceres betydeligt med ca. 436 000 tons om året. Innovationen bidrager til den cirkulære økonomi takket være en gnidningsløs omdannelse af affald til energi. Flere oplysninger findes på: https://renewablesnow.com/news/lietuvos-energija-breaks-ground-on-vilnius-chp-scheme-601749/. https://www.euroheat.org/news/vilnius-chp-project-gets-green-light-ec/. https://ec.europa.eu/regional_policy/en/projects/major/lithuania/new-power-plant-boosts-renewable-energy-use-in-vilnius-lithuania. https://www.eib.org/attachments/registers/74370788.pdf.

1.2.3. Afhjælpning af et voksende behov

I nogle tilfælde er innovationsindkøb nødvendigt for at reagere på uopfyldte behov eller nye forventninger, som ikke dækkes tilstrækkeligt af de eksisterende løsninger på markedet.

EKSEMPEL INNOVATION IMØDEGÅR SOCIALE ÆNDRINGER: Motivering af studerende til at lære med teknologi Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Mange børn er i dag mere interesserede i computerspil end i matematik eller fysik. Frafaldet stiger i skoler og på universiteter, mens begejstringen for at lære disse »vanskelige« fag falder. Dette påvirker den næste generation af europæeres chancer for at finde gode beskæftigelsesmuligheder i den stadigt mere videnbaserede økonomi. Hvad blev gjort på en anden måde? Skoler fra Halmstad i Sverige, Viladecans i Spanien, Magdeburg i Tyskland og Konnevesi i Finland besluttede at indkøbe i fællesskab for at imødegå udfordringen. De indgik aftale om forskning og udvikling med syv innovative leverandører og testede og sammenlignede derefter de løsninger, som disse leverandører fandt frem til. Ud af de syv leverandører nåede fire frem til prototypefasen, og to gik videre og udviklede innovative værktøjer, som skolerne tog i brug. De tilbød en mere personligt tilpasset, spillignende oplevelse til børn på folkeskoleniveau, hvor deres adfærdsmønstre blev analyseret løbende ved hjælp af kunstig intelligens. Hvad var resultatet? Deltagelsen af mere end 600 elever og 45 lærere fra de fire lande viste, at de nye løsninger øger elevernes motivation med 55-75 % og forbedrer læringsresultaterne inden for matematik, teknologi, fysik og kemi, og de øger sandsynligheden for, at de vil starte en karriere inden for disse områder. Løsningerne er i mellemtiden blevet solgt til forskellige skoler. Kuulammen koulu-skolen i Finland bekræftede f.eks., at de innovative løsninger også reducerer lærernes forberedelses- og evalueringstid med 30-40 % og sænker skolernes udgifter til undervisningsmaterialer. (1 licens koster 10 gange mindre end skolebøger til hele skolen). Den virksomhed, der leverede løsningen i Finland, har i mellemtiden også tiltrukket venturekapitalinvesteringer og udvidet sin virksomhed til også at omfatte andre markedssegmenter (til uddannelse af ansatte i virksomheder). Flere oplysninger findes på: www.imaile.eu (Syv samfinansierede projekter under EU's rammeprogram)

1.2.4. Modernisering af offentlige tjenester

Innovationsindkøb kan tilpasse den måde, hvorpå offentlige tjenester leveres, til forventningerne hos de stadig mere teknofile, miljøansvarlige og samfundsbevidste borgere og derved forbedre oplevelsen af de offentlige tjenester.

EKSEMPEL INNOVATION MINDSKER OFFENTLIGE MYNDIGHEDERS BRUG AF BILER: Det portugisiske sundhedsministeriums fælles platform til forvaltning af køretøjsflåden Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Det portugisiske sundhedsministerium ønskede at optimere ruteplanlægningen, reducere miljøpåvirkningen og de samlede omkostninger til køretøjsflåden, som alle tjenester under ministeriet og institutionerne inden for det portugisiske sundhedsvæsen anvender. Hvad blev gjort på en anden måde? I stedet for blot at købe nye biler fandt ministeriet på en ny måde at bruge køretøjsflåden på. Det udtænkte en elektronisk platform, hvor alle oplysningerne om brugen af køretøjsflåden ville blive samlet. I 2017 blev den fælles platform til forvaltning af sundhedsministeriets køretøjsflåde (GPFMS) leveret af en ekstern entreprenør, som var blevet udvalgt gennem en offentlig udbudsprocedure, hvori de ønskede resultater var udtrykt som funktionelle krav. Hvad var resultatet? Platformen vil sætte brugerne i stand til at dele alle de tilgængelige ressourcer (køretøjer og ruter). Dette vil reducere antallet af køretøjer, de dermed forbundne udgifter (f.eks. til forsikring, brændstof, vedligeholdelse osv.) og miljøpåvirkningen. Platformen vil også generere rapporter om brugen af ressourcerne i realtid, så der opstilles indikatorer, der kan tilskynde til effektiv, gennemsigtig og samvittighedsfuld planlægning, forvaltning, brug og kontrol af køretøjsflåden. Det er i overensstemmelse med målene for Kommissionens digitale og grønne omstilling. Flere oplysninger findes på: http://spms.min-saude.pt/2016/05/spms-desenvolve-gestao-partilhada-frota-do-ministerio-da-saude

EKSEMPEL INNOVATION GÅR BEKYMRINGER OVER MILJØET I MØDE: Beskyttelse af vandforsyningen Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Overskudsvandet fra produktion af mønter i Østrig indeholdt kemikalier, som oversteg de fastsatte grænseværdier. Hvad blev gjort på en anden måde? Østrigs forbundsagentur for offentlige udbud lancerede en offentlig udbudsprocedure i tre faser for at finde en innovativ løsning til det østrigske møntneri (som var ansvarligt for møntproduktionen). Potentielle leverandører blev opfordret til at indgive oplysninger om deres tidligere innovationsresultater. Præcise mål for vandrensning var medtaget i kontraktvilkårene. Hvad var resultatet? Den valgte vakuumfordampningsmekanisme, som er let at installere, filtrerer en lang række partikler, herunder metal-, foto-, print- og fødevarepartikler samt galvaniske og farmaceutiske partikler, hvilket gør den egnet til forskellige industrier. Det østrigske møntneris behov for ferskvand er desuden blevet reduceret med 97 %, så det sparer 4 mio. liter vand om året. Flere oplysninger findes på: http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue58_Case_Study117_BBG_Austria.pdf

1.2.5. Hjælp til lanceringen og udviklingen af nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er

På EU-plan tegner de offentlige indkøberes købekraft sig for omkring 14 % af BNP (9). I mange dele af Europa er det en betydelig andel af de lokale økonomier. Dette betyder, at offentlige indkøbere kan tilskynde til innovation blandt etablerede markedsaktører, men også tilbyde vigtige muligheder til SMV'er og nye innovative virksomheder, som muligvis har løsninger på uopfyldte behov, men som har problemer med at få dem ud på markedet.

Som en toneangivende kunde kan offentlige indkøbere give innovative virksomheder mulighed for at teste deres nye løsninger under virkelige forhold. Ved at blive deres kunder og dermed øge deres omsætning kan de ordregivende myndigheder desuden motivere andre investorer — både offentlige og private — til at investere i deres aktiviteter. Endelig kan offentlige indkøbere ved at anvende digitale platforme i vid udstrækning give økonomiske aktører — SMV'er, nystartede virksomheder — mulighed for at udvikle eller foreslå innovative løsninger og lette adgangen på tværs af grænserne til markederne for offentlige indkøb (10).

1.2.6 Påvirkning af markederne hen imod innovation

Når et produkt ikke umiddelbart er tilgængeligt på markedet, eller når kun produkter af ringe kvalitet er tilgængelige, kan de offentlige indkøberes købekraft påvirke markedet hen imod innovation.

EKSEMPEL INNOVATION IMØDEGÅR OFFENTLIGHEDENS BEKYMRINGER: Sundere patientbehandling på hospitaler Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Den svenske by Örebro ønskede at indkøbe katetre uden skadelige PVC-stoffer. Selv om de ikke var bredt tilgængelige på markedet, besluttede byen alligevel at lancere en indkaldelse af tilbud. På daværende tidspunkt kunne kun én leverandør besvare indkaldelsen. Hvad blev gjort på en anden måde? På trods af nogle juridiske udfordringer lykkedes det for byen at indkøbe de ønskede katetre. Hvad var resultatet? Otte år senere tilbød alle leverandører et PVC-frit produkt.

1.3. Hvorfor er der brug for vejledning om innovationsindkøb?

Offentlige indkøberes vigtigste mål er at sikre det mest stabile og pålidelige indkøbsresultat. De begrænser ofte risiciene ved at:

i) benytte etablerede økonomiske aktører med et uplettet omdømme, dokumenterede skattebetalinger og betydelig omsætning

ii) efterspørge standardløsninger, som har vist sig at være pålidelige.

I denne forbindelse kan det være vanskeligt at argumentere for innovative produkter og tjenesteydelser, der involverer en større risikomargin, selv om beslutningen om at indkøbe innovation indebærer klare fordele for den offentlige indkøber. Disse fordele skal — uanset om de har form af besparelser, løsninger på nye behov eller bedre dækning af eksisterende behov — identificeres klart, beskrives på en detaljeret og gennemsigtig måde, fastsættes som mål og måles objektivt. Juridiske, budgetmæssige og omdømmemæssige risici bør beskrives og afbødes. I denne vejledning gives personerne bag politikkerne for offentlige indkøb den indledende motivation og inspiration til at påtage sig denne udfordring.

Sammen med forskellige partnere har Kommissionen allerede udsendt en række vejledende dokumenter om dette emne, og disse dokumenter er stadig gyldige referencer (11). Med udgangspunkt i tidligere erfaringer og for at imødekomme gentagne opfordringer fra interessenter indeholder denne vejledning uddybende oplysninger af praktisk karakter. Den fokuserer på en række ikkeundersøgte aspekter af de værktøjer, der foreslås i EU-bestemmelserne, og placerer dem i et bredere perspektiv, herunder i forhold til EU's generelle støtte til nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er.

Denne vejledning har derfor til formål at:

— opstille argumenter, der kan lægges til grund for valget af innovationsindkøb

— foreslå politiske tiltag, der tilvejebringer den nødvendige politiske og organisatoriske støtte til innovative projekter

— hjælpe med at navigere omkring usikkerheder gennem en forklaring af EU's retlige ramme for offentlige udbud i forbindelse med indkøb af innovative produkter og virkelige eksempler.

De eksempler, der nævnes i denne vejledning, viser, at de idéer, der beskrives heri, bør kunne gennemføres i alle medlemsstater, da de centrale regler om offentlige udbud udspringer af de samme direktiver om offentlige udbud.

2. UDVIKLING AF EN POLITIKRAMME FOR INNOVATIONSINDKØB

Innovationsindkøb er en mulighed for offentlige indkøbere, borgere og virksomheder. En omfattende politikramme, der omfatter en vision, en strategi og passende midler, er nødvendig for at gøre denne mulighed til virkelighed. I det følgende beskrives hovedkomponenterne i en politikramme for innovationsindkøb.

2.1. Klart politisk mandat

En klar politisk vision, som det politiske plan har opstillet for institutionerne og fagfolk, der arbejder med strategisk indkøb, gør en forskel, da den giver dem det nødvendige mandat til at handle. Når den politiske vision er ledsaget af en klar kommunikationskampagne og er understøttet af en langsigtet budgetmæssig forpligtelse, er der større chance for at visionen bliver til virkelighed.

EKSEMPEL SVERIGES NATIONALE INNOVATIONSRÅD Sveriges nationale innovationsråd er sammensat af regeringens ministre med innovationsrelaterede porteføljer og eksperter. Det ledes af statsministeren. I dette forum drøftes innovation på det højeste plan, og det hjælper med at konsolidere regeringens tilgang. Det har f.eks. medvirket til at afklare brugen af funktionelle kriterier i offentlige udbud. Flere oplysninger findes på: http://www.government.se/government-policy/national-innovation-council

Innovationsindkøb har et enormt strategisk potentiale, navnlig som støtte for teknologisk udvikling i den offentlige sektor og fra den offentlige sektors side. Industrisektorer, der er afhængige af salg til den offentlige sektor, kan motiveres til at skabe innovation og indføre nye teknologier gennem den offentlige sektors efterspørgsel. Sociale sektorer, som f.eks. sundhed, vandrensning, fjernvarme, veje og jernbaner, er næsten altid udelukkende afhængige af den offentlige efterspørgsel. I disse tilfælde bruges offentlige udbud til klart at give udtryk for denne efterspørgsel og er katalysatorer for det teknologiske fremskridt.

EKSEMPEL INNOVATION HJÆLPER MED AT NÅ MILJØMÅL PÅ KOMMUNALT PLAN: Københavns miljømål nås med innovative teknologier Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Efter at have fastsat et ambitiøst mål om at blive CO2-neutral inden 2025 er København nu i gang med at transformere sin energiforvaltning. En afgørende forudsætning for at nå dette mål er en væsentlig reduktion af energiforbruget til gadebelysning. Derfor skal næsten 20 000 gadelamper udskiftes. Københavns Kommunes belysningsmål er følgende: — udskifte højtryksnatriumpærer på boligveje, større gader og motorveje med en effektiv specialdesignet LED-lampe — opnå betydelige energi- og CO2-besparelser, som kan hjælpe kommunen med at blive CO2-neutral inden 2025 — forbedre gadebelysningens kvalitet for at skabe mere sikkerhed og komfort — integrere belysningsstyringen med trafiktæthedsdata med henblik på i fremtiden at tilpasse belysningsniveauet til brugen af vejene — etablere et centralt forvaltningssystem til effektiv forvaltning og styring af gadebelysning. Hvad blev gjort på en anden måde? Den ordregivende myndighed valgte et udbud med konkurrencepræget dialog. Evalueringskriterierne var tildelt følgende vægte: pris 25 %, udførelse og organisering af opgave 25 %, belysningsløsning 20 % samt energi- og miljømæssige kvaliteter 30 %. Udbudsproceduren varede 16 måneder indtil underskrivelsen af kontrakten. Hvad var resultatet? Med overgangen til LED-lamper er energiforbruget blevet reduceret med 57 %, og både CO2-aftrykket og vedligeholdelsesomkostningerne er blevet reduceret (1,6 mio. EUR om året for en investering på 26 mio. EUR). Flere oplysninger findes på: http://spice-project.eu http://spice-project.eu/wp-content/uploads/sites/14/2017/08/Copenhagen_Street_Light.pdf

Det skal imidlertid erkendes, at innovationsindkøb ud over adskillige fordele også medfører risici og omkostninger. De kræver en kulturændring, ikke kun blandt de offentlige indkøbere selv, men i hele økosystemet: blandt de økonomiske aktører, politiske myndigheder, revisorer og endda den akademiske verden. I denne sammenhæng er en klar politikerklæring afgørende for at tage fat om risikoaversion og mulige yderligere omkostninger, der kan opstå ved blokering af innovation.

EKSEMPEL INDDRAGELSE AF FOLKEVALGTE: Byen Paris' offentlige udbudsudvalg Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Byen Paris ønskede at styrke sin strategiske tilgang til offentlige udbud, gennemføre udbud mere effektivt og inddrage de folkevalgte byrådsmedlemmer mere aktivt. Hvad blev gjort på en anden måde? I 2016 etablerede Paris' byråd det offentlige udbudsudvalg (Commission d’anticipation des achats). Det består af ti medlemmer, som repræsenterer alle de politiske grupper i Paris' byråd. Udvalget drøfter kommende offentlige udbudsprojekter, og hvordan den strategiske tilgang gennemføres i specifikke udbud. På denne måde kan de folkevalgte repræsentanter få oplysninger, udveksle holdninger og bidrage i en tidlig fase, allerede længe inden udbuddene lanceres. Hvad var resultatet? Takket være den øgede inddragelse af alle politiske grupper i en tidlig fase har den strategiske tilgang til offentlige udbud vundet større legitimitet. Den er også løbende blevet videreudviklet på baggrund af den dybdegående dialog på udvalgets møder. Specifikke offentlige udbudsprocedurer tager i højere grad hensyn til strategiske overvejelser. Denne inklusive tilgang og øgede inddragelse af politikerne har også medført en forkortelse af de offentlige udbudsprocedurers varighed (1-3 måneder kortere end før oprettelsen af udvalget).

Et stærkt politisk mandat kan effektivt komme til udtryk gennem mål, dvs. ved at definere en procentdel af de offentlige udbud, der skal vedrøre innovationsindkøb. Selv om denne tilgang ikke fungerer i alle tilfælde og har sine begrænsninger, navnlig med hensyn til definition, måling og ansvarlighed, kan den skabe et stærkt institutionelt incitament til at overvinde administrativ inerti og risikoaversion.

MÅL I RESTEN AF VERDEN OG I EUROPA Myndigheder forskellige steder i verden har fastsat mål om, at en bestemt procentdel af deres offentlige indkøbsbudgetter skal anvendes til forskning, udvikling og innovation. USA sigter f.eks. mod at bruge mindst 500 mio. amerikanske dollars (ca. 2,5 % af BNP) på indkøb af forskning og udvikling, mens Sydkorea sigter mod at bruge 5 % af sit offentlige indkøbsbudget på udvikling og 20 % på implementering af innovative løsninger. I Europa er der nationale og regionale mål. Typisk er 2-5 % af det offentlige indkøbsbudget afsat til innovation. Nogle lokale myndigheder har fastsat højere mål. Byen Gent har f.eks. afsat 10 % af sit IKT-indkøbsbudget til forskning, udvikling og innovation. I »Scale-up Europe«-manifestet anbefales et minimumsmål på 3 % for prækommercielle udbud og 20 % for offentlige indkøb af innovative løsninger. Byen Gents mål: https://www.digipolis.be/sites/default/files/20140929_DO_charter%20pdf.pdf Nationale/regionale mål i Unionen: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/innovation-procurement-initiatives-around-europe Scale Up Europe-manifestet: http://scaleupeuropemanifesto.eu ERAC-udtalelsen: http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-1209-2015-INIT/en/pdf Undersøgelsen om benchmarking af nationale politikrammer og udgifter til innovationsindkøb (som giver et overblik over de mål, der anvendes i hele Europa) findes på: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/study-benchmarking-strategic-use-public-procurement-stimulating-innovation-digital-economy

DE NATIONALE POLITIKRAMMERS INNOVATIONSVENLIGHED — UNDERSØGELSE

Benchmarkingresultaterne viser, hvor langt Europa allerede er nået med hensyn til at indføre nationale politikrammer for innovationsindkøb. Den overordnede ramme for innovationspolitikken i hele Europa kører kun på lige over en fjerdedel af sin potentielle kraft.

På globalt plan kan det konstateres, at indkøb af innovation endnu ikke er en strategisk prioritet i mange lande. Incitamenter og kapacitetsopbygningsstrukturer er heller ikke tilstrækkelige til at støtte offentlige indkøbere ved gennemførelsen af innovationsindkøb.

Det er imidlertid fastslået, at de medlemsstater, der er på forkant med innovation generelt, også har indført en politisk ramme for innovationsindkøb. Derfor kan en styrkelse af investeringerne i udviklingen af en mere strategisk politisk ramme for offentlige innovationsindkøb i Europa bidrage til at øge den europæiske økonomis konkurrenceevne.

Figur 1

Europa-dækkende benchmarking af nationale politikrammer for innovationsindkøb

Kilde: Undersøgelse om benchmarking af nationale politikrammer og udgifter til innovationsindkøb, der nævnes i tekstboksen ovenfor.

2.2. Innovation som middel til at nå forskellige politiske mål

Innovation er både en vigtig katalysator for bæredygtig vækst, som den offentlige købekraft i høj grad kan understøtte, og et vigtig middel til at sikre, at offentlige tjenester, som regeringen er ansvarlig for, giver mere værdi for pengene.

Den politiske vision skal desuden være klar med hensyn til sammenhæng mellem andre politiske målsætninger og innovationsindkøb, f.eks. styrkelse af økonomiens modstandsdygtighed, reduktion af miljøaftrykket, øget energieffektivitet, afbødning af klimaændringer, bæredygtig sundhedspleje til den aldrende befolkning, fremme af nyetablerede virksomheders og SMV'ers adgang til markedet, reduktion af livscyklusomkostninger, modernisering af leveringen af offentlige tjenester osv.

EKSEMPEL INNOVATION HJÆLPER MED AT GENNEMFØRE MILJØ- OG SUNDHEDSPOLITIKKER: En frisk tilgang til køling af et hospital i Polen Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Klimaændringer har gjort hedebølger mere almindelige i Polen. Hospitalet i Sucha Beskidzka var et af de mange polske hospitaler, hvor virkningen af høje indendørstemperaturer på personalets og patienternes velfærd og på det medicinske udstyr i stigende grad gav anledning til bekymring. Sundhedsministeriet reagerede ved at kræve, at alle sundhedsinstitutioner skulle installere solafskærmning i patientstuer, der var udsat for uforholdsmæssigt sollys. Luftkonditionering af patientstuer i sommermånederne belastede imidlertid Sucha Beskidzka-hospitalets budget. Hvad blev gjort på en anden måde? I stedet for at købe mere af det samme efterspurgte hospitalet tilgængelige løsninger gennem teknisk dialog med markedet. Ved at bruge funktionelle kriterier (temperatursænkning på 2 °C) i stedet for at angive en specifik løsning i et åbent udbud indkøbte hospitalet en sundere og mere bæredygtig løsning: bygningens facade blev forsynet med solpaneler, som giver skygge uden at gøre lokalerne mørkere. Anvendelsen af en livscyklusmodel var afgørende for et indkøbsresultat, der var til gavn for hospitalets patienter, personale og ledelse. Hvad var resultatet? Indendørstemperaturen på hospitalet faldt med 10 %, selv om udendørstemperaturen samtidig steg med 20 %. Solpanelerne dækker 5 % af hospitalets elforbrug, hvilket kompenserer for den indledende investering. Dette eksempel viser den betydelige rolle, som offentlige indkøb og innovation kan have med hensyn til at imødegå udfordringerne i forbindelse med genopretningen og den grønne omstilling. Flere oplysninger findes på: http://www.ecoquip.eu/procurement-projects/cost-effective-and-low-carbon-solutions-to-maintain-the-thermal-comfort-of-patients.html http://eafip.eu/wp-content/uploads/2016/11/2_M.Kautsch.pdf

2.3. Fastlæggelse af ambitionsniveauet

»Start i det små, og opskalér hurtigt« er mottoet for innovationsindkøb. Det kan være udfordrende og introduceres måske bedst som en trinvis læringsproces. De mange ændringer — fra kulturelle til proceduremæssige — der kræves i forbindelse med innovationsindkøb, skal derfor ikke nødvendigvis gennemføres på én gang. Opbygning af et vellykket projekt, der omfatter innovation, kan endda ske fra bunden ved først at fokusere på simple og praktiske problemer.

Udgangspunktet kunne være at udpege forskellige temaer (f.eks. miljø- og klimaændringer, sundhed osv.) at fokusere på, som kunne have gavn af en innovativ tilgang. Fokus kan være at begynde med de sektorer og projekter, hvor innovation lettest kan implementeres, og hvor den kan gøre den største forskel. At begynde i det små vil skabe troværdighed og tillid og i sidste ende være en magnet for større projekter.

EU-bestemmelserne giver de offentlige indkøbere et sæt værktøjer, der passer til de forskellige mulige ambitionsniveauer. Disse præsenteres i kapitel 4.

EKSEMPEL LØSNINGER TIL ALLE AMBITIONSNIVEAUER: Den svenske udbudsmyndigheds model for miljøkriterier Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? I Sverige godkendes innovationsindkøb som en strategisk prioritet i de nationale politikker for miljø, energi og transport. Den praktiske gennemførelse af disse politiske ambitioner kræver imidlertid særlig vejledning, modelkriterier og dokumentskabeloner. Men den samme størrelse passer ikke altid alle. Hvad blev gjort på en anden måde? Den svenske udbudsmyndighed har organiseret innovationsrelaterede miljøkriterier for offentlige udbudsprocedurer i tre niveauer: grundlæggende, avanceret og spydspids (hydrogenbiler er f.eks. aktuelt klassificeret som en spydspidsløsning). Kriterierne og niveauerne aftales på en række møder mellem alle de relevante interessenter: offentlige indkøbere fra lokalt, regionalt og nationalt plan, producenter, bilforhandlere, taxa- og kurerselskaber osv. De ajourføres regelmæssigt i overensstemmelse med den teknologiske udvikling inden for hvert område. Når der er enighed om et kriterium, udvikler myndigheden en tilsvarende retsgyldig juridisk tekst, som hver offentlig indkøber kan kopiere og indsætte i udbudsspecifikationerne vedrørende et udbud. Kriterierne er frivillige og kan anvendes gratis. Hvad var resultatet? Denne tilgang har medvirket til at implementere og sprede innovative løsninger på markederne inden for energiintensive sektorer, f.eks. hårde hvidevarer, offentlig transport og opvarmning, og har hjulpet med at reducere Sveriges afhængighed af kernekraft med 15 %. Flere oplysninger findes på: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/en/sustainable-public-procurement/sustainable-procurement-criteria Et specifikt casestudie findes på: http://www.ecomotion.us/results/pdfs/108es.pdf

2.4. Oversættelse af ambitioner til handlinger og forpligtelser

For at sikre, at ambitioner oversættes til reelle handlinger, er det vigtigt, at det opbygges en strategisk politikramme sammen med en handlingsplan for innovationsindkøb. I politikrammen beskrives typisk de politiske målsætninger og prioriteter, herunder definitioner, indikatorer, roller og ansvarsområder. En handlingsplan indeholder forpligtelser vedrørende en række klart definerede handlinger, aktører, værktøjer, ressourcer, budgetter, forventede resultater og tidslinje for gennemførelse. Inddragelse af interessenter er et afgørende aspekt i udviklingen af handlingsplanen for at sikre tilslutning fra alle involverede parter.

I Europa har fire medlemsstater (Østrig, Belgien, Finland og Nederlandene), som det fremgår af ovennævnte benchmarkingundersøgelse, vedtaget en særlig handlingsplan for innovationsindkøb, og fem andre medlemsstater (Danmark, Estland, Grækenland, Frankrig og Sverige) har medtaget specifikke mål og konkrete foranstaltninger vedrørende innovationsindkøb i bredere nationale strategier eller programmer, ofte med et øremærket budget og med et klart engagement fra de vigtigste aktørers side.

EKSEMPEL FRA VISION TIL HANDLING: Den østrigske forbundsstrategi for forskning, udvikling og innovation Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Siden 2011 har »innovationsfremmende offentlige indkøb« været en prioritet i den østrigske forbundsstrategi for forskning, udvikling og innovation. Hvad blev gjort på en anden måde? Der er vedtaget en handlingsplan for at omsætte strategien i praksis og styrke synergierne med andre politikområder. Forbundsagenturet for offentlige udbud er det centrale østrigske kompetencecenter for innovationsindkøb, der tilbyder uddannelse, dokumentation, assistance og små tilskud til østrigske offentlige indkøbere, der udarbejder prækommercielle udbud eller offentlige udbud vedrørende innovative løsninger. SMV'er kan få en finansiel garanti, som letter deres adgang til udbudsprocedurer. I 2014 blev der etableret et overvågningssystem med det formål at måle de årlige udgifter til innovationsindkøb i Østrig. Flere oplysninger findes på: http://www.ioeb.at https://era.gv.at/object/document/2177

Innovationsindkøb er ikke isoleret fra andre politikker. Innovationsindkøb trives bedre, når de støttes af andre sektorspecifikke og horisontale politikker, der understøtter innovation. Specifikke tiltag vedrørende innovationsindkøb kan fastlægges i politikrammer og handlingsplaner for specifikke sektorer (f.eks. sikkerhed, sundhed, klimaændringer osv.) og for andre horisontale understøttende politikker (f.eks. forskning og innovation, beskatning osv.).

2.5. Kapacitetsopbygning

Innovationsindkøb kræver, at der gennemføres en række specifikke aktiviteter, som ikke kan improviseres. Uanset ambitionsniveauet kræver de tid, penge og ekspertise. Specialiseret uddannelse (afsnit 2.5.1), samarbejdsbaseret indkøb (afsnit 2.5.2) og fremme af almen iværksætterkultur kan hjælpe med at opbygge den nødvendige kapacitet til innovationsindkøb til overskuelige omkostninger.

12 medlemsstater har etableret nationale kompetencecentre for innovationsindkøb, der fungerer som en one-stop-shop, der sørger for oplysning, koordinerer kapacitetsopbygningsaktiviteter og bistår de offentlige indkøbere, når de skal gennemføre procedurer vedrørende innovationsindkøb (12).

KOMPETENCECENTRE Kommissionen finansierer netværksaktiviteter blandt nationale kompetencecentre gennem det europæiske net af nationale kompetencecentre for innovationsindkøb — Procure2Innovate-projektet. https://procure2innovate.eu https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eu-funded-projects

Erhvervs- og brancheorganisationer kan yde tilsvarende støtte i form af håndbøger, vejledninger, skabeloner, udkast til evalueringskriterier eller målemetoder. I lyset af deres detaljerede viden om markedet kan de ved at overføre deres ekspertise til offentlige indkøbere sætte sidstnævnte i stand til at definere behovene og opstille de tekniske specifikationer i overensstemmelse med de sidste nye metoder (13).

2.5.1. Uddannelse og assistance

Professionalisme (14) er en af de centrale succesfaktorer. Nogle af de mest vellykkede eksempler på innovationsindkøb, f.eks. i Barcelona, Lombardiet, Østrig og Sverige, har kombineret et stærkt politisk mandat, som placerer innovation i centrum af de lokale økonomiske politikker, med et højt motiveret og professionelt personale.

For at arbejde effektivt med innovationsindkøb skal en offentlig indkøber have viden og færdigheder på en række områder, herunder:

— Viden: — markedet og inddragelse af interessenter — relevante produkter eller tjenesteydelser.

— Grundlæggende færdigheder: — relevant lovgivning — forhandling — kontraktforvaltning.

— Innovationsspecifikke færdigheder: — risikovurdering — forvaltning af intellektuelle ejendomsrettigheder — iværksætterkultur.

Denne kapacitet kan opbygges gennem intern uddannelse, målrettet ansættelse, anvendelse af eksterne eksperter og konsulenter eller etablering af ekspertpuljer med andre offentlige indkøbere. Selv på et lavere ambitionsniveau vil det være nyttigt med et godt kendskab til markedet og kapaciteten til at bruge de grundlæggende værktøjer, der er omhandlet i EU-bestemmelserne, f.eks. kriterierne vedrørende det økonomisk mest fordelagtige tilbud eller funktionelle krav.

Denne læringsproces vedrører dog ikke alene de offentlige indkøbere. Virksomheder, navnlig nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er, skal også gradvis engagere sig i innovationscentrede forretningsprocesser med den offentlige sektor og udvikle deres kendskab til specifikke administrationspraksisser.

EKSEMPEL PROFESSIONALISERING AF OFFENTLIGE UDBUD: Uddannelse af personalet ved Barcelonas byråd Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Innovationsindkøb kræver færdigheder og viden. Hvad blev gjort på en anden måde? Byrådet i Barcelona organiserer i samarbejde med European Institute for Public Administration (EIPA), et uddannelsesprogram i innovationsindkøb for forvaltningschefer, embedsmænd, konsulenter og juridiske rådgivere. Dette program vedrørende offentlige innovationsindkøb og prækommercielle udbud i byer tilbyder praktiske oplysninger om, hvordan en by kan føre an i indsatsen for at fremme innovation fra efterspørgselssiden. Flere oplysninger findes på: http://seminars.eipa.eu/en/activities09/show/&tid=6141 http://formacio.eapc.gencat.cat/infoactivitats/AppJava/DetalleActividad.do?codi=10251&ambit=1&edicio=1&any=2017

EKSEMPEL INTERNATIONAL ERFARINGSDELING Kommissionen har medfinansieret etableringen af en onlineplatform til deling af erfaringer om innovationsindkøb. Platformen drives af ICLEI. Gennem et indkøbsforum og et ressourcecenter hjælper platformen offentlige indkøbere, politikere, forskere og andre interessenter med at udnytte fordelene ved innovationsindkøb. Flere oplysninger findes på: www.innovation-procurement.org

2.5.2. Overvejelse af samarbejdsbaseret indkøb

Udtrykket »samarbejdsbaseret indkøb« omfatter forskellige samarbejdsformer mellem offentlige indkøbere.

Etablering eller godkendelse af særlige enheder, f.eks. centrale indkøbsorganer, sammenslutninger mellem byer, konsortier for en europæisk forskningsinfrastruktur (ERIC'er) (15), fællesforetagender (16) eller europæiske grupper for territorialt samarbejde (EGTS'er) (17), som regelmæssigt gennemfører samarbejdsbaserede indkøb, er den mest strukturerede samarbejdsform. Centrale indkøbsorganer er institutioner, der forvalter offentlige udbudsprocedurer for andre offentlige indkøbere. Centrale regeringer kan vælge at etablere centrale indkøbsorganer på nationalt plan, mens lokale myndigheder kan gøre det samme på deres plan. De kan også etableres af offentlige indkøbere inden for en bestemt sektor.

CENTRALE INDKØBSORGANER Centrale indkøbsorganer bliver et stadig vigtigere element i tilrettelæggelsen af offentlige udbud i EU's medlemsstater. Der er etableret mange centrale indkøbsorganer i Europa, som drives på forskellige planer (centralt (18), regionalt (19) og sektorspecifikt (20)). Der er omkring 50 centrale indkøbsorganer, som hvert år tildeler over 15 kontrakter, og hele 200, der tildeler 5-15 kontrakter. Flere oplysninger findes på: https://ec.europa.eu/growth/content/public-buyers-save-money-cooperative-procurement-0_da

Samarbejdsbaseret indkøb generelt og brugen af permanente strukturer til dette formål omfatter flere elementer, der letter innovationsindkøb:

— De gør det lettere at engagere professionelle medarbejdere, der har ekspertisen til at udtrykke specialiserede og komplekse behov, til at indgå i et struktureret samarbejde med markedet og til at udforme procedurer, der fører til innovation.

— De sikrer stordriftsfordele, som er nødvendige for at etablere de første markeder for innovative produkter og tjenesteydelser.

— De sikrer, at innovative løsninger kan få større gennemslagskraft, da hver løsning kan anvendes af forskellige offentlige indkøbere.

Det skal imidlertid bemærkes, at det ved samarbejdsbaseret indkøb skal sikres, at det offentlige indkøbsmarked ikke lukkes for individualiserede eller tilpassede produkter ved for høj grad af standardisering.

Samarbejdsbaseret indkøb kan også antage en mindre struktureret form, f.eks. netværk og sammenslutninger af offentlige indkøbere, der på ad hoc-grundlag går sammen om at gennemføre et bestemt innovationsindkøb og organisere udveksling af god praksis og gensidig læring.

EKSEMPEL SAMARBEJDE OM INDKØB AF HØJTYDENDE DATABEHANDLINGSSYSTEMER Fra ad hoc-indkøbsgruppe til dedikeret indkøbsenhed Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Højtydende databehandlingssystemer (HPC) bruges inden for mange områder i den offentlige sektor, herunder cybersikkerhed, energi, klimaændringer og sundhed, da de gør det muligt at udvikle, teste og implementere særligt komplekse applikationer. Hvad blev gjort på en anden måde? I 2017 dannede førende superdatacentre fra Frankrig, Italien, Spanien og Tyskland en ad hoc-indkøbsgruppe for at gennemføre et fælles offentligt innovationsindkøb af innovative løsninger. De offentlige indkøbere koordinerede deres køreplaner for levering af mere energieffektive HPC-ressourcer på tværs af Europa. Hvad er det forventede resultat? Det samlede planlagte budget for dette første fælles indkøb af innovative HPC-løsninger er 73 mio. EUR. De første implementeringer har ført til en betydelig forbedring af HPC-infrastrukturen. Det gode samarbejde banede vejen for yderligere 1 mia. EUR i fælles investeringer i Europa via fællesforetagendet EUROHPC, en særlig enhed, som EU og medlemsstaterne oprettede med henblik på at foretage HPC-indkøb i hele Europa på en koordineret måde, og som blev undertegnet i januar 2018. Flere oplysninger findes på: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/european-procurement-cooperation-delivers-more-powerful-and-energy-efficient-supercomputers https://www.ppi4hpc.eu https://eurohpc-ju.europa.eu/

EKSEMPEL DE STORE INDKØBERES INITIATIV: Offentlige indkøb af innovative varer og tjenesteydelser på bestemte områder Opfyldelse af store køberes behov Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Hovedformålet med dette pilotinitiativ var at øge udbredelsen af innovationsindkøb i Europa gennem partnerskaber med offentlige indkøbere. ICLEI gennemfører pilotprojektet sammen med Eurocities på vegne af Kommissionens GD for det Indre Marked, Erhvervspolitik, Iværksætteri og SMV'er (GD GROW), da de varetog projektets sekretariat. I pilotprojektet identificerede store indkøbere tre undergrupper (hovedsagelig store byer, men også forsyningsselskaber eller indkøbscentraler) som fokusområder: byggepladser med nulemission, tunge elektriske køretøjer og »cirkulært« byggemateriale. Hvad blev gjort på en anden måde? Som eksempel kan nævnes, at følgende deltagere i undergruppen for tunge elektriske køretøjer (Amsterdam, Budapest, Helsinki, Lissabon, Malmø, Oslo, Paris, Porto, Rotterdam, det belgiske postvæsen og Stavanger): i) er gået sammen om i fællesskab at forberede deres samarbejde med leverandører og ii) har delt oplysninger til forberedelse af udbud (planlægning, udbudsmateriale, tildelingskriterier, resultater af pilotinitiativer vedrørende emissionsfrie køretøjer osv.). Hvad er det forventede resultat? Formålet er at udarbejde en fælles behovserklæring og nå til enighed om en række spørgsmål og tekniske/juridiske kriterier for indkaldelse af offentlige udbud. Dette udbud vedrører udviklingen af tunge køretøjer (affaldskøretøjer, fejemaskiner, tunge transportkøretøjer), som ikke findes på markedet i øjeblikket. Samarbejde mellem store købere forventes at bidrage til at stimulere markedet for innovative produkter. En lignende tilgang anvendes i de andre undergrupper. Flere oplysninger findes på: http://www.bigbuyers.eu/

Fordelene ved samarbejdsbaseret indkøb kan desuden hurtigt høstes af de enkelte offentlige indkøbere med tilstrækkelig købekraft, f.eks. større byer eller store forsyningsselskaber. Disse offentlige indkøbere er naturlige kandidater til innovationsindkøb, da de har kapaciteten til at identificere og teste innovative varer og tjenesteydelser, inden de indkøber store mængder som et mainstreamprodukt.

EKSEMPEL EHPPA (EUROPEAN HEALTH PUBLIC PROCUREMENT ALLIANCE) Hvad er EHPPA? EHPPA er en alliance af almennyttige indkøbsorganisationer. Den har til formål at samle ekspertise, forbedre resultater og give medlemmerne en strategisk position på det europæiske marked for indkøbssystemer i sundhedssektoren. EHPPA er en sammenslutning, der blev grundlagt i 2012 og er registreret efter fransk lov med hovedsæde i Paris. Hvad gjorde EHPPA for at fremskynde købet af innovation? Den 28. og 29. september 2017 afholdt CCI France International og EHPPA de første »EHPPA-dage«, et europæisk forum for indkøb af sundhedsinnovation, i Paris. Formålet med dette arrangement var at sætte offentlige indkøbere i sundhedssektoren (f.eks. indkøbscentraler, hospitaler osv.) i kontakt med innovative franske og andre europæiske leverandører og indhente oplysninger om de forskellige indkøbspraksisser i de enkelte europæiske lande. Hvem deltog? Den havde deltagelse af nystartede virksomheder, SMV'er, mellemstore virksomheder og franske og europæiske leverandører, der havde innovative løsninger inden for alle dele af sundhedssektoren. Disse områder omfattede: farmaci, patologi, biomedicinsk teknik, patientforvaltning, medicinsk udstyr, bioteknologi, e-sundhed og digital støtte, indkvartering, infrastruktur og tekniske tjenester, energi og bæredygtig udvikling samt telekommunikations- og IT-tjenester. Rapporten om EHPPA-dagene 2017: http://www.ehppa.com/Ressources/FCK/files/EHPPA%20Days%202017%20-%20Web%20REPORT.pdf Lignende initiativer: https://beneluxa.org/ https://www.euractiv.com/section/health-consumers/news/southern-eu-states-present-unified-front-in-drug-talks/

EKSEMPEL SAMARBEJDE OM ET STRUKTURERET INNOVATIONSRELATERET TILTAG: Det norske udviklingsprogram for leverandører Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Mange innovative offentlige udbudsprocedurer, der gennemføres af individuelle offentlige indkøbere, fører til gode løsninger, men standses efter pilot- eller prototypefasen, fordi en enkelt indkøber ikke repræsenterer et tilstrækkeligt stort efterspørgselsgrundlag. Hvad blev gjort på en anden måde? I det norske udviklingsprogram for leverandører arbejdes der systematisk for at få offentlige indkøbere med samme interesser (f.eks. at nå et bestemt klima- eller sundhedspolitisk mål) og med samme behov til at samarbejde fra starten og sammen udfordre markedet til at levere en løsning, der sætter dem i stand til at nå deres fælles mål. De fælles projekter tilbyder potentielle leverandører forudsigelighed, klarhed og — helt afgørende — den nødvendige volumen til kommercialisering og serieproduktion. Hvad var resultatet? I et fælles projekt har udviklingsprogrammet samarbejdet med Norges største offentlige indkøbere, som igangsætter og fører tilsyn med bygge- og anlægsprojekter, herunder opførelse af nye skoler, børnehaver, universiteter, hospitaler og andre offentlige bygninger. Deres fælles udfordring var at finde frem til mere bæredygtige byggeprocesser og derved bidrage til Norges forpligtelser i henhold til Parisaftalen om klimaændringer. Med støtte fra udviklingsprogrammet udsendte de en fælles udfordring til markedet om at levere nulemissionsbyggepladser for så vidt angår maskiner. De fremlagde deres samlede bygge- og anlægsbudget for de næste fem år for at illustrere størrelsen af det potentielle marked for de potentielle leverandører. Teknologiudvikling, som ikke ville have været mulig uden markedsvolumen, er nu undervejs. Flere oplysninger findes på: http://innovativeanskaffelser.no/about

2.6. Overvindelse af risikoaversion ved at skabe incitamenter til innovation

Det er vigtigt at anerkende, at gennemførelsen af innovationsindkøb er forbundet med risici, f.eks. for mislykket levering af produktet eller tjenesteydelsen, manglende overensstemmelse mellem de forventede resultater og den leverede løsning, osv. Offentlige indkøbere er ofte skeptiske med hensyn til yderligere risici i deres udbudsprocedurer, fordi de forvalter offentlige midler. Da de ikke er underlagt markedspres som økonomiske aktører, er den risiko, der er forbundet med indkøb af innovative løsninger, desuden vanskeligere at begrunde. Der bør derfor tages hensyn til dette ved udformningen af projekter vedrørende innovationsindkøb. Overvindelse af risikoaversion handler om at ændre de offentlige indkøberes motivation ved brug af økonomiske og ikkeøkonomiske incitamenter.

Ikkeøkonomiske, adfærdsmæssige incitamenter omfatter f.eks. belønning af god praksis (f.eks. via nationale præmier for innovationsindkøb), opstilling af innovationsindkøb som et mål i de årlige karriereplaner for indkøbsmedarbejdere eller -chefer (f.eks. ved fastlæggelse af nøgleresultatindikatorer), tilbud for forbedrede forfremmelsesmuligheder for offentlige indkøbere, der gennemfører vellykkede innovationsindkøb, som hurtigere moderniserer de offentlige tjenester. En anden mulighed er at fokusere på den virkning, som innovationsindkøb kan have på borgerne.

PRÆMIER FOR INNOVATIONSINDKØB Hvert år hædrer det tyske kompetencecenter for innovationsindkøb »KOINNO« eksempler på effektive innovationsindkøb, der er foretaget af tyske offentlige indkøbere, med prisen »Innovation skaber fordele«, som uddeles af det tyske forbundsministerium for økonomi og energi. På samme måde uddeler Procura+ European Sustainable Procurement Network årlige priser for bæredygtige og innovative indkøb. En kort beskrivelse af alle de belønnede projekter findes på netværkets websted med en forklaring af de vigtigste aspekter af deres innovative tilgang. Flere oplysninger findes på: https://www.koinno-bmwi.de/koinno/innovationspreis http://www.procuraplus.org/awards

Finansiering er ofte en afgørende faktor for iværksættelsen af innovationsindkøb, især når ambitionsniveauet er højt for så vidt angår innovation. For at begrunde, at offentlige indkøbsbudgetter anvendes til innovation, skal de offentlige indkøbere opstille en »business case«, der tydeligt viser, at de forventede fordele ved de innovative løsninger (f.eks. forbedringer af kvalitet/effektivitet, reduktion af livscyklusomkostninger osv.) opvejer den krævede investering. Bevis for nye teknologiers potentielle fordele er derfor vigtigt for den offentlige indkøber, der opstiller argumenterne for investeringen. Certificering af innovative løsninger hjælper med at give offentlige indkøbere vished for, at nye teknologier kan levere som lovet.

Der findes desuden en række tilskudsmuligheder, som kan give offentlige indkøbere økonomisk incitament til at benytte sig af innovationsindkøb. Specifikke tilskud kan dække mange af de ekstra omkostninger, der er forbundet med innovationsindkøb, f.eks. omkostninger til udarbejdelse og forvaltning af udbudsproceduren, indledende markedshøring, forhandlinger forskning og udvikling (f.eks. udvikling af prototype, test og certificering), mobilisering af specifik teknisk eller juridisk ekspertise, tilpasning af administrative procedurer osv. De kan også kompensere for de immaterielle udgifter til kultur- og praksisændringer.

NATIONALE OG REGIONALE ORDNINGER TIL STØTTE FOR INNOVATIONSINDKØB 14 medlemsstater har oprettet nationale eller regionale ordninger til støtte for innovationsindkøb. De yder typisk støtte til offentlige indkøber, der udarbejder og/eller gennemfører innovationsindkøb, for at opveje nogle af de risici, der er forbundet med innovative løsninger. Finlands innovative indkøbsprogram har f.eks. allerede støttet mere end 70 innovationsindkøb. Den italienske region Lombardiet har medtaget prækommercielle udbud og offentlige indkøb af innovative løsninger som en politisk målsætning i sin regionale lovgivning og har tildelt midler til gennemførelsen af regelmæssige indkaldelser vedrørende innovationsbehov fra offentlige indkøbere i regionen med efterfølgende nye udbudsprocedurer. Flere oplysninger findes på: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/innovation-procurement-initiatives-around-europe http://www.regione.lombardia.it/wps/portal/istituzionale/HP/DettaglioRedazionale/servizi-e-informazioni/imprese/ricerca-e-innovazione-per-le-imprese/appalti-pre-commerciali

EU-TILSKUDSORDNINGER Unionen støtter innovationsindkøb gennem forskellige tilskudsprogrammer. Gennem EU's hovedprogram for forskning og innovation, Horisont 2020, finansieres der regelmæssigt indkaldelser vedrørende koordinerings og støtteforanstaltninger (der finansierer koordinations- og netværksaktiviteter med henblik på at forberede fremtidige innovationsindkøb), indkaldelser vedrørende prækommercielle udbud (som også medfinansierer omkostningerne til at indkøbe forskning, udvikling og test af innovative løsninger) og indkaldelser vedrørende offentlige indkøb af innovationsløsninger (der også medfinansierer omkostningerne til at indkøbe og implementere innovative løsninger). En oversigt over alle innovationsindkøb, der indtil videre har modtaget støtte, findes på: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eu-funded-projects Flere oplysninger om Horisont 2020-støtte til innovationsindkøb: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross-cutting-issues/innovation-procurement_en.htm https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/innovation-procurement EU's program for virksomheders konkurrenceevne og SMV'er — Cosme (https://ec.europa.eu/easme/en/cosme) finansierer innovative projekter, der involverer SMV'er. EU's medlemsstater og deres regioner kan også medfinansiere innovationsindkøb, herunder prækommercielle udbud, fra de europæiske struktur- og investeringsfonde (ESIF) inden for rammerne af deres intelligente specialiseringsstrategier. Se den særlige vejledning, der forklarer, hvordan innovationsindkøb kan bruges i forbindelse med støtte fra ESIF i synergi med Horisont 2020-støtte: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/synergy/synergies_en.pdf. Eksempler på innovationsindkøbsprojekter, der støttes af ESIF, findes på: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/good_practices/GP_fiche_30.pdf.

EKSEMPEL LITAUENS ESIF-FINANSIEREDE PROGRAM TIL STØTTE FOR INNOVATIONSINDKØB 21 prækommercielle udbud er allerede påbegyndt, og 13 er ved at starte i 2020 i Litauen efter regelmæssige opfordringer fra regeringens støtteprogram for prækommercielle udbud siden 2016. Støtteprogrammet medfinansieres af ESIF. Regelmæssige indkaldelser opfordrer litauiske offentlige indkøbere til at fremlægge nye idéer til nye projekter om prækommercielle udbud. Flere oplysninger findes på: https://www.interregeurope.eu/ecoris3/news/news-article/1607/the-start-of-pre-commercial-procurement-in-lithuania

Risikostyringsmekanismer som f.eks. forsikrings- eller garantiordninger, kan også undersøges nærmere. Forsikrings- eller garantiordninger, der er beregnet på at afbøde innovationsrisikoen for offentlige indkøbere, er allerede blevet testet, navnlig for at dække potentielle skader i tilfælde af, at løsningen ikke gennemføres. Dette system bidrager til at mindske køberens risiko, hvilket vil skabe tillid blandt interessenterne.

UDNYTTELSE AF FINANSIELLE INSTRUMENTER TIL AT MINDSKE RISIKOEN Den Europæiske Investeringsbank (EIB) og Den Europæiske Investeringsfond (EIF) stiller med støtte fra Horisont 2020-arbejdsprogrammet om adgang til risikofinansiering to typer finansielle instrumenter til rådighed for at mindske risikoen for innovationsindkøb for både offentlige indkøbere og virksomheder (navnlig for nystartede virksomheder og SMV'er). Under » InnovFin-store projekter/videnskab « yder EIB lån til individuelle eller grupper af offentlige indkøbere med henblik på at starte prækommercielle udbud og offentlige indkøb af innovative løsninger. Dette gør det muligt for køberne at overvinde de økonomiske vanskeligheder ved at investere i noget innovativt, som først vil tjene sig ind igen senere. Lånets tilbagebetalingsperiode kan fastsættes således, at den offentlige indkøber først skal begynde at tilbagebetale lånet, når innovationen begynder at levere reel kvalitet og egentlige omkostningsforbedringer for køberen. Lånet kan også lette vanskelighederne ved at synkronisere finansielle ressourcer til at indlede et samarbejdsbaseret indkøb, fordi et lån kan sætte alle medlemmer af gruppen i stand til straks at foretage fælles indkøb, samtidig med at de hver især får mulighed for at tilbagebetale deres del af lånet med forskellige individuelle tidsfrister. I lyset af » Innovfin for innovatorer « kan EIB og EIF hjælpe virksomheder, der er involveret i prækommercielle udbud og offentlige indkøb af innovative løsninger, med at få lettere adgang til lån, garantier, modgarantier, hybrid-, mezzanin- og egenkapitalfinansiering med henblik på at få deres virksomhed til at vokse under et innovationsindkøb for at opnå en bredere kommercialisering af løsninger. Flere oplysninger findes på: Store InnovFin-projekter/videnskab: https://www.eib.org/en/products/blending/innovfin/products/science.htm InnovFin for innovatorer: https://www.eib.org/en/products/blending/innovfin/index.htm

3. TILTRÆKNING AF INNOVATORER

Tiltrækning af innovatorer, navnlig nyetablerede high-tech-virksomheder og innovative SMV'er, er en af de største udfordringer i forbindelse med innovationsindkøb. I nogle sektorer er disse virksomheder stærkt afhængige af, at offentlige indkøbere indfører deres innovative løsninger (21), samtidig med at de offentlige indkøbere har brug for deres innovationspotentiale for at kunne levere offentlige tjenester efter de nyeste standarder. Samtidig mangler nyetablerede virksomheder og SMV'er ofte de robuste kapaciteter og dokumenterede resultater, som de offentlige indkøbere sædvanligvis kræver.

Offentlige indkøbere har generelt to hovedmuligheder: tilpasse udbudsproceduren til disse innovatorer (afsnit 3.1) og mobilisere innovationsformidlere (afsnit 3.3).

3.1. Åbning af dørene til offentlige udbud for mindre innovatorer

I henhold til traktatens bestemmelser skal alle innovationsindkøb både over og under tærsklerne for offentlige udbud være åbne for økonomiske aktører i alle størrelser. Innovationsindkøb tiltrækker imidlertid mere interesse fra små innovative virksomheden end almindelige udbud vedrørende standardprodukter. EU's udbudsregler fra 2014 har gjort det muligt for offentlige indkøbere at tilrettelægge procedurer, der ikke kun er tilpasset store virksomheder, men også mindre og innovative leverandører.

3.1.1. Dialog med markedet

Det første skridt i retning af at modtage et tilbud fra en innovator er ganske enkelt: Gå i dialog med dem. Denne ualmindelig enkle tilgang løser to problemer: manglende kendskab til offentlige kontrakter i virksomhederne og manglende tillid. Begge disse problemer kan løses ved at indgå i en direkte dialog med en økonomisk aktør. Ligesom det er tilfældet med salgsargumenter, kan en direkte dialog overbevise selv en skeptisk virksomhed om at gøre forretning med offentlige indkøbere.

Kommunikationsmidlerne kan være en e-mail eller et opkald til forhåndsudpegede virksomheder. Det kan også ske gennem netværkssamarbejde og formidling af information på handelsmesser. Kommunikationen kan være minimalistisk og begrænset (f.eks. ved at sende et link til en udbudsbekendtgørelse til visse virksomheder eller industrisammenslutninger) eller mere udførlig (f.eks. en præsentation af udbudsdokumenterne på en handelsmesse, i et webinar eller i sociale medier). I lande, hvor der er ringe tillid til offentlige indkøb, spiller sådanne kontakter også en vigtig rolle med hensyn til at give en procedure et mere menneskeligt ansigt og øge virksomhedernes tillid til, at kontrakten vil blive tildelt på grundlag af fair konkurrence.

For at undgå diskrimination og forskelsbehandling er offentlige indkøbere imidlertid også underlagt begrænsninger med hensyn til, hvordan de deler oplysninger med leverandørerne. For at sikre, at der er en åben og effektiv konkurrence, må ingen potentiel leverandør gives eksklusiv eller præferentiel adgang til dokumenter eller oplysninger. Offentlige indkøbere skal også udarbejde tilstrækkelig dokumentation for al mundtlig kommunikation, de har med forretningsforbindelser (22).

EKSEMPEL EN PROAKTIV TILGANG TIL INDKØB: Livreddende telemedicin på intensivafdelinger på europæiske hospitaler Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Hospitaler i Nederlandene, Spanien, Belgien og Finland efterspurgte udvikling af en fuldstændigt interoperabel telemedicinplatform til teledetektion og telebehandling af patienter på intensivafdelinger med forhøjet risiko for fatal sepsis. Hvad blev gjort på en anden måde? Hospitalerne begyndte at promovere det kommende udbud så hurtigt som muligt ved at offentliggøre en forhåndsmeddelelse i TED og ved at indsamle oplysninger fra potentielle tilbudsgivere gennem en indledende markedsundersøgelse, der blev afholdt som en række fysiske møder suppleret med et onlinespørgeskema. Denne tilgang gav de offentlige indkøbere bredt indblik i den aktuelle situation. Det bekræftede, at det planlagte budget for udbuddet var tilstrækkeligt, og afdækkede, hvilke andre oplysninger der skulle udfordres. Promoveringen af udbuddet påbegyndtes via THALEA's (23) websted og gennem indlæg på andre websteder og i andre fora og nyhedsbreve om indkøb inden for sundhed, IT og innovation. Køberne promoverede også forhåndsmeddelelsen og udbudsbekendtgørelsen på handelsmesser i sundhedssektoren og IT-sektoren. Der blev udsendt målrettede forsendelser til industrisammenslutninger, handelskamre, nationale kontaktpunkter for sundheds- og IT-sektoren under Horisont 2020-programmet og virksomheder, der vides at være aktive på området. Promoveringen blev styrket via sociale medier for især at nå ud til SMV'er, f.eks. gennem Start-up Europe, EU's SMV-instrument, EU's digitale indre marked og EU's Twitter-konti på sundhedsområdet. Hvad var resultatet? De prækommercielle udbud tiltrak ikke blot tilbud fra store virksomheder, men også fra mindre innovatorer, herunder nystartede virksomheder. Resultatet af udbuddet er, at det lykkedes to nystartede virksomheder og en stor aktør at levere nye algoritmer og forbedrede løsninger til opdagelse af risici. De bidrager til en tidligere diagnosticering og til en betydelig forbedring i intensivafdelingernes effektivitet. Dette førte til en reduktion i dødeligheden som følge af sepsis på 25 %. Det forkortede også varigheden af hospitalsophold med 20-50 %. Hospitalerne har udvidet gruppen af indkøbere i forbindelse med et opfølgende udbud, således at denne type innovative løsninger kan indføres mere bredt i Europa. De har iværksat nye åbne markedsundersøgelser vedrørende dette udbud for at promovere det nye kommende udbud til innovatorer og holde sig ajour med den seneste udvikling på området. Flere oplysninger findes på: http://www.thalea-pcp.eu/market-consultation http://www.thalea-pcp.eu/thalea-2-ppi-overview http://ted.europa.eu/TED/notice/udl?uri=TED:NOTICE:69348-2018:TEXT:EN:HTML

3.1.2. Færre administrative byrder

Den bureaukratiske byrde afskrækker ofte SMV'er og nyetablerede virksomheder fra at deltage i offentlige udbudsprocedurer. Afhængigt af medlemsstaten og den ordregivende myndighed skal de fremlægge administrative attester, der bekræfter deres retlige stilling, deres økonomiske og finansielle formåen samt deres tilbud, for at verificere udelukkelses- og udvælgelseskriterierne.

Med de ajourførte EU-regler er disse krav blevet forenklet. Tilbudsgivere kan nu indgive en egenerklæring, som angiver, om de opfylder alle administrative krav. De skal desuden kun indgive attester, der bekræfter deres egenerklæring, hvis deres tilbud evalueres som det bedste. Det er forretningsmæssigt mere fornuftigt at indsamle attester umiddelbart inden underskrivelsen af kontrakten end ved indledningen af en procedure.

Med den elektroniske version af denne egenerklæring — det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) (24) — er processen blevet endnu enklere. Med ESPD kan data genbruges, så tilbudsgivere hurtigere kan indgive et tilbud. Dette er en væsentlig forenkling for både offentlige indkøbere og tilbudsgivere.

ESPD-tjenester kører i de fleste medlemsstater (25). ESPD er en færdig liste over mulige elementer i egenerklæringen, som kan kræves for at deltage i offentlige udbudsprocedurer. For hver udbudsprocedure vælger de offentlige indkøbere de relevante krav, som tilbudsgiveren skal besvare.

I et mere integreret e-indkøbs- og e-forvaltningssystem (26) bør der etableres elektroniske link mellem ESPD og de offentlige elektroniske registre, der genererer de relevante attester, for at gennemføre princippet om »once-only«. Efter dette princip har offentlige indkøbere direkte adgang til den nødvendige dokumentation. Dette fritager tilbudsgivere for at indgive oplysninger, som medlemsstaterne allerede har i deres systemer. Sammen med eCertis-tjenesten (27), som kortlægger dokumentation fra alle europæiske lande, er dette muligt i grænseoverskridende sammenhænge.

ESPD-TJENESTER: Finland viser mulighederne for forenkling ESPD-tjenester leveres i dag over hele Europa. Nogle omfatter grundlæggende funktioner, f.eks. dokumentation for opfyldelse af udelukkelseskriterier (betalte skatter og sociale ydelser osv.). Et stigende antal tjenester omfatter imidlertid link mellem ESPD og nationale databaser og andre merværditjenester. Disse kan omfatte lagring af virksomhedsprofiler for at mindske den administrative byrde for myndigheder og leverandører. I Finland blev den centrale e-udbudstjeneste forbundet til otte nationale databaser under implementeringen af ESPD-tjenesten. Myndigheder har nu direkte adgang til oplysninger indgivet af leverandører, som lagres i en virksomhedsprofil med henblik på nem genanvendelse. Den ledende leverandør kan desuden opfordre konsortiemedlemmer og underentreprenører til at udfylde ESPD direkte fra e-udbudsplatformen. Derved er det meget lettere for SMV'er at deltage i store offentlige udbudsprojekter. Flere oplysninger findes på: https://ec.europa.eu/tools/espd www.hanki-palvelu.fi

3.1.3. Tilpasning af udvælgelseskriterier

Offentlige indkøbere vil ofte kræve, at de økonomiske aktører beviser, at de har den finansielle og/eller økonomiske formåen til at gennemføre en kontrakt. Dette er normalt en del af en due diligence-tilgang for at mindske enhver risiko for, at en entreprenør træder i likvidation under kontraktperioden, så det påvirker leverancerne til den offentlige tjeneste. Offentlige indkøbere søger i den forbindelse normalt oplysninger om årsregnskaber og omsætningsniveauer.

Der blev til tider stillet væsentlige finansielle krav til økonomiske aktører for at påvise denne formåen. F.eks. er den krævede minimumsomsætning ofte flere gange højere end værdien af den pågældende kontrakt. Et sådant krav sikrer ikke nødvendigvis tilfredsstillende opfyldelse af kontrakten. Det udelukker også alle potentielle tilbudsgivere med lavere omsætning, som muligvis har den nødvendige kapacitet og — endnu vigtigere — en bedre løsning.

Efter de nye regler kan offentlige indkøbere ikke længere kræve, at en tilbudsgiver har en omsætning på mere end det dobbelte af den anslåede kontraktværdi, medmindre der foreligger særlige omstændigheder (28). Med denne regel får nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er, som med en vis sandsynlighed er nyetablerede og har en relativt lav omsætning, bedre mulighed for at deltage.

EKSEMPEL SKABE MULIGHEDER FOR SMV'ER: Droner og personlige værnemidler til bekæmpelse af skovbrand i Bulgarien og Serbien Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Byerne Kula i Bulgarien og Boljevac i Serbien ønskede at indkøbe specialkøretøjer, overvågningsdroner og personlige værnemidler til bekæmpelse af skovbrand i Bulgarien og Serbien. Da SMV'er på dette område kan levere løsninger af god kvalitet, ønskede de offentlige indkøbere at sikre, at de havde adgang til udbudsproceduren. Hvad blev gjort på en anden måde? De to byer udsendte lignende indkaldelser af tilbud. Den krævede minimumsomsætning under kriterierne for finansiel formåen svarede til værdien af deres tilbud (ikke mere). Tilbudsgivernes gennemsnitlige årlige omsætning i de tre foregående regnskabsår skulle overstige værdien af deres tilbud. Da køberne opdelte kontrakten i dele — den samlede kontraktværdi var fordelt over de forskellige dele — køretøjer, droner og værnemidler — kunne SMV'er opfylde kriterierne vedrørende finansiel formåen. Hvad var resultatet? Denne tilgang satte SMV'er i stand til at vinde kontrakterne om innovativt udstyr. Flere oplysninger findes på: http://obshtina-kula.com/bg/?p=1915 http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:222939-2017:TEXT:EN:HTML&src=0 (for Kula) http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:433112-2017:TEXT:EN:HTML&src=0&ticket=ST-28215527-OcEvhL2HhcgUNWcpu88X7fxW924VOOHEzNzxKwtt9AEmKozNQ9Ffi8e7wyLKl0NjYuXOTNYeuacOZtTzn5lzVzXG-PHslUMVSXYC6iO06UxAkYy-4J10I8LIWSzTszVd8YtfzXCoSHCMGZ8cHeoDwhWfIqLC http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:99979-2018:TEXT:EN:HTML&src=0 (for Boljevac) (medfinansieret af det grænseoverskridende program for Bulgarien-Serbien under Interreg-IPA)

De økonomiske aktører skal ofte — for at påvise deres tekniske formåen til at gennemføre den pågældende offentlige kontrakt — fremlægge en liste over udførte arbejder, leverancer eller tjenesteydelser, de tidligere har udført. Denne liste skal ofte ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse eller andre oplysninger. Dette krav er en udfordring for nystartede virksomheder, som netop er blevet oprettet, og som endnu ikke har haft tid til at opnå referencer. Denne tilgang kan derfor udelukke dem fra at deltage i visse offentlige udbudsprocedurer, selv om de nystartede virksomheder meget vel kan have de nødvendige færdigheder til at gennemføre kontrakten — måske endda med en mere innovativ teknisk løsning.

Offentlige indkøbere har mulighed for at anmode om anden dokumentation fra økonomiske aktører som bevis for deres formåen (29). Afhængigt af kontrakten kan den økonomiske aktør fremlægge de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tjenesteudbyderen eller entreprenøren eller virksomhedens ledelse eller en indikation af hvilke systemer til styring og sporing af forsyningskæden, som den økonomiske aktør vil kunne anvende ved opfyldelsen af kontrakten. Bevismidler, der ikke kræver, at en tilbudsgiver har været erhvervsdrivende i mange år, og som også gør nystartede virksomheder i stand til at konkurrere om kontrakten.

3.1.4. Brug af delkontrakter

Opdeling af offentlige kontrakter i dele er en anden metode til at tiltrække innovatorer. Størrelsen af hver del kan svare til nyetablerede virksomheders og innovative SMV'ers operationelle formåen. Ved brug af delkontrakter kan afhængigheden af én bestemt leverandør også mindskes, også i tilfælde af fortrinsvis store leverandører. I disse tilfælde kan den offentlige indkøber fastsætte krav vedrørende interoperabilitet og/eller åbne standarder for at forbinde forskellige dele af et system, som leverandører leverer under forskellige delkontrakter. I denne henseende bør den kontrakt, der indgås med leverandøren, fastsætte regler for den fremtidige udnyttelse af den intellektuelle ejendomsret, der udspringer af projektet.

Efter de nye EU-regler forventes offentlige indkøbere at overveje delkontrakter i alle offentlige kontrakter (30). I praksis skal de finde den rigtige balance mellem to hensyn: på den ene side brug af delkontrakter for at fremme mindre innovative leverandørers deltagelse og sikre overgangen til mere åbne og interoperable løsninger og på den anden side minimering af deres egne administrative byrde ved at indgå kontrakt med en enkelt entreprenør, som vil håndtere alle opgaver.

EKSEMPEL MULIGHEDER FOR SMV'ER INDEN FOR STØRRE PROJEKTER: Fremtidssikret trafikstyringscentre til England og Nederlandene Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? De nederlandske og engelske vejmyndigheder, Rijkswaterstaat og Highways England, ønskede en åben modulbaseret softwareplatform til deres næste generation af trafikstyringscentre. Målet var at eliminere afhængigheden af én leverandør og give mindre innovative virksomheder mulighed for at levere nye innovative tjenester. Hvad blev gjort på en anden måde? For at opfylde deres målsætning lancerede de offentlige indkøbere to fælles udbudsprocedurer, der blev gennemført parallelt: 1) et offentligt indkøb for at erstatte deres tilpassede softwareplatform med en ny med åbne grænseflader 2) et prækommercielt udbud for at udvikle nye innovative trafikstyringsmoduler, der skulle køre på den nye åbne platform. For at sikre tilstrækkelig konkurrence mellem leverandører og interoperabilitet mellem de forskellige moduler opdelte de offentlige indkøbere det prækommercielle udbud i delkontrakter for hvert modul. Hvad var resultatet? Det første udbud sikrede sund konkurrence mellem eksisterende større leverandører for at åbne den underliggende softwareplatform. Med det andet udbud vedrørende forskning og udvikling deltog flere SMV'er, herunder SMV'er, som ikke tidligere var aktive på trafikstyringsområdet. Dette førte til avancerede nye moduler til: i) avanceret distribueret netværksstyring for at reducere trafikpropper og CO2-udledning, ii) forudsigelse og forebyggelse af trafikulykker for at forbedre trafiksikkerheden og iii) interoperable intelligente transportsystemer, der fremmer indførelse af intelligente biler og andre teknologiske innovationer. Denne tilgang, som er baseret på den åbne modularkitektur, skulle desuden sikre omkostningsbesparelser på 20 %. Flere oplysninger findes på: http://charmprogramme.com

3.1.5. Brug af standarder, open data, åbne grænseflader og open source-software

Standarder, open data, åbne grænseflader og open source-software er en anden mulighed for at åbne op for økosystemer. De kan skabe plads til, at mindre innovatorer kan spille en rolle i store projekter, eller til at mindre innovatorer selv kan vinde kontrakter og udvide deres virksomhed. I kontrakterne bør der imidlertid fastsættes regler om adgang til allerede eksisterende intellektuelle ejendomsrettigheder, som er nødvendige for at gennemføre innovationsprocessen, og adgang til nye intellektuelle ejendomsrettigheder, der udspringer af innovationsprocessen.

EKSEMPEL INDKØB AF EN ÅBEN INNOVATIONSPROCES: Et intelligent net til »City of Light« Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Byen Eindhoven i Nederlandene ønskede at forbedre livskvaliteten i byen og styrke sit omdømme som »City of Light«. Hvad blev gjort på en anden måde? I stedet for at indkøbe et specifikt produkt eller en specifik løsning indkøbte kommunen en åben innovationsproces. Denne nye tilgang var baseret en køreplan over byens ambitioner indtil 2030. Den var baseret på et løbende samarbejde mellem en tjenesteudbyder, borgerne, forskningsinstitutioner og kommunen. I selve kernen var brugerne involveret i et »levende laboratorium« for at opfange og reagere på ændringer, som køberen ikke kunne forudse fra starten. Udbudsproceduren bestod af en markedshøring, en konkurrencepræget dialog (i tre fortløbende runder med tre konsortier, der var udvalgt på forhånd), en udbudsfase og en fase før tildelingen, hvor det vindende tilbud blev valideret. »Innovativ kraft«, herunder synspunkter, strategi og erfaring med implementeringen af åben innovation, var blandt udvælgelseskriterierne. Udvælgelsesprocessen var baseret en »Best Value«-metode. Hvad var resultatet? Den ene leverandør udviklede et sammenkædet intelligent udformet »åbent« system af belysningssystemer i det offentlige rum. Det bruges (eller kan bruges) til at udføre forskellige tjenester, der varetages af forskellige andre innovative leverandører, herunder nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er, for at sikre kontinuerlig innovation. Flere oplysninger findes på: https://www.jouwlichtop040.nl

EKSEMPEL VÆKSTMULIGHEDER FOR NYETABLEREDE VIRKSOMHEDER: Bevaring af kulturarv i innovative digitale open source-arkiver Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? Nationale kulturinstitutioner, audiovisuelle arkiver, offentlige biblioteker og lokale kulturarvsinstitutioner fra Sverige, Belgien, Irland, Nederlandene, Tyskland, Spanien, Estland og Grækenland ønskede alle at tage fat om den samme udfordring: forbedring af kvaliteten af digitale filer, der bevarer kulturelt indhold på lang sigt for at forhindre, at datalagringskvaliteten forringes på sigt. Hvad blev gjort på en anden måde? Sammen indkøbte de forskning og udvikling fra flere virksomheder for at opbygge nye standardiserede open source-værktøjer, der kan hjælpe arkivarerne med at sikre, at alle filer opfylder kravene for at kunne bevares på lang sigt. Hvad var resultatet? De udvalgte leverandører var små innovative virksomheder, primært nyetablerede virksomheder. Af de seks virksomheder, der deltog i udbuddet, udviklede de tre innovative værktøjer, der i) sænker omkostningerne og ii) forbedrer nøjagtigheden og den generelle kvalitet af digitalisering og langsigtet bevaring af det kulturelle indhold. Kulturarvsinstitutioner i andre dele af verden, herunder USA, bruger nogle af de mest avancerede løsninger, der er udviklet af de udvalgte nyetablerede virksomheder. Flere oplysninger findes på: http://www.preforma-project.eu

3.1.6. Udformning af SMV-venlige betalingsordninger

Nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er har brug for hurtige og regelmæssige betalinger, da de ikke har de samme finansielle buffere som større virksomheder. Offentlige indkøbere kan anvende forskellige betalingsordninger, afhængigt af om en SMV er en direkte entreprenør eller en underentreprenør.

For direkte entreprenører kan forskudsbetalinger være en afgørende faktor, som sætter SMV'er i stand til at deltage.

For underentreprenører kan medlemsstaterne kræve, at de offentlige indkøbere betaler underentreprenørerne direkte. Med en sådan kortere betalingskæde vil underentreprenører, f.eks. nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er, modtage hurtigere betaling. De vil også undgå risikoen for forsinket betaling som følge af eventuelle mangler fra hovedentreprenørens side.

Hvis direkte betalinger ikke er den mest hensigtsmæssige metode, kan underentreprenører støttes på andre måder, f.eks. ved at tilskynde hovedentreprenørerne til at forkorte betalingsfristerne.

DRIVKRAFT TIL NYETABLEREDE VIRKSOMHEDER GENNEM RETTIDIGE BETALINGER Forskudsbetaling Byen Paris havde konstateret, at de sædvanlige betalingsordninger med små foreløbige betalinger og en stor endelig betaling ved slutningen af indkøbet var en hindring for mange SMV'ers deltagelse. For at sætte nyetablerede virksomheder og innovative SMV'er i stand til at deltage i offentlige udbud øgede Paris forskudsbetalingerne fra 5 % til 20 % i 2017. Flere oplysninger findes på: https://www.paris.fr/professionnels/l-entreprise-au-quotidien/achats-et-marches-publics-3526#la-politique-fournisseur_1 Indsats mod forsinket betaling I henhold til den spanske lov om offentlige kontrakter kan ordregivende myndigheder angive den gennemsnitlige betalingstid over for underentreprenører som et af kriterierne for vurdering af finansiel formåen. I 2016 medtog byen Madrid en afgift for manglende betaling af underentreprenører på op til 50 % af det skyldige beløb i en renovationskontrakt. Flere oplysninger findes på: https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=031_Codigo_de_Contratos_del_Sector_Publico&modo=1

3.2. Udvikling af en økosystemtilgang til innovation

Hvad er et økosystem inden for innovation?

Innovationsøkosystemet består af virksomhedsdeltagere, nystartede virksomheder, den akademiske verden, tekniske tjenester og støttetjenester og de enkeltpersoner, der fremmer innovation. De spiller alle en vigtig rolle med hensyn til at skabe værdi i det større økosystem ved at omsætte nye idéer til virkelighed gennem adgang til finansielle investeringer. Innovationsøkosystemet skaber en aktiv informations- og ressourcestrøm, så idéer kan omsættes til virkelighed. Innovatorer og entreprenører udvikler og iværksætter gennem disse økosystemer løsninger for at løse virkelige problemer hurtigere, end det ville være tilfældet uden økosystemet. Denne proces skaber ekspertise på nye områder, bidrager til at diversificere økonomien og giver virksomhederne mulighed for at møde deres kunder, der hvor de befinder sig.

Hvad er en økosystemtilgang til innovation?

Målet med en økosystemtilgang er at identificere og interagere med de vigtigste innovatorer — nystartede virksomheder, innovatorer og akademikere — og engagere dem til at hjælpe med at udvikle innovationskapacitet.

Hvad betyder dette for offentlige indkøbere?

Innovationsøkosystemet giver den offentlige indkøber en bedre vision omkring flere spørgsmål: Hvor skal den næste generation af idéer og koncepter komme fra? Hvor interessant er den innovative udvikling? På hvilket trin i udviklingen af innovation er det relevant at deltage? Hvilken værdi kan den innovative løsning skabe i forhold til eksisterende løsninger? Hvem er de nye aktører i økosystemet, der skal holdes øje med i forbindelse med leverandørernes markedsanalyser?

Den offentlige indkøber bør knytte forbindelser til innovationsøkosystemer: klynger, inkubatorer, innovationsagenturer eller levende laboratorier (på lokalt, regionalt, nationalt eller endog europæisk plan) og lære at samarbejde med dem. En anden god praksis for at få kendskab til aktørerne i et bestemt økosystem kan være brugen af hackathons (31).

Disse aktiviteter gør den offentlige indkøber bedre i stand til at identificere innovatorer og iværksætte et værdifuldt samarbejde om medskabelse, vurdere et nyt produkts parathed og identificere omkostningerne forbundet med at anvende de innovative teknologier.

EKSEMPEL WORKSHOP ARRANGERET AF DET FRANSKE TRANSPORTMINISTERIUM MED OFFENTLIGE INDKØBERE OG AKTØRER FRA INNOVATIONSØKOSYSTEMET I MOBILITETSSEKTOREN (JANUAR 2020) Det franske transportministerium afholdt en træningsworkshop i et levende laboratorium med deltagelse af flere lokale myndigheder af forskellig størrelse (fra byer med over 2 mio. indbyggere til lidt over 30 000 indbyggere), store virksomheder, der varetager mobilitetsinfrastruktur (f.eks. offentlig transport), nystartede virksomheder og tekniske specialister inden for transport. Ved at afholde denne workshop i et levende laboratorium kunne indkøbere komme i kontakt med innovationsaktører i mobilitetssektoren. Formålet med arrangementet var at tilrettelægge et samarbejde mellem alle deltagerne for først at revidere de tekniske specifikationer for indkøb af en samkørselsapplikation og derefter udarbejde innovative tekniske specifikationer, der gør det muligt for innovative virksomheder at afgive tilbud. Denne workshop var lærerig, både for virksomheder, som var i stand til bedre at forstå de retlige rammer for offentlige indkøb, og for offentlige indkøbere, som kunne overveje, hvordan et projekt kunne gøres mere åbent over for innovation. Køberne udarbejdede f.eks. et dashboard for at fastslå de resultater, der forventes af en innovativ løsning. Køberne foreslog også, at specifikationerne kunne omfatte et kort videopræsentation med de vigtigste punkter i anmodningen. Flere oplysninger findes på: https://www.francemobilites.fr/ https://www.liberte.paris/

3.3. Mobilisering af innovationsformidlere

Forbindelserne mellem nyetablerede virksomheder, der tilbyder innovative løsninger, og innovative SMV'er på den ene side og offentlige indkøbere på den anden side er ofte svage og etableres ikke spontant. Innovationsformidlere kan hjælpe med at opbygge eller forstærke sådanne forbindelser.

En innovationsformidler kan være enhver institution, som har kapacitet og vilje til at matche begyndende innovation med et behov på efterspørgselssiden. Formidleren kan være en del af den samlede innovationslivscyklus og en drivkraft bag innovationsindkøbet. Formidleren kan aktivt deltage i kanaliseringen af idéer fra potentielle leverandører af innovation til netværk af potentielle offentlige indkøbere af innovation, uanset om der er tale om byer, civilbeskyttelsesmyndigheder eller andre relevante offentlige indkøbere. Omvendt kan en formidler kommunikere de offentlige indkøberes behov til industrien. Innovationsformidlere kan også medvirke til at gøre innovative idéer parate til specifikke offentlige udbudsprocedurer.

Innovationsformidlerens opgaver kan omfatte:

— rådgivning af offentlige indkøbere om, hvordan de definerer deres behov, som potentielt kan opfyldes gennem innovationsindkøb

— organisering af offentlige indkøbere, der er interesserede i innovationsindkøb, i netværk, hvor de kan dele viden, udveksle god praksis og kommunikere med markedet (f.eks. markedshøring og fælles forpligtelse til fremtidige innovationsindkøb)

— identifikation af lovende innovative løsninger, som er egnede til at matche de offentlige indkøberes behov. Sådanne løsninger er normalt mere velegnede til at blive kommercialiseret og opskaleret gennem disruptiv end trinvis innovation.

Afhængigt af deres forretningsmodel kan de også lette adgangen til finansiering og hjælpe med at forvalte intellektuelle ejendomsrettigheder.

Innovationsformidlere bør ikke fungere som sælgere af uopfordrede forslag til offentlige indkøbere og heller ikke som stedfortrædere for offentlige indkøbere. Offentlige indkøbere er stadig ansvarlige for, at hele proceduren — indledning af en dialog med markedet inden udbudsproceduren og gennemførelsen af selve udbudsproceduren (32) — er åben, gennemsigtig og ikkediskriminerende.

EKSEMPEL INNOVATIONSFORMIDLING I EUROPA: TekesMatch i Finland En nylig finsk innovation, TekesMatch, er en semantisk matching-softwareapplikation, der på et øjeblik matcher investorer med innovatorer. Dette tog 3 uger, inden dette innovative værktøj blev taget i brug. TekesMatch blev opfundet med hjælp fra en projektkonkurrence og en hackathon. Fremme af investeringer med denne type software giver nyetablerede virksomheder enorme muligheder for at vokse. Flere oplysninger findes på: http://www.aalto.fi/en/current/news/2017-03-06/ https://www.twobirds.com/en/news/press-releases/2017/finland/tekesmatch Østrigsk matchmaking-platform Kompetencecentret for innovation inden for offentlige indkøb i Østrig (IÖB-Servicestelle) har til opgave at »bygge bro mellem offentlige indkøbere og leverandører«. For at fremme denne idé har IÖB-Servicestelle lanceret en digital platform, som flere og flere offentlige indkøbere anvender i forbindelse med deres markedsundersøgelser. Platformen tilbyder oplysninger, herunder kontaktoplysningerne, om en lang række innovative produkter og tjenesteydelser, som evalueres af uafhængige eksperter og er klar til brug i den offentlige sektor. Platformen giver desuden offentlige indkøbere mulighed for at fortælle om deres seneste udfordringer for at forhøre sig på markedet om nye idéer og koncepter. I 2018 findes mere end 100 innovative løsninger i produktkategorier som f.eks. IT, energi, mobilitet, facility management og sundhedspleje på platformen, og leverandører har mulighed for at komme i kontakt med offentlige indkøbere. Siden da har en række offentlige indkøbere lavet et opslag om deres udfordringer inden for områder som f.eks. automation, markedsføring og PR, sensorteknologi og facility management. Disse offentlige indkøbere har modtaget mere end 230 forskellige idéer fra markedet gennem platformen. Flere oplysninger findes på: www.innovationspartnerschaft.at Europæisk pilotprojekt vedrørende innovationsformidlere (33) Projektet har til formål at skabe en model for en innovationsformidler, der samler ordregivende myndigheder, leverandører af innovation (med særligt fokus på SMV'er og nystartede virksomheder), investorer og forskere for at lette indkøb af innovative varer og tjenesteydelser. For at undersøge mulighederne for at oprette en innovationsformidler blev der iværksat en forslagsindkaldelse i 2018. Der blev dannet et konsortium bestående af syv forskellige enheder (herunder to innovationsagenturer, et samarbejdsnet, en specialiseret udbudskonsulentfunktion og en ordregivende myndighed). I den forbindelse testes fem IPB-net i fem forskellige medlemsstater (Spanien, Danmark, Irland, Tyskland og Østrig). Dette bør bidrage til at identificere, hvilken type organisation og metode der er bedst egnet til at gennemføre en innovationsformidlerordning. Det toårige projekt sluttede i august 2020. Det har givet sig udslag i, at der er udviklet og gennemført en forretningsmodel for innovationsformidlere, men også, at der er skabt forretningsmuligheder for SMV'er med offentlige indkøbere i de berørte medlemsstater. Der vil blive iværksat i alt otte innovative indkøbsprojekter, hovedsagelig om bæredygtig innovation. Flere oplysninger findes på: https://innovation-procurement.org/innobrokers/

4. TILTRÆKNING AF INNOVATION

Når døren er åben for alle former for potentielle innovatorer, kan offentlige indkøbere koncentrere sig om at tiltrække innovation inden for hver offentlig udbudsprocedure.

Mange værktøjer kan anvendes i en offentlig udbudsprocedure, herunder de meget anvendte offentlige og begrænsede udbudsprocedurer (afsnit 4.1). Alternative offentlige udbudsprocedurer kan også specifikt omhandle innovation, f.eks. konkurrenceudbud med forhandling, konkurrencepræget dialog, projektkonkurrence, innovationspartnerskab eller prækommercielt udbud (afsnit 4.2).

De offentlige indkøbere vælger udbudsformen og de tekniske specifikationer. Hvorvidt innovationssamarbejdet bliver vellykket afhænger i sidste ende af de beslutninger, de træffer. Det, der følger efter, er ikke en opskrift, der passer til alle. Det er i stedet en fleksibel værktøjskasse, som kan inspirere til nye tilgange, som EU-reglerne har åbnet op for.

4.1. Innovationsvenlige værktøjer til alle typer procedurer

I dette afsnit beskrives de muligheder, der er tilgængelige for alle offentlige udbudsprojekter. En relativt lille investering i udarbejdelsen og tilrettelæggelsen af udbudsproceduren på en innovationsvenlig måde er nok til, at der kan konstateres fordele for både den offentlige indkøber og leverandøren.

4.1.1. Vurdering af behov

Inden de tekniske specifikationer opstilles, bør de offentlige indkøbere foretage en omfattende behovsvurdering for at definere det problem, der skal løses. Dette skridt kan forekomme overflødigt, da formålet med den offentlige udbudsprocedure sædvanligvis er indlysende. Dette er faktisk det afgørende øjeblik, hvor indførelsen af innovation kan begynde. I stedet for blot at erstatte forældet udstyr med mere af det samme eller forny udløbne servicekontrakter gennemfører den offentlige indkøber en funktionel analyse af organisationens og dens partneres/brugeres behov og udpeger eventuelle problemer eller områder, der kan forbedres. Denne analyse vil vise, om det udstyr og de tjenester, der hidtil har været anvendt, (stadig) er de mest hensigtsmæssige.

EKSEMPEL MED UDGANGSPUNKT I BRUGERNE AF OFFENTLIGE TJENESTER: Tallinns intelligente havn Hvorfor blev en innovativ løsning overvejet? For at løse udfordringen med at styre den stigende trafik ønskede havnemyndigheden i Tallinn i Estland at købe et nyt elektronisk indtjekningssystem til både passagerkøretøjer og lastbiler. Hvad blev gjort på en anden måde? For at identificere sine behov gennemførte den off