Europa-Parlamentets beslutning

af 10. maj 2011

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2009

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2009,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2009 med instituttets svar [1],

der henviser til Rådets henstilling af 15. februar 2011 (05892/2011 — C7-0052/2011),

der henviser til EF-traktatens artikel 276 og artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget [2], særlig artikel 185,

der henviser til Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af livs- og arbejdsvilkårene [3], særlig artikel 16,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget [4], særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Beskæftigelse og Sociale Anliggender (A7-0108/2011),

A. der henviser til, at Revisionsretten har fastslået, at den har fået rimelig sikkerhed for, at årsregnskabet for regnskabsåret 2009 er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige,

B. der henviser til, at Parlamentet den 5. maj 2010 meddelte decharge til Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for gennemførelsen af instituttets budget for regnskabsåret 2008 [5] og i beslutningen med bemærkningerne til afgørelsen bl.a.:

- beklagede, at Revisionsretten i 2008, 2007 og 2006 havde fundet svagheder i ansættelsesprocedurerne

- opfordrede instituttet til at søge at forbedre tilsynet med sine kontrakter og programmeringen af sine udbudsprocedurer

- bemærkede, at det fremførte beløb svarede til over 55 % af bevillingerne (dvs. 4900000 EUR) for regnskabsåret 2008,

C. der henviser til, at instituttets budget for 2009 var på 20200000 EUR, hvilket er et fald på 3,8 % i forhold til regnskabsåret 2008,

Præstationer

1. glæder sig over, at instituttet har til hensigt i 2010 i en oversigt, som vedføjes næste beretning fra Revisionsretten, at foretage en sammenligning mellem de tiltag, der er blevet gennemført i det regnskabsår, der er under dechargebehandling, og de tiltag der blev gennemført i det foregående regnskabsår, således at dechargemyndigheden bedre kan vurdere instituttets præstationer fra år til år;

2. noterer sig, at instituttet iværksatte en anden efterfølgende evaluering af arbejdsprogrammet for 2005-2008 efter den gennemførte evaluering i 2007, der vurderede instituttets arbejdsprogram for 2001-2004; mener, at denne evaluering er overordentlig nyttig for instituttet, idet det giver instituttet nyttige erfaringer og anbefalinger med henblik på de udfordringer, det står over for ved den fremtidige programmeringsfase; lykønsker instituttet, der med denne evaluering påviste, at:

- det anvendte dets finansielle midler effektivt som støtte for gennemførelsen af dets arbejdsprogram

- det opnåede målene for arbejdsprogrammet for 2005-2008;

3. tilskynder ikke desto mindre instituttet til yderligere at udvikle dets præstationsovervågningssystem (Eurofound Performance Monitoring System (EPMS)) for at sikre, at resultaterne af præstationsovervågningen indgår i ledelsens beslutningstagning og planlægning, og at periodiske undersøgelser bliver udført for at modtage feedback fra målgrupperne;

4. støtter den eksterne evaluators anbefalinger om en bedre definition af instituttets målgrupper på nationalt niveau (f.eks. hvorvidt instituttet bør gå ud over nationale myndigheder og beslutningstagere og forsøge at nå en bredere gruppe af arbejdsgiver- og arbejdstagerorganer) og om etablering af et netværk af kontaktpunkter baseret på de nationale myndigheder, der er repræsenteret i instituttets bestyrelse;

Bestyrelsen

5. noterer sig, at den eksterne evaluator af den efterfølgende evaluering af instituttets arbejdsprogram for 2005-2008 rapporterede, at instituttets bestyrelse ikke var et effektivt beslutningsorgan på grund af den øgede størrelse som følge af udvidelsen af Unionen i 2004, det reducerede antal møder og den relativ store udskiftning af medlemmer; opfordrer derfor instituttet til at styrke bestyrelsens rolle for så vidt angår den overordnede styring af instituttet; tilskynder særligt instituttets bestyrelse til at afsætte tid til drøftelser af strategiske spørgsmål/prioriteter;

Udbudsprocedurer

6. noterer sig, at Revisionsretten konstaterede fejl og anomalier i evalueringen af et åbent udbud, som indvirkede på kvaliteten af proceduren; opfordrer derfor instituttet til at træffe foranstaltninger til at forbedre dets evaluerings- og revisionsprocedure for at undgå en gentagelse af sådanne fejl i fremtiden;

Budgetforvaltning

7. opfordrer instituttet til at sørge for, at bevillinger kun stilles til rådighed, når den tilsvarende formålsbestemte indtægt er modtaget; noterer sig endog, at Revisionsretten påpegede, at instituttets budget, i strid med instituttets finansforordning (artikel 19), ikke omfattede specifikke rubrikker for de forskellige programmer, der blev finansieret af formålsbestemte indtægter; noterer sig desuden, at under et program finansieret af formålsbestemte indtægter forpligtede instituttet sig til at yde 184000 EUR, selv om de formålsbestemte indtægter, der rent faktisk blev modtaget, kun var på 29000 EUR;

8. beklager, at Revisionsretten var tvunget til at kritisere instituttets årsregnskab og budget, navnlig på baggrund af at de foreløbige regnskaber, som instituttet forelagde, indeholdt alvorlige mangler, der var tegn på væsentlige svagheder i instituttets finansielle organisation; glæder sig over instituttets bekræftelse af, at det gennem supplerende uddannelsestiltag og bevillinger vil sikre, at gennemførelsen af procedurer ved årets udgang og overholdelsen af frister for forelæggelse af regnskaber er korrekt;

Personale

9. opfordrer instituttet til at fremlægge dokumentation for dets personaleudvælgelsesbeslutninger (f.eks. dokumentation af kandidatkriterier i begyndelsen af ansættelsesprocessen) for at garantere gennemsigtighed i ansættelsesprocedurerne; noterer sig endog, at Revisionsretten påpegede uregelmæssigheder i forbindelse med syv personaleudvælgelser, som Retten reviderede; anerkender navnlig, at der ikke var dokumentation for, at udvælgelseskomitéen fastsatte de kriterier, som ansøgerne skulle opfylde for at komme til samtale, og de kriterier, der var nødvendige for at komme på reservelisten, før den gennemgik ansøgningerne;

10. noterer sig navnlig, at dechargemyndigheden har defineret svagheder i udvælgelsesprocessen siden 2006; tilskynder derfor instituttet til hurtigt at rette op på situationen og oplyse dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort;

11. glæder sig ikke desto mindre over instituttets bekræftelse af, at det i fremtiden vil styrke dokumentationen for ansættelsesprocedurer;

Intern revision

12. glæder sig over instituttets gennemførelse den 1. juli 2010 af et system til registrering og analyse af undtagelser til sine fastlagte politikker og procedurer (register over undtagelser);

13. anerkender, at to ud af otte anbefalinger i Den Interne Revisionstjenestes (IAS) opfølgning på tidligere anbefalinger er blevet gennemført; noterer sig, at de anbefalinger, der anses som "meget vigtige", hovedsagligt vedrører effektiviteten af det interne kontrolsystem (f.eks. "årlig arbejdsplan til sikring af intern kontrol", "gennemgang af følsomme poster" og "procedurer for meddelelse af uregelmæssigheder"); opfordrer derfor instituttet til hurtigt at gennemføre dem;

14. noterer sig også, at IAS i 2009 gennemførte en revision af den økonomiske forvaltning og fremsatte to "kritiske" og seks "meget vigtige" anbefalinger ud af 15; er bekymret over, at de to kritiske konstateringer vedrører regnskabsposten (f.eks. "stilling, der skal besættes af en midlertidig ansat eller en tjenestemand", "beføjelser, som skal tilpasses anbefalingerne fra Kommissionens regnskabsfører") og valideringen af regnskabssystemer, mens de seks "meget vigtige" konstateringer vedrører nødvendigheden af bedre dokumentation af dets finansielle kredsløb, udformning og planlægning af udbud, efterfølgende kontrol, regler for godtgørelser og rapportering af undtagelser; tilskynder derfor instituttet til straks at gennemføre anbefalingerne fra IAS og oplyse dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort i denne forbindelse;

15. henviser vedrørende øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 10. maj 2011 [6] om præstationer, økonomisk forvaltning og kontrol af agenturer.

[1] EUT C 338 af 14.12.2010, s. 155.

[2] EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

[3] EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

[4] EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

[5] EUT L 252 af 25.9.2010, s. 196.

[6] Vedtagne tekster, P7_TA(2011)0163 (Se side 269 i denne EUT).

--------------------------------------------------