DA Den Europæiske Unions Tidende C 188/1

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

Juni 2009-december 2010

2011/C 188/01

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmer

Peter STRÖMBERG Formand Direktør for det svenske revisortilsyn, Revisornämden, Sverige

Kálmán GYÖRGYI Statsadvokat for Republikken Ungarn (nu pensioneret), Ungarn

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ Offentlig anklager ved Højesteret, Spanien

Diemut R. THEATO Tidligere medlem af Europa-Parlamentet Tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Tyskland

Rosalind WRIGHT Formand for The Fraud Advisory Panel, Det Forenede Kongerige

INDHOLDSFORTEGNELSE

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

1. INDLEDNING

2. OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

2.1. Møder

2.2. Ordførere og udtalelser

2.3. Sekretariatet

3. OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

3.1. Kontrol af OLAF’s undersøgelsesfunktion

3.1.1. Sikring af OLAF's generaldirektørs uafhængighed

3.1.2. Kontrol af længden af OLAF's undersøgelser

3.1.3. Henstillinger til institutionerne

3.1.4. Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder — virkningerne af Førsteinstansrettens dom i sag T-48/05

3.1.5. Nye arbejdsmetoder

3.2. Opfølgning på Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2008 — om gennemførelsen af OLAF's de minimis-politik

3.3. Regelmæssige tilsyn på Overvågningsudvalgets initiativ

3.3.1. Planlægning af undersøgelserne — deres strategiske sigte

3.3.2. Gennemførelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser

3.4. OLAF’s proceduremæssige regler for undersøgelserne og OLAF-håndbogen om arbejdsprocedurer

3.5. Den administrative organisation, budget og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion

3.5.1. Administrativ organisation og personalepolitik

3.5.2. Budget

4. FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF's PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

4.1. Forholdet til OLAF

4.2. Forholdet til EU-institutionerne

4.2.1. Forholdet til Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union

4.2.2. Forholdet til Revisionsretten

4.2.3. Bidraget til overvejelserne vedrørende reformen af OLAF

4.3. Udvælgelsesproceduren for OLAF's generaldirektør

KONKLUSIONER

BILAG 1 Overvågningsudvalgets mødekalender

BILAG 2 Udtalelse nr. 1/2010 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2011

BILAG 3 Udtalelse nr. 2/2010 — Udtalelse om udnævnelsen af OLAF's generaldirektør

BILAG 4 Udtalelse nr. 3/2010 om refleksionspapiret om en reform af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

BILAG 5 Udtalelse nr. 4/2010 Planlægning af undersøgelser

BILAG 6 Udtalelse nr. 5/2010 Anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i forbindelse med undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

Denne aktivitetsrapport, der er udvalgets fjerde, dækker perioden fra juni 2009 til december 2010, der var en periode stærkt mærket af Franz-Hermann Brüners død tidligt i januar 2010. Når en organisation uventet mister sin leder under så triste omstændigheder, har det en stor indvirkning på arbejdet på alle niveauer. Vi har med tilfredshed bemærket, at OLAF fortsatte sit virke som vanligt, hvilket er den bedste måde at mindes Franz-Hermann Brüner på.

I denne periode har OLAF været i centrum for en række initiativer, der sigter på at ændre tingenes tilstand. Et af disse er den procedure, der skal lede til udnævnelsen af en ny generaldirektør for OLAF, og som blev iværksat i april dette år, da stillingen blev opslået. Overvågningsudvalget har været tæt involveret i denne procedure og afgav en udtalelse den 23. september 2010. Giovanni Kessler blev endelig udnævnt af Kommissionen den 14. december. Overvågningsudvalget glæder sig over udnævnelsen af Giovanni Kessler og ser frem til et tæt og frugtbart samarbejde med ham.

Et andet projekt, der vil medføre ændringer, er den foreslåede reform af forordning (EF) nr. 1073/1999. Overvågningsudvalget har ved flere lejligheder givet sin holdning til kende vedrørende forskellige aspekter af forslaget, efterhånden som det har udviklet sig — senest i en udtalelse om det refleksionspapir, som Kommissær Šemeta fremlagde for nogle måneder siden. Overvågningsudvalget er stærkt engageret i debatten, navnlig da udvalgets arbejde og status vil blive direkte påvirket af resultatet, men også og vigtigst på grund af de umiddelbare virkninger, det vil have på den måde, som OLAF fungerer. Udvalgets førsteprioritet har altid været og vil altid være styrkelsen af OLAF's efterforskningsmuligheder og uafhængighed i undersøgelserne.

Overvågningsudvalget sikrer OLAF's uafhængighed med regelmæssig kontrol af OLAF's undersøgelsesfunktioner og støtte til generaldirektøren i varetagelsen af dennes opgaver. Udvalget har nu i en periode af over fem år koncentreret sig om denne opgave. Udvalget sidder inde med en fælles ledelseserfaring fra statslige myndigheder og politiske organer vedrørende styring, forvaltning og gennemførelse af strafferetlige undersøgelser og administrative undersøgelser. Det er ud fra disse erfaringer, at Overvågningsudvalget baserer sine formelle udtalelser og holdninger på tre lige vigtige grundregler.

Den første er altid at vende tilbage til kilden til oplysningerne, dvs. sagsakterne, sagsstyringssystemet, de forskellige rapporter, som OLAF har udarbejdet før indledningen af undersøgelserne, og OLAF's rapporter til udvalget (fx nimånedersrapporterne).

Den anden regel er udvalgets totale uafhængighed og de enkelte medlemmers uafhængighed.

Den tredje regel, der udspringer af medlemmernes egne erfaringer, er respekten for OLAF's uafhængighed og en stærk forpligtelse til ikke at påvirke igangværende undersøgelser, selv når der undersøges sagsakter og materiale i forbindelse med igangværende undersøgelser.

Jeg ønsker personligt og på Overvågningsudvalget vegne at takke Overvågningsudvalgets sekretariat, uden hvis bistand ingen af overvågningsudvalgets aktiviteter ville være mulige.

1. INDLEDNING

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (1) af 25. maj 1999 fastsætter, at OLAF-Overvågningsudvalgets rolle er at styrke og sikre OLAF's uafhængighed og at bistå generaldirektøren med at løse dennes opgaver. Overvågningsudvalget skal årligt aflægge rapport til institutionerne om dets aktiviteter. I den periode, som denne rapport dækker, vedtog Overvågningsudvalget fem udtalelser, der blev fremsendt til institutionerne og til generaldirektøren for OLAF. De er vedlagt denne rapport.

I den periode, som denne rapport dækker, var Luis López Sanz-Aranguez formand for Overvågningsudvalget indtil november 2009, hvor han blev afløst af Peter Strömberg, hvis mandat blev forlænget med yderligere et år i november 2010.

Det er vigtigt at fremhæve, at siden Franz-Hermann Brüners død den 9. januar 2010 har OLAF fungeret uden en generaldirektør, der er udnævnt i henhold til den ad hoc-procedure, der er fastlagt i forordning (EF) nr. 1073/1999.

I løbet af 2010 og i ventetiden indtil udnævnelsen af en ny generaldirektør var Overvågningsudvalgets tilstedeværelse og støtte særlig vigtig for OLAF's fortsatte arbejde.

I april 2010 iværksatte Europa-Kommissionen proceduren for ansættelse af en ny generaldirektør for kontoret. Denne procedure blev afsluttet med udnævnelsen af Giovanni Kessler den 14. december 2010. Overvågningsudvalget ser frem til et tæt og frugtbart samarbejde med den fremtidige generaldirektør for OLAF.

Overvågningsudvalget håber, at denne rapport ud over at resumere sidste års aktiviteter vil være værdifuld for den kommende generaldirektør både med hensyn til analysen af de udfordringer, som institutionen for tiden står over for, og i fastlæggelsen af hovedlinjerne i OLAF's politik til beskyttelse af EU's finansielle interesser.

Den nye generaldirektør skal tackle mange udfordringer for at styrke OLAF's effektivitet og for at sikre, at OLAF lægger alle sine kræfter i en mere målrettet bekæmpelse af svig. Blandt de udfordringer, som den nye generaldirektør står over for, ønsker Overvågningsudvalget at fremhæve nødvendigheden af at forkorte varigheden af OLAF's undersøgelser og at foretage de nødvendige ændringer i organisationen for at sikre, at de begrænsede ressourcer anvendes på den bedst mulige måde og afsættes til OLAF's centrale undersøgelsesopgaver. Et af målene i denne rapport er at give den nye generaldirektør forslag til, hvordan der kan fokuseres bedre på undersøgelserne, og hvordan tiden, der bruges på undersøgelserne, kan forkortes.

2. OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

2.1. Møder

Overvågningsudvalget afholdt 16 plenarmøder i Bruxelles (2). OLAF, Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union har adgang til mødereferaterne af hensyn til kravet om åbenhed, og så de regelmæssigt kan blive oplyst om Overvågningsudvalgets aktiviteter.

Som i den foregående rapporteringsperiode fortsatte Overvågningsudvalget praksis med at indbyde OLAF's generaldirektør eller den fungerende generaldirektør og et udsnit af OLAF's personale til at deltage i møderne. Disse møder var en mulighed for OLAF til at oplyse Overvågningsudvalget om emner af relevans for Overvågningsudvalgets arbejde og for Overvågningsudvalget til at informere OLAF om sine aktiviteter. Ud over at OLAF's kontor for juridisk rådgivning regelmæssigt var til stede ved Overvågningsudvalgets møder, hvor det fremlagde sager, der var sendt til de nationale retsmyndigheder, blev der på Overvågningsudvalgets møder i den periode, som rapporten dækker, aktivt diskuteret et antal brede områder sammen med OLAF's generaldirektør og ledelsen. Overvågningsudvalget fokuserede navnlig på de operationelle aspekter af OLAF's arbejde, navnlig i forhold til opfølgningen på Overvågningsudvalgets udtalelser om OLAF's årlige forvaltningsplan, budgetudkast, OLAF's nimånedersrapporter og OLAF's personalepolitik. Der var diskussioner med OLAF's generaldirektør Franz-Hermann Brüner om Kommissionens forslag om at eksternalisere OLAF, og der fandt uformelle meningsudvekslinger sted vedrørende samarbejdet mellem OLAF og de internationale organisationer. Der fandt fremlæggelser sted, og der blev diskuteret om OLAF's daglige arbejde, for eksempel om Kommissionens tjenestegrenes procedurer for registrering og arkivering af dokumenter fra OLAF og om OLAF's adgang til EU-institutionernes dokumenter. Overvågningsudvalget glædede sig over at have fået en grundig orientering af OLAF om en særlig indviklet og grænseoverskridende sag om svig og om de praktiske foranstaltninger, der på baggrund af de indhøstede erfaringer var truffet for at tilpasse OLAF's undersøgelsesfunktioner (se nedenfor 3.1.5).

2.2. Ordførere og udtalelser

Overvågningsudvalget vedtog fem udtalelser i referenceperioden (se bilag). Praksissen med at udnævne en ordfører (3) blev fortsat for at gøre det forberedende arbejde og opfølgningen på konkrete spørgsmål af interesse for Overvågningsudvalget mere effektiv. De vigtigste områder af Overvågningsudvalgets arbejde i denne periode vedrørte udarbejdelsen af udtalelsen om budgettet, udtalelsen om refleksionspapiret om en reform af forordning (EF) nr. 1073/1999, udtalelsen om planlægning af undersøgelser, udtalelsen om anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i forbindelse med undersøgelser foretaget af OLAF og udtalelsen om udnævnelsen af generaldirektøren for OLAF.

2.3. Sekretariatet

Opgaverne, som Overvågningsudvalgets sekretariat skal varetage, er fastlagt i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (4), der fastsætter, at sekretariatet skal lette og bidrage til alle opgaver, som Overvågningsudvalget har fået overdraget, og sikre, at Overvågningsudvalget kan udføre de opgaver, det er blevet pålagt i henhold til reglerne, i fuld uafhængighed.

I denne periode og efter opslag af stillingen som sekretariatschef, der blev ledig i juli 2009, blev det aftalt med Franz-Hermann Brüner, at ingen ville blive udnævnt til denne stilling uden Overvågningsudvalgets godkendelse. Efter en udvælgelsesprocedure udnævnte den fungerende generaldirektør for OLAF i sin egenskab af ansættelsesmyndighed og i forståelse med Overågningsudvalget Isabelle Jegouzo som chef for Overvågningsudvalgets sekretariat. Hun startede den 16. juni 2010.

I november 2009 forlod en medarbejder Overvågningsudvalgets sekretariat, og i februar 2010 startede en ny tjenestemand. I dag er der en ledig stilling, der bør besættes hurtigst muligt.

Som det har været tilfældet indtil nu, bør udnævnelsen af medarbejderne i Overvågningsudvalgets sekretariat altid ske efter enighed med Overvågningsudvalget, hvilket sikrer, at Overvågningsudvalget er fuldt uafhængigt i udførelsen af dets opgaver. OLAF og Kommissionen har accepteret, at Overvågningsudvalget nødvendigvis skal inddrages i ansættelsesprocessen.

Overvågningsudvalget er også af den opfattelse, at det bør involveres i den årlige evalueringsprocedure for ansatte i sekretariatet, da sekretariatet arbejder under dets direkte myndighed.

3. OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

3.1. Kontrol af OLAF’s undersøgelsesfunktion

3.1.1. Sikring af OLAF's generaldirektørs uafhængighed

Overvågningsudvalgets vigtigste opgave er at kontrollere OLAF's undersøgelsesfunktion for at sikre, at dets uafhængighed ikke undergraves. På denne baggrund er det yderst vigtigt at garantere, at generaldirektørens status respekteres.

Efter Franz-Hermann Brüners død bekendtgjorde Europa-Kommissionen i sin afgørelse af 13. januar 2010, at Nicholas Ilett, der havde været vicegeneraldirektør i kraft af en afgørelse fra Kommissionen i juli 2005, automatisk blev fungerende generaldirektør. Efter denne afgørelse fandt der en heftig diskussion sted mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen. På denne baggrund sendte formanden for udvalget den 14. januar 2010 et brev til næstformand Siim Kallas med kopi til Europa-Parlamentet og Rådet, hvor han skrev, at:

»Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at for at OLAF's daglige arbejde i overgangsperioden og navnlig indledningen, udførelsen og afslutningen af OLAF's undersøgelser kan foregå i fuld uafhængighed, er det yderst vigtigt, at kontorets øverste myndighed ikke er bundet i udførelsen af sine opgaver. Med tanke på dette er Overvågningsudvalget af den opfattelse, at den person, der udfylder rollen som fungerende generaldirektør i overgangsperioden, bør have Europa-Parlamentet, Rådets og Kommissionens accept. Denne person bør have al den nødvendige legitime autoritet og uafhængige status.«

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er vigtigt, at der er enighed blandt institutionerne om udnævnelsen af kontorets chef, og at denne har institutionernes opbakning. Dette er vigtigt for at støtte OLAF's daglige arbejde.

3.1.2. Kontrol af længden af OLAF's undersøgelser

OLAF's generaldirektør aflægger en månedlig rapport til Overvågningsudvalget med et resumé af alle undersøgelser, der har været i gang i mere end ni måneder (nimånedersrapporterne). Nimånedersrapporterne angiver årsagerne til, at undersøgelserne ikke er afsluttet og giver et tidspunkt for den forventede afslutning i hver enkelt sag. Disse rapporter analyseres fortløbende af Overvågningsudvalget og Overvågningsudvalgets sekretariat.

Overvågningsudvalget ønsker stadig (5) at fremhæve betydningen af disse rapporter, der ikke kun udarbejdes for at overholde de lovgivningsmæssige krav, men som også bør være et værdifuldt redskab til at forbedre undersøgelsernes effektivitet.

I denne rapporteringsperiode har Overvågningsudvalget været særlig opmærksom på de forventede tidspunkter for undersøgelsernes afslutning, som OLAF fremlagde i nimånedersrapporterne. Overvågningsudvalget gennemgik de forventede afslutningstidspunkter for sagerne i 164 nimånedersrapporter, der blev modtaget mellem juni 2009 og juli 2010. I 14 af de 164 rapporter var der ikke angivet et forventet tidspunkt for afslutning af sagerne. Af de resterende 150 rapporter blev sagerne i 71 tilfælde lukket flere måneder senere end forventet (fra 4 til 12 måneder). Overvågningsudvalget bemærker, at der er gjort fremskridt i forhold til den forrige rapport, hvor ca. 23 % af 275 nimånedersrapporter slet ikke angav nogen prognose for afslutning af sagen. Det er dog af den opfattelse, at nimånedersrapporterne stadig bør være mere præcise, med hensyn til, hvorfor de oprindelige tidsplaner ikke er blevet overholdt.

3.1.3. Henstillinger til institutionerne

Generaldirektøren for OLAF er forpligtet til at informere Overvågningsudvalget i sager, hvor en institution, et organ, eller et agentur ikke har fulgt OLAF's henstillinger (6).

I denne periode har Overvågningsudvalget ikke modtaget nogen rapporter, der angiver, at en institution, et organ eller et agentur ikke har fulgt OLAF's henstillinger og konklusioner.

3.1.4. Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder — virkningerne af Førsteinstansrettens dom i sag T-48/05

Overvågningsudvalget har i rapporteringsperioden behandlet 43 sager, som OLAF har indberettet til Overvågningsudvalget, før det sendte oplysninger til de nationale retsmyndigheder.

I Franchet og Byk-dommen (7) afsagde Førsteinstansretten, at i henhold til forordning (EF) nr. 1073/1999 skal OLAF »underrette dettes Overvågningsudvalg inden fremsendelsen af informationer til de nationale retsmyndigheder«, og at dette krav er »en ubetinget forpligtelse og ikke overlader noget skøn«.

Der er blevet udarbejdet nye arbejdsmetoder mellem Overvågningsudvalget og OLAF for at gennemføre Rettens dom: OLAF informerer Overvågningsudvalget fem dage inden, det sender informationerne til de nationale retsmyndigheder. Medlemmerne af kontoret for juridisk rådgivning udarbejder en note til Overvågningsudvalget, der opsummerer, hvordan spørgsmålet om de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier er blevet tacklet i de sager, der er fremsendt til de nationale retsmyndigheder. Hvad angår de processuelle garantier, angiver noten, hvorvidt den pågældende person er blevet informeret om åbningen af en undersøgelse, og hvorvidt han/hun har fået mulighed for at give udtryk for sine synspunkter over for OLAF. Den angiver også udfaldet af undersøgelsen (kendsgerninger, juridisk vurdering, den kompetente retsmyndighed, spørgsmålet om forældelse og OLAF's henstilling).

Overvågningsudvalget udarbejder derefter en foreløbig analyse af de modtagne oplysninger, så det er i stand til i samarbejde med OLAF at diskutere spørgsmål om f.eks. overholdelse af de undersøgte personers rettigheder, den juridiske vurdering af kendsgerningerne, den nationale retsmyndigheds kompetence, undersøgelsernes varighed og spørgsmålet om forældelse. Uden at blande sig i igangværende sager kan Overvågningsudvalget drage generelle konklusioner ud fra analysen af disse sager og kommunikere dette til generaldirektøren for OLAF med henblik på at forbedre gældende praksis. Overvågningsudvalget drog navnlig med udtalelse nr. 5/2010 konklusioner med hensyn til sikringen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser (8).

Selv om disse resuméer, der udarbejdes af kontoret juridisk rådgivning gør Overvågningsudvalget i stand til i hver enkelt sag at forstå baggrunden for sagen og procedurerne, er Overvågningsudvalget af den opfattelse, at der bør lægges større vægt på, at de oplysninger, som Overvågningsudvalget modtager, er udtømmende og nøjagtige. Nogle gange er resuméerne ikke fuldstændige (ingen overvejelser vedrørende forældelse eller henstillingerne mangler, behandlingen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er mangelfuld eller ikke tilstrækkeligt detaljeret for hver enkelt person) eller er behæftet med fejl (f.eks. overskriften på undersøgelserne eller relevante data). Desuden beklager Overvågningsudvalget, at den juridiske kontrol af undersøgelserne ikke ser ud til at blive udført systematisk på hvert enkelt trin. I de sager, der er blevet undersøgt, har manglen på løbende juridisk vurdering af undersøgelserne ført til fejl i forbindelse med overholdelsen af procedurekravene.

I sin udtalelse nr. 5/2010 gav Overvågningsudvalget en analysemodel til OLAF, der kan bruges på hvert trin i undersøgelserne til at tjekke forholdene omkring de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier. Modellen indeholder også forslag til en evaluering af, hvor meget de forhold og beviser, der ligger til grund for undersøgelsens konklusioner, er værd, og af overholdelsen af den pågældende medlemsstats regler.

Overvågningsudvalget anbefaler, at de resuméer, der løbende udarbejdes af kontoret for juridisk rådgivning om de grundlæggende rettigheder og proceduregarantier, revideres, og foreslår, at det kan ske med udgangspunkt i denne model.

Overvågningsudvalget bemærker, at generelt kan kvaliteten af de undersøgelsesrapporter, som fremsendes til de nationale retsmyndigheder, forbedres væsentligt, og navnlig med hensyn til struktur, klarhed, analyse af elementerne i den strafbare handling og også sprogligt. Desuden bemærkede Overvågningsudvalget, at to sager blev fremsendt til de nationale retsmyndigheder henholdsvis 16 og 24 måneder efter afslutningen af undersøgelserne. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF bør overveje at indføre et elektronisk varslingssystem for at undgå sådanne situationer.

3.1.5. Nye arbejdsmetoder

I maj 2010 ledte Overvågningsudvalgets formand en opfølgning på konferencen fra 2007 om operationelt samarbejde mellem OLAF og andre af Kommissionens generaldirektorater, der var organiseret på OLAF's initiativ. Den udtrykkelige hensigt med at organisere disse konferencer var at forbedre OLAF's samarbejde med Kommissionens generaldirektorater på det operationelle niveau for at nå bedre resultater og nå til en fælles forståelse.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF's førende rolle i afsløring af svig, risikoanalyser og bekæmpelse af svig kræver, at der regelmæssigt udveksles oplysninger mellem Kommissionens generaldirektorater. Der blev gjort en særlig indsats i 2007, og i 2008-2009 blev der med nogle generaldirektorater udarbejdet fælles strategier til bekæmpelse af svig. Resultatet blev, at der blev udarbejdet en ny operationel tilgang til store og indviklede sager, at generaldirektoraterne deltager mere aktivt i undersøgelserne, og at der er indført en proaktiv efterretningsbaseret undersøgelsestilgang.

På området for direkte udgifter, hvor OLAF alene har ansvaret for at lede undersøgelserne, blev denne metode anvendt med ét generaldirektorat, hvor de interne revisorer blev tæt knyttet til arbejdet og fungerede som OLAF's eksperter, når der blev foretaget kontroller på stedet. Der blev også udviklet nye smarte it-værktøjer i et samarbejde mellem det pågældende generaldirektorat og OLAF med henblik på bedre at fastlægge risikoområderne.

Overvågningsudvalget glæder sig over denne nye arbejdsmetode og ser gerne, at den udvikles yderligere, da den gør det muligt for OLAF at fokusere på mere alvorlige og indviklede sager, mens mindre alvorlige tilfælde behandles af Kommissionens tjenestegrene på et andet niveau.

Den finansielle situation i EU har ændret sig voldsomt i de sidste to år. Finanskrisen har ført til, at Europa-Kommissionen har vedtaget foranstaltninger med henblik på at øge støtten og pengestrømmen i visse sektorer, hvilket også kan føre til en stigning i tilfælde af svig og økonomiske uregelmæssigheder. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er nødvendigt med nye arbejdsmetoder med henblik på at indføre strenge kontrolmekanismer vedrørende fondsudgifterne, og at det nu er vigtigt, at der er et seriøst operationelt samarbejde mellem Kommissionens generaldirektorater og OLAF.

3.2. Opfølgning på Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2008 — om gennemførelsen af OLAF's de minimis-politik

Efter Overvågningsudvalgets udtalelse om OLAF's de minimis-politik og prioriteringen af sagerne (9) er OLAF's de minimis-regler for nylig blevet føjet til håndbogen og er nu tilgængelige for efterforskerne.

Overvågningsudvalget glæder sig over det initiativ, der med praktiske retningslinjer sigter mod at afklare brugen af de-minimis-politikken. Det er dog nødvendigt, at disse retningslinjer anvendes under overholdelse af de vejledende grænseværdier i forbindelse med interne og eksterne undersøgelser og iværksættelse af finansielle opfølgninger som specificeret i OLAF's årlige forvaltningsplan.

Overvågningsudvalget glæder sig over udarbejdelsen af et de minimis-bilag, der opstiller de forskellige kriterier, som ledelsen skal tage højde for, når den skal beslutte, om der skal indledes en ekstern undersøgelse, og som udgør en forbedring af gennemsigtigheden i beslutningsprocessen.

Overvågningsudvalget ser gerne, at OLAF udarbejder en fuld analyse om gennemførelsen af de minimus-politikken — herunder forbindelserne til Undersøgelses- og Disciplinærkontoret — i det første år efter indførelsen af denne politik.

3.3. Regelmæssige tilsyn på Overvågningsudvalgets initiativ

3.3.1. Planlægning af undersøgelserne — deres strategiske sigte

Den 12. oktober 2010 vedtog Overvågningsudvalget sin udtalelse nr. 4/2010 om planlægning af undersøgelser (10).

Overvågningsudvalget bemærkede i sin regelmæssige analyse af undersøgelser, der havde varet længere end ni måneder, at »Undersøgelserne udviser mangel på metode og disciplin, og den interne sagsforvaltning og -kontrol bør forbedres« (11).

Overvågningsudvalget måtte efter at have analyseret et udsnit af sager i direktorat A og direktorat B skuffende konstatere en mangel på sammenhæng i de operationelle direktoraters tilgang til sagerne, hvad planlægningen og styringen af undersøgelserne angår. I udtalelsen blev det anbefalet, at der ved starten på hver undersøgelse bliver udarbejdet en detaljeret undersøgelsesplan, der angiver målet med undersøgelsen, vurderingen af de nødvendige ressourcer indtil afslutningen af undersøgelsen og en vurdering over de samlede omkostninger. Undersøgelsesplanen bør være dynamisk og tilstrækkelig gennemarbejdet, så det er muligt at angive et forventet tidspunkt for den endelige afgørelse. Undersøgelsesplanerne bør udarbejdes for ledelsesteamet og derefter ajourføres regelmæssig. Undersøgelsesplanerne bør omfatte samtlige forventede efterforskningstiltag og en foreløbig tidsplan for de enkelte tiltag. Planerne bør være skriftlige og bør systematisk vedlægges sagsakterne, således at de nemt kan konsulteres og tilpasses i tilfælde af, at efterforskerne anmodes om udsættelser, eller der forekommer andre forsinkelser. Kontorernes ledelse bør regelmæssigt konsultere undersøgelsesplanerne for at følge med i og om nødvendigt styre sagernes forløb.

Overvågningsudvalget bemærker med glæde, at OLAF gennemførte nogle idéer til forbedring af planlægningen, umiddelbart før udtalelsen blev afgivet.

Overvågningsudvalget anbefaler — ud over udarbejdelsen af en undersøgelsesplan i hvert enkelt tilfælde — at OLAF's ledelse bør udarbejde og indføre procedurer, så det bliver lettere at prioritere igangværende undersøgelser under hensyntagen til de til rådighed stående ressourcer.

Overvågningsudvalget forventer et klart svar fra OLAF om dette vigtige spørgsmål og ser gerne, at den ajourførte håndbog kommer til at indeholde bestemmelser herom.

3.3.2. Gennemførelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser

Uafhængigheden og effektiviteten af OLAF's arbejde er direkte afhængig af, at OLAF overholder de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i løbet af undersøgelserne. Af de sager, der blev bragt for Domstolen, fremgik det, at der var visse fejl og svagheder i måden, som OLAF udførte undersøgelserne på (12). Derfor besluttede Overvågningsudvalget at vurdere den måde, hvorpå OLAF sikrer disse rettigheder og garantier.

Overvågningsudvalget afgav sin udtalelse nr. 5/2010 om anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i undersøgelser udført af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (13) baseret på en analyse af 28 sager, der var blevet fremsendt til nationale retsmyndigheder mellem december 2009 (14) og oktober 2010. Overvågningsudvalget udførte en analyse af den lovgivning, der gælder for OLAF's undersøgelser (lovgivning og retspraksis), og en analyse af gennemførelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier.

Overvågningsudvalget bemærkede, at de personer, der er berørt af de interne undersøgelser, beskyttes af en række regler, som en række juridiske instrumenter har fastlagt. Situation er anderledes, når det angår eksterne undersøgelser, hvor der ikke eksisterer konkrete regler, og hvor den beskyttelse, der garanteres af den nationale lovgivning om kontroller på stedet, kan variere fra medlemsstat til medlemsstat.

Overvågningsudvalget var af den opfattelse, at OLAF generelt sikrer de berørte personers grundlæggende rettigheder og følger de processuelle garantier. I de tilfælde, hvor Overvågningsudvalget fandt frem til konkrete problemer, udarbejdede det en henstilling til OLAF med henblik på at forbedre den gældende praksis. Overvågningsudvalget henstillede navnlig til OLAF, at håndbogen burde ændres, og at det burde sikres, at bestemmelserne i håndbogen blev fulgt.

Overvågningsudvalget bemærkede også, at manglen på klare procedureregler, navnlig vedrørende eksterne undersøgelser, førte til forskellige praksisser inden for OLAF. Reformen af forordning (EF) nr. 1073/1)99 bør udnyttes til at afklare de lovgivningsmæssige rammer, navnlig med hensyn til eksterne undersøgelser. OLAF's undersøgelsesbeføjelser bør styrkes, navnlig med hensyn til behovet for at gennemføre interviews. Overvågningsudvalget fremhævede, at denne afklaring ikke bør føre til overregulering. Lovgiverne bør tage højde for OLAF-undersøgelsernes særlige karakter, da disse er administrative og kun en foreløbig etape i en større procedure, hvor den berørte persons forsvarsrettigheder sikres i opfølgningsprocedurerne. Hvis OLAF får påtvunget proceduremæssige krav, uden at der tages hensyn til de interne og eksterne undersøgelsers særlige karakter og forskelle, vil det mindske effektiviteten i kampen mod svig, uden at det nødvendigvis fører til en bedre overholdelse af de grundlæggende rettigheder.

Overvågningsudvalget anførte de generelle principper, der skal ligge til grund for undersøgelserne, og de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier, som OLAF skal sikre. Overvågningsudvalget anbefalede, at kontrolmekanismerne vedrørende undersøgelsernes upartiskhed og fortrolighed såvel som vedrørende undersøgelsernes varighed blev styrket. Derudover foreslog Overvågningsudvalget en række foranstaltninger, som OLAF burde træffe med henblik på en bedre overholdelse af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i hver fase af undersøgelserne. Endelig gav Overvågningsudvalget OLAF en analysemodel, der kan anvendes til at sikre de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i undersøgelserne, og som kan anvendes på ledelsesplan til at kontrollere lovligheden af undersøgelserne.

Overvågningsudvalget beklager også, at dets tidligere henstillinger (navnlig henstilling XI i aktivitetsrapporten for 2008-2009) angående en bedre og tidligere inddragelse af kontoret for juridisk rådgivning i undersøgelsesprocesserne ikke har fået tilstrækkelig opmærksomhed fra OLAF's side. Overvågningsudvalget er stadig af den opfattelse, at medarbejderne fra dette kontor burde have mulighed for at give juridisk rådgivning i alle faser og i alle de tilfælde, hvor det er nødvendigt, navnlig i sager, der vedrører sikring af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier for parterne i en undersøgelse. I den nye OLAF-håndbog om operationelle procedurer bør disse henstillinger fremgå klart, som det var tilfældet førhen.

Overvågningsudvalget udtrykte i henstilling X i dets rapport for 2008-2009, at det ønskede at blive holdt underrettet om alle klager, som OLAF behandler eller modtager fra parter, der er genstand for undersøgelse, i alle tilfælde, hvor de grundlæggende rettigheder eller processuelle garantier hævdes at være blevet krænket. Dette ønske vedrørte ikke kun tilfælde, der var blevet fremsendt til de retslige myndigheder, men alle tilfælde. Overvågningsudvalget modtog to meddelelser fra OLAF i den periode, som denne rapport dækker. I et tilfælde i den periode, som denne rapport dækker, henvendte de involverede parter sig direkte til overvågningsudvalget.

3.4. OLAF’s proceduremæssige regler for undersøgelserne og OLAF-håndbogen om arbejdsprocedurer

Overvågningsudvalget har fulgt arbejdet med OLAF-håndbogen med interesse og har fremsendt et betydeligt antal skriftlige kommentarer til OLAF i perioden, hvor håndbogen var under udarbejdning.

Overvågningsudvalget glæder sig over, at den nye håndbog er blevet bedre, både hvad angår formen og indholdet, men hvad angår arbejdsprocedurerne, lever den nyeste version ikke op til Overvågningsudvalgets forventninger, idet den ikke indeholder et sæt af bestemte og faste regler, som efterforskerne kan anvende i alle undersøgelsernes faser.

Overvågningsudvalget har gentagne gange givet udtryk for, at det er vigtigt, at sagsbehandlingen for hver type undersøgelse tydeligt angiver de forskellige proceshandlinger fra start til slut i en undersøgelse. Overvågningsudvalget har også givet udtryk for, at vurderingen af de indledende oplysninger er problematisk, idet der ikke eksisterer klare frister for beslutningen om at indlede en undersøgelse. Formålet med denne fase er at bestemme, hvorvidt der eksisterer en tilstrækkelig alvorlig mistanke, og der er blevet lagt stor vægt på, at der ikke i denne fase udføres operationelle aktiviteter. I tråd med dette krævede Overvågningsudvalget en afklaring vedrørende den forberedende indhentning af oplysninger, der på ingen måde skulle overlappe eller forudbestemme de faktiske undersøgelser. Overvågningsudvalget beklager, at disse bemærkninger, der blev fremsendt til OLAF, ikke er blevet optaget i den OLAF-håndbog, der endte med at blive vedtaget.

Overvågningsudvalget er desuden af den opfattelse, at håndbogen bør være et dynamisk dokument, som kan ajourføres når som helst, og at den af efterforskerne bør kunne bruges som et vademecum, som de kan slå op i under efterforskningerne. Overvågningsudvalget ser især gerne, at dets henstillinger med hensyn til planlægning af undersøgelserne, beskyttelsen af de grundlæggende rettigheder og overholdelsen af de processuelle garantier, indarbejdes i håndbogen.

Der bør regelmæssigt organiseres grundig efteruddannelse i brugen af håndbogen.

Ud over at Overvågningsudvalget ønsker en forbedring af de lovgivningsmæssige rammer, mener det, at OLAF bør udarbejde et enkelt regelsæt, der hovedsagelig fokuserer på de forskellige faser i undersøgelserne, men som også tager højde for individuelle personers rettigheder, kravene til databeskyttelse og kravene til kontroller på stedet. Håndbogen bør derefter tilpasses, og regelsættet bør anvendes til at give efterforskerne en klar vejledning.

Håndbogen bør også indeholde eksempler på god praksis fra de forskellige typer undersøgelser, herunder skabeloner, der er godkendt af OLAFs ledelse, beregnet for bl.a. nye efterforskere.

3.5. Den administrative organisation, budget og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion

3.5.1. Administrativ organisation og personalepolitik

Nøglen til en god undersøgelsespolitik er et godt uddannet personale. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det på baggrund af dets tilsyn med OLAF's undersøgelsesfunktion har pligt til at sikre, at OLAF's personalepolitik er gearet således, at OLAF kan udføre sine opgaver effektivt (15).

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at den nye generaldirektør som en af sine første prioriteringer bør udarbejde en omfattende personalestrategi.

Fastlæggelse af interne prioriteringer

For at kunne udarbejde en strategi for menneskelige ressourcer, der er tilpasset behovene, bør OLAF udføre en grundig analyse af dets egne interne prioriteringer. Overvågningsudvalget understreger i denne henseende nok engang, at OLAF bør fokusere på sin hovedaktivitet og styrke sine undersøgelseskapaciteter. Overvågningsudvalget anbefaler, at den nye generaldirektør tager passende hensyn til fordelingen af menneskelige ressourcer i OLAF for at sikre balance mellem de operationelle direktorater A og B og direktorat D, der hovedsagelig bør støtte OLAF's undersøgelsesaktiviteter.

Overvågningsudvalget er endvidere af den opfattelse, at OLAF bør prioritere sit undersøgelsesarbejde ud fra de mulige synergier, der kan opnås med andre dele af Kommissionen eller medlemsstaterne. Overvågningsudvalget glæder sig over OLAF's nylige politik om at fokusere på de større og mere indviklede sager vedrørende svig, der skal undersøges i tæt samarbejde med det pågældende generaldirektorat og med anvendelse af it-efterretningsmetoder.

Udarbejdelse af en omfattende politik for menneskelige ressourcer

På baggrund af en analyse og definitionen af OLAF's hovedaktiviteter, jf. ovenfor, bør ressourcerne tilpasses og samles, så det er muligt at fokusere på de prioriterede opgaver. OLAF bør i udarbejdelsen af sin politik for menneskelige ressourcer navnlig tage følgende i betragtning:

i) Hvorvidt det personale, hvis hovedopgaver er under OLAF's ansvar, har de rette kvalifikationer. OLAF har i dag personale ansat med mange forskellige kvalifikationer (bl.a. juridiske eksperter, efterforskere, toldembedsmænd, kriminaltekniske specialister og it-specialister). OLAF råder derved over ansatte og eksperter, der besidder særlig værdifuld viden, og der er muligheder for synergi, der bør udnyttes bedre.

ii) Det er vigtigt at udarbejde en politik for mobilitet, der gør det muligt for de ansatte at forfølge deres karriere i alle institutioner og for OLAF at drage fordel af den forskelligartede erfaring i og uden for institutionerne. I den henseende vil Overvågningsudvalget støtte et initiativ til at fremme og øge mobiliteten for OLAF's ansatte.

iii) Det er vigtigt med en omfattende uddannelsespolitik, der navnlig lægger vægt på OLAF's særlige undersøgelsesopgaver. Denne politik bør tilpasses den regelmæssige udvikling i personalesituationen, så det forhindres, at kontoret mister kompetencer, navnlig kompetencer, der er vigtige for undersøgelserne.

iv) Der er et behov for at udforme en klar politik for ansættelse af midlertidigt ansatte med stor undersøgelseserfaring fra medlemsstaterne.

Overvågningsudvalget anbefaler også, at OLAF på bedst mulig måde udnytter de ansættelsesmuligheder, der er opstået med de nylige udvælgelsesprøver. Overvågningsudvalget glæder sig over, at gyldighedsperioden for listen over ansøgere er forlænget, men beklager, at proceduren for ansættelse af ansøgere er så langvarig.

Desuden fremhæver Overvågningsudvalget, at der er behov for at afklare OLAF's politik med hensyn til midlertidigt ansatte. Alle ansatte bør have klarhed over deres status og kende til deres karrieremuligheder. Overvågningsudvalget beklager manglen på klarhed i denne henseende, der i de seneste år undertiden har ført til alvorlige individuelle vanskeligheder for de ansatte i OLAF.

I første halvdel af 2010 besøgte formanden for Overvågningsudvalget forskellige kontorer og direktorater i OLAF. Besøgene gjorde det blandt andet klart, at OLAF's efterforskere er pålagt en stor administrativ byrde. Det bør overvejes, hvad der kan gøres for at sikre efterforskerne maksimal tid til at udføre deres undersøgelsesopgaver.

3.5.2. Budget

Overvågningsudvalget bemærker, at forvaltningen af udgifterne i forbindelse med tjenesterejser og rejseudgifter er blevet noget forbedret. Det anbefaler, at denne politik udvides yderligere, og at det systematisk vurderes, hvor vigtige tjenesterejserne er for undersøgelserne. Der bør også tages behørigt hensyn til mulighederne for at anvende it-redskaber som videokonferencer, så behovet for indviklede og dyre rejser ikke opstår.

4. FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

4.1. Forholdet til OLAF

Overvågningsudvalget har i den periode, som denne rapport dækker, fortsat arbejdet med at skabe et konstruktivt forhold til ledelsen i OLAF og til tjenestemændene i OLAF. Et antal formelle og uformelle møder har været anledningen til værdifulde udvekslinger af synspunkter og af oplysninger.

Ved flere lejligheder i februar, marts, april, maj og juni 2010 mødte formanden for Overvågningsudvalget nogle af de ansatte i OLAF's kontorer for undersøgelser og operationer og for operationel og politisk støtte. Målet med disse møder var at opretholde en tæt tilknytning til OLAF's operationelle områder og at få kommentarer og forslag til, hvordan undersøgelsesfunktionen kan forbedres yderligere.

På disse møder mødte formanden for Overvågningsudvalget de fleste af medarbejderne i de 13 kontorer og alle kontorcheferne. De punkter, der blev diskuteret, var blandt andet:

i) begrænsningerne i retsgrundlaget for OLAF's arbejde i nogle sektorer og reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999

ii) efterforskernes tunge administrative byrde og store bureaukratiske opgaver

iii) behovet for en proaktiv undersøgelsespolitik

iv) hindringerne i OLAF's samarbejde med institutionerne, medlemsstaterne og tredjelande.

Et memorandum om disse besøg vil blive diskuteret med OLAF's nye generaldirektør.

I perioden, som denne rapport dækker, deltog flere af de ansatte i OLAF, herunder ved flere lejligheder generaldirektøren, og sidenhen den fungerende generaldirektør i Overvågningsudvalgets møder.

I september og november 2010 forklarede OLAF for Overvågningsudvalget de vanskeligheder, kontoret havde haft med at opnå, hvad det betragter som et rimeligt niveau for adgangen til Kommissionens databaser. Dette har været et problem siden 2007. OLAF er af den opfattelse, at vanskelighederne med at få adgang til Kommissionens databaser potentielt kan mindske dets muligheder for at udføre undersøgelserne effektivt og uafhængigt, og i november 2010 anmodede OLAF Overvågningsudvalget om at udarbejde en officiel udtalelse. Der blev udpeget en ordfører i Overvågningsudvalget til at arbejde på dette.

Alle fem medlemmer af Overvågningsudvalget deltog i OLAF's tiende konference den 12. oktober 2009, og formanden og et medlem af udvalget holdt en tale.

Overvågningsudvalget deltog i kassationsretten i Paris den 11. februar 2010 i konferencen med titlen » Protecting the financial and fundamental interests of the Union« om perspektiverne for en europæisk offentlig anklager, i OAFCN's tiende seminar i Budapest den 13.-15. oktober 2010 og i Paris den 18. og 19. november 2010 i en konference med titlen »Fraud Prosecutors' Conference«.

4.2. Forholdet til EU-institutionerne

4.2.1. Forholdet til Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union

Da Overvågningsudvalget er et interinstitutionelt organ, er det særlig forpligtet til at arbejde tæt sammen med Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.

Valget af et nyt Europa-Parlament i 2009 og udpegelsen af en ny Kommission i 2010 gjorde det muligt for OLAF at starte med at opbygge nye og tættere bånd til de nyligt udnævnte institutionelle partnere.

Overvågningsudvalget glæder sig over, at kommissær Algirdas Šemeta som ny kommissær med ansvar for OLAF har udtrykt ønske om et frugtbart samarbejde med Overvågningsudvalget. Han deltog i Overvågningsudvalgets møder i marts og juli 2010, og et medlem af hans kabinet deltog i Overvågningsudvalgets møder i september, oktober og november. Disse møder var til gensidig gavn med hensyn til de projekter, der vedrører reformen af OLAF. Overvågningsudvalget sætter stor pris på den støtte, kommissær Šemeta og hans kabinet yder til OLAF og dets eget arbejde.

Overvågningsudvalget mødtes i rapporteringsperioden også med Kommissionens vicegeneralsekretær, Alexander Italianer, den 21. oktober 2009, og formanden for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU), Luigi de Magistris, den 17. november 2009. Overvågningsudvalget fremlagde sin aktivitetsrapport for 2008-2009 for Rådets arbejdsgruppe for bekæmpelse af svig under det svenske formandskab den 25. november 2009 og for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU) den 3. december. Overvågningsudvalget gav ved denne lejlighed også et skriftligt svar på spørgsmål fra Europa-Parlamentet. Overvågningsudvalget er taknemmelig for den positive feedback og støtte, det modtog. Den 15. december 2010 modtog Overvågningsudvalget Kommissionens generalsekretær Catherine Day; blandt de behandlede emner var OLAF's adgang til Kommissionens databaser og personale.

4.2.2. Forholdet til Revisionsretten

Overvågningsudvalgets ordfører mødtes med Revisionsretten i Luxembourg den 21. september 2009 for at diskutere spørgsmål af fælles interesse og Overvågningsudvalgets rolle med hensyn til den planlagte audit af OLAF.

I februar 2010 deltog repræsentanter fra Revisionsretten i Overvågningsudvalgets møde for at fremlægge og diskutere omfanget af opfølgningen på særberetning nr. 1/2005 om OLAF. I juni samme år fik OLAF's sekretariat besøg af de ansvarlige revisorer, der krævede en kopi af referaterne fra Overvågningsudvalgets møder og af de seneste udtalelser fra Overvågningsudvalget. På deres anmodning fik de overdraget nogle yderligere dokumenter i oktober 2010.

4.2.3. Bidraget til overvejelserne vedrørende reformen af OLAF

Kommissær Algirdas Šemeta traf efter sin udnævnelse den beslutning at genoplive reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, der på det tidspunkt stadig var under behandling i Rådet og i Europa-Parlamentet. For på ny at få sat gang i drøftelserne mellem institutionerne vedtog Kommissionen den 7. juli 2010 et refleksionspapir (16), der kan anvendes som udgangspunkt for yderligere fremskridt i reformprocessen.

Algirdas Šemeta deltog den 14. juli 2010 i Overvågningsudvalgets møde, hvor han fremlagde refleksionspapiret, og Overvågningsudvalget tog godt imod kommissærens opfordring til at komme med bidrag til den igangværende debat og til refleksionspapiret. Følgelig vedtog Overvågningsudvalget den 23. september 2010 udtalelse nr. 3/2010 om refleksionspapiret om reformen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig(OLAF) (17).

Overvågningsudvalget udtrykte i sin udtalelse glæde over, at Kommissionen med reformen af OLAF var fast besluttet på at styrke beskyttelsen af EU's finansielle interesser, navnlig på baggrund af den nuværende økonomiske og finansielle krise. Det bemærkede, at Kommissionens tilgang var at udskyde konsolideringen af lovgivningen om bekæmpelse af svig i et enkelt regelsæt, da den bl.a. ville vente på resultatet af debatten om oprettelsen af en europæisk offentlig anklagemyndighed.

Overvågningsudvalget var enigt i, at der er behov for at reformere ledelsen af OLAF med henblik på at forbedre OLAF's effektivitet, men beklagede, at refleksionspapiret ikke lagde mere vægt på OLAF's undersøgelseskompetencer, selv om der med Lissabontraktaten er skabt nye muligheder. Desuden fremhævede Overvågningsudvalget, at der er et behov for at styrke OLAF-ledelsens ansvar med hensyn til udførelsen af undersøgelserne og kontrollen med disse, navnlig med det mål at forkorte undersøgelsernes varighed og forbedre OLAF's effektivitet.

Med hensyn til forslaget om at oprette en interinstitutionel dialog var Overvågningsudvalget enigt i, at en sådan dialog kan forbedre den institutionelle støtte til OLAF's bekæmpelse af svig, men understregede, at denne dialog under ingen omstændigheder skulle føre til politisk indblanding i undersøgelserne. Som vogter af OLAF's uafhængighed foreslog Overvågningsudvalget at styre organisationen af disse dialoger.

Overvågningsudvalget udtrykte sin store bekymring med hensyn til forslaget om at skabe en stilling som høringskonsulent, hvilket kunne have den virkning, at den administrative byrde for OLAF blev øget, og skabe opgaver, der er de samme som Overvågningsudvalgets hovedopgaver og muligvis endda undergrave disse. Overvågningsudvalget støttede dog oprettelsen af en stilling som klagebehandler internt i OLAF, der skal være første kontakt i behandlingen af klager fra personer, der er genstand for en undersøgelse, vedrørende undersøgelsens forløb.

Overvågningsudvalget glædede sig over, at der er en vilje fra alle institutioners side til at styrke dets rolle, men er stærkt uenig i refleksionspapirets forslag om, at Overvågningsudvalget kun vil modtage statistiske oplysninger til udførelsen af sit arbejde. Overvågningsudvalget er fuldt enigt i, at det ikke bør blande sig i OLAF's operationelle arbejde, men mener, at det er afgørende, at det har fuld adgang til alle sagsdokumenter, så det kan sikre OLAF's uafhængighed gennem kontrol af undersøgelsesprocedurernes effektivitet og optimale udnyttelse af ressourcerne.

Overvågningsudvalget deltog i to møder i Rådet for at fremlægge sin udtalelse. Overvågningsudvalget støtter stærkt Kommissionen i dennes ønske om at skride fremad med reformen med henblik på at styrke effektiviteten og uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesfunktion og bidrager gerne til de fremtidige faser i debatten.

4.3. Udvælgelsesproceduren for OLAF's generaldirektør

Artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastlægger, at Kommissionen udarbejder en liste over kandidater med de fornødne kvalifikationer efter positiv udtalelse fra Overvågningsudvalget.

For at opfylde dette krav deltog Overvågningsudvalget indgående i de første faser af udvælgelsesproceduren. Det analyserede alle ansøgernes cv'er, og et medlem af Overvågningsudvalget deltog i det udvalg, der foreslog en første udvælgelse, og som mødtes i begyndelsen af juli 2010, og deltog desuden som observatør i Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser, der holdt møde den 10. september 2010. På Overvågningsudvalgets møde den 23. september 2010 afgav det udtalelse nr. 2/2010 (18) om de seks ansøgere, hvis navne Europa-Kommissionen havde oplyst. Denne udtalelse blev fremsendt til Kommissionen og de andre institutioner.

KONKLUSIONER

I. Overvågningsudvalget undersøgte fristerne for undersøgelsernes afslutning i 164 sager og bemærkede med skuffelse, at OLAF trods Overvågningsudvalgets tidligere anbefalinger stadig ikke anvender systematiske og effektive arbejdsmetoder og intern kontrol til at undgå uberettigede forsinkelser i undersøgelserne. Selv om varigheden i forhold til den tidligere periode er mindsket i de sager, hvor der ikke er angivet noget forventet tidspunkt for undersøgelsernes afslutning, har OLAF stadig ikke givet præcise forklaringer på disse forsinkelser.

II. Overvågningsudvalget er stadig af den opfattelse, at der er behov for: i) større kontrol med rapporterne i sager, der varer mere end ni måneder, ii) et system, hvorved Overvågningsudvalget regelmæssigt bliver informeret om de tilfælde, hvor undersøgelserne har varet ni måneder, og hvor den forventede tidsfrist for afslutning af undersøgelsen er overskredet, iii) en alarmfunktion i sagsbehandlingssystemet (CSM), der gør opmærksom på sager, hvor der ikke har været nogen aktivitet i tre måneder, så grundene hertil kan undersøges. Det er også nødvendigt at føre streng kontrol med varigheden af undersøgelserne for at undgå tvivl om undersøgelsernes uafhængighed, hvilket ligger Overvågningsudvalget stærkt på sinde.

III. Overvågningsudvalget har undersøgt 40 sager, der er blevet ledet af OLAF's to direktorater for undersøgelser og operationer, og har gentagne gange konstateret en mangel på egentlig planlægning af undersøgelserne, hvilket har haft negative indvirkninger på OLAF's arbejde og længden af dets undersøgelser. OLAF's håndbog i operationelle procedurer indeholder retningslinjer for udarbejdelsen af en foreløbig arbejdsplan i vurderingsfasen, men siger intet om, at der skal udarbejdes en fuldstændig undersøgelsesplan ved undersøgelsens start.

IV. Overvågningsudvalget har anbefalet OLAF at indføre en omfattende planlægningspolitik for alle faser af undersøgelserne med regelmæssige kontroller, realistiske tidsplaner og periodiske ajourføringer for at sikre overensstemmelse. Som et resultat af Overvågningsudvalgets arbejde på dette område er OLAF blevet klar over, at det er nødvendigt at anlægge en fælles holdning til den strategiske planlægning af sagerne, og er begyndt at udarbejde detaljerede arbejdsplaner, efter at en sag er åbnet. Overvågningsudvalget er for tiden ved at evaluere effektiviteten af de foranstaltninger, som OLAF har truffet.

V. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF bør følge en klar politik for prioritering af sagerne. Overvågningsudvalget glæder sig på dette punkt over OLAF's vilje til at overdrage mindre sager, der kan klares af andre kompetente organer med disciplinlære foranstaltninger (Undersøgelses- og Disciplinærkontoret, IDOC). Overvågningsudvalget anbefaler dog, at der arbejdes yderligere på at udarbejde objektive kriterier for sådanne overdragelser. Håndbogen bør ændres, så den klart angiver OLAF's de minimis-politik.

VI. Overvågningsudvalget støtter OLAF's initiativer med henblik på at spore og analysere risiciene i bekæmpelsen af svig på grundlag af regelmæssige udvekslinger af oplysninger med andre af Europa-Kommissionens generaldirektorater. Denne arbejdsmetode gør det muligt at indføre en proaktiv undersøgelsespolitik og fokusere på de alvorligste og mest indviklede sager. Overvågningsudvalget henstiller derfor indtrængende til, at disse mekanismer udarbejdes så hurtigt som muligt på grund af den nuværende økonomiske situation i EU.

VII. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er nødvendigt at ændre OLAF's håndbog på visse punkter af hensyn til nuværende praksis og forskellige konkrete krav fra retspraksissen eller lovgivningen. Bl.a. i) bedre definition af de enkelte faser i undersøgelsen af hensyn til fuld overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier og for at sikre efterforskerne god vejledning og ii) en præcis definition af den foreløbige evalueringsperiode og dens varighed. Der bør regelmæssigt organiseres efteruddannelse i håndbogens brug.

VIII. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at overholdelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er af afgørende betydning for OLAF's uafhængighed. Overvågningsudvalget har undersøgt 43 undersøgelser, før OLAF sendte oplysninger om disse til de nationale retsmyndigheder, og har i hvert enkelt tilfælde analyseret, hvorvidt de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er overholdt. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF generelt sikrer disse rettigheder og garantier. Det har dog udarbejdet konkrete anbefalinger med henblik på at styrke de nuværende mekanismer for kontrol med de proceduremæssige principper, navnlig vedrørende uafhængighed, fortrolighed og rimelig varighed af sagsbehandlingen.

IX. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at der bør tages højde for forskellen mellem OLAF's interne og eksterne undersøgelser, når det drejer sig om grundlæggende rettigheder og processuelle garantier. Overholdelsen af disse principper bør være proportional med undersøgelsernes karakter, mål og effektivitet. Ud over at have analyseret de processuelle garantier, der gælder for OLAF's undersøgelser, på baggrund af den nuværende lovgivning og retspraksis, har Overvågningsudvalget udarbejdet et skema, som efterforskerne kan bruge i hver fase af undersøgelserne.

X. Overvågningsudvalget insisterer på, at for at sikre den effektive overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er det nødvendigt at kontrollere, om undersøgelserne er lovmedholdelige gennem større og løbende inddragelse af kontoret for juridisk rådgivning. Overvågningsudvalget har i hele sin mandatperiode anbefalet, at dette kontor styrkes, og at det inddrages meget tidligere i undersøgelserne. Overvågningsudvalget beklager, at der ikke systematisk foregår en juridisk kontrol af undersøgelserne i hver fase. Denne mangel på fortsat juridisk kontrol i undersøgelserne har ført til, at de proceduremæssige krav ikke er blevet overholdt. Overvågningsudvalget anbefaler også, at den nye generaldirektør overvejer dette kontors struktur og organisation.

XI. Overvågningsudvalget anbefaler, at der udarbejdes en omfattende strategi for OLAF's menneskelige ressourcer, efter at der er foretaget en tilbundsgående analyse af OLAF's prioriteringer og arbejdsmetoder. Denne strategi bør omhandle: i) bedre fordeling af ressourcerne i OLAF for bedre at fokusere på hovedopgaverne i forbindelse med undersøgelser, ii) bedre udnyttelse af synergimulighederne i OLAF, navnlig ved at udnytte de kvalifikationer, som personalet i OLAF besidder, iii) hensigtsmæssig administrativ støtte til undersøgelsesaktiviteterne, iv) øget mobilitet i OLAF og i Kommissionen, v) bedre politik for efteruddannelse, så mobiliteten kan fremmes, uden at det skader undersøgelsernes kvalitet.

XII. Overvågningsudvalget anbefaler, at institutionerne benytter sig af de muligheder, som reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 skaber, til at afklare situationen vedrørende stillingen som generaldirektør for OLAF i overgangsperioder, så vicegeneraldirektørens beføjelser er klart fastlagte i de tilfælde, hvor der går en vis tid mellem en generaldirektørs afgang af hvilken årsag det end måtte være til udnævnelsen af en anden. Afklaringen skal ske under hensyntagen til institutionernes aftale om at sikre OLAF's legitimitet og uafhængighed i overgangsperioder.

XIII. Overvågningsudvalget anbefaler, at institutionerne benytter sig af de muligheder, som reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 skaber, til at afklare de lovgivningsmæssige rammer for OLAF, styrke OLAF's undersøgelsesbeføjelser og uafhængighed og give OLAF præcise proceduremæssige regler. Overvågningsudvalget understreger, at det er vigtigt, at OLAF er operationelt uafhængig, og det bekræfter endnu en gang, at det gerne stiller sin erfaring til rådighed for denne reformproces.

(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

(2) Jf. bilag I: Overvågningsudvalgets mødekalender.

(3) Artikel 8 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 7).

(4) Forretningsordenen blev vedtaget af Overvågningsudvalget i august 2006 og offentliggjort i februar 2007 (Forretningsorden for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 7)).

(5) Jf. navnlig udtalelse nr. 4/2010 om planlægning af undersøgelserne (bilag 5) og nr. 5/2010 om anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier (bilag 6).

(6) Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

(7) Franchet og Byk mod Kommissionen, sag T-48/05, præmis 168-170.

(8) Jf. bilag 6.

(9) Jf. udtalelse nr. 5/2008 (EUT C 314 af 22.12.2009, s. 15).

(10) Jf. bilag 5.

(11) Se navnlig udtalelse nr. 2/2009 (EUT C 314 af 22.12.2009, s. 22.).

(12) Jf. Camos Grau mod Kommissionen af 6.4.2006, sag T-309/03, Nikolaou mod Kommissionen af 12.9.2007, sag T-259/03, Franchet og Byk mod Kommissionen af 8.7.2008, sag T-48/05.

(13) Jf. bilag 6.

(14) Den nye OLAF-håndbog trådte i kraft 1.12.2009.

(15) Jf. bilag 2: Udtalelse nr. 1/2010 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2011.

(16) SEK (2010) 859.

(17) Jf. bilag 4.

(18) Jf. bilag 3.

BILAG 1 OVERVÅGNINGSUDVALGETS MØDEKALENDER 2009 Måned Mødedato JUNI tirsdag den 9.-onsdag den 10. JULI tirsdag den 7.-onsdag den 8. SEPTEMBER onsdag den 23.-torsdag den 24. OKTOBER tirsdag den 20.-onsdag den 21. NOVEMBER tirsdag den 17.-onsdag den 18. DECEMBER tirsdag den 15.-onsdag den 16.

2010 Måned Mødedato JANUAR tirsdag den 12.-onsdag den 13. FEBRUAR tirsdag den 9.-onsdag den 10. MARTS tirsdag den 16.-onsdag den 17. APRIL tirsdag den 27.-onsdag den 28. JUNI tirsdag den 1.-onsdag den 2. JULI tirsdag den 13.-onsdag den 14. SEPTEMBER torsdag den 2. (hele dagen) SEPTEMBER torsdag den 23. (hele dagen) OKTOBER tirsdag den 12.-onsdag den 13. NOVEMBER tirsdag den 9.-onsdag den 10. DECEMBER tirsdag den 14.-onsdag den 15.

BILAG 2 UDTALELSE Nr. 1/2010 OLAF’s foreløbige budgetforslag for 2011 Bruxelles, den 30. juni 2010 På sine møder den 27.-28. april og 1.-2. juni 2010 undersøgte OLAF-Overvågningsudvalget det foreløbige budgetforslag for 2011 og vedtog følgende udtalelse: I. Fremlæggelse af budgetforslaget for 2011 Udvalget har som hvert år af kontoret fået fremlagt de store linjer i forslaget til budget for det følgende år. Vedrørende regnskabsåret 2011 konstaterer udvalget, at det er et overgangsbudget, der er udarbejdet for den nuværende overgangsperiode, efter at OLAF’s generaldirektør Franz-Herman Brüner døde i januar 2010. Da den fungerende generaldirektør kun har beføjelser til at videreføre kontorets løbende forretninger, kan han ikke træffe beslutninger, der er bindende for den generaldirektør, der vil blive udpeget af institutionerne. Udvalget noterer sig, at det samlede foreløbige budget er steget med 3,19 % i forhold til 2010. Udvalget ønsker, at OLAF lægger mere vægt på videreuddannelse af hele personalet. Udvalget konstaterer, at budgettet for tjenesterejser i udlandet stiger med samme procentsats som leveomkostningerne og ønsker, at kontorcheferne eller kontorets direktører foretager en reel kontrol af denne post. Budgetposten til udvalget er uændret i forhold til 2009 og 2010. Udvalget konstaterer, at OLAF’s personale forbliver uændret på 384 ansatte og at udgifterne stiger i begrænset omfang. De foreløbige bevillinger til personalelønninger og -godtgørelser stiger i alt med 4,13 %, hvilket omfatter tilpasning af lønningerne. II. Tildeling og forvaltning af OLAF’s menneskelige ressourcer Overvågningsudvalget konstaterer, at antallet af ledige stillinger er faldende. Der var 24 ledige stillinger i 2010, og der forventes at være 18 ledige stillinger i 2011. Udvalget glæder sig over denne udvikling, der bidrager til at øge OLAF’s kapacitet til effektivt at udføre dets aktiviteter. Hvad angår midlertidigt ansatte, glæder overvågningsudvalget sig over en række positive udviklinger, der fandt sted i 2008, 2009 og 2010, navnlig iværksættelsen af og offentliggørelsen af resultaterne af eksterne og interne udvælgelsesprøver på området for bekæmpelse af svig. Dette har gjort det muligt for kontoret at ansætte 11 tidligere midlertidigt ansatte (ni på tidsubegrænset kontrakt, to på tidsbegrænset kontrakt) som tjenestemænd, da disse bestod den eksterne udvælgelsesprøve. Dette var muligt som følge af en ændring i stillingsfortegnelsen og efter forhandlinger med budgetmyndigheden om et ændringsbudget. Resultaterne for den interne udvælgelsesprøve er nyligt blevet offentliggjort, og kontoret vil iværksætte en lignende fremgangsmåde for at kunne tilbyde en tjenestemandsstilling til dem, der har bestået. Det vil gøre det muligt for OLAF i 2010 at ansætte 13 midlertidigt ansatte i tidsubegrænsede stillinger og to i tidsbegrænsede stillinger. Derudover har tre tidligere midlertidigt ansatte, som har bestået den eksterne udvælgelsesprøve, bestået en intern udvælgelsesprøve på et højere niveau. Organiseringen af udvælgelsesprøverne var en omfattende sag, hvormed OLAF ganske vist levede op til de engagementer, det havde truffet, men det samlede resultat for de 92 tidligere midlertidigt ansatte i kontoret, som prøverne berørte, var en begrænset succes, da kun 21 af disse bestod en af udvælgelsesprøverne. Fire midlertidigt ansatte på tidsbegrænsede kontrakter havde også mulighed for at deltage i prøverne. Men 63 kontraktansatte, der var omfattet af forhandlingerne i 2007, fik intet ud af prøverne, enten fordi de ikke bestod, eller fordi de ikke kunne eller ikke ønskede at deltage i prøverne. Prøverne var kun åbne for nogle lønklasser, og da visse diplomer var nødvendige for at deltage, og det blev krævet at erfaringen skulle ligge efter uddannelsens afslutning, var der ikke flere kontraktansatte, der kunne tilmelde sig prøverne. Overvågningsudvalget minder i denne henseende om, at det er yderst ønskeligt, at disse midlertidigt ansatte fortsat kan bidrage med deres kompetencer og viden til kontoret, og at det vil være hensigtsmæssigt snarligt at tilbyde dem reelle muligheder for forfremmelser og for at gøre karriere. Det skal ikke glemmes, at de mest erfarne midlertidigt ansatte har arbejdet for kontoret i mere end 10 år. De har en berettiget forventning om at blive indplaceret på ny. På den anden side bør kontoret også opfordre EPSO til på OLAF’s vegne at organisere udvælgelsesprøver, hvormed OLAF kan sikre sig at ansætte de personer med de specifikke kompetencer, som det har brug for. Det vil være skadeligt for OLAF’s fremtidige effektivitet — og derved også for dets uafhængighed — hvis det ikke kan beholde disse specialister. Det vil især være svært og dyrt at uddanne nye specialiserede ansatte, hvis den nuværende situation tilskynder ansatte til at forlade kontoret på grund af manglen på egentlige fremtidsudsigter. Udvalget konstaterer, at OLAF fortsat beskæftiger midlertidigt ansatte på tidsbegrænsede kontrakter, der ikke tidligere har kunnet og heller ikke fremover vil kunne forlænges. Dette er en menneskeligt set vanskelig situation for de berørte, da kontrakten uundgåelig vil ophøre en dag. Udvalget ser fortsat gerne, at OLAF hurtigst muligt udarbejder og iværksætter en reel politik for ansættelse af dets inspektører og stabiliserer disses situation med en ansættelsesprocedure, hvis varighed harmoniseres, og navnlig angående de specialiserede inspektører fra medlemsstaterne. En sådan ansættelsespolitik vil have den fordel, at OLAF vil kunne tiltrække de bedste personer fra de nationale tjenester, hvorved dets inspektører kan ajourføre deres viden, navnlig med hensyn til ændringer og forbedringer i efterforskningsmetoderne. Den fordeling, som Kommissionen ser som ønskelig, med 80 % tjenestemænd og 20 % midlertidigt ansatte, skal netop ses som et ønske og ikke et ufravigeligt krav. OLAF bør aldrig begrænse eller give afkald på mulighederne for at ansætte specialister i kampen mod svig. Kontorets uafhængighed med hensyn til efterforskningerne skal ikke være et spørgsmål om den procentvise fordeling mellem tjenestemænd og midlertidigt ansatte, men om kompetence inden for områderne og vilje til at benytte sig af de bedste efterforskningsmetoder. Ansættelsen af midlertidigt ansatte vil også give kontoret mulighed for at arbejde mere effektivt og forbedre samarbejdet mellem medlemsstaternes myndigheder og OLAF. Udvalget konstaterer, at OLAF’s organisationsplan siden 1. april 2010 kun omfatter én stilling som kontorchef, der er besat af en midlertidig ansat. Det vil uden tvivl i fremtiden være hensigtsmæssigt at foretage overvejelser om den nødvendige ligevægt mellem tjenestemænd og midlertidigt ansatte på dette område også. Udvalget beklager, at OLAF ikke altid har ført en reel personalepolitik på trods af udvalgets henstillinger i forbindelse med de foregående års budgetter (udtalelse nr. 2/2007 — udtalelse nr. 3/2008 — udtalelse nr. 3/2009). Udvalget insisterer ligeledes som i de foregående år på nødvendigheden af at foretage en omfattende overvejelse af, hvordan personalet i passende omfang afsættes til OLAF’s hovedopgaver. Udvalget noterer sig OLAF’s bemærkninger med hensyn til det forhold, at dets opgaver udgør et hele, og at alle dets tjenestegrene bidrager til dets opgaver, men udvalget er ikke desto mindre af den opfattelse, at den andel af personalet, der er direkte beskæftiget med efterforskninger, bør være genstand for særlige overvejelser. Som i sin tidligere udtalelse er udvalget af den opfattelse, at der bør foretages en generel vurdering og prioritering af kontorets forskellige aktivitetsområder og deres respektive betydning. Henstillinger: Udvalget anbefaler indtrængende OLAF til så hurtigt som muligt at udarbejde en strategi for dets menneskelige ressourcer på grundlag af en analyse af hovedopgaverne og en hensigtsmæssig personaletildeling. Denne strategi skal indeholde forslag til udviklingen i personalesituationen, der er realistiske på kort og mellemlang sigt. Udvalget anbefaler OLAF at være særlig opmærksom på de forskellige kategorier af midlertidigt ansatte, der for tiden arbejder i kontoret, og anbefaler OLAF, at det så vidt muligt forsøger at finde passende løsninger på disse problemer, herunder hvad angår mulighederne for at give disse ansatte mulighed for en ny indplacering. III. Overvågningsudvalgets sekretariat Teoretisk er personalet i overvågningsudvalgets sekretariat på otte ansatte. Den 1. februar 2010 blev en ny AD ansat i en ledig stilling. Siden slutningen af november 2009 har der været en ledig stilling som midlertidigt ansat AST, og den vil blive erstattet af en tjenestemandsstilling. I juni 2009 blev stillingen som leder af sekretariatet opslået ledig, da den tidligere chef skulle gå på pension i slutningen af juli 2009. Der blev den 16. juni 2010 ansat en ny leder af sekretariatet. Antallet af stillinger i sekretariatet er tilstrækkeligt til, at der kan tages vare på de opgaver, der for nuværende tilfalder udvalget, når alle stillinger er besat. Men hvis den gældende lovgivning ændres, navnlig i lyset af Europa-Parlamentets afstemning den 20. november 2008 om reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, vil udvalget få større opgaver, og det vil være nødvendigt at øge antallet af ansatte i sekretariatet. Kun en sådan stigning i antallet af stillinger i sekretariatet kan sikre udvalgets uafhængighed, hvilket er en væsentlig del af OLAF’s uafhængighed. Henstilling: OLAF bør ansætte otte medarbejdere i sekretariatet. Hvis reformen af lovgivningen for OLAF medfører, at udvalget får flere opgaver, vil det være nødvendigt, at sekretariatets ressourcer også stiger, for at udvalget fortsat kan arbejde effektivt og virkningsfuldt. IV. Konklusion Udvalget accepterer, at det fremlagte foreløbige budget er en afspejling af den nuværende overgangsperiode. Men udvalget ønsker, at den nye generaldirektør for OLAF, straks efter sin tiltrædelse, anmoder budgetmyndigheden om de nødvendige midler bl.a. til forvaltningen af kontoret, til at udføre efterforskningerne og til ansættelse af personale. Overvågningsudvalget støtter OLAF’s budgetforslag for 2011 og ønsker, at de ovennævnte henstillinger tages i betragtning.

BILAG 3 UDTALELSE NR. 2/2010 til Europa-Kommissionen (afgivet i overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig Bruxelles, den 23. september 2010 Retsgrundlag I henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 (i det følgende benævnt forordning 1073/1999) om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), skal Overvågningsudvalget afgive en positiv udtalelse om listen over kandidater til stillingen som direktør for OLAF. Kommissionen videregiver udtalelsen med henblik på samråd med Europa-Parlamentet og Rådet. Af artikel 15 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget fremgår det, at »efter at have gennemgået ansøgningerne om stillingen som generaldirektør for OLAF afgiver Overvågningsudvalget en udtalelse, som indeholder en begrundelse, hvori der redegøres for de kriterier, som er blevet brugt til at vurdere ansøgernes kvalifikationer«, og »den skal også indeholde udvalgets udtalelse om ansøgerne …«. Procedure Kommissionen besluttede den 17. marts 2010 at opslå stillingen som generaldirektør for OLAF internt i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 29, stk. 1, litra a), nr. i) og iii), samt eksternt (i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 29, stk. 2). Stillingen blev i overensstemmelse hermed opslået internt (meddelelse om ledig stilling KOM/2010/842 offentliggjort i april 2010) og eksternt (meddelelse om ledig stilling KOM/2010/10255, bl.a. offentliggjort i EUT C 91 A af 9.4.2010). Ansøgningsfristen var i begge tilfælde den 7. maj 2010. Der er tale om en stilling som »generaldirektør«, og stillingen er slået op i den tilsvarende lønklasse. Kommissionen besluttede den 12. maj 2010 at vedtage den procedure, der skulle følges ved besættelse af stillingen som OLAF's generaldirektør. Et medlem af Overvågningsudvalget var med i udvælgelseskomitéen og deltog som observatør i Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser. Den 21. september sendte Kommissionen en liste med seks navne til Overvågningsudvalget. I henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 »udarbejder Kommissionen en liste over kandidater med de fornødne kvalifikationer … efter positiv udtalelse fra Overvågningsudvalget«. Overvågningsudvalget betragter det derfor som sin vigtigste opgave i proceduren at sikre, at de udvalgte kandidater har de fornødne kvalifikationer til at varetage stillingen som generaldirektør. Overvågningsudvalgets udtalelse Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at generaldirektøren for OLAF både skal kunne og ville lede en kompleks organisation med mange forskellige opgaver i et multinationalt miljø og skabe konkrete resultater i bekæmpelsen af svig og korruption i EU. Personen bør have tilstrækkelig erfaring på området til at opnå et yderst specialiseret teams loyalitet og respekt og til at sikre troværdighed både inden for og uden for OLAF. Personen bør kunne dokumentere særdeles gode ledelsesevner med henblik på at imødegå OLAF's aktuelle udfordringer, som Overvågningsudvalget ofte har beskrevet i sine forskellige udtalelser. Personen bør have tilstrækkelig arbejdserfaring i et internationalt og multikulturelt miljø for hurtigt at kunne håndtere en så kompleks institutions særlige udfordringer. Som vogter af OLAF's uafhængighed lægger Overvågningsudvalget desuden særlig vægt på kandidaternes respekt for organisationens uafhængighed samt deres vision med hensyn til OLAF's særlige rolle inden for EU-institutionerne. Alle disse krav er på behørig vis opført i stillingsopslaget. Efter at have gennemgået ansøgningerne fra de udvalgte personer og rapporterne fra udvælgelseskomitéen og Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser afgiver OLAF-Overvågningsudvalget enstemmig positiv udtalelse om tre af ansøgerne og positiv flertalsudtalelse om de resterende tre ansøgere. På vegne af OLAF-Overvågningsudvalget Formand

BILAG 4 UDTALELSE Nr. 3/2010 om refleksionspapiret om en reform af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Bruxelles, den 23. september 2010 INDLEDNING Overvågningsudvalget vil gerne takke Kommissionen for refleksionspapiret (i det følgende benævnt »RP«) af 6. juli 2010 og støtter opfordringen heri til at relancere reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999. Overvågningsudvalget vil gerne understrege, at det er vigtigt at fastlægge nye ambitioner for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og nødvendigt at reformere kontoret i kølvandet på de dramatiske ændringer, der har fundet sted inden for de offentlige finanser i Europa i de seneste to år. Finanskrisen har fået EU-institutionerne og især Kommissionen til at vedtage foranstaltninger, der skal øge de finansielle ressourcer inden for visse sektorer. Denne politik skal nu følges op af foranstaltninger til kontrol af forpligtelsen og anvendelsen af europæiske offentlige udgifter. Europæiske borgere skal kunne regne med, at OLAF har de nødvendige midler til at bekæmpe øget svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, der risikerer at skade EU’s finansielle interesser. Overvågningsudvalget bemærker, at konsolideringen af lovgivningen til bekæmpelse af svig i en enkelt juridisk ramme vil blive overvejet på et senere tidspunkt og kædet sammen med drøftelserne om oprettelsen af en europæisk anklagemyndighed. Overvågningsudvalget tager forslaget om at forbedre dialogen mellem EU-institutionerne til efterretning og mener, at en sådan dialog kan bidrage til at sikre bred politisk støtte til OLAF’s kamp mod svig. Dialogen må dog ikke indebære politisk styring af undersøgelserne. Som vogter af OLAF’s uafhængighed er Overvågningsudvalget klar til at tage teten i tilrettelæggelsen af dialogen. Overvågningsudvalget bemærker, at RP lægger vægt på spørgsmålet om styreformer for OLAF og er enigt i, at det er nødvendigt at finde midler til at forbedre OLAF’s effektivitet og begrænse procedurernes varighed. Det er dog ikke tilstrækkeligt blot at gennemføre organisatoriske ændringer, og Overvågningsudvalget beklager, at RP ikke stiller forslag vedrørende OLAF’s kompetence i både interne og eksterne undersøgelser. I den sammenhæng vil Overvågningsudvalget gerne fremhæve de nye muligheder i henhold til artikel 325 (TEUF), hvori der opfordres til en »effektiv og ensartet beskyttelse i medlemsstaterne samt i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer«. Overvågningsudvalget understreger, at den planlagte reform under ingen omstændigheder må begrænse OLAF’s operationelle uafhængighed. Udvalget insisterer på, at den nuværende institutionelle struktur skal bibeholdes: Integration af OLAF i Kommissionen, generaldirektørens uafhængighed i hans/hendes undersøgelsesfunktion og kontrol af OLAF’s uafhængighed foretaget af et overvågningsudvalg, der består af eksterne eksperter, er alle afgørende træk, der skal bevares. Overvågningsudvalget er imidlertid bekymret for, at forslaget om en høringskonsulent kan øge den administrative byrde for OLAF og underminere Overvågningsudvalgets grundlæggende funktioner. Det er uklart, hvilken status dette nye organ skal have. Overvågningsudvalget sætter pris på alle EU-institutionernes vilje til at styrke udvalgets rolle, men ønsker ikke desto mindre at understrege, at forslaget i RP om, at Overvågningsudvalget kun skal modtage statistiske data med henblik på at varetage sine opgaver, ville berøve udvalget dets mulighed for at kontrollere OLAF på en hensigtsmæssig måde. Det er afgørende, at Overvågningsudvalget har fuld adgang til sagsakterne med henblik på at beskytte OLAF’s uafhængighed ved at kontrollere effektiviteten i kontorets undersøgelsesprocedurer. I forbindelse med reformprocessen advarer Overvågningsudvalget endvidere mod risikoen for »overregulering«, der ville fratage OLAF det nødvendige spillerum i kontorets arbejde. Derudover kan eventuelle yderligere lovgivningskrav i forordningen på et senere tidspunkt give anledning til domstolskontrol. Overvågningsudvalget deler Kommissionens bekymring, for så vidt angår undersøgelsernes varighed og behovet for bedre beskyttelse af de grundlæggende rettigheder. Som beskrevet nedenfor mener Overvågningsudvalget, at det er OLAF-ledelsens ansvar at håndtere undersøgelserne på en sådan måde, at der bibeholdes og sikres hurtig behandling og fuld respekt for proceduremæssige rettigheder, mens Overvågningsudvalget har en kontrolfunktion i denne henseende. Overvågningsudvalget mener endvidere, at OLAF’s kommende generaldirektør bør høres om reformen. Nærværende dokument er Overvågningsudvalgets bidrag til drøftelserne. Det tager de interinstitutionelle drøftelser, der allerede har fundet sted, i betragtning og redegør for Overvågningsudvalgets holdninger til hovedpunkterne i RP. På grundlag af en analyse af, hvordan undersøgelsernes effektivitet kan forbedres (del I), vil der blive stillet forslag til de organisatoriske aspekter af OLAF (del II). 1. STYRKELSE AF EFFEKTIVITETEN I OLAF’S UNDERSØGELSESFUNKTION 1.1. Styrkelse af OLAF’s undersøgelsesbeføjelser Overvågningsudvalget mener, at det er afgørende for reformen, at bestemmelserne om eksterne og interne undersøgelser styrkes. De tre institutioner har stillet forskellige forslag på dette nøgleområde, og de bør undersøges nøje. Der er navnlig brug for yderligere præcisering af OLAF’s beføjelser til at gennemføre kontrol og inspektion på stedet, jf. forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, i tilfælde af svig, korruption eller ulovlige aktiviteter i forbindelse med kontrakter, tilskudsaftaler og afgørelser om EU-støtte. Overvågningsudvalget går ind for en klar definition af OLAF’s beføjelser i alle faser af kontorets undersøgelser. Fremskridtene i reformen, som beskriver disse faser i detaljer, er bemærkelsesværdige, men kan forbedres yderligere: — Forordningen bør indeholde en eksplicit henvisning til efterretningsanalyse. — For så vidt angår »indledning af undersøgelser«, ønsker Overvågningsudvalget, at der skelnes mellem interne og eksterne undersøgelser. — Med henblik på at give OLAF mulighed for at koncentrere sig om de mest alvorlige sager bør der indføres en de minimis-politik i den kommende forordning. — »Undersøgelsesprocedure«-fasen kræver en mere struktureret juridisk tilgang, og de tilknyttede bestemmelser bør tages op til fornyet overvejelse. Overvågningsudvalget understreger endvidere, at der i artikel 325 (TEUF) opfordres til en effektiv og ensartet beskyttelse af EU’s finansielle interesser i alle medlemsstater og alle Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. Derudover udelukker artikel 325 (TEUF) i modsætning til den tidligere artikel 280 (TEF) ikke længere vedtagelsen af foranstaltninger, der berører anvendelsen af medlemsstaternes strafferet eller retsplejeregler. De nye muligheder i henhold til Lissabontraktaten bør udnyttes til at indføre bestemmelser, der vil gøre det muligt at øge og forbedre samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaternes retslige myndigheder. Eksempelvis bør det for bedre at kunne sikre ensartet beskyttelse af finansielle interesser i hele EU overvejes at evaluere OLAF-bevisers juridiske værdi inden for EU yderligere. Derudover bør den nye forordning, for så vidt angår interne undersøgelser, sikre, at samme procedurer finder anvendelse på alle institutioner, organer, kontorer og agenturer. 1.2. Undersøgelsernes varighed Overvågningsudvalget har gentagne gange fremhævet undersøgelsernes lange varighed og bifalder samtlige tiltag, der kan forbedre situationen. Overvågningsudvalget mener, at direkte kontrol med undersøgelsernes varighed først bør gennemføres internt af de hovedansvarlige, dvs. OLAF’s ledelse og generaldirektør. Overvågningsudvalget bør løbende kontrollere dette aspekt af OLAF’s aktiviteter og støtte generaldirektørens kontrol med overholdelsen af tidsfrister. Generelt støtter Overvågningsudvalget de mekanismer, der foreslås i RP, for så vidt angår løbende fremsendelse af oplysninger i de forskellige faser af proceduren. Denne fremsendelse er yderst vigtig for Overvågningsudvalget, når det gælder om at sikre respekten for OLAF’s uafhængighed ved at udelukke indblanding udefra i den uvildige gennemførelse af undersøgelserne og sikre, at forsinkelser ikke hindrer, at undersøgelserne bringes til den forventede afslutning, f.eks. fordi en tidsfrist overskrides. Overvågningsudvalget bifalder endvidere indførelsen af en frist for vurderingsperioden og mener som hovedregel, at første del af undersøgelsen også bør falde ind under udvalgets kontrolansvar, hvilket i højere grad vil sikre OLAF’s operationelle uafhængighed, for så vidt angår indledningen af undersøgelser. I denne henseende bør forordningen sikre, at Overvågningsudvalget modtager følgende oplysninger: 1) Rapporter om undersøgelser, der ikke er blevet afsluttet efter 12 måneder (inklusive vurderingsperioden); i rapporten skal der gøres rede for, hvorfor undersøgelsen ikke er afsluttet, og der skal gives et skøn over tidsrammen for afslutningen af undersøgelsen. Der bør indføres tilstrækkelige opfølgningsmekanismer. 2) I forbindelse med sager, der varer længere end 30 måneder, skal OLAF hver sjette måned sende en overordnet evalueringsrapport om undersøgelserne til Overvågningsudvalget med de foranstaltninger, der træffes for at afslutte sagerne. 3) Statistiske rapporter om OLAF’s operationelle aktiviteter, herunder resultatindikatorer baseret på kvalitative parametre, der kan anvendes af Overvågningsudvalget som supplerende redskab i forbindelse med kontrollen. 1.3. Styrkelse af retten til at forsvare sig RP fremhæver med rette behovet for at styrke kontrollen af OLAF’s undersøgelser, navnlig for så vidt angår respekten for de grundlæggende rettigheder og proceduremæssige rettigheder. I denne henseende mener Overvågningsudvalget på den ene side, at reglerne for OLAF’s undersøgelser bør præciseres, for så vidt angår retten til at forsvare sig, og på den anden side, at OLAF’s ansvarlighed bør øges, for så vidt angår de interne procedurer for gennemførelsen af disse rettigheder. 1.3.1. Præcisering af reglerne Overvågningsudvalget bifalder institutionernes vilje til at præcisere rettighederne og forpligtelserne for personer, der undersøges, samt OLAF’s, institutionernes og medlemsstaternes rettigheder og forpligtelser før, under og efter en undersøgelse. Overvågningsudvalget vil stille yderligere forslag i sin kommende udtalelse om emnet. 1.3.2. Forbedring af procedurerne Overvågningsudvalget mener, at det først og fremmest er OLAF’s generaldirektørs og ledelses ansvar at afgøre, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, og sikre respekten for de grundlæggende rettigheder for personer, der undersøges. Det henhører under OLAF’s generaldirektørs ansvarsområde at indføre hensigtsmæssige interne kontrol- og overvågningsmekanismer. I denne henseende ønsker Overvågningsudvalget at give udtryk for sin store betænkelighed ved forslaget om at udpege en høringskonsulent. Overvågningsudvalget mener, at høringskonsulentens status og kompetence er uklar. Som tjenestemand udpeget af OLAF’s generaldirektør kan han/hun ikke være uafhængig. Derudover ville indførelsen af en høringskonsulent give anledning til følgende problemstillinger: — en forskydning i OLAF’s institutionelle balance, eftersom tilføjelsen af en høringskonsulent risikerer både at begrænse Overvågningsudvalgets rolle og samtidig fratage udvalget adgang til oplysninger, der er afgørende for dets kontrolfunktion — risiko for øgede forsinkelser i allerede for lange undersøgelser — en betydelig risiko for, at OLAF’s ledelse mister ansvarsfølelsen i forhold til kontrollen med respekten for de grundlæggende rettigheder — overlapning med andre eksisterende mekanismer (Ombudsmanden, efterfølgende domstolskontrol osv.) — potentielt flere udgifter på EU-budgettet. Da det er vigtigt at sikre respekt for de grundlæggende rettigheder i OLAF, er Overvågningsudvalget parat til at overveje udpegelsen af en klageansvarlig, som skal behandle klager over OLAF og rådgive OLAF’s generaldirektør i denne henseende. En sådan funktion eksisterer i mange nationale myndigheder, og OLAF vil kunne følge allerede eksisterende bedste praksis. Et »høringspanel« som foreslået i RP kunne også være en mulighed. Under alle omstændigheder bør oprettelsen af denne funktion ikke overlappe Overvågningsudvalgets beføjelser og ansvar, og Overvågningsudvalget bør under alle omstændigheder underrettes om alle klager. Overvågningsudvalget bifalder Kommissionens ønske om at indføre uafhængige og eksterne kontrolmekanismer, men mener ikke desto mindre, at Overvågningsudvalget inden for OLAF’s generelle organisatoriske struktur er det eneste organ, der opfylder dette krav. Overvågningsudvalget foreslår derfor, at dets rolle i kontrollen af procedurerne, navnlig for så vidt angår respekten for de grundlæggende rettigheder, og for så vidt angår forsinkelser i undersøgelserne, styrkes på følgende måde: — Det kunne i forordningen fastsættes, at Overvågningsudvalget årligt (eventuelt som led i sin årsberetning) skal udarbejde en analyse af OLAF’s respekt for de grundlæggende rettigheder i forbindelse med undersøgelserne. Denne rapport vil være baseret på de oplysninger, som OLAF har sendt til Overvågningsudvalget, om de foranstaltninger, der er truffet for at sikre fuld respekt for de grundlæggende rettigheder, og på Overvågningsudvalgets egne kontrolaktiviteter. — Hvis det er nødvendigt og under ekstraordinære omstændigheder, kan generaldirektøren anmode Overvågningsudvalget om at gennemføre særlige kontroller, når han/hun bliver gjort opmærksom på alvorlige mangler i forbindelse med en undersøgelse. Resultaterne af denne kontrol vil udelukkende blive meddelt til OLAF’s generaldirektør. 1.4. Samarbejde mellem OLAF og Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer om OLAF’s undersøgelsesfunktion Overvågningsudvalget ønsker, at de rettigheder og forpligtelser, der finder anvendelse på OLAF og institutionerne som led i kampen mod svig, præciseres i forordningen. Det er særlig vigtigt, da Kommissionen kan stilles til ansvar for OLAF’s aktiviteter. 1.4.1. Information til de berørte institutioner og organer OLAF er forpligtet til så hurtigt som muligt i starten af sine undersøgelser at meddele institutioner, organer, kontorer og agenturer nødvendige oplysninger om svigagtig adfærd hos personer, der er underlagt vedtægterne, samt personer, der arbejder for en institution eller en delegation. En sådan pligt til at informere institutionen kunne også vurderes at finde anvendelse på økonomiske aktører, der modtager tilskud eller kontrakter, som direkte eller indirekte finansieres over EU-budgettet. Meddelelse af disse oplysninger kan underkastes fortrolighedsbestemmelser med henblik på at beskytte undersøgelsen. Meddelelserne sigter mod at gøre det muligt for institutionen så vidt muligt at håndtere de finansielle og administrative følger af denne adfærd med henblik på at begrænse de finansielle konsekvenser. Under en undersøgelse vil OLAF stadig kunne meddele yderligere oplysninger, der måtte være nyttige for den pågældende institution. Når undersøgelserne er afsluttet, meddeler OLAF den berørte institution sine resultater og henstillinger. Overvågningsudvalget bifalder tanken i RP om at udvide udvalgets rolle, for så vidt angår kontrollen med udvekslingen af oplysninger mellem OLAF og institutionerne. Med henblik på at gøre det muligt for Overvågningsudvalget at varetage denne opgave bør OLAF regelmæssigt (f.eks. hver tredje eller sjette måned) meddele Overvågningsudvalget, hvilke oplysninger der er sendt til institutionerne i igangværende sager. Overvågningsudvalget bør samtidig underrettes om sager, hvor fortroligheden er brudt. OLAF bør endvidere etablere et system med løbende rapportering til Overvågningsudvalget i sager, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt OLAF’s henstillinger. OLAF bør også overdrage alle endelige rapporter om undersøgelser og om afslutning af opfølgning samt en årsberetning, der beskriver den opfølgning, som medlemsstaternes og eventuelt tredjelandes administrative myndigheder og retslige myndigheder har gennemført, på de overførsler, som de har modtaget. 1.4.2. OLAF’s adgang til oplysninger fra Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer Siden sin oprettelse har OLAF haft problemer med at opnå adgang til oplysninger fra visse institutioner og navnlig adgang til visse databaser. Det er et problem i forbindelse med efterretningsaspektet af OLAF’s aktiviteter. Overvågningsudvalget mener, at der bør rettes større opmærksomhed mod spørgsmålet, der kan være en reel trussel mod OLAF’s uafhængighed. OLAF bør systematisk sende oplysninger til Overvågningsudvalget om forsinkelser i rapporteringen eller manglende indberetning af tilfælde af svig samt en institutions, et organs, et kontors eller et agenturs afvisning af at give adgang til oplysninger, som de måtte være i besiddelse af. 1.5. Samarbejde mellem OLAF og medlemsstaterne Overvågningsudvalget er enigt i, at samarbejdet skal styrkes ved at pålægge medlemsstaterne en forpligtelse til at bistå og støtte OLAF i forbindelse med undersøgelser, til at sende dokumenter, der kan være nyttige i relation til en undersøgelse, og til at indberette foranstaltninger, der træffes efter modtagelse af undersøgelsesrapporten, til OLAF. Overvågningsudvalget støtter løbende rapportering om de fremskridt, som medlemsstaterne har gjort, til OLAF, og OLAF bør systematisk underrette Overvågningsudvalget om tilfælde, hvor medlemsstaternes myndigheder ikke samarbejder. Overvågningsudvalget er klar over, at OLAF ofte har haft problemer med at få identificeret kompetente kontaktpersoner, som kan yde bistand i forbindelse med undersøgelserne i medlemsstaterne (f.eks. kontrol på stedet vedrørende direkte udgifter), og bekræfter, at det er nødvendigt, at hver medlemsstat udpeger hensigtsmæssige kontaktpunkter for OLAF i deres myndigheder. Medlemsstaterne bør give OLAF kontaktoplysninger om de nationale kontaktpersoner for OLAF. Det er OLAF’s opgave at informere og, hvis det er relevant og afhængigt af kontorets kapacitet, at uddanne personalet i de pågældende nationale myndigheder med henblik på at fremme bedre forståelse af EU-procedurer og OLAF’s behov. Det vil skabe en bedre synergi mellem tjenesterne og sikre større effektivitet i OLAF’s undersøgelser. Overvågningsudvalget minder om, at OLAF som følge af sine begrænsede ressourcer ikke kan behandle alle de tilfælde af svig, som kontoret gøres opmærksom på, og at det derfor bør være muligt at overdrage visse af dem til medlemsstaternes myndigheder, idet der navnlig tages hensyn til de tærskler, som OLAF har vedtaget for indledning af undersøgelser på de pågældende områder. 1.6. Samarbejde mellem OLAF og Eurojust, Europol, internationale organisationer og tredjelande OLAF bør have juridiske beføjelser til i Kommissionens regi at indgå samarbejdsaftaler med agenturer, medlemsstaternes myndigheder, tjenester i tredjelande og internationale organisationer med henblik på at fremskynde undersøgelserne og sikre større effektivitet i kampen mod svig. Alle finansieringskontrakter skal indeholde bestemmelser om kontrol foretaget af Kommissionen (eller berørte institutioner, organer, kontorer eller agenturer) og OLAF, selv når de ikke udelukkende finansieres over EU-budgettet. 1.7. Forbedring af OLAF-ledelsens status og rolle 1.7.1. OLAF’s generaldirektør — status, udpegelse og beføjelser Som nævnt mener Overvågningsudvalget, at den bedste metode til at forbedre OLAF’s funktion er at give generaldirektøren tilstrækkelige beføjelser og tilstrækkelig autoritet til at sikre, at undersøgelserne gennemføres effektivt, samt til at sikre fuld respekt for de grundlæggende rettigheder. Det kan kun opnås, hvis OLAF’s generaldirektør dels bliver fuldgyldigt medlem af Kommissionens øverste ledelse og dels tildeles større selvstændighed, funktionel uafhængighed og ansvar. — Titel: Overvågningsudvalget foreslår således, at den nuværende titel, nemlig direktør, erstattes af titlen generaldirektør, hvilket vil sikre, at han eller hun placeres på samme hierarkiske niveau som sine kolleger i Kommissionens generaldirektorater. — Mandatets varighed: Overvågningsudvalget mener ikke, at mandatet skal kunne fornys. Det vil styrke OLAF’s generaldirektørs uafhængighed. — Udpegelsesprocedure: — Overvågningsudvalget mener, at den udpegelsesprocedure, der er fastlagt i forordningen, bør bibeholdes. — Overvågningsudvalget er enigt med Europa-Parlamentet i, at forsinkelser i udpegelsesproceduren skal undgås. Eftersom Overvågningsudvalget har indgående kendskab til OLAF’s funktion og behov, bør den bindende karakter af Overvågningsudvalgets udtalelse om kandidaterne bevares. Overvågningsudvalgets viden er unik og værdifuld, når det gælder udpegelsen af en ny generaldirektør. Inddragelsen af udvalget er et vigtigt element i at sikre generaldirektørens uafhængighed. — OLAF’s deltagelse i sager ved medlemsstaternes retslige myndigheder: Overvågningsudvalget mener, at OLAF’s deltagelse i sager ved medlemsstaternes retslige myndigheder som anerkendt undersøgelsesekspert, der allerede er mulig i visse medlemsstater, bør være mulig i samtlige EU-medlemsstater. Det vil øge OLAF’s synlighed og sikre, at de nationale retslige myndigheder opnår en bedre forståelse af resultaterne af OLAF’s undersøgelser. — Generaldirektørens deltagelse i sager ved EU-Domstolen: Den i artikel 12, stk. 3, fastsatte procedure skal bibeholdes. OLAF har ikke søgsmålskompetence og kan derfor ikke deltage i retssager ved EU-Domstolen. Hvis en OLAF-undersøgelse eller resultaterne af en undersøgelse anfægtes ved en af Fællesskabets retsinstanser, er det vigtigt at sikre, at den pågældende retsinstans er korrekt informeret, og give OLAF mulighed for at fremsætte sine argumenter eller sin begrundelse i den indledende fase af sagen og under retsmødet ved EU-Domstolen. 1.7.2. OLAF’s øverste ledelse — udpegelse og status Forordningen bør fastsætte specifikke regler, som sikrer kontinuitet i OLAF’s aktiviteter, hvis generaldirektøren er fraværende eller utilgængelig. Disse regler skal sikre, at OLAF’s operationelle uafhængighed opretholdes i sådanne tilfælde, og at der er en vis grad af interinstitutionel konsensus bag proceduren for afløsning af generaldirektøren. Afløsningen kan finde sted ved, at generaldirektøren, i overensstemmelse med de gældende bestemmelser om fuldmagt i Kommissionen, overdrager beføjelser, idet der tages hensyn til OLAF’s særlige profil, navnlig uafhængigheden i undersøgelsesfunktionen og nødvendigheden af at have end vis grad af interinstitutionel konsensus. Det er endvidere muligt at oprette en specifik vicegeneraldirektørstilling, hvor udpegelsesproceduren til en vis grad ville være sammenlignelig med udpegelsen af generaldirektøren. Det ville sikre uafhængighed og respekt for inddragelsen af de tre institutioner, idet der tages hensyn til generaldirektørens holdning med henblik på at undgå potentielle konflikter mellem dem. 2. POLITISK STYRING OG DIALOG MED INSTITUTIONERNE: STYRKELSE AF UAFHÆNGIGHEDEN 2.1. Interinstitutionel dialog Overvågningsudvalget kan acceptere, at der lanceres en løbende interinstitutionel dialog om bekæmpelse af svig og korruption. Overvågningsudvalget mener, at det kunne give mulighed for at opnå stærk politisk konsensus vedrørende beskyttelsen af EU’s finansielle interesser, og at løbende dialog kan støtte OLAF’s aktiviteter. Overvågningsudvalget mener dog, at dialogen under ingen omstændigheder må underminere OLAF’s operationelle uafhængighed. Overvågningsudvalget foreslår således at styre dialogen i sin egenskab af primær vogter af OLAF’s uafhængighed. Det bør gøre det muligt for institutionerne at mødes løbende på Overvågningsudvalgets initiativ og drøfte prioriteterne i kampen mod svig. Dialogen bør hverken erstatte de eksisterende bilaterale forbindelser mellem OLAF og institutionerne eller mellem Overvågningsudvalget og institutionerne. 2.2. Overvågningsudvalget Overvågningsudvalget bifalder erklæringen om, at alle de europæiske institutioner er enige om, at udvalget spiller en vigtig rolle, og at dets beføjelser bør styrkes. 2.2.1. Overvågningsudvalgets rolle Overvågningsudvalget bifalder erklæringen i RP om, at udvalget bør tildeles flere opgaver. På baggrund af sin erfaring mener Overvågningsudvalget, at dets rolle er at sikre respekt for OLAF’s uafhængighed ved at kontrollere OLAF’s operationelle aktiviteter og arbejdets effektivitet samt sikre overholdelse af reglerne for OLAF’s undersøgelser og respekt for de grundlæggende rettigheder og således yde støtte til OLAF’s generaldirektør. Overvågningsudvalget afgiver udtalelser på eget initiativ eller på anmodning af OLAF’s generaldirektør, navnlig om undersøgelsernes varighed og effektivitet, proceduremæssige rettigheder og overholdelse af fastlagte standardiserede kriterier for indledning eller afvisning af at indlede en undersøgelse eller for operationelle instrukser, navnlig dem, der er fastsat i OLAF-manualen. Overvågningsudvalget er klar over og bekræfter, at det ikke må gribe ind i igangværende undersøgelser. Såfremt udvalget i en sagsrapport eller -fil måtte identificere en alvorlig eller potentielt alvorlig proceduremæssig uregelmæssighed eller fejl, der risikerer at få negative konsekvenser for OLAF og/eller de europæiske institutioner, skal formanden for Overvågningsudvalget imidlertid omgående informere OLAF herom. 2.2.2. Sammensætning og udpegelsesprocedure Overvågningsudvalget støtter tanken om at udnævne medlemmerne og forny deres mandat i etaper med henblik på at sikre kontinuitet i udvalgets arbejde og bevare ekspertise. 2.2.3. Overvågningsudvalgets ressourcer OLAF’s fremsendelse af oplysninger til Overvågningsudvalget og