[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 5.8.2009

KOM(2009) 419 endelig

BERETNING FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET

Årsberetning til dechargemyndigheden om interne revisioner foretaget i 2008 (Finansforordningens artikel 86, stk. 4) {SEC(2009) 1102}

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 3

2. Rammerne for arbejdet og revisionsplan 3

2.1. Rammerne for arbejdet 3

2.2. Udviklingen i den interne revision 4

2.3. Gennemførelsen af IAS' revisionsplan 4

2.4. Accepten af henstillingerne og de revideredes og interessenternes synspunkter 7

3. De vigtigste resultater og henstillinger 8

4. Konklusioner 12

1. INDLEDNING

Med denne beretning informeres dechargemyndigheden i overensstemmelse med finansforordningens artikel 86, stk. 4, om det arbejde, som Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Den er baseret på IAS' revisionsberetning i henhold til finansforordningens artikel 86, stk. 3, som beskriver de vigtigste revisionsresultater og i overensstemmelse med de faglige standarder behandler væsentlige risikoeksponeringer og spørgsmål om kontrol og forvaltningspraksis.

Denne beretning er baseret på de revisions- og konsulentrapporter, som IAS færdiggjorde i 2008[1]. Den omfatter kun revisions- og konsulentarbejde vedrørende Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene og forvaltningsorganerne. Den omfatter ikke IAS' arbejde vedrørende andre agenturer eller organer.

Kommissionens reaktion på den interne revisors resultater og konklusioner er beskrevet i den sammenfattende rapport om generaldirektørernes årlige aktivitetsrapporter. I denne sammenfattende rapport, der vedtages samtidig, tager Kommissionen stilling til de tværgående spørgsmål, som er rejst af den interne revisor, Den Europæiske Revisionsret og dechargemyndigheden, eller som er påpeget af Revisionsopfølgningsudvalget og af generaldirektøren for Budget i dennes oversigtsrapport.

2. RAMMERNE FOR ARBEJDET OG REVISIONSPLAN

2.1. Rammerne for arbejdet

De reviderede interne kontrolstandarder trådte i kraft i begyndelsen af 2008. Generaldirektoraterne blev bedt om at udvælge de standarder, som de ønskede at prioritere for at demonstrere effektiviteten. På anmodning af en række generaldirektorater udstedte GD BUDG retningslinjer for, hvordan man vurderer effektiviteten af de interne kontrolsystemer, for at hjælpe generaldirektørerne med at udføre denne opgave.

GD BUDG foretog en undersøgelse af Kommissionens nuværende risikoforvaltning, der blev indført for tre år og to måneder siden.

Generalsekretariatet og GD BUDG foretog en række ændringer i de stående instrukser om udarbejdelse af de årlige aktivitetsrapporter, som navnlig skulle forbedre den måde, de interne kontrolstandarder fungerer på, og sikre en effektiv gennemførelse af disse standarder og forbedre indberetningen af begivenheder, som kan påvirke Kommissionens omdømme.

I marts 2008 besluttede Kommissionen at gennemføre en række foranstaltninger vedrørende etik, herunder en bred diskussion i alle generaldirektoraterne om udkastet til principerklæring om faglig etik og udnævnelsen af en person med ansvar for etik i hvert generaldirektorat.

IAS havde fortsat fuld opbakning fra kommissærkollegiet og Revisionsopfølgningsudvalget, hvilket gjorde det muligt for den at bevare sin uafhængighed og objektivitet under udførelsen af sine opgaver.

2.2. Udviklingen i den interne revision

Den eksterne kvalitetsvurdering af IAS blev afsluttet i juli 2008 og certificerede, at IAS' revisionsarbejde i Kommissionen generelt overholder IIA's (Institute of Internal Auditors) standarder og etiske kodeks. Den indsats, som blev gjort efter denne certificering, omfattede overvejelser om en mere detaljeret definition af revisionsuniverset, en kvantitativ vurdering af revisionsdækningen, en mere intensiv planlægning og risikovurdering med henblik på én enkelt revisionsmodel og oprettelsen af en gruppe af brugere af revisionsrapporter, som udarbejdede en revideret model for intern revisionsrapportering.

For at frigøre ressourcer til yderligere revisioner og øge dækningen fokuserer en ny opfølgningsstrategi desuden nu på en mere risikobaseret tilgang, som kun er rettet mod områder med en høj risiko og er koncentreret om gennemførelsen af henstillinger, der er klassificeret som "afgørende" eller "meget vigtige".

IAS, Audinet og GD ADMIN udarbejdede i fællesskab et fuldt udbygget fagligt uddannelsesprogram for interne revisorer. Dette program gør det muligt for alle interne revisorer i Kommissionen at udvikle de nødvendige kompetencer over en periode på to eller tre år i overensstemmelse med IIA's Professional Practices Framework, så de er godt forberedte til at bestå den certificeringsprøve, som afholdes af IIA.

2.3. Gennemførelsen af IAS' revisionsplan

IAS' strategiske revisionsplan for 2007-2009, som var udarbejdet i tæt samarbejde med de interne revisionsafdelinger, blev ajourført.

I alt er 89 % af arbejdsprogrammet for 2008 blevet gennemført, herunder 100 % af "C1-forpligtelserne" (de forpligtelser, som ifølge den revisionsplan, der var godkendt af Revisionsopfølgningsudvalget, skulle være afsluttet inden udgangen af 2008): Der blev i 2008 færdiggjort 93 rapporter (36 revisionsrapporter, 51 opfølgningsrapporter, 2 undersøgelser, 1 konsulentrapport og 3 revisionsskrivelser)[2]. Bilaget til denne beretning indeholder resuméer af disse og oplysninger om graden af accept og i givet fald om gennemførelsen af disse henstillinger.

Liste over færdiggjorte IAS-rapporter |

Generaldirektorat | Opgave | Dato (2008, medmindre andet er anført) |

Administrative systemer og andre støttesystemer |

ESTAT | Opfølgning af lokal it-forvaltning* | 26.2 |

EPSO | Forenklet selvevaluering af en foreslået organisationsplan | 9.4 |

ECFIN | Gennemførelsen af udvalgte interne kontrolstandarder i GD ECFIN* | 11.4 |

OPOCE | Indkøb* | 7.5 |

OIL | Evaluering af udvalgte interne kontrolstandarder | 19.5 |

ECFIN | Opfølgning af lokal it-forvaltning i GD ECFIN* | 27.6 |

PMO | Tjenesterejser | 11.7 |

BUDG, SJ, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Inddrivelser | 7.10 |

DIGIT | Datanetværksinfrastruktur og -tjenester | 17.10 |

SCIC | Opfølgning af finansiel forvaltning og indkøb | 3.12 |

ADMIN | Overvågning af sikkerheden forvaltet af ADMIN-DS | 11.12 |

SJ | Lokale it-systemer | 11.12 |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Etik i Kommissionen | 12.12 |

DGT | Opfølgning af styringen af efterspørgslen | 17.12 |

BUDG | Revisionsskrivelse om etik i Kommissionen | 19.12 |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Revisionsskrivelse om it-indkøb og levering af tjenesteydelser i Kommissionen | 19.12 |

PMO | Opfølgning af den formelle rigtighed af den økonomiske forvaltning og gennemførelsen af finansielle kredsløb | 22.12 |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, SJ, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Opfølgning af IAS' validering af selvevalueringen af den interne revisionsafdeling | Forskellige datoer |

OLAF | AFIS-systemet (Anti Fraud Information System) | 21.1.2009 |

OIB | Opfølgning af evalueringen af udvalgte interne kontrolstandarder | 22.1.2009 |

OIB | Opfølgning af forvaltningen af indkøbskontrakter | 23.1.2009 |

Interne politikker |

PHEA | Forvaltningsorganet for Folkesundhedsprogrammet | 24.1 |

INFSO | Forvaltning af it-systemer inden for forskning | 31.3 |

SANCO | Opfølgning af effektiviteten og produktiviteten i SPP/ABM-cyklussen | 1.4 |

TREN | Opfølgning af effektiviteten og produktiviteten i SPP/ABM-cyklussen | 11.4 |

EACI | Opfølgning af EACI | 18.4 |

RTD | Forvaltning af it-systemer inden for forskning | 22.4 |

EAC | Anden opfølgning af den dybtgående revision | 25.4 |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Revisionsskrivelse om it-forvaltning for RP7 på tværs af generaldirektoraterne | 26.5 |

COMP | Opfølgning af virkningen og effektiviteten i SPP/ABM-cyklussen og aktivitetsbaseret forvaltning | 29.5 |

MARKT | Opfølgning af den lokale it-forvaltningsproces | 17.6 |

ENV | CITL-forvaltning i GD ENV* | 10.7 |

JLS | Opfølgning af it-forvaltningen | 14.7 |

JLS | Tilskud med delt forvaltning under Den Europæiske Flygtningefond | 4.11 |

COMP | Inddrivelse af bøder | 13.11 |

JLS | It-indkøb | 17.11 |

INFSO | Opfølgning af efterfølgende kontroller (2006) | 8.12 |

EACEA | Forvaltning af tilskud og tildeling og indgåelse af kontrakter | 11.12 |

RTD | Opfølgning af efterfølgende kontroller (2006) og finansielle kredsløb og økonomisk forvaltning (2007) | 11.12 |

TREN-TEN-T | Revision af forvaltningsorganet for TREN-TEN-T | 16.12 |

SANCO | Opfølgning af store it-systemer | 21.1.2009 |

SANCO | Forvaltning af tilskud vedrørende fødevaresikkerhed, dyresundhed og -velfærd og plantesundhed | 30.1.2009 |

Strukturforanstaltninger |

REGIO | Undersøgelse af finansielle korrektioner og inddrivelser på strukturfondsområdet | 14.11 |

EMPL | Undersøgelse af finansielle korrektioner og inddrivelser på strukturfondsområdet | 14.11 |

REGIO | Interne kontrolsystemer for forvaltning af den nye programmeringsperiode for strukturfondene – fase I | 19.11 |

EMPL | Interne kontrolsystemer for forvaltning af den nye programmeringsperiode for strukturfondene – fase I | 19.11 |

REGIO | Opfølgning af finansielle korrektioner inden for Samhørighedsfonden (2006) | 12.12 |

Eksterne politikker |

AIDCO | Anden opfølgning af den dybtgående revision | 20.6 |

AIDCO | Procedurer for økonomisk forvaltning i Direktorat C vedrørende delegationer med dekoncentreret forvaltning** | 30.6 |

AIDCO | Økonomisk forvaltning af regionale projekter | 18.7 |

ELARG | Opfølgning af efterfølgende kontroller | 18.7 |

ELARG | Parathedsvurdering/indfasning af delegationerne i Balkan | 17.12 |

AIDCO | Økonomisk forvaltning af de vigtigste programmer i direktorat B | 22.12 |

AIDCO, ECHO | Opfølgning af gennemførelsen af FAFA | 22.1.2009 |

RELEX | Opfølgning af efterfølgende kontroller | 23.1.2009 |

* Fælles revision/opfølgning med den interne revisionsafdeling i det pågældende generaldirektorat.

** Revision foretaget af den interne revisionsafdeling i GD AIDCO i samarbejde med IAS.

2.4. Accepten af henstillingerne og de revideredes og interessenternes synspunkter

I 2008 accepterede de reviderede 99,4% af henstillingerne.

Revisioner i Kommissionen og forvaltningsorganerne |

Henstillinger | Accep-teret | Afvist | % | I alt |

Afgørende | 0 | 0 | 0 | 0 |

Meget vigtige | 150 | 2 | 46 | 152 |

Vigtige | 160 | 0 | 49 | 160 |

Ønskelige | 15 | 0 | 5 | 15 |

% | 99,4 | 0,6 |

I alt | 325 | 2 | 327 |

De revideredes tilbagemeldinger om revisionens omfang og gennemførelse gav et gennemsnitligt resultat på 1,74 på en skala fra 1 (højest) til 4 (lavest), hvilket skal sammenlignes med 1,86 for 2007 og 1,95 for 2006. Ifølge en ny interessentundersøgelse, som blev foretaget i begyndelsen af 2009, mente 90,8 %, at IAS havde en klar revisionsstrategi, 83,1 % mente, at revisionerne blev gennemført på en ærlig, objektiv og rimelig måde, og 61,5 % mente, at IAS' henstillinger var nyttige. Alt i alt mente 86,2 %, at IAS' arbejde er med til at forbedre kvaliteten af forvaltnings- og kontrolsystemerne i Kommissionen.

3. DE VIGTIGSTE RESULTATER OG HENSTILLINGER

Etik

En revision af Kommissionens etiske ramme i to horisontale og fire operationelle generaldirektorater nåede frem til den konklusion, at den etiske ramme er rimeligt solid og fuldstændig, og at de reviderede generaldirektorater for nylig havde truffet eller var i gang med at træffe en række yderligere foranstaltninger for at øge kendskabet til eller forbedre den etiske ramme.

Revisionen viste, at der er behov for en yderligere præcisering af de eksisterende regler, bl.a. om gaver, repræsentation og indberetning af interessekonflikter, understøttet af vejledning fra de centrale generaldirektorater og en mere omfattende overvågning af gennemførelsen.

Personalets kendskab til deres forpligtelser, både nu og efter at deres ansættelse i Kommissionen er ophørt, og kommunikationen til personalet om de foranstaltninger, som træffes for at håndhæve reglerne, forbedres løbende.

Indkøb og forvaltning af tilskud

Rækken af revisioner vedrørende it-indkøb og levering af tjenesteydelser blev suppleret med en revision i et operationelt generaldirektorat og en revisionsskrivelse om it-indkøb og levering af tjenesteydelser.

Forbedringerne på dette område har været koncentreret om at styrke den centrale forvaltning for at yde støtte og vejledning, øge koordineringen på kommissionsplan for at sikre, at prioriteterne fastsættes bedst muligt, og at man får mest muligt for pengene, og i større grad inddrage den øverste ledelse i generaldirektoraterne i udviklingen og overvågningen af gennemførelsen af sourcingstrategierne.

Ud over rapporterne om it-indkøb blev processerne vedrørende indkøb og/eller forvaltning af tilskud behandlet i to opfølgningsrevisioner og tre nye revisioner. De problemer, som blev påpeget i disse revisioner, vedrørte bl.a. koncentrationen på et begrænset antal kontrahenter (bl.a. inden for it-indkøb), som kan mindskes ved hjælp af en formel outsourcingstrategi. Der fandtes ikke en konsolideret indkøbshåndbog, et samlet ledelsesinformationssystem eller en integreret, overordnet strategi for revision af midlerne, og der var behov for bedre udbudsbetingelser og tekniske specifikationer, mere hensigtsmæssig overvågning af rapporteringen om kontrakterne og en bedre håndtering af arbejdsbyrden.

Forvaltningsorganer

Da antallet af forvaltningsorganer fortsat stiger, kommer kontrol- og revisionsproblemerne i forbindelse med dem i stadig højere grad frem i lyset.

I 2008 blev der afsluttet fire revisioner af forvaltningsorganer vedrørende det interne kontrolsystem, forvaltning af tilskud og tildeling og indgåelse af kontrakter, det administrative budget og inddrivelser[3]. De overordnede resultater var forholdsvis positive, men konklusionerne var især påvirket af, at agenturernes langvarige opstatsfase havde medført, at enten finansforordningen for forvaltningsorganerne (dvs. "fire øjne-princippet") eller retsgrundlaget (styrelsesudvalgets sammensætningen, offentliggørelse af budgetterne og overholdelsen af internationale regnskabsstandarder) ikke var overholdt, at anlægsaktiverne ikke var blevet overført fra det ansvarlige generaldirektorat til forvaltningsorganet, eller at der var behov for at strømline og harmonisere procedurerne i det ansvarlige generaldirektorat.

It-spørgsmål

Det omfattende revisionsarbejde vedrørende it-spørgsmål (med undtagelse af indkøb) fortsatte med en revisionsskrivelse, seks revisionsrapporter og fem opfølgningsrapporter.

Fem opfølgningsrapporter om lokal it-forvaltning blev afsluttet. I tre tilfælde var de tilsvarende handlingsplaner næsten fuldstændigt gennemført. Der var dog ét tilfælde, hvor næsten halvdelen af foranstaltningerne i handlingsplanen var blevet forsinket, og et andet tilfælde, hvor en tredjedel af henstillingerne stadig var ved at blive gennemført.

To nye rapporter vedrørte forvaltningen af it-systemer inden for forskning. En af dem konkluderede, at der ikke var nogen rimelig sikkerhed med hensyn til de reviderede processer, især fordi der ikke findes nogen harmoniserede forretningsprocesser. Af fælles risici kan nævnes forsinkelser med projekterne, muligheden for systemudfald, forskellige it-moduler, som ikke fungerer, og sikkerhedsproblemer, såsom utilstrækkelig beskyttelse af it-aktiver og manglende kontrol med henblik på beskyttelse af it-aktivernes logiske og fysiske sikkerhed. Disse to revisioner førte også til mere systemiske overvejelser, som de pågældende generaldirektorater nu tager hensyn til med henblik på at give det fælles it-projektstyringsudvalg en større rolle vedrørende tilsyn med alle fælles og delte it-systemer og -projekter inden for de generaldirektorater, der beskæftiger sig med forskning, og udvikle en arkitektur for it-systemerne, der sikrer ensartede forretningsprocesser og it-interoperabilitet.

Det centrale datanetværk er en af de syv centrale it-tjenester, som i forbindelse med planerne for driftskontinuitet er blevet udpeget som kritiske for hele Kommissionen. Der kunne gives rimelig sikkerhed for det centrale datanets drift, men der er behov for forbedringer i forvaltningen af nettet (ved at styrke forvaltningen af ændringer i nettets konfiguration og udarbejde en udtømmende liste over de tjenester, som leveres til brugerne) og de logiske sikkerhedsforanstaltninger (bl.a. ved, at der vedtages centrale sikkerhedsstandarder og retningslinjer for at sikre systemsikkerheden og driftskontinuiteten). Revisionerne viste, at der var en række forvaltningsmæssige problemer vedrørende de sikkerhedsmæssige rammer for it-systemerne, som medførte betydelige forsinkelser i udarbejdelsen af gennemførelsesbestemmelserne og den praktiske gennemførelse af visse sikkerhedsforanstaltninger. For at rette op på dette anbefalede revisionen, at ADMIN/DS' og DIGIT's roller vedrørende it-sikkerhed blev præciseret yderligere, og at der blev etableret et tæt, struktureret samarbejde mellem ADMIN/DS og DIGIT om udvikling af standarder for it-sikkerhed på grundlag af den eksisterende ekspertise.

Inddrivelser og finansielle korrektioner

En revision i to horisontale og fire operationelle generaldirektorater vedrørte forvaltningen af inddrivelsen af uretmæssigt udbetalte beløb under central forvaltning[4]. Der blev fremsat henstillinger vedrørende alle faserne af inddrivelsesprocessen: Der er behov for bedre overvågningsredskaber i en række operationelle generaldirektorater for at sikre mere detaljerede og aktuelle oplysninger, så det bliver muligt at opdage uretmæssigt udbetalte beløb; der er behov for en mere systematisk udarbejdelse og opfølgning af indtægtsprognoser for at sikre, at alle indtægtsordrer udstedes, samt en nøje overvågning af fristerne for udsendelse af forhåndsmeddelelser og indtægtsordrer; og forsinkelserne i inddrivelsesprocessen bør nedbringes gennem mere systematisk overvågning. Der blev påpeget et specifikt problem i et forvaltningsorgan, som blev revideret i denne forbindelse: Da forvaltningsorganerne er juridiske personer og derfor udgør selvstændige juridiske enheder, er Kommissionen ikke ansvarlig, når et forvaltningsorgan usteder en indtægtsordre, eller når en kontrahent bestrider en beslutning, som underbygger denne. I nogle tilfælde er der risiko for en ineffektiv inddrivelse af uretmæssigt udbetalte midler. Hvis der ikke findes juridiske begrænsninger, mindskes denne risiko ved, at der indgås en serviceniveauaftale mellem forvaltningsorganerne og Juridisk Tjeneste i Kommissionen, som fastsætter, på hvilke betingelser Juridisk Tjeneste skal yde juridisk støtte til forvaltningsorganerne under inddrivelsesprocessen.

To undersøgelser vedrørte finansielle korrektioner og inddrivelser på strukturfondsområdet. De generaldirektorater, der er ansvarlige for strukturfondene, har gjort en stor indsats for at gennemføre de foranstaltninger, som indgår i handlingsplanen, inden for de fastsatte frister, og IAS har anerkendt, at processen med finansielle korrektioner er meget kompleks, både på kommissionsniveau og i forhold til medlemsstaternes indberetninger. Ifølge rapporterne var det nødvendigt at se nærmere på behovet for en harmoniseret strategi for, hvornår de forventede indtægter bogføres, og på proceduren for kvartalsvis rapportering om finansielle korrektioner til GD BUDG. Oversigter over alle potentielle finansielle korrektioner, som er på vej, og over, hvor hurtigt revisionerne får indvirkning på processen med finansielle korrektioner, vil øge Kommissionens overvågningskapacitet betydeligt.

En revision af inddrivelsen af bøder påviste ikke nogen væsentlige svagheder i inddrivelsesprocessens effektivitet.

PMO (økonomisk forvaltning og finansielle kredsløb)

En opfølgningsrevision af de finansielle kredsløb og den økonomiske forvaltning i PMO kom til den konklusion, at henstillingerne ikke var gennemført tilfredsstillende og effektivt. Det skyldtes delvis problemerne med indførelsen af det nye it-system for forvaltning af karrierer, rettigheder og lønninger (SYSPER2, IRIS og NAP). Der var stadig behov for at sikre, at alle persondata er af høj kvalitet (nøjagtighed og fuldstændighed), at de pågældende systemer er interoperable, og at alle de nødvendige dokumenter vedrørende personer lagres i ét samlet it-system. Andre henstillinger, som endnu ikke er afsluttet, vedrører behovet for at skærpe den operationelle og efterfølgende kontrol og stramme op på forvaltningen af personalemapper og behovet for en ajourført tabel over subdelegerede ansvarsområder, dokumentering af procedurer samt tjeklister og ajourførte jobbeskrivelser.

Med hensyn til forvaltningen af godtgørelsen af udgifter til tjenesterejser anbefalede revisionen, at man forbedrer systemet med forudgående kontrol for at mindske antallet af fejl, og at man intensiverer uddannelsen af de medarbejdere, som foretager udbetalingerne, for at undgå forkerte og dobbelte godtgørelser. PMO's ledelse udarbejdede en handlingsplan, som skulle løse alle disse problemer.

Sikkerhed

EN IAS-revision af overvågningen af sikkerheden i Kommissionen, som forvaltes af Sikkerhedsdirektoratet i GD ADMIN, resulterede i en række henstillinger, bl.a. vedrørende behovet for at forbedre de lovgivningsmæssige rammer og de bilaterale aftaler, fastlæggelsen af de lokale sikkerhedsansvarliges roller og ansvarsområder, sikkerhedsgodkendelsesprocessen, systematisk rapportering om sikkerhedssituationen i Kommissionen som helhed og sikkerhedsreglerne for følsomme, ikke-klassificerede oplysninger. Resultaterne af denne revision kommer til at indgå i en kortlægning af sikkerhedspolitikken i Kommissionen.

Eksterne politikker

Opfølgningsrapporterne om de eksterne politikker viste, at Kommissionen bør være særlig opmærksom på gennemførelsen af tidligere henstillinger på dette område[5].

Opfølgningsrevisionerne af den finansielle og administrative rammeaftale (FAFA) bekræftede, at en række betydningsfulde resultater havde gjort det muligt at afslutte fem af de otte henstillinger. Der var dog nogle forsinkelser i gennemførelsen, navnlig af den tilbageværende henstilling om, at man skal nå til enighed om yderligere måder, hvorpå der kan opnås sikkerhed fra FN.

Der blev gennemført tre nye revisioner[6] om eksterne politikker, hvoraf to var ledsaget af en delvist utilfredsstillende revisionsudtalelse. Med hensyn til revisionen af forvaltningen af regionale projekter skyldtes det væsentlige bemærkninger vedrørende sekretariatet for SADC (Southern African Development Community) kombineret med situationen i Kommissionens delegation i Botswana. Andre problemer, som blev påpeget, var den akutte personalemangel, den lange indledende fase for projekterne, mangelen på strømlinede procedurer for EDF (Den Europæiske Udviklingsfond) og SADC, den begrænsede integration af nationale og regionale komponenter og mere generelt behovet for at styrke overvågningsmekanismerne for fælles forvaltning vedrørende regionale AVS-organisationer. Med hensyn til revisionen af den økonomiske forvaltning af det latinamerikanske program vedrørte den del, som ifølge revisionsudtalelsen var utilfredsstillende – hvilket den reviderede bestred – de konstaterede mangler i forbindelse med decentral forvaltning i delegationerne i Latinamerika: utilstrækkelig forudgående vurdering af overholdelsen af finansforordningen og andre svagheder, som i væsentlig grad begrænser den sikkerhed, som forventes fra de vigtigste kontrolniveauer (f.eks. utilstrækkelig overvågning af projekter og porteføljer og obligatoriske projektrevisioner af lav kvalitet).

Opfølgning

På trods af den nye, mere risikobaserede opfølgningsstrategi vedrørte en stor del af revisionsarbejdet stadig opfølgning. En af hovedaktiviteterne var opfølgningen af den eksterne kvalitetskontrol af de interne revisionsafdelinger fra 2007. Resultatet var alt i alt positivt, idet langt de fleste af de interne revisionsafdelinger (26 ud af 29) kun manglede at færdiggøre eller delvis gennemføre en eller to henstillinger.

De resterende opfølgningsrevisioner viste, at der var 11 tilfælde (vedrørende AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD og SANCO), hvor der var mere end én henstilling, som endnu ikke var gennemført. I fem af disse tilfælde (vedrørende OIB, PMO, AIDCO/ECHO og ELARG) var der helt klart ikke gjort tilstrækkelige fremskridt med gennemførelsen, idet over halvdelen af henstillingerne endnu ikke var gennemført.

Der sendes en mere detaljeret situationsrapport til Revisionsopfølgningsudvalget to gange om året. Den seneste opfølgningsrapport viste, at fristerne for gennemførelse af henstillingerne var overskredet for 29 % af henstillingernes vedkommende (to ud af tre afgørende henstillinger og 41 ud af 147 meget vigtige henstillinger) (sammenlignet med 25 % for et år siden – syv ud af 14 afgørende henstillinger og 37 ud af 138 meget vigtige henstillinger).

4. KONKLUSIONER

På grundlag af de revisioner og undersøgelser, som Kommissionen afsluttede i 2008, og andet relevant arbejde kan man drage følgende konklusioner:

Konklusion 1: Der er gjort fremskridt, men der er behov for yderligere forbedringer

Under revisionerne, undersøgelserne og konsulentarbejdet konstaterede IAS, at der var foretaget yderligere forbedringer i Kommissionens interne kontrolsystemer. Der var udstedt seks afgørende henstillinger i 2007, men ingen i 2008. Antallet af utilfredsstillende eller delvis utilfredsstillende udtalelser i de nye revisionsrapporter faldt fra seks i 2007 til fire i 2008. Der er dog stadig behov for yderligere forbedringer.

For eksempel kan en række aspekter af den økonomiske forvaltning stadig forbedres:

- Der blev gjort betydelige fremskridt med hensyn til at gøre Kommissionens statistikker over inddrivelser og finansielle korrektioner mere fuldstændige og konsekvente. For eksempel har GD REGIO og GD EMPL forpligtet sig til i samarbejde med GD BUDG om at udarbejde en oversigtstabel over finansielle korrektioner (som allerede er foretaget eller er ved at blive foretaget); det vil forbedre revisionssporet for flerårige kontroller i forbindelse med delt forvaltning betydeligt. På områder med central forvaltning er der dog et stort efterslæb af indtægtsordrer. De interne inddrivelsesprocedurer må derfor forenkles og forkortes.

- Det må igen vurderes, om det er hensigtsmæssigt at anvende væsentlighedsgrænsen for fejl på 2 % på både almindelige finansielle transaktioner og særlig komplekse eller meget følsomme projekter. Det foreslåede begreb "acceptabel fejlrisiko" vil – når og hvis det godkendes af Rådet og Parlamentet – være mere hensigtsmæssigt og vil fremover kunne forbedre det niveau af rimelig sikkerhed for den økonomiske forvaltning, som kan nås på visse områder.

- Det blev påpeget, at der er behov for en forsvarlig kontrol med indkøbsprocedurerne, særlig hvis store dele af de eksternaliserede aktiviteter tildeles til et begrænset antal bydende, således at Kommissionen er udsat for en risiko for markedskoncentration.

Med hensyn til sikkerhed er der gjort store fremskridt, og opfølgningsrevisionerne har bekræftet, at problemerne med at sikre, at Kommissionens forskellige delegationer er ordentligt udstyret til at håndtere EU-klassificerede oplysninger, nu er løst. Resultaterne af revisionerne har også bidraget til den generelle revision af Kommissionens sikkerhedspolitik, som fandt sted i 2008.

De etiske standarder kræver konstant opmærksomhed, og der er i årets løb iværksat en række initiativer i de enkelte generaldirektorater og på centralt hold for yderligere at styrke Kommissionens etiske ramme og øge medarbejdernes kendskab til spørgsmålet. IAS har endnu ikke fremlagt en revisionsudtalelse om Kommissionens etiske ramme, men vil gennemføre en række planlagte foranstaltninger frem til udgangen af 2010.

Det er en konstant udfordring for Kommissionens tjenestegrene at gennemføre afgørende og meget vigtige henstillinger hurtigt. Revisionsopfølgningsudvalget, som bistås af IAS, kontrollerer, at generaldirektoraterne gennemfører deres egne handlingsplaner. Det sender de kommissærer, der har ansvaret for de pågældende områder, påmindelser, som generelt er effektive og er med til at forbedre opfølgningen og lette revurderingen af de tilbageværende risici.

Konklusion 2: It

Det omfattende revisionsarbejde vedrørende it-spørgsmål viste, at et effektivt it-miljø er vigtigt for, at Kommissionens politikker kan gennemføres effektivt. En større indsats for at følge op på tidligere henstillinger, en tilgang med integrerede systemer, som sikrer, at man til enhver tid har et overblik over alle udviklinger på it-området, og behovet for omfattende sikkerhedsforanstaltninger, bl.a. for at sikre driftskontinuitet, får stadig større betydning. En bedre forvaltning af projekter og tjenesteydere er også afgørende for succes.

Konklusion 3: En stærk integreret revisionskultur

IAS' anden eksterne kvalitetsundersøgelse viste, at tjenesten fuldt ud overholder "International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing". IAS er en integreret og accepteret drivkraft for positive forandringer i Kommissionen og dækker sammen med de interne revisionsafdelinger alle identificerede risici med den strategiske revisionsplan for 2007-2009.

IAS' revisionsplan fokuserer i vidt omfang på økonomisk forvaltning, men omfatter også områder som forvaltningspraksis (f.eks. etik), it, sikkerhed og operationelle spørgsmål (f.eks. gennemførelsen af fællesskabsretten). Som allerede anført er IAS' revisionsarbejde med til at henlede opmærksomheden på risici og områder, hvor kontrollen med risici bør forbedres. Det er derfor vigtigt, at man fortsat er opmærksom på kontrollen med ikke-finansielle risici i hele Kommissionen.

[1] Nogle rapporter, som blev udarbejdet i 2008, men færdiggjort i begyndelsen af 2009, er også medtaget i denne beretning.

[2] Nogle rapporter, som blev udarbejdet i 2008, men færdiggjort i begyndelsen af 2009, er også medtaget i denne beretning.

[3] Se afsnittet om inddrivelser.

[4] Revisionen omfattede også inddrivelse af lån, der skal tilbagebetales på visse betingelser (vedrørende MEDIA-projekterne).

[5] Med hensyn til den anden opfølgning af den dybtgående revision af GD AIDCO var den oprindelige måldato for seks ud af 22 henstillinger overskredet med mere end et år, og med hensyn til opfølgningen af den efterfølgende kontrol i GD ELARG var man stadig i gang med at gennemføre 10 ud af 15 henstillinger, og to var blevet omdannet til en ny henstilling.

[6] En af disse blev foretaget af den interne revisionsafdeling i GD AIDCO i samarbejde med IAS.