Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om den holdning, som Unionen skal indtage i Samarbejdsrådet, der er nedsat ved partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side, med hensyn til vedtagelsen af Samarbejdsrådets og Samarbejdsudvalgets forretningsordener og nedsættelsen af specialiserede underudvalg samt vedtagelsen af deres mandat /* COM/2013/0170 final - 2013/0090 (NLE) */





BEGRUNDELSE (1) Den 21. december 2011 vedtog Rådet sin afgørelse om undertegnelse på Den Europæiske Unions vegne af og om midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen")[1]. (2) Den 11. maj 2012 undertegnede Den Europæiske Unions højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik og næstformand for Europa-Kommissionen Catherine Ashton og Republikken Iraks udenrigsminister Hoshyar Zebari aftalen. (3) Aftalen markerer den første aftalemæssige forbindelse nogen sinde mellem EU og Irak. Den skaber en retlig ramme for en række spørgsmål, der går fra regelmæssig politisk dialog til handelsforbindelser og lovgivningsmæssigt samarbejde samt udviklingssamarbejde. (4) Formålet med aftalen, der indgås for en periode på ti år (med mulighed for forlængelse), er at skabe et solidt grundlag for styrkelse af båndene mellem Irak og EU. Den har navnlig til formål at øge den politiske dialog om bilaterale, regionale og globale spørgsmål for derved at forbedre handelsordningerne mellem Irak og EU, støtte Iraks egen vigtige reform og dets udviklingsbestræbelser og fremme landets integration i den bredere internationale økonomi. I aftalen understreges det, at EU er fast besluttet på at spille en væsentlig rolle i Iraks overgang, og aftalen vil blive det vigtigste redskab for EU's støtte til Irak og for en yderligere styrkelse af forbindelserne mellem EU og Irak (5) I henhold til artikel 3 i Rådets afgørelse af 21. december 2011 om undertegnelse af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i aftalen, anvendes artikel 2 (Menneskerettighedsklausul) og afsnit II (Handel og investering), III (Samarbejdsområder) og V (Institutionelle, almindelige og afsluttende bestemmelser) midlertidigt fra den 1. august 2012 i den udstrækning, de vedrører spørgsmål, som henhører under EU's kompetence. (6) I afsnit V om institutionelle bestemmelser oprettes der et samarbejdsråd på ministerplan, som skal føre tilsyn med gennemførelsen af aftalen, jf. artikel 111 i aftalen. Samarbejdsudvalget oprettes ved artikel 112, stk. 1, i aftalen. I overensstemmelse med artikel 112, stk. 2, bistås Samarbejdsrådet i varetagelsen af dets opgaver af Samarbejdsudvalget og kan beslutte at nedsætte andre specialiserede underudvalg eller arbejdsgrupper til at bistå det i varetagelsen af dets opgaver, og det fastlægger sådanne udvalgs eller arbejdsgruppers sammensætning og funktionsmåde. (7) Med henblik på at supplere den institutionelle ramme og muliggøre drøftelser på ekspertplan om centrale områder, som falder ind under den midlertidige anvendelse af aftalen, foreslås det, at der nedsættes tre underudvalg med følgende ansvarsområder: 1) Underudvalget vedrørende Menneskerettigheder og Demokrati, 2) Underudvalget vedrørende Handel og dermed forbundne spørgsmål og 3) Underudvalget vedrørende Energi og dermed forbundne spørgsmål. Der kan senere nedsættes yderligere underudvalg efter aftale mellem parterne. (8) Møderne i underudvalgene vil gøre det muligt for EU at styrke samspillet med de irakiske myndigheder og give lejlighed til i detaljer at drøfte Iraks udvikling på de specifikke områder og prioriteter for samarbejdet mellem EU og Irak samt for EU's bistand til Irak. Irak har udtrykt stor interesse for at påbegynde arbejdet i de tre underudvalg snarest muligt. (9) Både EU og Irak har givet tilsagn om en hurtig og effektiv gennemførelse af aftalen. Formålet med dette forslag er derfor at sikre, at den institutionelle ramme om aftalen fastlægges snarest muligt, idet det er aftalen, at de første møder i underudvalgene skal finde sted senest i begyndelsen af 2013 efterfulgt af møder i Samarbejdsudvalget og Samarbejdsrådet. For at kunne gå frem i denne rækkefølge foreslås det, at Samarbejdsrådet som sin første handling vedtager sine afgørelser om 1) vedtagelse af Samarbejdsrådets og Samarbejdsudvalgets forretningsordener og 2) nedsættelse af de specialiserede underudvalg og vedtagelse af deres mandat. Disse afgørelser bør endvidere vedtages ved skriftlig procedure i overensstemmelse med artikel 10 i Samarbejdsrådets forretningsorden. 2013/0090 (NLE) Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om den holdning, som Unionen skal indtage i Samarbejdsrådet, der er nedsat ved partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side, med hensyn til vedtagelsen af Samarbejdsrådets og Samarbejdsudvalgets forretningsordener og nedsættelsen af specialiserede underudvalg samt vedtagelsen af deres mandat RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR – under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 218, stk. 9, under henvisning til artikel 3 i Rådets afgørelse af 21. december 2011 om undertegnelse af og om midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i partnerskabs- og samarbejdsaftalen (i det følgende benævnt "aftalen") mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side[2], navnlig artikel 111, stk. 3, og artikel 112, stk. 2, under henvisning til forslag fra Kommissionen og ud fra følgende betragtninger: (1) I overensstemmelse med artikel 117 anvendes visse dele af aftalen midlertidigt fra den 1. august 2012. (2) For at bidrage til den effektive gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt. (3) Ifølge aftalens artikel 111, stk. 3, fastsætter Samarbejdsrådet selv sin forretningsorden. (4) I henhold til artikel 112 i aftalen bistås Samarbejdsrådet i varetagelsen af dets opgaver af et samarbejdsudvalg og kan beslutte at nedsætte andre specialiserede underudvalg eller arbejdsgrupper til at bistå det i varetagelsen af dets opgaver, og det fastlægger sådanne udvalgs eller arbejdsgruppers sammensætning og funktionsmåde – TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE: Eneste artikel 1. Den holdning, som Unionen skal indtage i Samarbejdsrådet, der er nedsat ved artikel 111 i partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side, fastlægges hermed med hensyn til: – vedtagelsen af Samarbejdsrådets og Samarbejdsudvalgets forretningsordener – nedsættelsen af specialiserede underudvalg og vedtagelsen af deres mandat på de betingelser, der er fastsat i udkastet til Samarbejdsrådets afgørelser, jf. bilaget til nærværende afgørelse. 2. Mindre ændringer af udkastet til afgørelser kan vedtages af Unionens repræsentanter i Samarbejdsrådet, uden at Rådet træffer yderligere afgørelse. Udfærdiget i Bruxelles, den […]. På Rådets vegne Formand BILAG I AFGØRELSE Nr. 1/2013 TRUFFET AF SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK den … 2013 om vedtagelse af Samarbejdsrådets og Samarbejdsudvalgets forretningsordener SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK HAR – under henvisning til partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 111, og ud fra følgende betragtninger: (1) I overensstemmelse med artikel 117 anvendes visse dele af aftalen midlertidigt fra den 1. august 2012. (2) For at bidrage til den effektive gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt. (3) Det er Samarbejdsrådet, der skal vedtage de nødvendige foranstaltninger hertil; ifølge artikel 111, stk. 3, i aftalen fastsætter Samarbejdsrådet selv sin forretningsorden. For at Samarbejdsudvalget kan blive operationelt så hurtigt som muligt, fastsætter Samarbejdsrådet også Samarbejdsudvalgets forretningsorden. (4) Ifølge artikel 10 i Samarbejdsrådets forretningsorden kan Samarbejdsrådet vedtage afgørelser ved skriftlig procedure. (5) Det er nødvendigt at vedtage denne afgørelse fra Samarbejdsrådet ved skriftlig procedure – TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE: Eneste artikel Samarbejdsrådets og Samarbejdsudvalgets forretningsordener, som findes i henholdsvis tillæg A og B, vedtages hermed. Udfærdiget i …., xxxx. || På Samarbejdsrådets vegne Formand TILLÆG A TIL BILAG I Samarbejdsrådets forretningsorden Artikel 1 Formandskab Formandskabet for Samarbejdsrådet udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis af formanden for Rådet for Den Europæiske Union (udenrigsanliggender) på vegne af Den Europæiske Union og dens medlemsstater og af Iraks udenrigsminister. Første periode begynder på datoen for afholdelsen af Samarbejdsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. Artikel 2 Møder Samarbejdsrådet træder sammen på ministerplan én gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i Samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom. Medmindre parterne aftaler andet, holdes Samarbejdsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger på en dato, som parterne er enige om. Samarbejdsrådets sekretærer indkalder efter aftale med formanden til møderne i Samarbejdsrådet. Artikel 3 Repræsentation Medlemmerne af samarbejdsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Et medlem skal, hvis han ønsker at lade sig repræsentere, meddele formanden navnet på den, der skal repræsentere ham, inden det møde, hvor han lader sig repræsentere. Den, der repræsenterer et medlem af Samarbejdsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder. Artikel 4 Delegationer Medlemmerne af Samarbejdsrådet kan ledsages af embedsmænd. Inden hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager som observatør i Samarbejdsrådets møder, når der er spørgsmål på dagsordenen, som vedrører Banken. Når det er hensigtsmæssigt, kan personer i deres egenskab af eksperter eller repræsentanter for andre organer efter fælles aftale blive indbudt til at deltage i Samarbejdsrådets møder som observatører eller for at orientere om et bestemt emne. Artikel 5 Sekretariat En repræsentant for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en repræsentant for Iraks mission ved Den Europæiske Union fungerer sammen som sekretærer for Samarbejdsrådet. Artikel 6 Korrespondance Korrespondance til Samarbejdsrådet sendes til formanden for Samarbejdsrådet på adressen for Rådet for Den Europæiske Union. De to sekretærer sørger for, at den viderebringes til Samarbejdsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af Samarbejdsrådet. Rundsendt korrespondance sendes også til Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer og Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union samt til Iraks mission ved Den Europæiske Union. Meddelelser fra Samarbejdsrådets formand sendes af de to sekretærer til adressaterne og rundsendes om nødvendigt til de øvrige medlemmer af Samarbejdsrådet på de adresser, der er anført i stk. 2. Artikel 7 Offentlighed Medmindre andet vedtages, er Samarbejdsrådets møder ikke offentlige. Artikel 8 Dagsorden for møderne 1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes via Samarbejdsrådets sekretærer til de adressater, der er omhandlet i artikel 6, senest 15 dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de emner, som formanden senest 21 dage før mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden. Dagsordenen vedtages af Samarbejdsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke er opført på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom. 2. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en sag. Artikel 9 Protokoller De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde. Mødereferatet indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om: – den dokumentation, der er forelagt Samarbejdsrådet – de erklæringer, som et medlem af Samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen – de fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer og dragne konklusioner. Udkastet til protokol forelægges Samarbejdsrådet til godkendelse. Den godkendte protokol underskrives af formanden og de to sekretærer. Protokollen arkiveres i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union, der fungerer som depositar for aftalens dokumenter. Der sendes en bekræftet genpart til hver af de i artikel 6 anførte adressater. Artikel 10 Rådslagninger og afstemninger 1. Samarbejdsrådet vedtager afgørelser og fremsætter henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne. De tilfælde, hvor Samarbejdsrådet kan vedtage afgørelser, er anført i selve aftalen. Samarbejdsrådet kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. Når Samarbejdsrådet beslutter at anvende skriftlig procedure, kan der fastsættes en frist ved fælles overenskomst mellem parterne, efter hvis udløb formanden for Samarbejdsrådet på grundlag af en redegørelse fra de to sekretærer kan meddele, om parterne er nået til enighed. 2. Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 111 i aftalen benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden, og ægtheden bekræftes af de to sekretærer. Afgørelser og henstillinger sendes til hver af de i artikel 6 anførte adressater. Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender. Artikel 11 Sprog Samarbejdsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog. Medmindre der træffes anden afgørelse, vil Samarbejdsrådet basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog. Artikel 12 Udgifter Den Europæiske Union og Irak afholder hver især de udgifter til personale, rejser og ophold, de har som følge af deres deltagelse i Samarbejdsrådets møder, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation. Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Den Europæiske Union bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra Iraks officielle sprog, som afholdes af Irak. Andre udgifter i forbindelse med afholdelsen af møder afholdes af den part, der er vært for mødet. Artikel 13 Samarbejdsudvalget 1. I henhold til artikel 112 i aftalen oprettes der et samarbejdsudvalg med henblik på at bistå Samarbejdsrådet med dets opgaver. Udvalget består af repræsentanter for Den Europæiske Union på den ene side og af repræsentanter for Iraks regering på den anden side, normalt på højtstående embedsmandsplan. 2. Samarbejdsudvalget forbereder Samarbejdsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i forholdet, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler ethvert spørgsmål, som det får forelagt af Samarbejdsrådet, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages i Samarbejdsrådet. Samarbejdsrådet kan uddelegere enhver af sine beføjelser til Samarbejdsudvalget. 3. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne ved fælles overenskomst beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i Samarbejdsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i Samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom. TILLÆG B TIL BILAG I Samarbejdsudvalgets forretningsorden Artikel 1 Formandskab Formandskabet for Samarbejdsudvalget udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Den Europæiske Union og af en repræsentant for Iraks regering. Første periode begynder på datoen for afholdelsen af Samarbejdsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. Artikel 2 Møder Samarbejdsudvalget holder møde efter aftale mellem parterne, når omstændighederne kræver det, dog mindst én gang om året. De enkelte møder i Samarbejdsudvalget holdes på et tidspunkt og et sted, som de to parter er enige om. Det er formanden, der indkalder til møderne i Samarbejdsudvalget. Der indkaldes til det årlige møde i Samarbejdsudvalget inden det årlige møde i Samarbejdsrådet. Det bør indkaldes i så god tid, at Samarbejdsudvalget kan forberede det næste møde i Samarbejdsrådet. Artikel 3 Delegationer Inden hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer. Artikel 4 Sekretariat En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Iraks regering fungerer sammen som sekretærer for Samarbejdsudvalget. Alle meddelelser til og fra formanden for Samarbejdsudvalget i henhold til denne afgørelse fremsendes til sekretærerne for Samarbejdsudvalget og til sekretærerne og formanden for Samarbejdsrådet. Artikel 5 Offentlighed Medmindre andet vedtages, er Samarbejdsudvalgets møder ikke offentlige. Artikel 6 Dagsorden for møderne 1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Samarbejdsudvalgets sekretærer sender den til de adressater, der er anført i artikel 4, senest 15 dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden skal omfatte de emner, som formanden senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden. Samarbejdsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på at orientere om særlige emner. Dagsordenen vedtages af Samarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke er opført på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom. 2. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en sag. Artikel 7 Protokoller Der udarbejdes en protokol for hvert møde, som bygger på formandens opsummering af de konklusioner, Samarbejdsudvalget er nået frem til. Når Samarbejdsudvalget har godkendt protokollen, undertegnes den af formanden og de to sekretærer og arkiveres derpå af begge parter. En genpart af protokollen sendes til hver af de i artikel 4 anførte adressater. Artikel 8 Rådslagninger og afstemninger I de særlige tilfælde, hvor Samarbejdsrådet i henhold til artikel 13, stk. 2, i Samarbejdsrådets forretningsorden bemyndiger Samarbejdsudvalget til at vedtage visse afgørelser eller henstillinger, benævnes disse henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en angivelse af emnet. Samarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger vedtages ved fælles overenskomst mellem parterne. Samarbejdsudvalget kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. Når Samarbejdsudvalget beslutter at anvende skriftlig procedure, kan der fastsættes en frist ved fælles overenskomst mellem parterne, efter hvis udløb formanden for Samarbejdsudvalget på grundlag af en redegørelse fra de to sekretærer kan meddele, om parterne er nået til enighed. Samarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden, ægtheden bekræftes af de to sekretærer, og de sendes til de adressater, der er anført i artikel 4 i denne forretningsorden. Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre Samarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender. Artikel 9 Udgifter Den Europæiske Union og Irak afholder hver især de udgifter til personale, rejser og ophold, de har som følge af deres deltagelse i Samarbejdsudvalgets møder, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation. Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Den Europæiske Union bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra Iraks officielle sprog, som afholdes af Irak. Andre udgifter i forbindelse med afholdelsen af møder afholdes af den part, der er vært for mødet. Artikel 10 Underudvalg og særlige arbejdsgrupper I overensstemmelse med artikel 13 i Samarbejdsrådets forretningsorden kan Samarbejdsudvalget beslutte at nedsætte underudvalg eller særlige arbejdsgrupper, der arbejder under Samarbejdsudvalget, og som aflægger rapport til dette udvalg efter hvert af deres møder. Samarbejdsudvalget kan beslutte at opløse de nedsatte underudvalg eller arbejdsgrupper, at fastsætte eller ændre deres mandat eller at nedsætte yderligere underudvalg eller arbejdsgrupper til at bistå det i udførelsen af dets opgaver. Disse underudvalg og arbejdsgrupper har ingen besluttende myndighed. BILAG II AFGØRELSE Nr. 2/2013 TRUFFET AF SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK den .. 2013 om nedsættelse af specialiserede underudvalg og vedtagelse af deres mandat SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK HAR – under henvisning til partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 112, og ud fra følgende betragtninger: 1) I overensstemmelse med artikel 117 anvendes visse dele af aftalen midlertidigt fra den 1. august 2012. 2) For at bidrage til den effektive gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt. 3) I henhold til artikel 112 i aftalen bistås Samarbejdsrådet i varetagelsen af dets opgaver af et samarbejdsudvalg og kan beslutte at nedsætte andre specialiserede underudvalg eller arbejdsgrupper til at bistå det i varetagelsen af dets opgaver, og det fastlægger sådanne udvalgs eller arbejdsgruppers sammensætning og funktionsmåde. 4) For at muliggøre drøftelser på ekspertplan om de centrale områder, som falder ind under den midlertidige anvendelse af aftalen, bør der nedsættes tre underudvalg. Efter nærmere aftale mellem parterne kan såvel listen over underudvalg som anvendelsesområdet for de enkelte underudvalg ændres. 5) Ifølge artikel 10 i Samarbejdsrådets forretningsorden kan Samarbejdsrådet vedtage afgørelser ved skriftlig procedure. 6) For at underudvalgene kan blive operationelle rettidigt, er det nødvendigt at vedtage denne afgørelse fra Samarbejdsrådet ved skriftlig procedure – TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE: Eneste artikel De underudvalg, der er anført i tillæg A, nedsættes herved. Underudvalgenes mandat som omhandlet i tillæg B vedtages herved. Udfærdiget i På vegne af Samarbejdsrådet EU-Irak Tillæg A til BILAG II Samarbejdsrådet EU-Irak Nedsatte underudvalg 1) Underudvalget vedrørende Menneskerettigheder og Demokrati 2) Underudvalget vedrørende Handel og dermed forbundne spørgsmål 3) Underudvalget vedrørende Energi og dermed forbundne spørgsmål. Tillæg B til BILAG II Mandat for de underudvalg, der er nedsat i tillæg A, inden for rammerne af partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstaterne på den ene side og Republikken Irak på den anden side Artikel 1 Hvert underudvalg kan på sine møder behandle gennemførelsen af partnerskabs- og samarbejdsaftalen på ethvert eller alle de områder, som den dækker. Underudvalgene kan også drøfte emner eller specifikke projekter i tilknytning til det relevante bilaterale samarbejdsområde. Enkeltsager kan også tages op på foranledning af en af parterne. Artikel 2 Underudvalgene arbejder under Samarbejdsudvalget. De rapporterer til Samarbejdsudvalget og sender det deres konklusioner efter hvert møde. Artikel 3 Underudvalgene er sammensat af repræsentanter for parterne. Efter aftale mellem parterne kan underudvalgene indbyde eksperter til at deltage i deres møder og kan i givet fald høre dem om specifikke punkter på underudvalgets dagsorden. Artikel 4 Formandskabet for underudvalgene udøves på skift mellem parterne efter Samarbejdsudvalgets regler om skiftende formandskab af en repræsentant for Den Europæiske Union på den ene side og af en repræsentant for Iraks regering på den anden side. Artikel 5 En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Iraks regering fungerer sammen som faste sekretærer for underudvalgene. Alle meddelelser vedrørende det specialiserede underudvalg sendes til de to faste sekretærer. Artikel 6 Underudvalgene træder sammen, når omstændighederne kræver det, og parterne er enige herom, efter skriftlig anmodning fra en af parterne, dog mindst én gang om året. Tid og sted for hvert møde fastsættes af parterne i fællesskab. Efter modtagelse af en anmodning fra en af parterne om møde i underudvalget svarer den anden parts faste sekretær inden en frist på 15 arbejdsdage. I særligt hastende tilfælde kan underudvalget efter aftale med de to parter indkaldes med kortere frist. Den part, der varetager formandskabet, informeres forud for hvert møde om den planlagte sammensætning af begge parters delegationer. De to faste sekretærer indkalder i fællesskab til underudvalgets møder efter aftale med sekretærerne for Samarbejdsudvalget. Artikel 7 Punkter til optagelse på dagsordenen indgives til de faste sekretærer mindst 15 arbejdsdage forud for det pågældende møde i underudvalget. Al relevant dokumentation indgives til de faste sekretærer mindst ti arbejdsdage forud for mødet. Der opstilles på grundlag af ovennævnte punkter en foreløbig dagsorden, som med den tilgængelige dokumentation fremsendes til Samarbejdsudvalgets sekretærer og medlemsstaternes faste repræsentationer senest fem arbejdsdage før underudvalgets møde. Under særlige omstændigheder kan der med begge de faste sekretærers skriftlige samtykke tilføjes punkter på dagsordenen med kort varsel. Artikel 8 Medmindre andet vedtages, er underudvalgets møder ikke offentlige. Artikel 9 Der udarbejdes en protokol for hvert møde. Der sendes en kopi af protokollen og konklusionerne fra hvert møde i underudvalget til sekretærerne for Samarbejdsudvalget. Der sendes også kopier til medlemsstaternes faste repræsentationer. [1] EUT L 204 af 31.7.2012. [2] EUT L xxxx.