EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

af 29. april 2015

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2013, Sektion X — Tjenesten for EU's Optræden Udadtil

EUROPA-PARLAMENTET,

— der henviser til sin beslutning om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2013, Sektion X — Tjenesten for EU's Optræden Udadtil,

— der henviser til Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 26. februar 2015, som afslutter hendes undersøgelse på eget initiativ OI/1/2014/PMC om de interne regler om offentliggørelse i offentlighedens interesse (»whistleblowing«),

— der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag V,

— der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udenrigsudvalget (A8-0109/2015),

1. glæder sig over, at Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) i sit tredje regnskabsår er fortsat med at gennemføre sit budget, uden at Revisionsretten har kunnet konstatere væsentlige fejl; bemærker de fremskridt, der er gjort med at rette op på de fejl, der er blevet konstateret i de tidligere år, og støtter de anbefalinger til yderligere forbedringer, som Revisionsretten har fremsat i sin årsberetning; glæder sig over særberetning nr. 11/2014 om oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten, som Revisionsretten har offentliggjort, og de mange nyttige forslag til forbedringer, som findes i denne beretning, og som forhåbentligt bliver implementeret snarest muligt;

2. påpeger, at Revisionsretten i sin årsberetning for 2011, 2012 og 2013 gentagne gange indsatte bemærkninger om EU-Udenrigstjenesten om udbetaling af lønninger til personalet, svagheder i forvaltningen af familietillæg, som PMO varetager på vegne af EU-Udenrigstjenesten, indkøb af sikkerhedstjenester i delegationerne og kontrakter vedrørende IT-tjenester;

3. er bekymret over, at godtgørelser til personale allerede var et problem og behæftet med fejl i de foregående år; anmoder om, at der foretages en strengere kontroller heraf, navnlig ved regelmæssigt at minde medarbejderne om, at de skal give meddelelse om indtægter modtaget fra andre kilder;

4. er bekymret over, at PMO-systemet i 2013 endnu ikke var fuldt funktionsdygtigt, hvilket medførte forkerte udbetalinger af sociale tillæg til de ansatte; anmoder EU-Udenrigstjenesten om at udvide systemet til at omfatte embedsmænd fra alle medlemsstater;

5. minder om, at EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter med jævne mellemrum bør føre tilsyn med alle udbudsprocedurer i alle faser af udbudsproceduren, især i delegationerne; mener, at der bør ydes løbende støtte og gives klare retningslinjer til delegationsansatte, der beskæftiger sig hermed, med henblik på at mindske deres udsættelse for iboende risici, navnlig for så vidt angår følsomme udbud og kontrakter; ser med tilfredshed på oprettelsen af en særlig arbejdsgruppe i EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter til håndtering af sikkerhedskontrakter i delegationerne;

6. bemærker, at for rammekontrakter, som tildeles af EU-Udenrigstjenesten, bør sporbarheden af transaktioner med fornøden omhu sikres ved at registrere passende dokumentation for hver enkelt kontrakt uanset dens særlige karakter; anmoder EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter om yderligere at udvikle personalets kompetencer i og bevidsthed om dette spørgsmål i delegationerne og, mere generelt, om en effektiv anvendelse af de dertil hørende interne kontrolstandarder; bemærker, at oplysningernes kvalitet er en af de største svagheder, som blev konstateret i forbindelse med de forudgående kontroller, der blev gennemført i 2013, og opfordrer til, at denne situation afhjælpes hurtigt, så der bliver adgang til præcise og omfattende oplysninger vedrørende forvaltning og administration;

7. opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at styrke sin nye strategi til bekæmpelse af svig, der omfatter tredjelande, og glæder sig over, at det administrative aftalememorandum med Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) endelig blev undertegnet den 23. januar 2015;

8. opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at rapportere om de fremskridt, der er blevet gjort, hvad angår den nye strategi til bekæmpelse af svig for EU-delegationerne, som efter planen skulle være afsluttet i 2013;

9. er bekymret over den forsinkede vedtagelse af de interne regler om whistleblowing; opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at gennemføre disse regler uden yderligere forsinkelser;

10. opfordrer EU-Udenrigstjenesten til i sine årlige aktivitetsrapporter i overensstemmelse med de gældende regler om fortrolighed og databeskyttelse at medtage resultaterne og konsekvenserne af afsluttede sager i OLAF, hvor institutionen eller en af de personer, der arbejder for den, var genstand for undersøgelsen;

11. bemærker, at det endelige budget for EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter for 2013 var på 508,8 mio. EUR, hvilket er en stigning på 4,09 %, og at budgettet var opdelt som følger: 195,81 mio. EUR til EU-Udenrigstjenestens hovedkvarter og 312,95 mio. EUR til EU-delegationerne; bemærker, at EU-Udenrigstjenestens ud over sit eget budget modtog 272,4 mio. EUR fra Kommissionen;

12. bemærker, at for EU-Udenrigstjenestens hovedkontor er 69 % af budgettet bestemt til udbetaling af lønninger og andre rettigheder til vedtægtsomfattet og eksternt personale (dvs. 134,59 mio. EUR) og 10 % (eller 19,92 mio. EUR) til bygninger og hermed forbundne omkostninger; bemærker, at for EU-delegationerne er 106,6 mio. EUR (34 %) bestemt til aflønning af fastansat personale, 62,2 mio. EUR (19,9 %) til eksternt personale og 99,6 mio. EUR (31,8 %) til bygninger og dermed forbundne omkostninger;

13. mener, at EU-Udenrigstjenesten som følge af begrænsede ressourcer endnu ikke er en selvstændig EU-diplomatitjeneste; mener, at Kommissionen og medlemsstaterne er de rette aktører til at presse på for en konsolidering af EU-Udenrigstjenesten;

14. påpeger, at princippet om budgetneutralitet er meget velkomment, men at dette ikke bør ses isoleret fra de besparelser, som medlemsstaterne har opnået som følge af EU-Udenrigstjenestens oprettelse;

15. mener, at EU-Udenrigstjenesten fortsat har en toptung administration, hvilket der skal ændres på; mener, at de foranstaltninger, der allerede er gennemført for at rette op på dette, er et skridt i den rigtige retning, og anmoder Kommissionen om at styrke sit engagement med henblik på at forbedre samarbejdet mellem tjenestegrenene; anmoder institutionen om at rapportere om reduktionen i antallet af AD 15- og AD 16-stillinger i dens næste årlige aktivitetsrapport; bemærker endvidere manglen på en kompetenceramme for ledere, som kan bruges som grundlag for at evaluere de forhåndsudvalgte kandidater; understreger, at kompetencer inden for udenrigsanliggender skal forblive det primære ansættelseskriterium;

16. fastholder, at det er nødvendigt at rationalisere EU-Udenrigstjenestens øverste ledelsesstruktur og strømline beslutningsprocesserne;

17. glæder sig over den forbedrede geografiske balance i antallet af medarbejdere i EU-Udenrigstjenesten, der kommer fra de medlemsstater, som er tiltrådt Unionen siden 2004, som nu udgør 18 % af det administrative personale og 17,7 % af delegationscheferne i sammenligning med disse landes relative befolkningsstørrelse på 21 %; fremhæver behovet for geografisk balance i ansættelsen og udnævnelsen af personale; mener, at en lige geografisk repræsentation i EU-Udenrigstjenesten er et vigtigt element, der bidrager til at forbedre dens resultater, og opfordrer Kommissionen til fortsat at arbejde i denne retning;

18. bemærker bestræbelserne på at forbedre balancen mellem kønnene og fjerne potentielle hindringer for karriereudvikling; opfordrer indtrængende EU-Udenrigstjenesten til at forsætte arbejdet med at reducere kønsrelaterede skævheder, navnlig blandt ledende medarbejdere;

19. udtrykker imidlertid bekymring over manglen på kvinder på ansvarsfulde poster i EU-Udenrigstjenesten (204 mænd mod 55 kvinder i delegationerne, mens fordelingen i de højere lederstillinger er på 42 mænd mod 4 kvinder, dvs. kun 8,7 % kvinder); kræver, at der gennemføres en ligestillingsplan, som specielt er rettet mod lederstillinger, for at rette op på denne ubalance hurtigst muligt;

20. bemærker, at det lovbestemte mål om, at mindst en tredjedel af personalet i EU-Udenrigstjenesten ansat på AD-niveau bør omfatte diplomater fra medlemsstaterne, blev opnået i 2013; bemærker imidlertid det forholdsvis høje antal udstationerede nationale eksperter fra medlemsstaterne (397 i juni 2014) og anmoder om en nærmere afklaring af deres status/rettigheder og udgifterne hertil for EU-Udenrigstjenestens budget;

21. gentager sidste års anmodning om, at EU-Udenrigstjenesten udarbejder en udtømmende oversigt over de menneskelige ressourcer, tjenesten har til rådighed, opdelt efter lønklasse, køn samt nationalitet; bemærker, at denne tabel automatisk bør indføjes i institutionens årlige aktivitetsrapport;

22. beklager dog, at der endnu ikke er opnået en bedre geografisk ligevægt, og opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at styrke den geografiske ligevægt, navnlig hvad angår udnævnelser til ledelsesstillinger og til stillingerne som delegationschef; gentager behovet for større geografisk balance mellem medlemsstaterne på alle forvaltningsniveauer og opfordrer indtrængende EU-Udenrigstjenesten til at træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre en bedre og mere afbalanceret repræsentation af alle medlemsstater;

23. mener, at ansvarsområderne for Unionens særlige repræsentanter er meget uklare, og at der ikke findes tilstrækkelig kontrol med og analyse af resultater; foreslår, at de for at råde bod herpå integreres i EU-Udenrigstjenesten;

24. minder om betydningen af at få overført budgettet for Unionens særlige repræsentanter fra den operationelle del af den fælles sikkerheds- og forsvarspolitik (FSFP) til EU-Udenrigstjenestens budget for bedre at støtte deres integration i EU-Udenrigstjenesten;

25. noterer sig den udvikling, der er sket på området for menneskelige ressourcer, men er dog enig i Revisionsrettens bemærkninger om, at der er behov for tematisk ekspertise i delegationerne; udtrykker bekymring over, at EU-delegationerne mangler personale i deres politiske afdelinger og til den operative planlægning og gennemførelsen af missioner under den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik (FUSP); bemærker også, at EU-delegationerne har praktiske vanskeligheder med at modtage og behandle efterretningsrapporter; opfordrer Kommissionen til sammen med EU-Udenrigstjenesten at udarbejde en samordnet tilgang med henblik på at optimere profilen for personalet i delegationerne;

26. bemærker, at EU-Udenrigstjenesten fortsat ikke afsætter tilstrækkelige midler til de interne politikkers eksterne aspekter, og at den mangler det nødvendige personale til at komme med tilstrækkeligt input til programmeringen af de finansielle instrumenter, hvilket dermed underminerer sammenhængen i EU's optræden udadtil;

27. mener, at man i denne tid med krise og generel nedskæring af budgetter bør reducere udgifterne til »udedage« for personale i EU-institutionerne, og at disse, når det er muligt, bør holdes i institutionernes lokaler, eftersom merværdien af »udedage« ikke berettiger så høje udgifter;

28. opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at få et bedre overblik over de afholdte udgifter i forbindelse med ansættelsesprocedurerne; opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at benytte sig af innovative løsninger som f.eks. videokonferencer til jobsamtaler og til i så stor en udstrækning som muligt at fremlægge lignende forslag vedrørende uddannelse af medarbejdere;

29. gentager behovet for at EU-Udenrigstjenesten indfører et krav om, at nyudnævnt personale i EU-Udenrigstjenesten skal fremlægge en erklæring på tro og love om, at de ikke tidligere har arbejdet for efterretningstjenester;

30. opfordrer Kommissionen og medlemsstaterne til at træffe foranstaltninger med henblik på at fremme en bedre koordinering og et bedre samarbejde mellem deres tjenester for eksterne forbindelser og EU-Udenrigstjenesten uden at tilsidesætte tværgående horisontale spørgsmål;

31. understreger, at der kan opnås betydelige omkostningsbesparelser via et bedre samarbejde mellem medlemsstaterne om deres udenrigs- og sikkerhedspolitik, og at EU-Udenrigstjenesten ved proaktivt at finde frem til fælles indsatsområder gradvist kan overtage dette, således at Unionen kan blive både en stærkere og mere effektiv global aktør;

32. fremhæver, at arbejdsmetoder for at sikre samarbejde med GD for Udvikling og Samarbejde (DEVCO) og støtte tematiske afdelinger (som f.eks. Direktoratet for Sikkerhedspolitik og Konfliktforebyggelse) yderligere bør udvikles;

33. understreger, at de tematiske afdelinger bør indgå i programmeringen i alle faser for at undgå, at konfliktforebyggelse, fredsskabelse, ligestillingsrettigheder og menneskerettigheder tilføjes i sidste øjeblik;

34. mener, at Unionens nuværende udenrigspolitik fortsat er meget påvirket af de enkelte medlemsstaters udenrigspolitikker; understreger, at politikken med at tilsidesætte lande med særlig ekspertise i visse af de igangværende konflikter, navnlig i den ukrainsk-russiske konflikt, dominerer resultaterne af EU's udenrigspolitik; opfordrer EU-Udenrigstjenesten til snarest muligt konsekvent at overvåge dette og tage hensyn til de eventuelle følger, som visse medlemsstaters udenrigspolitik har for Unionens udenrigspolitik;

35. understreger betydningen af at anerkende og støtte det hårde arbejde, som udstationeret civilt og militært personale udfører i de mest ustabile og farlige områder i verden, hvor Unionen også er nødt til at være repræsenteret og udføre sit arbejde; finder det derfor afgørende, at det personale, der lever og arbejder under stærkt pres, både for så vidt angår sikkerhed og mobilitet, familiens enhed/adskillelse og kulturelle og sociale faktorer, kan nyde godt af det højeste niveau af beskyttelse og sikkerhed og en tilstrækkelig grad af fleksibilitet; plæderer for en forhøjelse af budgettet, som øremærkes til sikkerhedsomkostninger for de pågældende delegationer; mener, at de ville være yderst nyttigt at have sammenlignende statistikker for personale fra EU-Udenrigstjenesten og personale fra medlemsstaternes udenrigsministerier, som arbejder under sådanne vilkår;

36. fastholder behovet for forenkling af budgetordningen for at støtte delegationerne; understreger de vanskelige forhold i de svagest bemandede delegationer som følge af de komplicerede og ufleksible bestemmelser om delegationen af betalingsanvisninger mellem EU-Udenrigstjenestens og Kommissionens personale; opfordrer EU-Udenrigstjenesten og Kommissionen til at undersøge mulighederne for at lette proceduren for godkendelse af betalinger under overholdelse af reglerne for finansiel kontrol;

37. understreger, at de finansforordninger, som for øjeblikket finder anvendelse på EU-delegationerne, stadig udgør en betydelig administrativ byrde for delegationschefen, som afleder opmærksomheden fra delegationschefens primære ansvar for det politiske arbejde; opfordrer indtrængende EU-Udenrigstjenesten og Kommissionen til at finde en løsning på dette spørgsmål, som kan medføre en ændring af finansforordningerne, forudsat at dette ikke indebærer en forringelse af kvaliteten af og disciplinen i delegationernes økonomiske forvaltning; bemærker også den fortsatte anvendelse af budgetposter fra både EU-Udenrigstjenestens og Kommissionens budget til administrationsudgifter, hvilket unødvendigt komplicerer de finansielle kredsløb;

38. påpeger, at der finder forskelsbehandling sted af EU-ansatte i delegationer og EU-ansatte på FUSP-missioner på de samme steder med hensyn til feriedage, flyvninger, godtgørelser og andre ydelser; kræver en detaljeret sammenligning af betalinger og ydelser til EU-ansatte i delegationer og EU-ansatte på FUSP-missioner i Mogadishu (Somalia) og Bangui (Den Centralafrikanske Republik) pr. 1. januar 2014, f.eks., og kræver, at der gives en begrundelse for enhver forskelsbehandling;

39. understreger behovet for at sikre øget fleksibilitet i finansieringen af FSFP-missioner for at sikre den interne og eksterne sikkerhed i Unionen som følge af de farer, som konflikter i lande, som grænser op til den, medfører såvel som den øgede risiko for mulige terroraktiviteter;

40. understreger den afgørende betydning af at etablere et fælles servicecenter, som ville føre til betydelige omkostningsbesparelser ved at yde centraliseret, logistisk, indkøbsmæssig og administrativ bistand til FSFP-missioner og til EU's særlige repræsentanter og deres kontorer; beklager den lange forsinkelse med etableringen af centret og opfordrer indtrængende alle de berørte parter til snarest muligt at nå frem til en aftale om et ambitiøst fælles servicecenter, som effektivt kan støtte missioner, navnlig i deres opstartsfase ved at standardisere arbejdsprocesser og opnå hurtigere og mere omkostningseffektive indkøb;

41. opfordrer indtrængende EU-Udenrigstjenesten til at maksimere stordriftsfordelene ved at skabe nye synergier inden for tjenestens hovedkvarter og delegationerne samt i samarbejdet med medlemsstaterne og de nationale diplomatiske tjenester i forlængelse af ånden i Unionens eksterne politik og tjenester; bemærker med tilfredshed, at samlokaliseringen af Unionens delegationer og medlemsstaternes diplomatiske repræsentationer er øget, selv om det fortsat er begrænset; opfordrer EU-Udenrigstjenesten til fortsat at søge efter måder, hvorpå samlokaliseringen yderligere kan øges;

42. kræver, at EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik vedlægges den årlige aktivitetsrapport, navnlig i betragtning af at det er vigtigt, at omkostningerne til en sådan politik rationaliseres behørigt, og at de ikke er uforholdsmæssigt høje;

43. opfordrer indtrængende EU-Udenrigstjenesten til at forelægge dechargemyndigheden en oversigt over ejendomskontrakter indgået i 2013, herunder detaljer vedrørende kontrakter, det land, kontrakten blev indgået i, og kontraktens løbetid, som det også blev gjort i EU-Udenrigstjenestens årlige aktivitetsrapport for 2011, og opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at fremlægge de samme detaljerede oplysninger om ejendomskontrakter i sin årlige aktivitetsrapport for 2014;

44. accepterer, at der stadig er arbejde, der skal gøres med hensyn til de konsulære tjenester; fremhæver potentialet for omkostningsbesparelser ved at levere konsulære tjenester via EU-delegationerne; opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at udarbejde en detaljeret analyse af de finansielle konsekvenser heraf og medlemsstaterne til at nå til enighed, således at der kan udarbejdes harmoniserede bestemmelser og harmoniseret lovgivning;