Beretning

om EF-Sortsmyndighedens regnskab for regnskabsåret 2002, med Sortsmyndighedens svar

(2003/C 319/12)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til administrationsrådet for EF-Sortsmyndigheden (herefter "Sortsmyndigheden") i overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(1).

2. Retten har revideret Sortsmyndighedens regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 2002. Sortsmyndighedens præsident er i henhold til artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser, som er vedtaget i henhold til artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94. Retten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af de almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik Sortsmyndighedens regnskaber og udførte i den forbindelse det revisionsarbejde, den skønnede var nødvendigt. Revisionen gav Retten et tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2002, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

RETTENS BEMÆRKNINGER

Indledning

5. Sortsmyndigheden blev oprettet i medfør af forordning (EF) nr. 2100/94 af 27. juli 1994 for at gøre det muligt at opnå industriel ejendomsret, der gælder i hele Unionen. Når Sortsmyndigheden skal behandle en ansøgning, undersøger den først, om den indsendte ansøgning opfylder de fastsatte betingelser. Ansøgninger, som anses for at være begrundede, fremsendes til undersøgelse hos de nationale prøvningsmyndigheder. Sidstnævnte undersøger mod vederlag, om de sorter, for hvilke ansøgningen om sortsbeskyttelse er indgivet, er originale.

Budgetgennemførelsen

6. Udnyttelsen af bevillingerne for regnskabsåret 2002 og af de fremførte bevillinger fra det foregående regnskabsår fremgår af tabel 1.

7. Der blev indgået forpligtelser for 8,9 millioner euro af bevillingerne for regnskabsåret 2002; heraf blev 4,3 millioner euro udbetalt og 3,9 millioner euro fremført. Omfanget af fremførte bevillinger er fortsat betydeligt, navnlig for så vidt angår bevillingerne til aktioner.

8. Tilsynet med og inkasseringen af indtægter, der ikke er faste, kan forbedres. Der fremsendes ikke altid debetnotaer til debitorerne, og den regnskabsmæssige opfølgning af de debetnotaer, der sendes, er utilstrækkelig. Sortsmyndigheden har for eksempel ikke sørget for at få inkasseret tilgodehavender fra 1999 på 0,1 million euro hos Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer.

Årsregnskabet

9. Forvaltningsregnskabet og balancen, som Sortsmyndigheden har offentliggjort i sin aktivitetsrapport for regnskabsåret 2002, vises i oversigtsform i tabel 2 og 3.

10. På balancen pr. 31. december 2002 er der opført en reserve på 11029000 euro. Der er tale om den reservefond, der omhandles i artikel 6, litra d), nr. 2, i Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser. Eftersom Sortsmyndigheden har egne indtægter, kan den oprette en reservefond for at bevare sin selvfinansieringskapacitet. Retten opfordrer imidlertid i grundforordningens ånd Sortsmyndigheden til at sørge for, at denne reserve ikke bliver større end de forudsete finansielle behov, når der ikke er grund til det.

11. Sortsmyndigheden kontrollerer ikke, om de gebyrer og rentebeløb (615000 euro i 2002), dens pengeinstitutter giver meddelelse om, er korrekte.

12. I forbindelse med regnskabsafslutningen for regnskabsåret 2002 måtte Sortsmyndigheden foretage regnskabsmæssige reguleringer af momsbeløbene, fordi der var fejl som følge af, at regnskabsmetoderne var blevet ændret. Sortsmyndigheden bør fortsat gøre en indsats for at få momsbeløbene bogført korrekt. Den bør i øvrigt være hurtigere til at fremsætte anmodninger om momstilbagebetaling.

De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

13. For at kunne opnå EF-sortsbeskyttelse skal en ny plantesort have en række særlige tekniske kendetegn. Efterprøvelsen af disse kendetegn foretages af prøvningsmyndighederne på grundlag af en standardprotokol. Efterprøvelsen foretages på Sortsmyndighedens anmodning og for dennes regning. Prøvningsmyndighederne fremsender derefter Sortsmyndigheden fakturaer på de beløb, der er fastsat i kontrakten.

14. I visse tilfælde er det ikke muligt at efterprøve alle plantesortens særlige kendetegn på grundlag af standardprotokollen, og prøvningscentrene må da foretage yderligere undersøgelser. Udgifterne til sådanne yderligere undersøgelser faktureres enten ansøgeren direkte eller Sortsmyndigheden, som efterfølgende opkræver beløbet hos ansøgeren.

15. De kontrakter, der indgås mellem Sortsmyndigheden og prøvningsmyndighederne, skal som minimum indeholde bestemmelser vedrørende sådanne yderligere undersøgelser samt de garantier, der skal sikre, at udgifterne til undersøgelserne bliver betalt.

16. I forbindelse med fakturering af ydelser præsteret af vikarer har Sortsmyndigheden først indgået forpligtelser efter modtagelsen af hver enkelt faktura. Denne fremgangsmåde er i strid med artikel 29, stk. 1, i Sortsmyndighedens finansforordning.

17. Sortsmyndigheden udbetaler acontobeløb, uden at der foreligger en faktura. I henhold til de gældende bestemmelser kan der kun udbetales acontobeløb, hvis der foreligger en formel faktura(3), hvorpå momsen udtrykkeligt er angivet.

18. Ved gennemgangen af procedurerne for indgåelse af aftaler blev der konstateret en række svagheder i den fremgangsmåde, Sortsmyndigheden anvender til at udarbejde overslag over de ydelser, der skal præsteres, samt i de procedurer, der anvendes til at evaluere tilbuddene. Disse svagheder resulterede i, at virksomheder fik tildelt supplerende kontrakter til en værdi af over 50 % af den oprindelige kontrakt.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 2003.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel Fabra Vallés

Formand

(1) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 27.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 er Sortsmyndighedens samlede regnskab (alle indtægter og udgifter) for regnskabsåret 2002, dateret den 16. september 2003, sendt til Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 25. september 2003. I tabellerne, der er vedføjet som bilag til denne beretning, vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Forpligtelse fastsat i artikel 289.l i den franske skattelovgivning, Code Général des Impôts: "Tout assujetti doit délivrer une facture ou un document en tenant lieu pour les biens livrés ou les services rendus à un autre assujetti ou à une personne morale non assujettie, ainsi que pour les acomptes perçus au titre de ces opérations lorsqu'ils donnent lieu à exigibilité de la taxe" - Enhver afgiftspligtig skal udlevere en faktura eller et dokument, som gør det ud for en sådan, for varer eller tjenesteydelser, han har leveret til en anden afgiftspligtig eller en juridisk person, som ikke er afgiftspligtig, og det samme gælder de acontobeløb, han har modtaget i forbindelse med disse ydelser, når de betyder, at afgiften er forfalden til betaling.

Tabel 1

EF-Sortsmyndigheden - Budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2002NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Sortsmyndighedens oplysninger. Disse tabeller er en oversigt over oplysningerne i Sortsmyndighedens eget regnskab.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

EF-Sortsmyndigheden - Driftsregnskab for regnskabsårene 2002 og 2001

>TABELPOSITION>

NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Sortsmyndighedens oplysninger.

Tabel 3

EF-Sortsmyndigheden - Balance pr. 31. december 2002 og pr. 31. december 2001NB:

Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellen kan derfor afvige fra totalen.

Kilde:

Sortsmyndighedens oplysninger.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Sortsmyndighedens svar

8. Vedrørende opfølgningen af ikke-rutinemæssige transaktioner vil Sortsmyndigheden træffe foranstaltninger med henblik på at forbedre opfølgningen af enkeltstående indtægter.

10. Gebyrforordningen er blevet ændret med henblik på at reducere reserven, så den svarer til Sortsmyndighedens finansielle behov.

11. Sortsmyndigheden overvejer muligheden for at kontrollere de gebyr- og rentebeløb, der fremsendes af pengeinstitutterne.

12. Sortsmyndigheden tager Revisionsrettens bemærkninger til efterretning. Den vil undersøge metoder til forbedring af forvaltningen og opfølgningen af sine momskonti.

15. Der vil blive henvist mere udførligt til de kontraktmæssige bestemmelser vedrørende yderligere undersøgelser og betalingen herfor i forbindelse med ændringen af kontrakterne med prøvningsmyndighederne.

16. Den fremgangsmåde, som er beskrevet af Revisionsretten, benyttes ikke længere. Siden starten af 2003 er de foreløbige forpligtelser blevet registreret som sådanne og ikke som forpligtelser, der er "afsat forud".

17. Sortsmyndigheden vil insistere på at modtage fakturaer i henhold til de gældende bestemmelser.

18. Fremover vil Sortsmyndigheden træffe foranstaltninger med henblik på at evaluere de forventede kontraktværdier så præcist som muligt.