EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2019/1427

af 26. marts 2019

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2017, Sektion VI — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg

EUROPA-PARLAMENTET,

— der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2017, Sektion VI — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg,

— der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

— der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A8-0100/2019),

A. der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden og gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

1. glæder sig over, at Revisionsretten konkluderer, at betalingerne vedrørende Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs (»EØSU's«) administrationsudgifter og andre udgifter for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2017, som helhed betragtet var uden væsentlig fejlforekomst;

2. noterer sig med tilfredshed, at i sin årsberetning om budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2017 (»Revisionsrettens årsberetning«) konstaterede Revisionsretten ingen væsentlige svagheder med hensyn til revisionen af områderne menneskelige ressourcer og indkøbsaftaler for EØSU;

3. noterer sig, at EØSU's budget i 2017 beløb sig til 133 807 338 EUR (i forhold til 130 586 475 EUR i 2016) med en udnyttelsesgrad på 96,5 % i forhold til 97,2 % i 2016; bemærker, at udnyttelsesgraden for bevillinger, der blev fremført fra 2016 til 2017, var højere end i 2016, nemlig 84,9 % (7,4 mio. EUR) sammenlignet med 65,7 % i 2016 (6,8 mio. EUR);

4. bemærker, at EØSU's budget hovedsageligt er af administrativ karakter, hvor et stort beløb anvendes til personer, ejendomme, inventar, udstyr og forskellige driftsudgifter;

5. glæder sig over, at udvalget har forpligtet sig til at anvende metoden for resultatbaseret budgettering på relevante dele af dets budget; noterer sig i denne forbindelse den regelmæssige gennemgang af de centrale resultatindikatorer sammen med sekretariatets aktiviteter og organisation; anmoder om at blive holdt løbende orienteret om resultaterne i forbindelse med anvendelsen af principperne for resultatbaseret budgettering;

6. opfordrer EØSU til at offentliggøre sin årlige aktivitetsrapport og årlige regnskaber senest den 31. marts i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår, med henblik på at optimere og fremskynde dechargeproceduren;

7. bemærker, at de endelige bevillinger til rejse- og opholdsudgifter for medlemmerne steg til 19 819 612 EUR i 2017 (i forhold til 19 561 194 EUR in 2016); glæder sig over den detaljerede liste over medlemmernes rejser, der fremgår af den årlige aktivitetsrapport; glæder sig over foranstaltninger, der bidrager til en effektiv planlægning af møder og nedbringelse af transportomkostninger;

8. bemærker, at EØSU har reduceret det samlede antal stillinger i stillingsfortegnelsen med 59 stillinger, fra 727 i 2013 til 665 i 2017, hovedsageligt som følge af implementeringen af personalereduktionen på 5 % og gennemførelsen af den samarbejdsaftale, der blev indgået med Parlamentet i 2014; bemærker, at EØSU i maj 2017 foretog justeringer af sin organisationsstruktur, navnlig ved en sammenlægning af Direktoratet for Menneskelige Ressourcer og Direktoratet for Finans;

9. glæder sig over det interinstitutionelle administrative samarbejde med Parlamentet og resultaterne af midtvejsevalueringen af gennemførelsen af samarbejdsaftalen mellem EØSU og Regionsudvalget, som fremhæver den vellykkede gennemførelse af flere foranstaltninger; bemærker, at EØSU i forbindelse med en omlægning allerede har flyttet 16 stillinger fra direktoratet for oversættelse til sine egne tjenestegrene, og at de resterende skridt vil blive taget gradvist; noterer sig udregningen af de budgetbesparelser, som EØSU og Regionsudvalget har opnået gennem dette interinstitutionelle samarbejde, såsom besparelserne på bl.a. infrastrukturomkostninger, der beløb sig til 12,5 mio. EUR, på IT-udgifter, der beløb sig til 5 mio. EUR og på udgifter til sikkerhedspersonale, der beløb sig til 500 000 EUR; opfordrer EØSU og Regionsudvalget til fortsat at forbedre dette interinstitutionelle samarbejde med henblik på at opnå yderligere besparelser;

10. noterer sig, at EØSU i 2017 vedtog i alt 155 udtalelser og rapporter, herunder 13 sonderende udtalelser efter anmodning fra EU's formandskaber eller Kommissionen, 59 udtalelser efter anmodning fra Parlamentet og Rådet og 45 efter anmodning fra Kommissionen;

11. bemærker, at oversættelsestjenesterne stadig befinder sig i en overgangsfase hen imod en højere grad af anvendelse af freelance på grund af overførslen af personale til Parlamentet i henhold til samarbejdsaftalen (idet 16,61 % af budgettet i 2016 og 17,10 % i 2017 blev anvendt til freelanceoversættelse); opfordrer EØSU til at følge op på de områder vedrørende forvaltning af oversættelse, der kræver yderligere opmærksomhed fra ledelsens side, og som er fremhævet af den interne revisionstjeneste, og ønsker at blive holdt underrettet herom;

12. bemærker, at andelen af uudnyttede tolkefaciliteter var på 3,6 % i 2017 (sammenlignet med 4 % i 2016); tilskynder EØSU til at fortsætte den positive tendens i retning af færre aflysninger;

13. er interesseret i arbejdet i den ad hoc-gruppe om EØSU's fremtid, der blev nedsat af EØSU's præsidium, og som har til formål at udtænke en ny vision for EØSU og dets rolle i en Union i forandring; bemærker, at gruppen fremlagde sin rapport i juli 2017 med forslag til arbejdsmetoder og til den interne organisation; bemærker, at idéerne i rapporten gradvist vil resultere i konkrete foranstaltninger, og anmoder EØSU om yderligere oplysninger i den næste årlige aktivitetsrapport;

14. fremhæver, at EØSU i 2017 kun havde 11 ubesatte stillinger (relateret til faste stillinger) sammenlignet med 62 ubesatte stillinger i 2015, og glæder sig over denne udvikling;

15. glæder sig over den øgede politiske dialog mellem EØSU og Parlamentet og andre intuitioner; bemærker EØSU's aktive bidrag til det interinstitutionelle samarbejde om vurdering af Unionens politikker og lovgivning inden for rammerne af aftalen om bedre lovgivning og programmet for målrettet og effektiv regulering (Refit); opfordrer EØSU og Parlamentet til at fortsætte deres bestræbelser på at styrke det politiske samarbejde;

16. glæder sig over det interinstitutionelle administrative samarbejde med Parlamentet; noterer sig med tilfredshed samarbejdet med Europa-Parlamentets Forskningstjeneste (EPRS) og samarbejdet med kommunikationstjenesterne; glæder sig over de budgetbesparelser, som EØSU har opnået gennem dette interinstitutionelle samarbejde, såsom besparelserne på personale, der beløb sig til 3,3 mio. EUR (2016-lønniveau) og fulgte af overførslen af 36 stillinger fra EØSU til EPRS;

17. noterer sig, at der som følge af samarbejdet med Parlamentet blev vedtaget i alt 52 udtalelser efter anmodninger fra Parlamentet; bemærker, at EØSU's medlemmer deltog i over 60 møder med Parlamentets ordførere og skyggeordførere samt med andre medlemmer af Parlamentet og deltog aktivt i mere end 42 arrangementer i Parlamentet, og at medlemmer af Parlamentet ligeledes aktivt deltog i 35 møder i EØSU i forbindelse med lovgivningsarbejdet; tilskynder EØSU til at fortsætte sit arbejde og til at øge samarbejdet med Parlamentet i lovgivningsarbejdet;

18. opfordrer til, at der, idet de interinstitutionelle udgifter til IT-uddannelse, navnlig i 2017, blev påvirket af unøjagtige vejledende priser, indgås ny serviceleveranceaftale med Kommissionen på dette område for at undgå usikkerheden forbundet med at arbejde med et samlet beløb for al uddannelse;

19. glæder sig over de resultater, som EØSU har opnået med hensyn til kommunikationsaktiviteter til at øge udvalgets synlighed og øge dets gennemslagskraft i medierne, herunder den øgede aktivitet på de sociale medier; glæder sig navnlig over de lokale debatter, der blev organiseret i 27 medlemsstater i forbindelse med Kommissionens overvejelser om Europas fremtid, samt andre kulturelle arrangementer og 221 »going local«-aktiviteter;

20. glæder sig over den indsats, der er gjort for at effektivisere informationssystemerne, IT-infrastrukturen og brugersupporttjenesterne; bemærker eksempler som udviklingen af et nyt software til personalevurderinger, en onlinehåndbog for personale, forbedret anvendelighed af de vigtigste operationelle systemer og rapporteringsmiljøer; bemærker dog med bekymring, at EØSU sammen med Regionsudvalget har afsat mindre end 3 % af deres samlede budget til IT, og at IT-projekter og -udstyr har lidt under underfinansiering i flere år; anmoder EØSU om at udarbejde en midtvejsstrategi for investeringer i deres IT-projekter og -udstyr og medtage det i dets næste årlige aktivitetsrapport;

21. noterer sig, at EØSU's præsidium den 17. oktober 2017 og Regionsudvalgets præsidium den 29. november 2017 godkendte en bygningsstrategi; bemærker, at denne bygningsstrategi udgør rammen for enhver fremtidig beslutning vedrørende den bygningspolitik, der skal træffes, og indeholder et sæt vejledende principper for fast ejendom; bemærker, at adskillige scenarier er blevet identificeret og undersøgt med henblik på at forberede bygningspolitikken efter 2021 med en prioritering af scenarier, der omfatter den fortsatte brug af VMA-bygningen; anmoder om at blive holdt underrettet om de igangværende forhandlinger med Kommissionen om den fortsatte brug af VMA-bygningen; opfordrer EØSU til sammen med Regionsudvalget at foretage en vurdering af de potentielle renoveringsbehov og udarbejde et skøn over omkostningerne ved et scenarie, hvor de to udvalg overtager hele VMA-bygningen;

22. beklager den lave deltagelse af økonomiske aktører i de udbud, som EØSU har iværksat; opfordrer EØSU til at øge indsatsen i forbindelse med offentliggørelsen heraf og til at reducere antallet af særlige udbud efter forhandling med kun én kandidat og til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort;

23. glæder sig over de opnåede resultater med hensyn til miljøledelsessystemet gennem det fælles samarbejde mellem EØSU og Regionsudvalget; bemærker med tilfredshed de betydelige besparelser, der er opnået på forskellige områder, herunder en nedbringelse af elforbruget med 11 %, gasforbruget med 15 %, en nedgang i papirforbruget på 11 % og en nedbringelse af affaldsmængden med 13 %; glæder sig over, at EØSU sammen med Regionsudvalget fik tildelt »Good Food«-mærket, der blev tildelt af Bruxelles-regionen for at attestere, at udvalgenes kantiner forvaltes på en bæredygtig måde;

24. bifalder EØSU's initiativ til ved udgangen af 2016 at iværksætte en personaleundersøgelse om psykosociale risici med henblik på at overvåge personalets opfattelse af stressrelaterede spørgsmål; glæder sig over denne tætte overvågning samt over bevidsthedsfremmende foranstaltninger på leder- og personaleniveau, såsom »Arbejdsmiljøugen«, der blev afholdt i oktober 2017; opfordrer EØSU til at fortsætte sine bestræbelser i denne henseende, idet der tages hensyn til, at fraværet har været stigende siden 2015, fra 4 % til 5,5 % i 2017, og til at træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sikre sit personales trivsel; bemærker i denne forbindelse, at anvendelsen af lejlighedsvis telearbejde er faldet fra 62,5 % i 2016 til 47,6 % i 2017;

25. bemærker en lille stigning i antallet af kvinder i lederstillinger fra 37,5 % i 2016 til 41,4 % i 2017; glæder sig over handlingsplanen for lige muligheder og mangfoldighed, der indeholder omkring 25 forslag til foranstaltninger; er bekymret over, at over 80 % af de ansatte, der havde anmodet om fleksible arbejdsordninger, var kvinder; foreslår, at EØSU tilpasser sin politik med henblik på at tilskynde flere mænd til at gøre brug af disse ordninger, navnlig med henblik på at fremme deres engagement i familielivet;

26. noterer sig de bestræbelser, der er gjort med hensyn til geografisk balance, og at procentdelen af ledere fra medlemsstater, der tiltrådte Unionen i eller efter 2004 (EU13), steg til 16 % i 2017 og nu ligger på 18,5 %; opfordrer EØSU til at fortsætte sine bestræbelser med henblik på at nå målet på 20 %, der afspejler andelen af EU-13-befolkningen i forhold til Unionens samlede befolkning;

27. glæder sig over, at EØSU i juli 2018 som følge af vedtagelsen af afgørelse nr. 053/2016 af 2. marts 2016 om en procedure for whistleblowing udnævnte et team bestående af fire etiske rådgivere;

28. fremhæver EØSU's bestræbelser på at konsolidere de lovmæssige og interne regler om tjenestemænds etiske og respektfulde adfærd; glæder sig over, at aspekter som brugen af sociale medier, IT-systemet og databeskyttelse er dækket; noterer sig de bestræbelser, der er gjort sammen med udvalgets modstykker i Regionsudvalget for at anvende regler for personalet på en sammenhængende måde, navnlig for så vidt angår kolleger i de fælles tjenestegrene; opfordrer EØSU til regelmæssigt at ajourføre den nye omfattende ramme for etik og integritet;

29. glæder sig over, at EØSU har offentliggjort interesseerklæringer for formanden og næstformanden under disse medlemmers individuelle profiler på udvalgets hjemmeside som anmodet om i den seneste dechargebetænkning;

30. bemærker, at medarbejderne også skal tilkendegive deres deltagelse i eksterne aktiviteter i overensstemmelse med artikel 11 i personalevedtægten; opfordrer indtrængende EØSU til hurtigt at udarbejde retningslinjer for forebyggelse af interessekonflikter, der skal stilles til rådighed for al personale som reaktion på Den Europæiske Ombudsmands afgørelse i sag 1306/2014/OV;

31. bemærker, at direktøren for Menneskelige Ressourcer og Finans den 14. november 2018 blev udnævnt til stillingen som generalsekretær; bemærker, at han fastholder sin tidligere stilling, mens der træffes foranstaltninger til at udnævne en efterfølger; frygter, at de to funktioner er uforenelige, og opfordrer indtrængende EØSU til hurtigt at udnævne en ny direktør for Menneskelige Ressourcer og til at aflægge rapport til dechargemyndigheden herom;

32. bemærker, at medlemmerne af EØSU har forskellige faglige baggrunde og er vant til forskellige forvaltningskulturer; bemærker, at medlemmernes politiske aktiviteter også indebærer visse forvaltningsopgaver, eftersom deres arbejde støttes af deres eget personale og personale fra sekretariatet; understreger nødvendigheden af at gøre medlemmerne fortrolige med principperne i EU-institutionernes forvaltningskultur for at sikre værdighed og respekt på arbejdspladsen;

33. glæder sig over arbejdet i netværket af fortrolige rådgivere, der aktivt arbejder for at forebygge og tackle chikane i arbejdsmiljøet; bemærker, at 25 medarbejdere i 2017 tog imod uformel rådgivning fra netværket; tilskynder EØSU til nøje at overvåge effektiviteten af sin politik i denne henseende, til fortsat at øge bevidstheden omkring chikane på arbejdspladsen og til fortsat at fremme en nultolerancepolitik med hensyn til chikane; noterer sig de igangværende overvejelser om procedurer og sanktioner vedrørende medlemmer, der er involveret i sager om chikane, og opfordrer indtrængende EØSU til inden den næste dechargeprocedure at indføre regler og procedurer i denne henseende;