DA Den Europæiske Unions Tidende C 291/1

SÆRBERETNING Nr. 5/2005

om Europa-Parlamentets, Kommissionens og Rådets udgifter til tolkning, med institutionernes svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2005/C 291/01)

INDHOLD

I–VIII RESUMÉ

1-12 INDLEDNING

13-14 REVISIONENS MÅL OG OMFANG

15-81 BEMÆRKNINGER

15-29 Hvilke procedurer anvender institutionerne for at undgå, at der leveres tolkeydelser, som der reelt ikke er behov for?

16-21 Parlamentet

22-24 Kommissionen

25-29 Rådet

30-32 Er der kapacitet til at levere alle de tolkeydelser, der er brug for?

33-71 Udgifterne til tolkning

33-38 Udgiftsberegninger

39-41 Analyse af tolkeudgifterne

42-58 Andre forhold, der influerer på udgifterne til tolkning

59-71 Specifikke bemærkninger om udgifterne til freelancetolkning

72-81 Kvaliteten af tolkningen

72 Parlamentet

73-81 Kommissionen og Rådet

82-95 KONKLUSION OG ANBEFALINGER

82 Hvilke procedurer anvendes der for at undgå, at der stilles flere tolkeydelser til rådighed, end der reelt er behov for?

83-84 Er der kapacitet til at levere alle de tolkeydelser, der er brug for?

85-92 Udgifterne til tolkning

93 Kvaliteten af tolkningen

94-95 Mulige fremtidsperspektiver

BILAG I: Parlamentets, Kommissionens og Rådets bestemmelser

BILAG II: Rettens metode til beregning af omkostninger

Institutionernes svar

RESUMÉ

I. 21 sprog har status af officielle sprog og arbejdssprog i EU-institutionerne. De institutioner, der i kraft af arten af deres aktiviteter gør mest brug af tolkning, er Europa-Parlamentet, Kommissionen og Rådet. Parlamentet har sin egen tolketjeneste. Rådets og Kommissionens tolkebehov dækkes af Kommissionens Generaldirektorat for Tolkning (GD for Tolkning).

II. Eftersom behovet for tolkning er ujævnt fordelt over året, anvender EU-institutionerne ikke kun fastansatte tolke (tjenestemænd), men også freelancetolke, der rekrutteres som hjælpeansatte (hjælpeansatte konferencetolke).

III. Målet for Rettens revision var at vurdere, om den økonomiske forvaltning af Parlamentets, Kommissionens og Rådets tolkeydelser er forsvarlig. Revisionen havde navnlig til sigte at efterprøve, om de reviderede institutioner har effektive redskaber og procedurer, som sikrer, at: — der ikke stilles flere tolkeydelser til rådighed, end der reelt er behov for — der kan leveres alle de tolkeydelser, der er behov for — udgifterne til tolkning er så lave som muligt — tolkningen er af høj kvalitet.

IV. Revisionen viste, at kvaliteten af tolkningen generelt opfylder behovene og lever op til forventningerne, men at der bør gøres noget på forskellige områder for at få nedbragt udgifterne og for at forhindre, at tolkning, som der er anmodet om, stilles til rådighed, men ikke anvendes.

V. Institutionerne anvender forskellige fremgangsmåder, når de skal behandle anmodninger om tolkning. GD for Tolkning undersøger sammen med det generaldirektorat, der har fremsat anmodningen, hvilke tolkeydelser der virkelig er brug for, og beslutter, hvilke anmodninger der skal imødekommes. I Parlamentet derimod foretages der ikke en sådan undersøgelse, og alle anmodninger, der opfylder de formelle regler, imødekommes, så længe der er ressourcer til rådighed. I 2004 indførte Rådet en ny procedure, der tilskynder brugerne til at begrænse deres anmodninger om tolkning.

VI. Rettens beregninger viste, at Parlamentets samlede udgifter til tolkning i 2003 lå på ca. 57 millioner euro, mens Kommissionens, Rådets, udvalgenes og nogle af EU-organernes udgifter androg ca. 106 millioner euro. Den gennemsnitlige udgift pr. tolk pr. tolkedag beløb sig til 1 476 euro i Parlamentet og 1 046 euro i Kommissionen og Rådet.

VII. Institutionerne har fået nedbragt udgifterne til tolkning, men der kunne opnås yderligere besparelser, hvis man undgik sådanne forhold som møder, der bliver aflyst på et meget sent tidspunkt, mødeanmodninger, der sendes ind i sidste øjeblik, ujævn fordeling af møderne over ugen og året og høje rejseomkostninger for hjælpeansatte konferencetolke. Eftersom tolketjenesterne stort set ikke har nogen indflydelse på disse forhold, kan der kun opnås besparelser, hvis mødearrangørerne bliver bedre til at planlægge.

VIII. Møderapporter, hvori det angives, hvilke sprog der er blevet anvendt på møderne, er et meget værdifuldt redskab, når det skal vurderes, om den tolkeordning, der stilles til rådighed, svarer til mødedeltagernes behov, men i mange tilfælde udarbejdes der ikke sådanne rapporter. Rådets fremgangsmåde med at sende mødearrangørerne en opgørelse over udgifterne til aflyste møder er god praksis, som også bør anvendes i de øvrige institutioner.

INDLEDNING

1. I overensstemmelse med artikel 290 i traktaten om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber fastlægger Rådet med enstemmighed den ordning, der skal gælde for Fællesskabets institutioner på det sproglige område.

2. Rådet har i henhold til forordning nr. 1, der er blevet tilpasset hver gang nye stater har tiltrådt Den Europæiske Union, givet 21 sprog (dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk og ungarsk) status af officielle sprog og arbejdssprog for institutionerne (1).

3. I henhold til forordning nr. 1 er der behov for tolkning, når der anvendes forskellige arbejdssprog på et møde.

4. De institutioner, der i kraft af arten af deres aktiviteter gør mest brug af tolkning, er Parlamentet, Kommissionen og Rådet. I 2003 androg Parlamentets samlede udgifter til tolkning ca. 57 millioner euro, mens Kommissionens, Rådets, udvalgenes og nogle af EU-organernes udgifter beløb sig til ca. 106 millioner euro.

5. Parlamentets Direktorat for Tolkning dækker dels Parlamentets eget behov for tolkning (på møder i Bruxelles, Strasbourg eller andre steder), dels Ombudsmandens, Kommissionen i Luxembourgs og Revisionsrettens tolkebehov. Efter revisionens afslutning er Parlamentet også begyndt at stille tolkning til rådighed for Regionsudvalget på bestemte dage.

6. Kommissionens Generaldirektorat for Tolkning (GD for Tolkning) dækker Kommissionens tolkebehov (omkring 40 % af tolkedagene) — med undtagelse af de møder, der afholdes i Luxembourg — samt Rådets (mere end 50 % af tolkedagene), Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets, Den Europæiske Investeringsbanks og nogle af EU-organernes tolkebehov.

7. Rådet har kun en lille Konferencetjeneste, som organiserer møderne og rekvirerer tolkning fra GD for Tolkning.

8. Eftersom behovet for tolkning er ujævnt fordelt over året — afhængigt af hyppigheden af møder og sprogkombinationerne — anvender EU-institutionerne ikke kun fastansatte tolke (tjenestemænd) (2), men også freelancetolke, der ansættes som hjælpeansatte (såkaldte hjælpeansatte konferencetolke) (3). De hjælpeansatte konferencetolkes arbejdsvilkår, aflønning og regler for udgiftsgodtgørelse er fastsat i »Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne« og ved en aftale indgået mellem den største sammenslutning af tolke (Den Internationale Sammenslutning af Konferencetolke (Association Internationale des Interprètes de Conférence, AIIC)) og de tre EU-institutioner, der ansætter tolke (dvs. Kommissionen, Parlamentet og Domstolen). Vilkårene for de fastansatte tolke er fastsat i vedtægten (4).

9. I 2003 blev der i alt stillet 150 000 tolkedage til rådighed for EU-institutionerne. Rådet tegnede sig for ca. 39 % af det samlede antal dage, Kommissionen i Bruxelles for 26 %, Kommissionen i Luxembourg for 4 % og Parlamentet for 21 %. De øvrige EU-institutioner og -organer (Domstolen, Revisionsretten, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og Den Europæiske Investeringsbank, EU-organerne etc.) tegnede sig for de resterende 10 %. På udbudssiden stod GD for Tolkning for ca. 70 %, mens Parlamentet og Domstolen stod for henholdsvis 27 % (5) og 3 % af de tolkeydelser, der blev leveret. Tabel 1 Antal tolkedage stillet til rådighed for EU-institutionerne (indeks 1998 = 100) (6), inklusive de nye medlemsstaters sprog 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Rådet 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Kommissionen 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 GD for Tolkning — øvrige institutioner 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 GD for Tolkning i alt 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlamentet 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 I alt 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. Det fremgår af tabel 1, at det i de senere år er lykkedes EU-institutionerne at reducere antallet af tolkedage. Rådet var den eneste af de tre største institutioner, hvor antallet af tolkedage steg mellem 1998 og 2003, men det nye system med »tolkning på anmodning«, der blev indført med virkning fra den 1. maj 2004, lader til at have vendt denne tendens (jf. punkt 27). 2004 var imidlertid et overgangsår og er derfor ikke nødvendigvis repræsentativt.

11. Udviklingen i antallet af tolkedage i Rådet mellem 1998 og 2003 skyldes ikke kun et stigende antal møder men også en stigning i antallet af aktive og passive sprog (7) brugt på Rådets møder.

12. I artikel 6 i forordning nr. 1 hedder det: »Fællesskabets institutioner kan i deres forretningsorden fastsætte de nærmere regler for denne ordning på det sproglige område.« Denne bestemmelse gør det muligt at skræddersy sprogordningerne til de enkelte institutioners specifikke behov. Som det fremgår af bilag I, er der forskel på, i hvor stor udstrækning institutionerne har gjort brug af denne mulighed.

REVISIONENS MÅL OG OMFANG

13. Målet for Rettens revision var, at vurdere om den økonomiske forvaltning af Parlamentets, Kommissionens og Rådets tolkeydelser er forsvarlig. Revisionen omfattede 97 % af udbuddet af tolkeydelser (dvs. samtlige udbudte tolkeydelser med undtagelse af den tolkning, der præsteres ved Domstolen, som har sin egen tolketjeneste). Revisionen havde navnlig til sigte at efterprøve, om de reviderede institutioner har effektive redskaber og procedurer, som sikrer, at: — der ikke stilles flere tolkeydelser til rådighed, end der reelt er behov for — der kan leveres alle de tolkeydelser, der er behov for — udgifterne til tolkning er så lave som muligt — tolkningen er af høj kvalitet.

14. Rettens revision omfattede udgifter afholdt i regnskabsåret 2003, men de ændringer, der opstod i 2004 som følge af den seneste EU-udvidelse, blev også taget i betragtning.

BEMÆRKNINGER

Hvilke procedurer anvender institutionerne for at undgå, at der leveres tolkeydelser, som der reelt ikke er behov for?

15. Hvis man ser på, hvilke sprog der i praksis anvendes på møderne, fremgår det, at der nogle gange stilles flere tolkeydelser til rådighed, end der reelt er behov for (en række deltagere foretrækker måske at anvende et mere udbredt officielt sprog end deres eget modersmål, eller personer, som skulle have deltaget i mødet, kan have meldt forfald, hvorved bestemte tolkeydelser bliver overflødige). Retten undersøgte, om de reviderede institutioner har egnede procedurer, så de i videst muligt udstrækning på forhånd kan planlægge, hvilke sprog der skal anvendes. Retten undersøgte også, om disse institutioner kontrollerer, hvilke sprog der faktisk anvendes, så det undgås, at mødearrangørerne anmoder om flere tolkeydelser, end der ifølge planlægningen vil være brug for.

Parlamentet

16. I Parlamentets foretningsorden (jf. bilag I) fastsættes det, at alle medlemmer har ret til at tale på det officielle sprog, de ønsker, og at der skal tolkes til de andre officielle sprog. Det indebærer, at Parlamentet skal stille meget store tolkeressourcer til rådighed.

17. Europa-Parlamentets Præsidium vedtog i 1999 en »adfærdskodeks vedrørende flersprogethed« med regler for levering af tolkning og kontrol heraf. Adfærdskodeksen blev opdateret i 2004. Grundprincipperne i denne kodeks er, at ligestillingen mellem sprogene respekteres, samtidig med at udgifterne til flersprogethed holdes inden for acceptable budgetmæssige rammer, og ressourcerne anvendes mere effektivt. Øget ansvarliggørelse af brugerne af de sproglige faciliteter, så de kun anvendes, når der er et reelt behov, er også et grundprincip.

18. Der kan kun rekvireres tolkning fra Parlamentets Direktorat for Tolkning til de mødekategorier, der er anført i kodeksen (Parlamentets plenarmøder, dets officielle organer, udvalg, delegationer etc.). Der stilles ikke tolkning til rådighed for medlemmerne individuelt eller for eksterne organer, men Præsidiet kan give tilladelse til undtagelser. Direktoratet for Tolkning stiller de tolkeydelser, der anmodes om, til rådighed i overensstemmelse med de prioriteter og inden for de grænser, som er fastsat i kodeksen.

19. I kodeksen, som blev opdateret i 2004, fastslås det, at alle parlamentariske organer, der har behov for tolkeydelser (kaldet »brugere« i kodeksen), skal fastlægge og regelmæssigt ajourføre en »sprogprofil for tolkning« på grundlag af de sprog, medlemmerne rekvirerer tolkning til og rent faktisk anvender. Denne profil er et meget nyttigt redskab til sikring af, at anmodningerne stemmer overens med de faktiske behov. Eftersom Europa-Parlamentets medlemmer ikke er forpligtede til at bekræfte deres deltagelse i et møde i forvejen, er »sprogprofilen for tolkning« imidlertid ikke i sig selv nok til at forhindre unødig tolkning i de tilfælde, hvor der er sørget for tolkning til et bestemt sprog, og de pågældende medlemmer så slet ikke møder op.

20. I henhold til adfærdkodeksen skal tolkenes gruppeleder ved hvert enkelt mødes afslutning og efter aftale med mødesekretariatet udarbejde en oversigt til direktøren for Tolkedirektoratet over, hvilke tolkeydelser der var blevet rekvireret, men ikke anvendt. En kopi af denne oversigt sendes til det pågældende organs mødesekretariat. Denne procedure er blevet anvendt for udvalgs- og delegationsmøder siden september 2004.

21. De ressourcer, der stilles til rådighed i overensstemmelse med forretningsordenen, overstiger de faktiske behov, hvis ikke alle de officielle sprog, der forventes anvendt på et givent møde, faktisk bliver anvendt. Parlamentet har aldrig undersøgt, hvor hyppigt sådanne tilfælde forekommer, og hvilke konsekvenser de har.

Kommissionen

22. Alle anmodninger om tolkning til møder samles hos en administrativ enhed i hvert enkelt Generaldirektorat (GD), som overfører dem elektronisk til GD for Tolkning via DOR-systemet (»Demande d'Organisation de Réunion«). Hvert GD fremsætter et forslag med den ønskede sprogordning og opstiller en prioriteret liste over de møder, som skal afholdes den samme dag. På interne ugentlige møder (kaldet »mæglings«-møder) beslutter GD for Tolkning, hvilke anmodninger der kan imødekommes under hensyntagen til de disponible tolke og mødelokaler. På efterfølgende koordineringsmøder fastlægges der en bestemt sprogordning for hvert enkelt møde, som skal afholdes seks uger senere. Det antal aktive/eller passive sprog, der accepteres af GD for Tolkning, er ofte lavere end det antal, der oprindeligt er anmodet om, og er resultatet af forhandlinger mellem GD for Tolkning og det GD, der arrangerer mødet.

23. I GD for Tolkning skal tolkeholdlederen udarbejde en møderapport (»rapport de séance«), hvori han/hun anfører, hvilke sprog der blev anvendt på mødet. I 2004 blev der udarbejdet sådanne rapporter om 82,5 % af de 8 107 møder, hvor der blev ydet tolkebistand. I 17,7 % af rapporterne anførte holdlederne, at der i nogle tilfælde ikke havde været behov for den passive tolkning, der var rekvireret og stillet til rådighed. Det skyldtes en eller flere af følgende årsager: Nogle nationale delegationer havde ikke talt på deres officielle sprog, de havde slet ikke taget ordet, eller de havde ikke været til stede. I 7,2 % af rapporterne blev det anført, at der ikke var gjort brug af den aktive tolkning, der var rekvireret og stillet til rådighed. Disse forhold resulterer i, at der var betalt for mindst (8)1 750 tolkedage, som ikke var udnyttet. Udgiften kan opgøres til mellem 1,5 og 2 millioner euro.

24. Med de gældende procedurer er det GD for Tolkning, der træffer den endelige afgørelse, når ikke alle anmodninger fra de forskellige GD'er kan imødekommes. Det har begrænset efterspørgslen, men det er vanskeligt for en tolketjeneste at afgøre, hvilke møder der er mest presserende eller vigtigst. Andre internationale institutioner har indført systemer, der i højere grad er orienterede mod ressourceforvaltning: — Europarådet har indført et system med intern fakturering. — UNESCO anvender et kvotesystem, hvor mødearrangøren faktureres for de tolkedage, der overstiger kvoten. Hvad angår EU-institutionerne, har Rådet vedtaget det i punkt 27 nævnte system, som øger de nationale delegationers omkostningsbevidsthed. GD for Tolkning kunne overveje at indføre lignende ordninger som led i det nye aktivitetsbaserede forvaltningssystem.

Rådet

Procedurerne inden EU-udvidelsen i 2004

25. Den nomenklatur, der inden udvidelsen blev anvendt til fastlæggelse af sprogordningen for hvert møde, var baseret på tradition, og den blev ikke ajourført regelmæssigt. Rådet undersøgte ikke, om mødedeltagerne rent faktisk havde behov for tolkning til deres modersmål, eller om de faktisk talte på deres eget sprog.

26. I 2001 blev der foretaget en rundspørge (9) blandt 799 råds- og kommissionsdelegerede, og den viste, at der blev udbudt for mange sprog. 73 % af de delegerede anførte, at de havde mulighed for at udtrykke sig på deres modersmål, men kun 59 % af dem havde faktisk talt på deres eget sprog. I mange tilfælde var det delegerede, hvis modersmål ikke var særlig udbredt, og som kunne udtrykke sig flydende på et mere udbredt officielt sprog. Det er usandsynligt, at delegerede, som har kunnet udtrykke sig på et officielt sprog, har haft brug for tolkning til deres modersmål fra det officielle sprog, de holdt deres indlæg på. Det er derfor rimeligt at antage, at de sprog, der er behov for tolkning til, er de sprog, der faktisk tales på et møde.

Procedurerne efter udvidelsen

27. Rådets generalsekretærs afgørelse nr. 56/04 (10) om sprogordningerne for perioden efter udvidelsen har medført væsentlige ændringer. Med det nye system tilpasses sprogordningerne til delegationernes reelle behov, delegationerne gøres mere omkostningsbevidste, og medlemsstaterne tilskyndes til at reducere antallet af unødvendige tolkeanmodninger. Alle disse elementer har reduceret tolkeudgifterne.

28. Siden den 1. juli 2004 har der ikke været tolkning på møder i 25 forberedende organer (komitéer, udvalg og grupper). Det har resulteret i, at det gennemsnitlige antal møder med tolkning i Rådet er faldet fra 13 til 11 om dagen. Der er fuld 20/20-sprogdækning, som finansieres over Rådets budget, på møder/samlinger i Rådet, Det Europæiske Råd og i op til 20 forberedende organer.

29. For de øvrige forberedende organers vedkommende stilles der kun aktiv eller passiv tolkning til rådighed efter anmodning fra de nationale delegationer. Delegationerne har en rammebevilling på 2 millioner euro pr. sprog til dækning af disse udgifter. 66 % af de beløb, der ikke udnyttes, overføres til den rammebevilling, der er tildelt den pågældende medlemsstats delegation på budgetposten vedrørende delegeredes rejseudgifter. De nationale delegationer har mulighed for at tilpasse deres anmodninger hver sjette måned med to måneders varsel. Det har resulteret i, at man i 2004 har ladet et eller flere sprog udgå af sprogordningerne for en række forberedende organer.

Er der kapacitet til at levere alle de tolkeydelser, der er brug for?

30. Anmodninger om tolkning til og fra de sprog, der havde status af officielle sprog inden udvidelsen, kan normalt imødekommes. Situationen er en anden for de nye officielle sprog, fordi der ikke er nok tolke, der opfylder Den Europæiske Unions særlige sprogbehov (11).

31. Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors (EPSO) udvælgelsesprøver for tolke med de nye officielle sprog blev først afsluttet efter datoen for udvidelsen. Ingen af de maltesiske ansøgere bestod prøven, og for de andre officielle sprogs vedkommende var antallet af ansøgere, der bestod prøven, ikke tilstrækkeligt til at dække EU-tolketjenesternes behov.

32. I 2004 opstod der problemer i Rådet, hvor behovet for tolkning til nogle af de nye officielle sprog var endnu større end til de andre officielle sprog. GD for Tolkning var ikke i stand til at opfylde 37 % af anmodningerne om tolkning på møder, der blev afholdt fra maj til december 2004.

Udgifterne til tolkning

Udgiftsberegninger

De reviderede institutioners udgiftsberegninger

33. For at kunne forvalte udgifterne i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning — sparsommelighed, produktivitet og effektivitet — skal man kende de samlede udgifter til de ydelser, der leveres, så man har et grundlag for en rationel fordeling af ressourcerne.

34. Parlamentet har ingen overslag over de gennemsnitlige samlede udgifter pr. dag til hjælpeansatte konferencetolke og fastansatte tolke. Parlamentet beregner kun de direkte udgifter (primært aflønning og godtgørelse af rejseudgifter) til de tolkeydelser, der leveres af hjælpeansatte konferencetolke, og det ajourfører ikke sine beregninger regelmæssigt.

35. GD for Tolkning beregner hvert år den gennemsnitlige udgift pr. hele eller halve dage til en »tolk, der er stillet til rådighed« (12). På grundlag af denne beregning faktureres tolkeudgifterne til de institutioner og organer (»interinstitutionel fakturering«), som GD for Tolkning leverer tolkeydelser til. Eftersom annullerede tolkeanmodninger også betragtes som en tolk, der er stillet til rådighed, giver denne fremgangsmåde udgifterne til de tolkeydelser, der er stillet til rådighed, og ikke udgifterne til de tolkeydelser, der faktisk er anvendt. Hertil kommer, at GD for Tolknings beregning af udgifterne pr. tolk, der er stillet til rådighed, ikke omfatter samtlige generalomkostninger eller pensionsbidrag til fastansatte tolke. Alle pensioner til personalet afholdes over Kommissionens budget, og derfor kan denne fremgangsmåde anvendes ved fastsættelsen af de interinstitutionelle priser, men den fører til, at de samlede udgifter pr. tolk, der er stillet til rådighed, ansættes for lavt. Det samme gælder fællesskabsskatten på fastansatte tolkes og freelancetolkes vederlag. Den burde trækkes fra udgifterne, eftersom den er en indtægt på EU-budgettet.

Revisionsrettens udgiftsberegninger

36. Retten har udviklet en metode (jf. bilag II) til opgørelse af de samlede udgifter til tolkning og de samlede udgifter pr. tolkedag til hjælpeansatte konferencetolke og fastansatte tolke. Retten anvendte samme metode til beregning af Parlamentets og GD for Tolknings udgifter.

37. Resultaterne af Rettens beregninger for 2003 fremgår af nedenstående tabeller: Tabel 2 Udgifter pr. tolkedag præsteret af fastansatte tolke (euro) Parlamentet GD for Tolkning (Kommissionen + Rådet) før skat og pension efter skat og pension før skat og pension efter skat og pension Direkte udgifter (13) 1 205 1 232 942 970 Indirekte udgifter (14) 220 227 227 232 Udgifter i alt 1 425 1 459 1 169 1 202

Tabel 3 Udgifter pr. tolkedag præsteret af hjælpeansatte konferencetolke (euro) Parlamentet GD for Tolkning (Kommissionen + Rådet) før skat efter skat før skat efter skat Direkte udgifter 1 390 1 250 839 744 Indirekte udgifter 245 245 168 171 Udgifter i alt 1 635 1 495 1 007 915

Tabel 4 De vægtede gennemsnitlige samlede udgifter til tolkning præsteret af fastansatte tolke og hjælpeansatte konferencetolke (euro) Udgifter pr. tolkedag pr. tolk Parlamentet GD for Tolkning (Kommissionen + Rådet) før skat og pension efter skat og pension før skat og pension efter skat og pension Direkte udgifter 1 292 1 240 886 847 Indirekte udgifter 232 236 195 199 Udgifter i alt pr. tolkedag (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Antal tolkedage i alt (harmoniseret metode) 38 803 38 803 101 331 101 331 Udgifter til tolkning i alt 59,1 mio. 57,2 mio. 109,5 mio. 106,0 mio. Samlet antal tolke, der er stillet til rådighed, beregnet af GD for Tolkning : : 147 751 147 751 Samlede udgifter pr. tolk, der er stillet til rådighed : : 742 718

38. Med gennemsnitlige udgifter pr. tolkedag efter skat og pensionsbidrag på 1 476 euro i Parlamentet og 1 046 euro i GD for Tolkning kostede et heldagsmøde med fuld tolkedækning henholdsvis ca. 40 000 og ca. 34 500 euro før udvidelsen (11/11-dækning med tre tolke pr. tolkekabine eller i alt 33 tolke), mens det efter udvidelsen koster henholdsvis ca. 88 500 og ca. 63 000 euro (20/20-dækning med tre tolke pr. tolkekabine eller i alt 60 tolke). Når der er fire tolke i hver kabine, hvilket ikke er usædvanligt i forbindelse med møder i Parlamentet, kan tolkeudgifterne til et endagsmøde beløbe sig til 118 000 euro (eller 84 000 euro, hvis tolkningen leveres af GD for Tolkning). Et møde med en lille 3/3-dækning (engelsk, fransk og tysk som passive og aktive sprog med i alt seks tolke) koster ca. 8 900 euro i Parlamentet og 6 300 euro i GD for Tolkning. Det viser, hvor vigtigt det er, at anmodninger om tolkning baseres på det faktiske behov.

Analyse af tolkeudgifterne

Parlamentet

39. Selv om aflønningssystemet for fastansatte tolke og freelancetolke er det samme for de to institutioner, er Parlamentets udgifter pr. tolkedag meget højere end GD for Tolknings. Retten konstaterede, at denne forskel primært skyldes nedenstående forhold, som ledelsen ikke har ret megen indflydelse på: a) I Strasbourg er der — i modsætning til i Bruxelles — meget få lokale (16) freelancetolke. Det betyder større rejse- og hoteludgifter til freelancetolke. I 2003 udgjorde disse udgifter 22 % af alle betalinger til hjælpeansatte konferencetolke. To tredjedele af de hjælpeansatte konferencetolke, der arbejdede for Europa-Parlamentet i 2003, var ikke-lokale. Under 40 % af dem, der var rekrutteret af GD for Tolkning, var ikke-lokale. b) Eftersom alle fastansatte tolke har base i Bruxelles, og der afholdes 12 plenarmøder om året i Strasbourg, er Parlamentets samlede rejseudgifter til fastansatte tolke meget højere end Kommissionens. c) Kortere arbejdsuger med relativt begrænset parlamentarisk aktivitet på mandage, torsdag eftermiddage og navnlig fredage, og en meget større efterspørgsel efter tolkning i de uger, hvor der afholdes plenarmøder i Strasbourg, end i ugerne i Bruxelles, hvor der kun afholdes møder i udvalgene eller i de politiske grupper, gør, at mange fastansatte tolke har op til 32 dage om året uden tolkeopgaver. d) Parlamentets møder varer ofte til sent om aftenen eller til ud på natten. Det betyder, at tolkene har ret til en betalt halv eller hel »hviledag« den følgende dag, og at der skal rekrutteres andre tolke. Sådanne møder er en undtagelse i Kommissionen, men de forekommer, om end i mindre omfang, i Rådet.

GD for Tolkning

40. De hjælpeansatte konferencetolke, der ansættes af GD for Tolkning, koster generelt væsentligt mindre end det faste personale (jf. også punkt 59-62). Antallet af tolkedage præsteret af fastansatte tolke faldt med 4 % fra 2002 til 2003, og det resulterede naturligvis i, at udgiftsdifferencen mellem de to kategorier af tolke blev forøget i 2003.

41. De fleste hjælpeansatte konferencetolke, der ansættes af GD for Tolkning, er lokale eller næsten lokale (i 2003 var det 55 % af de tolkedage, der blev dækket af hjælpeansatte konferencetolke i 2003, og i 2004 59 %) med begrænsede eller ingen hotel- og rejseudgifter samt dagpenge. Lokale freelancetolke aflønnes kun for de dage, som der er indgået kontrakt for, og de koster derfor mindre end fastansatte tolke. Ikke-lokale hjælpeansatte konferencetolke er derimod dyrere, hvilket fremgår af en undersøgelse, der blev gennemført på vegne af Kommissionen (17).

Andre forhold, der influerer på udgifterne til tolkning

Parlamentet

Sene anmodninger og aflysninger

42. Det er særligt omkostningskrævende at stille tolkning til rådighed med kort varsel, eftersom der måske skal betales rejseudgifter til hjælpeansatte konferencetolke for en arbejdsopgave af kortere varighed (for eksempel et enkelt møde). Hvis anmodningerne derimod indgives i tilstrækkelig tid i forvejen, er det muligt at planlægge ansættelse af freelancetolke i en længere periode (for eksempel en hel uge, hvor der afholdes forskellige møder).

43. Revisionen viste, at tidsfristerne fastsat i adfærdskodeksen i mange tilfælde ikke blev overholdt i 2003: Der blev indgivet 853 mødeanmodninger (i gennemsnit 17 pr. uge) og aflyst 650 møder (i gennemsnit 13 pr. uge) efter den fastsatte frist.

44. Selv om det i nogle tilfælde ikke kan undgås, at møder aflyses sent, resulterer sådanne aflysninger i spild af finansielle ressourcer, hvis tolkene ikke kan sættes på andre møder. Hvis der er tale om hjælpeansatte konferencetolke, er pengene til deres aflønning et rent spild for institutionen. Hvis der er tale om tjenestemænd, kunne de have været sat på andre møder, som er blevet dækket af hjælpeansatte konferencetolke, fordi man har antaget, at det faste personale ikke var til rådighed. It-systemet »GERI« (akronym for »Gestion des Réunions et des Interprètes«), som blev anvendt i Parlamentet i 2003, gør det muligt at opgøre antallet af halve tolkedage, som var rekvireret og stillet til rådighed, men som ikke var brugt, fordi mødet blev aflyst (18). I 2003 blev 6 298 halve dage ikke brugt (2 864 halve dage for fastansatte og 3 434 halve dage for hjælpeansatte konferencetolke). Det svarer til ca. 8 % af de præsterede tolkedage og 7,5 % af de rekvirerede dage. Det vil sige, at der blev brugt omkring 4 millioner euro på ydelser, der var stillet til rådighed, men som der ikke blev brug for. Med bedre planlægning ville de fastansatte tolke, der var sat på de aflyste møder, have kunnet erstatte hjælpeansatte konferencetolke, der var sat på andre møder (jf. også punkt 47).

Kommissionen

Aflysning af møder og møder af kort varighed

45. Sene aflysninger af møder og møder af kort varighed kombineret med det forhold, at GD for Tolkning er nødt til at have en reserve på et par tolke pr. sprog, som kan træde til, hvis der arrangeres et møde i sidste øjeblik, eller hvis en tolk udebliver, er hovedårsagerne til de mange tilfælde af såkaldt »implicit eller eksplicit rådighedstjeneste« (19), dvs. tolke, som er tilstede, men som bliver sat på rådighedstjeneste, fordi der ikke er brug for dem. I 2003 var de fastansatte tolke i gennemsnit 33 dage på »implicit rådighedstjeneste«. Mange tolke er på »implicit rådighedstjeneste« (ca. 130 tolke pr. dag, i 2003 svarende til mere end en fjerdedel af antallet af fastansatte tolke) i august, hvor der afholdes meget få møder. I alt 15 000 tolkedage svarende til ca. 15 % af de fastansatte tolkes arbejdsdage blev ikke anvendt. Hjælpeansatte konferencetolke var på »implicit rådighedstjeneste« i mere end 6 000 dage i alt. De samlede udgifter til »implicit rådighedstjeneste« i 2003 kan med en gennemsnitlig udgift på 865 euro pr. dag til tolkning (20) anslås til ca. 18 millioner euro. En stor del af udgifterne forbundet med rådighedstjeneste er muligvis uundgåelige under den nuværende arbejdsordning, men der bør gøres en indsats for at få disse udgifter reduceret.

46. I 2003 blev 15 % af de tolkedage, som Kommissionens tjenester havde rekvireret, aflyst, men der foreligger ingen tal for de tilfælde, hvor ressourcerne ikke blev spildt, fordi de tolke, der var reserveret til de aflyste møder, kunne sættes på andre møder.

47. Ni arbejdsdage i 2003 var mindst 100 fastansatte tolke (eller mere end 20 % af det samlede antal fastansatte tolke) som følge af mødeaflysninger på »implicit rådighedstjeneste«. I de samme ni dage blev der ansat mere end 100 hjælpeansatte konferencetolke.

48. Møder af meget kort varighed resulterer i en slags »implicit rådighedstjeneste«, eftersom der kun er brug for tolkning en meget lille del af den hele eller halve dag, tolken er reserveret til. En af årsagerne til, at der afholdes meget korte møder, er, at nogle arbejdsgrupper holder regelmæssige møder efter en fast plan, selv når der kun er meget få punkter, som ikke haster, på dagsordenen.

Rådet

Aflysning af møder

49. I henhold til Rådets egne beregninger var mere end 5 % af Rådets tolkeudgifter (2,4 ud af 45,7 millioner euro) udgifter til aflyste møder, hvor Rådet ikke kunne sætte de pågældende tolke på andre møder, der blev afholdt samme dag. Det svarer til et årligt nettospild på næsten 4 000 tolkedage.

Møder faktureret til en højere sats

50. Sene anmodninger om nye møder eller om tilføjelse af et eller flere sprog, der blev indgivet mindre end seks arbejdsdage før mødet, blev i 2003 faktureret til 835 euro, hvilket er mere end en tredjedel mere end den normale sats på 632 euro. I 2003 svarede sådanne sene anmodninger til ca. 3 % af det samlede beløb, Rådet blev faktureret.

51. Det er vigtigt, at det bliver gjort klart for mødearrangørerne, at aflysninger og sene mødeanmodninger er forbundet med høje omkostninger. Den opgørelse over udgifterne til aflyste møder, der hver måned sendes til lederen af den centrale koordineringsenhed i den medlemsstat, der har det roterende formandskab for Rådet, er et eksempel på god praksis, hvis den anvendes i forvaltningsøjemed.

GD for Tolknings interinstitutionelle faktureringssystem

52. For at få dækket udgifterne til de tolkeydelser, der stilles til rådighed for andre institutioner (udgifter, som skal betales over disse institutioners driftsbudgetter), har GD for Tolkning etableret et interinstitutionelt faktureringsystem, der er baseret på serviceniveauaftaler (»service level agreements«) mellem GD for Tolkning og de berørte institutioner.

53. I 2003 fakturerede GD for Tolkning Rådet en basissats på 632 euro pr. dag eller 369 euro pr. halve dag for tolke, der var bestilt mindst seks uger forud for møder, der blev afholdt i Bruxelles. Der blev anvendt højere satser for tjenesterejser og tolkeanmodninger, der var indsendt for sent.

54. Det anvendte faktureringssystem gav anledning til følgende bemærkninger: a) Prisstrukturen er ikke baseret på de faktiske udgifter til de forskellige former for anmodninger (rettidige anmodninger, for sent indsendte anmodninger, anmodninger, der trækkes tilbage, anmodninger om sprog, der giver højere rejseudgifter til hjælpeansatte konferencetolke etc.). b) GD for Tolkning anvender standardsatser, der fastsættes på basis af et skønnet aktivitetsniveau. Hovedparten af de udgifter, der afholdes af GD for Tolkning, er faste udgifter (kun udgifterne til hjælpeansatte konferencetolke er udelukkende variable). Hvis omfanget eller sammensætningen af det faktiske behov for tolkeydelser afviger fra det skønnede behov, vil GD for Tolkning således enten få et underskud eller et overskud. c) Prisen omfatter ikke de samlede udgifter til tolkeydelserne, fordi den, som anført i punkt 35, ikke omfatter alle generalomkostninger. d) I serviceniveauaftalen er der fastsat et loft for antallet af tolke og møder pr. dag, som skal forhindre meget høje punkter på efterspørgselskurven, men det forhindrer ikke, at der forekommer stille perioder (begyndelsen af januar, august etc.). e) Rådets og GD for Tolknings it-systemer er ikke forbundet indbyrdes. Det gør faktureringen tidskrævende og medfører risiko for fejl. GD for Tolknings korrektioner i nedadgående retning på fakturaerne til Rådet for 2002-2003 androg næsten 6 % af det beløb, der oprindeligt var faktureret.

Det interinstitutionelle samarbejde

55. Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg (ICTI) og »Chêne-rapporten« (21) fra 2002 var medvirkende til, at samarbejdet mellem EU-institutionerne på tolkeområdet blev udbygget yderligere. Blandt de vigtigste resultater kan nævnes: — fælles udvælgelsesprøver for fastansatte tolke, der afholdes af EPSO — en fælles udvælgelsesprocedure for og en fælles liste over godkendte hjælpeansatte konferencetolke — et fælles betalingssystem og et fælles betalingskontor for hjælpeansatte konferencetolke (siden oktober 2004) — udveksling af tolke, der arbejder på de nye sprog, og som der er mangel på.

56. Der kunne foretages yderligere besparelser og effektivitetsforøgelse på flere andre områder, men den nuværende organisationsstruktur med tre uafhængige udbydere af tolkeydelser (GD for Tolkning, Parlamentet og Domstolen) gør det vanskeligt at udbygge samarbejdet yderligere.

57. Arbejdsfordelingen mellem Parlamentet og Kommissionen (GD for Tolkning) er ikke produktiv af følgende årsager: a) De to institutioner konkurrerer om at rekruttere hjælpeansatte konferencetolke til møder i Bruxelles. b) Institutionerne oplyser ikke altid hinanden om, hvor mange tolke de råder over eller har brug for. GD for Tolkning ansætter hjælpeansatte konferencetolke på dage, hvor Parlamentets fastansatte tolke endnu ikke er blevet tildelt tolkeopgaver. Når der aflyses møder, eller hvis tolkene kun behøves for en halv dag eller mindre, er det næsten umuligt for den anden institution at anvende disse ressourcer, fordi de organisatoriske strukturer er adskilte, og fordi der ikke udveksles informationer mellem de to institutioner. Under Parlamentets valgperiode (fra 10. maj til 2. juli 2004) havde snesevis af fastansatte tolke fra Parlamentet, især fra de mindre sprog, ingen opgaver. I samme periode hyrede GD for Tolkning i gennemsnit 253 hjælpeansatte konferencetolke pr. dag, hvilket resulterede i betydelige omkostninger, der skulle afholdes over budgetbevillingerne (mere end 900 euro pr. dag pr. tolk). c) Den nuværende organisationsstruktur gør det sværere at reducere rejseudgifterne ved anvendelse af ikke-lokale hjælpeansatte konferencetolke, som den anden institution allerede har indgået kontrakt med for de omkringliggende dage. d) Der kunne opnås yderligere stordriftsfordele med hensyn til menneskelige ressourcer, finans- og drifts- og it-forvaltning og systemintegration ved en fælles organisationsstruktur.

58. Det bør derfor undersøges, om ovennævnte problemer kunne løses, enten ved at der blev oprettet et enkelt interinstitutionelt kontor eller agentur, der leverede tolkeydelser til alle EU-institutioner, eller ved at det interinstitutionelle samarbejde blev forbedret. En central tjeneste i Bruxelles, der leverer tolkeydelser, ville ikke indskrænke de enkelte institutioners uafhængighed, hvilket fremgår af det forhold, at Rådet i årevis — uden nogle nævneværdige problemer — har fået leveret tolkning af Kommissionen. Den serviceniveauaftale, der er indgået mellem Rådet og GD for Tolkning viser, at det absolut er muligt at sikre »kundeinstitutionen« et aftalt antal tolke pr. dag.

Specifikke bemærkninger om udgifterne til freelancetolkning

Den optimale ratio mellem fastansatte tolke og freelancetolke

GD for Tolkning

59. En lang række faktorer såsom, hvordan møderne er fordelt over året og ugen, hvor mange lokale freelancetolke der er disponible, og afstanden mellem tolkens forretningssted og det sted, mødet afholdes, er afgørende for, om det er mest hensigtsmæssigt at ansætte hjælpeansatte konferencetolke eller fastansatte tolke. Retten mener, at resultaterne af den allerede nævnte undersøgelse, der blev udarbejdet på vegne af GD for Tolkning (17), generelt er gyldige. I henhold til undersøgelsen er det optimale, at 51 % af tolkedagene præsteres af fastansatte tolke. Procenten for tolkedage præsteret af fastansatte tolke faldt fra 53 % i 2000 til 46 % i 2002 og 2003, men gik op til 50 % i 2004.

60. En generel målratio på 51:49 er imidlertid ikke egnet for alle sprogs vedkommende. GD for Tolkning har ikke beregnet den optimale ratio for de enkelte sprog. For eksempel bør ratioen for nederlandsktalende freelancere (54 % i 2003) være højere, eftersom der er mange »lokale« (hjælpeansatte konferencetolke, der er bosat i eller omkring Bruxelles) og ikke så dyre »ikke-lokale« (hjælpeansatte konferencetolke, der er bosat forholdsvis tæt på Bruxelles) freelancere til rådighed.

61. På den anden side kunne der rekrutteres flere fastansatte tolke, for eksempel portugisisk- og græsksprogede tolke, eftersom rejseudgifterne til græske og portugisiske hjælpeansatte konferencetolke ligger over gennemsnittet for samtlige hjælpeansatte konferencetolke. For disse sprogs vedkommende anvendes der relativt mange hjælpeansatte konferencetolke (henholdsvis 59 % og 67 % af tolkedagene i 2003), og sammenlignet med de øvrige sprog er antallet af tolkedage for de fastansatte meget højt (henholdsvis 116 og 108 dage i 2003, hvor gennemsnittet var 104) og procenten for lokale hjælpeansatte konferencetolke den laveste (kun 30 % for portugisisk og 42 % for græsk i 2003, hvor gennemsnittet lå på 56 %).

Parlamentet

62. Parlamentet har ikke foretaget en specifik beregning for at finde frem til den optimale ratio mellem freelancere og fastansatte tolke. I 2003 tegnede de hjælpeansatte konferencetolke sig for 57 % af tolkedagene. Selv om udgifterne til freelancetolke er højere, synes det at være berettiget, at procentsatsen for freelancetolkning er højere end i GD for Tolkning, fordi Parlamentets behov er mere ujævnt fordelt. De fem sprog, der har den højeste procentsats for freelancetolkning (i faldende rangorden: spansk, italiensk, engelsk, finsk og svensk), er sprog, hvor rejseudgifterne til hjælpeansatte konferencetolke ligger over gennemsnittet.

Godtgørelser til hjælpeansatte konferencetolke

Godtgørelse af rejseudgifter og dagpenge

63. Rejseudgifterne til hjælpeansatte konferencetolke er væsentligt højere end rejseudgifterne til fastansatte. Som følge af den aftale, der giver hjælpeansatte konferencetolke ret til rejsepenge, dagpenge og godtgørelse af rejse- og hoteludgifter, har hjælpeansatte konferencetolke mere favorable rejsevilkår end deres fastansatte kolleger. I forbindelse med møder, der afholdes uden for Bruxelles, resulterer dette i, at tolke på samme niveau, der udfører samme arbejde, ikke har samme rejsevilkår. I henhold til aftalen mellem AIIC og andre internationale organisationer har hjælpeansatte konferencetolke ret til at få godtgjort rejseudgifter efter de samme regler, som dem, der gælder for fastansatte på samme niveau (22).

64. I henhold til artikel 10 i Kommissionens gennemførelsesbestemmelser til aftalen mellem AIIC og EU-institutionerne (23) er en hjælpeansat konferencetolk berettiget til — mod forelæggelse af bilag — at få godtgjort en IATA-billet til den laveste sats, som ikke er underlagt restriktioner, og som kan ændres og refunderes. Gennemførelsesbestemmelserne for hjælpeansatte konferencetolke, der arbejder for EU-institutionerne i Luxembourg (24), indeholder en lignende klausul.

65. Aftalen bør ændres, så det sikres, at en hjælpeansat konferencetolk generelt kun kan få godtgjort beløbet svarende til prisen for en billet med restriktioner (dvs. en billet til den laveste sats). Dette beløb skal imidlertid også betales i tilfælde af, at tolken ikke møder op som følge af sygdom, aflysning af mødet eller enhver anden grund, som den hjælpeansatte konferencetolk ikke selv er herre over.

Parlamentet

66. En gennemgang af en stikprøve af betalinger til hjælpeansatte konferencetolke viste, at et flertal af de hjælpeansatte konferencetolke, der var rejst med fly, havde fået godtgjort business class-billetter. Der var ingen dokumentation på disse sager for, at det havde været nødvendigt at købe en sådan billet.

67. Selv om en hjælpeansat konferencetolk i henhold til bestemmelserne ikke er berettiget til det fulde dagpengebeløb, når en tjenestemand kun ville få en del af dette beløb, ydes der fuldt dagpengebeløb selv for perioder under 12 timer (25).

GD for Tolkning

68. En gennemgang af en stikprøve af 17 betalinger til hjælpeansatte konferencetolke, som rejste med fly, viste, at fire af dem havde fået godtgjort business class-billetter. Der var ingen dokumentation på disse sager for, at det havde været nødvendigt at købe en sådan billet.

Sammenligning med andre internationale organisationer

69. I 2004 betalte de europæiske institutioner en fast sats på 483,98 euro pr. dag til erfarne tolke, og det svarer til de gældende markedsvilkår i den private sektor. Det er imidlertid mindre end den gennemsnitlige bruttosats, der betales af andre internationale organisationer, som også har indgået aftaler med AIIC. Årsagen til denne difference er, at EU-institutionerne kan tilbyde flere arbejdsopgaver og længere kontrakter, samt den fordelagtige beskatning (hjælpeansatte konferencetolke betaler fællesskabsskat og er derfor fritaget for national indkomstskat).

70. Den fordelagtige beskatning gør, at det nettobeløb, som freelancetolken modtager fra GD for Tolkning og Parlamentet — til trods for en lavere bruttosats — er højere end det nettobeløb, tolken tjener ved at arbejde i den private sektor eller for andre internationale organisationer. Det betyder, at EU-institutionerne kan tillade sig at stille høje krav, når de ansætter hjælpeansatte konferencetolke, men også at de skal overvåge markedsvilkårene nøje, så de undgår at overbetale deres hjælpeansatte konferencetolke.

71. I modsætning til EU-institutionerne betaler Organisationen for Økonomisk Samarbejde og Udvikling en reduceret sats, når møder aflyses eller afsluttes tidligt, eller hvis der er tale om generelle eller ikke-tekniske møder (26).

Kvaliteten af tolkningen

Parlamentet

72. En rundspørge blandt de politiske grupper viste ingen klager over tolkningens kvalitet, pålidelighed eller nytteværdi, men grupperne mente, at tidsbegrænsningen af tolkesessionerne til tre en halv time var for restriktiv.

Kommissionen og Rådet

73. I 2003 og 2004 blev der i henholdsvis ca.1,2 % og 0,5 % af møderapporterne (27) anført en uformel klage, navnlig vedrørende sprogordningerne. I 2001 blev der gennemført en evaluering af kvaliteten af de tolkeydelser, GD for Tolkning havde leveret. Evalueringen, som blev gennemført af eksterne konsulenter, omfattede en rundspørge blandt de delegerede, der havde deltaget i Kommissionens og Rådets møder med tolkning, og den viste, at 91 % af disse delegerede generelt var tilfredse eller meget tilfredse med kvaliteten af GD for Tolknings tolkeydelser. Det svageste punkt blev anset for at være tolkenes kendskab til de emner, der blev diskuteret på møderne. Det problem syntes at hænge sammen med, at mødedokumenterne blev omdelt for sent eller ikke var tilgængelige, hvilket i en rundspørge blandt tolkene blev anført som det største problem. Mere end halvdelen af tolkene var utilfredse med dokumentationen. Navnlig det forhold, at dokumentationen ikke forelå på deres aktive sprog, blev anset for at være et problem.

74. Siden sidste kvartal af 2003 har GD for Tolkning anmodet mødearrangørerne om at udfylde et kort spørgsskema efter hvert møde. 94 % anførte, at de var meget tilfredse eller tilfredse med GD for Tolknings ydelser og kvaliteten af tolkningen.

75. Dette billede blev stort set bekræftet, da revisorerne talte med forskellige ledere af de centrale koordineringsenheder, som medlemsstaterne har oprettet, når de har haft det roterende formandskab for Rådet (herefter »rådsformandskabskoordinator«), og med mødearrangørere i Kommissionen. Kvaliteten af tolkningen blev næsten enstemmigt anført som GD for Tolknings største styrke.

76. For at sikre kvaliteten og sammenhængen i tolkningen har GD for Tolkning givet tolkene onlineadgang til flersprogede glossarer om en lang række emner. Mødedokumenterne foreligger derimod ofte kun på engelsk, og tolkene skal således selv supplere dem via søgning i databaser. Kvaliteten kunne også forbedres yderligere, hvis man gik over til mere faste tolkehold til successive møder. Det ville navnlig være hensigtsmæssigt, når der er tale om tekniske møder.

77. Personalets hjælpsomhed anses også for at være en af GD for Tolknings største styrker. Hvis GD for Tolkning under de ugentlige forhandlings- eller koordineringsmøder helt eller delvist afslår en anmodning om tolkning, flyttes det pågældende møde normalt til den følgende uge eller afholdes med reduceret sprogdækning. Ifølge de indsamlede oplysninger betyder det sjældent, at udvalgenes eller arbejdsgruppernes arbejde forsinkes væsentligt.

78. Det negative punkt, der oftest blev anført under Rettens interview med Kommissionens og Rådets kunder, var — ligesom i Parlamentet — at tolkesessionerne er begrænset til tre en halv time.

79. Rådet har ikke et system til evaluering af kvaliteten af tolkningen og til måling af, hvor tilfredse de delegerede er.

80. Retten interviewede koordinatorer fra de medlemsstater, der havde rådsformandskabet i perioden 2002-2003, og de sagde næsten allesammen, at kvaliteten af tolkningen var GD for Tolknings største styrke. Mødearrangørerne eller de delegerede klager meget sjældent officielt. I 2002 og 2003 modtog GD for Tolkning kun fire eller fem officielle klager, og kun to i hvert af de pågældende år vedrørte kvaliteten af tolkningen.

81. Rådsformandskabskoordinatorerne mente også, at fristen på seks uger, som GD for Tolkning har fastsat, var for lang, og at det med en sådan frist ikke kunne undgås, at der ville ske mange ændringer. Det blev også anført, at hvis generalsekretariatet sendte mere præcise og detaljerede skriftlige instrukser til rådsformandskoordinatoren og til mødearrangørerne, ville planlægningen af møderne blive bedre. Så ville der heller ikke blive aflyst så mange møder, især i de første uger af et nyt formandskab.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

Hvilke procedurer anvendes der for at undgå, at der stilles flere tolkeydelser til rådighed, end der reelt er behov for?

82. Ved revisionen blev det konstateret, at det er lykkedes institutionerne at holde udgifterne til tolkning på samme niveau i de seneste fem år, til trods for at antallet af officielle sprog i maj 2004 steg fra 11 til 20. Kommissionen og Rådet har etableret systemer, der skal sikre, at der kun stilles tolkning til rådighed, når der er et reelt behov. Det er et eksempel på god praksis, som også bør anvendes i Parlamentet (punkt 15-29).

Er der kapacitet til at levere alle de tolkeydelser, der er brug for?

83. Behovene for tolkning til de sprog, der havde status af officielle sprog inden udvidelsen, kan normalt imødekommes, men der er ikke nok disponible tolke, som tolker til og fra de nye officielle sprog (punkt 30-32).

84. Det øgede antal arbejdssprog har resulteret i praktiske og finansielle problemer, der kun kan løses ved, at der føres kontrol med efterspørgslen efter tolkeydelser og de hermed forbundne udgifter. Små landes tiltrædelse betyder en meget større efterspørgsel efter tolke på »små tolkemarkeder«, hvor udbuddet er relativt begrænset, hvilket gør det stadig mere vanskeligt at imødekomme alle anmodninger om tolkning. EPSO's udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af fastansatte tolke til de nye sprog blev først afsluttet efter datoen for udvidelsen, og der var ikke nok, der bestod prøverne. Derfor blev EU-tolketjenesternes behov ikke dækket (punkt 30-31).

Udgifterne til tolkning

85. Aflønningen af tolke tegner for ca. 80 % af tolkeudgifterne. Hertil kommer udgifter til forvaltning, administration, informationsteknologi etc. Retten skønner, at de samlede udgifter til den tolkning, der leveres af Parlamentet og GD for Tolkning, i 2003 lå på henholdsvis ca. 57 og 106 millioner euro. Hvis man medregner Domstolen anslås det, at EU-institutionernes samlede udgifter til tolkning androg ca. 170 millioner euro før udvidelsen. Europa-Parlamentets udgifter pr. tolkedag er meget højere end GD for Tolknings, og det skyldes primært den måde, Europa-Parlamentets møder organiseres på (punkt 33-41 og bilag II)

86. Der er truffet foranstaltninger til at holde udgiftsniveauet og reducere tolkeudgifterne, men der kunne foretages yderligere besparelser, hvis mødeplanlægningen var bedre. Det bør navnlig sikres, at ændringer i sidste øjeblik og mødeaflysninger begrænses mest muligt (punkt 42-51).

87. Institutionerne har et system med en tolkereserve på rådighedstjeneste. De bør overveje, hvor stor denne reserve behøver at være, så de hermed forbundne udgifter kan holdes på et minimum (punkt 45).

88. Som anført i punkt 44 og 49 blev der i Parlamentet og i Rådet i 2003 brugt over 6 millioner euro på tolkeydelser, der var rekvireret, men som der ikke blev brug for, fordi møderne blev aflyst. Der blev også aflyst møder i Kommissionen, men af de årsager, der anføres i punkt 46, er det ikke muligt at beregne de hermed forbundne udgifter.

89. Kommissionen leverer tolkeydelser til sig selv, Rådet og andre institutioner gennem GD for Tolkning. Tolkeudgifterne faktureres til de andre institutioner via et faktureringssystem — og faktureringssystemet er et effektivt redskab til forvaltning af ressourcer — men Retten konstaterede, at man ikke har taget højde for samtlige omkostninger i den fakturerede pris. Det har ingen nettoindvirkning på EU-budgettet, men det kan føre til, at ledelsen træffer uhensigtsmæssige beslutninger om anvendelsen af de disponible ressourcer.

90. Der kunne også opnås omkostningsbesparelser, hvis aftalen med AIIC blev håndhævet strengere, hvis institutionernes it-systemer blev integreret yderligere, og hvis det interinstitutionelle samarbejde blev udbygget yderligere.

91. Med hensyn til aftalen med AIIC bør det overvejes, om det er muligt at forhandle en aftale, der giver de hjælpeansatte konferencetolke ret til de samme ordninger som dem, der gælder for fastansatte. Den ordning, der er gældende i De Forenede Nationer, viser, at det er muligt at etablere et system for freelancetolke (28), hvor alle reservationer skal foretages centralt. Der kunne på basis af artikel 19 i aftalen indledes forhandlinger med AIIC om at få ændret aftalen i denne retning (punkt 63-71). Det bør også overvejes at forhandle med rejsebureauer, luftfartsselskaber, hoteller etc. om særlige takster for hjælpeansatte konferencetolke.

92. Der er ikke fastlagt klare overordnede retningslinjer for, hvornår der skal bruges fastansatte tolke, og hvornår der skal bruges hjælpeansatte konferencetolke. Det afhænger af en lang række faktorer, såsom hvordan møderne er fordelt over året og ugen, hvor mange lokale freelancetolke der er disponible, sprogkombinationerne, afstanden mellem tolkens forretningssted og det sted, mødet afholdes etc. Lokale hjælpeansatte konferencetolke koster generelt mindre end fastansatte tolke, mens ikke-lokale hjælpeansatte konferencetolke i gennemsnit er dyrere (punkt 39-41).

Kvaliteten af tolkningen

93. Brugerne er generelt tilfredse med kvaliteten af tolkningen (punkt 72-75), men mange brugere har anmodet om, at de tidsbegrænsninger, der er fastsat for tolkesessionerne på møderne, bliver mere fleksible.

Mulige fremtidsperspektiver

94. Der bør gennemføres en uafhængig sammenlignende analyse af fordelene ved, at der etableres et enkelt interinstitutionelt kontor, der leverer tolkeydelser til alle EU-institutioner, og fordelene ved et øget interinstitutionelt samarbejde (punkt 58).

95. Med hver udvidelse af Den Europæiske Union er antallet af arbejdssprog steget og kravene til tolketjenesterne blevet mere komplekse. Rettens revision viser, at institutionerne har truffet en række pragmatiske foranstaltninger til at begrænse og kontrollere tolkeudgifterne, uden at princippet om flersprogethed er blevet draget i tvivl. Retten anbefaler, at institutionerne fortsætter disse bestræbelser.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 22. september 2005. På Revisionsrettens vegne Hubert WEBER Formand

(1) Rådets forordning nr. 1 af 15. april 1958 om den ordning, der skal gælde for Det europæiske økonomiske Fællesskab på det sproglige område (EFT 17 af 6.10.1958, s. 385/58), som ændret.

(2) Inden EU-udvidelsen i maj 2004 var der næsten 500 fastansatte tolke i GD for Tolkning, over 200 i Parlamentet og 33 i Domstolen.

(3) For freelancetolke bruges også det franske akronym AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

(4) Vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne er fastsat i Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1), senest ændret ved forordning (EF, Euratom) nr. 723/2004 (EUT L 124 af 27.4.2004, s. 1).

(5) Statistisk definerer GD for Tolkning en tolkedag som to halve dage, hvor tolken har tolket i det mindste noget af tiden (rejsetid og alle andre aktiviteter er altså ikke medregnet). GD for Tolkning, Parlamentet og Domstolen anvender forskellige metoder til beregning af antallet af tolkedage, og revisorerne har derfor tilpasset tallene for de andre institutioner til GD for Tolknings tal for at kunne beregne de enkelte institutioners andel af det samlede forbrug og omkostningerne pr. tolkedag.

(6) For at lette sammenligningen blev 1998 valgt som basisvalg, fordi både 1998 og 2003 er år, der går forud for valg til Europa-Parlamentet og af ny Kommission. I begge år var der desuden det samme antal officielle sprog (11), eftersom den næstsidste EU-udvidelse fandt sted i 1995.

(7) Aktive sprog er de sprog, der tolkes til. Passive sprog er de sprog, som kan tales på mødet. Hvis antallet af aktive og passive sprog ikke er det samme, har mødet en asymmetrisk sprogdækning. En 7/6-sprogdækning er for eksempel en ordning med syv passive og seks aktive sprog.

(8) Ud fra den forsigtige hypotese, at problemet kun berørte en delegation. Den gennemsnitlige udgift pr. tolkedag fremgår af tabel 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation (Evaluering af kvaliteten af de tolkeydelser, der leveres af SCIC), Lyon-Ecully, 26. juni 2001.

(10) Afgørelse nr. 56/04 af 7. april 2004 truffet af generalsekretæren for Rådet/den højtstående repræsentant for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik om tolkning for Det Europæiske Råd, Rådet og dets forberedende organer, SN 1327/04 REV 1.

(11) For at sikre, at tolkningen er af høj kvalitet, anmodes EU-tolke i princippet kun om at tolke til deres eget modersmål. Det store antal arbejdssprog gør det meget vanskeligt at finde tolke til alle sprogkombinationer.

(12) Oversættelse af det franske begreb »mise à disposition« (MAD), som anvendes af GD for Tolkning. Hvis en tolk reserveres, og denne reservation ikke annulleres mindst seks arbejdsdage inden mødet, faktureres tolken som »en tolk, der er stillet til rådighed«.

(13) Direkte udgifter er aflønning af fastansatte tolke og hjælpeansatte konferencetolke, herunder rejse- og dagpenge.

(14) Indirekte udgifter defineres her som alle andre udgifter forbundet med tolkning: aflønning af ledende personale og personale med ansvar for planlægning, finansiering, personaleforvaltning og andre administrative opgaver, kurser, it samt kontoromkostninger mv.

(15) Tallene for de gennemsnitlige samlede udgifter pr. tolkedag i 2003 (1 081 euro før skat og pension eller 1 046 euro efter skat og pension) er meget højere end udgifterne pr. tolk, der er stillet til rådighed, fordi der i beregningen er medtaget flere generalomkostninger end i GD for Tolknings beregninger, og fordi der kun tages højde for hele tolkedage (eller to halve dage) i forbindelse med møder, som faktisk er blevet afholdt, mens aflyste møder og halvdagsmøder (jf. punkt 35) også medtages i beregningen af omkostningerne pr. tolk, der er stillet til rådighed, eftersom sådanne møder faktureres til mødearrangørerne.

(16) Lokale hjælpeansatte konferencetolke har deres officielle forretningssted inden for 60 kilometer fra det sted, mødet afholdes.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C. (Undersøgelse af de samlede udgifter til fastansatte tolke og hjælpeansatte konferencetolke), 5. oktober 2001.

(18) I »GERI« er måleenheden for ansættelse af tolke en halv dag. Når et møde aflyses i GERI, registreres de halve tolkedage, der var tildelt det pågældende møde, automatisk som »suspenderede halve dage« for hver tolk, der var reserveret til mødet. Hvis den pågældende tolk sættes på et andet møde, bliver koden »supenderet« erstattet med koden for det nye møde. Summen af alle »suspenderede halve dage« i GERI er således »nettotabet i tolkeydelser« udtrykt i halve dage.

(19) Forskellen mellem »implicit« rådighedstjeneste og »eksplicit« rådighedstjeneste er, at »eksplicit« rådighedstjeneste er reservehold af tolke, der medregnes i planlægningen til erstatning af fraværende tolke. I henhold til de gældende arbejdsvilkår (»Provisions applicable to staff interpreters«, SCIC (87) 25), kan tolke højst anvises til 18 mødesessioner (halve dage af 3,5 timer) over en to-ugers-periode.

(20) Den gennemsnitlige udgift pr. dag til tolkning beregnes som GD for Tolknings samlede udgifter efter skat og pension (jf. ovenfor) (106 millioner euro) divideret med antallet af tolkedage (101 000) og »implicitte rådighedstjenester« (21 000).

(21) Rapport udarbejdet af Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalgs ad hoc-arbejdsgruppe, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires (Undersøgelse af, hvilke stordriftsfordele der kan opnås via et samarbejde mellem institutionernes tolke- og oversættelsestjenester og EU-organerne), Bruxelles, 22. april 2002.

(22) I artikel 15 i aftalen mellem AIIC og de samordnede organisationer om arbejdsvilkårene for konferencetolke, der aflønnes pr. dag (Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les Organisations coordonnées), hedder det, at medmindre andet er fastsat og accepteret af begge parter, finder hver organisations egne regler vedrørende rejseudgifter anvendelse. Dette bekræftes af artikel 2 i tillægsaftalen mellem AIIC og Europarådet, hvori det hedder, at de bestemmelser om rejsevilkår og godtgørelse af udgifter, som gælder for Europarådets ansatte, når de er på tjenesterejse, også gælder for tolke.

I artikel 13 i aftalen mellem AIIC og De Forenede Nationer (2000-2005) hedder det, at medmindre andet er fastsat i aftalen, finder de rejsevilkår, der gælder for organisationens almindelige ansatte, når de er på tjenesterejse af samme varighed, også anvendelse på freelancetolke, som organisationen har ansat.

(23) Europa-Kommissionen, Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention.

(24) Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg, § III. Rejseudgifter.

(25) I artikel 9, stk. 2, i den aftale, der omtales i punkt 8, hedder det, at dagpenge og de supplerende dagpenge, der ydes til tolke, som ikke er fastansatte i en institution, skal svare til de rejsedagpenge, der betales til tjenestemænd i lønklasse LA 4 til LA 8 i den institution, der anvender den mest favorable sats. For så vidt angår de tolke, hvis kontrakter er omfattet af artikel 78 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne, anvendes den sats, der er gældende i den institution, de er ansat i.

(26) Jf. bestemmelserne vedrørende ansættelse af freelancetolke i OECD i 2003 »Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003«.

(27) Jf. punkt 23.

(28) Jf. også artikel 14 i aftalen mellem AIIC og De Forenede Nationer (2000-2005), hvori det hedder, at når en organisation tilbyder en tolk en kontrakt, skal den meddele tolken rejseruten og -planen. Ved at acceptere kontrakten accepterer tolken også den fastsatte rejseplan, medmindre organisationen vurderer, at de arbejdsopgaver, tolken har påtaget sig før og efter indgåelsen af kontrakten, gør det umuligt for ham/hende at deltage i det fastlagte rejsearrangement.

BILAG I Parlamentets, Kommissionens og Rådets bestemmelser Parlamentet 1. I henhold til artikel 138 i Parlamentets forretningsorden har alle medlemmer ret til at tale i Parlamentet på det officielle sprog, de ønsker. Indlæg på et af de officielle sprog simultantolkes til de andre officielle sprog. I samme artikel hedder det også, at der på udvalgs- og delegationsmøderne er tolkning fra og til de officielle sprog, som medlemmerne af de pågældende udvalg eller den pågældende delegation anvender eller anmoder om. På alle plenarmøder og på en række møder i de større politiske grupper er der i praksis tolkning fra og til alle officielle EU-sprog (11 aktive og passive sprog før udvidelsen og 19 efter udvidelsen, fordi Parlamentet ikke har nok maltesiske tolke). På Parlamentets udvalgsmøder er der tolkning til alle udvalgsmedlemmernes sprog. Kommissionen 2. Kommissionens forretningsorden (1) og gennemførelsesbestemmelserne hertil (2) er mere fleksible, for så vidt angår anvendelse af sprog. På møder i selve Europa-Kommissionen er der kun tolkning til tre sprog (engelsk, fransk og tysk). I »komitologiudvalgene« (3) varierer antallet af sprog fra det ene udvalg til det andet under hensyntagen til anmodningerne fra de nationale delegerede. I de fleste tilfælde er der på disse udvalgsmøder tolkning til og fra mellem tre og syv sprog. Rådet 3. I overenstemmelse med Rådets forordning nr. 1 og artikel 14 i Rådets forretningsorden er der på ministerrådsmøder tolkning til alle officielle sprog (11 aktive og passive sprog inden udvidelsen og 20 sprog efter udvidelsen). På møder i Coreper (De Faste Repræsentanters Komité) tolkes der kun til tre aktive og passive sprog (engelsk, fransk og tysk). I de mange andre forberedende organer (komitéer, udvalg, grupper) fastlægges der en bestemt sprogordning, når organet oprettes. Rådets generalsekretariat registrerer sprogordningen for hvert organ i en særlig nomenklatur. 4. Når Rådets generalsekretariats konferenceenhed modtager mødeanmodninger fra Rådets formandskab, fastlægger den automatisk en sprogordning for hver enkelt mødeanmodning i overensstemmelse med nomenklaturen. GD for Tolkning imødekommer alle anmodninger om møder med tolkning, så længe det samlede antal møder med tolkning og antallet af tolke pr. dag ikke overstiger det loft, der er fastsat i den serviceniveauaftale, som Kommissionen (GD for Tolkning) og Rådet indgik i december 2002, og som formaliserer de to parters hovedforpligtelser. (1) Kommissionens forretningsorden, K(2000) 3614 (EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26). (2) Gennemførelsesbestemmelserne til Kommissionens forretningsorden, K(2001) 1. (3) Rådgivende udvalg, forvaltningsudvalg og forskriftsudvalg, som er omfattet af Rådets afgørelse 1999/468/EF af 28. juni 1999 om fastsættelse af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges Kommissionen (EFT L 184 af 17.7.1999, s. 23), der ophæver afgørelse 87/373/EØF (EFT L 197 af 18.7.1987, s. 33).

BILAG II Rettens metode til beregning af omkostninger 1. Ifølge Rettens beregninger er GD for Tolknings samlede budgetudgifter (»udgifter før skat og pension«) lig med de samlede udgifter, der ingår i GD for Tolknings interinstitutionelle faktureringssatser, plus de generalomkostninger, som ikke er inkluderet i GD for Tolknings beregninger (udgifter til ledende ansatte og støttepersonale, der tager sig af budget- og finansanliggender, personaleforvaltning og daglig administration). 2. Når man trækker den fællesskabsskat, fastansatte tolke og hjælpeansatte konferencetolke betaler, fra »udgifter før skat og pension« og lægger det fiktive arbejdsgiverpensionsbidrag til fastansatte tolke til (bidraget er det dobbelte af det bidrag, der betales af tjenestemanden (1)), får man de udgifter, der skal afholdes over fællesskabsbudgettet (»udgifter efter skat og pension«). De hjælpeansatte konferencetolkes og EU-institutionernes bidrag til en ekstern pensionsordning er allerede inkluderet i de samlede budgetudgifter. (1) I henhold til artikel 83, stk. 2, i vedtægten indeholdes et bidrag svarende til en tredjedel af omkostningerne til finansieringen af pensionsordningen hver måned i tjenestemandens løn. »Arbejdsgiverbidraget« er således det dobbelte af tjenestemandens bidrag.

EUROPA-PARLAMENTETS SVAR V. Enheden for Møder og Konferencer under Direktoratet for Tolkning undersøger, om mødeanmodninger er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, inden den går med til at stille tolkning til rådighed. VII. Europa-Parlamentet understreger, at det som politisk institution bør kunne reagere hurtigt på politiske situationer, som det pr. definition i visse tilfælde er umuligt at forudse. I 1999 blev der vedtaget en adfærdskodeks, som blev opdateret i 2004, indeholdende bestemmelser, som gør det lettere at styre, hvornår der skal stilles tolkning til rådighed. På mange møder i de to øvrige institutioner, som behandles i denne beretning, er der ikke nødvendigvis behov for tolkning, hvorimod møderne i Parlamentet generelt forudsætter tolkning (1). VIII. Der udarbejdes møderapporter for udvalgs- og delegationsmøder. Denne praksis vil blive udvidet til andre former for møder, herunder møderne i de politiske grupper. Regelmæssig udarbejdelse af periodiske rapporter for at sensibilisere brugerne er blevet vanskeliggjort af tekniske problemer. Tjenestegrenene vil gøre en indsats for at forbedre situationen fra september 2005. 19. Selv hvis medlemmerne var forpligtede til på forhånd at bekræfte deres deltagelse i et møde, ville det være meget vanskeligt at overholde sprogprofilen på grund af forpligtelsen til at dække de sproglige behov som følge af ministres, kommissionsmedlemmers eller indbudte eksperters deltagelse i det pågældende møde. 20-21. Tolketjenesterne undersøger regelmæssigt sammen med brugerne, om anmodningerne om brug af ressourcer har været relevante. For at sikre en optimal udnyttelse af ressourcer har de ligeledes siden september 2004 gjort brug af de rapporter, der udarbejdes efter udvalgs- og delegationsmøder og meget snart også efter møder i de politiske grupper. Brugerne (udvalg og delegationer) ajourfører sprogprofilerne for deres møder for derigennem at give Tolkedirektoratet mulighed for at optimere udnyttelsen af ressourcer. Disse oplysninger fremsendes regelmæssigt til Parlamentets Præsidium, således at dette om nødvendigt kan vedtage nødvendige tilpasninger. 30. Parlamentet noterer sig, at dækningen af de nye officielle sprog efter udvidelsen (jf. forretningsordenens artikel 139) stadig er ufuldstændig som følge af manglen på kvalificeret personale. Det er medlemsstaterne, der er ansvarlige for uddannelsen heraf. 31. Selv om EPSO's udvælgelsesprøver med henblik på rekruttering af maltesiske tolke ikke har båret frugt, er maltesisk blevet dækket på plenarmøderne i Strasbourg ved at rekruttere tolke udefra. Dette vil ligeledes komme til at gøre sig gældende for plenarmøderne i Bruxelles i 2006, fordi der nu via et program finansieret af institutionerne er blevet uddannet maltesiske tolke. 33-34. Parlamentets tjenestegrene registrerer de direkte udgifter til tolkeydelser leveret af eksterne tolke efter de gældende bestemmelser og ajourfører regelmæssigt den gennemsnitlige udgift pr. tolkedag for en ekstern tolk. De agter at se nærmere på og eventuelt overtage den beregningsmetode, Retten har foreslået med henblik på at give et bedre billede af de samlede udgifter til de leverede ydelser, herunder tolkeydelser leveret af fastansatte tolke, og afsætte de nødvendige midler til forvaltning af disse data. 38. I det følgende punkt (39) gøres der detaljeret rede for forskellen mellem udgifterne pr. tolkedag i Parlamentet og i GD for Tolkning, hvor Retten gennemgår de specifikke forhold, der gør sig gældende for Parlamentets virksomhed. 39. Den meget høje koncentration af møder på visse tidspunkter i ugens eller dagens løb (punkt 39, litra c)) skyldes bl.a., at de politiske grupper nødvendigvis skal overholde fristerne for indgivelse af ændringsforslag, inden disse sendes til skriftlig oversættelse. Indførelsen af ni nye sprog har resulteret i, at denne frist er blevet rykket frem fra torsdag morgen til onsdag aften forud for mødeperioden, hvilket har medført en koncentration af møder om onsdagen. Tolketjenesterne erkender, at det er nødvendigt at udnytte ressourcerne bedre, og har derfor udbygget det interinstitutionelle samarbejde, således at de på gensidig basis stiller fastansatte tolke til rådighed for hinanden, og de påregner i højere grad at benytte sig af denne praksis, især i perioder med ringe aktivitet i Parlamentet. Det er i 2004 lykkedes de tjenestegrene, der står for tilrettelæggelsen af møderne i de parlamentariske udvalg og delegationer, at forhøje antallet af møder berammet til torsdag eftermiddag. De sene møder, der afholdes i Parlamentet (punkt 39, litra d)), er et resultat af de politiske organers afgørelser om tilrettelæggelsen af arbejdet; der er først og fremmest tale om plenarmøder i Strasbourg og Bruxelles, visse møder i Budgetudvalget i forbindelse med vedtagelsen af budgettet og visse forligsudvalgsmøder. De udgør en meget lille del af den samlede arbejdsmængde og er en integrerende del af arbejdsmønstret i en parlamentarisk institution med 25 medlemsstater. 42. De høje udgifter til tolkning, der stilles til rådighed med kort varsel, afspejler den organisatoriske fleksibilitet, der er nødvendig i Parlamentet. Som nævnt i svaret til punkt VII ovenfor kan der blive anmodet om afholdelse af møder med kort varsel, fordi Parlamentet skal reagere på aktuelle politiske begivenheder. 43. Den sene aflysning af møder, hvortil der er anmodet om tolkning, og muligheden for en bedre planlægning af arbejdet er omkostningsfaktorer, som administrationen regelmæssigt henviser brugernes opmærksomhed på. Det er planen yderligere at fremme brugernes kendskab hertil ved regelmæssigt at orientere om de udgifter, der er forbundet med disse sene aflysninger. De tal, Retten nævner, skal imidlertid ses i den rette sammenhæng, hvis man vil undgå misforståelser. Et møde består ofte af en række delmøder, der afholdes på én og samme dag (koordinatorer, Præsidium, arbejdsgrupper osv.): Aflysning af ét eller flere delmøder har ikke konsekvenser for budgettet, hvis tolkene har arbejdet på de andre møder. I øvrigt omfatter tallene for aflysning af møder også »tekniske« aflysninger, der ikke indvirker på tolkebudgettet, da de udelukkende indebærer, at det møde, som der i forvejen er anmodet om, flyttes til et andet tidspunkt, mødeværelse eller arbejdssted, eller at der anmodes om andre sprog. 44. Forvaltningen af tolketjenesterne kræver, at der tages hensyn til både de budgetmæssige aspekter, dvs. tolkenes aflønning (eksterne tolke får et fast beløb pr. dag, uanset om der kun er tale om et kort møde), og opdelingen af Parlamentets arbejde i perioder af en halv dags varighed eller i endnu kortere møder. Følgelig er tolkeudgifternes budgetmæssige konsekvenser begrænsede, eller lig nul, når et delmøde eller et møde i en arbejdsgruppe aflyses, men de berørte tolke har arbejdet på andre møder i løbet af samme dag (i gennemsnit kan 70 % af de tolke, der er berørt af en aflysning, sættes på andre møder). Set ud fra dette perspektiv er det Parlamentets opfattelse, at udgifterne til tolkeydelser, som der var anmodet om, men som der ikke blev gjort brug af, i 2003 udgjorde under 5 % af de samlede mobiliserede tolkeressourcer (56 298 tolkedage), eller lidt over halvdelen af den procentsats og de udgifter, Retten nævner. 55. Parlamentet glæder sig over den udvikling, der er sket i det interinstitutionelle samarbejde på tolkeområdet. Den går videre end henstillingerne i Chêne-rapporten, bl.a. med hensyn til ad hoc-udveksling af fastansatte tolke, der arbejder på de gamle officielle sprog. Visse forskelle mellem institutionerne med hensyn til tolkenes arbejdsvilkår vanskeliggør stadig udvekslingen af tjenestemænd. Dette spørgsmål er ved at blive undersøgt nærmere. 56. Uanset de besparelser og effektivitetsforøgelser, der kunne komme på tale, bør det nævnes, at det faktum, at der findes tre tolketjenester, er udtryk for de enkelte institutioners særlige karakter og specifikke behov. Tidsplanerne for institutionernes arbejde kunne samordnes bedre for at øge tolketjenestens effektivitet og disponibilitet, især for så vidt angår de nye sprog. 57. Konkurrenceaspektet vedrører på ingen måde aflønningen, der på grundlag af den faglige overenskomst ligger på samme niveau for alle EU-institutionerne. Institutionernes generalsekretærer har i erkendelse af, at det er nødvendigt at udnytte de disponible menneskelige ressourcer bedre (punkt 57, litra b)), intensiveret det interinstitutionelle samarbejde betydeligt og har indledt et program, der tager sigte på at stille fastansatte tolke til rådighed for hinanden. De er fast besluttet på at øge samarbejdet på dette område. Den fælles forvaltning af listen over eksterne tolke og de øgede kontakter mellem planlægningstjenesterne har allerede gjort det muligt at deles om rejseudgifterne (punkt 57, litra c)), omend der utvivlsomt kan foretages yderligere forbedringer. 58. Parlamentets politiske og operationelle autonomi er ikke forenelig med en organisatorisk praksis, som indebærer, at Parlamentet ville være nødt til at forelægge sine officielle mødeanmodninger med henblik på en administrativ vurdering i forbindelse med forvaltningen af de disponible ressourcer, kort sagt at lade afholdelsen af sine møder være afhængig af en sådan teknisk vurdering. Parlamentet kan således ikke tilslutte sig tanken om at oprette et enkelt agentur, der leverer tolkeydelser til alle EU-institutionerne. I øvrigt blev der i Chêne-rapportens konklusioner til institutionernes generalsekretærer i 2002, efter at der var foretaget en tilbundsgående undersøgelse, slået til lyd for øget synergi frem for sammenlægning af tjenester. Endelig ville oprettelsen af et enkelt agentur, som skulle levere tolkeydelser til samtlige institutioner økonomisk set ikke mindske de supplerende udgifter til afholdelse af Parlamentets møder (udgifter til tjenesterejser til Strasbourg, flere tjenesterejser, objektive faktorer, der af Retten betegnes som berettigede). Det ville heller ikke gøre det muligt at nedbringe den mangel på kvalificerede tolke, der gør sig gældende for visse sprogs vedkommende. 62. Parlamentet har altid tilstræbt en 50/50-fordeling mellem eksterne tolke (hjælpeansatte konferencetolke) og fastansatte tolke. Dette er naturligvis gunstigt for de hjælpeansatte konferencetolke på spidsbelastningstidspunkter, men fordelingen stabiliserede sig i 2004 på 52 % for de fastansattes og 48 % for de hjælpeansattes vedkommende. 63. Parlamentets tjenestegrene har, især siden der er oprettet en enkelt tjeneste med ansvar for alle udbetalinger til hjælpeansatte konferencetolke, bestræbt sig på nøje at kontrollere de hjælpeansatte konferencetolkes rejseudgifter. Formålet er at anvende den lavest mulige sats, samtidig med at de gældende bestemmelser overholdes, og i det omfang, det er muligt, bringe disse på linje med dem, der gælder for fastansatte tolke. Parlamentet er parat til sammen med de øvrige institutioner at indlede en genforhandling af aftalen med AIIC. 64-65. Den type flybillet, der er omhandlet i artikel 10 i gennemførelsesbestemmelserne til den nugældende aftale (»en IATA-billet til den laveste sats, som ikke er underlagt kvotaordningen, og som kan ændres og refunderes«), svarer ikke til en billet, der er underlagt restriktioner. Parlamentets tjenestegrene accepterer imidlertid i givet fald at godtgøre rejseudgifter på grundlag af en billet med restriktioner til reduceret sats, samtidig med at de garanterer at godtgøre tolkene eventuelle strafgebyrer, som de af tjenstlige årsager måtte skulle betale. Administrationen tilskynder hjælpeansatte konferencetolke til at benytte denne formel og til systematisk at benytte sig af det rejsebureau, der har kontrakt med Parlamentet, og som har fået pålagt at anvende de aftalte priser eller de gunstigst mulige priser. Under visse omstændigheder og på visse ruter (f.eks. Bruxelles-Strasbourg under Parlamentets mødeperioder) er det imidlertid ikke muligt at få en billet, der kan ændres, under prisen på en business class-billet. 66. Parlamentets tjenestegrene har i samarbejde med den nye fælles tjeneste med ansvar for udbetalinger til hjælpeansatte konferencetolke, der blev oprettet i oktober 2004, etableret en enhed, som skal føre kontrol med udgifterne som følge af forpligtelserne over for hjælpeansatte konferencetolke. 67. Det er korrekt, at Parlamentet altid har bragt artikel 9, stk. 2, i den faglige overenskomst i anvendelse ud fra den betragtning, at denne havde til formål at sikre ensartethed i de anvendte satser, og ikke bestemmelserne om opsplitning af dagpengebeløb. I henhold til bestemmelserne i den nye personalevedtægt skelnes der nu mellem dagpenge og godtgørelse af udgifter til hotelophold. Genforhandlingen af aftalen med AIIC åbner mulighed for en afklaring på dette område. 72. Tolkesessionernes varighed er fastsat til tre en halv time for almindelige møder. Hvis brugeren anmoder herom, kan denne imidlertid let øges til fire timer eller derover, idet der i så fald skal sættes flere tolke på holdet. 82. Den bedste praksis i de øvrige institutioner vil blive gennemgået af de tjenester i Parlamentet, som gør brug af tolkning, for at forbedre planlægningen af arbejdet, samtidig med at de politiske krav omtalt i svaret til punkt VII respekteres. 83-84. Dækningen af tolkebehovet for de nye officielle sprog skrider frem i takt med den betydelige indsats, der gøres i institutionerne for at finde nye tolke og tilbyde supplerende uddannelse. Det bør dog understreges, at de nye medlemsstater spiller en vigtig rolle med hensyn til uddannelse af lingvister. 85-86. Fuld flersprogethed, således som Parlamentet ønsker det, indebærer betydelige udgifter, der bedre vil kunne styres via den måde, det parlamentariske arbejde tilrettelægges på, og en optimal planlægning af møder. Disse udgifter er også et resultat af politiske afgørelser om tilrettelæggelse af arbejdet (mødekalender og arbejdssteder). 87. Parlamentets Tolkedirektorat fører en minimalistisk politik med hensyn til tolkereservens størrelse. Der planlægges kun med ét reservehold om dagen, og kun på dage med spidsbelastning. Dette reservehold ender altid med at blive brugt, enten helt eller for en meget stor dels vedkommende. 88. Se Parlamentets svar til punkt 44. 90-91. Parlamentets tjenestegrene arbejder i øjeblikket på at gennemføre en strengere håndhævelse af aftalen med AIIC, en bedre integrering af it-systemer og en udbygning af det interinstitutionelle samarbejde. De forpligter sig til at fortsætte disse bestræbelser. Parlamentet er åbent over for en eventuel genforhandling af aftalen. 92. Parlamentet er af den opfattelse, at det bør have en stab af fastansatte tolke, der kan sikre dets uafhængighed og autonomi i så henseende. Ad hoc-anvendelse af eksterne tolke, når der er behov herfor, gør det muligt at klare spidsbelastningstidspunkter, samtidig med at budgettet holdes under kontrol. 50/50-fordelingen synes at være et rimeligt kompromis mellem autonomi og fleksibilitet. 93. Mødernes varighed fastsættes af de politiske og parlamentariske organer, og kan overskride den normale fastlagte varighed på tre en halv time som anført i punkt 72. Tolketjenesten skal imødekomme alle anmodninger, der opfylder bestemmelserne. Med henblik herpå afsætter den tolke til møderne i overensstemmelse med de gældende bestemmelser om arbejdsvilkår. 94. Det er op til Parlamentets politiske myndighed at afgøre, om det ønsker at have sin egen selvstændige tolketjeneste, som så ganske vist skal indgå i et omfattende interinstitutionelt samarbejde, eller om det foretrækker at arbejde hen imod oprettelse af et enkelt kontor, der skal levere tolkeydelser til samtlige institutioner. (1) I artikel 138 i Parlamentets forretningsorden hedder det som følger: »1. Alle Parlamentets dokumenter skal være affattet på de officielle sprog. 2. Alle medlemmer har ret til at tale i Parlamentet på det officielle sprog, de ønsker. Indlæg på et af de officielle sprog simultantolkes til alle de andre officielle sprog og til ethvert andet sprog, som Præsidiet finder nødvendigt. 3. På udvalgs- og delegationsmøder er der tolkning fra og til de officielle sprog, som medlemmerne af og stedfortræderne i det pågældende udvalg eller den pågældende delegation anvender og anmoder om. 4. På udvalgs- og delegationsmøder uden for de tre sædvanlige arbejdssteder er der tolkning fra og til de sprog, som anvendes af medlemmer, der har bekræftet, at de vil deltage i mødet. Denne ordning kan, såfremt medlemmerne af det pågældende organ samtykker heri, undtagelsesvis lempes. I tilfælde af uenighed træffer Præsidiet afgørelse.«

RÅDETS SVAR Generalsekretariatet for Rådet hilser med tilfredshed Den Europæiske Revisionsrets rapport om EU-institutionernes udgifter til tolkning, der kan danne grundlag for yderligere rationalisering af brugen af tolkefaciliteter i tiden fremover. Bemærkninger til forskellige punkter i rapporten 10-11. Tabel 1 og efterfølgende analyser i punkt 10 og 11 giver ikke en fuldstændig forklaring på stigningen i tolkedage i perioden 1998-2002 (+9 %). Hovedårsagen til denne stigning er den markante vækst i Rådets aktiviteter og antallet af møder (+39 %) i rådsregi i denne periode (jf. tabel 1). Tabel 1 Tolkedage stillet til rådighed for Rådet, herunder også de nye medlemsstaters sprog, sammenholdt med antallet af møder (index 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Møder i Rådet 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Tolkedage stillet til rådighed for Rådet 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Hvad angår faldet på 13 % i tolkedage i Rådet i 2004 bemærkes, at antallet af møder faldt med , % i 2004. Der bør desuden tages hensyn til følgende faktorer: — Siden den 1. maj 2004 har der været færre møder med tolkning som følge af generalsekretærens/den højtstående repræsentants afgørelse nr. 56/04 — De gamle medlemsstater (EU-15) fremsatte færre anmodninger om tolkning i 2004 end tidligere — GD for Tolkning kunne ikke imødekomme alle anmodningerne om tolkning for de nye sprog. 28. Det tilføjes, at Rådets budget også finansierer 50 % af udgifterne til tolkning på møder i Coreper. 35. Definitionen af »MAD« (stillet til rådighed) er uklar og er i årenes løb ofte blevet ændret, hvilket gør alle analyser på grundlag af dette koncept højst problematiske. 49. Det skal anføres, at selv om Rådet aflyser et møde, hvortil der er bestilt tolkning, som skal betales, betyder det ikke, at tolkene er uvirksomme. Det er Rådets erfaring, at GD for Tolkning kan og har sat nogle af disse tolke til at arbejde ved andre møder i Kommissionen eller i andre institutioner, som GD for Tolkning leverer ydelser til. 94. Generalsekretariatet for Rådet støtter idéen om at gennemføre en uafhængig evaluering af de eventuelle fordele ved at oprette et enkelt tværinstitutionelt kontor, der leverer tolkeydelser til alle EU's institutioner.