Meddelelse fra Kommissionen til Rådet, Europa-Parlamentet, Det Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget om nye rammer for samarbejde om aktiviteter vedrørende informations- og kommunikationspolitikken i Den Europæiske Union

INDHOLD

Indledning

I. Samarbejde mellem institutionerne og med medlemsstaterne

I.1. En åben rammeaftale om samarbejde mellem Europa-Kommissionen og Europa- Parlamentet

I.1.1 Den Interinstitutionelle Gruppe om Information (IGI)

I.1.2 Europa-Kommissionens og Europa-Parlamentets operationelle tjenestegrene

I.1.3 Praktisk samarbejde - Repræsentationer og eksterne kontorer

I.2 Nye rammer for samarbejdet med Rådet og de andre institutioner, medlemsstaterne og de nationale parlamenter

II. Kommissionens informations- og kommunikationstjenester

II.1 Generelle informationstjenester

II.2 Håndtering af sektororienteret information

II.3 Metoder, midler og evaluering

III. Opfølgning

Bilag: Metoder, midler og evaluering i forbindelse med informations- og kommunikationsaktiviteter

InDLEDNING

Det grundlæggende formål med meddelelsen er at etablere en ny interinstitutionel forbindelse baseret på en ny form for samarbejde, hvad angår fælles emner og interesser. Dette vil medføre fælles gennemførelse af informationspolitikker, forvaltningsordninger som er lette at håndtere, decentraliserede og indebærer så lidt bureaukrati som muligt. Det siger sig selv, at alle berørte parter fortsat er ansvarlige for den særlige retning, som deres egen kommunikations- og informationspolitiske strategi tager. Ligeledes vil alle berørte parter bevare autonomien med hensyn til såvel politisk information vedrørende deres egen institution som formidling af egne prioriterede emner.

Formålet med Kommissionens meddelelse er at opstille nye rammer for samarbejdet om information og kommunikation. Det er en første reaktion på anmodninger fra Europa-Parlamentet og Det Europæiske Råd. Ved flere lejligheder har Europa-Parlamentet bedt Kommissionen om at udarbejde en fælles strategi på området. [1] Det Europæiske Råd i Helsingfors i december 1999 opfordrede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen til at forene deres bestræbelser på at formidle samordnet bred information om Unionen, ved navnlig at gøre bedst mulig brug af de forhåndenværende ressourcer. Kommissionen blev opfordret til at "foretage en generel undersøgelse af Unionens informationspolitik, herunder hvordan koordineringen med informationskontorerne i medlemsstaterne og forbindelserne til de nationale informationskontorer kan forbedres."

[1] Beslutning af 14/05/98 om Den Europæiske Unions informations- og kommunikationspolitik

Dette er en stor opgave, der kræver et betragteligt input fra alle institutionerne og medlemsstaterne, hvis der skal iværksættes foranstaltninger, der så vidt muligt frembringer hurtige og overbevisende resultater, som skal evalueres regelmæssigt. Hvis dette skal lykkes, kræver det tildeling af yderligere menneskelige og finansielle ressourcer.

Med henblik på virkelige forbedringer af informationspolitikken sætter Kommissionen sig for at:

* udtænke strukturelle rammer (som grundlag for, hvordan de forskellige værktøjer kan identificeres, deles og sammensættes);

* skaffe støtte til målsætninger, der omfatter udvikling af en god dialog med offentligheden, skabe bro over kløften mellem Unionen og offentligheden, sikre at folk har adgang til den rigtige information, gøre budskaberne præcise, være proaktiv i stedet for reaktiv, skabe et Europa, der er tæt på borgerne, er velkendt for dem og betyder noget for dem.

* Fastlægge partnerskabsordninger mellem institutionerne, medlemsstaterne på nationalt, regionalt og lokalt plan og civilsamfundet; partnerskabsordninger, der hjælper til at skaffe information på et decentraliseret græsrodplan.

Dette svarer til et nyt miljø i en Union, hvor der er sket store ændringer. Offentlighedens forventninger og krav, behovet for at give information på græsrodsplan og en debat om europæisk styring kræver tilsammen, at alle berørte parter optrapper samarbejdet med hinanden og udvikler nye samarbejdsformer. Der er også et behov for en interinstitutionel fremgangsmåde for at sikre, at offentligheden får et sammenhængende billede af institutionerne og det, de udretter, i stedet for et sløret og brudt billede.

I betragtning af hvad der er på spil, opfordrer meddelelsen naturligt nok til en debat; en åben, men struktureret debat med en klar tidsplan og behørigt målrettet. Meddelelsen er faktisk udformet således, at den opfordrer til en sådan debat, eftersom dens eneste formål er at fastsætte nogle rammer, som kan udfyldes. Rammerne siger intet om indholdet. Formålet med en debat ville være at koncentrere sig hovedsagelig om indholdet, og dermed få rammerne udfyldt og tilpasset.

I. Samarbejde mellem institutionerne og med medlemsstaterne

Borgernes stigende og berettigede forventninger om at have fuldstændig og let adgang til information om europæiske anliggender, europæisk styre og udviklingen af Unionen kræver en moderne, effektiv og pålidelig informationspolitik. For institutionerne, navnlig Kommissionen, Parlamentet og Rådet, som har forpligtet sig til at føre en åben, transparent (dvs. adgang til dokumenter) og ansvarlig politik, er denne nye udfordring en kærkommen anledning til at styrke det indbyrdes samarbejde og samarbejdet med medlemsstaterne og tænke i nye baner.

Formålet med denne meddelelse er at foreslå nye rammer for informations- og kommunikationsaktiviteterne i Den Europæiske Union. Dermed anerkender den institutionernes og medlemsstaternes ansvar. Rammen er ikke eksklusiv; faktisk opfordres alle institutionerne sammen med medlemsstaterne og de nationale parlamenter til at bidrage til den fælles informations- og kommunikationsindsats.

Den valgte metode er simpel, ubureaukratisk og decentraliseret og sigter mod at skabe en basis af gensidig tillid mellem institutionerne.

Et Europa nær på borgerne

Kernen i informations- og kommunikationspolitikken er forpligtelsen til at bringe Europa tættere på borgerne. Dette er en bydende nødvendighed, som strukturerne og institutionerne selv skal tilpasse sig, så Europa er "lige rundt om hjørnet" med information, der er tydelig, hensigtsmæssig og i berøring med det, der virkelig optager folk. Dette er nært forbundet med løbende drøftelser om EU's styreform og navnlig om, hvorledes man bedre kan ekvipere institutionerne til at opfylde deres forpligtelse til at informere og kommunikere. Det er også afgørende for borgerne at blive informeret om Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, så de kan få fuldt udbytte af dette charter. Således bliver information og kommunikation et strategisk redskab for styringen af Det Europæiske Fællesskab og et svar på de betænkeligheder og ønsker, som Europa-Parlamentet har givet udtryk for med hensyn til offentlighedens deltagelse.

Institutionerne møder mange vanskeligheder, når de prøver at nå ud til borgerne og kan ikke med rimelighed forventes at igangsætte og føre en debat på egen hånd. Der må findes metoder til at overvinde hindringerne for kommunikationen, enten de er af sproglig, kulturel, politisk eller institutionel art, og til i fuldt omfang at tage højde for forskellene mellem medlemsstaterne, eftersom man i dag ikke kan tale generelt om en europæisk offentlighed.

Derfor må vi tilpasse budskabet efter de særlige kendetegn ved det publikum, vi henvender os til.

Dette kræver fuldt samarbejde på alle niveauer, og at man gør bedst mulig brug af nye kommunikationsteknikker og -teknologier samt skaber mulighed for at få feedback fra borgerne.

Institutionernes ansvar

Samtidig med at informationsstrømmen i væsentlig grad skal decentraliseres, er det i lige så høj grad nødvendigt at sikre, at den er konsekvent og pålidelig. Institutionerne er og bliver ansvarlige for deres handlinger. Der bør tilstræbes den størst mulige synergi mellem hver enkelt institutions aktiviteter og ressourcer.

Tilsvarende er institutionerne - og deres medlemmer - til stadighed fuldt ansvarlige for deres respektive kontakter til pressen og medierne. Arbejdet med pressen prioriteres højt i en moderne verden og er nøglen til den umiddelbare præsentation af nye oplysninger, politikker og meninger. Informations- og kommunikationsstrategien bør så vidt muligt lette arbejdet med medierne ved at sikre, at faktuel og aktuel information om tidens spørgsmål er let tilgængelig. Presserelaterede aktiviteter berøres imidlertid ikke direkte af denne informations- og kommunikationsstrategi. Hver enkelt institution er fortsat ansvarlig for sine presseaktiviteter og for præsentation, fremme og forsvar af egne politikker og aktiviteter.

Institutionernes integritet

De nye rammer respekterer fuldt ud hver enkelt institutions autonomi og integritet. Navnlig er Europa-Kommissionen eneansvarlig for kommunikations- og informationsaktiviteter i forbindelse med de eksklusive beføjelser, f.eks. initiativretten, rollen som traktatens vogter eller budgetgennemførelsen under budgetmyndighedens kontrol. Når Europa-Parlamentet fungerer i sin rolle som lovgiver, som budgetmyndighed eller som demokratisk kontrolmyndighed, skal det frit kunne give udtryk for sin mening, og dets medlemmer skal frit kunne udtale sig om et hvilket som helst emne.

Institutionernes håndtering af information

Gennemsnitsborgeren værdsætter næppe, at der skelnes alt for meget mellem de europæiske institutioner, og i endnu mindre grad mellem Kommissionens forskellige tjenestegrene, kræver det ikke alene forbedrede mekanismer for det interinstitutionelle samarbejde, navnlig mellem Kommissionen og Parlamentet, men også yderligere forbedringer inden for selve Kommissionen.

Information kan kategoriseres på tre måder. Generel information er rettet mod offentligheden som helhed, selv om den omfatter information til prioriterede grupper som f.eks. kvinder og unge. Ud over at forklare sin egen rolle, sine politikker og aktiviteter må Kommissionen også medtage de rettigheder og muligheder, der tilfalder medlemmer af offentligheden som borgere i EU, og den indvirkning, som aktioner på EU-plan har på dem. Det omfatter naturligt nok selve EU's beslutningsproces, institutionernes ansvar over for den brede befolkning og områder af særlig interesse som f.eks. EU's udgifter.

Specialiseret information er nødvendig for særlige grupper med et behov for indgående information om særlige aspekter af EU's politik. For eksempel findes der i Kommissionen enheder under generaldirektoraterne, som tager sig af dem, der har behov for denne form for information.

Presseinformation, hvoraf en stor del er 'sidste øjebliks-nyheder', men også omfatter specialiseret baggrundsstof, er adskilt fra de to andre og hører til i en særlig kategori på grund af det publikum, den i første omgang er henvendt til, uanset dens enorme betydning for offentligheden som helhed.

Information bør betragtes inden for en mere generel kommunikationsstrategi, der er udformet til at stimulere en oplyst debat om europæiske anliggender. Dette betyder ikke, at informationstjenesterne skal overtage politikernes rolle, da disse er ansvarlige for at indtage en bestemt holdning i forhold til Den Europæiske Union. Men det faktum, at Kommissionen er ansvarlig for at træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at realisere traktatens artikler, medfører en forpligtelse til at kommunikere det væsentlige i det, den søger at opnå, til EU-borgere som helhed. Denne opgave bør varetages i partnerskab med både de andre europæiske institutioner og de nationale og regionale institutioner.

I.1. En åben rammeaftale om samarbejde mellem Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet

De to institutioners betydelige politiske prioritering af informations- og kommunikationsaktiviteter og -strategier, der også afspejles i tildelingen af budgetmidler til de relevante budgetposter, er entydig og uomtvistelig. Rammerne for samarbejdet mellem Kommissionen og Parlamentet bør afspejle dette høje niveau af politisk engagement samt skabe grundlag for operationelle beslutninger i de to institutioners ledelse og i det praktiske samarbejde.

Det er nyttigt at identificere de tre aktørniveauer i denne indsats, da rammeaftalen vil berøre dem alle på forskellige måder og opstille nøjagtige samarbejdsmetoder:

* Det politiske niveau i form af Den Interinstitutionelle Gruppe om Information (IGI), der vil definere de generelle retningslinjer og prioriterede områder for den overordnede informations- og kommunikationsstrategi, idet parlamentsudvalgenes områdekompetence fuldt ud respekteres;

* Det operationelle niveau, hvor de ansvarlige tjenestegrene (Generaldirektoratet for Presse og Kommunikation - PRESS - for Kommissionen og Generaldirektoratet for Informations- og Pressetjenesten - GD III - for Parlamentet) træffer beslutning og overvåger aktiviteter;

* Det decentraliserede niveau, hvor gennemførelsen foregår i medlemsstaterne (repræsentationer og eksterne kontorer).

I.1.1 Den Interinstitutionelle Gruppe om Information (IGI) [2]

[2] IGI er en fælles arbejdsgruppe med medlemmer fra Kommissionen og Europa-Parlamentet under de to institutioners fælles formandskab. Gruppens første mandat var begrænset til prioriterede informationsforanstaltninger (PRINCE-kampagner). Det er nu udvidet til at omfatte alle informations- og kommunikationsaktiviteter.

IGI skal være et centralt organ for samarbejde på politisk niveau mellem institutionerne. Det får to vigtige funktioner: at overvåge, at samarbejdet mellem institutionerne fungerer efter hensigten; og, på årsbasis, at vurdere fremskridtene og fastsætte retningslinjer for de generelle og specifikke informationsaktiviteter, som Europa-Parlamentet og Kommissionen samarbejder om.

På et årligt møde, der finder sted efter Europa-Parlamentets førstebehandling af det foreløbige budgetforslag for det følgende regnskabsår, bør IGI vedtage en prioriteret liste over de fremtidige aktiviteter og evaluere fremskridtene på grundlag af en rapport udarbejdet af Kommissionen og eventuelle andre hensigtsmæssige bidrag fra institutionerne. IGI vil have et udkast til arbejdsprogram om informationsaktiviteter fra Kommissionens og Parlamentets tjenestegrene til rådighed, herunder planlagte aktiviteter i hver medlemsstat. Det udarbejder også flerårige retningslinjer for informations- og kommunikationsaktiviteter.

Som en del af gruppens ansvar for den overordnede planlægning af fælles aktiviteter, vedtager IGI anbefalinger efter behov og stiller forslag til afholdelse og finansiering af større informationskampagner. Gruppen modtager regelmæssige rapporter om gennemførelse af informationsaktiviteter, som institutionerne har iværksat med henblik på en veldokumenteret politisk drøftelse af opnåede resultater og fremtidige målsætninger.

IGI's strategiafgørelse, baseret på evalueringen af igangværende aktiviteter, omfatter:

* udvælgelse af prioriterede områder for de(t) følgende års informationsaktiviteter,

* opstilling, for hvert udvalgt prioriteret område, af de generelle målsætninger og den strategi, der skal følges,

* definition af de værktøjer, der skal anvendes (PRINCE, andre store kampagner osv.),

* anbefaling af systemer til overvågning og resultatvurdering.

IGI kan eventuelt mødes ved andre lejligheder i årets løb, når det er hensigtsmæssigt, med henblik på at undersøge væsentlige aktiviteters fremskridt og stille passende forslag om ændring og omdirigering af igangværende kampagner.

IGI's vurdering af samarbejdet mellem institutionerne bør være en permanent aktivitet og et fast punkt på dagsordenen ved det årlige møde. I denne sammenhæng vil det blive overvejet, om det er nødvendigt at gennemgå adfærdskodeksen på informations- og kommunikationsområdet.

Institutionerne noterer sig IGI's beslutninger og de anbefalinger, der fremsættes, samtidig med at de bevarer fuld autonomi og integritet. Navnlig bør hver enkelt institution eksplicit gøre rede for, hvordan deres medlemmer vil være involveret i informationskampagner og -aktiviteter.

I.1.2 Europa-Kommissionens og Europa-Parlamentets operationelle tjenestegrene

De to institutioners tjenestegrene (Generaldirektoratet for Presse og Kommunikation - PRESS - for Kommissionen og Generaldirektoratet for Informations- og Pressetjenesten - GD III - for Parlamentet) har til opgave at forberede, gennemføre, overvåge og evaluere informationsaktiviteter i henhold til de fastsatte retningslinjer og de instrukser, der modtaget inden for de aftalte rammer. Samarbejdet, udveksling af oplysninger og gensidig bistand mellem tjenestegrenene omfatter alle disse trin.

Kommissionens og Parlamentets generaldirektører med ansvar for information og kommunikation bistår IGI i dets arbejde. Disse generaldirektører eller deres repræsentanter mødes regelmæssigt og mindst to gange om året for at gennemgå rapporter om gennemførelsen af informationsaktiviteter, udveksle oplysninger om igangværende aktivitetsplaner og forberede IGI's drøftelser.

Hvert generaldirektorat inviterer selvfølgelig en repræsentant for den anden institution til at deltage som observatør i dets redaktionelle udvalg eller andre tilsvarende grupper med ansvar for generelle informationsaktiviteter. Generaldirektoraterne forsøger også at inddrage de andre institutioner og, hvor det er hensigtsmæssigt, andre organer, herunder repræsentanter for medlemsstaterne som er involveret i informationsaktiviteter, i deres arbejde.

Når en gruppe eller et udvalg med ansvar for redaktionelle eller andre informationsrelaterede opgaver oprettes af de operationelle tjenestegrene (PRESS og DG III) på centralt niveau, opfordrer de den anden part til at udpege en observatør.

De to institutioners generaldirektorater bør overveje, hvilke ordninger, der kan indføres med henblik på fælles brug af kommunikationsmidler, som det allerede er tilfældet med for eksempel webstedet EUROPA, udsendelser via Europe by Satellite (EbS) og institutionernes biblioteker.

Generaldirektørerne for PRESS and DG III bør også mødes med deres kolleger i de andre institutioner, overvåge det arbejde, der udføres af eksisterende koordineringsudvalg (f.eks. på EUROPA eller på Europe by Satellite). De bør sørge for, at institutionerne konsekvent udnytter mulighederne i de moderne teknologier og skaffer publikum let adgang til opdateret information.

Muligheden for at oprette et rådgivende organ om information og kommunikation, som omfatter repræsentanter for institutionerne, medlemsstaterne, og med mulighed for at indvælge eksterne rådgivere og specialister til særlige formål vil blive undersøgt (for eksempel bedste praksis i anvendelsen af kommunikationsudstyr, den mest effektive fælles udnyttelse, evalueringskriterier og resultatvurdering).

I.1.3 Samarbejde i praksis - Repræsentationer og eksterne kontorer

Kommissionens repræsentationer og Europa-Parlamentets eksterne kontorer i medlemsstaterne samarbejder i øjeblikket lokalt på ad hoc-basis. De to institutioner har allokeret betydelige ressourcer til deres aktiviteter og forventer et tilsvarende feedback i forbindelse med de specifikke opgaver, der er defineret for de lokale enheder. Inden for de nye samarbejdsrammer er både en høj grad af lokal koordinering, informationsudveksling og samarbejde nødvendig, da det øger aktionernes effektivitet.

Samarbejdets rækkevidde og metode

Repræsentationerne og kontorerne skal betragtes som centre for alt decentraliseret samarbejde i medlemsstaterne inden for de nye rammer. Alle områder, der berøres af de beslutninger og retningslinjer, der fastsættes af IGI, er omfattet. Aktiviteter og aktioner vedrørende områder, der er og bliver den enkelte institutions eget ansvar, falder ikke ind under det lokale samarbejde i medlemsstaterne.

Kontorcheferne for repræsentationerne og de eksterne kontorer vil være ansvarlige for gennemførelsen i praksis af de aktiviteter, der identificeres af IGI og iværksættes af henholdsvis PRESS and DG III. Som en hovedregel skal samarbejdet baseres på systematiske lokale kontakter og regelmæssig udveksling af fremtidige planer og initiativer. Når det er muligt, bør kontorer og repræsentationer søge fælles løsninger på fælles problemer.

Kontorcheferne for repræsentationerne og de eksterne kontorer i hver medlemsstat er ansvarlige for det praktiske samarbejde mellem de to institutioner. De inviterer systematisk hinanden til at deltage i styrelsesudvalg, redaktionelle udvalg osv. på lokalt plan, når emnet er af fælles interesse. Følgende bestemmelser tjener til at lette det regelmæssige samarbejde:

* der afholdes et månedligt møde mellem kontorcheferne for repræsentationen og informationskontoret, skiftevis i det ene og det andet kontor;

* hver kontorchef fremsender en kopi af den skriftlige dagsorden og et kortfattet referat af hvert møde til sin institution;

* kontorcheferne for alle repræsentationer og eksterne kontorer mødes to gange årligt; på det ene af møderne prioriteres forberedelsen af IGI's årlige møde.

I samarbejdet tages der hensyn til alle lokale forhold og særlige omstændigheder i værtslandet. Institutionerne bestræber sig fortsat på at opnå størst mulig synergi i driften, herunder fælles kontorer, informationsdistribution, elektroniske links mellem internetsider osv. samt ved alle andre praktiske former for samarbejde.

Endelig påtager kontorcheferne for repræsentationerne og de eksterne kontorer sig i forbindelse med alle informations- og kommunikationsaktioner, hvor det er hensigtsmæssigt, at overveje nøjagtig, hvordan de to institutioners medlemmer kan inddrages. I alle tilfælde skal der tages passende skridt til at fremme pluralisme og åben debat.

Fælles aktioner - mission statements og adfærdskodeks

Den grundlæggende information om EU og dets politikker bør påhvile Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet, de andre institutioner og medlemsstaterne i fællesskab. Dette arbejde kan bedst udføres af de informationscentre og netværk, som er tilpasset forholdene i hver enkelt medlemsstat.

Disse oplysningsorganer bør være tættest muligt på borgerne - EU er et fælles anliggende, ikke et udenrigspolitisk spørgsmål. I visse medlemsstater er det særlig vigtigt at finde lokalt betroede og troværdige overbringere af de budskaber, som institutionerne ønsker at videregive. Det er også vigtigt at holde sig for øje, at selv når institutionerne samarbejder, kan de ikke selv nå ud til samtlige borgere. Derfor er partnerskaber med medlemsstaterne, civilsamfundet og ikke-statslige organisationer af afgørende betydning. Information skal være moderne og brugervenlig og omhandle det, der reelt beskæftiger befolkningen. Repræsentationerne har et ansvar for at koordinere, oplære og forsyne informationscentrene og netværkene med støtte fra de relevante centrale enheder.

På denne baggrund er der god grund til at gennemgå og om nødvendigt ændre repræsentationernes og kontorernes mission statements. Kommissionen foreslår en revurdering af sine bestemmelser for at tage højde for de nye samarbejdsrammer; dette indebærer en tilføjelse af bestemmelser vedrørende information til "den brede befolkning" som en prioritering i tillæg til de to eksisterende prioriterede områder "medier" og "politiske kontakter". Andre ændringer kunne vedrøre kampagner og andre aktioner, som vedtages af IGI, for at sikre, at de prioriteres behørigt i praksis.

Der er ligeledes stillet forslag til Parlamentet om en ændring af kontorernes mission statements, navnlig vedrørende de aktiviteter der er rettet mod presse og medier i regionerne. Man kunne overveje at medtage "arbejde via informationscentre og netværk" blandt de prioriterede områder.

Endelig kunne man forestille sig en gennemgang af adfærdskodeksen mellem Europa-Kommissionens repræsentationer og Europa-Parlamentets kontorer i medlemsstaterne (15. januar 1998) i lyset af de principper, der er skitseret i denne meddelelse, fastlægge formalia for de foreslåede regelmæssige møder og identificere samarbejdsområderne.

I.2 Nye rammer for samarbejde med Rådet, de andre institutioner, medlemsstaterne og de nationale parlamenter

Ansvaret for information og kommunikation påhviler alle institutionerne og medlemsstaterne. De her beskrevne samarbejdsrammer bør være åbne, og alle institutioner og medlemsstaterne bør opfordres til at deltage, hvor det er hensigtsmæssigt og gennemførligt.

Rådet

Rådets informations- og kommunikationspolitik adskiller sig fra Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionen, fordi Rådet har begrænsede budgetmæssige ressourcer til dette formål. Det styrer sine egne relationer med pressen og medierne og deler visse kommunikationsmidler med de andre institutioner. Det Europæiske Råd i Helsingfors anmodede imidlertid om, at Rådet inddrages i bestræbelserne på at yde generel sammenhængende information om Den Europæiske Union. Det Europæiske Råd opfordrede også Kommissionen til at forbedre samarbejdet mellem repræsentationerne i medlemsstaterne og de nationale informationsmyndigheder.

I øjeblikket deltager Rådet i webstedet EUROPA og i Europe by Satellite sammen med de andre institutioner. Rådet er repræsenteret i de redaktionelle og forvaltningsmæssige udvalg, men tager ikke på anden måde del i formuleringen af informations- og kommunikationspolitikken. Rådet er ikke i øjeblikket medlem af IGI.

Fremtidige udviklinger kunne omfatte information og kommunikation fra Rådet om spørgsmål, der hører ind under anden og tredje søjle. Dette ville indebære interinstitutionel koordinering mellem Kommissionen, Parlamentet og Rådet ud over brugen af fælles kommunikationsmidler. Hidtil har Rådet ikke fremlagt en generel strategi, men oprettelsen af en hurtig udrykningsstyrke og øget unionsdeltagelse i internationale fredsbevarende aktioner kan være en lejlighed til at ændre på det. Kommissionen vil opfordre Rådet til at overveje, hvordan institutionerne bør håndtere disse spørgsmål, og hvordan Rådet forestiller sig sin deltagelse i IGI.

Det er sandsynligt, at de enkelte regeringer mener, at de har rigelige informations- og kommunikationsmidler til rådighed. Fælles aktioner på unionsplan med deltagelse af både Rådet og medlemsstaterne vil sandsynligvis være begrænset til fælles kommunikationsmidler. Bortset fra de elektroniske medier EUROPA og EbS overvejer man kraftigt oprettelsen af et fælles besøgs- eller informationscenter i Bruxelles og et tættere samarbejde om biblioteker, om end man i øjeblikket ikke er nået til afgørende konklusioner. Samarbejde mellem institutionerne om en fælles tjeneste for presseklip og oversigter kunne give en bedre service og stordriftsfordele på et område af fælles interesse.

Andre institutioner og organer

Alle institutioner bør opfordres til at bidrage til Unionens informationsaktiviteter inden for deres specifikke ansvarsområder. Kommissionen foreslår, at man medtager informationsaktiviteter i alle normale kontakter mellem institutionerne. Der bør være en indbyrdes forståelse og ordentlig information om institutionerne bør indgå i informationsmateriale til offentligheden. Dette gælder for eksempel allerede for relationerne mellem Kommissionen og Regionsudvalget og Det Økonomiske og Sociale Udvalg.

De fælles erklæringer, som Kommissionen og de to udvalg i øjeblikket lægger sidste hånd på, vil indeholde disse aspekter og den rolle, de vil kunne spille i forhold til civilsamfundet og regionerne. Kommissionen er fortsat åben for forslag i denne henseende fra de andre institutioner.

Medlemsstaterne og de nationale parlamenter

Da informationsstrategien skal omfatte en lang række midler og teknikker til at gøre informationen tilgængelig for befolkningen, er det også nødvendigt, at institutionerne søger at opnå fuldt samarbejde med medlemsstaternes nationale, regionale og lokale myndigheder. Det er klart, at en effektiv informations- og kommunikationsstrategi skal sikre, at budskaberne modtages af borgerne på det mest lokale plan. Kommissionen bør forbedre samarbejdet med nationale, regionale og lokale administrationer, samtidig med at man naturligvis respekterer den enkelte medlemsstats forfatningsmæssige balance.

Hvor der fastlægges strategier, deltager medlemsstaterne sammen med regionale og lokale myndigheder direkte i denne opgave og er ofte de bedst placerede til at skabe rammer for informationsspredning, navnlig på det lokale plan.

Man vil fortsætte bestræbelserne på at decentralisere informationsspredningen til offentligheden i en partnerskabsordning med medlemsstaterne. Sådanne ordninger findes allerede i Paris og Lissabon og snart også i Rom. I andre medlemsstater kunne andre former for partnerskab med deltagelse af nationale, regionale og lokale civilsamfundsorganer være hensigtsmæssige. I alle tilfælde er kernen i denne politik at levere information til offentligheden gennem et partnerskab mellem EU-institutionerne og medlemsstaternes egne faciliteter, og ikke alene via repræsentationerne eller de eksterne kontorer.

Mulighederne for fælles aktioner med regeringsorganer i medlemsstaterne omfatter fælles informationsaktiviteter, der samfinansieres eller ledes i fællesskab gennem en formel ordning (aftale). Aktiviteterne kan vedrøre permanente informationscentre som Sources d'Europe i Paris, Jacques Delors-centret i Lissabon og CIDE i Rom; eller de kan relatere til specifikke prioriterede politiske områder som informationsaktiviteter om euroen eller udvidelsen. Foruden det meget positive signal, som samarbejdet sender, er der mange andre fordele ved at gøre fælles sag, ikke mindst mediernes engagement, adgang til specialiseret personale og muligheden for at nå befolkningsgrupper, som ingen EU-institution ville kunne nå alene.

Medlemsstaterne har reageret forskelligt på Kommissionens tiltag vedrørende aftalerne. Nogle har modtaget forslaget med begejstring og vil sandsynligvis gerne udvide og anvende ideen yderligere. Andre er gået ind på at deltage inden for tidsbegrænsede og snævert definerede målsætninger (f.eks. informationskampagner om euroen); de vil måske være villige til at se på andre spørgsmål som f.eks. udvidelsen. Kun to medlemsstater har endnu ikke indvilget i nogen aftaler.

Regeringernes informationskontorer - hvor sådanne findes - er endnu ikke blevet kontaktet systematisk af Kommissionen. Generaldirektører for information - eller personer i tilsvarende stillinger - blev inviteret til et møde i Bruxelles i 1999 for at drøfte mulighederne for fælles aktioner, navnlig vedrørende euroen. Nogle repræsentationer har opretholdt bilaterale kontakter med nationale organer, men der er ikke tale om et generelt billede. Grunden hertil er uden tvivl, at der er betydelige forskelle mellem medlemsstaterne; nogle har centrale organer, som tager sig af den offentlige informationsvirksomhed i større målestok, andre har et meget decentraliseret system til offentlig informationsvirksomhed med ganske lidt eller slet ingen central koordinering.

Eksempler på samarbejde er gensidige henvisninger og links til internetsider og lignende krydshenvisninger. Der findes ingen eksempler på gensidigt medlemskab af redaktioner eller fælles publikationer. Det burde imidlertid være muligt at inddrage de nationale informationsorganer - hvor de findes - i generelle europæiske kampagner, og det bør være reglen, hvis der findes en aftale.

Med hensyn til de nationale parlamenter betragtes samarbejdet med repræsentationen som et rent lokalt anliggende. Europa-Parlamentet har den samme erfaring. Visse medlemsstater har informationskontorer i tilknytning til deres parlamenter, og repræsentationerne har normalt kontakt med dem; i andre tilfælde er der ingen formel kontakt med parlamentet, men kun med individuelle parlamentsmedlemmer og politiske partier. Kommissionen har ikke taget noget generelt initiativ til at kontakte nationale parlamenter. Alle sådanne initiativer vil blive taget i nært samarbejde med Europa-Parlamentet.

II. Kommissionens informations- og kommunikationstjenester

II.1 Generelle informationstjenester

Generaldirektoratet for Presse og Kommunikation

Generaldirektoratet for Presse og Kommunikation (PRESS) er ansvarligt for Kommissionens relationer til medierne. Kommissionens talsmænd er specialiseret i bestemte områder af Kommissionens politik, hvilket skal sikre information af høj kvalitet inden for de generelle rammer, der gælder de øvrige generaldirektorater.

Inden for PRESS deles ansvaret for pressen med Kommissionens repræsentationer i medlemsstaterne. Til forskel fra deres kolleger i Bruxelles taler de af repræsentationens ansatte, der har med pressen at gøre, normalt med journalister, der muligvis ikke er specialister i europæiske anliggender, men for eksempel korrespondenter på det politiske, økonomiske eller industrielle felt i den nationale presse, der i stigende grad medtager europæiske aspekter i deres dækning af nationale anliggender. Endvidere spiller repræsentationerne en væsentlig rolle med hensyn til information til den regionale og lokale presse, der sjældent har journalister ansat specielt til at rapportere om europæiske anliggender.

Mange fagspecifikke aviser og tidsskrifter søger ofte hjælp hos repræsentationerne. Foruden journalisterne har repræsentationerne også kontakt med redaktionelt personale og lederskribenter.

Repræsentationernes rolle og prioriterede områder inden for den nye ramme

Repræsentationerne for Europa-Kommissionen repræsenterer og betjener institutionen som helhed. Deres opgaver omfatter:

* en direkte rolle over for medierne på Kommissionens vegne inden for de prioriterede områder, der er fastsat af PRESS, og ordningen for tidlig varsling i forbindelse med væsentlige spørgsmål;

* politisk netværksarbejde og videregivelse af oplysninger til hovedkvarteret i Bruxelles;

* Levering af information til den brede befolkning om prioriterede emner og, hvor det er hensigtsmæssigt, i partnerskab med medlemsstaternes myndigheder og Europa-Parlamentet. Denne opgave udføres, under ledelse af repræsentationerne, hovedsagelig gennem netværk af informationscentre, der er oprettet i samarbejde med medlemsstaterne og andre regionale eller lokale organer.

Udlægning af Kommissionens politikker er et væsentligt aspekt ved de første to af de tre prioriterede områder, og det vil fortsat være repræsentationernes hovedaktivitet, når de fungerer som repræsentanter for institutionen. De nye rammer bør indebære, at det tredje prioriterede område i fremtiden ligestilles med de øvrige som en afspejling af det nye samarbejde med Parlamentet. Repræsentationerne vil fortsat spille en afgørende rolle som medvirkende ved gennemførelsen af store informationsaktiviteter, som Kommissionen træffer beslutning om inden for rammerne af PRINCE [3].

[3] PRINCE-programmet, der i 1995 blev indført hovedsagelig på Europa-Parlamentets initiativ, omfatter kampagner på prioriterede områder i partnerskab med institutionerne og medlemsstaterne: Det anvendes nu til kampagner for udvidelsen, euroen, til debatten om Den Europæiske Unions fremtid og til den nye kampagne for skabelse af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed.

Parlamentets eksterne kontorer er i øjeblikket kun marginalt tilknyttet netværkene. Det vil være absolut hensigtsmæssigt at inddrage EP på to måder: kontorerne kunne opfordres til at bruge netværkene til institutionel information fra EP og bør med tiden opfordres til at overveje netværkenes placering, størrelse og struktur. For det andet bør parlamentsmedlemmerne inviteres til at deltage i netværkenes lokale arrangementer.

Foruden hovedaktiviteterne tager repræsentationerne sig også af andre opgaver som f.eks. at fungere som forlænget arm for tjenestegrenene i Bruxelles. Eksempler herpå er hjælp til forvaltning af generaldirektoraternes programmer, håndtering af spørgsmål om rekruttering, udbud samt klager fra borgere. Repræsentationerne bistår ved besøg på højt plan fra Kommissionen i Bruxelles og yder støtte, når værtslandet har formandskabet.

Repræsentationerne bør videreudvikle netværkene, også på regionalt og lokalt plan, og inddrage dem som aktive partnere i de generelle informationsaktiviteter samt afholde arrangementer for og tilbyde oplæring til netværkspersonalet.

Repræsentationerne og kontorerne spiller en væsentlig rolle i det decentraliserede interinstitutionelle samarbejde. Nære samarbejdsrelationer mellem repræsentationerne og Europa-Parlamentets eksterne kontorer vil få stigende betydning ved planlægning og gennemførelse af deres respektive aktiviteter. Mange af de aktiviteter, som påhviler repræsentationerne, vil derfor falde inden for deres mandat til interinstitutionelt samarbejde. Bilaget til denne meddelelse giver et overblik over den mulige udvikling af disse aktiviteter i forbindelse med det nye tætte samarbejde.

Det foreslås, at der hvert år i samarbejde med repræsentationerne opstilles en række prioriterede informations- og kommunikationsaktiviteter for det følgende regnskabsår. Forslag til aktioner vil blive udarbejdet af repræsentationerne på grundlag af disse prioriteringer og de eksterne kontorer modtager en kopi til information. Endelig godkendelse ville blive givet i lyset af IGI's konklusioner og Kommissionens interne budgethøringer og beslutninger. Parlamentets kontorer bør opfordres til at følge en lignende procedure. Repræsentationerne og kontorerne bør hvert år, som en del af evalueringsprocessen, fremlægge aktivitetsrapporter, der omfatter udvekslingen af prioriterede informationsaktiviteter.

II.2 Behandling af sektororienteret information

Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene har informationsenheder, som er ansvarlige for sektororienteret information, f.eks. miljø, konkurrence, handel, socialpolitik, landbrug osv. Disse tjenestegrene har specifikke budgetposter til rådighed til dette formål; disse er ikke omfattet af denne meddelelse. Generaldirektoraterne med ansvar for forbindelser med tredjelande kan også spille en særlig rolle i form af at informere borgerne i tredjelande, herunder give information til den brede befolkning i ansøgerlandene. Efterspørgselen fra andre tredjelande vil ofte være af en mere specialiseret art. Der er selvfølgelig mange journalister fra tredjelande i pressekorpset i Bruxelles, som får nøjagtig den samme service som deres EU-kolleger. Disse aspekter er heller ikke omfattet af denne meddelelse.

Informationsenhederne udfører et meget betydningsfuldt arbejde med at give offentligheden som sådan eller specifikke befolkningsgrupper information om Kommissionens politik, beslutninger og aktiviteter. Tjenestegrenene gør til dette formål brug af trykte, elektroniske og andre medier såvel som møder, konferencer, besøg og taler. Denne aktivitet er uundværlig, hvis politikkerne skal lykkes; det er også en effektiv og nyttig metode for Kommissionen som institution til at nå et bredere publikum, end det lader sig gøre gennem de generelle aktiviteter og kampagner.

Mens arbejdet i PRESS og repræsentationerne koordineres inden for det samme generaldirektorat, er der ingen tilsvarende direkte mekanisme med hensyn til andre generaldirektoraters informationsaktiviteter. Det erkendes i stigende grad, at information er et nøgleelement i den politiske planlægning, og at information på dette område er afgørende, hvis man skal undgå tab af indflydelse og misforståelser. Talsmænd med ansvar for et særligt emneområde kan bidrage til at sikre sammenhæng i budskabet på en ubureaukratisk måde [4]. Det er også tilfældet, at mens repræsentationerne selv holder sig i nær kontakt med væsentlig målgrupper som f.eks. industri, fagforeninger og ikke-statslige organisationer, vil personer med meget specielle interesser naturligt holde sig i kontakt med den enhed, der har ansvar for information inden for deres særlige aktivitetsområde.

[4] Formændenes erklæring med en samarbejdsprotokol i bilag.

Eftersom information og kommunikation er de mest betydningsfulde partnere i formuleringen af politikker, ville det bedste udgangspunkt være at identificere de væsentligste politiske begivenheder og gøre fire-fem prioriterede politiske nøgleområder til det vigtigste grundlag for informations- og kommunikationsaktiviteter, så der kan skabes et solidt grundlag for en samordning mellem politik og information som helhed. Kommissionen meddeler nu sine væsentligste politiske prioriteringer og finansielle retningslinjer via fremlæggelsen om foråret af den årlige politiske strategi. Kommissionens årlige arbejdsprogram er fortsat en vigtig begivenhed, idet det er knyttet til debatten om situationen i EU i slutningen af året. Det vil imidlertid være langt mere politisk og fokuseret på prioriteringer end tidligere, hvilket skulle gøre det lettere at anvende det i informations- og kommunikationsøjemed. Et andet nyt aspekt er Kommissionens fremlæggelse af en årlig aktivitetsberetning, der vil kunne blive endnu en væsentlig kilde til information og kommunikation. Generaldirektøren for PRESS bør mødes med andre generaldirektører for at drøfte følgerne for informationspolitikken af disse begivenheder og skabe mekanismer til gennemførelse af passende informationsaktiviteter. Denne koordinering vil klart øge kvaliteten af den information, der ydes af de forskellige tjenestegrene.

Andre sager vil vise sig i løbet af det pågældende år, men med fire-fem prioriterede politiske emner som det væsentligste grundlag for informations- og kommunikationsaktiviteter skaber man en solid basis for en samordning af politik og information som en helhed. Gennemførelsen af disse prioriterede områder vil kræve medvirken fra de relevante generaldirektorater selv, repræsentationerne og, med hensyn til den overordnede koordinering og præsentation, tjenestegrenene ved PRESS i Bruxelles. Når man har skabt et solidt grundlag for koordinering, vil Kommissionen være bedre i stand til at behandle uventede spørgsmål, når de opstår.

Endvidere er der mekanismer som f.eks. det prioriterede publikationsprogram. Det hører ind under det Kommissionens årlige arbejdsprogram og dets publikationer er henvendt til befolkningen i almindelighed. Dette skal give et struktureret og sammenhængende budskab og gøre det muligt at få et overblik over Kommissionens informationsmateriale som helhed.

Andre koordineringsmekanismer findes allerede, herunder fælles deltagelse i driften af webstedet EUROPA og Europe by Satellite. Endvidere findes der, inden for rammerne af informationskampagner under PRINCE-programmet om specifikke emner, f.eks. udvidelsen, effektive koordineringsmekanismer, ikke blot inden for Kommissionen, herunder repræsentationerne, men også med Europa-Parlamentet og ofte med medlemsstaterne.

II.3 Metoder, midler og evaluering

Man kan ikke udvikle en informations- eller kommunikationspolitik ordentligt uden de nødvendige metoder og midler. I de seneste få år har Kommissionen iværksat et system, hvis sammenhæng og synlighed skal bevares. Lige så vel som de prioriterede informationsaktiviteter (PRINCE), må netværk og informationscentre komme i første række, hvilket også gælder merværditjenesterne: Europe Direct, Eurojus, Signpost Service. Disse er afhængige af, at forskellige medier stilles til rådighed for dem, som f.eks. Europe by Satellite (EbS), biblioteket, dokumentationscentre, publikationer og audiovisuelle samproduktioner osv.

Disse instrumenter og deres evalueringsmetoder præsenteres i bilaget til denne meddelelse sammen med deres anvendelse inden for rammerne af samarbejdet med de andre institutioner og medlemsstaterne. Denne særlige gruppe er blevet identificeret i fællesskab med Europa-Parlamentet. Samarbejdet med de andre institutioner, medlemsstaterne og civilsamfundet bør konkretiseres omkring alle disse instrumenter. Kommissionen foreslår en gennemgang af hvert enkelt instrument med henblik på at definere det mest hensigtsmæssige samarbejdsniveau. Til det formål har Kommissionen fremsat nogle forslag.

Eksternaliseringsmuligheder

I dag håndteres visse af Kommissionens igangværende informationsaktiviteter af tjenester uden for institutionen. På denne måde kan information udarbejdet af Kommissionen muligvis lettere nå borgeren, der også vil få en bedre service. Ved at inddrage eksterne tjenester kan vi øge adgangen til information betydeligt, samtidig med at Kommissionen fortsat står for informationen via dens elektroniske og trykte medier.

Oprettelsen af et interinstitutionelt informationsagentur fortjener overvejelse i denne forbindelse. Det Europæiske Råd i Helsingfors har bedt Rådet, Europa-Parlamentet og Kommissionen om at overveje oprettelsen af et agentur af denne art. Samtidig med at hver institution fortsat ville være ansvarlig for den information, den producerer, kunne agenturet være ansvarligt for visse aktiviteter, f.eks. centralbiblioteket, besøg i institutionerne, besøg i institutionerne (hovedkvarterer), presseklip og distribution, oplagring og nye forsyninger af alt materiale i alle informationscentrene i medlemsstaterne. Man kunne overveje, om agenturet også skulle være i stand til at producere materialer eller publikationer af generel art.

Institutionerne vil, på grundlag af et dokument om mulighederne fra Kommissionen, blive opfordret til at overveje, i hvilken udstrækning aktiviteterne bliver og kunne blive yderligere "eksternaliseret" ved brug af eksterne tjenester på centralt og lokalt niveau. I et mere dybtgående initiativ kunne man overveje, om der burde oprettes et interinstitutionelt agentur til dette formål. Efter Kommissionens mening burde oprettelsen af et sådant agentur baseres på behov, der er konstateret gennem erfaringer.

III. Opfølgning

Kommissionen agter at anvende disse nye rammer for information og kommunikation aktivt og konstruktivt. Opsummering: rammerne giver os en samarbejdsorganisation, en række instrumenter og værktøjer til informations- og kommunikationsaktiviteter og en række metoder til evaluering af den information, der gives af institutionerne.

Kommissionen vil således tilstræbe at udarbejde en informations- og kommunikationspolitik, der er:

* bæredygtig og permanent: offentligheden bør vide, at faktuel information er til rådighed til enhver tid, og at information om europæiske anliggender ikke er et rent kommissionsprivilegium, men et fælles ansvar, som deles af alle institutioner og medlemsstater. Formålet med kommunikationspolitikken er at udarbejde og viderebringe kvalitetsprægede budskaber, som er skræddersyet til deres publikum og af varig værdi.

* decentraliseret og baseret på multiplikatoreffekter: i erkendelse af det umulige i at kommunikere direkte med den brede befolkning må udbredelsen af information bero på en mængde informationscentre og operatører; Kommissionen vil fortsat udvikle og styrke sine aktioner via journalister og medierne, netværkene, offentlige og halvoffentlige organer, den private sektor, de ikke-statslige organisationer og civilsamfundet;

* velegnet og hensigtsmæssig; med nutidens informationsmængde er det nødvendigt at sikre, at budskabet og måden, det udbredes på, passer til det publikum, det er henvendt til, og at det bliver modtaget og forstået; derfor bliver aktionerne konstant gransket og tilpasset.

Kommissionen opfordrer de andre institutioner til at deltage i dette arbejde.

***

Hændelser i den senere tid, som f.eks. den lave valgdeltagelse i europæiske valg og resultatet af forskellige folkeafstemninger, er tydelige beviser på den usikkerhed i befolkningen, som man bør tage fat på.

Siden vedtagelsen af Maastricht-traktaten har denne usikkerhed manifesteret sig ved et paradoks, idet offentligheden generelt er positivt indstillet over for de overordnede europæiske idealer, som Unionen står for, men har en nagende mistillid til institutionerne og det, de foretager sig, på trods af de reelle virkninger, som faktisk kan konstateres, som f.eks. økonomisk opsving, indførelsen af euroen, skabelse af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed og en stærkere stemme til Unionen i verden. Årsagen til denne utilfredshed er, at det ikke er lykkedes at forklare, hvad formålet med politikkerne er, ofte parret med en udbredt følelse af at der ikke gives tilstrækkelig information. Folk har også svært ved at sætte ansigt på, hvem der gør hvad i Unionen, og de har en stærk fornemmelse af, at der ikke tages passende hensyn til realiteterne omkring dem. Det er denne onde cirkel af skuffelse, det forkerte forhold mellem forventninger og umiddelbar oplevelse, der bør brydes ved hurtigst muligt at indrullere alle relevante parter, det vil sige institutionerne, medlemsstaterne og civilsamfundet, inden for rammerne af deres egne ansvarsområder. Til det formål forsøger man med denne meddelelse at skabe rammer for bedre information og bedre debatter. I denne forbindelse må informations- og kommunikationsstrategi naturligvis betragtes inden for de bredere drøftelser om styring og behovet for at stimulere en oplyst debat og større engagement fra offentlighedens side.

Resultatet af den nyligt afholdte irske folkeafstemning om Nice-traktaten gør det mere nødvendigt end nogensinde at føre alle deltagere sammen i et forsøg på at informere om Den Europæiske Union. "Bruxelles" alene kan ikke forklare Unionens politikker, aktiviteter og fremtid. Information skal komme fra dem, der er tættest på og mest direkte i forbindelse med borgerne: valgte repræsentanter og styrende organer på alle niveauer.

De europæiske institutioner, på centralt plan og ved rødderne i medlemsstaterne, skal spille deres rolle ved at arbejde sammen om at forklare, hvad de laver og hvorfor. De skal også bistå i samordningen af bestræbelserne på at give generel information om EU. Hensigten med denne meddelelse er at skabe rammer for en ny samordnet strategi. Indholdet af den strategi bør være genstand for en presserende debat mellem Unionens og medlemsstaternes institutioner i de kommende måneder.

Denne debat vil navnlig tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:

- hvordan man sikrer sig gensidig respekt for den enkelte institutions særlige kompetencer;

- klarlæggelse, hvor det er hensigtsmæssigt, af hver enkelt institutions rolle, navnlig i forhold til Rådet, medlemsstaterne og de nationale parlamenter;

- en klar skelnen mellem begreberne information og kommunikation;

- søgen efter den rette ligevægt mellem behovet for global sammenhæng i budskaberne og nødvendig diversificering, som tager højde for nationale forskelle;

- brugen af ekstern sagkundskab, når det er ønskværdigt og muligt; evalueringen bør dog stadig foregå i Kommissionens regi i samarbejde med IGI;

- fjernelse af alle selvmodsigelser i informationsmaterialet og gentagelser af allerede igangværende kampagner (euroen, udvidelsen, Unionens fremtid).

Denne meddelelse gør det muligt for Kommissionen at tage det næste skridt i processen, nemlig at analysere reaktionerne fra alle institutioner såvel som medlemsstaternes regeringer og parlamenter. Endvidere skal resultatet af den bredere drøftelse, der vil blive iværksat til efteråret, også undersøges. Sidst på året vil Kommissionen fremlægge sine konklusioner baseret på drøftelserne og de forslag, der fremsættes med henblik på at udarbejde en meddelelse om emnet.

BILAG

METODER, MIDLER OG EVALUERING I FORBINDELSE MED INFORMATIONS- OG KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Prioriterede informationsaktiviteter (PRINCE)

2. Netværk og relæer

3. EUROPA og publikationer

4. Europe Direct, Eurojus, Signpost Service

5. Tv- og radioudsendelser og uddannelse for journalister

6. Centralbibliotek og netværk af dokumentationscentre

7. Besøg

8 Evaluering

1 Prioriterede informationsaktiviteter (PRINCE)

PRINCE er synonym med et solidt interinstitutionelt samarbejde. I programmerne fastsættes der en global fremgangsmåde med klare og præcise målsætninger og budskaber, som er rettet mod et specifikt publikum.

PRINCE fungerer efter følgende principper:

* Græsrødder og decentralisering

* Partnerskab

* Fleksibilitet og gennemsigtighed.

Græsrødder og decentralisering: med dette i tankerne er flere store projekter, som finansieres af PRINCE, blevet udtænkt, udformet, implementeret og overvåget "på stedet" af Kommissionens repræsentanter i medlemsstaterne med deltagelse af Europa-Parlamentets eksterne kontorer.

Partnerskab: dette involverer medlemsstaterne (på basis af indgåede aftaler) og civilsamfundet (gennem indkaldelse af forslag).

Fleksibilitet og gennemsigtighed: der fastsættes her klare og synlige prioriteter, og Kommissionen og Parlamentet har mulighed for at foretage en fremadrettet planlægning inden for en velfunderet budgetmæssig ramme. Eftersom IGI er knyttet til programmet, er PRINCE også et brændpunkt for udviklingen af de to institutioners vigtigste informations- og kommunikationsaktiviteter.

Gennem et hensigtsmæssigt samarbejde og enighed om de politiske prioriteter skal det sikres, at der er budgetmæssige ressourcer til rådighed for foranstaltningerne.

Nogle kampagner tager kun sigte på at udbrede informationer, som f.eks. Euro-kampagnen. Andre, såsom kampagnen vedrørende EU's fremtid, tager sigte på at sætte gang i debatten, mens endnu andre, som f.eks. den nye kampagne vedrørende udvidelsen, skal tjene begge formål.

Formålet med alle disse kampagner er at viderebringe informationer og sætte gang i drøftelser uden for specialisternes snævre kreds.

PRINCE-programmet, som blev indledt i 1995 hovedsagelig på foranledning af Europa-Parlamentet, omfattede oprindelig tre prioriterede kampagner: "Citizens First", "Building Europe together" og "The Euro". Det gælder nu også for udvidelsen, euroen, drøftelsen om EU's fremtid og den nye kampagne vedrørende skabelsen af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed. Euro-informationsprogrammet vil blive videreført i 2002 og muligvis derefter alt efter "pre-in"- og/eller kandidatlandenes behov.

I kommunikationsstrategien for udvidelsen, vedtaget af Kommissionen den 10. maj 2000, blev der fastsat et flerårigt handlingsprogram og fastlagt budgetmidler, som skulle muliggøre en decentral fremgangsmåde, herunder brug af partnerskaber, bl.a. civilsamfundet.

Drøftelsen om EU's fremtid omfatter to særskilte, men interaktive dimensioner, der blev defineret i Kommissionens meddelelse (KOM/2001/178 endelig):

- hver medlemsstat bør tilrettelægge og stimulere debatter inden for de specifikke nationale rammer

- efterhånden som debatterne om Europa udvikler sig, skal der tages hensyn til de nationale debatter og drøftelserne mellem medlemsstaterne.

I meddelelsen specificeres de praktiske midler (aktionstyper og ressourcer) og Kommissionens bidrag. Nærværende meddelelse ændrer intet herved.

Området med frihed, sikkerhed og retfærdighed blev helt klart fastlagt i Amsterdam-traktaten som EU's næste politiske målområde. Det indebærer fri bevægelighed for personer, der bor lovligt på EU's område. Dette område med frihed kan ikke udnyttes fuldt ud, medmindre alle personer garanteres sikkerhed og retfærdighed inden for det.

Charteret om grundlæggende rettigheder er indeholdt i en klar og letforståelig tekst, som er rettet direkte til borgeren. Efterhånden som debatten om EU's fremtid, herunder forberedelserne til regeringskonferencen i 2004, kommer i gang, vil det være logisk at gøre en generel kampagne om charterets dynamik og metode til et hovedemne.

Endelig er der EU's rolle i verden, altså spørgsmålet om, hvorvidt EU med hensyn til sin politiske og økonomiske rolle eller på udviklingsområdet, inden for humanitær hjælp og konfliktforebyggelse er blevet en vigtig aktør på den internationale scene. Ligeledes gøres EU's fredsbevarende rolle gældende gennem den fælles sikkerhedspolitik. Denne eksterne rolle for EU, som i stadig højere grad bliver en realitet i vore partneres øjne, anerkendes stadig ikke af vores egne borgere. Et eventuelt forslag til en kampagne på dette område vil være i overensstemmelse med de generelle retningslinjer for aktiviteterne under PRINCE-programmet.

2. Netværk og relæer [5]

[5] De specialiserede relæer og netværk, der er oprettet til støtte for udviklingen af små og mellemstore virksomheder, innovation og forskning osv., falder uden for denne meddelelse.

Informationsrelæer betyder en decentral struktur med lokalt beliggende fysiske anlæg, som er tilgængelige for offentligheden, oprettet af en institution og drevet af den. Relæer er stærke redskaber til decentralisering af udbredelse af informationer, og sikrer, at informationsaktiviteterne har et menneskeligt ansigt og er skræddersyet til meget forskellige specifikke behov.

Udvikling af relæsystemet:

* Er baseret på subsidiaritetsprincippet og en forpligtelse til at deltage i aktive partnerskaber med organisationer, der er veletablerede i den socioøkonomiske struktur i deres region og som sådan er i direkte kontakt med offentligheden

* Er en del af en ramme, der er etableret i nært samarbejde med repræsentationerne

* Tager sigte på en afbalanceret geografisk spredning af centrene på tværs af EU.

Der er relæer på tre niveauer: nationalt, mellemregionalt og lokalt/regionalt.

Centre på nationalt niveau:

Der findes i øjeblikket to centre på nationalt niveau, heraf et i Paris (Sources d'Europe) og et i Lissabon (Jacques Delors Information Centre); et tredje center er lige blevet oprettet i Rom (Information and Documentation Centre - CIDE). Kommissionen og medlemsstaterne er bundet af en partnerskabsaftale, ifølge hvilken de deler de finansielle udgifter ligeligt mellem sig. Repræsentationerne overvåger centrenes aktiviteter, og Kommissionens repræsentanter er repræsenteret i deres ledende organer sammen med repræsentanter for den pågældende medlemsstat.

Formålet med centrene er at udvikle et integreret system for information om EU ved hjælp af lokale relæer. Deres hovedfunktioner er at fungere som:

* leder af det nationale netværk for alle de øvrige relæer: Info-Points og, på lokalt plan, "guider" (informationsstande); informationscentre

* dokumentressourcecenter samt producent af forskellige materialer (foldere, brochurer osv.) til netværket.

Centrenes ledelsesorganer kan på visse betingelser give enhver offentlig eller privat organisation eller institution og enhver national eller regional myndighed mulighed for at deltage i centrene og arbejde sammen med de stiftende medlemmer. Her må Europa-Parlamentet redegøre for sine hensigter med hensyn til dets deltagelse i centrene på nationalt niveau.

Centre på mellemregionalt niveau [6]

[6] "Jean-Monnet-House" i Berlin, "Thessaloniki Centre" og "Naples Centre".

Der er oprettet relæer af denne type til at tage sig af regioner, der prioriteres højt ud fra et socioøkonomisk synspunkt (regioner, hvis udvikling halter bagefter) og ud fra deres geografiske og geopolitiske situation: f.eks. Syditalien, den nordlige dimension, nærheden til følsomme områder, såsom Balkan eller Middelhavsområdets sydkyst, eller nærhed til grænserne til de lande, der ansøger om medlemskab.

Kommissionen har intet ledelsesansvar i disse centre, men sørger for, at målsætningerne overholdes ved hjælp af regelmæssig kontakt med dens repræsentationer og dens centrale administration i Bruxelles.

Lokalt/regionalt niveau

Relæer på lokalt niveau er hjørnestenen i en decentral informationspolitik. Det er deres rolle at formidle informationerne i overensstemmelse med de daglige realiteter og den lokale økonomiske sammenhæng. Disse relæer er fortrinsvis græsrodsinformationscentre.

De ledes direkte af deres værtsorganisationer (regionale eller lokale myndigheder, offentlige eller halvoffentlige organer osv.). Kommissionen er ikke ansvarlig for deres daglige ledelse, men yder et tilskud og bidrager med teknisk og dokumentationsmæssig assistance på grundlag af en aftale indgået med værtsorganisationen. Samtidig med at relæernes selvstændighed, initiativer og forskelligartethed respekteres, sikrer Kommissionen ikke desto mindre, at der bevares en vis ensartethed, og at deres fælles identitet bevares (fælles logo). Der er oprettet en help desk, som integrerer støtte-, assistance-, samordnings- og ledelsesfunktionerne. Kommissionen har desuden netop oprettet et permanent overvågningssystem, som benytter moderne teknologi til at gøre det muligt at kontrollere og få større indsigt i, hvad de forskellige organer beskæftiger sig med.

Der findes to typer: Info-Points Europe (IPE) og informationscentre i landdistrikter.

* INFO-POINTS EUROPE er normalt beliggende i en provins- eller regionshovedstad og beskæftiger sig med informationer til personer, der bor i byområder. Der findes 139 sådanne info-points, og langt de fleste af disse (80 %) huses af de regionale eller lokale myndigheder og somme tider af særlige sammenslutninger.

* INFORMATIONSCENTRE I LANDDISTRIKTER er i højere grad rettet mod personer, der bor på landet; de udgør et netværk på 130.

Info-Points Europe og informationscentre i landdistrikter dækker nu en stor del af Europa, men det er stadig ikke tilstrækkeligt. Derfor foreslår Kommissionen en femårsplan, hvor der skal opnås en større dækning af EU's regioner. I sidste ende bør hver region have mindst ét centralt informationscenter. Dette vil naturligvis kræve yderligere ressourcer, men det skal erindres, at de midler, der kommer fra Kommissionen, hovedsagelig tager sigte på at udøve en igangsættende virkning og mobilisere investeringer af langt større beløb. Denne målsætning med en udvidelse af netværkene skal deles af institutionerne og først og fremmest Europa-Parlamentet. Europa-parlamentsmedlemmer fra den region, hvor et Info-Point er beliggende, kunne f.eks. rutinemæssigt blive inviteret til at deltage i de forskellige arrangementer. Europa-Parlamentets eksterne kontorer kunne gøre brug af netværket, og de må meget gerne komme med forslag til Info-Points' beliggenhed, størrelse og struktur. Disse muligheder tilbydes også andre institutioner og vigtige organer, herunder Regionsudvalget.

Det er indlysende, at der i forbindelse med denne udvidelse nu også må tages hensyn til ansøgerlandene.

Et sidste element i de relæer, der forsyner offentligheden med generelle informationer, er det eksperimentelle netværk med 19 centre med betegnelsen Urban Forums, hvis rolle er at udbrede informationer om bæredygtig byudvikling.

I nogle medlemsstater har repræsentationerne organiseret netværk, som ikke finansieres af Kommissionen (offentlige biblioteker, lokale myndigheder, handelskamre osv.) Repræsentationerne giver dem mest mulig støtte, således at de kan give pålidelige informationer om Europa.

Kommissionen giver også finansiel, dokumentarisk og organisatorisk støtte til informationsaktiviteter fra store uafhængige netværks side, såsom FIME (Fédération internationale des Maisons de l'Europe) og European Movement.

Til sidst skal nævnes den store logistiske støtte, der ydes af netværket af European Documentation Centres (EDC).

Team Europe og Groupeuro (netværk af talere)

Parallelt med foranstaltningerne til etablering af informationsnetværk på permanent basis har Kommissionen også oprettet netværk af talere, som deltager aktivt i debatten om Fællesskabet (i 2000 var der 10 000 indlæg og over 700 optrædener i radio- og tv-programmer). Disse talere arbejder på lokalt plan og fungerer som informationsmultiplikatorer.

Gruppen af talere, Groupeuro, blev oprettet som reaktion på en lang række henvendelser om indlæg vedrørende ØMU og indførelsen af euroen.

I nogle medlemsstater findes også et "Team Europe Junior", som formidler informationer til unge mennesker.

3. EUROPA og publikationer

EUROPA blev oprindelig lanceret på Kommissionens initiativ og går tilbage til 1995. Efter et forslag fra Europa-Parlamentet nedsatte generalsekretærerne fra alle institutioner i 1997 en task force, som efterfølgende udviklede sig til Interinstitutional Internet Editorial Committee, hvor Kommissionen indtager formandspladsen.

Et af resultaterne af dette samarbejde har været et fælles syn på indholdet og præsentationen af overskrifterne på den generelle hjemmeside og de underliggende sider. Der er udarbejdet et fælles diagram med generelle præsentationer, og der er anbefalet fælles eller beslægtede styreredskaber med henblik på at sikre generel ensartethed. Dette samarbejde vil fremover blive gradvist tilpasset med henblik på at fokusere på indholdet på de forskellige websites.

I øjeblikket er EUROPA utvivlsomt den vigtigste website, som offentligheden har adgang til, og den mest besøgte i Europa. Den kan sammenlignes med en række websites i USA, såsom Kongressens og præsidentembedets websites. Hver dag er der 1,5 millioner besøg på dokumenterne. Dette tal fordobles i øjeblikket hvert år; det skal bemærkes, at websiten består af 1,5 millioner dokumenter og 60 databaser, som hver kan rumme flere hundrede tusinde dokumenter.

Dette betyder, at EUROPA i øjeblikket oplever en meget stærk vækst og håndterer informationer, der er voluminøse, komplekse, forskelligartede, skiftende og flersprogede. Der skal opfyldes stadig større krav til flersprogethed, der skal ske en stadig større og regelmæssig ajourføring for et stadig større antal forskelligartede brugere, hvor antallet af ikke-fagfolk er stærkt stigende, og deres adfærd er ved at blive referencestandarden.

Kommissionen er derfor i færd med at forberede nye ændringer, som vil indvarsle en større forbedring af kvaliteten. De vil resultere i anden generation af EUROPA, EUROPA II, som inden længe vil blive forelagt den samlede Kommission. Konklusionerne indebærer, at de betingelser, der skal specificeres, drøftes på interinstitutionelt plan.

Kommissionens målsætning er, at EUROPA skal repræsentere den mest ajourførte praksis inden for de nye styreformer i Europa, symboliseret ved udtrykkene "e-Commission", "e-Europe" og "e-governance". De vigtigste træk er interaktivitet, hurtige og autentiske konsultationer, undersøgelse af opbakningen i befolkningen og en forenklet administrativ praksis for enhver.

I den forbindelse udgør forordningen om aktindsigt, som implementerer Amsterdam-traktatens artikel 255, en vigtig udfordring for Kommissionen, og den kræver en hurtig og effektiv reaktion for at gøre borgerne opmærksomme på deres rettigheder.

Den interinstitutionelle samordning vil blive styrket gennem deltagelse af generaldirektørerne for de berørte afdelinger (GD PRESS for Kommissionen og GD III for Europa-Parlamentet samt Rådets og de øvrige institutioners relevante tjenestegrene).

Publikationer

Publikationer, som giver grundlæggende informationer om EU, udgør et vigtigt aktivitetsområde. Fremover skal der gøres en indsats for at fremstille alle publikationer i en samordnet præsentation og derved udvikle en fælles interinstitutionel præsentation. Der kunne således indledes et pragmatisk samarbejde mellem institutionerne.

Den nuværende udvikling har fjernet den skelnen, der er mellem traditionelle og elektroniske publikationer; produktionsprocesserne er nu de samme for dem begge. Publikationskontoret vil indføre ordninger for "print on request" gennem en portal beregnet til alle institutioners, organers og agenturers publikationer. Dette betyder, at NGO'er, statsforvaltninger, info-points, relæer, repræsentationer og offentligheden kan downloade publikationer efter eget valg og printe dem eller bestille et antal til levering på en adresse efter eget valg.

Fremover kan samarbejdet mellem medlemsstaterne få en ny dimension med de tjenester over for borgerne, der er ved at blive udviklet (e-Europe, IDA-programmet osv.).

4 Europe Direct, Eurojus, Signpost Service

Der er nu tre tjenester, som giver svar på spørgsmål fra borgerne.

Europe Direct

Europe Direct hjælper borgerne med at undersøge og udøve deres rettigheder og finde frem til alle de muligheder, som EU rummer. F.eks. fællesskabsprogrammer, som kan bidrage til at implementere projekter. Europe Direct blev lanceret som reaktion på de nationale myndigheders ønske om, at Europa-Kommissionen skulle være tættere på og mere tilgængelig for borgerne og erhvervslivet, et ønske som blev bekræftet på Det Europæiske Råd i Cardiff i 1998.

Europe Direct startede som en simpel e-mail-service og skulle derefter opfylde nye krav, efterhånden som kapaciteten øgedes, hvilket førte til oprettelsen af et Europe Direct call centre, som har fungeret siden april 2000. Call centret kan give svar pr. telefon på 11 sprog og kan nås via frikaldsnummer, e-mail, brev eller fax. Det drives i henhold til en serviceaftale, og i løbet af det første år besvarede det 100 000 spørgsmål.

Eurojus

Eurojus supplerer Europe Direct og giver gratis rådgivning og bistand vedrørende juridiske problemer i forbindelse med fortolkningen eller anvendelsen af EU-retten. Juridiske rådgivere kan kontaktes gennem repræsentationerne.

Eurojus har en række fordele: det giver hurtige svar på specifikke juridiske spørgsmål, og det er decentralt, hvilket gør, at det er tæt på borgerne og synligt i Europa. Det er forholdsvis billigt, let at drive og i overensstemmelse med de fleste medlemsstaters praksis med at give gratis juridisk bistand i spørgsmål om den nationale lovgivning. Det opfylder et behov ved at tilbyde gratis bistand i forbindelse med EU-retten.

Signpost Service

Signpost Service blev lanceret i 1996. Der ydes en tjeneste svarende til Eurojus, men der fokuseres udelukkende på borgernes eller virksomhedernes rettigheder i forbindelse med det indre marked. Driften af denne tjeneste, der blev udført af et eksternt agentur, er netop blevet bragt til ophør. Den varetages midlertidigt af Europe Direct.

Det er vigtigt, at alle de redskaber, der beskrives i dette kapital, udformes med henblik på at sikre, at de er synlige og griber ind i hinanden, således at offentligheden, som er deres målgruppe, kan benytte dem let og effektivt.

1. Hvad angår Europe Direct, vil Kommissionen vurdere, hvordan denne nye tjeneste har klaret sig i den indledende periode og foretage de nødvendige ændringer. Kommissionen forbeholder sig sin globale vurdering af Europe Direct, indtil der er foretaget en omfattende analyse af alle foreliggende informationer, og tjenestens nytteværdi er blevet bekræftet.

2. Hvad angår Eurojus, er Kommissionen i øjeblikket ved at foretage en ny undersøgelse af systemet. Det skal overvejes, om denne type juridisk rådgivning rent faktisk er en opgave for institutionerne, eller om den med fordel kunne varetages af nationale instanser i medlemsstaterne.

3. Hvad angår Signpost Service forberedes der et nyt udbud.

5. Tv- og radioudsendelser og uddannelse for journalister

Af indlysende grunde er et af de vigtigste mål for de europæiske institutioner at udvikle informationsformidlingen over for borgerne via audiovisuelle medier.

Der er foretaget en større budgettildeling til dette formål. Det er vigtigt at definere en ny politik, men som følge af dens kompleksitet, det store antal redskaber, der skal anvendes, og dens forskellige konsekvenser og bivirkninger er planlægningen og implementeringen af en sådan politik et langsigtet projekt med en lang realiseringsperiode. De forskellige angivne faktorer er derfor af overgangskarakter.

De angår både det centrale og decentrale plan.

Decentrale foranstaltninger

Pilotforsøg med decentral samproduktion for og radio (drevet i fællesskab af de eksterne kontorer og repræsentationerne) vil blive gennemført i 2001. En vurdering af disse forsøg vil gøre det muligt at forbedre deres fremtidige rammer. Denne foranstaltning vil modtage ekstra penge, hvorved den vil kunne deltage mere effektivt i samarbejdsprojekter med nationale og regionale medier.

Centrale foranstaltninger

* Parallelt med de decentrale foranstaltninger gennemføres der centrale foranstaltninger inden for rammerne af prioriterede informationsforanstaltninger (PRINCE), som er udtryk for Kommissionens og Europa-Parlamentets ønske om at samarbejde. Foranstaltningerne vil blive gennemført sammen med multinationale audiovisuelle medier (radio og tv).

* EuroNews

Samarbejdet med EuroNews om produktion af forskellige informationsprogrammer har netop nået en afgørende fase nu, hvor produktionskontrakten har løbet i tre år. Efter en vurdering af indholdet og virkningen af de programmer, der er produceret af Parlamentet og Kommissionen i fællesskab, foreslås det at ajourføre og udpege områder for det fremtidige samarbejde over en ny treårsperiode.

Samarbejdet vil ikke længere være baseret på et tilskud, men på en egentlig samproduktionsaftale. De midler, der er afsat til udsendelser, vil gradvis blive mindsket, og dem, der er afsat til produktion, vil blive øget (mere omfattende udsendelsesforpligtelse, flere nyheder og færre magasiner), ligesom kvaliteten af alle programmer vil forbedres (bedre billedkvalitet, mere varieret redaktionelt indhold). Kommissionens samlede finansielle bidrag vil falde mere og mere. Temaerne vil blive udvalgt af tre parter (Europa-Parlamentet, Kommissionen, EuroNews), samtidig med at kanalens redaktionelle frihed bevares.

Europe by Satellite (EBS)

EBS er EU-institutionernes tv-nyhedsinstrument.

EBS tilbyder en særdeles vigtig tjeneste: det drejer sig grundlæggende om direkte dækning af institutionernes arbejde (40 % af alle udsendelser). Der vises også nyhedsresumeer flere gange om dagen på faste tidspunkter (20 % af udsendelserne). Den resterende tid udgøres af tematiske billedbiblioteker, som illustrerer aktuelle emner (15 % af udsendelserne), og af programmer produceret af partnerkanaler.

Kommissionen er besluttet på at bevare et nært, løbende interinstitutionelt redaktionelt samarbejde. Dette er så meget desto mere vigtigt, som politikken med at tilpasse den redaktionelle linje så tæt som muligt til den seneste udvikling indebærer en høj udsendelseshyppighed, som afspejler begivenhedernes hurtige udvikling. Det interinstitutionelle samarbejde vil blive styrket gennem tilføjelse af en højere samordningsinstans på generaldirektørniveau i de relevante afdelinger i hver institution, ligesom i forbindelse med EUROPA.

Der vil fremover blive gjort en indsats for at følge op på sager, som omfatter aktuelle emner eller fokuserer på de forskellige formandskaber. Der vil først og fremmest blive ydet specifik teknisk bistand til journalister fra ansøgerlandene. Der vil blive afholdt interaktive pressekonferencer, som især vil involvere kommissærerne, med journalister, som er stationeret uden for institutionernes hovedkvarterer. Siden juni 1999 har EUROPA stillet en link til rådighed for EUROPARL-websiten, og der er allerede oprettet EBS-sider. EBS's tilstedeværelse på EUROPA skal styrkes, og der er planer om at udvide dens bidrag til Virtual Press Office, en kommissionswebsite for journalister.

Uddannelsesstøtte til journalister

Som led i sin politik har Kommissionen i mange år bidraget til journalisternes uddannelse. Kommissionens deltagelse er ikke rettet mod deres generelle uddannelse, men mod et speciale, som ikke altid har fået den opmærksomhed, det fortjener i journalistuddannelserne. Modtagerne, som har fået forskellige beløb til en række projekter, omfatter European Journalism Centre (Maastricht), l'Association pour la formation au journalisme européen (Bordeaux), la Fondation journalisme en Europe (Paris) og European Journalists' Association.

Kommissionen vil fremover være åben over for nye tiltag og villig til at drøfte yderligere ændringer i de nuværende arrangementer med institutionerne og medlemsstaterne. Kommissionen ønsker ikke, at et emne, som burde være en integrerende del af den generelle uddannelse, skal indgå i et speciale på lang sigt. Samtidig er den imidlertid klar over, at EU-sagernes kompleksitet og omfang betyder, at de ikke kan dækkes uden en solid ramme, som giver mulighed for at få et grundigt forhåndskendskab.

Det igangværende samarbejde mellem Kommissionens og Europa-Parlamentets kontorer om uddannelse af journalister i europæiske spørgsmål (f.eks. i Portugal) er også værd at nævne.

6. Centralbibliotek [7] og netværk af dokumentationscentre

[7] Centralbiblioteket beskæftiger sig med erhvervelse, katalogisering, finansiel styring og tilrådighedsstillelse for tjenestemænd i alle de europæiske institutioner og offentligheden af adskillige samlinger af artikler og tidsskrifter om EU's integration og politikker siden 1958. Det styrer også alle samlinger i Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene samt dagblade, der leveres til Kommissionen, herunder specifikt til pressetjenesten. Det er muligt at konsultere dets komplette katalog on-line på EUROPA.

På grund af deres naturlige synlighed og den interesse, de påkalder sig i befolkningen, kan bibliotekerne anses for personificeringen af deres moderinstitution.

Medlemmerne af Inter-Institutional Group on Information (IGI) har derfor anbefalet, at Kommissionen og Parlamentet udvikler et samarbejde inden for rammerne af et virtuelt interinstitutionelt bibliotek.

Der skal udføres en gennemførlighedsundersøgelse af de reelle muligheder i forbindelse med gennemførelsen af et sådant projekt.

Det skal bemærkes, at Kommissionens centralbibliotek traditionelt har arbejdet tæt sammen med bibliotekerne i de øvrige europæiske institutioner, og at det gerne vil videreudbygge dette samarbejde gennem en yderligere styrkelse af samarbejdet.

Det er også værd at bemærke i den forbindelse, at der er etableret et netværk af European Documentation Centres (EDC) igennem de sidste tredive år. Netværket omfatter mere end 500 centre, herunder et antal "specialist"-enheder både inden og uden for EU, som har indgået en aftale med Kommissionen om tilvejebringelse af dokumentation og uddannelse.

EDC'erne er centrale informationssteder, hovedsagelig på universiteter og højere læreanstalter. Deres opgave består af to dele: at hjælpe forskere og offentligheden med at få adgang til informationskilder og at tilvejebringe informationer sammen med andre centre og netværk.

7. Besøg

I deres fortsatte bestræbelser på at skabe nærhed mellem borgerne og institutionerne har Europa-Parlamentet og Kommissionen altid ført en politik med åbenhed over for offentligheden. Dette spørgsmål prioriteres særligt højt af Parlamentet, hvis infrastruktur gjorde det muligt at modtage 300 000 besøgende i 2000 i Strasbourg og Bruxelles. Kommissionens besøgstjeneste vier det meste af sine menneskelige og finansielle ressourcer til organisering af besøg af ledende grupper af informationsformidlere og opinionsdannere i medlemsstaterne, hvis besøg kan vare indtil to dage. Sådanne prioriterede informationsbesøg organiseres for udvalgte grupper, navnlig parlamentarikere, journalister og repræsentanter for organiserede grupper, og der afholdes akademiske diskussioner i nært samarbejde med repræsentationerne i medlemsstaterne. Der organiseres også besøg for udvalgte grupper fra ansøgerlandene.

I fortsættelse af formandskabets konklusioner fra Det Europæiske Råd i Helsingfors har Europa-Parlamentets og Kommissionens kompetente tjenestegrene udarbejdet en foreløbig rapport (juni 2000), hvori der redegøres for grundlaget for samarbejdet om besøg, seminarer og offentlige arrangementer. Selv om det også konkluderedes, at de særskilte tjenester for organisering og modtagelse af informationsbesøg bør bevares, forudses der et nærmere samarbejde i forbindelse med det fremtidige konferencecenter. Dette center midt i det europæiske kvarter i Bruxelles vil med deltagelse af det størst mulige antal interessegrupper blive et centralt punkt for en bredere drøftelse af Europa.

8. Evaluering

De nye rammer for kommunikation og information og de forskellige instrumenter, der er beskrevet i denne meddelelse, vil kun få fuld virkning, hvis effektiviteten og relevansen af det arbejde, der udføres, underkastes en permanent evaluering. De indhentede informationer vil også give mulighed for at skabe en solid ramme for beslutninger om arbejdets fremtidige retning.

Grunden til, at evaluering og overvågning er så vigtig, er, at den interinstitutionelle informationsarbejdsgruppe skal foretage en samlet vurdering hvert år, når det kommende års program forberedes. Det er netop kvaliteten af denne evaluering og overvågningen, som sætter arbejdsgruppen i stand til at drage de rigtige konklusioner og ændre, bevare, fjerne, nyorientere og styrke betydningen og karakteren af de budskaber og informationer, som den viderebringer.

Kommissionen er i besiddelse af adskillige redskaber til at vurdere debatten om europæiske spørgsmål i medlemsstaterne. Om disse redskaber også kan anvendes til at måle virkningen af EU's informations- og kommunikationsaktiviteter er et åbent spørgsmål, som må tages op inden for de nye rammer.

Aktivitetsniveauet kan vurderes forholdsvis enkelt ved hjælp af følgende faktorer: udgiftsstørrelse og -type, statistiske oplysninger om arrangementer, kontakter, enkeltpersoner, udleveret materiale, antal tilhørere osv. Selv om disse faktorer udgør et afgørende udgangspunkt, er de ikke nok i sig selv. Virkningen skal også vurderes kvalitativt: om målsætningerne er nået, hvad mener offentligheden, og er den tilfreds.

Rent metodologisk har Kommissionen ikke store erfaringer med at vurdere virkningen af sine informationskampagner, men den er fortsat åben over for forslag eller råd fra fagfolk på dette område.

Redskaberne kan stort set deles op i to kategorier: generelle og specifikke. Hvis de fortolkes korrekt, kan de generelle redskaber siges at give et billede af den offentlige debat/holdning, mens specifikke redskaber relaterer til et særligt tema inden for informationsaktiviteterne. Den første gruppe omfatter generelle opinionsundersøgelser og forskellige presse-/medieoversigter, herunder offentlige høringer og drøftelser i specielle fora.

Den anden gruppe er baseret på feed-back modtaget fra brugere eller målgrupper; et sådant feed-back kan give et vigtigt fingerpeg om, hvorvidt informationsaktiviteten svarer til målsætningen, hvilke virkninger den har ud over den oprindelige målgruppe, og hvorvidt fremgangsmåden skal justeres eller ændres.

Generelle redskaber - Eurobarometer, presseoversigter, offentlige høringer

Blandt de generelle redskaber har Eurobarometer (EB) eksisteret i tredive år. Det giver regelmæssige øjebliksbilleder af den offentlige mening: holdningerne til EU og de vigtigste politikker, kendskabet til og tilliden til institutionerne, politiske prioriteringer og tidsrammer, foretrukne informationskilder. Disse data anvendes til at forberede og evaluere informationsforanstaltninger med henblik på at justere kampagnerne og som generelle informationer til offentligheden. Der offentliggøres hvert år adskillige rapporter, som citeres i stort omfang og kommenteres i medierne, og som stimulerer den offentlige debat i Europa. Kommissionen påtænker i nærmeste fremtid at udvikle lignende undersøgelser i ansøgerlandene. Kvalitative undersøgelser og "flash"-undersøgelser, som begge kan være meget detaljerede, udføres over for offentligheden eller specifikke målgrupper (SMV'er, landbrugere, forbrugere osv.). Der foretages hvert år ca. 50 undersøgelser, som giver en meget stor informationsmængde, der skal udnyttes hensigtsmæssigt, og dens nytteværdi skal vurderes.

Presse- og medieoversigter falder ind under samme kategori af reskaber, og de argumenter, der er beskrevet ovenfor, kan også gælde for dem. Kommissionen lægger stor vægt på at observere virkningen af de forskellige institutioners foranstaltninger og af regeringernes og politikernes, især parlamentsmedlemmernes, forskellige interventioner, samt udviklingens løbende indvirkning på samfundet som helhed.

Kommissionen ofrer derfor store ressourcer på dette område: to presseoversigter om dagen, styring af databasen, fire oversigter over presserapporter om dagen. Der er plads til rationalisering (fusion af de forskellige institutioners eksisterende aktiviteter inden for presseklip og -oversigter). Det vil imidlertid være vanskeligere at foretage forbedringer (f.eks. udvidelse af dækningen til at omfatte regional- og fagpresse; større udbredelse af presseoversigterne og -klippene), idet enhver strategi må forlige flere forskellige konkurrerende hensyn, såsom copyright, kvalitet (i tilfælde af outsourcing), omkostninger og budgetmuligheder. En af de muligheder, der kunne forsøges, ville være at distribuere presseoversigterne til netværkene og relæerne til gengæld for et bidrag fra deres side til dækning af regional- og fagpressen.

Specifikke redskaber - feed-back fra brugerne

Informationer fra brugere eller grupper af befolkningen, som har været mål for specifikke informations- eller kommunikationsforanstaltninger, giver et mere præcist billede af, hvordan institutionernes bestræbelser modtages, om end det for det meste er i et meget begrænset omfang. De forskellige aktiviteter, der er nævnt i kapitel 2 i denne meddelelse, når ud til hundrede tusinder af brugere hver dag (der konsulteres hver dag 1,5 millioner dokumenter på Europa; 100 000 spørgsmål til Europe Direct sidste år. Disse systemer håndterer hver dag en informationsmængde, der nødvendigvis må analyseres mere systematisk fremover og udnyttes under evalueringen.

Europe Direct håndterer henvendelser og spørgsmål direkte fra enkeltpersoner. Statistikker vedrørende de behandlede emner og spørgsmål kan vise mangler i vores generelle informationsprioriteringer og relatere direkte til borgernes bekymringer. På samme måde har EuroJus-systemet med fri juridisk rådgivning til enkeltpersoner sat fokus på områder, navnlig inden for den fri bevægelighed for personer og etableringsretten, hvor der var behov for flere informationer.

Som noget nyt er Internettet også en kilde til informationer om, hvordan institutionerne klarer den offentlige efterspørgsel efter informationer. EUROPA og de nationale hjemmesider, som administreres af repræsentationerne, modtager reaktioner og henvendelser fra offentligheden på hovedsagelig to forskellige måder: gennem de direkte mail-box tjenester, hvor brugerne kan stille spørgsmål, kommentere eller bestille publikationer og andet materiale, samt gennem statistikkerne over de mest besøgte steder på de forskellige websites. Det er muligt - og nødvendigt - at tilpasse informationsudbuddet til disse tilkendegivelser fra offentligheden.

For så vidt angår specielt netværkene har et nyt Permanent Monitoring System (PMS) netop afsluttet forsøgsfasen og er taget i drift. Det repræsenterer en blanding af de generelle og specifikke fremgangsmåder: det giver mulighed for at overvåge alle de individuelle punkter og netværket som sådan med hensyn til udnyttelse, kontakt med offentligheden og aktivitetsniveauer. Samtidig giver det mulighed for at identificere elementer i feed-back fra brugerne, som f.eks. ofte stillede spørgsmål, brugerinteresse fordelt på emnegrupper, køn, alder osv. Dets fremtidige funktion vil blive overvåget nøjere, navnlig med henblik på mulighederne for at udvide det til at dække andre aktiviteter.

Offentlige høringer, særlig hvis de er velorganiserede og forberedte, kan give et yderligere indblik i offentlighedens opfattelse af og reaktion på informationer fra institutionerne. De giver også mulighed for en egentlig dialog mellem dem, der stiller informationerne til rådighed (institutioner, medlemsstater), og informationsmodtagerne, og kan således give anledning til frugtbare meningsudvekslinger om kommunikationsstrategier og -prioriteter. Gennem høringer og offentlige debatter er det endvidere muligt at følge med i, hvordan offentlighedens kendskab til og holdning til væsentlige spørgsmål, f.eks. udvidelsen, ændrer sig med tiden. Det er vanskeligt at sidestille dette direkte med en måling af virkningen af EU's informationspolitik, idet der er tale om en lang række andre faktorer, men den langsigtede udvikling i folks viden (følelsen af at være informeret) kunne give et fingerpeg om, hvorvidt der er behov for flere (eller endog færre) informationer om et bestemt spørgsmål. Offentlige høringer kunne på denne måde være et nyttigt supplement til Eurobarometer og presseoversigter; alle kilder kunne udnyttes yderligere, hvis der var ressourcer til rådighed til analyse af de store datamængder.

FINANSIERINGSOVERSIGT

Politikområde: MEDIER OG KOMMUNIKATION

Aktiviteter: 01-02-20-21-22

Titel: Meddelelse om nye rammer for samarbejde om aktiviteter vedrørende informations- og kommunikationspolitikken i Den Europæiske Union

1. Budgetpost (nummer og betegnelse)

B3-300 ; B3-300A ; B3-301 ; B3301A ; B3-303 ; B3-303A ; B3-306 ; B3-306A ; A0-1112- A0-4200 ; A0-421 ; Afsnit 7

2. Samlede tal

2.1 Samlet rammebevilling (del B): 432,717 mio. EUR i FB i hele gennemførelsesperioden

2.2 Gennemførelsesperiode:

Regnskabsårene 2002 ff.

2.3 Samlet flerårigt skøn over udgifterne:

a) Forfaldsplan for forpligtelses- og betalingsbevillinger (finansieringstilskud) (jf. punkt 6.1.1)

Mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

b) Teknisk og administrativ bistand og støtteudgifter (jf. punkt 6.1.2)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

c) Personale- og andre driftsudgifters samlede budgetvirkninger (ekskl. lønsum)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

2.4 Forenelighed med den finansielle programmering og de finansielle overslag

( Forslaget er foreneligt med den gældende finansielle programmering

( Forslaget kræver omprogrammering af de relevante poster i de finansielle overslag

( Omprogrammeringen kan betyde, at bestemmelserne i den interinstitutionelle aftale må tages i brug.

2.5 Virkninger for budgettets indtægtsside

X Ingen (vedrører tekniske aspekter ved en foranstaltnings gennemførelse).

3. BUDGETSPECIFIKATIONER

>TABELPOSITION>

4. RETSGRUNDLAG

Opgaver, der henhører under Kommissionens institutionelle beføjelser.

5. BESKRIVELSE OG BEGRUNDELSE

5.1 Behov for EU-foranstaltninger

5.1.1 Mål

Formålet med denne meddelelse er dels at udvikle en information tæt på de europæiske borgere og dels at forbedre det institutionelle samarbejde, således at borgerne får en fælles opfattelse af institutionerne.

Disse overordnede målsætninger vil væsentligst blive søgt opnået gennem en større decentralisering af de generelle informationsforanstaltninger og en større udbredelse af Kommissionens informationscentre og informationsnet.

5.1.2 Dispositioner, der er truffet på grundlag af forhåndsevalueringen

Meddelelsen indeholder de overordnede retningslinjer, hvis gennemførelsesbestemmelser i de fleste tilfælde endnu ikke er fastlagt. Foranstaltninger i forbindelse med forhåndsevalueringen vil afhænge af disse bestemmelsers art og rækkevidde.

5.1.3 Dispositioner, der er truffet på grundlag af den efterfølgende evaluering

Den udvikling, der beskrives i meddelelsen, er udtryk for en ny strategi på informationsområdet.

5.2 Indsatsområder og nærmere bestemmelser for støtten

Den budgetmæssige følge af meddelelsen vedrører væsentligst kapitel B3-3 både hvad angår aktionsudgifter og tekniske og administrative udgifter.

De planlagte foranstaltninger vedrører væsentligst generelle informationsforanstaltninger, informationscentre, kommunikations foran stalt ninger og prioriterede informationsforanstaltninger (Prince).

5.3 Gennemførelsesmetoder

Gennemførelsen vedrører væsentligst følgende aktiviteter:

Generelle informationsforanstaltninger

- Kvalitativ forbedring af den redaktionelle linje i skriftlige og elektroniske udgivelser

- Bedre muligheder for feedback vedrørende informationspolitikken

- Decentraliserede informationsforanstaltninger rettet mod offentligheden via repræsentationskontorerne om prioriterede emner

- Evalueringsrapport om følgerne af foranstaltningen kombineret med de forskellige informationsmidler, der anvendes inden for rammerne af den nye informationspolitik (støtteudgifter).

Informationscentre

- Den betydning, der tillægges information tæt på borgerne, indebærer, at der skal ske en udvikling af informationsnet og -centre.

De planlagte foranstaltninger er:

Oprettelse af yderligere et nationalt center hver andet år (2003-2005)

Oprettelse af yderligere et regionalt center hvert år

Oprettelse af nye carrefours og EU-Info Points hvert år. I betragtning af regionernes geografiske udstrækning og befolkningstæthed mener Kommissionen, det er nødvendigt med mindst 476 informationscentre. Da fællesskabsfinansieringen af EU-Info Points og carrefours udgør et fast beløb på 20 000 EUR/informationscenter, betyder det på sigt en samlet årlig finansiering på 9 520 000 EUR.

Styrkelse af de decentraliserede og generelle koordineringsmøder.

Flere igangsættende aktiviteter i informationscentrene.

Generelle kommunikationsforanstaltninger

Repræsentationernes rolle skal styrkes med hensyn til decentraliseret information og kommunikation.

Det er nødvendigt med yderligere midler bl.a. for at udvikle en elektronisk udgivelse, direkte kommunikationsforanstaltninger, seminarer og konferencer osv.

Udviklingen af repræsentationernes opgaver kræver hjælp fra tjenester, der er specialiseret i kommunikation. Midlerne skal tilpasses i den henseende (skønnet faglig og administrativ bistand: 23 x 45 000 EUR).

Bistand fra "Eurojus-konsulenter" vil medføre yderligere udgifter.

Prioriterede informationsforanstaltninger

PRINCE-informationsaktiviteterne, der nævnes i denne meddelelse, dækker:

- Udvidelsen

- Unionens fremtid

- Et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed og chartret om grundlæggende rettigheder

- Euroen

- Den Europæiske Unions indsats i verden

Udviklingen i de udgifter, der følger af gennemførelsen af PRINCE-programmet afhænger af de beslutninger/retningslinjer, der allerede er eller vil blive truffet og fastsat af Kommissionen. De ressourcer, der er nødvendige for gennemførelsen af disse informationsforanstaltninger, vil blive vurderet i lyset af de særlige foranstaltninger, der på et givet tidspunkt vil blive besluttet.

6. FINANSIELLE VIRKNINGER

6.1 Samlede finansielle virkninger for budgettets del B (hele programperioden)

De behov, der følger af denne meddelelse, vil væsentligst blive dækket ved en omplacering af midlerne i afsnit B3-3 (Information og Kommunikation).

Tallene nedenfor er på nuværende tidspunkt det bedste skøn over de yderligere bevillingsbehov og vil kunne revurderes i forbindelse med Kommissionens årlige procedure APS (årlig politisk strategi).

6.1.1 Finansieringsstøtte FB i mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

6.1.2 Teknisk og administrativ bistand, støtteudgifter og IT-udgifter (forpligtelsesbevillinger)

>TABELPOSITION>

Berørte BA-poster (punkt 1 + 2)

>TABELPOSITION>

6.2. Beregning af omkostningerne pr. foranstaltning i budgettets del B (hele programperioden)

FB i mio. EUR (3 decimaler)

>TABELPOSITION>

7. VIRKNINGER FOR PERSONALERESSOURCER OG ADMINISTRATIONSUDGIFTER (1)

7.1. Personalemæssige virkninger

For år 2002 søger GD for Presse og Kommunikation ikke om flere ansatte i medfør af denne meddelelse.

I 2002 vil GD for Presse og Kommunikation påbegynde decentraliseringsaktiviteterne under overholdelse af de nye retningslinjer i meddelelsen med det personale, tjenesten vil få tildelt i 2002 ifølge Kommissionens årlige personaleallokering.

Med henblik på behovet for menneskelige ressourcer for de efterfølgende år vil der ved udgangen af 2001/begyndelsen af 2002 blive foretaget en vurdering af de nødvendige ressourcer i forhold til de disponible ressourcer og de konstaterede behov, således at der i APS 2003 kan indgå eventuelle anmodninger om yderligt personale.

I øvrigt er det nødvendigt at gøre rotationssystemet i repræsentationerne mere dynamisk. For at dette kan blive effektivt i forhold til personaleadministrationen vil GD for Presse og Kommunikation sammen med GD for Budget, og GD for Personale og Administration udarbejde en procedure, der tager sigte på at lette reintegrationen af personalet i repræsentationerne, når deres periode i en repræsentation er udløbet.

7.2 Samlede finansielle virkninger af personaleforbruget

>TABELPOSITION>

7.3 Andre administrative udgifter som følge af foranstaltningen

>TABELPOSITION>

Beløbene modsvarer de samlede udgifter i en tolvmåneders periode.

* Tjenesterejser (A0-7010) 300 000

Tjenesterejser for at klare de nye behov, der følger af de decentraliserede kommunikations- og informationsforanstaltninger, for tjenestemænd i repræsentationerne til institutionen, tjenestemænd i repræsentationerne internt i medlemsstaterne, tjenestemænd i institutionen til repræsentationerne i forbindelse med intern kontrol

* Møder (A0-7030) 50 000

Beløb svarende til det forventede antal møder i forbindelse med nye aktiviteter (5 ekstra møder)

* Studier (A0-7050) 50 000

Studier og evalueringer af alle de aktiviteter, som GD for Presse og Kommunikation gennemfører i forbindelse med denne meddelelse.

* Uddannelse (A0-706) 20 000

Der skal arrangeres særlige uddannelsesprogrammer vedrørende information, forvaltning og kontrol.

* Kontorer i Fællesskabet: bygninger, materiel, drift (A0-4200) 230 000

Beløbet er et samlet skøn over de behov, der skal opfyldes for at støtte det stigende aktivitetsniveau i repræsentationerne. Dette skøn vil blive valideret i forbindelse med den normale budgetprocedure.

* Radio- og fjernsynsstudiers drift og audiovisuelt udstyr 200 000

For at muliggøre en større udbredelse af EU-informationer i hele EU, er det planlagt at øge antallet af studier ved bl.a. at udstyre informationscentrene med det udstyr, der er nødvendigt for at modtage og optage Kommissionens satellittransmitterede udsendelser via informationsbureauet EbS (Europe by satellite).

Det er ligeledes planlagt at udvikle EbS's websted på såvel intranet som internet. Omkostningerne for disse to foranstaltninger vurderes til 200 000 EUR. Dette beløb skal godkendes i forbindelse med udarbejdelsen af budgetforslaget.

I. Samlet årligt beløb (7.2 + 7.3) 850 000

II. Foranstaltningens varighed 4

III. Foranst. samlede omkostn. (I x II)3 400 000 // EUR

År (fra 2003)

EUR

8. RESULTATOPFØLGNING OG EVALUERING

8.1 Resultatopfølgningssystem

De interne rapporteringssystemer vil blive styrket for at tage højde for de nye dimensioner af informationspolitikken, nemlig decentralisering og interinstitutionelt samarbejde.

8.2 Hvordan og hvor ofte skal der evalueres-

Der vil blive anvendt egnede værktøjer for mindst én gang om året at foretage en systematisk evaluering af informationsforanstaltningerne.

9. FORHOLDSREGLER MOD SVIG

Alle kontrakter, aftaler og retlige forpligtelser indgået mellem Kommissionen og støttemodtagere giver Kommissionen og Revisionsretten ret til at aflægge kontrolbesøg hos modtagerne af fællesskabsstøtte (eller hos den "afledte" modtager, hvis der er tale om en aktivitet, der forvaltes decentraliseret af Kommissionen), og giver dem ret til at kræve dokumentation for alle udgifter afholdt i henhold til disse kontrakter, aftaler og retlige forpligtelser i op til fem år efter kontraktens udløb. Støttemodtagerne er underlagt forpligtelser med hensyn til rapportering og regnskabsaflæggelse, og rapporter og regnskab analyseres, hvad angår indhold og udgifternes antagelighed under hensyntagen til formålet med fællesskabsstøtten og på baggrund af de kontraktlige forpligtelser og principperne for økonomi og forsvarlig økonomisk forvaltning.