Afgørelse truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet,

den 21. februar 2002

om oprettelse af en fond til finansiering af Konventet om Den Europæiske Unions Fremtid og om finansforskrifter for forvaltningen af denne fond

(2002/176/EU)

REPRÆSENTANTERNE FOR MEDLEMSSTATERNES REGERINGER, FORSAMLET I RÅDET, HAR -

under henvisning til punkt III i Laeken-erklæringen om Den Europæiske Unions fremtid, der er knyttet som bilag til formandskabets konklusioner fra Det Europæiske Råd i Laeken den 14.-15. december 2001, og hvori det besluttes at indkalde et konvent om Den Europæiske Unions fremtid (i det følgende benævnt "konventet"),

under henvisning til afgørelse truffet af formanden for konventet om udnævnelse af en generalsekretær for dette, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til Laeken-erklæringen om Den Europæiske Unions fremtid skal konventet have et præsidium, der bistås af et sekretariat, som varetages af Generalsekretariatet for Rådet.

(2) Der bør oprettes en fond til finansiering af konventet.

(3) Der bør ligeledes vedtages finansforskrifter om fastsættelse af bl.a. reglerne for gennemførelsen af det budget, der skal dække andre udgifter i forbindelse med konventet end udgifter til den infrastruktur, der er nødvendig for dets arbejde, samt reglerne for regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne.

(4) Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen indgik den 28. februar 2002 en interinstitutionel aftale om finansieringen af Konventet om Den Europæiske Unions Fremtid -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

KAPITEL I

Fondens oprettelse

Artikel 1

1. Der oprettes en fond til finansiering af konventet (i det følgende benævnt "fonden").

2. Fonden har i hver medlemsstat den videstgående rets- og handleevne, som denne stats lovgivning tillægger juridiske personer. Fonden kan i særdeleshed modtage gaver, indgå aftaler og optræde som part i retssager. I denne henseende repræsenteres den af konventets generalsekretær.

3. Medlemsstaternes regeringer, som henviser til artikel 3 i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, skal, hver gang det er muligt, træffe egnede forholdsregler med henblik på eftergivelse eller tilbagebetaling af indirekte skatter og afgifter, der indgår i prisen for løsøre eller levering af tjenesteydelser, når fonden til tjenestebrug foretager større indkøb, hvis pris omfatter skatter og afgifter af denne art. Anvendelsen af disse bestemmelser må dog ikke fordreje konkurrencevilkårene inden for Fællesskaberne.

Artikel 2

Fonden skal inkassere indtægterne og varetage forvaltningen af konventets udgifter bortset fra udgifterne til den infrastruktur, der er nødvendig for konventets arbejde.

Artikel 3

1. Ved anvendelsen af denne afgørelse forstås ved fondens budget (i det følgende benævnt "budgettet") den retsakt vedtaget af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, der danner grundlag for fastlæggelsen og den forudgående godkendelse af fondens indtægter og udgifter for hvert regnskabsår.

2. Budgettet vedtages på forslag af konventets generalsekretær, efter at Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har godkendt det.

Artikel 4

Der oprettes en særlig bankkonto i fondens navn. Konventets generalsekretær er bemyndiget til at anvende denne bankkonto i overensstemmelse med artikel 16 for at opfylde de forpligtelser, der påhviler ham i medfør af denne afgørelse.

Artikel 5

Indtægter og udgifter på budgettet skal balancere.

KAPITEL II

Finansforskrifter

Artikel 6

Dette kapitel indeholder de nærmere retningslinjer for opstillingen og gennemførelsen af budgettet.

Artikel 7

1. Budgettet opdeles i afsnit og kapitler.

2. Bevillingerne på budgettet må ikke anvendes til andre formål end dem, der er angivet i budgettet.

Artikel 8

Budgetbevillingerne anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig om tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet.

Artikel 9

1. Der må ikke oppebæres indtægter eller afholdes udgifter, uden at de konteres en artikel i budgettet.

2. Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelser eller anvises nogen udgift, hvis beløbet overstiger de godkendte bevillinger.

Artikel 10

1. Indtægter og udgifter opføres på budgettet og i regnskaberne med deres fulde beløb uden modregning. Samtlige indtægter skal anvendes til finansiering af samtlige udgifter.

2. Det første regnskabsår løber fra denne afgørelses ikrafttrædelsesdato til den 31. december 2002. Det andet regnskabsår begynder den 1. januar 2003 og udløber, når konventet har afsluttet sit arbejde.

3. Et regnskabsårs udgifter opføres på regnskabet for det pågældende regnskabsår på grundlag af de udgifter, for hvilke finansinspektøren har modtaget anvisning senest den 31. december, og som regnskabsføreren har betalt inden den følgende 15. januar.

4. De givne bevillinger må kun anvendes til dækning af behørigt afholdte og betalte udgifter i det regnskabsår, for hvilket de er tildelt, samt til dækning af gæld hidrørende fra det foregående regnskabsår, hvortil der ikke er fremført bevillinger, jf. dog artikel 11.

Artikel 11

1. Bevillinger, som der ikke er disponeret over ved udgangen af det første regnskabsår, samt bevillinger til betalinger, der er forfaldne i henhold til forpligtelser, der er behørigt indgået inden afslutningen af det første regnskabsår, fremføres automatisk til det andet regnskabsår.

2. Ved gennemførelsen af budgettet opføres anvendelsen af fremførte bevillinger særskilt for hver budgetkonto på regnskabet for det løbende regnskabsår.

KAPITEL III

Budgettets gennemførelse og regnskab

Artikel 12

Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem den anvisningsberettigede og regnskabsføreren. Hvervene som anvisningsberettiget, regnskabsfører og finansinspektør er indbyrdes uforenelige.

Artikel 13

1. Hvervet som anvisningsberettiget for indtægter og udgifter varetages af konventets generalsekretær. Den anvisningsberettigede gennemfører budgettet inden for rammerne af de givne bevillinger. Han kan uddelegere sine beføjelser til et medlem af konventets sekretariat, som han udpeger.

2. Den anvisningsberettigede kan beslutte, at der skal overføres bevillinger fra kapitel til kapitel inden for hvert afsnit.

3. Den anvisningsberettigede kan efter samstemmende udtalelse fra repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, beslutte, at der skal overføres bevillinger fra afsnit til afsnit. Han meddeler på forhånd Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, at han har til hensigt at foretage sådanne overførsler. Institutionerne tager snarest muligt stilling til overførslen, og hvis en af dem inden tre uger efter meddelelsen principielt modsætter sig en sådan overførsel, kan den ikke foretages.

Artikel 14

Fondens interne finanskontrol udøves af Rådets Generalsekretariats finansinspektør efter udtrykkelig bemyndigelse fra ansættelsesmyndigheden.

Artikel 15

Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfører, der er ansat i Generaldirektorat A i Generalsekretariatet for Rådet, efter udtrykkelig bemyndigelse fra ansættelsesmyndigheden.

Artikel 16

Betalingerne finder sted over den bankkonto, der oprettes i overensstemmelse med artikel 4. Ordrer om bankoverførsler, der udstedes i henhold til denne afgørelse, kræver underskrift af både regnskabsføreren og konventets vicegeneralsekretær.

Artikel 17

Regnskabet føres som dobbelt bogholderi. Alle regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages.

KAPITEL IV

Regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne

Artikel 18

1. Konventets generalsekretær udarbejder senest to måneder efter udløbet af budgettets gennemførelsesperiode et forvaltningsregnskab og en balance.

2. Forvaltningsregnskabet omfatter alle indtægts- og udgiftstransaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form og opdeles på samme måde som budgettet.

3. Regnskabet ledsages af en oversigt over bevillingsoverførsler.

4. Balancen viser budgettets aktiver og passiver ved afslutningen af det forløbne regnskabsår.

Artikel 19

Revisionsretten for De Europæiske Fællesskaber varetager kontrollen af den formelle rigtighed af fondens indtægter og udgifter i forhold til de finansforskrifter, der er fastlagt i kapitel II i denne afgørelse.

Artikel 20

Forvaltningsregnskabet, balancen og Revisionsrettens beretning, som ledsages af eventuelle bemærkninger fra konventets generalsekretær, forelægges for repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, senest fire måneder efter regnskabsårets afslutning og sendes til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og konventets præsidium. Repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, meddeler efter samstemmende udtalelse fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen konventets generalsekretær decharge for budgettets gennemførelse.

Artikel 21

Når konventet har afsluttet sit arbejde, og regnskabet for det andet regnskabsår er afsluttet, overføres aktiverne på budgettet til Den Europæiske Unions almindelige budget og fordeles på dettes sektioner i forhold til de enkelte institutioners bidrag.

Artikel 22

Konventets generalsekretær sender hver måned konventets præsidium og medlemsstaterne en rapport med en oversigt over fondens indtægter og udgifter. Rapporten sendes endvidere til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.

KAPITEL V

Rejseudgifter for konventets medlemmer

Artikel 23

På forslag af konventets generalsekretær og på grundlag af gældende praksis i Rådet vedtager præsidiet en afgørelse om fastsættelse af betingelserne og reglerne for refusion af rejseudgifter for konventets medlemmer, hvis disse udgifter afholdes over budgettet.

KAPITEL VI

Ikrafttræden og offentliggørelse

Artikel 24

1. Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen. Den anvendes indtil den 31. december 2002.

2. I forbindelse med forlængelse af den interinstitutionelle aftale om finansieringen af Konventet om Den Europæiske Unions Fremtid i henhold til punkt 9 i denne aftale, forlænges denne afgørelse med virkning fra den 1. januar 2003 og indtil det tidspunkt, hvor konventet har afsluttet sit arbejde, ved afgørelse truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer.

Artikel 25

Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 21. februar 2002.

F. J. Conde de Saro

Formand