BILAG

Særlige aftaler i forbindelse med overdragelse og overtagelse af e-CODEX-systemet

1. INDLEDNING

Overdragelses- og overtagelsesprocessen skal gennemføres mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA. Indtil overdragelsen finder sted, bevarer den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, det fulde ansvar for systemet og sikrer, at der ikke foretages ændringer i e-CODEX-systemet, og at der ikke leveres nye softwareversioner, undtagen med henblik på at foretage korrigerende vedligeholdelse af e-CODEX-systemet.

Formålet med de konkrete aftaler er at specificere:

— de nærmere detaljer vedrørende overførslen af e-CODEX-systemet til eu-LISA

— kriterierne for en vellykket overdragelses- og overtagelsesproces og for en vellykket gennemførelse af hele processen med tilhørende dokumentation

— bestemmelser om intellektuelle ejendomsrettigheder eller brugsrettigheder til e-CODEX-systemet og de understøttende softwareprodukter, dokumentationen og andre aktiver (opført i bilaget til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/850 (1)).

På grundlag af de konkrete aftaler vedrørende overdragelses- og overtagelsesprocessen, der er fastsat i dette bilag, forelægger den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, i overensstemmelse med artikel 10, stk. 1, i forordning (EU) 2022/850 eu-LISA et fælles overdragelsesdokument senest den 31. december 2022. En skabelon til det fælles overdragelsesdokument fremgår af tillægget til dette bilag.

Kommissionen overvåger overdragelses- og overtagelsesprocessen for at sikre, at de detaljerede aftaler vedrørende overførsel af e-CODEX-systemet gennemføres korrekt.

I henhold til artikel 10, stk. 4, i forordning (EU) 2022/850 overtager eu-LISA ansvaret for e-CODEX-systemet på den dato, hvor Kommissionen meddeler, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er gennemført med det forventede resultat, mellem den 1. juli 2023 og den 31. december 2023, efter høring af den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og af eu-LISA.

2. DE VIGTIGSTE ETAPER

a) Leveringsdato for det fælles overdragelsesdokument: den 31. december 2022

b) Overdragelses- og overtagelsesprocessen: Senest seks måneder efter leveringen af det fælles overdragelsesdokument

c) Kickoffmøde vedrørende overdragelses- og overtagelsesprocessen skal afholdes i januar 2023, og datoen aftales mellem eu-LISA, den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og Kommissionen

d) Overførsel af ansvar til eu-LISA: senest 31. december 2023 og ikke før 1. juli 2023.

3. AKTIVITETER IFM. OVERDRAGELSE OG OVERTAGELSE

Overdragelses- og overtagelsesprocessen indledes, når den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, indgiver et fælles overdragelsesdokument til eu-LISA. eu-LISA kontrollerer dokumentet og bekræfter, at alle relevante oplysninger er medtaget i det fælles overdragelsesdokument, så en vellykket overdragelse sikres. Dette fælles overdragelsesdokument skal mindst indeholde detaljerede oplysninger om følgende:

a) planlægning af alle aktiviteter, der skal gennemføres som angivet i dette bilag, herunder synkroniseringsmøder, uddannelse, test osv.

b) alle aktiver og genstande, der skal overdrages ved overdragelsesperiodens begyndelse og afslutning (indledende overdragelse af aktiver og endelig overdragelse af aktiver). Definitionen af »indledende overdragelse af aktiver« og »endelig overdragelse af aktiver« findes i tillægget til dette bilag

c) alle kurser, workshops, informations- og oplæringsmøder, der planlægges

d) alle eksisterende arbejdsprocedurer i den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet. Hvis procedurerne ikke er dokumenteret, skal de tydeligt identificeres, dokumenteres og overdrages til eu-LISA

e) kontaktoplysninger for alle involverede parter i hele overdragelses- og overtagelsesperioden samt en matrixoversigt over roller og ansvarsområder

f) klare, verificerbare og objektive succeskriterier til evaluering af overdragelses- og overtagelsesprocessen

g) testspecifikationer til evaluering af korrekt gennemførelse af overtagelsesprocessen

h) bestemmelser om intellektuelle ejendomsrettigheder eller brugsrettigheder til e-CODEX-systemet og de(n) understøttende softwareprodukter, dokumentation og andre aktiver, der er anført i bilaget til forordning (EU) 2022/850, således at eu-LISA kan varetage sine ansvarsområder i overensstemmelse med artikel 7 i forordning (EU) 2022/850.

Formålet med det fælles overdragelsesdokument er at tilvejebringe et værktøj, der sikrer en gennemsigtig, gnidningsløs og fuldstændig migration af IT-tjenesterne fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, til eu-LISA under Kommissionens overvågning.

Det skal beskrive alle de midler, som eu-LISA og den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal indføre for at sikre en gnidningsløs overgang.

Et eksempel på opbygningen af dokumentet fremgår af tillægget til dette bilag. Det kan tilpasses efter behov, forudsat at det indeholder detaljerede oplysninger om de punkter, der er anført i dette afsnit.

Både den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA udarbejder henholdsvis senest den 30. juni 2023 overdragelses- og overtagelsesrapporter om resultaterne af de gennemførte aktiviteter, således at Europa-Kommissionen senest den 31. juli 2023 kan orientere Europa-Parlamentet og Rådet om overdragelses- og overtagelsesprocessen (se punkt 5 og 6 i dette bilag).

Format og midler til overførsel (f.eks. fælles samarbejdsrum såsom det tidligere »Basic Support for Cooperative Work«, kommunikations- og informationsressourcecenter for forvaltninger, virksomheder og borgere — CIRCABC, adgang til nuværende datalagre osv.) af de enkelte elementer aftales i fællesskab af eu-LISA og den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, under hensyntagen til det endelige system, der skal køre i eu-LISA's miljø.

Infrastruktur- og sikkerhedskrav for de enkelte aktiver fremgår af dokumentationen af de relevante komponenter og/eller den pågældende mesterklasse.

Nedenstående tabel indeholder en ikke-udtømmende liste over komponenter i e-CODEX-systemet, de understøttende softwareprodukter, dokumentation og andre aktiver.

Oversigtstabel over komponenter, elementer og støtteaktiviteter ved overdragelse:

Komponent Genstande Støtte til overdragelse Enheder til udvikling og drift Configuration Management Tool — CMT Kildekode Konfiguration af database og dokumentation af pModes Databasedump ved indledende og afsluttende overdragelsesfase. Dokumentation Mesterklasse »CMT« Udvikling og vedligeholdelse, installation, konfiguration, drift og fejlfinding Central testplatform — CTP Kildekode Dokumentation Databasedump ved indledende og afsluttende overdragelsesfase. Dokumentation Mesterklasse »CTP« Udvikling og vedligeholdelse, installation, konfiguration, drift og fejlfinding Repository Server (nu: Nexus) Registre Mesterklasse »udvikling og infrastruktur« Integration Server (nu: Jenkins) Integrationsenheder Source Code Repository (nu: Gitblit) Kildekode e-CODEX-hjemmesiden e-CODEX-hjemmesiden, indhold Mesterklasse »e-CODEX overblik« Enheder til udvikling og levering e-CODEX-arkitektur e-CODEX-hjemmesiden Dokumentation Dokumentation Mesterklasse »e-CODEX overblik« Connector Suite For hver komponent (tilslutning, klient, plugin, sikkerhedsbibliotek, funktioner osv.): Kildekode Dokumentation Dokumentation Mesterklasse »Tilslutning« Skemaer til usecase: — Den europæiske betalingsordre — Småkrav — Den europæiske arrestordre — Gebyrer — MLA — FD 909 (frihedsstraffe) — Ægteskabssager — EU's kontosikringskendelse — Register over testamenter — Forkyndelse af dokumenter Skemaer Model for forretningsproces EU's centrale glossar for e-justice (adgang gives via værktøjet »Metadata Workbench«) Dokumentation Mesterklasse »Skemaer« Øvrige elementer e-CODEX-anmodninger Alle anmodninger inklusive status (til formål for vidensstyring) Mesterklasse »Tilslutning« Databasedump med alle data Køreplan for e-CODEX Connector Suite e-CODEX-hjemmesiden Mesterklasse »Tilslutning« e-CODEX-sikkerhedskrav Dokument Mesterklasse »Tilslutning«

4. AKTIVITETER

a) Uddannelsesaktiviteter

Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, udarbejder en liste over uddannelsesmoduler for at sikre fuldstændig vidensoverførsel til eu-LISA.

Uddannelsesmaterialer og planlægningsbehov defineres og aftales mellem alle involverede aktører for hvert uddannelsesmodul og hver mesterklasse. Hvis eu-LISA finder det nødvendigt, skal det især være muligt at anmode om og modtage yderligere uddannelsesmoduler og mesterklasser.

Den konkrete planlægning og tilrettelæggelse af uddannelse, praktisk træning og oplæring (hvor eu-LISA-teamet kan lære ved at følge det tekniske team i den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet) skal beskrives nærmere i det fælles overdragelsesdokument.

Nedenstående tabel indeholder en ikke-udtømmende liste over uddannelse, der som minimum skal tilbydes:

Afsnit Modulets indhold Dokumenttype Uddannelsesmateriale, Modul 1: Mesterklasse, e-CODEX overblik I den første mesterklasse får deltagerne et generelt overblik over, hvad e-CODEX indebærer, herunder en oversigt over den grundlæggende e-CODEX-arkitektur, de generelle e-CODEX-principper og en kort historisk gennemgang af, hvordan e-CODEX er blevet udviklet. Modulet er primært baseret på teori. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer Uddannelsesmateriale, Modul 2: Mesterklasse, Tilslutning I denne mesterklasse får deltagerne en udtømmende gennemgang af Connector Suite og de forskellige produkter/komponenter, herunder sammenhængen med portalen. Modulet består af en teoretisk del, praktisk uddannelse og valgfri oplæring, herunder i installation, fejlfinding og teknisk support. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer Uddannelsesmateriale, Modul 3: Mesterklasse, Skemaer I denne mesterklasse får deltagerne kendskab til de dataskemaer, der er udviklet af den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet. Der fokuseres også på Metadata Workbench, hvor EU's centrale glossar for e-justice administreres, og på teknikken til modellering af forretningsprocesser. Modulet består af en teoretisk del, praktisk uddannelse og valgfri oplæring. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer Uddannelsesmateriale, Modul 4: Mesterklasse, CMT I denne mesterklasse får deltagerne kendskab til funktionerne og processerne i Configuration Management Tool. CMT er et onlineværktøj, der bruges til at administrere indsamling af deltagerdata og distribution af e-CODEX-konfigurationsfiler. Modulet består af en teoretisk del, praktisk uddannelse og valgfri oplæring. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer Uddannelsesmateriale, Modul 5: Mesterklasse, CTP I denne mesterklasse får deltagerne kendskab til den centrale testplatforms funktioner og processer og teststrategien. CTP er et komplet e-CODEX-testmiljø og en webgrænseflade til at sende og modtage tilpassede testmeddelelser. Modulet består af en teoretisk del, praktisk uddannelse og valgfri oplæring. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer Uddannelsesmateriale, Modul 6: Mesterklasse, Udvikling og infrastruktur I denne mesterklasse drøfter deltagerne spørgsmål om udvikling og infrastruktur såsom forvaltning af arkivservere. Modulet består af en teoretisk del, praktisk uddannelse og valgfri oplæring. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer Uddannelsesmateriale, Modul 7: Mesterklasse, Fejlretning I denne mesterklasse lærer deltagerne om fejlfinding og fejlretning af mulige fejl i e-CODEX-systemet og problemløsning, herunder supportanmodninger. Modulet består af en teoretisk del, praktisk uddannelse og valgfri oplæring. Powerpoint-præsentation og e-CODEX-undervisningsmaterialer

b) Gennemsigtighed i overdragelses- og overtagelsesprocessen

Overdragelses- og overtagelsesprocessen skal være gennemsigtig for slutbrugerne og minimere indvirkningen på deres arbejdsprocedurer og daglige aktiviteter. Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal sikre og fortsat yde teknisk støtte til de enheder, der driver og/eller installerer autoriserede e-CODEX-adgangspunkter, indtil eu-LISA overtager ansvaret for e-CODEX-systemet.

c) Ansvar, der påhviler eu-LISA og den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, under overdragelses- og overtagelsesprocessen

I henhold til artikel 10, stk. 2, i forordning (EU) 2022/850, bevarer den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, frem til overdragelsen det fulde ansvar for systemer og sikrer, at der ikke foretages ændringer i e-CODEX-systemet, og at der ikke leveres nye softwareversioner, undtagen med henblik på at foretage korrigerende vedligeholdelse af e-CODEX-systemet.

Med henblik herpå skal den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, fortsat yde vedligeholdelse og støtte af komponenter i denne periode.

Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, er centralt kontaktpunkt for alle supportanmodninger, indtil eu-LISA overtager ansvaret for e-CODEX-systemet.

eu-LISA kan bede om, at supportanmodninger modtaget hos den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, frem til eu-LISA overtager ansvaret for e-CODEX-systemet, videresendes til udpeget personale i eu-LISA, som skal have tilladelse til at følge de trin til løsning af spørgsmålet, som den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, udfører.

Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal løst alle supportanmodninger, der er modtaget, inden eu-LISA overtager ansvaret for e-CODEX-systemet. Kun med en objektiv teknisk begrundelse kan den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, aftale med eu-LISA at overdrage supportanmodninger, som enheden har modtaget, og som ikke kan løses før ansvaret for e-CODEX-systemet overgår til eu-LISA. Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal sikre, at en sådan aftale ikke har betydning for slutbrugeren, og at den ikke indebærer forsinkelser i behandling af supportanmodninger. Aftalen formaliseres under succeskriterium nr. 6 i punkt 5 i dette bilag.

Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal forelægge eu-LISA en udtømmende liste over brugere af e-CODEX-systemet, som eu-LISA skal informere om, at eu-LISA har overtaget ansvaret for e-CODEX-systemet senest 30 dage efter, at overtagelsen har fundet sted.

Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal støtte og bistå eu-LISA efter behov indtil den 31. marts 2024.

For hver komponent kan den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, foreslå en liste over fremtidig udvikling i forhold til brugernes behov.

5. KRITERIER FOR EN VELLYKKET OVERDRAGELSESPROCES

Kriterier Overvågningsindikator Verifikationsmetoder Frist 1 Vidensoverførsel vedrørende e-CODEX-systemets forskellige komponenter Al uddannelse gennemført. Registreringsformularer udfyldt og uddannelsesmateriale leveret til eu-LISA Senest den 1. juli 2023 2 Overførsel af alle komponenter i e-CODEX-systemet Alle aktiver leveret og fuldstændige Udtrykkelig bekræftelse fra eu-LISA Senest den 1. juli 2023 3 Teknisk stabilitet i e-CODEX-systemet (alle komponenter) De to seneste versioner udviklet af den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet. En stabil version af e-CODEX-systemet, dvs. en pakke, der kan udrulles i produktionsmiljøet, og som sikrer integritet i alle udvekslinger i denne version. Senest den 31. december 2022 4 Tildeling af tilstrækkelige ressourcer i eu-LISA Sammensætningen af e-CODEX-teamet (herunder de teknikere, der skal uddannes), som eu-LISA oplyser Kommissionen og den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, om. Meddelelse fra eu-LISA til Kommissionen og den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet Senest den 1. januar 2023 5 Overførsel af intellektuel ejendomsret og brugsrettigheder Overdragelsen af e-CODEX-systemet og tilhørende softwareprodukter, dokumentation og andre aktiver, der er opført i bilaget til forordning (EU) 2022/850, med alle intellektuelle ejendomsrettigheder og brugsrettigheder. 1. En udtømmende erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, vedrørende intellektuel ejendomsret og brugsrettigheder for alle komponenter i e-CODEX-systemet og tilhørende softwareprodukter, dokumentation og andre aktiver, der er opført i bilaget til forordning (EU) 2022/850. 2. En erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, om, at enheden og dens medlemmer juridisk er i stand til at overføre alle de intellektuelle ejendomsrettigheder og brugsrettigheder, der er nævnt i punkt 1, til eu-LISA på en måde, der sætter eu-LISA i stand til at udføre sine opgaver i overensstemmelse med artikel 7 i forordning (EU) 2022/850. 3. En erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, om fuldstændig og gratis overførsel til eu-LISA af alle de intellektuelle ejendomsrettigheder og brugsrettigheder, der er nævnt i punkt 1. En erklæring, senest på datoen for den fælles anmodning fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen, om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat 6 Afslutning af alle supportanmodninger modtaget hos den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, før eu-LISA overtager ansvaret for e-CODEX-systemet Afslutning af alle supportanmodninger modtaget hos den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, før eu-LISA overtager ansvaret, eller indgåelse af aftale om, at eu-LISA overtager dem 1. En liste over åbne supportanmodninger fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet. 2. Aftale mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA om at overtage supportforespørgslerne med en udtrykkelig erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, om, at aftalen ikke har indvirkning på slutbrugeren, og at den ikke indebærer forsinkelse i behandlingen af supportanmodningen. En erklæring, senest på datoen for den fælles anmodning fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen, om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat 7 Aftale mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat Aftale mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA om opfyldelse af kriterierne for en vellykket overdragelsesproces og for en vellykket gennemførelse af denne proces En fælles erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen, om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat Mellem 1. juli og 31. december 2023

6. KRITERIER FOR EN VELLYKKET OVERTAGELSESPROCES

For hvert element og hvert overført aktiv er formålet med overdragelses- og overtagelsesprocessen at sikre, at e-CODEX-systemet, forretningsviden, teknisk viden og bedste praksis og teknikker, der vedrører de tjenester, der leveres af den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, overtages korrekt af eu-LISA efter afslutningen af et testforløb.

Omfanget af testforløbet i forbindelse med overtagelsen skal omfatte udførelse af testcases, der er udarbejdet, så de påviser, at eu-LISA har erhvervet den forretningsmæssige viden og er klar til at overtage de planlagte aktiviteter. Specifikation af testcases leveres af den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet.

Hvis en test ikke kan udføres med det definerede resultat, fastslås konsekvenserne som følger:

Konsekvensgrad Indvirkning på tjenesten 1 Tjenesten kan ikke udføres 2 Den eller de tilsvarende tjenester kan ikke udføres korrekt, og problemet kan ikke udbedres. 3 Mindre konsekvenser for den eller de pågældende tjeneste(r).

Testcases skal omfatte specifikke processer under de aktiver, der overtages. Testcases skal grupperes efter hovedproces. Udførelse af alle testcases for en hovedproces skal påvise, at eu-LISA kan overtage processen.

Testforløbet afsluttes, når alle følgende succeskriterier er opfyldt:

a) Ingen åbne fejl med konsekvensgrad 1. Hvis fejl med konsekvensgrad 1 forekommer: i) Testen suspenderes ii) Fejlen løses iii) Den fejlbehæftede testcase og tilknyttede cases køres igen, indtil fejlen er rettet iv) Testen skal gennemføres med det forventede resultat.

b) Ingen åbne fejl med konsekvensgrad 2:

c) Højst 10 % af testcases er gennemført med fejl med konsekvensgrad 3.

Med henblik herpå skal mindst følgende kriterier være opfyldt, og eu-LISA skal dokumentere, at de er opfyldt inden for de frister, der er fastsat i følgende tabel:

Kriterium Overvågningsindikator Verifikationsmetoder Frist 1 Vidensoverførsel vedrørende e-CODEX-systemets forskellige komponenter eu-LISA har deltaget i alle de uddannelsesforløb, der er gennemført Bekræftelse fra eu-LISA Senest den 1. juli 2023 2 Overførsel af alle komponenter i e-CODEX-systemet Alle kilder er modtaget, og dokumenterne er fyldestgørende Bekræftelse fra eu-LISA Senest den 1. juli 2023 3 Tildeling af tilstrækkelige ressourcer i eu-LISA 1. Ansættelse af e-CODEX-projektpersonale senest den 1. januar 2023. 2. Udpegelse af projektleder 3. Udpegelse af de teknikere, der skal uddannes Bekræftelse fra eu-LISA Senest den 1. januar 2023 4 Nedsættelse af e-CODEX-styregruppe Nedsættelse af styregruppe og møder under overdragelses- og overtagelsesprocessen, der afholdes mindst hver anden måned, jf. artikel 12 i forordning (EU) 2022/850 1. Bekræftelse fra eu-LISA af etablering og sammensætning af styregruppen for e-CODEX og referater fra styregruppens første møde. 2. Referater fra de første 3 møder i e-CODEX-styregruppen. Vedrørende punkt 1: den 28. februar 2023 Vedrørende punkt 2: den 30. juni 2023 5 Etablering af e-CODEX-programstyringsrådet Etablering af e-CODEX-programstyringsråd og møder under overdragelsen og overtagelsen i henhold til artikel 13 i forordning (EU) 2022/850 1. Bekræftelse fra eu-LISA af etablering og sammensætning af e-CODEX-programstyringsrådet. 2. Referater fra møderne i e-CODEX-programstyringsrådet under overdragelses-/overtagelsesprocessen. Vedrørende punkt 1: den 1. januar 2023 Vedrørende punkt 2: den 30. juni 2023 6 Overførsel af data Overførsel af alle relevante data, herunder, men ikke begrænset til, anmodninger, brugeroplysninger osv. til eu-LISA enten i form af databasedump eller et andet format, der er aftalt mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA. Bekræftelse fra eu-LISA Senest den 1. juli 2023 7 Overførsel af historik for alle problemer I form af et databasedump eller andet format, der er aftalt mellem enheden, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA. Bekræftelse fra eu-LISA Senest den 1. juli 2023 8 Overførsel af uløste problemer I form af et databasedump eller andet format, der er aftalt mellem enheden, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA. Bekræftelse fra eu-LISA En erklæring, senest på datoen for den fælles anmodning fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen, om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat 9 Overførsel af brugeradministration, herunder slutbrugere (adgang til CMT, CTP osv.) I form af et databasedump eller andet format, der er aftalt mellem enheden, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA. Tilladelser sendt til og importeret i eu-LISAs infrastruktur, og adgang til de forskellige komponenter verificeres af udvalgte slutbrugere. Senest den 1. juli 2023 10 Overtagelse af helpdeskaktiviteter: — Helpdesk-processer — Hændelsesstyring — Teknisk support — Serviceanmodning Processen er forstået og arbejdsprocedurerne fastlagt, så overtagelsesteamet kan udføre deres daglige opgaver. Supportværktøjet er til rådighed og tilgængeligt, og alle anmodninger er overført til eu-LISAs værktøj (funktionsindbakke, hvis en sådan findes, supportskabeloner, supportvidensbase osv.). En erklæring, senest på datoen for den fælles anmodning fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen, om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat 11 Brugeroplysninger for brugere med adgang til applikationen Overførsel af brugerlister og relevante brugeroplysninger til eu-LISA under hensyntagen til sikkerhedsforanstaltninger og anbefalinger vedrørende denne type data. Brugerne har modtaget deres brugeroplysninger og oplysninger om tilslutning. Senest den 1. juli 2023 12 Overtagelse af udrulningsaktiviteter Backlog, planlægning og relevant dokumentation eller tilhørende ændringsanmodninger eller anmodninger Udrulningsaktiviteter er klart defineret, og afslutning af åbne aktiviteter er planlagt Senest den 1. juli 2023 13 Overtagelse af udviklingsaktiviteter Backlog, planlægning og relevant dokumentation eller tilhørende ændringsanmodninger eller anmodninger Udviklingsaktiviteter er klart defineret, og afslutning af åbne aktiviteter er planlagt Senest den 1. juli 2023 14 Overtagelse af testaktiviteter Backlog, planlægning og relevant dokumentation eller tilhørende ændringsanmodninger eller anmodninger Testaktiviteter er klart defineret, og afslutning af åbne aktiviteter er planlagt Senest den 1. juli 2023 15 Overtagelse af aktiviteter vedrørende ændrings- og releasestyring Backlog, planlægning og relevante ændringsanmodninger eller dokumentation Alle åbne ændringsanmodninger og releaseplan overtaget og integreret i den overordnede projektplan Senest den 1. juli 2023 16 Infrastruktur og administration af infrastruktur tilgængelig Alle infrastrukturkrav modtaget og implementeret. Alle aktiver identificeret af e-CODEX tilgængelige og stillet til rådighed for eu-LISA. Alle komponenter tilgængelige for alle interessenter efter behov. For så vidt angår udviklingsinfrastrukturen, bekræfter eu-LISA opsætning og drift. Senest den 1. juli 2023 17 Sikkerhedsstyring Alle sikkerhedskrav og anbefalinger meddelt og gennemført af eu-LISA. Følgende dokumentation skal gøres tilgængelig: — Sikkerhedspolitik — Sikkerhedsplan — Sikkerhedsforanstaltninger for brugeradministration — Plan for forretningskontinuitet. eu-LISA bekræfter implementering. Senest den 1. juli 2023 18 Kommunikationsplan Der skal udarbejdes en kommunikationsplan for at informere alle brugere og interessenter om den kommende ændring af serviceudbyder og om de nye kommunikationskanaler og -procedurer. Meddelelse fra eu-LISA modtaget af alle brugere og interessenter inden udgangen af overdragelses-/overtagelsesperioden med information om de nye arbejdsprocedurer: Brugeroplysninger, URL'er, websteder, anmodninger osv. Senest den 1. juli 2023 19 Endelig afstemning af data Endelig levering af manglende aktiver til eu-LISA ved begyndelsen af overdragelses-/overtagelsesprocessen. 1. Kontrol af tilslutning til alle nødvendige komponenter efter behov for brugere og interessenter (tilgængelige servere) 2. Import af seneste version 3. Alle nødvendige opdateringer installeret på serverne, hvis relevant 4. Levering af adgangskoder pr. enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, til eu-LISA, hvis relevant 5. Forskellen mellem den indledende pakke, der overdrages til eu-LISA i begyndelsen af overdragelses-/overtagelsesprocessen, og ved afslutningen importeres til den relevante infrastruktur. Den 1. juli 2023 20 Aftale mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat Aftale mellem den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA om opfyldelse af kriterierne for en vellykket overdragelsesproces og for en vellykket gennemførelse af denne proces En fælles erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen, om, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat Mellem 1. juli og 31. december 2023

7. INTELLEKTUELLE EJENDOMSRETTIGHEDER ELLER BRUGSRETTIGHEDER

Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, skal overføre intellektuelle ejendomsrettigheder og brugsrettigheder til e-CODEX-systemet og tilhørende softwareprodukter, dokumentation og andre aktiver, der er opført i bilaget til forordning (EU) 2022/850, til eu-LISA senest på datoen for den fælles anmodning fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA til Kommissionen om at erklære, at overdragelses- og overtagelsesprocessen er afsluttet med tilfredsstillende resultat.

eu-LISA skal modtage disse rettigheder gratis og uden begrænsninger og herefter indgå som eneejer.

eu-LISA skal fortsat levere disse softwarekomponenter og efterfølgende versioner heraf under Den Europæiske Unions Offentlige Licens (EUPL).

8. TIDSPLAN

En tidsplan, der er betinget af enhedernes tilgængelighed (enheden, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA), vil blive gennemgået og valideret på det første møde til fastlæggelse af omfanget.

Mesterklassernes varighed (vejledende):

Komponent Støtte til overdragelse Varighed (vejledende) Del Enheder til udvikling og drift Configuration Management Tool — CMT Dokumentation Mesterklasse »CMT« 2 dage 4. Central testplatform — CTP Dokumentation Mesterklasse »CTP« 2 dage 5. Repository Server (nu: Nexus) Mesterklasse »udvikling og infrastruktur« 2 dage 6. Integration Server (nu: Jenkins) Source Code Repository (nu: Gitblit) Enheder til udvikling og levering e-CODEX-arkitektur Dokumentation Mesterklasse »e-CODEX overblik« fire dage 1. Connector Suite Dokumentation Mesterklasse »Tilslutning« 20 dage 2. Skemaer til usecase Dokumentation Mesterklasse »Skemaer« 10 dage 3.

9. UDFORMNING AF DEN OVERDRAGELSESRAPPORT, DER SKAL FORELÆGGES AF DEN ENHED, DER FORVALTER E-CODEX-SYSTEMET

Overdragelsesrapporten udarbejdes som en oversigt over alle de aktiviteter, der indgår i overdragelsesomfanget.

a) En liste over de aktiver og elementer, som eu-LISA har modtaget ved udgangen af overdragelsesperioden

b) beskrivelse og indhold af alle workshops, der afholdes under overdragelsen

c) liste over præsentationer og tilhørende dokumenter, der afholdes under workshopperne

d) liste over indhøstede erfaringer

e) liste over udestående spørgsmål ved overdragelsens afslutning

f) konklusion og overtagelsesstatus fra eu-LISA.

10. UDFORMNING AF DEN OVERTAGELSESRAPPORT, SOM EU-LISA SKAL FORELÆGGE

Den vigtigste leverance fra eu-LISA i denne fase er overtagelsesrapporten. Dokumentet indeholder bl.a. oplysninger om følgende:

a) accept af overtagelse af projektet

b) for hver proces bekræftelse af, at eu-LISA reelt er klar til at overtage aktiviteterne

c) rapporten skal indeholde en oversigt over den gennemførte testplan og resultaterne af de enkelte test. Testplanen skal omfatte alle aktiver og aktiviteter, der er udført i perioden, og i henhold til kriterierne for afslutning, der er defineret tidligere i dette dokument.

Mindst følgende punkter skal fremgå af overtagelsesrapporten:

a) Sikkerhedsforanstaltninger

b) Vidensoverførsel og overtagelse i) Overførsel af dokumentation ii) Overførsel af data iii) Overførsel af anmodninger (lukkede og åbne anmodninger) iv) Tekniske møder v) Uddannelse vi) Praktisk træning vii) Oplæring viii) Hvis relevant, parallelle testforløb.

c) Gældende procedure, hvis det er relevant

d) Færdiggørelse af overtagelsesprocessen og endeligt cut-off (overgang): i) e-CODEX-systemets konnektivitet (alle nødvendige komponenter tilgængelige) ii) Databackup etableret iii) Alle nødvendige opdateringer installeret på serverne iv) Overførsel af brugeroplysninger og adgangskoder.

TILLÆG STRUKTUR FOR DET FÆLLES OVERDRAGELSESDOKUMENT Ændringshistorik for dokument Udgave Udstedelsesdato Ændrede afsnit Ændringer INDHOLDSFORTEGNELSE 1. REFERENCEDOKUMENTER OG GÆLDENDE DOKUMENTER 51 1.1. Referencedokumenter 51 1.2. Relevante dokumenter 51 2. TERMINOLOGI 51 2.1. Forkortelser og akronymer 51 3. INDLEDNING 51 3.1. Dokumentets formål 51 3.2. Målgruppe 51 4. ANTAGELSER OG RISICI 52 4.1. Antagelser og forudsætninger 52 4.2. Risici 52 5. OVERDRAGELSES- OG OVERTAGELSESPROCES 52 5.1. Kickoffmøde 52 5.2. Synkroniseringsmøder 52 5.3. Overdragelsesplan 52 5.4. Indledende overdragelse af aktiver 53 5.4.1. Applikationer 53 5.4.2. Dokumentation 53 5.4.3. Procedurer 53 5.4.4. Backlog (ændringsanmodninger, supportanmodninger, problemer osv.) 53 6. ENDELIG OVERDRAGELSE AF AKTIVER 53 6.1. Applikationer 53 6.2. Dokumentation 53 6.3. Procedurer 53 6.4. Backlog (ændringsanmodninger, supportanmodninger, problemer osv.) 53 7. VIDENSOVERFØRSEL 53 8. OVERDRAGELSESKONTAKTOPLYSNINGER 53 9. OVERTAGELSESKONTAKTOPLYSNINGER 53 10. INFRASTRUKTURBEHOV I EU-LISA 53 10.1. Applikationer 53 10.2. Hardware/Systemkrav 54 10.3. COTS (kommerciel standardvare) 54 11. SIKKERHEDSKRAV 54 12. TIDSPLAN FOR WORKSHOPS 54 12.1. Generel workshop om alle tjenester 54 12.2. Workshop, helpdesk og drift 54 12.3. Workshop, installation og test 54 12.3.1. Installation 54 12.3.2. Test 55 12.3.3. Workshop, andre emner 55 12.3.4. Spørgsmål og svar samt oplæring 55 13. KRITERIER FOR EN VELLYKKET OVERDRAGELSESPROCES OG FOR EN VELLYKKET GENNEMFØRELSE AF DENNE PROCES 55 14. OPLÆRINGSPERIODE, ANSVARSOVERDRAGELSE OG EFTERFØLGENDE SERVICE 55 15. PLANLÆGNING 55 15.1. Overordnet planlægning 55 15.2. Detailplanlægning 55 16. TESTPLAN FOR OVERTAGELSE 55 17. OVERDRAGELSESMATERIALER 56 18. BESTEMMELSER OM INTELLEKTUELLE EJENDOMSRETTIGHEDER OG BRUGSRETTIGHEDER 56 Oversigt over tabeller (valgfri) Tabel 1: Referencedokumenter Tabel 2: Relevante dokumenter Tabel 3: Forkortelser og akronymer Bemærk: Den tekst, der indsættes i de følgende dokumentafsnit, gives kun som eksempel til orientering. Den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA-teamet kan om nødvendigt tilpasse opbygningen efter behov, og i forhold til de udførte aktiviteter, forudsat at dokumentet indeholder detaljerede oplysninger om de punkter, der er opført i bilagets afsnit 3. 1. REFERENCEDOKUMENTER OG GÆLDENDE DOKUMENTER 1.1. Referencedokumenter ID Afsnit Henvisning Version Tabel 1: Referencedokumenter 1.2. Relevante dokumenter ID Afsnit Henvisning Version Tabel 2: Relevante dokumenter 2. TERMINOLOGI 2.1. Forkortelser og akronymer Forkortelse Eller Forkortelse Betydning Tabel 3: Forkortelser og akronymer 3. INDLEDNING 3.1. Dokumentets formål [Formålet med dette dokument er at beskrive den proces, der følges ved overdragelsen og overtagelsen af e-CODEX-systemet. Overdragelsen og overtagelsen omfatter overlevering af alle dokumenter og programpakker og vidensoverførsel fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, til eu-LISA.] 3.2. Målgruppe [Liste over målgruppe tilføjes i dette afsnit] 4. ANTAGELSER OG RISICI 4.1. Antagelser og forudsætninger [Antagelser og forudsætninger fastlagt af både den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA skal være klart beskrevet og angives i dette afsnit] 4.2. Risici [Enheden, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA træffer alle nødvendige foranstaltninger, for at overdragelses- og overtagelsesprocessen kan gennemføres med det forventede resultat, og for at afbøde eventuelle risici. Alle risici, der ikke kan afbødes, og som påvirker resultatet af overdragelses- og overtagelsesprocessen, eskaleres hurtigst muligt til Kommissionen.] Risiko Risikoejer Afhjælpning 5. OVERDRAGELSES- OG OVERTAGELSESPROCES [Formålet med overdragelsen er: — at foretage den fysiske overdragelse af alt nødvendigt materiale (softwarepakker, dokumentation, anmodninger osv.) — at overføre viden om programmerne gennem uddannelsesworkshops og oplæring — at overføre viden om driften gennem uddannelsesworkshops og oplæring — at overføre ansvaret fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, til eu-LISA for alle tjenester I forbindelse med overtagelsesaktiviteterne er målsætningen at sikre videnoverførsel og -erhvervelse ved: — at deltage i vidensoverførsel, support og uddannelseskurser, der afholdes af den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet — at analysere og evaluere status for og anvendeligheden af de oplysninger, der er overtaget. Hvis nogle oplysninger skal uddybes, eskaleres forholdene til Kommissionen — at tilrettelægge, overvåge og finjustere projektets testkørsel, hvis det er relevant — at deltage i tekniske ad hoc-møder med den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet — at forberede og integrere og overføre data i eu-LISAs værktøjer.] 5.1. Kickoffmøde [Alle overdragelses- og overtagelsesaktiviteter indledes med et kickoffmøde med alle deltagende parter. Roller og ansvarsområder og planlægning på højt plan præsenteres på mødet.] 5.2. Synkroniseringsmøder [Der afholdes regelmæssige ledelseskoordineringsmøder (hver anden uge) med alle parter som opfølgning og for at gøre status på overdragelses- og overtagelsesaktiviteterne og sikre, at den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, og eu-LISA kan synkronisere aktiviteterne.] 5.3. Overdragelsesplan [Alle overdragelsesaktiviteter er beskrevet i overdragelsesplanen, dvs. dette dokument]. 5.4. Indledende overdragelse af aktiver [En indledende overdragelse af alt materialet er planlagt ved starten af overdragelses- og overtagelsesprocessen. Den skal som minimum omfatte: den seneste version af programpakkerne (med dokumentation), opdateret fortegnelse over software og dokumentation og et uddrag af supportdatabasen (eller andet format).] 5.4.1. Applikationer [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 5.4.2. Dokumentation [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 5.4.3. Procedurer [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 5.4.4. Backlog (ændringsanmodninger, supportanmodninger, problemer osv.) [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 6. ENDELIG OVERDRAGELSE AF AKTIVER [Ved ansvarsoverdragelsen fremlægger den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, en endelig (og opdateret) version af alle aktiver, der er blevet ændret i løbet af overdragelses- og overtagelsesperioden, samt et nyt udtræk af supportdatabasen (eller andet format).] 6.1. Applikationer [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 6.2. Dokumentation [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 6.3. Procedurer [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 6.4. Backlog (ændringsanmodninger, supportanmodninger, problemer osv.) [Liste over aktiver, der skal leveres, indsættes her] 7. VIDENSOVERFØRSEL [Vidensoverførslen fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, sker i form af en række workshops og gennem oplæring, der finder sted i overdragelses- og overtagelsesperioden. Denne tilgang og support i støtten i den efterfølgende serviceperiode sikrer en fuldstændig overførsel af driftsviden. Alle workshops baseres på dedikerede præsentationer/dokumenter, der enten er udarbejdet til tidligere kurser eller specielt til denne proces af enheden, der forvalter e-CODEX-systemet. Præsentationerne leveres til eu-LISA en uge før hver workshop.] 8. OVERDRAGELSESKONTAKTOPLYSNINGER [Indsæt kontaktoplysninger her] 9. OVERTAGELSESKONTAKTOPLYSNINGER [Indsæt kontaktoplysninger her] 10. INFRASTRUKTURBEHOV I EU-LISA 10.1. Applikationer 10.2. Hardware/Systemkrav 10.3. COTS (kommerciel standardvare) 11. SIKKERHEDSKRAV [I dette afsnit beskrives de foranstaltninger, der skal træffes af eu-LISA vedrørende følgende punkter: — Generel sikkerhedsstyring på projektniveau — Sikkerhedsstyring på systemniveau, herunder sikkerhedsforanstaltninger for hele e-CODEX-systemet og for de enkelte komponenter, herunder infrastrukturen — Sikkerhedsstyring på applikationsniveau, der dækker de programmer, der hører under eu-LISA's aktiviteter — Sikkerhedsstyring på netværksniveau — Brugeradministrationsprocesser og -procedurer til administration, opdatering og vedligeholdelse af listen over autoriserede brugere, brugeroplysninger, adgangsrettigheder og tilladelser. Desuden bør eu-LISA på anmodning kunne fremlægge følgende dokumenter: — sikkerhedspolitik — sikkerhedsplan — sikkerhedsforanstaltninger for brugeradministration — plan for forretningskontinuitet, herunder »katastrofeberedskab« i form af krav vedrørende gendannelse.] 12. TIDSPLAN FOR WORKSHOPS 12.1. Generel workshop om alle tjenester [Dato Tilføj dato Varighed Tilføj varighed Placering Tilføj placering Målgruppe Alle Omfang Introduktion og funktionsoversigt over alle e-CODEX-applikationer og -tjenester.] 12.2. Workshop, helpdesk og drift [Dato Tilføj dato Varighed Tilføj varighed Placering Tilføj placering Målgruppe Helpdesk-teamet Omfang Support, håndtering af hændelser, rapportering, meddelelser, sikkerhedsstyring osv.] 12.3. Workshop, installation og test 12.3.1. Installation [Dato Tilføj dato Varighed Tilføj varighed Placering Tilføj placering Målgruppe Teknisk team Omfang Installation af releases og patches] 12.3.2. Test [Dato Tilføj dato Varighed Tilføj varighed Placering Tilføj placering Målgruppe Test-teamet Omfang Test af alle applikationer] 12.3.3. Workshop, andre emner [Dato Tilføj dato Varighed Tilføj varighed Placering Tilføj placering Målgruppe Ad hoc Omfang Alle øvrige emner] 12.3.4. Spørgsmål og svar samt oplæring [Dato Tilføj dato Varighed Tilføj varighed Placering Tilføj placering Målgruppe Ad hoc Omfang Afhængigt af det pågældende emne] 13. KRITERIER FOR EN VELLYKKET OVERDRAGELSESPROCES OG FOR EN VELLYKKET GENNEMFØRELSE AF DENNE PROCES [Angives i overensstemmelse med kriterierne i kapitel 5 og 6 i bilaget og i den gennemførelsesretsakt, der er omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra b), i forordning (EU) 2022/850 (2).] 14. OPLÆRINGSPERIODE, ANSVARSOVERDRAGELSE OG EFTERFØLGENDE SERVICE 15. PLANLÆGNING 15.1. Overordnet planlægning [Kan være et diagram med vigtige milepæle] 15.2. Detailplanlægning [I form af en MPP-fil] 16. TESTPLAN FOR OVERTAGELSE [Omfanget af testforløbet i forbindelse med overtagelsen er udførelse af de testcases, der er udarbejdet, så de påviser, at den forretningsmæssige viden er erhvervet, og at de planlagte aktiviteter kan overtages. De enkelte testcases tildeles et bestemt team, og teammedarbejderne samarbejder om at udføre specifikke trin. Den testansvarlige har til opgave at gennemføre testcases som fastlagt i denne testplan og fortolke og dokumentere resultaterne for hver enkelt testcase. Godkendelseskriterierne er defineret i bilaget. Testcases bør dække alle de emner, der er anført i beskrivelsen af overdragelses- og overtagelsesprocessen. Under overdragelses- og overtagelsesprocessen kan testplanen udvides, og der kan tilføjes detaljerede testcases, hvis der er behov for det. Testrapporten skal beskrive resultaterne af de enkelte test.] 17. OVERDRAGELSESMATERIALER [En detaljeret liste over de materialer, der hører under overdragelses- og overtagelsesomfanget, og som gøres tilgængelige for eu-LISA.] 18. BESTEMMELSER OM INTELLEKTUELLE EJENDOMSRETTIGHEDER OG BRUGSRETTIGHEDER [En udtømmende erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, vedrørende intellektuel ejendomsret og brugsrettigheder for alle komponenter i e-CODEX-systemet og tilhørende softwareprodukter, dokumentation og andre aktiver, der er opført i bilaget til forordning (EU) 2022/850. En erklæring fra den enhed, der forvalter e-CODEX-systemet, om, at enheden og dens medlemmer juridisk er i stand til at overføre alle ovennævnte intellektuelle ejendomsrettigheder og brugsrettigheder til eu-LISA på en måde, der sætter eu-LISA i stand til at udføre sine opgaver i overensstemmelse med artikel 7 i forordning (EU) 2022/850.]

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/850 af 30. maj 2022 om et IT-system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af oplysninger på området civil- og strafferetligt samarbejde (e-CODEX-systemet) og om ændring af forordning (EU) 2018/1726 (EUT L 150 af 1.6.2022, s. 1).

(2) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/850 af 30. maj 2022 om et IT-system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af oplysninger på området civil- og strafferetligt samarbejde (e-CODEX-systemet) og om ændring af forordning (EU) 2018/1726 (EUT L 150 af 1.6.2022, s. 1).