DEN EUROPÆISKE CENTRALBANKS AFGØRELSE

af 3. november 1998

om aktindsigt i Den Europæiske Centralbanks dokumenter og arkiver

(ECB/1998/12)

(1999/284/EF)

STYRELSESRÅDET FOR DEN EUROPÆISKE CENTRALBANK HAR -

under henvisning til statutten for Det Europæiske System af Centralbanker og Den Europæiske Centralbank (i det følgende benævnt "statutten"), særlig artikel 12.3,

under henvisning til forretningsordenen for Den Europæiske Centralbank (ECB), særlig artikel 23.2 og 23.3, og

ud fra følgende betragtninger:

Erklæringen om retten til adgang til oplysninger i slutakten til traktaten om Den Europæiske Union understreger, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne;

Det Europæiske Råd i Birmingham og Edinburgh vedtog en række principper om at fremme Fællesskabet, der skal være nærmere på borgerne;

Det Europæiske Råd i København bekræftede princippet om, at borgerne skal have størst mulig adgang til information;

borgerne har en berettiget interesse i organisationen og funktionen af institutioner og organer, der finansieres af offentlige midler;

afgørelse nr. 9/97 truffet af Rådet for Det Europæiske Monetære Institut (EMI)(1) fastsætter, at offentligheden skal have adgang til EMI's administrative dokumenter; EMI trådte i likvidation den 1. juni 1998; der skal opstilles principper for retten til adgang til ECB's dokumenter og arkiver;

den europæiske ombudsmand har udstedt en beslutning inden for rammerne af en undersøgelse indledt på eget initiativ om aktindsigt i dokumenter(2); henstillingerne i denne beslutning fandt udelukkende anvendelse på EMI, for så vidt angik administrative dokumenter; de samme begrænsninger for beslutningens anvendelsesområde finder anvendelse på ECB;

artikel 10.4 i statutten bestemmer, at møderne i Styrelsesrådet for ECB er fortrolige, og at Styrelsesrådet kan beslutte at offentliggøre resultatet af sine drøftelser;

artikel 23.1 i forretningsordenen for ECB fastslår, at forhandlingerne i ECB's besluttende organer og i alle komitéer eller grupper oprettet af disse er fortrolige, medmindre ECB's Styrelsesråd bemyndiger formanden for ECB til at offentliggøre resultatet af forhandlingerne;

artikel 23.2 i forretningsordenen for ECB bestemmer, at alle dokumenter, der udarbejdes af ECB, er fortrolige, medmindre Styrelsesrådet for ECB bestemmer andet;

denne afgørelse er et supplement til ECB's informations- og kommunikationspolitik; entydige regler kan fremme god forvaltning ved at gøre det lettere for de ansvarlige at behandle begæringer om aktindsigt i dokumenter korrekt og hurtigt;

i forbindelse med dokumenter, der indeholder oplysninger, der er indhentet hos en medlemsstats centralbank, rådfører ECB sig med denne centralbank, inden der gives aktindsigt;

i overensstemmelse med artikel 11.6 i statutten er Direktionen for ECB ansvarlig for ECB's løbende forretninger -

VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Adgang til administrative dokumenter

1. Offentligheden skal have adgang til ECB's administrative dokumenter og arkiver i overensstemmelse med bestemmelserne i denne afgørelse.

2. Ved "administrative dokumenter" forstås i denne afgørelse enhver tekst, uanset medium, der indeholder eksisterende oplysninger, og som vedrører ECB's egentlige organisation og funktion. Desuden forstås derved ethvert sådant dokument, der vedrører EMI's organisation og funktion.

Artikel 2

Begæring om aktindsigt

Begæring om aktindsigt i administrative dokumenter indgives skriftligt til ECB(3). ECB skal bestræbe sig på at imødekomme begæringen. Er begæringen ikke affattet tilstrækkelig præcist, eller indeholder den ikke de oplysninger, der gør det muligt at identificere det dokument, som begæringen vedrører, anmoder ECB den person, der begærer aktindsigt, om at præcisere begæringen yderligere.

Artikel 3

Former for aktindsigt; omkostninger; gengivelse til kommercielle formål

1. Akindsigt i administrative dokumenter udøves enten ved gennemsyn i ECB's lokaler eller ved fremsendelse af en kopi for anmoderens regning. Der fastsættes et gebyr på 10 ECU (10 EUR pr. 1. januar 1999) for kopier af trykte dokumenter over 100 sider i alt, plus 0,05 ECU (0,05 EUR pr. 1. januar 1999) pr. ark papir.

2. ECB bestræber sig på at finde en rimelig løsning med hensyn til gentagne begæringer fra samme person om det samme administrative dokument eller begæringer, der vedrører mange eller meget omfattende administrative dokumenter.

3. Personer, der bevilges aktindsigt i administrative dokumenter i medfør af denne artikel, må ikke gengive eller sprede dokumenterne til kommercielle formål ved direkte salg uden ECB's forudgående tilladelse. ECB kan uden at begrunde det nægte at give en sådan tilladelse.

Artikel 4

Undtagelser

Aktindsigt i administrative dokumenter må ikke bevilges, hvis offentliggørelse vil kunne skade:

- beskyttelsen af offentlige interesser, særlig den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, monetær og valutakursstabilitet, retsforhandlinger, inspektioner og undersøgelser

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelsen af ophavsret og drifts-, bank- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af ECB's finansielle interesser

- beskyttelsen af fortrolige oplysninger på anmodning af den fysiske eller juridiske person, som har givet oplysninger, der er indeholdt i dokumenterne, eller i henhold til den for denne person gældende lovgivning.

Artikel 5

Afgørelse om begæring; bekræftelse af begæring; domstolsprøvelse

1. ECB bestræber sig på at behandle begæringen inden for en rimelig tidsfrist. Den, der begærer aktindsigt, underrettes skriftligt inden en måned af direktøren for eksterne relationer i ECB om, hvorvidt begæringen er imødekommet eller ikke kan forventes imødekommet. I sidstnævnte tilfælde meddeles det tillige den, der har begæret aktindsigt, hvorfor begæringen ikke kan forventes imødekommet, samt at vedkommende inden en måned kan bekræfte sin begæring og derved forsøge at få indstillingen ændret; bekræftes begæringen ikke inden en måned, betragtes den oprindelige begæring som bortfaldet.

2. En begæring, der ikke er besvaret inden en måned fra fremsættelsen, anses for at være afslået, bortset fra det tilfælde, hvor den, der har begæret aktindsigt, i den følgende måned bekræfter sin begæring som anført ovenfor.

3. Afgørelser om bekræftede begæringer skal træffes af Styrelsesrådet for ECB inden en måned efter indgivelsen af denne begæring.

4. Afgørelser om afslag på en bekræftet begæring skal begrundes behørigt. Afgørelsen meddeles snarest og skriftligt den, der har begæret aktindsigt; vedkommende underrettes samtidig om indholdet af artikel 138 E og 173 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, for så vidt angår betingelserne for fysiske personers indbringelse af klager for ombudsmanden og Domstolens prøvelse af lovligheden af ECB's handlinger.

5. Er der ikke afgivet svar i løbet af den måned, der følger efter den måned, i hvilken den bekræftende begæring er fremsat, anses dette som afslag.

Artikel 6

Erstatning af EMI's afgørelse nr. 9/97

Denne afgørelse træder i stedet for Rådet for EMI's afgørelse nr. 9/97 med umiddelbar virkning.

Udfærdiget i Frankfurt am Main, 3. november 1998.

Willem F. DUISENBERG

Formand for ECB

(1) EFT L 90 af 25.3.1998, s. 43.

(2) 616/PUBAC/F/IJH af 20. december 1996.

(3) Adresseret til Den Europæiske Centralbank, Direktoratet for Eksterne Relationer, Kaiserstrasse 29, D-60311 Frankfurt am Main.