BERETNING om regnskab for Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter (Lissabon) (regnskabsåret 1996), med Centrets svar (97/C 393/06)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Narkotikaovervågningscenters bestyrelse i overensstemmelse med artikel 11, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 af 8. februar 1993 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter for regnskabsåret 1996. I overensstemmelse med artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 (2) er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 (4) som ændret ved Rådets forordning (EF) nr. 3294/94 af 22. december 1994 (5). Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Det fremgår af bemærkningerne i punkt 1.14, 1.15, 1.17 og 1.18, at der anvendes regnskabsmetoder, som er i strid med de gældende bestemmelser, og at det under revisionen ikke var muligt at efterprøve, om visse beløb var berettigede.

1.5. Med forbehold af det ovenfor anførte er årsregnskabet for 1996 rigtigt, og de underliggende transaktioner er som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE NARKOTIKAOVERVÅGNINGSCENTERS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 1996

Budgetregnskab

1.6. Selv om 1996 er det tredje regnskabsår, Centret udøver sin virksomhed, har Centrets regnskabsafdeling stadig ikke budgetregnskabssoftware. Der føres tilsyn med budgetgennemførelsen med et system, som ikke er et egentligt regnskabssystem (registreringerne kan ændres, uden at sådanne ændringer kan spores, der er ingen forbindelse til det almindelige regnskab mv.).

Det almindelige regnskab

1.7. Ved revisionen konstateredes det, at Centret var langt bagud med registreringerne i det almindelige regnskab. Endvidere var det almindelige regnskab ikke blevet afstemt hver måned med budgetregnskabet, som fastsat i artikel 136, stk. 4, andet afsnit, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen.

1.8. Den moms, Centret havde anmodet om at få tilbagebetalt, blev ikke bogført, da beløbet gik ind. Den saldo, der figurerer på balancen pr. udgangen af regnskabsåret (0,21 mio. ECU), blev først bogført ved regnskabsafslutningen.

1.9. I Centret har kun regnskabsføreren kendskab til de anvendte regnskabsprocedurer (kun han ved, hvordan bogføringssystemet og Centrets software fungerer, hvor man skal finde regnskabsdokumenter mv.). Disse forhold kunne give administrative problemer i tilfælde af regnskabsførerens fravær.

1.10. Regnskabsføreren fungerer også som administrator og forskudsbestyrer, og underskriver fakturaer med bemærkningen »bon à payer« (overtrædelse af artikel 15, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen).

1.11. Retten henstiller på grundlag af bemærkningerne i denne beretning, at Centrets regnskabspraksis forbedres snarest muligt.

Kontrakter og det rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

1.12. Centrets rådgivende udvalg for indkøb og aftaler omfatter ikke en repræsentant fra Den Juridiske Tjeneste og er derfor ikke sammensat i overensstemmelse med finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (artikel 64, stk. 1).

1.13. En stor del af de reviderede aftaler er indgået i form af underhåndsaftaler eller efter begrænset udbud (i visse tilfælde uden forudgående indkaldelse af interessetilkendegivelser). For de fleste reviderede aftalers vedkommende havde fristen for at afgive bud endvidere været for kort (ca. 14 dage).

Den portugisiske regerings tilskud

1.14. I 1996 oversteg udgifterne til indretningsarbejder det tilskud, den portugisiske regering havde bevilget i 1995. Underskuddet har Centret i strid med de gældende finansielle bestemmelser finansieret uden for budgettet over dets egne midler.

1.15. Der er ikke noget grundlag for den netto-fordring på den portugisiske regering, som er opført på balancen. Den vedrører i realiteten udgifter til indretningsarbejder, som skulle have været afholdt over budgettet.

Regnskab for regnskabsåret 1996 (balance og forvaltningsregnskab)

1.16. Ved revisionen af regnskabet for regnskabsåret 1996 konstateredes der flere fejl. Størstedelen af disse fejl er på anmodning af Rettens revisorer blevet korrigeret (med undtagelse af bemærkningerne i 1.14 og 1.15).

1.17. Centrets regnskabsafdeling har i budgetregnskabet registreret i alt 0,04 mio. ECU i betalinger, hvorved differencer mellem budgetregnskabet og det almindelige regnskab er blevet udlignet. De bilag, der blev fremlagt under revisionen, gav ikke sikkerhed for, at disse registreringer var berettigede.

1.18. Endvidere har Centret ikke kunnet forelægge fyldestgørende dokumentation for ca. 0,1 mio. ECU, der er fordelt på diverse poster på balancen (passiv- og aktivsiden).

Fremførte bevillinger

1.19. Der er fremført 2,56 mio. ECU til 1997 (2,43 mio. ECU i automatiske fremførsler og 0,13 mio. ECU i ikke-automatiske fremførsler) svarende til 42,6 % af budgettet for 1996 (6,01 mio. ECU).

1.20. Hovedparten af de fremførte bevillinger vedrørte budgetposter bestemt til dækning af Centrets aktionsudgifter.

Banker

1.21. Centret bogfører likviditetsbevægelser på interimskontoen »løbende overførsler«. Saldoen på denne konto skal i henhold til de gældende bestemmelser afstemmes hver måned. Da revisionen fandt sted, var saldoen endnu ikke blevet afstemt. Det fremgår af senere forelagte oplysninger om kontobevægelserne, der lå til grund for saldoen pr. regnskabsårets udgang, og om bogføringskoderne, at nogle af disse transaktioner - svarende til i alt 0,06 mio. ECU - endnu ikke var afsluttet ved udgangen af maj 1997 (dette beløb indgår i den saldo, der er anført i punkt 1.18).

Bemærkninger om regnskaberne pr. regnskabsårets udgang

1.22. Den del af Kommissionens tilskud, der endnu ikke var inkasseret ved udgangen af regnskabsåret, og som er opført på aktivsiden på balancen pr. udgangen af regnskabsåret med 0,16 mio. ECU, burde ikke have været opført under regnskabsårets indtægter. I henhold til artikel 5, stk. 2, i Centrets finansielle bestemmelser skal »indtægterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for det regnskabsår, i hvilket de er indgået«. Disse kontis saldi bør opføres på balancens passivside under periodeafgrænsningsposterne.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 36 af 12. 2. 1993, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 underskrev Centrets direktør den 26. marts 1997 regnskabet over Centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996 og sendte det til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 31. marts 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 341 af 30. 12. 1994, s. 7.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Centrets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Beløbet svarer til anlægsaktiverne og lagrene.

EONN'S SVAR

1.4. og 1.5. EONN noterer sig rettens generelle bemærkning om regnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og vil bestræbe sig på at afhjælpe de i punkt 1.4 nævnte fejl.

1.6. EONN er fuldt ud enig med retten i, at der savnes et ordentligt værktøj til budgetregnskab. Siden begyndelsen af 1995 har EONN sammen med de øvrige agenturer forsøgt at finde et godt budgetregnskabsprogram. Med henblik herpå offentliggjorde agenturerne i fællesskab i 1995 et udbud, som desværre ikke gav de ønskede resultater.

Agenturerne planlagde derfor at tilpasse Syncom 2-systemet, som Europa-Kommissionen er ved at afprøve. Da dette system blev anset for at være rigeligt tungt at arbejde med i forhold til agenturernes størrelse, besluttede CEDEFOP selv at foretage de tilpasninger, der skønnedes nødvendige for at opfylde agenturernes behov. EONN støtter dette initiativ.

På baggrund af denne udvikling forventer EONN at disponere over et egentligt budgetregnskabssystem i 1998.

1.7. til 1.11. EONN er enig i rettens bemærkninger vedrørende det almindelige regnskab. I regnskabsåret 1996 har driftskapaciteten i centrets administrative afdelinger da også været meget begrænset. I de første seks måneder af året skulle blot to medarbejdere varetage alle de administrative opgaver, som omfattede personaleforvaltning, kontrakter, gennemførelse af budgettet, betalinger og regnskab. Denne situation har uafværgeligt medført forsinkelser i registreringen af transaktioner i det almindelige regnskab og forhindret den regnskabsmæssige afslutning og den månedlige registrering af moms. De menneskelige ressourcer, som centret rådede over, gjorde det også umuligt at forhindre, at flere funktioner blev lagt over på regnskabsføreren.

I løbet af 1996 har EONN gjort det nødvendige for at rette op på denne situation og sørge for tilstrækkelige menneskelige ressourcer til at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning. Der er således oprettet en afdeling for administration, økonomi og logistik, som gradvis har fået ansat personale nok til at varetage de forskellige opgaver under overholdelse af princippet om adskillelse af funktioner.

I betragtning af de hermed forbundne ansættelsesprocedurer og arbejdet med at indhente forsinkelserne vil disse fremskridt først give synlige resultater i regnskabsåret 1997.

1.12. EONN er ikke underlagt bestemmelserne i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, men derimod bestemmelserne i centrets egen finansforordning, som er vedtaget efter udtalelse fra Revisionsretten i overensstemmelse med artikel 11 i forordningen om oprettelse af centret.

Disse bestemmelser (jf. artikel 88 i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen for EONN) regulerer sammensætningen af EONN's Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter. Det bestemmes desuden heri, at dette udvalg blandt sine medlemmer skal tælle den administrative chef for centret. Som (hierarkisk) ansvarlig for interne juridiske anliggender i EONN betragtes sidstnævnte som den »repræsentant for den juridiske afdeling«, som dette rådgivende udvalg i henhold til artikel 64 i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget skal omfatte. EONN er imidlertid villig til at undersøge muligheden for at lade den medarbejder, der direkte er ansvarlig for juridiske spørgsmål vedrørende indkøb og kontrakter, være medlem af dette udvalg.

1.13. EONN er enig i rettens betragtninger vedrørende dette punkt. Centret måtte således i indkøringsperioden opfylde presserende behov (sikkerhed, rengøring, forsikringer osv.), i forbindelse med hvilke der blev indgået kontrakter i form af underhåndsaftaler med virksomheder, som allerede leverede tjenesteydelser til Kommissionens kontor i Lissabon (efter udbud lanceret på normal vis af Kommissionen).

Med hensyn til fristen for afgivelse af bud har EONN taget rettens bemærkninger til efterretning og forlænget fristen til fire uger i 1997.

1.14. og 1.15. EONN er enig i Revisionsrettens bemærkninger på dette punkt. Det pågældende problem er opstået, fordi den portugisiske regerings tilskud blev bogført i 1995 uden for budgettet. EONN erkender, at det ville have været mere korrekt at opføre det på budgettet. Derimod vil det yderligere arbejde, som ikke dækkes af dette tilskud, blive opført på budgettet for 1997.

1.16. EONN's kommentarer til punkt 1.7 til 1.11 vedrørende det almindelige regnskab gælder også bemærkningerne vedrørende de finansielle oversigter.

1.17. De uoverensstemmelser mellem budgetregnskabet og det almindelige regnskab, som retten nævner, er blevet rettet op i forbindelse med udarbejdelsen af det endelige regnskab. EONN er i besiddelse af alle bilag for de pågældende registreringer, og retten kan ved næste revision få bekræftet, at de er korrekte.

1.18. EONN er nu i besiddelse af alle bilag vedrørende konteringer til både budgetregnskabet og det almindelige regnskab. Centret forventer, at retten ved den næste revision vil kunne konstatere, at registreringerne er korrekte.

1.19. og 1.20. 1996, som var EONN's første egentlige driftsår, var præget af betydelige forsinkelser, som navnlig skyldtes bestyrelsens sene vedtagelse af de relevante arbejdsprogrammer. Således blev navnlig det operationelle program for 1995 1996 først vedtaget af bestyrelsen på mødet i november 1995, og EONN blev derfor nødt til som højeste prioritet i 1996 at gennemføre det fremførte budget for 1995. Denne sneboldseffekt er fortsat indtil 1997, på trods af at disse alvorlige begyndervanskeligheder gradvis er blevet afhjulpet.

Det blev derfor først muligt at indlede gennemførelsen af det operationelle program for 1996 i sidste kvartal af 1996.

De pågældende fremførsler vedrører for størstedelens vedkommende betalingsbevillinger (automatiske fremførsler) og for en mindre dels vedkommende forpligtelsesbevillinger (ikke automatiske fremførsler). Ikke desto mindre opnåede EONN at disponere over 5,826 mio. ECU i 1996, svarende til 97 % af de disponible midler.

1.21. Den manglende månedlige afslutning af kontoen for »løbende overførsler« skyldes forsinkelserne vedrørende det almindelige regnskab nævnt i punkt 1.7.

Med hensyn til de uafsluttede operationer, som retten nævner, råder EONN nu over alle bilag, således at retten ved næste revision vil kunne få bekræftet, at registreringerne er korrekte.

1.22. EONN er enig i rettens bemærkninger vedrørende dette punkt. Balancen for 1997 vil blive opstillet under hensyntagen hertil.