FORRETNINGSORDEN FOR OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGET

AFSNIT I

OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGETS OPGAVER OG BEFØJELSER

3. Udvalget overvåger OLAF's korrekte udøvelse af sine undersøgelsesbeføjelser i overensstemmelse med de proceduremæssige garantier, der gælder for OLAF's retlige rammer, og med de garantier, der er fastsat i EU's charter om grundlæggende rettigheder, og i overensstemmelse med EU-traktaterne og afledt ret, herunder protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter og vedtægten for EU-tjenestemænd.

1. Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (»udvalget«) udfører de opgaver, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af OLAF (1) , med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed i udførelsen af dets opgaver, både i forhold til enhver regering eller institution og ethvert organ eller agentur, og at sikre en korrekt udøvelse af OLAF's beføjelser.

Udvalget skal have adgang til alle de oplysninger og dokumenter, det finder nødvendige for at udføre sine opgaver, herunder rapporter og henstillinger om afsluttede efterforskninger og afviste sager, uden dog at gribe ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser og i kravene om fortrolighed og databeskyttelse.

AFSNIT II

SAMMENSÆTNING OG FUNKTION

3. Hvis et medlem af udvalget er forhindret i at gøre tjeneste i udvalget eller fratræder sit mandat, underretter de straks udvalgets formand og den pågældende kommissær herom, således at der kan træffes passende foranstaltninger til at erstatte ham eller hende og til at sikre kontinuiteten i udvalgets arbejde.

4. Medlemmerne underretter udvalget om enhver situation, der kan bringe principperne for dets aktiviteter, jf. stk. 1 og 2, i fare, således at udvalget kan træffe passende foranstaltninger, herunder underrette de udpegende institutioner.

1. I henhold til artikel 15, stk. 7, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 handler udvalgets medlemmer uafhængigt og må hverken søge eller modtage instruktioner fra nogen regering eller institution eller noget organ, kontor eller agentur. Under deres mandat afholder medlemmerne sig fra at søge eller påtage sig ethvert hverv eller ansvar, navnlig fra EU-institutionerne, som kan skabe en interessekonflikt.

8. Formanden sikrer, at alle udvalgets medlemmer regelmæssigt underrettes om det arbejde, som udføres af sekretariatet og lederen heraf, med henblik på regelmæssigt at kontrollere, at det fungerer korrekt.

6. Er formanden fraværende uden at have fulgt fremgangsmåden i stk. 5, varetages formandens opgaver af det ældste medlem.

5. Hvis formanden midlertidigt er ude af stand til at udføre sit hverv, kan han eller hun anmode et udvalgsmedlem om at fungere som stedfortræder.

4. Formanden repræsenterer udvalget og fører forsædet på møderne. Formanden sørger for, at dets arbejde afvikles korrekt. Formanden indkalder efter høring af sekretariatschefen til møder og bestemmer, hvor, på hvilken dato og hvad tid møderne skal finde sted. Formanden udarbejder forslaget til dagsorden og sørger for, at udvalgets afgørelser gennemføres.

2. Formanden vælges for en periode på et år og kan genvælges. Formanden vælges på det sidste møde, hvor den afgående formand fører forsædet.

7. Enhver repræsentant for EU's, medlemsstaternes eller associerede landes institutioner, organer, kontorer eller agenturer kan indbydes til at deltage i udvalgets arbejde vedrørende et bestemt punkt på dagsordenen.

6. Udvalget kan indbyde generaldirektøren for OLAF til at deltage i møder og aktiviteter i forbindelse med dets arbejde. Andre medlemmer af OLAF kan indbydes til at deltage i et møde i udvalget, hvis deres tilstedeværelse anses for at være nødvendig. Sådanne indbydelser fremsendes via generaldirektøren for OLAF.

2. Udvalget kan om nødvendigt beslutte at afholde et plenarmøde online. Hvert medlem skal have de nødvendige IT-værktøjer stillet til rådighed til at deltage i onlinemøder i et sikkert miljø.

1. Udvalget udøver sine beføjelser på møder, hvor det træder sammen som kollegium. Det afholder mindst ti møder om året. Det er kun beslutningsdygtigt, hvis et flertal af medlemmerne er til stede. Desuden træder det sammen på formandens initiativ eller på anmodning af et flertal af medlemmerne. Udvalget vedtager sin mødekalender for de månedlige plenarmøder ved udgangen af hvert år.

8. Hvis et medlem inden for den af formanden fastsatte frist anmoder om, at spørgsmålet drøftes i udvalget, suspenderes proceduren med skriftlig høring.

7. Såfremt medlemmerne ikke gør indsigelse mod udkastet til afgørelse inden for en af formanden fastsat frist, anses forslaget for at være vedtaget.

2. Udvalget træffer afgørelse om anvendelsen af højst tre arbejdssprog. Dokumenter og udkast til udtalelser, rapporter eller afgørelser udarbejdes på de sprog, som udvalget har valgt som arbejdssprog. Ethvert medlem kan efter behov anmode om at få et hvilket som helst dokument oversat til sit eget sprog.

3. Ordføreren undersøger de spørgsmål, der er henvist til ham eller hende, og forelægger et udkast til udtalelse, rapport eller notat for udvalget. Han eller hun kan om nødvendigt bistås af udvalgets sekretariat.

3. Ved vedtagelsen kan ethvert medlem foreslå, at udkastet til referat ændres. Medlemmerne kan også anmode om, at eventuelle skriftlige erklæringer eller dokumenter, der anses for nyttige, vedføjes referatet.

1. Der udarbejdes et referat af hvert udvalgsmøde. De udarbejdes på udvalgets arbejdssprog og indeholder de afgørelser, som er vedtaget under hvert punkt på dagsordenen.

Artikel 12

Sekretariat

1. I henhold til artikel 15, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 skal udvalget have et sekretariat, som bistår det ved varetagelsen af dets opgaver. Sekretariatet, som arbejder helt uafhængigt under udvalgsformandens og udvalgets medlemmers kontrol, sikrer, at udvalgets arbejde udføres korrekt. Sekretariatsmedlemmerne må under udførelsen af deres overvågningsopgaver hverken søge eller modtage instruktioner fra nogen regering eller institution eller noget organ, kontor eller agentur.

2. For at bevare dets uafhængighed varetages sekretariatet af Europa-Kommissionen i tæt samarbejde med udvalget. Udvalget underretter Kommissionen om sekretariatets behov for så vidt angår passende personale og ressourcer for at sikre, at udvalgets opgaver kan udføres, og for at sikre kontinuitet i dets arbejde.

3. Inden der udpeges personale til sekretariatet, høres overvågningsudvalget, og dets synspunkter tages i betragtning. Dette sker ved, at et udpeget medlem af udvalget deltager som observatør i det panel, som Kommissionen organiserer med henblik på ansættelse af en medarbejder i sekretariatet.

4. Lederen af sekretariatet aflægger rapport til formanden for udvalget. Lederen koordinerer sekretariatets arbejde og er ansvarlig for den administrative og budgetmæssige forvaltning af udvalget og dets sekretariat. Udvalget udpeger de af sine medlemmer, der skal deltage i udvælgelsen af lederen af sekretariatet. De valgte medlemmer af udvalget underretter på et plenarmøde udvalget om det arbejde, som er udført i udvælgelseskomitéerne, og resultatet heraf.

5. Udvalget evaluerer regelmæssigt det arbejde, som lederen og medlemmerne af sekretariatet har udført.

6. Sekretariatets personale behandler oplysninger, som de er i besiddelse af, fortroligt og afholder sig fra enhver uautoriseret videregivelse af oplysninger, de har modtaget som led i udøvelsen af deres hverv. Denne pligt ophører ikke ved udtræden af tjenesten. Hvis udvalget får kendskab til, at et medlem af sekretariatet har brudt tavshedspligten, underretter udvalgets formand Kommissionen herom, således at der kan træffes passende foranstaltninger.