AFGØRELSE Nr. 9/97 om aktindsigt i Det Europæiske Monetære Instituts (EMI) administrative dokumenter

RÅDET FOR DET EUROPÆISKE MONETÆRE INSTITUT HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 109 F,

under henvisning til statutten for Det Europæiske Monetære Institut, særlig artikel 9, og

ud fra følgende betragtninger:

Erklæringen om retten til adgang til oplysninger i slutakten til traktaten om Den Europæiske Union understreger, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne;

den europæiske ombudsmand har udstedt en beslutning inden for rammerne af en undersøgelse indledt på eget initiativ om aktindsigt i dokumenter (1); anbefalingerne i denne beslutning er kun relevante for EMI for så vidt angår administrative dokumenter;

der bør opstilles principper for aktindsigt i EMI's administrative dokumenter;

Det Europæiske Råd i Birmingham og Edinburgh vedtog en række principper om at fremme Fællesskabet, der skal være nærmere på borgerne;

Det Europæiske Råd i København bekræftede princippet om, at borgerne skal have størst mulig adgang til information;

borgerne har en berettiget interesse i organisationen og funktionen af institutioner og organer, der finansieres af offentlige midler;

artikel 10, stk. 1, i statutten for EMI bestemmer, at møderne i Rådet for EMI er fortrolige, og at Rådet for EMI med enstemmighed kan beslutte at offentliggøre resultatet af sine drøftelser;

artikel 11, stk. 1 i EMI's forretningsorden fastslår, at forhandlingerne i Rådet eller i en komité eller gruppe oprettet af Rådet er fortrolige, medmindre Rådet, ved enstemmighed, bemyndiger formanden til at offentliggøre resultatet af forhandlingerne;

artikel 11, stk. 2, i EMI's forretningsorden bestemmer, at alle dokumenter produceret af EMI skal være fortrolige, medmindre Rådet beslutter andet;

denne afgørelse er et supplement til EMI's informations- og kommunikationspolitik; entydige regler kan fremme god forvaltning ved at gøre det lettere for de ansvarlige at behandle begæringer om aktindsigt i dokumenter hurtigt og korrekt;

i forbindelse med dokumenter, der indeholder oplysninger, der er indhentet hos en medlemsstats centralbank, rådfører EMI sig med denne centralbank, inden der gives aktindsigt;

i overensstemmelse med artikel 9, stk. 5, i statutten for EMI er formanden for EMI ansvarlig for den daglige ledelse af EMI;

denne afgørelse påvirker ikke Den Europæiske Centralbanks holdning til dette spørgsmål -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Offentligheden skal have adgang til EMI's administrative dokumenter i overensstemmelse med bestemmelserne i denne afgørelse.

2. Ved EMI's administrative dokumenter forstås enhver tekst, uanset medium, der indeholder eksisterende oplysninger, og som vedrører EMI's egentlige organisation og funktion.

Artikel 2

Begæringer om aktindsigt i EMI's administrative dokumenter indgives skriftligt til EMI (2). EMI's tjenestegrene skal bestræbe sig på at imødekomme begæringen. Er begæringen ikke affattet tilstrækkelig præcist, eller indeholder den ikke de oplysninger, der gør det muligt at identificere det dokument, som begæringen vedrører, anmoder EMI's tjenestegrene den person, der begærer aktindsigt, om at præcisere begæringen yderligere.

Artikel 3

1. Aktindsigt i EMI's administrative dokumenter udøves enten ved gennemsyn i EMI's lokaler eller ved fremsendelse af en kopi for anmoderens regning. Formanden kan fastsætte et rimeligt gebyr for aktindsigt, der afspejler omkostningerne ved at imødekomme begæringen.

2. EMI's tjenestegrene bestræber sig på at finde en rimelig løsning med hensyn til gentagne begæringer fra samme person om det samme administrative dokument eller begæringer, der vedrører mange eller meget omfattende administrative dokumenter.

3. Personer, der bevilges aktindsigt i et af EMI's administrative dokumenter i medfør af denne artikel, må ikke gengive eller sprede dokumentet til kommercielle formål ved direkte salg uden EMI's forudgående tilladelse. EMI kan uden at begrunde det nægte at give en sådan tilladelse.

Artikel 4

Aktindsigt i EMI's administrative dokumenter må ikke bevilges, hvis offentliggørelse vil kunne skade:

- beskyttelsen af offentlige interesser, særlig den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, monetær og valutakursstabilitet, retslige procedurer, inspektioner og undersøgelser

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelsen af ophavsret og drifts-, bank- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af EMI's finansielle interesser

- beskyttelsen af fortrolige oplysninger på anmodning af den fysiske eller juridiske person, som har givet oplysninger, der er indeholdt i dokumenterne, eller i henhold til den for denne person gældende lovgivning.

Artikel 5

1. EMI's tjenestegrene bestræber sig på at behandle ansøgningen inden for en rimelig tidsfrist. Den, der begærer aktindsigt, underrettes skriftligt inden en måned af generalsekretæren for EMI om, hvorvidt begæringen er imødekommet eller ikke kan forventes imødekommet. I sidstnævnte tilfælde meddeles det tillige den, der har begæret aktindsigt, hvorfor begæringen ikke kan forventes imødekommet, samt at vedkommende inden en måned kan bekræfte sin begæring og derved forsøge at få indstillingen ændret; bekræftes begæringen ikke inden en måned, betragtes den oprindelige begæring som bortfaldet.

2. Begæringer, der ikke er besvaret inden en måned fra begæringens fremsættelse, anses for at være afslået, bortset fra det tilfælde, hvor den, der har begæret aktindsigt, i den følgende måned bekræfter sin begæring som anført ovenfor.

3. Afgørelser om bekræftede begæringer skal træffes af Rådet for EMI inden en måned efter indgivelsen af denne begæring.

4. Afgørelser om afslag på en bekræftet begæring skal begrundes behørigt. Afgørelsen meddeles snarest og skriftligt den, der har begæret aktindsigt; vedkommende underrettes samtidig om indholdet af artikel 109 F, stk. 9, og artikel 138 E og 173 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab for så vidt angår betingelserne for fysiske personers indbringelse af klager for ombudsmanden og Domstolens prøvelse af lovligheden af EMI's handlinger.

5. Er der ikke afgivet svar i løbet af den måned, der følger efter den måned, i hvilken den bekræftende begæring er fremsat, anses dette som afslag.

Artikel 6

Formanden træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på at gennemføre denne afgørelse.

Artikel 7

Denne afgørelse får virkning den 3. juni 1997.

Udfærdiget i Frankfurt, den 3. juni 1997.

På vegne af Rådet for EMI

Alexandre LAMFALUSSY

Formanden

(1) 616/PUBAC/F/IJH af 20. december 1996.

(2) Adresseret til generalsekretæren for Det Europæiske Monetære Institut, Kaiserstraße 29, D-60311 Frankfurt am Main.