BERETNING om regnskab for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked (Alicante) (regnskabsåret 1996), med Kontorets svar (97/C 393/04)

1.1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i overensstemmelse med artikel 137 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 af 20. december 1993 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked for regnskabsåret 1996. I overensstemmelse med artikel 119, stk. 2, litra c), i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 (2) er Kontorets præsident ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Præsidentens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 137 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. På grundlag af bemærkningerne i punkt 1.8 til 1.11 (egne indtægter) kan Retten ikke udtale sig om rigtigheden af regnskabet, for så vidt angår indtægterne.

1.5. Med forbehold af de ovenfor anførte forhold er årsregnskabet for regnskabsåret 1996 rigtigt, og de underliggende transaktioner er som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I KONTORET FOR HARMONISERING I DET INDRE MARKED I REGNSKABSÅRET 1996

Budgetregnskab

1.6. Selv om 1996 er det tredje år, Kontoret udøver sin virksomhed, har Kontorets regnskabsafdeling stadig ikke budgetregnskabssoftware. Der føres tilsyn med budgetgennemførelsen med et system, som ikke er et egentligt regnskabssystem (registreringerne kan ændres, uden at sådanne ændringer kan spores, der er ingen forbindelse til det almindelige regnskab mv.).

1.7. Kontoret har ikke et analytisk regnskabssystem, selv om et sådant system er en forudsætning for at kunne beregne de faktiske omkostninger ved de leverede ydelser.

Egne indtægter

1.8. Inden der i maj 1996 blev indført et system (Euromarc) til brug ved tilsynet med de gebyrer, der skal betales for varemærkeregistreringer, blev der midlertidigt anvendt to alternative systemer ved tilsynet med varemærkeansøgninger. Risikoen forbundet med overførsel af data fra disse to midlertidige systemer til Euromarc er høj, og det er derfor ikke muligt at udtale sig om, hvorvidt samtlige data faktisk er blevet overført.

1.9. Kontoret har ikke været i stand til at bevise, at Euromarc-systemet fungerede, sådan som det fremgik af dets egen systembeskrivelse. Retten kan derfor ikke med sikkerhed udtale sig om, hvorvidt systemet er pålideligt.

1.10. Kontoret fremsendte sin nye beskrivelse på så sent et tidspunkt, at Retten ikke har kunnet foretage de yderligere undersøgelser, der var nødvendige for at bringe denne usikkerhed ud af verden.

1.11. Der blev konstateret betydelige forsinkelser i behandlingen af ansøgninger, hvilket primært skyldtes, at Euromarc-systemet er så tungt, og at forordningen er så kompleks. En række kunder har klaget til Kontoret over disse forsinkelser. Fordi der blev oparbejdet en sådan ansøgningspukkel, havde Kontoret kun kunnet bogføre 12,4 mio. ECU i indtægter, men der var inkasseret i alt 45,9 mio. ECU. Differencen på 33,5 mio. ECU var opført på balancens passivside som »forskud fra kunder«. 4,7 mio. ECU af dette beløb var betalinger, der ikke vedrørte de i den forbindelse anførte ansøgninger om varemærkeregistreringer. Eftersom der dagligt kommer nye betalinger, bør disse tidligere transaktioner snarest muligt identificeres.

Rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

1.12. Kontorets rådgivende udvalg for indkøb og aftaler blev først nedsat den 1. april 1996. Før denne dato indgik Kontoret flere aftaler, som det rådgivende udvalg skulle have afgivet udtalelse om, på grundlag af en »driftsrapport«, hvor der undertiden var vedlagt et notat fra den juridiske afdeling om, at den fulgte procedure var korrekt. Dette notat kan under ingen omstændigheder erstatte det rådgivende udvalgs udtalelse.

Fremførte bevillinger / bortfaldne bevillinger / overførsler

1.13. Der blev fremført 14,5 mio. ECU i bevillinger til 1997 (udelukkende automatiske fremførsler), dvs. 44,8 % af regnskabsårets bevillinger, der andrager 32,4 mio. ECU.

1.14. Disse fremførsler blev foretaget, fordi Kontoret ved udgangen af regnskabsåret var langt bagud med behandlingen af ansøgninger om varemærkeregistreringer.

1.15. 5,6 mio. ECU af driftsbevillingerne bortfaldt, dvs. 17,3 % af regnskabsårets bevillinger. 14,6 % af de 4,65 mio. ECU, der blev fremført fra regnskabsåret 1995, bortfaldt (0,68 mio. ECU). Bevillingsoverførslerne androg 7,6 mio. ECU. De anførte beløb, fremførslerne til regnskabsåret 1997 og størrelsen af de inkasserede beløb viser, hvor upræcist budgetoverslaget for regnskabsåret 1996 var. Det oprindelige budgetoverslag burde have været ændret i løbet af regnskabsåret.

Bygninger

1.16. Kontoret har stadig til huse i en bygning, der tilhører de spanske myndigheder, og som sidstnævnte har stillet gratis til rådighed. Der er imidlertid ikke oprettet en kontrakt i denne forbindelse. For så vidt angår det endelige hjemsted, har Kontoret indledt forhandlinger om et forslag om erhvervelse af en ejendom og har opført et første beløb på budgettet til tilsynet med dette arbejde.

1.17. Det skal understreges, at Kontoret bør sikre sig, at de nødvendige bevillinger er til rådighed, inden det indgår retlige forpligtelser.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 11 af 14. 1. 1994, s. 33.

(2) EFT L 11 af 14. 1. 1994, s. 30.

(3) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 underskrev Kontorets præsident den 21. februar 1997 regnskabet over Kontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996. Retten modtog regnskabet den 25. februar 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Kontorets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

(2) Regnskabsårets saldo og nedgangen i egenkapitalen er ikke udtryk for kapitaltab. Det skyldes, at man har anvendt de finansielle bestemmelsers regler om indtægter (kun inkasserede beløb) og udgifter (betalinger plus fremførte bevillinger).

(3) I regnskabet for regnskabsåret 1995 var den del af Kommissionens tilskud, som endnu ikke var udbetalt ved udgangen af regnskabsåret, opført under indtægter. Fra regnskabsåret 1996 er dette beløb i overensstemmelse med bestemmelserne opført på balancens passivside.

HARMONISERINGSKONTORETS SVAR

1.4. Egne indtægter

Opkrævningen af de gældende gebyrer for at indgive ansøgning om og få registreret et EF-varemærke er afslutningen på en langvarig procedure, som er fastsat i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 af 20. december 1993.

Mellem tidspunktet for indgivelsen af en ansøgning om registrering af et varemærke og tidspunktet for bogføringen af det til ansøgningen svarende gebyr går der generelt to måneder, i hvilken periode sagen behandles af mindst tre former for intervenienter.

Hele processen er datamatiseret, og hver kategori af intervenienter får adgang til de registrerede oplysninger i det edb-system, der svarer til de opgaver, intervenienten er kompetent til at udføre.

For inden for et begrænset tidsrum (2 3 dage) at kunne dække alle faser lige fra modtagelsen af varemærkeansøgningen til bogføringen af ansøgningsgebyret er det absolut nødvendigt, at de udvalgte sager ved procedureindgangen nyder prioritet i behandlingen.

Dette er muligt på to betingelser:

1. At en bruger foreløbigt og undtagelsesvist råder over adgang til alle oplysninger, som gør det muligt at nå frem til bogføringen.

2. At demonstrationen af hasteproceduren sker i forsøgsomgivelser, så man råder over hele den ønskede smidighed i anvendelsen uden derved at forvanske produktionsbasen.

Under revisorernes besøg i februar 1997 kunne der ikke gennemføres en sådan demonstration inden for den til rådighed værende frist i mangel af tekniske midler.

Der blev herefter truffet foranstaltninger med henblik på en fuldstændig præsentation af systemet for inkassering af indtægter under revisorernes besøg i oktober 1997.

1.6. Budgetregnskab

Som de øvrige agenturer afventer Harmoniseringskontoret den endelige version af budgetregnskabssoftwaret SINCOM 2. Dette software skulle være til rådighed hen imod slutningen af 1997. Harmoniseringskontoret implementerer dette i de første måneder, som følger efter modtagelsen af SINCOM 2.

1.7. Analytisk regnskab

Harmoniseringskontoret begynder allerede i starten af 1998 at indføre det analytiske regnskab for visse aktivitetsområder. Kontoret vil på dette tidspunkt inden for bestemte områder råde over en stor produktionsbase, som er tilstrækkelig omfangsrig og stabil til at fastsætte realistiske standarder.

1.8. Egne indtægter - Ændring af systemet

Under overgangen til det endelige system for opfølgning af varemærkeansøgninger og gebyrer har Harmoniseringskontoret grundigt kontrolleret kohærensen i de overførte data.

Endvidere har tilnærmelsen af bankerne bekræftet resultaterne af overførslen.

Harmoniseringskontoret er derfor af den opfattelse, at overførslen er foregået korrekt.

1.9. 1.10. System for opkrævning af gebyrer

Jf. svar under punkt 1.4.

1.12. Forsinkelser i identifikationen/bogføringen af betalinger

På grund af det store antal ansøgninger i 1996 (43 000 i stedet for de forventede 15 000) ophobede Harmoniseringskontoret i 1996 et vist efterslæb i bogføringen af ansøgningsgebyrer. Denne forsinkelse er i dag godt på vej til at være indhentet.

Hvad angår de 4,7 mio. ECU i ikke-identificerede betalinger, har situationen været bragt i orden siden marts 1997 som aftalt , hvilket er meddelt Rettens revisorer.

I dag er der en tidsforskydning på 6 dage mellem modtagelsen af en check på Harmoniseringskontoret og identifikationen og overførslen af denne til en bank.

1.13. ACPC

Straks efter ikrafttrædelsen af Harmoniseringskontorets finansforordning og gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen, som indeholder bestemmelserne om sammensætningen af ACPC, påbegyndte dette udvalg sit arbejde. Inden nedsættelsen af ACPC havde Harmoniseringskontoret intet andet alternativ end at følge den procedure, det havde vedtaget, dvs. rådføre sig med den juridiske afdeling vedrørende kontrakter, som oversteg den øverste grænse på 42 000 ECU, så man derved sikrede sig, at indkøbsproceduren var i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af offentlige kontrakter.

Med hensyn til vigtige kontrakter har Harmoniseringskontoret bestræbt sig på i denne overgangsperiode at anvende kontrakter fra andre institutioner og især fra Kommissionen, så man derved opnåede den juridiske garanti, der er knyttet til disse kontrakter, og de stordriftsfordele, som nødvendigvis følger heraf.

1.14. Bevillingsfremførsel

Summen af de fremførte bevillinger i 1996 er relativt stor.

De pågældende fremførsler har for 80 %'s vedkommende relation til proceduremæssige udgifter (efterforskning/oversættelse/publikation osv.)

I henhold til artikel 29 i finansforordningen afholder Harmoniseringskontoret allerede ved bogføringen af ansøgningsgebyrerne de proceduremæssige udgifter, som følger af Rådets forordning (EF) nr. 40/94 om EF-varemærker.

Der er reelt tale om afholdelse af uomgængelige udgifter, da disse udgifter er direkte forbundet med opkrævningen af ansøgningsgebyrerne.

I betragtning af antallet af ansøgninger, der er langt større end forventet (+280 %), er det i denne opstartsfase klart, at tidsforskydningen mellem afholdelsen af udgifterne, som vedrører procedurerne, og gennemførelsen af disse procedurer er langt større end under normal drift.

Denne situation vil gradvis blive bragt i orden; i 1997 vil summen af fremførslerne vedrørende de proceduremæssige udgifter være langt mindre.

1.16. Bevillingsbortfald/bevillingsoverførsler

Budgettet for 1996 blev planlagt i slutningen af 1994 og forelagt budgetmyndigheden i februar 1995. På daværende tidspunkt var der intet, som lod formode, at Harmoniseringskontoret ville blive stillet over for et antal varemærkeansøgninger af et sådant omfang.

I juni og september 1996 underrettede Harmoniseringskontoret sit Budgetudvalg om, hvorledes situationen udviklede sig, og henledte samtidigt udvalgets opmærksomhed på de budgetmæssige følger.

Det skal bemærkes, at en del af de bortfaldne bevillinger er opført under kapitel 1 1, og navnlig de 1 031 000 ECU, som er opført under konto 1 1 3 3 (stiftelse og bevarelse af pensionsrettigheder for de midlertidigt ansatte).

Disse bevillinger var blevet opført på budgettet på anmodning af Kommissionen for at dække arbejdsgiverbidraget til de pensioner, som de ansatte har krav på (det har vist sig, at opførelsen af disse bevillinger på budgettet var i modstrid med vedtægten). Kommissionen har i mellemtiden påpeget, at der ikke findes nogen pensionsfond, og at der ikke skal forfalde noget arbejdsgiverbidrag.

Hvad angår de øvrige bortfaldne bevillinger, er der i al væsentlighed tale om bevillinger vedrørende proceduremæssige udgifter, for hvilke man på grund af tidsmangel ikke kunne indgå forpligtelser i 1996.

1.17. Bygning

Der foreligger ikke en lejekontrakt mellem de spanske myndigheder og Harmoniseringskontoret om benyttelsen af det midlertidige hovedsæde på Avenida de Aguilera 20.

Der foreligger dog et dokument med betegnelsen »overenskomst om overdragelse af nøglerne til det midlertidige hovedsæde«, som blev indgået den 25. februar 1994 mellem COSOAMI og Harmoniseringskontoret, og som indeholder bestemmelser om, at Harmoniseringskontoret kan benytte det midlertidige hovedsæde indtil indkvarteringen i det endelige hovedsæde.

1.18. Det endelige hovedsæde

Harmoniseringskontoret har taget bemærkningen vedrørende de disponible bevillinger til erhvervelse af det endelige hovedsæde til efterretning.

Harmoniseringskontorets Budgetudvalg har endvidere godkendt, at første del af det endelige hovedsæde erhverves via lånefinansiering gennem banksektoren.