++++

SAERBERETNING

( Bemaerkninger )

vedroerende

EUROPA-PARLAMENTET - MEDLEMMERNES KASSE

Revisionsretten har i henhold til EOEF-traktatens artikel 206a , stk . 4 , vedtaget denne beretning paa moedet den 6 . juli 1982 . Beretningen er den 16 . juni 1982 blevet sendt til Parlamentet , hvis svar paa Rettens bemaerkninger gengives i bilaget .

Juli 1982

INDLEDNING

1 . 1 juli 1981 paabegyndte Revisionsretten en undersoegelse af Europa-Parlamentets regnskabssystemer og interne forretningsgang . Undersoegelsen omfattede tillige " Medlemmernes kasse " . Resultatet af denne undersoegelse forelaegges i denne saerberetning .

Parlamentets forvaltning er blevet holdt loebende underettet om undersoegelsens resultater . Den foerste underretning blev givet i oktober 1981 . Som foelge heraf tilkaldte Parlamentet en regnskabskonsulent , som skulle reorganisere kasse - og bogholderiafdelingen . Efter undersoegelsen af regnskabet for " Medlemmernes kasse " for regnskabsaaret 1981 blev Parlamentet underrettet for anden gang i april 1982 , og som foelge heraf besluttede Parlamentet sig til at engagere endnu en ekstern raadgiver , et privat revisionsfirma . Retten besluttede derfor indtil videre at udsaette sin revision af " Medlemmernes kasse " .

Revisionsretten oensker at understrege den betydning , den tillaegger den interne kontrol og de risici , som en mangelfuld kontrol indebaerer . Ved intern kontrol forstaas organisationsplanen samt alle andre kontrolforanstaltninger , som goer det muligt at sikre aktiverne og konstatere rigtigheden af de regnskabsmaessige data og lette forvaltningen i sit arbejde . Det er ud fra dette princip , at Revisionsretten har fremsat sine bemaerkninger , og de eksempler , der er valgt til belysning heraf , er blot et udsnit af de konstaterede forhold .

RETTENS BEMAERKNINGER

2 . Af " Medlemmernes kasse " betales parlamentsmedlemmernes forskellige godtgoerelser . Betalinrerne foretages enten af generalsekretariatet i form af bankoverfoersler , eller i checks eller kontanter , der udleveres paa selve moedestedet af den rejsende kasserer . " Medlemmernes kasse " foelger den for forskudsforvaltningen gaeldende fremgangsmaade ( 1 ) og omfatter to ordninger :

- ordningen for udbetaling af rejseudgifter og dagpenge ( 2 )

- ordningen for udbetaling af sekretariatstillaeg ( 3 ) .

3 . Anvendelse af forskudsforvaltningen

Forskudsforvaltningen anvendes normalt kun i tilfaelde af hastebetalinger af beloeb , som ikke har kunnet fastsaettes paa forhaand . Parlamentsmedlemmernes sekretariatstillaeg er imidlertid kendte beloeb , der er fastlagt i tabeller . De overfoeres med regelmaessige mellemrum .

Anvendelsen af forskudsforvaltningen til udbetaling af udgifter i denne kategori savner derfor begrundelse .

4 . Beslutning om oprettelse af forskudsforvaltninger

Finansforordningen ( 4 ) og gennemfoerelsesbestemmelserne hertil ( 5 ) indeholder regler om , at beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning isaer skal omfatte bestemmelser vedroerende :

- aabningen af bankkonti ,

- maksimumsbeloebet for hver udgift , der kan afholdes af forvaltningen ,

- regler for bilagenes fremlaeggelse ,

- fristen inden for hvilken forskudsforvaltningens transaktioner skal vaere afsluttet .

Beslutningerne om oprettelse af de to forskudsforvaltninger indeholder ingen af disse punkter . Disse beslutninger er saaledes en overtraedelse af de grundlaeggende bestemmelser i finansforordningen , som er faelles for alle institutioner . Hertil kommer , at der i december 1981 blev aabnet 8 nye bankkonti , uden at dette forhold var blevet naevnt i en beslutning om oprettelse af forskudsforvaltninger .

5 . Vejledning til forskudsbestyrerne

Artikel 51 i gennemfoerelsesbestemmelserne til finansforordningen indeholder bestemmelse om , at forskudsbestyreren skal foere regnskab ifoelge regnskabsfoererens instruktioner . Pr . 31 . december 1981 ( dvs . 4 aar efter beslutningen om oprettelse af den sidste forskudsforvaltning ) havde regnskabsfoereren endnu ikke udarbejdet nogen skriftlig instruks til forskudsbestyreren .

6 . Organisation af og intern kontrol med " Medlemmernes kasse "

Paa trods af betalingernes omfang og forskelligartethed ( der er udbetalt 30 millioner ECU i 22 forskellige valutaer enten i check , overfoersel eller kontant ) udviste organisationen og den interne kontrol et stort antal uregelmaessigheder i forhold til bestemmelserne i forordningen ( 6 ) :

a ) ingen tilbagebetaling af forskuddet naar bilagene for betalingerne fremkommer ,

b ) transaktioner henhoerende under to forskellige forskudsforvaltninger er bogfoert i et og samme hjaelperegnskab ,

c ) ingen egnet kontrol af betalingsmidlerne ( blanco-checks , ingen kontrol med checkhaefter , uudfyldte og til tider forlagte checktalonner , ingen kasseboeger ) ,

d ) ingen klar ansvarsdeling ( begge forskudsbestyrere var samtidig underordnede regnskabsfoerere ) og ingen kontrol ( intet uanmeldt kasseeftersyn ) .

Disse overtraedelser af forordningerne har haft budgetmaessige foelger . Den budgetmaessige afregning over 1980-bevillinger af godtgoerelser , udbetalt under moedeperioden og moederne der fandt sted i maanederne september til december 1980 ( 2 404 000 ECU ) , blev foerst anvist til betaling den 15 . januar 1981 . Imidlertid kan bevillingerne paa konto 1004 ikke fremfoeres . Der er derfor sket en overtraedelse af finansforordningens artikel 5 , der kun aabner mulighed for at opfoere udgifter indtil den 31 . december i det paagaeldende regnskabsaar .

7 . Regnskabet pr . 31 . december 1981 for " Medlemmernes kasse "

a ) Den regnskabsmaessige beholdning i " Medlemmernes kasse " pr . 31 . december 1981 androg 6,235 millioner ECU . I henhold til beslutningerne om oprettelse af forskudsforvaltningerne var det stoerste tilladte beloeb , som kassen paa denne dato maatte indeholde , paa cirka 0,1 million ECU ,

b ) det regnskab , der foeres over " Medlemmernes kasse " er opdelt i 22 underregnskaber svarende til de 22 valutaer i hvilke der foretages udbetalinger . Halvdelen af disse 22 underregnskaber var ikke i balance pr . 31 . december 1981 .

Underregnskaber i : * Forskel : *

Belgiske francs * 149 512 *

Franske francs * 13 919 *

Deutsche Mark * 20 673,15 *

Hollandske floriner * 46,25 *

Italienske lirer * 49 301 842 *

Pund sterling * 171 999,94 *

Danske kroner * 19 ,- *

Irske pund * 53 684,15 *

US dollar * 1 406,61 *

Pesetas * 24 405 ,- *

Australske dollar * 5,30 *

Der er imidlertid givet forklaring paa disse forskelle den 30 . april 1982 , men de er endnu ikke regnskabsfoert .

c ) For hvert underregnskab findes der i hovedbogholderiet en kontrolkonto . Beloebet paa denne kontrolkonto boer i princippet vaere lig med det beloeb , der er opfoert i underregnskabet . Ved afslutning af regnskabsaaret 1981 udviste 16 af de 22 underregnskaber imidlertid et indestaaende , der afveg fra det beloeb , der var opfoert i hovedbogholderiet :

Underregnskab i : * Forskel : *

Belgiske francs * 3 216 231 *

Franske francs * 201 683,72 *

Deutsche Mark * 959 043,41 *

Hollandske floriner * 974 788,55 *

Italienske lirer * 198 573 027 *

Pund sterling * 110 506,57 *

Danske kroner * 492 452,07 *

Irske pund * 2 530,34 *

Drachmer * 397 711,85 *

Pesetas * 52 796 *

US dollar * 162 122,97 *

Schweitziske francs * 162 122,97 *

Oestrigske schillings * 7 350 ,- *

Canadiske dollar * 622 ,- *

Leones * 115 642,84 *

Colombianske pesos * 26 934 ,- *

Ved udgangen af april 1982 var der endnu ikke givet nogen forklaring paa disse forskelle .

8 . " Medlemmernes kasse " - bankkonti pr . 31 . december 1981

a ) Af de 13 bankkonti , der anvendtes af " Medlemmernes kasse " var 3 bankkonti , nemlig :

Midland Bank saldo 50 347,59 UKL

Midland Bank saldo 200 000 ,- UKL

Westdeutsche Landesbank saldo 788 426,30 DM

ikke opfoert i hovedregnskabet pr . 31 . december 1981 , hvilket Revisionsretten har faaet bekraeftet i april 1982 .

b ) Sammenholdelserne ( mellem den fra banken modtagne opgoerelse og saldoen paa kontoen ) og regnskabsafslutningerne har i loebet af de sidste to regnskabsaar fundet sted saa uregelmaessigt , at talrige transaktioner - nogle af dem over et aar gamle - endnu ikke var afviklet pr . 31 . december 1981 :

- ca . 200 betalinger ( for et samlet beloeb paa i alt 181 000 ECU ) og ca . 50 opkraevninger ( for et samlet beloeb paa cirka 731 000 ECU ) er blevet registreret af banken men ikke bogfoert i " Medlemmernes kasse " ,

- ca . 120 betalinger ( for et samlet beloeb paa ca . 148 000 ECU ) og nogle opkraevninger ( for et samlet beloeb paa ca . 8 000 ECU ) er blevet bogfoert i " Medlemmernes kasse " men ikke udbetalt af bankerne .

c ) Ved en sammenholdelse pr . 31 . december 1981 ( mellem den fra banken modtagne opgoerelse og den paa kontoen indestaaende saldo ) af en af de bankkonti der var aabnet i Midland Bank , blev der alene konstateret foelgende :

- 53 betalinger var bogfoert i " Medlemmernes kasse " men ikke udbetalt af banken ; der manglede bilag for 9 af disse betalinger ,

- 20 betalinger lydende paa irske pund var udbetalt af banken i pund sterling ,

- der var 11 bogfoeringsfejl ,

- 45 betalinger var foretaget af banken , men ikke bogfoert i " Medlemmernes kasse " ; blandt de 45 betalinger var 2 checks paa 35 176,98 og 17 189,15 pund sterling blevet indloest mod kontanter , en transaktion der ikke fremgik af forskudsforvaltningens regnskab .

9 . Forvaltningen af midlerne i " Medlemmernes kasse "

Den finansielle forvaltning af de midler , der indestaar i " Medlemmernes kasse " , er ikke tilfredsstillende :

a ) visse bankkonti udviser et overskud medens der paa andre ikke er nogen daekning ( saaledes var der paa en konto opfoert et skyldigt beloeb paa 166 472 DM , hvilket ikke burde vaere muligt for en konto under forskudsforvaltningen ) ,

b ) kontantbeholdningen androg 443 849,34 ECU pr . 31 . december 1981 hvilket synes overdrevet i betragtning af :

- at dette beloeb udgoer over 2 1/2 maaneds udgifter ,

- at dette beloeb omfattede 93 400 US dollar ( i rejsechecks ) og 730 000 pesetas ( i noterede checks ) , som ikke var blevet anvendt i flere maaneder .

c ) de vilkaar bankerne har tilbudt forekom meget uensartede , og de stoerste bankkonti var langt fra dem , der gav de bedste renter .

10 . " Medlemmernes kasse " - debitorkonti

a ) De udgifter , der betales for medlemmer af Parlamentet , eller de beloeb , der er udbetalt for meget refunderes af medlemmerne af Parlamentet . Den fremgangsmaade der foelges ved disse tilbagebetalinger er imidlertid ikke tilfredsstillende . Det er konstateret :

- at debitorkontiene foeres efter udbetalt valuta og ikke efter medlem ,

- at parlamentsmedlemmerne ikke systematisk rykkes skriftligt for skyldige beloeb , og

- at der ikke automatisk efter et vist tidsrum finder en modregning sted mellem de skyldige beloeb og de beloeb , der skal betales .

b ) I et forsoeg paa at undgaa forsinkelser ved forskudsbestyrernes regnskabsaflaeggelse og regnskabernes afvikling med henblik paa posteringen paa budgettet ( forsinkelser , som har vaeret paa op til 7 maaneder for bevillinger paa konto 1004 og til tider paa over et aar for bevillinger til artikel 255 ) , er der fra september 1981 indfoert en ny fremgangsmaade . De af " Medlemmernes kasse " udbetalte godtgoerelser bogfoeres saaledes i regnskabet uden forudgaaende kontrol af deres rigtighed . Denne kontrol finder foerst sted efter bogfoeringen . Der udarbejdes da en oversigt over eventuelt for meget udbetalte beloeb , og den regnskabsmaessige afvikling sker ved tilbagebetaling af det beloeb , der er udbetalt for meget . Denne fremgangsmaade er ikke korrekt , idet visse beloeb fejlagtigt bogtoeres under udgifter , og fordi der ikke finder nogen regnskabsmaessig kontrol sted med de for meget udbetalte beloeb . Pr . 31 . december 1981 afventede ca . 300 tilfaeide af denne art ( for et samlet beloeb paa ca . 30 000 ECU ) at blive behandlet med henblik paa tilbagebetaling og afvikling . Finansinspektoeren burde have modsat sig denne fremgangsmaade .

c ) Indtil marts 1981 blev betalinger i pund sterling og irske pund udbetalt over den samme bankkonto uden saerlige forholdsregler . Der opstod hverved et stort antal fejl , og godtgoerelser i irske pund er over flere regnskabsaar blevet udbetalt i pund sterling . Alene i aarene 1980 og 1981 var der ca . 80 tilfaelde af denne art for et samlet beloeb paa ca . 15 000 ECU . Indtil nu har disse for meget udbetalte beloeb ikke vaeret opfoert i regnskaberne og ikke vaeret gens and for krav om tilbagebetaling .

KONKLUSIONER

11 . Revisionsretten skal som konklusion bemaerke :

a ) Ved en noeje anvendelse af forordningerne kunne den foer omtalte situation have vaeret undgaaet .

b ) Parlamentet boer traeffe de noedvendige foranstaltninger for :

- at undersoege , begrunde og regulere alle de naevnte transaktioner ,

- at inddrive alle skyldige beloeb ,

- at fastlaegge det eventuelle ansvar ved isaer at undersoege regnskabsfoererens , forskudsbestyrernes og finansinspektoerens ansvar i henhold til de gaeldende forordninger og bestemmelser .

Henvendelsen til et privat revisionsfirma for at belyse visse transaktioner , som er fremdraget ved Revisionsrettens undersoegelse er et foerste skridt i denne retning .

c ) Parlamentets henvendelse til en anden special konsulent med henblik paa at reorganisere " Medlemmernes kasse " vil kun udgoere en effektiv foranstaltning saafremt :

- transaktionerne under forskudsforvaltningen og kontantbetalingerne reduceres til et absolut minimum ,

- der udarbejdes klare skriftlige instrukser til de ansatte ,

- der gennemfoeres den noedvendige kontrol for isaer at sikre , at disse instrukser overholdes .

12 . Revisionsretten forbeholder sig til sin tid at tage stilling til , hvorvidt de af Parlamentet omtalte forbedringer af forvaltningen ( se bilag ) , kan afsvaekke Rettens betaenkeligheder . Hvorom alting er , saa maa Retten understrege , at ingen af de naevnte administrative vanskeligheder hjemler ret til , at en institution tilsidesaetter finansforordningen .

Ovennaevnte bemaerkninger blev vedtaget af Revisionsretten paa moedet den 6 . juli 1982 .

Luxembourg , den 6 . juli 1982 .

Paa Revisionsrettens vegne

Pierre LELONG

Formand

( 1 ) Finansforordning af 21 . 12 . 1977 , artikel 49 , EFT nr . L 356 af 31 . 12 . 1977 ; forordning af 30 . 6 . 1975 om gennemfoerelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 25 . 4 . 1973 , Afsnit IX , EFT nr . L 170 af 1 . 7 . 1975 .

( 2 ) Beslutning om oprettelse af en forskudsforvaltning af 15 . 12 . 1978 .

( 3 ) Beslutning om oprettelse af en forskudsforvaltning af 17 . 2 . 1976 .

( 4 ) Artikel 49 i finansforordningen .

( 5 ) Artikel 49 i forordningen om gennemfoerelsesbestemmelser til finansforordningen .

( 6 ) Artikel 49 , 51 , 52 og 53 i forordningen om gennemfoerelsesbestemmelser til finansforordningen .

BILAG

EUROPA-PARLAMENTET

Svar paa Revisionsrettens bemaerkninger om Medlemmernes kasse

GENERELLE BETRAGTNINGER

De direkte valg i 1979 , som foroegede antallet af medlemmer fra 198 til foerst 410 og derefter pr . 1 . januar 1981 til 434 , medfoerte en betydelig stigning i Parlamentets aktiviteter og samtidig en betydelig foroegelse af det administrative arbejde .

Denne overgang var saerlig kompliceret paa grund af et sammenfald af en raekke omstaendigheder :

a ) Manglende afgoerelser fra det gamle Parlament med hensyn til det direkte valgte Parlaments arbejdsvilkaar ; denne vilje til at overlade det nyvalgte Parlament ansvaret for selv at fastsaette sin forretningsorden ( Praesidiets beslutning af 1 . september 1976 ) og sit arbejdssted ( ibidem ) gjorde det ikke muligt i tide at forberede de noedvendige foranstaltninger til loesning af nye problemer , som derfor alle opstod samtidig .

b ) Spredningen af arbejdsstederne : Denne spredning har betydelige konsekvenser ikke blot for budgettet , men ogsaa for Europa-Parlamentets organisation og arbejdsrytme . Oveni dette kommer den enorme stigning i antallet af moeder i grupper , udvalg , arbejdsgrupper , osv . ( 100 % ) , hvorfor man nu er naaet til bristepunktet .

c ) Institutionens rekrutteringsvanskeligheder i forbindelse med stillinger , som noedvendiggoer saerlige kvalifikationer ( f.eks . stillinger i finansafdelingen ) . Parlamentet boer for fremtiden foere en rekrutteringspolitik , som naturligvis skal vaere i overensstemmelse med tjenestemandsvedtaegten , men som samtidig giver mulighed for at rekruttere kvalificeret personale udefra .

Disse vanskeligheder berettiger imidlertid ikke til overtraedelse af finansforordningen .

Udover de overtraedelser , som Revisionsretten har peget paa i sit udkast til beretning , har den undersoegelse , som Europa-Parlamentet har ladet udfoere af et eksternt firma , vist , at der er blevet begaaet yderligere overtraedelser :

a ) uforklarlige flytninger af midler ;

b ) aabning af en bankkonto uden overholdelse af de fastsatte fremgangsmaader ;

c ) endelig har det kunnet konstateres , at visse regnskabsbilag er blevet foruddateret .

SAERLIGE BEMAERKNINGER

Punkt 3

Europa-Parlamentets kompetente myndighed er fuldstaendig enig i Revisionsrettens bemaerkninger med hensyn til , at medlemmernes sekretariatstillaeg boer udbetales paa grundlag af direkte betalingsstilladelser og ikke gennem en forskudsforvaltning .

Administrationen har imidlertid indtil nu ydet medlemmerne den service at betale deres assistenter direkte , naar der har vaeret fremsat anmodning herom , paa trods af , at det kontraktlige forhold bestaar mellem medlemmet og assistenten . Udbetalingerne foretages for oejeblikket paa grundlag af en anmodning fra parlamentsmedlemmet understoettet af en erklaering underskrevet af medlemmet og dennes assistent . I denne erklaering fastsaettes den maanedlige loen og den konto , som loennen skal indsaettes paa . Der har vaeret en del vanskeligheder paa grund af hyppige udskiftninger af assistenter og forsinkelser med hensyn til at give administrationen meddelelse om disse udskiftninger . Dette har medfoert forsinkelser med hensyn til den endelige opfoerelse af kontiene , hvorfor en forskudsforvaltning har vaeret noedvendig .

Hvis der som foreslaaet skal gennemfoeres direkte betalinger , vil det eneste tilfredsstillende system bestaa i at betale medlemmerne eller deres assistenter direkte mod forelaeggelse af en skriftlig kontrakt . Der ville derefter blive foert og ajourfoert et register over disse kontrakter .

De enkelte medlemmer skal skrive under paa , at de vil forelaegge administrationen kvartalsoversigter over ansatte assistenter . Ved at acceptere denne erklaering giver de administrationen bemyndigelse til at standse udbetalingen af det maanedlige beloeb , saafremt medlemmet ikke har indgivet sit kvartalsoversigt i tide ; ligeledes giver de administrationen bemyndigelse til automatisk at fratraekke uberettiget udbetalte beloeb i beloeb eller godtgoerelser , som medlemmet har krav paa .

Punkt 4

Den kompetente myndighed er generelt enig i de fremsatte bemaerkninger . Selv om den erkender , at der i bemyndigelsen til oprettelse af en forskudsforvaltning ikke udtrykkeligt blev givet bemyndigelse til at oprette bankkonti , blev denne bemyndigelse givet af generaldirektoeren for administrationen den 3 . december 1981 paa grundlag af en fortolkning af bemaerkningerne fra Revisionsrettens kompetente tjenestegrene . Bankkonti er udtrykkeligt naevnt i den foreslaaede nye formular for oprettelse af forskudsforvaltninger .

Punkt 5

Tidligere blev instrukserne vedroerende forskudsforvaltningen ikke givet skriftligt til forskudsbestyreren af regnskabsfoereren . Der er nu udarbejdet skriftlige instrukser , som vil indgaa i den i punkt 4 naevnte formular , som vi haaber Revisionsretten kan godkende . Bemaerkningerne er derfor berettigede .

Punkt 6 a )

Administrationen er enig i bemaerkningerne . Man er for oejeblikket i faerd med aktivt at behandle indfoerelsen af et nyt EDB-styret regningssystem til daekning af medlemmernes forskudskonti . Dette vil blive gennemfoert , saa snart institutionen raader over det noedvendige kvalificerede personale og kan erhverve det noedvendige EDB-programmel .

Punkt 6 b )

Der foeres nu to saerskilte kontoserier .

Punkt 6 c )

Den kompetente myndighed kan acceptere de fremsatte bemaerkninger . Det overvejes at aendre instrukserne til bankerne vedroerende de personer , som er berettigede til at underskrive checks . Dette kan muligvis foere til et nyt system , som vil overfloediggoere udstedelsen af blancochecks , hvilket for oejeblikket er noedvendigt . Anvendelsen af blanco-checks holdes allerede nu paa et absolut minimum , men de maa fortsat anvendes i visse tilfaelde for at undgaa unoedvendige udgifter til at sende to kasserere paa tjenesterejse , naar én er tilstraekkelig . Der er indfoert registre over checks og kasseboeger .

Punkt 6 d )

Pr . 1 . maj 1982 er der i overensstemmelse med artikel 17 i finansforordningen sket en opdeling af ansvarsomraaderne for regnskabsfoereren , de assisterende regnskabsfoerere og forskudsbestyrerne . For fremtiden vil regnskabsfoereren vaere ansvarlig for kontrollen med anvendelsen af midlerne i forskudsforvaltningen , men ikke for den daglige forvaltning .

Punkt 6 ( sidste afsnit )

Administrationen er enig i den formelle anmaerkning , men da det drejer sig om en formel berigtigelse af en allerede foretaget betaling over en forskudskonto , betragtes det som en ren teknisk overtraedelse af artikel 5 i finansforordningen . Som i de oevrige institutioner indfoeres saa mange beloeb som muligt i regnskaberne , foer disse afsluttes , navnlig for saa vidt angaar indfoerelsen af udgifter , der henhoerer under budgetposter , som ikke kan fremfoeres til naeste regnskabsaar . Kravet om , at aarsregnskabet skal forelaegges de forskellige kontrollerende organer inden for Europa-Parlamentet , noedvendiggoer en stram tidsplan og afslutning af regnskaberne pr . 1 . januar , mens de oevrige institutioner har laengere tid til at afslutte deres regnskaber .

Punkt 7 a )

Det indroemmes , at Europa-Parlamentet har undladt at justere loftet over det maksimale bemyndigede beloeb , saa det svarer til de behov , der er opstaaet bl.a . som foelge af de direkte valg og Graekenlands tiltraedelse . Dette spoergsmaal er for oejeblikket ved at blive undersoegt .

Punkt 7 b )

Anmaerkningen i dette punkt er formelt korrekt , men Revisionsretten modtog den 30 . april 1982 en forklaring paa disse forskelle . Da denne forklaring godkendtes , kunne anmaerkningen under punkt 7 b ) have vaeret udeladt .

Punkt 7 c )

Yderligere undersoegelser af de naevnte beloeb har allerede bevirket en formindskelse af den konstaterede forskel til ca . 10 % . Disse undersoegelser er endnu ikke afsluttet .

Punkt 8 a )

Paa kontoen i Midland Bank indestaar der 50 347,59 engelske pund .

Paa grund af , at der i 1980 indestod for store beloeb paa medlemmernes forskudsbankkonto i Midland Bank blev der indsat 400 000 engelske pund paa en indlaanskonto i ca . 1 aar efter raad fra Banken . Denne transaktion blev aldrig registreret i forskudsforvaltningens regnskaber . Denne udeladelse er ikke naevnt i Revisionsrettens beretning . Da beloebet foertes tilbage til foliokontoen , blev den indtjente rente paa 50 347,59 engelske pund staaende paa indlaanskontoen . Dette beloeb er nu blevet overfoert til foliokontoen , indlaanskontoen lukket og beloebet krediteret budgetindtaegterne som bankrenter i 1982-regnskabet .

De oevrige to naevnte bankkonti er en del af de i punkt 4 naevnte 8 konti . Disse konti blev aabnet umiddelbart foer aarets udgang , og det var ikke muligt af afslutte formaliteterne i regnskabsafdelingen pr . 31 . december . Dette er nu blevet gjort , og Revisionsretten er blevet underrettet herom .

Punkt 8 b )

Den kompetente myndighed er enig i bemaerkningerne . Man er i gang med at gennemfoere en raekke henstillinger for samtlige bankkonti .

Punkt 8 c )

Den kompetente myndighed kan acceptere samtlige bemaerkninger vedroerende bankkontoen i Midland Bank . Konsekvenserne af denne accept beskrives i konklusionerne .

Punkt 9 a ) og b )

Med henblik paa at undgaa en situation , som den der er beskrevet , agter Europa-Parlamentets kompetente myndighed ud over det nye regnskabsfoeringssystem , der er naevnt i punkt 6 a ) , b ) og c ) , og som vil medfoere en forbedret kontrol , at indfoere et system , som gaar ud paa , at Europa-Parlamentets medlemmer faar et forskud paa 80 % af deres forventede maanedlige godtgoerelse for rejser og ophold indbetalt paa en personlig konto i belgiske ( eller luxembourgske ) franc eller i deres nationale valuta . Ikke udbetalte beloeb eller for meget udbetalte beloeb vil blive reguleret i forbindelse med foelgende maaneds forskud . Medlemmerne vil derfor vaere ansvarlig for selv at skaffe sig valuta ved moeder . Disse foranstaltninger vil medfoere en betydelig reduktion af kontantbeholdningerne og udgifterne til kasserernes tjenesterejser . Sekretariatstillaegget vil blive udbetalt til medlemmerne paa grundlag af det i punkt 3 omtalte system . Ordningen vedroerende godtgoerelser for rejser i valgkredsen vil blive aendret , saa de maanedlige betalinger vil blive indsat paa en af medlemmet angivet bankkonto til daekning af rejse og arbejde i valgkredsen eller medlemsstaten . Vedroerende spoergsmaalet om rejsechecks blev disse leveret tilbage fra tidligere tjenesterejser . Der er nu givet instruks om , at alle ubrugte rejsechecks skal omveksles til kontanter .

Punkt 9 c )

Der er betydelige forskelle mellem rentesatserne paa de forskellige bankkonti . Disse forskelle skyldes de nationale lovgivninger vedroerende foliokonti .

Spoergsmaalet om service og/eller rente i forbindelse med bankkonti vil blive undersoegt om kort tid , og om noedvendigt vil der blive indledt nye forhandlinger .

Punkt 10 a ) og b )

Administrationen er enig i alle bemaerkningerne , og indfoerelsen af en konto for hvert medlem inden for forskudsforvaltningssystemet skulle overfloediggoere denne kritik . Praksis med at beregne bruttoudgifter til et moede paa budgettet er blevet standset i 1982 . Den kompetente myndighed beklager , at den ikke fik meddelelse herom af finansinspektoeren . Spoergsmaalet om tilbagebetalinger er under aktiv behandling .

Punkt 10 c )

Der er nu blevet udarbejdet en detaljeret liste over de forskelle , som er foraarsaget af forvirringen omkring det irske pund og det engelske pund , og hvor det har vist sig noedvendigt , er der nu fremsat krav om tilbagebetalinger .

KONKLUSIONER

Den kompetente myndighed :

1 . Erkender , at en raekke bestemmelser i finansforordningen ikke er blevet overholdt .

2 . Bekraefter , at der er truffet en raekke foranstaltninger for at forbedre regnskabssystemet .

3 . Forpligter sig til at afslutte rationaliseringen af regnskabs - og kasseafdelingen og til at forenkle og forbedre bestemmelserne vedroerende medlemmernes godtgoerelser .

4 . Er enig i , at man gennem en streng overholdelse af finansforordningen kunne have undgaaet en situation som den , der er beskrevet i Revisionsrettens beretning . En saadan overholdelse ville have medfoert betydelige forsinkelser i udbetalingerne . Den kompetente myndighed beklager , at visse ansvarlige tjenestemaend i afdelingen tilsyneladende ikke har opfyldt deres forpligtelser i henhold til finansforordningen . Formanden besluttede den 1 . maj 1982 at anvende artikel 7 i tjenestemandsvedtaegten og overfoere den tidligere regnskabsfoerer og den tidligere assisterende regnskabsfoerer til andre stillinger .

Der paataenkes en kvalitativ styrkelse af den paagaeldende tjeneste , saa der hurtigst muligt kan gennemfoeres de noedvendige forbedringer .

5 . Afgoerelse om at indlede disciplinaerforanstaltninger mod en raekke tjenestemaend vil blive truffet i lyset af den loebende undersoegelse .