RÅDETS AFGØRELSE 2007/643/FUSP

af 18. september 2007

om de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur og om reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter og om reglerne for finansielle bidrag fra Det Europæiske Forsvarsagenturs operationelle budget

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til Rådets fælles aktion 2004/551/FUSP af 12. juli 2004 om oprettelse af Det Europæiske Forsvarsagentur (1), særlig artikel 18, stk. 1, og

ud fra følgende betragtninger:

Den 13. november 2006 vedtog styringskomitéen afgørelse 2006/29 (Cor.), der ændrer og erstatter afsnit I, II og IV i de gældende »finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagenturs almindelige budget« med »de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur«.

Den 14. december 2006 vedtog styringskomitéen afgørelse 2006/34, der ændrer og erstatter afsnit III i de gældende »finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagenturs almindelige budget« med »reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter og om reglerne for finansielle bidrag fra Det Europæiske Forsvarsagenturs operationelle budget«.

Da Styringskomitéen vedtog ovennævnte afgørelser foreslog den også Rådet at give styringskomitéen en permanent bemyndigelse til at ændre disse regler.

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. De finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur og reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter og reglerne for finansielle bidrag fra Det Europæiske Forsvarsagenturs operationelle budget er fastsat i bilaget. Disse regler træder i stedet for bestemmelserne i bilaget til afgørelse 2004/658/FUSP som ændret af styringskomitéen (4).

2. Styringskomitéen reviderer og vedtager tekniske ændringer af disse bestemmelser i det nødvendige omfang, navnlig for at sikre overensstemmelsen med relevante fællesskabsbestemmelser. Væsentlige ændringer af anvendelsesområde og formål, af budgetmæssige og økonomiske forvaltningsprincipper og generelle bestemmelser om indgåelse af offentlige kontrakter samt eventuelle nye bestemmelser, der har væsentlige budgetmæssige konsekvenser, forelægges Rådet med henblik på godkendelse.

Artikel 2

Denne afgørelse har virkning fra datoen for vedtagelsen.

Artikel 3

Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EUT L 245 af 17.7.2004, s. 17.

(2) EUT L 300 af 25.9.2004, s. 52.

(3) EUT L 305 af 24.11.2005, s. 43.

(4) Styringskomitéens afgørelse 2005/06 af 21.6 2005.

forvaltningsregnskabet skal for hvert enkelt budget, der administreres af agenturet, angive bevillinger, udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt, samt diverse indtægter og indtægter fra medlemsstater og andre parter

7. Revisorerne har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter, herunder eventuelle skriftlige dokumenter, der er omhandlet i artikel 22, samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i effektueringen af agenturets indtægter og udgifter, yder den daglige leder og de personer, der har til opgave at revidere disse udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgave. Udgifterne til revisionen afholdes over agenturets almindelige budget.

6. Revisorerne skal beskytte klassificerede oplysninger, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne oplysninger.

5. Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand for det kommende regnskabsår. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale revisionsstandarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til den daglige leder og styringskomitéen.

kan de kun anmode om eller modtage instrukser fra styringskomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiet og dets medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision

aflønnes kollegiets medlemmer fortsat af det organ, de er udlånt fra, og får udelukkende deres rejseudgifter refunderet af agenturet i et omfang, der svarer til de bestemmelser, der gælder for De Europæiske Fællesskabers tjenestemænd i den tilsvarende lønklasse

3. Revisorkollegiets medlemmer udpeges for en periode af tre på hinanden følgende revisionsperioder, undtagen de første medlemmer, der udpeges for henholdsvis tre, to og en revisionsperiode. Der sørges for, at der sker en retfærdig rotation mellem de deltagende medlemsstater, der ønsker at sende revisorer.

om nødvendigt efter regnskabsårets første ni måneder et revideret budget for indeværende regnskabsår, jf. artikel 13

senest den 30. september et forslag til almindeligt budget for det følgende regnskabsår, jf. artikel 4, stk. 9

senest den 30. juni et samlet overslag over forslaget til almindeligt budget for det følgende år, jf. artikel 4. stk. 1

3. Den interne revisor aflægger beretning til agenturet om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger. Agenturet sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op. Den interne revisor forelægger endvidere agenturet en årlig intern revisionsberetning, der angiver det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted på baggrund af disse henstillinger.

at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikker, programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

1. Den interne revisor rådgiver agenturet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

2. Agenturet fastsætter særlige regler for den interne revisor, der sikrer den pågældende fuldstændig uafhængighed under udøvelsen af hvervet og bestemmer ansvarsområdet.

1. Agenturet opretter en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder. Den interne revisor, der udpeges af agenturet, er over for dette ansvarlig for at kontrollere, at systemerne og procedurerne til gennemførelse af budgettet fungerer tilfredsstillende. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.

5. Ved udløbet af de i stk. 1 og 2 omhandlede betalingsfrister kan kreditor inden for en frist af to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling anmode om renter efter følgende bestemmelser:

Den resterende betalingsfrist begynder igen at løbe fra den dato, hvor den korrekt udfærdigede betalingsanmodning er registreret for første gang.

4. Den nævnte betalingsfrist kan, på ethvert tidspunkt i løbet af den i stk. 1 anførte periode, suspenderes af den kompetente anvisningsberettigede, hvis denne underretter kreditorerne om, at betalingsanmodningen ikke kan imødekommes, enten fordi der ikke er tale om noget skyldigt beløb, eller fordi de relevante bilag ikke er forelagt. Hvis den anvisningsberettigede får en viden, der bringer ham i tvivl om lovligheden af de udgifter, der er anført på en betalingsanmodning, kan han suspendere betalingsfristen, indtil han har foretaget yderligere kontrol, herunder kontrol på stedet, med henblik på inden betalingen at sikre sig udgifternes lovlighed. Den anvisningsberettigede underretter snarest muligt betalingsmodtageren.

3. For så vidt angår kontrakter og aftaler, hvor betalingen er afhængig af godkendelsen af en rapport, begynder de i stk. 1 og 2 fastsatte frister først at løbe fra det tidspunkt, hvor den pågældende rapport er godkendt, enten eksplicit, ved at modtageren er blevet underrettet herom, eller implicit, ved at den i kontrakten fastsatte frist for godkendelse er udløbet uden at være blevet suspenderet ved et formelt dokument fremsendt til modtageren.

1. Skyldige beløb betales inden for en frist af højst 45 kalenderdage at regne fra den dato, hvor den kompetente anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste registrerer en gyldig betalingsanmodning; som betalingsdato anses den dato, hvor agenturets konto debiteres.

Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han eller hun har fastsat.

3. Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de dertil svarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

3. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis basisretsakten åbner mulighed for det, og der er tale om administrationsudgifter. Når den budgetmæssige forpligtelse på denne måde opdeles i årlige trancher, nævnes det i den retlige forpligtelse, undtagen hvis der er tale om personaleudgifter.

2. Der er tale om en specifik budgetmæssig forpligtelse, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt. Der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt. En budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.

1. En budgetmæssig forpligtelse består i at give de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter. Den budgetmæssige og den retlige forpligtelse indgås af samme anvisningsberettigede undtagen i behørigt begrundede tilfælde, der er anført i gennemførelsesbestemmelserne.

5. I tilfælde af bøder, og hvor debitor i stedet for at foretage en midlertidig betaling stiller en finansiel garanti, der er godtaget af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra forfaldsdatoen, den i stk. 2 omhandlede sats forhøjet med halvandet procentpoint.

2. Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han eller hun sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet, efter de procedurer og i henhold til de kriterier, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne. Beslutninger om afkald skal begrundes.

1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den kompetente anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Han eller hun skal sikre, at agenturets indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at dets krav bevares.

1. Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for agenturet, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

3. Med henblik på at afgøre, om der foreligger en økonomisk uregelmæssighed, og hvilke følger en sådan uregelmæssighed eventuelt skal have, opretter agenturet en særlig og i operationel henseende selvstændig instans. På grundlag af udtalelsen fra denne instans afgør agenturet, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis instansen har opdaget systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede og til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, hvis førstnævnte ikke er involveret, samt til den interne revisor.

2. Hvis en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at han eller hun anmodes om at træffe en beslutning, som er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, vil sidstnævnte ikke blive draget til ansvar. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, underretter han eller hun de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

1. Det kan pålægges den anvisningsberettigede helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet, navnlig hvis den anvisningsberettigede ikke overholder disse finansielle bestemmelser, når han eller hun konstaterer tilstedeværelse af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre. Det samme gælder, hvis han eller hun som følge af en grov personlig fejl undlader at udarbejde et dokument, der indebærer skabelse af en fordring, eller hvis han eller hun undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtægtsordrer, eller hvis han eller hun undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører agenturet et civilretligt ansvar over for tredjemand.

2. Den myndighed, der har udnævnt en regnskabsfører, kan når som helst midlertidigt eller permanent suspendere ham eller hende fra vedkommendes funktioner, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

1. Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst midlertidigt eller permanent inddrage den pågældende bemyndigelse, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

3. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier. Han eller hun er ansvarlig for deres opbevaring.

2. Regnskabsføreren modtager fra de anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af agenturets formue og budgetgennemførelsen.

opbevaring af dokumenter vedrørende de krævede forhåndsgarantier til fordel for agenturet og udarbejdelse af en tidsplan, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.

4. Den efterfølgende kontrol på grundlag af dokumenter og om nødvendigt på stedet har til formål at sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og at bl.a. de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Formålet med denne kontrol er bl.a. at fastslå:

7. Den anvisningsberettigede redegør over for styringskomitéen for sin virksomhed i en årsberetning, der ledsages af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen. Denne beretning skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og hvorledes det interne kontrolsystem har fungeret. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen og med de øvrige nævnte oplysninger.

6. Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans eller hendes overordnede pålægger ham eller hende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han eller hun skal overholde, underretter skriftligt den bemyndigede anvisningsberettigede herom. Hvis denne ikke reagerer, underretter den ansatte skriftligt den instans, der er omhandlet i artikel 22, stk. 3. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, underretter han eller hun de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

5. Alle ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde agenturets kodeks af faglige standarder.

4. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede etablerer i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af agenturet og under hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol. Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

2. Afholdelse af udgifter omfatter, at den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.

4. De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede må kun handle inden for de grænser, der er fastsat i fuldmagtsdokumentet. Den ved delegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede kan bistås i sit hverv af en eller flere ansatte, der har til opgave under den anvisningsberettigedes ansvar at udføre visse transaktioner, der er nødvendige for budgetgennemførelsen og regnskabsaflæggelsen.

2. Agenturet bestemmer i sine interne administrative regler, hvilke ansatte på et passende niveau den daglige leder under iagttagelse af betingelserne i agenturets forretningsorden vil uddelegere funktionen som anvisningsberettiget til, samt omfanget af de uddelegerede beføjelser.

2. Den daglige leder kan foretage overførsler fra et afsnit til et andet, dog højst på 10 % af regnskabsårets bevillinger, eller fra et kapitel til et andet eller fra en artikel til en anden.

1. Om nødvendigt kan den daglige leder forelægge styringskomitéen et revideret budget for indeværende regnskabsår, der er baseret på de faktiske udgifter afholdt i de første ni måneder og de anslåede udgifter frem til udløbet af det pågældende regnskabsår inden for grænserne af det vedtagne budget.

3. Hvis den finansielle ramme skønnes at være utilstrækkelig som følge af usædvanlige og uforudsete omstændigheder, forelægger styringskomitéen under fuld hensyntagen til reglerne i artikel 4, stk. 2 og 3, et ændringsbudget, som Rådet vedtager med enstemmighed.

2. Forslag til ændringsbudget opstilles, fremsættes, vedtages og meddeles efter samme procedure som det almindelige budget inden for den finansielle ramme. Styringskomitéen behandler forslaget under hensyn til, hvor meget sagen haster.

1. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder kan den daglige leder fremsætte et forslag til ændringsbudget inden for den finansielle ramme, som beskrevet i artikel 3.

3. For så vidt angår betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller forpligtelser, som er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de bevillinger, der er opført under de pågældende poster på budgettet for det følgende regnskabsår, ikke kan dække behovet. Særlige bevillinger må kun fremføres en gang.

2. For så vidt angår forpligtelsesbevillinger, som der ved regnskabsårets afslutning endnu ikke er indgået forpligtelser for, kan der dog fremføres beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, dvs. udvælgelsen af potentielle kontrahenter, er afsluttet pr. 31. december. Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år.

2. Hvis regnskabsførerne i et konkret tilfælde finder, at der er grund til at fravige de regnskabsprincipper, der er omhandlet i stk. 1, begrundes og nævnes fravigelsen.

princippet om, at aktiver og afskrivninger skal kunne spores, der betyder, at agenturet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle aktiver, herunder eventuelle afskrivninger.

princippet om indhold frem for formalia, der betyder, at de regnskabsmæssige begivenheder, der registreres i årsregnskabet, skal opstilles efter deres økonomiske beskaffenhed

bruttoprincippet, der betyder, at der ikke må ske modregning mellem fordringer og gæld eller mellem tab og vinding, undtagen hvis der er tale om tab og vinding, der skyldes samme transaktion, lignende transaktioner eller dækningstransaktioner, og forudsat at ingen af enkelttransaktionerne er væsentlige

princippet om væsentlighed, der betyder, at alle transaktioner af væsentlig betydning for den information, der ønskes tilvejebragt, opføres i årsregnskabet. Om transaktionen er væsentlig vurderes i forhold til dens art eller beløbsstørrelse

princippet om anvendelse af sammenlignelige oplysninger, der betyder, at der for hver post i årsregnskabet også skal angives beløbet for den tilsvarende post i det foregående regnskabsår. Når opstillingen eller klassificeringen af et af elementerne i årsregnskabet ændres, omgrupperes de tilsvarende beløb for det foregående regnskabsår og gøres sammenlignelige

princippet om kontinuitet i regnskabsmetoderne, der betyder, at strukturen i de elementer, der indgår i årsregnskabet, samt de anvendte regnskabsmetoder og værdiansættelsesregler ikke må ændres fra det ene regnskabsår til det andet. Kommissionens regnskabsfører kan kun undtagelsesvis afvige fra princippet om kontinuitet i de anvendte metoder, bl.a. når den nye opstillingsmåde giver et bedre billede af de pågældende regnskabstransaktioner

forsigtighedsprincippet, der betyder, at aktiver eller provenuer ikke overvurderes, og at passiver eller udgifter ikke undervurderes

princippet om »going concern«, der betyder, at det antages, at agenturet har ubegrænset levetid

2. Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar i et kalenderår og slutter den 31. december samme år.

Et eventuelt budgetoverskud fra et regnskabsår, som skyldes en forskel mellem indtægter og udgifter, betragtes som et tilgodehavende, der står til rådighed for de deltagende medlemsstater, og gives tilbage til dem i form af et nedslag i det tredje bidrag i det efterfølgende regnskabsår (15. oktober).

Grundlaget for beregningen af hvert bidrag skal være kolonnen »Egne indtægter på grundlag af BNI« i »Oversigt over det almindelige budgets finansiering efter type af egne indtægter og medlemsstat« i De Europæiske Fællesskabers senest vedtagne budget. Bidraget for hver af de deltagende medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes i forhold til, hvor stor en del vedkommende medlemsstats BNI udgør af den samlede BNI i de deltagende medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag.

Hvor BNI-nøglen finder anvendelse, fastsættes fordelingen af bidrag mellem de deltagende medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, efter fordelingsnøglen baseret på bruttonationalindkomsten, jf. artikel 28, stk. 3, i traktaten om oprettelse af Den Europæiske Union, og i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2000/597/EF, Euratom af 29. september 2000 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (2) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne.

2. Styringskomitéen kan i sin beslutning bemyndige agenturet til at indgå kontrakter på visse deltagende medlemsstaters vegne. Den kan bemyndige agenturet til forinden at indkalde de nødvendige midler hos de pågældende deltagende medlemsstater til opfyldelse af de kontrakter, der er indgået.

1. Styringskomitéen kan på forslag af den daglige leder eller en deltagende medlemsstat beslutte, at de deltagende medlemsstater på kontraktbasis kan overdrage agenturet den administrative og finansielle forvaltning af visse aktiviteter inden for dets ansvarsområde.

1. Agenturet kan med et specifikt formål for øje i sit almindelige budget modtage finansielle bidrag til dækning af andre omkostninger end dem, der er omhandlet i artikel 4, stk. 2, litra a), nr. i),

10. Såfremt forslaget til almindeligt budget ikke er vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, kan der på grundlag af hver hovedkonto eller anden inddeling afholdes månedlige udgifter på indtil en tolvtedel af det forrige regnskabsårs bevillinger. Dog kan agenturet højst råde over beløb svarende til en tolvtedel af de beløb, der er opført i det forslag til almindeligt budget, som er under udarbejdelse. Styringskomitéen kan med kvalificeret flertal på forslag af den daglige leder tillade udgifter, der overstiger denne tolvtedel. Den daglige leder kan indkalde de bidrag, der er nødvendige for at dække de bevillinger, der er godkendt i medfør af dette stykke; disse bidrag betales senest 30 dage efter indkaldelsen af bidrag.

9. Styringskomitéen vedtager forslaget til almindeligt budget senest den 31. december hvert år inden for den finansielle ramme for agenturet. Styringskomitéen har i den forbindelse agenturets øverste leder eller en repræsentant, som denne udpeger inden for Generalsekretariatet for Rådet, eller et medlem af styringskomitéen, som bliver opfordret hertil af den øverste leder, som formand. Den daglige leder bekendtgør, at budgettet er vedtaget, og meddeler de deltagende medlemsstater dette.

7. Hvert afsnit kan indeholde et kapitel med overskriften »formålsbestemte reserver«. Disse bevillinger opføres, når der af vægtige grunde hersker usikkerhed om størrelsen af de bevillinger, der er behov for, eller om muligheden for at anvende de opførte bevillinger.

5. Styringskomitéen kan med enstemmighed træffe afgørelse om, at forslaget til almindeligt budget desuden skal dække et bestemt projekt eller program, hvis dette klart er til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater.

3. Styringskomitéen søger at sikre, at de bevillinger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), nr. ii), udgør en væsentlig andel af de samlede bevillinger, der er omhandlet i stk. 2. Disse bevillinger skal afspejle de faktiske behov og gøre det muligt for agenturet at spille en operationel rolle.

et overslag over de indtægter, der er nødvendige til dækning af udgifterne.

til ekstern rådgivning, navnlig operationel analyse, som er af afgørende betydning for, at agenturet kan udføre sine opgaver, samt udgifter til specifikke forskningsmæssige og teknologiske aktiviteter til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater, navnlig tekniske casestudier og feasibilityforundersøgelser

2. Agenturets øverste leder forelægger et forslag til almindeligt budget for styringskomitéen inden den 30. september hvert år. Forslaget skal indeholde:

1. Agenturets øverste leder forelægger senest den 30. juni hvert år styringskomitéen et samlet overslag over forslaget til almindeligt budget for det følgende år, som fuldt ud tager hensyn til den finansielle ramme.

Rådet godkender hvert tredje år med enstemmighed en finansiel ramme for agenturet i de kommende tre år. Denne finansielle ramme opstiller aftalte prioriteter og fastsætter et retligt bindende loft. Den første finansielle ramme omfatter perioden 2007-2009.

1. Det operationelle budget er en del af det almindelige budget og består af bevillinger til ekstern rådgivning, navnlig operationel analyse, som er af afgørende betydning for, at agenturet kan udføre sine opgaver, samt udgifter til specifikke forskningsmæssige og teknologiske aktiviteter til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater, navnlig tekniske casestudier og feasibilityforundersøgelser.

1. Det almindelige budget består af indtægter og udgifter for et regnskabsår.

REGLERNE FOR INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER OG REGLERNE FOR FINANSIELLE BIDRAG FRA DET EUROPÆISKE FORSVARSAGENTURS OPERATIONELLE BUDGET (»AGENTURET«)

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL 1 GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1 Definitioner og anvendelsesområde

Artikel 2 Tildelingsprincippet og kontrakter opdelt i partier

Artikel 3 Offentliggørelse

Artikel 4 Procedurer for indgåelse af kontrakterne

Artikel 5 Beløbsgrænser og vurdering af kontraktens værdi

Artikel 6 Udbud

Artikel 7 Deltagelse i udbud

Artikel 8 WTO-aftalen om offentlige indkøb

Artikel 9 Udelukkelseskriterier

Artikel 10 Ingen interessekonflikt eller urigtige oplysninger

Artikel 11 Central database

Artikel 12 Administrative eller økonomiske sanktioner

Artikel 13 Udvælgelseskriterier og tildelingsprocedurer

Artikel 14 Generelle udbudsprincipper

Artikel 15 Kontakter mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende

Artikel 16 Meddelelse til ansøgere og bydende

Artikel 17 Annullering eller undladelse af procedure

Artikel 18 Garantier

Artikel 19 Fejlbehæftet procedure

KAPITEL 2 GENNEMFØRELSESBESTEMMELSER

Artikel 20 Rammeaftaler og enkeltkontrakter

Artikel 21 Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF

Artikel 22 Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF

Artikel 23 Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser

Artikel 24 Andre former for offentliggørelse

Artikel 25 Typer af procedurer, der anvendes ved indgåelse af kontrakter

Artikel 26 Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller procedure med forhandling

Artikel 27 Ordninger for procedure med forhandling

Artikel 28 Projektkonkurrence

Artikel 29 Dynamisk indkøbssystem

Artikel 30 Konkurrencepræget dialog

Artikel 31 Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

Artikel 32 Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

Artikel 33 Indkaldelse af interessetilkendegivelser

Artikel 34 Kontrakter af lav værdi

Artikel 35 Beløbsgrænser i forbindelse med forhåndsmeddelelser

Artikel 36 Beløbsgrænser, der anvendes i forbindelse med procedurerne i direktiv 2004/18/EF

Artikel 37 Udbudsdokumenter

Artikel 38 Tekniske specifikationer

Artikel 39 Prisrevision

Artikel 40 Administrative og økonomiske sanktioner

Artikel 41 Beviser

Artikel 42 Udvælgelseskriterier

Artikel 43 Økonomisk og finansiel kapacitet

Artikel 44 Teknisk og faglig kapacitet

Artikel 45 Bestemmelser og kriterier for ordretildeling

Artikel 46 Anvendelse af elektronisk auktion

Artikel 47 Unormalt lave bud

Artikel 48 Frist for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 49 Frister for adgang til udbudsdokumenterne

Artikel 50 Frister i hastetilfælde

Artikel 51 Bestemmelser om kommunikation

Artikel 52 Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 53 Bedømmelsesudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 54 Artikel 296 i TEF

KAPITEL 3 REGLER OM FINANSIELLE BIDRAG FRA DET OPERATIONELLE BUDGET

Artikel 55 Anvendelsesområde

Artikel 56 Bedømmelse af forslag

Artikel 57 Indholdet af indkaldelser af forslag

Artikel 58 Ansøgning om finansielt bidrag

Artikel 59 De bestemmelser, der skal være indeholdt i aftaler om finansielt bidrag

Artikel 60 Dokumentation i forbindelse med betalingsanmodninger

KAPITEL 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1

Definitioner og anvendelsesområde

1. Offentlige kontrakter er gensidigt bebyrdende kontrakter, der indgås skriftligt af agenturet i dets egenskab af ordregivende myndighed med henblik på mod betaling af en pris, der helt eller delvis afholdes over det almindelige budgettet, at opnå levering af varer eller fast ejendom, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller levering af tjenesteydelser.

Offentlige kontrakter vedrører:

a) køb eller leje af en ejendom

b) indkøb

c) bygge- og anlægsarbejder

d) tjenesteydelser.

2. a) Aftaler om fast ejendom vedrører køb, tinglyst langtidslejemål samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom. b) Indkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en indkøbskontrakt. c) Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både udførelse og projektering af et eller flere bygge- og anlægsarbejder, der er forbundet med en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (1) men også udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der opfylder de krav, agenturet har angivet. Bygge- og anlægsarbejder er resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion. d) Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle eller ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke omfattes af indkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og kontrakter om fast ejendom. Disse tjenesteydelser er opregnet i bilag IIA og IIB til direktiv 2004/18/EF. e) En kontrakt, der omfatter både varer og tjenesteydelser, betragtes som en tjenesteydelseskontrakt, hvis værdien af de pågældende tjenesteydelser overstiger værdien af de varer, der indgår i kontrakten. En kontrakt, der vedrører tjenesteydelser, og som kun omfatter arbejder, der er sekundære i forhold til hovedformålet med kontrakten, betragtes som en tjenesteydelseskontrakt. En kontrakt, der både omfatter tjenesteydelser, som henhører under bilag IIA, og tjenesteydelser, som henhører under bilag IIB i direktiv 2004/18/EF, betragtes som henhørende under bilag IIA, hvis værdien af de tjenesteydelser, der er anført i dette bilag, overstiger værdien af de tjenesteydelser, der er anført i bilag IIB. f) Beskrivelsen af de forskellige former for kontrakter er baseret på det referencenomenklatur, som udgøres af det fælles glossar for offentlige indkøbskontrakter (CPV), som er omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (2). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem CPV-nomenklaturen og Den Statistiske Nomenklatur for Økonomiske Aktiviteter i De Europæiske Fællesskaber (NACE-nomenklaturen), der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller mellem CPV-nomenklaturen og CPC-nomenklaturen (den midlertidige udgave), der er omhandlet i bilag II til samme direktiv, gælder henholdsvis NACE-nomenklaturen og CPC-nomenklaturen. g) Udtrykkene »kontrahent«, »leverandør« og »tjenesteyder« betegner enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder henholdsvis udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser på markedet. Udtrykket »erhvervsdrivende« omfatter både begreberne »kontrahent«, »leverandør« og »tjenesteyder«. En erhvervsdrivende, der fremsætter et bud, betegnes »bydende«. Den, der anmoder om at kunne deltage i et begrænset udbud, herunder en konkurrencepræget dialog, eller en procedure med forhandling, betegnes »ansøger«. h) Udtrykket »operationelt budget« henviser til artikel 2 i de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur og »driftsbudgettet« henviser til det almindelige budget (som defineret i artikel 1 i de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur) fraregnet det operationelle budget. i) Udtrykket »forsvarsrelateret kontrakt« henviser til en kontrakt, der indgås af agenturet på områder, hvor medlemsstaterne kan påberåbe sig undtagelsesbestemmelsen i artikel 10 i direktiv 2004/18/EF.

Artikel 2

Tildelingsprincippet og kontrakter opdelt i partier

1. Offentlige kontrakter, der helt eller delvis finansieres over det almindelige budget, skal overholde principperne om klarhed og åbenhed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling.

2. Kontrakterne skal indgås på grundlag af bud indkaldt fra så bred en kreds som muligt undtagen i de tilfælde, hvor proceduren med forhandling, som omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra f), finder anvendelse.

3. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at fritage kontrakten fra at være omfattet af de forpligtelser, der er fastsat i disse bestemmelser. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.

4. Når genstanden for en indkøbskontrakt, en tjenesteydelseskontrakt eller en bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal værdien af hvert enkelt parti tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.

Er partiernes samlede værdi lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 36, finder artikel 3 og 4 anvendelse på hvert enkelt parti, undtagen på partier, hvis anslåede værdi er under 80 000 EUR for tjenesteydelses- eller indkøbskontrakter eller under 1 million EUR for bygge- og anlægskontrakter, forudsat at den samlede værdi af disse undtagne partier ikke overstiger 20 % af den samlede værdi af alle de delkontrakter, der indgår i det pågældende udbud.

5. Når et påtænkt køb af ensartede leverancer kan opsplittes i en række sideløbende kontrakter om adskilte partier, tages den samlede anslåede værdi af alle disse partier som grundlag for fastsættelsen af den relevante beløbsgrænse.

Artikel 3

Offentliggørelse

1. Med undtagelse af hemmelige kontrakter og andre bestemmelser fastsat heri om forsvarsrelaterede kontrakter offentliggøres alle kontrakter, hvis værdi ligger over de beløbsgrænser, der er fastsat i direktiv 2004/18/EF, i Den Europæiske Unions Tidende.

Forudgående offentliggørelse kan kun undlades i tilfælde af kontrakter med lav værdi, der er nævnt i artikel 34, eller medmindre andet er fastsat heri.

Offentliggørelse af visse oplysninger efter tildeling af ordren kan undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens, agenturets eller EU's interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre en loyal konkurrence mellem disse.

2. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 34, skal offentliggøres på passende måde, medmindre andet er fastlagt heri.

Artikel 4

Procedurer for indgåelse af kontrakterne

Proceduren for indgåelse af kontrakter antager en af følgende former:

a) offentligt udbud

b) begrænset udbud

c) projektkonkurrence

d) dynamisk indkøbssystem

e) konkurrencepræget dialog

f) procedure med forhandling.

Artikel 5

Beløbsgrænser og vurdering af kontraktens værdi

1. Medmindre andet er fastsat heri for forsvarsrelaterede kontrakter, fastlægger direktiv 2004/18/EF de beløbsgrænser, der bestemmer:

a) offentliggørelsesreglerne som omhandlet i artikel 3

b) valget af procedure som omhandlet i artikel 4

c) de dertil hørende tidsfrister.

2. Det er den enkelte ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, der vurderer, om de i stk. 1 omhandlede beløbsgrænser er nået.

3. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner agenturet kontrahentens samlede anslåede vederlag.

Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.

Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor agenturet indleder tildelingsproceduren.

4. I forbindelse med rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer skal der tages hensyn til maksimumsværdien af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.

5. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:

a) for så vidt angår forsikringer, den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag

b) for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser, honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag

c) for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering, honorarer, provisioner og andre former for vederlag.

6. Ved tjenesteydelsesaftaler, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:

a) når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter: i) på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for indkøb ii) på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder

b) når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.

7. For tjenesteydelses- eller indkøbskontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:

a) enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til forventede ændringer for så vidt angår mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt, eller

b) den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, der indgås i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller leverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over 12 måneder.

8. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som stilles til entreprenørens rådighed af agenturet.

Artikel 6

Udbud

Der skal i udbudsdokumenterne være en fuldstændig, klar og præcis beskrivelse af, hvad kontrakten drejer sig om.

Artikel 7

Deltagelse i udbud

1. Deltagelsen i udbuddet er åben på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer, der er omfattet af traktaterne, og for alle fysiske og juridiske personer i tredjelande, der har indgået en særlig aftale med De Europæiske Fællesskaber om offentlige indkøb, idet deres deltagelse sker på de i den særlige aftale fastsatte betingelser.

2. Deltagelse i udbudsprocedurer vedrørende forsvarsrelaterede kontrakter er kun åben på lige vilkår for fysiske og juridiske personer, der har den teknologiske og/eller industrielle basis, der er relevant for den relaterede kontrakt, på et område tilhørende en af Den Europæiske Unions medlemsstater eller på et tredjelands område, og som har indgået en administrativ ordning med agenturet om, at fysiske og juridiske personer fra det pågældende land må deltage i udbudsprocedurer vedrørende forsvarsrelaterede kontrakter på de i denne ordning fastsatte betingelser.

3. Sammenslutninger af erhvervsdrivende kan afgive bud eller indgive ansøgning. Agenturet kan ikke kræve, at sammenslutninger af erhvervsdrivende har en bestemt juridisk form for at kunne afgive et bud eller indgive en ansøgning om deltagelse, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.

Artikel 8

WTO-aftalen om offentlige indkøb

Hvis den multilaterale aftale om offentlige indkøb, der er indgået i Verdenshandelsorganisationens regi, finder anvendelse, kan også statsborgere i de lande, der har ratificeret denne aftale, deltage på de i aftalen fastsatte betingelser, medmindre der er tale om forsvarsrelaterede kontrakter.

Artikel 9

Udelukkelseskriterier

1. Fra deltagelse i kontrakter udelukkes enhver ansøger eller bydende:

a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller er begæret taget under en af disse behandlinger, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed, eller som befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning eller nationale forskrifter

b) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om hans faglige hæderlighed

c) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som agenturet bevisligt har konstateret

d) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger eller skat i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor han er etableret, i agenturets land eller i det land, hvor kontrakten skal effektueres

e) som ved en retskraftig dom er dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller en hvilken som helst anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets eller agenturets finansielle interesser

f) som i forbindelse med indgåelse af en anden kontrakt finansieret over fællesskabsbudgettet eller agenturets almindelige budget er fundet skyldig i grov misligholdelse, idet han ikke har overholdt sine kontraktlige forpligtelser.

2. Ansøgere og bydende skal dokumentere, at de ikke befinder sig i en af de i stk. 1 nævnte situationer, jf. dog artikel 41.

Artikel 10

Ingen interessekonflikt eller urigtige oplysninger

Fra tildeling af en ordre udelukkes enhver ansøger eller bydende, der i forbindelse med indgåelsen af den pågældende kontrakt:

a) befinder sig i en interessekonflikt

b) har afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som agenturet har krævet med henblik på deres deltagelse i den pågældende kontrakt, eller ikke har forelagt de krævede oplysninger.

Artikel 11

Central database

Agenturet opretter en central database med detaljerede oplysninger om ansøgere og bydende, der befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 9 og 10. Det eneste formål med denne database er under iagttagelse af fællesskabsbestemmelserne om behandling af personoplysninger at sikre en korrekt anvendelse af artikel 9 og 10.

Artikel 12

Administrative eller økonomiske sanktioner

Ansøgere eller bydende, der befinder sig i en af de i artikel 9 og 10 nævnte udelukkelsessituationer, kan af agenturet pålægges administrative eller økonomiske sanktioner efter at have fået lejlighed til at fremsætte deres bemærkninger.

Sanktionerne kan bestå i:

a) udelukkelse af ansøgeren eller den bydende fra kontrakter finansieret over agenturets almindelige budget i en periode på højst fem år

b) finansielle sanktioner over for kontrahenten i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 9, stk. 1, litra f), og over for ansøgeren eller den bydende i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 10, når der er tale om virkelig alvorlige forhold, dog således at sanktionerne ikke kan overstige værdien af den pågældende kontrakt.

De pålagte sanktioner skal stå i forhold til kontraktens størrelse og alvoren af de begåede fejl.

Artikel 13

Udvælgelseskriterier og tildelingsprocedurer

1. De udvælgelseskriterier, der skal gøre det muligt at vurdere ansøgernes og de bydendes kapacitet, og de tildelingskriterier, der skal gøre det muligt at vurdere buddenes indhold, skal være fastlagt på forhånd og angivet i udbudsdokumenterne.

2. En ordre kan tildeles på grundlag af et udbud, hvor udbyderen antager det billigste bud, eller på grundlag af et udbud, hvor udbyderen antager det økonomisk mest fordelagtige bud.

Artikel 14

Generelle udbudsprincipper

1. Reglerne for afgivelse af bud skal sikre, at der bliver tale om reel konkurrence, og at buddenes indhold hemmeligholdes, indtil de alle åbnes samtidig.

2. Agenturet kan i henhold til artikel 18 kræve en forhåndsgaranti af de bydende for at sikre sig, at de står ved deres bud.

3. Bortset fra kontrakter med en værdi på 60 000 EUR eller derunder, skal ansøgninger om deltagelse eller bud åbnes af et udvalg udpeget til dette formål. Alle bud eller ansøgninger, som udvalget erklærer ikke-forskriftsmæssige, afvises.

4. Alle ansøgninger eller bud, som udvalget erklærer forskriftsmæssige, vurderes efter de udvælgelses- og tildelingskriterier, der på forhånd er fastsat i udbudsdokumenterne, af et udvalg udpeget til dette formål, der indstiller ordremodtageren.

Artikel 15

Kontakter mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende

1. Under hele udbudsproceduren skal eventuelle kontakter mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende foregå på en måde, der sikrer klarhed, åbenhed og ligebehandling, jf. betingelserne i stk. 2 og 3. Sådanne kontakter må ikke medføre ændring af aftalebetingelserne eller indholdet af det oprindelige bud.

2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan agenturet for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 49:

a) på de bydendes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om, og disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de bydende, der har udbedt sig udbudsbetingelserne

b) på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre konkrete mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for indkaldelsen af bud.

3. Hvis, efter åbningen af buddene, et bud gør det nødvendigt at indhente yderligere oplysninger, eller hvis åbenlyse skrivefejl i affattelsen af buddet skal rettes, kan agenturet kontakte den bydende, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.

4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, udfærdiges der et notat, der vedlægges sagen.

5. Hvad angår kontrakter om juridiske tjenesteydelser som omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF og forsvarsrelaterede kontrakter, kan agenturet tage de nødvendige kontakter til de bydende for at kontrollere udvælgelses- og/eller tildelingskriterierne.

Artikel 16

Meddelelse til ansøgere og bydende

1. Den kompetente anvisningsberettigede udpeger ordremodtageren under overholdelse af de udvælgelses- og tildelingskriterier, der på forhånd er fastsat i udbudsdokumenterne, samt af reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter.

2. Agenturet skal oplyse alle ansøgere og bydende, hvis ansøgning eller bud er blevet afvist, om årsagen hertil, og den skal oplyse alle bydende, der har fremsat et forskriftsmæssigt bud, og som skriftligt anmoder herom, om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, samt opgive navnet på ordremodtageren. Meddelelse af visse oplysninger kan imidlertid undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens, agenturets eller EU's interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre loyal konkurrence mellem disse.

Agenturet skal samtidig med, at de afviste ansøgere eller bydende underrettes om, at deres bud eller ansøgninger er blevet afvist, underrette de valgte bydende om tildelingsafgørelsen og præcisere, at denne afgørelse ikke er et tilsagn fra agenturets side.

Artikel 17

Annullering eller undladelse af procedure

Agenturet kan, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten undlade at indgå kontrakten eller annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse. En eventuel beslutning herom skal begrundes og meddeles ansøgerne eller de bydende.

Artikel 18

Garantier

1. Agenturet kan og skal i visse tilfælde, der fastsættes nedenfor, kræve en forhåndsgaranti af kontrahenterne med henblik på:

a) at sikre, at kontrakten gennemføres på tilfredsstillende måde

b) at begrænse de økonomiske risici, der er forbundet med periodeafgrænsningsposter.

2. Agenturet kan kræve en tilbudsgaranti svarende til 1-2 % af den pågældende kontrakts samlede værdi. Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien bringes i anvendelse, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis budget senere trækkes tilbage.

3. Hvis der af leverandører, kontrahenter eller tjenesteydere kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan bringes i anvendelse. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan erstattes af en personlig selvskyldnerkaution stillet af tredjemand, der kan accepteres af agenturet. Garantien udtrykkes i euro. Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist, eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.

4. Den anvisningsberettigede kan kræve en opfyldelsesgaranti i overensstemmelse med de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter og i overensstemmelse med de særlige aftalebetingelser, der gælder for bygge- og anlægskontrakter. En sådan garanti er obligatorisk for bygge- og anlægskontrakter til en værdi af over 345 000 EUR. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger. Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelser, leverancer eller bygge- og anlægsarbejder. Garantierne frigøres på de betingelser, der er fastsat i kontrakten, undtagen i de tilfælde, hvor kontrakten ikke gennemføres, gennemføres på utilfredsstillende måde eller gennemføres med forsinkelse. I så fald tilbageholdes en del af garantien svarende til det lidte tab.

5. Der kræves en garanti i forbindelse med periodeafgrænsningsposter, der overstiger 150 000 EUR eller i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 42, stk. 6.

Når kontrahenten er et offentligt organ, kan den kompetente anvisningsberettigede dog afhængigt af sin risikovurdering undlade at kræve denne forpligtelse opfyldt.

Garantien frigøres i takt med, at periodeafgrænsningsposten afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller saldobetalinger til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.

Artikel 19

Fejlbehæftet procedure

1. Hvis indgåelsen eller gennemførelsen af en kontrakt er behæftet med enten væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller med svig, suspenderer agenturet gennemførelsen af den pågældende kontrakt. Kontrakter suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl og uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages opfyldelsen af kontrakten snarest muligt (og agenturet forlænger tidsfristen for kontrakten).

2. Hvis sådanne fejl, uregelmæssigheder eller svigagtige fremgangsmåder kan tilskrives kontrahenten, kan agenturet endvidere nægte at foretage en udbetaling eller inddrive allerede udbetalte beløb i et omfang, der er proportionalt med alvoren af de pågældende fejl, uregelmæssigheder eller svigagtige fremgangsmåder.

3. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, der skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for agenturets budget.

KAPITEL 2

GENNEMFØRELSESBESTEMMELSER

Artikel 20

Rammeaftaler og enkeltkontrakter

1. Ved »rammeaftale« forstås en aftale indgået mellem agenturet og en eller flere erhvervsdrivende med det formål at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode, især med hensyn til pris og i givet fald påtænkte mængder. Når en rammeaftale indgås med flere erhvervsdrivende, skal der være mindst tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal erhvervsdrivende, der opfylder udvælgelseskriterierne, og/eller et tilstrækkeligt antal relevante tilbud, der opfylder tildelingskriterierne.

En rammeaftale med flere erhvervsdrivende kan have form af adskilte kontrakter, som indgås på identiske vilkår.

Rammeaftaler må højst gælde for en periode på fire år, undtagen i særlige tilfælde, som er behørigt begrundet navnlig i rammeaftalens formål.

Agenturet må ikke anvende rammeaftaler i urimeligt omfang eller på en måde, der forhindrer, begrænser eller fordrejer konkurrencen.

Rammeaftaler sidestilles med indkøbskontrakter for så vidt angår tildelingsproceduren, herunder offentliggørelse.

2. Enkeltkontrakter baseret på rammeaftaler indgås på de betingelser, der er fastsat i rammeaftalen, og kun mellem agenturet og de erhvervsdrivende, der oprindelig var parter i rammeaftalen.

Når der indgås enkeltkontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammeaftalens vilkår, navnlig ikke i det i stk. 3 omhandlede tilfælde.

3. Når en rammeaftale indgås med en enkelt erhvervsdrivende, indgås enkeltkontrakter på de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen.

Agenturet kan i forbindelse med indgåelsen af sådanne enkeltkontrakter skriftligt konsultere den erhvervsdrivende, der er part i rammeaftalen, og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit tilbud.

4. Enkeltkontrakter baseret på rammeaftaler, som indgås med en række erhvervsdrivende, tildeles i overensstemmelse med følgende ordninger:

a) på grundlag af de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence

b) hvis ikke alle vilkårene er fastsat i rammeaftalen, efter at der er iværksat en fornyet konkurrence mellem parterne på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne i rammeaftalen.

For hver enkeltkontrakt der indgås efter ordningerne i stk. 1, litra b), konsulterer agenturet skriftligt de erhvervsdrivende, der kan gennemføre kontrakten og fastsætter en tilstrækkelig lang frist til indgivelse af tilbud. Buddene indsendes skriftligt. Agenturet tildeler hver enkeltkontrakt til den bydende, der har afgivet det bedste tilbud på grundlag af tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammeaftalen.

5. Kun i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af rammeaftaler skal der på forhånd være indgået en budgetmæssig forpligtelse.

Artikel 21

Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF

1. I tilfælde af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF, skal der offentliggøres en forhåndsmeddelelse, en udbudsbekendtgørelse og en meddelelse om ordretildeling.

2. En forhåndsmeddelelse er en meddelelse, hvorved agenturet til orientering oplyser den forventede samlede værdi af de kontrakter — fordelt på kategorier af tjenesteydelser eller produktgrupper — og de væsentligste karakteristika ved de bygge- og anlægskontrakter, de forventer at indgå i løbet af regnskabsåret. Forhåndsmeddelelsen er kun obligatorisk, hvis den forventede samlede værdi af kontrakterne er lig med eller overstiger beløbsgrænserne i artikel 35, og hvis agenturet agter at gøre brug af muligheden for at afkorte tidsfristen for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 48, stk. 4.

Forhåndsmeddelelsen sendes til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (Publikationskontoret) så hurtigt som muligt og under alle omstændigheder inden den 31. marts i hvert regnskabsår for så vidt angår indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet for så vidt angår bygge- og anlægskontrakter.

Hvis agenturet offentliggør forhåndsmeddelelsen i sin køberprofil, sender det elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er anført i bilag VIII, nr. 3, til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.

3. Agenturet tilkendegiver gennem en udbudsbekendtgørelse, at det agter at igangsætte en udbudsprocedure. Når det drejer sig om kontrakter, hvis anslåede beløb er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 36, stk. 1, litra a) og c), er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af en rammeaftale.

Hvis agenturet ønsker at indgå en enkeltkontrakt, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, tilkendegiver det sin hensigt herom ved en forenklet udbudsbekendtgørelse.

Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, som er omhandlet i artikel 29, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.

Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og sted for åbningsudvalgets møde, som de bydende kan deltage i, med undtagelse af forsvarsrelaterede kontrakter.

Hvis agenturet ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør det en meddelelse herom.

4. Resultaterne af udbudsproceduren meddeles i en særlig meddelelse om ordretildeling. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 36, er en sådan meddelelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af en rammeaftale.

Meddelelsen om ordretildelingen sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter procedurens afslutning, regnet fra det tidspunkt, hvor kontrakten underskrives.

Meddelelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I sådanne tilfælde sendes de til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter udløbet af hvert kvartal.

Hvis agenturet har afholdt en projektkonkurrence, sender det en meddelelse til Publikationskontoret om resultaterne af konkurrencen.

5. Meddelelser og bekendtgørelser udformes efter de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.

Artikel 22

Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF

1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 35 og 36, og tjenesteydelseskontrakter, der er nævnt i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF samt forsvarsrelaterede kontrakter med undtagelse af hemmelige kontrakter, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer, at der:

a) hvis der ikke er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 21, offentliggøres en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelse, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i artikel 33, stk. 1

b) årligt offentliggøres en liste over kontrahenter med angivelse af den tildelte ordres genstand og beløb for kontrakter, hvis værdi er lig med eller ligger over 25 000 EUR.

Offentliggørelse, jf. stk. 1, litra b), er ikke obligatorisk for enkeltkontrakter baseret på en rammeaftale eller for forsvarsrelaterede kontrakter.

2. I forbindelse med kontrakter om fast ejendom offentliggøres årligt en særskilt liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for den tildelte ordre og kontraktbeløbet. I forbindelse med kontrakter, der er erklæret hemmelige i henhold til artikel 31, stk. 1, litra j), sendes der årligt til styringskomitéen en særskilt liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for den tildelte ordre og kontraktbeløbet.

3. Med undtagelse af forsvarsrelaterede kontrakter sendes oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i ovennævnte artikel 33, stk. 1, til Publikationskontoret. Det skal ske senest den 31. marts efter afslutningen af regnskabsåret for så vidt angår de årlige lister over kontrahenter.

For de øvrige kontrakter, med undtagelse af hemmelige kontrakter, foretages den forudgående offentliggørelse og offentliggørelsen af den årlige liste over kontrahenter på agenturets hjemmeside på internettet; den efterfølgende offentliggørelse finder sted senest den 31. marts i det følgende regnskabsår. Offentliggørelsen kan også finde sted i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 23

Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser

1. Publikationskontoret offentliggør, i Den Europæiske Unions Tidende, de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 21 og 22, senest 12 kalenderdage, efter at de er afsendt.

Den i stk. 1 omhandlede frist nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 50.

2. Agenturet skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.

Artikel 24

Andre former for offentliggørelse

1. Ud over de foranstaltninger til offentliggørelse, som er angivet i artikel 21, 22 og 23, kan kontrakter gøres til genstand for offentliggørelse af enhver anden form for meddelelse, herunder i elektronisk form. Der skal i den forbindelse henvises til den udbudsbekendtgørelse, der er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende som omhandlet i artikel 23, og offentliggørelsen af meddelelsen må ikke ligge forud for udbudsbekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.

2. En sådan meddelelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller bydende eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er blevet offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 25

Typer af procedurer, der anvendes ved indgåelse af kontrakter

1. Tildelingen af en ordre sker for offentligt og begrænset udbud og proceduren med forhandling (herunder konkurrencepræget dialog) efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende eller — for proceduren med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse — eventuelt efter en projektkonkurrence.

2. Et udbud er offentligt, hvis alle interesserede erhvervsdrivende kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 29. Udbuddet er begrænset, hvis alle erhvervsdrivende kan anmode om at deltage, men kun de ansøgere, der opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 42, og som — samtidigt og skriftligt — opfordres hertil af agenturet, kan afgive bud eller fremlægge en løsning i henhold til den procedure med konkurrencepræget dialog, som er omhandlet i artikel 30.

Udvælgelsesproceduren kan enten gennemføres i forbindelse med hver enkelt kontrakt, også i tilfælde af konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over egnede ansøgere som led i den procedure, der er omhandlet i artikel 33.

3. Ved procedurer med forhandling vælger agenturet selv, hvilke bydende det vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 42, og forhandler kontraktvilkårene med én eller flere af disse.

Ved procedurer med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 32, opfordrer agenturet samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.

4. Projektkonkurrence er en procedure, hvorved agenturet, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et vurderingsudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden prisuddeling.

Artikel 26

Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller procedure med forhandling

1. Ved begrænset udbud, herunder den procedure, der er omhandlet i artikel 33, må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Agenturet kan desuden fastsætte, at det maksimale antal bydende skal være 20, afhængigt af kontraktgenstanden og udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I dette tilfælde meddeles det maksimale og minimale antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 21 og 22.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

2. Ved proceduren med forhandling og ved et begrænset udbud efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:

a) kontrakter, hvis værdi udgør et meget lille beløb som omhandlet i artikel 34, stk. 3

b) kontrakter om juridiske tjenesteydelser som omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF

c) kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 31, stk. 1, litra j)

d) de tilfælde, der er omhandlet i artikel 31, hvor agenturet har ret til kun at forhandle med en enkelt bydende eller til kun at indgå kontrakt med en enkelt erhvervsdrivende.

3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne eller minimumskravene, er lavere end det minimumsantal, der er angivet i stk. 1 og 2, kan agenturet gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at afgive tilbud. Agenturet må til gengæld ikke lade proceduren omfatte andre erhvervsdrivende, som ikke har ansøgt om deltagelse, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.

Artikel 27

Ordninger for procedure med forhandling

Agenturet forhandler med de bydende om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 21, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud. Agenturet sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af de bydende under forhandlingerne.

Når agenturet i henhold til artikel 32 kan indgå kontrakter med anvendelse af en forhandlingsprocedure efter at have offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan det lade proceduren afvikle med forhandling i etaper med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.

Artikel 28

Projektkonkurrence

1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen. Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.

2. Vurderingsudvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede. Vurderingsudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en konkurrence, skal mindst en tredjedel af vurderingsudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.

Vurderingsudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.

3. Vurderingsudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger. Ansøgerne forbliver anonyme, indtil vurderingsudvalget har afgivet udtalelse. Vurderingsudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.

4. Agenturet træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for dette valg set i lyset af de kriterier, der på forhånd var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis agenturet afviger fra forslagene i vurderingsudvalgets udtalelse.

Artikel 29

Dynamisk indkøbssystem

1. Et dynamisk indkøbssystem, som omhandlet i artikel 1, stk. 6, og i artikel 33 i direktiv 2004/18/EF, er en fuldt elektronisk indkøbsproces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver erhvervsdrivende, der opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og de eventuelle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.

2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør agenturet en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der er tale om et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.

I udbudsbetingelserne præciseres det blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og der anføres alle nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.

3. Agenturet giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed alle erhvervsdrivende mulighed for at afgive et vejledende tilbud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. Det afslutter vurderingen senest 15 dage efter, at det vejledende tilbud er afgivet. Det kan dog forlænge vurderingsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden foretages noget udbud.

Agenturet underretter snarest muligt de bydende om, at de er blevet optaget i det dynamiske indkøbssystem eller om, at deres tilbud er blevet afslået.

4. Hver enkelt kontrakt skal udbydes. Inden dette udbud iværksættes, offentliggør agenturet en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de berørte erhvervsdrivende opfordres til at afgive et vejledende tilbud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. Agenturet iværksætter først et udbud, når det har afsluttet vurderingen af alle de vejledende tilbud, der er afgivet inden for denne frist.

Agenturet opfordrer alle de bydende, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. Det tildeler kontrakten til den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af de tildelingskriterier, der er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.

5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.

Agenturet må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.

Der må ikke pålægges interesserede erhvervsdrivende eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.

Artikel 30

Konkurrencepræget dialog

1. I tilfælde af særlig komplekse kontrakter kan agenturet, i den udstrækning det mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til den, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.

En kontrakt betragtes som »særlig kompleks«, når agenturet ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske vilkår, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige og/eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.

2. Agenturet offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i denne bekendtgørelse og/eller i et beskrivende dokument.

3. Agenturet indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 42 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.

Under dialogen sikrer agenturet, at alle bydende behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en deltager i dialogen har meddelt, behandles fortroligt, medmindre deltageren samtykker i, at de videregives.

Agenturet kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.

4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer agenturet deltagerne til at afgive deres endelige bud på grundlag af den løsning eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse tilbud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.

På agenturets anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog medfører, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.

Efter anmodning fra agenturet kan den bydende, hvis tilbud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af tilbuddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i tilbuddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af tilbuddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.

5. Agenturet kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.

Artikel 31

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

1. Agenturet kan uanset kontraktens forventede værdi anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:

a) når der, i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud, enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 37, ikke ændres væsentligt

b) når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt erhvervsdrivende

c) i det omfang det er strengt nødvendigt, når det i forbindelse med kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF, af tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives agenturet, er umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder ved de andre former for udbud, og som er omhandlet i artikel 48, 49 og 50

d) når en tjenesteydelseskontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket fald alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne

e) ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete forhold er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet, jf. stk. 2

f) ved nye tjenesteydelser eller arbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den erhvervsdrivende, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af agenturet, forudsat at disse tjenesteydelser eller arbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt var omfattet af en oprindelig kontrakt, som var indgået i henhold til procedurerne for offentlige eller begrænsede udbud, jf. stk. 3

g) ved indkøbskontrakter: i) ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for agenturet at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; varigheden af sådanne kontrakter må ikke overstige tre år ii) når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger iii) når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs iv) ved indkøb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning

h) ved kontrakter om fast ejendom, efter undersøgelse af det lokale marked

i) ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser som omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF, forudsat at de offentliggøres på passende vis

j) ved kontrakter, som agenturet erklærer hemmelige, eller hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af agenturets, en eller flere deltagende medlemsstaters eller EU's væsentlige interesser kræver det

k) ved kontrakter til en værdi af 60 000 EUR eller derunder

l) ved kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF

m) ved kontrakter, som hverken er omfattet af direktiv 2004/18/EF eller omhandlet andetsteds i dette stykke, og hvor der er offentliggjort en indkaldelse af interessetilkendegivelser

n) ved kontrakter, som kun kan indgås med en bestemt erhvervsdrivende, fordi der er foretaget væsentlige indledende investeringer i forbindelse med forsvarsmateriel eller -teknologi, med unikke og specifikke forsvarsfaciliteter, eller fordi der skal tages hensyn til sikring af forsyningssikkerheden for forsvarsmateriel eller teknologi eller for at videreudvikle en innovativ forsvarsteknologi, som udvikles af en sådan erhvervsdrivende

o) når Europa-Kommissionen eller en anden europæisk eller international organisation eller organ har indgået en aftale med en bestemt erhvervsdrivende inden for sikkerhedsforskning, og det er hensigtsmæssigt at indgå en forskningskontrakt vedrørende forskning med den samme erhvervsdrivende

p) ved forsvarsrelaterede kontrakter, som skal indgå i et program eller et projekt, som forvaltes i samarbejde med en anden international organisation.

2. Ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, jf. stk. 1, litra e), kan agenturet anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at ordren tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt:

a) når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for agenturet, eller

b) når sådanne tjenesteydelser eller arbejder, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.

Bortset fra forsvarsrelaterede kontrakter må den samlede værdi af supplerende kontrakter ikke overstige 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

3. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra f), skal muligheden for at anvende en sådan procedure med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 36. Denne fremgangsmåde kan kun benyttes inden for en periode på tre år efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

Artikel 32

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

1. Hvis agenturet har offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan det uanset kontraktens forventede værdi anvende proceduren med forhandling i følgende tilfælde:

a) når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser, som dem, der er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 37, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2

b) i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om arbejder, indkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at den bydende ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris

c) når den tjenesteydelse, der skal præsteres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan indgås ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentligt eller begrænset udbud

d) ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når det pågældende arbejde udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger

e) ved de tjenesteydelseskontrakter, der er omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF, jf. dog artikel 31, stk. 1, litra i) og j)

f) dette anfægter ikke artikel 31, stk. 1, for så vidt angår forsvarsrelaterede kontrakter, hvor der hverken er offentliggjort en indkaldelse af interessetilkendegivelse eller en forhåndsmeddelelse.

2. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra a), kan agenturet undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis proceduren med forhandling omfatter alle bydende og kun de bydende, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.

Artikel 33

Indkaldelse af interessetilkendegivelser

1. Indkaldelse af interessetilkendegivelser er en metode til udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud vedrørende kontrakter til en værdi af 60 000 EUR eller derover, jf. dog artikel 31 og 32. Indkaldelse af interessetilkendegivelser skal også, jf. artikel 31 og 32, anvendes til at udvælge ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige udbud vedrørende forsvarsrelaterede kontrakter, uanset kontraktens værdi eller om der anvendes begrænset udbud eller procedure med forhandling.

2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i højst tre år fra det tidspunkt, hvor Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 22, stk. 1, litra a), eller hvor den offentliggøres på agenturets hjemmeside. Enhver interesseret person kan når som helst, indtil tre måneder før listens gyldighedsperiode udløber, indgive en ansøgning. En sådan liste kan inddeles i underkategorier, alt efter hvilken kontrakttype listen er gyldig for.

3. I forbindelse med hver enkeltkontrakt opfordrer agenturet enten alle ansøgere, der er opført på listen, eller visse af dem, udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende kriterier afpasset efter kontrakten, til at afgive bud.

Artikel 34

Kontrakter af lav værdi

1. Under driftsbudgettet kan kontrakter til en værdi af 60 000 EUR eller derunder og for det operationelle budgets vedkommende under 137 000 EUR indgås efter procedure med forhandling og henvendelse til mindst fem ansøgere, jf. dog artikel 31 og 32.

Hvis agenturet efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.

2. Under driftsbudgettet kan kontrakter til en værdi af 25 000 EUR eller derunder og for det operationelle budgets vedkommende under 60 000 EUR indgås efter procedure med forhandling og henvendelse til mindst tre ansøgere.

3. Under driftsbudgettet kan kontrakter til en værdi af 3 500 EUR eller derunder og for det operationelle budgets vedkommende under 5 000 EUR indgås efter indhentning af blot ét bud.

4. Betalinger af beløb, der er mindre end eller lig med 200 EUR kan for udgiftsposter bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående godtagelse af tilbud.

Artikel 35

Beløbsgrænser i forbindelse med forhåndsmeddelelser

Grænserne for offentliggørelse af en forhåndsmeddelelse er som følger:

a) 750 000 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag IIA til direktiv 2004/18/EF

b) 5 278 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter.

Artikel 36

Beløbsgrænser, der anvendes i forbindelse med procedurerne i direktiv 2004/18/EF

De grænser, der er nævnt i artikel 5, er som følger:

a) 137 000 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag IIA til direktiv 2004/18/EF, undtagen de kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i nævnte bilags kategori 8

b) 211 000 EUR for de tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF og de kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i kategori 8 i bilag IIA til det nævnte direktiv

c) 5 278 000 EUR for bygge- og anlægsarbejder.

Artikel 37

Udbudsdokumenter

1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:

a) opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen som led i proceduren i artikel 30

b) de dertil knyttede udbudsbetingelser, der i et bilag indeholder de generelle betingelser, der gælder for kontrakter, eller hvis der er tale om konkurrencepræget dialog, jf. artikel 30, et dokument, der beskriver agenturets behov og krav eller en henvisning til den hjemmeside, hvor sådanne specifikationer eller dokumenter kan konsulteres

c) standardkontrakten.

Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 21-24.

2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:

a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), eventuelt krav om anvendelse af standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder dokumentation for den finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, der er omhandlet i artikel 42, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes

b) at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelserne og de generelle betingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at den bydende, i tilfælde af, at han får tildelt ordren, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse

c) buddenes gyldighedsperiode, hvori den bydende skal stå ved alle betingelserne i sit bud

d) at enhver kontakt mellem agenturet og den bydende er forbudt under udbudsproceduren, undtagen i særlige tilfælde, idet der endvidere angives de nøjagtige betingelser for aflæggelse af et eventuelt besøg på stedet

e) ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for indledningen af høringen.

3. Udbudsbetingelserne indeholder mindst oplysninger om:

a) de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen hvis der er tale om et begrænset udbud, herunder efter en konkurrencepræget dialog, eller en procedure med forhandling med offentliggørelse af forhåndsmeddelelse som omhandlet i artikel 32; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier alene i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser

b) tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, disse kriterier tillægges, med det vigtigste først, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen

c) de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 38

d) hvilke mindstekrav de alternative bud skal opfylde i forbindelse med tildelingsprocedurer, hvor ordren tildeles den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud som omhandlet i artikel 45, stk. 2, når agenturet i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at sådanne alternative bud er tilladt

e) en erklæring om, at afgørelsen af 10. november 2004 truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om privilegier og immuniteter for Det Europæiske Forsvarsagentur og dets personale suppleret med en tillægsprotokol indgået mellem Kongeriget Belgien og agenturet finder anvendelse

f) bevisreglerne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud på de betingelser, der er fastsat i artikel 41

g) i de dynamiske indkøbssystemer, som er omhandlet i artikel 29, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.

4. Standardkontrakten indeholder bl.a. oplysninger om:

a) de sanktioner, der finder anvendelse i tilfælde af, at kontrakten misligholdes

b) de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde

c) den lovgivning, kontrakten er undergivet, og den domstol, der er kompetent i tilfælde af tvister.

5. Agenturet kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten den bydende agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er.

6. I forbindelse med fremsendelsen af tekniske specifikationer til interesserede erhvervsdrivende, ved udvælgelse af erhvervsdrivende og ved tildelingen af kontrakter kan agenturet stille krav til beskyttelse af den fortrolige eller klassificerede karakter af de oplysninger, det fremsender.

7. Med forbehold af bestemmelserne vedrørende forpligtelser med hensyn til offentliggørelse af oplysninger om indgåede kontrakter og meddelelse til ansøgere og bydende, må agenturet ikke offentliggøre oplysninger, som de erhvervsdrivende har fremsendt, og som de har betegnet som fortrolige; sådanne oplysninger omfatter navnlig tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og fortrolige aspekter af tilbud eller ansøgninger om deltagelse. Klassificerede oplysninger, der udveksles mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende, anvendes, fremsendes, lagres, behandles og beskyttes i henhold til Rådets afgørelse 2001/264/EF af 19. marts 2001 om vedtagelse af Rådets sikkerhedsforskrifter (3).

Artikel 38

Tekniske specifikationer

1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og de bydende lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence. Specifikationerne definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller et arbejde set i lyset af den brug, som agenturet agter at gøre heraf.

2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:

a) kvalitetsniveauer

b) overholdelse af miljøkrav

c) når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere

d) niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder

e) brugsegenskaber

f) sikkerhed og dimensioner, herunder — for indkøbskontrakter — handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt — for alle kontrakter — terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering, produktionsprocesser og -metoder

g) for bygge- og anlægskontrakter procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning af bygge- og anlægsarbejder, afprøvning, kontrol og godkendelse samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som agenturet ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.

3. De tekniske specifikationer fastsættes på følgende måde:

a) enten under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencerammer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer. Hver henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«, eller

b) under angivelse af præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktioner, der kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at de bydende kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om og til, at agenturet kan give tilslag, eller

c) ved en kombination af begge dele.

4. Når agenturet benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan det ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når den bydende eller ansøgeren, på en for agenturet tilfredsstillende måde, ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.

En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en afprøvningsrapport fra et anerkendt organ.

5. Når agenturet benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan det ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencerammer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.

Den bydende skal på en passende måde godtgøre til agenturets tilfredshed, at tilbuddet opfylder agenturets krav til funktionsdygtighed og funktionelle krav. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en afprøvningsrapport fra et anerkendt organ.

6. Når agenturet fastsætter miljøegenskaber i form af funktionsdygtighed eller funktionelle krav kan det anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske og multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:

a) De anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller ydelser, som kontrakten handler om.

b) Kravene til mærket er udviklet på grundlag af videnskabelig information.

c) Miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle berørte parter, såsom statslige institutioner, forbrugere, fabrikanter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage.

d) Miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.

Agenturet kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. Agenturet accepterer enhver anden passende dokumentatio