DA Den Europæiske Unions Tidende C 321/1

Afgørelse fra Den Europæiske Ombudsmand om fastlæggelse af gennemførelsesbestemmelser

(2016/C 321/01)

Artikel 1

Definitioner

I disse gennemførelsesbestemmelser forstås ved:

a) »institution«: en institution, et organ, et kontor eller et agentur under Den Europæiske Union

b) »statutten«: Europa-Parlamentets afgørelse vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (1)

c) »Ombudsmanden«: den person, der er valgt af Europa-Parlamentet i henhold til artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde

d) »sekretariatet«: de tjenestemænd og øvrige ansatte, der bistår Ombudsmanden

e) »dokument«: ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser).

Artikel 2

Modtagelse af klager

2.1. Ombudsmanden tager imod klager, der er indgivet skriftligt, enten elektronisk eller på papir. Ombudsmanden træffer passende foranstaltninger til at bistå personer med handicap med at udøve deres ret til at indgive en klage til Ombudsmanden.

2.2. En klager skal angive, hvilke oplysninger i klagen klageren anser for fortrolige. En klagers angivelse af sådanne oplysninger som fortrolige er ikke til hinder for, at Ombudsmanden med henblik på at foretage en undersøgelse fremsender oplysningerne til den berørte institution.

2.3. Ombudsmanden behandler et andragende, som med andragerens samtykke overføres fra Europa-Parlamentet til Ombudsmanden, som en klage.

2.4. I givet fald kan Ombudsmanden med klagerens samtykke overføre en klage til en anden kompetent myndighed.

Artikel 3

Indledende behandling af klager

3.1. Ombudsmanden afgør, om en klage henhører under mandatet, og i givet fald, om den opfylder betingelserne for behandling i henhold til artikel 2 i statutten. Sekretariatet kan anmode klageren om at fremsende yderligere oplysninger eller dokumenter, for at Ombudsmanden kan træffe denne afgørelse.

3.2. Falder en klage uden for Ombudsmandens mandat, eller opfylder den ikke betingelserne for behandling, henlægger Ombudsmanden klagen.

3.3. Ombudsmanden afgør, om der er grundlag for at undersøge en klage, som opfylder betingelserne for behandling. Finder Ombudsmanden ikke, at der er grundlag for at foretage en undersøgelse, henlægger Ombudsmanden klagen.

Artikel 4

Indsamling af oplysninger i forbindelse med undersøgelser

4.1. Når Ombudsmanden finder, at der er grundlag for at indlede en undersøgelse, identificerer Ombudsmanden klagerens påstande, der falder inden for undersøgelsens rammer.

4.2. Ombudsmanden kan anmode den berørte institution om at fremkomme med et svar i forbindelse med disse påstande. Ombudsmanden kan også anmode den berørte institution om, at den i sit svar anfører sine synspunkter om specifikke aspekter af påstandene og om specifikke spørgsmål, der har tilknytning til eller forbindelse med klagen.

4.3. Ombudsmanden kan anmode en institution om at sende oplysninger eller dokumenter til Ombudsmanden. Ombudsmanden kan i samråd med den berørte institution også lade de relevante dokumenter kontrollere.

4.4. Institutionens svar i forbindelse med de i punkt 4.2. og 4.3. nævnte anliggender skal gives inden for den af Ombudsmanden fastsatte frist, som normalt ikke overstiger tre måneder. Den nøjagtige frist for at give et svar skal være rimelig under hensyntagen til undersøgelsens kompleksitet og hastende karakter. Finder Ombudsmanden, at undersøgelsen er af offentlig interesse, skal svarfristen være så kort, som det med rimelighed er muligt. Er den berørte institution ikke i stand til at give Ombudsmanden et svar inden for den fastsatte frist, skal den fremsætte en begrundet anmodning om en forlængelse.

4.5. Ombudsmanden kan anmode den berørte institution om at arrangere et møde med Ombudsmanden med henblik på at præcisere spørgsmål, der falder inden for undersøgelsens rammer.

4.6. Ombudsmanden kan anmode tjenestemænd eller øvrige ansatte i en institution om at afgive vidneforklaring i overensstemmelse med bestemmelserne i statutten. Ombudsmanden kan beslutte, at den person, der afgiver vidneforklaring, gør dette i fortrolighed.

4.7. Ombudsmanden kan med henblik på at foretage en undersøgelse via en medlemsstats faste repræsentation anmode den pågældende medlemsstat om at fremsende oplysninger eller dokumenter i forbindelse med de påståede fejl eller forsømmelser begået af en institution, i overensstemmelse med bestemmelserne i statutten.

4.8. Når en institution eller en medlemsstat fremsender oplysninger eller dokumenter til Ombudsmanden i henhold til punkt 4.2., 4.3., 4.5. eller 4.7., skal det tydeligt angives, hvilke oplysninger der anses som fortrolige. Ombudsmanden videregiver ikke sådanne fortrolige oplysninger, hverken til klageren eller til offentligheden, uden forudgående samtykke fra den berørte institution eller medlemsstat.

4.9. Yder en institution eller en medlemsstat ikke Ombudsmanden den bistand, der er beskrevet i punkt 4.2., 4.3., 4.5. eller 4.7., minder Ombudsmanden den berørte institution eller medlemsstat om, hvorfor denne bistand er nødvendig. Kan anliggendet efter drøftelse med den berørte institution eller medlemsstat ikke løses til Ombudsmandens tilfredshed, underretter Ombudsmanden Europa-Parlamentet og anmoder det om at træffe de foranstaltninger, det måtte finde hensigtsmæssige.

4.10. Ombudsmanden kan med henblik på at foretage en undersøgelse anmode klageren eller enhver tredjepart om at fremsende oplysninger eller dokumenter til Ombudsmanden eller præcisere oplysninger eller dokumenter, der allerede er fremsendt til Ombudsmanden. Ombudsmanden kan også anmode om et møde med klageren med henblik på at præcisere spørgsmål, der falder inden for undersøgelsens rammer.

4.11. Ombudsmanden kan bestille de undersøgelser eller ekspertrapporter, han eller hun måtte finde relevante for undersøgelsen.

Artikel 5

Forslag til løsninger

5.1. Finder Ombudsmanden, at en klage kan løses, søger Ombudsmanden at finde en løsning sammen med den berørte institution.

5.2. Den berørte institution skal svare på Ombudsmandens forslag til en løsning inden for en fastsat frist, som normalt ikke overstiger tre måneder. Den nøjagtige frist for at give et svar skal være rimelig under hensyntagen til undersøgelsens kompleksitet og hastende karakter. Finder Ombudsmanden, at undersøgelsen er af offentlig interesse, skal svarfristen være så kort, som det med rimelighed er muligt. Er den berørte institution ikke i stand til at give Ombudsmanden et svar inden for den fastsatte frist, skal den fremsætte en begrundet anmodning om en forlængelse.

5.3. Ombudsmanden udleverer en genpart af forslaget til en løsning til klageren og institutionens svar på dette forslag efter at have modtaget svaret fra den berørte institution. Klageren kan fremsende bemærkninger til Ombudsmanden inden for én måned.

Artikel 6

Konklusioner og henstillinger

6.1. Ombudsmanden kan fremsætte forslag til forbedringer vedrørende spørgsmål med relation til undersøgelsen i forbindelse med en undersøgelse.

6.2. Konstaterer Ombudsmanden, at der ikke foreligger fejl eller forsømmelser, at der er fundet et løsning, eller at der ikke er grund til at foretage yderligere undersøgelser, afsluttes undersøgelsen med en afgørelse med angivelse af konklusionerne. Ombudsmanden sender afgørelsen til klageren og til den berørte institution.

6.3. Konstaterer Ombudsmanden fejl eller forsømmelser, fremsætter Ombudsmanden en passende henstilling/passende henstillinger til den berørte institution i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten og anmoder den berørte institution om at fremsætte en udtalelse om henstillingen/henstillingerne inden tre måneder. Det skal angives i udtalelsen, om, og i givet fald hvordan, institutionen har efterkommet eller har til hensigt at efterkomme henstillingen/henstillingerne. Ombudsmanden fremsender udtalelsen til klageren, som kan fremsende bemærkninger hertil inden for én måned.

6.4. Får Ombudsmanden kendskab til, at der er indledt en retssag vedrørende det forhold, der er genstand for Ombudsmandens undersøgelse, afslutter Ombudsmanden undersøgelsen og informerer klageren og institutionen.

Artikel 7

Afslutning af undersøgelser med konstatering af fejl eller forsømmelser og beretninger til Parlamentet

7.1. Efter at have analyseret udtalelsen fra den berørte institution og de bemærkninger, klageren måtte have fremsendt i overensstemmelse med artikel 6.3. i denne afgørelse, kan Ombudsmanden afslutte undersøgelsen og fremsætte endelige konklusioner.

7.2. Ombudsmanden rapporterer regelmæssigt til Europa-Parlamentet om sine undersøgelser, herunder i form at en årsberetning.

7.3. Ombudsmanden kan fremlægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet om enhver undersøgelse, hvor Ombudsmanden konstaterer fejl eller forsømmelser, og som Ombudsmanden anser for at være af betydelig interesse for offentligheden.

Artikel 8

Undersøgelser på eget initiativ

8.1. Ombudsmanden foretager undersøgelser på eget initiativ, som Ombudsmanden finder berettigede.

8.2. De procedurer, der gælder for undersøgelser indledt på grundlag af en klage, finder anvendelse på undersøgelser på eget initiativ i det omfang, de er relevante.

Artikel 9

Procedureregler

9.1. Finder Ombudsmanden det hensigtsmæssigt, kan Ombudsmanden tage skridt til at sikre, at en klage behandles med høj prioritet, under hensyntagen til strategiske mål.

9.2. Ombudsmanden skal i fornødent omfang holde klageren informeret om udviklingen af en undersøgelse. Finder Ombudsmanden det nødvendigt, at klageren afklarer aspekter af en institutions svar til Ombudsmanden, kan Ombudsmanden beslutte at fremsende svaret fra den berørte institution til klageren. Beslutter Ombudsmanden at gøre dette, kan Ombudsmanden også udlevere en genpart af Ombudsmandens brev til institutionen til klageren med anmodning om et svar.

9.3. Ombudsmanden kan offentliggøre ikke-fortrolige oplysninger om udviklingen af en undersøgelse. Navnlig i undersøgelser af offentlig interesse kan Ombudsmanden offentliggøre de breve, som Ombudsmanden sender til institutionerne eller medlemsstaterne, og svarene herpå.

9.4. Ombudsmanden opbevarer kun dokumenter, som en institution eller en medlemsstat har udleveret i forbindelse med en undersøgelse, og som den pågældende institution eller medlemsstat har anset som fortrolige, så længe undersøgelsen er i gang, og fristen for behandling af en anmodning om fornyet sagsbehandling ikke er udløbet. Ombudsmanden kan anmode en institution eller medlemsstat om at opbevare sådanne dokumenter i en periode på mindst fem år på grundlag af en meddelelse om, at Ombudsmanden ikke længere opbevarer dokumenterne.

9.5. Klageren har ret til at få indsigt i Ombudsmandens sagsakter vedrørende klagen, når klageren anmoder om fornyet sagsbehandling i henhold til artikel 10 i denne afgørelse, med undtagelse af dokumenter, som en institution, en medlemsstat eller Ombudsmanden har anset som fortrolige, og med undtagelse af andre fortrolige oplysninger i sagsakterne.

9.6. Ombudsmanden vedtager regler om aktindsigt i dokumenter på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001 (2).

9.7. Ombudsmanden kan med henblik på at beskytte klagerens eller en tredjeparts legitime interesser klassificere oplysninger i en klage eller i andre dokumenter som fortrolige på Ombudsmandens eget initiativ.

9.8. Ombudsmanden behandler utilstedelige henvendelser og klager, der indebærer en procedurefordrejning, i overensstemmelse med retningslinjer, som Ombudsmanden har vedtaget med dette formål.

9.9. Ombudsmanden kan beslutte at afbryde en undersøgelse efter anmodning fra klageren. Dette er ikke til hinder for, at Ombudsmanden kan indlede en undersøgelse på eget initiativ af klagens genstand.

9.10. Ombudsmanden kan afslutte en undersøgelse, hvis klageren ikke har fremsendt oplysninger eller bemærkninger, der måtte være anmodet om.

Artikel 10

Anmodninger om fornyet sagsbehandling

10.1. En klager har ret til at anmode om fornyet sagsbehandling af en afgørelse truffet i henhold til artikel 3.2. og 3.3. i denne afgørelse og af enhver konklusion i en afgørelse om at afslutte en undersøgelse, med undtagelse af en konstatering af fejl eller forsømmelser.

10.2. De detaljerede regler om, hvordan Ombudsmanden skal behandle anmodninger om fornyet sagsbehandling, fastsættes i en afgørelse fra Ombudsmanden.

Artikel 11

Uddelegering af klagebehandling

Ombudsmanden kan uddelegere dele af klagebehandlingen til sekretariatet. Sekretariatet informerer klageren om retten til at anmode Ombudsmanden om at gennemgå enhver afgørelse, der træffes af sekretariatet.

Artikel 12

Samarbejde med ombudsmænd og tilsvarende organer i medlemsstaterne

Ombudsmanden kan samarbejde med ombudsmænd og tilsvarende organer i medlemsstaterne, herunder gennem det europæiske netværk af ombudsmænd.

Artikel 13

Sprog

13.1. Enhver person kan skrive til Ombudsmanden på et af traktaternes sprog om ethvert anliggende, der falder inden for Ombudsmandens kompetence. Ombudsmanden udarbejder svaret på det pågældende traktatsprog.

13.2. Klager kan forelægges Ombudsmanden på et af traktaternes sprog. Ombudsmanden kommunikerer med en klager på det pågældende sprog.

13.3. Under særlige omstændigheder kan Ombudsmanden anmode institutionerne om at udlevere genparter af relevante dokumenter på klagerens sprog. Ved fremsættelsen af en sådan anmodning skal Ombudsmanden sikre, at den står i et rimeligt forhold til klagerens behov, og at det sker under rimelig hensyntagen til institutionernes ressourcer.

Artikel 14

Ikrafttrædelse

14.1. Ombudsmanden ophæver de gennemførelsesbestemmelser, der blev vedtaget den 8. juli 2002, som ændret den 5. april 2004 og den 3. december 2008.

14.2. Denne afgørelse træder i kraft den 1. september 2016. Den finder anvendelse på alle undersøgelser, der er i gang på denne dato, alle undersøgelser, der er indledt på denne dato, og alle klager, som Ombudsmanden endnu ikke har taget stilling til på denne dato.

14.3. Ombudsmanden underretter Europa-Parlamentets formand om denne afgørelse.

14.4. Ombudsmanden offentliggør denne afgørelse i Den Europæiske Unions Tidende og på Ombudsmandens websted.

Udfærdiget i Strasbourg, den 20. juli 2016. Emily O'REILLY Den Europæiske Ombudsmand

(1) Vedtaget af Parlamentet den 9. marts 1994 (EFT L 113 af 4.5.1994, s. 15) og ændret ved dets afgørelser af 14. marts 2002 (EFT L 92 af 9.4.2002, s. 13) og 18. juni 2008 (EUT L 189 af 17.7.2008, s. 25).

(2) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43).