ÅRSBERETNING 1998

(1999/C 300/01)

Strasbourg, februar 1999

HR. JOSÉ MARÍA GIL-ROBLES GIL-DELGADO

Formand

for Europa-Parlamentet Rue Wiertz B - 1047 Bruxelles

I overensstemmelse med artikel 138 E, stk. 1, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og artikel 3, stk. 8, i Europa-Parlamentets afgørelse vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans erhverv forelægger jeg hermed min beretning for 1998.

Jacob SÖDERMAN

Europæisk ombudsmand

INHOLD

>TABELPOSITION>

1. FORORD

Etablering af Den Europæiske Ombudsmands kontor var et af Maastricht-traktatens vigtigste resultater i forbindelse med unionsborgerskabet. Muligheden for at henvende sig til ombudsmanden er en af de rettigheder, der følger med unionsborgerskabet, og som garanteres af Fællesskabets love. I min første årsberetning (1995) meddelte jeg, at jeg ville foreslå mulige reformer og ændringer i mandatet, beføjelser eller procedurer for Den Europæiske Ombudsmands kontor i årsberetningen for 1998 på baggrund af den erfaring, kontoret havde opnået, siden det begyndte sit arbejde i september 1995. En stor del af dette forord gælder derfor realiseringen af denne forpligtelse. Formålet er at overveje, hvad der stadig er behov for for fuldt ud at etablere ombudsmandens kontor, så det kan tjene EU's borgere så effektivt som muligt.

For det første vil jeg gerne oplyse læserne om, at strukturen for denne årsberetning er den samme som for de to foregående fulde aktivitetsår, 1996 og 1997. Der er dog tale om en væsentlig ændring, hvad angår udvælgelse af sager til præsentation i rapporten. De tidligere årsberetninger indeholdt samtlige sager, der var afsluttet efter en undersøgelse. Dette var nyttigt i kontorets første år for at give et komplet billede af ombudsmandens arbejde. Men det voksende antal sager betyder, at det ikke længere kan forsvares at tage dem alle med ud fra hensynet til borgernes behov, idet mange sager reelt er gentagelser af tidligere tilfælde og ikke virkelig af væsentlig interesse for offentligheden. Derfor har jeg i denne årsberetning overtaget den normale praksis for nationale ombudsmænd og kun medtaget en række udvalgte sager for at holde beretningens længde nede på et rimeligt omfang og for at sikre, at den forbliver klar og læseværdig.

Alle sager, der rejser væsentlige principielle spørgsmål, er naturligvis taget med, plus dem der rejser nye spørgsmål om kompetence eller procedurer for ombudsmanden, samt dem der indeholder resultater af generel interesse. For dem, der ønsker at studere alle sager afsluttet efter en undersøgelse, har web-siden siden juli 1998 givet disse oplysninger i en frisk og altomfattende form ved at udsende alle afgørelser på engelsk og på klagerens sprog. Man kan ligeledes få en papirudgave af enhver afgørelse ved at henvende sig til ombudsmandens kontor.

RESULTATER

Da årsberetningen for 1997 blev behandlet af Europa-Parlamentet, var der visse kritiske røster, der antydede, at Ombudsmanden kun havde succes i en lille procentdel af sagerne. Dette synspunkt nåede man frem til på grundlag af samtlige modtagne klager, herunder også dem der ligger uden for mandatet. Jeg mener ikke, at denne måde at bedømme en ombudsmands aktiviteter på, er virkelig retfærdig. Der er ikke ret meget andet at gøre med en klage, der ligger uden for mandatet, end at forsøge at rådgive klageren eller at overføre klagen til et relevant organ. Dette er lykkedes os i næsten 80 % af disse tilfælde.

I løbet af 1998 har ombudsmandens kontor behandlet i alt 1617 sager. Heraf var 1372 nye klager modtaget i 1998. Der blev iværksat én undersøgelse på eget initiativ i løbet af året, og 185 undersøgelser blev afsluttet med en begrundet afgørelse. I 45 % af disse sager løste institutionen sagen, der blev fundet en mindelig løsning, eller sagen blev afsluttet med en kritisk bemærkning. I 1997 og 1996 lå de tilsvarende tal på henholdsvis 40 og 35 %. I løbet af 1998 blev der i 52 % af sagerne ikke fundet fejl og forsømmelser. Dette resultat er ikke altid negativt for borgeren. Undersøgelsesprocessen kræver, at institutionen forklarer klageren, hvad den har gjort og hvorfor. Dette overbeviser endda i nogle tilfælde klageren om, at institutionen har handlet korrekt.

Det er altid nødvendigt for ombudsmandens kontor at holde nøje øje med sine resultater set ud fra borgerens synspunkt. Der mangler stadig at blive gjort meget på dette område, men vi skal ikke glemme, at der er sket en fortsat forbedring af resultatet af sagerne og i antallet af behandlede sager. Hovedmålet må være, at behandlingstiden for en sag afkortes i løbet af det kommende år. Målet om at afgøre inden for en måned, hvorvidt en sag kan antages til realitetsbehandling, og et år til at afslutte en sag efter en undersøgelse, er endnu ikke nået fuldt ud, men skulle kunne nås i løbet af de nærmeste år.

Der kan ofte opnås positive resultater ved, at Ombudsmanden gennemfører undersøgelser på eget initiativ. Den daglige behandling af borgernes klager kan gøre ombudsmanden opmærksom på særlige problemer eller tilbagevendende emner. I sådanne tilfælde kan et positivt initiativ fra ombudsmanden gående ud på at tage sig af det pågældende spørgsmål være nødvendigt. I november 1998 startede jeg en undersøgelse af eksistensen af og offentlighedens adgang til en kodeks for god forvaltningsskik i Fællesskabets forskellige institutioner og organer for tjenestemænd i deres relationer til offentligheden.

Princippet for en sådan kodeks støttes vedholdende af Europa-Parlamentet, hvor EP-medlemmet og ordfører for betænkningen om aktiviteterne i Udvalget for Andragender i perioden 1996-1997, Roy Perry, opfordrede til, at der blev indført en kodeks for god forvaltningspraksis i Fællesskabets institutioner og organer. Parlamentet har lagt vægt på "det vigtige i, at en sådan kodeks for at være tilgængelig og forståelig for offentligheden bliver så identisk som muligt for alle EU's institutioner og organer".

Undersøgelsen på eget initiativ er nærmere beskrevet i nedenstående kapitel 2 (afsnit 2.2.2). Jeg håber, at jeg kan meddele positive resultater i forbindelse med dette initiativ i en kommende årsberetning.

FRI BEVÆGELIGHED

I det oprindelige spanske forslag om at oprette Den Europæiske Ombudsmands kontor var det meningen, at ombudsmanden skulle overvåge EU-borgernes rettigheder i henhold til fællesskabsretten på alle niveauer i Den Europæiske Union, endda på nationalt, regionalt eller kommunalt plan. Det store antal klager, der ligger uden for mandatet, stadig omkring 70 % af de modtagne klager, viser, at EU's borgere ikke forstår, at Den Europæiske Ombudsmands mandat er begrænset til kun at dække EU-institutioners og organers aktiviteter.

En analyse foretaget af José Martinez Aragón, ledende juridisk rådgiver i mit sekretariat, af klager, der ligger uden for mandatet, men som omhandler fællesskabsretten, og som fremlægges i kapitel 2 i denne årsberetning, viser, at mange af disse klager angår retten til fri bevægelighed i Unionen. Fri bevægelighed er en af unionsborgerskabets rettigheder, der er garanteret i henhold til traktatens artikel 8 A. Ville det ikke være relevant, at Den Europæiske Ombudsmand kunne hjælpe EU's borgere, så de kunne udøve denne grundlæggende rettighed, som de har fået tildelt?

For mig at se er det fuldstændigt korrekt at tro på subsidiaritetsprincippet og vedholdende forsøge at styrke idéen om, at nationale ombudsmænd og tilsvarende organer opmuntres til og støttes i at tage sig af klager fra EU's borgere angående fællesskabsretten. Dette bliver endnu mere relevant, når Amsterdam-traktaten træder i kraft og bringer spørgsmål om visa, asyl og udlændinges rettigheder - som er klassiske klageemner for ombudsmænd og lignende organer på nationalt plan - ind under fællesskabsretten. Retten til at sende et andragende til Europa-Parlamentet burde også være bedre kendt, især i principsager eller i sager, der er politisk mere betydningsfulde.

Da vores samarbejde med de nationale og regionale organer har udviklet sig så positivt, er jeg ikke klar til at foreslå nogen ændringer på dette punkt for Den Europæiske Ombudsmands mandat, som det er beskrevet i traktaten, men jeg vil øge min indsats på dette område.

Det, der virkeligt kunne hjælpe borgerne, ville være, at alle ankemuligheder efter fællesskabsretten tydeligt nævnes i traktaten, så EU's borgere oplyses ordentligt om deres rettigheder på dette område. I et retssikkerhedssamfund udgør domstolene det vigtigste system til at opretholde retssikkerheden. Imidlertid findes der ikke for øjeblikket nogen bestemmelse, der oplyser borgerne om den afgørende rolle, de nationale domstole spiller med hensyn til at sikre respekten for Fællesskabets love. Endvidere bør retten til at klage til de nationale ombudsmænd og til at sende andragender til parlamenterne i tilfælde af konflikter med administrationen, der inddrager fællesskabsretten, også nævnes i traktaten. Enhver medlemsstat bør være forpligtet til at sikre, at dens retssystem omfatter et effektivt og relevant organ som ikke er domstolsbaseret, og hvortil borgere kan henvende sig i sådanne spørgsmål.

Jeg ønsker også at understrege, at EU-borgerens ret til at klage til Europa-Kommissionen over en medlemsstats mulige overtrædelse af Fællesskabets love bør være indeholdt i traktaten. Dette synes at være den eneste metode til at garantere borgernes status som part i denne proces og til at sikre en ordentlig og gennemsigtig behandling af deres klager i fremtiden.

BEHOVET FOR AT ÆNDRE OMBUDSMANDENS STATUT

Europa-Parlamentet har taget initiativ til at ændre finansforordningen med henblik på at etablere et uafhængigt budget for Den Europæiske Ombudsmand. Vi byder dette initiativ velkomment, hvis vores kontor får den nødvendige tid til tilpasning, så det ikke går ud over behandlingen af klagerne. I den forbindelse ville et selvstændigt budget fra og med 2001 være realistisk. Denne tidsplan ville også give den nødvendige tid til at foretage de nødvendige ændringer af ombudsmandsstatutten.

Et andet punkt i statutten er af mere væsentlig betydning. Det drejer sig om begrænsninger for undersøgelser nævnt i artikel 3, stk. 2, hvor der står, at adgang til sagsdokumenter kan afvises med henvisning til "behørigt begrundet henvisning til ... tavshedspligt"; og tjenestemænd og andre ansatte ved Fællesskabets institutioner og organer "udtaler sig på vegne af og efter instrukser fra deres administrationer og har fortsat tavshedspligt", når de aflægger forklaring på opfordring fra ombudsmanden.

Jeg mener, at disse begrænsninger er unødvendige og irrelevante. Selve idéen med, at ombudsmanden foretager en undersøgelse, er, at borgerne kan forvente, at alle relevante kendsgerninger og dokumenter er tilgængelige for ombudsmanden, selv når disse ikke fuldt ud kan formidles videre til offentligheden, fordi de er fortrolige. I enhver sag bør borgerne kunne forlade sig på, at ombudsmandens undersøgelser ikke begrænses, og at han kan gennemgå alle nødvendige akter og tage alle nødvendige vidnesbyrd.

Begrænsningerne i afhøring af vidner er uacceptable, fordi de, hvis de opfattes bogstaveligt, sågar kunne nødsage et vidne til at lyve (f.eks. for at dække over en sag om svindel), hvis de instrueres af overordnede i forvaltningen til at gøre det. For at gøre en pålidelig undersøgelse mulig, bør det kræves, at vidner kun siger sandheden, og at de fremlægger samtlige relevante fakta i løbet af undersøgelsen. Begrundelsen for den nuværende bestemmelse i statutten udgør reelt en forhindring for at kunne behandle sager om korruption og svindel i EU's forvaltning ordentligt. Hvis det er formålet, at ombudsmandens undersøgelser skal bidrage til at bekæmpe mulig korruption og svindel i forvaltningen på baggrund af klager eller initiativer, bør disse upassende begrænsninger fjernes.

Ombudsmanden er i praksis endnu ikke blevet nægtet adgang til sagsdokumenter, selv om der har været diskussioner og uenighed på grund af ovennævnte begrænsning. Der har endnu ikke været foretaget afhøring af vidner. For at undgå tvivl vil det være bedre, hvis det i traktaten gøres klart, at ombudsmanden i forbindelse med sine undersøgelser har fuld adgang til de sager og dokumenter, Fællesskabets institutioner og organer ligger inde med, og at ansatte skal afgive fuldstændige og sandfærdige vidnesbyrd til ombudsmanden. Kravet i statuttens artikel 4, stk. 1, om, at ombudsmanden og hans personale ikke må frigive dokumenter eller afsløre oplysninger, de har opnået i løbet af undersøgelser, skal naturligvis fortsat være gældende.

ET FRUGTBART SAMARBEJDE

Europa-Parlamentets bestemmelser for Den Europæiske Ombudsmand er blevet fornyet for kort tid siden og er næsten aktualiserede. Det synes dog at være nødvendigt at indføre en bestemmelse om, hvordan Parlamentet behandler årsberetningen og mulige særberetninger fra ombudsmanden for at sikre, at hovedansvaret i den forbindelse overgives til ét ansvarligt udvalg i Parlamentet, sådan at dette, når det er relevant, kan bede om ekspertudtalelser fra andre udvalg, afhængigt af beretningens indhold. Der ligger allerede et udkast klart til en rapport om dette emne, og sagen vil højst sandsynligt være løst før udgangen på denne valgperiode. Det betyder, at alle de nødvendige procedurer vil være etablerede, når det nye Parlament tager over i anden halvdel af 1999.

Man kan diskutere, om der skal være yderligere regler for samarbejdet mellem Europa-Parlamentet, dets ansvarlige udvalg og Ombudsmanden, men det mener jeg ikke er nødvendigt. Den goodwill, der indtil nu er udvist i samarbejdet, har ført til positive resultater, og det er meget sandsynligt, at det konstruktive og fleksible samarbejde vil fortsætte og give endnu bedre resultater. En sådan positiv holdning og atmosfære kan aldrig med held erstattes af selv de mest detaljerede og indviklede bestemmelser.

Til sidst vil jeg gerne takke alle Fællesskabets institutioner og organer for deres konstruktive indstilling til samarbejdet med ombudsmandens kontor. I den forbindelse vil jeg især gerne nævne Europa-Parlamentet og dets ansvarlige udvalg, Udvalget for Andragender, for deres grundige indsats og vedholdende bistand ved oprettelsen af Den Europæiske Ombudsmands kontor med henblik på, at det skal kunne tjene og støtte EU's borgere og dermed forbedre relationerne mellem disse borgere, Den Europæiske Union og dennes forvaltning.

Jacob SÖDERMAN

den 31. september 1998

2. KLAGER TIL OMBUDSMANDEN

Den Europæiske Ombudsmands vigtigste opgave er at behandle tilfælde af fejl og forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer, med undtagelse af Domstolen og Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner. Ombudsmanden bliver hovedsagelig opmærksom på mulige tilfælde af fejl og forsømmelse gennem klager fra EU's borgere. Ombudsmanden har endvidere mulighed for at foretage undersøgelser på eget initiativ.

Enhver EU-borger eller ikke EU-borger, der bor i en medlemsstat, kan klage til ombudsmanden. Virksomheder, sammenslutninger eller andre organer med et registreret kontor i Unionen kan også klage. Klagerne kan enten indsendes direkte til ombudsmanden eller via et medlem af Europa-Parlamentet.

Klagerne til ombudsmanden behandles i offentlighed, medmindre klageren beder om fortrolighed. Det er vigtigt, at ombudsmanden optræder på en så åben og gennemsigtig måde som muligt, så EU's borgere både kan følge og forstå hans arbejde, og så han fremstår som et godt eksempel for andre.

I løbet af 1998 behandlede ombudsmanden 1617 sager. 1372 af disse var nye klager modtaget i 1998. 1237 af disse kom direkte fra individuelle borgere, 63 kom fra sammenslutninger og fra virksomheder. Ni klager blev sendt fra EP-medlemmer. 244 sager blev overført fra 1997. Ombudsmanden iværksatte derudover en undersøgelse på eget initiativ.

Som nævnt første gang i ombudsmandens årsberetning for 1995 findes der en aftale mellem udvalget og ombudsmanden om gensidig overførsel af klager og andragender i relevante sager. I løbet af 1998 blev der med klagerens samtykke overført tre andragender til ombudsmanden, så de kunne blive behandlet som klager. Der blev samtidig med klagerens samtykke overført ti klager til Europa-Parlamentet, så de kunne blive behandlet som andragender. Endvidere bad Ombudsmanden i 80 tilfælde klageren om i stedet at sende et andragende til Europa-Parlamentet (Se bilag A, Statistik).

2.1. RETSGRUNDLAGET FOR OMBUDSMANDENS ARBEJDE

Ombudsmandens arbejde udføres i overensstemmelse med artikel 138 E i traktaten, der etablerer Det Europæiske Fællesskab, ombudsmandens statut(1), og gennemførelsesbestemmelserne godkendt af ombudsmanden i henhold til statuttens artikel 14. Teksten for gennemførelsesbestemmelserne er offentliggjort på alle EU's officielle sprog på ombudsmandens Internetside ( http://www.euro-ombudsman.eu.int ). Teksten kan også fås ved henvendelse til ombudsmandens kontor.

Gennemførelsesbestemmelserne drejer sig om den interne drift af ombudsmandens kontor. Men for at bestemmelserne skal danne et dokument, der kan forstås af og være nyttigt for borgerne, indeholder de også forskelligt materiale, der drejer sig om andre institutioner og organer, som allerede er indeholdt i ombudsmandens statut.

Artikel 13 i gennemførelsesbestemmelserne omfatter reglerne for offentlighedens adgang til dokumenter, som Den Europæiske Ombudsmand ligger inde med.

Europa-Parlamentets procesreglement indeholder en række bestemmelser (159-161) om Parlamentets forbindelser med Den Europæiske Ombudsmand. I juli 1998 vedtog Parlamentet ændringer til regel 161, som var fremsat af Udvalget for Forretningsordenen (ordfører Brian Crowley)(2). Udvalget overvejer for øjeblikket i et udkast til betænkning at fremsætte et forslag om yderligere at ændre regel 161 (ordfører Johannes Voggenhuber). Den foreslåede ændring vil gøre det klart, at ombudsmandens årsberetning og særrapporter behandles af det samme ansvarlige udvalg (i praksis Udvalget for Andragender).

2.2. DEN EUROPÆISKE OMBUDSMANDS MANDAT

Alle klager, der indsendes til ombudsmanden, registreres, og modtagelsen bekræftes over for klageren. I denne meddelelse informeres klageren om proceduren for at overveje hans eller hendes klage, og denne får oplyst navn og telefonnummer på den juridiske medarbejder, der behandler sagen. Det næste skridt er at undersøge, om klagen ligger inden for ombudsmandens mandat.

Ombudsmandens mandat, der er fastlagt i EF-traktatens artikel 138 E, giver denne beføjelse til at modtage klager fra enhver borger i Unionen, eller enhver naturlig eller juridisk person, der bor, eller som har et registreret kontor i en medlemsstat, angående tilfælde af fejl og forsømmelser begået af Fællesskabets institutioner og organer, med undtagelse af Domstolen og Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner. En klage ligger derfor uden for mandatet, hvis

1. klageren ikke er en person, der har ret til at klage

2. klagen ikke er rettet imod en EU-institution eller et EU-organ

3. den er imod Domstolen eller Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner, eller

4. den ikke angår et muligt tilfælde af fejl og forsømmelser.

Hvem har ret til at klage?

I april 1998 klagede "Sammenslutningen af personer, der har fået nationaliseret fast ejendom", der har hovedsæde i Rumænien, til ombudsmanden.

Klagen angik en rumænsk lov om tilbagelevering af faste ejendomme, der var blevet nationaliserede under det kommunistiske styre. Ifølge klagerens synspunkt legaliserede loven nationaliseringen i stor udstrækning, og den var derfor i strid med både den rumænske forfatning og den europæiske konvention til beskyttelse af menneskerettigheder, som blev ratificeret af Rumænien i 1994. Klageren bad ombudsmanden om at overtale de rumænske myndigheder til at ændre den omstridte lov, så den i større udstrækning tilbageleverede ejendommene.

Ombudsmanden meddelte den klagende sammenslutning, at klagen lå uden for hans mandat, fordi dens hovedsæde ikke lå i en af Den Europæiske Unions medlemsstater.

Da Europarådet allerede havde vedtaget en beslutning om klagerens klagepunkt, og klageren var klar over dette, lod det ikke til at være nødvendigt at underrette klageren om muligheden for at kontakte den europæiske konvention til beskyttelse af menneskerettigheder.

Bemærk:

I sager, hvor en klage fremsættes af en ikke-autoriseret klager, har ombudsmanden mulighed for at behandle sagen som en undersøgelse på eget initiativ. I denne sag var dette dog under ingen omstændigheder muligt, idet sagens genstand ikke omfattede et muligt tilfælde af fejl og forsømmelser begået af en EU-institution eller -organ.

(Sag 398/98/HL)

Et eksempel på en klage der ikke var rettet imod en EU-institution eller et EU-organ

I februar 1998 klagede en ansat, D., ved Det Tekniske Center for Samarbejde på Landbrugsområdet og i Landdistrikterne (CTA), til ombudsmanden, fordi hans ansættelseskontrakt ved centret var blevet opsagt. Da klageren bemærkede, at han ikke længere kunne stole på personaleudvalget på CTA, ønskede han især, at ombudsmanden kunne fortælle ham, hvilke juridiske muligheder, han havde for at søge erstatning.

Ombudsmanden vurderede, at klagen lå uden for hans mandat, fordi det ikke drejede sig om en fællesskabsinstitution eller -organ (artikel 2, stk.1, i statutten). Ganske vist er CTA etableret i forbindelse med AVS (Afrika, Vestindien og Stillehavslandene) - EF's Lomé-konvention, som er en international aftale styret af AVS/EØF-ambassadørudvalget (se artikel 53 i den fjerde Lomé-konvention). Ombudsmanden sendte disse oplysninger til D.

(Sag 218/98/OV)

Hvornår udøver Domstolen og Retten i Første Instans "deres domstolsfunktioner"?

Ifølge artikel 138 E, stk.1, i EF-traktaten har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager over tilfælde af fejl og forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer, "med undtagelse af Domstolen og Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner".

I februar 1997 fremsendte medlem af Europa-Parlamentet, Hartmut Nassauer, en klage til ombudsmanden fra L., der påstod, at justitssekretærerne ved Domstolen og Retten i Første Instans havde begået fejl og forsømmelser i behandlingen af hans anmodninger om adgang til de retssager, han selv havde indledt ved Domstolene. L. hævdede, at justitssekretærerne handler administrativt, og at sådanne afgørelser derfor ikke er afgørelser foretaget af domstolene under udøvelsen af deres domstolsfunktioner. Han hævdede videre, at borgeres adgang til deres sager for Domstolene er en grundlæggende rettighed, der er nedfældet i de nationale forfatninger og i den europæiske menneskerettighedskonvention, og at brud på denne ret er en overtrædelse af medlemsstaternes forfatninger, og især af artikel 103 i den tyske forfatning.

Hvorvidt en sådan klage omhandler Domstolen og Retten i Første Instans under udøvelsen af deres domstolsfunktioner er et spørgsmål under fællesskabsretten, hvor Domstolen er den højeste autoritet.

Som et svar på ombudsmandens undersøgelser i denne sag udtalte formændene for Domstolen og Retten i Første Instans, at Domstolene udøver deres domstolsfunktioner, når de behandler anmodninger om adgang til retssagsdokumenter. Derfor skulle ombudsmanden ikke fortsætte sin undersøgelse af mulige tilfælde af fejl og forsømmelser i denne sag, og han afsluttede derfor sagen.

(Sag 126/97/VK)

2.2.1. "FEJL OG FORSØMMELSER"

Ombudsmandens årsberetning for 1995 indeholdt en ikke-udtømmende liste over eksempler på fejl og forsømmelse. Som svar på en opfordring fra Europa-Parlamentet til at give en klar definition på begrebet gav ombudsmanden følgende definition i årsberetningen for 1997:

Der foreligger fejl eller forsømmelser, når en offentlig myndighed ikke handler i overensstemmelse med en bindende regel eller et bindende princip.

I behandlingen af årsberetningen for 1997 vurderede Europa-Parlamentet, at denne definition sammen med yderligere forklaringer i beretningen giver et klart billede af, hvad der ligger inden for ombudsmandens område. Parlamentet fulgte Newmans forslag for Udvalget for Andragender(3) og vedtog dermed en beslutning, der gav definitionen en positiv modtagelse.

For at gennemføre ovenstående definition er det nødvendigt at klarlægge regler og principper, der er bindende. Et meget nyttigt bidrag til at gøre disse konkrete kan være at indføre en kodeks for god forvaltningsskik.

2.2.2. EN KODEKS FOR GOD FORVALTNINGSSKIK

En kodeks for god forvaltningsskik ville være en stor hjælp for ansatte ved Fællesskabets institutioner og organer, når de behandler anmodninger eller klager fra borgerne. Hvis denne kodeks endvidere var let tilgængelig for offentligheden (f.eks. i form af en beslutning offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende), ville den give borgerne oplysninger om deres rettigheder, og om hvilke forvaltningsstandarder de kan forvente.

Gennem de seneste år har der været en generel tendens, både i medlemsstaterne og i internationale organisationer, til at etablere kodekser og kontrollister for god forvaltningsskik. Ombudsmanden henviste f.eks. til OECD-styrelsens henstilling af 23. april 1998 om at forbedre den etiske adfærd inden for den offentlige forvaltning. Det Internationale Ombudsmandsinstitut udgav i 1993 en nyttig kontrolliste for korrekt forvaltning. Hvad angår medlemsstaternes lovgivning, gjorde ombudsmanden opmærksom på et nyt fransk forslag til lov om at forbedre relationerne mellem administrationerne og offentligheden(4), en administrativ etisk kontrolliste udarbejdet af den irske ombudsmand i 1996 samt nogle administrative procedurelove (i Belgien, Danmark, Finland og Portugal).

Inden for fællesskabsinstitutioner og -organer har ombudsmanden kun hørt om et initiativ i Europa-Kommissionen. I december 1997 sendte Kommissionens generalsekretariat ombudsmanden et første udkast til en Adfærdskodeks for ansatte i Europa-Kommissionen i deres forhold til offentligheden. I januar 1998 sendte ombudsmanden Kommissionen sine bemærkninger til forslagets form og indhold og vedlagde nationale eksempler på god forvaltningsskik.

På grundlag af artikel C i traktaten om Den Europæiske Union har EU's borgere ret til at forvente en konsekvent metode på området, der forudsætter, at man undgår vilkårlige forskelle mellem institutioner og organer, hvad angår eksistensen af og offentlighedens adgang til sådanne kodekser.

I november 1998 begyndte ombudsmanden derfor en undersøgelse på eget initiativ inden for EU's forskellige institutioner og organer angående eksistensen af og offentlighedens adgang til en kodeks for god forvaltnningsskik for ansatte i deres forhold til offentligheden. Han bad de forskellige EU-institutioner, organer og decentraliserede kontorer oplyse, om de allerede havde vedtaget eller ville gå ind på at vedtage en kodeks for god forvaltningsskik for deres ansatte, som er let tilgængelig for borgerne.

Med hensyn til indholdet af en kodeks for god forvaltningsskik bemærkede ombudsmanden, at den kunne omfatte generelle regler for såvel materielle som proceduremæssige principper. Hvad angår de materielle principper kunne en kodeks f.eks. indeholde en forpligtelse til at:

- følge loven og de etablerede regler og procedurer (princippet om retsgyldighed)

- undgå diskrimination (princippet om ligebehandling)

- tage forholdsregler der er proportionale med det formål, der efterstræbes (proportionalitetsprincippet)

- undgå magtmisbrug

- sikre objektivitet og upartiskhed (herunder at afstå fra at deltage i sager af personlig interesse)

- overholde legitime forventninger (et retssikkerhedsprincip)

- handle retfærdigt

- handle konsekvent.

Med hensyn til de proceduremæssige principper kunne en kodeks indeholde en forpligtelse til at:

- besvare korrespondance på borgerens sprog (jf. artikel 8 D i EF-traktaten, som ændret ved Amsterdam-traktaten)

- sende en kvittering for modtagelse, hvis et omgående svar ikke er muligt, samt angive den ansatte der er ansvarlig for sagen (navn og telefonnummer)

- overføre et brev/en sag til den kompetente tjenestegren

- respektere retten til at blive hørt og til at fremsætte udtalelser, før der tages en beslutning (retten til at forsvare sig)

- svare eller tage en beslutning inden for et rimeligt tidsrum (herunder indeholdt beslutning om at give afslag)

- tage hensyn til alle relevante betragtninger og udelukke de irrelevante

- begrunde (individuelle) afgørelser, især hvis de er negative

- informere de pågældende personer om afgørelsen

- angive muligheder for at klage over/anke negative individuelle afgørelser

- opretholde relevante arkiver.

En kodeks kunne også indeholde nogle krav til direkte kommunikation med borgerne såsom en pligt til at:

- give klare og forståelige oplysninger/give korrekt rådgivning

- optræde korrekt under telefonsamtaler

- optræde høfligt

- undskylde fejltagelser

- fremme offentlig adgang til kodeksen (ved at udsende en folder til borgerne).

Undersøgelsen på eget initiativ henvender sig til 19 EU-institutioner og organer, som skal svare ombudsmanden inden den 28. februar 1999.

2.3. FRI BEVÆGELIGHED OG OMBUDSMANDENS MANDAT

Ombudsmanden modtager et stigende antal klager fra mange borgere, som forhindres i at udøve deres ret til frit at bevæge sig over Unionens interne grænser. De problemer, der rejses mest hyppigt, spænder fra eksistensen af grænsekontrol, vanskeligheder med at etablere sig i en anden medlemsstat og dér udøve en økonomisk aktivitet, til problemer med at få opholdstilladelser for studerende, for pensionerede og ikke-arbejdende personer, samt anvendelse af diskriminerende praksis på grund af nationalitet. Disse problemer skaber forvirring og skuffelse hos borgerne.

Nogle eksempler på klager fra 1998 angående fri bevægelighed

Indrejse og ophold

K. er en tysk statsborger, der klagede over, at han ikke fik nok støtte fra den tyske forvaltning, da han ønskede at flytte fra Tyskland til Irland.

(Sag 295/98/VK)

Klageren erklærer, at han er tysk statsborger med bopæl i Frankrig, og at han ikke kan få en opholdstilladelse, fordi de franske myndigheder hævder, at det ikke er bevist, at han faktisk bor i landet.

(Sag 420/98/ADB)

V.R. bor i Tyskland, og hendes mand bor i Italien. Hun klager over, at hver gang hun eller hendes slægtninge ønsker at besøge hendes mand, skal besøget rapporteres til politiet.

(Sag 512/98/ADB)

Studier og beskæftigelse

F.C., som er fransk statsborger, klagede over diskrimination imod hendes datter, som studerede i Nederlandene. Hun fik som udlænding ikke tilbudt de samme faciliteter som nederlandske studenter, såsom gratis offentlig transport, og hun var blevet placeret under en separat socialsikringsordning.

(Sag 869/98/ADB)

F.C., som er fransk statsborger, klagede over diskrimination imod hendes datter, som studerede i Nederlandene. Hun fik som udlænding ikke tilbudt de samme faciliteter som nederlandske studenter, såsom gratis offentlig transport, og hun var blevet placeret under en separat socialsikringsordning.

(Sag 869/98/ADB)

Klageren er fransk statsborger, der bestod en eksamen som folkeskolelærer i Belgien. Da hun flyttede tilbage til Frankrig, fik hun kun lov til at arbejde tre år, i private skoler og med en midlertidig kontrakt der skulle fornys hvert år. For at arbejde som enhver anden fransk lærer blev det krævet, at klageren skulle bestå en eksamen og blive offentligt ansat, samt endvidere gennemføre et etårigt kursus.

(Sag 5/98/XD)

Klageren, en nederlandsk ernæringsfysiolog, som ønskede at praktisere i Frankrig, kunne ikke opnå anerkendelse af det pågældende eksamensbevis. Såvel det franske arbejdsministerium og undervisningsministerium hævdede, at de ikke havde beføjelse til at behandle sagen.

(Sag 121/98/OV)

S. er en kvalificeret og erfaren fysioterapeut. Hun blev tilbudt et job i Storbritannien under forudsætning af, at hun fik anerkendt sit spanske eksamensbevis. Det engelske råd for erhverv til supplering af lægeerhvervet nægtede at anerkende hendes eksamensbevis med den begrundelse, at der er væsentlige forskelle mellem Spanien og Storbritannien, specielt hvad angår dette erhverv.

(Sag 298/98/XD)

Beskatning og administrative formaliteter

P. er finsk statsborger, som arbejdede i Sverige. Han klager over, at hans svenske pension beskattes såvel i Sverige som i Finland.

(Sag 97/98/BB)

Klageren flyttede fra Tyskland til Nederlandene. Han påstår, at han for at registrere en bil i Nederlandene skulle levere alle relevante papirer samt bilens nummerplader til de nederlandske myndigheder. Han klager over, at denne proces tog adskillige uger, gennem hvilke han ikke kunne benytte bilen.

(Sag 291/98/VK)

C.A. er en portugisisk statsborger, som arbejdede i Frankrig. Da han blev afskediget, besluttede han at tage tilbage til Portugal og modtage sin understøttelse der. Han klagede over, at han havde stort besvær med at få de relevante dokumenter i Frankrig.

(Sag 393/98/ADB)

A., der er spansk statsborger, arbejdede i Frankrig og i Schweiz. Da han blev afskediget i 1996 besluttede han at vende tilbage til Spanien til sine forældre. For at opnå understøttelse i Spanien blev han bedt om at fremskaffe et dokument (E 301), som kun udleveres til arbejdstagere, som har haft deres seneste aktivitet i en af Unionens medlemsstater.

(Sag 436/98/ADB)

Forhindringer for personer til at udøve deres ret til fri bevægelighed skyldes ofte nationale, regionale og lokale forvaltningers ukorrekte gennemførelse og anvendelse af fællesskabsretten.

Under evalueringen af de problemer, der blev afsløret via disse klager, og i en søgen efter mulige løsninger har ombudsmanden været opmærksom på arbejde udført i de seneste år af andre EU-institutioner. Det drejer sig specielt om forslagene fremsat af "gruppen på højt niveau for den frie bevægelighed for personer"(5) - en gruppe eksperter samlet af Kommissionen i januar 1996 - og betænkningen udarbejdet af Europa-Parlamentet angående disse forslag(6). Ombudsmandens erfaring støtter konklusioner, der er beslægtet med dem, gruppen på højt niveau og Parlamentets betænkning nåede frem til.

Den Europæiske Ombudsmand kan ikke åbne undersøgelser af klager over nationale, regionale eller lokale forvaltninger i medlemsstaterne, da der i artikel 2, stk.1, i statutten står følgende: "Ombudsmanden skal inden for rammerne af traktaterne (...) bidrage til at påvise fejl og forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer (...) Handlinger foretaget af enhver anden myndighed eller person kan ikke indklages for ombudsmanden".

I overensstemmelse med denne bestemmelse har ombudsmanden været nødt til at erklære de fleste af de klager, han har modtaget om personers frie bevægelighed i Unionen, for at ligge uden for hans mandat.

Det har imidlertid været praksis at foreslå, at klagerne sendes til andre institutioner, der kan tage sig af medlemsstaternes manglende overholdelse af Fællesskabets love. Alternativt er selve klagen blevet sendt direkte til disse institutioner, forudsat at dette i forvejen var aftalt med klageren. Afhængig af den pågældende situation og den mest effektive løsning har ombudsmanden givet sagen videre til andre fællesskabsinstitutioner, såsom Kommissionen, der er traktatens vogter, eller Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender, eller alternativt til tilsvarende institutioner i medlemsstaterne, såsom nationale og regionale ombudsmænd.

Denne type svar har ikke altid været fuldt ud tilfredsstillende, idet problemerne meget ofte kræver en hurtig og samordnet indsats på både EU- og nationalt niveau. Fællesskabets institutioner mangler generelt mandskab og også midler til at tackle fra-sag-til-sag problemer, der stammer fra tilfældige administrative afgørelser, hvorimod der som regel kun er begrænsede muligheder for rekurs til nationale organer, når der tale om vanskelige fællesskabsovervejelser.

Det ville være ønskeligt at udforme nye mekanismer for bedre at kunne tackle disse problemer, så både EU- og nationale organer kunne forene deres indsats for en hurtig løsning af individuelle problemer. I den forbindelse er ombudsmanden enig i holdningen fremsat af gruppen på højt niveau, som konkluderede, at "en tilfredsstillende gennemførelse af retten til fri bevægelighed kræver, at alle de pågældende involveres"(7), herunder, som det erkendes i rapporten, både Den Europæiske Ombudsmand og de nationale ombudsmænd.

Et tættere samarbejde mellem Den Europæiske Ombudsmand og tilsvarende institutioner i medlemsstaterne, enten på nationalt, regionalt eller lokalt niveau skulle kunne fremme en bedre udveksling af oplysninger om specifikke problemer i forbindelse med fri bevægelighed for personer i EU og i sidste ende lægge et mere effektivt pres på de ansvarlige administrative myndigheder. Dette samarbejde kunne også inddrage Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender.

En definition af eksisterende rettigheder under fællesskabsretten - især omfanget af retten til fri bevægelighed for personer - samt de midler, der står til rådighed for deres beskyttelse og forsvar, synes også at være nødvendig. Det ville være ønskeligt, at enkeltpersoner har let adgang til at vide, hvilke midler der findes til at beskytte de rettigheder, de har som EU-borgere, måske endda gennem en ny traktatbestemmelse.

Ombudsmanden agter at fortsætte sin gennemgang af disse klager, der drejer sig om fri bevægelighed for personer i Unionen, og at overvåge udviklingen på dette område med henblik på at komme med mere specifikke forslag i fremtiden.

2.4. KLAGENS ANTAGELSE TIL REALITETSBEHANDLING

En klage, der ligger inden for ombudsmandens mandat, skal yderligere opfylde en række af andre kriterier for antagelse til realitetsbehandling, før ombudsmanden kan åbne en undersøgelse. Disse, der er nævnt i ombudsmandsstatutten, er følgende:

1. klagen skal indeholde angivelse af klagerens navn og klagens indhold (artikel 2, stk.3, i statutten)

2. ombudsmanden kan ikke gribe ind i en sag, der er anlagt ved en domstol, eller anfægte at en retsafgørelse er begrundet (artikel 1, stk. 3)

3. klagen skal indgives inden for en frist på to år regnet fra den dato, hvor klageren bliver gjort bekendt med de omstændigheder, der berettiger klagen (artikel 2, stk. 4)

4. der skal forinden være rettet de fornødne administrative henvendelser til de berørte institutioner eller organer (artikel 2, stk. 4)

5. klager, der vedrører arbejdsforholdene mellem Fællesskabets institutioner eller organer og deres tjenestemænd eller øvrige ansatte, kan kun indbringes for ombudsmanden, hvis de interne administrative ansøgnings- eller klagemuligheder er udtømt (art. 2, stk. 8).

Et eksempel på en klage der ikke kan antages til behandling på grund af verserende retssag

I februar 1998 skrev en advokat, S., til ombudsmanden angående et søgsmål, der var indledt af en kundevirksomhed, PO. PO havde klaget til Kommissionen i marts 1997 over et forslag om fusion mellem to andre virksomheder. Kommissionen afviste at åbne en undersøgelse af sammenslutningen. PO indbragte sagen for Retten i Første Instans for at bestride afvisningen.

S. anmodede ombudsmanden om at:

i) gribe ind i den verserende sag ved Retten i Første Instans

ii) undersøge, om det var retfærdigt af Kommissionen at afslå at undersøge PO's klage.

I forbindelse med den første begæring hedder det i artikel 1, stk. 3, i ombudsmandsstatutten, at "Ombudsmanden kan ikke gribe ind i en sag, der er anlagt ved en domstol ..."

Hvad angår den anden begæring, står der i EF-traktatens artikel 138 E, at ombudsmanden kan foretage undersøgelser: "medmindre de påståede forhold er under eller har været under retslig behandling."

Ombudsmanden meddelte derfor S., at han hverken kunne gribe ind i sagen ved Retten i Første Instans eller undersøge, om Kommissionen havde handlet uretfærdigt i behandlingen af PO's klage.

(Sag 223/98/IJH)

2.5. GRUNDLAG FOR UNDERSØGELSER

Ombudsmanden kan behandle klager, der ligger inden for hans mandat, og som opfylder kriterierne for, om klagen kan antages til behandling. Artikel 138 E i EF-traktaten giver ham beføjelse til at "foretage de undersøgelser, som han finder berettigede". I visse tilfælde er der ikke tilstrækkeligt grundlag for, at ombudsmanden kan indlede en undersøgelse, selv om klagen teknisk set kan antages til behandling. Hvis Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender allerede har behandlet en klage, vil ombudsmanden normalt vurdere, at der ikke er noget grundlag for, at han åbner en undersøgelse, medmindre der fremlægges nyt bevismateriale.

Et eksempel på en klage der ikke gav noget grundlag for en undersøgelse

I februar 1998 klagede en ansat ved Europa-Kommissionen, B., til ombudsmanden, fordi Kommissionen ikke havde indledt en overtrædelsesprocedure mod Frankrig på grundlag af hendes klage, i hvilken hun påstod, at den franske socialstyrelse havde afslået at refundere udgifterne til en tre måneders rekonvalescens, som hendes far havde gennemført i Belgien. Dette afslag var ifølge klageren i strid med bestemmelserne i forordning (EØF) nr. 1408/71.

Det fremgik af de dokumenter, klageren havde indsendt, at Kommissionen havde besluttet at udsætte undersøgelsen af B.'s klage, idet den afventede Domstolens kendelser i to sager (C-120/95 og C-160/96), i hvilke man skulle tage stilling til spørgsmålet om en tidligere tilladelse, nævnt i artikel 22 i forordning (EØF) nr. 1408/71, og dette ville også være afgørende for emnet i B.'s klage.

Det fremgik af klagen, at Kommissionen var begyndt at undersøge klagen, havde bedt om oplysninger fra de franske myndigheder og i detaljer havde underrettet klageren om de juridiske spørgsmål, hendes klage rejste. Kommissionen havde besluttet at udsætte sine undersøgelser, til Domstolen havde afgivet sine kendelser. Derfor besluttede ombudsmanden, at han ikke havde noget grundlag for at undersøge klagen, og B. blev underrettet om dette.

(Sag 283/98/OV)

2.6. ANALYSE AF KLAGERNE

Af de 3693 klager, der er registrerede siden ombudsmanden begyndte sine aktiviteter, stammer 15 % fra Frankrig, 13 % fra Tyskland, 14 % fra Spanien, 11 % fra Det Forenede Kongerige og 12 % fra Italien. (En samlet analyse af klagernes geografiske fordeling kan ses i bilag A, Statistik).

I løbet af 1998 blev undersøgelserne af, om klagerne ligger inden for mandatet og giver grundlag for at indlede en undersøgelse, afsluttet i 93 % af tilfældene. 31 % af de undersøgte klager så ud til at ligge inden for ombudsmandens mandat. Ud af disse opfyldte 212 kriterierne for at kunne blive antaget til behandling, mens 42 ikke syntes at give grundlag for en undersøgelse. Der blev derfor påbegyndt undersøgelser i 170 tilfælde.

De fleste af de klager, der førte til en undersøgelse var imod Europa-Kommissionen (75 %). Da Kommissionen er det vigtigste fællesskabsorgan, der tager beslutninger med en direkte virkning over for borgere, er det naturligt, at den er det vigtigste mål for borgernes klager. Der var 27 klager imod Europa-Parlamentet og syv klager imod Rådet for Den Europæiske Union.

De vigtigste typer af påståede fejl og forsømmelser var manglende gennemsigtighed (69 sager), diskrimination (21 sager), utilfredsstillende procedurer eller manglende respekt for retten til at forsvare sig (25 sager), urimeligheder eller magtmisbrug (29 sager), undgåelig forsinkelse (17 sager), forsømmelse (38 sager), manglende opfyldelse af forpligtelser, hvilket vil sige, at Kommissionen ikke har udfyldt sin rolle som "traktaternes vogter" over for medlemsstater (11 sager) samt juridiske fejltagelser (syv sager).

2.7. RÅD TIL KLAGEREN OM AT HENVENDE SIG TIL EN ANDEN MYNDIGHED

Hvis en klage ligger uden for mandatet eller ikke kan antages, forsøger ombudsmanden altid at rådgive klageren om, hvilken anden institution, der kan tage sig af klagen. Er det muligt, overfører ombudsmanden med klagerens samtykke klagen direkte til en anden kompetent institution, hvis der er grundlag for klagen.

I løbet af 1998 blev der ydet rådgivning i 600 sager, hvoraf de fleste drejede sig om fællesskabsret. I 259 sager blev klageren rådet til at indgive klagen til en national eller regional ombudsmand eller et lignende organ. Derudover blev syv klager med klagerens samtykke sendt direkte til en national ombudsmand. 80 klagere blev rådet til at sende et andragende til Europa-Parlamentet, og endvidere blev ti klager med klagerens samtykke overført til Europa-Parlamentet til behandling som andragender. I 154 tilfælde var rådet at kontakte Europa-Kommissionen. I dette tal indgår nogle sager, hvor en klage over Kommissionen blev erklæret uantagelig, fordi klageren ikke havde foretaget passende administrative henvendelser til Kommissionen. I 107 tilfælde blev klageren rådet til at kontakte andre kontorer.

2.8 AFGØRELSER EFTER EN UNDERSØGELSE FORETAGET AF OMBUDSMANDEN

Når ombudsmanden beslutter at starte en undersøgelse af en klage, er det første skridt at sende klagen med samtlige bilag til udtalelse hos den af Fællesskabets institutioner, der klages over. Når udtalelsen modtages, sendes den til klageren med anmodning om dennes bemærkninger. Som det forklares i nedenstående punkt 2.10, kan ombudsmanden ikke tage hensyn til oplysninger leveret af en af parterne, hvis ikke den anden part har mulighed for at kommentere dem.

I nogle sager tager institutionen eller organet selv skridt til at løse sagen til klagerens tilfredshed. Hvis udtalelsen og bemærkningerne viser, at dette er tilfældet, afsluttes sagen som "løst af institutionen". I andre sager beslutter klageren at frafalde klagen, og sagen afsluttes af denne årsag.

Hvis sagen hverken løses af institutionen eller frafaldes af klageren, fortsætter ombudsmanden sine undersøgelser. Afslører undersøgelserne ikke noget tilfælde af fejl og forsømmelser, underrettes klageren og institutionen om dette, og sagen afsluttes.

Afslører ombudsmandens undersøgelser et tilfælde af fejl og forsømmelse, søger han, hvis det er muligt, en mindelig løsning for at fjerne dette og tilfredsstille klageren. På et møde afholdt i Strasbourg den 21. oktober 1997 blev ombudsmanden og Kommissionens generalsekretær, Carlo Trojan, enige om, at et uformelt møde i nogle tilfælde kunne føre til en mindelig løsning i sager, der involverede Kommissionen. I 1998 blev der afholdt ét møde af denne slags, der førte til en mindelig løsning.

Er en mindelig løsning ikke mulig, eller det ikke lykkes at nå frem til en sådan, afslutter ombudsmanden enten sagen med en kritisk bemærkning til den pågældende institution eller det pågældende organ, eller han foretager en formel konstatering af fejl og forsømmelser med udkast til henstillinger.

En kritisk bemærkning vurderes at være relevant i sager, hvor tilfældet af fejl og forsømmelse ikke synes at have nogen generelle følgevirkninger, og det ikke synes nødvendigt, at ombudsmanden følger sagen op.

I sager, som kræver en opfølgning fra ombudsmanden (dvs. mere alvorlige tilfælde af fejl og forsømmelser, eller sager, der har generelle følgevirkninger) afgiver ombudsmanden en afgørelse med et udkast til en henstilling til den pågældende institution eller det pågældende organ. Institutionen eller organet fremsætter i overensstemmelse med ombudsmandsstatuttens artikel 3, stk. 6, en detaljeret udtalelse inden tre måneder. Denne kan indeholde en accept af ombudsmandens afgørelse og en beskrivelse af de tiltag, der er iværksat for at gennemføre henstillingerne.

Hvis en EU-institution eller et EU-organ ikke svarer tilfredsstillende på udkastet til henstilling, kan ombudsmanden i henhold til artikel 3, stk. 7, sende en rapport til Europa-Parlamentet og den pågældende institution eller det pågældende organ. Heri kan han fremsætte henstillinger. Den Europæiske Ombudsmands mulighed for at forelægge en sådan særrapport til Parlamentet er af uvurderlig værdi for hans arbejde. Nogle nationale ombudsmænd har kæmpet længe for at opnå en sådan mulighed. Særrapporter bør derfor ikke fremlægges alt for ofte, men kun i vigtige sager når Parlamentet kan gribe ind for at støtte ombudsmanden i overensstemmelse med ombudsmandsstatutten.

Ombudsmandens første særrapport, udarbejdet den 15. december 1997, drejede sig om ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ af aktindsigt. Rapporten blev debatteret af Parlamentet på plenarmødet i juli 1998 på grundlag af betænkningen om denne fra Udvalget for Andragender (ordfører Astrid Thors)(8).

I 1998 indledte Ombudsmanden 171 undersøgelser, 170 i forbindelse med klager og en på eget initiativ.

51 sager blev løst af institutionen eller organet selv. (Som forklaret i nedenstående afsnit 2.9 er nogle sager i 1998 blevet anbragt i denne kategori, som ikke var så udspecificeret de foregående år). I 96 sager afslørede ombudsmandens undersøgelser intet tilfælde af fejl og forsømmelser.

I 29 sager blev der fremsat en kritisk bemærkning til institutionen. En mindelig løsning blev opnået i fire sager. Der blev udarbejdet et udkast til henstillinger til de pågældende institutioner og organer. (Se bilag A, Statistik for nærmere beskrivelse).

2.9. SAGER HVORI INDGÅR MANGLENDE BESVARELSE AF KORRESPONDANCE

En almindelig type klager drejer sig om forsømmelse ved ikke at besvare korrespondance. Kort tid efter, ombudsmanden begyndte sine aktiviteter, blev det klart, at et telefonopkald fra ombudsmandens kontor til den ansvarlige tjenestegren ofte resulterede i et øjeblikkeligt svar til borgeren. I sådanne sager er der normalt ikke nogen grund til at fortsætte undersøgelsen.

Ombudsmandens tidligere praksis i sager, hvor hans indgreb medførte et svar på ubesvaret korrespondance, var at meddele klageren, at der ikke længere lod til at være nogen grund til at udføre en undersøgelse af klagen i henhold til EF-traktatens artikel 138 E (se ovenstående afsnit 2.5). Sådanne sager blev for statistiske formål indført i kategorien "intet grundlag for undersøgelse" i årsberetningerne for såvel 1996 og 1997. I marts 1998 blev denne praksis overvejet på ny, efter en forespørgsel fra Edward Newman (ordfører for Udvalget for Andragenders betænkning om årsberetningen for 1997) om sager klassificeret som "intet grundlag for undersøgelse". Det blev besluttet, at sådanne sager fremover skulle klassificeres som "løst af institutionen". Der var 32 af denne type afgørelser i 1998.

Klager over ubesvaret korrespondance: Eksempler på sager løst af institutionen

Den 3. marts 1998 klagede B. til ombudsmanden over, at Kommissionen ikke havde besvaret hans brev af 2. december 1996, i hvilket han bad om information om euroens indførelse. Ombudsmanden kontaktede Kommissionens ansvarlige tjenestegren for at bede dem om at svare klageren og sende ham de oplysninger, han havde bedt om. Efter dette indgreb svarede Kommissionen klageren den 18. marts 1998. Da dette skridt var tilstrækkeligt for at løse problemet, afsluttede ombudsmanden sagen.

(Sag 269/98/ADB)

I juni 1998 klagede V. på vegne af civilretten i Uusimaa amt over, at Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer havde undladt at besvare to breve. Retten havde skrevet til kontoret på finsk den 10. juni 1996 for at høre, hvorfor den ikke havde modtaget den særlige udgave af De Europæiske Fællesskabers Tidende for 1994. Den havde endvidere sendt en rykkerskrivelse den 14. april 1997 på engelsk. Retten modtog ikke svar på nogen af brevene.

Ombudsmanden kontaktede kontoret telefonisk og bad det om at svare civilretten i Uusimaa amt. Efter dette indgreb kontaktede Kontoret civilretten og sendte de manglende numre af EF-Tidende på finsk og svensk. Da dette skridt var tilstrækkeligt for at løse problemet, afsluttede ombudsmanden sagen.

(Sag 615/98/BB)

Det er naturligvis ikke alle klager over ubesvaret korrespondance, der kan løses tilfredsstillende ved telefonforespørgsler. Hvis den pågældende institutions ansvarlige tjeneste ikke kan finde korrespondancen, eller ingen er villig til at tage ansvaret for en hurtig besvarelse, skriver ombudsmanden til den pågældende institutions leder og beder om en udtalelse til klagen. Ombudsmanden ville også følge denne fremgangsmåde, hvis der var grund til at antage, at den oprindelige årsag til ikke at svare skyldtes andet og mere end en isoleret administrativ forglemmelse, eller hvis klagens genstand er en påstand om en ubegrundet forsinkelse i besvarelse af korrespondancen.

2.10. FORSKELLIGE TEMAER VEDRØRENDE AKTINDSIGT

Ombudsmanden har i løbet af året overvejet en række forskellige spørgsmål om adgang til dokumenter. Da det lader til, at Fællesskabets institutioner og organer ikke altid fuldt ud forstår de relevante regler og principper, vil vi i denne del af årsberetningen forklare de forskellige spørgsmål, der opstår, og hvordan de behandles i henhold til traktaten og ombudsmandsstatutten.

2.10.1. KLAGER OVER NÆGTELSE AF AKTINDSIGT

De fleste af Fællesskabets institutioner og organer har regler for aktindsigt i de dokumenter, de ligger inde med. I 1993 vedtog Kommissionen og Rådet en fælles adfærdskodeks for adgang til deres dokumenter. Kodeksen blev gennemført via separate afgørelser i de to institutioner(9). Efter ombudsmanden i 1996 foretog en undersøgelse på eget initiativ har også andre fællesskabsinstitutioner og -organer vedtaget regler for offentlig adgang, der i de fleste tilfælde minder om dem, der findes i Kommissionen og Rådet.

Hvis en begæring om adgang til dokumenter afslås, giver Rådets og Kommissionens regler borgeren ret til at fremsætte en bekræftet begæring. En borger, hvis bekræftede begæring er afvist, har mulighed for enten at klage til ombudsmanden eller at rejse en sag ved Retten i Første Instans.

Bliver der tale om en klage til ombudsmanden, vil spørgsmålet være, hvorvidt afslaget på adgang er et tilfælde af fejl og forsømmelser. Spørgsmålet ved enhver undersøgelse er derfor, om den pågældende institution har anvendt sine aktindsigtsregler korrekt, og om den har handlet inden for rammerne for sin juridiske kompetence under udøvelsen af enhver skønsbeføjelse.

I løbet af 1998 rejste spørgsmålet sig, hvad der skulle ske, hvis ombudsmanden vurderer, at en institution har anvendt sine egne regler forkert. Den korrekte løsning er, at den pågældende institution på ny overvejer sagen, og denne gang anvender reglerne korrekt. Ombudsmanden kan selvfølgelig hverken beordre institutionen til at gøre dette eller annullere den relevante afgørelse. Men ved at forklare sine synspunkter i en kritisk bemærkning giver han institutionen selv mulighed for at foretage den nødvendige handling.

2.10.2. FAIR PROCEDURER I OMBUDSMANDENS UNDERSØGELSER

En anden problemstilling, der opstod i 1998 drejer sig om dokumenter, som den pågældende institution eller det pågældende organ sender til ombudsmanden som del af sin udtalelse om klagen. I nogle sager har den pågældende institution sendt dokumenter til ombudsmanden indeholdende oplysninger, som kunne være relevante for ombudsmandens afgørelse i sagen, men den har bedt ombudsmanden om at holde dokumenterne fortrolige over for klageren.

I disse sager har ombudsmanden forklaret den pågældende institution, at det er et grundlæggende princip for en fair procedure, at ombudsmandens afgørelse af en klage ikke kan tage hensyn til oplysninger indeholdt i dokumenter leveret af den ene part, med mindre den anden part har haft mulighed for at svare på disse. Ombudsmandens afgørelse af en klage kan derfor ikke tage hensyn til oplysninger indeholdt i dokumenter leveret af den pågældende institution eller det pågældende organ, med mindre klageren har haft mulighed for at fremsætte sine bemærkninger til disse.

2.10.3. OMBUDSMANDENS BEFØJELSE TIL AT FORETAGE INSPEKTION OF DOKUMENTER

Et tredje spørgsmål, der opstod i 1998, drejer sig om ombudsmandens beføjelse til at kontrollere sager, som Fællesskabets institutioner og organer er i besiddelse af. Den relevante del af ombudsmandsstatuttens artikel 3, stk. 2, lyder som følger: "Fællesskabets institutioner og organer er forpligtet til at give ombudsmanden de oplysninger, han anmoder om, og give ham adgang til de pågældende dokumenter. De kan kun modsætte sig dette under behørigt begrundet henvisning til deres tavshedspligt.

De giver kun adgang til dokumenter fra en medlemsstat, der er klassificeret som hemmelige i medfør af en lov eller en administrativ bestemmelse, når den pågældende medlemsstat forinden har givet sit samtykke hertil.

De giver adgang til andre dokumenter fra en medlemsstat efter at have underrettet den pågældende medlemsstat herom."

Det normale princip i en medlemsstat med et nationalt ombudsmandssystem er, at ombudsmanden kan kontrollere ethvert dokument i forvaltningens besiddelse, hvis han finder det nødvendigt som en del af sin undersøgelse, herunder dokumenter som borgerne ikke kan få adgang til.

Denne beføjelse er et grundlæggende princip, idet den er borgerens garanti for, at ombudsmanden kan foretage en uafhængig kontrol af, hvor nøjagtige og fuldstændige forvaltningens svar er. Så længe artikel 3, stk. 2, fortsætter med at begrænse ombudsmandens adgang til dokumenter, er det derfor vigtigt, at begrænsningerne fortolkes snævert, og at bevisbyrden ligger hos den institution eller det organ, der forsøger at nægte adgang.

De tre institutioner (Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen), der har at gøre med proceduren for ændringer af ombudsmandsstatutten, kunne overveje, om begrænsning af Den Europæiske Ombudsmands adgang til sagdokumenter er korrekt i et EU, der bekender sig til demokrati, gennemsigtighed og en effektiv og ærlig forvaltning.

Ombudsmandens beføjelse til at kontrollere suppleres naturligvis af tavshedspligten. Det fremgår klart af ombudsmandsstatuttens artikel 4, at ombudsmanden og hans personale er bundet af den samme tavshedspligt som den institution, hos hvilken de kontrollerer dokumenter. Ombudsmandens kontrol af dokumenter kan derfor ikke medføre, at der frigives dokumenter til klageren eller til nogen som helst anden person.

Det er derfor en fejltagelse at antage, at reglerne for aktindsigt i dokumenter, som Fællesskabets institutioner og organer har vedtaget, kan anvendes til at begrænse ombudsmandens adgang til dokumenter. Denne antagelse synes at bygge på en grundlæggende misforståelse af selve ombudsmandens beføjelse til at foretage inspektion, som anvendes til at kontrollere det sande og fuldstændige i forvaltningens svar til klageren, og som ikke fører til aktindsigt i de pågældende dokumenter.

3. AFGØRELSE EFTER EN UNDERSØGELSE

3.1. SAGER, HVOR DER IKKE ER KONSTATERET FEJL ELLER FORSØMMELSER

3.1.1 EUROPA-PARLAMENTET

GODTGØRELSE AF UDGIFTER TIL LÆGEBEHANDLING

Afgørelse om klage 1044/20.11.96/KP/JMA over Europa-Parlamentet

Klagen

I november 1996 klagede X. til ombudsmanden over, at Europa-Parlamentet havde nægtet at godtgøre udgifterne til datterens kur for svagelige børn.

Europa-Parlamentet afviste X.'s anmodning, fordi det pågældende kurcenter ikke blev betragtet som et kompetent behandlings- eller plejeinstitut. En anden anmodning blev afvist med den begrundelse, at den pågældende behandling øjensynlig ikke opfyldte kravene til kurophold for svagelige børn.

I december 1994 klagede X. over afgørelsen til Parlamentets generalsekretær uden at få medhold. Det fremgik af generalsekretærens svar, at klageren havde ret til at få dækket specifikke udgifter til lægebehandling foretaget under kuren.

I klagen til ombudsmanden gjorde X. gældende:

i) at Europa-Parlamentet ikke havde fulgt de korrekte procedurer, eftersom Forvaltningskomitéen for Sygeforsikring ikke var blevet hørt i spørgsmålet

ii) at behandlingen var blevet anset for den mest hensigtsmæssige for datteren

iii) at hendes anmodning om godtgørelse af specifikke udgifter til lægebehandling var blevet afvist med den begrundelse, at der ikke forelå en nøjagtig angivelse af prisen på og datoen for hvert enkelt lægebesøg, og at lægernes navn og kvalifikation ikke var angivet.

Klageren bad ombudsmanden rette henvendelse til Europa-Parlamentet med henblik på dækning af samtlige udgifter til kuren, herunder rejseudgifter.

Undersøgelsen

Parlamentets udtalelse

Klagen blev forelagt Europa-Parlamentet. Parlamentet fastslog i sin udtalelse, at den normale fremgangsmåde i sager af denne art var at indbringe sagen for Retten i Første Instans.

For så vidt angik den indholdsmæssige side af klagen, anførte Parlamentet i det væsentligste følgende:

i) de kompetente myndigheder havde truffet deres afgørelse under behørig hensyntagen til en udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Sygeforsikring

ii) behandlingen i det omhandlede center blev sædvanligvis givet til børn under 16 år, og klagerens datter var allerede fyldt 17, da hun påbegyndte behandlingen

iii) X.'s anmodning om godtgørelse af bestemte udgifter til lægebehandling foretaget under kuren var ikke i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, eftersom den var for generel og inkluderede udgifter, som ikke kunne godtgøres. Endvidere fremgik det af de relevante bestemmelser, at rejseudgifter ikke godtgøres.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger oplyste X., at hun havde besluttet ikke at appellere til Retten i Første Instans.

Hun gjorde gældende, at regningen fra behandlingscentret var udfyldt korrekt, og at prisen på behandlingen var beregnet på et pakke-grundlag, således at udgifterne til lægebehandling ikke kunne fastlægges separat. Hun fandt, at Parlamentets manglende godtgørelse af disse udgifter afspejlede mangel på fleksibilitet og velvilje.

X. kommenterede ligeledes ombudsmandens fremgangsmåde ved behandlingen af klagen. Hun fandt det ikke passende at indlede proceduren med at fremsende klagen til den berørte institution med henblik på en udtalelse.

Afgørelsen

1. Den Europæiske ombudsmands beføjelse til at undersøge sagen

1.1. Europa-Parlamentet påpegede, at den normale fremgangsmåde i sager af denne art ville være et sagsanlæg for Retten i Første Instans.

1.2. Inden for den forfatningsmæssige ramme, der er opstillet i traktaterne, er Domstolen den højeste myndighed, for så vidt angår fællesskabsrettens fortolkning. Ikke desto mindre foretager ombudsmanden undersøgelser for at bidrage til at afdække tilfælde af fejl og forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer.

1.3. En klage til ombudsmanden kan kun antages til realitetsbehandling, hvis klageren forinden har rettet de fornødne administrative henvendelser til de berørte institutioner. Tilsvarende kan klager vedrørende arbejdsforhold mellem Fællesskabets institutioner og organer og disses tjenestemænd eller øvrige ansatte ikke forelægges ombudsmanden, medmindre alle interne administrative klagemuligheder er udtømt, særlig proceduren i personalevedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2(10).

1.4. Først når disse interne klagemuligheder er udtømt, kan EU-tjenestemænd og øvrige ansatte indbringe sagen for Retten i Første Instans eller klage til ombudsmanden.

2. Ombudsmandens arbejdsmetode

2.1. Klageren understregede i sine bemærkninger, at det ikke var passende, at ombudsmanden indledte en undersøgelse med at fremsende klagen til udtalelse til den berørte institution.

2.2. Ombudsmanden skal ifølge ombudsmandens statut artikel 3, stk. 1, informere den berørte institution eller det berørte organ om undersøgelsen af ethvert eventuelt tilfælde af fejl eller forsømmelser, således at den kan forelægge ham relevante bemærkninger.

3. Lægelig vurdering af, hvilken form for kur der bør følges

3.1. I henhold til bestemmelserne i bilag I, afsnit XI, i reglerne for godtgørelse af udgifter som følge af sygdom, skal kurophold anses for at være strengt nødvendige af afregningskontorets rådgivende læge.

3.2. I denne sag konkluderede den rådgivende læge efter en gennemgang af sagen, at kuren ikke opfyldte de nødvendige lægelige krav. Der forelå ingen beviser for, at den rådgivende læges afgørelse ikke var truffet på grundlag af relevante kriterier.

4. Godtgørelse af udgifter

4.1. Selv om Parlamentet nægtede at godtgøre samtlige udgifter i forbindelse med kuropholdet for svagelige børn, accepterede det at dække specifikke udgifter til lægebehandling. Parlamentet afviste dog den regning, klageren indgav, fordi de forskellige udgifter ikke var opført separat, men som et generelt beløb svarende til kurcentrets daglige udgifter.

4.2. De relevante bestemmelser imødeser udelukkende godtgørelse af udgifter til lægebehandling. Parlamentet handlede derfor korrekt ved som en betingelse for godtgørelse at kræve en separat angivelse af lægeudgifterne, inden den udbetalte nogen form for godtgørelse.

4.3. Afsnit XI i bilag I om godtgørelse af udgifter som følge af sygdom tillader ikke godtgørelse af rejseudgifter.

Konklusion

Ombudsmandens undersøgelse af denne klage viste ingen tilfælde af fejl eller forsømmelse fra Europa-Parlamentets side, og ombudsmanden afsluttede derfor behandlingen af sagen.

REGLER FOR AT TILSLUTTE SIG EUROPA-PARLAMENTETS PENSIONSORDNING

Afgørelse af de forenede klager 74/97/PD og 85/97/PD mod Europa-Parlamentet

Klagen

I januar 1997 rettede hr. M., der er parlamentsmedlem, en klage over Europa-Parlamentet til ombudsmanden. Han hævede, der var fejl og forsømmelser i forbindelse med den supplerende pensionsordning for parlamentsmedlemmer. Ligeledes i januar 1997 informerede hr. B., der er tidligere parlamentsmedlem, ombudsmanden om, at han gerne ville tilslutte sig hr. M.'s klage.

Baggrunden for klagerne var, at Parlamentets præsidium ved beslutning af 12. juni 1990 indførte en supplerende (frivillig) pensionsordning for parlamentsmedlemmer. De regler, der gælder for pensionsordningen, udgør bilag IX (tidligere bilag X) til de regler, der gælder for betaling af parlamentsmedlemmers udgifter og tillæg. I efteråret 1992 blev der fastsat en tidsfrist på seks måneder for at tilslutte sig pensionsordningen. Hverken hr. M. eller hr. B. tilsluttede sig ordningen på det tidspunkt - de hævder, at de ikke blev informeret om, at der blev fastsat en tidsfrist.

Efter at være blevet genvalgt til Europa-Parlamentet i 1994 fik hr. M. tilladelse til at tilslutte sig for tidsrummet 1994-1999, men ikke for den tidligere valgperiode. Eftersom hr. B. ikke længere var parlamentsmedlem, kunne han ikke søge om tilslutning for tidsrummet 1994-1999, og han fik ikke tilladelse til at tilslutte sig for den foregående valgperiode.

Hr. M. kontaktede forskellige instanser i Parlamentet med den hensigt at kunne tilslutte sig ordningen med tilbagevirkende kraft, det vil sige tidsrummet før 1994. Han hævdede, at han ikke var blevet informeret om den tidsfrist, der blev fastsat i 1992, og at Parlamentet havde indført tidsfristen på en uretfærdig og diskriminerende måde. Formanden for den pensionsfond, der hører under ordningen - formanden er ligeledes medlem af Parlamentets Kvæstorkollegium - svarede den 24. juli 1995. Brevet gjorde hr. M. opmærksom på skæringsdagen for at kunne tilslutte sig ordningen og informerede ham om, at muligheden for at modtage bidrag med tilbagevirkende kraft var blevet overvejet. Man var imidlertid kommet frem til den afgørelse, at en sådan tilslutning med tilbagevirkende kraft hverken var praktisk eller lovlig. Brevet tilføjede: "Jeg vil også tillade mig at rette en fejl, De har begået angående Kvæstorkollegiets diskussion om hr. L. den 24. april. Som De vil kunne se af de medsendte uddrag af referatet fra mødet, vedrørte den sag de franske og italienske pensionsordninger, som varetages af Europa-Parlamentet på vegne af den franske og italienske regering. Referatet henviser således til bilag III i Reglerne om parlamentsmedlemmers udgifter og tillæg snarere end til bilag X (nu bilag IX), der på nuværende tidspunkt indeholder reglerne om EP-medlemmers supplerende frivillige pensionsordning. Desuden anmodede hr. L. om at modtage pension fra den særlige pensionsordning, snarere end om at tilslutte sig den."

Det ovennævnte uddrag af referatet fra Kvæstorkollegiets møde lød således: "i henhold til de regler, der gælder for pension for medlemmer af den franske nationalforsamling, der tilsvarende gælder for franske medlemmer af Europa-Parlamentet, skal der ansøges skriftligt om ret til pension inden seks måneder efter den dato, hvor et parlamentsmedlem eller et tidligere parlamentsmedlem bliver valgbar. Et tidligere fransk parlamentsmedlem, der ikke var klar over denne regel, ansøgte Europa-Parlamentet syv måneder efter at være blevet valgbar. Efter en kort diskussion vedtog kollegiet:

At give bemyndigelse til en undtagelse fra de gældende regler til fordel for hr. L., således at han bliver i stand til at modtage pension, uanset at det var hans fejl, at han ikke ansøgte inden tidsfristen på seks måneder udløb;

At pålægge forvaltningen at indsende et udkast til ændringsforslag med det formål at afklare de tidsfrister, der er gældende for bilag III til Reglerne om parlamentsmedlemmers udgifter og tillæg."

I klagen til ombudsmanden hævdede klagerne i det væsentligste at:

i) tidsfristen for at blive optaget i pensionsordningen ikke var blevet annonceret på en ordentlig måde

ii) det var uretfærdigt og diskriminerende ikke at tillade klagerne at tilslutte sig ordningen med tilbagevirkende kraft.

Undersøgelsen

Europa-Parlamentets udtalelse

Klagen blev fremsendt til Europa-Parlamentet. I sin udtalelse erklærede Parlamentet, at klagen var blevet undersøgt på grundlag af en udtalelse fra dets juridiske tjeneste, og at Parlamentet havde truffet beslutning om at afvise klagerens påstande. Parlamentet medsendte en kopi af udtalelsen fra Den Juridiske Tjeneste.

I det væsentligste konkluderes det i udtalelsen fra Den Juridiske Tjeneste, at der ikke var grundlag for klagernes påstand om ikke at være blevet ordentlig informeret. Hr. M. var blevet underrettet skriftligt både i Parlamentet og på sin hjemmeadresse. Desuden blev referaterne af Præsidiets beslutninger uddelt til alle de parlamentsmedlemmer, der herudover havde endnu seks måneder til at tilslutte sig pensionsordningen efter deres genvalg. Men hensyn til hr. B., havde Den Juridiske Tjeneste ikke fået fremlagt noget bevis for, at han ikke havde været klar over tidsfristen for at tilslutte sig ordningen. Den Juridiske Tjeneste havde heller ikke noget bevis for, at hr. B. havde bedt om at tilslutte sig ordningen inden Kvæstorkollegiets omstridte afgørelse eller inden Præsidiets ændringer af bestemmelserne.

Med hensyn til afgørelsen af den 28.oktober vedrørende fastsættelse af en tidsfrist på seks måneder, mente Den Juridiske Tjeneste, at kollegiet var forpligtet på at respektere en generel regel, som kollegiet selv havde fastsat.. Hvis ikke man gjorde det, ville det medføre en overtrædelse af princippet om ligebehandling. I overensstemmelse hermed blev alle de parlamentsmedlemmer, der søgte om optagelse efter den 15. december 1992, afvist, med en enkelt undtagelse. Undtagelsen var imidlertid specifik. Kvæstorkollegiets enighed om afgørelsen lå til grund for denne undtagelse, og afgørelsen blev truffet, inden spørgsmålet om at begrænse tilslutning til pensionsordningen midt i en valgperiode var opstået. I nærværende sag kunne den derfor ikke blive regnet for en generel undtagelse.

Endelig fremsatte Den Juridiske Tjeneste i sin udtalelse tre supplerende punkter som grundlag for konklusionen om, at den omstridte afgørelse ikke var tilfældig: "1. at sikre en sund økonomistyring og genoprette pensionsfondens økonomiske ligevægt, der ifølge en rapport af Coopers og Lybrand den 4. august 1992 havde tilbagegang på det tidspunkt

2. at gøre det muligt for regnskabsførerne at udføre de pålidelige beregninger, der var nødvendige i forbindelse med økonomistyringen, og gøre det muligt for budgetmyndighederne at udføre mere detaljerede budgetmæssige skøn

3. ikke at diskriminere medlemmer, der havde tilsluttet sig ordningen helt fra starten, og hvis økonomiske situation faktisk ville være mindre gunstig end 'nye medlemmers', der ville kunne betale med tilbagevirkende kraft."

Klagerens bemærkningerr

I bemærkningerne fastholdt klagerne deres klager.

Afgørelsen

1. Påstanden om at fristen for at tilslutte sig pensionsordningen ikke var ordentligt annonceret

1.1. Det har kunnet konstateres, at der ikke findes nogen vedtægtsmæssige regler med hensyn til spørgsmålet om, hvad der betragtes som ordentlig underretning af parlamentsmedlemmer. Navnlig Europa-Parlamentets forretningsorden er uden relevante bestemmelser.

1.2. I henhold til artikel 173 i traktaten og personalevedtægtens artikel 90 og 91 har EF-domstolene truffet afgørelse om, at en meddelelse om en foranstaltning normalt er blevet foretaget, når foranstaltningen er kommunikeret til modtageren, og denne er i stand til at tage den til efterretning(11). Domstolene har ligeledes afgivet kendelse om, at forvaltningen er ansvarlig for bevisbyrden. Denne retspraksis viser sig dog ikke at være anvendelig i det foreliggende tilfælde. Denne retspraksis vedrører individuelle handlinger, som er til skade for modtageren, hvor den nøjagtige fastsættelse af underretningstidspunktet er af stor vigtighed for beregningen af den frist, inden for hvilken der kan anlægges sag. Denne sag vedrører underretning om generelle oplysninger i forbindelse med et tilbud, som modtageren kan vælge enten at benytte sig af eller ikke. I tilfælde af at modtageren ansøger og hans ansøgning afvises, gælder tidsfristen for sagsanlæg i henhold til dette afslag(12).

1.3. Med hensyn EF-institutionernes forvaltningsmæssige praksis, fremgår det, at generelle meddelelser ofte anvendes for at underrette ansatte om mulige rettigheder, som der kan søges om(13).

1.4. På denne baggrund må det konkluderes, at spørgsmålet om ordentlig underretning om oplysninger til parlamentsmedlemmer er et spørgsmål, der hører under Parlamentets beføjelser i forbindelse med dets interne organisation. I sin udøvelse af disse beføjelser skal Parlamentet i henhold til EF-domstolenes retspraksis handle i overensstemmelse med principperne for god forvaltning(14). Spørgsmålet er således om Parlamentet handlede i overensstemmelse hermed.

Det fremgår, at Parlamentet i denne sag sendte en meddelelse vedrørende den tidsfrist, der var blevet indført i forbindelse med pensionsordningen til medlemmerne via Parlamentets interne distributionssystem. For yderligere at sikre sig at parlamentsmedlemmerne fik meddelelsen sendte Parlamentet ligeledes meddelelsen med posten til alle parlamentsmedlemmernes hjemmeadresse. Hvert medlem havde således mindst to lejligheder til at blive bekendt med den indførte tidsfrist. Dette udgør ikke et tilfælde af fejl og forsømmelse.

2. Uretfærdig og diskriminerende behandling

2.1. Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt afslaget på at give klagerne ret til at tilslutte sig ordningen med tilbagevirkende kraft var uretfærdigt og diskriminerende, fremgik det, at det her drejede sig om to spørgsmål. Det første drejede sig om, hvorvidt det var uretfærdigt, at bestemmelsen ikke generelt gav mulighed for at tilslutte sig med tilbagevirkende kraft. Det andet spørgsmål drejede sig om, hvorvidt tidsfristen for at tilslutte sig burde være blevet ophævet i klagernes tilfælde. I den forbindelse så det ud til, at klagerne og Parlamentet var enige om, at en ophævelse af tidsfristen i deres tilfælde ville medføre en tilslutning med tilbagevirkende kraft. Det var således tydeligt, at hvis svaret på det første spørgsmål havde været, at der generelt burde være mulighed for at tilslutte sig med tilbagevirkende kraft, havde det andet spørgsmål været overflødigt.

2.2. Med hensyn til det første spørgsmål var klagerne og Parlamentet enige om, at reguleringerne ikke indeholdt nogen bestemmelser om, at ordningen kunne tilsluttes med tilbagevirkende kraft. Spørgsmålet gik således på, hvorvidt det var retfærdigt, at Parlamentet ikke havde fastsat en sådan bestemmelse. Det fremgik, at Parlamentets grunde til ikke at have gjort dette var et ønske om forsvarlig økonomisk forvaltning. Det skal endvidere bemærkes, at Parlamentet havde beføjelse til slet ikke at indføre ordningen. Parlamentet måtte derfor også selv have ret til at fastsætte begrænsninger for ordningen.

Derfor vurderede ombudsmanden, at den kendsgerning at Parlamentet ikke havde sørget for en general mulighed for at tilslutte sig ordningen med tilbagevirkende kraft ikke udgjorde et tilfælde af fejl og forsømmelse.

2.3. Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt tidsfristen for at tilslutte sig ordningen burde være blevet ophævet i klagernes tilfælde, faldt undersøgelsen af dette spørgsmål i flere dele. Først måtte det undersøges, hvorvidt afvisningen af en ophævelse af tidsfristen var uretfærdig, og derefter om den var diskriminerende.

2.4. Med hensyn til det retfærdige skal det først bemærkes, at de regler, der gælder for pensionsordningen, ikke indeholder nogen bestemmelser, der giver mulighed for en ophævelse af tidsfristen på grund af uretfærdige forhold. Den pågældende bestemmelse i reglerne fastslår blot, at for at parlamentsmedlemmer kan tilslutte sig ordningen "må der højst være gået seks måneder efter, de er blevet valgt eller genvalgt".

2.5. I mangel af en eksplicit bestemmelse, der giver mulighed for at ophæve tidsfristen, var spørgsmålet, hvorvidt der under fællesskabsretten eksisterer et generelt princip om, at en sådan tidsfrist skal ophæves for at gøre ordningen retfærdig. Der syntes ikke at der findes noget sådant princip.

2.6. På den baggrund og når man tager de begrundelser, der angår forsvarlig økonomisk ledelse, som Parlamentet henviser til, i betragtning, kan det ikke betragtes som uretfærdigt, at man holdt sig nøje til tidsfristen i klagernes tilfælde.

2.7. Med hensyn til påstandene om diskriminering, skal det nævnes, at princippet om lige muligheder kræver, at identiske situationer behandles identisk og at forskellige situationer ikke behandles identisk.

2.8. Det blev gjort gældende, at et andet parlamentsmedlem fik lov til at tilslutte sig ordningen på trods af, at tidsfristen var overskredet. Det fremgik af Parlamentets udtalelse, at dette parlamentsmedlem, inden tidsfristen blev indført, var blevet lovet, at hun kunne tilslutte sig ordningen. Hendes situation var derfor ikke identisk med klagerens.

2.9. For det andet blev det gjort gældende, at Parlamentet i forbindelse med aldersrenteordningen - ordningen i bilag III - havde ophævet tidsfristen i et tilfælde, det vil sige i det tilfælde, der nævnes i det ovenfor citerede brev af den 24. juli 1995. I den henseende skal det bemærkes, at forespørgslen blev fremsat en måned efter den pågældende tidsfrist var udløbet, at det skete i forbindelse med en anden ordning, at den økonomiske situation var anderledes, og at forespørgslen vedrørte retten til en pension, som parlamentsmedlemmet allerede havde bidraget til. Desuden fremgik det af ændringerne af reglerne, som forvaltningen blev bedt om at fremkomme med forslag til i det citerede referat fra Kvæstorkollegiets møde, at forespørgsler, der fremkom efter tidsfristens udløb ikke havde nogen tilbagevirkende kraft. Det fremgik således, at situationen var en anden i det foreliggende tilfælde.

2.10. Af disse grunde fremgik det derfor ikke, at der var sket en overtrædelse af princippet om ligebehandling. Om princippet om ligebehandling er blevet overtrådt er imidlertid et juridisk spørgsmål, og det skal derfor bemærkes, at Domstolen er den øverste myndighed i forbindelse med spørgsmål om fællesskabsretten.

På baggrund af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af klagen, fremgik det således, at der ikke var forekommet fejl og forsømmelser fra Europa-Parlamentets side. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen.

3.1.2. RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION

INSPEKTION MED FORMÅL AT KONTROLLERE BEGRUNDELSER FOR NÆGTELSE AF AKTINDSIGT

Afgørelse af klage 1087/10.12.96/Statewatch/UK/IJH mod Rådet

Klagen

Klagen drejer sig om fire begæringer om dokumenter, som klageren sendte til Rådet i juli og august 1996. Hans begæringer var fremsat i henhold til Rådets afgørelse om offentlig adgang til Rådets dokumenter(15) (herefter "afgørelse 93/731").

Den 30. juli 1996 bad han om kopier af 71 rapporter behandlet på møder afholdt i "K4-udvalget" i september, oktober og november 1994. Den 31. juli 1996 anmodede han om seks dokumenter fra henholdsvis 1992 og 1993. Den 13. august 1996 sendte han to breve til Rådet. I det første bad han om en kopi af en enkelt rapport fra 1992. I det andet bad han om kopier af 26 rapporter behandlet på RIA-Rådets møde afholdt i Luxembourg den 4. juni 1996, hvoraf 23 var fra 1996, og tre var fra tidligere år.

Den 26. september 1996 svarede Rådets Generalsekretariat klageren og udtalte, at hans begæringer "i denne henseende er gentagne begæringer, som hver især drejer sig om et meget stort antal dokumenter", og at Generalsekretariatet havde fundet en rimelig løsning i henhold til artikel 3, stk. 2, i afgørelse 93/731/EF ved kun at tage dokumenter produceret i 1996 (dvs. 23 af de 26 efterspurgte dokumenter i det andet brev dateret den 13. august 1996) i betragtning. Generalsekretariatet stillede 16 af de 23 dokumenter til rådighed for klageren, men nægtede adgang til syv andre.

Den 10. oktober 1996 indsendte klageren en bekræftet begæring angående alle de dokumenter, han var blevet nægtet adgang til. Den 20. november 1996 svarede Rådets præsidium, at det fastholdt sin oprindelige afgørelse om at anvende en "rimelig løsning", og at det derfor kun udvalgte syv dokumenter produceret i 1996.

Med hensyn til disse syv dokumenter erklærede Rådet, at det omhyggeligt havde opvejet klagerens interesse i at få adgang mod Rådets interesse i at holde sine forhandlinger hemmelige, og at den sidstnævnte interesse vejede tungere end den førstnævnte. Rådet gav endvidere følgende detaljer: "Dokumenterne 7574/96, 6982/2/96 og 7753/96 indeholder detaljerede nationale holdninger til henholdsvis en aftale om eksterne grænser, en henstilling om illegal beskæftigelse af statsborgere fra tredjelande og en aftale om udlevering af kriminelle. Disse emner diskuteres stadig, eller er først blevet vedtaget for ganske nylig.

Dokumenterne 7717/1/96 og 7718/1/96 indeholder detaljerede nationale holdninger til budgettet for Europols Narkotikaenhed og Europols computersystem.

Endelig indeholder dokumenterne 7788/96 og 7791/96 henvisninger til udtalelser fra Rådets juridiske tjeneste om en juridisk fortolkning af Europol-konventionen, samt kommentarer om dette emne fra forskellige delegationer."

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Rådets behandling af hans begæring om adgang til dokumenter var urimelig og muligvis ulovlig.

Undersøgelsen

Rådets udtalelse

Klagen blev sendt til Rådet sammen med fem andre klager fra den samme klager. I marts 1997 sendte Rådet et svarbrev, i hvilket det bestred ombudsmandens kompetence til at behandle klagerne. Den 15. april 1997 skrev ombudsmanden til Rådet og bekræftede sin oprindelige beslutning om, at klagerne lå inden for hans mandat, og han fornyede sin begæring om en udtalelse om klagernes indhold.

Den 20. juni 1997 opfyldte Rådet ombudsmandens begæring. Hvad angik anvendelsen af en "rimelig løsning", bemærkede Rådet, at dets udtalelse om en anden klage fra den samme klager (1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH) også gjaldt for denne sag.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger hævdede klageren, at:

- Rådet ikke havde ret til at anvende en "rimelig løsning" på hans fire begæringer om dokumenter

- at Rådet ikke har ret til at nægte adgang til dokumenter med den begrundelse, at de er blevet vedtaget for nylig, eller at de indeholder medlemsstaternes synspunkter.

Ombudsmandens inspektion af dokumenterne

Ombudsmanden fandt det nødvendigt at undersøge de syv dokumenter, til hvilke Rådet havde nægtet adgang i henhold til artikel 4, stk. 2, i afgørelse 93/731/EF.

Ombudsmanden underrettede klageren om kontrollen, der i overensstemmelse med artikel 4 stk. 1, i ombudsmandsstatutten hverken kunne indebære en udlevering til klageren af selve dokumenterne eller nogen oplysninger indeholdt i disse.

Kontrollen blev udført i Rådets Justus Lipsius-Bygning i Bruxelles den 2. oktober 1998. Ud over at give adgang til dokumenterne tilbød Rådets tjenestegrene at levere kopier til ombudsmandens kontor, hvis dette krævedes. Efter gennemgang af dokumenterne vurderede ombudsmandens kontor, at det ikke var nødvendigt at tage kopier.

Afgørelsen

1. Spørgsmålet om jurisdiktion

1.1. Rådets indvending mod ombudsmandens kompetence lod til at bygge på to antagelser:

a) Ombudsmandens kompetence gælder ikke handlinger foretaget af Rådet i forbindelse med samarbejde på området Retlige og Indre Anliggender (den "tredje søjle"); og

b) klagernes indhold angår handlinger foretaget af Rådet under den tredje søjle.

1.2. Ombudsmandens beslutning om, at han kan behandle klagerne, bygger på hans opfattelse, at den anden af disse antagelser er forkert. Han behøver derfor ikke tage stilling til den første antagelse.

1.3. Klagernes indhold drejer sig om Rådets svar på begæringer om adgang til dokumenter. Begæringerne blev fremsat i henhold til afgørelse 93/731/EF og blev behandlet af Rådet i henhold til samme. Afgørelse 93/731/EF blev truffet i henhold til EF-traktatens artikel 151. Domstolen bekræftede i sin dom i sagen Nederlandene mod Rådet(16), at denne afgørelse har juridisk virkning over for tredjeparter som et aspekt af Fællesskabets love.

1.4. Afgørelsen blev fortolket og anvendt af Retten i Første Instans i sagen Carvel og Guardian Newspapers mod Rådet(17), som også omhandlede adgang til dokumenter under den tredje søjle. På grund af de begrænsninger, artikel L i traktaten om Den Europæiske Union sætter for Domstolens jurisdiktion, ville Retten i Første Instans ikke have nogen jurisdiktion til at behandle dette aspekt af Carvel-sagen, hvis adgang til dokumenter under tredje søjle i sig selv var et anliggende under tredje søjle.

1.5. Af ovenstående fremgår det, at den korrekte fortolkning og anvendelse af afgørelse 93/731/EF om offentlighedens adgang til dokumenter er et anliggende under Fællesskabsretten og ikke under den tredje søjle, selv om de pågældende dokumenter drejer sig om aktiviteter under denne søjle. Ombudsmanden meddelte Rådet denne afgørelse den 15. april 1997. (Bemærk: I sin dom af 17. juni 1998 afviste Retten i Første Instans med en lignende begrundelse Rådets indvending imod Rettens jurisdiktion i Tidningen Journalisten-sagen)(18).

2. Anvendelse af en "rimelig løsning"

2.1. Klageren hævdede, at artikel 3, stk. 2, i afgørelse 93/731/EF ikke giver Rådet ret til at anvende en "rimelig løsning" på hans fire begæringer om dokumenter.

2.2. Som Rådet bemærkede i sin udtalelse, er dette aspekt af klagen det samme som i en anden klage fra samme klager, nemlig: (1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH). Ombudsmandens afgørelse af 28. juli 1998 i ovenstående sag gælder derfor også for denne sag.

2.3. Ved anvendelse af ovenstående afgørelse, især med hensyn til betydningen af begreberne "gentagne begæringer" og "omfattende dokumenter", er det klart, at Rådet ikke havde ret til at anvende en "rimelig løsning" i henhold til artikel 3, stk.2, i afgørelse 93/731/EF på de fire begæringer om dokumenter i denne sag.

3. Afslag på adgang i henhold til artikel 4 stk. 2

3.1. Rådet afviste adgang til syv dokumenter med henvisning til artikel 4, stk. 2, i afgørelse 93/731/EF, der lyder som følger: "Aktindsigt i Rådets dokumenter kan nægtes af hensyn til tavshedspligten om Rådets drøftelser."

Ifølge den etablerede retspraksis kræver anvendelse af denne bestemmelse, at Rådet foretager en reel opvejning mellem på den ene side borgerens interesse i at opnå adgang til dokumenter og, på den anden side enhver interesse Rådet måtte have i at bevare tavshedspligt om sine drøftelser.

3.2. Klageren hævder, at Rådet ved at anvende artikel 4, stk. 2, ikke har ret til at nægte adgang til dokumenter med den begrundelse, at de er blevet vedtaget for nylig, eller at de indeholder medlemsstaternes synspunkter. Ombudsmanden kender ikke til nogen juridisk bestemmelse eller princip, der skulle kræve, at Rådet i sin opvejning af interesser i henhold til artikel 4, stk. 2, skulle udelukke ovennævnte betragtninger fra sine overvejelser:

3.3. Ombudsmandens undersøgelse af dokumenterne bekræftede, at Rådets begrundelser svarer til indholdet af de pågældende dokumenter.

3.4 Der er derfor ikke tale om, at Rådet har begået nogen fejl eller forsømmelse i forbindelse med dette aspekt i sagen.

Konklusion

Hvad angår Rådets anvendelse af en "rimelig løsning" gælder ombudsmandens kritiske bemærkning i 1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH (afgørelse af 28. juli 1998) også for klagerens begæringer om dokumenter i denne sag.

Med hensyn til afvisning af adgang til syv dokumenter i henhold til artikel 4, stk. 2, i afgørelse 93/731/EF, fremgår det på baggrund af ombudsmandens undersøgelser, at der ikke er tale om nogen fejl eller forsømmelse fra Rådets side.

Ombudsmanden kunne derfor afslutte sagen.

3.1.3. EUROPA-KOMMISSIONEN

KONKURRENCE: SVAR PÅ ET ANBRINGENDE - OMBUDSMANDENS KOMPETENCE

Afgørelse om klage 449/96/20.02.96/HKC/PD over Europa-Kommissionen

Klagen

I februar 1996 klagede HKC, et dansk advokatfirma, til ombudsmanden på vegne af LF, en dansk fagforening. Klagen vedrørte Kommissionens beslutning om at bevilge en fritagelse fra konkurrencereglerne vedrørende en allianceaftale mellem to luftfartsselskaber, hvis ansatte var medlemmer af LF. Efter klagerens opfattelse ville aftalen føre til jobtab blandt LF-medlemmer. Ifølge LF var Kommissionen forpligtet til at tage virkningerne for arbejdsløsheden i betragtning ved overvejelsen af, om der skal bevilges fritagelser fra konkurrencereglerne. Klagen vedrørte også den omstændighed, at man hverken bekræftede modtagelsen af LF's bemærkninger, som Kommissionen havde opfordret LF til at indgive til den i medfør af den fritagelsesforordning, der finder anvendelse, eller besvarede disse bemærkninger.

Undersøgelsen

Kommissionens udtalelse

Klagen blev fremsendt til Kommissionen. Kommissionen anførte i sin udtalelse, at ombudsmanden ikke var kompetent til at tage stilling til spørgsmålet om, hvorvidt virkningerne for arbejdsløsheden skulle tages i betragtning ved bevillingen af fritagelse fra konkurrencereglerne, eftersom sagen vedrørte en manglende anvendelse af loven og ikke et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Kommissionen påstod yderligere, at den ikke var forpligtet til at besvare bemærkninger, som den havde opfordret tredjeparter som f.eks. LF til at indgive, eftersom bemærkningerne kun tog sigte på at bistå Kommissionen i dens analyse.

Klagerens bemærkninger

Klageren fastholdt i sine bemærkninger klagen og betragtede ombudsmanden som kompetent til at behandle alle dens aspekter.

Afgørelsen

1. Ombudsmanden fandt, at han var kompetent til at behandle spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen var forpligtet til at tage virkningerne for arbejdsløsheden i betragtning ved overvejelsen af, om der skal bevilges fritagelser fra konkurrencereglerne. I en skrivelse til formanden for Kommissionen blev der fremsat supplerende bemærkninger vedrørende dette spørgsmål. Indholdet af denne skrivelse er opsummeret i nedenstående afsnit om supplerende bemærkninger.

2. Med hensyn til det materielle spørgsmål fandt Ombudsmanden, at det på grundlag af de regler, der fandt anvendelse, og Domstolens retspraksis kunne lægges til grund, at Kommissionen ikke var forpligtet til at tage sådanne overvejelser i betragtning.

3. Med hensyn til Kommissionens manglende bekræftelse af modtagelsen af LF's bemærkninger og dens manglende besvarelse heraf bemærkede ombudsmanden, at den forordning, der fandt anvendelse, ikke indeholdt en sådan forpligtelse. Ved at opfordre tredjeparter til at indgive bemærkninger, som tog sigte på at bistå Kommissionen i dens analyse, havde Kommissionen skabt en situation, hvor borgerne med rette kunne forvente et svar fra Kommissionen: dette så meget desto mere som LF havde en interesse i afgørelsen som følge af den omstændighed, at dens medlemmer muligvis blev berørt af den. Kommissionens manglende svar til LF havde derfor været et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Eftersom dette aspekt af sagen vedrørte procedurer i forbindelse med specifikke hændelser i fortiden, var det ikke hensigtsmæssigt at forfølge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen.

Supplerende bemærkninger

I en skrivelse til formanden for Kommissionen, som ledsagede afgørelsen, fremsatte ombudsmanden sammenfattet følgende yderligere bemærkninger:

Kommissionen er altid velkommen til at tilkendegive sine synspunkter med hensyn til, om en klage kan antages til realitetsbehandling, når den erkender, at det er op til ombudsmanden at afgøre dette spørgsmål. I denne sag skulle der imidlertid korrigeres en grundlæggende misforståelse. Det fremgik, at den tjenestegren, som havde ansvaret for at lave udkastet til Kommissionens svar til ombudsmanden i denne sag, havde antaget, at "ukorrekt anvendelse af lovgivningen" ikke kan være "et tilfælde af fejl eller forsømmelser". Rent faktisk gør det modsatte sig gældende: det kan aldrig være god forvaltningsskik at undlade at handle i henhold til loven. Den første og mest væsentlige opgave, ombudsmanden har, når han foretager undersøgelser af mulige tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med en EU-institutions eller et EU-organs virksomhed, er at fastslå, om den pågældende institution har handlet lovligt. Ved udførelsen af denne opgave er ombudsmanden altid opmærksom på, at Domstolen er den højeste myndighed, for så vidt angår fortolkning af fællesskabsretten.

I andre tilfælde, hvor en klager udtrykkeligt har rejst et spørgsmål vedrørende rettens fortolkning eller anvendelse, har Kommissionen afgivet en udtalelse om spørgsmålet, som er blevet fremsendt til klageren. Det er normalt, at Kommissionen svarer på denne måde, og ombudsmanden nærer tillid til, at den vil fortsætte hermed. Den europæiske ombudsmandsinstitution blev oprettet for at fremme forbindelserne mellem EU-institutionerne og -organerne og EU-borgerne. Dette er umuligt, hvis en institution ikke tilkendegiver sin holdning vedrørende alle de spørgsmål, klageren har forelagt. I tilfælde, hvor institutionen forklarer, at den har handlet korrekt i overensstemmelse med de regler og principper, der er bindende for den, er borgeren undertiden tilfreds med forklaringen eller har i det mindste en bedre forståelse af institutionens handlinger. Mere generelt er det altid en hjælp, hvis Kommissionens udtalelser redegør for Kommissionens holdning til de retlige elementer i en sag, for at sikre, at der kan tages hensyn til Kommissionens synspunkter i ombudsmandens undersøgelse.

Ombudsmanden afsluttede sagen med at anmode formanden for Kommissionen om at sikre, at Kommissionens ansvarlige tjenestegrene tager hensyn til disse supplerende bemærkninger, når de udarbejder Kommissionens svar til ombudsmanden.

KOMMISSIONSMEDLEMMERS LØNNINGER: ANMODNING OM OPLYSNINGER

Afgørelse om klage 586/3.5.96/MCA/ES/JMA over Europa-Kommissionen

Klagen

På vegne af "Asociación Amigos de Benalmádena" indgav A. en klage til ombudsmanden i april 1996 vedrørende Kommissionens manglende besvarelse af foreningens anmodninger om oplysninger om to kommissionsmedlemmers lønninger og andre godtgørelser i 1993 og 1994.

Klageren anførte, at Kommissionen havde undladt at besvare to tidligere skrivelser, der var blevet sendt til dens kontor i Madrid, henholdsvis den 17. oktober og 17. december 1995. I disse skrivelser anmodede hun om oplysninger om den indtægt (løn plus godtgørelser), som Kommissionens daværende spanske medlemmer, Marín og Matutes, havde haft i 1993 og 1994.

Undersøgelsen

Kommissionens udtalelse

Klagen blev fremsendt til Kommissionen. I sin udtalelse undskyldte Kommissionen, at den havde undladt at besvare de oprindelige skrivelser, og anførte, at lønninger til kommissionsmedlemmer i alle tilfælde er underlagt forordning nr. 422/67/EØF og nr. 5/67/Euratom af 25. juli 1967 således som ændret ved flere lejligheder.

Med hensyn til udgifter i forbindelse med tjenesterejser og rejseudgifter anførte Kommissionen, at det samlede beløb, der blev udbetalt til alle kommissærer i forbindelse med denne type udgifter i 1994, androg 1300000 ECU. Derudover er kommissærer berettigede til godtgørelse af repræsentationsudgifter, og de tilsvarende beløb androg 341000 ECU i 1993 og 335000 ECU i 1994.

Endelig anførte Kommissionen, at alle disse beløb var genstand for intern finansiel kontrol fra Kommissionens egen side og også for ekstern kontrol fra Revisionsrettens side.

Klagerens bemærkninger

A. anførte i sine bemærkninger, at hendes anmodninger stadig ikke var blevet imødekommet. Efter hendes opfattelse havde Kommissionen blot henvist til en forordning, som var hende ukendt. Disse bemærkninger henviste også til et samlet beløb på 1300000 ECU, der var betalt i udgifter i alt til alle kommissionsmedlemmer, men uden nogen angivelse vedrørende de to kommissærer, der var omtalt i anmodningen.

Ombudsmandens bestræbelser på at nå frem til en mindelig løsning

I overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i statutten og med henblik på at tilstræbe at nå frem til en mindelig løsning på sagen skrev ombudsmanden igen til Kommissionen. Han henviste til den omstændighed, at det af Kommissionen givne svar stadig ikke var fyldestgørende for klageren.

Han foreslog også, at Kommissionens svar skulle tages op til fornyet overvejelse i lyset af Den Europæiske Unions tilsagn om gennemsigtighed og offentlig aktindsigt. I betragtning af disse principper antydede han, at der kunne findes en fyldestgørende løsning, hvis Kommissionen efter at have afvejet de interesser, der stod på spil, kunne give nogle klarere og mere præcise oplysninger og i den forbindelse begrundede en klar konklusion med hensyn til de oplysninger, som kunne stilles til rådighed.

Kommissionen anførte i sit svar, at den havde forsøgt at finde en balance mellem behovet for gennemskuelighed og beskyttelse af privatlivets fred. For at nå frem til dette kompromis havde den fremlagt oplysninger om lønninger og andre godtgørelser vedrørende hele Kommissionen frem for oplysninger, der specifikt vedrørte to af dens medlemmer.

Dernæst anførte Kommissionen, at dens medlemmers månedlige lønninger plus andre godtgørelser sidst blev fastlagt af Rådet i december 1996, og den redegjorde for, hvorledes de blev beregnet. Med hensyn til repræsentationsudgifter blev de godtgjort, når fakturaen var udstedt. De blev godtgjort med op til 11347 ECU om året (for kommissæren med ansvar for udenrigsanliggender androg beløbet 17023 ECU). Tjenestemænd, som var nødt til at rejse i forbindelse med udførelsen af deres opgaver, modtager en godtgørelse for rejseudgifter og dagpenge, som har tilknytning til det land, hvor tjenesterejsen finder sted.

Kommissionens svar blev sendt til klageren med en opfordring til at overveje den af Kommissionen foreslåede løsning. Som svar tilkendegav klageren sin tilfredshed med Den Europæiske Ombudsmands bestræbelser på at finde frem til en mindelig løsning på denne sag. Det var ikke desto mindre stadig klagerens opfattelse, at Kommissionen ikke havde besvaret hendes spørgsmål klart og specifikt. Efter hendes mening er kontrollen med offentlige udgifter et yderst vigtigt mål, som burde have forrang for beskyttelse af privatlivets fred.

Afgørelsen

1. Retten til EU-oplysninger

De anmodninger om oplysninger, som klageren sendte til Kommissionen i sine skrivelser af 17. oktober og 17. december 1995, rejser spørgsmål vedrørende alle EU-borgeres ret til at blive informeret om væsentlige aspekter af Kommissionens administrative aktivitet.

For at afveje de retlige konsekvenser af denne anmodning er det nødvendigt at begynde ved Den Europæiske Unions tilsagn om at gøre EU-institutionernes og -organernes aktivitet mere gennemsigtig og mere åben for offentligheden. Dette tilsagn blev udmøntet i slutakten til traktaten om Den