DA Den Europæiske Unions Tidende L 342/57

KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU) 2015/2463

af 18. december 2015

om forretningsordenen for det panel, der omhandles i artikel 108 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1),

under henvisning til Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (2), særlig artikel 144, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 oprettes der et panel til varetagelse af den centrale vurdering af de i artikel 106, stk. 1, omhandlede situationer og vedtagelse af passende henstillinger (i det følgende benævnt »panelet«).

(2) I artikel 108, stk. 7, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 fastsættes det, hvordan panelet sammensættes, og det bestemmes, at panelet bistås af et fast sekretariat, som oprettes af Kommissionen.

(3) Bestemmelserne for panelets tilrettelæggelse og sammensætning, proceduren for formandens udnævnelse og håndtering af interessekonflikter er fastsat i artikel 144 i den delegerede retsakt (EU) nr. 1268/2012. I artikel 144, stk. 5, fastsættes bestemmelserne om panelets forretningsorden, som vedtages af Kommissionen.

(4) Der bør angives en procedure for udnævnelse og afskedigelse af formanden, og der bør fastsættes bestemmelser for, hvem der fungerer som stedfortræder, når formanden er fraværende eller forhindret i at varetage sit hverv.

(5) Det er nødvendigt at fastlægge detaljerede regler om panelets sammensætning i enhver situation, især hvad angår udnævnelsen af de to faste medlemmer, deres stedfortrædere og de yderligere medlemmer, som repræsenterer den anvisningsberettigede.

(6) Af hensyn til en velfungerende administration af panelet bør det nærmere specificeres, hvilke støttefunktioner sekretariatet skal varetage i forbindelse med dets arbejde.

(7) Det bør angives nærmere, hvilken procedure der anvendes ved indbringelse af sager for panelet, især hvad angår minimumskravene til indholdet af den anvisningsberettigedes anmodning.

(8) Af hensyn til de økonomiske aktører bør det præciseres, hvad der i praksis gøres for at sikre deres ret til at blive hørt.

(9) Det bør præciseres, hvilke praktiske regler der gælder for det tætte samarbejde mellem panelet og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) set i lyset af de administrative regler for samarbejde og rettidig udveksling af oplysninger mellem Kommissionen og OLAF.

(10) Det bør præciseres, hvilke regler der gælder for vedtagelse af panelets henstillinger.

(11) Behandlingen af personoplysninger i panelet og dets sekretariat bør ske under overholdelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (3).

(12) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (4) bør gælde for henstillinger vedtaget af panelet —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Sagsområde

I denne afgørelse fastlægges forretningsordenen for det panel, der er omhandlet artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »panelet«).

Artikel 2

Udnævnelse og afskedigelse af formanden

1. Kommissionen udnævner panelets formand i overensstemmelse med artikel 144 i den delegerede retsakt (EU) nr. 1268/2012.

2. Hvis formanden ikke længere opfylder kravene for at kunne varetage sit hverv, kan han/hun afskediges af Kommissionen.

Artikel 3

Formandens stedfortræder

1. Formanden har en stedfortræder, som repræsenterer denne, når han/hun er fraværende eller ikke er i stand til at varetage sit hverv. Stedfortræderen udnævnes i overensstemmelse med artikel 144 i den delegerede retsakt (EU) nr. 1268/2012.

2. I tilfælde, hvor både formanden og dennes stedfortræder er fraværende eller ude af stand til at varetage deres hverv, varetages stedfortræderfunktionen af det faste medlem med den højeste anciennitet (5), jf. medlemmets udnævnelse i henhold til artikel 4. I så tilfælde repræsenteres det faste medlem, der optræder som stedfortræder for formanden, af sin stedfortræder, der er udnævnt i henhold til artikel 4.

Artikel 4

Udnævnelse af panelets medlemmer og deres stedfortrædere

1. Direktøren for den centrale finanstjeneste i Generaldirektoratet for Budget er et af de to faste medlemmer af panelet, jf. artikel 144, stk. 2, i den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012. Generaldirektøren for budget udpeger en stedfortræder blandt tjenestemænd i lønklasse AD11 eller derover.

Generaldirektøren for budget udpeger det andet faste medlem og medlemmets stedfortræder ad personam blandt de tjenestemænd, der som minimum er indplaceret i henholdsvis lønklasse AD14 og AD11.

2. Det yderligere medlem, der i henhold til artikel 144, stk. 2, i den delegerede retsakt (EU) nr. 1268/2012 repræsenterer den anvisningsberettigede, hvorfra anmodningen stammer, udpeges i overensstemmelse med forretningsordenen og de interne administrative regler for den berørte institution eller det berørte agentur, kontor eller organ, jf. artikel 65, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

Artikel 5

Udnævnelse af observatører og samarbejde med OLAF

1. Observatører deltager ikke i vedtagelsen af panelets henstillinger, jf. artikel 13.

2. Repræsentanter for følgende enheder har observatørstatus:

a) Kommissionens juridiske tjeneste

b) Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) i tilfælde, hvor den anvisningsberettigedes anmodning bl.a. er baseret på oplysninger fremsendt af OLAF

c) de anvisningsberettigede (eksklusive den anmodende anvisningsberettigede) fra Kommissionen, et europæisk kontor nedsat af Kommissionen, et forvaltningsorgan, en anden institution eller et andet europæisk kontor, organ eller agentur, som er berørt af den sag, der er forelagt panelet, og

d) enhver anden enhed, som indbydes af formanden.

3. En repræsentant for Den Juridiske Tjeneste deltager i alle panelets møder. Den Juridiske Tjeneste underrettes om alle skriftlige procedurer, jf. artikel 10, og kan fremsætte mundtlige og/eller skriftlige kommentarer. Den gør dette, hvis formanden anmoder om det.

4. I de tilfælde, hvor OLAF har observatørstatus i henhold til stk. 2, litra b), arbejder OLAF tæt sammen med panelet i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) under overholdelse af de proceduremæssige og grundlæggende rettigheder og beskyttelse af whistleblowers. I disse tilfælde kan OLAF's repræsentanter deltage i alle panelets møder og i samtlige mundtlige og skriftlige procedurer, jf. artikel 9 og 10, ved at bidrage med mundtlige og/eller skriftlige bemærkninger og gør dette, hvis de anmodes herom af formanden.

I andre tilfælde kan OLAF blive anmodet om at fremlægge relevante oplysninger eller yde vejledning, hvis formanden finder det nyttigt af hensyn til beskyttelse af Unionens finansielle interesser.

5. Anvisningsberettigede med observatørstatus i henhold til stk. 2, litra c), deltager i alle panelets møder. De underrettes om alle skriftlige procedurer, jf. artikel 10, og kan fremsætte mundtlige og skriftlige kommentarer.

6. Andre observatører deltager i panelets møder, når de indbydes hertil af formanden, og de kan fremsætte mundtlige og skriftlige kommentarer på formandens anmodning.

Artikel 6

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter

1. I de tilfælde, hvor et bestemt punkt på dagsordenen vil medføre en interessekonflikt for et medlem eller en observatør, som deltager i panelets drøftelser, underretter han/hun formanden og sekretariatet herom med det samme og under alle omstændigheder inden drøftelsernes begyndelse.

2. I tilfælde af en konstateret interessekonflikt afholder medlemmet eller observatøren sig fra at deltage, diskutere punktet på dagsordenen og deltage i drøftelserne, opnåelsen af konsensus og afstemningen, alt efter omstændighederne.

3. I givet fald kræves det af medlemmer og observatører, at de underskriver en erklæring om, at der ikke er nogen interessekonflikt, inden panelets drøftelser begynder.

4. Hvis formanden kommer i interessekonflikt i forhold til et bestemt dagsordenpunkt, underretter han/hun sekretariatet herom og underlader at deltage. I disse tilfælde erstattes formanden af stedfortræderen.

5. Stykke 1, 2 og 3 anvendes uændret for stedfortræderen for formanden, stedfortræderne for medlemmerne og medlemmerne af panelets sekretariat.

Artikel 7

Fast sekretariat

1. Panelets sekretariat oprettes af og knyttes administrativt til Generaldirektoratet for Budget.

2. Sekretariatets opgaver er som fastlagt i artikel 144 i den delegerede retsakt (EU) nr. 1268/2012. Sekretariatet skal navnlig:

a) kontrollere, at anmodninger om henvisning af sager til panelet er fuldstændige, inden de fremsendes til formanden og medlemmerne

b) identificere eventuelle andre anvisningsberettigede, som er berørt af sagen, og som eventuelt kan foreslås som observatører

c) identificere de tilfælde, hvor OLAF bør anmodes om at fremlægge relevante oplysninger eller yde vejledning som fastsat i artikel 5, stk. 4, andet afsnit

d) opstille dagsordenen for panelets møder under formandens ansvar og sende den til dets medlemmer og observatører

e) være til stede under panelets drøftelser og tage referat af alle møder

f) underrette de berørte økonomiske aktører og øvrige berørte anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 108, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012

g) underrette den anvisningsberettigede, som har fremsat anmodningen, om den af panelet vedtagne henstilling

h) tage stilling til anmodninger om adgang til panelets dokumenter, især dets henstillinger, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 8

Henvisning af sager til panelet

1. Panelet indkaldes efter anmodning fra en anvisningsberettiget i Kommissionen, en af de øvrige institutioner, et af Kommissionen nedsat europæisk kontor, et forvaltningsorgan eller et andet europæisk kontor, organ eller agentur.

2. Anmodningen sendes elektronisk til sekretariatet til Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu i krypteret form i overensstemmelse med de i Kommissionen gældende krypteringsregler.

3. Hvis den anvisningsberettigede bliver opmærksom på oplysninger, jf. artikel 106, stk. 2, og artikel 108, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, henviser han/hun sagen til panelet senest to måneder efter, at han/hun har fået kendskab til disse oplysninger, dog ikke i behørigt begrundede tilfælde.

4. Når den anvisningsberettigede henviser en sag til panelet, skal anmodningen herom indeholde de oplysninger, der kræves i artikel 108, stk. 8, litra a), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. Den anvisningsberettigede medsender desuden alle relevante oplysninger, bl.a. OLAF-rapporter i de tilfælde, hvor oplysningerne er indsendt af OLAF i henhold til artikel 7, stk. 6, og artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

5. Den frist, der omtales i artikel 108, stk. 8, litra f), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, begynder først at løbe, når der er indsendt en anmodning vedlagt de i stk. 4 nævnte oplysninger.

6. Anmodningen må ikke være på mere end ti sider, eksklusive bilag, hvilket dog ikke gælder i sager med særligt indviklede juridiske og faktuelle aspekter.

Artikel 9

Indkaldelse af møde

Panelets formand indkalder til møde med henblik på:

a) at foretage en foreløbig juridisk vurdering som fastsat i artikel 108, stk. 8, litra b), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012

b) at vedtage en henstilling som fastsat i artikel 108, stk. 9, i samme forordning.

Artikel 10

Skriftlig procedure

1. På initiativ af formanden eller efter anmodning fra et medlem af panelet kan den foreløbige juridiske vurdering foretages og henstillingen vedtages ved skriftlig procedure. Panelets medlemmer og/eller panelets formand kan gøre indsigelse mod anvendelsen af den skriftlige procedure. I så fald indkalder formanden til et møde inden for en rimelig frist.

2. Formanden fastsætter fristen for den skriftlige procedure afhængig af, hvor hastende sagen er, og under behørig hensyntagen til de tidsfrister, der er omhandlet i artikel 12.

Artikel 11

Retten til at fremsætte skriftlige bemærkninger

1. Panelet sikrer den berørte økonomiske aktørs ret til at fremsætte bemærkninger i overensstemmelse med artikel 108, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

2. Offentliggørelse af oplysninger, der stammer fra, eller som vedrører undersøgelser gennemført eller koordineret af OLAF, kræver OLAF's godkendelse heraf i forbindelse med den mundtlige og skriftlige procedure, der omtales i artikel 5, stk. 4.

3. Hvis anmodningen fra den anvisningsberettigede er baseret på oplysninger fra OLAF, skal panelet for at undgå, at der opstår fare for fortroligheden af de undersøgelser, som gennemføres eller koordineres af OLAF, og for de nationale undersøgelser eller retssager, som OLAF måtte være bekendt med, høre OLAF, inden den økonomiske aktør underrettes, jf. artikel 108, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

4. Den økonomiske aktør fremsætter bemærkninger til sekretariatet skriftligt og ad elektronisk vej ved at sende en e-mail til Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu i form af en almindelig elektronisk fil oprettet ved hjælp af tekstbehandlingssoftware.

5. Skriftlige bemærkninger må i princippet ikke udgøre mere end ti sider, eksklusive bilag, hvilket dog ikke gælder i sager med særligt indviklede juridiske og faktuelle aspekter.

Artikel 12

Gældende tidsfrister

1. De tidsfrister, der gælder for panelets vedtagelse af en henstilling, er de frister, der er fastsat i artikel 108, stk. 8, litra f), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

2. Når det er nødvendigt at oversætte den økonomiske aktørs bemærkninger, kan fristen for panelets vedtagelse af en henstilling dog undtagelsesvist og i behørigt begrundede sager forlænges.

Artikel 13

Vedtagelse af en henstilling

Panelet bestræber sig på at opnå konsensus.

Hvis der ikke er opnået konsensus, foretages der afstemning, hvor:

a) formanden har én stemme

b) de to faste medlemmer tilsammen har én stemme, og

c) det yderligere medlem, der repræsenterer den anmodende anvisningsberettigede, har én stemme.

Panelets holdning vedtages med absolut flertal.

Artikel 14

Meddelelse af en henstilling

1. Panelet giver straks den anvisningsberettigede, som har fremsat anmodningen, meddelelse om henstillingen.

2. Panelet giver samtidig meddelelse om henstillingen til eventuelle observatører og til OLAF, hvis sagen er baseret på oplysninger fra OLAF.

Artikel 15

Drøftelsernes fortrolighed

Panelets drøftelser er og skal forblive fortrolige.

Artikel 16

Beskyttelse af personoplysninger

Behandling af personoplysninger i panelet og dets sekretariat sker i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001.

Artikel 17

Overgangsbestemmelser

Indtil der er udnævnt en formand og en stedfortræder for formanden, udføres hvervet som formand for panelet af det faste medlem med den højeste anciennitet.

Artikel 18

Denne afgørelse træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 18. december 2015. På Kommissionens vegne Jean-Claude JUNCKER Formand

(1) EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1.

(2) EUT L 362 af 31.12.2012, s. 1.

(3) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).

(4) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43).

(5) Som anciennitetsregler anvendes Kommissionens regler.

(6) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).