Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut (Torino) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med instituttets svar

(2000/C 373/06)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut i henhold til artikel 11, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med instituttets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE ERHVERVSUDDANNELSESINSTITUT (TORINO), DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. Instituttets endelige budgetbevillinger for regnskabsåret 1999 beløber sig til 16,2 millioner euro, heraf er 13,3 millioner euro (dvs. 82 %) udnyttet i løbet af regnskabsåret, 2,9 millioner euro (dvs. 18 %) er automatisk fremført til regnskabsåret 2000, og 0,06 millioner euro (dvs. 0,4 %) er bortfaldet pr. 31. december 1999.

6. Hovedparten af regnskabsårets udgifter er personaleudgifter (10,2 millioner euro) og driftsudgifter (0,9 millioner euro). Fremførslerne til det efterfølgende regnskabsår vedrører primært instituttets aktionsbevillinger og beløber sig til 2,3 millioner euro, dvs. næsten 50 % af bevillingerne under det pågældende budgetafsnit (jf. også punkt 8).

7. De automatiske bevillingsfremførsler fra regnskabsåret 1998 til regnskabsåret 1999 på 3,5 millioner euro er udnyttet næsten fuldt ud, hvad angår bevillingerne under Budgetafsnit 1 og 2 (personale og driftsudgifter), og i mindre omfang, hvad angår aktionsbevillingerne, hvor 0,3 millioner euro af de fremførte 2,2 millioner euro bortfaldt pr. 31. december 1999.

Finansielle bestemmelser

Budgetproceduren

8. I henhold til artikel 10, stk. 4, i instituttets grundforordning(3) "(...) vedtager bestyrelsen ved begyndelsen af hvert regnskabsår instituttets budget og arbejdsprogram og foretager de behørige justeringer i forhold til de forskellige bidrag, instituttet har modtaget, og ressourcer, der hidrører fra andre kilder". I praksis fører denne bestemmelse til, at budgettet for hvert regnskabsår tidligst bliver formelt vedtaget i midten af første kvartal i det pågældende regnskabsår. Da bestyrelsen er forpligtet til at vedtage arbejdsprogrammet på samme tidspunkt, udskydes iværksættelsen af projekter, som finansieres over aktionsbevillingerne. Eftersom det nødvendigvis tager en vis tid at indgå kontrakter (der skal findes kontrahenter, der skal foretages forudgående undersøgelser, Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler skal høres mv.), bliver mange kontrakter først underskrevet i regnskabsårets allersidste uger eller endda i de allersidste dage med det ene formål, at der bliver disponeret over bevillinger, som ellers ville bortfalde pr. 31. december.

9. Der bør hurtigst muligt findes en løsning på dette problem, som Retten allerede påpegede i 1998-årsberetningen(4). Procedurerne eller retsgrundlaget bør ændres, så det bliver muligt for instituttet at iværksætte sit arbejdsprogram fra den første januar i hvert regnskabsår.

Regnskabets opstilling

10. Som i 1998(5) har instituttet heller ikke i 1999 offentliggjort budgettet og stillingsfortegnelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Det har på eget initiativ i stedet offentliggjort budgetoplysninger på instituttets hjemmeside på Internettet. Efter Rettens mening er denne fremgangsmåde ikke i overensstemmelse med artikel 13 i instituttets finansielle bestemmelser.

11. I årsberetningerne for 1996(6), 1997(7) og 1998(8) om instituttet påpegede Retten, at instituttet forvalter Phare-, Tacis- og Tempus-midler uden for budgettet. I regnskabsåret 1999 var der tale om ca. 330 millioner euro. Saldoen på de ca. 60 bankkonti, som instituttet benytter i forbindelse med forvaltningen af disse midler - pr. 31. december 1999 i alt 80,5 millioner euro - figurerer ikke i instituttets regnskab.

Personaleforvaltning

12. Personalets økonomiske rettigheder fastsættes sjældent på grundlag af formelle og begrundede afgørelser fra den myndighed, der kan indgå ansættelseskontrakter.

13. De personlige akter indeholder ikke altid alle nødvendige oplysninger til fastsættelse eller beregning af rettighederne. I øvrigt undersøger de administrative tjenestegrene ikke systematisk de fastsatte rettigheder på ny. Følgelig kan der i nogle tilfælde udbetales ydelser, som ikke er berettigede.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 27. september 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) Rådets forordning (EF) nr. 1572/98 om ændring af forordning (EF) nr. 1360/90, EFT L 206 af 23.7.1998, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 er regnskabet over samtlige indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 19. maj 2000, blevet fremsendt instituttets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 29. maj 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 131 af 23.5.1990, s. 1.

(4) EFT C 372 af 7.10.1999, punkt 13 - 14, s. 32.

(5) EFT C 372 af 7.10.1999, punkt 6, s. 32.

(6) EFT C 393 af 29.12.1997, punkt 1.11, s. 41.

(7) EFT C 406 af 28.12.1998, punkt 1.5, s. 38.

(8) EFT C 372 af 7.10.1999, punkt 5, s. 32.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og pr. 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

Bestyrelsens vedtagelse af arbejdsprogrammet og budgettet i første kvartal (Punkt 8 og 9)

Da instituttet som påpeget af Revisionsretten tidligst i midten af første kvartal vedtager arbejdsprogrammet og budgettet, underskrives mange kontrakter først ved regnskabsårets afslutning. Instituttet er enig i, at der hurtigst muligt bør findes en løsning på dette problem. Instituttet har derfor aftalt med Europa-Kommissionen (som varetager formandskabet i bestyrelsen), at arbejdsprogrammet og budgettet fremover vil blive forelagt bestyrelsen til vedtagelse på det bestyrelsesmøde, der finder sted i efteråret forud for det pågældende år. Arbejdsprogrammet 2001 og budgettet for 2001 vil blive forelagt for bestyrelsen til vedtagelse i november 2000.

Offentliggørelse af budgettet på Internettet i stedet for i De Europæiske Fællesskabers Tidende (punkt 10)

Siden 1998 har Instituttet offentliggjort sit samlede budget på Internettet med Europa-Kommissionens og Europa-Parlementets fulde støtte. Instituttet er af den opfattelse, at man ved offentliggørelse på Internettet når ud til et bredere publikum end ved offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende, og at det for EU-borgeren øger adgangen til budgettet og fremmer gennemsigtigheden. Denne fremgangsmåde er helt klart i overensstemmelse med artikel 13 i Instituttets finansielle bestemmelsers ånd og bogstav. Offentliggørelsen af budgettet i sin helhed på Internettet har samtidig givet Instituttet betydelige udgiftsmæssige besparelser.

Phare-, Tacis- og Tempus-midler (punkt 11)

For så vidt angår saldoen på 80,5 millioner euro, skal instituttet holde de midler, det forvalter for Kommissionen, adskilt fra den generelle støtte. For hver konvention udarbejdes der særskilte finansberetninger med tilhørende saldoopgørelser.

Personaleforvaltning (punkt 12 og 13)

Selv om EFT-ansattes økonomiske rettigheder er korrekt beregnet og dokumenteret ved bilag, er disse rettigheder tidligere blevet kontrolleret af personaleafdelingen. Instituttet er enig i, at der bør indføres en mere formel procedure. I fremtiden vil instituttet derfor anvende en formular til "fastsættelse af økonomiske rettigheder", som skal underskrives af ansættelsesmyndigheden (i dette tilfælde direktøren).

De ansattes personlige akter indeholder alle nødvendige oplysninger til fastsættelse eller beregning af de tildelte rettigheder, dog ikke ansættelseskontrakter og eventuelle tillægsaftaler, som står opført i et andet arkiv. Arbejdet med overførslen af kontrakterne til de personlige akter er i gang og vil blive fuldført ved udgangen af juli 2000. Endvidere vil ovennævnte formular til "fastsættelse af økonomiske rettigheder" blive anvendt i forbindelse med en årlig systematisk gennemgang af den fortsatte berettigelse af de fastsatte økonomiske rettigheder.