DA Den Europæiske Unions Tidende C 72/37

REGLER FOR AKTINDSIGT I EUROPOLS DOKUMENTER

(2007/C 72/17)

EUROPOLS STYRELSESRÅD HAR —

under henvisning til Europol-konventionen, særlig artikel 32a,

under henvisning til forslag fra Europols direktør, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til artikel 32a i Europol-konventionen vedtager Styrelsesrådet med to tredjedeles flertal af medlemmerne på forslag af Europols direktør regler for aktindsigt i Europols dokumenter for alle unionsborgere og alle fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, under hensyntagen til de principper og begrænsninger, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, der er vedtaget på grundlag af artikel 255 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

(2) I traktaten om Den Europæiske Union (herefter benævnt »EU-traktaten«) fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.

(3) Åbenhed sikrer forvaltningen en større legitimitet og effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten, artikel 255 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (herefter benævnt »EF-traktaten«) og artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder.

(4) I henhold til artikel 41, stk. 1, i EU-traktaten gælder retten til aktindsigt også for dokumenter i forbindelse med politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager.

(5) I Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1) (herefter benævnt »forordning 1049/2001«) er fastsat de generelle principper og begrænsninger for aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter. I artikel 32a i Europol-konventionen henvises der til de i nævnte forordning fastsatte principper og begrænsninger.

(6) Som udgangspunkt bør alle dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Europol bør i nødvendigt omfang kunne sikre sig at være i stand til at udføre sine opgaver.

(7) For at sikre, at retten til aktindsigt fuldt ud respekteres, bør der gælde en administrativ procedure med to faser med yderligere mulighed for at klage til Ombudsmanden.

(8) Disse regler berører ikke artikel 19 i Europol-konventionen vedrørende egenacces —

VEDTAGET FØLGENDE REGLER:

Artikel 1

Definitioner

Ved anvendelsen af disse regler forstås ved:

(a) »Europol-dokument «eller »dokument«: ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med Europols politikker, aktiviteter og beslutninger

(b) »tredjepart«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for Europol, herunder medlemsstaterne, andre af Den Europæiske Unions institutioner og organer, internationale organisationer og tredjelande

(c) »Europol-klassificerede dokumenter«: dokumenter, der indeholder oplysninger, som kræver yderligere sikkerhedsforanstaltninger, og som bærer en påtegning om et af følgende klassificeringsniveauer: »Europol RESTRICTED«, »Europol CONFIDENTIAL«, »Europol SECRET «eller »Europol TOP SECRET «i overensstemmelse med reglerne om sikkerhedsbeskyttelse af Europol-oplysninger.

Artikel 2

Formål

Formålet med disse regler er:

(a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europol-dokumenter med henblik på at sikre den videst mulige aktindsigt i dokumenter

(b) at fastsætte bestemmelser med henblik på at lette udøvelsen af denne ret mest muligt, og

(c) at fremme god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt.

Artikel 3

Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde

1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Europol-dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i disse regler.

2. Europol kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt i dokumenter til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.

3. Disse regler finder anvendelse på alle dokumenter, som Europol er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som Europol har udarbejdet eller modtaget, inden for alle Europols aktivitetsområder.

4. Privatpersoner, der udtrykkeligt begærer aktindsigt i data, som kun vedrører dem, er ikke omfattet af disse regler. I sådanne tilfælde henvises privatpersoner til den i artikel 19 i Europol-konventionen omhandlede procedure.

5. Med forbehold af artikel 4 gives der offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form i henhold til artikel 11.

Artikel 4

Undtagelser

1. Europol afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for:

(a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til: — offentlig sikkerhed — korrekt udførelse af Europols opgaver — tredjeparters efterforskninger og operative aktiviteter — forsvar og militære anliggender — internationale forbindelser — Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik

(b) privatlivets fred og den enkeltes integritet.

2. Europol afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:

— en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder

— retslige procedurer og juridisk rådgivning

— formålet med andre inspektioner, undersøgelser og revisioner end de i stk. 1, litra a), nævnte

medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

3. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af Europol til internt brug eller modtaget af Europol, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse af Europol, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for Europols beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for Europol, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for Europols beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

4. Med hensyn til dokumenter, som helt eller delvis hidrører fra en tredjepart, rådfører Europol sig med tredjeparten for at vurdere, om stk. 1, 2 eller 3 finder anvendelse. Hvis dokumentet hidrører fra en medlemsstat eller et tredjeland eller en organisation, med hvem Europol har indgået en samarbejdsaftale, udleverer Europol ikke dokumentet uden deres skriftlige samtykke.

5. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.

6. Undtagelserne som fastlagt i stk. 1, 2 og 3 finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred eller forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af Europol-klassificerede dokumenter kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.

Artikel 5

Europol-dokumenter i medlemsstaterne og i tredjelande og organisationer, med hvem Europol har indgået en samarbejdsaftale

Fremsættes der over for en medlemsstat eller et tredjeland eller en organisation, med hvem Europol har indgået en samarbejdsaftale, begæring om aktindsigt i et dokument i deres besiddelse, som hidrører fra Europol, rådfører disse tredjeparter sig med Europol for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af disse reglers målsætning i fare. Europol påser desuden, at de tredjelande eller organisationer, med hvem Europol har indgået en samarbejdsaftale, ikke udleverer dokumentet uden Europols skriftlige samtykke. Europol sørger for, at denne forpligtelse fremgår af samarbejdsaftalerne mellem Europol og tredjelande og organisationer.

Medlemsstater kan i stedet henvise begæringen til Europol.

Artikel 6

Begæringer

1. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de i artikel 33, stk. 1, i Europol-konventionen omhandlede sprog og være affattet tilstrækkeligt præcist til, at Europol kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.

2. Er en begæring ikke tilstrækkeligt præcis, anmoder Europol den, der har fremsat begæringen, om at give yderligere oplysninger, som gør det muligt at identificere de dokumenter, hvori der begæres aktindsigt; den i artikel 7 fastsatte svarfrist gælder fra det tidspunkt, hvor Europol har modtaget disse yderligere oplysninger.

3. Vedrører en begæring meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter, kan Europol sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

4. Europol skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelige med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives. Vejledningen offentliggøres på Europols websted.

Artikel 7

Behandling af oprindelige begæringer

1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 30 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal Europol enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 3 i denne artikel.

2. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 30 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

3. Giver Europol den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 30 arbejdsdage fra modtagelsen af Europols svar genfremsætte begæringen over for Europol med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.

4. Har Europol ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.

Artikel 8

Behandling af genfremsatte begæringer

1. En genfremsat begæring skal behandles straks. Inden 30 arbejdsdage fra registreringen af en sådan begæring skal Europol enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag.

2. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 30 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

Artikel 9

Europol-klassificerede dokumenter

1. Begæringer om aktindsigt i Europol-klassificerede dokumenter efter de i artikel 7 og 8 foreskrevne procedurer kan kun behandles af de personer i Europol, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter i overensstemmelse med Europols sikkerhedsregler.

2. Det afslås ikke automatisk at give aktindsigt i Europol-klassificerede dokumenter. Det vurderes for hvert enkelt klassificeret dokument, om en af de i artikel 4 omhandlede undtagelser finder anvendelse. Klassificerede dokumenter kan ikke udleveres, medmindre de er blevet nedklassificeret i overensstemmelse med artikel 10 i klassificeringsbestemmelserne. Aktindsigt i klassificerede dokumenter fra tredjeparter gives kun, efter at Europol har rådført sig med tredjeparten, og med dennes samtykke i overensstemmelse med artikel 4, stk. 4.

3. Hvis Europol afslår at give hel eller delvis aktindsigt i et klassificeret dokument, skal afgørelsen begrundes på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade.

Artikel 10

Aktindsigt efter begæring

1. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form er gratis. I de øvrige tilfælde pålægges det den, der har fremsat begæringen, at betale omkostningerne ved udfærdigelse og fremsendelse af kopier.

2. Har Europol eller den berørte tredjepart allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan Europol opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.

3. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format såsom blindskrift, magnaprint eller bånd), idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.

Artikel 11

Direkte adgang i elektronisk form

1. Europol skal give adgang til et register over offentligt tilgængelige dokumenter og skal i videst muligt omfang gøre dokumenter direkte tilgængelige i elektronisk form.

2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer vedrørende vedtagelse af bindende retsakter, bør med forbehold af artikel 4 gøres direkte tilgængelige.

Artikel 12

Gennemførelse

Disse regler gennemføres ved en afgørelse truffet af Europols direktør, hvori der gøres nærmere rede for Europols organers medvirken ved behandlingen af begæringer om aktindsigt i de omhandlede dokumenter.

Artikel 13

Information

Europol træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til disse regler.

Artikel 14

Reproduktion af dokumenter

Disse regler berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse en tredjeparts ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.

Artikel 15

Ikrafttrædelse

Disse regler træder i kraft den 19. april 2007.

Udfærdiget i Haag, den 20. marts 2007. Hans-Jürgen FÖRSTER Formand for Styrelsesrådet

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.