DA Den Europæiske Unions Tidende C 281/1

FINANSFORORDNINGEN FOR EUROPOL

2010/C 281/01

INDHOLDSFORTEGNELSE

Betragtninger

AFSNIT I: GENSTAND

AFSNIT II: BUDGETPRINCIPPER

KAPITEL 1: Principperne om enhed og et realistisk budget

KAPITEL 2: Princippet om etårighed

KAPITEL 3: Princippet om balance

KAPITEL 4: Princippet om én regningsenhed

KAPITEL 5: Princippet om bruttoopgørelse

KAPITEL 6: Princippet om specificering

KAPITEL 7: Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

KAPITEL 8: Princippet om klarhed og åbenhed

AFSNIT III: BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR

KAPITEL 1: Budgettets opstilling

KAPITEL 2: Budgettets struktur og udformning

AFSNIT IV: GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

KAPITEL 1: Almindelige bestemmelser

KAPITEL 2: Finansielle aktører

Afdeling 1: Princippet om adskillelse af funktioner

Afdeling 2: Den anvisningsberettigede

Afdeling 3: Regnskabsføreren

Afdeling 4: Forskudsbestyreren

KAPITEL 3: De finansielle aktørers ansvar

Afdeling 1: Generelle bestemmelser

Afdeling 2: Bestemmelser for den anvisningsberettigede og anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation eller subdelegation

Afdeling 3: Bestemmelser for regnskabsførere og forskudsbestyrere

KAPITEL 4: Forvaltning af indtægter

Afdeling 1: Generelle bestemmelser

Afdeling 2: Overslag over fordringer

Afdeling 3: Fastlæggelse af fordringer

Afdeling 4: Anvisning af indtægter

Afdeling 5: Inddrivelse

Afdeling 6: Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter

KAPITEL 5: Forvaltning af udgifter

Afdeling 1: Indgåelse af udgiftsforpligtelser

Afdeling 2: Fastsættelse af udgifter

Afdeling 3: Anvisning af udgifter

Afdeling 4: Betaling af udgifter

Afdeling 5: Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter

KAPITEL 6: Edb-systemer

KAPITEL 7: Den interne revisor

AFSNIT V: INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER

AFSNIT VA: PROJEKTER MED VÆSENTLIGE BUDGETMÆSSIGE KONSEKVENSER

AFSNIT VB: EKSPERTER

AFSNIT VI: TILSKUD YDET AF EUROPOL

AFSNIT VII: REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING

KAPITEL 1: Regnskabsaflæggelse

KAPITEL 2: Regnskabsføring

Afdeling 1: Fælles bestemmelser

Afdeling 2: Det almindelige regnskab

Afdeling 3: Bevillingsregnskabet

KAPITEL 3: Formuefortegnelse

AFSNIT VIII: EKSTERN REVISION OG DECHARGE

KAPITEL 1: Ekstern revision

KAPITEL 2: Decharge

AFSNIT IX: OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

STYRELSESRÅDET HAR —

under henvisning til Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af Den Europæiske Politienhed (Europol) for at styrke bekæmpelsen af grov kriminalitet (8706/3/08) (1), særlig artikel 37, stk. 3, artikel 37, stk. 9, litra e), og artikel 44,

under henvisning til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (2) af 23. december 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3) om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 (4), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Efter at rammefinansforordningen er blevet ændret ved Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 af 9. juli 2008, er det nødvendigt at tilpasse Europols finansielle bestemmelser for at bringe dem i overensstemmelse med den ændrede rammefinansforordning.

(2) Europol har status som juridisk person og har det fulde ansvar for at udarbejde og gennemføre sit eget budget.

(3) Det skal sikres, at de fire grundlæggende budgetretlige principper (enhedsprincippet, bruttoprincippet, specificeringsprincippet og princippet om etårighed) og principperne om korrekthed, ligevægt, regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og klarhed og åbenhed overholdes ved opstillingen og gennemførelsen af Europols budget.

(4) Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning skal defineres ved henvisning til principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og dets overholdelse skal sikres ved hjælp af målelige aktivitetsbestemte resultatindikatorer, således at de opnåede resultater kan vurderes.

(5) Overholdelsen af principperne om klarhed og åbenhed og forsvarlig økonomisk forvaltning indebærer, at Europol skal råde over klare og åbne procedurer for indgåelse af aftaler, effektiv intern kontrol, et regnskabsaflæggelsessystem, som er adskilt fra resten af dets aktiviteter, og ekstern revision.

(6) Der skal etableres effektive kontrolsystemer med henblik på at beskytte Det Europæiske Fællesskabs økonomiske interesser.

(7) Europol skal i lighed med Fællesskabets institutioner ikke kunne optage lån, jf. artikel 14 i den generelle finansforordning.

(8) Det er nødvendigt at fastsætte regler for udarbejdelse og gennemførelse af Europols budget og regler for regnskabsaflæggelse og revision af regnskabet.

(9) Det er også nødvendigt at fastslå de beføjelser og det ansvar, der tillægges Europols Styrelsesråd, de anvisningsberettigede, regnskabsføreren, forskudsbestyreren samt Kommissionens og Europols interne revisorer. De anvisningsberettigede, herunder den anvisningsberettigede og de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, har det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, idet de skal kunne redegøre for disse transaktioner, eventuelt også under en disciplinærprocedure.

(10) Tidsplanen for opstilling af Europols budget, aflæggelse af regnskabet og tildeling af decharge skal stemme overens med de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning.

(11) Da Europol er finansieret af årlige tilskud, som konteres Fællesskabets budget, skal det nøje overholde de samme krav som Fællesskabets institutioner ved tildeling af offentlige kontrakter og tilskud, i det omfang sådanne kontrakter og tilskud er baseret på grundretsakterne for Europol; det er i den forbindelse tilstrækkeligt at henvise til de relevante bestemmelser i den generelle forordning.

(12) Finansforordningen skal afspejle de specifikke krav, der stilles til Europol som politisamarbejdsorgan. Den bør tage fornødent hensyn til det følsomme arbejde, der udføres af Europol, navnlig hvad angår operative, strategiske og klassificerede oplysninger.

(13) Europa-Kommissionen har givet sit samtykke til denne forordning, herunder afvigelsen fra rammefinansforordningen —

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

AFSNIT I

GENSTAND

Artikel 1

Denne forordning fastlægger de overordnede principper og regler for opstillingen og gennemførelsen af Den Europæiske Politienheds budget.

Artikel 2

I denne forordning forstås ved:

1. »grundretsakten for Europol«: Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af Den Europæiske Politienhed

2. »Europol«: Den Europæiske Politienhed, der er oprettet ved grundretsakten for Europol som et organ under Den Europæiske Union

3. »Styrelsesrådet«: det organ, der er nævnt i artikel 36 og 37 i grundretsakten for Europol

4. »direktør«: den person, der er nævnt i artikel 36 og 38 i grundretsakten for Europol

5. »ansatte«: direktøren og det personale, der er nævnt i artikel 39 i grundretsakten for Europol

6. »budget«: Europols budget, der er nævnt i artikel 42 i grundretsakten for Europol

7. »budgetmyndighed«: Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union

8. »den generelle finansforordning«: Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget

9. »rammefinansforordningen«: Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 23. december 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Kommissionens forordning nr. 652/2008

10. »gennemførelsesbestemmelserne til den generelle finansforordning«: de gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, der er fastsat i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002

11. »gennemførselsbestemmelserne til Europols finansforordning«: gennemførselsbestemmelserne til denne finansforordning

12. »de finansielle bestemmelser for Europol«: denne finansforordning og gennemførelsesbestemmelserne dertil

13. »vedtægten«: ordninger og forordninger for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

14. »Operative, strategiske og klassificerede Europol-oplysninger« defineres som følger: — Ved operative oplysninger forstås alle oplysninger i enhver form vedrørende den direkte udførelse af de Europol-opgaver, der er beskrevet i artikel 5 i grundretsakten for Europol, herunder bl.a. de data, der indsamles, lagres og behandles i og/eller udveksles via Europols informationsbehandlingssystemer som omhandlet i artikel 10 i grundretsakten for Europol og indeksfunktionen som omhandlet i artikel 15 i grundretsakten for Europol. — Ved strategiske oplysninger forstås alle oplysninger i enhver form vedrørende den direkte udførelse af de Europol-opgaver, der er beskrevet i artikel 5 i grundretsakten for Europol, og som ikke omfatter personoplysninger og ikke er knyttet til kriminalitet eller efterretningsvirksomhed. — Ved klassificerede oplysninger forstås alle oplysninger samt materiale i enhver form, der i tilfælde af uautoriseret videregivelse i forskellig grad vil kunne forvolde Europols eller en eller flere medlemsstaters væsentlige interesser skade, og som kræver anvendelse af passende sikkerhedsforanstaltninger som defineret i artikel 7, stk. 2, litra b), i bestemmelserne om fortrolighed vedrørende Europols informationer.

AFSNIT II

BUDGETPRINCIPPER

Artikel 3

Europols budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning og under overholdelse af principperne om enhed og korrekthed, etårighed, ligevægt, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering og forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt klarhed og åbenhed.

KAPITEL 1

Principperne om enhed og et realistisk budget

Artikel 4

Budgettet er det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for Europol.

Artikel 5

Budgettet omfatter:

a) egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som Europol er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter

b) indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra den medlemsstat, hvor organet har sæde

c) et tilskud ydet af De Europæiske Fællesskaber

d) formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 19, stk. 1

e) Europols udgifter, herunder administrative udgifter.

Artikel 6

1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en budgetpost.

2. Der må ikke opføres bevillinger på budgettet, som ikke svarer til en udgift, der skønnes nødvendig.

3. Der kan ikke indgås forpligtelse eller udstedes betalingsanvisning for en udgift ud over de bevillinger, der er godkendt i henhold til budgettet.

KAPITEL 2

Princippet om etårighed

Artikel 7

Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

Artikel 8

1. Budgettet omfatter ikke-opdelte bevillinger og, når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger. Sidstnævnte giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger

2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i det pågældende regnskabsår.

3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser, der er indgået i løbet af regnskabsåret og/eller tidligere regnskabsår.

4. Administrationsbevillingerne er ikke-opdelte bevillinger. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end ét regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres budgettet for det regnskabsår, hvori de afholdes.

Artikel 9

1. Europols indtægter, som omhandlet i artikel 5, opføres på regnskabet for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der er oppebåret i løbet af regnskabsåret.

2. Europols indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.

3. De afsatte bevillinger på budgettet for et regnskabsår kan kun anvendes til dækning af udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt i det pågældende regnskabsår, samt til dækning af skyldige beløb som følge af forpligtelser fra tidligere regnskabsår.

4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.

5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.

Artikel 10

1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder.

De kan imidlertid fremføres, dog kun til det følgende regnskabsår, hvis Styrelsesrådet træffer beslutning herom senest den 15. februar i overensstemmelse med bestemmelserne i stk. 2-7.

2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for overførsel.

3. For så vidt angår forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, som der ved regnskabsårets afslutning endnu ikke er indgået forpligtelser for, kan fremførslen vedrøre beløb svarende til de forpligtelsesbevillinger, for hvilke hovedparten af de forberedende stadier af forpligtelsesproceduren, som skal defineres i gennemførelsesbestemmelserne til Europols finansforordning, er afsluttet pr. 31. december; der kan indgås forpligtelser for disse beløb til og med den 31. marts det følgende år.

4. For så vidt angår betalingsbevillinger, kan fremførslen vedrøre beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de bevillinger, der er opført under de pågældende poster på budgettet for det efterfølgende regnskabsår, ikke kan dække behovet. Europol skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.

5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets afslutning, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.

6. Fremførte bevillinger, for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i regnskabsår n+1, annulleres automatisk. De således fremførte bevillinger fremgår af regnskabet.

7. Disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 19, fremføres automatisk. Disponible bevillinger, der svarer til fremførte formålsbestemte indtægter, skal anvendes først.

Senest den 1. juni i år n+1 informerer Europol Kommissionen om gennemførslen af de fremførte formålsbestemte indtægter.

Artikel 11

Når forpligtelser — som følge af, at de aktioner, hvortil bevillingerne er afsat, ikke eller kun delvis er gennemført — annulleres i et senere regnskabsår end det regnskabsår, i hvilket der blev indgået forpligtelser, bortfalder de tilsvarende bevillinger.

Artikel 12

Der kan indgås forpligtelser for bevillingerne på budgettet med virkning fra 1. januar, så snart budgettet er blevet endeligt vedtaget.

Artikel 13

1. For løbende forvaltningsudgifter kan der fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser kan dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som Styrelsesrådet har fastlagt under den tilsvarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, som ikke er principielt godkendt i det sidste behørigt vedtagne budget.

2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.

Artikel 14

1. Er budgettet ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder nedenstående regler anvendelse på forpligtelser og betalinger vedrørende udgifter, der ville have kunnet konteres under en bestemt budgetpost i forbindelse med gennemførelsen af det seneste behørigt vedtagne budget.

2. Der kan for hvert kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned. Der kan for hvert kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel. Det loft for bevillingerne, der er fastsat i oversigten over indtægter og udgifter, kan ikke overskrides.

3. Hvis kontinuiteten i Europols virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan Styrelsesrådet, på direktørens anmodning, bevilge to eller flere foreløbige tolvtedele til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed efter stk. 1 og 2. De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.

KAPITEL 3

Princippet om balance

Artikel 15

1. Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.

2. Forpligtelsesbevillingerne kan ikke overstige beløbet for Fællesskabets tilskud, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 5.

3. Europol kan ikke optage lån.

4. Fællesskabsmidler, der udbetales til Europol, udgør i forhold til dettes budget et tilskud til opnåelse af balance, som har karakter af en forfinansiering, jf. artikel 81, stk. 1, litra b), nr. i), i den generelle finansforordning.

5. Europol gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte indtægter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger Europol detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.

Artikel 16

1. Hvis saldoen for opgørelsen over resultatet, jf. artikel 81, er positiv, betales den tilbage til Kommissionen indtil et beløb svarende til det fællesskabstilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret. Den del af saldoen, som overstiger det fællesskabstilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret, opføres på budgettet for det følgende regnskabsår som indtægt.

Europol fremlægger senest den 31. marts i år n det anslåede driftsoverskud fra år n-1, der skal tilbageføres til Fællesskabets budget senere i år n, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende overskuddet for år n-2. Disse oplysninger skal Kommissionen tage behørigt hensyn til, når den vurderer Europols finansielle behov i år n+1.

Forskellen mellem det fællesskabstilskud, der er opført på De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt »det almindelige budget«), og det tilskud, der rent faktisk er udbetalt til organet, annulleres.

2. Hvis den saldo, der fremkommer på den resultatopgørelse, der er omhandlet i artikel 81, er negativ, opføres den på budgettet for det følgende regnskabsår.

3. Indtægter eller betalingsbevillinger opføres på budgettet under budgetbehandlingen gennem forelæggelse af en ændringsskrivelse og under budgettets gennemførelse ved ændringsbudget.

KAPITEL 4

Princippet om én regningsenhed

Artikel 17

Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i nationale valutaer på nærmere vilkår, der fastlægges i de finansielle bestemmelser for Europol.

KAPITEL 5

Princippet om bruttoopgørelse

Artikel 18

Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 19. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 21.

Artikel 19

1. Følgende kategorier af indtægter er formålsbestemt til finansiering af bestemte former for udgifter:

a) indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og arv

b) bidrag fra medlemsstaterne, tredjelande og diverse organer til Europols aktiviteter, hvis dette er forudset i den aftale, der er indgået mellem Europol og de pågældende medlemsstater, tredjelande og organer

c) indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 5, litra a)

d) indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for fællesskabsinstitutioner eller andre fællesskabsorganer

e) indtægter fra tilbagebetaling af uretmæssigt udbetalte beløb

f) indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller skrottes, når den bogførte værdi er helt afskrevet

g) forsikringserstatninger

h) indtægter i forbindelse med udlejning

i) indtægter fra salg af publikationer og film, også på elektroniske medier.

1a. I den relevante basisretsakt kan det også foreskrives, at de forventede indtægter er formålsbestemt til finansiering af bestemte former for udgifter.

2. Enhver indtægt efter stk. 1, litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.

3. Budgettet skal indeholde posteringsmuligheder for de kategorier af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i stk. 1 og 1a, og beløbet skal så vidt muligt anføres.

Artikel 20

Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for Europol, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og arv, efter forudgående godkendelse fra Styrelsesrådet, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis Styrelsesrådet ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.

Artikel 21

1. Følgende kan fratrækkes betalingsanmodninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises med nettobeløbet:

a) sanktioner, der pålægges parter i indkøbsaftaler eller modtagere af tilskud

b) prisnedslag, bonusser og rabatter på individuelle fakturaer og betalingsanmodninger

c) renter af udbetalingen af forfinansieringer.

2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til Europol skal opføres på budgettet med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes

a) enten af medlemsstaterne i henhold til protokollen om De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, af værtslandet på basis af hjemstedsaftalen eller andre relevante aftaler

b) eller af en medlemsstat eller af tredjelande i henhold til relevante aftaler. Nationale afgifter, som Europol eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til første afsnit, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de pågældende medlemsstater.

3. En eventuel negativ saldo opføres som en udgift på budgettet.

4. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under budgetgennemførelsen. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets saldo.

KAPITEL 6

Princippet om specificering

Artikel 22

Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler; kapitlerne underinddeles i artikler og konti.

Artikel 23

1. Direktøren kan foretage overførsler fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsninger og fra et afsnit til at andet, dog højst på 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.

2. Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå Styrelsesrådet, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Styrelsesrådet har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.

3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede understøttende dokumenter med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.

4. Direktøren informerer hurtigst muligt Styrelsesrådet om alle overførsler, der er foretaget. Direktøren underretter budgetmyndigheden om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.

Artikel 24

1. Der kan kun overføres bevillinger til budgetposter, hvorunder der på budgettet er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).

2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.

KAPITEL 7

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 25

1. Budgetbevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som Europol anvender til gennemførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris. Princippet om produktivitet drejer sig om at sikre et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater. Princippet om effektivitet drejer sig om at nå de opstillede specifikke mål og de forventede resultater.

3. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som budgettet omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer fastsat for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og Europols direktør fremsender oplysninger til Styrelsesrådet. Disse oplysninger fremsendes snarest muligt hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager det foreløbige budgetforslag.

4. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager Europol regelmæssigt forudgående og efterfølgende evalueringer af programmer eller foranstaltninger. Disse evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne af evalueringerne meddeles Styrelsesrådet.

5. Med hensyn til kontrol og indberetning af »operative, strategiske og klassificerede Europol-oplysninger« i henhold til denne artikel kan direktøren bestemme, at disse oplysninger skal vurderes og indberettes særskilt til Styrelsesrådet, som træffer den endelige afgørelse om, hvorvidt disse oplysninger skal indgå i de dokumenter, der måtte blive offentliggjort.

Artikel 25a

1. Budgettet gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2. I forbindelse med gennemførslen af budgettet defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:

a) effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne

b) pålidelig rapportering

c) beskyttelse af aktiver og oplysninger

d) forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder

e) tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.

KAPITEL 8

Princippet om klarhed og åbenhed

Artikel 26

1. Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om klarhed og åbenhed.

2. En oversigt over budgettet og ændringsbudgetterne offentliggøres i deres endeligt vedtagne form i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.

Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de vigtigste udgiftsposter i det administrative budget og driftsbudgettet, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, angivet i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.

3. Budgettet, herunder stillingsfortegnelsen og ændringsbudgetterne samt oplysninger om antallet af kontraktsatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til budgetmyndigheden, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på Europols hjemmeside på internettet senest fire uger efter vedtagelsen.

4. Europol stiller på sin hjemmeside på internettet oplysninger til rådighed om modtagerne af midler fra dets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 74b. De offentliggjorte oplysninger skal være let tilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Europa-Parlamentets og Rådet forordning (EF) nr. 45/2001 (5).

Såfremt oplysningerne kun offentliggøres i anonym form, giver Europol på anmodning af Europa-Parlamentet oplysninger om de pågældende modtagere på en passende måde.

AFSNIT III

BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR

KAPITEL 1

Budgettets opstilling

Artikel 27

1. Budgettet opstilles i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten for Europol.

2. I overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten for Europol sender Europol senest den 10. februar hvert år Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, og fremsender det endelige udkast til overslag senest den 31. marts hvert år.

3. Overslaget over Europols indtægter og udgifter omfatter:

a) en stillingsfortegnelse, der for hver lønklasse og hver kategori angiver det antal faste og midlertidige stillinger, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne

b) i tilfælde af en ændring i antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om

c) et kvartalsoverslag over kasseud- og kasseindbetalinger

d) oplysninger om opfyldelsen af alle de målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter, samt de nye målsætninger, målt ved hjælp af indikatorer.

Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af Europols foreslåede budget i forhold til dets budget for år n vil kunne indebære.

4. Europol sender hvert år senest den 31. marts følgende til Kommissionen og budgetmyndigheden:

a) sit udkast til arbejdsprogram

b) sin ajourførte flerårige plan for personalepolitikken, der fastlægges efter Kommissionens retningslinjer

c) oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte (i det følgende benævnt »vedtægten«) for år n-1 og n samt et overslag for år n+1

d) oplysninger om naturaliebidrag fra værtsmedlemsstaten til Europol, medmindre det vil resultere i, at der videregives »operative, strategiske og/eller klassificerede Europol-oplysninger«

e) et overslag over saldoen for opgørelsen over resultatet for år n-1, jf. artikel 81.

5. Som led i proceduren for vedtagelse af det almindelige budget sender Kommissionen Europols overslag til budgetmyndigheden og foreslår det tilskud til Europol og det personale, som den mener, at Europol har brug for. Kommissionen fremlægger Europols stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til.

6. Budgetmyndigheden vedtager Europols stillingsfortegnelse samt enhver senere ændring af denne under overholdelse af bestemmelserne i artikel 32, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til sektion III — Kommission — i det almindelige budget.

7. Budgettet og stillingsfortegnelsen vedtages af Styrelsesrådet. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af det almindelige budget, der angiver tilskuddet og stillingsfortegnelsen, og justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.

Artikel 28

Enhver ændring af budgettet, herunder af stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som det oprindelige budget, i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten for Europol og artikel 27.

KAPITEL 2

Budgettets struktur og udformning

Artikel 29

Budgettet omfatter en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.

Artikel 30

I det omfang, hvor arten af Europols aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af Europol og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.

Artikel 31

Budgettet viser:

1. i oversigten over indtægterne: a) overslag over Europols indtægter i det pågældende regnskabsår b) de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2 c) relevante anmærkninger for hver indtægtspost

2. i oversigten over udgifter: a) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det pågældende regnskabsår b) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og betalte udgifter i regnskabsåret n–2 c) en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere år d) de relevante anmærkninger for hver underinddeling.

Artikel 32

1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 27, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en absolut grænse for Europol; ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse. Dog kan Styrelsesrådet ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD16, AD15, AD14 og AD13, forudsat at følgende to betingelser er opfyldt:

a) omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres

b) det samlede antal godkendte stillinger for hver stillingsfortegnelse må ikke overskrides.

2. Uanset stk. 1, andet afsnit, kan virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten, udlignes gennem nyudnævnelser. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer Europol hurtigst muligt passende foranstaltninger til at sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, litra b), overholdes.

AFSNIT IV

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

KAPITEL 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 33

Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. På eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for Europol.

Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager Europol i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til forebyggelse af svig.

Artikel 34

1. Direktøren kan uddelegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i Europol, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt ved de finansielle bestemmelser for Europol, som Styrelsesrådet har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.

2. Den, der foretager delegeringen, kan uddelegere modtagne beføjelser under de betingelser, som er fastsat i de gennemførelsesbestemmelser til Europols finansforordning, der er nævnt i artikel 98. Enhver uddelegering kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.

Artikel 35

1. Det er forbudt de finansielle aktører, jf. kapitel 2 i dette afsnit, og alle andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse, forvaltning, revision eller kontrol, at foretage handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Europols interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed.

2. Der er tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med modtageren.

3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er Styrelsesrådet den hierarkisk foresatte.

Artikel 36

1. Budgettet gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet hans myndighed.

2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.

KAPITEL 2

Finansielle aktører

Afdeling 1

Princippet om adskillelse af funktioner

Artikel 37

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

Afdeling 2

Den anvisningsberettigede

Artikel 38

1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.

2. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

3. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på fastsatte fordringer.

4. Den anvisningsberettigede etablerer, i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af Styrelsesrådet på grundlag af de normer, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol. Den anvisningsberettigede etablerer inden for sine tjenester bl.a. en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe ham med at forebygge risici i forbindelse med hans aktiviteter.

5. Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

6. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af budgettet.

Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, revision og kontrol. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.

Artikel 39

1. Ved iværksættelse af en transaktion som omhandlet i artikel 38, stk. 5, forstås samtlige handlinger som forberedelse til, at de kompetente anvisningsberettigede, der er omhandlet i artikel 33 og 34, vedtager handlingerne til budgetgennemførelsen.

2. Ved forudgående kontrol af en transaktion som omhandlet i artikel 38, stk. 5, forstås al forudgående kontrol, der iværksættes af den kompetente anvisningsberettigede for at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.

3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Kontrollen har bl.a. til formål at fastslå:

a) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser

b) anvendelsen af det i artikel 25 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.

I forbindelse med forudgående kontrol kan den kompetente anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende til løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.

I det tilfælde, der er omhandlet i andet afsnit, gennemfører den kompetente anvisningsberettigede afhængigt af sin risikovurdering en passende efterfølgende kontrol i overensstemmelse med stk. 4.

4. Formålet med en efterfølgende kontrol af bilag og, om nødvendigt, en kontrol på stedet er at sikre, at de transaktioner, der er finansieret over budgettet, er gennemført korrekt, og at specielt de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis og på grundlag af en risikoanalyse.

5. De tjenestemænd eller andre ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der foretager den i stk. 1 omhandlede iværksættelse, og de er ikke underordnet disse.

6. Enhver ansat med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence. Vedkommende skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af Europol og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.

Artikel 40

1. Den anvisningsberettigede redegør over for Styrelsesrådet for sin virksomhed i en årsberetning, der ledsages af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen til bekræftelse af, at oplysningerne i beretningen giver et retvisende billede, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder.

Årsberetningen skal redegøre for resultaterne af hans transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for det interne kontrolsystems effektivitet og produktivitet. Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor, jf. artikel 71, gør sig bekendt med årsberetningen og med de øvrige fremlagte oplysninger.

2. Styrelsesrådet fremsender hvert år senest den 15. juni en analyse og en evaluering af den anvisningsberettigedes beretning vedrørende det forrige regnskabsår til budgetmyndigheden og Revisionsretten. Denne analyse og evaluering medtages i årsberetningen for Europol i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten. Med hensyn til indberetning af »operative, strategiske og klassificerede Europol-oplysninger« i henhold til denne artikel kan den anvisningsberettigede bestemme, at disse oplysninger skal indberettes særskilt til Styrelsesrådet, som træffer den endelige afgørelse om, hvorvidt disse oplysninger skal indgå i de dokumenter, der måtte blive offentliggjort.

Artikel 41

Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans overordnede pålægger ham at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han skal overholde, underretter skriftligt direktøren eller, hvis denne ikke reagerer inden for en rimelig frist, den i artikel 47, stk. 4, omhandlede instans samt Styrelsesrådet. Er der tale om en ulovlig aktivitet, om svig eller om bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, underretter han de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Artikel 42

I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 34, finder artikel 38, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Afdeling 3

Regnskabsføreren

Artikel 43

1. Styrelsesrådet udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er funktionelt uafhængig under udførelsen af sit hverv. Han har ansvaret i Europol for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit VII

c) regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit VII

d) fastlæggelse i overensstemmelse med afsnit VII af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører

e) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; regnskabsføreren er bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt

f) likviditetsstyring.

2. Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der giver et retvisende billede af Europols formue og budgetgennemførelsen.

2a. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet giver et retvisende billede af Europols økonomiske situation.

Med henblik herpå forvisser regnskabsføreren sig om, at regnskaberne er udarbejdet i overensstemmelse med de indførte regnskabsregler, metoder og regnskabssystemer, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.

Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren behøver for at udøve sine funktioner.

Den anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for, at de midler, han forvalter, anvendes korrekt, og for lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, han kontrollerer.

2b. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at gennemføre yderligere kontroller, som han anser for nødvendige for, at han kan underskrive regnskaberne.

Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.

2c. Regnskabsføreren for Europol underskriver dets årsregnskaber og sender dem til Kommissionens regnskabsfører.

3. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler og værdier, jf. dog stk. 4 i denne artikel og artikel 44. Han er ansvarlig for deres opbevaring.

4. Regnskabsføreren kan under udførelsen af sit hverv uddelegere visse opgaver til underordnede ansatte, der er omfattet af vedtægten, hvis det er nødvendigt for, at han kan udføre sit arbejde.

5. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, som de befuldmægtigede er overdraget.

Afdeling 4

Forskudsbestyreren

Artikel 44

Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 5, kan der oprettes forskudskonti, hvortil regnskabsføreren overfører de nødvendige midler, og som er underlagt forskudsbestyrere, han har udpeget.

Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige et vist beløb, som Europol fastsætter for hver enkelt udgift eller indtægt.

Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 66, stk. 1a, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.

KAPITEL 3

De finansielle aktørers ansvar

Afdeling 1

Generelle bestemmelser

Artikel 45

1. Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation eller subdelegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, inddrage den pågældende bemyndigelse, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. Den anvisningsberettigede kan på ethvert tidspunkt trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.

2. En regnskabsfører kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af Styrelsesrådet, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. Styrelsesrådet udnævner en midlertidig regnskabsfører.

3. En forskudsbestyrer kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af regnskabsføreren, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

Artikel 46

1. Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 45 nævnte ansatte kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser og om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved Fællesskaberne eller i medlemsstaterne.

2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog bestemmelserne i artikel 47, 48 og 49. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Afdeling 2

Bestemmelser for den anvisningsberettigede og anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation eller subdelegation

Artikel 47

1. Den anvisningsberettigede kan gøres økonomisk ansvarlig efter reglerne i vedtægten.

1a. Erstatningspligt består især, når:

a) den anvisningsberettigede konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse forsætligt eller groft uagtsomt undlader at følge denne forordning og gennemførselsbestemmelserne dertil

b) den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt undlader at udarbejde et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved Europol påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand.

2. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler ham at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal han give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, kan sidstnævnte ikke drages til ansvar.

3. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for produktiviteten og effektiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

4. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet i henhold til artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning, udøver over for Europol de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene. Som et alternativ til den instans, der er oprettet i henhold til den generelle finansforordning (»den generelle instans«), kan Styrelsesrådet på ad hoc-basis beslutte at oprette en funktionelt uafhængig instans til undersøgelse af specifikke økonomiske uregelmæssigheder eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere fællesskabsorganer. I forbindelse med sager, som forelægges af fællesskabsorganerne, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et fællesskabsorgan.

På grundlag af udtalelsen fra den ovenfor beskrevne generelle instans eller ad hoc-instans afgør direktøren, om der skal indledes en disciplinær procedure eller rejses erstatningskrav. Hvis instansen har opdaget systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til Styrelsesrådet, Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til panelets udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.

5. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres Europol som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hans hverv.

Ansættelsesmyndigheden træffer en begrundet afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.

Afdeling 3

Bestemmelser for regnskabsførere og forskudsbestyrere

Artikel 48

Der kan træffes disciplinære foranstaltninger eller rejses erstatningskrav over for en regnskabsfører efter de regler, der er fastsat i vedtægten, bl.a. i forbindelse med følgende ansvarspådragende handlinger:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed

b) ændring af bank- eller postgirokonti uden forudgående underretning af den anvisningsberettigede

c) inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.

Artikel 49

Der kan træffes disciplinære foranstaltninger eller rejses erstatningskrav over for en forskudsbestyrer efter de regler, der er fastsat i vedtægten, bl.a. i forbindelse med følgende ansvarspådragende handlinger:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed

b) manglende dokumentation for de betalinger, han har foretaget

c) udbetaling til andre end de berettigede

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.

KAPITEL 4

Forvaltning af indtægter

Afdeling 1

Generelle bestemmelser

Artikel 50

Europol forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af fællesskabstilskuddet i henhold til artikel 15, stk. 5.

Artikel 51

De midler, som Kommissionen udbetaler til Europol som tilskud, er rentebærende til fordel for det almindelige budget.

Afdeling 2

Overslag over fordringer

Artikel 52

Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for Europol, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

Afdeling 3

Fastlæggelse af fordringer

Artikel 53

1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede eller den ved delegation anvisningsberettigede:

a) kontrollerer eksistensen af debitors gæld

b) fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollerer, at gælden er forfalden.

2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, skal fastlægges gennem udstedelse af en indtægtsordre, som meddeles regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der sendes til debitor. Disse to dokumenter udstedes og sendes af den kompetente anvisningsberettigede.

3. I de kontrakter og aftaler om tilskud, som Europol indgår, fastsættes det, at enhver fordring, der ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 (6). I kontrakterne og aftalerne om tilskud henvises der udtrykkeligt til betingelsen om, at der skal betales morarenter til Europol, herunder morarentesatsen.

4. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt. En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt. Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktiske konstaterede fordringer.

Afdeling 4

Anvisning af indtægter

Artikel 54

Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som han har fastlagt.

Afdeling 5

Inddrivelse

Artikel 55

1. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

2. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, som den kompetente anvisningsberettigede på behørig måde har udstedt. Han skal sikre, at Europols indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at dets krav bevares.

3. Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker helt eller delvist at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet.

Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk i en behørigt begrundet beslutning truffet af den anvisningsberettigede. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere sådanne beslutninger, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.

Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.

4. Den kompetente anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt på grund af en retlig eller materiel fejl. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.

5. Den kompetente anvisningsberettigede tilpasser størrelsen af en fastlagt fordring i opadgående eller nedadgående retning, hvis fordringen på grund af en faktuel fejl skal ændres, for så vidt som denne korrektion ikke medfører, at den fastlagte fordring til fordel for Europol bortfalder. Denne korrektion kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.

Artikel 56

1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den kompetente anvisningsberettigede underrettes herom.

2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Artikel 57

1. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.

2. Regnskabsføreren kan i passende omfang inddrive Europols fordringer ved modregning, hvor debitor selv i forhold til Europol har en fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, såfremt modregningen er retlig mulig.

Artikel 58

Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor og på følgende to betingelser:

a) debitoren forpligter sig til at betale rente efter den sats, der er fastsat i artikel 86 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, i hele henstandsperioden regnet fra den dato, som er fastsat i debetnotaen

b) for at beskytte Europols interesser stiller han en finansiel sikkerhed for både hovedstol og rente af gælden.

Artikel 58a

Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives, hvori Europols fordringer samles efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Han angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til Europols beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.

Europol udarbejder en oversigt over Europols fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under hensyntagen til den relevante lovgivning om databeskyttelse.

Artikel 58b

Europols fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for Europol er underlagt en forældelsesfrist på fem år, der fastlægges i de kontrakter og aftaler om tilskud, som Europol indgår.

Afdeling 6

Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter

Artikel 59

Hvis Europol oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 5, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.

Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af Styrelsesrådet, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om Europols fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i Europols beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.

Når Europol anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.

Generelt leverer Europol først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. Hvis der undtagelsesvis er leveret en tjenesteydelse uden forudgående betaling af det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift, finder afdeling 3, 4 og 5 i dette kapitel anvendelse.

KAPITEL 5

Forvaltning af udgifter

Artikel 60

1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der træffes en finansieringsafgørelse.

3. Europols arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt disse er klart identificeret og de grundlæggende kriterier er nøje fastlagt. Arbejdsprogrammet skal omfatte detaljerede mål og resultatindikatorer. Der må ikke videregives operative, strategiske og klassificerede Europol-oplysninger i forbindelse med disse mål og resultatindikatorer.

4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.

Afdeling 1

Indgåelse af udgiftsforpligtelser

Artikel 61

1. En budgetmæssig forpligtelse består i at give de bevillinger, der er nødvendige for at kunne gennemføre senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse.

2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.

3. Der er tale om en specifik budgetmæssig forpligtelse, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt.

4. Der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt.

5. En budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.

Artikel 62

1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

2. De samlede budgetforpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.

Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n.

Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den kompetente anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.

3. Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de tilsvarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter denne frist, frigøres efter bestemmelserne i artikel 11.

Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 67 i en periode på tre år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse.

Artikel 63

Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig:

a) at konteringen er korrekt

b) at bevillingerne er til stede

c) at udgiften er i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for Europol

d) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

Afdeling 2

Fastsættelse af udgifter

Artikel 64

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede:

a) kontrollerer kreditors adkomst

b) kontrollerer, at fordringen er forfalden

c) fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse.

Artikel 65

1. Enhver fastsættelse af en udgift bygger på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af konstaterede faktiske ydelser, faktisk foretagne leverancer eller faktisk udført arbejde eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger betalingen.

2. Beslutningen om betaling kommer til udtryk ved, at den kompetente anvisningsberettigede med sin underskrift attesterer påtegningen »kan betales«.

3. I et system, hvor der ikke anvendes edb, sker betalingsgodkendelsen ved anvendelse af et stempel forsynet med den kompetente anvisningsberettigedes underskrift. I et system, hvor der anvendes edb, sker betalingsgodkendelsen ved anvendelse af et password tilhørende den kompetente anvisningsberettigede.

Afdeling 3

Anvisning af udgifter

Artikel 66

1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han har fastsat.

1a. Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, kan den anvisningsberettigede på grundlag af sin risikoanalyse give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.

2. Betalingsordren dateres og underskrives af den kompetente anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 38, stk. 6.

3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 90, stk. 1.

Afdeling 4

Betaling af udgifter

Artikel 67

1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med grundretsakten for Europol, jf. artikel 49 i den generelle finansforordning, og med kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én eller flere af følgende transaktioner:

a) betaling af hele det skyldige beløb

b) betaling af det skyldige beløb i form af i) forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger ii) en eller flere mellemliggende betalinger iii) betaling af saldoen af det skyldige beløb. Forfinansieringen afskrives helt eller delvis på de mellemliggende betalinger.

Den samlede forfinansiering og mellemliggende betaling afskrives på de resterende betalinger.

2. Ved bogføringen sondres der mellem de på betalingstidspunktet forskellige typer af betalinger, som omhandlet i stk. 1.

Artikel 68

Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.

Afdeling 5

Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter

Artikel 69

Udgifter skal fastsættes, anvises og betales inden for de tidsfrister og efter de bestemmelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til Europols finansforordning.

KAPITEL 6

Edb-systemer

Artikel 70

Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af edb-systemer, kan underskrifter foretages elektronisk.

KAPITEL 7

Den interne revisor

Artikel 71

1. Europol skal have en intern revisionsfunktion, der fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.

2. Styrelsesrådets oprettelse af den interne revisionsfunktion for Europol berører ikke de rettigheder, der tilkommer Kommissionens interne revisor, som over for Europol udøver de samme beføjelser som dem, han er tildelt i forhold til Kommissionens tjenestegrene, dog med den undtagelse, at Styrelsesrådet i medfør af artikel 5 i grundretsakten for Europol kan ændre den revisionsplan, der forelægges af Kommissionens interne revisor. Direktøren kan med hensyn til revisionsplanens gennemførelse begrænse revisionens omfang ved ikke at give adgang til strategiske, operative og klassificerede oplysninger som defineret i finansforordningens artikel 2, nr. 14. Hvis direktøren på dette grundlag vælger at begrænse omfanget af en revision, skal han fremlægge en skriftlig begrundelse for Kommissionens interne revisor.

3. Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor udfører deres opgaver i overensstemmelse med artikel 38, stk. 4.

Artikel 72

1. Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor rådgiver Europol med hensyn til risikostyring ved at afgive udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor har til opgave:

a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

b) at vurdere effektiviteten og produktiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle budgetgennemførelsestransaktioner.

2. Europols interne revisionsfunktions og Kommissionens interne revisors hverv dækker helle Europols virksomhed og alle dets tjenestegrene. Europols interne revisionsfunktion har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af disse opgaver. Kommissionens interne revisor har tilsvarende fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af disse opgaver, jf. dog artikel 71, stk. 2.

3. Lederen af Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor aflægger rapport til Styrelsesrådet og direktøren om resultatet af deres undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger. Disse sørger for, at henstillingerne følges op.

4. Lederen af Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor forelægger Styrelsesrådet og direktøren en årlig rapport over den interne revision med angivelse af bl.a. antallet og typen af de interne revisioner, der er foretaget, og af fremsatte henstillinger. Den årlige rapport omhandler desuden de systemrelaterede problemer, der er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning.

4a. Direktøren orienterer skriftligt Styrelsesrådet om den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med henstillingerne fra Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor.

5. Styrelsesrådet sender hvert år dechargemyndigheden og Kommissionen en beretning, der er udarbejdet af Europols interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisor, ledsaget af direktørens orientering som nævnt i stk. 4a.

Artikel 73

1. Den interne revisionsfunktions ansvar i forbindelse med udøvelsen af dennes hverv er tilsvarende omfattet af de særlige regler, der gælder for Kommissionens interne revisor. De særlige regler skal sikre, at den interne revisionsfunktion udøver sit hverv i fuld uafhængighed, og bestemme dens ansvarsområde. De bestemmelser, der vedtages af Styrelsesrådet i overensstemmelse med artikel 37, stk. 9, litra f), i grundretsakten for Europol, skal desuden overholdes.

2. Kommissionens interne revisors ansvar er fastsat i overensstemmelse med artikel 87 i den generelle finansforordning.

AFSNIT V

INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER

Artikel 74

1. Hvad angår indgåelsen af offentlige indkøbsaftaler finder de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning og i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 anvendelse, jf. dog stk. 4-7 i denne artikel.

2. Europol kan anmode om at deltage som ordregivende myndighed i Kommissionens indgåelse af aftaler eller interinstitutionelle aftaler og i andre fællesskabsorganers indgåelse af aftaler.

3. Europol deltager i den fælles centrale database, som oprettes og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 95 i den generelle finansforordning.

4. Europol kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (7), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af arbejder, som sidstnævnte leverer.

5. Europol kan anvende fælles procedurer for indgåelse af aftaler med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 125c i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 tilsvarende anvendelse.

5a. Europol kan anvende fælles procedurer for indgåelse af aftaler med internationale organisationer, forudsat at de i deres indkøbsprocedurer anvender standarder, der frembyder garantier svarende til de internationalt godkendte standarder, navnlig med hensyn til klarhed og åbenhed, ikke-diskrimination og forebyggelse af interessekonflikt. Direktøren alene har beføjelse til at anerkende garantiernes ækvivalens med internationalt godkendte standarder.

6. Med henblik på anvendelsen af artikel 101 i den generelle finansforordning skal det i udbuddet fastsættes, at Europol, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten kan undlade at indgå kontrakten eller kan annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse.

7. Med henblik på anvendelsen af artikel 103 i den generelle finansordning skal det i udbud, som iværksættes af Europol, fastsættes, at Europol kan suspendere proceduren og kan træffe de foranstaltninger, der måtte være nødvendige, herunder annullering af proceduren, på de betingelser, som er fastsat i den nævnte artikel.

Med henblik på anvendelsen af artikel 103 i den generelle finansforordning skal det i de kontrakter, som Europol indgår med erhvervsdrivende, fastsættes, at Europol kan træffe de foranstaltninger, som er anført i den nævnte artikel, på de betingelser, som er fastsat i samme artikel.

AFSNIT VA

PROJEKTER MED VÆSENTLIGE BUDGETMÆSSIGE KONSEKVENSER

Artikel 74 a

Styrelsesrådet underretter hurtigst muligt budgetmyndigheden om alle projekter, det agter at gennemføre, og som kan få væsentlige finansielle konsekvenser for finansieringen af Europols driftsbudget, navnlig projekter vedrørende fast ejendom, såsom leje eller erhvervelse af ejendomme. Det underretter Kommissionen herom.

Hvis en af budgetmyndighedens to parter agter at afgive udtalelse om et projekt, meddeler den Europol dette inden for en frist på to uger efter modtagelsen af underretningen om projektet.

Hvis Europol ikke modtager noget svar, kan det iværksætte det planlagte projekt.Udtalelsen sendes til Europol senest fire uger efter meddelelsen i henhold til stk. 2.

AFSNIT VB

EKSPERTER

Artikel 74b

Artikel 265a i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder tilsvarende anvendelse på udvælgelse af eksperter. Disse eksperter betales på grundlag af et fast beløb for at bistå Europol, navnlig i forbindelse med evaluering af forslag og ansøgninger om tilskud eller bud vedrørende indkøb, og for at yde teknisk bistand under opfølgningen og den endelige evaluering af projekter. Europol kan anvende de lister, som er udarbejdet af Kommissionen eller andre fællesskabsorganer.

AFSNIT VI

TILSKUD YDET AF EUROPOL

Artikel 75

1. Når Europol kan yde tilskud i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten for Europol eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 54, stk. 2, litra b), i den generelle finansforordning, finder de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning og forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 anvendelse, jf. dog stk. 2 og 3 i denne artikel.

2. Der indgås skriftlige aftaler om tilskuddene mellem Europol og modtageren.

3. Med henblik på anvendelsen af artikel 119, stk. 2, i den generelle finansforordning skal det i de aftaler om tilskud, som Europol indgår, fastsættes, at Europol kan suspendere eller reducere tilskuddet eller bringe det til ophør i de tilfælde, der er fastsat i artikel 183 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, efter at modtageren har fået lejlighed til at fremsætte sine bemærkninger.

AFSNIT VII

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING

KAPITEL 1

Regnskabsaflæggelse

Artikel 76

Europols årsregnskab omfatter:

a) årsopgørelsen for Europol

b) beretningen om gennemførelsen af Europols budget.

Europols årsregnskab ledsages af en beretning om den budgetmæssige og finansielle forvaltning i regnskabsåret, som bl.a. skal redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.

Artikel 77

Regnskaberne skal være formelt rigtige, pålidelige og fuldstændige og give et retvisende billede:

a) for så vidt angår årsregnskaberne: af aktiver, passiver, udgifter og indtægter, fordringer og forpligtelser, der ikke er opført under aktiver og passiver, samt pengestrømme

b) for så vidt angår beretningen om budgetgennemførelsen: af alle foranstaltninger, der har givet anledning til indtægter og udgifter i forbindelse med gennemførelsen af budgettet.

Artikel 78

Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med følgende almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, jf. gennemførelsesbestemmelserne til den generelle finansforordning:

a) going concern

b) forsigtighed

c) kontinuitet i regnskabsmetoderne

d) anvendelse af sammenlignelige oplysninger

e) væsentlighed

f) bruttoprincippet

g) indhold frem for formalia

h) periodisering.

Artikel 79

1. Ifølge periodiseringsprincippet skal årsopgørelserne omfatte udgifter og indtægter, der vedrører regnskabsåret, uanset betalings- eller inkasseringstidspunkt.

2. Værdien af aktiver og passiver bestemmes efter de værdiansættelsesregler, der er fastsat ved regnskabsmetoderne i artikel 132 i den generelle finansforordning.

Artikel 80

1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:

a) balancen og resultatopgørelsen, der viser formuestillingen, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter det skema, der er fastsat i Rådets direktiv om årsregnskaberne for visse selskabsformer, idet der dog tages hensyn til de særlige forhold, der kendetegner Europols virksomhed

b) pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo

c) opgørelsen over bevægelser på egenkapitalen, hvor der for hver post oplyses tilgang og afgang i løbet af regnskabsåret.

2. Bilaget til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for Europols virksomhed.

Artikel 81

Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:

a) regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter; det opstilles efter samme skema som budgettet

b) bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.

Artikel 82

Regnskabsføreren sender senest den 1. marts i året efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab, ledsaget af beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret, jf. artikel 76, til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten, for at Kommissionens regnskabsfører kan konsolidere årsregnskaberne som omhandlet i artikel 128 i den generelle finansforordning.

Regnskabsføreren sender også beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet og Rådet senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår.

Artikel 83

1. I henhold til artikel 129, stk. 1, i den generelle finansforordning fremsætter Revisionsretten senest den 15. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om Europols foreløbige årsregnskab.

2. Ved modtagelsen af Revisionsrettens bemærkninger til Europols foreløbige årsregnskab opstiller direktøren på eget ansvar Europols endelige årsregnskab i overensstemmelse med artikel 43 og sender det til Styrelsesrådet, som afgiver en udtalelse om årsregnskabet.

3. Direktøren fremsender senest den 1. juli i året efter det afsluttede regnskabsår dette endelige årsregnskab, ledsaget af Styrelsesrådets udtalelse, til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.

4. Europols endelige årsregnskab, som er konsolideret med Kommissionens årsregnskab, offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i året efter det afsluttede regnskabsår.

5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. Europols svar sendes samtidig til Kommissionen.

KAPITEL 2

Regnskabsføring

Afdeling 1

Fælles bestemmelser

Artikel 84

1. Europols regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.

2. Regnskabet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.

3. Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet afsluttes ved regnskabsårets udgang med henblik på opstilling af det årsregnskab, der er omhandlet i kapitel 1.

4. Bestemmelserne i stk. 2 og 3 er ikke til hinder for, at den anvisningsberettigede desuden fører et omkostningsregnskab.

Artikel 85

De regnskabsregler og -metoder samt den harmoniserede budgetkontoplan, der skal anvendes af Europol, fastsættes af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 133 i den generelle finansforordning.

Afdeling 2

Det almindelige regnskab

Artikel 86

I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for Europol.

Artikel 87

1. De enkelte kontobevægelser og kontienes saldi bogføres.

2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil der henvises.

3. Regnskabssystemet skal gøre det muligt at spore hver enkelt regnskabspostering.

Artikel 88

Europols regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til datoen for forelæggelse af de endelige regnskaber de korrektioner, der er nødvendige for at sikre et formelt rigtigt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede; disse korrektioner må dog ikke medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende regnskabsår.

Afdeling 3

Bevillingsregnskabet

Artikel 89

1. Bevillingsregnskabet gør det muligt i detaljer at følge gennemførelsen af budgettet.

2. Med det formål registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV i denne forordning omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.

KAPITEL 3

Formuefortegnelse

Artikel 90

1. Europol skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør Europols formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører. Europol kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.

2. Salg af løsøre skal annonceres på passende måde.

AFSNIT VIII

EKSTERN REVISION OG DECHARGE

KAPITEL 1

Ekstern revision

Artikel 91

Revisionsretten reviderer Europols regnskaber i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 248.

Artikel 92

1. Europol sender Revisionsretten det endeligt vedtagne budget. Det underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.

2. Europol sender Revisionsretten de bestemmelser, som det har vedtaget på det finansielle område.

3. Revisionsretten underrettes om udnævnelser af anvisningsberettigede, regnskabsførere og forskudsbestyrere samt om uddelegering af beføjelser, der sker med hjemmel i artikel 34, artikel 43, stk. 1 og 4, og artikel 44.

Artikel 93

Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 139-144 i den generelle finansforordning. Kontrollen gennemføres på en sådan måde, at »operative, strategiske og klassificerede Europol-oplysninger« beskyttes.

KAPITEL 2

Decharge

Artikel 94

1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 30. april i år n+2 direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter Styrelsesrådet om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.

2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.

3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med Styrelsesrådet snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.

Artikel 95

1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle Europols indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og Europols aktiver og passiver som opført på balancen.

2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet Europols regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.

3. Hvis Europa-Parlamentet anmoder om det, forelægger direktøren det i lighed med, hvad der er fastsat i artikel 146, stk. 3, i den generelle finansforordning, alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.

Artikel 96

1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.

2. Hvis Europa-Parlamentet eller Rådet anmoder om det, skal direktøren aflægge beretning om, hvilke foranstaltninger han har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Han fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.

AFSNIT IX

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 97

Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har beføjelse til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.

Artikel 98

Styrelsesrådet vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne til Europols finansforordning.

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Denne forordning offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, inden den træder i kraft.

Udfærdiget i Haag, den 30. juli 2010. På Styrelsesrådets vegne Francisco José ARANDA Formand

(1) EUT L 121 af 15.5.2009, s. 37.

(2) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(3) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(4) EUT L 181 af 10.7.2008, s. 23.

(5) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(6) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 1.

(7) EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1.