DA Den Europæiske Unions Tidende L 219/98

RÅDETS AFGØRELSE (EU) 2016/1353

af 4. august 2016

om de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur og om ophævelse af afgørelse 2007/643/FUSP

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til Rådets afgørelse (FUSP) 2015/1835 af 12. oktober 2015 om fastlæggelse af statutten, hjemstedet og de nærmere bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagenturs drift (1), særlig artikel 18, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Rådet vedtog den 18. september 2007 afgørelse 2007/643/FUSP (2) om de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur og om reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter og om reglerne for finansielle bidrag fra Det Europæiske Forsvarsagenturs operationelle budget.

(2) I forlængelse af vedtagelsen af afgørelse (FUSP) 2015/1835 er det nødvendigt at ophæve afgørelse 2007/643/FUSP og fastsætte nye finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

AFSNIT I

GENSTAND OG DEFINITIONER

Artikel 1

Genstand

Denne afgørelse fastsætter de væsentligste finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur (i det følgende benævnt »agenturet«).

Artikel 2

Definitioner

I denne afgørelse forstås ved:

a) »deltagende medlemsstat«: en medlemsstat, der deltager i agenturet

b) »bidragydende medlemsstater«: de deltagende medlemsstater, der bidrager til et bestemt agenturprojekt eller -program

c) »almindeligt budget«: det almindelige budget, der er fastlagt i henhold til artikel 13 i afgørelse (FUSP) 2015/1835

d) »yderligere indtægter«: de yderligere indtægter, hvis indhold er fastlagt i artikel 15 i afgørelse (FUSP) 2015/1835

e) »anvisningsberettiget«: agenturets daglige leder, der udøver de beføjelser, som er fastsat i artikel 10, stk. 5, i afgørelse (FUSP) 2015/1835

f) »budget«: det instrument, der for ét regnskabsår ad gangen indeholder et overslag over og godkender de indtægter og udgifter, der anses for nødvendige for agenturet

g) »kontrol«: enhver foranstaltning, der træffes for at give en rimelig sikkerhed med hensyn til foranstaltningers effektivitet, produktivitet og sparsommelighed, pålidelig rapportering, beskyttelse af aktiver og oplysninger, forebyggelse, afsløring og korrektion af svig og uregelmæssigheder og opfølgning herpå samt tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art. Kontrol kan indebære forskellige tjek samt gennemførelse af politikker og procedurer med henblik på at nå de mål, der er beskrevet i første punktum

h) »tjek«: verificering af et specifikt aspekt af en indtægts- eller udgiftstransaktion.

AFSNIT II

AGENTURETS BUDGET

Artikel 3

Agenturets budget

Agenturets budget omfatter det almindelige budget, budgetter i forbindelse med aktiviteter, der hører under ad hoc-projekter eller -programmer, jf. kapitel IV i afgørelse (FUSP) 2015/1835, og alle budgetter, der følger af yderligere indtægter.

KAPITEL 1

Budgetprincipper

Artikel 4

Overholdelse af budgetprincipper

I henhold til artikel 12 i afgørelse (FUSP) 2015/1835 opstilles og gennemføres agenturets budget i overensstemmelse med budgetprincipperne som fastlagt i denne afgørelse.

Artikel 5

Principperne om enhed og et realistisk budget

1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en budgetpost i agenturets budget.

2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de bevillinger, som er godkendt i henhold til agenturets budget.

3. En bevilling må kun opføres på agenturets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.

4. Renter af forfinansieringer fra agenturets budget tilkommer ikke agenturet.

Artikel 6

Princippet om etårighed

1. Bevillingerne på agenturets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret, eller senest den 31. marts i det efterfølgende år for de retlige forpligtelser, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper er gennemført senest den 31. december.

3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.

4. Uudnyttede bevillinger kan med henvisning til agenturets behov og med forbehold af styringskomitéens godkendelse i medfør af artikel 15 opføres i indtægts- og udgiftsoverslagene for det efterfølgende regnskabsår. Disse bevillinger skal anvendes først.

5. Stykke 1-4 er ikke til hinder for, at budgetforpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, der strækker sig over mere end et regnskabsår, opdeles i årlige trancher.

Artikel 7

Princippet om balance

1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.

2. Agenturet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.

3. Et eventuelt budgetoverskud fra agenturets almindelige budget i et givet regnskabsår betragtes som et tilgodehavende, der står til rådighed for de deltagende medlemsstater, og gives tilbage til dem i form af et nedslag i det tredje bidrag i det efterfølgende regnskabsår.

Artikel 8

Princippet om én regningsenhed

Agenturets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer.

Artikel 9

Princippet om bruttoopgørelse

De samlede indtægter skal dække de samlede betalingsbevillinger. Samtlige indtægter og udgifter opføres på budgettet uden indbyrdes modregning.

Artikel 10

Princippet om specificering

1. Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.

2. Den anvisningsberettigede kan uden begrænsninger overføre bevillinger fra et kapitel til et andet kapitel, og fra et afsnit til et andet afsnit kan vedkommende overføre op til højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.

Ud over den grænse, som er nævnt i første afsnit, kan den anvisningsberettigede foreslå styringskomitéen, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Styringskomitéen har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb anses de for at være vedtaget.

Den anvisningsberettigede underretter styringskomitéen om alle overførsler, der er foretaget i henhold til første afsnit. Forslagene til overførsler og de foretagne overførsler ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.

Artikel 11

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som agenturet anvender til sine aktiviteter, stilles til rådighed i rette tid, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.

Princippet om produktivitet vedrører de optimale forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.

Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.

Artikel 12

Intern kontrol med budgetgennemførelsen

1. Agenturets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2. Med henblik på gennemførelsen af agenturets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:

a) effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne

b) pålidelig rapportering

c) beskyttelse af aktiver og oplysninger

d) forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder

e) tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.

3. En effektiv og produktiv intern kontrol er baseret på den bedste internationale praksis og omfatter bl.a. de elementer, der er fastsat i artikel 32, stk. 3 og 4, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (3), under hensyntagen til agenturets struktur og størrelse, arten af de opgaver, der er overdraget til agenturet, og de pågældende beløb og finansielle og operationelle risici.

Artikel 13

Princippet om gennemsigtighed

1. Agenturets budget opstilles og gennemføres, og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.

2. Med forbehold af artikel 35, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 offentliggøres agenturets budget, herunder stillingsfortegnelsen og de vedtagne ændringsbudgetter, på agenturets websted senest fire uger efter, at de er vedtaget.

AFSNIT III

BESTEMMELSER VEDRØRENDE DET ALMINDELIGE BUDGET

KAPITEL 1

Finansiel planlægning

Artikel 14

Det almindelige budget

1. Agenturets øverste leder forelægger senest den 31. marts hvert år styringskomitéen et foreløbigt overslag over forslaget til almindeligt budget for det følgende år.

2. Agenturets øverste leder forelægger senest den 30. juni hvert år styringskomitéen et revideret foreløbigt overslag over forslaget til almindeligt budget for det følgende år sammen med forslaget til den treårige planlægningsramme.

3. Agenturets øverste leder forelægger senest den 30. september hvert år styringskomitéen forslaget til almindeligt budget sammen med forslaget til den treårige planlægningsramme. Forslaget skal indeholde:

a) de bevillinger, der skønnes nødvendige: i) til dækning af agenturets driftsudgifter, personaleudgifter og mødeudgifter ii) til ekstern rådgivning, navnlig operationel analyse, som er af afgørende betydning for, at agenturet kan udføre sine opgaver, samt udgifter til specifikke aktiviteter til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater

b) et overslag over de indtægter, der er nødvendige til dækning af udgifterne.

4. Styringskomitéen søger at sikre, at de bevillinger, der er omhandlet i stk. 3, litra a), nr. ii), udgør en væsentlig andel af de samlede bevillinger, der er omhandlet i stk. 3. Disse bevillinger skal afspejle de faktiske behov og gøre det muligt for agenturet at spille en operationel rolle.

5. Forslaget til almindeligt budget skal understøttes af detaljerede begrundelser og en stillingsfortegnelse.

6. Styringskomitéen kan med enstemmighed træffe afgørelse om, at forslaget til almindeligt budget desuden skal dække et bestemt projekt eller program, hvis dette klart er til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater.

7. Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler, der grupperer udgifterne efter deres art eller bestemmelse, og som efter behov underinddeles i artikler.

8. Hvert afsnit kan indeholde et kapitel med overskriften »formålsbestemte reserver«. Disse bevillinger opføres, når der af vægtige grunde hersker usikkerhed om størrelsen af de bevillinger, der er behov for, eller om muligheden for at anvende de opførte bevillinger.

9. Indtægterne består af:

a) bidrag, der skal betales af de deltagende medlemsstater baseret på bruttonationalindkomst (BNI)-nøglen

b) andre indtægter, herunder tilbageholdelser i personalets vederlag samt renter, der er påløbet agenturets bankkonti.

Forslaget til almindeligt budget skal indeholde posteringsmuligheder til formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.

10. Styringskomitéen vedtager med enstemmighed forslaget til almindeligt budget senest den 31. december hvert år. Styringskomitéen har i den forbindelse agenturets øverste leder eller en repræsentant, som agenturets øverste leder udpeger, eller et medlem af styringskomitéen, som bliver opfordret hertil af agenturets øverste leder, som formand. Den daglige leder bekendtgør, at budgettet er vedtaget, og underretter de deltagende medlemsstater.

11. Såfremt forslaget til almindeligt budget ikke er vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, kan der på grundlag af hver hovedkonto eller anden inddeling afholdes månedlige udgifter på indtil en tolvtedel af det forrige regnskabsårs bevillinger. Dog kan agenturet højst råde over beløb svarende til en tolvtedel af de beløb, der er opført i det forslag til almindeligt budget, som er under udarbejdelse. Styringskomitéen kan med kvalificeret flertal på forslag af den daglige leder tillade udgifter, der overstiger denne tolvtedel, forudsat at de samlede budgetbevillinger for regnskabsåret ikke overstiger bevillingerne fra det foregående regnskabsår. Den daglige leder kan indkalde de bidrag, der er nødvendige for at dække de bevillinger, der er godkendt i medfør af denne bestemmelse; disse bidrag betales senest 30 dage efter indkaldelsen af bidrag.

Artikel 15

Ændringsbudget

1. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder kan den daglige leder fremsætte et forslag til ændringsbudget for styringskomitéen.

2. Forslag til ændringsbudget opstilles, fremsættes, vedtages og meddeles efter samme procedure som det almindelige budget. Styringskomitéen behandler forslaget under hensyn til omstændighedernes hastende karakter.

KAPITEL 2

Finansielle aktører og budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 16

Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver

1. Den daglige leder fungerer som anvisningsberettiget. Den anvisningsberettigede gennemfører på eget ansvar og inden for rammerne af de godkendte bevillinger det almindelige budget og overholder i den forbindelse nærværende finansielle bestemmelser og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for, at kravet om lovlighed og formel rigtighed opfyldes.

2. Den daglige leder kan delegere gennemførelsesbeføjelserne til budgettet til ansatte i agenturet, der er omfattet af Rådets afgørelse (EU) 2016/1351 (4) (i det følgende benævnt »personalevedtægten for agenturet«), under overholdelse af de bestemmelser, der er fastsat i nærværende finansielle bestemmelser. Befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.

3. Opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, kan på kontraktbasis overlades til eksterne enheder eller organer.

4. Under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, foreslår den daglige leder styringskomitéen og etablerer en organisationsstruktur og interne kontrolsystemer, som kan forenes med vedkommendes opgaver. Ved etableringen af denne struktur og disse systemer foretages der en risikoanalyse under hensyntagen til omkostningseffektiviteten.

Styringskomitéen skal give sit samtykke til afgørelser vedrørende agenturets organisationsstruktur.

Den daglige leder kan indføre en ekspert- og rådgivningsfunktion, som kan være behjælpelig ved en kontrol af de risici, som måtte være forbundet med vedkommendes aktiviteter.

5. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner i fem år efter tidspunktet for meddelelse af decharge til agenturet for gennemførelsen af det almindelige budget for det pågældende år.

6. Artikel 31 i afgørelse (FUSP) 2015/1835 finder anvendelse på behandlingen af personoplysninger.

Artikel 17

Forudgående kontrol

1. Hver enkelt transaktion er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen i form af en skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.

Forudgående kontrol omfatter iværksættelse og efterprøvning af en transaktion.

Iværksættelse og kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

2. Ved iværksættelse af en transaktion forstås samtlige handlinger, som indgår i forberedelsen af vedtagelsen af akter om gennemførelse af agenturets budget.

3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som den anvisningsberettigede har indført med henblik på at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter. For hver enkelt transaktion udføres efterprøvningen af andre ansatte end dem, der iværksatte transaktionen.

4. Ved forudgående kontrol efterprøves overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.

Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.

Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:

a) at udgifter og indtægter er korrekte og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser

b) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i artikel 11, er blevet overholdt.

I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner i forbindelse med løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.

Artikel 18

Efterfølgende kontrol

1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt ved en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.

2. Den efterfølgende kontrol foretages ikke af de samme ansatte, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol må ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.

Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence.

Artikel 19

Årlig rapportering

Den daglige leder aflægger en gang om året beretning til styringskomitéen om udførelsen af sine opgaver. Med henblik herpå indgiver den daglige leder agenturets samlede årsregnskab under overholdelse af tidsfristerne i artikel 44.

Agenturets samlede årsregnskab består af forskellige afdelinger, nærmere bestemt:

a) årsberetningen, der beskriver regnskabsårets væsentlige elementer

b) årsregnskabet

c) beretningen om budgetgennemførelsen.

Det endelige årsregnskab ledsages af en note udarbejdet af regnskabsføreren, hvori vedkommende erklærer, at det samlede årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.

Det endelige årsregnskab skal indeholde finansielle og administrative oplysninger, herunder resultaterne af kontrollen, til bekræftelse af, at den daglige leder, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:

a) oplysningerne i beretningen giver et retvisende billede

b) de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning

c) de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige sikkerhed for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Aktivitetsrapporten skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.

Artikel 20

Årsregnskabet

1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:

a) balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; det opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 39

b) pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo

c) opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.

2. Anmærkningerne til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for agenturets virksomhed.

Artikel 21

Beretning om budgetgennemførelsen

Agenturets beretning om budgetgennemførelsen omfatter det almindelige budget samt budgetter i forbindelse med ad hoc-aktiviteter og yderligere indtægter, og den opstilles i euro. Beretningen om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i budgettet.

Den består af:

a) en beretning, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter

b) forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.

Artikel 22

Beskyttelse af agenturets finansielle interesser

1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes hierarki pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, ikke er forskriftsmæssig eller er i modstrid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt den daglige leder, som ligeledes skal svare skriftligt. Hvis den daglige leder ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige beslutning eller instruks, og den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke udgør et rimeligt svar på de fremsatte forbehold, underretter den ansatte agenturets øverste leder.

2. Ved ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade agenturets eller dets medlemmers interesser, underretter den ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Revisorkollegiet samt alle eksterne revisorer, der udfører finansiel revision af agenturet, skal underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade agenturets eller dets medlemmers interesser.

Artikel 23

Regnskabsføreren

1. Styringskomitéen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten for agenturet, som i udførelsen af sine opgaver i agenturet skal være fuldstændig uafhængig og ansvarlig over for styringskomitéen. Regnskabsføreren er agenturets ansvarlige for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med kapitel 6 i dette afsnit og med artikel 19, 20 og 21

c) overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen, jf. kapitel 6 i dette afsnit

d) godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne til hver en tid er overholdt

e) likviditetsstyring.

2. Regnskabsføreren indhenter hos den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaberne, der giver et retvisende billede af agenturets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Den anvisningsberettigede garanterer pålideligheden af disse oplysninger.

3. Før regnskaberne vedtages af den daglige leder, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han/hun har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af agenturets økonomiske situation.

Med henblik herpå kontrollerer regnskabsføreren, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne i artikel 39, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.

Den anvisningsberettigede eller vedkommendes delegerede bevarer det fulde ansvar for den korrekte anvendelse af de midler, de forvalter, lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, de kontrollerer, og fuldstændigheden og nøjagtigheden af de oplysninger, der fremsendes til regnskabsføreren.

Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.

Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.

Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. stk. 4. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.

4. Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine opgaver til ansatte, der er omfattet af vedtægten for agenturet, når dette er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af regnskabsførerens arbejde i henhold til agenturets finansielle bestemmelser.

5. Styringskomitéen kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspendere regnskabsføreren fra tjenesten, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. I så fald udnævner styringskomitéen en midlertidig regnskabsfører.

Artikel 24

De finansielle aktørers ansvar

1. Artikel 16-26 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af agenturets finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.

2. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten for agenturet. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade agenturets eller dets medlemmers interesse, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

3. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hans/hendes opgaver. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som den gældende lovgivning foreskriver på det disciplinære område.

4. For så vidt angår anvisningsberettigedes ansvar finder artikel 73, stk. 1 og 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anvendelse.

Artikel 25

Interessekonflikter

1. Finansielle aktører som defineret i afsnit III, kapitel 2, og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision og kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at deres egne interesser kommer i konflikt med agenturets interesser.

Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage sådanne handlinger og til at forelægge sagen for den daglige leder, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Den pågældende orienterer også sin umiddelbart overordnede. Hvis aktøren er den daglige leder, indbringer han/hun sagen for agenturets øverste leder.

Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter i den pågældende sag. Den daglige leder eller agenturets øverste leder, hvis interessekonflikten vedrører den daglige leder, træffer eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.

2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.

Artikel 26

Adskillelse af funktioner

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

KAPITEL 3

Intern revision

Artikel 27

Udnævnelse af den interne revisor og dennes beføjelser og opgaver

1. Agenturet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.

2. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.

3. De interne revisorer rådgiver agenturet om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den interne revisor har navnlig til opgave:

a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

b) at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle transaktioner vedrørende budgetgennemførelse.

4. Den interne revisors hverv dækker alle aktiviteter og tjenestegrene i agenturet. Den interne revisor har fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes hverv. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen fra den daglige leder og med alle andre oplysninger, der måtte foreligge.

5. Den interne revisor udarbejder en årlig revisionsplan og forelægger den for den daglige leder.

6. Den interne revisor gør sig bekendt med beretningen fra den anvisningsberettigede, jf. artikel 19, og med alle andre oplysninger, der måtte foreligge.

7. Den interne revisor aflægger rapport til den daglige leder om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.

Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:

— der er ikke taget stilling til alvorlige risici og henstillinger

— der er betydelige forsinkelser i gennemførelsen af henstillingerne fra tidligere år.

Den daglige leder sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af revisionshenstillingerne.

Den daglige leder sender hvert år styringskomitéen en beretning indeholdende et resumé af det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted på baggrund af disse henstillinger. Styringskomitéen undersøger oplysningerne og vurderer, om henstillingerne er blevet fuldt og rettidigt gennemført.

8. Agenturet stiller den interne revisors kontaktoplysninger til rådighed for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i udgiftstransaktioner, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.

9. Den interne revisors beretninger og resultater stilles først til rådighed for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og resultaterne.

Artikel 28

Den interne revisors uafhængighed

Den interne revisors uafhængighed, vedkommendes ansvar for handlinger udført i forbindelse med udøvelsen af hvervet og dennes ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

KAPITEL 4

Indtægts- og udgiftstransaktioner

Artikel 29

Forvaltning af indtægter

1. Indtægtsforvaltningen omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb. I forvaltningen indgår også mulighed for om nødvendigt at give afkald på fastsatte fordringer.

2. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af de ved lov fastsatte midler, herunder i givet fald gennem modregning, eller, hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.

Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.

Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Agenturets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af inddrivelsesordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til agenturets samlede årsregnskab.

3. Gæld, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, pålægges morarenter, jf. artikel 83 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (5).

4. For agenturets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for agenturet gælder en forældelsesfrist på fem år.

Artikel 30

Medlemsstaternes bidrag til agenturets almindelige budget

1. Fastsættelsen af bidrag, hvor BNI-nøglen finder anvendelse, er som følger:

a) Hvor BNI-nøglen finder anvendelse, fastsættes fordelingen af bidrag mellem de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, efter fordelingsnøglen baseret på bruttonationalindkomsten, jf. artikel 41, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union, og i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom (6) eller enhver anden afgørelse, som måtte træde i stedet for denne.

b) Grundlaget for beregningen af hvert bidrag skal være kolonnen »Egne indtægter på grundlag af BNI« i »Oversigt over det almindelige budgets finansiering efter type af egne indtægter og medlemsstat« i Unionens seneste budget. Bidraget for hver af de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes i forhold til, hvor stor en del den pågældende medlemsstats BNI udgør af den samlede BNI i de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag.

2. Tidsplan for indbetaling af bidrag er som følger:

a) Bidrag til finansiering af agenturets almindelige budget indbetales af de deltagende medlemsstater i tre lige store rater, henholdsvis senest den 15. marts, den 15. juni og den 15. oktober i det pågældende regnskabsår. Agenturet sender den skriftlige indkaldelse af bidrag til de deltagende medlemsstater mindst 60 dage inden ratedatoen.

b) Hvis der vedtages et ændringsbudget, indbetaler de deltagende medlemsstater de nødvendige bidrag senest 60 dage efter indkaldelsen af bidrag.

c) De enkelte medlemsstater udreder bankgebyrerne i forbindelse med indbetalingen af deres egne bidrag.

d) Hvis det årlige budget ikke er godkendt senest den 30. november, kan agenturet på en medlemsstats anmodning udstede en specifik foreløbig indkaldelse af bidrag for denne medlemsstat, der skal indbetales senest 60 dage efter indkaldelsen af bidrag.

Når indbetalingen foretages inden for fristen og modtages af agenturet senest ti dage efter fristens udløb, tilkommer de i artikel 29, stk. 3, fastsatte renter ikke agenturet. Når indbetalingen foretages mere end ti dage for sent, beregnes der renter for hele forsinkelsen.

Artikel 31

Afholdelse af udgifter

1. Ved afholdelse af udgifter indgår den anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

2. En budgetmæssig forpligtelse består i at afsætte de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af retlige forpligtelser. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter. Budgetmæssige og retlige forpligtelser indgås af samme anvisningsberettigede undtagen i behørigt begrundede tilfælde.

Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende kategorier:

a) specifik: en budgetmæssig forpligtelse er specifik, hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt

b) samlet: en budgetmæssig forpligtelse er samlet, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt

c) foreløbig: en budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.

Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis basisretsakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.

3. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:

a) kontrollerer kreditors adkomst

b) fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollerer, at fordringen er forfalden.

Når den anvisningsberettigede godkender en udgift efter at have forsikret sig om, at bevillingerne er stede, giver vedkommende regnskabsføreren ordre om at betale den fastsatte udgift.

4. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for agenturets budget skal den anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

5. For så vidt angår det første år i agenturets treårige planlægningsramme skal styringskomitéens godkendelse af agenturets udgifter til driften af sine aktiviteter medtages, forudsat at de elementer, der er angivet i dette stykke, er klart identificeret.

Planlægningsrammen skal indeholde detaljerede mål og forventede resultater. Den skal endvidere indeholde en beskrivelse af de aktioner, der skal finansieres, og angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt aktion.

Væsentlige ændringer med hensyn til det første år i agenturets treårige planlægningsramme vedtages efter samme procedure som den oprindelige planlægningsramme.

Styringskomitéen kan give agenturets anvisningsberettigede beføjelse til at foretage ikkevæsentlige ændringer af planlægningsrammen.

Artikel 32

Tidsfrister

Udgifter skal betales inden for de tidsfrister og ifølge de vilkår, der er fastsat i artikel 92 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 111 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.

KAPITEL 5

Gennemførelse af budgettet

Artikel 33

Indgåelse af offentlige kontrakter

1. Indgåelse af offentlige kontrakter er omfattet af afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af stk. 2 og 3.

2. Ved kontrakter, hvis værdi er mellem 60 000 EUR og de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 118 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, kan den procedure anvendes, der er fastsat i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 for kontrakter med lav værdi på ikke over 60 000 EUR.

3. Agenturet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med Europa-Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer, Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (7) og med andre EU-organer om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages af sidstnævnte.

Artikel 34

Fælles udbudsprocedurer

1. Agenturet kan efter egen anmodning deltage som ordregivende myndighed, når Kommissionen, institutionerne i fællesskab og andre EU-organer eller -agenturer indgår kontrakter.

2. I forbindelse med samarbejdsaktiviteter med medlemsstater, f.eks. dem, der er omhandlet i kapitel IV i afgørelse (FUSP) 2015/1835, kan agenturet anvende fælles udbudsprocedurer.

3. Ved en fælles procedure for indgåelse af kontrakter mellem agenturet og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater finder de procedurebestemmelser, som gælder for agenturet, anvendelse.

Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af den ordregivende myndighed i en eller flere medlemsstater, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde finder procedurereglerne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU (8), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF (9) eller enhver anden EU-retsakt, der måtte være gældende på baggrund af det omhandlede emne, anvendelse.

4. Agenturet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at få sine administrative behov dækket. I så fald finder artikel 133 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.

Artikel 35

Eksperter

I forbindelse med udvælgelse af eksperter kan agenturet anvende bestemmelserne i artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 med forbehold af eventuelle særlige procedurer, som er fastsat i basisretsakten for det program, som agenturet har fået til opgave at gennemføre. Sådanne eksperter aflønnes med et fast beløb, der meddeles på forhånd, og udvælges på grundlag af deres faglige kunnen.

Eksterne eksperter udvælges på grundlag af færdigheder, erfaring og viden, som kræves til udførelsen af de pågældende opgaver, og i overensstemmelse med principperne om ikkediskrimination, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.

Artikel 36

Tilskud

Tilskud er omfattet af afsnit VI i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af særlige bestemmelser i oprettelsesakten.

Artikel 37

Priser

1. Priser er omfattet af afsnit VII i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af stk. 2 i denne artikel.

2. Konkurrencer med priser med en enhedsværdi på 10 000 EUR eller derover må kun udskrives, hvis de indgår i agenturets planlægningsramme.

Artikel 38

Oplysning om klagemuligheder

1. Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.

2. Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.

KAPITEL 6

Regnskabsføring

Artikel 39

Regnskabsregler

Agenturet opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger.

Agenturets regnskabsfører vedtager regler med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor. Regnskabsføreren kan fravige disse standarder, hvis vedkommende mener, det er nødvendigt for at give et retvisende og pålideligt billede af aktiver og passiver samt udgifter, indtægter og pengestrømme. Når en regnskabsfører væsentligt fraviger disse standarder, anføres dette samt årsagen hertil i noterne til årsregnskabet.

Artikel 40

Regnskabsprincipper

Årsregnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med artikel 39.

Artikel 41

Regnskabssystem

1. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.

2. I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for agenturet.

3. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af gennemførelsen af agenturets budget. I bevillingsregnskabet opføres alle budgetmæssige indtægts- og udgiftstransaktioner.

Artikel 42

Fortegnelser

Agenturet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør dets ejendom. Agenturet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.

KAPITEL 7

Ekstern revision og bekæmpelse af svig

Artikel 43

Ekstern revision

1. Styringskomitéen udnævner et revisorkollegium, der skal varetage den eksterne revision af agenturets administrationsbudget og driftsbudget samt regnskaber og årsregnskab. Revisionen gennemføres i overensstemmelse med de accepterede internationale revisionsstandarder og, med forbehold af styringskomitéens godkendelse, i henhold til yderligere mandater.

Mindst hvert tredje år giver kollegiet på en uafhængig måde styringskomitéen sikkerhed for og rådgivning om, at agenturets aktiviteter er blevet gennemført i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Kollegiet kan med henblik på at udføre denne opgave efter aftale med styringskomitéen gøre brug af midlertidig supplerende ansatte.

2. Revisorkollegiet består af mindst tre revisorer fra forskellige deltagende medlemsstater, der understøttes af de medarbejdere, som kollegiet har udpeget. En medarbejder kan forblive medarbejder, så længe det medlem af revisorkollegiet, der har udpeget vedkommende, fortsætter i sit hverv.

3. Revisorkollegiets medlemmer udnævnes for en periode på tre på hinanden følgende revisionsperioder. Der sørges for, at der sker en retfærdig rotation mellem de deltagende medlemsstater, der ønsker at sende revisorer.

4. Styringskomitéen udnævner revisorkollegiet blandt de kandidater, som de deltagende medlemsstater foreslår. Kandidaterne skal helst tilhøre de deltagende medlemsstaters øverste nationale revisionsmyndighed og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. De skal være til rådighed, så de kan udføre opgaver på agenturets vegne, når det bliver nødvendigt. Ved udførelsen af disse opgaver:

a) aflønnes kollegiets medlemmer og deres assisterende medarbejdere fortsat af det organ, de er udlånt fra, og får udelukkende deres rejseudgifter refunderet af agenturet i et omfang, der svarer til de bestemmelser, der gælder for agenturet

b) kan de kun anmode om eller modtage instrukser fra styringskomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiet og dets medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision

c) har de kun referat til styringskomitéen med hensyn til udførelsen af deres opgaver

d) kontrollerer de, at de indtægter og udgifter, der administreres af agenturet, afholdes i overensstemmelse med gældende lovgivning og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

5. Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand for det kommende regnskabsår. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale revisionsstandarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til den daglige leder og styringskomitéen.

6. Revisorerne skal beskytte klassificerede oplysninger, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne oplysninger.

7. Revisorerne har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i afholdelsen af agenturets indtægter og udgifter, yder den daglige leder og de personer, der har til opgave at revidere disse udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgaver. Udgifterne til revisionen afholdes over agenturets almindelige budget.

8. Efter forslag fra den daglige leder eller fra en af medlemsstaterne kan styringskomitéen i hvert enkelt tilfælde beslutte at anvende andre eksterne organer til særlige revisioner, idet dette koordineres med revisorkollegiets arbejde.

9. I særlige tilfælde kan deltagende medlemsstaters nationale revisionsmyndigheder, for egen regning og med samtykke fra styringskomitéen, indhente de oplysninger og kontrollere de dokumenter, som de anser for nødvendige med henblik på revision af den respektive nationale andel eller rapportering til regeringen eller parlamentet, uden at krænke de andre deltagende medlemsstater og tilsidesætte revisorkollegiets ansvar og i overensstemmelse med agenturets bestemmelser, navnlig databeskyttelsesregler.

Artikel 44

Årlig revision og decharge for agenturets budget

1. Senest den 31. marts efter regnskabsårets afslutning udarbejder den daglige leder et udkast til agenturets samlede årsregnskab, jf. artikel 19, som vedkommende forelægger revisorkollegiet til behandling og udtalelse.

2. Senest den 30. juni efter regnskabsårets afslutning forelægger revisorkollegiet den daglige leder sin årlige revisionsberetning, der indeholder udtalelse om og bemærkninger til udkastet til det samlede årsregnskab, der er omhandlet i stk. 1.

3. Senest den 15. juli efter regnskabsårets afslutning forelægger den daglige leder det endelige reviderede samlede årsregnskab og revisionsberetningen for styringskomitéen sammen med agenturets svar.

4. Senest den 30. oktober efter regnskabsårets afslutning godkender styringskomitéen det reviderede samlede årsregnskab og meddeler decharge til den daglige leder og regnskabsføreren for regnskabsåret.

5. Når styringskomitéen har godkendt det reviderede samlede årsregnskab, meddeles dette i Den Europæiske Unions Tidende.

6. Regnskabsføreren opbevarer samtlige regnskaber og løsørefortegnelser i en periode på fem år fra datoen for meddelelsen af den pågældende decharge.

Artikel 45

OLAF

1. OLAF kan efter bestemmelserne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (10) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (11) foretage undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet, for at klarlægge, om der er begået svig, bestikkelse eller andre ulovlige aktiviteter, der berører agenturets finansielle interesser, i forbindelse med tilskud eller kontrakter, der er finansieret af agenturet.

2. Med forbehold af stk. 1 skal agenturets kontrakter, aftaler og beslutninger udtrykkeligt indeholde bestemmelser om bemyndigelse af revisorkollegiet og OLAF til at gennemføre revisioner og undersøgelser i overensstemmelse med deres respektive kompetencer.

AFSNIT IV

SÆRLIGE BESTEMMELSER OM YDERLIGERE INDTÆGTER

Artikel 46

Yderligere indtægter

1. Agenturet kan inden for rammerne af sin mission i overensstemmelse med artikel 2 i afgørelse (FUSP) 2015/1835 modtage yderligere indtægter til et specifikt formål:

a) fra Unionens almindelige budget fra sag til sag under fuld overholdelse af de regler, procedurer og beslutningsprocesser, der gælder herfor

b) fra medlemsstaterne, tredjelande eller andre tredjeparter, medmindre styringskomitéen træffer anden afgørelse inden for en måned efter at have modtaget sådanne oplysninger fra agenturet.

2. De indtægter, der er omhandlet i stk. 1, må kun anvendes til det specifikke formål, som de er afsat til.

3. De yderligere administrative omkostninger i forbindelse med forvaltningen af de yderligere indtægter skal, hvis det er relevant, være omfattet af det budget, der er knyttet til de yderligere indtægter.

4. Bestemmelserne i afsnit III, kapitel 2-7, gælder for yderligere indtægter, medmindre den eller de relevante aftaler fastsætter andre regler, som under alle omstændigheder skal overholde de budgetprincipper, der er opstillet i afsnit II.

5. Et eventuelt budgetoverskud fra yderligere indtægter ved afslutningen af gennemførelsesperioden betragtes som et tilgodehavende, der står til rådighed for de enheder, som har bidraget til det, og gives tilbage til dem. Det kan også anvendes til andre specifikke formål som fastsat i den eller de relevante aftaler eller, medmindre styringskomitéen træffer anden afgørelse inden for en måned efter at have modtaget sådanne oplysninger fra agenturet, som foreslået af den pågældende enhed.

6. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af de yderligere indtægter og de tilsvarende bevillinger kan følges separat. Bidrag som følge af yderligere indtægter opføres derfor separat og anvendes i overensstemmelse med det specifikke formål, som de er afsat til. Af hensyn til gennemsigtigheden anbringes de også på særskilte bankkonti. Desuden vil de blive vist særskilt i agenturets beretning om budgetgennemførelsen, jf. artikel 21.

AFSNIT V

SÆRLIGE BESTEMMELSER OM BUDGETTERNE I FORBINDELSE MED AD HOC-AKTIVITETER

Artikel 47

Agenturets forvaltning af budgetter i forbindelse med ad hoc-aktiviteter

1. Styringskomitéen kan efter forslag fra den daglige leder eller en medlemsstat beslutte, at medlemsstaterne kan overdrage agenturet den administrative og finansielle forvaltning af visse aktiviteter inden for dets ansvarsområde, jf. kapitel IV i afgørelse (FUSP) 2015/1835.

2. Styringskomitéen kan i forbindelse med agenturets ad hoc-projekter og -programmer tillade, at agenturet på de betingelser, der er fastsat i aftalerne om de pågældende aktiviteter, indgår kontrakter og tilskudsaftaler og forinden indkalder de nødvendige bidrag fra disse medlemsstater til opfyldelse af sådanne kontrakter og tilskudsaftaler under hensyntagen til medlemsstaternes budgetmæssige begrænsninger.

3. Bestemmelserne i afsnit III, kapitel 2-7, i denne afgørelse gælder for de ad hoc-aktiviteter, der er fastlagt i overensstemmelse med artikel 19 eller 20 i afgørelse (FUSP) 2015/1835, medmindre basisretsakten eller basisretsakterne for programmet eller projektet fastsætter andre regler, som under alle omstændigheder skal overholde de budgetprincipper, der er opstillet i afsnit II i nærværende afgørelse.

4. Et eventuelt budgetoverskud fra et ad hoc-projekt eller -program betragtes som et tilgodehavende, der står til rådighed for de deltagende medlemsstater og enhver anden enhed, som har bidraget til det, og gives tilbage til dem ved afslutningen af gennemførelsesperioden eller anvendes til andre specifikke formål som fastsat i den eller de relevante aftaler eller besluttet af den pågældende medlemsstat eller enhed.

AFSNIT VI

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 48

Ændringer

Enhver henvisning til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anses også for at tage hensyn til ændringerne heraf.

Artikel 49

Ophævelse af afgørelse 2007/643/FUSP

Afgørelse 2007/643/FUSP ophæves.

Artikel 50

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den 4. august 2016. På Rådets vegne M. LAJČÁK Formand

(1) EUT L 266 af 13.10.2015, s. 55.

(2) EUT L 269 af 12.10.2007, s. 1.

(3) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).

(4) Rådets afgørelse (EU) 2016/1351 af 4. august 2016 om vedtægten for personalet ved Det Europæiske Forsvarsagentur og om ophævelse af afgørelse 2004/676/EF (se side 1 i denne EUT).

(5) Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (EUT L 362 af 31.12.2012, s. 1).

(6) Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (EUT L 163 af 23.6.2007, s. 17).

(7) Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 af 28. november 1994 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer (EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1).

(8) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EUT L 94 af 28.3.2014, s. 65).

(9) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF af 13. juli 2009 om samordning af fremgangsmåderne ved ordregivende myndigheders eller ordregiveres indgåelse af visse bygge- og anlægs-, vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter på forsvars- og sikkerhedsområdet og om ændring af direktiv 2004/17/EF og 2004/18/EF (EUT L 216 af 20.8.2009, s. 76).

(10) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).

(11) Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2).