REVISIONSRETTENS BERETNING om efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts forvaltning i regnskabsåret 1996 med Instituttets svar (98/C 42/01)

INDHOLD

Punkt Side

1. INDLEDNING 1.1-1.2 2

2. FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1996 2.1-2.6 2

Den administrative forvaltning 2.1-2.2 2

Budgetforvaltning og regnskaber 2.3-2.6 2

3. INSTITUTTETS AKTIVITETER I 1996 3.1-3.3 3

4. EFFEKTIVITETEN AF INSTITUTTETS FORVALTNING I 1996 4.1-4.7 3

Udviklingen i driftsvilkårene 4.1-4.3 3

Forvaltningssystemer og -procedurer: opfølgning af tidligere bemærkninger 4.4-4.6 3

Udgiftsstyring 4.7 4

5. KONKLUSION 5.1 4

BILAG 5

Instituttets svar 7

1. INDLEDNING

1.1. Retten forelægger for tredje år i træk (1) en beretning om resultaterne af den revision, den har foretaget inden for rammerne af efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts (EMI) forvaltning (2). Regnskaberne for EMI for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 1996, blev godkendt af Rådet for EMI den 4. marts 1997 og offentliggjort i april 1997 (3), efter at de var revideret og påtegnet uden forbehold den 12. februar 1997 af et privat revisionsfirma.

1.2. Rådet for EMI er Instituttets budgetmyndighed og består i medfør af artikel 109 F i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab af en formand og cheferne for de nationale centralbanker. En af disse chefer er næstformand. Instituttet er underlagt de finansielle bestemmelser, der er indeholdt i statutten, og som er nærmere omhandlet i beslutninger truffet af Rådet for EMI.

2. FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1996

Den administrative forvaltning

2.1. Instituttets afdelinger har fortsat forberedelserne til tredje fase af Den Økonomiske og Monetære Union (ØMU), og Instituttets administrative struktur har fungeret tilfredsstillende i denne forbindelse. Efterhånden som tiden for overgangen til tredje fase nærmer sig, bliver det imidlertid mere og mere presserende at få forberedt den kommende Europæiske Centralbanks (ECB) strukturer, eftersom ECB skal oprettes og forberede sit virke i løbet af 1998 (4). Igennem hele 1996 har forberedelsen af de logistiske rammer været præget af manglende dynamik, fordi der på politisk plan endnu herskede usikkerhed om, i hvor høj grad banken skulle styres decentralt, og om medlemsstaternes deltagelse i Det Europæiske System af Centralbanker (ESCB).

2.2. EMI's faste medarbejderstab steg fra 193 ansatte pr. 31. december 1995 til 217 ansatte pr. 31. december 1996. Pr. denne dato var der ansat seks seniorledere, 36 ledere og 90 fageksperter, mens 85 varetog funktioner af administrativ og teknisk art. I løbet af 1996 blev der rekrutteret 33 og ni fratrådte. I gennemsnit var der 202 fastansatte i 1996 mod 166 i 1995.

Budgetforvaltning og regnskaber

2.3. I 1996 beløb de samlede udgifter sig til 38,6 mio. ECU, hvilket skal sammenholdes med et budgetoverslag på 42,1 mio. ECU. Et beløb på 3,5 mio. ECU, svarende til 8,3 %, blev således ikke udnyttet. I 1995 lå de faktiske udgifter på 32,6 mio. ECU, mens budgetoverslaget androg 42,4 mio. ECU. 9,8 mio. ECU (23,1 %) blev således ikke udnyttet.

2.4. EMI's balance pr. 31. december 1996 (bilag 1) viser først aktiver og passiver vedrørende Instituttets aktiviteter i forbindelse med Det Europæiske Monetære System (EMS). På aktivsiden er der opført en guld- og dollarbeholdning på i alt 59 527 mio. ECU, og på passivsiden er der opført et tilsvarende beløb i ecu, der er udstedt til centralbankerne i Den Europæiske Unions (EU) medlemsstater. Balancen viser derefter aktiver og passiver vedrørende EMI's drift. Aktiverne og passiverne beløber sig til i alt 648 mio. ECU, mod 639 mio. ECU pr. 31. december 1995.

2.5. De øvrige væsentlige elementer på aktivsiden er tidsindskud (628 mio. ECU), hvoraf renteafkastet er så stort, at det kan dække EMI's administrationsomkostninger, en likvid beholdning på 11,9 mio. ECU og materielle aktiver på 7,8 mio ECU. Ud over bidragene fra EU-centralbankerne (615,6 mio. ECU) omfatter passiverne vedrørende Instituttets drift hovedsagelig en gæld på 4,2 mio. ECU, hensættelser på 10,8 mio. ECU, den almindelige reservefond, som beløber sig til 12,5 mio. ECU (svarende til overskuddet fra regnskabsåret 1995), og overskuddet i regnskabsåret 1996, der beløber sig til 4,6 mio. ECU.

2.6. Det fremgår af resultatopgørelsen (bilag 2, der er tilpasset med henblik på nærværende beretning), at investeringerne har givet et renteafkast på 44,5 mio. ECU. Regnskabsårets løbende omkostninger beløber sig i alt til 39,2 mio. ECU, hvoraf 21,3 mio. ECU er personaleomkostninger, 15,8 mio. ECU øvrige administrationsomkostninger og 2,1 mio. ECU afskrivninger på materielle aktiver. Med ekstraordinære omkostninger på 0,8 mio. ECU, som hidrører fra kurstilpasningen som følge af udsving i ECU/DEM-pariteten og ekstraordinære indtægter på 0,1 mio. ECU, som skyldes tilbageførsel af hensættelser foretaget ved udgangen af 1995, bliver differencen mellem indtægter og omkostninger på 4,6 mio. ECU. Rådet for EMI besluttede på mødet den 4. marts 1997 at overføre hele dette beløb til den almindelige reservefond.

3. INSTITUTTETS AKTIVITETER I 1996

3.1. I 1996 har EMI fortsat forberedelserne til, at ESCB kan indlede sit virke fra starten af tredje fase af ØMU'en. Dette har blandt andet involveret forberedelser inden for områderne pengepolitik, valutakurspolitik, statistik, betalingssystemer, udstedelse af sedler, regnskabsregler og -standarder, informations- og kommunikationssystemer samt juridiske spørgsmål. EMI har også fortsat forberedelserne til indførelsen af euroen, efter at Det Europæiske Råd i Madrid i december 1995 blev enige om, hvordan overgangen til den fælles valuta skulle gennemføres. Dette arbejde er blevet udført af EMI's personale i samarbejde med de nationale centralbanker i arbejdsgrupper og underkomitéer.

3.2. I årsberetningen for 1996, der blev offentliggjort i april 1997, gav Instituttet en detaljeret redegørelse for sine aktiviteter. I 1996 offentliggjorde EMI endvidere en række dokumenter om specifikke emner. Tre af disse dokumenter har særlig betydning, fordi de vedrører EMI's overordnede mål. Det ene, som blev offentliggjort i juli 1996, omhandler de statistiske krav, der stilles til medlemsstaterne i forbindelse med Den Monetære Union. Det andet, som blev offentliggjort i august 1996, er en situationsrapport om systemet til grænseoverskridende betalinger (TARGET), og endelig beretningen om de fremskridt, der er gjort i retning af konvergens, som blev offentliggjort i november 1996 i overensstemmelse med artikel 7 i EMI-statutten. Denne beretning viser, hvor langt medlemsstaterne hidtil er nået med hensyn til overholdelse af kriterierne for overgangen til den fælles valuta.

3.3. I overensstemmelse med traktatens artikel 109 F, stk. 6, andet afsnit, og artikel 5, stk. 3 i statutten er Instituttet blevet hørt af Rådet eller af myndighederne i EU-medlemsstaterne om forslag til fællesskabsretsakter eller nationale retsforskrifter inden for dets kompetenceområde. I 1996 blev EMI anmodet 16 gange om at udtale sig (seks gange af EU-Rådet, tre gange af Europa-Kommissionen og syv gange af myndighederne i EU-medlemsstaterne). Endvidere har EMI's personale afholdt konferencer og seminarer og holdt foredrag om overgangen til ØMU'ens tredje fase.

4. EFFEKTIVITETEN AF INSTITUTTETS FORVALTNING I 1996

Udviklingen i driftsvilkårene

4.1. I 1996 var der endnu ikke truffet beslutning om arten (centraliseret eller decentraliseret) og omfanget (deltagerlande) af den kommende ECB's transaktioner, og derfor har det været ret vanskeligt at forberede bankens konkrete struktur. Tidsplanen bliver mere og mere stram. Det gælder derfor først og fremmest om at finde løsninger, som sikrer, at tidsfristen for overgangen til tredje fase overholdes. På grund af tidspresset bliver omkostningerne ved de valgte løsninger et mindre vigtigt kriterium, hvilket resulterer i, at udbudsprocedurerne ofte ikke bliver fulgt i forbindelse med indretningen af EMI's bygning og indkøb af edb-anlæg, og at der anvendes eksterne konsulenter til at udføre opgaver, som normalt varetages af personalet.

4.2. Der er kun fundet en midlertidig løsning på ømtålelige spørgsmål såsom Instituttets anlæg - navnlig bygningen og informations- og kommunikationssystemerne - og centralbankens struktur.

4.3. Retten har revideret systemerne og procedurerne og foretaget transaktionstester. Resultaterne af revisionen og disse tester var generelt tilfredsstillende. Systemerne og procedurerne kan imidlertid forbedres på en række områder, og Retten har derfor fremsendt en række bemærkninger og henstillinger til EMI's ledelse. Nogle af disse bemærkninger og henstillinger skal omtales i denne beretning.

Forvaltningssystemer og -procedurer: opfølgning af tidligere bemærkninger

4.4. For så vidt angår forvaltningen af anlægsaktiver (5), har Instituttet stadig ikke en procedure for fysisk statusopgørelse. EMI bør snarest muligt indføre en sådan procedure, eftersom alle eller dele af Instituttets anlægsaktiver eventuelt vil blive overdraget til den kommende Europæiske Centralbank.

4.5. Retten påpegede allerede sidste år (6), at proceduren for udbetaling af lønninger er behæftet med den svaghed, at lønberegning og bemyndigelse til udbetaling af lønninger ikke er to adskildte funktioner. Instituttet har endnu ikke afhjulpet denne svaghed.

4.6. Systemet for afregning af tjenesterejseudgifter (7) er blevet ændret, og de faste beløb er pr. 1. januar 1997 blevet erstattet af en ordning med godtgørelse af faktiske omkostninger.

Udgiftsstyring

4.7. Budgettet blev ændret i løbet af året, men der blev ikke vedtaget et formelt ændringsbudget i 1996. I redegørelsen for budgetgennemførelsen blev de endelige udgifter sammenholdt med det oprindelige budget uden hensyntagen til de ændrede budgetbeløb. I regnskabsåret 1996 blev der kun godkendt et ret beskedent beløb i supplerende udgifter. For at gøre budgetforvaltningen mere effektiv og gennemsigtig bør Instituttet imidlertid fremover udarbejde et ændringsbudget til det oprindelige budget, såfremt der vedtages ændringer i løbet af året, og lade de ændrede beløb indgå i analysen af budgetgennemførelsen.

5. KONKLUSION

5.1. I 1996 fortsatte EMI forberedelserne til tredje fase af ØMU'en. Den administrative struktur, Instituttet har opbygget med henblik på denne opgave, fungerer generelt tilfredsstillende (jf. punkt 4.3), selv om forvaltningsprocedurerne kan forbedres på en række områder (jf. punkt 4.4, 4.5 og 4.7). Forberedelsen af de logistiske rammer for den kommende ECB er blevet vanskeliggjort af, at der endnu ikke er truffet nogen endelig afgørelse om arten og omfanget af de konkrete opgaver, banken vil få tildelt. På kort og mellemlang sigt kan dette indvirke negativt på det samlede omkostnings-effektivitsforhold i de strukturer, der skal opbygges inden for den meget korte tidsfrist (jf. punkt 4.1 og 4.2).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. og 11. december 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) Beretningerne om regnskabsårene 1994 og 1995 er offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende, EFT C 394 af 31.12.1996.

(2) Beretningen er udarbejdet i medfør af artikel 17, stk. 4, andet afsnit, i protokol nr. 4 knyttet til EU-traktaten (statutten for EMI).

(3) Regnskaberne er udfærdiget og offentliggjort i medfør af artikel 11 og 17 i protokol nr. 4 knyttet til EU-traktaten (statutten for EMI).

(4) EU-traktatens artikel 109 L, stk. 1, andet afsnit.

(5) Jf. punkt 4.4 i Rettens beretning om efterprøvningen af effektiviteten af EMI's forvaltning i regnskabsåret 1995, EFT C 394 af 31.12.1996, s. 9.

(6) Jf. punkt 4.5 i Rettens beretning om efterprøvningen af effektiviteten af EMI's forvaltning i regnskabsåret 1995, EFT C 394 af 31.12.1996, s. 9.

(7) Jf. punkt 4.8 i Rettens beretning om efterprøvningen af effektiviteten af EMI's forvaltning i regnskabsåret 1995, EFT C 394 af 31.12.1996, s. 9.

BILAG 1

>TABELPOSITION>

BILAG 2

>TABELPOSITION>

INSTITUTTETS SVAR

Det Europæiske Monetære Institut noterer sig, at efterprøvningen af, hvor effektiv forvaltningen har været i operationel henseende i 1996, generelt har givet tilfredsstillende resultater. I løbet af 1997 har Rådet for EMI i overensstemmelse med den fastlagte tidsplan truffet afgørelser om flere aspekter af grundlæggende betydning for Den Europæiske Centralbanks fremtidige organisation og opgaver. Med disse afgørelser er der skabt klare rammer for de logistiske forberedelser, som nu skrider godt frem, og hermed begrænses også faren for en ineffektiv anvendelse af ressourcerne. Instituttet fortsætter imidlertid med at styrke sine administrative procedurer på baggrund af Rettens bemærkninger.