Regionsudvalgets afgørelse nr. 26/2004

af 10. februar 2004

om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Fællesskabernes interesser

PRÆSIDIET FOR REGIONSUDVALGET HAR -

under henvisning til Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)(1),

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig(2),

under henvisning til den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber om interne undersøgelser, der er foretaget af OLAF(3), og

ud fra følgende betragtninger:

Det fastsættes i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 om de undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt "kontoret"), at kontoret indleder og gennemfører administrative undersøgelser i institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved traktaterne eller på grundlag heraf.

Det ansvar, som tillægges Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, som oprettet af Kommissionen, vedrører foruden beskyttelse af de finansielle interesser, samtlige kontorets aktiviteter til sikring af Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser.

Det er vigtigt at øge omfanget og forbedre effektiviteten af bekæmpelsen af svig ved at udnytte den eksisterende ekspertise med hensyn til administrative undersøgelser.

Det er derfor vigtigt, at alle institutioner, organer, kontorer og agenturer inden for deres administrative ansvarsområde overlader det til kontoret at foretage interne administrative undersøgelser, der har til formål at efterforske alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af tjenesten, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser som omhandlet i artikel 11, artikel 12, stk. 2 og 3, artikel 13, artikel 14, artikel 16 og artikel 17, stk. 1, i vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "vedtægten"), hvorved Fællesskabernes interesser skades, og som kan forfølges administrativt eller i givet fald strafferetligt, eller en grov personlig fejl, som omhandlet i vedtægtens artikel 22, eller manglende opfyldelse af de analoge forpligtelser, der påhviler medlemmer, ledere eller ansatte i Fællesskabets institutioner, organer, kontorer og agenturer, som ikke er omfattet af vedtægten.

Disse undersøgelser bør gennemføres på hensigtsmæssige betingelser i alle Fællesskabernes institutioner, organer, kontorer og agenturer, uden at overdragelsen af denne opgave til kontoret fratager institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne deres ansvar eller på nogen måde mindsker de berørte personers retsbeskyttelse.

Det er nødvendigt at fastsætte de nærmere vilkår, som, indtil vedtægten ændres, i praksis skal gælde for medlemmerne af institutioner og organer, ledere af kontorer og agenturer og tjenestemænd og øvrige ansatte i disse institutioner, organer, kontorer og agenturer i forbindelse med deres medvirken til en hensigtsmæssig afvikling af de interne undersøgelser.

Det fastsættes i artikel 4, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1073/1999, at hver institution, organ, kontor og agentur skal vedtage en afgørelse, der især omfatter regler om den pligt, som medlemmer, ledere, tjenestemænd og de ansatte i institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne har til at samarbejde med og afgive oplysninger til kontorets ansatte, de procedurer, som kontorets ansatte skal følge ved gennemførelsen af de interne undersøgelser, og sikringen af rettighederne for de personer, der er berørt af en intern undersøgelse.

Der bør dog tages hensyn til, at til forskel fra medlemmerne af de øvrige institutioner udøver Regionsudvalgets medlemmer i det væsentlige nationale opgaver og forbliver underlagt national lovgivning i forbindelse hermed; anvendelsesområdet for denne afgørelse bør derfor begrænses til kun at omfatte det arbejde, som disse personer udfører som medlem af Regionsudvalget.

Kontoret har ingen retslige beføjelser og gennemfører kun administrative undersøgelser; undersøgelserne gennemføres under nøje overholdelse af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende privilegier og immuniteter, gennemførelsesbestemmelserne hertil og vedtægten.

Bekæmpelsen af svig, korruption og enhver ulovlig aktivitet bør overlades til en instans, som ikke er integreret i Kommissionens administrative struktur, men som nyder den nødvendige uafhængighed til at udføre sine opgaver på bedste måde.

Regionsudvalgets afgørelse nr. 294/99 af 17. november 1999 om betingelser og regler for interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, korruption og enhver anden ulovlig handling, der er til skade for Fællesskabernes interesser -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Pligt til at samarbejde med kontoret

Med forbehold af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, især protokollen vedrørende privilegier og immuniteter, gennemførelsesbestemmelserne hertil og personalevedtægten har generalsekretæren, tjenestegrenene, lederne og alle tjenestemænd og øvrige ansatte i Regionsudvalget pligt til at samarbejde med Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (herefter benævnt "kontoret"). Det er relevant med en henvisning til personalevedtægten.

Artikel 2

Oplysningspligt

Enhver tjenestemand eller anden ansat i generalsekretariatet, som får kendskab til forhold, der lader formode, at der kunne foreligge tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabernes interesser, eller alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af tjenesten, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser, som kan forfølges administrativt og i givet fald strafferetligt, eller manglende opfyldelse af de forpligtelser, som fællesskabsretten pålægger medlemmerne af Regionsudvalget, når de handler som medlem af Regionsudvalget, hvis dette skader Fællesskabets interesser, underretter omgående sin kontorchef eller direktør eller generalsekretæren, eller såfremt han finder det hensigtsmæssigt, kontoret direkte.

Generalsekretæren, direktørerne og kontorcheferne sender omgående, samtidig med at de underretter deres overordnede i generalsekretariatet, alle oplysninger i deres besiddelse, som lader formode, at der foreligger uregelmæssigheder som omhandlet i stk. l, til kontoret.

Tjenestemænd og øvrige ansatte i generalsekretariatet må i intet tilfælde udsættes for en urimelig eller diskriminerende behandling som følge af, at de har videregivet oplysninger som omhandlet i stk. 1 og 2.

Medlemmer af Regionsudvalget, som får kendskab til forhold som omhandlet i stk. l, underretter formanden for Regionsudvalget, eller, såfremt de finder det hensigtsmæssigt, kontoret direkte.

Artikel 3

Bistand fra Sikkerhedskontoret

Efter anmodning fra kontorets direktør bistår Regionsudvalgets Sikkerhedskontor kontorets ansatte ved den praktiske gennemførelse af undersøgelserne.

Artikel 4

Underretning af den berørte person om undersøgelsen

Hvis det fremgår, at et medlem, en leder, en tjenestemand eller en anden ansat i generalsekretariatet kan være personligt involveret, skal den pågældende underrettes hurtigt, såfremt der ikke er risiko for, at dette skader undersøgelsen. Under alle omstændigheder kan der ikke drages konklusioner, som med navns nævnelse berører en af de omhandlede personer ved undersøgelsens afslutning, uden at den pågældende har fået mulighed for at udtale sig om de faktiske omstændigheder, som berører ham.

I tilfælde, der kræver absolut hemmeligholdelse af hensyn til undersøgelsen og anvendelse af undersøgelsesmetoder, der henhører under en national retslig myndighed, kan forpligtelsen til at give den berørte person lejlighed til at udtale sig udsættes til senere, i forståelse med henholdsvis formanden eller generalsekretæren.

Artikel 5

Underretning om indstilling af undersøgelsen

Såfremt der ved en intern undersøgelses afslutning ikke kan gøres noget forhold gældende mod den person, som der har været rettet en beskyldning imod, indstilles den interne undersøgelse mod ham efter beslutning truffet af kontorets direktør, som skriftligt underretter den pågældende herom.

Artikel 6

Ophævelse af immunitet

Enhver anmodning fra en national politimyndighed eller retslig myndighed om ophævelse af immunitet mod retsforfølgning for så vidt angår en tjenestemand eller anden ansat i Regionsudvalget i forbindelse med et eventuelt tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet forelægges direktøren for kontoret til udtalelse. Såfremt en anmodning om ophævelse af immunitet vedrører et medlem af Regionsudvalget, underrettes kontoret.

Artikel 7

Slutbestemmelse

Denne afgørelse ophæver Regionsudvalgets afgørelse nr. 294/99 af 17. november 1999 om betingelser og regler for interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, korruption og enhver anden ulovlig handling, der er til skade for Fællesskabernes interesser.

Denne afgørelse træder i kraft den 1. marts 2004.

Udfærdiget i Bruxelles, den 10. februar 2004.

For Regionsudvalgets præsidium

Albert Bore

Formand

(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20.

(2) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

(3) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 15.