BILAG

EU-VEJLEDNING OM INTERNE PROGRAMMER TIL SIKRING AF OVERHOLDELSE (ICP) AF KONTROL AF HANDEL MED PRODUKTER MED DOBBELT ANVENDELSE

INDLEDNING

Effektiv kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse — varer, software og teknologi — er afgørende for at imødegå risici, der er forbundet med spredning af masseødelæggelsesvåben og destabiliserende ophobninger af konventionelle våben. Virksomheder, der beskæftiger sig med produkter med dobbelt anvendelse, er forpligtede til at overholde strategiske krav til handelskontrol i henhold til Den Europæiske Unions og dens medlemsstaters love og bestemmelser (1). De skal afholde sig fra at deltage i transaktioner, hvor der er bekymring for, at produkterne kan blive anvendt til spredningsformål.

En effektiv handelskontrol afhænger, i betragtning af de hurtige videnskabelige og teknologiske fremskridt, komplekse forsyningskæder i dag og ikkestatslige aktørers stadig større betydning, i høj grad af »virksomhedernes« kendskab hertil (2) samt deres aktive indsats for at overholde handelsrestriktionerne. Til dette formål indfører virksomheder normalt en række interne politikker og procedurer, også kaldet et internt program til sikring af overholdelse (ICP), for at sikre overholdelse af Unionens og medlemsstaternes love og bestemmelser om kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Anvendelsesområdet og omfanget af disse politikker og procedurer bestemmes normalt af den specifikke virksomheds størrelse og kommercielle aktiviteter.

For at kunne støtte virksomhederne i at opretholde en streng overholdelse af EU's og medlemsstaternes relevante love og bestemmelser danner denne vejledning en ramme til at identificere og styre virkningen af kontroller af handel med produkter med dobbelt anvendelse og afbøde de dermed forbundne risici. Vejledningen fokuserer på de 7 centrale elementer for et effektivt ICP. Hvert af de centrale elementer er nærmere beskrevet i afsnittet »Hvad forventes der?«, der beskriver målene for hvert centrale element, samt afsnittet »Hvad indebærer det?«, der yderligere præciserer foranstaltningerne og opridser de mulige løsninger for at udvikle eller gennemføre overholdelsesprocedurer. Dette dokument afsluttes med en række nyttige spørgsmål, der vedrører en virksomheds ICP, samt en liste over indikatorer på risiko for omledning og faresignaler om mistænkelige forespørgsler eller ordrer.

Udarbejdelsen af Unionens ICP-vejledning for handel med produkter med dobbelt anvendelse tager hensyn til og bygger på eksisterende tilgange til overholdelse af eksportkontrol, særlig:

— Wassenaararrangementet i 2011 om bedste praksis for interne programmer til sikring af overholdelse for produkter og teknologier med dobbelt anvendelse (3)

— gruppen af leverandører af nukleart materialer (NSG) »Guide til bedste praksis i industrien« (4)

— ICP-elementerne i Kommissionens henstilling 2011/24/EU (5)

— resultaterne af den fjerde konference i Wiesbaden (2015) om »Den private sektors engagement i strategisk handelskontrol: Henstillinger om en effektiv tilgang til gennemførelsen af De Forenede Nationers Sikkerhedsråds resolution 1540 (2004)«

— webstedet for ICP-vejledning for USA's program for eksportkontrol og tilknyttet grænsesikkerhed fra 2017 (6).

Vejledningen indeholder 7 centrale elementer, der ikke bør betragtes som en udtømmende liste, og deres rækkefølge bør heller ikke opfattes som en rangliste fra meget vigtig til mindre vigtig. Elementerne anses for at være hjørnesten for en virksomheds skræddersyede ICP og har til formål at hjælpe virksomhederne med deres overvejelser om de mest hensigtsmæssige midler og procedurer for Unionens og medlemsstaternes love og bestemmelser om kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Berørte virksomheder forventes at have indført en række eksisterende politikker og processer vedrørende eksportkontrol. For disse virksomheder vil strukturen af de centrale elementer kunne fremme benchmarking af deres tilgang til overholdelse. En virksomheds tilgang til overholdelse, der omfatter politikker og interne procedurer for i hvert fald alle de centrale elementer, vil kunne forventes at være i overensstemmelse med Unionens ICP-vejledning for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. For så vidt angår virksomheder, der er i færd med at udvikle en tilgang til overholdelse af handel med varer med dobbelt anvendelse, udgør strukturen af de centrale elementer et grundlæggende og generisk skelet for virksomhedernes overholdelse.

Overordnet set er det vigtigste aspekt i forbindelse med udviklingen af et ICP, at det fortsat er relevant for virksomhedens organisation og aktiviteter, og at sikre, at de interne processer er lette at forstå og følge, samt at de afspejler de daglige forløb og procedurer. Et ICP's individuelle krav og karakteristika afhænger af størrelsen, strukturen og omfanget af virksomhedens specifikke erhvervsaktivitet, men også af dens produkters strategiske karakter og mulig slutbrug og slutbrugere, på dens kunders geografiske tilstedeværelse og på de interne eksportprocessers kompleksitet. Det er derfor vigtigt at understrege, at der blev taget systemisk hensyn til potentielle gennemførelsesudfordringer for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) i udarbejdelsen af denne vejledning.

Ansvarsfraskrivelse

Denne vejledning er ikkebindende og bør ikke betragtes som juridisk rådgivning. Vejledningen tager ikke stilling til de afgørelser om godkendelser, der påhviler den kompetente myndighed i henhold til forordning (EF) nr. 428/2009.

Hvis du ønsker at dele feedback om indholdet af dette dokument, kan du kontakte din kompetente myndighed (se bilag 3).

EU-VEJLEDNING OM ICP FOR HANDEL MED PRODUKTER MED DOBBELT ANVENDELSE

Følgende centrale elementer er afgørende for et effektivt ICP for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse:

1. Den øverste ledelses forpligtelse til overholdelse

2. Organisationsstruktur, ansvar og ressourcer

3. Uddannelse og oplysning

4. Screeningproces og procedurer for transaktioner

5. Performancegennemgang, revision, rapportering og korrigerende tiltag

6. Registrering og dokumentation

7. Fysisk sikkerhed og informationssikkerhed

For hvert af de centrale elementer beskrives de ICP-relaterede mål i afsnittet »Hvad forventes der?« de ICP-relaterede mål. Afsnittet »Hvad indebærer det?« indeholder nærmere oplysninger om foranstaltningerne og opridser de mulige løsninger for at udvikle eller gennemføre overholdelsesprocedurer.

På denne baggrund bør de centrale elementer opfattes som »byggesten« til forberedelse af ICP'er for virksomheder, der beskæftiger sig med handel med produkter med dobbelt anvendelse. Hver virksomhed bør i sit eget, skræddersyede ICP beskrive, hvordan den gennemfører de relevante centrale elementer i betragtning af virksomhedens særlige omstændigheder.

Alle virksomheder, der beskæftiger sig med handel med produkter med dobbelt anvendelse, bør i denne forbindelse især overveje de tiltag, der er indeholdt i afsnittet »Hvad indebærer det?«, selv om virksomhederne kan fravige disse tiltag, hvis der er virksomhedsspecifikke grunde til det.

RISIKOVURDERING

Et ICP skal skræddersys til virksomhedens størrelse, struktur og omfang, og navnlig til virksomhedens specifikke forretningsaktivitet og de dermed forbundne risici. Det anbefales derfor, hvis en virksomhed ønsker at udvikle eller gennemgå sit ICP af kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, at begynde med en risikovurdering for at bestemme den specifikke risikoprofil for handel med produkter med dobbelt anvendelse. Det vil hjælpe virksomheden med at få kendskab til de dele af dens aktiviteter, der bør omfattes af ICP'et, og målrette ICP'et til virksomhedens specifikke omstændigheder.

I risikovurderingen bør der foretages en omhyggelig vurdering af det produktsortiment, kundegrundlag og den forretningsaktivitet, der er eller kan blive påvirket af kontrollen af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Den bør identificere relevante sårbarheder og risici, således at virksomheden kan indarbejde metoder til at mindske disse i ICP'et. Selv om denne risikovurdering ikke kan identificere alle de sårbarheder og risici, som din virksomhed kan stå over for i fremtiden, vil den give virksomheden et bedre grundlag for at udvikle eller gennemgå sit ICP.

Virksomheder har ofte allerede indført interne kontrolprocesser og behøver derfor ikke at starte helt fra bunden ved udformningen af ICP'erne. Risikovurderingen støtter en virksomhed i arbejdet med at vurdere dens eksisterende interne politikker og procedurer mod eksportkontrolrelaterede risici og udarbejde en handleplan til at tilpasse dem, hvis det er nødvendigt. Derudover er fremme af synergier mellem eksisterende politikker og eksportkontrolkrav et yderligere skridt at tage i betragtning fra begyndelsen. Det er f.eks. god praksis at indsætte krydshenvisninger til eksportkontrolprincipper og -krav i virksomhedens adfærdskodeks, hvis de er til rådighed.

Resultaterne af denne risikovurdering vil påvirke de nødvendige tiltag og passende løsninger for at udvikle eller gennemføre virksomhedens specifikke overholdelsesprocedurer.

En virksomhed kan forsøge at drage størst mulig fordel af globale ICP-løsninger på koncernniveau, men skal altid overholde alle Unionens og medlemsstaternes gældende love og bestemmelser.

AUTORISERET ØKONOMISK OPERATØR (7)

Hvis en virksomhed er i besiddelse af en godkendelse som autoriseret økonomisk operatør(AEO), kan vurderingen af virksomhedens overholdelse af relevante toldaktiviteter tages i betragtning med henblik på at udvikle eller gennemgå et ICP.

I betragtning af, at toldmyndighederne har kontrolleret din virksomheds toldrutiner og -procedurer, kan AEO-statussen være et aktiv for udarbejdelsen eller gennemgangen af procedurer vedrørende ICP'ets kerneelementer, såsom registrering og fysisk sikkerhed.

1. Den øverste ledelses forpligtelse til overholdelse

Effektive ICP'er afspejler en topstyret proces, hvor virksomhedens øverste ledelse giver signifikans, legitimitet og afsætter organisatoriske, menneskelige og tekniske ressourcer til virksomhedens forpligtelse til overholdelse og overholdelseskultur.

Hvad forventes der?

Målet med den øverste ledelses forpligtelse er at opbygge lederevner i forhold til overholdelse (at gå foran med et godt eksempel) og virksomhedens overholdelseskultur for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse.

En skriftlig støttetilkendegivelse til interne overholdelsesprocedurer fra den øverste ledelse fremmer virksomhedens kendskab til målene for kontrollen af handel med varer med dobbelt anvendelse og Unionens og medlemsstaternes relevante love og bestemmelser.

Forpligtelsen viser et klart, stærkt og vedvarende engagement samt støtte fra den øverste ledelse. Den resulterer i tilstrækkelige organisatoriske, menneskelige og tekniske ressourcer til virksomhedens forpligtelse til overholdelse. Ledelsen kommunikerer klart og regelmæssigt til medarbejderne om virksomhedens forpligtelse til at fremme en overholdelseskultur.

Hvad indebærer det?

En erklæring om virksomhedens forpligtelse, hvoraf det fremgår, at virksomheden overholder alle Unionens og medlemsstaternes love og bestemmelser vedrørende kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse.

Definition af ledelsens specifikke forventninger til overholdelse og formidling af den betydning og værdi, der tillægges effektive overholdelsesprocedurer (8).

Klar og regelmæssig oplysning om virksomhedens erklæring vedrørende forpligtelse til alle ansatte (også ansatte, der ikke har nogen rolle i kontrollen af handel med produkter med dobbelt anvendelse) for at fremme en overholdelseskultur (9).

2. Organisationsstruktur, ansvar og ressourcer

Tilstrækkelige organisatoriske, menneskelige og tekniske ressourcer er afgørende for en effektiv udvikling og gennemførelse af overholdelsesprocedurer. Uden en klar organisationsstruktur og veldefinerede ansvarsområder risikerer et ICP at lide under mangel på tilsyn og udefinerede roller. En stærk struktur hjælper virksomhederne med at løse problemer, når de opstår, og forhindre, at uautoriserede transaktioner opstår.

Hvad forventes der?

Virksomheden har en intern organisationsstruktur, der er nedfældet på skrift (f.eks. i et organisationsdiagram), og som giver mulighed for at foretage intern kontrol af overholdelse. Den identificerer og udpeger den eller de personer, der har det overordnede ansvar for at sikre virksomhedens forpligtelse til overholdelse. Vær opmærksom på, at denne eller disse personer i nogle medlemsstater skal være medlem af den øverste ledelse.

Alle overholdelsesrelaterede funktioner, pligter og ansvarsområder er defineret, tildelt og forbundet til hinanden på en måde, der forsikrer ledelsen om, at virksomheden overordnet set varetager sin overholdelse. Hvor det er relevant eller endda nødvendigt kan funktioner og/eller pligter i forbindelse med eksportkontrol (men ikke det overordnede ansvar) blive uddelegeret inden for virksomheden eller deles mellem to eller flere koncernvirksomheder i Unionen.

Virksomheden bemander i tilstrækkelig grad alle arbejdsområder, der vedrører handel med produkter med dobbelt anvendelse med ansatte, som påviseligt har de nødvendige kvalifikationer. Mindst én person i virksomheden har (ikke nødvendigvis udelukkende) ansvaret for funktionen for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Denne funktion kan deles mellem koncernvirksomheder i Unionen, så længe der opretholdes et passende kontrolniveau. Vær dog opmærksom på, at dette i nogle EU-medlemsstater ikke er muligt, da den nationale lovgivning om eksportkontrol kræver, at en person udpeges lokalt.

Personale, der foretager kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, bør beskyttes mest muligt mod interessekonflikter. Dette personale har ret til at rapportere direkte til den eller de personer med det overordnede ansvar for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse og bør desuden have beføjelse til at stoppe transaktioner.

Personale, der foretager kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, skal have adgang til de relevante lovtekster, herunder de seneste lister over kontrollerede varer samt lister over beslaglagte eller sanktionerede bestemmelsessteder eller enheder. Passende operationelle og organisatoriske processer og procedurer, der er relevante for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, dokumenteres og indsamles og distribueres til alt relevant personale.

Virksomheden bør have en ajourført samling af de dokumenterede processer og procedurer (f.eks. i en overensstemmelsesmanual). Afhængigt af virksomhedens størrelse og forretningsvolumen bør den overveje behovet for IT-support til interne overholdelsesprocedurer.

Hvad indebærer det?

Antallet af ansatte til kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse fastsættes under hensyntagen til de juridiske og tekniske aspekter, der skal dækkes. Mindst én person i virksomheden gives ansvar for virksomhedens overholdelse af kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, og det sikres, at en lige så kvalificeret stedfortræder kan påtage sig opgaven i tilfælde af fravær (såsom sygdom, ferie, etc.). Afhængigt af den samlede mængde af ordrer skal denne person kun varetage opgaver i forbindelse med eksportkontrol af produkter med dobbelt anvendelse på deltidsbasis.

Alle overholdelsesrelaterede funktioner, forpligtelser og ansvarsområder identificeres, defineres og overdrages klart, eventuelt i et organisationsdiagram. Back up-funktioner identificeres tydeligt, når det er muligt.

Det sikres, at den interne organisationsstruktur for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse er kendt i hele virksomheden, og at den interne dokumentation for disse opgaver rutinemæssigt ajourføres og distribueres til de ansatte. Kontaktoplysningerne for den person, der har ansvaret for spørgsmål vedrørende kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, formidles til hele virksomheden. Hvis forpligtelserne vedrørende handelskontrol outsources, skal grænsefladen til og kommunikationen med virksomheden organiseres.

Den viden og de færdigheder, som det juridiske og tekniske personale for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse har brug for, skal defineres. Stillingsbeskrivelser anbefales.

Det sikres, at personale, der foretager kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, beskyttes mest muligt mod interessekonflikter. Afhængigt af virksomhedens størrelse kan ansvaret for overholdelse fastsættes i en passende afdeling. F.eks. er personen eller personerne, der træffer den endelige afgørelse om, hvorvidt varer kan afsendes, ikke en del af salgsafdelingen, men derimod den juridiske afdeling. Dette personale skal have mulighed for at fungere som ekspertrådgivere med henblik på at vejlede i de af virksomhedens beslutninger, der resulterer i overholdelsestransaktioner.

Politikker og procedurer, der vedrører kontrollen af handel med produkter med dobbelt anvendelse, dokumenteres og distribueres til alt relevant personale.

De dokumenterede politikker og procedurer samles eventuelt i en overensstemmelsesmanual.

3. Uddannelse og oplysning

Uddannelse og oplysning om kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse har afgørende betydning for, at personalet kan udføre deres opgaver og tage overholdelsesforpligtelserne alvorligt.

Hvad forventes der?

Gennem uddannelse sikrer virksomheden, at personale, der foretager kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, er bekendt med alle relevante eksportkontrolordninger. Eksempler på uddannelsesmateriale er eksterne seminarer, abonnement på informationsmøder, der tilbydes af kompetente myndigheder, interne uddannelsesarrangementer, etc.

Derudover sørger virksomheden for at oplyse de ansatte på alle relevante niveauer.

Hvad indebærer det?

Obligatorisk efteruddannelse til alt personale, der foretager kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse for at sikre, at de er i besiddelse af den viden, der gør dem i stand til at overholde forskrifterne og virksomhedens ICP.

Gennem uddannelse sikres det, at alle berørte medarbejdere er bekendt med alle relevante love, forordninger, politikker og kontrollister over produkter med dobbelt anvendelse samt alle ændringer hertil, så snart de er offentliggjort af de kompetente myndigheder. Overvej skræddersyet uddannelse, hvis det er muligt.

Generel oplysning til alle ansatte samt målrettede uddannelsesaktiviteter om f.eks. indkøb, ingeniørarbejde, projektstyring, skibsfart, kundepleje og fakturering.

Deltagelse i nationale eller EU-uddannelsesinitiativer vedrørende kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse, hvor det er relevant.

Erfaringerne fra performancegennemgange, revisioner, rapportering og korrigerende tiltag, når det er muligt, i virksomhedens uddannelse eller eksportoplysningsprogrammer.

4. Screeningproces og procedurer for transaktioner

For så vidt angår operationel gennemførelse er screening af transaktioner det vigtigste element i et ICP. Dette element omfatter virksomhedens interne foranstaltninger for at sikre, at der ikke foretages nogen transaktion uden den fornødne tilladelse eller i strid med relevante handelsrestriktioner eller forbud.

Screeningprocessen for transaktioner indsamler og analyserer relevante oplysninger om produktklassificering, risikovurdering af transaktioner, licensbestemmelse- og ansøgning, og kontroller efter udstedelse af tilladelsen.

Foranstaltninger til screening af transaktioner gør det også muligt for virksomheden at udvikle og opretholde en vis standard for behandling af mistænkelige forespørgsler eller ordrer.

Hvad forventes der?

Virksomheden fastlægger en proces for evaluering af, hvorvidt en transaktion, der omfatter produkter med dobbelt anvendelse, er underlagt nationale eller EU-kontroller af handel med produkter med dobbelt anvendelse eller ej og fastlægger de gældende processer og procedurer. I tilfælde af tilbagevendende transaktioner skal screening af transaktioner foretages med jævne mellemrum.

Dette centrale element er opdelt i:

— produktklassificering (for varer), software og teknologi

— risikovurdering af transaktioner, herunder — kontrol af handelsrelaterede beslaglagte, sanktionerede eller »følsomme bestemmelsessteder og enheder« (10) — angivet slutbrug og screening af involverede parter — risikoscreening for omledning — bredtfavnende kontroller af produkter med dobbelt anvendelse, der ikke er opført på kontrollisten

— fastlæggelse af krav til tilladelser og ansøgning om tilladelser, hvis det er relevant, herunder for mæglervirksomhed, overførsels- og transitaktiviteter

— kontroller efter udstedelse af tilladelse, herunder forsendelseskontrol og overholdelse af betingelserne for tilladelsen.

I tilfælde af tvivl eller mistanke under screeningen af transaktioner, særlig vedrørende resultaterne af den angivne slutbrug og screening af involverede parter eller risikoen for omledning, bedes du kontakte den kompetente myndighed i den EU-medlemsstat, hvor din virksomhed er etableret.

Screening af transaktioner kan foretages manuelt eller ved hjælp af automatiserede værtøjer, afhængigt af din virksomheds behov og tilgængelige ressourcer.

Hvad indebærer det?

Produktklassificering

Produktklassificering handler om at afgøre, om produkterne er opført på listen eller ej. Dette gøres ved at sammenligne et produkts tekniske egenskaber med EU's eller medlemsstaternes kontrollister over produkter med dobbelt anvendelse. Identificér, hvis det er relevant, hvorvidt produktet er omfattet af restriktive foranstaltninger (herunder sanktioner), som er pålagt af Unionen eller den EU-medlemsstat, hvor din virksomhed er etableret.

Husk, at produkter med dobbelt anvendelse kan kræve en tilladelse af forskellige årsager, hvad enten der er tale om et fysisk produkt, software eller teknologi.

Vær særligt opmærksom på klassificeringen af komponenter og reservedele med dobbelt anvendelse samt klassificeringen af software og teknologi med dobbelt anvendelse, der kan overføres via e-mail eller stilles til rådighed via f.eks. en »cloudtjeneste« (»skyen«) i udlandet.

Der bør indsamles oplysninger om eventuelt misbrug af dine produkter med dobbelt anvendelse i forbindelse med f.eks. spredning af konventionelle militære våben eller masseødelæggelsesvåben. Del disse oplysninger inden for virksomheden.

Det anbefales at anmode din leverandør om klassificeringen af materialer, komponenter og delsystemer med dobbelt anvendelse, som din virksomhed har behandlet eller integreret, herunder de maskiner, der er anvendt i produktionen. Det er stadig din virksomheds ansvar at kontrollere den klassificering, der er modtaget fra leverandøren.

I henhold til artikel 22, stk. 10, i forordning (EF) nr. 428/2009 om produkter med dobbelt anvendelse skal det med henvisning til den relevante lovgivning af handelsdokumenterne vedrørende overførsler inden for Unionen fremgå, at transaktionen involverer produkter med dobbelt anvendelse, der er opført på listen, og er underlagt kontrol, hvis de eksporteres fra Unionen.

Risikovurdering af transaktioner

Kontrol af beslaglagte, sanktionerede eller følsomme bestemmelsessteder og enheder

Det skal sikres, at ingen af de involverede parter (mellemmænd, køber, modtager eller slutbruger) er underlagt restriktive foranstaltninger (sanktioner) ved at konsultere de ajourførte sanktionslister (11).

Angivet slutbrug og screening af involverede parter

Kend dine kunder og deres slutbrug af dine produkter.

Konsultér oplysningerne fra din kompetente myndighed vedrørende EU- og nationale love og bestemmelser om erklæring for slutbrug. Selv uden en national forpligtelse til at sende en korrekt udfyldt og underskrevet erklæring om slutbrug kan en sådan erklæring være et nyttigt middel til at kontrollere slutbrugerens/modtagerens pålidelighed, og oplysningerne kan anvendes til at afgøre, om produkter med dobbelt anvendelse, der ikke er opført på listen, kræver en tilladelse, hvis der er angivet problemer med den angive slutbrug i henhold til artikel 4 i forordning (EF) nr. 428/2009 (12).

Vær opmærksom på indikatorer på risiko for omledning og tegn på mistænkelige forespørgsler eller ordrer, f.eks. ved at vurdere, om den angivne slutbrug stemmer overens med slutbrugerens aktiviteter og/eller markeder. Bilag 2 indeholder en liste over spørgsmål til at understøtte angiven slutbrug og screening af involverede parter.

Risikoscreening for omledning

Vær opmærksom på indikatorer på risiko for omledning og tegn på mistænkelige forespørgsler eller ordrer. Bilag 2 indeholder en liste over spørgsmål til at understøtte screening af risikoen for omdeling.

Vær især opmærksom på de bredtfavnende kontroller af produkter med dobbelt anvendelse, der ikke er opført på listen, hvis den angivne slutbrug og screening af de involverede parter eller risikoen for omledning giver anledning til bekymrende oplysninger, jf. artikel 4 i forordning (EF) nr. 428/2009.

Bredtfavnende kontroller af produkter med dobbelt anvendelse, der ikke er opført på kontrollisten

Sørg for, at virksomheden har indført procedurer til at afgøre, om den er »bekendt« med, at der er bekymrende oplysninger vedrørende den angivne slutbrug (jf. artikel 4 i forordning (EF) nr. 428/2009). Hvis eksportøren er »bekendt« hermed, sikrer virksomheden, at der ikke eksporteres uden at den kompetente myndighed bliver underrettet, og uden at have modtaget den kompetente myndigheds endelige afgørelse.

I tilfælde, hvor eksportøren »informeres« af de kompetente myndigheder om, at der er bekymrende oplysninger om den angivne slutbrug (jf. artikel 4 i forordning (EF) nr. 428/2009), skal virksomheden indføre procedurer, der sikrer hurtig udveksling af oplysninger og øjeblikkelig standsning af eksporten. Eksporten må ikke finde sted uden tilladelse fra den kompetente myndighed.

Afgørelse og ansøgning om tilladelse, herunder til mæglervirksomhed, overførsels- og transitaktiviteter

Sørg for, at din virksomhed har kontaktoplysningerne på den kompetente eksportkontrolmyndighed.

Der skal indsamles og formidles oplysninger om de forskellige tilladelsestyper (herunder individuelle, globale og generelle tilladelser) og kontrollerede aktiviteter (herunder eksport, mæglervirksomhed, overførsel og transit), og om ansøgningsprocessen for tilladelser vedrørende gældende EU-og national kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse.

Vær opmærksom på mindre åbenlyse typer eksport (såsom eksport via »skyen« eller via en persons personlige bagage) og foranstaltninger for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse til andre aktiviteter end eksport, såsom teknisk bistand eller mæglervirksomhed.

Kontroller efter udstedelse af tilladelsen, herunder forsendelseskontrol og overholdelse af betingelserne for tilladelsen

Før den faktiske forsendelse bør der foretages en endelig kontrol for at sikre, at der er truffet alle forholdsregler for overholdelse. Dette er et godt tidspunkt at kontrollere, om produkterne er klassificeret korrekt, om der er identificeret faresignaler, om screeningen af enheder blev udført effektivt og om forsendelsen har en gyldig tilladelse.

En sidste risikovurdering af transaktioner er nødvendig, hvis den relevante lovgivning er blevet ændret i mellemtiden, f.eks. hvis varen nu er opført på kontrollisten over produkter med dobbelt anvendelse eller hvis slutbrugeren nu er pålagt sanktioner.

Gennemfør en procedure, hvor produkter ikke kan stoppes eller sættes i bero, hvis nogen af kravene ikke er opfyldt eller der opstår faresignaler. Produkterne bør kun frigives af en person med ansvar for overholdelse.

Sørg for, at tilladelsen vilkår og betingelser er blevet overholdt (herunder rapportering).

Vær opmærksom på, at enhver ændring af eksportvirksomhedens oplysninger (såsom navn, adresse og retlig status), af slutbrugerens og/eller mellemmændenes oplysninger og af oplysningerne om de autoriserede produkter kan påvirke gyldigheden af din tilladelse.

5. Performancegennemgang, revision, rapportering og korrigerende tiltag

Et ICP er ikke et statisk sæt foranstaltninger og skal derfor gennemgås, testes og revideres, hvis det viser sig nødvendigt for at sikre overholdelse.

Med performancegennemgange og revision kontrolleres det, om ICP'et er gennemført til operationel tilfredshed og er i overensstemmelse med EU's og medlemsstaternes gældende eksportkontrolkrav.

Et velfungerende ICP har klare rapporteringsprocedurer for underretning og eskaleringstiltag for de ansatte, når der er formodede eller kendte tilfælde af manglende overholdelse. Som led i en sund overholdelseskultur skal de ansatte føle sig trygge og sikre ved i god tro at stille spørgsmål og give udtryk for deres bekymringer med hensyn til overholdelse.

Performancegennemgange, revision og rapporteringsprocedurer er udformet til at konstatere uoverensstemmelser med henblik på at klarlægge og revidere rutiner, hvis de (risikerer) at medføre manglende overholdelse.

Hvad forventes der?

Virksomheden udvikler performancegennemgangsprocedurer for at kontrollere det daglige arbejde i virksomheden med overholdelse samt for at kontrollere, hvorvidt eksportkontrol gennemføres korrekt i henhold til ICP'et. Performancegennemgangen udføres internt, giver mulighed for tidlig opdagelse af tilfælde af manglende overholdelse og udvikling af opfølgende foranstaltninger til skadeskontrol. Performancegennemgange reducerer således risiciene for virksomheden.

Virksomheden har indført procedurer for revision, som er systematiske, målrettede og dokumenterede inspektioner for at bekræfte, at ICP'et er gennemført korrekt. Revisioner kan udføres internt eller af kvalificerede eksterne aktører.

Rapportering er den række procedurer for personalet, der foretager kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse og andre relevante ansatte, for så vidt angår underretning og de eskaleringsforanstaltninger, der skal træffes i tilfælde af formodede eller kendte tilfælde af manglende overholdelse af reglerne for handel med produkter med dobbelt anvendelse. Der henvises ikke til eksterne rapporteringsforpligtelser, f.eks. hvis din virksomhed er registreret til anvendelse af en generel EU-udførselstilladelse i henhold til forordning (EF) nr. 428/2009.

Korrigerende tiltag er den række procedurer af afhjælpende foranstaltninger, der skal sikre en korrekt gennemførelse af ICP'et og elimineringen af de identificerede sårbarheder i overholdelsesprocedurerne.

Hvad indebærer det?

Regelmæssige stikprøver som led i den daglige drift for at overvåge workflowet for virksomhedens handelskontrol for at sikre, at eventuelle uregelmæssigheder opdages på et tidligt tidspunkt. En anden tilgang er at anvende »fire øjne-princippet«, hvor afgørelser om handelskontrol gennemgås og dobbelttjekkes.

Udvikling og gennemførelse af revisioner for at kontrollere ICP'et udformning, relevans og effektivitet.

Alle aspekter af ICP'et skal inkluderes i revisionen.

Sørg for, at de ansatte føler sig trygge og sikre ved i god tro at stille spørgsmål og give udtryk for deres bekymringer med hensyn til overholdelse.

Whistleblowing- og eskaleringsprocedurer med henblik på at styre de ansattes handlinger, når der er opstået formodede eller kendte tilfælde af manglende overholdelse af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Tredjeparter kan også have denne mulighed.

Dokumentation af alle formodede overtrædelser af national og EU-lovgivning om kontrol med produkter med dobbelt anvendelse og de deraf foranledigede korrigerende foranstaltninger skriftligt.

Effektive korrigerende tiltag for at tilpasse eksportkontrollen eller ICP'et i henhold til resultaterne af performancegennemgangen, ICP-systemets gennemgang eller rapportering. Det anbefales at dele disse resultater, herunder revisionen af procedurer og korrigerende tiltag med personalet og ledelsen for kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Når de korrigerende tiltag er blevet gennemført, anbefales det at underrette alle berørte ansatte om de ændrede procedurer.

En dialog med din kompetente myndighed kan bidrage til skadeskontrol og mulige måder at styrke virksomhedens eksportkontrol.

6. Registrering og dokumentation

Forholdsmæssig, korrekt og sporbar registrering af aktiviteter i forbindelse med kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse er af afgørende betydning for din virksomheds indsats for overholdelse. Et omfattende registreringssystem vil hjælpe din virksomhed med at udføre performancegennemgange og revisioner, som er i overensstemmelse med EU- og/eller nationale krav til dokumentopbevaring, og det vil lette samarbejdet med de kompetente myndigheder i tilfælde af en undersøgelse af kontrollen af handel med produkter med dobbelt anvendelse.

Hvad forventes der?

Registrering omfatter en række procedurer og retningslinjer for opbevaring af retslige dokumenter, dokumenthåndtering og sporbarhed af aktiviteter i forbindelse med kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. Registrering af visse dokumenter er lovpligtig, men det kan også være i din virksomheds interesse at registrere andre dokumenter (f.eks. et internt dokument, der beskriver den tekniske beslutning om at klassificere et produkt). Når alle påkrævede dokumenter er registrerede og korrekt arkiverede, er der mulighed for mere effektiv søgning og hentning i det daglige arbejde med aktiviteter i forbindelse med kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse og under de periodiske revisioner.

Hvad indebærer det?

Kontrol af de lovgivningsmæssige krav for registrering (opbevaringsperiode, omfang af dokumenter, etc.) i den relevante EU-lovgivning og den nationale lovgivning i den EU-medlemsstat, hvor virksomheden er etableret.

Eventuel fastlæggelse af kravene til opbevaring af dokumenter i kontrakter med mellemmænd, herunder speditører og distributører for at sikre, at al relevant dokumentation er til stede.

Et passende system for arkivering og søgning i forbindelse med kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse. For så vidt angår både papirsystemer og elektroniske systemer er effektiv indeksering og søgefunktioner af afgørende betydning.

Eksportkontrolrelaterede dokumenter skal forvaltes på en konsekvent måde og skal straks kunne stilles til rådighed for den kompetente myndighed eller andre eksterne parter med henblik på kontrol eller revisioner.

Det anbefales at føre et register over tidligere kontakt med den kompetente myndighed, også i forbindelse med kontrol af slutbrug/slutbruger af produkter med dobbelt anvendelse, der ikke er opført på kontrollisten, og i tilfælde af rådgivning om teknisk klassificering.

7. Fysisk sikkerhed og informationssikkerhed

Kontroller af handel med produkter med dobbelt anvendelse, herunder software og teknologi, foretages af (inter)nationale sikkerhedsmæssige og udenrigspolitiske grunde. Som følge af deres følsomhed bør produkter med dobbelt anvendelse være »beskyttede«, og passende sikkerhedsforanstaltninger bidrager til at begrænse risiciene for uautoriseret fjernelse af eller adgang til kontrollerede produkter. Fysiske sikkerhedsforanstaltninger er vigtige, men på grund af selve arten af kontrolleret software eller teknologi i elektronisk form kan det være en særlig udfordring at sikre overholdelse af bestemmelserne om handel med produkter med dobbelt anvendelse, og det er desuden nødvendigt at træffe informationssikkerhedsmæssige foranstaltninger.

Hvad forventes der?

Fysisk sikkerhed og informationssikkerhed henviser til den række interne procedurer, der er udformet til at sikre forebyggelse af uautoriseret adgang til eller fjernelse af produkter med dobbelt anvendelse for ansatte, kontrahenter, leverandører eller besøgende. Disse procedurer er med til at skabe en sikkerhedskultur i virksomheden og sikrer, at produkter med dobbelt anvendelse, herunder software og teknologi, ikke går tabt, ikke nemt bliver stjålet eller bliver eksporteret uden en gyldig tilladelse.

Hvad indebærer det?

Fysisk sikkerhed

Kontrollerede produkter med dobbelt anvendelse sikres i henhold til virksomhedens risikovurdering mod ansattes eller tredjeparters uautoriserede fjernelse heraf. Foranstaltninger, der kan overvejes, inkluderer f.eks. fysisk beskyttelse af produkterne, etablering af områder med begrænset adgang og ind- og udgangskontroller for personalet.

Informationssikkerhed

Grundlæggende sikkerhedsforanstaltninger og -procedurer for sikker oplagring af og adgang til kontrolleret software eller teknologi i elektronisk form med dobbelt anvendelse, herunder antiviruskontrol, filkryptering, revisionsspor- og logfiler, brugeradgangskontrol og firewall. Overvej, hvis det er relevant for din virksomhed, at træffe beskyttelsesforanstaltninger for at uploade software eller teknologi til »skyen«, oplagre det i »skyen« eller sende det via »skyen«.

(1) Forordning (EF) nr. 428/2009.

(2) I dette dokument skal begrebet »virksomheder« forstås i bred forstand. Begrebet dækker over forskningsenheder samt akademiske og andre enheder, der kan betegnes som »eksportører« i henhold til forordning (EF) nr. 428/2009. Denne vejledning indeholder (på nuværende tidspunkt) ikke specifik rådgivning for de forskellige sektorer og aktører, der er involveret.

(3) Se også https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf.

(4) Se også http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf.

(5) Se også Kommissionens henstilling 2011/24/EU af 11. januar 2011 om certificering af virksomheder i henhold til artikel 9 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/43/EF om forenkling af vilkår og betingelser for overførsel af forsvarsrelaterede produkter inden for Fællesskabet (EUT L 11 af 15.1.2011, s. 62).

(6) Se også http://cpguidelines.com.

(7) Se også https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) I virksomhedens erklæring om forpligtelse kunne f.eks. anføres, at eksport, mæglervirksomhed, transit eller overførsel under ingen omstændigheder kan udføres i strid med Unionens og medlemsstaternes love og bestemmelser vedrørende kontrol af handel med produkter med dobbelt anvendelse af personer, der handler på vegne af virksomheden. For at styrke forståelsen af nødvendigheden af eksportkontrol kan erklæringen kort forklare målet med kontrollen. Erklæringen kan også understrege betydningen af, at de ansatte overholder eksportkontrollerne, således at de forstår eventuelle scenarier for manglende overholdelse ved at oplyse om risikoen for uautoriserede transaktioner og eventuelle konsekvenser (kriminelle, omdømmemæssige, finansielle, disciplinære, etc.) for virksomheden og de involverede ansatte. Det anbefales, at ledelsens forpligtelse til overholdelse formuleres så simpelt som muligt.

(9) Virksomhederne kunne også overveje at formidle erklæringen offentligt via deres websteder og andre kommercielle kanaler for at informere tredjeparter om virksomhedens forpligtelse til overholdelse af eksportkontrol.

(10) Såkaldte »følsomme bestemmelsessteder og enheder« er ikke blot beslaglagte eller sanktionerede bestemmelsessteder, men også andre bestemmelsessteder, hvor forsendelsen af (visse) produkter med dobbelt anvendelse kan være afgørende i specifikke tilfælde, f.eks. ved spredning af masseødelæggelsesvåben eller menneskerettighedsspørgsmål, som fastsat af den kompetente myndighed. Bemærk, for så vidt angår menneskerettighedsspørgsmål, at andre forordninger kan finde anvendelse, f.eks. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/125 (EUT L 30 af 31.1.2019, s. 1), som indfører kontrol med eksport af varer, der kan anvendes til henrettelse eller tortur.

(11) Unionens konsoliderede sanktionsliste (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) samt Unionens kort over sanktioner (https://www.sanctionsmap.eu) kan bistå i udførelsen af screeningen af sanktionerne.

(12) Hvis din kunde ikke er bekendt med anmodningen om en erklæring om slutbrug, bør du overveje at udarbejde et følgebrev (på én side), der forklarer de grundlæggende principper for kontrol af handel produkter med dobbelt anvendelse, og som angiver, at det ønskede dokument fremskynder en ansøgning om en tilladelse eller endda er nødvendig for at opnå en tilladelse.