RÅDETS AFGØRELSE

af 18. februar 2008

om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond

(2008/215/EF)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 (1) og revideret i Luxembourg den 25. juni 2005 (i det følgende benævnt »AVS-EF-partnerskabsaftalen«),

under henvisning til den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til den flerårige finansielle ramme for perioden 2008-2013 i overensstemmelse med AVS-EF-partnerskabsaftalen samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse (2) (i det følgende benævnt »den interne aftale«), særlig artikel 8, stk. 5,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 617/2007 af 14. maj 2007 om gennemførelsen af 10. Europæiske Udviklingsfond under AVS-EF-partnerskabsaftalen (3) (i det følgende benævnt »gennemførelsesforordningen for 10. EUF«),

under henvisning til Rådets afgørelse 2001/822/EF af 27. november 2001 om de oversøiske landes og territoriers associering med Det Europæiske Fællesskab (4) (i det følgende benævnt »associeringsafgørelsen«),

under henvisning til forslag fra Kommissionen —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond, der er anført i bilaget, vedtages.

Artikel 2

Indtil den interne aftale træder i kraft, gælder forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond kun for de programmeringsbehov og de dertil knyttede beslutningsprocedurer, som er omhandlet i afsnit II og III i gennemførelsesforordningen for 10. EUF og, for så vidt angår OLT, i artikel 20 og 24 i associeringsafgørelsen.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 3.

(2) EUT L 247 af 9.9.2006, s. 32.

(3) EUT L 152 af 13.6.2007, s. 1.

(4) EFT L 314 af 30.11.2001, s. 1. Ændret ved afgørelse 2007/249/EF (EUT L 109 af 26.4.2007, s. 33).

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR DEN EUROPÆISKE UDVIKLINGSFOND

Artikel 1

Sammensætning

Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond (i det følgende benævnt »udvalget«) består af medlemsstaternes delegationer (i det følgende benævnt »delegationer«) og har Kommissionens repræsentant som formand.

En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager i udvalgets arbejde.

En repræsentant for Generalsekretariatet for Rådet deltager i udvalgets møder som observatør.

Artikel 2

Forelæggelse af spørgsmål for udvalget

1. Spørgsmål forelægges for udvalget i de tilfælde og ifølge de procedurer, der er fastsat i gennemførelsesforordningen for 10. EUF og eventuelt i associeringsafgørelsen. Når der er tale om beføjelser, som tillægges udvalget ved associeringsafgørelsen, betegnes det »EUF-OLT-Udvalget«.

2. Foruden de i stk. 1 omhandlede tilfælde, hvor spørgsmål forelægges for udvalget, gælder følgende

a) Kommissionen forelægger på hvert møde udvalget en liste over de afgørelser, der er truffet i den foregående periode på grundlag af artikel 11, stk. 2, og artikel 12 i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

b) Udvalget underrettes snarest muligt om forsinkelser eller vanskeligheder, der opstår i forbindelse med gennemførelsen af de årlige handlingsprogrammer, særlige støtteprogrammer og særforanstaltninger, og som risikerer at give anledning til væsentlige yderligere forpligtelser eller væsentlige ændringer, der vil kunne medføre obligatorisk forelæggelse af spørgsmål i overensstemmelse med gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

Artikel 3

Mødeindkaldelse

1. Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af en medlemsstat.

2. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål af fælles interesse, der henhører under deres respektive beføjelser.

Artikel 4

Dagsorden

1. Formanden udarbejder et forslag til dagsorden og forelægger det for udvalget.

2. Der skelnes i dagsordenen mellem:

a) udkast til foranstaltninger, som udvalget skal afgive udtalelse om efter forvaltningsproceduren i artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF

b) andre spørgsmål, der forelægges udvalget i henhold til artikel 11, stk. 4 og 5, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF, enten på formandens initiativ eller efter skriftlig anmodning fra et medlem af udvalget.

3. Hver delegation kan anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for udvalgets møder. Oplysninger om det pågældende punkt kan gives mundtligt.

4. Dagsordenen omfatter godkendelse af referatet af det foregående møde.

Artikel 5

Fremsendelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne

1. Som hovedregel sender formanden via sekretariatet senest 15 arbejdsdage inden mødet den mødeindkaldelse, det forslag til dagsorden og det udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, samt de øvrige arbejdsdokumenter til udvalgets medlemmer på Fællesskabets officielle sprog.

2. I hastende sager, og når de foranstaltninger, der skal vedtages, skal anvendes straks, kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ afkorte fristen i stk. 1 til fem arbejdsdage inden mødet.

3. I behørigt begrundede, særligt hastende tilfælde (f.eks. i tilfælde af alvorlige økonomiske, sociale eller politiske problemer, naturkatastrofer i modtagerlandet, humanitære kriser eller andre eksterne omstændigheder af lignende art, der kræver en meget hurtig reaktion) kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ undtagelsesvis fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2.

4. Stk. 2 og 3 finder ikke anvendelse på strategidokumenter og flerårige vejledende programmer og justeringen heraf som følge af de midtvejsundersøgelser og afsluttende undersøgelser, der er omhandlet i artikel 4 og 5 i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

5. Med hensyn til de udkast til foranstaltninger, der forelægges udvalget til udtalelse ved mundtlig procedure, meddeler delegationerne senest tre arbejdsdage inden mødet udvalgets sekretariat:

a) hvilke udkast de umiddelbart principielt kan godkende og ønsker opført som A-punkt (med eller uden bemærkninger eller anmodning om yderligere oplysninger) på dagsordenen, jf. artikel 4, stk. 1, og

b) hvilke de ønsker drøftet og opført som B-punkt.

Delegationerne fremsætter deres bemærkninger og anmodninger om yderligere oplysninger skriftligt inden for samme frist.

Kommissionen fremsender så vidt muligt yderligere oplysninger og besvarer bemærkninger skriftligt inden udvalgets møde.

Artikel 6

Fremsendelse af strategidokumenter til Den Blandede Parlamentariske Forsamling

I overensstemmelse med artikel 4, stk. 5, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF sender udvalgets sekretariat strategidokumenterne til Den Blandede Parlamentariske Forsamling til orientering, samtidig med at de sendes til delegationerne i udvalget.

Artikel 7

Udvalgets udtalelser

1. Når et spørgsmål forelægges for udvalget til udtalelse, drøftes det på de betingelser og ifølge de procedurer, som er fastsat i henholdsvis artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF og artikel 8, stk. 2 og 3, i den interne aftale mellem medlemsstaternes regeringer.

2. Når den mundtlige procedure anvendes, og der under mødet foretages en væsentlig ændring af eller tilføjes nye faktuelle elementer til udkastet til foranstaltninger, kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat udsætte afstemningen om et punkt på dagsordenen til mødets slutning eller til et efterfølgende møde.

3. Hvis formanden i den i stk. 2 nævnte situation beslutter ikke at imødekomme en anmodning fra en eller flere delegationer om udsættelse af en afstemning, kan den eller de pågældende delegationer tage et forbehold, som kan ophæves inden for en frist på højst tre arbejdsdage, der begynder at løbe dagen efter mødets afholdelse. Ved udløbet af denne frist får udvalgets udtalelse gyldighed. Kommissionen orienterer medlemsstaterne om den eller de pågældende medlemsstaters endelige holdning.

4. Afstemningen om et spørgsmål kan udsættes efter anmodning fra en delegation, såfremt dokumenterne vedrørende et bestemt punkt på dagsordenen ikke er blevet fremsendt til medlemmerne inden for de frister, der er fastsat i artikel 5, stk. 1 og 2. I så fald kan formanden beslutte at forlænge høringsperioden, dog højst indtil det følgende mødes slutning. Den skriftlige procedure, jf. artikel 11, kan eventuelt anvendes.

Efter forslag fra formanden eller på anmodning af et udvalgsmedlem kan udvalget imidlertid med simpelt flertal blandt medlemmerne beslutte at bevare dette punkt på dagsordenen, fordi sagen haster.

5. I forbindelse med en gennemgang af de årlige handlingsprogrammer kan enhver delegation anmode om, at et projekt eller program fjernes fra det årlige handlingsprogram. Hvis denne anmodning støttes af et blokerende mindretal af delegationerne som fastlagt i artikel 9, stk. 3, sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, vedtages det årlige handlingsprogram af Kommissionen uden det pågældende projekt eller program efter forvaltningsproceduren i artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF. Medmindre Kommissionen i overensstemmelse med de synspunkter, som er fremsat af delegationerne i udvalget, ikke ønsker at forfølge det projekt eller program, der er fjernet, forelægges det senere for udvalget på ny uden for det årlige handlingsprogram i form af et finansieringsforslag, der så vedtages af Kommissionen efter forvaltningsproceduren i artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

Artikel 8

Drøftelser

1. I overensstemmelse med artikel 11, stk. 4, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF drøfter udvalget de generelle konklusioner af de årlige operationelle undersøgelser og den årsberetning, der er omhandlet i artikel 14, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF. Hver delegation kan også anmode om en drøftelse af de evalueringer, der er omhandlet i artikel 15, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

Hver delegation kan når som helst anmode Kommissionen om at give udvalget oplysninger og om en drøftelse af spørgsmål vedrørende de opgaver, som er beskrevet i artikel 11, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

2. Sådanne drøftelser kan føre til, at delegationerne fremsætter henstillinger, som Kommissionen skal tage hensyn til. Udvalgets referater skal afspejle de fremsatte indlæg. Et indlæg, som støttes af et kvalificeret flertal af delegationerne som fastsat i artikel 8, stk. 3, sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, protokolleres som en henstilling.

Artikel 9

Repræsentation og beslutningsdygtighed

1. Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat bestemmer selv sammensætningen af sin delegation og underretter formanden herom.

2. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af ikke-statslige eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat. Formandens tilladelse indhentes ved, at de delegerede forud for mødet skriftligt underretter udvalgets sekretariat om, at de ønsker at lade sig ledsage med henblik på et specifikt punkt på dagsordenen. Hvis formanden ikke inden det pågældende udvalgsmøde gør indsigelse mod, at en ekspert deltager, anses tilladelsen for givet.

3. En delegation kan i givet fald repræsentere én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt senest dagen før mødets begyndelse af den delegation, der lader sig repræsentere.

4. Udvalget er beslutningsdygtigt, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, der kræves for, at udvalget kan afgive udtalelse med kvalificeret flertal i overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

Artikel 10

Tredjemands deltagelse i udvalgets møder

1. Formanden kan efter anmodning fra en delegation eller på eget initiativ vedtage at høre eksperter om særlige spørgsmål.

2. Disse eksperter og de eksperter, der er omhandlet i artikel 9, stk. 2, deltager ikke i udvalgets afstemninger.

Artikel 11

Skriftlig procedure

1. Delegationerne har en frist på 15 arbejdsdage til at tage stilling til de udkast til foranstaltninger, der behandles efter den skriftlige procedure, regnet fra afsendelsen af udkastet til foranstaltningerne. Delegationer i udvalget, der ikke inden for den angivne frist har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig om udkastet, anses for at have tiltrådt udkastet.

I hastende eller særligt hastende tilfælde anvendes fristerne i artikel 5, stk. 2 og 3. De hastende eller særligt hastende tilfælde skal behørigt begrundes skriftligt af Kommissionen. I særligt hastende tilfælde har delegationerne først tiltrådt udkastet, når de udtrykkeligt har givet meddelelse herom. Hvis en delegation ikke har givet meddelelse inden for 48 timer, anses den for at afholde sig fra at udtale sig.

2. Hvis et udvalgsmedlem anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et udvalgsmøde, afsluttes den skriftlige procedure, og de foreslåede foranstaltninger udsættes til næste udvalgsmøde.

3. Kommissionen underretter skriftligt udvalgsmedlemmerne om resultatet af den skriftlige procedure, så snart den pågældende afgørelse er vedtaget.

Artikel 12

Sekretariat

Kommissionens tjenestegrene varetager sekretariatsopgaverne for udvalget.

Artikel 13

Mødereferater

Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde med angivelse af de udtalelser, der er afgivet om udkastene til foranstaltninger, og de holdninger, der er givet udtryk for på mødet. Mødereferaterne sendes til udvalgsmedlemmerne efter højst 15 arbejdsdage.

Delegationerne meddeler formanden eventuelle bemærkninger skriftligt. Udvalget informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i udvalget. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet.

Artikel 14

Tilstedeværelsesliste

1. Ved hvert udvalgsmøde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som deltagerne henhører under. Tilstedeværelseslisten uddeles til deltagerne under mødet.

2. Ved begyndelsen af hvert møde skal delegationer i givet fald gøre udvalgets formand opmærksom på, at deres deltagelse i behandlingen af et bestemt punkt på dagsordenen afstedkommer en interessekonflikt. Delegationsmedlemmer, der ikke repræsenterer en medlemsstats myndigheder eller organer, underskriver en erklæring om, at deres deltagelse ikke afstedkommer interessekonflikter.

Hvis en sådan interessekonflikt skulle opstå, afholder det pågældende medlem sig efter anmodning fra formanden fra at deltage i drøftelserne vedrørende det pågældende punkt.

Artikel 15

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgets sekretariat og sendes til Kommissionen.

2. Korrespondance, som sekretariatet sender til delegationerne, sendes også elektronisk til den pågældende medlemsstats faste repræsentant på den hurtigste og mest pålidelige måde.

3. Med undtagelse af særlige tilfælde foregår korrespondancen mellem Kommissionen og delegationerne ved hjælp af de til formålet bestemte elektroniske hjælpemidler.

Artikel 16

Aktindsigt

1. De principper og betingelser for at give offentligheden adgang til dokumenter, der gælder for Kommissionen, finder anvendelse på EUF-Udvalget. Hvis anmodningen om aktindsigt rettes til en medlemsstat, skal denne henholde sig til artikel 5 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1).

2. Drøftelserne i udvalget er fortrolige, hvilket gælder for alle deltagerne.

Artikel 17

Udgifter til afholdelse af møder mv.

1. Udgifter til afholdelse af møder, herunder rejseudgifter for én deltager pr. medlemsstat, afholdes af Kommissionen.

Kommissionen afholder, hvis det er muligt inden for rammerne af de foreliggende bevillinger, rejseudgifterne for to medlemmer af de delegationer, der anmoder herom.

2. Kommissionen har tilladelse til at godtgøre udgifter til rejse og ophold for de eksperter, som er indbudt i overensstemmelse med artikel 8, stk. 1.

3. Kommissionen stiller lokaler og nødvendigt udstyr til rådighed for udvalget.

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.