DA Den Europæiske Unions Tidende L 38/2

KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 110/2014

af 30. september 2013

om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 209, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 blev der med henvisning til erfaringerne fra de offentlig-private partnerskaber, der er institutionaliseret som EU-organer i henhold til artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (2), indført yderligere kategorier af offentlig-private partnerskaber for at øge udbuddet af instrumenter og inddrage organer, hvis regler er mere fleksible og tilgængelige for private partnere end de regler, der gælder for Unionens institutioner. Blandt de yderligere kategorier er de organer, der nævnes i artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og som har fået overdraget gennemførelsen af offentlig-private partnerskaber (i det følgende benævnt »OPP- organer«).

(2) For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af Unionens midler og gøre det muligt for OPP-organer at vedtage deres egne finansielle bestemmelser er det nødvendigt at vedtage en finansieringsforordningsmodel for disse organer.

(3) OPP-organer bør opstille og gennemføre deres budgetter i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver en effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.

(4) For at sikre den overordnede gennemførelse af et OPP-organs opgaver og aktiviteter bør organet have mulighed for at opføre ubrugte bevillinger for et givet år i overslaget over indtægter og udgifter for maksimalt de følgende tre regnskabsår.

(5) Eftersom de EU-midler, der stilles til rådighed for et OPP-organ, skal gennemføres under indirekte forvaltning, jf. artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør bestemmelserne om finansiel planlægning og rapportering være i overensstemmelse med den indirekte forvaltningsmetode for budgettets gennemførelse. Decharge for budgetgennemførelsen af EU’s bidrag til OPP-organer skal indgå i den decharge for gennemførelsen af Unionens budget, som Europa-Parlamentet giver til Kommissionen. Derfor bør der i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 finde en årlig rapportering sted, herunder fremlæggelse af en forvaltningserklæring, så Kommissionen bliver bedre i stand til at varetage sit ansvar i forbindelse med dechargeproceduren.

(6) Det er nødvendigt at fastlægge regnskabsførerens og den anvisningsberettigedes beføjelser og ansvar under hensyntagen til OPP-organernes offentlig-private karakter. De anvisningsberettigede bør have det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, idet de bør kunne redegøre for disse transaktioner, eventuelt også under en disciplinærprocedure.

(7) Det er nødvendigt at tydeliggøre de interne revisions- og kontrolfunktioner og strømline rapporteringskravene. Det bør være Kommissionens interne revisor, der varetager OPP-organernes interne revisionsfunktion, og som skal foretage revision, når dette er begrundet i de indbyggede risici. Der bør indføres bestemmelser om etablering og anvendelse af interne revisionsfunktioner.

(8) For at sikre at de enkelte organer er ansvarlige for gennemførelsen af deres budget og overholder de mål, der blev opstillet ved deres grundlæggelse, bør OPP-organer have beføjelse til i forbindelse med udførelsen af de opgaver, som de har fået pålagt, at anvende eksterne organer fra den private sektor, men kun hvor det er nødvendigt og ikke i forbindelse med opgaver, der vedrører udøvelse af offentlig myndighed eller anvendelse af skønsbeføjelser.

(9) De principper, der skal følges i forbindelse med OPP-organers indtægts- og udgiftstransaktioner, bør fastlægges.

(10) Det bør på grund af OPP-organernes offentlig-private karakter og især på grund af den private sektors bidrag til OPP-organernes budget være muligt at anvende fleksible procedurer ved indgåelsen af indkøbskontrakter. De relevante procedurer bør overholde principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling og delvis afvige fra de relevante bestemmelser i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (3). Det er nødvendigt at øge samarbejdet mellem medlemmerne af OPP-organer for at sikre bedre og billigere levering af varer og tjenesteydelser og undgå urimeligt store udgifter til administration af indkøbsprocedurer. OPP-organerne bør derfor også have mulighed for uden at følge indkøbsproceduren at indgå kontrakter med deres medlemmer, ud over Unionen, om levering af produkter eller tjenesteydelser og udførelse af arbejde, som disse medlemmer udfører direkte uden hjælp fra tredjepart.

(11) For at forbedre omkostningseffektiviteten bør det være muligt at dele tjenesteydelser og at overdrage dem til et andet organ eller til Kommissionen, navnlig ved at gøre det muligt for Kommissionens regnskabsfører fuldstændig eller delvis at varetage funktionen som OPP-organets regnskabsfører.

(12) OPP-organerne bør i bestemte tilfælde have mulighed for at anvende eksterne eksperter til evaluering af tilskudsansøgninger, projekter og bud og til udarbejdelse af udtalelser og indhentning af rådgivning. Sådanne eksperter bør udvælges efter principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.

(13) Ved tildeling af tilskud og præmier bør de relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 følges, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i OPP-organets oprettelsesakt eller programmets grundretsakt, hvis gennemførelse er overdraget til OPP-organet, så det sikres, at gennemførelsen stemmer overens med de aktiviteter, der forvaltes direkte af Kommissionen.

(14) I de tilfælde, hvor OPP-organernes regnskaber bør konsolideres i henhold til regnskabsbestemmelserne i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør en sådan konsolidering være mulig i henhold til de regnskabsbestemmelser, som OPP-organerne anvender.

(15) Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende, således at det er muligt at få vedtaget OPP-organernes reviderede finansforordninger i god tid inden den 1. januar 2014, så der foreligger et sammenhængende regelsæt for den næste flerårige finansielle ramme —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

KAPITEL 1

ANVENDELSESOMRÅDE

Artikel 1

Genstand

I denne forordning fastlægges de vigtigste principper for et offentlig-privat partnerskabsorgans (i det følgende benævnt »OPP-organ«) vedtagelse af sine egne finansielle bestemmelser. OPP-organets finansielle bestemmelser må ikke afvige fra denne forordning, medmindre det er nødvendigt af hensyn til særlige behov, og Kommissionen på forhånd har givet sit samtykke i overensstemmelse med artikel 209, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

Ethvert OPP-organ træffer nærmere bestemmelser om, hvordan disse principper skal gennemføres i de finansielle bestemmelser.

Artikel 2

Definitioner

I denne forordning forstås ved:

— »bestyrelse«: OPP-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt

— »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens beslutninger og OPP-organets budget som anvisningsberettiget, uanset hans/hendes betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt

— »medlem«: et medlem af OPP-organet i overensstemmelse med oprettelsesakten

— »oprettelsesakt«: den EU-retlige akt, der dækker de vigtigste aspekter af OPP-organets oprettelse og drift

— »OPP-organets budget«: det instrument, der for ét regnskabsår ad gangen indeholder et overslag over og godkender de indtægter og udgifter, der anses for nødvendige for OPP-organet.

Artikel 3

Budgettets anvendelsesområde

Et OPP-organs budget består af:

a) OPP-organets indtægt, herunder: i) medlemmernes finansielle bidrag til de administrative omkostninger ii) medlemmernes finansielle bidrag til de operationelle omkostninger iii) formålsbestemte indtægter med henblik på specifikke udgiftsposter iv) indtægter, som OPP-organet genererer

b) OPP-organets udgifter, herunder administrative udgifter.

KAPITEL 2

BUDGETPRINCIPPER

Artikel 4

Overholdelse af budgetprincipper

Et OPP-organs budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed som fastsat i denne forordning.

Artikel 5

Principperne om enhed og et realistisk budget

1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post i OPP-organets budget.

2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de bevillinger, der er godkendt i henhold til OPP-organets budget.

3. En bevilling må kun opføres på OPP-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.

4. Renter af forfinansieringer fra OPP-organets budget tilkommer ikke OPP-organet.

Artikel 6

Princippet om etårighed

1. Bevillingerne på OPP-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.

3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.

4. I forbindelse med administrationsbevillingerne må udgifterne ikke overstige de forventede indtægter for det pågældende år, jf. artikel 3, litra a), nr. i).

5. Uudnyttede bevillinger kan med henvisning til OPP-organets behov opføres i indtægts- og udgiftsoverslagene for de efterfølgende regnskabsår, dog i højst tre år. Disse bevillinger skal anvendes først.

6. Stykke 1-5 er ikke til hinder for, at budgetforpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, der strækker sig over mere end et regnskabsår, opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.

Artikel 7

Princippet om balance

1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.

2. Forpligtelsesbevillinger må ikke overstige det relevante årlige EU-bidrag som fastsat i den årlige aftale om overførsel af midler, som indgås med Kommissionen, plus de årlige bidrag fra andre medlemmer end EU, eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 3, og uudnyttede bevillinger som omhandlet i artikel 6, stk. 5.

3. OPP-organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.

4. Hvis budgetresultatet er positivt, opføres det på det følgende års budget som indtægt.

Hvis budgetresultatet er negativt, opføres det på det følgende års budget som betalingsbevilling.

Artikel 8

Princippet om en regningsenhed

OPP-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på de vilkår, der fastlægges i OPP-organets finansielle bestemmelser.

Artikel 9

Princippet om bruttoopgørelse

1. De samlede indtægter skal dække de samlede betalingsbevillinger, jf. dog stk. 2. Samtlige indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning med henvisning til eventuelle specifikke regler i OPP-organets finansielle bestemmelser om tilfælde, hvor visse beløb kan fratrækkes betalingsanmodninger, og hvor der i så fald udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet.

2. Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv, anvendes til at finansiere særlige udgifter.

3. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for OPP-organet, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og testamentsarv.

Donationer, der kan medføre store finansielle forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen herom. Hvis bestyrelsen ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.

Grænsen for, hvornår de finansielle forpligtelser betragtes som store, fastsættes af bestyrelsen.

Artikel 10

Princippet om specificering

1. Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.

2. Direktøren kan uden begrænsninger overføre bevillinger fra et kapitel til et andet kapitel, og fra et afsnit til et andet afsnit kan han overføre op til højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.

Ud over den grænse, som er nævnt i første afsnit, kan direktøren foreslå bestyrelsen, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb anses de for at være vedtaget.

Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget i henhold til første afsnit.

Artikel 11

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som OPP-organet anvender til sine aktiviteter, stilles til rådighed i rette tid, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.

Princippet om produktivitet vedrører de optimale forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.

Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.

3. Der opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som OPP-organets budget omfatter. Ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet føres der tilsyn med, om målene nås, og direktøren fremlægger en gang om året disse oplysninger for bestyrelsen, senest i de dokumenter, der ledsager forslaget til OPP-organets budget.

4. Medmindre det fastsættes i oprettelsesakten, at Kommissionen foretager evalueringer, er det OPP-organet, der foretager evalueringer med det formål at forbedre beslutningstagningen, herunder efterfølgende evalueringer, af organets programmer og aktiviteter, der er forbundet med store udgifter, og evalueringsresultaterne sendes til bestyrelsen.

Artikel 12

Intern kontrol med budgetgennemførelsen

1. OPP-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2. Med henblik på gennemførelsen af OPP-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:

a) effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne

b) pålidelig rapportering

c) beskyttelse af aktiver og oplysninger

d) forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder

e) tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.

3. En effektiv og produktiv intern kontrol er baseret på den bedste internationale praksis og omfatter bl.a. de elementer, der er fastsat i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, under hensyntagen til OPP-organets struktur og størrelse, arten af de opgaver, der er overdraget til organet, og de pågældende beløb og finansielle og operationelle risici.

Artikel 13

Princippet om gennemsigtighed

1. OPP-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.

2. OPP-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og de vedtagne ændringsbudgetter, inkl. eventuelle tilpasninger i henhold til artikel 15, stk. 1, offentliggøres på OPP-organets websted senest fire uger efter, at de er vedtaget, og fremsendes til Kommissionen og Revisionsretten.

3. Ved hjælp af en standardopstilling offentliggør OPP-organet senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår en række oplysninger på sit websted om modtagerne af midler fra dets budget, jf. artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.

De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4).

4. Det offentliggøres på en af Unionens websteder, hvilke eksperter der er indgået kontrakt med, jf. artikel 34 i denne forordning.

KAPITEL 3

FINANSIEL PLANLÆGNING

Artikel 14

Overslag over indtægter og udgifter

1. Senest den 31. januar i det år, der går forud for det år, hvor OPP-organets budget skal gennemføres, sender organet Kommissionen og de øvrige medlemmer et overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, sammen med et udkast til arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4.

2. Oversigten over OPP-organets indtægter og udgifter skal indeholde:

a) et skøn over antallet af faste og midlertidige stillinger opgjort efter ansættelsesgruppe og lønklasse samt af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter inden for rammerne af budgetbevillingerne

b) i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om

c) et kvartalsoverslag over ud- og indbetalinger i kontant

d) oplysning om, hvorvidt de tidligere fastsatte mål for de forskellige aktiviteter er blevet nået

e) de fastsatte mål for det regnskabsår, som oversigten omhandler, med angivelse af de specifikke budgetmæssige behov med henblik på opnåelse af disse mål

f) OPP-organets administrationsudgifter og det gennemførte budget i det foregående regnskabsår

g) beløbsangivelse af medlemmernes finansielle bidrag og værdien af medlemmernes bidrag i naturalier, ud over Unionen

h) oplysning om de uudnyttede bevillinger, der opføres i oversigten over indtægter og udgifter pr. år i henhold til artikel 6, stk. 5.

Artikel 15

Opstilling af budgettet

1. OPP-organets budget og stillingsfortegnelsen, herunder antallet af faste og midlertidige stillinger i hver enkelt ansættelsesgruppe og lønklasse suppleret med antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter, vedtages af bestyrelsen, jf. OPP-organets oprettelsesakt. Der kan fastlægges detaljerede forskrifter i OPP-organets finansielle bestemmelser. Ændringer til OPP-organets budget, inkl. stillingsfortegnelsen, foretages ved hjælp af et ændringsbudget, som vedtages ifølge samme procedure, som er anvendt ved vedtagelsen af OPP-organets oprindelige budget. OPP-organets budget og eventuelle ændringsbudgetter tilpasses under hensyntagen til størrelsen af Unionens bidrag, som er fastsat i Unionens budget.

2. OPP-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.

3. OPP-organets budget skal indeholde følgende:

a) i oversigten over indtægterne: i) et overslag over OPP-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«) ii) et overslag over indtægterne i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n–2 iii) relevante anmærkninger for hver indtægtspost

b) i oversigten over udgifter: i) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n ii) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og de afholdte udgifter i år n–2, sidstnævnte også angivet i procent af OPP-organets budget for år n iii) en samlet oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i de efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår iv) de relevante anmærkninger for hver underinddeling.

4. Ud over antallet af godkendte stillinger i indeværende regnskabsår skal det i stillingsfortegnelsen angives, hvor mange stillinger der var godkendt i det foregående år, og hvor mange stillinger der reelt er besat. Samme oplysninger skal gives for kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.

KAPITEL 4

FINANSIELLE AKTØRER

Artikel 16

Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

1. Direktøren fungerer som anvisningsberettiget. Direktøren gennemfører på eget ansvar og inden for rammerne af de godkendte bevillinger OPP-organets budget med hensyn til indtægter og udgifter og overholder i den forbindelse OPP-organets finansielle bestemmelser og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Direktøren er ansvarlig for, at kravet om lovlighed og formel rigtighed opfyldes.

Uden at det berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager OPP-organet i de aktiviteter til forebyggelse af svig, som gennemføres af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

2. Direktøren kan delegere gennemførelsesbeføjelserne til budgettet til ansatte i et OPP-organ, der er omfattet af personalevedtægten, og, i det omfang vedtægten gælder for de ansatte, under overholdelse af de bestemmelser, der er fastsat i OPP-organets finansielle bestemmelser. Befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.

Artikel 17

Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver

1. Direktøren gennemfører OPP-organets budget i de afdelinger, som er under direktørens myndighed.

2. I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne enheder eller organer i den private sektor.

3. Direktøren etablerer i overensstemmelse med de minimumsstandarder, som bestyrelsen har vedtaget, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisationsstruktur og interne kontrolsystemer, som kan forenes med arbejdet som direktør. Ved etableringen af denne struktur og disse systemer foretages der en risikoanalyse under hensyntagen til omkostningseffektiviteten.

Direktøren kan inden for sine tjenester indføre en ekspert- og rådgivningsfunktion, som kan være behjælpelig ved en kontrol af de risici, som måtte være forbundet med direktørens aktiviteter.

4. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner i fem år efter tidspunktet for meddelelse af decharge til Kommissionen for gennemførelsen af Den Europæiske Unions budget for det pågældende år. Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når de ikke er nødvendige i kontrol- og revisionssammenhæng. Opbevaring af trafikdata er under alle omstændigheder omfattet af artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001.

Artikel 18

Forudgående kontrol

1. Hver enkelt transaktion er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen i form af en skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.

Forudgående kontrol omfatter iværksættelse og efterprøvning af en transaktion.

Iværksættelse og kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

2. Ved iværksættelse af en transaktion forstås samtlige handlinger, som indgår i forberedelsen af vedtagelsen af akter om den anvisningsberettigedes gennemførelse af OPP-organets budget.

3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som den ansvarlige anvisningsberettigede har indført med henblik på at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.

4. Ved forudgående kontrol efterprøves overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.

Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.

Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:

a) at udgiften er korrekt og i overensstemmelse med gældende de bestemmelser

b) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i artikel 11, er blevet overholdt.

I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner i forbindelse med løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.

Artikel 19

Efterfølgende kontrol

1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt ved en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.

2. Den efterfølgende kontrol foretages ikke af de samme ansatte, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol må ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.

Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence.

Artikel 20

Årlig rapportering

Den anvisningsberettigede aflægger en gang om året beretning til bestyrelsen om udførelsen af hans/hendes hverv. Med henblik herpå fremlægger den anvisningsberettigede senest den 15. februar i det følgende regnskabsår følgende for bestyrelsen og Kommissionen:

a) en rapport om gennemførelsen af OPP-organets årlige arbejdsprogram, OPP-organets budget og HR-ressourcer

b) OPP-organets foreløbige regnskaber, herunder den beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, der er omhandlet i artikel 39

c) en forvaltningserklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, medmindre der tages forbehold, at han/hun har rimelig sikkerhed for: i) at oplysningerne er korrekt angivet, og at de er fuldstændige og nøjagtige (retvisende billede) ii) at udgifterne blev brugt til de fastsatte formål. iii) at de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.

d) en oversigt over de endelige revisionsberetninger og de udførte kontroller, herunder en analyse af arten og omfanget af fejl og svagheder, der er konstateret i systemerne, samt de korrigerende foranstaltninger, der er truffet eller planlagt.

Beretningen skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet, og den skal afstemmes efter arten af de overdragne opgaver og størrelsen af de involverede beløb.

Direktøren sender hvert år senest den 1. juli de dokumenter, der er nævnt i stk. 1, litra c) og d), og bestyrelsens vurdering af dem, den godkendte årsberetning og det endelige årsregnskab vedlagt bevis for, at bestyrelsen har godkendt det i henhold til artikel 43, stk. 2, til Kommissionen. Kommissionen sender disse dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.

Artikel 21

Beskyttelse af Unionens finansielle interesser

1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, ikke er forskriftsmæssig eller er i modstrid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt direktøren, som skal svare skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige beslutning eller instruks, og den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke udgør et rimeligt svar på de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den instans, der omhandles i artikel 23, stk. 3. Den i artikel 23, stk. 3, omhandlede instans underretter straks bestyrelsen.

2. Ved ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, underretter den ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Kontrakter med eksterne revisorer, der udfører revision af OPP-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser.

Artikel 22

Regnskabsføreren

1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, som skal være fuldstændig uafhængig i udførelsen af sine opgaver. Regnskabsføreren er OPP-organets ansvarlige for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med kapitel 8

c) overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen, jf. kapitel 8

d) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt

e) likviditetsstyring.

2. To eller flere OPP-organer kan udnævne samme regnskabsfører.

Et OPP-organ kan også aftale med Kommissionen, at Kommissionens regnskabsfører skal fungere som OPP-organets regnskabsfører.

Et OPP-organ kan også overdrage en del af sin regnskabsførers opgaver til Kommissionens regnskabsfører med henvisning til omkostningseffektiviteten.

I de tilfælde, der omtales i dette stykke, træffer OPP-organet de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver form for interessekonflikt.

3. Regnskabsføreren indhenter hos den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaberne, der giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Den anvisningsberettigede garanterer pålideligheden af disse oplysninger.

4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han/hun har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation.

Med henblik herpå kontrollerer regnskabsføreren, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne i artikel 38, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.

Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.

Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.

Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. stk. 5. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.

5. Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine opgaver til ansatte, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, når dette er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af regnskabsførerens arbejde i henhold til OPP-organets finansielle bestemmelser.

6. Bestyrelsen kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspendere regnskabsføreren fra tjenesten, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.

Artikel 23

De finansielle aktørers ansvar

1. Artikel 16-25 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.

2. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for OLAF.

3. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver samme beføjelser over for OPP-organet som over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som indbringes af OPP-organer, skal den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager, have en ansat i et OPP-organ blandt sine medlemmer.

På grundlag af udtalelsen fra den i første afsnit omhandlede instans afgør direktøren, om der skal indledes en disciplinærsag eller stilles krav om betaling af kompensation. Hvis instansen konstaterer systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede. Hvis udtalelsen er belastende for direktøren, sender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årsberetning i henhold til artikel 20 og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.

4. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres OPP-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hans/hendes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som den gældende lovgivning foreskriver på det disciplinære område.

Artikel 24

Interessekonflikter

1. Finansielle aktører som defineret i artikel 16-25 og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision og kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at deres egne interesser kommer i konflikt med OPP-organets interesser.

Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage sådanne handlinger og til at forelægge sagen for direktøren, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Den pågældende orienterer også sin umiddelbart overordnede. Hvis aktøren er direktøren, indbringer han/hun sagen for bestyrelsen.

Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter i den pågældende sag. Direktøren eller bestyrelsen, hvis direktøren er berørt, træffer eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.

2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.

Artikel 25

Adskillelse af funktioner

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

KAPITEL 5

INTERN REVISION

Artikel 26

Udnævnelse af den interne revisor og dennes beføjelser og opgaver

1. OPP-organet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.

2. Den interne revision varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.

3. Den interne revisor rådgiver OPP-organet om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den interne revisor har navnlig til opgave:

a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

b) at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle transaktioner vedrørende budgetgennemførelse.

4. Den interne revisors hverv dækker alle aktiviteter og tjenestegrene i OPP-organet. Den interne revisor har fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes hverv.

5. Den interne revisor gør sig bekendt med beretningen fra den anvisningsberettigede, jf. artikel 20, og med alle andre oplysninger, der måtte foreligge.

6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.

Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:

— der er ikke taget stilling til alvorlige risici og anbefalinger

— der er betydelige forsinkelser i gennemførelsen af anbefalingerne fra tidligere år.

Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af revisionshenstillingerne. Bestyrelsen undersøger de oplysninger, der omhandles i artikel 20, og vurderer, om henstillingerne er blevet fuldt og rettidigt gennemført.

7. OPP-organet stiller den interne revisors kontaktoplysninger til rådighed for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i udgiftstransaktioner, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.

8. Den interne revisors beretninger og resultater stilles først til rådighed for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og resultaterne.

Artikel 27

Den interne revisors uafhængighed

Den interne revisors uafhængighed, hans/hendes ansvar for handlinger udført i forbindelse med udøvelsen af hvervet og hans/hendes ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

Artikel 28

Udarbejdelse af en intern revisionsfunktion

1. Bestyrelsen kan ud fra rimelige betragtninger om omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, som skal udføre sine opgaver i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.

Den interne revisionsfunktions formål, myndighed og ansvar skal være fastsat i det interne revisionscharter og skal godkendes af bestyrelsen.

Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan opstilles af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til bl.a. direktørens risikovurdering af OPP-organet.

Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen.

Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om de konstaterede forhold og de eventuelle henstillinger.

Hvis en intern revisionsenhed, der kun betjener et enkelt OPP-organ, ikke er omkostningseffektivt eller ikke er i stand til at overholde de internationale standarder, kan OPP-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre OPP-organer, som er aktive inden for samme politikområde.

I så tilfælde skal bestyrelsen for de pågældende OPP-organer enes om de praktiske vilkår for den fælles interne revisionsfunktion.

De interne revisionsmedarbejdere skal samarbejde effektivt gennem udveksling af oplysninger og revisionsrapporter og i givet fald udarbejdelse af fælles risikovurderinger og udførelse af fælles revisioner.

2. Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af den interne revisionsfunktions henstillinger.

KAPITEL 6

INDTÆGTS- OG UDGIFTSTRANSAKTIONER

Artikel 29

Forvaltning af indtægter

1. Indtægtsforvaltningen omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb. I forvaltningen indgår også mulighed for om nødvendigt at give afkald på fastsatte fordringer.

2. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af de ved lov fastsatte midler, herunder i givet fald gennem modregning, eller, hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.

Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.

Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. OPP-organets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af inddrivelsesordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til OPP-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.

3. Gæld, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, pålægges morarenter, jf. den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.

4. For OPP-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for OPP-organet gælder en forældelsesfrist på fem år.

Artikel 30

Medlemmernes bidrag

1. OPP-organet anmoder sine medlemmer om at betale hele eller en del af deres bidrag på de betingelser og med de mellemrum, der er fastsat i oprettelsesakten, eller som er aftalt med dem.

2. De midler, medlemmerne indbetaler til OPP-organet i form af bidrag, er rentebærende til fordel for OPP-organets budget.

Artikel 31

Forvaltning af udgifter

1. Ved afholdelse af udgifter indgår den anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

2. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede bekræfter en finansiel transaktion.

Når den anvisningsberettigede godkender en udgift efter at have forsikret sig om, at bevillingerne er stede, giver han regnskabsføreren ordre om at betale den fastsatte udgift.

3. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for OPP-organets budget skal den ansvarlige anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

4. OPP-organets årlige arbejdsprogram skal være ledsaget af bestyrelsens godkendelse af OPP-organets udgifter til driften af organets aktiviteter, forudsat at de elementer, der er angivet i dette stykke, er klart identificeret.

Det årlige arbejdsprogram skal indeholde detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det skal endvidere indeholde en beskrivelse af de aktioner, der skal finansieres, og angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt aktion.

Større ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram, jf. bestemmelserne i oprettelsesakten.

Bestyrelsen kan give OPP-organets anvisningsberettigede beføjelse til at foretage ikkevæsentlige ændringer af arbejdsprogrammet.

Artikel 32

Tidsfrister

Udgifter skal betales inden for de tidsfrister og ifølge de vilkår, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.

KAPITEL 7

GENNEMFØRELSE AF OPP-ORGANETS BUDGET

Artikel 33

Indgåelse af offentlige kontrakter

1. Med hensyn til indgåelse af offentlige kontrakter er stk. 3-6 i denne artikel omfattet af afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.

2. OPP-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, som er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i den generelle finansforordning.

3. Ved kontrakter, hvis værdi er mellem 60 000 EUR og de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 118 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, kan den procedure anvendes, der er fastsat i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 for kontrakter med lav værdi på ikke over 60 000 EUR.

4. OPP-organet kan efter egen anmodning deltage som ordregivende myndighed, når Kommissionen, institutionerne i fællesskab, andre EU-organer og andre OPP-organer indgår aftaler.

5. OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer, Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (5) og andre OPP-organer om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages af sidstnævnte.

OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med sine medlemmer, ud over Unionen, om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages direkte af medlemmerne uden hjælp fra tredjepart.

De varer, tjenesteydelser og arbejde, der leveres i henhold til første og andet afsnit betragtes ikke som en del af medlemmernes bidrag til OPP-organets budget.

6. OPP-organet kan benytte sig af fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at få sine administrative behov dækket eller med ordregivende myndigheder i medlemsstaterne, landene i Den Europæiske Frihandelssammenslutning eller EU-kandidatlande, som er medlemmer af organet. I så fald finder artikel 133 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.

OPP-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med sine private medlemmer eller med de ordregivende myndigheder i lande, der deltager i EU-programmer, og som deltager som medlemmer. I så fald finder artikel 133, stk. 1, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.

Artikel 34

Eksperter

I forbindelse med udvælgelse af eksperter i henhold til eventuelle særlige procedurer, som er fastsat i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, finder artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse Sådanne eksperter aflønnes med et fast beløb, der meddeles på forhånd, og som fastsættes på grundlag af deres faglige kunnen.

OPP-organet kan anvende de lister, som Kommissionen, andre EU-organer eller andre OPP-organer har udarbejdet.

OPP-organet kan, hvis det vurderes at være berettiget og i velbegrundede tilfælde, udvælge personer, som har de ønskede færdigheder, men som ikke står på listerne.

Eksterne eksperter udvælges på grundlag af færdigheder, erfaring og viden, som kræves til udførelsen af de pågældende opgaver, og i overensstemmelse med principperne om ikkediskrimination, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.

Artikel 35

Tilskud

Tilskud er omfattet af afsnit VI i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af særlige bestemmelser i oprettelsesakten.

Artikel 36

Priser

1. Priser er omfattet af afsnit VII i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af stk. 2 i denne artikel.

2. Konkurrencer med priser med en enhedsværdi på 1 000 000 EUR eller derover må kun udskrives, hvis de indgår i forslaget til arbejdsprogram, jf. artikel 14, stk. 1.

Artikel 37

Oplysning om klagemuligheder

1. Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.

2. Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.

3. Stk. 1 og 2 anvendes med forbehold af eventuelle specifikke procedurer, der er fastsat i de grundlæggende retsakter for programmet, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.

KAPITEL 8

REGNSKABSFØRING

Artikel 38

Regnskabsregler

OPP-organet opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger.

OPP-organets regnskabsføring skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

Artikel 39

Regnskabernes struktur

OPP-organets regnskaber skal indeholde følgende:

a) OPP-organets finansieringsoversigter

b) beretningerne om gennemførelse af OPP-organets budget (beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning).

OPP-organet udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. I beretningen redegøres der som et minimum for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og den skal indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.

Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organet beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten senest den 31. marts i det efterfølgende regnskabsår.

Artikel 40

Regnskabsprincipper

Årsregnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiserede internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (herefter »IPSAS«).

Artikel 41

Årsregnskaber

1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:

a) balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; det opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiseret IPSAS

b) pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo

c) opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.

2. Anmærkningerne til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for OPP-organets virksomhed.

Artikel 42

Beretninger om budgetgennemførelsen

Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:

a) beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter

b) forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.

Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i budgettet.

Artikel 43

Foreløbige regnskaber og godkendelse af det endelige årsregnskab

1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører det foreløbige regnskab til Revisionsretten senest den 15. februar i det efterfølgende år.

I det tilfælde, der er nævnt i første afsnit, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 15. februar i det efterfølgende år en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.

2. Regnskabsføreren udarbejder OPP-organets endelige årsregnskab. Direktøren sender senest den 15. marts det endelige årsregnskab sammen med den i artikel 46 nævnte eksterne revisors erklæring til bestyrelsen med henblik på godkendelse.

Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender regnskabsføreren det endelige regnskab sammen med erklæringen fra den i artikel 46 nævnte eksterne revisor og bestyrelsens godkendelse til Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet senest den 1. juli i det efterfølgende regnskabsår. I disse tilfælde sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.

Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker det endelige årsregnskab, til Revisionsretten med kopi til Kommissionens regnskabsfører på samme dato som fremsendelsen af det endelige årsregnskab.

Det endelige årsregnskab ledsages af en note udarbejdet af regnskabsføreren, hvori denne erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette kapitel og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.

Når OPP-organets endelige regnskab er godkendt, offentliggøres det på organets websted senest en måned efter godkendelsen.

Artikel 44

Regnskabsprincipper

1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, vedtages den harmoniserede regnskabskontoplan, som anvendes af OPP-organet, af Kommissionens regnskabsfører i henhold til artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.

3. I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for OPP-organet.

4. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af gennemførelsen af OPP-organets budget. I bevillingsregnskabet opføres alle budgetmæssige indtægts- og udgiftstransaktioner.

Artikel 45

Fortegnelser

OPP-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør dets ejendom. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, fører OPP-organet sådanne fortegnelser efter en model udarbejdet af Kommissionens regnskabsfører. OPP-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.

KAPITEL 9

EKSTERN REVISION OG BEKÆMPELSE AF SVIG

Artikel 46

Ekstern revision

OPP-organet underkastes en uafhængig ekstern revision, som udføres af en uafhængig revisionsinstans efter internationalt anerkendte revisionsstandarder. Det skal af den eksterne revisors erklæring fremgå, om regnskabet giver et sandfærdigt og retvisende billede, om det indførte kontrolsystem fungerer efter hensigten, og om de underliggende transaktioner er lovlige og formelt korrekte. Det skal også fremgå af erklæringen, om revisionsarbejdet rejser tvivl om de påstande, der er fremsat i forvaltningserklæringen, som er omtalt i artikel 20. Erklæringen forelægges for bestyrelsen. Den sendes til Kommissionen sammen med OPP-organets endelige regnskab senest den 15. marts.

Artikel 47

Revisionsrettens gennemgang af regnskaberne

1. Medmindre andet er fastsat OPP-organets oprettelsesakt, reviderer Revisionsretten OPP-organets regnskaber i overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Revisionsretten kan i sin gennemgang se på det revisionsarbejde, som den uafhængige eksterne revisor, jf. artikel 46 i denne forordning, har udført, og opfølgningen af resultaterne af revisorens arbejde.

2. Revisionsrettens revision udføres i henhold til artikel 158 til 163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.

Artikel 48

Kontrol på stedet ved Kommissionen, Revisionsretten og OLAF

1. Med forbehold af artikel 47, stk. 1, giver OPP-organet Kommissionens personale og andre, som er bemyndiget af Kommissionen, samt Revisionsretten adgang til sine anlæg og bygninger og alle oplysninger, herunder oplysninger i elektronisk form, som måtte være nødvendige til revisionerne.

2. OLAF kan efter bestemmelserne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (7) foretage undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet, for at klarlægge, om der er begået svig, bestikkelse eller andre ulovlige aktiviteter, der berører Unionens finansielle interesser, i forbindelse med tilskud eller kontrakter, der er finansieret af OPP-organet.

3. Med forbehold af stk. 1 og 2, skal OPP-organets kontrakter, aftaler og beslutninger udtrykkeligt indeholde bestemmelser om bemyndigelse af Den Europæiske Revisionsret og OLAF til at gennemføre sådanne revisioner og undersøgelser, i overensstemmelse med deres respektive kompetencer.

KAPITEL 10

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 49

Anmodninger om oplysninger

Kommissionen og medlemmerne af OPP-organet, ud over Unionen, kan anmode OPP-organet om at fremlægge alle nødvendige oplysninger og forklaringer vedrørende budgetforhold inden for deres kompetenceområde.

Artikel 50

Vedtagelse af OPP-organets finansielle bestemmelser

Hvert enkelt organ, der er omfattet af artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager nye finansielle bestemmelser med henblik på deres ikrafttræden den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest ni måneder efter den dato, på hvilken et OPP-organ omfattes af artikel 209 i nævnte forordning.

Artikel 51

Ikrafttræden

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat. Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013. På Kommissionens vegne José Manuel BARROSO Formand

(1) EFT L 298 af 26.10.2012, s. 1.

(2) Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1).

(3) Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (EUT L 362 af 31.12.2012, s. 1).

(4) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).

(5) Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 af 28. november 1994 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer (EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1).

(6) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).

(7) Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2).