KOMMISSIONENS AFGOERELSE af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter (94/90/EKSF, EF, Euratom)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPAEISKE FAELLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaterne om oprettelse af De Europaeiske Faellesskaber, og saerlig artikel 162 af traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Faellesskab, og

ud fra foelgende betragtninger:

I overensstemmelse med den erklaering om retten til adgang til oplysninger, der er indeholdt i slutakten til traktaten om Den Europaeiske Union, og i overensstemmelse med konklusionerne fra Det Europaeiske Raad i Birmingham og Edinburgh om at fremme et faellesskab, der er naermere paa borgerne, skal der med Raadet aftales en adfaerdskodeks, der opstiller principperne for aktindsigt i Kommissionens og Raadets dokumenter;

disse principper bygger paa Kommissionens dokument af 5. maj 1993 om offentlighedens adgang til institutionernes dokumenter og Kommissionens dokument af 2. juni 1993 om aabenhed i Faellesskabet;

der er behov for naermere bestemmlser for, hvordan Kommissionen bringer denne adfaerdskodeks i anvendelse -

TRUFFET FOELGENDE AFGOERELSE:

Artikel 1

Den i bilaget omhandlede adfaerdskodeks for offentlighedens aktindsigt i Kommissionens dokumenter vedtages.

Artikel 2

For at sikre, at den i artikel 1 naevnte adfaerdskodeks efterleves, indfoeres foelgende bestemmelser:

1) Alle begaeringer om aktindsigt i Kommissionens dokumenter indgives skriftligt til den relevante tjenestegren i Kommissionen, til Kommissionens kontorer i medlemsstaterne eller til Kommissionens delegationer i tredjelande.

2) Den, der begaerer aktindsigt, underrettes skriftligt inden en maaned af den paagaeldende generaldirektoer eller anden ansvarlige tjenestegrenschef eller den i generalsekretariatet udpegede direktoer eller af en anden tjenestemand paa en af disses vegne om, hvorvidt begaeringen er imoedekommet eller ikke kan forventes imoedekommet. I sidstnaevnte tilfaelde meddeles tillige den, der begaerer aktindsigt, at han inden en maaned kan anmode Kommissionens generalsekretaer om at aendre indstillingen; afgives en saadan anmodning ikke inden en maaned, betragtes den oprindelige begaering som bortfaldet.

3) Kommissionens formand er bemyndiget til i samraad med det for det paagaeldende omraade ansvarlige kommissionsmedlem at traeffe afgoerelse om at aendre indstillingen. Han kan uddelegere denne bemyndigelse til generalsekretaeren.

4) Besvares en begaering om aktindsigt ikke inden en maaned af en af de i stk. 2 omtalte tjenestemaend, betragtes begaeringen som afslaaet.

Besvares en anmodning om at aendre indstillingen ikke inden for en maaned, betragtes begaeringen som afslaaet.

5) Der opkraeves et gebyr paa 10 ECU plus 0,036 ECU pr. ark for kopier af trykte dokumenter paa over tredive sider. Gebyrer for informationsmateriale af andet omfang fastsaettes fra sag til sag, men maa ikke overstige, hvad der er rimeligt.

6) Hvis en person, der begaerer aktindsigt, oensker at gennemse et dokument i Kommissionens lokaler, skal den relevante tjenestegren soege at goere dette muligt for vedkommende. Hvis dette ikke er muligt, skal det/de paagaeldende dokumenter fremlaegges til gennemsyn paa et af Kommissionens centralbiblioteker i Bruxelles og Luxembourg, paa et af Kommissionens kontorer i medlemsstaterne eller ved en af Kommissionens delegationer i tredjelande.

Artikel 3

Denne afgoerelse faar virkning den 15. februar 1994. Den offentliggoeres i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.

Udfaerdiget i Bruxelles, den 8. februar 1994.

Paa Kommissionens vegne

Joao PINHEIRO

Medlem af Kommissionen

BILAG

Adfaerdskodeks for aktindsigt i Kommissionens og Raadets dokumenter KOMMISSIONEN OG RAADET -

SOM HENVISER til erklaering om retten til adgang til oplysninger i slutakten til traktaten om Den Europaeiske Union, der understreger, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne,

SOM HENVISER til de konklusioner, hvori Det Europaeiske Raad i Birmingham og Edinburgh vedtog en raekke principper med henblik paa at fremme et Faellesskab, der er naermere paa borgerne,

SOM HENVISER til konklusionerne fra Det Europaeiske Raad i Koebenhavn, der bekraeftet princippet om, at borgerne skal have stoerst mulig adgang til information, og opfordrer Kommissionen og Raadet til hurtigt at vedtage de noedvendige foranstaltninger for gennemfoerelsen af dette princip,

SOM FINDER det oenskeligt at naa til enighed om principperne for aktindsigt i Kommissionens og Raadets dokumenter, da den enkelte institution skal gennemfoere disse principper ved specifikke lovbestemmelser,

SOM TAGER I BETRAGTNING, at disse principper ikke beroerer bestemmelserne for adgang til sager, som vedroerer personer, der har saerlig interesse heri,

SOM TAGER I BETRAGTNING, at disse principper skal gennemfoeres under fuld overholdelse af bestemmelserne om fortrolige oplysninger,

SOM TAGER I BETRAGTNING, at denne adfaerdskodeks er et supplement til deres informations- og kommunikationspolitik,

ER ENIGE OM FOELGENDE:

Generelt princip Offentligheden skal have stoerst mulig adgang til de dokumenter, som Kommissionen og Raadet ligger inde med.

Ved dokument forstaas enhver skreven tekst, uanset medium, der indeholder oplysninger, som Kommissionen eller Raadet ligger inde med.

Behandling af de oprindelige begaeringer Begaeringer om aktindsigt skal indgives skriftligt og formuleres tilstraekkeligt praecist; de skal navnlig indeholde elementer, der goer det muligt at identificere det eller de paagaeldende dokument(er).

Institutionen kan eventuelt opfordre den borger, der fremsaetter begaeringen, til at praecisere sin anmodning yderligere.

Naar det dokument, som institutionen ligger inde med, har en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en anden EF-institution eller et EF-organ eller enhver anden national eller international organisation som ophavsmand, skal begaeringen stiles direkte til dokumentets ophavsmand.

Institutionen finder i samraad med de borgere, der har fremsat begaeringen, en rimelig loesning i forbindelse med gentagne begaeringer og/eller begaeringer om omfangsrige dokumenter.

Aktindsigten udoeves enten ved laesning paa steder eller ved levering af en kopi paa den borgers regning, der har fremsat begaeringen, idet gebyret ikke kan overstige et rimeligt beloeb.

Institutionen kan bestemme, at den person, som faar dokumentet udleverer, ikke maa gengive, sprede eller bruge naevnte dokumenter til kommercielle formaal uden forudgaaende tilladelse fra den paagaeldende institution.

Institutionens kompetente instanser giver skriftligt og inden for hoejst en maaned meddelelse om, enten at begaeringen er efterkommet, eller at de agter at henstille til institutionen, at den ikke efterkommer den.

Behandling af bekraeftende begaeringer Hvis den paagaeldende institutions kompetente instanser agter at henstille til institutionen, at den ikke efterkommer den paagaeldendes begaering, underretter de den paagaeldende herom og oplyser samtidig, at den paagaeldende har en frist paa en maaned til at indgive en bekraeftende begaering for at faa institutionen til at aendre holdning; i modsat fald formodes den paagaeldende at have givet afkald paa sin oprindelige begaering.

Hvis der fremsaettes en saadan bekraeftende begaering, og hvis institutionen beslutter at afslaa at udlevere dokumentet, meddeles denne afgoerelse, som skal traeffes inden for en maaned efter begaeringens fremsaettelse, snarest skriftligt til den borger, der har fremsat begaeringen; den skal vaere behoerigt begrundet og angive de eksisterende klagemuligheder, dvs. anmodning om domstolsproevelse eller indgivelse af klage til ombudsmanden i henhold til artikel 173 og 138 E i EF-traktaten.

Undtagelsesordning Institutionerne afslaar at give aktindsigt i dokumenter, hvis offentliggoerelse kunne skade

- beskyttelsen af offentlige interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, valutastabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersoegelser)

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelsen af drifts- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af Faellesskabets finansielle interesser

- beskyttelsen af fortrolighed paa anmodning af den fysiske og juridiske person, som har givet oplysningen, eller som kraevet i lovgivningen i den medlemsstat, som har givet oplysningen.

Institutionerne kan ogsaa afslaa et give adgang for at sikre beskyttelsen af institutionens interesser for saa vidt angaar tavhedspligten om forhandlingerne.

Gennemfoerelse Kommissionen og Raadet traeffer hver isaer de noedvendige foranstaltninger med henblik paa at gennemfoere disse principper inden den 1. januar 1994.

Fornyet behandling Raadet og Kommissionen er enige om, at denne adfaerdskodeks tages op til fornyet behandling efter to aar paa grundlag af rapporter fra Raadets og Kommissionens generalsekretaerer.