FORRETNINGSORDEN FOR DET RÅDGIVENDE UDVALG for Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab 1995 8. udgave (95/C 140/01)

Tekst vedtaget af Udvalget ved dets 319. møde den 31. marts 1995 i henhold til EKSF-traktatens artikel 18, stk. 5

INDHOLD

KAPITEL I

DET RÅDGIVENDE UDVALGS OPBYGNING

Side

Artikel 1 - Regnskabsåret . 4

Artikel 2 - Alderspræsidium . 4

Artikel 3 - Præsidium . 4

1. Sammensætning . 4

2. Valg . 4

3. Mandatets varighed og beføjelser . 4

Artikel 4 - Kommissioner . 5

1. Oprettelse . 5

2. Sammensætning . 5

3. Udnævnelse af medlemmer . 5

4. Varighed af medlemmernes mandat . 5

5. Kommissionspræsidium . 5

KAPITEL II

UDVALGETS FUNKTION

Artikel 5 - Plenarmøder . 6

Artikel 6 - Indkaldelse af Udvalget . 6

1. Indkaldelse efter begæring fra Europa-Kommissionen . 6

2. Indkaldelse efter begæring fra et flertal af Udvalgets medlemmer . 6

3. Indkaldelse efter anmodning fra andre medlemmer af Udvalget . 6

Artikel 7 - Skriftlig rådslagning . 6

Artikel 8 - Dagsorden . 6

1. Fastsættelse af dagsordenen . 6

2. Forslag til dagsordenen . 7

Artikel 9 - Indkaldelsesfrist - Uopsættelighedsprocedure . 7

Artikel 10 - Forberedende arbejder i kommissionerne . 7

1. Det kommissionerne tildelte mandat . 7

2. Kommissionspræsidiernes kompetence . 7

Artikel 11 - Afholdelse af kommissionsmøder . 8

1. Formandskab . 8

2. Beslutningsdygtighed og afstemning . 8

3. Stedfortrædere . 8

4. Tekniske rådgivere . 8

5. Deltagelse af personer, som ikke er medlemmer af kommissionen . 8

6. Deltagelse af sagkyndige . 8

7. Resultater af kommissionens arbejde . 8

Artikel 12 - Afholdelse af Udvalgets plenarmøder . 9

1. Deltagelse af andre personer end medlemmer . 9

2. Beslutningsdygtighed . 9

3. Forfald - Repræsentation . 9

4. Formandskab . 9

5. Offentliggørelse af mødedokumenter . 10

6. Forslag til forretningsordenen . 10

7. Drøftelse af resultater af kommissionernes arbejde . 10

8. Fremsættelse af ændringsforslag og forslag til udtalelse eller beslutning . 10

9. Henvisning til kommissionen . 10

10. Afstemning . 10

11. Afslutning . 11

Artikel 13 - Mødedokumenter . 11

1. Betænkninger, udtalelser og beslutninger . 11

2. Referat . 11

3. Godkendelse af referatet . 11

Artikel 14 - Sekretariatet . 11

KAPITEL III

FORSKELLIGE BESTEMMELSER

Artikel 15 - Fravær af længere varighed . 12

Artikel 16 - Ændring af forretningsordenen . 12

KAPITEL I DET RÅDGIVENDE UDVALGS OPBYGNING

Artikel 1

Regnskabsåret

Udvalgets virksomhed er inddelt i ét-årige perioder; formandsmandatets varighed svarer til regnskabsårets.

Hvis genvalg af Udvalgets medlemmer ikke finder sted inden periodens udløb, kan regnskabsårets varighed og præsidiets beføjelser forlænges, indtil det nye præsidium er nedsat.

Artikel 2

Alderspræsidium

Det første plenarmøde i hvert regnskabsår afholdes efter indkaldelse fra aldersformanden eller, i tilfælde af forfald, det ældste medlem højst fire uger efter regnskabsårets udløb eller efter Udvalgets nybesættelse.

Dette første plenarmøde ledes af det ældste af de tilstedeværende medlemmer i egenskab af aldersformand.

Han bistås af de fire yngste tilstedeværende medlemmer som sekretærer. Disse fem medlemmer udgør alderspræsidiet.

Alderspræsidiet fungerer, indtil sidste resultat af valget til Udvalgets præsidium er bekendtgjort. Dette valg foretages ved første plenarmøde i hvert regnskabsår.

Ved åbningen af det første plenarmøde, som følger på valget af udvalgets medlemmer, forelægger aldersformanden Udvalget lister over de medlemmer, som er udnævnt af Rådet for Den Europæiske Union.

Artikel 3

Præsidium

1. Sammensætning

Udvalgets præsidium består af en formand, to næstformænd og tolv andre medlemmer af Udvalget (1).

Hvis der ikke gøres indsigelse fra Udvalget med et flertal på to tredjedele af dets medlemmer, vælges formanden successivt blandt de medlemmer, som repræsenterer producenter, arbejdstagere samt forbrugere eller forhandlere, skiftevis inden for kul- og stålsektoren (2).

Der vælges en næstformand inden for hver af de kategorier, som formanden ikke tilhører.

De forskellige kategorier skal sikres en ligelig repræsentation i Udvalgets præsidium.

Hver gang præsidiet skønner det nødvendigt, anmoder det de kommissionsformænd, som har interesse i et eller flere af de på dagsordenen opførte punkter, om at deltage i dets møder.

2. Valg

Formanden vælges ved hemmelig afstemning, ved første og anden afstemning med absolut flertal af Udvalgets medlemmer, ved tredje afstemning med flertallet af de afgivne stemmer, og i tilfælde af stemmelighed bliver den ældste kandidat erklæret valgt.

De øvrige medlemmer af Udvalgets præsidium vælges efter samme regler, men valg af disse behøver ikke at give anledning til særskilte valg.

De afgivne stemmesedler er ugyldige, hvis de bærer flere navne, end der - for hver enkelt afstemning - er poster at besætte, og skal være i overensstemmelse med de regler, der er fastsat om sammensætning af Udvalgets præsidium.

Stemmeafgivelsen ved den hemmelige afstemning finder sted ved navneopråb, og afstemning ved fuldmagt er ikke tilladt.

Aldersformanden kan høre Udvalget om betimeligheden af - som en fravigelse af de ovennævnte bestemmelser - af afholde valg til Udvalgets præsidium ved håndsoprækning. En sådan fremgangsmåde skal vedtages enstemmigt.

De nævnte retningslinjer for anvendelse af ovennævnte bestemmelser fastsættes af alderspræsidiet.

3. Mandatets varighed og beføjelser

Udvalgets præsidium fungerer til åbningen af det første plenarmøde i det følgende regnskabsår.

Udvalgets præsidium har alle beføjelser til at føre forsædet under Udvalgets arbejde, til at tilrettelægge og lede dets virksomhed under de betingelser, der er fastsat i nærværende forretningsorden og i overensstemmelse med traktaten.

Præsidiet varetager de eksterne forbindelser inden for rammerne af og under de betingelser, der er fastsat af Udvalget.

Udvalgets præsidium træder sammen efter indkaldelse fra formanden enten i embeds medfør eller efter anmodning fra tre af dets medlemmer.

I tilfælde af stemmelighed ved afgørelser i Udvalgets præsidium henvises den pågældende beslutning til Udvalget.

Næstformændene træder i formandens sted i tilfælde af forfald. Udvalgets præsidium fastsætter på sit første møde rækkefølgen i tilfælde af forfald. Er begge næstformænd fraværende, fungerer det ældste af præsidiets medlemmer som formand.

I tilfælde af et præsidiemedlems tilbagetræden eller død anmoder præsidiet den kategori, som dette medlem tilhørte, om at foreslå en kandidat til nyudnævnelse til posten.

Udvalgets præsidium kan pålægge formanden i samarbejde med sekretariatet at udføre de opgaver, der påhviler det.

Artikel 4

Kommissioner

1. Oprettelse

Udvalget kan af sin midte oprette permanente eller særlige kommissioner, hvis antal af medlemmer principielt er begrænset til 48.

I tilfælde af uopsættelighed kan der af formanden nedsættes særlige kommissioner med samtykke fra et flertal af præsidiets medlemmer.

Fremgangsmåden ved udnævnelse af medlemmer til de permanente eller særlige kommissioner er fastat i efterfølgende stk. 3.

2. Sammensætning

Udvalgets medlemmer kan udnævnes til medlemmer af de permanente eller særlige kommissioner.

Hvis der ikke træffes anden beslutning, som skal godkendes af Udvalget, skal de permanente eller særlige kommissioners sammensætning sikre de forskellige kategoriers proportionale repræsentation.

3. Udnævnelse af medlemmer

De permanente eller særlige kommissioners medlemmer udnævnes af Udvalget.

Ethvert udvalgsmedlem kan lade sig opstille som kandidat. Forslagene forelægges Udvalget af dettes præsidium.

I tilfælde af uopsættelighed kan medlemmerne af de særlige kommissioner udnævnes af formanden efter forslag fra præsidiets medlemmer, der hver repræsenterer deres kategori.

Hvis der i løbet af et regnskabsår bliver en plads ledig i den permanente eller særlige kommission på grund af et udvalgsmedlems mandatsnedlæggelse eller dødsfald, besættes denne plads uden videre af dette medlems efterfølger, og uden hensyn til bestemmelserne fastsat i første afsnit af dette stykke.

4. Varighed af medlemmernes mandat

Mandatet for medlemmerne af de permanente kommissioner ophører med det regnskabsår, inden for hvilket de er blevet valgt.

Mandatet for medlemmerne i de særlige kommissioner ophører, når formanden for Udvalget fastslår, at Udvalget endeligt har afsluttet behandlingen af de spørgsmål, for hvilke de særlige kommissioner er blevet oprettet.

5. Kommissionspræsidium

Kommissionsarbejderne forberedes og ledes af kommissionspræsidiet.

Et kommissionspræsidium består af mindst tre og højst 15 medlemmer af kommissionen.

Kommissionerne udpeger på det første plenarmøde i hvert regnskabsår deres formænd, og på kommissionens første møde de to næstformænd samt de øvrige medlemmer af præsidiet.

Kommissionens medlemmer må ved konstitueringen af kommissionspræsidiet tage hensyn til den proportionale repræsentation af de forskellige kategorier i Udvalget, bortset fra særlige ordninger kategorierne imellem.

KAPITEL II UDVALGETS FUNKTION

Artikel 5

Plenarmøder

Udvalgets betænkninger vedtages, og udtalelser og beslutninger udarbejdes og vedtages under plenarforsamlingen med undtagelse af det tilfælde, der er fastsat i artikel 7, hvor rådføringen foretages skriftligt.

Udvalget holder plenarmøde under de ordinære eller ekstraordinære mødeperioder.

Mødekalender for de almindelige plenarmøder fastsættes af Udvalget under første plenarmøde i hvert regnskabsår.

Medlemmerne sidder i alfabetisk rækkefølge.

Artikel 6

Indkaldelse af udvalget

1. Indkaldelse efter begæring fra Europa-Kommissionen

Formanden indkalder Udvalget for at træffe afgørelser om fastlagte spørgsmål, efter at der er fremsat begæring herom fra Europa-Kommissionen.

Anmodningen fra Europa-Kommissionen tilstilles Udvalgets præsidium.

2. Indkaldelse efter begæring fra et flertal af Udvalgets medlemmer

Hvis et flertal af Udvalgets medlemmer anmoder herom, kan formanden indkalde Udvalget for at forhandle om fastlagte spørgsmål.

3. Indkaldelse efter anmodning fra andre medlemmer af Udvalget

Hvis en kategori enstemmigt eller én tredjedel af Udvalgets medlemmer anmoder om indkaldelse af Udvalget til drøftelse af fastsatte spørgsmål, forhører Udvalgets præsidium sig hos Europa-Kommissionen, om denne på sin side kan understøtte denne anmodning. Efter at være bekendt med Kommissionens udtalelse beslutter Udvalgets præsidium, hvad der videre skal ske med anmodningen.

Artikel 7

Skriftlig rådslagning

Hvis de frister, der er tilstået efter rådslagning med Udvalget, ikke tillader opsættelse til førstkommende ordinære plenarmøde, kan Udvalgets præsidium enten indkalde til ekstraordinært plenarmøde eller - hvis det skønner, at Udvalget efter al sandsynlighed at dømme vil godkende forslaget fra Europa-Kommissionen - foreslå, at rådslagningen gives skriftligt, dog på betingelse af, at to tredjedele af præsidiets medlemmer udtrykker ønske herom.

Forslaget offentliggøres for medlemmerne af Det Rådgivende Udvalg. Offentliggørelsen indeholder ligeledes angivelse af datoen for et ekstraordinært plenarmøde i tilfælde af, at mindst 15 medlemmer af Udvalget gør indsigelse mod skriftlig rådslagning eller kræver ekstraordinært plenarmøde.

Gør mindst 15 medlemmer af Udvalget indsigelse mod skriftlig rådslagning, eller forlanger de et ekstraordinært plenarmøde afholdt, bortfalder den skriftlige rådslagning tillige med samtlige udtalelser, som medlemmer af Udvalget måtte have afgivet i forbindelse med denne rådslagning.

Et ekstraordinært plenarmøde skal afholdes således, at den frist, der er fastsat af Europa-Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i traktaten for forelæggelse af en udtalelse, kan overholdes selv i tilfælde af afslag på den skriftlige rådslagning.

Hvis mindst 15 medlemmer af Udvalget anmoder om ekstraordinært plenarmøde, meddeler formanden pr. brev eller på anden måde alle medlemmer, at det plenarmøde, som de har fået en betinget indbydelse til, virkelig vil finde sted. Ved et sådant ekstraordinært plenarmøde finder bestemmelsen om beslutningsdygtighed i artikel 12, stk. 2, første punktum, ikke anvendelse.

Artikel 8

Dagsorden

1. Fastsættelse af dagsordenen

Dagsordenen fastsættes af Udvalgets præsidium mindst tre uger før plenarmødet, medmindre det drejer sig om anvendelse af proceduren for uopsættelighed i henhold til artikel 9. Den tilstilles øjeblikkeligt Udvalgets medlemmer såvel som Europa-Kommissionen.

Endvidere kan dagsordenen ændres på anmodning fra Europa-Kommissionen eller efter forslag fra Udvalgets præsidium.

Kun de spørgsmål, der vedrører anmodninger om indkaldelse i henhold til artikel 6, såvel som forslag vedtaget af Udvalget i henhold til nedennævnte stk. 2, kan optages på dagsordenen.

2. Forslag til dagsordenen

Et forslag om optagelse af et bestemt spørgsmål på dagsordenen med henblik på drøftelse kan indbringes ved et plenarmøde. Det skal være underskrevet af femten udvalgsmedlemmer. Det skal tilstilles formanden inden det præsidiemøde, som afholdes forud for plenarmødet. I undtagelsestilfælde kan et forslag forelægges under plenarmødet, såfremt det fremkommer som en følge af debatten.

Præsidiet forelægger forslaget for Udvalget tillige med sin udtalelse om Udvalgets beføjelser og det formålstjenlige i en debat om det rejste spørgsmål. Hvis forslaget vedtages af et flertal af Udvalgets medlemmer, optages den foreslåede forespørgsel på dagsordenen for næste plenarmøde, medmindre mindst halvdelen af Udvalgets medlemmer anmoder om øjeblikkelig drøftelse.

Artikel 9

Indkaldelsesfrist - Uopsættelighedsprocedure

1. Tidspunkter for plenarmødet skal fastsættes således, at de tidsfrister, der er fastsat af Europa-Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i traktaten om forelæggelse af udtalelser, kan overholdes. Dog skal der under alle omstændigheder afholdes et plenarmøde inden for de følgende fire uger, når der foreligger en forskriftsmæssig anmodning om indkaldelse.

2. Uopsættelighed besluttes enten af formanden på grund af den tidsfrist, der er fastsat af Europa-Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i traktaten, eller af Udvalget efter forslag fra Udvalgets præsidium.

I de tilfælde af uopsættelighed, der er besluttet af formanden, har denne beføjelser til øjeblikkeligt og uden forudgående rådslagning med Udvalgets præsidium at træffe alle forholdsregler - med undtagelse af oprettelse af en særlig kommission og udpegelse af dennes medlemmer - der forekommer ham nødvendige, for at Udvalget kan afgive en udtalelse. Han underretter dog medlemmerne af Udvalgets præsidium om sådanne forholdsregler.

Artikel 10

Forberedende arbejder i kommissionerne

1. Det kommissionerne tildelte mandat

Plenarmøderne forberedes af formanden i samarbejde med de øvrige medlemmer af Udvalgets præsidium.

Udvalgets præsidium kan udvirke en forudgående behandling i en kommission af ethvert spørgsmål, før det forelægges plenarforsamlingen til drøftelse. Hvis denne behandling ikke skønnes nødvendig, kan Udvalgets præsidium vælge en ordfører og pålægge denne at forelægge spørgsmålet for plenarforsamlingen.

Hvis der ikke foreligger udvalgsbeslutning, tilkommer det præsidiet at vurdere, om spørgsmålet falder ind under en allerede bestående permanent kommissionens område eller under en særlig kommission. Er det sidste tilfældet, oprettes en kommission i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 4.

På Udvalgets præsidium vegne bekendtgør formanden de punkter for Udvalgets præsidium, der skal være genstand for behandling i kommissionen, og fastsætter eventuelt de tidsfrister, inden for hvilke denne skal være afsluttet.

Udvalgets præsidium påser overholdelsen af tidsfristerne og får principielt meddelelse om den behandling, der har fundet sted i kommissionen inden forelæggelse for Udvalget.

Kommissionerne drøfter ikke emner i fællesskab. Dog kan Udvalgets præsidium, hvis det skønner, at et spørgsmål ikke udelukkende falder ind under en enkelt kommissions kompetence, og at der ikke er grundlag for oprettelse af en særlig kommission, anmode to eller flere præsidier om, enten at de pågældende kommissioner under disse forhandler i fællesskab, eller at de selv samles, efter at der er forhandlet særskilt inden for de enkelte kommissioner, for at tilvejebringe et samlet dokument til forelæggelse for plenarforsamlingen.

2. Kommissionspræsidiernes kompetence

Kommissionspræsidiet fastsætter datoen og dagsordenen for kommissionsmøderne inden for rammerne af den meddelelse, som er tilstillet det af Udvalgets præsidium.

Dagsordenen skal, bilagt de nødvendige dokumenter, tilsendes kommissionernes medlemmer på Fællesskabernes officielle sprog mindst otte dage før hvert møde. Ligeledes skal den som oplysning tilsendes Europa-Kommissionen samt de udvalgsmedlemmer, der ikke sidder i en kommission.

Kommissionspræsidiet udpeger inden for kommissionen en eller flere ordførere til plenarmødet, samt eventuelt et redaktionsudvalg til at bistå denne eller disse.

Kommissionspræsidiet kan ligeledes udpege udvalgsmedlemmer, der ikke sidder i kommissionen, til ordfører, hvis disse er indforstået hermed.

Kommissionspræsidiet tilvejebringer i påkommende tilfælde de dokumenter, der er nødvendige for at iværksætte kommissionsarbejdet.

Artikel 11

Afholdelse af kommissionsmøder

1. Formandskab

Kommissionsmøderne ledes af formanden for kommissionen eller, i tilfælde af forfald, af en af næstformændene.

2. Beslutningsdygtighed og afstemning

Principielt er der ikke grund til afstemning inden for kommissionen. Finder en ekstraordinær afstemning sted, kan kun kommissionsmedlemmerne og disses stedfortrædere afgive stemmer. Sidstnævnte skal have status som udvalgsmedlemmer. Der kan under ingen omstændigheder finde afstemning sted i kommissionen, hvis ikke kommissionen er beslutningsdygtig i afstemningsøjeblikket.

Kommissionen er beslutningsdygtig, når antallet af tilstedeværende med stemmeret udgør mindst halvdelen af det samlede antal kommissionsmedlemmer.

3. Stedfortrædere

Ethvert kommissionsmedlem, der er forhindret i at deltage i et møde, kan efter at have givet meddelelse herom til Udvalgets sekretariat, som derefter underretter kommissionens formand, lade sig repræsentere ved en stedfortræder, der enten skal være et andet udvalgsmedlem - til hvem han kan overdrage sin stemmeret - eller en person, der ikke er medlem af Udvalget.

Stedfortræderens mandat er udtrykkeligt begrænset til det møde, hvortil han er udpeget. Stedfortræderen har under forhandlingen samme rettigheder som sin fuldmagtsgiver. Dog kan en stedfortræder, der ikke er medlem af Udvalget, ikke afgive stemme. I tilfælde af afstemning kan han anmode en af kommissionens medlemmer om at gøre sin fuldmagtsgivers stemmeret gældende.

4. Tekniske rådgivere

Ethvert medlem af en kommission og ethvert udvalgsmedlem, der er udpeget som stedfortræder for et fraværende kommissionsmedlem, kan - efter at have givet meddelelse herom til Udvalgets sekretariat, som derefter underretter formanden - under kommissionens møder lade sig bistå af en konsulent, der er særlig kvalificeret inden for de spørgsmål, der skal drøftes.

5. Deltagelse af personer, som ikke er medlemmer af kommissionen

Ethvert udvalgsmedlem kan deltage i møder i de kommissioner, han ikke selv sidder i.

Medlemmerne af Europa-Kommissionen har adgang til kommissionens møder og kan tage ordet, hvis de ønsker det. De kan lade sig bistå af eller repræsentere ved de embedsmænd, de udpeger.

Kommissionens møder er ikke offenlige. Ved en kommissionsbeslutning, vedtaget af et flertal af de tilstedeværende medlemmer, kan visse spørgsmål, som er forelagt til behandling, erklæres fortrolige.

6. Deltagelse af sagkyndige

Kommissionspræsidiet kan selv eller efter forslag fra kommissionen indkalde personer med særlig fagkundskab ved behandlingen af de spørgsmål, der foreligger. Disse personer kan indbydes til enten at deltage i kommissionens arbejder eller til at blive hørt af denne om særlige punkter.

7. Resultater af kommissionens arbejde

Resultaterne af kommissionens arbejde skal af kommisionspræsidiet fremsendes til Udvalgets præsidium inden for de tidsfrister, dette har fastsat, til forelæggelse for plenarforsamlingen.

Hvis resultaterne er meddelt i et dokument, skal dette dokument - alt efter det behandlede spørgsmåls karakter - forelægges enten i form af en kommissionsbetænkning, et udkast til betænkningen eller i form af et udkast til udtalelse eller beslutning af Udvalget.

Dette dokument skal i så vid udstrækning som muligt bilægges kommissionens arbejdsdokumenter. Disse omfatter dokumenter fra høringer, foretaget i kommissionen, såvel som undersøgelser anstillet af denne og de oplysninger, der er indsamlet, ligeledes protokol fra drøftelser i kommissionen samt eventuelt dokumentet, tilstillet af Europa-Kommissionen.

Udvalgets præsidium kan anmode en kommission om en ny behandling, hvis det skønner, at resultaterne af et arbejde ikke er tilstrækkelige til at give anledning til endelig drøftelse i plenarforsamlingen.

Artikel 12

Afholdelse af Udvalgets plenarmøder

1. Deltagelse af andre personer end medlemmer

Plenarmøderne er ikke offentlige. Ved beslutningen fra Udvalget vedtaget af et flertal af de tilstedeværende medlemmer, kan visse spørgsmål, som kommer til behandling, erklæres fortrolige.

I plenarmøderne kan kun deltage:

a) medlemmerne af Europa-Kommissionen og embedsmænd, udpeget af denne

b) personer, som i medfør af denne artikels stk. 3 er godkendt til at repræsentere et medlem, der er forhindret af tvingende omstændigheder, som der på behørig vis er gjort rede for

c) medlemmer af Udvalgets sekretariat, og

d) undtagelsesvis andre personer på grundlag af en præsidiumsafgørelse med henblik på et nærmere bestemt formål.

Medlemmerne af Europa-Kommissionen eller embedsmænd udpeget af disse, kan tage ordet, hvis de udtrykker ønske derom, eller anmode om at give det til de embedsmænd, som ledsager dem.

2. Beslutningsdygtighed

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mere end halvdelen af dets medlemmer er til stede.

Hvis det til beslutningsdygtighed krævede antal medlemmer ikke er til stede, afholder Udvalget et arbejdsmøde.

I tilfælde af at Det Rådgivende Udvalg ikke er beslutningsdygtigt, når det af Europa-Kommissionen får forelagt en anmodning om udtalelse eller høring, og såfremt det opfordres til at stemme om en udtalelse eller en resolution, indkaldes der inden for ti dage til et nyt møde, ved hvilket der med retsvirkning forhandles om det samme spørgsmål, uanset antallet af de tilstedeværende medlemmer.

3. Forfald - Repræsentation

Ethvert udvalgsmedlem, der er forhindret i at deltage i et plenarmøde, kan pr. brev eller på anden måde fremsende formanden sin udtalelse til de punkter, der er opført på dagsordenen. En sådan skriftlig udtalelse bilægges i sin fulde ordlyd det analytiske referat.

Ethvert udvalgsmedlem, der af tvingende omstændigheder, som der på behørig vis er gjort rede for, er forhindret i at deltage i et plenarmøde - med undtagelse af det første plenarmøde i hvert regnskabsår - kan rette en skriftlig, begrundet anmodning til formanden om at lade sig repræsentere som ordfører ved en person, der er udpeget af ham ved navns nævnelse, under Udvalgets behandling af et eller flere spørgsmål, der er opført på dagsordenen.

Formanden forelægger Udvalgets præsidium de anmodninger, som er blevet tilsendt ham. Udvalgets præsidium vurderer disse ud fra de motiver, der er gjort gældende, samt antallet af anmodninger fremsat i løbet af regnskabsåret af den pågældende for at drage nytte af den i nærværende stykkes andet afsnit fastsatte bestemmelse (3).

Formanden bekendtgør dernæst Udvalget med de anmodninger, der er godkendt af præsidiet, og fremlægger de motiver, der er gjort gældende.

Udvalget har ret til i sidste instans at forkaste anmodninger, hvor påberåbelsen af tvingende omstændigheder skønnes utilstrækkeligt begrundet.

Hvis anmodningen godkendes af Udvalget, giver formanden repræsentanten adgang til mødet, enten for at denne kan deltage i samtlige drøftelser, eller når de punkter på dagsordenen, hvortil han var udpeget, kommer til behandling.

Repræsentanten deltager i drøftelserne, men ikke i afstemninger.

4. Formandskab

Udvalgets plenarmøder ledes af formanden eller, i tilfælde af forfald, af det i overensstemmelse med artikel 3, stk. 3, sjette afsnit, udpegede medlem.

Formanden åbner, afbryder og afslutter møderne. Han påser, at forretningsordenen overholdes, opretholder god orden, giver ordet, erklærer drøftelserne for afsluttet, sætter til afstemning og meddeler afstemningsresultaterne. Han kan som medlem deltage i drøftelserne, hvis han i forvejen har tilkendegivet dette.

Udvalgets præsidium træder sammen så ofte det skønnes nødvendigt og afholder under alle omstændigheder før hvert plenarmøde et møde med det formål at tilrettelægge drøftelserne. Medmindre andet vedtages, varetager Udvalgets sekretær opgaverne som sekretær og stemmetæller ved plenarmødet.

5. Offentliggørelse af mødedokumenter

Plenarmødets dokumenter og i særdeleshed de dokumenter, der er tilstillet af Europa-Kommissionen, såvel som dokumenter, udfærdiget af kommissionerne, skal på Fællesskabernes officielle sprog tilsendes Udvalgets medlemmer mindst otte dage før hvert plenarmøde, undtagen ved fremgangsmåden om uopsættelighed, fastsat i artikel 9.

6. Forslag til forretningsordenen

Formanden giver straks - for en taletid af højst fem minutter - ordet til de medlemmer, der udtrykker ønske om at fremsætte forslag til forretningsordenen for at forlange nøje overholdelse af denne, eller for at opnå samtykke til en omstilling af punkterne på dagsordenen, afgrænsning af taletiden, afslutning af drøftelserne af det punkt, der foreligger til behandling, eller henvisning til et andet plenarmøde til drøftelse af det punkt, der skal behandles.

Formanden sætter straks forslaget til afstemning, hvis dette ikke giver anledning til diskussion. I modsat fald kan kun følgende tage ordet: Forslagsstilleren, én taler »for« og én taler »imod«, formanden og eventuelt ordføreren for den pågældende kommission.

Hvis det vedtages af flertallet af de tilstedeværende medlemmer, træder den bestemmelse, der foresloges til forretningsordenen, straks i kraft.

7. Drøftelse af resultater af kommissionernes arbejde

Kommissionen ordfører, hvem det er pålagt at underkaste det spørgsmål, der skal sættes på dagsordenen, en forudgående undersøgelse, udarbejder en redegørelse for kommissionens drøftelser og bekendtgør det dokument, der er tilvejebragt på dennes vegne.

Herefter diskuteres dokumentet i Udvalget.

8. Fremsættelse af ændringsforslag og forslag til udtalelse eller beslutning

Ethvert udvalgsmedlem kan fremsætte ændringsforslag til det dokument, der er tilvejebragt på kommissionens vegne, for så vidt som dette dokument foreligger i form af et udkast til betænkning, til udtalelse eller til beslutning af Udvalget.

Der kan ligeledes fremsættes forslag til udtalelse eller til beslutning.

Ændringsforslag skal som forslag til udtalelse eller til beslutning udfærdiges skriftligt og indgives til Udvalgets præsidium, før plenarmødet åbnes.

Under mødet skal disse fremsættes skriftligt og er kun gyldige, hvis de er en følge af en ændring af det dokument, der er under behandling, eller hvis de er underskrevet af mindst femten medlemmer af Udvalget. Det tilkommer altså formanden - enten under plenarmødet eller efter rådføring med Udvalgets præsidium - at afgøre, om disse ændringsforslag eller forslag til udtalelse eller beslutning skal drøftes øjeblikkeligt, eller om videre forhandling skal udsættes til en en senere dato.

9. Henvisning til kommissionen

Udvalget kan beslutte at henvise et spørgsmål, det ikke finder tilstrækkeligt behandlet, til kommissionen.

10. Afstemning

Kun Udvalgets medlemmer har stemmeret.

Ethvert medlem af Udvalget, der er forhindret i at deltage i et plenarmøde, kan overdrage sin stemmeret til et andet medlem af Udvalget. Hvert medlem af Udvalget må kun modtage to stemmefuldmagter. Stemmeoverdragelser er uden indflydelse på konstateringen af beslutningsdygtighed som omhandlet i stk. 2 i denne artikel.

Udvalgets afstemninger sker enten ved håndsoprækning, eller ved, at man enten rejser sig eller bliver siddende, eller ved navneopråb, med undtagelse af det tilfælde, der er fastsat i artikel 3, stk. 2. Afstemning sker i denne rækkefølge:

- tilstedeværende medlemmer

- stemmeoverdragelse: 1. stemme

- stemmeoverdragelse: 2. stemme.

Afstemning ved navneopråb afgøres af formanden. Den er obligatorisk, hvis femten tilstedeværende medlemmer anmoder herom. Afstemningen ved navneopråb sker i alfabetisk rækkefølge.

Formanden kan ligeledes lade foretage afstemning ved navneopråb om et spørgsmål, der allerede har været sat til afstemning ved håndsoprækning, eller ved at man enten rejser sig eller bliver siddende, hvis udfaldet af afstemningen er tvivlsomt, eller hvis han - i tilfælde, hvor der ikke opnås enstemmighed - finder det hensigtsmæssigt i referatet at opføre navnene på flertallets og på mindretallets medlemmer.

Et spørgsmål, der har givet anledning til afstemning på anden måde, kan underkastes afstemning ved navneopråb til endelig afgørelse, hvis der foreligger anmodning om øjeblikkelig afstemning ved navneopråb på grundlag af de i fjerde afsnit anførte betingelser.

11. Afslutning

På anmodning af formanden opfordres Udvalget til at udtale sig om at hæve mødet.

Efter afslutning af drøftelserne kan ingen længere få ordet, undtagen hvis det drejer sig om en kort forklaring til en stemmeafgivelse.

Artikel 13

Mødedokumenter

1. Betænkninger, udtalelser og beslutninger

Udvalgets betænkninger, udtalelser og beslutninger omdeles til Udvalgets medlemmer. De fremsendes til formanden for Europa-Kommissionen og formanden for Rådet for Den Europæiske Union. De kan bekendtgøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

De endelige udarbejdelse af disse dokumenter varetages - under kontrol af Udvalgets præsidium - af kommissionens ordfører eller plenarmødets sekretær.

Udtalelser og betænkninger bekendtgøres kun i den ordlyd, der har været genstand for afstemninger og er blevet vedtaget enstemmigt eller af et flertal af de afgivne stemmer, ligeledes anføres kun resultatet af de afstemninger, de har været genstand for.

Teksten, der har opnået et mindretal af stemmer, nævnes i mødereferatet med angivelse af stemmeresultatet.

2. Referat

Der udarbejdes for hvert af Udvalgets plenarmøde et referat, som underskrives af formanden samt plenarmødets sekretær.

Dette referat kan eventuelt vedlægges:

1) de til forståelse af drøftelserne nødvendige dokumenter

2) et analytisk referat af drøftelserne

3) de betænkninger, udtalelser eller beslutninger, der har været genstand for afstemning under plenarmødet, med angivelse af antal og fordeling af stemmer.

Referatet samt bilagene til dette fremsendes efter hvert plenarmøde - i overensstemmelse med artikel 19, stk. 5, i traktaten - til formanden for Europa-Kommissionen og formanden for Rådet for Den Europæiske Union.

Referatet samt bilagene til dette omdeles ligeledes til Udvalgets medlemmer.

Enhver anden udbredelse kan kun finde sted efter beslutning af Udvalget.

3. Godkendelse af referatet

Ved hvert plenarmødes begyndelse forelægger formanden Udvalget referatet fra foregående plenarmøde til godkendelse.

Referatet fra sidste plenarmøde for hvert mandat skal forelægges skriftligt for de medlemmer, hvis mandat kommer til ophør.

De nærmere retningslinjer for anvendelse af denne fremgangsmåde fastsættes af Udvalgets præsidium og træder i kraft i det øjeblikket, hvor fremgangsmåden anvendes.

Artikel 14

Sekretariatet

Udvalget råder over et sekretariat, som ledes af sekretæren. Denne udnævnes af Europa-Kommissionen med samtykke fra Udvalgets præsidium. Sekretæren bistås af de nødvendige medarbejdere for at sikre, at Udvalget og dets kommissioner fungerer bedst muligt.

Dette sekretariat er underlagt Udvalgets præsidium, repræsenteret ved formanden, som påser, at præsidiets beslutninger gennemføres.

Udvalgets præsidium træffer alle bestemmelser vedrørende sekretariatets organisation og arbejde.

KAPITEL III FORSKELLIGE BESTEMMELSER

Artikel 15

Fravær af længere varighed

Hvis et udvalgsmedlem, der indkaldes regelmæssigt, i seks måneder afholder sig fra at deltage i Udvalgets plenarmøder uden at have bedt om lov, kan præsidiet - efter at have anmodet det pågældende medlem om en redegørelse for fraværelsen - bekendtgøre denne omstændighed for formanden for Europa-Kommissionen og formanden for Rådet for Den Europæiske Union, for at der eventuelt kan udpeges en efterfølger til besættelse af vedkommende medlems stilling.

Præsidiet drøfter et medlems skriftlige anmodning om orlov samt et eventuelt forslag om hans repræsentant, som er uden stemmeret under fraværet, og afgiver indstilling til Udvalget.

Artikel 16

Ændring af forretningsordenen

Bestemmelserne i nærværende forretningsorden kan ændres af Udvalget på forslag af dettes præsidium eller af mindst en tredjedel af Udvalgets medlemmer.

Enhver ændring af nærværende forretningsorden skal vedtages i plenarforsamlingen af et flertal på mindst to tredjedele af Udvalgets medlemmer.

(1) Enhver ikke nærmere præciseret henvisning til formanden vedrører i nærværende forretningsorden formanden for Udvalget.

(2) Medlemmerne fordeler sig på følgende tre kategorier:

- producenter

- arbejdstagere

- forbrugere og forhandlere.

(3) Ved møder, som varer en hel dag, er en deling på halvdagsbasis mellem medlem og repræsentant ikke mulig. Ved møder af to dages varighed kan medlemmet og hans repræsentant være til stede en dag hver.