Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Racisme og Fremmedhad (Wien) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med centrets svar

(2000/C 373/09)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Overvågningscenter for Racisme og Fremmedhad (herefter kaldet centret) i henhold til artikel 12, stk. 11, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97(1).

2. Retten har revideret centret regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Centrets direktør er i overensstemmelse med artikel 12, stk. 8, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12, stk. 12, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt. Der er imidlertid konstateret mange fejl i forbindelse med de underliggende transaktioner, hvilket især skyldes svagheder i det interne kontrolsystem (jf. punkt 8).

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE OVERVÅGNINGSCENTER FOR RACISME OG FREMMEDHAD (WIEN) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. Regnskabsårets bevillinger beløb sig til 3,9 millioner euro, heraf var der indgået forpligtelser for 2,8 millioner euro. Restbeløbet bortfaldt med undtagelse af 0,3 millioner euro, som blev fremført ved ikke-automatisk fremførsel. 1,8 millioner euro af forpligtelserne for 2,8 millioner euro var udbetalt, og 1,0 million euro var fremført til det følgende regnskabsår. Disse fremførsler vedrørte hovedsageligt de administrative udgifter (løsøre og edb-udstyr) og aktionsudgifterne (tilrettelæggelse af konferencer). I betragtning af, at mere end en tredjedel af forpligtelserne blev fremført, burde centret føre nøjere tilsyn med sine aktioner, så fremførslerne mindskes.

Budgetregnskab og almindeligt regnskab

6. Centret har ført sit budgetregnskab ved hjælp af regneark med alle de risici, et sådant system indebærer. Der er endnu ikke indført et edb-styret regnskabssystem til føring af det almindelige regnskab. Retten har desuden konstateret adskillige fejl i regnskaberne, som burde have været rettet, inden de afsluttedes. Centret bør straks indføre pålidelige og fuldstændige regnskabssystemer, som bør være i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk finansforvaltning, samtidig med at der bør tages højde for de forventede ændringer af lovgivningen og for omfanget af de transaktioner, der skal behandles.

Bogføring af moms

7. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(3), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer observatoriet til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende.

Kontrakter

8. Rettens gennemgang af regnskabsårets forpligtelser har vist, at de gældende regler ikke anvendes korrekt. I alt er 25 % af forpligtelserne, dvs. 0,7 millioner euro, behæftet med fejl. 0,2 millioner euro vedrører budgetafsnit I - Personale - (mangel på formelle kontrakter), 0,3 millioner euro vedrører budgetafsnit II - Administrative udgifter - (mangel på formelle kontrakter og markedsundersøgelser) og 0,2 millioner euro vedrører budgetafsnit III - Aktionsudgifter - (valget af kontrahenter var ikke hensigtsmæssigt, der var ikke udstedt rekvisitioner, eller der var fejl i dem).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. oktober 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 151 af 10.6.1997, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 12, stk. 10, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 er regnskabet over alle centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 10. marts 2000, sendt til observatoriets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 21. april 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

Tabel 1

Balance for regnskabsårene 1999 og 1998(1)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998(1)

>TABELPOSITION>

Svar centrets

5. Det er korrekt, at der er fremført mange betalinger. Dette skyldes hovedsageligt de vanskeligheder, der var forbundet med at påbegynde aktiviteter i første halvår af 1999 på grund af manglen på lokaler samt ansættelsesprocedurens varighed. Der er med det nye årlige arbejdsprogram foretaget de nødvendige ændringer, som er gældende fra begyndelsen af 2000.

6. På grund af den sene udpegelse af regnskabsføreren ved udgangen af 1999 er der først installeret computersystemer til regnskab og budgetregnskab i løbet af 2000. Ved valget af system blev der taget hensyn til de erfaringer, som andre af EU's decentraliserede organer har gjort, samt finansforordningens forventede udvikling.

7. Under udarbejdelsen af et udkast til ændring af sine finansielle gennemførelsesbestemmelser har centret taget højde for de tilpasninger, der er sket i momssystemet. Ændringerne vil blive forelagt bestyrelsen ved udgangen af 2000 efter forudgående underretning af Revisionsretten og GD for Finanskontrol.

8. - I 1999 var der ansat et antal vikarer på centret inden disse poster blev besat af tjenestemænd, og centret kan bekræfte, at der ikke blev udarbejdet nogen ad-hoc-kontrakter. I forbindelse med udgifterne under afsnit II blev der foretaget en markedsundersøgelse med henblik på IT-udstyr og møblering af lokalerne, og Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter afgav positiv udtalelse til centret.

- Angående udgifterne under afsnit III er det korrekt, at nogle projekter blev iværksat uden forudgående offentligt udbud, men de havde dog været forelagt ledelsen til godkendelse. Centret bekræfter også, at der var utilstrækkelig dokumentation for nogle projekter.

- Der er allerede truffet de nødvendige foranstaltninger for at undgå, at denne situation gentager sig fremover.