Kommissionens forordning (EF) nr. 438/2001

af 2. marts 2001

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af 21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for strukturfondene(1), særlig artikel 53, stk. 2,

efter høring af udvalget i traktatens artikel 147,

efter høring af Komitéen for Landbrugsstrukturerne og Udvikling af Landdistrikterne,

efter høring af Komitéen for Fiskeri- og Akvakulturstrukturer, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Ifølge artikel 38 i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne træffe en række foranstaltninger for at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

(2) Det er derfor nødvendigt, at medlemsstaterne yder tilstrækkelig vejledning vedrørende organiseringen af de relevante funktioner hos betalings- og forvaltningsmyndighederne som omhandlet i henholdsvis artikel 32 og 34 i forordning (EF) nr. 1260/1999.

(3) Ifølge artikel 38 i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne samarbejde med Kommissionen med henblik på at sikre, at de har velfungerende forvaltnings- og kontrolsystemer, og yde den al nødvendige bistand til at foretage kontrol, herunder stikprøvekontrol.

(4) For at harmonisere normerne for attestering af udgifter, for hvilke der anmodes om betalinger fra fondene i henhold til artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, er det nødvendigt at fastsætte indholdet af sådanne attester og at specificere arten og kvaliteten af de oplysninger, de skal baseres på.

(5) For at Kommissionen kan udføre kontrollen efter artikel 38, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne efter anmodning give den de oplysninger, som forvaltningsmyndighederne behøver for at opfylde forvaltnings-, overvågnings- og evalueringskravene i nævnte forordning. Det er nødvendigt at fastsætte indholdet af disse oplysninger og formatet og midlerne for transmission af edb-filer, når oplysningerne fremsendes elektronisk i overensstemmelse med forordningens artikel 18, stk. 3, litra e). Kommissionen skal sikre, at edb-data og andre data forbliver fortrolige og sikre.

(6) Kommissionens forordning (EF) nr. 2064/97 af 15. oktober 1997 om gennemførelse af Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 om detaljerede ordninger for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene(2), ændret ved forordning (EF) nr. 2406/98(3), skal afløses af en anden retsforskrift. Dens bestemmelser skal imidlertid forsat anvendes for interventioner bevilget i programmeringsperiode 1994-1999 i medfør af Rådets forordning (EØF) nr. 2052/88(4), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94(5).

(7) Denne forordning berører ikke de bestemmelser om kontrol på stedet i forbindelse med statsstøtte, der er fastsat i artikel 22 i Rådets forordning (EF) nr. 659/1999 af 22. marts 1999 om fastlæggelse af regler for anvendelsen af EF-traktatens artikel 93(6).

(8) Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(7).

(9) Bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/94 af 11. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebetaling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansieringen af strukturpolitikkerne, samt om oprettelse af et informationssystem på dette område(8) anvendes for støtte ydet ifølge forordning (EF) nr. 1260/1999, jf. denne forordnings artikel 54 og artikel 38, stk. 1, litra e).

(10) Denne forordning anvendes i overensstemmelse med princippet om subsidiaritet, som omhandlet i artikel 8, stk. 3, i forordning (EF) 1260/1999, og uden at det berører de institutionelle, retslige og finansielle systemers retsstilling i den pågældende medlemsstat, jf. nævnte forordnings artikel 34, stk. 1, sidste punktum.

(11) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Komitéen for Udvikling og Omstilling i Regionerne -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

KAPITEL I

Anvendelsesområde

Artikel 1

I denne forordning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner, som forvaltes af medlemsstaterne.

KAPITEL II

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 2

1. Medlemsstaterne sørger for, at forvaltnings- og betalingsmyndighederne samt de formidlende organer modtager en tilstrækkelig vejledning om de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er nødvendige for at sikre, at strukturfondene forvaltes økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med almindeligt anerkendte principper og standarder og især, at ansøgningerne om fællesskabsstøtte er korrekte, i overensstemmelse med lovgivningen og støtteberettigede.

2. I denne forordning forstås ved "formidlende organer" offentlige eller private organer eller tjenester, der handler under forvaltnings- eller betalingsmyndigheders ansvar eller udfører opgaver på deres vegne i forhold til endelige støttemodtagere eller de organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationerne.

Artikel 3

Forvaltnings- og betalingsmyndighedernes samt de formidlende organers forvaltnings- og kontrolsystemer skal, under hensyntagen til størrelsen af den forvaltede intervention, sikre:

a) en klar definition, en klar tildeling og, som er nødvendigt for at sikre forsvarlig økonomisk praksis, en tilstrækkelig adskillelse af funktionerne i den pågældende organisation

b) effektive systemer til sikring af, at funktionerne udføres på tilfredsstillende vis

c) for de formidlende organernes vedkommende, rapportering til den ansvarlige myndighed om udførelsen af deres opgaver og om, hvorledes de udføres.

Artikel 4

Forvaltnings- og kontrolsystemerne skal omfatte procedurer til kontrol af, om de medfinansierede produkter eller tjenester leveres og rigtigheden af de anmeldte udgifter, samt til sikring af, at betingelserne i den relevante kommissionsbeslutning i henhold til artikel 28 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og de gældende nationale regler og fællesskabsregler, især om udgifternes berettigelse til støtte fra strukturfondene under den pågældende intervention, offentlige udbud, statsstøtte (herunder reglerne om kumulering af støtte), miljøbeskyttelse og lige muligheder overholdes.

Procedurerne skal sikre, at der udarbejdes registreringer om kontrollerne med de enkelte operationer på stedet. Registreringerne skal give oplysning om det udførte arbejde, resultaterne af kontrollen og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til behandlingen af uoverensstemmelser. Er den fysiske eller administrative kontrol ikke fuldstændig, men gennemføres på grundlag af stikprøver, skal det i registreringerne anføres, hvilke operationer der har været undersøgt, og der skal gøres rede for udvælgelsesmetoden.

Artikel 5

1. Medlemsstaterne skal senest tre måneder efter godkendelsen af interventionen eller efter denne forordnings ikrafttræden, afhængigt af hvilken af disse to frister der falder sidst, for hver intervention underrette Kommissionen om forvaltnings- og betalingsmyndighedernes og de formidlende organers organisation, om de hos disse myndigheder og organer indførte forvaltnings- og kontrolsystemer og om forbedringer, der planlægges på grundlag af den i artikel 2, stk. 1, nævnte vejledning.

2. Meddelelsen skal indeholde følgende oplysninger for hver forvaltnings- og betalingsmyndighed og for hvert formidlende organ:

a) de funktioner, de er tildelt

b) funktionernes fordeling mellem og inden for deres tjenestegrene, herunder mellem forvaltnings- og betalingsmyndigheden, hvor de er samme organ

c) procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af anmodninger om godtgørelse af udgifter samt for anordning, gennemførelse og bogføring af betalinger til støttemodtagerne, og

d) de bestemmelser, der gælder for revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne.

3. Når der anvendes et fælles system for flere interventioner, kan der fremlægges en beskrivelse af dette.

Artikel 6

Kommissionen sikrer sig i samarbejde med medlemsstaten, at forvaltnings- og kontrolsystemerne som omhandlet i artikel 5 opfylder kravene i forordning (EF) nr. 1260/1999 og nærværende forordning, og de giver meddelelse om, hvilke hindringer disse systemer eventuelt medfører for en gennemskuelig kontrol af fondenes virksomhed og for Kommissionens udførelse af sine opgaver efter traktatens artikel 274. Systemernes virkemåde tages regelmæssigt op til fornyet overvejelse.

Artikel 7

1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.

2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der tillader:

a) afstemning af de samlede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de enkelte udgiftskonteringer og de bilag, der opbevares på de forskellige administrationsniveauer og hos de endelige støttemodtagere, og, hvor sidstnævnte ikke er de endelige modtagere af midlerne, hos de organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationer, og

b) kontrol af tildelingen og overførslerne af de disponible fællesskabsmidler og nationale midler.

Bilag I indeholder en vejledende beskrivelse af informationskravene til et tilstrækkeligt revisionsspor.

3. Forvaltningsmyndigheden sikrer sig følgende:

a) at der er procedurer til sikring af, at de dokumenter, der vedrører specifikke udgifter og betalinger under interventionen, og som er nødvendige til et tilstrækkeligt revisionsspor, opbevares i overensstemmelse med artikel 38, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1260/1999 og bilag I til nærværende forordning

b) at det registreres, hvilket organ der opbevarer dem, og hvor dette organ har adresse, og

c) at disse dokumenter stilles til rådighed for personer og organer, der normalt har beføjelse til at undersøge disse dokumenter.

Disse personer og organer er følgende:

i) det personale hos forvaltnings- og betalingsmyndigheden og de formidlende organer, der behandler betalingsanmodningerne

ii) de tjenestegrene, der foretager revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne

iii) den person eller afdeling hos betalingsmyndigheden, der skal attestere anmodninger om mellemliggende og endelige betalinger i henhold til artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, og den person eller afdeling, der udsteder erklæringen i henhold til artikel 38, stk. 1, litra f)

iv) bemyndigede fra nationale kontrolinstitutioner og Det Europæiske Fællesskab.

De kan forlange at få uddrag eller kopier af de i dette stykke omhandlede dokumenter eller regnskaber stillet til rådighed.

Artikel 8

Forvaltnings- eller betalingsmyndigheden fører regnskab over beløb, der skal tilbagebetales af allerede udbetalte fællesskabsmidler, og sikrer, at beløbene tilbagebetales uden ubegrundet forsinkelse. Efter inddrivelsen tilbagebetaler betalingsmyndigheden de inddrevne uretmæssige betalinger sammen med de påløbne morarenter ved at fradrage de pågældende beløb i sin næste udgiftsanmeldelse og betalingsanmodning til Kommissionen eller, hvis dette ikke er tilstrækkeligt, ved at foretage en tilbagebetaling til Fællesskabet. Betalingsmyndigheden sender en gang om året som bilag til den fjerde kvartalsrapport om tilbagebetalinger efter forordning (EF) nr. 1681/94 Kommissionen en opgørelse over de beløb, der endnu ikke er tilbagebetalt pr. denne dato, klassificeret efter det år, tilbagebetalingsproceduren er indledt.

KAPITEL III

Udgiftsattestering

Artikel 9

1. De attester for mellemliggende og endelige udgiftsanmeldelser, der omhandles i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, udstedes i den i bilag II foreskrevne form af en person eller afdeling under betalingsmyndigheden, der fungerer uafhængigt af de afdelinger, der godkender betalingsanmodninger.

2. Inden attestering af en given udgiftsanmeldelse sikrer betalingsmyndigheden sig, at følgende betingelser er opfyldt:

a) Forvaltningsmyndigheden og de formidlende organer har overholdt forordning (EF) nr. 1260/1999, særlig artikel 38, stk. 1, litra c) og e), og artikel 32, stk. 3 og 4, samt betingelserne i Kommissionens beslutning i medfør af samme forordnings artikel 28.

b) Udgiftsanmeldelsen vedrører kun udgifter:

i) som inden for støtteberettigelsesperioden som fastsat i beslutningen faktisk er blevet afholdt af den endelige støttemodtager i form af betalinger, som defineret i nr. 1.2, 1.3 og 2 i regel 1 i bilaget til Kommissionens forordning (EF) nr. 1685/2000(9) og dokumenteret ved kvitterede fakturaer eller regnskabsbilag med tilsvarende dokumentationsværdi

ii) der er afholdt for operationer, som er udvalgt til finansiering under den pågældende intervention i overensstemmelse med udvælgelseskriterierne og -procedurerne for den, og som har været omfattet af fællesskabsregler i hele den periode, som udgifterne er afholdt i, og

iii) i forbindelse med foranstaltninger, for hvilke al statsstøtte officielt er godkendt af Kommissionen, hvor det er relevant.

3. Med henblik på altid før fremsendelsen af udgiftsanmeldelsen til Kommissionen at vurdere, om kontrolsystemet og revisionssporet er tilstrækkelige, sikrer forvaltningsmyndigheden, at betalingsmyndigheden holdes underrettet om de af denne og af de formidlende organer anvendte procedurer til:

a) kontrol af leveringen af de medfinansierede produkter eller tjenester og efterprøvelse af rigtigheden af de afholdte udgifter

b) sikring af overholdelsen af de gældende regler

c) opretholdelsen af revisionssporet.

4. Når forvaltningsmyndigheden og betalingsmyndigheden er eller tilhører samme organ, sikrer dette organ, at der anvendes procedurer, der sikrer kontrol af en standard svarende til det, der er omhandles i stk. 2 og 3.

KAPITEL IV

Stikprøvekontrol af operationerne

Artikel 10

1. Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af operationerne baseret på en passende stikprøve, der skal være egnet til:

a) at kontrollere de indførte forvaltnings- og kontrolsystemers effektivitet

b) selektivt på basis af risikoanalyse at kontrollere udgiftsanmeldelserne afgivet på de forskellige niveauer.

2. Den kontrol, der udføres inden afslutningen af hver enkelt intervention, skal omfatte mindst 5 % af de samlede støtteberettigede udgifter og være baseret på et repræsenativt udvalg af de godkendte operationer udvalgt under hensyn til kravene i stk. 3. Medlemsstaterne bestræber sig på at fordele kontrollen jævnt over den pågældende periode. De foretager en passende adskillelse af opgaverne i forbindelse med sådanne kontroller og opgaverne i forbindelse med gennemførelses- eller udbetalingsprocedurerne vedrørende operationerne.

3. Ved udvælgelsen af de stikprøver af operationer, der skal kontrolleres, tages der hensyn til:

a) at en passende blanding af operationstyper og -størrelser skal kontrolleres

b) de risikofaktorer, der måtte være påvist ved den nationale kontrol eller fællesskabskontrollen

c) operationernes koncentration på bestemte formidlende organer eller bestemte endelige støttemodtagere, således at de vigtigste formidlende organer og endelige støttemodtagere underkastes mindst en kontrol inden afslutningen af hver intervention.

Artikel 11

Ved kontrollen søger medlemsstaterne at efterprøve følgende:

a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet

b) for et passende antal regnskabsposteringer, deres overensstemmelse med de bilag, som de formidlende organer, endelige støttemodtagere og de organer eller virksomheder, der gennemfører operationerne, ligger inde med

c) tilstedeværelsen af et tilstrækkeligt revisionsspor

d) for et passende antal udgiftsposter, at de pågældende udgifter med hensyn til art og afholdelsestidspunkt opfylder Fællesskabets bestemmelser og svarer til operationens godkendte specifikationer og de faktisk udførte arbejder

e) at operationens anvendelse eller påtænkte anvendelse er i overensstemmelse med den anvendelse, der er beskrevet i ansøgningen om Fællesskabets medfinansiering

f) at Fællesskabets finansielle bidrag ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 29 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og andre gældende fællesskabsbestemmelser, og at de er udbetalt til de endelige støttemodtagere uden fradrag eller uberettigede forsinkelser

g) at den korrekte nationale medfinansiering faktisk er stillet til rådighed

h) at de medfinansierede operationer er gennemført i overensstemmelse med Fællesskabets retsforskrifter og politikker som krævet efter artikel 12 i forordning (EF) nr. 1260/1999.

Artikel 12

Det skal ved kontrollen fastslås, om de konstaterede problemer er af systematisk art og indebærer en risiko for andre operationer, der gennemføres af samme endelige støttemodtager eller forvaltes af samme formidlende organ. Det skal også fastslås, hvad der er årsagerne til sådanne situationer, om der er behov for yderligere undersøgelser, og hvilke korigerende og forebyggende foranstaltninger der er nødvendige.

Artikel 13

Medlemsstaterne underretter senest den 30. juni hvert år og første gang senest den 30. juni 2001 Kommissionen om, hvorledes de har anvendt artikel 10 til 12 det foregående kalenderår, og fremsender desuden eventuelle nødvendige tilføjelser til eller ajourføringer af den beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer, de har fremsendt efter artikel 5.

Artikel 14

Dette kapitel finder tilsvarende anvendelse på beløb, der skal tilbagebetales, jf. artikel 8.

KAPITEL V

Erklæring ved interventionens afslutning

Artikel 15

Den person eller afdeling, der er udpeget til at udstede erklæringer om afslutning af interventionen, jf. artikel 38, stk. 1, litra f), i forordning (EF) nr. 1260/1999, er i sin funktion uafhængig i forhold til:

a) forvaltningsmyndigheden

b) den person eller afdeling i betalingsmyndigheden, der varetager udstedelsen af de attester, der omhandles i artikel 9, stk. 1

c) de formidlende organer.

Den skal udføre sin undersøgelse i overensstemmelse med internationalt anerkendte revisionsstandarder. Forvaltnings- og betalingsmyndighederne og de formidlende organer stiller alle nødvendige oplysninger til rådighed for den pågældende person eller afdeling, der også skal have adgang til de regnskaber og bilag, der er nødvendige til udfærdigelse af erklæringen.

Artikel 16

Erklæringerne baseres på en undersøgelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne og resultaterne af allerede foretagne kontroller, samt om nødvendigt en yderligere stikprøvekontrol af transaktionerne. Den person eller afdeling, der udsteder erklæringen, foretager alle nødvendige undersøgelser for at få rimelig sikkerhed for, at den attesterede udgiftserklæring er rigtig, og at de transaktioner, der ligger til grund for den, er lovlige og retmæssige.

Erklæringerne udfærdiges efter den vejledende model i bilag III og ledsages af en rapport med alle de relevante oplysninger, der ligger til grund for erklæringerne, herunder et resumé af resultaterne af alle kontroller, der er udført af nationale organer og fællesskabsorganer, og som var til rådighed for udstederen af erklæringen.

Artikel 17

Hvis det på grund af betydelige svagheder i forvaltningen eller kontrollen eller de konstaterede uregelmæssigheders hyppighed ikke er muligt som helhed at give en positiv udtalelse om korrektheden af anmodningen om betaling af restbeløbet og om attesten vedrørende den endelige betaling, omtales disse forhold i erklæringen, og der gives et skøn over problemets omfang og finansielle virkninger.

I dette tilfælde kan Kommissionen anmode om, at der foretages endnu en kontrol med henblik på konstatering og rettelse af uregelmæssighederne inden for en bestemt frist.

KAPITEL VI

Form og indhold af regnskabsoplysninger, der skal opbevares og meddeles Kommissionen efter anmodning

Artikel 18

1. De i bilag I beskrevne regnskaber vedrørende operationerne skal så vidt muligt opbevares datamatisk. De skal stilles til rådighed for Kommissionen efter anmodning fra denne med henblik på gennemførelse af dokumentkontrol og kontrol på stedet, uden at dette dog berører pligten til at meddele ajourførte finansieringsplaner i overensstemmelse med artikel 18, stk. 3, litra c), i forordning (EF) nr. 1260/1999 og finansielle oplysninger i overensstemmelse med artikel 32 i samme forordning.

2. Kommissionen aftaler med hver medlemsstat, hvilket indhold de datamatiserede regnskaber, der skal stilles til rådighed i overensstemmelse med stk. 1, skal have, hvorledes de skal fremsendes, og hvor lang tid der kræves til udvikling af det nødvendige edb-system, jf. den aftale, der omhandles i artikel 18, stk. 3, litra e), i forordning (EF) 1260/1999. Omfanget af de oplysninger, der kan kræves, og de tekniske specifikationer, der foretrækkes til overførsel af datafiler til Kommissionen, angives i bilag IV og V.

3. Medlemsstaterne fremsender efter skriftlig anmodning fra Kommissionen de i stk. 1 nævnte oplysninger til denne senest ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. En anden frist kan aftales mellem Kommissionen og medlemsstaten, især hvor oplysningerne ikke er til rådighed i datamatiseret form.

4. Kommissionen drager omsorg for, at de oplysninger, medlemsstaterne fremsender eller som Kommissionen indsamler under kontrolbesøg på stedet, opbevares fortroligt og sikkert i overensstemmelse med traktatens artikel 287 og Kommissionens regler om anvendelse af og adgang til information.

5. Under hensyn til de relevante nationale lovgivninger skal Kommissionens tjenestemænd have adgang til dokumenter, der er udarbejdet med henblik på eller efter kontrol i medfør af denne forordning, samt til opbevarede oplysninger, herunder i datamatiseret form.

KAPITEL VII

Almindelige og afsluttende bestemmelser

Artikel 19

Ved interventioner, hvor der er støttemodtagere i mere end én medlemsstat, skal de berørte medlemsstater indbyrdes aftale, hvorledes de kan træffe fælles foranstaltninger til at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning under hensyntagen til national lovgivning, og informere Kommissionen om de trufne foranstaltninger. Kommissionen og de berørte medlemsstater skal yde hinanden den nødvendige administrative bistand.

Artikel 20

Nærværende forordning berører hverken medlemsstaternes pligt ifølge forordning (EF) nr. 1260/1999 til at give Kommissionen de nødvendige oplysninger til, at den kan vurdere planerne, herunder oplysninger om foranstaltninger truffet til gennemførelse af artikel 34, stk. 1, i nævnte forordning, eller Kommissionens ret til at kræve yderligere oplysninger, før den træffer beslutning ifølge samme forordnings artikel 28.

Artikel 21

Denne forordning er ikke til hinder for, at medlemsstaterne anvender regler, der er strengere end foreskrevet i denne forordning.

Artikel 22

Forordning (EF) nr. 2064/97 ophæves.

Dens bestemmelser finder dog fortsat anvendelse på interventioner bevilget for programmeringsperioden 1994-1999 ifølge forordning (EØF) nr. 2052/88.

Artikel 23

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 2. marts 2001.

På Kommissionens vegne

Michel Barnier

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 1.

(2) EFT L 290 af 23.10.1997, s. 1.

(3) EFT L 298 af 7.11.1998, s. 15.

(4) EFT L 185 af 15.7.1988, s. 9.

(5) EFT L 337 af 24.12.1994, s. 11.

(6) EFT L 83 af 27.3.1999, s. 1.

(7) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(8) EFT L 178 af 12.7.1994, s. 43.

(9) EFT L 193 af 29.7.2000, s. 39.

BILAG I

VEJLEDENDE BESKRIVELSE AF INFORMATIONSKRAVENE TIL ET TILFREDSSTILLENDE REVISIONSSPOR (artikel 7)

Et tilstrækkeligt revisionsspor, som omhandlet i artikel 7, stk. 2, foreligger, når følgende er opfyldt for en given intervention:

1. Regnskaber ført på det rette forvaltningsniveau giver detaljerede oplysninger om de udgifter, som de endelige støttemodtagere og, hvor sidstnævnte ikke er de egentlige endelige modtagere af midlerne, de organisationer og virksomheder, der gennemfører operationerne, faktisk har afholdt for hver medfinansieret operation. Regnskaberne viser konteringsdatoen, beløbet for hver udgiftspost, bilagenes art og betalingsdato og -måde. De nødvendige bilag (f.eks. fakturaer) er vedlagt.

2. For udgiftsposter, der kun delvis vedrører den medfinansierede operation, er nøjagtigheden af udgifternes fordeling mellem den medfinansierede operation og andre operationer godtgjort. Det samme gælder udgiftstyper, der kun betragtes som støtteberettigede inden for visse grænser eller i forhold til andre omkostninger.

3. De tekniske specifikationer og finansieringsplanen for operationen, statusrapporter og dokumenterne vedrørende godkendelse af tilskuddet og udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurer såvel som beretninger om kontrollen af de tilvejebragte modydelser i form af økonomiske goder eller tjenesteydelser for den medfinansierede operation foreligger ligeledes på det rette forvaltningsniveau.

4. I anmeldelserne af faktiske afholdte udgifter i forbindelse med medfinansierede operationer til et formidlende organ, der udgør mellemled mellem den endelige støttemodtager henholdsvis den organisation eller virksomhed, der gennemfører operationen og betalingsmyndigheden, er de i punkt 1 nævnte oplysninger samlet i en detaljeret udgiftsopgørelse for hver operation, der omfatter alle individuelle udgiftsposter med henblik på beregning af det samlede attesterede beløb. De detaljerede udgiftsopgørelser udgør bilag til de formidlende organers regnskaber.

5. Formidlende organer fører regnskab for hver operation og for de samlede attesterede udgiftsbeløb for de endelige støttemodtagere. Formidlende organer, der rapporterer direkte til betalingsmyndigheden udpeget efter artikel 9, litra o), i forordning (EF) nr. 1260/1999, forelægger den en liste over de godkendte operationer for hver intervention, med en detaljeret identificering af hver operation og angivelse af den endelige støttemodtager, datoen for godkendelse af tilskuddet, de bevilgede og betalte beløb og udgiftsperioden og de samlede udgifter pr. foranstaltning og delprogram eller prioritet. Disse oplysninger udgør bilag til betalingsmyndighedens regnskaber og danner grundlag for udarbejdelsen af de udgiftsanmeldelser, der skal indgives til Kommissionen.

6. Når det drejer sig om endelige støttemodtagere, der rapporterer direkte til betalingsmyndigheden, udgør de i punkt 4 nævnte detaljerede udgiftsopgørelser bilag til regnskaberne hos betalingsmyndigheden, som er ansvarlig for udarbejdelsen af listen over medfinansierede operationer som omhandlet i punkt 5.

7. Når der er mere end ét formidlende organ mellem den endelige støttemodtager henholdsvis den organisation eller virksomhed, der gennemfører operationen, og betalingsmyndigheden, kræver hvert formidlende organ for sit ansvarsområde detaljerede udgiftsopgørelser fra organet under sig som bilag til sine egne regnskaber, på grundlag af hvilke den til organet over sig indgiver i det mindste en udgiftsoversigt for hver enkelt operation.

8. Ved datamatiseret overførsel af regnskabsoplysninger får alle berørte myndigheder og organer tilstrækkelige oplysninger fra det lavere niveau til at dokumentere deres regnskaber og de beløb, der rapporteres opad, således at der sikres et tilfredsstillende revisionsspor fra de totalbeløb, der attesteres over for Kommissionen, og ned til de enkelte udgiftsposter og bilagene for den endelige støttemodtager og de organer og virksomheder, der gennemfører operationerne.

BILAG II

>PIC FILE= "L_2001063DA.002802.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063DA.002901.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063DA.003001.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063DA.003101.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063DA.003201.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063DA.003301.EPS">

BILAG III

>PIC FILE= "L_2001063DA.003402.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063DA.003501.EPS">

BILAG IV

1. OPLYSNINGER OM OPERATIONERNE, DER EFTER ANMODNING SKAL STILLES TIL RÅDIGHED FOR KOMMISSIONEN TIL DOKUMENTKONTROL OG KONTROL PÅ STEDET

Der kan anmodes om nedennævnte data, idet det nøjagtige indhold aftales med medlemsstaten for den pågældende fond (Regionalfonden, Socialfonden, EUGFL, Udviklingssektionen, Fiskerifonden). Feltnumrene viser den foretrukne recordstruktur ved kompilering af datafiler til overførsel til Kommissionen(1).

A. DATA OM OPERATIONEN (ifølge beslutning om godkendelse af tilskud)

Felt 1 Det operationelle programs/enhedsprogrammeringsdokumentets CCI-kode: (se "Code commun d'identification")

Felt 2 Det operationelle programs/enhedsprogrammeringsdokumentets navn

Felt 3 Prioritetens (eller den tekniske bistands) kode

Felt 4 Prioritetens (eller den tekniske bistands) navn

Felt 5 Programkomponentens (foranstaltning, delforanstaltning, aktion osv.) kode

Felt 6 Programkomponentens (foranstaltning, delforanstaltning, aktion osv.) navn

Felt 7 Strukturfond

Felt 8 Betalingsmyndighed

Felt 9 Forvaltningsmyndighed

Felt 10 Formidlende organ eller -organer (ikke forvaltningsmyndigheden), som den endelige støttemodtager anmelder udgifter til

Felt 11 Operationens kode(2)

Felt 12 Operationens navn

Felt 13 Navnet på den region, hvor operationen er lokaliseret/gennemføres

Felt 14 Regionens kode

Felt 15 Kort beskrivelse af operationen

Felt 16 Begyndelsesdato for udgifternes støtteberettigelsesperiode

Felt 17 Slutdato for udgifternes støtteberettigelsesperiode

Felt 18 Myndighed, der har udstedt godkendelsen af tilskuddet(3)

Felt 19 Godkendelsesdato

Felt 20 Referencenummer for den endelige støttemodtager(4)

Felt 21 Referencenummer for den organisation eller virksomhed, der over for den endelige støttemodtager er ansvarlig for gennemførelsen af operationen (hvis det ikke er den endelige støttemodtager selv)

Felt 22 Valuta (hvis ikke i euro)

Felt 23 Operationens samlede udgifter(5)

Felt 24 Operationens samlede støtteberettigede udgifter(6)

Felt 25 Udgifter, der medfinansieres(7)

Felt 26 Fællesskabets bidrag

Felt 27 Fællesskabets bidrag i % (hvis registreres ud over felt 26)

Felt 28 National offentlig finansiering

Felt 29 National offentlig finansiering: statslig niveau

Felt 30 National offentlig finansiering: regionalt niveau

Felt 31 National offentlig finansiering: lokalt niveau

Felt 32 Anden national offentlig finansiering

Felt 33 Privat finansiering

Felt 34 EIB-finansiering

Felt 35 Anden finansiering

Felt 36 Intervention efter kategori og underkategori ifølge dette bilags punkt 3

Felt 37 Lokalisering i byområde/landdistrikt(8)

Felt 38 Virkninger for miljøet(9)

Felt 39 Virkninger for ligestillingen(10)

Felt 40 Indikator(11)

Felt 41 Indikatorens måleenhed

Felt 42 Indikatormåltal for operationen

B. ANMELDTE UDGIFTER FOR OPERATIONEN

Der kan anmodes om oplysninger alene vedrørende registreringerne af udgifter anmeldt af den endelige støttemodtager for hver operation (del 1). Efter aftale med medlemsstaten kan der anmodes om oplysninger vedrørende registreringer af individuelle betalinger foretaget af den endelige støttemodtager eller den organisation eller virksomhed, der gennemfører operationen, hvis det ikke er den endelige støttemodtager (del 2).

1. Udgifter anmeldt af den endelige støttemodtager til medtagelse i udgiftsanmeldelserne til Kommissionen

Felt 43 Operationens kode (= felt 11)

Felt 44 Operationens navn (= felt 12)

Felt 45 Anmodningens referencenummer

Felt 46 Udgifter anmeldt som berettigede til medfinansiering

Felt 47 Fællesskabets bidrag

Felt 48 Fællesskabets bidrag i % (hvis registreret ud over felt 47)

Felt 49 National offentlig finansiering

Felt 50 National offentlig finansiering: statsligt niveau

Felt 51 National offentlig finansiering: regionalt niveau

Felt 52 National offentlig finansiering: lokalt niveau

Felt 53 Anden national offentlig finansiering

Felt 54 Privat finansiering

Felt 55 EIB-finansiering

Felt 56 Anden finansiering

Felt 57 Navn på den organisation, der anmelder udgifter, hvis det ikke er den endelige støttemodtager(12)

Felt 58 Bogføringsdato (dato for oprettelse af record)(13)

Felt 59 Opbevaringssted for detaljerede bilag for den endelige støttemodtagers udgiftsopstilling(14)

Felt 60 Begyndelsesdato for den periode, i hvilken udgifterne er afholdt

Felt 61 Slutdato for den periode, i hvilken udgifterne er afholdt

Felt 62 Eventuelle indtægter, der er fratrukket de anmeldte udgifter

Felt 63 Eventuelle finansielle korrektioner, der er fratrukket fordringen

Felt 64 Udgifter anmeldt og attesteret af betalingsmyndigheden (euro)

Felt 65 Dato for betalingsmyndighedens udgiftsanmeldelse

Felt 66 Den eller de anvendte eurokurser(15)

Felt 67 Dato for eventuel kontrol på stedet

Felt 68 Organisation, der har udført kontrollen på stedet

Felt 69 Indikator(16) (= felt 40)

Felt 70 Indikatorens måleenhed (= felt 41)

Felt 71 Realiseringsgrad for operationens mål på anmeldelsestidspunktet (%)

Felt 72 Realiseringsgrad for operationens mål på anmeldelsestidspunktet sammenholdt med det planlagte fremskridt ifølge den oprindelige plan (%)

2. Data om individuelle betalinger foretaget af den endelige støttemodtager eller den organistion eller virksomhed, der gennemfører operationen (ifølge aftale)

Felt 73 Betalingens beløb

Felt 74 Betalingens referencenummer

Felt 75 Betalingsdato(17)

Felt 76 Bogføringsdato(18)

Felt 77 Opbevaringssted for detaljerede bilag for den endelige støttemodtagers betaling(19)

Felt 78 Betalingsmodtager (leverandør af økonomiske goder eller tjenesteydelser, virksomhed): navn

Felt 79 Betalingsmodtager: referencenummer

2. KLASSIFICERING AF INTERVENTIONSOMRÅDER

A. Interventionsområder

Nedenstående liste over strukturfondenes interventionsområder er baseret på artikel 36 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og opstillet til hjælp for Kommissionens tjenestegrene ved udarbejdelsen af rapporter om strukturfondenes virksomhed.

Sådanne oplysninger fordelt på kategorier vil blive brugt i årsrapporterne om strukturfondene og bidrage til en klar information om de forskellige fællesskabspolitikker, men er også nødvendige for, at Kommissionen kan besvare anmodninger om oplysninger fra de andre EF-institutioner, medlemsstaterne og offentligheden.

Denne fordeling på kategorier er et led i forvaltnings- og informationsaktiviteterne for programmerne og skal ikke erstatte inddelingen baseret på programmernes prioriteter eller særlige typer virkninger, der konstateres og måles ved evalueringerne.

Ved fastlæggelsen af strukturfondsprogrammernes foranstaltninger kan medlemsstaterne fortsat anvende en klassificering, der er mere velegnet ud fra deres nationale og regionale situation, eventuelt med udgangspunkt i Kommissionens klassifikation. Det er imidlertid vigtigt, at Kommissionen har mulighed for at udarbejde oversigter over fondenes aktiviteter på grundlag af de forskellige interventionsområder. Programtillægget bør derfor vise forbindelsen mellem den enkelte foranstaltning og den tilsvarende kategori på Kommissionens liste. Dette kan f.eks. gøres ved at anføre den relevante kode for hver foranstaltning eller ved at præcisere sammenhængen mellem de nationale koder og Kommissionens kategorier. Forbindelsen bør også fremgå af de årlige rapporter om gennemførelsen af programmerne.

Listen er ikke ny, eftersom den bygger på de 14 basiskategorier, der er anvendt for mål 1-programmerne i den foregående programmeringsperiode i forbindelse med additionalitetsredegørelsen.

B. Yderligere oplysninger

I forbindelse med den økonomiske forvaltning af operationerne har Kommissionen angivet, hvilken type oplysninger medlemsstaten skal fremlægge, dvs. om projektet:

1) gennemføres i a) et byområde eller b) et landområde eller c) ikke er geografisk afgrænset

2) a) hovedsagelig tager sigte på miljøet, b) er positivt for miljøet eller c) er neutralt i forhold til miljøet

3) a) hovedsagelig tager sigte ligestilling af mænd og kvinder, b) er positivt for ligestillingen eller c) er neutralt i forhold til ligestilling.

Adgangen til disse oplysninger i forbindelse med den finansielle forvaltning og kravet om anvendelse af nedenstående klassifikation vil gøre det muligt for Kommissionen at imødekomme EU-borgernes ønsker.

3. KLASSIFICERING

1. Erhvervslivet

11 Landbrug

111 Investeringer i landbrugsbedrifter

112 Unge landbrugeres etablering

113 Erhvervsuddannelse inden for landbrug

114 Forbedring af forarbejdningen og afsætningen af landbrugsprodukter

12 Skovbrug

121 Investeringer i skove

122 Forbedring af høst, forarbejdning og afsætning af skovbrugsprodukter

123 Fremme af nye muligheder for anvendelse og afsætning af skovbrugsprodukter

124 Etablering af sammenslutninger af skovbrugere

125 Genskabelse af produktionspotentialet i skove, som er blevet skadet ved naturkatastrofer, og indførelse af hensigtsmæssige beskyttelsesforanstaltninger

126 Skovrejsning på ikke-landbrugsarealer

127 Forbedring og bevarelse af den økologiske stabilitet i beskyttede skove

128 Erhvervsuddannelse inden for skovbrug

13 Fremme af tilpasningen og udviklingen af landdistrikterne

1301 Grundforbedring

1302 Jordfordeling

1303 Oprettelse af vikar- og driftskonsulentordninger

1304 Afsætning af kvalitetsprodukter fra landbruget

1305 Basale servicefaciliteter for erhvervslivet og befolkningen i landdistrikterne

1306 Renovering og udvikling af landsbyer samt beskyttelse og bevarelse af landdistrikternes kulturværdier

1307 Diversificering af aktiviteterne på landbrugsområdet og områder med nær tilknytning hertil, så der skabes flere eller alternative beskæftigelses- og indkomstmuligheder

1308 Forvaltning af landbrugets vandressourcer

1309 Udvikling og forbedring af den infrastruktur, der er forbundet med udvikling af landbruget

1310 Fremme af aktiviteter inden for turisme

1311 Fremme af håndværksaktiviteter i tilknytning til landbrug

1312 Miljøbeskyttelse i forbindelse med landbrug, skovbrug og landskabspleje og forbedring af dyrevelfærd

1313 Genopbygning af landbrugsproduktionspotentiale, som er blevet beskadiget ved naturkatastrofer, og indførelse af relevante forebyggende instrumenter

1314 Finansieringsteknik

14 Fiskeri

141 Justering af fiskeriindsatsen

142 Fornyelse og modernisering af fiskerflåden

143 Forarbejdning og afsætning af fiskerivarer salgsfremmende foranstaltninger

144 Akvakultur

145 Faciliteter i fiskerihavne og beskyttelse og udvikling af havressourcer

146 Socioøkonomiske foranstaltninger og støtte til midlertidig indstilling af aktiviteterne og anden finansiel kompensation

147 Professionel indsats, kystfiskeri af mindre omfang og indlandsfiskeri

148 Foranstaltninger finansieret af andre strukturfonde (EFRU, ESF)

15 Støtte til store virksomheder

151 Materielle investeringer (anlæg og udstyr, støtteordninger)

152 Miljøvenlig teknologi, ren og økonomisk energiteknologi

153 Virksomhedsrådgivning (inkl. internationalisering, eksport, miljøstyring og teknologiindkøb)

154 Sociale tjenesteydelser (pasning og pleje, sundhed og sikkerhed)

155 Finansieringsteknik

16 Støtte til SMV og håndværksvirksomheder

161 Materielle investeringer (anlæg og udstyr, støtteordninger)

162 Miljøvenlig teknologi, ren og økonomisk energiteknologi

163 Virksomhedsrådgivning (information, virksomhedsplanlægning, konsulenttjenester, marketing, ledelse, design, internationalisering, eksport, miljøstyring og teknologiindkøb)

164 Fælles tjenester for virksomheder (erhvervsparker, væksthuse, stimulering, salgsfremme, netværk, konferencer og messer)

165 Finansieringsteknik

166 Sociale og kulturelle tjenester (pasning og pleje, sundhed og sikkerhed og kulturelle aktiviteter)

167 Erhvervsuddannelse rettet mod SMV og håndværksvirksomheder

17 Turisme

171 Materielle investeringer (informationscentre, hoteller og restauranter og faciliteter)

172 Immaterielle investeringer (udvikling og tilrettelæggelse af turistprodukter, sportsaktiviteter, kulturelle aktiviteter og fritidsaktiviteter og kulturarv)

173 Fælles tjenester for turistsektorens virksomheder (inklusive salgsfremstød, netværk, konferencer og messer)

174 Erhvervsuddannelse inden for turisme

18 Forskning, teknologisk udvikling og innovation (FTUI)

181 Forskningsprojekter på universiteter og forskningsinstitutter

182 Innovation og teknologioverførsel, etablering af netværk og partnerskaber mellem virksomheder og/eller forskningsinstitutter

183 FTUI-infrastrukturer

184 Uddannelse af forskere

2. Menneskelige ressourcer

21 Arbejdsmarkedspolitik

22 Samfundsmæssig integration

23 Udvikling af almen uddannelse og erhvervsuddannelse (personer og virksomheder)

24 Forøgelse af arbejdsstyrkens fleksibilitet, iværksættervirksomhed, innovation, informations- og kommunikationsteknologi (personer og virksomheder)

25 Positive særforanstaltninger for kvinder på arbejdsmarkedet

3. Basisinfrastrukturer

31 Transportinfrastrukturer

311 Jernbaner

312 Veje

3121 Landeveje

3122 Regionale/lokale veje

3123 Cykelstier

313 Motorveje

314 Lufthavne

315 Havne

316 Indre vandveje

317 Bytransport

318 Multimodal transport

319 Intelligente transportsystemer

32 Telekommunikationsinfrastrukturer og informationssamfund

321 Basisinfrastrukturer

322 Informations- og kommunikationsteknologi (inkl. sikkerhed og forebyggelse af risici)

323 Tjenester rettet mod borgerne (sundhed, administration og uddannelse)

324 Tjenester rettet mod SMV (elektronisk handel, uddannelse og tilslutning til net)

33 Energiinfrastrukturer (produktion og distribution)

331 Elektricitet, gas, olie og fast brændsel

332 Vedvarende energikilder (solenergi, vindmølleenergi, vandkraft og biomasse)

333 Energieffektivitet, kraftvarmeværker og energikontrol

34 Miljøinfrastrukturer (inklusive vand)

341 Luft

342 Støj

343 By- og industriaffald (inklusive hospitalsaffald og farligt affald)

344 Drikkevand (opsamling, lagring, behandling og distribution)

345 Kloakering og rensning

35 Planlægning og sanering

351 Opgradering og renovering af industri- og militærområder

352 Byfornyelse

353 Fornyelse af landlige områder

354 Opretholdelse og restaurering af kulturarv

36 Sociale infrastrukturer og folkesundhed

4. Diverse

41 Teknisk bistand og nyskabende aktioner (EFRU, ESF, EUGFL og FIUF)

411 Forberedelse, iværksættelse, overvågning, reklame

412 Evaluering

413 Undersøgelser

414 Nyskabende aktioner

415 Oplysning til borgerne.

(1) Se vejledning om kompilering af datafiler i punkt 2 i bilag V.

(2) En "operation" er et projekt eller en aktion, som gennemføres af den "endelige støttemodtager" eller, hvis sidstnævnte ikke er den egentlige endelige modtager af midlerne, af en organisation eller virksomhed under hans ansvar, som vedrører ensartede aktiviteter og som sædvanligvis er genstand for en beslutning om godkendelse af tilskud. Der kræves data om de enkelte operationer, ikke sammentalte data, som omfatter aktiviteterne for "endelige støttemodtagere", som ikke selv gennemfører operationerne (se bilag I i denne forordning og stk. 1.2, 1.3 og 3 i regel nr. 1 i bilag til forordning (EF) nr. 1685/2000 om støtteberettigelse af udgifter. I tilfælde af støtteordninger med mange små støttemodtagere kan en sammentælling af data indsendes.

(3) Se punkt 3 i bilag I.

(4) I overensstemmelse med artikel 32, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EF) nr. 1260/1999 med henblik på anmeldelse af udgifter.

(5) Inklusive ikke-støtteberettigede udgifter, der er udelukket fra grundlaget for beregning af den offentlige finansiering.

(6) Udgifter, der indgår i grundlaget for beregning af den offentlige finansiering.

(7) Artikel 29, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1260/1999.

(8) Operationens lokalisering er a) byområde, b) landdistrikt eller c) ikke geografisk afgrænset.

(9) Operationen a) fokuserer primært på miljøet, b) er miljøvenlig, c) er miljøneutral.

(10) Operationen a) fokuserer primært på kønnenes ligestilling, b) er positiv for ligestillingen eller c) er neutral for ligestillingen.

(11) De vigtigste overvågningsindikatorer anføres (efter aftale med medlemsstaten).

(12) Hvis den endelige støttemodtager anmelder udgifter til formidlende organer eller til forvaltningsmyndigheden, som videregiver udgiftsopstillingen til betalingsmyndigheden, kan Kommissionen anmode om nærmere oplysninger om udgiftsanmeldelserne på hvert niveau for at følge revisionssporet (se punkt 5 i bilag I).

(13) Punkt 1 i bilag I.

(14) Revisionsspor: punkt 8 i bilag I.

(15) Angivelse af den anvendte kurs for hvert beløb anmeldt af den endelige støttemodtager, hvis der er indgivet flere anmeldelser.

(16) De vigtigste overvågningsindikatorer anføres (efter aftale med medlemsstaten).

(17) Punkt 1 i bilag I.

(18) Punkt 1 i bilag I.

(19) Punkt 8 i bilag I.

BILAG V

FORETRUKNE TEKNISKE SPECIFIKATIONER FOR OVERFØRSEL AF DATAFILER VEDRØRENDE STRUKTURFONDENE TIL KOMMISSIONEN

1. Overførselsmidler

De fleste gængse midler kan benyttes under forudsætning af forudgående godkendelse af Kommissionen. Følgende er en ikke-udtømmende liste af de foretrukne midler.

1) Magnetiske databærere

- Diskette 1,4 MB 3,5" (DOS/Windows)

fakultativ komprimering til ZIP-format.

- DAT-kassette

4 mm DDS-1 (90 m)

- Cd-rom (Worm).

2) Elektronisk filoverførsel

- Direkte E-postkommunikation

for filer indtil 5 MB

fakultativ komprimering til ZIP-format.

- FTP-overførsel

fakultativ komprimering til ZIP-format.

2. Foretrukne standarder for sammenstillingen af et udtog fra medlemsstatens edb-data

Den foretrukne datafil har følgende karakteristika:

1) Hver record starter med en tretegnskode, der identificerer oplysningerne i denne record. Der er to typer records:

a) Records over operationer identificeret ved koden "PRJ" og indeholdende generelle oplysninger om operationen. Recordattributterne (felt 1 til og med felt 42) er som beskrevet i bilag IV.1, punkt A.

b) Records over udgifterne identificeret ved koden "PAY" og indeholdende detaljerede oplysninger om udgifterne vedrørende operationerne. Recordattributterne (felt 43 til og med felt 79) er som beskrevet i bilag IV.1, punkt B.

2) "PRJ"-records indeholdende oplysninger om en operation følges umiddelbart af flere "PAY"-records indeholdende udgiftsoplysninger for operationer. Ellers kan PRJ- og PAY-records fremsendes i særskilte filer.

3) Felterne adskilles ved hjælp af semikolon (";"). To på hinanden følgende semikolonner angiver, at ingen data er angivet i feltet ("tomt felt").

4) Alle records er ikke lige lange. Hver record slutter med koden "CR LF" eller "Carriage Return - Line Feed" (i hexadeciam: "0D 0A").

5) Tegnsæt: ASCII.

6) Numeriske felter repræsenterende beløb:

a) decimaltegn: "."

b) om nødvendigt fortegn ("+" eller "-") yderst til venstre umiddelbart foran tallet

c) fast antal decimaler

d) ingen mellemrumstegn og ingen 1000-separatorer.

7) Datofelt. "DDMMÅÅÅÅ" (dag = 2 positioner, måned = 2 positioner og år = 4 positioner).

8) Der må ikke sættes anførselstegn (" ") omkring tekstdata. Postseparatoren ";" må naturligvis ikke medregnes til tekstdata.

9) Alle felter: ingen mellemrumstegn, hverken først eller sidst.

10) Filer, der opfylder de overnævnte regler, ser ud som følger (eksempel):

PRJ;1999FI161DO002;Mål 1 Østfinland;2; Virksomhedsudvikling; 1;Investeringsstøtte;

PAY;1234;Joensuu Virksomhedspark;2315;103300;51650;50 %

11) For filer fra Grækenland anmodes om, at koden ELOT-928 eller ISO 8859-7 benyttes.

3. Dokumentation

Hver fil skal ledsages af kontroltotaler for:

1) antal records

2) beløb i alt

3) beløb i alt for subtotaler pr. intervention.

For kodede felter skal der vedlægges en afkodningsliste.

Totalbeløbet i records i datafilen skal for hver intervention og delprogram (prioritet) svare til de udgiftsanmeldelser, der er forelagt Kommissionen for det relevante tidsrum. Alle forskelle skal begrundes i et notat, der vedlægges filen.