UDKAST

AFGØRELSE Nr. 1/2014 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET EU-MELLEMAMERIKA

af … 2014

om vedtagelse af associeringsrådets og associeringsudvalgets forretningsordener

ASSOCIERINGSRÅDET EU-MELLEMAMERIKA HAR —

under henvisning til aftalen om oprettelse af en associering mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Mellemamerika på den anden side (»aftalen«), særlig artikel 4, artikel 5, stk. 2, artikel 7, stk. 3, og artikel 8, stk. 6, og

ud fra følgende betragtninger:

For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Associeringsrådets, associeringsudvalgets og underudvalgenes forretningsordener, som findes i henholdsvis bilag A og B, vedtages hermed.

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

BILAG A

Associeringsrådets forretningsorden

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Associeringsrådet, der er oprettet i henhold til artikel 4, stk. 1, i aftalen om oprettelse af en associering mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Mellemamerika på den anden side (»aftalen«), udfører sine opgaver som fastsat i aftalens artikel 4, stk. 2, og tager ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen samt alle andre bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse.

2. I henhold til aftalens artikel 5 og artikel 345 skal associeringsrådet bestå af repræsentanter for EU og repræsentanter for hver af republikkerne i den mellemamerikanske part og træde sammen på ministerplan, hvis det er relevant under hensyntagen til de særlige spørgsmål, der skal behandles på et givet møde. Hvor det er passende og efter aftale mellem parterne, mødes associeringsrådet stats- og regeringschefniveau.

3. I henhold til aftalens artikel 345 skal associeringsrådet, når det udelukkende eller hovedsageligt udfører de opgaver, det tillægges i henhold til del IV i aftalen, bestå af repræsentanter for EU og ministrene fra hver af republikkerne i den mellemamerikanske part med ansvar for handelsrelaterede anliggender.

4. Som fastsat i aftalens artikel 352, stk. 3, skal republikkerne i den mellemamerikanske part fungere som kollegium i forbindelse med beslutningsproceduren i henhold til aftalens institutionelle bestemmelser; vedtagelse af afgørelser og henstillinger kræver enighed blandt disse.

5. Når der henvises til parterne i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 352.

Artikel 2

Formandskab

Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for perioder på 12 måneder af Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik og en repræsentant på ministerplan for den mellemamerikanske part. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Associeringsrådet træder sammen regelmæssigt i en periode på højst to år. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i associeringsrådet, hvis parterne er enige herom.

2. Associeringsrådets møder afholdes, hvor det er hensigtsmæssigt, og på en dato, som parterne enes om.

3. Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med formanden for associeringsrådet til møderne i associeringsrådet.

4. Hvis parterne er enige om det, kan møderne i associeringsrådet undtagelsesvist afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. video- eller telekonference.

Artikel 4

Repræsentation

1. Medlemmer af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Hvis et medlem ønsker at lade sig repræsentere på et møde, meddeler medlemmet forud for det pågældende møde skriftligt formanden navnet på den person, der vil repræsentere vedkommende.

2. Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 5

Delegationer

1. Medlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd. Inden hvert møde underrettes formanden gennem sekretariatet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

2. Associeringsrådet kan efter aftale mellem parterne indbyde ikkemedlemmer til at deltage i møderne som observatører for at tilvejebringe oplysninger om særlige forhold.

Artikel 6

Sekretariat

En tjenestemand fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra den mellemamerikanske part fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

Artikel 7

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til associeringsrådet sendes til sekretæren fra enten EU eller republikkerne i den mellemamerikanske part, som så underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at korrespondancen viderebringes til formanden og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af associeringsrådet.

3. Sekretariatet sender korrespondancen til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer og til Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union samt ambassaderne for republikkerne i den mellemamerikanske part i Bruxelles, Belgien, eventuelt med kopi til udenrigsministerierne eller ministerierne med ansvar for handelsrelaterede anliggender.

4. Meddelelser fra associeringsrådets formand sendes af sekretariatet til adressaterne og rundsendes om nødvendigt til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i stk. 3 omhandlede adresser.

Artikel 8

Fortrolighed

1. Møderne i associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

2. Når en part forelægger associeringsrådet oplysninger, der er klassificeret som fortrolige, behandler den anden part de pågældende oplysninger i henhold til den i aftalens artikel 336, stk. 2, omhandlede procedure.

3. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 kalenderdage inden mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 kalenderdage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen. Dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelse af dagsordenen.

2. Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

3. Formanden kan efter høring af parterne afkorte de i stk. 1 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt associeringsrådet

b) erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen, og

c) emner, som er godkendt af parterne, f.eks. vedtagne afgørelser og erklæringer samt konklusioner.

3. Protokollen skal godkendes i associeringsrådet. Protokollen skal godkendes inden for 45 kalenderdage efter hvert møde i associeringsrådet. Den godkendte protokol undertegnes af formanden og de to sekretærer. Der sendes en bekræftet genpart til hver af de i artikel 7 nævnte adressater.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. Associeringsrådet træffer afgørelser og fremsætter henstillinger efter gensidig aftale mellem parterne, som skal underskrives af republikkerne i den mellemamerikanske part og af EU.

2. Associeringsrådet kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå fremsender associeringsrådets formand teksten til forslaget til rådets medlemmer i henhold til artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage for medlemmernes fremsendelse af eventuelle forbehold eller ændringsforslag. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller henstillingen uafhængigt og successivt af repræsentanterne for EU og hver af republikkerne i den mellemamerikanske part.

3. Retsakter vedtaget af associeringsrådet betegnes enten »afgørelse« eller »henstilling«, jf. aftalens artikel 6. Associeringsrådets sekretariat påfører alle afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. Hver afgørelse skal omfatte bestemmelser om datoen for dens ikrafttræden og underskrives af republikkerne i den mellemamerikanske part og af EU.

4. Ægtheden af associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger bekræftes af de to sekretærer.

5. Afgørelserne og henstillingerne sendes til hver af de adressater, der er anført i artikel 7 i denne forretningsorden.

6. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og anbefalinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Sprog

1. Associeringsrådets officielle sprog skal være spansk og et andet af de autentiske sprog, på hvilke aftalen er affattet, og som parterne enes om.

2. Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil associeringsrådet basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 13

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og associeringsrådets andre officielle sprog, jf. forretningsordenens artikel 12, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

Artikel 14

Associeringsudvalg

1. I overensstemmelse med aftalens artikel 7 bistås associeringsrådet i udførelsen af sine opgaver af associeringsudvalget. Udvalget består af repræsentanter for Unionen på den ene side og af repræsentanter for den mellemamerikanske part på den anden side på det niveau, som er fastsat i aftalen.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger (1), overvåger om nødvendigt gennemførelsen af associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af associeringsrådet eller som opstår under den daglige gennemførelse af aftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal godkendes i associeringsrådet. I overensstemmelse med aftalens artikel 7, stk. 4, kan associeringsrådet give associeringsudvalget beføjelse til at træffe afgørelser på rådets vegne.

3. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne ved fælles overenskomst beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget, medmindre andet er fastsat i aftalen. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis begge parter er enige herom.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 11.

(1) Hvad angår del IV i aftalen, udøves denne funktion af associeringsudvalget i tæt samordning med de koordinatorer, der er udpeget i overensstemmelse med aftalens artikel 347.