REGIONSUDVALGETS AFGØRELSE af 17. september 1997 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter

REGIONSUDVALGET HAR -

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union og især erklæring nr. 17 knyttet til slutakten, og

ud fra følgende betragtninger:

Der bør vedtages bestemmelser om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter;

disse bestemmelser skal være i overensstemmelse med den adfærdskodeks, som Kommissionen og Rådet blev enige om og vedtog den 6. december 1993 med henblik på at sikre foranstaltningernes konsekvens og kontinuitet i institutionerne i henhold til EU-traktatens artikel C;

disse bestemmelser skal finde anvendelse på ethvert dokument, som er i Regionsudvalgets besiddelse, uanset på hvilket medium det foreligger, bortset fra dokumenter, der er oprettet af en person, et organ eller en institution uden for Regionsudvalget;

princippet om almindelig aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter er et led i en øget åbenhed omkring Regionsudvalgets arbejde, men det bør ledsages af undtagelser, der navnlig tager sigte på at beskytte offentlighedens interesser, enkeltpersoner og privatlivets fred;

bestemmelserne i denne afgørelse finder anvendelse under iagttagelse af bestemmelserne om beskyttelse af klassificerede oplysninger -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Offentligheden har aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter på de betingelser, det er fastsat i denne afgørelse.

2. Ved Regionsudvalgets dokumenter forstås ethvert skriftligt materiale, der indeholder eksisterende oplysninger, og som er i Rådets besiddelse, uanset på hvilket medium det foreligger, i henhold til artikel 2, stk. 2.

Artikel 2

1. Begæring om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter indgives skriftligt til Regionsudvalgets generalsekretær (1). Begæringen skal affattes tilstrækkelig præcist og indeholde de oplysninger, der gør det muligt at identificere det eller de dokumenter, som begæringen vedrører. Det henstilles om nødvendigt til den, der begærer aktindsigt, at præcisere begæringen yderligere.

2. Vedrører begæringen om aktindsigt dokumenter, der er oprettet af en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en anden fællesskabsinstitution eller et andet fællesskabsorgan, eller af enhver anden national eller international myndighed, skal den ikke stiles til Regionsudvalget, men direkte til vedkommende, der har oprettet dokumenterne.

Artikel 3

1. Aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter udøves enten ved gennemsyn på stedet eller ved fremsendelse af genpart for anmoderens regning. Regionsudvalgets generalsekretær kan opkræve et gebyr på 10 ECU plus 0,036 ECU pr. ark for genparter af trykte dokumenter på over 30 sider. For oplysninger, der foreligger på andre medier, fastsættes gebyrerne fra sag til sag, men der må ikke opkræves urimelige gebyrer.

2. Vedkommende tjenestegrene i Generalsekretariatet bestræber sig på at finde en rimelig løsning med hensyn til gentagne begæringer og/eller begæringer, der vedrører omfattende dokumenter.

3. Personer, der bevilges aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter, må ikke gengive eller sprede dokumenter til kommercielle formål ved direkte salg uden generalsekretærens forudgående tilladelse.

Artikel 4

1. Aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter må ikke bevilges, hvis offentliggørelsen vil kunne skade:

- beskyttelsen af offentlighedens interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, monetær stabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersøgelser)

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelsen af drifts- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser

- beskyttelsen af klassificerede oplysninger på anmodning af den fysiske eller juridiske person, som har givet oplysninger, der er indeholdt i dokumenterne, eller i henhold til gældende lov i den medlemsstat, som har givet oplysningerne.

2. Aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter kan nægtes af hensyn til tavshedspligten om Regionsudvalgets drøftelser.

Artikel 5

Begæring om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter behandles af vedkommende tjenestegrene i Generalsekretariatet, der indstiller, hvorvidt begæringen kan imødekommes.

Artikel 6

1. Den, der begærer aktindsigt, underrettes skriftligt inden en måned af vedkommende tjenestegrene i Generalsekretariatet om, hvorvidt begæringen er imødekommet eller ikke kan forventes imødekommet. I sidstnævnte tilfælde meddeles det tillige den, der har begæret aktindsigt, hvorfor begæringen ikke kan forventes imødekommet, samt at vedkommende inden en måned kan bekræfte sin begæring og derved forsøge at ændre indstillingen; bekræftes begæringen ikke inden en måned, betragtes den oprindelige begæring som bortfaldet.

2. Begæringer, der ikke er besvaret i løbet af den måned, der følger efter den måned, i hvilken begæringen er fremsat, anses for at være afslået.

3. Formanden træffer afgørelse om bekræftede begæringer. Han kan overdrage denne beføjelse til generalsekretæren.

4. Afgørelser om afslag på en bekræftet begæring, der skal træffes inden en måned efter indgivelsen af denne begæring, skal begrundes behørigt. Afgørelsen meddeles snarest og skriftligt den, der har begæret aktindsigt; vedkommende underrettes samtidig om indholdet af artikel 138 E og 173 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab for så vidt angår betingelser for fysiske personers indbringelse af klager for ombudsmanden og Domstolens prøvelse af lovligheden af retsakter vedtaget af Rådet.

5. Er der ikke afgivet svar i løbet af den måned, der følger efter den måned, i hvilken den bekræftende begæring er fremsat, anses dette som afslag.

6. Generalsekretæren kan undtagelsesvis forlænge tidsfristen, fastlagt i første punktum i stk. 1 og stk. 4, med én måned efter at have underrettet den, der har begæret aktindsigt.

Artikel 7

Denne afgørelse finder anvendelse under iagttagelse af bestemmelserne om beskyttelse af klassificerede oplysninger.

Artikel 8

Denne afgørelse tages op til fornyet gennemgang efter to år. Med henblik på denne fornyende gennemgang forelægger Generalsekretæren en rapport til præsidiet om anvendelsen af denne afgørelse i de to foregående år.

Artikel 9

Denne afgørelse træder i kraft fra datoen for dens underskrivelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den 17. september 1997.

På præsidiets vegne

Pasqual MARAGALL i MIRA

Formand

(1) Generalsekretæren for Den Europæiske Unions Regionsudvalg, Rue Belliard/Belliardstraat 79, B-1040 Bruxelles/Brussel.