Beretning

om regnskabet for EF-Sortsmyndigheden (Angers) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med Sortsmyndighedens svar

(1999/C 372/10)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til EF-Sortsmyndighedens administrationsråd i henhold til artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Sortsmyndighedens præsident er i overensstemmelse med artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser, jf. artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I EF-SORTSMYNDIGHEDEN I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Nye bygninger

5. Sortsmyndigheden købte i 1998 et palæ i Angers' centrum, en delvis fredet historisk bygning, hvor der indtil for nylig har været hotel og restaurant.

Bygningen er sådan indrettet, at den ikke kan huse alle Sortsmyndighedens ca. 30 ansatte, også fordi nogle af lokalerne ikke er funktionelle. Derfor har der måttet købes supplerende kontorarealer i en ejendom bag palæet. De to bygninger har et samlet areal på 1150 m2, hvoraf kun en del kan anvendes til kontorer. Det kræver en fuldstændig nyindretning af palæet at gøre hotel-restaurant-bygningen til en egnet kontorbygning. På grundlag af en forundersøgelse blev det nødvendige arbejde anslået til 0,8 mio. EUR, og dette beløb blev opført på 1999-budgettet. Det oprindelige projekt fra den arkitekt, der blev valgt i sidste ende, koster ca. 1,3 mio. EUR, dvs. en stigning på 61 % i forhold til overslaget på købstidspunktet.

Overslaget over den samlede anskaffelsespris kan nu fordeles på følgende måde:

>TABELPOSITION>

Den faktiske udgift for Sortsmyndighedens budget nedsættes med restbeløbet af tilskuddet på 1,524 mio. EUR fra de lokale myndigheder til dækning af Sortsmyndighedens husleje i Angers. Pr. 31. december 1998 var 0,172 mio. EUR af dette tilskud allerede udnyttet til Sortsmyndighedens nuværende lokaler.

Ombygningsarbejdet er af en sådan art, at Sortsmyndigheden bør passe omhyggeligt på, at det fastlagte budget ikke overskrides.

Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler

6. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler er sammensat af tre midlertidigt ansatte ved Sortsmyndigheden plus en repræsentant for finansinspektøren. Sidstnævnte har observatørstatus. Hovedparten af de beslutningsudkast, der forelægges Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, kommer fra Sortsmyndighedens præsident, som afgør, hvilke projekter der skal gennemføres, og hvilken virksomhed der skal have tilslag. Når den anvisningsberettigede er Sortsmyndighedens præsident, bør han overlade det til en ansat i forvaltningen at forelægge sagerne for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler.

Sprogkurser

7. Udgifterne til sprogkurser for ansatte og deres familiemedlemmer andrager 48524 ECU i regnskabsåret 1998. Ét og samme firma har afholdt og faktureret kurserne. Eftersom beløbet var så stort, blev sagen forelagt Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler. Sortsmyndighedens præsident forelagde udvalget et udkast til beslutning, som ikke var behørigt begrundet. På grundlag af denne beslutning vil han fortsætte samarbejdet med samme firma om kurser i alle sprog i en ikke-afgrænset periode.

Personalepolitik

8. Hele Sortsmyndighedens faste personale er midlertidigt ansatte, hvoraf kun tre er ansat på kontrakt på ubestemt tid. En stor del af personalet i Sortsmyndigheden er ansat gennem et vikarbureau, og udgifterne til denne stillingstype var 136382 ECU, en stigning på 67 % i forhold til det foregående regnskabsår. Trods en ihærdig indsats har Sortsmyndigheden haft problemer med at finde administrativt personale til ansættelse på midlertidige kontrakter med kort løbetid. Samtidig har Sortmyndigheden forsøgt at fordele stillingerne ligeligt på de forskellige nationaliteter.

Tjenesterejser og godtgørelse af udgifter til eksperter og medlemmer af administrationsrådet

9. Sortsmyndigheden indsætter en del af de sagkyndiges eller administrationsrådsmedlemmernes godtgørelser af udgifter på personlige konti. Reglen bør være, at godtgørelser vedrørende alle sagkyndige og administrationsrådsmedlemmer overføres til de nationale forvaltninger, og at alle undtagelser herfra bør begrundes behørigt.

10. I øvrigt bør der altid fremlægges rejsehjemmel, også for togrejser, og denne bør stemples, så det klart fremgår, at den godtgøres. Ved flyrejser bør boardingkortet indsendes til Sortsmyndigheden.

Fastsættelsen af prøvningsomkostninger er forsinket

11. Basisforordningen(4) indeholder følgende bestemmelse om prøvning af sager: "[...] Inden den 27. april 1997 fastsætter administrationsrådet de ensartede metoder til beregning af omkostningerne, som skal gælde for alle bemyndigede prøvningsmyndigheder". Administrationsrådet har stadig ikke truffet en sådan afgørelse. Fristen var oprindelig den 27. april 1997, men er blevet udsat flere gange. Seneste afgørelse herom traf administrationsrådet den 7. og 8. april 1998, hvor sidste frist blev fastsat til den 31. december 1999.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 11. november 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 er regnskabet over alle Sortsmyndighedens indtægter og udgifter i regnskabsåret 1998, dateret den 26. marts 1999, sendt til Sortsmyndighedens administrationsråd, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 30. marts 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 28.

(4) Kommissionens forordning (EF) nr. 1239/95 (EFT L 121 af 1.6.1995, s. 37).

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af Sortsmyndighedens tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af Sortsmyndighedens tal.

EF-Sortsmyndighedens svar

Nye bygninger (punkt 5)

De to bygninger, som Sortsmyndigheden har købt, har et samlet areal 1150 m2.

Det areal, som kan anvendes til kontorer, er på 418 m2 i den første bygning og på 188 m2 i den anden bygning. Det resterende areal anvendes til mødelokaler, venteværelser, arkivrum, tekniske lokaler, sanitære faciliteter og korridorer.

Med hensyn til ombygningsarbejdet respekterer Sortsmyndigheden nøje de kriterier for en forsvarlig økonomisk forvaltning, som foreskrives i artikel 2 i Sortsmyndighedens finansforordning.

Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler (punkt 6)

Der kan i særlige tilfælde være begrundelse for, at sager forelægges for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler af Sortmyndighedens formand selv; i alle andre tilfælde forelægges sager for det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler af en ansvarlig fra Sortsmyndighedens administrative og finansielle afdeling, sådan som det hidtil har været praksis.

Sprogkurser (punkt 7)

I den af Revisionsretten nævnte sag var det udkast til beslutning, som blev forelagt Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, begrundet ud fra de gode erfaringer, man tidligere havde haft med leverandøren af tjenesteydelserne (sprogkurser) og de fordelagtige priser for disse tjenesteydelser.

I henhold til bemærkningerne fremsat af Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler er kontrakten med denne leverandør af tjenesteydelser først blevet fornyet (kontrakt af begrænset varighed), efter at kursusdeltagerne har foretaget en behørig evaluering af kurserne (virksomhedens kvalitet og lærernes kompetence, kursernes indhold og kvalitet). Endvidere foretages der som hidtil regelmæssige evalueringer af de sproglige fremskridt, som kursusdeltagerne har gjort.

Sortsmyndighedens formand vil imidlertid indføre en begrænsning af det tidsrum, inden for hvilket disse sprogkurser udbydes, hvilket også vil begrænse varigheden af de sprogkurser, som udbydes til familiemedlemmer.

Personalepolitik (punkt 8)

Sortsmyndighedens personale er på nuværende tidspunkt sammensat af 11 nationaliteter.

Sortsmyndigheden søger gennem sin nye personalepolitik gradvist at begrænse anvendelsen af vikarer, at forlænge de midlertidigt ansattes kontrakter og i overensstemmelse med de procedurer, som foreskrives i tjenestemandsvedtægten, at organisere interne udvælgelsesprøver for visse personaleposter ved Sortsmyndigheden med henblik på fastansættelse.

Tjenesterejser og godtgørelse af udgifter til eksperter og medlemmer af administrationsrådet (punkt 9 og 10)

Sortsmyndigheden forpligter sig til at følge den af Revisionsretten foreslåede procedure for godtgørelser.

Fastsættelsen af prøvningsomkostninger er forsinket (punkt 11)

En indkaldelse af tilkendegivelse af interesse blev iværksat med henblik på at ansætte et specialiseret regnskabsfirma, som skal udarbejde metoder til beregning af de prøvningsomkostninger, som skal gælde for alle bemyndigede prøvningsmyndigheder. Indkaldelsen af tilkendegivelse af interesse gav intet resultat.

Sortsmyndigheden har derfor ansat en revisor (midlertidigt ansat) til at udføre denne opgave. Administrationsrådet besluttede på sit møde den 28. og 29. september at udskyde betalingen af de tekniske afprøvninger, som udføres efter anmodning fra Sortsmyndigheden på grundlag af "in/out"-princippet (hele afprøvningsgebyret modtaget fra ansøgeren tilbagebetales til den afprøvningsmyndighed, som har foretaget afprøvningerne vedrørende den pågældende sort), til den 1. januar 2001. Det er Sortsmyndighedens opfattelse, at afprøvningsgebyrerne gennemsnitligt svarer til de reelle omkostninger forbundet med afprøvningen.