BILAG

<DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHEDS BREVHOVED>

RETNINGSLINJER FOR SØJLEVURDERING AF EN ENHED, DER ANMODER OM AT FÅ OVERDRAGET GENNEMFØRELSE AF EU-BUDGETTET VED INDIREKTE FORVALTNING

[ENHEDENS NAVN]

Enhed, der anmoder om vurderingen: [Enhedens navn og fuldstændige adresse] Land: [Land, hvor enheden har hjemsted] Reference/dato for anmodning om tjenesteydelser: [Reference/dato for anmodningen om tjenesteydelser eller andet tilsvarende dokument udstedt af enheden] Periode, der er underlagt vurdering: [Året (periode på 12 måneder), der slutter den dag, hvor feltarbejdet (procedurer på stedet) for vurderingen indledes] Datoen, hvor vurderingen indledes: [Vejledende startdato. Den forventede kontraktligt aftalte dato for vurderingen (dato på ordreformular)] Datoen, hvor vurderingen afsluttes: [Vejledende slutdato. Den forventede dato for modtagelse af den endelige rapport]

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 4

2. Målsætninger 6

3. Standarder og vejledning 7

4. Krav til revisoren 7

5. Anvendelsesområde 9

6. Vurderingsprocedurer 11

7. Andre forhold 13

Bilag 14

VEJLEDNING I ANVENDELSE AF DISSE RETNINGSLINJER Al gråtonet tekst i <kursiv> er vejledning, som skal udelades. Tekst anført i [tekst] skal udfyldes af enheden. Den foreskrevne tekst og ordlyd i disse retningslinjer skal til enhver tid overholdes og må ikke ændres. Denne vejledning skal udelades fra retningslinjerne.

1. INDLEDNING

Kontekst

Finansforordningens artikel 154 (1) vedrørende Den Europæiske Unions (»EU«) almindelige budget fastsætter metoderne til gennemførelse af budgettet, herunder »indirekte forvaltning«. Ved indirekte forvaltning kan Kommissionen overdrage gennemførelsen af EU-midler og budgetgarantier til de lande, organisationer og organer (herefter benævnt »enheder«), som er fastsat i finansforordningens artikel 62. Følgende enheder kan være omfattet:

— tredjelande eller de organer, som de udpeger, f.eks. indenrigsministeriet, Kongeriget Cambodja

— internationale organisationer og deres agenturer såsom De Forenede Nationers udviklingsprogram (UNDP)

— offentligretlige organer, f.eks. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)

— privatretlige organer, der har fået overdraget en offentlig tjenesteydelsesopgave, i det omfang de stiller tilstrækkelige finansielle garantier, f.eks. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Når disse enheder forvalter EU-midler, skal de sikre, at EU's finansielle interesser beskyttes på et niveau, som svarer til det beskyttelsesniveau, der kræves ifølge finansforordningen. Mere specifikt skal de opfylde kravene til de ni »søjler«. Disse søjler vedrører:

1) det interne kontrolsystem

2) regnskabssystemet

3) en uafhængig ekstern revision

samt regler og procedurer for:

4) tilvejebringelse af finansiering fra EU-midler gennem tilskud

5) udbud

6) finansielle instrumenter (2)

samt

7) udelukkelse fra adgang til midler

8) offentliggørelse af oplysninger om modtagere

9) beskyttelse af personoplysninger.

I disse retningslinjer og i bilag 1-4, som udgør en integreret del af disse retningslinjer, anvendes følgende termer:

Enheder, der ønsker at arbejde med EU-midler under den indirekte forvaltningsmetode, er derfor underlagt en omfattende søjlevurdering. På basis af resultaterne af søjlevurderingen vil Kommissionen beslutte, om Kommissionen: i) kan overdrage budgetgennemførelsesopgaverne til enheden, og ii) kan indgå specifikke aftaler (dvs. indirekte forvaltning af bidragsaftaler) med enheden. Hvis det er et krav i henhold til retsgrundlaget, kan disse betingelser imidlertid fastsættes i aftalen med Kommissionen, eller ved henvisning til vejledninger (f.eks. vejledningen for nationale agenturer for så vidt angår Erasmus) for at sikre en harmoniseret gennemførelse og ligebehandling af tilskudsmodtagere under et EU-program i alle deltagende lande.

Nedenstående er de retningslinjer i henhold til hvilke [den ordregivende myndigheds fulde navn og adresse] accepterer at give revisoren til opgave at foretage en søjlevurdering af [enhedens navn] og at aflægge rapport om denne vurdering. Disse retningslinjer er vedlagt som bilag til enhedens [anmodning om tjenesteydelser eller tilsvarende dokument].

— Ved »søjlevurdering«, »vurdering« eller »opgave« forstås denne erklæringsopgave. I denne forbindelse er søjlerne de brede områder, der er omfattet af denne vurdering. Disse omfatter intern kontrol, regnskab, uafhængig ekstern revision, udelukkelse fra adgang til midler, offentliggørelse af oplysninger om modtagere samt beskyttelse af personoplysninger. Enheden skal altid vurderes for at kontrollere, om den er i stand til at opfylde kravene inden for disse områder. Ud over de seks obligatoriske søjler, der er anført ovenfor, er der tre valgfri søjler, som omfatter procedurer og regler for tilskud, udbud og finansielle instrumenter

— Ved »revisor« forstås det revisionsfirma, der er indgået aftale med om udførelse af denne opgave og indgivelse af en rapport herom til Kommissionen. Ved »revisor« kan forstås den person eller de personer, der foretager vurderingen, normalt den opgaveansvarlige partner eller andre medlemmer af revisionsholdet. Den opgaveansvarlige partner er den partner eller anden person i firmaet, som: i) har ansvar for opgaven og dens udførelse og for den rapport, der udstedes på vegne af firmaet og ii) har de nødvendige beføjelser fra et fagligt, retsligt eller administrativt organ

— Ved »enhed« forstås enheden, der er underlagt søjlevurderingen. Enheden er normalt (3) den ordregivende myndighed for denne vurdering

— Ved »Kommissionen« forstås Europa-Kommissionen, der alt efter omstændighederne kan være repræsenteret af den relevante tjenestegren eller enhed i det relevante generaldirektorat i Kommissionen eller af en EU-delegation.

2. MÅLSÆTNINGER

Revisoren har til opgave at vurdere de systemer, der er oprettet, og de kontrolforanstaltninger, regler og procedurer, som anvendes af enheden for hver søjle i forhold til de kriterier, som Kommissionen har fastsat for hver søjle. Målsætningen for denne søjlevurdering er at: i) give revisoren mulighed for at rapportere om, hvorvidt enheden opfylder kravene i finansforordningens artikel 154, stk. 4, litra a)-f), vedrørende Europa-Kommissionens almindelige budget samt finansforordningens artikel 29, stk. 1, vedrørende Den Europæiske Udviklingsfond for hver relevant søjle, og ii) komme med en konklusion om, hvorvidt enheden:

— har tilrettelagt og i alt væsentligt sikrer anvendelse af et effektivt, produktivt og økonomisk internt kontrolsystem, som er baseret på bedste internationale praksis og er i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat af Europa-Kommissionen

— anvender et regnskabssystem, der i alt væsentligt rettidigt kan levere nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger, som er baseret på internationale revisionsstandarder og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat af Europa-Kommissionen

— er underlagt en uafhængig ekstern revision, der i alt væsentligt skal udføres i overensstemmelse med internationalt anerkendte revisionsstandarder af en revisionstjeneste, der funktionelt er uafhængig af den pågældende enhed og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat af Europa-Kommissionen

— i alt væsentligt anvender hensigtsmæssige regler og procedurer for tilvejebringelse af finansiering fra EU-midler gennem tilskud og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat af Europa-Kommissionen <udelad, hvis denne søjle ikke er relevant>

— i alt væsentligt anvender hensigtsmæssige regler og procedurer for tilvejebringelse af finansiering fra EU-midler gennem udbud og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat af Europa-Kommissionen <udelad, hvis denne søjle ikke er relevant>

— i alt væsentligt anvender hensigtsmæssige regler og procedurer for tilvejebringelse af finansiering fra EU-midler/budgetgarantier gennem finansielle instrumenter/budgetgarantier og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat af Europa-Kommissionen <udelad, hvis denne søjle ikke er relevant>

— anvender hensigtsmæssige regler og procedurer for udelukkelse af tredjeparters adgang til midler gennem udbud, tilskud og/eller finansielle instrumenter

— offentliggør oplysninger om modtagere af midler rettidigt og på en hensigtsmæssig måde

— sikrer beskyttelse af personoplysninger, som svarer til det niveau, der er omhandlet i finansforordningens artikel 5.

Herudover kan revisoren, efter aftale med den berørte enhed, og uden at det berører det endelige resultat, vurdere, om enheden opfylder standarder svarende til gældende EU-lovgivning og vedtagne internationale standarder og EU-standarder vedrørende kontrolforanstaltninger i forbindelse med skatteundgåelse og usamarbejdsvillige jurisdiktioner, bekæmpelse af hvidvaskning af penge og bekæmpelse af finansiering af terrorisme. Hvis enheden indvilliger i at blive vurderet i forhold til disse særlige spørgsmål, skal revisoren rapportere om dette under søjle 6. For at gennemføre EU-midler gennem finansielle instrumenter, uanset om de er dækket af en budgetgaranti, skal enheden overholde de relevante krav i finansforordningen, der gennem passende kontraktlige aftaler er omfattet af de supplerende afsnit 6B og 6C, selv om enheden beslutter sig for ikke at underkaste sig en søjlevurdering af disse afsnit.

3. STANDARDER OG VEJLEDNING

Revisoren, der foretager denne søjlevurdering, er underlagt:

— IFAC's internationale ramme for erklæringsopgaver med sikkerhed samt den internationale standard for erklæringsopgaver med sikkerhed (»ISAE« 3000) for andre erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger, regnskabsoplysninger for så vidt disse kan anvendes i forbindelse med den konkrete søjlevurdering

— IFAC's etiske kodeks for revisorer, udstedt af IFAC's International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), der fastsætter de grundlæggende etiske regler for revisorer med hensyn til integritet, objektivitet, uafhængighed, professionel kompetence og fornøden omhu, fortrolighed, professionel adfærd og tekniske standarder

— IFAC's internationale kvalitetskontrolstandard (ISQC), hvori, der fastsættes standarder for og ydes vejledning om en revisors kvalitetskontrolsystem.

4. KRAV TIL REVISOREN

4.1. Generelle principper

Revisoren skal være en uafhængig ekstern revisor, som er et registreret medlem af et nationalt regnskabs- eller revisionsorgan eller -institution, der igen er medlem af IFAC (den internationale revisorsammenslutning), og som er autoriseret til at foretage revision.

Revisoren skal være funktionelt uafhængig af den pågældende enhed. Derfor er den interne revisor for en enhed, der er underlagt vurdering, ikke berettiget til at foretage en søjlevurdering.

Ved at acceptere disse retningslinjer bekræfter revisoren, at vedkommende opfylder mindst én af følgende betingelser:

— Revisoren og/eller firmaet er medlem af et nationalt regnskabs- eller revisionsorgan eller -institution, der igen er medlem af IFAC (den internationale revisorsammenslutning).

— Revisoren og/eller firmaet er medlem af et national regnskabs- eller revisionsorgan eller -institution. Selv om denne organisation ikke er medlem af IFAC, er revisoren forpligtet til at varetage denne opgave i overensstemmelse med IFAC's standarder og etiske regler, som beskrevet i disse retningslinjer.

— Revisoren og/eller firmaet er registreret som godkendt revisor i det offentlige register tilhørende et offentligt tilsynsorgan i en EU-medlemsstat i overensstemmelse med principperne for offentligt tilsyn som fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/43/EF (4). Dette gælder for revisorer og revisionsfirmaer, der er hjemmehørende i en EU-medlemsstat.

— Revisoren og/eller firmaet er registreret som godkendt revisor i det offentlige register tilhørende et offentligt tilsynsorgan i et tredjeland, og dette register er underlagt regler for offentligt tilsyn, som fastsat i det pågældende lands lovgivning (dette gælder for revisorer og revisionsfirmaer, der er hjemmehørende i et tredjeland). Hvis det tillades i henhold til det underliggende retsgrundlag (f.eks. Erasmus), kan revisoren være det uafhængige revisionsorgan, som er udpeget i overensstemmelse med finansforordningens artikel 155, stk. 1.

4.2. Kvalifikationer, erfaring og holdsammensætning (5)

Kvalifikationer og erfaring

Revisoren skal have ansat tilstrækkeligt personale med: i) passende faglige kvalifikationer og relevant erfaring med IFAC's standarder, navnlig ISAE 3000 for andre erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger og ii) erfaring i at foretage institutionelle eller overholdelsesvurderinger og/eller i at udføre systemrevision eller tilsvarende opgaver i forhold til enheder af sammenlignelig størrelse og kompleksitet som den pågældende enhed.

Hertil kommer, at revisionsholdet som helhed skal have:

— erfaring med institutionelle eller overholdelsesvurderinger og/eller systemrevision eller tilsvarende opgaver vedrørende EU-finansierede programmer og projekter finansieret af nationale og/eller internationale donorer og institutioner. Det er ønskeligt, at lederen af feltarbejdsholdet, dvs. enten lederen (kategori 2) eller den ledende revisor (kategori 3) har erfaring med systemrevision af EU-finansierede eksterne bistandsforanstaltninger og/eller andre EU-finansierede foranstaltninger og/eller institutionelle eller overholdelsesvurderinger af organisationer inden for udviklingsbistandssektoren og/eller den økonomiske sektor

— [Valgfri: taler flydende [angiv sprog].]

Holdsammensætning

Det revisorhold, der kræves til denne søjlevurdering, skal være sammensat af en revisor fra kategori 1, som har det endelige ansvar for vurderingen, og en revisionshold bestående af en passende blanding af revisorer fra kategori 2-4. Det påhviler revisoren at foreslå og anvende et revisionshold bestående af en passende blanding af revisorer til denne opgave.

Kommissionen sondrer mellem fire forskellige kategorier af revisorer.

Kategori 1 — Revisionspartner

En revisionspartner skal være en højt kvalificeret ekspert med relevante faglige kvalifikationer, og som påtager eller har påtaget sig ledelsesmæssigt ansvar inden for offentlig revision.

Den pågældende skal være medlem af et nationalt regnskabs- eller revisionsorgan eller -institution og skal have mindst 12 års erhvervserfaring som uddannet revisor eller bogholder inden for offentlig revision. Erfaring med at samarbejde med modtagerlandene af EU's eksterne bistand vil også blive taget i betragtning.

En revisionspartner eller en anden person i en stilling svarende til en partner, er den person i revisionsfirmaet, der har ansvar for revisionen og dens resultater, og for den rapport, der udarbejdes på vegne af firmaet. Revisionspartneren har de nødvendige beføjelser fra et fagligt, retsligt eller administrativt organ og er autoriseret til at attestere regnskaber i henhold til lovgivningen i det land, hvor revisionsvirksomheden er registreret.

Kategori 2 — Revisionschef

Revisionschefer er kvalificerede eksperter med relevant universitetsuddannelse eller faglige kvalifikationer. De skal have mindst seks års erfaring som professionel revisor eller bogholder inden for offentlig revision, herunder relevant erfaring med ledelse af revisionshold.

Kategori 3 — Ledende revisor

Ledende revisorer er kvalificerede eksperter med relevant akademisk eller faglig uddannelse og mindst tre års erhvervserfaring inden for offentlig revision.

Kategori 4 — Assisterende revisor

Assisterende revisorer skal have en relevant universitetsuddannelse samt mindst seks måneders erhvervserfaring inden for offentlig revision.

Curriculum vitæ (CV'er)

Revisoren skal fremvise CV'er for partneren eller andre personer i revisionsfirmaet med ansvar for søjlevurderingen og for underskrivelse af rapporten over for den ordregivende myndighed samt CV'er for chefer, ledende revisorer og assisterende revisorer, der anbefales som en del af revisionsholdet. CV'erne omfatter nødvendige oplysninger om typen af opgaver, der udføres af medarbejdere, med angivelse af kvalifikationer og kapacitet til at foretage vurderingen, samt oplysninger om konkret relevant erfaring. Den ordregivende myndighed undersøger CV'erne før en ordreformular eller andet gældende kontraktligt dokument vedrørende opgaven underskrives og forbeholder sig ret til at afvise dem, hvis de ikke anses for egnet i forhold til kravene til opgaven.

5. ANVENDELSESOMRÅDE

5.1. Sted og periode, der er omfattet af vurderingen

Denne søjlevurdering udføres på [ sted(er) ]. <Det er vigtigt at angive de(t) korrekt(e) sted(er), hvor vurderingen skal udføres>. Revisoren skal bekræfte stedet/stederne, hvor vurderingen udføres hos den ordregivende myndighed, før feltarbejdet indledes og sikre, at relevant dokumentation samt nøglemedarbejdere vil være til rådighed i løbet af vurderingen. Revisoren skal tage højde for, at enheden normalt har behov for møder til at forberede vurderingen og til at drøfte udkastet til rapporten, og at dette kan medføre ekstra rejseaktivitet (jf. afsnit 7).

Perioden, der er omfattet af vurderingen er normalt det år (dvs. den periode på 12 måneder), der slutter den dag, hvor feltarbejdet for vurderingen indledes, dvs. den dag hvor revisoren reelt indleder vurderingsprocedurer og -test på stedet (dvs. det sted hvor enheden har hjemsted).

5.2. Opgavesammenhæng

Anvendelse af bilag 1 Opgavesammenhæng — Centrale oplysninger for søjlevurderingen

Revisoren skal have opnået et foreløbigt kendskab til eller indsigt i opgavesammenhængen baseret på bilag 1 Opgavesammenhæng — Centrale oplysninger for søjlevurderingen. Dette kendskab skal være tilstrækkeligt til, at revisoren kan fremlægge et relevant forslag for den ordregivende myndighed.

Anvendelse af bilag 2a Vurderingsskema

Enheden skal udlevere bilag 2a i udfyldt stand til revisoren snarest muligt efter, at der er indgået aftale mellem revisoren og den ordregivende myndighed, men forud for at revisorens vurderingsprocedurer indledes.

I den anden fase vil bilag 2a være et hjælpeværktøj, som revisoren bruger ved udformning, planlægning og udførelse af vurderingsprocedurerne og til at sikre, at de kriterier, som Europa-Kommissionen anser for nødvendige eller vigtige for den enhed, som er underlagt vurderingen, bliver opfyldt.

Det udfyldte skema i bilag 2a er en vigtig kilde til vurderingsoplysninger og bevis for revisoren. Det er imidlertid langt fra den eneste kilde, der skal benyttes af revisoren til at planlægge og udføre procedurer for vurderinger og til at drage konklusioner. Alle oplysninger, som enheden udfylder og videregiver, er foreløbige og underlagt de vurderingsprocedurer, som revisoren anser for nødvendige. Revisoren må ikke benytte oplysninger, før revisoren ved hjælp af vurderingsprocedurer har sikret, at oplysningerne er tilstrækkeligt nøjagtige og komplette til at foretage vurderingen og til at drage velunderbyggede konklusioner vedrørende centrale spørgsmål.

Derfor kan revisoren ændre, udfylde og tilføje oplysninger i resultatkolonnen, som revisoren finder relevante. Revisoren kan også tilføje supplerende spørgsmål, hvis revisoren finder det nødvendigt for at kunne drage en velunderbygget konklusion vedrørende centrale spørgsmål.

Revisoren skal tage hensyn til specifikke opgaveforhold og foretage et fagligt skøn i løbet af hele vurderingsprocessen. Revisoren har til enhver tid det fulde ansvar for udformning, planlægning og udførelse af de vurderingsprocedurer, som revisoren anser for nødvendige ud over spørgsmålene og procedurerne i skemaet i bilag 2a .

Revisoren vil benytte oplysningerne i skemaet i bilag 2a og resultaterne af vurderingsprocedurerne til at udfylde bilag 2 Vurderingsskema og kriterier (jf. afsnit 5.4 nedenfor) og til at drage en konklusion for hver af søjlerne, der vurderes.

5.3. Art, omfang og tidsplan for procedurer samt test for hver søjle

Revisoren skal vurdere udformningen af relevante systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer. Det betyder, at revisoren skal udføre procedurer og test på basis af hvilke, denne skal konkludere, om systemet, kontrolforanstaltningerne, reglerne og procedurerne foreligger, dvs. eksisterer.

Desuden skal revisoren vurdere den operationelle effektivitet af systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer for alle relevante søjler (jf. afsnit 2 — Målsætninger ovenfor) med undtagelse af søjlen »uafhængig ekstern revision«, for hvilken revisoren kun vurderer udformningen af procedurerne for ekstern revision.

Udformningen og den operationelle effektivitet af relevante systemer, regler og procedurer skal vurderes i forhold til de kriterier, som er defineret af Kommissionen for hver søjle (jf. afsnit 5.4 nedenfor). Hertil skal revisoren bruge skemaet fra Kommissionen.

Revisoren bestemmer arten, omfanget og tidsplanen for alle de procedurer og test, som revisoren anser for nødvendige at udføre for at kunne drage en konklusion med hensyn til udformningen og den operationelle effektivitet af systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer.

5.4. Kriterier og væsentlighed

For hver søjle er der tre niveauer af kriterier, som er defineret af Europa-Kommissionen ved formuleringen af (centrale) spørgsmål i bilag 2 Vurderingsskema og kriterier og i bilag 2a Vurderingsskema.

For at afgøre hvad der er en væsentlig svaghed eller mangel i forhold til systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer, skal revisoren tage hensyn til de kriterier og niveauer af vigtighed (dvs. tærskel for antal point), der er defineret af Kommissionen, idet disse faktorer kan være af betydning for Kommissionens beslutning om at overdrage budgetgennemførelsesopgaver under indirekte forvaltning til enheden.

Niveau 1 (Finansforordningen)

For hver søjle er der ét overordnet niveau 1-spørgsmål (i bilag 2 Vurderingsskema og kriterier), der er udformet på basis af finansforordningen. Dette spørgsmål er fundamentalt. Kun to typer konklusioner er mulige:

— Svaret på spørgsmålet på niveau 1 er »ja«. Det betyder, at enheden overholder kravene til den pågældende søjle. Revisorens konklusion skal formuleres i positiv form, hvilket svarer til en »revisionserklæring uden forbehold«

— Svaret på spørgsmålet på niveau 1 er »nej«. Det betyder, at enheden ikke overholder kravene til den pågældende søjle. Her skal konklusionen formuleres i negativ form, hvilket svarer til det, som kaldes en »revisionserklæring med forbehold« i henhold til internationale standarder.

Niveau 2 (Centrale søjlekomponenter)

Centrale spørgsmål på niveau 2 vedrører kriterier, som Kommissionen anser for nødvendige. Her fastsættes centrale spørgsmål og kriterier for centrale komponenter i hver søjle. Ved komponenter forstås grundlæggende »undersøjler«, som igen er inddelt i spørgsmålsblokke i bilag 2a Vurderingsskema).

Revisoren skal foretage et fagligt skøn ved at tildele et antal point på en skala fra 0 til 10 for hver niveau 2-komponent i bilag 2 Vurderingsskema og kriterier baseret på de tilvejebragte oplysninger og beviser fra bilag 2a .

Niveau 3 (Vurderingsskema inddelt i spørgsmålsblokke)

Bilag 2a Vurderingsskema indeholder spørgsmålsblokke, der relaterer sig til de centrale søjlekomponenter på niveau 2. Disse blokke af detaljerede spørgsmål er ikke udtømmende. Det betyder, at revisoren som minimum skal anvende disse (blokke af) spørgsmål til at tildele hvert komponent på niveau 2 et antal point.

Revisoren kan formulere supplerende spørgsmål og udføre yderligere test og procedurer, som revisoren finder nødvendige eller hensigtsmæssige. Revisoren foretager til enhver tid et fagligt skøn af alle spørgsmålene i bilag 2a for at tildele point til de centrale søjlekomponenter på niveau 2.

5.5. Begrænsninger i anvendelsesområdet

Revisoren underretter den ordregivende myndighed om eventuelle begrænsninger i omfanget af arbejdsopgaver, der er udpeget før eller i løbet af vurderingen, og drøfter med den ordregivende myndighed, hvilke foranstaltninger der kan være påkrævet, og hvorvidt eller hvordan vurderingen skal fortsætte.

6. VURDERINGSPROCEDURER

Revisoren skal udføre vurderingen i overensstemmelse med bilag 3 Vurderingsprocedurer, hvilket omfatter dokumentation og beviser, planlægning, feltarbejde og rapportering. Bilag 3 indeholder vurderingsprocedurer, som revisoren skal anvende, samt procedurer som revisoren kan vælge at bruge. Revisorens opmærksomhed henledes på de specifikke aspekter, der fremgår af afsnit 6.1 til 6.3 nedenfor. Revisoren skal udvise professionel omhu og dømmekraft samt bestemme arten, tidsplanen og omfanget af vurderingsprocedurer tilpasset til vurderingens målsætninger, omfang og sammenhæng.

6.1. Dokumentation og beviser

Revisoren skal, i overensstemmelse med ISAE 3000, udarbejde dokumentation og indhente tilstrækkeligt bevis til at understøtte vurderingsresultaterne samt drage rimelige konklusioner, hvorpå konklusionen på vurderingen for hver søjle kan baseres. Revisoren foretager et fagligt skøn til at fastslå, om beviserne er tilstrækkelige og hensigtsmæssige (jf. bilag 3.1).

6.2. Planlægning og feltarbejde

Indledning af vurderingen

Vurderingens officielle startdato er datoen for underskrivelse af den ordregivende myndigheds ordreformular eller andet gældende kontraktligt dokument vedrørende vurderingen. Revisoren skal hurtigst muligt aftale en dato for indledning af feltarbejdet med enheden.

Forberedende møde med enheden

Enheden skal planlægge et forberedende møde med revisoren (jf. bilag 3.2.1), der afholdes hos [enhedens navn og adresse]. Enheden underretter Kommissionen om dette møde, som repræsentanter for Kommissionen kan deltage i.

Procedurer for vurderingsplanlægning og feltarbejde

Revisorens procedurer omfatter at et opnå kendskab til eller indsigt i opgavesammenhængen, som er tilstrækkeligt til at udforme og udføre yderligere vurderingsprocedurer. Dette omfatter:

— tilvejebringelse af beviser vedrørende udformningen af systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer (bilag 3.3.1)

— udførelse af test af den operationelle effektivitet af systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer (bilag 3.3.2)

— stikprøvetagning og andre former for udvælgelse af poster, hvis det er relevant (bilag 3.3.3)

— anvendelse af interne revisorers arbejde, hvis det er relevant (bilag 3.3.4).

6.3. Rapportering

Brug af rapportmodellen til søjlevurdering i bilag 4

Det er obligatorisk at bruge rapportmodellen til søjlevurdering i bilag 4.

Sprog

Rapporten skal udfærdiges på [sprog]. [Rapporten skal ledsages af et resumé af vurderingsrapporten på [engelsk/fransk]] (jf. bilag 3.3.1). <Udelad, hvis ikke relevant>.

Resultater

Der er to typer resultater:

— Vigtigste resultater er resultater, der vedrører de væsentligste svagheder eller mangler i forhold til systemer, kontrolforanstaltninger, regler og procedurer. Ved »væsentlig« forstås, at revisoren anser disse faktorer for så vigtige for Kommissionen, at de kan have betydning for Kommissionens beslutning om at overdrage budgetgennemførelsesopgaver under indirekte forvaltning til enheden. Derfor skal revisoren, hvis der forekommer væsentlige resultater af en søjle, afgive en erklæring med forbehold for den pågældende søjle. Vigtigste resultater omfatter også de tilfælde, hvor flere resultater enkeltvis ikke vedrører en væsentlig svaghed eller mangel, men som samlet peger på et resultat med en væsentlig svaghed eller mangel. Den samlede indvirkning af sådanne resultater er så betydelig (dvs. væsentlig), at dette må føre revisoren til den konklusion, at enheden ikke opfylder kravene til den pågældende søjle (dvs. konklusionen er »Nej«).

— Ved andre resultater forstås alle ikkevæsentlige resultater, som revisoren mener, enheden skal gøres opmærksom på. Disse resultater vedrører svagheder og mangler i systemer, kontrolforanstaltninger, regler eller procedurer, som, enkeltvis eller samlet, medfører en mindre umiddelbar risiko for, at målsætningerne for den pågældende søjle ikke bliver opfyldt.

Resultaterne skal indberettes i overensstemmelse med de (skema) formater, der er beskrevet i rapportmodellen til søjlevurdering, jf. bilag 4. De vigtigste resultater og andre resultater fra revisorens side kan danne grundlag for de tilsynsforanstaltninger, som Kommissionen skal træffe i overensstemmelse med finansforordningens artikel 154, stk. 5.

Anbefalinger

Der findes to typer anbefalinger:

— Ved kritiske anbefalinger forstås væsentlige svagheder og mangler i systemer, kontrolforanstaltninger, regler eller procedurer og i de tilfælde, hvor Kommissionens kriterier og/eller internationalt anerkendte standarder for søjler ikke overholdes (regelmæssigt)

— Ved andre anbefalinger forstås alle andre resultater, der ikke er af væsentlig karakter. I disse tilfælde har svagheder og mangler i systemer, kontrolforanstaltninger, regler eller procedurer ikke nogen større og umiddelbar indvirkning på målsætningerne for disse systemer, kontrolforanstaltninger, regler eller procedurer. Det vil imidlertid være hensigtsmæssigt for enheden at gennemføre de foreslåede foranstaltninger, da det giver mulighed for at forbedre dens systemer, kontrolforanstaltninger, regler eller procedurer for at opnå større effektivitet og/eller produktivitet.

Anbefalingerne skal indberettes i overensstemmelse med de (skema) formater, der er beskrevet i rapportmodellen til søjlevurdering, jf. bilag 4.

Konklusioner

Vurderingsrapporten skal indeholde en konklusion for hver søjle. Der findes to typer konklusioner. Konklusioner skal enten formuleres i positiv form (dvs. »har tilrettelagt«, »bruger«, »er underlagt« eller »anvender«) eller i negativ form (dvs. »har ikke tilrettelagt«, »bruger ikke«, »er ikke underlagt« eller »anvender ikke«).

Anvendelse af en konklusion af typen med forbehold (dvs. anvendelse af formuleringen »med undtagelse af«) er ikke muligt i forbindelse med en søjlevurdering.

Vurderingsrapportens dato

Datoen for udkast til og foreløbige endelige rapporter er den dato, hvor disse rapporter sendes til orientering. Datoen for den endelige vurderingsrapport er den dato, hvor den endelige uafhængige revisors påtegning er underskrevet (bilag 3.4.2).

Procedurer og frister for indsendelse af udkast til og endelige vurderingsrapporter

Revisoren skal overholde procedurerne og fristen for orienteringen og indsendelse af udkastet til og den endelige vurderingsrapport, jf. bilag 3.4.3 og 3.4.4.

Revisorens opmærksomhed rettes navnlig mod følgende:

— Revisoren skal indsende et udkast til rapporten til enheden inden for [21 fastsættes af den ordregivende myndighed] kalenderdage regnet fra dagen efter dagen for det afsluttende møde (dvs. ved udgangen af feltarbejdet)

— Perioden mellem det afsluttende vurderingsmøde og indsendelsen af den endelige vurderingsrapport til enheden må ikke overskride [105 fastsættes af den ordregivende myndighed] kalenderdage eller [15] uger. Revisoren skal forklare og dokumentere eventuelle rapporteringsforsinkelser i arbejdspapirerne.

7. ANDRE FORHOLD

7.1. Oplysninger om metoder til beregning og rapportering af omkostninger

Alle af en enhed med henblik på denne vurdering fremlagte oplysninger om metoden, der er anvendt til beregning og rapportering af omkostninger, betragtes ikke som godkendt af Kommissionen med hensyn til budgettet for specifikke foranstaltninger. En sådan godkendelse er kun mulig, hvis de specifikke procedurer, som er fastlagt i Kommissionens beslutning om forudgående vurdering af enhedsomkostninger og faste beløb (også kaldet »forenklede omkostningsmuligheder«), er fulgt. Hvis der ikke foreligger en forudgående vurdering af forenklede omkostningsmuligheder, fastsættes støtteberettigelsen af omkostninger til specifikke foranstaltninger alene på grundlag af bestemmelserne i den/de relevante aftale/aftaler med enheden

7.2. Opfølgning

Den ordregivende myndighed kan anmode revisoren om at yde yderligere bistand som led i opfølgningen på den endelige vurderingsrapport. Den ordregivende myndighed kan også anmode revisoren om at revurdere en eller flere søjler, hvis det i den endelige vurderingsrapport konkluderes, at enheden ikke har overholdt kravene til den/de pågældende søjle/søjler.

Disse retningslinjer omfatter ikke yderligere bistand, som revisoren yder i forbindelse med den ordregivende myndigheds opfølgning på den endelige vurderingsrapport. Hvis en sådan bistand er påkrævet, skal den ordregivende myndighed udfærdige et tillæg til ordreformularen eller andet gældende kontraktligt dokument for sådan en opgave.

7.3. Diverse anliggender

Bilag

Bilag 1 Opgavesammenhæng — Centrale oplysninger for søjlevurderingen Bilag 2 Vurderingsskema og kriterier Bilag 2a Vurderingsskema Bilag 3 Vurderingsprocedurer Bilag 4 Søjlevurderingsrapport

VIGTIGT: Bilag 1-4 udgør en integreret del af nærværende retningslinjer.

(1) Forordning (EU, Euratom) 2018/1046.

(2) En henvisning til »finansielle instrumenter« anses for også at omfatte budgetgarantier.

(3) Kommissionen kan i behørigt begrundede tilfælde være den ordregivende myndighed.

(4) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/43/EF af 17. maj 2006 om lovpligtig revision af årsregnskaber og konsoliderede regnskaber, om ændring af Rådets direktiv 78/660/EØF og 83/349/EØF og om ophævelse af Rådets direktiv 84/253/EØF (EUT L 157 af 9.6.2006, s. 87), som ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/56/EU af 16. april 2014 (EUT L 158 af 27.5.2014, s. 196).

(5) Hvis revisionsorganet ikke er fra den private sektor, finder tilsvarende niveauer for anciennitet, kvalifikationer og erfaring anvendelse.