Afgørelse truffet af bestyrelsen for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene

af 26. marts 2004

om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt

(2004/321/EF)

BESTYRELSEN HAR -

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1649/2003 om ændring af forordning (EØF) nr. 1365/75 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkårene og om ophævelse af forordning (EØF) nr. 1417/76(1), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) De generelle principper og begrænsninger, der gælder for aktindsigt i henhold til traktatens artikel 255, er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(2).

(2) I forbindelse med vedtagelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001 blev de tre institutioner i en fælleserklæring enige om, at agenturer og lignende organer skal indføre regler i overensstemmelse med denne forordning.

(3) Rådets forordning (EF) nr. 1649/2003 fastsætter, at forordning (EF) nr. 1049/2001 skal finde anvendelse på instituttets dokumenter.

(4) Forordning (EF) nr. 1649/2003 fastsætter ligeledes, at bestyrelsen skal vedtage de praktiske gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 1049/2001 senest seks måneder at regne fra den 29. september 2003 eller efter ikrafttrædelsen af Rådets forordning (EF) nr. 1649/2003.

(5) Klare bestemmelser fremmer en hensigtsmæssig forretningsgang, eftersom de ansvarlige kan træffe nøjagtige og hurtige afgørelser angående begæringer indgivet af offentligheden -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Anvendelsesområde

1. Retten til aktindsigt vedrører de dokumenter, instituttet ligger inde med, dvs. som den har udarbejdet eller modtaget, og som den råder over.

2. Unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, udøver deres ret til aktindsigt i instituttets dokumenter i overensstemmelse med artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

3. I medfør af artikel 2, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 har tredjelandsstatsborgere, der ikke har bopæl i en medlemsstat, samt juridiske personer, der ikke har deres hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i instituttets dokumenter på samme betingelser som de personer, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 2

Begæringer om aktindsigt

1. Begæring om aktindsigt i dokumenter, som instituttet ikke har gjort offentligt tilgængelige, skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, og være affattet tilstrækkelig præcist til, at instituttet kan identificere de ønskede dokumenter.

2. Instituttet besvarer oprindelige og genfremsatte begæringer senest 15 arbejdsdage efter datoen for registreringen af begæringen.

3. I tilfælde af komplekse eller omfangsrige begæringer kan denne frist forlænges med 15 arbejdsdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og på forhånd meddeles den person, der har fremsat begæringen.

4. I tilfælde af upræcise begæringer, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordrer instituttet den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tidspunkt, hvor instituttet råder over disse oplysninger.

5. Enhver delvis negativ beslutning skal indeholde en begrundelse for afslaget, der er baseret på en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 3

Behandling af oprindelige begæringer

1. Når en begæring registreres, sendes der en bekræftelse for modtagelsen til den person, der har fremsat begæringen, medmindre svaret kan sendes med det samme. Bekræftelsen for modtagelsen og svaret sendes skriftligt, eventuelt med e-mail.

2. Den person, der har fremsat begæringen, modtager svar på sin begæring fra den administrative leder.

3. Giver instituttet den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af instituttets svar genfremsætte begæringen over for instituttet med henblik på at få begæringen taget op til fornyet behandling.

4. Har instituttet ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.

Artikel 4

Behandling af genfremsatte begæringer

1. Direktøren træffer afgørelse om afslag på genfremsatte begæringer om aktindsigt. Direktøren informerer instituttets bestyrelse om sådanne foranstaltninger.

2. Den person, der har fremsat begæringen, underrettes skriftligt, eventuelt med e-mail, om hvilke af undtagelserne i artikel 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 der ligger til grund for beslutningen samt begrundelsen herfor. Den pågældende informeres samtidigt om sin ret til at klage ved Retten i Første Instans eller indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Artikel 5

Konsultationer

1. Når instituttet modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som det råder over, men som hidrører fra tredjemand, kontrollerer det, om en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordningen, finder anvendelse.

2. Hvis instituttet efter at have gennemført undersøgelsen vurderer, at det er nødvendigt at give afslag på aktindsigt i det ønskede dokument i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, sendes afslaget til den person, der har fremsat begæringen, uden at ophavsmanden konsulteres.

3. Instituttet efterkommer begæringen om aktindsigt uden at konsultere ophavsmanden, når:

a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af enten ophavsmanden eller i henhold til forordningen eller tilsvarende bestemmelser

b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i forordningens artikel 4.

Artikel 6

Udøvelse af retten til aktindsigt

1. Dokumenterne sendes pr. post, fax eller eventuelt pr. e-mail. I tilfælde af omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at komme og konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis.

2. Hvis dokumentet har været offentliggjort, består svaret i publikationshenvisninger og/eller oplysninger om det sted, hvor dokumentet er til rådighed, samt eventuelt dokumentets internetadresse på instituttets websted.

3. Hvis de ønskede dokumenter er på mere end 20 sider, kan der af den person, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,40 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Bruges der fax, e-mail eller en anden forsendelsesform, besluttes det i hvert enkelt tilfælde, hvilke udgifter der har været i den forbindelse, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

Artikel 7

Register over dokumenter

1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 effektiv giver instituttet adgang til et register over dokumenter via instituttets websted.

2. Registret skal indeholde dokumentets titel, et specifikt referencenummer, emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret.

Artikel 8

Dokumenter, offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i

1. Bestemmelserne i denne artikel gælder kun for dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget efter den dato, fra hvilken forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

2. Følgende dokumenter udleveres automatisk på begæring herom og stilles så vidt muligt direkte til rådighed:

a) dagsordener og referater fra bestyrelsens og forretningsudvalgets møder

b) beslutninger vedtaget af bestyrelsen og forretningsudvalget

c) dokumenter, der hidrører fra tredjemand, og som allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller med dennes samtykke

d) dokumenter, der allerede er blevet offentliggjort som følge af en tidligere begæring.

Artikel 9

Rapport

Instituttet offentliggør hvert år i forbindelse med årsberetningen oplysninger om gennemførelsen af denne beslutning, navnlig statistikker over antallet af begæringer om aktindsigt i instituttets dokumenter, antallet af afslag og begrundelserne herfor.

Artikel 10

Ikrafttrædelse

Denne beslutning træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Udfærdiget i Dublin, den 26. marts 2004.

På bestyrelsens vegne

Marjaana Valkonen

(1) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 25.

(2) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.