BERETNING om regnskab for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked (Alicante) med Kontorets svar (97/C 81/04)

(Perioden 1. september 1994 til 31. december 1995)

1.1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i overensstemmelse med artikel 137 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 af 20. december 1993 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked for regnskabsårene 1994 og 1995. I overensstemmelse med artikel 119, stk. 2, litra c), i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 (2) er Kontorets præsident ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Præsidentens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 137 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Denne beretning omhandler den første revision af Kontoret.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for 1994 og 1995 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Bemærkninger om de væsentligste resultater af revisionen af gennemførelsen af Kontoret for Harmonisering i Det Indre Markeds budget for regnskabsårene 1994 og 1995

Kommissionens tilskud

1.5. I regnskabsåret 1995 har Harmoniseringskontoret kun anvendt 6,8 mio. ECU, eller 68 %, af det ydede tilskud. Det er Rettens opfattelse, at Kontoret burde have udstedt en indtægtsordre på et beløb svarende til det samlede budget (10,1 mio. ECU) til dækning af forpligtelser fremført til regnskabsåret 1996 (4,6 mio. ECU).

Budgetregnskab

1.6. I regnskabsåret 1995 indførte Kontoret et regnskabssystem. Registreringerne i dette system kan ændres efterfølgende, uden at sådanne ændringer kan spores. Det er ikke i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser (artikel 4, stk. 1, og artikel 29, stk. 1).

Fremførte bevillinger og overførsler

1.7. Bevillingerne fremført til 1996 udgør 46 % af budgettet og vedrører navnlig edb-udstyr (afsnit II og III i budgettet). Der er endvidere overført disponible bevillinger fra afsnit I (personale) til afsnit II (administrationsomkostninger) på i alt 2,529 mio. ECU (25 % af budgettet).

Mængde- og værdifortegnelse

1.8. Mængde- og værdifortegnelsen føres kun i antal og ikke i værdi. Derfor er det ikke muligt at sammenholde med beløbene i Kontorets balance.

Adskillelse af funktioner

1.9. Kontoret har ikke indført et forvaltningssystem, der sikrer en passende funktionsadskillelse og korrekt gennemførelse af bestemmelserne om indtægter, forpligtelser og betalinger (dvs. anvisningsberettiget, finansinspektør og regnskabsfører).

Anlægsaktiver

1.10. Kontoret har for øjeblikket til huse i en bygning, der tilhører den spanske regering. Der er imidlertid ikke oprettet en kontrakt om benyttelse af denne bygning. Kontoret bør fastslå sine lokalebehov med henblik på det endelige hjemsted, som vil blive stillet til rådighed for det.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. september 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 11 af 14. 1. 1994, s. 33.

(2) EFT L 11 af 14. 1. 1994, s. 30.

(3) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 underskrev Kontorets præsident den 29. marts 1996 regnskabet for alle Kontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1995 og sendte det samme dag til Kommissionen, budgetudvalget og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 2. april 1996. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

KONTORETS SVAR

Kommissionens tilskud

1.5. Hverken Kontoret eller Kommissionen var klar over, at der var nødvendigt at udstede en indtægtsordre.

Kontoret har taget Revisionsrettens bemærkning herom til efterretning og har truffet de nødvendige foranstaltninger med henblik på, at der straks udstedes en indtægtsordre på den samlede støtte, fratrukket reserven for regnskabsåret 1996. Dette vil også ske i de følgende regnskabsår.

Budgetregnskab

1.6. Det er sandt, at Kontoret for tiden benytter et regnskabssystem, der gør det muligt at ændre registreringerne efterfølgende. Indtil systemet Sincom2, som er udviklet af Kommissionen, er til rådighed, har Kontoret truffet visse organisatoriske foranstaltninger med henblik på at sikre, at det system, der for tiden anvendes, giver en ekstra sikkerhed.

I mellemtiden kan Kontoret ikke gøre andet end at vente på Kommissionens regnskabssystem, som skulle være til disposition inden udgangen af året. Omkostningerne til udvikling af et sådant system er så store, at et enkelt agentur ikke ville kunne afholde dem selv.

Fremførte bevillinger og overførsler

1.7. Kontorets budget for 1995 blev vedtaget med Parlamentets henlæggelse til reserve af et beløb på 2 mio. ECU af et samlet budget på 10 100 000 ECU. Reserven blev frigjort ad to gange:

- 1 000 000 ECU i oktober 1995

- saldoen i november 1995.

Det er klart, at denne midlertidige indefrysning af bevillingerne i lyset af usikkerheden omkring de reelle muligheder for frigørelse af reserven har været af betydning for anvendelsen af bevillingerne, navnlig under afsnit I (personale). Kontoret kunne under ingen omstændigheder ansætte medarbejdere, når det ikke havde garanti for at kunne betale disses løn i hele den resterende del af regnskabsåret.

Så snart reserven var frigjort, blev der truffet foranstaltninger med henblik på anvendelse af de frigjorte bevillinger under de budgetposter, hvor fristerne for indgåelse af udgiftsforpligtelser tillod det, og på områder, hvor der var et reelt behov. Kontoret anmodede derfor om en bevillingsoverførsel fra afsnit I til afsnit II for navnlig at kunne foretage indkøb af edb-udstyr, som i betragtning af tidsplanen for Kontorets indkøring var yderst presserende.

Det bør her erindres, at Kontoret åbnede dørene den 1. april 1996, og at det siden da har modtaget mere end 30 000 ansøgninger om registrering af varemærker, hvorimod overslagene for hele regnskabsåret var baseret på forventninger om 15 000 ansøgninger.

Informatiseringen af procedurerne for behandling af varemærker og de betydelige investeringer, der blev foretaget med henblik herpå i perioden før Kontorets åbning, har således vist sig at være fuldt ud berettigede.

Fortegnelser

1.8. På det tidspunkt, hvor Revisonsretten aflagde besøg, havde Kontoret netop fra Kommissionen modtaget software til edb-baseret styring af fortegnelserne, og programmer var ved at blive installeret.

I mellemtiden er de fysiske og regnskabsmæssige fortegnelser blevet sammenholdt.

Adskillelse af funktioner

1.9. Ifølge Revisionsrettens oplysninger vedrører dette punkt rækkefølgen af underskrifter i forbindelse med indgåelse af udgiftsforpligtelser og betaling. Der er derfor ikke tale om, at den anvisningsberettigedes, regnskabsførerens og finansinspektørens respektive ansvarsområder ikke er klart definerede i forhold til hinanden.

Bemærkningen vedrører det forhold, at regnskabsføreren påtegnede dokumenterne før den anvisningsberettigede. Under Kontorets indkøringsperiode, mens der endnu ikke var nogen budgetforvalter, gjorde denne fremgangsmåde det muligt at konstatere, om der rent faktisk var tilstrækkelige midler til rådighed, før den anvisningsberettigedes underskrift.

Kontoret har nu en budgetforvalter og kan fremover anvende følgende rækkefølge af underskrifter i de forskellige dokumenter vedrørende økonomi:

1. Finansforvalter

2. Anvisningsberettiget

3. Finansinspektør

4. Regnskabsfører.

Dette er i overensstemmelse med Revisionsrettens bemærkninger.

Anlægsaktiver

1.10. Der er indgået en aftale (kopi vedlagt som bilag) mellem den spanske regerings industriminister og det tidligere medlem af Kommissionen med ansvar for det indre marked Vanni d'Archirafi. I henhold til denne aftale stiller de spanske myndigheder vederlagsfrit en bygning (foreløbigt hjemsted) til rådighed for Kontoret. Det er i denne bygning, Kontoret for tiden har til huse.

I henhold til samme aftale træffer den spanske regering foranstaltninger med henblik på at finde et endeligt hjemsted til Kontoret.

Afgørelsen om byggegrund og udbudsbetingelser for den bygning, der skal opføres, blev truffet af de spanske myndigheder den 3. juli 1996. Udbudsbetingelserne vedrørende denne bygning offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende (S-udgaven) den 30. juli.

Kontoret vil på baggrund af denne udvikling straks træffe de nødvendige foranstaltninger.