Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur (København) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med agenturets svar

(2000/C 373/02)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagentur i henhold til artikel 13, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90(1).

2. Retten har revideret regnskaberne for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Agenturets administrerende direktør er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Den administrerende direktør skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 14 i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE MILJØAGENTUR (KØBENHAVN) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. Regnskabsårets endelige bevillinger beløber sig til 18,5 millioner euro. Agenturet har udnyttet 18,3 millioner euro, heraf 9,2 millioner euro til aktionsudgifter (Budgetafsnit III).

6. Bevillingsfremførslerne beløber sig til 6,0 millioner euro (dvs. 33 % af forpligtelserne) og vedrører primært aktionsudgifterne (5,4 millioner euro). Til sammenligning beløb de bevillinger, der blev fremført fra regnskabsåret 1998 til regnskabsåret 1999, sig til 5,8 millioner euro, heraf vedrørte 4,6 millioner euro aktionsudgifterne. 0,7 millioner euro (dvs. 12 %) af disse fremførsler bortfaldt.

Bogføring af moms

7. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(3), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer agenturet til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende.

Mængde- og værdifortegnelsen

8. Agenturet bør sørge for, at mængde- og værdifortegnelsen afstemmes minimum en gang om året, så det sikres, at listen er udtømmende, og at edb-udstyr, der er forældet, nedskrives.

Personaleforvaltningen

9. Under revisionen er der påvist svagheder i forvaltningen af personalets personlige akter. Det har blandt andet bevirket, at lønnen for to nyansatte ikke er korrekt fastsat. Agenturet bør regelmæssigt kontrollere samtlige personlige akter og sikre sig, at de er fuldstændige, og at alle data og akter stadig er gyldige.

Forvaltningen af kontrakter med temacentrene

10. For at agenturets målsætninger kan gennemføres, har det indgået kontrakter med forskellige temacentre, som er udvalgt af medlemsstaterne. Kontrakterne er baseret på et standarddokument suppleret med bilag af mere teknisk karakter. Retten har bemærket uoverensstemmelser mellem standarddokumentet og de tekniske bilag, især hvad angår arbejdets art og varighed.

11. Disse kontrakter finansieres af bevillinger under afsnit III på agenturets budget, som dækker aktionsudgifterne. Som tidligere nævnt fremføres en meget stor del af disse bevillinger (jf. punkt 5 og 6). Forvaltningen af disse fremførsler, som er vigtig, da de ellers risikerer at bortfalde, forklarer delvist, at nogle kontrakter først er indgået meget sent på året. Der er således indgået forpligtelser over aktionsudgifterne for mindst 1,9 millioner euro efter den 15. november 1999.

12. I betragtning af, at der flere år i træk er fremført så store beløb, burde agenturet forbedre tilsynet med årsprogrammets gennemførelse, så bevillingsfremførslerne begrænses mest muligt, og princippet om etårighed dermed også følges nøjere.

13. Der er også konstateret svagheder ved den finansielle forvaltning af kontrakterne. Det ville være nyttigt, hvis procedurerne for behandling af betalingsanmodninger blev formaliseret og anvendt. De finansielle dossierer bør omfatte dokumentation for betalingsanmodningerne og ikke kun en attest på, at arbejdet er udført i overensstemmelse med kontrakten.

14. Kontrakterne finansieres via forpligtelser indgået over forskellige budgetposter, som vedrører de områder, kontrakterne dækker. Afholdte betalinger bogføres sådan, at de relevante forpligtelser gradvist bruges op. Man kan derfor ikke se ud fra udnyttelsen af bevillingerne, hvor langt fremme arbejdet er.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 27. september 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 120 af 11.5.1990, s. 4.

(2) I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 er regnskabet over alle agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 20. marts 2000, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 5. april 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og pr. 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

MOMS. Betalinger og refusioner

Retten anfører:

"7. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret, og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer agenturet til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende"

Agenturets bemærkninger:

Agenturet vil sammen med de andre agenturer, der er i samme situation, sætte sig i kontakt med Kommissionens tjenestegrene med henblik på at fastsætte betingelserne for ændringen af deres finansforordninger og få de pågældende ændrede bestemmelser vedtaget inden 2001.

Mængde- og værdifortegnelsen

Retten anfører:

"8. Agenturet bør sørge for, at mængde- og værdifortegnelsen afstemmes minimum en gang om året, så det sikres, at listen er udtømmende, og at edb-udstyr, der er forældet, nedskrives."

Agenturets bemærkninger:

Mængde- og værdifortegnelsen opdateres løbende og kontrolleres regelmæssigt. Men som Retten ganske korrekt har bemærket, har agenturet ikke kasseret det forældede udstyr, som stadig befinder sig i agenturets lokaler. Agenturet har nu indført et system til at få fjernet det forældede udstyr ved at kræve, at edb-leverandøren tager en forældet computer tilbage for hver ny, der leveres.

Personaleforvaltningen

Retten anfører:

"9. Under revisionen er der påvist svagheder i forvaltningen af personalets personlige akter. Det har blandt andet bevirket, at lønnen for to nyansatte ikke er korrekt fastsat. Agenturet bør regelmæssigt kontrollere samtlige personlige akter og sikre sig, at de er fuldstændige, og at alle data og akter stadig er gyldige."

Agenturets bemærkninger:

Der er indført systematisk kontrol med de personlige akter, som blev oprettet med støtte fra Kommissionens GD for Personale og Administration. De fejl, som Retten konstaterede, er blevet rettet ved en første revision.

Temacentrene. Forvaltningen af kontrakter

Retten anfører:

"10. For at agenturets målsætninger kan gennemføres, har det indgået kontrakter med forskellige temacentre, som er udvalgt af medlemsstaterne. Kontrakterne er baseret på et standarddokument suppleret med bilag af mere teknisk karakter. Retten har bemærket uoverensstemmelser mellem standarddokumentet og de tekniske bilag, især hvad angår arbejdets art og varighed."

Agenturets bemærkninger:

Agenturet er nu i færd med at kontrollere, at standarddokumenterne og de tekniske bilag stemmer overens, og der foretages rettelser, hvor det er nødvendigt. Man er desuden ved at indføre rutinekontroller, eftersom der nu defineres og kontraheres nye europæiske temacentre, som skal fungere fra og med 2001.

Retten anfører:

"11. Disse kontrakter finansieres af bevillinger under afsnit III på agenturets budget, som dækker aktionsudgifterne. Som tidligere nævnt fremføres en meget stor del af disse bevillinger (jf. punkt 5 og 6). Forvaltningen af disse fremførsler, som er vigtig, da de ellers risikerer at bortfalde, forklarer delvist, at nogle kontrakter først er indgået meget sent på året. Der er således indgået forpligtelser over aktionsudgifterne for mindst 1,9 millioner euro efter den 15. november 1999."

Agenturets bemærkninger:

Der indgås forpligtelser tidligt på året for at vinde mest mulig tid til at udvikle og levere det bestilte arbejde. Muligheden for at indgå yderligere forpligtelser sent på året er imidlertid med til effektivt at udnytte de begrænsede midler, som er til rådighed. Der kan f.eks. være behov for at ændre rammerne for arbejdet og at stille yderligere midler til rådighed til de europæiske temacentres arbejde, som også medvirker til at opbygge medlemsstaternes kapaciteter.

Retten anfører:

"12. I betragtning af, at der flere år i træk er fremført så store beløb, burde agenturet forbedre tilsynet med årsprogrammets gennemførelse, så bevillingsfremførslerne begrænses mest muligt, og princippet om etårighed dermed også følges nøjere."

Agenturets bemærkninger:

Det er agenturets hensigt at begrænse fremførslerne. Som anført under det ovenstående punkt kontraheres en del af arbejdet dog måske først i slutningen af året af effektivitetsgrunde. De europæiske temacentre er desuden i drift hele året rundt, tolv måneder om året, men efter et årsskifte når der tidligst nye midler under det nye budget frem i februar, hvilket gør det nødvendigt at fremføre nogle betalinger til det følgende år.

Retten anfører:

"13. Der er også konstateret svagheder ved den finansielle forvaltning af kontrakterne. Det ville være nyttigt, hvis procedurerne for behandling af betalingsanmodninger blev formaliseret og anvendt. De finansielle dossierer bør omfatte dokumentation for betalingsanmodningerne og ikke kun en attest på, at arbejdet er udført i overensstemmelse med kontrakten."

Agenturets bemærkninger:

EEA har udarbejdet procedurer for behandling af betalingsanmodninger og for afslutning af hver enkelt tilskudsprocedure. Vi sætter dog pris på Rettens forslag og er i færd med at tilpasse disse procedurer yderligere, så de omfatter dokumentation, f.eks. situationsrapporter eller uddrag fra tekniske rapporter samt oversigterne i de finansielle dossierer.

Retten anfører:

"14. Kontrakterne finansieres via forpligtelser indgået over forskellige budgetposter, som vedrører de områder, kontrakterne dækker. Afholdte betalinger bogføres sådan, at de relevante forpligtelser gradvist bruges op. Man kan derfor ikke se ud fra udnyttelsen af bevillingerne, hvor langt fremme arbejdet er."

Agenturets bemærkninger:

EEA vil bestræbe sig på at ajourføre betalingsplanen i forhold til udgiftsbudgetposterne, så den er i overensstemmelse med den faktiske levering af arbejde, i første omgang ved at anmode de europæiske temacentre om yderligere information om ressourcer, der er givet til særlige opgaver. Temacentrene leverer dog normalt en pakke med indbyrdes sammenhængende arbejdsopgaver med forskellige tidsplaner, og det er begrænset, hvor godt budgetbevillingerne kan afspejle, hvor langt fremme arbejdet er.