BERETNING om regnskab for regnskabsåret 1996 og forvaltning af Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Thessaloniki-Centret) med Centrets svar (97/C 393/01)

INDHOLD

Punkt Side

DET EUROPÆISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSES REGNSKAB FOR REGNSKABSÅRET 1996 1 - 4 2

REVISIONSBEMÆRKNINGER 5 - 29 2

Indledning 5 - 8 2

Baggrund 5 - 6 2

Revisionens omfang 7 2

Finansielle data 8 2

Bemærkninger om budgetgennemførelsen 9 - 13 2

Funktionsadskillelse 9 2

Forskudsforvaltning 10 2

Bevillingsoverførsler 11 - 12 2

Fremførsler og bortfald af bevillinger 13 3

Bemærkninger om forvaltningsregnskabet og balancen 14 - 21 3

Indtægter 14 - 15 3

Udgifter 16 - 17 3

Balancen 18 - 20 3

Revision af Centrets lokale- og personaleforhold 21 - 26 3

De midlertidige lokaler 21 3

Den permanente bygning 22 - 23 3

Personale 24 - 26 4

Konklusion 27 - 29 4

BILAG - Tabel 1 - 4 5

Centrets svar 8

DET EUROPÆISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSES REGNSKAB FOR REGNSKABSÅRET 1996

1. Denne beretning er stilet til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med Rådets forordning (EØF) nr. 337/75 (1), artikel 12, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1946/93 (2).

2. Retten har revideret Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelses regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1996. Centrets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76 (3), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 (4), ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 65, 67 og 68 i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 (5) om ændring af forordning (EØF) nr. 1416/76 (6). Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere regnskabet.

3. Retten gennemførte revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, for så vidt de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige under de givne omstændigheder.

4. Retten mener, at regnskaberne for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1996, er rigtige, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

REVISIONSBEMÆRKNINGER

Indledning

Baggrund

5. Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Cedefop) blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 337/75 (7) som et satellitorgan i Det Europæiske Fællesskab med den opgave at fremme erhvervsuddannelserne på fællesskabsplan. Centret startede sin virksomhed i Berlin i 1976 og flyttede til Thessaloniki i 1995.

6. I henhold til den samme forordning er dets opgave at »bistå Kommissionen for på fællesskabsplan at fremme og udvikle grundlæggende og efterfølgende erhvervsuddannelse«, at medvirke til »gennemførelse af en fælles politik for erhvervsuddannelse« og især at fremme »udveksling af oplysninger og erfaringer«. Centrets vigtigste opgaver på erhvervsuddannelsesområdet er at »tilvejebringe . . . dokumentation«, at »bidrage til udvikling og samordning af forskningen,« at »sikre udbredelse af nyttigt dokumentationsmateriale og oplysninger og tilskynde til samordnet behandling af problemerne i forbindelse med erhvervsuddannelse« (navnlig tilnærmelse af de erhvervsmæssige uddannelsesniveauer og gensidig anerkendelse af certifikater) og at »være mødested for de implicerede parter«.

Revisionens omfang

7. Retten foretog finansiel revision af regnskaberne for 1996 og undersøgte Centrets beslutninger vedrørende midlertidige og permanente lokale- og personaleforhold.

Finansielle data

8. Tabel 1 og 2 er oversigter over Centrets regnskab. De disponible bevillinger for regnskabsåret 1996 androg 14,8 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 11,4 mio. ECU i henhold til indgåede forpligtelser, og 2,1 mio. ECU er fremført til regnskabsåret 1997. Det resterende beløb på 1,3 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregående år fremførte bevillinger er der afholdt betalinger for 4,2 mio. ECU, og 0,6 mio. ECU er bortfaldet. I tabel 3 i denne beretning vises udnyttelsen af bevillingerne for 1996 og af de fra 1995 fremførte bevillinger.

Bemærkninger om budgetgennemførelsen

Funktionsadskillelse

9. Centret har indført hensigtsmæssige procedurer for adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget, regnskabsfører og forskudsbestyrer (8).

Forskudsforvaltning

10. Der blev fortsat afholdt mange betalinger (74 % i 1996, lønninger medregnet) uden finansinspektørens forudgående påtegning. Sidste år (9) henstillede Retten, at forskudsforvaltningen kun blev anvendt til afholdelse af løbende eller mindre udgifter, hvor risikoen for uregelmæssigheder er forholdsvis lav. Det er defineret i en bestyrelsesbeslutning, der trådte i kraft den 1. januar 1997, hvilke udgifter der kan afholdes via forskudsforvaltningen.

Bevillingsoverførsler

11. De samlede bevillingsoverførsler mellem forskellige budgetposter i 1996 androg 891 600 ECU (6 % af det oprindelige budget). Det er en nedgang i forhold til 1995, hvor de androg 922 000 ECU.

12. Centret overførte 30 000 ECU fra budgetpost 1 1 7 6 »Andet honorarlønnet personale, oversættelses- og maskinskrivningsarbejde udført uden for Centret« til en nyoprettet budgetpost 1 1 1 0 »Hjælpeansatte« og 40 000 ECU fra budgetpost 1 1 0 0 »Grundløn« til en nyoprettet budgetpost 1 1 1 2 »Lokalt ansatte« efter at have forelagt sagen for en række tjenestegrene i Kommissionen (GD IX, GD XIX og GD XX) og fået deres godkendelse. Disse nye budgetposter blev oprettet af Centret. Retten erkender berettigelsen af disse overførsler, men konstaterer, at de er i strid med artikel 21, stk. 4a, i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93, hvori det hedder: »Der kan kun overføres bevillinger til poster, hvorunder der på oversigten over udgifter er opført en bevilling, eller hvor der er anført et promemoria (p.m.)«. Samme budgetposter er også opført i budgettet for 1997 med budgetmyndighedens godkendelse.

Fremførsler og bortfald af bevillinger

13. I 1996 er der ikke fremført så mange bevillinger som året før. Næsten 77 % af de endelige bevillinger for 1996 blev udbetalt i 1996 mod 61 % i 1995. Af de indgåede forpligtelser blev 14 % fremført til 1997 (28 % i 1995). 9 % af bevillingerne bortfaldt mod 10 % i 1995. I tabel 4 vises fremførslerne fra det oprindelige budget for 1996 fordelt på afsnit og den senere udnyttelse af dem.

Bemærkninger om forvaltningsregnskabet og balancen

Indtægter

14. EU-tilskuddet til Centret i 1996 var på 14 625 000 ECU. Centret anmodede faktisk om - og modtog - 14 410 000 ECU.

15. I 1996 betalte Norge og Island for første gang Centret 96 135 ECU i bidrag for deres deltagelse i arbejdsprogrammet.

Udgifter

16. I artikel 46 i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93, er det fastsat, at aftaler kan indgås ved underhåndsaftale, såfremt ordrebeløbet ikke overstiger 12 000 ECU. Der blev indgået mindst 17 undersøgelseskontrakter og fem kontrakter om erhvervelse af anlægsaktiver, hvor ordrebeløbet oversteg denne grænse, men hvor man ikke fulgte proceduren for bundet udbud omhandlet i forordningens artikel 45. Alligevel havde finansinspektøren godkendt alle betalingerne.

17. En undersøgelse viser, at i 1996 overholdt 55 % af kontrahenterne ikke de kontraktlige leveringsfrister. Det fremgår ikke af referaterne fra bestyrelsesmøderne, at kontrahenternes opfyldelse af de kontraktlige frister har været drøftet.

Balancen

18. Centret har udarbejdet en ajourført mængde- og værdifortegnelse som fastsat i artikel 52 i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 (10). Anlægsaktiverne er opført på balancen for 1996 med 1 443 431 ECU til anskaffelsesværdien for udstyr og inventar.

19. Ved årets udgang var Centrets likvide beholdning på 4,1 mio. ECU. Det er en nedgang i forhold til 1995, hvor beholdningen var på 5,9 mio. ECU. Centret har igen påtaget sig ansvaret for at forvalte omfattende likvide midler. Retten henstiller, at Centrets træk på de kvartalsvise overførsler fra Kommissionen tilpasses efter de faktiske behov for likvide midler.

20. Balancen omfatter et beløb på 483 308 ECU vedrørende »Momstilgodehavender«, hvoraf 251 434 ECU vedrører året 1995, men endnu ikke er inkasseret på grund af flytningen til Thessaloniki. Retten henstiller, at Centret sørger for at få inkasseret dette beløb snarest muligt. For så vidt angår »Momstilgodehavender vedrørende 1996«, henstilles det, at Centret forklarer de ansvarlige skattemyndigheder, hvordan denne procedure fungerer, så det undgås, at der går midler tabt, eller at tilbagebetalingen forsinkes unødigt.

Revision af Centrets lokale- og personaleforhold

De midlertidige lokaler

21. Som Retten bemærkede det sidste år (11), måtte Centret investere 120 000 ECU i indretning af de midlertidige lokaler, så de kunne bruges og var indflytningsklare. Da revisionen fandt sted (maj 1997), forklarede Centret, at det havde afholdt disse udgifter for at kunne fungere effektivt, men det kunne dog ikke sige, hvem der skulle dække disse omkostninger.

Den permanente bygning

22. Centret og den græske stat undertegnede den 22. juni 1995 en grundaftale om opførelsen af den permanente bygning. I henhold til denne aftale skal Centret betale den græske stat 6 879 750 ECU i fire lige store rater på 1 719 937 ECU. De to første blev betalt henholdsvis 1. september 1995 og 1. september 1996, og den tredje forfalder til betaling 1. september 1997. Denne tredje rate skal godkendes af budgetmyndigheden, og den sidste rate skal betales, når bygningen afleveres.

23. Hvis budgetmyndigheden giver sin godkendelse før 1. september 1997, vil Centret have betalt den græske stat 5 159 811 ECU for opførelsen af den permanente bygning. Opførelsen af bygningen skulle ifølge planerne være påbegyndt 30. marts 1997. Da revisionen fandt sted (maj 1997), var udbudsproceduren, som de græske myndigheder forvalter, stadig ikke afsluttet, og der var ikke undertegnet kontrakter. Revisorerne havde derfor hverken mulighed for at revidere finansielle oplysninger om eller et budget over denne investering.

Personale

24. Stillingsfortegnelsen for 1996 omfattede 81 stillinger, (permanente og midlertidige stillinger), nemlig 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C og 3 D. Da revisionen fandt sted (maj 1997), arbejdede der 78 personer i Thessaloniki, nemlig 60 tjenestemænd og midlertidigt ansatte (25 A/LA, 10 B, 23 C og 2 D), 7 nationale eksperter, 5 lokalt ansatte, 3 hjælpeansatte, 2 vikarer og 1 praktikant.

25. Yderligere 3 personer arbejder på Cedefop's kontor i Bruxelles, 1 person gør midlertidig tjeneste i Eurostat, hvor den pågældende deltager i et samarbejdsprojekt, 3 personer opholder sig stadig i Berlin, 4 ansatte har tjenestefrihed af personlige årsager, og 1 person har været syg i mange måneder. Der er ansat mange nye medarbejdere i 1996.

26. Under revisionen fik revisorerne oplyst, at de græske skattemyndigheder havde indledt en undersøgelse, som bl. a. omfattede indbetaling af skat og socialsikringsbidrag for lokalt ansatte, en virksomhed i Thessaloniki har stillet til rådighed for Cedefop.

Konklusion

27. Der blev indgået mindst 17 undersøgelseskontrakter og fem kontrakter om erhvervelse af anlægsaktiver, hvor ordrebeløbet oversteg grænsen på 12 000 ECU, men hvor man ikke fulgte udbudsproceduren omhandlet i artikel 45 i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 (jf. punkt 16).

28. Centret havde også i regnskabsåret 1996 en omfattende likvid beholdning. Dette bør undgås, og træk på de kvartalsvise overførsler fra Kommissionen bør tilpasses efter de faktiske behov for likvide midler (jf. punkt 19).

29. Det henstilles, at Centret sikrer sig, at opførelsen af den permanente bygning skrider fremad i henhold til byggeaftalen (jf. punkt 23).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 12. 13. november 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 39 af 13. 2.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 11.

(3) EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 1.

(4) EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 15.

(5) EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 15.

(6) EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 1.

(7) EFT L 39 af 13. 2. 1975, s. 1.

(8) Beretning om regnskab for regnskabsåret 1995 og forvaltning af Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Thessaloniki-Centret).

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Retten på grundlag af Cedefop's data.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

SVAR FRA CENTRETS BESTYRELSE

Måden, hvorpå Revisionsretten har fremsat sine bemærkninger, giver Centrets bestyrelse mulighed for at svare direkte. Bestyrelsen anvender den samme opstilling som i Rettens bemærkninger og konklusioner. Nummereringen af de annoterede punkter svarer til den, der er anvendt i Rettens beretning.

12. Centret takker Retten for dens forståelse for de anførte overførsler, som var nødvendige, for at Centret kunne fungere gnidningsløst i de græske omgivelser, og understreger, at der var tale om undtagelsesvise foranstaltninger, som ikke vil blive gentaget under de nu normale omstændigheder.

16. Hvad angår proceduren for bundet udbud bør der tages hensyn til følgende punkter:

a) Nogle af de løbende kontrakter er baseret på tidligere indkaldelser af interessetilkendegivelser og begrænsede udbud. I forbindelse med dokumentationsnetværket blev kontrakterne, der for det meste overstiger 12 000 ECU, i de fleste tilfælde indgået med de samme specialiserede institutioner som i de foregående år. Arbejdet kræver stor kontinuitet, og en årlig udbudsprocedure med mulighed for ofte skiftende kontrahenter ville betyde et brud på kontinuiteten og endvidere manglende effektivitet på grund af den nødvendige uddannelses- og introduktionperiode. Gennemførelsen af kontrakterne evalueres dog omhyggeligt, og viser det sig, at den ikke er tilfredsstillende, vil der blive startet en udbudsprocedure (på grundlag af den indkaldelse af interessetilkendegivelser, som Centret gennemførte for nylig).

b) Kontrakter om udarbejdelse af nye monografier om erhvervsuddannelsessystemerne i medlemsstaterne (eller om ajourføring af allerede eksisterende) sluttes i henhold til de almindelige regler, dvs. der gennemføres en procedure for bundet udbud. I forbindelse med monografierne opstilles listen over tilbudsgivere efter samråd med medlemmer af Centrets bestyrelse. En undtagelse fra denne regel blev gjort i 1995 og 1996 i forbindelse med monografierne om de nye medlemsstater og EØS-landene. Her betragtedes det som mere passende at træffe beslutningen direkte efter samråd med medlemmer af bestyrelsen.

Centret gennemførte som planlagt en indkaldelse af interessetilkendegivelser for deltagelse i net og udførelse af undersøgelseskontrakter. Indkaldelsen blev offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende (C 214/15 af 16. 7. 1997). Resultaterne af denne indkaldelse gennemgås i øjeblikket.

17. Forsinkelser i gennemførelsen af kontrakter skyldes i mange tilfælde, at de administrative procedurer ikke overholdes, specielt at kontrahenter ikke fremsender de nødvendige fakturaer til tiden. Undertiden er der opstået forsinkelser i forbindelse med undertegnelsen af kontrakter, hvilket betød, at arbejdet først kunne påbegyndes måneder efter det planlagte tidspunkt, hvilket igen forårsagede yderligere forsinkelser. I andre tilfælde opstod forsinkelserne på grund af indgående og tidkrævende drøftelser mellem kontrahenten og CEDEFOP om kontrahentens foreløbige rapport. I tilfælde hvor den kontraherende institution selv medfinansierer opgaven eller benytter andre finansieringskilder, kan CEDEFOP ikke altid bestemme tidsplanen. Dette er især tilfældet, når den pris, CEDEFOP betaler, er lavere end markedsprisen for det pågældende arbejde.

CEDEFOP vil forsøge at undgå forsinkelser. I tilfælde af urimelige forsinkelser lod CEDEFOP kontrahenterne forstå, at sådanne forsinkelser kan medføre alvorlige ulemper for dem hvad angår udsigterne til samarbejde i fremtiden. Den nye liste over interesserede personer/institutioner, som vil blive opstillet efter den seneste indkaldelse af interessetilkendegivelser, skulle give Centret større valgmuligheder i forbindelse med fremtidig tildeling af kontrakter og derfor gøre det nemmere at insistere på, at kontrahenter og deres institutioner nøje overholder de fastsatte regler og tidsplaner. Der vil stadig blive anvendt en forretningsmæssig fremgangsmåde.

19. Bestyrelsen konstaterer, at der er sket forbedringer i 1996, og er af den opfattelse, at der kan opnås yderligere fremskridt. Den vil øge sine bestræbelser i denne henseende. Centret har forbedret fremgangsmåden, idet det sammen med de kvartalsmæssige overførsler fra Kommissionen giver en detaljeret oversigt over den aktuelle beholdning af betalingsmidler og de samlede udbetalinger, der forventes i løbet af de kommende fire måneder. Differencen mellem disse viser det faktiske behov, og det vil således være muligt at undgå en permanent usædvanlig stor likvid beholdning.

20. Centret traf foranstaltninger umiddelbart efter Revisionsrettens kontrol og forfølger tilbagebetalingen. De relevante bilag vedrørende tilbagebetaling fra de tyske skattemyndigheder af moms, som Centret har betalt i 1995 og 1996, er blevet afsendt. Centret har kontaktet de ansvarlige skattemyndigheder i Grækenland og modtaget detaljerede oplysninger om proceduren og forberedelsen af de nødvendige bilag vedrørende tilbagebetaling af moms betalt i de forudgående år. I mellemtiden er bilagene vedrørende regnskabsårene 1995 og 1996 blevet forberedt og sendt til de ansvarlige myndigheder.

21. Centret minder om, at

- de hurtigt istandsatte midlertidige lokaler ikke er nogen optimal løsning (f. eks. udgør det samlede areal kun ca. en tredjedel af den nye bygnings areal)

- der er opstået nye behov efter CEDEFOP's flytning (specielt investering i infrastruktur til elektronisk udstyr)

- hverken den oprindelige aftale eller den græske lovgivning definerer klart, hvem der skal bære sådanne omkostninger. En juridisk rådgiver bekræftede denne manglende klarhed. Centret blev nødt til at foretage ændringer for at kunne arbejde effektivt. Det erkender, at det ville have været bedre at have truffet aftale om ekstra investeringer på forhånd. Ejeren af bygningen er underrettet om de investeringer, CEDEFOP har foretaget, og har indtaget en tilsvarende generøs holdning i forbindelse med nye spørgsmål (f. eks. ekstra mødefaciliteter). Centret vil også forsøge at få udlignet de opståede omkostninger ved den nuværende lejekontrakts udløb.

23. Centret er enig i, at forberedelsestiden har været meget lang, men er sikker på, at tingene nu vil skride hurtigere frem. Tidsplanen for den kommende periode, som de græske myndigheder har opstillet, ser således ud:

>TABELPOSITION>

Centret forventer, at budgetmyndigheden frigør de blokerede bevillinger på 1997-budgettet, og at Centret vil kunne opfylde sine kontraktmæssige forpligtelser over for den græske regering. Forhåbentlig vil der blive gjort så gode fremskridt, at den tredje rate kan betales inden udgangen af 1997. Dette er også af betydning, fordi der ikke er yderligere anmodninger om rater i budgetforslaget for 1998.

24 25. Det er rigtigt, at der er ansat mange nye medarbejdere, og at der er flere medarbejdere med forskellige kontrakter, som ikke er omfattet af stillingsfortegnelsen. De sociale foranstaltninger i forbindelse med flytningen afsluttedes i maj 1997; bestyrelsen vil vurdere personalesituationen i slutningen af 1997.

26. Det forventes, at resultatet af denne undersøgelse ikke vil få konsekvenser for Centret.

27. Som allerede nævnt er en ny omfattende indkaldelse af interessetilkendegivelser blevet gennemført med positivt resultat.

28. Situationen har bedret sig i de seneste år. Denne udvikling vil forhåbentlig fortsætte i 1997.

29. Centret har gjort og vil fortsat gøre alt for at sikre, at det får en højkvalitetsbygning til en passende pris. Måske bliver omkostningerne til den nye bygning lavere end først beregnet. Udsigterne er positive (jf. punkt 23).