Kommissionens afgørelse

af 15. maj 2003

om fastsættelse af Energy Star-Rådets forretningsorden

(2003/367/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2422/2001 af 6. november 2001 om et fællesskabsprogram for energieffektivitetsmærkning af kontorudstyr(1), særlig artikel 8, stk. 4, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til artikel 8, stk. 1, i forordning (EF) nr. 2422/2001 blev EF-Rådet for Energy Star-programmet ("Energy Star-Rådet") oprettet med Kommissionens afgørelse 2003/168/EF(2).

(2) I henhold til artikel 8, stk. 4, i denne forordning er det hensigtsmæssigt at fastsætte Energy Star-Rådets forretningsorden under hensyntagen til de synspunkter, som er fremført af medlemsstaternes repræsentanter inden for Energy Star-Rådet -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Energy Star-Rådets forretningsorden som anført i bilaget til denne afgørelse fastsættes hermed.

Udfærdiget i Bruxelles, den 15. maj 2003.

På Kommissionens vegne

Loyola De Palacio

Næstformand

(1) EFT L 332 af 15.12.2001, s. 1.

(2) EUT L 67 af 12.3.2003, s. 22.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR EF-RÅDET FOR ENERGY STAR-PROGRAMMET

Artikel 1

Mødeindkaldelse

1. Energy Star-Rådet indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af et simpelt flertal af Energy Star-Rådets medlemmer.

2. Formanden skal med sekretariatets bistand være ansvarlig for udarbejdelse og fremsendelse af mødeindkaldelser, dagsordener og støttedokumenter samt for udarbejdelse og fremsendelse af mødereferater og udarbejdelse af deltagerlisten.

3. Normalt bør højst tre repræsentanter for et medlem af Energy Star-Rådet deltage i et givet møde.

Artikel 2

Dagsorden

1. Formanden fastsætter dagsordenen og forelægger den for Energy Star-Rådet.

2. Der skelnes i dagsordenen mellem:

a) spørgsmål, som Energy Star-Rådet høres om

b) andre spørgsmål, som forelægges Energy Star-Rådet til orientering, enten på formandens initiativ eller på skriftlig opfordring af et medlem af Energy Star-Rådet.

Artikel 3

Fremsendelse af dokumenter til Energy Star-Rådets medlemmer

1. Om muligt senest 14 kalenderdage inden mødet sender formanden mødeindkaldelse, dagsorden og arbejdsdokumenter til Energy Star-Rådets medlemmer i henhold til artikel 12, stk. 2.

2. I hastende sager kan formanden efter anmodning fra et af Energy Star-Rådets medlemmer eller på eget initiativ afkorte fristen i stk. 1 til fem arbejdsdage inden mødet.

Artikel 4

Energy Star-Rådets stillingtagen

Energy Star-Rådet bør tilstræbe en høj grad af konsensus i forbindelse med sin stillingtagen.

1) Formanden kan anmode Energy Star-Rådets medlemmer om at tage stilling, jf. forordning (EF) nr. 2422/2001. Energy Star-Rådets medlemmers stillingtagen fremsættes af de tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer.

2) Såfremt et medlem anmoder om det, kan anmodningen om at tage stilling til et spørgsmål udskydes, hvis dokumenterne vedrørende et punkt på dagsordenen ikke er blevet fremsendt inden for de frister, der er fastsat i artikel 3, stk. 1 og 2.

Artikel 5

Repræsentation og beslutningsdygtigt flertal

1. Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af Energy Star-Rådet og sammensættes som fastsat i artikel 2, stk. 2, afgørelse 2003/168/EF. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat.

En medlemsstats delegation kan i givet fald repræsentere én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt gennem den faste repræsentation for den medlemsstat, der lader sig repræsentere.

2. Hver interessegruppe som fastsat i del B af bilaget til afgørelse 2003/168/EF (producenter, detailforhandlere, miljøgrupper og forbrugerorganisationer) betragtes som ét medlem af Energy Star-Rådet.

En interessegruppe kan højst repræsentere én anden interessegruppe. Den repræsenterede gruppe skal skriftligt informere formanden herom.

3. Der kræves ikke noget beslutningsdygtigt flertal i forbindelse med Energy Star-Rådets drøftelser.

Artikel 6

Arbejdsgrupper

1. Energy Star-Rådet kan nedsætte midlertidige arbejdsgrupper til behandling af særlige spørgsmål. Kommissionens repræsentant fungerer som formand for arbejdsgrupperne.

2. Grupperne aflægger rapport til Energy Star-Rådet. De kan med henblik herpå udpege en referent.

Artikel 7

Tredjemands deltagelse i udvalgets møder

Formanden kan efter anmodning fra et medlem eller på eget initiativ vedtage at høre eksperter eller repræsentanter for organisationer, der ikke er medlemmer af Energy Star-Rådet.

Artikel 8

Skriftlig procedure

Energy Star-Rådets stillingtagen kan indhentes med en skriftlig procedure. I så fald tilsender formanden medlemmerne de dokumenter, som Energy Star-Rådet skal tage stilling til, efter proceduren i artikel 12, stk. 2. Fristen skal være på mindst 14 kalenderdage.

Artikel 9

Sekretariat

Kommissionens tjenestegrene forestår sekretariatsopgaverne for Energy Star-Rådet og for eventuelle arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 6.

Artikel 10

Mødereferater

1. Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde. Dette referat skal bl.a. indeholde de afgivne udtalelser, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a). Mødereferaterne sendes til medlemmerne af Energy Star-Rådet inden for 15 arbejdsdage.

2. Medlemmerne af Energy Star-Rådet meddeler formanden eventuelle bemærkninger skriftligt. Energy Star-Rådet informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i Energy Star-Rådet. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet.

Artikel 11

Tilstedeværelsesliste

Ved hvert møde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som de personer, medlemsstaterne har udpeget til at repræsentere sig, henhører under.

Artikel 12

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende Energy Star-Rådet stiles til formanden for Energy Star-Rådet og sendes til Kommissionen.

2. Korrespondance til Energy Star-Rådets nationale delegationer stiles til de personer, der er udpeget som nationale repræsentanter, med en genpart til de faste repræsentationer via e-post om muligt.

3. Korrespondance til berørte parter i relation til Energy Star-Rådet stiles til hovedkontoret for den sammenslutning, der er udpeget til at repræsentere parten, eller, på partens anmodning, til den person, som parten har udpeget til dette formål.

Artikel 13

Aktindsigt

Principperne og betingelserne for at give offentligheden adgang til Energy Star-Rådets dokumenter er de samme som dem, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001(1). Det er Kommissionen, der skal træffe afgørelse i forbindelse med anmodninger om adgang til dokumenter. Hvis anmodningen er rettet til en medlemsstat, anvender den pågældende medlemsstat denne forordnings artikel 5.

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.