Rådets afgørelse

af 29. november 2001

om ændring af Rådets forretningsorden

(2001/840/EF)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 207, stk. 3, og artikel 255, stk. 3, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(1) fastsætter i overensstemmelse med traktatens artikel 255, stk. 2, generelle principper, betingelser og begrænsninger for den ret til aktindsigt i dokumenter, der er fastlagt i traktatens artikel 255, stk. 1.

(2) Ifølge traktatens artikel 255, stk. 3, indarbejder Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen hver især særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i deres forretningsordener.

(3) Rådet har på grundlag af sin forretningsorden, der blev vedtaget ved afgørelse 2000/396/EF,EKSF,Euratom(2), vedtaget en række retsakter om aktindsigt i dets dokumenter. Disse retsakter skal konsolideres i en enkelt tekst, der medtager både de uændrede bestemmelser og substansændringerne til disse retsakter samt nye bestemmelser, der skal vedtages i henhold til artikel 18 i forordning (EF) nr. 1049/2001, i et bilag til forretnings ordenen -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

I Rådets forretningsorden foretages følgende ændringer:

1) Artikel 10 affattes således, og fodnote 1 udgår: "Artikel 10

Aktindsigt i Rådets dokumenter

De særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i Rådets dokumenter findes i bilag III."

2) Artikel 17, stk. 1, litra g), affattes således: "g) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået

Det anføres i EF-Tidende, hvornår disse aftaler træder i kraft"

3) I artikel 17, stk. 1, indsættes følgende litra: "h) de internationale aftaler, der er indgået i henhold til artikel 24 i traktaten om Den Europæiske Union, medmindre Rådet træffer anden afgørelse på grundlag af artikel 4 og 9 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(3).

Det anføres i EF-Tidende, hvornår disse aftaler træder i kraft."

4) Følgende bilag tilføjes:

"BILAG III

SÆRLIGE BESTEMMELSER VEDRØRENDE AKTINDSIGT I RÅDETS DOKUMENTER

Artikel 1

Anvendelsesområde

Enhver fysisk eller juridisk person har ret til aktindsigt i Rådets dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, og de særlige bestemmelser, der er fastsat i dette bilag.

Artikel 2

Høring i forbindelse med dokumenter fra tredjemand

1. Med henblik på anvendelsen af artikel 4, stk. 5, og artikel 9, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal den pågældende tredjemand, medmindre det efter gennemgang af dokumentet i lyset af artikel 4, stk. 1, 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 er klart, at det ikke skal offentliggøres, høres, såfremt

a) dokumentet er følsomt som defineret i artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001

b) dokumentet hidrører fra en medlemsstat, og

- er blevet forelagt Rådet inden den 3. december 2001, eller

- den pågældende medlemsstat har anmodet om, at det ikke udleveres uden dens forudgående samtykke.

2. I alle andre tilfælde, hvor Rådet fra tredjemand modtager en begæring vedrørende et dokument, som det er i besiddelse af, hører Generalsekretariatet med henblik på anvendelsen af artikel 4, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1049/2001 vedkommende tredjemand, medmindre det efter gennemgang af dokumentet i lyset af artikel 4, stk. 1, 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 er klart, om det skal eller ikke skal offentliggøres.

3. Tredjemand skal høres skriftligt (herunder ved e-post) og have en rimelig frist til at svare under hensyn til den frist, der er fastsat i artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001. I de i stk. 1 nævnte tilfælde skal tredjemand anmodes om at udtale sig skriftligt.

4. Såfremt dokumentet ikke falder ind under stk. 1, litra a) eller b), og Generalsekretariatet ikke på baggrund af tredjemands negative udtalelse er overbevist om, at artikel 4, stk. 1 eller 2, i forordning 1049/2001 finder anvendelse, skal sagen forelægges Rådet.

Såfremt Rådet påtænker at offentliggøre dokumentet, underrettes vedkommende tredjemand straks skriftligt om, at Rådet vil offentliggøre dokumentet efter en periode på mindst ti hverdage. Samtidig gøres vedkommende tredjemand opmærksom på artikel 243 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Artikel 3

Anmodninger om høring modtaget fra andre institutioner eller medlemsstater

Når en anden institution eller en medlemsstat hører Rådet om en begæring vedrørende et rådsdokument, skal henvendelsen ske pr. e-post til access@consilium.eu.int eller pr. fax til nr. +32 (0) 2 285 6361.

Generalsekretariatet afgiver omgående udtalelse på Rådets vegne under hensyn til den tid, den pågældende institution eller medlemsstat har brug for til at træffe afgørelse, og senest inden fem arbejdsdage.

Artikel 4

Dokumenter, som hidrører fra medlemsstaterne

Enhver anmodning, som en medlemsstat fremsætter i henhold til artikel 4, stk. 5, i forordning (EF) nr. 1049/2001, skal indgives skriftligt til Generalsekretariatet.

Artikel 5

Anmodninger fremsat af medlemsstaterne

Hvis en medlemsstat fremsætter en anmodning til Rådet, behandles denne i overensstemmelse med artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001 og de relevante bestemmelser i dette bilag. Hvis den, der har fremsat begæringen om aktindsigt, får helt eller delvist afslag, underrettes vedkommende om, at begæringen, hvis den genfremsættes, skal sendes direkte til Rådet.

Artikel 6

Den adresse, begæringerne skal sendes til

Begæringer om aktindsigt indgives skriftligt til generalsekretæren for Rådet/den højtstående repræsentant, Rue de la Loi/Wetstraat 175, B-1048 Bruxelles/Brussel, eller sendes med e-post til access@consilium.eu.int eller med fax til +32(0)2 285 6361.

Artikel 7

Behandling af oprindelige begæringer

Begæringer om aktindsigt i Rådets dokumenter behandles af Generalsekretariatet, jf. dog artikel 9, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 8

Behandling af genfremsatte begæringer

Afgørelse om genfremsatte begæringer træffes af Rådet, jf. dog artikel 9, stk. 2 og 3, i forordning (EF) 1049/2001.

Artikel 9

Gebyrer

Gebyrer for kopiering og fremsendelse af genparter af rådsdokumenter fastsættes af generalsekretæren.

Artikel 10

Offentligt register over rådsdokumenter

1. Generalsekretariatet er ansvarligt for at give offentligheden adgang til registret over rådsdokumenter.

2. Foruden henvisninger til dokumenterne angives det i registret, hvilke dokumenter udarbejdet efter den 1. juli 2000 der allerede er gjort offentligt tilgængelige. Deres indhold gøres tilgængeligt på Internettet, jf. dog Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(1) samt artikel 16 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 11

Direkte adgang til dokumenter for offentligheden

1. Denne artikel finder anvendelse på alle ikke-klassificerede rådsdokumenter og berører ikke muligheden for at fremsætte en skriftlig begæring i overensstemmelse med artikel 6 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. I denne artikel forstås ved

- "rundsendelse": distribution af den endelige udgave af et dokument til Rådets medlemmer, deres repræsentanter eller delegerede

- "lovgivningsdokument": ethvert dokument vedrørende behandlingen og vedtagelsen af en retsakt som omhandlet i artikel 7 i Rådets forretningsorden.

3. Generalsekretariatet gør følgende dokumenter tilgængelige for offentligheden, så snart de er rundsendt:

a) dokumenter, der ikke er affattet af Rådet eller en medlemsstat, men som er offentliggjort af deres ophavsmand eller med dennes samtykke

b) foreløbige dagsordener for samlinger i Rådet i dets forskellige sammensætninger

c) enhver tekst, der er vedtaget af Rådet, og som er bestemt til at offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende

4. For så vidt følgende dokumenter helt klart ikke er omfattet af en af de undtagelser, der er fastsat i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan Generalsekretariatet også gøre dem tilgængelige for offentligheden, så snart de er rundsendt:

a) foreløbige dagsordener for udvalg og grupper

b) andre dokumenter såsom orienterende noter, rapporter, situationsrapporter og statusrapporter fra Rådet eller et af dets forberedende organer, når der heri ikke gives udtryk for delegationernes individuelle holdninger, bortset fra udtalelser og bidrag fra Den Juridiske Tjeneste.

5. Ud over de dokumenter, der er nævnt i stk. 3 og 4, gør Generalsekretariatet følgende lovgivningsdokumenter tilgængelige for offentligheden, så snart de er rundsendt:

a) fremsendelsesnoter og oversættelser af skrivelser vedrørende en retsakt, som andre EU-institutioner og -organer eller, jf. dog artikel 4, stk. 5, i forordning nr. 1049/2001, en medlemsstat har sendt til Rådet

b) noter, der er fremsendt til Coreper og/eller Rådet til godkendelse (I/A-punkts-noter og A-punkts-noter), samt de udkast til retsakter, de vedrører

c) afgørelser vedtaget af Rådet efter proceduren i EF-traktatens artikel 251 og fælles udkast godkendt af Forligsudvalget

6. Efter vedtagelse af en af de afgørelser, der er nævnt i stk. 5, litra c), eller endelig vedtagelse af den pågældende retsakt gør Generalsekretariatet ethvert dokument vedrørende denne retsakt, der er udarbejdet inden en sådan afgørelse og ikke er omfattet af en af undtagelserne i artikel 4, stk. 1 og 2, samt stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001, såsom orienterende noter, rapporter, situationsrapporter og statusrapporter fra Rådet eller et af dets forberedende organer ("referater"), bortset fra udtalelser og bidrag fra Den Juridiske Tjeneste, offentligt tilgængeligt.

På anmodning af en medlemsstat gøres dokumenter, der er omfattet af første afsnit, og som afspejler denne medlemsstats delegations individuelle holdning i Rådet, ikke tilgængelige for offentligheden i medfør af denne afgørelse.

(1) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1."

Artikel 2

Følgende retsakter ophæves:

a) Rådets afgørelse 93/731/EF af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter(4).

b) Rådets afgørelse 2000/23/EF af 6. december 1999 om forbedring af oplysningerne om Rådets lovgivningsarbejde og af det offentlige register over rådsdokumenter(5).

c) Rådets afgørelse 2001/320/EF af 9. april 2001 om at gøre visse kategorier af rådsdokumenter tilgængelige for offentligheden(6).

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft den 3. december 2001.

Udfærdiget i Bruxelles, den 29. november 2001.

På Rådets vegne

M. Vanderpoorten

Formand

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) EFT L 149 af 23.6.2000, s. 21. Ændret ved afgørelse 2001/216/EF (EFT L 81 af 21.3.2001, s. 30).

(3) EFT L 145 af 31.5.2000, s. 43.

(4) EFT L 340 af 31.12.1993, s. 43. Senest ændret ved afgørelse 2000/527/EF (EFT L 212 af 23.8.2000, s. 9).

(5) EFT L 9 af 13.1.2000, s. 22. Ændret ved afgørelse 2000/527/EF.

(6) EFT L 111 af 20.4.2001, s. 29.