Forretningsorden for Konferencen for Organer med Ansvar for Europa- og EU-Anliggender i Unionens Parlamenter

(2000/C 175/01)

Hensigten med denne forretningsorden er at lette og forbedre arbejdet i forbindelse med den i Paris den 16.-17. november 1989 etablerede Konference for Organer med Ansvar for Europa- og EU-anliggender i Unionens Parlamenter, i det følgende benævnt COSAC.

COSAC giver mulighed for regelmæssig udveksling af synspunkter uden at anfægte den kompetence, der tilkommer de parlamentariske organer i Den Europæiske Union. I protokollen om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union, der er knyttet som bilag til Amsterdam-traktaten om ændring af traktaten om Den Europæiske Union, traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber og visse tilknyttede akter får COSAC bemyndigelse at forelægge sådanne bidrag for institutionerne for Den Europæiske Union, som den finder hensigtsmæssige, og til at behandle EU's lovgivningsmæssige aktiviteter, forslag og initiativer. Bidrag fra COSAC forpligter på ingen måde de nationale parlamenter eller foregriber deres holdning.

Denne forretningsorden, der blev vedtaget af den 21. COSAC-konference i Helsingfors den 11.-12 oktober 1999, erstatter de regler, der blev udarbejdet den 6.-7. maj 1991 på den 4. COSAC-konference i Luxembourg, vedtaget den 4.-5. november 1991 af den 5. COSAC-konference i Haag og ændret den 9.-10. maj 1994 af den 10. COSAC-konference i Athen og den 24.-25. juni 1996 af den 14. COSAC-konference i Rom.

1. HYPPIGHED OG MØDEDATOER

1.1. Ordinære møder

Der afholdes et ordinært møde i COSAC under hvert af Rådet for Den Europæiske Unions formandskaber, idet der tages hensyn til medlemsstaternes forskellige parlamentariske praksis, valgperioder samt datoerne for helligdage i medlemsstaterne. Datoen for næste møde fastsættes og bekendtgøres senest på det foregående møde.

1.2. Ekstraordinære møder

Ekstraordinære møder i COSAC afholdes, når dette anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters organer med ansvar for Europa- og EU-anliggender (i det følgende benævnt "Europaudvalg") og det relevante organ i Europa-Parlamentet.

1.3. Forberedende formandsmøder

Formændene for Europaudvalgene samt repræsentanten for Europa-Parlamentet afholder et forberedende møde forud for møderne i COSAC, såfremt dette foreslås af parlamentet i det medlemsland, der har formandskabet, efter samråd med formandstrojkaen. COSAC's formandstrojka består af formandskabet, det foregående og det næste formandskab samt Europa-Parlamentet.

1.4. Ekstraordinære formandsmøder

Formændene for Europaudvalgene og Europa-Parlamentets relevante organ afholder ekstraordinære møder, såfremt dette foreslås af formandskabet efter samråd med formandstrojkaen, eller såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og det relevante organ i Europa-Parlamentet.

1.5. Arbejdsgrupper

COSAC kan beslutte at nedsætte en arbejdsgruppe til undersøgelse af et bestemt emne, der har relation til aktiviteterne i Den Europæiske Union. En sådan arbejdsgruppe skal ligeledes nedsættes, såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og det relevante organ i Europa-Parlamentet. Formanden for Europaudvalget i parlamentet i den medlemsstat, der har formandskabet, fungerer som formand for arbejdsgruppen. Parlamentssekretariatet i den medlemsstat, der har formandskabet, fungerer som sekretariat for arbejdsgruppen.

2. MØDESTED

Møderne finder sted i den medlemsstat, der har formandskabet. Ekstraordinære møder, formandsmøder og møder i arbejdsgrupper kan dog afholdes et andet sted.

3. MØDERNES VARIGHED

COSAC's ordinære og ekstraordinære møder varer halvanden dag.

4. SAMMENSÆTNING

4.1. Ordinære og ekstraordinære møder

Hvert af de nationale parlamenter repræsenteres af maksimalt seks medlemmer fra dets Europaudvalg. Europa-Parlamentet repræsenteres af seks medlemmer. Hvert parlament fastlægger sammensætningen af sin egen delegation.

4.2. Observatører fra parlamenter i ansøgerlande

Til ordinære møder inviteres der tre observatører fra parlamentet i hvert ansøgerland, og disse observatører kan ligeledes inviteres til ekstraordinære møder, forudsat at EU har indledt officielle drøftelser og/eller forhandlinger med det pågældende land med henblik på medlemsskab, og det pågældende parlament officielt har anmodet om at deltage i COSAC. Det fastlægges af mødets deltagere, hvilke punkter på dagsordenen disse observatører er berettigede til at deltage i forhandlingerne om.

4.3. Andre observatører, specialister og særlige gæster

Formandskabet inviterer observatører fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og fra Europa-Kommissionen, og formandskabet kan invitere observatører fra EU-medlemsstaternes ambassader og, efter samråd med formandstrojkaen, specialister og særlige gæster.

4.4. Offentlig adgang til møder

COSAC's møder er offentlige, medmindre andet besluttes.

5. INDKALDELSE

Ordinære møder, formandsmøder og arbejdsgruppemøder indkaldes af parlamentssekretariatet i den medlemsstat, der har formandskabet.

Ekstraordinære møder indkaldes af parlamentssekretariat i den medlemsstat, hvor mødet skal finde sted.

6. MØDERNES BETEGNELSE

Betegnelsen for de ordinære og ekstraordinære møder er "Konferencen for Organer med Ansvar for Europa- og EU-anliggender (i Unionens Parlamenter og Europa-Parlamentet) - COSAC", idet der før navnet anføres mødets nummer i møderækken, og efter navnet tilføjes dato og sted for mødet.

7. DAGSORDEN

7.1. Før hvert års sidste ordinære møde udpeger delegationerne de emner, som de foreslår behandlet det følgende år. Dette spørgsmål drøftes ved slutningen af mødet. Under hensyntagen til bestemmelserne i del II i Amsterdam-traktatens protokol om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union foreslår formandskabstrojkaen ved hvert formandskabs begyndelse et eller flere emner fra Rådet for Den Europæiske Unions, Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens arbejdsprogram eller fra forslag fremkommet under ovennævnte møde.

7.2. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg udarbejder forslag til dagsorden efter samråd med formændene for Europaudvalgene og repræsentanten for Europa-Parlamentet. De nationale delegationer kan foreslå formandskabet, at et bestemt emne optages på dagsordenen.

7.3. Den endelige dagsorden vedtages på selve mødet.

8. MØDERNES FORBEREDELSE

8.1. De nationale delegationer kan sende dokumenter vedrørende emner på dagsordenen til værtsparlamentets sekretariat.

8.2. Den nationale delegation fra den medlemsstat, der har formandskabet, kan udarbejde diskussionsoplæg til konferencen.

9. SPROG

9.1. Hver enkelt delegation er ansvarlig for, at de dokumenter, som den fremlægger, oversættes til engelsk eller fransk.

9.2. De deltagende parlamenter modtager konferencedokumenterne på engelsk eller fransk. Hvert enkelt parlament er ansvarlig for oversættelse af dokumenterne til dets nationale sprog.

9.3. Der vil på møderne ske simultantolkning til de officielle EU-sprog.

9.4. COSAC's bidrag udarbejdes i én original på engelsk og fransk, og begge disse tekster er lige autentiske.

10. BIDRAG FRA COSAC

10.1. COSAC kan sende bidrag til Den Europæiske Unions institutioner i henhold til Amsterdam-traktatens protokol om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union.

10.2. Hver national delegation kan foreslå, at COSAC vedtager et bidrag. Der udarbejdes et udkast til bidrag, såfremt dette foreslås af formandskabet efter samråd med formandstrojkaen, eller såfremt det anses for nødvendigt af et absolut flertal af formændene for de nationale parlamenters Europaudvalg og det relevante organ i Europa-Parlamentet, eller såfremt det besluttes på et møde i COSAC.

10.3. Udkast til bidrag skal forelægges delegationerne i god tid før det relevante møde i COSAC, således at de har rimelig tid til behandling og bemærkninger.

10.4. Det endelige udkast til bidrag udarbejdes på formændenes forberedende møde forud for det relevante møde i COSAC. Udkastet skal omfatte alle delegationernes observationer og bemærkninger, herunder eventuelle stemmeforklaringer.

10.5. Vedtagelse af et bidrag kræver enstemmighed blandt de delegationer, der er til stede på mødet. Delegationers undladelse af at stemme kan ikke forhindre vedtagelse af et bidrag.

11. FORMANDSKABETS ROLLE

11.1. Europaudvalget i den medlemsstat, der har formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union, har formandskabet for COSAC under det pågældende formandskab.

11.2. Værtsparlamentets sekretariat udarbejder dokumenterne til mødet.

11.3. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg åbner forhandlingerne.

11.4. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg fremlægger forslag til en tidsplan for mødet og talerne, som højst må vare fire minutter, medmindre andet vedtages på mødet.

11.5. Værtsparlamentets sekretariat udarbejder et kort referat af mødet.

11.6. Formanden for værtsparlamentets Europaudvalg fremlægger forhandlingernes konklusioner, således som dissse er udarbejdet af formandstrojkaen.

11.7. Det parlament, der har formandskabet, stiller sekretariatsbistand til rådighed for COSAC's aktiviteter under dets formandsperiode. De nationale parlamenters sekretariater og Europa-Parlamentets sekretariat leverer assistance.

12. FORHANDLINGERNES KONKLUSIONER

Såfremt mødet beslutter at udstede et kommunike, udarbejder formandstrojkaen et udkast med eventuelle vedtagne bidrag som bilag.

13. KOMMUNIKEMODTAGERE

Kommunikeer sendes af værtsparlamentets sekretariat til medlemsstaternes parlamenter og til Europa-Parlamentet, til Rådet for Den Europæiske Union og til Europa-Kommissionen.

14. ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN

14.1. Forslag til ændring af forretningsordenen skal indsendes skriftligt af en eller flere delegationer fra et eller flere parlamenter til alle medlemsstaternes nationale parlamenter og til Europa-Parlamentet mindst en måned før mødet i COSAC.

14.2. Forslag til ændring af forretningsordenen sættes på dagsordenen for det første møde i COSAC efter forslagets fremlæggelse.

14.3. Vedtagelse af forslaget kræver enstemmighed blandt de delegationer, der er til stede på mødet. Delegationers undladelse af at stemme kan ikke forhindre vedtagelse af forslaget.

15. IKRAFTTRÆDELSE

Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2000. Forretningsordenen er udarbejdet i én enkelt original på engelsk og fransk, og begge disse tekster er lige autentiske.

Denne forretningsordens tekst skal med henblik på bekræftelse udarbejdes på dansk, finsk, græsk, italiensk, nederlandsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk. Oversættelserne godkendes af de nationale parlamenter, der anvender de pågældende sprog, og Europa-Parlamentet. I tilfælde af spørgsmål vedrørende fortolkningen af forretningsordenen har kun den engelske og franske udgave officiel status.

BILAG

Erklæring fra Europa-Parlamentet vedrørende punkt 10.5 i forretningsordenen

Europa-Parlamentet afstår fra at stemme om et bidrag, der er stilet til bl.a. Europa-Parlamentet.