BERETNING om regnskab for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering (London) med Agenturets svar (97/C 81/03)

(Perioden 1. september 1994 til 31. december 1995)

1.1. Denne beretning afgives til styrelsen for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering i overensstemmelse med artikel 57, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 af 22. juli 1993 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering for regnskabsårene 1994 og 1995. I overensstemmelse med artikel 57, stk. 7, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (2) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 57, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Denne beretning omhandler den første revision af Agenturet.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for 1994 og 1995 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Bemærkninger om de væsentligste resultater af revisionen af gennemførelsen af Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurderings budget for regnskabsårene 1994 og 1995

Kommissionens tilskud

1.5. I regnskabsåret 1995 har Agenturet inkasseret Kommissionens tilskud (10,1 mio. ECU) uden at udstede de tilsvarende indtægtsordrer.

Budgetregnskab

1.6. Indtil august 1995 fandtes der ikke en regnskabsbog over forpligtelser og betalinger. Ved udgangen af året indførte Agenturet et regnskabssystem. Retten har konstateret, at registreringerne i dette system kan ændres efterfølgende, uden at sådanne ændringer kan spores. Den manglende registrering af forpligtelserne har medført overskridelse af de disponible bevillinger (overtrædelse af artikel 29, 35 og 36 i Agenturets finansielle bestemmelser). Direktøren har endda forelagt et ændringsbudget, der derefter blev godkendt af styrelsen (overførsler fra kapitel til kapitel).

Forskudsforvaltning

1.7. Indtil august 1995 anvendte Agenturet en forskudsforvaltningsordning for samtlige betalinger. Sådan udvidet anvendelse af forskudsforvaltningen er ikke i overensstemmelse med artikel 45 i Agenturets finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at der kun kan oprettes forskudsforvaltninger med henblik på betaling af visse udgiftskategorier.

1.8. Hertil kommer, at Agenturet først begyndte at afregne disse forskud i september 1995. Ved regnskabsafslutningen pr. 31. december 1995 manglede Agenturet stadig at afregne ca. 937 000 ECU.

Det almindelige regnskab

1.9. Fordi Agenturet har anvendt forskudsforvaltningsordningen, er der kun foretaget regnskabs- og budgetposteringer i september og december 1995. Denne procedure er ikke i overensstemmelse med almindelig regnskabspraksis.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. september 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 214 af 24. 8. 1993, s. 18.

(2) I overensstemmelse med artikel 57, stk. 9, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 underskrev Agenturets direktør den 31. marts 1996 regnskabet for alle Agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1995 og sendte det samme dag til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 9. april 1996. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

AGENTURETS SVAR

1.6. De systemer til finansbogholderi, der findes på markedet, tager ikke højde for de særlige træk ved Fællesskabets finansielle bestemmelser. Agenturerne offentliggjorde derfor i 1995 et udbud vedrørende et system, der var tilpasset deres behov. Indtil det nye system er etableret, arbejder Agenturet med et system med regneark (spreadsheet).

Dette system gør det ganske vist muligt efterfølgende at foretage ændringer i registreringer, uden at disse ændringer kan spores i budgetregnskabet. Imidlertid figurerer sådanne ændringer i finansbogholderiet. Desuden klassificeres alle forpligtelser, frigørelser, betalingsordrer osv. i overensstemmelse med reglerne, og de nødvendige bilag vedlægges. I realiteten dokumenteres alle driftstransaktioner.

Med hensyn til overskridelsen af de disponible bevillinger er der truffet passende foranstaltninger for at undgå denne type fejl, indtil det nye regnskabssystem er indført.

1.7. I indkøringsfasen og indtil udnævnelsen af finansinspektøren var en forskudsforvaltning af afgørende betydning for Agenturets funktion. Denne procedure har gjort det muligt at efterkomme medlemsstaternes beslutning om at udvikle Agenturet hurtigt. Efter finansinspektørens tiltrædelse blev anvendelsen af forskudsforvaltning unødvendig, og den blev afsluttet ved udgangen af juli 1995.

1.8. Pr. 31. december 1995 var 75 % af forskudsforvaltningen afviklet. Selv om et betydeligt beløb først kunne opgøres i 1996, er Agenturets resultater tilfredsstillende, og det har ydet en maksimal indsats under vanskelige forhold.