Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs afgørelse

af 1. juli 2003

om aktindsigt i Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs dokumenter

(2003/603/EF)

GENERALSEKRETÆREN HAR -

under henvisning til i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2 og 3,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(1),

under henvisning til Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs forretningsorden, særlig artikel 64, stk. 1 og 2,

under henvisning til de foranstaltninger, der er truffet af Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Regionsudvalget om aktindsigt i officielle dokumenter, og

ud fra følgende betragtninger:

Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen anmoder i en fælles erklæring vedrørende Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001(2) de øvrige institutioner om at vedtage interne bestemmelser om aktindsigt, hvorved der tages hensyn til forordningens principper og begrænsninger.

EØSU's præsidium har den 27. maj 1997 vedtaget en afgørelse(3) om aktindsigt i EØSU's dokumenter -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

AFSNIT I EØSU'S DOKUMENTREGISTER

Artikel 1

Anvendelsesområde

Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, og de særlige bestemmelser i denne afgørelse.

Artikel 2

Oprettelse

1. Der oprettes et offentligt register over Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs dokumenter i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Registret indeholder EØSU's og dets faglige sektioners udtalelser samt de dokumenter, der er opført i bilaget. Det kan ligeledes indeholde andre afgørelser eller dokumenter udarbejdet af udvalget eller henvisninger til dokumenter, som institutionen har udarbejdet eller modtaget fra 3. december 2001, hvorfra forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

3. Under forbehold af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(4) og af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 16, offentliggøres hele teksten i alle udvalgets dokumenter på udvalgets internet-hjemmeside.

Artikel 3

Registrering af dokumenter

1. De dokumenter, som er nævnt i artikel 2, stk. 2, indføres hurtigst muligt i registret. Direktoratet for generelle anliggender fastsætter de nødvendige interne gennemførelsesforanstaltninger for at sikre denne registrering.

2. Såvel dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med høringsproceduren, som dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med andre af udvalgets aktiviteter, indføres i registret, når de er indgivet eller offentliggjort, under det organs eller det direktorats ansvar, der er ansvarligt for dokumentet.

3. Ethvert dokument, som institutionen modtager fra tredjemand, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 3, kan indføres i registret, medmindre der er tale om et følsomt dokument, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 9, der er undergivet de særlige regler i denne artikel.

Artikel 4

Dokumenter, der er direkte tilgængelige

1. Alle dokumenter, som udvalget har udarbejdet i forbindelse med lovgivningsmæssige procedurer, skal så vidt muligt være direkte tilgængelige for borgerne i elektronisk form, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9.

2. Udvalget giver adgang til alle sine udtalelser gennem registret, således at borgerne herigennem kan få adgang til hele teksten i disse dokumenter.

3. Udvalget giver elektronisk adgang til dette register på sin internet-hjemmeside og sikrer, at der online er vejledning til borgerne vedrørende den nærmere fremgangsmåde for fremsættelse af begæringer om aktindsigt.

4. Der gives så vidt muligt direkte adgang til andre dokumenter, navnlig dokumenter af mere politisk eller strategisk art.

Artikel 5

Dokumenter, hvori der kan gives aktindsigt efter begæring

1. Dokumenter, EØSU har udarbejdet uden for høringsmæssige procedurer, samt andre dokumenter af interesse, som udvalget har modtaget, kan så vidt muligt være direkte tilgængelige for borgerne gennem registret, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9.

2. Når det ikke er muligt i kraft af indførelsen af et dokument i registret at få direkte adgang til hele teksten, enten fordi dokumentet ikke findes i elektronisk form eller i henhold til de undtagelser, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9, kan den, der ønsker aktindsigt, skriftligt eller ved hjælp af den elektroniske formular, der findes på hjemmesiden, fremsætte begæring herom. Udvalget kan enten give aktindsigt i dokumentet eller skriftligt begrunde, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

AFSNIT II OPRINDELIGE BEGÆRINGER

Artikel 6

Indgivelse af oprindelige begæringer

1. Begæring om aktindsigt indgives skriftligt (per post, fax eller elektronisk) til udvalgets generalsekretær eller til adressen angivet på udvalgets internet-hjemmeside og skal være affattet på et af de sprog, der er nævnt i EF-traktatens artikel 314.

2. Begæringen skal være affattet tilstrækkelig præcist og skal navnlig indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og adresse på den, der fremsætter begæringen.

3. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere den og bistår vedkommende hermed; i så tilfælde løber svarfristen fra det tidspunkt, hvor institutionen råder over disse oplysninger.

4. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde den.

Artikel 7

Behandling af oprindelige begæringer

1. Enhver begæring om aktindsigt i et dokument, som udvalget er i besiddelse af, behandles samme dag, som den registreres af Kontoret for Post og Arkiv, som bekræfter modtagelsen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist.

2. Vedrører begæringen et dokument, som udvalget har udarbejdet, og med hensyn til hvilket en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, finder anvendelse, henvender Kontoret for Post og Arkiv sig til den tjenestegren eller det organ, der har udarbejdet dokumentet. Tjenestegrenen eller organet fremsætter inden fem arbejdsdage forslag til den afgørelse, som skal træffes.

3. Er der tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i dokumenter fra tredjemand, rådfører udvalget sig med vedkommende tredjemand og giver denne en frist på fem arbejdsdage til at udtale sig for at vurdere, om en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9, finder anvendelse. Foreligger der ikke noget svar inden for fristen på fem arbejdsdage, fortsætter udvalget proceduren.

Artikel 8

Svarfrist

1. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen meddeler Kontoret for Post og Arkiv aktindsigt og giver inden for samme periode adgang til det ønskede dokument.

2. Hvis udvalget ikke kan give aktindsigt i det ønskede dokument, begrunder det skriftligt, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen.

3. Den, der har fremsat begæringen, har i så fald 15 arbejdsdage fra modtagelsen af svaret til at genfremsætte begæringen.

4. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

5. Har udvalget ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte den.

Artikel 9

Kompetente myndigheder

1. De oprindelige begæringer behandles af Kontoret for Post og Arkiv.

2. Positive svar på oprindelige begæringer fremsendes til den, der har fremsat begæringen, af den direktør, der er ansvarlig for den tjenestegren, der er nævnt i stk. 1. Han kan uddelegere denne beføjelse.

3. Afgørelser om afslag på oprindelige begæringer træffes af samme direktør efter forslag fra Kontoret for Post og Arkiv eller det organ, der har udarbejdet dokumentet; afgørelsen begrundes.

4. Direktøren kan på et hvilket som helst tidspunkt anmode den juridiske tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse.

AFSNIT III GENFREMSATTE BEGÆRINGER OG KLAGEADGANG

Artikel 10

Genfremsættelse af begæringer

1. En begæring om aktindsigt kan genfremsættes skriftligt over for udvalget inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af et svar, hvorved der gives helt eller delvis afslag på aktindsigt i det ønskede dokument, eller hvis der ikke er givet noget svar på den oprindelige begæring.

2. Genfremsatte begæringer skal opfylde de samme formelle krav som den oprindelige begæring.

Artikel 11

Behandling og svarfrist

1. Genfremsatte begæringer behandles efter den fremgangsmåde, der er fastsat i artikel 7 i denne afgørelse.

2. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af den genfremsatte begæring giver udvalget enten aktindsigt i dokumentet eller begrunder skriftligt, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

3. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

Artikel 12

Kompetent myndighed

1. Udvalgets generalsekretær tager stilling til alle genfremsatte begæringer. Denne beføjelse kan uddelegeres.

2. Generalsekretæren kan anmode den juridiske tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse, som skal afgives inden tre arbejdsdage.

Artikel 13

Klageadgang og domstolsprøvelse efter genfremsættelse af begæring

1. Afslår EØSU helt eller delvis en begæring om aktindsigt, oplyser det den, der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af dets beslutning og/eller klage til ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.

2. Er der ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse eller indgive klage efter bestemmelserne i stk. 1.

AFSNIT IV UDLEVERING OG GEBYRER

Artikel 14

Udlevering

1. Der gives aktindsigt i dokumenter ved udlevering af en kopi på papir eller i elektronisk form, idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.

2. Har udvalget eller en anden institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og er det lettilgængeligt, kan udvalget give aktindsigt i det ønskede dokument ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.

Artikel 15

Gebyrer

1. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger.

2. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af under 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.

Artikel 16

Tillægsgebyr for oversættelse

Dokumenterne udleveres på de sprog, hvorpå de foreligger. Den, der fremsætter begæring om aktindsigt, kan dog anmode om oversættelse til et andet af Unionens officielle sprog. I så tilfælde anvendes institutionens gældende takst for freelanceoversættelser.

Artikel 17

Begæring om udlevering af omfangsrige dokumenter

1. Der opkræves et gebyr på 10 EUR plus 0,030 EUR pr. side for dokumenter på over 20 sider i A4-format.

2. Dette gebyr kan ændres ved afgørelse truffet af den myndighed, der er nævnt i artikel 9, stk. 2.

3. Gebyret for andre fremsendelsesformer fastsættes af den myndighed, der er nævnt i artikel 9, stk. 2, men må ikke overstige de faktiske omkostninger.

4. I tilfælde af gentagne eller på hinanden følgende begæringer vedrørende meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter kan institutionen sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

5. Publikationer er ikke omfattet af denne afgørelse. De er fortsat undergivet særlige prisordninger.

Artikel 18

Slutbestemmelse

Denne afgørelse ophæver EØSU-præsidiets afgørelse af 27. maj 1997 om aktindsigt i udvalgets dokumenter.

Artikel 19

Ikrafttrædelse

Denne afgørelse træder i kraft på datoen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Afgørelsen om oprettelse af et dokumentregister finder anvendelse fra den 1. august 2003.

Det pålægges direktøren for generelle anliggender at gennemføre denne afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den 1. juli 2003.

Patrick Venturini

Generalsekretær

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) EFT L 173 af 27.6.2001, s. 5.

(3) EFT L 339 af 10.12.1997, s. 18.

(4) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

BILAG

Liste over EØSU-dokumenter i registret, som der kan opnås aktindsigt i

Aktivitetsrapporter

Brochurer

Bulletiner

De faglige sektioners udtalelser

Informationsnoter om informationsrapporter

Informationsnoter om initiativudtalelser

Informationsnoter om nye høringer

Informationsnoter til plenarforsamlingen

Informationsrapporter

Pressemeddelelser

Referater af forhandlinger om udtalelser vedtaget på plenarforsamlinger

Referater af møder i de faglige sektioner og af plenarforsamlinger

Resolutioner

Udvalgets udtalelser