BERETNING om regnskab for EF-Sortsmyndigheden (Angers) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, med Sortsmyndighedens svar (98/C 406/09)

1.1. Denne beretning afgives til EF-Sortsmyndighedens administrationsråd i henhold til artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997. Præsidenten for Sortsmyndigheden er i overensstemmelse med artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet (2) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for Sortsmyndigheden, og som er fastsat i artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

1.3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Revisionen omfattede regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

1.4. Revisionen gav Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1997, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betraget lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF EF-SORTSMYNDIGHEDENS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1997

Budgetregnskabet og det almindelige regnskab

1.5. Sortsmyndigheden er som allerede bemærket sidste år bagud med det regnskabsmæssige tilsyn med transaktionerne.

1.6. Gennem hele året har den ansvarlige tjeneste været adskillige måneder bagud med at føre det almindelige regnskab, som først kunne afstemmes med budgetregnskabet, efter at det var afsluttet.

1.7. Ved regnskabsårets udgang var der blevet udstedt en enkelt indtægtsordre, som dækkede alle årets indtægter.

Tekniske aktiviteter

1.8. Det har trukket i langdrag med at få fastlagt en procedure for kontrol af, om sortsbetegnelser kan godkendes, og særlig for indgåelse af aftaler med de nationale myndigheder. Det har betydet, at flere hundrede yderligere anmodninger om sortsbeskyttelse ikke har kunnet behandles.

1.9. Administrationsrådet har stadig ikke truffet afgørelse om, på hvilket grundlag vederlag for sådanne tekniske undersøgelser skal fastlægges og beregnes. Disse beregninger skal bruges som grundlag for beregningen af betalingen til de myndigheder, der foretager undersøgelserne.

Andre bemærkninger

1.10. Sortsmyndighedens budget er ikke blevet offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

1.11. Der er endnu ikke vedtaget gennemførelsesbestemmelser til Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser.

1.12. Årsberetningen for regnskabsåret 1996 er stadig ikke offentliggjort.

Funktionsadskillelse

1.13. Selv om der er sket forbedringer, følges princippet om funktionsadskillelse mellem den anvisningsberettigede og regnskabsføreren stadig ikke helt. Regnskabsføreren hjælper stadig med at opstille budgetdokumenter og udfører også forudgående kontrol (forpligtelsesforslag, betalingsordrer, indtægtsordrer og afregning af forskudsforvaltninger).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 5. november 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

Tabel 1 Balance pr. 31. december 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

NB: Beløbene er afrundet til hele tusinder og repræsenterer hver gang et afrundet beløb og ikke summen af afrundede beløb.

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Sortsmyndighedens tal.

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 27.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 er regnskabet over Sortsmyndighedens indtægter og udgifter i regnskabsåret 1997 opstillet den 27. marts 1998 og sendt til Kommissionen, administrationsrådet og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 31. marts 1998. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

SORTSMYNDIGHEDENS SVAR

1. Forsinkelser i den regnskabsmæssige opfølgning

Forsinkelserne i den regnskabsmæssige opfølgning i løbet af regnskabsåret 1997 opstod af forskellige årsager. Her skal nævnes Sortsmyndighedens strukturmæssigt bevægede forhistorie, flere på hinanden følgende flytninger og den deraf følgende udskiftning af personale, manglen på regnskabsprogrammel (budgetregnskabssystemer og hovedbogholderi), der er tilpasset Fællesskabernes krav (gentagelse af den regnskabsmæssige dataregistrering), problemer med et for lille og for ustabilt personale, fællesskabsprocedurerne grundet kompleksiteten af forvaltningen af gebyrsystemet og den hurtige udvikling af EF-sortsmyndighedssystemet. . .

Den regnskabsmæssige opfølgning hvad angår både budgetregnskabssystemet og hovedbogholderiet er nu sikret. Delvist automatiserede bogføringssystemer er blevet udviklet til hovedbogholderiet, og alle forholdsregler er taget, således at SI 2-systemet (budgetregnskabssystem) kan indarbejdes i januar 1999. Der arbejdes på at oprette en elektronisk forbindelse mellem regnskabet og det tekniske styringsprogram til sortsbeskyttelsessagerne, ansættelsen af en underordnet regnskabsmedarbejder og indførelsen af et månedligt indtægtordresystem er ved at blive gennemført, og den bogholderimæssige afstemning foregår nu regelmæssigt.

2. Forsinkelser i den tekniske aktivitet

a) Kontrakter med de nationale prøvningsmyndigheder

Udformningen af kontrakter i forbindelse med undersøgelsen af sortsbetegnelsen er blevet drøftet med de berørte nationale organer. De gik alle ind for indholdet i de udkast, de blev præsenteret for. Den endelige version af førnævnte kontrakter er blevet oversat, således at de kan underskrives af de relevante myndigheder snarest. Hvorom alting er, er prøvningsmyndighederne allerede i gang med at udarbejde en afprøvningsmetode på grundlag af bestemmelserne i kontraktudkastene. Den forsinkelse, der i starten opstod på dette niveau med hensyn til meddelelse af sortsbeskyttelse er nu indhentet.

b) Beregning af afprøvningsomkostninger

På grundlag af et forslag stillet af Sortsmyndigheden, indvilgede administrationsrådet på mødet i april 1998 i efter et udbud, at udvælge en uvildig finanskyndig til at evaluere beregningsmetoden, der anvendes ved beregningen af omkostninger i forbindelse den tekniske afprøvning foretaget af de forskellige organer. Så godt som hele metoden blev oprindeligt udviklet af Sortsmyndighedens tjenestegrene. Under samme møde forlængede Sortsmyndighedens administrationsråd sin tilladelse i forbindelse med »in-out«-princippet, ifølge hvilket afprøvningsmyndighederne betales for udført arbejde på grundlag af afprøvningsgebyrer opkrævet af Sortsmyndigheden indtil december 1999.

3. Manglende offentliggørelse

a) Sortsmyndighedens budget

Sortsmyndighedens ændringsbudget for 1998, der blev vedtaget af administrationsrådet på det ekstraordinære møde den 6. juni 1998, bliver offentliggjort af Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer mod slutningen af 1998.

For at holde udgifterne til offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende nede, har flere organer (Bilbao, Lissabon, Luxembourg, Angers) besluttet at offentliggøre deres budgetter i en fællesudgivelse koordineret af Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer.

Offentliggørelsen af ændringsbudgettet for 1998 gennemgår:

- den budgetmæssige gennemførelse 1996

- den budgetmæssige gennemførelse 1997

- det oprindelige budget 1998

- ændringsbudgettet 1998.

b) Finansforordningens gennemførelsesbestemmelser

Udkastet til forordning vedrørende gennemførelsesbestemmelserne i Sortsmyndighedens finansforordning er under udarbejdelse. På grund af Sortsmyndighedens særlige status, der skal afspejles i finansforordningen, er det nødvendigt med en meget grundig forberedelse af udkastet til forordningen, der bør bygge på den erfaring, som de andre selvfinansierende agenturer, har opnået, og hvis specielle driftsform (Alicante, London) ligner Sortsmyndighedens.

Det er meningen, at udkastet skal forelægges administrationsrådet i forbindelse med dets møde i december 1998.

c) Årsberetningen 1996

Udkastet til årsberetningen for 1996 er oversat og sendt videre til publikation på Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer i løbet af anden halvdel af 1998. Det skal bemærkes, at der, i modsætning til årsberetningen 1995, til årsberetningen 1996 er tilføjet et bilag med tekniske oplysninger.

4. Utilstrækkelig opdeling af opgaverne

Som en følge af udvidelsen af personalet i Den Administrative og Finansielle Enhed synes det nu muligt fuldt ud at respektere princippet om opdeling af opgaverne. Forslag til forpligtelser, betalingsordrer og indtægtsordrer (gebyrer undtaget) forberedes almindeligvis til den anvisningsberettigedes underskrift af den finansielle forvaltning.

På forskudsområdet, er forskudsbestyreren og den underordnede forskudsbestyrer i færd med at udarbejde de nødvendige dokumenter for at bringe situationen i orden.

Endelig er der midlertidigt blevet ansat en bogholderiassistent, der har til opgave at bistå bogholderen med dennes opgaver.