BERETNING om regnskab for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut (Torino) med Instituttets svar (97/C 81/05)

(Perioden 1. november 1994 til 31. december 1995)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstituts bestyrelse i overensstemmelse med artikel 11, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 af 7. maj 1990 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsårene 1994 og 1995. I overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 (2) er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Denne beretning er resultatet af den første revision af Instituttet.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for 1994 og 1995 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Bemærkninger om de væsentligste resultater af revisionen af gennemførelsen af Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstituts budget for regnskabsårene 1994 og 1995

Budgetregnskab

1.5. Med det nuværende system er det muligt at ændre registreringerne efterfølgende, uden at sådanne ændringer kan spores. Dette system og den systematiske anvendelse af forskudsforvaltningen kan føre til bevillingsoverskridelser.

Forskudsforvaltning

1.6. I 1995 har Instituttet anvendt en forskudsforvaltningsordning for samtlige betalinger. Det er ikke i overensstemmelse med artikel 43 i Instituttets finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at der kun kan oprettes forskudsforvaltninger med henblik på betaling af visse udgiftskategorier. Hertil kommer, at afregningen af disse udgifter har trukket i langdrag, fordi den underliggende dokumentation skulle sendes til finansinspektøren i Bruxelles med henblik på påtegning.

Indgåelse af aftaler

1.7. Instituttet har indgået flere aftaler om leveringer for i alt 0,4 mio. ECU for at kunne udnytte de disponible bevillinger inden udgangen af regnskabsåret. Det har imidlertid ikke overholdt reglerne om indgåelse af aftaler og navnlig om udbudsproceduren (artikel 45 51 i Instituttets finansielle bestemmelser).

Finansinspektøren

1.8. Under de nuværende forhold ville det kunne forbedre Instituttets interne kontrolsystem, hvis Kommissionens finansinspektør havde en fast medarbejder på stedet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. oktober 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 131 af 23. 5. 1990, s. 4.

(2) overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 underskrev Instituttets direktør den 31. marts 1996 regnskabet for alle Instituttets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1995 og sendte det samme dag til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 9. april 1996. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

INSTITUTTETS SVAR

1.5. Budgetregnskab

Instituttet er enig med Retten. Den har desuden spillet en meget aktiv rolle i indførelsen af et fælles budgetstyrings- og regnskabssystem i alle afdelinger. Der føres i øjeblikket forhandlinger med de relevante tjenestegrene hos Kommissionen, der skal gøre det muligt til fulde at imødekomme Rettens tilkendegivelser ved at indføre et nyt budgetstyringssystem, som vil kunne tages i brug fra 1. januar 1997.

Det skal bemærkes, at kreditten på intet tidspunkt er blevet overskredet i den pågældende periode.

1.6. Forskudsforvaltninger

Det skal bemærkes, at der ikke er gjort brug af forskudsforvaltninger til alle indkøb af udstyr og til bidrag til bygninger, hvilket udgjorde en betydelig del af budgettet. Det skal desuden bemærkes, at anvendelsen af generelle forskudsforvaltninger nu er blevet reduceret i overensstemmelse med § 43 i finansforordningen, og at alle regnskabsdokumenter for en bestemt måned er blevet tilsendt finansinspektøren i Bruxelles mellem den 10. og den 20. i den efterfølgende måned.

1.7. Indgåelse af kontrakter

For det første udgjorde de pågældende kontrakter, der vedrørte diverse aktiviteter og projekter inden for rammerne af Instituttets arbejdsprogram, en meget begrænset del af Instituttets aktiviteter, både for så vidt angår antal og budgetandel.

For det andet er det korrekt, at indkaldelsen af tilbud, der førte til disse kontrakter, skete på uformel vis. Denne fremgangsmåde blev på det pågældende tidspunkt hovedsagelig valgt på grund af sagernes presserende karakter. Desuden var formålet med de pågældende kontrakter at organisere konferencer og kurser på Instituttets vegne og for Instituttets regning samt under dets nøje kontrol, og det pågældende budget var opdelt i en lønningsdel, der var fast og på under 12 000 ECU, og en funktionel del, der var fastsat på forhånd af Instituttet, og som blev godtgjort ved forevisning af bilag. Instituttet på dette grundlag vurderet, at det egentlige kontraktbeløb ikke oversteg 12 000 ECU.

Da det i starten af 1996 blev klart, at Retten ikke delte opfattelse, besluttede man at opgive dette system.

1.8. Finansinspektør

Instituttet er enig med Retten.