BILAG

REGLER FOR INDSENDELSE AF FORSLAG OG DE TILHØRENDE BEDØMMELSES-, UDVÆLGELSES- OG TILDELINGSPROCEDURER

Udgave 4

INDHOLDSFORTEGNELSE

Sammenhæng og anvendelsesområde

1. Indledning

2. Indsendelse

2.1. Indkaldelser af forslag

2.2. Forhåndsgennemgang af forslag

2.3. Indsendelse af forslag

2.4. Kommissionens modtagelse

2.5. Kontrol af støtteberettigelse

2.6. Udvalg for gennemgang af støtteberettigelse

3. Bedømmelse af forslagene

3.1. Eksperternes rolle

3.2. Udnævnelse af eksperter

3.3. Udnævnelsesbetingelser, adfærdskodeks og interessekonflikt

3.4. Uafhængige observatører

3.5. Bedømmelseskriterier

3.6. Forslagsresultater

3.7. Tærskler og vægtning

3.8. Detaljeret beskrivelse af forslagets bedømmelse

3.9. Tilbagemelding til ansøgere

4. Færdiggørelse af bedømmelsesresultaterne

4.1. Kommissionens prioriterede liste

4.2. Kommissionens reserveliste

4.3. Kommissionens beslutning om afslag

5. Forhandling og tildeling

5.1. Forhandling af forslag

5.2. Tildeling af støtte

5.3. Bistand, forespørgsler og klagemuligheder

5.4. Rapportering af resultatet af forslagsindkaldelser

Bilag A — Procedurer for etisk gennemgang

Bilag B — Håndtering af sikkerhedsfølsomme FTU-initiativer

Bilag C — Indsendelses- og bedømmelsesprocedurer i to trin

Bilag D — Ordninger med løbende indsendelse

Bilag E — Procedurer for indsendelse af forslag på papir

Bilag F — Udnævnelsesbrev til uafhængige eksperter

Bilag G — Bedømmelse af forslag indsendt til særprogrammet Mennesker

SAMMENHÆNG OG ANVENDELSESOMRÅDE

Dette dokument fastlægger Kommissionens (1) regler for indsendelse af forslag og de tilhørende bedømmelses-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer (herefter benævnt »reglerne«) i forbindelse med Det Europæiske Fællesskabs (2) syvende rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration og Det Europæiske Atomenergifællesskabs (Euratoms) syvende rammeprogram for forskning og uddannelse på det nukleare område (3) (herefter benævnt »RP7«) i henhold til deres egne regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i foranstaltninger under de syvende rammeprogrammer og for formidling af forskningsresultater (4) (herefter benævnt »EU's regler for deltagelse« og »Euratoms regler for deltagelse«). Her beskrives de grundprocedurer, som Kommissionen følger i overensstemmelse med reglerne for deltagelse, finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (5) (herefter benævnt »finansforordningen«) og sin forretningsorden (6).

Disse regler gælder ikke for a) procedurerne for offentlige indkøb (7), b) et fællesforetagende eller en anden struktur, der er oprettet i medfør af artikel 187 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsområde (EUF-traktaten) eller i medfør af artikel 185 i EUF-traktaten eller artikel 45 i Euratom-traktaten, c) direkte aktioner, som udføres af Europa-Kommissionens Fælles Forskningscenter, og d) særprogrammet »Idéer«.

1. INDLEDNING

Ansøgninger om økonomisk støtte under det syvende rammeprogram (RP7) indsendes almindeligvis som forslag indsendt til Kommissionen. Forslagene indeholder en beskrivelse af det arbejde, der skal udføres, hvem der skal udføre det, og hvad det koster.

Kommissionen bedømmer forslagene for at udpege dem, der er af tilstrækkelig høj kvalitet til mulig finansiering. Kommissionen udnævner uafhængige eksperter (herefter benævnt »eksperter«), som bistår ved bedømmelsen af forslagene.

Kommissionen forhandler med koordinatorerne af forslagene, der klarer bedømmelsesfasen, og hvor der er et budget til disposition.

Hvis forhandlingerne afsluttes med held, udvælges projektet, og der indgås en støtteaftale med ansøgerne om et finansieringsbidrag fra Den Europæiske Union eller Euratom.

Disse regler er baseret på en række veletablerede principper:

i) Topkvalitet: Projekter, der udvælges til finansiering, skal være af høj kvalitet i sammenhæng med de emner og kriterier, der fremgår af indkaldelserne (8).

ii) Gennemsigtighed: Beslutninger om finansiering skal være baseret på klart beskrevne regler og procedurer, og ansøgere skal modtage passende feedback på resultatet af bedømmelsen af deres forslag.

iii) Retfærdighed og upartiskhed: Alle forslag, der indsendes efter en indkaldelse, behandles lige. De bedømmes på en upartisk måde og efter fortjeneste uafhængigt af deres oprindelse og ansøgernes identitet.

iv) Fortrolighed: Alle forslag og de hermed forbundne oplysninger, viden og dokumenter, der meddeles til Kommissionen, skal behandles fortroligt (9).

v) Efficiency and speed: Effektivitet og hurtighed: Bedømmelse, tildeling og støtteforberedelse skal ske så hurtigt som muligt, idet kvaliteten af bedømmelsen fastholdes, og skal ske i henhold til retsgrundlaget.

vi) Ethical and security considerations: Etiske hensyn og sikkerhedshensyn: Ethvert forslag, som er i strid med grundlæggende etiske principper (10), eller som ikke er i overensstemmelse med de relevante sikkerhedsprocedurer (11), kan til enhver tid udelukkes fra processen med bedømmelse, udvælgelse og tildeling (se bilag A og B).

Arbejdsprogrammerne til gennemførelse af særprogrammerne kan fastsætte særlige bedømmelseskriterier eller give yderligere enkeltheder om anvendelsen af bedømmelseskriterierne, som figurerer i indkaldelsen af forslag.

Indkaldelsen og den tilhørende vejledning til ansøgere kan forklare måden, hvorpå disse regler og procedurer gennemføres, mere tydeligt, og, hvor det er relevant, hvilke muligheder der skal følges.

De forskellige trin i forslags-, indsendelses-, bedømmelses- og udvælgelsesproceduren fremgår af nedenstående figur:

2. INDSENDELSE

2.1. Indkaldelser af forslag

Forslag indsendes som følge af indkaldelser af forslag (indkaldelser) (12). Indholdet i og tidsfristerne for indkaldelserne er fastlagt i arbejdsprogrammerne. Meddelelser om indkaldelser af forslag offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende. Indkaldelserne offentliggøres på Kommissionens websted(er) og omfatter henvisninger til de emner i arbejdsprogrammerne, som forslagene gælder, vejledende budgetter for indkaldelserne, disponible finansieringsordninger, tidsfrister for indsendelse samt links til det elektroniske indsendelsessystem (EPSS) (se afsnit 2.3). Dette websted giver adgang til alle nødvendige oplysninger for dem, der ønsker at indsende forslag. Der udarbejdes specifikt én eller flere vejledninger for ansøgere til hver indkaldelse. I disse vejledninger forklares indsendelsesprocessen, samt hvordan ansøgere kan få hjælp eller oplysninger om alle spørgsmål, der vedrører en indkaldelse. Der er medtaget kontaktoplysninger for de nationale kontaktpunkter samt Kommissionens oplysningstjeneste for RP7. En særlig servicetjeneste tager sig af spørgsmål vedrørende det elektroniske indsendelsessystem.

Indkaldelserne er »åbne« indtil den anførte tidsfrist.

Arbejdsprogrammet og indkaldelsen kan skelne mellem forskellige typer samarbejdsprojekter, forskellige former af ordningen »Forskning til støtte af særlige grupper« og mellem typer af koordinerings- og støtteaktioner afhængigt af indkaldelsens mål.

En indkaldelse anfører også, om der skal anvendes en ettrinsprocedure eller en totrinsprocedure med indsendelse og bedømmelse. I sidstnævnte tilfælde indsender ansøgerne først et resumé eller en forslagsskitse. Kun de ansøgere, hvis forslag bedømmes positivt på første trin, opfordres til at indsende fuldstændige forslag på andet trin (13) (se bilag C for yderligere oplysninger om denne procedure).

Den ansvarlige befuldmægtigede anvisningsberettigede udnævner en »indkaldelseskoordinator« for hver indkaldelse. Denne person fungerer som kontaktpunkt for praktiske spørgsmål forbundet med indkaldelsen og sikrer den overordnede planlægning og tilrettelæggelsen af modtagelsen og bedømmelsen af forslaget.

Der udnævnes desuden én eller flere embedsmænd fra Kommissionen med ansvar for rådgivning om håndteringen af eventuelle følsomme spørgsmål, der kan opstå under indsendelses- og bedømmelsesprocessen, herunder spørgsmål med relation til mulige interessekonflikter (se afsnit 3.3).

2.2. Forhåndsgennemgang af forslag

Kommissionen kan tilbyde en uformel forhåndsgennemgang af forslagene, hvis typen af en indkaldelse berettiger hertil. Formålet er at rådgive potentielle ansøgere om, hvorvidt forslagene ser ud til at kunne antages, og om de hører under den pågældende indkaldelse. Hvis det er relevant, findes oplysninger om forhåndsgennemgangen af forslag i den relevante vejledning til ansøgere.

2.3. Indsendelse af forslag

Forslag indsendes elektronisk (14) via det webbaserede elektroniske indsendelsessystem (EPSS).

Blandt ansøgerne i et konsortium, der indsender forslag, er kun forslagets koordinator (identificeret ved hjælp af bruger-id og password) bemyndiget til at indsende et forslag.

Udarbejdelsen og uploadningen af alle forslagsoplysninger og ansøgernes godkendelse af betingelserne for brug af systemet samt for bedømmelsen skal finde sted inden forsøget på at indsende et forslag.

Det elektroniske indsendelsessystem udfører en række basiskontroller, herunder at forslaget er fuldstændigt, at der er intern datakonsekvens, at der ikke er virusinfektion, samt at filerne stemmer overens med de filtyper og størrelsesbegrænsninger, der er anført. Først når kontrollen, som ikke erstatter den formelle kontrol af støtteberettigelse beskrevet i afsnit 2.5, er gennemført, tillader det elektroniske indsendelsessystem ansøgeren at indsende. Indsendelsen anses for at finde sted, når forslagets koordinator påbegynder den endelige indsendelsesproces, som angives af det elektroniske indsendelsessystem, og ikke på noget tidspunkt forinden.

Forslagene, der er indsendt via det elektroniske indsendelsessystem, indlæses i databaserne efter fristens udløb. Kommissionen har først adgang til forslaget efter fristens udløb (eller efter den mellemliggende udløbsdato i tilfælde af ordninger med løbende indsendelse, som beskrevet i bilag D).

Udgaver af forslag indsendt på papir (bortset fra tilfælde, der følger proceduren, og tilfælde beskrevet i bilag E), på et løst elektronisk lagringsmedie (f.eks. cd-rom eller diskette) eller via e-mail eller fax, anses ikke for at være modtaget af Kommissionen.

Vejledningen til ansøgere angiver en procedure for koordinatorens tilbagetrækning af et forslag. Et forslag, der er trukket tilbage, behandles ikke efterfølgende af Kommissionen.

Hvis mere end ét eksemplar af samme forslag er modtaget før fristens udløb, kommer kun den seneste udgave i betragtning til kontrol for støtteberettigelse og mulig bedømmelse.

Forslag arkiveres på de til enhver tid gældende sikkerhedsvilkår. Efter afslutningen af bedømmelsen og eventuel efterfølgende forhandling destrueres alle kopier med undtagelse af dem, der bruges til arkivering og/eller kontrol.

2.4. Kommissionens modtagelse

Dato og tidspunkt for modtagelsen af den seneste udgave af de fremsendte forslag bliver registreret. Efter fristens udløb (eller den mellemliggende udløbsdato i tilfælde af ordninger med løbende indsendelse) sendes en kvittering for modtagelse til forslagskoordinatoren via e-mail med følgende oplysninger:

— forslagets titel, akronym og entydig identifikation af forslaget (forslagsnummer)

— navn på program og/eller aktivitet/forskningsområde og referencenummer på den indkaldelse, som forslaget er indsendt under

— dato og tidspunkt for modtagelsen (der fastsættes til tidspunktet for indkaldelsesfristen, såfremt der er tale om forslag, som er indsendt elektronisk).

Med undtagelse af forslag, der er genstand for høringer (se afsnit 3.8), er der normalt ingen yderligere kontakt mellem Kommissionen og ansøgerne om deres forslag før bedømmelsen. Kommissionen kan imidlertid kontakte en ansøger (normalt via koordinatoren) for at opklare spørgsmål som f.eks. støtteberettigelse (se afsnit 2.5).

2.5. Kontrol af støtteberettigelse

Forslagene skal opfylde alle berettigelseskriterier for at gå videre til bedømmelse. Disse kriterier anvendes konsekvent. Hvis der er tale om indsendelse af forslag i to trin, gennemføres der en kontrol af støtteberettigelse på begge trin. Nedenstående berettigelseskriterier gælder alle forslag, som indsendes under en indkaldelse (15):

— Kommissionen skal have modtaget forslaget før den dato og det tidspunkt, der er fastlagt i indkaldelsen.

— Minimumskravene (f.eks. antal deltagere) som anført i forslagsindkaldelsen.

— Komplette forslag, dvs. at et forslag skal indeholde alle de påkrævede administrative skemaer og forslagsbeskrivelsen (NB: Det påhviler eksperterne at vurdere, om oplysningerne i forslaget er fuldstændige. I berettigelseskontrollen tjekkes alene, om de nødvendige dele af forslaget foreligger).

— Indkaldelsens aktivitetsområde: Forslagets indhold skal vedrøre det/de emne/emner og den/de finansieringsordning/-ordninger, der er fastlagt i den pågældende del af arbejdsprogrammet, som indkaldelsen vedrører. Et forslag vil kun blive anset for ikke at være støtteberettiget på grund af »aktivitetsområde« i helt klare tilfælde.

Hvis det før, under eller efter bedømmelsesfasen bliver klart, at et eller flere af disse berettigelseskriterier ikke er opfyldt, erklærer Kommissionen forslaget uantageligt, og forslaget trækkes tilbage fra yderligere gennemgang. Hvis der er tvivl om et forslags støtteberettigelse, forbeholder Kommissionen sig ret til at fortsætte med bedømmelsen, indtil der træffes endelig beslutning om støtteberettigelsen. Det forhold, at et forslag bedømmes under sådanne omstændigheder, udgør ikke bevis for dets støtteberettigelse.

2.6. Udvalg for gennemgang af støtteberettigelse

Hvis det ikke fremgår tydeligt, om forslaget er støtteberettiget, og det anses for nødvendigt med en mere omfattende gennemgang af sagen, kan indkaldelseskoordinatoren indkalde et internt udvalg for gennemgang af støtteberettigelse.

Udvalgets rolle er at sikre en konsekvent juridisk fortolkning af sådanne tilfælde samt ligebehandling af ansøgerne.

Dette udvalg, der består af medarbejdere fra Kommissionen, som har den fornødne ekspertise i juridiske anliggender, videnskabelige og teknologiske spørgsmål og/eller informationssystemer, har indkaldelseskoordinatoren som formand. Udvalget undersøger forslaget og om nødvendigt omstændighederne i forbindelse med dets indsendelse, og det yder specialistrådgivning til støtte for beslutningen om, hvorvidt et forslag skal bedømmes, eller om det skal afvises på grund af manglende støtteberettigelse. Udvalget kan beslutte at kontakte ansøgeren for at skabe klarhed om et bestemt spørgsmål.

3. BEDØMMELSE AF FORSLAGENE

3.1. Eksperternes rolle

Kommissionen bedømmer forslagene med hjælp af uafhængige (16) eksperter for at sikre, at kun forslag af højeste kvalitet bliver udvalgt til finansiering. Som følge af omfanget og mangfoldigheden af rammeprogrammernes forskningsområder er disse eksperter eksterne i forhold til Kommissionen.

Eksperter kan anmodes om at gennemføre hele eller dele af bedømmelsen hjemme eller på deres arbejdsplads (fjernbedømmelse) eller i Kommissionens lokaler.

Når der er intern relevant specialiseret viden, kan medarbejdere fra Kommissionen lejlighedsvis arbejde som eksperter sammen med eksterne eksperter. Alle sådanne interne eksperter arbejder som supplement til mindsteantallet, der er nødvendigt til indkaldelsen (se afsnit 3.8, litra b)) (17).

Den eneste undtagelse til brugen af eksperter er i tilfælde af koordinerende aktioner og støtteaktioner nævnt i artikel 14 i EU's regler for deltagelse og i artikel 13 i Euratoms tilsvarende regler for deltagelse, hvor uafhængige eksperter kun udnævnes, hvis Kommissionen finder det hensigtsmæssigt (18).

3.2. Udnævnelse af eksperter

Eksperter skal være i besiddelse af viden og færdigheder svarende til de aktivitetsområder, på hvilke de bliver anmodet om at yde bistand. De skal desuden at have stor faglig erfaring fra den offentlige eller private sektor på et eller flere af følgende områder eller aktiviteter: forskning på de relevante videnskabelige og teknologiske felter, administration, styring eller bedømmelse af projekter, udnyttelse af resultater fra udviklingsprojekter inden for forskning og teknologi, teknologioverførsel og innovation, internationalt samarbejde inden for videnskab og teknologi samt udvikling af menneskelige ressourcer. Eksperter kan være borgere i andre lande end medlemsstaterne eller lande, som er associeret med rammeprogrammerne.

Kommissionen opretter en ekspertdatabase med oplysninger om egnede kandidater på grundlag af indkaldelse af ansøgninger offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende. En indkaldelse rettes til personer og en anden til relevante organisationer, f.eks. nationale forskningsorganer, forskningsinstitutioner og virksomheder.

Kommissionen kan på et hvilket som helst tidspunkt, hvis den finder det formålstjenligt, også medtage enhver person i databasen, der har den nødvendige kompetence uden at være opført på listerne via ovennævnte indkaldelser. Eksperter i databasen kan indbydes til at bistå Kommissionen med andre aktiviteter end bedømmelsen af forskningsforslag, hvis de har givet udtryk for velvilje til at blive taget i betragtning ved sådanne opgaver. Databasen kan på foranledning gøres tilgængelig for finansieringsorganer inden for forskning med en offentlig tjenesteydelsesopgave i medlemsstaterne og lande, der er associeret med rammeprogrammerne, samt for andre strukturer med henblik på gennemførelsen af EU-forskningsaktiviteter oprettet i overensstemmelse med bestemmelserne i traktaten. Beslutninger om at give adgang træffes af generaldirektøren for GD for Forskning og Innovation eller dennes repræsentant(er). Databasen kan også benyttes af Kommissionens Fælles Forskningscenter til udvælgelsen af eksperter til støtte for forskningsaktiviteter gennemført som direkte aktioner (19).

Kommissionen udarbejder en liste over de relevante eksperter (evt. også en reserveliste), der skal bedømme forslag, som indsendes til Kommissionen efter en indkaldelse. Listerne udarbejdes primært efter udvælgelseskriterierne:

— ekspertise på højt plan

— relevant viden og kompetence.

Hvis ovennævnte betingelser kan opfyldes, kan andre kriterier også tages i betragtning:

— hensigtsmæssig balance mellem akademisk og industriel ekspertise og brugere

— fornuftig balance mellem de to køn (20)

— fornuftig fordeling i henhold til eksperternes geografiske oprindelse (21)

— regelmæssig rotation af eksperter (22).

Ved udarbejdelsen af listerne over eksperter tager Kommissionen også det nødvendige hensyn til deres evne til at vurdere den industrielle og/eller samfundsmæssige dimension samt den politiske relevans af de emner, der fremgår af indkaldelsen. Eksperter skal også have de relevante sprogkundskaber for at kunne bedømme forslagene.

I de tilfælde, hvor eksperter skal behandle klassificerede oplysninger, kræves den fornødne sikkerhedsgodkendelse inden udnævnelsen (23).

Listen over eksperter, som skal bruges til bedømmelsesmøderne, fastlægges af den relevante befuldmægtigede anvisningsberettigede eller behørigt udpegede delegerede. Navnene på de eksperter, som skal bedømme individuelle forslag, må ikke offentliggøres. Dog offentliggør Kommissionen på internettet én gang om året listen over eksperter, der benyttes til rammeprogrammerne og til hvert særprogram.

3.3. Udnævnelsesbetingelser, adfærdskodeks og interessekonflikt

Kommissionen udarbejder et »udnævnelsesbrev« til hver ekspert baseret på den i bilag F anført model.

Udnævnelsesbrevet indeholder en bindende adfærdskodeks for eksperten, fastlægger væsentlige bestemmelser om fortrolighed og anfører især beskrivelsen af arbejdet, betalingsbetingelserne og godtgørelse af udgifter (se bilag F).

Ved udnævnelsen af eksperter skal Kommissionen (24) træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at disse ikke stilles over for en interessekonflikt i forbindelse med de forslag, de skal udtale sig om. Med henblik herpå skal eksperterne underskrive en erklæring om, at der ingen interessekonflikt foreligger (se bilag F) på tidspunktet for deres udnævnelse, og at de forpligter sig til at informere Kommissionen om både interessekonflikt og arten heraf, hvis der skulle opstå en sådan under udførelsen af deres opgaver. Når Kommissionen får oplysninger herom, træffer den alle nødvendige foranstaltninger for at fjerne interessekonflikten. Alle eksperter skal endvidere bekræfte, at de ikke har nogen interessekonflikt med hensyn til de enkelte forslag, de bliver bedt om at undersøge, på tidspunktet for bedømmelsen.

Erklæringen skelner mellem »diskvalificerende« og »potentiel« interessekonflikt.

Når eksperten rapporterer en diskvalificerende interessekonflikt, eller en sådan fastslås af Kommissionen på grundlag af alle foreliggende oplysninger, kan eksperten ikke bedømme det pågældende forslag (konsensusgruppe) eller deltage i et panels gennemgang (herunder eventuelle høringer), hvor forslaget er under overvejelse (25).

Eksperter, der er ansat i de ansøgende organisationer i et forslag, anses almindeligvis for at være stillet over for en »diskvalificerende« interessekonflikt. Når det er begrundet i kravet om at udnævne de bedste disponible eksperter og i den begrænsede gruppe af kvalificerede eksperter, kan Kommissionen imidlertid beslutte at indbyde sådanne eksperter til at deltage i panelmøderne, hvis eksperten ikke arbejder i den afdeling/det laboratorium/det institut, hvor arbejdet skal udføres, og hvis de enkelte organer fungerer med en høj grad af autonomi. I dette tilfælde skal eksperten afstå fra drøftelsen (eller elektronisk forum), hvis panelet drøfter enkeltheder i forslaget, som inddrager den pågældende organisation. Sådanne eksperter tager ikke del i nogen høringer, hvis det pågældende forslag når høringsfasen.

I behørigt begrundede undtagelsestilfælde kan eksperter under ovennævnte omstændigheder også deltage i konsensusgruppen for det pågældende forslag. Kommissionen informerer gruppens øvrige eksperter om den pågældende eksperts tilknytning.

Når eksperten rapporterer en potentiel interessekonflikt, eller Kommissionen gøres opmærksom på en sådan på en hvilken som helst måde, tager Kommissionen omstændighederne i betragtning og beslutter, om der er tale om en reel interessekonflikt (26) på grundlag af de objektive grunde, der foreligger. Hvis der fastslås en reel konflikt, udelukkes eksperten på samme måde som for en diskvalificerende konflikt. I andre tilfælde kan Kommissionen beslutte at tillade eksperten at foretage bedømmelsen, afhængigt af de særlige omstændigheder og under behørigt hensyn til forbundne risici. Eksperten skal underskrive en erklæring, der bekræfter, at denne vil handle upartisk.

Kommissionen kan træffe passende foranstaltninger til at forhindre en interessekonflikt. Ekspertrollen kan begrænses til panelgennemgang. I dette tilfælde skal eksperten forlade lokalet (eller det elektroniske forum), hvis panelet drøfter det individuelle tilfælde med det forslag, hvor der eksisterer en sådan konflikt.

Hvis en hidtil ukendt interessekonflikt viser sig under bedømmelsen, skal eksperten straks gøre en tjenestemand fra Kommissionen opmærksom på dette. Hvis det viser sig, at konflikten er diskvalificerende, skal eksperten afholde sig fra yderligere bedømmelse af det pågældende forslag. Der vil blive set bort fra alle tidligere kommentarer og bedømmelser vedrørende det pågældende forslag fra denne ekspert. Hvis det er nødvendigt, vil eksperten blive erstattet.

Hvis en ekspert bevidst skjuler en diskvalificerende eller potentiel interessekonflikt, og dette bliver opdaget under bedømmelsen, vil eksperten straks blive udelukket, og de sanktioner, der er anført i udnævnelsesbrevet og/eller finansforordningen og dens gennemførelsesregler, vil være gældende. Alle konsensusgrupper, som vedkommende har deltaget i, vil blive erklæret for ugyldige, og de(t) pågældende forslag vil blive genevalueret.

Analogt med artikel 265a, stk. 3, i finansforordningens gennemførelsesregler kan et brud på adfærdskodeksen eller en anden alvorlig forsømmelse fra ekspertens side betegnes som en alvorlig fejl i forbindelse med ekspertens udøvelse af sit erhverv og føre til den pågældende eksperts udelukkelse fra listen opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser i finansforordningens artikel 179a. Efter en sådan udelukkelse vil eksperten blive fjernet fra databasen og forhindret i at genregistrere sig i udelukkelsesperioden.

3.4. Uafhængige observatører

Til sikring af en høj grad af åbenhed kan Kommissionen udnævne uafhængige eksperter til at fungere som observatører (herefter benævnt »observatører«) af bedømmelsesprocessen, dvs. hvordan den fungerer og gennemføres. Deres opgave er at bistå Kommissionen med uvildig rådgivning om gennemførelsen og rimeligheden af alle faser i bedømmelsesprocessen, om hvordan bedømmelseseksperterne anvender bedømmelseskriterierne, og hvordan processen kan forbedres. De skal som sådan bekræfte, at proceduren, der er fastlagt eller henvises til i disse regler, overholdes, og aflægge rapport om deres konklusioner og henstillinger til Kommissionen. De opmuntres ligeledes til at indgå i uformelle drøftelser med Kommissionens tjenestemænd, som er involveret i bedømmelsesprocessen, og til at foreslå enhver mulig forbedring, der kunne føres ud i livet med det samme. Inden for rammerne af deres arbejde må de dog ikke udtale sig om de forslag, der skal bedømmes, eller om eksperternes mening om forslagene.

Derfor er det ikke nødvendigt, at observatørerne har erfaring inden for de områder, som de bedømte forslag vedrører. Det kan endog ses at være en fordel at undgå observatører, som har for indgående kendskab til det specifikke Vitek-område, for at undgå konflikter mellem deres mening om bedømmelsesresultatet og afviklingen af møderne. Under alle omstændigheder udtaler de sig ikke om de forslag, der skal gennemgås, eller om eksperternes mening om forslagene.

Observatørerne opfordres til at være til stede fra begyndelsen af bedømmelsesprocessen, når eksperterne orienteres af Kommissionen. Når en del af bedømmelsen foregår på et sted, der ikke er Kommissionens lokaler (fjernbedømmelse), kan observatøren vurdere dette trin efter bedømmelsen på grundlag af en drøftelse med eksperterne, når de er samlet i Bruxelles (eller en anden central bedømmelseslokalitet).

Kommissionen informerer programudvalgene om, hvilke eksperter der er valgt til observatører og disses mandat, samt om observatørernes bemærkninger og kan offentliggøre et resumé af deres rapport.

Observatørerne skal overholde samme forpligtelser som eksperterne med hensyn til fortrolighed og undgå interessekonflikter, og de underskriver samme erklæring med hensyn til dette (se bilag F). De må ikke afsløre oplysninger om forslagene, de eksperter, der skal bedømme dem, eller drøftelserne i bedømmelsespanelerne. Observatørerne skal overholde en adfærdskodeks, der er vedlagt som bilag til udnævnelsesbrevet.

3.5. Bedømmelseskriterier

Alle støtteberettigede forslag bedømmes af Kommissionen med bistand fra eksperter, hvor dette er relevant, med henblik på at vurdere, om de opfylder de bedømmelseskriterier, der er relevante for indkaldelsen.

De detaljerede bedømmelseskriterier og underkriterier (27) samt de tilhørende vægte og tærskler er fastsat i arbejdsprogrammerne baseret på principperne i særprogrammerne og på kriterierne i reglerne for deltagelse. Kriterierne består af udvælgelses- og tildelingskriterier som defineret i finansforordningen (artikel 115) og forordningens gennemførelsesbestemmelser (28) (artikel 176 og 177).

Den måde, som de vil blive anvendt på, forklares yderligere i indkaldelsen af forslag og den tilhørende vejledning til ansøgere.

3.6. Forslagsresultater

Eksperterne undersøger de spørgsmål, der skal overvejes, i forhold til hvert bedømmelseskriterium og vurderer disse på en skala fra 0 til 5. Der kan gives halve point.

For hvert kriterium, der undersøges, viser pointresultatet følgende vurderinger:

0 — Forslaget vedrører ikke det kriterium, der undersøges, eller kan ikke vurderes på grund af manglende eller ufuldstændige oplysninger.

1 — Ringe: Kriteriet er dækket utilstrækkeligt, eller der er alvorlige indbyggede svagheder.

2 — Rimelig: Der er betydelige svagheder, selv om forslaget i det store og hele dækker kriteriet.

3 — God: Forslaget dækker kriteriet godt, selv om forbedringer vil være nødvendige.

4 — Meget god: Forslaget dækker kriteriet meget fint, selv om der stadig er plads til forbedringer.

5 — Udmærket: Forslaget dækker udmærket alle relevante aspekter af det pågældende kriterium. Eventuelle mangler er mindre væsentlige.

3.7. Tærskler og vægtning

Tærskler

Der fastsættes tærskler for nogle eller alle kriterier, således at forslag, som ikke får tilstrækkeligt mange point, afvises. Desuden kan der fastsættes en samlet tærskel. Tærskler for hvert kriterium og den generelle tærskel fremgår af arbejdsprogrammet og indkaldelsen.

Hvis et forslag ikke når op på den fastsatte tærskel for et kriterium, kan bedømmelsen af forslaget indstilles.

Det kan besluttes at opdele bedømmelsen i flere trin med mulighed for at lade forskellige eksperter gennemgå de forskellige kriterier. Hvis bedømmelsen gennemføres i flere trin, er det muligt at indstille bedømmelsen af forslag, som ikke når op over den fastsatte tærskel, så det ikke går videre til næste trin. Sådanne forslag kategoriseres som afvist.

Vægtning

Afhængigt af finansieringsordning og indkaldelse kan det besluttes at vægte kriterierne. De vægtninger, der skal anvendes for hvert kriterium, er fastsat i arbejdsprogrammet og indkaldelsen.

3.8. Detaljeret beskrivelse af forslagets bedømmelse (29)

a) Orientering af eksperterne

Kommissionen er ansvarlig for at orientere eksperterne før bedømmelsesmøderne. Eksperterne orienteres om bedømmelsesprocesser og -procedurer samt bedømmelseskriterier og indhold samt forventet virkning af de pågældende forskningsemner. Der medtages særlige advarsler om fortrolighed, upartiskhed og fortielse af interessekonflikter.

Der gives særlig opmærksomhed til orienteringen af eksperter, der skal fjernbedømme, når specielt tilpasset materiale er nødvendigt (f.eks. cd-rommer, onlinepræsentationer). Der opretholdes en tæt kontakt til de enkelte eksperter, så de kan få hjælp med eventuelle spørgsmål.

b) Individuel bedømmelse af forslag

Forslag bedømmes af mindst tre eksperter. Mindst fem eksperter bruges til forslag til ekspertisenetværk og i andre tilfælde, når det fremgår af den relevante vejledning til ansøgere.

I den indledende bedømmelsesfase arbejder eksperterne individuelt og giver point og bemærkninger til hvert kriterium som beskrevet i arbejdsprogrammet og indkaldelsen.

De skal også anføre, om forslaget:

— falder helt uden for indkaldelsen af forslag

— omhandler følsomme etiske emner

— kræver yderligere undersøgelse med hensyn til sikkerhedsspørgsmål (se bilag B).

Når der anvendes fjernbedømmelse, fremsender Kommissionen kopier af de forslag, der skal undersøges, til hver enkelt ekspert. Dette kan ske ved fremsendelse af papirkopier med post eller kurértjeneste eller ved at gøre forslaget elektronisk tilgængeligt.

Begrundelse for pointtildeling

Eksperterne skal kommentere hver enkelt pointtildeling. Disse bemærkninger skal være i overensstemmelse med de tildelte point og medtages i konsensusdrøftelserne og -rapporten.

Resultat af den individuelle bedømmelse

Efter den individuelle bedømmelse af et forslag udarbejder eksperten en individuel bedømmelsesrapport, der bekræfter den pågældendes individuelle gennemlæsning og vurdering. Er der tale om fjernbedømmelse, informeres Kommissionen om resultaterne pr. post eller elektronisk. Ekspertens individuelle bedømmelsesrapport må ikke ændres på et senere tidspunkt. Ved underskrivelse (eller godkendelse ad elektronisk vej) af den individuelle bedømmelsesrapport bekræfter hver enkelt ekspert, at den pågældende ikke har nogen interessekonflikt med hensyn til bedømmelsen af det pågældende forslag.

Eksperter kan i nogle tilfælde blive bedt om kun at foretage den individuelle bedømmelse. I påkommende tilfælde fremsendes deres individuelle bedømmelsesrapport til de eksperter, der deltager i konsensusfasen (se nedenfor), således at de kan indgå i udarbejdelsen af konsensusrapporten.

Hvis alle individuelle eksperter anser et forslag for at være uden for området, kan det anses for ikke at være støtteberettiget og går ikke videre til konsensusfasen.

c) Konsensus

Når alle eksperter, der har fået et forslag tildelt, har gennemført deres individuelle vurderinger, går bedømmelsen videre til en konsensusvurdering, der repræsenterer deres fælles synspunkter.

Dette indebærer normalt et konsensusmøde (eller elektronisk forum) til drøftelse af de tildelte point og udarbejdelse af bemærkninger.

Konsensusdrøftelsen ledes af en repræsentant for Kommissionen (mødelederen). Mødelederen skal søge at opnå konsensus mellem eksperternes individuelle synspunkter uden forbehold for eller imod bestemte forslag eller involverede organisationer samt at sikre en retfærdig og upartisk bedømmelse af hvert forslag i overensstemmelse med de fastsatte bedømmelseskriterier.

Gruppens mødeleder kan udnævne en ekspert til at være ansvarlig for udarbejdelsen af konsensusrapporten (ordfører).

Eksperterne søger at nå til enighed om, hvor mange point hvert bedømt kriterium skal tildeles, samt bemærkninger, der begrunder pointtildelingen. Bemærkningerne skal kunne bruges som tilbagemelding til forslagskoordinatoren. Pointtildeling og bemærkninger er anført i en konsensusrapport.

Hvis relevant når de også frem til en fælles holdning om område, etik og sikkerhed som nævnt under trin b) ovenfor.

Hvis det under konsensusdrøftelsen viser sig umuligt for eksperterne at nå frem til en fælles holdning om et bestemt aspekt i forslaget, kan den medarbejder i Kommissionen, som har ansvar for bedømmelsen, bede op til yderligere tre eksperter om at gennemgå forslaget.

Resultatet af konsensusdrøftelsen

Resultatet af konsensustrinnet er konsensusrapporten, underskrevet (eller godkendt elektronisk) af mødelederen og alle eksperter eller som minimum af mødelederen og ordføreren. Mødelederen er ansvarlig for at sikre, at konsensusrapporten afspejler den konsensus, der er nået, udtrykt i pointtildeling og bemærkninger. Hvis det ikke er muligt at opnå konsensus, skal både flertallets og andres holdninger fremgå af rapporten, eventuelt i et bilag.

Kommissionen træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre konsensusrapporternes kvalitet, især med hensyn til overskuelighed, konsekvens og detaljer i fornødent omfang. Hvis det er nødvendigt at foretage vigtige ændringer, henvises rapporterne til de pågældende eksperter.

Konsensustrinnet afsluttes med underskrivelsen (eller den elektroniske godkendelse) af konsensusrapporten.

Bedømmelse af et genfremsat forslag

Hvis forslagene har været indsendt til Kommissionen tidligere i RP7, giver mødelederen eksperterne den tidligere bedømmelsesrapport (se nedenfor) i konsensusfasen, hvis den tidligere bedømmelse fandt sted under sammenlignelige vilkår (f.eks. stort set samme emner og kriterier i arbejdsprogrammet). Eksperterne skal om nødvendigt klart begrunde deres pointtildeling og bemærkninger, hvis disse er markant forskellige fra tildelingen i det tidligere forslag.

d) Panelgennemgang

Dette er det sidste trin, der omfatter eksperterne. Det giver dem mulighed for at udarbejde henstillinger til Kommissionen efter at have fået et overblik over resultaterne på konsensustrinnet. De nærmere bestemmelser besluttes i lyset af indkaldelsens art og antallet af indsendte forslag.

Til en bestemt indkaldelse eller del af en indkaldelse kan der være mulighed for, at alle eksperter undersøger alle forslag og foretager deres endelige gennemgang, samtidig med at de udarbejder konsensusrapporten. Panelet anses derfor for at bestå af disse eksperter.

Ellers oprettes et nyt panel, som kan bestå af eksperter, der har medvirket på konsensustrinnet, nye eksperter eller en blanding af de to. Der kan være ét panel, der dækker hele indkaldelsen, eller flere paneler, der dækker forskellige aktiviteter, emner eller finansieringsordninger.

Panelets rolle

Panelets vigtigste opgave er at undersøge og sammenligne konsensusrapporterne på et bestemt område, at kontrollere, om der er konsekvens i tildelingen af point og bemærkninger i løbet af konsensusdrøftelserne, og om nødvendigt foreslå et nyt sæt point eller revision af bemærkningerne.

Panelets opgaver kan også omfatte:

— høringer med ansøgerne med de forslag, som er nået op over den nødvendige tærskel (se nedenfor)

— afgørelse af tilfælde, hvor et minoritetssynspunkt er anført i konsensusrapporten

— opstilling af en prioriteret rækkefølge for forslag med samme pointantal (idet der kun, hvis det er nødvendigt, tages højde for det disponible budget eller andre vilkår for indkaldelsen fastsat i arbejdsprogrammet)

— udarbejdelse af henstillinger om mulig gruppering eller kombination af forslag.

Formandsposten i panelet beklædes enten af Kommissionen eller af en ekspert udnævnt af Kommissionen. Kommissionen vil i begge tilfælde sikre, at forslagene behandles retfærdigt og upartisk i paneldrøftelserne. Der kan udnævnes en panelordfører (som også kan være panelets formand) til at udarbejde panelets råd.

Høringer med ansøgere

Høringer med ansøgere kan arrangeres som led i panelets overvejelser. Høringer kan være særligt nyttige i forbindelse med indkaldelser eller dele af indkaldelser, der tiltrækker integrering i stor skala af samarbejdsprojekter og/eller ekspertisenetværk.

Når der afholdes høringer, inviteres de koordinatorer, hvis forslag har konsensuspoint over den individuelle og den samlede tærskel. Det kan ved nogle indkaldelser besluttes at invitere repræsentanterne for de forslag, der er nået over de individuelle tærskler, men ikke er nået over den samlede tærskel.

I begge tilfælde skal vilkårene for udsendelse af invitationer være konsekvente i forhold til alle forslag indsendt efter en indkaldelse eller del af en indkaldelse under en bestemt vejledende budgetpost i arbejdsprogrammet.

Høringer giver input til yderligere afklaring af forslagene og hjælper panelet med at finde frem til det endelige antal point til et forslag. De øger eksperternes forståelse af forslaget, men kan ikke på nogen måde bruges til at ændre eller forbedre selve forslaget. Ansøgerne vil derfor ikke blive inviteret til at fremlægge deres forslag, men komme med redegørelser og forklarende bemærkninger til spørgsmål, som de får tilsendt på forhånd.

Eventuelle aspekter i det enkelte forslag, som kræver særlig ekspertise, kan afklares ved, at der inviteres andre eksperter til høringerne om disse forslag. I så tilfælde opfordres disse eksperter alene til at udtale sig om det særlige område af forslaget, som de er eksperter i, og ikke om forslaget som helhed.

Hvis et konsortium, som har indsendt et forslag, ikke deltager i høringen, men skriftligt indsender svar på de stillede spørgsmål, vil der blive taget hensyn til disse skriftlige svar. Hvis et konsortium ikke besvarer spørgsmålene og heller ikke deltager i høringen, vil panelet alene basere den endelige pointtildeling og bemærkningerne til forslaget på det oprindeligt indsendte materiale.

En høring kan i nogle tilfælde gennemføres fuldstændigt via en skriftlig procedure.

Høringer kan alternativt arrangeres via telefon eller ved brug af videokonference.

Specifikke ordninger for høringer beskrives i vejledningen til ansøgere.

Resultat af panelets gennemgang

Resultatet af panelets gennemgang er en rapport, der primært registrerer:

— En bedømmelsesrapport for hvert forslag, herunder bemærkninger og pointtildeling, idet der tages højde for eventuelle høringer. Eventuelle etiske aspekter og sikkerhedsspørgsmål rapporteres, hvor det er relevant.

— En liste over forslag, som når over alle tærskler, med angivelse af det endelige antal point for hvert af disse forslag og panelets forslag til prioriteret rækkefølge.

— En liste over bedømte forslag, der ikke er nået over en eller flere tærskler.

— En liste over forslag, der ikke findes støtteberettigede under bedømmelsen.

— En optegnelse over høringerne (hvis det er relevant).

— Et resumé af eventuelle andre henstillinger fra panelet.

Hvis det samme panel har behandlet forslag fremsendt til forskellige dele af en indkaldelse (f.eks. forskellige finansieringsordninger eller forskellige emner, der har fået tildelt særskilte, vejledende budgetter i arbejdsprogrammet), kan rapporten ligeledes indeholde flere lister.

Paneleksperternes bedømmelsesrapporter kan indeholde henstillinger til yderligere forbedring af et forslag, der allerede er højt oppe på listen.

Disse henstillinger tager sigte på en mere effektiv gennemførelse af det foreslåede arbejde, f.eks. ved at ændre enkeltheder i metoderne eller ved at fjerne overflødigt arbejde. Eksperterne angiver de forventede virkninger på arbejde og udstyr og kan angive virkningen på budgettet, hvis sådanne ændringer gennemføres. Eksperterne kan også foreslå en reduktion i arbejde og/eller budget uden en ændring i indhold, hvis begrundelsen for en sådan reduktion er velfunderede.

I behørigt begrundede tilfælde kan panelet anbefale en sammenlægning af forslag eller finansiering op til en bestemt milepæl med mulighed for at tildele yderligere midler efter en efterfølgende forslagsindkaldelse.

Hvis det er relevant, anbefaler eksperterne ved finansieringen af projekter, at der kræves større godtgørelse i forbindelse med sikkerhedsrelateret forskning og teknologisk udvikling, hvor dette er berettiget ud fra udviklingen af kapaciteter på områder med meget begrænset markedsstørrelser og en risiko for »markedssvigt«, samt for hurtigere udvikling af udstyr som reaktion på nye trusler (30).

Panelets rapport underskrives af mindst tre af panelets eksperter, herunder panelets ordfører (hvis en ekspert er udnævnt) samt formanden.

3.9. Tilbagemelding til ansøgere

Kommissionen sender et elektronisk brev (»indledende oplysningsbrev«) til koordinatoren for hvert bedømt forslag. Brevet ledsages af en sammenfattende bedømmelsesrapport, undtagen i tilfælde af ansøgere, der udvælges efter første trin i en totrinsprocedure, som beskrevet i bilag C. Brevet og rapporten kan også udsendes på papir. Hensigten er at give ansøgerne en hurtig indikation af, hvordan det er gået deres forslag ved eksperternes bedømmelse. På dette tidspunkt kan Kommissionen imidlertid ikke forpligte sig med hensyn til mulig udvælgelse og finansiering.

Vejledningen til ansøgere angiver den forventede dato for udsendelse af disse breve (31).

Kommissionen ændrer ikke bedømmelsesrapporterne, som er en del af panelets rapport, undtagen hvis det er nødvendigt for at gøre dem lettere at læse eller undtagelsesvis for at fjerne faktuelle fejl eller uhensigtsmæssige bemærkninger, som kan være overset i en tidligere korrektur. Pointtildelingen ændres aldrig. Den sammenfattende bedømmelsesrapport afspejler eksperternes konsensus, herunder panelets endelige gennemgang. Den indeholder bemærkninger og pointtildeling for hvert kriterium og et samlet pointantal samt generelle bemærkninger, hvor det er relevant. Der skal være klare, fyldestgørende begrundelser for pointtildelingen, og hvis det er relevant, anføres eventuelle henstillinger til ændringer af forslaget, hvis det skal gøres til genstand for forhandling. I særlige tilfælde kan der anføres mulighed for gruppering eller kombination med andre forslag.

For forslag, der afvises, fordi de ikke kommer over bedømmelsestærsklen, er de i rapporten anførte bemærkninger eventuelt kun fuldstændige for de kriterier, der var blevet gennemgået, indtil forslaget faldt under tærsklen.

Koordinatorer af forslag, der ikke anses for at være støtteberettigede, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning.

Koordinatorer af forslag, der afvises som følge af sikkerhedshensyn, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning.

4. FÆRDIGGØRELSE AF BEDØMMELSESRESULTATERNE

På dette trin gennemgår Kommissionens medarbejdere resultaterne af eksperternes bedømmelse og foretager deres egen vurdering af forslagene, især en gennemgang af finansieringsbidraget fra Den Europæiske Union eller Euratom på grundlag af råd fra disse eksperter.

4.1. Kommissionens prioriterede liste

Forslag prioriteres efter bedømmelsesresultaterne. Der træffes beslutning om finansiering ud fra denne prioritering (32).

Den ansvarlige tjeneste udarbejder den endelige liste over mulige forslag til finansiering blandt de forslag, der er nået over bedømmelsestærsklerne, på baggrund af resultaterne af eksperternes bedømmelse. Der tages behørig højde for de point, der er tildelt, og for råd fra eksperterne. Der tages også hensyn til det disponible budget, programmets strategiske målsætninger, Den Europæiske Unions eller Euratoms politik samt den generelle ligevægt i de forslag, der støttes.

Antallet af forslag på listen afhænger af det disponible budget. Forslagene anføres i prioriteret rækkefølge, medmindre der er et tilstrækkeligt budget til at støtte alle forslag, der er nået op over de krævede tærskler.

Kommissionen følger generelt den prioriterede rækkefølge, som eksperterne foreslår. Et forslag kan i særlige tilfælde, hvis det er behørigt begrundet og godkendt på det relevante niveau, placeres anderledes end foreslået af eksperterne. Begrundelsen for rækkefølgen er anført.

Et foreslået finansieringsbidrag fra Den Europæiske Union eller Euratom bestemmes for hvert af disse forslag på grundlag af eksperternes bemærkninger og tjenestens egne analyser. Budgetnedskæringer er mulige, men sker ikke med henblik på at støtte yderligere projekter, der ellers ikke ville blive støttet.

Den ansvarlige tjeneste konsulterer derefter de øvrige interesserede tjenester og generaldirektorater om listen over forslag, tjenesten har planer om at udvælge til finansiering, herunder det foreslåede finansieringsbidrag fra Den Europæiske Union eller Euratom til hvert forslag. Der kan være anført en reserveliste (se nedenfor).

Den interne konsultation inddrager også eventuelle aspekter, der skal ændres under forhandlingen, baseret på eksperternes råd. Dette kan omfatte særlige vilkår med hensyn til sammenlægningen af forslag eller betinget finansiering foreslået af eksperterne (se afsnit 3.8).

Efter denne interne konsultation fastlægges Kommissionens endelige prioriterede liste og forhandlingsmandater. Hvis konsultationen afslører, at stort set samme arbejde allerede støttes andetsteds, eller hvis et forslag ville medføre arbejde, som klart strider mod fastlagte politikker i Den Europæiske Union eller Euratom, er det muligt, at et projekt, der oprindeligt var foreslået til støtte af den ansvarlige tjeneste, ikke er med på Kommissionens endelige prioriterede liste.

4.2. Kommissionens reserveliste

I udarbejdelsen af listen over forslag, som udvælges til forhandlinger, tages der hensyn til det disponible budget (som fremgår af forslagsindkaldelsen). Et antal forslag kan holdes i reserve for at muliggøre eventualiteter, såsom at forhandlingerne om projekter ikke ender med det forventede resultat, forslag trækkes tilbage, budgetbesparelse aftalt under forhandlingerne eller afsættelse af et ekstrabudget fra andre kilder.

Koordinatorerne af forslag, der holdes i reserve, modtager bekræftelse på, at der kan tilbydes forhandlinger med henblik på indgåelse af støtteaftaler, men at det afhænger af, om der stilles yderligere midler til rådighed. Denne bekræftelse kan også indeholde en dato, efter hvilken der sandsynligvis ikke vil komme yderligere tilbud om forhandlinger.

Når budgettet til en bestemt indkaldelse er opbrugt, informeres koordinatorerne af ikkestøttede forslag, der resterer fra reservelisten, og forslagene afvises (se nedenfor).

4.3. Kommissionens beslutning om afslag

Kommissionen beslutter formelt at afvise de forslag, der ikke findes støtteberettigede (enten før eller under bedømmelsen), forslag, der ikke når op over bedømmelseskriteriernes tærskler, og de forslag, der, fordi de ligger under en vis tærskel, ikke kan finansieres, fordi budgettet ikke er tilstrækkeligt stort. Kommissionen kan afvise alle forslag under en bestemt grænse, uanset det disponible budget og eksperternes bemærkninger, hvis kvalitetsniveauet anses for at være utilstrækkeligt til at berettige til støtte. Kommissionen kan også afvise forslag af etiske årsager efter en etisk gennemgang (se bilag A) eller af sikkerhedsmæssige årsager efter proceduren beskrevet i bilag B.

Koordinatorerne af de afviste forslag vil efter, at denne beslutning er truffet, få skriftlig meddelelse om Kommissionens beslutning. Meddelelsen vil ligeledes indeholde en redegørelse for, hvorfor forslaget er blevet afvist.

Kommissionen afviser ikke forslag, der er genstand for en igangværende klageprocedure (se afsnit 5.3).

5. FORHANDLING OG TILDELING

5.1. Forhandling af forslag

Koordinatorerne af forslag, der ikke er afvist, og for hvilke der er midler til rådighed, inviteres til at indlede forhandlinger. Hvis dette sker, før Kommissionens prioriterede liste og forhandlingsmandater er færdiggjort, vil det fremgå af invitationen, at det kan være nødvendigt at afslutte forhandlingerne eller ændre forhandlingsmandatet efter resultatet af konsultationen med andre tjenester.

Kommissionen kan bistås af eksperter under forhandlingen, eventuelt de eksperter, der deltog i bedømmelsen.

Ud over eventuelle punkter fremført i bedømmelsesrapporten kan ansøgerne blive bedt om yderligere administrative, juridiske, tekniske og finansielle oplysninger, som er nødvendige til udarbejdelsen af en støtteaftale (33). Kommissionen kan anmode om ændringer, herunder eventuelt ændringer i budgettet, i overensstemmelse med førnævnte forhandlingsmandat (afsnit 4.1). Kommissionen vil begrunde alle ønskede ændringer.

Ændringer i de ledelsesmæssige og videnskabelige aspekter vil især omfatte revision af det foreslåede arbejde som fastsat i forhandlingsmandatet beskrevet i afsnit 4.1. De juridiske aspekter vil især omfatte verifikationen af deltagernes eksistens og retlige status, gennemgang af eventuelle særlige bestemmelser i støtteaftalen eller betingelser for projektets gennemførelse samt andre aspekter i relation til udarbejdelsen af den endelige støtteaftale (herunder projektets startdato, tidspunkter for rapporter samt andre juridiske krav). De finansielle aspekter dækker fastlæggelse om EU's bidrag op til et fastsat maksimumsbeløb, omfanget af forskuddet, fordelingen af budgetmidlerne, Den Europæiske Unions eller Euratoms finansielle bidrag pr. aktivitet og pr. deltager samt vurderingen af koordinatorens og eventuelle andre deltageres finansielle kapacitet, hvis det er nødvendigt.

Der kan ikke ydes støtte til potentielle deltagere, der på tidspunktet for støtteproceduren befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i finansforordningens artikel 93 og 94 (f.eks. i forbindelse med konkurs, domfældelser, alvorlige fejl i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv, forpligtelser i forbindelse med sociale sikringssystemer, anden ulovlig aktivitet, tidligere kontraktbrud, interessekonflikter eller vildledende oplysninger).

Potentielle deltagere, der har begået uregelmæssigheder i gennemførelsen af andre aktioner under et EU- eller Euratomprogram, kan på ethvert tidspunkt udelukkes fra udvælgelsesproceduren med skyldig hensyntagen til proportionalitetsprincippet. Forslag, der strider mod grundlæggende etiske principper, eller som ikke opfylder betingelserne i arbejdsprogrammet eller forslagsindkaldelsen, vil ikke blive udvalgt (34).

På grundlag af artikel 54, stk. 5, i forordning (EF) nr. 1083/2006 må en udgift, der medfinansieres af RP7, ikke støttes af strukturfondene.

Eventuel sammenlægning af projekter sker også i denne fase, og etiske spørgsmål (se bilag A) eller sikkerhedsmæssige hensyn (se bilag B) præciseres og behandles, om nødvendigt.

Hvis det viser sig umuligt at nå til enighed med en koordinator, der handler på vegne af konsortiet, inden for en af Kommissionen fastsat rimelig tidsfrist om spørgsmål, der behandles i forhandlingsfasen, kan forhandlingerne afsluttes, og Kommissionen kan beslutte at afvise forslaget.

Kommissionen kan afslutte forhandlingerne, hvis koordinatoren ønsker at ændre projektet med hensyn til mål, det videnskabelige og teknologiske indhold, sammensætningen af konsortiet eller andre spørgsmål i et sådant omfang, at det bliver væsentligt forskelligt fra det forslag, der blev bedømt, eller på en sådan måde, at det ikke er i overensstemmelse med forhandlingsmandatet.

Forhandling af forslagene på reservelisten kan påbegyndes, når det står klart, at der er et tilstrækkeligt budget til at finansiere et eller flere af disse projekter. Afhængigt af budgettet vil der blive indledt forhandlinger om forslagene i den rækkefølge, de er anført på reservelisten, startende med det øverste.

5.2. Tildeling af støtte

Hvis forhandlingerne ender positivt (dvs. når aspekterne i støtteaftalen er endeligt afklaret med ansøgerne, og alle nødvendige kontroller er gennemført), gennemfører Kommissionen de interne finansielle og juridiske procedurer, høringen af programudvalget, der er indeholdt i særprogrammet, og vedtager beslutningen om udvælgelsen. Når udvælgelsesbeslutningen er vedtaget, tildeles støtten via en formel støtteaftale mellem Kommissionen, koordinatoren og de øvrige deltagere.

5.3. Bistand, forespørgsler og klagemuligheder

Vejledningen til ansøgere forklarer, hvordan ansøgere søger bistand eller oplysninger om spørgsmål med relation til en indkaldelse af forslag og efterfølgende procedurer. Der er medtaget kontaktoplysninger for både de nationale kontaktpunkter og Kommissionens servicetjeneste. En særlig servicetjeneste vil tage sig af spørgsmål vedrørende det elektroniske indsendelsessystem.

Desuden vil det indledende oplysningsbrev, der henvises til i afsnit 3.9, anføre en adresse til brug ved spørgsmål om resultaterne af en bestemt bedømmelse.

Brevet indeholder også en adresse, der kan bruges, hvis koordinatoren mener, der har været mangler i behandlingen af dennes forslag, og at disse mangler har bragt resultatet af bedømmelsen i fare. Brevet anfører en tidsfrist for modtagelsen af sådanne klager, som vil være én måned fra datoen for udsendelsen af Kommissionens brev. Koordinatoren skal angive navnet og referencenummeret på indkaldelsen, antallet (hvis relevant), navnet på og forkortelsen for forslaget samt en fuldstændig beskrivelse af de påståede mangler. Metoden til indsendelse af klagen er beskrevet i brevet (f.eks. via et særligt websted).

Der indkaldes så et internt udvalg til gennemgang af bedømmelsen (»klageudvalg«), som undersøger de tilfælde, der er indsendt af koordinatorerne, før ovennævnte tidsfrist ved hjælp af den metode, der er beskrevet i det indledende oplysningsbrev. Klager, der ikke opfylder disse betingelser, eller som ikke drejer sig om bedømmelsen eller kontrollen af støtteberettigelserne i forbindelse med et bestemt forslag, behandles ikke.

Sammensætningen af udvalget kan afhænge af de indkaldelser, der behandles. Udvalgets rolle er at sikre en konsekvent juridisk fortolkning af sådanne forespørgsler samt ligebehandling af ansøgerne. Det yder specialistsynspunkter om gennemførelsen af bedømmelsesprocessen på grundlag af alle foreliggende oplysninger forbundet med forslaget og bedømmelsen heraf. Udvalget arbejder uafhængigt. Udvalget bedømmer ikke forslaget. Hvis udvalget mener, at der er sket fejl i kontrollen af støtteberettigelserne eller bedømmelsen, som sandsynligvis har bragt beslutningen om finansiering af forslaget i fare, kan det foreslå, at uafhængige eksperter foretager en yderligere bedømmelse af hele eller dele af forslaget. Udvalget sætter ikke spørgsmålstegn ved den bedømmelse, som kvalificerede ekspertgrupper er nået frem til.

Udvalget består af medarbejdere fra Kommissionen, som har den fornødne ekspertise i juridiske anliggender og procedurespørgsmål, videnskabeligt og teknologisk indhold og/eller informationssystemer, alt efter hvilke tilfælde der skal behandles. Udvalget ledes af en tjenestemand fra en anden tjenestegren end den, der er ansvarlig for indkaldelsen. Indkaldelseskoordinatoren (eller en anden udnævnt person fra den tjenestegren, der er ansvarlig for indkaldelsen) er medlem af udvalget.

Hvis udvalget bliver bedt om at behandle spørgsmål om støtteberettigelse, kan det søge råd i (eller udpege medlemmer fra) udvalget for gennemgang af støtteberettigelse omtalt i afsnit 2.6.

Udvalget vil i lyset af sin gennemgang anbefale forslagets kompetente anvisningsberettigede en handlingsplan.

Et indledende svar sendes til klageren senest tre uger efter tidsfristen for indgivelse af klager, der er nævnt ovenfor. Dette indledende svar vil anføre, hvornår der gives et definitivt svar.

Klageproceduren træder ikke i stedet for de kanaler, der gælder for alle Kommissionens aktioner såsom: Kommissionens Generalsekretariat for brud på principperne for god forvaltningsskik (relationer med offentligheden), Den Europæiske Ombudsmand for »fejl eller forsømmelser«, Den Europæiske Unions Domstol for en beslutning, der vedrører en person eller retlig enhed. Disse kanaler er også til rådighed for ansøgere, der ønsker at indgive en klage efter ovennævnte tidsfrist.

5.4. Rapportering af resultatet af forslagsindkaldelser

Kommissionen tilvejebringer statistiske oplysninger om resultatet af indkaldelser af forslag til programudvalget i overensstemmelse med bilag V i særprogrammerne »Samarbejde« og »Kapacitet« samt med bilag II i særprogrammet »Mennesker«.