Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med instituttets svar

(1999/C 372/07)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75(1), som ændret ved artikel 1, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93(2).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Instituttets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93(3) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76(4) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet(5) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for instituttet, jf. artikel 1, stk. 52, 54 og 55, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen har givet Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE (DUBLIN-INSTITUTTET) FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Forvaltning

Gennemførelse af de finansielle bestemmelser

5. De gældende "gennemførelsesbestemmelser til de finansielle bestemmelser" er fra 1976, og de bør revideres, således at de afspejler den nuværende regnskabspraksis og de ændringer, der er sket på dette område. Instituttet bør ajourføre gennemførelsesbestemmelserne, så der tages højde for den seneste udvikling i brugen af informationsteknologi og overgangen til euroen. Gennemførelsesbestemmelserne bør også indeholde regler om registreringer på mængde- og værdifortegnelsen, et rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter, overdragelse af beføjelser og forskudsforvaltning.

Forskudsforvaltning

6. Udgifterne afholdt over forskudsforvaltningen udgjorde 37 % af de samlede udgifter (eksklusive lønninger). Til underbygning af forvaltningen og kontrollen af forskudsforvaltningen kunne forskudsforvalteren fremlægge supplerende dokumentation. Når det nye budgetsystem SI 2 er installeret, bør kun et begrænset antal transaktioner afvikles over forskudsforvaltningen.

Balance

Diverse udgifter at kontere

7. Pr. 31. december 1998 beløb "diverse udgifter at kontere" sig til 38875 ECU. Dette beløb består af to dele: 37611 ECU fremført fra regnskabsåret 1997 og 1264 ECU vedrørende 1998. Det fremførte beløb vedrører betalinger, der blev afholdt i 1997, da der ikke var tilstrækkelige midler på budgetposten. Beløbene blev opført på en interimskonto, der skulle afregnes i 1998: dvs. at beløbene skulle godkendes af finansinspektøren og føres på den rigtige budgetpost. Beløbene blev ikke afregnet i 1998. 1998-beløbet vedrører tilsvarende betalinger afholdt i dette regnskabsår. Det samlede beløb på denne balance bør afregnes i 1999.

Oversættelsesafdelingen

8. I betragtning af udbygningen af Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer i Luxembourg bør instituttet tage oversættelsesafdelingens situation op til fornyet overvejelse.

Tjenesterejser

9. Til brug i forvaltningen af tjenesterejseudgifter bør der udarbejdes tjenesterejsestatistikker, så udgifterne kan fordeles pr. person og pr. enhed.

10. Eksperternes tjenesterejseudgifter skal i princippet betales til det organ, de arbejder for. Hvis de betales direkte til eksperterne, skal den originale rejsehjemmel og boardingkort stemples "betalt af Det Europæiske Institut...", inden de i kopiform vedlægges som bilag til udgiftsformularen.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 9. september 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 13.

(3) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 26.

(4) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 1.

(5) I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93, er instituttets forvaltningsregnskab for regnskabsåret 1998, dateret den 26. marts 1999, blevet fremsendt til Kommissionen, instituttets bestyrelse og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 21. maj 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsrettens beregninger på grundlag af instituttets oplysninger.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsrettens beregninger på grundlag af tal fra instituttet.

Dublin-instituttets svar

Gennemførelse af de finansielle bestemmelser

5. Der er truffet foranstaltninger til ajourføring af gennemførelsesbestemmelserne for de finansielle bestemmelser. Den reviderede version kommer til at omfatte de af Retten rejste spørgsmål.

Forskudsforvaltning

6. Der vil i fremtiden blive forelagt supplerende dokumentation med hensyn til de udgifter, der afholdes over forskudsforvaltningen.

Balance

Diverse udgifter at kontere

7. De beløb på 1998-balancen, som Retten henviser til, er nu blevet afregnet. Instituttet har truffet de nødvendige foranstaltninger, således at der i fremtiden ikke skulle kunne opstå lignende problemer.

Oversættelsesafdelingen

8. En gennemgang af instituttets sprog- og oversættelsesafdelinger er under udarbejdelse.

Tjenesterejser

9. Det er instituttets hensigt at foretage en fornyet undersøgelse af den metode, der anvendes ved forberedelsen af tjenesterejsestatistikker, for at fastslå, hvorledes Rettens anbefaling bedst kan efterkommes under hensyntagen til de forhåndenværende begrænsede personaleressourcer.

10. Billetter og boardingkort stemples nu "betalt af Det Europæiske Institut".