Kommissionens henstilling

af 7. december 2001

om principper for anvendelsen af "SOLVIT" - problemløsningsnettet for det indre marked

(meddelt under nummer K(2001) 3901)

(EØS-relevant tekst)

(2001/893/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER -

som henviser til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 211, og

som tager følgende i betragtning:

(1) Traktatens artikel 3 opstiller som mål at oprette et indre marked ved fjernelse af hindringerne for den frie bevægelighed for varer, personer, tjenesteydelser og kapital mellem medlemsstaterne. Det ville være til gavn for borgerne og virksomhederne, særlig de små virksomheder, hvis der fandtes en metode til uformel løsning af problemer, der opstår, når regler, der skal sikre, at dette mål nås, ikke bliver anvendt korrekt.

(2) Medlemsstaterne blev som led i handlingsplanen for det indre marked fra 1997(1) opfordret til at oprette "kontaktpunkter for borgere og virksomheder", som behandler problemer i forbindelse med det indre marked. Desuden har medlemsstaterne oprettet "koordinationscentre", som samarbejder om at løse grænseoverskridende problemer, der skyldes, at nationale myndigheder ikke anvender reglerne for det indre marked korrekt ("problemløsningsnettet").

(3) Problemløsningsnettet har nu været i drift i tre år. Medlemsstaterne og Kommissionen har i Det Rådgivende Udvalg for det Indre Marked set på, hvor effektivt det er. De er kommet frem til, at en af de største svagheder ved nettet er, at sager ikke altid har fået en ensartet behandling, samt at udenforstående ikke har kunnet se, hvordan det fungerer.

(4) Kommissionen har i sin meddelelse om effektiv problemløsning i det indre marked ("SOLVIT")(2) fremsat sine ideer vedrørende problemløsning. Den foreslog en ny model kaldet "SOLVIT", som skal gøre nettet mere effektivt ved hjælp af en fælles online database. Koordinationscentrene i medlemsstaterne registrerer og forfølger sagerne i databasen, hvilket vil være mere effektivt og gøre det nemmere for borgerne at se, hvordan nettet fungerer.

(5) Der bør fastsættes fælles principper, så det sikres, at SOLVIT står mål med borgernes og virksomhedernes behov, samt at alle medlemsstater gør sig lige store anstrengelser. Desuden bør medlemsstaterne sikre, at der afsættes passende menneskelige ressourcer og budgetmidler, så koordinationscentrene kan behandle et stigende antal sager, sikre brugerne en service af høj kvalitet og iværksætte oplysningsarbejde.

(6) Europa-Parlamentet, Rådet(3), Det Økonomiske og Sociale Udvalg(4) og Regions-udvalget(5) har alle påpeget, at der er brug for mere effektive ordninger til løsning af problemerne.

(7) Hvidbogen om nye styreformer i EU(6) indgår i bestræbelserne på at bringe EU tættere på borgerne og virksomhederne. Den bekræfter tillige, at de nationale myndigheder og domstole har ansvaret for at sikre, at fællesskabsretten anvendes og håndhæves korrekt.

(8) SOLVIT er et net til uformel løsning af problemer og bør derfor kun behandle sager, der ikke er genstand for en retssag på nationalt plan eller på fællesskabsplan. Det står til enhver tid klagerne frit for at tage sådanne skridt, hvilket medfører, at problemet registreres som afsluttet i databasen. For så vidt som der findes andre og effektive ordninger til løsning af grænseoverskridende problemer, skal SOLVIT ikke erstatte disse, men videreformidle sagerne til de relevante ordninger.

(9) En succesfuld problemløsning kræver samarbejde mellem medlemsstaternes koordinationscentre. Koordinationscentret i klagerens medlemsstat bør sikre sig, at sagen er berettiget, samt at alle relevante oplysninger foreligger. Derpå bør koordinationscentret i den medlemsstat, problemet er opstået i, tage skridt til dets løsning.

(10) Begge koordinationscentre bør bekræfte, at sagen er berettiget, samt at de vil gøre deres bedste for at løse problemet inden for en nærmere fastsat frist, som undtagelsesvist kan forlænges.

(11) Klagerne bør på forhånd orienteres om, hvordan sagerne behandles, og hvilke frister der gælder. De bør have oplyst, at der muligvis også findes andre, mere formelle klagemuligheder, f.eks. retssager. Det er muligt, at der skal overholdes visse frister for ikke at fortabe retten til at klage, og anvendelse af SOLVIT har ikke opsættende virkning. Klagerne behøver ikke at acceptere de løsninger, der foreslås. SOLVIT er en uformel problemløsningsordning, og klagerne kan derfor ikke anfægte de løsninger, der foreslås.

(12) Alle løsninger, der foreslås, skal være i fuld overensstemmelse med fællesskabsretten. Kommissionen forbeholder sig ret til at gribe ind over for medlemsstaterne, hvis den mener, at det ikke er tilfældet.

(13) Der bør tages passende skridt til at beskytte fortrolige oplysninger.

(14) De i denne henstilling anførte principper bør finde anvendelse fra det tidspunkt, hvor online databasen kommer i drift -

HENSTILLER:

I. ALMINDELIGE BESTEMMELSER

A. Indhold og anvendelsesområde

Denne henstilling opstiller principper, som deres medlemsstaternes koordinations-centre bør følge, når de som led i SOLVIT-nettet behandler grænseoverskridende problemer med tilknytning til anvendelsen af reglerne for det indre marked.

Den finder ikke anvendelse på problemer, der er genstand for en retssag på nationalt plan eller på fællesskabsplan.

B. Definitioner

I denne henstilling forstås ved:

1) "koordinationscenter": den del af en medlemsstats forvaltning, der har ansvaret for at behandle sager om grænseoverskridende problemer, som rejses af enkeltpersoner eller virksomheder

2) "hjemmekoordinationscentret": koordinationscentret i den medlemsstat, hvor sagen om det grænseoverskridende problem er blevet rejst

3) "ledende koordinationscenter": koordinationscentret i den medlemsstat, hvor det grænseoverskridende problem er opstået

4) "grænseoverskridende problem": problem, som en enkeltperson eller en virksomhed er stødt på i en medlemsstat, og som har at gøre med den måde, hvorpå en offentlig myndighed i en anden medlemsstat anvender reglerne for det indre marked; dette omfatter situationer, hvor en borger eller en virksomhed, der har en administrativ forbindelse (f.eks. nationalitet, kvalifikationer eller etablering) med en medlemsstat, allerede befinder sig i den anden medlemsstat, hvor problemet er opstået

5) "reglerne for det indre marked": bestemmelserne vedrørende det indre markeds funktion i den i traktatens artikel 14, stk. 2, anvendte betydning

6) "retssager": formelle procedurer til løsning af en tvist for en domstol eller en domstolslignende instans

7) "klager": en enkeltperson eller en virksomhed, der har forelagt et grænseoverskridende problem for et koordinationscenter.

II. PRINCIPPER

A. Hjemmekoordinationscentret

1. Hjemmekoordinationscentret bør indlæse det grænseoverskridende problem i SOLVIT-databasen.

2. Inden hjemmekoordinationscentret indlæser en sag i databasen, bør det:

a) sikre sig, at sagen er berettiget

b) vurdere, om sagen bedre kan løses på anden vis, f.eks. ved hjælp af nettet af Euro Info Centre

c) vurdere, om der i stedet bør anlægges retssag.

Hjemmekoordinationscentret bør ikke indlæse sagen i databasen, hvis der allerede er anlagt retssag. Beslutter klageren på et senere tidspunkt at anlægge retssag, bør sagen fjernes fra databasen.

3. Når hjemmekoordinationscentret indlæser en sag i databasen, stiller det alle relevante oplysninger til rådighed for det ledende koordinationscenter, så sagen kan blive løst hurtigt, dog under overholdelse af de i punkt H anførte krav om fortrolighed.

4. Det bør opretholde kontakt med klageren, indtil sagen er afsluttet.

B. Det ledende koordinationscenter

1. Det ledende koordinationscenter bør inden for en uge bekræfte, om sagen er antaget til behandling, og sender den videre til behandling hos den kompetente instans i forvaltningen. Har det brug for supplerende oplysninger, anmoder det snarest muligt hjemmekoordinationscentret herom. Fastslår det ledende koordinationscenter, at sagen ikke kan antages til behandling, bør dette automatisk anføres i databasen tillige med begrundelsen for afslaget. Hjemmekoordinationscentret bør underrette klageren, som kan forfølge sagen inden for rammerne af en mere formelle procedurer.

2. Det ledende koordinationscenter påtager sig ansvaret for at løse det grænseoverskridende problem.

C. Underretning af klageren

1. Hjemmekoordinationscentret bør på forhånd orienterer klageren om sagsgangen og fristerne. Dette bør omfatte oplysning om, at der muligvis findes mere formelle klagemuligheder på nationalt plan og på fællesskabsplan. Det bør påpeges, at der efter national ret muligvis skal overholdes visse frister for undgå rettighedsfortabelse, og at disse frister ikke berøres af SOLVIT.

2. Klagerne bør også orienteres om, at de ikke behøver at acceptere foreslåede løsninger. Disse kan dog ikke anfægtes som led i SOLVIT. Lykkes det ikke at løse problemet ved hjælp af SOLVIT, eller anses den foreslåede løsning for uacceptabel, kan klageren stadig, hvis han ønsker det, forfølge sagen videre inden for rammerne af en mere formel procedure. Indledes der en formel procedure, mens der arbejdes på at finde en løsning, fjernes sagen fra SOLVIT.

D. Adgang til SOLVIT-databasen

1. Hjemmekoordinationscentret og det ledende koordinationscenter bør have adgang til at registrere oplysninger i SOLVIT-databasen og afslutte sagen.

2. De øvrige koordinationscentre har kun læseadgang til oplysningerne om sagen, som gøres anonyme. Klagerne bør have læseadgang til deres egen sag.

E. Frister

1. Så snart det ledende koordinationscenter bekræfter, at sagen er antaget til behandling, bør databasen angive datoen for, hvornår problemet bør være løst. Problemer bør løses inden for en frist på ti uger.

2. Hjemmekoordinationscentret og det ledende koordinationscenter kan undtagelsesvist aftale at forlænge fristen med indtil fire uger, hvis de mener, at det er sandsynligt, at der kan findes en løsning inden for dette tidsrum.

F. Udveksling af oplysninger og kommunikation

1. Det ledende koordinationscenter bør gøre sit bedste for at løse sagen i nært samarbejde med andre dele af forvaltningen.

2. Der bør gøres optimal brug af e-post og andre hurtige kommunikationsmidler.

3. Det ledende koordinationscenter bør holde hjemmekoordinationscentret orienteret om sagens gang. Det bør løbende ajourføre oplysningerne i databasen, eller i det mindste én gang om måneden.

4. Hjemmekoordinationscentret og det ledende koordinationscenter bør aftale indbyrdes, hvilket sprog de vil anvende til at kommunikere med hinanden, idet de bør tage hensyn til, at målet - i klagerens interesse - er at løse problemet så hurtigt og effektivt som muligt gennem uformelle kontakter.

5. Hjemmekoordinationscentret bør være ansvarlig for efter behov at levere oversættelser af de dokumenter, klageren har forelagt.

G. Sagens udfald

1. Alle løsninger, der foreslås, bør være i fuld overensstemmelse med fællesskabsretten. Kommissionen forbeholder sig ret til at gribe ind over for medlemsstaterne, hvis den mener, at dette ikke er tilfældet.

2. Løses et grænseoverskridende problem inden for fristen, bør det ledende koordinationscenter og hjemmekoordinationscentret bekræfte, at problemet er løst, og registrere dette i databasen. Det ledende koordinationscenter bør meddele hjemmekoordinationscentret, hvordan klageren kan få gavn af løsningen.

3. Kommer det ledende koordinationscenter frem til, at den pågældende medlemsstat har overholdt retsreglerne vedrørende det indre marked, og at klagen er ubegrundet, bør den angive dette i databasen. Hjemme-koordinationscentret bør underrette klageren om begrundelsen herfor. Klageren kan så, hvis han ønsker det, forfølge sagen videre inden for rammerne af en mere formel procedure.

H. Fortrolighed

1. Hjemmekoordinationscentret bør normalt meddele klagerens identitet til det ledende koordinationscenter for at fremme problemets løsning. Klageren bør underrettes herom ved sagens begyndelse og have mulighed for at gøre indsigelse, og klagerens identitet bør i så fald ikke afsløres.

2. De oplysninger, klageren forelægger, bør udelukkende anvendes af det ledende koordinationscenter til at løse den konkrete sag.

3. Der bør tages passende skridt til at beskytte følsomme forretningsmæssige oplysninger eller personoplysninger under hele sagsforløbet, særlig ved overførsel af data i nettet.

III. ANVENDELSESFRIST OG ADRESSATER

Denne henstilling finder anvendelse fra den 1. juni 2002.

Denne henstilling er rettet til medlemsstaterne.

Udfærdiget i Bruxelles, den 7. december 2001.

På Kommissionens vegne

Frederik Bolkestein

Medlem af Kommissionen

(1) CSE(97) 1 endelig udg. af 4.6.1997.

(2) KOM(2001) 702 endelig udg. af 27.11.2001.

(3) Rådets konklusioner af 31. maj 2001.

(4) ESC 702/2001 af 30.-31. maj 2001.

(5) CdR 200/2001 rev. 2. af 14.-15. november 2001.

(6) KOM(2001) 428 af 25.4.2001.