Regionsudvalgets afgørelse nr. 64/2003

af 11. februar 2003

om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter

REGIONSUDVALGETS PRÆSIDIUM HAR -

under henvisning til artikel 255, stk. 2 og 3, traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(1),

under henvisning til Regionsudvalgets forretningsorden, særlig artikel 35, og

ud fra følgende betragtning:

Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen anmoder i en fælles erklæring vedrørende forordning (EF) nr. 1049/2001 de øvrige institutioner om at vedtage interne bestemmelser, hvorved der tages hensyn til denne forordnings principper og begrænsninger(2) -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Anvendelsesområde

Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, og de særlige bestemmelser i denne afgørelse.

Artikel 2

Regionsudvalgets dokumentregister

1. Registret oprettes i institutionen, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 11.

2. Registret indeholder henvisninger til dokumenter, som institutionen har udarbejdet eller modtaget fra det tidspunkt, hvorfra forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

3. Under forbehold af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(3) og forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 16, offentliggøres hele teksten af alle udvalgets dokumenter på udvalgets internet-hjemmeside.

Artikel 3

Registrering af dokumenter

1. Ethvert dokument, som institutionen udarbejder, indføres hurtigst muligt i registret. Generalsekretæren fastsætter de nødvendige interne gennemførelsesforanstaltninger for at sikre, at alle dokumenter, udvalget udarbejder, registreres.

2. Såvel dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med høringsproceduren, som dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med andre af udvalgets aktiviteter, indføres i registret, når de er indgivet eller offentliggjort, under det organs eller den tjenestegrens ansvar, der har udarbejdet dokumentet.

3. Andre dokumenter, som henhører under generalsekretariatets administrative tjenestegrenes kompetence, indføres så vidt muligt i registret, så snart den tjenestegren, der har udarbejdet dokumentet, har givet tilladelse hertil.

4. Ethvert dokument, som institutionen modtager fra en tredjemand, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 3, fremsendes af kontoret for officiel post til registret, hvori dokumentet indføres, medmindre der er tale om et følsomt dokument, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 9, der er undergivet de særlige regler i denne artikel.

Artikel 4

Dokumenter, der er direkte tilgængelige

1. Alle dokumenter, som udvalget udarbejder eller modtager i forbindelse med lovgivningsmæssige procedurer, skal så vidt muligt være direkte tilgængelige for borgerne i elektronisk form, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9.

2. Udvalget giver adgang til alle lovgivningsdokumenter gennem registret, således at borgerne herigennem kan få adgang til hele teksten i disse dokumenter.

3. Udvalget giver elektronisk adgang til dette register på sin internet-hjemmeside og sikrer, at der online er vejledning til borgerne vedrørende den nærmere fremgangsmåde for fremsættelse af begæringer om aktindsigt.

4. Der gives så vidt muligt direkte adgang til andre dokumenter, navnlig dokumenter af mere politisk eller strategisk art.

Artikel 5

Dokumenter, hvori der kan gives aktindsigt efter begæring

1. Dokumenter, udvalget udarbejder eller modtager uden for høringsmæssige procedurer, er så vidt muligt direkte tilgængelige for borgerne gennem registret, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9.

2. Når det ikke er muligt i kraft af indførelsen af et dokument i registret at få direkte adgang til hele teksten, enten fordi dokumentet ikke findes i elektronisk form eller i henhold til de undtagelser, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9, kan den, der ønsker aktindsigt, skriftligt eller ved hjælp af den elektroniske formular, der findes på hjemmesiden, fremsætte begæring herom. Udvalget kan enten give aktindsigt i dokumentet eller skriftligt begrunde, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

Artikel 6

Oprindelige begæringer

a) Indgivelse af oprindelige begæringer

1. Begæring om aktindsigt indgives skriftligt (per post, fax eller elektronisk) til udvalgets generalsekretær eller til adressen angivet på udvalgets internet-hjemmeside og skal være affattet på et af de sprog, der er nævnt i EF-traktatens artikel 314.

2. Begæringen skal være affattet tilstrækkelig præcist og skal navnlig indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og adresse på den, der fremsætter begæringen.

3. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere den og bistår vedkommende hermed; i så tilfælde løber svarfristen fra det tidspunkt, hvor institutionen råder over disse oplysninger.

4. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde den.

b) Behandling af oprindelige begæringer

1. Enhver begæring om aktindsigt i et dokument, som udvalget er i besiddelse af, fremsendes samme dag, som den registreres af kontoret for officiel post, til den tjenestegren, der fører registret. Denne tjenestegren bekræfter modtagelsen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist.

2. Vedrører begæringen et dokument, som udvalget har udarbejdet, og med hensyn til hvilket en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, finder anvendelse, henvender den tjenestegren, der fører registret, sig til den tjenestegren eller det organ, der har udarbejdet dokumentet. Tjenestegrenen eller organet fremsætter inden fem arbejdsdage forslag til den afgørelse, som skal træffes.

3. Er der tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i dokumenter fra tredjemand, rådfører udvalget sig med vedkommende tredjemand og giver denne en frist på fem arbejdsdage til at udtale sig for at vurdere, om en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9, finder anvendelse.

4. Vedrører en begæring om aktindsigt, som indgives til udvalget, et dokument, der endnu ikke er offentliggjort af den institution, som har udarbejdet dokumentet, giver udvalget den institution, der er ansvarlig for dokumentet, en frist på fem arbejdsdage til at fremsætte eventuelle indsigelser mod, at der gives aktindsigt i dokumentet.

5. Foreligger der ikke et svar inden fem arbejdsdage, fortsætter udvalget proceduren.

c) Svarfrist

1. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen meddeler den tjenestegren, der fører registret, aktindsigt og giver inden for samme periode adgang til det ønskede dokument.

2. Hvis udvalget ikke kan give aktindsigt i det ønskede dokument, begrunder det skriftligt, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen.

3. Den, der har fremsat begæringen, har i så fald 15 arbejdsdage fra modtagelsen af svaret til at genfremsætte begæringen.

4. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

5. Har udvalget ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte den.

6. Fristen på 15 arbejdsdage, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 7, løber fra den dato, på hvilken den oprindelige begæring blev registreret.

d) Kompetent myndighed

1. De oprindelige begæringer behandles af lederen for den tjenestegren, der er ansvarlig for opsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt.

2. Positive svar på oprindelige begæringer fremsendes til den, der har fremsat begæringen, af direktøren for den tjenestegren, der er ansvarlig for opsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt.

3. Afgørelser om afslag på oprindelige begæringer træffes af generalsekretæren efter forslag fra den tjenestegren eller det organ, der har udarbejdet dokumentet; afgørelsen begrundes.

4. Generalsekretæren kan på et hvilket som helst tidspunkt anmode den juridisk tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse.

Artikel 7

Genfremsatte begæringer

a) Genfremsættelse af begæringer

1. En begæring om aktindsigt kan genfremsættes skriftligt over for udvalget inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af et svar, hvorved der gives helt eller delvis afslag på aktindsigt i det ønskede dokument, eller hvis der ikke er givet noget svar på den oprindelige begæring.

2. Genfremsatte begæringer skal opfylde de samme formelle krav som den oprindelige begæring.

b) Behandling og svarfrist

1. Genfremsatte begæringer behandles efter den fremgangsmåde, der er fastsat i artikel 6, litra b), i denne afgørelse.

2. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen giver udvalget enten aktindsigt i dokumentet eller begrunder skriftligt, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

3. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

c) Kompetent myndighed

1. Udvalgets formand tager stilling til alle genfremsatte begæringer.

2. Formanden anmoder den juridiske tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse, som skal afgives inden tre arbejdsdage.

Artikel 8

Klageadgang og domstolsprøvelse efter genfremsættelse af begæring

1. Afslår udvalget helt eller delvis en begæring om aktindsigt, oplyser det den, der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af dets beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.

2. Er der ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse eller indgive klage efter bestemmelserne i stk. 1.

Artikel 9

Udlevering og gebyrer

a) Udlevering

1. Der gives aktindsigt i dokumenter ved udlevering af en kopi på papir eller i elektronisk form, idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.

2. Har udvalget eller en anden institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og er det lettilgængeligt, kan udvalget give aktindsigt i det ønskede dokument ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.

b) Gebyrer

1. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger.

2. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.

c) Begæring om udlevering af omfangsrige dokumenter

1. Der opkræves et gebyr på 10 EUR plus 0,03 EUR pr. side for dokumenter på mere end 20 sider i A4-format.

2. Dette gebyr kan ændres ved afgørelse truffet af præsidiet efter forslag fra generalsekretæren.

3. Gebyret for andre fremsendelsesformer fastsættes af generalsekretæren, men må ikke overstige de faktiske omkostninger.

4. I tilfælde af gentagne eller på hinanden følgende begæringer vedrørende meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter kan institutionen sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

5. Publikationer er ikke omfattet af denne afgørelse. De er fortsat undergivet særlige gebyrordninger.

d) Tillægsgebyr for oversættelse

Hvis den, der fremsætter begæring om aktindsigt, anmoder om oversættelse til et andet sprog end de sprog, hvorpå dokumentet foreligger, anvendes institutionens gældende takst for freelanceoversættelser.

Artikel 10

Slutbestemmelse

Denne afgørelse ophæver Regionsudvalgets afgørelse nr. 165/1997 af 17. september 1997 om aktindsigt i udvalgets dokumenter.

Artikel 11

Ikrafttrædelse

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Afgørelsen om oprettelse af et dokumentregister finder anvendelse fra 1. juni 2003.

Det pålægges generalsekretæren af gennemføre denne afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den 11. februar 2003.

For Regionsudvalgets præsidium

Albert Bore

Formand

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) EFT L 173 af 27.6.2001, s. 5.

(3) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.