Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug (Lissabon) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med Overvågningscentrets svar

(2000/C 373/08)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug i henhold til artikel 11, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug i regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Centrets direktør er i overensstemmelse med artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for centret, jf. artikel 11, stk. 12, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93, som ændret ved artikel 1 i forordning (EF) nr. 3294/94(3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

5. Retten skal imidlertid gøre opmærksom på de forhold, der er nævnt under punkt 9. Disse forhold indvirker ikke på revisionserklæringen i punkt 4.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE OVERVÅGNINGSCENTER FOR NARKOTIKA OG NARKOTIKAMISBRUG (LISSABON) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

6. Centrets endelige budgetbevillinger for regnskabsåret 1999 beløber sig til 8,2 millioner euro mod 7,6 millioner euro i 1998, dvs. en forhøjelse på 8 %. Over disse bevillinger er der indgået forpligtelser for 7,8 millioner euro, heraf er 5,6 millioner euro, dvs. 71 %, blevet udnyttet, og 2,2 millioner euro, dvs. 27 %, er blevet fremført til det følgende regnskabsår. Hovedparten af fremførslerne, nemlig 1,8 millioner euro, vedrører centrets aktionsudgifter (Budgetafsnit III - jf. også punkt 13 og 14).

7. Centret har udnyttet 2,1 millioner euro (87 %) af 2,4 millioner euro i forpligtelser fremført fra 1998.

Budgetregnskabssystemet

8. I 1999 indførte centret regnskabssystemet SI2, men fortsatte samtidig med at anvende det tidligere regnearksystem på grund af de problemer, der opstod ved indførslen af SI2. Centret opfordres til at fortsætte sine bestræbelser på at gøre SI2 fuldt ud funktionsdygtigt, så der fremover kun anvendes ét enkelt integreret regnskabssystem.

Det almindelige regnskab

9. En debetsaldo på 149321,60 euro, som stammer fra regnskabsårene 1996, 1997 og 1998, er blevet udlignet over resultatkontiene. Disse saldi samt bankbevægelserne på de relevante bankkonti har kunnet spores i regnskabet. Men der forelå ikke i alle tilfælde bilag for transaktionerne, så man kunne finde frem til de underliggende transaktioner. Dette gælder transaktioner for ca. 32000 euro. Centrets procedurer og dets interne kontrolsystem bør styrkes, så lignende situationer ikke opstår på ny.

Bogføring af moms

10. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(4), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer centret til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende.

Forskudsforvaltning

11. I 1999 er der i alt betalt 1,4 millioner euro over forskudsforvaltningen, det svarer til 26 % af regnskabsårets samlede betalinger. Denne betalingsform bør begrænses, da forvaltningen er forbundet med risici.

Indkøb af varer og tjenester på databehandlingsområdet

12. Der er fundet svagheder under gennemgangen af kontrakterne om varer og tjenester på databehandlingsområdet. Centret har indkøbt produkter uden at rådføre sig med edb-tjenesten, og produkterne var ikke i overensstemmelse med specifikationerne. Centret bør rådføre sig med edb-tjenesten om alle databehandlingsprojekter og om indkøb af edb-udstyr, og sådanne projekter bør ledes af en person, som har de fornødne kvalifikationer.

Forvaltningen af kontrakter indgået med de nationale centre

Den finansielle gennemførelse

13. Omtrent halvdelen af aktionsudgifterne vedrører finansieringen af nationale centre (én pr. medlemsstat), som bidrager til at føre centrets mål ud i livet. I 1999 indgik centret kontrakter med de nationale centre for 1,8 millioner euro, heraf gik 1,5 millioner euro til kontrakter om direkte støtte (100000 euro pr. center) og 0,3 millioner euro til tillægskontrakter. Basiskontrakterne blev indgået først på året, og mindst 1,2 millioner euro (dvs. 80 %) af kontraktbeløbene skulle have været betalt ved udgangen af året. Der var imidlertid kun betalt 0,95 millioner euro, dvs. 63 %. 17 % af de andre kontrakter, som beløber sig til 0,3 millioner euro, er betalt. Centret har i alt måttet fremføre 0,8 millioner euro ud af de 1,8 millioner euro i forpligtelser til centrene.

14. Det forhold, at der er i regnskabsåret 1999 var tale om underudnyttelse af bevillinger svarende til meget store beløb, indikerer svagheder ved centrets tilsyn med årsprogrammet. Centret bør i samarbejde med de nationale centre forbedre tilsynet med de finansierede aktiviteter, så bevillingsfremførslerne begrænses mest muligt, og princippet om etårighed dermed også følges nøjere.

Kontraktbestemmelser

15. Selv om de kontrakter, centret har indgået, ikke giver hjemmel til underleverance, har et nationalt center gjort brug heraf. I forbindelse med visse opgaver kan underleverance være en effektiv løsning, men centret bør anmodes om tilladelse først.

16. Det kan være nyttigt at anvende standardnøgletal, når bestemte omkostninger skal fastsættes, fordi det så vil være lettere for kontrahenten at vurdere omkostningerne. I sådanne tilfælde bør centret få de nødvendige oplysninger af kontrahenterne, så det kan undersøge, om de anvendte satser er sandsynlige, og eventuelt fastsætte et loft.

Arten og kontrollen af national samfinansiering

17. Basiskontrakterne og visse tillægskontrakter indeholder bestemmelser om samfinansiering med den medlemsstat, som huser det nationale center. I princippet skal det nationale bidrag være mindst det samme som centrets finansiering. Det fremgår imidlertid ikke klart, om det relevante centers budget skal forhøjes med et beløb svarende til den nationale finansiering og Fællesskabets finansiering som fastlagt i kontrakterne.

18. I praksis attesteres samfinansieringen af erklæringer, som centrene selv udsteder. En gennemgang af de finansielle oversigter, som er vedhæftet kontrakterne, viser i øvrigt, at Fællesskabets finansiering og de nationale centres finansiering gennemføres forskelligt. I visse tilfælde betales der et globalt beløb i national samfinansiering, i andre tilfælde tages der hensyn til fordelingen af Fællesskabets finansiering på de mål, der er fastsat i kontrakterne.

Finansierede aktiviteter

19. Basiskontrakterne, som er indgået i 1999, omfatter fire aktiviteter. Fordelingen af de nationale finansieringer på de planlagte opgaver afviger fra fordelingen af Fællesskabets finansiering (jf. tabel 3).

20. Sådanne afvigelser kan også konstateres i anvendelsen af centrets støtte (jf. tabel 3).

21. Sådanne afvigelser i fordelingen af midlerne er uden tvivl delvist berettigede på grund af særlige omstændigheder, men de forekommer dog at være alt for store. Det er især usædvanligt, at et center intet har foretaget sig med hensyn til information om begrænsning af efterspørgslen efter narkotika, eftersom det er et af centrets specifikke mål.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. oktober 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 36 af 12.2.1993, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EF) nr. 302/93 er regnskabet over alle centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 13. marts 2000, sendt til centrets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 16. marts 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 341 af 30.12.1994, s. 7.

(4) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og pr. 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Regnskabsårets resultat 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Tabel 3

De nationale centres anvendelse af finansieringsbidragene - pr. opgave

>TABELPOSITION>

Overvågningscentrets svar

Punkt 1 - 7. EMCDDA glæder sig over Revisionsrettens konstatering af, at regnskabet for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Punkt 8. Centret har, i betragtning af at SI2-systemet ved dets indførelse i begyndelsen af 1999 ikke blev tilstrækkelig tilpasset til alle centrets regnskabsmæssige behov, og i betragtning af at dette system er afhængigt af teknisk bistand udefra, midlertidigt bibeholdt en kopi af regnearket i Excel af sikkerhedsgrunde, især på grund af risikoen for et eventuelt systemsvigt i SI2-systemet og for at kunne udarbejde visse nødvendige beretninger.

Punkt 9. EMCDDA bekræfter det resultat, som Revisionsretten er nået frem til, og har allerede truffet de nødvendige foranstaltninger for at undgå, at denne situation gentager sig.

Punkt 10. Hvad angår selve principperne deler EMCDDA Rettens bekymring i forbindelse med at indarbejde principperne i finansforordningen for Den Europæiske Unions almindelige budget i centrets finansforordning. Centret agter dog, inden der træffes endelig afgørelse herom, at undersøge fordelene og ulemperne ved en sådan indarbejdelse på grund af de begrænsninger, som skattemyndighedernes procedurer for momsrefusion i hjemstedslandet indebærer.

Punkt 11. EMCDDA har efterhånden fået begrænset betalingerne over forskudsforvaltningen og vil fortsætte hermed i overensstemmelse med Revisionsrettens henstillinger.

Punkt 12 - 21. EMCDDA har på trods af de pågældende vilkår på området opnået gode resultater for så vidt angår udnyttelsen af bevillinger og gennemførelsen af kontrakter. De kontrakter, som EMCDDA i 1999 indgik med de nationale knudepunkter i REITOX-nettet, havde en begrænset varighed og forventedes at udløbe af sig selv i 2000. EMCDDA har foretaget en hensigtsmæssig opfølgning af disse kontrakter, og fremførslen af bevillinger skyldes de fastsatte tidsrammer for disse kontrakter. EMCDDA vil i fremtiden bestræbe sig på at få kontrakternes varighed til at følge kalenderårene, vel vidende at der på grund af arten af de aktioner, som skal iværksættes, altid vil være bevillinger, som det ifølge de gældende bestemmelser er obligatorisk at fremføre.

Centret vil analysere Rettens resultater og undersøge mulighederne for at iværksætte foranstaltninger til forbedring af opfølgningen af sine aktiviteter og effektiviteten af disse aktiviteter. Centret kan i denne forbindelse oplyse, at der i medfør af bestyrelsens afgørelse er nedsat en ad-hoc-arbejdsgruppe for at forbedre den måde, som nettet af de nationale REITOX-centre fungerer på.