RÅDETS AFGØRELSE

af 3. maj 1999

om en finansforordning vedrørende budgetaspekterne af Rådets generalsekretærs forvaltning af de kontrakter, som han indgår som repræsentant for visse medlemsstater vedrørende installering og drift af forvaltningsenhedens server til on-line-hjælp og Sirene-nettet, fase II

(1999/323/EF)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til artikel 2, stk. 1, andet afsnit, første punktum, i protokollen knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab om integration af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Rådets generalsekretær har ved Rådets afgørelse 1999/322/EF af 3. maj 1999(1) fået bemyndigelse til i forbindelse med integrationen af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union at optræde som repræsentant for visse medlemsstater med henblik på at indgå kontrakter om installering og drift af forvaltningsenhedens server til on-line-hjælp og Sirene-nettet, fase II, og forvalte sådanne kontrakter;

(2) de finansielle forpligtelser i henhold til disse kontrakter påhviler ikke De Europæiske Fællesskabers budget, og bestemmelserne i finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(2) finder derfor ikke anvendelse;

(3) det er derfor nødvendigt at fastsætte specifikke regler for opstilling og gennemførelse af det budget, der er nødvendigt for at opfylde forpligtelserne i henhold til disse kontrakter, inddrivelse af bidragene fra de berørte medlemsstater samt regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

KAPITEL I

Almindelige principper

Artikel 1

I denne finansforordning forstås ved budgettet den retsakt, der danner grundlag for den årlige forudgående fastlæggelse og godkendelse af de nødvendige indtægter og udgifter til opfyldelse af forpligtelserne i henhold til de kontrakter, som er nævnt i Rådets afgørelse af 3. maj 1999.

Artikel 2

Denne finansforordning indeholder bestemmelserne om opstilling og gennemførelse af budgettet.

Artikel 3

1. Budgettet er opdelt i afsnit efter de kontrakter, der skal forvaltes. Afsnittet om den kontrakt, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, i Rådets afgørelse, er underopdelt i kapitler vedrørende hhv. installeringsbudgettet og driftsbudgettet for Sirene-nettet, fase II. Om nødvendigt er kapitlerne igen underopdelt i artikler.

2. Bevillingerne under de enkelte afsnit må ikke anvendes til andre udgiftsafsnit.

Artikel 4

1. Alle indtægter og udgifter opføres med deres fulde beløb på budgettet og i regnskaberne uden modregning. Samtlige indtægter anvendes til finansiering af samtlige udgifter.

2. Regnskabsåret løber fra den 1. januar til den 31. december.

3. De bidrag til budgettet, som de stater, der er nævnt i artikel 21, indbetaler inden begyndelsen af det regnskabsår, de vedrører, krediteres dog budgettet for det pågældende regnskabsår.

4. Udgifterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for dette regnskabsår på grundlag af de udgifter, for hvilke finansinspektøren har modtaget anvisning senest den 31. december, og som er blevet betalt af regnskabsføreren senest næstfølgende 15. januar.

KAPITEL II

Budgettets opstilling

Artikel 5

1. Budgettet opstilles i euro.

2. Rådets generalsekretær forelægger inden den 30. september Gruppen vedrørende Schengen-informationssystemet, i det følgende benævnt "SIS-Gruppen", det foreløbige budgetforslag med en begrundelse.

3. SIS-Gruppen afgiver udtalelse om det foreløbige forslag.

4. Generalsekretæren opstiller budgetforslaget og sender det senest den 31. oktober til de stater, der er nævnt i artikel 21.

5. De medlemsstater, der er nævnt i artikel 21, forsamles i Rådet og vedtager budgettet inden årets udgang.

6. Når budgettet er vedtaget, og generalsekretæren behørigt har underrettet de stater, der er nævnt i artikel 21, om denne afgørelse, forfalder disse staters bidrag til betaling.

Artikel 6

1. Er budgettet ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse,

- kan der hver måned udbetales indtil en tolvtedel af de samlede bevillinger, der er godkendt for hvert budgetafsnit for det foregående regnskabsår

- kan der hver måned fra de stater, der er nævnt i artikel 21, indkaldes indtil en tolvtedel af de bidrag, som de har indbetalt til det seneste behørigt vedtagne budget.

2. Afgørelsen om at anvende hver enkelt tolvtedel af udgifterne og indtægterne, dog højst tre tolvtedele af de beløb, der er opført på det seneste behørigt vedtagne budget, træffes af generalsekretæren, der skriftligt underretter de stater, der er nævnt i artikel 21.

3. De stater, der er nævnt i artikel 21, træder sammen i Rådet og træffer afgørelse om bemyndigelse til betalinger og indkaldelse af bidrag ud over tre tolvtedele af de beløb, der er opført på det seneste behørigt vedtagne budget.

4. Den endelige vedtagelse af budgettet ophæver straks de bestemmelser, der eventuelt er truffet i henhold til de foregående stykker.

Artikel 7

1. Eventuelle forslag til tillægs- eller ændringsbudget fremlægges, behandles og vedtages i samme form og efter samme procedure som det budget, de ændrer.

2. Ændringsbudget fremlægges hvert år inden en måned efter regnskabsafslutningen i henhold til artikel 25, stk. 1, med det formål at opføre budgetsaldoen for det foregående regnskabsår som indtægter, hvis den er positiv, og som udgifter, hvis den er negativ.

Artikel 8

Budgettet er offentligt tilgængeligt.

KAPITEL III

Budgettets gennemførelse og regnskab

Artikel 9

Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem den anvisningsberettigede og regnskabsføreren. Hvervene som anvisningsberettiget, regnskabsfører og finansinspektør er indbyrdes uforenelige.

Artikel 10

1. Hvervet som anvisningsberettiget for indtægter og udgifter varetages af en generaldirektør i Rådets Generalsekretariat. Den anvisningsberettigede gennemfører budgettet på generalsekretærens vegne og inden for rammerne af de givne bevillinger. Den anvisningsberettigede kan uddelegere sine beføjelser til en direktør.

2. Den anvisningsberettigede kan beslutte, at der skal overføres bevillinger fra artikel til artikel inden for hvert kapitel, og kan med SIS-Gruppens samtykke beslutte, at der skal overføres bevillinger fra kapitel til kapitel inden for samme afsnit. SIS-Gruppen giver sit samtykke på samme måde, som den vedtager sin udtalelse om budgettet.

Artikel 11

Hvervet som finansinspektør udøves af Rådets finansinspektør efter de regler, der gælder for denne.

Artikel 12

Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfører, der er ansat i generaldirektorat A i Rådets Generalsekretariat.

Artikel 13

1. Med henblik på inddrivning af fordringer i henhold til artikel 21 udfærdiger den anvisningsberettigede en indtægtsordre. Indtægtsordrer tilsendes regnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påtegning.

2. Påtegningen fastslår:

- konteringens rigtighed

- indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser

- bilagenes formelle rigtighed

- rigtigheden af angivelsen vedrørende den kompetente myndighed i debitorlandet

- forfaldsdatoen

- inkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og valutaen.

3. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægtsordrer.

Artikel 14

1. Forud for enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet udarbejder den anvisningsberettigede et forslag til regnskabsføreren om indgåelse af udgiftsforpligtelse med angivelse af udgiftens formål, beløbet, konteringen samt kreditor. Regnskabsføreren forelægger det for finansinspektøren til påtegning.

2. Påtegningen fastslår:

- at forslaget om indgåelse af udgiftsforpligtelsen er fremsat i overensstemmelse med stk. 1

- konteringens rigtighed

- bevillingernes tilstedeværelse

- udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser.

Artikel 15

1. Den anvisningsberettigedes fastsættelse af en udgift har til formål:

- at kontrollere kreditors krav

- at fastslå eller kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelse

- at kontrollere betingelserne for fordringens inddrivelse

- at kontrollere, at ydelser er præsteret eller køb foretaget som bestilt.

2. Den anvisningsberettigede kan lade kontrollen foretage under sit ansvar.

Artikel 16

1. Den anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks ("betalingsordre") om at betale en udgift, som han har fastsat.

2. Betalingsordren angiver:

- det regnskabsår, under hvilket udgiften opføres

- budgetafsnit, -kapitel og -artikel

- det beløb, der skal betales, anført i tal og med angivelse af valuta

- kreditors navn og adresse

- formålet med udgiften

- betalingsformen

- numre og datoer for de tilsvarende påtegninger om indgåelse af udgiftsforpligtelserne.

3. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede.

4. Regnskabsføreren forelægger betalingsordren med de originale bilag for finansinspektøren til påtegning.

5. Påtegningen fastslår:

- betalingsordrens korrekte udstedelse

- betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsforpligtelsen og beløbets nøjagtighed

- konteringens rigtighed

- bevillingernes tilstedeværelse under budgetafsnittet eller -artiklen

- bilagenes formelle rigtighed

- kreditorbeskrivelsens rigtighed.

6. Alle udgifter skal på forhånd være dækket af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 21, eller af en bankkredit. Udgifterne til præfinansiering fra en bank, hvis der ikke er indbetalt bidrag, fordeles mellem de stater, der ikke har betalt, i forhold til hvor stort et beløb de mangler at indbetale, og hvor forsinket betalingen er.

Artikel 17

Betalingerne finder sted over en bankkonto, der oprettes med dette formål i Rådets Generalsekretariats navn. Ordrer om bankoverførsler kræver underskrift af to tjenestemænd, som generalsekretæren udpeger, hvoraf den ene skal være regnskabsføreren.

Artikel 18

Hvis finansinspektøren nægter at foretage de påtegninger, der er nævnt i artikel 13, 14 eller 16, og hvis den anvisningsberettigede fastholder sit forslag, forelægges sagen for generalsekretæren. Bortset fra tilfælde, hvor der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan denne ved en behørigt begrundet afgørelse tilsidesætte afslaget på påtegning og bekræfte indtægtsordren, udgiftsforpligtelsen eller betalingsordren. Generalsekretæren underretter inden en måned Revisionsretten om denne afgørelse. Afgørelsen har virkning fra datoen for afslaget på påtegning.

Artikel 19

Den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren kan i tilfælde af manglende overholdelse af denne finansforordnings bestemmelser drages disciplinært til ansvar efter de bestemmelser, som er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 20

Regnskabet føres pr. kalenderår som dobbelt bogholderi. Samtlige regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages.

KAPITEL IV

Staternes bidrag

Artikel 21

1. Budgetindtægterne består af finansielle bidrag fra følgende medlemsstater: Østrig, Belgien, Tyskland, Danmark, Spanien, Finland, Frankrig, Grækenland, Italien, Luxembourg, Nederlandene, Portugal og Sverige, samt fra Island og Norge.

2. Disse staters finansielle bidrag, der er fastsat på budgettet, udtrykkes i euro.

Artikel 22

De stater, der er nævnt i artikel 21, stiller deres finansielle bidrag til rådighed for generalsekretæren efter følgende fordelingsnøgle:

Fordelingen af bidragene mellem dels de medlemsstater, der er nævnt i artikel 21, dels Island og Norge (i det følgende: "de øvrige stater") afgøres hvert år på grundlag af de pågældende medlemsstaters og de øvrige staters andel i de samlede bruttonationalprodukter (BNP) for det foregående år i alle de lande, der er nævnt i artikel 21. Fordelingen af bidragene mellem de pågældende medlemsstater afgøres hvert år under hensyn til de øvrige staters bidrag og på grundlag af den andel, som hver af disse medlemsstaters momsindtægt udgør af De Europæiske Fællesskabers samlede momsindtægter ifølge den sidste ændring af Fællesskabernes budget i det foregående regnskabsår.

Artikel 23

1. Generalsekretæren sender via de nationale myndigheder, som han har modtaget oplysninger om, skriftlige anmodninger om bidrag til hver af de stater, der er nævnt i artikel 21.

2. Den skriftlige anmodning indeholder oplysning om:

- afgørelsen om budgettets vedtagelse eller, hvis artikel 6 anvendes, afgørelsen om at anvende foreløbige tolvtedele

- det beløb, som den enkelte stat skal betale, beregnet i euro efter fordelingsnøglen i artikel 22

- de nødvendige oplysninger med henblik på bidragets indbetaling.

3. Bidragene indbetales på den bankkonto, der er nævnt i artikel 17.

4. Bidragene indbetales i euro.

Artikel 24

1. De stater, der er nævnt i artikel 21, indbetaler 25 % af deres bidrag senest henholdsvis pr. 15. februar, 1. april, 1. juli og 1. oktober.

2. Hvis et land ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder de gældende EF-regler om morarenter for forsinket betaling til EF-budgettet anvendelse analogt.

KAPITEL V

Regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne

Artikel 25

1. Generalsekretæren udarbejder inden to måneder efter udløbet af budgettets gennemførelsesperiode et forvaltningsregnskab og en balance og sender forvaltningsregnskabet og balancen til SIS-Gruppen.

2. Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form og opdeles på samme måde som budgettet.

3. Regnskabet ledsages af:

- en oversigt over situationen for hvert af de lande, der er nævnt i artikel 21, med hensyn til det finansielle bidrag, og

- en oversigt over bevillingsoverførsler.

4. Balancen viser budgettets aktiver og passiver pr. 31. december i det foregående regnskabsår.

Artikel 26

1. Revisionsretten reviderer regnskaberne.

2. Generalsekretæren sender forvaltningsregnskabet og balancen til Revisionsretten senest 14 dage efter den frist, der er fastsat i artikel 25, stk. 1.

3. Revisionsrettens revision har til formål at fastslå, om indtægterne og udgifterne er lovlige og formelt rigtige i forhold til de kontrakter, der skal forvaltes, til budgettet og til denne finansforordning.

4. Generalsekretæren yder Revisionsretten al den bistand, som retten har behov for til at udføre sine opgaver.

Artikel 27

Forvaltningsregnskabet, balancen og Revisionsrettens rapport, som eventuelt ledsages af bemærkninger fra generalsekretæren, forelægges for de stater, der er nævnt i artikel 21, inden den 1. juli. De medlemsstater, der er nævnt i artikel 21, træder sammen i Rådet og giver generalsekretæren decharge for budgettets gennemførelse.

KAPITEL VI

Afsluttende bestemmelser

Artikel 28

Anvendes Schengen-reglerne vedrørende Schengen-informationssystemet på en anden stat end dem, der er nævnt i artikel 21, indebærer dette:

- en omfordeling af andelene fra de stater, der er nævnt i artikel 21, efter bestemmelserne i artikel 22

- en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 21, for at fastsætte et bidrag fra den pågældende anden stat til driften af Sirene, fase II, for hele indeværende regnskabsår

- en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 21, for at pålægge vedkommende anden stat en del af de tidligere afholdte udgifter til installering af Sirene, fase II. Denne del beregnes på grundlag af den andel, som den anden stats momsindtægt udgør af De Europæiske Fællesskabers samlede momsindtægter for de tidligere regnskabsår, hvor udgifterne til installering af Sirene, fase II, er opstået. Der udstedes en "tilgodeseddel" til de andre stater, der er nævnt i artikel 21, på dette bidrag i forhold til deres andel beregnet efter artikel 22. De kan vælge at lade beløbet gå ind i deres andel af driftsbudgettet eller bede om tilbagebetaling.

Artikel 29

Denne finansforordning finder tilsvarende anvendelse på gennemførelsen af de indtægter og udgifter, som er nødvendige for at opfylde forpligtelserne i de kontrakter, der er omhandlet i artikel 1 i Rådets afgørelse for den resterende del af det regnskabsår, hvor den træder i kraft.

Artikel 30

1. Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

2. Den har virkning fra dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den 3. maj 1999.

På Rådets vegne

J. FISCHER

Formand

(1) Se side 49 i denne Tidende.

(2) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.