KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 22. september 2006

om ændring af Sirene-Håndbogen

(meddelt under nummer K(2006) 4094)

(Kun den estiske, finske, franske, græske, italienske, lettiske, litauiske, maltesiske, nederlandske, polske, portugisiske, slovakiske, slovenske, spanske, svenske, tjekkiske, tyske og ungarske tekst er autentiske)

(2006/757/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 378/2004 af 19. februar 2004 om proceduren for ændring af Sirene-Håndbogen (1), særlig artikel 2, og

ud fra følgende betragtninger:

Sirene-Håndbogen (2) udgør en række instrukser til operatørerne i de enkelte medlemsstaters Sirene-kontorer og fastlægger de regler og procedurer, der gælder for bilateral og multilateral udveksling af de supplerende oplysninger, der kræves, for at visse bestemmelser i konventionen af 1990 om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (3) (i det følgende benævnt Schengen-konventionen) kan gennemføres korrekt.

Den tekniske udvikling af Sirpit (Sirene-billedoverførsel) nødvendiggør udarbejdelse af særlige arbejdsprocedurer i det enkelte Sirene-kontor og Sirene-kontorerne indbyrdes, så det bliver muligt at udveksle billeder og fingeraftryk elektronisk med henblik på at identificere personer hurtigt og nøjagtigt. Disse procedurer bør indgå i den reviderede udgave af Sirene-Håndbogen.

Standarderne for arbejdsprocedurer, den tekniske infrastruktur og sikkerheds- og personalekravene i Sirene-kontorerne har udviklet sig over tid. Sirene-Håndbogen er ikke blevet ændret siden 1999. Som følge heraf er det nu påkrævet at indføre omfattende ændringer for at sikre ensartede arbejdsprocedurer, samme tekniske infrastruktur, ensartede sikkerhedsforanstaltninger og ensartet personalestørrelse. På grund af omfanget af nødvendige ændringer i Sirene-Håndbogens bestemmelser er det derfor hensigtsmæssigt at udskifte den gældende tekst i Sirene-Håndbogen med en revideret og opdateret udgave.

Denne beslutning udgør det nødvendige grundlag for at vedtage ændringerne til Sirene-Håndbogen for så vidt angår de anliggender, der henhører under traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (»EF-traktaten«). Kommissionens afgørelse 2006/758/EF af 22. september 2006 om ændring af Sirene-Håndbogen (6) danner det nødvendige grundlag for at vedtage ændringerne til Sirene-Håndbogen for så vidt angår de anliggender, der henhører under traktaten om Den Europæiske Union (»EU-traktaten«). Det faktum, at retsgrundlaget for at vedtage den reviderede Sirene-Håndbog består af to adskilte instrumenter, anfægter ikke princippet om, at håndbogen udgør en samlet håndbog. For tydelighedens skyld bør dette anføres i bilagene til henholdsvis beslutningen og afgørelsen.

Denne beslutning er et led i udviklingen af de bestemmelser i Schengen-reglerne, som Det Forenede Kongerige ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne (7) . Det Forenede Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne beslutning og er ikke bundet af den eller berørt af dens bestemmelser.

Denne beslutning er et led i udviklingen af de bestemmelser i Schengen-reglerne, som Irland ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne (8) . Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne beslutning og er ikke bundet af den eller berørt af dens bestemmelser.

For Islands og Norges vedkommende er denne beslutning et led i udviklingen af bestemmelserne i Schengen-reglerne, jf. den aftale, som Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og den videre udvikling af Schengen-reglerne, der falder ind under det område, der er nævnt i artikel 1, punkt G, i Rådets afgørelse 1999/437/EF (9) om visse gennemførelsesbestemmelser til denne aftale.

For Schweiz' vedkommende er denne beslutning et led i udviklingen af bestemmelserne i Schengen-reglerne, jf. aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, der falder ind under det område, der er nævnt i artikel 1, punkt G, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse 2004/860/EF (10) . om undertegnelse på Den Europæiske Unions vegne af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i nævnte aftale

TRUFFET FØLGENDE BESLUTNING:

Artikel 1

1. For så vidt angår anliggender, der henhører under EU-traktaten, erstattes Sirene-Håndbogen af den udgave, der udgør bilag 1 til denne beslutning.

2. Henvisninger til den tidligere Sirene-Håndbog gælder som henvisninger til den udgave af Sirene-Håndbogen, der udgør bilag 1 til denne beslutning, og læses i overensstemmelse med sammenligningstabellen i bilag 2 til denne beslutning.

Artikel 2

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland og Kongeriget Sverige i overensstemmelse med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

(1) EUT L 64 af 2.3.2004, s. 5.

(2) EFT C 38 af 17.2.2003, s. 1.

(3) EFT L 239 af 22.9.2000, s. 19.

(4) EUT L 162 af 30.4.2004, s. 29. Ændret ved Rådets afgørelse 2005/728/RIA (EUT L 273 af 19.10.2005, s. 26).

(5) EFT L 8 af 14.1.2003, s. 34.

(6) Se side 41 i denne EUT.

(7) EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

(8) EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(9) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

(10) EUT L 370 af 17.12.2004, s. 78.

BILAG 1

REVIDERET SIRENE-HÅNDBOG (1)

INDHOLDSFORTEGNELSE

Indledning

1. SCHENGEN INFORMATIONSSYSTEMET (SIS) OG DE NATIONALE SIRENE-KONTORER

1.1. Retsgrundlag (artikel 92, stk. 4, i Schengen-konventionen)

1.2. Sirene-kontoret

1.3. Sirene-Håndbog

1.4. Principper

1.4.1. Tilgængelighed

1.4.2. Kontinuitet

1.4.3. Sikkerhed

1.4.4. Adgangsforhold

1.4.5. Meddelelser

1.4.6. Translitterationsregler

1.4.7. Oplysningernes kvalitet

1.4.8. Strukturer

1.4.9. Arkivering

1.5. Personale

1.5.1. Kompetence

1.5.2. Uddannelse

1.5.3. Udveksling af personale

1.6. Teknisk infrastruktur

1.6.1. Automatisk optagelse af oplysninger

1.6.2. Automatisk sletning af data

1.6.3. Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer

1.6.4. SIS-oplysningernes kvalitet

2. GENERELLE PROCEDURER

2.1. Flere indberetninger (artikel 107)

2.1.1. Udveksling af oplysninger i tilfælde af flere indberetninger

2.1.2. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme person

2.1.3. Forhandling om optagelse af en ny indberetning, hvis den er uforenelig med en eksisterende indberetning (formular E)

2.2. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

2.2.1. Meddelelse af supplerende oplysninger

2.3. Når det er umuligt at iværksætte de sædvanlige foranstaltninger efter et hit (artikel 104, stk. 3)

2.4. Hvis det oprindelige formål med indberetningen ændres (artikel 102, stk. 3)

2.4.1. Procedurer for ændring af det oprindelige formål

2.5. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 106)

2.5.1. Iværksættelse af rettelsesproceduren

2.6. Retten til at få adgang til og rettet oplysninger (artikel 109 og 110)

2.6.1. Udveksling af oplysninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger

2.6.2. Underretning om anmodninger om adgang til andre medlemsstaters indberetninger

2.6.3. Oplysning om procedurerne for adgang og rettelse

2.7. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

2.8. Identitetsmisbrug

2.9. Sirpit (Sirene-billedoverførsel (Sirene Picture Transfer))

2.9.1. Udvikling af og baggrund for Sirpit

2.9.2. Yderligere anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

2.9.3. Tekniske krav

2.9.4. Den nationale identifikationsinstans

2.9.5. Anvendelse af Sirene-formular L

2.9.6. Sirpit-procedure

2.9.6.1 Det lokaliserende Sirene-kontor foretager sammenligningen

2.9.6.2 Det indberettende Sirene-kontor foretager sammenligningen

2.9.6.3. Indtastningsskærm

2.10. Politisamarbejde (artikel 39-46)

2.10.1. Særlige beføjelser med hensyn til politi og sikkerhed. Afsnit III (artikel 39 og 46)

2.11. Overlapning af Sirene-kontorernes og Interpols opgaver

2.11.1. SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger

2.11.2. Valg af kommunikationskanal

2.11.3. Brug af og formidling via Interpol i Schengen-lande

2.11.4. Udlevering af oplysninger til tredjelande

2.11.5. Hit og sletning af en indberetning

2.11.6. Forbedring af samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og Interpols nationale centralkontorer

2.12. Samarbejde med Europol og Eurojust

2.13. Særlige eftersøgninger

2.13.1. Målrettet geografisk eftersøgning

2.13.2. Eftersøgning med deltagelse af særlige politienheder til målrettet eftersøgning

2.14. Indsættelse af en påtegning

2.14.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

2.14.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

2.14.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

2.14.4. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for en medlemsstats egne statsborgere

3. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 95

3.1. Kontrol foretaget af medlemsstaterne før en indberetning optages

3.2. Undersøgelse af, om den nationale lovgivning i medlemsstaterne tillader anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering.

3.3. Flere indberetninger

3.3.1. Kontrol af, om der findes flere indberetninger (artikel 107)

3.3.2. Udveksling af oplysninger

3.3.3. Optagelse af et kaldenavn

3.4. Fremsendelse af supplerende oplysninger til medlemsstaterne

3.4.1. Supplerende oplysninger med henblik på en europæisk arrestordre

3.4.2. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med foreløbig anholdelse

3.4.3. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

3.4.4. Fremsendelse af A- og M-formularer

3.5. Hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning.

3.5.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

3.5.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

3.5.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

3.5.4. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for en medlemsstats egne statsborgere

3.6. Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning efter artikel 95

3.7. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

3.7.1. Underretning af medlemsstaterne om, at der er hit på en indberetning

3.7.2. Fremsendelse af supplerende oplysninger

3.7.3. Efter et hit

3.8. Sletning af en indberetning

3.8.1. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

3.9. Identitetsmisbrug

3.9.1. Indsamling og fremsendelse af oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug

3.9.2. Fremsendelse af oplysninger om en person, der har været udsat for identitetsmisbrug

4. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 96

4.1. Indledning

4.2. Indberetninger efter artikel 96

4.3. Optagelse af et kaldenavn

4.4. Identitetsmisbrug

4.4.1. Indsamling og fremsendelse af oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug

4.5. Udstedelse af opholdstilladelser og visa

4.6. Nægtelse af indrejse i eller udsendelse af Schengen-området

4.7. Udveksling af oplysninger om uønskede tredjelandsstatsborgere

4.8. Underretning af Schengen-medlemsstaterne i tilfælde af et hit på en indberetning

5. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 97

5.1. Indberetninger efter artikel 97

5.2. Indsættelse af en påtegning

5.2.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

5.2.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

5.2.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

5.3. Efter et hit

5.3.1. Fremsendelse af supplerende oplysninger

6. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 98

6.1. Indberetninger efter artikel 98

6.2. Efter et hit

6.2.1. Fremsendelse af supplerende oplysninger

7. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 99

7.1. Indberetninger efter artikel 99, stk. 2

7.2. Optagelse af et kaldenavn

7.3. Konsultation af medlemsstaterne før indberetning af hensyn til statens sikkerhed

7.4. Indsættelse af en påtegning

7.4.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

7.4.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

7.4.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

7.5. Meddelelse af supplerende oplysninger efter et hit

8. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 100

8.1. Indberetninger af køretøjer efter artikel 100

8.1.1. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger af samme køretøj

8.1.2. Særlige indberetninger vedrørende køretøjer

8.2. Meddelelse af supplerende oplysninger efter et hit

9. STATISTIKKER

INDLEDNING

Den 14. juni 1985 undertegnede fem lande — Kongeriget Belgien, Forbundsrepublikken Tyskland, Den Franske Republik, Storhertugdømmet Luxembourg og Kongeriget Nederlandene — i Schengen, der er en lille by i Luxembourg, en aftale, der har til formål at sikre fri passage ad de indre grænser for medlemsstaternes statsborgere og fri bevægelighed for varer og tjenesteydelser.

En af betingelserne for at iværksætte denne aftale var, at afskaffelsen af de indre grænser ikke måtte bringe landenes sikkerhed i fare. Det kræver, at alle medlemsstaternes område beskyttes.

Flere ekspertgrupper fik til opgave at undersøge, hvilke konkrete foranstaltninger der skulle træffes for at undgå sikkerhedsrisici, når aftalen trådte i kraft.

Resultatet af disse undersøgelser findes i to dokumenter, et teknisk dokument (feasibility-undersøgelsen) og et juridisk dokument (gennemførelseskonventionen).

I feasibility-undersøgelsen, der i november 1988 blev fremlagt for ministrene og statssekretærerne for de fem lande, som havde undertegnet aftalen, opstilles de tekniske hovedprincipper for indførelsen af Schengen-informationssystemet (SIS).

Ud over edb-systemets arkitektur beskriver feasibility-undersøgelsen i hovedtræk, hvordan systemet skal organiseres for at sikre, at det fungerer efter hensigten. Denne organisationsstruktur er blevet døbt »Sirene«, et akronym for navnet på engelsk: Supplementary Information REquest at the National Entry (anmodning om supplerende oplysninger ved det nationale grænseovergangssted).

Det drejer sig om en kortfattet beskrivelse af en procedure, som skal benyttes for at meddele en bruger, der har hit på en forespørgsel i SIS, de supplerende oplysninger, han har brug for.

De oprindelige fem Schengen-lande undertegnede konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen (2) den 19. juni 1990 og fik den 27. november 1990 følgeskab af Italien, den 25. juni 1991 af Spanien og Portugal, den 6. november 1992 af Grækenland, den 28. april 1995 af Østrig og den 19. december 1996 af Danmark, Sverige og Finland. Konventionen fastsætter alle de retsregler, der er bindende for alle medlemsstaterne. Den 19. december 1996 indgik Norge og Island også en samarbejdsaftale med medlemsstaterne.

Schengen-reglerne — konventionen er indarbejdet i Den Europæiske Unions retlige rammer ved protokoller, der i 1999 blev bilagt Amsterdam-traktaten. Den 12. maj 1999 vedtog Rådet en afgørelse om fastsættelse, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og traktaten om Den Europæiske Union, af retsgrundlaget for hver af de bestemmelser og afgørelser, der udgør Schengen-reglerne.

De fælles procedurer og reglerne for samarbejde mellem parterne er også beskrevet. Afsnit IV fokuserer udelukkende på Schengen-informationssystemet.

Schengen-informationssystemet (SIS) skal give de myndigheder, der har ansvar for:

a) grænsekontrol

b) gennemførelse og koordination af anden politi- og toldkontrol inde i landet

c) udstedelse af visum og opholdstilladelse samt forvaltning af udlændingelovgivningen

adgang til indberetninger om personer, køretøjer og genstande via elektronisk søgning.

SIS består af to separate dele: det centrale system og de nationale systemer (et i hvert land). SIS fungerer efter det princip, at de nationale systemer ikke direkte kan udveksle data indbyrdes, men kun via det centrale system (C.SIS).

Det skal dog være muligt for medlemsstaterne enten bi- eller multilateralt at udveksle supplerende oplysninger, som er nødvendige for at iværksætte nogle af bestemmelserne i konventionen, således at SIS kan fungere tilfredsstillende.

For at det enkelte nationale Schengen-informationssystem (N.SIS) kan opfylde de driftsmæssige krav, der er fastsat i feasibility-undersøgelsen og konventionen, skal det have dette absolut nødvendige supplement til edb-strukturen, som netop Sirene er.

Alle anmodninger om supplerende oplysninger ved de nationale grænseovergangssteder skal gå igennem denne tekniske og operative enhed.

Medlemsstaterne har vedtaget følgende princip:

Hver medlemsstat opretter ét »nationalt Sirene-kontor«, der skal fungere som et fælles kontaktpunkt for de øvrige partnere, og som skal være bemandet døgnet rundt.

Retsgrundlaget, arbejdsopgaverne, de gældende procedurer og de generelle organisationsprincipper for Sirene-kontorerne fastlægges af alle medlemsstaterne for at få fælles regler. Reglerne findes i denne »Sirene-Håndbog«.

1. SCHENGEN INFORMATIONSSYSTEMET (SIS) OG DE NATIONALE SIRENE-KONTORER

SIS, der er oprettet i henhold til bestemmelserne i afsnit IV i Schengen-konventionen af 1990 om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (Schengen-konventionen) (3), er et vigtigt instrument for anvendelsen af Schengen-reglerne som integreret i Den Europæiske Union.

1.1. Retsgrundlag (artikel 92, stk. 4, i Schengen-konventionen) (4)

Medlemsstaterne udveksler gennem de myndigheder, der er udpeget til dette formål (Sirene), alle oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med indberetninger, og som giver mulighed for at træffe de nødvendige foranstaltninger i tilfælde af, at personer og genstande, hvorom der er optaget oplysninger i Schengen-informationssystemet, lokaliseres som følge af søgninger i dette system.

1.2. Sirene-kontoret

SIS fungerer efter det princip, at de nationale systemer ikke direkte kan udveksle oplysninger indbyrdes, men kun via det centrale system (C.SIS).

Det er dog nødvendigt for Schengen-medlemsstaterne enten bi- eller multilateralt at kunne udveksle supplerende oplysninger, som er nødvendige for at iværksætte nogle af bestemmelserne i konventionen, således at SIS kan fungere tilfredsstillende.

For at opfylde de driftskrav, der er opstillet i konventionen, skal hver Schengen-medlemsstat oprette en central myndighed som et fælles kontaktpunkt for udveksling af supplerende oplysninger om SIS-data. Dette kontaktpunkt, der kaldes et Sirene-kontor, skal være bemandet døgnet rundt.

1.3. Sirene-Håndbog

Sirene-Håndbogen indeholder en række instrukser til Sirene-kontorerne, der detaljeret beskriver de regler og procedurer, der gælder for bilateral eller multilateral udveksling af de supplerende oplysninger, der er nævnt i punkt 1.2.

1.4. Principper

De grundlæggende principper, som samarbejdet via Sirene er baseret på, er følgende:

1.4.1. Tilgængelighed

Hver medlemsstat opretter ét »nationalt Sirene-kontor«, der skal fungere som et fælles kontaktpunkt for de medlemsstater, der anvender Schengen-konventionen. Det skal være fuldt bemandet døgnet rundt. Tekniske analyser, support og løsninger skal også tilvejebringes døgnet rundt.

1.4.2. Kontinuitet

Hvert Sirene-kontor skal opbygge en intern struktur, der sikrer kontinuitet med hensyn til ledelse, personale og teknisk infrastruktur.

De ansvarlige for Sirene-kontorerne holder møde mindst to gange om året for at gøre status over deres samarbejde, træffe de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som er nødvendige for at afhjælpe eventuelle mangler, og eventuelt tilpasse procedurerne.

1.4.3. Sikkerhed

Sikkerhed i lokalerne

Det er nødvendigt med fysiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte Sirene-kontorernes lokaler. De specifikke foranstaltninger vil blive fastsat af og afhænge af resultaterne af de trusselsvurderinger, der vil blive udført af hver enkelt Schengen-stat. Anbefalinger og god praksis ifølge bind 2 i EU Schengen-kataloget: Schengen-Informationssystemet, Sirene, skal omsættes til praksis på samme måde som Rådets afgørelse 2001/264/EF (5).

De specifikke foranstaltninger kan være af forskellig art, da de skal modsvare trusler i de umiddelbare omgivelser og Sirene-kontorets lokalområde. De kan omfatte:

— eksterne vinduer udstyret med sikkerhedsglas

— sikrede og låste døre

— murstens-/betonmure i Sirene-kontorerne

— tyverialarmer, herunder registrering af indgange, udgange og af alle usædvanlige begivenheder

— sikkerhedsvagter, der er på stedet, eller som hurtigt kan tilkaldes

— ildslukningssystem og/eller direkte forbindelse til brandvæsen

— særlige lokaler for at undgå, at personale, der ikke er involveret i internationalt politisamarbejde, eller som ikke har den fornødne adgang til dokumenter, skal ind i eller passere Sirene-kontorlokalerne og/eller

— tilstrækkelig back-up strømforsyning.

Sikkerhed i forbindelse med systemet

De principper, som systemets sikkerhed er baseret på, er fastsat i artikel 118 i Schengen-konventionen.

Ideelt set skal Sirene-kontoret have en back-up computer og databasesystem et andet sted i tilfælde af en alvorlig nødsituation på Sirene-kontoret.

1.4.4. Adgangsforhold

For at opfylde kravet om at tilvejebringe supplerende oplysninger skal Sirene-personalet have direkte eller indirekte adgang til alle relevante nationale oplysninger og ekspertbistand.

1.4.5. Meddelelser

Driftsmæssige

Den særlige kanal til Sirene-meddelelser skal fastsættes i fællesskab af Schengen-medlemsstaterne. Kun hvis denne kanal ikke er tilgængelig, skal det i hvert enkelt tilfælde afgøres, hvilken kommunikationsform der er den mest hensigtsmæssige på baggrund af de tekniske muligheder og de krav til sikkerhed og kvalitet, som meddelelsen skal opfylde.

Skriftlige meddelelser kan inddeles i to kategorier: fritekster og standardformularer. Sidstnævnte skal overholde instrukserne i bilag 5. B- (6), C- (7) og D-formularerne (8) anvendes ikke længere og er fjernet fra bilag 5.

For at sikre størst effektivitet i den bilaterale kommunikation mellem Sirene-personalet skal det sprog, som begge parter er mest fortroligt med, anvendes.

Sirene-kontoret skal hurtigst muligt svare på anmodninger om oplysninger fra de øvrige medlemsstater, der fremsættes via deres Sirene-kontorer. Svarfristen må under ingen omstændigheder være på over 12 timer.

Prioriteringerne i det daglige arbejde skal tage udgangspunkt i, hvilken type indberetning der er tale om, og sagens vigtighed.

Ikke-driftsmæssige

Sirene-kontoret skal anvende den dedikerede SIS-NET e-mailadresse til udveksling af ikke-driftsmæssige oplysninger.

1.4.6. Translitterationsregler

De translitterationsregler, der findes i bilag 2, skal følges.

1.4.7. Oplysningernes kvalitet

Det enkelte Sirene-kontor skal fungere som koordinator af kvalitetskontrollen af de oplysninger, der indføres i SIS. I den henseende skal Sirene-kontorerne have den nødvendige nationale kompetence til at udføre denne opgave, som de har ansvaret for ifølge artikel 92, stk. 4, og artikel 108. Det er derfor nødvendigt at have en slags national evaluering af kvaliteten af oplysningerne, herunder en undersøgelse af antal indberetninger/hit og oplysningernes indhold.

Der bør etableres nationale standarder for uddannelse af slutbrugere om principper og praksis vedrørende oplysningernes kvalitet.

1.4.8. Strukturer

Alle nationale agenturer, herunder Sirene-kontorer, der har ansvar for internationalt politisamarbejde, skal organiseres i en struktur, der gør det muligt både at undgå interessekonflikter med andre nationale instanser med lignende funktioner og dobbeltarbejde.

1.4.9. Arkivering

a) Hver medlemsstat fastlægger regler for lagring af oplysninger.

b) Hvert indberettende medlemsstats Sirene-kontor skal opbevare alle oplysninger vedrørende sine egne indberetninger og stille dem til rådighed for de øvrige medlemsstater.

c) Hvert Sirene-kontors arkiv opbygges således, at der er hurtig adgang til de relevante oplysninger, således at de meget korte frister for fremsendelse af oplysninger kan overholdes.

d) Sagsakter og andre meddelelser, som er sendt af de øvrige medlemsstater, opbevares i henhold til modtagerlandets nationale lovgivning om beskyttelse af personoplysninger. Bestemmelserne i afsnit VI i Schengen-konventionen og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (9) finder ligeledes anvendelse. Disse supplerende oplysninger vil så vidt muligt ikke blive opbevaret i Sirene-kontorerne, efter at den pågældende indberetning i SIS er slettet.

e) Identitetsmisbrug: Oplysninger om identitetsmisbrug skal slettes, så snart den relevante indberetning er slettet.

1.5. Personale

1.5.1. Kompetence

Personalet i Sirene-kontorerne skal have sproglige færdigheder, der dækker så mange sprog som muligt, og vagtpersonalet skal kunne kommunikere med alle Sirene-kontorer.

De skal have den nødvendige viden om:

— nationale og internationale retlige aspekter

— de nationale retshåndhævende instanser og

— de nationale og europæiske retssystemer og indvandringsregler.

De skal have beføjelser til uafhængigt at behandle alle indgående sager.

I tilfælde af særlige anmodninger eller (juridisk) ekspertbistand skal de have mulighed for få bistand fra deres overordnede og/eller eksperter.

Operatører, der er på arbejde uden for kontortid, skal have samme kompetence, viden og beføjelser og have mulighed for at henvende sig til eksperter, der kan tilkaldes.

Det er nødvendigt med juridisk ekspertise, der dækker både normale og usædvanlige tilfælde. Afhængig af den pågældende sag kan dette behov dækkes af enhver ansat med den nødvendige juridiske baggrund eller af eksperter fra de retlige myndigheder.

De nationale ansættelsesmyndigheder skal tage højde for alle ovennævnte kvalifikationer og viden, når de ansætter nyt personale, og derfor arrangere uddannelseskurser eller –moduler på både nationalt og internationalt niveau.

Et højt kvalifikationsniveau for personalet giver en arbejdsstyrke, der kan fungere på eget initiativ og behandle sagerne effektivt. Derfor er det hensigtsmæssigt med en lav personaleudskiftning. En sådan uddelegering af ansvar kræver ledelsens udelte støtte.

1.5.2. Uddannelse

På nationalt plan

På nationalt plan skal den nødvendige uddannelse sikre, at personalet opfylder de krævede standarder, der er fastsat i denne manual.

Det anbefales, at Sirene-kontorerne involveres i uddannelse af alle de myndigheder, der modtager indberetninger, således at der fokuseres på oplysningernes kvalitet og den bedst mulige udnyttelse af SIS.

På internationalt niveau

Der skal arrangeres fælles uddannelseskurser mindst én gang om året for at fremme samarbejdet mellem Sirene-kontorerne ved at give personalet mulighed for at møde kolleger fra andre Sirene-kontorer, udveksle oplysninger om nationale arbejdsmetoder og sikre et konsistent og ensartet vidensniveau. Det vil endvidere gøre personalet opmærksom på betydningen af deres arbejde og behovet for gensidig solidaritet af hensyn til medlemsstaternes fælles sikkerhed.

1.5.3. Udveksling af personale

Sirene-kontorerne kan også overveje at indføre personaleudveksling med andre Sirene-kontorer. En sådan udveksling skal bidrage til at forbedre personalets kendskab til arbejdsmetoder, vise hvordan andre Sirene-kontorer er organiseret og etablere personlige kontakter med kolleger i andre medlemsstater.

1.6. Teknisk infrastruktur

Generelt er de tekniske ressourcer, de metoder, der er fastsat til fremsendelse af oplysninger mellem Sirene-kontorerne.

Hvert Sirene-kontor skal have et edb-baseret administrationssystem, der giver mulighed for en høj grad af automatik i administrationen af det daglige arbejdsflow.

1.6.1. Automatisk optagelse af oplysninger

Automatisk overførsel til N.SIS af alle nationale indberetninger, der opfylder kriterierne for optagelse i SIS, er den måde, hvorpå SIS-indberetninger typisk optages. Denne automatiske overførsel, herunder kontrol af oplysningernes kvalitet, skal også være gennemsigtig og ikke kræve yderligere initiativer fra den myndigheds side, der foretager indberetningen.

1.6.2. Automatisk sletning af data

Når det nationale system muliggør automatisk overførsel af nationale indberetninger til SIS som nævnt i ovenstående afsnit, skal sletning af en SIS-relateret indberetning i den nationale database også medføre automatisk sletning af den tilsvarende optagelse i SIS.

Da det ikke er tilladt med flere indberetninger, anbefales det, når det er muligt og nødvendigt, at nye og efterfølgende indberetninger om samme person holdes tilgængelige på nationalt niveau, så de kan optages, når den første indberetning om den pågældende person udløber.

1.6.3. Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer

Instrukserne for udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer skal overholdes (10).

1.6.4. SIS-oplysningernes kvalitet

For at give det enkelte Sirene-kontor mulighed for at fungere som koordinator af kvalitetskontrollen af de oplysninger, der indføres i SIS (se ovenfor afsnit 1.5), skal den nødvendige IT-support være tilgængelig.

2. GENERELLE PROCEDURER

De procedurer, der er beskrevet nedenfor, gælder for næsten alle artikler 95-100, og de specifikke procedurer for hver enkelt artikel findes i beskrivelsen af den følgende artikel:

2.1. Flere indberetninger (artikel 107)

I nogle tilfælde foretager forskellige lande indberetninger om de samme personer. Det er vigtigt, at dette ikke skaber forvirring hos slutbrugerne, og at de ved, hvilke foranstaltninger der skal træffes, når en indberetning skal optages. Der bør indføres forskellige procedurer til konstatering af, om der foreligger flere indberetninger, og regler for, i hvilken prioritetsorden de skal optages i SIS.

Dette kræver:

— at man inden en indberetning optages undersøger, om samme person allerede figurerer i SIS

— at man om nødvendigt konsulterer de øvrige medlemsstater, hvis der foreligger flere indbyrdes modstridende indberetninger.

2.1.1. Udveksling af oplysninger i tilfælde af flere indberetninger

Hver medlemsstat kan kun foretage én indberetning i SIS for en given person.

Flere medlemsstater kan foretage indberetning om samme person, hvis disse indberetninger er forenelige med hinanden.

Indberetninger efter artikel 95 er forenelige med artikel 97 og 98. De er også forenelige med indberetninger efter artikel 96, selv om proceduren i artikel 95 i sådanne tilfælde har prioritet frem for proceduren i artikel 96.

a) Indberetninger efter artikel 96 og 99 er uforenelige med hinanden eller med indberetninger efter artikel 95, 97 og 98, uden at dette er til hinder for, at indberetninger efter artikel 95 og 96 kan bestå side om side. Blandt de indberetninger, der foretages efter artikel 99, er foranstaltninger i form af »diskret overvågning« uforenelige med foranstaltninger i form af »målrettet kontrol«.

b) Følgende prioritetsorden gælder for indberetninger: — anholdelse med henblik på udlevering (artikel 95) — uønsket i Schengen-landene (artikel 96) — anbringelse i varetægt (artikel 97) — diskret overvågning (artikel 99) — målrettet kontrol (artikel 99) og — underretning om opholdssted (artikel 97 og 98). Ovennævnte prioritetsorden kan undtagelsesvis fraviges efter konsultationer mellem medlemsstaterne, hvis vigtige nationale interesser kræver det.

Oversigt over indberetninger

Prioritetsorden Artikel 95 Artikel 96 Artikel 97 — Varetægt Artikel 99 (do) person Artikel 99 (mk) person Artikel 97 opholdssted Artikel 98 Artikel 99 (do) køretøj Artikel 99 (mk) køretøj Artikel 100 Artikel 95 ja er forenelige ja nej nej ja ja X X X Artikel 96 er forenelige ja nej nej nej nej nej X X X Artikel 97 varetægt ja nej ja nej nej ja ja X X X Artikel 99 (diskret overvågning) person nej nej nej ja nej nej nej X X X Artikel 99 (målrettet kontrol) person nej nej nej nej ja nej nej X X X Artikel 97 opholdssted ja nej ja nej nej ja ja X X X Artikel 98 ja nej ja nej nej ja ja X X X Artikel 99 (diskret overvågning) køretøj X X X X X X X ja nej nej Artikel 99 (målrettet kontrol) køretøj X X X X X X X nej ja nej Artikel 100 X X X nej nej X X nej nej ja (X betyder »Ikke relevant«).

2.1.2. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme person

For at undgå at der optages flere uforenelige indberetninger skal man være opmærksom på præcist at identificere forskellige personer, som har fælles kendetegn. Konsultation og samarbejde mellem Sirene-kontorer er derfor af afgørende betydning, og hver medlemsstat skal oprette de nødvendige tekniske procedurer til at afsløre sådanne tilfælde, før indberetningen optages.

Kriterierne til bestemmelse af, om to personer er identiske, er angivet i bilag 6 til denne håndbog.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis det ved behandlingen af en anmodning om indberetning viser sig, at der i SIS allerede figurerer en person med samme obligatoriske identitetskriterier (efternavn, fornavn, fødselsdato), skal der foretages en undersøgelse, inden indberetningen godkendes.

b) Sirene-kontoret tager kontakt med det nationale indberettende Sirene-kontor for at afklare, om det drejer sig om samme person (formular L), og

c) Hvis undersøgelsen viser, at oplysningerne er identiske, og at det kunne dreje sig om samme person, iværksætter Sirene-kontoret proceduren for optagelse af flere indberetninger Hvis undersøgelsen viser, at det drejer sig om to forskellige personer, godkender Sirene-kontoret anmodningen om optagelse af en ny indberetning.

2.1.3. Forhandling om optagelse af en ny indberetning, hvis den er uforenelig med en eksisterende indberetning (formular E)

Hvis en anmodning om indberetning er i modstrid med en indberetning optaget af samme medlemsstat, skal det nationale Sirene-kontor påse, at der i SIS kun findes én indberetning. Hver medlemsstat kan vælge, hvilken procedure der skal anvendes.

Hvis den ønskede indberetning er uforenelig med en indberetning fra en eller flere andre medlemsstater, er det nødvendigt at nå til enighed.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis indberetningerne er forenelige, er det ikke nødvendigt med konsultationer mellem Sirene-kontorerne; hvis indberetningerne er uafhængige af hinanden, afgør den medlemsstat, der ønsker at foretage en ny indberetning, om en konsultation vil være hensigtsmæssig.

b) Hvis indberetningerne ikke er forenelige, eller der hersker tvivl om deres forenelighed, er konsultationer mellem Sirene-kontorerne nødvendige, således at der kun optages én indberetning.

c) Når en ny indberetning, der er uforenelig med allerede eksisterende indberetninger, har fået forrang efter konsultation, skal de medlemsstater, der har optaget de øvrige indberetninger, slette dem, når den nye indberetning optages; enhver konflikt skal løses ved forhandlinger mellem Sirene-kontorerne. Hvis det ikke er muligt at nå til enighed på grundlag af prioritetslisten, er det den ældste indberetning, der opretholdes i SIS.

d) Hvis en indberetning slettes, underretter C.SIS de medlemsstater, der ikke kunne optage en indberetning. Sirene-kontoret underrettes automatisk via en meddelelse fra N.SIS om, at en indberetning i venteposition kan optages. Sirene-kontoret iværksætter hele proceduren for optagelse af en indberetning efter reglerne for denne indberetningskategori.

2.2. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

Når en slutbruger ved en forespørgsel i SIS konstaterer, at der findes en indberetning, som modsvarer de indberettede oplysninger, betegnes dette bekræftende svar som et hit.

Slutbrugeren kan anmode Sirene-kontoret om supplerende oplysninger for at sikre iværksættelse af de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 i bilag 4.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om dette hit og om resultatet heraf.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Et hit på en indberettet person eller en indberettet genstand skal normalt meddeles den indberettende medlemsstats Sirene-kontor. Om nødvendigt sender den indberettende medlemsstats Sirene-kontor alle relevante og specifikke oplysninger samt de særlige foranstaltninger, der skal træffes af Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen. Når den indberettende part underrettes om et hit, skal den artikel i Schengen-konventionen, der finder anvendelse på hittet, anføres i rubrik 090 på formular G. Hvis hittet vedrører en person, som er indberettet efter artikel 95, skal Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, underrette Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat pr. telefon, når der er fremsendt en formular G.

b) Sirene-kontorer i medlemsstater, der har foretaget indberetninger efter artikel 96, skal ikke systematisk underrettes om hit, men kan underrettes i særlige situationer. Der kan sendes en formular G, hvis der f.eks. anmodes om supplerende oplysninger.

c) C.SIS underretter automatisk alle medlemsstater om sletning af en indberetning.

2.2.1. Meddelelse af supplerende oplysninger

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Sirene-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger efter artikel 95-100, og de kan i den forbindelse handle på de retlige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under den gensidige retshjælp.

b) Sirene-kontorerne fremsender så vidt muligt relevante lægelige oplysninger om personer, som er indberettet i henhold til artikel 97, når der skal træffes beskyttelsesforanstaltninger over for dem. De fremsendte oplysninger opbevares kun så længe, det er strengt nødvendigt, og anvendes kun som led i lægebehandlingen af den pågældende person.

c) Når det er påkrævet af hensyn til de foranstaltninger, der skal iværksættes efter et hit på en indberetning (afsløring af en strafbar handling eller en trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, behov for en nærmere identifikation af en genstand, et køretøj eller en person osv.), fremsendes der i henhold til artikel 39 og 46 i konventionen oplysninger til supplering af dem, der er foreskrevet i afsnit IV i ovennævnte konvention, særlig i artikel 99 og 100. Alle medlemsstaterne skal træffe egnede foranstaltninger for at sikre en effektiv og reel udveksling af supplerende oplysninger i medfør af artikel 39 og 46.

d) Sirene-kontorerne skal hurtigst muligt sende »supplerende oplysninger« ved hjælp af en formular P som svar på en formular G efter et hit på et indberettet køretøj efter artikel 100.

2.3. Når det er umuligt at iværksætte de sædvanlige foranstaltninger efter et hit (artikel 104, stk. 3)

Ifølge artikel 104, stk. 3, skal en medlemsstat, der ikke kan iværksætte de foranstaltninger, der anmodes om ifølge indberetningen, straks underrette den indberettende medlemsstat ved hjælp af en formular H.

Hvis de normale foranstaltninger efter et hit ikke kan iværksættes, skal udvekslingen af oplysninger finde sted efter følgende regler:

a) Den lokaliserende medlemsstat skal straks meddele den indberettende medlemsstat, at den ikke kan iværksætte de ønskede foranstaltninger og angive grundene hertil ved hjælp af en formular H.

b) De berørte medlemsstater kan herefter aftale, hvilken procedure der skal følges i henhold til deres nationale lovgivning og konventionens bestemmelser.

2.4. Hvis det oprindelige formål med indberetningen ændres (artikel 102, stk. 3)

Ifølge artikel 102, stk. 3, kan oplysningerne bruges til et andet formål end formålet med indberetningen, dog kun efter et hit og hvis det er nødvendigt for at forebygge en umiddelbar, overhængende trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, af tungtvejende hensyn til statens sikkerhed eller til forebyggelse af en alvorlig strafbar handling

Formålet med indberetningen kan kun ændres efter forudgående tilladelse fra den indberettende medlemsstat.

Hvis formålet med indberetningen ændres, skal udvekslingen af oplysninger finde sted efter følgende regler:

a) Gennem Sirene-kontoret, idet den lokaliserende medlemsstat skal forklare den indberettende medlemsstat, hvorfor den ønsker at få ændret det oprindelige formål (formular I).

b) Den indberettende medlemsstat undersøger hurtigst muligt, om anmodningen kan efterkommes og meddeler den lokaliserende medlemsstat sin afgørelse via sit Sirene-kontor.

c) Den indberettende medlemsstat kan eventuelt til sin tilladelse knytte visse betingelser med hensyn til oplysningernes anvendelse.

2.4.1. Procedurer for ændring af det oprindelige formål

Der er vedtaget følgende procedure:

Efter samtykke fra den indberettende medlemsstat anvender den lokaliserende medlemsstat oplysningerne til det formål, som den har søgt om og opnået tilladelse til. Den tager hensyn til eventuelle betingelser.

2.5. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 106)

Artikel 106, stk. 2 og 3, foreskriver, at juridiske eller faktuelle fejl skal rettes.

Hvis oplysningerne er juridisk eller faktuelt ukorrekte eller ulovligt indberettede, vil udvekslingen af oplysninger finde sted efter følgende regel:

Den medlemsstat, der godtgør, at oplysningerne indeholder en fejl, skal underrette den indberettende medlemsstat via sit Sirene-kontor ved hjælp af formular J.

2.5.1. Iværksættelse af rettelsesproceduren

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis der er enighed mellem medlemsstaterne, iværksætter den indberettende medlemsstat sin nationale procedure for at rette fejlen.

b) Hvis der ikke er opnået enighed, underretter Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har konstateret fejlen, den kompetente myndighed i sit land, for at den kan forelægge sagen for Den Fælles Tilsynsmyndighed.

2.6. Retten til at få adgang til og rettet oplysninger (artikel 109 og 110)

Enhver person har ret til at få adgang til oplysninger om sig selv og få rettet eventuelle fejl. En sådan adgang skal ske i overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, der modtager anmodningen.

En medlemsstat må ikke give adgang til en indberetning foretaget af en anden medlemsstat, medmindre den forinden har givet den indberettende medlemsstat lejlighed til at udtale sig herom.

2.6.1. Udveksling af oplysninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger

Hvis de nationale myndigheder skal underrettes om en anmodning om at få adgang til eller kontrollere oplysninger, vil udvekslingen af oplysninger ske efter følgende regler.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvert Sirene-kontor anvender den nationale lovgivning for så vidt angår retten til at få adgang til oplysningerne. Afhængig af sagens omstændigheder sender Sirene-kontorerne de ansvarlige nationale myndigheder de anmodninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger, som de får forelagt, eller de træffer afgørelse om disse anmodninger i det omfang, de har beføjelse til det.

b) Hvis de ansvarlige nationale myndigheder anmoder herom, fremsender Sirene-kontorerne i de berørte medlemsstater oplysninger om udøvelsen af denne adgangsret.

2.6.2. Underretning om anmodninger om adgang til andre medlemsstaters indberetninger

Oplysninger om indberetninger, som en anden medlemsstat har optaget i SIS, udveksles så vidt muligt via de nationale Sirene-kontorer.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Anmodningen om adgang sendes hurtigst muligt til den indberettende medlemsstat, så den kan tage stilling.

b) Den indberettende medlemsstat underretter den anmodede medlemsstat om sin stillingtagen.

c) Der skal tages hensyn til eventuelle lovbestemte frister for behandling af anmodningen.

Hvis den indberettende medlemsstat meddeler sin stillingtagen til Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har modtaget anmodningen om adgang, sørger dette Sirene-kontor for, at denne stillingtagen hurtigst muligt meddeles den myndighed, som har kompetence til at træffe afgørelse om anmodningen.

2.6.3. Oplysning om procedurerne for adgang og rettelse

Der er vedtaget følgende procedure:

Sirene-kontorerne holder hinanden underrettet om de nationale bestemmelser, som er vedtaget for adgang til og rettelse af personoplysninger, samt om de ændringer, der måtte blive foretaget. Til det formål anvendes formular K.

2.7. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

De Schengen-lande, der ikke har kunnet optage deres indberetning, underrettes om, at der er fundet et hit, og at indberetningen er blevet slettet.

Bortset fra sletning efter et hit kan en indberetning slettes enten direkte af C.SIS (ved forældelse) eller indirekte af den instans, som har optaget den (når betingelserne for at opretholde indberetningen i SIS ikke længere er opfyldt).

I begge tilfælde skal C.SIS-sletningen behandles automatisk af N.SIS.

2.8. Identitetsmisbrug

Der er tale om identitetsmisbrug (efternavn, fornavn, fødselsdato), hvis en lovovertræder bruger en eksisterende persons identitet. Det kan ske, når et dokument bruges til skade for den egentlige ejer.

Den medlemsstat, der registrerer kode 3 i feltet »identitetskategori«, skal sende formular Q, samtidig med at den optager/ændrer indberetningen i SIS.

Hvis kode 3 findes i feltet »identitetskategori«, når der søges i SIS, skal den ansatte, der foretager kontrollen, kontakte det nationale Sirene-kontor og få supplerende oplysninger for at afklare, om den person, der kontrolleres, er den eftersøgte person, eller den person, som har været udsat for identitetsmisbrug.

Så snart det er fastslået, at der er tale om identitetsmisbrug, skal der indsættes en kode »3« i indberetningen. Den involverede person skal i henhold til de nationale procedurer give det nationale Sirene-kontor i den indberettende medlemsstat, de nødvendige oplysninger, herunder personlige oplysninger, identitetspapirer og/eller udfylde formular Q.

Med forbehold af ovennævnte betingelse skal fotografier af og fingeraftryk fra den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, også registreres af Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat.

På formular Q er det kun Schengen-nummeret, der henviser til oplysningerne om den person, der er efterlyst i SIS-indberetningen. Oplysningerne i rubrik 052 (Dokumentets udstedelsesdato) er frivillinge. Rubrik 083 (Særlige oplysninger om indberetningen) skal altid angive den kontakt, der har yderligere oplysninger om indberetningen.

Disse oplysninger kan kun behandles med udtrykkelig tilladelse fra den person, der har været udsat for identitetsmisbrug.

Når den indberettende medlemsstat bliver opmærksom på, at en person, der er indberettet i SIS, misbruger en anden persons identitet, skal den pågældende medlemsstat kontrollere, om det er nødvendigt at beholde den misbrugte identitet i SIS-indberetningen (for at finde den eftersøgte person).

Oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, må kun stilles til rådighed med henblik på at fastlægge identiteten på den person, der kontrolleres, og de må under ingen omstændigheder bruges med andet formål. Oplysninger om identitetsmisbrug skal slettes, når indberetningen slettes.

2.9. Sirpit (Sirene-billedoverførsel (Sirene Picture Transfer))

2.9.1. Udvikling af og baggrund for Sirpit

Sirene-kontorerne skal kunne udveksle fingeraftryk og billeder med henblik på identifikation.

Når der er tvivl om en given persons identitet, gør Sirpit-proceduren det muligt at udveksle billeder og fingeraftryk hurtigt og elektronisk mellem Sirene-kontorerne, således at der kan foretages en sammenligning mellem fingeraftryk og billeder vedrørende den person, hvis identitet skal fastslås, og den indberettede person.

Inden for rammerne af politisamarbejdet kan der også ske udveksling af billeder og fingeraftryk i de tilfælde, der er nævnt i artikel 39 og 46 i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen, på den betingelse at Sirene-kontorerne også behandler disse sager.

2.9.2. Yderligere anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

Yderligere brug af billeder og fingeraftryk, der er udvekslet via Sirpit, herunder arkivering, skal overholde bestemmelserne i afsnit VI i Schengen-konventionen, herunder navnlig artikel 126 og 129 (og eventuelt bestemmelserne i direktiv 95/46/EF), og den lovgivning, der er gældende på området i de berørte stater.

2.9.3. Tekniske krav

Hvert Sirene-kontor skal opfylde de tekniske krav vedrørende Sirpit.

Sirene-kontoret skal på den ene side være i stand til elektronisk at udveksle anmodninger om sammenligning eller kontrol og resultaterne heraf og på den anden side elektronisk — uden ændringer — kunne sende deres anmodninger til og modtage resultater fra deres nationale identifikationsinstans.

Fingeraftryk og billeder sendes i en vedhæftet fil på en indtastningsskærm (input screen), der er særlig udformet til Sirpit.

2.9.4. Den nationale identifikationsinstans

Den nationale identifikationsinstans modtager kun anmodninger fra og sender kun resultater til sit eget nationale Sirene-kontor.

2.9.5. Anvendelse af Sirene-formular L

Overførsel (anmodning om og resultat af en sammenligning) via Sirpit sker ved en formular L gennem den sædvanlige kanal, der anvendes for alle Sirene-formularer. L-formularer sendes på samme tid som fingeraftryk og/eller billeder.

I tilfælde efter artikel 39 og 46 i Schengen-konventionen erstattes formular L af en aftalt form for meddelelse.

2.9.6. Sirpit-procedure

Sirene-kontoret i det land, hvor personen lokaliseres, kaldes herefter »det lokaliserende Sirene-kontor«.

Sirene-kontoret i det land, der har optaget indberetningen i SIS, kaldes herefter »det indberettende Sirene-kontor«.

Proceduren giver to muligheder:

2.9.6.1. Det lokaliserende Sirene-kontor foretager sammenligningen:

a) Det lokaliserende Sirene-kontor sender en formular G via den sædvanlige elektroniske sti og anmoder i felt 089 det indberettende Sirene-kontor om at sende en formular L så hurtigt som muligt samt fingeraftryk og billeder, hvis de er tilgængelige.

b) Det indberettende Sirene-kontor svarer på en formular L. Hvis fingeraftryk og billeder er tilgængelige, anfører det indberettende Sirene-kontor i felt 083, at fingeraftryk og/eller billeder er sendt med henblik på sammenligning.

c) Det lokaliserende Sirene-kontor sender fingeraftryk og billeder til den nationale identifikationsinstans med henblik på sammenligning og beder om resultatet gennem samme sti.

d) Det lokaliserende Sirene-kontor leverer resultatet på en formular L (i felt 083) til det indberettende Sirene-kontor.

2.9.6.2. Det indberettende Sirene-kontor foretager sammenligningen:

a) Det lokaliserende Sirene-kontor sender en formular G og en formular L via den sædvanlige elektroniske sti og anfører i felt 083 på formular L, at fingeraftryk og billeder er sendt med henblik på sammenligning.

b) Det indberettende Sirene-kontor sender de fingeraftryk og billeder, det har modtaget til den nationale identifikationsinstans med henblik på sammenligning og beder om resultatet gennem samme sti.

c) Det indberettende Sirene-kontor leverer resultatet på en formular L (i felt 083) til det lokaliserende Sirene-kontor.

Efter sammenligning kan det lokaliserende Sirene-kontor gemme fingeraftryk og billeder vedrørende en indberettet person i sagsakten med henblik på yderligere anmodninger om sammenligninger.

Fingeraftryk og billeder vedrørende en person, der ikke modsvarer oplysningerne for den indberettede person, der er udvekslet via Sirpit, skal overholde bestemmelserne i afsnit VI i Schengen-konventionen, herunder navnlig artikel 126 og 129 (og eventuelt bestemmelserne i direktiv 95/46/EF) og den lovgivning, der er gældende på området i de berørte stater. Det bør normalt føre til sletning af de omhandlede fingeraftryk og billeder.

2.9.6.3. Indtastningsskærm

Indtastningsmasken vil blive udviklet i overensstemmelse med den eksisterende Interpol indtastningsmaske (ANSI/NIST standard).

Masken vil indeholde følgende felter:

(2) Referencenummer (artikel 39 eller 46) (11) (12)

(3) Dato for fingeraftryk

(4) Dato for billede

(5) Begrundelse for fingeraftryk (11) (13)

(8) Fødenavn

(9) Identitet bekræftet?

(11) Fødested

(12) Nationalitet

(14) Supplerende oplysninger

(15) Bemærkninger

2.10. Politisamarbejde (artikel 39-46)

Medlemsstaternes politisamarbejde skal ikke kun omfatte de oplysninger, som er registreret i SIS.

Følgende anbefales:

a) Medlemsstaternes Sirene-kontorer udveksler alle nyttige oplysninger inden for rammerne af de nationale bestemmelser, der træffes i medfør af artikel 39 og 46 under anvendelse af SIN-NET e-mailadressen.

b) Sirene-kontorerne holder hinanden underrettet om de foranstaltninger, der træffes på nationalt plan og om efterfølgende ændringer af disse foranstaltninger.

Et hit kan føre til, at en lovovertrædelse eller en alvorlig trussel for den offentlige sikkerhed opdages. En præcis identifikation af en person kan være afgørende, og udveksling af oplysninger, f.eks. billeder eller fingeraftryk, er en særdeles vigtig faktor. Artikel 39 og 46 giver hjemmel til disse udvekslinger, der skal finde sted i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit VI i konventionen.

2.10.1. Særlige beføjelser med hensyn til politi og sikkerhed. Afsnit III (artikel 39 og 46)

Afsnit III i Schengen-konventionen indeholder en række yderligere bestemmelser om det politimæssige og retlige samarbejde.

Følgende henstilles:

a) hver medlemsstat overdrager særlige politi- og sikkerhedsmæssige beføjelser til sit Sirene-kontor i overensstemmelse med afsnit III i konventionen, og

b) medlemsstaterne holder hinanden underrettet om de foranstaltninger, der træffes på nationalt plan for de respektive Sirene-kontorer og om alle efterfølgende ændringer af disse foranstaltninger.

2.11. Overlapning af Sirene-kontorernes og Interpols opgaver

SIS skal hverken erstatte Interpol eller lave det samme arbejde. Selv om der i nogle tilfælde kan være tale om overlapninger, afviger de overordnede principper for handling og samarbejde mellem medlemsstaterne ifølge Schengen væsentligt fra principperne for Interpol. Der skal derfor fastsættes regler for samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og de nationale centralkontorer (NCB).

Der er aftalt følgende principper:

2.11.1. SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger

Indberetninger til SIS og udveksling af oplysninger herom har altid forrang frem for indberetninger til og udveksling af oplysninger via Interpol. Det har særlig betydning, hvis der er tale om modstridende indberetninger.

2.11.2. Valg af kommunikationskanal

Princippet om, at Schengen-indberetninger har forrang frem for indberetninger til Interpol, skal overholdes, og det skal sikres, at medlemsstaternes nationale centralkontorer også overholder denne regel. Når der er optaget en indberetning, skal alle meddelelser vedrørende indberetningen og formålet med optagelsen foregå gennem Sirene-kontorerne. Hvis en medlemsstat ønsker at ændre kommunikationskanal, skal de øvrige parter først høres. En sådan ændring af kanal er kun mulig i særlige tilfælde.

2.11.3. Brug af og formidling via Interpol i Schengen-lande

Da SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger, skal Interpol-indberetninger begrænses til undtagelsestilfælde (dvs. hvis der ikke er bestemmelser hverken i konventionen eller teknisk set om optagelse af indberetningen i SIS, eller hvis der ikke foreligger alle de nødvendige oplysninger til en SIS-indberetning). Parallelle indberetninger til SIS og via Interpol er ikke tilladt inden for Schengen-området. Indberetninger, som formidles via Interpol-kanaler, og som også omfatter Schengen-området eller dele deraf (Interpol-formidlingszone 2), skal markeres således: »Zone 2 undtagen for Schengen-landene«.

2.11.4. Udlevering af oplysninger til tredjelande

Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat beslutter, om oplysninger skal udleveres til tredjelande (tilladelse, fremsendelsesmåde og kanal). I den forbindelse overholder Sirene-kontoret bestemmelserne om beskyttelse af personoplysninger som fastsat i Schengen-konventionen og direktiv 95/46/EF. Brug af Interpol-kanalen afhænger af de nationale bestemmelser og procedurer.

2.11.5. Hit og sletning af en indberetning

Schengen-landene sikrer på nationalt plan, at Sirene-kontoret og de nationale centralkontorer underretter hinanden om hit.

Sletning af en indberetning foretages af den myndighed, der har optaget indberetningen.

2.11.6. Forbedring af samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og Interpols nationale centralkontorer

Hvert land træffer passende foranstaltninger med henblik på udveksling af oplysninger på nationalt plan mellem Sirene-kontoret og de nationale centralkontorer.

2.12. Samarbejde med Europol og Eurojust

For at strømline samarbejdet mellem Sirene-kontorerne skal de nødvendige nationale procedurer indføres.

2.13. Særlige eftersøgninger

2.13.1. Målrettet geografisk eftersøgning

En målrettet geografisk eftersøgning er en eftersøgning, som foretages, hvis det anmodende land har konkrete indicier for, at den eftersøgte person eller genstand befinder sig i et begrænset geografisk område. I den situation kan anmodningen fra den retlige myndighed imødekommes straks efter modtagelsen.

Målrettede geografiske eftersøgninger inden for Schengen-området skal baseres på en indberetning i SIS. Formular M, som sendes samtidig med optagelsen af indberetningen, eller når oplysningerne om opholdssted er modtaget, skal indeholde oplysninger om, hvor den eftersøgte person eller genstand befinder sig. Den eftersøgte person skal registreres i SIS for at sikre, at en anmodning om midlertidig anholdelse straks kan gennemføres (artikel 64 i konventionen, artikel 9, stk. 3, i rammeafgørelsen om en europæisk arrestordre).

En sådan indberetning øger chancerne for succes, hvis personen eller genstanden uventet flytter eller flyttes til et andet sted i Schengen-området, hvilket betyder, at det kun i særlige tilfælde (f.eks. hvis der ikke er nok oplysninger til at foretage en indberetning osv.) er muligt ikke at optage en eftersøgt person eller genstand i SIS.

2.13.2. Eftersøgning med deltagelse af særlige politienheder til målrettet eftersøgning

Sirene-kontoret i anmodede medlemsstater kan i egnede tilfælde benytte sig af de særlige enheder, som gennemfører målrettede eftersøgninger. Der skal derfor indføres et godt samarbejde med sådanne enheder og sikres udveksling af oplysninger. Indberetning i SIS kan ikke erstattes af ovennævnte politienheders internationale samarbejde. Et sådant samarbejde må ikke kollidere med Sirene-kontorets funktion som samlingspunkt for eftersøgninger ved hjælp af SIS.

2.14. Indsættelse af en påtegning

Hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning.

Artikel 94, stk. 4, artikel 95, stk. 3, artikel 97 og artikel 99, stk. 6, giver en anmodet medlemsstat mulighed for at afvise at iværksætte de pågældende foranstaltninger på sit område ved at anmode om, at der indsættes en påtegning ved den nævnte indberetning efter artikel 95, 97 og 99. Begrundelsen for anmodningen skal gives samtidig.

2.14.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

Sirene-kontorerne skal udveksle oplysninger, så medlemsstaterne kan vurdere, om der er behov for en påtegning.

I henhold til artikel 94, stk. 4, kan indberetninger efter artikel 95, 97 og 99 til enhver tid forsynes med en påtegning, ligesom en sådan påtegning til enhver tid kan slettes. Når der indsættes en påtegning ved indberetninger efter artikel 97 og 99, ses indberetningen ikke på skærmen, når slutbrugeren foretager en søgning. Der findes en alternativ procedure for indberetninger efter artikel 95. Det påhviler hver medlemsstat så hurtigt som muligt at finde frem til de indberetninger, som kan kræve indsættelse af en påtegning.

2.14.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis en medlemsstat anmoder om, at der indsættes en påtegning, skal den rette henvendelse til den indberettende medlemsstat og begrunde anmodningen om påtegning.

b) Når oplysningerne er udvekslet, kan det være nødvendigt at ændre eller slette indberetningen, eller anmodningen kan blive trukket tilbage.

2.14.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Den anmodede medlemsstat anmoder den medlemsstat, der har foretaget en indberetning efter artikel 95, 97 eller 99 om at indsætte en påtegning. Denne anmodning skal ske på en formular F.

b) Den indberettende medlemsstat skal straks indsætte påtegningen.

2.14.4. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for en medlemsstats egne statsborgere

Der er vedtaget følgende procedure:

a) En medlemsstat kan bede en anden medlemsstats Sirene-kontor om automatisk at indsætte en påtegning ved indberetninger efter artikel 95 for medlemsstatens egne statsborgere.

b) En medlemsstat, der ønsker at benytte sig af denne mulighed, skal sende en skriftlig anmodning til den medlemsstat, som den ønsker at samarbejde med.

c) En medlemsstat, der modtager en sådan anmodning, skal indsætte en påtegning for den omhandlede medlemsstat, så snart indberetningen er foretaget.

d) Denne procedure gælder, indtil den annulleres ved en skriftlig anmodning.

Hvis omstændighederne i artikel 94, stk. 4, ikke længere er til stede, skal den medlemsstat, der anmodede om påtegningen, snarest anmode om, at påtegningen bliver fjernet.

3. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 95 (15)

Proceduren er følgende:

— medlemsstaterne foretager en kontrol, før en indberetning optages

— flere indberetninger

— supplerende oplysninger sendes til medlemsstaterne

— hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning

— handling fra Sirene-kontorets side efter modtagelse af en artikel 95-indberetning

— udveksling af oplysninger efter et hit

— sletning af en indberetning

— identitetsmisbrug.

3.1. Kontrol foretaget af medlemsstaterne før en indberetning optages

De fleste af de nye indberetninger efter artikel 95 vil være ledsaget af en europæisk arrestordre. Ifølge artikel 95 er det dog også muligt med midlertidig anholdelse, indtil der foreligger en international arrestordre. Følgende forhåndskontrol kræves i begge tilfælde:

Den europæiske/internationale arrestordre skal være udstedt af en retlig myndighed med beføjelse til at udføre denne funktion i den indberettende medlemsstat.

Der skal være tilstrækkelige oplysninger i den europæiske/internationale arrestordre og på A-formularen (navnlig punkt e): »beskrivelse af omstændighederne ved lovovertrædelse(n)/(rne), herunder tidspunkt og sted« og formular A, felt 044: »beskrivelse af handlingen«), således at andre Sirene-kontorer kan kontrollere indberetningen.

3.2. Undersøgelse af, om den nationale lovgivning i medlemsstaterne tillader anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering

Den indberettende medlemsstat skal undersøge, om de øvrige medlemsstaters nationale lovgivning tillader den anholdelse, som man vil anmode om.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Det undersøges, om alle medlemsstaterne kan følge op på indberetningen.

b) I tvivlstilfælde konsulteres det pågældende Sirene-kontor, og de oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen, fremsendes eller udveksles.

Hver medlemsstat skal træffe de nødvendige tekniske eller organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at indberetninger efter artikel 95, stk. 2 (anden sætning), først optages i SIS, når Sirene-kontoret i den pågældende medlemsstat er blevet informeret.

3.3. Flere indberetninger

3.3.1. Kontrol af, om der findes flere indberetninger (artikel 107)

Hver medlemsstat kan kun optage én indberetning i systemet pr. eftersøgt person. Det er derfor nødvendigt at kontrollere, om der findes flere indberetninger fra én og samme medlemsstat. Hvis en medlemsstat har fremsat flere anmodninger, skal en national procedure fastslå, hvilken europæisk arrestordre der skal opføres i indberetningen efter artikel 95. Alternativt kan der udstedes en europæisk arrestordre for alle overtrædelser.

Flere indberetninger optaget af forskellige lande for de samme personer kan nu og da konstateres. Det betyder, at der er behov for:

a) at man inden en indberetning optages undersøger, om samme person allerede figurerer i SIS

b) at man konsulterer de andre medlemsstater, når optagelse af en indberetning efter artikel 95 vil medføre flere indberetninger, som er uforenelige (f.eks. hvis der allerede findes en indberetning efter artikel 99 for den pågældende person, og der skal optages en indberetning efter artikel 95).

Indberetninger efter artikel 95 er uforenelige med indberetninger efter artikel 97 og 98. De er forenelige med indberetninger efter artikel 96, selv om procedurerne for artikel 95-indberetninger i disse tilfælde vil have forrang frem for procedurerne for artikel 96-indberetninger. Indberetninger efter artikel 99 er ikke forenelige med indberetninger efter artikel 95.

Prioritetsordenen for indberetninger er som følger:

— anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering (artikel 95)

— uønsket i Schengen-landene (artikel 96)

— anbringelse i varetægt (artikel 97)

— diskret overvågning (artikel 99)

— målrettet kontrol (artikel 99)

— underretning om opholdssted (artikel 97 og 98).

Ovennævnte prioritetsorden kan fraviges efter konsultationer mellem medlemsstaterne, hvis vigtige nationale interesser kræver det.

Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat, skal, indtil indberetningen er slettet, opbevare anmodninger om indberetninger, som er blevet afvist efter konsultationer i henhold til ovennævnte bestemmelser.

Når der findes et hit i en medlemsstat, kan Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat, fremsende ligeså mange europæiske arrestordrer, som landets retlige myndigheder har udstedt.

Flere medlemsstater kan optage en indberetning for en europæisk arrestordre for samme person. Hvis to eller flere medlemsstater har udstedt en europæisk arrestordre for samme person, skal beslutningen om, hvilken arrestordre der skal fuldbyrdes ved en eventuel anholdelse, træffes af den fuldbyrdende retlige myndighed i den medlemsstat, hvor anholdelsen fandt sted.

3.3.2. Udveksling af oplysninger

For ikke at optage flere uforenelige indberetninger skal der skelnes nøje mellem personer med lignende karakteristika.

Det er derfor meget vigtigt med samråd og samarbejde mellem Sirene-kontorerne, og hver medlemsstat skal indføre de nødvendige tekniske procedurer for at afsløre sådanne tilfælde, før der optages en indberetning.

Kriterierne til bestemmelse af, om to personer er identiske, er angivet i bilag 6 til denne håndbog.

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis det ved behandlingen af en anmodning om indberetning viser sig, at der i SIS figurerer en person med samme obligatoriske identitetskriterier (efternavn, fornavn, fødselsdato), skal der foretages en undersøgelse, inden indberetningen godkendes.

b) Sirene-kontoret skal kontakte det nationale anmodende kontor for at få afklaret, om indberetningen drejer sig om den samme person.

c) Hvis undersøgelsen viser, at oplysningerne er identiske og kunne vedrøre samme person, skal Sirene-kontoret anvende proceduren for optagelse af flere indberetninger. Hvis undersøgelsen viser, at det drejer sig om to forskellige personer, godkender Sirene-kontoret anmodningen om optagelse af en ny indberetning.

3.3.3. Optagelse af et kaldenavn

a) For at undgå uforenelige indberetninger på grund af optagelse af et kaldenavn, skal de berørte medlemsstater underrette hinanden om dette kaldenavn og oversende alle relevante oplysninger om den eftersøgte persons virkelige identitet. Det land, der har foretaget den oprindelige indberetning, er ansvarlig for at optage kaldenavne. Hvis et tredjeland opdager kaldenavnet, underretter tredjelandet den medlemsstat, der har optaget den oprindelige indberetning, medmindre tredjelandet selv optager kaldenavnet.

b) De øvrige medlemsstater skal informeres om kaldenavne vedrørende en indberetning efter artikel 95.

c) Indberetningen optages i SIS.

3.4. Fremsendelse af supplerende oplysninger til medlemsstaterne

3.4.1. Supplerende oplysninger med henblik på en europæisk arrestordre

Formularer A og M, som er ensartede for alle medlemsstater, skal anvendes, og oplysningerne på disse formularer skal være de samme som i den europæiske arrestordre.

På formular A:

— 006-013: De relevante oplysninger i SIS svarende til punkt a) i den europæiske arrestordre skal anføres.

— 030: Oplysninger om, at denne formular A specifikt vedrører en europæisk arrestordre og nærmere oplysninger om den dommer eller den domstol, som har udstedt arrestordren, skal anføres, jf. punkt i) i den europæiske arrestordre.

— 031: De relevante oplysninger i den europæiske arrestordre punkt b) om den beslutning, som den europæiske arrestordre er baseret på, skal anføres.

— 032: Datoen for arrestordren skal anføres.

— 033: Kapaciteten for den retlige myndighed, der har udstedt den europæiske arrestordre, skal anføres, jf. punkt i) i den europæiske arrestordre.

— 034: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt c,1), samt eventuelt: — den/de lovovertrædelse/-r, som ligger til grund for udstedelse af arrestordren, kan straffes med livsvarig fængselsstraf eller med en anden livsvarig frihedsberøvende foranstaltning — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om, at den idømte straf — enten på anmodning eller senest efter 20 år — kan tages op til fornyet prøvelse med det formål ikke at fuldbyrde en sådan straf eller anden frihedsberøvende foranstaltning og/eller — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om anvendelse af lempeligere foranstaltninger, som den pågældende person er berettiget til i henhold til den udstedende medlemsstats lovgivning og retspraksis med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller anden frihedsberøvende foranstaltning.

— 035-037: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt b), skal anføres.

— 038: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt c,2), skal anføres: — den/de lovovertrædelse/-r, som ligger til grund for udstedelse af arrestordren, kan straffes med livsvarig fængselsstraf eller med en anden livsvarig frihedsberøvende foranstaltning — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om, at den idømte straf — enten på anmodning eller senest efter 20 år — kan tages op til fornyet prøvelse med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller anden frihedsberøvende foranstaltning og/eller — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om anvendelse af lempeligere foranstaltninger, som den pågældende person er berettiget til i henhold til den udstedende medlemsstats lovgivning og retspraksis med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller anden frihedsberøvende foranstaltning.

— 039: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (c,2), skal anføres.

— 040: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om den gældende foreskrevne bestemmelse/kode skal anføres.

— 041:Oplysninger fra fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om lovovertrædelsens/lovovertrædelsernes karakter og retlige klassifikation.

— 042: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om tidspunktet for den/de begåede lovovertrædelse/lovovertrædelser.

— 043: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om stedet for den/de begåede lovovertrædelse/lovovertrædelser.

— 044: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om de omstændigheder under hvilke lovovertrædelsen/lovovertrædelserne er begået.

— 045: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om omfanget af den eftersøgtes deltagelse.

— 058: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (a), om karakteristiske træk/beskrivelse af personen.

På en formular M:

— 083: Ved teksten »Oplysninger om afgørelse truffet in absentia ifølge den europæiske arrestordre punkt d)« skal det, hvis det er relevant: a) angives, om afgørelsen er truffet in absentia b) i bekræftende fald præciseres, om den berørte person er blevet personligt indstævnet eller blevet underrettet om tid og sted for det retsmøde, som førte til afgørelsen in absentia. I modsat fald nævnes retsgarantierne.

Hvis teksten »strafbar overtrædelse ifølge punkt e, I og II i den europæiske arrestordre« forekommer, skal en eller flere lovovertrædelser, som ifølge den udstedende medlemsstats lovgivning medfører en frihedsstraf eller en anden frihedsberøvende foranstaltning af en maksimal varighed på tre år, som defineret i den udstedende medlemsstats lovgivning ifølge artikel 2, stk. 2, i rammeafgørelsen (eller punkte e, I i arrestordren) udfyldes, hvis det er relevant.

Hvis lovovertrædelsen er nævnt i listen i artikel 2, stk. 2, i rammeafgørelsen om en europæisk arrestordre, skal lovovertrædelsen angives fuldt ud på M-formularen med den betegnelse, der er brugt i listen.

Hvis lovovertrædelsen ikke er nævnt i ovennævnte liste, skal følgende oplysninger anføres:

a) enten at arrestordren er udstedt for handlinger, der er ifølge den udstedende medlemsstats lovgivning straffes med fængselsstraf eller en anden frihedsberøvende foranstaltning af en varighed på mindst tolv måneder

b) eller, hvis der er afsagt dom eller pålagt en frihedsberøvende foranstaltning, at straffen har en varighed på mindst fire måneder.

Hvis de oplysninger, der skal anføres i felt 083 på M-formularer, overskrider 1 024 karakterer, skal der fremsendes en eller flere supplerende M-formularer.

3.4.2. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med foreløbig anholdelse

Oplysninger om personer, der er eftersøgt med henblik på anholdelse og udlevering, skal forberedes, før indberetningen optages. Det skal kontrolleres, at oplysningerne er fuldstændige og korrekt præsenteret. Følgende oplysninger skal foreligge: Nærmere oplysninger om retsforfølgning eller fuldbyrdelse af straffedomme skal i princippet fremlægges som et alternativ:

— 006 Efternavn: Det efternavn, der anvendes i forbindelse med hovedregistreringen i SIS, anføres i rubrik 006

— 007 Fornavn

— 009 Fødselsdato

— 010 Fødested

— 011 Kaldenavn: Det første kaldenavn skrives fuldt ud, og det samlede antal kaldenavne, der er fundet, anføres. Der kan benyttes en formular M til at sende den fuldstændige liste over kaldenavne.

— 012 Køn

— 013 Nationalitet: Rubrik 013 »Nationalitet« skal udfyldes så fuldstændigt som muligt på grundlag af de disponible oplysninger. Hvis der hersker tvivl om oplysningen, bør koden »1W« anføres, og ordet »formodet« føjes til ordet »Nationalitet«.

— 030 Myndighed, som har udstedt arrestordren eller afsagt dommen (navn og stilling på dommeren eller den offentlige anklager eller navnet på domstolen).

— 031 Arrestordrens eller dommens referencenummer (037). Se også bemærkningerne i det følgende.

— 032 Arrestordrens eller dommens dato (036). Anmodninger om strafferetlig forfølgning og om fuldbyrdelse af en dom kan sammenfattes i et ledsagende dokument.

— 033 Navnet på den anmodende myndighed

— 034 Strafferamme/maksimumsstraf

— 035 Den dommer eller domstol, der har afsagt dommen

— 036 Dommens dato

— 037 Dommens referencenr.

— 038 Idømt straf

— 039 Uafsonet straf

— 040 Gældende retsregler

— 041 Retlig beskrivelse af de faktiske omstændigheder

— 042 Den dato/periode, hvor lovovertrædelsen blev begået

— 044 Beskrivelse af sagens faktiske omstændigheder (herunder konsekvenser)

— 045 Grad af meddelagtighed (hovedgerningsmand — meddelagtig — hjælper — anstifter)

Hvert land kan anvende sin egen juridiske terminologi til at beskrive graden af meddelagtighed.

Oplysningerne skal være tilstrækkeligt detaljerede til, at de andre Sirene-kontorer kan vurdere indberetningen, men ikke så detaljerede, at det overbelaster systemet.

Hvis Sirene-kontorerne ikke kan modtage meddelelsen, fordi det antal typeenheder, som af tekniske grunde er fastsat i den relevante formular, er utilstrækkeligt, kan der sendes en formular M med supplerende oplysninger. Når forsendelsen er afsluttet, anføres »Meddelelse slut« i den sidste formular (rubrik 044 i formular A eller rubrik 083 i formular M).

3.4.3. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

Den indberettende medlemsstats Sirene-kontor kan også om nødvendigt meddele yderligere oplysninger efter samråd med og/eller efter anmodning fra en anden medlemsstat, hvis det er nødvendigt for at fastslå en persons identitet. Det drejer sig især om:

— udstedelsessted for det pas eller identitetskort, som den eftersøgte person er i besiddelse af

— passets eller identitetskortets nummer, udstedelsesdato og -sted, den udstedende myndighed samt udløbsdato

— beskrivelse af den eftersøgte person

— efternavn og fornavn for den eftersøgte persons fader og moder

— eventuelle fotos og/eller fingeraftryk

— den sidst kendte adresse.

Disse oplysninger samt fotos og fingeraftryk skal så vidt muligt stilles til rådighed i Sirene-kontorerne eller umiddelbart og konstant være tilgængelige for dem til hurtig fremsendelse.

Det fælles mål er at mindske risikoen for, at en forkert person, hvis identitet minder om den indberettede persons identitet, tilbageholdes.

3.4.4. Fremsendelse af A- og M-formularer

De oplysninger, der er nævnt i punkt 3.3.1 og 3.3.2, skal fremsendes på den hurtigst mulige måde. Den indberettende medlemsstat fremsender A- og M-formularer samtidig med optagelsen af en indberetning efter artikel 95, stk. 2, i SIS. Eventuelle supplerende oplysninger, der er nødvendige for at fastslå identiteten, fremsendes efter samråd med og/eller efter anmodning fra en anden medlemsstat. Der kan om nødvendigt fremsendes flere A- og M-formularer, der beskriver forskellige europæiske arrestordrer/internationale arrestordrer.

3.5. Hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning

Artikel 95, stk. 3, giver en anmodet medlemsstat mulighed for at afvise at iværksætte den foreskrevne procedure på sit område ved at anmode om, at der indsættes en påtegning ved en indberetning efter artikel 95. Begrundelsen for anmodningen skal gives samtidig.

3.5.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

Sirene-kontorerne skal udveksle oplysninger, så medlemsstaterne kan vurdere, om der er behov for en påtegning.

I henhold til artikel 94, stk. 4, kan der til enhver tid indsættes (eller slettes) en påtegning. Det påhviler medlemsstaterne så hurtigt som muligt at finde frem til de indberetninger, som kan kræve indsættelse af en påtegning.

3.5.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis en medlemsstat anmoder om, at der indsættes en påtegning, skal den rette henvendelse til den indberettende medlemsstat og begrunde anmodningen om indsættelse af en påtegning.

b) Når oplysningerne er udvekslet, kan det være nødvendigt at ændre eller slette indberetningen, eller anmodningen kan blive trukket tilbage.

3.5.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Den anmodede medlemsstat beder den medlemsstat, der har foretaget en indberetning efter artikel 95 om at indsætte en påtegning. Denne anmodning fremsættes på en F-formular.

b) Den medlemsstat, der har foretaget indberetningen, skal straks indsætte påtegningen.

3.5.4. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for en medlemsstats egne statsborgere

Der er vedtaget følgende procedure:

a) En medlemsstat kan anmode de øvrige landes Sirene-kontorer om systematisk at forsyne indberetninger efter artikel 95 med en påtegning, når den eftersøgte person er en af dets egne statsborgere, når det er muligt.

b) Medlemsstater, der ønsker at benytte denne fremgangsmåde, skal sende en skriftlig anmodning til de medlemsstater, som de ønsker at samarbejde med.

c) Den eller de medlemsstater, som denne anmodning er rettet til, skal for den medlemsstat, som har anmodet om det, indsætte en påtegning straks efter optagelsen af indberetningen.

d) Denne procedure gælder, indtil den annulleres ved en skriftlig anmodning.

Hvis de omstændigheder, der er nævnt i artikel 94, stk. 4, ikke længere er gældende, skal den medlemsstat, der anmodede om påtegningen, snarest anmode om at få påtegningen slettet.

3.6. Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning efter artikel 95

Når et Sirene-kontor modtager A- og M-formularer, skal kontoret eller en anden tilknyttet instans så hurtigt som muligt søge i alle tilgængelige kilder og forsøge at lokalisere personen. Hvis de oplysninger, den anmodende medlemsstat har fremsendt, ikke er tilstrækkelige til, at den modtagende medlemsstat kan acceptere anmodningen, skal dette ikke forhindre, at der gennemføres søgninger.

Hvis indberetningen efter artikel 95 valideres, og personen lokaliseres eller anholdes i medlemsstaten, skal den europæiske arrestordre og/eller A- og M-formularerne fremsendes til den myndighed i medlemsstaten, der er ansvarlig for fuldbyrdelse af den europæiske arrestordre. Hvis der anmodes om den originale europæiske arrestordre, skal den udstedende retlige myndighed sende den direkte til den fuldbyrdende retlige myndighed (medmindre andet er angivet).

3.7. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

3.7.1. Underretning af medlemsstaterne om, at der er hit på en indberetning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Et hit på en person, der er indberettet efter artikel 95, skal altid meddeles den indberettende medlemsstats Sirene-kontor. Om nødvendigt sender den indberettende medlemsstats Sirene-kontor alle relevante og specifikke oplysninger samt de særlige foranstaltninger, der skal træffes af Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen. Når den indberettende part underrettes om et hit, skal den artikel i Schengen-konventionen, der finder anvendelse på hittet, anføres i rubrik 090 på G- formularen. Hvis hittet vedrører en person, som er indberettet efter artikel 95, skal Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, underrette Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat pr. telefon, når der er fremsendt en G-formular.

b) En medlemsstat, der tidligere har villet indberette en allerede indberettet person eller en genstand, skal informeres om alle hit, som den medlemsstat, der optog indberetningen, måtte have i forhold til den oprindelige indberetning.

c) C.SIS underretter automatisk alle medlemsstater om sletning af en indberetning. En medlemsstat kan derfor overveje at optage en indberetning, der tidligere blev betragtet som uforenelig med den indberetning, som nu er blevet slettet.

3.7.2. Fremsendelse af supplerende oplysninger

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Sirene-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger efter artikel 95-100, og de kan i den forbindelse handle på de retlige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under den gensidige retshjælp.

b) Når det er påkrævet af hensyn til de foranstaltninger, der skal iværksættes efter et hit på en indberetning (afsløring af en strafbar handling eller en trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, behov for en nærmere identifikation af en genstand, et køretøj eller en person osv.), fremsendes der i henhold til artikel 39 og 46 i konventionen oplysninger til supplering af dem, der er foreskrevet i afsnit IV i ovennævnte konvention, særlig i artikel 99 og 100. Alle medlemsstaterne skal træffe egnede foranstaltninger for at sikre en effektiv og reel udveksling af supplerende oplysninger i medfør af artikel 39 og 46.

3.7.3. Efter et hit

Slutbrugeren kan anmode Sirene-kontoret om supplerende oplysninger for at sikre iværksættelse af de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 i bilag 4.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om resultatet af dette hit.

Denne procedure har tekniske følger, da indberetningen skal behandles. Det kan være nødvendigt at slette den, hvilket betyder, at en anden indberetning, der tidligere var udelukket fra systemet, nu kan optages.

3.8. Sletning af en indberetning

De medlemsstater, der ikke har kunnet optage deres indberetning, underrettes om, at der er fundet et hit, og at indberetningen er blevet slettet.

3.8.1. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

Bortset fra sletning efter et hit kan en indberetning slettes enten direkte af C.SIS (ved forældelse) eller indirekte af den instans, som har optaget den (når betingelserne for at opretholde indberetningen i SIS ikke længere er opfyldt).

I begge tilfælde skal C.SIS' meddelelse om sletning behandles automatisk af N.SIS, så en indberetning, der er stillet i venteposition, kan blive optaget.

Sirene-kontoret underrettes automatisk via en meddelelse fra N.SIS om, at en indberetning i venteposition kan optages.

Sirene-kontoret iværksætter hele proceduren for optagelse af en indberetning efter reglerne for den pågældende indberetningskategori.

3.9. Identitetsmisbrug

Der henvises til punkt 2.9 om identitetsmisbrug.

3.9.1. Indsamling og fremsendelse af oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug

Så snart det er klart, at en persons identitet er blevet misbrugt, skal der indsættes en kode »3« i indberetningen. Den involverede person skal give det nationale Sirene-kontor de nødvendige oplysninger, herunder personlige oplysninger, identitetspapirer og/eller udfylde formular Q.

Med forbehold af nedenfor nævnte betingelse skal billeder og fingeraftryk for den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, også arkiveres i Sirene-kontoret.

På Q-formularen er det kun Schengen-nummeret, der henviser til oplysninger for den person, der eftersøges i SIS-indberetningen. Oplysningen i rubrik 052 (Dato for dokumentets udstedelse) er obligatorisk. Rubrik 083 (Særlige oplysninger om indberetningen) bør altid angive den kontakt, der har yderligere oplysninger om indberetningen.

Disse oplysninger kan kun behandles med frit og udtrykkeligt samtykke fra den person, der har været udsat for identitetsmisbrug.

Endvidere skal den indberettende medlemsstat, når den bliver klar over, at en person, der er indberettet i SIS, misbruger en anden persons identitet, undersøge, om det er nødvendigt at beholde den misbrugte identitet i SIS-indberetningen (for at finde den eftersøgte person).

3.9.2. Fremsendelse af oplysninger om en person, der har været udsat for identitetsmisbrug

Oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, må kun være tilgængelige med henblik på at fastslå identiteten på den person, der bliver kontrolleret, og må under ingen omstændigheder bruges til andre formål.

4. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 96 (16)

Følgende procedure skal følges:

— indledning

— kontrol af, om der foreligger flere indberetninger; der henvises til de generelle procedurer 2.1

— udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

— identitetsmisbrug; der henvises til de generelle procedurer 2.8

— Sirpit-procedure; der henvises til de generelle procedurer 2.9.

4.1. Indledning

Udveksling af oplysninger om tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af en indberetning efter artikel 96, giver medlemsstaterne mulighed for at træffe en afgørelse i tilfælde af en ansøgning om indrejse eller visum. Hvis den pågældende person allerede er på medlemsstatens område, giver denne udveksling medlemsstaten mulighed for at træffe de nødvendige foranstaltninger med henblik på udstedelse af opholdstilladelse eller udsendelse.

Den medlemsstat, der anmelder hittet, kan kræve baggrundsoplysninger om indberetningen og anmode den indberettende medlemsstat om at fremlægge følgende oplysninger:

— type afgørelse og begrundelse

— den myndighed, der har truffet afgørelsen

— dato for afgørelsen

— dato for meddelelse af afgørelsen

— dato for gennemførelse af afgørelsen

— afgørelsens udløbsdato eller gyldighedsperiode.

Underretning og konsultation efter henholdsvis artikel 5, stk. 2, og artikel 25 henhører under de myndigheder, som er ansvarlige for udstedelse af opholdstilladelser eller visa. Sirene-kontorerne skal kun inddrages i procedurerne, når det drejer sig om fremsendelse af yderligere oplysninger, som hænger direkte sammen med indberetninger (f.eks. meddelelse om et hit eller fastslåelse af en identitet), eller sletning af indberetninger.

Sirene-kontorerne kan imidlertid inddrages i fremsendelse af supplerende oplysninger, som er nødvendige for at udsende en tredjelandsstatsborger eller nægte vedkommende indrejse, eller i fremsendelse af oplysninger i relation til disse foranstaltninger.

Sirene-kontorerne bruges også som centrale myndigheder i forbindelse med fremsendelse og modtagelse af supplerende oplysninger i konsultationsproceduren efter artikel 25, stk. 1, og 2, og udveksler N-formularer (artikel 25, stk. 1) og O-formularer (artikel 25, stk. 2) efter anmodning fra de myndigheder, der er ansvarlige for udstedelse af opholdstilladelser eller visa, med henblik på at opretholde eller slette indberetningen.

Hvis en medlemsstat, der har udstedt opholdstilladelse, opdager, at indehaveren af denne tilladelse er blevet indberettet af en anden medlemsstat efter artikel 96 i konventionen, underretter den sidstnævntes Sirene-kontor (pr. fax, formular M, osv.). Sirene-kontoret iværksætter herefter konsultationsproceduren efter artikel 25, stk. 2, ved hjælp af den hertil beregnede formular.

Hvis en tredje medlemsstat, dvs. hverken den medlemsstat, som har udstedt opholdstilladelsen, eller den indberettende medlemsstat, mener, at der er grundlag for konsultation, underretter den både den medlemsstat, der har udstedt opholdstilladelsen, og den indberettende medlemsstat.

4.2. Indberetninger efter artikel 96

Indberetningen optages i SIS.

4.3. Optagelse af et kaldenavn

For at undgå uforenelige indberetninger af nogen slags på grund af optagelse af et kaldenavn skal de berørte medlemsstater underrette hinanden om dette kaldenavn og fremsende alle relevante oplysninger om den eftersøgte persons rigtige identitet.

Det land, der har foretaget den oprindelige indberetning, er ansvarlig for at optage kaldenavne. Hvis et tredjeland opdager kaldenavnet, underretter tredjelandet den medlemsstat, der har optaget den oprindelige indberetning, medmindre tredjelandet selv optager kaldenavnet.

4.4. Identitetsmisbrug

Hvis kode 3 figurerer i feltet »identitetskategori«, når der søges i SIS, skal den ansatte, der foretager kontrollen, kontakte det nationale Sirene-kontor og indhente supplerende oplysninger for at få afklaret, om den kontrollerede person er den eftersøgte person, eller den person, der har været udsat for identitetsmisbrug.

4.4.1. Indsamling og fremsendelse af oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug

Se punkt 2.8 om identitetsmisbrug.

4.5. Udstedelse af opholdstilladelser og visa

Der er vedtaget følgende procedure:

a) En anmodet medlemsstat kan meddele den medlemsstat, der har optaget en indberetning efter artikel 96, at der er hit. Den indberettende medlemsstat informerer herefter de øvrige medlemsstater, hvis den finder det relevant.

b) Hvis de berørte medlemsstaters Sirene-kontorer anmodes om det, kan de under overholdelse af den nationale lovgivning bistå med at videresende de nødvendige oplysninger til de specialtjenester, som er ansvarlige for udstedelsen af opholdstilladelser og visa.

c) Hvis proceduren i artikel 25 i konventionen medfører sletning af en indberetning efter artikel 96, yder Sirene-kontorerne bistand under overholdelse af den nationale lovgivning, hvis de anmodes om det.

4.6. Nægtelse af indrejse i eller udsendelse af Schengen-området

Der er vedtaget følgende procedure:

a) En medlemsstat kan anmode om at blive underrettet, hver gang der er hit på indberetninger efter artikel 96, som dette land selv har optaget. Medlemsstater, som ønsker at benytte denne mulighed, anmoder skriftligt de øvrige medlemsstater herom.

b) En anmodet medlemsstat kan tage initiativ til at meddele den medlemsstat, der har optaget en indberetning efter artikel 96, at der er hit på indberetningen, og at tredjelandsstatsborgeren er nægtet indrejse eller udsendt af Schengen-området.

c) Hvis en indberettet person lokaliseres på en medlemsstats område, sender den indberettende medlemsstat de oplysninger, som er nødvendige for at udsende (tilbagesende/udvise) en tredjelandsstatsborger. Afhængig af den lokaliserende medlemsstats behov og de oplysninger, som den anmodede medlemsstat måtte ligge inde med, skal disse oplysninger omfatte følgende: — type afgørelse og begrundelse — den myndighed, der har truffet afgørelsen — dato for afgørelsen — dato for meddelelse af afgørelsen — dato for gennemførelsen af afgørelsen — afgørelsens udløbsdato eller gyldighedsperiode.

Hvis en eftersøgt person lokaliseres ved grænsen, skal de foranstaltninger, der er fastsat af den indberettende medlemsstat, iværksættes.

I de undtagelsestilfælde, der er nævnt i artikel 5 eller i artikel 25 i konventionen, skal de nødvendige konsultationer mellem de berørte medlemsstater foretages via Sirene-kontorerne.

Det kan ligeledes være nødvendigt omgående at udveksle supplerende oplysninger via Sirene-kontorerne i særlige tilfælde for at identificere en person med sikkerhed.

4.7. Udveksling af oplysninger om uønskede tredjelandsstatsborgere

Når en tredjelandsstatsborger ansøger om opholdstilladelse eller visum og befinder sig i en af de situationer, som er omhandlet i artikel 5 og 25 i konventionen, skal de myndigheder, som udsteder sådanne dokumenter, anvende særlige regler.

Det kan undtagelsesvis være nødvendigt at underrette medlemsstaterne om, at der er hit på indberetningen. Systematisk underretning er ikke ønskelig på grund af antallet og den geografiske spredning af de konsulater og ambassader, som indberetningerne efter artikel 96 er rettet til.

4.8. Underretning af Schengen-medlemsstaterne i tilfælde af et hit på en indberetning

Sirene-kontorerne i medlemsstater, der har optaget indberetninger efter artikel 96, skal ikke nødvendigvis underrettes om hit, men kan underrettes i særlige situationer.

Sirene-kontorerne skal imidlertid fremlægge statistikker om hit.

Alle hit skal nøje registreres, herunder også hit på indberetninger efter artikel 96. Der skal skelnes mellem hit på indberetninger optaget af en anden medlemsstat, og hit som en medlemsstat måtte registrere på egne indberetninger. Hit skal kategoriseres efter artikel.

5. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 97 (17)

Følgende procedure skal følges:

— kontrol af, om der foreligger flere indberetninger; der henvises til de generelle procedurer 2.1

— hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning

— udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

— identitetsmisbrug; der henvises til de generelle procedurer 2.8

— Sirpit-procedure; der henvises til de generelle procedurer 2.9.

5.1. Indberetninger efter artikel 97

a) Indberetningen optages i SIS.

b) Hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning.

5.2. Indsættelse af en påtegning

Artikel 94, stk. 4, giver en anmodet medlemsstat mulighed for at afvise at iværksætte den foreskrevne procedure på sit område ved at anmode om, at der indsættes en påtegning ved den pågældende indberetning. Denne mulighed gælder for indberetninger efter artikel 97. Begrundelsen for anmodningen skal gives samtidig.

5.2.1. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning

Sirene-kontorerne skal udveksle oplysninger, så medlemsstaterne kan vurdere, om der er behov for en påtegning.

I henhold til artikel 94, stk. 4, kan indberetninger efter artikel 95, 97 og 99 til enhver tid forsynes med en påtegning, ligesom en sådan påtegning til enhver tid kan slettes. Når der indsættes en påtegning ved indberetninger efter artikel 97 og 99, ses indberetningen ikke på skærmen, når slutbrugeren foretager en søgning. Der findes en alternativ procedure for indberetninger efter artikel 95. Det påhviler medlemsstaterne så hurtigt som muligt at finde frem til de indberetninger, som kan kræve indsættelse af en påtegning.

5.2.2. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Hvis en medlemsstat anmoder om, at der indsættes en påtegning, skal den rette henvendelse til den indberettende medlemsstat og begrunde anmodningen om påtegning.

b) Når oplysningerne er udvekslet, kan det være nødvendigt at ændre eller slette indberetningen, eller anmodningen kan blive trukket tilbage.

5.2.3. Anmodning om indsættelse af en påtegning

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Den anmodede medlemsstat beder den medlemsstat, der har optaget en indberetning efter artikel 95, 97 eller 99, om at indsætte en påtegning. Denne anmodning fremsættes på en F-formular.

b) Den indberettende medlemsstat skal straks indsætte påtegningen.

5.3. Efter et hit

Slutbrugeren kan anmode Sirene-kontoret om supplerende oplysninger for at sikre iværksættelse af de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 i bilag 4.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om resultatet af dette hit.

Denne procedure har tekniske følger, da indberetningen skal behandles. Det kan være nødvendigt at slette den, hvilket betyder, at en anden indberetning, der tidligere var udelukket fra systemet, nu kan optages.

5.3.1. Fremsendelse af supplerende oplysninger

Der er vedtaget følgende procedure:

a) Sirene-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger efter artikel 95-100, og de kan i den forbindelse handle på de retlige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under den gensidige retshjælp.

b) Sirene-kontorerne fremsender så vidt muligt relevante lægelige oplysninger om personer, som er indberettet efter artikel 97, når der skal træffes beskyttelsesforanstaltninger i deres henseende. De fremsendte oplysninger opbevares kun så længe, det er strengt nødvendigt, og anvendes kun som led i lægebehandlingen af den pågældende person.

c) Når det er påkrævet af hensyn til de foranstaltninger, der skal iværksættes efter et hit på en indberetning (afsløring af en strafbar handling eller en trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, behov for en nærmere identifikation af en genstand, et køretøj eller en person osv.), fremsendes der i henhold til artikel 39 og 46 i konventionen oplysninger til supplering af dem, der er foreskrevet i afsnit IV i ovennævnte konvention, særlig i artikel 99 og 100. Alle medlemsstaterne skal træffe egnede foranstaltninger for at sikre en effektiv og reel udveksling af supplerende oplysninger i medfør af artikel 39 og 46.

6. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 98 (18)

6.1. Indberetninger efter artikel 98

Følgende procedure skal følges:

— kontrol af, om der foreligger flere indberetninger; der henvises til de generelle procedurer 2.1

— udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

— identitetsmisbrug; der henvises til de generelle procedurer 2.8

— Sirpit-procedure; der henvises til de generelle procedurer 2.9

— indberetningen optages i SIS.

6.2. Efter et hit

Slutbrugeren kan anmode Sirene-kontoret om supplerende oplysninger for at sikre iværksættelse af de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 i bilag 4.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat u