Bilag

Til FINANSIELLE REGLER OG REVISIONSPROCEDURER, DER FINDER ANVENDELSE PÅ TRANSPORTFÆLLESSKABET

1. PRÆAMBEL

Dette bilag finder anvendelse på det permanente sekretariatet for transportfællesskabet ("sekretariatet") ved indkøb af varer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser for egen regning til en værdi, der ligger under den tærskel, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU. Det omfatter ikke operationer såsom ansættelse af personale, for hvilke der gælder andre regler.

2. AFDELING 1

2.1. Anvendelsesområde og principper, der gælder for kontrakter

Alle udbudsprocedurer, som sekretariatet gennemfører for egen regning, skal overholde budgetprincipperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikkeforskelsbehandling samt forsvarlig økonomisk forvaltning. Dette skal sikre fair konkurrence mellem de økonomiske aktører.

Kontrakter planlægges på grundlag af klart fastlagte mål, som skal støtte opfyldelsen af målene i transportfællesskabstraktaten ("traktaten") og de organer, der er etableret herved, samt gøre det muligt for sekretariatet at opfylde sit mandat i henhold til traktatens artikel 28.

En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de relevante regler; en kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.

Sekretariatet skal, hvis det er hensigtsmæssigt, opdele en kontrakt i delkontrakter under behørig hensyntagen til en omfattende konkurrence.

Sekretariatet må ikke anvende rammeaftaler uretmæssigt eller på en sådan måde, at deres formål eller følge er at hindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.

Generelt er deltagelse i udbudsprocedurer åben for alle fysiske personer, der er statsborgere i en EU-medlemsstat, en medlemsstat i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde eller en sydøsteuropæisk underskrivende part i traktaten, samt for alle juridiske personer, der er etableret i et land i en af de nævnte kategorier. Fysiske personer, der er statsborgere i et tredjeland, som har en særlig aftale med Unionen om udbud, og alle juridiske personer, der er etableret i et sådant tredjeland, kan deltage i en udbudsprocedure på de betingelser, der er fastsat i den pågældende aftale. Internationale organisationer kan også deltage.

Alle faser af en udbudsprocedure skal dokumenteres behørigt og rapporteres skriftligt for hver udbudsprotokol for at sikre gennemsigtighed og mulighed for revision.

Sekretariatet er ikke juridisk bundet over for en økonomisk aktør, før kontrakten er underskrevet. Dette skal klart præciseres ved al kontakt med økonomiske aktører. Indtil underskrivelsen kan sekretariatet annullere proceduren, uden at tilbudsgiverne har ret til nogen form for godtgørelse. Beslutningen skal begrundes, og tilbudsgiverne skal underrettes skriftligt inden for 15 dage regnet fra den dag, hvor beslutningen blev truffet.

De opgaver, der overdrages til kontrahenterne, må ikke omfatte udøvelse af offentligretlige beføjelser eller budgetgennemførelsesopgaver.

Udbudsprocedurer under den tærskel, der er fastsat i direktiv 2014/24/EU, kan anvendes til følgende typer indkøb:

— "tjenesteydelser", der omfatter alle intellektuelle og ikkeintellektuelle tjenesteydelser, bortset fra dem, der er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter

— "leverancer", der omfatter køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer (det kan også omfatte montering, installation og vedligeholdelse), og

— "bygge- og anlægsarbejder", der omfatter enten udførelse eller projektering og udførelse af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af sekretariatet. Ved "bygge- og anlægsarbejde" forstås resultatet af et samlet sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.

3. AFDELING 2

3.1. Rammeaftaler og offentliggørelse

3.1.1. Rammeaftaler og specifikke kontrakter

Der indgås en rammeaftale mellem den ordregivende myndighed og en eller flere økonomiske aktører med det formål at fastlægge de grundlæggende bestemmelser, som skal gælde for en række specifikke kontrakter, der indgås i en vis periode, navnlig varighed, genstand, pris, gennemførelsesbetingelser og forventede mængder. Underskrivelsen af en rammekontrakt indebærer ikke nogen købsforpligtelse for den anvisningsberettigede.

3.1.2. Offentliggørelse af udbud vedrørende kontrakter til en værdi under de tærskler, der er omhandlet i artikel 49 i traktatens finansielle regler, og formerne for offentliggørelse

Kontrakter til en værdi på over 20 000 EUR og under de tærskler, der er omhandlet i direktiv 2014/24/EU, anses for at være af mellemstor værdi. Sekretariatet anvender en forenklet udbudsprocedure, og mindst fem kandidater/tilbudsgivere skal opfordres til at deltage. Indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres på sekretariatets websted mindst en måned før indledningen af den påtænkte udbudsprocedure.

En kontrakt til en værdi, der ikke overstiger 20 000 EUR, anses for at være af lav værdi. Der anvendes en forenklet udbudsprocedure, og sekretariatet skal efter eget valg opfordre mindst tre kandidater/tilbudsgivere til at deltage. Forudgående offentliggørelse, jf. punkt 3.1.2, er ikke obligatorisk.

Betaling af beløb, der ikke overstiger 2 500 EUR, kan ske som simpel betaling i henhold til forelagte fakturaer uden forudgående accept af et tilbud.

Senest den 31. marts hvert år offentliggør sekretariatet på sit websted en udbudsplan, der omfatter en liste over planlagte udbud for det indeværende år til en værdi af over 20 000 EUR, og som indeholder: genstand, anslået værdi og forventet starttidspunkt.

4. AFDELING 3

4.1. Udbudsprocedurer for udbud af mellemstor og lav værdi

4.1.1. Indledende markedsundersøgelse

Den ordregivende myndighed kan foretage en indledende markedsundersøgelse med henblik på at forberede udbudsproceduren.

4.1.2. Udbudsdokumenter

Udbudsdokumenterne skal omfatte som minimum:

a) hvis det er relevant, den forudgående offentliggørelse

b) opfordringen til at afgive tilbud

c) udbudsbetingelserne, herunder de tekniske specifikationer og de relevante kriterier

d) udkastet til kontrakt.

I udbudsdokumenterne anfører sekretariatet genstanden for udbudsproceduren ved at give en beskrivelse af sine behov og de karakteristika, der kræves af de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der skal indkøbes. Disse dokumenter skal indeholde alle de bestemmelser og oplysninger, som kandidaterne har brug for for at kunne afgive tilbud: den procedure, der skal følges, de dokumenter der skal fremlægges, udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne samt kontraktens varighed og anslåede værdi. Sekretariatet anfører også, hvilke elementer der definerer de minimumskrav, som skal opfyldes i alle tilbud. Minimumskravene skal omfatte overholdelse af de relevante miljø-, social- og arbejdsretlige forpligtelser, der er fastlagt i EU-retten, national ret, kollektive aftaler eller de relevante internationale sociale og miljømæssige konventioner, der er opført i bilag X til direktiv 2014/24/EU.

De tre ovennævnte dokumenter (b-d) kan sendes pr. e-mail til de potentielle kandidater/tilbudsgivere.

4.1.3. Opfordring til at afgive tilbud

En opfordring til at afgive tilbud skal indeholde:

a) de nærmere regler for afgivelse af tilbud, herunder navnlig betingelserne for, at de hemmeligholdes, indtil de åbnes, sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), den adresse, til hvilken tilbuddene skal sendes eller leveres, eller internetadressen i tilfælde af elektronisk afgivelse

b) angivelse af, at afgivelse af et tilbud er ensbetydende med accept af de vilkår og betingelser, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at denne får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne tilbud under kontraktens udførelse

c) angivelse af tilbuddenes gyldighedsperiode, hvori tilbuddet ikke må ændres på nogen måde

d) forbud mod enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren under udbudsproceduren, undtagen og undtagelsesvis på de betingelser, der er fastsat i udbudsdokumenterne, samt, hvis der skal aflægges besøg på stedet, de nærmere bestemmelser om et sådant besøg

e) angivelse af, hvilke midler der tjener som bevis for overholdelse af fristen for modtagelse af tilbud, og

f) angivelse af, at afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af, at resultatet af udbuddet meddeles ad elektroniske kanaler.

4.1.4. Udbudsbetingelser

Udbudsbetingelserne skal indeholde:

a) udelukkelses- og udvælgelseskriterierne

b) tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller, hvis vægtning ikke er mulig af objektive årsager, den prioriterede rækkefølge (vigtigste først); dette gælder også for alternative tilbud, hvis disse er tilladt i udbudsbekendtgørelsen

c) de tekniske specifikationer, der er omhandlet i punkt 4.1.6, og

d) kravet om at anføre i hvilket land, tilbudsgiverne er etableret, og om at forelægge den dokumentation herfor, som normalt kræves i henhold til det pågældende lands ret.

4.1.5. Udkast til kontrakt

Udkastet til kontrakt skal som minimum indeholde:

a) oplysninger om de kontraherende parter

b) udbuddets genstand

c) varighed

d) betalingsbetingelser

e) eventuelle krav til garantier

f) databeskyttelse

g) intellektuelle ejendomsrettigheder

h) den ret, der finder anvendelse på kontrakten, og den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.

4.1.6. Tekniske specifikationer

De tekniske specifikationer skal være omfattende, klare og præcise og må ikke bevirke, at der skabes uberettigede hindringer for konkurrencebaserede udbud. De skal fastlægge (pr. delkontrakt, hvis det er relevant) de karakteristika, der kræves af varerne, tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne, under hensyntagen til det formål, som sekretariatet har tiltænkt dem. De skal stå i et rimeligt forhold til målet og/eller budgettet for de krævede tjenesteydelser, varer og bygge- og anlægsarbejder.

De tekniske specifikationer må ikke henvise til eller beskrive produkter af et bestemt mærke eller en bestemt oprindelse, og de må ikke medføre uberettigede hindringer for konkurrencebaserede udbud.

De tekniske specifikationer skal som minimum omfatte:

a) udelukkelses- og udvælgelseskriterierne

b) tildelingskriterierne

c) beviser for adgang til deltagelse i udbud

d) genstanden for udbudsproceduren

e) baggrundsoplysninger

f) opgavernes art

g) arbejdets omfang

h) varighed og forventede resultater

i) antagelser og risici

j) logistik og tidsplan

k) krav, og

l) rapportering om og kontrol med kontraktgennemførelsen.

De tekniske specifikationer skal tjene som kontrahentens mandat under gennemførelsen af kontrakten. De skal vedlægges som bilag til den kontrakt, der senere indgås.

4.1.7. Udelukkelseskriterier

Disse kriterier finder anvendelse i alle udbudsprocedurer og skal bekendtgøres. Det er ikke tilladt at ændre kriterierne under proceduren.

Formålet med udelukkelseskriterierne er at afgøre, om en aktør kan deltage i udbudsproceduren eller få tildelt kontrakten. Potentielle tilbudsgivere er forpligtet til at erklære, at de ikke befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, ved hjælp af en erklæring på tro og love, der er underskrevet og dateret. Med henblik herpå skal sekretariatet stille en model for erklæringen på tro og love til rådighed.

Artikel 136, stk. 1, og artikel 137, stk. 1-4, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 om henholdsvis udelukkelseskriterier og afgørelser om udelukkelser samt erklæring og dokumentation for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation, finder anvendelse.

Det kontrolleres på grundlag af udelukkelseskriterierne og den relevante krævede dokumentation, om de pågældende aktører befinder sig i en udelukkelsessituation eller ej.

4.1.8. Udvælgelseskriterier

4.1.8.1. Formålet med udvælgelseskriterierne er at afgøre, om tilbudsgiveren besidder den nødvendige kapacitet til at gennemføre kontrakten. Udvælgelseskriterierne skal derfor være klare, ikkediskriminerende, hensigtsmæssige og stå i et rimeligt forhold til kontraktens genstand og værdi. Sekretariatet skal også sikre, at det anvender kriterier, der let kan verificeres.

4.1.8.2. Den ordregivende myndighed skal i udbudsdokumenterne præcisere udvælgelseskriterierne, minimale kapacitetsniveauer og de beviser, der skal forelægges som dokumentation for denne kapacitet. Alle krav skal være relateret til og stå i forhold til kontraktens genstand.

4.1.8.3. Den ordregivende myndighed fastsætter i udbudsdokumenterne, hvordan sammenslutninger af økonomiske aktører skal opfylde udvælgelseskriterierne.

4.1.8.4. Når en kontrakt er opdelt i delkontrakter, kan de ordregivende myndigheder fastsætte minimale kapacitetsniveauer for hver delkontrakt. Den kan fastsætte yderligere minimale kapacitetsniveauer, for det tilfælde at flere delkontrakter tildeles en og samme kontrahent.

4.1.8.5. Hvad angår kapacitet til at udøve det pågældende erhverv, kan den ordregivende myndighed kræve, at økonomiske aktører opfylder mindst en af følgende betingelser: a) de er optaget i et relevant fagligt register eller brancheregister, undtagen når den økonomiske aktør er en international organisation b) for så vidt angår tjenesteydelseskontrakter, at de har en bestemt autorisation, der dokumenterer, at de har tilladelse til at opfylde kontrakten i hjemlandet eller til at være medlem af en bestemt faglig organisation.

4.1.8.6. Når den ordregivende myndighed modtager ansøgninger om deltagelse eller tilbud, skal den acceptere en erklæring på tro og love om, at kandidaten eller tilbudsgiveren opfylder udvælgelseskriterierne.

4.1.8.7. Den ordregivende myndighed kan når som helst i løbet af udbudsproceduren anmode tilbudsgiverne og kandidaterne om at fremlægge en ajourført erklæring eller hele eller en del af de krævede supplerende dokumenter, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

4.1.8.8. Den ordregivende myndighed skal kræve, at kandidaterne eller de valgte tilbudsgivere fremlægger ajourførte supplerende dokumenter, medmindre den allerede har modtaget dem med henblik på et andet udbud, og forudsat at dokumenterne stadig er ajour, eller medmindre den vederlagsfrit kan få adgang til dem i en national database.

4.1.8.9. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve bevis for den økonomiske aktørs rets- og handleevne, økonomiske og finansielle kapacitet samt tekniske og faglige kapacitet, når der er tale om udbudsprocedurer vedrørende kontrakter til en værdi, der ikke overstiger tærsklerne i punkt 3.1.2.

4.1.8.10. Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve bevis for økonomiske aktørers rets- og handleevne, økonomiske og finansielle kapacitet samt tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering.

4.1.8.11. En økonomisk aktør kan, når det er relevant for en bestemt kontrakt, basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder herom.

4.1.8.12. Med hensyn til tekniske og faglige kriterier må en økonomisk aktør dog kun basere sig på andre enheders kapaciteter, når sidstnævnte skal udføre de bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, for hvilke der kræves de pågældende kapaciteter.

4.1.8.13. Såfremt en økonomisk aktør baserer sig på andre enheders kapacitet med hensyn til kriterierne vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, kan den ordregivende myndighed kræve, at den økonomiske aktør og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens udførelse.

4.1.8.14. Den ordregivende myndighed kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er.

4.1.8.15. I forbindelse med bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, der skal leveres ved et anlæg under den ordregivende myndigheds direkte tilsyn, skal den ordregivende myndighed kræve, at kontrahenten giver meddelelse om den ordregivende myndighed navn, kontaktoplysninger og bemyndigede repræsentanter for alle underleverandører, som er involveret i opfyldelsen af kontrakten.

4.1.8.16. Den ordregivende myndighed skal kontrollere, om de enheder, hvis kapacitet den økonomiske aktør agter at basere sig på, og den påtænkte underleverandør opfylder de relevante udvælgelseskriterier, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten. Den ordregivende myndighed skal kræve, at den økonomiske aktør erstatter en enhed eller en underleverandør, der ikke opfylder et relevant udvælgelseskriterium.

4.1.8.17. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter eller monterings- og installationsarbejde under en vareindkøbskontrakt kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et tilbud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører, af en deltager i den pågældende sammenslutning.

4.1.8.18. Den ordregivende myndighed må ikke kræve, at en sammenslutning af økonomiske aktører skal have en bestemt juridisk form, for at den kan afgive et tilbud eller ansøge om deltagelse, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis sådan omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan udføres korrekt.

4.1.8.19. Det kontrolleres, om udvælgelseskriterierne er opfyldt eller ej.

4.1.8.20. Udvælgelseskriterierne finder fortsat anvendelse under hele kontraktens gennemførelse, dvs. at kontrahenten til enhver tid skal opfylde disse kriterier.

4.1.9. Økonomisk og finansiel kapacitet

For at sikre, at de økonomiske aktører har tilstrækkelig økonomisk og finansiel kapacitet til at opfylde kontrakten, kan den ordregivende myndighed navnlig kræve, at:

a) de økonomiske aktører har en vis minimumsårsomsætning, herunder en vis minimumsomsætning inden for det område, som kontrakten dækker

b) de økonomiske aktører fremlægger oplysninger om deres årsregnskab, der viser forholdet mellem aktiver og passiver, og

c) de økonomiske aktører kan demonstrere et tilstrækkeligt niveau af erhvervsansvarsforsikring.

Med henblik på første afsnit, litra a), må minimumsårsomsætningen ikke være højere end den dobbelte anslåede årlige værdi af kontrakten, undtagen i behørigt begrundede tilfælde knyttet til købets art som angivet af den ordregivende myndighed i udbudsdokumenterne.

Med henblik på første afsnit, litra b), skal den ordregivende myndighed i udbudsdokumenterne angive, hvilke metoder og kriterier der skal anvendes.

Den ordregivende myndighed skal i udbudsdokumenterne angive, hvilke beviser den økonomiske aktør skal fremlægge for at påvise sin økonomiske og finansielle kapacitet. Den kan navnlig kræve et eller flere af følgende dokumenter:

a) relevante erklæringer fra en bank eller, hvor det er relevant, bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring

b) regnskaber eller uddrag heraf for en periode på højst de tre seneste afsluttede regnskabsår

c) en erklæring om den økonomiske aktørs samlede omsætning og, hvor det er relevant, omsætningen inden for det område, som kontrakten vedrører, i højst de tre seneste disponible regnskabsår.

Hvis den økonomiske aktør af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed forlangte dokumentation, kan vedkommende godtgøre sin økonomiske og finansielle kapacitet ved hjælp af ethvert andet dokument, som den ordregivende myndighed finder egnet.

4.1.10. Teknisk og faglig kapacitet

Den ordregivende myndighed skal kontrollere, at kandidater og tilbudsgivere opfylder mindstekravene i udvælgelseskriterierne vedrørende teknisk og faglig kapacitet i overensstemmelse med følgende afsnit.

Den ordregivende myndighed skal i udbudsdokumenterne angive, hvilke beviser den økonomiske aktør skal fremlægge for at påvise teknisk og faglig kapacitet. Den kan kræve et eller flere af følgende dokumenter:

a) for så vidt angår bygge- og anlægsarbejder: i) varer, der kræver monterings- eller installationsarbejder, eller tjenesteydelser: oplysninger om, hvilke uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, færdigheder, erfaring og ekspertise de personer, der er ansvarlige for udførelsen, har en liste over følgende: 1. de betydeligste tjenesteydelser eller vareleveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb, dato og kunder, offentlige eller private, der på anmodning ledsages af erklæringer udstedt af kunderne 2. de arbejder, der er udført i løbet af de seneste fem år, ledsaget af attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder 3. en erklæring vedrørende det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der er til rådighed for den økonomiske aktør til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt 4. en beskrivelse af det tekniske udstyr og de midler, der er til rådighed for den økonomiske aktør til sikring af kvaliteten, samt en beskrivelse af de undersøgelses- og forskningsfaciliteter, der er til rådighed 5. en reference til de teknikere eller tekniske organer, der er til rådighed for den økonomiske aktør, især dem, der er ansvarlige for kvalitetskontrollen, uanset om de direkte hører til den økonomiske aktørs virksomhed eller ej

b) for så vidt angår varer: i) fremlæggelse af prøver, beskrivelser, autentiske fotografier eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -anstalter, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varer, der er klart identificeret ved henvisning til tekniske specifikationer eller standarder, er i overensstemmelse med disse

c) for så vidt angår bygge-og anlægsarbejder eller tjenesteydelser: i) en erklæring om den økonomiske aktørs årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år ii) en angivelse af den forvaltning af forsyningskæden og de eftersporingssystemer, som den økonomiske aktør kan anvende ved udførelsen af kontrakten iii) angivelse af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved udførelsen af kontrakten.

Med henblik på litra a) og b), og hvis det er nødvendigt for at sikre tilstrækkelig konkurrence, kan den ordregivende myndighed angive, at der vil blive taget hensyn til dokumentation for levering af relevante varer eller tjenesteydelser, der er leveret eller udført mere end tre år tidligere.

Med henblik på litra c), og hvis det er nødvendigt for at sikre tilstrækkelig konkurrence, kan den ordregivende myndighed angive, at der vil blive taget hensyn til dokumentation for levering af relevante bygge- og anlægsarbejder, der er leveret eller udført mere end fem år tidligere.

Den ordregivende myndighed kan konkludere, at en økonomisk aktør ikke har de krævede erhvervsevner til at udføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed har fastslået, at den økonomiske aktør har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.

4.1.11. Tildelingskriterier

Formålet med tildelingskriterierne er at evaluere det tekniske og finansielle tilbud med henblik på at vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som indebærer den laveste pris eller det bedste forhold mellem pris og kvalitet, efter at det er kontrolleret, at tilbuddet opfylder minimumskravene i udbudsdokumenterne.

Sekretariatet oplyser i udbudsdokumentet, hvilke kriterier der vil blive vurderet, og hvor stor relativ betydning de enkelte kvalitetskriterier og prisen har (hvis der anvendes en formel til vægtning af kvalitet og pris).

Kvalitetskriterierne kan f.eks. omfatte teknisk værdi, æstetiske og funktionsmæssige karakteristika, tilgængelighed, udformning for alle brugere, sociale, miljømæssige og innovative karakteristika, fremstilling, levering og handel eller andre specifikke processer på et hvilket som helst tidspunkt i bygge- og anlægsarbejdernes, varernes eller tjenesteydelsernes livscyklus, organiseringen af de medarbejdere, der er udpeget til at udføre den pågældende kontrakt, kundeservice, teknisk bistand eller leveringsbetingelser såsom leveringsdato, leveringsprocedure og leveringstid eller færdiggørelsestid.

Den ordregivende myndighed skal i udbudsdokumenterne angive, hvordan den relativt vil vægte de kriterier, der er valgt med henblik på at afgøre, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige, undtagen når dette er bestemt på grundlag af laveste pris. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.

Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres.

Hvis vægtning ikke er mulig af objektive årsager, skal den ordregivende myndighed angive kriterierne i prioriteret rækkefølge.

Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Tilbud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, skal afvises.

4.1.12. Tidsfrister

Tidsfrister for modtagelse af tilbud

Fristen for modtagelse af tilbud på kontrakter med lav værdi er mindst 10 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelsen af opfordringen til de potentielle tilbudsgivere om at afgive tilbud.

Fristen for modtagelse af tilbud på kontrakter med mellemstor værdi er mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelsen af opfordringen til de potentielle tilbudsgivere om at afgive til tilbud.

Frister i hastetilfælde

I hastetilfælde kan minimumsfristen afkortes, såfremt dette begrundes og dokumenteres på behørigt.

4.1.13. Åbning af tilbud

Den anvisningsberettigede beslutter, hvordan evalueringsudvalgets åbning af tilbuddene tilrettelægges på en hensigtsmæssig måde. Den eller de personer, der er ansvarlige for åbningen, kontrollerer, om tilbuddene er modtaget inden for fristen.

Selv om der ikke modtages tilbud fra alle kandidater, der er blevet opfordret til at afgive tilbud, er proceduren stadig gyldig, når blot mindst ét tilbud opfylder alle kriterierne.

Hvis der efter afslutningen af en procedure ikke er afgivet egnede tilbud eller slet ikke er afgivet tilbud, kan proceduren undtagelsesvis gentages med én indbudt kandidat, forudsat at de oprindelige udbudsdokumenter ikke ændres væsentligt.

4.1.14. Evaluering af tilbud

Tilbuddene åbnes og evalueres af et evalueringsudvalg, der formelt og hurtigt udpeges af den anvisningsberettigede.

I forbindelse med kontrakter med mellemstor værdi skal der udpeges et evalueringsudvalg. I forbindelse med kontrakter med lav værdi kan der nedsættes et evalueringsudvalg, når der er modtaget mere end ét tilbud. Evalueringsudvalget skal bestå af mindst tre evaluatorer.

Resultatet af evalueringen registreres i en evalueringsrapport, som underskrives af alle medlemmer, og som skal være et særskilt dokument i forhold til tildelingsafgørelsen (den danner grundlag for feedback til tilbudsgiveren). Evalueringsrapporten bør indeholde en konklusion om tildelingen af kontrakten.

Tilbuddene skal evalueres i tide til, at proceduren kan afsluttes inden for tilbuddenes gyldighedsperiode. Når evalueringen er afsluttet, kan den anvisningsberettigede træffe afgørelse om tildeling.

4.1.15. Kontakt med tilbudsgivere

Der oprettes en fællespostkasse, hvortil de økonomiske aktører kan indsende interessetilkendegivelser eller anmodninger om oplysninger om de udbudsprocedurer, der er iværksat.

Kontakt mellem sekretariatet og potentielle tilbudsgivere er forbudt under hele proceduren undtagen under ekstraordinære omstændigheder, dvs. i indsendelsesfasen.

Kontakt med tilbudsgivere er undtagelsesvis tilladt i indsendelsesfasen i følgende tilfælde: efter anmodning fra en økonomisk aktør kan sekretariatet give yderligere oplysninger udelukkende med henblik på at præcisere udbudsdokumenterne; sekretariatet kan på eget initiativ underrette interesserede parter, hvis det konstaterer fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre skrivefejl i udbudsdokumenterne. Hvis sekretariatet er nødt til at foretage væsentlige ændringer i udbudsdokumenterne, forlænger det fristen for modtagelse af tilbud eller anmodninger om deltagelse, således at tilbudsgiverne kan tage disse ændringer i betragtning.

Kommunikation skal altid foregå skriftligt (helst ad elektronisk vej for at sikre hurtig reaktion og undgå risiko for forsinkelser på grund af problemer med posttjenesterne).

Alle supplerende oplysninger, der afgives efter anmodning fra en tilbudsgiver, og alle oplysninger, som sekretariatet giver på eget initiativ, skal være tilgængelige samtidigt for alle tilbudsgivere og på samme måde som udbudsdokumenterne.

Tilbudsgivere, der vil anmode om supplerende oplysninger, skal gøre dette senest fire kalenderdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud. Sekretariatet skal give de oplysninger, der anmodes om, senest tre kalenderdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.

Hvis oplysningerne gives mindre end tre kalenderdage inden fristens udløb, forlænger sekretariatet fristen for modtagelse af bud.

Sekretariatet er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, der fremsættes mindre end fire kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af tilbud. Hvis fristen for modtagelse af anmodninger om supplerende oplysninger falder på en helligdag, en søndag eller en lørdag, udløber fristen ved udgangen af den følgende arbejdsdags sidste time.

I overensstemmelse med god forvaltningsskik er det obligatorisk at kontakte tilbudsgiverne for at anmode om manglende oplysninger eller dokumenter vedrørende udelukkelses- eller udvælgelseskriterier eller manglende underskrifter. Manglende kontakt i disse tilfælde skal begrundes behørigt og dokumenteres ved en note i udbudsprotokollen. Anmodningen om uddybende oplysninger må imidlertid ikke føre til en ændring af indholdet af eller prisen på et allerede afgivet tilbud.

4.1.16. Resultatet af evalueringen samt tildelingsafgørelse

Efter evalueringen afgør den anvisningsberettigede i overensstemmelse med de udvælgelses- og tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsdokumenterne, hvem der skal tildeles en kontrakt, og underskriver en tildelingsafgørelse.

Sekretariatet underretter den valgte tilbudsgiver såvel som de afviste tilbudsgivere om begrundelsen for afgørelsen samt om varigheden af den standstillperiode, der er omhandlet i punkt 4.1.18 i disse regler. Efter udløbet af standstillperioden kan den anvisningsberettigede underskrive kontrakten med den valgte tilbudsgiver. Den valgte tilbudsgiver underskriver kontrakten først.

4.1.17. Information til kandidater og tilbudsgivere

Kontrakter på mellem 20 001 EUR og den tærskelværdi, der er omhandlet i direktiv 2014/24/EU, og som tildeles i et givet regnskabsår, skal offentliggøres på webstedet for transportfællesskabets permanente sekretariat inden den 30. juni i det følgende år.

4.1.18. Standstillperiode inden underskrivelse af kontrakten

Der gælder en standstillperiode på mindst syv kalenderdage for udbud med mere end én tilbudsgiver. Standstillperioden begynder dagen efter, at meddelelsen om resultatet af udvælgelsesproceduren er sendt elektronisk og samtidigt til alle tilbudsgivere (valgte og afviste). Den anvisningsberettigede underskriver ikke kontrakten før udløbet af standstillperioden.

Sekretariatet kan suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på yderligere undersøgelser, hvis det er begrundet i anmodninger eller bemærkninger fra afviste tilbudsgivere i løbet af standstillperioden eller i andre relevante oplysninger, der modtages i denne periode.

4.1.19. Annullering af udbudsprocedurer

Sekretariatet kan, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, annullere udbudsproceduren, uden at kandidaterne eller tilbudsgiverne kan gøre krav på nogen form for godtgørelse.

Der træffes afgørelse om annullering, hvis der ikke tildeles nogen kontrakt (f.eks. fordi der ingen antagelige tilbud er eller ingen tilbud, der opfylder udvælgelseskriterierne eller de tekniske specifikationer, eller fordi der ikke er nogen tilbud, der har nået minimumstærsklerne for kvalitet), hvis de behov, der har udløst udbudsproceduren, ikke længere er til stede (f.eks. på grund af ændringer i de politiske prioriteter), eller hvis finansieringen af den forventede kontrakt ikke er sikret.

Afgørelsen om annullering underskrives af den anvisningsberettigede.

Senest 15 dage efter underskrivelsen af afgørelsen om annullering underretter sekretariatet skriftligt (pr. e-mail eller post) alle tilbudsgivere om årsagerne til annulleringen.