Adfærdskodeks for god forvaltningsskik i EF-Sortsmyndigheden

(2000/C 371/08)

ADMINISTRATIONSRÅDET FOR EF-SORTSMYNDIGHEDEN FASTSÆTTER -

i henhold til sine beføjelser i medfør af artikel 36, stk. 1, litra d), i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 vedr. EF-sortsbeskyttelse,

under henvisning til Den Europæiske Ombudsmands eget initiativ til at undersøge, om der i de forskellige fællesskabsinstitutioner og -organer findes en adfærdskodeks for god forvaltningsskik for tjenestemænd i deres forbindelser med offentligheden, og om offentligheden har adgang hertil, og

ud fra følgende betragtninger:

Åbenhedsprincippet indgår udtrykkeligt i traktaten om Den Europæiske Union, eftersom det i Amsterdam-traktaten anføres, at denne traktat udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere sammenlutning mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.

En sådan kodeks vil være nyttig dels for tjenestemændene, da den på detaljeret vis orienterer dem om de regler, de skal følge i deres forbindelser med offentligheden, og dels for borgerne, da den sikrer dem information om den adfærdsstandard, de med rette kan forvente i deres forbindelser med EF-Sortsmyndigheden.

Det er derfor ønskværdigt, at der udarbejdes en kodeks med principper for god forvaltningsskik, som tjenestemændene skal iagttage i deres forbindelser med offentligheden, og at denne kokdeks gøres offentligt tilgængelig -

NEDENSTÅENDE REGLER FOR ARBEJDSGANGEN I EF-SORTSMYNDIGHEDEN:

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

I forbindelserne med offentligheden iagttager de ansatte i EF-Sortsmyndigheden de principper, der er fastsat i disse bestemmelser, og som udgør adfærdskodeksen for god forvaltningsskik, i det følgende benævnt "kodeksen".

Artikel 2

Personelt anvendelsesområde

1. Kodeksen finder anvendelse på alle tjenestemænd og øvrige ansatte, som er omfattet af tjenestemandsvedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte, i deres forbindelser med offentligheden. Ved "tjenestemænd" forstås herefter både tjenestemænd og øvrige ansatte.

2. EF-Sortsmyndigheden træffer de fornødne foranstaltninger til at sikre, at de i kodeksen fastsatte bestemmelser også finder anvendelse på andre personer såsom kontraktansatte, udstationerede eksperter fra nationale forvaltninger og praktikanter, der arbejder for agenturet.

3. Ved "offentligheden" forstås fysiske og juridiske personer, uanset om de har deres bopæl eller registrerede forretningssted i EU eller andetsteds.

Artikel 3

Materielt anvendelsesområde

1. Denne kodeks indeholder de generelle principper for god forvaltningsskik, som finder anvendelse på alle forbindelser mellem EF-Sortsmyndighedens tjenestemænd og offentligheden, medmindre disse forbindelser er underlagt særskilte bestemmelser.

2. Principperne i denne kodeks finder ikke anvendelse på forbindelserne mellem EF-Sortsmyndigheden og dens tjenestemænd, da disse forbindelser er underlagt vedtægten.

Artikel 4

Lovformelighed

Tjenestemanden udfører sit hverv i overensstemmelse med lovgivningen og iagttager de i fællesskabsretten fastlagte bestemmelser og procedurer. Tjenestemanden sørger navnlig for, at der er retshjemmel for afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, og at deres indhold er i overensstemmelse med lovgivningen.

Artikel 5

Ikke-forskelsbehandling

1. Tjenestemanden sikrer i sin behandling af henvendelser fra offentligheden og i sine afgørelser, at princippet om ligebehandling iagttages. Medlemmer af offentligheden, som er i samme situation, behandles på lignende måde.

2. Såfremt der gøres forskel i behandling, skal dette være begrundet i objektive og relevante forhold i den pågældende sag.

3. Tjenestemanden undgår navnlig enhver uberettiget forskelsbehandling mellem medlemmer af offentligheden på grund af national oprindelse, køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering.

Artikel 6

Proportionalitet

1. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser, at de iværksatte foranstaltninger er i overensstemmelse med det tilstræbte mål. Tjenestemanden undgår navnlig at begrænse borgernes rettigheder eller at pålægge borgerne byrder, når disse begrænsninger eller byrder ikke står i et rimeligt forhold til formålet med handlingen.

2. Tjenestemanden tilstræber i sine afgørelser en fornuftig balance mellem privatpersoners interesser og almenvellet.

Artikel 7

Forbud mod misbrug af beføjelser

Beføjelser må udelukkende udøves til de formål, hvortil de er givet efter de relevante bestemmelser. Tjenestemanden undgår navnlig at benytte beføjelserne til formål, der ikke har retshjemmel, eller som ikke er begrundet i almenvellet.

Artikel 8

Uvildighed og uafhængighed

1. Tjenestemanden skal være uvildig og uafhængig. Tjenestemanden afholder sig fra enhver vilkårlig handling til skade for medlemmer af offentligheden samt enhver fortrinsbehandling uanset årsagen.

2. Tjenestemanden må ikke lade sig lede af nogen udefrakommende påvirkning, herunder politisk påvirkning, eller af personlige interesser.

3. Tjenestemanden afholder sig fra at blive inddraget i afgørelser om et anliggende, der vedrører hans egne, hans families, slægtninges, venners eller bekendtes interesser.

Artikel 9

Objektivitet

Tjenestemanden tager i sine afgørelser hensyn til de relevante faktorer og giver dem hver især den vægt i afgørelsen, som de bør have, og udelukker ethvert irrelevant element fra sine overvejelser.

Artikel 10

Berettigede forventninger og konsekvens

1. Tjenestemanden respekterer de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af EF-Sortsmyndighedens hidtidige handlemåde.

2. Tjenestemanden optræder med konsekvens i sin egen forvaltningsmæssige adfærd og handler i overensstemmelse med EF-Sortsmyndighedens forvaltningsskik. Tjenestemanden følger EF-Sortsmyndighedens sædvanlige forvaltningsskik, medmindre der i enkeltstående tilfælde er berettiget grund til at fravige denne.

Artikel 11

Redelighed

Tjenestemanden skal handle rimeligt og redeligt.

Artikel 12

Høflighed

1. Tjenestemanden skal være forekommende, korrekt, høflig og imødekommende i sine forbindelser med offentligheden.

2. Er tjenestemanden ikke ansvarlig for et givet anliggende, henviser han borgeren til den tjenestemand, som har ansvaret for det.

3. Sker der en fejl, som krænker en borgers rettigheder eller interesser, undskylder tjenestemanden fejlen.

Artikel 13

Besvarelse af skrivelser på borgerens sprog

Tjenestemanden skal gøre sit bedste for at sikre, at ehvert medlem af offentligheden, som skriver til EF-sortsmyndigheden på et af Fællesskabets officielle sprog, modtager et svar på samme sprog.

Artikel 14

Bekræftelse af modtagelse og angivelse af den kompetente tjenestemand

1. Inden for en periode på to uger bekræftes modtagelsen af enhver skrivelse elller klage til EF-Sortsmyndigheden, bortset fra i de tilfælde, hvor der inden for samme periode kan sendes fyldestgørende svar. Et fyldestgørende svar skal under alle omstændigheder sendes inden for en periode på to måneder fra modtagelsen.

2. I svaret eller bekræftelen af modtagelsen anføres navn og telefonnummer på den tjenestemand, der varetager behandlingen af sagen, samt tjenestemandens tjenestegren.

3. Der behøver ikke blive sendt bekræftelse af modtagelen eller svar i de tilfælde, hvor skrivelser eller klager har karakter af misbrug som følge af deres overdrevent store antal eller på grund af gentagelser eller formålsløshed.

Artikel 15

Forpligtelse til at videregive sager til kompetent tjenestegren

Såfremt en skrivelse eller klage til EF-Sortsmyndigheden er stilet eller fremsendt til en afdeling eller en tjenestemand, som ikke har beføjelser til at behandle den, skal sagen videregives til den kompetente tjenestegren i EF-Sortsmyndigheden, der fortsætter i overensstemmelse med artikel 14.

Artikel 16

Ret til at blive hørt og afgive erklæringer

1. I tilfælde, hvor enkeltpersoners rettigheder eller interesser er involveret, sikrer tjenestemanden, at retten til at udtale sig respekteres i alle faser af proceduren for afgørelsen.

2. I tilfælde, hvor der skal træffes en afgørelse, som berører rettigheder eller interesser hos et medlem af offentligheden, har den pågældende ret til at indgive skriftlige kommentarer og om nødvendigt forelægge mundtlige bemærkninger, inden afgørelsen træffes.

Artikel 17

Rimelig tidsfrist for afgørelser

1. Tjenestemanden sikrer, at der ved enhver anmodning eller klage til EF-Sortsmyndigheden uden unødig forsinkelse træffes en afgørelse inden for en rimelig tidsfrist og under ingen omstændigheder senere end to måneder fra datoen for modtagelsen.

2. Såfremt der ikke indenfor ovennævnet tidsfrist kan træffes afgørelse om en anmodning eller klage til EF-Sortsmyndigheden på grund af anliggendets komplicerede beskaffenhed, skal afsenderen snarest muligt underrettes herom, og en definitiv afgørelse træffes så hurtigt som praktisk muligt.

Artikel 18

Pligt til at anføre de for en afgørelse tilgrundliggende årsager

1. I enhver afgørelse, der træffes af EF-Sortsmyndigheden, og som krænker en privatpersons rettigheder eller interesser, skal der gives oplysning om de for afgørelsen tilgrundliggende årsager gennem tydelig anførelse af de relevante kendsgerninger og retsgrundlaget for afgørelsen.

2. Tjenestemanden skal undgå at træffe afgørelser, der er baseret på et summarisk eller vagt grundlag, eller som ikke indeholder en individuel begrundelse.

3. Såfremt det på grund af det store antal personer, som berøres af lignende afgørelser, ikke er muligt at give en detaljeret redegørelse for årsagerne til afgørelsen, og hvor der derfor afgives et standardsvar, skal tjenestemanden efterfølgende give en individuel begrundelse til borgere, som anmoder herom.

Artikel 19

Angivelse af mulighederne for appel

1. Såfremt EF-Sortsmyndigheden træffer en afgørelse, som er til skade for en privatpersons rettigheder eller interesser, skal den anføre enhver mulighed for at appellere afgørelsen. EF-Sortsmyndigheden skal navnlig anførte arten af mulighederne, de organer, hvor mulighederne kan anvendes, samt tidsfristerne for anvendelsen.

2. I afgørelser skal der også henvises til muligheden for søgsmål og klager over fejl eller forsømmelser til Ombudsmanden på de betingelser, der er beskrevet i artikel 230 hhv. 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Artikel 20

Meddelelse af afgørelsen

1. Tjenestemanden skal sikre, at en afgørelse, som berører en enkeltpersons rettigheder eller interesser, meddeles skriftligt til den berørte person, snarest muligt efter afgørelsen er truffet.

2. Tjenestemanden afholder sig fra at meddele afgørelsen til andre, indtil den berørte person er blevet underrettet.

Artikel 21

Databeskyttelse

1. En tjenestemand, der behandler personoplysninger om en borger, skal respektere principperne i direktiv 95/46/EF om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

2. Tjenestemanden skal navnlig afholde sig fra at behandle personoplysninger i ikke-legitimt øjemed eller at videregive sådanne oplysninger til uvedkommende.

Artikel 22

Begæringer om oplysninger

1. Når tjenestemanden har ansvaret for et givet anliggende, giver han medlemmer af offentligheden de oplysninger, de begærer.

2. Såfremt en mundtlig forespørgsel er for kompliceret eller for omfattende til at blive behandlet, kan tjenestemanden anmode den berørte person om at indgive en skriftlig forespørgsel.

3. Såfremt en tjenestemand på grund af de ønskede oplysningers fortrolige karakter ikke må give disse oplysninger, oplyser han i overenstemmelse med artikel 18 i denne kodeks om årsagerne hertil.

4. Ved begæringer om oplysninger om anliggender, som tjenestemanden ikke er ansvarlig for, henviser tjenestemanden den pågældende til den kompetente person og oplyser dennes navn og telefonnummer. Ved begæringer, som vedrører en anden fællesskabsinstitution eller et andet fællesskabsorgan, henviser tjenestemanden den pågældende til denne institution eller dette organ.

Artikel 23

Begæringer om aktindsigt i dokumenter

1. Ved begæringer om aktindsigt i EF-Sortsmyndighedens dokumenter giver tjenestemanden aktindsigt i disse dokumenter i overensstemmelse med lovgivningen vedr. EF-Sortsmyndigheden og Administrationsrådet for EF-Sortsmyndighedens afgørelse om offentlighedens aktindsigt i dokumenter.

2. Såfremt en tjenestemand ikke kan imødekomme en mundtlig begæring om aktindsigt i dokumenter, anmodes borgeren om at fremsende en skriftlig begæring.

Artikel 24

Fyldestgørende fortegnelser

EF-Sortsmyndigheden fører fyldestgørende fortegnelser over ind- og udgående post, modtagne dokumenter og iværksatte foranstaltninger.

Artikel 25

Offentlighedens aktindsigt i kodeksen

1. EF-Sortsmyndigheden træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at denne kodeks i videst muligt omfang bekendgøres for borgerne. EF-Sortsmyndigheden sikrer navnlig, at en folder med betegnelsen "God forvaltningsskik i EF-Sortsmyndigheden", som indeholder denne kodeks, vil være tilgængelig.

2. EF-Sortsmyndigheden udleverer et eksemplar af denne kodeks til enhver borger, som anmoder herom.

Artikel 26

Retten til at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand

I ethvert tilfælde, hvor en tjenestemand undlader at overholde principperne i denne kodeks, kan der indgives klage herover til Den Europæiske Ombudsmand efter artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og Den Europæiske Ombudsmands statut(1).

Artikel 27

Revision

Disse bestemmelser tages op til revision efter at have været i kraft i to år. Til forberedelse af denne revision forelægger EF-Sortsmyndighedens præsident ved udgangen af 2001 en beretning for Administrationsrådet om disse bestemmelsers gennemførelse indtil dette tidspunkt.

Artikel 28

Ikrafttrædelse

Disse bestemmelser træder i kraft den 13. april 2000 og offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Dato: 12. april 2000.

Louis Van Eylen

Formand for Administrationsrådet

(1) Europa-Parlamentets afgørelse af 9. marts 1994 vedrørende Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113 af 4.5.1994, s. 15).