KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 296/96 af 16. februar 1996 om de oplysninger, som medlemsstaterne skal fremsende, og om månedlig bogføring af de udgifter, der finansieres gennem Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget, Garantisektionen (EUGFL), og om ophævelse af forordning (EØF) nr. 2776/88

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70 af 21. april 1970 om finansiering af den fælles landbrugspolitik (1), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 1287/95 (2), særlig artikel 4 og 5,

under henvisning til Rådets beslutning 94/729/EØF af 31. oktober 1994 om budgetdisciplin (3), særlig artikel 13, og

ud fra følgende betragtninger:

Ifølge artikel 4, stk. 5, i forordning (EØF) nr. 729/70 tilvejebringer medlemsstaterne selv de finansielle midler til dækning af de udgifter, som skal afholdes af Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget, i det følgende benævnt »EUGFL, Garantisektionen«; i medfør af samme forordning udbetaler Kommissionen kun månedlige forskud på de bogførte udgifter, medlemsstaterne har afholdt;

med henblik på en hensigtsmæssig forvaltning af de bevillinger, der er opført på Fællesskabernes budget til EUGFL, Garantisektionen, bør hvert udbetalende organ føre et regnskab, der udelukkende omfatter de udgifter, som skal finansieres af EUGFL, Garantisektionen;

medlemsstaterne bør sørge for, at Kommissionen får tilsendt en række oplysninger om de udgifter, som skal finansieres af EUGFL, Garantisektionen; det bør erkendes, at meddelelser med mængdemæssige oplysninger kan rumme en vis grad af unøjagtighed, der bl.a. skyldes administrative problemer i forbindelse med oplysningernes udarbejdelse; det samme gælder for udgiftsoverslagene, der skal være pålidelige, men som i sagens natur er omtrentlige; der bør endvidere ikke anmodes om oplysninger om mængder i forbindelse med tilbagebetaling, såfremt sådanne oplysninger medfører en stor administrativ byrde;

i EU-bestemmelserne på landbrugsområdet er der fastsat en række frister for medlemsstaternes betaling af støtte til modtagerne; enhver ubegrundet betaling efter fristernes udløb betragtes derfor som en uregelmæssig udgift, for hvilken der i princippet ikke kan udbetales forskud på de bogførte udgifter; for at regulere de finansielle virkninger i forhold til forsinkelsens længde, bør forskuddene dog nedsættes i forhold til omfanget af den konstaterede overskridelse;

overholder medlemsstaterne ikke fristerne for fremsendelse af oplysninger om udgifterne eller sammenhængen mellem disse, kan Kommissionen i henhold til artikel 13 i beslutning 94/729/EØF udsætte betalingen af forskud på de bogførte udgifter;

i artikel 4 i Rådets forordning (EØF) nr. 1883/78 af 2. august 1978 om de almindelige regler for finansiering af interventioner gennem EUGFL, Garantisektionen (4), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 1571/93 (5), er det fastsat, at hvis en interventionsforanstaltning medfører køb og oplagring af produkter, bestemmes det beløb, der skal finansieres, ved hjælp af de årsregnskaber, der opstilles af interventionsorganerne; Rådets forordning (EØF) nr. 3492/90 (6) indeholder regler og betingelser for nævnte regnskaber; der bør gives nærmere retningslinjer for, hvorledes finansieringen af de pågældende foranstaltninger skal indgå i ordningen med forskud på de bogførte udgifter;

i henhold til artikel 5, stk. 2, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70 henhører udgifterne i oktober under oktober, hvis de er afholdt mellem den 1. og den 15., og under november, hvis de er afholdt mellem den 16. og den 31.; det er ikke hensigtsmæssigt at foretage den i artikel 4 i forordning (EØF) nr. 1883/78 omhandlede regnskabsopdeling i betragtning af, hvor komplekse regnskaberne er; det bør derfor fastsættes, at de udbetalende organer bogfører 50 % af udgifterne til transaktioner i september under første halvdel af oktober og resten, herunder eventuelle tilpasninger og korrektioner, under anden halvdel af oktober;

artikel 5a i forordning (EØF) nr. 729/70 giver mulighed for at forrente de finansielle midler, der tilvejebringes af visse medlemsstater; der bør fastsættes nærmere bestemmelser for disse medlemsstaters meddelelse af renter, der skal finansieres af Fællesskabet;

det er nødvendigt at præcisere, hvilke udgifter de udbetalende organer månedligt skal give meddelelse om;

det er nødvendigt, at de dokumenter, som medlemsstaterne skal fremsende, er udformet ensartet; da det hyppigt er nødvendigt at tilpasse dem af forvaltningsmæssige hensyn, bør Kommissionen efter en forenklet procedure hurtigt kunne fastsætte dokumenternes udformning og tilpasse udformningen;

for at gøre det lettere at anvende bestemmelserne, bør Kommissionens forordning (EØF) nr. 2776/88 (7), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 775/90 (8), ophæves;

de i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra EUGFL-komitéen -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

1. Når Kommissionen har truffet beslutning om forskud i overensstemmelse med artikel 5, stk. 2, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70, stiller den inden for rammerne af budgetbevillingerne de nødvendige midler til rådighed for medlemsstaterne til dækning af de udgifter, som skal finansieres af EUGFL, Garantisektionen. Midlerne indsættes på en konto, som i hver medlemsstat åbnes til dette formål enten i finansministeriet eller i et andet finansinstitut.

2. Medlemsstaterne meddeler Kommissionen kontoens betegnelse og nummer.

Artikel 2

Alle udbetalende organer fører et regnskab, som udelukkende omfatter de finansielle midler, de har fået stillet til rådighed til betaling af de udgifter, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 729/70.

Artikel 3

1. Medlemsstaterne meddeler senest den anden arbejdsdag i hver uge pr. telefax Kommissionen de samlede udgifter, der er betalt fra månedens begyndelse til udgangen af den foregående uge.

Meddelelsen opdeles, når hele ugen ikke ligger inden for samme måned.

2. For den sidste meddelelse i måneden fremsender medlemsstaterne ud over oplysninger om udgifterne alle oplysninger, der kan forklare væsentlige afvigelser mellem de overslag, der er udarbejdet i medfør af stk. 5, og de afholdte udgifter.

3. Medlemsstaterne meddeler senest den 10. i hver måned pr. telefax Kommissionen de samlede udgifter, der er betalt i den foregående måned.

Meddelelsen om udgifter, der er betalt mellem den 1. og den 15. oktober, fremsendes dog senest den 25. oktober.

4. Den i stk. 3 omhandlede meddelelse skal være opdelt efter kapitel i kontoplanen for De Europæiske Fællesskabers budget.

Under særlige betingelser for budgettilsynet kan Kommissionen dog anmode om en mere detaljeret opdeling.

5. Medlemsstaterne sender senest den 20. i hver måned med elektronisk post Kommissionen et dokument, der skal foreligge på papir i to eksemplarer, og som skal anvendes til bogføringen på fællesskabsbudgettet af de udgifter, der er betalt i den foregående måned.

Dokumentet, der skal anvendes til bogføringen af udgifter, der er betalt fra den 1. til den 15. oktober, fremsendes dog senest den 10. november.

6. Det i stk. 5 omhandlede dokument ledsages af:

a) en oversigt, som hvert udbetalende organ har udarbejdet over oplysningerne, opdelt efter kontoplanen for De Europæiske Fællesskabers budget og efter udgiftsart; oversigten skal vise:

- de udgifter, der er betalt i den foregående måned

- de samlede udgifter, der er betalt fra begyndelsen af regnskabsåret til udgangen af den foregående måned

- mængderne (ton, hl, ha, antal dyr osv.) svarende til de udgifter, der er omhandlet i andet led, og når den detaljerede kontoplan henviser hertil

- udgiftsoverslagene efter den liste, der er udarbejdet af Kommissionens tjenestegrene efter drøftelse i EUGFL-komitéen. Overslagene kan alt efter tilfældet:

- alene vedrøre den igangværende måned og de to følgende måneder

- vedrøre den igangværende måned, de to følgende måneder og indtil udgangen af regnskabsåret

b) eventuelt en sammenfattende oversigt over de i litra a) omhandlede oplysninger

c) eventuelt en begrundelse af forskellen mellem de udgifter, der er afholdt i den foregående måned som angivet i denne meddelelse, og udgifterne i den samme måned som angivet i den i stk. 3 omhandlede meddelelse.

7. Udgifterne i oktober henhører under oktober, hvis de er afholdt mellem den 1. og den 15., og under november, hvis de er afholdt mellem den 16. og den 31.

Artikel 4

1. På grundlag af de oplysninger, der er fremsendt efter artikel 3, træffer Kommissionen beslutning og udbetaler de månedlige forskud på bogføringen af udgifterne, jf. dog artikel 13 i beslutning 94/729/EF.

2. Enhver udgift, der betales efter udløbet af de foreskrevne terminer eller frister, vil blive bogført i nedsat omfang i forbindelse med forskuddene efter følgende regler:

a) for indtil 4 % af det beløb, der er betalt inden for terminerne og fristerne, foretages der ingen nedsættelse, idet antallet af måneder, forsinkelsen andrager, ikke har nogen indflydelse

b) efter udnyttelsen af marginen på 4 % nedsættes enhver supplerende udgift, der betales med en forsinkelse på:

- indtil en måned, med 10 %

- indtil to måneder, med 25 %

- indtil tre måneder, med 45 %

- indtil fire måneder, med 70 %

- fem måneder og derover, med 100 %.

Hvis der er særlige forvaltningsbetingelser for visse foranstaltninger, kan Kommissionen dog midlertidigt fastsætte lempeligere betingelser.

De i denne artikel omhandlede nedsættelser skal ske under overholdelse af reglerne i artikel 13 i beslutning 94/729/EF.

3. Overholdelsen af terminerne eller fristerne i forbindelse med forskuddene på bogføringen af udgifterne kontrolleres tre gange hvert regnskabsår:

- over udgifterne indtil den 31. januar

- over udgifterne indtil den 30. april

- over udgifterne indtil den 31. august.

Der tages hensyn til eventuelle overskridelser, der finder sted i september og oktober, ved beslutningen om regnskabsafslutning, undtagen hvis de kan konstateres inden den sidste beslutning om forskudsbetaling i regnskabsåret.

4. Eventuelle fradrag, der foretages i medfør af artikel 13 i beslutning 94/729/EF, herunder dem, som er en følge af overskridelse af terminer og frister, foretages uden at foregribe den senere beslutning om regnskabsafslutning.

5. Kommissionen kan, efter at have informeret de berørte medlemsstater, udsætte betalingen af forskud til medlemsstaterne som fastsat i artikel 5, stk. 2, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70, hvis de i artikel 3 omhandlede meddelelser kommer den for sent i hænde eller indeholder uoverensstemmelser, som kræver yderligere kontrol.

Artikel 5

1. De i artikel 4, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 1883/78 omhandlede udgifter fastsættes efter forordning (EØF) nr. 3492/90.

Disse udgifter, udgifterne som følge af Rådets forordning (EØF) nr. 3730/87 (9) og de udgifter, der er omhandlet i artikel 37 i Rådets forordning (EØF) nr. 822/87 (10), skal beregnes ved hjælp af oversigtsbilag efter en ensartet metode, som Kommissionen fastsætter i henhold til artikel 8.

2. De i stk. 1 nævnte udgifter bogføres af de udbetalende organer i løbet af den måned, der følger efter den måned, som transaktionerne vedrører. De transaktioner, der tages hensyn til i de regnskaber, der afsluttes ved en måneds udgang, er dem, der blev gennemført fra regnskabsårets begyndelse til udgangen af samme måned.

50 % af udgifterne til transaktioner, der gennemføres i september, bogføres dog under oktober og resten under november.

Oversigtsbilagene for disse transaktioner vedlægges de dokumenter, der skal fremsendes til Kommissionen senest den 10. november og senest den 20. december.

3. Stk. 2 finder ikke anvendelse på de samlede værdinedskrivninger, der træffes beslutning om i henhold til artikel 8, stk. 5, i forordning (EØF) nr. 1883/78, idet disse beløb bogføres på den dato, der fastsættes ved den forordning, ved hvilken de foreskrives.

Artikel 6

De medlemsstater, hvis renteudgifter det i henhold til artikel 5a i forordning (EØF) nr. 729/70 er blevet besluttet at overtage, bogfører disse ved på subtotalen af de månedlige udgifter at anvende den koefficient, der er fastsat i Kommissionens forordning (EØF) nr. 2775/88 (11) om gennemførelsesbestemmelser til artikel 5a i forordning (EØF) nr. 729/70.

Artikel 7

1. De udgifter, der meddeles for en måned, skal svare til de udbetalinger og opkrævninger, der faktisk er foretaget i løbet af den pågældende måned. De kan omfatte berigtigelser af de oplysninger, der er meddelt for de foregående måneder i samme regnskabsår.

I forbindelse med regnskabsåret n tages der hensyn til de udgifter, som medlemsstaterne har afholdt fra den 16. oktober i år n-1 til den 15. oktober i år n.

2. Ved anvendelsen af stk. 1, første afsnit, lægges følgende tidspunkter til grund, jf. dog EF-reglernes særlige bestemmelser:

a) når det gælder de i artikel 5, stk. 1, omhandlede udgifter, det tidspunkt, på hvilket det udbetalende organ bogfører dem i henhold til stk. 2 i samme artikel

b) når det gælder de beløb, der er omhandlet i artikel 10, stk. 6, i Kommissionens forordning (EØF) nr. 3813/89 (12):

- for udgifter, der bogføres for det første år, det tidspunkt, på hvilket de kapitaliserede betalinger foretages

- for udgifter, der bogføres for de følgende år, den sjette måned i regnskabsåret

c) når det gælder andre former for udgifter:

- det tidspunkt, på hvilket det pågældende udbetalende organs konto er blevet debiteret, eller

- det tidspunkt, på hvilket det pågældende udbetalende organ har udstedt og sendt en betalingsordre til et pengeinstitut eller til betalingsmodtageren.

3. Betalingsordrer, der ikke er blevet udført, samt betalinger, der er debiteret kontoen og derefter atter krediteret, fratrækkes udgifterne for den måned, hvor det udbetalende organ får meddelelse om, at betalingen ikke er blevet foretaget eller er blevet annulleret.

4. Er betalinger, som skulle udredes af EUGFL, Garantisektionen, belastet af fordringer, anses de for at være fuldt ud foretaget efter stk. 1:

- på datoen for betalingen af det beløb, der endnu skyldes til betalingsmodtageren, såfremt fordringen er mindre end den fastsatte udgift

- på datoen for fastsættelsen af udgiften, såfremt denne er mindre end eller lig med fordringen.

5. De samlede oplysninger, som skal tilstilles Kommissionen senest den 10. november, og som vedrører udgifter, der skal afholdes over et regnskabsår, kan udelukkende berigtiges i forbindelse med det årsregnskab, der skal tilstilles Kommissionen i overensstemmelse med artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70.

6. Korrektioner, som Kommissionen foretager i de i artikel 5 omhandlede oplysninger, og som vedrører hele regnskabsåret, meddeles EUGFL-komitéen, anføres i et bilag til en beslutning om forskud og giver anledning til, at organerne foretager bogføringen i den måned, der er fastsat i nævnte beslutning.

Artikel 8

Efter høring af EUGFL-komitéen bestemmes det ved Kommissionens beslutning, hvorledes de i artikel 3, stk. 6, og artikel 5, stk. 1, omhandlede dokumenter skal udformes.

Artikel 9

Forordning (EØF) nr. 2776/88 ophæves med virkning fra den 16. oktober 1995.

Artikel 10

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Den anvendes første gang for udgifterne i anden halvdel af oktober 1995.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 16. februar 1996.

På Kommissionens vegne

Franz FISCHLER

Medlem af Kommissionen

(1) EFT nr. L 94 af 28. 4. 1970, s. 13.

(2) EFT nr. L 125 af 8. 6. 1995, s. 1.

(3) EFT nr. L 293 af 12. 11. 1994, s. 14.

(4) EFT nr. L 216 af 5. 8. 1978, s. 1.

(5) EFT nr. L 154 af 25. 6. 1993, s. 46.

(6) EFT nr. L 337 af 4. 12. 1990, s. 3.

(7) EFT nr. L 249 af 9. 9. 1988, s. 9.

(8) EFT nr. L 83 af 30. 3. 1990, s. 85.

(9) EFT nr. L 352 af 15. 12. 1987, s. 1.

(10) EFT nr. L 84 af 27. 3. 1987, s. 1.

(11) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 8.

(12) EFT nr. L 371 af 20. 12. 1989, s. 17.