RÅDETS RETSAKT af 3. november 1998 om vedtagelse af bestemmelser for Europol-analysedatabaser (1999/C 26/01)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til konventionen, udarbejdet på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union, om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen) (1), særlig artikel 10, stk. 1,

under hensyn til konventionen om beskyttelse af det enkelte menneske i forbindelse med elektronisk databehandling af personoplysninger, vedtaget af Europarådet den 28. januar 1981,

under hensyn til anbefaling R(87) 15 om politiets anvendelse af personoplysninger, vedtaget af Europarådets Ministerudvalg den 17. september 1987,

under henvisning til det af styrelsesrådet forelagte udkast til bestemmelser, og

ud fra følgende betragtning:

Det tilkommer Rådet med enstemmighed at fastsætte gennemførelsesbestemmelser for databaser, der oprettes i analyseøjemed -

VEDTAGET FØLGENDE BESTEMMELSER:

KAPITEL I

ALMINDELIGE PRINCIPPER

Artikel 1 Definitioner

I disse bestemmelser forstås ved:

a) »personoplysninger«: enhver oplysning vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person; ved en identificerbar person forstås en person, der kan identificeres direkte eller indirekte, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere specifikke kendetegn med hensyn til den pågældendes fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet

b) »analysedatabase«: en database, der oprettes i analyseøjemed, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 1

c) »analyse«: indsamling, behandling eller anvendelse af oplysninger med det formål at bistå ved politimæssig efterforskning, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 2

d) »behandling af personoplysninger« (»behandling«): enhver operation eller række af operationer - med eller uden brug af elektronisk databehandling - som personoplysninger gøres til genstand for, såsom indsamling, registrering, organisering, lagring, bearbejdning eller ændring, fremfinding, søgning, anvendelse, videregivelse, formidling eller enhver anden form for tilrådighedsstillelse af dataene, matching eller samkøring, samt blokering, sletning eller tilintetgørelse.

Artikel 2 Anvendelsesområde

Disse bestemmelser finder anvendelse på behandlingen af oplysninger i analyseøjemed, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 1.

Artikel 3 Oplysninger, der videregives i analyseøjemed

1. Oplysninger til indlæsning i en analysedatabase kan både indgives i struktureret og ustruktureret form. Den medlemsstat, der videregiver oplysningerne, skal underrette Europol om formålet med oplysningerne, og om der gælder begrænsninger for anvendelse, sletning eller tilintetgørelse af oplysningerne, herunder også eventuelle generelle eller specifikke begrænsninger for adgang. Medlemsstaterne kan også underrette Europol om sådanne begrænsninger på et senere tidspunkt.

Europol skal sikre sig, at tredjepart, som videregiver sådanne oplysninger, underretter Europol om formålet med oplysningerne, og om der gælder eventuelle begrænsninger for anvendelsen deraf.

Efter modtagelsen skal det så hurtigt som muligt afgøres, hvilken analysedatabase oplysningerne skal indlæses i, og hvor stor en del af oplysningerne der skal indlæses i databasen.

2. I henhold til Europol-konventionens artikel 15, stk. 1, påhviler ansvaret for sådanne oplysninger den medlemsstat, der har videregivet oplysningerne, ligesom de er underlagt medlemsstatens lovgivning, indtil de er indlæst i en analysedatabase, med forbehold af Europols ansvar for oplysningerne efter nærværende stykke.

Europol er ansvarlig for at sikre, at kun den medlemsstat, der har videregivet oplysningerne, eller en analytiker ved Europol, som har de nødvendige beføjelser i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 10, stk. 2, nr. 1, kan få adgang til sådanne oplysninger med det formål at afgøre, om oplysningen skal indlæses i en analysedatabase.

Hvis Europol efter en vurdering har grund til at antage, at de leverede oplysninger er unøjagtige eller ikke længere er aktuelle, underretter Europol den medlemsstat, som har videregivet oplysningerne, herom.

3. Ansvaret for oplysninger, som det efter en vurdering besluttes ikke at indlæse i en analysedatabase, samt for sagsakter og dokumenter, der indeholder indlæste oplysninger, påhviler den medlemsstat, der har videregivet oplysningerne, jf. Europol-konventionens artikel 15, stk. 1, ligesom de er underlagt denne medlemsstats lovgivning, med forbehold af Europols ansvar for oplysningerne efter nærværende stykke.

Europol er ansvarlig for at sikre, at sådanne oplysninger samt sagsakter og dokumenter lagres adskilt fra analysedatabasen, og at kun den medlemsstat, der har videregivet oplysningerne, eller en analytiker ved Europol, der har de nødvendige beføjelser i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 10, stk. 2, nr. 1, får adgang hertil, med det formål

a) at indlæse dem i en analysedatabase på et senere tidspunkt

b) at kontrollere, om de oplysninger, som allerede er indlæst i analysedatabasen, er korrekte og relevante

c) at kontrollere, om kravene i disse bestemmelser eller Europol-konventionen er blevet overholdt.

Der må også gives adgang til sådanne oplysninger, hvis det tjener den registreredes interesser, og denne skal beskyttes. I så fald må oplysningerne kun anvendes med den pågældendes samtykke.

Sådanne oplysninger, sagsakter og dokumenter skal sendes tilbage til den medlemsstat, der har videregivet dem, eller slettes eller tilintetgøres, hvis de ikke længere er nødvendige til ovennævnte formål. De skal under alle omstændigheder slettes eller tilintetgøres, når analysedatabasen nedlægges.

4. Hvis de i denne artikel omhandlede oplysninger er videregivet af tredjepart, er Europol ansvarlig for at sikre, at principperne i denne artikel anvendes på sådanne oplysninger under overholdelse af de regler, Rådet har fastsat i medfør af Europol-konventionens artikel 10, stk. 4.

Artikel 4 Behandling af oplysninger

1. Personoplysninger som omhandlet i artikel 5 og 6 må kun behandles af Europol, hvis det er nødvendigt for at opfylde målsætningen i Europol-konventionens artikel 2, og såfremt oplysningerne er hensigtsmæssige, korrekte, relevante og ikke mere omfattende, end at de opfylder formålet med den analysedatabase, de er indlæst i, og dersom de ikke lagres i længere tid end nødvendigt til dette formål. Det undersøges med jævne mellemrum, om oplysningerne stadig er nødvendige til de formål, de er lagret til i analysedatabasen, jf. artikel 7 i disse bestemmelser og Europol-konventionens artikel 21.

2. Hver medlemsstat, der er involveret i et analyseprojekt, afgør efter national ret, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 3, i hvilket omfang den kan videregive sådanne oplysninger.

Artikel 5 Oprettelsesbestemmelser for analysedatabaser

1. Europol skal i oprettelsesbestemmelserne for hver enkelt analysedatabase, jf. Europol-konventionens artikel 12, klart angive, hvilke af de i artikel 6 nævnte kategorier af oplysninger der skønnes at være nødvendige for formålet med den pågældende analysedatabase.

2. Europol skal i oprettelsesbestemmelserne også angive, om oplysninger vedrørende race, religiøs overbevisning eller anden tro, politisk overbevisning, seksuel orientering eller helbred kan indlæses i analysedatabasen under de i artikel 6 nævnte kategorier, og begrunde, hvorfor sådanne oplysninger anses for at være absolut nødvendige for formålet med den pågældende analysedatabase.

Når ovennævnte oplysninger vedrører de i artikel 6, stk. 3-6, omhandlede personkategorier, skal der anføres særlige grunde hertil i oprettelsesbestemmelserne til databasen, og sådanne oplysninger behandles kun efter udtrykkelig anmodning fra to eller flere af de medlemsstater, der deltager i analyseprojektet. De pågældende oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige til de formål, som de blev lagret til.

3. De oprettelsesbestemmelser, der er omtalt i denne artikel, herunder senere ændringer, skal godkendes af Europols Styrelsesråd, som tager hensyn til eventuelle bemærkninger herom fra Den Fælles Kontrolinstans, jf. Europol-konventionens artikel 12, stk. 1 og 2.

Artikel 6 Personoplysninger i analysedatabaser

1. Når personoplysninger lagres i en analysedatabase, bør der tilføjes en note, som angiver, hvilken personkategori oplysningerne lagres under.

2. Følgende kategorier af personoplysninger, herunder også tilknyttede administrative oplysninger, kan behandles i forbindelse med de kategorier af personer, der er omhandlet i Europol-konventionens artikel 10, stk. 1, nr. 1:

a) Personoplysninger:

1. Nuværende og tidligere efternavne

2. Nuværende og tidligere fornavne

3. Pigenavn

4. Faderens navn (hvis nødvendigt for identificeringen)

5. Moderens navn (hvis nødvendigt for identificeringen)

6. Køn

7. Fødselsdato

8. Fødested

9. Nationalitet

10. Civilstand

11. Kaldenavn

12. Øgenavn

13. Påtaget eller falsk navn

14. Nuværende og tidligere opholdssted og/eller bopæl

b) Fysiske kendetegn:

1. Signalement

2. Særlige kendetegn (modermærker/ar/tatoveringer mv.)

c) Midler til identificering

1. Identitetsdokumenter

2. Nationalt id-kortnummer/pasnummer

3. Nationale personnumre, hvis de findes

4. Billeder og anden information om udseendet

5. Kriminaltekniske oplysninger til identificering såsom fingeraftryk, DNA-analyseresultater (i det omfang, det er nødvendigt for identificeringen, og uden oplysninger om personligheden), stemmeprofil, blodtype, tandstatus

d) Erhverv og kvalifikationer:

1. Nuværende beskæftigelse og erhverv

2. Tidligere beskæftigelse og erhverv

3. Uddannelse (skole, universitet, erhvervsuddannelse)

4. Kvalifikationsbeviser

5. Kompetence og anden specialviden (sprog mv.)

e) Oplysninger om økonomisk og finansielle forhold:

1. Økonomisk forhold (bankkonti og -koder, kreditkort mv.)

2. Likvide midler

3. Besiddelse af kapitalandele, andre aktiver

4. Oplysninger om fast ejendom

5. Forbindelser til virksomheder

6. Kontakter til bank- og kreditinstitutter

7. Skattemæssige forhold

8. Andre oplysninger vedrørende den pågældendes omgang med finansielle midler

f) Oplysninger om adfærd:

1. Livsstil (som f.eks. at leve over evne) og vaner

2. Færden

3. Frekventerede steder

4. Våben og andre farlige genstande

5. Farlighed

6. Andre specifikke risici såsom sandsynligheden for flugtforsøg, brug af dobbeltagenter, forbindelser til retshåndhævende personale

7. Karaktertræk og profiler forbundet med kriminel adfærd

8. Narkotikamisbrug

g) Kontakt- og ledsagepersoner, herunder forbindelsernes art og karakter

h) Anvendte kommunikationsmidler såsom telefon (fastnet eller mobil), telefax, personsøger, elektronisk post, postadresser, Internet-forbindelse(r)

i) Anvendte transportmidler såsom motorkøretøjer, både, fly, herunder også oplysninger til identificering af disse transportmidler (registreringsnumre)

j) Oplysninger om kriminelle aktiviteter, som hører under Europols kompetence jf. Europol-konventionens artikel 2:

1. Tidligere domfældelser

2. Formodet indblanding i kriminelle aktiviteter

3. Modus operandi

4. Metoder, der har været eller kan bruges til at forberede og/eller begå strafbare handlinger

5. Tilhørsforhold til en kriminel gruppe/organisation og placering inden for gruppen/organisationen

6. Position og funktion inden for den kriminelle organisation

7. Det geografiske område for de kriminelle aktiviteter

8. Materiale indsamlet under efterforskning, såsom videooptagelser og fotos

k) Henvisning til andre databaser, som indeholder oplysninger om den pågældende person:

1. Europol

2. Politi-/toldmyndigheder

3. Andre retshåndhævende myndigheder

4. Internationale organisationer

5. Offentlige instanser

6. Private instanser

l) Oplysninger om juridiske personer med relevans for oplysningerne i litra e) og litra j):

1. Den juridiske persons navn

2. Adresse

3. Dato og sted for oprettelsen

4. Administrativt registreringsnummer

5. Juridisk form

6. Kapital

7. Aktivitetsområde

8. Nationale og internationale datterselskaber

9. Direktører

10. Bankforbindelser

3. Kontakt- og ledsagepersoner, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 1, nr. 4, er personer, der har andre end tilfældige kontakter med de i stk. 2 omhandlede personer i et sådant omfang, at der er tilstrækkelig grund til at antage, at det er muligt at få oplysninger fra dem vedrørende de i stk. 2 omhandlede personer, og som er relevante for analysen, forudsat at de ikke hører ind under en af de personkategorier, der er omtalt i stk. 2 eller stk. 4-6.

For så vidt angår kontakt- og ledsagepersoner er det tilladt at lagre de i stk. 2 omhandlede oplysninger i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at disse oplysninger er nødvendige for analysen af sådanne personers rolle som kontakt- eller ledsageperson.

I den forbindelse bør følgende tages i betragtning:

- disse personers forhold til de i stk. 2 omhandlede personer skal afklares hurtigst muligt

- hvis den i første afsnit omhandlede antagelse viser sig at være ubegrundet, slettes oplysningerne omgående

- hvis sådanne personer er mistænkt for at have begået en strafbar handling, for hvilken Europol i henhold til Europol-konventionens artikel 2 er kompetent, eller er blevet dømt for sådanne strafbare handlinger, eller der i henhold til den nationale lovgivning er tungtvejende grunde til at antage, at de vil begå sådanne strafbare handlinger, er det tilladt at lagre alle oplysninger, der er omhandlet i stk. 2

- hvis det ikke er muligt at nå til nogen afklaring efter ovenstående led, tages der hensyn hertil, når det besluttes, om det er nødvendigt at lagre oplysningerne med henblik på den videre analyse, og i givet fald i hvilket omfang det skal ske

- oplysninger om kontakt- og ledsagepersoners kontakt- og ledsagepersoner må ikke lagres, bortset fra oplysninger om arten og karakteren af kontakten med eller ledsagelsen af de i stk. 2 omhandlede personer.

4. Oplysninger om personer, der er blevet offer for en af de pågældende strafbare handlinger, eller om hvem det på grund af omstændighederne må formodes, at de kan blive offer for en sådan strafbar handling, omhandlet i Europol-konventionens artikel 10, stk. 1, nr. 3, kan lagres i henhold til stk. 2, litra a), b) og c), nr. 3, ligesom følgende kategorier af oplysninger:

a) oplysninger til identificering af offeret

b) årsagen til, at den pågældende blev offer

c) skade (fysisk, økonomisk, psykologisk, mv.)

d) angivelse af, om der skal sikres anonymitet

e) mulighed for deltagelse i retsmøder

f) oplysninger om strafbare handlinger meddelt af eller gennem sådanne personer, herunder også om deres forbindelse med andre personer, hvis det er nødvendigt for at identificere de i stk. 2 omhandlede personer.

Andre af de i stk. 2 omhandlede oplysninger kan lagres i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at de er nødvendige for analysen af personens rolle som offer eller potentielt offer.

Oplysninger, som ikke er nødvendige for den videre analyse, slettes.

5. Oplysninger om personer, der kan tænkes at blive indkaldt som vidner i forbindelse med undersøgelser af de pågældende strafbare handlinger eller ved en efterfølgende straffesag, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 1, nr. 2, kan lagres i henhold til stk. 2, litra a), b) og c), nr. 3, ligesom følgende kategorier af oplysninger:

a) oplysninger om strafbare handlinger meddelt af sådanne personer, herunder også om deres forbindelse med andre personer, der er registreret i analysedatabasen

b) angivelse af, om der skal sikres anonymitet

c) angivelse af, om der skal sikres beskyttelse, og af hvem

d) ny identitet

e) mulighed for deltagelse i retsmøder.

Andre af de i stk. 2 omhandlede oplysninger kan lagres i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at de er nødvendige for analysen af personens rolle som vidne.

Oplysninger, som ikke er nødvendige for den videre analyse, slettes.

6. Oplysninger om personer, som kan give oplysninger om de pågældende strafbare handlinger, som omhandlet i Europol-konventionens artikel 10, stk. 1, nr. 5, kan lagres i henhold til stk. 2, litra a), b) og c), nr. 3, ligesom følgende kategorier af oplysninger:

a) kodede personoplysninger

b) arten af de givne oplysninger

c) angivelse af, om der skal sikres anonymitet

d) angivelse af, om der skal sikres beskyttelse, og af hvem

e) ny identitet

f) mulighed for deltagelse i retsmøder

g) negative erfaringer

h) belønning (dusør/begunstigelser).

Andre af de i stk. 2 omhandlede oplysninger kan lagres i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at de er nødvendige for analysen af personens rolle som meddeler.

Oplysninger, som ikke er nødvendige for den videre analyse, slettes.

7. Hvis det på et eller andet tidspunkt under analysen på grundlag af velbegrundede og underbyggede oplysninger bliver klart, at en person, som er registreret i en analysedatabase, bør henføres til en anden af de personkategorier, der er fastlagt i denne artikel, end den, som vedkommende først er blevet indplaceret i, må Europol kun behandle de oplysninger om denne person, som det er tilladt at behandle i forbindelse med denne nye kategori, og alle andre oplysninger slettes.

Hvis det på grundlag af ovennævnte oplysninger bliver klart, at en person bør indplaceres i to eller flere af de kategorier, der er beskrevet i denne artikel, må Europol behandle alle de oplysninger, som det er tilladt at behandle i forbindelse med disse kategorier.

Artikel 7 Tidsfrister for behandlingen og lagringens varighed

1. Når der træffes afgørelse om, hvorvidt personoplysninger fortsat skal lagres i henhold til artikel 6, jf. Europol-konventionens artikel 21, er det nødvendigt at afveje Europols interesser i at udføre sine opgaver mod den registrerede persons legitime interesser i beskyttelse af oplysningerne.

Behovet for fortsat lagring af alle personoplysninger i en analysedatabase tages op til revision en gang om året. Uanset denne årlige revision skal behovet for fortsat lagring tages op til fornyet overvejelse, hvis der opstår omstændigheder, der lader formode, at oplysningerne bør slettes eller rettes.

Der tages under revisionen hensyn til behovet for at bevare oplysninger i lyset af afslutningen af en efterforskning i en bestemt sag, en endelig dom, især en frikendelse, rehabilitering, udstået straf, amnesti, den registreredes alder, samt i forbindelse med særlige kategorier af oplysninger.

Behovet for fortsat lagring af personoplysninger i en analysedatabase vurderes af analysedeltagerne, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 8. Hvis deltagerne ikke kan nå til enighed om behovet for fortsat lagring, træffer styrelsesrådet afgørelse i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 28, stk. 1, nr. 7.

2. Hvis en straffesag mod personer, der er omfattet af artikel 6, stk. 2, afsluttes ved afgørelse truffet af en ret eller en anden instans uden mulighed for appel, og Europol underrettes om denne afgørelse af den pågældende medlemsstat eller tredjepart, skal Europol kontrollere, om de oplysninger, der er berørt af denne afgørelse, fortsat må lagres, ændres eller anvendes. Hvis det på baggrund af begrundelsen for afgørelsen eller andre efterretninger må formodes, at den pågældende ikke, eller ikke i strid med loven, har begået den strafbare handling, eller hvis dette spørgsmål ikke afgøres endeligt i begrundelsen for afgørelsen, skal de oplysninger, der er berørt af afgørelsen, slettes, medmindre der er vægtige grunde til at antage, at de stadig er relevante for analysedatabasens formål. I så fald skal der tilføjes en oplysning om rettens afgørelse til de oplysninger, der allerede findes i databasen. Endvidere kan disse oplysninger kun behandles og opbevares under behørig hensyntagen til den kontekst, den nævnte afgørelse er truffet i, og de rettigheder, den giver den pågældende person.

3. Personoplysninger må højst lagres i sammenlagt tre år. Denne frist begynder på ny at løbe på den dato, hvor en begivenhed, som fører til lagring af oplysninger om den pågældende person, indtræffer. Hvis personoplysninger som omhandlet i artikel 6, stk. 3-6, lagres i en analysedatabase i mere end fem år på grund af en sådan forlængelse, underrettes Den Fælles Kontrolinstans herom.

4. Hvis det under den overvågning, som Den Fælles Kontrolinstans, jf. Europol-konventionens artikel 24, foretager af Europols virksomhed, konstateres, at personoplysninger opbevares i strid med disse bestemmelser, underretter Den Fælles Kontrolinstans Europols direktør herom i det fornødne omfang i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 24, stk. 5.

Når Den Fælles Kontrolinstans i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 24, stk. 5, har forelagt en sag om pligt til sletning for styrelsesrådet, er det ikke tilladt at videregive de pågældende oplysninger uden forudgående tilladelse fra styrelsesrådet. I ekstraordinære tilfælde kan direktøren godkende, at oplysningerne videregives, inden styrelsesrådet har givet sin godkendelse, hvis dette anses for at være strengt nødvendigt for at sikre de berørte medlemsstaters væsentlige interesser inden for Europols målsætning eller for at afværge en alvorlig og overhængende fare. I sådanne tilfælde giver direktøren en skriftlig tilladelse, der fremsendes til styrelsesrådet og Den Fælles Kontrolinstans.

Artikel 8 Indsamling og registrering af oplysninger

Der sondres mellem oplysningerne i analysedatabasen ud fra en vurdering af kilden og oplysningernes pålidelighed eller rigtighed, jf. artikel 11. Der sondres mellem oplysninger, der er baseret på faktiske forhold, og oplysninger, der er baseret på meninger eller personlige vurderinger.

Artikel 9 Intern databeskyttelse

Europols direktør træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre overholdelsen af disse bestemmelser og andre bestemmelser om databeskyttelse. Han udpeger med henblik herpå en erfaren medarbejder, hvis opgaver gør vedkommende direkte ansvarlig over for direktøren.

KAPITEL II

KLASSIFICERING

Artikel 10 Kategorier af analysedatabaser

Analysedatabaserne kan være:

a) af generel eller strategisk karakter, når formålet er at behandle relevante oplysninger om et særligt problem eller at udbygge eller forbedre de initiativer, som tages af de kompetente myndigheder, der er nævnt i Europol-konventionens artikel 2, stk. 4.

b) af operationel karakter, når formålet er at indsamle oplysninger om en eller flere af de kriminelle aktiviteter, som er omhandlet i Europol-konventionens artikel 2, vedrørende en sag, person eller organisation med henblik på at indlede, fremme eller afslutte bilaterale eller multilaterale efterforskninger af international karakter, jf. Europol-konventionens artikel 10, stk. 2, under forudsætning af, at to eller flere medlemsstater er blandt de berørte parter.

Artikel 11 Vurdering af kilden og oplysningerne

1. Kilden til oplysninger, der hidrører fra en medlemsstat, vurderes så vidt muligt af den medlemsstat, der videregiver oplysningerne, efter følgende kriterier:

A. Der hersker ingen tvivl om kildens ægthed, pålidelighed og kompetence, eller kildens oplysninger har tidligere vist sig at være pålidelige i alle tilfælde.

B. Kilden har i de fleste tilfælde vist sig at være pålidelig.

C. Kilden har i de fleste tilfælde vist sig at være upålidelig.

D. Kildens pålidelighed kan ikke vurderes.

2. Oplysninger, der hidrører fra en medlemsstat, vurderes så vidt muligt af den medlemsstat, der videregiver oplysningerne, efter deres pålidelighed på grundlag af følgende kriterier:

1) Oplysninger, hvis rigtighed ikke anfægtes.

2) Oplysninger, som kilden har personligt kendskab til, men som den rapporterende tjenestemand ikke har personligt kendskab til.

3) Oplysninger, som kilden ikke har personligt kendskab til, men som underbygges af allerede registrerede oplysninger.

4) Oplysninger, som kilden ikke har personligt kendskab til, og som ikke kan underbygges.

3. Hvis Europol på grundlag af allerede foreliggende oplysninger kommer til den konklusion, at der er behov for at korrigere vurderingen, underretter Europol den pågældende medlemsstat herom og søger at nå til enighed om en ændring af vurderingen. Europol ændrer ikke vurderingen, medmindre der foreligger en sådan enighed.

4. Hvis Europol modtager data eller oplysninger fra en medlemsstat uden en vurdering, forsøger Europol på grundlag af allerede foreliggende oplysninger så vidt muligt at vurdere, hvor pålidelig kilden er. Vurderingen af specifikke data og oplysninger skal ske efter aftale med den medlemsstat, der videregiver oplysningerne. En medlemsstat og Europol kan også indgå en generel aftale om vurdering af bestemte typer oplysninger og bestemte kilder. Styrelsesrådet skal underrettes om sådanne generelle aftaler. Hvis oplysninger er videregivet til Europol på grund af sådanne generelle aftaler, skal dette noteres sammen med oplysningerne.

Hvis det i et bestemt tilfælde ikke er muligt at nå til en aftale, eller hvis der ikke er indgået en generel aftale, vurderer Europol oplysningerne eller dataene i overensstemmelse med stk. 1, litra D, og stk. 2, nr. 4.

5. Hvis Europol modtager data eller oplysninger fra en tredjepart, finder denne artikel tilsvarende anvendelse.

6. Hvis oplysninger i en analysedatabase er resultatet af en analyse, vurderer Europol de pågældende oplysninger i overensstemmelse med denne artikel og efter aftale med de medlemsstater, der deltager i analysen.

KAPITEL III

REGLER FOR ANVENDELSE AF ANALYSEDATABASER OG OPLYSNINGERNE HERI

Artikel 12 Oprettelse af databaser

1. Analysedatabaser oprettes på Europols initiativ eller på anmodning af de medlemsstater, der videregiver oplysningerne, efter proceduren i Europol-konventionens artikel 12.

2. Den Fælles Kontrolinstans kan i henhold til Europol-konventionens artikel 12, stk. 1, skriftligt sende sine bemærkninger til styrelsesrådet. Styrelsesrådet indrømmer med henblik herpå Den Fælles Kontrolinstans en frist på to måneder. Der sendes en kopi af disse skriftlige bemærkninger til Europols direktør.

Styrelsesrådet kan indbyde repræsentanter for kontrolinstansen til at deltage i drøftelserne om oprettelsesbestemmelserne for analysedatabaser.

3. Europols direktør skal i henhold til Europol-konventionens artikel 12, stk. 2, skriftligt begrunde, at oprettelsen af en database haster.

Med henblik herpå underretter han uden undtagelse styrelsesrådets medlemmer om databasens navn, indhold og formål samt alle andre oplysninger, som er nødvendige for at vurdere, om oprettelsen haster.

Analysearbejdet kan begynde, så snart proceduren i Europol-konventionens artikel 12, stk. 1, er indledt, men resultaterne må først fremsendes, når styrelsesrådet har givet sin godkendelse efter proceduren i Europol-konventionens artikel 12, stk. 1. Hvis styrelsesrådet ikke giver sin godkendelse, slettes oplysningerne omgående.

I ekstraordinære tilfælde kan direktøren godkende, at resultaterne fremsendes, inden styrelsesrådet har givet sin godkendelse, hvis dette anses for at være strengt nødvendigt for at sikre de berørte medlemsstaters væsentlige interesser inden for Europols målsætning eller for at afværge en alvorlig og overhængende fare. I sådanne tilfælde giver direktøren en skriftlig tilladelse, der fremsendes til styrelsesrådet og Den Fælles Kontrolinstans.

4. Hvis det under analysearbejdet bliver nødvendigt at ændre oprettelsesbestemmelserne til analysedatabasen, finder procedurerne i Europol-konventionens artikel 12 og nærværende artikel tilsvarende anvendelse.

Artikel 13 Videregivelse af oplysninger i analysedatabaser

Videregivelse af personoplysninger i analysedatabaser til en medlemsstat eller tredjepart registreres i den pågældende database.

Europol kontrollerer om nødvendigt senest på videregivelsestidspunktet og i samarbejde med den medlemsstat eller tredjepart, der leverer oplysningerne, om disse er korrekte og i overensstemmelse med Europol-konventionen. I forbindelse med enhver videregivelse bør der så vidt muligt anføres retsafgørelser og beslutninger om ikke at retsforfølge, og oplysninger, der er baseret på meninger eller personlige vurderinger, bør, inden de videregives, kontrolleres i samarbejde med den medlemsstat eller tredjepart, der har leveret dem, ligesom det bør angives, hvor korrekte eller pålidelige de er.

Den modtagende medlemsstat oplyser over for den medlemsstat, som har videregivet oplysningerne, og på dennes anmodning, hvorledes disse er anvendt, og hvilke resultater der er opnået på grundlag heraf, for så vidt dette er tilladt ifølge den modtagende medlemsstats nationale lovgivning.

Eventuelle begrænsninger i anvendelsen af oplysninger efter Europol-konventionens artikel 17 anføres sammen med oplysningerne og meddeles modtagerne af analyseresultater.

Artikel 14 Kontrolprocedurer

Overholdelsen af datasikkerhedsbestemmelserne i Europol-konventionens artikel 25 sikres ved, at der udarbejdes en sikkerhedsplan for Europols databehandling, som løbende ajourføres, således at den svarer til den anslåede sikkerhedsrisiko for Europol. Sikkerhedsplanen skal godkendes af styrelsesrådet.

Artikel 15 Anvendelse og lagring af oplysninger og analyseresultater

1. Alle personoplysninger og analyseresultater, der videregives fra en analysedatabase, må kun anvendes i overensstemmelse med databasens formål eller til at bekæmpe andre former for grov kriminalitet samt i overensstemmelse med de begrænsninger i anvendelsen, som en medlemsstat har fastsat på grundlag af Europol-konventionens artikel 17, stk. 2. De i artikel 5, stk. 2, i nærværende bestemmelser omhandlede oplysninger må kun videregives i forståelse med den medlemsstat, der har leveret oplysningerne.

2. Når en analysedatabase nedlægges, lagrer Europol alle de heri indeholdte oplysninger i en særskilt database, som kun er tilgængelig med henblik på intern eller ekstern kontrol. Med forbehold af Europol-konventionens artikel 21, stk. 5, må oplysningerne højst lagres i tre år efter nedlæggelsen af databasen.

3. Europol må lagre resultaterne fra en analysedatabase i elektronisk form i højst tre år efter nedlægningen af den pågældende database, forudsat at de lagres i en særskilt database, og at der ikke tilføjes nye oplysninger. Efter dette tidsrum må resultaterne kun lagres i form af et papirdokument.

4. For at kontrollere lovligheden af søgninger efter personoplysninger i analysedatabaserne i overensstemmelse med formålet med analysen skal mindst hver tiende søgning automatisk registreres, jf. Europol-konventionens artikel 16.

Hver registrering skal indeholde ét særskilt referencenummer vedrørende brugerens identitet, dato og tidspunkt for søgningen samt identiteten på den person, om hvem oplysningerne er blevet fremfundet og fremvist på skærm, samt vedrørende den analysedatabase, oplysningerne blev søgt i.

Registreringerne anvendes og slettes i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 16, andet punktum, samt alle bestemmelser vedtaget på grundlag af tredje punktum i samme artikel.

5. Det kan i oprettelsesbestemmelserne til en analysedatabase fastsættes, at der skal foretages flere registreringer end anført i stk. 4, eller at sådanne registreringer skal indeholde flere oplysninger end anført i stk. 4 under hensyn til de bestemmelser, der vedtages på grundlag af Europol-konventionens artikel 16, tredje punktum.

Artikel 16 Samkøring af databaser

1. Hvis det bliver åbenbart, at oplysningerne i en analysedatabase også kan være relevante for andre analysedatabaser, følges følgende procedurer:

a) Hvis der foreslås en fuldstændig samkøring af oplysningerne i to databaser, oprettes der i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 12 en ny database, der indeholder alle oplysningerne i de to databaser. Beslutningen om samkøring af de to databaser træffes af alle deltagerne i de to oprindelige databaser. Deltagerne i hver af de oprindelige databaser beslutter, om den pågældende database skal nedlægges eller ej.

b) Hvis alle eller nogle af oplysningerne i en database er relevante for en anden database, beslutter deltagerne i den første database, om disse oplysninger skal overføres til den anden database. Hvis overførslen viser sig at kræve ændring af oprettelsesbestemmelserne for en af databaserne, udarbejdes der nye oprettelsesbestemmelser for denne database i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 12. Deltagerne i hver af de oprindelige databaser beslutter ligeledes, om den pågældende database skal nedlægges eller ej.

2. I de i stk. 1 nævnte eksempler berøres tidsfristerne for revision af oplysninger, der overføres fra en analysedatabase til en anden, ikke af en sådan overførsel.

Artikel 17 Nye tekniske hjælpemidler

Der kan kun indføres nye tekniske hjælpemidler til behandling af oplysninger i analyseøjemed, hvis der er truffet alle rimelige forholdsregler med henblik på at sikre, at de anvendes i overensstemmelse med Europols regler for beskyttelse af personoplysninger. Europols direktør skal, når indførelsen af sådanne tekniske hjælpemidler volder problemer for anvendelsen af disse databeskyttelsesregler, forinden rådføre sig med Den Fælles Kontrolinstans.

KAPITEL IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 18 Ikrafttræden

Disse bestemmelser træder i kraft den 1. januar 1999.

Senest tre år efter disse bestemmelsers ikrafttræden tages de op til ny vurdering i styrelsesrådets regi.

Artikel 19 Revision af bestemmelserne

Styrelsesrådet drøfter eventuelle ændringsforslag til disse bestemmelser, hvorefter de vedtages af Rådet i overensstemmelse med proceduren i Europol-konventionens artikel 10, stk. 1.

Udfærdiget i Bruxelles, den 3. november 1998.

På Rådets vegne

B. PRAMMER

Formand

(1) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 1.