BERETNING om regnskab for Det Europæiske Miljøagentur (København) (regnskabsåret 1996), med Agenturets svar (97/C 393/05)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Miljøagenturs bestyrelse i overensstemmelse med artikel 13, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 af 7. maj 1990 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret 1996. I overensstemmelse med artikel 13, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 (2) er den administrerende direktør ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Den administrerende direktørs ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 14 i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 (4). Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Det fremgår af bemærkningerne i punkt 1.6 til 1.15, at Agenturet anvender regnskabsmetoder, som er i strid med de gældende bestemmelser, og at det ikke har kunnet fremlægge dokumentation for visse beløb.

1.5. Med forbehold af de ovenfor anførte forhold er årsregnskabet rigtigt, og de underliggende transaktioner er som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE MILJØAGENTURS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 1996

Budgetregnskabet og det almindelige regnskab

1.6. Regnskaberne føres fortsat i to forskellige regnskabssystemer. Der anvendes software, der er udformet til kommercielle virksomheder, til det almindelige regnskab og et andet system til budgetregnskabet. Når der anvendes to forskellige systemer, burde de to regnskaber regelmæssigt afstemmes (mindst en gang om måneden). I regnskabsåret 1996 blev der ikke foretaget afstemninger, og det var endvidere vanskeligt at afstemme de to regnskaber, fordi en stor del af regnskabsregistreringerne i det almindelige regnskab var opført med samlede beløb (de forskellige budgetkonti var samlet under fem store udgiftskonti i det almindelige regnskab; flere posteringer uden for budgettet vedrørende kredit- eller debettransaktioner vedrørende personalet var også samlet på en enkelt konto i det almindelige regnskab).

1.7. En anden svaghed ved dette regnskabssystem er, at der i løbet af året ikke foretages »efterfølgende« kontrol af udnyttelsen af bevillingerne, og at man ikke kan være sikker på, at der ikke forekommer bevillingsoverskridelser.

1.8. På balancen figurerer en saldo på ca. 0,02 mio. ECU (diverse kreditorer), som Agenturet ikke har kunnet fremlægge fornøden dokumentation for (jf. problemet med de samlede posteringer omhandlet i punkt 1.6).

1.9. Agenturets budgetregnskab er ikke ajourført, og det giver derfor ikke den anvisningsberettigede og finansinspektøren de oplysninger, de har brug for, før de indgår retlige forpligtelser over for tredjemand henholdsvis påtegner forelagte forpligtelsesforslag. Agenturet har derfor måttet etablere et parallelt system til kontrol af budgetgennemførelsen for at undgå, at der ligesom i det foregående regnskabsår forekom bevillingsoverskridelser (jf. beretningen om gennemførelsen af budgettet for 1995), og for at de anvisningsberettigede til enhver tid kan få et overblik over de indgåede forpligtelser på de budgetposter, de er ansvarlige for (manglende overholdelse af artikel 58 og 59 i Kommissionens gennemførelsesbestemmelser til finansforordningen, der også gælder for Miljøagenturet, eftersom det ikke selv har vedtaget gennemførelsesbestemmelser).

1.10. Da Agenturet sandsynligvis ikke vil få adgang til SINCOM 2 i den nærmeste fremtid, bør det undersøge andre muligheder for at få adgang til et effektivt regnskabssystem.

1.11. Den metode, der blev anvendt i regnskabsåret 1996, var ikke i overensstemmelse med almindelig regnskabspraksis, og heller ikke med Fællesskabets finansielle bestemmelser. Og resultatet var, at regnskabet (råbalance, balance og forvaltningsregnskab) i den sidste ende blev forelagt efter, at fristen var udløbet.

1.12. Den fremgangsmåde, som direktionen har valgt til udarbejdelse og forelæggelse af regnskabet, er således ikke hensigtsmæssig.

1.13. På grundlag af ovennævnte bemærkninger kan det konkluderes, at regnskabsmetoderne bør forbedres så hurtigt som muligt.

1995-forpligtelser, der ikke er registreret i regnskabet

1.14. I regnskabsåret 1995 afgav Agenturet flere ordrer på varer og/eller arbejdsydelser uden at indgå regnskabsmæssige forpligtelser for at sikre sig, at de nødvendige midler var til rådighed. Hertil kommer, at eftersom der ikke blev fremført bevillinger, måtte de betalinger, der skulle have været afholdt over fremførte bevillinger, afholdes over bevillinger fra regnskabsåret 1996 (manglende overholdelse af princippet om budgettets etårighed).

Betalinger afholdt i 1997 registreret i 1996

1.15. Flere betalinger afholdt efter den 15. januar 1997 er fejlagtigt blevet opført under driftsbevillingerne for 1996. De burde have været opført under bevillingerne fremført fra 1996 til 1997.

Finansinspektøren

1.16. På grundlag af de alvorlige problemer, Retten konstaterede i København, understreger den påny, at der bør være en finansinspektør permanent i Agenturet.

1.17. En anden alvorlig konsekvens er, at udgiftsforpligtelser og betalinger under afsnit III (aktionsudgifter) bliver godkendt (påtegnet) med væsentlige forsinkelser, fordi Agenturet er forpligtet til at sende al relevant dokumentation til Bruxelles.

Fremførte bevillinger - Kontrakter

1.18. Procentsatsen for fremførte bevillinger er fortsat meget høj (93,1 % for bevillingerne under afsnit III).

1.19. En stor del af kontrakterne undertegnes i slutningen af regnskabsåret.

1.20. Der anvendes alt for ofte begrænset udbud.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT 120 af 11. 5. 1990, s. 4.

(2) I henhold til artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 skal Agenturets administrerende direktør senest den 31. marts 1997 opstille regnskabet over Agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996. Regnskabet blev underskrevet af Agenturets administrerende direktør og sendt til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten den 26. marts 1997. Retten modtog regnskabet den 31. marts 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Agenturets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

(2) Regnskabsårets negative saldo og nedgangen i egenkapitalen er ikke udtryk for kapitaltab. Det skyldes, at man har anvendt de finansielle bestemmelsers regler vedrørende indtægter (kun inkasserede beløb) og udgifter (betalinger samt fremførte bevillinger).

(3) I regnskabet for regnskabsåret 1995 var den del af Kommissionens tilskud, som endnu ikke var udbetalt ved udgangen af regnskabsåret, opført under indtægterne. Fra regnskabsåret 1996 er dette beløb i overensstemmelse med bestemmelserne opført på balancens passivside.

DET EUROPÆISKE MILJØAGENTURS SVAR

Budgetregnskabet og det almindelige regnskab

Punkt 1.6 - Budget- og regnskabssystemer

Agenturet lider under manglen på et integreret og automatiseret budget- og regnskabssystem. De nye agenturer er fælles om det problem, at der ikke på markedet findes nogen programpakke, der imødekommer deres behov. Agenturerne har tidligere forsøgt i fællesskab at udvikle et integreret budget- og regnskabssystem, men måtte opgive dette arbejde til fordel for Kommissionens nye system SINCOM2/SI2. Udviklingen af dette system har imidlertid været ramt af betydelige forsinkelser.

Agenturet har derfor som en midlertidig løsning forsøgt at råde bod på manglen på et integreret system ved at anvende to (ikke integrerede) programpakker, som er let tilgængelige på markedet.

Agenturet har hidtil lidt under forsinkelserne i Kommissionens udvikling af SINCOM/SI2. Som følge heraf måtte agenturet i 1996 (og 1997) udføre sit arbejde uden et integreret budget- og regnskabssystem. Manglen på et sådant system er ofte blevet påpeget af agenturet.

Agenturet har i 1997 fortsat fulgt de på det seneste opmuntrende resultater i udviklingen af SI2, men på baggrund af tidligere tiders gentagne forsinkelser har agenturet som anbefalet af Revisionsrettens [punkt 1.10] parallelt hermed gennemført en grundig analyse af programpakker på markedet, som vil gøre det muligt at gennemføre de krævede ændringer. Agenturet forventer at kunne bruge SI2 i 1998.

Punkt 1.6 - Samlede posteringer

Agenturet vil som anbefalet af Revisionsretten foretage månedlige afstemninger. På grund af de store forsinkelser i afslutningen af regnskabet for 1996 vil afstemningen imidlertid blive foretaget for de første seks måneder af 1997 og for de første ni måneder af 1997. Agenturet vil i 1998 foretage månedlige afstemninger.

Kontoerne i budgetregnskabet har siden januar 1997 ikke været samlet under udgiftskonti i det almindelige regnskab. Hver konto i budgetregnskabet modsvares af en udgiftskonto i det almindelige regnskab. Posteringer uden for budgettet har modsvarende konti og samles ikke.

Punkt 1.7

Et af kravene til agenturets nye integrerede og automatiserede budget- og regnskabssystem er, at det skal være muligt at kontrollere bevillingsniveauet a posteriori. Et fuldt ud operationelt system vil derfor have denne egenskab.

Punkt 1.8

Agenturet har med Kommissionens hjælp fået afklaret, spørgsmålet vedrørende saldoen på 0,02 mio. ECU i balancen, som der ikke kunne fremlægges de fornødne bilag for, da revisionen blev foretaget. Efter at have rettet konteringsfejl opstået i 1996 og sørget for en korrekt kontering af betalinger foretaget efter den 15. januar 1997 blev denne saldo reduceret til -0,002 mio. ECU.

Punkt 1.9

Agenturet er ikke længere bagud med budgetregnskabet, som i 1996. Regnskabsføreren holder budgetregnskabet og det almindelige regnskab ajour, og de anvisningsberettigede kan, før der indgås forpligtelser, bruge oplysningerne heri som grundlag for beslutninger. Finansinspektøren har endnu ikke adgang til disse oplysninger, men det er hensigten at give ham adgang til det ovenfor beskrevne integrerede system og i forbindelse hermed gøre det muligt at få finansinspektørens påtegning i elektronisk form.

Ved hjælp af et parallelt system kompenserede agenturet i 1996 dels for manglen på et integreret system til overvågning og gennemførelse af budgettet, dels for det forhold, at regnskabet hverken var ajourført eller centraliseret. Denne fremgangsmåde bidrog til at forhindre overskridelse af bevillingerne. Agenturet må dog erkende, at metoden er ineffektiv. I 1997 er regnskabet centraliseret og ajourført, og der er derfor ikke længere brug for dette parallelle system.

Punkt 1.10

Agenturet har fulgt Revisionsrettens råd og som nævnt ovenfor foretaget en grundig analyse af alternative systemer på markedet, som agenturet med visse ændringer vil kunne anvende. På baggrund af de seneste resultater med Kommissionens brugergrænseflade SI2, Erhvervsuddannelsesinstituttets (Torino) præsentation i 1998 af et automatiseret system, baseret på SI2 og tilpasset agenturernes behov, og de potentielle gevinster, agenturerne kan hente ved standardisering og øget effektivitet som følge heraf, agter agenturet at anvende SI2 til sit integrerede og automatiserede budget- og regnskabssystem.

Punkt 1.11

Regnskabsføreren har fået besked på at respektere og nøje overholde regnskabsprincipperne og finansforordningen. Dette skulle sammen med de ovenfor beskrevne forbedringer sætte ham i stand til udarbejde og forelægge regnskabet inden for den fastsatte frist.

Punkt 1.12

Retten har nøje orienteret den administrerende direktør om de problemer, der er observeret, og de mulige løsninger herpå. Den administrerende direktør får regelmæssigt briefinger af regnskabsføreren, og han vil fortsat sørge for, at de i dette svar nævnte foranstaltninger indføres og overholdes. Desuden vil agenturets regnskabskapacitet blive styrket. Den administrerende direktør vil formelt orientere bestyrelsen om disse afhjælpende foranstaltninger.

Punkt 1.13

Agenturet har som beskrevet ovenfor allerede indført flere afhjælpende foranstaltninger, og som den vigtigste forbedring forventer det at kunne sætte sit integrerede budget- og regnskabssystem i drift i 1998.

1995-forpligtelser, der ikke er registreret i regnskabet

Punkt 1.14

Problemet skyldes bevillingsoverskridelserne i 1995. I 1996 er bevillingerne ikke blevet overskredet, fordi agenturet brugte parallelle systemer til budget og regnskab. De ovenfor nævnte forbedringer vil forhindre bevillingsoverskridelser i fremtiden og derved sikre, at reglen om budgettets étårighed overholdes.

1996-betalinger registreret i 1997

Punkt 1.15

Disse fejl er afhjulpet, hvilket fremgår af den endelige version af agenturets regnskab for 1996. Korrektionen af fejlene bidrog til at reducere den uforklarlige saldo på 0,020 mio. ECU i balancen.

Finansinspektøren

Punkt 1.16

Agenturet så meget gerne, at der blev ansat en finansinspektør i agenturet. Dette ville ikke alene mindske forsinkelserne, men, hvad der er mere vigtigt, også gøre det muligt for agenturet at drage fordel af daglig rådgivning og vejledning på stedet.

Punkt 1.17

Som anført ovenfor ville agenturet foretrække at have sin egen finansinspektør. Det integrerede system vil lette finansinspektørens godkendelse ved at give ham adgang til agenturets økonomiske data og relaterede oplysninger og muliggøre påtegning i elektronisk form. Dette skulle mindske, om end ikke helt afskaffe postforsendelse af dokumenter til Bruxelles.

Fremførsel af bevillinger og kontrakter

Punkt 1.18

I 1995 blev 93,1 % af bevillingerne vedrørende afsnit III fremført til det følgende år, navnlig på grund af vanskeligheder i forbindelse med etableringen af agenturet. I 1996 blev disse fremførsler reduceret til 79,8 %, og i 1997 forventes denne procentdel at falde yderligere. Det skal dog også påpeges, at mange betalinger altid vil blive foretaget i det følgende år, fordi talrige kontrakter vedrørende afsnit III først slutter det følgende år.

Punkt 1.19

Gennemførelsen af budgettet overvåges nøje, og agenturet bestræber sig på at begrænse mængden af transaktioner i slutningen af regnskabsåret.

Punkt 1.20

Agenturet vil forsøge at lægge større vægt på offentlige udbud.