Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Thessaloniki-Centret) for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med centrets svar

(1999/C 372/05)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 337/75(1), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1946/93(2).

2. Retten har revideret Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelses regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Centrets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76(3), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93(4), ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet(5) i overensstemmelse med artikel 65, 67 og 68 i de interne finansielle bestemmelser i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere regnskabet.

3. Revisionen er gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten har gennemgået regnskabsregistreringerne og foretaget anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSE FOR DET REGNSKABSÅR, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Hovedbogholderi og budgetregnskab

5. Centret anvender i dag et gammelt og kompliceret system til opstilling af budget og balance. Trods centrets indsats er FIBUS-systemet (et system, der er tilpasset dets behov) endnu ikke fuldt udviklet og heller ikke taget i brug. Retten skal ud over disse forsinkelser påpege, at systemet ikke er valideret, og at det ikke er ordentligt dokumenteret. Kun den person, der har udviklet det, er fuldt fortrolig med det. Udviklingen af dette system har de sidste to år kostet ca. 0,2 mio. ECU.

Forskudsforvaltning

6. Centret afholder fortsat betalinger (navnlig under afsnit I) gennem forskudsforvaltningen (6 mio. ECU). Anvendelsen af forskudsforvaltningen bør begrænses.

Centrets bygning

7. Ifølge de seneste oplysninger fra centret vil den græske regering overdrage ejendomsretten til den grund, som centrets bygning er beliggende på, til centret uden vederlag, når arbejderne er afsluttet.

Indtægtsordrer

8. Centret bør fremover udstede alle indtægtsordrer på det tidspunkt, hvor en fordring bliver eksigibel.

Personale

9. De ansattes økonomiske rettigheder fastsættes ikke systematisk på grundlag af ansættelsesmyndighedens afgørelse i hvert enkelt tilfælde.

10. Administrationen har ikke systematisk undersøgt de ansattes erhvervede rettigheder på ny, og Retten har konstateret, at:

a) de ansattes personlige akter ikke altid indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for beregningen af rettighederne

b) der er i nogle tilfælde var udbetalt ydelser efter udløbet af den periode, hvori de kunne udbetales, eller der manglede bilag.

Moms

11. På tidspunktet for revisionen (maj 1999) var der endnu ikke udarbejdet anmodninger om momsrefusion for 1998.

Kontrakter

12. Udbuddene og kontraktforvaltningen bør omorganiseres. I nogle tilfælde er udbuddene blevet sat for sent i gang.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 11. november 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 39 af 13.2.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 11.

(3) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 1.

(4) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 15.

(5) I overensstemmelse med artikel 1 i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76 har centrets bestyrelse udarbejdet forvaltningsregnskabet for regnskabsåret 1998, som er dateret den 29. marts 1999. Bestyrelsen har sendt regnskabet til Kommissionen og Revisionsretten, som modtog det den 30. marts 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsrettens beregninger på grundlag af centrets oplysninger.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsrettens beregninger på grundlag af centrets oplysninger.

CEDEFOP's svar

CEDEFOP takker Revisionsretten for den foreløbige beretning, som generelt er positiv. Måden, hvorpå Revisionsretten har fremsat sine bemærkninger, giver centrets bestyrelse mulighed for at svare direkte. Bestyrelsen anvender den samme opstilling som i Rettens bemærkninger og konklusioner. Nummereringen af de annoterede punkter svarer til den, der er anvendt i Rettens beretning.

Hovedbogholderi og budgetregnskab

5. Centret har siden sidste år i høj grad accelereret og intensiveret sine bestræbelser på at gennemføre dette projekt. Alle nødvendige midler, herunder det involverede personale, er taget i brug med henblik på at gennemføre idriftsættelsen på forsøgsbasis af det nye system indtil udgangen af 1999. Forsøgsperioden med henblik på en forbedring af systemet er for øjeblikket i gang. Anvendelsen samtidig med det aktuelle system vil formodentlig forsætte i det første seks måneder af 2000; således vil FIBUS være fuldt udbygget og kunne anvendes eksklusivt fra sommeren 2000. I løbet af denne procedure vil der være et konstant samarbejde med Kommissionens kompetente tjenestegrene (navnlig finanskontrollen).

Forskudsforvaltning

6. Centret har allerede truffet de nødvendige foranstaltninger til at begrænse afholdelsen af betalinger over forskudsforvaltningen. Lønningerne er siden februar 1999 blevet betalt over regnskabet, hvilket næsten har medført en halvering af de transaktioner, der udføres gennem forskudsforvaltningen.

Indtægtsordrer

8. Centret har taget Revisionsrettens bemærkninger til efterretning og har allerede truffet de nødvendige foranstaltninger i denne forbindelse. Alle disse tilfælde vil nemlig fremover blive opført på regneark i Excel, indtil FIBUS-systemet ligeledes dækker dette aspekt og er helt klar til brug.

Personale

9. Med henblik på at sikre, at Rettens henstilling følges systematisk, har direktøren besluttet, at administrationen fremover pålægges at fastsætte de ansattes rettigheder, som derefter, under administrationschefens ansvar, forelægges for ansættelsesmyndigheden (direktøren) til undertegnelse. De vil blive placeret i et særligt afsnit i de personlige akter med henblik på at øge tilgængeligheden og gennemsigtigheden.

10. Administrationen har adgang til de oplysninger og bilag, som Retten henviser til, og vil sørge for en mere regelmæssig opfølgning og ajourføring. Personaleforvaltningen vil blive hyppigere opdateret ved hjælp af en undersøgelse af rigtigheden af alle personaleoplysningerne. Som nævnt ovenfor vil de individuelle rettigheder (herunder de økonomiske rettigheder) blive gjort til genstand for formelle afgørelser, som vil blive revideret en gang om året.

Moms

11. De fleste anmodninger om momsrefusion for 1998 (± 90 % af det samlede beløb) blev fremsat i juni 1999. På grund af de særlige procedurer, som er vedtaget herfor, er der fortsat mindre forsinkelser hvad angår Belgien, Nederlandene og Spanien, som imidlertid vil blive indhentet i løbet af sommeren 1999.

Kontrakter

12. Centret har allerede anerkendt behovet for en ændring og ansatte i slutningen af 1998 en specialist med mangeårig fællesskabserfaring på området. Omorganiseringen er startet med det formål at oprette en afdeling kaldet "forvaltning af kontrakter" i administrationen. Et effektivt elektronisk system er under udvikling, navnlig med henblik på at forbedre forvaltningen og opfølgningen af undersøgelseskontrakter, og integrationen af systemet i FIBUS er på nuværende tidspunkt godt på vej.

Siden oprettelsen af den nye afdeling "forvaltning af kontrakter" (i starten af 1999) er alle udbuddene vedrørende eksklusiv udnyttelse af den nye bygning fra september 1999 (heraf to vedrørende udstyr - audiovisuelt konferenceudstyr og sikkerhedssystemer - to vedrørende tjenesteydelser på lang sigt - rengøring og sikkerhed - og en vedrørende flytningen) blevet prioriteret højest med henblik på at indhente den forsinkelse, som Retten nævner. I løbet af de kommende måneder vil der blive iværksat andre udbud vedrørende markedsundersøgelser med henblik på de faste tjenesteydelser, der har eksisteret siden etableringen af CEDEFOP i Thessaloniki (bank, rejsebureau, eksprespost osv.).

Endelig vil det administrative ansvar for overvågningen og opretholdelsen af en sammenhængende strategi for gennemførelsen af alle kontrakter vedrørende drift og tjenesteydelser af horisontal karakter, herunder dokumentation, publikation, edb osv., gradvist blive pålagt den nye afdeling, som således vil dække hele dette aspekt af transaktionerne.