»DET EUROPÆISKE KONTOR FOR BEKÆMPELSE AF SVIG (OLAF)

FORRETNINGSORDEN FOR OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGET

INDHOLD

AFSNIT I — OVERVÅGNINGSUDVALGETS OPGAVER OG BEFØJELSER

Artikel 1 Opgaver

Artikel 2 Beføjelser

AFSNIT II — SAMMENSÆTNING OG FUNKTION

Artikel 3 Sammensætning

Artikel 4 Etiske regler

Artikel 5 Formandskab

Artikel 6 Møder

Artikel 7 Arbejdsmetoder

Artikel 8 Ordførere

Artikel 9 Kontrol, undersøgelser og ekspertrådgivning

Artikel 10 Afstemningsprocedure

Artikel 11 Protokol

Artikel 12 Sekretariat

AFSNIT III — UDØVELSE AF BEFØJELSER

Artikel 13 Opfølgning af oplysninger fra generaldirektøren

Artikel 14 Aktivitetsrapport

Artikel 15 Procedure for udtalelse om udpegning af generaldirektøren

Artikel 16 Disciplinærsager mod generaldirektøren

Artikel 17 Tavshedspligt og behandling af personoplysninger

Artikel 18 Budget

AFSNIT IV — OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 19 Evaluering og ændring af forretningsordenen

Artikel 20 Ikrafttrædelse og offentliggørelse af forretningsordenen

OVERVÅGNINGSUDVALGET HAR —

under henvisning til artikel 11, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (1),

under henvisning til artikel 11, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (Eutatom) nr. 1074/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (2) —

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

AFSNIT I

OVERVÅGNINGSUDVALGETS OPGAVER OG BEFØJELSER

Artikel 1

Opgaver

Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) udfører de opgaver, som er fastsat i forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

Artikel 2

Beføjelser

1. Ved udførelsen af sine opgave udøver Overvågningsudvalget de beføjelser, som er fastsat i forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999 og andre gældende bestemmelser.

2. Med henblik på regelmæssig kontrol af udøvelsen af OLAF's undersøgelsesfunktion kan Overvågningsudvalget specielt i samarbejde med OLAF indføre ordninger, som fastsætter detaljerede regler for denne kontrol. Disse ordninger skal også fastsætte bestemmelser om mekanismer for fortrolig behandling af de oplysninger og dokumenter, som fremlægges af OLAF, og andre spørgsmål af fælles interesse.

3. Overvågningsudvalget træffer passende afgørelser om de oplysninger, som generaldirektøren for OLAF sender det i henhold til artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 7, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

4. Overvågningsudvalget udøver sine beføjelser i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit III.

AFSNIT II

SAMMENSÆTNING OG FUNKTION

Artikel 3

Sammensætning

1. Reglerne om Overvågningsudvalgets sammensætning, udnævnelsen af medlemmerne og deres mandatperiode er fastlagt i forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Når et medlem af Overvågningsudvalget er forhindret i at varetage sit hverv eller nedlægger sit mandat, underretter han udvalgets formand herom, så der kan træffes passende foranstaltninger.

Artikel 4

Etiske regler

1. Ved udøvelsen af deres hverv hverken søger eller modtager medlemmerne af Overvågningsudvalget instrukser fra nogen regering eller nogen institution, noget organ eller noget kontor eller agentur, jf. artikel 11, stk. 5, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 5, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Endvidere må de som fastsat i afgørelsen om udnævnelse ikke behandle et spørgsmål, i hvilket de direkte eller indirekte har en personlig interesse, der kan skabe tvivl om deres uafhængighed, herunder navnlig familiemæssige eller økonomiske interesser.

De behandler alle sager, som de får forelagt, og deres drøftelser af disse sager strengt fortroligt.

3. Medlemmerne af Overvågningsudvalget underretter udvalget om enhver situation, der kan bringe principperne for dets aktiviteter, jf. stk. 1 og 2, i fare, så udvalget kan træffe passende foranstaltninger.

Artikel 5

Formandskab

1. Overvågningsudvalget vælger en formand blandt medlemmerne med et flertal af medlemmernes stemmer.

2. Formanden vælges for et år ad gangen og kan genvælges. Formanden vælges på det sidste møde, hvor den afgående formand fører forsædet.

3. Er formanden af en eller anden grund forhindret i at varetage sit hverv i en længere periode, underretter han medlemmerne om situationen. I så fald vælges en ny formand efter fremgangsmåden i stk. 1.

4. Formanden repræsenterer Overvågningsudvalget og fører forsædet på møderne. Han sørger for, at dets arbejde afvikles korrekt. Formanden indkalder til udvalgets møder og bestemmer, hvor og hvornår møderne skal finde sted. Han udarbejder forslaget til dagsordenen og sørger for, at udvalgets afgørelser gennemføres.

5. Er formanden midlertidigt forhindret i at udføre sine opgaver, kan han anmode et af udvalgets medlemmer om at træde i hans sted.

6. Er formanden fraværende uden at have fulgt den i stk. 5 omhandlede fremgangsmåde, fungerer det ældste medlem som formand.

7. Formanden har ubegrænsede beføjelser til at fremsende enhver form for skrivelse eller svar som led i udvalgets arbejde. Formanden underretter udvalgets medlemmer om, hvilke skrivelser han har modtaget, og hvilke han har besvaret.

Artikel 6

Møder

1. Overvågningsudvalget udøver sine beføjelser på møder, hvor det træder sammen som kollegium. Det afholder mindst ti møder om året. Det er kun beslutningsdygtigt, hvis et flertal af medlemmerne er til stede. Desuden træder det sammen på formandens initiativ eller på anmodning af et flertal af medlemmerne.

2. Bortset fra de tilfælde, som formanden anser for særligt hastende, fremsendes mødeindkaldelserne, så de er fremme mindst en uge før mødet. Mødeindkaldelsen vedlægges forslaget til dagsorden og de nødvendige mødedokumenter, medmindre dette ikke er muligt på grund af dokumenternes art. Den endelige dagsorden godkendes ved hvert mødes begyndelse.

3. Ethvert medlem kan anmode formanden om at optage punkter eller særlige spørgsmål på forslaget til dagsorden eller tilføje sådanne punkter.

4. Formanden kan indkalde Overvågningsudvalget til møde eller sætte punkter på dagsordenen på anmodning af generaldirektøren for OLAF. Generaldirektørens forslag skal være ledsaget af de nødvendige dokumenter.

5. Overvågningsudvalget kan indbyde generaldirektøren for OLAF til at deltage i møder og aktiviteter i forbindelse med dets arbejde. Andre medlemmer af OLAF kan indbydes til at deltage i et møde i udvalget, hvis deres tilstedeværelse anses for at være nødvendig. Sådanne indbydelser fremsendes via generaldirektøren for OLAF.

Generaldirektøren for OLAF informeres om punkter på dagsordenen, som vedrører deltagelsen af de personer, der er omhandlet i første afsnit.

6. Generaldirektøren for OLAF informeres om punkter på dagsordenen, som vedrører deltagelsen af de personer, der er omhandlet i første afsnit.

Artikel 7

Arbejdsmetoder

1. Overvågningsudvalgets møder er ikke offentlige. Dets forhandlinger og udvalgets interne dokumenter, som de er baseret på, er fortrolige, medmindre udvalget bestemmer andet.

De dokumenter og oplysninger, der fremlægges af generaldirektøren for OLAF, er omfattet af bestemmelserne i EF-traktatens artikel 287 om tavshedspligt, artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 8 i forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Overvågningsudvalget vælger højst tre arbejdssprog. Dokumenter og udkast til udtalelser, rapporter eller afgørelser udarbejdes på de sprog, som udvalget har valgt som arbejdssprog. Ethvert medlem kan efter behov anmode om at få et hvilket som helst dokument oversat til sit eget sprog.

3. Overvågningsudvalgets udtalelser, rapporter og afgørelser vedtages på plenarmøder.

4. Undtagelsesvis kan visse afgørelser dog træffes ved en skriftlig procedure, såfremt Overvågningsudvalget på et tidligere møde har godkendt en sådan procedure.

I hastetilfælde kan formanden høre udvalgets medlemmer skriftligt.

I begge tilfælde fremsender han et udkast til afgørelse til udvalgets medlemmer. Såfremt medlemmerne ikke gør indsigelse mod udkastet til afgørelse inden for en af formanden angivet frist på fem arbejdsdage fra modtagelsen af udkastet, anses dette for vedtaget. Anmoder et medlem inden for en frist på fem arbejdsdage fra modtagelsen af udkastet til afgørelse om, at det drøftes i udvalget, suspenderes proceduren med skriftlig høring.

Artikel 8

Ordførere

1. Overvågningsudvalget kan som led i forberedelsen af sine forhandlinger og sit arbejde efter forslag fra formanden udpege en eller flere ordførere blandt medlemmerne.

2. I hastetilfælde kan formanden på eget initiativ foretage denne udpegning. I så fald underretter han straks udvalgets medlemmer herom.

3. Ordføreren undersøger de spørgsmål, der er henvist til ham, og forelægger et udkast til rapport for Overvågningsudvalget. Han kan om nødvendigt bistås af udvalgets sekretariat.

Artikel 9

Kontrol, undersøgelser og ekspertrådgivning

Overvågningsudvalget kan inden for rammerne af sine beføjelser foretage den nødvendige kontrol, gennemføre undersøgelser eller indhente den nødvendige ekspertrådgivning. Det kan også anmode om bistand fra tjenestemænd eller andre ansatte ved OLAF eller Fællesskabernes, medlemsstaternes eller associerede staters institutioner, organer, kontorer eller agenturer.

Artikel 10

Afstemningsprocedure

1. Afgørelser træffes med et flertal af Overvågningsudvalgets medlemmers stemmer efter forslag af formanden.

2. Efter forslag af et medlem kan der foretages hemmelig afstemning.

Artikel 11

Protokol

1. Der udarbejdes en protokol fra samtlige møder i Overvågningsudvalget. Protokollen udarbejdes på udvalgets arbejdssprog.

2. Udkastet til protokol udarbejdes af sekretariatet efter formandens anvisninger og forelægges for Overvågningsudvalgets medlemmer til godkendelse på det næste møde.

3. Ethvert medlem kan foreslå ændringer til udkastet til protokol i forbindelse med godkendelsen. Endvidere kan medlemmerne tage initiativ til, at skriftlige erklæringer eller dokumenter, der anses for relevante, vedføjes protokollen.

4. Ethvert medlem kan foreslå ændringer til udkastet til protokol i forbindelse med godkendelsen. Endvidere kan medlemmerne tage initiativ til, at skriftlige erklæringer eller dokumenter, der anses for relevante, vedføjes protokollen.

Artikel 12

Sekretariatet

1. I henhold til artikel 11, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 6, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999 skal Overvågningsudvalget have et sekretariat, som bistår det ved varetagelsen af dets opgaver.

2. Overvågningsudvalget underretter generaldirektøren for OLAF om sekretariatets behov med hensyn til passende personale og ressourcer for at sikre, at udvalgets opgaver kan udføres, og for at sikre kontinuitet i dets arbejde.

3. Sekretariatets personale har pligt til at behandle de oplysninger, det får kendskab til, som fortrolige. Denne pligt ophører ikke ved udtræden af tjenesten. Hvis Overvågningsudvalget får kendskab til, at et medlem af sekretariatet har brudt tavshedspligten, underretter formanden generaldirektøren for OLAF, så der kan træffes passende foranstaltninger.

4. Sekretariatet bidrager til en effektiv udførelse af de opgaver, som Overvågningsudvalget har fået overdraget med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed. Det bistår på alle måder formanden ved forberedelse og afvikling af møderne. Det udarbejder et forslag til dagsorden for hvert møde, udarbejder udkast til mødeprotokoller, sørger for information og dokumentation til udvalgets medlemmer vedrørende samtlige aktivitetsområder, bistår under formandens ledelse ved udarbejdelsen af tekster og bistår udvalgets medlemmer, specielt når de fungerer som ordførere. Til det formål deltager medlemmerne af sekretariatet efter behov i møder med ordførerne med henblik på at varetage disse opgaver.

AFSNIT III

UDØVELSE AF BEFØJELSER

Artikel 13

Opfølgning af oplysninger fra generaldirektøren

1. Overvågningsudvalget kan efter at have gennemgået det aktivitetsprogram, som generaldirektøren for OLAF hvert år sender det, afgive en udtalelse, hvori det fremsætter relevante bemærkninger om et hvilket som helst område, som falder inden for dets arbejdsområde.

Det gennemgår også de oplysninger, som generaldirektøren regelmæssigt sender det vedrørende OLAF's aktiviteter, og afgiver udtalelser om disse oplysninger i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 1, andet afsnit, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

2. I henhold til artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 7, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999 skal Overvågningsudvalget regelmæssigt underrettes om OLAF's undersøgelser, resultaterne af undersøgelserne og om, hvordan disse er fulgt op. Udvalget kan fremsætte passende bemærkninger, dog uden at gribe ind i de gangværende undersøgelsers forløb.

3. Overvågningsudvalget undersøger grundene til, at det ikke har været muligt at afslutte en undersøgelse, som har varet mere end ni måneder, og undersøger også, hvilken frist der må forudses at være nødvendig, inden den kan afsluttes.

4. Udvalget undersøger de tilfælde, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt generaldirektørens henstillinger. Det skal samtidig undersøge de situationer, hvor OLAF-undersøgernes arbejde er blevet vanskeliggjort, forsinket eller forhindret, med henblik på at foretage den nødvendige opfølgning.

5. Sager, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til en medlemsstats retsmyndigheder, undersøges på grundlag af oplysningerne fra generaldirektøren for OLAF og i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999. Opfølgningen sker også på dette grundlag.

6. Overvågningsudvalget kan, når det bistår generaldirektøren for OLAF ved udøvelsen af hans opgaver, afgive udtalelser om OLAF's bidrag til udformningen og udviklingen af metoder til bekæmpelse af svig og andre ulovlige aktiviteter, som skader Fællesskabernes finansielle interesser.

Artikel 14

Aktivitetsrapport

1. I henhold til artikel 11, stk. 8, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 8, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999 skal Overvågningsudvalget afgive mindst en aktivitetsrapport pr. år og sende den til institutionerne. I rapporten behandles alle de aktiviteter, som er udført under udøvelsen af udvalgets beføjelser, og den indeholder en vurdering af OLAF's aktiviteter og gennemførelsen af dets årsprogram.

2. Rapporten udarbejdes i første halvår af hvert år vedrørende det foregående år og forelægges for udvalget af en eller flere ordførere.

3. Den kan omfatte et bilag med en liste over de udtalelser, som udvalget har afgivet.

Den kan også være ledsaget af andre rapporter om resultaterne og opfølgningen af OLAF's undersøgelser, som udvalget i henhold til artikel 11, stk. 8, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 11, stk. 8, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999 har forelagt for Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.

4. Overvågningsudvalget træffer de foranstaltninger, som er nødvendige for at få offentliggjort udvalgets aktivitetsrapport i Den Europæiske Unions Tidende, efter at den er fremsendt til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.

Artikel 15

Procedure for udtalelse om udpegning af generaldirektøren

1. Efter at have gennemgået ansøgningerne om stillingen som generaldirektør for OLAF afgiver Overvågningsudvalget en udtalelse, som indeholder en begrundelse, hvori der redegøres for de kriterier, som er blevet brugt til at vurdere ansøgernes kvalifikationer.

Den skal også indeholde udvalgets udtalelse om ansøgerne, jf. artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 12, stk. 2, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Hvis ingen af ansøgerne har opnået en positiv udtalelse, underretter formanden Kommissionen om, at udvalget har stemt imod de indsendte ansøgninger.

Artikel 16

Disciplinærsager mod generaldirektøren

Når Overvågningsudvalget er blevet hørt i medfør af artikel 12, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 12, stk. 4, i forordning (Euratom) nr. 1074/1999, afgiver det en begrundet udtalelse.

Artikel 17

Tavshedspligt og behandling af personoplysninger

1. Overvågningsudvalget sikrer, at artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 8 i forordning (Euratom) nr. 1074/1999 overholdes.

2. Overvågningsudvalget kan på eget initiativ eller på initiativ af generaldirektøren for OLAF beslutte at afgive en udtalelse.

Artikel 18

Budget

1. Overvågningsudvalget afgiver en udtalelse om det foreløbige budgetforslag, der forelægges af generaldirektøren for OLAF og fremsendes til Kommissionens Generaldirektorat for Budget.

2. Sekretariatet udarbejder forslag til Overvågningsudvalgets årlige driftsbudget og sender dem til generaldirektøren, efter at de er blevet godkendt af udvalget.

AFSNIT IV

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 19

Evaluering og ændring af forretningsordenen

1. Denne forretningsorden evalueres af Overvågningsudvalget inden for en frist på ét år efter dens ikrafttræden.

2. Forslag om ændring kan indgives skriftligt til formanden på et hvilket som helst tidspunkt af ethvert medlem af udvalget. Der stemmes om ændringerne på det første møde efter fremlæggelsen efter afstemningsproceduren i artikel 10.

Artikel 20

Ikrafttrædelse og offentliggørelse af forretningsordningen

1. Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter, at den er godkendt af Overvågningsudvalget. Denne forretningsorden træder i stedet for den tidligere forretningsorden, som blev offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i 2000 (3).

2. Efter at den er vedtaget, træffer Overvågningsudvalget de foranstaltninger, som er nødvendige for at få den offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.