SÆRBERETNING Nr. 23/98 om de af Kommissionen forvaltede foranstaltninger til udbredelse af information og kommunikation med Kommissionens svar (EF-traktatens artikel 188 C, stk. 4, andet afsnit) (98/C 393/03)

INDLEDNING

1. Revisionen omfattede dels de løbende informations- og kommunikationsforanstaltninger (B3-3 0 0 »Generelle foranstaltninger til udbredelse af information og kommunikation om Den Europæiske Union«, B3-3 0 1 »Informationsnet« og B3-3 0 2 »Informationsprogrammer med henblik på tredjelande«), dels særlige informationsforanstaltninger (B3-3 0 6: Prince-programmet »Informationsforanstaltninger vedrørende særlige politikker«). De løbende informations- og kommunikationsforanstaltninger omfatter information om Den Europæiske Unions aktiviteter med henblik på at give EU-borgeren oplysning om generelle anliggender vedrørende Europa. De særlige eller prioriterede informationsforanstaltninger beskæftiger sig med særlige fællesskabspolitikker af aktuel betydning (Borgerne først, Euro-kampagnen, Lad os bygge Europa sammen). Disse aktiviteter og foranstaltninger forvaltes af GD X. Endvidere har GD X det generelle ansvar for den interne samordning af informations- og kommunikationsaktiviteterne.

2. De løbende informations- og kommunikationsforanstaltninger er opdelt i:

a) generelle foranstaltninger til udbredelse af information og kommunikation om Den Europæiske Union (B3-3 0 0)

Disse foranstaltninger dækker informationsaktiviteter og aktioner over hele Europa, som gennemføres af Kommissionen i samarbejde med andre europæiske institutioner, og som tager sigte på at informere de europæiske borgere om Europa. Forvaltningsenhederne, som er inddraget i udarbejdelsen af projekterne, hører under GD X, og Kommissionens repræsentationskontorer i medlemsstaterne deltager delvis i den decentrale gennemførelse

b) informationsnet (B3-3 0 1)

Denne foranstaltning omfatter primært finansiering af løbende informationsaktiviteter via særaftaler med fire former for netværk:

i) Euro Info Points (IPE) (1)

ii) informationscentre i landdistrikter (Rural Information and Promotion Carrefours) (RIPC) (2)

iii) byfora (Urban Forums) (UF) (3)

iv) Euro Info Centre (ICE) (4)

c) informationsprogrammer med henblik på tredjelande (B3-3 0 2)

Denne foranstaltning omfatter finansiering af projekter, som skal fremme Fællesskabets image over for visse strategiske målgrupper og opinionsdannere (universiteter og skoler, handels- og industrikamre, fagforeninger og brancheforeninger) i lande uden for Den Europæiske Union. GD X har udviklet en række regionale informationsstrategier, der er tilpasset de særlige forhold, som gør sig gældende i de største blokke i verden, ved at definere specifikke målsætninger og nøglebudskaber for hver enkelt region og for de vigtigste målgrupper i de enkelte regioner.

De samlede midler under budgetkonto B3-3 0 2 anvendes dels af delegationerne uden for Fællesskabet, dels direkte af GD X's centrale enheder.

3. De særlige aktiviteter henhører under Prince-programmet (B3-3 0 6). Denne foranstaltning omfatter tre oplysningskampagner (»Borgerne først«, »Euro-kampagnen« og »Lad os bygge Europa sammen«), som blev iværksat i fællesskab af Europa-Parlamentet og Kommissionen i oktober 1995 med det formål at fremme debatten om vigtige spørgsmål. Forvaltningen af denne foranstaltning blev overladt til en særlig taskforce, som blev nedsat inden for GD X på ad hoc-basis med dette mål for øje. Prince-taskforcen arbejder tæt sammen med GD XV (om Borgerne først) og GD II (om Euro-kampagnen), men har det fulde ansvar for den tredje kampagne (Lad os bygge Europa sammen). Midlerne til disse kampagner blev stillet til rådighed under tilsyn af en styringsgruppe, som består af medlemmer af Europa-Parlamentet og repræsentanter for Kommissionen, og som har ansvaret for samordningen af de tre kampagner. Der sikres en decentraliseret gennemførelse af Prince-programmet via et system af aftaler med visse medlemsstater med deltagelse af Kommissionens repræsentationskontorer i medlemsstaterne og via en række informationsnet, som støttes af GD X/B/3. For hver af de tre kampagner udarbejdede Prince-taskforcen en kommunikationsplan, som blev godkendt af styringsgruppen. På grundlag af disse kommunikationsplaner blev der i 1996 og 1997 i alt gennemført henholdsvis 235 og 662 projekter.

4. Revisionen omfatter perioden 1995 1997, dvs. næsten 300 mio. ECU i forpligtelsesbevillinger for treårsperioden. Revisionerne blev gennemført i Kommissionens tjenestegrene i GD X samt på fem af Kommissionens repræsentationskontorer (Belgien, Tyskland, Spanien, Frankrig og Det Forenede Kongerige).

BUDGETTETS UDVIKLING OG GENNEMFØRELSEN AF BUDGETTET

5. Forud for 1995 forelå der ikke en samlet budgetpolitik for informationsaktiviteter. Som følge af en anmodning fra Generalinspektoratet for Tjenestegrenene udarbejdede GD XIX for første gang i 1995 en fortegnelse over de budgetmidler, der var bevilget til informationsaktiviteter i hele Kommissionen. Siden da er der årligt udført en tilsvarende øvelse, og Styringsudvalget for Informations- og Kommunikationspolitik informeres om resultaterne heraf. Grundlaget for denne beregning er de samlede SINCOM-betalinger via identificering af udgifter med relation til informationsaktiviteter, som er fundet ved anvendelse af særlige analytiske principper i alle afdelinger i Kommissionen. De sammenfattede data, som GD XIX har fremlagt, viser følgende udviklingstendens i informationsaktiviteterne:

a) 1995: 137 040 143 ECU

b) 1996: 158 116 392 ECU

c) 1997: 189 926 270 ECU.

For den periode, som revisionen omfattede, var det ikke muligt at fastslå, hvor stort det samlede beløb var for de disponible forpligtelsesbevillinger, der skulle tildeles informationsaktiviteter i Kommissionen. På det informationspolitiske område, der forvaltes direkte af GD X, har de budgetmæssige udviklingstendenser for de fire foranstaltninger, som var omfattet af Revisionsrettens revision, været som vist i tabel 1, 2 og 3.

6. For budgetpost B3-3 0 0 0 og B3-3 0 6 0 er en del af de afsatte midler hensat i reserve (kapitel B0-4 0) og kræver, at der følges særlige procedurer, inden de frigives af budgetmyndigheden. Dette forekommer sædvanligvis kun i regnskabsårets anden halvdel, hvilket har negativ indvirkning på arbejdet i finansenheden i GD X og fører til en lav gennemførelsesprocent for betalingerne. Dette gælder navnlig for gennemførelsen af Prince-programmet i 1996.

7. Det er ikke alle informationsnettene for løbende informationsforanstaltninger, som finansieres over budgetpost B3-3 0 1, idet visse medfinansieres med budgetpost B3-3 0 0. For at overholde de grundlæggende budgetprincipper og sikre en sammenhængende og effektiv samlet forvaltning bør informationsnettene finansieres over én enkelt budgetpost.

RETSGRUNDLAG

8. Gennemførelsen af foranstaltningerne i forlængelse af informations- og kommunikationspolitikken er kendetegnet ved et svagt retsgrundlag. I selve budgettet henvises der som retsgrundlag til traktatens artikel 126 og 127, som ikke omhandler informations- og kommunikationspolitik, men uddannelse, erhvervsuddannelse og ungdom. Kommissionen har ikke i tilstrækkelig grad fastlagt de generelle målsætninger for informationspolitikken, forvaltningssystemerne og de bestemmelser, der skal finde anvendelse inden for denne sektor, og heller ikke hvilke midler der vejledende er til rådighed, eller hvorledes disse midler skal fordeles efter målsætningerne. GD X har udstukket brede retningslinjer i meddelelserne SEK(93) 916/9 (»Kommissionens informations- og kommunikationspolitik: en ny strategi«) og SEK(93) 1248/3 (»informationsplanmekanisme«). Af disse meddelelser fremgår det, at Kommissionen tilsyneladende manglede en koordineret helhedsstrategi for kommunikationspolitikken, og at der af hensyn til imødegåelsen af udfordringerne inden for denne sektor var behov for at etablere en passende mekanisme - informationsplanerne - for at sikre, at informations- og kommunikationsdimensionen blev integreret i alle Kommissionens politikker med eksterne implikationer. Det påregnedes endvidere, at den nye organisering af GD X skal tage udgangspunkt i en klar sondring mellem de opgaver, der vedrører henholdsvis udformning og gennemførelse, via en styrkelse af Kommissionens repræsentationskontorer i Fællesskabet, som skulle påtage sig en førende rolle i relation til de informationsnet, der drives i deres respektive lande.

9. Der er udarbejdet yderligere forslag til anvendelse af nye procedurer og strukturer, navnlig:

a) SEK(94) 80/4, der fastlægger funktioner og pligter for Kommissionens repræsentationskontorer i medlemsstaterne

b) SEK(94) 82/4, der fastlægger de generelle målsætninger for eksterne informations- og kommunikationsaktiviteter i relation til tredjelande

c) SEK(94) 488, som fastlægger de operationelle rammer for informationsnet.

10. Revisionsretten identificerede i sin vurdering af, hvorledes disse nye procedurer og strukturer fungerede, følgende hindringer for en effektiv og rationel gennemførelse af disse:

a) informationsplanerne opfattes som interne dokumenter, der udelukkende skal anvendes som operationel vejledning uden direkte forbindelse med den budgetmæssige gennemførelse af bevillingerne under budgetpost B3-3 0 0

b) opmærksomheden bør rettes mod at sikre, at Kommissionens repræsentationskontorer i medlemsstaterne spiller en behørig rolle i spredningen af information, som er fremskaffet i Bruxelles, og i denne forbindelse er der behov for, at GD X's beføjelser i forbindelse med Kommissionens repræsentationskontorer styrkes

c) GD X har endnu ikke udarbejdet den påtænkte operationelle håndbog for informationsstøttepunkter, som er anført i meddelelse SEK(94)488.

11. Den 11. oktober 1995 vedtog Kommissionen meddelelse SEK(95) 1672 om informationsaktiviteter under Prince-programmet. Der blev imidlertid ikke skabt noget retligt instrument, som kunne strukturere den måde, hvorpå disse særlige informationsaktiviteter fungerede.

RESULTATER AF REVISIONEN

Uklare målsætninger

12. Definitionen af de mål, der skal nås gennem finansiering af foranstaltninger/projekter over budgetpost B-3 0 0 er utilstrækkelig. I praksis blev der finansieret visse projekter, som ikke havde en påviselig forbindelse med informationspolitiske aktiviteter. »Informationsplanmekanismen« (SEK(93) 1248/3) skulle have været anvendt som en grundlæggende referenceramme for opstillingen af en række foranstaltninger/projekter med henblik på finansiering over budgetpost B3-3 0 0.

Informationsnettenes funktion

Systemet i hovedtræk

13. Tabel 4 viser informationsnettene, som støttes af GD X, opgjort efter medlemsstat og netværksart. Nettene er et vigtigt instrument i Kommissionens informationspolitik, men til trods for dette findes der stadig »blanke« områder, navnlig i Det Forenede Kongerige og Tyskland, hvor nettenes tilstedeværelse skal styrkes. Samtidigt er der behov for en indsats for at sikre en regional balance i den geografiske fordeling af de fire former for netværk. Det er korrekt, at der findes andre informationsstrukturer i medlemsstaterne såsom offentlige biblioteker i Det Forenede Kongerige, men de befinder sig uden for det europæiske netværk og er derfor ikke forpligtet til at opfylde kravene i de særaftaler, Kommissionen indgår.

14. Moderniseringen af Kommissionens informationspolitik bør baseres på et effektivt system af informationsnet, og i denne forbindelse skulle det overvejes i hele Fællesskabet at videreføre de erfaringer, der er høstet i Euro Info Centrene (ICE'erne) i Paris, Lissabon og Berlin. Der bør indføres et maksimalt beløb for årlige tilskud. Tabel 5 viser Fællesskabets støtte til ICE'erne i perioden 1992 1997.

15. Flere afdelinger i Kommissionen yder fællesskabsstøtte til ICE i Paris, hvor det samlede fællesskabsbidrag varierede mellem 44 % og 51 % af budgetindtægterne i perioden 1992 1997. Det var Kommissionens hensigt, at dette center skulle tjene som model for lignende projekter i de øvrige medlemsstater, og det har to prioriterede hovedaktiviteter: støtte til nettet af informationsstøttepunkter i Frankrig samt produktion og distribution af informationsdokumenter målrettet mod den brede offentlighed.

16. Revisionsrettens samlede vurdering af centrets dokumentation og informationsaktiviteter er positiv. Rettens opfattelse af det grundlag, hvorpå centret finansieres, er imidlertid mindre positiv. I december 1991 aftalte de nationale franske myndigheder og Kommissionen at opdele lejeudgifterne på en sådan måde, at de nationale myndigheder skulle afholde og Fællesskabets budget , mens de øvrige driftsomkostninger skulle deles ligeligt mellem de to parter. Denne ordning blev ændret i 1994, da Fællesskabets bidrag til huslejen steg til 50 %, fordi de nationale myndigheder var ude af stand til at opfylde deres del af den oprindelige aftale. Samtidigt blev huslejeniveauet på ny undersøgt og dernæst nedsat. Der blev igen forhandlet om huslejens størrelse i 1997, og denne blev for anden gang nedsat. Trods disse huslejenedsættelser mener Retten, at Kommissionen ikke skulle have accepteret denne ændring i medfinansieringsandelen (5), og den skulle heller ikke have accepteret at påtage sig eneansvaret for dækningen af centrets akkumulerede underskud for 1996 (6) frem til den 31. december 1997.

17. Centret står også fra tid til anden over for likviditetsproblemer som følge af forsinkelser i ydelsen af det nationale bidrag, som skulle have været betalt i april og oktober. Selv om anvendelse af medfinansieringsprincippet hilses velkommen, findes der ingen begrundelse for, at det nationale bidrag skulle udbetales flere måneder efter de betalingsdatoer, der var aftalt med Kommissionen.

Aftaler om informationsnet

18. Der findes tre former for skriftlige aftaler mellem Kommissionen og medlemsstaterne afhængigt af netværkets art. De indeholder alle en klar beskrivelse af nettenes funktioner og omfatter et halvårligt og årligt rapporteringssystem samt betingelserne for den finansieringsstøtte, der kan bevilges. Aftalesystemet anvendes imidlertid endnu ikke for alle nettene; ved udgangen af 1997 afventede 34 IPE'er, 1 RIPC og 2 UF'er stadig undertegnelsen af den pågældende aftale. Aftalerne med UF'erne blev alle undertegnet meget sent i december 1997, hvilket klart forhalede overførslen af midler fra GD X og derfor truede de informationsaktiviteter, der skulle gennemføres af UF'erne. Der mangler harmonisering mellem de tre former for aftaler med hensyn til finansieringsstøttens omfang (starttilskud og fortløbende tilskud).

19. I Tyskland er Kommissionens repræsentationskontor stort set uvidende om de retningslinjer, der er udarbejdet af GD X. De Info Points, der er oprettet i Bonn og Erfurt, undlod ikke alene at undertegne standardaftalen, men modtog også tilskud, der lå to-tre gange over det normale niveau. For så vidt angår Info Point i Bonn dækker det finansielle bidrag fra Fællesskabets budget 100 % af omkostningerne, og de af Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter (ACPC) fastsatte obligatoriske procedurer blev tilsidesat.

20. I Spanien blev oprettelsen af Info Points orienteret mod oprettelse af computernet baseret på »Diputaciones«. I perioden 1995 1997 blev der udvalgt fem »Disputaciones« til at gennemføre første fase af nettet med et samlet tilskud på 145 000 ECU. Efter to år var disse midler endnu ikke udnyttet. Der er nu ved at blive taget en ny model i brug på regionalt plan.

21. I Det Forenede Kongerige har Kommissionens repræsentationskontor i London tildelt to kontrakter til et firma, som yder administrativ støtte til London-kontoret til drift af det nationale informationsnet og støtte til et program for opfølgningsaktiviteter. Den første kontrakt, som blev indgået den 15. december 1993, har ført til en samlet udbetaling på 1 045 752 ECU, selv om der i ACPC's udtalelse nr. 818/93, som ændret ved ACPC's udtalelse nr. 877/95 og nr. 700/96, om kontrakten var fastsat et udgiftsloft på 909 500 ECU. Efterfølgende blev der den 30. oktober 1996 offentliggjort et begrænset udbud, og denne gang var udgiftsloftet hævet til 3 242 925 ECU for en femårsperiode. På baggrund heraf fik samme firma tildelt endnu en kontrakt den 11. april 1997. De to kontrakter dækker tilsammen udgifter på mindst 4 mio. ECU over otte år.

22. Ifølge kontraktbetingelserne (standardydelser og supplerende ydelser) uddelegeres de løbende opgaver til kontrahenten, opgaver, som skulle varetages af London-kontoret selv. Udbetalingerne til kontrahenten er udelukkende baseret på fakturaer for leverede ydelser og på tynde kvartalsrapporter. Af kontorets regnskaber fremgår der ikke noget revisionsspor for de udgifter, der er påløbet i forbindelse med kontrakten. Kommissionen burde undersøge, hvorvidt det ville være mere omkostningseffektivt, hvis London-kontoret selv udførte dette arbejde.

23. GD X har ikke tidligere i sine aftaler systematisk inkorporeret de generelle kontraktbetingelser, da de er medtaget i de mønsterkontrakter, som Kommissionen har fastlagt. I visse tilfælde blev betalingerne foretaget automatisk uden særlige krav om dokumentation. I visse kontrakter indgik der endvidere ingen bestemmelser om hverken Kommissionens tjenestegrenes eller Revisionsrettens ret til at foretage revision, hvilket er i modstrid med bestemmelserne i finansforordningen.

Prince-aftaler

24. I forbindelse med Prince-programmet har aftalesystemet med visse medlemsstater været anvendt på de to områder, hvor der var bibeholdt en decentraliseret styringsmodel: Euro-kampagnen og Lad os bygge Europa sammen-kampagnen (se Tabel 6).

25. De vigtigste fordele ved at indgå aftaler med medlemsstater om gennemførelse af aktiviteter under Prince-programmer er, at det mindsker spredningen af de foranstaltninger, som kendetegner gennemførelsen af løbende informationsaktiviteter, navnlig for så vidt angår budgetpost B-3 0 0, og at man systematisk anvender princippet om medfinansiering, selv om målet om et tilskud på 50 % af de samlede omkostninger til den resterende del af projekterne under Prince-programmet ikke er en bindende regel.

26. I perioden 1995 1997 omfattede aftalesystemet i alt 15 projekter svarende til 29,3 mio. ECU eller 25 % af de samlede midler, der var bevilget til Prince-programmet. En mere udbredt anvendelse af denne mekanisme ville være velkommen hvad angår valuta for pengene og ville forenkle den administrative forvaltning i Kommissionen via en behørig anvendelse af subsidiaritets- og medfinansieringsprincippet.

Evaluerings- og tilsynsaktiviteter

27. I den periode, der var omfattet af revisionen (1995 1997), blev der kun gennemført få GD X-evalueringer på det informationspolitiske område, og de omfattede udelukkende aktioner under budgetpost B-3 0 1 og B-3 0 2. Der udvises utilstrækkelig opmærksomhed over for gennemførelsen af informationsprojekterne på stedet og over for opfølgningen af de aktiviteter, Kommissionens repræsentationskontorer varetager. De centrale afdelingers kontrolbesøg i Kommissionens repræsentationskontorer tilrettelægges på grundlag af note nr. 1887 af 13. marts 1995 udstedt af generaldirektøren for GD X efter aftale med Generalinspektoratet for Tjenestegrenene. I perioden 1995 1997 modtog kun fire af Kommissionens repræsentationskontorer kontrolbesøg (1996: Spanien, Det Forenede Kongerige; 1997: Frankrig, Portugal).

Kontrolgrundlag for fællesskabsstøtten

28. I perioden 1995 1997 var tildelingen af finansieringsbidrag kendetegnet ved et svagt kontraktgrundlag, som udelukkende byggede på to rundskrivelser fra GD X/1 udsendt i henholdsvis 1993 og 1995. GD X/1 har for nylig udarbejdet et vademecum om tilskud, som skulle anvendes med virkning fra 1998. På grundlag af et udsnit af reviderede projekter på begge niveauer - centrale enheder og Kommissionens repræsentationskontorer - har Revisionsretten identificeret en række spørgsmål, som nødvendigvis må tages i betragtning ved anvendelsen af det nye vademecum om tilskud.

29. Finansieringsbidragene blev i perioden 1995 1997 med meget få undtagelser (ungdomsprojekter og visse Prince-aktioner) ydet uden garanti for klar gennemsigtighed via et system for indkaldelser af forslag.

30. Med GD X's rundskrivelse nr. 6268 af 13. oktober 1993 forsøgte man at forhindre, at slutmodtagerne blev direkte afhængige af Kommissionen, men Revisionsretten har noteret sig nogle få tilfælde, hvor revisionen afslørede, at der i flere på hinanden følgende år blev ydet støtte til de samme modtagere.

31. I GD X's rundskrivelse nr. 6268 af 13. oktober 1993 blev der fastsat et loft for finansieringsbidragene på 50 % af projektomkostningerne. GD X's rundskrivelse nr. 2074 af 17. marts 1995 angiver en række finansieringsbidrag på tre niveauer:

>TABELPOSITION>

Disse rundskrivelser er ikke tilstrækkeligt præcise, fordi grundlaget for beregningen af finansieringsbidragene ikke er klart defineret. Med henblik på at opnå en ensartet og retfærdig behandling af alle ansøgere er det uomgængeligt, at der defineres et enkelt beregningsgrundlag. Projektansøgningerne og godkendelserne af de kontrollerede projekter var i visse tilfælde baseret på beregning af de fulde omkostninger (samlede omkostninger) og i andre tilfælde på beregning af de direkte omkostninger (meromkostninger forårsaget af projektet). I sidstnævnte tilfælde er der tendens til, at dette fører til et højere bidrag, f.eks. på 80 % til visse tyske institutioners projekter, sammenlignet med en beregning baseret på de fulde omkostninger.

32. Systemet er af en sådan art, at det kan give anledning til betydelige forskelle i størrelsen af finansieringsbidragene. I udsnittet af kontrollerede projekter bemærkede Revisionsretten følgende udsving i perioden 1995 1997:

a) i Tyskland varierede finansieringsbidragene mellem 25 % og 100 % af de samlede projektomkostninger

b) i Spanien varierede finansieringsbidragene mellem 13 % og 84 % af projektomkostningerne

c) i Belgien varierede finansieringsbidragene mellem 9 % og 100 % af projektomkostningerne

d) i Det Forenede Kongerige varierede finansieringsbidragene mellem 11 % og 75 % af projektomkostningerne.

Endvidere indeholdt sagsakterne i ingen af de reviderede tilfælde, hvor finansieringsbidraget oversteg det tilsigtede loft på 50 % af de samlede omkostninger, en tilfredsstillende begrundelse.

KONKLUSION OG HENSTILLINGER

33. EU's informationspolitik i medlemsstaterne gennemføres hovedsageligt af Kommissionens repræsentationskontorer. Definitionen af de mål, der skal nås ved at finansiere foranstaltninger/projekter over budgetpost B3-3 0 0, er utilstrækkelig, og i praksis modtog visse projekter, som ikke havde nogen påviselig forbindelse med informationspolitiske aktiviteter, finansieringsstøtte. »Informationsplanmekanismen« (SEK(93) 1248/3) skulle have været anvendt som en grundlæggende referenceramme til at fastlægge en række foranstaltninger/projekter med henblik på finansiering over budgetpost B3-3 0 0 (jf. punkt 8 12).

34. Der er behov for et forbedret evalueringssystem til at kontrollere effektiviteten af Fællesskabets udgifter, dvs. hvorvidt målene nås i forhold til målgrupperne. Den sandsynlige forøgelse af midlerne til informationspolitiske aktiviteter fremover gør dette endnu mere nødvendigt. Der er behov for at forbedre vurderingsmetoderne og opfølgningssystemerne i GD X's centrale enheder. Evaluerings- og tilsynssystemet burde styrkes ved at:

a) videreudvikle den årlige evalueringsplan, som omfatter de løbende (B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 2) og de særlige (B3-3 0 6) informationspolitiske aktiviteter

b) øge tilsynet med anvendelsen af GD X's midler ved at sikre et regelmæssigt revisionsbesøg på hvert af Kommissionens repræsentationskontorer (jf. punkt 27).

35. I Kommissionens informationsforanstaltninger blev det, således som det ellers er fastsat i GD X's årlige arbejdsprogrammer, undladt at standardisere:

a) ansøgningsproceduren

b) projektudvælgelsesproceduren

c) størrelsen af Fællesskabets bidrag

d) under hvilken budgetpost, beløbet skal opføres

e) omkostningernes støtteberettigelse.

(Jf. punkt 28 32).

36. Med henblik på både at forenkle de forvaltningsmæssige procedurer og sikre gennemsigtighed og ligebehandling af slutmodtagerne burde Kommissionen:

a) gøre mere udstrakt brug af indkaldelser af forslag i udvælgelsen af slutmodtagere

b) oprette et standardformat for regnskabsaflæggelse for de støtteberettigede udgiftskategorier, der skal anvendes af modtageren i den endelige rapport

c) fastsætte satsen for finansieringsbidrag til alle projekter på grundlag af et ensartet beregningsgrundlag kun med undtagelse af informationsnet, som finansieres med et fast tilskud

d) begrænse forskuddet til en forsigtigt sat procentandel af det godkendte finansieringsbidrag

e) fastsætte den maksimale andel af de faste omkostninger, som kan tages i betragtning (jf. punkt 28 32).

37. Bortset fra den undtagelse, der til dels gælder for informationsnettene, er der en generel mangel på et behørigt og systematisk regelsæt for kontrakter, der indgås med støttemodtagere. De fremtidige kontrakter burde indeholde klarere og strengere finansielle bestemmelser, navnlig med hensyn til to vigtige områder med et særligt risikomoment, dvs.:

a) størrelsen af de tilladte faste omkostninger

b) anvendelsen af faktiske tal snarere end budgettal i den endelige rapport.

(Jf. punkt 28, 31 32).

38. Der er behov for, at den finansielle gennemførelse af aftalerne inden for Prince-programmet bliver omfattet af strenge regler, navnlig for størrelsen af de udgifter, der kan udløse forskud, for støtteberettigelsesperioder og for faste omkostninger (jf. punkt 24 26).

39. Kommissionens repræsentationskontorer burde spille en førende rolle både i finansieringen af faste netværk og i informationsaktiviteterne under Prince. Kommissionen skulle med henblik herpå etablere et strategi- og finansplanlægningssystem med sigte på at definere de generelle målsætninger for informationspolitikken, forvaltningssystemerne og de vejledende disponible midler, herunder disse midlers fordeling mellem målsætningerne. På baggrund heraf skal GD X nødvendigvis styrke sin rolle i den interne koordinering for derved at sikre en forbedring af Kommissionens informations- og kommunikationsaktiviteter.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 14. og 15. oktober 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) Disse giver den brede offentlighed grundlæggende oplysninger om Den Europæiske Union og dens politikker og distribuerer Kommissionens publikationer om generelle emner.

(2) Formålet med informationscentre i landdistrikter er at informere alle dele af landbefolkningen om Den Europæiske Union, og navnlig om de forskellige EU-politikker og -programmer, som sandsynligvis vil berøre dem direkte.

(3) Disse er udformet til at inddrage personer, som er aktive i samfundsanliggender, samt de almindelige borgere i gennemførelsen af Den Europæiske Unions strategi for at nå en form for udvikling, som tager hensyn til miljøet og vore naturressourcer. Disse fora huses af lokale organer med erfaring i udvikling af lokalområder og informering af offentligheden.

(4) Disse centre blev oprettet i fællesskab af Kommissionen og myndighederne i værtslandene. Centrene er placeret i de nationale hovedstæder, og deres funktion er at informere den brede offentlighed, besvare forespørgsler om oplysninger fra interessegrupper og være samlingspunkt for møder, uddannelse og andre aktiviteter i relation til Europa. Der er hidtil åbnet tre sådanne centre i henholdsvis Paris, Lissabon og Berlin.

(5) Som følge heraf steg Kommissionens andel af huslejen fra 33 % til 50 %.

(6) Underskuddet udgjorde 150 000 ECU.

(7) Den blokerede reserve under budgetpost B0-4 0 blev frigjort i to faser:

- 23 mio. ECU den 15. maj 1996

- 12 mio. ECU den 8. oktober 1996.

(8) Den blokerede reserve under budgetpost B0-4 0 blev frigjort i to faser:

- 5 mio. ECU den 21. maj 1997

- 6 mio. ECU den 22. juli 1997.

(9) Den blokerede reserve under budgetpost B0-4 0 blev frigjort i en rate:

- 15 mio. ECU den 10. september 1997.

(10) Herunder 150 000 ECU til dækning af et ekstraordinært udligningstilskud taget fra 1998-bevillingerne.

(11) Herunder et ekstraordinært udligningstilskud til dækning af 1996-underskuddet, som blev disponibelt i marts 1998.

KOMMISSIONENS SVAR

INDLEDNING

1. Europa-Kommissionen indførte i 1993 en ny informations- og kommunikationsstrategi. De enkelte generaldirektorater er ansvarlige for information om de politikker, som de har ansvaret for. GD X har ansvaret for den generelle information og for koordineringen af informations- og kommunikationspolitikken.

Der er etableret en ramme for dette arbejde. Den er fastlagt i en række meddelelser (seks i perioden 1993 1997 og én i 1998), der dækker de forskellige aspekter af denne politik (den generelle strategi, informationsplaner, den rolle, som EU's repræsentationer i medlemsstaterne spiller, information af tredjelande, net og informationscentre, prioriterede informationsforanstaltninger, information om euroen). Heri fastsættes de generelle mål, forvaltningssystemerne og de regler, der skal anvendes.

Kommissionen inddrager de andre institutioner i gennemførelsen af denne politik på alle områder, hvor det er muligt. Der er indledt et nært samarbejde med Parlamentets tjenestegrene. Kommissionen udarbejder periodiske beretninger herom til Parlamentet. Der afholdes fælles møder med Rådet og med de instanser, der står for informations- og kommunikationspolitikken i medlemsstaterne. Formålet er at harmonisere og samordne informationsforanstaltningerne. Der sikres således en ekstern koordination på europæisk plan.

Samtidig er koordinationen internt i Kommissionen i de senere år blevet styrket betydeligt. Et styringsudvalg træder sammen med jævne mellemrum. Nye fællesskabsinitiativer skal ledsages af informationsplaner. Der udarbejdes årligt et integreret program for den samlede informationspolitik. Forskellige grupper arbejder på at koordinere informationstiltagene inden for grupper af beslægtede fællesskabspolitikker.

De generelle mål (decentralisering, koordination, udnyttelse af nye medier m.m.) er fastsat i ovennævnte rammebestemmelser. Derudover fastsætter Kommissionen hvert år en række specifikke mål for sin generelle informationspolitik. I 1998 har den således prioriteret informationstiltag via fjernsynet, foranstaltninger, der henvender sig direkte til borgerne (»call center«), foranstaltninger rettet mod kvinder og tværeuropæisk samordning af nettene af informationscentre.

Decentralisering er et af hovedmålene for informationspolitikken. Den gennemføres gradvis ved at lægge beføjelser og ansvar ud til EU's repræsentationer i medlemsstaterne, ved at etablere over 800 koordinerede informationscentre på europæisk område, ved at indgå aftaler med medlemsstaterne om fælles aktioner og ved at inddrage det civile samfund i EU's informationsforanstaltninger.

De nye teknologier, ikke mindst Internettet, giver mulighed for - med beskedne omkostninger - at nå ud til et stort antal borgere, navnlig de unge. Kommissionen begyndte at udnytte denne mulighed allerede i 1995. Den flersprogede Internet-hjemmeside Europa er kendt for sin høje kvalitet.

Der er udarbejdet prioriterede informationsforanstaltninger sammen med Europa-Parlamentet. Det er sket inden for rammerne af Prince-programmet. Det har givet mulighed for at koncentrere informationsarbejdet og ressourcerne om de vigtigste aktuelle emner (borgernes rettigheder, Amsterdam-traktaten, euroen), at styrke samarbejdet med Parlamentet yderligere og - for euroens vedkommende - at gennemføre fælles informationskampagner med medlemsstaterne.

Hvad angår forvaltningen er der sket en opstramning, idet der i 1997 blev udarbejdet en Vejledning i støttetildeling på informations- og kommunikationsområdet. Alle Revisionsrettens bemærkninger har ført til ændringer, der har været anvendt, siden vejledningen trådte i kraft den 1. januar 1998.

Da der sker en stadig udvikling på området, har Kommissionen tilpasset og vil også fremover tilpasse sin informations- og kommunikationspolitik, både hvad angår strategi, organisation, målsætning og forvaltning.

2. a) Siden omorganiseringen af GD X pr. 1. august 1997 har den korrekte betegnelse for EU's kontorer i medlemsstaterne været »Repræsentation«.

b) Ud over de informationscentre, Revisionsretten nævner, findes der tre andre typer af informationscentre, som finansieres over budgetpost B3-3 0 1:

- Europahuse, forvaltet af Den Internationale Sammenslutning af Europahuse

- de nationale afdelinger af Europabevægelsen

- Europæiske Dokumentationscentre.

BUDGETTETS UDVIKLING OG GENNEMFØRELSEN AF BUDGETTET

5. Kommissionen indførte i 1993 en ny informations- og kommunikationsstrategi, hvilket betyder, at information vedrørende de enkelte sektorer overlades til de forskellige generaldirektorater, mens det generelle informationsarbejde og koordinationen varetages af GD X (jf. SEK (93) 916/9 og (93) 1248/3). Denne fremgangsmåde har medført, at anvendelsen af budgetmidlerne til Kommissionens informationsarbejde, når der ses bort fra generelle informationstiltag, har måttet decentraliseres.

Det er baggrunden for, at der siden 1995 er blevet udarbejdet en oversigt over de ressourcer, der anvendes til information og kommunikation. Stigningen fra 1995 til 1997 skyldes hovedsagelig vedtagelsen af Prince-programmet.

Som supplement til denne oversigt udarbejder Kommissionen fra og med 1998 et integreret program over informationsforanstaltninger, der opstilles på grundlag af en rundspørge til alle Kommissionens tjenestegrene, og som bidrager til en mere integreret informationspolitik.

Fra og med det kommende regnskabsår vil bevillingerne til hvert af disse tiltag ligeledes blive anført i det integrerede program. På den måde vil man allerede ved årets begyndelse have kendskab til de forpligtelsesbevillinger, der tildeles Kommissionens informationsaktiviteter taget under ét.

6. Budgetmyndigheden har siden 1996 systematisk henlagt bevillinger til informationsarbejdet i en reserve, og dette er gået ud over budgetgennemførelsen og forvaltningen af aktionerne, især fordi bevillingerne ikke er disponible umiddelbart efter beslutningen om at frigive reserverne.

7. Kommissionen erkender, at alle informationscentrenes generelle informationsforanstaltninger burde finansieres over en enkelt budgetpost. Det bliver da også tilfældet fra og med 1998. Det har ikke tidligere kunnet lade sig gøre i fuldt omfang på grund af manglende præcision i anmærkningerne til budgettet.

RETSGRUNDLAG

8. I Kommissionens meddelelse til budgetmyndigheden om retsgrundlag og maksimumsbeløb (SEK (94) 1106) fastsættes det generelle retsgrundlag for informations- og kommunikationspolitikken: »Visse af de foranstaltninger, som Kommissionen gennemfører, er opgaver, som traktaten har pålagt den som udøvende organ for fællesskabspolitikkerne. Dette gælder især for foranstaltninger inden for informationspolitikken og til demonstration og fremme af EF's forskellige resultater. Disse aktiviteter ligger inden for Kommissionens handlebeføjelser, som den ikke finder det nødvendigt at fastsætte et særligt retsgrundlag for.«

Siden 1993 har Kommissionen på dette grundlag vedtaget en række meddelelser (seks i perioden 1993 1997 og én i 1998), hvori der fastlægges en ny informationsstrategi, herunder generelle mål, forvaltningssystemer og regler, som Kommissionen derefter har anvendt ved gennemførelsen af aktiviteter på grundlag af retningslinjerne for information og kommunikation.

Kommissionen konstaterede, at koordinationen før 1993 var mangelfuld, og den besluttede derfor allerede på det tidspunkt at styrke den. De forskellige mekanismer er blevet etableret gradvis. Der blev indført krav om informationsplaner i forbindelse med Kommissionens initiativer, og disse blev revideret i 1996. Styrelsesudvalget har holdt regelmæssige møder, siden det blev oprettet. Disse foranstaltninger er blevet støttet ved, at der nu udarbejdes et årligt integreret program over informationsforanstaltninger (jf. punkt 5), og ved at Styrelsesudvalget for Information har nedsat arbejdsgrupper, der samordner informationsforanstaltningerne inden for grupper af beslægtede politikker.

Den nye organisatoriske opbygning af GD X har været på plads siden den 1. august 1997. Ledelsen står for de overordnede informationsplaner og koordinationen mellem tjenestegrenene. Repræsentationernes rolle er blevet styrket, navnlig når det drejer sig om den praktiske koordination af nettene af informationscentre.

9. I 1998 har GD X fastsat mål for sine egne informations- og kommunikationsaktiviteter.

10. a) Informationsplaner er dokumenter, som de forskellige generaldirektorater forelægger GD X til godkendelse. Et sådant dokument udarbejdes, når et generaldirektorat forelægger Kommissionen forslag til et initiativ. Da der er tale om sektorielle initiativer, er de normalt ikke omfattet af post B3-3 0 0 (generelle informationsforanstaltninger). Dette er i overensstemmelse med meddelelse SEK (93) 916/9.

Disse informationsplaner, herunder GD X's egne, indarbejdes i et årsprogram (jf. punkt 8), der udgør forbindelsesleddet mellem disse aktiviteter og post B3-3 0 0.

b) Udbredelse af information har altid været en af de vigtigste opgaver for Repræsentationerne, der tidligere gik under betegnelsen »Presse- og Informationskontorer«. Repræsentationen må afpasse informationsindholdet efter de særlige forhold i det pågældende land. Repræsentationerne yder således deres eget bidrag til informationsprocessen (f.eks. ved at udarbejde regionale brochurer, koordinere informationsnet m.m.).

På dette punkt er den hierarkiske forbindelse gjort klarere som led i omorganiseringen pr. 1. august 1997. Repræsentationerne hører under GD X, nærmere bestemt direktorat X/B »Informationsnet«. Repræsentationernes rolle er defineret i meddelelse SEK (94) 80/4.

Hvad angår den praktiske vejledning vedrørende informationscentrene kan det anføres, at der i praksis allerede på mange områder er indført en systematisk og sammenhængende fremgangsmåde. Vejledningen vil være færdiggjort ved udgangen af 1998.

11. Prince-programmet hører under den del af informations- og kommunikationspolitikken, som ikke kræver noget retsgrundlag (jf. punkt 8). Foruden den meddelelse, som Revisionsretten nævner, har Kommissionen i 1998 vedtaget en meddelelse om informationsstrategien for euroen (KOM (1998) 39).

RESULTATER AF REVISIONEN

Uklare målsætninger

12. Målene er opstillet af Kommissionen selv i de meddelelser, den har offentliggjort i den periode, som revisionen omfatter (jf. punkt 8 og 9).

Generaldirektorat X fastsætter de årlige mål for sine egne aktiviteter. Bevillingerne godkendes på grundlag af et udkast til årsprogram, som de forskellige kontorer og repræsentationer fremlægger, og de følger meget nøje Kommissionens prioriteter.

I 1998 har GD X prioriteret informationstiltag via fjernsynet, foranstaltninger, der henvender sig direkte til borgerne, foranstaltninger rettet mod kvinder og samordning af informationscentrene højt, hvorimod den har lagt mindre vægt på publikationer, kollokvier, seminarer, messer og udstillinger.

Kommissionen er indstillet på at præcisere de årlige mål yderligere. Støttekriterierne er blevet præciseret i den Vejledning i støttetildeling, der har været anvendt siden den 1. januar 1998.

Som forklaret under punkt 8 og 10, litra a), sammenfattes informationsplanerne, herunder GD X's egne, i et årsprogram, der udgør forbindelsesleddet mellem informationsaktiviteterne og post B3-3 0 0.

Informationsnettenes funktion

Systemet i hovedtræk

13. Ved oprettelsen af informationscentre forsøger GD X hele tiden at sikre en ligelig geografisk fordeling på medlemsstater og regioner. I den forbindelse tages der også hensyn til Eurodesk-informationscentrene, de europæiske forbrugeroplysningscentre, Euro Infocentrene m.fl., der henhører under andre generaldirektorater i Kommissionen (GD XIII, XVI, XXIII og XXIV).

I overensstemmelse med decentraliseringspolitikken er det nødvendigt at tage hensyn til de særlige nationale forhold. Bl.a. kan nævnes følgende:

- I Det Forenede Kongerige, hvor folk går meget på de offentlige biblioteker (»public libraries«), baseres EU-informationsarbejdet på disse biblioteker, hvoraf der findes 180. Repræsentationerne yder dem hjælp i form af teknisk bistand, dokumentation og uddannelse.

- I Tyskland er informationen navnlig blevet formidlet af de 33 eksisterende Europahuse (en tredjedel af Europahusene i den europæiske sammenslutning ligger i Tyskland). Fem EU Info Points og tre Informations- og igangsætningscentre i landdistrikterne (Carrefours) er ved at blive etableret. Konsolideringen af nettene vil være afsluttet ved udgangen af 1999. I alt omfatter det tyske net over en snes EU Info Points og 15 16 Informations- og igangsætningscentre i landdistrikterne. Hertil kommer, at flere andre kandidater, som er blevet foreslået af Tyskland, er blevet fundet for svagt funderede til at kunne fungere effektivt som Informations- og igangsætningscentre i landdistrikterne.

Kommissionen mener, at den geografiske ligevægt dermed er sikret (jf. også punkt 2, litra b).

14. Kommissionen mener ikke, at det vil være hensigtsmæssigt at fastsætte et maksimumsbeløb for denne type støtte, hvor beløbet afhænger af det budget, der vedtages af generalforsamlingerne, hvori den deltager hvert år.

15. Centret i Paris er udtryk for én model blandt flere mulige. Udviklingen af et net af informationscentre i en medlemsstat afhænger af flere faktorer, ikke mindst de specielle nationale forhold. På baggrund af disse faktorer tages flere modeller under overvejelse.

16. Kommissionen fandt, at lejeudgifterne vejede for tungt i Source d'Europe's finansielle struktur. Derfor accepterede den i første omgang kun at påtage sig en tredjedel af lejeudgiften. I 1994 blev lejen sat ned, og Kommissionen besluttede igen at påtage sig halvdelen af lejeudgiften.

I 1997 blev der igen forhandlet om lejen, hvilket førte til en ny nedsættelse af lejebeløbet. Genforhandlingen indgik i en samlet plan til fordel for centret. I planen indgik følgende punkter:

- genforhandling af lejen

- eftergivelse af den gæld, der skyldtes morarenter fra 1994 (blev pålagt den franske stat via Caisse des dépôts et de consignation)

- eftergivelse af det kumulerede underskud ved udgangen af 1997 (påhviler Kommissionen)

- beslutning om et supplerende tilskud fra og med 1998 ydet af Caisse des dépôts et de consignation og dermed af den franske stat

- omdefinering af centrets opgaver

- evaluering af foranstaltningerne efter et års forløb.

Kommissionen anser denne plan for afbalanceret med hensyn til grundlæggernes, dvs. den franske regerings og Kommissionens, forpligtelser, og den mener, at den på disse betingelser skulle dække det kumulerede underskud ved udgangen af 1997.

17. Hver af tilsynsmyndighederne udbetaler støtten i to omgange. Kommissionen udbetaler sin støtte i januar og juli, mens den franske regering skal udbetale sin støtte i april og oktober.

Aftaler om informationsnet

18. Evalueringen af hele politikken for informationscentrene på den ene side og af hvert enkelt informationscenter på den anden side er hovedårsagen til, at underskrivelsen af visse aftaler er blevet forsinket. En anden grund er, at det er nødvendigt at undersøge spørgsmålet om flere finansieringskilder for informationscentrene nærmere.

Underskrivelsen af aftalerne har nu fundet sted for alle Informations- og igangsætningscentrene i landdistrikterne og alle Byforummer. Der er stadig kontakter med de eksisterende EU Info Points med henblik på at nå frem til en ensartet situation inden udgangen af 1998. Der kan kun åbnes nye EU Info Points, når der er undertegnet en aftale.

Kommissionen er enig i Revisionsrettens analyse af, at en harmonisering af aftalerne med informationscentrene og af finansieringsbidragenes omfang er ønskelig.

19. Repræsentationen i Tyskland har ikke ignoreret de generelle retningslinjer, som er udarbejdet af tjenestegrenene i Bruxelles. I Tyskland har man tilpasset sig den politiske struktur. Visse informationscentre i delstaterne bruges som regionale centre for information om EU. Det betyder, at denne form for informationscentre gennemfører andre former for tiltag, og det har efter aftale mellem lederen af repræsentationen og tjenestegrenene i Bruxelles ført til, at der er fastsat andre regler end for de lokale informationscentre. Støtten skal være højere i disse tilfælde, og reglerne vil blive tilpasset, så de kommer til at afspejle dette.

Info Point i Bonn er afgørende for dækningen af Tysklands forbundshovedstad, som i mellemtiden er blevet Berlin. Det har ikke indtil nu været muligt at finde frem til en samarbejdspartner for dette informationscenter. I betragtning af dette Info Points vigtighed har Kommissionen måttet forvalte det direkte og indgå kontrakter med tjenesteydere, og det er grunden til, at det finansielle bidrag dækker 100 % af udgifterne.

20. Efter en række forsøg på lokalt plan har Kommissionen fastlagt en strategi for Spanien, som er baseret på samarbejdsaftaler med de autonome regioner. De nye EU Info Points/Informations- og igangsætningscentre i landdistrikterne indgår i denne strategi. De midler, der blev indgået forpligtelser for på daværende tidspunkt til støtte på »Diputaciones«-plan, er blevet frigjort.

Oprettelsen af Forum Gent-Antwerpen mislykkedes, fordi værtsorganisationen faldt fra, hvilket Kommissionen ikke er ansvarlig for. Der er udstedt en indtægtsordre.

21. Det selskab, der blev udvalgt til at tage sig at informationscentrene i Det Forenede Kongerige, fik for perioden 1993 1997 til opgave at oprette en Mobile Information Unit, som ikke var en integrerende del af basiskontrakten, hvilket forklarer, at Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakters loft blev overskredet. Der er nu rettet op på denne situation, og siden 1997 har denne post været omfattet af den kontrakt, som Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter har godkendt.

I forhold til kontrakten fra 1993 er de ydelser, som kræves i det nye udbud, blevet udvidet, så de bl.a. omfatter et betydeligt større antal informationscentre, hvilket retfærdiggør de højere udgifter. Med hensyn til valget af kontrahenten i 1997 kom det eneste tilbud, som overholdt kravene om alle de anførte tjenester, og som var i overensstemmelse med kriterierne i udbuddet, fra den valgte kontrahent.

Kommissionen mener, at beløbet for denne kontrakt, som er indgået på grundlag af et korrekt gennemført udbud, er rimeligt i betragtning af omfanget af de opgaver, kontrahenten pålægges.

22. De opgaver, som kontrahenten udfører, drejer sig hovedsagelig om logistik og gennemførelse af et informationstiltag. Det forhold, at der er tale om løbende opgaver, hvilket hænger sammen med, at nettet af informationscentre selv er et permanent net, betyder ikke, at de skal udføres af Repræsentationen. Kontrahenten kommer med sin viden og erfaring. De opgaver, han udfører, såsom at finde frem til og leje konferencelokaler, udsende indbydelser, håndtere udstillingsstandene og sørge for logistikken i forbindelse med Mobile Information Centre, egner sig til at blive udført af en kontrahent uden for Repræsentationen.

Repræsentationen har styrket forvaltningen af denne kontrakt gennem en række foranstaltninger, herunder en detaljeret månedlig indberetning.

På nuværende tidspunkt mener Kommissionen derfor, at denne kontrakt er rimelig og berettiget hvad omkostningseffektiviteten angår. Den vil dog gerne undersøge sagen nærmere.

23. Det har allerede i flere regnskabsår været sådan, at alle nye kontrakter er baseret på bestemmelserne i vejledningen fra Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter og Kommissionens standardkontrakt. Der lægges særlig vægt på spørgsmålet om de betingelser, der skal opfyldes, for at udbetalingerne kan foretages.

Evaluerings- og tilsynsarbejdet

27. Allerede i 1993 fik GD X de nødvendige midler til at kontrollere virkningen af informationstiltagene. En udbudsprocedure førte til, at der blev indgået rammekontrakter med eksterne selskaber, som er specialiseret i evalueringer.

Evalueringen af informationspolitikken indgår i GD X's samlede evalueringsplan. De budgetposter, som evalueringerne vedrører, er budgetpost B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 3 og B3-3 0 6. For den periode, som Revisionsrettens revision vedrører, er der foretaget en evaluering på følgende områder:

- reklamemateriale

- informationscentre

- Contact Magazine

- information i fire regioner i verden.

Desuden blev der i 1994, 1995 og 1996 sendt en oversigt over informationstiltagene til Europa-Parlamentet.

Fra og med 1998 er følgende planlagt:

- Europe by Satellite

- nettet af foredragsholdere

- indførelse af et fast system til evaluering af informationscentrene

- de prioriterede informationstiltag.

Kommissionen (GD X) er i gang med at omdefinere sin politik for kontrol af støttemodtagerne og projekterne. Den vil foretage kontrol på tre niveauer:

1. Normal kontrol på grundlag af dokumenter med attesteret regnskab.

2. Kontrol af en del af bilagene i de sager, hvor risikoen er høj, eller hvor der er tale om store beløb, og stikprøvekontrol i de øvrige sager.

3. Kontrol på stedet i tilfælde af uregelmæssigheder.

Inspektionerne af repræsentationerne undergår en metodologisk ajourføring i 1998, som Generalinspektoratet for Tjenestegrenene og GD X står for i fællesskab. Inspektionerne foretages nu på dette grundlag. Kommissionen undersøger muligheden for at øge antallet af finansielle revisioner.

Kontrolgrundlag for fællesskabsstøtten

28. I adskillige år har støttemodtageren i forbindelse med udbetalingen af de finansielle bidrag skullet underskrive en erklæring, der omfatter alle forpligtelserne over for Kommissionen (herunder Revisionsrettens ret til at foretage kontrol). Denne erklæring var den kontraktlige ramme for 1995 1997.

GD X udarbejdede i 1997 en Vejledning i støttetildeling. Siden man begyndte at anvende denne vejledning den 1. januar 1998, er der for alle tilskud blevet indgået en finansieringsaftale, som underskrives af begge parterne.

29. Kommissionen har gradvis indført indkaldelser af forslag for finansielle bidrag på de områder, der hører ind under dens kompetence (kultur, den audiovisuelle sektor, information). Ifølge rundskrivelse nr. 2074 (fra GD X) af 17. marts 1995 er målet at udvide anvendelsen af indkaldelser af forslag på informationsområdet. På dette område skal indkaldelser af forslag ifølge den nugældende vejledning anvendes generelt med undtagelse af visse særlige situationer, som er nøje defineret og begrundet.

30. Kommissionen er enig med Revisionsretten i, at informations- og kommunikationstiltag ikke bør føre til gentagne tilskud til samme støttemodtager. Dette princip kan dog ikke anvendes på informationsnettene. Tværtimod søger Kommissionen i dette tilfælde organisationer, der i flere år kan viderebringe oplysninger om EU.

31. Rundskrivelse nr. 2074 af 17. marts 1995 havde ikke til formål at udvide udsvingsmargenen for lofterne over de finansielle bidrag, men at præcisere anvendelsen heraf (alt efter beløbet og finansieringsprocenten, fastlæggelsen af kriterierne for omkostningseffektivitet og bemyndigelse til at træffe beslutninger).

Indtil vejledningen blev taget i brug den 1. januar 1998, kunne det beregningsgrundlag, som loftet blev anvendt på, ganske rigtigt variere. Det er derfor, at der nu gives en præcis definition af dette beregningsgrundlag i vejledningen.

32. Desuden er tildelingssystemet som anført ovenfor blevet præciseret i den vejledning, der har været anvendt siden den 1. januar 1998. Ikke desto mindre kan der efter Kommissionens mening være begrundelse for et vist udsving i finansieringsprocenten på over 50 %.

Hovedreglen om 50 % som loft i forhold til udgifterne til projektet anvendes i vidt omfang. I 1997 overholdt over 90 % af tilskuddene under budgetpost B3-3 0 0 dette princip.

Blandt andet med hensyn til tiltagene inden for rammerne af Prince-programmet og specielt i forbindelse med tiltagene vedrørende euroen har udvælgelsesmyndighederne i visse tilfælde tilladt en finansieringsprocent på over 50 %, fordi dette program prioriteres højt, og fordi EU i hvert fald i første omgang ønsker at give et incitament.

KONKLUSION OG HENSTILLINGER

33. Kommissionen har fastlagt de generelle mål for informationspolitikken i en række meddelelser (seks mellem 1993 og 1997 og én i 1998).

Generaldirektorat X fastsætter de årlige mål for sine egne aktiviteter. Bevillingerne godkendes på grundlag af et udkast til et årsprogram, som de forskellige kontorer og repræsentationer fremlægger, og de følger meget nøje Kommissionens prioriteter.

Kommissionen vil gerne præcisere definitionen af de årlige mål nærmere. Kriterierne for støtteberettigelse er defineret i Vejledningen i støttetildeling, som trådte i kraft den 1. jaunar 1998.

Alle informationsplanerne, inklusive GD X's, er allerede integreret i årsprogrammet, som vil blive suppleret, så der skabes forbindelse mellem informationsaktiviteterne og budgetpost B3-3 0 0.

34. a) Kommissionen vil styrke den eksisterende evalueringsplan og har til det formål oprettet en evalueringssektor inden for GD X ved omorganiseringen af dette generaldirektorat den 1. august 1997.

b) De revisionsbesøg på repræsentationerne, som GD X og Generalinspektoratet for Tjenestegrenene allerede har aflagt, vil blive videreført. Der foretages på nuværende tidspunkt en metodemæssig ajourføring af dem. GD X er i gang med at undersøge muligheden for at øge antallet af finansielle revisioner.

35. GD X har standardiseret punkt a), b), c) og e), idet der i 1997 blev udarbejdet en Vejledning i støttetildeling, som trådte i kraft den 1. januar 1998. Valget af budgetpost (punkt d)) foretages på grundlag af det vedtagne budget og de anmærkninger, der er knyttet til det.

36. Den gennemsigtighed og de procedurer, der omtales i Revisionsrettens bemærkninger, blev allerede indført i Kommissionen, da GD X's Vejledning i støttetildeling trådte i kraft den 1. januar 1998.

37. De krav vedrørende kontrakter med støttemodtagerne, som Revisionsretten stiller, blev allerede indført i Kommissionen, da GD X's Vejledning i støttetildeling trådte i kraft den 1. januar 1998.

38. Alle Revisionsrettens bemærkninger er omfattet af Vejledningen i støttetildeling, som trådte i kraft den 1. januar 1998, og som også gælder for Prince-programmet.

39. Repræsentationerne spiller allerede en vigtig rolle ved iværksættelsen af nettene af informationscentre og Prince-programmet (koordinering af aktiviteterne i marken, forvaltning af information til brug for informationscentrene, opfølgning af Prince-aftalerne med medlemsstaterne). For at sikre, at forvaltningen er effektiv, specielt i startfasen for de to foranstaltninger, har Kommissionen foretrukket i første omgang at bibeholde forvaltningen af bevillingerne på centralt hold.

Der findes allerede et retsgrundlag for informations- og kommunikationstiltagene. Det er omtalt i en række meddelelser (seks mellem 1993 og 1997 og én i 1998). Kommissionen har til hensigt at styrke gennemførelsen af de planlagte foranstaltninger og om nødvendigt udarbejde nye foranstaltninger. GD X har bl.a. fastsat en række årlige mål, herunder økonomiske mål, og har allerede styrket koordineringen mellem generaldirektoraterne betydeligt, sådan som Revisionsretten anbefaler, ved at indføre et integreret årsprogram for Kommissionens informationstiltag.