6.

Bilag 11 affattes således: »BILAG 11 REGLER OM UDGIFTERNES STØTTEBERETTIGELSE DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND I. Generelle principper I.1. Grundprincipper 1. For at være støtteberettigede skal udgifterne i henhold til den grundlæggende retsakt: a) ligge inden for fondens anvendelsesområde og dens mål, jf. artikel 1 og 2 i den grundlæggende retsakt b) være blandt de støtteberettigede foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 3 i den grundlæggende retsakt eller, i tilfælde af nødforanstaltninger, have tilknytning til de støtteberettigede foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 5 i den grundlæggende retsakt c) være nødvendige for at gennemføre aktiviteterne under det projekt, der udgør en del af de flerårige og årlige programmer som godkendt af Kommissionen, eller være omfattet af de nødforanstaltninger, der er omhandlet i artikel 5 i den grundlæggende retsakt, hvor disse udgør en ændring af det pågældende årlige program d) være rimelige og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig nytteværdi og omkostningseffektivitet e) være afholdt af den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, som skal være etableret og registreret i en medlemsstat, medmindre der er tale om internationale offentlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og specialiserede agenturer oprettet af sådanne organisationer, Den Internationale Røde Kors Komité (ICRC) og Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber. Hvad angår artikel 39, stk. 2, i denne beslutning, finder de regler, der anvendes på den endelige støttemodtager, tilsvarende anvendelse på projektpartnerne f) være tilknyttet de målgrupper, der er defineret i artikel 6 i den grundlæggende retsakt g) være afholdt i overensstemmelse med de særlige bestemmelser i støtteaftalen. 2. I forbindelse med flerårige foranstaltninger, jf. artikel 14, stk. 6, i den grundlæggende retsakt, er det kun den del af en foranstaltning, der samfinansieres under et årligt program, som kan anses for et projekt omfattet af disse regler om støtteberettigelse. 3. Projekter, der støttes af fonden, kan ikke finansieres af andre kilder, der er omfattet af fællesskabsbudgettet. Projekter, der støttes af fonden, skal samfinansieres af offentlige eller private kilder. I.2. Et projektbudget Et projektbudget skal opstilles på følgende måde: Udgifter Indtægter + direkte omkostninger (DO) + indirekte omkostninger (fast procentdel af DO, der er fastsat i støtteaftalen) + bidrag fra Fællesskabet (defineret som det laveste af de tre beløb, der er angivet i artikel 12 i denne beslutning) + bidrag fra den endelige støttemodtager og projektpartnerne + bidrag fra tredjeparter + indtægter hidrørende fra projektet = Samlede støtteberettigede omkostninger (SSO) = Indtægter i alt Budgettet skal balancere: De samlede støtteberettigede omkostninger skal være lig med de samlede indtægter. I.3. Indtægter og nonprofit-princippet 1. Projekter, der støttes af fonden, skal være nonprofit-projekter. Hvis indtægtskilderne, inklusive indtægter fra projektet, ved projektets afslutning overstiger udgifterne, reduceres fondens bidrag til projektet tilsvarende. Alle projektets indkomstkilder skal være registreret i den endelige støttemodtagers regnskaber eller skattedokumenter og skal kunne identificeres og kontrolleres. 2. Projektindtægterne skal udgøres af alle finansielle bidrag til projektet fra fonden, bidrag fra offentlige eller private kilder, herunder den endelige støttemodtagers eget bidrag, og indtægter hidrørende fra projektet. »Indtægter« er i forbindelse med denne regel midler, der tilføres et projekt i løbet af perioden for støtteberettigelse, som beskrevet i punkt I.4, og hidrører fra salg, leje, tjenesteydelser, indskrivningsgebyrer eller andre tilsvarende indtægter. 3. Fællesskabsbidraget, som ydes i overensstemmelse med nonprofit-princippet, jf. artikel 12, litra c), i denne beslutning, er »samlede støtteberettigede omkostninger« minus »bidrag fra tredjeparter« og »indtægter fra selve projektet«. I.4. Periode for støtteberettigelse 1. Omkostningerne i forbindelse med et projekt skal være afholdt og de tilsvarende betalinger foretaget (bortset fra afskrivning) efter den 1. januar det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer. Perioden for støtteberettigelse løber frem til den 30. juni år N (2) + 2, hvilket betyder, at projektomkostningerne skal være afholdt før denne dato. 2. Der gøres en undtagelse fra den i punkt 1 omhandlede støtteberettigelsesperiode i forbindelse med nødforanstaltninger (jf. artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt) og teknisk bistand til medlemsstaterne (jf. punkt IV.3). I.5. Opgørelse over udgifter 1. Udgifterne skal svare til de betalinger, som den endelige støttemodtager foretager. Der skal være tale om finansielle (kontante) transaktioner med undtagelse af afskrivning. 2. Udgifterne skal som regel dokumenteres ved hjælp af officielle fakturaer. Hvis dette ikke er muligt, skal udgifterne dokumenteres ved hjælp af regnskabsdokumenter eller bilag med tilsvarende bevisværdi. 3. Udgifterne skal kunne identificeres og kontrolleres. De skal navnlig: a) registreres i den endelige støttemodtagers regnskaber b) fastlægges i overensstemmelse med de regnskabsstandarder, der er gældende for det land, hvor den endelige støttemodtager er etableret og under anvendelse af den endelige støttemodtagers sædvanlige metoder til omkostningsberegning og c) anmeldes i overensstemmelse med kravene i gældende skattelovgivning og sociallovgivning. 4. De endelige støttemodtagere er om nødvendigt forpligtede til at opbevare attesterede kopier af regnskabsdokumenterne vedrørende partnernes indtægter og udgifter i forbindelse med det pågældende projekt. 5. Opbevaring og behandling af de i punkt 2-4 omhandlede oplysninger skal være i overensstemmelse med den nationale databeskyttelseslovgivning. I.6. Territorialt anvendelsesområde 1. Udgifter til foranstaltninger, der er beskrevet i artikel 3 og 5 i den grundlæggende retsakt, skal: a) være afholdt af de endelige støttemodtagere, der er omhandlet i punkt I.1.1, litra e), og b) være afholdt på en medlemsstats område med undtagelse af foranstaltninger vedrørende genbosættelse, jf. artikel 3, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, hvor udgifterne kan være afholdt på medlemsstaternes område eller i værtslandet. 2. Projektpartnere, som er registreret og etableret i tredjelande, kan deltage i projekter på et omkostningsfrit grundlag, medmindre der er tale om internationale offentlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og specialiserede agenturer oprettet af sådanne organisationer, Den Internationale Røde Kors Komité (ICRC) og Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber. II. Kategorier af støtteberettigede omkostninger (på projektniveau) II.1. Støtteberettigede direkte omkostninger Støtteberettigede direkte projektomkostninger er omkostninger, som under behørig hensyntagen til de generelle betingelser for støtteberettigelse, der er anført i del I, kan identificeres som særlige omkostninger, der er direkte forbundet med projektets gennemførelse. Direkte omkostninger skal inkluderes i det skønnede samlede budget. Følgende direkte omkostninger er støtteberettigede: II.1.1. 1. Personaleomkostninger til projektet, herunder de faktiske lønninger plus socialsikringsbidrag og andre lovbestemte omkostninger, forudsat at dette svarer til støttemodtagerens sædvanlige lønpolitik, er støtteberettigede. 2. Hvad angår internationale organisationer, kan de støtteberettigede omkostninger til personale omfatte beløb til dækning af lovbestemte forpligtelser og rettigheder i forbindelse med lønnen. 3. De tilsvarende lønomkostninger til personalet ved offentlige organer er støtteberettigede i det omfang, de vedrører omkostningerne til aktiviteter, som det pågældende offentlige organ ikke ville udføre, hvis det pågældende projekt ikke blev gennemført. Dette personale vil blive udlånt til eller tilknyttet gennemførelsen af projektet i henhold til en skriftlig afgørelse fra den endelige støttemodtager. 4. Personaleomkostninger skal specificeres i det foreløbige budget med angivelse af funktioner og antal medarbejdere. II.1.2. 1. Omkostninger til rejser og ophold er støtteberettigede, hvis der er tale om direkte omkostninger til personale eller andre personer, der deltager i aktiviteter i forbindelse med projektet, og for hvem det er nødvendigt at rejse for at gennemføre projektet. 2. Transportomkostninger er støtteberettigede på grundlag af de faktisk afholdte omkostninger. Godtgørelsessatser baseres på den billigste form for offentlig transport, og flybilletter godtgøres som regel kun ved rejser over 800 km (returrejse), eller hvor den geografiske destination berettiger til at rejse med fly. Hvis der anvendes privatbil, godtgøres udgifterne enten på grundlag af udgifterne til offentlig transport eller på grundlag af kilometersatser i overensstemmelse med offentliggjorte officielle regler i den pågældende medlemsstat eller den endelige støttemodtagers regler. 3. Opholdsomkostninger er støtteberettigede på grundlag af de faktiske omkostninger eller dagpenge. Når organisationen har sine egne dagpengesatser for opholdsomkostninger, bør de anvendes inden for de lofter, som medlemsstaten har fastsat i henhold til den nationale lovgivning og praksis. Godtgørelse for opholdsomkostninger skal normalt dække lokal transport (herunder taxakørsel), indkvartering, måltider, lokale telefonopkald og diverse. II.1.3. II.1.3.1. Generelle regler 1. Omkostninger vedrørende erhvervelse af udstyr er kun støtteberettigede, hvis det har afgørende betydning for projektets gennemførelse. Udstyret skal have de tekniske karakteristika, der kræves til projektet, og være i overensstemmelse med gældende normer og standarder. 2. Valget mellem leasing, leje eller køb skal altid være baseret på den billigste løsning. Hvis det ikke er muligt at lease eller leje på grund af projektets korte varighed eller den hurtige værdiafskrivning, godkendes køb. II.1.3.2. Leje og leasing Udgifter til leje og leasing kan samfinansieres efter de regler, der er gældende i medlemsstaten, i henhold til national lovgivning og praksis og under hensyn til lejens eller leasingens varighed med henblik på projektets gennemførelse. II.1.3.3. Køb 1. Når udstyret købes under projektets gennemførelse, skal det i budgettet specificeres, om de fuldstændige omkostninger eller kun en del af afskrivningen på udstyret svarende til varigheden af udstyrets anvendelse i forbindelse med projektet og den faktiske anvendelse i forbindelse med projektet er medtaget. Sidstnævnte beregnes i henhold til gældende nationale regler. 2. Udstyr, der blev købt inden projektets igangsættelse, men som anvendes til projektet, er støtteberettiget under hensyn til afskrivningen. Disse omkostninger er imidlertid ikke støtteberettigede, hvis udstyret oprindeligt blev købt ved hjælp af fællesskabsstøtte. 3. For enkeltgenstande, der koster under 20 000 EUR, er alle omkostninger ved købet støtteberettigede, forudsat at udstyret købes inden de sidste tre måneder af projektets gennemførelse. Enkeltgenstande, der koster 20 000 EUR eller mere, er kun støtteberettigede på grundlag af afskrivningen. II.. II.1.4.1. Generelle regler Ved køb af fast ejendom, opførelse eller renovering af fast ejendom eller leje af fast ejendom skal den have de tekniske karakteristika, der kræves til projektet, og være i overensstemmelse med gældende normer og standarder. II.1.4.2. Køb, opførelse eller renovering 1. Når erhvervelsen af fast ejendom har afgørende betydning for gennemførelse af projektet og har en klar forbindelse til dets mål, kan køb af fast ejendom, dvs. allerede opførte bygninger eller opførelse af fast ejendom, samfinansieres på nedenstående betingelser, medmindre andet gælder i henhold til strengere nationale regler: a) Der skal fremlægges en erklæring fra en uafhængig skønsmand eller et behørigt autoriseret officielt organ, der fastslår, at prisen ikke overstiger markedsværdien, og som enten attesterer, at bygningen er i overensstemmelse med de nationale forskrifter, eller specificerer eventuelle mangler, som den endelig støttemodtager har til hensigt at afhjælpe som led i projektet. b) Den faste ejendom er ikke købt ved hjælp af fællesskabsstøtte forud for projektets gennemførelse. c) Den faste ejendom skal udelukkende anvendes til projektets formål. d) Der er kun tale om støtteberettigelse for den del af bygningernes afskrivning, der svarer til projektets varighed, og deres faktiske anvendelse i forbindelse med projektet. Afskrivningen beregnes efter de gældende nationale regnskabsregler. 2. Med forbehold af betingelsen i punkt 1, litra c), er de samlede omkostninger til indretning, modernisering eller renovering af fast ejendom støtteberettigede op til højst 100 000 EUR. Over denne tærskel finder betingelserne i litra c) og d) i punkt 1 anvendelse. II.1.4.3. Leje Leje af fast ejendom er berettiget til samfinansiering, når der er en klar forbindelse mellem lejen og formålene med det pågældende projekt, på de betingelser, der er fastsat nedenfor, medmindre andet gælder i henhold til strengere nationale regler: a) Den faste ejendom må ikke være købt ved hjælp af fællesskabsstøtte. b) Den faste ejendom må kun anvendes til gennemførelse af projektet. I modsat fald er det kun den del af omkostningerne, der vedrører den projektrelaterede anvendelse, som er støtteberettiget. II.1.5. Omkostningerne til hjælpematerialer, leverancer og generelle tjenesteydelser er støtteberettigede, hvis de er identificerbare og direkte nødvendige for projektets gennemførelse. II.1.6. 1. De endelige støttemodtagere skal som hovedregel have kapacitet til at forvalte projekterne selv. Det beløb, der svarer til de opgaver, der er givet i underentreprise under projektet, skal tydeligt angives i støtteaftalen. 2. Udgifter til følgende underentrepriser kan ikke samfinansieres af fonden: a) underentrepriser vedrørende den overordnede projektstyring b) underentrepriser, som øger projektomkostningerne uden at tilføre projektet en værdi, der står i forhold hertil c) underentrepriser med mellemled eller konsulenter, hvor betalingen defineres som en procentdel af projektets samlede omkostninger, medmindre den endelige støttemodtager kan begrunde dette med arbejdets eller ydelsens faktiske værdi. 3. For alle underentrepriser skal underkontrahenterne forpligte sig til at give alle revisions- og kontrolorganerne alle de nødvendige oplysninger om de aktiviteter, der er lagt ud i underentreprise. II.1.7. Omkostninger, der er nødvendige for at leve op til krav i tilknytning til EU-samfinansieringen, f.eks. offentlig omtale, åbenhed, projektevaluering, ekstern revision, bankgaranti, udgifter til oversættelse m.m. er umiddelbart støtteberettigede. II.1.8. Honorarer for juridisk rådgivning, notaromkostninger og omkostninger i forbindelse med teknisk eller finansiel ekspertbistand er støtteberettigede. II.1.9. 1. Hvad angår støtte, er køb foretaget af den endelige støttemodtager til målgrupper og den endelige støttemodtagers godtgørelse af omkostninger, der er afholdt af målgrupperne, støtteberettigede på følgende betingelser: a) Den endelige støttemodtager skal i den periode, der er omhandlet i artikel 43 i den grundlæggende retsakt, opbevare de nødvendige oplysninger og den nødvendige dokumentation for, at de personer, der modtager denne støtte, svarer til den målgruppe, der er defineret i artikel 6 i den grundlæggende retsakt. b) Den endelige støttemodtager skal i den periode, der er omhandlet i artikel 43 i den grundlæggende retsakt, opbevare dokumentation (f.eks. fakturaer og kvitteringer) for ydet støtte og for, at de pågældende personer har modtaget den omhandlede støtte. 2. I tilfælde af foranstaltninger, der kræver, at personer, der tilhører målgruppen, skal deltage (f.eks. uddannelseskurser), kan der gives små pengemæssige incitamenter som supplerende hjælp, forudsat at det samlede beløb pr. projekt ikke overskrider 25 000 EUR og gives pr. person pr. arrangement, kursus eller andet. Den endelige støttemodtager fører en liste over de berørte personer samt tidspunkt og dato for betalingerne og sikrer en passende opfølgning for at undgå dobbeltfinansiering og misbrug af midlerne. II.1.10. 1. I behørigt begrundede tilfælde kan der indrømmes undtagelse fra denne beslutnings regler om støtteberettigelse af udgifter til nødforanstaltninger, hvis de er godkendt i Kommissionens beslutning om godkendelse af nødforanstaltninger. 2. I henhold til artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt er den maksimale periode for støtteberettigelse seks måneder, hvilket betyder, at omkostninger i forbindelse med et projekt skal være afholdt inden for denne periode. II.2. Støtteberettigede indirekte omkostninger 1. De støtteberettigede indirekte omkostninger til foranstaltningen er de omkostninger, som under overholdelse af de betingelser for omkostningers støtteberettigelse, der er omhandlet i punkt I.1.1., ikke kan identificeres som særlige omkostninger, der er direkte forbundet med projektet. 2. Uanset punkt I.1.1, litra e), og punkt I.5 kan de indirekte omkostninger i forbindelse med gennemførelsen af foranstaltningen være støtteberettigede efter en fast sats, svarende til højst 7 % af de samlede støtteberettigede direkte omkostninger. 3. Organisationer, der modtager driftstilskud fra EU-budgettet, kan ikke medtage indirekte omkostninger i deres budgetoverslag. III. Ikke-støtteberettigede udgifter Følgende omkostninger er ikke støtteberettigede: a) moms, undtagen hvis den endelige modtager kan dokumentere, at han ikke kan få momsen godtgjort b) kapitalafkast, gæld og gældsydelser, debetrenter, valutaomvekslingsgebyrer og kurstab, hensættelser til dækning af eventuelle fremtidige tab, skyldige renter, tvivlsomme fordringer, bøder, økonomiske sanktioner, omkostninger i forbindelse med retssager og uforholdsmæssigt store eller unødvendige udgifter c) repræsentationsomkostninger, som udelukkende vedrører projektpersonalet; rimelige omkostninger ved sociale arrangementer i forbindelse med projektet, f.eks. et arrangement ved afslutningen af projektet eller møder i projektstyregruppen, kan godkendes d) omkostninger, der er anmeldt af den endelige støttemodtager og dækket i forbindelse med et andet projekt eller arbejdsprogram, hvortil der er ydet et fællesskabstilskud e) køb af jord f) bidrag i form af naturalier. IV. Teknisk bistand på medlemsstaternes initiativ 1. Alle omkostninger, der er nødvendige for, at den ansvarlige myndighed, den delegerede myndighed, revisionsmyndigheden, godkendelsesmyndigheden eller andre organer, der bidrager til udførelsen af de opgaver, der er omhandlet i punkt 2, kan gennemføre fonden, er støtteberettigede, når der er tale om teknisk bistand inden for de rammer, der er specificeret i artikel 16 i den grundlæggende retsakt. 2. Det omfatter følgende foranstaltninger: a) udgifter til forberedelse, udvælgelse, bedømmelse, styring og overvågning af foranstaltninger b) udgifter i forbindelse med revision og kontrol på stedet af foranstaltninger eller projekter c) udgifter til evaluering af foranstaltninger eller projekter d) udgifter til oplysning, videreformidling og åbenhed i forbindelse med foranstaltninger e) udgifter til erhvervelse, installering og vedligeholdelse af computersystemer til styring, overvågning og evaluering af fondene f) udgifter til overvågningsudvalgenes og underudvalgenes møder vedrørende foranstaltningernes gennemførelse. Disse udgifter kan også omfatte omkostninger vedrørende eksperter og andre deltagere i disse udvalg, herunder deltagere fra tredjelande, hvis disse personers tilstedeværelse er nødvendig for at sikre en effektiv gennemførelse af foranstaltningerne g) udgifter til styrkelse af den administrative kapacitet til gennemførelse af fonden. 3. Aktiviteter i forbindelse med teknisk bistand skal være gennemført og de tilsvarende betalinger foretaget efter den 1. januar det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer. Støtteberettigelsesperioden varer indtil fristen for indgivelse af den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program. 4. Udbud skal gennemføres i overensstemmelse med medlemsstaternes nationale udbudsregler. 5. Medlemsstaterne kan gennemføre teknisk bistand vedrørende denne fond sammen med teknisk bistand vedrørende nogle eller alle fire fonde. I så tilfælde er det kun den del af omkostningerne, der genereres ved den fælles foranstaltning, som vedrører denne fond, der kan finansieres under denne fond, og medlemsstaterne skal sikre, at: a) andelen af omkostninger ved fælles foranstaltninger afholdes af den pågældende fond på en måde, der er rimelig og kan kontrolleres, og b) omkostningerne ikke finansieres to gange.«