Beretning

om regnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Alicante) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med kontorets svar

(1999/C 372/11)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i henhold til artikel 137, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Kontorets præsident er i overensstemmelse med artikel 119, stk. 2, litra c), i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med kontorets finansielle bestemmelser, jf. artikel 138 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I KONTORET FOR HARMONISERING I DET INDRE MARKED FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Regnskabssoftware

5. I 1998 førte kontoret stadig regnskabet på regneark og ikke ved hjælp af et regnskabsprogram. Siden 1. januar 1999 har kontoret anvendt et nyt, egnet budgetprogram.

6. Kontoret har endnu ikke indført et analytisk regnskabssystem (jf. punkt 1.5 i beretningen for regnskabsåret 1997)(3). Uden et sådan system er det ikke muligt at beregne gebyrerne, som i givet fald heller ikke vil kunne tilpasses.

Andre bemærkninger

7. Betalingerne (42,1 mio. ECU) udgør kun 61 % af regnskabsårets endelige bevillinger (68,5 mio. ECU efter vedtagelsen af det andet tillægs- og ændringsbudget) og 78 % af forpligtelserne. 15 % (10,5 mio. ECU) af disse bevillinger er fremført automatisk til regnskabsåret 1999, og 23 % af de endelige bevillinger (15,9 mio. ECU) er bortfaldet.

8. Kontoret har måttet vedtage to ændringsbudgetter. For det første fordi det tager længere tid at registrere varemærker end forventet, for det andet fordi kontoret har ændret regnskabsprocedurerne i overensstemmelse med Rettens bemærkninger i beretningen for 1997 (jf. punkt 1.7), og for det tredje fordi der har været problemer med ansættelse af personale (budgetafsnit I).

9. Der er fremført flest bevillinger under budgetafsnit II og III, navnlig til erhvervelse af fast ejendom (3 mio. ECU er fremført på grund af to måneders forsinkelse i byggearbejdet og forsinkelser i faktureringen af visse arbejder), særlige projekter, som gennemføres eksternt (der er fremført 1,3 mio. ECU, fordi gennemførelsen af nogle edb-projekter er fordelt på to regnskabsår), og forskningsrapporter (der er fremført 3,2 mio. ECU, fordi det tog tre måneder at gennemføre forskningsarbejdet, hvortil kommer betalingsfristen (en måned)).

10. 5 % (eller 1,4 mio. ECU) af bevillingerne fremført fra regnskabsåret 1997 (26,2 mio. ECU) er bortfaldet. En stor procentdel (62 %) af disse bortfaldne bevillinger vedrører udgifter til offentliggørelse og forskningsrapporter, hvor omkostningerne var blevet ansat alt for højt, eller hvor ydelserne ikke var blevet leveret.

11. I overensstemmelse med artikel 2 i administrativ beslutning 98 burde kontoret have afskrevet aktiver (anlæg og inventar, rullende materiel og edb-udstyr) i 1998.

Kontorets aktiviteter

12. Siden 1996 har kontoret modtaget ca. 100000 ansøgninger om registrering af varemærker. Heraf er 93 % gået igennem første procedurerunde, men kun 59 % er blevet sendt til offentliggørelse. Der er rejst indsigelse mod 11 % af de 100000 anmodninger om registrering, og 24 % af ansøgningerne er imødekommet. Fordi der er indgivet langt flere ansøgninger om registrering af EF-varemærker end forventet, og fordi der har været store forsinkelser i hver procedurerunde, har det været nødvendigt at foretage visse ændringer i kontorets interne organisation. Kontoret bør sætte mere ind på at få forkortet sagsbehandlingen generelt. De foreliggende statistikker viser, at der mellem ansøgningsdatoen og registreringsdatoen går fra 383 til 821 dage; gennemsnitligt går der 600 dage.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 22. og 23. september 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 er regnskabet over samtlige kontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1998, dateret den 3. marts 1999, sendt til kontorets bestyrelse, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 30. marts 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT C 406 af 28.12.1998, s. 55.

Tabel 1

Balance for regnskabsårene 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af kontorets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Saldo for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af kontorets tal

Kontorets svar

6. Analytisk regnskabssystem

Harmoniseringskontoret begyndte allerede i 1997 (første hele regnskabsår med hensyn til kontorets aktiviteter i forbindelse med forvaltningen af EF-varemærket) at indføre et analytisk regnskabssystem. Efter udarbejdelsen af den model, der skulle følges, og indlæsningen af de disponible statistiske data, blev systemet afprøvet i 1998. I 1999 blev der ansat det nødvendige personale til driften af systemet.

Der gøres opmærksom på, at kontorets aktiviteter endnu ikke har fundet et stabilt niveau i alle faser af forvaltningen af EF-varemærket. Selv om dette er tilfældet med hensyn til behandlingen af nye ansøgninger om registrering af varemærker, har andre afdelinger, som f.eks. indsigelsesafdelingen, annulationsafdelingen og appelkamrene, endnu ikke opnået " fuld drift ". For at opnå resultater af betydning med et analytisk regnskabssystem er et minimum af stabilitet med hensyn til aktiviteten og den forhåndenværende organisation dog nødvendig. De første brugbare resultater af det analytiske regnskabssystem kan derfor ikke forventes før år 2000. En vurdering eller en eventuel ændring af gebyrerne synes tidligst at kunne foretages i år 2000.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på, at det formodentlig ikke vil være muligt at ændre gebyrerne inden Harmoniseringskontoret har nået den stabile selvfinansieringsfase (dvs. fra og med år 2006, hvor EF-varemærkerne begynder at skulle fornys). Gebyrerne er nemlig ikke blevet fastsat enkeltvis, men som en del af et hele. Det kan eksempelvis nævnes, at indsigelsesgebyret er fastsat således, at det giver flest mulige indehavere af prioritetsrettigheder mulighed for at gøre disse gældende, selv om gebyret sandsynligvis ikke dækker alle kontorets udgifter til en sådan procedure.

7. De endelige bevillinger fordeler sig som følger:

Endelige bevillinger: 68,5 mio. ECU(1)

Udnyttede bevillinger: 52,6 mio. ECU

Heraf bortfaldne bevillinger: 15,9 mio. ECU

Heraf fremførte bevillinger: 10,5 mio. ECU

Årsagerne til fremførelsen af 10,5 mio. ECU (20 %) fremgår afpunkt 9. 15,9 mio. ECU bortfaldt ved slutningen af regnskabsåret. Årsagerne hertil var følgende:

- forsinkelser i forbindelse med byggeriet af det endelige hovedsæde (6,2 mio. ECU)

- konsekvenserne af en stor - uforudset - stigning i antallet af ansøgninger om registrering af varemærker og heraf følgende overbelastning af de relevante afdelinger, hvilket sluttelig resulterede i forsinkelser i kontorets drift, hvilket betød, at visse ansættelsesprocedurer blev forsinkede (1,9 mio. ECU)

- bortfaldet af bevillinger til fremtidige udgifter i afsnit 10(2) (6,6 mio. ECU). Disse bevillinger svarer til det overskud, der er genopført som indtægt i det efterfølgende regnskabsår.

8. I løbet af 1997 steg antallet af nye ansøgninger om registrering af varemærker fra 22000 til 30000 pr. år. Det første ændringsbudget blev vedtaget den 10. marts 1998 og indeholdt de ændringer, der var blevet nødvendige som følge af udviklingen i kontorets aktivitet siden vedtagelsen af budgettet for regnskabsåret 1998 i februar 1997.

10. Bevillinger på 1,4 mio. ECU blev fremført fra regnskabsåret 1997 og bortfaldt ved afslutningen af regnskabsåret 1998. Det drejede sig her navnlig om:

- udgifter til offentliggørelse og udsendelse af EF-Varemærketidende, (henholdsvis 0,5 og 0,3 mio. ECU). På grund af forsinkelser i procedurerne viste disse omkostninger sig at være for højt ansat, såvel med hensyn til mængde som til pris. Priserne viste sig i praksis at være lavere end forventet

- udgifter på 0,3 mio. ECU til søgningsrapporter, som udarbejdes af de nationale myndigheder, og hvoraf en del endnu ikke forelå ved afslutningen af regnskabsåret.

11. Afskrivningen af aktiver behandledes i en administrativ beslutning, der blev vedtaget af kontoret i november 1998, hvilket betød, at der ikke var tid til at gennemføre bestemmelserne inden afslutningen af regnskabsåret. Afskrivningssystemet har dog været i anvendelse siden begyndelsen af regnskabsåret 1999.

(1) Harmoniseringskontorets budget blev udarbejdet og gennemført i ecu indtil 1. januar 1999 (dato for overgang til euroen).

(2) Dette afsnit omfatter i det eneste kapitel (100) bevillinger bestemt til "at dække sikre, fremtidige drifts- og investeringsudgifter".