Rådets afgørelse

af 12. juli 2002

om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond

(2002/647/EF)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000(1),

under henvisning til den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse(2), undertegnet i Bruxelles den 18. september 2000, i det følgende benævnt "den interne aftale", særlig artikel 21, stk. 2,

under henvisning til Rådets afgørelse 2001/822/EF af 27. november 2001 om de oversøiske landes og territoriers associering med Det Europæiske Fællesskab ("associeringsafgørelse")(3),

under henvisning til forslag fra Kommissionen -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond, der er anført i bilaget, vedtages.

Artikel 2

Indtil den interne aftale træder i kraft, gælder forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond kun for programmeringsbehovet som omhandlet i artikel 1, nr. 1 og 2, i afgørelse 2000/770/EF truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, den 3. oktober 2000(4), og for så vidt angår OLT i artikel 20 i afgørelse 2001/822/EF.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 12. juli 2002.

På Rådets vegne

T. Pedersen

Formand

(1) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 3.

(2) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 355.

(3) EFT L 314 af 30.11.2001, s. 1.

(4) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 354.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR DEN EUROPÆISKE UDVIKLINGSFOND

Artikel 1

Sammensætning

Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond, i det følgende benævnt "udvalget", består af medlemsstaternes delegationer og har Kommissionens repræsentant som formand.

En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager i udvalgets arbejde.

En repræsentant for Generalsekretariatet for Rådet deltager i udvalgets møder som observatør.

Artikel 2

Forelæggelse af spørgsmål for udvalget

1. Spørgsmål fremlægges for udvalget i de tilfælde og ifølge de procedurer, der er fastsat i den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse(1), undertegnet i Bruxelles den 18. september 2000, i det følgende benævnt "den interne aftale" og eventuelt i Rådets afgørelse 2001/822/EF af 27. november 2001 om de oversøiske landes og territoriers associering med Det Europæiske Fællesskab ("associeringsafgørelse")(2). Når der er tale om beføjelser, der tillægges udvalget ved afgørelse 2001/822/EF, betegnes det "EUF-OLT-Udvalget".

2. Foruden de i stk. 1 omhandlede tilfælde, hvor spørgsmål forelægges for udvalget, gælder følgende:

a) Kommissionen forelægger på hvert møde og for den foregående periode udvalget en liste over de afgørelser, den har truffet på grundlag af følgende bestemmelser i den interne aftale: artikel 24, stk. 2, litra b), artikel 24, stk. 3, artikel 24, stk. 4, og artikel 25, stk. 3, første led.

b) Udvalget underrettes snarest muligt om forsinkelser eller vanskeligheder, der opstår i forbindelse med gennemførelsen af projekter eller handlingsprogrammer, og som risikerer at give anledning til væsentlige yderligere forpligtelser eller væsentlige ændringer, der vil kunne medføre obligatorisk forelæggelse af spørgsmål i overensstemmelse med den interne aftale.

Artikel 3

Mødeindkaldelse

1. Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat.

2. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål af fælles interesse, og som henhører under deres respektive beføjelser.

Artikel 4

Dagsorden

1. Formanden udarbejder et forslag til dagsorden og forelægger det for udvalget.

2. Der skelnes i dagsordenen mellem:

- udkast til foranstaltninger, der skal træffes, og som udvalget skal udtale sig om i henhold til den interne aftale

- andre spørgsmål, der forelægges udvalget i henhold til den interne aftale.

3. Hver delegation kan anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for udvalgets møder. Oplysningerne herom kan gives mundtligt.

4. Dagsordenen omfatter godkendelse af referatet af det foregående møde.

Artikel 5

Fremsendelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne

1. Normalt sender formanden mødeindkaldelse, forslag til dagsorden, udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, samt øvrige arbejdsdokumenter til udvalgets medlemmer via sekretariatet senest 15 hverdage inden mødet; alle dokumenter er udfærdiget på Fællesskabets officielle sprog.

2. I hastende tilfælde, og når de foranstaltninger, der skal vedtages, skal anvendes straks, kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ afkorte fristen i stk. 1 til seks hverdage inden mødet.

3. Formanden kan undtagelsesvis i særligt hastende tilfælde, der er behørigt begrundet (f.eks. alvorlige økonomiske, sociale og politiske omstændigheder, naturkatastrofer i modtagerlandet eller andre omstændigheder, der kræver en hurtig reaktion), fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2.

4. Med hensyn til de udkast til foranstaltninger, der skal forelægges udvalget ved mundtlig procedure ifølge den interne aftale, meddeler delegationerne senest tre hverdage inden mødet udvalgets sekretariat:

- hvilke udkast de umiddelbart principielt kan godkende og ønsker opført som A-punkt (med eller uden bemærkninger eller anmodning om yderligere oplysninger) på dagsordenen, jf. artikel 4, stk. 1, og

- hvilke de ønsker drøftet og opført som B-punkt.

Delegationerne fremsætter ligeledes deres bemærkninger og anmodninger om yderligere oplysninger skriftligt inden for samme frist.

Anmodninger om yderligere oplysninger samt delegationernes bemærkninger besvares af Kommissionen så vidt muligt skriftligt og før udvalgsmødet.

Artikel 6

Udvalgets udtalelser

1. Udvalget anmodes om udtalelse i de tilfælde og ifølge de procedurer, der er fastsat i den interne aftale. Når udvalget anmodes om udtalelse, behandler det spørgsmålet på de betingelser og efter den procedure, der er fastsat i henholdsvis artikel 21 og 27 i den interne aftale.

2. Ved den mundtlige procedure, og hvis der under mødet foretages en væsentlig ændring af eller tilføjes nye faktuelle elementer til udkastet til foranstaltninger, kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat udsætte afstemningen om et punkt på dagsordenen til mødets slutning eller til et efterfølgende møde.

3. Hvis formanden i den i stk. 2 nævnte situation beslutter ikke at imødekomme en anmodning fra en delegation om udsættelse af en afstemning, kan den pågældende delegation tage et forbehold, som skal ophæves senest tre hverdage efter den dag, der følger efter mødets afholdelse. Ved udløbet af denne frist får udvalgets udtalelse gyldighed. Kommissionen orienterer medlemsstaterne om den pågældende medlemsstats endelige holdning.

Artikel 7

Repræsentation og beslutningsdygtigt flertal

1. Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat træffer afgørelse om sammensætningen af sin delegation og orienterer formanden herom.

Med formandens godkendelse kan delegationerne ledsages af ikke-statslige eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat.

2. En medlemsstats delegation kan om nødvendigt repræsentere én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt af den delegation, der lader sig repræsentere.

3. Udvalget er beslutningsdygtigt, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, der kræves for, at udvalget kan afgive en udtalelse, der repræsenterer synspunkterne hos et flertal af udvalgsmedlemmerne i overensstemmelse med den interne aftale.

Artikel 8

Tredjemands deltagelse i udvalgets møder

1. Formanden kan efter anmodning fra et medlem eller på eget initiativ vedtage at høre eksperter om særlige spørgsmål.

2. Disse eksperter og de eksperter, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, deltager ikke i udvalgets afstemninger.

Artikel 9

Skriftlig procedure

1. Delegationerne har en frist på 15 hverdage til at tage stilling til de udkast til foranstaltninger, der behandles efter den skriftlige procedure, regnet fra afsendelsen af udkastet til foranstaltningerne. Udvalgsmedlemmer, der ikke inden for den angivne frist har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig om udkastet, anses for at have tiltrådt udkastet.

I hastende eller særligt hastende tilfælde anvendes fristerne i artikel 5, stk. 2 og 3. I sidstnævnte tilfælde skal spørgsmålets særligt hastende karakter begrundes behørigt, og delegationerne har først tiltrådt udkastet, når de udtrykkeligt har givet meddelelse herom.

2. Hvis et udvalgsmedlem anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et udvalgsmøde, afsluttes den skriftlige procedure uden resultat; udkastet til foranstaltninger udsættes til næste udvalgsmøde.

Artikel 10

Sekretariat

Kommissionens tjenestegrene varetager sekretariatsopgaverne for udvalget.

Artikel 11

Mødereferater

Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde. Referatet indeholder de udtalelser, der er afgivet om de udkast til foranstaltninger og de holdninger, der er givet udtryk for på mødet. Mødereferaterne sendes til udvalgsmedlemmerne inden for højst 15 hverdage.

Udvalgets medlemmer meddeler formanden eventuelle bemærkninger skriftligt. Udvalget informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i udvalget. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet.

Artikel 12

Liste over tilstedeværende

1. Ved hvert udvalgsmøde udarbejder formanden en liste over tilstedeværende med angivelse af de myndigheder eller organer, som deltagerne henhører under.

2. Delegationsmedlemmer, der ikke repræsenterer en medlemsstats myndigheder eller organer, skal underskrive en erklæring om, at deres deltagelse ikke medfører interessekonflikter.

Hvis en sådan interessekonflikt skulle opstå, afholder det pågældende medlem sig efter anmodning fra formanden fra at deltage i drøftelserne om det pågældende punkt på dagsordenen.

Artikel 13

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgssekretariatet og sendes til Kommissionen.

2. Sekretariatets korrespondance til udvalgets medlemmer sendes ligeledes til den pågældende medlemsstats faste repræsentation.

3. Med undtagelse af særlige tilfælde foregår korrespondancen mellem Kommissionen og udvalgsmedlemmerne ved hjælp af de til formålet bestemte elektroniske hjælpemidler.

Artikel 14

Åbenhed

1. De principper og betingelser for aktindsigt, der gælder for Kommissionen, finder anvendelse på EUF-OLT-Udvalget. Hvis anmodningen rettes til en medlemsstat, skal denne holde sig til artikel 5 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(3).

2. Drøftelserne i udvalget er fortrolige, hvilket gælder for alle deltagerne.

Artikel 15

Udgifter til afholdelse af møder mv.

1. Udgifter til afholdelse af møder, herunder rejseudgifter for én deltager pr. medlemsstat, afholdes af Kommissionen.

Kommissionen kan, hvis det er muligt inden for rammerne af de foreliggende bevillinger, afholde rejseudgifterne for to medlemmer af de delegationer, der anmoder herom.

2. Kommissionen har tilladelse til at godtgøre de indbudte eksperters udgifter til rejse og ophold i overensstemmelse med artikel 8, stk. 1.

3. Kommissionen stiller lokaler og nødvendigt udstyr til rådighed for udvalget.

(1) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 355.

(2) EFT L 314 af 30.11.2001, s. 1.

(3) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.