*****

KOMMISSIONENS BESLUTNING Nr. 359/83/EKSF

af 8. februar 1983

om aabning for offentligheden af de historiske arkiver for Det europaeiske Kul- og Staalfaellesskab

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPAEISKE

FAELLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europaeiske Kul- og Staalfaellesskab, saerlig artikel 95, stk. 1,

under henvisning til udtalelse fra Det raadgivende Udvalg,

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet (1),

under henvisning til enstemmig og samstemmende udtalelse fra Raadet, og

ud fra foelgende betragtninger:

I forbindelse med gennemfoerelsen af Det europaeiske Kul- og Staalfaellesskabs opgaver er der i dets institutioner henlagt en omfattende samling arkivalier; disse udgoer et aktiv for naevnte Faellesskab, der har status som juridisk person;

en del af de dokumenter og aktstykker, som stammer fra Faellesskabet, befinder sig i medlemsstaternes arkiver; medlemsstaterne har forskellige regler for frister og betingelser for offentlighedens adgang til deres arkiver;

det er fast praksis saavel i medlemsstaterne som i internationale organisationer at goere arkiverne offentligt tilgaengelige efter en vis aarraekke;

udnyttelse og en kritisk analyse af Faellesskabets arkiver vil ikke alene tjene den historiske forskning i almindelighed, men kunne samtidig oplyse og bistaa vedkommende i deres virke og derved bidrage til bedre at virkeliggoere Faellesskabets maal; for at opnaa dette er det derfor noedvendigt at indfoere faelles regler vedroerende aabningen af Faellesskabets historiske arkiver for offentligheden;

det boer undgaas, at klassificerede dokumenter og aktstykker hidroerende fra Faellesskabets institutioner bliver offentligt tilgaengelige gennem nationale arkiver paa betingelser, der er lempeligere end dem, der er fastlagt i denne beslutning;

der boer kun fastsaettes visse interne grundprincipper, og det boer overlades hver institution at fastsaette de noedvendige gennemfoerelsesbestemmelser for disse principper -

VEDTAGET FOELGENDE BESLUTNING:

Artikel 1

1. Institutionerne under Det europaeiske Kul- og Staalfaellesskab opretter historiske arkiver, der goeres offentligt tilgaengelige paa de i denne beslutning anfoerte betingelser efter et tidsrum af tredive aar fra datoen, hvor dokumentet eller aktstykket blev udfaerdiget. Ved anvendelsen af denne beslutning sidestilles Det raadgivende Udvalg og Revisionsretten med de i traktatens artikel 7 naevnte institutioner.

2. Ved anvendelsen af denne beslutning forstaas ved:

a) Faellesskabets arkiver dokumenter og aktstykker af enhver art, uanset deres form eller fremtraeden, som er udarbejdet eller modtaget af en af institutionerne eller repraesentanter for dem eller af en af deres ansatte i embeds medfoer, og som vedroerer Det europaeiske Kul- og Staalfaellesskabs virksomhed

b) historiske arkiver den del af Faellesskabets arkiver, som i henhold til artikel 7 i denne beslutning er blevet bestemt til varig opbevaring.

3. De dokumenter og aktstykker, som er blevet frit tilgaengelige foer udloebet af den i stk. 1 naevnte frist, skal fortsat vaere offentligt tilgaengelige uden nogen begraensning.

4. Efter udloebet af den i stk. 1 fastsatte frist aabnes der adgang til de historiske arkiver for enhver, der anmoder herom, og som er villig til at overholde de interne regler, der i saa henseende gaelder i de enkelte institutioner.

5. De historiske arkivalier er tilgaengelige i form af kopier. Institutionerne kan dog give adgang til de originale dokumenter og aktstykker, hvis vedkommende goer en speciel og behoerigt begrundet interesse gaeldende.

Artikel 2

Denne beslutning anvendes hverken paa sagsakter vedroerende ansatte i Faellesskabet eller paa dokumenter og aktstykker, der indeholder oplysninger om en bestemt persons privatliv eller erhvervsmaessige forhold.

Artikel 3

1. Undtaget fra offentlighedens adgang er dokumenter og aktstykker vedroerende retsager indbragt for De europaeiske Faellesskabers Domstol.

2. Undtaget fra offentlighedens aktindsigt er endvidere dokumenter og aktstykker, som ifoelge regler og praksis, der i saa henseende gaelder inden for hver institution anses som fortrolige eller tilhoerende en hoejere kategori, for saa vidt som de endnu ikke er blevet nedklassificeret i medfoer af artikel 5.

Artikel 4

1. Dokumenter og aktstykker, som paa det tidspunkt, hvor en af institutionerne blev bekendt hermed, var omfattet af tavshedspligten eller af forretningshemmeligheden, bliver ikke offentligt tilgaengelige efter udloebet af trediveaarsfristen, medmindre den institution, som har kendskab til saadanne dokumenter eller aktstykker, forinden har underrettet den paagaeldende person eller virksomhed om, at den har til hensigt at goere dem offentligt tilgaengelige, og denne person eller virksomhed ikke har fremsat indsigelse inden udloebet af en frist, der skal fastsaettes i de i artikel 9 omhandlede gennemfoerelsesbestemmelser.

2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse paa dokumenter og aktstykker, som er udarbejdet af en institution, og som indeholder oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten eller forretningshemmeligheden.

Artikel 5

1. Institutionerne skal med henblik paa at sikre overholdelsen af den i artikel 1, stk. 1, naevnte frist paa tredive aar i behoerig tid og senest i loebet af det femogtyvende aar efter et dokuments eller aktstykkes udstedelsesdato underkaste de dokumenter og aktstykker, som stadig anses for fortrolige eller tilhoerende en hoejere kategori, en naermere undersoegelse med henblik paa at traeffe afgoerelse om en eventuel nedklassificering. Dokumenter og aktstykker, som ikke er blevet nedklassificeret ved foerste gennemgang , skal undersoeges med regelmaessige mellemrum og mindst hvert femte aar.

2. For saa vidt angaar dokumenter og aktstykker , der hidroerer fra en medlemsstat eller en anden institution, skal institutionerne overholde den klassificering, som vedkommende medlemsstat eller institution maatte have foretaget. For at sikre videst muligt adgang til Faellesskabets arkiver, kan institutionerne og medlemsstaterne fastsaette regler for nedklassifcering af saadanne dokumenter og aktstykker i henhold til kriterier fastsat ved faelles overenskomst.

Artikel 6

1. Medlemsstaterne afstaar fra at goere klassificerede dokumenter og aktstykker, som ikke er blevet nedklassificeret, og som hidroerer fra institutionerne og materielt befinder sig i medlemsstaternes offentlige arkiver, tilgaengelige for offentligheden paa betingelser, der er lempeligere end dem, der er fastsat i artikel 1 til 5.

2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse paa medlemsstaternes dokumenter og aktstykker, som helt eller delvis gengiver indholdet af de i stk. 1 naevnte dokumenter.

Artikel 7

Institutionerne overfoerer deres dokumenter og aktstykker fra deres loebende arkiver til de historiske arkiver senest femten aar efter udstedelsen. Efter kriterier, som hver institution opstiller i henhold til artikel 9, sorteres saadanne dokumenter og aktstykker for at udskille dem, der skal opbevares, fra dem, der ikke har administrativ eller historisk interesse.

Artikel 8

1. Hver institution kan placere sine historiske arkiver paa det sted, som den finder mest hensigtsmaessigt.

2. Hver institution stiller efter anmodning et komplet saet kopier i mikroform af sine historiske arkivalier til raadighed for medlemsstaterne og for de oevrige institutioner, for saa vidt der ikke er tale om den medlemsstat, hvor institutionen er beliggende, eller om institutioner, der er beliggende i samme medlemsstat og de paagaeldende arkivalier er offentligt tilgaengelige i medfoer af denne forordning.

Artikel 9

Hver institution er befoejet til paa internt plan at fastsaette gennemfoerelsesbestemmelserne for denne beslutning.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gaelder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfaerdiget i Strasbourg, den 8. februar 1983.

Paa Kommissionens vegne

Gaston THORN

Formand

(1) EFT nr. C 327 af 14. 12. 1981, s. 65.