Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Cedefop - Thessaloniki) for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med centrets svar

(2000/C 373/05)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 337/75(1), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1946/93(2).

2. Retten har revideret Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelses regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Centrets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76(3), som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93(4), ansvarlig for budgettets gennemførelse. Bestyrelsen skal også udarbejde og opstille regnskabet(5), jf. artikel 65, 67 og 68 i de interne finansielle bestemmelser i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning nr. 1416/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere regnskabet.

3. Revisionen er gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten har gennemgået regnskabsregistreringerne og foretaget anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSE (THESSALONIKI-CENTRET) FOR DET REGNSKABSÅR, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. I september 1999 blev der vedtaget et ændrings- og tillægsbudget på 0,3 millioner euro, hvorefter regnskabsårets endelige bevillinger beløber sig til 15,2 millioner euro. Der er indgået forpligtelser for 14,5 millioner euro (dvs. 95 %), og 0,7 millioner euro (dvs. 5 %) bortfaldt pr. 31. december 1999(6).

6. Bevillingsfremførslerne beløber sig til 3,7 millioner euro (dvs. 26 % af forpligtelserne) og vedrører hovedsageligt Budgetafsnit III (2,2 millioner euro) og Budgetafsnit II (1 million euro til finansiering af den sidste del af centrets nye bygning). Til sammenligning blev der fra regnskabsåret 1998 til regnskabsåret 1999 fremført bevillinger for 3,9 millioner euro. Heraf er 0,6 millioner euro (dvs. 15 %) - fortrinsvis inden for Budgetafsnit III - bortfaldet.

Budgetregnskab og almindeligt regnskab

7. Ifølge planerne(7) skulle centrets nye regnskabssystem FIBUS være fuldt udbygget ved udgangen af 1999 og kunne tages i brug i andet halvår af 2000. Retten har revideret dette projekt, men det er endnu for tidligt at foretage en fuldstændig evaluering. Centret bør imidlertid gennemteste systemet, før det tages i brug.

Forskudsforvaltning

8. Der er ikke trukket så meget på forskudsforvaltningen som i forrige regnskabsår(8), men i 1999 har centret fortsat afholdt en betydelig del af betalingerne, nemlig 2,6 millioner euro (dvs. 23 %), over forskudsforvaltningen. Centret opfordres til at fortsætte bestræbelserne på at begrænse anvendelsen af denne betalingsform og dermed mindske de risici, der er forbundet hermed.

Bogføring af moms

9. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(9), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer centret til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende.

10. Centret har ikke kunnet foretage fuldstændig afstemning mellem anmodningerne om momsrefusion og regnskabstallene. Der burde have været udstedt indtægtsordrer vedrørende anmodningerne om momsrefusion.

11. I maj 2000 gik centret i gang med at udarbejde anmodninger om at få momsen betalt i 1999 refunderet. I overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning ville det være mere hensigtsmæssigt at tilrettelægge arbejdet med refusionsanmodningerne sådan, at momsen refunderes så hurtigt som muligt.

Centrets bygning

12. På grund af gunstige omstændigheder (vekselkurser, kontraktsvilkår) har centret betalt 1,2 millioner euro mindre end budgetteret i forbindelse med opførelsen af sin bygning. Centret har anvendt dette beløb til ekstra faciliteter, der ikke var forudset i aftalen med de græske myndigheder. I betragtning af, at besparelsen på bygningen var så stor i forhold til den oprindeligt budgetterede udgift (6,8 millioner euro), og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning samt for at sikre gennemsigtighed i forvaltningen burde centret ikke kun have informeret budgetmyndighedens ene part, nemlig Parlamentet, men også Rådet om denne disposition.

Kontrakter

13. To af de ekstra faciliteter nævnt under punkt 12 beløber sig til henholdsvis 195000 euro og 136000 euro og er indkøbt i henhold til underholdsaftaler efter tilladelse fra bestyrelsens forretningsudvalg. Arbejdets art (køkkenudstyr og supplerende arbejde i forbindelse med bygningens sikkerhed) berettiger ikke, at der er anvendt underhåndsaftaler, og begrundelsen for hastebehandling burde ikke have været accepteret, da dette udstyr ikke er afgørende for, at bygningen kan anvendes til sit egentlige formål. I henhold til de finansielle bestemmelser skal alle aftaler på over 46000 euro - uanset hvilken indkøbsprocedure der vælges - imidlertid forelægges et Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler. Begge aftaler overskrider denne beløbsgrænse.

14. Der er konstateret svagheder på en række punkter under gennemgangen af edb-projektkontrakterne. Edb-tjenesten er ikke blevet hørt, målene er ikke defineret præcist nok, de administrative og finansielle procedurer samt udbudsprocedurerne er ikke blevet fulgt. Revisionen af Internet-baserede projekter har vist, at de antagelser, der lå til grund for beslutningerne, ikke var velfunderede eller ikke længere relevante. Centret opfordres til at fortsætte sine bestræbelser på at forvalte sine edb-projekter i henhold til reglerne og tilpasse dem til den udvikling, der er sket, siden de blev iværksat.

Personale

15. Retten konstaterede i 1998(10), at de ansattes økonomiske rettigheder ikke fastsattes på grundlag af ansættelsesmyndighedens formelle afgørelser. I 1999 kunne de forholdsregler, centret havde bebudet, ikke gennemføres fuldt ud. I øvrigt skal der i henhold til bestemmelserne i vedtægten mindst hver andet år udfærdiges en udtalelse om hver ansat. Dette er ikke sket i visse tilfælde.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. oktober 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 39 af 13.2.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 11.

(3) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 1.

(4) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 15.

(5) I overensstemmelse med artikel 1 i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76 er regnskabet over alle centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 29. marts 2000, sendt til Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 5. april 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) I april 2000 godkendtes imidlertid en ikke-automatisk overførsel på 0,55 millioner euro. Reelt bortfaldt der således kun 0,15 millioner euro af 1999-bevillingerne.

(7) Jf. svar til punkt 5 i beretningen for regnskabsåret 1998, EFT C 372 af 22.12.1999, s. 27.

(8) EFT C 372 af 22.12.1999, punkt 6 s. 27.,

(9) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

(10) EFT C 372 af 22.12.1999, punkt 9 - 10, s. 27.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og pr. 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Centrets svar

Punkt 8

Cedefop har i overensstemmelse med Rettens henstillinger fortsat sine bestræbelser på at begrænse afholdelsen af betalinger over forskudsforvaltningen yderligt. I løbet af de tre første kvartaler af 2000 oversteg beløbene ikke 20000 euro pr. måned.

Punkt 9

Centret vil udarbejde et memorandum om opdateringer og forbedringer af de ændrede finansielle bestemmelser. Dette memorandum vil blive fremsendt til Kommissionen, der således kan forelægge de nødvendige forslag for den lovgivende myndighed.

Punkt 10 og 11

I 1999 blev behandlingen af en række spørgsmål forsinket af den øgede arbejdsbyrde i Cedefop's økonomiafdeling som følge af færdiggørelsen af den nye bygning og af Fibus-systemet. Der er i 2000 truffet de nødvendige foranstaltninger til at indhente forsinkelserne og undgå en gentagelse heraf.

Punkt 12

Takket være den fælles indsats fra de forskellige parters side (den græske regering, Kommissionen og Cedefop) er der opnået væsentlige besparelser i forbindelse med opførelsen af bygningen i forhold til den oprindeligt budgetterede udgift. Det blev efter fælles aftale besluttet at anvende disse beløb til ekstra faciliteter for at øge og forbedre bygningens funktion og sikkerhed.

Budgetmyndigheden er informeret om udviklingen. Cedefop fremhæver, at centrets repræsentanter i stedet for en formel meddelelse har informeret Rådet om dette supplerende arbejde og nødvendigheden heraf under drøftelserne med budgetmyndigheden.

Punkt 13

Det pågældende arbejde vedrørte faciliteter, hvis nødvendighed fremgik af oplysninger, der ikke var til rådighed fra starten. Af økonomiske årsager og for hurtigst muligt at sikre en optimal drift af den nye bygning var det under disse særlige omstændigheder mest hensigtsmæssigt for Cedefop at indgå en underhåndsaftale. Forretningsudvalget har afgivet en positiv udtalelse om de to spørgsmål i betragtning af, at det supplerende arbejde af tekniske grunde ikke kunne adskilles fra hovedkontrakten.

Cedefop erindrer i øvrigt om, at beføjelserne, der normalt henhører under Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, er tillagt bestyrelsen og forretningsudvalget i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser. Cedefop vil behandle problemerne i forbindelse med denne situation i memorandummet, som det har til hensigt at forelægge for Kommissionen, vedrørende ændringen af de finansielle bestemmelser (se svar i punkt 9).

Punkt 14

Det kan ikke undgås, at Cedefop's omfangsrige og komplekse edb-projekter, som løber over flere år, giver problemer i starten, og at den hastige udvikling på edb-området hurtigt gør de oprindelige antagelser uaktuelle, hvilket i en række tilfælde har medført administrative fejltagelser. I årenes løb har Cedefop på baggrund af sine erfaringer og Rettens bemærkninger styrket forvaltningen og udviklingen af sine edb-projekter og vil fortsætte bestræbelserne på området for at forbedre de allerede opnåede resultater. Cedefop gør opmærksom på, at oprettelsen i 1999 af en afdeling med ansvar for forvaltningen af kontrakter, der siden første januar 2000 systematisk har gennemgået alle kontrakterne, bestemt vil bidrage til denne forbedring.

Punkt 15

Cedefop indledte i 1999 en reevaluering af dataene vedrørende de ansattes økonomiske rettigheder. Efter bekræftelse vil oplysningerne blive indføjet i de personlige akter og Fibus-systemets modul "personaleforvaltning". I øvrigt er der siden starten af 2000 indført procedurer med henblik på en årlig kontrol og eventuel opdatering af oplysningerne. For så vidt angår udtalelserne har Cedefop i 2000 truffet de nødvendige foranstaltninger til en berigtigelse af de pågældende ansattes akter og en systematisk udfærdigelse af udtalelser om de ansatte hvert andet år.