Det Europæiske Miljøagenturs afgørelse

af 20. marts 2000

vedrørende adfærdskodeks for god forvaltningsskik

(2000/529/EF)

DET EUROPÆISKE MILJØAGENTUR HAR -

under henvisning til Amsterdam-traktatens bestemmelser om åbenhed, særlig artikel 1 i traktaten om Den Europæiske Union og artikel 21 i EF-traktaten,

under henvisning til kravet fra Roy Perry, ordfører for betænkningen om arbejdet i Udvalget for Andragender i parlamentsåret 1996-1997(1), om indførelse af en adfærdskodeks for god forvaltningsskik,

under henvisning til Europa-Parlamentets beslutning af 16. juli 1998 om Den Europæiske Ombudsmands årsberetning for 1997 (C4-0270/98)(2),

under henvisning til Den Europæiske Ombudsmands eget initiativ til at undersøge, om der i de forskellige fællesskabsinstitutioner og organer findes en adfærdskodeks for god forvaltningsskik for tjenestemænd i deres forbindelser med offentligheden, og om offentligheden har adgang hertil,

under henvisning til Europa-Parlamentets beslutning af 15. april 1999 om Den Europæiske Ombudsmands årsberetning for 1998 (C4-0138/99),

under henvisning til den eksisterende adfærdskodeks for offentlighedens aktindsigt i Kommissionens dokumenter som omhandlet i afgørelse (94/90/EKSF/EF/Euratom)(3), og

ud fra følgende betragtninger:

Åbenhedsprincippet indgår udtrykkeligt i traktaten om Den Europæiske Union, eftersom det i Amsterdam-traktaten anføres, at denne traktat udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere sammenslutning mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.

Europa-Kommissionen tilstræber ligeledes en reform af procedurerne for Fællesskabets forvaltning med henblik på fuldt ud at gennemføre dette princip.

Med henblik på at bringe forvaltningen tættere på borgerne og sikre en bedre kvalitet af denne bør der vedtages en kodeks indeholdende grundprincipperne for god forvaltningsskik for tjenestemænd i deres forbindelser med offentligheden.

En sådan kodeks vil være nyttig dels for tjenestemændene, da den på detaljeret vis orienterer dem om de regler, de skal følge i deres forbindelser med offentligheden, og dels for borgerne, da den sikrer dem information om den adfærdsstandard, de med rette kan forvente i deres forbindelser med fællesskabsforvaltningerne.

En sådan kodeks kan kun være effektiv, hvis den er et for borgerne offentligt tilgængeligt dokument, og derfor skal den være offentliggjort i form af en afgørelse på linje med ovennævnte afgørelse om aktindsigt i Kommissionens dokumenter.

Parlamentet hilste i sine beslutninger C4-0270/98 og C4-0138/99 initiativet til en adfærdskodeks for god forvaltningsskik for alle EU-institutioner og -organer velkommen og understregede det presserende behov for snarest muligt at udarbejde en sådan kodeks.

Parlamentet understregede ligeledes betydningen af, at en sådan kodeks bliver så enslydende som muligt for alle EU-institutioner og -organer, tilgængelig for alle EU-borgere og offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Som særligt retsgrundlag for denne adfærdskodeks skal der ligeledes tages hensyn til Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 af 7. maj 1990 om oprettelse af Det Europæiske Miljøagentur og Det Europæiske Miljøoplysnings- og Miljøovervågningsnet, senest ændret ved forordning (EF) nr. 933/1999, særlig artikel 17: "Ordninger og forordninger gældende for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber finder ligeledes anvendelse på agenturets personale", til vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte og til bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagenturs afgørelse af 21. marts 1997 om aktindsigt i Det Europæiske Miljøagenturs dokumenter(4).

Det er derfor ønskværdigt, at der udarbejdes en kodeks med principper for god forvaltningsskik, som de EEA-ansatte skal iagttage i deres forbindelser med offentligheden, og at denne kodeks gøres offentligt tilgængelig -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

I forbindelserne med offentligheden iagttager Det Europæiske Miljøagenturs personale de principper, der er fastlagt i nærværende afgørelse, og som udgør adfærdskodeksen for god forvaltningsskik, i det følgende benævnt "kodeksen".

Artikel 2

Personelt anvendelsesområde

1. Kodeksen finder anvendelse på alle tjenestemænd og øvrige ansatte, som er omfattet af tjenestemandsvedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte, i deres forbindelser med offentligheden. Ved "tjenestemænd" forstås herefter både tjenestemænd og øvrige ansatte.

2. Miljøagenturet træffer de fornødne foranstaltninger til at sikre, at de i kodeksen fastsatte bestemmelser også finder anvendelse på andre personer såsom kontraktansatte, udstationerede eksperter fra nationale forvaltninger og praktikanter, der arbejder for Miljøagenturet.

3. Ved "offentligheden" forstås fysiske og juridiske personer, uanset om de har deres bopæl eller registrerede forretningssted i en medlemsstat eller andetsteds.

Artikel 3

Materielt anvendelsesområde

1. Denne kodeks indeholder de generelle principper for god forvaltningsskik, som finder anvendelse på alle forbindelser mellem Miljøagenturets tjenestemænd og offentligheden, medmindre disse forbindelser er underlagt særskilte bestemmelser.

2. Principperne i denne kodeks finder ikke anvendelse på forbindelserne mellem Miljøagenturet og dets tjenestemænd. Disse forbindelser er underlagt vedtægten.

Artikel 4

Lovformelighed

Tjenestemanden udfører sit hverv i overensstemmelse med lovgivningen og iagttager de i fællesskabsretten fastlagte bestemmelser og procedurer. Tjenestemanden sørger navnlig for, at der er retshjemmel for afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, og at deres indhold er i overensstemmelse med lovgivningen.

Artikel 5

Ikke-forskelsbehandling

1. Tjenestemanden sikrer i sin behandling af henvendelser fra offentligheden og i sine afgørelser, at princippet om ligebehandling iagttages. Medlemmer af offentligheden, som er i samme situation, behandles på lignende måde.

2. Såfremt der gøres forskel i behandlingen, sikrer tjenestemanden, at dette er begrundet i objektive og relevante forhold i den pågældende sag.

3. Tjenestemanden undgår navnlig enhver uberettiget forskelsbehandling mellem medlemmer af offentligheden på grund af national oprindelse, køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering.

Artikel 6

Proportionalitet

1. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser, at de iværksatte foranstaltninger er i overensstemmelse med det tilstræbte mål. Tjenestemanden undgår navnlig at begrænse borgernes rettigheder eller at pålægge borgerne byrder, når disse begrænsninger, eller byrder ikke står i et rimeligt forhold til formålet med handlingen.

2. Tjenestemanden tilstræber i sine afgørelser en fornuftig balance mellem privatpersoners interesser og almenvellet.

Artikel 7

Forbud mod misbrug af beføjelser

Beføjelser må udelukkende udøves til de formål, hvortil de er givet efter de relevante bestemmelser. Tjenestemanden undgår navnlig at benytte beføjelserne til formål, der ikke har retshjemmel, eller som ikke er begrundet i almenvellet.

Artikel 8

Uvildighed og uafhængighed

1. Tjenestemanden skal være uvildig og uafhængig. Tjenestemanden afholder sig fra enhver vilkårlig handling til skade for medlemmer af offentligheden samt enhver fortrinsbehandling uanset årsagen.

2. Tjenestemanden må ikke lade sig lede af nogen udefra kommende påvirkning, herunder politisk påvirkning, eller af personlige interesser.

3. Tjenestemanden afholder sig fra at blive inddraget i afgørelser om et anliggende, der vedrører hans egne, hans families, slægtninges, venners og bekendtes interesser.

Artikel 9

Objektivitet

Tjenestemanden tager i sine afgørelser hensyn til de relevante faktorer og giver dem hver især den vægt i afgørelsen, som de bør have, og udelukker ethvert irrelevant element fra sine overvejelser.

Artikel 10

Berettigede forventninger og konsekvens

1. Tjenestemanden optræder med konsekvens i sin egen forvaltningsmæssige adfærd og handler i overensstemmelse med Det Europæiske Miljøagenturs forvaltningsskik. Tjenestemanden følger Miljøagenturets sædvanlige forvaltningsskik, medmindre der i enkeltstående tilfælde er berettiget grund til at fravige denne.

2. Tjenestemanden respekterer de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af Det Europæiske Miljøagenturs hidtidige handlemåde.

Artikel 11

Redelighed

Tjenestemanden skal handle rimeligt og redeligt.

Artikel 12

Høflighed

1. Tjenestemanden skal være forekommende, korrekt, høflig og imødekommende i sine forbindelser med offentligheden. Ved besvarelse af korrespondance, telefonopkald og e-post søger tjenestemanden så vidt muligt at være hjælpsom og besvare de stillede spørgsmål.

2. Er tjenestemanden ikke ansvarlig for et givet anliggende, henviser hun eller han borgeren til den tjenestemand, som har ansvaret for det.

3. Sker der en fejl, som krænker en borgers rettigheder eller interesser, undskylder tjenestemanden fejlen.

Artikel 13

Besvarelse af skrivelser på borgerens sprog

Tjenestemanden sikrer, at enhver borger i Unionen eller ethvert medlem af offentligheden, som skriver til Det Europæiske Miljøagentur på et af de i traktaten omhandlede sprog, modtager et svar på samme sprog.

Artikel 14

Bekræftelse af modtagelse og angivelse af den kompetente tjenestemand

1. Inden for en periode på to uger bekræftes modtagelsen af enhver skrivelse eller klage til institutionen, bortset fra i de tilfælde, hvor der inden for samme periode kan sendes fyldestgørende svar.

2. I svaret eller bekræftelsen af modtagelsen anføres navn og telefonnummer på den tjenestemand, der varetager behandlingen af sagen, samt tjenestemandens tjenestegren.

3. Der behøver ikke blive sendt bekræftelse af modtagelsen eller svar i de tilfælde, hvor skrivelser eller klager har karakter af misbrug som følge af deres overdrevent store antal eller på grund af gentagelser eller formålsløshed.

Artikel 15

Forpligtelse til at videregive sager til institutionens kompetente tjenestegrene

1. Såfremt en skrivelse eller klage til Det Europæiske Miljøagentur er stilet eller fremsendt til et program eller en afdeling, som ikke har beføjelser til at behandle den, sikrer de pågældende tjenestegrene, at sagen ufortøvet videregives til den kompetente tjenestegren i Det Europæiske Miljøagentur.

2. Den tjenestegren, som oprindelig modtog skrivelsen eller klagen, underretter afsenderen om videregivelsen og anfører navn og telefonnummer på den tjenestemand, sagen er henvist til.

3. Såfremt der til Det Europæiske Miljøagentur er stilet et brev eller en klage, som Det Europæiske Miljøagentur ikke har kompetence til at behandle, skal agenturets tjenestegrene sikre, at brevet videresendes til det kompetente europæiske organ, og underrette afsenderen herom.

Artikel 16

Ret til at blive hørt og afgive erklæringer

1. I tilfælde, hvor enkeltpersoners rettigheder eller interesser er involveret, sikrer tjenestemanden, at retten til at udtale sig respekteres i alle faser af proceduren for afgørelsen.

2. I tilfælde, hvor der skal træffes en afgørelse, som berører rettigheder eller interesser hos et medlem af offentligheden, har den pågældende ret til at indgive skriftlige kommentarer og om nødvendigt forelægge mundtlige bemærkninger, inden afgørelsen træffes.

Artikel 17

Rimelig tidsfrist for afgørelser

1. Tjenestemanden sikrer, at der ved enhver anmodning eller klage til institutionen uden unødig forsinkelse træffes en afgørelse inden for en rimelig tidsfrist og under ingen omstændigheder senere end to måneder fra datoen for modtagelsen. Samme regel gælder for besvarelse af skrivelser fra medlemmer af offentligheden.

2. Såfremt der ikke inden for ovennævnte tidsfrist kan træffes afgørelse om en anmodning eller klage til Det Europæiske Miljøagentur på grund af anliggendets komplicerede beskaffenhed, underretter tjenestemanden snarest muligt afsenderen herom. I dette tilfælde fremsendes en definitiv afgørelse så hurtigt som muligt til afsenderen.

Artikel 18

Pligt til at anføre de for en afgørelse tilgrundliggende årsager

1. I enhver afgørelse, der træffes af Det Europæiske Miljøagentur, og som krænker en privatpersons rettigheder eller interesser, skal der gives oplysning om de for afgørelsen tilgrundliggende årsager gennem tydelig anførelse af de relevante kendsgerninger og retsgrundlaget for afgørelsen.

2. Tjenestemanden skal undgå at træffe afgørelser, der er baseret på et summarisk eller vagt grundlag, eller som ikke indeholder en individuel begrundelse.

3. Såfremt det på grund af det store antal personer, som berøres af den samme afgørelse, ikke er muligt at give en detaljeret redegørelse for årsagerne til afgørelsen, og hvor der derfor afgives et standardsvar, skal tjenestemanden sikre, at der gives en efterfølgende individuel begrundelse til borgere, som udtrykkeligt anmoder herom.

Artikel 19

Angivelse af mulighederne for appel

1. Såfremt Det Europæiske Miljøagentur træffer en afgørelse, som er til skade for en privatpersons rettigheder eller interesser, skal det anføre mulighederne for at anfægte afgørelsen. Miljøagenturet skal navnlig anføre arten af mulighederne, de organer, hvor mulighederne kan anvendes, samt tidsfristerne for anvendelsen.

2. I afgørelser skal der navnlig henvises til muligheden for søgsmål og klager til ombudsmanden på de betingelser, der er beskrevet i artikel 230 henholdsvis 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Artikel 20

Meddelelse af afgørelsen

1. Tjenestemanden skal sikre, at afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, meddeles skriftligt til de(n) berørte person(er), så snart afgørelsen er truffet.

2. Tjenestemanden afholder sig fra at meddele afgørelsen til andre, indtil de(n) berørte person(er) er blevet underrettet.

Artikel 21

Databeskyttelse

1. En tjenestemand, der behandler personoplysninger om en borger, skal respektere principperne i direktiv 95/46/EF om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

2. Tjenestemanden skal navnlig afholde sig fra at behandle personoplysninger i ikke-legitimt øjemed eller at videregive sådanne oplysninger til uvedkommende.

Artikel 22

Begæringer om oplysninger

1. Når tjenestemanden har ansvaret for et givet anliggende, giver hun eller han medlemmer af offentligheden de oplysninger, de begærer. Tjenestemanden sørger for, at de fremsendte oplysninger er tydelige og forståelige.

2. Såfremt en mundtlig begæring om oplysninger er for kompliceret eller for omfattende til at blive behandlet, skal tjenestemanden råde den berørte person til at indgive en skriftlig anmodning.

3. Såfremt en tjenestemand på grund af de ønskede oplysningers fortrolige karakter ikke må give disse oplysninger, oplyser hun eller han i overensstemmelse med artikel 18 i denne kodeks den berørte person om årsagerne til, at hun eller han ikke kan give oplysningerne.

4. Ved begæringer om oplysninger om anliggender, som hun eller han ikke er ansvarlig for, henviser tjenestemanden den pågældende til den kompetente person og oplyser dennes navn og telefonnummer. Ved begæringer, som vedrører en anden fællesskabsinstitution eller et andet fællesskabsorgan, henviser tjenestemanden den pågældende til denne institution eller dette organ.

5. Afhængigt af emnet for begæringen henviser tjenestemanden i påkommende tilfælde den pågældende til den tjenestegren i institutionen, der er ansvarlig for oplysninger til offentligheden.

Artikel 23

Begæringer om aktindsigt i dokumenter

1. Ved begæringer om aktindsigt i Det Europæiske Miljøagenturs dokumenter giver tjenestemanden aktindsigt i disse dokumenter i overensstemmelse med bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagenturs afgørelse af 21. marts 1997 om aktindsigt i Det Europæiske Miljøagenturs dokumenter(5).

2. Såfremt en tjenestemand ikke kan imødekomme en mundtlig begæring om aktindsigt i dokumenter, rådes borgeren til at fremsende en skriftlig begæring.

Artikel 24

Fyldestgørende fortegnelser

Det Europæiske Miljøagenturs afdelinger fører fyldestgørende fortegnelser over ind- og udgående post, modtagne dokumenter og iværksatte foranstaltninger.

Artikel 25

Offentlighedens aktindsigt i kodeksen

1. Det Europæiske Miljøagentur træffer de fornødne foranstaltninger for at sikre, at denne kodeks i videst muligt omfang bekendtgøres for borgerne. Miljøagenturet sikrer navnlig offentliggørelsen af en folder med betegnelsen "adfærdskodeks for god forvaltningsskik i Det Europæiske Miljøagentur", som indeholder en præsentation af denne kodeks og kodeksen i sin fulde ordlyd i et bilag.

2. Det Europæiske Miljøagentur udleverer et eksemplar af denne kodeks til enhver borger, som anmoder herom.

Artikel 26

Retten til at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand

I ethvert tilfælde, hvor en tjenestemand undlader at overholde principperne i denne kodeks, kan der indgives klage herover til Den Europæiske Ombudsmand efter artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og Den Europæiske Ombudsmands statut(6).

Artikel 27

Revision

Denne afgørelse tages op til revision efter at have været i kraft i to år. Til forberedelse af denne revision forelægger den administrerende direktør i 2002 en beretning om denne afgørelses gennemførelse i perioden fra 2000 til 2002.

Artikel 28

Ikrafttrædelse

Denne afgørelse er vedtaget af bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagentur den 20. marts 2000 og får virkning fra den 20. juni 2000 efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i København, den 20. marts 2000.

På bestyrelsen for EEA's vegne

Kees Zoeteman

Formand

På Det Europæiske Miljøagenturs vegne

Domingo Jiménez-Beltrán

Administrerende direktør

(1) A4-0190/97.

(2) EFT C 292 af 21.9.1998, s. 168.

(3) EFT L 46 af 18.2.1994, s. 58.

(4) EFT C 282 af 18.9.1997, s. 5.

(5) Se fodnote 4.

(6) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom af 9. marts 1994 vedrørende Den Europæiske Ombudsmands statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113 af 4.5.1994, s. 15).