KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 5. maj 2009

om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser for den konsultationsmekanisme og de andre procedurer, der er omhandlet i artikel 16 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen)

(meddelt under nummer K(2009) 2359)

(Kun den bulgarske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2009/377/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (1), særlig artikel 45, stk. 2, litra e), og

ud fra følgende betragtninger:

Artikel 16 i forordning (EF) nr. 767/2008 indeholder bestemmelser om anvendelsen af VIS til konsultationer og anmodninger om dokumenter. Ved gennemførelsen af artikel 16 i VIS-forordningen bør der vedtages foranstaltninger for at fastsætte regler for udvekslingen af meddelelser, der sendes via VIS-infrastrukturen (VIS Mail-specifikationer). Disse meddelelser registreres ikke i VIS, og personoplysninger, der sendes, anvendes udelukkende til konsultation af centrale visummyndigheder og til det konsulære samarbejde.

Med forbehold af yderligere foranstaltninger, der er vedtaget inden den dato, der er omhandlet i artikel 46 i VIS-forordningen om integration af de tekniske funktioner i Schengen-konsultationsnettet, bør der i VIS Mail-specifikationerne fastsættes fire typer meddelelser, som kan anvendes fra det øjeblik, hvor VIS tages i brug, og indtil den dato, der er omhandlet i artikel 46 i VIS-forordningen. De bør omfatte meddelelser vedrørende det konsulære samarbejde (artikel 16, stk. 3, i VIS-forordningen), meddelelser i forbindelse med fremsendelse af anmodninger til den kompetente visummyndighed om at sende kopier af rejsedokumenter og andre dokumenter til støtte for ansøgningen og i forbindelse med fremsendelse af elektroniske kopier af disse dokumenter (artikel 16, stk. 3, i VIS-forordningen), meddelelser om, at oplysninger, som er behandlet i VIS, er ukorrekte, eller at oplysninger er blevet behandlet i VIS i strid med bestemmelserne i VIS-forordningen (artikel 24, stk. 2, i VIS-forordningen), og meddelelser om, at en ansøger har opnået statsborgerskab i en medlemsstat (artikel 25, stk. 2, i VIS-forordningen).

I henhold til artikel 5 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, besluttede Danmark den 13. oktober 2008 at gennemføre forordning (EF) nr. 767/2008 i dansk lovgivning. Forordning (EF) nr. 767/2008 er således bindende for Danmark i international ret. Danmark er derfor i medfør af international ret forpligtet til at gennemføre denne beslutning.

I medfør af Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (2) har Det Forenede Kongerige ikke deltaget i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 767/2008, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Det Forenede Kongerige, da den udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne. Denne kommissionsbeslutning er derfor ikke rettet til Det Forenede Kongerige.

I medfør af Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (3) har Irland ikke deltaget i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 767/2008, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland, da den udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne. Denne kommissionsbeslutning er derfor ikke rettet til Irland.

For så vidt angår Island og Norge udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (4) henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i Rådets afgørelse 1999/437/EF af 17. maj 1999 om visse gennemførelsesbestemmelser til den aftale, som Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og den videre udvikling af Schengenreglerne (5) .

For så vidt angår Schweiz udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF, sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/146/EF (6) . om indgåelse af aftalen på Det Europæiske Fællesskabs vegne.

For så vidt angår Liechtenstein udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF, sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/261/EF af 28. februar 2008 om undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab, Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (7) .

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

Artikel 1

Gennemførelsesbestemmelserne for den konsultationsmekanisme og de andre procedurer, der er omhandlet i artikel 16 i forordning (EF) nr. 767/2008, for fasen fra idrifttagningen af VIS og indtil den dato, der er omhandlet i artikel 46 i forordning (EF) nr. 767/2008, fastsættes som anført i bilaget.

Artikel 2

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland og Kongeriget Sverige.

(1) EUT L 218 af 13.8.2008, s. 60.

(2) EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

(3) EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(4) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

(5) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

(6) EUT L 53 af 27.2.2008, s. 1.

(7) EUT L 83 af 26.3.2008, s. 3.

(8) EUT L 381 af 28.12.2006, s. 4.

BILAG

1. Indledning

VIS Mail-kommunikationsmekanismen skal baseres på artikel 16 i forordning (EF) nr. 767/2008, der gør det muligt at sende oplysninger mellem medlemsstaterne via visuminformationssystemets infrastruktur (VIS).

De personoplysninger, der sendes inden for denne mekanisme i medfør af artikel 16 i VIS-forordningen, skal udelukkende anvendes til konsultation af centrale visummyndigheder og til det konsulære samarbejde.

Udviklingen af henholdsvis VIS Mail og VISION omfatter de nedenfor optegnede faser:

Inden VIS bliver taget i drift, er VISION det eneste kommunikationsnetværk for konsultationer vedrørende visa (1).

I fase 1 fra opstarten af driften af VIS kan VIS Mail-mekanismen anvendes til fremsendelse af følgende former for oplysninger:

— Meddelelser i forbindelse med det konsulære samarbejde

— Anmodninger om støttedokumenter

— Meddelelser vedrørende ukorrekte data

— Meddelelser om, at en ansøger har fået statsborgerskab i en medlemsstat.

Bestemmelserne i VIS-forordningen om anvendelsen af VIS Mail til fremsendelse af oplysninger i forbindelse med det konsulære samarbejde og anmodninger om støttedokumenter (artikel 16, stk. 3) til ændring af oplysninger (artikel 24, stk. 2) og til sletning af oplysninger før tiden (artikel 25, stk. 2) finder anvendelse i fase 1. Det er nødvendigt, at VIS Mail-mekanismen, herunder den centrale mail relay-server og de nationale mailservere, er på plads for det tilfælde, at mindst én medlemsstat måtte ønske at anvende mekanismen i fase 1, således at det sikres, at denne medlemsstat kan sende sådanne meddelelser (2). Under fase 1 af driften af VIS Mail anvendes VISION parallelt hermed.

I fase 2, når alle kontorer, der udsteder Schengenvisa, er koblet til VIS, skal VIS Mail-mekanismen erstatte Schengen-konsultationsnettet fra den dato, der fastsættes i overensstemmelse med artikel 46 i VIS-forordningen. Fra den dato skal alle typer meddelelser udveksles via VIS-infrastrukturen ved hjælp af VIS Mail-mekanismen.

2. SMTP-mailudvekslingsinfrastruktur

SMTP-mailudvekslingen skal finde sted via VIS-infrastrukturen, der omfatter nationale grænseflader og sTESTA-netværket, og skal baseres på nationale mailservere, der udveksler meddelelser via en central mail relay-infrastruktur.

Den centrale SMTP-mail relay-infrastruktur skal udvikles og installeres samme sted som den centrale VIS-enhed og backupperne af den centrale enhed. Forvaltningen og overvågningen af mail relay-serveren, herunder logning, varetages af forvaltningsmyndigheden.

Den nationale SMTP-mailserverinfrastruktur udarbejdes af medlemsstaterne. Den nationale mailserverinfrastruktur skal være beskyttet mod uautoriseret adgang til meddelelserne.

3. Applikationsløsning

Driften af VIS Mail indledes i fase 1 med udviklingen af forretningsprocesser, hvor der tages hensyn til den tekniske løsning for VISION for at sikre en gnidningsløs overgang fra fase 1 til fase 2, når VIS Mail erstatter VISION.

De tekniske specifikationer, hvori VIS Mail-mekanismens funktionaliteter beskrives, får ikke indflydelse på de retlige aspekter af det konsulære samarbejde og visumprocedurerne.

(1) Dette netværk anvendes til konsultationer mellem medlemsstaterne, herunder repræsentation, og til udveksling af oplysninger om, at der er blevet udstedt et visum med begrænset territorial gyldighed (VLTV).

(2) Det forhold, at VIS Mail-mekanismen kan anvendes, vedrører den frivillige brug af selve mekanismen, ikke om redskabet er til rådighed, hvor det i så fald er obligatorisk at bruge.