DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENES AFGØRELSE

af 21. november 1997

om en adfærdskodeks for aktindsigt i Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårenes dokumenter

(1999/738/EF)

BESTYRELSEN FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE HAR -

under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af livs- og arbejdsvilkår(1), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 1947/93(2),

under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om finansielle bestemmelser vedrørende Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene(3), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 1949/93(4),

under henvisning til Kommissionens afgørelse af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter -

TRUFFET AFGØRELSE OM at vedtage følgende adfærdskodeks vedrørende aktindsigt i Instituttets dokumenter:

Generelt princip

Offentligheden skal have størst mulig adgang til de dokumenter, som Instituttet ligger inde med.

Ved dokument forstås enhver skreven tekst, uanset medium, der indeholder oplysninger, som Instituttet ligger inde med.

Behandling af de oprindelige begæringer

Begæringer om aktindsigt skal indgives skriftligt og formuleres tilstrækkeligt præcist; de skal navnlig indeholde elementer, der gør det muligt at identificere det eller de pågældende dokument(er). Instituttet kan om nødvendigt henstille til den, der begærer aktindsigt, at præcisere sin anmodning yderligere.

Når det dokument, som Instituttet ligger inde med, har en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en anden EU-institution eller et EU-organ eller enhver anden national eller international organisation som ophavsmand, skal begæringen stiles direkte til dokumentets ophavsmand.

Instituttet finder i samråd med de borgere, der har fremsat begæringen, en rimelig løsning i forbindelse med gentagne begæringer og/eller begæringer om omfangsrige dokumenter.

Aktindsigten udøves enten ved læsning på stedet eller ved fremsendelse af en genpart for anmoderens regning.

Der kan opkræves et gebyr på 10 ECU plus 0,036 ECU pr. ark for fotokopier af trykte dokumenter på over 30 sider. Gebyrer for informationsmateriale i andre formater fastsættes fra sag til sag, men må ikke overstige, hvad der er rimeligt.

Instituttet kan bestemme, at den person, som får et dokument udleveret, ikke må gengive, sprede eller bruge nævnte dokument til kommercielle formål gennem direkte salg uden forudgående tilladelse fra Instituttet.

Instituttet giver inden for højst en måned meddelelse om, enten at begæringen er efterkommet, eller at det agter at afslå begæringen. Besvares en begæring om aktindsigt ikke inden en måned, betragtes begæringen som afslået.

Behandling af bekræftende begæringer

Hvis Instituttet afslår en begæring, underrettes den borger, der har fremsat begæringen, herom, og det oplyses samtidig, at den pågældende har en frist på en måned til at indgive en bekræftende begæring til Instituttet om at ændre holdning; i modsat fald formodes den pågældende at have givet afkald på sin oprindelige begæring.

Hvis der fremsættes en bekræftende begæring, og hvis Instituttet beslutter at afslå at udlevere dokumentet, meddeles denne afgørelse, som skal træffes inden for en måned efter begæringens fremsættelse, snarest skriftligt til den borger, der har fremsat begæringen. Besvares en bekræftende begæring ikke inden for en måned, betragtes begæringen som afslået. Afgørelsen skal være behørigt begrundet og angive de eksisterende klagemuligheder, dvs. anmodning om domstolsprøvelse eller indgivelse af klage til Ombudsmanden i henhold til artikel 173 og 138E i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Undtagelser

Instituttet afslår at give aktindsigt i dokumenter, hvis offentliggørelse kunne skade:

- beskyttelsen af offentlige interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, valutastabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersøgelser)

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelsen af drifts- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af Instituttets finansielle interesser

- beskyttelsen af fortrolighed på anmodning af den fysiske og juridiske person, som har givet oplysninger indeholdt i dokumenterne eller i henhold til gældende lovgivning i den medlemsstat, som har givet oplysningerne.

Instituttet kan også afslå at give aktindsigt for at sikre beskyttelsen af sine interesser, for så vidt angår tavshedspligten om Instituttets forhandlinger.

Gennemførelse

Instituttet træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på at gennemføre disse principper inden den 1. april 1998.

Fornyet behandling

Instituttet tager denne adfærdskodeks op til fornyet behandling efter to år på grundlag af rapporter fra Rådets og Kommissionens generalsekretærer.

Udfærdiget i Dublin, den 21. november 1997.

På bestyrelsens vegne

Marjaana VALKONEN

Formand

(1) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 13.

(3) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 16.

(4) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 26.