KOMMISSIONENS FORORDNING (EURATOM, EKSF, EF) Nr. 3418/93 af 9. december 1993 om gennemfoerelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 21. december 1977

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPAEISKE FAELLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Kul- og Staalfaellesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Faellesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Atomenergifaellesskab,

under henvisning til Raadets finansforordning af 21. december 1977 vedroerende De Europaeiske Faellesskabers almindelige budget (1), senest aendret ved forordning (Euratom, EKSF, EOEF) nr. 610/90 (2), saerlig artikel 126,

efter hoering af Europa-Parlamentet og Raadet,

under henvisning til udtalelse fra Domstolen, Revisionsretten og Det OEkonomiske og Sociale Udvalg, og

ud fra foelgende betragtninger:

Ifoelge visse bestemmelser i finansforordningens artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 og 128 er det udtrykkeligt omtalt, at der boer vedtages gennemfoerelsesbestemmelser;

det er noedvendigt at foretage en raekke tilpasninger i Kommissionens forordning 86/610/EOEF, Euratom, EKSF (3), bl.a. som foelge af revisionen af finansforordningen;

der boer fastsaettes gennemfoerelsesbestemmelser for at skabe klarhed med hensyn til behandlingen af visse bidrag fra tredjemand til Faellesskabets virksomhed;

ud fra oensket om klarhed og en rationel anvendelse boer de gaeldende gennemfoerelsesbestemmelser samles i en enkelt tekst, og forordning 86/610/EOEF, Euratom, EKSF boer ophaeves;

udstedelsen af disse bestemmelser er ikke til hinder for, at der senere fastsaettes andre gennemfoerelsesbestemmelser, som ikke direkte er omtalt i finansforordningen, men som maatte vise sig hensigtsmaessige -

UDSTEDT FOELGENDE FORORDNING:

AFSNIT I ANVENDELSEN AF ECU PAA INDTAEGTER OG UDGIFTER (Finansforordningens artikel 11, stk. 4)

Artikel 1

Omregning mellem ecu og de nationale valutaer foretages principielt paa grundlag af den dagskurs paa ecu, som er offentliggjort i De Europaeiske Faellesskabers Tidende. I medfoer af artikel 11, stk. 4, i finansforordningen foretages omregningen mellem ecu og nationale valutaer i forbindelse med den i finansforordningens artikel 69 til 72 omhandlede regnskabsfoering dog paa grundlag af maanedskurserne for ecu efter kurserne den naestsidste arbejdsdag i maaneden forud for den maaned, hvor kurserne fastlaegges.

Artikel 2

Er forslagene om indgaaelse af en forpligtelse og de konstaterede fordringer udtrykt i national valuta, foretages omregningen til ecu efter artikel 1.

Den tilsvarende betalingsordre og indtaegtsordren skal vaere udfaerdiget i samme valuta.

Restsummen, udtrykt i ecu, af en forpligtelse og af en konstateret fordring, der er udtrykt i national valuta, justeres ved hver maanedlig vedtagelse af budgetregnskabet. Regnskabsaarets sidste justering foretages paa grundlag af kursen for december for saa vidt angaar saldoen af forpligtelserne; saldoen af de konstaterede fordringer justeres paa grundlag af kursen pr. 31. december med henblik paa opstillingen af balancen.

Endvidere kan disse saldi justeres i maanedens loeb i tilfaelde af en valutakurstilpasning.

Artikel 3

Uanset artikel 1 anvendes for maaneden »n«, for hvilken udgifter, der finansieres over Den Europaeiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL), Garantisektionen, er blevet angivet i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 3, stk. 5, i Kommissionens forordning (EOEF) nr. 2776/86 (4), den kurs, der var gaeldende den tiende i maaneden »n+1« eller paa den sidste dag forud for denne, hvor der forelaa en generel notering.

Denne kurs anvendes tillige for de hertil svarende forskud i henhold til artikel 4 og 5 i forordning (EOEF) nr. 2776/88.

Forskellene i national valuta mellem de midler, der er stillet til medlemsstaternes raadighed, for maaneden »n« og de udgifter, som er opfoert for samme maaned, omregnes til ecu efter kursen den tiende i maaneden »n+2«.

Artikel 4

Decemberkurserne paa ecu anvendes til beregning af de forpligtelser, der endnu ikke er betalt ved regnskabsaarets afslutning, og, for saa vidt angaar de ikke-opdelte bevillinger, til fastsaettelse af de bevillinger, som skal fremfoeres.

Betalinger vedroerende et regnskabsaar, som foretages mellem den 1. og den 15. januar i det efterfoelgende regnskabsaar, bogfoeres i budgettet efter decemberkursen paa ecu.

Artikel 5

For saa vidt angaar ikke-opdelte bevillinger, skal endnu ikke betalte forpligtelser indfries med de fremfoerte beloeb i national valuta eller ecu; betalingerne bogfoeres til kurserne paa betalingstidspunktet. Der tages ved beregningen af regnskabsaarets saldo hensyn til en eventuel overskridelse af de fremfoerte bevillinger for hver budgetpost i overensstemmelse med artikel 15 i Raadets forordning (EOEF, Euratom) nr. 1552/89 (5).

Reguleringer af endnu ikke betalte forpligtelser fra tidligere regnskabsaar, der vedroerer opdelte bevillinger og er beregnet ved justeringerne, fastlaegges i budgetregnskabet og opfoeres i den oversigt i forvaltningsregnskabet, der viser indfrielsen af forpligtelser fra de tidligere regnskabsaar.

AFSNIT II UDDELEGERING AF BEFOEJELSER (Finansforordningens artikel 22)

Artikel 6

I dokumenter, hvorved der uddelegeres befoejelser i medfoer af bestemmelserne i finansforordningens artikel 22, stk. 4, anfoeres navnene paa de ansatte inden for institutionen, som er bemyndiget til at underskrive i fuldmagtsgiverens sted.

I disse dokumenter henvises der til de bestemmelser i den i finansforordningens artikel 22, stk. 4, omhandlede forretningsorden, hvori betingelserne for uddelegering af befoejelser er fastsat.

Artikel 7

De i artikel 6 omhandlede dokumenter tillige med en underskriftsproeve fra den, der har faaet fuldmagt, meddeles:

- den befuldmaegtigede

- institutionens regnskabsfoerer, som ikke maa foretage nogen betaling, der er anvist af ikke-befuldmaegtigede ansatte

- institutionens finansinspektoer, hvem det navnlig paahviler at efterproeve lovligheden og den formelle rigtighed af indtaegter og udgifter

- de anvisningsberettigede, dog kun i de tilfaelde, hvor det drejer sig om fuldmagter, der er givet af finansinspektoeren eller regnskabsfoereren, eller om underfuldmagter givet af befuldmaegtigede anvisningsberettigede inden for rammerne af deres befoejelser

- Revisionsretten.

De dokumenter, hvorved de givne fuldmagter ophaeves, meddeles paa samme maade.

Artikel 8

Fuldmagtsdokumentet skal i alle tilfaelde indeholde naermere angivelse af, inden for hvilke graenser de befuldmaegtigede er bemyndiget til at udarbejde forslag til konstatering af fordringer og indtaegtsordrer, forslag til indgaaelse af udgiftsforpligtelser af betalingsordrer, de artikel- og kontonumre, som fuldmagten omfatter, samt eventuelt fuldmagtens varighed.

Artikel 9

I overensstemmelse med bestemmelser i finansforordningen og i denne forordning vedtager hver institution de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder noedvendige for en tilfredsstillende gennemfoerelse af sin sektion i budgettet.

Hver institution udarbejder et dokument indeholdende alle de interne bestemmelser, der vedtages med henblik herpaa. Dette dokument skal indeholde de vigtigste regler for kompetencefordelingen mellem anvisningsberettigede og forvaltende tjenestemaend for saa vidt angaar gennemfoerelsen af oversigten over udgifter og oversigten over indtaegter for hver enkelt institutions sektion i budgettet.

De i andet afsnit omhandlede dokumenter tillige med enhver anden intern instruks af generel karakter, som udstedes vedroerende gennemfoerelsen af budgettet og regnskabet, tilstilles alle tjenestegrene, der deltager i budgetforvaltningen, samt Revisionsretten.

AFSNIT III FORVALTNING VED HJAELP AF INTEGREREDE EDB-SYSTEMER (Finansforordningens artikel 23)

Artikel 10

1. Ved integrerede forvaltningssystemer, jf. finansforordningens artikel 23, forstaas edb-forvaltnings- og regnskabsprogrammer til brug for den anvisningsberettigede, for finansinspektoeren og for regnskabsfoereren, og som indfoeres efter faelles aftale mellem dem.

2. For anvendelsen af systemerne gaelder foelgende:

a) systemet skal sikre kontrollen med, at der er bevillinger til raadighed til den foreslaaede transaktion, og afvise enhver transaktion, til hvilken der ikke er bevillinger til raadighed

b) systemet skal sikre, at enhver transaktion udelukkende varetages af tjenestemaend, der er bemyndiget hertil, i den anvisningsberettigedes, finansinspektoerens og regnskabsfoererens tjenestegrene efter de bestemmelser, der vedtages af hver institution i henhold til artikel 9

c) systemet skal sikre en effektiv adskillelse mellem funktionen som anvisningsberettiget, som finansinspektoer og som regnskabsfoerer

d) institutionen paaser, at dens interne og eksterne procedurer sikrer dens data og anvendelsen af systemet

e) institutionen sikrer systemets fysiske sikkerhed

f) hver institution kan, jf. artikel 84, 87 og 89 i finansforordningen, naar den anvisningsberettigede, finansinspektoeren og regnskabsfoereren i forening skoenner, at systemet frembyder de noedvendige garantier, beslutte at anvende data-medier i stedet for de tidligere anvendte formularer, dvs. forslag om indgaaelse af forpligtelser, betalingsordrer og indtaegtsordrer.

AFSNIT IV REGLER FOR REGNSKABSFOEREREN, DE UNDERORDNEDE REGNSKABSFOERERE OG FORSKUDSBESTYRERNE (Finansforordningens artikel 25 og 75)

Afdeling I Generelle bestemmelser

Artikel 11

Hver institution udnaevner ved begrundet afgoerelse en regnskabsfoerer, der skal varetage:

- inkassering af fordringer og indtaegter, betaling af udgifter samt likviditetsstyring

- regnskabsfoering samt opstilling af finansielle oversigter i overensstemmelse med finansforordningens artikel 69 til 72 og 78 til 81.

Artikel 12

Institutionen kan paa forslag af regnskabsfoereren udnaevne en eller flere underordnede regnskabsfoerere. Disse er administrativt underordnet regnskabsfoereren, som fastlaegger deres ansvarsomraade.

Artikel 13

Regnskabsfoereren udnaevnes af hver institution blandt tjenestemaend i kategori A eller B, som er statsborgere i medlemsstaterne.

De underordnede regnskabsfoerere udnaevnes af hver institution blandt tjenestemaend i kategori A, B eller undtagelsesvis C, som er statsborgere i medlemsstaterne.

Forskudsbestyrerne, der udpeges i henhold til artikel 83, udvaelges blandt tjenestemaend i kategori A, B eller C eller om noedvendigt blandt de »oevrige ansatte« paa tilsvarende niveau.

Artikel 14

Regnskabsfoereren og de underordnede regnskabsfoerere udvaelges af institutionen paa grundlag af deres saerlige kvalifikationer, som er bekraeftet ved eksamensbeviser eller dertil svarende faglig erfaring.

Artikel 15

Hvervet som regnskabsfoerer og underordnet regnskabsfoerer er uforeneligt med hvervet som anvisningsberettiget, forskudsbestyrer og finansinspektoer.

Hvervet som forskudsbestyrer er uforeneligt med hvervet som finansinspektoer.

Artikel 16

Regnskabsfoereren udoever sine saerlige opgaver i henhold til bestemmelserne i finansforordningen.

Regnskabsfoereren er navnlig garant for objektivitet i regnskabsfoerelsen og ved forelaeggelsen af de i finansforordningens artikel 69 til 72 og 78 til 81 omhandlede finansielle oversigter.

Institutionen stiller det personale og materiel til raadighed for regnskabsfoereren, der er noedvendigt for, at denne kan udfoere sine opgaver paa tilfredsstillende maade.

Inden udgifterne afholdes, soerger regnskabsfoereren for, at de i finansforordningen og i denne forordning fastsatte formaliteter er overholdt, og sikrer sig, at den frigoerende kvittering er gyldig, og at der ikke foreligger materielle fejl.

Regnskabsfoereren suspenderer betalingen og giver meddelelse om aarsagerne til suspensionen, naar det af den foretagne kontrol fremgaar, at en af de i stk. 1 til fire anfoerte bestemmelser ikke er overholdt.

Betalinger, der foretages, uden at finansforordningens artikel 51, stk. 3, er overholdt, medfoerer disciplinaert og eventuelt oekonomisk ansvar for regnskabsfoererne, de underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrerne paa de betingelser, der er fastsat i artikel 22 og 86 til 89 i vedtaegten for tjenestemaend i De Europaeiske Faellesskaber og i ansaettelsesvilkaarene for de oevrige ansatte i Faellesskaberne, i det foelgende, benaevnt vedtaegten.

Artikel 17

Regnskabsfoereren skal ved udarbejdelsen af det foreloebige budgetforslag hoeres om eventuelle problemer i forbindelse med forelaeggelsen af budgettet, der kan faa indvirkning paa vilkaarene for den regnskabsmaessige gennemfoerelse af budgettet.

Afdeling II Regnskabsfoerelse og opstilling af finansielle oversigter

Artikel 18

1. I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 4, opstiller regnskabsfoereren de periodiske oversigter, forvaltningsregnskabet og balancen for den institution, han henhoerer under. Med henblik herpaa foerer han regnskab over alle regnskabsaarets transaktioner og foretager regnskabsafslutningen.

2. De finansielle oversigter forelaegges finansinspektoeren efter artikel 79 og 81 i finansforordningen og vedtages derefter endeligt af institutionen.

3. Hvis regnskabsfoereren fratraeder sit hverv, opstilles der et midlertidigt regnskab pr. sidste dag i den maaned, hvor regnskabsfoereren er fratraadt.

Den fratraedende og den nye regnskabsfoerer godkender det midlertidige regnskab med deres underskrift.

Artikel 19

De oevrige institutioner sender senest den 1. marts Kommissionen deres forvaltningsregnskab og balance, samt ethvert dokument og enhver oplysning, der er relevant for konsolideringen af regnskaberne.

Artikel 20

Kommissionens regnskabsfoerer centraliserer alle noedvendige oplysninger og opstiller De Europaeiske Faellesskabers konsoliderede forvaltningsregnskab og balance, saaledes at Kommissionen kan vedtage dem og sende dem til Europa-Parlamentet, Raadet og Revisionsretten senest den 1. maj.

Artikel 21

Efter at Kommissionens regnskabsfoerer har hoert de oevrige institutioners regnskabsfoerere:

- fastlaegger Kommissionen de regnskabsmetoder, der skal gaelde for alle institutionerne

- fastlaegger og ajourfoerer den strukturen i institutionernes regnskabskontoplan

- harmoniserer den opstillingen af balancerne.

Kommissionen begrunder og forklarer i noterne til balancen alle aendringer i regnskabsmetoderne.

Afdeling III Likviditetsstyring

Artikel 22

I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 1, er regnskabsfoereren ansvarlig for inkassering af indtaegter og betaling af udgifter, og han varetager den dertil hoerende likviditetsstyring.

Institutionen aabner de noedvendige konti i pengeinstitutter eller lader dem aabne efter at have forhandlet om vilkaarene for deres funktion i overensstemmelse med principperne for forsvarlig oekonomisk forvaltning. Funktionsvilkaarene for kontiene undersoeges regelmaessigt og genforhandles om noedvendigt; finansinspektoeren foerer tilsyn hermed.

Kommissionens regnskabsfoerer harmoniserer funktionsvilkaarene for de konti, der er aabnet af de forskellige institutioner, efter hoering af de oevrige institutioners regnskabsfoerere.

Artikel 23

Regnskabsfoereren varetager likviditetsstyringen i den institution, han henhoerer under, giver anvisning om overfoersler mellem konti aabnet i pengeinstitutter og foretager valutavekslinger paa en saadan maade, at der ikke forekommer nogen debetsaldo paa disse konti.

Overfoersler mellem konti i pengeinstitutter sker inden for rammerne af de disponible midler.

Artikel 24

Kommissionens regnskabsfoerer fordeler de i medlemsstaternes statskasser og centralbanker disponible midler blandt medlemsstaterne i overensstemmelse med artikel 12 i forordning (EOEF, Euratom) nr. 1552/89.

Artikel 25

Regnskabsfoereren bringer med regelmaessige mellemrum overensstemmelse mellem de konti, der er aabnet i pengeinstitutterne, og regnskaberne, samt kontrollerer, at de forhandlede funktionsvilkaar anvendes korrekt.

Artikel 26

Regnskabsfoereren overfoerer midler til forskudsforvaltningerne og soerger for den finansielle opfoelgning af dem.

Artikel 27

Kommissionens regnskabsfoerer fastsaetter efter artikel 1 ecu-kursen i forhold til hver af de valutaer, som institutionerne anvender ved gennemfoerelsen af budgettet.

Afdeling IV Forsikring

Artikel 28

Regnskabsfoereren, de underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrerne forsikrer sig gennem institutionen mod den finansielle risiko, som er en foelge af deres hverv.

Artikel 29

Forsikringspraemierne betales direkte til forsikringsselskabet af institutionen.

Artikel 30

Uden at dette beroerer:

- artikel 86 til 89 i vedtaegten

- artikel 75 i finansforordningen, og

- institutionens rekurs over for tredjemand

paatager institutionen sig i henhold til EF-traktatens artikel 215, stk. 2, de risici og de underskud, som ikke daekkes af forsikringsselskaberne, i det omfang indestaaendet paa den garantikonto, der er oprettet i den ansvarlige tjenestemands navn, ikke er tilstraekkeligt til at daekke underskuddet.

Afdeling V Saerlig godtgoerelse og garantikonto

Artikel 31

Den saerlige godtgoerelse i henhold til finansforordningens artikel 75, stk. 4, udgoer maanedligt:

- 120 ECU for regnskabsfoerere

- 80 ECU for underordnede regnskabsfoerere

- 40 ECU for forskudsbestyrere, der forvalter beloeb paa mindst 3 300 ECU i en periode paa mindst 30 fortloebende dage.

Godtgoerelsen udtrykkes i ecu, og det tilsvarende beloeb krediteres i ecu den garantikonto, der er omhandlet i artikel 32.

Artikel 32

Der oprettes i institutionens almindelige regnskab en garantikonto i hver af de paagaeldende ansattes navn. Efter anmodning fra den enkelte institution kan denne konto foeres centralt i Kommissionens almindelige regnskab. Kontoen krediteres regelmaessigt med den i artikel 31 omhandlede maanedlige godtgoerelse samt med en aarlig rente svarende til det aarlige gennemsnit af de maanedlige satser, som Den Europaeiske Fond for Monetaert Samarbejde anvender paa sine transaktioner i ecu (6).

Den debiteres for underskud, som den paagaeldende erklaeres ansvarlig for af den institution, der har udnaevnt ham, i det omfang saadanne underskud ikke er blevet daekket af forsikringsselskabernes erstatning.

Artikel 33

1. Garantikontoens kreditsaldo udbetales til den paagaeldende eller til dem, der indtraeder i hans rettigheder, efter ophoeret af hans hverv som regnskabsfoerer eller underordnet regnskabsfoerer, efter afgoerelse truffet af de i finansforordningens artikel 22 naevnte myndigheder og meddelelser af den i finansforordningens artikel 77 omtalte decharge paa grundlag af en positiv udtalelse fra regnskabsfoereren, undtagen hvad ham selv angaar, og fra finansinspektoeren.

2. For forskudsbestyrernes vedkommende udbetales garantikontoens kreditsaldo til de paagaeldende eller til dem, der indtraeder i deres rettigheder, efter ophoeret af deres hverv, efter regnskabsfoerens og den kompetente anvisningsberettigedes godkendelse og kontrol og efter positiv udtalelse fra finansinspektoeren.

3. Udbetalinger efter stk. 1 og 2 finder udelukkende sted efter skriftlig instruks fra chefen for det generaldirektorat eller den administrative enhed, regnskabsfoereren tilhoerer.

AFSNIT V REGLER FOR FINANSINSPEKTOEREN OG DE UNDERORDNEDE FINANSINSPEKTOERER (Finansforordningens artikel 24)

Artikel 34

Hver institution udnaevner ved begrundet afgoerelse en finansinspektoer, der skal foere kontrol med indgaaelsen af forpligtelser og anvisningen i forbindelse med alle udgifter samt med alle indtaegter, som skal opfoeres paa Faellesskabernes budget, og for hvilke institutionen er anvisningsberettiget.

Artikel 35

Institutionen kan udnaevne en eller flere underordnede finansinspektoerer. Disse er tjenstligt underlagt finansinspektoeren, som bestemmer, hvilke befoejelser der skal tillaegges dem. Inden for rammerne af disse befoejelser er de ansvarlige for de paategninger, som de giver.

Artikel 36

Finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer skal af institutionen vaelges blandt statsborgere i medlemsstaterne paa grundlag af deres saerlige kvalifikationer.

Artikel 37

Institutionen stiller det noedvendige personale og materiel til raadighed for finansinspektoeren, saa han kan udfoere sin kontrolfunktion paa tilfredstillende maade.

Artikel 38

Alle beslutninger, hvorved finansinspektoeren eller de underordnede finansinspektoerer meddeler fuldmagter og underfuldmagter, skal vaere i overensstemmelse med artikel 6, 7 og 8.

Artikel 39

Finansinspektoeren er fuldstaendig uafhaengig ved udoevelsen af sine kontrolfunktioner og er kun ansvarlig over for institutionen. Han kan hverken paalaegges instrukser eller begraensninger for saa vidt angaar udoevelsen af de funktioner, som ved hans udnaevnelse overdrages ham i medfoer af finansforordningens bestemmelser.

Disse bestemmelser gaelder ogsaa for de underordnede finansinspektoerer inden for graenserne af den fuldmagt, de har faaet meddelt af deres overordnede, finansinspektoeren.

Artikel 40

Finansinspektoeren kan til enhver tid og om alle spoergsmaal, der har finansielle virkninger, herunder anvendelsen af bestemmelserne i finansforordningens artikel 2, afgive rapporter til institutionen.

Institutionen fremsender efter anmodning saadanne rapporter til Europa-Parlamentet og Revisionsretten, undtagen hvis den finder dem fortrolige.

Artikel 41

Finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer har adgang til alle bilag samt alle andre dokumenter vedroerende udgifter og indtaegter, som skal kontrolleres. De kan foretage kontrol paa stedet.

Artikel 42

Finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer kan kun stilles disciplinaert og eventuelt oekonomisk til ansvar efter finansforordningens artikel 74 af institutionen selv og efter stk. 2 til 5.

Institutionen traeffer begrundet afgoerelse om at indlede en undersoegelse. Denne afgoerelse meddeles den paagaeldende og, hvis denne er en underordnet finansinspektoer, finansinspektoeren. Institutionen kan - under sit eget direkte ansvar - overdrage undersoegelsen til en eller flere tjenestemaend, der er indplaceret i samme eller i en hoejere loenklasse end den paagaeldende, og som ikke udoever funktioner som finansinspektoer, anvisningsberettiget eller regnskabsfoerer. Ved denne undersoegelse skal den paagaeldende og, hvis det drejer sig om en underordnet finansinspektoer, finansinspektoeren hoeres.

Undersoegelsesrapporten fremsendes til den paagaeldende og, hvis det drejer sig om en underordnet finansinspektoer, til finansinspektoeren. Derefter hoeres den paagaeldende af institutionen angaaende denne rapport.

Paa grundlag af rapporten og hoeringen traeffer institutionen enten begrundet afgoerelse om frifindelse af den paagaeldende eller en begrundet afgoerelse i henhold til vedtaegtens artikel 22 og 86 til 89. Afgoerelser om disciplinaere og/eller oekonomiske sanktioner meddeles den paagaeldende og fremsendes til orientering til de oevrige institutioner, til Revisionsretten og, hvis det drejer sig om en underordnet finansinspektoer, til finansinspektoeren.

Den paagaeldende kan paa de i vedtaegten fastsatte betingelser indbringe ovennaevnte afgoerelser for Domstolen.

Artikel 43

Uden at klageadgangen i henhold til vedtaegten i oevrigt beroeres, har finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer mulighed for at indbringe enhver akt vedroerende udoevelsen af deres kontrolfunktion for Domstolen. Indbringelsen skal ske senest tre maaneder efter datoen for meddelelsen af den paagaeldende akt.

Bestemmelserne i stk. 1 anvendes paa sager indbragt af institutionen mod dennes finansinspektoer eller underordnede finansinspektoerer.

Sagen behandles og paadoemmes efter vedtaegtens artikel 91, stk. 5.

AFSNIT VI INKASSERING AF FORDRINGER (Finansforordningens artikel 28 og 29)

Artikel 44

I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk. 1, udfaerdiger den kompetente anvisningsberettigede et fordringsoverslag for enhver foranstaltning, der kan affoede eller aendre en fordring for Faellesskaberne. Selv om det dokument eller den afgoerelse, der affoeder en fremtidig fordring, endnu ikke goer det muligt at fastlaegge fordringens stoerrelse eller forfaldsdato, udfaerdiges der alligevel et fordringsoverslag, saa vidt muligt med angivelse af anslaaede beloeb og den forventede forfaldsdato.

Overslaget tilsendes finansinspektoeren til paategning og regnskabsfoereren til promemoriaregistrering af fordringen.

Artikel 45

1. I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk. 2, udfaerdiger den kompetente anvisningsberettigede omgaaende en indtaegtsordre for enhver konstateret fordring.

Indtaegtsordren forelaegges finansinspektoeren til paategning og sendes til regnskabsfoereren til registrering. Den skal bl.a. indeholde oplysning om forfaldsdatoen.

2. Med henblik paa inkassering opfordrer regnskabsfoereren debitor til at indbetale det skyldige beloeb paa den fastsatte dato.

3. Ved den faktiske inkassering udfaerdiger regnskabsfoereren et indtaegtsbilag, som bogfoeres. Regnskabsfoereren underretter den anvisningsberettigede og finansinspektoeren om inkasseringen.

4. Er en fordring ikke inkasseret ved betalingsfristens udloeb, tager regnskabsfoereren skridt til at ivaerksaette inkasseringsproceduren, eventuelt ad rettens vej.

5. Skal en fordring inkasseres i successive rater enten i et enkelt regnskabsaar eller over flere regnskabsaar, registreres hele fordringen, saa snart den er konstateret, paa grundlag af en indtaegtsordre.

Artikel 46

Foreloebige fastlaeggelser i henhold til finansforordningens artikel 28 er strengt begraenset til loebende indtaegter.

Individuelle inkasseringer, der er genstand for foreloebige fastlaeggelser, skal derfor ikke enkeltvis forelaegges finansinspektoeren til paategning.

Inden regnskabsaarets afslutning skal den anvisningsberettigede forelaegge finansinspektoeren aendringerne i de foreloebige fastlaeggelser til paategning, saaledes at de bringes i overensstemmelse med de faktiske konstatererde fordringer.

Artikel 47

I overensstemmelse med artikel 45, stk. 3, underrettes den anvisningsberettigede og finansinspektoeren snareset om enhver inkassering. Hvis den paagaeldende inkassering ikke sker paa grundlag af en indtaegtsordre udfaerdiget i overensstemmelse med artikel 45, krediteres det paagaeldende beloeb omgaaende en interimskonto i det almindelige regnskab, og den kompetente anvisningsberettigede anmodes om at tage skridt til at konstatere fordringen og udfaerdige den manglende indtaegtsordre med henblik paa kontering. Hvis det viser sig, at en saadan interimskonto er blevet krediteret et fejlagtigt oppebaaret beloeb, tilbagebetales dette snarest.

Artikel 48

Overslag og indtaegtsordrer registreres saerskilt i regnskabet og nummereres kronologisk, saaledes at det for alle institutionens fordringer er muligt at konstatere:

- hvilke trufne foranstaltninger, der kan affoede en fordring

- stoerrelsen af de udestaaende fordringer

- disse fordringers forfaldsdato

- hvilke fordringer, der er inkasseret

- hvilke fordringer, der endnu skal inkasseres, sammen med de skridt der er taget i saa henseende.

Artikel 49

Regnskabet opstilles paa en saadan maade, at finansinspektoeren til enhver tid kan kontrollere, at fordringsoverslagene og indtaegtsordrerne er korrekt registreret, og udfoere de opgaver, der paahviler ham i henhold til finansforordningens artikel 29, stk. 3.

Artikel 50

I henhold til finansforordningens artikel 29, stk. 2, skal ethvert forslag fra den anvisningsberettigede om at opgive at inddrive en konstateret fordring bl.a. indeholde oplysning om debitor, indtaegtens art, anslaaede stoerrelse og kontering, samt om begrundelsen for det foreslaaede bortfald.

Hvis institutionens oeverste myndighed ser bort fra, at finansinspektoeren har afslaaet at paategne forslaget, sendes afgoerelsen herom til den anvisningsberettigede, som returnerer forslaget om opgivelse af fordringen samt afgoerelsen til finansinspektoeren. Forslaget og afgoerelsen om at se bort fra afslaget registreres i overensstemmelse med finansforordningens artikel 28, stk. 2, foerste afsnit.

AFSNIT VII FORPLIGTELSE TIL AFHOLDELSE AF UDGIFTER (Finansforordningens artikel 36)

Artikel 51

Foer der traeffes en foranstaltning med udgiftsvirkning, skal den kompetente anvisningsberettigede forelaegge finansinspektoeren et forslag om indgaaelse af en udgiftsforpligtelse. Den anvisningsberettigede skal paa forhaand sikre sig, at foranstaltningen er i overensstemmelse med principperne for forsvarlig oekonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet, jf. finansforordningens artikel 2. Forslaget udarbejdes i princippet paa grundlag af en formular, som skal vedtages af den anvisningsberettigede, regnskabsfoereren og finansinspektoeren i forening. Forslaget om indgaaelse af en udgiftsforpligtelse skal indeholde de i finansforordningens artikel 37 naevnte oplysninger.

Artikel 52

Institutionens udkast til generelle afgoerelser, der medfoerer en udgiftsforpligtelse over for tredjemand, betragtes som foranstaltninger med udgiftsvirkning, uden at en ny afgoerelse dog er noedvendig.

Artikel 53

I tilfaelde af, at institutionen forud for indgaaelse af en udgiftsforpligtelse skal traeffe principbeslutning herom, forelaegges udkastet til den paagaeldende principbeslutning i forvejen finansinspektoeren til paategning, ledsaget af et tilsvarende forpligtelsesforslag.

Saa snart institutionen har godkendt udkastet til beslutning, forelaegges det tilsvarende forpligtelsesforslag finansinspektoeren til forudgaaende paategning.

Hvis institutionen ikke godkender udkastet til beslutning eller nedsaetter de foreslaaede udgiftsbeloeb, annulleres forpligtelesforslaget, eller det erstattes i givet fald af et til nedsaettelsen svarende forpligtelsesforslag, der forelaegges finansinspektoeren til forudgaaende paategning.

Artikel 54

Foreloebige udgiftsforpligtelser efter finansforordningens artikel 36, stk. 1, er strengt begraenset til loebende udgifter. Individuelle forpligtelser, som er omfattet af saadanne foreloebige forpligtelser, skal ikke enkeltvis forelaegges finansinspektoeren til paategning.

Naar der er tale om foreloebige forpligtelser, skal den anvisningsberettigede paa eget ansvar kontrollere, at de individuelle forpligtelser ikke overstiger den foreloebige forpligtelse, som de er daekket af.

I forbindelse med disse foreloebige forpligtelser kan der kun ske automatisk fremfoersel af bevillinger paa de i finansforordningens artikel 7 fastsatte vilkaar i det omfang, de ved udgangen af regnskabsaaret svarer til finansielle forpligtelser, som faktisk er blevet indgaaet foer de i finansforordningen fastsatte datoer.

Som loebende udgifter betragtes udgifter til administration, der forekommer flere gange i loebet af et regnskabsaar, som f.eks.:

- personaleudgifter (loenninger og forskellige former for godtgoerelse, ansaettelsesudgifter mv.)

- udgifter til tjenesterejser

- repraesentationsudgifter

- moedeudgifter

- free lance-tolke

- udveksling af tjenestemaend

- husleje

- diverse forsikringer

- rengoering og vedligeholdelse

- lejeudgifter

- telekommunikation

- vand, gas, elektricitet

- regelmaessige udgivelser (tidsskrifter o.l.)

- abonnementer.

Artikel 55

Kan udgifterne til visse foranstaltninger med udgiftsvirkning endnu ikke beregnes noejagtigt paa det tidspunkt, hvor forpligtelsesforslaget vedroerende den paagaeldende udgift forelaegges finansinspektoeren og meddeles regnskabsfoereren, skal den anvisningsberettigede lave et overslag over den forventede udgift og i sit forpligtelsesforslag anfoere de elementer, der ligger til grund for overslaget.

Artikel 56

Alle forpligtelsesforslag skal forelaegges finansinspektoeren saa betids, at han kan tage stilling hertil og fremsaette de bemaerkninger, han maatte finde noedvendige, saaledes at der kan tages hensyn hertil.

Artikel 57

Forpligtelsesforslag skal, jf. dog gennemfoerelsen af finansforordningens artikel 23, vaere ledsaget af alle bilag og efter omstaendighederne af alle andre dokumenter og oplysninger, som er noedvendige for at finansinspektoeren kan fastslaa de i finansforordningens artikel 38, stk. 1, omhandlede forhold.

AFSNIT VIII REGISTRERING AF FORSLAGENE OM INDGAAELSE AF UDGIFTSFORPLIGTELSER EFTER FINANSINSPEKTOERENS PAATEGNING (Finansforordningens artikel 37)

Artikel 58

Forpligtelsesforslagene registreres i institutionens regnskab. Registreringen skal foretages paa en saadan maade, at det for hver budgetpost for det enkelte regnskabsaar til enhver tid er muligt at faa et overblik over:

1) de disponible forpligtelser

2) de indgaaede forpligtelser

3) foretagne betalinger i forbindelse med saadanne forpligtelser

4) restbeloebet for uindfriede forpligtelser.

Registreringen skal ligeledes goere det muligt til enhver tid at faa et overblik over:

1) de oprindelige forpligtelser, eventuelt foroeget med supplerende forpligtelser

2) betalingerne i forbindelse med disse forpligtelser i tidligere regnskabsaar

3) restbeloebet for uindfriede forpligtelser ved regnskabsaarets begyndelse

4) betalingerne i loebet af regnskabsaaret

5) endnu uindfriede forpligtelser.

Paa samme maade registreres de samlede foreloebige forpligtelser efter finansforordningens artikel 99.

Artikel 59

Regnskabet skal opstilles saaledes, at finansinspektoeren kan kontrollere, at udgiftsforpligtelserne og betalingerne er korrekt registreret.

AFSNIT IX PAATEGNING AF FORSLAGENE OM INDGAAELSE AF UDGIFTSFORPLIGTELSER (Finansforordningens artikel 38)

Artikel 60

Med forbehold af artikel 10 og 61 sker paategningen ved, at finansinspektoeren, en underordnet finansinspektoer eller en ansat, der har modtaget fuldmagt eller underfuldmagt, jf. artikel 38, forsyner forpligtelsesforslaget med sin underskrift, og dette stemples med angivelse af datoen.

Artikel 61

I noedsfald kan paategningen gives ved notat, telex eller ethvert andet middel, som utvetydigt viser, at det paagaeldende forpligtelsesforslag er blevet paategnet.

Artikel 62

Hvis institutionens oeverste myndighed efter finansforordningens artikel 39 ser bort fra, at finansinspektoeren har afslaaet at give sin paategning, sendes afgoerelsen herom til den anvisningsberettigede, som returnerere forpligtelsesforslaget til finansinspektoeren sammen med afgoerelsen. Forpligtelsesforslaget og afgoerelsen registreres i overensstemmelse med finansforordningens artikel 37.

Artikel 63

Artikel 60, 61 og 62 finder ogsaa anvendelse paa de samlede foreloebige forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 99.

Artikel 64

Finder finansinspektoeren de i finansforordningens artikel 28, stk. 2, artikel 37, 41 og 45 omtalte bilag, som er naermere beskrevet i naervaerende forordnings artikel 65 til 73, utilstraekkelige eller ufuldstaendige, udsaetter han sin paategning og returnerer forslaget til den anvisningsberettigede med noeje angivelse af de oenskede bevisligheder.

AFSNIT X BILAG (Finansforordningens artikel 28, stk. 2, artikel 37, 41 og 45)

Afdeling I Inkassering af fordringer

Artikel 65

Som bilag til stoette for indtaegtsordrer betragtes: den afgoerelse eller det dokument, der har affoedt fordringen, ledsaget af ethvert dokument, der giver mulighed for at kontrollere fordringens art, beregningen af beloebet, forfaldsdatoen samt debitors identitet, f.eks.:

a) for saa vidt angaar de egne indtaegter (7)

- for told, landbrugsafgifter og sukkerafgifter: medlemsstaternes regnskabsopgoerelser i henhold til gennemfoerelsesforordningerne (8)

- for indtaegter fra moms og BNI: budgettet for det regnskabsaar (regnskabsaar n), for hvilket beloebet fastlaegges, samt for de respektive saldi (regnskabsaar n), for hvilket beloebet fastlaegges, samt for de respektive saldi (regnskabsaar n+1 og foelgende), de forskellige opgoerelser, sammenfattende dokumenter og kontoudtog, der er omhandlet i gennemfoerelsesforordningerne (9)

b) for saa vidt angaar de forskellige andre indtaegter: den grundlaeggende retsakt, beslutning, afgoerelse, kontrakt eller aftale, hvorved fordringen er opstaaet, samt de bilag, hvori der redegoeres for alle elementer, der indgaar i beregningen.

Afdeling II Afholdelse af udgifter

Artikel 66

For saa vidt angaar forslag om indgaaelse af udgiftsforpligtelser, betragtes udkast til akter, der forpligter institutionen, som bilag, f.eks.:

a) i forbindelse med kontraktlig indfrielse af udgifter:

udkast til aftale, kontrakt, ordreseddel eller andre bilag af lignende art, for indkoebsaftalers vedkommende eventuelt ledsaget af modtagne tilbud, begrundelsen for underhaandsaftalen og i givet fald udtalelsen fra Det Raadgivende Udvalg for Indkoeb og Aftaler, i det foelgende benaevnt CCAM

b) i forbindelse med autonom tildeling af stoette:

- for tildeling af finansiel stoette fra de forskellige fonde eller tilsvarende foranstaltninger: de dokumenter, der i givet fald kraeves i de tilhoerende grundforordninger samt udkast til beslutninger om ydelse af stoette

- for tilskud i almindelighed:

- modtagerens anmodning, i givet fald ledsaget af en beretning om anvendelsen af tidligere bevilgede tilskud

- begrundelsen for det tildelte beloeb

- udkastet til den skriftlige aftale eller andre lignende bilag

- budgetoverslaget for den foranstaltning, for hvilken ansoegningen om tilskud er indgivet, eller et tilsvarende dokument.

Afdeling III Fastsaettelse og betaling af udgifter

Artikel 67

Som bilag for leverancer i almindelighed betragtes navnlig leverandoerens faktura, eventuelt ledsaget af et eksemplar af det dokument, som ligger til grund for Faellesskabets forpligtelse (f.eks.: ordreseddel eller kontrakt).

I alle tilfaelde skal det af leverandoeren udfaerdigede dokument angive:

- leverancernes art og maengde, i paakommende tilfaelde med en beskrivelse af de dermed forbundne tjenesteydelser

- prisen pr. enhed og den samlede pris

- skatte- og afgiftsfritagelser; i givet fald en angivelse af de beloeb i skatter, afgifter og told paa leverancen, som er inkluderet i prisen.

Dette dokument eller et bilag hertil skal desuden vaere forsynet med en paategning fra den anvisningsberettigede eller den af ham bemyndigede person om:

- at leverancen er behoerigt modtaget med angivelse af dato og sted herfor

- at leverancen er opfoert paa fortegnelsen, hvis dette kraeves

- at alle elementer paa fakturaen er kontrolleret

- at der foreligger en udtalelse fra CCAM, hvis en saadan kraeves.

Artikel 68

For saa vidt angaar tjenesteydelser, betragtes navnlig leverandoerens faktura (eller nota) som bilag.

Fakturaen (eller notaen) skal:

- indeholde oplysninger om tjenesteydelsens art, eventuel pris pr. enhed, den samlede pris, skatte- og afgiftsfritagelse eller, saa vidt muligt, de beloeb i skatter og afgifter paa tjenesteydelsen, som er inkluderet i prisen

- baere paategningen »bon à payer« (»kan betales«), med den anvisningsberettigedes eller den af ham bemyndige persons underskrift, hvorved det attesteres, at tjenesteydelsen er behoerigt leveret, og at alle elementer paa fakturaen (eller notaen) er kontrolleret.

Artikel 69

1. For saa vidt angaar undersoegelses- og forskningskontrakter, betragtes foelgende som bilag:

a) et eksemplar af kontrakten og eventuelle tillaegskontrakter, som skal vedlaegges den foerste betalingsfuldmagt

b) ethvert dokument, som ifoelge kontrakternes finansielle bestemmelser kan tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodninger fra kontrahenten, fakturaer anvisninger fra forvaltningsudvalg i tilfaelde af associeringskontrakter samt ethvert andet dokument, der dokumenterer udgifterne). Den sidste betaling skal vaere ledsaget af et dokument med attestationen »tjenesteydelsen leveret« (»service fait«) udfaerdiget af den anvisningsberettigede.

2. For saa vidt angaar beslutninger om tildeling af finansiel stoette fra de forskellige fonde eller tilsvarende foranstaltninger, betragtes foelgende som bilag:

a) et eksemplar af beslutningen, der skal vedlaegges den foerste betalingsfuldmagt

b) ethvert dokument, som ifoelge de finansielle bestemmelser i grundforordningerne og i beslutningerne om tildeling af finansiel stoette kan tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodning, attestation for arbejdets paabegyndelse, situationsrapporter o.l.) Den sidste betaling skal vaere ledsaget af et dokument med attestation for programmets eller projektets fuldfoerelse samt en opgoerelse over de udgifter, der faktisk er afholdt til det paagaeldende program eller projekt.

3. For saa vidt angaar de i artikel 66, litra b), andet led, omhandlede tilskud, betragtes foelgende som bilag:

a) et eksemplar af beslutningen om ydelse af tilskuddet

b) modtagerens skriftlige accept af Faellesskabets kontrol, jf. finansforordningens artikel 87, og - hvis tilskuddets stoerrelse goer det berettiget - forelaeggelse af en rapport om projektets gennemfoerelse og anvendelsen af de modtagne midler.

Artikel 70

For saa vidt angaar personaleudgifter, betragtes foelgende som bilag:

a) for den maanedlige loen:

- den fuldstaendige liste over personalet med angivelse af alle elementer af vederlaget. Denne liste vedlaegges betalingsordren

- en formular (skema vedroerende personlige oplysninger), som viser enhver aendring af ethvert element i vederlaget. Formularen udarbejdes paa grundlag af de beslutninger, der traeffes i hvert enkelt tilfaelde

- hvis det drejer sig om ansaettelser eller udnaevnelser, skal fastsaettelsen af den foerste loen ledsages af en bekraeftet kopi af beslutningen om ansaettelse eller udnaevnelse

b) for oevrige vederlag (time- eller dagloennet personale):

en af den anvisningsberettigede udarbejdet opgoerelse, som viser tilstedevaerelsen i dage og timer

c) for overarbejde:

en af den dertil befoejede tjenestemand underskrevet opgoerelse, som attesterer det overarbejde, den ansatte har udfoert

d) for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:

- ordren om tjenesterejse behoerigt underskrevet af den kompetente myndighed

- »afregning for tjenesterejse« (»ordre de mission«) med angivelse af bl.a. tjenesterejsens maal, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til maalet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og oevrige behoerigt godkendte udgifter i henhold til dokumentation; afregningen underskrives af den, som har foretaget tjenesterejsen, og den dertil befuldmaegtigede overordnede myndighed

e) for andre personaleudgifter:

de bilag, som refererer til den afgoerelse, der danner hjemmel for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.

Artikel 71

For enhver forpligtelse, der indfries ved ratevis betaling, ledsages den foerste betalingsordre af en bekraeftet kopi af kontrakten eller beslutningen om tildeling af finansiel stoette. Paa de oevrige betalingsordrer henvises der til dette dokument og de(n) foregaaende betaling(er).

Ved udfaerdigelsen af den sidste betalingsordre skal den anvisningsberettigede attestere, at den paagaeldende foranstaltning er afsluttet, saaledes at de regnskabsmaessige konsekvenser heraf kan drages, i givet fald med bortfald af indgaaede, men endnu ikke indfriede forpligtelser til foelge.

Naar der i henhold til finansforordningens artikel 1, stk. 7, er fastsat en frist, skal det i regnskabet vaere muligt at finde frem til og uddrage de forpligtelser, der ikke er endeligt indfriet en maaned inden den paagaeldende dato. De anvisningsberettigede skal herefter forberede forslaget til bortfald af den ikke indfriede forpligtelse, eller, hvis betingelserne i artikel 1, stk. 7, er opfyldt, fremlaegge et forslag om aendring af den oprindelige forpligtelse, ledsaget af den relevante begrundelse herfor.

Artikel 72

Er flere betalinger baseret paa et enkelt bilag, skal der i alle betalingsordrerne henvises til det oprindelige bilag og til nummeret paa den betalingsordre, det ledsager.

Artikel 73

Undtagen i de i artikel 65 til 72 naevnte tilfaelde kan den anvisningsberettigede, hvis et originalt bilag ikke kan fremlaegges, erstatte dette med en bekraeftet kopi, og han skal i saa fald angive aarsagen til, at originalen ikke har kunnet fremlaegges, og attestere, at betaling ikke har fundet sted.

AFSNIT XI YDELSE AF FORSKUD (Finansforordningens artikel 46)

Artikel 74

Ud over forskud i henhold til vedtaegten eller en bestemmelse i en forskrift kan den anvisningsberettigede udbetale forskud til daekning af udgifter, som en tjenestemand eller anden ansat skal afholde for sin institutions regning. Disse udgifter, som i almindelighed henhoerer under personale- og driftsudgifter, kan vaere foranlediget af saerlige opgaver, eller der kan vaere tale om forventede udgifter af endnu ukendt art eller stoerrelse.

Artikel 75

Ydelsen af saadanne forskud og udpegelsen af den paagaeldende tjenestemand eller ansatte sker - paa forslag af den anvisningsberettigede og efter paagtegning af finansinspektoeren og positiv udtalelse fra regnskabsfoereren - paa grundlag af en af de i finansforordningens artikel 22 omhandlede myndigheder truffet beslutning, som fastsaetter forskuddets stoerrelse og varigheden af den periode, hvori det kan anvendes.

Hvis arten af en udgift er fastslaaet med tilstraekkelig sikkerhed, er enhver udbetaling af forskud betinget af, at der forinden er udarbejdet et forslag om indgaaelse af udgiftsforpligtelser herfor.

Artikel 76

Den udpegede tjenestemand eller ansatte er ansvarlig for de midler, der stilles til hans raadighed, og skal traeffe de noedvendige foranstaltninger til at sikre disse.

Senest ti dage efter gennemfoerelsen af den opgave, hvortil forskuddet var ydet, forelaegger den paagaeldende regnskabsfoereren en detaljeret redegoerelse for anvendelsen af forskuddet og tilbagebetaler et eventuelt restbeloeb.

Senest seks uger efter samme dato afvikler den anvisningsberettigede forskuddet med henblik paa at kunne afslutte den interimskonto, som blev oprettet ved ydelsen.

AFSNIT XII BANK- OG POSTGIROKONTI (Finansforordningens artikel 53)

Artikel 77

For at gennemfoere finansielle transaktioner kan institutionen aabne bank- og/eller postgirokonti i medlemsstaterne og eventuelt i tredjelande.

Artikel 78

Institutionen kan ligeledes vaere indehaver af konti i hver medlemsstats seddelbank eller det dér autoriserede pengeinstitut.

Artikel 79

Institutionen meddeler alle pengeinstitutter, hvor den har aabnet konti, navnene paa og underskriftsproever fra de ansatte, som er udpeget af den og er befoejet til at aabne konti og disponere over disse, tillige med eventuelle maksimumsbeloeb, som hver enkelt befuldmaegtiget maa haeve.

Artikel 80

For at der kan disponeres over kontiene, kraeves det, at to behoerigt befuldmaegtigede ansatte underskriver i faellesskab, hvoraf den ene skal vaere regnskabsfoereren, en underordnet regnskabsfoerer eller en forskudsbestyrer.

Med henblik paa gennemfoerelse af finansforordningens artikel 53 udpeger institutionen de ansatte, som er bemyndiget til at underskrive checks samt postgiro- og bankoverfoersler.

Inden de paagaeldende ansatte skriver under, skal de sikre sig, at der er overensstemmelse mellem betalingsordrerne og checkene og postgiro- og bankoverfoerslerne.

Artikel 81

Som hovedregel skal betaling af:

- tjenestemaends og oevrige ansattes maanedlige vederlag

- udgifter til leverancer eller tjenesteydelser paa mere end 350 ECU

ske pr. check eller pr. postgiro- eller bankoverfoersel.

AFSNIT XIII FORSKUDSFORVALTNING (Finansforordningens artikel 54)

Artikel 82

Der kan oprettes forskudsforvaltninger, naar betalingen af visse udgifter som foelge af disses art eller saerligt hastende karakter ikke kan foretages paa grundlag af en betalingsordre, der er underskrevet af den anvisningsberettigede og paategnet af finansinspektoeren. Uanset finansforordningen artikel 40 og 51 kan forskudsbestyreren foreloebig fastsaette og betale udgifter under forbehold af senere anvendelse af finansforordningens artikel 40, 41, 44, 45, 47 og 50.

Beslutning om oprettelse af forskudsforvaltninger og om vaesentlige aendringer i vilkaarene for disses funktion traeffes af de i finansforordningens artikel 22 naevnte myndigheder paa behoerigt begrundet forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsfoereren og finansinspektoeren.

Artikel 83

Beslutning om udnaevnelse af en forskudsbestyrer traeffes af de i finansforordningens artikel 22 naevnte myndigheder paa forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsfoereren.

I denne beslutning paamindes der om forskudsbestyrerens ansvar.

Artikel 84

De i artikel 82 og 83 omhandlede beslutninger meddeles de anvisningsberettigede, finansinspektoeren, regnskabsfoereren og Revisionsretten.

Artikel 85

1. Beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning indeholder bl.a. bestemmelser vedroerende:

a) formaalet med og maksimumsbeloebet for de forskud, der kan bevilges

b) eventuel aabning af en bankkonto og/eller en postgirokonto i den paagaeldende institutions navn

c) arten af og maksimumsbeloebet for hver udgift, som kan betales uden forudgaaende tilladelse

d) hyppigheden af og fremgangsmaaden for fremlaeggelse af bilag

e) en eventuel genoprettelse af forskuddet

f) den frist, inden for hvilken forskudsforvaltningens transaktioner skal vaere afviklet.

2. Betalinger maa kun foretages paa grundlag af og inden for rammerne af forudgaaende forpligtelser, der er undertegnet af den anvisningsberettigede og paategnet af finansinspektoeren.

Artikel 86

Efter finansforordningens artikel 54, stk. 2, er regnskabsfoereren den eneste, der kan overfoere midler til forskudsforvaltningerne.

De paagaeldende forskudsforvaltninger kan dog direkte opfoere forskellige lokale indtaegter hidroerende fra:

- salg af materiel

- publikationer

- diverse tilbagebetalinger

- renteafkast mv.

idet de opgoeres i henhold til gaeldende bestemmelser i finansforordningen og denne forordning.

Regnskabsfoereren fratraekker de paagaeldende beloeb ved senere tilfoersel af midler til de samme forskudsforvaltninger.

Artikel 87

Hver forskudsbestyrer er over for den anvisningsberettigede ansvarlig for fastsaettelsen af betalingen af gaeldsforpligtelser over for tredjemand og over for regnskabsfoereren for, at betalingerne foretages.

Artikel 88

Forskudsbestyreren foerer regnskab over de midler, han har til raadighed, over de afholdte udgifter og over de inkasserede indtaegter i overensstemmelse med regnskabsfoererens instrukser.

Artikel 89

Forskudsbestyreren traeffer de noedvendige forholdsregler til at sikre de midler, som er stillet til hans raadighed.

Artikel 90

Uafhaengigt af finansinspektoerens kontrol skal regnskabsfoereren saa vidt muligt jaevnligt selv kontrollere eller lade en underordnet regnskabsfoerer eller en tjenestemand, der er specielt befuldmaegtiget hertil - som regel paa stedet og uanmeldt - kontrollere, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, og at regnskabet er foert korrekt.

Artikel 91

Regnskabsfoereren og finansinspektoeren underretter hinanden om resultatet af deres kontrol og meddeler den anvisningsberettigede dette.

AFSNIT XIV BETALING AF RENTE VED TILBAGEFORDRING AF URETMAESSIGT UDBETALTE BELOEB (Finansforordningens artikel 49)

Artikel 92

Bestemmelserne i dette afsnit finder anvendelse i tilfaelde af tilbagefordring af uretmaessigt udbetalte beloeb, der tilkommer Faellesskabet, med forbehold af eventuelle bestemmelser i de grundlaeggende retsakter om EF's sektorpolitikker.

Artikel 93

1. Den i finansforordningens artikel 28, stk. 2, omhandlede indtaegtsordre skal for enhver konstateret fordring i forbindelse med tilbagefordring af et uretmaessigt udbetalt beloeb angive en forfaldsdato.

2. Regnskabsfoereren kan sammen med den paagaeldende anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behoerigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis denne forpligter sig til at betale rente efter den i artikel 94 anfoerte sats i hele henstandsperioden regnet fra den oprindelige forfaldsdato.

3. Hvis der gives henstand, kan regnskabsfoereren for bedre at beskytte Faellesskabets rettigheder forlange, at debitor stiller sikkerhed for baade hovedstol og rente af gaelden.

Artikel 94

1. Enhver fordring, der ikke er indfriet paa forfaldsdagen, er rentebaerende efter foelgende bestemmelser:

- for fordringer udtrykt i ecu: til den rentesats, som Den Europaeiske Fond for Monetaert Samarbejde anvender paa sine transaktioner i ecu (10), forhoejet med halvandet point

- for fordringer udtrykt i national valuta: til satsen for den tremaaneders interbankrente (ved salg) paa det paagaeldende marked, forhoejet med halvandet point

2. Der anvendes den rentesats, der gaelder i den maaned, hvor forfaldsdatoen falder.

3. Rentebeloebet beregnes fra forfaldsdatoen i indtaegtsordren til den dato, hvor hele gaelden er tilbagebetalt.

Artikel 95

Regnskabsfoereren kan efter aftale med finansinspektoeren afstaa fra at opkraeve rente, naar den finansielle indvirkning - paa grund af beloebets stoerrelse eller forsinkelsens varighed - er ubetydelig i forhold til de administrative omkostninger herved.

Artikel 96

Enhver delvis betaling fratraekkes foerst morarenterne efter artikel 94 og dernaest hovedstolen.

AFSNIT XV FREMGANGSMAADE VED INDKALDELSE AF BUD (Bundet udbud og frit udbud) (Finansforordningens artikel 57)

Artikel 97

De i dette afsnit omhandlede fremgangsmaader finder anvendelse, jf. dog artikel 126 til 129.

Artikel 98

Indkaldelsen af bud udformes saa vidt muligt efter en standardformular eller en standardtekst.

Artikel 99

Indkaldelsen af bud skal bl. a. indeholde oplysninger om:

a) de naermere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om der kraeves udfyldt en standardiseret svarformular

b) anvendelse af protokollen vedroerende privilegier og immuniteter saavel som henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betingelser, der finder anvendelse paa den paagaeldende aftale (materiel, arbejder, tjenesteydelser eller publikationer), og i givet fald til det dokument, som vedroerer de saerlige vilkaar for aftalen

c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved afgivelse af bud

d) besigtigelsesvilkaarene, som skal praeciseres noejagtigt, hvis en besigtigelse paa stedet er paaregnet

e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal vedstaa alle betingelserne i deres bud

f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser tilsidesaettes

g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhoerende bilag) skal indeholde i henhold til artikel 65 til 73

h) forbuddet mod enhver form for kontakt mellem institutionen og den bydende bortset fra foelgende undtagelsestilfaelde:

1. inden udloebet af fristen for indgivelse af bud:

- paa de bydendes foranledning:

supplerende oplysninger, som kun har til formaal at goere naermere rede for udbuddets karakter, maa meddeles de bydende

- paa institutionernes foranledning:

hvis institutionens tjenestegrene bliver opmaerksomme paa fejl, unoejagtigheder, udeladelser eller andre materielle mangler i udbudsteksten, maa de underrette de paagaeldende herom paa noejagtig samme maade, som blev fulgt ved indkaldelsen af bud

2. efter aabningen af buddene og paa foranledning af institutionens tjenestegrene:

- hvis et bud noedvendiggoer, at der indhentes yderligere oplysninger, eller med henblik paa at korrigere aabenlyse, materielle fejl i udformningen af buddet, maa institutionen tage initiativ til en kontakt med den bydende.

Artikel 100

I de tilfaelde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 99, litra h), anfoerte omstaendigheder, udarbejdes der en »notits til sagens akter«, og kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som senere forelaegges CCAM.

Artikel 101

Fortegnelsen over de almindelige betingelser, der finder anvendelse paa den paagaeldende aftale, vedlaegges indkaldelsen af bud. I givet fald vedlaegges tillige et dokument, som indeholder de saerlige betingelser vedroerende aftalen.

Artikel 102

Fristen for indgivelse af bud fastsaettes afhaengigt af aftalens art, under hensyn til hvor lang tid det tager at forberede svaret paa indkaldelsen af bud.

Artikel 103

Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:

- pr. post

det praeciseres i saa fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som indgivet paa afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgoerende. Postforsendelser skal vaere anbefalede, eller

- ved indlevering til institutionens tjenestegrene enten direkte eller af den bydendes stedfortraeder, herunder private postbesoergelsesfirmaer

det praeciseres i saa fald i indkaldelsen af bud, paa hvilken dag og paa hvilket klokkeslaet kuverterne skal vaere afleveret i institutionen, og til hvilken tjenestegren de skal afleveres mod dateret og underskrevet kvittering.

Datoen er den samme i begge tilfaelde.

Af fortrolighedshensyn og for at undgaa enhver form for problemer skal foelgende passus figurere i indkaldelsen af bud:

»Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. Begge kuverter skal vaere lukkede, og den inderste skal foruden angivelsen af den tjenestegren, den er stilet til som anfoert i indkaldelsen, baere paaskriften »Udbud - maa ikke aabnes af den interne posttjeneste« (»appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier«). Hvis der benyttes selvklaebende kuverter, skal de lukkes med klaebestrimmel, og afsenderens underskrift paafoeres tvaers hen over denne.«

Artikel 104

Alle bud skal aabnes.

Buddene aabnes af et saerligt udvalg. Finansinspektoeren skal underrettes om aabningen af buddene. Finansinspektoeren eller dennes repraesentant kan, hvis han maatte oenske det, deltage som observatoer.

Bud, der ikke opfylder de specifikke udbudsbetingelser, udelukkes.

Udvalgets medlemmer skal parafere hver side i hvert bud og udarbejde en rapport om aabningen af de indkomne bud, hvoraf det navnlig skal fremgaa, hvilke bud der opfylder betingelserne, samt hvilke der ikke goer det, med angivelse af aarsagen hertil.

Artikel 105

Alle bydende faar besked om resultatet af deres bud.

AFSNIT XVI FASTSAETTELSE AF DE FORSKELLIGE BELOEBSGRAENSER I FORBINDELSE MED AFTALER (Finansforordningens artikel 128)

Artikel 106

Den oevre beloebsgraense for indgaaelse af en underhaandsaftale i medfoer af finansforordningens artikel 58, litra a), fastsaettes til 12 000 ECU.

Artikel 107

Den i finansforordningens artikel 60 omhandlede nedre beloebsgraense for, hvornaar der skal indhentes udtalelse fra CCAM, fastsaettes til 42 000 ECU.

Artikel 108

Den i finansforordningens artikel 62 omhandlede beloebsgraense for obligatorisk sikkerhedsstillelse fastsaettes til 300 000 ECU.

Artikel 109

De i finansforordningens artikel 63 omhandlede oevre beloebsgraenser for aftaler om betaling efter regning eller faktura fastsaettes til:

- 900 ECU for udgifter, der afholdes paa institutionens midlertidige arbejdssteder

- 2 400 ECU for udgifter, der afholdes udenfor institutionens midlertidige arbejdssteder.

Artikel 110

I medfoer af finansforordningens artikel 97 om indgaaelse af aftaler, der involverer bevillinger til forskning og teknologisk udvikling, fastsaettes foelgende beloebsgraenser:

- den oevre beloebsgraense for indgaaelse af underhaandsaftaler fastsaettes til 90 000 ECU for videnskabeligt og teknisk udstyr samt for bygge- og anlaegsarbejder

- de nedre beloebsgraenser for, hvornaar der skal indhentes udtalelse fra CCAM, fastsaettes:

a) for videnskabeligt og teknisk udstyr til 420 000 ECU

b) for varer og materiel, som ikke har videnskabelig og teknisk karakter, til 90 000 ECU

c) for varer og materiel, som ikke har videnskabelig og teknisk karakter, naar finansforordningens artikel 58, litra c), d) og e), finder anvendelse, til 30 000 ECU.

AFSNIT XVII OPGAVERNE FOR DE RAADGIVENDE UDVALG FOR INDKOEB OG AFTALER (CCAM) (Finansforordningens artikel 60 og 97)

Afdeling I Almindelige bestemmelser

Artikel 111

Paa de i finansforordningens artikel 60, 61 og 97 fastsatte betingelser anmodes CCAM som raadgivende organ om at afgive udtalelse om:

a) alle udkast til aftaler om bygge- og anlaegsarbejder, indkoeb og tjenesteydelser, herunder undersoegelser, til beloeb, som er stoerre end de i denne forordnings artikel 107 og 110 naevnte, samt om forslag vedroerende erhvervelse af fast ejendom uanset beloebets stoerrelse

b) udkast til tillaegsaftaler til de under litra a) naevnte aftaler i alle tilfaelde af grundlaeggende aendringer, navnlig hvor de paagaeldende tillaegsaftaler kan bevirke, at den oprindelige aftales beloeb aendres

c) udkast til tillaegsaftaler, som bevirker, at det samlede beloeb for en allerede indgaaet aftale, som oprindelig laa under de i litra a) omhandlede graenser, overstiger disse graenser

d) formularer og standardtekster vedroerende indkaldelse af bud samt udkast, som afviger vaesentligt fra saadanne standardtekster

e) udkast til indkaldelse af bud af saerlig betydning eller karakter

f) spoergsmaal i forbindelse med aftalers indgaaelse eller gennemfoerelse (annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af konventionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelser fra de saerlige og de almindelige udbudsbetingelser mv.), naar spoergsmaalet er betydningsfuldt nok til at begrunde anmodningen om udtalelse

g) udkast til aftaler til beloeb, som er mindre end det i litra a) fastsatte, paa begaering af den kompetente anvisningsberettigede eller et medlem af CCAM, naar en af dem finder, at de paagaeldende aftaler giver anledning til principspoergsmaal eller er af saerlig karakter.

Artikel 112

CCAM afgiver:

a) henstillinger vedroerende den almindelige politik for indkoeb i og uden for Faellesskabet og foretager eller lader eventuelt foretage undersoegelser heraf

b) henstillinger om den naermere fastsaettelse af de almindelige betingelser for indkoeb og aftaler.

Artikel 113

Sager, som forelaegges CCAM til udtalelse, skal vaere ledsaget af en rapport, som udarbejdes og forelaegges af den ansvarlige tjenestemand eller af en stedfortraeder udpeget af den anvisningsberettigede.

Denne rapport skal bl. a. indeholde:

a) en teknisk og oekonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed

b) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.

Artikel 114

For hver enkelt sags vedkommende afgives der en udtalelse underskrevet af formanden for CCAM. Denne udtalelse meddeles de beroerte tjenestegrene.

Artikel 115

Hvert CCAM vedtager selv sin forretningsorden. Denne meddeles den paagaeldende institution, de oevrige institutioners CCAM samt Revisionsretten.

Hver CCAM soerger for sit vedkommende for en korrekt anvendelse af de raadsdirektiver, som er omhandlet i artikel 126.

Afdeling II Saerlige bestemmelser vedroerende det faelles forskningscenter

Artikel 116

Kommissionen kan fastsaette passende interne bestemmelser vedroerende sammensaetningen af CCAM og dettes opgaver, naar det drejer sig om Det Faelles Forskningscenters virksomhed, i betragtning af de saerlige behov, der goer sig gaeldende i den sammenhaeng.

De interne bestemmelser udarbejdes efter hoering af finansinspektoeren og tilstilles Europa-Parlamentet og Revisionsretten til orientering.

Afdeling III Institutionernes (11) faelles raadgivende udvalg for indkoeb og aftaler (CCAMI)

Artikel 117

Kollegiet af administrationschefer for Faellesskabets institutioner kan traeffe foranstaltninger til at nedsaette et CCAMI, der i overensstemmelse med kravet om forsvarlig oekonomisk forvaltning skal styrke samarbejdet mellem institutionerne med henblik paa faelles indgaaelse af visse aftaler om indkoeb samt af andre aftaler i forbindelse med forvaltningen af bevillinger til finansiering af faellesinstitutionelle foranstaltninger.

Artikel 118

CCAMI har bl. a. foelgende opgaver:

a) Det afgiver udtalelse, naar alle eller flere institutioner beslutter at indgaa faelles aftaler paa de i artikel 117 anfoerte omraader paa grund af de oekonomiske fordele, som denne fremgangsmaade kan indebaere.

Udvalget udtaler sig heri om den fulgte fremgangsmaades formelle rigtighed, om valget af bydende samt generelt om de betingelser, der er fastsat for indgaaelse af aftalen, under hensyntagen til samtlige institutioners interesse.

I dette tilfaelde skal de enkelte institutioners CCAM ikke hoeres desangaaende, men de underrettes om udtalelsen.

b) Det kan, navnlig paa anmodning af en eller flere administrationschefer eller et eller flere CCAM, undersoege og raadgive i spoergsmaal, der kan vaere af interesse eller faa konsekvenser paa interinstitutionelt plan, i forbindelse med indgaaelse af de i artikel 117 anfoerte aftaler.

I den sammenhaeng undersoeger udvalget spoergsmaalet og fremsaetter de forslag, som findes hensigtsmaessige.

Artikel 119

CCAMI bestaar af to repraesentanter for hver institution, saa vidt muligt udpeget blandt medlemmerne af institionens CCAM, idet der efter faelles aftale mellem institutionerne foruden repraesentanterne for de enkelte administrationers tjenestegrene skal vaere:

- en repraesentant for de for juridiske spoergsmaal ansvarlige tjenestegrene

- en repraesentant for de for finanser ansvarlige tjenestegrene

- en repraesentant for finansinspektoeren, med observatoerstatus.

For saa vidt angaar repraesentanterne for disse tre tjenestegrene vil institutionerne indbyrdes kunne aftale en turnusordning.

Formandskabet for CCAMI varetages af institutionerne paa skift for en periode paa to aar.

Kommissionen varetager sekretariatet for CCAMI.

Artikel 120

Hvad proceduren angaar, finder artikel 113 og 114 anvendelse.

Artikel 121

CCAMI fastsaetter selv sin forretningsorden. Det giver hver institution meddelelse om dens ordlyd.

AFSNIT XVIII FORUDGAAENDE SIKKERHEDSSTILLELSE FOR AFTALERNES GENNEMFOERELSE (Finansforordningens artikel 62)

Artikel 122

Naar det som garanti for aftalernes gennemfoerelse kraeves, at leverandoerer af varer, entreprenoerer eller leverandoerer af tjenesteydelser paa forhaand stiller sikkerhed, skal denne sikkerhed daekke ikke blot hele garantiperioden, men en periode, der er tilstraekkelig lang til, at man kan soege sig fyldestgjort i sikkerheden. Den skal i princippet stilles i form af en indbetaling til institutionen i samme valuta som den, der er angivet for betalingen af leverancer eller arbejdsydelser.

Artikel 123

Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af institutionens regnskabsfoerer godkendt tredjemand. Denne kaution stilles i den valuta, som betalingen efter kontrakten eller aftalen skal foretages i, og er omfattet af de samme regler, som den sikkerhed, der er naevnt i artikel 122.

Artikel 124

Til stoette for den foerste betalingsfuldmagt, som udstedes til gennemfoerelse af en aftale, der kraever sikkerhedsstillelse, suppleres de saedvanlige bilag med en af regnskabsfoereren bekraeftet kopi af den kvittering, som er udstedt ved indbetalingen af sikkerheden, eller af en af regnskabsfoereren bekraeftet kopi af den erklaering, som er modtaget fra den virksomhed eller tredjemand, som stiller sikkerheden.

Artikel 125

Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 123 naevnte kautioner, som erstatter den, frigoeres paa de betingelser, som er fastsat i bestemmelserne vedroerende aftaler, undtagen i tilfaelde af manglende eller forsinket gennemfoerelse, jf. finansforordningens artikel 62, fjerde afsnit.

AFSNIT XIX BESTEMMELSER VEDROERENDE FAELLESSKABSINSTITUTIONERNES ANVENDELSE AF RAADETS DIREKTIVER OM OFFENTLIGE BYGGE- OG ANLAEGSARBEJDER, OM INDKOEB OG OM TJENESTEYDELSER (Finansforordningens artikel 64)

Artikel 126

Raadets direktiver om offentlige bygge- og anlaegsarbejder, om indkoeb og om tjenesteydelser finder anvendelse paa institutionernes indgaaelse af aftaler, hvis aftalebeloebet er lig med eller overstiger de i disse direktiver fastsatte beloebsgraenser.

Artikel 127

Udtrykkene »bygge- og anlaegskontrakt«, »indkoebsaftale« og »tjenesteydelsesaftale« fortolkes i overensstemmelse med definitionerne i de i artikel 126 omhandlede direktiver.

Artikel 128

Hver institution betragtes - i det omfang aftalerne finansieres over bevillinger, der er opfoert under institutionens egen sektion i det almindelige budget - som »ordregivende myndighed« efter de i artikel 126 omhandlede.

Artikel 129

Institutionerne skal, naar de indgaar aftaler om bygge- og anlaegsarbejder, indkoeb og tjenesteydelser, overholde de i de paagaeldende direktiver fastsatte bestemmelser for saa vidt angaar:

- reglerne om avertering

- de faelles regler vedroerende tekniske specifikationer

- de faelles regler for deltagelse

- kriterierne for kvalitativ udvaelgelse

- kriterierne for tildeling af kontrakter.

AFSNIT XX FASTSAETTELSE AF VAERDIEN AF LOESOERE, SOM SKAL OPFOERES PAA MAENGDE- OG VAERDIFORTEGNELSEN (Finansforordningens artikel 65)

Artikel 130

Paa maengde- og vaerdifortegnelsen opfoeres alt loesoere:

- med en anskaffelsesvaerdi paa 350 ECU eller derover

- med en brugstid paa over et aar (to aar for loesoere af videnskabelig og teknisk art (12))

- som ikke har karakter af forbrugsgoder.

Loesoere, der anskaffes, skal registreres i maengde- og vaerdifortegnelsen, hvori kvitteringer for modtagelsen indgaar som integrerende dele, med en passende beskrivelse af den paagaeldende genstand og angivelse af dens placering, anskaffelsesdato og pris pr. enhed.

Kvitteringer for modtagelsen betragtes som passende beskrivelse.

Artikel 131

Ved institutionernes kontrol af maengde- og vaerdifortegnelsen skal de forvisse sig om, at hver enkelt loesoeregenstand forefindes og svarer til angivelserne i maengde- og vaerdifortegnelsen. Kontrollen gennemfoeres som led i et treaarligt kontrolprogram.

AFSNIT XXI AVERTERING VEDROERENDE SALG AF LOESOERE (Finansforordningens artikel 66)

Artikel 132

1. Salg af loesoere offentliggoeres:

a) ved passende lokal avertering, naar koebsvaerdien pr. enhed er paa 7 000 ECU eller derover. Der skal gaa mindst 14 dage mellem den sidste avertering og salgsaftalens indgaaelse

b) i en meddelelse om salg i De Europaeiske Faellesskabers Tidende, naar koebsvaerdien pr. enhed er paa 340 000 ECU eller derover. Passende avertering kan desuden finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gaa mindst en maaned mellem tidspunktet for offentliggoerelsen af meddelelsen i De Europaeiske Faellesskabers Tidende og salgsaftalens indgaaelse.

2. Avertering kan undlades, naar en saadan fremgangsmaade paa grund af omkostningerne ved averteringen ikke frembyder saerlige fordele.

3. Institutionerne er forpligtet til i hvert enkelt tilfaelde at soege at opnaa den bedst mulige pris ved salg af loesoere.

AFSNIT XXII REGNSKABSKONTOPLANENS UDARBEJDELSE OG FUNKTION (Finansforordningens artikel 70)

Artikel 133

Udarbejdelse af regnskabskontoplanen

Regnskabskontoplanen udarbejdes i to adskilte men samordnede dele, som goer det muligt at foere:

- budgetregnskabet

- det almindelige regnskab.

Artikel 134

Budgetregnskabet

1. Budgetregnskabet omfatter for hver underinddeling af budgettet:

a) For saa vidt angaar udgifter:

- bevillinger godkendt via det oprindelige budget, bevillinger opfoert paa tillaegs- og/eller aendringsbudgetter, bevillinger afsat som foelge af deltagelse af tredjemand, bevillinger som foelge af overfoersler samt det samlede beloeb for de saaledes disponible bevillinger. Forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og foelges saerskilt

- regnskabsaarets forpligtelser og betalinger.

b) For saa vidt angaar indtaegter:

- overslag opfoert i det oprindelige budget, overslag opfoert i tillaegs- og/eller aendringsbudgetter, indtaegter hidroerende fra bidrag fra tredjemand samt det samlede beloeb for de saaledes anslaaede indtaegter

- regnskabsaarets konstaterede fordringer og inkasserede beloeb.

c) Uindfriede forpligtelser og udestaaende fordringer fra tidligere regnskabsaar.

Endvidere opfoeres paa budgetregnskabet de samlede foreloebige forpligtelser vedroerende Den Europaeiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL), Garantisektionen, og de dertil svarende betalinger i form af forskud.

Disse forpligtelser opstilles saales, at de kan sammenholdes med de samlede bevillinger til EUGFL, Garantisektionen.

2. Der oprettes saerskilte konti for separat at kunne foelge:

- udnyttelsen af fremfoerte bevillinger

- udnyttelsen af genopfoerte bevillinger

- afviklingen af uindfriede forpligtelser.

For saa vidt angaar indtaegterne, oprettes der saerskilte konti for separat at kunne foelge udestaaende fordringer fra tidligere regnskabsaar.

3. Kontiene kan specificeres, saaledes at det bliver muligt at fastslaa resultaterne efter formaal.

4. Kontiene foeres i boeger efter et loesbladssystem eller ved hjaelp af edb.

Artikel 135

Det almindelige regnskab

1. Det almindelige regnskab giver mulighed for at opstille en oversigt over institutionens aktiver og passiver.

2. Regnskabskontoplanen for det almindelige regnskab opstilles efter et decimalklassifikationssystem.

3. Regnskabssystemet skal omfatte foelgende kontoklasser:

- klasse 1: konti for permanent kapital

- klasse 2: konti for anlaegsaktiver

- klasse 3: lagerkonti

- klasse 4: debitor- og kreditorkonti

- klasse 5: kasse- og bankkonti

- klasse 6: udgiftskonti

- klasse 7: indtaegtskonti

- klasse 8: saerlige konti.

4. Hver klasse omfatter tocifrede grupper, som igen er inddelt i trecifrede undergrupper. Afhaengigt af institutionens behov har de konti, der underinddeler disse undergrupper, fem eller seks cifre.

5. I klasse 4, debitor- og kreditorkonti, opfoeres alle transaktioner med tredjemand og periodeafgraensningsposteringer.

Den indeholder navnlig de interimskonti, der goer det muligt at opfoere indtaegterne fra tilbagebetalingen af acontobeloeb som naevnt i finansforordningens artikel 7, nr. 7, samt de konti, der goer det muligt at foelge genanvendelsen som naevnt i finansforordningens artikel 27, stk. 2.

6. I klasse 5, kasse- og bankkonti, opfoeres transaktioner vedroerende vaerdipapirbeholdninger, kasse-, bank- og postgirotransaktioner samt de transaktioner, som udfoeres af underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrere. Der oprettes en saerskilt konto for hver bankkonto, postgirokonto, kasse- og forskudsforvaltning.

7. I klasse 6, udgiftskonti, opfoeres bruttosummen af de udgifter, som er opfoert paa budgetregnskabet.

Der oprettes saerskilte konti for udgifter vedroerende:

- det indevaerende regnskabsaars bevillinger

- bevillinger fremfoert i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1, litra b)

- bevillinger fremfoert i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1, litra a)

- bevillinger fremfoert i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 2

- bevillinger vedroerende tredjemands deltagelse i henhold til finansforordningens artikel 4, stk. 2.

8. I klasse 7, indtaegtskonti, opfoeres summen af de inkasserede beloeb paa budgetregnskabet.

Der oprettes saerskilte konti for inkasseringer vedroerende:

- konstaterede fordringer for det indevaerende regnskabsaar

- udestaaende fordringer fra tidligere regnskabsaar.

9. I klasse 8, saerlige konti, opfoeres ved aarets udgang transaktioner vedroerende regnskabsafslutningen.

10. Hver institutions regnskabsfoerer opstiller en detaljeret regnskabskontoplan efter det i stk. 3 naevnte regnskabssystem, jf. dog artikel 21. Han opretter grupper, undergrupper og konti afhaengigt af sin forvaltnings saerlige behov og anfoerer i hvert enkelt tilfaelde formaalet med og funktionsvilkaarene for kontiene.

Artikel 136

Det almindelige regnskabs funktion

1. Det almindelige regnskab foeres pr. kalenderaar som dobbelt bogholderi.

2. Kontiene foeres i boeger efter et loesbladssystem eller ved hjaelp af edb.

3. Regnskabet danner grundlag for opstillingen af en samlet balance, dvs. en opgoerelse over alle institutionens aktiv- og passivkonti, herunder alle opgjorte konti, med angivelse af hver enkelt kontos:

- nummer

- tekst

- samlede beloeb i debet

- samlede beloeb i kredit

- saldo.

4. Kontiene foeres paa en saadan maade, at der kan foretages en detaljeret analyse af transaktionerne og saldiene. De finansielle oversigter skal ved hjaelp af en passende opdeling give et korrekt billede af institutionens vaesentlige aktiver og passiver. Endnu ikke inkasserede indtaegter opfoeres paa periodeafgraensningskontoens passivside, og de dertil svarende fordringer opfoeres paa aktivsiden under rubrikken »diverse debitorer« eller andre relevante rubrikker. De af regnskabsaarets udgifter, der endnu ikke er konteret i forvaltningsregnskabet, opfoeres paa periodeafgraensningskontoens aktivside under rubrikken »udgifter, der skal konteres«. Forvaltningsregnskabet skal indeholde alle de elementer, som goer det muligt at sammenholde det med balancen.

Saldoen paa hver konto afstemmes regelmaessigt med bilag eller anden dokumentation, bl. a. med:

- konti over faste aktiver, som foreskrevet i artikel 130

- indestaaender paa bank- og postgirokonti, ved en almindelig afstemning med de af pengeinstitutterne fremsendte kontoudtog

- kassebeholdningen, ved afstemning med kasseboegerne

- forskudsforvaltninger og andre forskud i henhold til artikel 74, ved at kontrollere, om reglerne for forskudsforvaltningerne og for udbetaling af forskud samt bogfoeringsreglerne er overholdt

- udgifts- og indtaegtskontiene i klasse 6 og 7, der hver maaned skal afstemmes med de tilsvarende samlede beloeb paa budgetregnskabet.

5. Institutionernes mellemregningskonto afstemmes maanedligt og udlignes regelmaessigt.

6. For interimskontiene foretages regelmaessigt kontrol af:

- misligholdte fordringer, ved underretning fra regnskabsfoereren til den anvisningsberettigede om ikke-inkasserede indtaegter og om de skridt, der er taget

- ikke-foretagne betalinger, ved at regnskabsfoereren underretter den anvisningsberettigede om aarsagen til, at betalingerne ikke er foretaget, og om beloebenes stoerrelse

- midler, der skal overfoeres, paa grundlag af de samlede oversigter over personalets loenninger eller lignende oversigter

- andre interimskonti, gennem en analyse af regnskabssaldiene og meddelelse til den anvisningsberettigede om enhver transaktion, der ikke er afviklet inden for de frister, der fastsaettes hvert aar.

Interimskontiene afvikles hurtigst muligt og senest inden for den i finansforordningens artikel 71 fastsatte frist.

7. Gennemgangskontiene for genanvendelse skal goere det muligt at foelge genanvendelsen af de i finansforordningens artikel 27, stk. 2, omhandlede indtaegter og at udarbejde den i finansforordningens artikel 78, nr. 1) og 3), naevnte opstilling.

8. Bank- og postgirokonti foeres i nationale valutaer og i ecu.

De i nationale valutaer angivne beloeb omregnes til ecu efter de kurser, der er fastsat i henhold til artikel 1. Saldi i ecu paa konti foert i national valuta og i ecu justeres hver maaned.

9. Det Faelles Forskningscenters regnskab optages i Kommissionens almindelige regnskab.

10. Medmindre andet gaelder i henhold til en forordning, opstilles alle finansielle oversigter efter gaeldende regnskabsprincipper, herunder de ved Raadets direktiver fastlagte principper. De naermere regler for anvendelsen af disse principper, som ajourfoeres med jaevne mellemrum, vedtages efter forskrifterne i artikel 21.

AFSNIT XXIII BESTEMMELSER VEDROERENDE FTU-BEVILLINGER (Finansforordningens artikel 94 og 96)

Artikel 137

For aktiviteter, der henhoerer under Det Faelles Forskningscenter, udarbejdes der til stoette for budgettet en vejledende oversigt, der viser sammenhaengen mellem udgifternes formaal - forskningsoejemed og andre aktiviteter - og de midler, der anvendes ved gennemfoerelsen i form af:

- vedtaegtsomfattet og ikke-vedtaegtsomfattet personale

- administrativ og teknisk infrastruktur

- videnskabelig og teknisk stoette

- direkte aktionsbevillinger.

Det Faelles Forskningscenter foerer, i det omfang det er noedvendigt for forvaltningen af hver enkelt af de aktiviteter, der henhoerer under dets kompetence, herunder opgaver i forbindelse med tjenesteydelser for tredjemand og bistand til Kommissionens tjenestegrene, et regnskab, der goer det muligt at foelge de faktiske udgifter paa grundlag af elementerne i oversigten.

Artikel 138

For aktiviteter, der henhoerer under indirekte aktioner, udarbejdes der til stoette for budgettet en oversigt, der viser samenhaengen mellem udgifternes formaal - forskningsoejemed og andre aktiviteter - og deres art, opdelt paa foelgende maade:

- interventioner

- ikke-vedtaegtsomfattet personale (13)

- drift

- infrastruktur

- information og publikationer

- vedtaegtsomfattet personale (14)

Med hensyn til foeringen af regnskabet traeffes der passende foranstaltninger med henblik paa at sikre overvaagningen af budgettets gennemfoerelse for de enkelte forskningsmaal, paa grundlag af elementerne i oversigten.

Artikel 139

1. Kommissionen modtager forskud i forbindelse med aktiviteter, den udfoerer for tredjemands regning. Formaalet med disse forskud er at finansiere dels de personaleudgifter, generalomkostninger og gennemfoerelsesmidler, som disse aktiviteter indebaerer, dels de saerlige investeringer, som de kraever. Forskuddene medregnes i de tilsvarende budgettildelinger.

2. Ikke-anvendte forskud refunderes ved bortfald af de tilsvarende bevillinger via forvaltningsregnskabet. Anvendte forskud refunderes med en andel af indtaegterne fra tredjemands betaling for ydelserne. Til grund for refusionen af forskuddene laegges den indtaegtsandel, der svarer til Kommissionens personaleudgifter, udgifter ved anvendelsen af dens almindelige tjenester og gennemfoerelsesmidler samt de saerlige investeringer. Kommissionen bevarer resten af indtaegterne, dvs. de der svarer til loebende udgifter, der klart kan henfoeres til kontrakter, ved at opfoere yderligere bevillinger under de poster, hvor disse saerlige udgifter kan opfoeres.

3. Det fastlaegges i enhver kontrakt om levering af tjenesteydelser til tredjemand i overensstemmelse med de interne regler, hvilken indtaegtsandel der refunderes.

Indtaegter, der skal bruges til refusion af forskud, og indtaegter, der foerer til, at der afsaettes yderligere bevillinger, opfoeres under saerskilte poster i Kommissionens oversigt over indtaegter.

AFSNIT XXIV BESTEMMELSER OM FORVALTNINGEN AF DRIFTSBEVILLINGER UDEN FOR FAELLESSKABET (Finansforordningens artikel 121, 122 og 123)

Afdeling I Forskudsforvaltninger

Artikel 140

I medfoer af finansforordningens artikel 54 oprettes der med henblik paa betaling af visse udgiftskategorier en forskudsforvaltning for hver lokal enhed uden for Faellesskabet.

I beslutningerne om oprettelse af disse forskudsforvaltninger fastsaettes regler for, hvorledes disse skal fungere, i overensstemmelse med hver enkelt lokal enheds saerlige behov.

Afdeling II Forpligtelser og betalinger

Artikel 141

For samtlige enheder udarbejdes der forslag til de samlede foreloebige forpligtelser.

Disse forslag, ledsaget af et udgiftsoverslag for hver lokal enhed, fremsendes til finansinspektoeren til paategning, og registreres derefter af regnskabskontoret; de samlede forpligtelser kan tages op til revision, hvis behovene aendres.

Artikel 142

1. De i finansforordningens artikel 22 omhandlede myndigheder kan paa forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsfoereren og finansinspektoeren give tilladelse til, at der i delegationer, hvor der kun er et begraenset antal tjenestemaend og ansatte, der kan bemyndiges til at underskrive checks og postgiro- eller bankoverfoersler, kun anvendes én underskrift.

2. Kommissionen bestemmer, hvorledes de ansatte, som den har bemyndiget til at disponere over delegationens konti, skal meddele de lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftsproever.

Afdeling III Saerlige bestemmelser om forelaeggelse for CCAM

Artikel 143

1. I henhold til finansforordningens artikel 60 og artikel 111 i naervaerende forordning kan aftaler om leje af bygninger uden for Faellesskabet undtagelsesvis indgaas direkte af den anvisningsberettigede paa betingelse af, at CCAM i forvejen - for de paagaeldende lande og byer - har modtaget en fyldestgoerende meddelelse om aftalen og har godkendt de grundlaeggende kriterier, bl. a. vedroerende:

- arten af den bygning, som skal lejes, under hensyn til det paataenkte formaal (bolig, kontor mv.)

- de parametre - eventuelt med oevre og nedre graenser - som skal overholdes med hensyn til areal og pris

- kontraktens bestemmelser.

2. Hvis den anvisningsberettigede stilles over for omstaendigheder, der afviger fra de vedtagne, som omhandlet i stk. 1, og i forvejen at CCAM godkendte kriterier, forelaegges de(t) konkrete tilfaelde paa ny udvalget.

3. Den anvisningsberettigede aflaegger periodisk rapport til CCAM om anvendelsen af stk. 1.

Afdeling IV Fortegnelser

Artikel 144

1. De loebende fortegnelser over loesoere, der udgoer Faellesskabernes formue, foeres for delegationernes vedkommende paa stedet. De tilsendes med jaevne mellemrum de centrale tjenestegrene efter de regler, der er fastsat af Kommissionen.

Loesoere, der er under forsendelse til delegationerne, opfoeres paa en foreloebig liste, indtil det kan opfoeres paa de loebende fortegnelser.

2. Avertering af salg af delegationernes loesoere skal ske i overensstemmelse med retlige eller saedvanlige forhold det paagaeldende sted.

AFSNIT XXV AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 145

De i denne forordning anfoerte faste beloeb justeres proportionelt med forbrugerprisindekset i Faellesskabet og med foelgende tidsintervaller:

- hvert tredje aar, medmindre der sker en ekstraordinaer udvikling i naevnte indeks for saa vidt angaar de beloeb, der er anfoert i artikel 31 (det forvaltede beloeb), 81, 130, 132 samt i artikel 106 til 110. Beloebene afrundes

- hvert aar for saa vidt angaar de beloeb, der er anfoert i artikel 31 (godtgoerelsen). Disse beloeb afrundes opad eller nedad til naermeste hele ecu.

Kommissionen, som fastsaetter de nye beloeb med ovennaevnte intervaller og efter ovennaevnte kriterier, giver de oevrige institutioner meddelelse om beloebene.

Artikel 146

Bestemmelserne i naervaerende forordning er ikke til hinder for anvendelsen af de saerlige bestemmelser i finansforordningen, som gaelder for bevillingerne til forskning og teknologisk udvikling (finansforordningens afsnit VII), Den Europaeiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL), Garantisektionen (finansforordningens afsnit VIII), bistand til tredjelande (finansforordningens afsnit IX), forvaltning af bevillingerne til EF-ansatte, som goer tjeneste i tredjelande, og den dertil knyttede forvaltning (finansforordningens afsnit X) samt til Kontoret for De Europaeiske Faellesskabers Officielle Publikationer (finansforordningens afsnit XI).

Artikel 147

Institutionerne meddeler senest seks maaneder efter datoen for denne forordnings ikrafttraeden Revisionsretten de bestemmelser, som de har vedtaget med henblik paa gennemfoerelsen af den.

Artikel 148

Forordning 86/610/EOEF, Euratom, EKSF ophaeves.

Artikel 149

Denne forordning traeder i kraft den 1. januar 1994.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gaelder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfaerdiget i Bruxelles, den 9. december 1993.

Paa Kommissionens vegne

Peter SCHMIDHUBER

Medlem af Kommissionen

(1) EFT nr. L 356 af 31. 12. 1977, s. 1.

(2) EFT nr. L 70 af 16. 3. 1990, s. 1.

(3) EFT nr. L 360 af 19. 12. 1986, s. 1.

(4) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 9.

(5) EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 1.

(6) Satsen offentliggoeres hver maaned i C-nummeret i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.

(7) Raadets afgoerelse 88/376/EOEF, Euratom (EFT nr. L 185 af 15. 7. 1988, s. 24).

(8) Raadets forordning (EOEF, Euratom) nr. 1552/89. - Raadets forordning (EOEF, Euratom) nr. 1553/89 (EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 9).

(9) Disse satser offentliggoeres hver maaned i C-nummeret i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.

(10) Jf. finansforordningens artikel 22, stk. 5.

(11) Fastsat for Det Faelles Forskningscenter i »Instrukssamling for opgoerelser« (dok. 13.131/XV/68-F) og »Materielfortegnelse - generelt« (dok. 2168/IX/1972-F - med senere opdateringer).

(12) Vedtaegtsomfattet personale omfatter tjenestemaend i stillinger, der figurerer i stillingsfortegnelserne, samt ansatte, der er omfattet af ansaettelsesvilkaarene for de oevrige ansatte. Ikke-vedtaegtsomfattet personale omfatter - jf. Kommissionens ordning om minibudgetter af 22. maj 1990 - alle andre ansatte (vikarer, udstationerede tjenestemaend fra medlemsstaterne, leverandoerer af tjenesteydelser, kontrakter med virksomheder mv.).