RETSAKT UDSTEDT AF EUROPOLS STYRELSESRÅD den 1. oktober 1998 om fastsættelse af dets forretningsorden (1999/C 26/08)

STYRELSESRÅDET HAR -

under henvisning til konventionen, udarbejdet på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union, om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen) (1), særlig artikel 28, stk. 7, og

ud fra følgende betragtning:

Det tilkommer styrelsesrådet med enstemmighed at fastsætte sin forretningsorden -

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1 Styrelsesrådets sammensætning

1. Styrelsesrådets medlemmer og suppleanter (i det følgende benævnt »medlemmer«) som omhandlet i Europol-konventionens artikel 28, stk. 2 og 3, skal have den nødvendige autoritet på de områder, som hører under styrelsesrådets kompetence.

2. På styrelsesrådets møder har medlemmerne, Europols direktør og repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt »Kommissionen«) ret til at lade sig ledsage og rådgive af sagkyndige, hvis antal fastsættes af styrelsesrådets formand.

3. Hver medlemsstat underretter Europols direktør og styrelsesrådets sekretær, når et medlem udnævnes eller fratræder.

Artikel 2 Den administrative bistand til styrelsesrådet

1. Styrelsesrådet råder over den administrative bistand, der er nødvendig for udførelsen af dets opgaver. Europol stiller disse strukturer til rådighed. For at sikre at styrelsesrådet fungerer tilfredsstillende, udvælger det blandt den del af Europols personale, der ikke er med i ledelsen, en sekretær, som opfylder de af styrelsesrådet fastsatte krav på grundlag af følgende kriterier:

a) egnethed til at udføre opgaverne

b) det administrative niveau, som fastsættes af styrelsesrådet

c) rådighed med henblik på udførelsen af opgaverne.

Sekretæren udfører de opgaver, som styrelsesrådet pålægger vedkommende, og er ansvarlig over for styrelsesrådet for deres udførelse. Med styrelsesrådets godkendelse og under dettes ansvar kan sekretæren imidlertid også udføre andre opgaver.

Styrelsesrådet fastsætter varigheden af sekretærens tjenesteperiode og kan tilbagekalde eller forny udnævnelsen.

2. Hvert nyt formandskab fører tilsyn med styrelsesrådets dokumentation og udarbejder et dokument herom, som det forelægger styrelsesrådet til godkendelse på det første ordinære møde.

Artikel 3 Styrelsesrådets formandskab

Styrelsesrådets formand udarbejder den foreløbige dagsorden for møderne og leder disse.

Artikel 4 Styrelsesrådets arbejdsgang

1. Styrelsesrådet holder mindst et ordinært møde under hvert formandskab efter indkaldelse fra formanden.

2. Hvis formanden skønner, at omstændighederne kræver det, kan han indkalde til møde i styrelsesrådet, enten på eget initiativ eller efter anmodning fra en tredjedel af styrelsesrådets medlemmer. Hvis en medlemsstat, Kommissionen eller Europols direktør anmoder om, at der indkaldes til møde, hører formanden resten af medlemmerne, og hvis en tredjedel af dem er indforstået, indkalder han til mødet.

Formanden skal i de i første afsnit nævnte tilfælde indkalde til mødet senest 30 dage efter modtagelsen af anmodningen.

3. Styrelsesrådet kan indkalde sagkyndige, som skal udtale sig om bestemte punkter på dagsordenen.

4. I tilfælde, hvor styrelsesrådet under hensyn til sagens karakter ikke finder det nødvendigt at holde plenarmøde, kan det nedsætte et eller flere ad hoc-udvalg, og udpege så mange medlemmer, som det finder nødvendigt for at udføre de opgaver, som pålægges udvalget. Udvalget mødes under forsæde af styrelsesrådets formand og opløses, når det har afsluttet de opgaver, det blev nedsat til at udføre.

Artikel 5 Dagsorden

1. Styrelsesrådets formand udarbejder den foreløbige dagsorden for hvert møde. Sekretæren sender den til de øvrige medlemmer, til Kommissionen og til Europols direktør senest 14 dage før mødets begyndelse. Hvis der indkaldes til et ekstraordinært møde, udsendes dagsordenen i ugen forud for mødets afholdelse.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som et medlem af styrelsesrådet, Kommissionen eller Europols direktør har begæret optaget derpå, forudsat at den relevante dokumentation modtages i Europol senest 16 dage før det pågældende mødes afholdelse.

3. På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, hvortil den relevante dokumentation er blevet tilsendt medlemmerne, Kommissionen og Europols direktør senest samme dag, som dagsordenen blev afsendt.

4. Dagsordenen vedtages med simpelt flertal af styrelsesrådet ved begyndelsen af hvert møde.

Artikel 6 Styrelsesrådets forhandlinger

1. Styrelsesrådet er kun beslutningsdygtigt, hvis tre fjerdedele af medlemmerne er tilstede. Hvis det beslutningsdygtige antal ikke er til stede, afslutter formanden mødet og indkalder til et nyt møde snarest muligt. På det nye møde er det beslutningsdygtige antal to tredjedele af styrelsesrådets medlemmer.

2. Formanden leder mødet, idet han giver forrang til medlemmer, der ønsker at rejse et procedurespørgsmål eller et præliminært spørgsmål.

3. Medmindre andet vedtages enstemmigt af styrelsesrådet på grund af sagens hastende karakter, kan styrelsesrådet kun forhandle og træffe afgørelse på grundlag af dokumenter og udkast, der er udfærdiget på Den Europæiske Unions officielle sprog.

Artikel 7 Afstemninger på styrelsesrådets møder

1. Styrelsesrådet foretager afstemning på initiativ af sin formand, som endvidere skal indlede en afstemningsprocedure på initiativ af et medlem af styrelsesrådet, såfremt et flertal af medlemmerne udtaler sig herfor.

2. Fuldmagt til at afgive stemme kan kun gives til den suppleant, der repræsenterer den pågældende medlemsstat.

3. Stemmefordelingen angives i forbindelse med hver afgørelse, som styrelsesrådet vedtager. Afgørelsen ledsages af en note med angivelse af mindretallets synspunkter, hvis mindretallet fremsætter ønske herom. Afstemningen foregår ved håndsoprækning eller ved navneopråb, hvis resultatet af en afstemning ved håndsoprækning anfægtes.

4. Der kan foretages hemmelig afstemning om afgørelser og udnævnelser på anmodning af et af medlemmerne, eller hvis formanden træffer beslutning herom. I tilfælde af hemmelig afstemning er det formanden, der foretager stemmeoptællingen bistået af to andre medlemmer af styrelsesrådet. Formanden meddeler omgående resultatet. Formanden kan tillade et medlem at give en kort begrundelse for sin stemme.

Artikel 8 Vedtagelse af aftaler

1. Styrelsesrådet kan vedtage aftaler med simpelt flertal, medmindre det i Europol-konventionen eller i gennemførelsesbestemmelser hertil kræves, at de vedtages med enstemmighed eller kvalificeret flertal på to tredjedele.

Stemmefordelingen angives i forbindelse med de afgørelser og aftaler, som styrelsesrådet vedtager, medmindre afstemningen har været hemmelig, jf. artikel 7.

2. Styrelsesrådet kan kun nedsætte ad hoc-udvalg med samtykke fra to tredjedele af de tilstedeværende medlemmer.

3. Forslag om at forelægge eller undlade at forelægge et spørgsmål for styrelsesrådet til godkendelse, skal sættes til afstemning, før substansen i det pågældende spørgsmål drøftes.

4. Forslag, som omhandler flere spørgsmål, skal opdeles, hvis der fremsættes anmodning herom.

5. Når der foreligger flere forslag vedrørende samme spørgsmål, stemmes der først om det forslag, der har størst rækkevidde. Når der er tale om ændringsforslag, stemmes der først om det ændringsforslag, som adskiller sig mest fra den oprindelige tekst. Når der er tale om ændringsforslag til et ændringsforslag, stemmes der først om det, der har størst rækkevidde. Til sidst stemmes der om den udgave af teksten, der er resultatet af de forudgående afstemninger.

Artikel 9 Mødeprotokol

1. Der udfærdiges en protokol for hvert møde i styrelsesrådet, som skal indeholde:

- deltagerliste

- referat af drøftelserne

- de af styrelsesrådet vedtagne afgørelser med angivelse af stemmefordelingen i forbindelse med hver afstemning.

2. Styrelsesrådet godkender protokollen på det efterfølgende møde.

Udkastet til protokol forelægges kun styrelsesrådet til godkendelse, hvis det er blevet tilsendt medlemmerne mindst fire uger før det pågældende møde. Udkastet til protokol sendes også til Europols direktør og desuden til Kommissionens repræsentant, hvis denne har deltaget i mødet. Udkastet til protokol for de møder, Kommissionens repræsentant ikke har deltaget i, sendes til ham efter styrelsesrådets afgørelse.

3. Hvis udkastet til protokol ikke er blevet afsendt rettidigt, godkendes det først på det følgende møde i styrelsesrådet.

I tilfælde, hvor der går meget lang tid mellem to møder i styrelsesrådet, kan medlemmerne fremsætte deres bemærkninger eller give deres samtykke ved skriftlig procedure.

4. Ændringsforslag til protokoludkastet indgives skriftligt til formanden senest to timer før det møde, hvor protokollen skal godkendes.

5. Den godkendte protokol underskrives af styrelsesrådets formand og af sekretæren.

Artikel 10 Årsberetning

1. Årsberetningen om Europols aktiviteter godkendes enstemmigt af styrelsesrådet i første halvår af det efterfølgende kalenderår.

I det foregående halvår godkender styrelsesrådet den plan over Europols fremtidige aktiviteter, der er nævnt i Europol-konventionens artikel 28, stk. 10.

Både beretningen og planen udarbejdes af Europols ledelse i så god tid, at fristerne i første og andet afsnit kan overholdes.

2. Beretningen skal indeholde følgende:

A. Indledning.

B. Status over opfyldelsen af målene i det forløbne år.

- Gennemførte aktiviteter.

- Budgetudgifter.

- De nødvendige personalemæssige og tekniske ressourcer.

C. Gennemgang af de planlagte mål.

- Udgifter på kort sigt.

- Udgifter på mellemlang sigt.

D. Konklusioner.

3. I overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 34 godkender styrelsesrådet i første kvartal hvert år en særlig årsrapport med uddrag af oplysningerne i stk. 2, litra A og B, som Rådets formandskab skal tilsende Europa-Parlamentet.

Artikel 11 Korrespondance

Korrespondance til styrelsesrådet sendes til Europol og stilles til formanden for styrelsesrådet. Sekretæren varetager korrespondancen.

Artikel 12 Udgifter for deltagerne i styrelsesrådets møder

1. Europol afholder rejseudgifterne for styrelsesrådets medlemmer og for sagkyndige, som deltager i møderne, dog højst for to sagkyndige fra hver medlemsstat. Hver medlemsstat afholder opholdsudgifterne for sine medlemmer og sagkyndige. Udgifter for yderligere sagkyndige afholdes af medlemsstaterne.

2. Europol afholder udgifterne til rejse og ophold for sagkyndige, som styrelsesrådet indkalder, jf. artikel 4, stk. 3, i denne forretningsorden.

Artikel 13 Forretningsordens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter dens godkendelse i styrelsesrådet.

Artikel 14 Ændring af forretningsordenen

I tilfælde af ændring af denne forretningsorden sender sekretæren den ajourførte udgave til alle medlemmerne af styrelsesrådet, Europols direktør og Kommissionen. Den nye forretningsorden træder i kraft dagen efter godkendelsen.

Udfærdiget i Haag, den 1. oktober 1998.

For styrelsesrådet

K. RUSO

Formand

(1) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 1.