BILAG

Regler og procedurer for den gensidige forsikringsmekanisme

INDHOLD

1. BAGGRUND 11

1.2. Budgetstruktur, omkostninger i forbindelse med og aktører, der er involveret i, forvaltningen af mekanismen 11

1.2.1. Mekanismens specifikke budgetstruktur 11

1.2.2. Anvisningsberettigede 11

1.2.3. Kommissionens udpegede tjenestegren til forvaltning af mekanismen 12

1.2.4. Mekanismens regnskabsfører 12

1.2.5. Forvalteren af finansielle aktiver 13

1.2.6. Tværtjenstlig gruppe under den gensidige forsikringsmekanisme 13

2. BIDRAG TIL MEKANISMEN 13

2.1. Procedure nr. 1 — Bidrag 13

3. TILBAGEBETALING AF MEKANISMENS BIDRAG 14

3.1. Generelle regler 14

3.2. Procedure nr. 2 — Tilbagebetaling og tilbageførsel 14

3.2.1. Procedure 2a — Fuldstændig tilbagebetaling til støttemodtagerne 14

3.2.2. Procedure 2b — Fuldstændig tilbageførsel til den relevante budgetpost 14

3.2.3. Procedure 2c — Delvis tilbagebetaling til de juridiske enheder og tilbageførsel til den relevante budgetpost 14

4. MEKANISMENS INTERVENTIONER (MISLIGHOLDELSER) 15

4.1. Indledning 15

4.2. Procedure nr. 3 — Mekanismens intervention 15

4.2.1. Procedure 3a — Mekanismens intervention i igangværende aktioner (direkte overførsel til konsortium) 15

4.2.2. Procedure 3b — Andre interventioner fra mekanismen (overførsel til budgetpost) 16

5. REGNSKABSSYSTEM 17

5.1. Årsregnskab 17

5.2. Edb-baseret regnskabssystem 18

5.3. Gennemførelse af betalinger 18

5.4. Opkrævelse af indtægter og inddrivelse af fordringer 18

5.5. Forvaltning af »GF01«-bankkonti 18

INDLEDNING

Dette bilag indeholder regler og procedurer for alle de tjenestegrene, der er involveret i driften og forvaltningen af den gensidige forsikringsmekanisme (»mekanismen«).

Disse regler og procedurer finder anvendelse på aktioner, der finansieres under det syvende rammeprogram (1) (»RP7«), Horisont 2020 (2) (»H2020«), Horisont Europa (3) (»HE«) og Euratoms forsknings- og uddannelsesprogram (4) (»Euratomprogrammerne«).

En omfattende brugervejledning for medarbejdere med ansvar for gennemførelsen af aktioner under RP7, H2020, HE og Euratomprogrammerne vil blive medtaget i vejledningen for mekanismen.

1. BAGGRUND

1.2. Budgetstruktur, omkostninger i forbindelse med og aktører, der er involveret i, forvaltningen af mekanismen

1.2.1. Mekanismens specifikke budgetstruktur

Selv om mekanismen ikke har status som juridisk person, har den en struktur og et regnskabs- og budgetsystem (virksomhedskode »GF01«), der er uafhængigt af Kommissionens (virksomhedskode »BG32«) og andre EU-organers.

1.2.2. Anvisningsberettigede

Kommissionen er anvisningsberettiget for mekanismen.

I denne afgørelse forstås ved »de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede« følgende i forbindelse med driften af mekanismen, som hver især er ansvarlige for den del af budgettet for RP7, H2020, HE eller Euratomprogrammerne, som de gennemfører:

— Generaldirektørerne i Kommissionens forskellige generaldirektorater

— For Euratomprogrammerne vedkommende generaldirektøren for GD RTD

— Direktørerne for forvaltningsorganerne

— Indehavere af tilsvarende stillinger i enheder, der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, såsom administrerende direktører for fællesforetagender og andre relevante finansieringsorganer, forudsat at opgaverne i forbindelse med driften af mekanismen overdrages i overensstemmelse med finansforordningens artikel 154 (5) og på de betingelser for deltagelse i mekanismen, der er fastsat i det instrument, der overdrager budgetgennemførelsesopgaverne.

De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er ansvarlige for at tilbageholde bidraget til mekanismen i henhold til de tilskudsaftaler, de forvalter, fra hver af de første forfinansieringer.

De er også ansvarlige for i) returnering af bidrag fra mekanismen til støttemodtagere og ii) mekanismens interventioner, herunder betalinger og inddrivelser. De er derfor også ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede i »GF01«-regnskabssystemet.

De bærer fortsat det fulde ansvar for at sikre, at de midler, de forvalter, anvendes korrekt, og at de udgifter, som de kontrollerer, er lovlige og korrekte.

1.2.3. Kommissionens udpegede tjenestegren til forvaltning af mekanismen

GD RTD er som den udpegede tjenestegren ansvarlig for at overvåge og føre tilsyn med den forsvarlige økonomiske forvaltning af mekanismens finansielle transaktioner. Dette fritager ikke de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for deres individuelle ansvar.

Den udpegede tjenestegren skal navnlig:

— overføre modtagernes bidrag fra den specifikke »BG32«-konto uden for budgettet til »GF01«-bankkontoen (6)

— overføre bidrag fra »GF01«-bankkontoen til forvalteren af finansielle aktiver

— overvåge, at der er tilstrækkelig likviditet på »GF01«-bankkontoen til at kunne reagere hurtigt på anmodninger om tilbagebetaling og anmodninger om indgriben

— regelmæssigt forsyne mekanismens regnskabsfører med alle de oplysninger, der er nødvendige, for at vedkommende kan udføre sine opgaver

— sikre en detaljeret overvågning og opfølgning af beløb, der overføres til eller fra forvalteren af finansielle aktiver

— regelmæssigt give forvalteren af finansielle aktiver en prognose for strømmen af bidrag og afkast på grundlag af oplysninger fra de involverede tjenester og alle andre oplysninger, som forvalteren af finansielle aktiver med rimelighed kan kræve for at kunne udføre sine opgaver

— forelægge de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede kvartalsrapporter om mekanismens finansielle situation

— overvåge mekanismens situation og udvikling for at give Kommissionen mulighed for om nødvendigt at træffe passende afhjælpende foranstaltninger for at gøre det muligt for mekanismen at fortsætte sine interventioner til beskyttelse af Unionens finansielle interesser og returnere bidrag til modtagerne ved betaling af saldoen

— efterfølgende kontrollere, at de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har tilbageholdt bidraget til mekanismen korrekt fra hver af de første forfinansieringer, og at bidraget er lig med den procentsats, der er fastsat i tilskudsaftalen, og som finder anvendelse på det maksimale tilskudsbeløb, der er angivet i tilskudsaftalen

— validere eller afvise de transaktioner, som de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har godkendt, efter kontrol af deres lovlighed og formelle rigtighed. I tilfælde af uenighed om muligheden for en transaktion afgiver den udpegede tjenestegren en ikkebindende udtalelse, inden den valideres

— fungere som formand for mekanismens tværtjenstlige gruppe, jf. punkt 1.2.6

— sikre, at indholdet af mekanismens vejledning er ajourført

— bistå de finansielle medarbejdere i den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

1.2.4. Mekanismens regnskabsfører

Mekanismens regnskabsfører varetager sin rolle i overensstemmelse med principperne i »charter for Kommissionens regnskabsførers opgaver og ansvarsområder« (7).

Mekanismens specifikke regnskabssystem er en del af Kommissionens regnskabssystem. Dens regnskab er imidlertid adskilt fra regnskabet for Unionens almindelige budget.

Den udpegede tjenestegren og forvalteren af de finansielle aktiver, der er omhandlet i punkt 1.2.5, giver mekanismens regnskabsfører alle de oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af regnskabet, som skal give et retvisende billede af mekanismens aktiver og passiver. Mekanismens regnskabsfører kan kontrollere de modtagne oplysninger og foretage enhver yderligere kontrol, der skønnes nødvendig, inden regnskabet underskrives. Mekanismens regnskabsfører kan give udtryk for forbehold med angivelse af deres art og omfang.

1.2.5. Forvalteren af finansielle aktiver

Generaldirektoratet for Budget (GD BUDG) forvalter som forvalter af finansielle aktiver mekanismens aktiver i overensstemmelse med den serviceleveranceaftale, som det indgår med den udpegede tjenestegren.

I serviceleveranceaftalen fastlægges forholdet mellem den udpegede tjenestegren og forvalteren af finansielle aktiver samt investeringsreglerne for mekanismen med henblik på at finde den rette balance mellem et acceptabelt niveau af investeringsrisiko og mekanismens langsigtede finansielle levedygtighed (8).

Forvalteren af finansielle aktiver overvåger fondene i overensstemmelse med reglerne i serviceleveranceaftalen og indberetter alle relevante oplysninger vedrørende dennes mandat til den udpegede tjenestegren.

1.2.6. Tværtjenstlig gruppe under den gensidige forsikringsmekanisme

Den tværtjenstlige gruppe under den gensidige forsikringsmekanisme ("den tværtjenstlige gruppe) består af de generaldirektorater, forvaltningsorganer og fællesforetagender, der er involveret i driften af mekanismen. Dens medlemmer omfatter også en repræsentant for Kommissionens Juridiske Tjeneste, GD BUDG og den fælles juridiske tjeneste.

Den tværtjenstlige gruppe ledes af den udpegede tjenestegren. Den har en rådgivende funktion.

2. BIDRAG TIL MEKANISMEN

I overensstemmelse med den relevante tilskudsaftale vil bidraget blive tilbageholdt fuldt ud fra den første forfinansiering. Hvis EU-tilskudsbeløbet forhøjes ved en ændring, vil der blive anvendt en supplerende tilsvarende tilbageholdelse som bidrag til mekanismen (9).

2.1. Procedure nr. 1 — Bidrag

Trin 1

Ved indgåelsen af en tilskudsaftale beholder den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede bidragsprocenten fra forfinansieringen som fastsat i tilskudsaftalen.

Den ansvarlige for den finansielle initiering opretter en forfinansieringsbetalingsordre (10) (»BO«) i sit eget regnskabssystem. Den del af beløbet for denne BO, der er beregnet til mekanismen, registreres af den relevante ansvarlige for den finansielle initiering på en specifik konto uden for budgettet i dennes eget regnskabssystem.

BO’en følger den relevante godkendelsesprocedure og gennemføres af den relevante regnskabsfører (11).

Trin 2

Den udpegede tjenestegren overfører regelmæssigt de samlede kumulative bidrag fra de specifikke konti uden for budgettet til »GF01«-regnskabssystemet (12) ved hjælp af en BO.

BO’en kontrolleres af en finanskontrollør, der er bemyndiget af den udpegede tjenestegrens ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og gennemføres af Kommissionens regnskabsfører.

Trin 3

Den udpegede tjenestegren tillader ved hjælp af en BO overførsel af bidragene fra »GF01«-regnskabssystemet til mekanismens forvalter af finansielle aktiver og sikrer, at »GF01«-bankkontoen har tilstrækkelig likviditet til at kunne reagere på anmodninger om afkast og interventioner.

Denne BO kontrolleres af en finanskontrollør, som er bemyndiget af den udpegede tjenestegrens ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og gennemføres af mekanismens regnskabsfører.

Den udpegede tjenestegren kontrollerer efterfølgende, at den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har beregnet og tilbageholdt mekanismens bidrag fra den første forfinansiering korrekt. Hvis der konstateres en fejl, underretter den udpegede tjenestegren den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, som korrigerer beløbet.

3. TILBAGEBETALING AF MEKANISMENS BIDRAG

3.1. Generelle regler

I henhold til artikel 37, stk. 4, i forordning (EU) 2021/695 skal det bidrag, der overføres til mekanismen, tilbagebetales til modtagerne ved betaling af saldoen. Det beløb, der skal tilbagebetales, omfatter morarenter af tilbageholdelsen, hvis det er relevant, men ikke renter genereret af mekanismen.

Hvis beregningen af saldobetalingen ikke berettiger til tilbagebetaling af noget eller en del af det oprindelige bidrag til modtagerne, skal hele bidraget eller den relevante del tilbageføres til den relevante budgetpost, hvorfra den oprindelige forpligtelse blev godkendt.

3.2. Procedure nr. 2 — Tilbagebetaling og tilbageførsel

Tilbagebetalingen af bidragene sker i henhold til følgende tre procedurer:

3.2.1. Procedure 2a — Fuldstændig tilbagebetaling til støttemodtagerne

Hvis beregningen af saldobetalingen berettiger fuld tilbagebetaling af det oprindelige bidrag, tilbagebetaler den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede bidraget til modtagerne via koordinatoren for aktionen.

Den ansvarlige for den finansielle initiering opretter en BO til fordel for aktionens koordinator i ABAC’s (13)»GF01«-regnskabssystem. BO’en kontrolleres derefter af en finanskontrollør, godkendes af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, valideres af den udpegede tjeneste i ABAC SAP (14) og gennemføres af mekanismens regnskabsfører.

Hvis der konstateres en fejl, afviser den udpegede tjenestegren transaktionen i ABAC SAP og underretter den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

3.2.2. Procedure 2b — Fuldstændig tilbageførsel til den relevante budgetpost

Hvis beregningen af saldobetalingen efter hensyntagen til kravene i den gældende tilskudsaftale ikke berettiger til tilbagebetaling af nogen del af det oprindelige bidrag til modtagerne, tilbagefører den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede det fulde beløb til den budgetpost, hvorfra den oprindelige betaling blev foretaget.

Med henblik herpå godkender den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en indtægtsordre (»IO«) over for mekanismen i sit regnskabssystem. Når IO’en er valideret af den relevante regnskabsfører, opretter den ansvarlige for initieringen en BO i GF01-regnskabssystemet.

Den ansvarlige for den finansielle initiering opretter en BO i ABAC’s »GF01«-regnskabssystem til tilbageførsel til den budgetpost, hvorfra den oprindelige betaling blev foretaget. BO’en kontrolleres derefter af en finanskontrollør, godkendes af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, valideres af den udpegede tjenestegren i ABAC SAP og gennemføres af mekanismens regnskabsfører.

Hvis der konstateres en fejl, afviser den udpegede tjenestegren transaktionen i ABAC SAP og underretter den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

3.2.3. Procedure 2c — Delvis tilbagebetaling til de juridiske enheder og tilbageførsel til den relevante budgetpost

Hvis beregningen af saldobetalingen berettiger en delvis tilbagebetaling af det oprindelige bidrag til modtagerne, tilbagebetaler den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede et delbeløb til aktionens koordinator.

Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede tilbagefører det resterende beløb til den budgetpost, hvorfra den oprindelige betaling blev foretaget.

Med henblik herpå godkender den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en IO over for mekanismen i sit regnskabssystem. Når IO er valideret af den relevante regnskabsfører, initierer den ansvarlige for initieringen to BO’er i ABAC GF01-regnskabssystemet. Den ene til budgetposten, og den anden til aktionens koordinator. Begge BO’er kontrolleres derefter af en finanskontrollør, godkendes af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, valideres af den udpegede tjenestegren i ABAC SAP og gennemføres af mekanismens regnskabsfører.

Hvis der konstateres en fejl, afviser den udpegede tjenestegren transaktionen i ABAC SAP og underretter den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

4. MEKANISMENS INTERVENTIONER (MISLIGHOLDELSER)

4.1. Indledning

Hvis en modtager (herunder koordinatoren) misligholder sine forpligtelser — dvs. ikke på forfaldsdatoen betaler hele eller en del af det beløb, der er fastsat i debetnotaen — og hvis der ikke foreligger garantier eller yderligere mulige kompensationer, overvejer den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede at iværksætte en intervention fra mekanismen i overensstemmelse med de relevante kontraktlige bestemmelser (RP7, H2020, Euratomprogrammerne eller HE). Mekanismens interventioner påvirker ikke eventuelle administrative sanktioner eller foranstaltninger, der kan pålægges den misligholdende retlige enhed i henhold til finansforordningen.

Medmindre mekanismens interventioner følger af en kontraktbestemmelse i Horisont 2020-tilskudsaftalen, kan mekanismen ikke gribe ind, hvis det økonomiske afkast, som mekanismen genererer, ikke er tilstrækkeligt til at dække misligholdelsen, og Kommissionen, forvaltningsorganet, fællesforetagendet eller EU-organet skal tilbagesøge det skyldige beløb direkte fra modtageren eller, hvis det er muligt, dennes tilknyttede enhed/tredjepart.

Der kan ikke iværksættes en intervention fra mekanismen:

— for IO’er udstedt efter betaling af saldoen

— for IO’er udstedt med henblik på inddrivelse af konventionalbod og/eller økonomiske sanktioner, som en juridisk enhed skylder.

Hvis den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede efter betaling af saldoen udsteder en IO til koordinatoren for ikkefordelte forfinansieringsbeløb, mellemliggende betalinger eller saldobetalinger, vil mekanismen ikke gribe ind.

4.2. Procedure nr. 3 — Mekanismens intervention

4.2.1. Procedure 3a — Mekanismens intervention i igangværende aktioner (direkte overførsel til konsortium)

Hvis en modtager (herunder koordinatoren) i konsortiet indstiller sine aktiviteter under en igangværende aktion (»misligholdende modtager«), og hvis de beløb, som den misligholdende modtager uberettiget har modtaget, ikke tilbagebetales af sidstnævnte til konsortiet, griber mekanismen ind ved at betale sådanne beløb til koordinatoren (hvis den misligholdende modtager er koordinatoren, vil mekanismen betale det skyldige beløb fra denne enhed til den nye koordinator), hvis følgende kumulative betingelser er opfyldt:

(a) aktionen er stadig i gang (15)

(b) den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede finder, at interventionen er nødvendig og hensigtsmæssig, for at konsortiet kan gennemføre aktionen med et godt resultat

(c) resten af konsortiet indvilliger i at gennemføre projektet med de samme mål

(d) der underskrives en ændring af tilskudsaftalen, hvorved aktiviteterne for den misligholdende modtager (eller koordinator) indstilles

(e) der udpeges en ny koordinator med de resterende tilskudsmodtageres samtykke, hvis den misligholdende modtager er koordinatoren.

Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er ansvarlig for at kontrollere, at disse betingelser er opfyldt.

Denne procedure finder ikke anvendelse på forfinansieringsbeløb eller mellemliggende betalinger, som ikke er fordelt af koordinatoren.

Med henblik på at kontrollere og overvåge transaktionens lovlighed, formelle rigtighed og mulighed kontrollerer den udpegede tjenestegren, at disse betingelser er opfyldt, og afviser transaktionen, hvis betingelserne ikke er opfyldt. Når den udpegede tjenestegren afviser transaktionen, underretter den den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede om årsagerne hertil. Hvis den udpegede tjenestegren mener, at betingelsen i litra b) ikke er opfyldt, afgiver den en ikkebindende udtalelse i et notat til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. Hvis den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er uenig, bekræfter denne skriftligt sin holdning i et begrundet svar.

For hver intervention kan den udpegede tjenestegren anmode om adgang til administrative og finansielle sagsakter.

Trin 1

Den ansvarlige for den finansielle initiering af den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede initierer en BO til fordel for koordinatoren (eller den nye koordinator) i »GF01«-regnskabssystemet på det beløb, som den misligholdende modtager uberettiget har modtaget. BO’en kontrolleres derefter af en finanskontrollør, godkendes af den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, og, hvis den valideres af den udpegede tjeneste i ABAC SAP, gennemføres af mekanismens regnskabsfører.

Ud fra et juridisk synspunkt vil betalingen blive foretaget af Kommissionen, forvaltningsorganet, fællesforetagendet eller et andet finansieringsorgan, selv om betalingen gennemføres af mekanismens regnskabsfører via GF01-kontoen.

Trin 2

Sideløbende hermed opretter den ansvarlige for den finansielle initiering hos den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en IO på vegne af Kommissionen, forvaltningsorganet, fællesforetagendet eller et andet finansieringsorgan mod den misligholdende modtager i »GF01«-regnskabssystemet og skal angive mekanismens bankkonto. Denne IO kontrolleres derefter af en finanskontrollør, godkendes af den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, og, hvis den valideres af den udpegede tjenestegren i ABAC SAP, gennemføres af mekanismens regnskabsfører, som også sørger for at følge op på den.

Hvis den misligholdende modtager erklærer sig konkurs eller insolvent eller er under opløsning eller likvidation, skal den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede hurtigst muligt fremsende en gældserklæring til kurator (16). Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede skal også sende likvidatoren den tilhørende debetnota.

4.2.2. Procedure 3b — Andre interventioner fra mekanismen (overførsel til budgetpost)

Denne procedure finder anvendelse i følgende tilfælde, hvor de udstedte debetnotaer ikke er blevet betalt:

a) en modtagers (herunder koordinatoren (17)) aktivitetsophør inden betaling af saldoen i tilfælde, hvor procedure 3a ikke finder anvendelse

b) en koordinators aktivitetsophør inden betaling af saldoen, fordi koordinatoren ikke har fordelt forfinansieringen eller en mellemliggende betaling til de øvrige modtagere i konsortiet

c) der forefindes gæld som følge af en »negativ betaling af saldoen«.

Trin 1

Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede udsteder en IO til modtageren eller koordinatoren i sit regnskabssystem for at inddrive det skyldige beløb (i overensstemmelse med den relevante tilskudsaftale).

Trin 2

Hvis debetnotaen ikke betales helt eller delvist inden for den fastsatte frist, og hvis hel eller delvis modregning fra den relevante regnskabsførers side ikke er mulig, skal regnskabsføreren underrette den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede opretter, kontrollerer og godkender derefter en BO i »GF01«-regnskabssystemet for at betale hele eller den del af debetnotaen, der endnu ikke er betalt. Hvis BO’en valideres af den udpegede tjenestegren i ABAC SAP, gennemføres den af mekanismens regnskabsfører.

Trin 3

Sideløbende hermed opretter, verificerer og godkender den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en ny IO over for den misligholdende støttemodtager i »GF01«-regnskabssystemet. Hvis denne valideres af den udpegede tjenestegren i ABAC SAP, gennemføres den af mekanismens regnskabsfører, som sørger for opfølgning og tager de skridt, der er fastsat i finansforordningen, til at sikre inddrivelse af det skyldige beløb.

Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede genererer en ny debetnota på vegne af Kommissionen, forvaltningsorganet, fællesforetagendet eller et andet finansieringsorgan til fordel for mekanismen, som blot erstatter den oprindelige debetnota, bibeholder den samme betalingsdato og rentesats og underretter debitor på korrekt vis.

Hvis modtageren honorerer debetnotaen, indbetales midlerne til »GF01«-bankkontoen sammen med de påløbne morarenter.

Hvis modtageren ikke betaler debetnotaen, kan der være andre muligheder for inddrivelse af de pågældende midler, f.eks. modregning af de skyldige beløb, at ansvaret for betalingen overdrages til modtagerens tilknyttede enheder (18), eller tvangsinddrivelse, hvis det er relevant (19), eller, hvis det drejer sig om finansieringsorganer, enhver anden passende foranstaltning, der er planlagt i overensstemmelse med deres regler og procedurer.

For trin (2) og (3): Med henblik på at kontrollere og overvåge transaktionens lovlighed og formelle rigtighed (BO og IO) kan den udpegede tjenestegren anmode om adgang til administrative og finansielle sagsakter. Hvis der konstateres en fejl, afviser den udpegede tjenestegren transaktionen og underretter den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Bemærkninger til kapitel 4.2

1. I henhold til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og for at beskytte Unionens finansielle interesser bør den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede kontrollere, om konsortiet eller dets medlemmer har opfyldt deres forpligtelse til rettidigt (i henhold til tilskudsaftalen/den kommenterede tilskudsaftale) at oplyse om koordinatorens manglende fordeling af forfinansieringen eller den mellemliggende betaling. Så snart den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede modtager sådanne oplysninger, skal vedkommende straks træffe enhver mulig foranstaltning for at suspendere eventuelle yderligere betalinger til den misligholdende koordinator. Den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede kan også overveje, om en forsinkelse i disse oplysninger, der medfører en yderligere finansiel eksponering for EU-budgettet (dvs. en yderligere betaling), skal tilskrives konsortiemedlemmerne.

2. Hvis den manglende fordeling indberettes af konsortiets medlemmer med ubegrundet forsinkelse for at udløse mekanismens indgriben, skal den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede indhente rimelig sikkerhed for, at koordinatoren ikke har indgået nogen form for bi- eller multilateral aftale med nogen af de ubetalte modtagere, navnlig for at reducere eller modregne eller kompensere for en del af det pågældende beløb. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede kan om nødvendigt anmode koordinatoren og/eller modtagerne om dokumentation for overførsel eller modtagelse.

3. Gælder kun for 4.2.2. Hvis en modtager erklærer sig konkurs, insolvent eller er under likvidation eller opløsning, indleder Kommissionen, forvaltningsorganet, fællesforetagendet eller et andet finansieringsorgans ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede straks en intervention fra mekanismen inden den fastsatte frist i debetnotaen (trin 1). Hvis den IO, der er udstedt i »GF01«, er udstedt eller kan udstedes inden en given frist, bør kun den debetnota, der svarer til denne IO, sendes til modtageren med kopi til kurator i Kommissionens, forvaltningsorganets, fællesforetagendets eller et andet finansieringsorgans navn og til fordel for mekanismen.

Under alle omstændigheder foretages der ikke flere betalinger til koordinatoren, før denne situation er løst.

5. REGNSKABSSYSTEM

5.1. Årsregnskab

Regnskaberne skal være i overensstemmelse med de gældende regler, være nøjagtige, fuldstændige og give et retvisende billede af mekanismens aktiver, den finansielle situation og regnskabsårets resultat.

Mekanismens regnskabsfører fastlægger regnskabsprocedurerne og kontoplanen.

5.2. Edb-baseret regnskabssystem

Mekanismens regnskabsfører udarbejder de funktionelle specifikationer for regnskabssoftwaren og sikrer, at de er i overensstemmelse med regnskabsregler og -praksis, inden dette system tages i brug.

De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og den udpegede tjenestegren anvender det centrale ABAC WORKFLOW-system til at foretage betalinger, opkræve indtægter og inddrive fordringer. ABAC SAP-ACCOUNTING-systemet anvendes til at føre, udarbejde og fremlægge regnskaberne.

Det anvendte regnskabssystem og de anvendte regnskabsprocedurer skal tage hensyn til procedurer, der er specifikke for mekanismen, som beskrevet i afsnit 2, 3 og 4 i dette bilag.

5.3. Gennemførelse af betalinger

Betalingerne foretages af mekanismens regnskabsfører inden for rammerne af de disponible midler.

Mekanismens regnskabsfører kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis modtagerens bankoplysninger og bekræftelsen af modtagerens identitet (eller ændringer heraf) på forhånd er registreret i Kommissionens centrale database over tredjeparter.

5.4. Opkrævelse af indtægter og inddrivelse af fordringer

Mekanismens regnskabsfører er ansvarlig for de IO’er, der oprettes af den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, og handler med fornøden omhu for at sikre, at de opkræves.

Hvis gælden ikke tilbagebetales inden for den frist, der er fastsat i debetnotaen, gennemfører mekanismens regnskabsfører den administrative inddrivelsesprocedure ved at sende påmindelser og åbningsskrivelser til debitor.

Mekanismens regnskabsfører beregner og inddriver de forfaldne morarenter i overensstemmelse med bestemmelserne i debetnotaen.

Om nødvendigt kan mekanismens regnskabsfører inddrive fordringen ved modregning eller ved at trække på en forhåndsstillet garanti (for RP7-aktioner) efter at have underrettet den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og den misligholdende modtager herom.

Hvis fordringerne ikke inddrives gennem den administrative procedure, skal mekanismens regnskabsfører enten:

— anmode den relevante ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede om at udarbejde en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 100, eller

— hvis det ikke er muligt at formalisere IO’en som en eksigibel afgørelse, pålægges Kommissionens relevante tjenestegren at opnå et tvangsfuldbyrdelsesdokument ad rettens vej, hvis det er i overensstemmelse med de interne regler (20).

Mekanismens regnskabsfører kan give debitor en yderligere betalingsfrist, hvis debitor forpligter sig til at betale de skyldige morarenter og stiller en garanti for hovedstolen og renterne.

Om nødvendigt kan mekanismens regnskabsfører når som helst i proceduren tage skridt til at beskytte Unionens finansielle interesser.

5.5. Forvaltning af »GF01«-bankkonti

Mekanismens regnskabsfører er bemyndiget til at forvalte de bankkonti, der anvendes til at foretage betalinger og til at opkræve indtægter. Mekanismens regnskabsfører er ansvarlig for at sikre de midler, der er indsat på disse konti.

Mindst en gang om måneden skal mekanismens regnskabsfører kontrollere, at de beløb, der er bogført i regnskabssystemet, svarer til beløbene på disse bankkonti. Mekanismens regnskabsfører skal undersøge og om nødvendigt korrigere eventuelle konstaterede forskelle.

(1) Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1982/2006/EF af 18. december 2006 om Det Europæiske Fællesskabs syvende rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (2007-2013) (EUT L 412 af 30.12.2006, s. 1).

(2) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1291/2013 af 11. december 2013 om Horisont 2020 — rammeprogram for forskning og innovation (2014-2020) og om ophævelse af afgørelse nr. 1982/2006/EF (EUT L 347 af 20.12.2013, s. 104).

(3) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2021/695 af 28. april 2021 om oprettelse af Horisont Europa — rammeprogrammet for forskning og innovation og om reglerne for deltagelse og formidling og om ophævelse af forordning (EU) nr. 1290/2013 og (EU) nr. 1291/2013 (EUT L 170 af 12.5.2021, s. 1).

(4) Rådets forordning (Euratom) 2021/765 af 10. maj 2021 om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskabs forsknings- og uddannelsesprogram for perioden 2021-2025, som komplementerer Horisont Europa — rammeprogrammet for forskning og innovation og om ophævelse af forordning (Euratom) 2018/1563 (EUT L 167I af 12.5.2021, s. 81).

(5) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. (EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1).

(6) Undtagen fra EUSPA (tidl. GSA), EIT og fællesforetagender.

(7) Kommissionens afgørelse C(2018) 5120 final af 3. august 2018 om de interne regler for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget (sektionen vedrørende Europa-Kommissionen) til Kommissionens tjenestegrene, bilag 15 — Charter for finansielle aktører, del 3 — charter om Kommissionens regnskabsførers opgaver og ansvarsområder.

(8) Det er underforstået, at forvaltningen af mekanismens aktiver indebærer, at Unionens budget påtager sig en investeringsrisiko, hvilket medfører, at investeringsafkastet kan være negativt eller positivt afhængigt af de fremtidige markedsvilkår og den fremtidige adfærd.

(9) Undtagen programmet HE MSCA.

(10) Alle henvisninger til en BO i dette bilag omfatter som standard også de(n) betalingsanmodning(er), der er knyttet til den.

(11) Fællesforetagender og andre finansieringsorganer sikrer, at BO’en gennemføres af deres egen regnskabsfører.

(12) GSA, EIT, fællesforetagenderne og andre relevante finansieringsorganer overfører bidragene til mekanismen direkte til »GF01«-regnskabssystemet.

(13) ABAC (Accrual Based Accounting) er akronymet for Europa-Kommissionens IT-finanssystem.

(14) SAP identificerer regnskabsmodulet i ABAC.

(15) Aktionens varighed er fastsat i tilskudsaftalen.

(16) Som fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 af 20. maj 2015 om insolvensbehandling (EUT L 141 af 5.6.2015, s. 19).

(17) For koordinatoren dækker den den del af finansieringen, der er modtaget i forbindelse med koordinatorens egne omkostninger, og som vedrører den manglende fordeling af forfinansiering/mellemliggende betalinger til konsortiets medlemmer.

(18) For H2020- og HE-aktioner, hvis det er relevant i henhold til tilskudsaftalen.

(19) Interne procedurebestemmelser for inddrivelse af fordringer hidrørende fra direkte forvaltning og inddrivelse af bøder, faste beløb og tvangsbøder i henhold til traktaterne (afgørelse C(2018/5119) final af 3. august 2018).

(20) Kommissionens afgørelse C(2018) 5119 final af 3. august 2018 om interne procedurer for inddrivelse af fordringer i forbindelse med direkte forvaltning og inddrivelse af bøder, faste beløb og tvangsbøder i henhold til traktaterne.