BERETNING om regnskab for Det Europæiske Miljøagentur (København) med Agenturets svar (97/C 81/06)

(For perioden 1. september 1994 til 31. december 1995)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Miljøagenturs bestyrelse i overensstemmelse med artikel 13, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 af 7. maj 1990 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsårene 1994 og 1995. I overensstemmelse med artikel 13, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90, er den administrerende direktør ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Den administrerende direktørs ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (2) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 14 i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Denne beretning er resultatet af den første revision af Agenturet.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for 1994 og 1995 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Bemærkninger om de væsentligste resultater af revisionen og gennemførelsen af Det Europæiske Miljøagenturs budget for regnskabsårene 1994 og 1995

Kommissionens tilskud

1.5. I regnskabsåret 1995 har Agenturet kun anvendt en del af det tilskud fra Kommissionen, der er afsat på budgettet (6,2 mio. ECU af de opførte 12 mio. ECU). Det er Rettens opfattelse, at Agenturet i løbet af regnskabsåret 1995 burde have udstedt en indtægtsordre på det resterende beløb (5,8 mio. ECU) til dækning af forpligtelser fremført til regnskabsåret 1996 (i alt 7 mio. ECU).

Bevillingsoverskridelse

1.6. Retten har konstateret flere bevillingsoverskridelser på i alt ca. 0,4 mio. ECU inden for afsnit I (personaleomkostninger) og II (administrationsomkostninger) i budgettet. Dette beløb kunne ikke konteres under 1995-budgettet og blev opført på balancens aktivside under posten interimskonti. Det skal derfor konteres på budgettet for regnskabsåret 1996 (overtrædelse af artikel 5, 27, 29c og 43 i Agenturets finansielle bestemmelser).

Forskudsforvaltning

1.7. Agenturet har anvendt en forskudsforvaltningsordning for næsten samtlige betalinger under afsnit I og II i budgettet. Det er ikke i overensstemmelse med artikel 43 i Agenturets finansielle bestemmelser, eftersom forskudsforvalteren dengang både var regnskabsfører og forvalter af visse budgetposter. Endvidere er fristerne for fremlæggelse af bilag ikke blevet overholdt, og ved afholdelse af betalinger har man ikke sikret sig, at de bevillinger, der var indgået forpligtelser for, var til stede. Dette lader til at være den væsentligste årsag til ovennævnte bevillingsoverskridelser.

Fremførsel af bevillinger

1.8. Som det allerede var tilfældet ved udgangen af regnskabsåret 1994, udgjorde fremførte bevillinger ved udgangen af regnskabsåret 1995 en meget høj procentdel af de disponible bevillinger (7 mio. ECU eller 57,2 % af det samlede budget). De fleste af disse fremførsler vedrørte afsnit III (aktionsudgifter) (6,4 Mio ECU - 90,3 % af bevillingerne under dette afsnit). En væsentlig del af bevillingerne fremført fra 1994 til 1995, nemlig 1,8 mio. ECU ud af et beløb på 8,5 mio. ECU, er bortfaldet (21 % af de fremførte bevillinger).

Efterfølgende høring af finansinspektøren

1.9. Flere forslag om udgiftsforpligtelse for i alt 0,5 mio. ECU er blevet forelagt efterfølgende for finansinspektøren. I disse tilfælde har finansinspektøren nægtet påtegning, hvilket bestyrelsen har set bort fra. Retten skal understrege, at Agenturet er forpligtet til at overholde de finansielle bestemmelser og forelægge et korrekt forpligtelsesforslag forud for »enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet« (artikel 27 i Agenturets finansielle bestemmelser).

Adskillelse af funktionerne

1.10. Funktionerne i Agenturets administrationsafdeling er ikke adskilt. På grund af personalemangel i regnskabs- og økonomiafdelingen har den samme person været regnskabsfører, forskudsforvalter og forvalter/anvisningsberettiget vedrørende visse budgetposter.

Regnskabssystemer

1.11. Budgetregnskabet og det almindelige regnskab føres i to uafhængige og ikke forbundne systemer. Endvidere findes der ingen spærrefunktion i budgetregnskabet i tilfælde af overskridelse af de disponible bevillinger eller af de bevillinger, der er indgået forpligtelser for.

Finansinspektøren

1.12. Bestyrelsen har udpeget Kommissionens finansinspektør til finansinspektør for Agenturet. Efter Rettens opfattelse ville det være hensigtsmæssigt at ansætte en finansinspektør i Agenturet, der er fuldtidsbeskæftiget i denne stilling.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 28. oktober 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 120 af 11. 5. 1990, s. 4.

(2) I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 underskrev Agenturets administrerende direktør den 20. juni 1996 regnskabet for alle Agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1995 og sendte det samme dag til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 28. juni 1996. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

AGENTURETS SVAR

Det Europæiske Miljøagentur blev oprettet i København i midten af 1994. Allerede den 31. oktober 1994 blev et første budget på 10,2 mio. ECU vedtaget. Da afgørelsen om agenturets hjemsted var blevet forsinket, var der brug for en hurtig start. Ved hjælp af en betydelig arbejdsindsats lykkedes det at udpege projekter og fastlægge budgettet inden udgangen af året, men forpligtelserne kunne af indlysende årsager dårligt afvikles inden slutningen af 1994.

Agenturet stod derfor i 1995 over for den vanskelige opgave at skulle gennemføre ikke alene budgettet for 1994, men også det nye budget for 1995 på 10,5 mio. ECU - og det endnu før agenturets fastansatte personale var tiltrådt. De ledige stillinger i agenturet blev opslået i november 1994, og efter en lang udvælgelsesprocedure på grundlag af mere end 7 000 ansøgninger begyndte de udvalgte kandidater at tiltræde i sommeren 1995.

Kort sagt havde agenturet et ambitiøst arbejdsprogram og i realiteten to budgetter at gennemføre, men yderst begrænset personale til at udføre opgaven. På trods heraf skred arbejdet frem, og agenturet afsluttede i 1995 større projekter som f. eks. Dobris-rapporten, revisionen af det femte miljøhandlingsprogram. Der blev oprettet fem europæiske temacentre, og udviklingen af EIONET fortsatte. Opbygningen af agenturet skred frem, således at der i forhold til én fastansat pr. 1. januar 1995 (bistået af ti midlertidigt ansatte som f.eks. nationale eksperter og hjælpeansatte) pr. 31. december 1995 var 22 fastansatte, som fortsat blev bistået af ti midlertidigt ansatte.

Agenturets ledelse udvikledes mere og mere, eftersom den samme åbne procedure ved ansættelse blev anvendt. Ikke desto mindre var agenturet i 1995 klart underbemandet til at varetage de proceduremæssige og finansielle aspekter af arbejdet. På den finansielle side rådede man i første halvdel af året således kun over én person til at varetage de finansielle, budget- og kontraktmæssige aspekter af arbejdsprogrammet. Den administrerende direktør tiltrådte i juni 1995, og først i begyndelsen af 1996 tiltrådte resten af det personale, der skulle arbejde med økonomi og kontrakter.

Agenturet levede op til udfordringen, selv om der på økonomi- og budgetområderne blev begået nogle fejl af proceduremæssig art.

Overskridelse af bevillingerne

På nogle af budgetposterne blev bevillingerne overskredet. Dette skyldtes dels, at agenturets budgetkontrolsystem ikke fungerede tilfredsstillende, og dels at nogle betalinger ikke blev opført, fordi agenturet var svært underbemandet i økonomiafdelingen. Ved afslutningen af regnskaberne viste uoverensstemmelsen mellem regnskaberne og de faktisk foretagne betalinger sig derfor som en overskridelse af nogle af budgetposterne. Eftersom der ikke kan foretages justeringer mellem budgetposterne efter den 1. januar, må dette opføres på regnskabet for 1996, dvs. finansieres over 1996-budgettet.

I 1996 er udgifterne og de disponible bevillinger under afsnit I og II, hvor problemerne opstod i 1995, blevet nøje overvåget for at undgå overskridelse af bevillingerne.

Procedurer, der ikke er blevet overholdt (Saisine a postériori)

I den periode, hvor agenturet blev bygget op, blev der fastlagt et arbejdsprogram, hvis gennemførelse indledtes, før de administrative procedurer var fastlagt, og uden en ledelse til at overvåge, at procedurerne blev fulgt. Dette førte i nogle tilfælde til, at arbejde blev bestilt og udført, uden at alle procedurer var overholdt. Der blev navnlig indgået aftaler om arbejde uden påtegning af finansinspektøren i Bruxelles, hvilket er et krav i forbindelse med denne type driftsudgifter. Der var ikke tale om, at pengene blev spildt, eller at de ikke var der. Det var en proceduremæssig fejl, som afspejlede, at arbejdet skulle gøres, men at den ledelse, der skulle sikre, at dette skete i overensstemmelse med retningslinjerne fra Bruxelles, endnu ikke var på plads.

Der er nu fastlagt procedurer, så lignende problemer kan undgås. Det ligger nu helt fast, hvem der har fuldmagt som anvisningsberettiget, og personalet er orienteret om reglerne.

Adskillelse af funktioner

Som i alle andre offentlige institutioner bør visse funktioner holdes adskilt inden for agenturets finansielle rammer. Et grundlæggende princip er, at én og samme person ikke bør indgå forpligtelser og anvise til betaling. I den periode, hvor agenturet i København var under etablering, rådede det imidlertid over så lidt personale, at det ikke var muligt at overholde dette princip. Revisionsretten kritiserer med rette dette forhold. Da agenturet først begyndte at få flere ansatte, blev problemet imidlertid løst, og disse funktioner har været strengt adskilt i agenturet siden efteråret 1995.

Udbredt anvendelse af forskudsforvaltning

Den normale EU-procedure for udgifters afholdelse og anvisning til betaling indebærer næsten altid finansinspektørens forudgående påtegning. Agenturets finansinspektør er den samme som Kommissionens finansinspektør, der sidder i Bruxelles. Det ville være en alt for tung procedure, hvis alle finansielle transaktioner først skulle sendes til Bruxelles til påtegning, før de kunne gennemføres. Agenturets arbejde ville i alvorlig grad blive hæmmet.

Vejen ud af dette dilemma er forskudsforvaltninger. De fungerer i princippet som en lille kassereserve, selv om der er tale om betydelige beløb. I stedet for at opnå finansinspektørens forudgående påtegning foretager agenturet betaling, og én gang om måneden sendes forskudsforvaltningerne til finansinspektøren til efterfølgende påtegning af de betalinger, der er foretaget. Dette forenkler på den ene side driften af agenturet, men på den anden side er det et tveægget sværd, fordi agenturets interne kontrol og økonomiafdelingen må have kapacitet til at varetage dette ekstra ansvar.

Revisionsrettens kritik er derfor forståelig, men så længe finansinspektøren sidder i Bruxelles, ser agenturet ikke noget alternativ til den udbredte brug af forskudsforvaltninger.

Agenturet har derfor med stor interesse bemærket sig Revisionsrettens forslag om, at Kommissionens finansinspektør placerer en finansinspektør i agenturet. Agenturet vil hilse et sådant træk velkomment.

Edb-styret finansielt system

Revisionsretten understreger agenturets behov for at finde et moderne, edb-styret finansielt system, som kan integrere regnskabssiden med budgetkontrolsiden. I Den Europæiske Unions komplicerede finansielle system er et sådant edb-system af afgørende betydning for at undgå at måtte binde betydelige midler til finansielt og budgetmæssigt arbejde.

Agenturet støtter fuldt ud Revisionsrettens konklusion. Siden begyndelsen af 1995 har agenturet gang på gang forsøgt at finde en løsning på dette problem. Det er et problem som Det Europæiske Miljøagentur deler med de andre EU-agenturer. I 1996 offentliggjorde agenturerne en fælles indkaldelse af tilbud for at finde en løsning, men det gav intet resultat - der blev med andre ord ikke fundet noget tilfredsstillende system. Agenturet er derfor for tiden ved at undersøge muligheden for at anvende det nye budgetkontrolsystem Sincom 2. Det er planen, at systemet skal være installeret og operationelt i tide til, at 1997-budgettet kan gennemføres på grundlag af dette system. Der vil stadig være ét programmel for budgetkontrolsystemet og et andet for det almindelige regnskab. Forskudsforvaltningerne vil ligeledes ikke blive integreret i programmellet. Agenturet vil fortsætte sine bestræbelser på at finde en effektiv løsning på disse problemer, og det vil stile imod at koordinere dette arbejde med de andre agenturer.