Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse

af 20. juli 2000

om organisationen og driften af Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer

(2000/459/EF, EKSF, Euratom)

EUROPA-PARLAMENTET,

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION,

KOMMISSIONEN,

DOMSTOLEN,

REVISIONSRETTEN,

DET ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG,

REGIONSUDVALGET HAR -

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Artikel 8 i afgørelse af 8. april 1965, truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer vedrørende den foreløbige placering af visse af Fællesskabernes institutioner og tjenester(1), omhandler oprettelsen i Luxembourg af et Kontor for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (i det følgende benævnt "kontoret"). Denne bestemmelse er gennemført ved afgørelse 69/13/Euratom, EKSF, EØF(2), ændret ved afgørelse 80/443/EØF, Euratom, EKSF(3).

(2) Finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(4), senest ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2779/98(5), omfatter særlige bestemmelser vedrørende driften af kontoret.

(3) Det er nødvendigt at tilpasse retsgrundlaget for kontoret for at tage hensyn til udviklingen i fremgangsmåderne med hensyn til ansættelsesmyndighedens tillæggelse af beføjelser.

(4) Publikationsvirksomheden har undergået en betydelig teknologisk udvikling, hvortil der bør tages hensyn i forbindelse med kontorets drift.

(5) Afgørelse 69/13/Euratom, EKSF, EØF er blevet ændret grundlæggende. I forbindelse med nye ændringer er det af klarhedshensyn hensigtsmæssigt at foretage en omarbejdning af den nævnte afgørelse -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer har, under De Europæiske Fællesskabers institutioners ansvar, til opgave på de bedst mulige tekniske og økonomiske vilkår at udgive institutionernes og deres tjenestegrenes publikationer.

Artikel 2

I denne afgørelse forstås ved:

1) "udgivelse": fremstilling og distribution af publikationer af enhver art og udformning, under anvendelse af alle nuværende og fremtidige metoder

2) "institutioner": Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen, Domstolen, Revisionsretten, Det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget

3) "organer": organer, der er oprettet ved traktaterne eller på grundlag af disse.

Artikel 3

1. Kontoret varetager selv eller gennem andre følgende opgaver:

a) udgivelse af De Europæiske Fællesskabers Officielle Tidende (herefter benævnt "EFT")

b) udgivelse af publikationer fra De Europæiske Fællesskabers institutioner eller deres tjenestegrene, uden at dette berører bestemmelserne i stk. 2 og 3

c) udgivelse af publikationer fra de nævnte organer, på deres anmodning.

2. Interne dokumenter kan fremstilles og distribueres af den enkelte institution.

3. Institutionerne og organerne kan i undtagelsestilfælde foretage udgivelse af publikationer uden kontorets mellemkomst, hvis denne ville medføre en betydelig omkostningsforøgelse, eller hvis kontoret af tekniske årsager ikke er i stand til at trykke og distribuere den pågældende publikation inden for den meget korte frist, der er til rådighed. I så tilfælde underrettes styrelsesudvalget omgående herom.

4. Med henblik på udførelsen af sine opgaver foretager kontoret bl.a.:

a) indsamling af de dokumenter, der skal udgives

b) forberedelse og kontrol af tekster og andre elementer under overholdelse af angivelserne fra institutionerne og organerne

c) indgåelse af kontrakter med leverandører

d) trykning af dokumenter, der er af hastende karakter, eller som skal udgives i små oplag

e) tilsyn med udførelsen af arbejdet

f) kvalitetskontrol

g) finansiel opfølgning af kontrakterne med leverandørerne

h) kvalitativ og kvantitativ godkendelse

i) regnskabskontrol, herunder udfærdigelse af betalingsgodkendelse og udstedelse af en attest i overensstemmelse med finansforordningen

j) katalogisering og arkivering af publikationerne

k) forvaltning af salget

l) den praktiske gennemførelse af distributionen.

Endvidere giver kontoret institutionerne og organerne alle tekniske, finansielle og kommercielle oplysninger, som måtte være relevante for deres udgivelsesprojekter, og bistår dem ved udarbejdelsen af rammekontrakter.

5. Alene den enkelte institution og det enkelte organ kan træffe afgørelse om udgivelse.

Artikel 4

1. Der oprettes et styrelsesudvalg for kontoret. Hver institution har én stemme i udvalget.

2. Styrelsesudvalget træder sammen på formandens initiativ, eller efter anmodning af en institution, mindst hvert halve år.

3. Styrelsesudvalgets afgørelser træffes med simpelt flertal, såfremt intet andet er bestemt. Skal styrelsesudvalget træffe afgørelse om udgivelse af en tekst for en af institutionerne, skal dette flertal dog - uden at dette berører artikel 3, stk. 5 - omfatte den pågældende institutions stemme.

Artikel 5

1. Styrelsesudvalget udøver i institutionernes og organernes fælles interesse følgende beføjelser:

a) det fastsætter med enstemmighed bestemmelserne for kontorets drift

b) det fastlægger med enstemmighed retningslinjerne for den generelle salgspolitik og for gratis distribution

c) det tilstiller institutionerne og organerne forslag til forbedring af kontorets drift

d) inden for rammerne af budgetproceduren udarbejder det på grundlag af direktørens udkast en oversigt over kontorets indtægter og udgifter, som det tilstiller Kommissionen med henblik på udarbejdelsen af oversigten over Kommissionens indtægter og udgifter; inden for samme rammer foreslår det Kommissionen de tilpasninger, det anser for nødvendigt, af kontorets personale

e) det fastsætter, hvilke former for supplerende opgaver kontoret mod betaling kan udføre for institutionerne og organerne

f) det fastsætter hvilke former for opgaver kontoret kan lade udføre i underentreprise

g) det udarbejder på grundlag af direktørens udkast en årsberetning, som bl.a. med udgangspunkt i en regnskabsmæssig analyse vedrører alle indtægter og udgifter i forbindelse med det af kontoret udførte arbejde og de af kontoret leverede tjenesteydelser; udvalget tilsender inden den 1. maj hvert år institutionerne beretningen om det foregående regnskabsår

h) det deltager i udnævnelsen af visse tjenestemænd i henhold til de i artikel 6 fastsatte betingelser.

2. For så vidt angår EFT udøver styrelsesudvalget bl.a. følgende beføjelser:

a) det foranlediger, at de enkelte institutioners kompetente instanser træffer de principbeslutninger, der skal være gældende for alle de institutioner, der er brugere af EFT, og drager omsorg for, at de vedtagne beslutninger gennemføres

b) det udarbejder forslag til forbedring af EFT's opbygning og udformning

c) det udarbejder forslag til institutionerne om ensartet udformning af de tekster, der skal offentliggøres

d) det undersøger eventuelle vanskeligheder i forbindelse med det daglige arbejde med udgivelsen af EFT, giver kontoret de nødvendige forskrifter og fremsætter over for institutionerne forslag til løsning af sådanne vanskeligheder

e) det træffer, med enstemmighed beslutning om, hvorvidt og efter hvilke retningslinjer tekster, der ikke stammer fra institutionerne, kan offentliggøres i EFT. Denne bestemmelse finder dog ikke anvendelse på tekster, der offentliggøres i henhold til fællesskabsretten

f) i overensstemmelse med artikel 133 i finansforordningen kan det anmode Kommissionen om at åbne en bankkonto med henblik på forvaltningen af en driftskapital til finansiering af leverandørydelser, som er nødvendige for udgivelsen af EFT.

3. Styrelsesudvalget fastsætter med enstemmighed sin forretningsorden efter at have forelagt den for institutionerne. Udvalget udpeger sin formand blandt udvalgets medlemmer.

Artikel 6

1. Kommissionen udøver ansættelsesmyndighedens beføjelser for så vidt angår tjenestemænd og øvrige ansatte i lønklasserne A 1, A 2, A 3 og LA 3 på nedenstående vilkår.

Kommissionen kan alene foretage udnævnelser af tjenestemænd i lønklasserne A 1, A 2, A 3 og LA 3 på grundlag af en positiv udtalelse fra styrelsesudvalget. For lønklasserne A 1 og A 2's vedkommende skal denne udtalelse være enstemmig.

De procedurer, der eventuelt skal gennemføres forud for udnævnelse af tjenestemænd i lønklasserne A 1, A 2, A 3 og LA 3, bl.a. udarbejdelse af meddelelser om ledige stillinger, gennemgang af ansøgninger og udpegelse af udvælgelseskomitéer finder sted i nært samarbejde med styrelsesudvalget.

2. Kommissionen udøver, for så vidt angår tjenestemænd og ansatte, der ikke er omhandlet i stk. 1, ansættelsesmyndighedens beføjelser. Kommissionen kan overdrage sine beføjelser til kontorets direktør.

For så vidt angår de tjenestemænd og ansatte, der ikke er omhandlet i stk. 1, underretter Kommissionen eller kontorets direktør, såfremt denne har fået overdraget ansættelsesmyndigheden, styrelsesudvalget om udnævnelser, indgåelse af kontrakter, forfremmelser eller iværksættelse af disciplinærsager. Har Kommissionen ikke overdraget kontorets direktør ansættelsesmyndigheden for så vidt angår sådanne tjenestemænd og ansatte, gennemfører Kommissionen de nævnte procedurer efter forslag fra direktøren.

3. De administrative procedurer i forbindelse med de i stk. 1 og 2 nævnte foranstaltninger samt den løbende forvaltning af personalet, bl.a. i forbindelse med pensionering, sygesikring, arbejdsulykker, løn og ferie, er de samme som for dem af Kommissionens ansatte, der gør tjeneste i Luxembourg.

4. Ledige stillinger i kontoret bekendtgøres rettidigt for tjenestemænd i samtlige fællesskabsinstitutioner.

Artikel 7

1. Kontorets bevillinger, hvis samlede beløb opføres på en særlig budgetpost i den sektion af budgettet, som vedrører Kommissionen, specificeres i et bilag til denne sektion.

Dette bilag har form af en oversigt over indtægter og udgifter, underinddelt på samme måde som budgettets sektioner.

2. Antallet af ansatte ved kontoret anføres i et bilag til listen over Kommissionens stillinger.

3. Hver institution eller organ forbliver anvisningsberettiget for så vidt angår bevillingerne under kapitlet "Publikationsudgifter" i budgettet. Udgifterne til gratis distribution af publikationer afholdes af den pågældende institution eller det pågældende organ. Styrelsesudvalget fastsætter de nærmere retningslinjer for det regnskabsmæssige samarbejde mellem kontoret og institutionerne og organerne.

4. Kontorets ydelser mod betaling faktureres på de betingelser, der er fastsat af styrelsesudvalget. Ved regnskabsårets afslutning underretter styrelsesudvalget budgetmyndigheden om, hvorledes de beløb, der således er opkrævet inden for rammerne af bilaget til budgetposten, er fordelt.

5. Kontoret fører særskilt regnskab for salget af EFT og de øvrige publikationer, Nettoindtægter ved salg udbetales til institutionerne og organerne efter regnskabsårets afslutning.

Ved nettoindtægter ved salg forstås summen af de fakturerede beløb med fradrag af udgifter til administration og opkrævning samt bankudgifter.

Artikel 8

Kontorets direktør er, under styrelsesudvalgets myndighed og inden for rammerne af dettes beføjelser, ansvarlig for kontorets funktion. Han varetager styrelsesudvalgets sekretariatsforretninger, aflægger beretning for dette vedrørende udførelsen af sine opgaver og forelægger det forslag til forbedring af kontorets drift. Direktøren er foresat for kontorets personale. I tilfælde af direktørens fravær eller forfald, udøves hans erhverv, under fravigelse af reglen om repræsentation og afløsning, af en af kontorets tjenestemænd, der udpeges af styrelsesudvalget.

Artikel 9

Afgørelse 69/13/Euratom, EKSF, EØF ophæves.

Henvisningerne til den ophævede afgørelse gælder som henvisninger til denne afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles og Luxembourg, den 20. juli 2000.

På Europa-Parlamentets vegne

N. Fontaine

Formand

På Rådets vegne

F. Parly

Formand

På Kommissionens vegne

R. Prodi

Formand

På Domstolens vegne

G. C. Rodríguez Iglesias

Formand

På Revisionsrettens vegne

J. O. Karlsson

Formand

På Det Økonomiske og Sociale Udvalgs vegne

B. Rangoni Machiavelli

Formand

På Regionsudvalgets vegne

J. Chabert

Formand

(1) EFT 152 af 13.7.1967, s. 18.

(2) EFT L 13 af 18.1.1969, s. 19.

(3) EFT L 107 af 25.4.1980, s. 44.

(4) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.

(5) EFT L 347 af 23.12.1998, s. 3.