BERETNING om regnskab for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer (Luxembourg) (regnskabsårene 1995 og 1996), med Centrets svar (97/C 393/08)

1.1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer i overensstemmelse med artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 af 28. november 1994 (1).

1.2. Retten har revideret regnskaberne for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer for regnskabsårene 1995 og 1996. I overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (2) er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. I denne beretning fremlægges resultaterne af den første revision af Agenturet.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for regnskabsårene 1995 og 1996 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER I REGNSKABSÅRENE 1995 OG 1996

Budgetregnskab

1.5. Centrets regnskabsafdeling har ikke et edb-system til føring af budgetregnskabet. Der føres tilsyn med budgetgennemførelsen med et system, der ikke er et egentligt regnskabssystem (registreringerne kan ændres, uden at sådanne ændringer kan spores, der er ingen forbindelse til det almindelige regnskab mv.).

Analytisk regnskab

1.6. Centret har ikke et analytisk regnskabssystem, selv om et sådant system er en forudsætning for beregne de faktiske omkostninger ved de tjenesteydelser, Centret leverer.

Fremførte bevillinger

1.7. Der blev fremført 0,79 mio. ECU fra 1995 til 1996, hvilket svarer til 61 % af bevillingerne for regnskabsåret 1995 (1,3 mio. ECU). 16,5 % af disse fremførte bevillinger bortfaldt i 1996 (0,13 af 0,79 mio. ECU). I regnskabsåret 1996 blev der fremført 1,54 mio. ECU til 1997 svarende til 45,3 % af 1996-budgettet (3,4 mio. ECU). Sammenholdt med budgetterne for regnskabsårene 1995 og 1996 er det fremførte beløb meget højt.

1.8. Størstedelen af bevillingsfremførslerne vedrørte budgetposter bestemt til betaling af oversættelsesarbejde.

1.9. I 1996 blev adskillige af regnskabsårets betalinger, som burde have været afholdt over årets bevillinger, afholdt over fremførte bevillinger. Denne fremgangsmåde er i strid med bestemmelserne i artikel 6, stk. 2, i Centrets finansielle bestemmelser.

Bygninger

1.10. Siden Centret blev oprettet har det haft til huse i kontorer, som den luxembourgske regering har stillet gratis til rådighed. I april 1997 fik Centret stillet nye lokaler til rådighed i Europa-Parlamentets nye mødesalsbygning. Den luxembourgske regering har også i første omgang stillet disse lokaler gratis til rådighed. Regeringen ønsker imidlertid, at Centret fra den 1. januar 1998 selv afholder lejeudgifterne til disse kontorer. Der er endnu ikke udarbejdet en skriftlig aftale om betingelserne for brugen af denne bygning.

Indtægter

1.11. Centrets indtægter består af bidrag fra de fællesskabsorganer, som det leverer tjenesteydelser til. I Centrets indkøringsperiode (som i henhold til artikel 10, stk. 2, litra c), og artikel 19 i grundforordningen ikke må overstige tre regnskabsår) ydes bidragene i form af et fast beløb, der beregnes på grundlag af skøn over de enkelte organers behov for oversættelser. Efter denne periode vil indtægterne blive beregnet på grundlag af de præsterede tjenesteydelser. Der er endnu ikke truffet en formel afgørelse om, på hvilken dato denne indkøringsperiode skal udløbe.

1.12. Indtægtsbudgettet er ikke gennemført i overensstemmelse med Centrets finansielle bestemmelser. Indtægtsoverslagene i budgettet er ikke begrundet med fordringsoverslag, som er udarbejdet af den anvisningsberettigede og påtegnet af finansinspektøren (artikel 23, stk. 1, i Centrets finansielle bestemmelser). Indtægterne burde have været fastlagt, og der burde have været udstedt indtægtsordrer (artikel 23, stk. 2, i Centrets finansielle bestemmelser) ved begyndelsen af hvert kvartal, hvor bidragene fra de forskellige organer, Centret betjener, forfalder (artikel 26 i Centrets finansielle bestemmelser).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 314 af 7. 12. 1994, s. 3.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 underskrev Centrets direktør den 25. marts 1996 og den 6. juni 1997 regnskaberne over Centrets indtægter og udgifter i hhv. regnskabsåret 1995 og 1996 og sendte dem til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskaberne henholdsvis den 27. marts 1996 og den 6. juni 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskaberne i oversigtsform.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Centrets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

(2) I regnskabet for regnskabsåret 1995 er den del af de forskellige organers bidrag, som endnu ikke var udbetalt ved udgangen af regnskabsåret, opført under indtægter. Fra regnskabsåret 1996 er dette beløb i overensstemmelse med bestemmelserne opført på balancens passivside.

OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER - SVAR

Budgetregnskab

1.5. Centret har altid været af den opfattelse, at det budgetregnskabsprogrammel, der anvendes, ikke er egnet til at opfylde dets behov. Centret afventer, at Kommissionen i overensstemmelse med en aftale herom med alle agenturerne færdigudvikler SINCOM 2-systemet og tilpasser det til agenturernes behov, så det straks kan installeres.

Formålsbestemt regnskab

1.6. Centret er fuldt ud klar over, at det er yderst vigtigt at have et effektivt driftsbogholderisystem. Det generelle regnskabssystem, som centret er ved at afprøve sammen med andre af agenturerne, vil i den henseende omfatte et effektivt system til formålsbestemt regnskab.

Fremførte bevillinger

1.7 1.8. Oversættelsescentret indledte sin virksomhed den 1. oktober 1995 og ikke den 1. januar 1995 som oprindeligt planlagt. Denne forsinkede start fik følgende konsekvenser for budgetterne for 1995 og 1996:

a) Der var stort set ikke tale om gennemførelse af 1995-budgettet, og bestyrelsen besluttede derfor undtagelsesvis i medfør af artikel 6, stk. 1, litra c, i finansforordningen at fremføre bevillinger for 0,32 mio. ECU. Det resterende beløb (0,47 mio. ECU) svarer til automatiske fremførsler.

b) De 1,54 mio. ECU vedrørende 1996-budgettet svarer til automatiske fremførsler vedrørende forpligtelser indgået inden udgangen af året.

1.9. I overensstemmelse med centrets fortolkning af de særlige omstændigheder omtalt i artikel 6, stk. 2, blev visse betalinger opført som ikke automatiske fremførsler fra 1995 på grund af centrets forsinkede start. Når indkøringsperioden først er overstået, vil centret i langt højere grad kunne undgå sådanne undtagelsesvise dispositioner.

Bygninger

1.10. Betingelserne vedrørende betaling for og brug af lokalerne i bygningen »Nouvel Hémicycle« forhandles stadig mellem centret og den luxembourgske stat.

Indtægter

1.11. Afgørelsen om slutningen af indkøringsperioden vil blive taget af bestyrelsen, der for det første vil tage hensyn til den faktiske dato for centrets opstart og for det andet til det forhold, at indkøringsperioden nødvendigvis må omfatte tre fuldstændige regnskabsår.

1.12. Centret er af den opfattelse, at agenturernes bidrag i indkøringsperioden, som fastsat af bestyrelsen i forbindelse med vedtagelsen af budgettet, i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, litra c, i grundforordningen er umiddelbart forfaldne til betaling. Dette er forklaringen på, at der på disse beløb er udstedt indtægtsordrer, som er underskrevet af den anvisningsberettigede og påtegnet af finansinspektøren. De kvartalsvise indbetalinger foretages ved hjælp af en debetnota. Denne procedure er godkendt af finansinspektøren.

Centret har ingen indvendinger mod at ændre denne procedure ved afslutningen af indkøringsperioden.