DA Den Europæiske Unions Tidende L 219/22

KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 802/2014

af 24. juli 2014

om fastsættelse af modeller for nationale programmer og vilkårene og betingelserne for det elektroniske dataudvekslingssystem mellem Kommissionen og medlemsstaterne i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 14, stk. 4, og artikel 24, stk. 5, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Forordning (EU) nr. 514/2014 udgør sammen med de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 rammen for Unionens finansiering af støtte til udviklingen af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed.

(2) I henhold til forordning (EU) nr. 514/2014 skal hver medlemsstat fremsætte forslag til et flerårigt nationalt program. For at sikre, at de oplysninger, Kommissionen modtager, er ensartede og sammenlignelige, er det nødvendigt at fastlægge en model, som det nationale program skal følge.

(3) I henhold til artikel 24, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014 skal al officiel udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen foregå ved brug af et elektronisk dataudvekslingssystem. Det er derfor nødvendigt at fastlægge de vilkår og betingelser, som det elektroniske dataudvekslingssystem skal overholde. Af hensyn til omkostningseffektiviteten og for at sikre den overordnede sammenhæng med alle øvrige EU-fonde med delt forvaltning er betingelserne og vilkårene for det elektroniske dataudvekslingssystem så vidt muligt de samme som dem, der er fastsat i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 184/2014 (2).

(4) For at forbedre kvaliteten af de udvekslede oplysninger og gøre dataudvekslingssystemet enklere og mere nyttigt er det nødvendigt at fastsætte en række grundlæggende krav, hvad angår de udvekslede oplysningers form og omfang.

(5) Der bør fastsættes principper og regler for identificering af den part, der er ansvarlig for at uploade dokumenter i det elektroniske dataudvekslingssystem og ajourføre disse dokumenter.

(6) Der bør fastsættes tekniske specifikationer for et effektivt dataudvekslingssystem for derved at mindske medlemsstaternes og Kommissionens administrative byrde.

(7) For at sikre, at både medlemsstaterne og Kommissionen fortsat kan udveksle data i tilfælde af force majeure, der forhindrer brugen af det elektroniske dataudvekslingssystem, er det nødvendigt at specificere alternative måder til at indkode og overføre oplysninger.

(8) Medlemsstaterne og Kommissionen bør sikre, at dataudveksling gennem det elektroniske dataudvekslingssystem gennemføres på en sikker måde under hensyntagen til oplysningernes tilgængelighed, integritet, autenticitet, fortrolighed og uafviselighed. Der bør derfor fastlægges sikkerhedsregler.

(9) Denne forordning overholder de grundlæggende rettigheder og de principper, som anerkendes i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, særlig retten til beskyttelsen af personoplysninger. Denne forordning bør derfor anvendes i overensstemmelse med disse rettigheder og principper. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (3) finder anvendelse for så vidt angår personoplysninger, der behandles af medlemsstaterne. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4) finder anvendelse for så vidt angår behandlingen af personoplysninger i EU-institutioner og -organer og fri udveksling af sådanne oplysninger.

(10) For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(11) Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning

(12) Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning.

(13) Bestemmelserne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelsen fra udvalget vedrørende Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og Fonden For Intern Sikkerhed —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

Artikel 1

Model for nationale programmer

Modellen for de nationale programmer er fastsat i bilaget.

Artikel 2

Oprettelse af et elektronisk dataudvekslingssystem

Kommissionen opretter et elektronisk dataudvekslingssystem til alle officielle udvekslinger af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen (herefter benævnt »SFC2014«).

Artikel 3

Indhold af det elektroniske dataudvekslingssystem

1. SFC2014 skal mindst indeholde de oplysninger, der er specificeret i de modeller, formater og skabeloner, der er fastsat i henhold til nærværende forordnings artikel 1, jf. forordning (EU) nr. 514/2014 og de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014.

2. De oplysninger, der skal angives i de elektroniske formularer i SFC2014 (herefter benævnt »strukturerede data«) kan ikke erstattes af ikkestrukturerede data, herunder brug af hyperlinks eller andre typer af ikkestrukturerede data såsom vedhæftede dokumenter eller billeder. Når en medlemsstat sender de samme oplysninger i form af strukturerede data og ikkestrukturerede data benyttes de strukturerede data i tilfælde af uoverensstemmelser.

Artikel 4

Drift af SFC2014

1. Kommissionen og de kompetente myndigheder, der er omhandlet i artikel 25 i forordning (EU) nr. 514/2014, indlæser de oplysninger i SFC2014, der skal overføres, og som de er ansvarlige for, samt ajourfører disse.

2. Enhver overførsel af oplysninger til Kommissionen kontrolleres og fremsendes af en anden person end den person, som har indlæst dataene til overførslen. Denne adskillelse af opgaverne skal understøttes af SFC2014 eller medlemsstaternes IT-systemer for forvaltning og kontrol, der automatisk kobler sig til SFC2014.

3. Medlemsstaterne udpeger på nationalt eller regionalt plan eller på både nationalt og regionalt plan en eller flere personer som ansvarlig(e) for forvaltningen af adgangsrettighederne til SFC2014. De udfører følgende opgaver:

a) identificerer brugere, der kræver adgang, idet det sikres, at disse brugere er ansat i organisationen

b) informerer brugere om deres forpligtelser til at sikre systemets sikkerhed

c) kontrollerer, at brugerne er berettigede til at have det krævede sæt af rettigheder i forhold til deres opgaver og hierarkiske position

d) anmoder om, at adgangsrettighederne ophører, når disse adgangsrettigheder ikke længere er nødvendige eller berettigede

e) rapporterer straks mistænkelige begivenheder, der kan skabe tvivl om systemets sikkerhed

f) sikrer, at data til identifikation af brugerne til stadighed er pålidelige ved at rapportere enhver ændring

g) tager de nødvendige forholdsregler i forhold til databeskyttelse og fortrolig behandling af forretningshemmeligheder i overensstemmelse med gældende EU-regler og nationale regler

h) informerer Kommissionen om alle ændringer, der påvirker medlemsstatens myndigheders eller SFC2014-brugernes kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i stk. 1, eller deres personlige kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i litra a)-g).

4. Udvekslinger af data og transaktioner forsynes med en obligatorisk elektronisk signatur som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (5). Medlemsstaterne og Kommissionen anerkender den elektroniske signatur, som anvendes i SFC2014 til udveksling af data, som antageligt bevis i retssager.

5. Ved behandlingen af oplysninger i SFC2014 skal beskyttelsen af personoplysninger for enkeltpersoner og fortroligheden af forretningshemmeligheder for juridiske enheder sikres i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF (7), direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.

Artikel 5

Specifikationer for SFC2014

For at sikre en effektiv elektronisk udveksling af oplysninger gælder følgende specifikationer for SFC2014:

a) interaktive formularer eller formularer, der er udfyldt af systemet på forhånd på baggrund af de data, der allerede er registreret i systemet

b) automatiske udregninger, når de kan nedbringe brugernes registreringsarbejde

c) automatiske indbyggede kontroller til at kontrollere de overførte datas indre sammenhæng og disse datas overensstemmelse med gældende regler

d) systemskabte advarsler, der advarer brugerne af SFC2014 om, at visse aktioner kan eller ikke kan udføres

e) onlinestatusopfølgning af, hvordan de registrerede oplysninger behandles i systemet

f) adgang til historiske data vedrørende alle de oplysninger vedrørende et nationalt program, der er indlæst.

Artikel 6

Overførsel af data gennem SFC2014

1. SFC2014 er tilgængeligt for medlemsstaterne og Kommissionen enten direkte gennem en interaktiv brugergrænseflade (dvs. en webapplikation) eller gennem en teknisk grænseflade, der bruger forudbestemte protokoller (dvs. webtjenester), der giver mulighed for automatisk synkronisering og overførsel af data mellem medlemsstaternes informationssystemer og SFC2014.

2. Datoen for medlemsstatens elektroniske overførsel af oplysninger til Kommissionen eller omvendt vil blive anset for at være fremsendelsesdatoen for det pågældende dokument.

3. I tilfælde af force majeure, en fejlfunktion i SFC2014 eller mangel på forbindelse til SFC2014 i mere end én arbejdsdag i løbet af den sidste uge inden en lovhjemlet frist for fremlæggelse af oplysninger eller fem arbejdsdage på andre tidspunkter kan udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen finde sted på papir ved brug af de modeller, formater og skabeloner, der er omhandlet i denne forordnings artikel 3, stk. 1.

Den pågældende part indlæser straks de oplysninger, der allerede er fremlagt på papir, i SFC2014, når fejlfunktionen i det elektroniske dataudvekslingssystem ophører, forbindelsen til systemet genetableres, eller grunden til force majeure ophører.

4. I de i stk. 3 omhandlede tilfælde vil poststemplets dato blive anset for at være det pågældende dokuments fremlæggelsesdato.

Artikel 7

Sikkerheden for data overført gennem SFC2014

1. Kommissionen etablerer en informationsteknologisk sikkerhedspolitik (herefter benævnt »SFC's IT-sikkerhedspolitik«) for SFC2014 for personale, der bruger SFC2014 i overensstemmelse med de relevante EU-regler, navnlig Kommissionens afgørelse C(2006) 3602 (8) og dens gennemførelsesbestemmelser. Kommissionen udpeger en eller flere personer med ansvar for at definere, vedligeholde og sikre den korrekte anvendelse af SFC2014's sikkerhedspolitik.

2. Medlemsstaterne og andre EU-institutioner end Kommissionen, der har modtaget adgangsrettigheder til SFC2014, overholder de IT-sikkerhedspolitiske vilkår og betingelser offentliggjort på SFC2014-portalen og de foranstaltninger, der er gennemført af Kommissionen i SFC2014, for at sikre overførslen af data, særlig i forbindelse med anvendelsen af den tekniske grænseflade, der er omhandlet i denne forordnings artikel 6, stk. 1.

3. Medlemsstaterne og Kommissionen gennemfører og sikrer effektiviteten af de sikkerhedsforanstaltninger, der vedtages for at beskytte de data, de har lagret og overført gennem SFC2014.

4. Medlemsstaterne vedtager nationale, regionale eller lokale informationssikkerhedspolitikker, der dækker adgang til SFC2014 og automatisk indlæsning af data i det og garanterer et minimumsæt af sikkerhedskrav. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker kan henvise til andre sikkerhedsdokumenter. Hver medlemsstat sikrer, at disse IT-sikkerhedspolitikker gælder for alle de myndigheder, der benytter SFC2014.

5. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker omfatter:

a) de IT-sikkerhedsmæssige aspekter af det arbejde, der udføres af den eller de personer, der er ansvarlige for at forvalte de adgangsrettigheder, der er omhandlet i denne forordnings artikel 4, stk. 3, i tilfælde af at de anvendes direkte

b) de IT-sikkerhedsmæssige foranstaltninger for disse nationale, regionale eller lokale computersystemer, der er koblet til SFC2014 via den tekniske grænseflade, der er omhandlet i denne forordnings artikel 6, stk. 1. Med hensyn til første afsnit, litra b), er følgende aspekter omfattet, hvis det er relevant: a) fysisk sikkerhed b) datamedier og adgangskontrol c) lagringskontrol d) adgangs- og kodeordskontrol e) overvågning f) forbindelse til SFC2014 g) kommunikationsinfrastruktur h) menneskelige ressourcer i) hændelsesstyring.

6. Disse nationale, regionale, eller lokale IT-sikkerhedspolitikker baseres på en risikovurdering, og de beskrevne foranstaltninger skal stå i et rimeligt forhold til de identificerede risici.

7. De dokumenter, hvori de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker fastsættes, gøres tilgængelige for Kommissionen efter anmodning.

8. Medlemsstaterne udpeger en eller flere personer på nationalt eller regionalt plan med ansvar for at vedligeholde og sikre gennemførelsen af de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker. Den eller disse personer fungerer som kontaktperson med den eller de personer, der er udpeget af Kommissionen, jf. stk. 1.

9. Både SFC's IT-sikkerhedspolitik og de relevante nationale, regionale og lokale IT-sikkerhedspolitikker opdateres i tilfælde af teknologiske ændringer, identifikation af nye trusler eller andre relevante forhold. Under alle omstændigheder gennemgås de årligt for at sikre, at de fortsat udgør en passende løsning.

Artikel 8

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne. Udfærdiget i Bruxelles, den 24. juli 2014. På Kommissionens vegne José Manuel BARROSO Formand

(1) EUT L 150 af 20.5.2014, s. 112.

(2) Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 184/2014 af 25. februar 2014 om vilkår og betingelser for det elektroniske system til udveksling af data mellem medlemsstaterne og Kommissionen, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2013 om fælles bestemmelser for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond og om generelle bestemmelser for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond, og om nomenklaturen for interventionskategorierne for støtte fra Den Europæiske Fond for Regionaludvikling under målet om europæisk territorialt samarbejde, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1299/2013 om særlige bestemmelser for støtte fra Den Europæiske Fond for Regionaludvikling til målet om europæisk territorialt samarbejde (EUT L 57 af 27.2.2014, s. 7).

(3) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31).

(4) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).

(5) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF af 13. december 1999 om en fællesskabsramme for elektroniske signaturer (EFT L 13 af 19.1.2000, s. 12).

(6) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12. juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (Direktiv om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) (EFT L 201 af 31.7.2002, s. 37).

(7) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF af 25. november 2009 om ændring af direktiv 2002/22/EF om forsyningspligt og brugerrettigheder i forbindelse med elektroniske kommunikationsnet og -tjenester, direktiv 2002/58/EF om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor og forordning (EF) nr. 2006/2004 om samarbejde mellem nationale myndigheder med ansvar for håndhævelse af lovgivning om forbrugerbeskyttelse (EUT L 337 af 18.12.2009, s. 11).

(8) Kommissionens afgørelse C(2006) 3602 af 16. august 2006 om sikkerheden ved Europa-Kommissionens informationssystemer.