SÆRBERETNING Nr. 10/98 om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer, med Europa-Parlamentets svar (i henhold til artikel 188 C, stk. 4, andet afsnit, i EF-traktaten) (98/C 243/01)

INDLEDNING

Revisionsområde

1.1. Medlemmerne af Europa-Parlamentet modtager vederlag, som udbetales af de nationale parlamenter, og som varierer fra land til land. De aflønnes ikke af Europa-Parlamentet, men Parlamentet udbetaler godtgørelser til dækning af udgifter i forbindelse med udøvelsen af deres mandat i henhold til bestemmelser, som Europa-Parlamentets præsidium vedtog i 1984 (PE 133.116), og som regelmæssigt ajourføres (1).

1.2. Revisionen omfattede udelukkende anvendelsen af reglerne vedrørende følgende godtgørelser:

a) fast rejsegodtgørelse (2)

b) særlig rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU (3)

c) dagpenge (4)

d) sekretariatsgodtgørelse (5)

e) godtgørelse for generelle udgifter (6)

f) godtgørelse af rejse-, opholds- og undervisningsudgifter i forbindelse med sprog- og edb-kurser (7).

1.3. Sigtet med revisionen var at undersøge, hvordan ordningen havde udviklet sig siden Rettens sidste revision, der omfattede regnskabsårene 1990 og 1991 (8). Revisionen omfattede bilagsrevision, hovedsageligt vedrørende regnskabsåret 1996. Retten har undersøgt, om de administrative procedurer og regnskabsprocedurerne gennemføres i overensstemmelse såvel med de særlige regulativer, Parlamentet har vedtaget, som med Fællesskabets finansielle bestemmelser og principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning. Bemærkningerne i denne beretning om svagheder og risici er alle underbygget af revisionsresultater.

Finansielle data

1.4. Tabellerne, der er vedføjet som bilag (tabel 1, 2 og 3), viser udviklingen i perioden 1990-1997 i betalingerne vedrørende de godtgørelser, revisionen omfattede. I 1997 androg de i alt 142,6 mio. ECU svarende til 16 % af Parlamentets samlede driftsudgifter. 48 % af betalingerne vedrører sekretariatsgodtgørelse, 33 % de forskellige rejsegodtgørelser og dagpenge og 16 % godtgørelsen for generelle udgifter. Den årlige direkte eller indirekte gennemsnitsudgift til disse godtgørelser pr. medlem er steget fra 138 000 ECU i 1990 til 227 000 ECU i 1997 (9), svarende til en gennemsnitlig årlig stigning på 7,4 %. Denne stigning skyldes primært, at loftet for sekretariatsgodtgørelsen er hævet (+10 % i gennemsnit om året). Siden juni 1996 er denne godtgørelse blevet udbetalt direkte til medarbejderne eller til en tredjepart, til hvem medlemmet har overdraget administrationen af sin sekretariatsgodtgørelse.

FORMEL OVERHOLDELSE AF REGULATIVERNE

1.5. Bortset fra godtgørelsen af udgifter i forbindelse med sprog- og edb-kurser forvaltes godtgørelserne af to særskilte enheder under Kontoret for Medlemmernes Godtgørelser, nemlig:

- medlemmernes forskudsforvaltning, der udbetaler rejsegodtgørelser og dagpenge, og som kontrolleres af en tjeneste, der anviser beløbene til betaling, og som sikrer, at betalingerne kontrolleres, udsteder indtægtsordrer og fastlægger supplerende beløb, der skal udbetales, og bogfører disse transaktioner i budgetregnskabet

- en enhed der forvalter sekretariatsgodtgørelser og generelle udgifter, anviser udgifter til betaling og er ansvarlig for at kontrollere godtgørelserne for generelle udgifter og sekretariatsgodtgørelserne.

1.6. Forvaltningsordningerne i Kontoret for Medlemmernes Godtgørelser sikrer i det store og hele, at de regulativer, der er vedtaget af Parlamentet, anvendes korrekt.

1.7. Der anvendes edb i forvaltningen af udbetalinger over forskudsforvaltningen og af de andre godtgørelser. Edb-værktøjerne er kohærente, pålidelige og hurtige, og medarbejderne behersker dem fuldt ud. I henhold til regler vedtaget af Parlamentets præsidium skal de fornødne bilag fremlægges og kontrolleres, og dermed efterprøves det, om udgifterne er formelt rigtige.

MEDLEMMERNES FORSKUDSFORVALTNING

1.8. Den faste rejsegodtgørelse, rejsegodtgørelsen og dagpengene udbetales af medlemmernes forskudsforvaltning i Bruxelles og Strasbourg. I 1997 androg betalingerne over forskudsforvaltningen 46,9 mio. ECU svarende til 33 % af samtlige godtgørelser til Parlamentets medlemmer. Siden 1991 har det været fastsat, at forskudsforvaltningen maksimalt må have en beholdning på 3,2 mio. ECU. Der kan tilføres supplerende midler op til dette loft.

1.9. Retten har tidligere givet udtryk for (10), at det ikke er i overensstemmelse med principperne i finansforordningen (artikel 54) og gennemførelsesbestemmelserne (artikel 82 ff.) at afholde betalinger af en sådan størrelsesorden over en forskudsforvaltning. De pågældende udgifter er ikke af en sådan art, at det er berettiget at fravige de almindelige regler for udbetaling og kontrol, og der er heller ikke tale om, at de er specielt hastende.

1.10. Hertil kommer, at medlemmerne i henhold til artikel 4, stk. 5, i Parlamentets regulativ har mulighed for at anmode Parlamentets Rejsebureau om at skaffe billetter til privat brug. De pågældende beløb fratrækkes så i forbindelse med den følgende udbetaling af rejsegodtgørelser og dagpenge. Denne ordning betyder, at Parlamentet midlertidigt betaler regninger, som intet har at gøre med dets virksomhed, og inkasserer de pågældende beløb efterfølgende uden om reglerne i finansforordningen. Medlemmerne får således udbetalt forskud.

1.11. Over denne forskudsforvaltning inkasseres i strid med finansforordningen forskellige former for skyldige beløb (navnlig for billetter til private rejser og uberettiget udbetalte dagpenge) hos medlemmerne. Der foretages ikke udgiftsanvisning for sådanne beløb, som heller ikke kontrolleres af finansinspektøren.

1.12. I artikel 23, stk. 3, i Parlamentets regulativ er det fastsat, at kun dagpenge kan udbetales kontant, men i 1990 suspenderede kvæstorkollegiet denne bestemmelse ved en meddelelse, så samtlige godtgørelser, der betales over forskudsforvaltningen, nu kan udbetales kontant. I 1997 tegnede kontantudbetalingerne sig for 42 % af kontorets samlede transaktioner.

1.13. Disse afvigende procedurer medfører store omkostninger og risici for forvaltningen. Selve ordningen med en forskudsforvaltning, som både fungerer som kasse og kontrol- og anvisningstjeneste, kræver betydelige menneskelige og finansielle ressourcer. Når der udbetales forskud til medlemmerne til private formål, bliver der trukket både på kontorets likviditet og dets personale. I dag er det meste af personalet i Kontoret for Medlemmernes Godtgørelser beskæftiget med at udbetale og kontrollere en begrænset del af de samlede godtgørelser. Hertil kommer, at kontantudbetalinger, som forudsætter en stor likvid beholdning, indebærer større risici for forvaltningen end andre betalingsmåder.

1.14. De normale betalings- og kontrolprocedurer gør det nemmere at fordele arbejdsbyrden og at begrænse de risici, der er forbundet med forvaltning af likvide beholdninger. For at medlemmerne ikke selv skal blive nødt til at lægge ud, kunne procedurerne i overensstemmelse med artikel 46 i finansforordningen omfatte en permanent forskudsordning, som ville være sikrere end en forskudsforvaltning.

Fast rejsegodtgørelse og dagpenge

1.15. I henhold til artikel 1-7 i Parlamentets regulativ skal den faste rejsegodtgørelse dække alle udgifter forbundet med medlemmernes transport mellem afrejsestedet og mødestedet, når de har fået tilladelse til at deltage i møder i Europa-Parlamentets officielle organer, og deltagelsen er dokumenteret. I henhold til regulativets artikel 11 og 12 udbetales der dagpenge for hver dag, de pågældende medlemmer deltager i aktiviteter, i forbindelse med hvilke der ydes fast rejsegodtgørelse.

1.16. Den faste rejsegodtgørelse beregnes på grundlag af en kilometersats, der anvendes på afstanden mellem mødestedet og det sted, medlemmet har angivet som sin bopæl. Denne sats har været »fastfrosset« siden 1994. Dagpengene beregnes på grundlag af en sats, der anvendes på det antal dage, medlemmet har erklæret at have været til stede.

1.17. Det beløb, der udbetales som rejsegodtgørelse, svarer ikke til medlemmernes faktiske transportudgifter. Rettens analyse viser, at de samlede godtgørelser i 1996 (27,6 mio. ECU) af transportudgifterne »medlemmernes bopæl - mødestedet« taget under ét i gennemsnit var 30 % højere end flypriserne på business class. Det svarer til en afvigelse på ca. 6,5 mio. ECU. Denne afvigelse varierer mærkbart, alt efter hvor medlemmerne har deres bopæl, og den øges i takt med afstandens længde. I praksis er den faktiske afvigelse endnu større, fordi der ofte anvendes billigere transportmidler (tog, fly på økonomiklasse), og fordi enkelte nationale parlamenter indrømmer Europa-Parlamentets medlemmer særligt gunstige betingelser på indenrigsruter.

1.18. Indtil udgangen af 1997 udbetaltes den faste rejsegodtgørelse og dagpengene over forskudsforvaltningen på grundlag af medlemmernes egne oplysninger. Det blev ikke kontrolleret, om medlemmerne faktisk havde foretaget de pågældende rejser, eller om opholdet faktisk havde varet det angivne antal dage, men kun om de havde været til stede på mødestedet, hvilket i princippet blev dokumenteret ved medlemmernes underskrift på en liste fremlagt i mødesalen.

1.19. Det er endvidere fastsat i regulativet, at andre dokumenter kan anvendes som dokumentation for, at medlemmerne har deltaget i Parlamentets arbejde. Medlemmer, der bestrider særlige hverv (11), behøver ikke at skrive under i mødesalen, men kan krydse sig af på en særlig liste. Samtlige medlemmer kan også fremlægge anden dokumentation, navnlig rejsehjemmel og hotelregninger, hvis de ikke har underskrevet tilstedeværelseslisten. Det er dog kun tilladt at fremlægge sådanne dokumenter som bevis fem gange pr. periode på to et halvt år.

1.20. Dokumenter som fly- eller togbilletter og hotelregninger, der accepteres i stedet for en underskrift på tilstedeværelseslisterne, har ikke megen beviskraft. I 1996 var denne form for dokumentation forelagt i ca. halvdelen af de tilfælde, hvor medlemmerne havde forelagt alternativ dokumentation i stedet for underskrifter på tilstedeværelseslister. I alle de tilfælde, Retten undersøgte i 1996, skulle de hotelregninger, der var forelagt administrationen i mangel af anden dokumentation dokumentere, at medlemmet havde været til stede ved begyndelsen eller slutningen af en ugentlig mødeperiode.

1.21. Det er heller ikke muligt at fastslå på grundlag af underskriften på tilstedeværelseslisterne, om medlemmerne faktisk har deltaget i Parlamentets arbejde.

1.22. Indtil udgangen af 1997 blev det ikke kontrolleret, om medlemmerne faktisk havde tilbagelagt de strækninger, de havde angivet med henblik på den faste rejsegodtgørelse, og derfor kunne der udbetales godtgørelser for strækninger, som ikke var blevet tilbagelagt.

1.23. Retten konstaterede endvidere, at der ikke er fastlagt kriterier for afrejsestedet (den bopæl, som medlemmet selv har angivet), at dette område ikke er gennemsigtigt, og at der ikke foretages kontrol.

1.24. Retten tager til efterretning, at Præsidiet i 1997 traf følgende foranstaltninger med henblik på at afhjælpe disse svagheder:

a) Der er indført en ordning, så de faste rejsegodtgørelser nu systematisk kontrolleres ved hjælp af bilag. Siden 1. november 1997 har medlemmerne kun kunnet få udbetalt faste rejsegodtgørelser for fly- eller jernbanerejser mod forelæggelse af boardingpas eller togbillet. Ved rejser i egen bil skal der forelægges en detaljeret personlig erklæring.

b) Siden 1. februar 1998 har medlemmer, som ikke er til stede under halvdelen af afstemningerne ved navneopråb de dage, hvor Parlamentet behandler lovgivningsmæssige spørgsmål (tirsdag, onsdag og torsdag, når Parlamentet samles i Strasbourg, og torsdag, når det samles i Bruxelles), mistet halvdelen af dagpengene.

c) I Bruxelles kan medlemmer, der deltager i udvalgsmøder eller i møder i de politiske grupper og i andre officielle møder i Europa-Parlamentet, vælge mellem at krydse sig af på de tilstedeværelseslister, der er fremlagt i mødesalen, eller på en tilstedeværelsesliste, der er opslået centralt.

Rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU

1.25. Denne godtgørelse (artikel 10 i regulativet) skal dække medlemmernes udgifter til rejser under udøvelse af deres mandat, som ikke dækkes af de faste rejse- og opholdsgodtgørelser. Der kan højst godtgøres 3 000 ECU pr. år, og rejser i det land, hvor medlemmerne er valgt, kan ikke komme i betragtning.

1.26. Medlemmernes udgifter til rejser, der dækkes af denne godtgørelse, godtgøres over forskudsforvaltningen på grundlag af en erklæring vedføjet rejsehjemmel og andre bilag såsom indbydelsen til at deltage i eller programmet for det pågældende besøg. Hvis der blev vedtaget kriterier for, hvornår en rejse er foretaget under udøvelse af medlemmernes mandat, kunne det også kontrolleres, om sådanne udgifter kan komme i betragtning.

GODTGØRELSE FOR GENERELLE UDGIFTER - SEKRETARIATSGODTGØRELSE

1.27. Kontoret for Sekretariatsgodtgørelser og for Godtgørelser for Generelle Udgifter fastsætter og anviser de beløb, der skal godtgøres. Sådanne udgifter godtgøres inden for et maksimumbeløb, der er fastsat af Parlamentets præsidium, via en månedlig bankoverførsel, der effektueres i den medlemsstats valuta, som medlemmet har angivet. I 1997 androg udgifterne til disse godtgørelser 93,6 mio. ECU.

1.28. I finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (artikel 11, stk. 4) er det fastsat, at omregningen mellem ecu'en og de nationale valutaer normalt foretages til dagskursen; i behørigt begrundede undtagelsestilfælde anvendes dog kurserne den næstsidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor kurserne fastlægges.

1.29. I henhold til Parlamentets regulativ (artikel 26) skal de månedlige udbetalinger af sekretariatsgodtgørelser og godtgørelser for generelle udgifter omregnes til den kurs, der var gældende den næstsidste hverdag i november i året forud for det år, hvor udgiften er afholdt. Herved sikres det, at beløbet for sekretariatsgodtgørelserne udtrykt i national valuta fastholdes på forrige års niveau i en hel valgperiode. Hertil kommer, at medlemmerne selv bestemmer, i hvilken valuta de ønsker godtgørelserne udbetalt, og at de til enhver tid kan ændre denne beslutning. Disse fravigelser af de normale omregningsregler kan medføre betydelige udgifter for institutionen. Det er helt legitimt at lægge vægt på at beskytte medarbejdernes lønninger mod kursrisiko, men der bør anvendes andre mekanismer, som er i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen.

Godtgørelse for generelle udgifter

1.30. I henhold til artikel 13 i regulativet skal godtgørelsen for generelle udgifter dække udgifter i forbindelse med medlemsaktivitet, som ikke dækkes af andre godtgørelser. Medlemmerne skal hvert år anmode om denne godtgørelse, som udbetales til en sats, som fastsættes af Præsidiet (i 1997 38 304 ECU pr. år). For medlemmer, der deltager i mindre end halvdelen af samlingerne, nedsættes denne godtgørelse med 50 %.

1.31. Denne faste godtgørelse er ikke fastsat på grundlag af en nøjagtig beregning af de forskellige udgifter, der godtgøres, og der tages i den forbindelse f.eks. ikke hensyn til generelle udgifter, som godtgøres af enkelte nationale parlamenter.

Sekretariatsgodtgørelse

1.32. I henhold til artikel 14-16 i regulativet skal sekretariatsgodtgørelsen dække udgifterne i forbindelse med beskæftigelse eller ansættelse af en eller flere medarbejdere. Den udbetales hver måned og kan ikke overstige et årligt maksimumbeløb, der fastsættes af Præsidiet (110 460 ECU i 1997).

1.33. De faktiske omkostningselementer, der er bestemmende for maksimumbeløbets størrelse, fremgår ikke af regulativet. De eneste oplysninger fra Parlamentets side om denne godtgørelse findes i anmærkningerne til budgettet for 1993 og 1994, hvor det er anført, at hvert medlem »kan ansætte to assistenter, en i Bruxelles og en i medlemsstaten«. Denne anmærkning findes ikke i de senere budgetter. Det fremgår altså ikke klart, hvilke udgifter beløbet skal dække og heller ikke, hvorfor satsen for denne godtgørelse er steget betragteligt siden 1994. Hertil kommer, at der ved udbetaling af sekretariatsgodtgørelse ikke tages hensyn til, at enkelte nationale parlamenter udbetaler Europa-Parlamentets medlemmer godtgørelser for tilsvarende udgifter.

1.34. Sekretariatsgodtgørelsen udbetales hver måned på grundlag af en anmodning underskrevet af medlemmet om udbetaling af et engangsbeløb eller af flere på hinanden følgende beløb til en medarbejder eller mod forelæggelse af regning på forsknings-, dokumentations- eller sekretariatsarbejde. Siden juni 1996 er sekretariatsgodtgørelsen blevet udbetalt direkte til medarbejderne eller til en tredjepart, til hvem medlemmet har overdraget administrationen af sin sekretariatsgodtgørelse. Medlemmerne vælger selv deres medarbejdere, blot må disse ikke være ansat i en af de politiske grupper eller i en fællesskabsinstitution.

1.35. I regulativet hedder det, at der mellem medlemmet og medarbejderen skal indgås en kontrakt i overensstemmelse med den gældende nationale lovgivning, men det er ikke fastsat, at dette dokument skal forelægges for administrationen. Parlamentet kontrollerer ikke, om der faktisk er indgået en sådan kontrakt, og det undersøges heller ikke, om kontraktbestemmelserne om skat og eventuelle sociale bidrag er gyldige. Det kontrolleres heller ikke, om de forelagte regninger kan dækkes over sekretariatsgodtgørelsen.

1.36. I praksis er der ingen forskel på, om betalinger foretages på grundlag af en kontrakt eller i henhold til regninger. Medarbejderne kan nemlig kontraktansættes som lønmodtagere og derudover forelægge regninger, eller der kan være tale om en kontrakt om levering af tjenesteydelser og ikke noget ansættelsesforhold. En anmodning om sekretariatsgodtgørelse kan både være en anmodning om udbetaling på grundlag af en varig kontrakt eller om udbetaling af et »engangsbeløb«, som blot skal dække en enkelt regning.

1.37. De meget fleksible regler er ikke gennemskuelige, og kontrakternes art og bestemmelserne i dem kontrolleres ikke. Det giver ikke budgetmyndigheden rimelig sikkerhed for, at sekretariatsgodtgørelsen ikke anvendes til andre end de oprindeligt tiltænkte formål. De gældende regler har resulteret i, at der er indgået retlige aftaler, som er alt for forskelligt formuleret, og at alt for mange udgiftskategorier kan tages i betragtning, uden at der er tilstrækkelig sikkerhed for, at de pågældende ydelser virkelig er blevet leveret.

1.38. Det gældende retsgrundlag skulle snart blive ændret. Kommissionen har udarbejdet et udkast til forslag til forordning, som går ud på at indføje en ny artikel om sådanne medarbejderes status i vilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne. Inden for disse nye rammer bliver det så op til Parlamentet at fastsætte, hvad bestemmelserne om beskæftigelse og ansættelse af medlemmernes medarbejdere skal omfatte. Ifølge de foreliggende oplysninger skal de nye bestemmelser om medlemmernes medarbejdere supplere, men ikke erstatte, de nuværende muligheder for ansættelse i henhold til national ret, så administrationen af disse medarbejdere bliver mere gennemsigtig, samtidig med at fleksibiliteten i den ordning, der gælder i dag, bevares.

KONKLUSION

1.39. Formålet med regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer bør være at sikre medlemmerne fyldestgørende dækning for udgifter i forbindelse med udøvelsen af deres mandat. De administrative procedurer og regnskabsprocedurerne sikrer i det store og hele, at de regulativer, der er vedtaget af Parlamentet, anvendes korrekt. Præsidiet har i regnskabsåret 1997 truffet forskellige foranstaltninger, hvis sigte er at afhjælpe nogle af svaghederne ved ordningen. Endvidere er et udkast til vedtægt for medlemmernes medarbejdere under udarbejdelse.

1.40. Rettens revision giver dog anledning til nedenstående bemærkninger og henstillinger, som viser, at der bør foretages en tilbundsgående omarbejdning af retsgrundlaget.

Den administrative forvaltning bør forbedres

1.41. En række bestemmelser i Parlamentets regulativ er ikke i overensstemmelse med Fællesskabets finansielle bestemmelser og medfører store omkostninger for forvaltningen. Det gælder f.eks. den måde, forskudsforvaltningen anvendes på, ligesom de forskud, medlemmerne får udbetalt til private formål. De anvendte omregningskurser bør beregnes efter de regler, der er fastsat i finansforordningen, og der bør i givet fald tages højde for kursrisikoen via andre mekanismer (jf. punkt 1.13 og 1.29).

De mekanismer, der udløser godtgørelserne, bør i højere grad afspejle de faktiske forhold

1.42. Procedurerne kan ikke sikre, at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning overholdes. De fleste godtgørelser udbetales som faste beløb eller er maksimumbeløb, som medlemmerne har ret til at få udbetalt hvert år, uden direkte relation til de faktiske forhold eller omkostninger. Det bør defineres klart, hvilke omkostningselementer og hvor store beløb der kan dækkes af godtgørelsen for generelle udgifter og sekretariatsgodtgørelsen, og der bør tages hensyn til ydelser og fordele, medlemmerne eventuelt har adgang til fra anden side. Det bør overvejes at godtgøre rejseudgifter på grundlag af de faktiske udgifter. En sådan ordning kunne i givet fald omfatte en permanent forskudsordning, så medlemmerne fortsat kunne undgå at skulle lægge de pågældende beløb ud. Man kunne også tage moderne løsninger i brug, som f.eks. rejsehjemmel i form af kort udstedt på vilkår, der kunne aftales med fly- og jernbaneselskaberne. Sådanne kort ville gøre det muligt at afregne direkte med dem, der leverer ydelserne (jf. punkt 1.14-1.17, 1.31 og 1.33).

Ordningen bør gøres mere gennemsigtig og bør kunne kontrolleres

1.43. Udbetalingen af disse godtgørelser foretages i vid udstrækning på grundlag af medlemmernes anmodninger. Dokumentation kræves kun i begrænset omfang, og kontrollen er også begrænset. På flere områder er de grundlæggende regulativer endvidere blevet ændret ved bestemmelser, som gør dem endnu mindre restriktive. Ordningen vedrørende medlemmernes omkostningsgodtgørelser bør være gennemskuelig og omfatte kontrol i rimeligt omfang, så det sikres, at de udbetalte midler anvendes i overensstemmelse med de formål, der er fastsat i regulativerne (jf. punkt 1.18-1.23, 1.26 og 1.35).

Svaghederne ved ordningen bør afhjælpes

1.44. Svaghederne ved retsgrundlaget kan resultere i, at midlerne ikke anvendes korrekt. Skal der fortsat udbetales godtgørelser i form af maksimumbeløb, bør udbetalingsreglerne være gennemsigtige, og det bør være et krav, at der skal forelægges fyldestgørende dokumentation (kontrakter, behørigt udstedte regninger). Indførelse af en vedtægt for medlemmernes medarbejdere vil kunne betyde en øget budgetbyrde og kan kun bidrage til at gøre forvaltningen af udgifterne til disse medarbejdere mere gennemskuelig og effektiv, hvis det bliver obligatorisk for medlemmerne at ansætte deres medarbejdere i henhold til denne nye ordning, og hvis den giver mulighed for kontrol af, om de godtgjorte ydelser også er leveret (jf. punkt 1.36-1.38).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. juli 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) Jf. PE 133.116/KVÆST./ændr. VII/1-97.

(2) Den faste rejsegodtgørelse skal dække alle udgifter i forbindelse med medlemmernes transport mellem hjemsted og mødested, når de har fået tilladelse til at deltage i møder i Europa-Parlamentets officielle organer, og deltagelsen er dokumenteret.

(3) Denne rejsegodtgørelse skal dække medlemmernes udgifter til rejser, som foretages under udøvelsen af deres mandat, og som ikke dækkes af faste rejsegodtgørelser og dagpenge. Der kan højst godtgøres 3 000 ECU om året, og rejser i det land, hvor medlemmerne er valgt, kan ikke komme i betragtning.

(4) Der udbetales dagpenge for hver dag, de pågældende medlemmer deltager i aktiviteter, i forbindelse med hvilke der ydes fast rejsegodtgørelse.

(5) Sekretariatsgodtgørelsen skal dække udgifterne i forbindelse med ansættelse eller beskæftigelse af en eller flere medarbejdere.

(6) Godtgørelsen for generelle udgifter skal dække udgifter i forbindelse med medlemsvirksomhed, som ikke dækkes af andre godtgørelser.

(7) Revisionen gav ikke anledning til væsentlige bemærkninger om denne type godtgørelser.

(8) EFT C 324 af 13.12.1991, kapitel 15, og EFT C 330 af 15.12.1992, kapitel 18.

(9) 82 % af Parlamentets medlemmer pr. 1.11.1996 har modtaget, hvad der svarer til det gennemsnitlige årlige beløb +/- 20 %.

(10) Jf. punkt 15.22-15.23 i årsberetningen for regnskabsåret 1990 og punkt 18.7-18.8 i årsberetningen for regnskabsåret 1991.

(11) Formanden, næstformændene, kvæstorerne, udvalgsformændene og -næstformændene, ordførerne, . . .

BILAG

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

EUROPA-PARLAMENTETS SVAR PÅ REVISIONSRETTENS BERETNING OM OMKOSTNINGSGODTGØRELSER OG ANDRE GODTGØRELSER TIL EUROPA-PARLAMENTETS MEDLEMMER

INDLEDNING

Punkt 1.1-1.4

Hvis Revisionsrettens beretning skal hjælpe Parlamentet med at forbedre systemet med medlemsgodtgørelserne, vil Parlamentet gerne understrege den kontekst, som godtgørelsessystemet har udviklet sig i, de forhold, Parlamentet tilrettelægger sine aktiviteter under, en parlamentarisk institutions natur, medlemmernes rolle og de reformer, som Præsidiet allerede har gennemført i det nuværende system, og som allerede blev indledt inden Revisionsrettens revision.

I den forbindelse er det vigtigt at understrege det manglende fælles aflønningsniveau som følge af, at medlemmerne ikke har nogen fælles vedtægt i modsætning til medlemmerne af Kommissionen, Domstolen, Førsteinstansretten og Revisionsretten.

Der gælder særlige forhold for et Parlament, som arbejder på overnationalt plan. Det antal borgere, de enkelte medlemmer repræsenterer, valgkredsenes størrelse, det meget byrdefulde rejseprogram, det enkelte medlem har (fra dennes egen medlemsstat til arbejdsstederne, mellem arbejdsstederne og til andre medlemsstater). Disse forhold er ikke blevet behandlet af Revisionsretten.

Den har heller ikke behandlet det forhold, at medlemmer af en parlamentarisk institution ikke kun er »på arbejde«, når de deltager i formelle møder i institutionens officielle organer, men også når de deltager i det brede spektrum af offentlige arrangementer, som parlamentarikere er nødsaget til.

Revisionsretten anerkender Parlamentets stadige bestræbelser på på eget initiativ at sanere godtgørelsessystemet:

- Parlamentets krav om, at Kommissionen forelægger et forslag til en EU-retsramme for medlemmernes arbejde; dette forslag er nu blevet fremsat;

- indførelse af foranstaltninger med krav om dokumentation for rejser;

- udbetaling af dagpenge gøres afhængig af deltagelse i afstemninger;

- fastfrysningen af rejsegodtgørelsen over en årrække.

Revisionsretten foretager heller ikke nogen sammenligning med systemer og kontrol i de nationale parlamenter. F.eks. stilles der i flertallet af de nationale parlamenter ikke krav om dokumentation for tilstedeværelse ved undertegnelse af en tilstedeværelsesliste, således som det er tilfældet for Europa-Parlamentets medlemmer. Dokumentation for rejser er heller ikke altid et krav på nationalt plan. Revisionsretten redegør ikke for, hvilken målestok der skal anvendes for kontrollens effektivitet, men det er klart, at uanset hvilke kriterier den måtte have i tankerne, er de ikke baseret på standardpraksis i medlemsstaternes parlamenter.

Væksten i udgifterne (punkt 1.4) skyldes, at budgetmyndigheden har forhøjet godtgørelserne for at højne serviceniveauet for medlemmerne, navnlig som følge af de nye beføjelser, som institutionen og medlemmerne har fået som følge af Maastricht-traktatens ikrafttrædelse.

Det skal også påpeges, at den seneste udvidelse, hvor to af de tre nye medlemsstater ligger langt fra Europas centrum, også har haft betydning for stigningen i udgifterne til rejsegodtgørelser og dagpenge. Når disse to faktorer tages med i betragtning er det nemmere at få et klart billede af udviklingen inden for de to vigtigste udgiftskategorier i forbindelse med medlemmerne, nemlig udgifterne til medlemmernes medarbejdere og rejseudgifterne (82 % af det samlede beløb).

MEDLEMMERNES FORSKUDSFORVALTNINGSTRANSAKTIONER

Punkt 1.8-1.14

Hvad angår forskudsforvaltning (punkt 1.8-1.14) afviser Parlamentet endnu en gang den vurdering, Revisionsretten allerede har foretaget i tidligere beretninger om dette spørgsmål, og som den henviser til i de foreløbige bemærkninger, hvorefter en forskudsforvaltning for betalinger af rejsegodtgørelser og dagpenge ikke skulle være i overensstemmelse med finansforordningens og gennemførelsesbestemmelsernes principper. Parlamentet er af den opfattelse,, at det store antal betalinger og deres hyppighed i fuldt omfang berettiger, at der i det foreliggende tilfælde anvendes en forskudsforvaltning, jf. finansforordningens artikel 54 og gennemførelsesbestemmelsernes artikel 82 ff. Parlamentet fastholder således sine svar på Revisionsrettens årsberetninger for regnskabsårene 1990 og 1991: I henhold til finansforordningens artikel 54 kan der oprettes forskudsforvaltninger med henblik på betaling af visse udgiftskategorier. Der stilles ikke i finansforordningen nogen betingelser med hensyn til beløbsstørrelser (se EFT C 324 af 13.12.1991, s. 14 og C 330 af 15.12.1992, s. 453). Det skal endvidere understreges, at hvis man skulle foretage disse betalinger efter en betalingsordre undertegnet af den anvisningsberettigede og påtegnet af finansinspektøren, inden regnskabsføreren kunne foretage udbetalingen, ville dette i det foreliggende tilfælde medføre betydelige forsinkelser, uden at de pågældende tjenestegrenes arbejdsbyrde ville blive mindsket væsentligt lige så lidt som de dertil hørende forvaltningsudgifter.

Hvad angår bemærkningerne om eventuel uberettiget udbetaling af forskud for omtalte godtgørelser (punkt 1.11), skal det understreges, at der i disse meget sjældne tilfælde systematisk foretages en tilbagesøgning efter kontrol af underskrifterne på tilstedeværelseslisterne, som giver ret til de omhandlede udbetalinger. Forskudsforvaltningsudbetalingerne er ikke definitive, og debiteres først, efter at der er foretaget en endelig afregning. Dette indebærer alle foreskrevne former for kontrol fra den anvisningsberettigedes side, som undertegner udligningsanvisningen og forelægger den for finansinspektøren til påtegning.

Bemærkningerne om, at forskudsforvaltningen i første omgang tager højde for ikke-officielle rejser, der er foretaget af medlemmerne, indtil der foretages en udligning og en tilbagesøgning, svarer til de faktiske forhold. Det skal dog understreges, at dette vedrører et ret lille antal billetter, og at Parlamentet er indstillet på at tage disse spørgsmål op til fornyet behandling.

Det samme gælder for betalingsmetoderne med henblik på at begrænse eller endog eliminere risiciene i forbindelse med akontoudbetalinger.

Revisionsretten anerkender, at det er hensigtsmæssigt, at den forbedrede metode, som den foreslår, i givet fald omfatter en permanent forskudsordning, så medlemmerne fortsat ikke kunne undgå at lægge penge ud. Det ville i praksis indebære, at Parlamentet skulle føre 626 individuelle medlemskonti, hvilket ville være utroligt tungt at administrere. Parlamentet vil omhyggeligt behandle forslaget om en modernisering af det nuværende system, så det kan tilpasses på baggrund heraf.

Faste rejsegodtgørelser og dagpenge

Punkt 1.15-1.26

Det ligger i sagens natur, at en fast godtgørelse ikke nøjagtigt svarer til de faktiske udgifter.

I den forbindelse har Parlamentets Præsidium siden 1997, i lighed med Revisionsrettens egne konstateringer, styrket kontrolbestemmelserne omkring vilkårene for udbetaling af den faste rejsegodtgørelse (betaling efter forelæggelse af dokumentation for den pågældende rejse).

Revisionsretten kritiserer også, at flybilletter, togbilletter eller hotelregninger accepteres som dokumentation i stedet for en underskrift på registre eller tilstedeværelseslister, da de ikke har nogen beviskraft, og fremfører, at underskrifter på tilstedeværelseslister ikke er tilstrækkelig dokumentation for, at medlemmerne rent faktisk har deltaget i Parlamentets arbejde (punkt 1.21). Der er i den forbindelse ikke taget hensyn til karakteren af det parlamentariske arbejde, som ofte indebærer f.eks. kontakter og møder både uden og inden for Parlamentets bygninger.

Hvad angår spørgsmålet om det betimelige i den særlige rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU for rejser, som medlemmerne foretager under udøvelse af deres mandat, når der ikke foreligger kriterier for disse rejsers karakter (punkt 1.26), skal denne vurdering også relativeres, for medlemmernes deltagelse i mange offentlige arrangementer er en naturlig følge af deres opgaver som politikere. I praksis undersøges anmodninger med henblik på, om der er tale om et officielt program. I tvivlstilfælde henvises sagen til den ansvarlige kvæstor. Der skal endvidere henvises til, at denne form for udgifter er en yderst ringe del af medlemmernes godtgørelser, og at udbetalingen kun sker efter dokumentation (reelle udgifter), og at mange medlemmer ikke gør krav på denne godtgørelse.

GODTGØRELSE FOR GENERELLE UDGIFTER - SEKRETARIATSGODTGØRELSE

Punkt 1.27-1.38

Revisionsrettens bemærkninger vedrørende omregningskursen i henhold til regulativet for konvertering af ecu i forbindelse med udbetalingen af disse godtgørelser (punkt 1.27-1.29) er ganske vist korrekt, men er snarere af historisk karakter, fordi der med indførelsen af euro ikke længere findes kursforskelle for valutaerne i de medlemsstater, som er blevet integreret i ØMU. Anvendelsen af en fast årlig kurs var, som Revisionsretten erkender, foreskrevet af en legitim interesse i at beskytte medarbejdernes lønninger mod kursrisiko. Der burde kunne findes passende overgangsløsninger for de øvrige medlemsstaters valutaer af hensyn til en beskyttelse af medarbejdernes lønninger.

Den faste godtgørelse af generelle udgifter skal dække en lang række udgifter, som medlemmerne må afholde, navnlig i deres hjemland, som f.eks. kontorudgifter, telekommunikationsudgifter, portoudgifter, udgifter til edb-udstyr, rejseudgifter inden for deres land osv. Det drejer sig om en fast godtgørelse på grund af de mange forskelligartede udgifter, den skal dække, både for at undgå betragtelige administrationsudgifter og de uundgåelige forsinkelser i forbindelse med en ordning, som er baseret på dokumentation, som skal forelægges af 626 medlemmer fra 15 medlemsstater kombineret med forskellige bestemmelser fra land til land til hindring af akkumulering.

Revisionsrettens bemærkninger vedrørende sekretariatsgodtgørelsen vedrører snarere regulativet end anvendelsen heraf:

- ansættelsen af en medarbejder er en sag, som forpligter medlemmet og dennes medarbejder/medarbejdere; disse juridiske forpligtelser falder ind under det privatretlige område og forpligter på ingen måde parlamentet som institution. Heraf følger, at Parlamentets administration, for ikke at løbe den risiko at blive betragtet som direkte arbejdsgiver for medarbejderne af en national dommer, ikke er i stand til at intervenere for at kontrollere gyldigheden af de privatretlige kontraktforhold, for så vidt angår de gældende nationale bestemmelser (civile, forretningsmæssige, afgiftsmæssige og arbejdsmarkedsmæssige).

- Formålet med de fleksible rammeordninger (ansættelsesforhold, arbejdskontrakt, betaling efter regning osv.) er at sikre medlemmerne muligheden for at tilpasse deres behov for medarbejdere til udviklingen i deres aktiviteter og de specielle opgaver, de til hver en tid får pålagt.

Som Revisionsretten bemærker, er disse rammebestemmelser til revision i samarbejde med Kommissionen og Rådet, med henblik på at indføre en ny personalekategori i vilkårene for de øvrige ansatte, nemlig parlamentariske assistenter. En sådan reform skulle gøre forvaltningen af medarbejderne mere åben og mere effektiv, hvilket Revisionsretten også indrømmer (punkt 1.38).

Revisionsretten antyder muligheden af, at medlemmerne modtager visse rejsegodtgørelser fra medlemsstaterne i tillæg til de godtgørelser, de modtager fra Europa-Parlamentet til samme formål. Dette er ikke en udbredt praksis. Parlamentet er imidlertid rede til i sine bestemmelser at optage et forbud mod sådanne dobbeltbetalinger og sikre behørig kontrol.

Europa-Parlamentet har ikke kendskab til tilfælde, hvor nationale parlamenter betaler eller har betalt ekstra sekretariatsgodtgørelse til medlemmer af Europa-Parlamentet undtagen i tilfælde af dobbeltmandater.

KONKLUSIONER

Punkt 1.39 - 1.44

Parlamentet bemærker, at Revisionsretten som helhed konkluderer, at de administrative og regnskabsmæssige procedurer garanterer en korrekt anvendelse af Europa-Parlamentets regulativ.

Revisionsrettens bemærkninger bør ses i den kontekst, som det aktuelle godtgørelsessystem fungerer i: Der findes ingen fælles vedtægt for medlemmerne, og der findes intet fælles aflønningsniveau, og endvidere bør der tages højde for de særlige arbejdsvilkår for medlemmer af en overnational parlamentarisk institution.

Parlamentet er af den opfattelse, at de foranstaltninger, som blev truffet i regnskabsåret 1997, har forbedret det aktuelle system, hvilket Kommissionens forslag til ny retlig ramme for medlemmernes medarbejdere også vil gøre.

Parlamentet fortsætter sin revision af godtgørelsessystemet, som indledtes i 1995 med henblik på at øge gennemskueligheden og forbedre kontrollen og systemets kohærens. Det vil tage Revisionsrettens bemærkninger med i betragtning, såfremt de er praktisk gennemførlige.

Parlamentet er til stadighed indstillet på at forbedre de aktuelle bestemmelser og fortsætte arbejdet med en fælles vedtægt for medlemmerne, som et forsvarligt og rimeligt grundlag for medlemmernes vederlag i fremtiden.