FORRETNINGSORDEN fastsat af Regionsudvalget paa sit 3. plenarmoede den 17. og 18. maj 1994; godkendt af Raadet for Den Europaeiske Union paa sit 1759. moede den 25. maj 1994

AFSNIT I

REGIONSUDVALGETS ORGANISATION

Kapitel 1

Regionsudvalgets organer

Artikel 1

Regionsudvalgets organer er plenarforsamlingen, praesidiet og underudvalgene. Udvalget bistaas af et generalsekretariat.

Kapitel 2

Foerste indkaldelse af Regionsudvalget

Artikel 2

I begyndelsen af hver ny fireaarsperiode indkaldes Regionsudvalget til moede af sit aeldste medlem hoejst en maaned efter, at Raadet har meddelt medlemmerne, at de er udnaevnt. Det foerste moede ledes af det aeldste tilstedevaerende medlem bistaaet af de fire yngste tilstedevaerende medlemmer og udvalgets generalsekretaer, der udgoer alderspraesidiet.

Artikel 3

Paa dette moede underretter alderspraesidenten Regionsudvalget om den meddelelse, han har modtaget fra Raadet om udnaevnelse af udvalgets medlemmer, og erklaerer den nye fireaarige mandatperiode for indledt.

Artikel 4

Paa det foerste moede, der holdes i henhold til artikel 2, vaelger udvalget under forsaede af alderspraesidiet sit praesidium for to aar fra datoen for mandatperiodens indledning i henhold til artikel 3.

Alderspraesidiet fungerer, indtil resultatet af valget af praesident er bekendtgjort. Under alderspraesidiets ledelse kan alene forhandles om spoergsmaal vedroerende valget af praesidium.

Kapitel 3

Plenarforsamlingen

Artikel 5

1. Regionaludvalgets formand indkalder som hovedregel til plenarforsamling én gang i kvartalet. Praesidiet fastsaetter ved hvert aars begyndelse en tidsplan for plenarforsamlingerne.

2. Saafremt mindst 32 medlemmer begaerer det, indkalder formanden inden for en maaned til ekstraordinaer plenarforsamling.

Artikel 6

1. Forslaget til dagsorden fastlaegges af praesidiet, hvorefter formanden snarest muligt og normalt senest en maaned forud for plenarformsamlingens aabning tilstiller Regionsudvalgets ordinaere medlemmer og suppleanter dette forslag sammen med underudvalgenes forslag til udtalelse. Moededokumenterne skal foreligge rettidigt og samtidig paa alle officielle sprog.

2. Ved aabningen af hver plenarforsamling vedtager Regionsudvalget dagsordenen. AEndringsforslag skal vaere praesidiet i haende senest en arbejdsdag forud for plenarforsamlingens aabning. Det samme gaelder anmodninger om at faa debatter optaget paa dagsordenen som hastepunkter.

3. Medlemmerne kan afholde interne forberedende moeder.

Artikel 7

Plenarforsamlingen er beslutningsdygtig, naar mindst halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede. Forsamlingens beslutningsdygtighed proeves dog kun, saafremt mindst ti medlemmer anmoder derom. Hvis forsamlingen ikke er beslutningsdygtig, udskydes afstemningen til det foelgende moede, hvor forsamlingens beslutninger er gyldige, uanset hvor mange medlemmer der er til stede.

Artikel 8

1. Plenarforsamlingen traeffer sine beslutninger med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden.

2. Saafremt mindst 32 medlemmer begaerer det, kan forsamlingen beslutte at foretage hemmelig afstemning.

3. I personspoergsmaal traeffes beslutning ved hemmelig afstemning.

4. AEndringsforslag til forslag til udtalelser skal have stoette fra mindst seks medlemmer og indgives til praesidiet senest 24 timer forud for plenarforsamlingens aabning. Dog kan kompromisaendringsforslag fremsaettes paa selve plenarforsamlingen, hvis de har stoette fra mindst seks medlemmer.

Artikel 9

1. Efter samraad med praesidiet traeffer Regionsudvalgets formand fra sag til sag afgoerelse om, hvilket underudvalg der har kompetence til at udarbejde udtalelse; i hastesager informeres praesidiet paa det foelgende moede. Paa samme maade kan formanden anmode et eller flere andre underudvalg om at udarbejde en supplerende udtalelse.

2. Kun det underudvalg, som sagen primaert er henvist til, har kompetence til at rapportere over for forsamlingen. Underudvalget skal dog som bilag til sin udtalelse vedfoeje eventuelle andre underudvalgs supplerende udtalelser.

3. Naar det drejer sig om hastesager og det kompetente underudvalg har vedtaget udtalelsen enstemmigt, kan forslaget til udtalelse sendes til Raadet og Kommissionen til orientering; dog skal udtalelsen i saa fald forelaegges den foelgende plenarforsamling til vedtagelse uden debat.

Artikel 10

1. Regionsudvalget kan paa forslag af et underudvalg, praesidiet eller mindst 32 medlemmer afgive udtalelse paa eget initiativ i de tilfaelde, hvor det finder det hensigtsmaessigt.

2. Forslag om initiativudtalelser fra Regionsudvalgets medlemmer skal indgives til praesidiet senest 72 timer forud for plenarforsamlingens aabning.

Artikel 11

Naar Det OEkonomiske og Sociale Udvalg hoeres, og Regionsudvalget i henhold til artikel 198 C, stk. 3, i traktaten om oprettelse af Det Europaeiske Faellesskab skoenner, at saerlige regionale eller lokale interesser er involveret, finder artikel 10 tilsvarende anvendelse.

Artikel 12

Repraesentanter for Europa-Parlamentet, Raadet og Kommissionen kan deltage i plenarforsamlingerne. De kan tage ordet.

Artikel 13

1. Som hovedregel begraenses taletiden paa plenarforsamlingerne. Beslutning om taletidens laengde traeffes af praesidiet forud for hver enkelt debat; det paahviler formanden at fastlaegge de noedvendige gennemfoerelsesbestemmelser.

2. Foer plenarforsamlingen haeves, giver Regionsudvalgets formand meddelelse om tid og sted for den naeste plenarforsamling samt om de dagsordenspunkter, som allerede maatte vaere kendt.

Kapitel 4

Regionsudvalgets medlemmer

Artikel 14

Ethvert ordinaert medlem, som er forhindret i at deltage i en plenarforsamling, kan afloeses af en suppleant fra sit lands delegation. En suppleant kan kun afloese ét ordinaert medlem. Suppleanten overtager samtlige det ordinaere medlems befoejelse under det paagaeldende moede. Overdragelsen af stemmeretten skal meddeles generalsekretariatet.

Praesidiet fastlaegger de naermere regler for de behoerigt befuldmaegtigede suppleanters delvis deltagelse i plenarforsamlingen.

Artikel 15

1. Mandatet som medlem af Regionsudvalget ophoerer ved fratraeden, ved doedsfald eller ved force majeure. Der udnaevnes en efterfoelger for den resterende del af mandatperioden.

2. Hvis et medlem fratraeder, skal dette meddeles Regionsudvalgets formand, som derefter underretter Raadet, der konstaterer, at der er en plads ledig og saetter genbesaettelsesproceduren i gang.

Artikel 16

Stemmeretten kan ikke overdrages, jf. dog artikel 14.

Artikel 17

Medlemmernes og suppleanternes privilegier og immuniteter fastlaegges i overensstemmelse med artikel 11 i protokollen vedroerende De Europaeiske Faellesskabers privilegier og immuniteter.

Artikel 18

Praesidiet fastsaetter gennemfoerelsesbestemmelserne vedroerende medlemmernes rejse- og opholdsudgifter under overholdelse af de regler, der er fastsat under budgetproceduren.

Kapitel 5

Praesidiet og formanden

Artikel 19

1. Regionsudvalgets praeisidium vaelges for to aar. Det bestaar af 30 medlemmer, herunder formanden, en foerstenaestformand og en naestformand fra hvert medlemsland. Praesidiets sammensaetning skal saa vidt muligt afspejle den geografiske balance i Det Europaeiske Faellesskaber.

2. Regionsudvalgets formand og foerstenaestformand vaelges af plenarforsamlingen uden debat ved hemmelig afstemning og med absolut flertal af de afgivne stemmer. Valg kan kun finde sted, hvis mindst to tredjedele af medlemmerne er til stede. Formanden og foerstenaestformanden vaelges ved saerskilte afstemninger. Der kan opstilles en samlet kandidatliste over praesidiets oevrige medlemmer, som vaelges efter samme afstemningsprocedure.

3. Hvis der ikke opstilles en samlet liste, vaelges hvert enkelt medlem ved saerskilt afstemning; i foerste afstemningsrunde kraeves absolut flertal af de afgivne stemmer og i eventuelle yderligere afstemningsrunder relativt flertal.

Praesidiet opstiller listen paa tolv medlemmer med rang af naestformaend; listen forelaegges plenarforsamlingen til godkendelse.

Artikel 20

Hvis et medlem af praesidiet fratraeder som medlem af Regionsudvalget eller nedlaegger sit hverv som praesidiemedlem, udpeges en afloeser for den resterende del af mandatperioden efter fremgangsmaaden i artikel 19.

Artikel 21

Ved nyudnaevnelsen af Regionsudvalget hvert fjerde aar varetager praesidiet de loebende forretninger, indtil det nyudnaevnte Regionsudvalg traeder sammen for foerste gang.

Artikel 22

1. Praesidiet har til opgave at forberede de beslutninger, der skal traeffes af plenarforsamlingen, samt at sikre kontinuiteten i Regionsudvalgets arbejde.

2. Praesidiet forbereder, tilrettelaegger og koordinerer arbejdet paa Regionsudvalgets plenarforsamlinger og i dets underudvalg. Med henblik herpaa kan praesidiet til sine moeder indkalde andre medlemmer af Regionsudvalget paa grund af deres kompetence eller mandat samt fremtraedende personer udefra.

Repraesentanter for Raadet og Kommissionen kan deltage i praesidiets moeder.

3. Praesidiet fastsaetter i en instruks gennemfoerelsesbestemmelserne til denne forretningsorden under fuld overholdelse af denne og af sprogordningen i Raadets forordning nr. 1/58 af 15. april 1958.

4. Praesidiet konstaterer, i hvilket omfang Regionsudvalgets udtalelser tages til foelge, og formanden eller et andet medlem af praesidiet aflaegger rapport herom for Regionsudvalget ved begyndelsen af hver plenarforsamling. Til brug for denne rapport anmodes Raadet og Kommissionen om at tilkendegive over for Regionsudvalget, i hvilket omfang de har taget dets udtalelser til foelge.

5. Praesidiet vedtager det foreloebige overslag over indtaegter og udgifter, som det forelaegger plenarforsamlingen i henhold til artikel 32.

Artikel 23

Praesidiet indkaldes paa formandens foranledning normalt én gang i kvartalet, men kan i oevrigt indkaldes, hvis formanden skoenner det noedvendigt, eller paa begaering af mindst seks af praesidiets medlemmer. Praesidiet er beslutningsdygtigt, naar mindst halvdelen af dets medlemmer er til stede. Det traeffer beslutning med flertal blandt de afgivne stemmer.

Artikel 24

1. Formanden leder Regionsudvalgets arbejde.

2. Regionsudvalget repraesenteres af formanden.

3. Ved forfald afloeses formanden af foerstenaestformanden; i dennes fravaer repraesenteres formanden af en naestformand.

Kapitel 6

Underudvalgene

Artikel 25

1. Plenarforsamlingen nedsaetter staaende og midlertidige underudvalg samt arbejdsgrupper, der har til opgave at forbedre dens arbejde. Den bestemmer deres sammensaetning og opgaver.

2. Hvor de finder det nyttigt, kan de staaende underudvalg paa forslag af mindst halvdelen af deres medlemmer eller praesidiet nedsaette faste eller midlertidige arbejdsgrupper.

Artikel 26

Hvert underudvalg udpeger en formand og mindst to naestformaend.

Artikel 27

1. Sammensaetningen af de staaende underudvalg skal afspejle medlemmernes nationale fordeling i Regionsudvalget.

2. Underudvalgenes medlemmer kan lade sig afloese af en suppleant efter eget valg.

3. Underudvalgenes medlemmer kan lade sig bistaa af en ekspert.

4. Regionsudvalgets medlemmer skal have saede i mindst ét underudvalg og maa hoejst have saede i to. Praesidiet kan dog give medlemmer fra de mindste nationale delegationer dispensation fra denne regel.

Artikel 28

Efter nyudnaevnelse hvert fjerde aar nedsaetter plenarforsamlingen sine underudvalg paa foerste moede.

Kapitel 7

Regionsudvalgets administration

Artikel 29

1. Regionsudvalget bistaas af et generalsekretariat under ledelse af en generalsekretaer, der udfoerer sit hverv med ansvar over for Regionsudvalgets formand, som repraesenterer praesidiet.

2. Generalsekretaeren deltager uden stemmeret i praesidiets moeder og tager referat af disse. Det paahviler generalsekretaeren at gennemfoere de afgoerelser, praesidiet eller formanden traeffer i henhold til denne forretningsorden.

3. Generalsekretaeren kan uddelegere sine befoejelser inden for de rammer, formanden afstikker.

4. Generalsekretaeren forpligter sig hoejtideligt over for praesidiet til at udfoere sit hverv upartisk og samvittighedsfuldt.

5. Paa forslag af generalsekretaeren traeffer praesidiet beslutning om opbygningen af generalsekretariatet, som skal kunne sikre, at Regionsudvalget og dets organer fungerer bedst muligt, og bistaa medlemmerne i udoevelsen af deres mandat.

Artikel 30

1. I overensstemmelse med protokol nr. 16 til traktaten benytter Regionsudvalgets generalsekretariat og Det OEkonomiske og Sociale Udvalgs generalsekretariat faelles tekniske tjenestegrene. De naermere regler fastlaegges efter aftale mellem Regionsudvalget og OESU.

2. Afgoerelser i spoergsmaal vedroerende de faelles tjenestegrene traeffes af generalsekretaererne efter faelles aftale.

Artikel 31

1. De befoejelser, som i vedtaegten for EF-tjenestemaend tillaegges ansaettelsesmyndigheden, udoeves:

- for saa vidt angaar generalsekretaeren: af Raadet paa forslag af praesidiet, naar vedtaegtens artikel 1 og 13, artikel 15, stk. 2, samt artikel 16, 22, 29, 30, 31, 32, 38, 40, 41, 49, 50, 51, 78, 87, 88, 89 og 90 anvendes; naar vedtaegtens oevrige artikler anvendes, af praesidiet - for saa vidt angaar tjenestemaend i loenklasse A6-A8 og LA6-LA8 samt i kategori B, C og D: af generalsekretaeren - for saa vidt angaar de oevrige tjenestemaend: af praesidiet paa forslag af generalsekretaeren.

2. De befoejelser til at indgaa ansaettelseskontrakter, som i ansaettelsesvilkaarene for de oevrige ansatte tillaegges ansaettelsesmyndigheden, udoeves:

- for saa vidt angaar midlertidigt ansatte i loenklasse A6-A8 og LA6-LA8 samt i kategori B, C og D: af generalsekretaeren - for saa vidt angaar andre midlertidigt ansatte: praesidiet paa forslag af generalsekretaeren - for saa vidt angaar saerlige raadgivere (kabinettet): af formanden i henhold til artikel 82 i ansaettelsesvilkaarene for de oevrige ansatte.

Artikel 32

1. Generalsekretaeren forelaegger praesidiet det foreloebige overslag over Regionsudvalgets indtaegter og udgifter for det foelgende regnskabsaar til vedtagelse. Praesidiet forelaegger overslaget for plenarforsamlingen.

Plenarforsamlingen vedtager overslaget over indtaegter og udgifter og oversender det til Kommissionen samt til underretning til Raadet og Europa-Parlamentet saa betids, at tidsfristerne i finansbestemmelserne kan overholdes.

2. Regionsudvalgets budget gennemfoeres i henhold til finansforordningen.

AFSNIT II

PROCEDUREN I REGIONSUDVALGETS ORGANER

Kapitel 8

Underudvalgenes arbejde

Artikel 33

Der fastsaettes en frist for underudvalgenes fremlaeggelse af forslag til udtalelse fra Regionsudvalget.

Artikel 34

1. Moededato og dagsorden fastlaegges af underudvalgets formand i samraad med dets naestformaend.

2. Et underudvalg indkaldes af formanden eller paa begaering af en fjerdedel af dets medlemmer.

Artikel 35

1. Et underudvalg er beslutningsdygtigt, naar et flertal af dets medlemmer er til stede.

2. Hvert medlem af et underudvalg raader over én stemme. Beslutninger traeffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer.

Artikel 36

1. Plenarforsamlingens moeder er offentlige, med mindre denne traeffer anden afgoerelse.

2. Hver underudvalgsformand foreslaar under hensyn til moedets dagsorden, om moedet skal vaere offentligt eller ej.

Artikel 37

I saerlige tilfaelde kan et underudvalg i indforstaaelse med praesidiet foranstalte en offentlig hoering eller indkalde personer udefra med saerlig indsigt i et eller flere specifikke punkter paa dagsordenen.

Artikel 38

Repraesentanter for Europa-Parlamentet, Raadet og Kommissionen kan deltage i underudvalgenes forhandlinger og besvare spoergsmaal fra deres medlemmer.

Artikel 39

Hvert underudvalg udnaevner paa forslag af sin formand en ordfoerer for hvert forslag til udtalelse. Hvis hasteproceduren tages i anvendelse, kan Regionsudvalget udnaevne en hovedordfoerer; desuden kan udtalelser, som er blevet enstemmigt vedtaget i underudvalget, vedtages af plenarforsamlingen ved afstemning uden debat.

Artikel 40

Generalsekretariatet udarbejder referater af forhandlingerne i Regionsudvalgets organer.

Artikel 41

Regionsudvalgets udtalelser offentliggoeres i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.

Kapitel 9

Samarbejde med andre institutioner

Artikel 42

Regionsudvalgets udtalelser stiles til Raadet og Kommissionen.

Kapitel 10

Andre bestemmelser

Artikel 43

1. Plenarforsamlingen kan med absolut flertal blandt sine medlemmer beslutte at revidere denne forretningsorden delvist eller i sin helhed.

2. Plenarforsamlingen paalaegger et ad hoc-underudvalg at udarbejde en rapport og et tekstforslag, paa grundlag af hvilke Regionsudvalget vedtager nye bestemmelser med absolut flertal.

3. Efter godkendelse i Raadet, som traeffer afgoerelse med enstemmighed, traeder de nye bestemmelser i kraft dagen efter offentliggoerelsen i Tidende.

Artikel 44

Denne forretningsorden traeder i kraft dagen efter offentliggoerelsen i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.