DA Den Europæiske Unions Tidende L 344/125

KOMMISSIONENS AFGØRELSE

af 16. december 2008

om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne

(2008/969/EF, Euratom)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (1),

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 215/2008 af 18. februar 2008 om finansforordningen for den 10. Europæiske Udviklingsfond (2), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Kommissionen, der er ansvarlig for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler, der administreres af Fællesskaberne under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, er forpligtet til at bekæmpe svig og anden ulovlig virksomhed, der påvirker Fællesskabernes finansielle interesser.

(2) Kommissionens nuværende afgørelse om systemet for tidlig varsling (herefter benævnt »varslingssystemet«) bør erstattes af nærværende afgørelse som følge af ændringerne af artikel 93-96 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (herefter benævnt »finansforordningen«) og af de tilsvarende bestemmelser i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget og som følge af henstillingerne fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (3).

(3) Ved Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 af 17. december 2008 om den centrale database om udelukkelser (4) oprettes en database med de relevante oplysninger om tredjeparter, der befinder sig i en situation, som udelukker dem fra at modtage tilskud og at deltage i procedurer for indgåelse af aftaler, og den giver institutionerne, herunder dem, der er anført i finansforordningens artikel 1, stk. 2, forvaltningsorganer, fællesskabsorganer omfattet af finansforordningens artikel 185 samt myndigheder i medlemsstaterne og i tredjelande, internationale organisationer og andre organer, der deltager i gennemførelsen af budgettet, adgang til denne database.

(4) Formålet med systemet for tidlig varsling er at sikre formidlingen inden for Kommissionen og i dens forvaltningsorganer af oplysninger til tjenestebrug om tredjeparter, der kunne udgøre en trussel mod Fællesskabernes finansielle interesser og omdømme eller mod andre former for midler, der forvaltes af Fællesskaberne.

(5) Da forvaltningsorganerne er anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation fra Kommissionen til gennemførelse af aktionsbevillinger, bør de have adgang til systemet for tidlig varsling på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.

(6) Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) bør have adgang til systemet for tidlig varsling for at kunne udføre sine lovgivningsbestemte undersøgelsesopgaver, sin efterforskning og sine aktiviteter til forebyggelse af svig, som det udfører efter artikel 1, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (5) og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (6).

(7) Regnskabsføreren er ansvarlig for forvaltningen af varslingssystemet. Den ansvarlige anvisningsberettigede, OLAF og den interne revisionstjeneste (IAS) bør være ansvarlige for at anmode om registrering, ændring og sletning af varslinger. For at sikre en tilstrækkelig kontrol bør sådanne anmodninger ske på et passende hierarkisk niveau.

(8) I Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (7) fastsættes det, at Kommissionen ved sin behandling af personoplysninger skal overholde de i lovgivningen herom fastsatte krav samt kravene vedrørende overførsel af oplysninger, og at behandlingen af oplysninger skal forhåndskontrolleres af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse efter anmeldelse fra Kommissionens databeskyttelsesansvarlige.

(9) Bestemmelserne om beskyttelse af personoplysninger bør fastslå rettighederne for de personer, hvis data er eller kan blive registreret i varslingssystemet, i overensstemmelse med udtalelsen fra den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse. Hvad angår oplysninger, der registreres i varslingssystemet, bør der i forbindelse med retten til at blive underrettet, sondres mellem tredjeparter, som er fysiske personer, der har mere omfattende rettigheder vedrørende databeskyttelse, og juridiske personer.

(10) Visse rettigheder vedrørende databeskyttelse er genstand for undtagelser, der er fastsat i artikel 20 i forordning (EF) nr. 45/2001, som bør vurderes i de enkelte tilfælde og anvendes midlertidigt. Ansvaret for at anvende disse undtagelser bør udelukkende ligge hos den tjenestegren, der er ansvarlig for at anmode om registrering, ændring, herunder berigtigelse og sletning, af de pågældende oplysninger.

(11) Da undtagelser efter artikel 94 i finansforordningen vedrører særlige procedurer for indkøb/tilskud, bør sådanne varslinger ikke henhøre under niveau W5, men under en ny kategori, nemlig W1d, medens W5-varslinger udelukkende bør angive udelukkelsessituationer i forbindelse med alle indkøbs- og tilskudsprocedurer.

(12) For at beskytte Fællesskabernes finansielle interesser skal den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, i afventning af en beslutning fra Kommissionen om anvendelse af artikel 96 i finansforordningen, anmode om en foreløbig registrering af en varsling om udelukkelse, hvis den pågældende tredjeparts adfærd også betegner en alvorlig fejl i forbindelse med udøvelsen af hans/hendes erhverv, jf. finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra c), for at sikre, at kontrakter eller tilskud ikke tildeles tredjeparten under en igangværende sanktionsprocedure.

(13) Kommissionen skal overholde en række rådsforordninger til gennemførelse af fælles holdninger vedtaget på grundlag af artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Union (fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik — FUSP), ifølge hvilke det er forbudt, direkte eller indirekte, at stille midler og økonomiske ressourcer til rådighed for, eller anvende disse til fordel for, bestemte fysiske eller juridiske personer, grupper eller enheder —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

AFDELING 1

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 1

Formål

Med denne afgørelse oprettes Kommissionens system for tidlig varsling (herefter benævnt »varslingssystemet«) med henblik på gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler forvaltet af Fællesskaberne.

Artikel 2

Definitioner

I denne afgørelse forstås ved:

— »tredjeparter«: ansøgere, tilbudsgivere, kontrahenter, leverandører, tjenesteydere og deres respektive underleverandører samt tilskudsansøgere, tilskudsmodtagere og deres kontrahenter samt enheder, der modtager finansiel støtte fra en modtager af et fællesskabstilskud efter finansforordningens artikel 120

— »den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede«: den ved delegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede efter finansforordningens artikel 59, som er ansvarlig i henhold til de interne regler for gennemførelse af De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (herefter benævnt »budgettet«).

Artikel 3

Varslinger

1. Varslinger skal indeholde følgende oplysninger:

a) oplysninger til identifikation af tredjeparter, som udgør en trussel mod Fællesskabernes finansielle interesser og omdømme eller mod andre midler, der forvaltes af Fællesskaberne, fordi de har begået eller mistænkes for at have begået svig eller alvorlige administrative fejl, er genstand for udlæg eller betydelige indtægtsordrer eller er udelukket i overensstemmelse med finansforordningen eller FUSP-relaterede finansielle restriktioner

b) oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere retlige enheder, som er tredjeparter, når disse personer selv udgør en trussel mod Fællesskabernes finansielle interesser og omdømme eller mod andre midler, der forvaltes af Fællesskaberne, af de grunde der er anført under litra a)

c) varslingens art og årsagerne til, at tredjeparter som omhandlet under litra a), eller personer som omhandlet under litra b), udgør en sådan trussel, og eventuelt varslingens varighed og kontaktpersonen for den pågældende varsling.

2. Uden at dette berører artikel 1, stk. 2 og 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008, kan oplysninger i varslingssystemet kun anvendes med henblik på gennemførelsen af budgettet eller andre midler, der forvaltes af Fællesskaberne, herunder procedurer for tildeling af tilskud og for indgåelse af aftaler samt betalinger til tredjeparter.

Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan anvende oplysningerne til sine undersøgelser i henhold til forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999 såvel som til sin efterforskningsvirksomhed og sine aktiviteter til forebyggelse af svig, herunder risikoanalyse.

Artikel 4

Forvaltning af varslingssystemet

1. Kommissionens regnskabsfører eller dennes ansatte, til hvem han/hun har uddelegeret visse opgaver i henhold til finansforordningens artikel 62 (herefter benævnt »regnskabsføreren«), er ansvarlig for forvaltningen af varslingssystemet og for at træffe de nødvendige tekniske foranstaltninger.

Regnskabsføreren registrerer, ændrer eller sletter varslinger efter anmodning fra den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, OLAF og den interne revisionstjeneste (IAS).

2. Regnskabsføreren træffer gennemførelsesforanstaltninger vedrørende tekniske aspekter og fastlægger de dertil knyttede støtteprocedurer, bl.a. vedrørende sikkerhed.

Han/hun underretter Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer om disse foranstaltninger.

Artikel 5

Anmodninger om registrering, ændring eller sletning af varslinger

1. Alle anmodninger om registrering, ændring eller sletning af varslinger skal rettes til regnskabsføreren.

Kun den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, generaldirektøren eller en direktør i OLAF eller IAS kan indgive sådanne anmodninger. Til dette formål anvender de den model, der findes i bilaget.

2. En tjenestegren, som har konstateret, at en tredjepart befinder sig i en af de situationer, der er beskrevet i artikel 9, sender en anmodning om en varsling til regnskabsføreren, med kopi til den kontaktperson for varslinger, der er omhandlet i artikel 7, også selv om den pågældende tredjepart allerede er genstand for en varsling.

3. I overensstemmelse med den i stk. 2 beskrevne procedure skal den tjenestegren, der har anmodet om en varsling, med anvendelse af den model, der findes i bilaget, give regnskabsføreren meddelelse om:

a) enhver ændring af de oplysninger, der findes i den pågældende varsling

b) sletning af den pågældende varsling, når årsagen til varslingen er ophørt.

Dog kan der ved registreret meddelelse gives oplysning om en ændring vedrørende kontaktpersonen for varslinger.

4. Den tjenestegren, der har anmodet om registrering af en varsling, er også ansvarlig for, at der træffes koordinerende foranstaltninger vedrørende budgetgennemførelsen som følge af en sådan varsling, i overensstemmelse med artikel 15-22.

5. Aktivering af en varsling vedrørende en person med beføjelse til at repræsentere eller kontrollere en given juridisk person eller til at træffe beslutninger på dennes vegne kræver en supplerende anmodning, som er forskellig fra anmodningen vedrørende den pågældende juridiske person.

Artikel 6

Adgang til og anvendelse af varslingssystemet

1. Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer har direkte adgang til oplysningerne i varslingssystemet via Kommissionens regnskabssystem (ABAC).

Den tjenestegren i Kommissionen eller det forvaltningsorgan, der har ansvar for et lokalt system, kan anvende det pågældende system til at få adgang til oplysningerne i varslingssystemet, forudsat at overensstemmelse mellem dataene i det lokale system og i ABAC-regnskabssystemet kan garanteres.

2. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte kontrollerer, om der findes en varsling i varslingssystemet vedrørende tredjeparter i følgende tilfælde:

a) ved specifikke budgetmæssige forpligtelser: inden en sådan forpligtelse indgås

b) ved samlede budgetmæssige forpligtelser: inden en specifik retlig forpligtelse afskrives på den samlede forpligtelse

c) ved foreløbige budgetmæssige forpligtelser: inden indgåelsen af den retlige forpligtelse, der medfører ret til efterfølgende betalinger.

Når de i litra c) omhandlede forpligtelser dækker betaling til ansatte og godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer, er forpligtelsen til forudgående kontrol af registreringer af varslinger ikke gældende.

Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer kontrollerer den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte, om der foreligger en varsling senest inden beslutningen om ordre- eller tilskudstildeling træffes.

Når den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at afgive et bud eller forhandle i forbindelse med et begrænset udbud, konkurrencepræget dialog eller en procedure med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, skal en sådan kontrol foretages, inden udvælgelsen af ansøgere er afsluttet.

Hvad angår underleverandører, der skal undergives en forudgående godkendelse, kan den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte, på grundlag af den ansvarliges risikoanalyse, beslutte ikke at kontrollere, om der findes en varsling i varslingssystemet.

3. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte kontrollerer i overensstemmelse med stk. 2, om der findes en varsling i varslingssystemet vedrørende en person med beføjelse til at repræsentere eller kontrollere den pågældende tredjepart eller til at træffe beslutninger på dennes vegne, i følgende tilfælde:

a) hvis den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte på grundlag af den ansvarliges risikoanalyse anser, at en sådan kontrol er nødvendig

b) hvis de dokumenter, som den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte har udbedt sig som bevis for, at den pågældende tredjepart ikke befinder sig i en af de i finansforordningens artikel 93, stk. 1, omhandlede situationer, vedrører sådanne personer.

4. Den kontaktperson for varslinger, der er omhandlet i artikel 3, stk. 1, litra c), stiller efter anmodning alle relevante oplysninger til rådighed for den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte. For så vidt angår varslinger om udelukkelse, finder artikel 12 i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 anvendelse.

5. Stk. 2-4 finder også anvendelse på forskudskonti for udgifter over 300 EUR. I så tilfælde skal forskudsbestyreren, inden der indgås en retlig forpligtelse med en tredjepart, undersøge, om der findes en varsling i varslingssystemet på grundlag af oplysninger, han/hun har modtaget.

Artikel 7

Kontaktpersoner for varslinger

1. Generaldirektøren for OLAF eller IAS og hver ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget udpeger mindst én tjenestemand eller midlertidigt ansat under hans/hendes tilsyn til kontaktperson for varslinger.

Han/hun meddeler listen over de udpegede personer og enhver ændring deraf til regnskabsføreren.

2. Kontaktpersonen kan konsultere listen over alle tredjeparter eller personer med beføjelse til at repræsentere eller kontrollere tredjeparter eller til at træffe beslutninger på deres vegne, for hvilke der er registreret en varsling. Hvad angår anliggender vedrørende varslingssystemet, varetager han/hun forbindelsen mellem tjenestegrenen og regnskabsføreren. Han/hun bistår også tjenestegrenen ved overførslen af oplysninger om varslinger, som tjenestegrenen har anmodet om, og når det gælder de foranstaltninger, der skal træffes som følge af varslingerne.

3. Regnskabsføreren offentliggør regelmæssigt en ajourført liste over alle kontaktpersoner for varslinger på det interne websted for Generaldirektoratet for Budget.

Artikel 8

Databeskyttelse og de registreredes rettigheder

1. I udbuddene og forslagsindkaldelserne og, hvis sådanne ikke anvendes, inden tildelingen af kontrakter eller tilskud, underretter den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte den pågældende tredjepart om, hvilke oplysninger om ham/hende der vil kunne indgå i varslingssystemet, og til hvilke enheder oplysningerne vil kunne meddeles. Hvis tredjeparterne er retlige enheder, underretter den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte også de personer, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger inden for disse enheder.

2. Den tjenestegren, der har anmodet om registrering af en varsling, er ansvarlig for forbindelserne med den fysiske eller juridiske person, hvis data er indført i varslingssystemet (herefter benævnt »den registrerede«):

a) Den underretter den registrerede om anmodningen om aktivering, ajourføring og sletning af enhver W5a-varsling om udelukkelse, som direkte berører ham, og angiver årsagen hertil.

b) Den besvarer anmodninger fra registrerede om at rette unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og alle andre anmodninger eller spørgsmål fra de pågældende.

Dog kan den tjenestegren, der har anmodet om registrering af varslingen, beslutte, at de begrænsninger, der er omhandlet i artikel 20, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001, skal finde anvendelse.

3. Uden at dette berører de krav om underretning, som er anført i stk. 2, kan en behørigt identificeret fysisk person anmode regnskabsføreren om oplysning om, hvorvidt han/hun er registreret i varslingssystemet eller ej.

Med forbehold af en beslutning truffet af den tjenestegren, der har anmodet om registreringen af varslingen, om, hvorvidt de begrænsninger, der er omhandlet i artikel 20, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001, skal finde anvendelse, underretter regnskabsføreren den pågældende skriftligt eller ad elektronisk vej om, hvorvidt han/hun er registreret i varslingssystemet eller ej.

Hvis den pågældende er registreret, vedlægger regnskabsføreren de oplysninger, der findes i varslingssystemet om den pågældende. Han/hun giver den tjenestegren, der anmodede om registrering af den pågældende varsling, meddelelse herom.

4. Slettede varslinger skal være tilgængelige i udelukkende revisions- og undersøgelsesøjemed og må ikke være synlige for brugerne af varslingssystemet.

Dog skal personoplysninger i varslinger, der vedrører fysiske personer, kun være tilgængelige i sådanne øjemed i fem år, efter at varslingen er slettet.

AFDELING 2

OPLYSNINGER REGISTRERET I VARSLINGSSYSTEMET

Artikel 9

Kategorier af varslinger

Afhængigt af, af hvilken art eller hvor alvorlige de forhold, som den tjenestegren, der anmoder om registreringen, har fået kendskab til, er, opdeles varslingerne i følgende fem kategorier:

1) W1, når oplysningerne giver tilstrækkeligt grundlag for at tro, at der sandsynligvis vil blive registreret forhold omfattende svig eller alvorlige administrative fejl, eller når der bør træffes forebyggende foranstaltninger som følge af udelukkelsen af en tredjepart i henhold til finansforordningens artikel 94

2) W2, når der for en tredjeparts vedkommende er konstateret alvorlige administrative fejl eller svig

3) W3, når en tredjepart er genstand for enten en verserende retssag, der har foranlediget meddelelse om udlæg, eller for retsforfølgning på grund af alvorlige administrative fejl eller svig

4) W4, når tredjeparter er genstand for indtægtsordrer udstedt af Kommissionen, som overstiger et vist beløb, og hvor betalingen heraf er betydeligt forsinket

5) W5, når en tredjepart er udelukket i overensstemmelse med finansforordningen eller rådsforordninger, der medfører FUSP-relaterede finansielle restriktioner.

Artikel 10

W1-varslinger

1. OLAF anmoder om aktivering af en W1a-varsling, når dets undersøgelser på et tidligt stadium giver et tilstrækkeligt grundlag for at tro, at der sandsynligvis vil blive konstateret svig eller alvorlige administrative fejl i forbindelse med tredjeparter, især sådanne som modtager eller har modtaget fællesskabsmidler. OLAF underretter kontaktpersonen for varslinger i den berørte tjenestegren om sådanne anmodninger.

2. OLAF og IAS anmoder om aktivering af en W1b-varsling, når deres undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for at tro, at der sandsynligvis vil blive registreret endelige forhold omfattende svig eller alvorlige administrative fejl i forbindelse med tredjeparter, især sådanne, som modtager eller har modtaget fællesskabsmidler. De underretter kontaktpersonen i den berørte tjenestegren om sådanne anmodninger.

3. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede anmoder om aktivering af en W1c-varsling, når undersøgelser foretaget af Revisionsretten eller hans/hendes interne revisionsenhed eller enhver anden revision eller undersøgelse, som er foretaget under hans/hendes ansvar, eller som han/hun har fået kendskab til, giver et tilstrækkeligt grundlag for at tro, at der sandsynligvis vil blive registreret endelige forhold omfattende alvorlige administrative fejl eller svig i forbindelse med tredjeparter, især sådanne, som modtager eller har modtaget fællesskabsmidler under hans/hendes ansvar.

4. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede anmoder om aktivering af en W1d-varsling, når han/hun udelukker en ansøger eller tilbudsgiver fra at blive tildelt en kontrakt eller et tilskud under en given procedure, i overensstemmelse med artikel 94, litra a) eller b), i finansforordningen.

Varslinger om udelukkelse i henhold til artikel 10, stk. 4, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 betragtes i forbindelse med varslingssystemet som W1d-varslinger.

5. En W1-varsling forbliver aktiv i højst seks måneder. Den slettes automatisk. Hvis det er nødvendigt at bevare varslingen, og den ikke kan erstattes af en anden type varsling inden for denne periode, skal der fremsættes en ny anmodning.

Artikel 11

W2-varslinger

1. OLAF og IAS anmoder om aktivering af en W2a-varsling, når deres undersøgelser fører til, at der konstateres alvorlige administrative fejl eller svig, som involverer tredjeparter, især sådanne, som modtager eller har modtaget fællesskabsmidler.

2. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede anmoder om aktivering af en W2b-varsling, når Den Europæiske Revisionsret, hans/hendes interne revisionsenhed (Internal Audit Capability (IAC)) eller enhver anden revision eller undersøgelse, som er foretaget under hans/hendes ansvar, eller som han/hun har fået kendskab til, har givet anledning til skriftlig konstatering af alvorlige administrative fejl eller svig i forbindelse med tredjeparter, især sådanne, som modtager eller har modtaget fællesskabsmidler under hans/hendes ansvar.

3. En W2-varsling forbliver aktiv i højst seks måneder. Den slettes automatisk. Hvis det er nødvendigt at bevare varslingen, og den ikke kan erstattes af en anden type varsling inden for denne periode, skal der fremsættes en ny anmodning.

Artikel 12

W3-varslinger

1. Regnskabsføreren registrerer en W3a-varsling efter at have modtaget meddelelse fra Generalsekretariatet om udlæg foretaget over for en tredjepart.

2. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede anmoder om aktivering af en W3b-varsling, når det konstateres, at tredjeparter, især sådanne, som modtager eller har modtaget fællesskabsmidler under hans/hendes ansvar, er genstand for retslige procedurer på grund af alvorlige administrative fejl eller svig.

Hvis undersøgelser foretaget af OLAF medfører sådanne retslige procedurer, eller OLAF tilbyder bistand eller følger sådanne procedurer op, anmoder OLAF om aktivering af den tilsvarende W3b-varsling.

3. En W3-varsling forbliver aktiv, indtil der er afsagt en retskraftig dom, eller sagen er afgjort på anden måde.

Artikel 13

W4-varslinger

1. Regnskabsføreren registrerer en W4-varsling vedrørende tredjeparter, som er genstand for indtægtsordrer udstedt af Kommissionen, som overstiger et vist beløb, og hvor betalingen heraf er betydeligt forsinket.

2. Regnskabsføreren fastsætter interne retningslinjer for, hvilke beløbstærskler der skal være gældende, og for, hvor stor en forsinkelse der medfører registrering i form af en W4-varsling.

3. En W4-varsling forbliver aktiv, så længe det skyldige beløb ikke er betalt. Regnskabsføreren sletter varslingen, når det skyldige beløb er betalt.

Artikel 14

W5-varslinger

1. Varslinger om udelukkelse i henhold til artikel 10, stk. 1, 2 og 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 betragtes i forbindelse med varslingssystemet som W5a-varslinger.

2. En W5b-varsling registreres på anmodning af den tjenestegren i Kommissionen, der er ansvarlig for den relevante lovgivning vedrørende fysiske eller juridiske personer, grupper eller enheder, som er opført på en liste i overensstemmelse med en rådsforordning om anvendelse af FUSP-relaterede finansielle restriktioner, så længe udelukkelsen af den pågældende person, gruppe eller enhed er gældende. I varslingen skal der være en reference til den forordning, som medfører begrænsningerne, eller til den relevante gennemførelsesretsakt.

3. Registreringer af udelukkelsesvarslinger er undergivet følgende regler:

a) Når den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har til hensigt at udelukke en tredjepart i henhold til finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra a), b), c), d) og e), skal han/hun give den pågældende tredjepart mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter. Tredjeparten har hertil en frist på mindst 14 kalenderdage. Inden tredjeparten udelukkes i henhold til artikel 93, stk. 1, litra c), skal den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede høre Den Juridiske Tjeneste og Generaldirektoratet for Budget. I afventning af en eventuel beslutning fra Kommissionens side om udelukkelsens varighed skal den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, i overensstemmelse med artikel 9, stk. 2, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008, anmode om foreløbig registrering af en varsling om udelukkelse og snarest muligt henvise sagen til Kommissionen. For at beskytte Fællesskabernes finansielle interesser kan den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede anmode om foreløbig registrering af en W5a-varsling om udelukkelse allerede inden den pågældende tredjepart har fået lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter. Som et alternativ kan han/hun anmode om registrering af en W2-varsling.

b) Når den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har til hensigt at indlede proceduren i henhold til finansforordningens artikel 96, skal han/hun give den pågældende tredjepart lejlighed til skriftligt at give udtryk for sine synspunkter. Tredjeparten har hertil en frist på mindst 14 kalenderdage. Efter at have konsulteret Den Juridiske Tjeneste og Generaldirektoratet for Budget og i afventning af en eventuel beslutning fra Kommissionens side om den administrative sanktion skal den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, i overensstemmelse med artikel 9, stk. 2, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008, anmode om en foreløbig W5a-varsling om udelukkelse, hvis tredjepartens adfærd også betegner en alvorlig fejl i forbindelse med udøvelsen af hans/hendes erhverv, jf. finansforordningens artikel 93, stk. 1.

c) I enhver anmodning om endelig registrering af en W5a-varsling i henhold til finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra b), c), e) eller f), skal den af Kommissionen fastsatte varighed af udelukkelsen angives.

AFDELING 3

VARSLINGERNES FØLGER FOR BUDGETGENNEMFØRELSEN

Artikel 15

Varslingernes indvirkning på budgettransaktioner

1. Regnskabsføreren suspenderer enhver betaling til en modtager, for hvem der er registreret en W2-, W3-, W4- eller W5-varsling. Han/hun underretter den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anmoder ham om at angive årsagerne til, at en betaling bør foretages på trods af, at der foreligger varslinger af kategori W2, W3b og W5a.

2. Undtagen når det gælder W5b-varslinger og W3a-varslinger som følge af arrest, skal der omgående foretages betaling af beløb, som har vist sig rent faktisk at være skyldige efter den kontrol, der er foretaget af den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede i forbindelse med suspenderingen af tidsfristen for betalinger i overensstemmelse med artikel 106, stk. 4, i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 eller med kontrakt- eller tilskudsbestemmelserne, jf. artikel 18, stk. 1, litra b), og artikel 22, stk. 1, litra a).

Regnskabsføreren kan dog først frigive den suspenderede betaling efter modtagelsen af en begrundet bekræftelse fra den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede af, at betalingen skal gennemføres. Hvis denne bekræftelse ikke foreligger, forbliver betalingen suspenderet, og betalingsordren skal i givet fald sendes tilbage til den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Hvis en betaling er foretaget ved modregning efter artikel 73 i finansforordningen og artikel 83 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 som følge af en W4-varsling, eller hvis en betaling er foretaget som følge af udlæg, skal regnskabsføreren udstede en behørigt registreret meddelelse herom.

3. Der kan ikke i forbindelse med en tredjepart, der er genstand for en W5-varsling, indgås nogen specifik budgetforpligtelse, ikke registreres nogen specifik retlig forpligtelse i budgetregnskaberne baseret på en samlet forpligtelse og ikke indgås nogen retlig forpligtelse baseret på en foreløbig forpligtelse.

Artikel 16

Følger af en W1-varsling

En W1-varsling registreres udelukkende til orientering og kan kun medføre øgede kontrolforanstaltninger.

Artikel 17

Følger af en W2-, W3b-, eller W4-varsling for procedurerne for kontrakt- eller tilskudstildeling

1. Hvis en W2-, W3b-, eller W4-varsling registreres på det tidspunkt, hvor den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte konsulterer varslingssystemet efter artikel 6, stk. 2, litra a), skal han, hvis det er muligt på det pågældende stadium af proceduren, underrette evalueringsudvalget for tildelingen af den pågældende kontrakt eller det pågældende tilskud om, at der foreligger en sådan varsling, for så vidt som en sådan varsling udgør et nyt element, der bør undersøges i forbindelse med udvælgelseskriterierne for den pågældende kontrakt eller det pågældende tilskud. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede skal tage hensyn til denne oplysning, især hvis den tredjepart, der er registret i varslingssystemet, figurerer øverst på evalueringsudvalgets liste.

2. Hvis den tredjepart, for hvilken der er registreret en W2-, W3b-, eller W4-varsling, figurerer øverst på evalueringsudvalgets liste, træffer den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, der tager behørigt hensyn til forpligtelsen til at beskytte Fællesskabets finansielle interesser og omdømme, til arten og alvoren af begrundelsen for varslingen, til kontraktens eller tilskuddets beløb og varighed og, i givet fald, til behovet for en hurtig gennemførelse, en af følgende beslutninger:

a) at tildele kontrakten eller tilskuddet til den pågældende tredjepart på trods af registreringen i varslingssystemet, idet han/hun sikrer, at der træffes øgede overvågningsforanstaltninger

b) hvis forekomsten af en sådan varsling objektivt sætter spørgsmålstegn ved den oprindelige vurdering af overholdelsen af udvælgelses- og tildelingskriterierne, at tildele kontrakten eller tilskuddet til en anden tilbudsgiver eller ansøger på grundlag af en vurdering af overholdelsen af udvælgelses- og tildelingskriterierne, som afviger fra evalueringsudvalgets vurdering, idet han/hun behørigt begrunder sin beslutning

c) at afslutte proceduren uden at tildele nogen kontrakt, idet han/hun behørigt begrunder afslutningen i de oplysninger, som tilbudsgiveren modtager.

Hvis den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede beslutter at afslutte proceduren i overensstemmelse med litra c), kan der anvendes en begrænset procedure med de tidsfrister, der er fastsat for hastetilfælde i artikel 142 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, med henblik på tildeling af kontrakten gennem en ny procedure.

Artikel 18

Følger af en W2-, W3b-, eller W4-varsling for eksisterende kontrakter eller tilskud

1. Hvis der er registreret en W2-, W3b-, eller W4-varsling af årsager vedrørende opfyldelsen eller tildelingen af en igangværende kontrakt eller udbetalingen eller tildelingen af et igangværende tilskud eller med den pågældende tildelingsprocedure, kan den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, efter at have taget behørigt hensyn til de pågældende risici, til varslingens art og dens begrundelse, til de følger, som den forventes at få for opfyldelsen af kontrakten eller for tilskuddet, særlig hvad angår kontraktens eller tilskuddets beløb og varighed og, i givet fald, til behovet for en hurtig gennemførelse, træffe en eller flere af følgende beslutninger:

a) at lade kontrahenten eller modtageren fortsætte opfyldelsen af kontrakten eller modtagelsen af tilskuddet, med anvendelse af de foreskrevne øgede overvågningsforanstaltninger

b) at suspendere fristen for betalinger i overensstemmelse med artikel 106, stk. 4, i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med henblik på yderligere kontrol for at kunne konstatere, inden yderligere betaling foretages, at udgiften er støtteberettiget, og derefter betale de faktisk skyldige beløb

c) at suspendere opfyldelsen af kontrakten eller tilskuddet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 103 og 119

d) at hæve kontrakten eller indstille tilskuddet, såfremt den pågældende aftale indeholder bestemmelser herom.

2. Hvis der ikke er registreret en W2-, W3b-, eller W4-varsling af årsager i relation til en igangværende kontrakt eller et igangværende tilskud eller med den pågældende tildelingsprocedure, kan den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, afhængigt af varslingens art og de følger, som den forventes at få for opfyldelsen af den igangværende kontrakt eller det igangværende tilskud, og efter at have taget behørigt hensyn til de pågældende risici, herunder for retsforfølgelse, træffe følgende beslutninger:

a) at anvende en eller flere af de muligheder, der er omhandlet i stk. 1, litra a) og b)

b) at hæve kontrakten eller indstille tilskuddet, hvis der i aftalen findes en bestemmelse, der muliggør afslutning i tilfælde af nye elementer, når disse elementer medfører et reelt tab af tillid fra Kommissionens side og en trussel mod Fællesskabernes omdømme.

Artikel 19

Følger af en W3a-varsling

1. Hvis en tredjepart er genstand for en W3a-varsling i forbindelse med arrest, opretholder regnskabsføreren suspensionen af alle betalinger i afventning af en endelig domstolsafgørelse om hovedkreditors krav, hvis dette foreskrives i den nationale lovgivning. Hvis arresten er begrænset til et bestemt beløb fastsat i en dom, suspenderer regnskabsføreren betalingerne indtil dette beløb.

2. Hvis en tredjepart er genstand for en W3a-varsling i forbindelse med udlæg, foretager den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede eller hans/hendes ansatte, i tæt samarbejde med regnskabsføreren, den betaling, der oprindelig skulle foretages af Kommissionen eller forvaltningsorganet til rekvisitus, til rekvirenten, indtil det beløb, som udlægget vedrører.

3. Stk. 2 og 3 finder anvendelse, medmindre fuldbyrdelsen af udlægskendelsen forventes at kunne få en negativ indvirkning på Kommissionens eller forvaltningsorganets funktion. I så tilfælde påberåber regnskabsføreren sig artikel 1 i Protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter.

Artikel 20

Følger af en W4-varsling

1. Hvis en tredjepart er genstand for en W4-varsling, undersøger regnskabsføreren systematisk muligheden for at modregne Fællesskabets tilgodehavender i skyldige betalinger til den pågældende tredjepart, jf. finansforordningens artikel 73 og artikel 83 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002.

2. Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede tager disse oplysninger i betragtning, inden han/hun tildeler den pågældende tredjepart en ny kontrakt eller et nyt tilskud.

Artikel 21

Følger af en W5-varsling for procedurer for tildeling af kontrakter og tilskud

Den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede udelukker en tredjepart, der er genstand for en W5-varsling, fra at deltage i en procedure for tildeling af kontrakt eller tilskud på det stadium, hvor udelukkelseskriterierne vurderes, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 93 og artikel 114, stk. 3, eller med den gældende rådsforordning om anvendelse af FUSP-relaterede finansielle restriktioner.

Artikel 22

Specifikke følger af en W5-varsling for eksisterende kontrakter eller tilskud

1. Hvis en W5a-varsling er registreret af årsager, der vil kunne få betydning for gennemførelsen af allerede underskrevne kontrakter eller tilskud, træffer den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede følgende beslutninger:

a) når kontrakt- eller tilskudsbetingelserne muliggør dette, og når årsagen til W5-varslingen er relateret til opfyldelsen eller tildelingen af en igangværende kontrakt eller et igangværende tilskud: i) at suspendere betalingerne med henblik på kontrol, betale faktisk skyldige beløb og inddrive eventuelt uberettiget udbetalte beløb, om muligt gennem modregning i skyldige beløb ii) at hæve kontrakten eller indstille tilskuddet

b) i alle andre tilfælde, at anvende en af de artikel 18, stk. 1, omhandlede muligheder.

2. Medmindre andet er fastsat i rådsforordningerne til gennemførelse af fælles holdninger vedtaget på grundlag af artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Union, som W5b-varslinger er baseret på, gælder følgende bestemmelser:

a) Ingen midler kan stilles til rådighed, direkte eller indirekte, for eller til fordel for en fysisk eller juridisk person, gruppe eller enhed, der er anført i den pågældende rådsforordning.

b) Ingen økonomiske ressourcer kan stilles til rådighed, direkte eller indirekte, for eller til fordel for en fysisk eller juridisk person, gruppe eller enhed, der er anført i den pågældende rådsforordning.

Artikel 23

Henvisning til Kommissionen

I undtagelsestilfælde, bl.a. når der er risiko med hensyn til omdømme og politik, og hvor artikel 15-22 ikke giver en passende løsning, henviser den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sagen til det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for det pågældende politikområde, som derefter kan henvise sagen til Kommissionen.

Generalsekretariatet holdes underrettet om alle relevante foranstaltninger i denne forbindelse.

AFDELING 4

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 24

Overgangsbestemmelser

1. Den tjenestegren, der har anmodet om registrering af en varsling, inden vedtagelsen af denne afgørelse, forbliver ansvarlig for ændringen eller sletningen af varslinger, der er registreret på dens anmodning i overensstemmelse med nærværende afgørelse.

2. For så vidt angår udelukkelser, der er besluttet af en ansvarlig ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra b) og e), inden den 1. maj 2007, skal der ved fastsættelsen af udelukkelsesperiodens varighed tages hensyn til den i den nationale lovgivning fastsatte gyldighedsperiode for oplysninger i strafferegistret. Sådanne udelukkelser kan højst være gældende i fire år fra datoen for forkyndelse af dommen. Hvis denne maksimumperiode er udløbet, anmoder den ansvarlige ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede om sletning af varslingen.

Artikel 25

Ophævelse af afgørelsen om varslingssystemet

Kommissionens afgørelse C(2004)193/3 (8) om systemet for tidlig varsling ophæves hermed med virkning fra 1. januar 2009.

Artikel 26

Anvendelse

Denne afgørelse finder anvendelse fra den 1. januar 2009.

Artikel 27

Offentliggørelse

Denne afgørelse offentliggøres til orientering i Den Europæiske Unions Tidende.

Den knyttes som bilag til de interne regler for gennemførelse af De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Udfærdiget i Bruxelles, den 16. december 2008. På Kommissionens vegne Dalia GRYBAUSKAITĖ Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) EUT L 78 af 19.3.2008, s. 1.

(3) Udtalelse fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse af 6. december 2006 om en anmeldelse med henblik på forudgående kontrol vedrørende varslingssystemet modtaget fra Kommissionens databeskyttelsesansvarlige (sag 2005/120 af 6.12.2006).

(4) Se side 12 i denne EUT.

(5) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

(6) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 8.

(7) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(8) Ikke offentliggjort i EUT.