BERETNING OM REGNSKAB FOR OG FORVALTNING AF DET EUROPÆISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSE (BERLIN-CENTRET) FOR REGNSKABSÅRET 1994, MED CENTRETS SVAR (95/C 354/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

1. INDLEDNING

Baggrund

1.1. Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Berlin-Centret) blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 337/75 (1) som et satellitorgan til Det Europæiske Fællesskab med den opgave at fremme erhvervsuddannelserne på fællesskabsplan. Berlin-Centret, som startede sin virksomhed i Berlin i 1976, er i sin virksomhed og administration underlagt både Kommissionen og sin egen bestyrelse. Dets opgave, som fastlægges i den samme forordning, er at »bistå Kommissionen for på fællesskabsplan at fremme og udvikle grundlæggende og efterfølgende erhvervsuddannelse«, at medvirke »til gennemførelse af en fælles politik for erhvervsuddannelse« og især at fremme »udveksling af oplysninger og erfaringer«. Centrets vigtigste opgaver på erhvervsuddannelsesområdet er at tilvejebringe dokumentation, at bidrage til udvikling og koordinering af forskning, at sikre udbredelse af dokumentationsmateriale og oplysninger, at tilskynde til en samordnet behandling af problemer (specielt med hensyn til tilnærmelse af niveauer og gensidig anerkendelse af certifikater) og at være mødested for de implicerede parter.

Revisionens omfang

1.2. I 1994 foretog Retten finansiel revision af regnskaberne for 1993 og undersøgte, om den økonomiske forvaltning i perioden 1987-1993 havde været forsvarlig. I 1995 omfattede Rettens revision kun finansiel revision af regnskaberne for 1994.

Flytning af Centret til Thessaloniki

1.3. På Det Europæiske Råds møde den 29. oktober 1993 blev det vedtaget at flytte Berlin-Centrets hjemsted fra Berlin til Thessaloniki i Grækenland (Rådets afgørelse 93/C 323/01 af 29. oktober 1993 (EFT C 323 af 30. november 1993, s. 1)).

1.4. Flytningen til Thessaloniki er planlagt til september 1995. Centrets endelige hovedsæde er ikke opført endnu, men de græske myndigheder har stillet en bygning til rådighed foreløbig indtil 1997/1998 til en månedlig husleje på 22 000 ECU. Engangsudgiften i forbindelse med flytningen til Thessaloniki anslås til ca. 4 000 000 ECU. Halvdelen af dette beløb er medregnet i 1995-budgettet.

1.5. På tidspunktet for revisionen (maj 1995) var ifølge de oplysninger, Retten havde indhentet, 28 ansatte villige til at flytte til Thessaloniki, 16 havde endnu ikke besluttet sig, og 18 havde allerede besluttet, at de ikke ønskede at forlade Berlin. Da 14 ansatte allerede har forladt Berlin-Centret, skal der ansættes meget nyt personale i perioden 1995-1996. Dette forventes af få væsentlig indflydelse på Berlin-Centrets virke i 1995 og 1996.

2. GENERELLE BEMÆRKNINGER OG BEMÆRKNINGER OM BUDGETGENNEMFØRELSEN

Finansielle data

2.1. De disponible bevillinger for regnskabsåret 1994 beløb sig til 11,10 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 8,08 mio. ECU i henhold til indgåede forpligtelser, og 2,45 mio. ECU er fremført til regnskabsåret 1995. Det resterende beløb på 0,57 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregående år fremførte bevillinger er der afholdt betalinger for 2,65 mio. ECU, og 0,37 mio. ECU er bortfaldet. I bilaget til denne beretning vises udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger og de fra 1993 fremførte bevillinger.

Adskillelse af funktionerne

2.2. Ved begyndelsen af 1994 blev der ansat en deltids underordnet regnskabsfører og en deltids underordnet forskudsbestyrer. Rettens bemærkning (2) i tidligere beretninger er blevet taget til følge.

Forskudsforvaltning

2.3. Betalinger, der har fundet sted over forskudsforvaltningen og derfor uden finansinspektørens forudgående påtegning, dækkede 57,8 % af de endelige bevillinger for 1994, en lidt større andel end de 55,1 %, der blev registreret i 1993. Næsten halvdelen af betalingerne over forskudsforvaltningen blev foretaget i løbet af årets sidste fire måneder og 16 % af de samlede betalinger i december.

Bevillingsoverførsler

2.4. De samlede bevillingsoverførsler mellem forskellige budgetposter (afsnit, kapitler, artikler og konti) i 1994 beløber sig til 1 211 000 ECU, eller 10,9 % af det oprindelige budget, mod 8,4 % i 1993 og 6,7 % i 1992. Inden for afsnit 1 (Personale) blev 4,9 % af bevillingerne overført (542 000 ECU). Inden for afsnit 2 og 3 blev henholdsvis 194 000 ECU (1,8 %) og 475 000 ECU (4,3 %) overført. En tredjedel (399 000 ECU) af de samlede overførsler fandt sted i de sidste to måneder af 1994 mod 83 % i 1993. Omfanget af overførslerne er udtryk for, at arbejdsprogrammet ikke blev udført som planlagt.

2.5. Rådsforordningen (3) giver ikke hjemmel for overførsler mellem afsnit. Men bestyrelsen stillede forslag om, og Kommissionen godkendte ti overførsler fra afsnit til afsnit til et samlet beløb af 282 000 ECU.

Fremførsler og bortfald af bevillinger

2.6. Praksis med at fremføre omfattende bevillinger, der allerede er konstateret i de foregående år, fortsatte i 1994. Næsten 73 % af de endelige bevillinger for 1994 blev udbetalt i 1994 mod 69 % i 1993. Af de indgåede forpligtelser blev 23 % fremført til 1995 (25 % i 1993). 5 % af bevillingerne bortfaldt mod 6 % i 1993. I tabel 1 vises fremførslerne fra det oprindelige budget for 1994 fordelt på afsnit og den senere udnyttelse af dem.

>TABELPOSITION>

2.7. 36 % af administrationsudgifterne blev fremført til 1995 fra 1994-budgettet mod 19 % året før. Denne stigning hænger delvis sammen med, at udgifter er blevet udskudt med henblik på den forestående flytning til Thessaloniki, men det er et spørgsmål, om udgifterne planlægges realistisk.

2.8. Fremførsler inden for driftsudgifter beløb sig til 40 % af de oprindelige bevillinger mod 47 % i 1993. Eftersom 3 % af bevillingerne til driftsudgifter bortfaldt, betyder det, at Centret kun udbetalte 57 % af sit driftsbudget i 1994. Ved udgangen af første kvartal 1995 androg betalingerne i henhold til fremførslerne fra 1994 til afsnit 3 kun 44 %.

3. BEMÆRKNINGER OM FORVALTNINGSREGNSKABET OG BALANCEN

Indtægter

3.1. Kommissionen udbetalte tilskuddet, der er opført på Fællesskabernes almindelige budget for regnskabsåret 1994, i tre trancher: 2 500 000 ECU blev udbetalt den 23. marts 1994, 2 600 000 ECU den 5. maj 1994 og 5 900 000 ECU den 9. september 1994. Retten skal gentage bemærkningerne fra tidligere års beretninger (4), nemlig at denne betalingsmåde er i strid med artikel 26 i de finansielle bestemmelser for Centret, hvori det hedder, at tilskuddet overføres inden for de første fjorten dage i hvert kvartal afhængigt af de faktiske behov.

Udgifter

3.2. Der var betydelige stigninger i forpligtelserne under flere budgetposter (jf. tabel 2):

>TABELPOSITION>

3.3. Der var betydelige fald i forpligtelserne på driftsbudgettet (afsnit 3), specielt under de fem budgetposter vist i tabel 3:

>TABELPOSITION>

3.4. Ikke alle disse stigninger og fald skyldes det lavere aktivitetsniveau i 1994 på grund af den forestående flytning til Thessaloniki.

3.5. En ansat fik udbetalt bosættelsesgodtgørelse svarende til to måneders grundløn i henhold til vedtægtens artikel 20. Der forelå ikke dokumentation for, at han var flyttet fra Thessaloniki.

3.6. I artikel 46 i Rådets forordning (EØF) nr. 1948/93 af 30. juni 1993 om ændring af forordning (EØF) nr. 1416/76 af 1. juni 1976 er det fastsat, at der kan indgås underhåndsaftale, såfremt ordrebeløbet ikke overstiger 10 000 ECU. I flere tilfælde, hvor ordrebeløbet var højere, blev der indgået aftale, uden at proceduren for bunden licitation omhandlet i forordningens artikel 45 blev fulgt.

Balancen

3.7. Anlægsaktiverne til 1,3 mio. ECU er opført på balancen til anskaffelsesværdien for udstyr og inventar. Omsætningsværdien vil næppe svare til balanceværdien, såfremt disse aktiver sælges på grund af flytningen til Thessaloniki.

3.8. Fordringer fra det tidligere regnskabsår på balancen omfatter en udestående gæld vedrørende en faktura udstedt i 1991. Medmindre Centret har grund til at formode, at dette beløb bliver indbetalt, bør det afskrives. Bestyrelsen bør overveje, om ikke Centrets procedurer for behandling af fordringer og opfølgning af udestående gæld bør revideres.

3.9. Ved årets udgang var Centrets beholdning af likvide midler på 3,3 mio. ECU, fordi Centret havde modtaget den sidste betaling på 5,9 mio. ECU fra Kommissionen pr. 9. september. Dermed påtager Centret sig ansvaret for at forvalte omfattende likvide midler, et ansvar, der kræver langt større ekspertise, end Centret råder over. Centret bør undgå at ligge inde med en så omfattende beholdning, og træk på de kvartalsvise overførsler fra Kommissionen bør i højere grad tilpasses efter de faktiske behov for likvide midler.

4. KONKLUSION

4.1. Der anvendes forskudsforvaltninger i stadig større omfang.

4.2. Rådets forordning giver ikke hjemmel til overførsler mellem afsnit. Alligevel har bestyrelsen stillet forslag om og Kommissionen godkendt sådanne overførsler.

4.3. Retten skal gentage bemærkningen fra de tidligere beretninger om, at udbetalingerne fra Kommissionen til Centret ikke sker i overensstemmelse med de gældende finansielle bestemmelser. Centret ligger derfor ofte inde med store likvide beholdninger. Det kunne undgås ved, at de kvartalsvise overførsler fra Kommissionen i højere grad afspejlede de faktiske behov for likvide midler.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 30. november 1995.

På Revisionsrettens vegne

André J. MIDDELHOEK

Formand

(1) Rådets forordning (EØF) nr. 337/75 af 10. februar 1975, EFT L 39 af 13. 2. 1975, s. 1.

(2) Rettens årsberetninger for regnskabsårene 1991, 1992 og 1993.

(3) Rådets forordning (EØF) nr. 1416/76 af 1. juni 1976, som ændret ved forordning (EØF) nr. 1948/93 af 30. juni 1993.

(4) Rettens årsberetninger for regnskabsårene 1990, 1991 og 1992.

BILAG

>TABELPOSITION>

SVAR FRA CENTRETS BESTYRELSE

I 1995 omfattede Rettens revision kun finansiel revision af 1994-regnskaberne. Bestyrelsen kan derfor fatte sig kort og ønsker at give følgende svar:

1.3. Oplysningerne under dette punkt bør suppleres med Ministerrådets formelle afgørelse (af 16. maj 1994) om, at Centrets hjemsted er Thessaloniki fra den 1. september 1994. På opfordring af Europa-Parlamentet og Det Økonomiske og Sociale Udvalg anmodede Rådet om passende sociale ledsageforanstaltninger.

På forslag af Kommissionen besluttede Rådet at give CEDEFOP's faste personale mulighed for at blive tjenestemænd (CE 251/95). Centrets bestyrelse accepterede rammeaftalen om sociale foranstaltninger, som var indgået mellem direktøren og personalet, og besluttede den 27. januar 1995, at CEDEFOP de facto ville være i Thessaloniki fra den 1. september 1995.

1.5. På tidspunktet for flytningen flyttede 35 af Centrets ansatte med til Thessaloniki, sammen med to oversættere fra Det Økonomiske og Sociale Udvalg, som Centret havde foretaget en »praktisk udveksling« med. Tre tjenestemænd blev udpeget til CEDEFOP's kontor i Bruxelles for dér at sikre et optimalt samarbejde med Europa-Kommissionen og Centrets øvrige partnere. For fem ansatte ændredes tjenestestedet til Bruxelles, for fire til Luxembourg for at give dem mulighed for at blive integreret i Kommissionens tjenestegrene (mobilitet) og samtidig arbejde videre på Centrets arbejdsprogram. Yderligere to tjenestemænd flyttede til hhv. Torino og Paris. Sytten personer er blevet i Berlin af personlige og/eller sociale årsager og er omfattet af rammeaftalens foranstaltninger. Kommissionen har udarbejdet en førtidspensionsordning, som vil gælde for 17 personer. Gennemførelsen af disse sociale foranstaltninger vil være til stor hjælp, idet nogle vanskelige tilfælde dermed vil blive endeligt løst.

2.1. Bestyrelsen har anmodet direktøren om at træffe de nødvendige foranstaltninger for at undgå denne situation i de kommende år.

2.3. Forskudsforvaltninger blev anvendt i øget omfang på finansinspektørens anmodning af hensyn til omkostningseffektiviteten. Det hidtidige system medførte betydelige forsendelsesomkostninger og resulterede i forsinkelser. Det betød også, at finansinspektøren måtte gribe ind oftere. Anvendelsen af forskudsforvaltningen til alle udgifter, der kan gøres til genstand for foreløbige forpligtelser, begrænsede forvaltningsomkostningerne og medførte færre forsinkelser.

2.4. Bestyrelsen er enig i, at omfanget af bevillingsoverførsler var for stort. Planerne for flytningen til Thessaloniki og ansættelsen af den nye direktør og en ny vicedirektør var især årsag til disse overførsler. En stor del af overførslerne skyldtes også beslutninger om større investeringer i ny teknologi.

2.7. Bestyrelsen vil planlægge udgifterne på en mere realistisk måde og gennemføre arbejdsprogrammet i bedre overensstemmelse med budgettet. For 1996 vil der blive indført kontrol med, at budget og arbejdsprogram gennemføres parallelt. Dette vil ske ved hjælp af et moderne informationssystem. Bestyrelsen bekræfter på ny Rettens opfattelse og har truffet egnede foranstaltninger for at sikre en regelmæssig informationsstrøm om alle budgetrelaterede spørgsmål.

3.1. Kommissionen erkender, at den i 1994 ikke var i stand til at opfylde bestemmelsen om overførsel af tilskuddet inden for de første fjorten dage i hvert kvartal. Den har truffet de nødvendige foranstaltninger for at kunne opfylde denne bestemmelse i fremtiden. Med undtagelse af overførslen af den første rate (betalt af Kommissionen den 30. januar), for hvilken det er nødvendigt at sikre forpligtelsen vedrørende tilskuddet, anviste Kommissionen i 1995 betaling til Centret, således at midlerne nåede Centret inden for de første fjorten dage i hvert kvartal (betaling for andet kvartal den 10. april, for tredje kvartal den 21. juni og for fjerde kvartal den 27. september).

3.5. Selv om Centret foretog betalingerne i overensstemmelse med vilkårene for personalet, vil det undersøge spørgsmålet.

3.7. Dette spørgsmål vil der blive taget hensyn til i forbindelse med flytningen til Thessaloniki.

3.8. Bestyrelsen er enig med Retten.

3.9. Bestyrelsen har anmodet direktøren om inden for rammerne af hans beføjelser af træffe de nødvendige foranstaltninger for at undgå denne situation i de kommende år.