Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Miljøagentur (København) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med agenturets svar

(1999/C 372/02)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagentur i henhold til artikel 13, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90(1).

2. Retten har revideret regnskaberne for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Agenturets administrerende direktør er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Den administrerende direktør skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 14 i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE MILJØAGENTUR I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Almindeligt regnskab (SI X) og budgetregnskab (SI 2)

5. I de forskellige faser i indkøringen af SI 2 (ny version) har agenturet været for afhængigt af eksterne eksperter og også betalt helt op til 110000 ECU for oprettelse af nye faciliteter. Denne udgift kunne eventuelt have været fordelt på flere agenturer, hvis "common support agreement" var blevet indgået før januar 1999.

6. Under evalueringsproceduren konstateredes det, at systemet var taget i brug, før alle de krævede forudgående test var endeligt gennemført. Dette skyldes blandt andet mangler ved Kommissionens software. Der var foretaget flere manuelle justeringer og korrektioner. Det er bydende nødvendigt, at der indgås en "service level agreement" med Kommissionen.

Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler

7. I forbindelse med indførelsen af SI 2 konstateredes der en uforklarlig forsinkelse på fem måneder, efter at Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler havde vurderet det begrænsede udbud. Det tog meget længere tid at udføre arbejdet end beregnet. Hertil kommer, at kontrahenten blev valgt efter en fremgangsmåde, som ikke er tilstrækkeligt begrundet.

Aftaler med de specialiserede centre

8. I henhold til artikel 8 i klausulerne til aftalerne om tilskud til de specialiserede centre skal der foretages intern kontrol af bilagene "analytiske udgifter" til aftalerne. Retten konstaterede, at det ikke var sket i de reviderede tilfælde.

Offentliggørelse

9. I henhold til artikel 13 i de finansielle bestemmelser for agenturet skal budgettet og personaleoversigten offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Dette er ikke sket.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 24. og 25. november 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 120 af 11.5.1990, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) for regnskabsåret 1998, dateret den 20. april 1999, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 26. april 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsretten på baggrund af agenturets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på baggrund af agenturets tal.

Det europæiske miljøagenturs svar

Almindeligt regnskab (SI X) og budgetregnskab (SI 2)

ad 5

Selv om det er korrekt, at common service support agreement (den fælles støtteaftale) først trådte i kraft i begyndelsen af 1999 (syv agenturer er omfattet), skal det bemærkes:

- at den fælles udvikling inden for dette område mellem agenturer indledtes så tidligt som i 1995 med et fælles udbud med deltagelse af Europa-Kommissionens tjenestegrene (GD XX), og at denne udvikling siden er fortsat,

- at dette agentur, som besøgsgruppen fra Retten ved, aktivt har gjort brug af og tilstræbt denne fælles udvikling, så både omfanget af supplerende eller specifik ekspertise og af de hermed forbundne finansielle midler er blevet holdt på det lavest mulige niveau.

ad 6

Selv om disse bemærkninger er korrekte, synes der heri at være en antydning af en kritik af det, vi hidtil har ment var en god arbejdsmæssig fremgangsmåde (og måske den eneste fremgangsmåde, som er tilbage under de nuværende omstændigheder), da den omfattede:

- En parallel testning af SI 2 i 1998, indtil systemet blev til EEA's budgetsystem i januar 1999 (og det gav gode resultater og var stabilt). Der var behov for manuelle indgreb (eller tilpasninger) som følge af softwarets begrænsninger og fejl, men disse indgreb ændrede ikke hverken de eksisterende forpligtelser eller betalinger eller indførte nye forpligtelser eller betalinger.

- Og der vil snart blive indgået en service level agreement (aftale på serviceniveau) mellem Kommissionen og Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut i Torino på vegne af syv agenturer, herunder dette agentur, som har indgået en fælles støtteaftale.

Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler

ad 7

Det er vores opfattelse, at hele processen er forløbet under overholdelse af procedurerne, og at bedste praksis er fulgt:

- Overslaget over det påkrævede arbejde blev med støtte fra Europa-Kommissionens tjenestegrene udarbejdet i 1997 på grundlag af de begrænsede oplysninger, som på daværende tidspunkt forelå. Som følge af uforudsete årsager fik Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter forelagt et ajourført, konsolideret overslag med en vis forsinkelse.

- Der blev offentliggjort en indkaldelse af interessetilkendegivelser i EF-Tidende. 38 selskaber blev opfordret til at deltage i et begrænset udbud, og udvælgelsen fandt sted på grundlag af de kriterier for indgåelse af kontrakter, som var blevet offentliggjort. Agenturet vil bestræbe sig på at forbedre de fremtidige procedurer for vurdering af bud ved den endelige udvælgelse af ansøgere og har indtil da indført mere differentierede vurderingskriterier.

Aftaler med temacentre

ad 8

Der blev foretaget en kontrol, men denne kontrol blev ikke registreret i sagsakterne. Selv om dokumentationen for udgifterne i medfør af aftalerne med de europæiske temacentre (ETC) blev fortløbende revideret og kontrolleret hele året (visse betalinger blev rent faktisk ikke foretaget, da det pågældende arbejde ikke var leveret), blev der ikke ført nogen optegnelser herom i sagsakterne. Projektlederne har nu fået pålagt særlige retningslinjer for, hvordan det interne revisionsspor fastlægges.

Offentliggørelse af Miljøagenturets budget

ad 9

- Agenturet offentliggjorde sit budget for 1998, men kun på sin hjemmeside på Internettet (ca. 5 mio. træffere om året og 360000 brugere årligt). Miljøagenturet fulgte de synspunkter, som Europa-Parlamentets Budgetudvalg gav udtryk for på et møde med agenturernes direktører, hvori det blev tilkendegivet, at budgetterne for andengenerationsagenturerne ikke nødvendigvis skulle offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, da offentliggørelse på Internettet ville være mere effektivt (billigere og større formidlingsflade).

- Miljøagenturet har igen i 1999 offentliggjort sit budget på Internettet. Som følge af Revisionsrettens redegørelse og for fuldt ud at overholde agenturets finansielle bestemmelser vil Miljøagenturet også offentliggøre sit budget for 1999 i De Europæiske Fællesskabers Tidende sammen med de øvrige seks agenturer (for at mindske omkostningerne). I betragtning af Europa-Parlamentets synspunkter og agenturets erfaringer skal følgende imidlertid også tages op til vurdering:

- det mest omkostningseffektive alternativ, hvormed budgetoplysningerne kan gøres tilgængelige og videreformidles, også til offentligheden. Dette kunne omfatte offentliggørelse af et sammendrag i EF-Tidende med en henvisning til Miljøagenturets hjemmeside, hvor det samlede budget og stillingsfortegnelsen er til rådighed

- den rette måde, hvorpå dette kan afspejles i Miljøagenturets finansielle bestemmelser, ved på en omkostningseffektiv måde at tilpasse bestemmelserne heri til informationsteknologiens muligheder.