BESTYRELSENS AFGØRELSE om aktindsigt i Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstituts dokumenter (97/C 369/11)

(EØS-relevant tekst)

BESTYRELSEN FOR DET EUROPÆISKE ERHVERVSUDDANNELSESINSTITUT HAR -

under henvisning til erklæring om retten til adgang til oplysninger, der er medtaget i slutakten til traktaten om Den Europæiske Union, og som understreger, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne,

under henvisning til konklusionerne, hvori Det Europæiske Råd i Birmingham og Edinburgh vedtog principperne om at fremme et Fællesskab tættere på sine borgere,

under henvisning til konklusionerne fra Det Europæiske Råd i København, som fastslår princippet om at give borgerne den størst mulige aktindsigt, om som opfordrer Kommissionen og Rådet til snarligt at vedtage de fornødne foranstaltninger for at omsætte dette princip i praksis, og

ud fra følgende betragtninger:

Ovennævnte principper anfægter ikke de pågældende bestemmelser om adgang til sagsakter, der direkte vedrører personer med en særlig interesse i disse,

disse principper skal gennemføres i fuld overensstemmelse med bestemmelserne om klassificerede oplysninger,

denne afgørelse udgør et supplerende element i Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstituts informations- og kommunikationspolitik -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Offentligheden skal have størst mulig adgang til dokumenter, som Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut ligger inde med (i det følgende benævnt instituttet).

Et »dokument« er enhver tekst, uanset på hvilket medium, der indeholder eksisterende oplysninger, og som instituttet ligger inde med.

Denne afgørelse finder ikke anvendelse på de af instituttets dokumenter, som offentliggøres af Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer.

Artikel 2

1. Enhver anmodning om adgang til dokumenter skal indgives skriftligt til direktøren for instituttet.

Anmodningerne skal være tilstrækkeligt præcist formuleret og skal indeholde oplysninger, som gør det muligt at identificere de(t) pågældende dokument(er).

Direktøren vil om nødvendigt anmode ansøgeren om yderligere oplysninger.

2. Direktøren skal inden for en måned skriftligt informere ansøgeren om, hvorvidt anmodningen er imødekommet.

Når et dokument, som instituttet ligger inde med, vedrører aktiviteter, der udføres på grundlag af en aftale, som instituttet har indgået med en medlemsstat, en fællesskabsinstitution eller er fællesskabsorgan eller ethvert andet nationalt eller international organ, skal der indhentes konsensus fra disse forud for enhver afgørelse.

3. Hvis en ansøger ikke modtager svar på en anmodning om aktindsigt inden en måned, betragtes anmodningen som afslået.

4. Hvis direktøren beslutter at afslå en anmodning, skal begrundelsen for afgørelsen samt de til rådighed værende retsmidler anføres, dvs. retsforfølgning og klager til ombudsmanden i henhold til bestemmelserne i artikel 138E i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

5. Ansøgeren skal have adgang til dokumenterne enten ved gennemsyn på stedet eller ved at få tilsendt en kopi for egen regning. Der kan opkræves et gebyr, som dog skal holdes inden for et rimeligt beløb.

Hvis en ansøger ønsker, at dokumentet fremlægges til gennemsyn på stedet, skal instituttet bestræbe sig på at træffe foranstaltninger med henblik på at tage imod ham.

6. Instituttet skal i samråd med ansøgerne finde en rimelig løsning for at imødekomme gentagne anmodninger og/eller anmodninger, som vedrører meget omfangsrige dokumenter.

7. Instituttet vil kunne stille som betingelse, at en peron, der får udleveret et dokument, ikke har tilladelse til at mangfoldiggøre eller rundsende det pågældende dokument i forretningsmæssigt øjemed uden instituttets forudgående tilladelse.

8. I tilfælde af, at dokumentet, som instituttet ligger inde med, er forfattet af en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan eller ethvert andet nationalt eller internationalt organ, skal anmodningen sendes til ophavsmanden.

Artikel 3

Instituttet nægter aktindsigt i ethvert dokument, hvis frigivelse kunne skade:

- beskyttelse af offentlige interesser (særlig den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, valutarisk stabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersøgelser)

- beskyttelse af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelse af drifts- og forretningshemmeligheden

- beskyttelse af Fællesskabets økonomiske interesser

- beskyttelse af fortrolighed på anmodning af den fysiske eller juridiske person, som har givet oplysningen, eller som krævet i lovgivningen i den medlemsstat, som har givet oplysningen.

Instituttet kan også nægte aktindsigt for at beskytte sin interesse i fortroligheden af egne aktstykker.

Artikel 4

Afgørelsen træder i kraft den 1. november 1997. Den offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende og bliver tilgængelig for offentligheden.

Udfærdiget i Torino, den 27. oktober 1997.

På vegne af bestyrelsen

for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut

Thomas O'DWYER