DA Den Europæiske Unions Tidende L 272/13

OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANERS AFGØRELSE

af 13. april 2004

om gennemførelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt

(2004/605/EF)

BESTYRELSEN HAR —

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 af 28. november 1994 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer (1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1645/2003 (2), særlig artikel 18a, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.

(2) Åbenheden sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder.

(3) I artikel 18a i forordning (EF) nr. 2965/94 fastsættes det, at Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (3) (i det følgende benævnt »forordning (EF) nr. 1049/2001«) også finder anvendelse på centrets dokumenter. Heri fastsættes det endvidere, at bestyrelsen vedtager gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF) nr. 1049/2001 —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde

1. Enhver fysisk eller juridisk person har ret til aktindsigt i Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organers (i det følgende benævnt »centrets«) dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, og i overensstemmelse med bestemmelserne i denne afgørelse.

2. Dokumenter, som centret er i besiddelse af med det ene formål at oversætte disse, betragtes ikke som dokumenter i centrets besiddelse i henhold til artikel 2, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 2

Definitioner

I denne beslutningafgørelse forstås ved:

a) »dokument«: ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under centrets kompetenceområde

b) »tredjemand«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for centret, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande.

Artikel 3

Begæringer

1. Alle begæringer om aktindsigt indgives til centret via centrets internetadresse (www.cdt.eu.int), elektronisk post (cdt@cdt.eu.int), almindelig post (Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg) eller telefax ((352) 42 17 11-220). Centret besvarer førstegangsbegæringer og genfremsatte begæringer om aktindsigt inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen. I tilfælde af, at begæringen vedrører komplekse eller omfangsrige dokumenter, kan tidsfristen forlænges med 15 arbejdsdage. Enhver forlængelse af en tidsfrist skal begrundes og på forhånd meddeles den, der fremsætter begæringen.

2. I tilfælde af upræcise begæringer, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordrer centret den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tidspunkt, hvor centret råder over disse oplysninger.

3. Enhver hel eller delvis negativ beslutning skal indeholde en begrundelse for afslaget, der er baseret på en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, og beslutningen skal oplyse den person, der har fremsat begæringen, om dennes klagemuligheder.

Artikel 4

Behandling af oprindelige begæringer

1. Når en begæring registreres, sendes der en bekræftelse for modtagelsen til den person, der har fremsat begæringen, medmindre svaret kan sendes med det samme. Bekræftelsen for modtagelsen og svaret sendes skriftligt, eventuelt med e-post.

2. Administrationsafdelingen har beføjelse til at træffe afgørelse om, hvad der videre skal ske med oprindelige begæringer, jf. dog artikel 9. Med henblik herpå udpeges en ansat, der skal behandle begæringerne om aktindsigt og koordinere centrets stillingtagen.

Den person, der har fremsat begæringen, skal have svar på sin begæring om aktindsigt.

I alle helt eller delvis negative svar skal den person, der har fremsat begæringen, informeres om sin ret til senest 15 arbejdsdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte sin begæring for centret.

3. I tilfælde af helt eller delvist afslag kan den, der fremsætter begæringen, senest 15 arbejdsdage efter datoen for modtagelsen af centrets svar genfremsætte en begæring om, at centret ændrer sin holdning.

4. Har centret ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte den.

Artikel 5

Behandling af genfremsatte begæringer

1. Centrets direktør træffer beslutning om genfremsatte begæringer. Han underretter centrets bestyrelse herom.

2. Den person, der har fremsat begæringen, underrettes skriftligt, eventuelt via e-post, om beslutningen og om sin ret til at klage ved Retten i Første Instans eller indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Artikel 6

Konsultationer

1. Når centret modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som det råder over, men som hidrører fra tredjemand, kontrollerer centret, om en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, finder anvendelse.

2. Hvis centret efter at have gennemført undersøgelsen vurderer, at det er nødvendigt at give afslag på aktindsigt i det ønskede dokument i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, sendes afslaget til den person, der har fremsat begæringen, uden at ophavsmanden konsulteres.

3. Uanset bestemmelserne i stk. 4 efterkommer centret begæringen om aktindsigt uden at konsultere ophavsmanden, når:

a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af enten ophavsmanden eller i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser

b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

I alle andre tilfælde høres ophavsmanden.

4. Hvis begæringen om aktindsigt vedrører et dokument, der kommer fra en medlemsstat, konsulterer centret den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører, under forbehold af stk. 3, litra b).

5. En ophavsmand, der konsulteres, har en svarfrist, der ikke kan være på mindre end fem arbejdsdage, men som skal sætte centret i stand til at overholde sine egne svarfrister. Hvis ophavsmanden ikke svarer inden udløbet af den fastsatte frist eller ikke kan findes eller identificeres, træffer centret afgørelse i overensstemmelse med undtagelsesordningen i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, idet det tager hensyn til ophavsmandens berettigede interesser på grundlag af de elementer, det råder over.

6. Hvis centret agter at give aktindsigt i et dokument mod ophavsmandens udtrykkelige ønske, underretter det ophavsmanden om, at det agter at offentliggøre dokumentet efter ti arbejdsdage og henleder ophavsmandens opmærksomhed på de klagemuligheder, den pågældende råder over for at modsætte sig denne offentliggørelse.

Artikel 7

Udøvelse af retten til aktindsigt

1. Dokumenterne sendes pr. post, fax eller, hvis de foreligger i elektronisk form, pr. e-post. I tilfælde af omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at komme og konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis.

2. Hvis dokumentet har været offentliggjort, består svaret i publikationshenvisninger og/eller oplysninger om det sted, hvor dokumentet er til rådighed, samt eventuelt dokumentets internetadresse på www.cdt.eu.int.

3. Hvis de ønskede dokumenter er på mere end 20 sider, kan der af den person, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Dette gebyr kan ændres ved afgørelse truffet af centrets direktør. Bruges der fax, e-post eller en anden forsendelsesform, besluttes det i hvert enkelt tilfælde, hvilke udgifter der har været i den forbindelse, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

Artikel 8

Foranstaltninger for at lette aktindsigt i dokumenter

1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til denne forordning effektiv giver centret adgang til et register over dokumenter. Der gives adgang til registret i elektronisk form.

2. Registret skal indeholde dokumentets titel (på de sprog, det foreligger på), herunder eventuelt andre nyttige referencer, en anmærkning vedrørende ophavsmanden og datoen for dets udarbejdelse eller vedtagelse.

3. På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvorledes de kan få fat i dokumentet. Hvis dokumentet er offentliggjort, etableres der et link til originalteksten.

Artikel 9

Dokumenter, offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i

1. Bestemmelserne i denne artikel gælder kun for dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget efter den dato, fra hvilken forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

2. Følgende dokumenter udleveres automatisk på begæring herom og stilles så vidt muligt direkte til rådighed i elektronisk form:

a) tekster vedtaget af direktøren eller centrets bestyrelse, som skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller på centrets websted

b) dokumenter, der hidrører fra tredjemand, og som allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller med dennes samtykke

c) dokumenter, der allerede er blevet offentliggjort som følge af en tidligere begæring.

Artikel 10

Beretninger

Centret offentliggør en årsberetning om det forløbne år, hvori oplysningerne om gennemførelsen af denne afgørelse indgår, navnlig statistikkerne over antallet af begæringer om aktindsigt i centrets dokumenter, antallet af afslag og begrundelserne for disse afslag, i overensstemmelse med artikel 17, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 11

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft med virkning pr. 1. april 2004.

Artikel 12

Offentliggørelse

Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

Udfærdiget i Luxembourg, den 13. april 2004. På bestyrelsens vegne K.-J. LÖNNROTH Formand

(1) EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1.

(2) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 13.

(3) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.