Afgørelse truffet af generalsekretæren for Rådet/den højtstående repræsentant for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik

den 27. juli 2000

om de foranstaltninger, der skal anvendes i Generalsekretariatet for Rådet til beskyttelse af klassificerede oplysninger

(2000/C 239/01)

GENERALSEKRETÆREN FOR RÅDET/DEN HØJTSTÅENDE REPRÆSENTANT FOR DEN FÆLLES UDENRIGS- OG SIKKERHEDSPOLITIK HAR -

under henvisning til artikel 23, stk. 2, andet afsnit, i Rådets forretningsorden af 5. juni 2000, hvorefter generalsekretæren træffer alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at Generalsekretariatet fungerer tilfredsstillende, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Det Europæiske Råd i Helsingfors gav i december 1999 den politiske impuls til at udvikle Den Europæiske Unions kapacitet med henblik på militær og ikke-militær krisestyring som led i en styrket fælles europæisk sikkerheds- og forsvarspolitik.

(2) I den forbindelse er det nødvendigt at ændre generalsekretærens afgørelse nr. 24/95 om de foranstaltninger, der skal anvendes i Generalsekretariatet for Rådet med henblik på beskyttelse af klassificerede oplysninger, ved tilføjelse af klassifikationsgraden "TRÈS SECRET/TOP SECRET" og ved skærpelse af de interne bestemmelser, idet ændringen dog er midlertidig, og der vil blive truffet mere fuldstændige foranstaltninger i en nær fremtid.

(3) Med henblik på offentliggørelse i EF-Tidende skal ændringerne indarbejdes i en konsolideret tekst, som træder i stedet for ovennævnte afgørelse nr. 24/95 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Denne afgørelse har til formål at opstille de nærmere regler for klassifikation af oplysninger, der behandles eller udfærdiges i Generalsekretariatet for Rådet; reglerne skal gøre det muligt at beskytte således klassificerede oplysninger uanset deres oprindelse, medium eller udfærdigelsesstadium.

Artikel 2

1. Kun følgende oplysninger klassificeres og forsynes med én af følgende græder:

a) "TRÈS SECRET/TOP SECRET" (yderst hemmeligt): oplysninger, hvis videregivelse uden bemyndigelse ville kunne være til overordentlig alvorlig skade for Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser

b) "SECRET" (hemmeligt): oplysninger, hvis videregivelse uden bemyndigelse ville kunne være til alvorlig skade for Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser

c) "CONFIDENTIEL" (fortroligt): oplysninger, hvis videregivelse uden bemyndigelse ville kunne være til skade for Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser

d) "RESTREINT" (til tjenestebrug): oplysninger, hvis videregivelse uden bemyndigelse ville være uhensigtsmæssig, eller som indtil videre ikke bør videregives.

2. Dokumenter, der forsynes med betegnelsen "LIMITE" eller "SN", er ikke klassificerede oplysninger i henhold til denne afgørelse. Betegnelserne "LIMITE" og "SN" anvendes på interne dokumenter i institutionen, der ikke er bestemt for offentliggørelse.

Det samme gælder for de øvrige oplysninger, navnlig Generalsekretariatets interne noter, dokumenter og brevvekslinger; disse kan dog eventuelt gøres til genstand for en særlig behandling, hvis det er berettiget at beskytte dem, navnlig i medfør af artikel 3, stk. 3.

Videregivelse af sådanne dokumenter og oplysninger kræver tilladelse fra den kompetente generaldirektør.

3. Oplysninger klassificeres kun i det nødvendige omfang og for det nødvendige tidsrum. Hvis klassifikationens varighed ikke er fastlagt, besluttes det senest ved afslutningen af en periode på fem år, om klassifikationen skal opretholdes eller ophæves.

4. En tjenestemand eller anden ansat i Generalsekretariatet for Rådet klassificerer en oplysninger efter instruks fra eller aftale med den pågældende generaldirektør.

Artikel 3

1. Hvis flere oplysninger udgør en helhed, klassificeres denne helhed mindst med den højeste klassifikationsgrad, der er anvendt for de pågældende oplysninger.

2. Den klassifikationsgrad, som en national eller international myndighed eller organisation har tildelt en oplysning ved fremsendelsen til Generalsekretariatet, kan kun ændres af den pågældende myndighed eller organisation. Såfremt en sådan oplysning er særlig følsom, gøres den til genstand for en særlig behandling på grundlag af en beslutning fra generalsekretæren.

3. En oplysning, der indeholder en klassificeret oplysning, har samme klassifikationsgrad.

Artikel 4

1. Et klassificeret dokument kan kun nedklassificeres eller afklassificeres(1) med den udstedende myndigheds skriftlige tilladelse og om nødvendigt efter høring af de øvrige berørte parter. I hastesager kan tilladelsen gives mundtligt. Der fremsendes omgående en skriftlig bekræftelse. Det påhviler den udstedende myndighed at underrette modtagerne af dokumentet om den ændrede klassifikation, og disse skal underrette de instanser, som efterfølgende har modtaget originaldokumentet eller en kopi heraf.

2. Hvis det er muligt, anfører den udstedende myndighed på det klassificerede dokument, fra hvilken dato eller efter hvilken frist oplysningerne i dokumentet vil kunne nedklassificeres eller afklassificeres. I modsat fald foretager den en permanent opfølgning for at sikre, at den oprindelige klassifikation stadig er gældende.

Artikel 5

Generaldirektørerne træffer alle passende foranstaltninger til beskyttelse af de klassificerede oplysninger og drager omsorg for, at disse kun cirkulerer og videregives i det omfang, det er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten.

Artikel 6

1. En oplysnings klassifikationsgrad anføres med et meget tydeligt stempel: på et dokument foroven og forneden på hver side; for andre mediers vedkommende ved en tilsvarende angivelse.

Oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET", forsynes desuden med et løbenummer, således at modtageren kan identificeres.

2. I tilfælde af en midlertidig klassifikation anføres endvidere den dato, efter hvilken oplysningen kan betragtes som afklassificeret.

3. Hvis en klassifikation af en oplysning ændres, påføres det stempel, der svarer til den nye klassifikationsgrad.

Artikel 7

1. En klassificeret oplysning må kun foreligge i det antal eksemplarer, der er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten.

2. Hel eller delvis gengivelse af en oplysning, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL", må kun foretages efter aftale med den kompetente generaldirektør.

Eventuel gengivelse af klassificerede oplysninger skal foretages under forhold, der garanterer beskyttelse af de pågældende oplysninger.

3. Hver modtager af en klassificeret oplysning modtager kun ét eksemplar heraf.

4. Med forbehold af artikel 14, stk. 1, i Rådets forretningsorden oversættes dokumenter, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET", kun hvis generalsekretæren eller den kompetente generaldirektør efter delegation fra generalsekretæren træffer afgørelse herom.

5. Oversættelser af klassificerede oplysninger klassificeres som originaldokumenterne.

Artikel 8

Sikkerhedstjenesten har med reference til generaldirektøren for personalet og administrationen til opgave

- at oplyse personalet om dets pligter i forbindelse med beskyttelse af klassificerede oplysninger

- at gennemføre de fysiske beskyttelsesforanstaltninger

- at sørge for, at denne afgørelse overholdes

- at oplyse generalsekretæren om ethvert problem eller enhver vanskelighed, som måtte opstå under gennemførelsen af denne afgørelse.

Artikel 9

1. Kontoret for Klassificerede Oplysninger varetager opfølgningen af de oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL", når disse oplysninger indgår i Rådets dokumenter.

Med reference til generaldirektøren for personalet og administrationen har kontoret til opgave

- at administrere opgaverne vedrørende oplysningernes registrering, gengivelse, oversættelse, forsendelse, transport og destruktion

- at ajourføre listen med data over klassificerede oplysninger

- med regelmæssige mellemrum at spørge udstederne om, hvorvidt det er nødvendigt at opretholde klassifikationen af oplysningerne

- i samråd med Sikkerhedstjenesten at fastsætte de nærmere praktiske bestemmelser for klassificering og afklassificering af oplysningerne

2. Kontoret for Klassificerede Oplysninger fører et register, der omfatter følgende data:

- dato for udfærdigelsen af den klassificerede oplysning

- klassifikationsgrad

- den dato, indtil hvilken oplysningen er klassificeret

- udstedenes navn og tjenestegren

- modtageren eller modtagerne med angivelse af løbenummer

- emne

- nummer

- antal videregivne eksemplarer.

Artikel 10

1. I hver tjenestegren udpeger generaldirektøren en person, som har ansvar for sikkerheden (i det følgende benævnt "den sikkerhedsansvarlige"), og som skal sikre, at der træffes de nødvendige beskyttelsesforanstaltninger i forbindelse med oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL".

2. Den sikkerhedsansvarlige aftaler med Sikkerhedstjenesten og Kontoret for Klassificerede Oplysninger, hvilke beskyttelsesforanstaltninger de skal finde anvendelse på Rådets dokumenter i den pågældende tjenestegren.

I forbindelse hermed skal den sikkerhedsansvarlige

- fremsende de i artikel 9, stk. 2, omhandlede data til Kontoret for Klassificerede Oplysninger

- underrette Sikkerhedstjenesten om afholdelsen af møder, hvor der behandles klassificerede oplysninger

- undersøge, om det er nødvendigt at opretholde klassifikationen efter udløbet af en periode på fem år fra udfærdigelsen af oplysningen

- sikre, at de klassificerede oplysninger arkiveres, og fremsende dem til centralarkiverne efter afklassificering.

Artikel 11

1. Oplysninger, der skal klassificeres "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET", skal udfærdiges i et lokale, hvor det er muligt at sikre en tilstrækkelig beskyttelse.

2. Oplysninger, der skal klassificeres "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL", og som udfærdiges ved hjælp af tekstbehandling, skal udfærdiges på stand alone-udstyr for det sædvanlige edb-net. Oplysningerne må under ingen omstændigheder lagres i det pågældende udstyrs hukommelse.

3. Disketter, der indeholder klassificerede oplysninger, beskyttes på samme betingelser som dokumenter med den samme klassifikationsgrad.

Artikel 12

1. Når klassificerede oplysninger skal cirkulere inden for en bygning eller mellem bygninger, træffes der forholdsregler for at sikre beskyttelsen af oplysningerne.

2. Oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET", forsendes efter følgende fremgangsmåde:

- med sikkerhedsgodkent kurer, i to kuverter, hvoraf den yderste er uden særlige kendetegn, mens den inderste er forseglet og mærket "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET"; der skal kvitteres for modtagelsen

- som kryptograferet forsendelse efter et system, der er godkendt af Sikkerhedstjenesten, samt om nødvendigt efter forudgående telefonisk bekræftelse

- modtageren skal altid nævnes ved navn i forbindelse med hver enkelt forsendelse.

3. Oplysninger, der er klassificeret "CONFIDENTIEL", forsendes efter følgende fremgangsmåde:

- som intern post, i to kuverter, hvoraf den yderste er uden særlige kendetegn, mens den inderste er mærket "CONFIDENTIEL"

- som rekommanderet post med kvittering for modtagelsen eller som forsendelse med privat kurerservice; forsendelsen anbringes i to kuverter, hvoraf kun den inderste er mærket "CONFIDENTIEL"

- som kryptograferet forsendelse

- modtageren skal altid nævnes ved navn i forbindelse med hver forsendelse.

4. Oplysninger, der er klassificeret "RESTREINT", forsendes efter følgende fremgangsmåde:

- som intern post: i en almindelig lukket kuvert uden særlige ydre kendetegn

- som postforsendelse: i en kuvert uden særlige ydre kendetegn

- som elektronisk post under forudsætning af, at modtageren personligt modtager oplysningen

- modtageren skal altid nævnes ved navn i forbindelse med hver forsendelse.

5. Konferencetjenesten varetager videregivelsen af oplysninger, der er klassificeret "CONFIDENTIEL" eller "RESTREINT", til tolkene efter følgende retningslinjer:

- kabinerne modtager et eksemplar af hvert dokument

- dokumenterne omdeles, umiddelbart inden det pågældende emne drøftes i mødesalen

- dokumenterne indsamles efter mødets afslutning.

6. Den sikkerhedsansvarlige forestår videregivelsen til og indsamlingen fra tolkene af dokumenter, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET".

Artikel 13

1. Transport af klassificerede oplysninger under tjenesterejser eller med henblik på møder uden for de bygninger, hvor de opbevares, skal begrænses til, hvad der er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten.

2. Oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET", må kun sendes uden for medlemsstaternes område med diplomatpost. Undtagelsesvis kan sådanne oplysninger transporteres af en af Generalsekretariatets tjenestemænd eller andre ansatte efter instruks fra eller aftale med den pågældendes generaldirektør.

3. Klassificerede oplysninger, der transporteres uden for Rådets bygninger, skal til stadighed opbevares under forhold, der yder fuld sikkerhedsgaranti.

Artikel 14

1. Klassificerede oplysninger må ikke efterlades synlige på arbejdsstedet. Oplysningerne må på intet tidspunkt efterlades uden opsyn, end ikke for et kort øjeblik.

2. Oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL", opbevares i skabe, der af Sikkerhedstjenesten er godkendt som modstandsdygtige, også med hensyn til låsesystem.

Oplysninger, der er klassificeret "RESTREINT", opbevares i aflåste skabe.

Artikel 15

1. Forældede eller overskydende eksemplarer af klassificerede oplysninger destrueres.

2. Destruktionen af klassificerede oplysninger udføres ved hjælp af en makulator eller på en hvilken som anden måde, som Sikkerhedstjenesten har godkendt.

Klassificerede oplysninger kan overdrages til Sikkerhedstjenesten til destruktion.

3. Med hensyn til oplysninger, der er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP SECRET" eller "SECRET", udarbejder Sikkerhedstjenesten og den sikkerhedsansvarlige i fællesskab et dokument, der attesterer destruktionen af de pågældende oplysninger; den sikkerhedsansvarlige fremsender dokumentet til Kontoret for Klassificerede Oplysninger.

Artikel 16

Enhver formodning eller meddelelse om eller konstatering af en overtrædelse af denne afgørelse efterforskes af Sikkerhedstjenesten på anmodning af vedkommende generaldirektør eller generaldirektøren for personalet og administration. Generalsekretæren holdes underrettet om forløbet og resultaterne af efterforskningen.

Artikel 17

Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Den træder i kraft på dagen for offentliggørelsen. Den gælder kun for oplysninger og dokumenter, der behandles og udfærdiges i Generalsekretariatet efter ikrafttrædelsesdatoen.

Artikel 18

Afgørelse nr. 24/95 truffet af generalsekretæren for Rådet den 30. januar 1995 om de foranstaltninger, der skal anvendes i Generalsekretariatet for Rådet med henblik på beskyttelse af klassificerede oplysninger, ophæves.

Udfærdiget i Bruxelles, den 27. juli 2000.

På Javier Solanas vegne

Generalsekretær/højtstående repræsentant

Pierre de Boissieu

Vicegeneralsektretær

(1) Ved nedklassificering ("downgrading") forstås anvendelse af en lavere klassifikationsgrad. Ved afklassificering ("declassification") forstås ophævelse af enhver form for klassifikation.