DA Den Europæiske Unions Tidende L 134/1

KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) 2015/840

af 29. maj 2015

om de ansvarlige myndigheders kontrol i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 27, stk. 5, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) De ansvarlige myndigheder har ansvaret for forvaltning og kontrol af udgifter i henhold til forordning (EU) nr. 514/2014. Med henblik herpå skal de foretage administrativ kontrol og kontrol på stedet.

(2) En effektiv administrativ kontrol foretaget af de ansvarlige myndigheder bør for det første bestå af en analyse af de finansielle erklæringer, som støttemodtagerne har indgivet. Der bør kun foretages mere detaljeret kontrol af de enkelte bilag, hvis denne analyse viser uoverensstemmelser eller uregelmæssigheder. For at sikre, at der er en tilstrækkelig sikkerhed, samtidig med at den administrative byrde mindskes, er det også vigtigt at præcisere de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan forlade sig på en revisionsattest.

(3) Kontrol på stedet bør omfatte både finansielle og operationelle aspekter og vil eventuelt skulle foretages på forskellige stadier i et projekt. Det er derfor nødvendigt at definere omfanget af hver type kontrol på stedet for at sikre, at de udføres på den mest effektive måde.

(4) Operationel kontrol på stedet bør finde sted, mens projekterne er i gang, så der kan træffes rettidige korrigerende foranstaltninger. Denne kontrol bør anvendes både på en stikprøve af projekter, der stadig er i gang den første dag i det relevante regnskabsår, og på projekter med start i løbet af det pågældende regnskabsår.

(5) Med henblik på at sikre, at der er en tilstrækkelig sikkerhed, samtidig med at den administrative byrde mindskes, bør de omstændigheder, hvor fejlrisikoen anses for ubetydelig, defineres, og som følge heraf kan antallet af finansielle kontroller på stedet reduceres. Det er imidlertid også nødvendigt at præcisere, hvilke foranstaltninger der skal træffes i tilfælde af en væsentlig fejlprocent, så der opnås tilstrækkelig sikkerhed for, at EU's udgifter er lovlige og formelt rigtige.

(6) De vigtigste elementer i den finansielle kontrol på stedet bør præciseres. De ansvarlige myndigheder skal navnlig kontrollere den almennyttige karakter af de projekter, der støttes af de nationale programmer. De bør kontrollere, at disse projekter ikke modtager dobbeltfinansiering af udgifterne under de nationale programmer og andre EU-programmer for så vidt angår alle programmeringsperioder, herunder finansiering ydet af agenturer.

(7) Bilag bør opbevares i en nærmere angivet periode efter afslutningen af hvert projekt for at give de ansvarlige myndigheder, Kommissionen (herunder OLAF) og Revisionsretten mulighed for at foretage kontrol.

(8) For at gøre det muligt at anvende nærværende forordning, så snart de nationale programmer er godkendt, bør nærværende forordning træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(9) Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er derfor bundet af nærværende forordning.

(10) Med forbehold af betragtning 47 i forordning (EU) nr. 514/2014 er Danmark hverken bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning.

(11) Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra udvalget vedrørende Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og Fonden for Intern Sikkerhed —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

Artikel 1

Administrativ kontrol

1. Den ansvarlige myndighed foretager administrativ kontrol af alle finansielle erklæringer, der indgives af støttemodtagerne med henblik på at modtage EU-finansiering i henhold til de støtteaftaler, som er defineret i artikel 1, litra d), i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1042/2014 (2) (»finansielle erklæringer«). Denne kontrol skal som minimum omfatte følgende elementer:

a) kontrol af de finansielle erklæringers formelle rigtighed og aritmetiske nøjagtighed

b) kontrol af, at projektet har nået de mål, der er fastsat i støtteaftalen, eller at der gøres fremskridt hen imod disse mål

c) en analytisk gennemgang for at vurdere, om de anmeldte udgifter i de finansielle erklæringer er relevante og i overensstemmelse med kravene i støtteaftalen og de gældende EU-regler og nationale regler.

2. Hvis den administrative kontrol viser uoverensstemmelser eller uregelmæssigheder, foretager den ansvarlige myndighed detaljeret kontrol for at vurdere, om udgifterne er lovlige og formelt rigtige, navnlig ved at gennemgå en målrettet stikprøve af bilag.

3. Den ansvarlige myndighed kan kræve, at støttemodtageren fremviser en revisionsattest og en revisionsberetning, som dækker alle de aspekter, der er nævnt i stk. 1, litra a) og c), og som er udstedt af en uafhængig revisor. I så fald fastsætter den ansvarlige myndighed omfanget af den kontrol, der skal udføres af den uafhængige revisor, samt modellen for revisionsberetningen.

Artikel 2

Generelle principper for kontrol på stedet

Den ansvarlige myndighed foretager finansiel og operationel kontrol på stedet.

Kontrol på stedet foretages på grundlag af dokumentation og fortegnelser, som projektets støttemodtagere er i besiddelse af.

Uanmeldt kontrol på stedet kan foretages i overensstemmelse med national lov, hvis en forudgående underretning risikerer at underminere sikkerheden.

Artikel 3

Finansiel kontrol på stedet

1. Formålet med finansiel kontrol på stedet er at tilvejebringe en tilstrækkelig sikkerhed for lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner og kontrakter, der ligger til grund for de finansielle erklæringer.

2. Den ansvarlige myndighed kontrollerer, at:

a) udgifterne i forbindelse med de finansielle erklæringer svarer til de regnskaber og bilag, som projektets støttemodtagere er i besiddelse af

b) udgifterne i forbindelse med de finansielle erklæringer opfylder de krav til støtteberettigelse, der er fastsat i støtteaftalen og de gældende EU-regler og nationale regler

c) finansieringskilderne er i overensstemmelse med artikel 16, stk. 2, i forordning (EU) nr. 514/2014.

3. Med forbehold af artikel 4, stk. 2, i nærværende forordning omfatter finansiel kontrol på stedet mindst 10 % af det kumulerede EU-bidrag til de projekter, som er anmeldt som afsluttet i det årsregnskab, der er omhandlet i artikel 39 i forordning (EU) nr. 514/2014.

Artikel 4

Betingelser for at reducere eller øge den finansielle kontrol på stedet

1. Den ansvarlige myndighed konstaterer fejlprocenten i det EU-bidrag, der kontrolleres i det årsregnskab, der er omhandlet i artikel 39 i forordning (EU) nr. 514/2014, for regnskabsår N.

2. Den ansvarlige myndighed kan reducere omfanget af finansiel kontrol på stedet i det følgende regnskabsår N+1, når følgende to betingelser er opfyldt:

a) Fejlprocenten er mindre end 2 % af det EU-bidrag, der kontrolleres i årsregnskabet for regnskabsår N.

b) Den finansielle kontrol på stedet, som er foretaget siden starten af det nationale program, omfatter mindst 10 % af det kumulerede EU-bidrag til alle de projekter, der er anmeldt som afsluttet i årsregnskabet siden programmets start.

3. Hvis fejlprocenten er større end eller lig med 2 % af det EU-bidrag, der kontrolleres i årsregnskabet for regnskabsår N, analyserer den ansvarlige myndighed betydningen af denne fejlprocent for at fastslå omfanget og virkningen af fejlene og afgøre, om fejlprocenten er repræsentativ for hele den anmeldte betalingspopulation. Den ansvarlige myndighed træffer de nødvendige forebyggende og korrigerende foranstaltninger, herunder yderligere kontrol, og fremlægger resultaterne af en sådan analyse i den årlige oversigt, der er nævnt i artikel 59, stk. 5, første afsnit, litra b), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (3).

Den finansielle kontrol på stedet for det følgende regnskabsår (N+1) omfatter en procentdel af det kumulerede EU-bidrag, som er højere end den tilsvarende procentdel i regnskabsår N, til de projekter, der er anmeldt som afsluttet i årsregnskabet for regnskabsår N+1. Den højere procentdel må ikke være lavere end 10 %. Op til regnskabsår N+1 omfatter den finansielle kontrol på stedet, som er foretaget siden starten på det nationale program, desuden mindst 10 % af det kumulerede EU-bidrag til alle de projekter, der er anmeldt som afsluttet i årsregnskaberne siden programmets start.

Hvis fejlprocenten efter den øgede kontrol, der foretages i år N+1, falder til under 2 %, foretager den ansvarlige myndighed i det næste regnskabsår (N+2) finansiel kontrol på stedet af mindst 10 % af det kumulerede EU-bidrag til de projekter, som er anmeldt som afsluttet i årsregnskabet for regnskabsår N+2.

Artikel 5

Operationel kontrol på stedet

1. Når den ansvarlige myndighed foretager operationel kontrol på stedet, kontrollerer den, at det pågældende projekt gennemføres i henhold til støtteaftalen. Den kontrollerer navnlig, at de indikatorer, der indberettes af støttemodtagerne, er pålidelige, og at projektet skrider frem uden unødige forsinkelser.

2. Operationel kontrol på stedet foretaget i regnskabsår N omfatter mindst 20 % af det antal projekter, der gennemføres i løbet af det pågældende regnskabsår, som angivet i det tilhørende årsregnskab, der er omhandlet i artikel 39 i forordning (EU) nr. 514/2014.

Artikel 6

Stikprøvemetode til kontrol på stedet

Den ansvarlige myndighed foretager kontrol på stedet af en stikprøve af projekter, der omfatter et repræsentativt udsnit af projekttyper og -størrelser, transaktioner, støttemodtagere og gennemførelsesmetoder. Stikprøven skal tage højde for eventuelle risikofaktorer såvel som cost-benefit-aspekter ved kontrollen.

Artikel 7

Kontrolrapporter

1. Den ansvarlige myndighed udarbejder en rapport om hver administrativ kontrol og kontrol på stedet med angivelse af følgende oplysninger:

a) fuldstændig identifikation af projektet og den tilhørende støtteaftale

b) kontrollørens navn og underskrift

c) støttemodtagerens navn

d) kontroltype (administrativ, finansiel eller operationel på stedet eller en kombination)

e) kontrollens omfang, hvis nødvendigt

f) de udgifter, der er omfattet af kontrollen, og de udgifter (stikprøve), der rent faktisk er efterprøvede

g) størrelsen af de udgifter, der ikke anses for at være støtteberettigede

h) en beskrivelse af de vigtigste resultater, mangler, fejl og uregelmæssigheder, yderligere foretaget kontrol og analyse, henstillinger og korrigerende foranstaltninger og støttemodtagerens reaktion.

2. Kontrolrapporten kan præsenteres som en tjekliste.

Artikel 8

Særlige betingelser

Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, jf. artikel 8 i delegeret forordning (EU) nr. 1042/2014, foretages den administrative kontrol og kontrollen på stedet, der er omhandlet i artikel 1 og 2 i nærværende forordning, af en enhed eller en person, der er funktionelt uafhængig af de enheder eller personer, der forvalter projekterne.

Artikel 9

Opbevaring af bilag

1. Den ansvarlige myndighed sikrer, at alle fortegnelser, dokumenter og metadata vedrørende de anmeldte udgifter, de formålsbestemte indtægter og revisioner og kontroller stilles til rådighed for Kommissionen (herunder OLAF) og Revisionsretten i mindst fire år efter det regnskabsår, hvor den endelige betaling blev anmeldt.

Med henblik herpå fastsætter den ansvarlige myndighed regler om støttemodtagernes opbevaring af fortegnelser, dokumenter og metadata.

2. Hvis den pågældende ansvarlige myndighed påviser uregelmæssigheder, stilles de i stk. 1 nævnte bilag til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor de pågældende beløb blev inddrevet fuldt ud hos støttemodtageren og krediteret det nationale program.

3. Hvis der indledes en efterprøvende regnskabsafslutning som omhandlet i artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014, skal de bilag, der er nævnt i stk. 1 i nærværende artikel, stilles til rådighed for Kommissionen i mindst ét år efter det år, hvor den pågældende procedure er afsluttet.

4. Hvis en overensstemmelsesbeslutning er genstand for en retslig procedure ved Den Europæiske Unions Domstol, stilles de relevante bilag til rådighed for Kommissionen i mindst ét år efter det år, hvor den pågældende procedure er afsluttet.

5. De i stk. 1-4 nævnte bilag stilles til rådighed for Kommissionen på papir eller i elektronisk form.

Bilag må kun opbevares udelukkende i elektronisk form, hvis det i henhold til den berørte medlemsstats lovgivning er tilladt at anvende elektroniske dokumenter som dokumentation for underliggende transaktioner i forbindelse med domstolsprøvelser.

6. Medlemsstaterne kan bestemme, at bilag skal opbevares endnu længere.

Artikel 10

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne. Udfærdiget i Bruxelles, den 29. maj 2015. På Kommissionens vegne Jean-Claude JUNCKER Formand

(1) EUT L 150 af 20.5.2014, s. 112.

(2) Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1042/2014 af 25. juli 2014 om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser (EUT L 289 af 3.10.2014, s. 3).

(3) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).