BERETNING om regnskab for regnskabsåret 1996 og forvaltning af Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet), med Instituttets svar (97/C 393/02)

INDHOLD

Punkt Side

REGNSKABET FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE FOR REGNSKABSÅRET 1996 1 - 4 11

REVISIONSBEMÆRKNINGER 5 - 22 11

Indledning 5 - 7 11

Baggrund 5 11

Revisionens omfang 6 11

Finansielle data 7 11

Opfølgning af tidligere bemærkninger 8 - 12 11

Adskillelse af funktionerne 8 11

Forskudsforvaltning 9 11

Bevillingsoverførsler mellem afsnit 10 11

Tjenesterejseudgifter 11 11

Undersøgelseskontrakter 12 12

Budgetgennemførelsen og forvaltningsregnskabet 13 - 15 12

Bevillingsoverførsler 13 12

Fremførsler og bortfald af bevillinger 14 12

Indtægter 15 12

Forvaltningen af sundhed og sikkerhed 16 - 18 12

Koordinering af Arbejdsmiljøagenturet i Bilbao 16 - 17 12

Instituttets samarbejde med GD V, Direktorat F 18 12

Konklusion 19 - 22 12

Bilag - Tabel 1-4 14

Instituttets svar 17

REGNSKABET FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE FOR REGNSKABSÅRET 1996

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i henhold til artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (1), som ændret ved artikel 1, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93 (2).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1996. I overensstemmelse med artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 (3) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 (4) var bestyrelsen ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette ansvar indbefattede opstilling af regnskabet i overensstemmelse med artikel 1, stk. 52, 54 og 55, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 (5) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 (6). Revisionsretten reviderer årsregnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper i det omfang, de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige.

4. Det er Rettens opfattelse, at regnskabet for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1996, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

REVISIONSBEMÆRKNINGER

Indledning

Baggrund

5. Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (7) som et satellitorgan i Det Europæiske Fællesskab. Instituttet har til opgave at »bidrage til planlægning og tilvejebringelse af bedre leve- og arbejdsvilkår gennem foranstaltninger til udvikling og udbredelse af viden, der skal fremme denne udvikling«. Dublin-Instituttet startede sin virksomhed i 1976.

Revisionens omfang

6. Revisionsretten har revideret regnskabet for og den økonomiske forvaltning af Dublin-Instituttet for regnskabsåret 1996 i overensstemmelse med reglerne for dette område (8). Revisionsretten reviderede også samarbejdet med Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i Bilbao og Kommissionens Generaldirektorat V på området folkesundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.

Finansielle data

7. Tabel 1 og 2 giver en oversigt over Instituttets årsregnskab. De disponible bevillinger for regnskabsåret 1996 beløb sig til 13,8 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 10,5 mio. ECU i henhold til indgåede forpligtelser, og 3,1 mio. ECU er fremført til regnskabsåret 1997. De resterende bevillinger på 0,2 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregående år fremførte bevillinger er der afholdt betalinger for 2,9 mio. ECU, og 0,1 mio. ECU er bortfaldet. I tabel 3 vises, fordelt på afsnit, udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger og af bevillingerne fremført fra 1995.

Opfølgning af tidligere bemærkninger

Adskillelse af funktionerne

8. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er stadig utilstrækkelig (9). Det er i strid med artikel 1, stk. 15, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76.

Forskudsforvaltning

9. Sidste år henstillede Retten, at forskudsforvaltningen kun blev anvendt til afholdelse af løbende eller små udgifter, hvor risikoen for uregelmæssigheder er forholdsvis lav. Da revisionen fandt sted i april 1997, havde Instituttet stadig ikke udarbejdet en skriftlig definition af løbende og små udgifter sammen med finansinspektøren.

Bevillingsoverførsler mellem afsnit

10. Retten konstaterer med tilfredshed, at Instituttet ikke foretog overførsler mellem afsnit i 1996. Retten har i tidligere år kritiseret sådanne overførsler (10).

Tjenesterejseudgifter

11. Der er sket forbedringer på dette område. Tilsynet med tjenesterejser er blevet mere effektivt, og kontrollen af resultaterne af dem er styrket. Instituttet bør fortsætte sådanne bestræbelser, så følgende sikres:

- Der bør udarbejdes rapporter om alle tjenesterejser med oplysninger om mødetidspunkter, -deltagere samt -resultater. Rapporterne bør gennemgås af en overordnet og arkiveres centralt.

- I den udstrækning, det er muligt, bør der arrangeres mere end ét møde i forbindelse med en tjenesterejse til Bruxelles, så det undgås, at den samme ansatte skal tage til Bruxelles uge efter uge.

- Det bør overvejes alvorligt at anvende andre kommunikationsmidler, herunder telefonmøder, navnlig til kommunikation med personer i Bruxelles man allerede kender godt.

Undersøgelseskontrakter

12. Rettens revisorer fulgte sidste års bemærkning om, at nogle kontrahenter ikke havde overholdt leveringsfristerne, op. Referaterne fra programforvaltningsmøderne vidnede ikke om, at spørgsmålet om overholdelse af rapporteringsfristerne havde været på dagsordenen. I tabel 4 vises en oversigt over de oplysninger, Instituttet gav under revisionen, og den viser, hvor nødvendigt det er, at opfølgningsprocedurerne formaliseres.

Budgetgennemførelsen og forvaltningsregnskabet

Bevillingsoverførsler

13. I 1996 blev der foretaget bevillingsoverførsler mellem forskellige budgetposter for i alt 1 366 000 ECU (9,9 % af bevillingerne opført i budgettet), mod 1 494 000 ECU (11,9 %) i 1995.

Fremførsler og bortfald af bevillinger

14. Det fremgår af tabel 3, at udnyttelsesgraden for betalingerne er 76 % for hele regnskabet, men kun 55 % for afsnit 3 »Driftsudgifter«. Det svarer til tendensen i tidligere år og skyldes, at undersøgelser normalt betales i tre rater over den periode, der er fastsat i kontrakterne.

Indtægter

15. EU-tilskuddet til Instituttet udgjorde for 1996 13,4 mio. ECU. Instituttet havde anmodet om og også fået udbetalt 12 895 632 ECU, og havde i den forbindelse fulgt proceduren fastsat i Rådets forordninger og, som Retten tidligere har henstillet, anmodet om udbetalinger på grundlag af likviditetsbehovsoverslag.

Forvaltningen af sundhed og sikkerhed

Koordinering med Arbejdsmiljøagenturet i Bilbao

16. Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i Bilbao startede sin virksomhed i september 1996. »Sundhed og sikkerhed« stod på Instituttets arbejdsprogram for 1996, men blev i arbejdsprogrammet for 1997 udskiftet med »Sundhed og velfærd«. De to satellitorganer bør snarest undertegne et klart og detaljeret »Aftalememorandum« (for tiden forhandles der om et sådant), så deres samarbejde styrkes, og det undgås, at deres respektive aktiviteter overlapper hinanden.

17. På administrativt niveau er der allerede formelle kontakter, navnlig bestående i at direktøren deltager for det ene organ som observatør i det andet organs bestyrelsesmøder. Forbindelserne bør udvides til også at omfatte forskningslederne, så der sikres en fuldstændig koordinering.

Instituttets samarbejde med GD V, Direktorat F

18. Direktorat F under GD V, »Folkesundhed og sikkerhed på arbejdspladsen«, anvender en del af Instituttets forskningsarbejde på dette specialområde. Samtidig med at Instituttets bestyrelse bør bevare sin nuværende uafhængighed, bør der gøres mere for at sikre, at Instituttets output er så anvendeligt som muligt for DG V, Direktorat F, hvad angår både indholdet og timingen. GD V, Direktorat F, kan ikke overvære alle møder om individuelle undersøgelseskontrakter. Det ville derfor være hensigtsmæssigt at afholde periodiske møder, hvor alle de undersøgelser, der måtte vedrøre DG V, Direktorat F, kan diskuteres.

Konklusion

19. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er utilstrækkelig (jf. punkt 8).

20. Der bør udarbejdes regler for anvendelsen af forskudsforvaltningsordningen (jf. punkt 9).

21. Kontrollen af tjenesterejseudgifterne og overvågningen af kontrakterne om undersøgelser bør skærpes (jf. punkt 11 og 12).

22. Samarbejdet og kommunikationen med Arbejdsmiljøagenturet i Bilbao og GD V, Direktorat F, på områderne »Arbejdsmiljø« og »Sundhed og velfærd« bør styrkes (jf. punkt 16 18).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 12. 13. november 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 139 af 30. 5. 1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 13.

(3) EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 26.

(4) EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 16.

(5) EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 26.

(6) EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 16.

(7) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975, EFT L 139 af 30. 5. 1975.

(8) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkårene, EFT L 139 af 30. 5. 1975, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om finansielle bestemmelser vedrørende Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene, EFT L 164 af 24. 6. 1976, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

(9) Årsberetningen for Dublin-Instituttet for 1995, punkt 8.

(10) Årsberetningen for Dublin-Instituttet for 1995, punkt 10, og årsberetningen for Dublin-Instituttet for 1994, punkt 3.2.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Retten på grundlag af Dublin-Instituttets data.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

INSTITUTTETS SVAR

Adskillelse af funktionerne

8. Instituttet skal bede Retten om at bemærke, at de to funktioner som anvisningsberettiget og regnskabsfører udføres separat af forskellige personer. Det eneste tilbageværende problem er indførelse af data i regnskabssystemet. Dette problem vil blive løst, når Instituttet får leveret et nyt system. Instituttet har henvendt sig til Kommissionen for at høre, om det kan lade sig gøre at anvende Kommissionens SINCOM2-system til Instituttets regnskabsbehov.

Forskudsforvaltning

9. I 1996 anvendte Instituttet i overensstemmelse med Rettens henstillinger i praksis udelukkende forskudsforvaltningen til at afholde løbende eller små udgifter. Instituttet udarbejdede sammen med finansinspektøren en skriftlig definition af sådanne udgifter i juni 1997.

Tjenesterejseudgifter

11. I 1996 udbyggede instituttet sine eksisterende procedurer med hensyn til rapporterne om tjenesterejser. De vil blive udvidet med en inkorporering af Rettens forslag. Instituttet forsøger til stadighed at indpasse et optimalt antal møder under enhver given tjenesterejse. Rettens bemærkninger om tjenesterejserne til Bruxelles tages dog til efterretning.

Efter vellykket gennemførelse af en forsøgsordning i 1996 har Instituttet nu fået installeret telefonmødefaciliteter. Det er hensigten at tage brugen af disse faciliteter op ved udløbet af en prøveperiode, hvor der på grundlag af en omkostningsanalyse vil blive truffet yderligere beslutninger om værdien af at anskaffe mere omfattende og sofistikeret videokonferenceudstyr.

Undersøgelseskontrakter

12. Selv om der ikke i referaterne fra projektledelsesmøderne er medtaget oplysninger om situationen vedrørende bestemte kontraktfrister, finder der dog drøftelser sted herom på hvert møde, og der træffes om nødvendigt passende foranstaltninger. Hvad angår registrering af sådanne oplysninger er Instituttet nu ved at indføre et bedre system til at formalisere opfølgningsprocedurerne for at kunne give et mere realistisk billede af situationen.

Koordinering med Arbejdsmiljøagenturet i Bilbao

16. Instituttet betragter det aftalememorandum, som der for tiden forhandles om, som en prioritetsopgave. Man er også på forskningslederniveau begyndt at etablere kontakter. Dette vil blive styrket, efterhånden som Agenturet i Bilbao øger sine aktiviteter.

Instituttets samarbejde med GD V, Direktorat F

18. Instituttet er sig meget bevidst om behovet for, at dets output er relevant for arbejdet i GD V. Vicegeneraldirektøren for GD V repræsenterer Kommissionen i Instituttets bestyrelse. Der er etableret forskellige former for samarbejde med direktoraterne i GD V, herunder deltagelse i de to organisationers arbejdsgrupper i hensigtsmæssigt omfang. Instituttet har - især i samarbejde med direktøren for GD V, Direktorat F, og hans personale - regelmæssig kontakt med tjenestemænd i de forskellige kontorer under GD V, Direktorat F. Relevante dele af Instituttets arbejde forelægges for tjenestemænd i GD V som led i Instituttets almindelige arbejde. Det Rådgivende Udvalg for Sikkerhed, Hygiejne og Sundhedsbeskyttelse på Arbejdspladsen i Luxembourg holdes også orienteret om Instituttets arbejdsprogram og -resultater. Mere generelt tilgår der relevant dokumentation fra Instituttet til GD V om resultaterne af arbejdsprogrammerne. Rettens erkendelse af, at GD V, Direktorat F, ofte ikke kan overvære møder om individuelle undersøgelseskontrakter, tages til efterretning. Instituttet er rede til at se på alternative forslag fra GD V, Direktorat F, om anvendelsen af Instituttets output.