BERETNING om regnskab for regnskabsåret 1995 for og forvaltning af Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) (97/C 81/02)

(i henhold til artikel 188 C, stk. 4, andet afsnit, i EF-traktaten)

INDHOLD

Punkt Side

REGNSKABET FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE FOR REGNSKABSÅRET 1995 . 1 - 4 19

REVISIONSBEMÆRKNINGER . 5 - 27 19

Indledning . 5 - 7 19

Baggrund . 5 19

Revisionens omfang . 6 19

Finansielle data . 7 19

Opfølgning af tidligere bemærkninger . 8 - 14 19

Adskillelse af funktionerne . 8 19

Forskudsforvaltning . 9 19

Bevillingsoverførsler mellem afsnit . 10 20

Tjenesterejseudgifter . 11 20

Likvid beholdning . 12 20

Omsætningsaktiver . 13 20

Ejendomsret til Instituttets grund . 14 20

Budgetgennemførelsen og forvaltningsregnskabet . 15 - 22 20

Bevillingsoverførsler . 15 - 16 20

Fremførsler og bortfald af bevillinger . 17 20

Indtægter . 18 20

Udgifter . 19 - 22 20

Konklusion . 23 - 27 21

BILAG 1-3 . 22

TABEL 1 . 24

Instituttets svar . 25

REGNSKABET FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE FOR REGNSKABSÅRET 1995

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i henhold til artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (EFT L 139 af 30. 5. 1975, s. 1) som ændret ved artikel 4 i Rådets fororordning (EØF) nr. 1947/93 (EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 13).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1995. I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 (EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 26) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 (EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 16) var bestyrelsen ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette ansvar indbefattede opstilling af regnskabet i overensstemmelse med artikel 52, 54 og 55 i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 (EFT L 181 af 23. 7. 1993, s. 26) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 (EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 16) om finansielle bestemmelser vedrørende Instituttet. Revisionsretten reviderer årsregnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige.

4. Det er Rettens opfattelse, at regnskabet for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1995, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

REVISIONSBEMÆRKNINGER

Indledning

Baggrund

5. Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (1) som et satellitorgan i Det Europæiske Fællesskab. Instituttet har til opgave at »bidrage til planlægning og tilvejebringelse af bedre leve- og arbejdsvilkår gennem foranstaltninger til udvikling og udbredelse af viden, der skal fremme denne udvikling.« Dublin-Instituttet startede sin virksomhed i 1976.

Revisionens omfang

6. Revisionsretten har revideret regnskabet for og den økonomiske forvaltning af Dublin-Instituttet for regnskabsåret 1995 i overensstemmelse med reglerne for dette område (2).

Finansielle data

7. De disponible bevillinger for regnskabsåret 1995 beløb sig til 12,5 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 9,3 mio. ECU i henhold til indgåede forpligtelser, og 3 mio. ECU er fremført til regnskabsåret 1996. Det resterende beløb på 0,2 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregående år fremførte bevillinger er der afholdt betalinger for 1,9 mio. ECU, og 0,2 mio. ECU er bortfaldet. I bilag 3 til denne beretning vises, fordelt på afsnit, udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger og bevillingerne fremført fra 1994.

Opfølgning af tidligere bemærkninger

Adskillelse af funktionerne

8. Retten skal gentage bemærkningen fra tidligere år om, at adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er utilstrækkelig. Dette er i strid med artikel 15 i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af forordning 1417/76, der fastslår det grundlæggende princip om »adskillelse mellem anvisningsberettigede og regnskabsførere«, og at »hvervene som anvisningsberettiget, finansinspektør og regnskabsfører er indbyrdes uforenelige«.

Forskudsforvaltning

9. En stor del af betalingerne (59 % eksklusive lønninger i 1995) afholdes fortsat uden finansinspektørens forudgående påtegning. Det er ikke i overensstemmelse med ånden i de finansielle bestemmelser, at forskudsforvaltningsordningen anvendes i så stort omfang. Det ville være mere acceptabelt, hvis ordningen kun blev anvendt til løbende eller små udgifter, hvor risikoen for uregelmæssigheder er relativt lav. Instituttet bør sammen med finansinspektøren udarbejde en skriftlig definition af løbende og små udgifter.

Bevillingsoverførsler mellem afsnit

10. Instituttet fortsatte i 1995 med at foretage overførsler mellem afsnit (jf. punkt 16). Dette er i strid med artikel 21 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93.

Tjenesterejseudgifter

11. Retten konstaterer, at bemærkningerne fra sidste år ikke er blevet fulgt på trods af Instituttets positive svar. Under revisionen af tjenesterejser til Bruxelles i 1995 fik Retten i en række tilfælde ikke udleveret tilstrækkelig dokumentation - og i nogle tilfælde slet ingen - der kunne bevise, at alle disse tjenesterejser var nødvendige, og at man havde undersøgt, om der kunne anvendes alternative kommunikationsmidler.

Likvid beholdning

12. Retten konstaterer, at der er taget hensyn til dens bemærkning i sidste års beretning, eftersom Instituttets likvide beholdning ved udgangen af året svarede til likviditetsbehovet for det næste kvartal.

Omsætningsaktiver

13. Instituttet har endelig inkasseret de to beløb på i alt 32 216 ECU, der er nævnt i 1994-beretningen. De har været udestående i flere år.

Ejendomsret til Instituttets grund

14. Spørgsmålet om, hvem der ejer den grund, hvor Instituttet er opført, er endnu ikke afgjort. Instituttets advokater er imidlertid ved at undersøge et forslag fra den irske regering om et langtidslejemål.

Budgetgennemførelsen og forvaltningsregnskabet

Bevillingsoverførsler

15. Der blev i 1995 foretaget bevillingsoverførsler mellem budgetposter for 1 494 000 ECU (11,9 % af bevillingerne opført i budgettet) mod 756 000 ECU (6,5 %) i 1994.

16. Der blev overført 500 000 ECU fra afsnit 1 (personale) til afsnit 3 (driftsudgifter). Instituttet kunne således fremføre bevillinger, der ellers ville være bortfaldet i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76. Som anført i punkt 10 er sådanne overførsler mellem afsnit efter Rettens mening ikke i overensstemmelse med finansforordningen.

Fremførsler og bortfald af bevillinger

17. Det fremgår af bilag 3, at udnyttelsesgraden for betalingerne er 75 % for hele regnskabet, men kun 54 % for afsnit 3 »driftsudgifter«. Tabel 1 viser for hvert afsnit fremførslerne fra budgettet for 1995 og den senere anvendelse af dem i 1996. Fremførslerne til afsnit 3 udgjorde 45 % af de oprindelige bevillinger. Ultimo marts 1996 var kun 20 % af fremførslerne blevet anvendt.

Indtægter

18. EU-tilskuddet til Instituttet udgjorde for 1995 12,5 mio. ECU. På Instituttets anmodning blev tilskuddet udbetalt i fire rater, nemlig 2,5 mio. ECU den 26. april 1995, 2 mio. ECU den 14. juni 1995, 4,3 mio. ECU den 12. oktober 1995 og 1,3 mio. ECU den 31. december 1995, hvilket i alt er 10,1 mio. ECU. Restbeløbet på 2,4 mio. ECU oversteg likviditetsbehovet, og i overensstemmelse med Rettens henstilling sidste år har Instituttet ikke anmodet Kommissionen om at få det udbetalt. Retten har allerede i tidligere beretninger påpeget, at denne betalingsmåde er i strid med artikel 26 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93, hvori det hedder, at betaling skal foretages inden for de første 14 dage i hvert kvartal.

Udgifter

19. I henhold til artikel 63 i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 indgås aftaler på over 12 000 ECU efter afholdelse af en udbudsprocedure. Retten bemærkede, at der i følgende tilfælde var afveget fra denne bestemmelse:

- en kontrakt på 533 072 ECU vedrørende gennemførelse af en europæisk undersøgelse af arbejdsbetingelser blev tildelt ved underhåndsaftale,

- ud af en stikprøve på 26 kontrakter udvalgt med henblik på revisionen var seks blevet tildelt ved underhåndsaftale i overensstemmelse med artikel 46 i Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993. I tre tilfælde (et vedrørende levering af computere og to vedrørende undersøgelseskontrakter) havde man anvendt artikel 46 for at undgå udbudsprocedure.

20. Der blev fundet to eksempler på, at udgifter allerede var blevet faktureret, inden der var indgået forpligtelse. I et tilfælde havde rammeaftalen mellem Instituttet og kontrahenten først virkning fra den 1. januar 1995, men forpligtelsen, der blev indgået i 1995, omfattede fakturaer vedrørende november og december 1994.

21. Retten udtog en stikprøve på 10 undersøgelseskontrakter. Fem af de endelige rapporter i forbindelse med disse kontrakter var først modtaget flere måneder efter udløbet at den tidsfrist, der var fastsat i kontrakterne. Bestyrelsen bør overveje, om Instituttets procedurer for opfølgning af tilfælde, hvor der ikke indsendes rapporter, bør tages op til revision.

22. Retten bemærkede under revisionen følgende tilfælde, hvor der var ændret i dokumenter med rettelak:

- datoen på en faktura på 45 365 DM (23 817 ECU), der var faxet til finansinspektøren, var blevet slettet med rettelak og ændret i hånden fra den 17. januar 1995 til den 17. december 1994. Finansinspektøren gav sin påtegning på grundlag af denne fax, og som følge af datoændringen var udgiften registreret under fremførslerne fra 1994 i stedet for under bevillingerne for 1995,

- beløbet på en indtægtsordre var blevet slettet med rettelak og ændret i hånden fra 1 680,16 ECU til 4 741,97 ECU. Det er uvist, hvilket beløb finansinspektøren gav sin påtegning af.

Konklusion

23. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er utilstrækkelig, jf. punkt 8.

24. De finansielle bestemmelser giver ikke hjemmel til at anvende forskudsforvaltningsordningen i det omfang, Instituttet gør det, jf. punkt 9.

25. Instituttet overfører fortsat bevillinger mellem afsnit, hvilket er i strid med de finansielle bestemmelser, jf. punkt 10.

26. Retten fik udleveret utilstrækkelig eller slet ingen dokumentation, der kunne bevise, at en række tjenesterejser til Bruxelles var nødvendige. Instituttet bør ufortøvet træffe de nødvendige foranstaltninger til at få ændret disse forhold.

27. Ved nogle af de betalinger, Rettens revision omfattede, konstateredes der problemer med kontraktforvaltningen; der var foretaget ukorrekte rettelser i vigtige dokumenter, jf. punkt 19 22.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 7. november 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975, EFT L 139 af 30. 3. 1975.

(2) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkårene, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om finansielle bestemmelser vedrørende Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene, EFT L 164 af 24. 6. 1976, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

BILAG 1

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

BILAG 2

>TABELPOSITION>

BILAG 3

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

INSTITUTTETS SVAR

8. Instituttet har indført en række foranstaltninger, der adskiller funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører. Retten har i tidligere beretninger anerkendt disse initiativer.

Det eneste tilbageværende problem er den praksis, hvormed den anvisningsberettigede registrerer udgifter i det eksisterende integrerede regnskabssystem. Dette problem vil blive løst, når Instituttet får et nyt regnskabssystem.

Efter flere høringer i 1995 deltog Instituttet i 1996 sammen med andre EU-agenturer i en fælles udbudsprocedure vedrørende anskaffelse af et egnet regnskabssystem. Resultatet blev imidlertid, at ingen af budene dækkede agenturernes behov fuldt ud. Efter omfattende samråd med Kommissionen forventes det nu, at der fra Kommissionen anskaffes et egnet regnskabssystem i 1997, efter at arbejdet på et sådant system, der opfylder agenturernes tekniske og juridiske behov, for nylig blev afsluttet.

9. Instituttet rettede henvendelse til Kommissionen med hensyn til løsning af det påviste problem. Instituttet har nu fået meddelelse om, at dette spørgsmål vil blive drøftet mellem Kommissionen og Europa-Parlamentet inden for rammerne af den vedvarende dialog om de finansielle bestemmelser for agenturerne.

10. Efter at have modtaget Rettens sidste beretning anmodede Instituttet Kommissionen om at præcisere Instituttets finansielle bestemmelser med hensyn til de pågældende overførsler. Instituttet har nu af Generaldirektøren for GD XIX fået at vide, at overførslerne var i overensstemmelse med Instituttets finansielle bestemmelser (se også afsnit 16).

11. Alle Instituttets tjenesterejser dokumenteres og godkendes af den anvisningsberettigede, der har fundet det godtgjort, at de berettigede i overensstemmelse med Instituttets arbejdsprogram eller administrative behov. Desuden findes der dokumentation i form af dagsordener, tidsplaner, deltagerlister, mødereferater, opfølgningsaktiviteter eller i behørigt omfang tjenesterejserapporter om møderne. Instituttet vil revidere sine procedurer for registrering og genfinding af den nødvendige dokumentation om tjenesterejserne.

Forordningen om oprettelse af Instituttet kræver, at det rådfører sig med Unionens institutioner, og at arbejdsmarkedets parter inddrages i dets arbejde. Der er sket en intensivering af udvekslingen med organer på EU-plan i Bruxelles i de senere år, men til trods herfor er antallet af tjenesterejser til Bruxelles ikke steget i samme omfang. Der er ikke foretaget tjenesterejser, hvis der kunne benyttes andre kommunikationsmidler. Telefon, Internettet, E-mail og andre elektroniske hjælpemidler udnyttes maksimalt. Der blev indledt et forsøgsprojekt med videokonferencer i november 1995, og der vil blive indført nye faciliteter i det omfang, de økonomiske midler tillader det. Der er også gjort forsøg med computerkonferencer.

14 Efter at der er modtaget et forslag fra de irske myndigheder, er Instituttets advokater ved at udarbejde en revideret lejekontrakt.

16. Det bemærkes i afsnit 10 ovenfor, at Instituttet har fået meddelelse fra Kommissionen om, at de pågældende overførsler er i fuld overensstemmelse med de finansielle bestemmelser. Instituttet kunne derved på den mest effektive måde udnytte de midler, der stilles til rådighed for det efter beslutning fra budgetmyndighederne. Instituttet forstår dog Rettens og Parlamentets synspunkt og søger at undgå, at det bliver nødvendigt at foretage sådanne overførsler.

17. Udnyttelsesgraden for fremførslerne bestemmes af de kontrakttyper, der ligger til grund for fremførslerne. Disse kontrakter gjaldt hovedsageligt undersøgelser med en afslutningsfrist på 12 måneder eller længere.

18. Instituttet vil igen minde Kommissionen om nødvendigheden af at udbetale tilskuddet inden for de første 14 dage i hvert kvartal.

19. I tilfældet med kontrakten om at gennemføre en europæisk miljøundersøgelse viser det pågældende dossier, at denne kontrakt blev tildelt på grundlag af rammekontrakten om »Standard Eurobarometer« mellem Europa-Kommissionen og INRA (Europe), som var et resultat af en åben udbudsprocedure.

Tildelingen af kontrakter ved underhåndsaftale var i fuld overensstemmelse med artikel 46 i Instituttets finansforordning, der omhandler denne procedure og udførligt beskriver de kriterier, der skal opfyldes i denne henseende. Denne forordning overholdes.

I tilfældet med leverancen af computere blev artikel 46, litra d), anvendt på grund af de særlige behov for flersproglige faciliteter og Instituttets anvendelse af Word Perfect 5.1. for DOS (som anbefalet af Kommissionens informatikafdeling). Kun en enkelt leverandør havde den nødvendige software og specielle tastaturer med flersproglige faciliteter og kunne yde lokal støtte.

De to andre kontrakter vedrører forslag om forskning. Instituttets bestyrelse godkendte på sit møde den 25. marts 1994, at der blev indført nye procedurer, der skulle tages i anvendelse i løbet af 1995, om tildeling af kontrakter på grundlag af indkaldelser af interessetilkendegivelser, som blev offentliggjort i EF-Tidende, og udbud. De pågældende to kontrakter blev indgået i en overgangsperiode, der var fastsat af bestyrelsen.

20. Instituttet arbejder med et decentraliseret ordresystem. De pågældende to fakturaer var en del af en række ordrer, der blev afgivet af en enhed, hvis samlede ordrer oversteg de forpligtede beløb. Der vil blive taget behørige skridt til at undgå en gentagelse. Leveringen af et nyt regnskabssystem vil give mulighed for automatisk gennemførelse af den nødvendige kontrol.

21. Overvågningen af gennemførelsen af undersøgelseskontrakter udføres hver måned på forskningsledernes møde. Procedurerne for opfølgning vil nu blive taget op til revision.

22. Ordren på de pågældende tjenesteydelser blev afgivet den 11. oktober 1994. Ændringen af datoen på fakturaen havde i sig selv ingen betydning for fremførslerne. Ikke desto mindre er den pågældende tjenestemand blevet irettesat.

Nødvendige håndskrevne rettelser i dokumenter vil i fremtiden blive paraferet og dateret. Leveringen af det nye regnskabssystem vil løse problemer af denne art.

23. Se svaret under afsnit 8.

24. Se svaret under afsnit 9.

25. Se svaret under afsnit 10.

26. Se svaret under afsnit 11.

27. Se svaret under afsnit 19 22.