BERETNING OM REGNSKAB FOR OG FORVALTNING AF DET EUROPAEISKE CENTER FOR UDVIKLING AF ERHVERVSUDDANNELSE (BERLIN-CENTRET) FOR REGNSKABSAARET 1993 SAMT BEMAERKNINGER OM FORSVARLIG OEKONOMISK FORVALTNING FOR PERIODEN 1987 TIL 1993 MED CENTRETS SVAR (94/C 378/01)

1. INDLEDNING Baggrund 1.1. Berlin-Centret blev oprettet ved Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75 (1) som et satellitorgan til Det Europaeiske Faellesskab med den opgave at fremme erhvervsuddannelserne paa faellesskabsplan. Berlin-Centret, som startede sin virksomhed i Berlin i 1976, er i sin virksomhed og administration underlagt baade Kommissionen og sin egen bestyrelse. Dets opgave, som fastlaegges i den samme forordning, er at »bistaa Kommissionen for paa faellesskabsplan at fremme og udvikle grundlaeggende og efterfoelgende erhvervsuddannelse«, at medvirke »til gennemfoerelse af en faelles politik for erhvervsuddannelse« og isaer at fremme »udveksling af oplysninger og erfaringer«. Centrets vigtigste opgaver paa erhvervsuddannelsesomraadet er at tilvejebringe dokumentation, at bidrage til udvikling og koordinering af forskning, at sikre udbredelse af dokumentationsmateriale og oplysninger, at tilskynde til en samordnet behandling af problemer (specielt med hensyn til tilnaermelse af niveauer og gensidig anerkendelse af certifikater) og at vaere moedested for de implicerede parter.

Revisionens omfang 1.2. Retten har revideret regnskabet for og den oekonomiske forvaltning af Det Europaeiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Berlin-Centret) for regnskabsaaret 1993 i overensstemmelse med forordning (EOEF) nr. 1416/76 (2). Desuden har Retten i overensstemmelse med samme forordnings artikel 72 foretaget en vurdering af, om Berlin-Centrets oekonomiske forvaltning har vaeret forsvarlig. De bemaerkninger, som Rettens tidligere revision af den oekonomiske forvaltning gav anledning til, daekkede perioden indtil 1986 og blev fremsendt sammen med Rettens beretning om BerlinCentrets 1986-regnskab. Naervaerende beretning indeholder Rettens bemaerkninger om den oekonomiske forvaltning for perioden 1987 til 1993. Bemaerkningerne bygger paa en raekke interviews og en omfattende undersoegelse af dokumenter, der vedroerer den paagaeldende periode.

1.3. Paa moedet i Det Europaeiske Raad den 29. oktober 1993 besluttede man at flytte Centrets hjemsted fra Berlin til Thessaloniki i Graekenland (3). Rettens naervaerende beretning tager hensyn til indvirkningen af dette paa Centrets transaktioner hen mod udgangen af 1993 og overvejer sandsynlige fremtidige aendringer og nye muligheder for forbedringer.

2. BEMAERKNINGER OM RETTENS REVISION AF REGNSKABERNE FOR 1993

Finansielle bestemmelser 2.1. AEndringen af de finansielle bestemmelser blev vedtaget af Raadet den 30. juni 1993 (4), men blev kun anvendt delvis ved opstillingen af Centrets balance og blev slet ikke anvendt ved regnskabsfoering af indtaegter og udgifter i loebet af aaret. Den vil blive anvendt fuldt ud paa 1994-regnskaberne.

Finansielle data 2.2. De disponible bevillinger for regnskabsaaret 1993 beloeb sig til 11,92 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 8,23 mio. ECU i henhold til indgaaede forpligtelser, og 3,02 mio. ECU er fremfoert til regnskabsaaret 1994. Det resterende beloeb paa 0,67 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregaaende regnskabsaar fremfoerte bevillinger er der afholdt betalinger for 1,24 mio. ECU, og 0,43 mio. ECU er bortfaldet. I bilag 1 til denne beretning vises udnyttelsen af regnskabsaarets bevillinger og de fra 1992 fremfoerte bevillinger fordelt paa kapitler.

Adskillelse af funktionerne 2.3. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfoerer som fastsat i de finansielle bestemmelser var indtil udgangen af 1993 stadig ikke fuldstaendig. Imidlertid har Centret med oprettelsen af to nye deltidsstillinger som underordnet regnskabsfoerer og underordnet forskudsbestyrer i 1993 fundet en loesning paa dette problem for fremtiden (5). Disse personer blev allerede ansat ved begyndelsen af 1994, men som for hele personalet hersker der for disse usikkerhed i forbindelse med den forestaaende flytning til Thessaloniki.

Forskudsforvaltning 2.4. Betalinger, der har fundet sted over forskudsforvaltningen og derfor uden finansinspektoerens forudgaaende paategning, daekkede 58,4 % af de samlede forpligtelser og betalinger i 1993. Dette er en betragtelig stigning i forhold til det foregaaende aar, hvor betalinger over forskudsforvaltningen udgjorde 30,9 % af de samlede betalinger. Denne udstrakte anvendelse af forskudsforvaltningen har vaeret genstand for kritik i Rettens tidligere aarsberetninger om Centrets regnskaber (6). For oevrigt blev halvdelen af betalingerne over forskudsforvaltningen foretaget i loebet af aarets sidste fire maaneder og 16 % af de samlede betalinger i december.

2.5. I en beretning fra kontrolbesoeg dateret 10. maj 1993 foreslog finanskontrollen, at Centret skulle anvende foreloebige forpligtelser i hoejere grad. Efter et moede den 15. oktober udarbejdede Centret paa finanskontrollens anmodning en liste over budgetposter, under hvilke der kunne indgaas foreloebige forpligtelser og ske betaling over forskudsforvaltningen. Finanskontrollen godkendte denne liste efter at have udvidet den, og den 10. december 1993 fordoblede bestyrelsen det maanedlige loft til 1 000 000 ECU (7). Det var for at skabe mulighed for over forskudsforvaltningen at betale alle udgiftsposter i den udstraekning, de er en foelge af retlige forpligtelser, daekket af forpligtelser, der er godkendt af finansinspektoeren (8).

2.6. I artikel 43 i de finansielle bestemmelser vedroerende Centret, fastslaas det, at »med henblik paa betaling af visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltninger« (9). GD XX's beslutning om at goere praktisk talt alle udgiftskategorier (herunder befordrings-, tjenesterejse- og loenudgifter) med undtagelse af undersoegelseskontrakter til genstand for foreloebige forpligtelser og betale dem over forskudsforvaltningen, forekommer ikke at foelge de finansielle bestemmelser. Retten anerkender baggrunden for beslutningen, navnlig ... forsvarlig oekonomisk forvaltning ... besparelser med hensyn til personale, papirarbejde og porto .... De finansielle bestemmelser boer imidlertid aendres i overensstemmelse hermed.

Bevillingsoverfoersler 2.7. De samlede bevillingsoverfoersler mellem forskellige budgetposter (artikler og konti) i 1993 beloeber sig til 1 003 900 ECU, eller 8,4 % af det oprindelige budget, mod 6,7 % i 1992. Inden for kapitel 3 blev 11,8 % af bevillingerne overfoert (615 000 ECU). Alle overfoerslerne skete fra tre budgetposter (10), og 83 % af overfoerslerne fandt sted i de sidste to maaneder af 1993. Yderligere 260 339 ECU bortfaldt under samme tre budgetposter, hvad der er udtryk for, at arbejdsprogrammet ikke blev udfoert som planlagt.

Fremfoersler og bortfald af bevillinger 2.8. Kun 69 % af de endelige bevillinger for 1993 blev udbetalt i 1993 (mod 83 % i 1992). Af de indgaaede forpligtelser blev 25 % fremfoert til 1994 (mod 15 % i 1992), og der bortfaldt 6 % af bevillingerne mod 4 % i 1992. I tabel 1 vises fremfoerslerne fra det oprindelige budget for 1993 fordelt paa kapitler og den senere udnyttelse.

Tabel 1 - Fremfoersler fra det oprindelige budget for 1993

"(ECU) """ ID="1">345 807 > ID="2">6 > ID="3">251 897 > ID="4">73 "> ID="1">196 406 > ID="2">19 > ID="3">113 875 > ID="4">58 "> ID="1">2 478 287 > ID="2">47 > ID="3">1 000 696 > ID="4">41 "> ID="1">3 020 500 > ID="2">25 > ID="3">1 366 468 > ID="4">45 ">

2.9. Fremfoersler inden for kapitel 3, driftsudgifter, beloeb sig til 47 % af de oprindelige bevillinger mod 30 % for 1992. Siden 8 % af bevillingerne inden for kapitel 3 bortfaldt, betyder dette, at Centret i 1993 kun udbetalte 45 % af sit driftsbudget for 1993. Ved udgangen af foerste kvartal 1994, androg betalingerne i henhold til fremfoerslerne fra 1993 kun 45 %. Fremfoerslen af 1993-forpligtelser, der vedroerte arbejdsprogrammet for 1993, var specielt hoej paa budgetartikel 301 - »Udbredelse af viden«. Ved udgangen af foerste kvartal 1994 var 83 % endnu ikke blevet udnyttet. Mod udgangen af 1993 blev 285 000 ECU overfoert til denne budgetpost fra andre driftsposter, og der blev indgaaet forpligtelser for i alt 899 601 ECU med henblik paa fremfoersel til det foelgende aar. Det udgjorde 90 % af de oprindelige bevillinger og 70 % af de endelige bevillinger. Der blev desuden foretaget betydelige fremfoersler under posterne tolkeudgifter, udgifter til undersoegelser og vejledende forsoeg samt oversaettelsesudgifter (henholdsvis 51, 36 og 72 % af de oprindelige bevillinger).

2.10. Retten fremsatte i 1992 (11) lignende bemaerkninger om det betydelige omfang af overfoersler og fremfoersler, og det vidner om, at principperne for forsvarlig budgetforvaltning er blevet fraveget.

2.11. Inden for kapitel 2, administrationsudgifter, bortfaldt i 1993 17 % af de endelige bevillinger i 1993 mod 6 % i 1992 (jf. bilag 1). Denne stigning skyldes til dels, at udgifter til anskaffelse af udstyr, leje og vedligeholdelse bortfaldt ved nyheden om den kommende flytning til Thessaloniki og usikkerheden om, hvorvidt Den Europaeiske Union stadig vil benytte de lokaler, der stilles huslejefrit til raadighed.

Udgifter 2.12. Stigningen paa driftsbudgettet var mest bemaerkelsesvaerdig under tre budgetposter. Det oprindelige budget for undersoegelser og vejledende forsoeg var 125 % hoejere end det foregaaende aar. Imidlertid blev kun en fjerdedel udnyttet i 1993. En tredjedel blev overfoert til andre budgetposter, en tredjedel fremfoert til 1994 og resten bortfaldt. Dette afspejler en mangelfuld planlaegning af udgifterne og en ikke forsvarlig budgetforvaltning.

2.13. Stigningen var ogsaa ioejnefaldende under budgetposten vedroerende udbredelse af oplysninger (tryknings- og publikationsudgifter). Det oprindelige samlede budget var 71 % hoejere for 1993, og dette blev forhoejet til 126 % ved bevillingsoverfoersler. En stor del af stigningen skyldtes Kommissionens anmodning om, at Centret skulle oversaette og udgive 12 landerapporter i forbindelse med Kommissionens FORCE-program (12). Retten stiller sig tvivlende over for, om Centrets virke skal omfatte trykning og oversaettelse af rapporter, der er udarbejdet under et program, der finansieres af Task-force for Menneskelige Ressourcer, Uddannelse og Ungdomsanliggender.

Ikke-formaalsbestemte reserver 2.14. Siden 1988 har Berlin-Centret i sine regnskaber under kapitel 9 opfoert et beloeb paa 10 000 ECU som ikke-formaalsbestemte reserver. Hvert aar er dette beloeb helt eller delvis blevet brugt til at finansiere en »CEDEFOP-pris«, der giver anledning til afholdelse af et eller flere moeder hvert aar. Hvis denne pris skal vaere en aarlig begivenhed, boer den medregnes under Centrets driftsudgifter og vaere opfoert under kapitel 3. De dermed forbundne udgifter saasom udgifter til hele prisarrangementet, afholdelse af moeder osv. burde ogsaa opfoeres under samme budgetpost, saa budgetmyndigheden kan faa en bedre ide om, hvad en »CEDEFOP-pris« koster.

Samlede aktiver paa balancen 2.15. De samlede beloeb, der er opfoert paa balancen over aktiver og passiver pr. 31. december 1993, var 52 % hoejere end de tilsvarende tal for 1992. Den vaesentligste aarsag til denne stigning i balancesummen er en forhoejelse paa 2 mio. ECU i de likvide midler ultimo 1993, for stoerstedelens vedkommende indsat paa aftalekonto pr. balancetidspunktet. Dette hoeje tal er en direkte foelge af de forpligtelser, der er fremfoert til 1994. Ved udgangen af januar 1994 var tilgodehavender og gaeld blevet formindsket, og de likvide midler, der kan frigoeres, var blevet mere end halveret.

3. EVALUERINGER AF BERLIN-CENTRET Opfoelgning af Rettens beretning om oekonomiforvaltning 3.1. Retten fremsatte en raekke bemaerkninger og henstillinger i 1986-beretningen. Mange af disse har Berlin-Centret helt eller delvis taget til efterretning. Ikke-efterlevede punkter vil blive behandlet i punkt 4.5, 5.4, 6.4, 6.6, 6.7 og 7.4 nedenfor.

Eksterne evalueringer af Berlin-Centret 3.2. I oktober 1992 anmodede Berlin-Centrets bestyrelse Centret om at lade en ekstern konsulent afgive en sagkyndig udtalelse om virkningen af de af Centret foreslaaede »Retningslinjer for CEDEFOP« for de kommende fire aar, om Centrets forhold til dets forhandlingspartnere (Kommissionen, medlemsstaterne, Unice (13) og ETUC (14) og om Centrets arbejdsmetoder (15). Konsulent L. Mallet, som fik ordren paa denne specielle opgave, stillede i overensstemmelse hermed bestyrelsen forslag om retningslinjer for fremtidige arbejdsprogrammer og om fremtidig organisation og videreuddannelse af Centrets personale.

3.3. Europa-Parlamentet opfordrede i dechargeafgoerelsen for 1991 Berlin-Centrets bestyrelse til at soerge for ivaerksaettelsen af en supplerende og mere detaljeret undersoegelse af, »hvorvidt Centret opfylder vedtaegtens maalsaetninger, og med henblik paa eventuelle forbedringer af de eksisterende ordninger, saaledes at der laegges saerlig vaegt paa efterspoergsel og politisk og omkostningsmaessig rentabilitet i forbindelse med Centrets forskellige aktiviteter«. (16) I undersoegelsen boer der tages specielt hensyn til den kommende flytning til Thessaloniki.

4. BERLIN-CENTRET, EU OG ERHVERVSUDDANNELSE Finansielle data vedroerende perioden 1987 til 1993 4.1. De endelige bevillinger for 1993 var paa i alt 11 922 800 ECU, hvilket er 81 % hoejere end i 1987. Figur 1 viser de godkendte endelige bevillinger for denne periode fordelt paa udgiftskapitler (kapitel 1 og 2), der forhoejedes henholdsvis 76 % og 16 %. Af tabel 2 fremgaar det, hvordan driftsudgifterne i samme periode steg fra 37,8 % til 43,9 % af de samlede endelige bevillinger. Denne tendens med, at generalomkostningerne udgoer en faldende andel i forhold til driftsudgifterne vendte, da driftsbudgettet blev formindsket med en tredjedel i 1994. Under de nuvaerende personaleordninger fastsaettes udgifterne til personale og administration stort set fra aar til aar. Mere fleksible personaleordninger boer tages op til overvejelse, for at Centret ikke i fremtiden skal komme i den situation, at enhver generel nedskaering af udgifterne i princippet vil kraeve en uforholdsmaessig kraftig nedskaering af driftsudgifterne.

Tabel 2 - Endelige bevillinger 1986-1994

"(1 000 ECU) """ ID="1">2 471 > ID="2">7 388 > ID="3">33,5 "> ID="1">2 486 > ID="2">6 586 > ID="3">37,8 "> ID="1">2 999 > ID="2">7 318 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 445 > ID="2">8 409 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 854 > ID="2">8 988 > ID="3">42,9 "> ID="1">4 550 > ID="2">10 390 > ID="3">43,8 "> ID="1">4 700 > ID="2">10 838 > ID="3">43,4 "> ID="1">5 233 > ID="2">11 922 > ID="3">43,9 "> ID="1">3 527 > ID="2">11 112 > ID="3">31,7 ">

4.2. De samlede fremfoersler af det ene aars endelige bevillinger til det naeste aar steg i perioden 1987-1993 fra 19 % til 25 %. Samtidig steg fremfoerslerne under kapitel 3 fra 37 % til 47 %. Man boer i 1994 benytte lejligheden til at gaa bort fra denne praksis med betydelige fremfoersler fra et aar til det naeste.

4.3. Indledningen til aarsregnskabet indeholder i overensstemmelse med Rettens oenske ogsaa oplysninger om hver sektors andel af de samlede endelige bevillinger. I tabel 3 vises fordelingen i 1987 og 1993 den procentvise stigning i perioden.

Tabel 3 - De enkelte sektorers andel af de samlede endelige bevillinger

"" ID="1">Direktion > ID="2">7 > ID="3">7 > ID="4">+ 85 "> ID="1">Administration > ID="2">8 > ID="3">9 > ID="4">+ 71 "> ID="1">Oversaettelse og tolkning > ID="2">25 > ID="3">23 > ID="4">+ 96 "> ID="1">Information, dokumentation og publikationer > ID="2">22 > ID="3">23 > ID="4">+ 81 "> ID="1">Projekter, forskning og undersoegelser > ID="2">38 > ID="3">39 > ID="4">+ 78 "> ID="1">I alt > ID="2">100 > ID="3">100 ">

I den samme periode oegedes antallet af ansatte fra 57 til 78, moedeaktiviteten steg med 17 %, antal sider trykt af Publikationskontoret steg med 28 %, antallet af trykte og reviderede sider fordobledes, og indtaegterne fra salg af publikationer firdobledes.

Berlin-Centrets betydning 4.4. Siden midten af 1980'erne har Faellesskabet og de enkelte medlemsstater vist stigende interesse for erhvervsuddannelsesomraadet. Det har resulteret for det foerste i oprettelsen af Task-force for Menneskelige Ressourcer, Uddannelse og Ungdomsanliggender med et aarligt budget paa ca. 450 mio. ECU, for det andet i hastigt stigende udgifter paa erhvervsuddannelsesomraadet under GD V. Baade Task-forcen og Kommissionens GD V har fastlagt faellesskabsprogrammer og -initiativer som Euroform, Euroqualification (17) osv. og faellesskabsstoetterammer, som har lignende og ofte overlappende formaal og tager sigte paa opgaver som dem, Berlin-Centret blev oprettet til at udfoere. Desuden bliver de fleste af disse aktioner finansieret med beloeb, der langt overstiger Berlin-Centrets aarlige budget.

4.5. Kommissionen anmoder ikke Berlin-Centret om at yde teknisk bistand til forvaltningen af disse aktiviteter (18) og inddrager sjaeldent Berlin-Centret ved fastlaeggelsen eller evalueringen af erhvervsuddannelsesprogrammer. Undertiden samarbejder Centrets og Kommissionens ansatte om saerlige aspekter ved programmerne. Men det afhaenger ofte af personlige og uformelle forbindelser mellem Centrets og Kommissionens personale, om der etableres et saadant samarbejde, og hvor frugtbart det er. Ifoelge arbejdsprogrammet for 1993 er Centret tilknyttet Petra- (19), Eurotecnet- (20) og Force-programmerne, men der er ikke fastlagt nogen saerlig funktion for Centret i nogle af disse programmer eller i Kommissionens bredere foranstaltninger til forbedring af erhvervsuddannelserne og nedsaettelse af arbejdsloesheden. Retten havde gerne set, at Centret mere utvetydigt blev knyttet til relevante dele af Kommissionens arbejde og mere direkte bidrog til beskaeftigelsesfremmende programmer.

4.6. Retten er foelgelig af den mening, at Kommissionens forskellige tjenestegrenes og Centrets respektive roller boer tages op til fornyet overvejelse under hensyn til den udvikling, der sandsynligvis vil ske inden for erhvervsuddannelserne i Den Europaeiske Union. Hvis Centret hovedsagelig skal vaere en teknisk hjaelpetjeneste for Kommissionen, boer denne side af det udbygges. En form for tjeneste, som Kommissionen maaske vil anse for mere nyttig, er en videreudvikling og hyppig ajourfoering af databasen over erhvervsuddannelsessystemer i medlemsstaterne og dokumentation vedroerende forskning, der allerede er udfoert i medlemsstaterne. Derved kan det undgaas, at initiativer fra Kommissionens side giver anledning til en gentagelse af forskning, der allerede er udfoert.

4.7. I dag finansieres Berlin-Centret over en budgetpost vedroerende en Task-force, og Centrets vigtigste beroeringspunkt med Kommissionen har altid vaeret denne Task-force. Kommissionens tre repraesentanter i bestyrelsen (jf. punkt 5.1) kommer saaledes fra denne Task-force. Da Kommissionens aktivitet paa erhvervsuddannelsesomraadet imidlertid ikke udelukkende varetages af denne Task-force, ville det gavne Centret, om det fik naermere kontakt med andre af Kommissionens relevante tjenestegrene. Et saadant samarbejde kunne fremmes ved, at en af Task-forcens repraesentanter i bestyrelsen erstattes med en fra GD V.

5. BERLIN-CENTRETS BESTYRELSE 5.1. Berlin-Centret ledes af en bestyrelse bestaaende af 39 medlemmer, hvoraf tre medlemmer repraesenterer Kommissionen, tolv medlemmer arbejdsgivernes faglige organisationer, tolv medlemmer arbejdstagernes faglige organisationer og tolv medlemmer medlemsstaternes regeringer. Bestyrelsens forretningsudvalg er sammensat af en repraesentant for hver af de fire ovennaevnte grupper. Centrets direktoer udnaevnes for fem aar af Kommissionen paa grundlag af en kandidatliste, der forelaegges af bestyrelsen. To vicedirektoerer udnaevnes paa samme maade. Det er bestyrelsens politik, at disse poster hoejst kan beklaedes af samme person i ti aar. Eftersom to af de tre medlemmer af direktionen begyndte deres arbejde i Centret samtidig, kan dette resultere i en diskontinuitet i Centrets generelle ledelse.

5.2. Kommissionens funktion i henhold til oprettelsesforordningen, som udoeves af repraesentanterne fra Task-forcen, er ikke kun at repraesentere Kommissionens eller blot Task-forcens interesser i bestyrelsen, men ogsaa at vedtage arbejdsprogrammet, at gennemgaa aarsberetningen og forvaltningsregnskabet og at fremsende et overslag over indtaegter og udgifter til Raadet. Et andet kontaktpunkt med Kommissionen bestaar i, at GD XX varetager finanskontrollen med Centrets udgifter. I henhold til artikel 23 i Raadets forordning (EOEF) nr. 1416/76 skal alle forpligtelser indgaaet af og udbetalinger afholdt af Centret undersoeges og paategnes af finansinspektoeren. De fleste af de dokumenter, der er noedvendige i denne proces, sendes med post til GD XX i Bruxelles, mens resten kontrolleres under to aarlige besoeg, som GD XX aflaegger Centret. Denne ordning er blevet aendret fra udgangen af 1993 med finansinspektoerens beslutning om, at der i stoerre udstraekning skulle anvendes foreloebige forpligtelser og forskudsforvaltninger (jf. punkt 2.4-2.6).

5.3. Mens direktoeren i grundforordningen goeres ansvarlig for Centrets daglige ledelse, paahviler det generelle ansvar bestyrelsen. Bestyrelsen traeffer beslutninger, vedtager arbejdsprogrammet og aarsberetningen og opstiller forvaltningsregnskabet for det forloebne regnskabsaar og et overslag over indtaegter og udgifter. Det er imidlertid i nogen grad begraenset, hvor effektiv denne ordning er. Bestyrelsen skal i henhold til forordningen kun indkaldes to gange om aaret (21), men medlemmerne af forretningsudvalget moedes oftere eller tager kontakt med hinanden. Bestyrelsens medlemmer skal derfor, naar de moedes, traeffe eller underskrive mange beslutninger paa kort tid. Det er under saadanne omstaendigheder usikkert, om de enkelte medlemmer af en bestyrelse paa denne stoerrelse virkelig kan bidrage konstruktivt til arbejdet.

5.4. Kommissionens repraesentanter er ofte bedre informeret end de oevrige bestyrelsesmedlemmer og dermed bedre i stand til at indgaa aktivt i beslutningsprocessen. I Mallet-rapporten, der omtales i punkt 3.2, fremhaeves det, at en gennemgribende analyse af parternes anmodninger er af stor betydning, og at Centret maa kraeve droeftelser, der for Centret og dets forhandlingspartnere er tids- og ressourcekraevende. Centrets direktion er i faerd med at evaluere de forventninger, der stilles til Centret. Denne form for evaluering burde foretages loebende og indgaa i planlaegningsarbejdet.

5.5. Centrets forvaltning og administrative procedurer er tunge, og de kontrolleres noeje. Beslutningerne traeffes af bestyrelsens forretningsudvalg og godkendes paa bestyrelsens ordinaere moeder. Beslutninger, der har finansielle konsekvenser, kontrolleres af Kommissionens GD XX. Finansforordningen, hvoraf hovedparten finder anvendelse paa Berlin-Centret, er lovlig detaljeret for en lille administration, og nogle af dens bestemmelser bidrager kun i begraenset omfang til, at der sikres en forsvarlig oekonomisk forvaltning og effektivitet. Kommissionen boer tage Centrets finansielle bestemmelser op til revision i forbindelse med den kommende flytning til Thessaloniki med henblik paa at forenkle procedurer og tilpasse dem til en organisation paa stoerrelse med Centret.

6. ARBEJDSPROGRAMMET OG AARSBERETNINGEN Det aarlige arbejdsprogram 6.1. Den tidsplan for udarbejdelse og vedtagelse af arbejdsprogrammet, som bestyrelsen har godkendt, starter foerst paa aaret forud for det aar, programmet vedroerer, og afsluttes i begyndelsen af december samme aar. Denne cyklus omfatter en femmaaneders periode, i loebet af hvilken bestyrelsen hoeres, og derefter en koordineringsfase med Task-force.

6.2. Desvaerre er denne tidsplan ikke blevet overholdt i praksis i de senere aar. Arbejdsprogrammet for 1993 blev endeligt vedtaget i april 1993, arbejdsprogrammet for 1994 i februar 1994. Hvis den tidsplan, Centret i dag forsoeger at arbejde efter, viser sig at vaere for ambitioes, boer hele processen startes tidligere.

6.3. Eftersom arbejdsprogrammet daekker et aar, er de fleste projekter planlagt til at starte i foraaret og slutte i aarets sidste kvartal. Dette er dog ikke en noedvendig foelge af, at arbejdsprogrammet skal foelge kalenderaaret, og Centret boer overveje at sprede projekternes startdatoer og lade projekterne straekke sig over mere end et aar. Det ville medvirke til, at projekter kunne afvikles mere hensigtsmaessigt, og til, at de problemer, som den sene godkendelse af arbejdsprogrammet giver, kunne undgaas. Centret kunne ogsaa overveje at starte planlaegningscyklen i januar med en henstilling fra direktionens side, om at hvert medlem af forretningsudvalget i marts skulle fremlaegge et resume af sin interessegruppes forslag. Formaalet skulle vaere i hoejere grad at goere bestyrelsesmedlemmerne ansvarlige for beslutningen om Centrets aktiviteter.

Retningslinjer for CEDEFOP 6.4. Centret opstiller ogsaa en firaarsplan, der kaldes »Retningslinjer for CEDEFOP«. Dette dokument indeholder dog kun nogle generelle bemaerkninger om udviklingen i erhvervsuddannelserne i Den Europaeiske Union og om, i hvilken retning Centret styrer, og giver kun en vag ide om de enkelte igangvaerende opgaver, som Centret regner med at paatage sig. Retningslinjerne boer suppleres med et fleraarigt arbejdsprogram med mere detaljerede beskrivelser af de projekter, som Centret forventer at igangsaette, og Centrets maal paa kort, mellemlang og - hvor det er muligt - lang sigt. Det boer ogsaa indeholde en angivelse af det noedvendige antal mandtimer, forventede resultater og output og i det omfang, det er muligt, tidsplaner. Forbindelsen mellem de aarlige arbejdsprogrammer og retningslinjerne boer praeciseres med henblik paa kontrol og sammenligning. Dette er isaer relevant for projekter, der loeber over flere aar.

Anslaaede omkostninger 6.5. I de senere aar er Centret begyndt i det aarlige arbejdsprogram at medtage omkostningsoverslag og skoen over de noedvendige mandtimer i loebet af aaret for hvert projekt. De anfoerte omkostninger viser dog kun den del af udgifterne, der afholdes over driftsbudgettet, og loenudgifter til eksperter, der er direkte involveret. Udgifter til oversaettelse og trykning og administrationsudgifter er ikke medtaget. De samlede omkostninger boer regelmaessigt medregnes, saa arbejdsprogrammet kan kontrolleres.

AArsberetningen 6.6. Bestyrelsen vedtager hvert aar senest den 31. marts den almindelige aarsberetning om Centrets virksomhed og finansielle situation og fremsender den til Kommissionen (22). AArsberetningen skal forelaegges bestyrelsen til godkendelse, og den vedtages normalt efter faa droeftelser (jf. punkt 5.1). Det er desuden vanskeligt ud fra aarsberetningen at bedoemme, i hvor hoej grad arbejdsprogrammet er blevet gennemfoert (23). I 1993 kunne for eksempel fem projekter eller dele af projekter kun udfoeres delvis, og to blev end ikke igangsat. Forklaringen paa, hvorfor det ikke lykkes at fuldfoere nogle af de planlagte aktiviteter, er ikke fyldestgoerende, og i nogle tilfaelde (projekt 7) gives der ingen forklaring.

Fleraarig evalueringsrapport 6.7. Der foretages en intern firaarsevaluering af Centrets arbejde sammenholdt med retningslinjerne, som forelaegges for bestyrelsen. Den giver nogle brugbare statistiske oplysninger om titler paa publikationer og oplagstal og et bredt overblik over Centrets aktiviteter. Hverken aarsberetningen eller den fleraarige rapport giver dog fyldestgoerende detaljer, til at der kan foretages en reel evaluering af gennemfoerelsen af arbejdsprogrammet. I fremtiden boer rapporterne indeholde oplysninger om de faktiske omkostninger ved og resultaterne af alle de projekter, der er opfoert paa arbejdsprogrammet.

Tidsfrister 6.8. Det ansvarlige personale ved Berlin-Centret skal forelaegge direktionen et skoen over, paa hvilke datoer det forventer at afslutte de forskellige faser i alle de projekter, der er opfoert paa arbejdsprogrammet. I de fleste tilfaelde overholdes disse frister ikke, men overskrides endog med flere maaneder. Det bevirker, at der opstaar flaskehalse, der haemmer arbejdet for oversaetterne og publikationspersonalet, som kunne undgaas med en bedre planlaegning. Intet tyder paa, at medlemmerne af bestyrelsen stiller spoergsmaal til direktionen, naar projekter og publikationer, der er planlagt i arbejdsprogrammet ikke gennemfoeres henholdsvis ikke udkommer i aarets loeb.

7. BUDGETTET OG AARSREGNSKABET Budgetforvaltningen 7.1. Senest den 31. marts fremsender Centrets bestyrelse til Kommissionen et overslag over Centrets indtaegter og udgifter for det kommende aar. Da proceduren for opstilling af det aarlige arbejdsprogram endnu ikke er i gang paa dette tidspunkt, bygger overslaget paa det foregaaende aars (ureviderede) indtaegter og udgifter og det indevaerende aars godkendte bevillinger og ikke paa de anslaaede udgifter til planlagte aktiviteter. Centret boer overveje at opstille det aarlige budget og regnskaberne i overensstemmelse med et fleraarigt arbejdsprogram (jf. punkt 6.4).

7.2. I punkt 5.1-5.5 i beretningen om 1986-regnskabet henstillede Retten til Centret at overveje alternative metoder til budgetforelaeggelse. Skoent Centret medgav, at den budgetmaessige struktur ikke gav et retvisende billede af driftsomkostningernes stoerrelse, er strukturen i Centrets budget og regnskaber ikke blevet aendret. Siden 1986 har Centret sammen med forvaltningsregnskabet forelagt funktionsdiagram over udgifterne fordelt paa fem aktivitetssektorer. Imidlertid blev Rettens henstilling om, at alle udgifter vedroerende arbejdsprogrammet burde opfoeres saerskilt, ikke fulgt. Centret boer endnu engang overveje, paa hvilke omraader det ville vaere hensigtsmaessigt at supplere oplysningerne fra budgettet og forvaltningsregnskabet med analytiske oplysninger til brug for ledelsen, for eksempel om undersoegelseskontrakter og projektudgifter.

7.3. Til opfoelgning af Raadets henstilling til Parlamentet med henblik paa dechargeafgoerelsen for 1986, Parlamentets dechargeafgoerelse for 1988 og Rettens henstillinger ivaerksatte lederen af Centrets administration en omfattende analytisk regnskabsfoerelse efter forskningsmaal med udgangspunkt i data for 1989 og 1990. Forsoeget var behaeftet med en raekke svagheder og blev opgivet, efter at Parlamentet i dechargeafgoerelsen for 1989 havde udtalt, at disse oplysninger kun skulle fremlaegges, hvis de klart var nyttige. Naar disse svagheder er afhjulpet, boer der genindfoeres en edb-udgave af analytisk regnskabsfoerelse.

7.4. I henhold til den nye artikel 74 i Raadets forordning (EOEF) nr. 1416/76, senest aendret ved Raadets forordning (EOEF) nr. 1948/93 (24), skal Europa-Parlamentet soerge for, at »dechargeafgoerelsen ... indeholder en vurdering af bestyrelsens ansvar i forbindelse med gennemfoerelsen af oversigten over indtaegter og udgifter i det forloebne regnskabsaar.« Forudsaetningen for forsvarlig budgetforvaltning er, at der rettidigt er adgang til praecise oplysninger til brug for ledelsen, paa grundlag af hvilke budgettet kan opstilles, dets udvikling kan kontrolleres, og resultaterne evalueres i forhold til overslaget. I betaenkningen vedroerende dechargeafgoerelsen for 1992 henstiller Parlamentet, at Revisionsretten i aarsberetningerne giver de oplysninger, der er en forudsaetning for en saadan evaluering. Retten foreslaar derfor, at Centret indfoerer et budgetforvaltningssystem, der bygger paa daekkende oplysninger om omkostninger og oplysninger til brug for ledelsen. Disse oplysninger maa noedvendigvis omfatte angivelser af tidsforbruget for hvert projekt, der kan fremskaffes ved anvendelse af et egnet tidsregistreringssystem, og en fordeling af generalomkostningerne paa de enkelte aktiviteter.

Budgetkontrollen 7.5. Forvaltningen af kapitel 3, driftsudgifter, har ikke vaeret hensigtsmaessig i perioden 1987-1993. Hvert aar har bevillingernes udnyttelsesgrad vaeret lavere for kapitel 3 end for de oevrige kapitler. Desuden har procentdelen af fremfoerte forpligtelser under kapitel 3 vaeret lig med eller vaesentligt hoejere end den tilsvarende procentdel under kapitel 1 og 2. Det skal ogsaa bemaerkes, at den samlede vaerdi af overfoersler inden for kapitel 3 i 1992 og 1993 er steget maerkbart i forhold til tidligere.

7.6. Der er langt flere ansvarlige for indgaaelse af forpligtelser og for udbetalinger under kapitel 3 end under de oevrige kapitler, og afslutningen af de enkelte dele af arbejdsprogrammet afhaenger af flere uforudsete faktorer for driftsudgifter end for de oevrige udgifter. Det kontrolsystem, der skitseres og foreslaas oprettet i punkt 7.4, boer indfoeres paa Centret straks efter flytningen til Thessaloniki.

7.7. Den 15. marts 1993 foreslog administrationschefen, at der oprettes et kontrolsystem for driftsbudgettet, der goer det muligt for direktionen noeje at foelge den budgetmaessige gennemfoerelse af arbejdsprogrammet (25). Administrationschefen foreslog, at der udnaevnes en ansvarlig for hver afdeling, og at der ansaettes en direktionsassistent til koordinering og kontrol af den overordnede budgetgennemfoerelse. I loebet af 1993 forbedredes informationsstroemmen til direktionen, og der blev udnaevnt en direktionsassistent i november samme aar. Imidlertid har det ivaerksatte budgetkontrolsystem ikke vist sig egnet til at hindre, at der blev indgaaet forpligtelse for store budgetbeloeb ved aarets udgang, og at 47 % af det oprindelige budget under kapitel 3 i 1993 blev fremfoert (26) (jf. tabel 1).

Undersoegelseskontrakter 7.8. I dechargeafgoerelsen for 1992 gav Europa-Parlamentet ogsaa udtryk for interesse i Centrets forvaltning af undersoegelseskontrakter. Det er faktisk de enkelte ansatte i Centret, der udvaelger eksterne eksperter, og det sker paa grundlag af deres kontakter udadtil. Centrets undersoegelseskontrakter er normalt ikke saa omfattende, at de omfattes af CCAM's (27) regler. Alligevel boer direktionen i hvert enkelt tilfaelde sikre sig, at eksterne eksperter paa de paagaeldende omraader faar mulighed for at give tilbud paa arbejde, som de er velkvalificerede til, at udvaelgelsen af disse eksperter og eksperternes arbejde systematisk kontrolleres og registreres, at resultaterne af evalueringen af de enkelte kontrakter er veldokumenterede og endelig, at der tages hensyn hertil i forbindelse med indgaaelse af senere kontrakter.

7.9. Direktionen modtager regelmaessigt finansielle oplysninger fra administrationen. Alligevel er der ved aarets udgang mange ikke-effektuerede betalinger i forbindelse med kontrakter vedroerende det foregaaende aar (for eksempel 33 ikke-effektuerede betalinger vedroerende 1992-kontrakter pr. 3. 11. 1993). Desuden indgaas der forpligtelser for mange af undersoegelseskontrakterne i loebet af hele aaret og specielt sidst paa aaret, men forpligtelserne fremfoeres til det foelgende aar med henblik paa kontrakternes gennemfoerelse og betaling. Trods paamindelser fra direktionen til de ansatte, der er ansvarlige for kontrakterne, er situationen blevet vaerre i de senere aar, og den forvaerres yderligere af, at der sendes ukorrekte eller utilstraekkelige oplysninger til finansinspektoeren, som saa er noedt til at returnere en raekke kontrakter og betalingsansoegninger uden paategning. Arbejdet med at kontrollere Centrets undersoegelseskontrakter kunne lettes, ved at man indfoerte det system, der skitseres i punkt 7.7.

8. PERSONALE 8.1. Centrets ansatte (ca. 70 i alt) er ansat paa de betingelser, der er fastsat i Raadets forordning (EKSF, EOEF, Euratom) nr. 1859/76 (28). Skoent de regler, der gaelder for ansaettelse, ligner vedtaegten for tjenestemaend i De Europaeiske Faellesskaber, er de ansatte ved Centret ikke EF-tjenestemaend og kan derfor ikke overfoeres til eller stilles til raadighed for institutionerne. For et saa lille organ har dette bevirket, at det saa at sige ikke har vaeret muligt at sikre en vis mobilitet blandt de ansatte. I perioden 1987-1993 har kun to A-ansatte forladt Centret, og ved udgangen af 1993 var halvdelen af de A-ansatte over 50 aar.

8.2. Den forestaaende flytning af Centret fra Berlin til Thessaloniki og oprettelsen af en raekke nye EU-organer af naesten samme stoerrelse og med lignende forbindelser til Kommissionen kan tjene som anledning til at indfoere den stoerre fleksibilitet i Centrets ansaettelsesforhold, der er uomgaengelig, hvis der skal tilfoeres Centret nyt blod og ny inspiration. I forbindelse med oprettelsen af Det Europaeiske Erhvervsuddannelsesinstitut blev dette forhold fremhaevet i en betaenkning fra Europa-Parlamentets budgetudvalg (29). En mulig loesning bestaar i meget oftere at benytte ansaettelseskontrakter paa bestemt tid, der ikke kan forlaenges, og i - i vilkaarene for personalet - at indfoere mulighed for mobilitet mellem Centret og andre EU-institutioner og -organer, herunder ogsaa dem, der er under oprettelse.

9. OVERSAETTELSE 9.1. Udgifterne til Centrets egen oversaettelsesafdeling er paa 1 279 600 ECU, administrationsudgifter ikke medregnet. Oversaetterne anvender ca. halvdelen af deres tid paa at oversaette og revidere tekster. De skriver ogsaa nye udkast til forbedring af daarligt formulerede tekster, arbejder med og giver raad om terminologi, laeser korrektur paa eksterne dokumenter oversat uden for huset, der skal offentliggoeres, og opstiller og forvalter kontrakter med eksterne oversaettere. Udgiften pr. side, der er oversat eller revideret i Centret, er ifoelge Centrets egne oplysninger paa ca. 71 ECU (jf. tabel 4).

Tabel 4 - Udgifter i forbindelse med oversaettelse inden for og uden for huset

""" ID="1">2 552 > ID="2">98 > ID="3">2 650 > ID="4">263 000 > ID="5">99 "> ID="1">5 182 > ID="2">3 781 > ID="3">8 963 > ID="4">639 800 (30) > ID="5">71 "> ID="1">14 412 > ID="2">1 131 > ID="3">15 543 > ID="4">404 958 (31) > ID="5">26 "> ID="1">21 557 > ID="2">6 481 > ID="3">28 038 > ID="4">871 854 (32) > ID="5">31 "">

I de senere aar er der i stadig stigende omfang gjort brug af eksterne oversaettere. Gennemsnitsprisen betalt til eksterne oversaettere pr. oversat og revideret side, uden medregning af Centrets administrationsudgifter, er paa ca. 31 ECU.

9.2. Maengden af tekster, der skal oversaettes, fordeler sig ujaevnt gennem aaret. Det skyldes ofte utilstraekkelig planlaegning og manglende overholdelse af tidsfrister. Det system, direktionen har indfoert til styring af tekster, der skal oversaettes, boer strammes op og udbygges, saa store udsving i maengden af oversaettelsesarbejde undgaas.

9.3. Centrets ansatte indgaar kontrakter med eksterne eksperter, som i nogle tilfaelde skal udarbejde deres rapporter paa et af EU's mest anvendte sprog, uanset om det er deres modersmaal. Det er derfor ofte noedvendigt at revidere eller fuldstaendig omskrive originalteksten. De ansatte boer noeje overveje omkostningseffektiviteten af denne praksis.

9.4. Muligheden for, at Centret benytter det nye oversaettelsescenter, der oprettes i Luxembourg, boer ogsaa overvejes. Det boer sikres, at denne nye tjeneste bliver rentabel.

10. PRODUKTION OG DISTRIBUTION AF OG INDTAEGTER FRA PUBLIKATIONER 10.1. Centrets vigtigste publikationer produceres af Kontoret for De Europaeiske Faellesskabers Officielle Publikationer i Luxembourg. Mindre, regelmaessig udsendte skrifter produceres dog internt (»Flash«) eller ved brug af freelance »desktop publishing« og eksterne trykkerier (»Flash Special«). Ved en sammenligning af disse to publikationer fremgaar det, at udgifterne pr. side produceret inden for huset er ca. en fjerdedel af, hvad det koster at bruge eksterne trykkerier.

10.2. Publikationskontoret indeholder 55-60 % af salgsprovenuet til daekning af udgifter til layout og trykning. Det distribuerer ogsaa omkring fire femtedele af de skrifter, det producerer for Centret. Udgifterne pr. trykt side er mere end fordoblet mellem 1987 og 1993. Den forbedrede kvalitet af Centrets udgivelser paafoerer Centret hoeje udgifter, og Centret boer overveje loensomheden af kvalitetspublikationer. For eksempel gik Centret i gang med en opgave, der vil tage mange aar, og som gaar ud paa at samle dokumentation om erhvervsuddannelsessystemer i de tolv medlemsstater. De samlede layoutomkostninger blot for den brochure, der blev fremstillet for Det Forenede Kongerige, var 21 000 ECU. Trykke- og layoutomkostningerne pr. fremstillet eksemplar er 17 ECU, og de daekkes ikke af salgsprisen paa 14 ECU.

10.3. I dag kontrollerer Centrets direktion ikke trykke- og distributionsudgifterne regelmaessigt og overlader det til bestyrelsen at traeffe visse beslutninger, for eksempel om oplagstal paa hvert sprog. Ultimo 1992 og 1993 blev store beloeb overfoert til budgetposten for trykning og udbredelse af viden (jf. tabel 5).

Tabel 5 - Udbredelse af viden

"(ECU) """ ID="1">500 000 > ID="2">242 000 > ID="3">407 053 > ID="4">81 "> ID="1">1 000 000 > ID="2">285 000 > ID="3">899 601 > ID="4">90">

Det, at en saa stor del af det oprindelige budget disse aar blev fremfoert til det foelgende aar, afspejler tilsyneladende det forhold, at overskydende midler under kapitel 3 ved aarets udgang overfoeres, for at de ikke skal bortfalde, og derefter fremfoeres for at blive brugt paa trykning. De samlede udgifter til trykning for et givet aar afhaenger saaledes mere af de disponible midler ved udgangen af det foregaaende aar end af projektplanlaegning eller omkostningseffektivitetshensyn. Beslutninger om trykning af skrifter, deres layout og oplagstal boer traeffes paa grundlag af den forventede efterspoergsel.

11. KONFERENCEFACILITETER OG MOEDEVAERELSER 11.1. Det nuvaerende system til registrering og analyse af omkostninger er ikke velegnet til at sikre effektive analyser, rapportering og opfoelgning. Centrets interne moeder boer regsitreres saerskilt, og detaljerede oplysninger om de samlede omkostninger ved tolkning, tjenesteydelser og i forbindelse med konferenceoperatoeren boer vaere tilgaengelige for ledelsen ved aarets udgang.

11.2. I henhold til artikel 22 i de finansielle bestemmelser vedroerende Centret kan indtaegter ved leverancer samt arbejds- og tjenesteydelser udfoert mod vederlag genanvendes. Fra 1992 har Centret vedtaget at kraeve betaling for anvendelse af konferencefaciliteterne, men mindre end en tredjedel af den kapacitet, Centret har med seks moedevaerelser, blev udnyttet i 1993. »Europa«, Centrets stoerste konferencesal, der kan rumme 100 personer, og som har faciliteter til tolkning fra 11 sprog til 9, blev kun brugt 29 dage i 1992.

11.3. I det omfang, det kan lade sig goere uden at genere Centrets egne aktiviteter, boer Centret forsoege at udnytte konference- og moedefaciliteterne optimalt. I forbindelse med flytningen til en ny bygning i Thessaloniki boer behovet for disse faciliteter vurderes paa ny og omkostningerne holdes paa et minimum.

12. THESSALONIKI 12.1. Raadets afgoerelse af 29. oktober 1993 om at flytte Centret fra Berlin til Thessaloniki var et led i en afgoerelse om fastlaeggelse af hjemstedet for flere nye EU-organer. Det lader ikke til, at der blev foretaget en vurdering af flytningens finansielle foelger og dens foelger for Centrets arbejdsresultater eller potientielle nytte, foer denne afgoerelse blev truffet.

12.2. I den finansielle oversigt, Centret siden opstillede paa Kommissionens anmodning, anslaas engangsudgiften i forbindelse med flytningen til 4 006 000 ECU. I dette beloeb er der ikke taget hensyn til udgifter i forbindelse med afskedigelse og foertidspensionering af eller flyttegodtgoerelse til ansatte, eller engangsudgifter i forbindelse med ansaettelse og uddannelse af nyt personale i steden for dem, der ikke flytter med til det nye hjemsted. De anslaaede fortsatte loebende udgiftsstigninger (rejseudgifter osv.), der er en foelge af flytningen, daekkes naesten af de forventede besparelser paa 1 mio. ECU, der skyldes, at personalets vederlag justeres med en lavere koefficient for Thessaloniki end for Berlin

13. KONKLUSIONER 13.1. Berlin-Centret har inden for de senere aar forbedret sine politikker og procedurer paa en raekke omraader som en opfoelgning af Rettens bemaerkninger. Eksempelvis er de uforenelige funktioner som forskudsbestyrer og regnskabsfoerer nu adskilt, og kontoplanen er aendret. Der er imidlertid stadig en raekke svagheder, for eksempel at over- og fremfoerslerne er saa store, og at op til 75 % af de oprindelige bevillinger under visse budgetposter ikke udnyttes.

13.2. Retten erkender det velbegrundede i beslutningen om at goere stort set alle former for udgifter til genstand for foreloebige forpligtelser og betale dem over forskudsforvaltningen, men henstiller, at de finansielle bestemmelser aendres i overensstemmelse hermed. Centret boer ogsaa for fremtiden overveje mere fleksible ansaettelsesforhold, saa det ikke risikerer, at fremtidige generelle nedskaeringer i udgifterne foerer til, at generalomkostningerne stiger i forhold til driftsudgifterne.

13.3. Det er af altafgoerende betydning, at Kommissionens forskellige tjenestegrenes og Centrets respektive roller tages op til fornyet overvejelse under hensyn til de udviklinger, der sandsynligvis vil ske inden for erhvervsuddannelserne i Den Europaeiske Union. Det er saerlig vigtigt at sikre en klar adskillelse mellem Centrets opgaver og de opgaver, der paalaegges Det Europaeiske Ehvervsuddannelsesinstitut, der vil blive oprettet i Torino med det formaal at yde bistand til landene i OEsteuropa og republikkerne i det tidligere Sovjetunionen. Centret kan med fordel udbygge kontakten med andre relevante tjenestegrene under Kommissionen og Task-forcen med det overordnede maal at indkredse en saerlig rolle for Centret, saaledes at det bidrager bedst muligt til den sociale og oekonomiske udvikling i EU samtidig med at det undgaas, at dets arbejde overlapper arbejde udfoert af Kommissionen, andre EU-organer og institutioner i medlemsstaterne.

13.4. Kommissionen boer tage forordningerne om Centret op til fornyet overvejelse under hensyn til den kommende flytning til Thessaloniki og forenkle procedurerne og tilpasse dem til en organisation paa stoerrelse med Centret. Der boer indfoeres egnede ordninger for personalemobilitet og fleksibilitet i personaleledelsen under hensyntagen til de tilsvarende ordninger, der indfoeres for personalet ved alle de nye organer, der snart skal oprettes.

13.5. Naar Centret forbedrer planlaegningen og kontrollen af og rapporteringen om arbejdsprogrammet, boer det lade Rettens henstillinger i afsnit 6 i denne beretning indgaa i sine overvejelser.

13.6. Centrets udgiftsoverslag og dets budgetforvaltning har ikke vaeret hensigtsmaessig. Centret boer indfoere et system til budgetforvaltning, der bygger paa daekkende oplysninger om omkostninger og oplysninger til brug for ledelsen, straks ved aabningen i Thessaloniki. Direktionen boer laegge en ufravigelig politik for forvaltningen af undersoegelseskontrakterne, hvorved det sikres, at interesserede eksperter har mulighed for at give tilbud paa det arbejde, de er kvalificeret til, at eksterne eksperters arbejde kontrolleres og registreres, og at evalueringsresultaterne vedroerende de enkelte kontrakter er veldokumenterede og fremover anvendes. Forud for den forestaaende flytning til Thessaloniki boer Centret ogsaa undersoege, hvordan det i dag anvender oversaettelse, trykning og konferencefaciliteter, og hvad disse poster koster (jf. punkt 9.1-9.4, 10.1-10.3 og 11.1-11.3).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg paa moedet den 10. november 1994.

Paa Revisionsrettens vegne

André J. MIDDELHOEK

Formand

(1) Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75 af 10. februar 1975, EFT L 39 af 13. 2. 1975, s. 1.(2) Raadets forordning (EOEF) nr. 1416/76 af 1. juni 1976, EFT L 164 af 24. 6. 1976, s. 1.(3) Raadets afgoerelse af 29. oktober 1993, EFT C 323 af 30. 11. 1993.(4) Raadets forordning (EOEF) nr. 1948/93 af 30. juni 1993 om aendring af forordning (EOEF) nr. 1416/76, EFT L 181 af 23.7.93.(5) Beslutning truffet af Centrets bestyrelse paa moedet den 10. december 1993 om aendring af beslutning af 9. 10. 1989 om oprettelse af en forskudsforvaltning.(6) Rettens aarsberetninger for 1991 og 1992.(7) Artikel 3 i den beslutning, der omhandles i fodnote (5) paa side 3.(8) Artikel 7 i ovennaevnte beslutning.(9) Artikel 43 i Raadets forordning (EOEF) nr. 1416/76 af 1. juni 1976, senest aendret ved Raadets forordning (EOEF) nr. 1948/93 af 30. juni 1993.(10) Budgetartikel 300 - Oprettelse af en operationel dokumentation (110 000 ECU),

budgetkonto 3021 - Tolkeudgifter (90 000 ECU),

budgetartikel 303 - Udgifter til undersoegelser og vejledende forsoeg (415 000 ECU), EFT L 32 af 8. 2. 1993.(11) Rettens beretning om Berlin-Centret for regnskabsaaret 1992, punkt 3.5.(12) Faellesskabshandlingsprogram vedroerende styrkelse af efter- og videreuddannelse.(13) Sammenslutningen af Industri- og Arbejdsgiverorganisationer i De Europaeiske Faellesskaber.(14) Den Europaeiske Faglige Samarbejdsorganisation.(15) Mallet-rapporten.(16) Bekendtgoerelse om licitation over en undersoegelse af, hvilken betydning Det Europaeiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse har. EFT nr. S 238 af 7. 12. 1993.(17) Jf. kapitel 8 i Rettens aarsberetning for regnskabsaaret 1993.(18) Artikel 2 i Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75.(19) Handlingsprogram vedroerende erhvervsuddannelse af unge og forberedelse af unge til arbejds- og voksenlivet.(20) Europaeisk teknisk forskning (EF-nettet af demonstrationsprojekter inden for ny teknologi og erhvervsmaessig uddannelse).(21) Artikel 4, stk. 4, i Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75.(22) Artikel 9 i Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75.(23) Jf. ogsaa punkt 7.7-7.8 i Revisionsrettens beretning om 1986-regnskabet for Det Europaeiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse.(24) Senest aendret ved Raadets forordning (EOEF) nr. 1948/93 af 30. juni 1993.(25) Note til direktionen af 15. 3. 1993.(26) Jf. punkt 2.10 i denne beretning.(27) Det Raadgivende Udvalg for Indkoeb og Aftaler.(28) EFT nr. L 214 af 6. 8. 1976.(29) KOM(94) 0021 endelig udg. - C3 - 0115/94, referent D. Theato.(30) De samlede udgifter er paa 1 279 600 ECU. 50 % af disse antages at vaere oversaettelsesrelaterede.(31) Den gennemsnitlige udgift til eksterne oversaettere er 27 ECU pr. oversat side og 14 ECU pr. revideret side.(32) Den gennemsnitlige udgift til eksterne oversaettere er 35 ECU pr. oversat side og 18 ECU pr. revideret side.

BILAG

BERLIN-CENTRET - REGNSKABSAARET 1993 - UDNYTTELSEN AF DE DISPONIBLE BEVILLINGER

"(1 000 ECU) "" ID="1">1. Personaleudgifter > ID="2">5 670 > ID="3">5 240 (92,4 %) > ID="4">346 (6,1 %) > ID="5">85 (1,5 %) > ID="6">87 > ID="7">66 (75,9 %) > ID="8">21 (24,1 %) "> ID="1">2. Administrationsudgifter > ID="2">1 009 > ID="3">643 (63,7 %) > ID="4">196 (19,4 %) > ID="5">169 (16,7 %) > ID="6">170 > ID="7">154 (90,6 %) > ID="8">16 (9,4 %) "> ID="1">3. Driftsudgifter > ID="2">5 233 > ID="3">2 335 (44,6 %) > ID="4">2 478 (47,4 %) > ID="5">420 (8,0 %) > ID="6">1 414 > ID="7">1 025 (72,5 %) > ID="8">389 (27,5 %) "> ID="1">4. Uforudsete udgifter > ID="2">10 > ID="3">10 (100 %) > ID="4">- > ID="5">- > ID="6">- > ID="7">- > ID="8">- "> ID="1">I alt > ID="2">11 922 > ID="3">8 227 (69,0 %) > ID="4">3 021 (25,3 %) > ID="5">674 (5,6 %) > ID="6">1 671 > ID="7">1 245 (74,5 %) > ID="8">426 (25,5 %) ">

Svar fra Centrets bestyrelse paa Revisionsrettens bemaerkninger om regnskab og forvaltning for regnskabsaaret 1993 og om forsvarlig oekonomisk forvaltning for perioden 1987 til 1993

(Nummerering som i Rettens beretning)

Bestyrelsen bemaerker, at Revisionsrettens beretning i modsaetning til tidligere aar indeholder en raekke vidtgaaende bemaerkninger. Bestyrelsen betragter disse som vejledende i forbindelse med dets bestraebelser paa at omstrukturere Centrets arbejde og ledelse, men har ikke til hensigt her at indlede en detaljeret diskussion om disse bemaerkninger. Bestyrelsen oensker at give foelgende svar:

2.6. I artikel 43 i Raadets forordning (EOEF) nr. 1416/76 om de finansielle bestemmelser vedroerende Centret fastslaas det, at der med henblik paa betaling af visse udgiftskategorier kan oprettes forskudsforvaltninger. Denne bestemmelse er identisk med artikel 54 i finansforordningen vedroerende EF's almindelige budget. Gennemfoerelsesbestemmelsen hertil fastlaegger, at visse udgifter kan betales over forskudsforvaltningen som foelge af disses art eller saerligt hastende karakter. Det forekommer derfor logisk at betale udgifter, som er daekket af foreloebige forpligtelser, over forskudsforvaltningen. Ud fra et formelt synspunkt er Centret enig med Retten i, at de anvendte bestemmelser boer aendres i overensstemmelse hermed.

2.8., 2.9., 2.10., 2.13. Med undtagelse af dokumentationstjenesten (daekket af artikel 300 i budgettet) bestaar Centrets driftsaktiviteter hovedsagelig af undersoegelser eller koordinering af forskning. Planlaegningen og gennemfoerelsen af disse aktiviteter afhaenger af, om eksterne eksperter staar til raadighed, og af noedvendig information; vanskelighederne opstaar i det tilfaelde, Centrets aarlige arbejdsprogram vedtages efter aarets begyndelse, saaledes som det var tilfaeldet i 1993. Forsinkelser paa disse omraader kan medfoere en reducering af de planlagte aktiviteter (jf. projekt 7 og 11.1) og som foelge heraf forsinke oversaettelse og offentliggoerelse. Det boer heller ikke glemmes, at et projekt mellem udarbejdelse og gennemfoerelse kan undergaa forandringer, der kan have indflydelse paa dets budgetstruktur og tidsplan.

Alle disse aarsager giver tilsammen en forklaring paa de gentagne overfoersler, fremfoersler og bortfald af bevillinger.

2.14. Bestyrelsen er klar over, at man har stillet sig tvivlende over for Centrets publikationspolitik. Denne politik omdefineres i oejeblikket. Bestyrelsen minder om Centrets opgave »at bistaa Kommissionen for paa faellesskabsplan at fremme og udvikle . . . erhvervsuddannelse« (artikel 2, stk 1, i Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75), navnlig vedroerende udveksling af oplysninger og erfaringer om spoergsmaal, der er faelles for medlemsstaternes uddannelsessystemer, som naevnt i artikel 127, stk. 2, femte led i traktaten om Den Europaeiske Union.

2.15. Fra 1995 vil Centret opfoere beloebet til CEDEFOP-prisen under kapitel 3.

3.2. Retningslinjerne for fremtidige arbejdsprogrammer og om fremtidig organisation og videreuddannelse af Centrets personale blev i virkeligheden udarbejdet af bestyrelsen selv paa grundlag af »Mallet-rapporten«.

4.1. Bestyrelsen undersoeger alle aspekter i forbindelse med anvendelse af arbejdskontrakter paa bestemt tid for et begraenset antal stillinger. Erfaringen har vist, at det er i baade Centrets og den ansattes interesse, at sidstnaevnte har en sikker beskaeftigelse andetsteds i det oejeblik, vedkommende forlader Centret, saaledes at hun/han kan koncentrere sig om det arbejde, der skal udfoeres, saa laenge vedkommende er i Centret. Vanskelighederne i forbindelse med at finde anden beskaeftigelse i Berlin (eller Thessaloniki) boer ikke undervurderes. Dette boer der ogsaa huskes paa, hvis Centret skal foere en mere fleksibel personalepolitik i det tilfaelde, dets budget nedskaeres.

4.4. Bestyrelsen er klar over vanskeligheden med at definere Centrets oejeblikkelige »placering« og er i gang med at undersoege dette spoergsmaal. Forordningen om Centrets oprettelse stammer fra 1975 og definerer det som »et organ, der ikke hoerer ind under Kommissionens tjenestegrene, men som i videst muligt omfang skal samarbejde med disse«. Centrets enestaaende karakter hidroerer dels fra denne uafhaengighed af Kommissionen og dels fra den rolle, den firesidede bestyrelse spiller, som leder det. Det boer ogsaa understreges, at Centrets budget voksede 140 % (fra 4,9 mio. ECU i 1985 til 12 mio. ECU i 1993) i den periode, der henvises til, og at det system, der er fastlagt i artikel 8 i forordning (EOEF) nr. 337/75 forhindrer, at Centret udfoerer opgaver, som ligner Kommissionens.

4.5. Bestyrelsen oensker at understrege, at Raadets afgoerelser om programmerne FORCE (90/267/EOEF), EUROTECNET (89/657/EOEF) og PETRA (87/569/EOEF, aendret ved afgoerelse 91/387/EOEF) forlanger, at Kommissionen benytter sig af Centrets bistand ved gennemfoerelsen af disse programme, selv om den eksterne og uafhaengige evaluering af resultaterne af disse programmer ikke er Centrets opgave. Centrets aarlige arbejdsprogram omfatter projekter om nogle af disse aspekter, saasom »studiebesoegene« og »FORCE-undersoegelserne«. I virkeligheden har Kommissionens repraesentanter i bestyrelsen altid vaeret af den opfattelse, at de aarlige arbejdsprogrammer skulle genspejle det synspunkt, som Retten har fremsat, nemlig at Centret i stoerre udstraekning skulle knyttes til Kommissionens arbejde og isaer til Faellesskabets handlingsprogrammer inden for erhvervsuddannelse for paa denne maade at styrke komplementariteten mellem disse.

4.6. Bestyrelsen deler Rettens synspunkt: En af Centrets opgaver er at »tilvejebringe en selektiv dokumentation, som isaer beskaeftiger sig med aktuelle oplysninger, den seneste udvikling og forskning paa de gaeldende omraader samt med spoergsmaal vedroerende strukturer inden for erhvervsuddannelserne« (artikel 2, stk. 2, foerste led, i forordning (EOEF) nr. 337/75). En anden af Centrets opgaver bestaar i at ajourfoere oplysninger om erhvervsuddannelsessystemerne i medlemsstaterne; en database er under oprettelse med henblik paa at goere denne opgave lettere og nedsaette udgifterne i forbindelse med udarbejdelse og udbredelse af informationsmateriale.

Begrundelsen for Kommissionens forslag til Raadets afgoerelse om LEONARDO-programmet (KOM(93) 686 endelig udg. - SYN 494 af 21. 12. 1993) definerer klart den opgave, Centret skal overtage.

4.7. Bestyrelsen oensker at understrege, at det er Kommissionens opgave at udpege de medlemmer, der skal repraesentere den i bestyrelsen. Endvidere skal der mindes om, at Centret i forbindelse med gennemfoerelsen af dets opgaver altid har knyttet den noedvendige kontakt med alle Kommissionens relevante tjenestegrene, f.eks. Generalsekretariatet, GD V, GD IX, GD X, GD XIX, GD XX, GD XXIII, Task Force for Menneskelige Ressourcer, Uddannelse og Ungdomsanliggender og Kontoret for De Officielle Publikationer.

5.2. Anvendelse af forskudsforvaltninger er et spoergsmaal om forsvarlig oekonomisk forvaltning, og der foretages kontrol, naar de noedvendige dokumenter sendes til finansinspektoeren med henblik paa godkendelse. Sidstnaevnte kan endvidere forlange kontrol, naar det er noedvendigt.

5.3. Bestyrelsen bifalder Rettens synspunkt og har taget de fornoedne skridt til at sikre regelmaessig information om alle spoergsmaal i forbindelse med budgettet.

5.5. Bestyrelsen deler Rettens opfattelse, men oensker at understrege, at artikel 130 i finansforordningen vedroerende EF's almindelige budget kraever, at finansforskrifterne for faellesskabsorganer, der har status som juridisk person, og som modtager tilskud over det almindelige budget, i videst muligt omfang skal foelge ovennaevnte finansforordning. Centret kan saaledes kun fremsaette forslag om aendringer, der skoennes at vaere i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser.

6.2.-6.7. Der vil blive taget hensyn til Rettens henstillinger i forbindelse med den igangvaerende revision af Centrets aktiviteter.

6.8. I november 1993 ansatte Centret en assistent, hvis opgaver ogsaa omfatter kontrol med alle tidsfrister i forbindelse med gennemfoerelsen af arbejdsprogrammet.

7.1. Opstilling af Centrets aarlige budget i overensstemmelse med et fleraarigt arbejdsprogram kan ske for vedvarende aktiviteter. For andre aktiviteter vil det kun vaere muligt, hvis alle beroerte parter, dvs. arbejdsmarkedets parter, medlemsstaternes regeringer og Kommissionen forpligter sig paa mellemlang sigt og er rede til at acceptere den mangel paa fleksibilitet, som dette kunne medfoere.

7.2.-7.3. I henhold til Rettens forslag fra 1987 har Centret siden da forelagt udgifterne fordelt paa fem aktivitetssektorer foruden de saedvanlige oplysninger. Yderligere oplysninger vil kunne gives, naar analytisk regnskabsfoerelse efter forskningsmaal er blevet datamatiseret.

7.4. Siden 1993 har bestyrelsens medlemmer modtaget omfattende oplysninger om budgettet (jf. punkt 5.3 ovenfor).

7.6.-7.7. Der vil blive taget hensyn til Rettens forslag i forbindelse med den igangvaerende revision af Centrets aktiviteter.

7.8. I 1994 er antallet af udbud steget, og der offentliggjordes en meddelelse om indkaldelse til interessetilkendegivelser med henblik paa at oege antallet af potentielle kontrahenter (EFT nr. C 184 af 6. 7. 1994).

Bestyrelsen oensker dog ogsaa at fremhaeve betydningen af de kontinuerlige forbindelser med eksisterende kontrahenter, som skyldes sidstnaevntes specielle kvalifikationer og erfaring.

7.9. Centret vil fortsat oege sine bestraebelser paa, at tidsfrister for undersoegelseskontrakter overholdes.

8.2. Bestyrelsen tiltraeder Rettens synspunkt.

9.2-9.4. Rettens kommentarer og forslag er taget til efterretning.

10.3. Udbredelse af information udgoer sidste trin af et projekt. Forsinkelser i de forudgaaende faser er ogsaa med til at forklare den hoeje procent bevillinger, der fremfoeres.

11.1. Sondringen mellem rent interne moeder, moeder i forbindelse med gennemfoerelsen af Centrets arbejdsprogram og andre organers moeder, som afholdes i Centret, er blevet foretaget siden begyndelsen af 1994.

13.2. Centret vil bede Kommissionen om at foretage de noedvendige skridt med henblik paa at aendre de finansielle procedurer for Centret.

13.3.-13.4. Bestyrelsen deler Rettens synspunkt.

13.5. Der vil blive taget hensyn til Rettens forslag i afsnit 6 i beretningen.

13.6. De passende skridt tages allerede med henblik paa at forbedre udgiftsoverslag og budgetforvaltning.