Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad (Wien) (1. maj - 31. december 1998), med observatoriets svar

(1999/C 372/09)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Observatorium for Racisme og Fremmedhad ("observatoriet") i henhold til artikel 12, stk. 11, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97(1).

2. Retten har revideret observatoriets regnskab for dets første regnskabsår, der gik fra 1. maj til 31. december 1998. Observatoriets direktør er i overensstemmelse med artikel 12, stk. 8, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med observatoriets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12, stk. 12, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE OBSERVATORIUM FOR RACISME OG FREMMEDHAD (WIEN) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Budgetregnskab og almindeligt regnskab

5. Observatoriet har endnu ikke, som fastsat i de gældende forordninger, indført et egnet regnskabssystem. Observatoriet bør hurtigst muligt indføre et egnet regnskabssystem omfattende både et budgetregnskab og et almindeligt regnskab.

Fremførsler

6. Bilagene til dokumentation for de fremførte beløb er utilstrækkelige, da hovedparten af fremførslerne vedrører foreløbige forpligtelser.

Et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

7. I 1998 var observatoriet midlertidigt installeret i nogle lokaler. Der er nu fundet en permanent løsning. Der bør oprettes et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler for observatoriet, så beslutninger om investeringer vedrørende observatoriets permanente bygninger kan træffes på et korrekt grundlag.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 13. og 14. oktober 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 151 af 10.6.1997, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 12, stk. 10, i Rådets forordning (EF) nr. 1035/97 er observatoriets samlede regnskab (indtægter og udgifter) i regnskabsåret 1998, dateret den 18. marts 1999, sendt til observatoriets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 19. marts 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af observatoriets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsåret 1998

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af observatoriets tal.

Svar fra det europæiske observatorium for racisme og fremmedhad

Ad punkt 5: Budgetregnskab og almindeligt regnskab

På grund af varigheden af ansættelsesproceduren for observatoriets personale var der pr. 1. juli 1999 ikke flere end fire tjenestemænd (to A, en B, en C), inklusive direktøren. I marts 1999 udnævnte bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører (B-tjenestemand), indtil stillingen som regnskabsfører besættes. Ansættelsesproceduren er nu i sin afsluttende fase, og regnskabsføreren forventes at tiltræde inden for de nærmeste uger.

Endvidere besluttede bestyrelsen i juni at indlede de tekniske diskussioner om indførelse af det fælles SI 2-system for økonomistyring og revision på observatoriet. Indtil dette sker, vil observatoriet benytte revisionssystemet med et særligt programmel.

Ad punkt 6: Fremførsler

Fra midten af juli til udgangen af september var direktøren observatoriets eneste tjenestemand. Overførslen af samtlige finansielle mapper, der tidligere hørte under EU-Kommissionen, tog adskillige uger, hvorfor observatoriet i denne periode var nødt til at klare startfasen ved hjælp af foreløbige forpligtelser. Normal arbejdsgang blev opnået i begyndelsen af 1999.

Ad punkt 7: Et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

På grund af det begrænsede antal tjenestemænd på observatoriet og den nødvendige ansvarsdeling kunne et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler ikke oprettes før i juli 1999. Bestyrelsen skal træffe en beslutning på sit møde i september 1999 om den formelle oprettelse af dette rådgivende udvalg for indkøb og aftaler. I overgangsfasen var observatoriet nødsaget til at nedsætte et "ad hoc-udvalg" for at forberede de beslutninger, der skal træffes angående de permanente bygninger.