DA Den Europæiske Unions Tidende C 182/3

RETSAKT VEDTAGET AF DEN FÆLLES KONTROLINSTANS FOR EUROJUST

af 23. juni 2009

om fastsættelse af dens forretningsorden

(vedtaget med enstemmighed på plenarmødet den 23. juni 2009 i Den Fælles Kontrolinstans for Eurojust)

2010/C 182/03

DEN FÆLLES KONTROLINSTANS HAR —

under henvisning til Rådets afgørelse af 28. februar 2002 om oprettelse af Eurojust for at styrke bekæmpelsen af grov kriminalitet (i det følgende benævnt »Eurojustafgørelsen«) (1), senest ændret den 16. december 2008 (2), særlig artikel 23, og

ud fra følgende betragtning de personer, der er udpeget af medlemsstaterne i henhold til Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 1, vedtager forretningsordenen for Den Fælles Kontrolinstans —

VEDTAGET DENNE FORRETNINGSORDEN:

AFSNIT I

DEN FÆLLES KONTROLINSTANS’ OPGAVER OG BEFØJELSER

Artikel 1

Opgaver

Den Fælles Kontrolinstans har de opgaver, der er fastsat i Eurojustafgørelsens artikel 17, stk. 4, litra b), artikel 19, stk. 8, og artikel 23, stk. 1 og 7.

Artikel 2

Beføjelser

1. Den Fælles Kontrolinstans skal for at kunne udføre sine opgaver tillægges de beføjelser, der er fastsat i Eurojustafgørelsen.

2. Den Fælles Kontrolinstans skal især kunne indhente oplysninger fra Eurojust, have fuld adgang til alle Eurojustdokumenter, hvad enten de er i papirform eller elektronisk lagrede, og til enhver tid have fri adgang til alle Eurojusts lokaler. Dette omfatter oplysning om og adgang til hardware og software efter behov i forbindelse med udførelsen af Den Fælles Kontrolinstans’ opgaver. De nærmere bestemmelser kan fastsættes i aftaler mellem Den Fælles Kontrolinstans og Eurojusts kollegium.

AFSNIT II

FORRETNINGSORDEN FOR DEN FÆLLES KONTROLINSTANS

Artikel 3

Sammensætning

1. Den Fælles Kontrolinstans sammensættes i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 1-5.

2. Den af en medlemsstat udpegede dommer bliver fast medlem efter at være blevet valgt af et plenarmøde mellem de personer, der er udpeget af medlemsstaterne i overensstemmelse med stk. 1; mandatets varighed er tre år. Hvert år vælges ét fast medlem af Den Fælles Kontrolinstans ved hemmelig afstemning. Formanden for Den Fælles Kontrolinstans varetages af det medlem, der befinder sig i tredje år af mandatperioden efter valgene. Faste medlemmer kan genvælges.

3. Udpegede personer, der ønsker at stille op til valget, meddeler dette skriftligt til Den Fælles Kontrolinstans’ sekretariat ti dage inden det møde, hvor valget skal finde sted. Hvis ingen kandidater stiller op til valget, anses den eller de udpegede personer, som har den højeste anciennitet, for valgt, så længe ingen anden/andre kandidat(er) viser interesse for at beklæde stillingen, såfremt denne interesse kommer til udtryk inden det følgende plenarmøde. I så fald anvendes der skriftlig procedure i henhold til artikel 6, stk. 7, í denne forretningsorden, og det nyvalgte medlem overtager den resterende del af mandatperioden for den udpegede person, som har den højeste anciennitet. Hvis ingen af de udpegede personer viser interesse før det følgende plenarmøde, forbliver den udpegede person, der har den højeste anciennitet, medlem af Den Fælles Kontrolinstans, indtil mandatet udløber. Udpegede personer, der ikke stiller op til valget, vælges ikke ved denne procedure mere end én gang. Hvis den udpegede person, der har den højeste anciennitet, allerede har været medlem af Den Fælles Kontrolinstans, og der ikke er nogen kandidater, anses den kandidat, der har den næsthøjeste anciennitet, for valgt.

4. Medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans skal være uafhængige, må ikke være bundet af nogen instruktioner under udøvelsen af deres hverv og kun være underlagt loven. I særdeleshed må de ikke samtidig være medlemmer af andre organer, der er oprettet i henhold til Eurojustafgørelsen, eller være ansat i Eurojust.

5. Et medlem af Den Fælles Kontrolinstans, der undtagelsesvis er forhindret i at deltage i et møde, kan udpege en suppleant, som opfylder kravene i artikel 23, stk. 1, i Eurojustafgørelsen. Suppleanter har de samme rettigheder og forpligtelser som medlemmerne i henhold til forretningsordenen.

6. Opstår der interessekonflikter, skal den pågældende person gøre opmærksom på dette og afholde sig fra at deltage i debatten og i beslutningen om spørgsmålet. Vedkommende kan i givet fald udelukkes herfra med enstemmighed ved en hemmelig afstemning blandt de tilstedeværende medlemmer. Den pågældende person høres inden en eventuel udelukkelse, men deltager ikke i afgørelsen. Hvis en person afholder sig fra at deltage eller udelukkes, afløses vedkommende af sin suppleant.

Artikel 4

Overgangsordning

1. For at indlede arbejdet i overensstemmelse med proceduren i artikel 23, stk. 3, i den ændrede Eurojustafgørelse afholdes der valg for tre medlemmer på det første plenarmøde efter ikrafttrædelsen af denne afgørelse mellem personer, der er udpeget af medlemsstaterne i overensstemmelse med artikel 23, stk. 1. Disse tre medlemmer træder i stedet for de tre medlemmer af den trojka, der fungerer på denne dato.

2. Udpegede personer, der ønsker at stille op til valget, meddeler dette skriftligt til sekretariatet for Den Fælles Kontrolinstans ti dage inden det møde, hvor valget skal finde sted. De tre kandidater, der opnår det højeste antal stemmer ved afstemningen, bliver faste medlemmer.

3. Den person, der opnår det højeste antal stemmer, bliver medlem for tre år og varetager formandskabet i det tredje år af mandatperioden; den person, der opnår det næsthøjeste antal stemmer, bliver medlem for to år og varetager formandskabet i det andet år af mandatperioden, og den tredje person bliver medlem i et år og varetager formandskabet i dette år.

4. Efter denne første valgrunde afholdes der valg hvert år i overensstemmelse med artikel 3, stk. 2 og 3, i denne forretningsorden for at finde en afløser for et medlem om året.

Artikel 5

Formandskab

1. Formandskabet for Den Fælles Kontrolinstans varetages i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 3.

2. Formanden repræsenterer Den Fælles Kontrolinstans og leder møderne. Han overvåger, at kontrolinstansens arbejde forløber korrekt. Han indkalder til møder i Den Fælles Kontrolinstans og afgør, hvor og hvornår sådanne møder skal afholdes. Han indleder og hæver møderne. Han eller hun udarbejder den foreløbige dagsorden og sørger for, at Den Fælles Kontrolinstans’ afgørelser gennemføres.

3. Hvis formanden ikke kan være til stede, varetages formandskabet af det medlem af den Fælles Kontrolinstans, der har den højeste anciennitet.

4. På forslag af formanden kan Den Fælles Kontrolinstans af sin midte udpege en ordfører til at forberede kontrolinstansens arbejde i forbindelse med et særligt spørgsmål. Hvis sagen haster, kan formanden i embeds medfør udpege en ordfører. I så fald underretter han straks medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans herom.

5. Eurojusts kollegium, ansatte i Eurojust og andre personer kan indbydes til at deltage i Den Fælles Kontrolinstans’ møder.

Artikel 6

Arbejdsmetoder

1. Den Fælles Kontrolinstans træder sammen som fastsat i Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 1. Formanden for Eurojust, kollegiet, den administrerende direktør eller den databeskyttelsesansvarlige kan foreslå punkter til optagelse på dagsordenen.

2. Bortset fra tilfælde, hvor formanden anser sagen for hastende, fremsendes mødeindkaldelsen, så modtageren har den i hænde mindst to uger før mødet. Sammen med mødeindkaldelsen fremsendes den foreløbige dagsorden samt de dokumenter, der skal bruges til mødet, medmindre arten af disse dokumenter er til hinder herfor. Den endelige dagsorden vedtages ved begyndelsen af hvert møde.

3. Den Fælles Kontrolinstans er kun beslutningsdygtig, hvis mindst to af dens faste medlemmer er til stede på mødet. Der træffes afgørelse i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 6.

4. I overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 11, er møderne i Den Fælles Kontrolinstans ikke offentlige.

5. Den Fælles Kontrolinstans holder møde på grundlag af dokumenter og udkast, der udarbejdes på et af medlemmernes officielle sprog. Et medlem har dog ret til at kræve en oversættelse til sit eget sprog.

6. Den Fælles Kontrolinstans etablerer, hvor det findes passende, kontakt med Eurojusts databeskyttelsesansvarlige.

7. Den Fælles Kontrolinstans kan træffe afgørelse ved skriftlig procedure, hvis samtlige medlemmer har godkendt dette. I hastetilfælde kan formanden indlede en skriftlig procedure. I begge tilfælde fremsender formanden et udkast til afgørelse til medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans. Hvis medlemmerne ikke fremsætter indvendinger imod udkastet til afgørelse inden for et tidsrum, som formanden fastsætter til mindst 14 dage efter modtagelsen, anses udkastet for vedtaget. Hvis et medlem inden fem arbejdsdage efter modtagelsen af udkastet til afgørelse anmoder om, at det drøftes mundtligt i Den Fælles Kontrolinstans, afbrydes den skriftlige procedure.

Artikel 7

Kontrolforanstaltninger på stedet og eksperter

1. Den Fælles Kontrolinstans kan inden for rammerne af sine beføjelser i henhold til Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 1, kontrollere datasikkerheden i Eurojust.

2. Den Fælles Kontrolinstans kan udpege et eller flere medlemmer til at foretage denne kontrol. Disse medlemmer kan bistås af eksperter i det omfang, det skønnes hensigtsmæssigt af Den Fælles Kontrolinstans. Eksperterne skal komme fra nationale kontrolinstanser eller offentlige institutioner, medmindre sådanne eksperter ikke findes. Samtlige eksperter skal opfylde de sikkerhedsmæssige krav, der gælder i henhold til deres nationale ret, og de relevante Eurojustregler.

3. Sekretariatet for Den Fælles Kontrolinstans skal kunne trække på ekspertisen i det sekretariat, der er oprettet ved Rådets afgørelse 2000/641/RIA (3).

4. Hvis formanden skønner, at en sag er hastende, kan han udpege sådanne medlemmer og eksperter i embeds medfør. I så fald underretter han straks medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans herom.

5. De medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, der udpeges til at foretage kontrol, aflægger rapport til Den Fælles Kontrolinstans om resultaterne af deres arbejde.

Artikel 8

Fremgangsmåde i tilfælde af overtrædelse af afgørelsen

Hvis Den Fælles Kontrolinstans fastslår, at der i forbindelse med lagring, behandling eller anvendelse af personoplysninger er handlet i strid med Eurojustafgørelsens bestemmelser, underretter den Eurojust herom og anmoder om et svar inden for en bestemt frist. Hvis en afgørelse truffet af Den Fælles Kontrolinstans i overensstemmelse med denne forretningsorden ikke efterkommes, betragtes dette som en overtrædelse af Eurojustafgørelsen. Afgørelser truffet af Den Fælles Kontrolinstans er derefter endelige og bindende for Eurojust.

Artikel 9

Mødereferater

Der udarbejdes referat af samtlige møder i Den Fælles Kontrolinstans. Udkast til mødereferaterne udarbejdes af sekretariatet under formandens ledelse og forelægges for Den Fælles Kontrolinstans til godkendelse på det efterfølgende møde. Hver deltager har ret til at foreslå ændringer til udkastet til referatet.

Artikel 10

Aktivitetsrapport

1. Den Fælles Kontrolinstans aflægger hvert år rapport om sin virksomhed for Rådet i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 12. Denne rapport udarbejdes i første halvdel af hvert år for det foregående år. Eurojust skal senest en måned, før rapporten fremsendes til Rådet, have lejlighed til at afgive en udtalelse, som vedlægges rapporten.

2. Den Fælles Kontrolinstans afgør, om rapporten skal offentliggøres eller ej; i bekræftende fald træffer den afgørelse om, hvordan den skal offentliggøres.

AFSNIT III

SUPPLERENDE BESTEMMELSER VEDRØRENDE KLAGER

Artikel 11

Den Fælles Kontrolinstans’ opgaver

1. Den Fælles Kontrolinstans behandler klager som fastsat i Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 7.

2. Den Fælles Kontrolinstans træffer afgørelse om de indbragte klager som omhandlet i stk. 1.

Artikel 12

Ad hoc-medlemmer

1. Hvis den medlemsstat, hvorfra de personoplysninger, der er genstand for klagen, stammer, ikke har noget medlem i Den Fælles Kontrolinstans, deltager den person, som denne medlemsstat har udpeget i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 1, 2 og 3, som ad hoc-dommer i Den Fælles Kontrolinstans, så længe klagen behandles.

2. De rettigheder og forpligtelser, som medlemmerne har i henhold til forretningsordenen, gælder fuldt ud for ad hoc-medlemmer.

Artikel 13

Repræsentation

Klager kan lade sig bistå af eller repræsentere ved en advokat eller en anden rådgiver. En advokat eller rådgiver kan udelukkes fra Den Fælles Kontrolinstans’ behandling af sagen i tilfælde af groft utilstedelig opførsel. Hvis en advokat eller rådgiver udelukkes, kan formanden give den berørte part en frist til eventuelt at udpege en anden advokat eller rådgiver; sagen suspenderes indtil fristens udløb. En advokat eller rådgiver skal på Den Fælles Kontrolinstans’ anmodning fremlægge gyldig fuldmagt fra klager.

Artikel 14

Sprog

1. Sagsbehandlingen foregår på et af de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner. Klager vælger sagsbehandlingens officielle sprog. Sagsbehandlingssproget anvendes i parternes mundtlige indlæg og i deres skriftlige dokumentation samt i Den Fælles Kontrolinstans’ referater og afgørelser.

2. Dokumenter på andre sprog end sagsbehandlingssproget ledsages af en oversættelse til dette sprog. Hvis der er tale om lange dokumenter, kan det være tilstrækkeligt at forelægge uddrag eller resumé af oversættelsen. Den Fælles Kontrolinstans kan til enhver tid, i embeds medfør eller på anmodning af en part, kræve dokumenter oversat i deres helhed.

3. Efter behov stilles der tolketjeneste og oversættelser til rådighed for alle Den Fælles Kontrolinstans’ medlemmer og sagens parter. Den Fælles Kontrolinstans’ afgørelser oversættes til alle de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner.

4. I tilfælde, hvor klager ikke har kendskab til nogen af de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner, kan klagen indgives på et andet sprog. Klager er forpligtet til at forelægge et resumé på et af de officielle sprog. Til brug for formanden eller ordføreren skal klagen oversættes til det valgte sprog.

Artikel 15

Indledning af proceduren

1. Klageproceduren indledes ved indsendelse af en skriftlig klage til Den Fælles Kontrolinstans’ sekretariat inden tredive dage fra modtagelsen af Eurojusts afgørelse.

2. Klager skal kort redegøre for klagens grundlag. Det skal klart fremgå, hvem der klager, hvad vedkommende klager over og af hvilke grunde. Klagen skal vedlægges enhver form for dokumentation, som kan underbygge den. Klager kan til enhver tid trække sin klage tilbage.

3. Sekretariatet anerkender modtagelsen af klagen inden fire uger og giver generelle oplysninger om procedurens forløb.

4. Hvis klagen ikke opfylder betingelserne, opfordrer sekretariatet klager til at afhjælpe eventuelle mangler inden for fire uger.

5. Klager, der ikke opfylder betingelserne, afvises af Den Fælles Kontrolinstans på forslag af formanden eller ordføreren.

Artikel 16

Indledende behandling

1. Hvis klagen opfylder betingelserne, behandles den af Den Fælles Kontrolinstans.

2. En genpart af klagen sendes til Eurojust, der fremsætter bemærkninger dertil inden for en frist på fire uger, som kan forlænges med yderligere to uger.

3. Den Fælles Kontrolinstans kan anmode Eurojusts kollegium om at udnævne en repræsentant for klagen. Klager underrettes om en sådan beslutning. De berørte nationale medlemmer får tilsendt genpart af klagers bemærkninger, så de har mulighed for at fremsætte deres egne bemærkninger inden for en frist på fire uger, som kan forlænges med yderligere to uger.

4. Efter modtagelse af bemærkningerne eller efter fristernes udløb behandler Den Fælles Kontrolinstans klagen inden for de følgende tre måneder.

Artikel 17

Supplerende oplysninger

1. Den Fælles Kontrolinstans kan bede klager, Eurojust og andre organer om at forelægge oplysninger, beviser eller bemærkninger for Den Fælles Kontrolinstans. Parterne er berettiget til at komme med forslag til Den Fælles Kontrolinstans vedrørende afhøring af vidner eller til at anmode om at måtte forelægge bevismateriale. Den Fælles Kontrolinstans følger disse forslag op og træffer afgørelse om at efterkomme dem i det omfang, det er nødvendigt for sagsbehandlingen.

2. Den Fælles Kontrolinstans kan også beslutte at undersøge sagen nærmere på stedet i Eurojust. Artikel 6 finder tilsvarende anvendelse. I så fald underrettes klager eller hans rådgiver om resultatet af undersøgelsen.

Artikel 18

Aktindsigt

1. Alle parter skal have aktindsigt, hvis de ønsker det, og Den Fælles Kontrolinstans’ sekretariat skal give dem uddrag eller fotokopier, som de selv betaler for. Der nægtes aktindsigt, hvis en af de grunde, der er nævnt i Eurojustafgørelsens, artikel 19, stk. 4, er relevant i det pågældende tilfælde, eller for at beskytte tredjemands rettigheder og friheder.

2. Eurojust kan oplyse, i hvilket omfang de oplysninger, som de forelægger, skal gøres tilgængelige for klager, samt årsagerne til denne begrænsning. Den Fælles Kontrolinstans kan anmode om yderligere begrundelser. I det omfang Den Fælles Kontrolinstans finder begrundelserne acceptable, tilbageholdes de pågældende oplysninger. Den Fælles Kontrolinstans kan kun træffe anden afgørelse, hvis der ikke foreligger acceptable begrundelser. I så fald kan Den Fælles Kontrolinstans beslutte, at klager får et resumé stillet til rådighed, eller kræve, at klager får udleveret visse oplysninger.

Artikel 19

Høring

1. Parterne høres af Den Fælles Kontrolinstans, såfremt de anmoder herom. Den Fælles Kontrolinstans giver parterne behørig underretning om deres ret til at blive hørt. Denne ret udøves skriftligt. Den Fælles Kontrolinstans kan træffe afgørelse om anvendelse af mundtlig høring efter anmodning fra en af de berørte parter i sagen, hvis det er nødvendigt for sagens behandling. Den Fælles Kontrolinstans giver parterne behørig underretning om deres ret til at anmode om anvendelse af mundtlig høring. Alle parter skal i god tid underrettes om høringen og har ret til at være til stede.

2. En mundtlig høring er tilgængelig for offentligheden, medmindre Den Fælles Kontrolinstans i embeds medfør eller på anmodning af en af parterne beslutter helt eller delvis at udelukke offentligheden, såfremt hensynet til den offentlige sikkerhed, især de i Eurojustafgørelsens artikel 19, stk. 4, nævnte årsager, eller en persons privatliv kræver det, eller i det omfang det efter Den Fælles Kontrolinstans’ opfattelse er bydende nødvendigt under særlige omstændigheder, hvor offentlige drøftelser ville gøre det vanskeligt at tage behørig stilling til klagen. Hvis Eurojust anmoder om, at offentligheden udelukkes fra høringen, kan Den Fælles Kontrolinstans kun træffe anden afgørelse med den begrundelse, at ingen af de grunde, der er nævnt i første punktum, kan gøres gældende.

3. Den Fælles Kontrolinstans kan efter anmodning fra en part eller på eget initiativ beslutte at høre en part, uden at de andre parter er til stede, hvis det er nødvendigt for at sikre, at Eurojust fungerer efter hensigten, for at beskytte en medlemsstats sikkerhed eller for at beskytte klagers eller en tredjeparts interesser. Fraværende parter underrettes om høringer, der finder sted i deres fravær.

Artikel 20

Høring af vidner og eksperter

1. Den Fælles Kontrolinstans kan efter anmodning fra en part eller på eget initiativ beslutte at høre vidner. Alle parter og de pågældende vidner skal i god tid underrettes om høringen. Artikel 19, stk. 2 og 3, finder tilsvarende anvendelse.

2. Vidner, som indkaldes af Den Fælles Kontrolinstans, skal have dækket deres udgifter til rejse og indkvartering i overensstemmelse med den tilsvarende regel for ansatte i Eurojust og have godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste i det omfang, Den Fælles Kontrolinstans finder rimeligt. De kan modtage de nødvendige forskud.

3. Medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans kan stille spørgsmål til vidnerne. Med formandens tilladelse kan parterne stille spørgsmål til vidnerne. Inden høringen begynder, minder formanden vidnerne om, at de skal udtale sig i overensstemmelse med sandheden. Vidnerne har ret til at nægte at besvare spørgsmål.

4. Den Fælles Kontrolinstans kan udpege en ekspert og definere hans eller hendes mandat og ret til vederlag. Den Fælles Kontrolinstans kan beslutte at høre eksperten. Reglerne for høring af vidner finder tilsvarende anvendelse.

Artikel 21

Afsluttende erklæringer

Inden Den Fælles Kontrolinstans træffer sin endelige afgørelse, anmoder den alle parterne om at indgive deres afsluttende bemærkninger.

Artikel 22

Protokol for klageproceduren

1. Den Fælles Kontrolinstans fører en protokol over klageproceduren, der afspejler forløbet af de enkelte høringer og de erklæringer, der er afgivet. Parterne kan anmode om, at visse dokumenter eller erklæringer optages helt eller delvis i protokollen. Protokollen underskrives af formanden, sendes til parterne og vedføjes sagsakterne. I de i artikel 19, stk. 2, og artikel 20, stk. 1, nævnte sager skal Den Fælles Kontrolinstans pålægge restriktioner.

2. Artikel 9 finder tilsvarende anvendelse på alle møder i Den Fælles Kontrolinstans, som parterne ikke deltager i.

Artikel 23

Afgørelser og tavshedspligt

1. Der træffes afgørelse med simpelt flertal af de tilstedeværende medlemmer, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden. I tilfælde af stemmelighed har formanden den afgørende stemme. Alle, der deltager i den endelige afgørelse, skal have overværet en mundtlig høring, hvis der har været en sådan.

2. Drøftelserne er omfattet af tavshedspligt.

3. Den Fælles Kontrolinstans’ endelige afgørelse kan indeholde navnene på parterne og deres repræsentanter, navnene på de medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, der deltager i afgørelsen, den dato, hvor afgørelsen meddeles, afgørelsens konklusion, en kort redegørelse for sagens faktiske omstændigheder og begrundelsen for afgørelsen. Den fremsendes til parterne og offentliggøres.

Artikel 24

Underretninger

Indkaldelser og andre meddelelser til parter, vidner og eksperter skal foretages på en måde, der giver en rimelig sikkerhed for, at de er behørigt underrettet, og at dette om nødvendigt kan kontrolleres.

Artikel 25

Omkostninger

1. Den Fælles Kontrolinstans tager stilling til sagsomkostningerne i sin endelige afgørelse. Sagsbehandlingen i Den Fælles Kontrolinstans er gratis. Hvis klageren får helt eller delvis medhold, afholder Eurojust de nødvendige omkostninger, som klageren har haft i forbindelse med udarbejdelsen og indgivelsen af klagen, i det omfang Den Fælles Kontrolinstans finder det rimeligt.

2. Hvis en klager ikke kan afholde sagsomkostningerne eller en del heraf, kan han eller hun når som helst efter anmodning få hjælp til dækning heraf. Ved indgivelse af anmodningen skal klageren vedlægge dokumentation for at have brug for hjælp. Den Fælles Kontrolinstans kan når som helst trække hjælpen tilbage, hvis forholdene ændrer sig under sagsbehandlingen. Hvis hjælp godkendes, dækkes omkostningerne over Den Fælles Kontrolinstans’ budgetpost. I de tilfælde, hvor det er rimeligt, kan det i den endelige afgørelse kræves, at en part tilbagebetaler de udbetalte forskud til Eurojusts budget. Ved indgivelse af anmodningen skal klageren erklære sig rede til at betale et eventuelt forskud tilbage, hvis det kræves i den endelige afgørelse.

Artikel 26

Retfærdig rettergang

I tilfælde, der ikke er omfattet af denne forretningsorden, behandler Den Fælles Kontrolinstans sagerne i overensstemmelse med de generelle principper for en retfærdig rettergang.

AFSNIT IV

TREDJELANDE/-PARTER

Artikel 27

Retsembedsmænd som forbindelsespersoner udstationeret af Eurojust i tredjelande

1. Eurojust underretter regelmæssigt Den Fælles Kontrolinstans om, hvorvidt den har til hensigt at indlede forhandlinger med et tredjeland om udstationering af Eurojustretsembedsmænd som forbindelsespersoner i det pågældende land. Den Fælles Kontrolinstans meddeler, hvis den ønsker det, Eurojust eventuelle bemærkninger vedrørende denne udvikling.

2. For at kunne overvåge de aktiviteter, der udføres af retsembedsmænd som forbindelsespersoner udstationeret af Eurojust som omhandlet i artikel 27a, stk. 5, i den ændrede Eurojustafgørelse skal Den Fælles Kontrolinstans også modtage de rapporter, som disse retsembedsmænd tilsender Eurojusts kollegium, samt alle andre relevante oplysninger.

3. Aftaler med tredjeparter om udstationering af retsembedsmænd som forbindelsespersoner i et tredjeland skal indeholde bestemmelser om, at Den Fælles Kontrolinstans har ret til at få adgang til de oplysninger, som den person, der har denne Eurojuststilling i tredjelandet, er i besiddelse af, og til de lokaler, som vedkommende benytter.

AFSNIT V

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 28

Sekretariat

1. Den Fælles Kontrolinstans bistås ved udførelsen af sine opgaver af et sekretariat, der har til huse på Eurojusts hjemsted. Sekretariatet er et permanent organ, hvis ansatte udelukkende ansættes på grundlag af faglige kvalifikationer. Sekretariatets ansatte handler alene i Den Fælles Kontrolinstans’ interesse, er fuldstændigt uafhængige af Eurojust og modtager ikke instruktioner fra nogen anden myndighed under udførelsen af Den Fælles Kontrolinstans’ opgaver. Ansættelse i sekretariatet sker på forslag af Den Fælles Kontrolinstans. Sekretariatets ansatte må ikke udføre andet arbejde uden tilladelse fra formanden for Den Fælles Kontrolinstans.

2. Sekretariatet arbejder under ledelse af formanden for Den Fælles Kontrolinstans i overensstemmelse med de af kontrolinstansen fastlagte regler. Under udførelsen af sine opgaver arbejder sekretariatet under ledelse af formanden for Den Fælles Kontrolinstans i overensstemmelse med de af kontrolinstansen fastlagte regler. Sekretariatet fører et register over klagerne og alle andre dokumenter.

3. Sekretariatet sikrer, at forpligtelserne i henhold til Eurojustafgørelsens, artikel 25 også overholdes i forbindelse med udførelsen af arbejdet i Den Fælles Kontrolinstans.

4. Sekretariatet for Den Fælles Kontrolinstans skal kunne trække på ekspertisen i det sekretariat, der er oprettet ved Rådets afgørelse 2000/641/RIA.

Artikel 29

Tavshedspligt

1. Medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, eksperter og sekretariatspersonalet har pligt til at behandle de oplysninger, som de får kendskab til som led i deres arbejde, fortroligt, medmindre andet kræves for en korrekt udførelse af deres opgaver. Tavshedspligten gælder også, når de ikke længere varetager det pågældende arbejde.

2. Når medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, eksperter og sekretariatspersonale udpeges, skal de afgive en erklæring om, at de accepterer denne tavshedspligt.

3. Hvis et medlem af Den Fælles Kontrolinstans bryder tavshedspligten, kan vedkommende suspenderes med enstemmighed ved en hemmelig afstemning blandt de medlemmer, der deltager i et møde i Den Fælles Kontrolinstans. Den pågældende høres i forvejen, men deltager ikke i afgørelsen.

Artikel 30

Budget og omkostninger

1. Sekretariatet udarbejder forslag til det årlige budget for sekretariatet for Den Fælles Kontrolinstans, som efter godkendelse fremsendes til kollegiet.

2. Den Fælles Kontrolinstans træffer afgørelse om anvendelsen af det budget, den får tildelt, og som administreres af sekretariatet, i overensstemmelse med finansforordningen for Eurojust.

3. Omkostningerne til Den Fælles Kontrolinstans, herunder sådanne udgifter for dens medlemmer, som er nødvendige for en korrekt udførelse af deres pligter, afholdes over Den Fælles Kontrolinstans’ budgetpost.

Artikel 31

Ændring af forretningsordenen

Ændringer af denne forretningsorden vedtages i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 9.

Artikel 32

Aktindsigt i dokumenter

1. Enhver fysisk eller juridisk person har ret til aktindsigt i Den Fælles Kontrolinstans’ dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne artikel.

2. Denne artikel finder anvendelse på alle dokumenter, som Den Fælles Kontrolinstans er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget.

3. Med forbehold af stk. 4 og 5 nedenfor har offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form.

4. Den Fælles Kontrolinstans afslår at give aktindsigt i et dokument, såfremt dets udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:

a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til: — offentlig sikkerhed og strafferetlig forfølgning — forsvar og militære anliggender — internationale forbindelser — Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik — udførelsen af Eurojusts opgaver med at styrke bekæmpelsen af grov kriminalitet — nationale undersøgelser, som Eurojust bistår med.

b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til bestemmelserne om beskyttelse af personoplysninger.

5. Den Fælles Kontrolinstans afslår at give aktindsigt i et dokument, såfremt dets udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:

— en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder

— retssager og juridisk rådgivning

— formålet med inspektioner, undersøgelser og revision, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet.

6. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af Den Fælles Kontrolinstans til internt brug eller modtaget af denne, såfremt de vedrører en sag, hvori Den Fælles Kontrolinstans endnu ikke har truffet afgørelse, og dokumenternes udbredelse ville være til alvorlig skade for beslutningsprocessen, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for Den Fælles Kontrolinstans, uanset om der er truffet afgørelse, såfremt dokumenternes udbredelse ville være til alvorlig skade for Den Fælles Kontrolinstans’ beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

7. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører Den Fælles Kontrolinstans sig med vedkommende tredjemand for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 4 eller 5 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres. En medlemsstat kan anmode Den Fælles Kontrolinstans om ikke at udlevere et dokument fra denne medlemsstat uden forudgående samtykke.

8. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.

9. Begæring om aktindsigt indgives skriftligt, herunder i elektronisk form, på et af de officielle sprog og affattes tilstrækkelig præcist til, at Den Fælles Kontrolinstans kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde, hvorfor der ønskes aktindsigt.

10. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder Den Fælles Kontrolinstans den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne, og bistår vedkommende hermed.

11. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan Den Fælles Kontrolinstans sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

12. Den Fælles Kontrolinstans giver borgerne oplysninger om og er dem behjælpelige med hensyn til, hvor og hvordan begæringer om aktindsigt kan indgives.

13. En begæring om aktindsigt i et dokument behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 30 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal formanden for Den Fælles Kontrolinstans enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med stk. 15 i denne artikel eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 14 nedenfor.

14. Giver Den Fælles Kontrolinstans den, der har fremsat begæringen, helt eller delvist afslag, kan vedkommende, inden der er gået 30 arbejdsdage fra modtagelsen af Den Fælles Kontrolinstans’ svar, genfremsætte begæringen over for institutionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.

15. Den, der har fremsat begæringen, kan vælge, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopiering og fremsendelse. Konsultation af dokumenter på stedet, samt mindre end 20 A4-sider fotokopi og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form er gratis.

16. Har Den Fælles Kontrolinstans, Eurojust eller andre institutioner allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan Den Fælles Kontrolinstans opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvordan denne kan få adgang til dokumentet.

17. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format, idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.

Artikel 33

Evaluering

Den Fælles Kontrolinstans foretager en evaluering af denne forretningsorden tidligst et og senest tre år efter ikrafttrædelsen og i lyset af erfaringerne hermed.

Artikel 34

Forretningsordenens ikrafttrædelse

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter, at den er vedtaget i overensstemmelse med Eurojustafgørelsens artikel 23, stk. 9.

Udfærdiget i Haag, den 23. juni 2009. På vegne af Den Fælles Kontrolinstans Josef RAKOVSKÝ Formand

(1) EFT L 63 af 6.3.2002, s. 1.

(2) EUT L 138 af 4.6.2009, s. 14.

(3) Rådets afgørelse 2000/641/RIA af 17. oktober 2000 om oprettelse af et sekretariat for de fælles tilsyns-/kontrolorganer vedrørende databeskyttelse, der er oprettet i henhold til konventionen om oprettelse af en europæisk politienhed (Europolkonventionen), konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet og konventionen om gennemførelse af Schengenaftalen om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (Schengenkonventionen) (EFT L 271 af 24.10.2000, s. 1).