BERETNING om regnskab for og forvaltning af Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, med svar fra Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) (98/C 406/02)

REGNSKABET FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE FOR REGNSKABSÅRET 1997

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i henhold til artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (1), som ændret ved artikel 1, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93 (2).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997. Instituttets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 (3) om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 (4) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet (5) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for instituttet, og som er fastsat i artikel 1, nr. 52, 54 og 55, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der karakteriserer Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1997, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

VÆSENTLIGSTE BEMÆRKNINGER I TILKNYTNING TIL REVISIONSERKLÆRINGEN

Indledning

Baggrund

5. Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (6) som et satellitorgan i Det Europæiske Fællesskab. Instituttet har til opgave at »bidrage til planlægning og tilvejebringelse af bedre leve- og arbejdsvilkår gennem foranstaltninger til udvikling og udbredelse af viden, der skal fremme denne udvikling«. Dublin-Instituttet startede sin virksomhed i 1976.

Revisionens omfang

6. Revisionsretten har revideret regnskabet for og den økonomiske forvaltning af Dublin-Instituttet for regnskabsåret 1997 i overensstemmelse med de relevante forordninger (7).

Finansielle data

7. Tabel 1 og 2 giver en oversigt over instituttets årsregnskab. De disponible bevillinger for regnskabsåret 1997 beløb sig til 14 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 10,5 mio. ECU i henhold til indgåede forpligtelser, og 3,4 mio. ECU er fremført til regnskabsåret 1998. Det resterende beløb på 0,1 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra foregående år fremførte bevillinger er der afholdt betalinger for 2,9 mio. ECU, og 0,1 mio. ECU er bortfaldet. I tabel 3 vises, fordelt på afsnit, udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger og af bevilligerne fremført fra 1996.

Opfølgning af tidligere bemærkninger

Funktionsadskillelse

8. Instituttet vil om ganske kort tid indføre SINCOM 2. En af fordelene ved dette system er, at det automatisk adskiller den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens opgaver, og instituttet vil således ikke længere overtræde artikel 1, nr. 15, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 (jf. punkt 16).

Forskudsforvaltning

9. I 1995 og 1996 henstillede Retten, at forskudsforvaltningen kun blev anvendt til afholdelse af løbende eller mindre udgifter, hvor risikoen for uregelmæssigheder er forholdsvis lav. Da revisionen fandt sted i april 1998 forelå der ganske vist et papir i instituttet, men det var ikke en officiel skriftlig definition af løbende og mindre udgifter, som også havde været forelagt finansinspektøren. Retten bemærkede endvidere, at der i mange tilfælde var afholdt betalinger over forskudsforvaltningen to eller tre måneder efter modtagelsen af fakturaer. Når betalingerne foretages så sent, kunne man have indhentet finansinspektørens forudgående godkendelse og have afholdt betalingerne over den almindelige bankkonto (jf. punkt 17).

Budgetgennemførelsen og forvaltningsregnskabet

Bevillingsoverførsler

10. I 1997 androg bevillingsoverførslerne mellem forskellige budgetposter 979 000 ECU (7,0 % af bevillingerne opført på budgettet), hvilket var en nedgang i forhold til 1996, hvor det drejede sig om 1 366 000 ECU (9,9 %).

Fremførsler og bortfald af bevillinger

11. Det fremgår af tabel 3, at for regnskabet taget under ét blev 75 % af bevillingerne udbetalt, men for afsnit 3 »Driftsudgifter« kun 47 %. Det svarer til tendensen fra tidligere år og skyldes, at undersøgelser normalt betales i tre rater over den periode, der er fastsat i kontrakterne.

Indtægter

12. EU-tilskuddet til instituttet i 1997 var på 13,8 mio. ECU. Instituttet anmodede faktisk om - og fik udbetalt - 13 451 540 ECU. Instituttets anmodning om udbetaling af midler blev fremsat på grundlag af et likviditetsoverslag i overensstemmelse med Rådets forordninger.

Tjenesterejseudgifter

Procedurer

13. Retten konstaterede svagheder ved de procedurer, der anvendes i forbindelse med tjenesterejser. I flere tilfælde var retningslinjerne vedrørende tjenesterejser ikke fulgt, og nogle ansatte havde modtaget betaling for udgifter, der ikke var hjemmel til at dække, eller som var uberettigede (jf. punkt 18).

Omkostningseffektivitet

14. Retten reviderede 130 tjenesterejser foretaget i 1997, der kostede ca. 92 000 ECU. Instituttet kunne have sparet op til 39 000 ECU (43 %), hvis man havde anvendt mere omkostningsbesparende ruter (jf. punkt 18).

Undersøgelseskontrakter

15. Det fremgår af tabel 3, at 51 % af bevillingerne for 1997 under afsnit 3 »Driftsudgifter« blev fremført til 1998. 21 % af de samlede bevillinger, eller 1 313 378 ECU, vedrørte forpligtelser indgået i december 1997 i forbindelse med undersøgelseskontrakter. Den første af disse kontrakter blev først undertegnet i februar 1998 (jf. punkt 19).

Konklusion

16. SINCOM 2 bør installeres i instituttet. Hvis det ikke sker inden udgangen af 1998, vil det være nødvendigt at oprette en yderligere stilling i administrationen for at sikre en passende funktionsadskillelse (jf. punkt 8).

17. Der bør indføres klare skriftlige retningslinjer for anvendelse af forskudsforvaltningen. Skyldige beløb skal enten betales over forskudsforvaltningen med det samme eller over instituttets almindelige bankkonto, hvis betalingsfristen er længere (jf. punkt 9).

18. Udgifterne til tjenesterejser er uacceptabelt høje, og instituttet skal træffe foranstaltninger til at sikre, at der opnås besparelser på dette område (jf. punkt 13 og 14).

19. Det henstilles, at man undgår, at der i et regnskabsår indgås forpligtelser for store beløb til kontrakter, der først undertegnes flere måneder inde i det følgende år. Dette problem kan løses ved, at procedurerne for opstilling af instituttets budget forbedres (jf. punkt 15).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. november 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

Tabel 1 Balance pr. 31. december 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Dublin-Instituttets årsregnskab for 1997.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 13.

(3) EFT L 181 af 23.7.1993, s. 26.

(4) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 16.

(5) I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93, har bestyrelsen udarbejdet og den 31. marts 1998 vedtaget instituttets forvaltningsregnskab for regnskabsåret 1997 og sendt det til Kommissionen, instituttets bestyrelse og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 31. marts 1998. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975, EFT L 139 af 30.5.1975.

(7) Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkårene, EFT L 139 af 30.5.1975, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23.7.1993.

Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om finansielle bestemmelser vedrørende Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene, EFT L 164 af 24.6.1976, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23.7.1993.

DET EUROPÆISKE INSTITUTS SVAR

Instituttet har modtaget Revisionsrettens beretning og vil bede den om at tage følgende kommentarer i betragtning:

Forskudsforvaltningen

9. Retten oplyses om, at der i samarbejde med finanskontrollen allerede på tidspunktet for revisionen den 27. juni 1997 var udfærdiget en skriftlig definition af løbende og mindre udgifter i forbindelse med forskudskontoen. Denne definition begrænser brugen af forskudskontoen til løbende udgifter (tilbagevendende og ikke-kapitalmæssige), småudgifter og betalinger af hastende karakter.

De finansielle bestemmelser for instituttet sætter ingen tidsbegrænsning på udnyttelsen af forskudskontoen. Det hedder blot, at »med henblik på visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltninger«.

Retten har bemærket, at der er forsinkelser i forbindelse med betaling af fakturaer. Dette er en afspejling af den tid, det tager at effektuere betaling af fakturaer i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, hvilket kan vare op til to måneder. Hvis fakturaerne havde været indsendt til forudgående godkendelse hos finanskontrollen i Bruxelles, ville forsinkelserne have været større.

Proceduren for tjenesterejseudgifter

13. Instituttets procedure er udformet med det formål at sikre a) en nøje overholdelse af reglerne for tjenesterejser og b) minimering i rimelig udstrækning af de påløbne udgifter for hver tjenesterejse. Instituttet har gennemgået de eksempler, som Retten har fremlagt, og hvor det anføres, at der kan være sket en ukorrekt anvendelse af reglerne. Instituttet har i nødvendigt omfang ændret sin praksis.

Tjenesterejsernes omkostningseffektivitet

14. Instituttet er i færd med at vurdere omkostningseffektiviteten i forbindelse med tjenesterejseordningerne og de praktiske muligheder for at gennemføre de foreslåede besparelser på baggrund af de nye flyruter og billetprissystemer, der er indført i det sidste års tid.

Forskningskontrakter

15. Størrelsen af de bevillinger, der blev fremført i afsnit 3, er en naturlig følge af forholdet mellem Instituttets årscyklus for budgetlægningen og dets aktionsårscyklus (der indebærer udfærdigelse af arbejdsprogrammet, iværksættelse af arbejdsprogrammet, indledende projektplanlægning, licitationer, udførlig projektplanlægning og projektgennemførelse). Der indgås forpligtelser for samtlige bevillinger inden udgangen af regnskabsåret, og relevante projekter afsluttes og betales fuldt ud inden udgangen af det efterfølgende regnskabsår.

En række af de kontrakter, der blev indgået i årets sidste måneder, blev ikke underskrevet før i februar på grund af den tid, det tog at få de påtegnede kontrakter tilbage fra finanskontrollen i Bruxelles, få dem sendt til de pågældende kontrahenter og derefter få dem retur til instituttet i underskrevet stand.

Konklusion

16. Rettens bemærkning tages til efterretning.

17. Se svaret til punkt 9.

18. Se svaret til punkt 13 og 14.

19. Instituttet vil meget gerne drøfte procedurerne for udarbejdelse af instituttets årlige budget under hensyntagen til planlægningscyklen for instituttets arbejdsprogram (se punkt 15).