UDKAST

SAMARBEJDSRÅDET EU-REPUBLIKKEN KASAKHSTANS AFGØRELSE Nr. 1/2017

af …

om vedtagelse af dets forretningsorden og samarbejdsudvalgets samt de specialiserede underudvalgs og andre organers forretningsordener

SAMARBEJDSRÅDET EU-REPUBLIKKEN KASAKHSTAN HAR —

under henvisning til den udvidede partnerskabs- og samarbejdsaftale mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Kasakhstan på den anden side (1) (»aftalen«), særlig artikel 268, og

ud fra følgende betragtninger:

I henhold til aftalens artikel 269, stk. 6, kan samarbejdsrådet beslutte at nedsætte specialiserede underudvalg eller andre organer til at bistå det i varetagelsen af dets opgaver, og det fastlægger sådanne udvalgs eller organers sammensætning, opgaver og funktionsmåde.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordener for samarbejdsrådet og samarbejdsudvalget, specialiserede underudvalg og andre organer, der nedsættes af samarbejdsrådet, som fastsat i henholdsvis bilag I og II, vedtages herved.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 29 af 4.2.2016, s. 3.

5. I henhold til aftalens artikel 269, stk. 6, kan samarbejdsrådet beslutte at nedsætte specialiserede underudvalg eller andre organer til at bistå det i varetagelsen af dets opgaver, og det fastlægger sådanne udvalgs eller organers sammensætning, opgaver og funktionsmåde.

4. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne efter fælles aftale beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i samarbejdsudvalget, medmindre andet er fastsat i aftalen. Konsultationen kan fortsætte i samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom.

2. Samarbejdsudvalget forbereder samarbejdsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt samarbejdsrådets afgørelser og sørger for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen i almindelighed fungerer korrekt. Samarbejdsudvalget behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af samarbejdsrådet, eller som opstår i forbindelse med aftalens gennemførelse. Samarbejdsudvalget forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger for samarbejdsrådet til godkendelse. I henhold til aftalens artikel 268, stk. 4, kan samarbejdsrådet delegere enhver af sine beføjelser til samarbejdsudvalget, herunder beføjelsen til at træffe bindende afgørelser.

3. Samarbejdsrådets akter, jf. aftalens artikel 268, stk. 2, betegnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. Disse afgørelser og henstillinger undertegnes af samarbejdsrådets formand, og ægtheden bekræftes af samarbejdsrådets sekretærer. Disse afgørelser og henstillinger rundsendes i henhold til denne forretningsordens artikel 7, stk. 3. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

2. Samarbejdsrådet kan også vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå rundsender samarbejdsrådets formand udkastet til afgørelse eller henstilling til samarbejdsrådets medlemmer, jf. artikel 7, stk. 3, senest 21 kalenderdage før mødet. Samarbejdsrådets medlemmer tilkendegiver eventuelle forbehold eller ændringsforslag inden denne frist. Samarbejdsrådets formand kan efter konsultation med parterne afkorte fristen for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

erklæringer, som et medlem af samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen, og

1. Samarbejdsrådets sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde i samarbejdsrådet.

3. Samarbejdsrådets formand kan efter konsultation med parterne afkorte de i stk. 1 fastsatte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

2. Samarbejdsrådets sekretærer sørger for, at korrespondancen til samarbejdsrådet videresendes til samarbejdsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til medlemmerne af samarbejdsrådet.

En embedsmand fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra Republikken Kasakhstan fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsrådet.

2. Samarbejdsrådet kan efter aftale mellem parterne invitere repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne som observatører eller for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne aftaler, på hvilke betingelser disse observatører kan deltage i møderne.

1. Medlemmerne af samarbejdsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Et medlem, der ønsker at stille en stedfortræder, meddeler forud for det pågældende møde skriftligt samarbejdsrådets formand stedfortræderens navn.

1. Samarbejdsrådet træder sammen én gang om året og efter behov efter parternes fælles aftale. Samarbejdsrådets møder afholdes på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger, medmindre parterne bestemmer andet.

Parterne varetager på skift formandskabet for samarbejdsrådet i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelsen af samarbejdsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

3. I henhold til aftalens artikel 268, stk. 2, og med henblik på at opfylde målene i aftalen har samarbejdsrådet beføjelse til at træffe afgørelser, der er bindende for parterne. Samarbejdsrådet træffer de relevante foranstaltninger til at sikre gennemførelsen af sine afgørelser, herunder ved eventuelt at give særlige organer, der er nedsat i medfør af aftalen, beføjelse til at handle på dets vegne. Samarbejdsrådet kan også fremsætte henstillinger. Det vedtager sine afgørelser og henstillinger efter fælles overenskomst mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Samarbejdsrådet kan delegere sine beføjelser til samarbejdsudvalget.

2. I henhold til aftalens artikel 268, stk. 5, består samarbejdsrådet af repræsentanter for parterne. Ved sammensætningen af samarbejdsrådet skal der tages hensyn til de særlige emner, der skal drøftes på et givent møde. Samarbejdsrådet træder sammen på ministerplan.

BILAG II

FORRETNINGSORDENER FOR SAMARBEJDSUDVALGET, DE SPECIALISEREDE UNDERUDVALG OG ANDRE ORGANER, DER NEDSÆTTES AF SAMARBEJDSRÅDET

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Samarbejdsudvalget som nedsat i henhold til artikel 269, stk. 1, i den udvidede partnerskabs- og samarbejdsaftale mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Kasakhstan på den anden side (»aftalen«) bistår samarbejdsrådet i udøvelsen af dettes hverv og udfører de opgaver, der er anført i aftalen, og som det pålægges af samarbejdsrådet. Samarbejdsrådet fastsætter i sin forretningsorden samarbejdsudvalgets opgaver og virkemåde, jf. aftalens artikel 269, stk. 7.

2. Samarbejdsudvalget forbereder samarbejdsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt samarbejdsrådets afgørelse og sørger for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen i almindelighed fungerer korrekt. Samarbejdsudvalget behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af samarbejdsrådet, eller som opstår i forbindelse med den daglige gennemførelse af aftalen. Samarbejdsudvalget forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger for samarbejdsrådet til godkendelse.

3. I henhold til aftalens artikel 269, stk. 2, består samarbejdsudvalget af repræsentanter for parterne, i princippet på højt embedsmandsplan. Disse repræsentanter er ansvarlige for de særlige emner, der skal drøftes på et givent møde i samarbejdsudvalget. I henhold til denne forretningsordens artikel 2 ledes samarbejdsudvalget på skift af en repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for Republikken Kasakhstan.

4. Samarbejdsudvalget i dettes særlige handelssammensætning, jf. aftalens artikel 269, stk. 5, består, når det udfører de opgaver, det tillægges i henhold til afsnit III i aftalen (Handel og erhverv) (»Samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning«), af embedsmænd fra Europa-Kommissionen og Republikken Kasakhstan med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender. I henhold til denne forretningsordens artikel 2 fungerer en højtstående repræsentant for Europa-Kommissionen eller Republikken Kasakhstan med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender som formand for samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning. En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil deltager ligeledes i møderne.

5. I henhold til aftalens artikel 269, stk. 4, har samarbejdsudvalget beføjelse til at træffe afgørelser i de tilfælde, der er fastsat i aftalen, og på de områder, hvor samarbejdsrådet har delegeret beføjelser til det. Disse afgørelser er bindende for parterne, der træffer de relevante foranstaltninger med henblik på at gennemføre dem. Samarbejdsudvalget træffer sine afgørelser efter fælles aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer.

6. Parterne i denne forretningsorden er fastsat i henhold til aftalens artikel 285.

Artikel 2

Formandskab

Parterne varetager på skift formandskabet for samarbejdsudvalget i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelsen af samarbejdsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Samarbejdsudvalget mødes regelmæssigt og mindst én gang om året, medmindre partnerne bestemmer andet. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i samarbejdsudvalget, hvis parterne er enige herom.

2. Formanden indkalder til møderne i samarbejdsudvalget, der afholdes på et sted og en dato, som parterne er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af samarbejdsudvalgets sekretariat senest 28 kalenderdage inden mødets begyndelse, medmindre parterne bestemmer andet.

3. Samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning mødes mindst én gang om året, og når omstændighederne kræver det efter parternes fælles aftale. Formanden for samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning indkalder til møderne, der afholdes på et sted, en dato og ved hjælp af de hjælpemidler, som parterne er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af sekretariatet for samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning senest 15 kalenderdage før mødets start, medmindre parterne bestemmer andet.

4. Der indkaldes så vidt muligt til de ordinære møder i samarbejdsudvalget i god tid før det ordinære møde i samarbejdsrådet.

5. Hvis parterne er enige herom, kan møderne i samarbejdsudvalget undtagelsesvis afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. videokonference.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underrettes parterne gennem samarbejdsudvalgets sekretariat om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 5

Sekretariat

1. En embedsmand i Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en embedsmand fra Republikken Kasakhstans udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsudvalget. Medmindre andet fastsættes i denne forretningsorden, udfører de sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

2. En embedsmand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Republikken Kasakhstans udenrigsministerium med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning.

Artikel 6

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til samarbejdsudvalget sendes til en af parternes sekretærer for samarbejdsudvalget, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Samarbejdsudvalgets sekretariat sørger for, at korrespondance stilet til samarbejdsudvalget videresendes til samarbejdsudvalgets formand og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 7.

3. Korrespondance fra samarbejdsudvalgets formand sendes af samarbejdsudvalgets sekretærer til adressaterne på formandens vegne. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, jf. artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1. Dokumenter rundsendes gennem samarbejdsudvalgets sekretærer.

2. En part videresender sine dokumenter til sin sekretær, som videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3. Unionens sekretær rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk Republikken Kasakhstans sekretær i kopi ved sådan korrespondance.

4. Republikken Kasakhstans sekretær rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Republikken Kasakhstan og sætter systematisk Unionens sekretær i kopi ved sådan korrespondance.

Artikel 8

Fortrolighed

Møderne i samarbejdsudvalget afholdes for lukkede døre, medmindre parterne bestemmer andet. Når en part afgiver oplysninger, der er angivet som fortrolige, til samarbejdsudvalget, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Samarbejdsudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde i samarbejdsudvalget samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden indeholder de punkter, som samarbejdsudvalgets sekretariat af en part er blevet anmodet om at optage på dagsordenen. Punkter på dagsordenen understøttes af relevante dokumenter og fremsendes senest 21 kalenderdage før mødet.

2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage før mødet.

3. Dagsordenen godkendes af samarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan tilføjes dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden for samarbejdsudvalgets møde kan på ad hoc-basis og efter aftale med parterne invitere repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i samarbejdsudvalgets møder for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer krav om fortrolighed.

5. Formanden for samarbejdsudvalgets møde kan efter konsultation med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 fastsatte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1. Samarbejdsudvalgets sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde i samarbejdsudvalget.

2. For hvert punkt på dagsordenen indeholder protokollen som udgangspunkt oplysninger om:

a) en liste over mødedeltagerne, en liste over de embedsmænd, der ledsager dem, og en liste over eventuelle observatører eller eksperter, der deltog i mødet

b) dokumenter, der er blevet forelagt for samarbejdsudvalget

c) erklæringer, som samarbejdsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

d) praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4.

3. Udkastet til protokol forelægges samarbejdsudvalget til godkendelse på dets næste møde. Alternativt kan udkastet til protokol godkendes skriftligt. Udkastet til protokol for samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde. Der sendes en kopi til hver af de i artikel 7 anførte adressater.

4. Sekretæren for den part i samarbejdsudvalget, der varetager formandskabet for samarbejdsudvalget, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner for hvert møde. Dette udkast til praktiske konklusioner rundsendes til parterne sammen med dagsordenen normalt senest 15 kalenderdage inden næste mødes begyndelse. I takt med at mødet skrider frem, ajourføres udkastet til praktiske konklusioner, således at samarbejdsudvalget ved mødets afslutning kan vedtage de praktiske konklusioner, der afspejler parternes opfølgende handlinger, medmindre parterne har aftalt andet. Når de praktiske konklusioner er godkendt, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på et senere møde i samarbejdsudvalget. Samarbejdsudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at følge de enkelte opfølgende handlinger i relation til en bestemt frist.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. I særlige tilfælde, hvor aftalen giver beføjelse til at træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger, eller hvor samarbejdsrådet har delegeret sådanne beføjelser til det, træffer samarbejdsudvalget sådanne afgørelser eller fremsætter sådanne henstillinger. samarbejdsudvalget træffer afgørelser og fremsætter henstillinger efter fælles aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Hver afgørelse eller henstilling undertegnes af samarbejdsudvalgets formand, og ægtheden bekræftes af samarbejdsudvalgets sekretærer.

2. Samarbejdsudvalget kan træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem samarbejdsudvalgets sekretærer, der handler efter aftale mellem parterne. Til dette formål rundsendes udkastet til afgørelse eller henstillingen skriftligt, jf. artikel 7, inden for en frist på mindst 21 kalenderdage før mødet, og eventuelle forbehold eller ændringer tilkendegives inden for denne frist. Samarbejdsudvalgets formand kan efter konsultation med parterne afkorte de i dette stykke angivne frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller henstillingen af samarbejdsudvalgets formand, og ægtheden bekræftes af samarbejdsudvalgets sekretærer.

3. Samarbejdsudvalgets akter betegnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling«. Hver afgørelse eller henstilling fra samarbejdsudvalget træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet er fastsat deri.

4. Afgørelser og henstillinger rundsendes til parterne, jf. artikel 7.

5. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre samarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Rapporter

Samarbejdsudvalget rapporterer til samarbejdsrådet om sit, de specialiserede underudvalgs eller andre organers virksomhed på hvert ordinært møde i samarbejdsrådet.

Artikel 13

Sprog

1. Samarbejdsudvalgets officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Samarbejdsudvalgets arbejdssprog er engelsk og russisk. Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil samarbejdsudvalget basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i samarbejdsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter til tilrettelæggelsen af samarbejdsudvalgets møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning på samarbejdsudvalgets møder og til oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og russisk, jf. artikel 13, stk. 2, afholdes af den part, der er vært for disse møder.

Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

4. I de tilfælde, hvor det er nødvendigt at oversætte dokumenter til de officielle EU-sprog, afholdes udgifterne af Unionen.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Denne forretningsorden kan ændres ved afgørelse vedtaget af samarbejdsrådet i henhold til aftalens artikel 268, stk. 1.

Artikel 16

Forretningsorden for de specialiserede underudvalg og andre organer

1. Underudvalgene består af repræsentanter for parterne, der er involveret i de specifikke spørgsmål, der skal behandles af hver enkelt specialiseret underudvalg. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller aftalt i samarbejdsrådet, finder denne forretningsorden tilsvarende anvendelse på underudvalg og andre organer.

2. Underudvalgene kan inden for deres respektive kompetenceområder b.la.:

a) udveksle synspunkter om emner af fælles interesse, herunder fremtidige foranstaltninger og de ressourcer, der er nødvendige for at kunne iværksætte og anvende disse

b) afholde regelmæssige høringer og overvåge gennemførelsen af aftalen

c) vedtage konkrete ordninger og foranstaltninger relateret til de spørgsmål, der er defineret i aftalen

d) fremsætte henstillinger

e) såfremt samarbejdsrådet har givet dem beføjelse hertil, handle på samarbejdsrådets vegne for at sikre gennemførelsen af samarbejdsrådets afgørelser, jf. artikel 1, stk. 3, i samarbejdsrådets forretningsorden.

3. Møderne i underudvalg og andre organer kan afholdes efter behov ved personligt fremmøde enten i Bruxelles eller i Republikken Kasakhstan eller ved hjælp af f.eks. videokonference. Underudvalgene og andre organer udgør en platform for overvågning af fremskridt, for drøftelse af bestemte spørgsmål eller udfordringer, der følger af processen, og for udformning af henstillinger og praktiske konklusioner.

4. Samarbejdsudvalgets sekretariat modtager en kopi af al relevant korrespondance, dokumentation og kommunikation, der vedrører underudvalg og andre organer.

Artikel 17

Denne forretningsorden finder tilsvarende anvendelse på samarbejdsudvalget i dettes handelssammensætning, medmindre andet er fastsat.