Berigtigelse til Vedtægter for Den Administrative Kommission for Vandrende Arbejdstageres Sociale Sikring, som er oprettet ved Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber

( Den Europæiske Unions Tidende C 119 af 20. maj 2005 )

(2005/C 129/08)

Følgende tekst kompletterer publikationen:

»Arbejdsgangen i Den Administrative Kommission efter udvidelsen

Adfærdskodeks

Udvidelsen af Den Europæiske Union den 1. maj 2004 indebærer, at antallet af deltagere i Den Administrative Kommissions møder øges betydeligt.

Denne adfærdskodeks har i lyset af den nye situation til formål at sikre en mere effektiv tilrettelæggelse og afvikling af Den Administrative Kommissions møder, for at den nødvendigvis begrænsede tid, der er til rådighed, kan udnyttes bedre.

I. Tilrettelæggelse af møder

a) Bedre dokumenter

Mere koncise dokumenter ville spare tid i forbindelse med møderne; f.eks. kunne CA.SS.TM.-notater begrænses til 1-2 sider.

Det er af afgørende betydning for en effektiv tilrettelæggelse af et møde, at de relevante dokumenter foreligger i god tid.

Delegationerne må holde sig for øje, at der skal afsættes mindst ti dage til oversættelse af ethvert dokument på under fire sider. For hver yderligere fem sider, der skal oversættes, skal der beregnes en uge mere.

Delegationerne må sørge for at overholde tidsfristen for indsendelse af notater til Sekretariatet, jf. artikel 6, stk. 2, i vedtægterne.

b) Opstilling af dagsordenen

Dagsordener skal udarbejdes således, at delegationerne har mulighed for effektivt at planlægge deres sammensætning, mødedeltagelse og rejse.

Dagsordenen bør så vidt muligt være sammensat på en sådan måde, at punkter vedrørende det samme socialsikringsemne sættes på dagsordenen sammen og behandles i forlængelse af hinanden på mødet.

Ændringer til den vedtagne dagsorden skal så vidt muligt undgås.

Det skal så vidt muligt for hvert punkt på dagsordenen angives, om det pågældende spørgsmål udelukkende er til debat, eller om det danner grundlag for vedtagelsen af en afgørelse.

c) Bedre udnyttelse af tiden mellem møder

Tiden mellem møder bør bruges konstruktivt.

Straks efter ethvert møde i Den Administrative Kommission eller i en af de grupper, der er nedsat under den, udsender Sekretariatet et memorandum med angivelse af, hvilken opfølgning der skal sættes i værk, samt af tidsfrister for delegationernes tilbagemeldinger.

Formanden træffer med bistand fra Sekretariatet de nødvendige foranstaltninger til at fremme arbejde mellem møderne, idet der for eksempel kan etableres kontakter med henblik på at løse et konkret problem, således at der kan fremlægges et løsningsforslag på et efterfølgende møde.

II. Afvikling af møder

a) Formandskabets rolle

Formandskabet og formanden har til opgave at lede arbejdet i Den Administrative Kommission, ikke blot ved at tage aktiv del i udarbejdelsen af dagsordenerne, men også som initiativtager til drøftelser og beslutningstagning i Den Administrative Kommission.

Hvert formandskab fremlægger sit arbejdsprogram for Den Administrative Kommission samt planer for programmets gennemførelse.

Formanden bestræber sig på at tilrettelægge hvert enkelt møde således, at tiden udnyttes bedst muligt.

Ved et mødes start giver formanden en kort introduktion og giver især alle nødvendige oplysninger vedrørende mødets afvikling, herunder navnlig en angivelse af, hvor lang tid formanden har tænkt sig at afsætte til de enkelte emner.

Når behandlingen af et punkt på dagsordenen indledes, kan formanden — hvis han finder det nødvendigt, og afhængigt af, hvordan emnet skal behandles — tildele delegationerne en nærmere bestemt begrænset taletid. Som hovedregel bør indlæg højst vare to minutter.

Deciderede rundbordsdrøftelser bør være en undtagelse. De må kun gennemføres i forbindelse med behandling af særlige, specifikke spørgsmål, og der skal af formanden fastsættes tidsbegrænsning af indlæggene.

Formanden skal tildele drøftelser størst mulig vægt, først og fremmest ved at anmode delegationerne om at reagere på kompromistekster til konkrete forslag.

Ved afslutningen af punkt på dagsordenen skal formanden kort konkludere, hvilke resultater der er opnået.

b) Delegationernes optræden

Delegationerne bør ligeledes bidrage til en effektiv afvikling af møderne.

Delegationerne bør især holde sig følgende for øje:

— De skal holde korte indlæg og undgå at gentage forhold, som tidligere talere allerede har påpeget.

— Delegationer med fælles synspunkter kan tage hinanden i samråd med henblik på at lade en enkelt talsmand fremlægge en fælles holdning til en bestemt sag.

— Delegationer kan i forbindelse med behandlingen af et bestemt dokument fremsætte et konkret forslag gerne skriftligt til ordlyden af den pågældende tekst, frem for blot at tilkendegive, at de ikke kan tilslutte sig forslaget.

— Delegationerne kan, når de kan tilslutte sig et bestemt forslag, afholde sig fra at tage ordet, medmindre formanden beder dem om det; tavshed betragtes i sådanne tilfælde som samtykke.

c) Udnyttelse af den forhåndenværende teknologi

Formanden og Sekretariatet kan benytte sig af tekniske hjælpemidler i det omfang, det vurderes at være hensigtsmæssigt af hensyn til en effektiv afvikling af et møde.«