KOMMISSIONENS AFGØRELSE

af 7. december 2011

om en vejledning om samlet registrering i EU, tredjelandsregistrering og global registrering i henhold til Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 om organisationers frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS)

(meddelt under nummer K(2011) 8896)

(EØS-relevant tekst)

(2011/832/EU)

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 af 25. november 2009 om organisationers frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS) (1), særlig artikel 3 og artikel 46, stk. 4, og

ud fra følgende betragtninger:

Forordning (EF) nr. 1221/2009 giver organisationer med anlægsområder i en eller flere medlemsstater eller tredjelande mulighed for at blive registreret under EMAS.

Virksomheder og andre organisationer med anlægsområder beliggende i forskellige medlemsstater eller tredjelande bør modtage yderligere oplysninger og rådgivning om mulighederne for at blive registreret under EMAS.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

I henhold til artikel 46, stk. 4, og med henblik på at give yderligere nærmere oplysninger om artikel 3 i forordning (EF) nr. 1221/2009 vedtager Kommissionen denne vejledning om samlet registrering i EU, tredjelandsregistrering og global registrering under EMAS.

Artikel 2

Denne afgørelse er rettet til medlemsstaterne.

(1) EUT L 342 af 22.12.2009, s. 1.

BILAG

Vejledning om samlet registrering, tredjelandsregistrering og global registrering i henhold til EMAS (forordning (EF) nr. 1221/2009)

1. INDLEDNING

Formålet med dette dokument er at give vejledning i, hvordan fællesskabsordningen for miljøledelse og miljørevision (EMAS) fungerer for organisationer med datterselskaber og anlægsområder beliggende i flere EU-medlemsstater og/eller i tredjelande samt navnlig rådgive medlemsstater, verifikatorer og organisationer, som kan anvende den til registreringsformål. Denne vejledning er en konsekvens af artikel 46, stk. 4, i EMAS-forordningen (1), hvori følgende anføres: »I samarbejde med forummet af registreringsorganer udarbejder Kommissionen en vejledning om registrering af organisationer fra tredjelande«, samt artikel 16, stk. 3, hvori det anføres, at »Forummet af registreringsorganer udarbejder retningslinjer, som sikrer ensartethed i procedurerne for registrering af organisationer i medfør af denne forordning, herunder fornyelse af registrering og suspension og ophævelse af organisationers registrering, såvel inden for og uden for Fællesskabet«.

Da EMAS blev indført i 1993, var det hensigten, at den skulle dække individuelle anlægsområder i organisationer fra industri- og fremstillingssektoren. Efter den første revision i 2001 blev EMAS II åbnet for alle organisationer med flere anlægsområder (beliggende i en medlemsstat i EU og EØS som tidligere). EMAS III er åbnet yderligere og er nu tilgængelig for organisationer i og uden for EU.

Åbningen af EMAS for tredjelande giver organisationer fra alle sektorer et redskab til at opnå et højt miljøpræstationsniveau, som Det Europæiske Fællesskabs interessenter offentligt kan anerkende.

Medlemsstaterne kan frit træffe beslutning om, hvorvidt deres nationale registreringsorgan(er) foretager registrering af organisationer i tredjelande i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i EMAS-forordningen.

Registrering

Som følge af forholdet mellem registreringen af organisationer med flere anlægsområder i EU og registreringen af organisationer uden for EU findes der flere forskellige situationer, som i realiteten kan finde sted. Dette dokument indeholder en generel vejledning vedrørende de sager, som registreringsorganer, miljøverifikatorer og organisationer, der ansøger om EMAS, skal håndtere. Følgende tre specifikke typer organisationer analyseres:

— Situation 1: Registrering af organisationer med anlægsområder beliggende i mere end én EU-medlemsstat (samlet registrering i EU).

— Situation 2: Registrering af enkelte eller samlede organisationer med anlægsområder beliggende i tredjelande (tredjelandsregistrering).

— Situation 3: Registrering af organisationer med anlægsområder beliggende i både EU's medlemsstater og tredjelande (global registrering).

I alle tre procedurer kan organisationer ansøge om en enkelt samlet registrering for alle eller nogle af disse anlægsområder. Det er op til ansøgerorganisationen at vælge de anlægsområder, der skal medtages i registreringen.

Bemærk:

Enkle nationale samlede registreringer i EU behandles ikke i denne vejledning.

Denne vejledning omhandler emner som:

— bestemmelse af registreringsorgan

— akkreditering eller licensudstedelse af miljøverifikatorer uden for EU

— koordinering blandt medlemsstaterne af disse procedurer

— overholdelse af lovgivningen i tredjelande

— fornyelse, ophævelse og suspension af samlede registreringer.

Kravene i de tre situationer er ofte ret ens, men brug af krydshenvisninger mellem kapitlerne er begrænset til et absolut minimum for at gøre teksten mere læsevenlig. Der kan derfor forekomme gentagelser.

Af hensyn til EMAS’ troværdighed er det vigtigt, at forordningen anvendes på samme måde i og uden for EU. Der skal således tages hensyn til forskelle og vanskeligheder i forbindelse med at gennemføre specifikke elementer i EMAS som overholdelse af lovgivningen. Registreringsorganer i de medlemsstater, som tillader tredjelandsregistreringer, vedtager specifikke procedurer for at sikre, at EMAS i og uden for EU resulterer i tilsvarende systemer. Det historiske, økonomiske og kulturelle forhold blandt EU’s medlemsstater og tredjelande kan være drivkraft for gennemførelsen af EMAS i tredjelande og globalt og kan anvendes som en metode til at fremme udbredelsen af EMAS i hele verden.

2. TERMINOLOGI

I denne vejledning anvendes følgende terminologi:

Hovedkvarter: En forvaltningsenhed øverst i en organisation med flere anlægssteder, som forvalter og koordinerer organisationens vigtigste funktioner som strategisk planlægning, kommunikation, skat, juridiske forhold, markedsføring, finansiering og andet

Forvaltningssted: Et andet sted end hovedkvarteret i en organisation med flere anlægsområder, som specifikt skal anvendes til registrering i henhold til EMAS-forordningen, hvor der sikres forvaltning og koordinering af miljøledelsessystemet.

Førende registreringsorgan: Det registreringsorgan, som står for samlet registrering i EU, tredjelandsregistrering og global registrering.

Bemærk:

Artikel 3, stk. 3, i EMAS-forordningen omhandler bestemmelse af (det førende) registreringsorgan.

Bestemmelsen af det førende registreringsorgan kan variere i overensstemmelse med de ovenfor beskrevne »situationer« som følger:

— I forbindelse med situation 1 (samlet registrering i EU) er det førende registreringsorgan registreringsorganet fra den medlemsstat, hvor ansøgerorganisationens hovedkvarter eller forvaltningssted ligger.

— I forbindelse med tredjelandsregistrering og global registrering er det registreringsorganet fra den medlemsstat, der sørger for registrering af organisationer uden for Fællesskabet, hvor verifikatoren er blevet akkrediteret. Medlemsstaten skal med andre ord først sørge for tredjelandsregistrering, og dernæst skal verifikatorer, som er akkrediterede eller har licens til verifikationer i de pågældende tredjelande, hvor anlægsområder er omfattet af registreringsprocessen, være tilgængelige.

3. SAMLET REGISTRERING I EU — REGISTRERING AF ORGANISATIONER MED FLERE ANLÆGSOMRÅDER I FLERE MEDLEMSSTATER

3.1. Gældende lovgivning og overholdelse af lovgivningen i EU's medlemsstater

3.1.1. Organisationer skal altid overholde gældende lovkrav på EU-niveau og nationalt niveau for de anlægsområder, som er omfattet af EMAS-registreringen.

3.1.2. Ifølge bilag IV, punkt B, litra g), i EMAS-forordningen skal organisationers miljøredegørelse indeholde en henvisning til gældende lovbestemte miljøkrav.

3.1.3. For at forelægge de »materielle beviser og dokumentation for, at alle de lovbestemte miljøkrav, der er gældende, er overholdt« i henhold til artikel 4, stk. 4, i EMAS-forordningen kan organisationen forelægge redegørelser fra de kompetente tilsynsmyndigheder om, at de ikke har dokumentation for, at organisationen ikke overholder den gældende lovgivning, og/eller at virksomheden ikke er involveret i relevante håndhævelsesprocedurer, retssager eller klageprocedurer. Verifikatorer skal som led i verifikationen kontrollere alle gældende miljølicenser eller -tilladelser for organisationen eller enhver anden form for dokumentation i henhold til retssystemet i den medlemsstat, hvor anlægsområdet er beliggende.

3.2. Registreringsorganernes opgaver

3.2.1. Ved samlet registrering i EU er beliggenheden af organisationens hovedkvarter eller forvaltningssted (i den rækkefølge) afgørende for, hvem der er det førende registreringsorgan.

3.2.2. Ved samlet registrering i EU samarbejder det førende registreringsorgan udelukkende med alle de registreringsorganer, som er beliggende i de medlemsstater, hvor de anlægsområder, som er omfattet af den samlede registrering, er beliggende.

3.2.3. Det førende registreringsorgan er ansvarligt for registreringen og koordinerer proceduren med andre relevante registreringsorganer. Det førende registreringsorgan registrerer, suspenderer, ophæver eller fornyer ikke en organisations registrering, hvis registreringsorganet fra en anden medlemsstat, hvor anlægsområderne i den organisation, som er omfattet af registreringen, er beliggende, ikke er enig i registreringen, suspensionen, ophævelsen eller fornyelsen (se punkt 3.4 og 3.6 i denne vejledning). Som anført i punkt 3.4.6 kan det førende registreringsorgan også beslutte at fortsætte med en samlet registreringsprocedure med et mindre omfang (f.eks. uden det omdiskuterede anlægsområde).

3.2.4. Registreringsorganer bør koordinere deres aktiviteter med deres medlemsstaters akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer for at sikre, at både registreringsorganet og akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet kan opfylde deres opgaver på koordineret vis.

3.2.5. Forummet af registreringsorganer skal senest seks måneder efter vedtagelsen af denne vejledning fastlægge og godkende generelle principper og specifikke koordineringsprocedurer mellem registreringsorganerne. De forelægges derefter til vedtagelse i overensstemmelse med forskriftsproceduren med kontrol i henhold til artikel 48, stk. 2, og artikel 49, stk. 3, i EMAS-forordningen.

3.2.6. Forummet af registreringsorganer udvikler standardiserede formularer på alle EU's officielle sprog til gennemførelse af ovennævnte »koordineringsprocedurer«. For at sikre en effektiv kommunikation og samtidig mindske eventuelle misforståelser som følge af sproglige problemer består de standardiserede formularer primært af afkrydsningsfelter og kun et meget begrænset antal »kommentarfelter«, som kan indeholde fri tekst. Skriftlig dokumentation for denne kommunikation i form af almindelig post, e-mails eller fax bør gemmes i tilfælde af tvister mellem registreringsorganerne. Ovennævnte formularer bør som ajourførbart tillæg indeholde en liste over eventuelle gebyrer for alle medlemsstater.

3.3. Opgaver for verifikatorer, som er akkrediteret eller har licens

3.3.1. Generelle regler for EMAS-miljøverifikatorer, deres akkreditering eller licens og verifikationsprocessen er fastlagt i EMAS-forordningens kapitel V og VI.

3.3.2. Verifikationen af miljøledelsessystemet og valideringen af EMAS-miljøredegørelsen skal foretages af en EMAS-miljøverifikator, som er akkrediteret eller har licens til det relevante omfang i overensstemmelse med NACE-koderne (2).

3.3.3. Ved registrering af en organisation med flere anlægsområder og aktiviteter skal akkrediteringen af verifikatoren/verifikatorerne omfatte alle NACE-koderne for organisationens anlægsområder og aktiviteter. Hvis en verifikator ikke er akkrediteret eller har licens til alle relevante NACE-koder, inddrages andre akkrediterede miljøverifikatorer, alt efter omstændighederne, gennem samarbejde. Det er op til den organisation, som ansøger om registrering, om den ønsker at inddrage flere akkrediterede verifikatorer under hensyntagen til artikel 4 i EMAS-forordningen. Bortset fra årsager som mangel på verifikatorer, som er akkrediteret til de relevante NACE-koder, kan organisationerne have andre grunde (f.eks. lokal erfaring, sproglig viden eller ønsket om at kombinere EMAS-verifikationen med certificering over for andre standarder) til at anvende flere verifikatorer. Alle verifikatorer, som deltager i samarbejdet, skal underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, i EMAS-forordningen og EMAS-miljøredegørelsen. Alle involverede verifikatorer er ansvarlige for resultatet af den eller de dele af verifikationen, som følger af dennes eget ekspertområde (fortrinsvis vedrørende specifikke NACE-koder). Praksis med, at alle verifikatorer skal underskrive den samme erklæring, gør det muligt for det førende registreringsorgan at identificere alle involverede verifikatorer. Det førende registreringsorgan kan dermed via de samarbejdende registreringsorganer (som skal koordinere deres aktiviteter med akkrediterings- eller licensudstedelsesorganerne) verificere, om alle de involverede verifikatorer har opfyldt forpligtelsen om en forudgående anmeldelse, jf. artikel 23, stk. 2, i EMAS-forordningen. Det førende registreringsorgan kan ligeledes verificere, om NACE-koderne for de involverede verifikatorer omfatter koderne for den pågældende organisation.

3.3.4. Verifikatorer, som er akkrediteret eller har fået udstedt licens i én medlemsstat, må udøve sine aktiviteter i andre medlemsstater. Verifikatorer sender en anmeldelse til akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet i den eller de medlemsstater, hvor de påtænker at udøve deres aktiviteter, mindst fire uger inden de indleder deres aktiviteter.

3.3.5. Det akkrediterings- eller licensudstedelsesorgan, som fører tilsyn med verifikatoren/verifikatorerne i organets medlemsstat, sender en tilsynsrapport til registreringsorganet i den pågældende medlemsstat i tilfælde af problemer/negative resultater. Registreringsorganet overfører derefter tilsynsrapporten til det førende registreringsorgan, som er ansvarligt for samlet registrering i EU.

3.3.6. Hvis en verifikator opdager en situation med manglende overholdelse på det tidspunkt, hvor den første registrering verificeres, skal denne ikke underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, i EMAS-forordningen og EMAS-miljøredegørelsen.

3.3.7. Hvis en verifikator opdager et tilfælde af manglende overholdelse i registreringens gyldighedsperiode eller på tidspunktet for fornyelsen, kan denne rapportere til (det førende) registreringsorganet, at den pågældende organisation ikke længere overholder EMAS-kravet. På det tidspunkt, hvor EMAS-registreringen skal fornyes, må verifikatoren kun underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, og den opdaterede EMAS-miljøredegørelse, hvis organisationen viser, at den har truffet foranstaltninger (det vil sige i samarbejde med tilsynsmyndighederne) for at sikre, at overholdelsen af lovgivningen genoprettes. Hvis organisationen ikke forelægger tilstrækkelige foranstaltninger til løsning af overholdelsesproblemet, validerer verifikatoren ikke den opdaterede redegørelse og underskriver ikke erklæringen og EMAS-miljøredegørelsen. EMAS-miljøverifikatoren underskriver med andre ord kun erklæringen og validerer kun EMAS-miljøredegørelsen i tilfælde af fuld overensstemmelse.

3.4. Registreringsproces

3.4.1. Generelle regler for registreringen findes i kapitel II, III og IV i EMAS-forordningen.

3.4.2. Organisationen bør på et tidligt tidspunkt kommunikere med verifikatoren/verifikatorerne og det førende registreringsorgan for at præcisere sproglige anliggender vedrørende de nødvendige registreringsdokumenter, idet kravene til artikel 5, stk. 3, og bilag IV, punkt D, i EMAS-forordningen erindres.

3.4.3. Det førende registreringsorgan kontrollerer oplysningerne i ansøgningen og kommunikerer derom med de andre involverede registreringsorganer. Det betyder, at det førende registreringsorgan underrettes af de involverede registreringsorganer om gyldigheden af oplysningerne om de involverede nationale anlægsområder.

3.4.4. De involverede registreringsorganer undersøger via deres akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer for deres egne medlemsstater, om den eller de involverede verifikatorer er akkrediteret eller har fået udstedt licens til alle de relevante NACE-koder i registreringsprocessen. Det betyder, at registreringsorganet kontrollerer, om verifikatoren/verifikatorerne har foretaget en korrekt og rettidig (mindst fire uger forud for verifikationen i en medlemsstat) anmeldelse i overensstemmelse med artikel 24, stk. 1, i EMAS-forordningen. Registreringsorganet skal derfor under alle omstændigheder give akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet i dets medlemsstat en enkelt meddelelse om, at der er anlægsområder, der skal registreres på grundlag af verifikations-/valideringsaktiviteter hos verifikatorer fra andre medlemsstater. Hvis verifikatorens kompetence ikke godkendes af akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet, kan akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet tvinge verifikatoren til at overholde de relevante krav eller underrette registreringsorganet om problemet. Uden denne minimumskommunikation mellem registreringsorganerne og akkrediterings- og licensudstedelsesorganet samt mellem registreringsorganerne og det førende registreringsorgan kan tilsynsaktiviteterne undermineres.

3.4.5. Registreringsorganerne, som er involveret i registreringsprocessen, anvender deres nationale procedurer til at kontrollere, om de anlægsområder, som er beliggende i deres medlemsstat, overholder EMAS-forordningen. De underretter det førende registreringsorgan om deres beslutning (kan registreres/kan ikke registreres). I tilfælde af en negativ beslutning underretter registreringsorganet det førende registreringsorgan om begrundelsen derfor i form af en redegørelse. Da denne redegørelse er bindende, kan det førende registreringsorgan enten beslutte at standse den samlede registreringsprocedure, indtil forordningens krav er opfyldt (i hvilket tilfælde ingen af anlægsområderne registreres i henhold til EMAS) eller underrette organisationen om, at den kan fortsætte med en samlet registreringsprocedure uden det omdiskuterede anlægsområde.

3.4.6. Efter registreringsbeslutningen underretter det førende registreringsorgan alle de involverede nationale registreringsorganer, som underretter deres respektive tilsynsmyndigheder. Bemærk: Kommissionen opfordrer de involverede registreringsorganer til at udveksle kontaktoplysninger for deres respektive tilsynsmyndigheder for at fremme udvekslingen af oplysninger mellem registreringsorganerne og tilsynsmyndighederne om, at sidstnævnte ikke er bekendt med nogen situationer med manglende overholdelse.

3.4.7. Overvågning af overholdelse af lovgivningen på nationalt plan sikres af de nationale tilsynsmyndigheder og af verifikatorer i verifikationsprocessen. Hvis disse myndigheder opdager en situation med manglende overholdelse, skal de underrette det nationale registreringsorgan, som igen underretter det førende registreringsorgan.

3.4.8. Hvis et registreringsorgan i den medlemsstat, hvor en organisation, som ansøger om den relevante samlede registrering, har et anlægsområde, finder dokumentation for misligholdelse af de gældende lovgivningsmæssige krav, klager eller andre relevante oplysninger vedrørende overholdelse af kravene om registrering, fornyelse, suspension og ophævelse, sender det omgående en tilsynsrapport med en beskrivelse af problemet til det førende registreringsorgan.

3.4.9. Nogle medlemsstater er forpligtet til at opkræve gebyrer i henhold til deres nationale lovgivning. Det førende registreringsorgan er derfor ikke i stand til at træffe beslutning om gebyrer, som er fastlagt i henhold til andre medlemsstaters lovgivning. Det førende registreringsorgans rolle i forhold til gebyrer består blot i at underrette organisationen om det samlede beløb og de enkelte gebyrer, som skal betales til de nationale registreringsorganer, som er involveret i registreringsproceduren. Det førende registreringsorgan underretter endvidere organisationen om, at alle de involverede registreringsorganer opkræver gebyrer som følge af registreringen af de nationale anlægsområder, som er involveret i den samlede registreringsprocedure direkte til de respektive nationale anlægsområder i ansøgerorganisationen. Alle involverede registreringsorganer underretter det førende registreringsorgan om, at der er betalt gebyrer inden registreringen i henhold til artikel 5, stk. 2, litra d), i EMAS-forordningen. Bemærk: Kommissionen opfordrer indtrængende alle medlemsstater til at undersøge mulighederne for at sænke de gældende gebyrer for organisationer, som ansøger om samlet registrering. I tilfælde af samlede registreringer er det kun det førende registreringsorgan, som har administrationsomkostninger svarende til omkostningerne ved en almindelig registrering, mens de involverede registreringsorganer deltager i mindre omfang og dermed har lavere omkostninger. Lavere gebyrer gør EMAS-ordningen og samlet registrering mere attraktiv.

3.4.10. Alle involverede registreringsorganer bør opkræve de gebyrer, som følger af registreringen af de nationale anlægsområder, der er involveret i den samlede registreringsprocedure, direkte fra de respektive nationale anlægsområder i ansøgerorganisationen.

3.5. Allerede registrerede organisationer

3.5.1. Hvis en allerede registreret organisation beslutter sig for en samlet registrering i EU, kan det førende registreringsorgan på organisationens anmodning udvide omfanget af den eksisterende registrering og dermed bibeholde det eksisterende nummer i det nationale register. Optagelsen bør også registreres med det nye registreringsnummer i det nationale register. I så fald sørger alle de andre registreringsorganer fra medlemsstater, hvor organisationen allerede har registrerede anlægsområder, for, at de eksisterende registreringer registreres under det nye registreringsnummer i de respektive registre.

3.6. Ophævelse og suspension af registreringer

3.6.1. Der gælder generelle regler for suspension og ophævelse i henhold til artikel 15 i EMAS-forordningen for denne specifikke procedure.

3.6.2. Eventuelle klager vedrørende den registrerede organisation meddeles til det førende registreringsorgan.

3.6.3. Alle registreringsorganer er ansvarlige for procedurerne vedrørende organisationens anlægsområder i den respektive medlemsstat. I tilfælde af at en organisation skal suspenderes eller ophæves i EMAS-registret, underretter det samarbejdende registreringsorgan det førende registreringsorgan via en redegørelse for dets holdninger. Det betyder, at de nationale registreringsorganer kun udsteder redegørelser om deres respektive nationale anlægsområder. Hvis en af disse redegørelser bekræfter, at et nationalt anlægsområde ikke kan registreres, indleder det førende registreringsorgan proceduren for ophævelse eller suspension under overholdelse af kravene i artikel 15 i EMAS-forordningen. Inden der træffes en endelig beslutning om ophævelse eller suspension af organisationen, bør det førende registreringsorgan underrette de andre involverede registreringsorganer, så de er bekendt med årsagen til suspensionen/ophævelsen af et eller flere registreringsorganer. Det førende registreringsorgan bør ligeledes underrette organisationens hovedkvarter eller forvaltningssted om den trufne beslutning og årsagerne til den foreslåede ophævelse eller suspension. Det førende registreringsorgan giver derefter organisationen mulighed for at beslutte, om hele organisationen skal slettes fra EMAS-registret, eller om de omdiskuterede anlægsområder skal fjernes fra den samlede registrerings omfang.

3.6.4. Tvister mellem individuelle nationale registreringsorganer, som er involveret i den samlede registreringsprocedure, løses af forummet af registreringsorganer. Tvister mellem det førende registreringsorgan og organisationen løses i overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor det førende registreringsorgan er beliggende. Tvister mellem organisationen og individuelle registreringsorganer, f.eks. om overholdelsen af lovgivningen i individuelle nationale anlægsområder i den samlede registreringsprocedure, løses i overensstemmelse med den gældende nationale lovgivning i den pågældende medlemsstat. Tvister løses i overensstemmelse med kravene i artikel 15 i EMAS-forordningen.

3.6.5. Hvis det ikke er muligt at løse tvisten mellem de involverede registreringsorganer i forummet af registreringsorganer, kan registreringsproceduren eventuelt fortsætte uden de omstridte anlægsområder.

3.7. Sproganliggender

3.7.1. EMAS-miljøredegørelsen og andre relevante dokumenter forelægges på (et af) de officielle sprog i den medlemsstat, hvor det førende registreringsorgan er beliggende (artikel 5, stk. 3). Hvis en organisation forelægger en samlet miljøredegørelse med oplysninger om enkelte anlægsområder, skal disse oplysninger endvidere forelægges på (et af) de officielle sprog i de medlemsstater, hvor anlægsområderne er beliggende.

4. TREDJELANDSREGISTRERING — REGISTRERING AF ORGANISATIONER MED ET ELLER FLERE ANLÆGSOMRÅDER I TREDJELANDE (SITUATION 2)

EMAS-tredjelandsregistrering er EMAS-registrering af en organisation, som udøver sine aktiviteter i et eller flere tredjelande. I henhold til EMAS-forordningen kan medlemsstaterne frit træffe beslutning om, hvorvidt deres nationale registreringsorgan(er) foretager registrering af organisationer i tredjelande i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i EMAS-forordningen.

4.1. Gældende lovgivning og overholdelse af lovgivningen i tredjelande

4.1.1. Organisationer skal altid overholde de respektive nationale lovgivningsmæssige krav i de tredjelande, hvor de anlægsområder, som er omfattet af EMAS-registreringen, er beliggende.

4.1.2. For at sikre, at EMAS-ordningen bibeholder et højt ambitions- og troværdighedsniveau, er det målet, at tredjelandsorganisationer skal opnå miljøpræstationer, som ligger så tæt som muligt på det niveau, som EU-organisationer skal opfylde i henhold til den relevante EU-lovgivning og nationale lovgivning. Det er derfor ønskeligt, at organisationer uden for Fællesskabet ud over henvisningerne til kravene i den gældende nationale miljølovgivning også i miljøredegørelsen henviser til de lovgivningsmæssige miljøkrav, som gælder for tilsvarende organisationer i de medlemsstater, hvor organisationen har til hensigt at ansøge om registrering (artikel 4, stk. 4, i EMAS-forordningen). Miljøkravene på denne liste bør tjene som henvisning i forbindelse med fastlæggelse af eventuelle højere yderligere præstationsmål, men de er ikke bindende for vurderingen af organisationens overholdelse af lovgivningen.

4.1.3. Ifølge bilag IV, punkt B, litra g), i EMAS-forordningen skal organisationers miljøredegørelse indeholde en henvisning til gældende nationale lovbestemte miljøkrav.

4.1.4. For anlægsområder, der er beliggende i tredjelande, bør dokumentationen, jf. artikel 4, stk. 4, i EMAS-forordningen, fortrinsvis bestå af: — Redegørelser fra tilsynsmyndighederne i tredjelandet, herunder oplysninger om gældende miljøtilladelser for organisationen, med en redegørelse for, at der ikke findes dokumentation for manglende overholdelse, og/eller at virksomheden ikke er involveret i håndhævelsesprocedurer, retssager eller klageprocedurer. — Endvidere bør miljøerklæringen også gerne indeholde krydshenvisningstabeller mellem tredjelandets nationale lovgivning og lovgivningen i det land, hvor organisationen ansøger om registrering som nævnt i punkt 4.1.2.

4.2. EMAS-tredjelandsakkreditering og -licensudstedelse

4.2.1. Medlemsstaterne beslutter, hvorvidt de vil foretage tredjelandsregistrering i overensstemmelse med deres midler og operationelle procedurer. I så fald sikrer medlemsstaterne, at deres nationale akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer foretager akkreditering eller licensudstedelse til miljøverifikatorer til tredjelands-EMAS. Kun de medlemsstater, som accepterer princippet om »tredjelandsregistrering«, må registrere organisationers aktiviteter i tredjelande.

4.2.2. Hvis en medlemsstat beslutter at foretage tredjelandsregistrering, jf. artikel 3, stk. 3, i EMAS-forordningen, afhænger muligheden for at få en registrering i den specifikke medlemsstat i praksis af, om der findes tilgængelige akkrediterede verifikatorer. Den potentielle verifikator bør akkrediteres i den specifikke medlemsstat, som foretager tredjelandsregistrering, for det specifikke tredjeland og for den eller de specifikke økonomiske sektorer, som er involveret (fastlagt på grundlag af NACE-koder) i en given registreringsprocedure. Præcisering: Det betyder, at den verifikator, som skal foretage verifikationen i et bestemt tredjeland, skal akkrediteres til det specifikke tredjeland af akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet i den medlemsstat, som foretager registreringer fra tredjelande, og hvor organisationen har til hensigt at blive registreret.

4.2.3. Den akkreditering eller licens, som verifikatorer kan opnå for tredjelande, skal vise, hvilke tredjelande den gælder for, så registreringstilladelsen stemmer overens med bestemmelserne i artikel 22, stk. 2, i EMAS-forordningen. Det er op til medlemsstaterne at beslutte, om de ønsker at udstede særskilte certifikater for hvert tredjeland eller udstede et overordnet akkrediteringscertifikat med et geografisk bilag, som viser de lande, hvor verifikationsorganet er akkrediteret til at udøve sine aktiviteter. Præcisering: Under hensyntagen til artikel 22, »yderligere krav til miljøverifikatorer, der arbejder i tredjelande«, er det tydeligt, at akkreditering/licensudstedelse til tredjelande kun kan være en akkreditering/licensudstedelse i tillæg til en grundlæggende akkreditering/licensudstedelse for Europa. Dette betyder, at tredjelandsakkreditering/-licensudstedelse meddeles som et yderligere krav til generel akkreditering/licensudstedelse i et vist omfang samt kravene dertil. Akkreditering/licensudstedelse til tredjelande skal omfatte akkreditering/licensudstedelse til en af medlemsstaterne og inden for et vist omfang. Når en verifikator er akkrediteret eller har fået udstedt en licens i en medlemsstat, kan verifikatoren frit udøve verifikationsaktiviteter i andre medlemsstater i overensstemmelse med forordningens artikel 24.

4.3. Registreringsorganets opgaver

4.3.1. En medlemsstat, som har mere end ét registreringsorgan, bør beslutte, hvilket registreringsorgan ansøgninger om tredjelandsregistreringer kan indgives til, og dette organ bør være det samme som det organ, som er udpeget i henhold til punkt 5.3.1.

4.3.2. Ansøgningen om tredjelandsregistreringer fra organisationer med anlægsområder beliggende udelukkende i tredjelande indgives til et registreringsorgan, som er udpeget til dette i de medlemsstater, hvor følgende betingelser er opfyldt: a) medlemsstaten foretager registrering af organisationer fra tredjelande b) akkrediterede verifikatorer eller verifikatorer, som har fået udstedt licens, er tilgængelige for verifikationer i de tredjelande, hvor de anlægsområder, som er omfattet af registreringen, er beliggende, og disse verifikatorer omfatter de relevante NACE-koder (beslutningen om valg af verifikator bestemmer med andre ord registreringsmedlemsstaten og omvendt).

4.3.3. Registreringsorganer bør koordinere deres aktiviteter i deres medlemsstaters akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer for at sikre, at både registreringsorganet og akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet kan opfylde deres opgaver på koordineret vis, hvis medlemsstaterne foretager registrering af organisationer fra tredjelande.

4.4. Opgaver for miljøverifikatorer, som er akkrediteret eller har fået udstedt licens

4.4.1. Generelle regler for EMAS-miljøverifikatorer, deres akkreditering eller licens og verifikationsprocessen er fastlagt i EMAS-forordningens kapitel V og VI.

4.4.2. De medlemsstater, som tillader tredjelandsregistrering, skal oprette et særligt system, der kan akkreditere eller udstede licenser til verifikatorer til tredjelande. Verifikatorakkreditering eller -licensudstedelse meddeles for de enkelte lande som en tilføjelse til en generel akkreditering eller licens i overensstemmelse med de specifikationer, som er beskrevet i dette afsnit.

4.4.3. Verifikatorer skal akkrediteres eller have en licens til alle NACE-koderne for organisationens aktiviteter i forbindelse med denne organisations anlægsområder, som skal omfattes af registreringsproceduren. Som følge af det potentielt store omfang af aktiviteter har organisationer mulighed for at anvende flere akkrediterede verifikatorer, hvis de mener, at det er relevant. Det kan være vanskeligt, om ikke umuligt, at udpege en enkelt verifikator for alle aktiviteter i en stor organisation. Hvis en verifikator ikke selv er akkrediteret eller har licens til alle relevante NACE-koder, inddrages andre akkrediterede miljøverifikatorer, alt efter omstændighederne, gennem samarbejde. Det er op til den organisation, som ansøger om registrering, om den ønsker at inddrage flere akkrediterede verifikatorer/verifikatorer, som har licens, under hensyntagen til artikel 4 i EMAS-forordningen. Bortset fra årsager som mangel på verifikatorer, som er akkrediteret til de relevante NACE-koder, kan organisationerne have andre grunde (f.eks. lokal erfaring, sproglig viden eller ønsket om at kombinere EMAS-verifikationen med certificering over for andre standarder) til at anvende flere verifikatorer.

4.4.4. Alle verifikatorer, som deltager i samarbejdet, skal underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, i EMAS-forordningen og EMAS-miljøredegørelsen. Alle involverede verifikatorer er ansvarlige for resultatet af den del/de dele af verifikationen, som følger af dennes eget ekspertområde (fortrinsvist vedrørende specifikke NACE-koder). Praksis med, at alle verifikatorer skal underskrive den samme erklæring, gør det muligt for registreringsorganet at identificere alle involverede verifikatorer. Registreringsorganet kan således via akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer verificere, om alle involverede verifikatorer har overholdt forpligtelsen om en forudgående anmeldelse som anført i artikel 23, stk. 2, i EMAS-forordningen. Registreringsorganet kan ligeledes verificere, om NACE-koderne for de involverede verifikatorer omfatter koderne for den pågældende organisation.

4.4.5. Verifikatorer, som ønsker at udøve aktiviteter i tredjelande, skal opnå en specifik akkreditering eller licens specifikt for det relevante land som en tilføjelse til en generel akkreditering eller licens i overensstemmelse med specifikationerne i EMAS-forordningen. Det betyder, at de skal have: a) en specifik akkreditering eller licens til de NACE-koder, som er gældende for organisationen b) kendskab til og forståelse af de lovbestemte og administrative miljøkrav, der gælder i det tredjeland, som der søges om akkreditering eller licens for c) kendskab til og forståelse af det officielle sprog i det tredjeland, som der søges om akkreditering eller licens for.

4.4.6. Verifikatorer skal som led i verifikationen kontrollere alle gældende miljølicenser eller -tilladelser for organisationen eller enhver anden form for dokumentation i henhold til retssystemet i de lande, som er omfattet af ansøgningen.

4.4.7. I tredjelande skal verifikatoren ud over sine almindelige pligter navnlig foretage en grundig kontrol af overholdelsen af lovgivningen i en organisation og de anlægsområder, som er omfattet af registreringsprocessen. Navnlig i lyset af indholdet af artikel 13, stk. 2, litra c), i EMAS-forordningen kontrollerer verifikatorerne, at der ikke foreligger dokumentation for manglende overholdelse af miljøkrav. Verifikatorer bør bruge tilsynsmyndighedernes konklusioner og således kontakte disse myndigheder for at få detaljerede oplysninger om overholdelse af lovgivningen. Verifikatoren skal kontrollere, om han/hun er tilfreds på grundlag af den modtagne dokumentation, f.eks. gennem en skriftlig rapport fra den kompetente tilsynsmyndighed. Hvis der ikke findes nogen dokumentation for manglende overholdelse, erklæres dette i miljøverifikators erklæring om foretaget verifikation og validering (bilag VII i EMAS-forordningen). Denne erklæring skal underskrives af verifikatoren. Verifikatoren er forpligtet til at kontrollere, om kravene i EMAS-forordningen er opfyldt, ved hjælp af sædvanlige revisionsteknikker, som skal foretages i overensstemmelse med EMAS-forordningen. For at sikre, at kvalitetsniveauet i registreringen af tredjelandsanlægsområder svarer til niveauet for tilsvarende anlægsområder i EU, kan verifikatoren overveje at foretage en risikovurdering.

4.4.8. I overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, litra d), i EMAS-forordningen bør verifikatoren kontrollere, om der foreligger relevante klager fra interesseparter, eller der er fundet en positiv løsning på klager.

4.4.9. De medlemsstater, der foretager tredjelandsregistrering, skal overveje at træffe foranstaltninger, der styrker akkrediteringsprocessen for at sikre, at de verifikatorer, der er akkrediteret til specifikke tredjelande, er opmærksomme på at kontrollere organisationens overholdelse af den gældende nationale lovgivning i tredjelandet.

4.4.10. De medlemsstater, der foretager tredjelandsregistrering, kan overveje at fastlægge frivillige specifikke bestemmelser, der giver en bedre kontrol af, om lovgivningen er overholdt, og sikrer en registreringsproces svarende til processen i EU. Medlemsstaterne kan navnlig overveje muligheden for at indgå aftaler (bilateral aftale, aftalememorandum mv.). Sådanne aftaler kan omfatte en procedure for formidling af overholdelse af lovgivningen mellem tilsynsmyndigheden i tredjelandet og i medlemsstaten, samt for hvordan man formidler misligholdelse af gældende lovgivningsmæssige krav til medlemsstatens registreringsorgan i tidsperioden mellem den indledende registrering eller fornyelse og den næste fornyelse.

4.4.11. Mindst seks uger forud for en verifikation eller validering i et tredjeland meddeler miljøverifikatoren sine akkrediterings- eller licensoplysninger og tid og sted for verifikationen eller valideringen til akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet i den medlemsstat, hvor den pågældende organisation agter at ansøge om registrering eller er registreret. Registreringsorganet i den medlemsstat, hvor anlægsområderne skal registreres, kan også anmeldes.

4.4.12. Hvis en verifikator opdager en situation med manglende overholdelse på tidspunktet for registreringen, skal denne ikke underskrive EMAS-miljøredegørelsen og erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, i forordningen.

4.4.13. Hvis en verifikator opdager et tilfælde af manglende overholdelse i registreringens gyldighedsperiode eller på tidspunktet for fornyelsen, kan denne rapportere til registreringsorganet, at den pågældende organisation ikke længere overholder EMAS-kravet. På fornyelsestidspunktet må verifikatoren kun underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, og den opdaterede EMAS-miljøredegørelse, hvis organisationen viser, at den har truffet passende foranstaltninger (det vil sige i samarbejde med tilsynsmyndighederne) for at sikre, at overholdelsen af lovgivningen genoprettes. Hvis organisationen ikke kan påvise over for verifikatoren, at denne har truffet tilstrækkelige foranstaltninger for at genoprette overholdelsen af lovgivningen, validerer verifikatoren ikke den opdaterede redegørelse og underskriver ikke erklæringen og EMAS-miljøredegørelsen.

4.5. Registreringsproces

4.5.1. Organisationen bør på et tidligt tidspunkt kommunikere med verifikatoren/verifikatorerne og registreringsorganet for at præcisere sproglige spørgsmål vedrørende de nødvendige registreringsdokumenter, idet kravene i artikel 5, stk. 3, og bilag IV, punkt D, i EMAS-forordningen erindres.

4.5.2. Inden ansøgningen om registrering sendes til registreringsorganet, forelægger organisationen materielle beviser og dokumentation for verifikatoren for, at der ikke er nogen dokumentation for manglende overholdelse af de gældende lovgivningsmæssige miljøkrav som beskrevet i punkt 4.1.4 i denne vejledning.

4.5.3. Efter at have opfyldt EMAS-kravene, specifikt de, der gælder registreringsprocessen i forordningens bilag II, og efter at have fået EMAS-miljøredegørelsen valideret af en akkrediteret verifikator eller en verifikator, som har licens, sender organisationen ansøgningsformularen og de dermed tilknyttede dokumenter, herunder bilag VI og VII, til registrering hos registreringsorganet.

4.5.4. Registreringsorganet kontrollerer oplysningerne i ansøgningen, og til dette formål kommunikerer registreringsorganet med det nationale akkrediterings- eller licensudstedelsesorgan.

4.5.5. Akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet vurderer miljøverifikatorens kompetence i lyset af elementerne i artikel 20, 21 og 22 i EMAS-forordningen. Hvis verifikatorens kompetence ikke godkendes, kan akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet tvinge verifikatoren til at overholde de relevante krav eller underrette registreringsorganet om problemet. Omvendt skal registreringsorganet under alle omstændigheder underrette akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet om, at der er modtaget en registreringsansøgning, og at der er anlægsområder i tredjelande, som skal registreres. Efter at have modtaget sådan en meddelelse, bør akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet underrette registreringsorganet om deres konklusioner om verifikatoren. Dette gør det lettere for registreringsorganet endeligt at kontrollere, om den eller de verifikatorer, som er involveret i registreringsproceduren, er akkrediteret eller har fået udstedt licens til alle relevante NACE-koder i registreringsprocessen. Uden denne minimumskommunikation mellem registreringsorganet og akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet, kan tilsynsaktiviteterne undermineres.

4.5.6. Registreringsorganet med ansvar for registrering koordinerer kontrollen med overholdelsen af lovgivningen baseret på de oplysninger, som organisationen har givet verifikatoren. Kun i de tilfælde, hvor en medlemsstat har indgået særlige aftaler med tredjelande, som omfatter bestemmelser, der tillader medlemsstaterne at kontakte tilsynsmyndighederne i de pågældende tredjelande, kan de kontrollere overholdelsen af lovgivningen direkte med tilsynsmyndighederne i tredjelande. Hvis ikke skal registreringsorganet bruge verifikatoren og/eller organisationen til at opnå materielle beviser og dokumentation for overholdelse af gældende lovgivningsmæssige krav.

4.6. Ophævelse og suspension af registreringer

4.6.1. Registreringsorganet skal følge de generelle regler, som er fastlagt i EMAS-forordningen vedrørende ophævelse og suspension.

4.6.2. Eventuelle klager vedrørende den registrerede organisation meddeles registreringsorganet.

4.6.3. Organisationer fra tredjelande, som søger om EMAS-registrering og er villige til at indlede en registreringsprocedure, skal acceptere, at verifikatoren af registreringsorganet kan blive anmodet om at verificere potentielle årsager til ophævelse eller suspension, hvilket kan ske i det tredjeland, hvor anlægsområderne er beliggende, inden der træffes en beslutning. Organisationen skal samarbejde og svare på alle spørgsmål vedrørende mulige årsager til suspension og ophævelse til verifikatoren eller registreringsorganet. Organisationen skal ligeledes være villig til at bære omkostningerne i forbindelse med verifikatorens arbejde med at præcisere situationen.

4.6.4. Aftaler, som er indgået mellem den ansvarlige medlemsstat for registrering og tredjelandet, kan omfatte specifikke bestemmelser til sikring af overvågningen af overholdelsen af lovgivningen og aktiv formidling af misligholdelser fra tilsynsmyndighederne i tredjelandet til registreringsorganet.

4.6.5. I alle situationer, selv hvis der findes en sådan aftale, er verifikatoren ansvarlig for at kontrollere, om lovgivningen er overholdt. Mulige klager og manglende overholdelse, der kan medføre ophævelse eller suspension af registreringen, skal indgå i kontrollen af overholdelsen.

4.6.6. NGO’er, der udøver aktiviteter i tredjelandet, kan høres og bruges som informationskilde. Under alle omstændigheder skal verifikatoren give registreringsorganet eventuelle relevante oplysninger, som dukker op under verifikationsprocessen.

4.7. Sproganliggender

4.7.1. EMAS-miljøredegørelsen og andre relevante dokumenter forelægges til registrering på (et af) de officielle sprog i den medlemsstat, hvor registreringsorganet er beliggende (artikel 5, stk. 3). Hvis en organisation forelægger en samlet miljøredegørelse med oplysninger om enkelte anlægsområder i forskellige tredjelande, skal disse oplysninger endvidere forelægges på (et af) de officielle sprog i de tredjelande, hvor anlægsområderne er beliggende.

5. GLOBAL REGISTRERING — ORGANISATION MED FLERE ANLÆGSOMRÅDER I MEDLEMSSTATERNE OG I TREDJELANDE (SITUATION 3)

Global EMAS-registrering er registrering af en organisation med flere anlægsområder i og uden for EU, som ansøger om en samlet registrering for alle anlægsområderne eller en del af dem i en medlemsstat, som foretager tredjelandsregistrering.

Registrering med flere anlægsområder i medlemsstater og i tredjelande er en kompleks procedure, som består af en kombination af de to allerede beskrevne procedurer: Samlet registrering i EU og tredjelandsregistrering. I dette afsnit beskrives aspekter, som adskiller sig fra det, der er beskrevet i afsnit 3 og 4 i denne vejledning.

5.1. Gældende lovgivning og overholdelse af lovgivningen i medlemsstater og tredjelande

5.1.1. Organisationer skal altid overholde gældende lovbestemte krav på EU-niveau og nationalt niveau for de anlægsområder, som er omfattet af EMAS-registreringen.

5.1.2. For at sikre, at EMAS-ordningen bibeholder et højt ambitions- og troværdighedsniveau, er det målet, at tredjelandsorganisationer skal opnå miljøpræstationer, som ligger så tæt som muligt på det niveau, som EU-organisationer skal opfylde i henhold til den relevante EU-lovgivning og nationale lovgivning. Det er derfor ønskeligt, at organisationer med anlægsområder uden for Fællesskabet ud over henvisningerne til kravene i den gældende nationale miljølovgivning også i miljøredegørelsen henviser til de lovgivningsmæssige miljøkrav, som gælder for tilsvarende organisationer i de medlemsstater, hvor organisationen har til hensigt at ansøge om registrering (artikel 4, stk. 4, i EMAS-forordningen). Miljøkravene på denne liste bør tjene som henvisning i forbindelse med fastlæggelse af yderligere højere præstationsmål, men de er ikke relevante for vurderingen af organisationens overholdelse af lovgivningen.

5.1.3. For anlægsområder, der er beliggende i tredjelande, bør dokumentationen, jf. artikel 4, stk. 4, i forordningen, bestå af: — Redegørelser fra tilsynsmyndighederne i tredjelandet, herunder oplysninger om gældende miljøtilladelser for organisationen, med en redegørelse for, at der ikke findes dokumentation for manglende overholdelse, og/eller at virksomheden ikke er involveret i håndhævelsesprocedurer, retssager eller klageprocedurer. — Endvidere må miljøredegørelsen også gerne indeholde krydshenvisningstabeller mellem tredjelandets nationale lovgivning og lovgivningen i det land, hvor organisationen ansøger om registrering som nævnt i punkt 5.1.2.

5.2. Akkreditering og udstedelse af licenser

5.2.1. Bestemmelserne i afsnit 4.2 om EMAS-tredjelandsregistrering og -licensudstedelse er gældende.

5.3. Registreringsorganernes opgaver

5.3.1. En medlemsstat, som har mere end ét registreringsorgan, bør beslutte, hvilket registreringsorgan ansøgninger om global registrering kan indgives til, og dette organ bør være det samme som det organ, som er udpeget i henhold til punkt 4.3.1.

5.3.2. Ansøgningen om global registrering, dvs. fra organisationer med anlægsområder i EU's medlemsstater og tredjelande, indgives til et registreringsorgan, som er udpeget til formålet i en af de medlemsstater, hvor følgende betingelser er opfyldt: a) medlemsstaten foretager registrering af organisationer fra tredjelande b) akkrediterede verifikatorer eller verifikatorer, som har licens til verifikationer i de tredjelande, hvor de anlægsområder, som er omfattet af registreringen, er beliggende, er tilgængelige, og akkrediteringen eller licensudstedelsen for disse verifikatorer dækker de relevante NACE-koder.

5.3.3. Fastlæggelsen af den medlemsstat, hvor registreringsorganet med ansvar for denne procedure er beliggende, sker på grundlag af betingelserne i nedenstående rækkefølge: 1) Hvis organisationen har hovedkvarter i en medlemsstat, som foretager tredjelandsregistrering, bør ansøgningen indgives til registreringsorganet i den pågældende medlemsstat 2) Hvis organisationens hovedkvarter ikke er beliggende i en medlemsstat, som foretager tredjelandsregistrering, men har sit forvaltningssted der, bør ansøgningen indgives til registreringsorganet i den pågældende medlemsstat 3) Hvis den organisation, der ansøger om global registrering, hverken har hovedkvarter eller forvaltningssted i en medlemsstat, der foretager tredjelandsregistrering, skal organisationen etablere et »ad hoc«-forvaltningssted i en medlemsstat, der foretager tredjelandsregistrering, og ansøgningen skal indgives til registreringsorganet i den pågældende medlemsstat.

5.3.4. Hvis mere end én medlemsstat er omfattet af ansøgningen, skal koordineringsproceduren mellem de involverede registreringsorganer, jf. afsnit 3.2., følges. Registreringsorganet fungerer derefter som førende registreringsorgan under procedurens samlede registrering i EU.

5.4. Opgaver for akkrediterede verifikatorer eller verifikatorer, som har fået udstedt licens

5.4.1. Generelle regler for EMAS-miljøverifikatorer, deres akkreditering eller licens og verifikationsprocessen er fastlagt i EMAS-forordningens kapitel V og VI.

5.4.2. De medlemsstater, som tillader tredjelandsregistrering, skal oprette et særligt system, der kan akkreditere eller udstede licens til verifikatorer til tredjelande. Verifikatorakkreditering eller -licensudstedelse meddeles for de enkelte lande som et tillæg til en generel akkreditering eller licens i overensstemmelse med de specifikationer, som er beskrevet i dette afsnit.

5.4.3. Ved global registrering af en organisation med flere anlægsområder og aktiviteter skal akkrediteringen af verifikatoren/verifikatorerne omfatte alle NACE-koderne for organisationens anlægsområder og aktiviteter. For tredjelande skal verifikatoren/verifikatorerne være akkrediteret eller have licens til alle tredjelande og alle NACE-koder i alle de anlægsområder, som er omfattet af den globale registrering i den medlemsstat, hvor organisationen har til hensigt at ansøge om registrering. Som følge af det potentielt store omfang af aktiviteter har organisationer mulighed for at anvende flere akkrediterede verifikatorer, hvis de mener, at det er relevant. Det kan være vanskeligt, om ikke umuligt, at udpege en enkelt verifikator for alle aktiviteter i en stor organisation. Hvis en verifikator ikke selv er akkrediteret eller har licens til alle relevante NACE-koder, inddrages andre akkrediterede miljøverifikatorer, alt efter omstændighederne, gennem samarbejde. Det er op til den organisation, som ansøger om registrering, om den ønsker at inddrage flere verifikatorer, som er akkrediteret eller har licens, under hensyntagen til artikel 4 i EMAS-forordningen. Bortset fra årsager som mangel på verifikatorer, som er akkrediteret til de relevante NACE-koder, kan organisationerne have andre grunde (f.eks. lokal erfaring, sproglig viden eller ønsket om at kombinere EMAS-verifikationen med certificering over for andre standarder) til at anvende flere verifikatorer.

5.4.4. Alle verifikatorer, som deltager i samarbejdet, skal underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, i EMAS-forordningen og EMAS-miljøredegørelsen. Alle involverede verifikatorer er ansvarlige for resultatet af den del/de dele af verifikationen, som følger af dennes eget ekspertområde (fortrinsvist vedrørende specifikke NACE-koder). Praksis med, at alle verifikatorer skal underskrive den samme erklæring, gør det muligt for det førende registreringsorgan at identificere alle involverede verifikatorer. Det førende registreringsorgan kan dermed via de samarbejdende registreringsorganer (som skal koordinere deres aktiviteter med akkrediterings- eller licensudstedelsesorganerne) verificere, om alle de involverede verifikatorer har opfyldt forpligtelsen om en forudgående anmeldelse, jf. artikel 23, stk. 2, i EMAS-forordningen. Det førende registreringsorgan kan ligeledes verificere, om NACE-koderne for de involverede verifikatorer omfatter koderne for den pågældende organisation.

5.4.5. Verifikatorer, som ønsker at udøve aktiviteter i tredjelande, skal opnå en specifik akkreditering eller licens specifikt for det relevante land som et tillæg til en generel akkreditering eller licens i overensstemmelse med specifikationerne i EMAS-forordningen. Det betyder, at de skal have: a) en specifik akkreditering eller licens til de NACE-koder, som er gældende for den relevante organisation b) kendskab til og forståelse af de lovbestemte og administrative miljøkrav, der gælder i det tredjeland, som der søges om akkreditering eller licens til c) kendskab til og forståelse af det officielle sprog i det tredjeland, som der søges om akkreditering eller licens til.

5.4.6. Verifikatorer skal som led i verifikationen kontrollere alle gældende miljølicenser eller -tilladelser for organisationen eller enhver anden form for dokumentation i henhold til retssystemet i de lande, som er omfattet af ansøgningen.

5.4.7. I tredjelande skal verifikatoren ud over sine almindelige pligter navnlig foretage en grundig kontrol af overholdelsen af lovgivningen i en organisation og de anlægsområder, som er omfattet af registreringsprocessen. Navnlig i lyset af indholdet af artikel 13, stk. 2, litra c), i EMAS-forordningen kontrollerer verifikatorerne, at der ikke foreligger dokumentation for manglende overholdelse af miljøkrav. Verifikatorer bør bruge tilsynsmyndighedernes konklusioner og således kontakte disse myndigheder for at få detaljerede oplysninger om overholdelse af lovgivningen. Verifikatoren skal kontrollere, om han/hun er tilfreds på grundlag af den modtagne dokumentation, f.eks. gennem en skriftlig rapport fra den kompetente tilsynsmyndighed. Hvis der ikke findes nogen dokumentation for manglende overholdelse, erklæres dette i miljøverifikators erklæring om foretaget verifikation og validering (bilag VII i EMAS-forordningen). Denne erklæring skal underskrives af verifikatoren. Verifikatoren skal kontrollere, om kravene i EMAS-forordningen er opfyldt, ved hjælp af sædvanlige revisionsteknikker. For at sikre, at kvalitetsniveauet af tredjelandsanlægsområderne svarer til niveauet af de anlægsområder i EU, som er omfattet af registreringen, kan verifikatoren overveje at foretage en risikovurdering.

5.4.8. I overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, litra d), i EMAS-forordningen bør verifikatoren kontrollere, om der foreligger relevante klager fra interesseparter, eller om der er fundet en positiv løsning på klager.

5.4.9. De medlemsstater, der foretager tredjelandsregistrering (og dermed også global registrering), skal overveje at træffe foranstaltninger, der styrker akkrediteringsprocessen for at sikre, at de verifikatorer, der er akkrediteret til specifikke tredjelande, er vidende om at kontrollere organisationens overholdelse af den gældende nationale lovgivning i tredjelandet.

5.4.10. De medlemsstater, der foretager global registrering, kan overveje at fastlægge frivillige specifikke bestemmelser, der giver en bedre kontrol af, om lovgivningen er overholdt, og sikrer en registreringsproces svarende til processen i EU. Medlemsstaterne kan navnlig overveje muligheden for at indgå aftaler (bilateral aftale, aftalememorandum mv.). Sådanne aftaler kan omfatte en procedure for formidling af overholdelse af lovgivningen mellem tilsynsmyndigheden i tredjelandet og i medlemsstaten, samt for hvordan man formidler overtrædelse af gældende lovgivningsmæssige krav til medlemsstatens registreringsorgan i tidsperioden mellem den indledende registrering eller fornyelse og den næste fornyelse.

5.4.11. Mindst seks uger forud for en verifikation eller validering i et tredjeland meddeler miljøverifikatoren sine akkrediterings- eller licensoplysninger og tid og sted for verifikationen eller valideringen til akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet i den medlemsstat, hvor den pågældende organisation agter at ansøge om registrering eller er registreret. Derudover skal verifikatoren/verifikatorerne meddele sine akkrediterings- eller licensoplysninger til alle akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer i de medlemsstater, hvor de involverede anlægsområder er beliggende.

5.4.12. Hvis en verifikator opdager en situation med manglende overholdelse på tidspunktet for registreringen, skal denne ikke underskrive EMAS-miljøredegørelsen og erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, i forordningen.

5.4.13. Hvis en verifikator opdager et tilfælde af manglende overholdelse i registreringens gyldighedsperiode eller på tidspunktet for fornyelsen, kan denne rapportere til registreringsorganet, at den pågældende organisation ikke længere overholder EMAS-kravet. På fornyelsestidspunktet må verifikatoren kun underskrive erklæringen i henhold til artikel 25, stk. 9, og den opdaterede EMAS-miljøredegørelse, hvis organisationen viser, at den har truffet passende foranstaltninger (det vil sige i samarbejde med tilsynsmyndighederne) for at sikre, at overholdelsen af lovgivningen genoprettes. Hvis organisationen ikke kan påvise over for verifikatoren, at denne har truffet tilstrækkelige foranstaltninger for at genoprette overholdelsen af lovgivningen, validerer verifikatoren ikke den opdaterede redegørelse og underskriver ikke erklæringen og EMAS-miljøredegørelsen.

5.5. Registreringsproces

5.5.1. Organisationen bør på et tidligt tidspunkt kommunikere med verifikatoren/verifikatorerne og registreringsorganet for at præcisere sproglige anliggender vedrørende de nødvendige registreringsdokumenter, idet kravene i artikel 5, stk. 3, og bilag IV, punkt D, i EMAS-forordningen erindres.

5.5.2. Organisationen forelægger materielle beviser på sin overholdelse af lovgivningen som beskrevet i punkt 5.1.3.

5.5.3. Efter at have opfyldt EMAS-kravene, specifikt dem, der gælder registreringsprocessen i forordningens bilag II, og efter at have fået EMAS-miljøredegørelsen valideret af en akkrediteret verifikator eller en verifikator, som har licens, sender organisationen ansøgningsformularen og de dermed tilknyttede dokumenter, herunder bilag VI og VII, til registrering hos (det førende) registreringsorganet.

5.5.4. Registreringsorganet med ansvar for registreringen kontrollerer oplysningerne i ansøgningen og kommunikerer til dette formål med det nationale akkrediterings- eller licensudstedelsesorgan og, hvis det er relevant, med de andre involverede registreringsorganer. Om nødvendigt kan verifikatoren med ansvar for verifikationen ligeledes inddrages i denne kommunikation. Almindelig post, e-mail eller fax kan anvendes, men skriftlig dokumentation for denne kommunikation skal gemmes.

5.5.5. Akkrediterings- og licensudstedelsesorganer i alle de berørte medlemsstater vurderer miljøverifikatorens kompetence i lyset af elementerne i artikel 20, 21 og 22 i EMAS-forordningen. Hvis verifikatorens kompetence ikke godkendes, kan akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet tvinge verifikatoren til at overholde de relevante krav eller underrette det nationale registreringsorgan om problemet. Omvendt skal registreringsorganet under alle omstændigheder underrette akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet om, at der er modtaget en registreringsansøgning, og at der er anlægsområder, som skal registreres. Efter at have modtaget sådan en meddelelse, bør akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet underrette det nationale registreringsorgan om deres konklusioner om verifikatoren. Alle involverede nationale registreringsorganer underretter det førende registreringsorgan om dette. Dette gør det lettere for de involverede registreringsorganer og det førende registreringsorgan endeligt at kontrollere, om den eller de verifikatorer, som er involveret i registreringsproceduren, er akkrediteret eller har licens til alle relevante NACE-koder i registreringsprocessen. Uden denne minimumskommunikation mellem registreringsorganerne og akkrediterings- eller licensudstedelsesorganer kan tilsynsaktiviteterne undermineres.

5.5.6. Registreringsorganet med ansvar for registrering koordinerer kontrollen med overholdelsen af lovgivningen baseret på de oplysninger, som organisationen har givet verifikatoren. Kun i de tilfælde, hvor en medlemsstat har indgået særlige aftaler med tredjelande, som omfatter bestemmelser, der tillader medlemsstaterne at kontakte tilsynsmyndighederne i de pågældende tredjelande, kan de kontrollere overholdelsen af lovgivningen direkte med tilsynsmyndighederne i tredjelande. Hvis ikke, skal registreringsorganet bruge verifikatoren og/eller organisationen til at opnå materielle beviser og dokumentation for overholdelse af gældende lovgivningsmæssige krav.

5.5.7. Efter registreringsbeslutningen underretter det førende registreringsorgan, hvis det er relevant, alle de involverede nationale registreringsorganer, som underretter deres respektive tilsynsmyndigheder.

5.5.8. Hvis flere registreringsorganer er omfattet af en registreringsprocedure, gælder betingelserne vedrørende gebyrer som beskrevet i punkt 3.4.

5.6. Ophævelse og suspension af registreringer

5.6.1. Registreringsorganet skal følge de generelle regler, som er fastlagt i EMAS-forordningen vedrørende ophævelse og suspension.

5.6.2. Eventuelle klager vedrørende den registrerede organisation meddeles til registreringsorganet.

5.6.3. Organisationer fra tredjelande, som søger om EMAS-registrering og er villige til at indlede en registreringsprocedure, skal acceptere, at verifikatoren af registreringsorganerne kan blive anmodet om at verificere potentielle årsager til ophævelse eller suspension, hvilket kan ske i det tredjeland, hvor anlægsområderne er beliggende, inden der træffes en beslutning. Organisationen skal samarbejde og svare på alle spørgsmål vedrørende mulige årsager til suspension og ophævelse til verifikatoren eller registreringsorganet. Organisationen skal ligeledes være villig til at bære omkostningerne i forbindelse med verifikatorens arbejde med at præcisere situationen.

5.6.4. I alle situationer, selv hvis der findes en sådan aftale, er verifikatoren ansvarlig for at kontrollere, om lovgivningen er overholdt. Mulige klager og manglende overholdelse, der kan medføre ophævelse eller suspension af registreringen, skal indgå i kontrollen af overholdelsen.

5.6.5. NGO’er, der udøver aktiviteter i tredjelandet, kan høres og bruges som informationskilde. Under alle omstændigheder skal verifikatoren give registreringsorganet eventuelle relevante oplysninger, som dukker op under verifikationsprocessen.

5.7. Sproganliggender

5.7.1. EMAS-miljøredegørelsen og andre relevante dokumenter forelægges på (et af) de officielle sprog i den medlemsstat, hvor det førende registreringsorgan er beliggende (artikel 5, stk. 3). Hvis en organisation endvidere forelægger en samlet miljøredegørelse med oplysninger om de enkelte anlægsområder, skal oplysningerne om EU-anlægsområder være affattet på (et af) de officielle sprog i de medlemsstater, hvor anlægsområderne er beliggende, og oplysningerne om anlægsområder i tredjelande bør også gerne være affattet på (et af) de officielle sprog i de respektive tredjelande.

(1) Forordning (EF) nr. 1221/2009.

(2) Som fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1893/2006 af 20. december 2006 om oprettelse af den statistiske nomenklatur for økonomiske aktiviteter NACE rev. 2 og om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 3037/90 og visse EF-forordninger om bestemte statistiske områder (EUT L 393 af 30.12.2006, s. 1).