BERETNING om regnskab for EF-Sortsmyndigheden (Angers) (regnskabsårene 1995 og 1996), med Sortsmyndighedens svar (97/C 393/09)

1.1. Denne beretning afgives til EF-Sortsmyndighedens administrationsråd i overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 af 27. juli 1994 (1).

1.2. Retten har revideret regnskaberne for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsårene 1995 og 1996. I overensstemmelse med artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 (2) er Sortsmyndighedens præsident ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Præsidentens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94. Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. I denne beretning fremlægges resultaterne af den første revision af Sortsmyndigheden.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for 1995 og 1996 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF EF-SORTSMYNDIGHEDENS BUDGET FOR REGNSKABSÅRENE 1995 OG 1996

Sortsmyndigheden har ikke et effektivt edb-værktøj

1.5. Der blev ikke foretaget en analyse af Sortsmyndighedens nuværende og fremtidige edb-behov, før de forskellige edb-applikationer, som anvendes i forvaltningen, blev indkøbt. Der er for eksempel ingen forbindelse mellem de forskellige former for software, og heller ikke mellem det software, der anvendes til føring af det almindelige regnskab, og det, der anvendes til føring af budgetregnskabet. Det betyder, at der går alt for meget tid med at behandle de samme data flere gange, og det gør, at forvaltningen bliver mindre produktiv.

1.6. Med det nuværende budgetregnskabssystem er princippet om, at regnskabsposteringer ikke må ændres, ikke sikret, for det er muligt at ændre dem efterfølgende.

Finansinspektør

1.7. I henhold til artikel 111 i Sortsmyndighedens grundforordning skal der udpeges en finansinspektør. Hidtil er finanskontrollen blevet varetaget af Kommissionens GD XX, selv om sidstnævnte ikke formelt er blevet udpeget.

Der er ikke nedsat et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

1.8. I henhold til artikel 63 i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget »(. . .) skal et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler afgive udtalelse om de aftaler, hvis værdi overstiger et beløb, som fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser(. . .)«. Der er endnu ikke blevet nedsat et sådant udvalg i Sortsmyndigheden.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 227 af 1. 9. 1994, s. 27.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 underskrev Sortsmyndighedens præsident den 20. marts 1997 regnskabet over Sortsmyndighedens indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996 og sendte det samme dag til Kommissionen, administrationsrådet og Revisionsretten. Retten modtog regnskaberne den 4. april 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskaberne i oversigtsform.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

NB: En indtægtsordre på 300 000 ECU, som blev udstedt af Kommissionen i slutningen af 1996, og som vedrører det tilskud, den betalte til Sortsmyndigheden ved oprettelsen i 1995, kunne ikke medtages i regnskaberne pr. regnskabsårets udgang. Kommissionens tilgodehavende figurerer derfor ikke på balancen.

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Sortsmyndighedens tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

EF-SORTSMYNDIGHEDENS SVAR

De vigtigste bemærkninger, som Retten fremsatte i dette dokument om gennemførelsen af budgettet for de pågældende regnskabsår, er manglen på:

1. effektive edb-værktøjer til almindelig regnskabsførelse og til budgetregnskabet,

2. formel udpegelse af en finansinspektør,

3. nedsættelse af et eget Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter (ACPC) for Sortsmyndigheden.

I lyset af disse bemærkninger har Sortsmyndigheden følgende kommentarer:

1. Manglen på effektive værktøjer

Sortsmyndighedens almindelige regnskaber blev allerede i opstartsfasen opstillet ved hjælp af programmellet »Expert M« (COBOL), og budgetregnskabet blev ført på et program udviklet af edb-gruppen på Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut i Torino (Excel). I betragtning af EU-agenturernes fælles vilje til at udvikle et integreret og harmoniseret budget- og regnskabssystem blev der ikke udviklet nogen grænseflade mellem disse systemer.

Sortsmyndigheden er meget opmærksom på, at budget- og regnskabssystemets kvalitet og sikkerhed skal forbedres, og at metoderne til kommunikation med de relevante finansielle myndigheder (finansinspektøren og Revisionsretten) skal lettes, og har som størstedelen af de øvrige EU-agenturer i 1995, 1996 og 1997 deltaget direkte i den fælles søgning efter et integreret og harmoniseret regnskabssystem (fælles opfølgning af udbudsbekendtgørelsen, som blev offentliggjort i EFT nr. C 342 af 1995, s. 16, fælles åbning og behandling af buddene, fastslåelse af et manglende resultat af udbudsbekendtgørelsen, fælles opfølgning af de nye undersøgelser af systemerne SYNCOM 2, Oracle, S.A.P. osv., opfølgning af den seneste udvikling osv.). Denne fælles efterforskning pågår stadig i dag.

Sortsmyndigheden har internt fundet reelle løsninger på denne situation: en analyse af de faktiske behov på edb-området, foretaget af en uafhængig konsulent, midlertidig ansættelse af en datalog med henblik på at forbedre overgangssystemets kvalitet (net, sikkerhed, udvikling af forbindelser mellem Sortsmyndighedens regnskabssystemer og tekniske systemer, forbedring af det regnskabsmæssige dataregistreringssystem), nedsættelse af en edb-gruppe ved Sortsmyndigheden, offentliggørelse af et stillingsopslag vedrørende en stilling som datalog ved Sortsmyndigheden.

2. Finansinspektør

I artikel 111 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 af 27. juli 1994 fastsættes det, at Administrationsrådet for Sortsmyndigheden skal udpege en finansinspektør.

Budgetterne, som Sortsmyndighedens Administrationsråd har vedtaget for årene 1995, 1996 og 1997, har altid omfattet en stilling som finansinspektør i disses respektive stillingsfortegnelser. I betragtning af Sortsmyndighedens størrelse og den debat, dette har affødt på netop dette område i Kommissionen og Europa-Parlamentet, har Sortsmyndighedens Administrationskontor ikke hidtil formelt udnævnt en intern finansinspektør. I hele denne periode har Kommissionens GD XX ifølge en uformel aftale varetaget og varetager stadig finanskontrollen af Sortsmyndigheden.

3. Mangel på et ACPC

3.1. I 1996 var der endnu ikke nedsat et rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter (ACPC) ved Sortsmyndigheden.

Princippet om et sådant udvalg er indeholdt i udkastet til Sortsmyndighedens finansforordning, som nu er til behandling i Revisionsretten i henhold til artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 af 27. juli 1994.

Det skal imidlertid fremhæves, at der indtil i dag (1997) har været nedsat et midlertidigt ACPC ved Sortsmyndigheden.

3.2. Med hensyn til 1995 er det vigtigt at minde om:

a) at præsidenten endnu ikke var udnævnt af Rådet, og at det var formanden for EF-Sortsmyndighedens Administrationsråd, der måtte fungere som stedfortræder i stillingen som præsident for EF-Sortsmyndigheden,

b) at intet relevant indkøb er foretaget og ingen relevant kontrakt er indgået, som overstiger den handlingstærskel, der er fastsat i fællesskabsinstitutionernes finansforordning.

3.3. Med hensyn til 1996 er det vigtigt at minde om:

a) at præsidenten for Sortsmyndigheden først tiltrådte stillingen den 1. 8. 1996, og at stedfortræderen havde gjort tjeneste som stedfortræder for Sortsmyndigheden frem til den 31. 7. 1996,

b) at intet relevant indkøb er foretaget og ingen relevant kontrakt er indgået, som overstiger den handlingstærskel, der er fastsat i fællesskabsinstitutionernes finansforordning.

Afslutningsvis skal det nævnes, at fraværet af et ACPC ikke har haft negative følgevirkninger på det finansielle plan i forbindelse med Sortsmyndighedens økonomiske forvaltning, der har været tilfredsstillende. Endvidere har man altid ved enhver større udgift indhentet en fælles forhåndsgodkendelse af præsidenten for Sortsmyndigheden og formanden for Administrationsrådet.