INTERINSTITUTIONEL AFTALE

af 25. maj 1999

mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommisionen for De Europæiske Fællesskaber

om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER,

der henviser til Europa-Parlamentets beslutning af 7. oktober 1998 om UCLAF's (Direktoratet for Koordinering af Bedrageribekæmpelse) uafhængighed, rolle og status(1),

der henviser til Rådets konklusioner af 15. marts 1999, som blev vedtaget efter indgående drøftelser med repræsentanterne for Europa-Parlamentet og Kommissionen,

der henviser til Kommissionens beslutning 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af et europæisk kontor for bekæmpelse af svig(2), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Det fastsættes i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999(3) og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig(4), at kontoret indleder og gennemfører administrative undersøgelser i institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved EF-traktaten og Euratom-traktaten eller på grundlag heraf;

(2) det ansvar, som tillægges Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, sådan som det er oprettet af Kommissionen, vedrører foruden beskyttelse af de finansielle interesser samtlige aktiviteter til sikring af Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser;

(3) det er vigtigt at forbedre omfanget og effektiviteten af bekæmpelsen af svig ved at udnytte den eksisterende ekspertise med hensyn til administrative undersøgelser;

(4) det er derfor vigtigt, at alle institutioner, organer, kontorer og agenturer inden for deres administrative ansvarsområde overlader det til kontoret at foretage interne administrative undersøgelser, der har til formål at undersøge alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af arbejdsmæssige aktiviteter, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser som omhandlet i artikel 11, artikel 12, stk. 2 og 3, artikel 13, 14, 16 og artikel 17, stk. 1, i Vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "Vedtægten"), der skader Fællesskabernes interesser og bør forfølges administrativt eller i givet fald strafferetligt, eller en grov personlig fejl, som omhandlet i vedtægtens artikel 22, eller manglende opfyldelse af de analoge forpligtelser, der påhviler medlemmer, ledere eller ansatte i Fællesskabets institutioner, organer, kontorer og agenturer, som ikke er omfattet af Vedtægten;

(5) disse undersøgelser bør gennemføres under nøje overholdelse af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, gennemførelsesbestemmelserne hertil og Vedtægten;

(6) disse undersøgelser bør gennemføres på ensartede betingelser i alle Fællesskabernes institutioner, organer, kontorer og agenturer, uden at overdragelsen af denne opgave til kontoret fratager institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne deres ansvar eller på nogen måde mindsker de berørte personers retsbeskyttelse;

(7) i afventning af en ændring af Vedtægten, er det nødvendigt at fastsætte de nærmere vilkår, som i praksis skal gælde for medlemmerne af institutioner og organer, ledere af kontorer og agenturer og tjenestemænd og øvrige ansatte i disse institutioner, organer, kontorer og agenturer i forbindelse med deres medvirken til en hensigtsmæssig afvikling af de interne undersøgelser;

de er nået til enighed om at indføre en fælles ordning,

de opfordrer de øvrige institutioner, organer, kontorer og agenturer til at tiltræde denne aftale,

ER ENIGE OM:

1) at vedtage en fælles ordning, der omfatter de gennemførelsesforanstaltninger, der er nødvendige for at fremme en hensigtsmæssig afvikling af de interne undersøgelser, der foretages af kontoret. Disse undersøgelser har til formål:

- at bekæmpe svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser

- at undersøge de alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af arbejdet, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser, der kan medføre en disciplinærsag eller i givet fald en straffesag, eller manglende opfyldelse af de analoge forpligtelser, der påhviler medlemmer, ledere eller ansatte, der ikke er omfattet af Vedtægten.

Sådanne undersøgelser gennemføres under nøje overholdelse af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, gennemførelsesbestemmelserne hertil og Vedtægten.

De gennemføres også i overensstemmelse med de betingelser og nærmere vilkår, der er fastsat i Det Europæiske Fællesskabs og Det Europæiske Atomenergifællesskabs forordninger

2) at fastsætte en sådan ordning og omgående lade den finde anvendelse gennem vedtagelse af en intern afgørelse i overensstemmelse med den model, der er knyttet som bilag til nærværende aftale, og kun at afvige fra ordningen, såfremt særlige interne omstændigheder gør det teknisk nødvendigt

3) at anerkende, at det er nødvendigt at forelægge enhver anmodning om ophævelse af en tjenestemands eller anden ansats immunitet i forbindelse med eventuelle tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet for kontoret til udtalelse. Såfremt en anmodning om ophævelse af immunitet vedrører et medlem, underrettes kontoret

4) at meddele kontoret de bestemmelser, de har fastsat til gennemførelse af denne aftale.

Denne aftale kan kun ændres med de undertegnende institutioners udtrykkelige samtykke.

De øvrige institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved EF-traktaten og Euratom-traktaten eller på grundlag heraf, opfordres til at tiltræde denne aftale ved en erklæring rettet til formændene for de institutioner, der har undertegnet aftalen.

Denne aftale træder i kraft den 1. juni 1999.

Udfærdiget i Bruxelles, den 25. maj 1999.

For Europa-Parlamentet

Formand

J. M. GIL-ROBLES

For Rådet

Formand

H. EICHEL

For Kommissionen

Formand

J. SANTER

(1) EFT C 328 af 26.10.1998, s. 95.

(2) Se side 20 i denne Tidende.

(3) Se side 1 i denne Tidende.

(4) Se side 8 i denne Tidende.

BILAG

"STANDARDAFGØRELSE"

AFGØRELSE TRUFFET AF [INSTITUTION/ORGAN, KONTOR eller AGENTUR]

den

om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet til skade for Fællesskabernes interesser

INSTITUTION, ORGAN, KONTOR eller AGENTUR HAR -

under henvisning til [retsgrundlag], og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Det fastsættes i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999(1) og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999(2) om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, at kontoret indleder og gennemfører administrative undersøgelser i institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved EF-traktaten og Euratom-traktaten eller på grundlag heraf;

(2) det ansvar, som tillægges Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, sådan som det er oprettet af Kommissionen, vedrører foruden beskyttelse af de finansielle interesser samtlige aktiviteter, til sikring af Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser;

(3) det er vigtigt at forbedre omfanget og effektiviteten af bekæmpelsen af svig ved at udnytte den eksisterende ekspertise med hensyn til administrative undersøgelser;

(4) det er derfor vigtigt, at alle institutioner, organer, kontorer og agenturer inden for deres administrative ansvarsområde overlader det til kontoret at foretage interne administrative undersøgelser, der har til formål at undersøge alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af arbejdsmæssige aktiviteter, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser som omhandlet i artikel 11, artikel 12, stk. 2 og 3, artikel 13, 14, 16 og artikel 17, stk. 1, i Vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "Vedtægten"), der skader Fællesskabernes interesser og bør forfølges administrativt og i givet fald strafferetligt, eller en grov personlig fejl, som omhandlet i vedtægtens artikel 22, eller manglende opfyldelse af de analoge forpligtelser, der påhviler medlemmer, ledere eller ansatte i Fællesskabets organer, kontorer og agenturer, som ikke er omfattet af Vedtægten;

(5) disse undersøgelser bør gennemføres under nøje overholdelse af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, gennemførelsesbestemmelserne hertil og vedtægten;

(6) disse undersøgelser bør gennemføres på ensartede betingelser i alle Fællesskabernes institutioner, organer, kontorer og agenturer, uden at overdragelsen af denne opgave til kontoret fratager institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne deres ansvar eller på nogen måde mindsker de berørte personers retsbeskyttelse;

(7) i afventning af en ændring af Vedtægten, er det nødvendigt at fastsætte de nærmere vilkår, som i praksis skal gælde for medlemmerne af institutioner og organer, ledere af kontorer og agenturer og tjenestemænd og øvrige ansatte i disse institutioner, organer, kontorer og agenturer i forbindelse med deres medvirken til en hensigtsmæssig afvikling af de interne undersøgelser -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Pligt til at samarbejde med kontoret

Generalsekretæren, tjenestegrenene og alle ledere, tjenestemænd og øvrige ansatte i [institution, organ, kontor eller agentur] har pligt til i fuld udstrækning at samarbejde med kontorets medarbejdere og yde den nødvendige bistand til undersøgelsen. Med henblik herpå giver de kontorets medarbejdere alle relevante oplysninger og forklaringer.

Med forbehold af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter og gennemførelsesbestemmelserne hertil, samarbejder medlemmerne i fuld udstrækning med kontoret.

Artikel 2

Oplysningspligt

Enhver tjenestemand eller anden ansat i [institution, organ, kontor eller agentur], som får kendskab til forhold, der lader formode, at der kunne foreligge tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabernes interesser, eller alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af arbejdsmæssige aktiviteter, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser, som bør forfølges administrativt og i givet fald strafferetligt, eller manglende opfyldelse af analoge forpligtelser, der påhviler medlemmer, ledere eller ansatte, der ikke er omfattet af vedtægten, underretter omgående sin kontorchef eller generaldirektør eller, såfremt han finder det hensigtsmæssigt, sin generalsekretær eller kontoret direkte.

[Institution, organ, kontor eller agentur]'s generalsekretær, generaldirektører, kontorchefer og andre ledere sender omgående alle oplysninger i deres besiddelse, som lader formode, at der foreligger uregelmæssigheder som omhandlet i stk. 1, til kontoret.

Ledere, tjenestemænd og øvrige ansatte i [institutionen, organet, kontoret eller agenturet] må i intet tilfælde udsættes for en urimelig eller diskriminerende behandling som følge af, at de har videregivet oplysninger som omhandlet i stk. 1 og 2.

Medlemmer, som får kendskab til forhold som omhandlet i stk. 1, underretter institutionens [eller organets, kontorets eller agenturets] formand eller, såfremt de finder det hensigtsmæssigt, kontoret direkte.

Artikel 3

Bistand fra Sikkerhedskontoret

Efter anmodning fra kontorets direktør bistår [institution, organ, kontor eller agentur]'s Sikkerhedskontor kontorets ansatte ved den praktiske gennemførelse af undersøgelserne.

Artikel 4

Underretning af den berørte person

Hvis det fremgår, at et medlem, en leder, en tjenestemand eller en anden ansat kan være personligt involveret, skal den pågældende underrettes hurtigt, såfremt der ikke er risiko for, at dette skader undersøgelsen. Under alle omstændigheder kan der ikke drages konklusioner, som med navns nævnelse berører et medlem, en leder, en tjenestemand eller en anden ansat i [institution, organ, kontor eller agentur], ved undersøgelsens afslutning, uden at den pågældende har fået mulighed for at udtale sig om de faktiske omstændigheder, som berører ham.

I tilfælde, der nødvendiggør absolut hemmeligholdelse af hensyn til undersøgelsen og anvendelse af undersøgelsesmetoder, der henhører under en national retslig myndighed, kan forpligtelsen til at give medlemmet, lederen, tjenestemanden eller den ansatte i [institution, organ, kontor eller agentur] lejlighed til at udtale sig udsættes til senere i forståelse med henholdsvis formanden og generalsekretæren.

Artikel 5

Underretning om indstilling af undersøgelsen

Såfremt der ved en intern undersøgelses afslutning ikke kan gøres noget forhold gældende mod et medlem, en leder, en tjenestemand eller en anden ansat i [institution, organ, kontor eller agentur], som der har været rettet en beskyldning imod, indstilles den interne undersøgelse mod ham efter beslutning truffet af kontorets direktør, som skriftligt underretter den pågældende herom.

Artikel 6

Ophævelse af immunitet

Enhver anmodning fra en national politimyndighed eller retslig myndighed om ophævelse af immunitet mod retsforfølgning, for så vidt angår en leder, en tjenestemand eller anden ansat i [institution, organ, kontor eller agentur] i forbindelse med et eventuelt tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet, forelægges direktøren for kontoret til udtalelse. Såfremt en anmodning om ophævelse af immunitet vedrører et medlem af institutionen [organet, kontoret eller agenturet], underrettes kontoret.

Artikel 7

Ikrafttrædelse

Denne beslutning træder i kraft den 1. juni 1999.

Udfærdiget i

[institution, organ, kontor eller agentur]

(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

(2) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 8.