DA Den Europæiske Unions Tidende L 7/1

KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 19. december 2007

om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 573/2007/EF om oprettelse af Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme, hvad angår medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer, reglerne for administrativ og finansiel forvaltning og støtteberettigelsen for udgifter til projekter, der samfinansieres af fonden

(meddelt under nummer K(2007) 6396)

(Kun den bulgarske, den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2008/22/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 573/2007/EF af 23. maj 2007 om oprettelse af Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme og om ophævelse af Rådets beslutning 2004/904/EF (1), særlig artikel 23, artikel 31, stk. 5, artikel 33, stk. 6, og artikel 35, stk. 4, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Der bør fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger under fonden, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed umiddelbart kan gennemføre projekter. Der bør også fastlægges yderligere bestemmelser for myndigheder, til hvilke der uddelegeres opgaver.

(2) Der bør opstilles en liste over procedurer og/eller praktiske foranstaltninger, som de forskellige udpegede myndigheder bør udarbejde og rette sig efter ved gennemførelse af fonden.

(3) Det bør fastlægges, hvilke forpligtelser de ansvarlige myndigheder skal have over for de endelige støttemodtagere i den fase, som fører frem til udvælgelse og godkendelse af projekter, der skal støttes, og med hensyn til de aspekter, der skal være omfattet af kontrollen af de udgifter, der anmeldes af den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, herunder administrativ kontrol af ansøgninger om godtgørelse og kontrol på stedet vedrørende de enkelte projekter.

(4) For at de udgifter, der er afholdt under de årlige programmer, kan blive revideret behørigt, bør det fastsættes, hvilke krav et revisionsspor skal opfylde for at blive betragtet som tilstrækkeligt.

(5) Revision af projekter og systemer udføres under revisionsmyndighedens ansvar. For at sikre, at revisionen er tilstrækkeligt omfattende og effektiv og udføres efter de samme standarder i alle medlemsstaterne, bør der fastsættes betingelser, som revisionen skal opfylde, herunder vedrørende grundlaget for udtagning af stikprøver.

(6) Medlemsstaterne skal indsende en beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer til Kommissionen sammen med deres flerårige program. Da dette dokument er et af de centrale elementer, Kommissionen baserer sig på i forbindelse med den delte forvaltning af fællesskabsbudgettet for at forvisse sig om, at medlemsstaterne anvender den pågældende finansielle støtte i overensstemmelse med de gældende regler og principper, som er nødvendige for at beskytte Fællesskabets økonomiske interesser, bør der fastsættes detaljerede retningslinjer for, hvilke oplysninger disse dokumenter skal indeholde.

(7) For at harmonisere standarder for programmering, opfølgning på gennemførelse af fonden, revision og godkendelse af udgifter er det nødvendigt klart at fastlægge indholdet af det flerårige program, det årlige program, statusrapporten, den endelige rapport og betalingsanmodninger samt revisionsstrategien, den årlige revisionsrapport, gyldighedserklæringen og udgiftsgodkendelsen.

(8) Eftersom medlemsstaterne skal indberette og overvåge uregelmæssigheder og inddrive fejlagtigt udbetalte summer i forbindelse med fondens finansiering, bør der fastsættes krav for de oplysninger, der indsendes til Kommissionen.

(9) Erfaringerne viser, at borgerne i Den Europæiske Union ikke i tilstrækkelig grad ved, hvilken rolle Fællesskabet spiller i forbindelse med programfinansiering. Der bør derfor fastlægges detaljerede retningslinjer for, hvilken information og hvilke pr-foranstaltninger, der er nødvendige for at afhjælpe denne mangel på kommunikation og information.

(10) For at sikre, at information om foreliggende finansieringsmuligheder videreformidles bredt til alle interesserede parter og af hensyn til åbenheden, bør det fastlægges, hvilke minimumsforanstaltninger der er nødvendige for at informere potentielle støttemodtagere om de finansieringsmuligheder, Fællesskabet og medlemsstaterne i fællesskab tilbyder via fonden. For at skabe større åbenhed om anvendelsen af fondens midler bør fortegnelserne over endelige støttemodtagere, projekttitlerne og den offentlige støtte, der ydes til projekterne, offentliggøres.

(11) På baggrund af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) bør det i forbindelse med de informations- og pr-foranstaltninger og det revisionsarbejde, der er omhandlet i nærværende beslutning, fastsættes, at Kommissionen og medlemsstaterne forhindrer enhver uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger, og præciseres, til hvilket formål Kommissionen og medlemsstaterne kan behandle sådanne oplysninger.

(12) Anvendelsen af elektroniske medier til udveksling af oplysninger og finansielle data mellem medlemsstaterne og Kommissionen fører til forenkling, øget effektivitet, åbenhed og tidsbesparelser. For at få det fulde udbytte af disse fordele og samtidigt garantere sikkerheden ved dataudvekslingen kan Kommissionen oprette et fælles edb-system.

(13) For at sikre effektiv gennemførelse af fonden i medlemsstaterne i overensstemmelse med principperne for sund finansiel forvaltning, bør der vedtages en række fælles regler om udgifter, der er berettigede til støtte fra fonden. For at mindske den administrative byrde for endelige støttemodtagere og udpegede myndigheder bør indirekte omkostninger på visse betingelser kunne finansieres efter faste satser.

(14) I henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er Det Forenede Kongerige bundet af den grundlæggende retsakt og følgelig også af denne beslutning.

(15) I henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er Irland bundet af den grundlæggende retsakt og følgelig også af denne beslutning.

(16) I medfør af artikel 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er denne beslutning ikke bindende for Danmark, og den finder ikke anvendelse i Danmark.

(17) Foranstaltningerne i denne beslutning er i overensstemmelse med udtalelse fra forvaltningskomitéen for fonden —

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

INDHOLDSFORTEGNELSE

Del I Indledning

Kapitel 1 Emne og definitioner

Artikel 1 Emne

Artikel 2 Definitioner

Del II Fælles bestemmelser for de fire fonde

Kapitel 1 Udpegede myndigheder

Artikel 3 Fælles myndigheder

Artikel 4 Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver

Artikel 5 Udlicitering af opgaver

Kapitel 2 Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 6 Procedurehåndbog

Artikel 7 Den ansvarlige myndigheds gennemførelse af fonden

Artikel 8 Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan

Artikel 9 Udvælgelses- og tildelingsprocedure, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

Artikel 10 Aftaler om tilskud med endelige støttemodtagere, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

Artikel 11 Kontrakter som led i gennemførelsen

Artikel 12 Fastsættelse af endeligt fællesskabsbidrag

Artikel 13 Teknisk bistand

Artikel 14 Udgifter til teknisk bistand i forbindelse med en fælles myndighed

Artikel 15 Kontrol foretaget af den ansvarlige myndighed

Artikel 16 Revisionsspor

Artikel 17 Systemrevision og projektrevision

Artikel 18 Kontrol foretaget af godkendelsesmyndigheden

Kapitel 3 Oplysninger, der skal gives om anvendelse af fonden

Artikel 19 Proportionalitetsprincippet

Artikel 20 Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 21 Revision af beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 22 Programmeringsdokumenter

Artikel 23 Revision af finansiel fordeling i årlige programmer

Artikel 24 Statusrapporter og endelige rapporter om gennemførelse af årlige programmer

Artikel 25 Dokumenter udarbejdet af revisionsmyndigheden

Artikel 26 Dokumenter udarbejdet af godkendelsesmyndigheden

Kapitel 4 Rapportering af uregelmæssigheder

Artikel 27 Første rapportering — undtagelser

Artikel 28 Rapportering om opfølgning — uinddrivelige beløb

Artikel 29 Kontakt med medlemsstater

Artikel 30 Anvendelse af oplysninger

Kapitel 5 Information og pr-foranstaltninger

Artikel 31 Information til potentielle endelige støttemodtagere

Artikel 32 Information til endelige støttemodtagere

Artikel 33 Den ansvarlige myndigheds ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

Artikel 34 De endelige støttemodtageres ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

Artikel 35 Tekniske karakteristika for informations- og pr-foranstaltninger vedrørende foranstaltningen

Kapitel 6 Personoplysninger

Artikel 36 Beskyttelse af personoplysninger

Kapitel 7 Elektronisk udveksling af dokumenter

Artikel 37 Elektronisk udveksling af dokumenter

Artikel 38 Computersystem til udveksling af dokumenter

Del III Særlige bestemmelser for Den Europæiske Flygtningefond

Kapitel 1 Regler for støtteberettigelse

Artikel 39 Regler for støtteberettigelse

Kapitel 2 Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 40 Nødforanstaltninger

Artikel 41 Fast beløb til genbosatte personer

Artikel 42 Gennemførelse af årlige programmer

Del IV Afsluttende bestemmelser

Artikel 43 Adressater

BILAG

DEL I

INDLEDNING

KAPITEL 1

Emne og definitioner

Artikel 1

Emne

1. Denne beslutning fastsætter gennemførelsesbestemmelser for fonden for så vidt angår:

a) udpegede myndigheder

b) forvaltnings- og kontrolsystemer

c) oplysninger, som medlemsstaterne skal indsende til Kommissionen om anvendelsen af fonden

d) rapportering af uregelmæssigheder

e) information og pr-foranstaltninger

f) personoplysninger

g) elektronisk udveksling af dokumenter.

2. De følgende bestemmelser berører ikke Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (4).

Artikel 2

Definitioner

I denne beslutning forstås ved:

— »grundlæggende retsakt«: beslutning nr. 573/2007/EF

— »fond«: Den Europæiske Flygtningefond som oprettet ved den grundlæggende retsakt

— »fire fonde«: Den Europæiske Flygtningefond, Fonden for De Ydre Grænser, Den Europæiske Tilbagesendelsesfond og Den Europæiske Fond for Integration af Tredjelandsstatsborgere som fastsat ved beslutning nr. 573/2007/EF, Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 574/2007/EF (5), Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 575/2007/EF (6) og Rådets beslutning 2007/435/EF (7) som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme

— »ansvarlig myndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt

— »godkendelsesmyndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt

— »revisionsmyndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra c), i den grundlæggende retsakt

— »myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra d), i den grundlæggende retsakt

— »udpegede myndigheder«: alle de myndigheder, der udpeges af medlemsstaterne efter artikel 25 i den grundlæggende retsakt

— »foranstaltning«: foranstaltning under fonden som omhandlet i artikel 3 og 5 i den grundlæggende retsakt

— »projekt«: specifikke, praktiske midler, som de endelige støttemodtagere anvender til fuld eller delvis gennemførelse af en foranstaltning

— »endelig støttemodtager«: retlig enhed med ansvar for gennemførelse af projekter, f.eks. ngo'er, føderale, nationale, regionale eller lokale myndigheder, andre non profit-organisationer, privatretlige eller offentligretlige selskaber eller internationale organisationer

— »projektpartner«: enhver retlig enhed, der gennemfører et projekt i samarbejde med en endelig støttemodtager ved at tilføre projektet ressourcer og modtage en del af fællesskabsbidraget gennem den endelige støttemodtager

— »strategiske retningslinjer«: rammerne for fondens intervention som vedtaget ved Kommissionens beslutning 2007/815/EF (8),

— »prioritet«: en samling foranstaltninger, der er defineret som en prioritet i de strategiske retningslinjer

— »specifik prioritet«: en samling foranstaltninger, der er defineret som en specifik prioritet i de strategiske retningslinjer, og som giver mulighed for en højere samfinansieringssats efter artikel 14, stk. 4, i den grundlæggende retsakt

— »første administrative eller retslige konstatering«: den første skriftlige vurdering fra en kompetent administrativ eller retslig myndighed, som på grundlag af konkrete forhold konkluderer, at der er begået en uregelmæssighed, idet det dog senere kan være nødvendigt at revidere denne konklusion eller trække den tilbage som følge af udviklingen i den administrative eller retslige procedure

— »uregelmæssighed«: enhver overtrædelse af en fællesskabsbestemmelse, som kan tilskrives en økonomisk aktørs handling eller undladelse, der skader eller vil kunne skade Den Europæiske Unions almindelige budget ved afholdelse af en uretmæssig udgift over det almindelige budget

— »mistanke om svig«: en uregelmæssighed, der giver anledning til, at der indledes en administrativ eller retslig procedure på nationalt plan med henblik på at fastslå, om der foreligger en forsætlig adfærd, navnlig svig i betydningen omhandlet i artikel 1, stk. 1, litra a), i konventionen, som er indgået på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union, om beskyttelse af Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser (9),

— »konkurs«: insolvensbehandling i betydningen defineret i artikel 2, litra a), i Rådets forordning (EF) nr. 1346/2000 (10),

— »aftale om tilskud«: en aftale eller tilsvarende former for juridiske instrumenter, på grundlag af hvilke medlemsstaterne yder tilskud til den endelige støttemodtager med henblik på gennemførelse af et projekt under fonden.

DEL II

FÆLLES BESTEMMELSER FOR DE FIRE FONDE

KAPITEL 1

Udpegede myndigheder

Artikel 3

Fælles myndigheder

Medlemsstater kan udpege den samme ansvarlige myndighed, revisionsmyndighed eller godkendelsesmyndighed for to eller flere af de fire fonde.

Artikel 4

Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver

1. Enhver uddelegering af opgaver skal opfylde princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket kræver effektiv og produktiv intern kontrol, og skal overholde princippet om ikke-forskelsbehandling og sikre fællesskabsfinansieringens synlighed. De gennemførelsesopgaver, der uddelegeres, må ikke give anledning til interessekonflikter.

2. Omfanget af de opgaver, der uddelegeres af den ansvarlige myndighed til en anden myndighed, og de detaljerede procedurer for gennemførelse af de uddelegerede opgaver skal registreres officielt og skriftligt.

Dokumentet om uddelegering skal som et minimum:

a) indeholde henvisninger til relevant fællesskabslovgivning

b) angive den opgave, der uddelegeres til myndigheden

c) angive rettigheder og pligter for den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, og det ansvar den påtager sig

d) angive forpligtelsen for den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, til at etablere og opretholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der er tilpasset opfyldelsen af dens forpligtelser

e) angive, hvilken garanti der skal gives for forsvarlig økonomisk forvaltning og lovligheden og den formelle rigtighed af de uddelegerede opgaver.

3. Varetagelse af kommunikation med Kommissionen, jf. artikel 25, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt uddelegeres ikke. Den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.

4. Hvis den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, ikke er en offentlig administration eller et organ underlagt medlemsstatens privatret med en public service-opgave, kan den ansvarlige myndighed ikke uddelegere gennemførelsesbeføjelser, der indebærer vidtgående skønsbeføjelser angående politikvalg, til den pågældende myndighed.

5. Uddelegering af opgaver til myndigheder berører ikke ansvaret for den ansvarlige myndighed, som forbliver ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret.

6. Hvor den ansvarlige myndighed har uddelegeret opgaver til en myndighed, finder alle denne beslutnings bestemmelser vedrørende den ansvarlige myndighed tilsvarende anvendelse på den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver.

Artikel 5

Udlicitering af opgaver

Udpegede myndigheder kan udlicitere nogle af deres opgaver, men forbliver ansvarlige for de udliciterede opgaver i overensstemmelse med de ansvar, der er omhandlet i artikel 27, 29 og 30 i den grundlæggende retsakt.

KAPITEL 2

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 6

Procedurehåndbog

I henhold til artikel 31, stk. 2, i den grundlæggende retsakt og under hensyntagen til proportionalitetsprincippet udarbejder medlemsstaterne en manual over procedurer og praktiske foranstaltninger vedrørende:

a) de udpegede myndigheders opgaver

b) foranstaltninger, der sikrer passende adskillelse af funktioner

c) eventuel overvågning af myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, og andre udliciterede opgaver

d) fastlæggelse af flerårige og årlige programmer

e) fastlæggelse af revisionsstrategi og årlige revisionsplaner

f) udvælgelse af projekter, tildeling af støtte og overvågning og finansiel forvaltning af projekter

g) forvaltning af uregelmæssigheder, finansielle korrektioner og inddrivelser

h) forberedelse og gennemførelse af kontrolbesøg

i) forberedelse af revisionsrapporter og erklæringer

j) godkendelse af udgifter

k) evaluering af programmet

l) rapportering til kommissionen

m) revisionsspor.

Artikel 7

Den ansvarlige myndigheds gennemførelse af fonden

1. Den ansvarlige myndighed kan med henblik på gennemførelse af fonden fungere som tildelingsorgan og/eller gennemførelsesorgan.

2. Den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan i tilfælde, hvor den gennemfører projekterne, og det sker som hovedregel på baggrund af årlige åbne indkaldelser af forslag.

Hverken den ansvarlige myndighed eller en myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, kan indgive forslag på foranledning af disse indkaldelser.

I behørigt begrundede tilfælde, herunder videreførelse af flerårige projekter efter artikel 14, stk. 6, i den grundlæggende retsakt, som blev udvalgt efter en forudgående indkaldelse af forslag eller i nødsituationer, kan der ydes tilskud uden indkaldelse af forslag.

3. Den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan i tilfælde, hvor den beslutter at gennemføre projekterne umiddelbart, fordi projekternes karakteristika ikke levner andre muligheder for gennemførelse, f.eks. i retlige monopolsituationer eller af sikkerhedshensyn. I disse tilfælde gælder reglerne angående den endelige støttemodtager tilsvarende på den ansvarlige myndighed.

Artikel 8

Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan

1. De årsager, som fik den ansvarlige myndighed til at fungere som gennemførelsesorgan ved gennemførelsen af projekter, identificeres og meddeles Kommissionen inden for rammerne af det pågældende årlige program.

2. Ved gennemførelse af projekterne sikrer den ansvarlige myndighed overholdelse af princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.

3. Den ansvarlige myndighed kan gennemføre de identificerede projekter i henhold til artikel 7, stk. 3, umiddelbart og/eller sammen med en national myndighed, der er kompetent på grund af sin tekniske ekspertise, sin høje specialiseringsgrad eller sine administrative beføjelser. De vigtigste nationale myndigheder, der er inddraget i gennemførelsen, identificeres også i det pågældende årlige program.

4. Den administrative beslutning om at samfinansiere et projekt under fonden skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge de samfinansierede produkter og tjenesteydelser og kontrollere afholdte afgifter. Alle relevante bestemmelser, der er fastlagt for en aftale om tilskud i artikel 10, stk. 2, specificeres i et tilsvarende juridisk instrument.

5. Den endelige rapport om gennemførelse af det årlige program skal indeholde oplysninger om de procedurer og den praksis, der er anvendt for at sikre passende adskillelse af funktioner, effektiv kontrol og tilfredsstillende beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser, og der skal redegøres for, hvordan interessekonflikter er blevet undgået.

6. Når den ansvarlige myndighed forventes jævnligt at være gennemførelsesorgan i forbindelse med projekter, der samfinansieres af fonden:

a) kan revisionsmyndigheden ikke være en del af det samme organ som den ansvarlige myndighed, medmindre dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret, og den også rapporterer til et andet organ end det, revisionsmyndigheden og den ansvarlige myndighed er del af

b) berøres den ansvarlige myndigheds opgaver som defineret i artikel 27 i den grundlæggende retsakt ikke, når den ansvarlige myndighed også gennemfører projekter umiddelbart.

7. Når en myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, forventes at fungere som gennemførelsesorgan for projekter, der samfinansieres af fonden, kan denne myndighed ikke være den eneste endelige modtager af bevillinger, som den har fået til opgave at forvalte.

Artikel 9

Udvælgelses- og tildelingsprocedure, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

1. Indkaldelserne af forslag som omhandlet i artikel 7, stk. 2, offentliggøres på en sådan måde, at de når ud til den bredest mulige kreds af mulige støttemodtagere. Enhver ændring af indholdet af indkaldelserne af forslag offentliggøres på samme vilkår.

I indkaldelserne af forslag skal der redegøres for:

a) mål

b) udvælgelseskriterier, som skal være i overensstemmelse med artikel 14, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, og de relevante støttedokumenter

c) foranstaltninger vedrørende fællesskabsfinansiering og eventuelt national finansiering

d) foranstaltninger og sidste dato for indsendelse af forslag.

2. Med henblik på udvælgelse af projekter og tildeling af tilskud sikrer den ansvarlige myndighed, at de potentielle støttemodtagere informeres om følgende særlige betingelser i tilknytning til de projekter, der skal gennemføres:

a) regler for udgifternes støtteberettigelse

b) tidsbegrænsning for gennemførelse, og

c) finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og videregives.

Inden der træffes beslutning om tildeling, sikrer den ansvarlige myndighed sig, at den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne har kapacitet til at opfylde disse betingelser.

3. Den ansvarlige myndighed sikrer, at de projekter, der får tilskud, underkastes en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering under anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Årsagerne til afvisning af de andre projekter anføres.

4. Medlemsstaterne afgør, hvem der har beføjelse til at træffe afgørelse om ydelse af tilskud til projekter, og sikrer, at der i alle tilfælde undgås interessekonflikter, og navnlig, når ansøgerne er nationale organer.

5. Beslutningen om ydelse af tilskud skal som et minimum indeholde navnet på den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, det højeste samfinansieringsbeløb fra fonden og den højeste sats for samfinansiering af de samlede støtteberettigede omkostninger.

6. Alle ansøgere informeres skriftligt om resultaterne af udvælgelsesprocessen med en forklaring vedrørende udvælgelsesbeslutningerne. Hvis der findes en relevant klageprocedure i den nationale lovgivning, skal den anføres.

Artikel 10

Aftaler om tilskud med endelige støttemodtagere, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

1. Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede projektforvaltningsprocedurer omfattende bl.a.:

a) underskrift af aftaler om tilskud med udvalgte endelige støttemodtagere

b) opfølgning på aftalerne og eventuelle ændringer heraf gennem oprettelse af et system til administrativ overvågning af projekterne (brevvekslinger, udarbejdelse af ændringer og overvågning af deres gennemførelse, udarbejdelse af rykkerskrivelser og modtagelse og behandling af rapporter mv.)

2. Aftalerne om tilskud fastsætter bl.a.:

a) det maksimale tilskudsbeløb

b) det maksimale fællesskabsbidrag i procent i henhold til artikel 14, stk. 4, eller artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt

c) en detaljeret beskrivelse af og tidsplan for det støttede projekt

d) eventuelt, den del af opgaverne og tilhørende omkostninger, som den endelige støttemodtager påtænker at udlicitere til tredjeparter

e) det godkendte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder den faste procentsats for de indirekte omkostninger som fastsat i bilag 11 om reglerne for udgifters støtteberettigelse

f) tidsplanen for og bestemmelser om gennemførelsen af aftalen (rapporteringsforpligtelser, ændringer og ophør)

g) operationelle projektmål og indikatorer, der skal anvendes

h) en definition af støtteberettigede omkostninger

i) betingelser vedrørende udbetaling af tilskuddet og bogføringskrav

j) betingelser vedrørende revisionssporet

k) relevante bestemmelser vedrørende databeskyttelse

l) relevante bestemmelser vedrørende pr-foranstaltninger.

3. De endelige støttemodtagere sikrer eventuelt, at alle projektpartnere er underkastet samme betingelser, som de selv er. Partnerne udøver deres ansvar via den endelige støttemodtager, som forbliver ansvarlig, i sidste instans, for dennes og alle projektpartnernes overholdelse af aftalens betingelser.

De endelige støttemodtagere opbevarer attesterede kopier af regnskabsdokumenterne som bilag for indtægter og udgifter, der er afholdt af partnerne i forbindelse med det pågældende projekt.

4. Hver aftale om tilskud giver udtrykkeligt Kommissionen og Revisionsretten beføjelse til gennem bilagskontrol og kontrol på stedet at kontrollere alle endelige støttemodtagere, projektpartnere, kontrahenter og underkontrahenter.

Artikel 11

Kontrakter som led i gennemførelsen

Med forbehold af bestemmelserne i Fællesskabets gældende regler vedrørende offentlige indkøb og gældende nationale offentlige regler for offentlige indkøb fastsætter aftaler om tilskud, at de endelige støttemodtagere og/eller projektpartnerne ved gennemførelse af projekter tildeler indkøbskontrakten efter en udbudsprocedure under hensyn til det forslag, der er mest omkostningseffektivt, og at det undgås, at der opstår interessekonflikter. Med forbehold af de gældende fællesskabsbestemmelser og gældende nationale regler for offentlige indkøb kan der tildeles kontrakter til en værdi af mindre end 5 000 EUR på grundlag af et enkelt tilbud uden indkaldelse af tilbud.

Artikel 12

Fastsættelse af endeligt fællesskabsbidrag

Ved beregning af den endelige udbetaling til den endelige støttemodtager skal det samlede fællesskabsbidrag til hvert projekt være det laveste af de følgende tre beløb:

a) det maksimale beløb, der er angivet i aftalen om tilskud

b) den maksimale samfinansiering, der er et resultat af multiplikationen af de samlede støtteberettigede omkostninger for det pågældende projekt med den procentsats, der er fastsat i artikel 14, stk. 4, og artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt (dvs. 50 %, 75 % eller 80 %), og

c) det beløb, der er et resultat af anvendelsen af non profit-princippet som defineret i punkt I.3.3 i bilag 11.

Artikel 13

Teknisk bistand

1. Teknisk bistand på Kommissions initiativ som defineret i artikel 15 i den grundlæggende retsakt kan finansieres med op til 100 % af fonden.

2. Teknisk bistand på medlemsstaternes initiativ som defineret i artikel 16 i den grundlæggende retsakt kan finansieres med op til 100 % af fonden.

3. Teknisk bistand på Kommissionens eller medlemsstaternes initiativ kan tage form af indkøbsaftaler, eksperthonorarer og/eller enhver administrativ udgift, der er underlagt de regler for støtteberettigelse, der er fastsat i kapitel 1 i del III.

Artikel 14

Udgifter til teknisk bistand i forbindelse med en fælles myndighed

1. Hvor en eller flere udpegede myndigheder er fælles for to eller flere af de fire fonde, kan bevillingerne til teknisk bistand til hvert af de berørte årlige programmer sammenlægges delvist eller helt.

2. Udgifterne til teknisk bistand fordeles på de berørte fonde, fortrinsvis på grundlag af enkle og repræsentative fordelingsformler. Anvendelsen af fordelingsformler bør ikke føre til en forøgelse af det maksimale beløb for udgifter til teknisk bistand for de berørte enkelte årlige programmer.

Artikel 15

Kontrol foretaget af den ansvarlige myndighed

1. Den kontrol, der skal foretages af forvaltningsmyndigheden eller under dennes ansvar efter artikel 27, stk. 1, litra g), i den grundlæggende retsakt, omfatter eventuelt projekternes relevante administrative, finansielle, tekniske og fysiske aspekter.

Kontrollen skal sikre, at de anmeldte udgifter er reelle og berettigede i forhold til projektets formål, at de støttede projekter er gennemført i overensstemmelse med aftalerne om tilskud, at fællesskabsbidraget er i overensstemmelse med reglerne, navnlig med hensyn til den finansieringsstruktur, der er fastsat i artikel 14 i den grundlæggende retsakt, at anmodningerne om godtgørelse fra den endelige støttemodtager er korrekte, at projekterne og udgifterne er i overensstemmelse med fællesskabsreglerne og nationale regler samt forebygge, at udgiftsfinansieringen falder sammen med finansiering under andre fællesskabsprogrammer eller nationale programmer og med andre programmeringsperioder.

Desuden gennemføres der:

a) administrativ og finansiel kontrol af hver anmodning om godtgørelse, der indsendes af de endelige støttemodtagere

b) som et minimum kontrol af et repræsentativt udsnit af bilagene, som dækker alle budgetposter og er vedlagt aftalen om tilskud, af udgifternes relevans, nøjagtighed og støtteberettigelse samt af indtægter og omkostninger, der dækkes ved særligt afsatte indtægter, som opgives af de endelige støttemodtagere

c) kontrol på stedet af individuelle projekter omfattende mindst et repræsentativt udsnit af projekttyper og størrelser under hensyn til allerede identificerede risikofaktorer med henblik på at opnå rimelig sikkerhed for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under henvisning til det risikoniveau, der er fastslået af den ansvarlige myndighed.

Det er ikke nødvendigt at gennemføre den kontrol, der er omhandlet i litra a) og b), hvis den endelige støttemodtager er forpligtet til at fremlægge et revisionscertifikat fra en uafhængig revisor, som dækker alle de aspekter, der er omhandlet i litra a) og b).

2. De enkelte kontroller skal registreres med angivelse af det udførte arbejde, dato, resultater og foranstaltninger, der er truffet på grundlag af påpegede fejl. Den ansvarlige myndighed sikrer, at alle bilag vedrørende de gennemførte kontroller forbliver tilgængelige for Kommissionen og Revisionsretten i en periode på fem år efter projektets afslutning. Denne periode afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.

3. Hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan under det årlige program som defineret i artikel 7, stk. 3, gennemføres den kontrol, der omhandles i stk. 1, i overensstemmelse med princippet om fornøden adskillelse af funktioner.

Artikel 16

Revisionsspor

1. Ved anvendelsen af den grundlæggende retsakts artikel 27, stk. 1, litra k), betragtes et revisionsspor som tilstrækkeligt, hvis det opfylder følgende kriterier:

a) Det muliggør afstemning af de beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med detaljerede regnskaber og bilag hos godkendelsesmyndigheden, den ansvarlige myndighed, myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, og endelige støttemodtagere i forbindelse med projekter, som fonden samfinansierer.

b) Det muliggør kontrol af betaling af det offentlige bidrag til den endelige støttemodtager, af tildeling og overførsel af fællesskabsstøtte, som er tildelt fra fonden, samt projektets samfinansieringskilder.

c) Det muliggør kontrol med anvendelsen af de udvælgelseskriterier, der er fastsat for det årlige program.

d) Det indeholder for hvert enkelt projekt eventuelle tekniske specifikationer, finansieringsplan, dokumenter vedrørende godkendelsen af støtte, udbudsdokumenter og rapporter om gennemført kontrol og revision.

2. Den ansvarlige myndighed sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger foretaget under fonden, befinder sig.

Artikel 17

Systemrevision og projektrevision

1. De revisioner, der er omhandlet i artikel 30, stk. 1, litra a) og b), i den grundlæggende retsakt, vedrører forvaltnings- og kontrolsystemer, der er oprettet af medlemsstaterne, og en stikprøve af projekter, som udvælges efter en metode, der er godkendt af revisionsmyndigheden.

Stikprøvemetoden skal:

a) omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter

b) tage hensyn til risikofaktorer, der er identificeret ved national kontrol eller fællesskabskontrol, og cost-benefit-aspekterne ved kontrollen.

Stikprøven skal som et minimum på et forholdsmæssigt grundlag også omfatte projekter, der er gennemført af den ansvarlige myndighed, der fungerer som gennemførelsesorgan.

Den metode, der anvendes til at udtage stikprøver, skal dokumenteres.

2. Revisionen af forvaltnings- og kontrolsystemer skal omfatte hver af de følgende processer senest en gang før 2013: programmering, uddelegering af opgaver, udvælgelse og tildeling, overvågning af projekter, betaling, godkendelse af udgifter, rapportering til Kommissionen, påvisning og forholdsregler over for mulige uregelmæssigheder og evaluering af programmerne.

3. Revisionen af projekterne udføres på stedet på grundlag af bilag og andet materiale, der forefindes hos den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne. Det skal med revisionerne kontrolleres om:

a) projektet opfylder udvælgelseskriterierne for det årlige program, er gennemført i overensstemmelse med aftalen om tilskud og opfylder alle gældende betingelser vedrørende funktionalitet og anvendelse eller de opstillede mål

b) de anmeldte udgifter svarer til det regnskab og de bilag, der forefindes hos den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, og om disse bilag svarer til dem, der opbevares hos den ansvarlige myndighed eller myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver

c) udgiftsposterne svarer til de krav til støtteberettigelse, der er fastsat i bilag 11, til de krav, der er specificeret i henhold til den nationale udvælgelsesprocedure, til betingelserne i aftalen om tilskud og til det arbejde, der reelt er udført og eventuelt til andre fællesskabsregler og nationale regler

d) anvendelsen eller den påtænkte anvendelse af projektet er i overensstemmelse med de mål, den indsats eller de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 3, 5 og 16 i den grundlæggende retsakt, og eventuelt dækker målbefolkningen

e) det offentlige eller private tilskud er udbetalt til den endelige støttemodtager i overensstemmelse med artikel 14, stk. 2, i den grundlæggende retsakt

f) der er et tilstrækkeligt revisionsspor

g) der er interessekonflikter og en tilfredsstillende omkostningseffektivitet, navnlig i tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan for projektet.

4. Kun udgifter, der er omfattet af en revision, som gennemføres efter stk. 3, medregnes i det udgiftsbeløb, der revideres efter artikel 30, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt. Hvis revisionen gennemføres inden projektets afslutning, er det kun udgifter, der reelt revideres, som indgår i beregningen af dækningsgraden.

5. Hvis konstaterede problemer synes at være af systemisk karakter og derfor kan medføre risiko for andre projekter, sørger revisionsmyndigheden for, at der foretages en yderligere undersøgelse, herunder om nødvendigt yderligere revision, for at fastslå omfanget af sådanne problemer. De relevante myndigheder træffer de fornødne forebyggende og korrigerende foranstaltninger.

6. Revisionsmyndigheden drager konklusioner på grundlag af resultaterne af revisionen af de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, og meddeler disse konklusioner til Kommissionen i den årlige revisionsrapport. For årlige programmer, hvor fejlprocenten ligger over væsentlighedstærsklen på 2 % for fællesskabsbidrag, analyserer revisionsmyndigheden dens signifikans og træffer de nødvendige foranstaltninger, og fremsætter herunder passende anbefalinger, der som et minimum medtages i den årlige revisionsrapport.

Artikel 18

Kontrol foretaget af godkendelsesmyndigheden

1. I tilfælde af, at revisionsmyndigheden afgiver en udtalelse med forbehold eller en negativ udtalelse om den måde, forvaltnings- og kontrolsystemet fungerer på, kontrollerer godkendelsesmyndigheden, at disse oplysninger er sendt til Kommissionen. Den sikrer også, at den ansvarlige myndighed har gennemført en passende handlingsplan for at genetablere effektivt fungerende forvaltnings- og kontrolsystemer og for at vurdere manglernes konsekvenser for anmeldelsen af udgifter.

2. Hvis betalingsanmodningen eller erklæringen om godtgørelse ikke godkendes af revisionsmyndigheden i forbindelse med den endelige rapport om gennemførelse af det årlige program, sikrer godkendelsesmyndigheden, at der omgående udarbejdes en korrekt betalingsanmodning eller erklæring om godtgørelse.

KAPITEL 3

Oplysninger, der skal gives om anvendelse af fonden

Artikel 19

Proportionalitetsprincippet

1. I henhold til artikel 9, stk. 2, i den grundlæggende retsakt kan det omfang, i hvilket medlemsstaterne tilsender Kommissionen oplysninger om anvendelsen af fonden i de dokumenter, der henvises til i dette kapitel, stå i forhold til det fællesskabsbidrag, der afsættes til den pågældende medlemsstat, og kan eventuelt fremlægges i form af et resumé.

2. På foranledning af Kommissionen skal medlemsstaten imidlertid fremlægge mere detaljerede oplysninger. Kommissionen kan anmode om disse oplysninger, hvis det forekommer Kommissionen nødvendigt, for at den effektivt kan opfylde sine forpligtelser i henhold til den grundlæggende retsakt og finansforordningen.

Artikel 20

Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

1. Beskrivelse af de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4, og artikel 32, stk. 2, i den grundlæggende retsakt, skal indsendes under anvendelse af modellen i bilag 1.

2. Den ansvarlige myndighed validerer beskrivelsen af de systemer, der iværksættes af myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver. Myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, bekræfter rigtigheden af beskrivelsen af de forvaltnings- og kontrolsystemer, som vedrører dem. Revisionsmyndigheden bekræfter desuden, at beskrivelsen er fuldstændig.

3. Ved gennemgang af beskrivelsen kan Kommissionen anmode om afklaringer og foreslå foranstaltninger med henblik på efterlevelse af de bestemmelser, der er fastsat i den grundlæggende retsakt. Kommissionens tjenestemænd eller bemyndigede repræsentanter for Kommissionen kan om nødvendigt føre kontrol på stedet.

4. Hvis den ansvarlige myndighed er den samme for to eller flere af de fire fonde, eller hvor der anvendes fælles systemer for to eller flere af fondene, kan der indsendes en beskrivelse af de fælles forvaltnings- og kontrolsystemer, som eventuelt fremhæver særlige træk.

Artikel 21

Revision af beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

1. Den ansvarlige myndighed:

a) rapporterer ved indsendelse af udkastet til det årlige program, om der er gennemført ændringer af forvaltnings- og kontrolsystemerne

b) meddeler Kommissionen, om der er gennemført substantielle ændringer og senest, når sådanne ændringer har fået virkning

c) indsender på Kommissionens anmodning en revideret beskrivelse i tilfælde af flere substantielle ændringer.

2. Substantielle ændringer er ændringer, som med sandsynlighed vil få indvirkning på adskillelsen af funktioner, udvælgelsens effektivitet, tildeling, kontrol- og betalingsmekanismer og kommunikation i forhold til Kommissionen. Der skal navnlig være tale om ændringer hos en af de udpegede myndigheder, af regnskabssystemet og betalings- og godkendelsesprocesserne.

3. Revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne følger samme procedure som den, der er fastsat i artikel 20.

Artikel 22

Programmeringsdokumenter

1. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen et flerårigt program, jf. artikel 18 i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag 2.

2. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen de årlige programmer, jf. artikel 20 i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag 3.

3. Finansieringsplanerne til det flerårige program skal angive en fordeling af de budgetterede beløb efter prioritet som defineret i de strategiske retningslinjer.

Finansieringsplanerne til de årlige programmer skal angive en fordeling af de budgetterede beløb efter foranstaltningskategori, jf. artikel 3, stk. 1, i den grundlæggende retsakt, med henvisning til prioriteterne.

Artikel 23

Revision af finansiel fordeling i årlige programmer

1. For at revidere det årlige program, der er godkendt af Kommissionen efter artikel 20, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, indsender den berørte medlemsstat et revideret udkast til et årligt program til Kommissionen inden 1. maj året efter referenceåret. Kommissionen gennemgår og godkender hurtigst muligt det reviderede program efter den procedure, der er fastsat i artikel 20, stk. 5, i den grundlæggende retsakt.

2. Ændringer af den finansielle fordeling uden revision af det årlige program i henhold til stk. 1 kan ikke overstige 10 % af det samlede bidrag fra fonden og tillades kun under omstændigheder, som den ansvarlige myndighed ikke har indflydelse på. Der gives en tilfredsstillende redegørelse for sådanne ændringer i statusrapporten og/eller den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program.

Artikel 24

Statusrapporter og endelige rapporter om gennemførelse af årlige programmer

1. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen statusrapporterne om gennemførelse af det årlige program og betalingsanmodninger, jf. artikel 39, stk. 4, i den grundlæggende retsakt udarbejdet efter modellen i bilag 4.

2. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen de endelige rapporter om gennemførelse af det årlige program og betalingsanmodninger, jf. artikel 40, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt udarbejdet efter modellen i bilag 5.

3. Finansieringsoversigterne til statusrapporterne og de endelige rapporter skal angive en fordeling af beløbene efter prioritet, som defineret i de strategiske retningslinjer, og efter projekt for hver enkelt foranstaltningskategori, jf. artikel 3, stk. 1, i den grundlæggende retsakt.

Artikel 25

Dokumenter udarbejdet af revisionsmyndigheden

1. Den revisionsstrategi, der er nævnt i artikel 30, stk. 1, litra c), i den grundlæggende retsakt, udarbejdes efter modellen i bilag 6.

2. Medmindre hvert af de to sidste årlige programmer, der er vedtaget af Kommissionen, svarer til et årligt fællesskabsbidrag på under 1 mio. EUR, indsender revisionsmyndigheden hvert år fra 2009 en årlig revisionsplan inden den 15. februar. Revisionsplanen skal udarbejdes som et bilag til revisionsstrategien efter modellen i bilag 6. I tilfælde af en kombineret revisionsstrategi, jf. artikel 30, stk. 2, i den grundlæggende retsakt, kan der indsendes en årlig kombineret revisionsplan.

3. Revisionsrapporten og de udtalelser, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra a), og artikel 30, stk. 3, litra b), i den grundlæggende retsakt, baseres på systemrevisioner og revisioner af projekter, der er gennemført i overensstemmelse med revisionsstrategien, og udarbejdes efter modellerne i bilag 7.A og 7.B.

4. Den gyldighedserklæring, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra c), i den grundlæggende retsakt, baseres på alt det revisionsarbejde, der er gennemført af revisionsmyndigheden og om nødvendigt på supplerende kontrol. Gyldighedserklæringen udarbejdes efter modellen i bilag 7.C.

5. Hvis der foreligger en begrænsning for gennemgangen, eller hvis omfanget af konstaterede uregelmæssigheder i relation til udgifter ikke tillader en revisionserklæring uden forbehold i tilknytning til den årlige udtalelse, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra b), i den grundlæggende retsakt eller i den erklæring, der er omhandlet i litra c) i samme artikel, giver revisionsmyndigheden en begrundelse herfor og et skøn over problemets omfang og finansielle konsekvenser.

Artikel 26

Dokumenter udarbejdet af godkendelsesmyndigheden

1. Den godkendte udgiftserklæring vedrørende anmodningen om en anden forfinansieringsbetaling, jf. artikel 39, stk. 4, i den grundlæggende retsakt, udarbejdes og indsendes til Kommissionen i det format, der er angivet i bilag 8.

2. Den godkendte udgiftserklæring vedrørende anmodningen om endelig betaling, jf. artikel 40, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt, udarbejdes og indsendes til Kommissionen i det format, der er angivet i bilag 9.

KAPITEL 4

Rapportering af uregelmæssigheder

Artikel 27

Første rapportering — undtagelser

1. I henhold til modellerne i bilag 4 og 5 rapporterer medlemsstaterne til Kommissionen enhver uregelmæssighed, som har været genstand for en første administrativ eller retslig konstatering i statusrapporterne eller de endelige rapporter om gennemførelse af de årlige programmer.

Rapporten skal indeholde oplysninger om følgende:

a) den fond, det årlige program og det projekt, der er tale om

b) den bestemmelse, der er overtrådt

c) datoen for og kilden til de første oplysninger, som gav anledning til mistanke om, at der var begået en uregelmæssighed

d) hvilke fremgangsmåder der er benyttet i forbindelse med uregelmæssigheden

e) eventuelt hvorvidt fremgangsmåden giver anledning til mistanke om svig

f) hvordan uregelmæssigheden blev opdaget

g) størrelsen af det berørte fællesskabsbidrag.

Medmindre der foreligger mistanke om svig, er det imidlertid ikke nødvendigt at indberette følgende tilfælde:

a) tilfælde, hvor uregelmæssighederne vedrører beløb på under 10 000 EUR, som konteres De Europæiske Fællesskabers almindelige budget

b) tilfælde, hvor uregelmæssigheden alene består i undladelse af helt eller delvist at gennemføre et projekt, som indgår i det årlige program, fordi den endelige støttemodtager er gået konkurs

c) tilfælde, der af den endelige støttemodtager frivilligt bringes til den ansvarlige myndigheds kendskab, før den selv har opdaget den, uanset om det offentlige bidrag allerede er udbetalt

d) tilfælde, der opdages og korrigeres af den ansvarlige myndighed, før den endelige støttemodtager har fået udbetalt offentlige bidrag, og før den pågældende udgift er medtaget i en udgiftsanmeldelse, der indsendes til Kommissionen.

2. Medlemsstaterne fremlægger på Kommissionens anmodning i alle tilfælde yderligere oplysninger om:

a) hvilke andre medlemsstater og tredjelande der i givet fald er involveret

b) det tidsrum eller tidspunkt, hvor uregelmæssigheden blev begået

c) hvilke nationale myndigheder eller organer der udarbejdede den officielle rapport om uregelmæssigheden, og hvilke myndigheder der er ansvarlige for den administrative eller retslige opfølgning

d) datoen for den første administrative eller retslige konstatering af uregelmæssigheden

e) identiteten for de involverede fysiske og juridiske personer eller andre deltagende enheder, medmindre disse oplysninger ikke er relevante for bekæmpelsen af uregelmæssigheder i betragtning af den pågældende uregelmæssigheds art

f) det samlede budget for og det godkendte offentlige bidrag til projektet og fordelingen af medfinansieringen på fællesskabsbidraget og nationale bidrag

g) den del af det offentlige tilskud, uregelmæssigheden vedrører, og det tilsvarende fællesskabstilskud, som kan blive berørt

h) hvilke beløb der — i tilfælde, hvor der ikke er udbetalt noget af det offentlige bidrag under litra g) — ville være udbetalt uretmæssigt, såfremt uregelmæssigheden ikke var blevet opdaget

i) hvorvidt betalingerne er suspenderet, og eventuelt muligheden for inddrivelse

j) den uregelmæssige udgifts art.

3. Hvis nogle af de oplysninger, der er nævnt i stk. 2, særlig oplysninger om de fremgangsmåder, som er benyttet i forbindelse med uregelmæssigheden, og om, hvordan uregelmæssigheden er blevet opdaget, ikke foreligger, supplerer medlemsstaterne i videst muligt omfang oplysningerne ved indsendelse til Kommissionen af de efterfølgende rapporter om uregelmæssigheder.

Artikel 28

Rapportering om opfølgning — uinddrivelige beløb

1. Med henvisning til eventuelle tidligere rapporteringer i medfør af artikel 27 meddeler medlemsstaterne Kommissionen, hvilke procedurer der er indledt vedrørende alle tidligere indberettede uregelmæssigheder, og hvilke større ændringer de har foranlediget. Disse oplysninger skal gives i statusrapporter eller endelige rapporter om gennemførelse af de årlige programmer efter modellerne i bilag 4 og 5.

Rapporten skal angive de beløb, som er eller forventes inddrevet.

2. Medlemsstaterne fremlægger på Kommissionens anmodning i alle tilfælde yderligere oplysninger om:

a) alle foreløbige foranstaltninger, medlemsstaterne har truffet for at sikre inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb

b) hvilke retslige og administrative procedurer, der er indledt med henblik på inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb og iværksættelse af sanktioner

c) begrundelsen i de tilfælde, hvor inddrivelse er opgivet

d) begrundelsen i de tilfælde, hvor strafferetlig forfølgning er opgivet.

Medlemsstaterne underretter Kommissionen om alle administrative eller retslige afgørelser, der afslutter sådanne procedurer, eller om hovedpunkterne heri og oplyser navnlig, om de konstaterede forhold vækker mistanke om svig.

Artikel 29

Kontakt med medlemsstater

1. Kommissionen opretholder den fornødne kontakt med de berørte medlemsstater med henblik på supplering af indsendte oplysninger om de uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 27, og de procedurer om muligheden for inddrivelse, der er omhandlet i artikel 28.

2. Uafhængigt af den i stk. 1 nævnte kontakt underretter Kommissionen medlemsstaterne i tilfælde, hvor karakteren af en uregelmæssighed giver grund til at formode, at samme eller en lignende fremgangsmåde vil kunne blive benyttet i andre medlemsstater.

Artikel 30

Anvendelse af oplysninger

1. Kommissionen kan anvende alle oplysninger af generel eller praktisk art, som medlemsstaterne meddeler i henhold til nærværende beslutning, til at foretage risikovurderinger og kan på grundlag af de indhentede oplysninger udarbejde rapporter og udvikle varslingssystemer til mere effektiv afdækning af risici.

2. Kommissionen informerer jævnligt de berørte medlemsstater om anvendelsen af oplysningerne under stk. 1.

KAPITEL 5

Information og pr-foranstaltninger

Artikel 31

Information til potentielle endelige støttemodtagere

1. Den ansvarlige myndighed sikrer, at de vigtigste oplysninger vedrørende de flerårige og årlige programmer videreformidles bredt med nærmere oplysninger om de pågældende finansielle bidrag, og at de gøres tilgængelige for alle interesserede parter.

Den ansvarlige myndighed kan imidlertid af hensyn til den offentlige sikkerhed beslutte ikke at videregive oplysninger om de interne forvaltningsforanstaltninger i det flerårige program eller i de årlige programmer eller oplysninger om gennemførelsen af fonden.

2. Den ansvarlige myndighed videregiver som et minimum følgende oplysninger til potentielle endelige støttemodtagere:

a) betingelserne for at komme i betragtning til støtte under et årligt program

b) en beskrivelse af procedurerne for behandling af støtteansøgninger og angivelse af sagsbehandlingstiden

c) kriterierne for udvælgelse af de projekter, der skal finansieres

d) kontaktpersoner, som kan informere om de årlige programmer.

Den ansvarlige myndighed informerer desuden potentielle endelige støttemodtagere om bestemmelserne i artikel 33, stk. 2, litra b), om offentliggørelse af oplysninger.

Artikel 32

Information til endelige støttemodtagere

Forvaltningsmyndigheden underretter de endelige støttemodtagere om, at de ved at acceptere støtten også accepterer, at de opføres på listen over endelige støttemodtagere, som offentliggøres i henhold til artikel 33, stk. 2, litra b).

Artikel 33

Den ansvarlige myndigheds ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

1. Den ansvarlige myndighed sikrer, at informations- og pr-foranstaltningerne gennemføres med henblik på den bredest mulige mediedækning med brug af forskellige kommunikationsformer og metoder på passende nationalt, regionalt eller lokalt plan.

2. Den ansvarlige myndighed tilrettelægger som et minimum følgende informations- og pr-foranstaltninger:

a) mindst en informationsaktivitet om året, der fra 2008 vedrører lancering af det flerårige program eller de resultater, der er opnået med det årlige program/de årlige programmer

b) årlig offentliggørelse, som et minimum på et websted, af listen over de endelige støttemodtagere, navne på projekter og omfanget af offentlig støtte og fællesskabsstøtte, der er afsat hertil. Enkeltpersoner tilhørende de målgrupper, der er defineret i artikel 6 i den grundlæggende retsakt, vil ikke blive nævnt. Webstedets adresse meddeles Kommissionen.

Artikel 34

De endelige støttemodtageres ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

1. Den endelige støttemodtager er ansvarlig for gennem de foranstaltninger, der er nævnt i stk. 2-4, at informere offentligheden om den støtte, der er modtaget fra fonden.

2. Den endelige støttemodtager opsætter permanent en informativ plade af anselig størrelse senest tre måneder efter fuldførelsen af et projekt, der opfylder nedennævnte betingelser:

a) det samlede fællesskabsbidrag til projektet overstiger 100 000 EUR, og

b) operationen består i erhvervelse af en fysisk genstand eller i finansiering af infrastrukturer eller byggeri.

På pladen angives projektets type og navn. De oplysninger, der er nævnt i artikel 35, skal desuden fylde mindst 25 % af pladen.

3. Hvor et projekt modtager støtte under et årligt program, der samfinansieres af fonden, sikrer den endelige støttemodtager, at projektdeltagerne er blevet informeret om den pågældende finansiering.

4. Alle dokumenter, herunder deltagerbeviser eller andre attester vedrørende sådanne projekter, skal indeholde oplysning om, at projektet er samfinansieret af fonden.

Artikel 35

Tekniske karakteristika for informations- og pr-foranstaltninger vedrørende foranstaltningen

Alle informations- og pr-foranstaltninger rettet mod endelige støttemodtagere, potentielle endelige støttemodtagere og offentligheden skal indeholde følgende:

1) Den Europæiske Unions logo i overensstemmelse med de grafiske standarder, der er angivet i bilag 10, og en henvisning til Den Europæiske Union

2) en henvisning til fonden

3) en erklæring, der vælges af den ansvarlige myndighed, og som fremhæver merværdien ved fællesskabsstøtten.

Nr. 1) og 3) anvendes ikke på mindre pr-artikler eller pr-artikler, der er forbundet med to eller flere af de fire fonde.

KAPITEL 6

Personoplysninger

Artikel 36

Beskyttelse af personoplysninger

1. Medlemsstaterne og Kommissionen træffer alle nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret offentliggørelse af eller uretmæssig adgang til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 27, stk. 1, litra h), i den grundlæggende retsakt, oplysninger, som er indsamlet af Kommissionen ved kontrol på stedet og de oplysninger, der er omhandlet i kapitel 4.

2. De oplysninger, der er omhandlet i kapitel 4, må ikke meddeles til andre end personer i medlemsstaterne eller fællesskabsinstitutionerne, hvis funktioner forudsætter, at de har adgang til dem, medmindre den medlemsstat, som har leveret de pågældende oplysninger, udtrykkeligt giver sin tilladelse dertil.

KAPITEL 7

Elektronisk udveksling af dokumenter

Artikel 37

Elektronisk udveksling af dokumenter

Ud over behørigt underskrevne papirversioner af de dokumenter, der er omhandlet i kapitel 3, skal oplysningerne også om muligt sendes elektronisk.

Artikel 38

Computersystem til udveksling af dokumenter

1. Hvis Kommissionen udvikler et computersystem til sikker dataudveksling mellem Kommissionen og de enkelte medlemsstater med henblik på fondens gennemførelse, informeres medlemsstaterne herom og inddrages på disses anmodning i udviklingen af et sådant computersystem.

2. Kommissionen og de udpegede myndigheder samt de organer, som opgaverne er uddelegeret til, registrerer de dokumenter, der er omhandlet i kapitel 3, i det computersystem, der er nævnt i stk. 1.

3. Medlemsstaterne vil desuden kunne opfordres til frivilligt at fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 27 og 28 ved anvendelse af det eksisterende særlige system, der forvaltes af Kommissionen med henblik på indsamling af oplysninger om uregelmæssigheder, der er konstateret under strukturfondene.

4. Alle omkostninger ved en grænseflade mellem det fælles edb-system og nationale, regionale og lokale edb-systemer og alle omkostninger ved tilpasning af nationale, regionale og lokale edb-systemer til de tekniske krav i det fælles system er støtteberettigede i henhold til artikel 16 i den grundlæggende retsakt.

DEL III

SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND

KAPITEL 1

Regler for støtteberettigelse

Artikel 39

Regler for støtteberettigelse

1. De regler, der er fastsat i bilag 11, anvendes til at bestemme støtteberettigelsen for udgifter til foranstaltninger, der finansieres under de årlige programmer, som er omhandlet i artikel 35, stk. 4, i den grundlæggende retsakt.

2. Reglerne anvendes på udgifter, der afholdes af de endelige støttemodtagere, og anvendes tilsvarende på udgifter, der afholdes af projektpartnerne.

3. Medlemsstaterne kan anvende nationale regler for støtteberettigelse, som er strengere end reglerne i denne beslutning.

Det er op til Kommissionen at vurdere, om de gældende nationale regler for støtteberettigelse opfylder denne betingelse.

KAPITEL 2

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 40

Nødforanstaltninger

1. Ansøgninger om nødforanstaltninger fremlægges af den ansvarlige myndighed efter modellen i bilag 12.

2. Kommissionens eventuelle vedtagelse af nødforanstaltninger medfører ændring af finansieringsbeslutningen om godkendelse af det årlige program i den berørte medlemsstat. Det angives i ændringen, hvilket beløb der er afsat til den berørte medlemsstat, i hvilken periode udgifterne er støtteberettigede og eventuelt, om der foreligger undtagelse fra de regler for støtteberettigelse, som er fastsat i bilag 11 for foranstaltninger, der er anført i artikel 5 i den grundlæggende retsakt.

3. Rapporten om gennemførelse af disse foranstaltninger skal indgå i statusrapporten og i den endelige rapport om gennemførelse af det berørte årlige program.

4. Der foretages en første forfinansieringsbetaling svarende til 80 % af det beløb, der er afsat til nødforanstaltningerne, til medlemsstaten senest 60 dage efter vedtagelsen af den beslutning, der er omhandlet i stk. 2. Saldoen betales, når den samme betaling foretages til det årlige berørte program.

Artikel 41

Fast beløb til genbosatte personer

1. Hvad angår det faste beløb til genbosatte personer, jf. artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt, opbevarer den ansvarlige myndighed i den periode, der er fastsat i artikel 43 i den grundlæggende retsakt:

a) oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage passende identificering af genbosatte personer og fastslå datoen for deres genbosættelse

b) nødvendig dokumentation for, at disse personer henhører under en af de fire kategorier, der er defineret i artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt.

2. De pågældende personer genbosættes i løbet af kalenderåret for det årlige program.

3. Statusrapporterne og de endelige rapporter om gennemførelse af de årlige programmer angiver antallet af genbosatte personer fordelt på de fire kategorier, der er fastsat i artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt.

Artikel 42

Gennemførelse af årlige programmer

1. Ved gennemførelse af det årlige program gælder følgende undtagelse fra artikel 23:

a) Fællesskabsbidraget til genbosatte personer, jf. artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt, anvendes ikke til andre foranstaltninger.

b) Fællesskabsbidraget til nødforanstaltninger, jf. artikel 21 i den grundlæggende retsakt, anvendes ikke til andre foranstaltninger.

2. De samlede årlige midler, der er omhandlet i artikel 14, stk. 7, i den grundlæggende retsakt vedrørende 15 %-grænsen for foranstaltninger, der gennemføres efter artikel 3, stk. 4, i den beslutning, beregnes med henvisning til det beløb, der er fastsat i Kommissionens beslutning om vedtagelse af det årlige program, uden at tage hensyn til eventuelle yderligere ressourcer, der er afsat til nødforanstaltninger.

DEL IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 43

Adressater

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Irland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.

Udfærdiget i Bruxelles, den 19. december 2007. På Kommissionens vegne Franco FRATTINI Næstformand

(1) EUT L 144 af 6.6.2007, s. 1.

(2) EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31. Ændret ved forordning (EF) nr. 1882/2003 (EUT L 284 af 31.10.2003, s. 1).

(3) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(4) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(5) EUT L 144 af 6.6.2007, s. 22.

(6) EUT L 144 af 6.6.2007, s. 45.

(7) EUT L 168 af 28.6.2007, s. 18.

(8) EUT L 326 af 12.12.2007, s. 29.

(9) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 49.

(10) EFT L 160 af 30.6.2000, s. 1. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 681/2007 (EUT L 159 af 20.6.2007, s. 1).