DA Den Europæiske Unions Tidende L 123/1

KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 4. marts 2008

om vedtagelse af Sirene-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger i forbindelse med anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II)

(meddelt under nummer K(2008) 774)

(Kun den bulgarske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2008/333/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 af 20. december 2006 om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) (1), særlig artikel 8, stk. 4, artikel 9, stk. 1, artikel 20, stk. 3, artikel 22, litra a), artikel 36, stk. 4, og artikel 37, stk. 7, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Forordning (EF) nr. 1987/2006 finder anvendelse på de medlemsstater, der deltager i SIS 1+, fra de datoer, der fastsættes af Rådet, som træffer afgørelse med enstemmighed blandt de medlemmer, der repræsenterer regeringerne for de medlemsstater, der deltager i SIS 1+. Disse datoer fastsættes bl.a., efter at Kommissionen har vedtaget de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger.

(2) Disse gennemførelsesforanstaltninger omfatter en række aspekter af SIS II, som på grund af deres tekniske art, detaljeringsgraden og behovet for regelmæssig ajourføring ikke dækkes udtømmende af forordning (EF) nr. 1987/2006.

(3) Disse gennemførelsesforanstaltninger omfatter Sirene-håndbogen, der indeholder detaljerede bestemmelser for udvekslingen af supplerende oplysninger. Supplerende oplysninger er oplysninger, der ikke lagres i SIS II, men som har tilknytning til indberetninger i SIS II, og som udveksles for at gøre det muligt for medlemsstaterne at konsultere og informere hinanden i forbindelse med optagelse af en indberetning, når en søgning har givet et positivt resultat, således at de rette forholdsregler kan træffes, når den påkrævede forholdsregel ikke kan træffes, i spørgsmål vedrørende kvaliteten af SIS II-oplysningerne, i spørgsmål vedrørende indberetningernes forenelighed og prioritetsorden og i spørgsmål vedrørende retten til adgang til systemet.

(4) Andre gennemførelsesforanstaltninger er protokoller og tekniske procedurer for at sikre, at N.SIS II er forenelig med CS-SIS, de nødvendige tekniske bestemmelser for at optage, ajourføre, slette og søge efter oplysninger, specifikationen for den særlige kvalitetskontrol, der skal sikre, at billeder og fingeraftryk, der optages i SIS II, opfylder en minimumsstandard for datakvalitet, tekniske bestemmelser for optagelse og yderligere behandling af supplerende oplysninger med henblik på at behandle tilfælde af identitetsmisbrug og tekniske bestemmelser for sammenkobling af indberetninger.

(5) Sirene-håndbogen bør udgøre et vigtigt redskab for Sirene-operatører i deres daglige arbejde med SIS II. Den bør udformes som en praktisk håndbog og være med til at lette arbejdet for hele Sirene-kontoret.

(6) Da bestemte regler af teknisk art har direkte indflydelse på slutbrugernes arbejde i medlemsstaterne, er det hensigtsmæssigt at kombinere dem i ét dokument.

(7) Denne beslutning udgør det nødvendige grundlag for at vedtage Sirene-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger med henblik på anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) for så vidt angår forhold, der falder inden for anvendelsesområdet for traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (EF-traktaten). Kommissionens afgørelse 2008/334/RIA (2) om vedtagelse af Sirene-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger med henblik på anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) udgør det nødvendige grundlag for så vidt angår forhold, der falder inden for anvendelsesområdet for traktaten om Den Europæiske Union (EU-traktaten). Det forhold, at det nødvendige grundlag for at vedtage Sirene-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger med henblik på anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) består af to særskilte instrumenter, påvirker ikke princippet om, at disse gennemførelsesforanstaltninger udgør ét samlet dokument. For tydelighedens skyld bør bilaget dog gengives i både beslutningen og afgørelsen.

(8) I medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltog Danmark ikke i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 1987/2006, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark. Da forordning (EF) nr. 1987/2006 imidlertid bygger på Schengenreglerne i medfør af bestemmelserne i EF-traktatens afsnit IV, tredje del, meddelte Danmark i overensstemmelse med artikel 5 i nævnte protokol ved brev af 15. juni 2007, at landet havde gennemført forordningen i national ret. Danmark er derfor i medfør af international ret forpligtet til at gennemføre denne beslutning. Danmark bør derfor tilsendes en kopi af beslutningen.

(9) Denne beslutning udgør en videreudvikling af Schengenreglerne, som Det Forenede Kongerige ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (3); Det Forenede Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af beslutningen, og beslutningen er ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Det Forenede Kongerige. Beslutningen bør derfor ikke rettes til Det Forenede Kongerige.

(10) Denne beslutning udgør en videreudvikling af Schengenreglerne, som Irland ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (4); Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af beslutningen, og beslutningen er ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Irland. Beslutningen bør derfor ikke rettes til Irland.

(11) Denne beslutning udgør en retsakt, der bygger på eller på anden måde har tilknytning til Schengenreglerne, jf. artikel 3, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2003 og artikel 4, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2005.

(12) For så vidt angår Island og Norge, udgør denne beslutning en videreudvikling af Schengenreglerne som omhandlet i den aftale, Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (5), som falder inden for det område, der er nævnt i artikel 1, litra G, i Rådets afgørelse 1999/437/EF (6) om visse gennemførelsesbestemmelser til denne aftale.

(13) For så vidt angår Schweiz udgør denne beslutning en videreudvikling af Schengenreglerne som omhandlet i aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne, som falder inden for det område, der er omhandlet i artikel 1, litra G, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse 2004/860/EF (7) om undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i aftalen.

(14) Foranstaltningerne i denne beslutning er i overensstemmelse med udtalelsen fra det udvalg, der er nedsat ved artikel 51 i forordning (EF) nr. 1987/2006 —

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

Artikel 1

Med henblik på forhold, der falder inden for anvendelsesområdet for EF-traktaten, fastsættes Sirene-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger i forbindelse med anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) i bilaget.

Artikel 2

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland og Kongeriget Sverige, jf. traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Udfærdiget i Bruxelles, den 4. marts 2008. På Kommissionens vegne Franco FRATTINI Næstformand

(1) EUT L 381 af 28.12.2006, s. 4.

(2) Se side 39 i denne EUT.

(3) EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

(4) EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(5) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

(6) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

(7) EUT L 370 af 17.12.2004, s. 78.

BILAG

Sirene-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger (1)

INDHOLDSFORTEGNELSE

INDLEDNING

Schengenreglerne

Anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II)

Supplerende oplysninger

1. SIRENE-KONTORER OG SIS II

1.1. Sirene-kontoret

1.2. Sirene-håndbog

1.3. Andre gennemførelsesforanstaltninger

1.4. Standarder

1.4.1. Tilgængelighed

1.4.2. Kontinuitet

1.4.3. Sikkerhed

1.4.4. Fortrolighed

1.4.5. Tilgængelighed

1.4.6. Meddelelser

1.4.7. Translitterationsregler

1.4.8. Oplysningernes kvalitet

1.4.9. Strukturer

1.4.10. Arkivering

1.5. Personale

1.5.1. Viden

1.5.2. Rekruttering

1.5.3. Uddannelse

1.5.4. Udveksling af personale

1.6. Teknisk infrastruktur

1.6.1. Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer

1.7. Uddannelse af andre tjenester

2. GENERELLE PROCEDURER

2.1. Definitioner

2.2. Flere indberetninger om samme personer (artikel 34, stk. 6, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 6, i SIS II-afgørelsen)

2.2.1. Indberetningernes forenelighed og prioritetsorden

2.2.2. Kontrol af, om der findes flere indberetninger

2.2.3. Optagelse af flere indberetninger

2.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

2.3.1. Fremsendelse af yderligere oplysninger

2.4. Når det ikke er muligt at følge de procedurer, der skal følges efter et hit (artikel 48 i SIS II-afgørelsen og artikel 33 i SIS II-forordningen)

2.5. Behandling af oplysninger til andre formål end dem, hvortil de blev optaget i SIS II (artikel 46, stk. 5, i SIS II-afgørelsen)

2.6. Indsættelse af en påtegning (artikel 24 og 25 i SIS II-afgørelsen)

2.6.1. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

2.6.2. Midlertidig bestemmelse indtil 1.1.2009: systematisk anmodning om indsættelse af en påtegning på indberetninger vedrørende en medlemsstats egne borgere

2.7. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 34 i SIS II-forordningen og artikel 49 i SIS II-afgørelsen)

Udveksling af oplysninger, efter at der er fremkommet nye oplysninger

2.8. Retten til at få adgang til og rette i oplysninger (artikel 41 i SIS II-forordningen og artikel 58 i SIS II-afgørelsen)

2.8.1. Anmodning om adgang til eller rettelse af oplysninger

2.8.2. Udveksling af oplysninger om anmodninger om adgang til andre medlemsstaters indberetninger

2.8.3. Udveksling af oplysninger om anmodninger om at rette eller slette oplysninger i andre medlemsstaters indberetninger

2.9. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

2.10. Optagelse af egennavne

2.11. Forskellige identitetskategorier

2.11.1. Identitetsmisbrug (artikel 36 i SIS II-forordningen og artikel 51 i SIS II-afgørelsen)

2.11.2. Optagelse af et kaldenavn

2.11.3. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

2.12. Udveksling af oplysninger i tilfælde af indbyrdes forbundne indberetninger

2.12.1. Tekniske regler

2.12.2. Operationelle regler

2.13. SIRPIT (SIRENE PIcture Transfer) og formatet på og kvaliteten af biometriske oplysninger i SIS II

2.13.1. Yderligere anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

2.13.2. Tekniske krav

2.13.3. Anvendelse af Sirene- formular L

2.13.4. SIRPIT-proceduren

2.13.5. De biometriske oplysningers format og kvalitet

2.14. Sirene-kontorernes og Interpols overlappende roller

2.14.1. Prioritering af SIS II-indberetninger over Interpol-indberetninger

2.14.2. Valg af kommunikationskanal

2.14.3. Brug og formidling af Interpol-indberetninger i Schengenstater

2.14.4. Hit og sletning af en indberetning

2.14.5. Forbedret samarbejde mellem Sirene-kontorerne og Interpols nationale centrale kontorer

2.14.6. Videresendelse af oplysninger til tredjelande

2.15. Forbindelsen mellem Sirene-kontorerne og Europol

2.16. Forbindelsen mellem Sirene-kontorerne og Eurojust

2.17. Særlige typer søgninger

2.17.1. Geografisk målrettet søgning

3. INDBERETNINGER OM PERSONER, DER BEGÆRES ANHOLDT MED HENBLIK PÅ OVERGIVELSE ELLER UDLEVERING (ARTIKEL 26 I SIS II-AFGØRELSEN)

3.1. Optagelse af en indberetning

3.2. Flere indberetninger

Forenelighed med andre typer indberetninger

3.3. Identitetsmisbrug

3.4. Optagelse af et kaldenavn

3.5. Supplerende oplysninger, der skal sendes til medlemsstaterne

3.5.1. Supplerende oplysninger med henblik på en europæisk arrestordre

3.5.2. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med en foreløbig anholdelse

3.6. Indsættelse af en påtegning

3.7. Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt

3.8. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

4. INDBERETNINGER VEDRØRENDE NÆGTELSE AF INDREJSE ELLER OPHOLD (ARTIKEL 24 I SIS II-FORORDNINGEN)

4.1. Optagelse af en indberetning

4.2. Flere indberetninger

Forenelighed med andre typer indberetninger

4.3. Identitetsmisbrug

4.4. Optagelse af et kaldenavn

4.5. Meddelelse af oplysninger efter et hit

4.5.1. Udveksling af oplysninger ved udstedelse af opholdstilladelser og visa

4.5.2. Udveksling af oplysninger ved nægtelse af indrejse eller udvisning fra Schengenområdet

4.6. Udveksling af oplysninger efter et hit vedrørende en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet

4.7. Sletning af indberetninger vedrørende EU-borgere

5. INDBERETNINGER OM FORSVUNDNE PERSONER (ARTIKEL 32 I SIS II-AFGØRELSEN)

5.1. Optagelse af en indberetning

5.2. Flere indberetninger

Forenelighed med andre typer indberetninger

5.3. Identitetsmisbrug

5.4. Optagelse af et kaldenavn

5.5. Indsættelse af en påtegning

5.6. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

6. INDBERETNINGER OM PERSONER MED HENBLIK PÅ RETSFORFØLGNING (ARTIKEL 34 I SIS II-AFGØRELSEN)

6.1. Optagelse af en indberetning

6.2. Flere indberetninger

Forenelighed med andre typer indberetninger

6.3. Identitetsmisbrug

6.4. Optagelse af et kaldenavn

6.5. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

7. INDBERETNINGER MED HENBLIK PÅ DISKRET ELLER MÅLRETTET KONTROL (ARTIKEL 36 I SIS II-AFGØRELSEN)

7.1. Optagelse af en indberetning

7.2. Flere indberetninger

Forenelighed med andre typer indberetninger

7.3. Identitetsmisbrug

7.4. Optagelse af et kaldenavn

7.5. Informering af de øvrige medlemsstater ved optagelse af indberetninger på anmodning af de myndigheder, der er ansvarlige for den nationale sikkerhed (artikel 36, stk. 3, i afgørelsen)

7.6. Indsættelse af en påtegning

7.7. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

8. INDBERETNINGER OM GENSTANDE, DER SKAL BESLAGLÆGGES ELLER ANVENDES SOM BEVISMIDLER (ARTIKEL 38 I SIS II-AFGØRELSEN)

8.1. Optagelse af en indberetning

8.2. Flere indberetninger

Forenelighed med andre typer indberetninger

8.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

9. STATISTIKKER

10. REVISON AF SIRENE-HÅNDBOGEN OG ANDRE GENNEMFØRELSESFORANSTALTNINGER

INDLEDNING

Schengenreglerne

Den 14. juni 1985 undertegnede Kongeriget Belgien, Forbundsrepublikken Tyskland, Den Franske Republik, Storhertugdømmet Luxembourg og Kongeriget Nederlandene i Schengen, der er en lille by i Luxembourg, en aftale, der har til formål at sikre fri passage af de indre grænser for medlemsstaternes statsborgere og fri bevægelighed for varer og tjenesteydelser.

De oprindelige fem Schengenlande undertegnede konventionen om gennemførelse af Schengenaftalen (2) den 19. juni 1990 og fik den 27. november 1990 følgeskab af Den Italienske Republik, den 25. juni 1991 af Kongeriget Spanien og Den Portugisiske Republik, den 6. november 1992 af Den Hellenske Republik, den 28. april 1995 af Republikken Østrig og den 19. december 1996 af Kongeriget Danmark, Kongeriget Sverige og Republikken Finland.

Kongeriget Norge og Republikken Island har desuden indgået en samarbejdsaftale med medlemsstaterne den 19. december 1996 for at tiltræde konventionen.

Fra 26. marts 1995 blev Schengenreglerne således fuldt ud anvendt i Belgien, Tyskland, Frankrig, Luxembourg, Nederlandene, Spanien og Portugal (3). Det var ligeledes tilfældet fra 31. marts 1998 i Østrig og Italien (4), fra 26. marts 2000 i Grækenland (5) og fra 25. marts 2001 i Norge, Island, Sverige, Danmark og Finland (6).

Det Forenede Kongerige og Irland deltager kun i nogle af bestemmelserne i Schengenreglerne i overensstemmelse med henholdsvis afgørelse 2000/365/EF og afgørelse 2002/192/EF.

I Det Forenede Kongeriges tilfælde finder de bestemmelser, som landet ønsker at deltage i (med undtagelse af SIS), anvendelse fra 1. januar 2005 (7).

Schengenreglerne blev indarbejdet i Den Europæiske Unions retlige rammer ved protokoller, der i 1999 blev knyttet som bilag til Amsterdamtraktaten (8). Den 12. maj 1999 vedtog Rådet en afgørelse, der fastsætter retsgrundlaget for hver af disse bestemmelser eller afgørelser, der udgør Schengenreglerne, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og traktaten om Den Europæiske Union.

Fra 1. maj 2004 er Schengenreglerne som integreret i Den Europæiske Union ved en protokol, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (herefter benævnt »Schengenprotokollen«) og de retsakter, der bygger på den eller på anden måde er knyttet til den, bindende i Den Tjekkiske Republik, Republikken Estland, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Republikken Polen, Republikken Slovenien og Den Slovakiske Republik. Fra 1. januar 2007 gælder det også for Republikken Bulgarien og Rumænien.

Nogle af bestemmelserne i Schengenreglerne finder anvendelse ved nye staters tiltrædelse af EU. Andre bestemmelser gælder først i disse medlemsstater, efter at der er vedtaget en rådsafgørelse herom. Derudover træffer Rådet afgørelse om at ophæve grænsekontrollen, efter at det er kontrolleret, at de nødvendige betingelser for anvendelsen af alle dele af de pågældende Schengenregler er opfyldt i de pågældende medlemsstater i overensstemmelse med gældende evalueringsprocedurer i forbindelse med Schengenreglerne og efter høring af Europa-Parlamentet.

I 2004 undertegnede Det Schweiziske Forbund en aftale med Den Europæiske Union og Det Europæiske Fællesskab om landets associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (9), der skal sammenholdes med afgørelse 2004/860/EF.

Anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II)

SIS II, der blev oprettet i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 (10) og Rådets afgørelse 2007/533/RIA (11) (herefter i fællesskab benævnt »SIS II-retsinstrumenterne«), udgør det fælles informationssystem, der gør det muligt for medlemsstaternes kompetente myndigheder at samarbejde om udveksling af oplysninger, og et vigtigt redskab for anvendelsen af bestemmelserne i Schengenreglerne som integreret i Den Europæiske Union. Det erstatter første generation af Schengeninformationssystemet, der blev sat i drift i 1995 og udvidet i 2005 og 2007.

Formålet med dette system som fastsat i artikel 1 i førnævnte retsakter er »ved hjælp af oplysningerne i dette system (…) at sikre et højt sikkerhedsniveau inden for Den Europæiske Unions område med frihed, sikkerhed og retfærdighed, herunder at bevare den offentlige sikkerhed og den offentlige orden samt beskytte sikkerheden på medlemsstaternes område og at sikre anvendelsen af bestemmelserne i afsnit IV i tredje del af EF-traktaten om persontrafik på deres område«.

I overensstemmelse med førnævnte SIS II-retsinstrumenter skal SIS II ved hjælp af en automatiseret søgeprocedure give adgang til indberetninger om personer og genstande for følgende myndigheder:

a) myndigheder med ansvar for grænsekontrol i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 562/2006 af 15. marts 2006 om indførelse af en fællesskabskodeks for personers grænsepassage (Schengengrænsekodeks) (12)

b) myndigheder, der gennemfører og koordinerer anden politi- og toldkontrol inde i landet

c) nationale retsmyndigheder og deres koordineringsmyndigheder

d) myndigheder med ansvar for udstedelse af visa, de centrale myndigheder med ansvar for behandling af visumansøgninger og myndigheder med ansvar for udstedelse af opholdstilladelser og for forvaltning af lovgivningen vedrørende tredjelandsstatsborgere i forbindelse med anvendelsen af gældende fællesskabsret vedrørende personers frie bevægelighed

e) myndigheder med ansvar for udstedelse af registreringsattester for motorkøretøjer (i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1986/2006 (13)).

I overensstemmelse med SIS II-afgørelsen har Europol og Eurojust også adgang til bestemte kategorier af indberetninger. Både Europol og Eurojust kan få adgang til oplysninger, der er optaget i SIS II i overensstemmelse med artikel 26 (indberetninger med henblik på anholdelse) og artikel 38 (indberetninger med henblik på beslaglæggelse eller anvendelse som bevismidler). Derudover kan Europol også få adgang til oplysninger, der er optaget i overensstemmelse med artikel 36 (indberetninger med henblik på diskret kontrol eller målrettet kontrol), og Eurojust kan få adgang til oplysninger, der er optaget i medfør af artikel 32 (indberetninger om forsvundne personer) og artikel 34 (indberetninger med henblik på retsforfølgelse).

SIS II består af følgende dele:

1) et centralt system (benævnt »det centrale SIS II«) bestående af:

2) en teknisk støttefunktion (benævnt »CS-SIS«), der indeholder en database, »SIS II-databasen«

3) en ensartet national grænseflade (benævnt »NI-SIS«)

4) et nationalt system (benævnt »N.SIS II«) i hver enkelt medlemsstat, som består af de nationale datasystemer, der står i forbindelse med det centrale SIS II-system. En N.SIS II kan indeholde en datafil (en »national kopi«), som indeholder en fuldstændig eller delvis kopi af SIS II-databasen

5) en kommunikationsinfrastruktur mellem CS-SIS og NI-SIS (benævnt »kommunikationsinfrastrukturen«), der sikrer et krypteret virtuelt netværk forbeholdt SIS II-oplysninger og udvekslingen af oplysninger mellem Sirene-kontorer som fastsat nedenfor.

Supplerende oplysninger

SIS II indeholder kun de oplysninger (dvs. indberetningsoplysninger), der er nødvendige for at identificere en person eller en genstand og træffe de påkrævede forhåndsregler. I henhold til SIS II-retsinstrumenterne skal medlemsstaterne desuden i forbindelse med indberetninger udveksle de supplerende oplysninger bi- eller multilateralt, der er påkrævet for at gennemføre visse bestemmelser i medfør af SIS II-retsinstrumenterne, og for at SIS II kan fungere tilfredsstillende.

Den struktur, der er etableret for at udveksle supplerende oplysninger, er blevet døbt »Sirene«, et akronym for navnet på engelsk: Supplementary Information REquest at the National Entries (anmodning om supplerende oplysninger ved de nationale grænseovergangssteder).

I henhold til SIS II-retsinstrumenterne skal der udveksles supplerende oplysninger i følgende tilfælde:

a) for at gøre det muligt for medlemsstaterne at konsultere eller informere hinanden i forbindelse med optagelse af en indberetning (f.eks. ved optagelsen af indberetninger med henblik på anholdelse)

b) når en søgning har givet et positivt resultat, således at de rette forholdsregler kan træffes (f.eks. matchning af en indberetning)

c) når den påkrævede forholdsregel ikke kan træffes (f.eks. ved indsætning af en påtegning)

d) når der ses nærmere på kvaliteten af SIS II-oplysninger (f.eks. hvis der ulovligt er optaget oplysninger, eller disse er faktuelt ukorrekte)

e) når der ses nærmere på indberetningernes forenelighed og prioritetsorden (f.eks. når der kontrolleres for flere indberetninger)

f) når der ses nærmere på udøvelsen af retten til at få adgang til oplysninger.

1. SIRENE-KONTORER OG SIS II

1.1. Sirene-kontoret

I medfør af artikel 7, stk. 2, i SIS II-retsinstrumenterne skal hver medlemsstat oprette et nationalt Sirene-kontor. Det skal tjene som et fælles kontaktpunkt for medlemsstaterne med henblik på udveksling af supplerende oplysninger. Dets hovedopgaver er (14):

1) at sikre udvekslingen af supplerende oplysninger i overensstemmelse med bestemmelserne i denne Sirene-håndbog, jf. artikel 8 i SIS II-retsinstrumenterne

2) at koordinere kontrollen af kvaliteten af de oplysninger, der optages i SIS II.

SIS II fungerer efter det princip, at de nationale systemer ikke direkte kan udveksle oplysninger i elektronisk form indbyrdes, men kun via det centrale system (CS-SIS).

Det er dog nødvendigt for Schengenmedlemsstaterne enten bi- eller multilateralt at kunne udveksle supplerende oplysninger, som er nødvendige for at gennemføre nogle af bestemmelserne i SIS II-retsinstrumenterne, således at SIS kan fungere tilfredsstillende.

1.2. Sirene-håndbog

Sirene-håndbogen indeholder en række instrukser til Sirene-kontorerne, der detaljeret beskriver de regler og procedurer, der gælder for bilateral eller multilateral udveksling af supplerende oplysninger. Den udgør en gennemførelsesforanstaltning, der er nødvendig for den operationelle brug af SIS II som fastsat i SIS II-retsinstrumenterne.

Der skal i medfør af proceduren i artikel 51, stk. 2, i SIS II-forordningen og artikel 67 i SIS II-afgørelsen vedtages detaljerede regler for udvekslingen af supplerende oplysninger i form af en håndbog, der benævnes »Sirene-håndbogen«.

1.3. Andre gennemførelsesforanstaltninger

Visse aspekter af SIS II såsom tekniske regler for optagelse af data, herunder af oplysninger, der er nødvendige for at optage en indberetning eller foretage en ajourføring, sletning eller søgning, regler for indberetningernes forenelighed og prioritetsorden, indsættelse af påtegninger, sammenkobling af indberetninger og udveksling af supplerende oplysninger kan på grund af disse aspekters tekniske art, detaljeringsgraden og behovet for regelmæssig ajourføring ikke dækkes udtømmende i SIS II-forordningen og SIS II-afgørelsen. Gennemførelsesbeføjelserne i forbindelse med disse aspekter bør derfor delegeres til Kommissionen.

Da bestemte regler af teknisk art har direkte indflydelse på slutbrugernes arbejde i medlemsstaterne, er det hensigtsmæssigt at medtage sådanne regler i Sirene-håndbogen. I bilag 1, 2 og 4 til denne håndbog vil der derfor blive fastsat henholdsvis translitterationsregler, kodetabeller og andre tekniske gennemførelsesforanstaltninger med henblik på databehandling.

1.4. Standarder

De grundlæggende standarder for samarbejdet via Sirene er som følger:

1.4.1. Tilgængelighed

Det nationale Sirene-kontor skal være operationelt døgnet rundt alle ugens dage. Tekniske analyser, support og løsninger skal også tilvejebringes døgnet rundt alle ugens dage.

1.4.2. Kontinuitet

Hvert Sirene-kontor skal opbygge en intern struktur, der sikrer kontinuitet med hensyn til ledelse, personale og teknisk infrastruktur.

De ansvarlige for Sirene-kontorerne skal holde møde mindst to gange om året for at gøre status over deres samarbejde, drøfte de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er nødvendige for at afhjælpe eventuelle mangler, og eventuelt tilpasse procedurerne.

1.4.3. Sikkerhed

For så vidt angår udveksling af supplerende oplysninger er medlemsstaterne i henhold til artikel 10, stk. 2, i SIS II-retsinstrumenterne forpligtet til at træffe sikkerhedsforanstaltninger svarende til dem, der skal træffes i forbindelse med deres N.SIS II, jf. artikel 10, stk. 1.

Anbefalingerne og god praksis ifølge bind 2 i EU’s Schengenkatalog: Schengeninformationssystemet, Sirene, bør så vidt muligt afspejles i praksis.

Sirene-kontoret skal have en backup-computer og et databasesystem et andet sted i tilfælde af en alvorlig nødsituation på Sirene-kontoret.

Det er nødvendigt med fysiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte Sirene-kontorernes lokaler. For at opfylde sikkerhedskravene som fastsat i SIS II-retsinstrumenterne skal der stilles hensigtsmæssige krav til sikkerheden på stedet. De specifikke foranstaltninger i medfør af disse krav kan være af forskellig art, da de skal modsvare trusler i de umiddelbare omgivelser og i henhold til Sirene-kontorets geografiske placering. De kan derfor omfatte følgende (listen er ikke udtømmende):

— eksterne vinduer udstyret med sikkerhedsglas

— sikrede og låste døre

— murstens-/betonmure i Sirene-kontorerne

— tyverialarmer, herunder registrering af indgange, udgange og af alle usædvanlige begivenheder

— sikkerhedsvagter, der er på stedet, eller som hurtigt kan tilkaldes

— ildslukningssystem og/eller direkte forbindelse til brandvæsen

— særlige lokaler for at undgå, at personer, der ikke er involveret i internationalt politisamarbejde, eller som ikke har den fornødne adgang til dokumenter, skal ind i eller passere Sirene-kontorlokalerne

— tilstrækkelig backup-strømforsyning.

Hver medlemsstat beslutter, hvilke specifikke foranstaltninger der skal vedtages i medfør af artikel 10, stk. 2, i SIS II-retsinstrumenterne. Medlemsstaterne skal kontrollere, at disse sikkerhedsforanstaltninger er effektive, og træffe de nødvendige organisatoriske foranstaltninger vedrørende intern overvågning for at sikre, at kravene i SIS II-retsinstrumenterne efterkommes.

1.4.4. Fortrolighed

I henhold til artikel 11 i SIS II-retsinstrumenterne skal der gælde relevante nationale regler vedrørende tavshedspligt eller tilsvarende forpligtelser vedrørende fortrolighed for alt personale i Sirene-kontorerne. Dette krav gælder også, efter at de ansatte har forladt kontoret eller stillingen.

1.4.5. Tilgængelighed

For at opfylde kravet om at tilvejebringe supplerende oplysninger skal Sirene-personalet have direkte eller indirekte adgang til alle relevante nationale oplysninger og ekspertbistand.

1.4.6. Meddelelser

I henhold til artikel 4, stk. 1, litra c), i SIS II-retsinstrumenterne skal Sirene-kontorerne anvende et krypteret virtuelt netværk forbeholdt SIS II-oplysninger og udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorerne. Kun hvis denne kanal ikke er til rådighed, kan et andet hensigtsmæssigt sikret kommunikationsmiddel, der i lyset af omstændighederne er det bedste, anvendes. Muligheden for at vælge en anden kanal skal afgøres fra sag til sag og afhænger af de tekniske muligheder og de sikkerheds- og kvalitetskrav, der skal opfyldes.

Der sondres mellem to kategorier af skriftlige meddelelser: fritekster og standardformularer. Sidstnævnte skal være som vist i bilag 3.

For at sikre størst effektivitet i den bilaterale kommunikation mellem Sirene-personalet skal det sprog, som begge parter er mest fortrolige med, anvendes.

Sirene-kontoret skal hurtigst muligt svare på anmodninger om oplysninger fra de øvrige medlemsstater, der fremsættes via deres Sirene-kontorer. Svarfristen må under ingen omstændigheder være på over 12 timer.

Prioriteringerne i det daglige arbejde skal tage udgangspunkt i, hvilken kategori indberetning der er tale om, og sagens vigtighed.

Derudover skal Sirene-kontorerne anvende en hertil beregnet og sikker e-mail til udveksling af alle oplysninger, der ikke udveksles ved brug af formularer.

1.4.7. Translitterationsregler

De i bilag 1 fastsatte translitterationsregler skal overholdes.

1.4.8. Oplysningernes kvalitet

I henhold til artikel 7, stk. 2, i SIS II-retsinstrumenterne skal Sirene-kontorerne samordne kontrollen med kvaliteten af de oplysninger, der optages i SIS II. Sirene-kontorerne skal på nationalt plan have den nødvendige kompetence til at udføre denne opgave. Det er derfor nødvendigt med en hensigtsmæssig national evaluering af kvaliteten af oplysningerne, herunder en undersøgelse af antal indberetninger/hit og oplysningernes indhold.

For at give det enkelte Sirene-kontor mulighed for at fungere som koordinator af kvalitetskontrollen af de oplysninger, der optages i SIS, skal det have den nødvendige it-support til rådighed og de nødvendige rettigheder i systemet.

1.4.9. Strukturer

Alle nationale myndigheder, herunder Sirene-kontorer, der har ansvar for internationalt politisamarbejde, skal organiseres i en struktur, der gør det muligt både at undgå kompetencestridigheder med andre nationale instanser med lignende funktioner og overlapning af arbejde.

1.4.10. Arkivering

a) Hver medlemsstat fastsætter betingelserne for lagring af oplysninger.

b) Hver indberettende medlemsstats Sirene-kontor skal opbevare alle oplysninger vedrørende sine egne indberetninger og stille dem til rådighed for de øvrige medlemsstater, herunder en henvisning til den beslutning, der afstedkom indberetningen.

c) Hvert Sirene-kontors arkiv opbygges således, at der er hurtig adgang til de relevante oplysninger, og de meget korte frister for fremsendelse af oplysninger kan overholdes.

d) Personoplysninger, som Sirene-kontoret opbevarer i filer som følge af en udveksling af oplysninger, opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev givet. Disse oplysninger skal som en fast regel slettes umiddelbart efter, at den tilknyttede indberetning er blevet slettet i SIS II og under alle omstændigheder senest ét år herefter. Oplysninger vedrørende en særlig indberetning fra en medlemsstat eller en indberetning, i forbindelse med hvilken der er blevet truffet foranstaltninger på dens område, kan imidlertid opbevares længere i henhold til national ret.

e) Supplerende oplysninger, andre medlemsstater sender, skal lagres i henhold til national ret vedrørende databeskyttelse i den modtagende medlemsstat. De relevante bestemmelser i SIS II-retsinstrumenterne, Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (15) og Europarådets konvention nr. 108 (16) finder også anvendelse.

f) Adgangen til arkiverne skal kontrolleres og begrænses til personale, der har beføjelse hertil.

1.5. Personale

1.5.1. Viden

Personalet i Sirene-kontorerne skal have sproglige færdigheder, der dækker så mange sprog som muligt, og vagtpersonalet skal kunne kommunikere med alle Sirene-kontorer.

De skal have den nødvendige viden om:

— nationale, europæiske og internationale retlige aspekter

— de nationale retshåndhævende instanser

— de nationale og europæiske retssystemer og indvandringsregler.

De skal have beføjelser til uafhængigt at behandle alle indgående sager.

Operatører, der er på arbejde uden for kontortid, skal have samme kompetence, viden og beføjelser og have mulighed for at henvende sig til eksperter, der kan tilkaldes.

Sirene-kontorerne skal have adgang til juridisk ekspertise, der dækker både normale og ekstraordinære sager. Afhængig af den pågældende sag kan dette behov dækkes af enhver ansat med den nødvendige juridiske baggrund eller af eksperter fra de retslige myndigheder.

1.5.2. Rekruttering

De nationale ansættelsesmyndigheder skal tage højde for alle ovennævnte kvalifikationer og al førnævnt viden, når de ansætter nyt personale, og derfor arrangere uddannelseskurser eller –moduler på både nationalt og europæisk niveau.

Et højt kvalifikationsniveau for personalet giver en arbejdsstyrke, der kan fungere på eget initiativ og behandle sagerne effektivt. Det er derfor ønskeligt med en lav personaleudskiftning. Det kræver ledelsens udelte støtte at skabe et arbejdsmiljø, hvor ansvaret kan uddelegeres.

1.5.3. Uddannelse

På nationalt plan

På nationalt plan skal den nødvendige uddannelse sikre, at personalet opfylder de krævede standarder, der er fastsat i denne håndbog. Før personale får tilladelse til at behandle oplysninger, der er lagret i SIS II, modtager det den relevante uddannelse i datasikkerheds- og databeskyttelsesregler og orienteres om relevante straffelovsovertrædelser og -sanktioner.

På europæisk plan

Der skal arrangeres fælles uddannelseskurser mindst én gang om året for at fremme samarbejdet mellem Sirene-kontorerne ved at give personalet mulighed for at møde kolleger fra andre Sirene-kontorer, udveksle oplysninger om nationale arbejdsmetoder og sikre et konsistent og ensartet vidensniveau. Det vil endvidere gøre personalet opmærksom på betydningen af deres arbejde og behovet for gensidig solidaritet af hensyn til medlemsstaternes fælles sikkerhed.

1.5.4. Udveksling af personale

Sirene-kontorerne skal så vidt muligt også planlægge udvekslinger af personale med andre Sirene-kontorer mindst én gang om året. En sådan udveksling skal bidrage til at forbedre personalets kendskab til arbejdsmetoder, vise, hvordan andre Sirene-kontorer er organiseret, og etablere personlige kontakter med kolleger i andre medlemsstater.

1.6. Teknisk infrastruktur

Hvert Sirene-kontor skal have et edb-baseret administrationssystem, der giver mulighed for en høj grad af automatik i administrationen af det daglige arbejdsflow.

1.6.1. Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer

De tekniske specifikationer vedrørende udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer er fastsat i »Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer« (17).

1.7. Uddannelse af andre tjenester

Sirene-kontorerne skal inddrages i arbejdet med at fastsætte nationale standarder for uddannelse af slutbrugerne i datakvalitetsprincipper og -praksis samt i uddannelse af alle myndigheder, der optager indberetninger, med særlig vægt på datakvalitet, databeskyttelseskravene og den maksimale udnyttelse af SIS II.

2. GENERELLE PROCEDURER

De nedenfor beskrevne procedurer finder anvendelse på alle kategorier af indberetninger. De specifikke procedurer i forbindelse med hver indberetningskategori kan findes i de relevante dele af denne håndbog.

2.1. Definitioner

»Indberettende medlemsstat« Den medlemsstat, der optager indberetningen i SIS II. »Fuldbyrdende medlemsstat« Den medlemsstat, der træffer forholdsregler efter at have fået et hit ved søgning i SIS II. »Hit« Når en slutbruger ved en søgning i SIS II konstaterer, at der findes en indberetning, som modsvarer de indberettede oplysninger, og det er påkrævet at træffe forholdsregler. »Påtegning« Suspendering af gyldigheden af en indberetning. Kan tilføjes indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, indberetninger vedrørende forsvundne personer og indberetninger med henblik på kontrol, hvis en medlemsstat finder, at det ikke er foreneligt med den nationale lovgivning, dens internationale forpligtelser eller væsentlige nationale interesser at lade en indberetning få virkning. Når en indberetning er forsynet med en påtegning, træffes de forholdsregler, der skal træffes på grundlag af indberetningen, ikke på den pågældende medlemsstats område.

2.2. Flere indberetninger om samme personer (artikel 34, stk. 6, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 6, i SIS II-afgørelsen)

I nogle tilfælde foretager forskellige lande indberetninger om de samme personer. Det er vigtigt, at dette ikke skaber forvirring hos slutbrugerne, og at de ved, hvilke foranstaltninger der skal træffes, når en indberetning skal optages, og hvilken procedure der skal følges i tilfælde af et hit. Der bør derfor indføres procedurer til konstatering af, om der foreligger flere indberetninger, og regler for, i hvilken prioritetsorden de skal optages i SIS II.

Det kræver:

— at man, inden en indberetning optages, undersøger, om samme person allerede figurerer i SIS II

— at man konsulterer de øvrige medlemsstater, hvis der foreligger flere indbyrdes uforenelige indberetninger.

2.2.1. Indberetningernes forenelighed og prioritetsorden

Hver medlemsstat kan kun foretage én indberetning i SIS II for en given person eller genstand.

Når det er muligt og nødvendigt skal den anden og efterfølgende indberetninger om den samme person eller genstand holdes tilgængelige på nationalt plan, således at de kan optages, når den første indberetning udløber eller slettes.

Flere medlemsstater kan foretage indberetning om samme person eller genstand, hvis disse indberetninger er forenelige med hinanden.

Indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt (artikel 26 i SIS II-afgørelsen), er forenelige med indberetninger om nægtelse af indrejse (artikel 24 i SIS II-forordningen), indberetninger vedrørende forsvundne personer (artikel 32 i SIS II-afgørelsen) og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning (artikel 34 i SIS II-afgørelsen). De er ikke forenelige med indberetninger med henblik på kontrol (artikel 36 i SIS II-afgørelsen).

Indberetninger om nægtelse af indrejse er forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt. De er ikke forenelige med indberetninger vedrørende forsvundne personer, indberetninger med henblik på kontrol og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning.

Indberetninger vedrørende forsvundne personer er forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning. De er ikke forenelige med indberetninger om nægtelse af indrejse og indberetninger med henblik på kontrol.

Indberetninger i forbindelse med retsforfølgning er forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, og indberetninger vedrørende forsvundne personer. De er ikke forenelige med indberetninger med henblik på kontrol og indberetninger om nægtelse af indrejse.

Indberetninger med henblik på kontrol er ikke forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, indberetninger om nægtelse af indrejse, indberetninger vedrørende forsvundne personer og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning.

Blandt indberetningerne vedrørende kontrol er indberetninger med henblik på »diskret kontrol« uforenelige med indberetninger vedrørende »målrettet kontrol«.

Forskellige kategorier af indberetninger vedrørende genstande er ikke forenelige med hinanden (jf. tabellen herom nedenfor).

Prioritetsordenen for indberetninger vedrørende personer er som følger:

— anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering (artikel 26 i SIS II-afgørelsen)

— nægtelse af indrejse eller ophold i Schengenområdet (artikel 24 i SIS II-forordningen)

— anbringelse i varetægt (artikel 32 i SIS II-afgørelsen)

— målrettet kontrol (artikel 36 i SIS II-afgørelsen)

— diskret kontrol (artikel 36 i SIS II-afgørelsen)

— underretning om opholdssted (artikel 32 og 34 i SIS II-afgørelsen).

Prioritetsordenen for indberetninger vedrørende genstande er som følger:

— bevismidler (artikel 38 i afgørelsen)

— beslaglæggelse (artikel 38 i afgørelsen)

— målrettet kontrol (artikel 36 i afgørelsen)

— diskret kontrol (artikel 36 i afgørelsen).

Ovennævnte prioritetsorden kan undtagelsesvis fraviges efter konsultationer mellem medlemsstaterne, hvis vigtige nationale interesser kræver det.

Tabel over forenelighed — indberetninger vedrørende personer

Prioritetsorden Indberetning vedrørende personer, der begæres anholdt Indberetning om nægtelse af indrejse Indberetning vedrørende forsvundne personer (anbringelse i varetægt) Indberetning vedrørende målrettet kontrol Indberetning vedrørende diskret kontrol Indberetning vedrørende forsvundne personer (opholdssted) Indberetning i forbindelse med retsforfølgning Indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt ja ja ja nej nej ja ja Indberetning om nægtelse af indrejse ja ja nej nej nej nej nej Indberetning vedrørende forsvundne personer (anbringelse i varetægt) ja nej ja nej nej ja ja Indberetning vedrørende målrettet kontrol nej nej nej ja nej nej nej Indberetning vedrørende diskret kontrol nej nej nej nej ja nej nej Indberetning vedrørende forsvundne personer (opholdssted) ja nej ja nej nej ja ja Indberetning i forbindelse med retsforfølgning ja nej ja nej nej ja ja





Tabel over forenelighed — indberetninger vedrørende genstande

Prioritetsorden Indberetning vedrørende genstande, der skal anvendes som bevismidler Indberetning vedrørende genstande, der skal beslaglægges Indberetning vedrørende målrettet kontrol Indberetning vedrørende diskret kontrol Indberetning vedrørende genstande, der skal anvendes som bevismidler ja ja nej nej Indberetning vedrørende genstande, der skal beslaglægges ja ja nej nej Indberetning vedrørende målrettet kontrol nej nej ja nej Indberetning vedrørende diskret kontrol nej nej nej ja

2.2.2. Kontrol af, om der findes flere indberetninger

Ved behandlingen af eventuelt flere indberetninger om samme person/genstand skal der omhyggeligt sondres mellem personer eller genstande, der har lignende karakteristika. Konsultation og samarbejde mellem Sirene-kontorer er derfor af afgørende betydning, og hver medlemsstat skal oprette de nødvendige tekniske procedurer til at afsløre sådanne tilfælde, før indberetningen optages.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Hvis det ved behandlingen af en ny anmodning om indberetning viser sig, at der i SIS II allerede figurerer en person eller en genstand med samme identitetskriterier, skal der foretages en mere deltaljeret undersøgelse, inden indberetningen optages.

b) I tilfælde af indberetninger vedrørende personer skal Sirene-kontoret kontakte den indberettende medlemsstats Sirene-kontor for at få præciseret, om indberetningen vedrører den samme person (formular E).

c) Hvis undersøgelsen viser, at oplysningerne er identiske og kunne vedrøre samme person eller genstand, skal Sirene-kontoret anvende proceduren for optagelse af flere indberetninger. Hvis undersøgelsen viser, at det drejer sig om to forskellige personer eller genstande, godkender Sirene-kontoret anmodningen om optagelse af en ny indberetning.

Følgende identitetskriterier skal sammenlignes, når det skal afgøres, om der findes flere indberetninger om en person:

— efternavn

— fornavn

— fødselsdato

— køn

— personnummer

— forældres for- og efternavn

— fødested

— fingeraftryk

— billeder.

Følgende identitetskriterier skal sammenlignes, når det skal afgøres, om der findes flere indberetninger om et køretøj:

— serienummer

— registreringsnummer og -land

— mærke

— type.

Hvis det ved optagelsen af en ny indberetning viser sig, at samme serienummer og/eller registreringsnummer allerede findes i SIS II, formodes det, at der findes flere indberetninger om samme køretøj. Denne kontrol er imidlertid kun effektiv, hvis der anvendes de samme beskrivelseskriterier, og det er derfor ikke altid muligt at foretage en sammenligning.

Sirene-kontoret skal henlede de nationale brugeres opmærksomhed på de problemer, der kan opstå, hvis kun et af punkterne sammenlignes. Et positivt svar er ikke automatisk ensbetydende med et hit, og et negativt svar betyder ikke, at der ikke findes en indberetning vedrørende køretøjet.

For så vidt angår andre genstande er de mest hensigtsmæssige felter til at afgøre, om der findes flere indberetninger, de obligatoriske felter, som alle anvendes af systemet til at foretage en automatisk sammenligning.

2.2.3. Optagelse af flere indberetninger

Hvis en anmodning om indberetning er i strid med en indberetning fra samme medlemsstat, skal det nationale Sirene-kontor i overensstemmelse med den nationale procedure herfor påse, at der i SIS II kun findes én indberetning.

Hvis indberetningerne stammer fra forskellige medlemsstaterne, følges følgende procedure:

a) Hvis indberetningerne er forenelige, er det ikke nødvendigt med konsultationer mellem Sirene-kontorerne.

b) Hvis indberetningerne ikke er forenelige, eller der hersker tvivl om deres forenelighed, er konsultationer mellem Sirene-kontorerne nødvendige ved brug af en E-formular, således at der kun optages én indberetning.

c) Indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, optages umiddelbart uden at afvente resultatet af konsultationen af de øvrige medlemsstater.

d) Når en ny indberetning, der er uforenelig med allerede eksisterende indberetninger, har fået forrang efter konsultation, skal den medlemsstat, der har optaget de øvrige indberetninger, slette dem, når den nye indberetning optages. Medlemsstaterne skal løse enhver konflikt ved forhandlinger mellem Sirene-kontorerne. Hvis det ikke er muligt at nå til enighed på grundlag af prioritetslisten, er det den ældste indberetning, der opretholdes i SIS II.

e) Medlemsstater, der ikke kan få optaget en indberetning, kan lade sig registrere til via CS-SIS at blive informeret, hvis indberetningen slettes.

f) Sirene-kontoret i en medlemsstat, der ikke kunne få optaget en indberetning, kan anmode Sirene-kontoret i den medlemsstat, der fik optaget indberetningen, om at informere den, hvis der er hit på den pågældende indberetning.

2.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

Der er tale om et »hit«, når en slutbruger ved en søgning i SIS II konstaterer, at der findes en indberetning, som modsvarer de indberettede oplysninger, og det er påkrævet at træffe foranstaltninger.

Hvis slutbrugeren har brug for supplerende oplysninger efter at have fået et hit, skal Sirene-kontoret kontakte den indberettende medlemsstats Sirene-kontor hurtigst muligt og anmode om de nødvendige oplysninger. Sirene-kontorerne skal, når det er hensigtsmæssigt, fungere som mellemled mellem nationale myndigheder og levere og udveksle supplerende oplysninger, der er relevante for den pågældende indberetning.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om dette hit og om resultatet heraf.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Med forbehold for afsnit 2.4 i denne håndbog skal et »hit« vedrørende en person eller en genstand, for hvilken der findes en indberetning, principielt meddeles Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat ved brug af en G-formular. Når den indberettende medlemsstat underrettes om et hit, skal den artikel i SIS II-retsinstrumenterne, der finder anvendelse på hittet, anføres i felt 090 i formular G. Om nødvendigt sender den indberettende medlemsstats Sirene-kontor alle relevante og specifikke oplysninger og giver meddelelse om de særlige foranstaltninger, der skal træffes af Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen. Hvis hittet vedrører en person, der er omfattet af en indberetning med henblik på anholdelse, skal Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, underrette Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat pr. telefon, når der er fremsendt en G-formular.

b) Sirene-kontorerne i medlemsstater, der har optaget indberetninger vedrørende nægtelse af indrejse, skal ikke nødvendigvis underrettes om hit, men kan underrettes i særlige situationer. Der kan sendes en G-formular, hvis der f.eks. anmodes om supplerende oplysninger. Der skal altid fremsendes en G-formular, hvis der er hit på en person, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet.

2.3.1. Fremsendelse af yderligere oplysninger

Udvekslingen af oplysninger i medfør af SIS II-retsinstrumenterne påvirker ikke de opgaver, Sirene-kontorerne har fået pålagt i medfør af national lovgivning om gennemførelse af andre af EU’s retsinstrumenter, navnlig ved anvendelsen af de nationale gennemførelsesbestemmelser for Rådets rammeafgørelse 2006/960/RIA (18), eller hvis disse oplysninger falder inden for anvendelsesområdet for gensidig retshjælp.

2.4. Når det ikke er muligt at følge de procedurer, der skal følges efter et hit (artikel 48 i SIS II-afgørelsen og artikel 33 i SIS II-forordningen)

I henhold til artikel 48 i SIS II-afgørelsen og artikel 33 i SIS II-forordningen finder følgende procedure anvendelse:

a) Den medlemsstat, der ikke er i stand til at følge proceduren, skal straks meddele den indberettende medlemsstat via dennes Sirene-kontor, at den ikke kan iværksætte de ønskede foranstaltninger og angive grundene hertil ved hjælp af en H-formular.

b) De berørte medlemsstater kan herefter aftale, hvilke forholdsregler der skal træffes i henhold til deres nationale lovgivning og SIS II-retsinstrumenternes bestemmelser.

2.5. Behandling af oplysninger til andre formål end dem, hvortil de blev optaget i SIS II (artikel 46, stk. 5, i SIS II-afgørelsen)

Oplysningerne i SIS II kan kun behandles med henblik på de formål, der er fastsat for hver indberetningskategori.

Hvis der er opnået forudgående tilladelse fra den indberettende medlemsstat, kan oplysningerne imidlertid behandles til andre formål end dem, hvortil de blev optaget, for at forhindre en umiddelbart forestående alvorlig trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, af alvorlige nationale sikkerhedshensyn eller for at forhindre en alvorlig forbrydelse.

Hvis en medlemsstat ønsker at behandle oplysninger i SIS II til andre formål end dem, hvortil de blev optaget, skal udvekslingen af oplysninger ske i overensstemmelse med følgende regler:

a) En medlemsstat, der ønsker at anvende oplysninger til andre formål, skal via sit Sirene-kontor forklare den indberettende medlemsstat årsagerne til at behandle oplysninger til andre formål ved brug af en I-formular.

b) Den indberettende medlemsstat undersøger hurtigst muligt, om anmodningen kan efterkommes, og meddeler den anden medlemsstat sin afgørelse via sit Sirene-kontor.

c) Den indberettende medlemsstat kan eventuelt til sin tilladelse knytte visse betingelser med hensyn til oplysningernes anvendelse.

Efter samtykke fra den indberettende medlemsstat anvender den anden medlemsstat oplysningerne til det formål, som den har søgt om og opnået tilladelse til. Den skal tage hensyn til de eventuelle betingelser, den indberettende medlemsstat stiller.

2.6. Indsættelse af en påtegning (artikel 24 og 25 i SIS II-afgørelsen)

Hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning.

I henhold til artikel 24 og 25 i SIS II-afgørelsen kan en medlemsstat nægte at træffe de krævede forholdsregler på sit område på et hvilket som helst tidspunkt ved at kræve, at der indsættes en påtegning i forbindelse med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt (afgørelsens artikel 26), indberetninger vedrørende forsvundne personer (afgørelsens artikel 32) og indberetninger med henblik på diskret kontrol eller målrettet kontrol (afgørelsens artikel 36), når den finder, at det ikke er foreneligt med dens nationale lovgivning, dens internationale forpligtelser eller væsentlige nationale hensyn, at lade en indberetning få virkning. Begrundelsen for anmodningen skal gives samtidig.

Der findes en alternativ procedure udelukkende for indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt. Det påhviler hver medlemsstat så hurtigt som muligt at finde frem til de indberetninger, der kan kræve indsættelse af en påtegning.

Hvis de omstændigheder, der er nævnt i artikel 24, stk. 1, eller artikel 25 i SIS II-afgørelsen, ikke længere er gældende, skal den medlemsstat, der anmodede om påtegningen, snarest anmode om at få den slettet.

2.6.1. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Hvis en medlemsstat anmoder om, at der indsættes en påtegning, skal den rette henvendelse til den indberettende medlemsstat ved brug af en F-formular og begrunde anmodningen om påtegningen.

b) Den indberettende medlemsstat skal straks indsætte påtegningen.

c) Når der er sket en sådan udveksling af oplysninger på grundlag af oplysningerne fra konsultationen af den medlemsstat, der krævede at få indsat en påtegning, kan det være nødvendigt at ændre eller slette indberetningen, eller trække anmodningen tilbage.

2.6.2. Midlertidig bestemmelse indtil 1.1.2009: systematisk anmodning om indsættelse af en påtegning på indberetninger vedrørende en medlemsstats egne borgere

Der er vedtaget følgende procedure:

a) En medlemsstat kan bede en anden medlemsstats Sirene-kontor om automatisk at indsætte en påtegning ved indberetninger vedrørende medlemsstatens egne statsborgere, der begæres anholdt.

b) En medlemsstat, der ønsker at benytte sig af denne mulighed, skal sende en skriftlig anmodning til den medlemsstat, den ønsker at samarbejde med.

c) En medlemsstat, der modtager en sådan anmodning, skal indsætte en påtegning for den omhandlede medlemsstat, så snart indberetningen er optaget.

d) Denne procedure gælder, indtil den annulleres ved en skriftlig anmodning.

2.7. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 34 i SIS II-forordningen og artikel 49 i SIS II-afgørelsen)

Hvis det konstateres, at der er faktuelt ukorrekte oplysninger eller ulovligt lagrede oplysninger i SIS II, finder udvekslingen af supplerende oplysninger sted i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 34, stk. 2, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 2, i SIS II-afgørelsen, hvori det fastsættes, at det kun er den indberettende medlemsstat, der må ændre, supplere, rette, ajourføre eller slette de oplysninger, den har optaget.

Den medlemsstat, der konstaterede fejlene i oplysningerne, eller at oplysningerne er ulovligt lagret, skal informere den indberettende medlemsstat via sit Sirene-kontor hurtigst muligt og senest 10 kalenderdage, efter at den er blevet opmærksom på fejlen. Udvekslingen af oplysninger skal ske ved brug af en J-formular.

a) Efter konsultationen kan den indberettende medlemsstat være nødt til at slette eller rette oplysningerne i overensstemmelse med sin nationale procedure for rettelse af de pågældende oplysninger.

b) Hvis der efter to måneder ikke er opnået enighed, anmoder Sirene-kontoret i den medlemsstat, der opdagede fejlen, eller konstaterede, at oplysningerne var ulovligt lagret, den ansvarlige myndighed i det pågældende land om at henvise sagen til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, der sammen med de berørte nationale tilsynsmyndigheder fungerer som mægler.

Udveksling af oplysninger, efter at der er fremkommet nye oplysninger

For at sikre oplysningernes kvalitet og at databehandlingen er lovlig, skal et andet Sirene-kontor end den indberettende medlemsstats Sirene-kontor, som bliver opmærksom på en ny oplysning i tilknytning til en indberetning, snarest muligt videregive denne oplysning til den indberettende medlemsstats Sirene-kontor ved brug af en J-formular. Det kan f.eks. ske, hvis en tredjelandsstatsborger, for hvem der er optaget en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, får mulighed for at nyde godt af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet, efter at indberetningen er optaget.

2.8. Retten til at få adgang til og rette i oplysninger (artikel 41 i SIS II-forordningen og artikel 58 i SIS II-afgørelsen) (19)

En persons ret til indsigt i oplysninger om sig selv, som er optaget i SIS II i overensstemmelse med SIS II-retsinstrumenterne, er undergivet lovgivningen i den medlemsstat, på hvis område denne ret gøres gældende.

Den berørte person informeres snarest muligt og under alle omstændigheder inden 60 kalenderdage fra den dato, hvor vedkommende ansøger om indsigt eller tidligere, hvis der er fastsat en kortere frist i national lovgivning.

En medlemsstat må ikke videregive oplysninger om en indberetning, den ikke selv har optaget, medmindre den forinden har givet den indberettende medlemsstat lejlighed til at udtale sig herom.

Enhver person har ret til at få rettet oplysninger om sig selv, der er ukorrekte, eller få slettet oplysninger om sig selv, der lagres ulovligt.

Den pågældende informeres om den videre udvikling for så vidt angår udøvelsen af disse rettigheder snarest muligt og under ingen omstændigheder senere end tre måneder fra datoen for den pågældendes ansøgning. Den pågældende informeres tidligere, hvis det er fastsat i national lovgivning.

2.8.1. Anmodning om adgang til eller rettelse af oplysninger

Hvis de nationale myndigheder skal underrettes om en anmodning om at få adgang til eller kontrollere oplysninger, vil udvekslingen af oplysninger, medmindre andet er fastsat i national lovgivning, ske efter følgende regler:

a) Hvert Sirene-kontor anvender den nationale lovgivning for så vidt angår retten til at få adgang til personoplysninger. Afhængig af sagens omstændigheder og i overensstemmelse med den lovgivning, der finder anvendelse, videresender Sirene-kontorerne de anmodninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger, de får forelagt, til de ansvarlige nationale myndigheder, eller de træffer afgørelse om disse anmodninger i det omfang, de har beføjelse til det.

b) Hvis de ansvarlige nationale myndigheder anmoder herom, fremsender Sirene-kontorerne i de berørte medlemsstater i overensstemmelse med national lovgivning oplysninger om udøvelsen af retten til adgang til oplysninger.

2.8.2. Udveksling af oplysninger om anmodninger om adgang til andre medlemsstaters indberetninger

Oplysninger om anmodninger om adgang til indberetninger, som en anden medlemsstat har optaget i SIS II, udveksles så vidt muligt via de nationale Sirene-kontorer ved brug af en K-formular.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Anmodningen om adgang sendes hurtigst muligt til den indberettende medlemsstat, så den kan tage stilling.

b) Den indberettende medlemsstat underretter den anmodede medlemsstat om sin stillingtagen.

c) Den tager hensyn til den frist for behandling af anmodninger, som den medlemsstat, der modtog anmodningen om adgang til oplysningerne, har fastsat.

Hvis den indberettende medlemsstat meddeler sin stillingtagen til Sirene-kontoret i den medlemsstat, der modtog anmodningen om adgang, træffer dette Sirene-kontor i henhold til national lovgivning og inden for rammerne af dets beføjelser afgørelse om anmodningen eller sørger for, at denne stillingtagen hurtigst muligt meddeles den myndighed, som har kompetence til at træffe afgørelse om anmodningen.

2.8.3. Udveksling af oplysninger om anmodninger om at rette eller slette oplysninger i andre medlemsstaters indberetninger

Når en person anmoder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, er det kun den indberettende medlemsstat, der kan gøre det. Hvis den pågældende person henvender sig til en anden medlemsstat end den indberettende, informerer Sirene-kontoret i den medlemsstat, anmodningen blev rettet til, den pågældende om, at det er nødvendigt at kontakte den indberettende medlemsstat og giver vedkommende kontaktoplysninger for den kompetente myndighed i den indberettende medlemsstat.

2.9. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

Indberetninger i SIS II skal kun gemmes i det tidsrum, der er nødvendigt til det formål, hvortil de blev optaget.

Bortset fra sletning efter et hit slettes en indberetning enten automatisk af CS-SIS (ved forældelse) eller direkte af den instans, som har optaget den i SIS II (når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt).

I begge tilfælde skal CS-SIS-sletningsmeddelelsen behandles automatisk af N.SIS II.

Medlemsstaterne har mulighed for at vælge at få automatisk besked om sletningen af en indberetning fra en anden medlemsstat.

2.10. Optagelse af egennavne

Inden for rammerne af de begrænsninger, de nationale systemer har fastsat for optagelse af oplysninger, optages egennavne (fornavne og efternavne) i SIS II i et format (skrift og stavning), der er så tæt som muligt på det format, der anvendes på officielle identitetsdokumenter. Medlemsstaterne skal generelt anvende latinske bogstaver til optagelse af oplysninger i SIS II, jf. dog translitterations- og transskriptionsreglerne i bilag 1.

2.11. Forskellige identitetskategorier

Bekræftet identitet (fastslået identitet)

Ved en bekræftet identitet (fastslået identitet) forstås, at identiteten er blevet bekræftet på grundlag af ægte identitetsdokumenter, et pas eller en erklæring fra de kompetente myndigheder.

Ikke-bekræftet identitet

Ved ikke-bekræftet identitet menes, at der ikke er tilstrækkeligt bevis for den pågældendes identitet.

Identitetsmisbrug

Der er tale om identitetsmisbrug (efternavn, fornavn, fødselsdato), hvis en person bruger en anden eksisterende persons identitet. Det kan f.eks. ske, når et dokument bruges til skade for den egentlige ejer.

Kaldenavn

Ved kaldenavn forstås en fiktiv identitet, som en person, der er kendt under andre identiteter, har påtaget sig.

2.11.1. Identitetsmisbrug (artikel 36 i SIS II-forordningen og artikel 51 i SIS II-afgørelsen)

Så snart det er klart, at en persons identitet er blevet misbrugt, skal der med dennes persons samtykke tilføjes yderligere oplysninger til indberetningen i SIS II for at undgå eventuelle negative følger af fejlidentifikation. Den person, hvis identitet er blevet misbrugt, kan i henhold til de nationale procedurer give den kompetente myndighed de oplysninger, der er specificeret i artikel 36, stk. 3, i SIS II-forordningen og artikel 51, stk. 3, i SIS II-afgørelsen. Enhver person, hvis identitet er blevet misbrugt, har ret til at trække sit samtykke til, at oplysningerne behandles, tilbage.

Når en medlemsstat opdager, at en indberetning vedrørende en person, der er optaget af en anden medlemsstat, vedrører identitetsmisbrug, informerer den den indberettende medlemsstats Sirene-kontor ved brug af en Q-formular, således at disse oplysninger tilføjes SIS II-indberetningen.

Oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, må kun stilles til rådighed med henblik på at fastlægge identiteten på den person, der kontrolleres, og de må under ingen omstændigheder bruges til andre formål. Oplysninger vedrørende identitetsmisbrug skal slettes samtidigt med indberetningen eller tidligere, hvis den berørte person anmoder herom.

Under hensyntagen til formålet med at optage oplysninger af denne art skal der også til indberetningen tilføjes billeder og fingeraftryk af den person, hvis identitet er blevet misbrugt. På Q-formularen er det kun Schengennummeret, der henviser til oplysninger for den person, der eftersøges i SIS II-indberetningen. Oplysningerne i felt 052 (Dokumentets udstedelsesdato) er obligatoriske.

Når den indberettende medlemsstat bliver opmærksom på, at en person, der er indberettet i SIS II, misbruger en anden persons identitet, skal den pågældende medlemsstat kontrollere, om det er nødvendigt at beholde den misbrugte identitet i SIS II-indberetningen (for at finde den eftersøgte person).

2.11.2. Optagelse af et kaldenavn

For at sikre en tilstrækkelig god datakvalitet skal medlemsstaterne så vidt muligt informere hinanden om kaldenavne og udveksle alle relevante oplysninger om den eftersøgte persons rigtige identitet.

Det er den indberettende medlemsstat, der er ansvarlig for at få kaldenavne tilføjet. Hvis en anden medlemsstat opdager et kaldenavn, skal den videresende oplysningerne til den indberettende medlemsstat.

I tilfælde af indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, kan de medlemsstater, der tilføjer et kaldenavn, informere de øvrige medlemsstater herom ved brug af formular M.

2.11.3. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

Den indberettende medlemsstats Sirene-kontor kan også, hvis oplysningerne i SIS II er utilstrækkelige, meddele yderligere oplysninger efter konsultation, på eget initiativ eller efter anmodning fra en anden medlemsstat, for at bistå med at fastslå en persons identitet. Til det formål anvendes en L-formular. Det drejer sig især om:

— udstedelsessted for det pas eller identitetskort, som den eftersøgte person er i besiddelse af

— passets eller identitetskortets nummer, udstedelsesdato og -sted, den udstedende myndighed samt udløbsdato

— beskrivelse af den eftersøgte person

— efternavn og fornavn på den eftersøgte persons far og mor

— den sidst kendte adresse.

Disse oplysninger skal så vidt muligt være til rådighed i Sirene-kontorerne eller umiddelbart og konstant være tilgængelige for dem til hurtig fremsendelse.

Det fælles mål er at mindske risikoen for, at en forkert person, hvis identitet minder om den indberettede persons identitet, tilbageholdes.

2.12. Udveksling af oplysninger i tilfælde af indbyrdes forbundne indberetninger

Artikel 37 i SIS II-forordningen og artikel 52 i SIS II-afgørelsen giver medlemsstaterne mulighed for at skabe link mellem forskellige indberetninger i overensstemmelse med deres nationale lovgivning med henblik på at afsløre forbindelser mellem personer og genstande, der er indberetninger om i SIS II. Der må kun skabes sådanne link, hvis der er et tydeligt operationelt behov herfor.

2.12.1. Tekniske regler

Hvert link gør det muligt at fastslå, at der er en forbindelse mellem mindst to indberetninger.

En medlemsstat kan skabe et link mellem indberetninger, den optager i SIS II, og kun den medlemsstat kan ændre eller slette linket. Linkene skal kun være synlige for brugerne, hvis mindst to indberetninger i linket er synlige for dem. Medlemsstaterne sikrer, at der kun er autoriseret adgang til linkene.

2.12.2. Operationelle regler

Linkene mellem indberetninger kræver ikke særlige procedurer for udveksling af supplerende oplysninger. Følgende principper skal dog følges:

I tilfælde af et hit på to eller flere indbyrdes forbundne indberetninger, sender Sirene-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat en G-formular for hver af dem.

Der skal ikke sendes en formular i forbindelse med indberetninger, som, selv om de var knyttet til en indberetning, der gav et hit, ikke var genstanden for hittet. Denne regel gælder ikke i tilfælde, hvor en sammenknyttet indberetning, for hvilken der ikke var et hit, er en indberetning vedrørende personer, der begæres anholdt, eller en indberetning vedrørende en forsvunden person (anbringelse i varetægt). I så tilfælde gives der ved brug af en M-formular meddelelse om den forbundne indberetning.

2.13. SIRPIT (SIRENE PIcture Transfer) og formatet på og kvaliteten af biometriske oplysninger i SIS II

Der skal tilføjes fingeraftryk og billeder til en indberetning i SIS II, når der findes sådanne.

Sirene-kontorerne skal kunne udveksle fingeraftryk og billeder med henblik på at supplere indberetningen. Når en medlemsstat har et billede eller fingeraftryk af en person, for hvem en anden medlemsstat har optaget en indberetning, kan den sende billederne og fingeraftrykkene via SIRPIT til den indberettende medlemsstat, således at sidstnævnte kan supplere indberetningen.

Denne udveksling finder sted, for så vidt andet ikke er fastsat inden for rammerne af det politimæssige samarbejde i medfør af rammeafgørelse 2006/960/RIA.

2.13.1. Yderligere anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

Al yderligere anvendelse af billeder og fingeraftryk, der udveksles via SIRPIT, herunder arkivering, skal ske i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i SIS II-retsinstrumenterne, direktiv 95/46/EF, Europarådets konvention nr. 108 og med gældende lovgivning på det område i de berørte medlemsstater.

2.13.2. Tekniske krav

Fingeraftryk og billeder skal indsamles og sendes i overensstemmelse med de standarder, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne for optagelse af biometriske oplysninger i SIS II.

Hvert Sirene-kontor skal opfylde de tekniske krav vedrørende SIRPIT.

Fingeraftryk og billeder sendes i en vedhæftet fil på en indtastningsskærm (input screen), der er udformet specielt til SIRPIT.

2.13.3. Anvendelse af Sirene-formular L

Der gives via de sædvanlige kanaler, der anvendes til alle Sirene-formularer, meddelelse om videresendelsen via SIRPIT ved brug af en L-formular. Der sendes L-formularer på samme tid som fingeraftryk og/eller billeder.

2.13.4. SIRPIT-proceduren

Sirene-kontoret i det land, der har fingeraftrykkene eller billederne af den person, for hvem en anden medlemsstat har optaget en indberetning, benævnes herefter »det afsendende Sirene-kontor«.

Sirene-kontoret i det land, der har optaget indberetningen i SIS II, kaldes herefter »Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat«.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Det afsendende Sirene-kontor sender en L-formular ad den sædvanlige elektroniske kanal og nævner i felt 083 i L-formularen, at fingeraftrykkene og billederne sendes for at supplere indberetningen i SIS II.

b) Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat tilføjer fingeraftrykkene eller billederne til indberetningen i SIS II eller sender dem til den kompetente myndighed for at supplere indberetningen.

2.13.4.1. Input screen

Input-masken skal indeholde følgende oplysninger:

1) Schengen-id-nummer (*) (1)

2) referencenummer (*) (1)

3) dato for fingeraftryk

4) sted, hvor fingeraftrykkene blev taget

5) dato for billede

6) begrundelse for fingeraftryk

7) efternavn (*) (2)

8) fornavn (*) (2)

9) fødenavn

10) identitet bekræftet?

11) fødselsdato (*)

12) fødested

13) nationalitet

14) køn (*)

15) supplerende oplysninger

Bemærkninger:

(*) Obligatorisk.

(1) Enten felt 1 eller felt 2 skal udfyldes.

(2) »Ukendt« kan udfyldes.

Når der foreligger oplysninger om det sted og det tidspunkt, hvor fingeraftrykkene blev taget, skal de optages.

2.13.5. De biometriske oplysningers format og kvalitet

Alle biometriske oplysninger, der optages i systemet, skal have været genstand for en specifik kvalitetskontrol for at sikre en mindste kvalitetsstandard, der er fælles for alle SIS II-brugere.

Inden de optages, skal de kontrolleres på nationalt plan for at sikre, at:

— oplysningerne om fingeraftrykkene er i overensstemmelse med det specificerede format ANSI/NIST-ITL 1-2000, der er indført med henblik på Interpol og tilpasset SIRPIT (SIRENE Picture Transfer)

— billeder, der kun skal anvendes til at bekræfte identiteten på en person, der er blevet lokaliseret som følge af en alfanumerisk søgning i SIS II, opfylder følgende krav: Fuldstændige frontalbilleder af ansigtet skal så vidt muligt være i størrelsesforholdet 3:4 eller 4:5. Når det muligt, skal der anvendes en opløsning på mindst 480 × 600 pixel med en farvedybde på 24 bit. Hvis billedet skal scannes, skal billedstørrelsen så vidt muligt være under ca. 200 Kbyte.

2.14. Sirene-kontorernes og Interpols overlappende roller (20)

Det er ikke meningen, at SIS II skal hverken erstatte eller have samme rolle som Interpol. Selv om opgaverne kan overlappe hinanden, er de styrende principper for så vidt angår foranstaltninger og samarbejde mellem medlemsstaterne inden for Schengen grundlæggende forskellige fra dem, der gælder for Interpol. Det er derfor nødvendigt at fastsætte regler for samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og de nationale centrale kontorer på nationalt plan.

Følgende principper finder anvendelse:

2.14.1. Prioritering af SIS II-indberetninger over Interpol-indberetninger

Hvis medlemsstaterne har optaget indberetninger i SIS II, skal disse og udvekslingen af alle oplysninger vedrørende disse indberetninger altid have højere prioritet end indberetninger og oplysninger, der er udvekslet via Interpol. Det er navnlig vigtigt, hvis indberetningerne indeholder modstridende oplysninger.

2.14.2. Valg af kommunikationskanal

Princippet om, at Schengenindberetninger står over Interpol-indberetninger, der er optaget af medlemsstaterne, skal respekteres, og det skal sikres, at medlemsstaternes nationale centrale kontorer overholder dette. Når der er optaget en SIS II-indberetning, skal Sirene-kontorerne forestå al kommunikation vedrørende indberetningen og formålet med, at den blev optaget, samt gennemførelsen af foranstaltninger. Hvis en medlemsstat ønsker at ændre kommunikationskanaler, skal andre parter først høres. Det er kun muligt i specifikke tilfælde at skifte kanal.

2.14.3. Brug og formidling af Interpol-indberetninger i Schengenstater

I lyset af, at SIS II-indberetninger har fortrinsstilling over Interpol-indberetninger, skal anvendelsen af Interpol-indberetninger begrænses til ekstraordinære tilfælde (f.eks. når der hverken i konventionen eller teknisk set er grundlag for at optage indberetningen i SIS II, eller når ikke alle de oplysninger foreligger, der er nødvendige for at udforme en SIS II-indberetning). Parallelle indberetninger via SIS II og Interpol inden for Schengenområdet bør undgås. Indberetninger, der formidles via Interpols kanaler, og som også omfatter Schengenområdet eller dele deraf, skal have følgende påtegning: »undtagen for Schengenstater«.

2.14.4. Hit og sletning af en indberetning

For at sikre Sirene-kontorernes rolle som koordinatorer af kontrollen med kvaliteten af de oplysninger, der optages i SIS II, skal medlemsstaterne sikre, at Sirene-kontorerne og de nationale centrale kontorer informerer hinanden om hit og sletning af indberetninger.

2.14.5. Forbedret samarbejde mellem Sirene-kontorerne og Interpols nationale centrale kontorer

I henhold til national lovgivning skal hver medlemsstat træffe alle hensigtsmæssige foranstaltninger for at sikre en effektiv udveksling af oplysninger på nationalt plan mellem sit Sirene-kontor og de nationale centrale kontorer.

2.14.6. Videresendelse af oplysninger til tredjelande

a) Oplysninger behandlet i SIS II I henhold til artikel 39 i SIS II-forordningen og artikel 54 i SIS II-afgørelsen må oplysninger, der er behandlet i SIS II i medfør af disse to retsinstrumenter, ikke videresendes eller stilles til rådighed for tredjelande eller internationale organisationer. Artikel 55 i SIS II-afgørelsen indeholder en undtagelse fra denne generelle regel for så vidt angår udveksling af oplysninger om stjålne, ulovligt handlede, forsvundne eller ugyldige pas med Interpol på de betingelser, der er fastsat i artiklen.

b) Supplerende oplysninger I henhold til »princippet om ejendomsret til oplysninger« i artikel 4, stk. 2, i SIS II-retsinstrumenterne, skal videresendelsen af supplerende oplysninger til tredjelande foretages af den medlemsstat, der »ejer« oplysningerne. Hvis Sirene-kontoret i en anden medlemsstat end den indberettende modtager en anmodning om supplerende oplysninger vedrørende en særlig indberetning, skal førstnævnte underrette sidstnævnte om anmodningen om oplysninger, således at den indberettende medlemsstat kan træffe beslutning i fuld overensstemmelse med gældende regler, herunder databeskyttelsesreglerne. Hvorvidt Interpols kanal kan anvendes eller ej, afhænger af de nationale bestemmelser eller procedurer herfor.

2.15. Forbindelsen mellem Sirene-kontorerne og Europol

Europol har ret til adgang til og til direkte søgning i oplysninger i SIS II, jf. artikel 26, 36 og 38 i SIS II-afgørelsen. Europol kan anmode om yderligere oplysninger fra de berørte medlemsstater i overensstemmelse med bestemmelserne i Europol-konventionen. I henhold til national lovgivning skal der indgås et samarbejde med den nationale Europolenhed for at sikre, at Sirene-kontoret informeres om eventuelle udvekslinger af supplerende oplysninger mellem Europol og den nationale Europolenhed vedrørende indberetninger i SIS II. Hvis den nationale Europolenhed videreformidler oplysninger på nationalt plan vedrørende SIS II-indberetninger, skal det undgås, at slutbrugerne bliver forvirrede.

2.16. Forbindelsen mellem Sirene-kontorerne og Eurojust

De nationale medlemmer af Eurojust og deres assistenter har ret til adgang til og til direkte søgning i oplysninger i SIS II, jf. artikel 26, 32, 34 og 38 i SIS II-afgørelsen. I henhold til national ret skal der indgås et samarbejde med dem for at sikre en gnidningsløs udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit. Sirene-kontoret skal navnlig fungere som kontaktpunkt for de nationale medlemmer af Eurojust og deres assistenter for så vidt angår supplerende oplysninger vedrørende indberetninger i SIS II.

2.17. Særlige typer søgninger

2.17.1. Geografisk målrettet søgning

En geografisk målrettet søgning er en søgning, der udføres i en situation, hvor en medlemsstat har klare beviser for, hvor en eftersøgt person eller genstand befinder sig inden for et begrænset geografisk område. Under sådanne omstændigheder kan en anmodning fra retsmyndigheder efterkommes straks efter modtagelsen.

Geografisk målrettede søgninger i Schengenområdet skal ske på grundlag af en indberetning i SIS II. Hvis en eftersøgt persons opholdssted kendes, når der optages en indberetning vedrørende den pågældende, der begæres anholdt, skal felt 061 i formular A omfatte oplysninger herom. I alle andre tilfælde, herunder meddelelse om hvor genstande befinder sig, skal formular M (felt 83) anvendes. Der skal optages en indberetning om den eftersøgte person i SIS II for at sikre, at en anmodning om, at der skal træffes foranstaltninger, straks kan efterkommes (artikel 64 i Schengenkonventionen, artikel 9, stk. 3, i rammeafgørelsen om den europæiske arrestordre).

En indberetning i SIS II øger chancerne for at finde den pågældende person eller genstand, hvis vedkommende uventet flytter sig eller genstanden uventet flyttes fra et sted til et andet inden for Schengenområdet, så det er kun muligt ikke at optage en indberetning i SIS II vedrørende en eftersøgt person eller genstand under særlige omstændigheder (f.eks. i henhold til artikel 23, stk. 1, i SIS II-forordningen og SIS II-afgørelsen, hvis der ikke foreligger tilstrækkelige oplysninger til en indberetning m.m.).

3. INDBERETNINGER OM PERSONER, DER BEGÆRES ANHOLDT MED HENBLIK PÅ OVERGIVELSE ELLER UDLEVERING (ARTIKEL 26 I SIS II-AFGØRELSEN)

Følgende skal overvejes:

— optagelse af en indberetning

— kontrol af, om der er flere indberetninger

— identitetsmisbrug

— optagelse af et kaldenavn

— supplerende oplysninger, der skal sendes til medlemsstaterne

— indsættelse af en påtegning

— Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt

— udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit.

3.1. Optagelse af en indberetning

De fleste indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, vil være ledsaget af en europæisk arrestordre. Med en indberetning vedrørende personer, der begæres anholdt, er det dog også muligt at foretage en midlertidig anholdelse, indtil der foreligger en udleveringsbegæring.

Den europæiske arrestordre/udleveringsbegæring skal være udstedt af en retslig myndighed med beføjelse til at udføre denne funktion i den indberettende medlemsstat.

Ved optagelse af en indberetning vedrørende anholdelse med henblik på overgivelse skal der optages en kopi af den originale europæiske arrestordre som tillæg i SIS II. Der kan optages en oversættelse af den europæiske arrestordre på et eller flere officielle EU-sprog.

Derudover skal der tilføjes billeder og fingeraftryk af personen til indberetningen, når de foreligger.

De relevante oplysninger, herunder en europæisk arrestordre eller en udleveringsbegæring, der foreligger for personer, der begæres anholdt med henblik på overgivelse eller udlevering, skal være tilgængelige for Sirene-kontoret, når indberetningen er optaget. Det skal kontrolleres, at oplysningerne er fuldstændige og korrekt præsenteret.

Medlemsstaterne skal kunne optage mere end én europæisk arrestordre pr. indberetning om personer, der begæres anholdt. Det er medlemsstaterne, der har ansvar for at slette en europæisk arrestordre, der ikke længere er gyldig, og at kontrollere, om der er andre europæiske arrestordrer knyttet til en indberetning og om nødvendigt udvide indberetningen.

Indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, kan indeholde én binær fil pr. europæisk arrestordre. Medlemsstaterne skal kunne knytte oversættelser af en hvilken som helst europæisk arrestordre, de vedlægger, til en indberetning vedrørende personer, der begæres anholdt, og om nødvendigt i særskilte binære filer.

For så vidt angår scannede PDF-dokumenter, der skal knyttes til indberetninger, skal der så vidt muligt anvendes en minimumsopløsning på 150 DPI.

3.2. Flere indberetninger

For så vidt angår de generelle procedurer henvises til afdeling 2.2.

Herudover gælder følgende:

Flere medlemsstater kan optage en indberetning med henblik på anholdelse af samme person. Hvis to eller flere medlemsstater har optaget en indberetning for samme person, skal beslutningen om, hvilken arrestordre der skal fuldbyrdes ved en eventuel anholdelse, træffes af den fuldbyrdende retslige myndighed i den medlemsstat, hvor anholdelsen finder sted.

Forenelighed med andre typer indberetninger

Indberetninger med henblik på anholdelse er forenelige med indberetninger om nægtelse af indrejse, indberetninger vedrørende forsvundne personer og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning. De er ikke forenelige med indberetninger med henblik på kontrol.

Indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, optages umiddelbart uden at afvente resultatet af konsultationen af de øvrige medlemsstater.

3.3. Identitetsmisbrug

Se den generelle procedure i punkt 2.11.1.

3.4. Optagelse af et kaldenavn

Se den generelle procedure i punkt 2.11.2.

3.5. Supplerende oplysninger, der skal sendes til medlemsstaterne

Ved optagelsen af en indberetning skal alle supplerende oplysninger vedrørende indberetningen sendes til alle medlemsstater.

De oplysninger, der er nævnt i punkt 3.5.1 og 3.5.2, skal sendes til alle de andre Sirene-kontorer ved hjælp af det hurtigst tilgængelige middel. Eventuelle supplerende oplysninger, der er nødvendige for at fastslå identiteten, fremsendes efter samråd med og/eller efter anmodning fra en anden medlemsstat.

Hvis der findes flere europæiske arrestordrer eller udleveringsbegæringer for samme person, udfyldes særskilte A-formularer for hver arrestordre eller udleveringsbegæring.

Der skal være tilstrækkelige oplysninger i den europæiske arrestordre/udleveringsbegæringen og i A-formularen (navnlig litra e) i afsnittet om den europæiske arrestordre: »beskrivelse af omstændighederne ved lovovertrædelse(n)/(rne), herunder tidspunkt og sted«, felt 044: »beskrivelse af handlingen«) til, at andre Sirene-kontorer kan kontrollere indberetningen. Kun de nødvendige oplysninger skal imidlertid udveksles.

3.5.1. Supplerende oplysninger med henblik på en europæisk arrestordre

Formular A skal indeholde mindst de samme oplysninger som den europæiske arrestordre. Oplysningerne i felt 044 skal omfatte et kort resumé af omstændighederne.

I formular A:

— 239: Det skal angives, at formularen kun vedrører en europæisk arrestordre.

— 272: Der skal anføres et løbenummer for den europæiske arrestordre for at sondre mellem flere europæiske arrestordrer for samme person.

— 006-013, 266, 275, 237-238 og 050-061: De relevante oplysninger i SIS II svarende til litra a) i den europæiske arrestordre skal anføres.

— 030-033 og 251-259: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, litra i), skal anføres.

— 240-241 og 035-037: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, litra b), skal anføres.

— 034, 038, 039: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, litra c), skal anføres.

— 243-244: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, litra d), skal anføres. Hvis der ikke er truffet en afgørelse in absentia, udfyldes felterne ikke. I felt 244 kan der anføres en enkel beskrivelse uden at kopiere lovteksten.

— 245, 247, 040-045 og 047: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, litra e), skal anføres.

— 267: Oplysningerne fra litra f) skal anføres. De relevante retlige bestemmelser skal ikke kopieres.

— 249: De relevante oplysninger fra litra g) skal anføres. Hvis der ikke foreligger en anmodning om beslaglæggelse af ejendom, udfyldes feltet ikke.

— 250: De relevante oplysninger fra litra g) skal anføres. Hvis det vides, hvor den pågældende genstand befinder sig, anføres det.

— 268: De relevante oplysninger fra litra h) skal anføres.

— 260-264: De relevante oplysninger fra litra i) skal anføres.

— 269-271: De relevante oplysninger fra litra i) skal anføres, men kun hvis de er forskellige fra felt 251, 252 og 032.

— 400 og 403: Der kan vedlægges supplerende dokumenter.

3.5.2. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med en foreløbig anholdelse

3.5.2.1. Når der optages en indberetning, der er baseret på både en europæisk arrestordre og en udleveringsbegæring

Ved optagelsen af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt med henblik på udlevering, sendes de supplerende oplysninger til alle medlemsstater ved brug af en A-formular. Hvis oplysningerne i indberetningen og de supplerende oplysninger, der sendes til medlemsstaterne vedrørende den europæiske arrestordre, ikke er tilstrækkelige med henblik på udlevering, gives der yderligere oplysninger.

I felt 239 anføres det, at formularen vedrører både en europæisk arrestordre og en udleveringsbegæring.

3.5.2.2. Ved optagelse af en indberetning, der udelukkende er baseret på en udleveringsbegæring

Ved optagelsen af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt med henblik på udlevering, sendes de supplerende oplysninger til alle medlemsstater ved brug af en A-formular.

I felt 239 anføres det, at formularen vedrører en udleveringsbegæring.

3.6. Indsættelse af en påtegning

For så vidt angår de generelle procedurer henvises til afdeling 2.6.

Hvis det er muligt at fuldbyrde mindst en af de europæiske arrestordrer eller udleveringsbegæringerne, der er vedlagt indberetningen, indsættes der ikke en påtegning i indberetningen.

En indberetning med en påtegning anses for at være optaget med henblik på at give meddelelse om den persons opholdssted, indberetningen vedrører.

3.7. Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt

Når et Sirene-kontor modtager en A-formular, skal det snarest muligt søge i alle til rådighed stående kilder for at forsøge at finde frem til personens opholdssted. Hvis de oplysninger, den indberettende medlemsstat har fremsendt, ikke er tilstrækkelige til, at den modtagende medlemsstat kan acceptere anmodningen, skal dette ikke forhindre, at der gennemføres søgninger.

Hvis indberetningen vedrørende en person, der begæres anholdt, valideres, og personen lokaliseres eller anholdes i medlemsstaten, skal oplysningerne i A-formularen fremsendes til den myndighed i medlemsstaten, der er ansvarlig for fuldbyrdelsen af den europæiske arrestordre eller udleveringsbegæringen. Hvis den originale europæiske arrestordre eller udleveringsbegæringen kræves, skal den retslige myndighed i den indberettende medlemsstat sende den direkte til den fuldbyrdende retslige myndighed (medmindre andet er fastsat i national ret i den indberettende eller den fuldbyrdende medlemsstat).

3.8. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

Se den generelle procedure i afdeling 2.3.

Herudover gælder følgende:

a) Et hit på en person, for hvem der er optaget en indberetning med henblik på anholdelse, skal altid omgående meddeles den indberettende medlemsstats Sirene-kontor. Efter fremsendelsen af en G-formular skal det også give Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat meddelelse om hittet pr. telefon.

b) Om nødvendigt sender den indberettende medlemsstats Sirene-kontor alle relevante og specifikke oplysninger samt de særlige foranstaltninger, der skal træffes af Sirene-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat.

Derudover skal Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat informere alle de andre Sirene-kontorer om hittet ved brug af en M-formular, forudsat at der var hit inden to uger efter datoen for optagelsen af indberetningen. Derefter skal oplysningerne kun sendes til de medlemsstater, der anmoder herom.

4. INDBERETNINGER VEDRØRENDE NÆGTELSE AF INDREJSE ELLER OPHOLD (ARTIKEL 24 I SIS II-FORORDNINGEN)

Følgende skal overvejes:

— optagelse af en indberetning

— kontrol af, om der er flere indberetninger

— identitetsmisbrug

— optagelse af et kaldenavn

— udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

— særlige sager vedrørende familiemedlemmer til EU-borgere.

4.1. Optagelse af en indberetning

I overensstemmelse med artikel 24 i SIS II-forordningen kan indberetninger om nægtelse af indrejse eller ophold optages i SIS II for tredjelandsstatsborgere på grundlag af en national indberetning som følge af en trussel mod den offentlige orden eller sikkerhed eller den nationale sikkerhed.

En indberetning kan ligeledes optages på grundlag af, at den pågældende tredjelandsstatsborger tidligere er blevet udsendt, nægtet indrejse eller udvist, når den pågældende foranstaltning ikke er blevet udskudt eller suspenderet, og den indebærer eller er ledsaget af et indrejseforbud eller et forbud mod at tage ophold som følge af en overtrædelse af de nationale bestemmelser om tredjelandsstatsborgeres indrejse eller ophold.

I artikel 26 i SIS II-forordningen fastsættes det desuden, at forudsat visse betingelser er opfyldt, optages der også oplysninger i SIS II med henblik på nægtelse af indrejse eller ophold om tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af en restriktiv foranstaltning med henblik på at forhindre indrejse i eller transit gennem medlemsstaternes område, som er truffet i overensstemmelse med artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Union.

I henhold til artikel 25 i SIS II-forordningen gælder der specifikke regler for tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/38/EF af 29. april 2004 om unionsborgeres og deres familiemedlemmers ret til at færdes og opholde sig frit på medlemsstaternes område (21). Sirene-kontoret skal så vidt muligt stille de oplysninger til rådighed, der blev anvendt til at vurdere, om indberetningen med henblik på nægtelse af indrejse eller ophold vedrørte en person, der var omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet (22).

4.2. Flere indberetninger

Se den generelle procedure i afdeling 2.2.

Forenelighed med andre typer indberetninger

Indberetninger om nægtelse af indrejse er forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt. De er ikke forenelige med indberetninger vedrørende forsvundne personer, indberetninger med henblik på kontrol og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning.

4.3. Identitetsmisbrug

Se den generelle procedure i punkt 2.11.1.

4.4. Optagelse af et kaldenavn

For så vidt angår de generelle regler henvises til punkt 2.11.2.

4.5. Meddelelse af oplysninger efter et hit

Det henhører under de myndigheder, der er ansvarlige for grænsekontrollen og udstedelsen af opholdstilladelser og visa at gennemføre den informationsprocedure, der er fastsat i artikel 5, stk. 4, litra c), i Schengengrænsekodeksen, og de konsultationsprocedurer, der er fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen. Sirene-kontorerne skal principielt kun inddrages i procedurerne, når det drejer sig om fremsendelse af supplerende oplysninger, som hænger direkte sammen med indberetninger (f.eks. meddelelse om et hit eller fastslåelse af en identitet), eller sletning af indberetninger.

Sirene-kontorerne kan imidlertid også inddrages i fremsendelsen af supplerende oplysninger, som er nødvendige for at udsende en tredjelandsstatsborger eller nægte vedkommende indrejse, eller i fremsendelsen af supplerende oplysninger i relation til disse foranstaltninger.

4.5.1. Udveksling af oplysninger ved udstedelse af opholdstilladelser og visa

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Med forbehold for den særlige procedure vedrørende udveksling af oplysninger, jf. artikel 25 i Schengenkonventionen, og med forbehold for punkt 4.6, der vedrører udveksling af oplysninger efter et hit vedrørende en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet (i så tilfælde er det obligatorisk at konsultere Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat), kan den fuldbyrdende medlemsstat informere den medlemsstat, der optog en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, om, at der har været hit på indberetningen i forbindelse med proceduren for udstedelse af en opholdstilladelse eller et visum. Den indberettende medlemsstat kan herefter informere de øvrige medlemsstater ved brug af en M-formular, hvis den finder det relevant.

b) Hvis de berørte medlemsstaters Sirene-kontorer anmodes om det, kan de i henhold til nationale lovgivning bistå med at videresende de nødvendige oplysninger til de myndigheder, der er ansvarlige for udstedelsen af opholdstilladelser og visa.

Særlige procedurer som fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen

Procedure i medfør af artikel 25, stk. 1, i Schengenkonventionen

Hvis en medlemsstat, der overvejer at udstede en opholdstilladelse, opdager, at den pågældende ansøger er genstand for en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold fra en anden medlemsstat, skal den konsultere den indberettende medlemsstat via sit Sirene-kontor. Til det formål anvendes en N-formular. Indberetningen skal slettes, hvis medlemsstaten efter konsultationen fastholder sin beslutning om at udstede en opholdstilladelse. Den pågældende person kan dog sættes på en medlemsstats nationale liste over indberetninger om nægtelse af indrejse.

Procedure i medfør af artikel 25, stk. 2, i Schengenkonventionen

Hvis en medlemsstat, der har optaget en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, finder ud af, at den person, om hvem der er optaget indberetning, har fået udstedt en opholdtilladelse, skal den indlede en konsultationsprocedure med den medlemsstat, der udstedte opholdstilladelsen, via Sirene-kontorerne og ved brug af en O-formular. Der skal også foretages en konsultation via Sirene-kontorerne og ved brug af en O-formular, hvis den medlemsstat, der udstedte opholdstilladelsen, senere opdager, at der i SIS II findes en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold for den pågældende person (23).

Hvis en tredje medlemsstat (dvs. hverken den, der udstedte opholdstilladelsen, eller den indberettende medlemsstat) opdager, at der findes en indberetning om en tredjelandsstatsborger, der har opholdstilladelse i en af medlemsstaterne, informerer den både den medlemsstat, der udstedte opholdstilladelsen, og den indberettende medlemsstat, via Sirene-kontorerne ved brug af en H-formular.

Hvis proceduren i artikel 25 i Schengenkonventionen medfører sletning af en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, yder Sirene-kontorerne bistand i henhold til den nationale lovgivning, for så vidt de bliver anmodet om det.

4.5.2. Udveksling af oplysninger ved nægtelse af indrejse eller udvisning fra Schengenområdet

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Med forbehold for de særlige procedurer vedrørende udveksling af oplysninger, jf. artikel 5, stk. 4, litra a) og c), i Schengengrænsekodeksen, og med forbehold for punkt 4.6, der vedrører udveksling af oplysninger efter et hit vedrørende en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet (i så tilfælde er det obligatorisk at konsultere Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat), kan en medlemsstat anmode om at blive informeret om eventuelle hit på indberetninger om nægtelse af indrejse eller ophold, som den har optaget. Medlemsstater, der ønsker at benytte denne mulighed, anmoder skriftligt de øvrige medlemsstater herom.

b) Den fuldbyrdende medlemsstat kan tage initiativ til at meddele den indberettende medlemsstat, at der er hit på indberetningen, og at tredjelandsstatsborgeren er nægtet indrejse eller udsendt af Schengenområdet.

c) Hvis en indberettet tredjelandsstatsborger lokaliseres på en medlemsstats område, sender den indberettende medlemsstat på anmodning herom de oplysninger, der er nødvendige for at udsende den pågældende person. Afhængig af den fuldbyrdende medlemsstats behov og de oplysninger, som den indberettende medlemsstat måtte ligge inde med, skal disse oplysninger omfatte følgende: — type afgørelse og begrundelsen herfor — den myndighed, der har truffet afgørelsen — dato for afgørelsen — forkyndelsesdato (den dato