BERETNING OM REGNSKAB FOR OG FORVALTNING AF DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE (DUBLIN-INSTITUTTET) FOR REGNSKABSÅRET 1994, MED INSTITUTTETS SVAR (95/C 354/02)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

1. INDLEDNING

Baggrund

1.1. Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 (1) som et satellitorgan til Det Europæiske Fællesskab. Instituttet, som startede sin virksomhed i Dublin i 1976, er i sin virksomhed og administration underlagt både Kommissionen og sin egen bestyrelse. Instituttet har til opgave at bidrage til planlægning og tilvejebringelse af bedre leve- og arbejdsvilkår gennem foranstaltninger til udvikling og udbredelse af viden, der skal fremme denne udvikling.

1.2. Revisionsretten har revideret regnskabet for og den økonomiske forvaltning af Dublin-Instituttet for regnskabsåret 1994 i overensstemmelse med reglerne for dette område (2).

1.3. De disponible bevillinger for regnskabsåret 1994 beløb sig til 11,6 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 8,3 mio. ECU i henhold til indgåede forpligtelser, og 2,1 mio. ECU er fremført til regnskabsåret 1995. Det resterende beløb på 1,2 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregående år fremførte bevillinger er der afholdt betalinger for 2,6 mio. ECU, og 0,3 mio. ECU er bortfaldet. I bilaget til denne beretning vises, fordelt på afsnit, udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger og bevillingerne fremført fra 1993.

Revisionens omfang

1.4. I 1995 omfattede Rettens revision kun finansiel revision af regnskaberne for 1994.

2. OPFØLGNING AF TIDLIGERE BEMÆRKNINGER

Adskillelse af funktionerne

2.1. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er stadig utilstrækkelig. Instituttet håber, at det i løbet af 1995 kan gå over til et edb-regnskabssystem, hvormed dette problem skulle være løst. Der har været drøftelser med henblik på at sikre, at det nye system bliver det samme som de nye satellitorganers. Kommissionen bør prioritere anskaffelsen og installeringen af et sådant system i alle de pågældende organer højt.

Forskudsforvaltning

2.2. En stor del af betalingerne afholdes uden finansinspektørens forudgående påtegning. I løbet af regnskabsåret blev 76 % af betalingerne (eksklusive lønninger) afholdt over forskudsforvaltningen. Finansinspektøren (GD XX) besluttede, at Instituttet skulle anvende denne ordning i større omfang på grund af den ekstra arbejdsbyrde, oprettelsen af otte nye satellitorganer gav.

Mængde- og værdifortegnelse ført via edb

2.3. Ansatte ved Instituttet ajourførte i 1994 fortegnelserne ved at afskrive mange forældede poster. De samlede beløb ved årets udgang stemte overens med, hvad regnskaberne viser. Rettens tidligere henstillinger er blevet fulgt.

3. BUDGETGENNEMFØRELSEN OG FORVALTNINGSREGNSKABET

Bevillingsoverførsler

3.1. Der blev i 1994 foretaget bevillingsoverførsler mellem budgetposter for 756 000 ECU (6,5 % af bevillingerne opført i budgettet) mod 2 227 600 ECU i 1993.

3.2. Bestyrelsen og Kommissionen godkendte, at der i 1994 blev foretaget overførsler mellem afsnit, selv om dette er i klar uoverensstemmelse med Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993, navnlig artikel 21, stk. 3, vedrørende bevillingsoverførsler.

3.3. Der blev nettooverført 250 000 ECU fra afsnit 1 (personale), heraf 46 000 ECU til afsnit 2 (administrationsudgifter) og 204 000 ECU til afsnit 3 (driftsudgifter). Eftersom alle overførslerne mellem afsnit blev foretaget i løbet af årets sidste kvartal, kan hensigten hermed have været at gøre det muligt at fremføre disse bevillinger. Bevillinger under afsnit 1 kan nemlig ikke fremføres (artikel 6, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93).

Fremførsler og bortfald af bevillinger

3.4. I januar 1995 afslog finansinspektøren at påtegne 1994-forpligtelser for 303 000 ECU med henvisning til, at de vedrørte 1995, og for 538 280 ECU med henvisning til, at de vedrørte undersøgelseskontrakter, der var indgået uden anvendelse af udbudsproceduren. Derfor måtte forpligtelserne annulleres. Der blev indledt en ny udbudsprocedure for tildeling af undersøgelseskontrakter i løbet af året, og den vil blive gennemført i 1995.

3.5. Af det samlede budget blev 72 % af betalingsbevillingerne men kun 49 % af bevillingerne til afsnit 3 »Driftsudgifter« anvendt. Tabel 1 viser for hvert afsnit fremførslerne fra budgettet for 1994 og den senere anvendelse af dem i 1995. Fremførslerne til afsnit 3 udgjorde 34 % af de oprindelige bevillinger. Ultimo marts 1995 var kun 29 % af fremførslerne blevet anvendt. De oprindelige bevillinger til budgetposten »Undersøgelser og vejledende forsøg om leve- og arbejdsvilkårene« udgjorde 1,9 mio. ECU. Heraf blev der kun afholdt betalinger for 408 951 ECU. I årets løb blev der overført 171 000 ECU til denne budgetpost, 1,17 mio. ECU blev senere fremført, og 538 655 ECU bortfaldt.

>TABELPOSITION>

3.6. Budgettet skal primært vise Instituttets finansieringsbehov for det pågældende regnskabsår. I 1994 var der opført bevillinger i budgettet på i alt 11,6 mio. ECU, og Instituttet modtog 11,2 mio. ECU til dækning af udgifterne til disse poster. Årets betalinger beløb sig til 8,3 mio. ECU, og ved årets udgang havde Instituttet en likvid beholdning på over 4,7 mio. ECU, dvs. mere end halvdelen af årets betalinger. Instituttets årlige budget giver således ikke et pålideligt billede af dets faktiske likviditetsbehov, og Instituttet lå gennem hele året inde med store likvide beholdninger, som det ikke umiddelbart behøvede. Denne situation bør undgås, og Instituttet bør i højere grad tilpasse sine træk på de kvartalsvise overførsler fra Kommissionen efter de faktiske behov for likvide midler.

Indtægter

3.7. EU-tilskuddet til Instituttet udgjorde for 1994 11,2 mio. ECU. På Instituttets anmodning blev tilskuddet udbetalt i tre rater, nemlig 1,5 mio. ECU den 6. april 1994, 2,5 mio. ECU den 7. juli 1994 og 6,9 mio. ECU den 10. oktober 1994, hvilket i alt er 10,9 mio. ECU. Restbeløbet på 0,3 mio. ECU er det fremførte overskud pr. udgangen af regnskabsåret 1993. Retten har allerede i tidligere beretninger påpeget, at denne betalingsmåde er i strid med artikel 26 i de finansielle bestemmelser for Instituttet. Det hedder heri, at betaling skal foretages inden for de første 14 dage i hvert kvartal og afhængigt af de faktiske behov.

Tjenesterejseudgifter

3.8. En analyse af anmodningerne om godtgørelse af tjenesterejseudgifter viste, at der var foretaget 170 tjenesterejser til Bruxelles. Det bør på ny overvejes, om alle disse tjenesterejser er nødvendige, og det bør undersøges, om der kan anvendes alternative kommunikationsmidler, og om der kan skæres ned på tjenesterejseudgifterne.

4. BALANCEN

Omsætningsaktiver

4.1. Alle beløbene i regnskaberne under denne post stemte overens med bilagene.

4.2. I beløbet for erholdelig moms er medregnet to poster på i alt 32 216 ECU, som har været udestående i mere end tre år. Ved udgangen af hvert regnskabsår er der sendt rykkerbrev til de berørte ministerier i medlemsstaterne, men det har ikke givet respons. Bestyrelsen bør gribe ind og løse problemet.

5. KONKLUSION

5.1. Der anvendes forskudsforvaltninger i stadig større omfang.

5.2. Rådets forordning giver ikke hjemmel til overførsler mellem afsnit. Alligevel har bestyrelsen stillet forslag om og Kommissionen godkendt sådanne overførsler.

5.3. Retten skal gentage bemærkningen fra de tidligere beretninger om, at udbetalingerne fra Kommissionen til Instituttet ikke sker i overensstemmelse med de gældende finansielle bestemmelser. Instituttet ligger derfor ofte inde med store likvide beholdninger. Det kunne undgås ved, at de kvartalsvise overførsler fra Kommissionen i højere grad afspejlede de faktiske behov for likvide midler.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 30. november 1995.

På Revisionsrettens vegne

André J. MIDDELHOEK

Formand

(1) - Rådets forordning (EØF) nr. 1365/75 om oprettelse af Dublin-Instituttet, EFT L 139 af 30. 5. 1975, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

- Rådets forordning (EØF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om finansielle bestemmelser vedrørende Dublin-Instituttet, EFT L 164 af 24. 6. 1976, som ændret ved Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

BILAG

>TABELPOSITION>

INSTITUTTETS SVAR

2.2. og 5.1. Der blev efter anmodning fra finanskontrollen gjort øget brug af forskudsforvaltningen af hensyn til omkostningseffektiviteten. Det tidligere benyttede system medførte betydelige udgifter til kurér og forårsagede forsinkelser. Det krævede også, at finanskontrollen foretog hyppige tjenesterejser.

Ved at anvende forskudsforvaltningsproceduren på alle udgifter, der tillader brugen af foreløbige forpligtelser, har man nedbragt administrationsudgifterne og forkortet forsinkelserne. Det har også medført, at den anvisningsberettigede har fået en mere fremtrædende rolle i forvaltningen af udgiftsforpligtelserne.

3.2. og 5.2. Indtil 1994 blev bevillingerne under hensyntagen til de forholdsvis små beløb, der var opført i budgettet, kun opdelt efter kapitel, artikel og konto, idet de finansielle bestemmelser gav mulighed for overførsler mellem kapitler. De finansielle bestemmelser tillod således overførsler i fuldt omfang mellem alle elementer i Instituttets budget. Efter tilskyndelse fra Retten har Instituttet siden den 1. januar 1994 yderligere opdelt bevillingerne i afsnit, men det synes ikke at ugyldiggøre princippet bag de finansielle bestemmelser, dvs. bevillingsoverførsler i fuldt omfang.

3.3. Det skal bemærkes, at visse bevillinger afsat til Afsnit 1 kan fremføres til det efterfølgende regnskabsår i fuld overensstemmelse med Rådets forordning (EØF) nr. 1949/93, artikel 6, stk. 1.

3.4. Publikationer: Beløbet på 303 000 ECU gjaldt forpligtelser i favør af Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer med hensyn til gennemførelsen af Instituttets publikationsprogram for 1994. Forpligtelsesdokumenterne blev sendt til påtegning den 20. december 1994. Tidligere var dokumenter af denne art altid blevet påtegnet af finansinspektøren.

Den 12. januar 1995 afslog finansinspektøren at give sin påtegning af disse forpligtelsesdokumenter, fordi der var tale om »udgifter, som juridisk set ville blive forpligtet i 1995, og derfor kunne disse udgifter i henhold til de finansielle bestemmelser ikke afholdes i regnskabsåret 1994«.

Det er Instituttets synspunkt, at de pågældende forpligtelsesdokumenter opfyldte kravene i de finansielle bestemmelser med hensyn til de kontrakter, som Instituttet ønskede at indgå med Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer inden udgangen af regnskabsåret 1994, og de burde derfor i overensstemmelse med den mangeårige praksis være blevet påtegnet.

Forskningskontrakter: På Instituttets bestyrelsesmøde den 25. marts 1994 blev det vedtaget at indføre nye procedurer for tildeling af forskningskontrakter på grundlag af en licitation vedrørende rammekontrakter. Bestyrelsen nævnte ved vedtagelsen af de nye procedurer, at der ville gå op til et år, inden de kunne iværksættes, og det blev understreget, at der ikke måtte ske forsinkelser i gennemførelsen af arbejdsprogrammet for 1994, og at den nuværende praksis fortsat skulle gælde i en overgangsperiode. Vedtagelsen af de nye procedurer var blevet drøftet med finanskontrollen.

Den dagældende praksis havde været kun at benytte en licitationsprocedure for meget specifikt arbejde. I de fleste tilfælde blev kontrakterne indgået ved direkte aftale (artikel 46 i de finansielle bestemmelser) efter samråd med bestyrelsesmedlemmerne. Denne procedure havde vist sig at være effektiv og økonomisk og var gennemsigtig.

Den 24. januar 1995 sendte finanskontrollen et brev om, at påtegningen af kontrakter til et beløb på 538 280 ECU, der var indsendt den 20. december 1994, blev afslået, fordi »Instituttet har offentliggjort en indkaldelse af interessetilkendegivelser, og resultaterne af denne indkaldelse skal benyttes, selv om udvælgelsesproceduren endnu ikke er helt afsluttet. Henvisningen til artikel 46 er ikke relevant i dette tilfælde«.

Det er Instituttets synspunkt, at uanset at finanskontrollen ønskede at ændre det mangeårige grundlag, hvorpå der blev tildelt kontrakter, havde man forstået drøftelserne mellem Instituttet og finanskontrollen således, at der skulle indrømmes en overgangsperiode. Efterfølgende blev alle kontrakter, der på ny blev indsendt til påtegning, og som nu skulle finansieres over budgettet for 1995, godkendt.

3.6. og 5.3. På linje med tidligere henstillinger fra Revisionsretten har Instituttet i de senere år anmodet om udbetaling af sit tilskud for at dække de indgåede forpligtelser for regnskabsåret. Det har ført til, at der er en likvid beholdning ved årets udgang, som overstiger behovet. Denne procedure vil nu blive revideret for at sikre, at anmodningerne om udbetaling af tilskuddet sker på grundlag af det faktiske likvidetsbehov.

3.7. Med hensyn til tidspunkterne for tilskudsudbetalingerne, og efter at Kommissionen har truffet sine egne foranstaltninger, er dette nu i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser. Med hensyn til de udbetalte beløb blev dette spørgsmål rejst og besvaret under punkt 3.6.

3.8. På både det administrative og det aktionsmæssige område opretholder Instituttet meget tætte forbindelser med Kommissionen. Instituttet bestræber sig på at sikre, at alle tjenesterejser, også dem til Bruxelles, kun foretages, når de er absolut nødvendige. Instituttet undersøger desuagtet alternative kommunikationsmidler for at fastslå, om omkostningerne kan nedsættes.

4.2. Der er nu truffet behørige foranstaltninger med hensyn til de pågældende to poster.

5.1., 5.2. og 5.3.Se bemærkningerne ovenfor.