BERETNING om regnskab for Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter (Lissabon) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, med centrets svar (98/C 406/08)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Narkotikaovervågningscenters bestyrelse i overensstemmelse med artikel 11, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997. Centrets direktør er i overensstemmelse med artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Dette indebærer, at direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet (2) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, der er fastsat i artikel 11, stk. 12, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 som ændret ved artikel 1 i Rådets forordning (EF) nr. 3294/94 (3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere regnskabet.

1.3. Revisionen er gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så de tager højde for de særlige forhold, der karakteriserer Fællesskabet. Revisionen omfattede en undersøgelse af regnskabet og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige i denne sammenhæng. Revisionen gav Retten tilstrækkeligt grundlag for nedenstående erklæring.

1.4. Det fremgår af bemærkningerne i punkt 1.6, 1.7, 1.8 og 1.11, at der anvendes metoder, som er i strid med de gældende bestemmelser.

1.5. Med forbehold af det ovenfor anførte har revisionen givet Retten rimelig sikkerhed for, at årsregnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1997, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE NARKOTIKAOVERVÅGNINGSCENTERS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1997

Budgetregnskab og det almindelige regnskab

1.6. Budgetregnskabet føres stadig på regneark (Excel) og ikke ved hjælp af et egentligt regnskabssoftware. Retten har allerede i tidligere beretninger kritiseret, at der anvendes regneark, og at der kan foretages rettelser, uden at sådanne ændringer vil kunne spores (kontrolspor). Således er budgetgennemførelsen pr. 30. september 1997, som den var opstillet, da Retten aflagde revisionsbesøg i december 1997, blevet ændret i regnskabet pr. regnskabsårets udgang. I stedet for at eventuelle fejl er blevet rettet ved, at der er bogført korrektionsposteringer under en senere dato, er beløb direkte blevet ændret, tilføjet eller slettet. Denne praksis er i strid med det grundliggende princip om, at bogførte posteringer ikke må ændres. Centret har endvidere ikke indsendt dokumentation for de pågældende ændringer.

1.7. I sin beretning om centrets regnskab for regnskabsåret 1996 (4) udtrykte Retten forbehold med hensyn til, at en del af arbejdet vedrørende indretningen af centrets hjemsted var finansieret uden for budgettet og med hensyn til 0,04 mio. ECU, der var blevet opført på budgettet, og 0,1 mio. ECU, der var blevet fordelt på diverse poster på balancen. Retten kan ikke trække sit forbehold med hensyn til regnskabet for regnskabsåret 1996 tilbage, da centret stadig ikke har tilvejebragt den fornødne dokumentation vedrørende alle disse saldi.

1.8. Ved regnskabets udgang figurerede der et beløb på 1,82 mio. ECU på kontoen »løbene overførelser«. For en del af disse betalinger svarende til i alt 0,36 mio. ECU (hvoraf 0,05 mio. ECU allerede var suspenderet i januar 1997) fik Retten ikke forelagt debetnotaerne fra banken. Bankkontiene er ikke blevet afstemt tilfredsstillende.

Kontrakter og det rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter

1.9. En væsentlig del af de reviderede kontrakter er indgået i form af underhåndskontrakter eller efter begrænset udbud. Centret bør i højere grad afholde offentlige udbud.

Forskudsforvaltning

1.10. På trods af den indsats, der er gjort i de foregående år, afholder centret stadig en stor del af betalingerne over forskudsforvaltningen. Betalingerne over forskudsforvaltningen udgør 36 %, eller 2,4 mio. ECU, af regnskabsårets betalinger (6,7 mio. ECU). Den endelige opgørelse over de betalinger, der er afholdt over forskudsforvaltningerne, bør ledsages af et resumé (med den anvisningsberettigedes og finansinspektørens påtegning), der angiver under hvilke budgetposter, de pågældende beløb skal opføres.

Centrets bygning

1.11. I 1995 udbetalte den portugisiske regering et tilskud på 0,61 mio. ECU til indretningen af centrets sæde. Hele dette tilskud med bankrenter er blevet anvendt uden for budgettet. Retten har allerede i sin foregående beretning kritiseret denne praksis, som ikke er i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser. Endvidere var tilskuddet fra den portugisiske regering ikke stort nok til at kunne dække de samlede omkostninger, og centret har derfor afholdt en del af udgifterne (0,2 mio. ECU i 1996 og 0,1 mio. ECU i 1997) over sine egne midler. Disse udgifter er også afholdt uden for budgettet. Centret har altså afholdt udgifter uden for budgettet for tæt ved 0,3 mio. ECU, som først blev forelagt finansinspektøren til godkendelse ved den endelige opgørelse. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter afgav kun en udtalelse om valget af kontrahenter i 1995, da arbejdet blev påbegyndt.

Andre bemærkninger

1.12. I henhold til artikel 16 i de finansielle bestemmelser gennemføres budgettet efter princippet om funktionsadskillelse mellem den anvisningsberettigede og regnskabsførerne. I centret er det regnskabsafdelingen, der udarbejder forpligtelsesforslagene og udsteder betalingsordrerne. De interne kontrolprocedurer er mangelfulde og bør forbedres, navnlig for at undgå dobbeltbetalinger, som dem Retten konstaterede under revisionen.

I henhold til artikel 13 i de finansielle bestemmelser for centret skal budgettet offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Dette er ikke sket.

Saldien på momskontiene på balancen er ikke korrekte. Den regnskabsmæssige kontrol er ikke effektiv.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 5. november 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

Tabel 1 Balance pr. 31. december 1996 og 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 36 af 12.2.1993, s. 6.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 underskrev centrets direktør den 16. april 1998 regnskabet over centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1997 og sendte det til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskaberne den 17. april 1998. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 341 af 30.12.1994, s. 7.

(4) EFT C 393 af 29.12.1997, s. 35.

(5) Beløbet svarer til anlægsaktiverne og lagrene. Værdien af det indretningsarbejde, der er foretaget, ikke medregnet (ca. 1 mio. ECU).

CENTRETS SVAR

Punkt 1.1-1.5

Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter (EMCDDA) noterer sig Revisionsrettens bemærkninger. EMCDDA har taget eller vil tage alle nødvendige forholdsregler for at rette de uregelmæssigheder, som Revisionsretten har bemærket (se de detaljerede svar til hvert punkt nedenfor), og noterer sig med glæde Revisionsrettens bemærkning om, at årsregnskabet for 1997 er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Punkt 1.6

Regnearket Excel er blevet anvendt, fordi der hidtil ikke har været noget reelt alternativ. Excel er et praktisk, udbredt og økonomisk værktøj. EMCDDA støtter Europa-Kommissionen og de øvrige agenturer i deres bestræbelser på at udvikle et program, der er tilpasset de enkelte agenturers behov, og håber at dette initiativ, som det er afhængig af, på sigt vil gøre det muligt at nå det ønskede resultat.

Det er sandt, at der, foranlediget af Excels systemkonfiguration, skete syv fejl i 1997-regnskabet (ud af flere tusinde driftstransaktioner), som blev ændret manuelt inden regnskabsårets slutning. EMCDDA opdagede årsagen til fejlene og står til Revisionsrettens rådighed med forklaringer og relevante bilag.

Det bør i denne forbindelse nævnes, at det almindelige regnskab føres på CUBIC-programmet, hvor den form for ændringer eller rettelser, som Revisionsretten har bemærket, ikke kan finde sted, og som derfor sikrer de bogførte posters urørlighed.

Punkt 1.7

Dette punkt i Revisionsrettens beretning henviser til forhold, som blev bragt i orden ved udgangen af 1996.

Bilagene blev stillet til Revisionsrettens rådighed både i 1997 og 1998. Revisionsretten har selv givet udtryk for, at denne analyse har gjort det muligt at opnå klarhed om en del af de pågældende saldi. EMCDDA står til Revisionsrettens disposition, hvis det skønnes nødvendigt at foretage en dyberegående undersøgelse af nogle af de resterende transaktioner.

Punkt 1.8

Debetnotaerne forefindes ikke, før de dertil hørende betalingsanmodninger er modtaget fra betalingsmodtagerne. Det er korrekt, at der pr. 31. december 1997 resterede 89 uafviklede overførsler (heraf var 69 under forskudsforvaltning) for et beløb på i alt 362 736 ECU. Størstedelen af disse transaktioner var allerede afviklet pr. 30. september 1998, og resten vil blive afviklet inden den 31. december 1998. Bankkontiene afstemmes hver måned og kontrolleres i overensstemmelse med reglerne. De dertil hørende bilag står til Revisionsrettens rådighed.

Punkt 1.9

I løbet af 1997 indgik EMCDDA i alt 47 aftaler, hvoraf 28 var resultatet af udbud (60 %), 17 blev indgået ved underhåndskontrakter (36 %) og to ved udstedelse af rekvisitioner til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (4 %), hvorved rammeaftalen med Publikationskontoret blev udnyttet. Resultatet kan stadig forbedres, men det bør bemærkes, at EMCDDA i mellemtiden har truffet foranstaltninger (indkaldelser af interessetilkendegivelser, reklame osv.) til at forsøge at udvide et marked, der i sig selv, navnlig på grund af den højt specialiserede teknik, er yderst begrænset og derfor ikke kan sammenlignes med et marked i traditionel forstand.

Punkt 1.10

Revisionsretten bemærker helt korrekt, at det beløb, der afholdes over forskudsforvaltningen, udgør 36 % af de afholdte betalinger i regnskabsåret 1997. Selv om det kan synes meget, er det ikke desto mindre en stor nedgang i forhold til sidste regnskabsår. Som eksempel kan nævnes lønningerne, der fra og med 1997 ikke længere afholdes over forskudsforvaltningen, selv om det juridisk set godt kunne være sket. EMCDDA vil i de kommende år bestræbe sig på at fortsætte denne tendens.

Punkt 1.11

Revisionsretten vender under dette punkt tilbage til en bemærkning fra beretningen om regnskabsåret 1996. EMCDDA erkendte allerede i sit svar til Revisionsrettens beretning sidste år, at det ville have været mere korrekt at opføre disse udgifter på budgettet.

Bestyrelsen for EMCDDA accepterede den 29. og 30. juni 1995 den portugisiske regerings tilskud og vedtog, hvordan bevillingerne skulle anvendes.

Finansinspektøren godkendte på forhånd, at tilskuddet blev holdt uden for budgettet og efterfølgende, at udgifterne blev afholdt. Det er korrekt, at det rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter afgav en positiv udtalelse om valget af kontrahenter, der skulle udføre arbejdet.

EMCDDA accepterer og tager Revisionsrettens henstilling til følge om i fremtiden at sørge for, at alle transaktioner - også i særtilfælde som det ovennævnte - bogføres på konti i budgettet, der oprettes specielt til formålet.

Punkt 1.12

Som en konsekvens af bemærkningerne vedrørende dette punkt i Revisionsrettens beretning sidste år, traf EMCDDA allerede i begyndelsen af 1997 de nødvendige forholdsregler til at holde de forskellige funktioner adskilt og indføre gennemskuelige og effektive procedurer for budget og økonomi. De samlede forholdsregler godkendtes endelig af bestyrelsen og fungerer til fulde, men det skal bemærkes, at iværksættelsen, der nødvendiggør en dublering af funktioner og ansættelser, er afhængig af, at bestyrelsen tager de dertil hørende beslutninger, og at disse gennemføres (tidsfrister ved ansættelse).

Revisionsretten nævner nogle få tilfælde af dobbeltbetalinger, navnlig til knudepunkter. Dobbeltbetalingerne skete som et resultat af de ændringer i betalingsordrerne, som finansinspektøren ønskede. De identificeredes straks af EMCDDA's interne finansinspektør og blev bragt i orden ved at trække beløbet fra senere betalinger til de nationale knudepunkter. Disse forhold var helt afsluttede, da revisionen fandt sted.

EMCDDA forsøger at koordinere offentliggørelsen af budgettet i EF-Tidende med seks andre agenturer, således at de uforholdsvis høje omkostninger i forbindelse offentliggørelsen nedsættes.

Bemærkningen om saldiene på momskontiene skyldes en konteringsfejl, der blev rettet straks efter, at den var blevet opdaget. Fejlen fik derfor ingen indflydelse på rigtigheden af momskontienes saldo på balancen for regnskabsåret 1997.