DA Den Europæiske Unions Tidende C 461/8

FORRETNINGSORDEN

af 21. oktober 2016

for Det Rådgivende Udvalg for Koordinering af Sociale Sikringsordninger

(2016/C 461/05)

DET RÅDGIVENDE UDVALG FOR KOORDINERING AF SOCIALE SIKRINGSORDNINGER, DER ER NEDSAT I HENHOLD TIL ARTIKEL 75, STK. 1, I EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 883/2004 AF 29. APRIL 2004 OM KOORDINERING AF DE SOCIALE SIKRINGSORDNINGER HAR —

under henvisning til artikel 75 i forordning (EF) nr. 883/2004,

under henvisning til den standardforretningsorden for ekspertgrupper, der er fastsat i bilag 3 til Kommissionens afgørelse C(2016) 3301 af 30. maj 2016 om fastsættelse af horisontale regler for oprettelsen og funktionen af Kommissionens ekspertgrupper,

med henblik på at give det rådgivende udvalg mulighed for at udføre de opgaver, som det har fået pålagt ved artikel 75, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 883/2004 af 29. april 2004 om koordinering af de sociale sikringsordninger (1) og ved artikel 89, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 987/2009 af 16. september 2009 om de nærmere regler til gennemførelse af forordning (EF) nr. 883/2004 om koordinering af de sociale sikringsordninger (2),

idet beslutningen i sagen er truffet på de i artikel 75, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EF) nr. 883/2004 fastsatte betingelser —

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN FOR DET RÅDGIVENDE UDVALG VED ABSOLUT FLERTAL BLANDT MEDLEMMERNE:

Artikel 1

Mødehyppighed, indkaldelse og udkast til dagsorden

1. Det rådgivende udvalg træder sammen mindst én gang om året.

2. Formanden underretter hvert enkelt medlem og hver suppleant om datoen for et møde senest fire uger før denne dato. Samtidig fremsender formanden udkastet til dagsorden med de punkter, der skal drøftes. Formanden sender så vidt muligt samtidigt eventuelle forberedende dokumenter, som denne måtte have fået.

3. I hastende sager kan formanden afkorte den i stk. 2 omhandlede periode på fire uger, men skal under alle omstændigheder give en frist på to uger.

4. Hvis mindst en tredjedel af medlemmerne af det rådgivende udvalg indsender en skriftlig anmodning ledsaget af konkrete forslag til dagsordenen om et møde i det rådgivende udvalg, skal formanden følge anmodningen inden for tre uger i henhold til stk. 2.

5. Udkastet til dagsorden skal indeholde emner, som hører ind under det rådgivende udvalgs kompetenceområde,

a) og som er foreslået af formanden, eller

b) for hvilke en anmodning om optagelse på udkastet til dagsordenen og den relevante dokumentation, indsendt af et eller flere medlemmer, er blevet fremsendt skriftligt til formanden senest ti dage før mødet. I dette tilfælde underretter formanden omgående de øvrige medlemmer og suppleanter af det rådgivende udvalg om en sådan anmodning.

Artikel 2

Mødested

Det rådgivende udvalg og de arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 9, afholder deres møder der, hvor Europa-Kommissionen har sæde.

Artikel 3

Dagsorden

1. Ved mødets begyndelse godkender det rådgivende udvalg dagsordenen, som skal indeholde de punkter, der er anført på det i artikel 1, stk. 5, omhandlede udkast til dagsorden, og eventuelle andre punkter, som hører ind under det rådgivende udvalgs kompetenceområde, og som formanden har foreslået.

2. Hvert medlem kan under et møde anmode om at få et punkt optaget på dagsordenen for det næste møde. Ved næste mødes begyndelse beslutter det rådgivende udvalg, om det foreslåede punkt skal optages på dagsordenen.

Artikel 4

Mødedeltagelse

Ud over formanden og de medlemmer, der er udpeget i henhold til artikel 75, stk. 1, første afsnit, i forordning (EF) nr. 883/2004, kan følgende personer deltage i møderne i det rådgivende udvalg:

a) suppleanter, der er udpeget i henhold til artikel 75, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 883/2004; de deltager kun i de forhandlinger, der er omtalt i artikel 3, 5, 6, 7 og 12, såfremt de gyldigt erstatter et medlem af det rådgivende udvalg

b) medlemmer af personalet i Europa-Kommissionen, som er udpeget af formanden

c) andre eksperter inden for koordinering af social sikring, som indbydes af formanden til at vejlede det rådgivende udvalg, herunder koordinatorerne for de europæiske organisationer for arbejdsmarkedets parter.

Artikel 5

Forhandlinger

1. Det rådgivende udvalg er beslutningsdygtigt, når et flertal af dens medlemmer eller suppleanter, der i medfør af artikel 7 gyldigt repræsenterer dem, er til stede.

2. Møderne i det rådgivende udvalg er ikke offentlige. Efter aftale med Generaldirektoratet for Beskæftigelse, Sociale Anliggender, Arbejdsmarkedsforhold og Inklusion kan det rådgivende udvalg ved absolut flertal blandt sine medlemmer beslutte, at forhandlingerne skal være offentlige.

Artikel 6

Krævet flertal, vedtagelse af udtalelser, forslag og skriftlig procedure

1. Uanset artikel 5, stk. 2, artikel 12 og nærværende artikels stk. 3, tredje afsnit, træffer det rådgivende udvalg afgørelse ved absolut flertal af de gyldige stemmer, der er afgivet af medlemmer eller suppleanter, der gyldigt repræsenterer dem. Også stemmeberettigede, der stemmer blankt eller undlader at stemme, anses for at have afgivet gyldige stemmer. Formanden deltager ikke i afstemningen.

2. De udtalelser og forslag, som omtales i artikel 75, stk. 2, litra b), i forordning (EF) nr. 883/2004, fremsættes normalt på et møde i det rådgivende udvalg.

Udtalelser og forslag skal begrundes.

Afstemningsresultatet skal anføres i hver af udvalgets udtalelser og forslag. Udtalelsen eller forslaget ledsages af en skriftlig redegørelse for mindretallets synspunkter, hvis dette anmoder herom.

Udtalelser og forslag fremsendes til Europa-Kommissionen, Den Administrative Kommission for Koordinering af Sociale Sikringsordninger og medlemmer og suppleanter af det rådgivende udvalg.

3. Det rådgivende udvalg kan vedtage en udtalelse eller et forslag og andre beslutninger ved at anvende en skriftlig procedure, hvis en sådan skriftlig procedure blev aftalt på et forudgående møde i det rådgivende udvalg.

Med dette formål for øje forelægger formanden den tekst, der skal vedtages, for medlemmerne af det rådgivende udvalg. Der fastsættes en tidsfrist på mindst 10 arbejdsdage, inden for hvilken medlemmerne har mulighed for at angive, om de forkaster den foreslåede tekst eller afholder sig fra at stemme. Manglende reaktion inden for den fastsatte frist betragtes som en godkendelse af teksten.

Formanden underretter ved den anførte frists udløb medlemmerne om resultatet af afstemningen. En udtalelse, et forslag eller anden beslutning, der er blevet godkendt ved absolut flertal af medlemmerne i det rådgivende udvalg, anses for vedtaget på den sidste dag i den periode, inden for hvilken medlemmerne blev anmodet om at svare.

Artikel 7

Udskiftning af et medlem ved anden person end den pågældendes suppleant

1. Et medlem, der ikke kan deltage i et møde, og som ikke kan erstattes af sin egen suppleant, kan give fuldmagt til et andet medlem eller en anden suppleant i sin egen kategori til at stemme på sine vegne. I så fald underretter medlemmerne skriftligt formanden herom inden mødet.

2. Medlemmer og suppleanter kan kun få én fuldmagt.

3. En fuldmagt er kun gyldig for det møde, den er givet for.

Artikel 8

Mødereferat

1. Referater af drøftelserne af hvert punkt på dagsordenen og de udtalelser, forslag og anbefalinger, der er afgivet af det rådgivende udvalg skal være meningsfyldte og komplette. Referater udfærdiges af sekretariatet under formandens ansvar.

2. Referaterne skal indeholde en liste over de tilstedeværende med oplysning om, hvis det er relevant, hvilke af medlemsstaternes myndigheder, organisationer eller andre offentlige organer deltagerne henhører under.

3. Det rådgivende udvalg godkender referatet.

4. Referatet forelægges kun for det rådgivende udvalg til godkendelse, hvis et udkast er blevet tilstillet medlemmerne og suppleanterne senest 15 dage før den planlagte mødedato. Hvis referatet ikke er tilsendt rettidigt, udsættes godkendelsen af det til næste møde i det rådgivende udvalg.

5. Anmodninger om ændringer af udkastet til referatet skal indgives skriftligt senest ved begyndelsen af det møde, på hvilket de skal godkendes.

Artikel 9

Arbejdsgrupper

1. Udvalget kan nedsætte arbejdsgrupper til særlige opgaver. Det kan opløse sådanne arbejdsgrupper, hvis det anser det for hensigtsmæssigt.

2. Medlemmerne af arbejdsgrupperne udpeges af det rådgivende udvalg.

Det rådgivende udvalg skal bestræbe sig på i forbindelse med valg af repræsentanter for fagforeninger og arbejdsgiverorganisationer at opnå en rimelig repræsentation i arbejdsgrupperne inden for de forskellige berørte sektorer.

3. Arbejdsgrupperne ledes af formanden for det rådgivende udvalg eller af en person, som denne har udpeget.

4. Formanden for en arbejdsgruppe kan indbyde eksperter til at deltage i møderne enten på eget initiativ, eller hvis et eller flere af medlemmerne anmoder herom.

5. De dokumenter, der er nødvendige for forhandlingerne i arbejdsgruppen, skal være tilgængelige for alle medlemmer og suppleanter af det rådgivende udvalg.

Artikel 10

Sekretariat

1. Generaldirektoratet for Beskæftigelse, Sociale Anliggender, Arbejdsmarkedsforhold og Inklusion varetager sekretariatsopgaverne for det rådgivende udvalg. Sekretariatet tilrettelægger under formandens ledelse arbejdet i det rådgivende udvalg og i arbejdsgrupperne og medvirker ved udarbejdelsen af udkast til udtalelser og forslag.

2. Korrespondance til det rådgivende udvalg, arbejdsgrupperne og sekretariatet sendes til e-mailadressen (empl-ss-advisory-committee@ec.europa.eu) i Generaldirektoratet for Beskæftigelse, Sociale Anliggender, Arbejdsmarkedsforhold og Inklusion.

Artikel 11

Åbenhed

1. Det rådgivende udvalg og dets arbejdsgrupper registreres i registret over ekspertgrupper.

2. Fagforeninger og arbejdsgiverorganisationer registreres i åbenhedsregistret.

3. Sekretariatet offentliggør alle relevante dokumenter, herunder dagsordener, referater og medlemsindlæg, enten i registret over ekspertgrupper eller via et link fra registret til en særlig hjemmeside, hvor oplysningerne ligger. Adgangen til de særlige hjemmesider er ikke betinget af brugerregistrering eller underlagt andre begrænsninger. Sekretariatet offentliggør især dagsordenen og andre relevante baggrundsdokumenter i god tid før mødet, efterfulgt af det godkendte referat. Der gøres kun undtagelser med hensyn til offentliggørelse, hvis det skønnes, at udbredelsen af et dokument ville være til skade for beskyttelsen af en offentlig eller privat interesse, som anført i artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (3).

4. Begæringer om aktindsigt i dokumenter, som gruppen er i besiddelse af, skal behandles i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 12

Ikrafttrædelse, revision og ophævelse

1. Denne forretningsorden træder i kraft på den dag, hvor den vedtages ved absolut flertal blandt medlemmerne i det rådgivende udvalg.

Forretningsordenen offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

2. Det rådgivende udvalg træffer beslutning om revision af sin forretningsorden ved absolut flertal blandt sine medlemmer.

3. Forretningsordenen for det rådgivende udvalg af 22. oktober 2010 ophæves med virkning fra den dato, der er omhandlet i stk. 1.

Udfærdiget i Bruxelles, den 21. oktober 2016. Jordi CURELL GOTOR Formand for det rådgivende udvalg

(1) EUT L 166 af 30.4.2004, s. 1, senest ændret ved Kommissionens forordning (EU) nr. 1368/2014 af 17. december 2014 (EUT L 366 af 20.12.2014, s. 15).

(2) EUT L 284 af 30.10.2009, s. 1.

(3) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.