FORRETNINGSORDEN

INDHOLD

>TABELPOSITION>

INDLEDNING

Regionsudvalget har vedtaget følgende forretningsorden på grundlag af artikel 264, stk. 2, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (EF-traktaten) (afgørelse af 18. november 1999).

INDLEDENDE BEMÆRKNING

I forbindelse med de funktioner og opgaver, som er nævnt i forretningsordenen, dækker de anvendte termer både mænd og kvinder.

AFSNIT I

REGIONSUDVALGETS MEDLEMMER OG ORGANER

KAPITEL 1

REGIONSUDVALGETS ORGANER

Artikel 1

Regionsudvalgets organer

Regionsudvalgets organer er plenarforsamlingen, formanden, præsidiet og underudvalgene.

KAPITEL 2

REGIONSUDVALGETS MEDLEMMER

Artikel 2

Regionsudvalgets medlemmer og suppleanter

Regionsudvalgets medlemmer og deres suppleanter er i henhold til EF-traktatens artikel 263 repræsentanter for de regionale og lokale myndigheder. I udøvelsen af deres hverv må de ikke være bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Fællesskabets almindelige interesse.

Artikel 3

Mandatperioden

1. Medlemmets eller suppleantens fireårige mandatperiode begynder den dag, Rådets formelle beskikkelse træder i kraft.

2. Mandatet som medlem eller suppleant ophører ved fratræden eller dødsfald. Rådet beskikker en efterfølger for resten af mandatperioden.

3. Ønsker et medlem eller en suppleant at fratræde, skal Regionsudvalgets formand have skriftlig meddelelse herom, underskrevet af det fratrædende medlem eller den fratrædende suppleant. Formanden underretter derefter Rådet, der konstaterer, at der er en plads ledig og sætter genbeskikkelsesproceduren i gang.

Artikel 4

Privilegier og immuniteter

Medlemmerne og deres behørigt udpegede suppleanter nyder de privilegier og immuniteter, som er fastlagt i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, der er vedføjet traktat af 8. april 1965 om oprettelse af et fælles Råd og en fælles Kommission for De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 5

Suppleanters deltagelse

1. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et plenarmøde, kan lade sig repræsentere af en suppleant fra sin nationale delegation.

2. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et møde i et underudvalg eller en arbejdsgruppe eller i ethvert andet møde, der er godkendt af præsidiet, kan lade sig repræsentere af et andet medlem eller af en suppleant fra sin nationale delegation.

3. En suppleant eller et medlem, der fungerer som suppleant, kan ikke repræsentere mere end et medlem. De har på det pågældende møde de samme beføjelser som det ordinære medlem. Generalsekretæren skal inden mødet have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeret.

4. Udpegelsen af en suppleant til deltagelse i et plenarmøde gælder for bestemte mødedage under plenarforsamlingen. I forbindelse med en plenarforsamling udbetales der ikke udgiftsrefusion til både et medlem og dennes suppleant. Præsidiet præciserer dette nærmere i sin instruks om møde- og rejsedagpenge.

5. En suppleant, som er udpeget til ordfører, kan forelægge det forslag til udtalelse, han er ansvarlig for, for plenarforsamlingen på det plenarmøde, på hvis dagsorden det står. Dette gælder også, når det medlem, han er stedfortræder for, også er til stede. Medlemmet kan overdrage sin stemmeret til suppleanten, så længe dette forslag til udtalelse behandles. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeretten.

Artikel 6

Overdragelse af stemmeret

Stemmeretten kan ikke overdrages undtagen i de tilfælde, der er nævnt i artikel 5 og 29.

Artikel 7

Nationale delegationer og politiske grupper

De nationale delegationer og de politiske grupper bidrager på en afbalanceret måde til tilrettelæggelsen af Regionsudvalgets arbejde.

Artikel 8

Nationale delegationer

1. Medlemmerne og suppleanterne fra en medlemsstat udgør en national delegation. Hver nationale delegation fastlægger selv sin interne organisation og vælger en formand. Formandens navn meddeles officielt Regionsudvalgets formand.

2. Inden for Regionsudvalgets administration etablerer generalsekretæren en ordning til støtte for de nationale delegationer. Denne ordning giver tillige hvert enkelt medlem mulighed for at modtage informationer og støtte på sit eget officielle sprog. Ordningen varetages af en særlig tjeneste bestående af tjenestemænd eller midlertidigt ansatte i Regionsudvalget og sikrer, at de nationale delegationer i passende udstrækning kan gøre brug af Regionsudvalgets faciliteter. Generalsekretæren sørger især for, at de nationale delegationer har passende muligheder for at holde møder umiddelbart før eller under plenarmøderne.

Artikel 9

Politiske grupper og løsgængere

1. Medlemmerne og suppleanterne kan danne politiske grupper, der afspejler deres politiske tilhørsforhold. Kriterierne for medlemskab fastlægges i den enkelte gruppes forretningsorden.

2. En politisk gruppe kan dannes af mindst 20 medlemmer/suppleanter fra mindst 2 medlemsstater, af mindst 18 medlemmer/suppleanter fra mindst 3 medlemsstater eller af mindst 16 medlemmer/suppleanter fra mindst 4 medlemsstater, hvoraf dog mindst halvdelen i alle tilfælde skal være medlemmer. Et medlem eller en suppleant kan kun tilhøre én politisk gruppe. En politisk gruppe opløses, hvis medlemstallet falder til under det antal, der kræves, for at en gruppe kan dannes.

3. Når en politisk gruppe dannes, opløses eller på anden måde ændres, skal Regionsudvalgets formand underrettes. I erklæringen om gruppens dannelse angives gruppens navn, dens medlemmer og dens præsidium. En politisk gruppes dannelse, dens navn, præsidium og medlemstal samt dens opløsning offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende af formanden.

4. Hver politiske gruppe bistås af et sekretariat, hvis medarbejdere er ansat i generalsekretariatet. De politiske grupper kan fremsætte forslag til ansættelsesmyndigheden om udvælgelse, ansættelse og forfremmelse af disse medarbejdere samt om forlængelse af deres kontrakter. Ansættelsesmyndigheden træffer afgørelse efter at have hørt gruppeformændene.

5. Generalsekretæren giver de politiske grupper og deres organer passende ressourcer til møder, gruppeaktiviteter, publikationer og sekretariaternes aktiviteter. Ressourcerne til hver enkelt politisk gruppe øremærkes på budgettet. De politiske grupper og deres sekretariater kan i passende udstrækning gøre brug af Regionsudvalgets faciliteter.

6. De politiske grupper og deres præsidier kan mødes umiddelbart før eller under plenarmøderne. To gange om året kan de afholde ekstraordinære møder. En suppleant har for sin deltagelse i disse møder kun ret til godtgørelse af sine udgifter til rejse og ophold, når han repræsenterer et medlem fra sin politiske gruppe.

7. Løsgængere bistås administrativt. Nærmere regler herfor fastlægges af Regionsudvalgets præsidium på forslag af generalsekretæren.

Artikel 10

Interregionale grupper

Medlemmerne og suppleanterne kan danne interregionale grupper. Regionsudvalgets formand underrettes om sådanne gruppers dannelse.

AFSNIT II

REGIONSUDVALGETS ORGANISATION OG ARBEJDSFORM

KAPITEL 1

REGIONSUDVALGETS FØRSTE INDKALDELSE OG KONSTITUERING

Artikel 11

Indkaldelse til det første møde

Efter nybeskikkelse, der finder sted hvert fjerde år, indkaldes Regionsudvalget til møde af sit ældste medlem, og det træder sammen senest en måned efter Rådets beskikkelse af medlemmerne. Det første møde ledes af det ældste tilstedeværende medlem, alderspræsidenten. Alderspræsidenten, de 4 yngste tilstedeværende medlemmer og Regionsudvalgets generalsekretær udgør alderspræsidiet.

Artikel 12

Regionsudvalgets konstituering og prøvelse af mandaterne

1. På dette møde underretter alderspræsidenten Regionsudvalget om Rådets meddelelse om beskikkelsen af medlemmerne. Hvis der anmodes om det, kan alderspræsidenten prøve medlemmernes beskikkelse og mandater, inden han erklærer Regionsudvalgets nye mandatperiode for indledt.

2. Alderspræsidiet forbliver i funktion, indtil udfaldet af valget af formand, første næstformand og de øvrige præsidiemedlemmer er bekendtgjort.

KAPITEL 2

PLENARFORSAMLINGEN

Artikel 13

Plenarforsamlingens opgaver

Regionsudvalget træder sammen som plenarforsamling. Plenarforsamlingen har især følgende hovedopgaver:

a) vedtagelse af udtalelser, rapporter og resolutioner

b) vedtagelse af forslag til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter

c) valg af formand, første næstformand og de øvrige præsidiemedlemmer

d) nedsættelse af underudvalg

e) vedtagelse og revision af Regionsudvalgets forretningsorden.

Artikel 14

Indkaldelse af plenarforsamlingen

1. Regionsudvalgets formand indkalder plenarforsamlingen mindst en gang i kvartalet. Præsidiet fastlægger i det forudgående års tredje kvartal en tidsplan for plenarmøderne. Et plenarmøde kan strække sig over en eller flere mødedage.

2. Hvis mindst 1/4 af medlemmerne skriftligt begærer det, indkalder formanden til et ekstraordinært plenarmøde, som skal finde sted tidligst en uge og senest en måned efter begæringens fremsættelse. Den skriftlige begæring skal angive emnet for det ekstraordinære møde. Intet andet emne kan sættes på dagsordenen for et sådant møde.

Artikel 15

Plenarmødets dagsorden

1. Præsidiet fastlægger det foreløbige forslag til dagsorden, som omfatter en foreløbig liste over forslag til udtalelser og resolutioner samt alle øvrige dokumenter, hvorom der skal træffes beslutning (beslutningsdokumenter) på den næstfølgende plenarforsamling.

2. Formanden tilstiller medlemmerne og suppleanterne dagsordensforslaget og de deri nævnte beslutningsdokumenter senest fire uger forud for plenarmødets åbning; teksterne tilstilles medlemmerne og suppleanterne på deres officielle sprog.

3. Forslag til udtalelser og resolutioner opføres principielt på dagsordenen i den rækkefølge, hvori de er vedtaget af underudvalgene eller forelagt i overensstemmelse med forretningsordenen, idet der dog tages hensyn til dagsordenspunkternes indholdsmæssige sammenhæng.

4. Kan den i stk. 2 nævnte frist ikke overholdes, kan formanden i særlige begrundede undtagelsestilfælde optage et beslutningsdokument i dagsordensforslaget, forudsat medlemmerne og suppleanterne har modtaget det pågældende forslag på deres officielle sprog senest en uge forud for plenarmødets åbning.

5. Skriftlige ændringsforslag til dagsordensforslaget skal være generalsekretæren i hænde senest tre arbejdsdage forud for plenarmødets åbning.

6. På et møde umiddelbart forud for plenarmødets åbning fastlægger præsidiet det endelige forslag til dagsorden. På dette møde kan præsidiet med 2/3 flertal af de afgivne stemmer på dagsordenen optage hastende eller aktuelle sager, hvis behandling ikke tåler at blive udsat til det næste plenarmøde.

Artikel 16

Plenarmødets åbning

Formanden åbner plenarmødet og forelægger det endelige forslag til dagsorden til vedtagelse.

Artikel 17

Offentlighed, gæster og gæstetalere

1. Plenarforsamlingens møder er offentlige, medmindre den træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt.

2. Repræsentanter for Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen kan deltage i plenarmøderne. De kan tage ordet på opfordring.

3. Formanden kan indbyde gæster til at tale til plenarforsamlingen. Der kan i tilslutning hertil finde en generel debat sted, hvor de almindelige taletidsbestemmelser gælder.

Artikel 18

Taletid

1. Plenarforsamlingen fastsætter ved mødets begyndelse på præsidiets forslag taletiden for hvert enkelt dagsordenspunkt. Under mødet foranlediger formanden på eget initiativ eller på anmodning af et medlem, at taletiden begrænses.

2. I debatter om generelle anliggender eller specifikke punkter kan formanden på præsidiets foranledning foreslå plenarforsamlingen, at den fastsatte taletid fordeles mellem de politiske grupper og de nationale delegationer.

3. Som almindelig regel er taletiden begrænset til to minutter for indlæg vedrørende referatet, bemærkninger til forretningsordenen og indlæg om ændring af det endelige dagsordensforslag eller dagsordenen.

4. Overskrider en taler sin taletid, kan formanden efter en enkelt advarsel fratage ham ordet.

5. Et medlem kan foreslå, at debatten afsluttes, og formanden sætter dette forslag under afstemning.

Artikel 19

Talerliste

1. Medlemmerne indtegnes på talerlisten i den rækkefølge, hvori de anmoder om ordet, og formanden tildeler ordet på grundlag af denne talerliste. Formanden lader så vidt muligt repræsentanter for forskellige politiske retninger og nationale delegationer få ordet skiftevis.

2. Ordføreren for det kompetente underudvalg samt formænd for de politiske grupper og nationale delegationer, der ønsker at få ordet på deres gruppes eller delegations vegne, eller talere, som træder i disses sted, kan dog få forrang for andre talere.

3. Ingen kan uden formandens tilladelse få ordet mere end to gange i samme spørgsmål. De berørte underudvalgs formænd og ordførere skal dog, såfremt de ønsker det, tildeles taletid, hvis længde bestemmes af formanden.

Artikel 20

Bemærkninger til forretningsordenen

1. Når et medlem ønsker at fremsætte bemærkninger til forretningsordenen eller at gøre formanden opmærksom på en overtrædelse af forretningsordenen, skal han have ordet. Indlægget skal vedrøre emnet for forhandlingerne eller dagsordenen.

2. En bemærkning til forretningsordenen har forrang for alle andre indlæg.

3. Vedrørende bemærkninger til forretningsordenen træffer formanden øjeblikkelig afgørelse i overensstemmelse med forretningsordenen og meddeler denne afgørelse umiddelbart efter bemærkningen til forretningsordenen. Der stemmes ikke herom.

Artikel 21

Beslutningsdygtighed

1. Plenarforsamlingen er beslutningsdygtig, hvis et flertal af medlemmerne er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves kun under mødet og kun på anmodning af mindst ti medlemmer. Så længe der ikke er blevet anmodet om, at beslutningsdygtigheden skal prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af stemmeafgivere. Formanden kan afbryde plenarmødet i op til ti minutter, inden beslutningsdygtigheden prøves. Medlemmer, som har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, men ikke længere er til stede i salen, betragtes ved optællingen som tilstedeværende. Hvis der er mindre end ti medlemmer til stede, kan formanden afgøre, om plenarforsamlingen er beslutningsdygtig.

2. Konstateres det, at forsamlingen ikke er beslutningsdygtig, udsættes alle punkter, som kræver afstemning, til næste mødedag, hvor forsamlingens beslutninger om de udsatte punkter er gyldige, uanset hvor mange medlemmer der er til stede.

3. Alle medlemmer og suppleanter, der deltager i et møde, såvel som andre tilstedeværende personer skal skrive sig på en deltagerliste.

Artikel 22

Afstemning

1. Plenarforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen.

2. En gyldig stemme er enten "for", "imod" eller "hverken for eller imod". Ved beregningen af flertallet tages der kun hensyn til stemmer "for" og stemmer "imod". I tilfælde af stemmelighed betragtes teksten eller forslaget som forkastet.

3. Formanden kan dekretere ny afstemning, og mindst ti medlemmer kan anmode herom, hvis resultatet af stemmeoptællingen drages i tvivl.

4. I personspørgsmål træffes der beslutning ved hemmelig afstemning.

Artikel 23

Fremsættelse af ændringsforslag

1. Kun medlemmer og behørigt udnævnte suppleanter kan skriftligt indgive ændringsforslag til beslutningsdokumenter.

2. Under forbehold af artikel 26, stk. 1, første punktum, skal ændringsforslag til beslutningsdokumenter indgives af mindst seks medlemmer med angivelse af disses navne.

3. De skal være generalsekretæren i hænde senest i løbet af den 7. arbejdsdag før plenarmødets åbning og skal, så snart de er oversat, dog senest to arbejdsdage før plenarmødet, kunne hentes elektronisk. Såfremt artikel 15, stk. 4, finder anvendelse, kan formanden forkorte fristen for indgivelse af ændringsforslag til tre arbejdsdage. Fristen gælder ikke for ændringsforslag til hastende sager i henhold til artikel 15, stk. 6, andet punktum.

4. Alle ændringsforslag fordeles til medlemmerne inden plenarmødets begyndelse.

Artikel 24

Behandling af ændringsforslag

1. Foreligger der mere end 20 ændringsforslag til et beslutningsdokument, kan præsidiet eller plenarforsamlingen returnere dokumentet til underudvalget til fornyet behandling. Dette gælder ikke for beslutningsdokumenter, hvis vedtagelse ikke kan udsættes.

2. Hvis et korrekt indgivet ændringsforslag ikke støttes på mødet af forslagsstillerne eller af noget andet medlem, behandles det ikke.

3. Hvis der til en tekstdel foreligger et eller flere ændringsforslag, kan formanden, ordføreren eller ophavsmændene til ændringsforslaget/-ene fremsætte kompromisændringsforslag under debatten. Sådanne forslag kræver samtykke fra de personer, der har fremsat de oprindelige ændringsforslag. Et kompromisændringsforslag sættes under afstemning først, og vedtages det, ophæver det de ændringsforslag, som ligger til grund for kompromiset.

4. Afstemningen om ændringsforslag følger punkternes rækkefølge i teksten. Formanden kan sætte flere ændringsforslag under samlet afstemning, hvis de er af lignende indhold eller sigte.

5. Ændringsforslag behandles og sættes til afstemning før den tekst, de vedrører.

6. Vedrører to eller flere ændringsforslag, som udelukker hinanden, den samme tekstdel, sættes det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, først under afstemning.

7. Til slut stemmes der om teksten som helhed, i givet fald i den ændrede form.

Artikel 25

Hasteudtalelser

Når det drejer sig om hastesager, hvor en frist fastsat af Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke kan overholdes ved anvendelse af den normale procedure, og hvor det ansvarlige underudvalg har vedtaget sit forslag til udtalelse enstemmigt, oversender formanden dette forslag til Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet til orientering. Forslaget til udtalelse forelægges i så fald den følgende plenarforsamling til vedtagelse i uændret form. På alle dokumenter vedrørende den pågældende udtalelse skal det anføres, at der er tale om en udtalelse, som er udarbejdet efter hasteproceduren.

Artikel 26

Forenklet procedure

1. Forslag til udtalelser, der er vedtaget enstemmigt af et underudvalg (i givet fald af det primært ansvarlige underudvalg) på et møde, hvor et flertal af dets medlemmer var til stede, vedtages af plenarforsamlingen uden debat, medmindre mindst 32 medlemmer fremsætter et ændringsforslag inden for den frist, der er fastsat i artikel 23, stk. 3, første punktum. I sidstnævnte tilfælde behandles forslaget til udtalelse af plenarforsamlingen. Underudvalgets forslag til udtalelse sendes til medlemmerne med henvisning til denne procedure sammen med forslaget til dagsorden.

2. Såfremt underudvalget (i givet fald det primært ansvarlige underudvalg) er af den opfattelse, at et høringsdokument, som det har fået forelagt af præsidiet, ikke giver anledning til bemærkninger eller ændringsforslag fra Regionsudvalgets side, kan det foreslå, at der ikke fremsættes nogen indvendinger. Forslaget forelægges på plenarforsamlingen til vedtagelse uden debat.

Artikel 27

Hævelse af plenarmødet

Før plenarmødet hæves, giver Regionsudvalgets formand meddelelse om tid og sted for det næste plenarmøde samt om de dagsordenspunkter, som allerede måtte være kendt.

KAPITEL 3

PRÆSIDIET OG FORMANDEN

Artikel 28

Præsidiets sammensætning

Præsidiet består af

a) formanden

b) første næstformand

c) yderligere 14 næstformænd

d) yderligere 20 medlemmer

e) formændene for de politiske grupper.

Et medlem pr. land har rang af næstformand.

Pladserne i præsidiet fordeles således mellem de nationale delegationer, idet der ses bort fra formandsposten og posterne som formænd for de politiske grupper:

- 3 pladser: Tyskland, Spanien, Frankrig, Italien og Det Forenede Kongerige

- 2 pladser: Belgien, Danmark, Grækenland, Irland, Luxembourg, Nederlandene, Østrig, Portugal, Finland og Sverige.

Artikel 29

Stedfortrædere i præsidiet

1. For hvert præsidiemedlem, bortset fra formanden, udpeges der samtidigt et medlem eller en suppleant fra den samme nationale delegation til personlig stedfortræder. Denne stedfortræder har kun ret til at deltage, at få ordet og at stemme, når han repræsenterer præsidiemedlemmet. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeret.

2. For hver formand for en politisk gruppe udpeger den pågældende gruppe en stedfortræder af sin midte. Stk. 1, andet og tredje punktum, finder tilsvarende anvendelse.

Artikel 30

Valgbestemmelser

1. Regionsudvalgets præsidium vælges af plenarforsamlingen for to år.

2. Regionsudvalgets formand, første næstformand, de 14 andre næstformænd, de øvrige præsidiemedlemmer samt formændene for de politiske grupper i deres egenskab af præsidiemedlemmer vælges under forsæde af alderspræsidenten i overensstemmelse med artikel 11 og 12. Alle kandidatforslag skal indgives skriftligt til generalsekretæren senest en time før plenarforsamlingens åbning. Valgene kan kun finde sted, hvis mindst 2/3 af medlemmerne er til stede.

Artikel 31

Valg af formand og første næstformand

1. Forud for valget af formand og første næstformand kan kandidaterne til disse poster fremsætte en kortfattet erklæring over for plenarforsamlingen. Alle kandidater skal have den samme taletid, hvis længde bestemmes af alderspræsidenten.

2. Regionsudvalgets formand og første næstformand vælges ved separate valghandlinger. De vælges med et flertal på over 50 % af de afgivne stemmer.

3. En gyldig stemme er enten en stemme "for" eller en stemme "hverken for eller imod". Ved beregningen af det krævede flertal medregnes kun stemmerne "for".

4. Hvis ingen kandidat opnår det nødvendige flertal i første afstemningsrunde, foretages der endnu en afstemningsrunde, hvori den kandidat, der opnår flest af de afgivne stemmer, betragtes som valgt. I tilfælde af stemmelighed træffes afgørelsen ved lodtrækning.

Artikel 32

Valg af de 14 næstformænd, de øvrige præsidiemedlemmer samt formændene for de politiske grupper i deres egenskab af medlemmer af præsidiet

1. Med henblik på valg af de 14 næstformænd og de øvrige 20 præsidiemedlemmer kan der opstilles en fælles kandidatliste med kandidaterne fra de nationale delegationer, som kun foreslår én kandidat til hver plads, der tilkommer dem i præsidiet. Denne liste kan vedtages ved en enkelt afstemning med et flertal på mere end 50 % af de afgivne stemmer.

2. Hvis der ikke vedtages en fælles kandidatliste, eller hvis en national delegation opstiller flere kandidater, end den har pladser at besætte i præsidiet, besættes hver af disse pladser ved særskilte afstemninger; i den forbindelse følges samme valgprocedure som ved valg af formand og første næstformand, jf. artikel 30 og artikel 31, stk. 2, 3 og 4.

3. Med henblik på valg af formændene for de politiske grupper til medlemmer af præsidiet forelægger alderspræsidenten plenarforsamlingen en liste med deres navne, hvorom der træffes beslutning under et.

Artikel 33

Valg af stedfortrædere

Et præsidiemedlem og hans stedfortræder vælges samtidigt.

Artikel 34

Genbesættelse af ledige præsidiepladser

Hvis et medlem af præsidiet eller hans stedfortræder fratræder som medlem af Regionsudvalget eller nedlægger sit hverv som præsidiemedlem, udpeges der en afløser for den resterende del af mandatperioden efter fremgangsmåden i artikel 28-33.

Artikel 35

Præsidiets opgaver

Præsidiet

a) fastlægger det politiske program i begyndelsen af hver mandatperiode, overvåger programmets gennemførelse og udarbejder evalueringer heraf en gang om året og ved udgangen af hver mandatperiode

b) forbereder, tilrettelægger og koordinerer plenarforsamlingens og underudvalgenes arbejde.

Med henblik herpå kan præsidiet

- nedsætte arbejdsgrupper bestående af præsidiemedlemmer eller udvalgsmedlemmer til at rådgive sig i særlige anliggender

- til sine møder indkalde andre medlemmer af Regionsudvalget på grund af deres sagkundskab eller hverv samt personer udefra

c) varetager det generelle ansvar for finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål vedrørende medlemmerne og suppleanterne, for Regionsudvalgets interne organisation, dets generalsekretariat, herunder organisationsplanen, og dets organer

d) ansætter generalsekretæren og de tjenestemænd og øvrige ansatte, der er nævnt i artikel 62, stk. 1 og 2

e) forelægger i henhold til artikel 63 det foreløbige overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter for plenarforsamlingen

f) godkender møder uden for det sædvanlige arbejdssted

g) fastsætter gennemførelsesbestemmelser vedrørende medlemmernes, de behørigt udpegede suppleanters og eksperters rejse- og opholdsudgifter under overholdelse af budgetprocedurens regler.

Artikel 36

Indkaldelse af præsidiet og beslutningsproces

1. Præsidiet indkaldes af formanden, der i samråd med første næstformand fastlægger mødedato og dagsorden. Præsidiet træder sammen mindst en gang i kvartalet eller senest 14 dage efter fremsættelse af skriftlig begæring herom fra mindst ti præsidiemedlemmer.

2. Præsidiet er beslutningsdygtigt, når mindst 1/2 af dets medlemmer er til stede. Det træffer beslutning med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen. I øvrigt finder artikel 22, stk. 2, tilsvarende anvendelse.

3. Til forberedelse af præsidiets beslutninger udarbejder generalsekretæren baggrundsnotater og beslutningsforslag vedrørende de enkelte spørgsmål, der skal behandles; de vedføjes dagsordensforslaget. Om nødvendigt pålægger præsidiet efter en orienterende debat generalsekretæren eller en arbejdsgruppe yderligere opgaver med klare angivelser vedrørende indhold og tidsfrist. Den pågældende arbejdsgruppe eller generalsekretæren forelægger derefter baggrundsnotater og et beslutningsforslag. Ændringsforslag til beslutningsforslag skal indgives skriftligt og være generalsekretæren i hænde senest i løbet af den tredje arbejdsdag før plenarmødets åbning og skal, så snart de er oversat, kunne hentes elektronisk.

Artikel 37

Formanden

1. Formanden leder Regionsudvalgets arbejde.

2. Formanden repræsenterer Regionsudvalget udadtil. Han kan uddelegere disse beføjelser.

3. Er formanden fraværende eller forhindret, afløses han af første næstformand; er han også fraværende eller forhindret, afløses formanden af en af de øvrige næstformænd.

UDTALELSER OG RESOLUTIONER - PROCEDUREN I PRÆSIDIET

Artikel 38

Udtalelser - Retsgrundlag

Regionsudvalget fremsætter udtalelser i henhold til artikel 265 i EF-traktaten

a) efter anmodning fra Europa-Kommissionen eller Rådet i de tilfælde, der er nævnt i EF-traktaten, og efter anmodning fra disse institutioner eller Europa-Parlamentet i andre tilfælde

b) på eget initiativ

c) når Det Økonomiske og Sociale Udvalg høres i henhold til EF-traktatens artikel 262, hvis det finder, at der er særlige regionale interesser på spil.

Artikel 39

Udtalelser - Henvisning til underudvalg

1. Efter at have konsulteret underudvalgene fastlægger præsidiet disses årlige arbejdsprogram. Programmet angiver, hvilke underudvalg de forventede høringer vil blive henvist til. Efter modtagelsen af de høringsdokumenter, der er opført i det årlige arbejdsprogram, giver præsidiet de kompetente underudvalg en frist for forelæggelse af et forslag til udtalelse.

2. Når præsidiet modtager høringsdokumenter fra Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet, som ikke er opført i arbejdsprogrammet, henviser det den pågældende sag til det kompetente underudvalg og fastsætter en frist for forelæggelse af et forslag til udtalelse. I hastesager kan formanden udpege det kompetente underudvalg; præsidiet underrettes herom på det følgende møde.

3. Angår emnet for en udtalelse mere end ét underudvalg, udpeger præsidiet det primært ansvarlige underudvalg og, om nødvendigt, et eller flere supplerende underudvalg. I så tilfælde kan præsidiet enten

a) beslutte at nedsætte en arbejdsgruppe med repræsentanter for de berørte underudvalg eller

b) i undtagelsestilfælde anmode et eller flere underudvalg, ud over det primært ansvarlige underudvalg, om at afgive en supplerende udtalelse. Det primært ansvarlige underudvalg stemmer om de andre underudvalgs henstillinger og indarbejder de vedtagne henstillinger i sin egen udtalelse. Kun det primært ansvarlige underudvalg har kompetence til at rapportere over for plenarforsamlingen.

Artikel 40

Udpegelse af en hovedordfører

1. Kan underudvalget ikke udarbejde et forslag til udtalelse inden for den frist, som Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet har fastsat, kan præsidiet foreslå, at plenarforsamlingen udpeger en hovedordfører, som skal forelægge et forslag til udtalelse direkte for plenarforsamlingen.

2. I tilfælde, hvor en frist fastsat af Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke giver plenarforsamlingen tilstrækkelig tid til at udpege en hovedordfører på et møde, kan formanden udpege en hovedordfører; plenarforsamlingen underrettes herom på det næste møde.

3. I begge tilfælde bør det pågældende underudvalg så vidt muligt afholde en generel orienterende debat om spørgsmålet.

Artikel 41

Initiativudtalelser

1. Tre præsidiemedlemmer, et underudvalg repræsenteret ved sin formand eller 32 regionsudvalgsmedlemmer kan anmode præsidiet om, at der udarbejdes en initiativudtalelse. Sådanne anmodninger forelægges præsidiet med en begrundelse senest tre arbejdsdage før præsidiemødets åbning og så vidt muligt før vedtagelsen af det årlige arbejdsprogram.

2. Præsidiet træffer afgørelse om anmodninger om udarbejdelse af initiativudtalelser med simpelt flertal blandt sine medlemmer og henviser i henhold til artikel 39 udtalelserne til de kompetente underudvalg. Formanden underretter plenarforsamlingen om alle præsidiets beslutninger om godkendelse og henvisning af initiativudtalelser.

3. For udtalelser i henhold til artikel 38, litra c), finder denne artikel tilsvarende anvendelse.

Artikel 42

Resolutioner

1. Resolutioner bør kun sættes på Regionsudvalgets dagsorden, hvis de vedrører Den Europæiske Unions kompetenceområde, omhandler vigtige regionale og lokale anliggender og er af aktuel betydning.

2. Udkast til resolutionsudkast eller anmodninger om, at der udarbejdes en resolution, kan forelægges Regionsudvalget af mindst 32 medlemmer eller af en politisk gruppe. Alle udkast og anmodninger indgives til præsidiet i skriftlig form og med angivelse af navnene på de medlemmer eller den politiske gruppe, der støtter dem. De skal tilstilles generalsekretæren senest tre arbejdsdage før præsidiemødets åbning.

3. Beslutter præsidiet, at Regionsudvalget skal viderebehandle et resolutionsforslag eller en anmodning om udarbejdelse af en resolution, kan det

a) sætte resolutionsforslaget på det foreløbige forslag til dagsorden for plenarmødet i henhold til artikel 15, stk. 1, eller

b) udpege det kompetente underudvalg og sætte en frist for udarbejdelsen af et resolutionsforslag. Det kompetente underudvalg udarbejder resolutionsforslaget efter den procedure, som gælder for udarbejdelse af forslag til udtalelser. Artikel 51 finder ikke anvendelse i denne forbindelse.

4. I hastesager kan præsidiet i overensstemmelse med artikel 15, stk. 6, andet punktum, sætte et resolutionsforslag på dagsordenen for den næste plenarforsamling. Et sådant resolutionsforslag behandles på anden mødedag.

Artikel 43

Opfølgning af udtalelser og resolutioner

Præsidiet sørger for, at Regionsudvalgets udtalelser og resolutioner følges op. En gang om året og ved udgangen af hver mandatperiode aflægger formanden beretning for plenarforsamlingen om virkningen af Regionsudvalgets arbejde.

KAPITEL 4

UNDERUDVALG

Artikel 44

Sammensætning og mandat

1. Ved indledningen af hver mandatperiode nedsætter plenarforsamlingen underudvalg, der har til opgave at forberede dens arbejde. Den fastlægger underudvalgenes sammensætning og mandat efter forslag fra præsidiet.

2. Underudvalgenes sammensætning skal afspejle medlemmernes nationale fordeling i Regionsudvalget.

3. Regionsudvalgets medlemmer skal have sæde i mindst ét underudvalg og må højst have sæde i to. Præsidiet kan dog give medlemmer fra de mindste nationale delegationer dispensation fra denne regel.

Artikel 45

Formand og næstformænd

1. På sit første møde udpeger hvert underudvalg af sin midte en formand, en første næstformand og højst to næstformænd (præsidium).

2. Svarer antallet af kandidater til antallet af pladser, kan valget ske med akklamation. Er dette ikke tilfældet, eller anmoder 1/6 af underudvalgets medlemmer herom, sker valget i overensstemmelse med artikel 31, stk. 2, 3 og 4, om valg af formand og første næstformand.

3. Hvis et medlem af et underudvalgs præsidium udtræder af Regionsudvalget eller nedlægger sit hverv, genbesættes den ledige plads i overensstemmelse med denne artikel.

Artikel 46

Underudvalgenes opgaver

Underudvalgene udarbejder først og fremmest forslag til udtalelser og resolutioner, som forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse.

Artikel 47

Indkaldelse af underudvalg og dagsorden

1. Mødedato og dagsorden fastlægges af underudvalgets formand i samråd med første næstformand.

2. Et underudvalg indkaldes af formanden. Indkaldelsen til et ordinært møde sendes sammen med dagsordenen til medlemmerne senest fire uger inden mødet.

3. Såfremt mindst 1/4 af underudvalgets medlemmer skriftligt anmoder om det, skal formanden indkalde til ekstraordinært møde, der skal afholdes senest fire uger efter anmodningen. Dagsordenen for det ekstraordinære møde fastlægges af de medlemmer, der har anmodet om mødet. Den sendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen.

4. Alle forslag til udtalelser og andre mødedokumenter, som skal oversættes og distribueres før et møde, skal tilgå underudvalgets sekretariat senest fem uger inden mødet. De sendes til medlemmerne senest to uger inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre disse frister.

Artikel 48

Offentlighed

1. Underudvalgenes møder er offentlige, medmindre et underudvalg træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt.

2. Repræsentanter for Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen kan deltage i underudvalgenes forhandlinger og besvare spørgsmål fra medlemmerne.

Artikel 49

Offentlige høringer

I særlige tilfælde kan et underudvalg med præsidiets samtykke foranstalte en offentlig høring eller indkalde personer udefra med særlig indsigt i et eller flere punkter på dagsordenen.

Artikel 50

Frister for udarbejdelse af udtalelser

1. Underudvalgene forelægger deres forslag til udtalelse inden for den frist, som præsidiet har fastsat. Underudvalgene kan højst holde to møder til udarbejdelse af et forslag til udtalelse, heri ikke indbefattet det møde, hvor arbejdet tilrettelægges.

2. I undtagelsestilfælde kan præsidiet give tilladelse til yderligere møder til behandling af et forslag til udtalelse, eller det kan forlænge fristen for dets forelæggelse.

Artikel 51

Udtalelsernes opbygning

1. En udtalelse fra Regionsudvalget omfatter

- en præambel, som indeholder oplysninger om udtalelsens retsgrundlag og om den procedure, der er fulgt ved udarbejdelsen, og i givet fald indledende bemærkninger

- en hoveddel, som indeholder Regionsudvalgets opfattelse af det pågældende spørgsmål og dets henstillinger.

2. For hver udtalelse forelægges der i et særskilt dokument en begrundelse, som redegør for Regionsudvalgets opfattelse som helhed og rummer særlige betragtninger til enkelte punkter. Begrundelsen udarbejdes under ordførerens ansvar. Den sættes ikke under afstemning. Begrundelsen skal dog svare til ordlyden af udtalelsen, som der er holdt afstemning om. Hvis dette ikke er tilfældet, kan underudvalgets formand lade begrundelsen bortfalde.

Artikel 52

Ordførere

1. Med henblik på udarbejdelsen af et forslag til udtalelse udnævner underudvalget på forslag af dets formand en ordfører eller i begrundede tilfælde to ordførere. I hastesager kan underudvalgets formand efter at have underrettet generalsekretæren lade ordføreren udpege ved skriftlig procedure.

2. Når den skriftlige procedure anvendes, sender formanden en meddelelse til medlemmerne med en opfordring til inden for en frist på tre arbejdsdage skriftligt at fremkomme med eventuelle indvendinger mod udnævnelsen af den foreslåede ordfører. I tilfælde af indvendinger træffer formanden en afgørelse i samråd med første næstformand.

Artikel 53

Arbejdsgrupper

1. I begrundede tilfælde kan underudvalgene med præsidiets samtykke nedsætte arbejdsgrupper. Arbejdsgrupper kan også have medlemmer fra andre underudvalg.

2. Hver arbejdsgruppe kan af sin midte udpege en formand og en næstformand.

Artikel 54

Eksperter

1. Underudvalgenes medlemmer kan lade sig bistå af en ekspert.

2. Et underudvalg kan udpege eksperter til at bistå det i arbejdet og til at bistå dets arbejdsgrupper. Efter indbydelse fra formanden kan disse eksperter deltage i underudvalgets eller en af dets arbejdsgruppers møder. Både disse eksperter og de eksperter, der ledsager en ordfører, kan tage ordet på opfordring.

3. Kun ordførernes eksperter og de eksperter, der er indkaldt af underudvalget, kan få refunderet deres udgifter til rejse og ophold.

Artikel 55

Beslutningsdygtighed

1. Et underudvalg er beslutningsdygtigt, når mere end 1/2 af dets medlemmer er til stede.

2. Under mødet prøves det kun på anmodning af mindst seks medlemmer, om underudvalget er beslutningsdygtigt. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af stemmeafgivere. Konstateres det, at underudvalget ikke er beslutningsdygtigt, kan forhandlingerne fortsættes, men afstemninger udsættes til det følgende møde.

3. Alle medlemmer og suppleanter, der deltager i et møde, såvel som andre tilstedeværende personer skal skrive sig på deltagerlisten.

Artikel 56

Afstemning

Beslutninger træffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer. I øvrigt finder artikel 22, stk. 2, tilsvarende anvendelse.

Artikel 57

Ændringsforslag

1. Ændringsforslag skal være underudvalgets sekretariat i hænde senest i løbet af den femte arbejdsdag inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre denne frist.

2. Afstemningen om ændringsforslagene følger punkternes rækkefølge i det forslag til udtalelse, der behandles. Til slut stemmes der om teksten som helhed. Vedrører to eller flere ændringsforslag, der udelukker hinanden, den samme tekstdel, sættes det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, først under afstemning.

3. Når forslaget til udtalelse er vedtaget i underudvalget, sender underudvalgets formand det til Regionsudvalgets formand.

Artikel 58

Beslutning om ikke at udarbejde udtalelse

Såfremt underudvalget (i givet fald det primært ansvarlige underudvalg) er af den opfattelse, at et høringsdokument, som det har fået forelagt af præsidiet, ikke involverer regionale eller lokale interesser eller ikke er af politisk relevans, kan det beslutte ikke at afgive udtalelse.

KAPITEL 5

REGIONSUDVALGETS ADMINISTRATION

Artikel 59

Generalsekretariatet

1. Regionsudvalget bistås af et generalsekretariat.

2. Generalsekretariatet ledes af en generalsekretær.

3. På forslag af generalsekretæren fastlægger præsidiet generalsekretariatets opbygning således, at det er i stand til at sikre, at Regionsudvalget og dets organer fungerer bedst muligt, og til at bistå medlemmerne i udøvelsen af deres mandat. Samtidig fastlægges generalsekretariatets bistand til medlemmerne, de nationale delegationer, de politiske grupper og løsgængerne.

4. Generalsekretariatet udarbejder referater af møderne i Regionsudvalgets organer.

Artikel 60

Generalsekretæren

1. Det påhviler generalsekretæren at gennemføre de afgørelser, præsidiet eller formanden træffer i henhold til denne forretningsorden og gældende retlige bestemmelser. Generalsekretæren deltager uden stemmeret i præsidiets møder, som han tager referat af.

2. Generalsekretæren udfører sit hverv under ansvar over for formanden, der repræsenterer præsidiet.

Artikel 61

Ansættelse af generalsekretæren

1. Præsidiet ansætter generalsekretæren ved beslutning truffet med 2/3 flertal og under anvendelse af artikel 2 og 8 i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

2. Generalsekretæren ansættes for en periode på fem år. De nærmere ansættelsesbetingelser fastlægges af præsidiet.

3. For så vidt angår generalsekretæren udøves de beføjelser, som i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne tillægges ansættelsesmyndigheden, af præsidiet.

Artikel 62

Vedtægten for tjenestemænd og Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte

1. De beføjelser, som i Vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves

- af generalsekretæren for så vidt angår tjenestemænd i lønklasse A 6-A 8 og LA 6-LA 8 samt i kategori B, C og D

- af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår de øvrige tjenestemænd.

2. De beføjelser, som i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves

- af generalsekretæren for så vidt angår midlertidigt ansatte i lønklasse A 6-A 8 og LA 6-LA 8 samt i kategori B, C og D

- af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår andre midlertidigt ansatte

- for så vidt angår midlertidigt ansatte i formandens kabinet:

- af generalsekretæren på forslag af formanden for så vidt angår midlertidigt ansatte i lønklasse A 6-A 8 samt i kategori B, C og D

- af præsidiet på forslag af formanden for så vidt angår de andre ansatte.

Kontrakter for midlertidigt ansatte i formandens kabinet udløber samtidig med formandens mandatperiode

- af generalsekretæren for så vidt angår hjælpeansatte og lokalt ansatte

- af generalsekretæren i henhold til artikel 82 i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber for så vidt angår særlige rådgivere.

Artikel 63

Budget

1. Generalsekretæren forelægger præsidiet det foreløbige overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår. Præsidiet forelægger et overslag for plenarforsamlingen til vedtagelse.

2. Plenarforsamlingen vedtager overslaget over indtægter og udgifter og oversender det til Europa-Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet så betids, at tidsfristerne i finansbestemmelserne kan overholdes.

3. Regionsudvalgets budget gennemføres i overensstemmelse med Finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. Formanden er højeste myndighed for gennemførelsen af budgettet i henhold til artikel 28, 29, 39, 48 og 52 i Finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. Han træffer afgørelse på forslag af generalsekretæren.

AFSNIT III

GENERELLE BESTEMMELSER

KAPITEL 1

SAMARBEJDE MED ANDRE EU-INSTANSER

Artikel 64

Interinstitutionelle samarbejdsaftaler

Inden for rammerne af det interinstitutionelle samarbejde kan præsidiet på forslag af generalsekretæren indgå samarbejdsaftaler med andre af Den Europæiske Unions instanser (institutioner og organer).

Artikel 65

Fremsendelse og offentliggørelse af udtalelser og resolutioner

1. Regionsudvalgets udtalelser såvel som meddelelser om anvendelsen af forenklet procedure i henhold til artikel 26 eller om, at der i henhold til artikel 58 ikke udarbejdes nogen udtalelse, rettes til Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet. De fremsendes ligesom resolutioner af formanden.

2. Regionsudvalgets udtalelser og resolutioner offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

KAPITEL 2

SPØRGSMÅL VEDRØRENDE FORRETNINGSORDENEN

Artikel 66

Revision af forretningsordenen

1. Plenarforsamlingen kan med flertal blandt medlemmerne beslutte at revidere denne forretningsorden helt eller delvis.

2. Plenarforsamlingen pålægger et ad hoc-underudvalg at udarbejde en rapport og et tekstforslag, på grundlag af hvilke Regionsudvalget vedtager nye bestemmelser med flertal blandt medlemmerne. De nye bestemmelser træder i kraft dagen efter, de er blevet offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 67

Præsidiets instruks

Præsidiet kan under overholdelse af forretningsordenen fastsætte gennemførelsesbestemmelser hertil i form af en instruks.

Artikel 68

Forretningsordenens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter, den er blevet offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 18. november 1999.

Af Regionsudvalget

Manfred DAMMEYER

Formand