BERETNING om regnskab for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur (Bilbao) for regnskabsåret, der afsluttes pr. 31. december 1997, med agenturets svar (98/C 406/03)

1.1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet (2) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for agenturet, og som er fastsat i artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

1.3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Revisionen omfattede regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

1.4. Revisionen gav Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1997, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTURS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES DEN 31. DECEMBER 1997

Budgetregnskabet og det almindelige regnskab

1.5. I beretningen om regnskab for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 1996 (3) bemærkede Revisionsretten, at budgetregnskabet skulle forbedres på visse punkter. Revisionen af regnskabet for 1997 viste, at manglerne ikke var afhjulpet.

1.6. I regnskabsåret 1997 er der ikke ført et almindeligt regnskab. Regnskabsføreren, som er hjælpeansat og først blev ansat fra november 1997, måtte rekonstruere agenturets formuemæssige stilling for at kunne opstille balancen ved regnskabsårets udgang. Efter Rettens revision har det i øvrigt været nødvendigt at ændre balancen.

1.7. Budgetregnskabet føres stadig på regneark og ikke ved hjælp af passende regnskabssoftware. Budgetregnskabet er ikke tilstrækkelig detaljeret, og via dette regnskab føres der kun et meget begrænset tilsyn med budgetkonteringerne.

Forskudsforvaltning

1.8. Næsten 46 % af regnskabsårets betalinger (eller 1,4 mio. ECU ud af et samlet beløb på 3 mio. ECU) er foretaget over agenturets forskudsforvaltning. Forskudsforvaltningen er ikke blevet udlignet med regelmæssige mellemrum, og derfor kunne der i september 1997 foretages samlet afregning af en del af betalingerne, dvs. af i alt 1,1 mio. ECU (selv om forskudsforvaltningsloftet var sat til 25 000 ECU). På afregningsordrerne var i øvrigt kun anført det samlede beløb, der blev betalt, og ikke hvilke budgetposteringer der var tale om.

1.9. Beslutningerne om oprettelse af agenturets forskudsforvaltning bør revideres, navnlig bør der fastsættes et individuelt loft for betalinger.

Udbud

1.10. Agenturet bør udvælge nye kontrahenter ved udbudsprocedure. I startfasen blev der indgået underhåndsaftaler eller kontrakter i henhold til begrænset udbud med virksomhederne.

Andre bemærkninger

1.11. I strid med agenturets finansielle bestemmelser er hverken budgettet eller stillingsfortegnelsen for regnskabsåret 1997 blevet offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

1.12. I referatet fra mødet i november 1996, hvor agenturets bestyrelse behandlede agenturets budgetforslag, nævnes hverken budgettets vedtagelse eller indholdet af det vedtagne dokument.

1.13. Regnskabsårets betalinger udgør kun 46,1 %, eller 1,94 mio. ECU, af de løbende bevillinger (4,21 mio. ECU). Bortfaldne bevillinger (1,15 mio. ECU eller 27,3 %) og bevillinger fremført til 1998 (1,12 mio. ECU eller 26,6 %) tegner sig derfor for store beløb på agenturets budget for 1997.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 5. november 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

Tabel 1 Balance for regnskabsårene 1996 og 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 216 af 20.8.1994, s. 5.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 er regnskabet over agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1997 opstillet den 30. marts 1998 og sendt til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 3. april 1998. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT C 393 af 29.12.1997, s. 58.

(4) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne og lagrene.

DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTURS SVAR

1. Revisionsretten besøgte Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur fra den 30. marts til den 3. april 1998 og foretog revisionen vedrørende regnskabsåret 1997.

2. Regnskaberne og alle hermed forbundne regnskabsbilag blev stillet til rådighed for Revisionsretten for at lette dennes opgave. Personalets personlige aktmapper og de indgåede kontrakter blev ligeledes fremlagt.

3. Ved skrivelse af 15. juli 1998 underrettede Revisionsretten agenturet om de vigtigste bemærkninger med henblik på Revisionsrettens udarbejdelse af årsberetningen vedrørende agenturets regnskaber (regnskabsåret 1997).

4. Agenturet kan fremsætte kommentarer til følgende punkter:

Budgetregnskab og hovedbogholderi

1.5 og 1.7. Med hensyn til anvendelsen af programmet Excel til budgetregnskabet erkender agenturet, at det nu anvendte system har svagheder. Det skal dog understreges, at agenturerne på nuværende tidspunkt gør en fælles indsats for at implementere programmet SYNCOM 2, som Europa-Kommissionen har leveret. Det ville under disse omstændigheder have været uhensigtsmæssigt at installere et specifikt system.

1.6. Som Revisionsretten påpeger, blev regnskabsføreren ansat i slutningen af regnskabsåret, dvs. i midten af november 1997. Denne ventetid forklarer manglen på hovedbogholderi i 1997. Regnskabsføreren måtte genetablere regnskabsårets finansielle transaktioner, hovedsageligt med udgangspunkt i kontantbevægelser. På baggrund heraf har Revisionsrettens revision vedrørende regnskabsåret 1996 gjort det muligt at foretage visse relevante reguleringer.

Agenturet har nu et ajourført hovedbogholderi.

Forskudsforvaltning

1.8. Der blev i maj 97 ansat tilstrækkeligt administrativt personale til forskudsforvaltningen, hvilket forklarer, hvorfor der i september måned var bragt orden i forholdene som helhed. Siden da er der udnævnt en ny forskudsbestyrer. Beløbet for denne forskudsforvaltning er nedsat til det halve, og de herunder opførte budgetposter dækker udelukkende udgifter, som er underlagt en obligatorisk bankdomicilpåtegning, eller afholdelse af udgifter, som er påtrængende nødvendige eller uforudsete.

Udbud

1.10. Agenturet bestræber sig på at følge Revisionsrettens henstilling ved at iværksætte udbudsprocedurer. Følgende procedurer er i denne forbindelse blevet offentliggjort i EF-Tidende: to indkaldelser af interessetilkendegivelser (vareleverancer, præstation af tjenesteydelser og faglig bistand og samarbejde om gennemførelsen af arbejdsprogrammet) og tre offentlige udbud (opsyn, rejsebureau, telefonist/receptionist), og endelig har agenturet organiseret flere begrænsede udbud (sikkerhed, helpdesk, udvælgelse af lokalt ansatte, uddannelse, receptionist, oplagring af materiel, lægelige tjenesteydelser og rejseforsikring).

Andre bemærkninger

1.11. For at denne situation ikke gentager sig i forbindelse med budgettet for 1998, samt for at bringe sig i overensstemmelse med finansforordningen og i ønsket om at nedbringe de meget store omkostninger til offentliggørelse (mellem 35 000 og 50 000 ECU) har agenturet taget et initiativ med sigte på fælles offentliggørelse af budgettet for flere agenturer. Agenturet har med henblik herpå anmodet Publikationskontoret om at meddele prisen og tidsplanen for en sådan fælles offentliggørelse for seks agenturer.

Agenturet har bestræbt sig på at sikre maksimal offentlig omtale af sit budget ved at offentliggøre dette på Internettet (http://www.eu.osha.es).

1.12. Det er korrekt, at der ikke foreligger noget dokument, hvoraf det fremgår, at agenturets bestyrelse har godkendt budgettet for 1996. For at undgå sådanne bemærkninger blev det på mødet i bestyrelsens forretningsudvalg, som blev afholdt den 5. 6. juni 1997, aftalt, at mødereferaterne i tillæg til beskrivelsen af mødets drøftelser også skulle omfatte et dokument, som nærmere redegjorde for de formelle beslutninger, der blev truffet, for derved at gøre lokaliseringen af disse lettere.

1.13. Denne utilstrækkelige anvendelse af bevillinger, som er betydelig under afsnit I, skyldes, at personaleansættelsesprocedurerne, som blev indledt i 1997, ikke var afsluttet før i 1998. Ud fra et økonomisk synspunkt forekommer det logisk, at personaleudgifterne i regnskabsåret 1997 har været lavere end overslagene i budgettet.

Hvad angår afsnit II er afvigelsen mellem forpligtelser og betalinger især begrundet i bestillingerne af edb- og sikkerhedsudstyr, som fandt sted i slutningen af regnskabsåret, og som efter planen skal betales i 1998.

Omfanget af anvendte midler under afsnit III, driftsudgifter, er en direkte konsekvens af personalesituationen i 1997. Niveauet for forpligtelserne har dog været meget højt, og opfyldelsen af kontrakterne om undersøgelser og pilotprojekter vedrørende arbejdsmiljø vil fortsat pågå i løbet af hele 1998.

5. Agenturet ønsker at forsikre om, at det tager alle Revisionsrettens bemærkninger i betragtning med henblik på i sin helhed at overholde de regler, der hidrører fra de finansielle bestemmelser og andre bestemmelser, som agenturet skal underlægge alle sine aktioner.