RÅDETS AFGØRELSE (EU) 2015/355

af 2. marts 2015

om vedtagelse af forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union,

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til den interne aftale mellem repræsentanterne for Den Europæiske Unions medlemsstaters regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering af Den Europæiske Unions bistand i henhold til den flerårige finansielle ramme for perioden 2014-2020 i overensstemmelse med AVS-EU-partnerskabsaftalen samt om tildeling af finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke fjerde del i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde finder anvendelse (1) (i det følgende benævnt »den interne aftale«), særlig artikel 8, stk. 5,

under henvisning til forslag fra Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

Partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 (2) , som ændret første gang i Luxembourg den 25. juni 2005 (3) , og som ændret for anden gang i Ouagadougou den 22. juni 2010 (4) (»AVS-EU-partnerskabsaftalen«), fastsætter, at der skal udarbejdes finansprotokoller for hver femårsperiode.

Repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, vedtog den 26. juni 2013 i overensstemmelse med AVS-EU-partnerskabsaftalen en intern aftale om oprettelsen af Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond, der består af repræsentanter fra medlemsstaternes regeringer.

Forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond bør tage hensyn til de relevante bestemmelser i Rådets afgørelse 2013/755/EU (5) og Rådets forordning (EU) 2015/322 (6) —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond, der er anført i bilaget vedtages hermed.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EUT L 210 af 6.8.2013, s. 1.

(2) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 3.

(3) EUT L 287 af 28.10.2005, s. 4.

(4) EUT L 287 af 4.11.2010, s. 3.

(5) Rådets afgørelse 2013/755/EU af 25. november 2013 om de oversøiske landes og territoriers associering med Den Europæiske Union (»associeringsafgørelse«) (EUT L 344 af 19.12.2013, s. 1).

(6) Rådets forordning (EU) 2015/322 af 2. marts 2015 om gennemførelse af 11. Europæiske Udviklingsfond (EUT L 58 af 3.3.2015, s. 1).

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR DEN EUROPÆISKE UDVIKLINGSFOND

Artikel 1

Sammensætning

Udvalget for Den Europæiske Udviklingsfond (i det følgende benævnt »udvalget«) består af medlemsstaternes delegationer (i det følgende benævnt »delegationerne«) og har Kommissionens repræsentant som formand.

En observatør fra Den Europæiske Investeringsbank (EIB) deltager i udvalgets arbejde i forbindelse med spørgsmål, der angår EIB.

En repræsentant for Generalsekretariatet for Rådet deltager i udvalgets møder som observatør.

Artikel 2

Forelæggelse af spørgsmål for udvalget

1. Spørgsmål forelægges for udvalget i de tilfælde og i henhold til de procedurer, der er fastsat i Rådets forordning (EU) 2015/322 (1) (»forordningen om gennemførelse af 11. EUF«), og navnlig forordningens artikel 7, 9 og 14, samt eventuelt i Rådets afgørelse 2013/755/EU (2) (»associeringsafgørelsen«). Når der er tale om beføjelser, som tillægges udvalget ved associeringsafgørelsen, betegnes det »EUF-OLT-Udvalget«.

2. Foruden de i stk. 1 omhandlede tilfælde, hvor spørgsmål forelægges for udvalget, gælder følgende:

a) Kommissionen offentliggør rettidigt på sit websted afgørelser vedtaget på grundlag af artikel 14 og 15 i forordningen om gennemførelse af 11. EUF og orienterer udvalget i overensstemmelse hermed elektronisk på den hurtigste og mest pålidelige måde

b) Kommissionen underretter udvalget om forsinkelser eller vanskeligheder i forbindelse med gennemførelsen af de årlige handlingsprogrammer, individuelle foranstaltninger og særforanstaltninger, herunder forudgående information om suspensionen og genoptagelsen af budgetstøtteprogrammer, som risikerer at give anledning til væsentlige yderligere forpligtelser eller væsentlige ændringer, der vil kunne medføre obligatorisk forelæggelse af spørgsmål i overensstemmelse med bestemmelserne i forordningen om gennemførelse af 11. EUF.

Artikel 3

Mødeindkaldelse

1. Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat.

2. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål, der henhører under deres respektive beføjelser.

Artikel 4

Dagsorden

1. Formanden udarbejder et forslag til dagsorden og forelægger det for udvalget.

2. Der skelnes i dagsordenen mellem:

a) udkast til foranstaltninger, der skal vedtages af Kommissionen, og som udvalget anmodes om at give udtalelse om efter den procedure, der er fastsat i artikel 14 i forordningen om gennemførelse af 11. EUF

b) andre spørgsmål, der forelægges udvalget til orientering eller med henblik på almindelig drøftelse enten på formandens initiativ eller efter skriftlig anmodning fra et medlem af udvalget.

3. Hver delegation kan anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for udvalgets møder. Relevante oplysninger om disse punkter kan gives mundtligt eller eventuelt skriftligt bagefter.

4. Dagsordenen omfatter godkendelse af referatet af det foregående møde.

5. Mindst hver tredje måned, og når der foreligger nye oplysninger, vedlægges dagsordenen en vejledende langtidsplan for kommende møder. Denne plan indeholder punkter, der forelægges til udtalelse, samt strategiske tværgående EUF-spørgsmål til orientering og/eller drøftelse. Planen indeholder punkter, der forelægges udvalget i løbet af den kommende seksmånedersperiode. Planen angiver så vidt muligt også, hvilke punkter udvalget efter al sandsynlighed vil blive forelagt i den efterfølgende seksmånedersperiode.

Artikel 5

Fremsendelse eller forelæggelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne

1. Formanden sender indkaldelsen og udkastet til dagsorden for mødet samt udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, til udvalgsmedlemmerne i god tid inden mødet under hensyn til, hvor meget sagen haster, og hvor kompleks den er, og under alle omstændigheder senest 21 kalenderdage inden mødedatoen. Andre dokumenter vedrørende mødet, navnlig dokumenter til orientering og drøftelse, skal så vidt muligt fremsendes inden samme frist.

Alle dokumenter fremsendes som fastsat i artikel 15, stk. 2 og 3.

2. I hastetilfælde, og hvis foranstaltningen, der skal vedtages, skal iværksættes straks, kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem afkorte fristen for fremsendelse af dokumenter som omhandlet i stk. 1. Denne frist må ikke være kortere end syv kalenderdage. Kommissionen skal behørigt og skriftligt begrunde sådanne hastetilfælde.

3. I særligt hastende tilfælde i et partnerland eller en partnerregion (f.eks. i tilfælde af alvorlige økonomiske, sociale eller politiske problemer, naturkatastrofer i modtagerlandet og humanitære kriser eller andre eksterne omstændigheder af lignende art, der kræver en meget hurtig indsats) kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ undtagelsesvis fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2. Kommissionen skal behørigt og skriftligt begrunde sådanne særligt hastende tilfælde.

4. Stk. 2 og 3 finder ikke anvendelse på strategidokumenter og flerårige vejledende programmer og justeringen heraf som følge af de midtvejsundersøgelser og afsluttende undersøgelser, der er omhandlet i artikel 7, stk. 2, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF.

5. Når udkast til foranstaltninger fremsendes til udvalget med henblik på en udtalelse efter den mundtlige procedure, underretter delegationerne skriftligt og senest tre hverdage før mødedatoen udvalgets sekretariat om:

a) hvilke punkter de umiddelbart principielt kan godkende og ønsker opført som A-punkt (med eller uden bemærkninger eller anmodning om yderligere oplysninger), og

b) hvilke punkter de ønsker drøftet og opført som B-punkt.

på dagsordenen, jf. artikel 4, stk. 1.

Efter anmodning fra en medlemsstat kan ethvert A-punkt forelægges til drøftelse og overføres til B-punkterne tidligst muligt inden eller i særlige tilfælde på mødet.

Delegationerne fremsætter ligeledes skriftligt eventuelle bemærkninger og anmodninger om yderligere oplysninger så vidt muligt mindst tre hverdage før mødedatoen.

Kommissionen fremsender så vidt muligt yderligere oplysninger og besvarer eventuelle bemærkninger skriftligt og senest én dag før udvalgets møde.

6. I behørigt begrundede særligt hastende tilfælde kan Kommissionen også anvende proceduren som fastsat i artikel 14, stk. 4, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF. I sådanne tilfælde forelægger formanden foranstaltningerne for udvalget inden for 14 dage efter deres vedtagelse med henblik på dets udtalelse.

Artikel 6

Fremsendelse af programmeringsdokumenter til Den Blandede Parlamentariske Forsamling

I overensstemmelse med artikel 7, stk. 1, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF sender udvalgets sekretariat programmeringsdokumenterne til Den Blandede Parlamentariske Forsamling til orientering, samtidig med at de sendes til delegationerne i udvalget.

Artikel 7

Udvalgets udtalelser

1. Når et spørgsmål forelægges for udvalget med henblik på en udtalelse, drøftes det på de betingelser og i henhold til de procedurer, som er fastsat i henholdsvis artikel 14, stk. 3 og 4, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF og i artikel 8, stk. 2 og 3, i den interne aftale mellem repræsentanterne for Den Europæiske Unions medlemsstaters regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering af Den Europæiske Unions bistand i henhold til den flerårige finansielle ramme for perioden 2014-2020 i overensstemmelse med AVS-EU-partnerskabsaftalen samt om tildeling af finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke fjerde del i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde finder anvendelse (3) (i det følgende benævnt »den interne aftale«).

2. Medmindre et medlem af udvalget gør indsigelse, kan formanden uden at holde en formel afstemning fastslå, at udvalget ved konsensus har afgivet en positiv udtalelse om udkastet til foranstaltninger.

3. Når den mundtlige procedure anvendes, og der under mødet foretages en væsentlig ændring af eller tilføjes nye faktuelle elementer til udkastet til foranstaltninger, kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat udsætte afstemningen om et bestemt punkt på dagsordenen til slutningen af mødet eller til et efterfølgende møde.

4. Hvis formanden i henhold til stk. 3 beslutter ikke at imødekomme en anmodning fra en (eller flere) delegation(er) om at udsætte en afstemning, kan den (eller de) anmodende delegation(er) fremsætte et forbehold, som kan trækkes tilbage indtil højst tre hverdage fra den dag, der følger efter mødets afholdelse. Ved udløbet af denne frist protokolleres udvalgets udtalelse som endelig. Kommissionen orienterer medlemsstaterne om den endelige holdning, som den eller de medlemsstater, hvis delegation(er) fremsatte et forbehold i udvalget, har indtaget.

5. Uden at det berører dette stykkes andet afsnit, udsættes afstemningen om et spørgsmål til næste møde, såfremt dokumenterne vedrørende et bestemt punkt på dagsordenen ikke er blevet fremsendt til udvalgsmedlemmerne inden for de frister, der er fastsat i artikel 5, stk. 1 og 2.

Efter forslag fra formanden eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem kan udvalget med simpelt flertal blandt dets medlemmer beslutte at bevare dette punkt på dagsordenen af hensyn til sagens hastende karakter. Den skriftlige procedure som omhandlet i artikel 11 kan eventuelt anvendes.

6. I forbindelse med gennemgangen af årlige eller flerårige handlingsprogrammer kan en delegation anmode om, at et projekt eller et program fjernes fra handlingsprogrammet. Hvis denne anmodning støttes af et blokerende mindretal af delegationerne som fastlagt i artikel 8, stk. 3, i den interne aftale sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, vedtager Kommissionen handlingsprogrammet uden det pågældende projekt eller program. Medmindre Kommissionen i overensstemmelse med de synspunkter, som delegationerne i udvalget har fremsat, ikke ønsker at gå videre med det projekt eller program, der er fjernet, forelægger den det på et senere tidspunkt på ny for udvalget uden for handlingsprogrammet i form af en særskilt foranstaltning, der derefter vedtages af Kommissionen efter proceduren i artikel 14 i forordningen om gennemførelse af 11. EUF.

Artikel 8

Drøftelser

1. En delegation kan når som helst anmode Kommissionen om at give udvalget oplysninger og om en drøftelse af spørgsmål vedrørende de opgaver, som er beskrevet i artikel 3, stk. 3, artikel 7, stk. 2, og artikel 14, stk. 2, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF. En evaluering, herunder henstillinger og opfølgninger, kan også drøftes i udvalget efter anmodning fra en medlemsstat i overensstemmelse med artikel 18, stk. 2, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF. Som fastlagt i artikel 18, stk. 4, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF undersøger Kommissionen fremskridtene med gennemførelsen af 11. EUF, herunder de nationale vejledende programmer, og forelægger Rådet beretninger om gennemførelsen hvert år fra og med 2015. Denne beretning kan også drøftes i udvalget efter anmodning fra en medlemsstat.

2. Sådanne drøftelser kan føre til, at delegationerne udarbejder henstillinger, som Kommissionen skal tage hensyn til. Udvalgets referater skal afspejle de fremsatte indlæg. Et indlæg, som støttes af et kvalificeret flertal af delegationerne som fastsat i artikel 8, stk. 3, i den interne aftale sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, protokolleres som en henstilling.

Artikel 9

Repræsentation og beslutningsdygtighed

1. Hver delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat bestemmer selv sammensætningen af sin delegation og underretter formanden herom.

2. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af ikkestatslige eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat.

I rimelig tid og under alle omstændigheder senest fem kalenderdage inden datoen for et møde skal formanden underrettes om følgende:

a) hver delegations sammensætning, medmindre formanden allerede kender sammensætningen

b) navnene på alle de eksperter, der ledsager delegationerne, og de pågældendes stilling samt årsagerne til, at deres tilstedeværelse er påkrævet.

Hvis formanden ikke inden det pågældende møde gør indsigelse mod, at en ekspert deltager, anses tilladelsen for givet.

Forud for mødet orienterer formanden delegationerne om en ikkestatslig eksperts deltagelse og angiver, hvilken organisation denne repræsenterer.

3. En delegation kan om nødvendigt repræsentere højst én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt før mødets begyndelse af den delegation, der lader sig repræsentere.

4. Udvalget er beslutningsdygtigt, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, som kræves for, at udvalget kan afgive udtalelse med kvalificeret flertal i overensstemmelse med artikel 14, stk. 3 og 4, i forordningen om gennemførelse af 11. EUF.

Artikel 10

Tredjeparter og eksperter

1. Repræsentanter for tiltrædende lande indbydes til at deltage i udvalgets møder fra datoen for undertegnelsen af tiltrædelsestraktaten.

2. Formanden kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem beslutte at indbyde repræsentanter for andre tredjeparter eller andre eksperter til at udtale sig om særlige punkter på udvalgets dagsorden. Et simpelt flertal af medlemsstater kan imidlertid modsætte sig, at de deltager i mødet.

3. De i stk. 1 og 2 omhandlede repræsentanter for tredjeparter og eksperter og de i artikel 9, stk. 2, omhandlede eksperter overværer ikke og deltager ikke i udvalgets afstemninger.

Artikel 11

Skriftlig procedure

1. Formanden kan i behørigt begrundede tilfælde indhente udvalgets udtalelse efter en skriftlig procedure. Formanden meddeler udvalgets medlemmer forslag til udkast til foranstaltninger og fastsætter en tidsfrist for afgivelse af en udtalelse under hensyntagen til, hvor meget sagen haster.

Delegationerne har 21 kalenderdage til at tage stilling til forslagene regnet fra deres afsendelse. Delegationer i udvalget, der ikke inden for den frist, der er fastsat i meddelelsen, har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig, anses for at have tiltrådt forslaget.

I hastende eller særligt hastende tilfælde i et partnerland eller en partnerregion anvendes de samme frister som i artikel 5, stk. 2 og 3. Kommissionen skal behørigt og skriftligt begrunde sådanne hastende eller særligt hastende tilfælde.

2. Hvis et udvalgsmedlem imidlertid anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et møde, afsluttes den skriftlige procedure, og de foreslåede foranstaltninger behandles på næste møde.

3. Kommissionen informerer straks og under alle omstændigheder senest syv kalenderdage efter fristens udløb skriftligt udvalgsmedlemmerne om udfaldet af den skriftlige procedure.

Artikel 12

Sekretariat

Kommissionens tjenestegrene varetager udvalgets sekretariatsopgaver.

Artikel 13

Mødereferater

Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde med angivelse af de udtalelser, der er afgivet om de foreslåede foranstaltninger, og de holdninger, der er givet udtryk for på mødet. Referatet sendes straks og om muligt senest 14 dage efter mødet til udvalgsmedlemmerne. For møder, som afholdes med højst fire ugers mellemrum, sendes referatet mindst syv kalenderdage inden det kommende møde.

Delegationerne sender eventuelle skriftlige bemærkninger til referatet til formanden. Udvalget informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i udvalget. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet.

Artikel 14

Deltagerliste

1. Ved hvert møde udarbejder formanden en deltagerliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som deltagerne henhører under, og uddeler den til deltagerne under det pågældende møde.

2. Ved indledningen af hvert møde skal delegationer, hvis deltagelse i arbejdet udgør en interessekonflikt i forbindelse med et bestemt punkt på dagsordenen, informere formanden herom. Endvidere skal personer udpeget af medlemsstaterne samt eksperter, der af formanden har fået tilladelse til at deltage i mødet, jf. artikel 9, stk. 2, og artikel 10, stk. 2, og de repræsentanter for tredjeparter, der er indbudt til at deltage i mødet, jf. artikel 10, informere formanden om eventuelle interessekonflikter i forbindelse med et bestemt punkt på dagsordenen.

Hvis der består en sådan interessekonflikt, forlader den pågældende person mødet efter anmodning fra formanden, mens det pågældende punkt på dagsordenen behandles.

Artikel 15

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende udvalget sendes til Kommissionen stilet til udvalgets sekretariat.

2. Korrespondance, som sekretariatet sender til delegationerne, sendes elektronisk til den pågældende medlemsstats faste repræsentation på den hurtigste og mest pålidelige måde. Når en fast repræsentation oplyser en specifik central elektronisk adresse til Kommissionen til brug for korrespondance vedrørende udvalgets arbejde, anvendes denne adresse til korrespondancen. Herudover kan korrespondance sendes direkte til de personer, som medlemsstaterne har udpeget til at repræsentere dem i udvalget.

3. Med undtagelse af særlige tilfælde foregår korrespondancen mellem Kommissionen og delegationerne ved hjælp af elektroniske hjælpemidler stillet til rådighed af Kommissionen.

Artikel 16

Aktindsigt og fortrolighed

1. Anmodninger om aktindsigt i udvalgets dokumenter behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (4). Kommissionen træffer afgørelse om anmodninger om aktindsigt i disse dokumenter, jf. dens forretningsorden (5). Hvis anmodningen er stilet til en medlemsstat, anvender den pågældende medlemsstat artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Udvalgets drøftelser er fortrolige.

3. Dokumenter, der sendes til udvalgsmedlemmerne, eksperter og repræsentanter for tredjeparter, er fortrolige, medmindre der er givet aktindsigt i disse dokumenter i medfør af stk. 1, eller Kommissionen på anden vis har offentliggjort dem.

4. Udvalgsmedlemmerne, eksperter og repræsentanter for tredjeparter skal overholde kravene om fortrolighed i denne artikel. Formanden tilser, at eksperter og repræsentanter for tredjeparter oplyses om de fortrolighedskrav, som de pålægges.

Artikel 17

Beskyttelse af personoplysninger

Udvalgets og dets arbejdsgruppers behandling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6), idet formanden er ansvarlig herfor og fungerer som registeransvarlig, jf. nævnte forordnings artikel 2, litra d).

Artikel 18

Udgifter til afholdelse af møder mv.

1. Udgifter til afholdelse af møder, herunder rejseudgifter for én deltager pr. medlemsstat, afholdes af Kommissionen.

Kommissionen afholder, hvis de foreliggende bevillinger tillader det og inden for rammerne heraf, rejseudgifterne for to medlemmer af de delegationer, der anmoder herom.

2. Kommissionen stiller de lokaler og det udstyr, der er nødvendigt for udvalgets arbejde, til rådighed.

(1) Rådets forordning (EU) 2015/322 af 2. marts 2015 om gennemførelse af 11. Europæiske Udviklingsfond (EUT L 58 af 3.3.2015, s. 1).

(2) Rådets afgørelse 2013/755/EU af 25. november 2013 om de oversøiske landes og territoriers associering med Den Europæiske Union (»associeringsafgørelse«) (EUT L 344 af 19.12.2013, s. 1).

(3) EUT L 210 af 6.8.2013, s. 1.

(4) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43).

(5) Kommissionens forretningsorden (K(2000) 3614) (EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26).

(6) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).