BERETNING om efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts forvaltning i regnskabsåret 1995 med Instituttets svar (96/C 394/02)

INDHOLD

Punkt Side

1. INDLEDNING . 1.1-1.2 7

2. FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1995 . 2.1-2.13 7

Den administrative forvaltning . 2.1-2.2 7

Budgetforvaltning og regnskaber . 2.3-2.13 8

3. INSTITUTTETS AKTIVITET I 1995 . 3.1-3.3 8

4. EFFEKTIVITETEN AF INSTITUTTETS FORVALTNING I 1995 . 4.1-4.8 9

Udviklingen i driftsbetingelserne . 4.1-4.2 9

Forvaltningssystemer og -procedurer . 4.3-4.5 9

De interne kontrolsystemer og -procedurer . 4.6 9

Udgiftsstyring . 4.7-4.8 9

5. KONKLUSION . 5 9

BILAG . 11

Svar fra Det Europæiske Monetære Institut . 12

1. INDLEDNING

1.1. Regnskaberne for Det Europæiske Monetære Institut (EMI) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 1995, blev godkendt af Rådet for EMI den 6. februar 1996 og offentliggjort i april 1996, efter at de var revideret og påtegnet uden forbehold den 14. februar 1996 af et privat revisionsfirma. Denne beretning omhandler resultaterne af den revision, Retten har foretaget inden for rammerne af efterprøvningen af effektiviteten af EMI's forvaltning i regnskabsåret 1995, som er det andet år i Instituttets levetid.

1.2. Rådet for EMI er Instituttets budgetmyndighed og består i medfør af artikel 9 i statutten af formanden og cheferne for de nationale centralbanker. En af disse chefer er næstformand. Instituttet er underlagt de finansielle bestemmelser, der er indeholdt i statutten, og som er nærmere omhandlet i beslutninger truffet af Rådet for EMI.

2. FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1995

Den administrative forvaltning

2.1. Mens 1994 var præget af, at Instituttet var under etablering, konsoliderede EMI sin stilling i 1995, hvor hovedparten af de organisatoriske strukturer var etableret. Strukturerne blev således styrket i løbet af 1995, og procedurerne tog en mere endelig og hensigtsmæssig form.

2.2. EMI's faste medarbejderstab steg fra 127 ansatte (formanden og 126 ansatte) pr. 31. december 1994 til 193 ansatte pr. 31. december 1995. Pr. denne dato var seks ansat som seniorledere (iberegnet formanden), 26 som ledere, mens 81 var fageksperter, og 80 var ansat i servicefunktioner. I løbet af 1995 blev der rekrutteret 73 og syv sagde op. I gennemsnit var der 166 fastansatte i 1995.

Budgetforvaltning og regnskaber

2.3. I 1995 beløb de samlede udgifter sig til 32,6 mio. ECU over for et budgetoverslag på 42,4 mio. ECU. Et nettobeløb på 9,8 mio. ECU svarende til 23 % blev således ikke udnyttet. Denne difference skyldes primært, at udgifterne var lavere end forventet til følgende kategorier: personaleomkostninger (2,9 mio. ECU svarende til 15,7 %), investeringer (2,8 mio. ECU svarende til 48 %), udgifter i forbindelse med tjenesterejser og installering af personale (2,3 mio. ECU svarende til 55,7 %) og udgifter i forbindelse med biblioteket, møder og konferencer (1,9 mio. ECU svarende til 51,1 %).

2.4. Differencen i personaleomkostningerne skyldes hovedsagelig, at der i årets første tre måneder ikke blev rekrutteret så mange medarbejdere som forventet, og at udgifterne til udlandstillæg og bosættelsesgodtgørelser var lavere end anslået.

2.5. Niveauet for investeringer var 1,3 mio. ECU lavere end anslået, hvilket primært skyldes, at der blev indkøbt færre computere og mindre software end forventet som følge af, at interne projekter blev udskudt. Udgifterne til installering og til teknisk udstyr til bygningen var 0,9 mio. ECU lavere end anslået.

2.6. Selv om den samlede udnyttelsesgrad for budgettet var på 77 %, forekom der mindre overskridelser af bevillingerne på budgetposterne vedrørende kommunikation (som følge af yderligere investeringer), honorarer (fordi det blev besluttet at bogføre visse udgifter som omkostninger i stedet for som anlægsaktiver og diverse administrationsomkostninger (som følge af de tyske skattemyndigheders beslutning om begrænset momsrefusion).

2.7. EMI's balance pr. 31 december 1995 (tabel i bilag 1) viser først aktiver og passiver vedrørende Instituttets aktiviteter i forbindelse med Det Europæiske Monetære System (EMS). På aktivsiden er opført en guld- og dollarbeholdning på 54 220 mio. ECU, og på passivsiden er der opført et tilsvarende beløb i ecu, der er udstedt til EU-medlemsstaternes centralbanker. Balancen viser derefter aktiver og passiver vedrørende EMI's øvrige aktiviteter, der beløber sig til 639 mio. ECU over for 20,7 mio. ECU pr. 31. december 1994.

2.8. Denne stigning skyldes næsten udelukkende de bidrag på 605,4 mio. ECU, som Instituttet modtog fra de nationale centralbanker i januar 1995 i medfør af artikel 16.2 i statutten for EMI. 597,2 mio. ECU af disse 605,4 mio. ECU blev placeret i tidsindskud i en fast periode på tre år for at skabe den nødvendige indtægt til dækning af EMI's administrationsomkostninger.

2.9. De øvrige væsentlige elementer er på aktivsiden en likvid beholdning på 31,8 mio. ECU og materielle aktiver for 8,8 mio. ECU. Ud over bidragene fra EU-medlemsstaternes centralbanker omfatter passiverne vedrørende Instituttets øvrige aktiviteter hovedsagelig en gæld på 3,5 mio. ECU, hensættelser for 7,2 mio. ECU og regnskabsårets overskud, der beløber sig til 12,5 mio. ECU.

2.10. Det fremgår af resultatopgørelsen (tabel i bilag 2, som indeholder en opstilling, der er tilpasset med henblik på nærværende beretning), at investeringerne har givet et renteafkast på 45,4 mio. ECU. Regnskabsårets omkostninger beløb sig i alt til 33,3 mio. ECU, hvoraf 18,4 mio. ECU er personaleomkostninger, 12,4 mio. ECU øvrige administrationsomkostninger og 2,5 mio. ECU afskrivninger på materielle aktiver. Under hensyntagen til de ekstraordinære indtægter på 0,4 mio. ECU, som hidrører fra tilbageførsel af uudnyttede hensættelser i regnskabsåret 1994, beløber differencen mellem indtægter og omkostninger sig til 12,5 mio. ECU. Rådet for EMI besluttede på mødet den 5. marts 1996 at overføre hele dette beløb til den almindelige reservefond.

2.11. Posten »direkte personaleomkostninger« er steget i forhold til sidste år. Dette skyldes, at medarbejderstaben er blevet udvidet, hvilket dels har resulteret i øgede udgifter til lønninger og godtgørelser m.v. til personalet (12,9 mio. ECU i 1995 mod 2,8 mio. ECU i 1994), dels øgede udgifter til arbejdsgiverbidrag til pensions-, syge- og ulykkesforsikring (2,1 mio. ECU mod 0,4 mio. ECU).

2.12. Posten »øvrige personaleomkostninger« omfattede i 1994 udgifter til personale ansat af Den Internationale Betalingsbank (BIS), som BIS fakturerede EMI. Det er årsagen til, at denne post er formindsket i 1995.

2.13. Under posten »øvrige administrationsomkostninger« (12,4 mio. ECU i 1995 mod 9,0 mio. ECU i 1994) er omkostningerne i forbindelse med driften af bygningen (husleje, indretning, inventar og installationer m.m.) steget fra 3,2 mio. ECU til 8,0 mio. ECU. Denne difference skyldes primært, at udgifterne til leje af bygningen i 1995 omfatter et helt år.

3. INSTITUTTETS AKTIVITET I 1995

3.1. Ud over årsberetningen for 1995, der blev offentliggjort i april 1996, har EMI udarbejdet beretninger og en lang række dokumenter i de arbejdsgrupper og underkomitéer, som er nedsat som et led i samarbejdet med de nationale centralbanker om forberedelse af tredje fase i Den Økonomiske og Monetære Union. Disse arbejdsgrupper og underkomitéer behandler forberedende undersøgelser og analytiske informationsdokumenter, der er udarbejdet af Instituttets medarbejdere, som også udarbejder arbejdsgruppernes og underkomitéernes endelige beretninger.

3.2. To af de dokumenter, der blev offentliggjort i 1995, har særlig betydning, fordi de vedrører EMI's overordnede mål. Det ene er beretningen om de fremskridt, der er gjort i retning af konvergens, og som blev offentliggjort i november 1995 i overensstemmelse med artikel 7 i statutten. Det andet er EMI-rapporten »Overgangen til den fælles valuta«, der ligeledes blev offentliggjort i november 1995, og som er udarbejdet på opfordring af Det Europæiske Råd forsamlet i Cannes i juni 1995. Kommissionen har i stor udstrækning taget indholdet af denne rapport til efterretning, og på Det Europæiske Råd i Madrid i december 1995 vedtoges forslaget om overgangsscenariet til den fælles valuta, der følger Instituttets forslag.

3.3. I henhold til artikel 109 F, stk. 6, andet afsnit, og artikel 5.3 i statutten skal Instituttet høres af Rådet eller af myndighederne i EU-medlemsstaterne om alle forslag til fællesskabsretsakter eller nationale retsforskrifter inden for dets kompetenceområde. I 1995 modtog EMI 18 anmodninger om høring. Instituttet afholdt endvidere omkring ti konferencer og seminarer i 1995. Endelig har højere læreranstalter og politiske og faglige organisationer i stadigt stigende grad benyttet EMI's personale som foredragsholdere om Den Økonomiske og Monetære Union og indførelsen af den fælles valuta.

4. EFFEKTIVITETEN AF INSTITUTTETS FORVALTNING I 1995

Udviklingen i driftsbetingelserne

4.1. I løbet af regnskabsåret 1995 nåede EMI op på det planlagte antal medarbejdere, og Instituttet kunne derfor hellige sig sine operationelle opgaver fuldt ud og samtidig fastlægge de endelige strukturer og procedurer. Forvaltningsvilkårene er således betydeligt forbedret i forhold til sidste regnskabsår. Samtidig har udgiftsniveauet nærmet sig niveauet for et driftsår med fuld bemanding.

4.2. Under hensyntagen til disse forhold reviderede Retten systemerne og procedurerne og foretog transaktionstest. Resultaterne af revisionen og disse test var generelt tilfredsstillende. Systemerne og procedurerne kan imidlertid forbedres på en række områder, og Retten har derfor fremsendt en række bemærkninger og henstillinger til EMI's ledelse. Nogle af disse bemærkninger og henstillinger skal omtales i denne beretning.

Forvaltningssystemer og -procedurer

4.3. Ved udgangen af regnskabsåret 1995 var procedurerne for indkøb og informationssystemernes sikkerhed endnu ikke officielt fastlagt. Eftersom disse procedurer har stor betydning, bør det ske så hurtigt som muligt.

4.4. Instituttet har endnu ikke fastlagt nogen form for procedure for fysisk statusopgørelse over anlægsaktiver. EMI bør snarest muligt fastlægge en sådan procedure, eftersom alle eller dele af Instituttets anlægsaktiver eventuelt vil blive overdraget til den kommende Europæiske Centralbank.

4.5. Proceduren for udbetaling af lønninger er behæftet med den svaghed, at lønberegning og bemyndigelse til udbetaling af lønninger ikke er to fuldstændigt adskilte funktioner. Instituttet bør derfor afhjælpe denne svaghed.

De interne kontrolsystemer og -procedurer

4.6. De forskellige tjenester, der foretager den interne kontrol, såsom finanskontrollen, den juridiske tjeneste og det interne revisionsorgan, har ikke koordineret deres arbejde tilstrækkeligt. EMI bør derfor definere disse tjenesters opgaver mere præcist og planlægge dem nøjere, navnlig under hensyntagen til, at de skal være indbyrdes komplementære, og den forudgående kontrol bør suppleres med uafhængig efterfølgende kontrol.

Udgiftsstyring

4.7. Udnyttelsesgraden for budgettet for 1995 lå på 77 %. Et beløb på 9,8 mio. ECU blev således ikke udnyttet. Under sådanne omstændigheder kan den ansvarlige for en afdelings budget uden problemer udligne en overskridelse af bevillingerne på én enkelt budgetpost ved at trække på uudnyttede bevillinger på andre budgetposter. Der bør sikres den nødvendige budgetdisciplin ved, at der opstilles en række klare regler for godkendelse af overførsler mellem budgetposter og af fremførsel af budgetmidler fra et regnskabsår til et andet. Der findes imidlertid endnu ikke formelle regler på dette område.

4.8. Ved revisionen af systemet for afregning af tjenesterejseudgifter med faste beløb konstaterede Retten, at det nuværende system er for dyrt for Instituttet, fordi de faste beløb er for høje. Retten mener derfor, at systemet bør tages op til revision.

5. KONKLUSION

Sammenlignet med sidste regnskabsår er EMI's forvaltning blevet forbedret i 1995 på det organisatoriske plan. Driften af Instituttet har således generelt været tilfredsstillende, men det er fortsat nødvendigt at forbedre visse procedurer, navnlig de administrative procedurer, den interne kontrol, budgetforvaltningen og systemet for afregning af tjenesterejseudgifter.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 21. november 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

BILAG 1

>TABELPOSITION>

BILAG 2

>TABELPOSITION>

SVAR FRA DET EUROPÆISKE MONETÆRE INSTITUT

Det Europæiske Monetære Institut noterer sig, at efterprøvningen af effektiviteten af dets forvaltning i regnskabsåret 1995 generelt har givet et tilfredsstillende resultat. Instituttet har efter afslutningen af regnskabsåret 1995 fortsat sine bestræbelser på at forbedre og konsolidere sine systemer og procedurer og har i den forbindelse taget hensyn til alle Rettens bemærkninger og henstillinger, som det hilser velkommen.