Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering (London) for regnskabsåret, der afsluttedes den 31. december 1999, med agenturets svar

(2000/C 373/03)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til styrelsen for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering i henhold til artikel 57, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Agenturets direktør er i overensstemmelse med artikel 57, stk. 7, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 57, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE AGENTUR FOR LÆGEMIDDELVURDERING (LONDON) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analytisk regnskab

5. Som Retten påpegede sidste år, bør et forslag om ændring af forordningen om agenturets gebyrer baseres på omkostningerne ved det ydede arbejde(3). Styrelsen har nedsat en arbejdsgruppe vedrørende analytisk regnskab. Agenturet har indført en ordning for fordeling af personalets arbejdstid på de forskellige aktiviteter. Ordningen bygger på aktivitetsbaseret omkostningsberegning, og på dette grundlag er personaleomkostningerne blevet fordelt på aktiviteterne. Nogle andre budgetposter (ikke betalinger) var fordelt mere eller mindre arbitrært, og nedskrivninger af teknisk udstyr og tekniske anlæg var ikke beregnet.

6. Man ville få et moderne forvaltningsredskab, der også kan være et solidt grundlag for Rådets fremtidige fastsættelse af gebyrerne, ved at integrere det analytiske regnskab i et almindeligt regnskabssystem eller et budgetregnskabssystem i stedet for den metode, der nu anvendes. Det ville også være et godt grundlag for at tilskynde medlemsstaterne til at indføre et tilsvarende system, der kan sikre, at vurderingsomkostningerne beregnes præcist. I dag anser styrelsen det for tilstrækkeligt, at medlemsstaterne kun indsender et omkostningsoverslag.

Det almindelige regnskab

7. For at undgå år 2000-problemer i det gamle regnskabssystem havde man planlagt at indføre et kommercielt system i begyndelsen af år 2000. Forsinkelser og unødigt komplicerede procedurer har bevirket, at det nye system endnu ikke er blevet installeret.

Udbudsprocedurer

8. Den anvisningsberettigede godkendte kontrakter på grundlag af udbud, som Kommissionen havde iværksat, efter at agenturets Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter havde afgivet en positiv udtalelse. Hverken udbudsmaterialet i forbindelse med de pågældende indkøb eller kontrakterne, som Kommissionen havde undertegnet, indeholdt bestemmelser om, at de decentrale organer skulle gennemføre denne procedure. Retten mener ikke, at agenturets godkendelse var i overensstemmelse med gældende bestemmelser.

9. Den anvisningsberettigede indgik i nogle tilfælde kontrakter på grundlag af en positiv udtalelse fra Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter, hvor nogle bud var blevet udelukket på et ukorrekt grundlag, fordi der havde været problemer med udformningen af udbuddet og opfordringen til at afgive bud. Heller ikke i disse tilfælde burde agenturet have indgået en kontrakt. Det bør ikke gentage sig, og derfor bør meddelelser om udbud forelægges for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter, før de offentliggøres i EFT, og opfordringer til at afgive bud bør også forelægges for udvalget, før de udsendes.

Finansforordning

10. I henhold til den tidligere gældende finansforordning skulle udgifterne opføres i regnskaberne med deres fulde beløb inkl. moms. Når momsrefusionen var inkasseret, kunne den genanvendes i henhold til finansforordningens artikel 27. Det var praksis i alle Unionens institutioner og organer, indtil finansforordningen blev ændret ved udgangen af 1998(4). Efter ændringen skal udgifterne konteres med beløbet ekskl. moms. De gamle bestemmelser finder dog stadig anvendelse på de decentrale organer, der endnu ikke har ændret deres finansielle bestemmelser. Retten henstiller derfor, at agenturet tilpasser sine finansielle bestemmelser til finansforordningen.

Vedtaget af revisionsretten i Luxembourg på mødet den 18. maj 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 214 af 24.8.1993, s. 18.

(2) I overensstemmelse med artikel 57, stk. 9, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 er regnskabet for alle agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 20. marts 2000, sendt til agenturets styrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 22. marts 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT C 372 af 22.12.1999, s. 15.

(4) Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

Tabel 1

Balance pr.31. december 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Regnskab over indtægter og udgifter for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

EMEA noterer sig Rettens udtalelse om, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige. EMEA ønsker at afgive svar på Rettens bemærkninger (afsnit 5 til 10).

Omkostningsberegningssystem

5. Agenturet er enigt i, at revisionen af forordningen om gebyrer skal baseres på omkostningerne ved det ydede arbejde. EMEA har derfor oprettet et omkostningsberegningssystem, hvorved dets aktiviteter i overensstemmelse med agenturets arbejdsprogram er samlet i 10 kapitler med yderligere underinddelinger til de forskellige aktiviteter i hver samlet kapitelgruppe. Disse grupper er igen forbundet med den indtægtskilde, der finansierer dem. Bestyrelsen har godkendt det omkostningsberegningssystem, som EMEA anvender, og som nu er fuldt ud gennemført.

EMEA's ansatte registrerer dagligt deres arbejdstid i overensstemmelse med denne aktivitetsstruktur i blokke a 15 minutter. Derved opnås der et detaljeret billede af den tid, der anvendes på hver aktivitet. På grundlag af den tid, i løbet af hvilken der er udført arbejde i hele agenturet, foretages der en nøjagtig registrering af de faktiske omkostninger ved arbejde, der omfatter gebyraktiviteter, og arbejde, der omfatter aktiviteter, som skal dækkes af tilskuddet over De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Personale- og driftsomkostningerne tegner sig for tilsammen 82 % af budgettet og konteres direkte under den aktivitet, de støtter. Omkostningerne til ejendomme og materiel udgør 18 % af budgettet, hovedsagelig husleje og serviceomkostninger. 60 % af disse ejendomsomkostninger er opført som indirekte omkostninger under personale, og 40 % er opført under delegerede og eksperter. Denne procentvise fordeling er blevet undersøgt og godkendt af bestyrelsen.

Konsekvenserne af at nedskrive teknisk udstyr og tekniske anlæg er begrænsede. De gældende finansielle bestemmelser i EU foreskriver ikke afskrivninger over perioder ud over et år. EMEA vil dog af hensyn til omkostningsberegningen undersøge muligheden for at afskrive teknisk udstyr og tekniske anlæg over aktivernes anslåede levetid.

6. EMEA's bestyrelse nedsatte en arbejdsgruppe vedrørende omkostningsberegning i 1999. Denne gruppe har udarbejdet en metode til indsamling af oplysninger med henblik på at beregne omkostningerne til det arbejde, der udføres af de nationale kompetente myndigheder for EMEA.

Denne gruppe vedrørende omkostningsberegning er nået til enighed om de fornødne oplysningers art og form. De nationale kompetente myndigheder er, hvor disse data foreligger, begyndt at indsamle de ønskede oplysninger på grundlag af de faktiske omkostninger. Der er i nogle få medlemsstater ved at blive udarbejdet omkostningsberegningssystemer, som svarer til EMEA's system. Gruppen vedrørende omkostningsberegning vil nærmere undersøge de oplysninger, som afgives i 2000 og 2001.

Det almindelige regnskabssystem

7. Den vigtigste begrundelse for at anskaffe et nyt hovedbogholderiprogram er at sammenkoble SI2-budgetregnskabssystemet med britisk banksoftware. Forslaget om at anskaffe programmet blev fremsat i 1999, og forsinkelsen skyldtes behovet for at få udlæsningsdataene behørigt præciseret i SI2. Kontrakten om et nyt alment bogholderi, SAGE, blev undertegnet i marts 2000. Installeringen fandt sted i april 2000.

Udbudsprocedurer

8. Det har efter aftale med Kommissionens tjenestegrene været praksis i mange agenturer at udnytte resultaterne af Kommissionens udbud og rammeaftaler. EMEA var ikke tidligere blevet gjort opmærksom på, at proceduren ikke var i overensstemmelse med de gældende bestemmelser.

Forsvarlig økonomisk forvaltning ville betyde, at små EU-agenturer skulle drage fordel af resultaterne af Kommissionens udbud og dermed af Kommissionens købekraft, som giver betragtelige besparelser ved køb af varer og tjenesteydelser. Kommissionen er på de regelmæssige møder mellem Kommissionen og EU-agenturerne blevet anmodet om at inddrage agenturerne i Kommissionens udbudsbetingelser, og vi håber, at dette formelt vil løse problemet.

9. EMEA erkender, at det ville være et godt princip, at Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter blev hørt om udbudsbekendtgørelser forud for offentliggørelsen. EMEA har derfor besluttet ufortøvet at indføre denne praksis.

Moms

10. EMEA er bekendt med ændringen i behandlingen af momsbeløb i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskaber. I modsætning til situationen i mange EU-lande skal EMEA betale moms og får senere denne moms refunderet af de britiske myndigheder. Agenturet vil tage situationen op til fornyet overvejelse og fremsætte forslag om passende ændringer af sin finansforordning i tillæg til andre ændringer, som kan blive nødvendige efter den generelle reform af de finansielle procedurer og budgetbehandlingen i EU. Retten vil naturligvis blive hørt om alle ændringer i overensstemmelse med den almindelige procedure.