Revisionsrettens beretning

om effektiviteten af Den Europæiske Centralbanks forvaltning i regnskabsåret 1999, med Den Europæiske Centralbanks svar

(2001/C 47/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

INDLEDNING

1. I henhold til Rettens mandat vedrørende Den Europæiske Centralbank (ECB) skal den foretage en "efterprøvning af, hvor effektiv ECB's forvaltning er i operationel henseende"(1). ECB erstattede Det Europæiske Monetære Institut (EMI) den 1. juni 1998(2). Regnskaberne for ECB for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 1999, blev godkendt af styrelsesrådet den 16. marts 2000 og offentliggjort i april 2000(3), efter at de var revideret og attesteret uden forbehold den 1. marts 2000 af en ekstern revisor.

2. ECB er underlagt de finansielle bestemmelser i ECB-statutten samt de regnskabsprincipper, der er fastlagt af styrelsesrådet, som er ECB's budgetmyndighed. I overensstemmelse med artikel 112 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab består styrelsesrådet af de seks medlemmer af direktionen og de 11 chefer for de nationale centralbanker i de medlemsstater, der har vedtaget at indføre euroen.

3. 1999 var det første år, ECB fungerede som centralbank, og det begyndte med indførelsen af euroen den 1. januar 1999. I overensstemmelse med traktatens artikel 105, stk. 2, er ECB's grundlæggende opgaver at formulere og gennemføre Fællesskabets monetære politik, foretage transaktioner i udenlandsk valuta, besidde og forvalte medlemsstaternes officielle valutareserver og fremme betalingssystemernes smidige funktion. Som et led i sine rådgivende funktioner forelægger ECB udtalelser for de relevante fællesskabsinstitutioner eller -organer eller nationale myndigheder om spørgsmål inden for dens kompetenceområder i henhold til bestemmelserne i traktatens artikel 105, stk. 4.

FORVALTNINGENS EFFEKTIVITET I 1999

Budgetforvaltning og tilsyn med budgetgennemførelsen

4. Under udarbejdelsen af budgettet blev der inkluderet store sikkerhedsmarginer for mange af de planlagte udgifter, og det oprindelige budget blev således fastlagt til 188,6 millioner euro(4). Selv om det fremgik af den halvårlige gennemgang af 1999-budgettet, at 26 millioner euro ikke ville blive udnyttet(5), blev budgettet ikke ændret i overensstemmelse hermed. Styrelsesrådet tog til efterretning, at direktionen havde til hensigt at betragte det nye overslag for 1999, det vil sige 163,7 millioner euro i samlede udgifter, som et "internt budgetloft". Der blev ikke foretaget en formel ændring af budgettet.

5. De samlede udgifter beløb sig til 152,0 millioner euro i 1999, det vil sige 93 % af det halvårlige overslag på 163,7 millioner euro, men kun 80 % af det endelige ændrede budget (189,6 millioner euro). Under sådanne betingelser kan budgettet ikke fungere som et strategisk redskab, der kan anvendes til at forvalte og kontrollere udgifterne effektivt.

Interne kontrolsystemer

6. Med undtagelse af dokumenter, der underskrives af formanden, skal der i henhold til statutten(6) to underskrifter til, for at ECB kan indgå kontrakter eller afgive ordrer om levering af varer og tjenesteydelser. Betalingsproceduren er fastlagt i ECB's interne bestemmelser, som giver lederne af budgetenhederne, det vil sige personer, som er ansvarlige for en bestemt del af budgettet, en helt afgørende rolle. Lederne af budgetenhederne godkender betalingen af en faktura efter først at have kontrolleret, at den stemmer overens med forpligtelsen (beløb, varer eller tjenesteydelser). Godkendelsen og betalingen kræver ikke to underskrifter.

7. Der er ikke installeret et informationssystem, hvor forpligtelserne registreres, og den eneste efterprøvelse af, om forpligtelsen og betalingen stemmer overens, er derfor den, som lederne af budgetenhederne foretager manuelt. Der bør indføres en ordning, som sikrer, at den nødvendige kontrol foretages i alle tilfælde, før betalingerne gennemføres. Det nuværende system samt det, at budgettet ikke er bindende (jf. punkt 5), betyder, at udgifterne er forbundet med risici.

8. I 1999 gjorde ECB fortsat brug af konsulentfirmaer til at udvikle større projekter. I forbindelse med FCRS-projektet (Foreign Currency Reserves Subledger - jf. også Rettens bemærkninger i beretningerne om forvaltningen i regnskabsårene 1997 og 1998(7)) ansatte ECB konsulenter fra et firma på kontrakter, som blev fornyet flere gange. I 1999 betalte ECB 1,8 millioner euro til dette firma til dækning af omkostninger til konsulenthjælp til projektet, og heraf var ca. 0,7 millioner euro honorar til en enkelt konsulent. Fra januar til november 1999 fakturerede denne konsulent næsten hver uge 60 timer til en takst på 255 euro i timen, som senere steg til 306 euro i timen. Det svarer til det antal timer, der maksimalt kunne faktureres i henhold til kontrakten. Siden 1997 var der brugt mere end 5,6 millioner euro, men projektet var stadig ikke fuldt ud gennemført ved udgangen af 1999. Det er et godt eksempel på, hvor vigtigt det er, at man fremover undgår at indgå kontrakter på ubestemt tid om levering af ydelser til høje takster, uden at der forinden er fastsat mål, som konsulenterne klart har forpligtet sig til at gennemføre inden for en bestemt tidsramme.

Personale

9. I løbet af 1999 blev der ansat yderligere 242 personer, og 44 forlod Banken. Ved udgangen af 1999 var der 732 ansatte, heraf 55 i ledende stillinger.

10. I overensstemmelse med artikel 12, stk. 3, i statutten vedtog styrelsesrådet i juli 1998 en forretningsorden(8). Ifølge denne skal "ansatte udvælges, ansættes og forfremmes under behørig hensyntagen til principperne om faglige kvalifikationer, åbenhed, gennemsigtighed, lige muligheder og ikke-diskriminering. Reglerne og procedurerne for ansættelse og intern forfremmelse angives nærmere i et administrativt cirkulære". Dette cirkulære er endnu ikke indført, og det kan derfor ikke vurderes, om disse principper er anvendt.

KONKLUSION

11. Som Retten allerede gjorde opmærksom på i beretningerne om efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts forvaltning i regnskabsårene 1996 og 1997(9), bør budgetoverslagene og -forvaltningen forbedres væsentligt, så budgettet kan fungere som et effektivt redskab til kontrol og forvaltning. Når overslagene viser, at betydelige beløb ikke vil blive udnyttet, bør styrelsesrådet foretage en formel ændring af budgettet (jf. punkt 4 og 5). Svaghederne ved budgetprocedurerne kombineret med, at der ikke findes et system, som i hvert enkelt tilfælde sikrer, at der er overensstemmelse mellem forpligtelserne og de efterfølgende betalinger, betyder, at der er risici forbundet med udgifterne (jf. punkt 6 og 7).

12. Når det tages i betragtning, hvor stort et personale ECB har, bør det prioriteres højt at få indført det administrative cirkulære, som skal fastlægge reglerne og procedurerne for ansættelse og intern forfremmelse (jf. punkt 9 og 10).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 10. januar 2001.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) Artikel 27, stk. 2, i protokol 18 (tidligere protokol 3) om statutten for det europæiske system af centralbanker og Den Europæiske Centralbank, vedføjet som bilag til EF-traktaten.

(2) Der er offentliggjort fem beretninger i EF-Tidende om effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts forvaltning indtil 31. maj 1998 og af Den Europæiske Centralbanks forvaltning indtil 31. december 1998: beretning om forvaltningen i 1994 og 1995 (EFT C 394 af 31.12.1996), i 1996 (EFT C 42 af 9.2.1998), i 1997 (EFT C 164 af 10.6.1999) og i 1998 (EFT C 133 af 12.5.2000).

(3) ECB's årsberetning 1999.

(4) Det oprindelige ECB-budget for regnskabsåret 1999, dvs. 188,6 millioner euro, blev revideret tre gange i 1999: ved udgangen af marts, stort set uændret, ved udgangen af juni, 190,8 millioner euro, og ved udgangen af september, 189,6 millioner euro.

(5) Det skyldes forsinkelser i ansættelsesproceduren, og at projekterne blev forsinket, fordi arbejdsbyrden i forbindelse med overgangen til år 2000 var større end forventet.

(6) Protokol 18 (tidligere protokol 3) om statutten for det europæiske system af centralbanker og Den Europæiske Centralbank, vedføjet som bilag til EF-traktaten, artikel 39.

(7) Beretning om forvaltningen i 1997 (EFT C 164 af 10.6.1999), punkt 12, og i 1998 (EFT C 133 af 12.5.2000), punkt 19.

(8) EFT L 338 af 15.12.1998, s. 28, ændret i EFT L 125 af 19.5.1999, s. 34, og i EFT L 314 af 8.12.1999, s. 34 (berigtigelse af den franske, græske og portugisiske udgave offentliggjort i EFT L 273 af 26.10.2000, s. 40).

(9) EFT C 42 af 9.2.1998, punkt 4.7, og EFT C 164 af 10.6.1999, punkt 5.

Den Europæiske Centralbanks svar

Den Europæiske Centralbank har med glæde modtaget Revisionsrettens beretning og tager Rettens bemærkninger til efterretning.

4. Det skal bemærkes, at ECB inden for rammerne af den halvårlige gennemgang af 2000-budgettet har foretaget en formel nedsættelse af ECB's budget for 2000 på baggrund af en beslutning fra styrelsesrådet.

5. ECB bestræber sig til stadighed på at forbedre sine budgetoverslag og sin budgetforvaltning.

6. Som følge af en henstilling, der fremkom i forbindelse med den interne halvårsrevision i 1999, støttede ECB's ledelse en ændring af de relevante procedurer (retningslinjer for indkøb og behandling af fakturaer), således at der i tilfælde af uoverensstemmelse mellem ordre- og fakturabeløb før betalingen gennemføres foreligger klare anvisninger vedrørende de ansvarlige foresattes/underskriftsberettigedes fornyede vurdering og godkendelse af udgifter. Direktoratet for Interne Finanser (Regnskabsafdelingen) er gået i gang med den nødvendige ændring af bestemmelserne for fakturabehandlingen. Målet er et krav om en kontrasignatur fra en af de ansvarlige for den oprindelige ordre, når en faktura ikke stemmer overens med forpligtelsen med hensyn til beløb, varer og tjenesteydelser.

7. Lederne af budgetenhederne er ansvarlige for at foretage en decentral registrering af deres forpligtelser og til at inddrage disse oplysninger i det samlede tilsyn med budgetgennemførelsen. ECB har allerede taget de første skridt hen imod indførelsen af et ensartet informationssystem, hvor forpligtelserne registreres.

8. ECB har godkendt forskellige modeller for indgåelsen af aftaler med eksterne parter, som har været betinget af de enkelte projekters særlige krav og begrænsninger. Modellen, der blev anvendt i forbindelse med FCRS-projektet (Foreign Currency Reserves Subledger), valgtes efter nøje opvejning af fordele og ulemper ved forskellige løsninger. Den kendetegnedes ved, at de eksterne parter blev integreret i projektorganisationen under ECB's ledelse. ECB undersøgte med jævne mellemrum gennemførelsen af de enkelte projekter i forhold til fristerne og de opnåede resultater i forhold til den forventede ydelse.

10. Siden offentliggørelsen af Rettens beretning er det administrative cirkulære vedrørende ansættelse og forfremmelse blevet forelagt personaleudvalget og "Union of the Staff of the ECB" (den faglige forening i ECB) med henblik på udtalelse. Selv om cirkulæret ikke var indført i 1999, har ECB i forbindelse med sine udvælgelses-, ansættelses- og forfremmelsesprocedurer nøje respekteret bestemmelserne i artikel 20 i forretningsordenen.

11. ECB bestræber sig på at sørge for, at der er en fornuftig balance mellem på den ene side omkostninger og nytteværdi og på den anden side potentielle risici og de mulige foranstaltninger/ressourcebehov, der eventuelt er forbundet hermed.