Beretning

om regnskabet for EF-Sortsmyndigheden (Angers) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med Sortsmyndighedens svar

(2000/C 373/10)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til EF-Sortsmyndighedens administrationsråd i henhold til artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Sortsmyndighedens præsident er i overensstemmelse med artikel 110 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med Sortsmyndighedens finansielle bestemmelser, jf. artikel 112 i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94(3). Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I EF-SORTSMYNDIGHEDEN (ANGERS) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. Sortsmyndighedens endelige budgetbevillinger for regnskabsåret 1999 beløber sig til 8,2 millioner euro, heraf er 3,7 millioner euro (dvs. 45 %) udnyttet i løbet af regnskabsåret, 3,1 millioner euro (dvs. 38 %) er automatisk fremført til regnskabsåret 2000, og 1,4 millioner euro (dvs. 17 %) er bortfaldet pr. 31. december 1999.

6. Hovedparten af regnskabsårets udgifter er personaleudgifter (2,5 millioner euro) og driftsudgifter (0,5 millioner euro). Fremførslerne angår primært indretningen af Sortsmyndighedens fremtidige kontorer (1,4 millioner euro) og omkostninger ved endnu ikke udførte tekniske afprøvninger af sorter, for hvilke der er ansøgt om beskyttelse (1,3 millioner euro).

7. De automatiske bevillingsfremførsler fra regnskabsåret 1998 til regnskabsåret 1999 på 1,6 millioner euro er udnyttet næsten fuldt ud hvad angår Budgetafsnit I og II (personale og driftsudgifter). Men fordi de finansielle bestemmelser ikke er hensigtsmæssige (jf. punkt 11 - 12), er en betydelig del af de fremførte aktionsbevillinger (0,6 millioner euro ud af 1,3 millioner euro) bortfaldet pr. 31. december 1999.

Regnskabssystemer

8. Regnskabssystemet Sincom 2 (SI2), som er fælles for flere decentrale organer, blev først taget i brug den 1. januar 2000. Frem til den 31. december 1999 blev Sortsmyndighedens budgetregnskab og almindelige regnskab derfor ført henholdsvis på regneark og med gængs regnskabssoftware. Da der ved brug af sådanne programmer er risiko for fejl og inkonsekvens, fastholder Retten sine tidligere bemærkninger om dette område(4), især fordi Sortsmyndigheden stadig ikke foretager månedlige regnskabsafstemninger, hvilket strider mod artikel 123, stk. 4, i gennemførelsesbestemmelserne til de finansielle bestemmelser.

Finansielle bestemmelser

Gebyrregulativet

9. I henhold til gebyrregulativet(5) forfalder afprøvningsgebyret for den første dyrkningsperiode først til betaling en måned efter, at afprøvningen er indledt. Sortsmyndigheden har således ingen garanti for, at der faktisk betales et gebyr for det arbejde, der er bestilt udført hos prøvningsmyndighederne. Forordningen om Sortsmyndigheden bør ændres og sagsbehandlingen rationaliseres, således at det bliver muligt på forhånd at opkræve afprøvningsgebyret.

Bogføring af moms

10. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(6), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer Sortsmyndigheden til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende.

Finansielle forpligtelser, som løber over flere regnskabsår

11. Visse tekniske afprøvninger kan vare op til fire år. Der er derfor afprøvninger og rapporter, som Sortsmyndigheden har bestilt i et bestemt regnskabsår, og som der er indgået udgiftsforpligtelse til i samme regnskabsår, som ikke er færdiggjorte eller faktureret pr. 31. december i regnskabsår n+ 1. Dette medfører, at bevillinger, som er fremført til netop dette formål, automatisk bortfalder. Derfor skal der indgås en ny finansiel forpligtelse over budgetbevillingerne for regnskabsår n+ 2 til dækning af de retlige forpligtelser, som Sortsmyndigheden har indgået tidligere.

12. Omfanget af dette forhold, som i øvrigt er beskrevet i Sortsmyndighedens årsberetning, bliver større år for år. Det har bl.a. resulteret i, at Sortsmyndighedens regnskabsmæssige forpligtelser pr. 31. december 1999 er ansat 0,5 millioner euro for lavt i regnskabet (mod 0,2 millioner euro pr. 31. december 1998). Sortsmyndigheden opfordres til at tilpasse sine finansielle bestemmelser bedre til de særlige forhold, der gør sig gældende for dens virksomhed, og til at sørge for, at regnskaberne bliver mere gennemsigtige.

Indretning af Sortsmyndighedens nye kontorer

13. I henhold til den oprindelige planlægning skulle Sortsmyndigheden have overtaget de nye kontorer ved udgangen af 1. kvartal 1999, men den faktiske overtagelse finder først sted i oktober 2000. Udskydelsen af indflytningsdatoen medfører, at der skal betales mere end 100000 euro i ekstra husleje.

De franske regler om familietillæg

14. I henhold til fransk lovgivning skal der udbetales familietillæg til alle, som har forsørgerpligt for minimum to børn og fast bopæl i Frankrig. De nationale myndigheder har bekræftet over for Sortsmyndigheden, at de EU-ansatte har ret til samtlige franske familietillæg. Sortsmyndigheden bør fortsætte sine bestræbelser på at få bestemmelsen sat i kraft og dermed få reduceret udgifterne af denne art, som afholdes over Sortsmyndighedens budget.

Fastsættelsen af prøvningsomkostningerne

15. Artikel 93, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne til forordningen om EF-sortsbeskyttelse(7) indeholder følgende bestemmelse "(...) Inden den 27. april 1997 fastsætter administrationsrådet de ensartede metoder til beregning af omkostningerne, som skal gælde for alle bemyndigede prøvningsmyndigheder". Først i løbet af 3. kvartal 1999 påbegyndte Sortsmyndigheden dette arbejde, som ifølge administrationsrådets afgørelse af 28. og 29. september 1999 skal være færdiggjort senest den 31. december 2000, dvs. mere end tre år efter den frist, som var fastsat i forordningen(8).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 27. september 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 27.

(2) I overensstemmelse med artikel 111, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 2100/94 er regnskabet over alle Sortsmyndighedens indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 14. april 2000, sendt til Sortsmyndighedens administrationsråd, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 25. april 2000. I tabel 1 og 2 vedføjet som bilag til denne beretning vises balancen pr. 31. december 1998 og 1999 og driftsregnskabet for regnskabsårene 1998 og 1999 i oversigtsform.

(3) EFT L 227 af 1.9.1994, s. 28.

(4) Beretning om regnskabet for EF-Sortsmyndigheden for regnskabsårene 1995, 1996 og 1997, EFT C 393 af 29.12.1997, punkt 1.5 - 1.6, s. 52 og EFT C 406 af 28.12.1998, punkt 1.6, s. 49.

(5) Jf. artikel 8, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 1238/95 af 31. maj 1995, EFT L 121 af 1.6.1995, s. 31.

(6) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

(7) Kommissionens forordning (EF) nr. 1239/95, EFT L 121 af 1.6.1995, s. 37.

(8) Jf. punkt 11 i beretningen for regnskabsåret 1998, EFT C 372 af 22.12.1999, s. 77.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Sortsmyndighedens svar

8. Regnskabssystemer

Sortsmyndigheden installerede i december 1998 SI2-systemet, der fungerer på samme måde som Kommissionens Sincom-system. For regnskabsåret 1999 blev budgetregnskabet ført på regneark (Excel) og på SI2 og det almindelige regnskab på Expert M.

Sortsmyndigheden har udarbejdet og iværksat en procedure for de månedlige afstemninger, som fremover foretages regelmæssigt.

9. Gebyrregulativet

Den foreslåede ændring blev allerede gennemført ved ikrafttrædelsen af Kommissionens forordning (EF) nr. 329/2000 af 11. februar 2000.

10. Bogføring af moms

Sortsmyndigheden har truffet de nødvendige foranstaltninger til ændring af de finansielle bestemmelser i overensstemmelse med de nye fællesskabsbestemmelser vedrørende bogføring af udgifter og momsrefusion.

Administrationsrådet vil kunne vedtage dette forslag til ændring efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger.

11 og 12. Finansielle bestemmelser og prøvningsomkostninger

Sortsmyndigheden har truffet de nødvendige foranstaltninger til udarbejdelse af et forslag til ændring af sine finansielle bestemmelser med henblik på en forbedring af administrationen af omkostningerne til tekniske afprøvninger. Forslaget skal give Sortsmyndigheden mulighed for at fremføre de bevillinger, der er indgået retlige forpligtelser for, til flere år med henblik på at dække omkostningerne til de gebyrer, der skal betales til afprøvningsmyndighederne for gennemførelsen af tekniske afprøvninger.

13. Indretning af sortsmyndighedens nye kontorer

Indretningen af Sortsmyndighedens nye kontorer er blevet udskudt på grund af:

- langsommelige offentlige udbudsprocedurer, jf. fællesskabsbestemmelserne

- langsommelige franske procedurer i forbindelse med opnåelse af byggetilladelse

- en række udbud, som ikke har givet resultat

- lokale vanskeligheder vedrørende tjenesteydernes kvalitet.

14. De franske regler om familietillæg

Sortsmyndigheden tager Revisionsrettens bemærkninger til efterretning. Den vil i fuld overensstemmelse med bestemmelserne i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter og vedtægten samt Domstolens retspraksis på området (afgørelse nr. 186/85) fortsætte sine bestræbelser på at udnytte den fremgangsmåde, der foreslås af de franske myndigheder.

15. Forsinket fastsættelse af metoder til beregning af prøvningsomkostninger

På grundlag af et særligt mandat fra administrationsrådet nedsatte Sortsmyndighedens præsident i 1996 en ekspertgruppe med henblik på udarbejdelse af et forslag til ensartede metoder til beregning af omkostningerne. Gruppen trådte sammen for første gang den 26. november 1996. Efter afholdelsen af flere møder konkluderede gruppen, at der var behov for ekstern ekspertise for at kunne færdiggøre forslaget. Administrationsrådet kunne ligeledes gå ind for denne konklusion.

Da udbuddet med henblik på udvælgelse af en ekstern revisor ikke gav noget resultat, har præsidenten ansat en regnskabsfører i Sortsmyndigheden (midlertidigt ansat), hvis hovedopgave er at koordinere og støtte ovennævnte arbejdsgruppes aktiviteter. Et forslag til ensartede metoder til beregning af omkostningerne forventes forelagt på administrationsrådets næste møde i oktober 2000. På mødet vil administrationsrådet ligeledes få forelagt et forslag udarbejdet efter anmodning fra Sortsmyndigheden vedrørende ændring af omkostningerne til afprøvning af selvstændighed, ensartethed og stabilitet.

Ifølge de seneste beregninger ligger godtgørelsesniveauet, fastsat på grundlag af "in-out"- princippet, der hidtil er blevet anvendt af Sortsmyndigheden, i de flest tilfælde under det reelle omkostningsniveau. Den forsinkede fastsættelse af metoder til beregning af omkostningerne har derfor ikke haft nogen negativ effekt på Sortsmyndighedens finanser.