DA Den Europæiske Unions Tidende L 13/18

KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 12. december 2007

om gennemførelse af informationssystemet for det indre marked (IMI) hvad angår beskyttelse af personoplysninger

(meddelt under nummer K(2007) 6306)

(EØS-relevant tekst)

(2008/49/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse 2004/387/EF af 21. april 2004 om interoperabel levering af paneuropæiske e-forvaltningstjenester til offentlige myndigheder, virksomheder og borgere (Idabc) (1), særlig artikel 4, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Den 17. marts 2006 godkendte medlemsstaternes repræsentanter i Det Rådgivende Udvalg for Det Indre Marked (2) den globale gennemførelsesplan for informationssystemet for det indre marked, i det følgende benævnt »IMI«, og gav grønt lys for dets udvikling med sigte på at forbedre kommunikationen mellem medlemsstaternes forvaltninger.

(2) I sin beslutning KOM(2006) 3606 af 14. august 2006 om tredje revision af Idabc-arbejdsprogrammet for 2005-2009 traf Kommissionen afgørelse om finansieringen og etableringen af informationssystemet for det indre marked som et projekt af fælles interesse.

(3) Yderligere finansiering blev tilvejebragt ved Kommissionens afgørelse KOM(2007) 3514 af 25. juli 2007 om fjerde revision af Idabc-arbejdsprogrammet.

(4) IMI har til formål at tjene som støtte for retsakter vedrørende det indre marked, som kræver en informationsudveksling mellem medlemsstaternes myndigheder, bl.a. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF af 12. december 2006 om tjenesteydelser i det indre marked (3) og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/36/EF af 7. september 2005 om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer (4).

(5) Eftersom personoplysninger, der opbevares i IMI, skal beskyttes, er det nødvendigt at supplere afgørelsen om etablering af IMI med henblik herpå. Eftersom de forskellige opgaver og funktioner, som Kommissionen og medlemsstaterne skal udføre i forhold til IMI, indebærer forskellige ansvarsområder og forpligtelser i relation til reglerne for databeskyttelse, er det nødvendigt at fastsætte deres respektive funktioner, ansvarsområder og adgangsrettigheder.

(6) Udtalelsen fra artikel 29-gruppen vedrørende databeskyttelse om databeskyttelsesspørgsmål i forbindelse med informationssystemet for det indre marked (IMI) (5) slog udtrykkeligt til lyd for, at Kommissionen ved en beslutning fastsætter de forskellige IMI-aktørers rettigheder og forpligtelser.

(7) Den elektroniske informationsudveksling mellem medlemsstaterne bør overholde reglerne om beskyttelse af personoplysninger i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (7).

(8) Med det formål at muliggøre opfølgende spørgsmål mellem de kompetente myndigheder og med henblik på situationer, hvor en registreret ønsker at appellere en administrativ afgørelse truffet på basis af en informationsudveksling, der går den pågældende imod, bør alle personoplysninger, der udveksles mellem de kompetente myndigheder og behandles i IMI, opbevares i seks måneder, efter at en informationsudveksling formelt er afsluttet. Efter seksmånedersperioden bør alle personoplysninger slettes. En seksmånedersperiode for opbevaring af oplysninger anses for hensigtsmæssig, fordi dette svarer til varigheden af de administrative procedurer, der er fastsat i fællesskabslovgivning, på grundlag af hvilken der finder informationsudveksling sted —

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

KAPITEL 1

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 1

Genstand

Ved denne beslutning fastsættes de i artikel 6 omhandlede IMI-aktørers og IMI-brugeres funktioner, rettigheder og forpligtelser i relation til databeskyttelseskravene i forbindelse med driften af informationssystemet for det indre marked, i det følgende benævnt »IMI«.

Artikel 2

Datakvalitet

Medlemsstaternes kompetente myndigheder må kun udveksle og behandle personoplysninger til de formål, der er fastsat i de i bilaget anførte relevante fællesskabsretsakter, på grundlag af hvilke der finder informationsudveksling sted, i det følgende benævnt »de relevante fællesskabsretsakter«.

Anmodninger om information fra de kompetente myndigheder i én medlemsstat til de kompetente myndigheder i en anden og svar herpå skal være baseret på de flersproglige spørgsmåls- og datafelter, der er defineret med henblik på IMI og udarbejdet af Kommissionen i samarbejde med medlemsstaterne.

Artikel 3

De registeransvarlige

De ansvarsområder, der påhviler den i artikel 2, litra d), i direktiv 95/46/EF og i artikel 2, litra d), i forordning (EF) nr. 45/2001 omhandlede registeransvarlige, udøves i fællesskab af de i artikel 6 anførte IMI-aktører på grundlag af deres respektive ansvarsområder inden for IMI.

De registeransvarlige skal sikre, at den registrerede reelt kan udøve sin ret til informationer, indsigt, berigtigelse og indsigelse i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. IMI-aktørerne skal udstede databeskyttelseserklæringer i passende form.

Artikel 4

Opbevaring af personoplysninger om de registrerede i forbindelse med informationsudvekslinger

Alle personoplysninger vedrørende de registrerede i forbindelse med informationsudvekslinger, som finder sted mellem de kompetente myndigheder og underkastes behandling i IMI, slettes seks måneder efter, at informationsudvekslingen formelt er afsluttet, medmindre en kompetent myndighed udtrykkeligt anmoder Kommissionen om slettelse inden udløbet af denne periode.

Fremsættes en sådan anmodning, skal Kommissionen reagere på den inden for 10 hverdage med forbehold af den anden implicerede kompetente myndigheds samtykke.

Artikel 5

Opbevaring af personoplysninger om IMI-brugere

Personoplysninger om IMI-brugere, jf. artikel 6, opbevares i IMI, så længe de vedbliver at være brugere af IMI, og slettes af den kompetente myndighed, når de ikke længere er brugere.

De i stk. 1 omhandlede personoplysninger omfatter bl.a. IMI-brugernes fulde navn, arbejds-e-mail-adresse, arbejdstelefonnummer og arbejdstelefaxnummer.

KAPITEL 2

FUNKTIONER OG ANSVARSOMRÅDER I RELATION TIL IMI

Artikel 6

IMI-aktører og -brugere

1. Følgende er IMI-aktører:

a) medlemsstaternes kompetente myndigheder, jf. artikel 7

b) koordinatorerne, jf. artikel 8

c) Kommissionen.

2. Kun personer, der arbejder under opsyn af en kompetent myndighed eller en koordinator, i det følgende benævnt »IMI-brugere«, må benytte IMI i henhold til artikel 9.

Artikel 7

De kompetente myndigheder

De kompetente myndigheder varetager informationsudvekslingen inden for IMI til de formål, der er fastsat i den relevante fællesskabsretsakt, på grundlag af hvilken denne informationsudveksling skal finde sted.

Artikel 8

IMI-koordinatorer

1. Hver medlemsstat udpeger en national IMI-koordinator til sikring af, at IMI gennemføres på nationalt plan.

Hver medlemsstat kan desuden udpege en eller flere delegerede IMI-koordinatorer på grundlag af sin interne administrative struktur med henblik på at udføre koordinationsopgaver for et bestemt lovgivningsområde, en afdeling af forvaltningen eller et geografisk område.

2. Kommissionen registrerer de nationale IMI-koordinatorer i IMI og giver dem adgang til IMI.

3. Udpeger en medlemsstat en delegeret IMI-koordinator i henhold til stk. 1, registrerer den nationale IMI-koordinator den delegerede IMI-koordinator i IMI og giver den pågældende adgang til IMI.

4. Koordinatorerne registrerer eller attesterer kompetente myndigheders registrering af behov for adgang til IMI og sikrer, at det fungerer efter hensigten. De giver adgang for kompetente myndigheder til de lovgivningsområder, inden for hvilke de har kompetence.

5. Alle koordinatorer kan optræde som kompetent myndighed. I så fald har en koordinator samme adgangsrettigheder som en kompetent myndighed.

Artikel 9

IMI-brugerroller

1. IMI-brugerne kan udøve en eller flere af følgende funktioner: sagsbehandler, sagsfordeler, henvisningsansvarlig og lokal dataadministrator.

2. Hver IMI-bruger tildeles et på forhånd fastsat sæt af adgangsrettigheder afhængig af deres brugerrolle, jf. artikel 12.

3. Alle IMI-brugere kan foretage søgning efter en bestemt kompetent myndighed.

4. IMI-brugere, der udpeges som sagsbehandlere, kan deltage i informationsudvekslinger på deres kompetente myndigheds vegne.

5. IMI-brugere, der udpeges som sagsfordelere i en kompetent myndighed, kan tildele anmodninger om information til en eller flere sagsbehandlere i den pågældende myndighed.

IMI-brugere, der udpeges som sagsfordelere hos en koordinator, kan tildele anmodninger om information til en eller flere henvisningsansvarlige i den pågældende myndighed.

6. IMI-brugere hos en koordinator kan udpeges som henvisningsansvarlige.

De kan godkende en kompetent myndigheds afsendelse af anmodninger eller svar, hvis en sådan godkendelsesprocedure er angivet som et krav af koordinatoren, og kan tilkendegive enighed eller uenighed, når en kompetent myndighed, der har fremsat en anmodning, ikke er tilfreds med det modtagne svar.

7. IMI-brugere, der er udpeget som lokale dataadministratorer, kan udføre følgende:

a) ajourføre personoplysninger om IMI-brugere i deres egen myndighed

b) registrere yderligere brugere for deres egen myndighed

c) ændre brugerprofiler for brugere i deres egen myndighed.

Artikel 10

Kommissionen

1. Kommissionen stiller den it-infrastruktur, som IMI skal køre på, til rådighed og varetager dens vedligeholdelse. Den tilvejebringer et flersprogligt system, som fungerer på alle de officielle sprog, og en central help-desk til at bistå medlemsstaterne med brugen af IMI.

2. Kommissionen stiller de sæt af spørgsmåls- og datafelter, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, offentligt til rådighed.

3. Kommissionen kan kun deltage i informationsudvekslinger i særlige tilfælde, hvor den relevante fællesskabsretsakt indeholder bestemmelser om informationsudveksling mellem medlemsstaterne og Kommissionen.

4. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 3, har Kommissionen de samme adgangsrettigheder som en kompetent myndighed, jf. artikel 12.

KAPITEL 3

ADGANGSRETTIGHEDER TIL PERSONOPLYSNINGER

Artikel 11

Den registrerede

Med henblik på dette kapital forstås ved »den registrerede« alene den registrerede i forbindelse med en konkret informationsudveksling og ikke IMI-brugere.

Artikel 12

Adgangsrettigheder for IMI-brugere

1. Sagsbehandlere i en kompetent myndighed har i forbindelse med en informationsudveksling kun adgang til personoplysninger om:

a) andre sagsbehandlere i den samme kompetente myndighed, som er impliceret i den pågældende informationsudveksling

b) sagsbehandleren i den anden kompetente myndighed, som er impliceret i den pågældende informationsudveksling

c) de henvisningsansvarlige hos de koordinatorer, der er impliceret i den pågældende informationsudveksling

d) de registrerede i forbindelse med den pågældende informationsudveksling. Sagsbehandlere i en kompetent myndighed, der besvarer en anmodning, har kun adgang til personoplysninger om de registrerede, når anmodningen er blevet accepteret af deres kompetente myndighed.

2. Sagsfordelere i en kompetent myndighed har kun adgang til personoplysninger om:

a) alle sagsbehandlere i den samme kompetente myndighed

b) sagsbehandleren i den anden kompetente myndighed, som er impliceret i den pågældende informationsudveksling

c) de henvisningsansvarlige hos de koordinatorer, der er impliceret i den pågældende informationsudveksling.

De har ikke adgang til personoplysninger om de registrerede.

3. Sagsfordelere hos en koordinator har kun adgang til personoplysninger om:

a) alle sagsbehandlere hos den samme koordinator

b) sagsbehandlerne i de kompetente myndigheder, som er impliceret i den pågældende informationsudveksling

c) den henvisningsansvarlige hos den anden koordinator, der er impliceret i den pågældende informationsudveksling.

De har ikke adgang til personoplysninger om de registrerede.

4. Henvisningsansvarlige har kun adgang til personoplysninger om:

a) henvisningsansvarlige hos de koordinatorer, der er impliceret i den pågældende informationsudveksling

b) sagsbehandlerne i de kompetente myndigheder, som er impliceret i den pågældende informationsudveksling.

De har ikke adgang til personoplysninger om de registrerede.

5. Lokale dataadministratorer i en kompetent myndighed har kun adgang til personoplysninger om alle IMI-brugere i den samme kompetente myndighed.

De har ikke adgang til personoplysninger om de registrerede.

6. Lokale dataadministratorer hos en koordinator har kun adgang til personoplysninger om:

a) alle IMI-brugere hos den samme koordinator

b) alle lokale dataadministratorer i de kompetente myndigheder og hos de koordinatorer, hos hvilke de er koordinator.

De har ikke adgang til personoplysninger om de registrerede.

7. Lokale dataadministratorer i Kommissionen har kun adgang til personoplysninger om:

a) alle øvrige lokale dataadministratorer i Kommissionen

b) alle lokale dataadministratorer hos de nationale IMI-koordinatorer.

Lokale dataadministratorer i Kommissionen kan slette personoplysninger om de registrerede i overensstemmelse med artikel 4, men må ikke være i stand til at se dem.

KAPITEL 4

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 13

Adressater

Denne beslutning er rettet til medlemsstaterne.

Udfærdiget i Bruxelles, den 12. december 2007. På Kommissionens vegne Charlie McCREEVY Medlem af Kommissionen

(1) EUT L 144 af 30.4.2004. Berigtiget i EUT L 181 af 18.5.2004, s. 25.

(2) Nedsat ved Kommissionens afgørelse 93/72/EF (EFT L 26 af 3.2.1993, s. 18).

(3) EUT L 376 af 27.12.2006, s. 36.

(4) EUT L 255 af 30.9.2005, s. 22. Senest ændret ved Kommissionens forordning (EF) nr. 1430/2007 (EUT L 320 af 6.12.2007, s. 3).

(5) Udtalelse 01911/07/DA, WP 140.

(6) EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31. Ændret ved forordning (EF) nr. 1882/2003 (EUT L 284 af 31.10.2003, s. 1).

(7) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.