Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur (Bilbao) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med agenturets svar

(1999/C 372/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTUR I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Regnskab og bogføring

5. På balancens passivside figurerer der under rubrikken "Diverse kreditorer" en saldo, der pr. regnskabsårets udgang er opgjort til 5000 ECU. Agenturet har ikke fremlagt dokumentation for denne saldo.

6. Agenturets regnskabsafdeling bør foretage periodiske regnskabsafslutninger og afstemme og analysere de forskellige saldi som fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til agenturets finansielle bestemmelser.

Budgetgennemførelsen/princippet om etårighed

7. 1,05 mio. ECU er fremført automatisk fra regnskabsåret 1997, heraf er kun 0,65 mio. ECU eller 62 % blevet udnyttet. De resterende 38 %, 0,4 mio. ECU, er bortfaldet. Automatiske fremførsler skal svare til forpligtelser over for tredjemand, som ikke er opfyldt ved regnskabsårets udgang. Det var ikke tilfældet for det samlede beløb for bevillingsbortfaldene.

8. En analyse af de forpligtelser, der automatisk er fremført til regnskabsåret 1999 (1,9 mio. ECU), har vist, at nogle af disse fremførsler ikke var berettigede. Agenturet har anvendt en praksis for bevillingsfremførsler, der ikke er i overensstemmelse med princippet om etårighed som fastlagt i agenturets finansielle bestemmelser.

Moms

9. Agenturet har stadig ikke fået tilbagebetalt den moms, der er betalt i regnskabsårene 1996 og 1997 (145000 ECU).

Udbud/Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler

10. Fristen for afgivelse af bud bør være på mindst 40 dage, så der kan opnås flere bud. De kriterier, der fastlægges i udbuddene, bør være klart definerede og være grundlaget for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftalers vurdering.

Agenturets bygning

11. Ejeren har fået stillet en bankgaranti til sikring af, at agenturet overholder sine forpligtelser i henhold til lejekontrakten. Generelt kræves det ikke, at Den Europæiske Unions organer stiller en sådan garanti. For at undgå, at garantien forlænges, bør der indledes nye forhandlinger, inden garantien udløber.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 7. oktober 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 216 af 20.8.1994, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) i regnskabsåret 1998, dateret den 25. marts 1999, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 9. april 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af agenturets tal.

Det europæiske arbejdsmiljøagenturs svar

1. Revisionsretten besøgte Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur fra den 14. til den 18. december 1998 og fra den 3. til den 7. maj 1999 og foretog revisionen vedrørende regnskabsåret 1998.

2. Regnskaberne og alle hermed forbundne regnskabsbilag blev stillet til rådighed for Revisionsretten for at lette dennes opgave. Personalets personlige aktmapper og de indgåede kontrakter blev ligeledes fremlagt.

3. Ved skrivelse af 24. juni 1999 underrettede Revisionsretten agenturet om de vigtigste bemærkninger med henblik på Revisionsrettens udarbejdelse af beretningen vedrørende agenturets regnskaber for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Agenturet blev af Revisionsretten anmodet om at kommentere disse bemærkninger.

4. Agenturet kan fremsætte kommentarer til følgende punkter:

Regnskab og bogføring

5. Bemærkning vedrørende andre kreditorer:

I omtalte saldo på leverandørkontiene, opgjort til 5000 ECU (3 % af de samlede leverandørkonti), indgår der visse udestående beløb, som er svære at identificere på grund af de mange bevægelser på leverandørkontoen. Agenturet påtager sig, ved afslutningen af regnskabsåret 1999, at præsentere en opgørelse over kontoen "Diverse kreditorer" i balancen, opgjort efter leverandør. Denne foranstaltning indgår som led i de fremskridt, der er opnået i løbet af regnskabsåret 1998/1999.

6. Bemærkning vedrørende den månedlige regnskabsafslutning:

Revisionsrettens bemærkning til den månedlige regnskabsafslutning kan fuldt ud godkendes og vil blive konkretiseret gennem fastlæggelse af passende procedurer og midler i løbet af regnskabsåret 1999.

Budgetgennemførelsen/princippet om etårighed

7. Bevillingsbortfaldene omfatter de bevillinger, hvorover der er disponeret til de aktioner, som efter fælles aftale med diverse kontraherende tredjeparter er blevet annulleret, hvorfor der ikke består uopfyldte forpligtelser. Andre bevillingsbortfald omfatter bevillinger, for hvilke der er indgået forpligtelser til dækning af den endelige betaling i medfør af kontrakterne med knudepunkterne, da den endelige betaling ikke blev foretaget som følge af forsinkelsen i projektgennemførelsen. Disse endelige betalinger skal dækkes af bevillinger, for hvilke der er indgået forpligtelser på budgettet for 1999.

8. Agenturet vil i fremtiden bestræbe sig på ikke at anvende den praksis for bevillingsfremførsler, som Revisionsretten henviser til.

Moms

9. Agenturet er efter henstilling fra de spanske skattemyndigheder begyndt at inddrive de skyldige beløb direkte hos leverandørerne. De første tilbagebetalinger forventes modtaget inden årets udgang.

Udbud/Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler

10. Agenturet følger Revisionsrettens henstillinger og fastsætter en frist for modtagelse af bud på mindst 40 dage for alle udbud, der forelægges Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler til bedømmelse.

Agenturets bygning

11. Lejekontrakten er underlagt den spanske lovgivning og lokal praksis, ifølge hvilke der kræves oprettelse af en bankgaranti. Med henblik på at følge Revisionsrettens henstilling vil agenturet tage dette punkt op i forbindelse med en eventuel forhandling om fornyelse af kontrakten ved udgangen af år 2000.