DA Den Europæiske Unions Tidende C 96/1

AFGØRELSE Nr. 12-2005

af 10. marts 2005

om aktindsigt i revisionsrettens dokumenter

(2005/C 96/01)

REVISIONSRETTEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til sin forretningsorden (1), særlig artikel 30,

under henvisning til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 143, stk. 2, og artikel 144, stk. 1, og

ud fra følgende betragtninger:

I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadigt snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.

I den fælles erklæring (3) vedrørende Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen (4) opfordrer Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen de øvrige institutioner til at vedtage interne bestemmelser om aktindsigt, som tager hensyn til nævnte forordnings principper og begrænsninger.

Revisionsrettens afgørelse nr. 18/97 om interne regler for behandling af anmodninger om adgang til Rettens dokumenter (5) er af ældre dato end forordning (EF) nr. 1049/2001 og bør revideres i lyset af denne forordning og EF-Domstolens og Førsteinstansrettens retspraksis.

Åbenhed sikrer forvaltningen en større legitimitet og effektivitet og gør den mere ansvarlig og styrker således principperne for demokrati. Derfor bør god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt fremmes.

Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser til princippet om offentlig adgang til dokumenter. Navnlig skal de internationale revisionsnormer vedrørende revisionsoplysningernes fortrolige karakter følges —

VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formål

Formålet med denne afgørelse er at fastlægge, på hvilke betingelser, med hvilke begrænsninger og efter hvilke procedurer Revisionsretten giver offentligheden adgang til sine dokumenter.

Artikel 2

Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde

1. Inden for de rammer og med de begrænsninger, der er fastsat i denne afgørelse og de internationale revisionssnormer vedrørende revisionsoplysningernes fortrolige karakter, har enhver unionsborger og enhver anden fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i Revisionsrettens dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne afgørelse.

2. Revisionsretten kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.

3. Denne afgørelse finder anvendelse på alle Revisionsrettens dokumenter, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget, og som er i dens besiddelse.

4. Denne afgørelse berører ikke den ret til aktindsigt i Revisionsrettens dokumenter, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller fællesskabsretsakter til gennemførelse heraf.

Artikel 3

Definitioner

I denne afgørelse forstås ved:

a) »dokument«: ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser eller audiovisuelle optagelser)

b) »tredjemand«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for Revisionsretten, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande.

Artikel 4

Undtagelser

1. Revisionsretten afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:

a) offentlighedens interesser, herunder: — offentlig sikkerhed — forsvarsanliggender og militære anliggender — internationale forbindelser — Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik

b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.

2. I overensstemmelse med bestemmelserne om fortrolighed i artikel 143, stk. 2, og artikel 144, stk. 1, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget og i tilsvarende bestemmelser i andre af fællesskabslovgivningens instrumenter afslår Revisionsretten at give aktindsigt i sine revisionsbemærkninger. Retten kan også afslå at give aktindsigt i dokumenter, der er anvendt til udarbejdelse af sådanne bemærkninger.

3. Revisionsretten afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:

— en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder

— retslige procedurer og juridisk rådgivning

— inspektioner, undersøgelser og revisioner.

4. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, som Revisionsretten har udarbejdet til internt brug eller modtaget, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville bringe Revisionsrettens beslutningsproces i fare.

Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer i Revisionsretten, selv efter at den pågældende afgørelse er truffet, hvis dokumentets udbredelse ville bringe Revisionsrettens beslutningsproces i fare.

5. Hvis begæringen om aktindsigt vedrører et dokument, som Revisionsretten er i besiddelse af, men ikke har udarbejdet, bekræfter Revisionsretten modtagelsen af begæringen og oplyser navnet på den person, den institution eller det organ, begæringen skal rettes til.

6. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af nogen af undtagelserne i denne artikel, skal den resterende del af dokumentet udleveres.

7. Undtagelserne i denne artikel berører ikke bestemmelserne om offentlig adgang til de historiske arkiver for Fællesskaberne som fastsat i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (6).

8. Uanset undtagelserne i denne artikel kan Revisionsretten beslutte at give adgang til et dokument eller en del af et dokument, hvis det er af væsentlig offentlig interesse, at det udbredes.

Artikel 5

Begæringer

Begæringer om aktindsigt skal indgives skriftligt (7), enten på papir eller i elektronisk form, på et af de sprog, der nævnes i EF-traktatens artikel 314 (8), og være affattet så præcist, at Revisionsretten kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde den.

Artikel 6

Behandling af oprindelige begæringer

1. Begæringer om aktindsigt i et dokument behandles af direktøren for Afdelingen for Forbindelserne Udadtil. Denne sender en bekræftelse af modtagelsen til den, der har fremsat begæringen, undersøger begæringen og træffer beslutning om, hvad der videre skal ske.

2. Alt efter hvilket emne begæringen vedrører, oplyser direktøren for Afdelingen for Forbindelserne Udadtil det berørte medlem, generalsekretæren, Juridisk Tjeneste eller den databeskyttelsesansvarlige om den og rådfører sig om fornødent med dem, før han beslutter, om det ønskede dokument skal udleveres.

3. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal Revisionsretten enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og give adgang i overensstemmelse med artikel 9 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om, at han eller hun har ret til at anmode Retten om at tage begæringen op til fornyet behandling i overensstemmelse med artikel 7.

4. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan Revisionsretten sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning. I sådanne tilfælde kan den frist, der er nævnt i stk. 3, forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

Artikel 7

Fornyet behandling

1. Giver Revisionsretten den, der har fremsat begæringen, helt eller delvist afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af svaret anmode Retten om at tage begæringen op til fornyet behandling.

2. Har Revisionsretten ikke svaret inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, også anmode om fornyet behandling.

Artikel 8

Behandling af anmodninger om fornyet behandling

1. Anmodninger om fornyet behandling sendes til formanden for Revisionsretten. Alt efter hvilket emne begæringen vedrører, rådfører formanden for Revisionsretten sig med det berørte medlem eller generalsekretæren og kan om fornødent rådføre sig med enten Juridisk Tjeneste eller den databeskyttelsesansvarlige, før han beslutter, om det ønskede dokument skal udleveres.

2. En anmodning om fornyet behandling skal behandles straks. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af en sådan anmodning skal Revisionsretten enten meddele aktindsigt og give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 9 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag. I tilfælde af helt eller delvist afslag oplyser Revisionsretten den, der har fremsat begæringen, om de retsmidler, vedkommende råder over, nemlig domstolsprøvelse og/eller indgivelse af en klage til Ombudsmanden på de betingelser, der er fastsat i henholdsvis EF-traktatens artikel 230 og 195.

3. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den frist, der er nævnt i stk. 2, forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

4. Har Revisionsretten ikke svaret inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag på aktindsigt, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter benytte de retsmidler, der er nævnt i stk. 2.

Artikel 9

Aktindsigt efter begæring

1. Den, der har fremsat begæringen, kan enten gennmgå de dokumenter, som Revisionsretten har givet adgang til, i Revisionsrettens lokaler i Luxembourg eller få udleveret en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. I førstnævnte tilfælde aftaler den, der har fremsat begæringen, dato og klokkeslæt for denne gennemgang med direktøren for Afdelingen for Forbindelserne Udadtil.

2. Det kan pålægges den, der har fremsat begæringen, at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Betalingen må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Gennemgang af dokumenter på stedet, kopier på under 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form er gratis.

3. Hvis et dokument er offentligt tilgængeligt, kan Revisionsretten opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvordan vedkommende kan få adgang til dokumentet.

4. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format), idet der tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker. Retten er ikke forpligtet til at oprette et nyt dokument eller til at kompilere oplysninger på anmodning af den, der har fremsat begæringen.

Artikel 10

Reproduktion af dokumenter

1. Dokumenter, der er udleveret i henhold til denne afgørelse, må ikke reproduceres eller udnyttes kommercielt uden forudgående skriftlig tilladelse fra Revisionsretten.

2. Denne afgørelse berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse tredjemands ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.

Artikel 11

Afsluttende bestemmelser

1. Revisionsrettens afgørelse nr. 18/97 af 20. februar 1997 ophæves.

2. Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

3. Den træder i kraft den første dag i den måned, der følger efter den måned, i hvilken den er vedtaget.

Udfærdiget i Luxembourg, den 10. marts 2005. På Revisionsrettens vegne Hubert WEBER Formand

(1) EUT L 18 af 20.1.2005, s. 1.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EFT L 173 af 27.6.2001, s. 5.

(4) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(5) EFT C 295 af 23.9.1998, s. 1.

(6) Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83, som ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1700/2003 (EUT L 243 af 27.9.2003, s. 1).

(7) Stilet til Den Europæiske Revisionsret, Direktøren for Afdelingen for Forbindelserne Udadtil, 12 rue Alcide De Gasperi, L- 615 Luxembourg. Fax (352) 43 93 42, e-mail: Euraud@eca.eu.int.

(8) I dag: dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk og ungarsk.