EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

af 12. april 2005

om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2003, sektion I — Europa-Parlamentet

(2005/531/EF, Euratom)

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2003 (1),

der henviser til forvaltningsregnskab og balance for regnskabsåret 2003 (C6-0015/2005),

der henviser til Revisionsrettens årsberetning for regnskabsåret 2003 med institutionernes svar (2),

der henviser til Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. EF-traktatens artikel 248 (3),

der henviser til EF-traktatens artikel 275 og Euratom-traktatens artikel 179 a,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 145, 146 og 147,

der henviser til artikel 147, stk. 1, i finansforordningen af 25. juni 2002, ifølge hvilken institutionerne træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge,

der henviser til finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (5),

der henviser til forretningsordenens artikel 71, artikel 74, stk. 3, og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A6-0063/2005),

der henviser til, at Revisionsretten i punkt 9.15 i årsberetningen for regnskabsåret 2003 for Europa-Parlamentets vedkommende fastslår, at de »reviderede transaktioner i det væsentlige [var] lovlige og formelt rigtige«,

der henviser til, at Europa-Parlamentets forretningsorden blev ændret den 23. oktober 2002, så der nu skal meddeles decharge til formanden i stedet for til generalsekretæren,

meddeler sin formand decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 2003;

pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen med bemærkningerne til afgørelsen til Rådet, Kommissionen, Domstolen, Revisionsretten og Ombudsmanden og sørge for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

(1) EUT L 54 af 28.2.2003, s. 1.

(2) EUT C 293 af 30.11.2004, s. 1.

(3) EUT C 294 af 30.11.2004, s. 99.

(4) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(5) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.

EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

om bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2003, sektion I — Europa-Parlamentet

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2003 (1),

der henviser til forvaltningsregnskab og balance for regnskabsåret 2003 (C6-0015/2005),

der henviser til Revisionsrettens årsberetning for regnskabsåret 2003 med institutionernes svar (2),

der henviser til Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. EF-traktatens artikel 248 (3),

der henviser til EF-traktatens artikel 275 og Euratom-traktatens artikel 179 a,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 145, 146 og 147,

der henviser til artikel 147, stk. 1, i finansforordningen af 25. juni 2002, ifølge hvilken institutionerne træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge,

der henviser til finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (5),

der henviser til forretningsordenens artikel 71, artikel 74, stk. 3, og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A6-0063/2005),

A. der henviser til, at Revisionsretten i punkt 9.15 i årsberetningen for regnskabsåret 2003 for Europa-Parlamentets vedkommende fastslår, at de »reviderede transaktioner i det væsentlige [var] lovlige og formelt rigtige«,

B. der henviser til, at finansforordningen af 25. juni 2002 og Europa-Parlamentets forretningsorden som ændret den 23. oktober 2002 fra den 1. januar 2003 finder anvendelse på bestemmelserne vedrørende dechargeproceduren,

C. der henviser til, at Europa-Parlamentets forretningsorden blev ændret den 23. oktober 2002, så der nu skal meddeles decharge til formanden i stedet for til generalsekretæren,

D. der henviser til, at Europa-Parlamentets beslutning af 21. april 2004 (6) om decharge for regnskabsåret 2002 skal følges op, og at det skal vurderes, i hvilket omfang henstillingerne heri er efterkommet,

1. noterer sig nedenstående tal fra Europa-Parlamentets regnskabsafslutning for 2003:

(EUR) Udnyttelse af bevillingerne Bevillinger for regnskabsåret 2003 Bevillinger fremført fra regnskabsåret 2002 Bevillinger 2003 Bevillinger fra formålsbestemte indtægter Artikel 9, stk. 1, og artikel 9, stk. 4, i FO (7) Artikel 9, stk. 2, og artikel 9, stk. 5, i FO (7) Disponible bevillinger 1 086 644 375 34 878 401 100 300 973 3 302 900 Forpligtelser 1 075 556 058 29 685 828 — — Betalinger 862 078 203 3 248 540 88 288 685 3 302 900 Bevillinger fremført til 2004 — Finansforordningens artikel 9 (8) 213 477 855 — — — — Finansforordningens artikel 103 (8) — 5 192 573 — — Bortfaldne bevillinger 11 088 317 — 12 012 288 — Balance pr. 31. december 2003: 1 407 572 773

2. konstaterer, at der var indgået forpligtelser for 98,98 % af bevillingerne i Europa-Parlamentets budget for 2003, at de bortfaldne bevillinger tegnede sig for 1,02 %, og at udnyttelsen af bevillingerne ligesom i tidligere regnskabsår var meget høj;

3. henviser imidlertid til (uden dog at ville sætte spørgsmålstegn ved Europa-Parlamentets faste politik med hensyn til snarere at købe end at leje sine bygninger), at dette høje gennemførelsesniveau delvis kan tilskrives den praksis, der konsekvent har været fulgt siden 1992 med den såkaldte opsamlingsoverførsel, der har haft til formål at overføre eventuelle disponible bevillinger ved årets udgang til budgetposter vedrørende bygninger og i særdeleshed til fremskyndet betaling af afdrag på lån for at nedbringe fremtidige rentebetalinger;

4. erkender, at størsteparten af Europa-Parlamentets ejendomserhvervelsesprogram allerede er afsluttet, men opfordrer ikke desto mindre indtrængende budgetmyndigheden til at sikre, at der udarbejdes optimale budgetoverslag, og at beløbene i budgetforslaget afspejler Europa-Parlamentets reelle behov i stedet for, at der systematisk foretages betydelige overførsler fra budgetposter, som ikke vedrører ejendomme;

5. mener, at afdrag på lån til bygninger bør vedtages under en særskilt budgetpost som led i budgetstrategien, når budgettet fastlægges i år N –1;

6. er af den opfattelse, at de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede bør anmodes om i deres årlige aktivitetsrapporter at gøre rede for årsagerne til, at der er bevillinger til rådighed på deres respektive budgetposter, som kan anvendes til opsamlingsoverførslen;

7. fastslår, at Europa-Parlamentets indtægter i 2003 beløb sig til 98 545 334 EUR (2002: 67 256 006 EUR);

Regnskabernes opstilling og indhold og analyse af den økonomiske forvaltning

8. fastslår, at analysen af budgetforvaltningen, som ledsager 2003-regnskaberne, giver et godt billede af de vigtigste økonomiske begivenheder i det pågældende år samt et kortfattet resumé af generaldirektørernes aktivitetsrapporter;

9. glæder sig over, at Generaldirektoratet for Økonomi på sin hjemmeside har offentliggjort rapporten om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning for regnskabsåret 2003; glæder sig endvidere over generalsekretærens forslag om hvert år at udarbejde et kort, lettilgængeligt og attraktivt dokument med henblik på at orientere offentligheden bedre om budgetforvaltningen i Europa-Parlamentet (9);

Opfølgning af dechargebeslutningen for 2002

10. takker generalsekretæren, fordi han har forelagt de rapporter, der blev anmodet om i Europa-Parlamentets beslutning af 21. april 2004 om decharge for 2002 i god tid inden indledningen af den følgende dechargeprocedure;

11. henviser til, at artikel 147, stk. 1, i finansforordningen foreskriver, at institutionerne skal træffe alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge; konkluderer, at dette krav også skal gælde for Europa-Parlamentet selv og derfor også for dets forskellige organer;

12. understreger, at det går ind for principperne om god styring både på politisk og administrativt plan;

Gennemførelse af den nye finansforordning

13. henviser til, at mange af institutionens forvaltningsmæssige aktiviteter i 2003 var gearet mod tilpasningen til de nye krav i finansforordningen, indførelsen af nye systemer, metodologier og arbejdsmetoder, udformning af videreuddannelsesprogrammer og fastlæggelse af nye former for ansvarsfordeling; konstaterer, at Revisionsretten roser Europa-Parlamentets effektivitet med hensyn til indførelse af nye strukturer;

14. minder om, at de vigtigste principper for de økonomiske reformer, der blev gennemført i 2003, nemlig decentralisering og overdragelse af det fulde ansvar til de anvisningsberettigede afdelinger på den ene side og opløsning af den centraliserede finanskontrol samt indførelse af en central finanstjeneste og en intern revisor på den anden;

15. påpeger, at de første erfaringer med en stringent anvendelse af den nye finansforordnings bestemmelser for en institution som Europa-Parlamentet, der kun skal forvalte et administrationsbudget, synes at pege i retning af, at disse i nogle tilfælde har ført til overdrevent komplekse systemer og finansielle kredsløb;

16. mener, at denne opfattelse viser, at der er behov for en yderligere udvikling af en kontrolmæssig ramme, som er baseret på fastlæggelse af mål, identificering af risici for opfyldelsen af disse mål og udvikling af kontrolmekanismer, som kan imødegå disse risici; henstiller til Europa-Parlamentets ledelse at påpege og afhjælpe eventuelle mangler i forbindelse med den næste revision af finansforordningen;

17. henviser til, at Europa-Parlamentet i december 2002 vedtog de basisdokumenter, der var nødvendige for at gennemføre den nye finansforordning, herunder de nye interne bestemmelser for gennemførelsen af budgettet, beskrivelser af den interne revisionstjenestes, de anvisningsberettigedes og regnskabsførerens opgaver, minimumsstandarder for den interne kontrol og en særlig kodeks af faglige standarder for personale, der står for den forudgående kontrol, og tilpassede det edb-system, der blev anvendt til forvaltning af budgetindtægter og -udgifter (FINORD) til de nye regler;

18. mærker sig imidlertid Revisionsrettens bemærkninger (10) om, at de anvisningsberettigede ikke kunne indføre fuldt operationelle kontrolsystemer fra datoen for finansforordningens ikrafttrædelse (1.1.2003), men at Europa-Parlamentet ikke desto mindre var i stand til i løbet af 2003 at påbegynde implementeringen af nye minimumsstandarder for den interne kontrol, en central finanstjeneste og en intern revisionstjeneste;

19. henviser — som reaktion på Revisionsrettens kritik af den manglende efterfølgende kontrol — til Europa-Parlamentets svar herpå (11), nemlig at behovet for en fuldt udviklet efterfølgende kontrol vil blive evalueret på grundlag af en mere udbygget selvevaluering af risici og kontrol fra de respektive anvisningsberettigedes side;

20. konstaterer med en vis bekymring Revisionsrettens bemærkninger (12) om, at implementeringen af visse interne kontrolstandarder, herunder konstatering af følsomme funktioner og rapportering af fejl, kun befandt sig i startfasen;

21. fastslår, at der siden overgangen til decentraliseret finanskontrol har været behov for at sikre kontinuitet i forvaltningen, og at overvågningen af de forudgående kontrolfunktioner har medført en betydelig stigning i antallet af ansatte, der beskæftiger sig med denne forudgående kontrol;

22. erkender afslutningsvis, at overgangen fra et udpræget centraliseret til et decentraliseret system for de interne kontrolprocedurer over en kort periode var en stor udfordring i 2003; konstaterer med tilfredshed, at Europa-Parlamentet — takket være administrationens indsats — var en af de få mindre institutioner, for hvem det lykkedes at vedtage de nødvendige supplerende tekster tids nok inden den nye finansforordnings ikrafttræden den 1. januar 2003;

Årlige aktivitetsrapporter

23. påpeger, at 2003 var det første regnskabsår, for hvilket generaldirektørerne skulle udarbejde årlige aktivitetsrapporter, og at generalsekretæren fremsendte disse til formanden og Budgetkontroludvalget sammen med en undertegnet erklæring; henviser til, at generalsekretæren heri erklærede at have rimelig vished for, at Europa-Parlamentets budget var gennemført i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, og at de indførte kontrolprocedurer gav de nødvendige garantier for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed;

24. gør opmærksom på, at ingen af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede havde anført forbehold i deres erklæringer, men at to aktivitetsrapporter indeholdt forbehold vedrørende i) manglen på kvalificeret personale inden for den økonomiske forvaltning (Generaldirektoratet for Information) og ii) behovet for at ændre reglerne for at bringe visse aspekter vedrørende medlemmernes godtgørelser på linje med finansforordningen samt at løse spørgsmålet i forbindelse med finansieringen af de politiske grupper (Generaldirektoratet for Økonomi);

25. henviser endvidere til, at generalsekretæren i sin erklæring erkendte, at de hidtil (dvs. den 16.3.2004) modtagne rapporter fra den interne revisor om hans gennemgang af de interne kontrolrammer påviste, at der var svagheder, som skulle afhjælpes på kort sigt;

26. glæder sig over, at generalsekretærens erklæring er fulgt op af en detaljeret handlingsplan, der tager sigte på at afhjælpe de mangler, som er konstateret i aktivitetsrapporterne;

27. anmoder generalsekretæren om som led i opfølgningen af denne beslutning at aflægge beretning til Budgetkontroludvalget om de fremskridt, der er gjort med hensyn til at iværksætte foranstaltningerne i den handlingsplan, der er vedføjet hans erklæring om regnskabsåret 2003;

28. konstaterer, at de forskellige aktivitetsrapporter afviger betydeligt fra hinanden med hensyn til form, indhold, længde og i hvilken grad, oplysningerne fra de berørte tjenestegrene er integreret; opfordrer generalsekretæren til som foreslået af Revisionsretten i punkt 9.16 i årsberetningen for 2003 fremover at harmonisere aktivitetsrapporternes form og indhold, således at det bliver lettere at foretage sammenligninger mellem de forskellige generaldirektorater; konstaterer dog, at vanskelighederne ved at rekruttere tilstrækkeligt personale med de nødvendige kvalifikationer på det finansielle område er et problem, der går igen i flere aktivitetsrapporter;

29. noterer sig Revisionsrettens bemærkning i punkt 9.16 i årsberetningen for 2003 om, at der i de årlige aktivitetsrapporter bør redegøres mere indgående for resultaterne af de gennemførte kontroller;

30. fastslår på grundlag af aktivitetsrapporterne for 2003, at det for at gøre det lettere at forstå den sande værdi af de anvisningsberettigedes undertegnede erklæringer ville være ønskeligt, om der i årene fremover blev vedtaget et standardformat, hvor der klart blev skelnet mellem de sager, der krævede en »bemærkning« fra generaldirektørens side (uden at drage dennes revisionserklæring i tvivl) og de andre mere alvorlige sager, der berettigede til et »forbehold«;

Intern revision

31. henviser til, at den interne revisors årlige beretning samt erklæringen og aktivitetsrapporterne fra generalsekretæren og generaldirektørerne indgår som en væsentlig del af den vurdering, der skal foretages af både Revisionsretten og af Europa-Parlamentets dechargemyndighed;

32. konstaterer, at begrebet intern kontrol fremover skønnes at betyde, at der er skabt rimelig sikkerhed for, at vigtige kontrolmål er opfyldt, nemlig hvad angår: — overholdelse af gældende love, forordninger og afgørelser — hensynet til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i forbindelse med operationerne — konstatering og forvaltning af risici — forebyggelse og konstatering af svig og fejl — udarbejdelse af regnskaber og relevante datafortegnelser af høj kvalitet;

33. mener, at administrationen bør prioritere det højt at følge den interne revisors henstillinger på nedenstående områder baseret på hans gennemgang af de interne kontrolrammer i 2003: — behovet for at sikre et tilstrækkelig højt antal ansatte og et tilstrækkelig højt kvalifikationsniveau for det personale, der har ansvaret for indgåelse af forpligtelser og varetagelse af forudgående kontrol — særlig vægt på behovet for at videreuddanne det personale, der beskæftiger sig med økonomisk forvaltning og kontrolopgaver i alle tjenestegrene — programmering af aktiviteter og risikoforvaltning — kontrol- og rapporteringsredskaber — (udpegelse af) en enkelt central samtalepartner, som de anvisningsberettigede afdelinger efter behov kan henvende sig til med anmodninger om råd og udtalelser, navnlig i forbindelse med indgåelse af kontrakter — dokumentation vedrørende procedurer for intern kontrol og forvaltning i alle afdelinger og videreformidling heraf til personalet — foranstaltninger til sikring af, at bestemmelserne vedrørende indgåelse af kontrakter og tilskud overholdes — indførelse af en adfærdskodeks for brug af eksterne konsulenter og forbedring af definitionen på kontraktarbejde — udarbejdelse af oversigter over følsomme funktioner (f.eks. tjenestemænd, der arbejder nært sammen med leverandører) samt præcise retningslinjer for definitionen på og identificeringen af sådanne funktioner — modelkontrakter indeholdende garantier for Europa-Parlamentets retlige og finansielle stilling, som udarbejdes centralt af Europa-Parlamentets tjenestegrene og ajourføres regelmæssigt til brug for transaktioner med leverandører;

Ledelse og regelsæt

34. bekræfter endnu en gang det synspunkt, det gav udtryk for i sine beslutninger af 8. april 2003 (13) og 21. april 2004, nemlig »at dechargeproceduren ikke blot bør omfatte generalsekretærens og administrationens forvaltningsaktiviteter, men også de afgørelser, der træffes af institutionens styrende organer, dvs. formanden, Præsidiet og Formandskonferencen«;

35. pålægger Præsidiet og de kompetente udvalg at følge anmodningerne i punkt 16 og 17 i beslutningen af 21. april 2004 om at forelægge forslag med henblik på at definere den præcise praktiske betydning af det politiske ansvar, der påhviler Europa-Parlamentets ledelsesorganer, for så vidt angår udøvelsen af deres beføjelser og vedtagelsen af afgørelser med betydelige økonomiske konsekvenser;

36. henviser til punkt 11-17 i beslutningen af 21. april 2004 om den ansvarlighed, der påhviler Europa-Parlamentets ledelsesorganer; påpeger endvidere, at denne dechargebetænkning er den første, som ifølge den nye forretningsorden skal stiles til Europa-Parlamentets politiske snarere end dets rent administrative myndighed; er fast besluttet på i fremtiden at forbedre kommunikationen og dialogen mellem Budgetkontroludvalget og medlemmerne af Præsidiet og kvæstorerne;

37. påpeger, at Europa-Parlamentets økonomiske forvaltning nu kontrolleres af et stigende antal kontrolorganer, -procedurer og -mekanismer, der omfatter Europa-Parlamentets dechargebetænkning, rapporter fra administrationen som reaktion herpå, den årlige budgetprocedure, de årlige og sektorrelaterede beretninger fra den interne revisor, revisionspanelet, Revisionsretten, panelet for finansielle uregelmæssigheder, rapporter fra OLAF (Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig) og generaldirektørernes aktivitetsrapporter, med den deraf følgende risiko for overlapning og gentagelser;

38. stiller sig tvivlende over for, om der er et rimeligt forhold mellem undersøgelsernes omfang og det nuværende kontrolapparats kompleksitet, på baggrund af den konklusion, Revisionsretten er nået frem til (14), nemlig at den generelle risiko er lav inden for administrationsudgifterne;

39. mener, at en konsolidering og oprydning i kontrolprocedurerne måske vil være på sin plads, når tiden er inde hertil; anmoder generalsekretæren om at forelægge en rapport om, hvorledes alle de forskellige input på kontrolområdet vil kunne sammenfattes, således at der kan drages klare konklusioner på dette grundlag;

40. opfordrer generalsekretæren til at sørge for, at der gennemføres en samlet strategi for risikostyring og risikoanalyse, og derigennem sikre en forsvarlig økonomisk og administrativ forvaltning;

Politiske grupper (gennemgang af regnskaber og procedurer — konto 3 7 0 1)

41. gør opmærksom på, at det i henhold til punkt 2.7.3 i regulativet om anvendelse af bevillingerne på konto 3 7 0 1 (15) er Præsidiet og Budgetkontroludvalget, der behandler de politiske gruppers reviderede årsregnskaber på grundlag af de beføjelser, de har fået tillagt i henhold til Europa-Parlamentets forretningsorden;

42. gentager, at de politiske grupper hver især er ansvarlige for forvaltningen og anvendelsen af deres andel af Europa-Parlamentets budget, og at institutionens interne revisionstjenestes ansvarsområde ikke rækker så vidt som til de vilkår, hvorpå bevillingerne på konto 3 7 0 1 (der udgør ca. 3 % af Europa-Parlamentets samlede budget) bliver brugt;

43. henviser til de vanskeligheder, Europa-Parlamentet er stødt på, når det har skullet anvende nogle af de nye bestemmelser i finansforordningen på et altovervejende administrativt budget, og at disse vanskeligheder ligeledes gør sig gældende for de politiske grupper; erkender imidlertid, at der er gjort en indsats for i så høj grad som muligt at bringe konto 3701-regulativet på linje med kravene i finansforordningen;

44. fastslår, at de politiske grupper og administrationen har nedsat en arbejdsgruppe, som skal undersøge den særlige status, de politiske gruppers budgetter har, i forhold til finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne hertil; tilskynder grupperne til efter behov at benytte denne arbejdsgruppe som et regelmæssigt kontaktforum til administrationen for dermed at være på forkant med økonomiske og regnskabsmæssige reformer;

45. glæder sig over de politiske gruppers beslutning om at offentliggøre deres interne finansielle bestemmelser på Europa-Parlamentets hjemmeside, og henstiller til dem hurtigt at føre denne beslutning ud i livet; opfordrer Præsidiet til at finde en passende løsning, som kan sikre, at løsgængernes beretninger og regnskaber kan fremlægges til eftersyn på en gennemskuelig måde, som i store træk svarer til den fremgangsmåde, de politiske grupper nu agter at følge;

46. bemærker, at bevillingerne på konto 3 7 0 1 i 2003 blev fordelt som følger i henhold til Præsidiets afgørelse af 10. februar 2003: (EUR) Disponible bevillinger i alt 37 948 000 Løsgængere 1 224 035 Grupper 36 723 965 Gruppe Antal medlemmer Tildelt i alt 1.1.2003 Fremført fra 2002 Udgifter i 2003 Udnyttelsesgrad % Fremført til 2004 PPE 232 13 966 693 4 775 841 16 245 714 116,32 2 726 654 PSE 175 10 666 548 4 573 736 12 540 087 117,56 3 154 599 ELDR 54 3 348 157 1 079 435 3 354 625 100,19 1 088 560 Verts/ALE 45 2 881 352 952 607 2 945 673 102,23 980 067 GUE/NGL 50 3 234 999 1 081 653 3 583 515 110,77 1 093 911 UEN 22 1 443 719 383 067 1 459 137 101,07 369 109 EDD 17 1 182 497 465 517 1 225 090 103,60 533 015 I ALT 595 36 723 965 13 311 856 41 353 841 112,61 9 945 915

47. mærker sig generalsekretærens forslag (16) om for det første at indføre et standardformat for tilsagnsskrivelsen til gruppernes eksterne revisorer og for det andet for den skrivelse fra gruppeformanden, som ledsager de enkelte gruppers regnskaber, således at de kommer til at omfatte yderligere oplysninger, f.eks. i form af en standardiseret årlig aktivitetsrapport om gennemførelsen af den pågældende gruppes budget for det regnskabsår, der skal revideres; opfordrer Præsidiet til at tage hensyn til disse forslag ved næste revision af konto 3 7 0 1-regulativet;

Godtgørelser til medlemmerne

48. henviser til, at alle medlemmer, så længe der ikke er vedtaget en fælles statut for medlemmerne af Europa-Parlamentet, modtager: — en grundløn, der betales af de nationale parlamenter eller regeringer, og som svarer til de nationale parlamentarikeres grundløn og beskattes efter reglerne i det pågældende land — godtgørelser, der betales direkte af Europa-Parlamentet på grundlag af regler vedtaget af kvæstorerne og Præsidiet, til dækning af udgifter afholdt i forbindelse med udførelsen af det parlamentariske arbejde;

49. henleder opmærksomheden på, at afvigelserne mellem lønningerne er blevet endnu større siden udvidelsen, og at der er et presserende behov for at finde en løsning, som sikrer, at alle medlemmer af Europa-Parlamentet får en rimelig behandling, og at deres nationale lovgivning og bestemmelser overholdes;

50. støtter i denne forbindelse initiativet fra det nuværende formandskab for Den Europæiske Union med henblik på at opnå enighed om en medlemsstatut, som indebærer indførelse af samme vederlag for Europa-Parlamentets medlemmer;

51. noterer sig, at Europa-Parlamentets Præsidium har til hensigt at tage kontakt til Rådet med henblik på at nå til enighed om betingelserne i en fælles statut for medlemmerne; henstiller til alle parter hurtigst muligt at finde en afslutning på dette spørgsmål for dermed at få sat en stopper for spekulationerne og usikkerheden omkring parlamentarikernes aflønning;

52. beklager, at der siden sidste dechargebetænkning kun er sket beskedne fremskridt med hensyn til revision og ændring af ordningen for godtgørelserne til medlemmerne; henviser til en tidligere afgørelse fra Præsidiet af 28. maj 2003, hvor dette spørgsmål delvis blev behandlet, men var kædet sammen med vedtagelsen af en fælles statut for medlemmerne; mener, at det selv uden en fælles statut bør være muligt at indføre en klar, gennemskuelig og rimelig ordning;

53. er af den opfattelse, at medlemmer, der til administrationen frivilligt tilbagebetaler godtgørelser eller dele heraf svarende til et for højt modtaget beløb i forhold til de faktisk afholdte udgifter, eller som kun ønsker at få udbetalt et beløb svarende til de faktiske udgifter til f.eks. rejser, bør kunne gøre dette på grundlag af klare og utvetydige bestemmelser i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til medlemmerne;

Godtgørelse for generelle udgifter

54. anmoder kvæstorerne om at gennemgå de generelle bestemmelser for tilbagebetaling af godtgørelser for at fastslå, om der er behov for ændringer med henblik på at maksimere brugen af de nye it-faciliteter;

Assistentgodtgørelse

55. påpeger, at Præsidiet den 13. december 2004 vedtog ændringer til bestemmelserne om assistentgodtgørelse (17), der bl.a. tog sigte på at sikre større overensstemmelse mellem disse bestemmelser og kravene i finansforordningen;

56. påpeger, at den anvisningsberettigede i henhold til artikel 79 i finansforordningen og artikel 98 og 104 i gennemførelsesbestemmelserne (18), der vedrører fastsættelse af udgifter, har pligt til at kontrollere kreditors adkomst på grundlag af bilag; gør administrationen opmærksom på nødvendigheden af at kræve forelæggelse af fakturaer eller honoraropgørelser, før der foretages betalinger under tjenesteydelseskontrakter (artikel 14, stk. 6, i omkostningsregulativet);

57. opfordrer Præsidiet til under hensyntagen til resultaterne af det arbejde, der er udført af Europa-Parlamentets arbejdsgruppe, at foreslå regler, der gør medlemmernes forvaltning af assistentgodtgørelsen mere gennemsigtig; understreger dog, at der i den forbindelse skal tages hensyn til principperne for aftalefrihed;

58. beklager, at Præsidiets afgørelse af 13. december 2004 ændrer indholdet af artikel 14, stk. 5, og stk. 7, litra d), i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til medlemmerne (som fastlagt ved Præsidiets afgørelse af 9.2.2004) på en sådan måde, at de kontraktlige forpligtelser og socialsikringsforpligtelserne for assistenter og personer, der arbejder under tjenesteydelseskontrakter, nu igen er uklare; opfordrer Præsidiet til at revidere den tekst, det vedtog den 13. december 2004;

Rejsegodtgørelser

59. minder om, at Præsidiet den 28. maj 2003 vedtog en ny ramme for regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til medlemmerne, der tog højde for en godtgørelse af rejseomkostninger på grundlag af de faktiske udgifter, dog forudsat at den nye medlemsstatut trådte i kraft;

60. minder om, at de reelle udgifter på visse ruter til tider er højere end det loft, administrationen har fastlagt, fordi der ikke findes konkurrerende luftfartsselskaber på disse ruter, og fastholder, at det under disse omstændigheder er de faktisk afholdte udgifter, der skal godtgøres;

Den frivillige pensionsordning

61. bemærker, at fondens fremtidige forpligtelser ifølge den sidste reviderede aktuarmæssige vurdering dateret 31. december 2003 pr. denne dato oversteg de aktuelle aktiver med 41 795 982 EUR, og at det aktuarmæssige kapitalniveau ved udgangen af 2003 udgjorde 76,4 % (19);

62. minder om, at Revisionsretten er af den opfattelse, at der bør opstilles klare regler for Europa-Parlamentets og de tilsluttede medlemmers forpligtelser og ansvar i tilfælde af, at en kommende aktuarmæssig vurdering skulle vise et underskud (20); mener, at det er nødvendigt nøje at præcisere Europa-Parlamentets ansvar i forhold til fremtidige økonomiske forpligtelser i tilknytning til fonden; mener endvidere, at medlemmernes bidrag til fonden bør indbetales fra en personlig kilde og ikke fra medlemmernes godtgørelsesordning;

63. bemærker administrationens svar med hensyn til, at der vil blive forelagt forslag for Præsidiet med henblik på at definere beføjelser og forpligtelser for henholdsvis Europa-Parlamentet og den nonprofitorganisation, der er registreret efter luxembourgsk lov og forvaltes af en valgt eksekutivkomité (21);

64. bemærker endvidere, at det på grundlag af resultaterne af aktuarmæssige beregninger, som skal foretages i begyndelsen af 2005, vil være muligt at fastslå fondens finansieringsbehov; er dog af den opfattelse, at der, så snart medlemsstatutten er godkendt, bør oprettes en ny og særskilt pensionsordning, der skal være ensartet for samtlige medlemmer, og at samtlige bidrag fra Europa-Parlamentets budget til en frivillig pensionsfond skal ophøre fra denne dato;

65. er foruroliget over Revisionsrettens opfattelse, nemlig at det, hvis den nuværende ordning skal fortsætte, er nødvendigt at skabe et tilstrækkeligt retsgrundlag (ud over Præsidiets afgørelse) så hurtigt som muligt, og at Europa-Parlamentets bidrag til den supplerende pensionsordning bør være baseret på en retsakt henhørende under den afledte ret og vedtaget i overensstemmelse med traktatens artikel 190, stk. 5 (22);

Offentlige kontrakter

66. minder om, at finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne, der trådte i kraft den 1. januar 2003, ændrede procedurerne for planlægning, offentliggørelse og tildeling af kontrakter samt nedlagde CCAM (Det Rådgivende Udvalg om Indkøb og Kontrakter), der obligatorisk skulle høres for kontrakter til en værdi af mere end 50 000 EUR;

67. bemærker, at Europa-Parlamentets anvisningsberettigede i stedet på frivillig basis kan høre den interne rådgivende gruppe om offentlige indkøb (GIMP); bemærker endvidere, at generalsekretæren til erstatning for CCAM's årlige rapport om kontraktaktiviteterne — og som reaktion på tidligere dechargebeslutninger — udarbejdede en rapport på grundlag af data fra de anvisningsberettigede med følgende oplysninger om kontrakter indgået i 2003: Kontraktens art Antal Procentdel Beløb i EUR Procentdel Tjenester 118 53 % 304 647 212 65 % Leverancer 57 25 % 11 810 813 2 % Arbejder 41 18 % 21 502 447 5 % Bygninger 8 4 % 131 531 314 28 % I ALT 224 100 % 469 491 786 100 % Procedurens art Antal Procentdel Beløb i EUR Procentdel Gennemsnitligt beløb i EUR Åben 70 32 % 312 467 812 92 % 4 463 826 Begrænset 78 36 % 5 856 513 2 % 75 084 Efter forhandling 68 32 % 19 636 147 6 % 288 767 I ALT 216 100 % 337 960 472 100 % 1 564 632

68. glæder sig over, at en væsentlig del af kontrakterne i 2003 blev indgået på grundlag af et offentligt udbud;

69. bemærker, at den interne revisor foretager en revision af processen i forbindelse med offentlige kontrakter for hele institutionens vedkommende, og at den endelige beretning forventes at blive offentliggjort i første halvdel af 2005; pålægger sin generalsekretær på passende vis at underrette Budgetkontroludvalget om beretningens indhold, når den interne høringsprocedure er afsluttet;

70. støtter administrationen i dens bestræbelser på at oprette en kontraktdatabase i overensstemmelse med finansforordningens artikel 95, der ifølge generalsekretærens beretning (23) forventes at være operationel ved udgangen af 2005;

71. bemærker med tilfredshed, at antallet og værdien af kontrakter på over 50 000 EUR, der i 2003 blev tildelt efter proceduren med forhandling, faldt væsentligt i forhold til de tilsvarende tal for 2002;

72. bemærker administrationens bekymring på følgende områder: — grænsen på 1 050 EUR for tildeling af kontrakter efter udbud (kontrakter af ringe værdi), der medfører en unødvendig forvaltningsmæssig byrde — e-indkøb (udveksling af information vedrørende udbud ad elektronisk vej) inden for den frist, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF (24), på grund af kravet om at garantere sikkerhed, fortrolighed og integritet i forbindelse med elektroniske data;

73. forventer, at de kompetente udvalg tager hensyn til disse forhold, når de stiller eventuelle ændringsforslag i forbindelse med den kommende revision af finansforordningen, dennes gennemførelsesbestemmelser og Europa-Parlamentets interne bestemmelser om gennemførelsen af budgettet;

Bygninger

74. konstaterer, at den langvarige strid mellem Europa-Parlamentet og de franske myndigheder om den endelig købspris for LOW-Bygningen i Strasbourg, blev løst ved udgangen af 2003, og at købet blev afsluttet i 2004;

75. henviser til, at manglen på et enkelt arbejdssted medfører betydelige ekstraomkostninger for Europa-Parlamentets budget; påpeger, at omkostningerne som følge af, at Europa-Parlamentet spreder sig over tre forskellige lande anslås til over 200 mio. EUR om året;

Sagen vedrørende Medlemmernes Kasse

76. bemærker, at proceduren efter artikel 22 i personalevedtægten er blevet indledt med henblik på at fastlægge ansvaret i forbindelse med forskellen på 4 136 125 BEF mellem kontantbeholdningen og de tilsvarende regnskaber i 1982 (25); bemærker, at Disciplinærudvalget mødtes første gang den 17. marts 2003 og nu har afsluttet sit arbejde, og pålægger sin generalsekretær at holde det kompetente udvalg underrettet om den fremtidige udvikling;

Miljø

77. udtrykker tilfredshed med, at resultaterne af den omfattende undersøgelse af Europa-Parlamentets interne miljøpolitik, som foretages af et konsulentfirma, der har specialiseret sig i miljømæssig forvaltning (EMAS), snart vil blive forelagt Præsidiet med det endelige mål at indføre en miljøforvaltningsordning i institutionen (26); pålægger sin generalsekretær at offentliggøre konsulentfirmaets rapport på Europa-Parlamentets hjemmeside, når den er blevet drøftet i Præsidiet;

78. bemærker, at der stadig omdeles mange officielle dokumenter til medlemmerne i form af papirkopier, selv om de er disponible on-line; opfordrer kvæstorerne til at finde en miljøvenlig balance i forbindelse med omdelingen af dokumenter i papirform;

79. anmoder om, at der indføres en systematisk elektronisk signatur, så medlemmernes underskrift kan påføres dokumenter som f.eks. ændringsforslag og spørgsmål, uden at det i den forbindelse er nødvendigt at fremsende dokumenter i papirform;

80. henstiller indtrængende til Præsidiet at træffe alle nødvendige foranstaltninger til at fremskynde rekrutteringen af ansatte til sprogtjenesterne for at sikre alle medlemmers ret til at udtrykke sig på deres modersmål ved at tilbyde tolkning til og fra de respektive sprog;

81. minder om, at Ombudsmanden i sin afgørelse af 23. januar 2004 om klage 0260/2003 mod Europa-Parlamentet konkluderede, at administrationen havde begået en fejl i og med, at Europa-Parlamentet havde undladt at træffe passende foranstaltninger til at sikre overholdelse af de interne bestemmelser om rygning i Europa-Parlamentets bygninger;

82. bemærker — trods Præsidiets vedtagelse den 13. juli 2004 af ændrede regler om rygning — at disse ikke er blevet gennemført og håndhævet i fuldt omfang med det resultat, at Europa-Parlamentet risikerer, at Ombudsmanden træffer yderligere afgørelser imod det; opfordrer Præsidiet til hurtigst muligt at træffe foranstaltninger til at reducere røgniveauet i Europa-Parlamentets bygninger og beskytte alle brugeres helbred;

83. understreger, at alle arbejdsgivere har en lovmæssig forpligtelse til at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø for deres ansatte; bemærker, at undtagelsesbestemmelserne i Præsidiets regler (27), der tillader rygning i private kontorer, medfører et uacceptabelt forureningsniveau indendøre som følge af tobaksrøg i bygninger og gangarealer med kontorer, og udsætter brugerne af disse bygninger for en sundhedsrisiko; bemærker, at institutionens bygninger på de tre arbejdssteder er underlagt de respektive, nationale sundhedsbestemmelser; henstiller til kvæstorerne, at der udpeges klart afgrænsede og godt ventilerede rygerområder for at begrænse generne for ikke-rygere;

84. pålægger sin generalsekretær at foretage en undersøgelse af personalets holdninger på de tre arbejdssteder for at konstatere, om et flertal af Europa-Parlamentets ansatte ønsker et totalforbud mod rygning i alle dele af de bygninger, hvor de parlamentsansattes kontorer befinder sig, inden fristen i 2007 udløber;

85. noterer sig generalsekretærens oplysninger om mulighederne for at udstyre Europa-Parlamentets mødesale og udvalgsmødelokaler med trådløs teknologi til pc'er og andre tilhørende faciliteter (28); bemærker advarslen i generalsekretærens notat om den potentielle sundhedsrisiko, såfremt det elektromagnetiske strålingsniveau fra trådløse transmissioner overstiger specifikke grænseværdier; anmoder om en yderligere rapport om den trådløse teknologis sundhedsaspekter inden 1. juli 2005.

86. glæder sig over oplysningen om, at alle medlemskontorer vil blive udstyret med en supplerende internetadgang fra april-maj 2005, hvilket vil betyde en stor forbedring for adgangen via Mac-computere; understreger dog, at der bør gøres mere for at give brugere af andre kendte systemer mulighed for at logge sig på Europa-Parlamentets intranet;

87. kræver en grundig og regelmæssig sikkerhedsanalyse af Europa-Parlamentets it-systemer, netværk, tilslutninger, materiel og programmel for at sikre, at Europa-Parlamentets »e-miljø« er sikkert.

(1) EUT L 54 af 28.2.2003, s. 1.

(2) EUT C 293 af 30.11.2004, s. 1.

(3) EUT C 294 af 30.11.2004, s. 99.

(4) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(5) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.

(6) EUT L 330 af 4.11.2004, s. 160.

(7) Finansforordningen af 21. december 1977.

(8) Finansforordningen af 25. juni 2002.

(9) Generalsekretærens reaktion på punkt 9 i Europa-Parlamentets beslutning af 21.4.2004.

(10) Punkt 9.7 og 9.8 i Revisionsrettens beretning for 2003.

(11) Svar på punkt 9.9 i Revisionsrettens beretning for 2003.

(12) Punkt 9.8 i Revisionsrettens beretning for 2003.

(13) EUT L 148 af 16.6.2003, s. 62.

(14) Punkt 9.6 i Revisionsrettens beretning for 2003.

(15) Præsidiets afgørelse af 30.6.2003.

(16) Generalsekretærens reaktion på punkt 42 i Europa-Parlamentets beslutning af 21.4.2004.

(17) Artikel 14-16 i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til medlemmerne (PE 113.116).

(18) Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 (EFT L 357 af 31.12.2002, s. 1).

(19) Kilde: ASBL Pensionsfonden — årsberetning og regnskaber for 2003.

(20) Revisionsrettens beretning for 2002, punkt 9.20, og udtalelse nr. 5/99, punkt 22.

(21) Tabel 9.3 i Revisionsrettens beretning for 2003.

(22) Punkt 9.17 og 9.18 i Revisionsrettens beretning for 2002.

(23) Generalsekretærens beretning om kontrakter indgået i 2003.

(24) EUT L 134 af 30.4.2004, s. 114.

(25) Kilde: Spørgsmål 40 i PE 338.137.

(26) Generalsekretærens reaktion på punkt 69 i Europa-Parlamentets beslutning af 21.4.2004.

(27) Præsidiets afgørelse af 13.7.2004.

(28) Kilde: Skrivelse af 21.8.2003 som reaktion på punkt 22 i Europa-Parlamentets budgetbeslutning af 14.5.2003.