RÅDETS AFGØRELSE

af 22. april 2013

om den holdning, der skal indtages på vegne af Den Europæiske Union for så vidt angår vedtagelsen af forretningsordenerne for ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

(2013/331/EU)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 207 og 209 sammenholdt med artikel 218, stk. 9,

under henvisning til Rådets afgørelse 2012/196/EF af 13. juli 2009 om undertegnelse og midlertidig anvendelse af den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side (1),

under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

Ved aftalens artikel 64 nedsættes et ØPA-Udvalg, der er ansvarligt for forvaltningen af aftalen og for udførelsen af alle de i aftalen nævnte opgaver.

Det er hensigtsmæssigt at fastlægge den holdning, der skal vedtages på vegne af Unionen med hensyn til vedtagelse af forretningsordenen for ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Den holdning, der skal vedtages på vegne af Unionen for så vidt angår det ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side nedsatte ØPA-Udvalgs vedtagelse af en afgørelse om dets forretningsorden, om Toldsamarbejdsudvalgets forretningsorden og om Det Fælles Udviklingsudvalgs forretningsorden baseres på ØPA-Udvalgets udkast til afgørelse, der er knyttet til nærværende afgørelse.

Mindre ændringer af ØPA-Udvalgets udkast til afgørelse kan vedtages, uden at Rådet inddrages.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 111 af 24.4.2012, s. 1.

(2) EUT L 111 af 24.4.2012, s. 2.

UDKAST

ØPA-UDVALGETS AFGØRELSE Nr. …/2013

af

der er nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side, om vedtagelse af forretningsordenerne for ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg

ØPA-UDVALGET HAR —

under henvisning til den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side (i det følgende benævnt »aftalen«), der blev undertegnet i Grand Baie den 29. august 2009, og som har fundet midlertidig anvendelse siden den 14. maj 2012, særlig artikel 64, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Aftalen fastsætter, at ØPA-Udvalget vedtager sin forretningsorden.

(2) ØPA-Udvalget bistås ved udførelsen af sine opgaver af Toldsamarbejdsudvalget, der er nedsat ved artikel 41 i protokol 1 til aftalen, og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved den aftalens artikel 52 —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Forretningsordenerne for de følgende udvalg fastlægges herved som anført i bilagene:

Bilag I - ØPA-Udvalget

Bilag II — Toldsamarbejdsudvalget

Bilag III — Det Fælles Udviklingsudvalg.

2. Disse forretningsordener berører ikke de særlige bestemmelser, der i givet fald er fastsat i aftalen, eller som ØPA-Udvalget måtte fastsætte.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den […].

Udfærdiget i (sted), den (dato). På vegne af ØSA-landene På vegne af EU-parten

BILAG I FORRETNINGSORDEN FOR ØPA-UDVALGET, nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side Artikel 1 Anvendelsesområde Forretningsordenen finder anvendelse på sagsbehandlingen under møder i ØPA-Udvalget. Artikel 2 Sammensætning og formandskab 1. ØPA-Udvalget sammensættes af repræsentanter for de undertegnende lande i det østlige og sydlige Afrika (»de undertegnende ØSA-lande«) (1) på den ene side og repræsentanter for EU-parten på den anden side på minister- eller højt embedsmandsplan. 2. Når der henvises til »parterne« i denne forretningsorden, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61. 3. Formandskabet for ØPA-Udvalget på ministerplan varetages i fællesskab af en repræsentant for ØSA-landene og af en repræsentant for Den Europæiske Union (»EU«). Formandskabet i ØPA-Udvalget på højt embedsmandsplan varetages i fællesskab af repræsentanter for de undertegnende ØSA-lande, sædvanligvis på højt embedsmandsplan og af højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur. Artikel 3 Observatører 1. Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i ØPA-Udvalgets møder som observatører. 2. Sekretæren for ØPA-Udvalget underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i ØPA-Udvalget, således at de kan deltage som observatører. 3. Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra ØPA-Udvalgets side. 4. ØPA-Udvalget kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører. Artikel 4 Møder 1. ØPA-Udvalget træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan møderne i ØPA-Udvalget afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales. 2. ØPA-Udvalgets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om. 3. ØPA-Udvalgets sekretær indkalder til møderne i ØPA-Udvalget. Artikel 5 Delegationer Før hvert møde underrettes det fælles formandskab for ØPA-Udvalget om den planlagte sammensætning af delegationerne fra de undertegnende ØSA-lande og EU-parten. Artikel 6 Sekretariat 1. Embedsmænd fra de undertegnende ØSA-lande og Europa-Kommissionen fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for ØPA-Udvalget. Det undertegnende ØSA-land kan bistås af Comesa-sekretariatet. 2. Uanset stk. 1 begynder første periode på datoen for afholdelse af ØPA-Udvalgets første møde og slutter den 31. december året efter. ØPA-Udvalgets sekretariatsfunktioner varetages først af en repræsentant for Europa-Kommissionen. De undertegnende ØSA-lande varetager sekretariatsfunktionerne efter tur. Artikel 7 Dokumenter Hvis forhandlingerne i ØPA-Udvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra ØPA-Udvalget senest 14 dage før mødets begyndelse. Artikel 8 Korrespondance 1. Al korrespondance til ØPA-Udvalget stiles til sekretæren for ØPA-Udvalget. 2. Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til ØPA-Udvalget videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 7. 3. Korrespondance fra det fælles formandskab for ØPA-Udvalget sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 7. Artikel 9 Dagsorden for møderne 1. ØPA-Udvalgets sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig kommenteret dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for ØPA-Udvalget til parterne senest tre uger før mødet. 2. Den foreløbige kommenterede dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden. 3. Dagsordenen vedtages af ØPA-Udvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom. 4. Det fælles formandskab for ØPA-Udvalget kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål. 5. Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Artikel 10 Protokol 1. Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse. 2. Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om: a) alle dokumenter, der er forelagt ØPA-Udvalget b) eventuelle erklæringer, som et medlem af ØPA-Udvalget har anmodet om at få optaget i protokollen c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål. 3. Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af ØPA-Udvalget, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører. 4. De undertegnende ØSA-lande og EU-parten godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter. Artikel 11 Afgørelser og henstillinger 1. ØPA-Udvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus. 2. ØPA-Udvalget kan beslutte at forelægge AVS-EU-Ministerrådet, jf. artikel 15 i partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af Gruppen af Stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater (Cotonouaftalen), ethvert spørgsmål af generel interesse for AVS og EU, der opstår i forbindelse med aftalen. 3. I perioden mellem møderne kan ØPA-Udvalget træffe afgørelser og henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne. 4. Afgørelser og henstillinger vedtaget af ØPA-Udvalget benævnes hhv. »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato. 5. Afgørelser og henstillinger truffet af ØPA-Udvalget bekræftes af en repræsentant for de undertegnende ØSA-landene og af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. 6. Afgørelser og henstillinger videresendes til parterne som dokumenter fra ØPA-Udvalget. Artikel 12 Offentlighed 1. Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i ØPA-Udvalget ikke offentlige. 2. Hver part kan beslutte at offentliggøre ØPA-Udvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende. Artikel 13 Sprog 1. ØPA-Udvalgets arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk. 2. ØPA-Udvalget baserer sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Afgørelser og henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Artikel 14 Udgifter 1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i ØPA-Udvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. 2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. 3. Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten. Artikel 15 Ændring af forretningsordenen Forretningsordenen kan ændres i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1. (1) Madagaskar, Mauritius, Seychellerne og Zimbabwe.

BILAG II FORRETNINGSORDEN FOR TOLDSAMARBEJDSUDVALGET, nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side Artikel 1 Anvendelsesområde Forretningsordenen finder anvendelse på sagsbehandlingen under møder i Toldsamarbejdsudvalget. Artikel 2 Toldsamarbejdsudvalgets rolle Toldsamarbejdsudvalget er nedsat ved artikel 41 i protokol 1 til aftalen. Det behandler også alle spørgsmål, der forelægges det af ØPA-Udvalget. Artikel 3 Sammensætning og formandskab 1. Toldsamarbejdsudvalget sammensættes af repræsentanter for de undertegnende lande i det østlige og sydlige Afrika (»undertegnende ØSA-lande«) (1) på den ene side og af repræsentanter for EU-parten på den anden side. 2. Når der henvises til »parterne« i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61. 3. Formandskabet for Toldsamarbejdsudvalget varetages i fællesskab af en repræsentant for de undertegnende ØSA-lande og en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur. Artikel 4 Observatører 1. Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i Toldsamarbejdsudvalgets møder som observatører. 2. Sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i Toldsamarbejdsudvalget, således at de kan deltage som observatører. 3. Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra Toldsamarbejdsudvalgets side. 4. Toldsamarbejdsudvalget kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører. Artikel 5 Møder 1. Medmindre andet fremgår af aftalen, træder Toldsamarbejdsudvalget sammen efter anmodning fra en af parterne. Hvis parterne er enige, kan møderne i Toldsamarbejdsudvalget afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales. 2. Toldsamarbejdsudvalgets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om. 3. Toldsamarbejdsudvalgets sekretær indkalder til møderne i Toldsamarbejdsudvalget. Artikel 6 Delegationer Før hvert møde underrettes det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget om den planlagte sammensætning af delegationerne fra de undertegnende ØSA-lande og EU-parten. Artikel 7 Sekretariat Embedsmænd fra de undertegnende ØSA-lande og fra Europa-Kommissionen fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for Toldsamarbejdsudvalget. Det undertegnende ØSA-land kan bistås af Comesa-sekretariatet. Disse perioder skal være sammenfaldende med henholdsvis de undertegnende ØSA-landes og Den Europæiske Kommissions varetagelse af sekretariatsfunktionerne i ØPA-Udvalget. De undertegnende ØSA-lande varetager sekretariatsfunktionerne efter tur. Artikel 8 Dokumenter Hvis forhandlingerne i Toldsamarbejdsudvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra Toldsamarbejdsudvalget senest 14 dage før mødets begyndelse. Artikel 9 Korrespondance 1. Al korrespondance til Toldsamarbejdsudvalget stiles til sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget. 2. Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til Toldsamarbejdsudvalget videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8. 3. Korrespondance fra det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8. Artikel 10 Dagsorden for møderne 1. Toldsamarbejdsudvalgets sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig kommenteret dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget til parterne senest tre uger før mødet. 2. Den foreløbige kommenterede dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden. 3. Dagsordenen vedtages af Toldsamarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom. 4. Det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål. 5. Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Artikel 11 Protokol 1. Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse. 2. Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om: a) alle dokumenter, der er forelagt Toldsamarbejdsudvalget b) eventuelle erklæringer, som et medlem af Toldsamarbejdsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål. 3. Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Toldsamarbejdsudvalget, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører. 4. De undertegnende ØSA-lande og EU-parten godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter. Artikel 12 Afgørelser og henstillinger 1. Toldsamarbejdsudvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus. 2. I perioden mellem møderne kan Toldsamarbejdsudvalget træffe afgørelser ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne. 3. Afgørelser og henstillinger vedtaget af Toldsamarbejdsudvalget benævnes hhv. »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato. 4. Afgørelser og henstillinger vedtaget af Toldsamarbejdsudvalget bekræftes af en repræsentant for de undertegnende ØSA-lande og af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. 5. Afgørelser og henstillinger videresendes til parterne og til ØPA-Udvalget som dokumenter fra Toldsamarbejdsudvalget. Artikel 13 Offentlighed 1. Medmindre andet bestemmes, er Toldsamarbejdsudvalgets møder ikke offentlige. 2. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre Toldsamarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender. Artikel 14 Sprog 1. Toldsamarbejdsudvalgets arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk. 2. Toldsamarbejdsudvalget baserer sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Afgørelser og henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Artikel 15 Udgifter 1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Toldsamarbejdsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. 2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. 3. Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten. Artikel 16 Rapportering Toldsamarbejdsudvalget rapporterer til ØPA-Udvalget. Artikel 17 Ændring af forretningsordenen Denne forretningsorden kan ændres af ØPA-Udvalget. Toldsamarbejdsudvalget kan fremsætte henstillinger over for ØPA-Udvalget vedrørende forslag til ændringer af forretningsordenen. (1) Madagaskar, Mauritius, Seychellerne og Zimbabwe.