REGLER FOR ADGANG TIL OVERSÆTTELSESCENTRETS DOKUMENTER (98/C 46/07)

Bestyrelsen for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer vedtog på sit syvende møde den 17. november 1997 følgende regler for adgang til Oversættelsescentrets dokumenter:

1. Indledning

Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (EFT L 314 af 7.12.1994), som ændret ved forordning (EF) nr. 2610/95 (EFT L 268 af 10.11.1995), med henblik på at udføre det nødvendige oversættelsesarbejde for følgende kontorer og agenturer:

- Det Europæiske Miljøagentur

- Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut

- Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter

- Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering

- Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur

- Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked (varemærker og design)

- Den Europæiske Politienhed (Europol) og Europols Narkotikaenhed

- EF-Sortsmyndigheden.

Andre kontorer og agenturer, der nedsættes af Rådet, samt de af Den Europæiske Unions institutioner og organer, der allerede råder over deres egen oversættelsestjeneste, kan eventuelt benytte sig af Oversættelsescentrets tjenester.

2. Dokumenttyper

På baggrund af denne definition af Oversættelsescentrets opgaver er det klart, at centret ikke skal tage politiske initiativer, men ganske enkelt oversætte dokumenter fra andre af Unionens institutioner og organer. Der kan således være tale om to typer dokumenter:

a) Dokumenter, der ikke hidrører fra Oversættelsescentret, men fra andre organer eller institutioner. Ved denne type dokumenter skal ansøgeren altid henvende sig til ophavsmanden både for så vidt angår originalen og oversættelserne.

b) Dokumenter, som Oversættelsescentret er ophavsmand til. Ved denne type dokumenter finder nedenstående regler anvendelse.

3. Oversættelsescentrets dokumenter

Der er her tale om dokumenter, som Oversættelsescentret er ophavsmand, til og i forbindelse med hvilke centret kan betragtes som ejer og ikke blot depositar.

Som hovedregel gives interesserede personer aktindsigt i disse dokumenter, undtagen hvis de indeholder oplysninger, der hører ind under et af de områder, der er nævnt under punkt 4 nedenfor.

For at få adgang til Oversættelsescentrets dokumenter og oplysninger skal ansøgeren sende en skriftlig anmodning på et hvilket som helst af Unionens sprog til direktøren for centret, som er ansvarlig for behandlingen af anmodningerne og for, at der inden en måned efter registreringen af en anmodning svares skriftligt. Dette svar affattes altid på det af Unionens arbejdssprog, som er anvendt af ansøgeren.

De pågældende dokumenter postbefordres til ansøgeren eller fremlægges efter aftale til gennemsyn i centret.

4. Undtagelser

Der gives ikke aktindsigt i et af centrets dokumenter, hvis offentliggørelse kunne skade:

- beskyttelsen af offentlige interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, valutastabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersøgelser)

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred (personaleakterne, de oplysninger, udtalelser og vurderinger, der er givet i fortrolighed i forbindelse med ansættelser og udnævnelser, personlige oplysninger om enkeltpersoner (også afdøde) eller et dokument, hvis videregivelse udgør eller kan bidrage til en krænkelse af privatlivets fred)

- beskyttelsen af drifts- og forretningshemmeligheden (informationer, der omfatter drifts- og forretningshemmeligheder eller intellektuel ejendomsret, og hvis ubeføjede videregivelse ville skade tredjeparts konkurrencesituation; driftsmæssige, finansielle og andre forretningsmæssige informationer, bl.a. om forretningsforbindelser, omkostningskomponenter og licitationstilbud)

- beskyttelsen af Fællesskabets økonomiske interesser

- beskyttelsen af fortrolighed på anmodning af den fysiske eller juridiske person, som har givet oplysningen, eller som krævet i lovgivningen i den medlemsstat, som har givet oplysningen

- beskyttelsen af fortroligheden af interne drøftelser (dagsordener, referater af møder i bestyrelsen for centret og af interne møder, rapporter fra tjenesterejser, situationsrapporter, skriftlige oplæg, memoranda, orienterende noter samt Oversættelsescentrets interne udtalelser).

5. Genbehandlingsprocedure

Hvis en ansøger ikke modtager svar fra Oversættelsescentret inden en måned efter registreringen af anmodningen om aktindsigt, eller hvis en ansøger er utilfreds med et svar, hvori det angives, at aktindsigt nægtes, kan vedkommende inden en måned efter modtagelsen af svaret fremsætte en anmodning til formanden for bestyrelsen for centret om genbehandling. Efter udløbet af denne frist betragtes anmodningen som bortfaldet.

Hvis afslaget på aktindsigt bekræftes i forbindelse med genbehandlingen, orienteres ansøgeren skriftligt herom inden for en måned. Oversættelsescentret begrunder afslaget og gør ansøgeren bekendt med yderligere klagemuligheder, herunder især muligheden for at klage til Den Europæiske Ombudsmand.

6. Diverse

Ved eventuelle andre spørgsmål vedrørende aktindsigt i Oversættelsescentrets dokumenter, som ikke specifikt er behandlet i disse bestemmelser, anvendes Europa-Kommissionens gældende regler analogt på Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer.