KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESAFGØRELSE

af 1. juli 2011

om ændring af Sirene-håndbogen

(meddelt under nummer K(2011) 4574)

(Kun den bulgarske, den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2011/406/EU)

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 378/2004 af 19. februar 2004 om proceduren for ændring af Sirene-håndbogen (1), særlig artikel 2, og

under henvisning til Rådets afgørelse 2004/201/RIA af 19. februar 2004 om proceduren for ændring af Sirene-håndbogen (2), særlig artikel 2, og

ud fra følgende betragtninger:

Sirene-håndbogen udgør en række instrukser til operatørerne i de enkelte medlemsstaters Sirene-kontorer og fastlægger de regler og procedurer, der gælder for bilateral og multilateral udveksling af de supplerende oplysninger, der kræves, for at visse bestemmelser i konventionen af 1990 om gennemførelse af Schengenaftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (3) (i det følgende benævnt Schengenkonventionen) kan gennemføres korrekt.

Standarderne for arbejdsprocedurer i Sirene-kontorerne og den relevante EU-lovgivning vedrørende udveksling af supplerende oplysninger mellem Sirene-kontorer har udviklet sig over tid. Sirene-håndbogen er ikke blevet ændret siden 2007. Som følge heraf er det nu påkrævet at indføre ændringer for at sikre ensartede arbejdsprocedurer og overensstemmelse med udviklingen i den relevante EU-lovgivning vedrørende udveksling af supplerende oplysninger mellem Sirene-kontorer. På grund af omfanget af nødvendige ændringer i Sirene-håndbogens bestemmelser er det derfor hensigtsmæssigt at udskifte den gældende tekst i Sirene-håndbogen med en revideret udgave.

I medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltog Danmark ikke i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 378/2004, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark. Da forordning (EF) nr. 378/2004 imidlertid bygger på Schengenreglerne efter bestemmelserne i tredje del, afsnit IV, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, har Danmark i henhold til artikel 5 i protokollen besluttet at gennemføre disse regler i national ret. Danmark deltog i vedtagelsen af afgørelse 2004/201/RIA. Det er derfor forpligtet til at gennemføre denne afgørelse.

For så vidt angår Island og Norge udgør denne afgørelse en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (8) , henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra G, i Rådets afgørelse 1999/437/EF (9) om visse gennemførelsesbestemmelser til nævnte aftale.

For så vidt angår Schweiz udgør denne afgørelse en udvikling af Schengenreglerne, jf. aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (10) , henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra G, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i afgørelse 2008/146/EF (11) og 2008/149/RIA (12) .

For så vidt angår Liechtenstein udgør denne afgørelse en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab, Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne, henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra G, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/261/EF (13) og 2008/262/RIA (14) .

VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Sirene-håndbogen erstattes af udgaven i bilaget til nærværende afgørelse.

Artikel 2

Denne afgørelse er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Irland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.

(1) EUT L 64 af 2.3.2004, s. 5.

(2) EUT L 64 af 2.3.2004, s. 45.

(3) EFT L 239 af 22.9.2000, s. 19.

(4) EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31.

(5) EUT L 350 af 30.12.2008, s. 60.

(6) EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

(7) EUT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(8) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

(9) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

(10) EUT L 53 af 27.2.2008, s. 52.

(11) EUT L 53 af 27.2.2008, s. 1.

(12) EUT L 53 af 27.2.2008, s. 50.

(13) EUT L 83 af 26.3.2008, s. 3.

(14) EUT L 83 af 26.3.2008, s. 5.

BILAG

SIRENE-HÅNDBOG

INDHOLD

INDLEDNING

1. SCHENGEN INFORMATIONSSYSTEMET (SIS) OG DE NATIONALE SIRENE-KONTORER

1.1. Sirene-kontorerne

1.2. Sirene-håndbog

1.3. Principper

1.3.1. Tilgængelighed

1.3.2. Kontinuitet

1.3.3. Sikkerhed

1.3.4. Adgangsforhold

1.3.5. Meddelelser

1.3.6. Translitterationsregler

1.3.7. Oplysningernes kvalitet

1.3.8. Strukturer

1.3.9. Arkivering

1.4. Personale

1.4.1. Viden

1.4.2. Uddannelse

1.4.3. Udveksling af personale

1.5. Teknisk infrastruktur

1.5.1. Sirene-arbejdsflowsystem

1.5.2. Automatisk optagelse af oplysninger

1.5.3. Automatisk sletning af data

1.5.4. Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer

1.5.5. Datakvalitet i SIS

2. GENERELLE PROCEDURER

2.1. Flere indberetninger (artikel 107)

2.1.1. Indberetningernes forenelighed og prioritetsorden

2.1.2. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme person

2.1.3. Forhandling om optagelse af en ny indberetning, hvis den er uforenelig med en eksisterende indberetning

2.2. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

2.2.1. Foranstaltninger efter et hit

2.2.2. Fremsendelse af supplerende oplysninger

2.3. Når det er umuligt at iværksætte de sædvanlige foranstaltninger efter et hit (artikel 104, stk. 3)

2.4. Hvis det oprindelige formål med indberetningen ændres (artikel 102, stk. 3)

2.5. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 106)

2.6. Retten til at få adgang til og rettet oplysninger (artikel 109 og 110)

2.6.1. Udveksling af oplysninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger

2.6.2. Underretning om anmodninger om adgang til, rettelse eller sletning af andre medlemsstaters indberetninger

2.6.3. Oplysning om procedurerne for adgang og rettelse

2.7. Sletning af en indberetning, når betingelserne for at opretholde den ikke længere er opfyldt

2.8. Identitetsmisbrug

2.9. Optagelse af et kaldenavn

2.10. Sirpit (Sirene-billedoverførsel (Sirene Picture Transfer))

2.10.1. Udvikling af og baggrund for Sirpit

2.10.2. Anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

2.10.3. Tekniske krav

2.10.4. Den nationale identifikationsinstans

2.10.5. Anvendelse af Sirene- formular L

2.10.6. Sirpit-proceduren

2.10.6.1. Det lokaliserende Sirene-kontor foretager sammenligningen

2.10.6.2. Det indberettende Sirene-kontor foretager sammenligningen

2.10.6.3. Indtastningsskærm

2.11. Sirene-kontorernes rolle i politisamarbejdet mellem Den Europæiske Unions medlemsstater

2.12. Forbindelsen mellem Sirene-kontorerne og Interpol

2.12.1. SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger

2.12.2. Valg af kommunikationskanal

2.12.3. Brug og formidling af Interpol-indberetninger og -meddelelser i Schengenlande

2.12.4. Udlevering af oplysninger til tredjelande

2.12.5. Hit og sletning af en indberetning

2.12.6. Forbedring af samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og Interpols nationale centralkontorer

2.13. Samarbejde med Europol og Eurojust

2.14. Særlige eftersøgninger

2.14.1. Målrettet geografisk eftersøgning

2.14.2. Eftersøgning med deltagelse af særlige politienheder til målrettet eftersøgning

2.15. Påtegning

2.15.1. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

2.15.2. Anmodning om sletning af en påtegning

2.16. Angivelse af sagens hastende karakter i Sirene-formularer

3. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 95

3.1. Kontrol foretaget af medlemsstaterne før en indberetning optages

3.2. Undersøgelse af, om den nationale lovgivning i medlemsstaterne tillader anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering

3.3. Flere indberetninger

3.3.1. Kontrol af, om der findes flere indberetninger (artikel 107)

3.3.2. Udveksling af oplysninger

3.4. Fremsendelse af supplerende oplysninger til medlemsstaterne

3.4.1. Supplerende oplysninger med henblik på en europæisk arrestordre

3.4.2. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med en foreløbig anholdelse

3.4.3. Optagelse af et kaldenavn

3.4.4. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

3.4.5. Fremsendelse af A- og M-formularer

3.5. Påtegning

3.5.1. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for personer, der begæres anholdt med henblik på udlevering, i de tilfælde, hvor Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA om den europæiske arrestordre og om procedurerne for overgivelse mellem medlemsstaterne ikke finder anvendelse

3.6. Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning efter artikel 95

3.7. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

3.7.1. Underretning af medlemsstaterne om, at der er hit på en indberetning

3.7.2. Fremsendelse af supplerende oplysninger

3.7.3. Efter et hit

3.7.4. Udveksling af supplerende oplysninger om overgivelse eller udlevering

3.8. Sletning af en indberetning

3.8.1. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

3.9. Identitetsmisbrug

4. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 96

4.1. Indledning

4.2. Indberetninger efter artikel 96

4.3. Optagelse af et kaldenavn

4.4. Identitetsmisbrug

4.5. Sirene-procedurer, der skal følges

4.6. Udveksling af oplysninger efter et hit

4.6.1. Udveksling af oplysninger ved nægtelse af indrejse eller udvisning fra Schengenområdet

4.6.2. Udveksling af oplysninger ved udstedelse af opholdstilladelser og visa

4.6.3. Særlige procedurer som fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen

4.6.3.1. Procedure i medfør af artikel 25, stk. 1, i Schengenkonventionen

4.6.3.2. Procedure i medfør af artikel 25, stk. 2, i Schengenkonventionen

4.6.4. Særlige procedurer som fastsat i artikel 5, stk. 4, i Schengengrænsekodeksen

4.6.4.1. Procedurer i sager, der falder ind under artikel 5, stk. 4, litra a), i Schengengrænsekodeksen

4.6.4.2. Procedurer i sager, der falder ind under artikel 5, stk. 4, litra a), i Schengengrænsekodeksen

4.7. Udveksling af oplysninger vedrørende en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet

4.7.1. Udveksling af oplysninger efter et hit

4.7.2. Udveksling af oplysninger hvis, i mangel af et hit, en medlemsstat opdager, at der findes en indberetning om nægtelse af indrejse for en tredjelandsstatsborger, som er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet

4.8. Sletning af indberetninger vedrørende EU-borgere

4.9. Underretning af Schengenmedlemsstaterne i tilfælde af et hit på en indberetning

5. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 97

5.1. Påtegning

5.2. Tilvejebringelse af beskrivende detaljer om forsvundne mindreårige og andre personer, der vurderes at være i fare

5.3. Efter et hit

6. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 98

6.1. Efter et hit

7. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 99

7.1. Optagelse af et kaldenavn

7.2. Underretning af andre medlemsstater om indberetninger efter anmodning fra myndigheder, der er ansvarlige for den nationale sikkerhed

7.3. Påtegning

7.4. Meddelelse af supplerende oplysninger efter et hit

8. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 100

8.1. Indberetninger af køretøjer efter artikel 100

8.1.1. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme køretøj

8.1.2. VIN Twins

8.2. Meddelelse af supplerende oplysninger efter et hit

9. STATISTIKKER

INDLEDNING

Den 14. juni 1985 undertegnede Kongeriget Belgien, Forbundsrepublikken Tyskland, Den Franske Republik, Storhertugdømmet Luxembourg og Kongeriget Nederlandene i Schengen, der er en lille by i Luxembourg, en aftale, der har til formål at sikre fri passage af de indre grænser for medlemsstaternes statsborgere og fri bevægelighed for varer og tjenesteydelser.

De oprindelige fem Schengenlande undertegnede konventionen om gennemførelse af Schengenaftalen (1) den 19. juni 1990 og fik den 27. november 1990 følgeskab af Den Italienske Republik, den 25. juni 1991 af Kongeriget Spanien og Den Portugisiske Republik, den 6. november 1992 af Den Hellenske Republik, den 28. april 1995 af Republikken Østrig og den 19. december 1996 af Kongeriget Danmark, Kongeriget Sverige og Republikken Finland.

Kongeriget Norge og Republikken Island har desuden indgået en samarbejdsaftale med medlemsstaterne den 19. december 1996 for at tiltræde konventionen.

Fra 26. marts 1995 blev Schengenreglerne således fuldt ud anvendt i Belgien, Tyskland, Frankrig, Luxembourg, Nederlandene, Spanien og Portugal (2). Schengenreglerne blev fuldt ud anvendt fra 31. marts 1998 i Østrig og Italien (3), fra 26. marts 2000 i Grækenland (4) og endelig fra 25. marts 2001 i Norge, Island, Sverige, Danmark og Finland (5).

Det Forenede Kongerige og Irland deltager kun i nogle af bestemmelserne i Schengenreglerne i overensstemmelse med henholdsvis Rådets afgørelse 2000/365/EF (6) og Rådets afgørelse 2002/192/EF (7).

I Det Forenede Kongeriges tilfælde finder de bestemmelser i Schengenreglerne, som landet ønsker at deltage i, anvendelse fra 1. januar 2005 (8) med undtagelse af bestemmelserne om Schengeninformationssystemet.

Schengenreglerne blev indarbejdet i Den Europæiske Unions retlige rammer ved protokoller, der i 1999 blev knyttet som bilag til Amsterdamtraktaten (9). Den 12. maj 1999 vedtog Rådet en afgørelse, der fastsætter retsgrundlaget for hver af disse bestemmelser eller afgørelser, der udgør Schengenreglerne, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og traktaten om Den Europæiske Union.

Fra 1. maj 2004 er Schengenreglerne som integreret i Den Europæiske Union ved en protokol, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (herefter benævnt »Schengenprotokollen«) og de retsakter, der bygger på den eller på anden måde er knyttet til den, bindende i Den Tjekkiske Republik, Republikken Estland, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Republikken Polen, Republikken Slovenien og Den Slovakiske Republik. Fra 1. januar 2007 gælder det også for Republikken Bulgarien og Rumænien.

I december 2007 vedtog Rådet en afgørelse om den fulde anvendelse af Schengenreglerne i Den Tjekkiske Republik, Republikken Estland, Republikken Letland, Republikken Litauen, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Republikken Polen, Republikken Slovenien og Den Slovakiske Republik (10). I henhold hertil blev kontrollen ved de indre land- og søgrænser ophævet i december 2007 og ved de indre luftgrænser i marts 2008.

For så vidt angår Republikken Bulgarien og Rumænien gør Rådets afgørelse 2010/365/EU (11) det muligt at overføre reelle SIS-data til de berørte medlemsstater. Den konkrete anvendelse af disse data skulle gennem de gældende Schengenevalueringsprocedurer, jf. SCH/Com-ex (98) 26 endelig udg., gøre det muligt for Rådet at fastslå, om Schengenreglernes bestemmelser om SIS bringes korrekt i anvendelse i de berørte medlemsstater. Når disse evalueringer er blevet foretaget, bør Rådet træffe afgørelse om at ophæve kontrollen ved de indre grænser til disse medlemsstater.

For så vidt angår Schweiz blev der indgået en aftale mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (12). Kontrollen ved landgrænserne med Schweiz blev ophævet i december 2008 og ved luftgrænserne i marts 2009 i overensstemmelse med den relevante rådsafgørelse (13).

For så vidt angår Liechtenstein blev der underskrevet en protokol mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab, Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (14).

1. SCHENGEN INFORMATIONSSYSTEMET (SIS) OG DE NATIONALE SIRENE-KONTORER

SIS, der er oprettet i henhold til bestemmelserne i afsnit IV i Schengenkonventionen af 1990 om gennemførelse af Schengenaftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (Schengenkonventionen) (15), samt samarbejdet mellem Sirene-kontorerne er et vigtigt instrument for anvendelsen af Schengenreglerne som integreret i Den Europæiske Union.

Schengeninformationssystemet skal give adgang til indberetninger om personer eller genstande for følgende myndigheder:

a) myndigheder med ansvar for grænsesikkerhed

b) myndigheder, der gennemfører og koordinerer anden politi- og toldkontrol inde i landet

c) de nationale judicielle myndigheder, herunder myndigheder med ansvar for indledning af offentlig retsforfølgning i straffesager og retslig efterforskning inden tiltale, i forbindelse med udførelsen af deres opgaver, således som de er fastsat i den nationale lovgivning

d) myndigheder med ansvar for udstedelse af visa, de centrale myndigheder med ansvar for behandling af visumansøgninger og myndigheder med ansvar for udstedelse af opholdstilladelser og for forvaltning af lovgivningen vedrørende tredjelandsstatsborgere i forbindelse med anvendelsen af gældende fællesskabsret vedrørende personers frie bevægelighed

e) myndigheder med ansvar for udstedelse af registreringsattester for motorkøretøjer.

Europol og Eurojust har også adgang til bestemte kategorier af indberetninger (16). Europol kan få adgang til oplysninger, der er optaget i overensstemmelse med artikel 95 (indberetninger med henblik på anholdelse), artikel 99 (indberetninger med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol) og artikel 100 (indberetninger med henblik på beslaglæggelse eller anvendelse som bevismidler). Eurojust kan få adgang til oplysninger, der er optaget i medfør af artikel 95 (indberetninger med henblik på anholdelse) og artikel 98 (indberetninger med henblik på retsforfølgelse).

SIS består af to separate dele: Den tekniske støttefunktion (i det følgende benævnt C.SIS) og de nationale systemer (N.SIS, et for hver medlemsstat), der er forbundet via et netværk (SISNET). SIS fungerer efter det princip, at de nationale systemer ikke direkte kan udveksle data indbyrdes, men kun via det centrale system (C.SIS).

Det er dog nødvendigt for medlemsstaterne enten bi- eller multilateralt at kunne udveksle supplerende oplysninger, som er nødvendige for at iværksætte nogle af bestemmelserne i Schengenkonventionen, og for at sikre fuldstændig gennemførelse af afsnit IV i Schengenkonventionen for SIS som helhed.

1.1. Sirene-kontorerne (17)

Artikel 92, stk. 4, i Schengenkonventionen foreskriver, at medlemsstaterne i henhold til national lovgivning og gennem de myndigheder, der er udpeget til dette formål (Sirene), skal udveksle alle oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med indberetninger, og som giver mulighed for at træffe de nødvendige foranstaltninger i tilfælde af, at personer og genstande, hvorom der er optaget oplysninger i Schengeninformationssystemet, findes som følge af søgninger i dette system.

For at opfylde de driftskrav, der er opstillet i Schengenkonventionen, skal hver medlemsstat oprette en central myndighed som et fælles kontaktpunkt for udveksling af supplerende oplysninger om SIS-data. Dette kontaktpunkt, der kaldes et Sirene-kontor, skal være bemandet døgnet rundt.

1.2. Sirene-håndbog

Sirene-håndbogen indeholder en række instrukser til Sirene-kontorerne, der detaljeret beskriver de regler og procedurer, der gælder for bilateral eller multilateral udveksling af supplerende oplysninger.

1.3. Principper

De grundlæggende principper, som samarbejdet via Sirene er baseret op, er følgende:

1.3.1. Tilgængelighed

Hver medlemsstat opretter et nationalt Sirene-kontor, der skal fungere som et fælles kontaktpunkt for de medlemsstater, der anvender de SIS-relaterede bestemmelser i Schengenkonventionen. Det skal være fuldt operationelt døgnet rundt alle ugens dage. Tekniske analyser, support og løsninger skal også kunne tilvejebringes i tilstrækkeligt omfang døgnet rundt alle ugens dage.

1.3.2. Kontinuitet

Hvert Sirene-kontor skal opbygge en intern struktur, der sikrer kontinuitet med hensyn til ledelse, personale og teknisk infrastruktur. Medlemsstaterne skal træffe passende foranstaltninger til at undgå tab af kvalifikationer og erfaring forårsaget af personaleomsætning.

De ansvarlige for Sirene-kontorerne skal holde møde mindst to gange om året for at gøre status over deres samarbejde, træffe de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som er nødvendige for at afhjælpe eventuelle mangler, og eventuelt tilpasse procedurerne.

1.3.3. Sikkerhed

Sikkerhed i lokalerne

Det er nødvendigt med fysiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte Sirene-kontorernes lokaler. De specifikke foranstaltninger vil blive fastsat af og afhænge af resultaterne af de trusselsvurderinger, der vil blive udført af hver enkelt Schengenstat. Anbefalinger og bedste praksisser ifølge EU's Schengenkatalog: Schengeninformationssystemet, Sirene, skal afspejles i praksis (18).

De specifikke foranstaltninger kan være af forskellig art, da de skal modsvare trusler i de umiddelbare omgivelser og Sirene-kontorets lokalområde. De kan især omfatte:

— eksterne vinduer udstyret med sikkerhedsglas

— sikrede og låste døre

— murstens-/betonmure i Sirene-kontorerne

— lukkede tv-kredsløb (CCTV), tyverialarmer, herunder registrering af indgange, udgange og af alle usædvanlige begivenheder

— sikkerhedsvagter, der er på stedet, eller som hurtigt kan tilkaldes

— ildslukningssystem og/eller direkte forbindelse til brandvæsen

— særlige lokaler for at undgå, at personale, der ikke er involveret i internationalt politisamarbejde, eller som ikke har den fornødne adgang til dokumenter, skal ind i eller passere Sirene-kontorlokalerne og/eller

— tilstrækkelig back-up strømforsyning og kommunikationsforsyning.

Sikkerhed i forbindelse med systemet

De principper, som systemets sikkerhed er baseret på, er fastsat i artikel 118 i Schengenkonventionen.

Ideelt set skal Sirene-kontoret have en back-up computer og et databasesystem et andet sted i tilfælde af en alvorlig nødsituation på Sirene-kontoret.

1.3.4. Adgangsforhold

For at opfylde kravet om at tilvejebringe supplerende oplysninger skal Sirene-personalet have direkte eller indirekte adgang til alle relevante nationale oplysninger og ekspertbistand.

1.3.5. Meddelelser

Driftsmæssige

Den særlige kanal til Sirene-meddelelser udgør kommunikationsinfrastrukturen i Schengensammenhæng (Sisnet) (19). Kun hvis denne kanal ikke er tilgængelig, skal det i hvert enkelt tilfælde afgøres, hvilken kommunikationsform der er den mest hensigtsmæssige på baggrund af de tekniske muligheder og de krav til sikkerhed og kvalitet, som meddelelsen skal opfylde.

Skriftlige meddelelser kan inddeles i to kategorier: fritekster og standardformularer. Sidstnævnte skal overholde instrukserne i bilag 5. B (20)-, C (21)- og D (22)-formularerne anvendes ikke længere og er fjernet fra bilag 5.

For at sikre størst effektivitet i den bilaterale kommunikation mellem Sirene-personalet skal det sprog, som begge parter er mest fortrolige med, anvendes.

Sirene-kontoret skal hurtigst muligt svare på anmodninger om oplysninger fra de øvrige medlemsstater, der fremsættes via deres Sirene-kontorer. Svarfristen må under ingen omstændigheder være på over 12 timer. Se også afsnit 2.16 vedrørende angivelse af sagens hastende karakter i Sirene-formularer.

Prioriteringerne i det daglige arbejde skal tage udgangspunkt i, hvilken type indberetning der er tale om, og sagens vigtighed.

Ikke-driftsmæssige

Sirene-kontoret skal anvende den dedikerede SIS-NET e-mail-adresse til udveksling af ikke-driftsmæssige oplysninger.

Sirene-adressebog (SAB)

Sirene-kontorernes kontaktoplysninger og relevante oplysninger om indbyrdes kommunikation og samarbejde indsamles og angives i Sirene-adressebogen (SAB). Det enkelte Sirene-kontor skal sikre, at:

a) tredjemand ikke får adgang til oplysninger fra SAB

b) SAB er kendt og anvendes af operatørerne i de enkelte Sirene-kontorer

c) enhver opdatering af oplysningerne i SAB straks videreformidles til administratoren af SAB.

1.3.6. Translitterationsregler

De i bilag 2 fastsatte translitterationsregler skal overholdes i forbindelse med Sirene-kontorernes kommunikation via Sisnet.

1.3.7. Oplysningernes kvalitet

Det enkelte Sirene-kontor skal fungere som koordinator af kvalitetskontrollen af de oplysninger, der indføres i SIS. I den henseende skal Sirene-kontorerne have den nødvendige nationale kompetence til at udføre denne opgave, som de har ansvaret for ifølge artikel 92, stk. 4, og artikel 108.. Det er derfor nødvendigt at have en national evaluering af kvaliteten af oplysningerne, herunder en undersøgelse af antal indberetninger/hit og oplysningernes indhold.

Der bør etableres nationale standarder for uddannelse af slutbrugere om principper og praksis vedrørende oplysningernes kvalitet i samarbejde med det nationale Sirene-kontor. Det anbefales, at Sirene-kontorerne involveres i uddannelse af alle de myndigheder, der modtager indberetninger, således at der fokuseres på oplysningernes kvalitet og den bedst mulige udnyttelse af SIS.

1.3.8. Strukturer

Alle nationale agenturer, herunder Sirene-kontorer, der har ansvar for internationalt politisamarbejde, skal organiseres i en struktur, der gør det muligt at undgå kompetencestridigheder og dobbeltarbejde.

1.3.9. Arkivering

a) Hver medlemsstat fastlægger regler for lagring af oplysninger.

b) Hvert indberettende medlemsstats Sirene-kontor skal opbevare alle oplysninger vedrørende sine egne indberetninger og stille dem til rådighed for de øvrige medlemsstater.

c) Hvert Sirene-kontors arkiv opbygges således, at der er hurtig adgang til de relevante oplysninger, og de meget korte frister for fremsendelse af oplysninger kan overholdes.

d) I henhold til artikel 112 A i Schengenkonventionen skal personoplysninger, som Sirene-kontoret opbevarer i filer som følge af en udveksling af oplysninger, kun opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev givet. De skal under alle omstændigheder slettes senest et år efter, at indberetningen eller indberetningerne om den pågældende person eller genstand er slettet i Schengeninformationssystemet. Oplysninger vedrørende en særlig indberetning fra en medlemsstat eller en indberetning, i forbindelse med hvilken der er blevet truffet foranstaltninger på dens område, kan imidlertid opbevares længere i henhold til national ret.

e) Supplerende oplysninger, som er sendt af de øvrige medlemsstater, skal opbevares i henhold til modtagerlandets nationale lovgivning om beskyttelse af personoplysninger. Bestemmelserne i afsnit VI i Schengenkonventionen, Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA og direktiv 95/46/EF finder ligeledes anvendelse, hvor det er relevant.

f) Oplysninger om identitetsmisbrug skal slettes, så snart den relevante indberetning er slettet.

1.4. Personale

1.4.1. Viden

Personalet i Sirene-kontorerne skal have sproglige færdigheder, der dækker så mange sprog som muligt, og vagtpersonalet skal kunne kommunikere med alle Sirene-kontorer.

De skal have den nødvendige viden om:

— nationale og europæiske retlige aspekter

— de nationale retshåndhævende instanser og

— de nationale og europæiske retssystemer og indvandringsregler.

De skal have beføjelser til uafhængigt at behandle alle indgående sager.

I tilfælde af særlige anmodninger eller (juridisk) ekspertbistand skal de have mulighed for at få bistand fra deres overordnede og/eller eksperter.

Operatører, der er på arbejde uden for kontortid, skal have samme kompetence, viden og beføjelser og have mulighed for at henvende sig til eksperter, der kan tilkaldes.

Det er nødvendigt med juridisk ekspertise, der dækker både normale og usædvanlige tilfælde. Afhængig af den pågældende sag kan dette behov dækkes af enhver ansat med den nødvendige juridiske baggrund eller af eksperter fra de retlige myndigheder.

De ansvarlige nationale ansættelsesmyndigheder skal tage højde for alle ovennævnte kvalifikationer og al førnævnt viden, når de ansætter nyt personale, og derfor arrangere uddannelseskurser eller -moduler på både nationalt og europæisk niveau.

Et højt kvalifikationsniveau for personalet giver en arbejdsstyrke, der kan fungere på eget initiativ og behandle sagerne effektivt. Derfor er det hensigtsmæssigt med en lav personaleudskiftning. En sådan uddelegering af ansvar kræver ledelsens udelte støtte.

1.4.2. Uddannelse

På nationalt plan

På nationalt plan skal den nødvendige uddannelse sikre, at personalet opfylder de krævede standarder, der er fastsat i denne håndbog (23).

På europæisk plan

Der skal arrangeres fælles uddannelseskurser mindst én gang om året for at fremme samarbejdet mellem Sirene-kontorerne ved at give personalet mulighed for at møde kolleger fra andre Sirene-kontorer, udveksle oplysninger om nationale arbejdsmetoder og sikre et konsistent og ensartet vidensniveau. Det vil endvidere gøre personalet opmærksom på betydningen af deres arbejde og behovet for gensidig solidaritet af hensyn til medlemsstaternes fælles sikkerhed.

1.4.3. Udveksling af personale

Sirene-kontorerne kan også overveje at indføre personaleudveksling med andre Sirene-kontorer. En sådan udveksling skal bidrage til at forbedre personalets kendskab til arbejdsmetoder, vise hvordan andre Sirene-kontorer er organiseret og etablere personlige kontakter med kolleger i andre medlemsstater.

1.5. Teknisk infrastruktur

1.5.1. Sirene-arbejdsflowsystem

Hvert Sirene-kontor skal have et edb-baseret administrationssystem, der giver mulighed for en høj grad af automatik i administrationen af det daglige arbejdsflow.

1.5.2. Automatisk optagelse af oplysninger

Automatisk overførsel til N.SIS af alle nationale indberetninger, der opfylder kriterierne for optagelse i SIS, er den måde, hvorpå SIS-indberetninger typisk optages. Denne automatiske overførsel, herunder kontrol af oplysningernes kvalitet, skal også være gennemsigtig og ikke kræve yderligere initiativer fra den myndigheds side, der foretager indberetningen.

1.5.3. Automatisk sletning af data

Når det nationale system muliggør automatisk overførsel af nationale indberetninger til SIS som nævnt i ovenstående afsnit, skal sletning af en SIS-relateret indberetning i den nationale database også medføre automatisk sletning af den tilsvarende optagelse i SIS.

Da det ikke er tilladt med flere indberetninger, anbefales det, når det er muligt og nødvendigt, at nye og efterfølgende indberetninger om samme person holdes tilgængelige på nationalt niveau, så de kan optages, når den første indberetning om den pågældende person udløber.

1.5.4. Udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer

Instrukserne for udveksling af oplysninger mellem Sirene-kontorer skal overholdes (24).

1.5.5. Datakvalitet i SIS

For at give det enkelte Sirene-kontor mulighed for at fungere som koordinator af kvalitetskontrollen af de oplysninger, der indføres i SIS (se ovenfor afsnit 1.3.7.), skal den nødvendige IT-support være tilgængelig.

2. GENERELLE PROCEDURER

De nedenfor beskrevne procedurer finder anvendelse på indberetninger efter 95-100, og de specifikke procedurer for hver enkelt artikel findes i det relevante afsnit.

2.1. Flere indberetninger (artikel 107)

I nogle tilfælde foretager forskellige medlemsstater indberetninger om de samme personer. Det er vigtigt, at dette ikke skaber forvirring hos slutbrugerne, og at de ved, hvilke foranstaltninger der skal træffes, når en indberetning skal optages. Der bør indføres forskellige procedurer til konstatering af, om der foreligger flere indberetninger, og regler for, i hvilken prioritetsorden de skal optages i SIS.

Dette kræver:

— at man inden en indberetning optages undersøger, om samme person allerede figurerer i SIS

— at man om nødvendigt konsulterer de øvrige medlemsstater, hvis der foreligger flere indbyrdes modstridende indberetninger.

2.1.1. Indberetningernes forenelighed og prioritetsorden

Hver medlemsstat kan kun foretage én indberetning i SIS for en given person eller genstand.

Når det er muligt og nødvendigt skal den anden og efterfølgende indberetninger om den samme person eller genstand holdes tilgængelige på nationalt plan, således at de kan optages, når den første indberetning udløber eller slettes.

Flere medlemsstater kan foretage indberetning om samme person eller genstand, hvis disse indberetninger er forenelige med hinanden.

Indberetninger med henblik på anholdelse (artikel 95) er forenelige med indberetninger om nægtelse af indrejse (artikel 96), indberetninger vedrørende forsvundne personer (artikel 97) og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning (artikel 98). De er ikke forenelige med indberetninger med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol (artikel 99). I tilfælde af et hit på en person, for hvem der er optaget en indberetning med henblik på anholdelse og en indberetning om nægtelse af indrejse, skal procedurerne med henblik på anholdelse have højere prioritet end dem, der finder anvendelse for indberetninger om nægtelse af indrejse.

Indberetninger om nægtelse af indrejse er forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt. De er ikke forenelige med indberetninger vedrørende forsvundne personer, indberetninger i forbindelse med retsforfølgning eller indberetninger med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol.

Indberetninger vedrørende forsvundne personer er forenelige med indberetninger med henblik på anholdelse og indberetninger i forbindelse med retsforfølgning. De er ikke forenelige med indberetninger om nægtelse af indrejse og indberetninger med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol.

Indberetninger i forbindelse med retsforfølgning er forenelige med indberetninger med henblik på anholdelse og indberetninger vedrørende forsvundne personer. De er ikke forenelige med indberetninger om nægtelse af indrejse og indberetninger med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol.

Indberetninger med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol er ikke forenelige med indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, indberetninger om nægtelse af indrejse, indberetninger vedrørende forsvundne personer eller indberetninger i forbindelse med retsforfølgning.

Blandt de indberetninger, der foretages efter artikel 99, er foranstaltninger i form af diskret overvågning uforenelige med foranstaltninger i form af målrettet kontrol.

Forskellige kategorier af indberetninger vedrørende genstande er ikke forenelige med hinanden (jf. tabellen herom nedenfor).

Prioritetsordenen for indberetninger vedrørende personer er som følger:

— anholdelse med henblik på udlevering (artikel 95)

— nægtelse af indrejse eller ophold i Schengenområdet (artikel 96)

— anbringelse i varetægt (artikel 97)

— diskret overvågning (artikel 99)

— målrettet kontrol (artikel 99)

— underretning om opholdssted (artikel 97 og 98).

Prioritetsordenen for indberetninger vedrørende genstande er som følger:

— diskret overvågning (artikel 99)

— målrettet kontrol (artikel 99)

— beslaglæggelse eller anvendelse af bevismidler (artikel 100).

Ovennævnte prioritetsorden kan undtagelsesvis fraviges efter konsultationer mellem medlemsstaterne, hvis vigtige nationale interesser kræver det.

Tabel over forenelighed — indberetninger vedrørende personer

Prioritetsorden Indberetning med henblik på anholdelse Indberetning om nægtelse af indrejse Indberetning vedrørende forsvundne personer (anbringelse i varetægt) Indberetning vedrørende diskret overvågning Indberetning vedrørende målrettet kontrol Indberetning vedrørende forsvundne personer (opholdssted) Indberetning i forbindelse med retsforfølgning Indberetning med henblik på anholdelse Ja Ja Ja Nej Nej Ja Ja Indberetning om nægtelse af indrejse Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Indberetning vedrørende forsvundne personer (anbringelse i varetægt) Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja Indberetning vedrørende diskret overvågning Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Indberetning vedrørende målrettet kontrol Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Indberetning vedrørende forsvundne personer (opholdssted) Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja Indberetning i forbindelse med retsforfølgning Ja Nej Ja Nej Nej Ja Ja





Tabel over forenelighed — indberetninger vedrørende genstande

Prioritetsorden Indberetning vedrørende diskret overvågning Indberetning vedrørende målrettet kontrol Indberetning vedrørende genstande, der skal beslaglægges eller anvendes som bevismidler Indberetning vedrørende diskret overvågning Ja Nej Nej Indberetning vedrørende målrettet kontrol Nej Ja Nej Indberetning vedrørende genstande, der skal beslaglægges eller anvendes som bevismidler Nej Nej Ja

2.1.2. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme person

For at undgå at der optages flere uforenelige indberetninger skal man være opmærksom på præcist at identificere forskellige personer, som har fælles kendetegn. Konsultation og samarbejde mellem Sirene-kontorer er derfor af afgørende betydning, og hver medlemsstat skal oprette de nødvendige tekniske procedurer til at afsløre sådanne tilfælde, før indberetningen optages.

Kriterierne til bestemmelse af, om to personer er identiske, er angivet i bilag 6 til denne håndbog.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Hvis det ved behandlingen af en anmodning om optagelse af en ny indberetning viser sig, at der i SIS allerede figurerer en person med samme obligatoriske identitetskriterier (efternavn, fornavn, fødselsdato), skal der foretages en mere detaljeret undersøgelse, inden den nye indberetning godkendes.

b) Sirene-kontoret skal kontakte den indberettende medlemsstats Sirene-kontor for at få præciseret, om indberetningen vedrører den samme person ved brug af en L-formular.

c) Hvis undersøgelsen viser, at oplysningerne er identiske og kunne vedrøre samme person, skal Sirene-kontoret anvende proceduren for optagelse af flere indberetninger. Hvis undersøgelsen viser, at det drejer sig om to forskellige personer, godkender Sirene-kontoret anmodningen om optagelse af en ny indberetning.

2.1.3. Forhandling om optagelse af en ny indberetning, hvis den er uforenelig med en eksisterende indberetning

Hvis en anmodning om indberetning er i modstrid med en indberetning optaget af samme medlemsstat, skal det nationale Sirene-kontor påse, at der i SIS kun findes én indberetning. Hver medlemsstat kan vælge, hvilken procedure der skal anvendes.

Hvis den ønskede indberetning er uforenelig med en indberetning fra en eller flere andre medlemsstater, er det nødvendigt at nå til enighed.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Hvis indberetningerne er forenelige, er det ikke nødvendigt med konsultationer mellem Sirene-kontorerne. Hvis indberetningerne er uafhængige af hinanden, afgør den medlemsstat, der ønsker at foretage en ny indberetning, om en konsultation vil være hensigtsmæssig.

b) Hvis indberetningerne ikke er forenelige, eller der hersker tvivl om deres forenelighed, er konsultationer mellem Sirene-kontorerne nødvendige ved brug af en E-formular, således at der kun optages én indberetning.

c) Indberetninger med henblik på anholdelse optages umiddelbart uden at afvente resultatet af konsultationen af de øvrige medlemsstater.

d) Når en ny indberetning, der er uforenelig med allerede eksisterende indberetninger, har fået forrang efter konsultation, skal den medlemsstat, der har optaget de øvrige indberetninger, slette dem, når den nye indberetning optages. Enhver konflikt skal løses ved forhandlinger mellem Sirene-kontorerne. Hvis det ikke er muligt at nå til enighed på grundlag af prioritetslisten, er det den ældste indberetning, der opretholdes i SIS.

e) Hvis en indberetning slettes, underretter C.SIS de medlemsstater, der ikke kunne optage en indberetning. Sirene-kontoret underrettes automatisk via en meddelelse fra N.SIS om, at en indberetning i venteposition kan optages. Sirene-kontoret iværksætter hele proceduren for optagelse af en indberetning efter reglerne for den pågældende indberetningskategori.

2.2. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

Når en slutbruger ved en forespørgsel i SIS konstaterer, at der findes en indberetning, som modsvarer de indberettede oplysninger, betegnes dette bekræftende svar som et hit.

Slutbrugeren kan anmode Sirene-kontoret om supplerende oplysninger for at sikre effektiv iværksættelse af de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 i bilag 4 (foranstaltninger, der skal træffes)..

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om dette hit og om resultatet heraf.

2.2.1. Foranstaltninger efter et hit

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Et hit på en indberettet person eller en indberettet genstand skal normalt meddeles den indberettende medlemsstats Sirene-kontor ved brug af en G-formular.

b) Når den indberettende medlemsstat underrettes om et hit, skal den artikel i Schengenkonventionen, der finder anvendelse på hittet, anføres i felt 090 i G-formularen, herunder om nødvendigt yderligere oplysninger (f.eks. »MINDREÅRIG«).

c) G-formularen skal indeholde så mange oplysninger om hittet som muligt, herunder om trufne foranstaltninger, i felt 088. Den indberettende medlemsstat kan anmode om supplerende oplysninger i felt 089.

d) Om nødvendigt skal den indberettende medlemsstats Sirene-kontor efter et hit fremsende alle relevante og specifikke oplysninger.

e) Særlige foranstaltninger skal træffes af Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, for at sikre effektiv iværksættelse af de krævede foranstaltninger (foranstaltninger, der skal træffes).

f) Hvis Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, sender supplerende oplysninger efter fremsendelse af en G-formular, skal det benytte en M-formular.

g) Hvis hittet vedrører en person, der er omfattet af en indberetning efter artikel 95, eller en mindreårig, der er omfattet af en indberetning efter artikel 97, skal Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, om nødvendigt underrette Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat pr. telefon, når der er fremsendt en G-formular.

h) Sirene-kontorerne i medlemsstater, der har optaget indberetninger efter artikel 96, skal ikke nødvendigvis underrettes om hit, men kan underrettes i særlige situationer, hvis der f.eks. anmodes om supplerende oplysninger.. For så vidt angår de særlige foranstaltninger henvises til afsnit 4.

2.2.2. Fremsendelse af supplerende oplysninger

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Sirene-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger efter artikel 95-100, og de kan i den forbindelse handle på de retlige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under den gensidige retshjælp.

b) I overensstemmelse med de gældende regler for beskyttelse af personoplysninger fremsender Sirene-kontorerne så vidt muligt relevante lægelige oplysninger om personer, som er indberettet i henhold til artikel 97, når der skal træffes beskyttelsesforanstaltninger over for dem. De fremsendte oplysninger opbevares kun så længe, det er strengt nødvendigt, og anvendes kun som led i lægebehandlingen af den pågældende person.

2.3. Når det er umuligt at iværksætte de sædvanlige foranstaltninger efter et hit (artikel 104, stk. 3)

Hvis de normale foranstaltninger efter et hit ikke kan iværksættes, skal udvekslingen af oplysninger finde sted efter følgende regler:

a) Den lokaliserende medlemsstat skal straks meddele den indberettende medlemsstat via dennes Sirene-kontor, at den ikke kan iværksætte de ønskede foranstaltninger og angive grundene hertil ved brug af en H-formular.

b) De berørte medlemsstater kan herefter aftale, hvilken procedure der skal følges i henhold til deres nationale lovgivning og Schengenkonventionens bestemmelser.

2.4. Hvis det oprindelige formål med indberetningen ændres (artikel 102, stk. 3)

Ifølge artikel 102, stk. 3, kan oplysningerne bruges til et andet formål end formålet med indberetningen, dog kun efter et hit og hvis det er nødvendigt for at forebygge en umiddelbar, overhængende trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, af tungtvejende hensyn til statens sikkerhed eller til forebyggelse af en alvorlig strafbar handling.

Formålet med indberetningen kan kun ændres efter forudgående tilladelse fra den indberettende medlemsstat.

Hvis formålet med indberetningen ændres, skal udvekslingen af oplysninger finde sted efter følgende regler:

a) Gennem Sirene-kontoret, idet den lokaliserende medlemsstat skal forklare den indberettende medlemsstat, hvorfor den ønsker at få ændret det oprindelige formål (I-formular).

b) Den indberettende medlemsstat undersøger hurtigst muligt, om anmodningen kan efterkommes og meddeler den lokaliserende medlemsstat sin afgørelse via sit Sirene-kontor.

c) Den indberettende medlemsstat kan eventuelt til sin tilladelse knytte visse betingelser med hensyn til oplysningernes anvendelse.

Efter samtykke fra den indberettende medlemsstat anvender den lokaliserende medlemsstat oplysningerne til det formål, som den har søgt om og opnået tilladelse til. Den skal tage hensyn til eventuelle betingelser.

2.5. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 106)

Artikel 106, stk. 2 og 3, foreskriver, at juridiske eller faktuelle fejl skal rettes.

Hvis oplysningerne er juridisk eller faktuelt ukorrekte eller ulovligt indberettede, vil udvekslingen af oplysninger finde sted efter følgende regel:

a) Den medlemsstat, der godtgør, at oplysningerne indeholder en fejl, skal underrette den indberettende medlemsstat via sit Sirene-kontor ved brug af en J-formular.

b) Hvis der er enighed mellem medlemsstaterne, iværksætter den indberettende medlemsstat sin nationale procedure for at rette fejlen.

c) Hvis der ikke er opnået enighed, underretter Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har konstateret fejlen, den kompetente myndighed i sit land, for at den kan forelægge sagen for Den Fælles Tilsynsmyndighed.

2.6. Retten til at få adgang til og rettet oplysninger (artikel 109 og 110)

Enhver person har ret til at få adgang til oplysninger om sig selv og få rettet eventuelle fejl. En sådan adgang skal ske i overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, der modtager anmodningen.

En medlemsstat må ikke give adgang til en indberetning foretaget af en anden medlemsstat, medmindre den forinden har givet den indberettende medlemsstat lejlighed til at udtale sig herom ved brug af en K-formular.

2.6.1. Udveksling af oplysninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger

Hvis de nationale myndigheder skal underrettes om en anmodning om at få adgang til eller kontrollere oplysninger, vil udvekslingen af oplysninger ske efter følgende regler.

a) Hvert Sirene-kontor skal anvende den nationale lovgivning for så vidt angår retten til at få adgang til oplysningerne. Afhængig af sagens omstændigheder skal Sirene-kontorerne sende de ansvarlige nationale myndigheder de anmodninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger, som de får forelagt, eller de skal træffe afgørelse om disse anmodninger i det omfang, de har beføjelse til det.

b) Hvis de ansvarlige nationale myndigheder anmoder herom, fremsender Sirene-kontorerne i de berørte medlemsstater oplysninger om udøvelsen af denne adgangsret.

2.6.2. Underretning om anmodninger om adgang til, rettelse eller sletning af andre medlemsstaters indberetninger

Oplysninger om indberetninger, som en anden medlemsstat har optaget i SIS, udveksles så vidt muligt via de nationale Sirene-kontorer.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Anmodningen om adgang, rettelse eller sletning skal sendes hurtigst muligt til den indberettende medlemsstat, så den kan tage stilling.

b) Den indberettende medlemsstat skal underrette den anmodede medlemsstat om sin stillingtagen ved at fremsende alle nødvendige oplysninger for besvarelse af anmodningen.

c) Der skal tages hensyn til eventuelle lovbestemte frister for behandling af anmodningen.

d) Den medlemsstat, der modtager en anmodning om adgang, rettelse eller sletning skal træffe alle de nødvendige foranstaltninger til at sikre et rettidigt svar.

Hvis den indberettende medlemsstat meddeler sin stillingtagen til Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har modtaget anmodningen om adgang, rettelse eller sletning, skal dette Sirene-kontor sørge for, at denne stillingtagen hurtigst muligt meddeles den myndighed, som har kompetence til at træffe afgørelse om anmodningen.

2.6.3. Oplysning om procedurerne for adgang og rettelse

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

Sirene-kontorerne holder hinanden underrettet om de nationale bestemmelser, som er vedtaget for adgang til og rettelse af personoplysninger, samt om de ændringer, der måtte blive foretaget.

2.7. Sletning af en indberetning, når betingelserne for at opretholde den ikke længere er opfyldt

Sirene-kontoret skal underrette de medlemsstater, der ikke har kunnet optage deres indberetning, om, at der er fundet et hit, og at indberetningen er blevet slettet. Oplysningerne fra G-formularen, som er indberettet af Sirene-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, skal fremsendes ved brug af en M-formular.

Bortset fra sletning efter et hit kan en indberetning slettes enten direkte af C.SIS (ved forældelse) eller indirekte af den instans, som har optaget den i SIS (når betingelserne for at opretholde indberetningen i SIS ikke længere er opfyldt).

I begge tilfælde skal C.SIS' meddelelse om sletning behandles automatisk af N.SIS.

2.8. Identitetsmisbrug

Der er tale om identitetsmisbrug (efternavn, fornavn, fødselsdato), hvis en lovovertræder bruger en eksisterende persons identitet. Det kan især ske, når et dokument bruges til skade for den egentlige ejer.

Den medlemsstat, der registrerer kode 3 i feltet »identitetskategori«, skal sende Q-formularen samtidig med, at den optager eller ændrer indberetningen i SIS.

Hvis kode 3 figurerer i feltet »identitetskategori«, når der søges i SIS, skal den ansatte, der foretager kontrollen, kontakte det nationale Sirene-kontor og indhente supplerende oplysninger for at få afklaret, om den kontrollerede person er den eftersøgte person, eller den person, der har været udsat for identitetsmisbrug.

Så snart det er fastslået, at der er tale om identitetsmisbrug, skal der indsættes en kode »3« i indberetningen.

Supplerende oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, kan kun behandles med udtrykkelig tilladelse vedrørende alle omhandlede angivelser.

Den person, hvis identitet er blevet misbrugt, skal med sin udtrykkelige tilladelse i henhold til de nationale procedurer give det nationale Sirene-kontor i den indberettende medlemsstat de nødvendige oplysninger for at undgå de negative konsekvenser af identitetsmisbrug, herunder personlige oplysninger, identitetspapirer og/eller ved at udfylde Q-formularen.

Med forbehold af nedennævnte betingelse skal fotografier af og fingeraftryk fra den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, også registreres af Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat.

På Q-formularen er det kun Schengennummeret, der henviser til oplysningerne for den person, der eftersøges i SIS-indberetningen, og alle andre oplysninger vedrører den person, der har været udsat for identitetsmisbrug. Oplysningerne i felt 052 (Dokumentets udstedelsesdato) er obligatoriske. Felt 083 (Særlige oplysninger om indberetningen) skal give, hvor det er relevant, yderligere oplysninger om sagen vedrørende misbrugt identitet (f.eks. yderligere særlige kendetegn) og skal altid angive den kontakt, der har yderligere oplysninger om indberetningen.

Når den indberettende medlemsstat bliver opmærksom på, at en person, der er indberettet i SIS, misbruger en anden persons identitet, skal den pågældende medlemsstat kontrollere, om det er nødvendigt at beholde den misbrugte identitet i SIS-indberetningen (for at finde den eftersøgte person).

Oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, herunder eventuelle fingeraftryk og fotografier, må kun stilles til rådighed med henblik på at fastlægge identiteten på den person, der kontrolleres, og de må under ingen omstændigheder bruges med andet formål. Oplysninger om identitetsmisbrug skal slettes, så snart den relevante indberetning er slettet.

2.9. Optagelse af et kaldenavn

For at undgå uforenelige indberetninger på grund af optagelse af et kaldenavn eller undgå problemer for uskyldige ofre, skal Sirene-kontorerne, hvis disse oplysninger er tilgængelige for dem, underrette hinanden om kaldenavne og fremsende alle relevante oplysninger om den eftersøgte persons virkelige identitet. Den medlemsstat, der har foretaget den oprindelige indberetning, er ansvarlig for at optage kaldenavne. Hvis en anden medlemsstat opdager et kaldenavn, skal den videresende oplysningerne til den indberettende medlemsstat.

2.10. Sirpit (Sirene-billedoverførsel (Sirene Picture Transfer))

2.10.1. Udvikling af og baggrund for Sirpit

Sirene-kontorerne skal kunne udveksle fingeraftryk og billeder med henblik på identifikation.

Når der er tvivl om en given persons identitet, gør Sirpit-proceduren det muligt at udveksle billeder og fingeraftryk hurtigt og elektronisk mellem Sirene-kontorerne, således at der kan foretages en sammenligning mellem fingeraftryk og billeder vedrørende den person, hvis identitet skal fastslås, og den indberettede person.

2.10.2. Anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

De i artikel 95-100 omhandlede begrænsninger vedrørende anvendelsen af oplysninger er fastsat i Schengenkonventionen. Al anvendelse af billeder og fingeraftryk, der udveksles via Sirpit, herunder arkivering, skal ske i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i Schengenkonventionen og gældende nationale bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger i henhold til direktiv 96/46/EF, Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA og Europarådets konvention nr. 108, hvor det er relevant.

2.10.3. Tekniske krav

Hvert Sirene-kontor skal opfylde de tekniske krav vedrørende Sirpit.

Sirene-kontoret skal på den ene side være i stand til elektronisk at udveksle anmodninger om sammenligning eller kontrol og resultaterne heraf og på den anden side elektronisk — uden ændringer — kunne sende deres anmodninger til og modtage resultater fra deres nationale identifikationsinstans.

Fingeraftryk og billeder sendes i en vedhæftet fil på en indtastningsskærm (input screen), der er særlig udformet til Sirpit.

2.10.4. Den nationale identifikationsinstans

Den nationale identifikationsinstans modtager kun anmodninger fra og sender kun resultater til sit eget nationale Sirene-kontor.

2.10.5. Anvendelse af Sirene-formular L

Overførsel (anmodning om og resultat af en sammenligning) via Sirpit sker ved fremsendelse af en L-formular gennem den sædvanlige kanal, der anvendes for alle Sirene-formularer. L-formularer skal sendes på samme tid som fingeraftryk og/eller billeder.

2.10.6. Sirpit-proceduren

Sirene-kontoret i det land, hvor personen lokaliseres, kaldes herefter »det lokaliserende Sirene-kontor«.

Sirene-kontoret i det land, der har optaget indberetningen i SIS, kaldes herefter »det indberettende Sirene-kontor«.

Proceduren giver to muligheder:

2.10.6.1. Det lokaliserende Sirene-kontor foretager sammenligningen

a) Det lokaliserende Sirene-kontor sender en G-formular via den sædvanlige elektroniske sti og anmoder i felt 089 det indberettende Sirene-kontor om at sende en L-formular så hurtigt som muligt samt fingeraftryk og billeder, hvis de er tilgængelige.

b) Det indberettende Sirene-kontor svarer på en L-formular. Det indberettende Sirene-kontor svarer på en L-formular. Hvis fingeraftryk og billeder er tilgængelige, anfører det indberettende Sirene-kontor i felt 083, at fingeraftryk og/eller billeder er sendt med henblik på sammenligning.

c) Det lokaliserende Sirene-kontor sender fingeraftryk og billeder til den nationale identifikationsinstans med henblik på sammenligning og beder om resultatet gennem samme sti.

d) Det lokaliserende Sirene-kontor leverer resultatet på en L-formular (i felt 083) til det indberettende Sirene-kontor.

2.10.6.2. Det indberettende Sirene-kontor foretager sammenligningen

a) Det lokaliserende Sirene-kontor sender en G-formular og en L-formular via den sædvanlige elektroniske sti og anfører i felt 083 på L-formularen, at fingeraftryk og billeder er sendt med henblik på sammenligning.

b) Det indberettende Sirene-kontor sender de fingeraftryk og billeder, det har modtaget til den nationale identifikationsinstans med henblik på sammenligning og beder om resultatet gennem samme sti.

c) Det indberettende Sirene-kontor leverer resultatet på en L-formular (i felt 083) til det lokaliserende Sirene-kontor.

Efter sammenligning kan det lokaliserende Sirene-kontor i henhold til artikel 112 A i Schengenkonventionen gemme fingeraftryk og billeder vedrørende en indberettet person i sagsakten med henblik på yderligere anmodninger om sammenligninger.

Fingeraftryk og billeder vedrørende en person, der ikke modsvarer oplysningerne for den indberettede person, der er udvekslet via Sirpit, skal behandles i overensstemmelse med bestemmelserne i Schengenkonventionen og gældende nationale bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger i henhold til direktiv 96/46/EF, Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA og Europarådets konvention nr. 108, hvor det er relevant.

2.10.6.3. Indtastningsskærm

Indtastningsmasken vil blive udviklet i overensstemmelse med den eksisterende Interpol- indtastningsmaske (ANSI/NIST-standard).

Input-masken skal indeholde følgende oplysninger:

1) Schengen ID-nummer (25) (se fodnote 1 nedenfor)

2) referencenummer (25) (se fodnote 1 nedenfor)

3) dato for fingeraftryk

4) sted, hvor fingeraftrykkene blev taget

5) dato for billede

6) begrundelse for fingeraftryk (begrundelse for indberetningen, der ligger til grund for overførslen af fingeraftryk)

7) efternavn (25) (se fodnote 2 nedenfor)

8) fornavn (25) (se fodnote 2 nedenfor)

9) fødenavn

10) identitet bekræftet?

12) fødested

13) nationalitet

15) supplerende oplysninger

Bemærkninger:

Fodnoter:

1) Enten felt 1 eller felt 2 skal udfyldes

2) »Ukendt« kan udfyldes.

Når der foreligger oplysninger om det sted og det tidspunkt, hvor fingeraftrykkene blev taget, skal de optages.

2.11. Sirene-kontorernes rolle i politisamarbejdet mellem Den Europæiske Unions medlemsstater

Udvekslingen af supplerende oplysninger i henhold til Schengenkonventionen påvirker ikke de opgaver, Sirene-kontorerne har fået pålagt i forbindelse med politisamarbejdet mellem Den Europæiske Unions medlemsstater i medfør af national lovgivning om gennemførelse af andre af EU's retsinstrumenter.

Sirene-kontorerne kan pålægges yderligere opgaver, navnlig i medfør af national lovgivning om gennemførelse af Rådets rammeafgørelse 2006/960/RIA (26), artikel 39 og 46 i Schengenkonventionen, for så vidt de ikke erstattes af rammeafgørelse 2006/960/RIA, artikel 40 eller 41 i Schengenkonventionen, eller hvis disse oplysninger falder inden for anvendelsesområdet for gensidig retshjælp.

Hvis Sirene-kontoret modtager en anmodning, der falder uden for dets beføjelser i henhold til national ret, skal det straks fremsende den til den kompetente myndighed og informere det anmodende Sirene-kontor herom. Om nødvendigt skal det bistå det anmodende Sirene-kontor med at fremme kommunikationen.

2.12. Forbindelsen mellem Sirene-kontorerne og Interpol

SIS skal hverken erstatte Interpol eller lave det samme arbejde. Selv om opgaverne kan overlappe hinanden, er de styrende principper for så vidt angår foranstaltninger og samarbejde mellem medlemsstaterne inden for Schengen grundlæggende forskellige fra dem, der gælder for Interpol. Der skal derfor fastsættes regler for samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og de nationale centralkontorer (NCB) på nationalt plan.

Der er aftalt følgende principper:

2.12.1. SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger

Indberetninger til SIS og udveksling af oplysninger herom har altid forrang frem for indberetninger til og udveksling af oplysninger via Interpol. Det er navnlig vigtigt, hvis indberetningerne indeholder modstridende oplysninger.

2.12.2. Valg af kommunikationskanal

Princippet om, at Schengenindberetninger har forrang frem for indberetninger til Interpol, skal overholdes, og det skal sikres, at medlemsstaternes nationale centralkontorer også overholder denne regel. Når der er optaget en indberetning, skal alle meddelelser vedrørende indberetningen og formålet med optagelsen foregå gennem Sirene-kontorerne. Hvis en medlemsstat ønsker at ændre kommunikationskanaler, skal alle parter først høres. En sådan ændring af kanal er kun mulig i særlige tilfælde.

2.12.3. Brug og formidling af Interpol-indberetninger og -meddelelser i Schengenlande

Da SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger, skal Interpol-indberetninger begrænses til undtagelsestilfælde (dvs. hvis der ikke er bestemmelser hverken i konventionen eller teknisk set om optagelse af indberetningen i SIS, eller hvis der ikke foreligger alle de nødvendige oplysninger til optagelse af en indberetning i SIS). Parallelle indberetninger til SIS og via Interpol er ikke tilladt inden for Schengenområdet. Indberetninger, som formidles via Interpol-kanaler, og som også omfatter Schengenområdet eller dele deraf (Interpol-formidlingszone 2), skal markeres således: »Zone 2 undtagen for Schengenlandene«.

2.12.4. Udlevering af oplysninger til tredjelande

Generelt må oplysninger, der er behandlet i SIS, ikke stilles til rådighed for tredjelande. Hvis en medlemsstat har foretaget en indberetning, er det kun Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat, der kan beslutte, hvorvidt oplysninger skal udleveres til tredjelande (tilladelse, fremsendelsesmåde og kanal). I den forbindelse skal Sirene-kontoret overholde bestemmelserne om beskyttelse af personoplysninger som fastsat i Schengenkonventionen, rammeafgørelse 2008/977/RIA og direktiv 95/46/EF, hvor det er relevant. Hvorvidt Interpols kanal kan anvendes eller ej, afhænger af de nationale bestemmelser eller procedurer herfor.

2.12.5. Hit og sletning af en indberetning

Schengenlandene sikrer på nationalt plan, at Sirene-kontorerne og de nationale centralkontorer underretter hinanden om hit.

Sletning af en indberetning foretages af den myndighed, der har optaget indberetningen.

2.12.6. Forbedring af samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og Interpols nationale centralkontorer

Hver medlemsstat træffer passende foranstaltninger med henblik på effektiv udveksling af oplysninger på nationalt plan mellem Sirene-kontoret og de nationale centralkontorer.

2.13. Samarbejde med Europol og Eurojust

For at strømline samarbejdet mellem Sirene-kontorerne skal de nødvendige nationale procedurer indføres, især i forbindelse med sager, hvor Europol eller Eurojust får et hit i SIS.

2.14. Særlige typer eftersøgninger

2.14.1. Målrettet geografisk eftersøgning

En målrettet geografisk eftersøgning er en eftersøgning, som foretages, hvis det anmodende land har konkrete indicier for, at den eftersøgte person eller genstand befinder sig i et begrænset geografisk område. I den situation kan anmodningen fra den retlige myndighed imødekommes straks efter modtagelsen.

Målrettede geografiske eftersøgninger inden for Schengenområdet skal baseres på en indberetning i SIS. M-formularen, som sendes samtidig med optagelsen af indberetningen, eller når oplysningerne om opholdssted er modtaget, skal indeholde oplysninger om, hvor den eftersøgte person eller genstand befinder sig. Der skal optages en indberetning om den eftersøgte person i SIS for at sikre, at en anmodning om midlertidig anholdelse straks kan gennemføres (artikel 64 i Schengenkonventionen og artikel 9, stk. 3, i rammeafgørelsen om den europæiske arrestordre).

En sådan indberetning i SIS øger chancerne for at finde den pågældende person eller genstand, hvis vedkommende uventet flytter sig eller genstanden uventet flyttes fra et sted til et andet inden for Schengenområdet. Tilfælde, hvor der ikke optages nogen indberetning, skal begrænses til særlige omstændigheder, f.eks. hvis der ikke foreligger tilstrækkelige oplysninger til en indberetning.

2.14.2. Eftersøgning med deltagelse af særlige politienheder til målrettet eftersøgning

Sirene-kontorerne i de anmodede medlemsstater kan i egnede tilfælde benytte sig af de særlige politienheder, som gennemfører målrettede eftersøgninger. Indberetning i SIS kan ikke erstattes af ovennævnte politienheders internationale samarbejde. Et sådant samarbejde må ikke kollidere med Sirene-kontorets funktion som samlingspunkt for eftersøgninger ved hjælp af SIS.

Samarbejde skal, hvor det er relevant, etableres for at sikre, at Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat er blevet informeret af sine nationale særlige politienheder til målrettet eftersøgning om alle igangværende eftersøgninger, der har relation til en indberetning optaget i SIS. Hvor det er relevant, skal dette Sirene-kontor fremsende disse oplysninger til de andre Sirene-kontorer.

Sirene-kontorerne skal sikre en hurtig strøm af supplerende oplysninger, herunder oplysninger om et hit, til de nationale særlige politienheder til målrettet eftersøgning, hvis sidstnævnte er involveret i eftersøgningen.

2.15. Påtegning

Hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning.

Artikel 94, stk. 4, artikel 95, stk. 3, artikel 97 og artikel 99, stk. 6, i Schengenkonventionen giver en anmodet medlemsstat mulighed for at afvise at iværksætte de pågældende foranstaltninger på sit område ved at anmode om, at der indsættes en påtegning ved den nævnte indberetning i henhold til artikel 95, 97 og 99, hvor den finder, at en indberetning er uforenelig med dens nationale lovgivning, dens internationale forpligtelser eller væsentlige nationale interesser. Begrundelsen for anmodningen skal gives samtidig.

Når der indsættes en påtegning ved indberetninger efter artikel 97 og 99, ses indberetningen ikke på skærmen, når slutbrugeren foretager en søgning. Der findes en alternativ procedure for indberetninger efter artikel 95. Det påhviler hver medlemsstat så hurtigt som muligt at finde frem til de indberetninger, der kan kræve indsættelse af en påtegning.

2.15.1. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Hvis en medlemsstat kræver, at der indsættes en påtegning, skal den via sit Sirene-kontor anmode den indberettende medlemsstat om indsættelse af en påtegning ved brug af en F-formular og begrunde anmodningen om påtegning i felterne 071-074 (27). For yderligere oplysninger vedrørende den nationale lovgivning anvendes felt 080 og, hvor det er relevant, for supplerende oplysninger, som begrunder årsagen til påtegningen og andre supplerende oplysninger om indberetningen, anvendes felt 083.

b) Den indberettende medlemsstat skal straks indsætte påtegningen.

c) Når der er sket en sådan udveksling af oplysninger på grundlag af oplysningerne fra konsultationen af den medlemsstat, der anmodede om at få indsat en påtegning, kan det være nødvendigt at ændre eller slette indberetningen, eller trække anmodningen tilbage.

2.15.2. Anmodning om sletning af en påtegning

Medlemsstater skal anmode om sletning af den tidligere indsatte påtegning, når betingelserne for at opretholde påtegningen ikke længere er opfyldt. Det kan navnlig være tilfældet, hvis den nationale lovgivning er blevet ændret, eller hvis det i forbindelse med yderligere udveksling af oplysninger om sagen opdages, at de omstændigheder, der omtales i artikel 94, stk. 4, artikel 95, stk. 3, artikel 97 og artikel 99, stk. 6, i Schengenkonventionen ikke længere foreligger.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Det Sirene-kontor, der tidligere anmodede om indsættelse af påtegningen, skal anmode Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat om at slette påtegningen. Denne anmodning fremsættes på en F-formular. Til dette formål benyttes felt 075 (28). For yderligere oplysninger vedrørende den nationale lovgivning anvendes felt 080 og, hvor det er relevant, for supplerende oplysninger, som begrunder årsagen til sletningen af påtegningen og andre supplerende oplysninger om indberetningen, anvendes felt 083.

b) Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat skal slette påtegningen med det samme.

2.16. Angivelse af sagens hastende karakter i Sirene-formularer

Sirene-formularer, som skal have forrang ved det anmodende Sirene-kontors behandling heraf, kan have påskriften »HASTER«, efterfulgt af årsagen til sagens hastende karakter. Felt 083 i Sirene-formularerne skal indeholde disse oplysninger som det første, hvor det er relevant.

3. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL (29)

Proceduren er følgende:

— medlemsstaterne foretager en kontrol, før en indberetning optages

— flere indberetninger

— supplerende oplysninger sendes til medlemsstaterne

— hvis en anden medlemsstat anmoder om det, indsættes en påtegning

— handling fra Sirene-kontorets side efter modtagelse af en artikel 95-indberetning

— udveksling af oplysninger efter et hit

— sletning af en indberetning

— identitetsmisbrug.

3.1. Kontrol foretaget af medlemsstaterne før en indberetning optages

De fleste af de nye indberetninger efter artikel 95 vil være baseret på en europæisk arrestordre. Ifølge artikel 95 er det dog også muligt med midlertidig anholdelse, indtil der foreligger en udleveringsbegæring. Følgende forhåndskontrol kræves i begge tilfælde:

Den europæiske arrestordre/udleveringsbegæring skal være udstedt af en retlig myndighed med beføjelse til at udføre denne funktion i den indberettende medlemsstat.

Oplysningerne i den europæiske arrestordre/udleveringsbegæringen og i A-formularen (navnlig punkt e) skal være tilstrækkeligt detaljerede til, at de andre Sirene-kontorer kan vurdere indberetningen: »beskrivelse af omstændighederne ved lovovertrædelsen (rne), herunder tidspunkt og sted« og A-formular, felt 044: »beskrivelse af de faktiske omstændigheder«).

3.2. Undersøgelse af, om den nationale lovgivning i medlemsstaterne tillader anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering

Den indberettende medlemsstat skal undersøge, om de øvrige medlemsstaters nationale lovgivning tillader den anholdelse, som man vil anmode om.

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Det undersøges, om alle medlemsstaterne kan følge op på indberetningen.

b) I tvivlstilfælde konsulteres det pågældende Sirene-kontor, og de oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen, fremsendes eller udveksles.

Hver medlemsstat skal træffe de nødvendige tekniske eller organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at indberetninger efter artikel 95, stk. 2 (anden sætning), først optages i SIS, når Sirene-kontoret i den pågældende medlemsstat er blevet informeret.

3.3. Flere indberetninger

3.3.1. Kontrol af, om der findes flere indberetninger (artikel 107)

Hver medlemsstat kan kun optage én indberetning i systemet pr. eftersøgt person. Det er derfor nødvendigt at kontrollere, om der findes flere indberetninger fra én og samme medlemsstat. Hvis en medlemsstat har fremsat flere anmodninger, skal en national procedure fastslå, hvilken europæisk arrestordre der skal opføres i indberetningen efter artikel 95. I overensstemmelse med fremgangsmåden i afsnit 3.4 skal der på grundlag af denne indberetning kun sendes én A-formular til medlemsstaterne. Alternativt kan der udstedes en europæisk arrestordre for alle overtrædelser.

Se den generelle procedure i afsnit 2.1.2 for kontrol af, om der findes flere indberetninger.

Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat skal, indtil indberetningen er slettet, opbevare anmodninger om indberetninger, som er blevet afvist efter konsultationer i henhold til ovennævnte bestemmelser.

Når der findes et hit i en medlemsstat, kan Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat, fremsende ligeså mange europæiske arrestordrer, som landets retlige myndigheder har udstedt.

Flere medlemsstater kan optage en indberetning for en europæisk arrestordre for samme person. Hvis to eller flere medlemsstater har udstedt en europæisk arrestordre for samme person, skal beslutningen om, hvilken arrestordre der skal fuldbyrdes ved en eventuel anholdelse, træffes af den fuldbyrdende retlige myndighed i den medlemsstat, hvor anholdelsen fandt sted. Hvis indberetningerne er forenelige, skal der i tilfælde af et hit sendes G-formularer som svar på alle anmodninger.

3.3.2. Udveksling af oplysninger

Se generelle procedurer i afsnit 2.1.2 og 2.1.3.

3.4. Fremsendelse af supplerende oplysninger til medlemsstaterne

3.4.1. Supplerende oplysninger med henblik på en europæisk arrestordre

A-og M-formularerne, som er ensartede for alle medlemsstater, skal anvendes, og oplysningerne i disse formularer skal være de samme som i den europæiske arrestordre.

På en A-formular:

— 006-013: De relevante oplysninger i SIS svarende til punkt (a) i den europæiske arrestordre skal anføres.

— 030: Oplysninger om, at denne A-formular specifikt vedrører en europæisk arrestordre og nærmere oplysninger om den dommer eller den domstol, som har udstedt arrestordren, jf. punkt (i) i den europæiske arrestordre.

— 031: De relevante oplysninger i den europæiske arrestordre punkt (b) om den beslutning, som den europæiske arrestordre er baseret på, skal anføres.

— 032: Datoen for arrestordren skal anføres.

— 033: Kapaciteten for den retlige myndighed, der har udstedt den europæiske arrestordre, skal anføres, jf. punkt (i) i den europæiske arrestordre.

— 034: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (c,1), samt eventuelt: — den/de lovovertrædelse/-r, som ligger til grund for udstedelse af arrestordren, kan straffes med livsvarig fængselsstraf eller med en anden livsvarig frihedsberøvende foranstaltning — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om, at den idømte straf eller foranstaltning — enten på anmodning eller senest efter 20 år — kan tages op til fornyet prøvelse med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller foranstaltning og/eller — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om anvendelse af lempeligere foranstaltninger, som den pågældende person er berettiget til i henhold til den udstedende medlemsstats lovgivning og retspraksis med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller foranstaltning.

— 035-037: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (b), skal anføres.

— 038: De relevante oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (c,2), samt eventuelt: — den/de lovovertrædelse/-r, som ligger til grund for udstedelse af arrestordren, kan straffes med livsvarig fængselsstraf eller med en anden livsvarig frihedsberøvende foranstaltning — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om, at den idømte straf eller foranstaltning — enten på anmodning eller senest efter 20 år — kan tages op til fornyet prøvelse med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller foranstaltning og/eller — lovgivningen i den udstedende medlemsstat har bestemmelser om anvendelse af lempeligere foranstaltninger, som den pågældende person er berettiget til i henhold til den udstedende medlemsstats lovgivning og retspraksis med henblik på ikke at fuldbyrde en sådan straf eller foranstaltning.

— 039: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (c,2), skal anføres.

— 040: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om den gældende foreskrevne bestemmelse/kode skal anføres.

— 041: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om lovovertrædelsens/lovovertrædelsernes karakter og retlige klassifikation.

— 042: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om tidspunktet for den/de begåede lovovertrædelse/lovovertrædelser.

— 043: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om stedet for den/de begåede lovovertrædelse/lovovertrædelser.

— 044: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om de omstændigheder under hvilke lovovertrædelsen/lovovertrædelserne er begået.

— 045: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om omfanget af den eftersøgtes deltagelse.

— 045: Oplysninger fra den europæiske arrestordre, punkt (e), om omfanget af den eftersøgtes deltagelse.

I felt 083 på en M-formular:

— Ved teksten »Oplysninger om afgørelse truffet in absentia ifølge den europæiske arrestordre punkt d)« skal det, hvis det er relevant: a) angives, om afgørelsen er truffet in absentia b) i bekræftende fald præciseres, om den berørte person er blevet personligt indstævnet eller underrettet om tid og sted for det retsmøde, som førte til afgørelsen in absentia. I modsat fald nævnes retsgarantierne. Fra datoen for anvendelsen af rammeafgørelse 2009/299/RIA (30) skal betingelserne for afgørelsen truffet in absentia anføres i felt 083 som angivet i den europæiske arrestordre. Der skal henvises til koderne 2, 3.1a, 3.1b, 3.2, 3.3 (afgørelse ikke anfægtet), 3.3 (ingen anmodning om genoptagelse af sagen eller appel) samt 3.4 og, hvor det er relevant, skal der gives oplysninger om, hvordan den pågældende betingelse er blevet opfyldt.

— Hvis teksten »strafbar overtrædelse ifølge punkt e, I og II i den europæiske arrestordre« forekommer, skal en eller flere lovovertrædelser, som ifølge den udstedende medlemsstats lovgivning medfører en frihedsstraf eller en anden frihedsberøvende foranstaltning af en maksimal varighed på tre år, som defineret i den udstedende medlemsstats lovgivning ifølge artikel 2, stk. 2, i rammeafgørelsen (eller punkt e, I i arrestordren) udfyldes, hvis det er relevant.

— Hvis lovovertrædelsen er nævnt i listen i artikel 2, stk. 2, i rammeafgørelsen om en europæisk arrestordre, skal lovovertrædelsen angives fuldt ud i M-formularen med den betegnelse, der er brugt i listen.

— Hvis lovovertrædelsen ikke er nævnt i ovennævnte liste, skal følgende oplysninger anføres: a) enten at arrestordren er udstedt for handlinger, der er ifølge den udstedende medlemsstats lovgivning straffes med fængselsstraf eller en anden frihedsberøvende foranstaltning af en varighed på mindst tolv måneder b) eller, hvis der er afsagt dom eller pålagt en frihedsberøvende foranstaltning, at straffen har en varighed på mindst fire måneder.

— Hvis de oplysninger, der skal anføres i felt 083 på M-formularer, overskrider 1024 karakterer, skal der fremsendes en eller flere supplerende M-formularer.

3.4.2. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med en foreløbig anholdelse

Oplysninger om personer, der er eftersøgt med henblik på anholdelse og udlevering, skal forberedes, før indberetningen optages. Det skal kontrolleres, at oplysningerne er fuldstændige og korrekt præsenteret. Følgende oplysninger skal foreligge: Nærmere oplysninger om retsforfølgning eller fuldbyrdelse af straffedomme skal i princippet fremlægges som et alternativ:

— 006: Efternavn: Det efternavn, der anvendes i forbindelse med hovedregistreringen i SIS, anføres i felt 006

— 007: Fornavn

— 009: Fødselsdato

— 010: Fødested

— 011: Kaldenavn: Det første kaldenavn skrives fuldt ud, og det samlede antal kaldenavne, der er fundet, anføres. Der kan benyttes en M-formular til at sende den fuldstændige liste over kaldenavne.

— 012: Køn

— 013: Nationalitet: Felt 013 »Nationalitet« skal udfyldes så fuldstændigt som muligt på grundlag af de tilgængelige oplysninger. Hvis der hersker tvivl om oplysningen, bør koden »1W« anføres, og ordet »formodet« føjes til ordet »Nationalitet«.

— 030: Myndighed, som har udstedt arrestordren eller afsagt dommen (navn og stilling på dommeren eller den offentlige anklager eller navnet på domstolen)

— 031: Arrestordrens eller dommens referencenummer (037) Se også bemærkningerne i det følgende.

— 032: Arrestordrens eller dommens dato (036) Anmodninger om strafferetlig forfølgning og om fuldbyrdelse af en dom kan sammenfattes i et ledsagende dokument.

— 033: Navnet på den anmodende myndighed

— 034: Strafferamme/maksimumsstraf

— 035: Den dommer eller domstol, der har afsagt dommen

— 036: Dato for afgørelsen

— 037: Dommens referencenr.

— 038: Den straf, der er idømt

— 039: Uafsonet straf

— 040: Gældende retsregler

— 041: Retlig beskrivelse af de faktiske omstændigheder

— 042: Den dato/periode, hvor lovovertrædelsen blev begået

— 044: Beskrivelse af sagens faktiske omstændigheder (herunder konsekvenserne heraf)

— 045: Grad af meddelagtighed (hovedgerningsmand — meddelagtig — hjælper — anstifter)

Hvert land kan anvende sin egen juridiske terminologi til at beskrive graden af meddelagtighed.

Oplysningerne skal være tilstrækkeligt detaljerede til, at de andre Sirene-kontorer kan vurdere indberetningen, men ikke så detaljerede at det overbelaster systemet.

Hvis Sirene-kontorerne ikke kan modtage meddelelsen, fordi det antal typeenheder, som af tekniske grunde er fastsat i den relevante formular, er utilstrækkeligt, kan der sendes en M-formular med supplerende oplysninger. Når forsendelsen er afsluttet, anføres »Meddelelse slut« i den sidste formular (felt 044 i A-formularen eller felt 083 i M-formularen).

3.4.3. Optagelse af et kaldenavn

Se den generelle procedure i afsnit 2.9.

I tilfælde af indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, skal Sirene-kontoret benytte felt 011 i A-formularen (31) (på tidspunktet for optagelse af indberetningen) eller efterfølgende M-formularen, når det informerer de øvrige medlemsstater om kaldenavne i forbindelse med en indberetning efter artikel 95, hvis disse oplysninger er tilgængelige for Sirene-kontoret.

3.4.4. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

Den indberettende medlemsstats Sirene-kontor kan også om nødvendigt meddele yderligere oplysninger efter samråd med og/eller efter anmodning fra en anden medlemsstat, hvis det er nødvendigt for at fastslå en persons identitet. Det drejer sig især om:

— udstedelsessted for det pas eller identitetskort, som den eftersøgte person er i besiddelse af

— passets eller identitetskortets nummer, udstedelsesdato og -sted, den udstedende myndighed samt udløbsdato

— beskrivelse af den eftersøgte person

— efternavn og fornavn for den eftersøgte persons fader og moder

— eventuelle fotos og/eller fingeraftryk

— den sidst kendte adresse.

Disse oplysninger samt eventuelle fotos og fingeraftryk skal så vidt muligt stilles til rådighed i Sirene-kontorerne eller umiddelbart og konstant være tilgængelige for dem til hurtig fremsendelse.

Det fælles mål er at mindske risikoen for, at en forkert person, hvis identitet minder om den indberettede persons identitet, tilbageholdes.

3.4.5. Fremsendelse af A- og M-formularer

De oplysninger, der er nævnt i punkt 3.3.1 og 3.3.2, skal fremsendes på den hurtigst mulige måde. Den indberettende medlemsstat fremsender A- og M-formularer samtidig med optagelsen af en indberetning efter artikel 95, stk. 2, i SIS. Eventuelle supplerende oplysninger, der er nødvendige for at fastslå identiteten, fremsendes efter samråd med og/eller efter anmodning fra en anden medlemsstat. Der kan om nødvendigt fremsendes flere M-formularer, der beskriver forskellige europæiske arrestordrer (eller udleveringsbegæringer). M-formularen skal især indeholde oplysninger om den type lovovertrædelse, som den europæiske arrestordre bygger på, datoen for begåelsen af lovovertrædelsen samt regler om forældelsesfrist. Hvis udstedelse af en ny europæisk arrestordre vedrørende en person, for hvem der allerede er udstedt en europæisk arrestordre, kræver udskiftning af en eksisterende A-formular, skal det forhold, at den nye A-formular erstatter den gamle, angives på den nye formular i felt 030.

3.5. Påtegning

For så vidt angår de generelle procedurer henvises til afsnit 2.15.

En indberetning med en påtegning anses for at være optaget med henblik på at give meddelelse om den persons opholdssted, indberetningen vedrører.

3.5.1. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for personer, der begæres anholdt med henblik på udlevering, i de tilfælde, hvor Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA af 13. juni 2002 om den europæiske arrestordre og om procedurerne for overgivelse mellem medlemsstaterne ikke finder anvendelse (32).

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) I tilfælde af indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt med henblik på udlevering, hvor rammeafgørelse 2002/584/RIA om den europæiske arrestordre og om procedurerne for overgivelse mellem medlemsstaterne ikke finder anvendelse, kan et Sirene-kontor bede andre Sirene-kontorer om systematisk at indsætte en påtegning i indberetninger efter artikel 95.

b) Et Sirene-kontor, der ønsker at benytte sig af denne mulighed, skal sende en skriftlig anmodning herom til de andre Sirene-kontorer.

c) Alle Sirene-kontorer, der modtager en sådan anmodning, skal indsætte en påtegning for den omhandlede medlemsstat, så snart indberetningen er optaget.

d) Påtegningen skal være gældende, indtil det anmodende Sirene-kontor anmoder om annullering heraf.

Hvis omstændighederne i artikel 94, stk. 4, i Schengenkonventionen ikke længere er til stede, skal den medlemsstat, der anmodede om påtegningen, hurtigst muligt anmode om, at påtegningen bliver fjernet.

3.6. Sirene-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning efter artikel 95

Når et Sirene-kontor modtager A- og M-formularer, skal kontoret eller en anden tilknyttet instans så hurtigt som muligt søge i alle tilgængelige kilder og forsøge at lokalisere personen. Hvis de oplysninger, den anmodende medlemsstat har fremsendt, ikke er tilstrækkelige til, at den modtagende medlemsstat kan acceptere anmodningen, skal dette ikke forhindre, at der gennemføres søgninger.

Hvis indberetningen efter artikel 95 valideres, og personen lokaliseres eller anholdes i medlemsstaten, skal den europæiske arrestordre og/eller A- og M-formularerne fremsendes til den myndighed i medlemsstaten, der er ansvarlig for fuldbyrdelse af den europæiske arrestordre. Hvis der anmodes om den originale europæiske arrestordre, skal den udstedende retlige myndighed sende den direkte til den fuldbyrdende retlige myndighed (medmindre andet er angivet).

3.7. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

3.7.1. Underretning af medlemsstaterne om, at der er hit på en indberetning

For så vidt angår den generelle procedure henvises til 2.2.1.

Herudover gælder følgende:

a) Et hit på en person, for hvem der er optaget en indberetning efter artikel 95, skal altid meddeles den indberettende medlemsstats Sirene-kontor. Efter fremsendelsen af en G-formular skal der også gives meddelelse om hittet pr. telefon, hvor det er relevant.

b) Den kompetente myndighed for modtagelse af den europæiske arrestordre eller udleveringsbegæring, dens fuldstændige kontaktoplysninger (postadresse, telefonnummer og, hvis de er tilgængelige, faxnummer og e-mail-adresse), referencenummer (hvis tilgængeligt), navnet på den kompetente person (hvis tilgængeligt), det pågældende sprog samt fremsendelsesfrist og -måde skal angives i felt 091 på G-formularen.

c) En medlemsstat, der tidligere har villet indberette en allerede indberettet person, skal informeres om alle hit, som den medlemsstat, der optog indberetningen, måtte have i forhold til den oprindelige indberetning.

d) C.SIS underretter automatisk alle medlemsstater om sletning af en indberetning. En medlemsstat kan derfor overveje at optage en indberetning, der tidligere blev betragtet som uforenelig med den indberetning, som nu er blevet slettet.

3.7.2. Fremsendelse af supplerende oplysninger

Sirene-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger efter artikel 95, og de kan i den forbindelse handle på de retlige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under den gensidige retshjælp.

3.7.3. Efter et hit

Slutbrugeren kan anmode Sirene-kontoret om supplerende oplysninger for at sikre iværksættelse af de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 i bilag 4.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om dette hit og om resultatet heraf.

Denne procedure har tekniske følger, da det kan være nødvendigt at slette indberetningen, hvilket betyder, at en anden indberetning, der tidligere var udelukket fra systemet, nu kan optages.

3.7.4. Udveksling af supplerende oplysninger om overgivelse eller udlevering

Oplysninger, der fremsendes af de kompetente retlige myndigheder til Sirene-kontoret, som omhandler det forhold, hvorvidt overgivelse eller udlevering kan finde sted for en person, for hvem der er udstedt en arrestordre, skal omgående meddeles den indberettende medlemsstats Sirene-kontor ved brug af en M-formular med påskriften »OVERGIVELSE« eller »UDLEVERING« i felt 083 (33). Oplysninger om overgivelses- eller udleveringsmåder skal meddeles via Sirene-kontorerne så hurtigt som muligt.

Hvis det er nødvendigt at overføre en eftersøgt person, skal Sirene-kontoret i den overførende medlemsstat som svar på en anmodning fra Sirene-kontoret eller den kompetente retlige myndighed i den indberettende medlemsstat, der er fremsendt af Sirene-kontoret, yde den nødvendige støtte og bistand ved brug af en M-formular.

3.8. Sletning af en indberetning

De medlemsstater, der ikke har kunnet optage deres indberetning, underrettes om, at der er fundet et hit, og at indberetningen er blevet slettet.

3.8.1. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

Bortset fra sletning efter et hit kan en indberetning slettes enten direkte af C.SIS (ved forældelse) eller indirekte af den instans, som har optaget den i SIS (når betingelserne for at opretholde indberetningen i SIS ikke længere er opfyldt).

I begge tilfælde skal C.SIS' meddelelse om sletning behandles automatisk af N.SIS, så en indberetning, der er stillet i venteposition, kan blive optaget.

Sirene-kontoret underrettes automatisk via en meddelelse fra N.SIS om, at en indberetning i venteposition kan optages.

Sirene-kontoret iværksætter hele proceduren for optagelse af en indberetning efter reglerne for den pågældende indberetningskategori.

3.9. Identitetsmisbrug

Se den generelle procedure i afsnit 2.8.

4. INDBERETNINGER EFTER ARTIKEL 96 (34)

Proceduren er følgende:

— optagelse af en indberetning

— kontrol af, om der foreligger flere indberetninger; der henvises til de generelle procedurer i afsnit 2.1

— optagelse af et kaldenavn; der henvises til de generelle procedurer i afsnit 2.9

— identitetsmisbrug; der henvises til de generelle procedurer i afsnit 2.8

— Sirpit-procedure; der henvises til de generelle procedurer i afsnit 2.10

— generelle og særlige procedurer, der skal følges

4.1. Indledning

Udvekslingen af oplysninger om tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af en indberetning efter artikel 96, giver medlemsstaterne mulighed for at træffe en afgørelse i tilfælde af en ansøgning om indrejse eller visum. Hvis den pågældende person allerede befinder sig på medlemsstatens område, giver denne udveksling de nationale myndigheder mulighed for at træffe de nødvendige foranstaltninger med henblik på udstedelse af opholdstilladelse, visum til længerevarende ophold eller udsendelse.

Det henhører under de myndigheder, der er ansvarlige for grænsekontrollen og udstedelsen af opholdstilladelser og visa, at gennemføre den informationsprocedure, der er fastsat i artikel 5, stk. 4, i Schengengrænsekodeksen, og de konsultationsprocedurer, der er fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen. Sirene-kontorerne skal principielt kun inddrages i procedurerne, når det drejer sig om fremsendelse af yderligere oplysninger, som hænger direkte sammen med indberetninger (f.eks. meddelelse om et hit eller fastslåelse af en identitet), eller sletning af indberetninger.

Sirene-kontorerne kan imidlertid inddrages i fremsendelse af supplerende oplysninger, som er nødvendige for at udsende en tredjelandsstatsborger eller nægte vedkommende indrejse, eller i fremsendelse af supplerende oplysninger i relation til disse foranstaltninger.

4.2. Indberetninger efter artikel 96

Indberetningen optages i SIS, hvis Sirene-kontoret er den udpegede myndighed i forbindelse med sådanne optagelser.

I særlige tilfælde af optagelse af en indberetning vedrørende en tredjelandsstatsborger, som er omfattet af retten til fri bevægelighed, skal Sirene-kontoret i den indberettende medlemsstat sende en M-formular til alle de andre medlemsstater på grundlag af de oplysninger, som den indberettende myndighed har fremsendt (35).

4.3. Optagelse af et kaldenavn

Se den generelle procedure i afsnit 2.9.

4.4. Identitetsmisbrug

Hvis kode 3 figurerer i feltet »identitetskategori«, når der søges i SIS, skal den ansatte, der foretager kontrollen, kontakte det nationale Sirene-kontor og indhente supplerende oplysninger for at få afklaret, om den kontrollerede person er den eftersøgte person, eller den person, der har været udsat for identitetsmisbrug.

Se den generelle procedure i afsnit 2.8 for indsamling og fremsendelse af oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug.

4.5. Sirene-procedurer, der skal følges

Følgende generelle procedurer finder anvendelse for Sirene-kontorerne i det omfang, at de fremsender supplerende oplysninger:

a) udveksling af oplysninger ved nægtelse af indrejse eller udvisning fra Schengenområdet

b) udveksling af oplysninger ved udstedelse af opholdstilladelser eller længerevarende visa.

Følgende generelle procedurer finder anvendelse for Sirene-kontorerne i det omfang, at de fremsender supplerende oplysninger:

a) særlige procedurer som fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen

b) særlige procedurer som fastsat i artikel 5, stk. 4, i Schengengrænsekodeksen

c) udveksling af oplysninger vedrørende en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af retten til fri bevægelighed inden for Fællesskabet

d) sletning af indberetninger vedrørende EU-borgere.

4.6. Udveksling af oplysninger efter et hit

4.6.1. Udveksling af oplysninger ved nægtelse af indrejse eller udvisning fra Schengenområdet

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) En medlemsstat kan anmode om at blive informeret om eventuelle hit på indberetninger om nægtelse af indrejse eller ophold, som den har optaget. Medlemsstater, der ønsker at benytte denne mulighed, anmoder skriftligt de øvrige medlemsstater herom.

b) Den fuldbyrdende medlemsstat kan tage initiativ til at meddele den indberettende medlemsstat, at der er hit på indberetningen, og at tredjelandsstatsborgeren er nægtet indrejse eller udsendt af Schengenområdet.

c) Hvis en indberettet tredjelandsstatsborger lokaliseres på en medlemsstats område, sender den indberettende medlemsstat på anmodning herom de oplysninger, der er nødvendige for at udsende den pågældende person. Afhængigt af den fuldbyrdende medlemsstats behov og de oplysninger, som den indberettende medlemsstat måtte ligge inde med, anført i en M-formular, skal disse oplysninger omfatte følgende: — afgørelsestype og begrundelsen herfor — den myndighed, der har truffet afgørelsen — dato for afgørelsen — dato for meddelelse af afgørelsen (den dato, hvor afgørelsen blev meddelt) — dato for gennemførelsen af afgørelsen — afgørelsens udløbsdato eller gyldighedsperiode.

Hvis en indberettet person lokaliseres ved grænsen, skal de procedurer, der er fastsat i Schengengrænsekodeksen, og af den indberettende medlemsstat, iværksættes.

Det kan ligeledes være nødvendigt omgående at udveksle supplerende oplysninger via Sirene-kontorerne i særlige tilfælde for at identificere en person med sikkerhed.

4.6.2. Udveksling af oplysninger ved udstedelse af opholdstilladelser og visa

Der benyttes følgende fremgangsmåde:

a) Den fuldbyrdende medlemsstat kan informere den medlemsstat, der optog en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, at der har været hit på indberetningen i forbindelse med proceduren for udstedelse af en opholdstilladelse eller et længevarende visum.

b) Den indberettende medlemsstat kan herefter informere de øvrige medlemsstater ved brug af en M-formular, hvis den finder det relevant.

c) Hvis de berørte medlemsstaters Sirene-kontorer anmodes om det, kan de i henhold til den nationale lovgivning bistå med at videresende de nødvendige oplysninger til de myndigheder, der er ansvarlige for udstedelsen af opholdstilladelser og visa.

4.6.3. Særlige procedurer som fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen

4.6.3.1. Procedure i medfør af artikel 25, stk. 1, i Schengenkonventionen

Hvis en medlemsstat, der overvejer at udstede en opholdstilladelse eller et længerevarende visum, opdager, at den pågældende ansøger er genstand for en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold fra en anden medlemsstat, skal den konsultere den indberettende medlemsstat via sit Sirene-kontor. Til det formål anvendes en N-formular. Indberetningen skal slettes, hvis medlemsstaten efter konsultationen fastholder sin beslutning om at udstede en opholdstilladelse. Den pågældende person kan dog sættes på en medlemsstats nationale liste over indberetninger om nægtelse af indrejse.

4.6.3.2. Procedure i medfør af artikel 25, stk. 2, i Schengenkonventionen

Hvis en medlemsstat, der har optaget en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, finder ud af, at den person, om hvem der er optaget indberetning, har fået udstedt en opholdstilladelse eller et længerevarende visum, skal den indlede en konsultationsprocedure med den medlemsstat, der udstedte opholdstilladelsen eller det længerevarende visum, via Sirene-kontorerne og ved brug af en O-formular. Der skal også foretages en konsultation via Sirene-kontorerne og ved brug af en O-formular, hvis den medlemsstat, der udstedte opholdstilladelsen eller det længerevarende visum, senere opdager, at der i SIS findes en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold for den pågældende person (36).

Hvis en tredje medlemsstat (dvs. hverken den, der udstedte opholdstilladelsen eller det længerevarende visum, eller den indberettende medlemsstat) opdager, at der findes en indberetning om en tredjelandsstatsborger, der har opholdstilladelse eller længerevarende visum i en af medlemsstaterne, skal den informere både den medlemsstat, der udstedte opholdstilladelsen eller det længerevarende visum, og den indberettende medlemsstat, via Sirene-kontorerne ved brug af en H-formular.

Hvis proceduren i artikel 25 i Schengenkonventionen medfører sletning af en indberetning om nægtelse af indrejse eller