RÅDETS AFGØRELSE (EU) 2015/1860

af 13. oktober 2015

om fastlæggelse af den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat ved aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Armenien om lettelse af udstedelsen af visa, for så vidt angår vedtagelsen af dets forretningsorden

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 77, stk. 2, litra a), sammenholdt med artikel 218, stk. 9,

under henvisning til Rådets afgørelse 2013/628/EU af 22. oktober 2013 om indgåelse af aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Armenien om lettelse af udstedelsen af visa (1),

under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

Det er derfor hensigtsmæssigt at fastlægge den holdning, der skal indtages på Unionens vegne i udvalget, for så vidt angår vedtagelsen af dets forretningsorden —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Armenien om lettelse af udstedelsen af visa, for så vidt angår vedtagelsen af dets forretningsorden, baseret på det udkast til afgørelse truffet af det blandede udvalg, der er knyttet til nærværende afgørelse.

2. Mindre tekniske ændringer af udkastet til afgørelse kan vedtages af repræsentanter for Unionen i det blandede udvalg uden yderligere afgørelse truffet af Rådet.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 289 af 31.10.2013, s. 1.

(2) EUT L 289 af 31.10.2013, s. 2.

UDKAST

AFGØRELSE Nr. …/2015 VEDTAGET AF DET BLANDEDE UDVALG NEDSAT VED AFTALEN MELLEM DEN EUROPÆISKE UNION OG REPUBLIKKEN ARMENIEN OM LETTELSE AF UDSTEDELSEN AF VISA

af …

om vedtagelse af udvalgets forretningsorden

DET BLANDEDE UDVALGET HAR —

under henvisning til aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Armenien om lettelse af udstedelsen af visa (»aftalen«), særlig artikel 12, stk. 4, og

under henvisning til, at aftalen trådte i kraft den 1. januar 2014 —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for det blandede udvalg (»udvalget«) varetages i fællesskab af en repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for Republikken Armenien.

Artikel 2

Udvalgets opgaver

1. I overensstemmelse med aftalens artikel 12, stk. 2, har udvalget navnlig til opgave at:

a) overvåge gennemførelsen af aftalen

b) fremsætte forslag til ændringer af eller tilføjelser til aftalen

c) bilægge tvister, som opstår i forbindelse med fortolkning eller anvendelse af aftalens bestemmelser.

2. Udvalget kan vedtage henstillinger med retningslinjer eller bedste praksis som en hjælp til gennemførelsen af aftalen.

Artikel 3

Møder

1. Udvalget mødes, når det er nødvendigt, efter anmodning fra en af parterne og mindst én gang om året.

2. Parterne skiftes til at være vært for mødet, medmindre andet aftales.

3. Formændene indkalder til møderne i udvalget.

4. Formændene fastsætter en dato for mødet og fremsender de nødvendige dokumenter i så god tid, at parterne har tilstrækkelig tid til at forberede sig, om muligt 14 dage før mødet.

5. Den part, der er vært for mødet, sørger for den praktiske tilrettelæggelse.

Artikel 4

Delegationer

1. Mindst syv dage før hvert møde underretter parterne hinanden om den forventede sammensætning af deres delegation.

2. Den Europæiske Union repræsenteres af Kommissionen bistået af eksperter fra medlemsstaterne.

Artikel 5

Dagsorden for møderne

1. Formændene opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde senest 14 dage før mødet. På den foreløbige dagsorden optages de punkter, som den ene eller den anden af formændene senest 14 dage før mødet har modtaget anmodning om at sætte på dagsordenen.

2. Hver part kan tilføje punkter på den foreløbige dagsorden på et hvilket som helst tidspunkt forud for mødet, hvis den anden part er enig heri. Anmodninger om optagelse af punkter på den foreløbige dagsorden fremsættes skriftligt og skal så vidt muligt imødekommes.

3. Den endelige dagsorden vedtages af medformændene ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, der ikke er optaget på den foreløbige dagsorden, kan optages på den endelige dagsorden, hvis parterne er enige herom, og anmodninger herom skal så vidt muligt imødekommes.

Artikel 6

Mødereferat

1. Et udkast til mødeprotokol udarbejdes hurtigst muligt af formanden fra den part, der er vært for mødet.

2. Mødeprotokollen skal som hovedregel indeholde følgende for hvert punkt på dagsordenen:

a) dokumentation forelagt udvalget

b) erklæringer, som parterne anmoder om at få optaget, og

c) afgørelser, henstillinger og konklusioner om konkrete punkter.

3. Mødereferatet skal også indeholde navnene på personerne i de deltagende delegationer med angivelse af det ministerium, det organ eller den institution, som de repræsenterer.

4. Mødereferatet godkendes af udvalget på det efterfølgende møde.

Artikel 7

Udvalgets afgørelser og henstillinger

1. Udvalget træffer afgørelse efter fælles overenskomst mellem de to parter.

2. Udvalgets afgørelser benævnes »afgørelser« efterfulgt af et løbenummer og en beskrivelse af deres emne. Datoen for, hvornår afgørelsen får virkning, angives ligeledes. Afgørelserne underskrives af udvalgets repræsentanter, som er bemyndiget til at handle på parternes vegne. Afgørelserne udfærdiges i to eksemplarer, og begge udgaver er lige autentiske.

3. Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på udvalgets henstillinger.

Artikel 8

Udgifter

1. Hver part er ansvarlig for de udgifter, den pådrager sig som følge af deltagelsen i udvalgets møder, herunder udgifter til personale, rejser og dagpenge samt udgifter til porto og telekommunikation.

2. Alle andre udgifter, der opstår i forbindelse med tilrettelæggelsen af møderne afholdes som udgangspunkt af den part, der er vært for mødet.

Artikel 9

Administrative procedurer

1. Medmindre udvalget beslutter andet, er udvalgets møder ikke offentlige.

2. Udvalgets referater og dokumenter behandles som fortrolige.

3. Efter aftale mellem de to formænd kan der indbydes andre deltagere end parternes og medlemsstaternes tjenestemænd, og disse deltagere er omfattet af de samme krav om fortrolighed.

4. Parterne kan afholde offentlige orienteringsmøder eller på anden måde oplyse interesserede medlemmer af offentligheden om resultaterne af udvalgets møder.

Artikel 10

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.