DA Den Europæiske Unions Tidende C 45/2

RETSAKT Nr. 29/2009 UDSTEDT AF DEN FÆLLES KONTROLINSTANS FOR EUROPOL

den 22. juni 2009

om fastsættelse af dens forretningsorden

(EØS-relevant tekst)

2010/C 45/02

DEN FÆLLES KONTROLINSTANS HAR —

under henvisning til Rådets afgørelse om oprettelse af Den Europæiske Politienhed (Europol) af (i det følgende benævnt »Europol-afgørelsen«) (1), især artikel 34, stk. 7, og ud fra følgende betragtning:

Det tilkommer Den Fælles Kontrolinstans at fastsætte sin forretningsorden med et flertal på to tredjedele af dens medlemmer —

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

INDHOLDSFORTEGNELSE

AFSNIT I Den Fælles Kontrolinstans’ opgaver og beføjelser

Artikel 1 Opgaver

Artikel 2 Beføjelser

Artikel 3 Udvalg

AFSNIT II Forretningsorden for Den Fælles Kontrolinstans

Artikel 4 Medlemmer

Artikel 5 Formandskab

Artikel 6 Arbejdsmetode

Artikel 7 Aktindsigt i dokumenter

Artikel 8 Kontrolforanstaltninger på stedet og eksperter

Artikel 9 Fremgangsmåde i tilfælde af, at afgørelsens bestemmelser overtrædes

Artikel 10 Mødereferater

Artikel 11 Beretning om virksomheden

AFSNIT III Forretningsorden for klageudvalget

Artikel 12 Klageudvalgets opgaver

Artikel 13 Medlemmer

Artikel 14 Uafhængighed og upartiskhed

Artikel 15 Formandskab

Artikel 16 Repræsentation

Artikel 17 Sprog

Artikel 18 Indledning af proceduren

Artikel 19 Indledende behandling

Artikel 20 Supplerende oplysninger

Artikel 21 Aktindsigt

Artikel 22 Høring

Artikel 23 Høring af vidner og eksperter

Artikel 24 Afsluttende bemærkninger

Artikel 25 Protokol

Artikel 26 Afgørelser og tavshedspligt

Artikel 27 Underretninger

Artikel 28 Omkostninger

Artikel 29 Retfærdig procedure

AFSNIT IV Afsluttende bestemmelser

Artikel 30 Sekretariat

Artikel 31 Tavshedspligt

Artikel 32 Budget og omkostninger

Artikel 33 Ændring af forretningsordenen

Artikel 34 Vurdering

Artikel 35 Forretningsordenens ikrafttræden

AFSNIT I

DEN FÆLLES KONTROLINSTANS’ OPGAVER OG BEFØJELSER

Artikel 1

Opgaver

1. Den Fælles Kontrolinstans har til opgave i overensstemmelse med Europol-afgørelsen at overvåge og kontrollere Europols virksomhed for at sikre, at registrerede personers rettigheder ikke krænkes ved lagring, behandling og anvendelse af oplysninger, som Europol er i besiddelse af. Den kontrollerer endvidere, at videregivelsen af oplysninger, som stammer fra Europol, er lovlig (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 1, første og andet punktum).

2. Med henblik herpå varetager Den Fælles Kontrolinstans især følgende opgaver:

a) undersøgelse af spørgsmål vedrørende — anvendelsen og fortolkningen af Europol-afgørelsen, der måtte opstå i tilknytning til Europols arbejde med at behandle og anvende personoplysninger (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 3) — den uafhængige kontrol, som medlemsstaternes nationale kontrolinstanser har foretaget (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 3) — udøvelse af retten til adgang (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 3) — udarbejdelse af harmoniserede forslag med henblik på fælles løsninger af de foreliggende problemer (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 3)

b) undersøgelse af instruks om at oprette et analyseregister (Europol-afgørelsens artikel 16, stk. 2) og afgørelser om opretholdelse af registret (Europol-afgørelsens artikel 16, stk. 3)

c) undersøgelse af bestemmelser vedrørende kontrolmekanismerne om genfinding fra nogle af Europols automatiserede filer, der anvendes til behandling af personoplysninger (Europol-afgørelsens artikel 18)

d) undersøgelse af lovligheden og nøjagtigheden af en eventuel indsamling, lagring, behandling og anvendelse af personoplysninger, som er i Europols besiddelse, på vegne af en enkeltperson (Europol-afgørelsens artikel 30, stk. 7)

e) vejledning om — oprettelse af et nyt system til behandling af personoplysninger (Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 2) — de foranstaltninger, der er nødvendige for en korrekt anvendelse af Europol-afgørelsens artikel 25 (Europol-afgørelsens artikel 25, stk. 7) — betingelserne vedrørende behandlingen af data til det i Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 4, omhandlede formål (Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 4) — reglerne for indeksfunktionens indretning, herunder betingelserne for adgang til den i Europol-afgørelsens artikel 15, stk. 4, omhandlede indeksfunktion (Europol-afgørelsens artikel 15, stk. 4) — gennemførelsesreglerne for de i Europol-forordningens artikel 14, stk. 1, omhandlede analyseregistre (Europol-afgørelsens artikel 14, stk. 1) — gennemførelsesreglerne for Europols samarbejdsforbindelser med de i Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 1, og artikel 23, stk. 1, omhandlede enheder (Europol-afgørelsens artikel 26, stk. 1), litra b)) — reglerne om indholdet af og proceduren for indgåelsen af aftalememoranda som omhandlet i Europol-afgørelsens artikel 25, stk. 3, litra c), punkt ii) (Europol-afgørelsens artikel 26, stk. 2) — de i Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 1, omhandlede aftaler eller samarbejdsrelationer med Fællesskabet eller Fællesskabets institutioner, organer, kontorer og agenturer, for så vidt det angår udvekslingen af personoplysninger (Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 2) — de i Europol-afgørelsens artikel 23, stk. 2, omhandlede aftaler, for så vidt det angår udvekslingen af personoplysninger (Europol-afgørelsens artikel 23, stk. 2) — det i Europol-afgørelsens artikel 25, stk. 3, litra c), punkt ii), omhandlede aftalememorandum (Europol-afgørelsens artikel 25, stk. 3, litra c), punkt ii))

f) regelmæssig udarbejdelse af en beretning om sin virksomhed (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 6)

g) samarbejde i det omfang, det er nødvendigt, med andre kontrolinstanser med henblik på udførelsen af sine opgaver og for at bidrage til en mere konsekvent anvendelse af regler og procedurer for databehandling (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 5).

Artikel 2

Beføjelser

1. Den Fælles Kontrolinstans skal for at kunne udføre sine opgaver tillægges de beføjelser, der er fastsat i Europol-afgørelsen.

2. Den Fælles Kontrolinstans skal især kunne indhente oplysninger fra Europol, få indsigt i alle dokumenter og sagsakter samt adgang til oplysninger, der er lagret af Europol, og til enhver tid have fri adgang til alle Europols lokaler (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 2). Dette omfatter oplysning om og adgang til hardware og software efter behov i forbindelse med udførelse af Den Fælles Kontrolinstans’ opgaver. De nærmere bestemmelser kan fastsættes i aftaler mellem Den Fælles Kontrolinstans og Europols Styrelsesråd.

Artikel 3

Udvalg

1. Den Fælles Kontrolinstans opretter det i Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 8, omhandlede udvalg.

2. Den kan nedsætte en eller flere interne kommissioner og fastsætte deres sammensætning og mandat (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 9).

AFSNIT II

FORRETNINGSORDEN FOR DEN FÆLLES KONTROLINSTANS

Artikel 4

Medlemmer

1. Den Fælles Kontrolinstans består af højst to medlemmer eller repræsentanter fra hver uafhængig national kontrolinstans, der udgør en delegation. Hvert medlem kan have en suppleant. Medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans og suppleanterne udnævnes for fem år af hver medlemsstat (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 1) og kan genudnævnes.

2. Medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans og suppleanterne skal være uafhængige, må ikke være bundet af nogen instruktioner under udøvelsen af deres hverv og kun være underlagt loven. I særdeleshed må de ikke samtidig være medlemmer af andre organer, der er oprettet i henhold til Europol-afgørelsen, eller være ansat i Europol.

Opstår der interessekonflikter, skal den pågældende person gøre opmærksom på dette og afholde sig fra at deltage i debatten og i beslutningen om spørgsmålet. Vedkommende kan i givet fald udelukkes herfra med et flertal af de stemmer, der afgives under en hemmelig afstemning af de tilstedeværende delegationer. Den pågældende person høres inden en eventuel udelukkelse, men deltager ikke i afgørelsen. Hvis en person afholder sig fra at deltage eller udelukkes, kan vedkommende afløses af sin suppleant.

3. Kun personer med de nødvendige kvalifikationer kan udnævnes til medlemmer eller suppleanter af Den Fælles Kontrolinstans (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 1). Der skal især lægges vægt på de betingelser, der stilles i forbindelse med klageudvalget.

4. Et medlem af Den Fælles Kontrolinstans, som er forhindret i at deltage i et møde, kan repræsenteres af sin suppleant.

5. Medlemskabet af Den Fælles Kontrolinstans ophører, når den pågældende person træder tilbage. Det ophører også, når den pågældende ikke længere er medlem af eller repræsenterer den nationale kontrolinstans, medmindre den pågældende medlemsstat bekræfter hans eller hendes mandatperiode. Udnævnelsen af et medlem kan kun tilbagekaldes i henhold til national lov. Dette gælder tilsvarende for suppleanter.

Artikel 5

Formandskab

1. Den Fælles Kontrolinstans vælger af sin midte en formand og en næstformand med to tredjedeles flertal af stemmerne, der afgives ved hemmelig afstemning blandt de tilstedeværende delegationer. Næstformanden må ikke være medlem af formandens delegation. Hvis ingen af kandidaterne opnår det krævede flertal i første afstemningsrunde, afholdes en ny afstemning mellem de to kandidater, der har fået flest stemmer. Formanden og dennes suppleant vælges for to år. De kan genvælges for et år.

2. Formanden repræsenterer Den Fælles Kontrolinstans og leder møderne. Han eller hun overvåger, at kontrolinstansens arbejde forløber korrekt. Han eller hun indkalder til møder i Den Fælles Kontrolinstans og afgør, hvor og hvornår sådanne møder skal afholdes. Han eller hun indleder og hæver møderne. Han eller hun udarbejder den foreløbige dagsorden og sikrer gennemførelsen af Den Fælles Kontrolinstans’ afgørelser.

3. Næstformanden afløser formanden, hvis denne ikke kan være til stede. Er næstformanden ikke til stede, optræder alderspræsidenten som næstformand. Det første møde i Den Fælles Kontrolinstans indkaldes og ledes af alderspræsidenten, indtil der er valgt en formand.

4. På forslag af formanden kan Den Fælles Kontrolinstans af sin midte udpege en eller flere ordførere med henblik på at forberede kontrolinstansens arbejde i forbindelse med et særligt spørgsmål. Hvis sagen haster, kan formanden i embeds medfør udpege en eller flere ordførere. I så fald underretter han eller hun straks medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans herom.

5. Formanden eller et flertal af delegationerne kan anmode om, at Europols direktør deltager i møderne, samt indbyde ansatte i Europol, nationale eksperter, forbindelsesofficerer og andre til at deltage i mødet.

Artikel 6

Arbejdsmetode

1. Den Fælles Kontrolinstans holder møde mindst fire gange om året. Endvidere mødes den på initiativ af formanden, og hvis mindst tre delegationer forelægger et skriftligt begrundet forslag herom, eller mundtligt fremsætter et sådant forslag under et forudgående møde. Formanden for Styrelsesrådet og Europols direktør kan foreslå punkter til optagelse på dagsordenen og henstille, at der indkaldes til møde i Den Fælles Kontrolinstans.

2. Bortset fra tilfælde, hvor formanden anser sagen for hastende, fremsendes mødeindkaldelsen, så modtageren har den i hænde mindst to uger før mødet. Sammen med mødeindkaldelsen fremsendes den foreløbige dagsorden samt de dokumenter, der skal bruges til mødet, medmindre deres karakter ikke gør det muligt. Den endelige dagsorden skal vedtages ved begyndelsen af hvert møde.

3. Den Fælles Kontrolinstans er kun beslutningsdygtig, hvis mindst to tredjedele af delegationerne er til stede på mødet. Der træffes afgørelse med simpelt flertal af de tilstedeværende delegationer, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden. Hver delegation råder over én stemme ved afstemninger. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

4. Møderne i Den Fælles Kontrolinstans er ikke offentlige. Instansens dokumenter skal dog være offentligt tilgængelige i overensstemmelse med artikel 7.

5. Den Fælles Kontrolinstans holder møde på grundlag af dokumenter og udkast, der udarbejdes på alle officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner. Denne regel kan kun fraviges i hastende tilfælde, idet delegationerne dog har ret til at kræve oversættelse til deres eget sprog.

6. Den Fælles Kontrolinstans kan træffe afgørelser ved skriftlig procedure, hvis samtlige delegationer har godkendt dette på et møde. I hastetilfælde kan formanden indlede en skriftlig procedure. I begge tilfælde fremsender formanden et udkast til afgørelse til medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans. Hvis delegationerne ikke fremsætter indvendinger imod udkastet til afgørelse, der er oversat til de respektive officielle sprog, inden for et tidsrum på mindst 14 dage efter modtagelsen, som fastsættes af formanden, anses udkastet for vedtaget. Hvis en delegation, inden fem arbejdsdage efter modtagelsen af udkastet til afgørelse, anmoder om, at det drøftes mundtligt i Den Fælles Kontrolinstans, afbrydes den skriftlige procedure.

Artikel 7

Aktindsigt i dokumenter

1. Enhver fysisk eller juridisk person har ret til aktindsigt i Den Fælles Kontrolinstans' dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne artikel.

2. Dokumenter vedrørende klager, der indbringes for udvalget i overensstemmelse med artikel 34, stk. 8, i Europol-afgørelsen, er undtaget fra denne artikel.

3. Under forbehold af stk. 4 og 5 gives der aktindsigt enten efter en skriftlig ansøgning eller direkte i elektronisk form.

4. Den Fælles Kontrolinstans afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis det er nødvendigt:

a) for at beskytte medlemsstaternes sikkerhed og den offentlige orden eller for at bekæmpe strafbare handlinger

b) for at beskytte tredjemands rettigheder og friheder

c) for at Europol kan udføre sine opgaver behørigt

d) for at Den Fælles Kontrolinstans kan udføre sine opgaver behørigt,

idet den berørte persons interesse i udleveringen ikke kan begrunde en tilsidesættelse af disse hensyn.

5. Hvis Den Fælles Kontrolinstans er i besiddelse af et dokument fra tredjemand, eller et dokument, der indeholder oplysninger om tredjemand, rådfører Den Fælles Kontrolinstans sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 4 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres. Dokumenter, der forelægges af Europol, er imidlertid underkastet fortrolighedsreglerne som omhandlet i Europol-afgørelsens artikel 40, stk. 1.

6. I de tilfælde, hvor undtagelserne kun finder anvendelse på dele af det ønskede dokument, gives der aktindsigt i resten af dokumentet.

7. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner og være affattet tilstrækkelig præcist til, at Den Fælles Kontrolinstans kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.

8. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder Den Fælles Kontrolinstans den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed.

9. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan Den Fælles Kontrolinstans sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

10. Den Fælles Kontrolinstans skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelig med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives.

11. Den Fælles Kontrolinstans skal straks registrere en begæring om aktindsigt i et dokument og fremsende en bekræftelse af modtagelsen til den, der har fremsat begæringen. Inden 20 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal formanden for Den Fælles Kontrolinstans enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med stk. 14 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 13.

12. I særlige tilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører et meget langt dokument, eller i tilfælde af, at en tredjepart skal høres, kan den i stk. 11 fastsatte tidsfrist forlænges med 20 arbejdsdage under forudsætning af, at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom, og at der gives en nøje begrundelse herfor.

13. Giver Den Fælles Kontrolinstans helt eller delvis afslag, kan den, der har fremsat begæringen, inden 20 arbejdsdage fra modtagelsen af Den Fælles Kontrolinstans' svar genfremsætte begæringen over for Den Fælles Kontrolinstans med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.

14. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier af over 20 sider i A4-format, men gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form er gratis.

15. Har Den Fælles Kontrolinstans allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan Den Fælles Kontrolinstans opfylde sin forpligtelse ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.

Artikel 8

Kontrolforanstaltninger på stedet og eksperter

1. Inden for rammerne af sine beføjelser som omhandlet i artikel 34 i Europol-afgørelsen kan Den Fælles Kontrolinstans kontrollere datasikkerheden i Europol.

2. Den Fælles Kontrolinstans kan udpege et eller flere medlemmer til at foretage denne kontrol. Disse medlemmer kan bistås af eksperter i det omfang, det skønnes hensigtsmæssigt af Den Fælles Kontrolinstans. Eksperterne kan kun vælges fra en liste, som Den Fælles Kontrolinstans forudgående har opstillet og meddelt Europol. Eksperterne på denne liste skal komme fra nationale kontrolinstanser og regeringsorganer, medmindre sådanne eksperter ikke findes. Samtlige eksperter skal opfylde de sikkerhedsmæssige krav, der gælder i henhold til deres nationale ret.

3. Hvis formanden skønner, at en sag er hastende, kan han eller hun udpege sådanne medlemmer og eksperter i embeds medfør. I så fald underretter han eller hun straks medlemmerne af Den Fælles Kontrolinstans herom.

4. De medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, der udpeges til at foretage kontrol, aflægger rapport til Den Fælles Kontrolinstans om resultaterne af deres arbejde.

Artikel 9

Fremgangsmåde i tilfælde af, at afgørelsens bestemmelser overtrædes

Hvis Den Fælles Kontrolinstans konstaterer, at der ved lagring, behandling eller anvendelse af personoplysninger er handlet i strid med Europol-afgørelsen, underretter Den Fælles Kontrolinstans Europols direktør herom og anmoder ham skriftligt om svar inden for en fastsat frist. Hvis Den Fælles Kontrolinstans anser svaret for at være utilstrækkeligt eller fremsendt efter fristens udløb, eller hvis der opstår andre problemer, forelægger Den Fælles Kontrolinstans sagen skriftligt for Styrelsesrådet (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 4). Hvis en endelig beslutning truffet af klageudvalget ikke overholdes, betragtes dette som en overtrædelse af Europol-afgørelsen.

Artikel 10

Mødereferater

Der udarbejdes referat af samtlige møder i Den Fælles Kontrolinstans. Udkast til mødereferaterne udarbejdes af sekretariatet under formandens ledelse og forelægges for Den Fælles Kontrolinstans til godkendelse på det efterfølgende møde. Hvert medlem har ret til at ændre udkastet til referatet, så det afspejler de bemærkninger, vedkommende fremsatte under mødet.

Artikel 11

Beretning om virksomheden

1. Den Fælles Kontrolinstans udarbejder en beretning om sin virksomhed mindst hvert andet år. Styrelsesrådet skal have lejlighed til at afgive en udtalelse, som vedlægges beretningen (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 6), senest en måned før beretningen fremsendes til Europa-Parlamentet og Rådet.

2. Den Fælles Kontrolinstans’ beretning forelægges for det relevante udvalg i Europa-Parlamentet samtidigt med fremsendelsen til Rådet.

3. Den Fælles Kontrolinstans offentliggør sin beretning.

AFSNIT III

FORRETNINGSORDEN FOR KLAGEUDVALGET

Artikel 12

Klageudvalgets opgaver

1. Klageudvalget (i det følgende benævnt »udvalget«) behandler de klager, der er omhandlet i Europol-afgørelsens artikel 32.

2. Udvalget træffer endelig afgørelse i de spørgsmål, der er nævnt i stk. 1.

3. Ud over de beføjelser, der er nævnt i artikel 2, stk. 2, har udvalget de beføjelser, der er omhandlet i dette afsnit.

Artikel 13

Medlemmer

1. Udvalget består af et kvalificeret medlem fra hver delegation i Den Fælles Kontrolinstans. Medlemmerne kan have en suppleant. Medlemmerne af udvalget og deres suppleanter udpeges for fem år af Den Fælles Kontrolinstans efter indstilling fra den pågældende delegation, og perioden kan forlænges.

2. Medlemmerne af udvalget og deres suppleanter skal have de nødvendige kvalifikationer til at foretage undersøgelser og træffe afgørelse om de i artikel 12, stk. 1, omhandlede klager, herunder bl.a. juridisk sagkundskab, erfaring med løsning af konflikter og erfaring på databeskyttelsesområdet.

3. Et medlem af udvalget, som ikke kan deltage i et møde, kan repræsenteres af sin suppleant.

4. Medlemskab af udvalget ophører, når den pågældende person trækker sig tilbage eller ophører med at være medlem af Den Fælles Kontrolinstans. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på suppleanter.

Artikel 14

Uafhængighed og upartiskhed

1. Medlemmerne af udvalget skal være uafhængige og upartiske og må ikke være bundet af instrukser fra Den Fælles Kontrolinstans eller fra anden side under udøvelsen af deres hverv; de er kun underlagt loven. De må ikke under deres mandatperiode påtage sig arbejde, der er uforeneligt med deres uafhængighed og upartiskhed som udvalgsmedlemmer eller med den påståede ståen til rådighed for udvalgsarbejdet. Tidligere eller nuværende virksomhed på vegne af den nationale kontrolinstans anses ikke for uforenelig med udvalgsarbejdet. Bestemmelserne i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på suppleanterne.

2. Hvis et medlem af eller en suppleant til udvalget er involveret i sagen på en sådan måde, at det giver anledning til alvorlig tvivl om hans eller hendes upartiskhed, eller hvis der foreligger andre omstændigheder, som kan indvirke på en korrekt afgørelse af klagen, skal vedkommende gøre opmærksom på dette og træde tilbage.

3. Hvis en af parterne fremsætter indsigelser mod et medlem eller en suppleant af de i stk. 1 og 2 nævnte grunde, hører udvalget den pågældende person samt de øvrige parter og træffer derefter, uden den pågældende persons tilstedeværelse, afgørelse om, hvad der skal ske, ved hemmelig afstemning.

4. Hvis en person trækker sig tilbage eller udelukkes fra sagen i henhold til stk. 3, indtræder suppleanten i hans eller hendes sted.

Artikel 15

Formandskab

1. Udvalget vælger af sin midte en formand og en næstformand med to tredjedeles flertal af de stemmer, som afgives ved hemmelig afstemning blandt de tilstedeværende medlemmer. Hvis ingen af kandidaterne opnår det krævede flertal i første afstemningsrunde, afholdes en ny afstemning mellem de to kandidater, der har fået flest stemmer. Formanden eller næstformanden for Den Fælles Kontrolinstans kan ikke vælges til formand eller næstformand for udvalget eller være medlem af samme delegation. Formanden og dennes næstformand vælges for to år. Denne periode kan forlænges med ét år.

2. Formanden leder udvalgets møder. Han eller hun overvåger, at udvalget fungerer smidigt og tilfredsstillende. Han eller hun indkalder til møder i udvalget og afgør, hvor og hvornår disse møder skal afholdes. Han eller hun fastsætter den foreløbige dagsorden.

3. Næstformanden træder i stedet for formanden, hvis denne ikke kan være til stede. Hvis næstformanden ikke er til stede, optræder udvalgets alderspræsident som næstformand. Det første møde i udvalget indkaldes og ledes af alderspræsidenten, indtil der er valgt en formand.

4. For at forberede udvalgets drøftelser kan det på forslag af formanden udpege en eller flere ordførere blandt sine medlemmer. I sådanne tilfælde skal det medlem, der udpeges til ordfører, i princippet komme fra samme medlemsstat som klager eller, hvis klager kommer fra et tredjeland, fra den medlemsstat, som mest direkte er berørt af sagen. Hvis sagen haster, kan formanden i embeds medfør udpege en eller flere ordførere. I så fald underretter han eller hun straks udvalget herom. Ordføreren undersøger klagen og forelægger udvalget en rapport om, hvorvidt den kan antages til behandling, og stiller forslag om de videre foranstaltninger, navnlig med hensyn til hvilke forberedende foranstaltninger der skal træffes.

Artikel 16

Repræsentation

Klager kan lade sig bistå af eller repræsentere ved en advokat eller en anden rådgiver. En advokat eller rådgiver kan udelukkes fra udvalgets behandling af sagen i tilfælde af groft utilstedelig opførsel. Hvis en advokat eller rådgiver udelukkes, kan formanden give den berørte part en frist til eventuelt at udpege en anden advokat eller rådgiver; sagen suspenderes indtil fristens udløb. En advokat eller rådgiver skal på udvalgets anmodning fremlægge gyldig fuldmagt fra klager.

Artikel 17

Sprog

1. Sagsbehandlingen foregår på et af de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner. Klager vælger sagsbehandlingens officielle sprog. Sagsbehandlingssproget anvendes i parternes mundtlige udsagn og i deres skriftlige dokumentation samt i udvalgets referater og afgørelser.

2. Dokumenter på andre sprog end sagsbehandlingssproget ledsages af en oversættelse til dette sprog. Hvis der er tale om lange dokumenter, kan det være tilstrækkeligt at forelægge oversættelsen i uddrag eller forelægge et resumé. Udvalget kan til enhver tid, i embeds medfør eller på anmodning af en part, kræve dokumenter oversat i deres helhed.

3. Efter behov stilles der vederlagsfrit tolketjeneste og oversættelser til rådighed for alle udvalgets medlemmer og sagens parter. Udvalgets afgørelser oversættes til alle de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner.

4. I tilfælde, hvor klager ikke har kendskab til nogen af de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutter, kan klagen indgives på et andet sprog. Klager er forpligtet til at forelægge et resumé på et af de officielle sprog. Til brug for formanden eller ordføreren skal klagen oversættes til det valgte sprog.

Artikel 18

Indledning af proceduren

1. Klageproceduren indledes ved indsendelse af en skriftlig klage til Den Fælles Kontrolinstans' sekretariat, inden tre måneder efter at klager har modtaget Europols afgørelse. Hvis der ikke foreligger nogen afgørelse, indledes klageproceduren senest tre måneder efter udløbet af den relevante tidsfrist, som omhandlet i Europol-afgørelsens artikel 30, stk. 3, og artikel 31, stk. 5. Enhver tvivl om, hvorvidt tidsfristerne er overholdt, skal komme klager til gode.

2. Klageren skal kort redegøre for klagens grundlag. Det skal klart fremgå, hvem der klager, hvad vedkommende klager over og af hvilke grunde. Klagen skal vedlægges enhver form for dokumentation, som kan underbygge den. Klager kan til enhver tid trække sin klage tilbage.

3. Sekretariatet anerkender modtagelsen af klagen inden fire uger og giver generelle oplysninger om procedurens forløb.

4. Hvis klagen ikke opfylder betingelserne i stk. 2, første og andet punktum, og i artikel 17, stk. 4, andet punktum, opfordrer sekretariatet klageren til at afhjælpe eventuelle mangler inden for fire uger.

5. Klager, der ikke opfylder betingelserne, afvises af udvalget på forslag af formanden eller ordføreren. En klage, som indgives efter udløbet af de i stk. 1 omhandlede tidsfrister, kan accepteres, hvis særlige omstændigheder kan begrunde forsinkelsen.

Artikel 19

Indledende behandling

1. Hvis klagen opfylder betingelserne, behandles den af udvalget efter følgende regler under hensyn til Europol-afgørelsen, særlig artikel 30, 31 og 32.

2. En genpart af klagen sendes til Europol, der fremsætter bemærkninger dertil inden for en frist på fire uger, som kan forlænges med yderligere to uger.

3. Hvor en klage vedrører en afgørelse som omhandlet i Europol-afgørelsens artikel 30 eller 31, rådfører udvalget sig med de nationale kontrolinstanser eller med den kompetente retsinstans i den medlemsstat, der var kilden til oplysningerne eller med den medlemsstat, der er direkte berørt.

4. Udvalget kan i hvert enkelt tilfælde træffe beslutning om yderligere at inddrage en eller flere nationale enheder i behandlingen af klagen. Klageren og Europol underrettes om en sådan beslutning. De berørte nationale enheder får tilsendt genpart af Europols og klagers bemærkninger, så de har mulighed for at fremsætte deres egne bemærkninger inden for en frist på fire uger, som kan forlænges med yderligere to uger.

5. Efter modtagelse af bemærkningerne eller efter fristernes udløb, og efter at have modtaget de i artikel 20, 22, 23 og 24 omhandlede oplysninger, behandler udvalget klagen inden for de følgende tre måneder.

Artikel 20

Supplerende oplysninger

1. Udvalget kan bede klager, Europol, de nationale enheder, de nationale kontrolinstanser og andre organer om at forelægge oplysninger, beviser eller bemærkninger for udvalget. Parterne er berettiget til at komme med forslag til udvalget vedrørende afhøring af vidner eller til at anmode om at måtte forelægge bevismateriale. Udvalget efterkommer disse forslag og anmodninger i det omfang, det er nødvendigt for sagsbehandlingen.

2. Udvalget kan også beslutte at undersøge sagen nærmere i Europols egne lokaler. Artikel 8 finder tilsvarende anvendelse.

Artikel 21

Aktindsigt

1. Alle parter skal have aktindsigt, hvis de ønsker det, og Den Fælles Kontrolinstans' sekretariat skal give dem uddrag eller fotokopier, som de selv betaler for. Der nægtes aktindsigt, hvis dette er nødvendigt:

— for at Europol kan udføre sine opgaver behørigt

— for at beskytte medlemsstaternes sikkerhed og den offentlige orden eller for at bekæmpe strafbare handlinger

— for at garantere, at eventuelle nationale efterforskninger ikke kompromitteres

— for at beskytte tredjemands rettigheder og friheder,

idet der skal tages højde for den berørte persons interesser.

2. Europol, de nationale enheder og de nationale kontrolinstanser kan oplyse, i hvilket omfang de oplysninger, som de forelægger, skal gøres tilgængelige for klager, samt årsagerne til denne begrænsning. Udvalget kan anmode om yderligere begrundelser. I det omfang udvalget finder begrundelserne acceptable, tilbageholdes de pågældende oplysninger. Udvalget kan kun træffe anden afgørelse, hvis der ikke foreligger acceptable begrundelser, og kun enstemmigt. I så fald kan udvalget beslutte, at klager får et resumé stillet til rådighed, eller kræve, at klager får udleveret visse oplysninger.

Artikel 22

Høring

1. Parterne høres af udvalget, såfremt de anmoder herom. Udvalget giver parterne behørig underretning om deres ret til at blive hørt. Denne ret udøves skriftligt. Udvalget træffer afgørelse om anvendelse af mundtlig høring efter anmodning fra en af de berørte parter i sagen, hvis det er nødvendigt for sagens behandling. Udvalget giver parterne behørig underretning om deres ret til at anmode om anvendelse af mundtlig høring. Alle parter skal i god tid underrettes om høringen og har ret til at være til stede

2. En mundtlig høring er tilgængelig for offentligheden, medmindre udvalget i embeds medfør eller på anmodning af en af parterne beslutter helt eller delvis at udelukke offentligheden, såfremt hensynet til den offentlige sikkerhed, især de i Europol-afgørelsens artikel 30, stk. 5, nævnte årsager, eller en persons privatliv kræver det, eller i det omfang det efter udvalgets opfattelse er bydende nødvendigt under særlige omstændigheder, hvor offentlige drøftelser ville gøre det vanskeligt at tage behørig stilling til klagen. Hvis en medlemsstat, der er part i sagen, eller Europol anmoder om, at offentligheden udelukkes fra høringen, kan udvalget kun træffe anden afgørelse med den begrundelse, at ingen af de grunde, der er nævnt i første punktum, kan gøres gældende, og kun enstemmigt.

3. Udvalget kan efter anmodning fra en part eller på eget initiativ beslutte at høre en part, uden at de andre parter er til stede, hvis det er nødvendigt for at sikre, at Europol fungerer efter hensigten, for at beskytte en medlemsstats sikkerhed eller for at beskytte klagers eller en tredjeparts interesser. Fraværende parter underrettes om høringer, der finder sted i deres fravær

Artikel 23

Høring af vidner og eksperter

1. Udvalget kan efter anmodning fra en part eller på eget initiativ beslutte at høre vidner. Alle parter og de pågældende vidner skal i god tid underrettes om høringen. Artikel 22, stk. 2 og 3, finder tilsvarende anvendelse.

2. Vidner, som indkaldes af udvalget, skal have dækket deres udgifter til rejse og indkvartering og have godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste, i det omfang udvalget finder rimeligt. De kan modtage forskud. Alle betalinger sker over Den Fælles Kontrolinstans' budget.

3. Vidnerne skal høres af udvalget. Udvalgets medlemmer kan stille spørgsmål til vidnerne. Med formandens tilladelse kan parterne stille spørgsmål til vidnerne. Inden høringen begynder, skal formanden minde vidnerne om, at de skal udtale sig i overensstemmelse med sandheden.

4. Udvalget kan udpege en ekspert og definere hans mandat. Eksperten har ret til vederlag for sit arbejde. Udvalget kan beslutte at høre eksperten. Reglerne for høring af vidner finder tilsvarende anvendelse.

Artikel 24

Afsluttende bemærkninger

Inden udvalget træffer sin endelige afgørelse, skal det anmode parterne om at indgive deres afsluttende bemærkninger.

Artikel 25

Protokol

1. Udvalget fører protokol over møderne, der afspejler forløbet af de enkelte høringer og de erklæringer, der er afgivet. Parterne kan anmode om, at visse dokumenter eller erklæringer optages helt eller delvis i protokollen. Protokollen underskrives af formanden, sendes til parterne og vedføjes sagsakterne. I de i artikel 22, stk. 2, og artikel 23, stk. 1, nævnte sager skal udvalget pålægge begrænsninger.

2. Artikel 9 finder tilsvarende anvendelse på alle udvalgsmøder, hvor parterne ikke deltager.

Artikel 26

Afgørelser og tavshedspligt

1. Udvalget er kun beslutningsdygtigt, hvis fire femtedele af medlemmerne eller deres suppleanter er til stede ved mødet

2. Der træffes afgørelse med simpelt flertal af de tilstedeværende medlemmer eller suppleanter, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden eller i Europol-afgørelsen. I tilfælde af stemmelighed har formanden den afgørende stemme. Alle, der deltager i den endelige afgørelse, skal have overværet en mundtlig høring.

3. Udvalgets drøftelser er omfattet af tavshedspligt også efter møderne.

4. Udvalgets endelige afgørelse skal indeholde navnene på parterne og deres repræsentanter, navnene på de udvalgsmedlemmer, der deltager i afgørelsen, den dato, hvor afgørelsen meddeles, afgørelsens konklusion, en kort redegørelse for sagens faktiske omstændigheder og begrundelsen for afgørelsen. Den meddeles på et offentligt møde og fremsendes til parterne. En kopi af afgørelsen sendes til Den Fælles Kontrolinstans.

Artikel 27

Underretninger

Indkaldelser og andre meddelelser til parter, vidner og eksperter skal foretages på en måde, der giver en rimelig sikkerhed for, at de er behørigt underrettet, og at dette om nødvendigt kan kontrolleres.

Artikel 28

Omkostninger

1. Udvalget tager stilling til sagsomkostningerne i sin endelige afgørelse. Udvalgets behandling af sagen er gratis. Hvis klageren får helt eller delvis medhold, afholder Europol de nødvendige omkostninger, som klager har haft i forbindelse med udarbejdelsen og indgivelsen af klagen, i det omfang udvalget finder det rimeligt.

2. Hvis en klager ikke kan dække sagsomkostningerne eller en del heraf, kan han eller hun når som helst efter anmodning få hjælp til dækning heraf. Når han eller hun indgiver klagen, skal han eller hun vedlægge dokumentation for, at han eller hun har brug for hjælp. Udvalget kan når som helst trække hjælpen tilbage, hvis forholdene har ændret sig under sagsbehandlingen. Hvis hjælp godkendes, dækkes omkostningerne over Den Fælles Kontrolinstans' budget. I de tilfælde, hvor det er rimeligt, kan det i den endelige afgørelse kræves, at en part tilbagebetaler de udbetalte forskud til Den Fælles Kontrolinstans' budget. Når en klager indgiver sin anmodning, skal han eller hun erklære sig rede til at betale et eventuelt forskud tilbage, hvis det kræves i den endelige afgørelse

Artikel 29

Retfærdig procedure

I de tilfælde, der ikke er omfattet af denne forretningsorden, skal udvalget behandle sagerne i overensstemmelse med de generelle principper for fællesskabsretten, jf. artikel 6, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union

AFSNIT IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 30

Sekretariat

1. Den Fælles Kontrolinstans bistås ved udførelsen af sine opgaver af et sekretariat, der har til huse på Den Fælles Kontrolinstans' hjemsted. Sekretariatet er et permanent organ, hvis ansatte udelukkende ansættes på grundlag af faglige kvalifikationer. Sekretariatets ansatte handler alene i Den Fælles Kontrolinstans' interesse, er fuldstændigt uafhængige af Europol og modtager ikke instruktioner fra nogen anden myndighed. Ansættelse eller udstationering i sekretariatet foretages på forslag af Den Fælles Kontrolinstans. Sekretariatets ansatte må ikke udføre andet arbejde uden tilladelse fra formanden for Den Fælles Kontrolinstans.

2. Sekretariatet arbejder under ledelse af formanden for Den Fælles Kontrolinstans i overensstemmelse med de af denne fastlagte regler. Sekretariatet bistår også klageudvalget. Når det varetager disse opgaver, sker det under ledelse af udvalgets formand. Sekretariatet fører et register over klagerne og alle andre dokumenter.

3. Sekretariatet sikrer, at forpligtelserne i henhold til Europol-afgørelsens artikel 41 også overholdes i forbindelse med udførelsen af arbejdet i Den Fælles Kontrolinstans.

Artikel 31

Tavshedspligt

1. Medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, suppleanter, eksperter og sekretariatspersonalet har pligt til at behandle de oplysninger, som de får kendskab til som led i deres arbejde, fortroligt, medmindre andet kræves for en korrekt udførelse af deres opgaver. Tavshedspligten gælder også, når de ikke længere varetager det pågældende arbejde.

2. Når medlemmer af Den Fælles Kontrolinstans, suppleanter, eksperter og sekretariatspersonale udpeges, skal de erklære, at de accepterer denne tavshedspligt.

3. Hvis et medlem af Den Fælles Kontrolinstans eller dennes suppleant bryder tavshedspligten, kan vedkommende suspenderes med et flertal på to tredjedele af de stemmer, som afgives ved en hemmelig afstemning af de delegationer, der deltager i et møde i Den Fælles Kontrolinstans. Den pågældende person høres i forvejen, men deltager ikke i afgørelsen. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på klageudvalget i de tilfælde, hvor tavshedspligten er blevet brudt i forbindelse med dette udvalgs arbejde. I så fald underrettes Den Fælles Kontrolinstans straks.

I tilfælde af suspension overtages det suspenderede medlems plads af suppleanten. Den nationale kontrolinstans, der er ansvarlig for udnævnelsen af det suspenderede medlem, underrettes om suspensionen.

Artikel 32

Budget og omkostninger

1. Sekretariatet udarbejder forslag til Den Fælles Kontrolinstans' årlige budget, som efter godkendelse fremsendes til Styrelsesrådet forud for den høring, der kræves i henhold til Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 10.

2. Den Fælles Kontrolinstans træffer afgørelse om anvendelsen af det budget, den får tildelt, og som administreres af sekretariatet.

3. Omkostningerne til Den Fælles Kontrolinstans og klageudvalget, herunder udgifter afholdt af dettes medlemmer og suppleanter, som er nødvendige for den korrekte udførelse af deres pligter, afholdes over Den Fælles Kontrolinstans' budget i overensstemmelse med regler, som den fastlægger.

Artikel 33

Ændring af forretningsordenen

Ændringer af nærværende forretningsorden vedtages af Den Fælles Kontrolinstans med et flertal på to tredjedele af sine medlemmer og forelægges for Rådet med henblik på godkendelse. Rådet træffer afgørelse med kvalificeret flertal (Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 7).

Artikel 34

Vurdering

Denne forretningsorden tages op til vurdering af Den Fælles Kontrolinstans tidligst et og senest tre år efter ikrafttrædelsen.

Artikel 35

Forretningsordenens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter, at Rådet har godkendt den i overensstemmelse med Europol-afgørelsens artikel 34, stk. 7).

Udfærdiget i Bruxelles, den 22. juni 2009. På vegne af Den Fælles Kontrolinstans David SMITH Formand Medlemsstaterne er enige om, at et medlems eller en suppleants medlemskab af den fælles kontrolinstans ikke kan ophøre inden mandatperiodens ophør af årsager med tilknytning til udøvelsen af et hverv i Klageudvalget.

(1) EUT L 121 af 15.5.2009, s. 37.