Afgørelse af 21. marts 1997 om aktindsigt i Det Europæiske Miljøagenturs dokumenter (97/C 282/04)

Begrundelse

1. I henhold til Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 af 7. maj 1990 om oprettelse af Det Europæiske Miljøagentur og Det Europæiske Miljøoplysnings- og Miljøovervågningsnet (1) er en af agenturets opgaver at »sikre, at offentligheden oplyses på tilfredsstillende vis om miljøforholdene« (artikel 1, stk. 2). I overensstemmelse med denne generelle bestemmelse har agenturet til opgave at sikre »en omfattende formidling af pålidelige miljøoplysninger« (artikel 2, nr. vi)).

2. Da fri adgang til miljøoplysninger, som offentlige myndigheder i medlemsstaterne ligger inde med, vil forbedre miljøbeskyttelsen, sikres aktindsigt i de dokumenter, som medlemsstaterne er i besiddelse af, i Rådets direktiv 90/313/EØF af 7. juni 1990 om fri adgang til miljøoplysninger (2).

3. Den 6. december 1993 vedtog Ministerrådet og Europa-Kommissionen en adfærdskodeks for aktindsigt i Rådets og Kommissionens dokumenter (3). Kort efter vedtog begge institutioner som gennemførelse af denne adfærdskodeks afgørelser om aktindsigt i deres respektive dokumenter (4).

4. Agenturet har hidtil anvendt Kommissionens afgørelse analogt. De agenturet imidlertid har status som juridisk person og juridisk selvstændighed, er det ikke bundet af ovenstående afgørelser, og agenturet må derfor vedtage sine egne regler for aktindsigt i Det Europæiske Miljøagenturs dokumenter.

Meget taler for, at disse regler i høj grad følger dem, som Rådet og Kommissionen har vedtaget. I overensstemmelse med princippet om juridisk selvstændighed refererer afgørelsen ikke til ovennævnte adfærdskodeks, men skal anvendes på et uafhængigt grundlag.

5. Med hensyn til afgørelsens indhold bør udgangspunktet være - og dette bør gøres helt klart - at agenturet er besluttet på at give størst mulig adgang til eksisterende dokumenter. Formålet med afgørelsen er at fastsætte regler, i henhold til hvilke offentligheden har ret til at anmode om dokumenter uden at skulle bevise en interesse heri. Det må slås fast, at offentligheden kun har ret til at modtage eller konsultere eksisterende dokumenter. Agenturet vil ikke være forpligtet til at udføre forskningsarbejde eller udarbejde nye dokumenter på offentlighedens anmodning.

6. Aktindsigt i dokumenter (uanset format) vil normalt være begrænset til dokumenter udarbejdet af agenturet. For så vidt angår alle andre dokumenter bør den, der begærer aktindsigt, opfordres til at henvende sig til den myndighed, der har udarbejdet dokumenterne.

7. Gennemsyn af agenturets dokumenter i agenturets lokaler skal normalt være gratis, men agenturet bør have mulighed for at opkræve et mindre gebyr for fotokopier af dokumenter på mere end 30 sider.

8. Aktindsigt i agenturets dokumenter bør afslås i visse tilfælde, især hvor offentlige interesser, beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred samt beskyttelsen af drifts- og forretningshemmeligheden kræver det. Af hensyn til kohærensen har man fundet det hensigtsmæssigt at udforme disse undtagelser (artikel 5) på nøjagtig samme måde som i den adfærdskodeks, som Rådet og Kommissionen har vedtaget.

9. Følgende procedure er fastlagt i afgørelsen:

- Alle begæringer om aktindsigt indgives til direktionskontoret. Alle begæringer behandles under den administrerende direktørs ansvar.

- Hvis agenturet har til hensigt at nægte aktindsigt i dokumenter, skal den, der begærer aktindsigt, modtage en skriftlig begrundelse for årsagen hertil. Den, der begærer aktindsigt, kan klage over denne afgørelse til formanden for bestyrelsen. Det forventes, at dette kun vil ske i meget sjældne tilfælde.

- Hvis formanden for bestyrelsen beslutter at afvise klagen, skal afgørelsen indeholde en begrundelse herfor, og den, der begærer aktindsigt, skal oplyses om muligheden for at forelægge sagen for ombudsmanden i medfør af artikel 138 E i traktaten.

10. Bestyrelsen for Det Europæiske Miljøagentur har vedtaget afgørelsen, som skal tages op til fornyet behandling efter to år. Den offenliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende (udgave C - meddelelser) og gøres tilgængelig for offentligheden.

Afgørelsen

I. Offentligheden skal have størst mulig adgang til agenturets dokumenter på de vilkår, der er fastlagt i denne afgørelse.

Ved »agenturets dokumenter« forstås ethvert skriftligt materiale uanset format, der indeholder eksisterende oplysninger, og som er udarbejdet af Det Europæiske Miljøagentur. Denne afgørelse finder ikke anvendelse på allerede offentliggjorte dokumenter.

II. Begæring om aktindsigt i agenturets dokumenter indgives skriftligt til agenturets administrerende direktør (5). Personer, der begærer aktindsigt, skal ikke bevise en interesse i de pågældende dokumenter.

Begæringen skal affattes tilstrækkelig præcist og navnlig indeholde de oplysninger, der gør det muligt at identificere det specifikke dokument, som begæringen vedrører. Det henstilles om nødvendigt til den, der begærer aktindsigt, at præcisere begæringen yderligere.

III. Aktindsigt i agenturets dokumenter udøves enten ved gennemsyn i agenturets lokaler eller ved fremsendelse af genpart for anmoderens regning. For fotokopier på over 30 sider kan agenturet opkræve et gebyr på 10 ECU plus 0,036 ECU pr. ark. Gebyrer for informationsmateriale i andre formater fastsættes i hvert enkelt tilfælde, men må ikke overstige, hvad der er rimeligt.

Dokumenter stilles til rådighed på det sprog, hvorpå de foreligger, idet der tages hensyn til anmoderens præferencer.

Personer, der bevilges aktindsigt i agenturets dokumenter, må ikke sælge eller sprede dokumenterne til kommercielle formål uden forudgående tilladelse. Gengivelse af allerede offentliggjorte dokumenter er tilladt med kildeangivelse.

IV. Begæringer om aktindsigt behandles så hurtigt som muligt under direktørens ansvar.

Den, der begærer aktindsigt, underrettes skriftligt inden en måned om, hvorvidt begæringen er imødekommet eller ikke kan forventes imødekommet. I sidstnævnte tilfælde meddeles det tillige den, der har begæret aktindsigt, hvorfor begæringen ikke kan forventes imødekommet. Den, der har begæret aktindsigt, skal ligeledes oplyses om, at han/hun inden en måned kan anmode formanden for bestyrelsen om at ændre indstillingen. Afgives en sådan anmodning ikke inden en måned, betragtes begæringen som bortfaldet.

Besvares en begæring om aktindsigt ikke inden en måned, betragtes begæringen som afslået. I dette tilfælde kan den, der begærer aktindsigt, inden en måned rette henvendelse til formanden for bestyrelsen. Sker dette ikke, betragtes begæringen som bortfaldet.

Afgørelser om en begæring om fornyet behandling skal træffes så hurtigt som muligt og senest inden to måneder efter indgivelsen af denne begæring. Hvis begæringen afslås, skal dette begrundes i afgørelsen. Samtidig skal den, der begærer aktindsigt, gøres opmærksom på, at han/hun i medfør af bestemmelserne i artikel 138 E i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab har mulighed for at indbringe sagen for Ombudsmanden.

V. Aktindsigt i agenturets dokumenter bevilges ikke, hivs adgang vil kunne skade

- beskyttelsen af offentlige interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, monetær stabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersøgelser)

- beskyttelsen af enkeltpersoner of af privatlivets fred

- beskyttelsen af drifts- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser

- beskyttelse af oplysninger, der er klassificerede på anmodning af den fysiske eller juridiske person, som har givet oplysninger indeholdt i dokumenterne, eller i henhold til gældende lov i den medlemsstat, som har givet oplysningerne.

Aktindsigt i agenturets dokumenter kan nægtes af hensyn til fortrolighedsbestemmelser om agenturets drøftelser.

VI. Denne aførelse tages op til fornyet behandling efter to år. Med henblik herpå forelægger den administrerende direktør i passende tid forinden en rapport om gennemførelsen af denne afgørelse for bestyrelsen.

VII. Denne afgørelse får virkning den 1. juni 1997. Den offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende og gøres tilgængelig for offentligheden.

(1) EFT L 120 af 11. 5. 1990, s. 1.

(2) EFT L 158 af 23. 6. 1990, s. 56.

(3) EFT L 340 af 31. 12. 1993, s. 41.

(4) Rådets afgørelse af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter (EFT L 340 af 31. 12. 1993, s. 43), Kommissionens afgørelse af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter (EFT L 46 af 18. 2. 1994, s. 58), som ændret ved afgørelse af 19. september 1996 (EFT L 247 af 28. 9. 1996, s. 45).

(5) Det Europæiske Miljøagentur, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Købehavn, fax (45) 33 36 71 99.