AFGØRELSE Nr. 169 af 11. juni 1998 om virksomheden for og sammensætningen af Det Tekniske Udvalg for Databehandling under Den Administrative Kommission for Vandrende Arbejdstageres Sociale Sikring (EØS-relevant tekst) (98/444/EF)

DEN ADMINISTRATIVE KOMMISSION FOR VANDRENDE ARBEJDSTAGERES SOCIALE SIKRING HAR -

under henvisning til artikel 81, litra d) i forordning (EØF) nr. 1408/71, i henhold til hvilken Den Administrative Kommission har til opgave at fremme og udvikle samarbejdet mellem medlemsstaterne ved at modernisere procedurerne for dataudveksling, især ved at tilpasse informationsstrømmen mellem institutionerne til telematikudveksling under hensyntagen til udviklingen inden for databehandling i de enkelte medlemsstater, især med det formål at fremskynde tilkendelsen af ydelser;

under henvisning til artikel 117c, stk. 1 i forordning (EØF) nr. 574/72, i henhold til hvilken Den Administrative Kommission fastsætter reglerne for Det Tekniske Udvalgs virksomhed og sammensætning, idet dette udvalg i henhold til artikel 117, 117a og 117b skal aflægge beretning og begrundede udtalelser, inden der træffes afgørelser -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Den Administrative Kommission for Vandrende Arbejdstageres Sociale Sikring nedsætter Det Tekniske Udvalg for Databehandling, som er omhandlet i artikel 117c, stk. 1 i forordning (EØF) nr. 574/72. Udvalget benævnes »Det Tekniske Udvalg«.

2. Det Tekniske Udvalg har de funktioner, der er fastsat i artikel 117c, stk. 2 i forordning (EØF) nr. 574/72.

3. Det Tekniske Udvalgs strategiske mandat fastsættes på grundlag af udvalgets særlige opgaver af Den Administrative Kommission for Vandrende Arbejdstageres Sociale Sikring, som kan ændre dette mandat efter behov.

Artikel 2

Det Tekniske Udvalg vedtager om fornødent sine beretninger og begrundede udtalelser på grundlag af faglige dokumenter og undersøgelser. Udvalget kan anmode de nationale administrationer om alle oplysninger, som anses for påkrævede i forbindelse med undersøgelsen af de spørgsmål, der er forelagt til behandling i udvalget.

Artikel 3

1. Det Tekniske Udvalg består af to medlemmer fra hver medlemsstat, hvoraf det ene udpeges som ordinært medlem og det andet som suppleant. Medlemsstatens regeringsrepræsentant i Den Administrative Kommission underretter generalsekretæren for Den Administrative Kommission om udnævnelserne.

2. Beretninger og begrundede udtalelser vedtages med flertal blandt de tilstedeværende medlemmer, idet hver medlemsstat har en stemme, som afgives af det ordinære medlem eller ved forfald af hans suppleant. Af Det Tekniske Udvalgs udtalelser skal det fremgå, om de er blevet vedtaget enstemmigt eller med flertal. Hvis der er et mindretal, skal dette mindretals konklusioner eller forbehold anføres i udtalelserne. Beretninger og begrundede udtalelser er kun gyldige, hvis de vedtages i tilstedeværelse af mindst tolv medlemmer.

3. Repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber eller en person udpeget af denne fungerer som konsulent i Det Tekniske Udvalg.

Artikel 4

Formandshvervet for Det Tekniske Udvalg udøves for et halvt år ad gangen af det ordinære medlem eller af en anden dertil udpeget person, som tilhører den stat, hvis repræsentant i Den Administrative Kommission i samme periode udøver formandshvervet i denne kommission. Formanden for Det Tekniske Udvalg aflægger beretning om Det Tekniske Udvalgs virksomhed på hvert møde i Den Administrative Kommission.

Artikel 5

Det Tekniske Udvalg kan i særlige tilfælde foreslå, at der nedsættes ad hoc-arbejdsgrupper til undersøgelse af særlige problemer. Et sådant forslag skal indeholde en redegørelse for de opgaver, der skal overdrages, en tidsplan for udførelsen af disse opgaver og de finansielle konsekvenser af en sådan foranstaltning. Forslaget skal forelægges Den Administrative Kommission, som træffer afgørelse om, hvorvidt en sådan ad hoc-arbejdsgruppe er påkrævet.

Artikel 6

Sekretariatet for Den Administrative Kommission forbereder og tilrettelægger møderne i Det Tekniske Udvalg og udarbejder mødereferaterne.

Artikel 7

Det Tekniske Udvalg skal forelægge et detaljeret arbejdsprogram, som udarbejdes på grundlag af det strategiske mandat, for Den Administrative Kommission med henblik på godkendelse. Det Tekniske Udvalg skal ligeledes en gang om året forelægge en beretning for Den Administrative Kommission om sit arbejde og de opnåede resultater i forhold til arbejdsprogrammet samt eventuelle forslag til ændring af dette program.

Artikel 8

Ethvert forslag fra Det Tekniske Udvalg, som medfører udgifter, der skal afholdes af Europa-Kommissionen, skal godkendes af repræsentanten for denne institution.

Artikel 9

Den ordning, der skal gælde for Det Tekniske Udvalg på det sproglige område, er den ordning, der er fastsat ved Rådets forordning nr. 1 af 15. april 1958 som ændret ved bilag I til akten vedrørende vilkårene for Den Hellenske Republiks tiltrædelse og tilpasningerne af traktaterne af 1979, ved bilag I til akten vedrørende vilkårene for Kongeriget Spaniens og Republikken Portugals tiltrædelse og tilpasningerne af traktaterne af 1985 og ved bilag I til akten vedrørende vilkårene for Republikken Østrigs, Republikken Finlands og Kongeriget Sveriges tiltrædelse og tilpasningerne af traktaterne af 1994 og 1995.

Artikel 10

De supplerende bestemmelser, der er fastsat i vedlagte bilag, finder ligeledes anvendelse på Det Tekniske Udvalg.

Artikel 11

Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Den finder anvendelse fra den 1. juli 1998.

Peter CLEASBY

Formand for Den Administrative Kommission

BILAG

Supplerende bestemmelser for Det Tekniske Udvalg

2. MØDEDELTAGELSE

a) Såfremt den fungerende formand får forfald, udøves formandshvervet af en af de andre udpegede personer fra den stat, som formanden tilhører.

b) Til møderne i Det Tekniske Udvalg kan medlemmerne ledsages af en eller flere eksperter, hvis de spørgsmål, der skal behandles, kræver det. Hver delegation kan normalt ikke bestå af mere end fire personer.

c) Den Administrative Kommissions generalsekretær eller i tilfælde af forfald et af ham udpeget sekretariatsmedlem deltager i samtlige møder i Det Tekniske Udvalg og i ad hoc-arbejdsgrupperne. Han ledsages af sekretariatsmedlemmer udpeget af generalsekretæren.

d) Repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber eller en af denne udpeget person kan deltage i Det Tekniske Udvalgs møder eller i møderne i ad hoc-arbejdsgrupperne og kan ledsages af en af ham udpeget person. En repræsentant for en anden tjenestegren i Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber kan endvidere deltage i møderne, hvis det er formålstjenligt for behandlingen af et spørgsmål.

2. STEMMEAFGIVELSE

a) Når et ordinært medlem af Det Tekniske Udvalg udøver formandshvervet, kan hans suppleant i stedet afgive stemme.

b) Afstemninger foregår ved navneopråb og i alfabetisk rækkefølge, idet der begyndes med det land, der står efter det, hvis repræsentant udøver formandshvervet i Det Tekniske Udvalg.

c) Ethvert medlem, som er til stede, når et forslag sættes til afstemning, og som afholder sig fra at stemme, vil efter navneopråbet af formanden blive opfordret til at gøre rede for grunden til sin afholdelse, hvis han ønsker det.

d) Hvis flertallet af de tilstedeværende medlemmer afholder sig fra at stemme, anses det forslag, som er blevet sat til afstemning, for ikke at være kommet i betragtning.

3. DAGSORDEN

a) Den foreløbige dagsorden for hvert møde i Det Tekniske Udvalg udarbejdes af generalsekretæren for Den Administrative Kommission i forståelse med formanden for Det Tekniske Udvalg og repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber. Såfremt det synes nødvendigt, kan generalsekretæren, før han foreslår et punkt optaget på dagsordenen, bede de berørte delegationer om skriftligt at tilkendegive deres synspunkter vedrørende det pågældende spørgsmål.

b) Den foreløbige dagsorden indeholder i princippet de punkter, for hvilke anmodning om optagelse på dagsordenen fra et medlem eller fra repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber samt eventuelt tilhørende notater er Sekretariatet for Den Administrative Kommission i hænde mindst 20 dage før mødets begyndelse.

c) Medlemmerne af Det Tekniske Udvalg, repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og alle andre personer, som skal deltage i mødet får tilsendt den foreløbige dagsorden mindst ti dage før mødets begyndelse.

d) Dagsordenen vedtages af Det Tekniske Udvalg ved hvert mødes begyndelse. Til optagelse af et andet punkt på dagsordenen end de på den foreløbige dagsorden opstillede punkter kræves enstemmighed i Det Tekniske Udvalg. Undtagen i påtrængende tilfælde kan medlemmerne af Det Tekniske Udvalg udsætte deres endelige stillingtagen til næste møde, for så vidt angår punkter på den foreløbige dagsorden, hvortil de ikke senere end fem dage før mødets begyndelse har modtaget den relevante dokumentation på deres eget sprog.

4. AD HOC-ARBEJDSGRUPPER

a) Arbejdsgrupperne ledes af en ekspert, som udpeges af formanden for Det Tekniske Udvalg i forståelse med repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber eller, i mangel heraf, af en ekspert fra den stat, hvis repræsentant i Den Administrative Kommission udøver formandshvervet for denne kommission.

b) Formanden for ad hoc-arbejdsgruppen indkaldes til det møde i Det Tekniske Udvalg, på hvilket beretningen fra ad hoc-arbejdsgruppen behandles.

5. ADMINISTRATIVE SPØRGSMÅL

a) Formanden for Det Tekniske Udvalg kan give generalsekretæren for Den Administrative Kommission anvisninger af enhver art vedrørende mødernes afholdelse og udførelsen af det arbejde, der hører ind under Det Tekniske Udvalg.

b) Det Tekniske Udvalg træder sammen efter indkaldelse, som i forståelse med formanden sendes af generalsekretæren for Den Administrative Kommission til medlemmerne og til repræsentanten for Kommissionen for De Europæiske Fællesskabers ti dage før et møde.

c) Der udarbejdes et referat af hvert møde, som i princippet skal godkendes på det følgende møde.

d) Det Tekniske Udvalgs dokumenter skal undertegnes af formanden.