Beretning

om regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer (Luxembourg) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med centrets svar

(1999/C 372/04)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Centrets direktør er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i forordning (EF) nr. 2965/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Budget

5. Centret bør for at kunne planlægge sit arbejde bedre kunne få alle nødvendige oplysninger af de forskellige organer og institutioner, som i henhold til forordninger eller aftaler skal have udført oversættelsesopgaver i centret, således at det kan fastslås helt præcist, hvordan bevilligerne afsat til dette arbejde er fordelt. Det ville så være muligt at afstemme brugerorganernes udgiftsoverslag med centrets tilsvarende indtægtsoverslag, og en række afvigelser konstateret i 1998 kunne korrigeres. Endvidere ville der fremover kunne opstilles mere realistiske budgetter.

Likvide beholdninger

6. I henhold til de finansielle bestemmelser skal centret forelægge kvartalvise overslag over den likvide beholdning for bestyrelsen, men det har centret aldrig gjort. Derfor har det ikke været muligt at fastslå, om centrets likvide beholdning svarer til det faktiske behov. Retten skal dog bemærke, at selv når der udvises forsigtighed ved dækningen af centrets forpligtelser, berettiger det ikke en så stor disponibel likvidbeholdning, og heller ikke at den stort set er fordoblet (nemlig fra 5,9 mio. ECU pr. 31. december 1997 til 10,7 mio. ECU pr. 31. december 1998).

Analytisk regnskab

7. Kostprisen pr. oversat side i henhold til budgetforslaget (76 ECU pr. side) afviger så meget fra kostprisen i henhold til centrets driftsregnskab for regnskabsåret 1998 (65 ECU pr. side(3)), at Retten gentager sine henstillinger fra tidligere(4) om, at centret indfører et analytisk regnskabssystem, så de faktiske omkostninger ved de forskellige tjenesteydelser, centret leverer, kan fordeles på organer og ydelser.

Lokaler

8. De forhold, Retten konstaterede i 1997(5), har ikke ændret sig i 1998: centret har fortsat til huse i lokaler, som de luxembourgske myndigheder har stillet til rådighed. Parterne har stadig ikke indgået en aftale om minimumsbetingelserne for brugen af lokalerne (størrelsen af en eventuel husleje, det areal og udstyr, lejemålet omfatter, lejekontraktens løbetid mv.).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 9. september 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 er det samlede regnskab over centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1998, dateret den 24. marts 1999, sendt til centrets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 26. marts 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) "Compte de gestion", kapitlet "Analyse de la gestion financière", fjerde afsnit.

(4) EFT C 393 af 29.12.1997, s. 47, punkt 1.6, og EFT C 406 af 28.12.1998, s. 33, punkt 1.6.

(5) EFT C 406 af 28.12.1998, s. 34, punkt 1.13.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af centrets tal.

Oversættelsescentrets svar

Budget

I henhold til artikel 4 i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer omfatter bestyrelsen en repræsentant for hvert kontor, agentur eller institution. Disse repræsentanter deltager i budgetbehandlingen og meddeler på bestyrelsesmøderne centrets ledelse deres forudsigelige behov. Som supplement til denne procedure vil centret indføre et skriftligt samrådssystem for at undgå mulige afvigelser og opstille mere realistiske budgetter. Da kontorerne, agenturerne og institutionerne imidlertid har deres egne procedurer for godkendelse og gennemførelse af budgetter, er centret ikke i stand til med egne midler at sikre hverken sammenhængen mellem oplysningerne eller oplysningernes overensstemmelse med virkeligheden.

Likvide beholdninger

Den store disponible likvide beholdning skyldes, at centret stadig befandt sig i opstartsfasen. I denne periode var behovene og bidragenes størrelse stadig usikre. Oversættelsescentret vil forelægge sin bestyrelse de overslag over den likvide beholdning, som fastsættes i finansforordningen, og vil gennemføre passende foranstaltninger for at sikre, at der udvises forsigtighed ved dækningen af forpligtelserne.

Analytisk regnskab

Som anført i svaret til beretningen om regnskabsåret 1997 er centret overbevist om, at det er af altafgørende betydning, at der indføres et effektivt omkostningsfordelingssystem, som skal være integreret i budgetregnskabssystemet (SINCOM) og det almindelige regnskabssystem. Centret har i samarbejde med andre agenturer indført SINCOM-systemet i løbet af første kvartal af 1999 og befinder sig nu i den fase, hvor der udvikles moduler til det almindelige og det analytiske regnskab. Centret vil styrke økonomiafdelingen for bedre at kunne imødekomme behovet for oplysninger.

Lokaler

De luxembourgske myndigheder fremsatte først den 29. oktober 1998 et forslag over for centret om en lejekontrakt for bygningen " Nouvel Hémicycle ". Dette forslag gav anledning til visse bemærkninger fra centrets CCPC, som blev tilsendt de luxembourgske myndigheder den 17. december 1998. Centret afventer stadig svar fra myndighederne. Endvidere forelagde centret den 10. februar 1999 for de samme myndigheder udkast til aftale om hjemsted og sikkerhed mellem centret og Storhertugdømmet Luxembourg. Endelig henledte centret den 26. marts 1999 de luxembourgske myndigheders opmærksomhed på disse sager.