Beretning

om regnskabet for og forvaltningen af Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Dublin-Instituttet) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med instituttets svar

(2000/C 373/07)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Rådet og Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EF) nr. 1365/75(1), som ændret ved artikel 1, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 1947/93(2).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Instituttets bestyrelse er i overensstemmelse med artikel 1, stk. 16, i Rådets forordning (EF) nr. 1949/93(3) om ændring af Rådets forordning (EF) nr. 1417/76(4) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at bestyrelsen skal udarbejde og opstille regnskabet(5) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, der gælder for instituttet, jf. artikel 1, stk. 52, 54 og 55, i Rådets forordning (EF) nr. 1949/93 om ændring af Rådets forordning (EF) nr. 1417/76. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Når bortses fra de forhold, der nævnes under punkt 6, har revisionen givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅRENE (DUBLIN-INSTITUTTET) FOR REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES DEN 31. DECEMBER 1999

Budgetgennemførelsen

5. Budgettet for 1999 er på 14,8 millioner euro mod 14 millioner euro i 1998, dvs. at budgettet er forhøjet med 6 %. Af dette beløb er der indgået forpligtelser for 14,5 millioner euro, hvoraf 3,6 millioner euro er fremført til år 2000, og 0,3 millioner euro er bortfaldet.

6. Næsten alle forpligtelsesbevillinger, nemlig 3,4 millioner euro svarende til 94 % af fremførslerne, vedrører Budgetafsnit III, hvor instituttets aktionsaktiviteter er opført. For tre forpligtelsers vedkommende er beløbet til fremførsel - 0,5 millioner euro - imidlertid beregnet på grundlag af de disponible bevillinger og ikke på grundlag af beløbene for de ordrer, instituttet havde afgivet pr. 31. december 1999. Denne praksis er ikke i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser.

7. Retningslinjerne for udarbejdelse af kontrakter er først blevet indført på et sent tidspunkt, og der har været problemer med at få gennemført de aftalte aktiviteter i rette tid. Det har betydet, at instituttet ikke har kunnet forvalte de disponible bevillinger med den fornødne disciplin. De fremførte beløb er således steget med mere end 12 % i forhold til året før. Hvad angår aktionsudgifterne, overstiger de fremførte bevillinger væsentligt regnskabsårets betalinger.

8. Det forhold, at der også i regnskabsåret 1999 var tale om underudnyttelse af bevillinger svarende til meget store beløb, indikerer svagheder ved instituttets tilsyn med årsprogrammet. Instituttet bør forbedre tilsynet med sine aktiviteter, så bevillingsfremførslerne begrænses mest muligt, og princippet om etårighed dermed også følges nøjere.

Systemer til føring af budgetregnskab og almindeligt regnskab

9. Ved udgangen af første kvartal 2000 havde instituttet endnu ikke truffet de nødvendige foranstaltninger til at tage budgetregnskabssystemet SI2 i brug.

10. Det almindelige regnskabssystem, som instituttet tidligere har benyttet, blev taget ud af brug i februar 2000. Siden da er regnskabet blevet ført manuelt med alle de langsommelige procedurer og risici, dette indebærer. I marts 2000 havde instituttet ikke truffet foranstaltninger til at få rettet op på dette forhold.

Forskudsforvaltning

11. De beløb, som er betalt over forskudsforvaltningen, udgør 20 % af de betalte beløb i 1999, heraf er 1,2 millioner euro personaleudgifter, 0,6 millioner euro administrative udgifter og 1,1 million euro aktionsudgifter. Retten skal minde om, at der i henhold til de finansielle bestemmelser kun kan afholdes betalinger over forskudsforvaltningen under særlige omstændigheder, fordi denne forvaltning er forbundet med risici. Retten skal på ny henstille, at instituttet begrænser brugen af forskudsforvaltning og holder sig til de almindelige betalingsprocedurer.

Bogføring af moms

12. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(6), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer instituttet til at ændre de finansielle bestemmelser tilsvarende.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 27. september 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 139 af 30.5.1975, s. 1.

(2) EFT L 181 du 23.7.1993, s. 13.

(3) EFT L 181 du 23.7.1993, s. 26.

(4) EFT L 164 af 24.6.1976, s. 16.

(5) I overensstemmelse med artikel 16 i Rådets forordning (EF) nr. 1365/75, som ændret ved forordning (EF) nr. 1947/93, er regnskabet over alle instituttets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 28. marts 2000, sendt til Instituttets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 3. april 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(6) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og pr. 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene. Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Instituttets svar

6. Efter en gennemgang af de relevante dokumenter står det klart, at de pågældende fremførsler vedrørte ordresedler, som var udstedt af instituttet inden udgangen af regnskabsåret under hensyn til instituttets bestemte behov for varer og tjenesteydelser til gennemførelsen af sit arbejdsprogram. Med hensyn til de tre forpligtelser var beløbene for de fremførte ordresedler foreløbige. Instituttet vil undersøge problemet og forsøge at undgå, at dette gentager sig.

7. Som anført af Retten omfattede kun 6 % af fremførslerne afsnit 1 (personale) og afsnit 2 (administration), dvs. 236000 euro. Størrelsen af de bevillinger, der blev fremført i afsnit 3 (3404000 euro), er en naturlig følge af forholdet mellem instituttets årscyklus for budgetlægningen og dets aktionsårscyklus (der indebærer udfærdigelse af arbejdsprogrammet, iværksættelse af arbejdsprogrammet, indledende projektplanlægning, licitationer, udførlig projektplanlægning og projektgennemførelse). Der indgås normalt forpligtelser for samtlige bevillinger inden udgangen af regnskabsåret, og projektet afsluttes og betales fuldt ud inden udgangen af det efterfølgende regnskabsår.

8. Som følge af gennemførelsen af et program for reorganisering i forbindelse med en undersøgelse af procedurerne for kontrol og deltagelse håber instituttet at forbedre tidsplanen for udnyttelse af de disponible bevillinger og samtidigt nedsætte beløbet for fremførslerne.

9. Instituttet påpeger, at budgetregnskabssystemet SI2 efter henvendelse til eksperter i Kommissionens tekniske tjenestegrene er blevet operationelt i 2000. Siden har dette system fungeret tilfredsstillende.

10. Det midlertidige regnskabssystem, som instituttet anvendte i 1999 og under Rettens revision, byggede på et edb-styret Excel-program. Instituttet undersøger nu muligheden for at installere et fuldt ud edb-styret regnskabssystem ("Sage"). Det påregnes at tilpasse dette system, så det svarer til de specifikationer, som kræves for elektroniske pengeoverførselstransaktioner i Irland.

11. Instituttet har de senere år forsøgt at forbedre sine administrative praksisser for at indskrænke brugen af forskudsforvaltning. Som det fremgår af instituttets dokumentation, er brugen af forskudsforvaltning indskrænket således:

- I 1997 tegnede forskudsforvaltningen sig for 40 % af de samlede udgifter, eksklusive lønninger.

- I 1998 tegnede forskudsforvaltningen sig for 37 % af de samlede udgifter, eksklusive lønninger.

- I 1999 tegnede forskudsforvaltningen sig for 21 % af de samlede udgifter, eksklusive lønninger.

I overensstemmelse med Rettens forslag vil instituttet bestræbe sig på at begrænse anvendelsen af denne praksis mest muligt.

12. Instituttet vil forelægge dette problem for den relevante tjenestegren i Kommissionen, så det i påkommende tilfælde kan overvejes at foretage en passende ændring af instituttets finansforordning.