BERETNING om regnskab for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering (London) (regnskabsåret 1996), med Agenturets svar (97/C 393/03)

1.1. Denne beretning afgives til styrelsen for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering i overensstemmelse med artikel 57, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 af 22. juli 1993 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering for regnskabsåret 1996. I overensstemmelse med artikel 57, stk. 7, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 (2) er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 57, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 (4). Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskabet for 1996 er rigtigt, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE AGENTUR FOR LÆGEMIDDELVURDERINGS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 1996

Budgetregnskab

1.5. I Agenturets budgetregnskab er princippet om, at regnskabsposteringer ikke kan ændres efter registrering, ikke fulgt, for det er muligt at foretage ændringer efterfølgende, og de kan ikke spores. Endvidere kan man ikke se eventuelle bevillingsoverskridelser ud af regnskabet.

1.6. Med det nuværende system kan den anvisningsberettigede ikke indlæse regnskabsmæssige oplysninger (forpligtelsesforslag og betalingsordrer) i datamaten. Regnskabsføreren registrerer disse oplysninger pro memoria i regnskabet (midlertidig blokering), før de godkendes og påtegnes af finansinspektøren. Dermed kan man ikke få præcise tidstro oplysninger om regnskaberne. Systemet SINCOM 2, som skulle erstatte det nuværende regnskabssystem, er endnu ikke operationelt, og der bør derfor omgående findes en alternativ løsning.

Det almindelige regnskab - analytisk regnskab

1.7. Det software, der anvendes i dag til det almindelige regnskab, dækker ikke Agenturets behov og er ikke integreret i budgetregnskabssystemet. Endvidere har Agenturet ikke et analytisk regnskabssystem, selv om dette er en forudsætning for at konstatere, om de af Rådet (5) fastsatte gebyrer kan dække omkostningerne forbundet med vurdering af lægemidler.

Udnyttelse af bevillinger

1.8. Der blev fremført 5,9 mio. ECU i bevillinger fra 1995 til 1996. 1,7 mio. ECU (29 %) af disse bevillinger bortfaldt. Tilsvarende bortfaldt 0,9 mio. ECU i bevillinger til genanvendelse fra 1995, der ikke blev udnyttet i 1996.

1.9. Kun 79,6 % af årets bevillinger blev udnyttet (22,6 mio. ECU før TÆB og 17,9 mio. ECU, efter at bevillingerne blev reduceret som følge af vedtagelsen af et ændringsbudget), og 20,7 % bortfaldt (4,7 mio. ECU). Dette skyldes primært, at der ikke kunne rekrutteres medarbejdere i tide (kun 65 % af de planlagte stillinger), og sekundært, at antallet af licensansøgninger og de dermed forbundne undersøgelser faldt.

1.10. Der er fremført 4,8 mio. ECU i bevillinger fra 1996 til 1997. 1,7 mio. ECU og 2,8 mio. ECU af disse bevillinger vedrører henholdsvis afsnit II (administrationsudgifter) og III (aktionsudgifter). Et beløb på 1,1 mio. ECU under afsnit II vedrører køb af ny teknologi. 1,3 mio. ECU under afsnit III er anvendt til honorarer til eksperter for vurdering af lægemidler (påbegyndt i 1996 og afsluttet i 1997) og 0,8 mio. ECU til sjældne lægemidler.

Forskudsforvaltning

1.11. Tabet af 0,02 mio. ECU i 1994 er blevet bogført som udgifter, der skal afregnes endeligt i 1995 og 1996, hvilket er i strid med de regnskabsmæssige principper.

Indtægter - Tilskud - Egne indtægter

1.12. De faktisk indgåede indtægter beløber sig til i alt 18,4 mio. ECU, hvilket svarer til 81 % af det beløb, der oprindeligt blev opført på budgettet.

1.13. Gebyrerne beløber sig til 7 mio. ECU. Det har kun været muligt at inkassere og kontrollere 73 % af det oprindeligt fastsatte beløb. På balancen er der opført 0,9 mio. ECU i gebyrer, der endnu ikke er kontrolleret og fastlagt i henhold til artikel 5, stk. 3, i Agenturets finansielle bestemmelser.

1.14. Fra 1997 skal der indføres et nyt edb-indtægtsregnskabssystem i Agenturet. Dette system vil blive revideret i forbindelse med Rettens næste revision.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 214 af 24. 8. 1993, s. 18.

(2) I overensstemmelse med artikel 57, stk. 9, i Rådets forordning (EØF) nr. 2309/93 underskrev Agenturets direktør den 26. marts 1997 regnskabet over Agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996 og sendte det samme dag til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 31. marts 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT L 35 af 15. 2. 1995.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Agenturets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

EMEA'S SVAR

1.5. EMEA råder ikke over noget edb-baseret kommercielt system, der er tilpasset de finansielle bestemmelser, og indtil det nye SI2-system, som er udviklet af Kommissionen, og som agenturerne er i gang med at tilpasse til deres behov, er disponibelt, føres agenturets budgetregnskab ved hjælp af et Excel-program. Med dette program har man altid den information, der kræves for at sikre en forsvarlig forvaltning af budgettet, og agenturets ledelse råder over de nødvendige og ajourførte oplysninger. Programmet kontrollerer budgetbevillinger, forpligtelser, bestillinger, blokering af bevillinger og betalinger. Det nuværende system viser overskridelser af budgetbevillingerne.

Bilagene til posteringerne i budgetsystemet er det af den anvisningsberettigede underskrevne dokument. Dette dokument har finansinspektørens påtegning og behandles af bogholderiet. Agenturets system er ganske vist endnu ikke fuldstændig informatiseret, og i princippet tillader det, eftersom det ikke husker ændringer i registreringer, at der sker ændringer, uden at disse kan spores i hovedbogholderiet. Det skal imidlertid bemærkes, at alle forpligtelser, frigørelser af bevillinger, betalingsordrer osv. foretages og klassificeres i overensstemmelse med reglerne og vedlægges de nødvendige bilag. Med det nye system vil der ikke kunne foretages efterfølgende ændringer, uden at det kan spores.

1.6. Som de fleste af agenturerne afventer EMEA afslutningen af arbejdet med SI2-projektet i 1997, så systemet kan tages i anvendelse. Det nye system vil forbedre koordineringen af hovedbogholderiet med budgetregnskabet. EMEA offentliggjorde sammen med de andre agenturer for to år siden et udbud vedrørende regnskabssoftware, men med skuffende resultater. EMEA forventer, at SI2-systemet, tilpasset agenturets behov, vil kunne tages i brug i slutningen af 1997.

1.7. Den 5. februar 1997 vedtog bestyrelsen en rapport om omkostningerne til driftsaktiviteter, som Kommissionen har modtaget. Agenturet er ved at tilpasse sit regnskabssystem, så det kommer til at omfatte analytisk regnskab. Der er desuden indført en forsøgsordning for elektronisk registrering af aktiviteterne.

1.8. De bevillinger på 0,9 mio. ECU for 1995, der kan genanvendes, som ikke blev anvendt i 1996, vedrører navnlig artikel 2 0 4 (indretning af lokaler). Da disse bevillinger ikke kan overføres, og da der ikke blev gennemført væsentligt indretningsarbejde i 1996, er det pågældende beløb blevet annulleret.

1.11. I henhold til artikel 5 i de finansielle bestemmelser skal udgifter, hvortil betalingsanvisning er kommet finansinspektøren i hænde senest den 31. december, og som er betalt senest den 15. januar, opføres på regnskabet for det regnskabsår, som skal afsluttes. På grund af en upræcis fortolkning af denne bestemmelse i 1994 blev 16 915,22 ECU opført på forskudsforvaltningen. Efter drøftelser med Revisionsrettens inspektører er beløbet blevet udlignet i regnskabet for 1997.

1.13. Selv om agenturet, når det opnår større erfaring på området, vil kunne forudsige antallet af nye sager med større sikkerhed, og selv om der tages højde for de sæsonbetonede svingninger i arbejdsmængden, vil det imidlertid heller ikke i fremtiden blive muligt et år i forvejen at sige noget præcist om udviklingen i den farmaceutiske industri, og derfor heller ikke om gebyrindtægterne.

Denne usikkerhed gør, at agenturet må føre en forsigtig politik for så vidt angår udgifterne.