Standardforretningsorden - Rådets afgørelse 1999/468/EF

Forretningsorden for udvalget ...

(2001/C 38/03)

UDVALGET (udvalgets navn (NB: der kan også være tale om en komité, og ordvalget i denne forretningsorden skal da være i overensstemmelse hermed)) HAR -

under henvisning til (den rådsretsakt, som udvalget er nedsat ved)(1).

PÅ GRUNDLAG AF STANDARDFORRETNINGSORDENEN, SOM KOMMISSIONEN VEDTOG DEN (vedtagelsesdato)(2), FASTSAT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Mødeindkaldelse

1. Udvalget indkaldees af formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af et simpelt flertal af udvalgsmedlemmerne.

2. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål, der henhører under deres respektive beføjelser(3).

Artikel 2

Dagsorden

1. Formanden fastsætter dagsordenen og forelægger den for udvalget.

2. Der skelnes i dagsordenen mellem

a) udkast til foranstaltninger, som udvalget skal afgive udtalelse om efter [hørings/forvaltnings/forskrifts]proceduren i artikel, stk., i ...(4)(5),

b) andre spørgsmål, der forelægges udvalget, det være sig til orientering eller med henblik på en udveksling af synspunkter, enten på formandens initiativ eller efter skriftlig anmodning fra et medlem af udvalget [eller i medfør af de særlige bestemmeleser i artikel, stk., i](6).

Artikel 3

Fremsendelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne

1. Normalt senest 14 kalenderdage inden mødet(7) sender formanden mødeindkaldelse, dagsorden, udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, samt de øvrige arbejdsdokumenter til udvalgets medlemmer i henhold til artikel 13, stk. 2.

2. I hastende sager, og når de foranstaltninger, der skal vedtages, skal anvendes straks, kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ afkorte fristen i stk. 1 til til fem kalenderdage inden mødet(8).

3. I særligt hastende tilfælde(9) kan formanden fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2. Hvis det under et møde foreslås at tilføje et punkt på dagsordenen for dette, kræves det, at et simpelt flertal af udvalgsmedlemmerne godkender det.

Artikel 4

Informering af Europa-Parlamentet

1. Kommissionen sender dagsordenen og de udkast til gennemførelsesforanstaltninger, der forelægges udvalget, og som er truffet i henhold til den i traktatens artikel 251 omhandlede procedure, til Europa-Parlamentet til orientering inden for samme frister og på samme betingelser, som når de sendes til de faste repræsentationer.

2. Kommissionen sender det samlede resultat af afstemninger, tilstedeværelseslisten, jf. artikel 12, og det kortfattede mødereferat, jf. artikel 11, stk. 2 til Europa-Parlamentet inden 14 kalenderdage efter afholdelsen af hvert udvalgsmøde.

Artikel 5

Udvalgets udtalelser

1. Når der i forbindelse med høringsproceduren holdes afstemning, træffes der beslutning med simpelt flertal af udvalgsmedlemmerne. Når der i forbindelse med forvaltnings- eller forskriftsproceduren kræves en udtalelse fra udvalget, afgives denne med det flertal, der er fastsat i traktatens artikel 205, stk. 2.

2. Formanden kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et udvalgsmedlem udsætte afstemningen om et punkt på dagsordenen til mødets slutning eller til et efterfølgende møde

- hvis der under mødet foretages en ændring af indholdet af utkastet til foranstaltninger

- hvis udkastet til foranstaltninger forelægges udvalget under mødet

- hvis der i overensstemmelse med artikel 3, stk. 3, tilføjes et nyt punkt på dagsordenen under mødet.

I tilfælde af særlige problemer kan formanden forlænge mødet til den efterfølgende dag.

3. Såfremt et udvalgsmedlem anmoder om det, holdes der ikke afstemning, når dokumenterne vedrørende et punkt på dagsordenen ikke er blevet fremsendt inden for de frister, der er fastsat i artikel 3, stk. 1 og 2.

Efter forslag fra formanden eller på anmodning af et udvalgsmedlem kan udvalget imidlertid med simpelt flertal blandt medlemmerne træffe beslutning om at bevare dette punkt på dagsordenen, fordi sagen haster.

4. Har udvalget ikke afgivet udtalelse inden for den frist, formanden har fastsat, kan denne forlænge fristen, dog højst indtil det følgende mødes slutning; dette gælder dog ikke i hastesager. Den skriftlige procedure, jf. artikel 9, kan evt. anvendes.

Artikel 6

Repræsentation og beslutningsdygtigt flertal

1. Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat repræsenteres ved højst én person. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat.

2. En medlemsstats delegation kan i givet fald repræsentere én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt gennem den faste repræsentation for den medlemsstat, der lader sig repræsentere.

3. Udvalget er beslutningsdygtigt vedrørende de i artikel 2, stk. 2, litra c), omhandlede udkast til foranstaltninger, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, der kræves for, at udvalget kan afgive udtalelse med det påkrævede flertal.

Artikel 7

Arbejdsgrupper

1. Udvalget kan nedsætte arbejdsgrupper til behandling af særlige spørgsmål. Kommissionens repræsentant fungerer som formand for arbejdsgrupperne.

2. Grupperne aflægger rapport til udvalget. De kan med henblik herpå udpege en referent.

Artikel 8

Tredjemands deltagelse i udvalgets møder

1. Formanden kan efter anmodning fra et medlem eller på eget initiativ vedtage at høre eksperter om særlige spørgsmål.

2. Repræsentanter for (det pågældende tredjeland eller den pågældende eksterne organisation) kan deltage i udvalget møder i overensstemmelse med bestemmelserne i (Rådets retsakt, den aftale, der er indgået med fællesskabet, associeringsrådets afgørelse eller anden basisretsakt, der indeholder bestemmelser om de pågældende observatører).

3. Eksperter og repræsentanter for tredjelande eller eksterne organisationer overværer ikke udvalgets afstemninger og deltager ikke i udvalgets afstemninger.

Artikel 9

Skriftlig procedure

1. Om nødvendigt og i begrundede tilfælde kan udvalgets udtalelse indhentes ved skriftlig procedure. I så fald tilsender formanden medlemmerne det udkast til foranstaltninger, som udvalget skal afgive udtalelse om, efter proceduren i artikel 13, stk. 2. Udvalgsmedlemmer, der ikke inden for den angivne frist har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig om udkastet, anses for at have tiltrådt udkastet. Fristen skal være på mindst 14 kalenderdage.

I hastende eller særligt hastende tilfælde anvendes fristerne i artikel 3, stk. 2 og 3.

2. Hvis et udvalgsmedlem anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et udvalgsmøde, afsluttes den skriftlige procedure uden resultat; formanden indkalder snarest muligt udvalget til møde.

Artikel 10

Sekretariat

Kommissionens tjenestegrene forestår sekretariatsopgaverne for udvalget og for eventuelle arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 7.

Artikel 11

Mødereferater

1. Formanden hr ansvaret for, at der udarbejdes et referat af hvert møde med angivelse af bl.a. de udtalelser, der er afgivet om de udkast til foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a), og eventuelt udtalelser om de spørgsmål, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b). Udtalelserne vedlægges som et separat bilag. Mødereferaterne sendes til udvalgsmedlemmerne efter højst 15 arbejdsdage.

Medlemmerne meddeler formanden eventuelle bemærkninger skriftligt. Udvalget informeres herom; i tilfælde af uenighed drøftes den foreslåede ændring i udvalget. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringen som bilag til mødereferatet.

2. Formanden har ansvaret for, at der udarbejdes et kortfattet mødereferat til Europa-Parlamentet, der indeholder et resumé af hvert punkt på dagsordenen og resultatet af afstemningerne om de udkast til foranstaltninger, som udvalget har fået forelagt. I det kortfattede mødereferat nævnes den enkelte medlemsstats holdning under drøftelserne i udvalget ikke.

Artikel 12

Tilstedeværelsesliste

1. Ved hvert møde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som de personer, medlemsstaterne har udpeget til at repræsentere sig, henhører under.

2. Ved begyndelsen af hvert møde skal de ordinære udvalgsmedlemmer i givet fald gøre udvalgets formand opmærksom på, at deres deltagelse i udvalgets behandling af et bestemt punkt på dagsordenen afstedkommer en interessekonflikt.

Delegationsmedlemmer der ikke repræsenterer en medlemsstats myndigheder eller organer, underskriver en erklæring om, at deres deltagelse ikke afstedkommer interessekonflikter.

Hvis en sådan interessekonflikt skulle opstå, afholder det pågældende medlem sig efter anmodning fra formanden fra at deltage i drøftelserne vedrørende det pågældende punkt.

Artikel 13

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgets formand og sendes til Kommissionen.

2. Korrespndance til udvalgets medlemmer sendes til de faste repræsentationer, gerne pr. e-post. En medlemsstat kan anmode om, at der sendes kopi direkte til en person, der er udpeget af medlemsstaten.

Artikel 14

Aktindsigt

1. Principperne og betingelserne for at give offentligheden adgang til udvalgets dokumenter er de samme som dem, der gælder for Kommissionens dokumenter. Det er Kommissionen, der skal træffe afgørelse i forbindelse med anmodninger om adgang til dokumenter.

2. Drøftelserne i udvalget er fortrolige.

(1) EFT L ... af ...

(2) EFT L ... af ...

(3) I overensstemmelse med basisretsaktens bestemmelser herom.

(4) EFT L ... af ...

(5) Hvis udvalget skal afgive udtalelse efter flere komitologiprocedurer, eller hvis det i basisretsakten er fastsat, at udvalget skal høres på en anden måde end efter komitologiprocedurerne, gentages dette stykke med angivelse af de relevante referencer til de pågældende basisretsakter.

(6) EFT L ... af ...

(7) Der kan - inden for et nærmere bestemt område - fastsættes en kortere frist, når der rutinemæssigt kræves en hurtig indsats, og når foranstaltningerne straks skal finde anvendelse.

(8) Der kan - inden for et nærmere bestemt område - fastsættes en kortere frist, når der rutinemæssigt kræves en hurtig indsats, og når foranstaltningerne straks skal finde anvendelse.

(9) Navnlig hvis menneskers eller dyrs sundhed er truet.