DA Den Europæiske Unions Tidende L 297/6

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1653/2004

af 21. september 2004

om standardfinansforordningen for forvaltningsorganer i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 af 19. december 2002 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer (1), særlig artikel 15,

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet,

under henvisning til udtalelse fra Rådet,

under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I forordning (EF) nr. 58/2003 fastlægges vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer, og hvis oprettelse er overdraget til Kommissionen.

(2) Disse organer (i det følgende benævnt »forvaltningsorganerne«) får status af juridisk person og får tildelt deres eget driftsbudget, hvis gennemførelse er omfattet af bestemmelserne i nærværende standardfinansforordning, i overensstemmelse med artikel 15 i forordning (EF) nr. 58/2003. Når Kommissionen derimod til forvaltningsorganerne uddelegerer opgaver vedrørende budgetgennemførelsen for så vidt angår aktionsbevillinger i forbindelse med fællesskabsprogrammer, vil disse bevillinger fortsat være opført på det almindelige budget og være omfattet af bestemmelserne i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) (i det følgende benævnt »den generelle finansforordning«).

(3) I overensstemmelse med artikel 15 i forordning (EF) nr. 58/2003 dækker driftsbudgettet for et forvaltningsorgan dets driftsudgifter for regnskabsåret.

(4) Der bør i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 58/2003 vedtages en standardfinansforordning, som forvaltningsorganerne skal anvende ved gennemførelsen af deres driftsbevillinger, og hvis indhold skal ligge så tæt som muligt op ad den generelle finansforordning. I de tilfælde, hvor den nævnte standardfinansforordning ikke fastsætter udtrykkelige regler, anvendes bestemmelserne i den generelle finansforordning og i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3).

(5) Det bør understreges, at de grundlæggende budgetretlige principper (enhed, bruttoopgørelse, specificering og etårighed) og principperne om et realistisk budget, balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning samt klarhed og åbenhed skal overholdes.

(6) Når det drejer sig om personalet, bør forvaltningsorganerne sondre mellem midlertidige stillinger, der opføres i en stillingsfortegnelse, som skal godkendes af budgetmyndigheden, og bevillinger til aflønning af andre kategorier af medarbejdere, ansat på kontrakt, der kan fornys.

(7) Hvad angår de finansielle aktører er det nødvendigt at definere de beføjelser og arbejdsområder, som forvaltningsorganets regnskabsfører og dets anvisningsberettigede, som skal være tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber, skal have, og betingelserne for sidstnævntes uddelegering af deres beføjelser i forbindelse med budgetgennemførelsen.

(8) Organets anvisningsberettigede bør have vide forvaltningsmæssige beføjelser. Når det drejer sig om reglerne for bevillingsoverførsler, bør den anvisningsberettigede få helt frie hænder, forudsat at han informerer styrelsesudvalget, der skal kunne gøre indsigelse inden for en frist på en måned.

(9) I overensstemmelse med artikel 20, stk. 2, i forordning (EF) nr. 58/2003 varetages funktionen som intern revisor i forvaltningsorganerne af Kommissionens interne revisor. Derfor bør Kommissionens interne revisor i forhold til forvaltningsorganet udføre de samme funktioner, som han i henhold til den generelle finansforordning skal udføre i forhold til Kommissionens tjenestegrene. Desuden skal forvaltningsorganets anvisningsberettigede på samme måde som de anvisningsberettigede i Kommissionen kunne lade sig rådgive af en særlig intern revisionsenhed, når det drejer sig om forebyggelse af risici.

(10) For hvert forvaltningsorgan skal tidsplanen for opstilling af dets driftsbudget, regnskabsaflæggelse og decharge være i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF) nr. 58/2003 og i den generelle finansforordning. Den myndighed, der giver decharge for forvaltningsorganernes driftsbudget, bør være den samme som den, der giver decharge for det almindelige budget.

(11) De regnskabsregler, der anvendes af forvaltningsorganerne, skal muliggøre konsolidering med Kommissionens regnskaber. Reglerne skal vedtages af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 133 i den generelle finansforordning. Revisionsretten sikrer kontrollen med forvaltningsorganets regnskaber.

(12) Det er hensigtsmæssigt, at den instans, der er omhandlet i artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning, og som Kommissionen opretter til at undersøge uregelmæssigheder, samtidig er den instans, som hvert forvaltningsorgan henvender sig til, således at den samme adfærd kan blive vurderet på en ensartet måde.

(13) For så vidt angår deres driftsbudget skal forvaltningsorganerne overholde de samme regler som Kommissionen, når det gælder offentlige indkøbsaftaler, de indgår for egen regning. Det er i den forbindelse tilstrækkeligt at henvise til den generelle finansforordning.

(14) Der er ikke grund til at fastsætte bestemmelser om tilskud, da forvaltningsorganerne ikke kan yde tilskud over deres driftsbudget, hvis eneste formål er at sætte dem i stand til at klare deres administrationsudgifter —

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

AFSNIT I

GENSTAND

Artikel 1

I denne forordning specificeres de vigtigste regler, der gælder for opstillingen og gennemførelsen af driftsbudgettet (i det følgende benævnt »budgettet«) for de forvaltningsorganer, der er omhandlet i forordning (EF) nr. 58/2003 (i det følgende benævnt »forvaltningsorganerne« eller »forvaltningsorganet«).

Artikel 2

For alle aspekter vedrørende forvaltningsorganernes drift, der ikke udtrykkeligt er defineret i denne forordning, gælder med de fornødne ændringer bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt »den generelle finansforordning«) jog i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002.

AFSNIT II

BUDGETPRINCIPPER

Artikel 3

I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres budgettet under overholdelse af principperne om enhed, et realistisk budget, étårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning samt klarhed og åbenhed.

KAPITEL 1

Principperne om enhed og et realistisk budget

Artikel 4

Budgettet er det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for forvaltningsorganet.

Artikel 5

Forvaltningsorganets indtægter består af et tilskud ydet af Fællesskaberne og af eventuelle andre indtægter, herunder formålsbestemte indtægter som omhandlet i artikel 15.

Udgifterne omfatter forvaltningsorganets driftsudgifter og eventuelt udgifter finansieret af formålsbestemte indtægter i overensstemmelse med stk. 1.

Artikel 6

Enhver indtægt og udgift skal konteres en budgetpost.

Der kan ikke opføres bevillinger på budgettet, der ikke svarer til en udgift, der skønnes nødvendig.

Der kan ikke indgås forpligtelse eller udstedes betalingsanvisning for en udgift ud over de bevillinger, der er godkendt i henhold til budgettet.

KAPITEL 2

Princippet om etårighed

Artikel 7

Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, som begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

De på budgettet opførte bevillinger er ikke-opdelte bevillinger.

Driftsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres budgettet for det regnskabsår, hvori de afholdes.

Artikel 8

Forvaltningsorganets indtægter opføres for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret. De giver anledning til åbning af tilsvarende bevillinger.

De afsatte bevillinger på budgettet for et regnskabsår kan kun anvendes til dækning af udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt i det pågældende regnskabsår, samt til dækning af skyldige beløb som følge af forpligtelser fra tidligere regnskabsår.

Artikel 9

Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder.

Bevillinger svarende til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets afslutning, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår. Fremførte bevillinger, der ikke er udnyttet pr. 31. marts i regnskabsår n+1, annulleres automatisk. De således fremførte bevillinger fremgår af regnskabet.

Bevillinger til personaleudgifter kan ikke fremføres.

Disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 15, fremføres automatisk. Disponible bevillinger svarende til fremførte formålsbestemte indtægter skal anvendes først.

Artikel 10

Der kan indgås forpligtelser for bevillingerne på budgettet med virkning fra 1. januar, så snart budgettet er blevet endeligt vedtaget.

For udgifter til løbende forvaltning kan der imidlertid fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres under det følgende regnskabsårs bevillinger. Sådanne forpligtelser kan ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, der er opført under den tilsvarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, som ikke i princippet var godkendt i det seneste forskriftsmæssigt vedtagne budget.

Desuden kan udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres under det følgende regnskabsårs bevillinger.

Er budgettet ikke vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, gælder, med de fornødne ændringer, den ordning med foreløbige tolvtedele, der er fastsat i den generelle finansforordning.

KAPITEL 3

Princippet om balance

Artikel 11

Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og udgifter. Et forvaltningsorgan kan ikke optage lån.

Bevillingerne kan ikke overstige det i artikel 5 omhandlede tilskudsbeløb forhøjet med de eventuelle andre indtægter, herunder formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 5.

Artikel 12

Hvis regnskabet over resultatet, jf. artikel 56, udviser en positiv saldo, betales denne tilbage til Kommissionen med et beløb højst svarende til det tilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret.

Forskellen mellem det i artikel 5 omhandlede tilskudsbeløb og det tilskud, der rent faktisk er udbetalt til organet, annulleres.

KAPITEL 4

Princippet om én regningsenhed

Artikel 13

Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i euro.

Til dækning af likviditetsbehov kan forvaltningsorganets regnskabsfører dog i behørigt begrundede tilfælde gennemføre transaktioner i nationale valutaer og, i givet fald, i tredjelandes valutaer.

KAPITEL 5

Princippet om bruttoopgørelse

Artikel 14

Samtlige indtægter skal dække samtlige udgifter, bortset fra indtægter, der er bestemt til at finansiere specifikke udgifter. Indtægter og udgifter opføres uden modregning, jf. dog artikel 16.

Artikel 15

Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og arv, samt indtægter hidrørende fra medlemsstater, tredjelande eller forskellige organisationer med henblik på gennemførelse af programmer finansieret af andre kilder end De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt »det almindelige budget«), udgør formålsbestemte indtægter, der skal finansiere specifikke udgifter.

Enhver formålsbestemt indtægt skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører. Budgettet skal indeholde posteringsmuligheder for de forskellige kategorier af formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.

Styrelsesudvalget beslutter, efter at have indhentet Kommissionens samtykke, at modtage enhver form for donation, arv eller tilskud hidrørende fra andre kilder end Fællesskabet.

Artikel 16

Prisen på varer og tjenesteydelser, der leveres til forvaltningsorganet, skal opføres på budgettet med det fulde beløb eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen om De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter eller af en medlemsstat eller tredjelande i henhold til andre relevante aftaler.

Nationale afgifter, som forvaltningsorganet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til første afsnit, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de pågældende medlemsstater. En eventuel negativ saldo opføres som en udgift på budgettet.

KAPITEL 6

Princippet om specificering

Artikel 17

Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler; kapitlerne underinddeles i artikler og konti.

Artikel 18

Direktøren kan foretage bevillingsoverførsler inden for driftsbudgettet. Han skal på forhånd informere Kommissionen og styrelsesudvalget, der har en frist på en måned til at gøre indsigelse mod overførslerne. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.

Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.

KAPITEL 7

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 19

1. Budgetbevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som forvaltningsorganet anvender til gennemførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.

Princippet om produktivitet drejer sig om at sikre et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.

Princippet om effektivitet drejer sig om at nå de opstillede specifikke mål og de forventede resultater. Resultaterne skal evalueres.

3. Forvaltningsorganets årlige arbejdsprogram, der vedtages af styrelsesudvalget, skal indeholde detaljerede mål og resultatindikatorer.

KAPITEL 8

Princippet om klarhed og åbenhed

Artikel 20

Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om klarhed og åbenhed.

Budgettet og ændringsbudgetterne offentliggøres i deres endeligt vedtagne form i Den Europæiske Unions Tidende senest to måneder efter vedtagelsen.

AFSNIT III

BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR

Artikel 21

Forvaltningsorganet sender hvert år senest den 31. marts Kommissionen et overslag over sine indtægter og udgifter, udarbejdet af organets direktør og vedtaget af styrelsesudvalget. Det sender desuden de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, og sit arbejdsprogram.

Oversigten over fællesskabsorganets indtægter og udgifter omfatter:

a) en stillingsfortegnelse, der for hver lønklasse og hver kategori angiver det antal midlertidige stillinger, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne

b) i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om

c) et kvartalsoverslag over kasseud- og kasseindbetalinger.

Artikel 22

Kommissionen sender, som led i proceduren for vedtagelse af det almindelige budget, forvaltningsorganets overslag til budgetmyndigheden og foreslår det tilskud til forvaltningsorganet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette.

Forvaltningsorganets driftsbudget kan først vedtages endeligt, efter at Den Europæiske Unions almindelige budget er endeligt vedtaget, i overensstemmelse med den procedure, der er omhandlet i artikel 13 i forordning (EF) nr. 58/2003.

Budgetmyndigheden vedtager stillingsfortegnelsen for samtlige forvaltningsorganer samt enhver senere ændring af denne under overholdelse af bestemmelserne i artikel 24.

Enhver ændring af budgettet, herunder af stillingsfortegnelsen, sker gennem et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som det oprindelige budget, jf. dog artikel 18 og 24.

Artikel 23

Budgettet omfatter en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter. Det skal udvise:

1) i oversigten over indtægter: a) overslag over forvaltningsorganets indtægter i det pågældende regnskabsår b) indtægterne i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n–2 c) de relevante anmærkninger for hver indtægtspost

2) i oversigten over udgifter: a) bevillingerne for det pågældende regnskabsår b) bevillingerne for det foregående regnskabsår og bevillingerne for regnskabsåret n–2 c) de relevante anmærkninger for hver underinddeling.

Artikel 24

1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 21, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en absolut grænse for forvaltningsorganet; ingen udnævnelser må finde sted ud over denne grænse.

Dog kan styrelsesudvalget ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse A 1, A 2 og A 3, forudsat at dette ikke medfører en forhøjelse af personalebevillingerne for hele regnskabsåret, og at det ikke medfører overskridelse af det samlede antal godkendte stillinger for hver stillingsfortegnelse.

2. Uanset stk. 1 kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt »vedtægten«).

AFSNIT IV

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

KAPITEL 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 25

Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Han skal være tjenestemand omfattet af vedtægten. Han har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med denne forordning og inden for rammerne af de givne bevillinger.

Artikel 26

Direktøren kan uddelegere sine beføjelser vedrørende budgettets gennemførelse til ansatte i forvaltningsorganet, der er omfattet af vedtægten. Disse ansatte kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.

Artikel 27

Det er forbudt de finansielle aktører, jf. kapitel 2 i dette afsnit, at foretage handlinger som led i budgetgennemførelsen, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med forvaltningsorganets eller Fællesskabernes interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og forelægge sagen for sin overordnede. Direktøren skal forelægge sagen for styrelsesudvalget.

Der er tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør i budgetgennemførelsen eller en intern revisor, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med modtageren.

KAPITEL 2

Finansielle aktører

Artikel 28

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

Artikel 29

Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed. Han opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af budgettet.

Den anvisningsberettigede etablerer, i overensstemmelse med de relevante minimumsstandarder, som Kommissionen fastsætter for sine egne tjenestegrene, og under hensyn til de specifikke risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet, en organisatorisk struktur og systemer og procedurer for forvaltning og intern kontrol, der er tilpasset de opgaver, han skal udføre, herunder eventuelt efterfølgende kontrol.

Den anvisningsberettigede kan, alt efter hans opgavers art og omfang, inden for sine tjenester etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal bistå ham med at forebygge risici i forbindelse med hans aktiviteter.

Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

Senest den 15. marts redegør den anvisningsberettigede over for styrelsesudvalget for sin virksomhed i en årsberetning i overensstemmelse med artikel 9, stk. 7, i forordning (EF) nr. 58/2003.

Artikel 30

Styrelsesudvalget udnævner en regnskabsfører, der skal være tjenestemand omfattet af vedtægten, og som har ansvaret for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) udarbejdelse af forvaltningsorganets årsregnskab i overensstemmelse med afsnit VI

c) regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit VI

d) fastlæggelse af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører

e) likviditetsstyring.

Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af forvaltningsorganets formue og budgetgennemførelsen.

Regnskabsføreren er den eneste, der er beføjet til at forvalte midler og værdier. Han er ansvarlig for deres opbevaring.

KAPITEL 3

De finansielle aktørers ansvar

Artikel 31

Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans overordnede pålægger ham at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han skal overholde, underretter skriftligt direktøren eller, hvis denne ikke reagerer inden for en rimelig frist, den i artikel 35 omhandlede instans samt styrelsesudvalget. Er der tale om en ulovlig aktivitet, om svig eller om bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, underretter han de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Artikel 32

Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, inddrage den pågældende bemyndigelse, ved en begrundet afgørelse og efter at have hørt den pågældende, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. Direktøren kan når som helst trække sin godkendelse af en specifik delegation tilbage.

En regnskabsfører kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af styrelsesudvalget, ved en begrundet afgørelse og efter at være blevet hørt, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. Styrelsesudvalget udnævner en midlertidig regnskabsfører.

Artikel 33

Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som den anvisningsberettigede eller de ansatte, som denne har bemyndiget ved delegation, kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser og om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved Fællesskaberne eller i medlemsstaterne.

Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Artikel 34

1. Den anvisningsberettigede kan gøres økonomisk ansvarlig efter reglerne i vedtægten. Ifølge denne kan det pålægges tjenestemanden helt eller delvis at erstatte tab, som påføres Fællesskaberne som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen eller i forbindelse med hans hverv, navnlig hvis han ikke overholder denne finansforordning, når han konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre.

Det samme gælder, hvis han som følge af en grov personlig fejl undlader at udarbejde et dokument, der indebærer skabelse af en fordring, eller hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtægtsordrer, eller hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører institutionen et civilretligt ansvar over for tredjemand.

2. Hvis en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler ham at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal han give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, kan sidstnævnte ikke drages til ansvar.

Artikel 35

1. Den instans, Kommissionen har oprettet i overensstemmelse med artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning med henblik på at kunne afgøre, om der foreligger en finansiel uregelmæssighed, og hvilke følger en sådan uregelmæssighed eventuelt skal have, udøver over for forvaltningsorganet de samme beføjelser som dem, den har over for Kommissionens tjenestegrene.

På grundlag af udtalelsen fra denne instans træffer direktøren afgørelse om indledning af en disciplinær procedure eller rejsning af erstatningskrav. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til styrelsesudvalget og til Kommissionens interne revisor.

2. Der kan af enhver ansat kræves hel eller delvis erstatning for en skade, som forvaltningsorganet har lidt på grund af alvorlige personlige fejl, som den ansatte har begået ved udøvelsen af eller i forbindelse med sin funktion. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.

Artikel 36

Navnlig følgende fejl er ansvarspådragende og kan medføre et disciplinært og økonomisk ansvar for regnskabsføreren efter vedtægtens bestemmelser:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed

b) ændring af bank- eller postgirokonti uden forudgående underretning af den anvisningsberettigede

c) inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.

KAPITEL 4

Forvaltning af indtægter

Artikel 37

Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for forvaltningsorganet, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

Artikel 38

Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:

a) kontrollerer eksistensen af debitors gæld

b) fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollerer, at gælden er forfalden.

Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, skal fastlægges gennem udstedelse af en indtægtsordre, som meddeles regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der sendes til debitor. Disse to dokumenter udstedes og sendes af den kompetente anvisningsberettigede.

Med forbehold af de retsforskrifter og kontraktmæssige og aftalemæssige bestemmelser, der finder anvendelse, er enhver fordring, som ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, rentebærende efter forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002.

Artikel 39

Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som han har fastlagt.

Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den kompetente anvisningsberettigede. Han skal sikre, at forvaltningsorganets indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at dets krav bevares.

Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

Artikel 40

Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Han meddeler styrelsesudvalget, at han agter at give afkald på en fastlagt fordring. Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk ved en beslutning truffet af den anvisningsberettigede. Beslutningen skal være begrundet. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere sådanne beslutninger, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og materielle elementer, den hviler på.

Den kompetente anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt på grund af en retlig eller materiel fejl. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere sådanne beslutninger, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR. Denne annullering kommer til udtryk gennem en beslutning truffet af den kompetente anvisningsberettigede og skal være begrundet på passende måde.

Den kompetente anvisningsberettigede tilpasser størrelsen af en fastlagt fordring i opadgående eller nedadgående retning, hvis fordringen på grund af opdagelsen af en faktuel fejl skal ændres, for så vidt som denne korrektion ikke medfører, at den fastlagte fordring til fordel for forvaltningsorganet bortfalder. Denne korrektion kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og skal være begrundet på passende måde.

Artikel 41

Faktisk inddrivelse af fordringer bogføres af regnskabsføreren i regnskaberne, og den kompetente anvisningsberettigede underrettes herom. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder eventuelt ved modregning, og — hvis dette ikke er muligt — ved tvangsfuldbyrdelse.

Regnskabsføreren inddriver forvaltningsorganets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv i forhold til forvaltningsorganet har en fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling.

Artikel 42

Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, forudsat at denne forpligter sig til at betale rente i hele henstandsperioden regnet fra den oprindelige forfaldsdato, og at han, for at beskytte forvaltningsorganets rettigheder, stiller en finansiel garanti for både hovedstol og renter.

KAPITEL 5

Forvaltning af udgifter

Artikel 43

Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

Artikel 44

I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år N. Den anvisningsberettigede frigør den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser, dvs. den del, der ikke er dækket af en retlig forpligtelse.

Artikel 45

Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig, at den budgetmæssige kontering er korrekt, at bevillingerne er til stede, og at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, herunder at den overholder princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Artikel 46

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede kontrollerer kreditors adkomst, kontrollerer, at fordringen er forfalden, og fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag, der beviser kreditors adkomst.

Beslutningen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den kompetente anvisningsberettigede underskriver med påtegningen »kan betales«. I et system, hvor der ikke anvendes edb, udføres betalingspåtegnelsen ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den kompetente anvisningsberettigede. I et system, hvor der anvendes edb, udføres betalingspåtegnelsen ved anvendelse af et personligt password tilhørende den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 47

Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han har fastsat. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede og ledsages, i givet fald, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 64.

Regnskabsføreren betaler udgifterne inden for rammerne af de disponible midler.

Artikel 48

Udgifter skal fastsættes, anvises og betales inden for de tidsfrister og efter de bestemmelser, der er fastsat i den generelle finansforordning og gennemførelsesbestemmelserne hertil.

KAPITEL 6

Den interne revisor

Artikel 49

Funktionen som intern revisor varetages i forvaltningsorganerne af Kommissionens interne revisor.

Kommissionens interne revisor har de samme beføjelser i forhold til forvaltningsorganerne, som han har i forhold til Kommissionens tjenestegrene i henhold til artikel 85 og 86 i den generelle finansforordning. Han aflægger rapport til styrelsesudvalget og til direktøren om sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger. De nævnte parter sørger for, at de henstillinger, der er et resultat af revisionerne, føres ud i livet, og underretter Kommissionen herom. Den interne revisor forelægger forvaltningsorganet en årlig rapport over den interne revision med angivelse af antallet og typen af de interne revisioner, der er foretaget, af fremsatte henstillinger og af den opfølgning, der er foretaget af disse henstillinger.

Den interne revisors ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet er fastsat i overensstemmelse med artikel 87 i den generelle finansforordning.

Forvaltningsorganet sender årligt dechargemyndigheden og Kommissionen en rapport udarbejdet af forvaltningsorganets direktør. Heri angives antal og typer af interne revisioner udført af den interne revisor, de fremsatte henstillinger og opfølgningen af disse henstillinger.

AFSNIT V

INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER

Artikel 50

1. Hvad angår indgåelsen af offentlige indkøbsaftaler i forbindelse med forvaltningsorganets drift finder bestemmelserne i den generelle finansforordning og i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 anvendelse.

2. Forvaltningsorganerne kan anmode om som ordregivende myndighed at deltage i Kommissionens indgåelse af aftaler eller interinstitutionelle aftaler.

3. Uanset stk. 1 skal forvaltningsorganerne, når det drejer sig om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af arbejder, som kan varetages af Kommissionen eller af interinstitutionelle organer, i første række henvende sig til disse, før de indleder en udbudsprocedure.

AFSNIT VI

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING

KAPITEL 1

Regnskabsaflæggelse

Artikel 51

Forvaltningsorganets årsregnskab omfatter årsregnskabet og beretningerne om budgetgennemførelsen. Det ledsages af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.

Artikel 52

Regnskaberne skal være formelt rigtige, pålidelige og fuldstændige og give et retvisende billede:

a) for så vidt angår årsregnskabet: af aktiver, passiver, udgifter og indtægter, fordringer og forpligtelser, der ikke er opført under aktiver og passiver, samt pengestrømme

b) for så vidt angår beretningerne om budgetgennemførelsen: af alle foranstaltninger, der har givet anledning til indtægter og udgifter i forbindelse med gennemførelsen af budgettet.

Artikel 53

Årsregnskabet opstilles på grundlag af de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper således som defineret i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, nemlig principperne om going concern, forsigtighed, kontinuitet i regnskabsmetoderne, anvendelse af sammenlignelige oplysninger, væsentlighed, bruttoopgørelse, indhold frem for formalia og periodisering.

Artikel 54

Ifølge periodiseringsprincippet skal årsregnskabet omfatte udgifter og indtægter, der vedrører regnskabsåret, uanset betalings- eller inkasseringstidspunkt.

Værdien af aktiver og passiver bestemmes efter de værdiansættelsesregler, der er fastsat ved regnskabsmetoderne i artikel 59.

Artikel 55

Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:

a) balancen og resultatopgørelsen, der viser formuestillingen, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter det skema, der er fastsat i Rådets direktiv om årsregnskaberne for visse selskabsformer, idet der dog tages hensyn til de særlige forhold, der kendetegner forvaltningsorganets virksomhed

b) pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo

c) opgørelsen over bevægelser på egenkapitalen, hvor der for hver post gives oplysning om tilgang og afgang i løbet af regnskabsåret.

Bilaget til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til de forelagte oplysninger og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med forvaltningsorganets virksomhed.

Artikel 56

Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:

a) regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter; det opstilles efter samme skema som budgettet

b) bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.

Artikel 57

Forvaltningsorganets årsregnskab konsolideres med Kommissionens årsregnskab efter den fremgangsmåde, der er fastsat i artikel 14 i forordning (EF) nr. 58/2003 i overensstemmelse med følgende bestemmelser:

a) styrelsesudvalget sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår deres foreløbige årsregnskab ledsaget af beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret til Kommissionens regnskabsfører og til Revisionsretten

b) styrelsesudvalget godkender, på grundlag af et forslag udarbejdet af direktøren, forvaltningsorganets endelige årsregnskab og sender det senest den 1. juli efter det afsluttede regnskabsår til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten samt Europa-Parlamentet og Rådet

c) forvaltningsorganets endelige årsregnskab, konsolideret med Kommissionens årsregnskab, offentliggøres senest den 31. oktober i året efter det afsluttede regnskabsår i Den Europæiske Unions Tidende

d) direktøren sender senest den 30. september Revisionsretten et svar på de eventuelle bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med den årsberetning, der er omhandlet i artikel 14, stk. 3, i forordning (EF) nr. 58/2003.

KAPITEL 2

Regnskabsføring

Artikel 58

1. Forvaltningsorganets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.

Regnskabet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.

Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet afsluttes ved regnskabsårets udgang med henblik på opstilling af det årsregnskab, der er omhandlet i kapitel 1.

2. Bestemmelserne i stk. 1 er ikke til hinder for, at den anvisningsberettigede desuden fører et omkostningsregnskab.

Artikel 59

De regnskabsregler og -metoder samt den harmoniserede budgetkontoplan, der skal anvendes af forvaltningsorganet, fastsættes af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 133 i den generelle finansforordning.

Artikel 60

I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for forvaltningsorganet.

Artikel 61

De enkelte kontobevægelser og kontienes saldi bogføres.

Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil der henvises. Regnskabssystemet skal gøre det muligt at spore hver enkelt regnskabspostering.

Artikel 62

Forvaltningsorganets regnskabsfører foretager, efter regnskabsårets udgang og frem til datoen for den endelige regnskabsaflæggelse, de korrektioner, der er nødvendige for at sikre et formelt rigtigt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede; disse korrektioner må dog ikke medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende regnskabsår.

Artikel 63

Bevillingsregnskabet gør det muligt i detaljer at følge gennemførelsen af budgettet. I bevillingsregnskabet registreres alle de i afsnit IV omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.

Artikel 64

Forvaltningsorganets regnskabsfører skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør forvaltningsorganets formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører. Forvaltningsorganets regnskabsfører kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.

Salg af løsøre skal annonceres på passende måde.

AFSNIT VII

EKSTERN REVISION OG DECHARGE

Artikel 65

Revisionsretten reviderer forvaltningsorganets årsregnskab i overensstemmelse med traktatens artikel 248.

Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 139-144 i den generelle finansforordning.

Styrelsesudvalget sender Revisionsretten det endeligt vedtagne budget. Det underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle de beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 15, 18, 26 og 31.

Artikel 66

Efter henstilling fra Rådet, der træffer afgørelse med kvalificeret flertal, meddeler Europa-Parlamentet senest den 29. april i år n+2 direktøren decharge for gennemførelsen af driftsbudgettet for regnskabsåret n.

Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle forvaltningsorganets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og forvaltningsorganets aktiver og passiver som opført på balancen. Denne decharge meddeles samtidig med den decharge, der vedrører Den Europæiske Unions almindelige budget.

Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet forvaltningsorganets regnskaber, årsregnskabet og beretningerne om gennemførelsen af dets budget. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning, der er omhandlet i artikel 14, stk. 3, i forordning (EF) nr. 58/2003, med tilhørende svar fra direktøren for forvaltningsorganet.

Hvis Europa-Parlamentet anmoder om det, forelægger direktøren det, i lighed med, hvad der er fastsat i artikel 146, stk. 3, i den generelle finansforordning, alle de oplysninger, der er nødvendige for, at decharge-proceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.

Artikel 67

Direktøren og Kommissionen træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.

Hvis Europa-Parlamentet eller Rådet anmoder om det, skal direktøren aflægge beretning om, hvilke foranstaltninger han har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Efter først at have sendt beretningen til Kommissionen sender han kopi heraf til Revisionsretten.

AFSNIT VIII

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 68

De frister, der er omhandlet i artikel 57, anvendes første gang for regnskabsåret 2005.

For de foregående regnskabsår fastsættes disse frister til henholdsvis:

a) den 15. september for så vidt angår artikel 57, litra b)

b) den 30. november for så vidt angår artikel 57, litra c)

c) den 31. oktober for så vidt angår artikel 57, litra d).

Bestemmelserne i afsnit VI finder anvendelse gradvis, under hensyn til de tekniske muligheder, så de anvendes fuldt ud for regnskabsåret 2005.

Artikel 69

Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har beføjelse til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.

Artikel 70

Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hever medlemstat. Udfærdiget i Bruxelles, den 21. september 2004. På Kommissionens vegne Michaele SCHREYER Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 11 af 16.1.2003, s. 1.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 1.