EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter (97/632/EKSF, EF, Euratom)

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig artikel 142 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

der henviser til forretningsordenen, særlig artikel 22,

der henviser til erklæring om retten til adgang til oplysninger vedføjet slutakten til traktaten om Den Europæiske Union, hvori det understreges, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne,

der henviser til, at der i overensstemmelse med ovenstående erklæring og konklusionerne fra Det Europæiske Råds møder i Birmingham og Edinburgh til fordel for fremme af et Fællesskab, der er tættere på borgerne, bør vedtages bestemmelser om Europa-Parlamentets gennemførelse af disse principper,

der henviser til, at princippet om offentlighedens generelle aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter som et naturligt led i arbejdets gennemsigtighed i øvrigt ikke må indskrænke beskyttelsen af almenhedens, den enkeltes og privatlivets interesser, og at der derfor bør indføres undtagelser bl.a. med henblik herpå,

der henviser til, at disse principper ikke berører bestemmelserne vedrørende adgang til sagsakter, som direkte vedrører personer, der har en særlig interesse heri,

der henviser til, at denne afgørelse finder anvendelse under overholdelse af de bestemmelser om fortrolige oplysninger, som institutionen eventuelt måtte vedtage,

der henviser til, at denne afgørelse finder anvendelse under overholdelse af og uden at det berører bestemmelserne i institutionens forretningsorden,

der henviser til, at Europa-Parlamentet altid har lagt stor vægt på kravet om at bevare en åben og permanent dialog med Unionens borgere for at sikre, at de er så tæt på Fællesskabets virksomhed som muligt og får bedst muligt kendskab hertil,

der henviser til, at disse bestemmelser har til formål at supplere de informationsfaciliteter, som Parlamentet, dets medlemmer og tjenestegrene traditionelt tilbyder, ved at give ret til aktindsigt i de af institutionen udarbejdede dokumenter,

HAR TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Offentligheden har ret til at få aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter på de betingelser, der fremgår af denne afgørelse.

2. Ved »dokument fra Europa-Parlamentet« forstås enhver skreven tekst indeholdende eksisterende oplysninger udarbejdet af institutionen, uanset på hvilket medium den foreligger, med forbehold af bestemmelserne i artikel 2, stk. 3.

Artikel 2

1. Begæringer om aktindsigt i et dokument fra Parlamentet indgives skriftligt til Europa-Parlamentets Generalsekretariat eller til institutionens informationskontor i den medlemsstat, hvor den, der fremsætter begæringen, har bopæl. Begæringen skal være tilstrækkeligt præcist formuleret og navnlig indeholde elementer, der gør det muligt at identificere det eller de dokumenter, der anmodes om, samt nøjagtigt navn og nøjagtig adresse på den, der fremsætter begæringen. Institutionen kan eventuelt opfordre den pågældende til yderligere at præcisere sin begæring.

2. Det dokument, der anmodes om, fremsendes på det eller de sprog, som benyttes af den eller de borgere, der har fremsat begæringen.

3. Når det dokument, der anmodes om, har en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en anden EF-institution eller et EF-organ eller enhver anden national eller international organisation som ophavsmand, stiles begæringen ikke til Europa-Parlamentet, men direkte til dokumentets ophavsmand.

4. Europa-Parlamentet tilstræber i samråd med den eller de borgere, der har fremsat begæringen, at finde frem til en rimelig løsning i forbindelse med gentagne begæringer og/eller begæringer om omfangsrige dokumenter.

Artikel 3

1. Aktindsigt udøves enten ved læsning på stedet eller på Parlamentets informationskontorer eller ved udlevering af en kopi på den borgers regning, der har fremsat begæringen, idet gebyret dog ikke kan overstige et rimeligt beløb. Dette beløb samt gebyrerne i forbindelse med omfangsrige trykte dokumenter og udgifter til andre fremsendelsesformer fastsættes af Europa-Parlamentets Præsidium, hvis afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

2. Parlamentet kan bestemme, at den person, som får et dokument udleveret, ikke må kopiere eller udbrede det pågældende dokument i kommercielt eller reklamemæssigt øjemed uden forudgående tilladelse.

3. Institutionens kompetente tjenestegrene meddeler skriftligt inden for en frist af 45 dage fra modtagelsen af begæringen, enten at begæringen er efterkommet, eller at de agter at henstille til institutionen at afslå begæringen. I sidstnævnte tilfælde får den, der har fremsat begæringen, ligeledes oplysning om begrundelsen samt om, at han råder over en frist på 45 dage til at indgive en bekræftende begæring for at få institutionen til at tage afslaget op til fornyet behandling; i modsat fald formodes han at have frafaldet sin oprindelige begæring.

4. Hvis der fremsættes en sådan bekræftende begæring, og hvis Præsidiet beslutter at afslå at udlevere dokumentet, meddeles denne afgørelse, som skal træffes inden for 45 dage efter begæringens fremsættelse, snarest muligt skriftligt til den borger, der har fremsat begæringen. Afgørelsen skal være behørigt begrundet og angive de eksisterende klagemuligheder, dvs. muligheden for at indbringe en klage for en retsinstans eller ombudsmanden i henhold til artikel 173 og artikel 138 E i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Artikel 4

1. Enhver anmodning om aktindsigt i et dokument fra Europa-Parlamentet behandles af de berørte organer eller tjenestegrene, som stiller forslag om, hvorledes begæringen skal følges op.

2. Europa-Parlamentets generalsekretær svarer på institutionens vegne på begæringer om aktindsigt i Parlamentets dokumenter. Europa-Parlamentets Præsidium træffer på forslag af generalsekretæren afgørelse om anmodninger om fornyet behandling. Det kan bemyndige generalsekretæren til at undertegne.

Artikel 5

1. Der kan ikke gives aktindsigt i et dokument fra Europa-Parlamentet, hvis dets offentliggørelse kunne skade:

- beskyttelsen af almenvellet, især den offentlige sikkerhed, Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser, retsprocedurer og institutionens undersøgelsesvirksomhed,

- beskyttelsen af kommerciel og industriel hemmelighed,

- beskyttelsen af den enkelte og af privatlivets fred,

- beskyttelsen af fortrolighed, hvis der er anmodet herom fra den fysiske eller juridiske person, som har givet en oplysning, der er indeholdt i dokumentet, eller hvis dette kræves i henhold til lovgivningen i den medlemsstat, der har givet en sådan oplysning.

2. Der kan nægtes aktindsigt i et dokument fra Europa-Parlamentet for at beskytte den fortrolige karakter af forhandlingerne i de politiske grupper, i institutionens organer, når de holder møde for lukkede døre, samt i Generalsekretariatets forskellige tjenestegrene.

Artikel 6

Denne afgørelse finder anvendelse under overholdelse af og uden at det berører bestemmelserne i institutionens forretningsorden.

Artikel 7

Denne afgørelse tages op til revision to år efter ikrafttrædelsen. Med henblik herpå aflægger generalsekretæren beretning om, hvorledes afgørelsen har fungeret i 1997 og 1998.

Artikel 8

Denne afgørelse træder i kraft den 1. oktober 1997.

Udfærdiget i Bruxelles, den 10. juli 1997.

På Europa-Parlamentets vegne

José María GIL-ROBLES

Formand