DA Den Europæiske Unions Tidende C 289/12

Regler for historiske arkiver

Vedtaget af Bankens direktion den 7. oktober 2005

(2005/C 289/07)

DEN EUROPÆISKE INVESTERINGSBANK HAR —

ud fra følgende betragtninger:

Den Europæiske Investeringsbank

er en finansieringsinstitution, der ejes af Den Europæiske Unions medlemsstater,

har ifølge artikel 267 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab til opgave ved anvendelse dels af midler lånt på kapitalmarkedet, dels af egne midler, i Fællesskabets interesse at bidrage til en afbalanceret og gnidningsløs udvikling af det fælles marked. I dette øjemed letter den, ved ydelse af lån og garantier og uden sigte på fortjeneste, finansieringen af projekter inden for alle erhvervssektorer

er fast besluttet på at føre en aktiv informationspolitik og vil fortsat styrke sine bestræbelser for at tilbyde offentligheden generelle oplysninger om sin aktivitet, politik og praksis

anerkender, at dokumenter ifølge de krav om en sund administration, der gælder for Fællesskabets institutioner og organer, herunder Banken, i videst mulig udstrækning bør være offentligt tilgængelige, og at nægtelse af adgang til dokumenter bør begrundes under henvisning til forudfastlagte regler;

i 1997 og igen i 2002 offentliggjorde Banken regler for offentlig adgang til sine dokumenter, der i øjeblikket er under fornyet overvejelse —

VEDTAGET FØLGENDE REGLER for historiske arkiver:

Artikel 1

Anvendelsesområde

Banken vil gøre sine historiske arkiver offentligt tilgængelige på de i denne politik anførte betingelser efter et tidsrum af 30 år fra datoen for dokumentets udfærdigelse.

Ved anvendelsen af disse regler forstås ved »arkiver« dokumenter af enhver art, uanset deres form eller fremtræden, som er udarbejdet i eller modtaget af Banken eller af dens ansatte i embeds medfør, og som vedrører Bankens aktivitet.

Bankens historiske arkiver er den del af dens arkiver, som er blevet bestemt til varig opbevaring i Den Europæiske Unions historiske arkiver i Firenze.

Artikel 2

Procedure

Dokumenter, der er 30 år gamle og opbevares i Bankens arkiv, vil først blive sorteret for at udskille dem, der skal opbevares, fra dem, der ikke har administrativ eller historisk interesse.

Arkivalier i de historiske arkiver anses for »EIB-fortrolige« med begrænset tilgængelighed, indtil de er blevet nedklassificeret.

Dokumenter vedrørende tredjemand vil fortsat blive anset for omfattet af de undtagelser, der er hjemlet i Bankens regler for offentlig adgang til dokumenter. I så fald kan undtagelserne stadig finde anvendelse på hele eller en del af et dokument efter 30-års-perioden, såfremt de relevante betingelser for deres anvendelse er opfyldt.

Inden der træffes beslutning om at give offentligheden adgang til de i foregående afsnit omhandlede dokumenter udbeder Banken sig den pågældende tredjemands samtykke. I tilfælde af manglende svar eller mulighed for at opnå svar afgør Banken, om der skal gives adgang til det pågældende dokument.

Dokumenter, som ikke blev nedklassificeret ved første gennemgang, skal gennemgås på ny med regelmæssige mellemrum og mindst hvert femte år.

Artikel 3

Adgang for offentligheden

Banken vil hvert år offentliggøre oplysninger om sin aktivitet i forbindelse med de historiske arkiver.

Offentlig adgang til Bankens historiske arkiver gives via Den Europæiske Unions historiske arkiver i Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze i Italien (http://www.iue.it/ECArchives/).