Beretning

om regnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Alicante) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31 december 1999, med kontorets svar

(2000/C 373/11)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i henhold til artikel 137, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94(1).

2. Retten har revideret Harmoniseringskontorets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Kontorets præsident er i henhold til artikel 119, stk. 2, litra c) i Rådets forordning nr. 40/94(2) ansvarlig for budgettets gennemførelse. Præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet(3) i overensstemmelse med kontorets finansielle bestemmelser, jf. artikel 138 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I KONTORET FOR HARMONISERING I DET INDRE MARKED (ALICANTE) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

De finansielle bestemmelser

5. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(4), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer kontoret til at ændre dets egne finansielle bestemmelser tilsvarende.

Analytisk regnskab

6. Retten gjorde i 1998-årsberetningen opmærksom på, at kontoret ikke havde indført et analytisk regnskabssystem. Kontoret er nu i gang med at udarbejde et sådant system, som imidlertid endnu ikke er kørt ind på edb og derfor heller ikke operationelt.

Balancen

Mængde- og værdifortegnelsen

7. Ved årets udgang er bevægelserne på regnskabet og på mængde- og værdifortegnelsen blevet afstemt. I årets løb er den generelle fortegnelse og edb-fortegnelsen blevet gjort til to særskilte ansvarsområder. I forbindelse med adskillelsen af disse funktioner blev en del inventar efter sammenligning af de to fortegnelser overført fra den generelle fortegnelse til edb-fortegnelsen. I løbet af året er der indført et nyt system til føring af den generelle fortegnelse.

8. Ved disse ændringer i forvaltningen af fortegnelserne er der opstået differencer mellem regnskabstotalerne og mængde- og værdifortegnelsen. Da revisionsbesøget fandt sted, kunne der ikke sættes præcise tal på differencerne, men de var ikke af en sådan størrelsesorden, at regnskaberne ikke kan betragtes som rigtige.

9. Regnskabet og værdi- og mængdefortegnelsen bør afstemmes med jævne mellemrum, så man får sikkerhed for, at registreringerne stemmer overens.

Immaterielle anlægsaktiver

10. De immaterielle anlægsaktiver er ikke opført i mængde- og værdifortegnelsen. Ifølge kontoret er disse aktiver diverse softwarepakker dækket af licens. Kontoret bør føre fortegnelsen over immaterielle anlægsaktiver ajaur og kontrollere, om de stadig har nogen værdi, og om de skal opføres på mængde- og værdifortegnelsen.

Personale

11. Som det ses i tabellen nedenfor, er antallet af ansatte steget støt og i betydeligt omfang (jf. også punkt 15), selv om der er tale om en lavere stigning end stigningen i de repræsentative indikatorer for kontorets virksomhed(5). Kontoret bør imidlertid følge udviklingen meget nøje og fortsætte bestræbelserne på at forbedre produktiviteten.

>TABELPOSITION>

12. Kontoret har i løbet af året ansat 196 medarbejdere. En del af disse var medarbejdere, der fik ændret deres ansættelsesforhold: 60 fra vikar til hjælpeansat og 53 fra hjælpeansat til midlertidigt ansat. Kun 17 personer blev ansat efter offentliggørelse af et stillingsopslag.

13. Stillingen som personalechef er aldrig blevet besat. Med en medarbejderstab på 523 personer (ultimo 1999) ville det være hensigtsmæssigt at få denne stilling besat så hurtigt som muligt.

Kontorets bygning

14. Ifølge kontrakten skulle byggeriet have været færdigt i juni 1999. Den officielle indvielse fandt sted på den fastsatte dato, men flytningen til den nye bygning fandt først sted i juni 2000.

15. Den nye bygning til en samlet pris af 23,6 millioner euro har kapacitet til 400 personer, hvilket allerede er for lidt. På grund af den meget tilfredsstillende stigning i antallet af ansøgninger om registrering af varemærker forventer kontoret, at der ultimo 2001 vil være behov for kontorfaciliteter til 800 personer. Derfor vil halvdelen af personalet blive fordelt på tre eller fire andre bygninger til en samlet månedlig husleje på over 90000 euro.

Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter

16. Alle sager på over 46000 euro skal forelægges for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter. I løbet af året var der 73 sager, der oversteg denne grænse. 26 af dem på i alt 12,3 millioner euro var kontrakter indgået ved underhåndsaftale, otte på i alt 1,6 millioner euro var kontrakter indgået efter begrænset udbud, syv på i alt 1,4 millioner euro var kontrakter indgået ved forhandlinger og 32 på i alt 32,2 millioner euro var kontrakter indgået efter offentligt udbud. Kontoret bør følge reglerne for indgåelse af aftaler nøjere, så der sikres så stor konkurrence som muligt.

Skriftlige procedurer

17. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter afgav i løbet af 1999 i en række tilfælde udtalelse om nogle større projekter ved skriftlig procedure. Udvalget har således ikke kunnet opfylde sin funktion, som er at behandle de forskellige projekter, fuldt ud. Hvad angår kontrakten om vedligeholdelse af de tekniske installationer i den nye bygning, offentliggjorde kontoret således i slutningen af marts 1999 en opfordring til interessetilkendegivelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende, og de afgivne bud blev åbnet den 6. maj 1999. Den 8. oktober 1999 bad formanden for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter medlemmerne om inden den 14. oktober 1999 at afgive skriftlig udtalelse om en omfattende rapport vedrørende en kontrakt på 1,6 millioner euro. Denne sag var imidlertid ikke så presserende, at det var berettiget at benytte den skriftlige procedure.

Køb af printere

18. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter afgav i slutningen af året positiv udtalelse om indkøb af printere hos et enkelt firma til et beløb af i alt 190000 euro. Begrundelsen var, at der var tale om "en kontrakt, der teknisk set ikke kunne adskilles fra hovedkontrakten". Imidlertid kunne indkøbet af standardprintere godt have været adskilt fra hovedkontrakten.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 27. september 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 33.

(2) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 30.

(3) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 er regnskabet over samtlige kontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 28. marts 2000, sendt til kontorets bestyrelse, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 31. marts 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(4) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

(5) Jf. årsberetningen for regnskabsåret 1998, EFT C 372 af 28.11.1999, s. 62, punkt 12.

Tabel 1

Balance for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Kontorets svar

5. En ændring af Harmoniseringskontorets finansielle bestemmelser, der medtager den seneste tilpasning af bestemmelserne, indeholdt i finansforordningen for De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, vil blive forelagt Harmoniseringskontorets budgetudvalg på det kommende møde.

6. Harmoniseringskontoret bekræfter indførelsen af det analytiske regnskabssystem, og de første resultater heraf ventes i løbet af andet halvår 2000.

8. Den af Retten opdagede fejl er en regnskabsmæssig fejl, idet der ikke mangler noget inventar. En del inventar, især et antal GSM mobiltelefoner og invertere, var ikke blevet opført på logistiktjenestens liste over inventar. Harmoniseringskontoret har allerede tilpasset sin metode til afstemning af lister over inventar og bogføringsmæssigt lagerregnskab

9. Harmoniseringskontoret har truffet foranstaltninger, for at den periodiske afstemning mellem lister over inventar og bogføringsmæssigt lagerregnskab fremover dækker samtlige transaktioner og ikke blot de enkelte nye registreringer i mængde- og værdifortegnelsen.

10. Harmoniseringskontoret overvejer nu, hvilke forbedringer der skal foretages i værdifortegnelsesmetoden for immaterielle anlægsaktiver.

11. I 1999 steg antallet af varemærkeansøgninger med mere end 35 % i forhold til 1998. Harmoniseringskontoret er således nødt til at tilpasse sit personaleantal til denne udvikling. Harmoniseringskontoret vil gøre en indsats for at:

- begrænse stigningen af personale direkte impliceret i den aktive produktion (ca. 80 % af det samlede personale)

- samt forøge produktiviteten (på ca. 13 % i 1999)

12. For så vidt angår stillingsopslag offentliggjort af Harmoniseringskontoret i 1999, bør følgende nævnes:

- 24 stillingsopslag blev offentliggjort i forbindelse med udvælgelsesproceduren for ansættelse af midlertidigt ansatte (hovedsageligt via annoncer i aviser eller forskellige udgivelser)

- 98 stillingsopslag blev offentliggjort som følge af Harmoniseringskontorets organisering af udvælgelsesprøver (fire i 1999)

- 14 stillingsopslag blev offentliggjort i forskellige af fællesskabets institutioner i medfør af forordningens artikel 29, stk. 1.c (overførelse).

Endelig har Harmoniseringskontoret truffet foranstaltninger med henblik på fremover at offentliggøre stillingsopslag på sin hjemmeside på Internettet.

13. En chef for afdelingen for personale og sociale anliggender er blevet ansat.

14. På tidspunktet for den den spanske stats officielle indvielse af det endelige sæde i 1999 (dato fastsat i byggekontrakten mellem bygherren og konstruktøren), manglede der en del anlægsarbejder at færdiggøre. Harmoniseringskontoret fik først adgang til bygningen i år 2000 og er først reelt flyttet ind pr. 1. juli 2000.

15. Budgetudvalget har i september 2000 undersøgt udkastet til udbud vedrørende fase II, der vil udvide kapaciteten til 800 personer. Byggeriet vil kunne påbegyndes i begyndelsen af 2002, efter at de tilsvarende udbud er blevet gennemført.

16. Siden det blev oprettet, har Harmoniseringskontoret i forbindelse med indgåelse af en lang række aftaler været tvunget til at anvende underhåndsaftaler, fordi de tilsvarende udbud ikke har givet resultat.

Dels tilbyder regionen, hvor Harmoniseringskontoret har sit sæde, en økonomisk struktur med virksomheder, der sjældent viser tilbøjelighed til at imødekomme Harmoniseringskontorets behov, dels har de virksomheder, der ikke har aktiviteter i området, vist begrænset interesse i at investere dér udelukkende med henblik på at imødekomme Harmoniseringskontorets behov.

17. I 1999 blev tre ud af de fem udtalelser afgivet ved skriftlig procedure af Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter(7,6 % af de samlede sager behandlet af dette organ) begrundet med fuldførelsen af hovedsædet som værende særligt påtrængende.

18. Kontrakten om vedligeholdelse af de tekniske installationer vedrører udstyret i den nye bygning (Fase I). For at kunne tage bygningen og installationerne i brug var det nødvendigt først at sørge for energiforsyninger. Til dette formål var det påkrævet af Harmoniseringskontoret at have indgået en kontrakt om vedligeholdelse. Dette er årsagen til, at Harmoniseringskontoret var nødt til at behandle denne sag som hastesag, fordi hver dags forsinkelse ville have indflydelse på lejeudgifterne til bygningerne, hvor det har til huse.

19. Indkøbet af "standardprintere" udgør ikke i sig selv en kontrakt, der teknisk set er underlagt en anden kontrakt. Harmoniseringskontoret har ikke desto mindre ment, at denne kontrakt burde anses som modstykke til den af Kommissionen indgåede kontrakt, således at der kunne drages nytte af de fordelagtige betingelser, denne institution havde opnået af sin leverandør, vel vidende, at de tekniske specifikationer på det udstyr, Harmoniseringskontoret søgte, var identiske med de tekniske specifikationer på Kommissionens udstyr. Dette er i overensstemmelse med den praksis vedr. kontrakter om indkøb af edb-udstyr, Harmoniseringskontoret har fulgt siden dets oprettelse i Alicante. Harmoniseringskontoret har i øvrigt allerede anmodet Kommissionen om tage hensyn til dets behov i forbindelse med det nye udbud, som denne institution har planlagt at gennemføre i løbet af 2000.