KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 30. november 2009

om vedtagelse af tekniske gennemførelsesforanstaltninger med henblik på at indlæse oplysninger og forbinde ansøgningsdossierer, at få adgang til oplysningerne, at ændre og slette oplysninger og slette oplysninger før tiden og at føre og give adgang til registrene over behandling af oplysninger i visuminformationssystemet

(meddelt under nummer K(2009) 9402)

(Kun den bulgarske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2009/876/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (1), særlig artikel 45, stk. 2, litra a)-d), og

ud fra følgende betragtninger:

Med Rådets beslutning 2004/512/EF af 8. juni 2004 om indførelse af visuminformationssystemet (VIS) (2) blev VIS indført som et system til udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne, og Kommissionen fik mandat til at udvikle systemet.

I forordning (EF) nr. 767/2008 fastsættes formålet med, funktionerne i og ansvaret for visuminformationssystemet samt betingelser og procedurer for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne for at lette behandlingen af visumansøgninger og afgørelserne i forbindelse hermed.

I artikel 45, stk. 2, i forordning (EF) nr. 767/2008 fastsættes det, at de foranstaltninger, som er nødvendige for den tekniske gennemførelse af det centrale VIS, de nationale grænseflader og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, vedtages efter proceduren i artikel 49, stk. 2.

I Kommissionens beslutning 2009/377/EF (3) fastsættes gennemførelsesbestemmelser for den konsultationsmekanisme og de andre procedurer, der er omhandlet i artikel 16 i forordning (EF) nr. 767/2008. I Kommissionens beslutning 2009/756/EF (4) fastsættes specifikationer for opløsningen for og brugen af fingeraftryk til biometrisk identifikation og verifikation i VIS.

I medfør af artikel 45, stk. 2, i forordning (EF) nr. 767/2008 skal de foranstaltninger, som er nødvendige for den tekniske gennemførelse af VIS i tilknytning til procedurerne for at indlæse oplysninger og forbinde ansøgningsdossierer, at få adgang til oplysningerne, at ændre og slette oplysninger og slette oplysninger før tiden og at føre og give adgang til registrene over behandling af oplysninger, vedtages.

Begrebet teknisk ejerskab skal vedtages for at sikre, at det kun er de visummyndigheder i medlemsstaterne, som er ansvarlige for indlæsningen af oplysninger i VIS, der kan vedligeholde dem i VIS.

I medfør af artikel 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltog Danmark ikke i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 767/2008, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark. Da forordning (EF) nr. 767/2008 imidlertid udbygger Schengenreglerne efter bestemmelserne i tredje del, afsnit IV, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, har Danmark i henhold til protokollens artikel 5 ved brev af 13. oktober 2008 givet meddelelse om, at landet har gennemført disse regler i national lovgivning. Danmark er derfor i henhold til folkeretten forpligtet til at gennemføre denne beslutning.

I medfør af Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (5) har Det Forenede Kongerige ikke deltaget i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 767/2008, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Det Forenede Kongerige, da den udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne. Denne beslutning er derfor ikke rettet til Det Forenede Kongerige.

I medfør af Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (6) har Irland ikke deltaget i vedtagelsen af forordning (EF) nr. 767/2008, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland, da den udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne. Denne beslutning er derfor ikke rettet til Irland.

For så vidt angår Island og Norge udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (7) , henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i Rådets afgørelse 1999/437/EF af 17. maj 1999 om visse gennemførelsesbestemmelser til den aftale, som Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og den videre udvikling af Schengenreglerne (8) .

For så vidt angår Schweiz udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne, henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF, sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/146/EF (9) om indgåelse af aftalen på Det Europæiske Fællesskabs vegne.

For så vidt angår Liechtenstein udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab, Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om dette lands associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne, henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/261/EF (10) om undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i protokollen.

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

Artikel 1

De foranstaltninger, som er nødvendige for den tekniske gennemførelse af VIS i tilknytning til procedurerne for at indlæse oplysninger om visumansøgere og forbinde ansøgningsdossierer, jf. VIS-forordningens artikel 8, at få adgang til oplysningerne, jf. VIS-forordningens artikel 15 og artikel 17-22, at ændre og slette oplysninger og slette oplysninger før tiden, jf. VIS-forordningens artikel 23-25, og at føre og give adgang til registrene over behandlingen af oplysninger, jf. VIS-forordningens artikel 34, fastsættes i bilaget.

Artikel 2

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland og Kongeriget Sverige.

(1) EUT L 218 af 13.8.2008, s. 60.

(2) EUT L 213 af 15.6.2004, s. 5.

(3) EUT L 117 af 12.5.2009, s. 3.

(4) EUT L 270 af 15.10.2009, s. 14.

(5) EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

(6) EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(7) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

(8) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

(9) EUT L 53 af 27.2.2008, s. 1.

(10) EUT L 83 af 26.3.2008, s. 3.

(11) EUT L 381 af 28.12.2006, s. 4.

BILAG

1. BEGREBET TEKNISK EJERSKAB

Der skal gælde et teknisk ejerskabsbegreb for forholdet mellem den medlemsstat, der er ansvarlig for indlæsningen af oplysninger i VIS, og disse oplysninger.

Ejerskabet gennemføres ved at knytte den ansvarlige medlemsstats identifikation til de oplysninger, der er indlæst i visumansøgningsdossieret.

Ejerskabet til en visumansøgning og tilknyttede afgørelser, som visummyndighederne har truffet, registreres i VIS ved oprettelsen af ansøgningsdossieret eller indlæsningen af de tilknyttede afgørelser i VIS og kan efterfølgende ikke ændres.

2. INDLÆSNING AF OPLYSNINGER OG FORBINDELSE AF ANSØGNINGSDOSSIERER

2.1. Indlæsning af oplysninger ved indgivelsen af en ansøgning

Hvis en ansøgning indgives til en medlemsstats myndigheder, som repræsenterer en anden medlemsstat, skal indlæsningen af oplysninger i VIS og den efterfølgende kommunikation vedrørende ansøgningsdossieret omfatte den repræsenterede medlemsstats identifikation, som lagres som attributten »repræsenteret bruger«, og som tages fra samme kodetabel som den medlemsstat, der indlæser oplysningerne i VIS.

Alle ansøgningsdossierer, der er forbundet, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 4, skal have ejerskab i samme medlemsstat.

Når en medlemsstat kopierer fingeraftryk fra et ansøgningsdossier, der er registreret i VIS, har den ejerskabet til det nye ansøgningsdossier, som fingeraftrykkene kopieres ind i.

2.2. Indlæsning af oplysninger efter indgivelse af ansøgningen

I de tilfælde, hvor en medlemsstat, der repræsenterer en anden medlemsstat, træffer afgørelse om at udstede et visum, om at afbryde behandlingen af ansøgningen, om at give afslag på ansøgningen, om at annullere eller inddrage et visum eller afkorte dets gyldighedsperiode eller om at forlænge et visum, jf. VIS-forordningens artikel 10-14, skal meddelelsen med henblik på indlæsning af oplysninger i VIS omfatte den repræsenterede medlemsstats identifikation, som tages fra den samme kodetabel som den medlemsstat, der indlæser oplysningerne i VIS.

Afgørelser om at udstede et visum, om at forlænge et visum med en ny visummærket og om at afkorte et visums gyldighedsperiode med en ny visummærkat skal indlæses i VIS sammen med oplysningerne på visummærkaten og med samme ejerskab.

Det nummer på visummærkaten, der indlæses i VIS, jf. VIS-forordningens artikel 10, stk. 1, litra e), skal i henhold til bestemmelserne i Rådets forordning (EF) nr. 856/2008 (1) være en kombination af et nichifret nationalt nummer på visummærkaten og de tre bogstaver for landekoden for den udstedende medlemsstat (2) og indeholde eventuelle forudgående nuller op til de ni chifre i det nationale nummer på visummærkaten.

2.3. forbindelse af ansøgningsdossierer

2.3.1. Forbindelse af ansøgningsdossierer, hvis der er registreret en tidligere ansøgning

Kun den medlemsstat, der har ejerskabet til et ansøgningsdossier, har lov til at forbinde det til et eller flere andre ansøgningsdossierer vedrørende samme ansøger eller at fjerne en forbindelse med henblik på at foretage en rettelse, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 3.

En ansøgers fingeraftryk må kun kopieres fra den pågældendes forbundne dossierer inden for en tidsramme på 59 måneder. Hvis fingeraftryksoplysninger i en ansøgning kopieres fra et tidligere ansøgningsdossier, der er nyere end 59 måneder, fjernes forbindelsen mellem ansøgningsdossiererne ikke.

2.3.2. Forbindelse af ansøgningsdossierer for personer, der rejser sammen

For at forbinde ansøgningsdossierer for personer, der rejser sammen, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 4, overføres ansøgningsnumrene til VIS sammen med den relevante type gruppeværdi, som enten skal være familie eller rejsende. Det er kun den medlemsstat, der har ejerskabet til ansøgningsdossieret/-dossiererne for de enkelte ansøgere inden for gruppen, der kan oprette en gruppe eller fjerne forbindelsen mellem de enkelte gruppemedlemmer med henblik på at foretage en rettelse.

2.4. Procedurer, hvis der af retlige grunde ikke kræves særlige oplysninger, eller de rent faktisk ikke kan fremskaffes

I henhold til VIS-forordningens artikel 8, stk. 5, udfyldes de særlige tekstfelter manuelt med udtrykket »ikke relevant« eller, når det muligt, ved at vælge en værdi fra kodetabellen. Hvis datafeltet består af mere end ét element, udfyldes de alle på samme måde.

Hvis der ikke kræves fingeraftryk, eller de ikke kan fremskaffes, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 5, skal to boleanske felter udfyldes i VIS:

— »fingerprintsNotRequired«

— »fingerprintsNotApplicable«.

Disse felter skal udfyldes i henhold til tabellen nedenfor med angivelse af tre mulige situationer:

— det kræves, at der fremskaffes fingeraftryk

— det kræves af retlige grunde ikke, at der fremskaffes fingeraftryk

— fingeraftrykkene kan rent faktisk ikke fremskaffes.

Felt i VIS Det kræves, at der fremskaffes fingeraftryk Det kræves af retlige grunde ikke, at der fremskaffes fingeraftryk Fingeraftrykkene kan rent faktisk ikke fremskaffes »fingerprintsNotRequired« FALSE TRUE FALSE »fingerprintsNotApplicable« FALSE TRUE TRUE

Derudover skal det relevante frie tekstfelt »ReasonForFingerprintNotApplicable« indeholde den faktiske årsag hertil.

Når en medlemsstat i henhold til VIS-forordningens artikel 48, stk. 3, kun overfører de oplysninger, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, litra a) og b), anføres de manglende oplysninger, der er omhandlet i artikel 5, litra c), ved indsættelse af bemærkningen »ikke relevant« samt en henvisning til VIS-forordningens artikel 48, stk. 3, i det frie tekstfelt, der viser, at oplysningerne af retlige grunde ikke er påkrævet. De relevante felter sættes som »FingerprintsNotRequired« TRUE og »FingerprintsNotApplicable« TRUE.

3. ADGANG TIL OPLYSNINGER

En asylansøgnings dato anvendes i forbindelse med søgning og hentning af oplysninger af de årsager, der er omhandlet i VIS-forordningens artikel 21, stk. 2. Hentning af ansøgningsdossierer, der er forbundet i overensstemmelse med VIS-forordningens artikel 8, stk. 4, er desuden kun muligt for familietypegrupper (ægtefælle og/eller børn), jf. afsnit 2.3.2.

4. ÆNDRING, SLETNING OG SLETNING FØR TIDEN AF OPLYSNINGER, JF. VIS-FORORDNINGENS ARTIKEL 24

Følgende oplysninger i VIS kan ikke ændres:

— ansøgningens nummer

— visummærkatens nummer

— type afgørelse

— den repræsenterede medlemsstat (hvis det er relevant)

— den medlemsstat, der er ansvarlig for indlæsningen af oplysningerne i VIS.

Hvis ovennævnte oplysninger skal rettes, slettes ansøgningsdossieret eller de oplysninger, der vedrører afgørelser, som er truffet af visummyndighederne, og der oprettes et nyt dossier. Kun den medlemsstat, der har ejerskabet til oplysningerne i ansøgningsdossieret, kan slette dem.

5. REGISTERFØRELSE OG ADGANG TIL REGISTRE OVER BEHANDLINGEN AF OPLYSNINGER

5.1. Registerførelse over behandlingen af oplysninger

Hver enkelt behandling af oplysninger i VIS registreres som en post i loggen med feltet »TypeOfAction«, inklusive formålet med adgangen, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 1.

Hver post i loggen registreres med tidsstemplet for modtagelsestidspunktet. Tidsstemplet anvendes senere til at identificere den post i loggen, der skal slettes.

I forbindelse med alle behandlinger af oplysninger skal den myndighed, der indlæser eller henter oplysninger, registreres i posten i loggen. Brugeren og det centrale VIS opføres i posten i loggen som enten afsender eller modtager.

Ingen andre operationelle oplysninger end den myndighed, der indlæser eller henter oplysninger, og visumansøgningens nummer medtages i posten i loggen. Den type oplysninger, der overføres eller anvendes til søgningen, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk.1, lagres.

Når der i VIS findes registre, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 2, hvor feltet »TypeOfAction« enten er sat til »Delete Application« (slet ansøgning) eller »Automatic Deletion« (automatisk sletning), beregner VIS, hvornår der er gået ét år, siden den lagringsperiode, der er omhandlet i VIS-forordningens artikel 23, stk.1, er udløbet, og foretager en sletning. Alle registre over behandlinger af oplysninger, der har samme ansøgningsnummer, slettes samtidigt, hvis de ikke er nødvendige for kontrollen med databeskyttelsen, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 2.

Registre over behandlinger af oplysninger må hverken ændres eller slettes inden ét år efter udløbet af lagringsperioden, jf. VIS-forordningens artikel 23, stk. 1.

5.2. Adgang til registre over behandlingen af oplysninger

Adgang til registre (logs), der føres af forvaltningsmyndigheden, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 1, begrænses til behørigt autoriserede VIS-administratorer og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på registre over adgangen til registrene.

(1) EUT L 235 af 2.9.2008, s. 1.

(2) Undtagen for Tyskland, hvis landekode er »D«.