Kommissionens beslutning

af 18. december 2001

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets beslutning 2000/596/EF for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne og gennemførelsesprocedurerne for finansielle korrektioner i forbindelse med aktioner, der medfinansieres af Den Europæiske Flygtningefond

(meddelt under nummer K(2001) 4372)

(2002/307/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets beslutning 2000/596/EF af 28. september 2000 om oprettelse af en europæisk flygtningefond(1), særlig artikel 24,

efter høring af det udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 21, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af støtten fra Den Europæiske Flygtningefond (i det følgende benævnt "fonden") er det nødvendigt, at medlemsstaterne fastsætter retningslinjer for tilrettelæggelsen af de opgaver, der påhviler den myndighed, der har ansvaret for gennemførelsen af de medfinansierede aktioner.

(2) For at sikre at fællesskabsmidlerne anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, er det nødvendigt, at medlemsstaterne anvender forvaltnings- og kontrolsystemer, der sikrer et tilstrækkeligt revisionsspor, og at de yder Kommissionen den hjælp, der er nødvendig for gennemførelsen af kontrollen, herunder stikprøvekontrol.

(3) For at sikre at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt, bør der fastsættes ensartede kriterier for den kontrol, som medlemsstaterne udfører i henhold til artikel 18 i beslutning 2000/596/EF.

(4) For at sikre en ensartet behandling af anmeldelserne af de udgifter, for hvilke der anmodes om betalinger fra fonden i henhold til artikel 17, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, skal der fastlægges en standardmodel for udgiftsanmeldelser.

(5) For at gøre det muligt at inddrive de uretmæssigt udbetalte beløb i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF skal det fastsættes, at medlemsstaterne giver Kommissionen meddelelse om de afslørede tilfælde af uregelmæssigheder og om, hvordan de administrative eller retlige procedurer forløber.

(6) Ifølge artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF skal medlemsstaterne foretage de finansielle korrektioner, der er nødvendige i forbindelse med den enkelte eller systemiske uregelmæssighed, ved hel eller delvis annullering af Fællesskabets medfinansiering. For at sikre en ensartet anvendelse af denne bestemmelse i hele Fællesskabet bør der fastsættes regler om, hvordan sådanne korrektioner fastsættes, og om indberetning til Kommissionen.

(7) Hvis en medlemsstat ikke opfylder de forpligtelser, der påhviler den i henhold til artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, eller i henhold til artikel 18, kan Kommissionen selv foretage finansielle korrektioner i henhold til artikel 18, stk. 4, i beslutningen. Størrelsen af korrektionerne skal, når det er muligt og praktisk gennemførligt, beregnes på grundlag af de enkelte sager og svare til størrelsen af de udgifter, der fejlagtigt er blevet debiteret fonden, under hensyntagen til proportionalitetsprincippet. Når det ikke er muligt eller praktisk gennemførligt præcist at fastsætte de finansielle konsekvenser af uregelmæssigheden, eller når det ville stride mod proportionalitetsprincippet at annullere alle de pågældende udgifter, skal Kommissionen basere sine korrektioner på en ekstrapolation eller anvende faste korrektionssatser, der baseres på omfanget og de finansielle konsekvenser af den uregelmæssighed, som medlemsstaten ikke har forebygget, afsløret eller korrigeret.

(8) Det er nødvendigt at præcisere visse bestemmelser vedrørende gennemførelsen af de finansielle korrektioner, der er nævnt i artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, og at fastsætte, at disse bestemmelser skal anvendes i de tilfælde, der er nævnt i beslutningens artikel 18, stk. 4, litra b).

(9) Rentesatsen for de morarenter, der skal betales af ethvert uretmæssigt udbetalt beløb, der skal inddrives, og som skal tilbagebetales til Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF, skal fastsættes.

(10) Denne beslutning berører ikke de bestemmelser om tilbagebetaling af statsstøtte, der er fastsat i artikel 14 i Rådets forordning (EF) nr. 659/1999 af 22. marts 1999 om fastlæggelse af regler for anvendelsen af EF-traktatens artikel 93(2).

(11) Denne beslutning berører ikke bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(3) -

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

KAPITEL I

ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER

Artikel 1

Ved denne beslutning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til beslutning 2000/596/EF for så vidt angår systemerne for forvaltning og kontrol af den støtte, der ydes af Den Europæiske Flygtningefond, i det følgende benævnt "fonden", og som forvaltes af medlemsstaterne, og proceduren for gennemførelse af de finansielle korrektioner af støtten.

Artikel 2

I denne beslutning forstås ved:

a) "ansvarlig myndighed": enhver myndighed, der er udpeget af en medlemsstat i henhold til artikel 7 i beslutning 2000/596/EF

b) "formidlende organ": enhver offentlig myndighed eller ikke-statslig organisation, til hvilken den ansvarlige myndighed uddelegerer gennemførelsesansvaret i henhold til artikel 7 i beslutning 2000/596/EF.

KAPITEL II

FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER

Artikel 3

1. I medfør af artikel 18, stk. 1, litra c), i beslutning 2000/596/EF udsteder medlemsstaterne retningslinjer for den ansvarlige myndighed og for de formidlende organer, som gennemførelsesansvaret er uddelegeret til.

Med forbehold af artikel 18, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF omfatter retningslinjerne indretningen af de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er nødvendige for at sikre, at ansøgningerne om fællesskabsstøtte er velbegrundede, korrekte og støtteberettigede, og de henviser til de alment anerkendte standarder for god administrativ praksis, der er beskrevet i bilag I.

2. Når alle eller nogle af den ansvarlige myndigheds opgaver uddelegeres til formidlende organer, skal de retningslinjer, der er nævnt i stk. 1, bl.a. indeholde nærmere bestemmelser om:

a) en klar definition og fordeling af opgaverne, bl.a. hvad angår forvaltning, betaling, kontrol og efterprøvning af overensstemmelsen med

i) de betingelser, der er fastsat i Kommissionens beslutninger om godkendelse af ansøgningerne om medfinansiering, jf. artikel 8 i beslutning 2000/596/EF

ii) reglerne om udgifternes støtteberettigelse, jf. bilag I til Kommissionens beslutning 2001/275/EF(4), og

iii) Fællesskabets politikker og foranstaltninger, bl.a. hvad angår konkurrencereglerne, offentlige indkøb, miljøbeskyttelse og -forbedring, afskaffelse af uligheder og fremme af ligestilling mellem mænd og kvinder

b) indførelse af effektive systemer, som sikrer, at de formidlende organer udøver deres beføjelser på en tilfredsstillende måde, og

c) fremsendelse til den ansvarlige myndighed af oplysninger om den faktiske udførelse af deres opgaver og en beskrivelse af de anvendte midler.

3. I medfør af artikel 18, stk. 1, litra b), i beslutning 2000/596/EF skal medlemsstaterne senest to måneder efter, at denne beslutning er trådt i kraft, som et supplement til oplysningerne i den første ansøgning om medfinansiering sende Kommissionen en beskrivelse af de indførte forvaltnings- og kontrolsystemer og af de planlagte forbedringer, specielt under hensyntagen til de alment anerkendte standarder for god administrativ praksis, der er beskrevet i bilag I.

Beskrivelsen skal omfatte følgende oplysninger om hver enkelt ansvarlig myndighed:

a) de opgaver, den har fået tildelt

b) opgavefordelingen, som inden for den ansvarlige myndighed eller det formidlende organ skal sikre, at forvaltnings-, betalings- og kontrolopgaverne er tilstrækkeligt adskilt til at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning

c) oplysninger om eventuelle andre formidlende organer

d) procedurerne for modtagelse, kontrol og validering af betalingsanmodninger og procedurerne for forelæggelse til betaling, betaling og bogføring af udgifterne

e) bestemmelserne om intern revision eller tilsvarende procedurer.

4. Kommissionen gennemgår i samarbejde med medlemsstaten forvaltnings- og kontrolsystemerne og påpeger eventuelle hindringer for en gennemsigtig kontrol af, hvordan fonden fungerer, samt for udførelsen af de opgaver, der påhviler Kommissionen i henhold til traktatens artikel 274.

Artikel 4

1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.

2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der gør det muligt at:

a) afstemme de sammenfattede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag, der findes på de forskellige administrative niveauer og hos støttemodtagerne, herunder de organer eller virksomheder, der gennemfører projekterne, og

b) efterprøve tildelingen og overførslerne af de disponible fællesskabsmidler og nationale midler.

Bilag II indeholder en vejledende beskrivelse af informationskravene til et tilstrækkeligt revisionsspor.

3. Den ansvarlige myndighed indfører procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger, der er foretaget som led i det pågældende nationale gennemførelsesprogram, befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed for inspektion efter anmodning fra:

a) personalet ved den myndighed, der skal behandle betalingsanmodningerne

b) de nationale revisionsmyndigheder, der foretager den kontrol, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, i denne beslutning

c) den afdeling i eller det organ under den ansvarlige myndighed, der skal godkende anmodninger om mellemliggende og endelige betalinger, jf. artikel 17 i beslutning 2000/596/EF, og

d) Europa-Kommissionens og Den Europæiske Revisionsrets tjenestemænd og befuldmægtigede.

De tjenestemænd eller ansatte, der har ansvaret for kontrollen, eller de personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen, kan anmode om at få udleveret kopier af dokumenter, der er omhandlet i dette stykke.

4. De ansvarlige myndigheder opbevarer til brug for Kommissionen i en periode på fem år efter Kommissionens betaling af restbeløbet vedrørende en intervention alle udgifts- og kontrolbilag vedrørende interventionen, enten i form af de originale dokumenter eller i versioner, der er attesteret som værende i overensstemmelse med originalerne, på almindeligt anerkendte datamedier. Denne frist afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.

Artikel 5

1. Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af projekterne på grundlag af en passende stikprøve, specielt med henblik på:

a) at efterprøve, om de indførte forvaltnings- og kontrolsystemer er effektive

b) selektivt på grundlag af risikoanalyse at efterprøve de udgiftsanmeldelser, der udarbejdes på de forskellige niveauer.

2. Kontrollen skal omfatte mindst 20 % af de samlede støtteberettigede udgifter for hvert nationalt gennemførelsesprogram og et repræsentativt udsnit af de godkendte projekter under hensyntagen til kravene i stk. 3. Medlemsstaterne sikrer, at der er en passende adskillelse af denne kontrol og gennemførelses- eller betalingsprocedurerne vedrørende aktionerne.

3. De udvalgte projekter skal identificeres, stikprøvemetoden skal beskrives, og der skal udarbejdes en rapport om resultaterne af alle inspektionerne og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til de konstaterede fejl og uregelmæssigheder.

4. Stikprøven af de kontrollerede projekter skal:

a) omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter

b) tage hensyn til de risikofaktorer, der er afsløret ved national kontrol eller fællesskabskontrol

c) afspejle koncentrationen af projekter hos bestemte støttemodtagere, således at de vigtigste støttemodtagere kontrolleres mindst én gang før afslutningen af hvert nationalt gennemførelsesprogram.

Artikel 6

Ved kontrollen efterprøver medlemsstaterne følgende:

a) om forvaltnings- og kontrolsystemerne fungerer effektivt

b) for et passende antal regnskaber, om disse regnskaber stemmer overens med de bilag, der findes hos de formidlende organer, som den ansvarlige myndighed har uddelegeret visse dele af gennemførelsesansvaret til, hos støttemodtagerne og i givet fald hos andre organer eller virksomheder, der gennemfører projekter

c) tilstedeværelsen af et tilstrækkeligt revisionsspor

d) om arten af og datoen for udgifterne svarer til fællesskabskravene, de krav, der blev fastsat under den nationale udvælgelsesprocedure, bestemmelserne i kontrakten eller beslutningen om tildeling af støtte samt de faktisk gennemførte aktioner

e) om projektets faktiske eller påtænkte formål er i overensstemmelse med de formål, der er beskrevet i det nationale gennemførelsesprogram, jf. artikel 8 i beslutning 2000/596/EF

f) om Fællesskabets finansielle tilskud ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 13 i beslutning 2000/596/EF og i andre gældende fællesskabsbestemmelser, og udbetales til støttemodtagerne uden nedsættelser eller forsinkelser

g) om den fornødne nationale medfinansiering rent faktisk er blevet stillet til rådighed, og

h) om de medfinansierede projekter er blevet gennemført i overensstemmelse med artikel 4 og artikel 9, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF.

Artikel 7

Kontrollen skal fastslå, om eventuelle problemer er systemiske, og der dermed er risiko for, at de også berører andre aktioner, som gennemføres af den samme støttemodtager eller administreres af den samme forvaltningsmyndighed. Den skal også fastslå, hvad der er årsagerne til sådanne situationer, om der er behov for yderligere undersøgelser, og hvilke forebyggende eller korrigerende foranstaltninger der skal træffes.

Artikel 8

Medlemsstaterne underretter hvert år i den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, Kommissionen om, hvordan de har anvendt artikel 5, 6 og 7 i denne beslutning i det foregående år, og supplerer eller opdaterer om nødvendigt den beskrivelse, der er nævnt i artikel 4, stk. 2.

Artikel 9

Når der er tale om interventioner, som mere end en medlemsstat deltager i, eller som omfatter støttemodtagere i mere end en medlemsstat, bliver de pågældende medlemsstater og Kommissionen enige om, hvilken administrativ bistand der er nødvendig for at sikre en fyldestgørende kontrol.

KAPITEL III

UDGIFTSANMELDELSER

Artikel 10

1. Attester vedrørende udgiftsanmeldelser udarbejdes efter modellen i bilag IV af en person eller en afdeling i betalingsmyndigheden, der fungerer uafhængigt af alle betalingsanvisende tjenestegrene.

2. For alle de udgifter, som den anmelder til Kommissionen, sikrer den ansvarlige myndighed, at de nationale gennemførelsesprogrammer forvaltes i overensstemmelse med alle de relevante fællesskabsforskrifter, og at midlerne anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Denne anmeldelse skal attestere, at medfinansieringsansøgningen kun omfatter udgifter:

a) som rent faktisk er afholdt af støttemodtagerne som defineret i artikel 2, litra d), i beslutning 2001/275/EF i støtteperioden for programmet som fastlagt i beslutningerne om godkendelse af medfinansieringsansøgningerne, og

b) der vedrører projekter, der er blevet udvalgt til medfinansiering under det pågældende nationale gennemførelsesprogram i overensstemmelse med de fastlagte udvælgelseskriterier og -procedurer, og som har overholdt fællesskabsreglerne i hele den periode, hvor de er afholdt.

3. Ved afslutningen af programmet skal medlemsstaten inden seks måneder indsende en endelig anmeldelse, jf. bilag IV. Hvis anmeldelsen ikke fremsendes til Kommissionen inden fristens udløb, afslutter Kommissionen automatisk programmet og frigør de bevillinger, der var afsat til det.

4. Inden anmodningen indsendes til Kommissionen, efterprøver den ansvarlige myndighed, at den udførte kontrol er tilstrækkelig. Der gives en detaljeret beskrivelse af det udførte arbejde i den endelige rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF. Kontrollen vedrører såvel projekternes fysiske aspekter og effektivitet som deres finansielle og regnskabsmæssige aspekter.

KAPITEL IV

FINANSIELLE KORREKTIONER, DER FORETAGES AF MEDLEMSSTATERNE

Artikel 11

1. Når der er tale om systemiske uregelmæssigheder, skal de undersøgelser, der foretages i henhold til artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, omfatte alle de projekter, der kan være berørt.

2. Ved hel eller delvis annullering af Fællesskabets medfinansiering tager medlemsstaterne hensyn til uregelmæssighedernes art og alvorlighed og til fondens finansielle tab.

3. Medlemsstaterne sender som bilag til den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, Kommissionen en oversigt over de procedurer til annullering af støtten, der er indledt i løbet af det foregående år.

Artikel 12

1. Når der, efter at medfinansieringen er blevet annulleret, skal inddrives midler i henhold til artikel 18, stk. 1, litra g), i beslutning 2000/596/EF, indleder den kompetente afdeling eller det kompetente organ en inddrivelsesprocedure og underretter den ansvarlige myndighed herom. Oplysningerne om inddrivelserne sendes til Kommissionen, og regnskabet føres i overensstemmelse med artikel 13 i denne beslutning.

2. Medlemsstaterne underretter i den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, Kommissionen om, hvordan de har besluttet eller påtænker at omfordele de annullerede midler.

Artikel 13

Den ansvarlige myndighed fører regnskab over beløb, der kan inddrives i forbindelse med allerede udbetalt fællesskabsstøtte, og sikrer sig, at beløbene inddrives omgående. Efter inddrivelsen reducerer den ansvarlige myndighed sin næste udgiftsanmeldelse til Kommissionen med et beløb svarende til de inddrevne beløb, eller den foretager en tilbagebetaling til Fællesskabet, hvis dette beløb er utilstrækkeligt. De beløb, der skal inddrives, er fra forfaldsdatoen rentebærende til den rentesats, der er fastsat i artikel 94 i Kommissionens forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3418/93 af 9. december 1993 om gennemførelsesbestemmelser til finansforordningen af 21. december 1977(5), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1687/2001(6), for den første arbejdsdag i den måned, hvor forfaldsdatoen for fordringen falder.

Ved fremsendelsen af den rapport, der er nævnt i artikel 20, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, sender medlemsstaterne Kommissionen en liste over de afslørede tilfælde af uregelmæssigheder med angivelse af de inddrevne beløb og de beløb, der skal inddrives, og i givet fald de administrative og retslige procedurer, der er indledt med henblik på inddrivelse af de uretmæssigt udbetalte beløb.

KAPITEL V

FINANSIELLE KORREKTIONER, DER FORETAGES AF KOMMISSIONEN

Artikel 14

1. Størrelsen af de finansielle korrektioner, der foretages af Kommissionen i henhold til artikel 18, stk. 4, litra b), i beslutning 2000/596/EF i forbindelse med individuelle eller systemiske uregelmæssigheder, skal så vidt muligt vurderes på grundlag af de enkelte sager og svarer til det udgiftsbeløb, der fejlagtigt er blevet debiteret fonden, under hensyntagen til proportionalitetsprincippet.

2. Når det ikke er muligt eller praktisk gennemførligt præcist at fastslå størrelsen af de uregelmæssige udgifter, eller når det ville stride mod proportionalitetsprincippet at annullere alle de pågældende udgifter, baserer Kommissionen de finansielle korrektioner på

a) en ekstrapolation, til hvilken den anvender et repræsentativt udsnit af transaktioner med tilsvarende karakteristika, eller

b) en korrektion med en fast sats, idet den vurderer alvorligheden af overtrædelsen af reglerne samt omfanget og de finansielle konsekvenser af den konstaterede uregelmæssighed.

3. Når Kommissionen baserer sin stillingtagen på forhold, som er fastslået af revisorer uden for dens egne tjenestegrene, drager den sine egne konklusioner om de finansielle virkninger efter at have gennemgået de foranstaltninger, som den pågældende medlemsstat har truffet i henhold til artikel 18, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF.

4. Den berørte medlemsstat har en frist på to måneder til at besvare en anmodning i henhold til artikel 18, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen give en længere frist.

5. Når Kommissionen foreslår en finansiel korrektion på basis af ekstrapolation eller en fast sats, gives medlemsstaten mulighed for på grundlag af en undersøgelse af de pågældende sager at godtgøre, at uregelmæssighedens faktiske omfang har været mindre end vurderet af Kommissionen. Efter aftale med Kommissionen kan medlemsstaten begrænse undersøgelsens omfang til en del eller et passende udsnit af de berørte sager. Bortset fra i behørigt begrundede tilfælde kan den yderligere frist, der gives til undersøgelsen, ikke overstige to måneder efter udløbet af den tomånedersfrist, der er nævnt i stk. 4. Kommissionen tager hensyn til det bevismateriale, som medlemsstaten fremlægger inden for de nævnte frister.

6. I de tilfælde, hvor Kommissionen har suspenderet betalingerne i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, finder artikel 18, stk. 4, i beslutning 2000/596/EF anvendelse, hvis årsagerne til suspensionen stadig er til stede efter udløbet af den frist, der er fastsat i stk. 4, eller hvis den pågældende medlemsstat ikke har underrettet Kommissionen om, hvilke foranstaltninger den har truffet for at korrigere uregelmæssighederne.

7. Retningslinjerne for de principper, kriterier og vejledende satser, som skal anvendes, når Kommissionens tjenestegrene foretager finansielle korrektioner, er beskrevet i bilag III til denne beslutning.

Artikel 15

1. Enhver tilbagebetaling til Kommissionen i henhold til artikel 19, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF skal foretages inden for den frist, der er angivet i den indtægtsordre, som udstedes som angivet i artikel 28 i finansforordningen af 21. december 1977(7). Fristens udløb fastsættes til udgangen af den anden måned efter den måned, hvor indtægtsordren blev udstedt.

2. Enhver forsinkelse i tilbagebetalingen giver anledning til betaling af morarenter, som beregnes fra udløbet af den frist, der er nævnt i stk. 1, til datoen for den faktiske inddrivelse. Der anvendes den rentesats, der er nævnt i artikel 13 i denne beslutning.

3. En finansiel korrektion i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF berører ikke medlemsstatens forpligtelse til at inddrive midlerne i henhold til artikel 18, stk. 1, litra g), i beslutning 2000/596/EF og artikel 12, stk. 1, i denne beslutning eller deres pligt til at kræve statsstøtte tilbagebetalt i henhold til artikel 14 i forordning (EF) nr. 659/1999.

KAPITEL VI

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 16

Bestemmelserne i denne beslutning er ikke til hinder for, at medlemsstaterne anvender strengere regler for national kontrol end reglerne i denne beslutning.

Artikel 17

Denne beslutning er rettet til medlemsstaterne.

Udfærdiget i Bruxelles, den 18. december 2001.

På Kommissionens vegne

António Vitorino

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 252 af 6.10.2000, s. 12.

(2) EFT L 83 af 27.3.1999, s. 1.

(3) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(4) EFT L 95 af 5.4.2001, s. 27.

(5) EFT L 315 af 16.12.1993, s. 1.

(6) EFT L 228 af 24.8.2001, s. 8.

(7) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.

BILAG I

STANDARDER FOR GOD ADMINISTRATIV PRAKSIS, DER SKAL SIKRE EN FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING AF STØTTEN FRA DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND (ARTIKEL 3)

1. Overholdelse af de nationale normer og fællesskabsnormerne og betalingsanmodningernes korrekthed

De ansvarlige myndigheder eller de formidlende organer, som visse opgaver er uddelegeret til, skal kontrollere overholdelsen af den nationale lovgivning og fællesskabslovgivningen, herunder særlig betingelserne i det nationale gennemførelsesprogram, der er godkendt af Kommissionen, reglerne for, hvilke udgifter der er berettiget til støtte fra fonden, og i givet fald reglerne for konkurrence, offentlige indkøb, miljøbeskyttelse og -forbedring, afskaffelse af uligheder og fremme af ligestillingen mellem mænd og kvinder, og skal bekræfte, at betalingsanmodningerne er velbegrundede og korrekte, efter bl.a. at have kontrolleret tildelingsprocedurerne, indgåelsen af kontrakter, fremskridt med gennemførelsen, udbetalingerne og godkendelsen af arbejderne.

Kontrollen sker ved hjælp af et kontrolsystem. En af hovedopgaverne for de ansvarshavende i den ansvarlige myndighed er at overvåge, at dette kontrolsystem fungerer tilfredsstillende.

2. Udbetalinger og inddrivelser

2.1. Den administrative enhed, der står for udbetalingerne til støttemodtagerne, skal råde over dokumenter, der attesterer, at støtten er anvist til de enkelte projekter, og at den krævede administrative og fysiske kontrol er gennemført. Regnskabsprocedurerne skal sikre, at anmeldelserne er fuldstændige og nøjagtige og foreligger til rette tid, og at eventuelle fejl og udeladelser opdages og korrigeres, især gennem kontrol og afstemning, der udføres mindst hver tredje måned.

Procedurerne bør sikre, at udbetaling kun sker til den berettigede, til hans bankkonto eller til hans befuldmægtigede. Beløbet skal så vidt muligt senest fem arbejdsdage efter, at det er blevet debiteret regnskaberne, udbetales af myndighedens bank eller i givet fald af et betalingskontor under den pågældende myndighed eller sendes pr. check. Der skal indføres procedurer, som sikrer, at alle udbetalinger, hvor overførslerne ikke gennemføres, eller hvor checkene ikke indløses, krediteres fonden. Den anvisningsberettigede eller dennes overordnede kan give sin godkendelse elektronisk, hvis der er garanti for et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, og hvis underskriverens identitet registreres elektronisk.

2.2. Ovenstående punkt finder tilsvarende anvendelse på inddrivelser (inddragne sikkerhedsstillelser, tilbagebetalte udbetalinger mv.), som den ansvarlige myndighed skal foretage på fondens vegne. Myndigheden skal navnlig indføre et system, som gør det muligt at identificere alle beløb, der tilkommer fonden. Dette system skal gennemgås med jævne mellemrum, således at der kan tages skridt til at indkassere forfaldne beløb.

Den ansvarlige myndighed kan uddelegere ansvaret for indkassering af visse kategorier af fordringer til et andet organ på de i artikel 2, litra b), anførte betingelser med de fornødne tilpasninger på betingelse af, at det andet organ regelmæssigt og rettidigt, mindst én gang om måneden, aflægger rapport til myndigheden om alle identificerede indtægter og modtagne beløb.

Den ansvarlige myndighed skal indføre procedurer, der gør det muligt at behandle alle modtagne anmodninger hurtigt.

3. Definition og standardisering af procedurer og funktioner

3.1. Den ansvarlige myndighed skal skriftligt fastsætte de detaljerede procedurer for opfølgning af gennemførelsen af projekterne og for modtagelse, registrering og behandling af anmodninger, herunder en beskrivelse af alle de dokumenter, der skal anvendes.

3.2. Hver enkelt embedsmands, befuldmægtigets eller bemyndiget persons kompetence og afgrænsningen af hans finansielle beføjelser skal fastlægges skriftligt.

3.3. Hver af de embedsmænd, befuldmægtigede eller bemyndigede personer, der står for anvisningen af betalinger, skal have en udtømmende liste over den kontrol, han skal foretage, og han skal vedlægge de dokumenter, der underbygger betalingsanmodningen, en af ham påtegnet attestering af, at kontrollen er udført. Arbejdet skal kontrolleres og dokumenteres af en overordnet embedsmand.

3.4. Hvis ansøgningerne behandles elektronisk, skal adgangen til edb-systemet beskyttes og kontrolleres på en sådan måde, at:

- alle data, der indlæses i systemet, valideres for at sikre, at indlæsningsfejl opdages og korrigeres

- data kun kan indlæses, ændres og valideres af dertil bemyndigede embedsmænd, befuldmægtigede eller bemyndigede personer, der tildeles individuelle passwords

- identiteten af hver embedsmand, befuldmægtiget eller bemyndiget person, der indlæser eller ændrer data eller programmer, registreres i en log.

BILAG II

VEJLEDENDE BESKRIVELSE AF DE INFORMATIONSKRAV, ET REVISIONSSPOR SKAL OPFYLDE (ARTIKEL 4)

Et tilstrækkeligt revisionsspor som omhandlet i artikel 4, stk. 2, foreligger, når følgende er opfyldt for et givet nationalt gennemførelsesprogram:

1. Regnskaber, der føres på de rette forvaltningsniveauer, giver for hvert medfinansieret projekt detaljerede oplysninger om de udgifter, som støttemodtagerne har afholdt. Der gives således oplysninger om datoen for udfærdigelsen af dokumenterne, beløbet for hver udgiftspost, dokumentets art og betalingsdatoen og -metoden. Regnskaberne underbygges med de nødvendige bilag (f.eks. fakturaer).

2. Når det gælder udgiftsposter, der kun delvis vedrører et medfinansieret projekt, foreligger der tilstrækkelig dokumentation for nøjagtigheden af beløbets fordeling mellem det medfinansierede projekt og de andre projekter. Lignende dokumentation foreligger også for udgiftstyper, der anerkendes som medfinansieringsberettigede inden for visse grænser eller i forhold til andre omkostninger.

3. De tekniske specifikationer og finansieringsplanerne for projektet, situationsrapporterne om projekterne, dokumenterne vedrørende godkendelse af støtte, udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurerne osv. opbevares også på det rette forvaltningsniveau.

4. Ved indberetning af de udgifter, der faktisk er afholdt af et formidlende organ, der befinder sig mellem den eller de støttemodtagere, der gennemfører projekterne, og den ansvarlige myndighed, jf. artikel 7 i beslutning 2000/596/EF, samles de i punkt 1 nævnte oplysninger i en detaljeret udgiftsopgørelse, der for hvert projekt angiver alle individuelle udgiftsposter, med henblik på beregningen af det samlede attesterede beløb. De detaljerede udgiftsopgørelser udgør bilag til de formidlende organers regnskaber.

5. De formidlende organer fører regnskaber over hvert enkelt projekt og over de samlede udgiftsbeløb, som er attesteret af de støttemodtagere, der gennemfører projekterne. Ved indberetning til den ansvarlige myndighed forelægger de formidlende organer denne en liste over de projekter, der er godkendt under hvert nationalt gennemførelsesprogram. Denne liste skal for hvert enkelt projekt ud over en fuldstændig identifikation af projektet og de støttemodtagere, der gennemfører projekterne, indeholde oplysninger om datoen for tildeling af støtten, de forpligtede og betalte beløb, den omfattede udgiftsperiode og udgiftsbeløbene for hver foranstaltning. Disse oplysninger udgør bilagene til den ansvarlige myndigheds regnskaber og er grundlaget for udarbejdelsen af de udgiftsanmeldelser, der skal indgives til Kommissionen.

6. Når de støttemodtagere, der gennemfører projekterne, indberetter direkte til den ansvarlige myndighed, udgør de detaljerede udgiftsopgørelser, der er nævnt i punkt 4, bilagene til de regnskaber, der føres af den ansvarlige myndighed, som står for udarbejdelsen af den liste over medfinansierede projekter, der er nævnt i punkt 5.

7. Hvis mere end ét formidlende organ varetager kontakten mellem den eller de støttemodtagere, der gennemfører projekterne, og den ansvarlige myndighed i henhold til artikel 7 i beslutning 2000/596/EF, har hvert formidlende organ for sit ansvarsområde brug for detaljerede udgiftsopgørelser, der er udarbejdet på det lavere niveau, og som det skal anvende som bilag til sine egne regnskaber, som det mindst med angivelse af de samlede udgiftsbeløb for hvert enkelt projekt indberetter til den overordnede myndighed.

8. Hvis oplysningerne overføres via edb, indhenter alle berørte myndigheder tilstrækkelige oplysninger fra det lavere niveau for at begrunde deres regnskaber og de beløb, der indberettes til den overordnede myndighed, og sikrer således et tilstrækkeligt revisionsspor fra de samlede beløb, der indberettes til Kommissionen, til de enkelte udgiftsposter og bilagene hos de støttemodtagere, der gennemfører projekterne.

BILAG III

RETNINGSLINJER VEDRØRENDE DE PRINCIPPER, KRITERIER OG VEJLEDENDE SKALAER, KOMMISSIONENS TJENESTEGRENE SKAL ANVENDE VED FASTSÆTTELSE AF FINANSIELLE KORREKTIONER I HENHOLD TIL ARTIKEL 18 OG 19 I BESLUTNING 2000/596/EF

1. PRINCIPPER

Finansielle korrektioner har til formål at genoprette en situation, hvor 100 % af de udgifter, der anmeldes med henblik på medfinansiering fra fonden, er i overensstemmelse med de gældende regler og forskrifter i medlemsstaterne og EU. Der kan således opstilles en række hovedprincipper, som Kommissionens tjenestegrene skal anvende, når de fastsætter de finansielle korrektioner:

a) Uregelmæssigheder defineres i artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr. 2988/95(1). Uregelmæssigheder kan være systemiske eller optræde som en enkeltforeteelse.

b) En systemisk uregelmæssighed er en fejl, der gentager sig på grund af alvorlige svagheder i de forvaltnings- og kontrolsystemer, der skal sikre korrekt regnskabsførelse og overholdelse af regler og forskrifter.

- Hvis de gældende regler og forskrifter overholdes, og der træffes alle rimelige foranstaltninger til at forebygge, afsløre og korrigere svig og uregelmæssigheder, vil der ikke være behov for finansielle korrektioner.

- Hvis de gældende regler og forskrifter overholdes, men det er nødvendigt at forbedre forvaltnings- og kontrolsystemerne, bør der fremsættes passende henstillinger til medlemsstaten, men finansielle korrektioner skulle ikke være nødvendige.

- Hvis der kun forekommer fejl på beløb under 4000 EUR, skal medlemsstaten tilskyndes til at foretage rettelse af fejlene uden åbning af en finansiel korrektionsprocedure i henhold til artikel 18, stk. 4, i beslutning 2000/596/EF.

- Hvis der er alvorlige svagheder i forvaltnings- eller kontrolsystemerne, som kan medføre systemiske uregelmæssigheder, især manglende overholdelse af gældende regler og forskrifter, bør der altid foretages finansielle korrektioner.

c) Størrelsen af den finansielle korrektion fastsættes så vidt muligt på grundlag af de individuelle sager og svarer til det udgiftsbeløb, som i de pågældende tilfælde fejlagtigt er debiteret fonden. Specifikke kvantificerede korrektioner for hver enkelt omfattet projekt er dog ikke altid mulige eller praktisk gennemførlige, eller det ville være i strid med proportionalitetsprincippet at annullere hele den berørte udgift. I sådanne tilfælde fastsætter Kommissionen korrektionerne ved ekstrapolation eller anvender faste satser.

d) Når det er bevist, at ensartede individuelle kvantificerbare uregelmæssigheder forekommer i en lang række af andre projekter eller overalt i en foranstaltning eller et program, men det ikke er omkostningsmæssigt forsvarligt at fastslå de uregelmæssige udgifter individuelt for hver enkelt projekt, kan den finansielle korrektion baseres på ekstrapolation.

- Ekstrapolation kan kun anvendes, når en homogen population eller en delmængde af operationer med lignende træk kan identificeres, og når det kan bevises, at svagheden i systemet har påvirket disse. I sådanne tilfælde ekstrapoleres resultaterne fra en grundig gennemgang af et tilfældigt udvalgt repræsentativt udsnit af de individuelle sager til alle de sager, som den identificerede population omfatter, i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsstandarder.

e) Faste satser anvendes i tilfælde af individuelle overtrædelser eller systemiske uregelmæssigheder, hvis finansielle virkning ikke er nøjagtigt kvantificerbar, fordi der er for mange variabler, eller fordi virkningen heraf er for diffus, f.eks. fordi uregelmæssigheden skyldes manglende effektiv kontrol for at forebygge eller opdage den, eller der ikke er gjort bestræbelser for at sikre, at en betingelse for at opnå støtte eller en EU-bestemmelse overholdes, men hvor det ikke desto mindre ville være i strid med proportionalitetsprincippet helt at annullere den pågældende støtte.

- Korrektioner med en fast sats beregnes alt efter, hvor alvorlige manglerne i forvaltnings- og kontrolsystemet eller den individuelle overtrædelse er, og de finansielle virkninger af overtrædelsen. En liste over, hvad Kommissionen anser for at være hovedelementer og støtteelementer i bedømmelsen af, hvor alvorlige manglerne er, er anført i punkt 2.2, og en vejledende skala for faste satser findes i punkt 2.3. Der vil blive anvendt faste korrektionssatser for alle udgifter, der vedrører den eller de pågældende foranstaltninger, medmindre manglerne var begrænset til bestemte udgiftsområder (individuelle projekter eller projekttyper). I det sidste tilfælde anvendes korrektionerne kun for disse udgiftsområder. De samme udgifter vil i almindelighed ikke blive genstand for mere end én korrektion.

f) På områder, hvor der kan udøves et vist skøn ved vurderingen af, hvor alvorlig overtrædelsen er, f.eks. i tilfælde af manglende overholdelse af miljøbetingelser, vil korrektioner være betinget af, at der er tale om en betydelig tilsidesættelse af reglerne og en klar forbindelse med den aktion, EU medfinansierer.

g) Uanset hvilken art korrektion, Kommissionen foreslår, får medlemsstaten altid mulighed for at påvise, at det reelle tab eller risikoen for fonden og uregelmæssighedens omfang eller alvorlighed har været mindre end vurderet af Kommissionens tjenestegrene. Proceduren og fristerne er anført i artikel 14, stk. 4 og 5, i denne beslutning.

h) I modsætning til de korrektioner, medlemsstaten foretager i henhold til artikel 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF, vil finansielle korrektioner, som Kommissionen træffer beslutning om i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutningen, altid medføre en nettoreduktion af de EU-midler, der er givet tilsagn om til interventionen.

i) Når en medlemsstats revisionssystem - revisionsret, interne eller eksterne revisioner - har afsløret uregelmæssigheder, og medlemsstaten foretager den nødvendige korrektion i henhold til 19, stk. 1, i beslutning 2000/596/EF inden for en rimelig tid, kan Kommissionen ikke påligne finansiel korrektion i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, og medlemsstaten har ret til at omfordele de finansielle midler. I andre tilfælde kan Kommissionen handle på grundlag af resultaterne fra nationale revisionsorganer, hvilket også gælder de tilfælde, hvor et EU-revisionsorgan har konstateret uregelmæssigheden. Når Kommissionen baserer sin stillingtagen på forhold, som er konstateret og fuldt ud dokumenteret fra andre EU-revisionsorganers side, drager den efter at have gennemgået eventuelle svar fra medlemsstaten sine egne konklusioner vedrørende de finansielle følger af sådanne forhold.

2. KRITERIER OG SKALAER FOR FASTE KORREKTIONSSATSER

2.1. Kriterier

Som anført i ovennævnte punkt 1, litra c), kan der overvejes faste korrektionssatser, når oplysningerne fra undersøgelsen ikke giver tilstrækkeligt grundlag for nøjagtigt at vurdere de finansielle virkninger af et enkelt eller flere tilfælde af uregelmæssigheder, hverken ved statistiske metoder eller ved henvisning til andre verificerbare data, men dog fører til den konklusion, at medlemsstaten har undladt at foretage passende kontrol af de udbetalte beløbs retmæssighed.

Der bør overvejes faste korrektionssatser, når Kommissionen afslører tilfælde, hvor en kontrol, der eksplicit er fastsat i en forordning eller implicit er påkrævet for at overholde en eksplicit regel, ikke er foretaget på tilfredsstillende måde (f.eks. begrænsning af støtten til en vis type foranstaltninger), og hvor dette kan føre til en systemisk uregelmæssighed. De bør ligeledes overvejes, når Kommissionen opdager betydelige mangler i forvaltnings- og kontrolsystemerne, der fører til udbredte overtrædelser af gældende regler og forskrifter, eller når den opdager individuelle overtrædelser. Faste korrektionssatser bør endvidere overvejes, såfremt medlemsstaternes egne kontroltjenester afslører sådanne uregelmæssigheder, men medlemsstaten ikke inden for en rimelig tidsfrist træffer passende foranstaltninger til afhjælpning af dem.

Ved beslutningen om, hvorvidt der skal foretages en korrektion med en fast sats, og hvilken sats der i så fald skal anvendes, vil den generelle overvejelse være en vurdering af det tab, fonden er udsat for som følge af kontrolmanglen. Korrektionen bør således være i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Der bør specielt tages hensyn til:

1. om uregelmæssigheden vedrører et enkelttilfælde, flere tilfælde eller alle tilfælde

2. om manglen berører forvaltnings- og kontrolsystemets effektivitet generelt eller effektiviteten af et bestemt led i systemet, dvs. bestemte funktioner, der er nødvendige for at sikre lovligheden, retmæssigheden og støtteberettigelsen af udgifter, der i henhold til de gældende nationale regler og EU-regler anmeldes med henblik på medfinansiering fra fonden (jf. nedenstående afsnit 2.2)

3. manglens betydning i forhold til den samlede foreskrevne kontrol, det være sig af administrativ, fysisk eller anden art

4. foranstaltningernes sårbarhed over for svig, idet der navnlig tages hensyn til det økonomiske incitament.

2.2. Klassificering af elementerne i forvaltnings- og kontrolsystemerne med henblik på anvendelse af faste korrektionssatser i tilfælde af systemmangler eller individuelle overtrædelser

Forvaltnings- og kontrolsystemerne for fonden består af forskellige elementer eller funktioner, der er mere eller mindre relevante, for at sikre, at de udgifter, for hvilke der anmodes om medfinansiering, er lovlige, korrekte og støtteberettigede. For at fastsætte de faste korrektionssatser for sådanne systemmangler eller for individuelle tilfælde kan det være nyttigt at inddele funktionerne i forvaltnings- og kontrolsystemerne i hovedelementer og støtteelementer.

Hovedelementerne er afgørende elementer, der skal sikre lovligheden, retmæssigheden og selve indholdet af de projekter, fonden støtter. Støtteelementerne bidrager til forvaltnings- og kontrolsystemets kvalitet og sikrer, at systemet til stadighed fungerer tilfredsstillende med henblik på løsningen af de vigtigste opgaver.

Nedenstående liste indeholder de fleste elementer af gode forvaltnings- og kontrolsystemer og god revisionspraksis. Alvorligheden af uregelmæssigheder og individuelle overtrædelser varierer betydeligt; derfor vil de enkelte sager blive bedømt af Kommissionen med særligt henblik på punkt 2.4 nedenfor.

2.2.1. Hovedelementer til sikring af berettigelsen til medfinansiering

1. Udarbejdelse og anvendelse af procedurer for ansøgning om støtte, bedømmelse af ansøgninger, udvælgelse med henblik på støtte og udvælgelse af kontrahenter/leverandører, korrekt offentliggørelse af indkaldelserne af ansøgninger i overensstemmelse med programprocedurerne:

a) i givet fald overholdelse af bestemmelser om offentliggørelse, lige muligheder og offentlige indkøb samt af traktatens regler og principper om ligebehandling og ikke-diskrimination i de tilfælde, hvor EF-direktiverne om offentlige indkøb ikke finder anvendelse

b) bedømmelse af projektansøgninger i overensstemmelse med programmets kriterier og procedurer, herunder af, om bestemmelserne om vurdering af projekternes indvirkning på miljøet og ligestillingslovgivningen og -politikkerne er blevet overholdt

c) udvælgelse med henblik på støtte:

- kontrol af, at de udvalgte ansøgninger svarer til programmets målsætning og offentliggjorte kriterier

- klar redegørelse for grundene til godkendelse eller afvisning af ansøgninger

- overholdelse af bestemmelser om statsstøtte

- overholdelse af bestemmelser om støtteberettigelse

- godkendelsesbeslutningen indeholder vilkår og betingelser for medfinansiering.

2. Hensigtsmæssig kontrol af, om produkter og tjenesteydelser leveres, og af, at de udgifter, som den ansvarlige myndighed, jf. artikel 7 i beslutning 2000/596/EF, og de formidlende organer, der befinder sig mellem støttemodtagerne og den ansvarlige myndighed, debiterer programmet, er støtteberettigede:

a) kontrol af reelt leverede goder (tjenesteydelser, bygge- og anlægsarbejder, leverancer osv.) på grundlag af planer, fakturaer, godkendelsesdokumenter, ekspertrapporter mv. samt eventuelt kontrol på stedet

b) kontrol af, at betingelserne for tildeling af støtte overholdes

c) kontrol af, at de beløb, der anmodes om, er støtteberettigede

d) passende opfølgning af alle udestående spørgsmål, før udbetalingen godkendes

e) kontrol af, at regnskabssystemet er hensigtsmæssigt og pålideligt

f) kontrol af, at revisionssporet respekteres i alle led fra støttemodtageren og hele vejen tilbage gennem systemet

g) rimelig sikring af, at de udgiftsanmeldelser, som den ansvarlige myndighed attesterer over for Kommissionen, er korrekte med hensyn til følgende:

- udgifterne var afholdt inden for den støtteberettigede periode for projekter udvalgt til medfinansiering i overensstemmelse med normale procedurer og alle de gældende betingelser og vilkår

- den reelle gennemførelse af de medfinansierede projekter.

3. Tilstrækkeligt mange og gode stikprøver blandt projekterne og passende opfølgning:

a) stikprøver foretaget blandt mindst 20 % af de samlede støtteberettigede udgifter i overensstemmelse med artikel 5 i denne beslutning, understøttet af en rapport om revisionsarbejdet

b) stikprøverne er repræsentative og risikoanalyserne hensigtsmæssige

c) passende adskillelse af funktionerne for at sikre uafhængighed

d) opfølgning, der sikrer:

- at resultaterne er hensigtsmæssigt vurderet, og at der i givet fald er foretaget finansielle korrektioner

- at der på det generelle niveau er gjort en indsats for at korrigere systemiske uregelmæssigheder.

2.2.2. Støtteelementer

a) tilstrækkelig administrativ kontrol i form af standardchecklister eller lignende samt hensigtsmæssig dokumentation vedrørende resultaterne, bl.a. for at sikre:

- at der ikke tidligere er foretaget en udbetaling på grundlag af betalingsanmodningerne, og at hver enkelt transaktion (kontrakter, kvitteringer, fakturaer, udbetalinger) kan identificeres

- at anmeldelser og anførte udgifter inden for regnskabssystemet stemmer overens

b) korrekt overvågning af udbetalings- og godkendelsesprocedurerne

c) tilfredsstillende procedurer for at sikre korrekt informationsformidling om EU-bestemmelserne

d) rettidig udbetaling til støttemodtagerne af medfinansieringen fra Fællesskabet.

2.3. Vejledende skalaer for faste korrektionssatser

100 % korrektion

Korrektionssatsen kan fastsættes til 100 %, når manglerne i medlemsstatens kontrol- og forvaltningssystem eller en individuel overtrædelse er så alvorlige, at de indebærer, at fællesskabsreglerne slet ikke overholdes, således at alle udbetalinger bliver uretmæssige. Det samme gælder en individuel uregelmæssighed, der er lige så alvorlig.

25 % korrektion

Når en medlemsstat anvender sit forvaltnings- og kontrolsystem meget mangelfuldt, og der påvises mange uregelmæssigheder og forsømmelser med hensyn til at forhindre ulovlig eller svigagtig praksis, er en korrektion på 25 % berettiget, idet det med rimelighed kan antages, at frihed til ustraffet at indgive uretmæssige anmodninger vil medføre særdeles store tab for fonden. Denne korrektionssats er også passende for uregelmæssigheder i enkelttilfælde, der er alvorlige, men som ikke gør operationen fuldstændigt ugyldig.

10 % korrektion

Når et eller flere hovedelementer i systemet ikke fungerer eller fungerer så dårligt eller så sjældent, at de er fuldstændigt ineffektive med hensyn til at fastslå en anmodnings retmæssighed eller med hensyn til at forebygge uregelmæssigheder, er en korrektion på 10 % berettiget, da det så med rimelighed kan konkluderes, at der har været en høj risiko for omfattende tab for fonden. Denne korrektionssats er også hensigtsmæssig for individuelle uregelmæssigheder, der i forhold til systemets hovedelementer er mindre alvorlige.

5 % korrektion

Når alle systemets hovedelementer fungerer, men ikke med den konsekvens, hyppighed eller grundighed, som bestemmelserne kræver det, er en korrektion på 5 % berettiget, idet det så med rimelighed kan konkluderes, at de ikke giver tilstrækkelig sikkerhed for anmodningernes retmæssighed, og at risikoen for fonden har været betydelig. En korrektionssats på 5 % kan også være hensigtsmæssig for uregelmæssigheder i individuelle projekter, som ikke er særligt alvorlige i forhold til hovedelementerne.

Det, at et system fungerer på en måde, som kunne forbedres, er ikke i sig selv tilstrækkelig grund til finansiel korrektion. Der skal være tale om en alvorlig tilsidesættelse af fællesskabsreglerne eller af gængse normer for god praksis, og denne mangelfuldhed skal udsætte fonden for en reel risiko for tab eller uregelmæssighed.

2 % korrektion

Når forholdene er tilfredsstillende med hensyn til systemets hovedelementer, men der er alvorlige mangler inden for et eller flere støtteelementer, er en korrektion på 2 % berettiget i betragtning af den lavere risiko for fonden og af overtrædelsens mindre alvorlige art.

En korrektionssats på 2 % vil blive forhøjet til 5 %, hvis samme mangel konstateres i forbindelse med udgifter, som er anmeldt efter tidspunktet for den første korrektion, og medlemsstaten har undladt at træffe passende foranstaltninger for at rette op på den del af systemet, der var fejl i, efter den første korrektion.

En korrektion på 2 % er også berettiget, når Kommissionen uden at påligne medlemsstaten en korrektion har underrettet den om behovet for at forbedre systemets eksisterende støtteelementer, der ikke fungerer tilfredsstillende, og medlemsstaten ikke har taget skridt hertil.

Der pålignes kun korrektioner for mangler i støtteelementer i forvaltnings- og kontrolsystemerne, når der ikke er blevet konstateret mangler i hovedelementerne. Såfremt der konstateres mangler både i de støtteelementer og i hovedelementerne, korrigeres der kun til den sats, der skal finde anvendelse på hovedelementerne.

2.4. Grænsetilfælde

Når en korrektion på grundlag af en meget rigoristisk anvendelse af disse retningslinjer klart strider mod proportionalitetsprincippet, kan der stilles forslag om en lavere korrektionssats.

Når manglerne f.eks. hidrører fra vanskeligheder med fortolkningen af Fællesskabets bestemmelser eller krav (bortset fra tilfælde, hvor man med rimelighed kan forvente, at medlemsstaterne drøfter sådanne vanskeligheder med Kommissionen), og de nationale myndigheder effektivt tog skridt til at afbøde manglerne, så snart de fik kendskab til dem, kan der tages hensyn til sådanne formildende omstændigheder, og der kan stilles forslag om en lavere korrektionssats eller ingen korrektion overhovedet. På samme måde bør der tages tilbørligt hensyn til krav om retssikkerhed, når manglerne ikke blev påvist efter tidligere revisioner foretaget af Kommissionens tjenestegrene.

Generelt gælder det, at udbedring af mangelfulde forvaltnings- eller kontrolsystemer umiddelbart efter, at medlemsstaten var blevet gjort opmærksom på manglerne, ikke betragtes som en formildende omstændighed ved fastlæggelsen af den finansielle virkning af de systemiske uregelmæssigheder, før forbedringen er udført.

2.5. Vurderingsgrundlag

Når situationen i andre medlemsstater er kendt, foretager Kommissionen en sammenligning mellem dem for at sikre ligebehandling ved anvendelsen af korrektionssatserne.

Korrektionssatsen skal anvendes på den del af udgiften, hvor risikoen bestod. Når manglen skyldes en medlemsstats undladelse af at gennemføre et passende kontrolsystem, skal korrektionen foretages for alle udgifter, der skulle have været omfattet af et sådant system. Hvor der er grund til at formode, at manglerne er begrænset til en bestemt myndigheds eller regions anvendelse af det kontrolsystem, som medlemsstaten har indført, skal korrektionen begrænses til de udgifter, der henhører under den pågældende myndighed eller region. Når manglen f.eks. vedrører kontrol af kriterierne for berettigelse til en højere støttesats, skal korrektionen baseres på forskellen mellem den højere og den lavere støttesats.

Korrektionen skal normalt vedrøre udgifterne til foranstaltningen i den periode, der undersøges, f.eks. et regnskabsår. Når uregelmæssigheden skyldes systemmangler, der klart har stået på længe og berører flere års udgifter, bør korrektionen imidlertid omfatte alle udgifter, der er anmeldt af medlemsstaten, mens systemmanglen eksisterede, helt frem til og med den måned, hvor den blev korrigeret.

Når der afsløres flere fejl i det samme system, kumuleres korrektionssatserne ikke, men den alvorligste mangel tages som udtryk for den risiko, som kontrolsystemet indebærer som helhed(2). Hvis en medlemsstat ikke anvender de sanktioner, der er fastlagt i fællesskabsreglerne, bør den finansielle korrektion svare til beløbet for de undladte sanktioner plus 2 % af de resterende anmodninger, idet undladelse af sanktionerne forøger risikoen for, at der indgives uretmæssige anmodninger.

3. ANVENDELSE OG VIRKNINGER AF FINANSIELLE NETTOKORREKTIONER

Når medlemsstaten indvilger i at foretage den finansielle korrektion, der er foreslået inden for rammerne af proceduren i henhold til artikel 19, stk. 2, i beslutning 2000/596/EF, behøver Kommissionen ikke at træffe beslutning om en nettoreduktion af finansieringen af programmet, men kan tillade medlemsstaten at omfordele de frigjorte beløb. Finansielle korrektioner, som Kommissionen træffer beslutning om i henhold til artikel 19, stk. 3, efter afslutning af proceduren i artikel 19, stk. 2, vil imidlertid i alle tilfælde medføre en nettoreduktion af det beløb, der vejledende er tildelt medlemsstaten.

Der bør under alle omstændigheder anvendes en nettokorrektion, hvis Kommissionen vurderer, at medlemsstaten har undladt at foretage en tilstrækkelig opfølgning på de uregelmæssigheder, som nationale organer eller EU-organer har påvist, og/eller hvis uregelmæssigheden skyldes en alvorlig mangel i medlemsstatens eller den ansvarlige eller udbetalende myndigheds forvaltnings- eller kontrolsystem.

Renter af beløb, der skal tilbagebetales til Kommissionen efter nettokorrektioner, beregnes i henhold til forordningens artikel 19, stk. 3, i beslutning 2000/596/EF i overensstemmelse med artikel 15, stk. 2, i denne beslutning.

(1) EFT L 312 af 23.12.1995, s. 1.

(2) Se også punkt 2.3 (2 % korrektion).

BILAG IV

>PIC FILE= "L_2002106DA.002402.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106DA.002501.TIF">

Tillæg

>PIC FILE= "L_2002106DA.002602.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106DA.002701.TIF">