EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

af 12. april 2005

om decharge til direktøren for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad for gennemførelsen af observationscentrets budget for regnskabsåret 2003

(2005/548/EF)

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad for regnskabsåret 2003 med observationscentrets svar (1),

der henviser til Rådets henstilling af 8. marts 2005 (6861/2005 — C6-0067/2005),

der henviser til EF-traktaten, særlig artikel 276,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 185, og til Rådets forordning (EF) nr. 1652/2003 af 18. juni 2003 om ændring af forordning (EF) nr. 1035/97 om oprettelse af et europæisk observatorium for racisme og fremmedhad (3), særlig artikel 12a,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 70 og 71 og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A6-0074/2005),

meddeler direktøren for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad decharge for gennemførelsen af observationscentrets budget for regnskabsåret 2003;

pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen med bemærkningerne til afgørelsen til direktøren for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

(1) EUT C 324 af 30.12.2004, s. 91.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 33.

(4) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

med bemærkningerne til afgørelsen om decharge til direktøren for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad for gennemførelsen af centrets budget for regnskabsåret 2003

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhad for regnskabsåret 2003 med observationscentrets svar (1),

der henviser til Rådets henstilling af 8. marts 2005 (6861/2005 — C6-0067/2005),

der henviser til EF-traktaten, særlig artikel 276,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 185, og til Rådets forordning (EF) nr. 1652/2003 af 18. juni 2003 om ændring af forordning (EF) nr. 1035/97 om oprettelse af et europæisk observatorium for racisme og fremmedhad (3), særlig artikel 12a,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 70 og 71 og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A6-0074/2005),

A. der henviser til, at Revisionsretten i ovennævnte særlige årsberetning fastslog, at den havde fået rimelig sikkerhed for, at årsregnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2003, var rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet var lovlige og formelt rigtige;

B. der henviser til, at Europa-Parlamentet den 21. april 2004 meddelte decharge (5) til observationscentrets direktør for gennemførelsen af dets budget for regnskabsåret 2002 og i beslutningen med bemærkningerne til afgørelsen bl.a. — opfordrede observationscentret til yderligere at reducere fremførslerne og sikre effektivt tilsyn med indtægterne gennem rettidig udfærdigelse af indtægtsordrer — gav udtryk for bekymring over likviditetsproblemerne som følge af forsinkelser i Kommissionens udbetaling af fællesskabstilskuddet og opfordrede Kommissionen og observationscentret til at forbedre deres koordinering med henblik på at undgå, at sådanne problemer opstod igen — opfordrede observationscentret til at optrappe bestræbelserne på at forbedre dets interne kontrol og sikre overholdelse af finansforordningen, forbedre kontraktforvaltningen og styrke kontrollen med og evalueringen af kvaliteten af det arbejde, der leveres af de nationale temacentre i Raxennetværket,

1. bemærker følgende tal fra Det Europæiske Observationscenter for Racisme og Fremmedhads regnskab for regnskabsårene 2003 og 2002:

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2003 og 2002

(1000 EUR) 2003 2002 Indtægter Tilskud fra Det Europæiske Fællesskab 7 318 4 320 Andre indtægter 374 Finansielle indtægter 21 43 Phare-indtægter 676 Indtægter i alt (a) 8 389 4 363 Udgifter Personale — Budgetafsnit I Betalinger 2 618 2 416 Fremførte bevillinger 64 187 Driftsudgifter — Budgetafsnit II Betalinger 412 377 Fremførte bevillinger 51 60 Aktionsudgifter — Budgetafsnit III Betalinger 1 678 1 686 Fremførte bevillinger 1 162 1 234 Phare-udgifter Betalinger 377 Fremførte bevillinger 694 Udgifter i alt (b) 7 055 5 960 Regnskabsårets resultat (a – b) 1 334 – 1 597 Saldo fremført fra det foregående regnskabsår – 1 579 – 8 Bevillinger, der er fremført og bortfaldet 301 52 Indtægter fra det foregående regnskabsår, som kan anvendes på ny, men ikke er blevet det 38 151 Kursdifferencer 5 2 Tilbagebetalinger til Kommissionen – 179 Regnskabsårets saldo 98 – 1 579 NB: Tallet er afrundet, og summen af tallene kan derfor afvige fra totalen. Kilde: Observationscentret. Tabellen er udarbejdet på grundlag af Observationscentrets eget regnskab.

2. glæder sig over observationscentrets resultater med hensyn til reduktionen af fremførsler af aktionsbevillinger; opfordrer observationscentret til at fortsætte bestræbelserne på yderligere at reducere antallet af fremførsler; forventer af observationscentret, at det angiver, hvilke af dets aktiviteter der kan finansieres ved hjælp af opdelte bevillinger, så der kan ske en yderligere reduktion af antallet af fremførsler;

3. forventer, at observationscentret i overensstemmelse med Revisionsrettens bemærkninger opfører alle fællesskabstilskud, det har modtaget og forvaltet i forbindelse med eksterne programmer (Phare-tilskud), samt andre indtægtskilder korrekt i det almindelige budget, for at der virkelig kan blive tale om et almindeligt budget;

4. opfordrer observationscentret til at følge Revisionsrettens bemærkninger og oprette et effektivt system til forvaltning af og tilsyn med de indtægter, der skal inkasseres, for at sikre rettidig udstedelse af indtægtsordrer;

5. forventer, at observationscentret forbedrer kontraktforvaltningen for at overholde finansforordningens bestemmelser; opfordrer observationscentret til fra nu af nøje at overvåge kontraktgennemførelsen for at sikre bedre kontrol med kvaliteten af det leverede arbejde;

6. glæder sig over den løsning, der er fundet med hensyn til den generelle anmodning om, at 2003-rapporten om racisme offentliggøres, og opfordrer observationscentret til fremover at forbedre det forberedende arbejde med henblik på sådanne rapporter;

7. konstaterer med beklagelse, at der ikke findes nogen ligestillingsplan, og forventer, at observationscentret snarest udvikler en plan, som gør det muligt for det som arbejdsgiver at sikre lige muligheder; forventer, at observationscentret ikke blot behandler ligestillingsspørgsmål i forbindelse med ansættelse, men også gør en proaktiv og langsigtet indsats for at fremme ligestilling mellem kønnene;

8. glæder sig over planen om at sprede revisionen og bifalder, at observationscentret har integreret personale fra mindretal på alle niveauer; forventer, at observationscentret klart øger andelen af kvinder, der er ansat i ledende stillinger;

9. glæder sig over observationscentrets kommunikationsstrategi, men håber at se yderligere foranstaltninger med henblik på udvikling og styrkelse af denne strategi, især i forbindelse med information og kommunikation over for borgerne, hvor observationscentrets rolle i forbindelse med skærpelse af opmærksomheden omkring og bekæmpelse af racisme og fremmedhad må betragtes som særlig vigtig;

Generelle bemærkninger til Kommissionen og agenturerne

10. gør opmærksom på, at det ganske vist støttede Kommissionens bestræbelser på at fastlægge et begrænset antal modeller, i det mindste for fremtidige »reguleringsagenturer«, men at det samtidig indtog den holdning, at nuværende og fremtidige agenturers opbygning burde overvejes grundigt på interinstitutionelt plan; understreger desuden, at der bør indgås en interinstitutionel aftale om fælles retningslinjer, inden Kommissionen fastlægger rammebetingelserne for anvendelsen af reguleringsagenturer; mener, at dette bør ske, før der fastlægges en harmoniseret ramme for agenturernes struktur;

11. noterer sig Kommissionens holdning (6) med hensyn til uddelegering af ansvar for gennemførelse af opgaver til andre organer end Kommissionens hovedadministration, herunder agenturer; mener ikke, at den tager højde for Europa-Parlamentets krav om grundig overvejelse på interinstitutionelt plan af de eksisterende agenturers struktur; opfordrer derfor Kommissionen til at skabe klarhed med hensyn til dette punkt og den fremtidige generelle interinstitutionelle aftale vedrørende de nye ordninger, der skal indføres inden for rammerne af eller sideløbende med de finansielle overslag (7);

12. opfordrer Kommissionen til at indføre og med jævne mellemrum, f.eks. regelmæssigt hvert tredje år, udarbejde en tværgående analyse af de evalueringer, der er foretaget af de enkelte agenturer, med henblik på a) at drage konklusioner med hensyn til overensstemmelsen mellem agenturernes aktiviteter og EU's politikker generelt, hvad angår de synergier, der findes eller bør udvikles mellem agenturerne og Kommissionens tjenestegrene samt undgåelse af overlapning mellem dem b) at vurdere den generelle europæiske merværdi, der opnås som følge af agenturernes resultater inden for deres respektive arbejdsområder, og agenturmodellens relevans, produktivitet og effektivitet, når det drejer sig om at gennemføre eller bidrage til EU's politikker c) at fastslå og øge virkningen af agenturernes aktioner, hvad angår EU's nærhed til samt tilgængelighed og synlighed for borgerne;

13. forventer, at en sådan samlet analyse foreligger inden udgangen af 2005, således at den dækker den treårige periode fra indførelsen af den nye finansforordning og den deraf følgende nye struktur for agenturerne;

14. opfordrer agenturerne til at deltage aktivt i denne proces og samarbejde med Kommissionen ved at bidrage med de nødvendige oplysninger om emner, som de mener har betydning for deres arbejde, rolle, mandat og behov, samt om et hvilket som helst emne, som kan bidrage til at forbedre hele dechargeproceduren, med henblik på at medvirke til, at processen lykkes og agenturernes regnskabspligt og gennemsigtighed øges; opfordrer agenturerne til også at give Europa-Parlamentets kompetente udvalg disse oplysninger;

15. opfordrer Kommissionen til sideløbende med denne proces og senest inden udgangen af 2005 at fremsætte forslag til ændring af de eksisterende retsakter om oprettelse af agenturerne bl.a. med henblik på at forbedre forholdet til agenturerne mest muligt; mener, at disse forslag bør tage sigte på a) at øge kommunikationen mellem Kommissionen og agenturerne b) at etablere et samarbejde eller udvide et eventuelt eksisterende samarbejde om fastlæggelse af behov, der skal dækkes, af målsætninger og af tilstræbte resultater og strategier til at nå dem samt om fastsættelse af standarder for kontrol og evaluering c) at øge komplementariteten, forbedre organiseringen af de nødvendige ressourcer og den effektive fordeling heraf med henblik på at opnå resultater samt udarbejde en kommunikationsstrategi med henblik på udbredelse af disse resultater;

16. understreger, at Kommissionen, inden der træffes nogen afgørelse om at foreslå oprettelse af et nyt agentur, bør foretage en grundig vurdering af nødvendigheden og merværdien af de funktioner, som dette agentur skal udfylde, idet der tages hensyn til de bestående strukturer, subsidiaritetsprincippet og budgetdisciplinen samt forenkling af procedurerne;

17. forventer, at Kommissionen hurtigt forelægger de retningslinjer for agenturernes personalepolitik, som Europa-Parlamentet har anmodet Kommissionen om at forelægge inden afslutningen på 2005-budgetproceduren;

Generelle bemærkninger til agenturerne

18. forventer, at hvert enkelt agentur fra nu af sender det beretningen, som opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger, jf. artikel 72, stk. 5, i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002;

19. opfordrer agenturerne til fortsat at bestræbe sig på at anvende ordningerne og forordningerne for tjenestemænd og øvrige ansatte korrekt på deres personale (ansættelsesprocedurer og dertil knyttede afgørelser, personlige akter, beregning af vederlag og andre rettigheder, forfremmelsespolitik, andelen af ledige stillinger, kønskvotering osv.);

20. bemærker, at den procentvise andel af henholdsvis mandlige og kvindelige ansatte i agenturerne viser, at kønsfordelingen er skæv; beklager, at mændene udgør ca. en tredjedel af de ansatte, men er overrepræsenteret i stillinger i de højere lønklasser, mens kvinderne generelt er overrepræsenteret i stillinger i de lavere lønklasser; forventer, at agenturerne træffer omgående og effektive foranstaltninger til at afhjælpe denne situation;

21. opfordrer agenturerne til at sikre, at alle de relevante bestemmelser i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/73/EF af 23. september 2002 om ændring af Rådets direktiv 76/207/EØF om gennemførelse af princippet om ligebehandling af mænd og kvinder for så vidt angår adgang til beskæftigelse, erhvervsuddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår (8) indføres i deres respektive personalepolitikker;

22. forventer, at agenturerne tager Revisionsrettens bemærkninger til efterretning og nøje følger de budgetmæssige principper, der er fastlagt i finansforordningen, især principperne om budgettets enhed og om, at budgettet skal være realistisk; opfordrer de agenturer, der hidtil ikke har gjort det, til at opfylde finansforordningens regnskabsmæssige krav og yderligere stramme deres procedurer for intern forvaltning og kontrol med henblik på at øge regnskabspligten, gennemsigtigheden og den europæiske merværdi;

23. opfordrer agenturerne, især dem, hvis aktiviteter på nogle punkter overlapper andre agenturers aktiviteter eller opgaver, til at forstærke deres samarbejde og derved skabe mulighed for udvikling af synergier; opfordrer dem til, hvor det er hensigtsmæssigt, at formalisere dette samarbejde igennem specifikke aftaler (fælleserklæringer, aftalememoranda, beslutninger om fælles planlægning og komplementære aktioner/programmer) for at sikre, at deres arbejde ikke overlapper hinanden, at det klart fremgår, hvilket agentur der har lavet hvad, og at resultatet af fælles bestræbelser skaber størst mulig merværdi og får den størst mulige virkning; forventer at blive holdt løbende underrettet om dette spørgsmål;

24. opfordrer agenturerne til at være særligt opmærksomme på procedurerne for tildeling og forvaltning af kontrakter; opfordrer dem til at træffe alle egnede foranstaltninger, for så vidt angår deres administrative strukturer, for at styrke deres interne kontrolprocedurer, kanaler og forvaltning; mener, at disse foranstaltninger, hvor det er nødvendigt eller muligt, kan omfatte etablering af specialiserede enheder, der får til opgave på basis af risikoanalyser at vejlede i, hvordan procedurer for kontrakttildeling bedst kan tilrettelægges, at sikre kontrol og sørge for den opfølgning, der måtte være nødvendig; opfordrer Kommissionen og Revisionsretten til at forstærke samarbejdet med agenturerne på dette område;

25. noterer sig de problemer, nogle direktører, især direktører fra de »nyoprettede« agenturer, har gjort gældende med hensyn til agenturernes overholdelse af tidsplanen og fristerne for aflæggelse af beretning som fastsat i finansforordningen; opfordrer agenturernes direktører til med henblik på den revision af finansforordningen, der skal finde sted i 2005, at underrette Budgetudvalget og Budgetkontroludvalget om de problemer, de hidtil er stødt på, således at de kan blive taget med i betragtning ved revisionen; forventer, at direktørerne fremsætter specifikke forslag til alternative ordninger med hensyn til tidsfrister, som passer bedst muligt til arbejdsgangen, samtidig med at agenturernes pligt til at aflægge beretning, som fastsat i finansforordningen, overholdes;

26. noterer sig, at agenturernes direktører har reageret positivt på anmodningen fra Europa-Parlamentets udvalg med ansvar for decharge om, at der indføres et mere præcist kommunikationssystem, især med hensyn til agenturernes fremsendelse til dette udvalg af dokumenter, der vedrører deres pligt til at aflægge beretning; er af den opfattelse, at bedre tilrettelæggelse af kommunikationen vil forstærke samarbejdet med agenturerne og øge den demokratiske kontrol;

27. opfordrer agenturernes direktører til fra nu af at lade deres årlige aktivitetsrapport, som forelægges sammen med oplysninger om den finansielle og administrative situation, ledsage af en erklæring om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed i lighed med de erklæringer, der underskrives af Kommissionens generaldirektører;

28. opfordrer agenturerne til at udvikle en omfattende kommunikationsstrategi for at tage højde for nødvendigheden af, at resultaterne af deres arbejde i passende form når ud til den brede offentlighed og ikke kun forelægges institutionerne, medlemsstaternes ansvarlige myndigheder, specialister, partnere eller specifikke modtagere; opfordrer agenturerne til med henblik på udvikling af en sådan strategi at forstærke deres samarbejde og udveksling af oplysninger om bedste praksis til opfyldelse af denne målsætning; forventer, at de kompetente udvalg inden den næste dechargeprocedure underrettes behørigt af agenturerne om de fremskridt, der er sket med udviklingen af en sådan strategi med henblik på at sikre effektiv og rettidig overvågning af deres aktiviteter;

Generelle bemærkninger til Revisionsretten og agenturerne

29. glæder sig over, at Revisionsretten har vedføjet de særlige årsberetninger om agenturerne en tabel, der giver en oversigt over det pågældende agenturs kompetenceområder, ledelse, disponible ressourcer og produkter/tjenesteydelser; mener, at denne tabel gør disse fællesskabsorganers arbejde mere klart og gennemskueligt, samtidig med at den danner et nyttigt grundlag for sammenligning, hvor det måtte være hensigtsmæssigt, med henblik på at etablere den harmoniserede struktur for agenturerne, som Europa-Parlamentet har krævet;

30. opfordrer Revisionsretten og agenturerne til at forstærke deres samarbejde med henblik på at forbedre procedurerne og de tekniske redskaber til fremme af forsvarlig forvaltning af alle budgetmæssige og finansielle områder med henblik på at udvikle metoder, som kan berede vejen for en positiv dechargeprocedure lige fra begyndelsen; forventer at blive holdt løbende underrettet om de fremskridt, der gøres, og om anvendelsen af bedste praksis;

31. opfordrer Revisionsretten og agenturerne til at forbedre gennemsigtigheden af den kontradiktoriske procedure forud for Revisionsrettens beretning om decharge for at undgå uoverensstemmelser eller tvetydigheder, som kan true hele processens troværdighed; opfordrer i den forbindelse Revisionsretten og Kommissionen til at foreslå en realistisk metode til opdatering af oplysninger om de forbedringer, der er sket, og/eller de problemer, der er konstateret, fra det tidspunkt, hvor Revisionsrettens forberedende beretning drøftes første gang, til det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse om, hvorvidt der skal meddeles decharge, for at give et så nøjagtigt billede af agenturernes situation som muligt.

(1) EUT C 324 af 30.12.2004, s. 91.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 33.

(4) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(5) EUT L 330 af 4.11.2004, s. 66.

(6) Se bilag 1 til Kommissionens meddelelse til Rådet og Europa-Parlamentet »Fremtiden skaber vi i fællesskab — Politikudfordringer og budgetmidler i det udvidede EU 2007-2013« (KOM(2004) 101, s. 38).

(7) Se bilaget til Kommissionens beretning om opfølgningen af decharge for 2002 (KOM(2004) 648, s. 108).

(8) EFT L 269 af 5.10.2002, s. 15.