EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE

af 12. april 2005

om decharge til direktøren for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for gennemførelsen af agenturets budget for regnskabsåret 2003

(2005/542/EF)

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 2003 med Arbejdsmiljøagenturets svar (1),

der henviser til Rådets henstilling af 8. marts 2005 (6851/2005 — C6-0069/2005),

der henviser til EF-traktaten, særlig artikel 276,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 185, og til Rådets forordning (EF) nr. 1654/2003 af 18. juni 2003 om ændring af forordning (EF) nr. 2062/94 om oprettelse af et europæisk arbejdsmiljøagentur (3), særlig artikel 14,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 70 og 71 og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A6-0074/2005),

meddeler direktøren for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur decharge for gennemførelsen af agenturets budget for regnskabsåret 2003;

pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen med bemærkningerne til afgørelsen til direktøren for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).

(1) EUT C 324 af 30.12.2004, s. 1.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 38.

(4) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

med bemærkningerne til afgørelsen om decharge til direktøren for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for gennemførelsen af agenturets budget for regnskabsåret 2003

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 2003 med Arbejdsmiljøagenturets svar (1),

der henviser til Rådets henstilling af 8. marts 2005 (6851/2005 — C6-0069/2005),

der henviser til EF-traktaten, særlig artikel 276,

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 185, og til Rådets forordning (EF) nr. 1654/2003 af 18. juni 2003 om ændring af forordning (EF) nr. 2062/94 om oprettelse af et europæisk arbejdsmiljøagentur (3), særlig artikel 14,

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 94,

der henviser til forretningsordenens artikel 70 og 71 og bilag V,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A6-0074/2005),

A. der henviser til, at Revisionsretten i ovennævnte særlige årsberetning fastslog, at den havde fået rimelig sikkerhed for, at årsregnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2003, var rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet var lovlige og formelt rigtige,

B. der henviser til, at Europa-Parlamentet den 21. april 2004 meddelte agenturets direktør decharge (5) for gennemførelsen af dets budget for regnskabsåret 2002 og i beslutningen med bemærkningerne til afgørelsen bl.a. — understregede nødvendigheden af, at agenturet forbedrer planlægningen af sine aktiviteter med henblik på at reducere det store antal fremførsler — opfordrede agenturet til at udnytte de erfaringer, der var gjort med forvaltningen af SMV-støtteordningen for 2002, med henblik på at sikre større stringens og rentabilitet i forbindelse med de kommende ordninger,

1. bemærker følgende tal fra Det Europæiske Arbejdsmiljøagenturs regnskab for regnskabsårene 2003 og 2002;

Forvaltningsregnskab for regnskabsårene 2003 og 2002

(1000 EUR) 2003 2002 Indtægter Tilskud fra Det Europæiske Fællesskab 11 641 12 324 Andre tilskud 66 252 Andre indtægter 157 81 Phare-indtægter 824 0 Indtægter i alt (a) 12 688 12 657 Udgifter Personale — Budgetafsnit I Betalinger 3 245 3 024 Fremførte bevillinger 87 136 Driftsudgifter — Budgetafsnit II Betalinger 1 146 1 140 Fremførte bevillinger 186 247 Aktionsudgifter — Budgetafsnit III Betalinger 2 559 2 030 Fremførte bevillinger 5 859 5 623 Phare-udgifter Betalinger 548 0 Fremførte bevillinger 502 0 Udgifter i alt (b) 14 131 12 199 Regnskabsårets resultat (c = a – b) (6) – 1 443 458 Saldo fremført fra det foregående regnskabsår – 1 108 – 2 185 Bevillinger, der er fremført fra det foregående regnskabsår og bortfaldet 766 609 Indtægter fra det foregående regnskabsår, som kan anvendes på ny, men ikke er blevet det 1 0 Betalinger over forpligtelser, der blev annulleret i 2002r – 191 0 Kursdifferencer 4 4 Periodeafgrænsningsposter – 16 7 Regnskabsårets resultat før regnskabskorrektion (d) – 1 987 – 1 108 Budgetindtægter at inkassere 850 0 Diverse indtægter at inkassere 3 0 Erhvervelse af ejendom 207 0 Afskrivninger (7) – 186 0 Diverse udgifter – 1 0 Regnskabskorrektion (e) 873 0 Regnskabsårets saldo (d + e) (8) – 1 113 – 1 108 NB: Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige fra totalen. Kilde: Arbejdsmiljøagenturet. Tabellerne er udarbejdet på grundlag af tallene i Arbejdsmiljøagenturets eget regnskab.

2. glæder sig over agenturets bestræbelser, som har resulteret i en betydelig reduktion af fremførslerne af aktionsbevillinger; er ligesom Revisionsretten af den opfattelse, at fremførselssatsen for disse bevillinger stadig er høj; forventer, at agenturet gør en større indsats for at begrænse fremtidige fremførsler;

3. opfordrer i den forbindelse agenturet til at udarbejde en plan med henblik på at reducere antallet af fremførsler, hvori der fastsættes årlige mål for reduktionen, som er forenelige med gennemførelsesplanen for agenturets arbejdsprogram;

4. opfordrer agenturet til klart at angive, hvilke af dets operationelle aktiviteter der bedst kan finansieres ved hjælp af opdelte bevillinger;

5. gentager sin opfordring til agenturet om at lægge strammere planer og forbedre kontrollen med de operationelle aktiviteter; opfordrer agenturet til at fortsætte sine bestræbelser på at fastsætte mere præcise og mere realistiske operationelle målsætninger, således som det blev foreslået i Kommissionens evaluering i 2003;

6. bemærker agenturets redegørelse om dets bestræbelser på at gennemføre sit arbejdsprogram i samarbejde med et mindre antal temacentre; opfordrer agenturet til i sin årlige aktivitetsrapport for 2004 at foretage en analyse af de erfaringer, der er opnået i forbindelse med dets arbejde med temacentre, som er omtalt i agenturets grundforordning, med en redegørelse for fordele og ulemper ved denne samarbejdsmodel; opfordrer endvidere agenturet til i sin rapport at fremhæve merværdien af de hidtidige resultater; opfordrer agenturet til yderligere at skærpe overvågningen og kontrollen med de udgifter, som temacentrene anmelder, og anmode om en ekstern revisors certificering af deres arbejde, som Revisionsretten har foreslået;

7. beklager, at der ikke findes nogen ligestillingsplan, og forventer, at agenturet snarest udvikler en plan, som gør det muligt for det som arbejdsgiver at sikre lige muligheder; forventer, at agenturet ikke blot behandler ligestillingsspørgsmål i forbindelse med ansættelse, men også gør en proaktiv og langsigtet indsats for at fremme ligestilling mellem kønnene;

8. glæder sig over agenturets løfte om at udlevere oplysninger om dets aktiviteter til borgerne og håber at se yderligere foranstaltninger, der bidrager til udvikling og styrkelse af agenturets informations- og kommunikationsstrategi;

Generelle bemærkninger til Kommissionen og agenturerne

9. gør opmærksom på, at det ganske vist støttede Kommissionens bestræbelser på at fastlægge et begrænset antal modeller, i det mindste for fremtidige »reguleringsagenturer«, men at det samtidig indtog den holdning, at nuværende og fremtidige agenturers opbygning burde overvejes grundigt på interinstitutionelt plan; understreger desuden, at der bør indgås en interinstitutionel aftale om fælles retningslinjer, inden Kommissionen fastlægger rammebetingelserne for anvendelsen af reguleringsagenturer; mener, at dette bør ske, før der fastlægges en harmoniseret ramme for agenturernes struktur;

10. noterer sig Kommissionens holdning (9) med hensyn til uddelegering af ansvar for gennemførelse af opgaver til andre organer end Kommissionens hovedadministration, herunder agenturer; mener ikke, at den tager højde for Europa-Parlamentets krav om grundig overvejelse på interinstitutionelt plan af de eksisterende agenturers struktur; opfordrer derfor Kommissionen til at skabe klarhed med hensyn til dette punkt og den fremtidige generelle interinstitutionelle aftale vedrørende de nye ordninger, der skal indføres inden for rammerne af eller sideløbende med de finansielle overslag (10);

11. opfordrer Kommissionen til at indføre og med jævne mellemrum, f.eks. regelmæssigt hvert tredje år, udarbejde en tværgående analyse af de evalueringer, der er foretaget af de enkelte agenturer, med henblik på a) at drage konklusioner med hensyn til overensstemmelsen mellem agenturernes aktiviteter og EU's politikker generelt, hvad angår de synergier, der findes eller bør udvikles mellem agenturerne og Kommissionens tjenestegrene samt undgåelse af overlapning mellem dem b) at vurdere den generelle europæiske merværdi, der opnås som følge af agenturernes resultater inden for deres respektive arbejdsområder, og agenturmodellens relevans, produktivitet og effektivitet, når det drejer sig om at gennemføre eller bidrage til EU's politikker c) at fastslå og øge virkningen af agenturernes aktioner, hvad angår EU's nærhed til samt tilgængelighed og synlighed for borgerne;

12. forventer, at en sådan samlet analyse foreligger inden udgangen af 2005, således at den dækker den treårige periode fra indførelsen af den nye finansforordning og den deraf følgende nye struktur for agenturerne;

13. opfordrer agenturerne til at deltage aktivt i denne proces og samarbejde med Kommissionen ved at bidrage med de nødvendige oplysninger om emner, som de mener har betydning for deres arbejde, rolle, mandat og behov, samt om et hvilket som helst emne, som kan bidrage til at forbedre hele dechargeproceduren, med henblik på at medvirke til, at processen lykkes og agenturernes regnskabspligt og gennemsigtighed øges; opfordrer agenturerne til også at give Europa-Parlamentets kompetente udvalg disse oplysninger;

14. opfordrer Kommissionen til sideløbende med denne proces og senest inden udgangen af 2005 at fremsætte forslag til ændring af de eksisterende retsakter om oprettelse af agenturerne bl.a. med henblik på at forbedre forholdet til agenturerne mest muligt; mener, at disse forslag bør tage sigte på a) at øge kommunikationen mellem Kommissionen og agenturerne b) at etablere et samarbejde eller udvide et eventuelt eksisterende samarbejde om fastlæggelse af behov, der skal dækkes, af målsætninger og af tilstræbte resultater og strategier til at nå dem samt om fastsættelse af standarder for kontrol og evaluering c) at øge komplementariteten, forbedre organiseringen af de nødvendige ressourcer og den effektive fordeling heraf med henblik på at opnå resultater samt udarbejde en kommunikationsstrategi med henblik på udbredelse af disse resultater;

15. understreger, at Kommissionen, inden der træffes nogen afgørelse om at foreslå oprettelse af et nyt agentur, bør foretage en grundig vurdering af nødvendigheden og merværdien af de funktioner, som dette agentur skal udfylde, idet der tages hensyn til de bestående strukturer, subsidiaritetsprincippet og budgetdisciplinen samt forenkling af procedurerne;

16. forventer, at Kommissionen hurtigt forelægger de retningslinjer for agenturernes personalepolitik, som Europa-Parlamentet har anmodet Kommissionen om at forelægge inden afslutningen på 2005-budgetproceduren;

Generelle bemærkninger til agenturerne

17. forventer, at hvert enkelt agentur fra nu af sender det beretningen, som opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger, jf. artikel 72, stk. 5, i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002;

18. opfordrer agenturerne til fortsat at bestræbe sig på at anvende ordningerne og forordningerne for tjenestemænd og øvrige ansatte korrekt på deres personale (ansættelsesprocedurer og dertil knyttede afgørelser, personlige akter, beregning af vederlag og andre rettigheder, forfremmelsespolitik, andelen af ledige stillinger, kønskvotering osv.);

19. bemærker, at den procentvise andel af henholdsvis mandlige og kvindelige ansatte i agenturerne viser, at kønsfordelingen er skæv; beklager, at mændene udgør ca. en tredjedel af de ansatte, men er overrepræsenteret i stillinger i de højere lønklasser, mens kvinderne generelt er overrepræsenteret i stillinger i de lavere lønklasser; forventer, at agenturerne træffer omgående og effektive foranstaltninger til at afhjælpe denne situation;

20. opfordrer agenturerne til at sikre, at alle de relevante bestemmelser i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/73/EF af 23. september 2002 om ændring af Rådets direktiv 76/207/EØF om gennemførelse af princippet om ligebehandling af mænd og kvinder for så vidt angår adgang til beskæftigelse, erhvervsuddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår (11) indføres i deres respektive personalepolitikker;

21. forventer, at agenturerne tager Revisionsrettens bemærkninger til efterretning og nøje følger de budgetmæssige principper, der er fastlagt i finansforordningen, især principperne om budgettets enhed og om, at budgettet skal være realistisk; opfordrer de agenturer, der hidtil ikke har gjort det, til at opfylde finansforordningens regnskabsmæssige krav og yderligere stramme deres procedurer for intern forvaltning og kontrol med henblik på at øge regnskabspligten, gennemsigtigheden og den europæiske merværdi;

22. opfordrer agenturerne, især dem, hvis aktiviteter på nogle punkter overlapper andre agenturers aktiviteter eller opgaver, til at forstærke deres samarbejde og derved skabe mulighed for udvikling af synergier; opfordrer dem til, hvor det er hensigtsmæssigt, at formalisere dette samarbejde igennem specifikke aftaler (fælleserklæringer, aftalememoranda, beslutninger om fælles planlægning og komplementære aktioner/programmer) for at sikre, at deres arbejde ikke overlapper hinanden, at det klart fremgår, hvilket agentur der har lavet hvad, og at resultatet af fælles bestræbelser skaber størst mulig merværdi og får den størst mulige virkning; forventer at blive holdt løbende underrettet om dette spørgsmål;

23. opfordrer agenturerne til at være særligt opmærksomme på procedurerne for tildeling og forvaltning af kontrakter; opfordrer dem til at træffe alle egnede foranstaltninger, for så vidt angår deres administrative strukturer, for at styrke deres interne kontrolprocedurer, kanaler og forvaltning; mener, at disse foranstaltninger, hvor det er nødvendigt eller muligt, kan omfatte etablering af specialiserede enheder, der får til opgave på basis af risikoanalyser at vejlede i, hvordan procedurer for kontrakttildeling bedst kan tilrettelægges, at sikre kontrol og sørge for den opfølgning, der måtte være nødvendig; opfordrer Kommissionen og Revisionsretten til at forstærke samarbejdet med agenturerne på dette område;

24. noterer sig de problemer, nogle direktører, især direktører fra de »nyoprettede« agenturer, har gjort gældende med hensyn til agenturernes overholdelse af tidsplanen og fristerne for aflæggelse af beretning som fastsat i finansforordningen; opfordrer agenturernes direktører til med henblik på den revision af finansforordningen, der skal finde sted i 2005, at underrette Budgetudvalget og Budgetkontroludvalget om de problemer, de hidtil er stødt på, således at de kan blive taget med i betragtning ved revisionen; forventer, at direktørerne fremsætter specifikke forslag til alternative ordninger med hensyn til tidsfrister, som passer bedst muligt til arbejdsgangen, samtidig med at agenturernes pligt til at aflægge beretning, som fastsat i finansforordningen, overholdes;

25. noterer sig, at agenturernes direktører har reageret positivt på anmodningen fra Europa-Parlamentets udvalg med ansvar for decharge om, at der indføres et mere præcist kommunikationssystem, især med hensyn til agenturernes fremsendelse til dette udvalg af dokumenter, der vedrører deres pligt til at aflægge beretning; er af den opfattelse, at bedre tilrettelæggelse af kommunikationen vil forstærke samarbejdet med agenturerne og øge den demokratiske kontrol;

26. opfordrer agenturernes direktører til fra nu af at lade deres årlige aktivitetsrapport, som forelægges sammen med oplysninger om den finansielle og administrative situation, ledsage af en erklæring om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed i lighed med de erklæringer, der underskrives af Kommissionens generaldirektører;

27. opfordrer agenturerne til at udvikle en omfattende kommunikationsstrategi for at tage højde for nødvendigheden af, at resultaterne af deres arbejde i passende form når ud til den brede offentlighed og ikke kun forelægges institutionerne, medlemsstaternes ansvarlige myndigheder, specialister, partnere eller specifikke modtagere; opfordrer agenturerne til med henblik på udvikling af en sådan strategi at forstærke deres samarbejde og udveksling af oplysninger om bedste praksis til opfyldelse af denne målsætning; forventer, at de kompetente udvalg inden den næste dechargeprocedure underrettes behørigt af agenturerne om de fremskridt, der er sket med udviklingen af en sådan strategi med henblik på at sikre effektiv og rettidig overvågning af deres aktiviteter;

Generelle bemærkninger til Revisionsretten og agenturerne

28. glæder sig over, at Revisionsretten har vedføjet de særlige årsberetninger om agenturerne en tabel, der giver en oversigt over det pågældende agenturs kompetenceområder, ledelse, disponible ressourcer og produkter/tjenesteydelser; mener, at denne tabel gør disse fællesskabsorganers arbejde mere klart og gennemskueligt, samtidig med at den danner et nyttigt grundlag for sammenligning, hvor det måtte være hensigtsmæssigt, med henblik på at etablere den harmoniserede struktur for agenturerne, som Europa-Parlamentet har krævet;

29. opfordrer Revisionsretten og agenturerne til at forstærke deres samarbejde med henblik på at forbedre procedurerne og de tekniske redskaber til fremme af forsvarlig forvaltning af alle budgetmæssige og finansielle områder med henblik på at udvikle metoder, som kan berede vejen for en positiv dechargeprocedure lige fra begyndelsen; forventer at blive holdt løbende underrettet om de fremskridt, der gøres, og om anvendelsen af bedste praksis;

30. opfordrer Revisionsretten og agenturerne til at forbedre gennemsigtigheden af den kontradiktoriske procedure forud for Revisionsrettens beretning om decharge for at undgå uoverensstemmelser eller tvetydigheder, som kan true hele processens troværdighed; opfordrer i den forbindelse Revisionsretten og Kommissionen til at foreslå en realistisk metode til opdatering af oplysninger om de forbedringer, der er sket, og/eller de problemer, der er konstateret, fra det tidspunkt, hvor Revisionsrettens forberedende beretning drøftes første gang, til det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse om, hvorvidt der skal meddeles decharge, for at give et så nøjagtigt billede af agenturernes situation som muligt.

(1) EUT C 324 af 30.12.2004, s. 1.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 38.

(4) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(5) EUT L 330 af 4.11.2004, s. 8.

(6) Beregnet efter principperne i artikel 15 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 af 22. maj 2000 (EFT L 130 af 31.5.2000, s. 8).

(7) Arbejdsmiljøagenturet har i 2003 for første gang foretaget afskrivninger af anlægsaktiverne.

(8) Regnskabets negative saldo skyldes, at fremførsler fortsat er at betragte som udgifter, og at der ikke er foretaget en korrektion af regnskabet. Efter et groft skøn vil regnskabsårets saldo efter korrektion af regnskabet være på ca. 1 mio. EUR.

NB: Tallene er afrundet, og summen af tallene i tabellerne kan derfor afvige fra totalen.

Kilde: Arbejdsmiljøagenturet. Tabellerne er udarbejdet på grundlag af tallene i Arbejdsmiljøagenturets eget regnskab.

(9) Se bilag 1 til Kommissionens meddelelse til Rådet og Europa-Parlamentet »Fremtiden skaber vi i fællesskab — Politikudfordringer og budgetmidler i det udvidede EU 2007-2013« (KOM(2004) 101, s. 38).

(10) Se bilaget til Kommissionens beretning om opfølgningen af decharge for 2002 (KOM(2004) 648, s. 108).

(11) EFT L 269 af 5.10.2002, s. 15.