DA Den Europæiske Unions Tidende L 134/32

KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 463/2014

af 5. maj 2014

om vilkår og betingelser for det elektroniske system til udveksling af data mellem medlemsstaterne og Kommissionen, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 30, stk. 4, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til artikel 30, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014 skal al officiel udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen foregå ved brug af et elektronisk dataudvekslingssystem. Det er derfor nødvendigt at fastlægge vilkårene og betingelserne, som det elektroniske dataudvekslingssystem skal overholde.

(2) For at garantere forbedret kvalitet af oplysningerne om gennemførelsen af operationelle programmer, forbedret anvendelighed af systemet og forenkling er det nødvendigt at specificere grundlæggende krav til formen og omfanget af de oplysninger, der skal udveksles.

(3) Det er nødvendigt at specificere principper samt relevante regler for brug af systemet med hensyn til identificering af den part, der er ansvarlig for at uploade dokumenter og foretage opdateringer heri.

(4) For at garantere nedbringelsen af den administrative byrde for medlemsstaterne og Kommissionen, samtidig med at en effektiv elektronisk udveksling af oplysninger sikres, er det nødvendigt at fastsætte systemets tekniske kendetegn.

(5) Medlemsstaterne og Kommissionen bør også have mulighed for at registrere og udveksle data på to forskellige måder, der skal fastsættes. Det er også nødvendigt at fastsætte regler for force majeure, der hindrer brugen af det elektroniske dataudvekslingssystem, for at sikre at både medlemsstaterne og Kommissionen fortsat kan udveksle oplysninger gennem alternative kanaler.

(6) Medlemsstaterne og Kommissionen bør sikre, at dataudveksling gennem det elektroniske dataudvekslingssystem gennemføres på en sikker måde under hensyntagen til oplysningernes tilgængelighed, integritet, autenticitet, fortrolighed og uafviselighed. Der bør derfor fastlægges sikkerhedsregler.

(7) Denne forordning bør respektere de grundlæggende rettigheder og overholde de principper, som anerkendes i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, og særlig retten til beskyttelsen af personoplysninger. Denne forordning bør derfor anvendes i overensstemmelse med disse rettigheder og principper. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (2) finder anvendelse for så vidt angår personoplysninger, der behandles af medlemsstaterne. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (3) finder anvendelse for så vidt angår behandlingen af personoplysninger i EU-institutioner og -organer og fri udveksling af sådanne oplysninger.

(8) For at sikre omgående anvendelse af foranstaltningerne i denne forordning, bør den træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(9) Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Udvalget for Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

KAPITEL I

BESTEMMELSER, DER GENNEMFØRER FORORDNING (EU) Nr. 223/2014 FOR SÅ VIDT ANGÅR DEN EUROPÆISKE FOND FOR BISTAND TIL DE SOCIALT DÅRLIGST STILLEDE

ELEKTRONISK DATAUDVEKSLINGSSYSTEM

(Bemyndigelse under artikel 30, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)

Artikel 1

Oprettelse af et elektronisk dataudvekslingssystem

Kommissionen opretter et elektronisk dataudvekslingssystem til alle officielle udvekslinger af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen.

Artikel 2

Indhold af det elektroniske dataudvekslingssystem

Det elektroniske dataudvekslingssystem (herefter benævnt »SFC2014«) skal mindst indeholde de oplysninger, der er specificeret i de modeller, formater og skabeloner, der er fastsat i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 223/2014. De oplysninger, der skal gives i de elektroniske formularer, der findes i SFC2014 (herefter benævnt »strukturerede data«), kan ikke erstattes af ikkestrukturerede data, herunder brug af hyperlinks eller andre typer af ikkestrukturerede data såsom vedhæftede dokumenter eller billeder. Når en medlemsstat sender de samme oplysninger i form af strukturerede data og ikkestrukturerede data benyttes de strukturerede data i tilfælde af uoverensstemmelser.

Artikel 3

Drift af SFC2014

1. Kommissionen, de myndigheder, der er udpeget af medlemsstaterne i henhold til artikel 59, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (4) og artikel 31 i forordning (EU) nr. 223/2014, samt de organer, som har fået uddelegeret opgaver af disse myndigheder, indfører de oplysninger til overførsel i SFC2014, som de er ansvarlige for og evt. opdateringer hertil.

2. Enhver overførsel af oplysninger til Kommissionen kontrolleres og fremsendes af en anden person end den person, som har indført dataene for overførelsen. Denne adskillelse af opgaverne understøttes af SFC2014 eller af medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolinformationssystemer, der automatisk forbinder sig med SFC2014.

3. Medlemsstaterne udpeger på nationalt plan en eller flere personer, der som ansvarlig(e) for forvaltningen af adgangsrettigheder til SFC2014 skal udføre følgende opgaver:

a) identificere brugere, der kræver adgang, idet det sikres, at disse brugere er ansat i organisationen

b) informere brugere om deres forpligtelser til at sikre systemets sikkerhed

c) kontrollere, at brugerne er berettigede til at have det krævede sæt af rettigheder i forhold til deres opgaver og hierarkiske position

d) anmode om, at adgangsrettighederne ophører, når disse adgangsrettigheder ikke længere er nødvendige eller berettigede

e) straks rapportere mistænkelige begivenheder, der kan skabe tvivl om systemets sikkerhed

f) sikre, at data til identifikation af brugerne til stadighed er pålidelige ved at rapportere enhver forandring

g) tage de nødvendige forholdsregler i forhold til databeskyttelse og fortrolig behandling af forretningshemmeligheder i overensstemmelse med EU-regler og nationale regler

h) informere Kommissionen om enhver forandring, der påvirker medlemsstatens myndigheders eller SFC2014-brugernes kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i stk. 1, eller deres personlige kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i litra a)-g).

4. Udvekslinger af data og transaktioner forsynes med en obligatorisk elektronisk signatur i den betydning, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (5). Medlemsstaterne og Kommissionen anerkender den elektroniske signatur, som anvendes i SFC2014 til udveksling af data, som antageligt bevis i retssager.

Oplysninger behandlet i SFC2014 respekterer beskyttelsen af personoplysninger for enkeltpersoner og fortroligheden af forretningshemmeligheder for juridiske enheder i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF (7), direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.

Artikel 4

Kendetegn ved SFC2014

For at sikre en effektiv elektronisk udveksling af oplysninger har SFC2014 følgende kendetegn:

a) interaktive formularer eller formularer, der er udfyldt af systemet på forhånd på baggrund af de data, der allerede er registreret i systemet

b) automatiske udregninger, når de kan nedbringe brugernes registreringsarbejde

c) automatiske indbyggede kontroller til at kontrollere de overførte datas indre sammenhæng og disse datas overensstemmelse med relevante regler

d) systemskabte advarsler, der advarer brugerne af SFC2014 om, at visse aktioner kan eller ikke kan udføres

e) onlinestatusopfølgning af, hvordan de registrerede oplysninger behandles i systemet

f) tilgængelighed af historiske data med hensyn til alle de oplysninger, der er registreret for et operationelt program.

Artikel 5

Overførsel af data gennem SFC2014

1. SFC2014 er tilgængeligt for medlemsstaterne og Kommissionen enten direkte gennem en interaktiv brugergrænseflade (dvs. en webapplikation) eller gennem en teknisk grænseflade, der bruger forudbestemte protokoller (dvs. webtjenester), der giver mulighed for automatisk synkronisering og overførsel af data mellem medlemsstaternes informationssystemer og SFC2014.

2. Datoen for medlemsstatens elektroniske overførsel af oplysninger til Kommissionen eller omvendt vil blive anset for at være fremsendelsesdatoen for det pågældende dokument.

3. I tilfælde af force majeure, en fejlfunktion i SFC2014 eller mangel på forbindelse med SFC2014 i mere end én arbejdsdag i løbet af den sidste uge inden en lovhjemlet frist for fremlæggelse af oplysninger eller i perioden fra 23. til 31. december eller fem arbejdsdage på andre tidspunkter kan udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen finde sted på papir ved brug af de modeller, formater og skabeloner, der er henvist til i artikel 2, stk. 1, i denne forordning.

Den pågældende part indfører straks de oplysninger, der allerede er fremlagt på papir, i SFC2014, når fejlfunktionen i det elektroniske dataudvekslingssystem ophører, forbindelsen med systemet genetableres eller grunden til force majeure ophører.

4. I tilfælde som omhandlet i stk. 3 vil poststemplets dato blive anset for at være det pågældende dokuments fremlæggelsesdato.

Artikel 6

Sikkerheden af data overført gennem SFC2014

1. Kommissionen etablerer en informationsteknologisk sikkerhedspolitik (herefter benævnt »SFC's IT-sikkerhedspolitik«) for SFC2014 for personale, der bruger SFC2014 i overensstemmelse med relevante EU-regler, navnlig Kommissionens afgørelse K(2006) 3602 (8) og dens gennemførelsesbestemmelser. Kommissionen udpeger en eller flere personer med ansvar for at definere, vedligeholde og sikre den korrekte anvendelse af SFC2014's sikkerhedspolitik.

2. Medlemsstater og andre EU-institutioner end Kommissionen, der har modtaget adgangsrettigheder til SFC2014, overholder de IT-sikkerhedspolitiske vilkår og betingelser, der er offentliggjort på SFC2014-portalen, og de foranstaltninger, der er gennemført af Kommissionen i SFC2014, for at sikre overførelsen af data, særlig i forbindelse med anvendelsen af den tekniske grænseflade, der er henvist til i artikel 5, stk. 1, i denne forordning.

3. Medlemsstaterne og Kommissionen gennemfører og sikrer effektiviteten af de sikkerhedsforanstaltninger, der er vedtaget for at beskytte de data, de har lagret og overført gennem SFC2014.

4. Medlemsstaterne vedtager nationale, regionale eller lokale informationssikkerhedspolitikker, der dækker adgang til SFC2014 og automatisk indførelse af data i det, hvorved et minimumsæt af sikkerhedskrav sikres. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker kan henvise til andre sikkerhedsdokumenter. Hver medlemsstat sikrer, at disse IT-sikkerhedspolitikker gælder for alle de myndigheder, der benytter SFC2014.

5. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker indeholder:

a) de IT-sikkerhedsmæssige aspekter af det arbejde, der udføres af den eller de personer, der er ansvarlige for at forvalte adgangsrettighederne, som der henvises til i artikel 3, stk. 3, i denne forordning, i tilfælde af at de anvendes direkte

b) sikkerhedsforanstaltningerne for nationale, regionale eller lokale computersystemer, der er forbundet med SFC2014 gennem en teknisk grænseflade henvist til i artikel 5, stk. 1, i denne forordning, så de kan bringes i overensstemmelse med SFC2014-sikkerhedskravene.

Med hensyn til første afsnit, litra b), er følgende aspekter omfattet, hvis det er relevant:

a) fysisk sikkerhed

b) datamedier og adgangskontrol

c) lagringskontrol

d) adgangs- og kodeordskontrol

e) overvågning

f) forbindelse med SFC2014

g) kommunikationsinfrastruktur

h) forvaltning af de menneskelige ressourcer inden beskæftigelse, under beskæftigelse og efter beskæftigelse

i) hændelsesstyring.

6. Disse nationale, regionale, eller lokale IT-sikkerhedspolitikker baseres på en risikovurdering, og de beskrevne foranstaltninger står i forhold til de identificerede risici.

7. Dokumenterne, hvori de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker fastsættes, gøres tilgængelige for Kommissionen efter anmodning.

8. Medlemsstaterne udpeger en eller flere personer på nationalt plan med ansvar for at vedligeholde og sikre gennemførelsen af de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker. Den eller disse personer fungerer som kontaktperson med den eller de personer, der er udpeget af Kommissionen, jf. artikel 6, stk. 1, i denne forordning.

9. Både SFC's IT-sikkerhedspolitik og de relevante nationale, regionale og lokale IT-sikkerhedspolitikker opdateres i tilfælde af teknologiske forandringer, identifikation af nye trusler eller andre relevante udviklinger. Under alle omstændigheder gennemgås de årligt for at sikre, at de fortsat udgør en passende løsning.

KAPITEL II

AFSLUTTENDE BESTEMMELSE

Artikel 7

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat. Udfærdiget i Bruxelles, den 5. maj 2014. På Kommissionens vegne José Manuel BARROSO Formand

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (EUT L 72 af 12.3.2014, s. 1).

(2) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31).

(3) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).

(4) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).

(5) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF af 13. december 1999 om en fællesskabsramme for elektroniske signaturer (EFT L 13 af 19.1.2000, s. 12).

(6) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12. juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (direktivet om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) (EFT L 201 af 31.7.2002, s. 37).

(7) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF af 25. november 2009 om ændring af direktiv 2002/22/EF om forsyningspligt og brugerrettigheder i forbindelse med elektroniske kommunikationsnet og -tjenester, direktiv 2002/58/EF om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor og forordning (EF) nr. 2006/2004 om samarbejde mellem nationale myndigheder med ansvar for håndhævelse af lovgivning om forbrugerbeskyttelse (EUT L 337 af 18.12.2009, s. 11).

(8) Kommissionens afgørelse K(2006) 3602 af 16. august 2006 om sikkerheden af Europa-Kommissionens informationssystemer.