DA Den Europæiske Unions Tidende L 171/90

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 885/2006

af 21. juni 2006

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1290/2005 for så vidt angår godkendelse af betalingsorganer og andre organer og regnskabsafslutning for EGFL og ELFUL

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1290/2005 af 21. juni 2005 om finansiering af den fælles landbrugspolitik (1), særlig artikel 42, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Efter udstedelsen af forordning (EF) nr. 1 290/2005 bør der fastsættes nye detaljerede regler for godkendelse af betalingsorganer og andre organer og regnskabsafslutning for Den Europæiske Garantifond for Landbruget (EGFL) og Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL). Kommissionens forordning (EF) nr. 1663/95 af 7. juli 1995 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen (2), bør derfor ophæves og erstattes af en ny forordning.

(2) Medlemsstaterne bør kun godkende betalingsorganer, hvis de opfylder visse minimumskriterier, der fastsættes på EF-plan. Disse kriterier bør omfatte fire basisområder: interne forhold, kontrolaktiviteter, information og kommunikation og overvågning. Medlemsstaterne bør være frit stillet med hensyn til at fastlægge yderligere godkendelseskriterier for at tage hensyn til eventuelle særegenskaber ved et betalingsorgan.

(3) Medlemsstaterne bør forpligtes til bestandig at overvåge deres betalingsorganer og indføre et system for udveksling af oplysninger om mulige tilfælde, hvor kriterierne ikke opfyldes. Der bør fastlægges en procedure til behandling af sådanne tilfælde, herunder en forpligtelse til at udarbejde en plan for afhjælpning af eventuelle påpegede mangler inden for en frist, der skal fastlægges. Udgifter, der er afholdt af betalingsorganer, hvis godkendelse fastholdes af medlemsstaten, selv om de ikke har fulgt en sådan afhjælpningsplan inden for den fastsatte frist, bør underkastes den efterprøvende regnskabsafslutning, der er omhandlet i artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

(4) Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om form og indhold af den revisionserklæring, der er omhandlet i artikel 8, stk. 1, litra c), nr. iii), i forordning (EF) nr. 1290/2005.

(5) Arbejdsopgaverne for det koordineringsorgan, der er omhandlet i artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1290/2005, bør klarlægges, og kriterierne for dets godkendelse bør fastlægges.

(6) For at sikre, at de attester og rapporter, der skal udarbejdes af de godkendelsesorganer, som er omhandlet i artikel 7 i forordning (EF) nr. 1290/2005, er til støtte for Kommissionen ved regnskabsafslutningen, bør deres indhold specificeres.

(7) For at gøre det muligt for Kommissionen at afslutte regnskaberne i henhold til artikel 30 i forordning (EF) nr. 1290/2005 er det nødvendigt at fastlægge indholdet af betalingsorganernes årsregnskaber og en dato for de pågældende regnskabers og andre relevante dokumenters fremsendelse til Kommissionen. Den periode, hvor betalingsorganerne skal holde bilagene vedrørende samtlige udgifter og formålsbestemte indtægter til rådighed for Kommission, bør også klarlægges.

(8) Desuden bør det slås fast, at Kommissionen fastlægger form og indhold af de regnskabsoplysninger, som betalingsorganerne skal fremsende til den. I den sammenhæng er det hensigtsmæssigt i denne forordning at optage de regler om brug af sådanne regnskabsoplysninger, der i øjeblikket er fastsat i Kommissionens forordning (EF) nr. 2390/1999 af 25. oktober 1999 om form og indhold af de regnskabsoplysninger, som medlemsstaterne skal stille til rådighed for Kommissionen i forbindelse med proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen (3), også med henblik på overvågning og udarbejdelse af prognoser. Forordning (EF) nr. 2390/1999 bør derfor ophæves.

(9) Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om såvel den procedure for afslutning af regnskaber, der er fastsat i artikel 30 i forordning (EF) nr. 1290/2005, som den efterprøvende regnskabsafslutning, der er fastsat i artikel 31 i samme forordning, herunder en ordning, hvorved de beløb, der bliver resultatet, alt efter omstændighederne fratrækkes eller tillægges en af de efterfølgende betalinger til medlemsstaterne.

(10) Med henblik på den efterprøvende regnskabsafslutning er der ved Kommissionens beslutning 94/442/EF af 1. juli 1994 om indførelse af en forligsprocedure i forbindelse med regnskabsafslutningen for Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL), Garantisektionen (4), oprettet et forligsorgan og fastlagt regler for dets sammensætning og funktionsmåde. Af forenklingshensyn bør de pågældende regler optages i denne forordning og om fornødent tilpasses. Beslutning 94/442/EC bør derfor ophæves.

(11) Hvis et betalingsorgan, der er godkendt i henhold til forordning (EF) nr. 1663/95, efter den 16. oktober 2006 påtager sig et ansvar, som det ikke påtog sig før den pågældende dato, er det nødvendigt med en ny godkendelse, som omfatter dette nye ansvar, efter de kriterier, der er fastsat i denne forordning. Som en overgangsforanstaltning bør det gøres muligt at tilpasse godkendelsen inden den 16. oktober 2007.

(12) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Komitéen for Landbrugsfondene —

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

KAPITEL 1

BETALINGSORGANER OG ANDRE ORGANER

Artikel 1

Godkendelse af betalingsorganer

1. For at kunne godkendes skal et betalingsorgan som defineret i artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1290/2005 have en administrativ organisation og et internt kontrolsystem, som opfylder de kriterier, der er fastsat i bilag I til denne forordning (i det følgende benævnt »godkendelseskriterier«), vedrørende:

a) interne forhold

b) kontrolaktiviteter

c) information og kommunikation

d) overvågning.

Medlemsstaterne kan fastlægge yderligere godkendelseskriterier for at tage hensyn til betalingsorganets størrelse, ansvarsområder og andre særegenskaber.

2. For hvert betalingsorgan udpeger medlemsstaten en myndighed på ministerplan, der er ansvarlig for udstedelsen og tilbagetrækningen af organets godkendelse og for udførelsen af de opgaver, der er pålagt den ved denne forordning (i det følgende benævnt »den ansvarlige myndighed«). Den underretter Kommissionen herom.

3. Den ansvarlige myndighed træffer en formel afgørelse, hvorved betalingsorganet godkendes, på grundlag af en undersøgelse af godkendelseskriterierne.

Undersøgelsen foretages af et organ, som er uafhængigt af det betalingsorgan, der skal godkendes, og omfatter navnlig ordningerne for anvisning og gennemførelse af betalinger, sikring af EF-budgettet, informationssystemernes sikkerhed, føring af regnskabsbøger, funktionsadskillelse og den interne og eksterne kontrols tilstrækkelighed, alt vedrørende de transaktioner, der finansieres af Den Europæiske Garantifond for Landbruget (EGFL) og Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL).

4. Hvis den ansvarlige myndighed ikke er overbevist om, at betalingsorganet opfylder godkendelseskriterierne, sender den organet instrukser med angivelse af de betingelser, det skal opfylde, for at tilladelsen kan gives.

Indtil de eventuelle nødvendige ændringer er foretaget, kan godkendelsen gives foreløbigt for en periode, der fastsættes under hensyn til, hvor alvorlige de konstaterede problemer er, dog højst 12 måneder. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen efter ansøgning fra den pågældende medlemsstat forlænge denne periode.

5. De meddelelser, der er fastsat i artikel 8, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1290/2005, fremsendes straks efter, at betalingsorganet er godkendt for første gang, og under alle omstændigheder før nogen udgifter, som afholdes af det, debiteres EGFL eller ELFUL. De ledsages af erklæringer og dokumenter vedrørende:

a) de opgaver, betalingsorganet har fået tildelt

b) opgavernes fordeling mellem dets kontorer

c) dets forbindelser med andre offentlige eller private organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af alle foranstaltninger, i forbindelse med hvilke der debiteres EGFL og ELFUL udgifter, som er afholdt af organet

d) procedurerne for modtagelse, kontrol og fastsættelse af ansøgninger fra støttemodtagere og for anvisning og betaling af samt regnskabsaflæggelse for udgifter

e) bestemmelserne om informationssystemers sikkerhed.

6. Kommissionen underretter Komitéen for Landbrugsfondene om, hvilke betalingsorganer der er godkendt i hver medlemsstat.

Artikel 2

Fornyet undersøgelse af godkendelse

1. Den ansvarlige myndighed overvåger bestandig de betalingsorganer, som den har ansvaret for, bl.a. på grundlag af de attester og rapporter, som godkendelsesorganet udarbejder i henhold artikel 5, stk. 3 og 4, og følger alle fastlagte mangler op. Hvert tredje år meddeler den ansvarlige myndighed skriftligt Kommissionen resultaterne af sin overvågning og oplyser, om betalingsorganerne fortsat opfylder godkendelseskriterierne.

2. Medlemsstaterne indfører et system, som sikrer, at alle oplysninger, som tyder på, at et betalingsorgan ikke opfylder godkendelseskriterierne, straks meddeles den ansvarlige myndighed.

3. Når et godkendt betalingsorgan ikke længere opfylder et eller flere af godkendelseskriterierne, eller der er så store mangler ved dets opfyldelse deraf, at det øver indflydelse på organets egnethed til at udføre de opgaver, der er fastsat i artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1290/2005, tager den ansvarlige myndighed organets godkendelse op til fornyet undersøgelse og udarbejder en plan med henblik på at afhjælpe de konstaterede mangler inden for en periode, der skal fastlægges på grundlag af problemets omfang, og som ikke må overstige 12 måneder fra den dato, hvor godkendelsen tages op til fornyet undersøgelse. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen efter anmodning fra den pågældende medlemsstat forlænge denne periode.

4. Den ansvarlige myndighed giver Kommissionen meddelelse om alle planer, der udarbejdes i henhold til stk. 3, og om gennemførelsen af de pågældende planer.

5. Hvis godkendelsen trækkes tilbage, godkender den ansvarlige myndighed straks et andet betalingsorgan i henhold til artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1290/2005 og artikel 1 i nærværende forordning for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke afbrydes.

6. Finder Kommissionen, at den ansvarlige myndighed ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan i henhold til stk. 3, eller at betalingsorganet fortsat er godkendt uden at have gennemført en sådan plan fuldt ud i løbet af den fastsatte periode, søger den at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, der er fastsat i artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

Artikel 3

Revisionserklæring

1. Den revisionserklæring, der er omhandlet i artikel 8, stk. 1, litra c), nr. iii), i forordning (EF) nr. 1290/2005, udarbejdes så betids, at godkendelsesorganet kan afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 5, stk. 4, andet afsnit, litra b), i nærværende forordning.

Revisionserklæringen udformes som fastsat i bilag II, og der kan i forbindelse dermed tages forbehold, som fastlægger omfanget af den potentielle økonomiske virkning. I så fald indeholder den en afhjælpende handlingsplan og en nøjagtig tidsplan for gennemførelsen deraf.

2. Revisionserklæringen baseres på et effektivt tilsyn med det indførte forvaltnings- og kontrolsystem gennem hele året.

Artikel 4

Koordineringsorgan

1. Det koordineringsorgan, der er omhandlet i artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1290/2005, fungerer som Kommissionens eneste kontaktorgan for den pågældende medlemsstat i alle spørgsmål af relevans for EGFL og ELFUL, hvad angår:

a) fremsendelse af EF-tekster og retningslinjer i tilknytning dertil til betalingsorganerne og de organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af de pågældende tekster og retningslinjer, samt arbejdet til fremme af en harmoniseret anvendelse deraf

b) fremsendelse til Kommissionen af de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6 og 8 i forordning (EF) nr. 1290/2005

c) arbejdet med at holde alle de regnskabsoplysninger, der kræves til statistiske formål og kontrolformål, til rådighed for Kommissionen.

2. Et betalingsorgan kan fungere som koordineringsorgan, hvis de to arbejdsopgaver holdes adskilt.

3. I udøvelsen af sine opgaver kan koordineringsorganet efter nationale procedurer lade sig bistå af andre administrative organer eller tjenester, især organer eller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk ekspertise.

4. Den pågældende medlemsstat træffer på ministerplan en formel afgørelse, hvorved koordineringsorganet godkendes, efter at den har forvisset sig om, at organets administrative ordninger giver tilstrækkelig sikkerhed for, at organet kan udføre de opgaver, der er omhandlet i artikel 6, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1290/2005.

For at kunne godkendes skal koordineringsorganet have fastlagt procedurer, som sikrer, at:

a) alle anmeldelser til Kommissionen baseres på oplysninger fra behørigt bemyndigede kilder

b) anmeldelserne til Kommissionen er behørigt godkendt før fremsendelsen

c) der findes et egentligt revisionsspor til støtte for de oplysninger, der fremsendes til Kommissionen

d) der på sikker vis er opbevaret en registrering af de oplysninger, der er modtaget og fremsendt, i papir- eller edb-form.

5. Fortroligheden, integriteten og disponibiliteten af alle edb-data, som koordineringsorganet er i besiddelse af, sikres ved foranstaltninger, der for det enkelte koordineringsorgan er tilpasset den administrative struktur og de personalemæssige og teknologiske forhold. Den finansielle og teknologiske indsats skal stå i et rimeligt forhold til de faktiske risici.

6. De meddelelser, der er fastsat i artikel 6, stk. 3, første afsnit, og i artikel 8, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1290/2005, fremsendes straks efter, at koordineringsorganet er godkendt for første gang, og under alle omstændigheder før nogen udgifter, som det er ansvarligt for, debiteres EGFL eller ELFUL. De ledsages af godkendelsesdokumentet for organet og oplysninger om de betingelser vedrørende administration, regnskaber og intern kontrol, der knytter sig til organets virke.

Artikel 5

Attest

1. Det godkendelsesorgan, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EF) nr. 1290/2005, udpeges af den ansvarlige myndighed. Det er operationelt uafhængigt af de relevante betalings- og koordineringsorganer og råder over den fornødne tekniske ekspertise.

2. Godkendelsesorganet foretager sin undersøgelse af det relevante betalingsorgan efter internationalt anerkendte revisionsstandarder og under hensyn til alle retningslinjer for anvendelse af disses standarder, som er udarbejdet af Kommissionen.

Godkendelsesorganet foretager sine efterprøvninger såvel i løbet af som efter afslutningen af hvert regnskabsår.

3. Godkendelsesorganet udarbejder en attest, hvori det oplyses, om det har opnået rimelig vished for, at de regnskaber, der skal fremsendes til Kommissionen, er retvisende, fuldstændige og nøjagtige, og at de interne kontrolprocedurer har fungeret tilfredsstillende.

Attesten baseres på en undersøgelse af procedurer og en stikprøve af transaktioner. Denne undersøgelse omfatter kun betalingsorganets administrative struktur, for så vidt angår spørgsmålet om, hvorvidt den pågældende struktur kan sikre, at overholdelsen af EF-reglerne er blevet kontrolleret, inden der foretages betaling.

4. Godkendelsesorganet udarbejder en rapport om sine resultater. Rapporten omfatter opgaver, der er delegeret eller udøves af de nationale toldmyndigheder. Det skal i rapporten være oplyst,

a) om betalingsorganet opfylder godkendelseskriterierne

b) om betalingsorganets procedurer er af en sådan karakter, at der er rimelig vished for, at de udgifter, der debiteres EGFL og ELFUL, er afholdt i overensstemmelse med EF's regler, og i påkommende tilfælde hvilke henstillinger med henblik på forbedringer der er afgivet og fulgt op

c) om de årsregnskaber, der er omhandlet i artikel 6, stk. 1, er i overensstemmelse med betalingsorganets regnskaber og fortegnelser

d) om oversigterne over udgifter og interventionstransaktioner er en retvisende, fuldstændig og nøjagtig fortegnelse over de transaktioner, der debiteres EGFL og ELFUL

e) om EF's finansielle interesser er forsvarligt beskyttet, hvad angår udbetalte forskud, modtagne sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves.

Rapporten skal være ledsaget af:

a) oplysninger om revisionspersonalets antal og kvalifikationer, det udførte arbejde, antallet af undersøgte transaktioner, det pålideligheds- og korrekthedsniveau, der er opnået, eventuelle konstaterede svagheder, de fremsatte henstillinger om forbedring og det arbejde, der er udført såvel i godkendelsesorganet som i andre revisionsorganer i og uden for betalingsorganet, og som helt eller delvis har dannet grundlag for den vished om de rapporterede transaktioner, som godkendelsesorganet har opnået

b) en udtalelse om den revisionserklæring, der er omhandlet i artikel 8, stk. 1, litra c), nr. iii), i forordning (EF) nr. 1290/2005.

KAPITEL 2

REGNSKABSAFSLUTNING

Artikel 6

Årsregnskabernes indhold

De årsregnskaber, der er omhandlet i artikel 8, stk. 1, litra c), nr. iii), i forordning (EF) nr. 1290/2005, omfatter:

a) de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 34 i forordning (EF) nr. 1290/2005

b) udgifterne for EGFL opdelt på konti og underkonti på EF-budgettet

c) udgifterne for ELFUL opdelt på programmer og foranstaltninger

d) oplysninger om udgifterne og de formålsbestemte indtægter eller bekræftelse af, at oplysningerne om de enkelte transaktioner opbevares på edb-fil, som står til rådighed for Kommissionen

e) en tabel over forskelle, fordelt på konti og underkonti eller for ELFUL's vedkommende på programmer og foranstaltninger, mellem de udgifter og de formålsbestemte indtægter, der er anmeldt i årsregnskabet, og dem, der er anført for samme periode i de dokumenter, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra c), i Kommissionens forordning (EF) nr. 883/2006 af 21. juni 2006 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1290/2005 for så vidt angår betalingsorganernes regnskabsføring, anmeldelser af udgifter og indtægter og betingelser for godtgørelse af udgifter inden for rammerne af EGFL og ELFUL (5), hvad angår EGFL, og artikel 16, stk. 2, i den pågældende forordning, hvad angår ELFUL, ledsaget af en redegørelse for hver forskel

f) en tabel over de beløb, der skal inddrives inden regnskabsårets udløb, efter den model, der er fastsat i bilag III

g) en oversigt over interventionerne og en liste over lagerbeholdninger og oplagringssteder ved regnskabsårets afslutning

h) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægelser på interventionslagre opbevares på betalingsorganets filer.

Artikel 7

Fremsendelse af oplysninger

1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der er omhandlet i artikel 30 i forordning (EF) nr. 1290/2005, tilsender medlemsstaterne Kommissionen:

a) de konti, der indgår i årsregnskabet, og som er omhandlet i artikel 6 i denne forordning

b) attester og rapporter udarbejdet af det eller de godkendelsesorganer, der er omhandlet i artikel 5, stk. 3 og 4, i denne forordning

c) en komplet registrering af alle de regnskabsoplysninger, der er nødvendige til statistik- og kontrolformål

d) den eller de revisionserklæringer, der er omhandlet i artikel 3 i denne forordning.

2. De dokumenter og regnskabsoplysninger, der er omhandlet i stk. 1, fremsendes til Kommissionen senest den 1. februar i året efter udgangen af det regnskabsår, som de vedrører. De dokumenter, der er omhandlet i stk. 1, litra a), b) og d), fremsendes i ét eksemplar sammen med en elektronisk kopi i den form og på de betingelser, der er fastsat af Kommissionen i henhold til artikel 18 i forordning (EF) nr. 883/2006.

3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på medlemsstatens initiativ kan der fremsendes yderligere oplysninger til Kommissionen om regnskabsafslutning inden for en frist, der fastsættes af Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde, det kræver at fremskaffe de pågældende oplysninger. Hvis sådanne oplysninger ikke foreligger, kan Kommissionen foretage regnskabsafslutningen på grundlag af de foreliggende oplysninger.

4. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen godtage en anmodning om senere fremlæggelse af oplysninger, hvis den pågældende anmodning fremsættes før udløbet af den pågældende frist for fremlæggelsen.

5. Hvis en medlemsstat har godkendt mere end ét betalingsorgan, sender den desuden senest den 15. februar i året efter afslutningen af det regnskabsår, som det vedrører, en sammenfatning, der er udarbejdet af koordineringsorganet, og som giver en oversigt over de revisionserklæringer, der er omhandlet i artikel 3, og de attester, der er omhandlet i artikel 5, stk. 3, til Kommissionen.

Artikel 8

Regnskabsoplysningernes form og indhold

1. Formen og indholdet af de regnskabsoplysninger, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, litra c), og den måde, hvorpå de skal fremsendes til Kommissionen, fastlægges efter den procedure, der er omhandlet i artikel 41, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1290/2005.

2. Kommissionen anvender udelukkende regnskabsoplysningerne til følgende formål:

a) udførelse af dens opgaver i sammenhæng med regnskabsafslutningen i henhold til forordning (EF) nr. 1290/2005

b) overvågning af udviklingen og udarbejdelse af prognoser i landbrugssektoren.

Der sikres Revisionsretten og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) adgang til disse oplysninger med henblik på udførelsen af deres opgaver.

3. Personoplysninger, der indgår i de indsamlede regnskabsoplysninger, behandles kun med henblik på formålene i stk. 2. Særlig hvis Kommissionen anvender regnskabsoplysningerne til det i stk. 2, litra b), omhandlede formål, skal den gøre disse data anonyme og udelukkende behandle dem i sammenfattet form.

4. Alle spørgsmål om behandling af personoplysninger rettes til Kommissionen som omhandlet i bilag IV.

5. Kommissionen påser, at regnskabsoplysningerne holdes fortrolige og sikre.

Artikel 9

Opbevaring af regnskabsoplysninger

1. De bilag, der tjener som dokumentation for de finansierede udgifter og de formålsbestemte indtægter, der skal oppebæres af EGFL, skal stå til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor Kommissionen afslutter regnskaberne for det pågældende regnskabsår i henhold til artikel 30 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

2. De bilag, der tjener som dokumentation for de finansierede udgifter og de formålsbestemte indtægter, der skal oppebæres af ELFUL, skal stå til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor betalingsorganets endelige betaling har fundet sted.

3. I tilfælde af uregelmæssigheder eller forsømmelighed skal de i stk. 1 og 2 omhandlede bilag stå til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor beløbene er inddrevet fuldt ud hos modtageren og krediteret EGFL eller ELFUL, eller hvor de finansielle konsekvenser af den manglende inddrivelse er fastlagt i henhold til artikel 32, stk. 5, eller artikel 33, stk. 8, i forordning (EF) nr. 1290/2005.

4. I tilfælde af en efterprøvende regnskabsafslutning i henhold til artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005 skal de i stk. 1 og 2 omhandlede bilag stå til rådighed for Kommissionen i mindst et år efter det år, hvor den pågældende procedure er afsluttet, eller, dersom en overensstemmelsesbeslutning er genstand for en retslig procedure ved De Europæiske Fællesskabers Domstol, i mindst et år efter det år, hvor den pågældende procedure er afsluttet.

Artikel 10

Finansiel regnskabsafslutning

1. I den beslutning om regnskabsafslutning, der er omhandlet i artikel 30 i forordning (EF) nr. 1290/2005, fastsættes de udgifter, der er afholdt i hver enkelt medlemsstat i det pågældende regnskabsår, og som skal anerkendes som berettigede til at blive debiteret EGFL og ELFUL, på grundlag af de regnskaber, der er omhandlet i artikel 6 i denne forordning, og eventuelle nedsættelser og suspensioner i henhold til artikel 17 og 27 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

For EGFL fastsættes også de beløb, der skal debiteres EF og den berørte medlemsstat i henhold til artikel 32, stk. 5, i forordning (EF) nr. 1290/2005.

For ELFUL omfatter det beløb, der fastsættes i beslutningen om regnskabsafslutning, de midler, der kan genanvendes af den pågældende medlemsstat i henhold til artikel 33, stk. 3, litra c), i forordning (EF) nr. 1290/2005.

2. For EGFL fastsættes det beløb, der som følge af beslutningen om regnskabsafslutning skal tilbagebetales af eller udbetales til den enkelte medlemsstat, ved, at de månedlige betalinger, der er foretaget for det pågældende regnskabsår, fratrækkes de udgifter, der er anerkendt for samme år i henhold til stk. 1. Kommissionen trækker dette beløb fra eller lægger det til den månedlige betaling vedrørende de udgifter, der er afholdt i den anden måned efter beslutningen om regnskabsafslutning.

For ELFUL fastsættes det beløb, der som følge af beslutningen om regnskabsafslutning skal tilbagebetales af eller udbetales til den enkelte medlemsstat, ved, at de mellemliggende betalinger, der er foretaget for det pågældende regnskabsår, fratrækkes de udgifter, der er anerkendt for samme år i henhold til stk. 1. Kommissionen trækker dette beløb fra eller lægger det til den følgende mellemliggende betaling eller den endelige betaling.

3. Senest den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning giver Kommissionen den pågældende medlemsstat meddelelse om resultaterne af sin kontrol af de indsendte oplysninger sammen med eventuelle forslag til ændringer.

4. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den pågældende medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte medlemsstatens regnskab inden den 30. april i det følgende år, underretter Kommissionen medlemsstaten om de supplerende undersøgelser, som den har til hensigt at foretage i henhold til artikel 37 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

5. Denne artikel finder tilsvarende anvendelse på formålsbestemte indtægter i henhold til artikel 34 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

Artikel 11

Efterprøvende regnskabsafslutning

1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse finder, at udgifterne ikke er afholdt i overensstemmelse med EF-reglerne, meddeler den den pågældende medlemsstat sine resultater og de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at sikre, at reglerne fremtidig overholdes.

Meddelelsen skal indeholde en henvisning til denne artikel. Medlemsstaten skal afgive svar inden for to måneder efter modtagelsen af meddelelsen, og Kommissionen kan ændre sit standpunkt under hensyn hertil. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.

Efter udløbet af besvarelsesfristen indkalder Kommissionen til et bilateralt møde, og de to parter søger at nå frem til en aftale om de foranstaltninger, der skal træffes, og en vurdering af overtrædelsens omfang og den økonomiske skade, der er påført EF-budgettet.

2. Senest to måneder efter modtagelsen af referatet af det bilaterale møde, der er omhandlet i stk. 1, tredje afsnit, afgiver medlemsstaten alle oplysninger, som der blev anmodet om på mødet, eller alle andre oplysninger, som den anser for nyttige for den igangværende undersøgelse.

I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen efter en begrundet anmodning fra medlemsstaten give tilladelse til en forlængelse af den i første afsnit omhandlede periode. Anmodningen rettes til Kommissionen inden udløbet af denne periode.

Efter udløbet af den i første afsnit omhandlede periode meddeler Kommissionen formelt medlemsstaten sine konklusioner på grundlag af de oplysninger, som den har modtaget som led i proceduren for efterprøvende regnskabsafslutning. I meddelelsen vurderes de udgifter, som Kommissionen agter at udelukke fra EF-finansiering i henhold til artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005, og henvises til artikel 16, stk. 1, i denne forordning.

3. Medlemsstaten meddeler Kommissionen, hvilke korrigerende foranstaltninger den har truffet for at efterleve EF-reglerne, og datoen for den konkrete iværksættelse af disse.

Kommissionen træffer om fornødent efter at have undersøgt en rapport udarbejdet af forligsorganet i henhold til kapitel 3 i denne forordning en eller flere beslutninger i henhold til artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005 med henblik på at udelukke de udgifter, der er afholdt, uden at EF's regler er overholdt, fra EF-finansiering, indtil medlemsstaten rent faktisk har truffet de korrigerende foranstaltninger.

Ved vurderingen af, hvilke udgifter der skal udelukkes fra EF-finansiering, kan Kommissionen tage hensyn til alle oplysninger, som medlemsstaten har afgivet efter udløbet af den i stk. 2 omhandlede periode, hvis dette er nødvendigt for at sikre et bedre overslag over den økonomiske skade, der er påført EF-budgettet, forudsat at den forsinkede afgivelse af oplysninger er begrundet med ganske særlige omstændigheder.

4. For EGFL foretager Kommissionen fradragene i EF-finansieringen i de månedlige betalinger vedrørende de udgifter, der er afholdt i den anden måned efter den måned, hvor beslutningen i henhold til artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005 blev truffet.

For ELFUL foretager Kommissionen fradragene i EF-finansieringen i den følgende mellemliggende betaling eller den endelige betaling.

Kommissionen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og hvis fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring af Komitéen for Landbrugsfondene fastsætte en anden dato for fradragene.

5. Denne artikel finder tilsvarende anvendelse på formålsbestemte indtægter i henhold til artikel 34 i forordning (EF) nr. 1290/2005.

KAPITEL 3

FORLIGSPROCEDURE

Artikel 12

Forligsorgan

Der oprettes under Kommissionen et forligsorgan, som i forbindelse med den efterprøvende regnskabsafslutning i henhold til artikel 31 i forordning (EF) nr. 1290/2005 har følgende opgaver:

a) at behandle sager, der forelægges det af en medlemsstat, som har modtaget en formel meddelelse fra Kommissionen i henhold til artikel 11, stk. 2, tredje afsnit, i denne forordning, herunder en vurdering af de udgifter, som Kommissionen har til hensigt at udelukke fra EF-finansiering

b) at søge at forlige Kommissionens og den pågældende medlemsstats divergerende opfattelser

c) ved afslutningen af sin undersøgelse at udfærdige en rapport om resultatet af forligsbestræbelserne ledsaget af enhver bemærkning, som organet anser for hensigtsmæssig, såfremt tvisten består helt eller delvis.

Artikel 13

Forligsorganets sammensætning

1. Forligsorganet skal have fem medlemmer, der udvælges blandt fremtrædende personer, hvis uafhængighed er uomtvistelig, og som er højt kvalificerede inden for de områder, der henhører under finansiering af den fælles landbrugspolitik, herunder udvikling af landdistrikter, eller finansiel revision.

Medlemmerne skal være statsborgere fra forskellige medlemsstater.

2. Kommissionen udpeger efter høring af Komitéen for Landbrugsfondene formanden, medlemmerne og suppleanterne for et indledende mandat på tre år.

Mandatet kan kun fornyes med et år ad gangen, idet Komitéen for Landbrugsfondene underrettes herom. Hvis den formand, der skal udpeges, i forvejen er medlem af forligsorganet, fastsættes hans indledende mandat dog til tre år.

Navnene på organets formand, medlemmer og suppleanter offentliggøres i C-udgaven af Den Europæiske Unions Tidende.

3. Forligsorganets medlemmer modtager et vederlag, hvis størrelse afhænger af, hvor lang tid de må bruge på opgaven. Kommunikations- og transportudgifter godtgøres efter gældende regler.

4. Efter mandatets udløb fortsætter formanden og medlemmerne i deres funktion, indtil de erstattes, eller deres mandat fornyes.

5. Mandatet for et medlem, der ikke længere opfylder betingelserne for at udøve sit hverv i forligsorganet, eller som af en eller anden grund er indisponibel på ubestemt tid, kan afsluttes af Kommissionen efter høring af Komitéen for Landbrugsfondene.

I så fald erstattes medlemmet i resten af den periode, for hvilken han er udpeget, af en suppleant, idet Komitéen for Landbrugsfondene underrettes herom.

Hvis formandens mandat afsluttes, udpeges det medlem, der skal udøve formandens hverv i resten af den periode, for hvilken formanden var udpeget, af Kommissionen efter høring af Udvalget for Landbrugsfondene.

Artikel 14

Forligsorganets uafhængighed

1. Forligsorganets medlemmer udøver deres hverv i fuldkommen uafhængighed og må hverken søge eller modtage instrukser fra nogen regering eller noget andet organ.

Intet medlem må deltage i forligsorganets arbejde eller undertegne en rapport, hvis han i sine foregående funktioner har været personligt involveret i den pågældende sag.

2. Medlemmerne må ikke videregive oplysninger, de har fået kendskab til gennem deres arbejde i forligsorganet, jf. i øvrigt bestemmelserne i traktatens artikel 287. Oplysningerne er fortrolige og omfattet af tavshedspligt.

Artikel 15

Arbejdets tilrettelæggelse

1. Forligsorganets møder finder sted på Kommissionens hjemsted. Formanden forbereder og tilrettelægger arbejdet. I hans fravær varetages formandskabet af det medlem, der har den højeste anciennitet, jf. dog artikel 13, stk. 5, første afsnit.

Forligsorganets sekretariatsfunktioner varetages af Kommissionen.

2. Rapporterne vedtages med et absolut flertal af de tilstedeværende medlemmer, og der skal tre medlemmer til, for at forligsorganet er beslutningsdygtigt, jf. dog artikel 14, stk. 1, andet afsnit.

Rapporterne underskrives af formanden og de øvrige medlemmer, der har deltaget i drøftelserne. De medunderskrives af sekretariatet.

Artikel 16

Forligsprocedure

1. Hvis en medlemsstat ønsker at forelægge forligsorganet en sag, skal det ske senest 30 arbejdsdage efter modtagelsen af den formelle meddelelse fra Kommissionen, der er omhandlet i artikel 11, stk. 2, tredje afsnit, ved en begrundet forligsanmodning, der rettes til forligsorganets sekretariat.

Den procedure, der skal følges, og sekretariatets adresse meddeles medlemsstaterne via Komitéen for Landbrugsfondene.

2. Forligsanmodningen efterkommes kun, hvis det beløb, der påtænkes udelukket fra EF-finansiering, ifølge meddelelsen fra Kommissionen enten:

a) overstiger 1 mio. EUR, eller

b) mindst udgør 25 % af medlemsstatens samlede årlige udgifter under den pågældende budgetpost.

Hvis den pågældende medlemsstat under de forudgående drøftelser med en behørig begrundelse har påberåbt sig, at det drejer sig om et principielt spørgsmål vedrørende EF-bestemmelsernes gennemførelse, kan forligsorganets formand dog erklære, at en forligsanmodning skal efterkommes. En sådan anmodning skal dog ikke efterkommes, hvis den udelukkende vedrører et retligt fortolkningsspørgsmål.

3. Forligsorganet udfører sit arbejde så uformelt og hurtigt som muligt, idet det baserer sig på de pågældende sagsakter og en upartisk høring af Kommissionen og de berørte nationale myndigheder.

4. Hvis det ikke er lykkedes forligsorganet senest fire måneder efter, at det har fået forelagt sagen, at tilnærme Kommissionens og den berørte medlemsstats opfattelser, anses forligsproceduren for at være slået fejl. I den rapport, der er omhandlet i artikel 12, litra c), angives årsagerne til, at opfattelserne ikke har kunnet tilnærmes. Det anføres, om der under forløbet er opnået nogen partiel enighed.

Rapporten sendes til:

a) den berørte medlemsstat

b) Kommissionen

c) de øvrige medlemsstater i Komitéen for Landbrugsfondenes regi.

KAPITEL 4

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 17

Overgangsbestemmelser

1. Hvis et betalingsorgan, der er godkendt i henhold til forordning (EF) nr. 1663/95, påtager sig et ansvar for udgifter, som det ikke påtog sig ansvaret for tidligere, afsluttes den undersøgelse, der er fastsat i artikel 1, stk. 3, i denne forordning, og den nye godkendelse, der er nødvendig som følge af det nye ansvar, senest den 16. oktober 2007.

2. For regnskabsåret 2007 omfatter den rapport fra godkendelsesorganet, der er omhandlet i artikel 5, stk. 4, for så vidt angår informationssystemernes sikkerhed, kun bemærkninger og foreløbige konklusioner ved anvendelse af en scoringsmekanisme vedrørende de foranstaltninger, som betalingsorganet har truffet. De pågældende bemærkninger baseres på de relevante internationalt anerkendte sikkerhedsstandarder, der er omhandlet i punkt 3.B) i bilag I, og indeholder oplysninger om den udstrækning, hvori der er truffet effektive sikkerhedsforanstaltninger.

Artikel 18

Ophævelse

1. Forordning (EF) nr. 1663/95, forordning (EF) nr. 2390/1999 og beslutning 94/442/EF ophæves med virkning fra den 16. oktober 2006. Dog finder forordning (EF) nr. 1663/95 fortsat anvendelse på regnskabsafslutning i henhold til artikel 7, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 1258/1999 (6) for regnskabsåret 2006.

Formanden for, medlemmerne af og suppleanterne for det forligsorgan, der er udpeget i henhold til beslutning 94/442/EF, fortsætter i deres funktion, indtil deres mandat udløber, eller de erstattes.

2. Henvisninger til de ophævede retsakter i stk. 1 gælder som henvisninger til nærværende forordning og læses efter sammenligningstabellen i bilag V.

Artikel 19

Ikrafttræden og anvendelse

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Union Tidende.

Den anvendes fra den 16. oktober 2006. Dog anvendes artikel 3, artikel 5, artikel 6, litra a)-e), g) og h), artikel 7 og artikel 10 kun, for så vidt angår udgifter og formålsbestemte indtægter, der henhører under regnskabsåret 2007 og de følgende regnskabsår.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat. Udfærdiget i Bruxelles, 21. juni 2006. På Kommissionens vegne Mariann FISCHER BOEL Medlem af Kommissionen

(1) EUT L 209 af 11.8.2005, s. 1. Ændret ved forordning (EF) nr. 320/2006 (EUT L 58 af 28.2.2006, s. 42).

(2) EFT L 158 af 8.7.1995, s. 6. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 465/2005 (EUT L 77 af 23.3.2005, s. 6).

(3) EFT L 295 af 16.11.1999, s. 1. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 1359/2005 (EUT L 214 af 19.8.2005, s. 11).

(4) EFT L 182 af 16.7.1994, s. 45. Senest ændret ved beslutning 2001/535/EF (EFT L 193 af 17.7.2001, s. 25).

(5) Se side 1 i denne EUT.

(6) EFT L 160 af 26.6.1999, s. 103.

BILAG I GODKENDELSESKRITERIER 1. Interne forhold A) Organisatorisk struktur Betalingsorganet skal have en organisatorisk struktur, som gør det muligt for det at varetage følgende hovedfunktioner i forbindelse med EGFL's og ELFUL's udgifter: i) anvisning af og kontrol med betalinger med henblik på at fastslå, at det beløb, der skal udbetales til en ansøger, er i overensstemmelse med EF-reglerne, herunder administrativ kontrol og kontrol på stedet ii) gennemførelse af betalinger med henblik på at udbetale det anviste beløb til ansøgeren (eller dennes befuldmægtigede) eller, hvis der er tale om udvikling af landdistrikter, EF's del af samfinansieringer iii) regnskabsaflæggelse for betalinger med henblik på at registrere alle betalinger i betalingsorganets særskilte regnskaber for EGFL's og ELFUL's udgifter i form af et informationssystem og udarbejdelse af periodiske oversigter over udgifter, herunder måneds-, kvartals- (for ELFUL) og årsregnskaber til Kommissionen. I regnskaberne registreres også de af fondene finansierede aktiver, især med hensyn til interventionslagre, forskud, der ikke er afviklet, sikkerhedsstillelser og debitorer. Betalingsorganets organisatoriske struktur skal sikre en tydelig fastlæggelse af beføjelser og ansvar på alle driftsniveauer og en adskillelse af de tre funktioner, der er omhandlet i første afsnit, og hvis ansvarsområder er fastlagt i en organisationsplan. Den omfatter de tekniske tjenester og den interne revisionstjeneste, der er omhandlet i punkt 4. B) Personalestandard Betalingsorganet udfører følgende opgaver: i) Der afsættes passende personale til udførelse af opgaverne og til sikring af, at den tekniske kunnen, der er nødvendig på forskellige driftsniveauer, er til stede. ii) Opgaverne skal fordeles således, at en funktionær kun er ansvarlig for enten anvisning af, udbetaling af eller regnskabsaflæggelse for beløb, der debiteres EGFL og ELFUL, og at ingen funktionær udfører en af disse opgaver, uden at en anden funktionær fører tilsyn med hans arbejde. iii) Hver enkelt funktionærs ansvarsområder fastlægges skriftligt med angivelse af finansielle grænser for hans beføjelser. iv) Der gives passende personaleuddannelse på alle driftsniveauer, og der føres en politik for personalerotation i kritiske stillinger eller som et alternativ forstærket tilsyn. v) Der træffes passende foranstaltninger til at udelukke risici for interessekonflikter, når personer, der har ansvarsfulde poster, eller som har en kritisk stilling med kontrol, anvisning, betaling og regnskabsføring i forbindelse med ansøgninger, udøver andre hverv uden for betalingsorganet. C) Delegering Hvis nogen af betalingsorganets opgaver delegeres til et andet organ i henhold til artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1290/2005, skal følgende betingelser være opfyldt: i) Det skal i en skriftlig aftale mellem betalingsorganet og det pågældende organ nærmere angives, hvilke oplysninger og bilag der skal forelægges betalingsorganet, og hvilken frist der gælder for deres forelæggelse. Aftalen skal gøre det muligt for betalingsorganet at opfylde godkendelseskriterierne. ii) Betalingsorganet er under alle omstændigheder til stadighed ansvarligt for den effektive forvaltning af de pågældende fonde. iii) Det andet organs ansvar og forpligtelser, især med hensyn til kontrollen og efterprøvningen af, at EF-reglerne er overholdt, skal være klart definerede. iv) Betalingsorganet påser, at organet råder over effektive systemer til sikring af, at det opfylder sine forpligtelser på tilfredsstillende vis. v) Organet skal udtrykkeligt over for betalingsorganet bekræfte, at det rent faktisk opfylder sine forpligtelser, og skal beskrive, hvordan det gør det. vi) Betalingsorganet overvåger på et regelmæssigt grundlag de delegerede arbejdsopgaver for at bekræfte, at det udførte arbejde er af tilfredsstillende standard og i overensstemmelse med EF-reglerne. Ovennævnte betingelser finder tilsvarende anvendelse på de opgaver vedrørende landbrugsudgifter, der udføres af nationale toldmyndigheder. 2. Kontrolaktiviteter A) Anvisningsprocedurer i forbindelse med ansøgninger Betalingsorganet fastlægger følgende procedurer: i) Betalingsorganet fastlægger detaljerede procedurer for modtagelse, registrering og behandling af ansøgninger inkl. en beskrivelse af alle dokumenter, der skal benyttes. ii) Hver enkelt funktionær, der er ansvarlig for anvisning, skal have en detaljeret checkliste over den kontrol, han skal foretage, og skal blandt bilagene til ansøgningen medtage en attestering af, at denne kontrol er foretaget. Attesteringen foretages elektronisk. Arbejdet skal kontrolleres og dokumenteres af en overordnet embedsmand. iii) En ansøgning må kun anvises til betaling, efter at der er foretaget tilstrækkelig kontrol af, at den opfylder EF-forskrifterne. Kontrollen skal omfatte den kontrol, der kræves i forordningen vedrørende den specifikke foranstaltning, som støtteansøgningen vedrører, og kontrollen efter artikel 9 i forordning (EF) nr. 1290/2005 til forhindring og afsløring af svig og uregelmæssigheder, navnlig i henseende til de foreliggende risici. For ELFUL skal der desuden være procedurer for kontrol af, at kriterierne for ydelse af støtte er opfyldt, og at alle relevante EF-forskrifter er opfyldt, navnlig reglerne om offentlige indkøb og miljøbeskyttelse. iv) Betalingsorganets ledelse skal på et passende niveau regelmæssigt og rettidigt underrettes om resultatet af den foretagne kontrol, således at der altid kan tages hensyn til, om den pågældende kontrol har været tilstrækkelig, inden der træffes afgørelse om en ansøgning. v) Det udførte arbejde skal udførligt beskrives i en rapport, der ledsager hver enkelt ansøgning eller række af ansøgninger eller, når det er relevant, i en rapport for et enkelt markedsår. Rapporten skal være ledsaget af et papir, der attesterer de godkendte ansøgningers berettigelse og det udførte arbejdes egenart, rækkevidde og begrænsninger. For ELFUL skal det desuden sikres, at kriterierne for ydelse af støtte er opfyldt, og at alle relevante EF-forskrifter er opfyldt, navnlig reglerne om offentlige indkøb og miljøbeskyttelse. Hvis en fysisk eller administrativ kontrol ikke er udtømmende, men er foretaget på en stikprøve af ansøgninger, skal de udvalgte ansøgninger identificeres, stikprøvemetoden beskrives og resultaterne af alle inspektioner og de trufne foranstaltninger i forbindelse med uoverensstemmelser og uregelmæssigheder indberettes. Bilagene skal være tilstrækkelige til at skabe sikkerhed for, at al den fornødne kontrol af de anviste ansøgningers berettigelse er blevet foretaget. vi) Når dokumenter (på papir eller i elektronisk form), der vedrører anviste ansøgninger og foretagen kontrol, opbevares af andre organer, skal såvel disse organer som betalingsorganet fastlægge procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle sådanne dokumenter, som er relevante for specifikke betalinger, der er foretaget af betalingsorganet, befinder sig. B) Betalingsprocedurer Betalingsorganet fastlægger de nødvendige procedurer til sikring af, at der kun foretages betalinger til bankkonti, som tilhører ansøgeren eller dennes befuldmægtigede. Betalingen skal foretages af betalingsorganets bank eller i givet fald et offentligt betalingskontor inden for fem arbejdsdage efter, at beløbet er blevet debiteret EGFL eller ELFUL. Dog kan betalingerne vedrørende regnskabsårene 2007 og 2008 også foretages ved hjælp af betalingsordrer. Der skal fastlægges procedurer til sikring af, at alle betalinger, som ikke overføres, atter krediteres fondene. Betaling må ikke ske kontant. Den anvisningsberettigede og/eller dennes overordnede kan give sin godkendelse elektronisk, hvis der er garanti for et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, og hvis underskriverens identitet registreres elektronisk. C) Regnskabsprocedurer Betalingsorganet fastlægger følgende procedurer: i) Regnskabsprocedurerne skal sikre, at måneds-, kvartals- (for ELFUL) og årsregnskaber er komplette og nøjagtige og foreligger til rette tid, og at eventuelle fejl eller udeladelser påvises og korrigeres, især gennem kontrol og afstemning, der foretages med jævne mellemrum. ii) Regnskabsaflæggelsen for interventionslagre skal sikre, at mængder og dermed forbundne omkostninger behandles korrekt og omgående samt registreres pr. identificerbart parti på den korrekte konto på alle stadier, fra tilbuddet antages, til produktet udlagres i overensstemmelse med ordningens forordning, og sikre, at beholdningernes mængde og art på hvert sted kan fastslås til enhver tid. D) Procedurer for forskud og sikkerhedsstillelser Forskudsbetalinger identificeres særskilt i regnskaberne eller i underordnede registreringer. Der fastlægges procedurer til sikring af, i) at sikkerhedsstillelser kun opnås fra finansielle institutter, som opfylder betingelserne i Kommissionens forordning (EØF) nr. 2220/85 (1), som er godkendt af myndighederne, og hvis sikkerhedsstillelser forbliver gyldige, indtil de frigives eller kræves indfriet, og indfries, når betalingsorganet anmoder derom ii) at forskuddene afvikles inden for de fastsatte frister, at forskud, der endnu ikke er afviklet, omgående identificeres, og at sikkerhedsstillelserne omgående kræves indfriet. E) Procedurer for udestående fordringer Alle de kriterier, der er fastsat i litra A)-D), finder tilsvarende anvendelse på afgifter, fortabte sikkerhedsstillelser, tilbagebetalte beløb, formålsbestemte indtægter osv., som betalingsorganet skal opkræve på EGFL's og ELFUL's vegne. Betalingsorganet skal indføre et system for fastlæggelse af alle skyldige beløb og for registrering i et debitorbogholderi af alle sådanne udestående fordringer, inden de betales. Debitorbogholderiet skal gennemgås med regelmæssige mellemrum, og der skal tages skridt til at inddrive forfaldne beløb. F) Revisionsspor Enhver dokumentation for anvisning og bogføring af ansøgninger, betalinger i forbindelse dermed og behandling af forskud, sikkerhedsstillelser og udestående fordringer skal stå til rådighed i betalingsorganet, således at der til enhver tid kan sikres et tilstrækkeligt detaljeret revisionsspor. 3. Information og kommunikation A) Kommunikation Betalingsorganet fastlægger de nødvendige procedurer til sikring af, at alle ændringer i EF's forordninger, navnlig de gældende støttesatser, registreres, og at instrukser, databaser og checklister ajourføres i god tid. B) Informationssystemernes sikkerhed Informationssystemernes sikkerhed baseres på de kriterier, der er fastlagt i den relevante udgave i det pågældende regnskabsår af en af følgende internationalt anerkendte standarder: i) International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799) ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI) iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT). Betalingsorganet vælger en af disse internationale standarder som grundlag for sine informationssystemers sikkerhed. Sikkerhedsforanstaltningerne skal tilpasses hvert enkelt betalingsorgans administrative struktur, personalesammensætning og teknologiske baggrund. Den finansielle og teknologiske indsats bør stå i et rimeligt forhold til de faktiske risici. 4. Overvågning A) Løbende overvågning via interne kontrolaktiviteter De interne kontrolaktiviteter omfatter mindst følgende områder: i) overvågning af de tekniske tjenester og de organer med delegerede opgaver, der er ansvarlige for kontrol og andre arbejdsopgaver, med henblik på at sikre en passende gennemførelse af forordninger, retningslinjer og procedurer ii) iværksættelse af systemændringer for at forbedre kontrolsystemerne i almindelighed iii) gennemgang af ansøgninger og forespørgsler, der rettes til betalingsorganet, og anden information, der giver anledning til mistanke om uregelmæssigheder. Den løbende overvågning betragtes som en del af betalingsorganets normale driftsmæssige virksomhed. På alle niveauer overvåges betalingsorganets daglige drift og kontrolaktiviteter løbende med henblik på at sikre et tilstrækkeligt detaljeret revisionsspor. B) Særskilte vurderinger via en intern revisionstjeneste Betalingsorganet fastlægger på dette område følgende procedurer: i) Den interne revisionstjeneste skal være uafhængig af betalingsorganets andre afdelinger og rapportere direkte til betalingsorganets direktør. ii) Den interne revisionstjeneste skal kontrollere, at de procedurer, som betalingsorganet har indført, er tilstrækkelige til at sikre, at det kan kontrolleres, om EF-bestemmelserne overholdes, og at regnskaberne er nøjagtige og komplette og foreligger til rette tid. Kontrollen kan begrænses til udvalgte foranstaltninger og til stikprøver af transaktioner under forudsætning af, at et revisionsprogram sikrer, at alle væsentlige områder, herunder de afdelinger, der er ansvarlige for anvisning af betalinger, dækkes i løbet af en periode på højst fem år. iii) Tjenestens arbejde skal udføres efter internationalt anerkendte standarder, skal registreres i arbejdsdokumenter og skal munde ud i rapporter og henstillinger til betalingsorganets øverste ledelse. (1) EFT L 205 af 3.8.1985, s. 5.

BILAG II REVISIONSERKLÆRING Undertegnede, …, der er direktør for betalingsorganet i …, fremlægger regnskabet for dette betalingsorgan for regnskabsåret 16/10/xx-15/10/xx+1. Jeg erklærer ud fra min egen overbevisning og de oplysninger, der står til min rådighed, herunder bl.a. resultaterne af den interne revisionstjenestes arbejde, — at det fremlagte regnskab ud fra alle foreliggende oplysninger giver et retvisende, fuldstændigt og nøjagtigt billede af udgifterne og indtægterne i ovennævnte regnskabsår. Navnlig er alle af mig kendte udestående fordringer, forskud, sikkerhedsstillelser og lagre registreret i regnskabet, og alle opkrævede indtægter for EGFL og ELFUL er behørigt krediteret de rette fonde — at jeg har indført et system, som giver rimelig vished for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, herunder at ansøgningernes støtteberettigelse og, for så vidt angår udvikling af landdistrikter, proceduren for tildeling af støtte forvaltes, kontrolleres og dokumenteres i overensstemmelse med EF's regler. [Der knytter sig dog følgende forbehold til denne vished:] Desuden bekræfter jeg, at jeg ikke er vidende om skjulte forhold, som kan være til skade for Fællesskabets finansielle interesser. Underskrift

BILAG III MODEL FOR TABELLER OVER DE BELØB, DER SKAL INDDRIVES Medlemsstaterne skal for hvert betalingsorgan fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, litra f), ved anvendelse af følgende tabeller: Tabel 1 Oversigt over inddrivelsesprocedurer for uregelmæssigheder vedrørende EGFL i det seneste regnskabsår — administrative procedurer Tabel, der skal fremlægges i 2007: a b c d e f Regnskabsåret for de indledende resultater Saldo 15. okt. 2005 Inddrevne beløb (2006) Korrigerede beløb (2006) (1) Samlede ikke-afsluttede beløb, der er erklæret uerholdelige Beløb, der skal inddrives (15. okt. 2006) < 2002 2002 2003 2004 2005 2006 I alt

Tabel, der skal fremlægges i 2008 og de følgende år: a b c d e f Regnskabsåret for de indledende resultater Saldo 15. okt. år n-1 Inddrevne beløb (år n) Korrigerede beløb (år n) (2) Beløb, der er erklæret uerholdelige (år n) Beløb, der skal inddrives (15. okt. år n) < n –4 (3) n-4 n-3 n-2 n-1 N I alt Tabel 2 Oversigt over inddrivelsesprocedurer for uregelmæssigheder vedrørende EGFL i det seneste regnskabsår — retlige procedurer Tabel, der skal fremlægges i 2007: a b c d e f Regnskabsåret for de indledende resultater Saldo 15. okt. 2005 Inddrevne beløb (2006) Korrigerede beløb (2006) (4) Samlede ikke-afsluttede beløb, der er erklæret uerholdelige Beløb, der skal inddrives (15. okt. 2006) < 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 I alt

Tabel, der skal fremlægges i 2008 og de følgende år: a b c d e f Regnskabsåret for de indledende resultater Saldo 15. okt. år n-1 Inddrevne beløb (år n) Korrigerede beløb (år n) (5) Beløb, der er erklæret uerholdelige (år n) Beløb, der skal inddrives (15. okt. år n) < n –8 (6) n-8 n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N I alt Tabel 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse, hvis der er tale om anvendelse af artikel 32, stk. 5, femte afsnit, i forordning (EF) nr. 1290/2005. Tabel 3 Oversigt over inddrivelsesprocedurer for uregelmæssigheder vedrørende ELFUL i det seneste regnskabsår — administrative procedurer Tabel, der skal fremlægges i 2008 og de følgende år: a b c d e f Regnskabsåret for de indledende resultater Saldo 15. okt. år n-1 Inddrevne beløb (år n) Korrigerede beløb (år n) (7) Beløb, der er erklæret uerholdelige (år n) Beløb, der skal inddrives (15. okt. år n) 2007 2008 2009 2010 2016+4 I alt

Tabel 4 Oversigt over inddrivelsesprocedurer for uregelmæssigheder vedrørende ELFUL i det seneste regnskabsår — retlige procedurer Tabel, der skal fremlægges i 2008 og de følgende år: a b c d e f Regnskabsåret for de indledende resultater Saldo 15. okt. år n-1 Inddrevne beløb (år n) Korrigerede beløb (år n) (8) Beløb, der er erklæret uerholdelige (år n) Beløb, der skal inddrives (15. okt. år n) 2007 2008 2009 2010 2016+8 I alt Tabel 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse, hvis der er tale om anvendelse af artikel 33, stk. 8, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1290/2005. Medlemsstaterne fremlægger tabel 5 og 6 elektronisk i en form, som hvert år fremlægges af Kommissionen før den 15. oktober. Tabel 5 Beløb i individuelle sager for uregelmæssigheder vedrørende EGFL a b c d e f g h i j k l m Identifikationsnummer Eventuel ECR- identifikation (9) Regnskabsår for første resultat vedrørende uregelmæssighed Underkastet retlige procedurer Oprindeligt beløb Samlet korrigeret beløb (samlede inddrivelsesperiode) Samlet inddrevet beløb (samlede inddrivelsesperiode) Beløb erklæret uerholdeligt (samlede inddrivelsesperiode) Dato for fastlæggelse af uerholdelighed Beløb, for hvilket inddrivelse er i gang Årsager til uerholdelighed Korrigeret beløb (i regnskabsår n) Inddrevet beløb (i regnskabsår n) j/n j/n j/n j/n

Tabel 6 Beløb i individuelle sager for uregelmæssigheder vedrørende ELFUL a b c d e f g h i j k l m Identifikationsnummer Eventuel ECR- identifikation (10) Regnskabsår for første resultat vedrørende uregelmæssighed Underkastet retlige procedurer Oprindeligt beløb Samlet korrigeret beløb (samlede inddrivelsesperiode) Samlet inddrevet beløb (samlede inddrivelsesperiode) Beløb erklæret uerholdeligt (samlede inddrivelsesperiode) Dato for fastlæggelse af uerholdelighed Beløb, for hvilket inddrivelse er i gang Årsager til uerholdelighed Korrigeret beløb (i regnskabsår n) Inddrevet beløb (i regnskabsår n) j/n j/n j/n j/n (1) Inkl. korrektioner, der skyldes en ændring fra administrative procedurer til en retlig procedure. (2) Inkl. korrektioner, der skyldes en ændring fra administrative procedurer til en retlig procedure. (3) I denne række registreres inddrivelser og/eller korrektioner i henhold til artikel 32, stk. 5, tredje og fjerde afsnit, i forordning (EF) nr. 1290/2005. (4) Inkl. korrektioner, der skyldes en ændring fra administrative procedurer til en retlig procedure. (5) Inkl. korrektioner, der skyldes en ændring fra administrative procedurer til en retlig procedure. (6) I denne række registreres inddrivelser og/eller korrektioner i henhold til artikel 32, stk. 5, tredje og fjerde afsnit, i forordning (EF) nr. 1290/2005. (7) Inkl. korrektioner, der skyldes en ændring fra administrative procedurer til en retlig procedure. (8) Inkl. korrektioner, der skyldes en ændring fra administrative procedurer til en retlig procedure. (9) Dette vedrører enhedsidentifikationen af de sager, der er anmeldt i henhold til Rådets forordning (EØF) nr. 595/91 (EFT L 67 af 14.3.1991, s. 11). (10) Dette vedrører enhedsidentifikationen af de sager, der er anmeldt i henhold til Rådets forordning (EØF) nr. 595/91 (EFT L 67 af 14.3.1991, s. 11).

BILAG IV FREMSENDELSE AF SPØRGSMÅL, DER ER OMHANDLET I ARTIKEL 8, STK. 4 Spørgsmål, der er omhandlet i artikel 8, stk. 4, skal rettes til: — Europa-Kommissionen, GD AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Bruxelles, eller — AGRI-J1@cec.eu.int.