Kommissionens afgørelse

af 5. december 2001

om ændring af dens forretningsorden

(meddelt under nummer K(2001) 3714)

(2001/937/EF, EKSF, Euratom)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 218, stk. 2,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 16,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 131,

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Bestemmelserne vedrørende gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(1), som er tilknyttet denne afgørelse som bilag, indsættes som bilag til Kommissionens forretningsorden.

Artikel 2

Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom(2) ophæves.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 5. december 2001.

På Kommissionens vegne

Romano Prodi

Formand

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) EFT L 46 af 18.2.1994, s. 58.

BILAG

Bestemmelser vedrørende gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter

Betragtninger:

(1) I henhold til EF-traktatens artikel 255, stk. 2, har Europa-Parlamentet og Rådet vedtaget forordning (EF) nr. 1049/2001(1) om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter.

(2) I medfør af traktatens artikel 255, stk. 3, fastsættes det i artikel 18 i nævnte forordning, der indeholder de generelle principper for og begrænsninger i udøvelsen af retten til aktindsigt, at hver institution i sin forretningsorden fastsætter de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af denne forordning.

Artikel 1

Personer, der kan få aktindsigt

I henhold til bestemmelserne i traktatens artikel 255, stk. 1, og artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 udøver unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, deres ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter efter de procedurer, der er fastsat i nærværende bestemmelser. Retten til aktindsigt vedrører de dokumenter, Kommissionen ligger inde med, dvs. som den har udarbejdet eller modtaget, og som den råder over.

I medfør af artikel 2, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 har tredjelandsstatsborgere, der ikke har deres bopæl i en medlemsstat, samt juridiske personer, der ikke har deres hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter på samme betingelser, som de personer, der er omhandlet i traktatens artikel 255, stk. 1.

I henhold til traktatens artikel 195, stk. 1, har disse personer imidlertid ikke mulighed for at indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand. Hvis Kommissionen nægter dem hel eller delvis adgang til et dokument, efter at de har genfremsat begæring herom, kan de i overensstemmelse med bestemmelserne i traktatens artikel 230, stk. 4, til gengæld forelægge sagen for De Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans.

Artikel 2

Begæring om aktindsigt

Alle begæringer om aktindsigt i et dokument sendes pr. post, fax eller e-mail til Kommissionens Generalsekretariat, det pågældende generaldirektorat eller den relevante tjenestegren. De adresser, hvortil begæringer skal sendes, offentliggøres i den praktiske vejledning, der er omhandlet i artikel 8.

Kommissionen besvarer oprindelige og genfremsatte begæringer senest femten arbejdsdage efter datoen for registreringen af begæringen. I tilfælde af komplekse eller omfangsrige begæringer kan denne frist forlænges med femten arbejdsdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og på forhånd meddeles den person, der har fremsat begæringen.

I tilfælde af upræcise begæringer, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordrer Kommissionen den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tidspunkt, hvor Kommissionen råder over disse oplysninger.

Enhver hel eller delvis negativ beslutning skal indeholde en begrundelse for afslaget, der er baseret på en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, og beslutningen skal oplyse den person, der har fremsat begæringen, om dennes klagemuligheder.

Artikel 3

Behandling af oprindelige begæringer

Når en begæring registreres, sendes der en bekræftelse for modtagelsen til den person, der har fremsat begæringen, medmindre svaret kan sendes med det samme, jf. dog artikel 9.

Bekræftelsen for modtagelsen og svaret sendes skriftligt, eventuelt med e-mail.

Den person, der har fremsat begæringen, skal have svar på sin begæring enten fra generaldirektøren/chefen for den pågældende tjenestegren eller fra en direktør, der er udpeget hertil i generalsekretariatet/en direktør, der er udpeget i OLAF, hvis der er tale om en begæring om aktindsigt i dokumenter vedrørende OLAF's aktiviteter, jf. artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom(2) om oprettelse af OLAF, eller fra en tjenestemand, som disse har udpeget med henblik herpå.

I alle helt eller delvis negative svar skal den person, der har fremsat begæringen, informeres om sin ret til senest femten arbejdsdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte sin begæring for Kommissionens Generalsekretariat eller direktøren for OLAF, når den genfremsatte begæring vedrører aktindsigt i dokumenter i tilknytning til OLAF's aktiviteter, jf. artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom.

Artikel 4

Behandling af genfremsatte begæringer

I overensstemmelse med artikel 14 i Kommissionens forretningsorden delegeres beføjelsen til at træffe beslutning vedrørende genfremsatte begæringer til generalsekretæren. Når den genfremsatte begæring vedrører aktindsigt i dokumenter i tilknytning til OLAF's aktiviteter, jf. artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, delegeres beføjelsen til at træffe beslutning dog til direktøren for OLAF.

Generaldirektoratet eller tjenestegrenen bistår generalsekretariatet i forbindelse med forberedelsen af beslutningen.

Beslutningen træffes af generalsekretæren eller direktøren for OLAF med Juridisk Tjenestes samtykke.

Den person, der har fremsat begæringen, underrettes skriftligt, eventuelt med e-mail, om beslutningen og om sin ret til at klage ved Retten i Første Instans eller indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Artikel 5

Konsultationer

1. Når Kommissionen modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som den råder over, men som hidrører fra tredjemand, kontrollerer det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med dokumentet, om en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, finder anvendelse. Hvis det dokument, der fremsættes begæring om, er klassificeret i henhold til Kommissionens sikkerhedsbestemmelser, finder artikel 6 i nærværende bestemmelser anvendelse.

2. Hvis det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med dokumentet, efter at have gennemført undersøgelsen vurderer, at det er nødvendigt at give afslag på aktindsigt i det ønskede dokument i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, sendes afslaget til den person, der har fremsat begæringen, uden at ophavsmanden konsulteres.

3. Det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med dokumentet, efterkommer begæringen om aktindsigt uden at konsultere ophavsmanden, når:

a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af enten ophavsmanden eller i henhold til forordningen eller tilsvarende bestemmelser

b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

4. I alle andre tilfælde konsulteres ophavsmanden. Hvis begæringen om aktindsigt vedrører et dokument, der kommer fra en medlemsstat, konsulterer det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med dokumenterne, den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører, når:

a) dokumentet er blevet sendt til Kommissionen inden datoen for ikrafttrædelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001

b) medlemsstaten i overensstemmelse med artikel 4, stk. 5, i forordning (EF) nr. 1049/2001 har anmodet Kommissionen om ikke at offentliggøre dokumentet uden dens forudgående samtykke.

5. En ophavsmand, der konsulteres, har en svarfrist, der ikke kan være på mindre end fem arbejdsdage, men som skal sætte Kommissionen i stand til at overholde sine egne svarfrister. Hvis ophavsmanden ikke svarer inden udløbet af den fastsatte frist eller ikke kan findes eller identificeres, træffer Kommissionen afgørelse i overensstemmelse med undtagelsesordningen i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, idet den tager hensyn til ophavsmandens berettigede interesser på grundlag af de elementer, den råder over.

6. Hvis Kommissionen agter at give aktindsigt i et dokument mod ophavsmandens udtrykkelige ønske, underretter den ophavsmanden om, at den agter at offentliggøre dokumentet efter ti arbejdsdage og henleder ophavsmandens opmærksomhed på de klagemuligheder, den pågældende råder over for at modsætte sig denne offentliggørelse.

7. Når en medlemsstat modtager en begæring om aktindsigt i et dokument fra Kommissionen, kan den med henblik på konsultation henvende sig til generalsekretariatet, der fastslår, hvilket generaldirektorat eller hvilken tjenestegren i Kommissionen der er ansvarlig for dokumentet. Det generaldirektorat eller den tjenestegren, hvorfra dokumentet hidrører, besvarer begæringen efter at have konsulteret generalsekretariatet.

Artikel 6

Behandling af begæringer om aktindsigt i klassificerede dokumenter

Når en begæring om aktindsigt vedrører et følsomt dokument som defineret i artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller et andet dokument, der er klassificeret i henhold til Kommissionens sikkerhedsbestemmelser, behandles den af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet.

Ethvert fuldstændigt eller delvis afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument begrundes på grundlag af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis det viser sig, at det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument, sørger den tjenestemand, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den person, der har fremsat begæring om det.

Der kan dog kun gives aktindsigt i et følsomt dokument, hvis der er opnået samtykke fra den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører.

Artikel 7

Udøvelse af retten til aktindsigt

Dokumenterne sendes pr. post, fax eller, hvis de foreligger i elektronisk form, e-mail afhængigt af begæringen. I tilfælde af omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at komme og konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis.

Hvis dokumentet har været offentliggjort, består svaret i publikationshenvisninger og/eller oplysninger om det sted, hvor dokumentet er til rådighed, samt eventuelt dokumentets internetadresse på Europa-serveren.

Hvis de ønskede dokumenter er på mere end tyve sider, kan der af den person, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Bruges der fax, e-mail eller en anden forsendelsesform, besluttes det i hvert enkelt tilfælde, hvilke udgifter der har været i den forbindelse, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

Artikel 8

Foranstaltninger for at lette aktindsigt i dokumenter

1. Indholdet af det register, der er omhandlet i artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001, udvides gradvis. Det anføres på Europa-serverens hjemmeside.

Registret skal indeholde dokumentets titel (på de sprog, det foreligger på), serienummer, andre nyttige referencer, en anmærkning vedrørende ophavsmanden og datoen for dets udarbejdelse eller vedtagelse.

På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvorledes de kan få fat i dokumentet. Hvis dokumentet er offentliggjort, etableres der et link til den fuldstændige tekst.

2. Kommissionen udarbejder en praktisk vejledning med henblik på at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Vejledningen stilles til rådighed i elektronisk form på alle officielle sprog på Europa-serveren samt i papirform som en brochure.

Artikel 9

Dokumenter, offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i

1. Bestemmelserne i denne artikel gælder kun for dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget efter den dato, fra hvilken forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

2. Følgende dokumenter udleveres automatisk på begæring herom og stilles så vidt muligt direkte til rådighed i elektronisk form:

a) dagsordener for Kommissionens møder

b) de almindelige referater af Kommissionens møder, efter at de er blevet godkendt

c) tekster vedtaget af Kommissionen, som skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Officielle Tidende

d) dokumenter, der hidrører fra tredjemand, og som allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller med dennes samtykke

e) dokumenter, der allerede er blevet offentliggjort som følge af en tidligere begæring.

3. Når det er klart, at ingen af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, kan følgende dokumenter videreformidles, så vidt muligt ad elektronisk vej, for så vidt de ikke afspejler en individuel holdning eller stillingtagen:

a) efter vedtagelsen af et forslag til Rådets eller Europa-Parlamentets og Rådets retsakt kan forberedende dokumenter hertil, som er blevet forelagt kommissærkollegiet under vedtagelsesproceduren, videreformidles

b) efter vedtagelsen af en retsakt, som Kommissionen har vedtaget i henhold til sine gennemførelsesbeføjelser, kan forberedende dokumenter hertil, som er blevet forelagt kommissærkollegiet under vedtagelsesproceduren, videreformidles

c) efter vedtagelsen af en retsakt, som Kommissionen har vedtaget i henhold til sine egne beføjelser, samt efter vedtagelsen af en meddelelse, en rapport eller et arbejdsdokument, kan forberedende dokumenter hertil, som er blevet forelagt kommissærkollegiet i forbindelse med vedtagelsesproceduren, videreformidles.

Artikel 10

Intern organisation

Generaldirektørerne og lederne af tjenestegrenene har beføjelse til at træffe afgørelse om, hvad der videre skal ske med oprindelige begæringer. De udpeger med henblik herpå en tjenestemand, der skal behandle begæringerne om aktindsigt og koordinere sit generaldirektorats eller sin tjenestegrens stillingtagen.

Besvarelserne af oprindelige begæringer sendes til orientering til generalsekretariatet.

Genfremsatte begæringer sendes til orientering til det generaldirektorat eller den tjenestegren, der besvarede den oprindelige begæring.

Generalsekretariatet sikrer en god koordinering og en ensartet anvendelse af disse regler i Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene. Det fastlægger med henblik herpå de nødvendige retningslinjer.

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20.