SÆRRAPPORT FRA DEN EUROPÆISKE OMBUDSMAND TIL EUROPA-PARLAMENTET

i fortsættelse af undersøgelsen på eget initiativ om fortrolighed i Kommissionens ansættelsesprocedurer

(1999/C 371/09)

I november 1997 indledte Den Europæiske Ombudsmand en undersøgelse på eget initiativ om fortrolighed i forbindelse med Kommissionens ansættelsesprocedurer.

Efter en indgående behandling af Kommissionens udtalelse meddelte Ombudsmanden i skrivelse af 8. marts 1999 Kommissionen, at han fandt, at Kommissionens fremgangsmåde indebar fejl og forsømmelser. Dette var baggrunden for, at Ombudsmanden forelagde et udkast til henstillinger, jf. artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut(1).

I skrivelse af 5. juli 1999 forelagde Kommissionen Ombudsmanden en detaljeret udtalelse om dette udkast til henstillinger.

Denne særlige rapport forelægges Europa-Parlamentet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 7, i Ombudsmandens statut. Den indeholder endvidere i overensstemmelse med den nævnte bestemmelse en henstilling, som Ombudsmanden finder påkrævet i den omhandlede sag.

A. Ombudsmandens undersøgelse og udkast til henstillinger

Den 7. november 1997 indledte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ om fortrolighed i forbindelse med Kommissionens ansættelsesprocedurer. I en skrivelse til Kommissionen påpegede Ombudsmanden, at mange borgeres første kontakt med Fællesskabets institutioner fandt sted i forbindelse med en ansøgning om ansættelse i disse institutioner. Det ville derfor være nyttigt for institutionerne, hvis borgerne fik et positivt indtryk ved denne lejlighed. Ombudsmanden henviste endvidere til en række klager om manglende gennemsigtighed i ansættelsesspørgsmål.

Ombudsmanden bemærkede, at to argumenter til stadighed forekom i fællesskabsinstitutionernes udtalelser om denne form for klager. Det første var bestemmelsen i tjenestemandsvedtægtens bilag 3, artikel 6, om, at "udvælgelseskomitéens arbejde er fortroligt". Det andet argument var udvælgelseskomitéernes omfattende skønsbeføjelser.

Ombudsmanden var enig i, at artikel 6 har til formål at sikre udvælgelseskomitéens uafhængighed ved at beskytte den mod påvirkninger og pression. Imidlertid skulle dette ikke være til hinder for, at ansøgernes proceduremæssige rettigheder blev styrket under hensyntagen til kravene i artikel 6.

Ombudsmanden var endvidere enig i, at udvælgelseskomitéerne har omfattende skønsbeføjelser. Han mente dog, at sådanne beføjelser ikke burde hindre offentlige myndigheder i at handle i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Ombudsmanden bad derfor Kommissionen redegøre for, om den havde til hensigt

1) at give ansøgere, der deltager i skriftlige prøver, tilladelse til at tage spørgsmålene med sig, når de forlader prøvelokalet

2) at meddele evalueringskriterierne til ansøgere, der måtte anmode herom

3) at meddele ansøgerne navnene på udvælgelseskomitéens medlemmer, og

4) give ansøgere, der deltager i skriftlige prøver, aktindsigt i deres egne rettede prøvebesvarelser.

Kommissionen svarede den 2. marts 1998. For så vidt angik de to første punkter, meddelte den Ombudsmanden, 1) at ansøgerne nu har mulighed for at beholde spørgsmålene, medmindre indholdet er beskyttet af intellektuelle ejendomsrettigheder, og 2) at udvælgelseskomitéerne meddeler de ansøgere, som anmoder herom, hvilke generelle kriterier der er fastsat for rettelse og evaluering af opgaverne.

For så vidt angik Ombudsmandens to sidste spørgsmål (3 og 4), påpegede Kommissionen, at påstanden om manglende gennemsigtighed tog udgangspunkt i et begrænset antal klager. Kommissionen mente, at der var en grundlæggende forskel på udvælgelsesprøver og normale eksamener, fordi deltagerne i sidstnævnte bedømmes i henhold til objektive kriterier, hvorimod ansøgerne ved en udvælgelsesprøve bedømmes i forhold til hinanden og kun de bedste opføres på reservelisten. Ifølge Kommissionen kan kun udvælgelseskomitéen vurdere de enkelte ansøgeres resultater, eftersom kun den er i stand til at sammenligne alle ansøgeres resultater. Det ville ikke gavne ansøgeren at få adgang til en rettet prøvebesvarelse, eftersom det ville være meningsløst, at denne vurderedes af en person, som ikke havde vurderet de øvrige ansøgere. Kommissionen anførte endvidere, at som følge af det store antal ansøgere ved udvælgelsesprøverne ville offentliggørelsen af rettede prøvebesvarelser indebære en betydelig administrativ og finansiel byrde. Kommissionen påpegede også, at udvælgelseskomitéernes skønsbeføjelse er underlagt fællesskabsdomstolenes kontrol.

Ved skrivelse af 8. marts 1999 tog Ombudsmanden Kommissionens redegørelse angående de to første spørgsmål til efterretning og oplyste, at han på denne baggrund ikke fandt det nødvendigt at undersøge disse spørgsmål yderligere.

For så vidt angik offentliggørelsen af navnene på udvælgelseskomitéernes medlemmer, erindrede Ombudsmanden om, at god forvaltningsskik kræver, at alle borgere, som kommer i forbindelse med en tjenestemand, kan få oplyst navnet på den pågældende tjenestemand. Eftersom en forvaltning uden et ansigt og et navn virker fremmedgørende, meddelte Ombudsmanden Kommissionen, at han fandt det uacceptabelt, at ansøgere, som deltog i en mundtlig prøve, ikke havde ret til at få oplyst navnene på eksaminatorerne.

For så vidt angik ansøgernes adgang til de rettede prøvebesvarelser, understregede Ombudsmanden, hvor vigtigt det var fuldt ud at sikre offentlighedens tillid til udvælgelseskomitéernes arbejde. Ombudsmanden var af den opfattelse, at de pågældende dokumenter var sammensat af to dele, nemlig selve besvarelsen og eksaminatorernes rettelser. Ombudsmanden sluttede, at ansøgeren følgelig måtte opfattes som forfatteren til besvarelsen og ikke kunne nægtes aktindsigt i selv samme besvarelse. Som svar på Kommissionens andet argument understregede Ombudsmanden, at det var borgerne og ikke forvaltningen, som afgjorde, om det var passende at anmode om de pågældende oplysninger. En ansøger havde nemlig en grundlæggende interesse i at få kendskab til sine eventuelle fejl. For så vidt angik den administrative og finansielle byrde, Kommissionen henviste til, påpegede Ombudsmanden, at hvis et stort antal ansøgere anmodede om en kopi af deres besvarelse, kunne Kommissionen overveje at opkræve et passende gebyr til dækning af de dermed forbundne udgifter.

Ud fra disse betragtninger forelagde Ombudsmanden Kommissionen følgende udkast til henstillinger, jf. artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Kommissionen bør meddele ansøgere, som deltager i mundtlige prøver, navnene på udvælgelseskomitéens medlemmer.

Kommissionen bør i fremtidige udvælgelsesprøver give ansøgere, der deltager i skriftlige prøver, og som anmoder herom, aktindsigt i deres egne rettede besvarelser.

B. Kommissionens svar på udkastet til henstillinger

I sit svar af 5. juli 1999 erkender Kommissionen, at Amsterdam-traktaten har indføjet gennemsigtighed som et generelt princip for den Europæiske Union og sikrer borgerne aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EF-traktatens artikel 255). I denne forbindelse henviste Kommissionen især til Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter(2) og adfærdskodeksen for aktindsigt i Rådets og Kommissionens dokumenter(3). Kommissionen påpegede dog, at ingen af disse tekster endnu imødeså undtagelser fra de bestemmelser, som fandt anvendelse på udvælgelsesprøver i henhold til tjenestemandsvedtægten og fællesskabsdomstolenes retspraksis.

For så vidt angik offentliggørelsen af navnene på udvælgelseskomitéens medlemmer, gav Kommissionen et positivt svar, idet den oplyste, at navnene på udvælgelseskomitéens medlemmer ville blive meddelt ansøgerne formelt (og ikke kun mundtligt) i forbindelse med mundtlige prøver.

For så vidt angik aktindsigt i de rettede besvarelser, påpegede Kommissionen, at den allerede havde givet Ombudsmanden adgang hertil i sager, hvor denne havde anmodet om at stifte bekendtskab med det pågældende dokument. Ombudsmanden havde fået tilladelse til at gennemgå dokumentet i Kommissionens lokaler. Denne aktindsigt var blevet bevilliget (og ville blive bevilget i fremtidige sager) som følge af den specifikke institutionelle rolle, som EF-traktaten tilkender Ombudsmanden.

Ikke desto mindre modsatte Kommissionen sig fortsat forslaget om, at en sådan aktindsigt skulle sikres ansøgerne. Som begrundelse herfor anførte Kommissionen i det væsentligste de argumenter, den allerede havde fremført i sin skrivelse af 2. marts 1998, nemlig at der er en grundlæggende forskel mellem udvælgelsesprøver og normale eksamener, eftersom deltagerne i sidstnævnte vurderes i henhold til objektive normer, hvorimod ansøgere ved en udvælgelsesprøve vurderes i forhold til hinanden. Endvidere anførte Kommissionen, at kun udvælgelseskomitéen kan vurdere de enkelte ansøgeres præstation, eftersom den som den eneste instans sammenligner samtlige ansøgeres resultater; at udleveringen af en rettet besvarelse til en ansøger ikke tjente noget formål, eftersom en vurdering foretaget af en person, som ikke havde vurderet alle de øvrige ansøgere, ville være meningsløs, og at en forpligtelse til at udlevere rettede prøvebesvarelser ville indebære en betydelig administrativ og finansiel byrde.

Kommissionen betonede, at en udlevering af prøvebesvarelserne med eller uden rettelser til ansøgerne ville udgøre et radikalt brud med Kommissionens hidtidige praksis. Spørgsmålet burde derfor behandles i en mere generel sammenhæng i forbindelse med forordningen om gennemførelsen af EF-traktatens artikel 255, som skulle vedtages af Rådet på grundlag af et forslag fra Kommissionen. Eftersom dette spørgsmål var af stor betydning og ville få omfattende konsekvenser for de menneskelige ressourcer, også selv om Kommissionen opkrævede et gebyr, mente den afgående Kommission ikke, den var i stand til at træffe de foranstaltninger, Ombudsmanden havde anmodet om, og at det endelige svar på Ombudsmandens henstilling måtte gives af den nye Kommission.

C. Analyse af Kommissionens svar

Offentliggørelse af navnene på udvælgelseskomitéernes medlemmer

Ombudsmanden konstaterer med tilfredshed, at Kommissionen har erklæret sig rede til at offentliggøre navnene på udvælgelseskomitéernes medlemmer til ansøgerne ved udvælgelsesprøver. Gennemførelsen af denne foranstaltning vil i alle tilfælde væsentligt fremme gennemsigtigheden og berolige de ansøgere, som deltager i udvælgelsesprøverne. Selv om Kommissionens accept udtrykkes i meget forsigtige vendinger, lægger Ombudsmanden til grund, at Kommissionen rent faktisk vil foretage det fornødne og offentliggøre de relevante navne. Henset hertil finder Ombudsmanden det ufornødent at fortsætte undersøgelsen for så vidt angår dette forhold.

Ansøgernes aktindsigt i deres egne rettede prøvebesvarelser

Ombusmanden er ikke bekendt med, at der inden for fællesskabsretten skulle findes bestemmelser, eller at fællesskabsdomstolene skulle have fastlagt en retspraksis, som forhindrer Kommissionen i at give en ansøger, som deltager i en skriftlig prøve tilladelse til at se sin egen rettede besvarelse. Ifølge tjenestemandsvedtægtens bilag 3, artikel 6, er udvælgelseskomitéens arbejde fortroligt. Udvælgelseskomitéens drøftelser bør derfor forblive fortrolige, hvilket dog ikke nødvendigvis indebærer, at en ansøger skal nægtes aktindsigt i sin egen rettede prøvebesvarelse.

Kommissionens væsentligste argument for at nægte aktindsigt vedrører ansættelsesprocedurens karakter. Ifølge Kommissionen vurderer udvælgelseskomitéen de enkelte ansøgere ved at sammenligne vedkommendes præstation med de øvrige ansøgeres. Kommissionen konkluderer heraf, at det ikke vil tjene noget formål at udlevere de rettede prøvebesvarelser, eftersom der kun vil være tale om en vurdering foretaget af en person, som ikke har vurderet de øvrige ansøgere.

Muligheden for at gennemgå sin egen rettede opgavebesvarelse er dog nyttig for ansøgeren i flere henseender. For det første får ansøgeren mulighed for at se sine fejl og således forbedre sine fremtidige resultater. For det andet styrkes ansøgerens tillid til forvaltningen. Dette punkt er vigtigt, eftersom mange øjensynligt tror, at Kommissionen ikke altid vurderer prøverne korrekt og endog til tider slet ikke vurderer dem overhovedet. For det tredje vil en ansøger, der mener, at en prøve er blevet vurderet forkert, kunne forelægge meget mere præcise argumenter, hvis han/hun har set den rettede opgavebesvarelse. Under alle omstændigheder må det være op til de borgere, der anmoder om oplysninger, og ikke administrationen at vurdere, hvorvidt disse er anvendelige.

Kommissionen henviser desuden til den administrative og finansielle byrde, som aktindsigt i prøvebesvarelserne kan medføre. Ombudsmanden er overbevist om, at Kommissionens tjenestegrene vil være i stand til at organisere proceduren for aktindsigt på en måde, således at omkostningerne nedbringes mest muligt, og finder det usandsynligt, at samtlige ansøgere udtrykker ønske om at se deres rettede opgavebesvarelser.

Kommissionen påpeger med rette, at Ombudsmanden har haft mulighed for at gennemgå den rettede prøvebesvarelse for en ansøger, der havde indgivet en klage. I denne forbindelse skal det påpeges, at alle fællesskabsinstitutioner og -organer i henhold til artikel 3, stk. 2, i Ombudsmandens statut "er forpligtet til at give Ombudsmanden de oplysninger, han anmoder om, og give ham adgang til de pågældende dokumenter". Ikke desto mindre er Ombudsmandens mulighed for at gennemgå en rettet opgavebesvarelse ikke en tilfredsstillende erstatning for ansøgerens aktindsigt.

Kommissionen har endvidere ret i, at udvælgelseskomitéens arbejde er underlagt fællesskabsdomstolenes kontrol. Dette indebærer dog, at spørgsmål, som let kunne være blevet løst, hvis ansøgeren havde haft mulighed for at se den rettede besvarelse, skal behandles af domstolene. Ombudsmanden finder dette yderst utilfredsstillende for ansøgerne. Aktindsigt i de rettede besvarelser ville derimod sandsynligvis udgøre en tilfredsstillende løsning i mange sager og være mindre ressource- og tidskrævende.

Kommissionen mener, at spørgsmålet om aktindsigt i rettede prøvebesvarelser kunne finde en mere bæredygtig løsning inden for rammerne af de gennemførelsesbeføjelser, der skal vedtages i henhold til EF-traktatens artikel 255. Gennemførelsesbestemmelserne kunne fastslå retten til aktindsigt i sådanne dokumenter for ansøgerne ved udvælgelsesprøver. Ombudsmanden finder dog, at denne lovgivningsmæssige mulighed ikke hindrer, at Kommissionen allerede på nuværende tidspunkt forbedrer sine forvaltningsmetoder. Spørgsmålet haster og bør løses snarest muligt.

Ombudsmanden konstaterer med tilfredshed, at Kommissionen ikke længere kategorisk udelukker muligheden for i fremtiden at give ansøgerne aktindsigt i deres rettede prøvebesvarelser, og at den imødeser, at den nye Kommission vil træffe afgørelse i sagen. Dog bør håndhævelsen af fællesskabsrettens principper ikke være et spørgsmål om Kommissionens sammensætning.

Som fastslået i Amsterdam-traktaten udgør forpligtelsen til at træffe afgørelser så åbent som muligt et af EU's grundlæggende forvaltningsmæssige principper. Endvidere er det vigtigt at sikre at borgerne får et positivt indtryk ved deres første møde med fællesskabsinstitutionerne. Borgere, der ønsker at arbejde for Fællesskaberne får et meget dårligt indtryk, hvis de er i tvivl om, hvorvidt de er blevet bedømt retfærdigt og korrekt. For at fjerne denne tvivl, er det vigtigt, at alle ansøgere får muligheden for at gennemse den rettede kopi af deres egen prøvebesvarelse. Denne mulighed er på ingen måde i modstrid med kravet om, at udvælgelseskomitéernes arbejde skal være fortroligt, eftersom den ikke vedrører udvælgelseskomitéernes drøftelser om ansøgernes respektive resultater. Af disse årsager må det faktum, at Kommissionen ikke har ændret de administrative procedurer og sikret de enkelte ansøgere aktindsigt i deres egne rettede opgavebesvarelser, anses for et tilfælde af fejl og forsømmelser. Ombudsmanden forelægger derfor denne særrapport for Parlamentet i henhold til artikel 3, stk. 7, i Den Europæiske Ombudsmands statut. Ombudsmanden fremsætter endvidere følgende henstilling, for så vidt angår det konstaterede tilfælde af fejl og forsømmelser.

D. Ombudsmandens henstilling

Kommissionen bør i fremtidige udvælgelsesprøver og senest fra den 1. juli 2000 give alle ansøgere, der måtte anmode herom, aktindsigt i deres egne rettede prøvebesvarelser.

Strasbourg, den 18. oktober 1999.

Jacob SÖDERMAN

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom af 9. marts 1994 vedrørende Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113 af 4.5.1994, s. 15).

(2) EFT L 46 af 18.2.1994, s. 58.

(3) EFT L 340 af 31.12.1993, s. 41.