INDHOLD "" ID="1">Indledning> ID="2">1.1 - 1.3 "> ID="1">Generelle bemaerkninger> ID="2">2.1 - 2.3 "> ID="1"> Adskillelse af funktionerne> ID="2">2.1 "> ID="1"> Forskudsforvaltningen> ID="2">2.2 - 2.3 "> ID="1">Bemaerkninger om budgetgennemfoerelsen og forvaltningsregnskabet> ID="2">3.1 - 3.13"> ID="1"> Bevillingsoverfoersler> ID="2">3.1 - 3.4 "> ID="1"> Udgifter> ID="2">3.5 - 3.8 "> ID="1"> Indtaegter> ID="2">3.9 - 3.11"> ID="1"> Formaalsbestemt stoette> ID="2">3.12 - 3.13"> ID="1">Bemaerkninger om det almindelige regnskab og balancen> ID="2">4.1 - 4.3 "> ID="1"> Anlaegsaktiver> ID="2">4.1 - 4.2 "> ID="1"> Omregningsdifferencer og regnskabsaarets saldo> ID="2">4.3 "> ID="1">Konklusion> ID="2">5.1 - 5.2 " ID="2">Side" ID="1">Bilag: Regnskabsaaret 1992 - Udnyttelse af de disponible bevillinger> ID="2">5"> ID="1">Centerets svar> ID="2">6">

BERETNING om regnskab for og forvaltning af det Europaeiske Center for udvikling af erhvervsuddannelse (Berlin-centeret) for regnskabsaaret 1992 med Centerets svar (94/C 28/01)

1. INDLEDNING

1.1. Retten har revideret regnskabet for og den oekonomiske forvaltning af Det Europaeiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Berlin-Centeret) for regnskabsaaret 1992 i overensstemmelse med reglerne for dette omraade(1) ().

1.2. Kommissionen indledte i december 1990(2) () proceduren for aendring af de finansielle bestemmelser, der fortrinsvis er baseret paa finansforordningen af 25. april 1973 vedroerende De Europaeiske Faellesskabers almindelige budget(3) (). Efter at Retten(4) () og Europa-Parlementet(5) () havde afgivet udtalelse, forelagde Kommissionen den 27. marts 1992 de aendrede forslag(6) (). Raadet vedtog forordninger om aendringer af bestemmelserne den 30. juni 1993(7) ().

1.3. De disponible bevillinger for regnskabsaaret 1992 beloeb sig til 10,84 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 8,95 mio. ECU i henhold til indgaaede forpligtelser, og 1,67 mio. ECU er fremfoert til regnskabsaaret 1992. Det resterende beloeb paa 0,21 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregaaende regnskabsaar fremfoerte bevillinger er der afholdt betalinger for 1,82 mio. ECU, og 0,27 mio. ECU er bortfaldet. I bilaget til denne beretning vises udnyttelsen af regnskabsaarets bevillinger og de fra 1991 fremfoerte bevillinger fordelt paa kapitler.

2. GENERELLE BEMAERKNINGER

Adskillelse af funktionerne

2.1. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfoerer som fastsat i de finansielle bestemmelser er stadig ikke fuldstaendig, eftersom Centerets regnskabsfoerere ogsaa fungerer som forskudsbestyrere. Retten gjorde allerede opmaerksom paa dette forhold i Beretningen for Regnskabsaaret 1991(8) (), men der er ikke sket nogen aendring i regnskabsaaret 1992.

Forskudsforvaltningen

2.2. Betalinger afholdt uden finansinspektoerens forudgaaende paategning i henhold til undtagelsesordningen med forskudsforvaltning udgjorde 30,9 % af de samlede betalinger i 1992 og 49,7 % ekskl. vederlag mod henholdsvis 35,3 % og 54,6 % i 1991.

2.3. Uanset Rettens bemaerkninger(9) () registreredes betalinger over forskudsforvaltningen ogsaa i 1992 i Centerets bogholderi under de forskellige budgetkonti, inden de blev paategnet af finansinspektoeren, og dette er i strid med de finansielle bestemmelser.

3. BEMAERKNINGER OM BUDGETGENNEMFOERELSEN OG FORVALTNINGSREGNSKABET

Bevillingsoverfoersler

3.1. Retten konstaterede i Beretningen for Regnskabsaaret 1990, at oversigten over Centerets indtaegter og udgifter ikke var opdelt i afsnit og kapitler som foreskrevet i artikel 15 i de finansielle bestemmelser, og at der i stedet for »afsnit« anvendtes »kapitel«. Dette regelstridige forhold, der foerst vil blive bragt ud af verden i 1994, giver stoerre selvstaendighed med hensyn til bevillingsoverfoersler, end fastsat i de finansielle bestemmelser, fordi det ikke er noedvendigt at indhente Kommissionens godkendelse i forbindelse med overfoersler »inden for et kapitel«.

3.2. Der er foretaget overfoersler for 718 000 ECU eller 6,7 % af det oprindelige budget i 1992 mod 8,2 % i 1991. Overfoerslerne fra artikel til artikel inden for kapitel 1 udgoer 2,6 % af de oprindelige bevillinger. Inden for kapitel 2 og 3 er formaalsbestemmelsen for henholdsvis 11,4 % og 9,9 % af bevillingerne blevet aendret.

3.3. I henhold til bestyrelsens beslutning af 4. december 1987 kan Centerets direktoer godkende bevillingsoverfoersler paa op til 6 000 ECU. Direktoeren har imidlertid ved beslutning 12/92 godkendt en overfoersel paa 9 000 ECU til budgetkonto 214.

3.4. Inden for kapitel 2 og 3 er der godkendt mange overfoersler, som saa sidst paa aaret er blevet aendret ved senere beslutninger. Bestyrelsen godkendte, at naesten halvdelen af de 385 000 ECU, som den havde godkendt til overfoersel, blev foert tilbage igen nogle maaneder senere. Disse bevaegelser fremgaar ikke af forvaltningsregnskabet, fordi bevillingsoverfoersler regnskabsfoeres med nettobeloebet.

Udgifter

3.5. I 1992 er der afholdt flere betalinger end i 1991 (83 % mod 76 %), og der er faerre fremfoerte og bortfaldne bevillinger (henholdvis 15 % mod 20 % og 2 % mod 4 %). Fremfoersler vedroerende driftsudgifter udgoer 30 % af de oprindelige bevillinger mod 35,5 % i 1991. Af 467 000 ECU, der er overfoert til artikel 301 og 302 vedroerende udbredelse af viden og projekter til udvikling og samordning af forskning, er 399 765 ECU eller 86 % blevet fremfoert eller er bortfaldet.

3.6. Paa regnskabsaarets sidste dag er der over ovennaevnte to budgetkonti 301 og 302 indgaaet forpligtelser for henholdsvis 349 000 ECU og 361 000 ECU, hvilket udgoer 36 % og 28 % af de oprindelige bevillinger. Denne praksis med indgaaelse af forpligtelser ved udgangen af aaret kan medfoere, at principperne for forsvarlig oekonomisk forvaltning ikke kan overholdes.

3.7. Retten har ved gennemgangen af en stikproeve af udgifter konstateret, at Centeret i december 1992 underskrev en kontrakt vedroerende ca. 20 400 ECU om installering af et flersproget tekstsoegningssystem og tilpasning af dette system til Centerets behov i almindelighed og til to specifikke projekter. Der blev indgaaet forpligtelser over driftsbevillingerne, selv om det drejer sig om administrationsudgifter.

3.8. Centeret vedtog i 1990 at lade en af sine ansatte goere midlertidig tjeneste i Kommissionens Task-force for Menneskelige Ressourcer (TFRH). Den paagaeldende skulle tilknyttes PHARE-programmet i oestlandene, og navnlig i Polen. Den ansatte indgik kontrakt med Kommissionen og fik i henhold til denne kontrakt udbetalt de foerste vederlag. Centeret indstillede imidlertid ikke sine hidtige loenudbetalinger. Det viste sig derefter, at der ikke var juridisk grundlag for, at en ansat ved Centeret kunne goere midlertidig tjeneste ved TFRH. Den ansatte tilbagebetalte pengene til Kommissionen, og den midlertidige tjeneste blev annulleret. Den ansatte fortsatte dog med at arbejde for PHARE-programmet indtil det sidste kvartal af 1992. Centerets udgifter til projektet, herunder loen til den ansatte, beloeb sig for hele perioden til over 350 000 ECU, heraf 40 % i 1992. Dette projekt falder imidlertid ikke ind under Centerets opgaver, der bestaar i at bistaa Kommissionen for paa faellesskabsplan at fremme og udvikle uddannelse og medvirke til gennemfoerelse af en faelles politik for erhvervsuddannelse.

Indtaegter

3.9. Kommissionen overfoerte tilskuddet for regnskabsaaret 1992, der er opfoert paa De Europaeiske Faellesskabers almindelige budget, i fire trancher à 2 700 000 ECU i marts, juni, september og december. Overfoerslerne fandt sted omtrent paa de datoer, hvor Centeret anmodede herom. Retten skal paa ny erindre om, at den i tidligere beretninger(10) () har bemaerket, at denne betalingsmaade er i strid med artikel 26 i de finansielle bestemmelser. Det hedder heri, at tilskuddet overfoeres inden for de foerste fjorten dage i hvert kvartal afhaengigt af de faktiske behov.

3.10. Som anfoert i tidligere beretninger(11) () fastlaegges og inkasseres Centerets indtaegter, uden at der er forelagt forpligtelsesforslag og udstedt indtaegtsordrer og derfor ogsaa uden forudgaaende paategning af finansinspektoeren. Der foeres ikke regnskab over konstaterede fordringer. Derfor er de beloeb, der er anfoert i oversigten over indtaegter under »Konstaterede fordringer i regnskabsaaret« ikke de samlede fordringer. En del af fordringerne paa balancens aktiv- og passivside under »Indtaegter, der skal inkasseres« boer registreres saaledes, at det fremgaar af regnskaberne, hvilke restbeloeb der skal inkasseres, navnlig paaloebne renter paa bankindskud, der pr. 31. december 1992 beloeb sig til 15 000 ECU.

3.11. De konstaterede fordringer, der er anfoert i oversigten over indtaegter i Centerets forvaltningsregnskab som tilskud fra EF, er beregnet paa grundlag af de samlede udgiftsforpligtelser, saaledes at regnskabsaarets resultat 308 278 ECU fremkommer under »beloeb, der skal tilbagebetales i 1993«. Faktisk er det beloeb, der skal tilbagebetales, regnskabsaarets saldo, paa 556 815 ECU (med forbehold af punkt 4.3 nedenfor), hvilket fremgaar af balancen.

Formaalsbestemt stoette

3.12. I marts 1992 vedtog Centerets bestyrelse at tage imod en stoette paa ca. 370 000 FF (ca. 53 200 ECU) fra Conseil régional Nord-Pas de Calais (Frankrig) som et bidrag til afholdelse af et internationalt seminar i Lille om emnet »Raadgivning af ivaerksaettere og ledere af smaa og mellemstore virksomheder«. Inden for rammerne af de indgaaede aftaler modtog Centeret 50 % (27 500 ECU), og dette beloeb blev betalt videre til seminarets arrangoer i september 1992.

3.13. Inkasseringen og betalingen af dette beloeb er opfoert i Centerets almindelige regnskab paa en konto, der er oprettet specielt til dette formaal, men ikke i budgetregnskabet. Disse transaktioner fremgaar saaledes ikke af forvaltningsregnskabet, hverken som indtaegter eller udgifter. Finansinspektoeren har paategnet disse transaktioner, men de er ikke i overensstemmelse med artikel 4 i de finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at »ingen indtaegt eller udgift kan finde sted uden at vaere henfoert til en artikel i oversigten over indtaegter og udgifter«. Det er oenskeligt, at Centeret fastlaegger en procedure, der sikrer, at de finansielle bestemmelser overholdes, uden at det giver for mange administrative vanskeligheder.

4. BEMAERKNINGER OM DET ALMINDELIGE REGNSKAB OG BALANCEN

Anlaegsaktiver

4.1. Regnskabet over anlaegsaktiver er opstillet paa grundlag af globale tal fra edb-regnskabsfortegnelsen og ikke af den systematiske registrering af vaerdien af nyerhvervelser og bevaegelser. Denne procedure giver ingen sikkerhed for, at den bogfoerte vaerdi svarer til den faktiske. Pr. udgangen af 1992 er det beloeb, der er opfoert for anlaegsaktiver (samt egenkapitalen opfoert paa balancens passivside) ansat mindst 21 500 ECU for lavt.

4.2. Retten skal igen erindre om, at det er noedvendigt at foere en permanent regnskabsfortegnelse(12) (), saaledes at den fysiske lagerbeholdning hvert aar kan sammenholdes med regnskabet.

Omregningsdifferencer og regnskabsaarets saldo

4.3. I 1992 aabnede Centeret en bankkonto i ecu. Da regnskabet foeres i DM, er der som foelge af ecu'ens svaekkelse i loebet af aaret ved udgangen af regnskabsaaret opstaaet en vaesentlig difference mellem de faktiske tilgodehavender i ecu og den bogfoerte vaerdi i DM. Denne difference blev opfoert paa balancens aktivside under »Omregningsdifferencer« med i alt 99 640 ECU. Centeret burde have justeret regnskabssaldiene i DM med omregningskursen pr. 31. december 1992 og bogfoert differencen, hvorved regnskabsaarets saldo ville vaere blevet formindsket til 457 175 ECU. Denne saldo er i forvaltningsregnskabet og paa balancen opfoert med 556 815 ECU.

5. KONKLUSION

5.1. Centeret boer ivaerksaette administrative procedurer i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, isaer for saa vidt angaar adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfoerer. Retten henstiller endnu engang, at Centeret soerger for, at regnskabet over konstaterede fordringer foeres i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, hvilket Centeret havde forpligtet sig til i sit svar paa Rettens Beretning for Regnskabsaaret 1991.

5.2. Det forhold, at der er indgaaet forpligtelser langt henne i regnskabsaaret, og at der er fremfoert og bortfaldet temmelig mange bevillinger, tyder paa, at Centeret har haft svaert ved at absorbere stigningen i budgettet (16 % i 1991 og 4 % i 1992).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg paa moedet den 4. november 1993.

Paa Revisionsrettens vegne André J. Middelhoek Formand

(1)() - Artikel 12, stk. 2, i Raadets forordning (EOEF) nr. 337/75 af 10. februar 1975 om oprettelse af Berlin-Centeret, EFT L 39 af 13.2.1975.

- Artikel 69 i Raadets forordning (EOEF) nr. 1416/76 af 1. juni 1976 om de finansielle bestemmelser vedroerende, Berlin-Centeret, EFT L 164 af 24.6.1976.

(2)() Forslag til Raadets forordninger forelagt den 17. december 1990, EFT C 23 af 31.1.1991.

(3)() Ophaevet i 1977 og erstattet af finansforordningen af 21. december 1977, EFT L 356 af 31.12.1977, senest aendret ved Raadets forordning (Euratom, EKSF, EOEF) nr. 610/90 af 13. marts 1990, EFT L 70 af 16.3.1990.

(4)() Rettens udtalelser nr. 3/91 og 4/91 af 11. april 1991, EFT C 152 af 10.6.1991.

(5)() Parlamentets udtalelse af 13. december 1991, EFT C 13 af 20.1.1992.

(6)() EFT C 130 af 21.5.1992.

(7)() - Raadets forordning (EOEF) nr. 1946/93 af 30. juni 1993 om aendring af forordning (EOEF) nr. 337/75 om oprettelse af et europaeisk center for udvikling af erhvervsuddannelse, EFT L 181 af 23.7.1993.

- Raadets forordning (EOEF) nr. 1948/93 af 30. juni 1993 om aendring af forordning (EOEF) nr. 1416/76 om finansielle bestemmelser vedroerende Det Europaeiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse, EFT L 181 af 23.7.1993.

(8)() Rettens Beretning for Regnskabsaaret 1991 (punkt 2.1 og 2.2).

(9)() Rettens Beretning for Regnskabsaaret 1989 (punkt 2.5) og Regnskabsaaret 1991 (punkt 2.6).

(10)() Rettens Beretninger for Regnskabsaaret 1989 (punkt 4.1 og 4.2), Regnskabsaaret 1990 (punkt 3.8) og Regnskabsaaret 1991 (punkt 3.7).

(11)() Rettens Beretninger for Regnskabsaaret 1990 (punkt 3.7) og Regnskabsaaret 1991 (punkt 2.3).

(12)() Rettens Beretninger for Regnskabsaaret 1990 (punkt 4.3) og Regnskabsaaret 1991 (punkt 4.2).

BILAG

Berlin-Centeret - Regnskabsaaret 1992 - Udnyttelse af de disponible bevillinger "(1 000 ECU)">Kapitel"> ID="1">5 098> ID="2">4 937 > ID="3">87 > ID="4">74 > ID="5">178> ID="6">153 > ID="7">25 "> ID="2">(96,8 %)> ID="3">(1,7 %)> ID="4">(1,5 %)> ID="6">(86 %)> ID="7">(14 %)"> ID="1">1 030> ID="2">798 > ID="3">169 > ID="4">63 > ID="5">201> ID="6">189 > ID="7">12"> ID="2">(77,5 %)> ID="3">(16,4 %)> ID="4">(6,1 %)> ID="6">(94 %)> ID="7">(6 %)"> ID="1">4 700> ID="2">3 211 > ID="3">1 414 > ID="4">75 > ID="5">1 692> ID="6">1 475 > ID="7">217"> ID="2">(68,3 %)> ID="3">(30,1 %)> ID="4">(1,6 %)> ID="6">(87,2 %)> ID="7">(12,8 %)"> ID="1">10> ID="2">7 > ID="3">-> ID="4">3 > ID="5">-> ID="6">-> ID="7">-"> ID="2">(70 %)> ID="4">(30 %)"> ID="1">10 838> ID="2">8 953 > ID="3">1 670 > ID="4">215 > ID="5">2 071> ID="6">1 817 > ID="7">254 "> ID="2">(82,6 %)> ID="3">(15,4 %)> ID="4">(2 %)> ID="6">(87,7 %)> ID="7">(12,3 %)">

BILAG

Berlin-Centeret - Regnskabsaaret 1992 - Udnyttelse af de disponible bevillinger "(1 000 ECU)">Kapitel"> ID="1">5 098> ID="2">4 937 > ID="3">87 > ID="4">74 > ID="5">178> ID="6">153 > ID="7">25 "> ID="2">(96,8 %)> ID="3">(1,7 %)> ID="4">(1,5 %)> ID="6">(86 %)> ID="7">(14 %)"> ID="1">1 030> ID="2">798 > ID="3">169 > ID="4">63 > ID="5">201> ID="6">189 > ID="7">12"> ID="2">(77,5 %)> ID="3">(16,4 %)> ID="4">(6,1 %)> ID="6">(94 %)> ID="7">(6 %)"> ID="1">4 700> ID="2">3 211 > ID="3">1 414 > ID="4">75 > ID="5">1 692> ID="6">1 475 > ID="7">217"> ID="2">(68,3 %)> ID="3">(30,1 %)> ID="4">(1,6 %)> ID="6">(87,2 %)> ID="7">(12,8 %)"> ID="1">10> ID="2">7 > ID="3">-> ID="4">3 > ID="5">-> ID="6">-> ID="7">-"> ID="2">(70 %)> ID="4">(30 %)"> ID="1">10 838> ID="2">8 953 > ID="3">1 670 > ID="4">215 > ID="5">2 071> ID="6">1 817 > ID="7">254 "> ID="2">(82,6 %)> ID="3">(15,4 %)> ID="4">(2 %)> ID="6">(87,7 %)> ID="7">(12,3 %)">

SVAR FRA CENTERETS BESTYRELSE PAA REVISIONSRETTENS BEMAERKNINGER OM REGNSKAB OG FORVALTNING FOR REGNSKABSAARET 1992

2.1. Som Centeret har praeciseret i sine svar paa Rettens beretninger for 1989 (punkt 2.3), 1990 (punkt 2.1) og 1991 (punkt 2.2), kraever en adskillelse af regnskabsfoererens og forskudsbestyrerens funktioner, at personalet i regnskabsafdelingen oeges. Der er i 1993 opnaaet en ny stilling, og adskillelsen er saaledes planlagt til slutningen af regnskabsaaret.

3.2. Overfoerslen af bevillinger inden for kapitlerne er faldet fra 15,4% i 1991 til 11,41% i 1992 i kapitel 2, men steget fra 6,1% til 9,94% i kapitel 3.

3.3. Overfoerslen af i alt ECU 9 000 fra to forskellige budgetkonti skyldtes en fejlagtig fortolkning af de gaeldende bestemmelser. De noedvendige foranstaltninger er blevet truffet for at undgaa en gentagelse.

3.6. Arbejdsprogrammet for 1992 omfattede ogsaa en ny udgave af »Guide om erhvervsuddannelsessystemerne i EF«. Det forberedende arbejde blev faerdiggjort henimod slutningen af regnskabsaaret, og foerst da var det muligt at indgaa forpligtelser for bevillingerne til trykning af dokumenterne.

3.7. Kapitel 2 i oversigten over centerets udgifter og indtaegter indeholder ikke nogen budgetkonto til kontering af den paagaeldende udgift. Dette aspekt vil blive bragt i orden i forbindelse med den af Retten oenskede revision af kontoplanen i 1994.

3.8. Paa Kommissionens anmodning stillede Centeret en af sine ansatte til raadighed for Kommissionen i loebet af det sidste kvartal af 1989. Det konstateredes herefter, at den planlagte midlertidige tjeneste ikke kunne forenes med den for Centerets personale gaeldende ordning og derfor blev tilbagekaldt. I betragtning af betydningen af opgaverne i Polen besluttede bestyrelsen, stadig efter anmodning fra Kommissionen, at sende den paagaeldende ansatte til Polen paa tjenesterejse af lang varighed. Bestyrelsen og Kommissionen var af den opfattelse, at dette arbejde stemte overens med Centerets opgave om »at bistaa Kommissionen«.

3.9. I overensstemmelse med Rettens bemaerkninger har Centeret anmodet Kommissionen om at overfoere trancher af 1993-tilskuddet i overensstemmelse med de faktiske behov og paa en saadan maade, at betalingerne kan finde sted inden for den tidsfrist, som er fastsat i artikel 26 i de for Centeret gaeldende finansielle bestemmelser.

3.10. Som Centeret har praeciseret i sit svar paa Rettens beretning for 1990 (punkt 3.7) og 1991 (punkt 2.3), var udstedelsen af forpligtelsesforslag og indtaegtsordrer forbundet med aendringen af regnskabsafdelingens software, som var planlagt til 1992. Denne aendring har fundet sted, og udstedelsen af forpligtelsesforslag og indaegtsordrer er blevet gennemfoert siden begyndelsen af 1993.

3.11. Dette punkt er naert knyttet til det foregaaende punkt.

3.12. - 3.13. Inkasseringen og betalingen af stoetten fra Conseil régional Nord-Pas de Calais blev opfoert i det almindelige regnskab og ikke i budgetregnskabet for at undgaa en tilsvarende mindskelse af tilskuddet fra EF. Budgetmyndigheden havde da ogsaa adskillige gange anbefalet, at Centeret bestraebte sig paa at oege saadanne indtaegter fra andre kilder end EF. I betragtning af rettens velbegrundede bemaerkning vil Centeret i fremtiden udelukkende kontere enhver indtaegt af den paagaeldende art paa en budgetkonto.

4.1 - 4.2. Den aendring af regnskabsafdelingens software, som blev foretaget i loebet af foerste kvartal i 1993, svarer til Rettens oenske.

4.3. Konteringen af ECU 99 640 vil blive foretaget paa balancen for 1993.

5.1. Centeret gentager sin stillingtagen fra 1989, 1990 og 1991 og fastholder, at den adskillelse af funktionerne, som Retten har oensket, vil blive foretaget hen imod slutningen af regnskabsaaret 1993, naar de forudgaaende betingelser er blevet opfyldt.

5.2. Oprettelsen af en stilling for en administrationsassistent for direktionen til den budgetmaessige gennemfoerelse af arbejdsprogrammet skal specielt sikre en mere ligelig fordeling af driftsudgifterne over regnskabsaaret.