Kommissionens forordning (EF) nr. 2355/2002

af 27. december 2002

om ændring af forordning (EF) nr. 438/2001 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af 21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for strukturfondene(1), ændret ved forordning (EF) nr. 1447/2001(2), særlig artikel 53, stk. 2, og

efter høring af udvalget i traktatens artikel 147,

efter høring af Komitéen for Landbrugsstrukturerne og Udvikling af Landdistrikterne,

efter høring af Komitéen for Fiskeri- og Akvakulturstrukturer, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Ifølge artikel 38, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal de ansvarlige myndigheder i medlemsstaterne opbevare alle udgifts- og kontrolbilag vedrørende interventionen i en periode på tre år efter Kommissionens betaling af restbeløbet vedrørende en intervention, medmindre andet besluttes i de bilaterale administrative aftaler.

(2) Der er behov for at præcisere, hvilke kategorier af bilag der er omfattet af denne bestemmelse, i hvilken form de skal opbevares, og forpligtelsen til at fastlægge, hvilke organer der skal opbevare dem.

(3) Da de pågældende dokumenter er en del af revisionssporet som omhandlet i artikel 7 i Kommissionens forordning (EF) nr. 438/2001(3), bør de nødvendige bestemmelser om dokumenternes opbevaring indsættes i samme artikel.

(4) Bestemmelserne om dokumenternes opbevaring anvendes, medmindre andet følger af andre specifikke EF-regler eller nationale regler.

(5) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Komitéen for Udvikling og Omstilling i Regionerne -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

I artikel 7 i forordning (EF) nr. 438/2001 foretages følgende ændringer:

a) Følgende indsættes som stk. 2a:

"2a. a) Udgifts- og kontrolbilag som omhandlet i artikel 38, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1260/1999 omfatter

- dokumenter, der vedrører specifikke afholdte og anmeldte udgifter og gennemførte betalinger under interventionen, og som er nødvendige for et tilstrækkeligt revisionsspor, inklusive dokumenter, som er bevis på, at produkterne eller den medfinansierede service reelt er blevet leveret eller ydet

- rapporter og dokumenter, der vedrører kontrol, som er gennemført i henhold til artikel 4, 9, 10 og 15 i denne forordning.

De kompetente nationale myndigheder skal afgøre, hvilket organ der skal opbevare dokumenterne i den foreskrevne opbevaringsperiode.

b) Dokumenterne skal enten opbevares i original eller på almindeligt anerkendte datamedier.

Almindeligt anerkendte datamedier omfatter specielt

- fotokopi af original

- mikrofiche af original

- elektronisk version af original på medier til opbevaring af optiske data (f.eks. cd-rom, harddisk eller diskette)

- dokumenter, som kun findes i elektronisk form.

Proceduren for attestering af, at dokumenterne på de almindeligt anerkendte datamedier er i overensstemmelse med originalerne, fastlægges af de nationale myndigheder og skal sikre, at de opbevarede versioner opfylder de nationale retskrav og er så pålidelige, at de kan anvendes til revision. Hvis dokumenterne kun findes i elektronisk form, skal de edb-systemer, som de elektroniske versioner opbevares på, opfylde godkendte sikkerhedsnormer, som sikrer, at de elektroniske dokumenter opfylder de nationale retskrav og kan anvendes til revision."

b) Stk. 3, litra a), affattes således:

"a) at der er procedurer til sikring af, at de dokumenter, der er omhandlet i stk. 2a, opbevares i overensstemmelse med artikel 38, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1260/1999 og med bilag I til nærværende forordning."

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 27. december 2002.

På Kommissionens vegne

Michel Barnier

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 1.

(2) EFT L 139 af 29.7.2001, s. 1.

(3) EFT L 63 af 3.3.2001, s. 21.