DA Den Europæiske Unions Tidende L 65/41

FORRETNINGSORDEN

INDLEDNING

Regionsudvalget har vedtaget følgende forretningsorden den 31. januar 2014 på grundlag af artikel 306, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

INDLEDENDE BEMÆRKNING

I forbindelse med de funktioner og opgaver, som er nævnt i forretningsordenen, dækker de anvendte termer både mænd og kvinder.

AFSNIT I

REGIONSUDVALGETS MEDLEMMER OG ORGANER

KAPITEL I

Regionsudvalgets organer

Artikel 1

Regionsudvalgets organer

Regionsudvalgets organer er plenarforsamlingen, formanden, præsidiet, formandskonferencen og underudvalgene.

KAPITEL 2

Regionsudvalgets medlemmer

Artikel 2

Regionsudvalgets medlemmer og suppleanter

Regionsudvalgets medlemmer og deres suppleanter er i henhold til artikel 300 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde repræsentanter for de regionale og lokale myndigheder. De er enten valgt til en regional eller lokal myndighed eller er politisk ansvarlige over for en valgt forsamling. I udøvelsen af deres hverv må de ikke være bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Unionens almindelige interesse.

Artikel 3

Mandatperioden

1. Medlemmets eller suppleantens mandatperiode begynder den dag, Rådets beskikkelse træder i kraft.

2. Mandatet som medlem eller suppleant ophører ved udtræden, ved udløb af det mandat, i kraft af hvilket han er beskikket, eller ved dødsfald.

3. Ønsker et medlem eller en suppleant at udtræde, skal den pågældende give Regionsudvalgets formand skriftlig meddelelse herom og angive datoen for udtrædelsen. Formanden underretter derefter Rådet, som konstaterer, at der er en plads ledig, og sætter proceduren for udnævnelse af en efterfølger i gang.

4. Udløber det mandat, i kraft af hvilket et medlem eller en suppleant er beskikket, giver den pågældende straks Regionsudvalgets formand skriftlig meddelelse herom.

5. I de tilfælde, der nævnes i artikel 3, stk. 2, beskikker Rådet en efterfølger for resten af mandatperioden.

Artikel 4

Privilegier og immuniteter

Medlemmerne og deres behørigt bemyndigede suppleanter nyder de privilegier og immuniteter, som er fastlagt i protokollen om Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter.

Artikel 5

Medlemmers og suppleanters deltagelse

1. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et plenarmøde, kan lade sig repræsentere af en suppleant fra sin nationale delegation, også for et begrænset antal dage under plenarforsamlingen. Alle medlemmer og deres behørigt bemyndigede suppleanter skal skrive sig på deltagerlisten.

2. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et møde i et underudvalg eller i ethvert andet møde, der er godkendt af præsidiet, kan lade sig repræsentere af et andet medlem eller af en suppleant fra sin nationale delegation, sin politiske gruppe eller interregionale gruppe. Alle medlemmer og deres behørigt bemyndigede suppleanter skal skrive sig på deltagerlisten.

3. Et medlem eller en suppleant, hvis navn er opført på listen over afløsere for medlemmer af en arbejdsgruppe nedsat i henhold til artikel 37 eller 62, kan repræsentere et vilkårligt medlem i sin politiske gruppe.

4. En suppleant eller et medlem, der afløser et andet medlem, kan ikke repræsentere mere end et medlem. Han har på det pågældende møde de samme rettigheder og beføjelser som et ordinært medlem. Generalsekretariatet skal have meddelelse om overdragelsen af stemmeretten i overensstemmelse med de krav, som gælder for meddelelse. Meddelelse om stemmeoverdragelse skal være modtaget senest dagen inden mødet.

5. I forbindelse med en plenarforsamling udbetales der ikke udgiftsrefusion til både et medlem og dennes suppleant. Præsidiet præciserer dette nærmere i sin instruks om møde- og rejsedagpenge.

6. En suppleant, som er udpeget til ordfører, kan forelægge det forslag til udtalelse, han er ansvarlig for, for plenarforsamlingen på det plenarmøde, på hvis dagsorden det står. Dette gælder også, når det medlem, han er stedfortræder for, selv er til stede. Medlemmet kan overdrage sin stemmeret til suppleanten, så længe dette forslag til udtalelse behandles. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeretten.

7. Med forbehold af artikel 23, stk. 1, mister enhver overdragelse sin gyldighed fra det øjeblik, hvor medlemmet, der er forhindret i at deltage, ophører med at være medlem af udvalget.

Artikel 6

Overdragelse af stemmeret

Stemmeretten kan ikke overdrages undtagen i de tilfælde, der er nævnt i artikel 5 og 31.

Artikel 7

Nationale delegationer og politiske grupper

De nationale delegationer og de politiske grupper bidrager på en afbalanceret måde til tilrettelæggelsen af Regionsudvalgets arbejde.

Artikel 8

Nationale delegationer

1. Medlemmerne og suppleanterne fra en medlemsstat udgør en national delegation. Hver national delegation fastlægger selv sin interne organisation og vælger en formand. Formandens navn meddeles officielt Regionsudvalgets formand.

2. Inden for Regionsudvalgets administration etablerer generalsekretæren en ordning til støtte for de nationale delegationer. Denne ordning giver bl.a. hvert enkelt medlem mulighed for at modtage informationer og støtte på sit eget officielle sprog. Ordningen varetages af en særlig tjeneste bestående af tjenestemænd eller midlertidigt ansatte i Regionsudvalget og sikrer, at de nationale delegationer i passende udstrækning kan gøre brug af Regionsudvalgets faciliteter. Generalsekretæren sørger især for, at de nationale delegationer har passende muligheder for at holde møder umiddelbart før eller under plenarmøderne.

3. De nationale delegationer kan ligeledes få assistance fra nationale koordinatorer, som ikke hører til generalsekretariatets personale. De bidrager til at lette udøvelsen af medlemmernes mandat i udvalget.

4. De nationale koordinatorer har ret til passende støtte fra generalsekretæren. De kan f.eks. bruge udvalgets infrastrukturer i et passende omfang.

Artikel 9

Politiske grupper og løsgængere

1. Medlemmerne og suppleanterne kan danne politiske grupper, der afspejler deres politiske tilhørsforhold. Kriterierne for medlemskab fastlægges i den enkelte gruppes forretningsorden.

2. En politisk gruppe kan dannes af mindst 18 medlemmer/suppleanter, hvoraf dog mindst halvdelen skal være medlemmer, og som samlet set repræsenterer mindst en femtedel af medlemsstaterne. Et medlem eller en suppleant kan kun tilhøre én politisk gruppe. En politisk gruppe opløses, hvis medlemstallet falder til under det antal, der kræves, for at en gruppe kan dannes.

3. Når en politisk gruppe dannes, opløses eller på anden måde ændres, skal Regionsudvalgets formand underrettes via en erklæring. I erklæringen om gruppens dannelse angives gruppens navn, dens medlemmer og dens præsidium.

4. Hver politisk gruppe bistås af et sekretariat, hvis medarbejdere er ansat i generalsekretariatet. De politiske grupper kan fremsætte forslag til ansættelsesmyndigheden om udvælgelse, ansættelse og forfremmelse af disse medarbejdere samt om forlængelse af deres kontrakter. Ansættelsesmyndigheden træffer afgørelse efter at have hørt formanden for den pågældende politiske gruppe.

5. Generalsekretæren giver de politiske grupper og deres organer passende ressourcer til møder, gruppeaktiviteter, publikationer og sekretariaternes aktiviteter. Ressourcerne til hver enkelt politisk gruppe øremærkes på budgettet. De politiske grupper og deres sekretariater kan i passende udstrækning gøre brug af Regionsudvalgets faciliteter.

6. De politiske grupper og deres præsidier kan mødes umiddelbart før eller under plenarmøderne. To gange om året kan de afholde ekstraordinære møder. En suppleant har for sin deltagelse i disse møder kun ret til godtgørelse af sine udgifter til rejse og ophold, når han repræsenterer et medlem fra sin politiske gruppe.

7. Løsgængere bistås administrativt. Nærmere regler herfor fastlægges af Regionsudvalgets præsidium på forslag af generalsekretæren.

Artikel 10

Interregionale grupper

Medlemmerne og suppleanterne kan danne interregionale grupper. Regionsudvalgets formand underrettes om sådanne gruppers dannelse. Præsidiet træffer i henhold til bestemmelserne afgørelse om nedsættelse af en interregional gruppe.

AFSNIT II

REGIONSUDVALGETS ORGANISATION OG ARBEJDSFORM

KAPITEL 1

Regionsudvalgets første indkaldelse og konstituering

Artikel 11

Indkaldelse til det første møde

Efter nybeskikkelse, der finder sted hvert femte år, indkaldes Regionsudvalget til møde af den afgående formand, eller af den afgående første næstformand, eller af den ældste afgående næstformand, eller af sit ældste medlem, og det træder sammen senest en måned efter Rådets beskikkelse af medlemmerne

Det medlem, der i henhold til stk. 1 midlertidigt varetager formandskabet, udfører i overgangsperioden hvervet som repræsentant for udvalget, varetager de løbende forretninger og leder det første møde i sin egenskab af midlertidig formand.

Dette medlem og de 4 yngste tilstedeværende medlemmer og Regionsudvalgets generalsekretær udgør det midlertidige præsidium.

Artikel 12

Regionsudvalgets konstituering og prøvelse af mandaterne

1. På dette møde gør den midlertidige formand Regionsudvalget bekendt med Rådets meddelelse om beskikkelsen af medlemmerne og redegør for udøvelsen af repræsentationshvervet og varetager de løbende forretninger. Hvis der anmodes om det, kan den midlertidige formand prøve medlemmernes beskikkelse og mandater, inden han erklærer Regionsudvalgets nye mandatperiode for indledt.

2. Det midlertidige præsidium forbliver i funktion, indtil udfaldet af valget af præsidiemedlemmer er bekendtgjort.

KAPITEL 2

Plenarforsamlingen

Artikel 13

Plenarforsamlingens opgaver

Regionsudvalget træder sammen som plenarforsamling. Plenarforsamlingen har følgende hovedopgaver:

a) vedtagelse af udtalelser, rapporter og resolutioner

b) vedtagelse af overslaget over Regionsudvalgets indtægter og udgifter

c) vedtagelse af Regionsudvalgets politiske program ved begyndelsen af hver mandatperiode

d) valg af formand, første næstformand og de øvrige præsidiemedlemmer

e) nedsættelse af underudvalg

f) vedtagelse og revision af Regionsudvalgets forretningsorden

g) afgørelse om indbringelse af en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol, der træffes efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 21, stk. 1, første punktum, og med simpelt flertal, på forslag af enten Regionsudvalgets formand eller det kompetente underudvalg, som handler i overensstemmelse med artikel 58 og 59. Når en sådan afgørelse er blevet truffet, indgiver formanden klagen i udvalgets navn.

Artikel 14

Indkaldelse af plenarforsamlingen

1. Regionsudvalgets formand indkalder plenarforsamlingen mindst en gang i kvartalet. Præsidiet fastlægger i det forudgående års 3. kvartal en tidsplan for plenarmøderne. Et plenarmøde kan strække sig over en eller flere mødedage.

2. Hvis mindst 1/4 af medlemmerne skriftligt begærer det, indkalder formanden til et ekstraordinært plenarmøde, som skal finde sted tidligst en uge og senest en måned efter begæringens fremsættelse. Den skriftlige begæring skal angive emnet for det ekstraordinære møde. Intet andet emne kan sættes på dagsordenen for et sådant møde.

Artikel 15

Plenarmødets dagsorden

1. Præsidiet fastlægger det foreløbige forslag til dagsorden, som omfatter en foreløbig liste over forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast og alle øvrige dokumenter, hvorom der skal træffes beslutning (beslutningsdokumenter) på den næstfølgende plenarforsamling.

2. Dagsordensforslaget og de deri nævnte beslutningsdokumenter gøres elektronisk tilgængelige for medlemmerne og suppleanterne på deres officielle sprog senest 21 arbejdsdage forud for plenarmødets åbning.

3. Forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast opføres principielt på dagsordenen i den rækkefølge, hvori de er vedtaget af underudvalgene eller forelagt i overensstemmelse med forretningsordenen, idet der dog tages hensyn til dagsordenspunkternes indholdsmæssige sammenhæng.

4. Kan den i stk. 2 nævnte frist ikke overholdes, kan formanden i særlige begrundede undtagelsestilfælde optage et beslutningsdokument i dagsordensforslaget, forudsat medlemmerne og suppleanterne har modtaget det pågældende forslag på deres officielle sprog senest en uge forud for plenarmødets åbning. Begrundelsen for anvendelsen af denne procedure noteres af formanden på forsiden af beslutningsdokumentet.

5. Skriftlige ændringsforslag til dagsordensforslaget skal være generalsekretæren i hænde senest 3 arbejdsdage forud for plenarmødets åbning.

6. På et møde umiddelbart forud for plenarmødets åbning fastlægger præsidiet det endelige forslag til dagsorden. På dette møde kan præsidiet med 2/3 flertal af de afgivne stemmer på dagsordenen optage hastende eller aktuelle sager, hvis behandling ikke tåler at blive udsat til det næste plenarmøde.

7. På forslag af formanden, en politisk gruppe eller 32 medlemmer, kan præsidiet eller plenarforsamlingen inden afstemningen om ændringsforslagene beslutte at: — udsætte behandlingen af et beslutningsdokument til et senere møde eller — sende et beslutningsdokument tilbage til det berørte underudvalg til fornyet behandling. Dette gælder ikke i tilfælde, hvor en frist fastsat af Rådet, Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke gør det muligt at udsætte vedtagelsen af et beslutningsdokument. Et beslutningsdokument, der er udsat til en senere plenarforsamling, ledsages af samtlige dertil knyttede gyldigt fremsatte ændringsforslag. Med forbehold af artikel 24, stk. 2, litra a), giver udsættelsen af afstemningen ikke nogen ny frist for fremsættelse af ændringsforslag. Når beslutningsdokumentet sendes tilbage til det berørte underudvalg, bortfalder de tilhørende ændringsforslag, og ordføreren vurderer, hvorvidt deres indhold: — kræver, at han indledningsvis reviderer teksten under hensyntagen til de fastsatte frister og/eller — kan give anledning til, at ordføreren indgiver ændringsforslag i henhold til proceduren for behandling af ændringsforslag i underudvalg. Dokumentet sættes på underudvalgets dagsorden til afgørelse.

Artikel 16

Plenarmødets åbning

Formanden åbner plenarmødet og forelægger det endelige forslag til dagsorden til vedtagelse.

Artikel 17

Offentlighed, gæster og gæstetalere, aktualitetsdebat

1. Plenarforsamlingens møder er offentlige, medmindre den træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt.

2. Repræsentanter for Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen kan deltage i plenarmøderne. De kan tage ordet på opfordring.

3. Formanden kan på eget initiativ eller på præsidiets anmodning indbyde personer udefra til at tale til plenarforsamlingen. Der kan i tilslutning hertil finde en generel debat sted, hvor de almindelige taletidsbestemmelser gælder.

4. Præsidiet kan i henhold til artikel 15, stk. 1 og 6, foreslå plenarforsamlingen at holde en generel debat om aktuelle politiske emner af regional eller lokal relevans (aktualitetsdebat). Ved afviklingen af en aktualitetsdebat gælder de almindelige regler for taletid.

Artikel 18

Adfærdsregler og taletid

1. Uden indgreb i talefriheden skal medlemmernes adfærd være præget af gensidig respekt, bero på de værdier og principper, der er defineret i Den Europæiske Unions grundlæggende akter, og respektere Regionsudvalgets værdighed og må ikke vanskeliggøre en korrekt afvikling af arbejdet i udvalgets organer eller forstyrre roen i udvalgets bygninger.

2. Plenarforsamlingen fastsætter ved mødets begyndelse på præsidiets forslag taletiden for hvert enkelt dagsordenspunkt. Under mødet kan formanden på eget initiativ eller på anmodning af et medlem foranledige, at der træffes beslutning om at begrænse taletiden.

3. I debatter om generelle anliggender eller specifikke punkter kan formanden på præsidiets foranledning foreslå plenarforsamlingen, at den fastsatte taletid fordeles mellem de politiske grupper og de nationale delegationer.

4. Som almindelig regel er taletiden begrænset til 1 minut for indlæg vedrørende referatet, bemærkninger til forretningsordenen og indlæg om ændring af det endelige dagsordensforslag eller dagsordenen.

5. Overskrider en taler sin taletid, kan formanden efter en enkelt advarsel fratage ham ordet.

6. Et medlem kan foreslå, at debatten afsluttes; formanden sætter et sådant forslag under afstemning.

Artikel 19

Talerliste

1. Medlemmerne indtegnes på talerlisten i den rækkefølge, hvori de anmoder om ordet, og formanden tildeler ordet på grundlag af denne talerliste. Formanden lader så vidt muligt repræsentanter for forskellige politiske retninger og nationale delegationer få ordet skiftevis.

2. Ordføreren for det kompetente underudvalg samt repræsentanter for de politiske grupper og nationale delegationer, der ønsker at få ordet på deres gruppes eller delegations vegne, kan dog få forrang for andre talere.

3. Ingen kan uden formandens tilladelse få ordet mere end to gange i samme spørgsmål. De berørte underudvalgs formænd og ordførere skal dog, såfremt de ønsker det, tildeles taletid, hvis længde bestemmes af formanden.

Artikel 20

Bemærkninger til forretningsordenen

1. Når et medlem ønsker at fremsætte bemærkninger til forretningsordenen eller at gøre formanden opmærksom på en overtrædelse af forretningsordenen, skal han have ordet. Indlægget skal vedrøre emnet for forhandlingerne eller dagsordenen.

2. En bemærkning til forretningsordenen har forrang for alle andre indlæg.

3. Vedrørende bemærkninger til forretningsordenen træffer formanden øjeblikkelig afgørelse i overensstemmelse med forretningsordenen og meddeler denne afgørelse umiddelbart efter bemærkningen til forretningsordenen. Der stemmes ikke herom.

Artikel 21

Beslutningsdygtighed

1. Plenarforsamlingen er beslutningsdygtig, hvis et flertal af medlemmerne er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af, at mindst 15 medlemmer stemmer for anmodningen om prøvelse af beslutningsdygtigheden. Så længe der ikke er blevet anmodet om, at beslutningsdygtigheden skal prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Formanden kan afbryde plenarmødet i op til 10 minutter, inden beslutningsdygtigheden prøves. Medlemmer, som har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, men ikke længere er til stede i salen, betragtes ved optællingen som tilstedeværende. Hvis der er mindre end 15 medlemmer til stede, kan formanden konstatere, at plenarforsamlingen ikke er beslutningsdygtig.

2. Konstateres det, at forsamlingen ikke er beslutningsdygtig, udsættes alle punkter, som kræver afstemning, til næste mødedag, hvor forsamlingens afstemninger om de udsatte punkter er gyldige, uanset hvor mange medlemmer der er til stede. Alle beslutninger, der er truffet, og alle afstemninger, der er gennemført på mødet før prøvning af beslutningsdygtighed, forbliver gyldige.

Artikel 22

Afstemning

1. Plenarforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen.

2. En gyldig stemme er enten »for«, »imod« eller »hverken for eller imod«. Ved beregningen af flertallet tages der kun hensyn til stemmer »for« og stemmer »imod«. I tilfælde af stemmelighed betragtes teksten eller forslaget som forkastet.

3. Udøvelse af stemmeretten er en personlig ret. Medlemmerne stemmer udelukkende individuelt og personligt.

4. Hvis resultatet af stemmeoptællingen drages i tvivl, kan formanden dekretere ny afstemning. Et medlem kan anmode om ny afstemning, forudsat at mindst 15 medlemmer stemmer for en sådan anmodning.

5. På forslag af formanden, en politisk gruppe eller 32 medlemmer forelagt inden godkendelsen af den endelige dagsorden kan plenarforsamlingen beslutte, at afstemning vedrørende et eller flere punkter på dagsordenen skal foregå ved navneopråb, hvilket skal fremgå af referatet for plenarforsamlingen. Med mindre plenarforsamlingen træffer anden bestemmelse, anvendes afstemning ved navneopråb ikke ved afstemning om ændringsforslag.

6. På forslag af formanden, en politisk gruppe eller 32 medlemmer kan det besluttes at anvende hemmelig afstemning, når afstemningen vedrører beslutninger i personspørgsmål.

7. Formanden kan til enhver tid beslutte, at afstemningen skal foregå ved hjælp af det elektroniske afstemningsanlæg. Registreringen af det numeriske resultat af en elektronisk afstemning skal være offentligt tilgængelig efter plenarforsamlingen.

Artikel 23

Fremsættelse af ændringsforslag

1. Kun medlemmer og behørigt bemyndigede suppleanter kan indgive ændringsforslag til beslutningsdokumenter. Ændringsforslag skal indgives i overensstemmelse med de krav, der gælder for indgivelse. Også ikke bemyndigede suppleanter kan indgive ændringsforslag, når de er udpeget til ordførere, men kun vedrørende deres egen udtalelse. Retten til at indgive ændringsforslag til et plenarmøde kan udøves af enten et medlem eller dette medlems behørigt bemyndigede suppleant. Ændringsforslag, som er indgivet i overensstemmelse med reglerne, inden et medlem eller suppleant ophører med at være henholdsvis medlem eller suppleant, eller inden stemmeoverdragelsen eller tilbagetrækningen af en stemmeoverdragelse, bevarer deres gyldighed.

2. Under forbehold af artikel 27, stk. 1, skal ændringsforslag til beslutningsdokumenter indgives enten af en politisk gruppe eller af mindst 6 medlemmer eller behørigt bemyndigede suppleanter med angivelse af disses navne. Nationale delegationer, der har mindre end 6 medlemmer, kan dog indgive ændringsforslag, forudsat at ændringsforslagne indgives af samtlige medlemmer af delegationen eller disses behørigt bemyndigede suppleanter, og at forslagsstillernes navne angives.

3. Ændringsforslag skal være indgivet inden kl. 15 den 11. arbejdsdag før dagen for plenarmødets åbning. Ændringsforslag skal, så snart de er oversat, dog senest 4 arbejdsdage før plenarmødet, kunne hentes elektronisk. Ændringsforslagene oversættes og fremsendes i første række til ordføreren, så han kan fremsende sine ordførerens ændringsforslag til generalsekretariatet mindst 3 arbejdsdage inden åbningen af plenarmødet. Disse ordførerens ændringsforslag skal være knyttet til et eller flere ændringsforslag som omhandlet i stk. 1, som det påhviler ordføreren at anføre. Ordførerens ændringsforslag er først tilgængelige dagen før dagen for åbningen af plenarforsamlingen. Såfremt artikel 15, stk. 4, finder anvendelse, kan formanden forkorte fristen for indgivelse af ændringsforslag til mindst 3 arbejdsdage. Fristen gælder ikke for ændringsforslag til hastende sager i henhold til artikel 15, stk. 6.

4. Alle ændringsforslag fordeles til medlemmerne inden plenarmødets begyndelse.

Artikel 24

Behandling af ændringsforslag

1. Der benyttes følgende fremgangsmåde: a) Først stemmes der om ændringsforslag til forslaget til udtalelse. Ændringsforslag har forrang for den tekst, de vedrører. b) Dernæst stemmes der om teksten i sin helhed, i givet fald i den ændrede form.

2. Afstemningsprincipper: a) Kompromisændringsforslag Hvis der til en tekstdel foreligger et eller flere ændringsforslag, kan formanden, ordføreren eller ophavsmændene til ændringsforslaget/ene undtagelsesvis fremsætte kompromisændringsforslag. Disse kompromisændringsforslag skal have forrang i forbindelse med afstemning. Hvis ordføreren eller nogle af stillerne bag det oprindelige ændringsforslag rejser indvendinger imod det foreslåede kompromisændringsforslag, stemmes der ikke om det. b) Samlet afstemning Formanden kan inden vedtagelsen eller forkastelsen af et bestemt ændringsforslag beslutte, at flere andre ændringsforslag med lignende indhold eller sigte skal sættes til afstemning under ét (samlet afstemning). Disse ændringsforslag kan vedrøre forskellige dele af den originale tekst. c) Blokafstemning Ordføreren kan opstille en liste over de ændringsforslag til hans forslag til udtalelse, som han anbefaler vedtaget. Når ordføreren har anbefalet en stemmeafgivelse, kan formanden sætte visse ændringsforslag, som anbefalingen gælder, til afstemning under ét (blokafstemning). Ethvert medlem kan gøre indsigelse mod den anbefalede stemmeafgivelse og skal i så fald meddele, om hvilke ændringsforslag der skal stemmes separat. d) Delt afstemning Når den tekst, der skal stemmes om, indeholder to eller flere bestemmelser eller referencer til to eller flere punkter, eller egner sig til at blive inddelt i to eller flere dele med særskilt betydning og/eller normativ værdi, kan ordføreren, en politisk gruppe, en national delegation eller et hvilket som helst af de medlemmer, der fremsatte ændringsforslaget, anmode om delt afstemning. Anmodningen skal indgives mindst en time, før plenarforsamlingen begynder, medmindre formanden fastsætter en anden frist. Formanden tager stilling til anmodningen. Delt afstemning er ikke tilladt, når der er tale om et kompromisændringsforslag eller et ordførerens ændringsforslag.

3. Afstemning om ændringsforslag: Afstemningen om ændringsforslag følger punkternes rækkefølge i teksten og behandles i følgende rangorden: — kompromisændringsforslag, med mindre en af forslagsstillerne til de oprindelige ændringsforslag modsætter sig dette — ordførerens ændringsforslag — de øvrige ændringsforslag. Hvis kompromisændringsforslagene og ordførerens ændringsforslag vedtages, annulleres de ændringsforslag, der ligger til grund herfor. Når to eller flere identiske ændringsforslag fremsættes af forskellige forslagsstillere, sættes de til afstemning som ét ændringsforslag.

4. Vedrører to eller flere ændringsforslag, som udelukker hinanden, den samme tekstdel, har det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, forrang og sættes først til afstemning.

5. Formanden oplyser før afstemningen, om vedtagelsen af et ændringsforslag medfører, at et eller flere andre ændringsforslag bortfalder, enten fordi disse ændringsforslag udelukker hinanden, hvis de vedrører samme tekstdel, eller fordi de modsiger hinanden. Et ændringsforslag anses for bortfaldet, hvis det ikke stemmer overens med en tidligere afstemning om samme udtalelse. Hvis forslagsstillerne til et ændringsforslag gør indsigelse mod formandens afgørelse i den henseende, beslutter plenarforsamlingen, om det omstridte ændringsforslag skal sættes til afstemning.

6. Hvis teksten som helhed ikke opnår flertal af de afgivne stemmer ved den endelige afstemning, beslutter plenarforsamlingen, om forslaget til udtalelse sendes tilbage til det kompetente underudvalg eller opgives. En udtalelse anses for opgivet, hvis den interinstitutionelle mødeplan ikke muliggør yderligere debat. Udvalgets formand underretter den institution, der har indgivet anmodningen, herom. Hvis forslaget til udtalelse sendes tilbage til det kompetente underudvalg, skal dette: — forelægge forslaget til udtalelse som ændret ved ændringsforslag vedtaget i underudvalget til ny behandling og vedtagelse; — udpege en ny ordfører og dermed igangsætte en ny proces til udarbejdelse af en udtalelse eller — undlade at udarbejde udtalelse.

Artikel 25

Sammenhængen i den endelige tekst

Hvis sammenhængen i den endelige tekst berøres som følge af vedtagelsen af ændringsforslag, som ikke er bortfaldet i henhold til artikel 24, stk. 5, eller som følge af vedtagelsen af et ændringsforslag, som fører til, at andre relevante dele af teksten bør ændres tilsvarende, indfører administrationen — efter at have hørt de politiske grupper, ordføreren og stilleren af de relevante ændringsforslag — ændringer for at genskabe sammenhængen i den endelige tekst. Ændringer i teksten begrænses til, hvad der er strengt nødvendigt for at genskabe sammenhængen. Medlemmerne informeres om indførte ændringer.

Artikel 26

Hasteudtalelser

I hastende tilfælde, hvor en frist fastsat af Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke kan overholdes ved anvendelse af den normale procedure, og hvor det ansvarlige underudvalg har vedtaget sit forslag til udtalelse enstemmigt, sender formanden dette forslag til Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet til orientering. Forslaget til udtalelse forelægges den følgende plenarforsamling til vedtagelse i uændret form. På alle dokumenter vedrørende den pågældende udtalelse skal det anføres, at der er tale om en udtalelse, som er udarbejdet efter hasteproceduren.

Artikel 27

Forenklede procedurer

1. Forslag til udtalelser eller rapporter, der er vedtaget enstemmigt af et underudvalg, forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse i den oprindelige form, medmindre mindst 32 medlemmer, disses behørigt bemyndigede suppleanter eller en politisk gruppe fremsætter ændringsforslag inden for den frist, der er fastsat i artikel 23, stk. 3, 1. punktum. I sidstnævnte tilfælde behandles ændringsforslagene af plenarforsamlingen. Forslaget til udtalelse eller rapport fremlægges af ordføreren på plenarforsamlingen og kan gøres til genstand for debat. Den fremsendes til medlemmer samtidig med forslaget til dagsorden.

2. Såfremt underudvalget er af den opfattelse, at et høringsdokument, som det har fået forelagt, ikke giver anledning til bemærkninger eller ændringsforslag fra Regionsudvalgets side, kan det foreslå, at der ikke fremsættes nogen indvendinger. Forslaget forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse uden debat.

Artikel 28

Hævelse af plenarmødet

Før plenarmødet hæves, giver Regionsudvalgets formand meddelelse om tid og sted for det næste plenarmøde samt om de dagsordenspunkter, som allerede måtte være kendt.

Artikel 29

Symboler

1. Regionsudvalget anerkender og går ind for følgende symboler for Unionen: a) flaget med en cirkel bestående af 12 gyldne stjerner på blå baggrund b) hymnen fra »Ode til glæden« fra Ludwig van Beethovens niende symfoni c) mottoet »Forenet i mangfoldighed«.

2. Regionsudvalget fejrer Europadagen den 9. maj.

3. Europaflaget opsættes i alle udvalgets bygninger og ved officielle begivenheder.

4. Hymnen afspilles ved åbningen af alle konstituerende samlinger ved mandatperiodens start og ved andre højtidelige lejligheder, herunder navnlig for at byde stats- og regeringschefer velkommen, eller for at modtage nye medlemmer efter en udvidelse.

KAPITEL 3

Præsidiet og formanden

Artikel 30

Præsidiets sammensætning

Præsidiet består af

a) formanden

b) første næstformand

c) en næstformand pr. medlemsstat

d) yderligere 28 medlemmer

e) formændene for de politiske grupper.

Pladserne i præsidiet fordeles således mellem de nationale delegationer, idet der ses bort fra formandsposten, posten som første næstformand og posterne som formænd for de politiske grupper:

— 3 pladser: Det Forenede Kongerige, Frankrig, Italien, Polen, Spanien og Tyskland

— 2 pladser: Belgien, Bulgarien, Danmark, Finland, Grækenland, Irland, Kroatien, Litauen, Nederlandene, Portugal, Rumænien, Slovakiet, Sverige, Tjekkiet, Ungarn og Østrig

— 1 plads: Cypern, Estland, Letland, Luxembourg, Malta og Slovenien.

Artikel 31

Stedfortrædere i præsidiet

1. Hver national delegation udpeger af sin midte et medlem eller en suppleant til personlig stedfortræder for delegationens medlemmer af præsidiet, med undtagelse af præsidiets formand og næstformand.

2. Hver politisk gruppe udpeger af sin midte et medlem eller en suppleant til personlig stedfortræder for gruppens formand.

3. En personlig stedfortræder har kun ret til at deltage, at få ordet og at stemme, når han repræsenterer præsidiemedlemmet. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have meddelelse om overdragelsen af stemmeretten i henhold til den formelle underretningsprocedure.

Artikel 32

Valgbestemmelser

1. Regionsudvalgets præsidium vælges af plenarforsamlingen for 2 ½ år.

2. Valget foregår under forsæde af den midlertidige formand i overensstemmelse med artikel 11 og 12. Alle kandidatforslag skal indgives skriftligt til generalsekretæren senest en time før plenarforsamlingens åbning. Valgene kan kun finde sted, efter at beslutningsdygtigheden blandt de tilstedeværende er prøvet som anført i artikel 21, stk. 1, første punktum.

Artikel 33

Valg af formand og første næstformand

1. Forud for valget af formand og første næstformand kan kandidaterne til disse poster fremsætte en kortfattet erklæring over for plenarforsamlingen. Alle kandidater skal have samme taletid, hvis længde bestemmes af den midlertidige formand.

2. Regionsudvalgets formand og første næstformand vælges ved separate valghandlinger. De vælges med simpelt flertal af de afgivne stemmer.

3. En gyldig stemme er enten en stemme »for« eller en stemme »hverken for eller imod«. Ved beregningen af det krævede flertal medregnes kun stemmerne »for«.

4. Hvis ingen kandidat opnår flertal i første afstemningsrunde, afvikles der endnu en afstemningsrunde, hvori den kandidat, der opnår flest af de afgivne stemmer, betragtes som valgt. I tilfælde af stemmelighed træffes afgørelsen ved lodtrækning.

Artikel 34

Valg af præsidiemedlemmer

1. Der kan opstilles en fælles kandidatliste med kandidaterne fra de nationale delegationer, som kun foreslår 1 kandidat til hver plads, der tilkommer dem i præsidiet. Denne liste kan vedtages ved én enkelt afstemning med simpelt flertal af de afgivne stemmer. Hvis der ikke vedtages en fælles kandidatliste, eller hvis en national delegation opstiller flere kandidater, end den har pladser at besætte i præsidiet, besættes hver af disse pladser ved særskilte afstemninger; i den forbindelse følges samme valgprocedure som ved valg af formand og første næstformand, jf. artikel 32 og artikel 33, stk. 2, 3 og 4.

2. Formændene for de politiske grupper, der vælges i deres egne grupper, er medlemmer af præsidiet.

Artikel 35

Valg af stedfortrædere

Et præsidiemedlem og hans personlige stedfortræder vælges samtidigt.

Artikel 36

Suppleringsvalg til ledige præsidiepladser

Hvis et medlem af præsidiet eller hans personlige stedfortræder fratræder som medlem af Regionsudvalget eller nedlægger sit hverv som præsidiemedlem, udpeges der en afløser for den resterende del af mandatperioden efter fremgangsmåden i artiklerne 30-35. Afløseren vælges ved suppleringsvalg på plenarforsamlingen under forsæde af formanden eller af den fungerende formand i henhold til artikel 39, stk. 3.

Artikel 37

Præsidiets opgaver

Præsidiet

a) udarbejder et politisk program og forelægger dette for plenarforsamlingen i begyndelsen af sin mandatperiode. Det overvåger programmets gennemførelse. Ved mandatperiodens afslutning aflægger præsidiet beretning for plenarforsamlingen om gennemførelsen af det politiske program

b) tilrettelægger og koordinerer plenarforsamlingens og underudvalgenes arbejde

c) vedtager de årlige arbejdsprogrammer for underudvalgene på forslag af disse

d) varetager det generelle ansvar for finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål vedrørende medlemmerne og suppleanterne, for Regionsudvalgets interne organisation, dets generalsekretariat, herunder organisationsplanen, og dets organer

e) kan — nedsætte arbejdsgrupper bestående af præsidie- eller udvalgsmedlemmer til at rådgive sig i særlige anliggender; sådanne arbejdsgrupper kan højst have 12 medlemmer — til sine møder indkalde andre medlemmer af Regionsudvalget på grund af deres sagkundskab eller hverv samt personer udefra

f) ansætter generalsekretæren og de tjenestemænd og øvrige ansatte, der er nævnt i artikel 73

g) forelægger i henhold til artikel 75 forslaget til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter for plenarforsamlingen

h) godkender møder uden for det sædvanlige arbejdssted

i) vedtager bestemmelser om medlemskab af arbejdsgrupper, blandede udvalg med ansøgerlande eller andre politiske instanser, som udvalgets medlemmer deltager i, samt om disse organers arbejdsmåde. De blandede rådgivende udvalg nedsættes med lokale og regionale repræsentanter for ansøgerlande på grundlag af bestemmelserne i stabiliserings- og associeringsaftalen. Ansøgerlandenes medlemmer af de blandede rådgivende udvalg udnævnes officielt af deres regeringer til at repræsentere de lokale og regionale myndigheder. I de blandede rådgivende udvalg tages beslutninger i fælleskab med repræsentanterne for partnerlandene, og formandskabet varetages i fællesskab af et regionsudvalgsmedlem og et medlem fra ansøgerlandet. De blandede rådgivende udvalg bør vedtage rapporter og anbefalinger, som handler om områder, der har relevans for de lokale myndigheder i tiltrædelsesprocessen. Disse rapporter kan også stiles til det respektive associeringsråd.

j) træffer afgørelse om indbringelse af en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol, når plenarforsamlingen ikke er i stand til at træffe en afgørelse inden for de fastsatte frister, efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 38, stk. 2, første punktum, og med simpelt flertal. Afgørelsen træffes på forslag af enten Regionsudvalgets formand eller det kompetente underudvalg, som handler i overensstemmelse med artikel 58 og 59. Når en sådan afgørelse er blevet truffet, indgiver formanden klagen i udvalgets navn og forelægger på førstkommende plenarmøde spørgsmålet om opretholdelse eller tilbagetrækning af klagen for plenarforsamlingen. Hvis plenarforsamlingen efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 21, stk. 1, første punktum, og med det i henhold til artikel 13, litra g), fornødne flertal, stemmer imod klagen, trækker formanden denne tilbage.

Artikel 38

Indkaldelse af præsidiet, beslutningsdygtighed og beslutningsproces

1. Præsidiet indkaldes af formanden, der i samråd med første næstformand fastlægger mødedato og dagsorden. Præsidiet træder sammen mindst en gang i kvartalet eller senest 14 dage efter fremsættelse af skriftlig begæring herom fra mindst en fjerdedel af dets medlemmer.

2. Præsidiet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af dets medlemmer er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af at mindst 6 medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Konstateres det, at præsidiet ikke er beslutningsdygtigt, kan forhandlingerne fortsættes, men afstemninger udsættes til det følgende møde.

3. Det træffer beslutning med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen. Artikel 22, stk. 2 og 6, finder anvendelse.

4. Under forbehold af artikel 40, stk. 4, litra b), kan formanden til forberedelse af præsidiets beslutninger pålægge generalsekretæren at udarbejde baggrundsnotater og beslutningsforslag vedrørende de enkelte spørgsmål, der skal behandles; de vedføjes dagsordensforslaget.

5. Medlemmerne skal have stillet mødedokumenterne til rådighed elektronisk senest 10 dage før mødets åbning. Ændringsforslag til præsidietekster skal indgives i overensstemmelse med de krav, der gælder for indgivelse, og være generalsekretæren i hænde senest 2 arbejdsdage før præsidiemødets åbning og skal, så snart de er oversat, kunne hentes elektronisk.

6. I ganske særlige tilfælde kan formanden anvende skriftlig procedure til vedtagelse af en beslutning, undtagen når det drejer sig om en beslutning vedrørende personer. Formanden sender medlemmerne forslaget til beslutning og opfordrer dem til inden for en frist af 5 arbejdsdage at meddele ham deres eventuelle indvendinger skriftligt. Beslutningen anses for at være vedtaget, med mindre der er indgivet indvendinger fra mindst 6 medlemmer.

Artikel 39

Formanden

1. Formanden leder Regionsudvalgets arbejde.

2. Formanden repræsenterer Regionsudvalget udadtil. Han kan uddelegere disse beføjelser.

3. Er formanden fraværende eller forhindret, afløses han af første næstformand; er han også fraværende eller forhindret, afløses formanden af en af de øvrige næstformænd.

Artikel 40

Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender

1. Præsidiet opretter i henhold til artikel 37 et rådgivende Udvalg for Finansielle og Administrative Anliggender (UFAA) under forsæde af et medlem af præsidiet.

2. Mødedatoer og dagsordener fastsættes af formanden, der handler efter aftale med første næstformand.

3. Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender kan blandt sine medlemmer udpege en repræsentant til at bistå formanden, når denne rapporterer til præsidiet om de pligter, han er blevet pålagt.

4. Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender varetager følgende opgaver: a) Drøftelse og vedtagelse af det foreløbige forslag til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter, som generalsekretæren forelægger, i henhold til artikel 75. b) Udarbejdelse af forslag til præsidiets gennemførelsesbestemmelser og beslutninger i finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål, herunder spørgsmål vedrørende medlemmer og suppleanter. Disse dokumenter sendes sammen med et resumé af UFAA's beslutninger til præsidiemedlemmerne i overensstemmelse med artikel 38, stk. 4 og 5. c) Rådgivning om ethvert spørgsmål af betydning, som kan kompromittere en god forvaltning af bevillinger eller hindre opfyldelsen af de opstillede målsætninger, navnlig med hensyn til prognoser for anvendelsen af bevillinger. d) Rådgivning vedrørende og evaluering af gennemførelsen af det løbende budget, bevillingsoverførsler, procedurer vedrørende stillingsfortegnelserne, driftsbevillinger og udtalelser vedrørende bygningsprojekter.

5. Formanden for Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender repræsenterer Regionsudvalget over for EU's budgetmyndigheder.

Udtalelser, rapporter og resolutioner Proceduren i præsidiet

Artikel 41

Udtalelser — Retsgrundlag

Regionsudvalget fremsætter udtalelser i henhold til artikel 307 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde:

a) når Regionsudvalget høres af Europa-Parlamentet, Rådet eller Kommissionen i de tilfælde, der er nævnt i traktaterne, og i alle andre tilfælde, især vedrørende grænseoverskridende samarbejde, hvor en af disse institutioner finder det hensigtsmæssigt

b) på eget initiativ i de tilfælde, hvor det finder det hensigtsmæssigt eller, i) på grundlag af en meddelelse, en rapport eller et lovgivningsmæssigt forslag fra en anden EU-institution, som er sendt til orientering til udvalget, eller på grundlag af en anmodning fra den medlemsstat, der bestrider formandskabet af Rådet, eller vil bestride det kommende formandskab for Rådet; eller ii) udelukkende på eget initiativ i alle andre tilfælde.

c) når Det Økonomiske og Sociale Udvalg høres i henhold til artikel 304 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, og Regionsudvalget finder, at der er særlige regionale interesser på spil.

Artikel 42

Udtalelser — Henvisning til underudvalg

1. Formanden henviser anmodninger om udarbejdelse af udtalelser fra Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet til det kompetente underudvalg. Præsidiet underrettes herom på det følgende møde.

2. Falder emnet for en udtalelse inden for mere end et underudvalgs kompetenceområde, udpeger formanden det ansvarlige underudvalg og foreslår, om nødvendigt, præsidiet at nedsætte en arbejdsgruppe med repræsentanter for de berørte underudvalg.

3. Er et underudvalg uenigt i en beslutning, som formanden har truffet i henhold til stk. 1 eller 2, kan det via sin formand anmode præsidiet om at træffe en afgørelse.

Artikel 43

Udpegelse af hovedordfører

1. Kan underudvalget ikke udarbejde et forslag til udtalelse inden for den fastsatte frist, kan præsidiet foreslå, at plenarforsamlingen udpeger en hovedordfører, som skal forelægge et forslag til udtalelse direkte for plenarforsamlingen.

2. I tilfælde, hvor en frist ikke levner plenarforsamlingen tid til at udpege en hovedordfører, kan formanden udpege en hovedordfører. Plenarforsamlingen underrettes herom på det næste møde.

3. Hovedordføreren skal være medlem af det pågældende underudvalg.

4. I begge tilfælde bør det relevante underudvalg så vidt muligt afholde en generel orienterende debat om spørgsmålet.

Artikel 44

Initiativudtalelser

1. Tre præsidiemedlemmer, et underudvalg repræsenteret ved sin formand eller 32 regionsudvalgsmedlemmer kan anmode præsidiet om, at der udarbejdes en initiativudtalelse i henhold til artikel 41, litra b) ii). Sådanne anmodninger forelægges præsidiet med en begrundelse sammen med de øvrige mødedokumenter i henhold til artikel 38, stk. 4, og så vidt muligt før vedtagelsen af det årlige arbejdsprogram.

2. Præsidiet træffer afgørelse om anmodninger om udarbejdelse af initiativudtalelser i henhold til artikel 41, litra b) ii) med et flertal på tre fjerdedele af de afgivne stemmer. Udtalelserne henvises til de kompetente underudvalg i henhold til artikel 42. Formanden underretter plenarforsamlingen om alle præsidiets beslutninger om godkendelse og henvisning af disse initiativudtalelser.

Artikel 45

Resolutioner

1. Resolutioner sættes kun på Regionsudvalgets dagsorden, hvis de vedrører Den Europæiske Unions kompetenceområde, omhandler vigtige regionale og lokale anliggender og er af aktuel betydning.

2. Resolutionsudkast eller anmodninger om, at der udarbejdes en resolution, kan forelægges Regionsudvalget af mindst 32 medlemmer eller af en politisk gruppe. Alle udkast og anmodninger indgives til præsidiet i skriftlig form og med angivelse af navnene på de medlemmer eller af den politiske gruppe, der støtter dem. De skal tilstilles generalsekretæren senest 5 arbejdsdage før præsidiemødets åbning.

3. Beslutter præsidiet, at Regionsudvalget skal viderebehandle et resolutionsudkast eller en anmodning om udarbejdelse af en resolution, kan det a) sætte resolutionsudkastet på det foreløbige forslag til dagsorden for plenarmødet i henhold til artikel 15, stk. 1 b) sætte et resolutionsudkast på dagsordenen for den umiddelbart forestående plenarforsamling i henhold til artikel 15, stk. 6, 2. punktum. Et sådant resolutionsudkast behandles på anden mødedag.

4. Resolutionsudkast, der drejer sig om forhold, der opstår uventet efter den i stk. 2 nævnte frist (resolutioner af hastende karakter), og som opfylder kravene i stk. 1, kan indgives ved præsidiemødets åbning. Konstaterer præsidiet, at udkastet vedrører udvalgets kerneopgaver, behandles det i henhold til stk. 3, litra b). Ethvert medlem kan på plenarforsamlingen indgive ændringsforslag til resolutionsudkast af hastende karakter.

Artikel 46

Opfølgning af udtalelser, rapporter og resolutioner

Præsidiet sørger for, at Regionsudvalgets udtalelser, rapporter og resolutioner følges op. Det vedtager endvidere retningslinjer for proceduren vedrørende opfølgning af udtalelserne i henhold til artikel 56.

KAPITEL 4

Formandskonferencen

Artikel 47

Sammensætning

Formandskonferencen består af formanden, første næstformand og formændene for de politiske grupper. Formændene for de politiske grupper kan lade sig repræsentere af et andet medlem af deres gruppe.

Artikel 48

Opgaver

Formandskonferencen drøfter spørgsmål, den har fået forelagt af formanden med henblik på at forberede og især befordre opnåelsen af politisk konsensus om beslutninger, som udvalgets øvrige organer skal træffe.

Formanden redegør i sin rapport til præsidiet om de drøftelser, der har fundet sted på formandskonferencens møde.

KAPITEL 5

Underudvalg

Artikel 49

Sammensætning og mandat

1. Ved indledningen af hver femårig mandatperiode nedsætter plenarforsamlingen underudvalg, der har til opgave at forberede dens arbejde. Den fastlægger underudvalgenes sammensætning og mandat efter forslag fra præsidiet.

2. Underudvalgenes sammensætning skal afspejle medlemmernes nationale fordeling i Regionsudvalget.

3. Regionsudvalgets medlemmer skal have sæde i mindst ét underudvalg og må højst have sæde i to. Præsidiet kan dog give medlemmer fra nationale delegationer, der har færre medlemmer, end der er underudvalg, dispensation fra denne regel.

Artikel 50

Formand og næstformænd

1. Hvert underudvalg vælger af sin midte en formand, en første næstformand og yderligere højst to andre næstformænd. De vælges for en periode af 2 ½ år.

2. Svarer antallet af kandidater til antallet af pladser, kan valget ske med akklamation.. Er dette ikke tilfældet, eller anmoder 1/6 af underudvalgets medlemmer herom, sker valget i overensstemmelse med artikel 33, stk. 2, 3 og 4, om valg af formand og første næstformand.

3. Hvis en formand eller en næstformand for et underudvalg udtræder af Regionsudvalget eller nedlægger sit hverv som formand eller næstformand for et underudvalg, genbesættes den ledige plads i overensstemmelse med denne artikel.

Artikel 51

Underudvalgenes opgaver

1. Underudvalgene debatterer EU's politikker i overensstemmelse med de beføjelser, de har fået tildelt af plenarforsamlingen i henhold til artikel 49. De udarbejder navnlig forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast, som forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse.

2. Underudvalgene træffer beslutning om udarbejdelse af udtalelser i henhold til — Artikel 41, litra a) — Artikel 41, litra b), i) — Artikel 41, litra c)

3. De udarbejder et forslag til årligt arbejdsprogram i overensstemmelse med Regionsudvalgets politiske prioriteringer og forelægger det for præsidiet til vedtagelse.

Artikel 52

Indkaldelse af underudvalg og dagsorden

1. Mødedato og dagsorden fastlægges af underudvalgets formand i samråd med første næstformand.

2. Et underudvalg indkaldes af formanden. Indkaldelsen til et ordinært møde sendes til medlemmerne sammen med dagsordenen senest 4 uger inden mødet.

3. Såfremt mindst 1/4 af underudvalgets medlemmer skriftligt anmoder om det, skal formanden indkalde til ekstraordinært møde, der skal afholdes senest 4 uger efter anmodningen. Dagsordenen for det ekstraordinære møde fastlægges af de medlemmer, der har anmodet om mødet. Den sendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen.

4. Alle forslag til udtalelser og andre mødedokumenter, som kræver oversættelse, skal tilgå underudvalgets sekretariat senest 5 uger inden mødet. De gøres elektronisk tilgængelige for medlemmerne senest 12 arbejdsdage inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre disse frister.

5. Dokumenter skal indgives til sekretariatet pr. e-mail i et standardformat, som fastsættes af præsidiet. De politiske anbefalinger i dokumentet må ikke fylde mere end 10 sider (15 000 karakterer) med en overskridelse på højest 10 %, hvis det er berettiget af sproglige grunde. Dispensation kan dog gives af underudvalgets formand i særlige tilfælde, hvor emnet berettiger en mere udførlig gennemgang.

Artikel 53

Offentlighedens deltagelse og adgang

1. Alle medlemmer og suppleanter, der deltager i et møde, skal skrive sig på deltagerlisten for hver mødedag.

2. Underudvalgenes møder er offentlige, medmindre et underudvalg træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt.

3. Repræsentanter for Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen samt andre personer kan indbydes til at deltage i underudvalgenes møder og til at besvare spørgsmål fra medlemmerne.

Artikel 54

Frister for udarbejdelse af udtalelser

1. Underudvalgene forelægger deres forslag til udtalelse inden for den frist, som er fastsat i den interinstitutionelle tidsplan. Underudvalgene kan højst holde 2 møder til behandling af et forslag til udtalelse, heri ikke indbefattet det møde, hvor arbejdet tilrettelægges.

2. I undtagelsestilfælde kan præsidiet give tilladelse til yderligere møder til behandling af et forslag til udtalelse, eller det kan forlænge fristen for dets forelæggelse.

Artikel 55

Udtalelsernes indhold

1. En udtalelse fra Regionsudvalget indeholder Regionsudvalgets synspunkter og anbefalinger i forbindelse med det pågældende spørgsmål samt eventuelle konkrete ændringsforslag til høringsdokumentet.

2. Når udtalelserne vedrører forslag til retsakter på områder, hvor EU ikke har enekompetence, indeholder de en vurdering af, om forslagene er i overensstemmelse med nærhedsprincippet og proportionalitetsprincippet. Andre af udvalgets udtalelser kan om nødvendigt referere til anvendelsen af nærhedsprincippet og proportionalitetsprincippet, når det er relevant.

3. Disse udtalelser skal desuden, hvor det er muligt, komme ind på de forventede konsekvenser for den administrative praksis og de regionale og lokale finanser.

4. Udtalelser, der vedrører lovgivningsmæssige retsakter, skal indeholde anbefalinger om ændringer af Kommissionens tekst.

5. Om nødvendigt udarbejdes en begrundelse under ordførerens ansvar. Den sættes ikke under afstemning. Begrundelsen skal dog svare til ordlyden af udtalelsen, som der er holdt afstemning om.

6. Når en udtalelse foreslår en ny aktivitet for udvalget, som har økonomiske konsekvenser, skal der vedlægges et bilag med et skøn over de med aktiviteten forbundne udgifter. Præsidiet vedtager gennemførelsesbestemmelser for denne bestemmelse.

Artikel 56

Opfølgning af udtalelserne

I tidsrummet efter vedtagelsen af en udtalelse følger ordføreren og formanden for det underudvalg, der havde fået pålagt at udarbejde forslaget til udtalelse, med bistand fra generalsekretariatet den videre behandling af det forslag, der foranledigede en høring af udvalget, og iværksætter passende aktiviteter med henblik på at fremme de synspunkter, som udvalget har givet udtryk for i udtalelsen, under hensyntagen til den institutionelle kalender.

Artikel 57

Reviderede udtalelser

1. Når underudvalget finder det nødvendigt, kan det bede præsidiet om tilladelse til at udarbejde et revideret forslag til udtalelse om samme emne og så vidt muligt med samme ordfører for at tage højde for og reagere på udviklingen i den pågældende institutionelle lovgivningsprocedure. Hvis udviklingen i proceduren ikke giver præsidiet tid nok til at træffe beslutning, kan formanden give tilladelse til, at der udarbejdes en revideret udtalelse, og orientere præsidiet på næste præsidiemøde.

2. Underudvalget holder så vidt muligt møde for at afholde en debat og vedtage det reviderede forslag til udtalelse, der fremsendes til den følgende plenarforsamling.

3. Hvis fremskridtet i den videre behandling af det forslag, der foranledigede høringen af udvalget, ikke giver underudvalget tid nok til at vedtage forslaget til revideret udtalelse, informerer formanden for dette underudvalg direkte formanden for udvalget herom, således at proceduren for udnævnelse af en hovedordfører i henhold til artikel 43 kan iværksættes.

Artikel 58

Klage i forbindelse med manglende overholdelse af nærhedsprincippet

1. Regionsudvalgets formand eller det underudvalg, der var blevet udpeget til at udarbejde forslaget til udtalelse, kan foreslå at indbringe en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol i tilfælde af krænkelse af nærhedsprincippet i forhold til en lovgivningsmæssig retsakt, når det i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde hedder, at Regionsudvalget skal høres i forbindelse med forslagets vedtagelse.

2. Underudvalget træffer sin afgørelse med simpelt flertal af de afgivne stemmer efter på forhånd at have sikret sig, at det er beslutningsdygtigt i medfør af artikel 64, stk. 1. Underudvalgets forslag rettes til plenarforsamlingen i henhold til artikel 13, litra g), eller til præsidiet i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 37, litra j). Underudvalget begrunder sit forslag i en detaljeret rapport, og anfører herunder også om nødvendigt, om det haster med at træffe afgørelse i henhold til artikel 37, litra j).

Artikel 59

Manglende obligatorisk høring af udvalget

1. Når Regionsudvalget ikke er blevet hørt i de tilfælde, der er forudset i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, kan formanden eller et underudvalg i henhold til artikel 13, litra g) foreslå plenarforsamlingen eller præsidiet i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 37, litra j), at indbringe en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol.

2. Underudvalget træffer sin afgørelse med simpelt flertal af de afgivne stemmer efter på forhånd at have sikret sig, at det er beslutningsdygtigt i medfør af artikel 64, stk. 1. Underudvalget begrunder sit forslag i en detaljeret rapport, og anfører herunder også om nødvendigt, om det haster med at træffe afgørelse i henhold til artikel 37, litra j).

Artikel 60

Rapport om effekten af udtalelserne

Generalsekretariatet forelægger mindst én gang om året en rapport om effekten af udvalgets udtalelser for plenarforsamlingen, og forelægger herunder navnlig de bidrag, det har modtaget herom fra de kompetente underudvalg, samt oplysninger indhentet hos de berørte institutioner.

Artikel 61

Ordførere

1. Med henblik på udarbejdelsen af et forslag til udtalelse udnævner underudvalget på forslag af dets formand en ordfører eller i begrundede tilfælde to ordførere blandt sine medlemmer eller behørigt bemyndigede suppleanter.

2. Underudvalgene sørger i forbindelse med udnævnelse af ordførere for at sikre en afbalanceret fordeling af udtalelser.

3. I hastesager kan underudvalgets formand lade ordføreren udpege ved skriftlig procedure. Formanden opfordrer medlemmerne af underudvalget til inden for en frist på 3 arbejdsdage skriftligt at fremkomme med eventuelle indvendinger mod udnævnelsen af den foreslåede ordfører. I tilfælde af indvendinger træffer formanden og første næstformand en afgørelse i fællesskab.

4. Udpeges formanden eller en af næstformændene til ordfører, overlades mødeledelsen i forbindelse med behandlingen af det pågældende forslag til udtalelse til en næstformand eller i mangel heraf til det ældste tilstedeværende medlem.

5. Når en ordfører mister sit hverv som medlem eller suppleant i udvalget, udpeges der en ny ordfører fra samme politiske gruppe i underudvalget, eventuelt ved proceduren i stk. 3.

Artikel 62

Underudvalgenes arbejdsgrupper

1. I begrundede tilfælde kan underudvalgene med præsidiets samtykke nedsætte arbejdsgrupper. Arbejdsgrupper kan også have medlemmer fra andre underudvalg.

2. Er et medlem af en arbejdsgruppe forhindret i at deltage i et møde, kan han afløses af et medlem eller en suppleant fra sin politiske gruppe, som er opført på listen over afløsere i denne arbejdsgruppe. Er der ikke nogen afløser til rådighed på listen, kan medlemmet blive afløst af et andet medlem eller en anden suppleant fra sin politiske gruppe.

3. Hver arbejdsgruppe kan af sin midte udpege en formand og en næstformand.

4. Arbejdsgrupper kan vedtage konklusioner, der forelægges for det respektive underudvalg.

Artikel 63

Ordførernes eksperter

1. En ordfører kan lade sig bistå af en ekspert.

2. Ordførernes eksperter og de eksperter, der er indkaldt af underudvalget, kan få refunderet deres udgifter til rejse og ophold.

3. Eksperter repræsenterer ikke udvalget og udtaler sig ikke på udvalgets vegne.

Artikel 64

Beslutningsdygtighed

1. Et underudvalg er beslutningsdygtigt, når mere end halvdelen af dets medlemmer er til stede.

2. Beslutningsdygtigheden prøves kun på anmodning af et medlem, under forudsætning af, at mindst 10 medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Formanden kan afbryde underudvalgsmødet i op til 10 minutter, inden beslutningsdygtigheden prøves. Medlemmer, som har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, men ikke længere er til stede i underudvalgets mødesal, betragtes ved optællingen som tilstedeværende. Hvis der er mindre end 10 medlemmer til stede, kan mødelederen konstatere, at plenarforsamlingen ikke er beslutningsdygtig.

3. Konstateres det, at underudvalget ikke er beslutningsdygtigt, kan underudvalget fortsætte behandlingen af de punkter på dagsordenen, der ikke kræver afstemning, og udsætte forhandlingerne og afstemningen om de resterende punkter på dagsordenen til det følgende møde. Alle beslutninger, der er truffet, og alle afstemninger, der er afholdt, før prøvning af beslutningsdygtighed er gyldige.

Artikel 65

Afstemning

Beslutninger træffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer. Artikel 22, stk. 2, finder anvendelse.

Artikel 66

Ændringsforslag

1. Ændringsforslag skal sendes inden kl. 15.00 på den 9. arbejdsdag inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre denne frist. Ændringsforslag på underudvalgsmøder kan kun indgives af underudvalgets medlemmer eller af andre medlemmer eller behørigt bemyndigede suppleanter i henhold til betingelserne i artikel 5, stk. 2. Også ikke bemyndigede suppleanter kan indgive ændringsforslag, når de er udpeget til ordførere, men kun vedrørende deres egen udtalelse. Retten til at indgive ændringsforslag til et underudvalgsmøde kan udelukkende udøves af enten et medlem af dette underudvalg, af et andet medlem eller af en behørigt bemyndiget suppleant. Ændringsforslag, som er indgivet i overensstemmelse med reglerne, inden et medlem eller en suppleant ophører med at være henholdsvis medlem eller suppleant, eller inden stemmeoverdragelsen eller tilbagetrækningen af en stemmeoverdragelse, bevarer deres gyldighed. Ændringsforslagene oversættes og fremsendes i første række til ordføreren, så han kan fremsende ordførerens ændringsforslag til generalsekretariatet mindst 3 arbejdsdage inden mødedatoen. Ordførerens ændringsforslag skal tydeligt være knyttet til et eller flere ændringsforslag som omhandlet i stk. 1. De skal være elektronisk tilgængelige, så snart de er oversat, og skal omdeles i skriftlig udgave senest ved mødets åbning. I øvrigt finder artikel 24, stk. 1 til 6, tilsvarende anvendelse.

2. Afstemningen om ændringsforslagene følger punkternes rækkefølge i det forslag til udtalelse, der behandles.

3. Den endelige afstemning skal være om teksten som helhed, uanset om den er ændret. Hvis en udtalelse ikke opnår et flertal af de afgivne stemmer, kan underudvalget beslutte — at forelægge forslaget til udtalelse som ændret ved ændringsforslag på plenarforsamlingen til ny behandling og vedtagelse under hensyntagen til bestemmelserne i artikel 54, — at udpege en ny ordfører og dermed igangsætte en ny proces til udarbejdelse af en udtalelse, eller — at undlade at udarbejde udtalelse.

4. Når forslaget til udtalelse er vedtaget i underudvalget, sender underudvalgets formand det til Regionsudvalgets formand.

Artikel 67

Beslutning om ikke at udarbejde udtalelse

1. Såfremt det ansvarlige underudvalg er af den opfattelse, at en høringsanmodning, som det har fået forelagt i henhold til artikel 41, litra a), ikke berører regionale eller lokale interesser eller ikke er af politisk relevans, kan det beslutte ikke at udarbejde udtalelse. Generalsekretæren orienterer de relevante EU-institutioner om denne beslutning.

2. Hvis det ansvarlige underudvalg finder, at en høringsanmodning, som er forelagt det i henhold til artikel 41, litra a), er vigtig, men at en ny udtalelse på grund af prioritetshensyn, og/eller fordi der for relativt kort tid siden er blevet vedtaget relevante udtalelser, ikke anses for nødvendig, kan det ansvarlige underudvalg beslutte ikke at udarbejde en ny udtalelse. I dette tilfælde kan Regionsudvalget beslutte at svare EU-institutionerne via en begrundet beslutning om ikke at afgive udtalelse i form af et brev underskrevet af udvalgets formand. Brevet skal udarbejdes af formanden for det ansvarlige underudvalg i samråd med ordførerne for de tidligere udtalelser om samme emne.

Artikel 68

Skriftlig procedure

1. I ganske særlige tilfælde kan underudvalgets formand anvende skriftlig procedure til vedtagelse af en beslutning om underudvalgets funktionsmåde.

2. Formanden sender medlemmerne beslutningsforslaget og opfordrer dem til inden for en frist af 3 arbejdsdage at meddele ham deres eventuelle indvendinger skriftligt.

3. Beslutningen anses for vedtaget, med mindre der er indgivet indvendinger fra mindst 6 medlemmer.

Artikel 69

Bestemmelser gældende for underudvalgene

Artikel 11, artikel 12, stk. 2, artikel 17, stk. 1, 2 og 3 samt artikel 20 finder tilsvarende anvendelse.

KAPITEL 6

Regionsudvalgets administration

Artikel 70

Generalsekretariatet

1. Regionsudvalget bistås af et generalsekretariat.

2. Generalsekretariatet ledes af en generalsekretær.

3. På forslag af generalsekretæren fastlægger præsidiet generalsekretariatets opbygning således, at det er i stand til at sikre, at Regionsudvalget og dets organer fungerer bedst muligt, og til at bistå medlemmerne i udøvelsen af deres mandat. Samtidig fastlægges generalsekretariatets bistand til medlemmerne, de nationale delegationer, de politiske grupper og løsgængerne.

4. Generalsekretariatet udarbejder referater af møderne i Regionsudvalgets organer.

Artikel 71

Generalsekretæren

1. Det påhviler generalsekretæren at gennemføre de afgørelser, præsidiet eller formanden træffer i henhold til denne forretningsorden og gældende retlige bestemmelser. Generalsekretæren deltager uden stemmeret i præsidiets møder, som han tager referat af.

2. Generalsekretæren udfører sit hverv under ansvar over for formanden, der repræsenterer præsidiet. En gang om året forelægger generalsekretæren en aktivitetsrapport for præsidiet om udøvelsen af sine funktioner som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og fremlægger et sammendrag af denne rapport med henblik på en eventuel debat.

Artikel 72

Ansættelse af generalsekretæren

1. Præsidiet ansætter generalsekretæren ved beslutning truffet med 2/3 flertal af de afgivne stemmer og efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 38, stk. 2, 1. punktum.

2. Generalsekretæren ansættes for en periode på 5 år. De nærmere ansættelsesbetingelser fastlægges af præsidiet under anvendelse af artikel 2 og andre tilhørende artikler i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Generalsekretærens mandat kan forlænges én gang for en periode på højst 5 år. Når generalsekretæren er fraværende eller forhindret, varetages hans funktioner af en direktør, der udpeges af præsidiet.

3. For så vidt angår generalsekretæren udøves de beføjelser, som i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union tillægges ansættelsesmyndigheden, af præsidiet.

Artikel 73

Vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte

1. De beføjelser, som i Vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves — af generalsekretæren for så vidt angår tjenestemænd i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST — af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår de øvrige tjenestemænd.

2. De beføjelser, som i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves — af generalsekretæren for så vidt angår midlertidigt ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST — af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår andre midlertidigt ansatte — for så vidt angår midlertidigt ansatte i formandens eller første næstformands kabinet: — af generalsekretæren på forslag af formanden for så vidt angår ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST — af præsidiet på forslag af formanden for så vidt angår de andre lønklasser i ansættelsesgruppe AD Kontrakter for midlertidigt ansatte i formandens eller første næstformands kabinet udløber samtidig med formandens eller første næstformands mandatperiode. — af generalsekretæren for så vidt angår kontraktansatte, særlige rådgivere og lokalt ansatte i henhold til ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union.

3. Præsidiet og generalsekretæren kan delegere de beføjelser, de er tillagt i medfør af denne artikel. I forbindelse med delegation fastsættes omfanget af de overdragne beføjelser, deres begrænsninger og varighed, ligesom det angives, om den, der modtager en delegation, kan videredelegere sine beføjelser.

Artikel 74

Møder for lukkede døre

Præsidiet træder sammen for lukkede døre, når det træffer afgørelse i henhold til artikel 72 og artikel 73.

Artikel 75

Budget

1. Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender forelægger præsidiet det foreløbige forslag til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår. Præsidiet forelægger et forslag til overslag for plenarforsamlingen til vedtagelse. Formanden forelægger efter høring af formandskonferencen de overordnede strategiske retningslinjer for præsidiet, inden disse forelægges for Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender med henblik på opstilling af budgettet for år n+2.

2. Plenarforsamlingen vedtager overslaget over indtægter og udgifter og oversender det til Europa-Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet så betids, at tidsfristerne i finansbestemmelserne kan overholdes.

3. Formanden gennemfører budgettet — eller foranlediger dette gjort — efter høring af Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender og efter de interne forskrifter, som præsidiet har fastsat. Formanden udøver denne funktion i overensstemmelse med Finansforordningen vedrørende Den Europæiske Unions almindelige budget.

AFSNIT III

GENERELLE BESTEMMELSER

KAPITEL 1

Samarbejde, fremsendelse og offentliggørelse

Artikel 76

Samarbejdsaftaler

Præsidiet kan på forslag af generalsekretæren indgå samarbejdsaftaler med henblik på at lette udøvelsen af udvalgets beføjelser i forbindelse med anvendelsen af traktaterne eller for at forbedre sit politiske samarbejde.

Artikel 77

Fremsendelse og offentliggørelse af udtalelser og resolutioner

1. Regionsudvalgets udtalelser såvel som meddelelser om anvendelsen af forenklet procedure i henhold til artikel 27 eller om, at der i henhold til artikel 67 ikke udarbejdes nogen udtalelse, rettes til Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet. De fremsendes ligesom resolutioner af formanden.

2. Regionsudvalgets udtalelser og resolutioner offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

KAPITEL 2

Offentlighed, gennemsigtighed og medlemmernes erklæring om økonomiske interesser

Artikel 78

Aktindsigt

1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller vedtægtsmæssigt hjemsted i en medlemsstat, har i henhold til bestemmelserne i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde ret til aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter i overensstemmelse med de principper, betingelser og begrænsninger, der er indeholdt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001, og i henhold til de nærmere regler, der er fastlagt af Regionsudvalgets præsidium. På samme måde gives der så vidt muligt også andre fysiske og juridiske personer aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter.

2. Regionsudvalget opretter et register over sine dokumenter. Præsidiet vedtager de interne regler om dokumentadgang og fastlægger en fortegnelse over de dokumenter, der er umiddelbart tilgængelige.

Artikel 79

Medlemmernes erklæring om økonomiske interesser

Medlemmerne afgiver ved indledningen af deres mandatperiode i udvalget en erklæring om deres økonomiske interesser i overensstemmelse med en model vedtaget af præsidiet. De sørger for, at erklæringen ajourføres og er tilgængelig for offentligheden.

KAPITEL 3

Sprog

Artikel 80

Sprogordning for tolkning

Der gennemføres så vidt muligt de nødvendige foranstaltninger med henblik på at lette opfyldelsen af følgende principper for så vidt angår sprogordningen for tolkning:

a) Udvalgets debatter skal være tilgængelige på de officielle EU-sprog, med mindre præsidiet træffer anden afgørelse.

b) På plenarforsamlingen har medlemmerne ret til at tale på det officielle EU-sprog, de ønsker. Indlæg på et af de officielle EU-sprog simultantolkes til de andre officielle sprog samt til ethvert andet sprog, som præsidiet finder nødvendigt. Denne bestemmelse anvendes også for de sprog, for hvilke denne mulighed er blevet anerkendt i kraft af de administrative aftaler, Regionsudvalget har indgået med visse medlemsstater.

c) Ved møder i præsidiet, underudvalg og arbejdsgrupper skal der være adgang til tolkning fra og til de sprog, som anvendes af medlemmer, der har bekræftet, at de deltager i mødet.

KAPITEL 4

Observatører

Artikel 81

Observatører

1. Når en traktat om en stats tiltrædelse af Den Europæiske Union er blevet undertegnet, kan formanden efter at have opnået samtykke fra præsidiet opfordre regeringen i den tiltrædende stat til at udpege et antal observatører svarende til det fremtidige antal pladser i udvalget, som den pågældende stat vil få tildelt.

2. Disse observatører deltager helt eller delvis i udvalgets forhandlinger, indtil tiltrædelsestraktaten træder i kraft, og har ret til at tale i udvalgets organer. De har hverken stemmeret eller ret til at opstille til poster i udvalget. Deres deltagelse har ingen retsvirkninger for udvalgets arbejde.

3. Disse observatører ligestilles med medlemmer af udvalget, for så vidt angår anvendelse af udvalgets faciliteter og godtgørelse af udgifter, der påføres dem i forbindelse med deres virksomhed som observatører inden for rammerne af de budgetmæssige midler, der er bevilget til den pågældende budgetpost til dette formål.

KAPITEL 5

Forretningsorden

Artikel 82

Revision af forretningsordenen

1. Plenarforsamlingen kan med flertal blandt medlemmerne beslutte at revidere denne forretningsorden helt eller delvist.

2. Plenarforsamlingen pålægger et ad hoc-underudvalg at udarbejde en rapport og et tekstforslag, på grundlag af hvilke Regionsudvalget vedtager nye bestemmelser med flertal blandt medlemmerne. De nye bestemmelser træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 83

Præsidiets instruks

Præsidiet kan under overholdelse af forretningsordenen fastsætte gennemførelsesbestemmelser hertil i form af en instruks.

Artikel 84

Forretningsordenens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.