DA Den Europæiske Unions Tidende C 285/3

AFGØRELSE OM KODEKS FOR GOD FORVALTNINGSSKIK

2011/C 285/03

Indledning

Den 6. september 2001 vedtog Europa-Parlamentet en beslutning, hvori den godkendte en kodeks for god forvaltningsskik, som EU-institutioner og –organer såvel som deres administrationer og tjenestemænd bør respektere i deres forhold med offentligheden.

Kodeksen tager højde for de EU-retlige forvaltningsprincipper som er indeholdt i retspraksis ved De Europæiske Fællesskabers Domstol, og henter endvidere inspiration fra nationale love.

Kodeksens status

Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder blev proklameret på Nice-topmødet i december 2000, og er nu del II i Traktaten om en forfatning for Europa.

Blandt de grundlæggende rettigheder, som følger af EU-borgerskab, omfatter charteret retten til god forvaltning (artikel 41) og retten til at klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende fejl og forsømmelser på vegne af Unionens institutioner og organer (artikel 43).

Denne kodeks har til hensigt at tydeliggøre, hvad charterets ret til god forvaltning indbefatter i praksis.

Kodeks for God Forvaltningsskik for ansatte i Cedefop

a) Kvalitetsservice

Cedefop og dets medarbejdere har pligt til at tjene EU’s og dermed offentlighedens interesser.

Offentligheden forventer med rette en åben, tilgængelig og velfungerende administration, der leverer kvalitetsservice.

Kvalitetsservice indebærer, at centrets medarbejdere optræder høfligt, objektivt og upartisk.

b) Formål

For at Cedefop kan opfylde sine forpligtelser vedrørende god administrativ adfærd, navnlig i sine forbindelser med offentligheden, forpligter centret sig til at overholde de standarder for god administrativ adfærd, der er anført i denne kodeks, og til at lade sig lede heraf i sit daglige arbejde, idet centret stræber efter at forbedre den service, der ydes til de europæiske borgere.

c) Anvendelsesområde

Kodeksen er bindende for alle medarbejdere, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber. Kontraktansatte, eksperter udstationeret fra offentlige myndigheder i medlemsstaterne, praktikanter, osv., som arbejder for Cedefop, skal ligeledes følge kodeksens bestemmelser i deres daglige arbejde.

Forholdet mellem Cedefop og dets medarbejdere reguleres udelukkende gennem vedtægten og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte.

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

I forbindelserne med offentligheden iagttager Cedefops personale de principper, der er fastlagt i nærværende afgørelse, og som udgør adfærdskodeksen for god forvaltningsskik, herefter benævnt »kodeksen«.

Artikel 2

Personelt anvendelsesområde

1. Kodeksen finder anvendelse på alle tjenestemænd og øvrige ansatte, som er omfattet af tjenestemandsvedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte, i deres forbindelser med offentligheden. Ved »tjenestemænd« forstås herefter både tjenestemænd og øvrige ansatte.

2. Cedefop træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at de i kodeksen fastsatte bestemmelser også finder anvendelse på andre personer såsom kontraktansatte, sagkyndige på udstationering fra nationale forvaltninger og praktikanter, der arbejder for Cedefop.

3. Ved »offentligheden« forstås fysiske og juridiske personer, uanset om de har deres bopæl eller registrerede forretningssted i en medlemsstat eller andetsteds.

Artikel 3

Materielt anvendelsesområde

1. Denne kodeks indeholder de generelle principper for god forvaltningsskik, som finder anvendelse på alle forbindelser mellem tjenestemændene og offentligheden, medmindre disse forbindelser er underlagt særskilte bestemmelser.

2. Principperne i denne kodeks finder ikke anvendelse på forbindelserne mellem institutionen og dens tjenestemænd. Disse forbindelser er underlagt vedtægten og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 4

Lovformelighed

Tjenestemanden udfører sit hverv i overensstemmelse med lovgivningen og iagttager de i fællesskabsretten fastlagte bestemmelser og procedurer. Tjenestemanden sørger navnlig for, at der er retshjemmel for afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, og at deres indhold er i overensstemmelse med lovgivningen.

Artikel 5

Ikke-forskelsbehandling

1. Tjenestemanden sikrer i sin behandling af henvendelser fra offentligheden og i sine afgørelser, at princippet om ligebehandling iagttages. Medlemmer af offentligheden, som er i samme situation, behandles på lignende måde.

2. Såfremt der gøres forskel i behandlingen, sikrer tjenestemanden, at dette er begrundet i objektive og relevante forhold i den pågældende sag.

3. Tjenestemanden undgår navnlig enhver uberettiget forskelsbehandling mellem medlemmer af offentligheden på grund af national oprindelse, køn, racemæssig eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering.

Artikel 6

Proportionalitet

1. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser, at de iværksatte foranstaltninger er i overensstemmelse med det tilstræbte mål.

Tjenestemanden undgår navnlig at begrænse borgernes rettigheder eller at pålægge borgerne byrder, når disse begrænsninger eller byrder ikke står i et rimeligt forhold til formålet med handlingen.

2. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser en fornuftig balance mellem privatpersoners interesser og almenvellet.

Artikel 7

Forbud mod misbrug af beføjelser

Beføjelser må udelukkende udøves til de formål, hvortil de er givet efter de relevante bestemmelser. Tjenestemanden undgår navnlig at benytte beføjelserne til formål, der ikke har retshjemmel, eller som ikke er begrundet i almenvellet.

Artikel 8

Uvildighed og uafhængighed

1. Tjenestemanden skal være uvildig og uafhængig. Tjenestemanden afholder sig fra enhver vilkårlig handling til skade for medlemmer af offentligheden samt enhver fortrinsbehandling uanset årsagen.

2. Tjenestemanden må ikke lade sig lede af udefra kommende påvirkninger af nogen art, herunder politisk påvirkning eller personlige interesser.

3. Tjenestemanden deltager ikke i afgørelser, hvori denne, nære medlemmer af dennes familie, eller dennes slægtninge, venner eller bekendte har interesse.

Artikel 9

Objektivitet

Tjenestemanden tager i sine afgørelser hensyn til de relevante faktorer og giver dem hver især den vægt i afgørelsen, som de bør have, og udelukker ethvert irrelevant element fra sine overvejelser.

Artikel 10

Berettigede forventninger og konsekvens

1. Tjenestemanden optræder med konsekvens i sin egen forvaltningsmæssige adfærd og handler i overensstemmelse med Cedefops forvaltningsskik. Tjenestemanden følger Cedefops sædvanlige forvaltningsskik, medmindre der i enkeltstående tilfælde er berettiget grund til at fravige denne.

2. Tjenestemanden respekterer de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af Cedefops hidtidige handlemåde.

Artikel 11

Redelighed

Tjenestemanden skal handle rimeligt og redeligt.

Artikel 12

Høflighed

1. Tjenestemanden skal være forekommende, korrekt, høflig og imødekommende i sine forbindelser med offentligheden. Ved besvarelse af korrespondance, telefonopkald og e-post søger tjenestemanden at være så hjælpsom som muligt og at besvare spørgsmålene, der forelægges ham, i tråd med personalets arbejdsmæssige forpligtelser.

2. Er tjenestemanden ikke ansvarlig for et givet anliggende, henviser han borgeren til den tjenestemand, som har ansvaret for det.

3. Sker der en fejl, som krænker en borgers rettigheder eller interesser, undskylder tjenestemanden fejlen.

Artikel 13

Besvarelse af skrivelser på borgerens sprog

Tjenestemanden sikrer, at enhver borger i Unionen eller ethvert medlem af offentligheden, som skriver til institutionen på et af de i traktaten omhandlede sprog, modtager et svar på samme sprog.

Artikel 14

Bekræftelse af modtagelse og angivelse af den kompetente tjenestemand

1. Inden for en periode på 15 arbejdsdage bekræftes modtagelsen af enhver skrivelse eller klage til centret, bortset fra i de tilfælde, hvor der inden for samme periode kan sendes fyldestgørende svar.

2. I svaret eller bekræftelsen af modtagelsen anføres navn og telefonnummer på den tjenestemand, der varetager behandlingen af sagen, samt tjenestemandens tjenestegren.

3. Der behøver ikke blive sendt bekræftelse af modtagelsen eller svar i de tilfælde, hvor skrivelser eller klager har karakter af misbrug som følge af deres overdrevent stort antal eller på grund af gentagelser eller formålsløshed.

Artikel 15

Forpligtelse til at videregive sager til institutionens kompetente tjenestegrene

1. Såfremt en skrivelse eller klage til centret er stilet eller fremsendt til en afdeling eller en enhed, som ikke har beføjelser til at behandle den, sikrer de pågældende tjenestegrene, at sagen ufortøvet videregives til den kompetente tjenestegren i Cedefop.

2. Den tjenestegren, som oprindelig modtog skrivelsen eller klagen, underretter afsenderen om videregivelsen og anfører navn og telefonnummer på den tjenestemand, sagen er henvist til.

Artikel 16

Ret til at blive hørt og afgive erklæringer

1. I tilfælde, hvor enkeltpersoners rettigheder eller interesser er involveret, sikrer tjenestemanden, at retten til at udtale sig respekteres i alle faser af proceduren for afgørelsen.

2. I tilfælde, hvor der skal træffes en afgørelse, som berører rettigheder eller interesser hos et medlem af offentligheden, har den pågældende ret til at indgive skriftlige kommentarer og om nødvendigt forelægge mundtlige bemærkninger, inden afgørelsen træffes.

Artikel 17

Rimelig tidsfrist for afgørelser

1. Tjenestemanden sikrer, at der ved enhver anmodning eller klage til Cedefop uden unødig forsinkelse træffes en afgørelse inden for en rimelig tidsfrist og under ingen omstændigheder senere end to måneder fra datoen for modtagelsen. Samme regel gælder for besvarelse af skrivelser fra medlemmer af offentligheden.

2. Såfremt der ikke inden for ovennævnte tidsfrist kan træffes afgørelse om en anmodning eller klage til centret på grund af anliggendets komplicerede beskaffenhed, underretter tjenestemanden snarest muligt afsenderen herom. I dette tilfælde fremsendes en definitiv afgørelse så hurtigt som muligt til afsenderen.

Artikel 18

Pligt til at anføre de for en afgørelse tilgrundliggende årsager

1. I enhver afgørelse, der træffes af centret, og som krænker en privatpersons rettigheder eller interesser, skal der gives oplysning om de for afgørelsen tilgrundliggende årsager gennem tydelig anførelse af de relevante kendsgerninger og retsgrundlaget for afgørelsen.

2. Tjenestemanden skal undgå at træffe afgørelser, der er baseret på et kort, vagt grundlag, eller som ikke indeholder en individuel begrundelse.

3. Såfremt det på grund af det store antal personer, som berøres af den samme afgørelse, ikke er muligt at give en detaljeret redegørelse for årsagerne til afgørelsen, og hvor der derfor afgives et standardsvar, skal tjenestemanden sikre, at der gives en efterfølgende individuel begrundelse til borgere, som udtrykkeligt anmoder herom.

Artikel 19

Angivelse af mulighederne

1. Såfremt Cedefop træffer en afgørelse, som er til skade for en privatpersons rettigheder eller interesser, skal den anføre mulighederne for at anfægte afgørelsen. Institutionen skal navnlig anføre arten af mulighederne, de organer, hvor mulighederne kan anvendes, samt tidsfristerne for anvendelsen.

2. I afgørelser skal der navnlig henvises til muligheden for søgsmål og klager til ombudsmanden på de betingelser, der er beskrevet i artikel 263 hhv. 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

Artikel 20

Meddelelse af afgørelsen

1. Tjenestemanden skal sikre, at afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, meddeles skriftligt til de(n) berørte person(er), så snart afgørelsen er truffet.

2. Tjenestemanden afholder sig fra at meddele afgørelsen til andre, indtil de(n) berørte person(er) er blevet underrettet.

Artikel 21

Databeskyttelse

1. En tjenestemand, der behandler personoplysninger om en borger, skal respektere de principper, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets (1) forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og –organerne og fri udveksling af sådanne oplysninger.

2. Tjenestemanden skal navnlig afholde sig fra at behandle personoplysninger i ikke-legitimt øjemed eller at videregive sådanne oplysninger til uvedkommende.

Artikel 22

Begæringer om oplysninger

1. Når tjenestemanden har ansvaret for et givet anliggende, giver han medlemmer af offentligheden de oplysninger, de begærer. Tjenestemanden sørger for, at de fremsendte oplysninger er tydelige og forståelige.

2. Såfremt en mundtlig begæring om oplysninger er for kompliceret eller for omfattende til at blive behandlet, skal tjenestemanden råde den berørte person til at indgive en skriftlig anmodning.

3. Såfremt en tjenestemand på grund af de ønskede oplysningers fortrolige karakter ikke må give disse oplysninger, oplyser han i overensstemmelse med artikel 18 i denne kodeks den berørte person om årsagerne til, at han ikke kan give oplysningerne.

4. Ved begæringer om oplysninger om anliggender, som tjenestemanden ikke er ansvarlig for, henviser tjenestemanden den pågældende til den kompetente person og oplyser dennes navn og telefonnummer. Ved begæringer, som vedrører en anden fællesskabsinstitution eller et andet fællesskabsorgan, henviser tjenestemanden den pågældende til denne institution eller dette organ.

5. Afhængig af emnet for begæringen henviser tjenestemanden i påkommende tilfælde den pågældende til den tjenestegren i Cedefop, der er ansvarlig for oplysninger til offentligheden.

Artikel 23

Begæringer om aktindsigt i dokumenter

1. I forbindelse med begæringer om aktindsigt giver tjenestemanden indsigt i disse akter i overensstemmelse med de generelle principper og begrænsninger, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (2).

2. Såfremt en tjenestemand ikke kan imødekomme en mundtlig begæring om aktindsigt i dokumenter, rådes borgeren til at fremsende en skriftlig begæring.

Artikel 24

Fyldestgørende fortegnelser

Cedefops kontorer fører fyldestgørende fortegnelser over ind- og udgående post, modtagne dokumenter og iværksatte foranstaltninger.

Artikel 25

Offentlighedens aktindsigt i kodeksen

1. Cedefop træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på at sikre offentligheden den bredest mulige aktindsigt i henhold til denne kodeks. Cedefop sikrer særligt omdeling af en relevant brochure, som indeholder en præsentation af denne kodeks samt teksten i sin fulde ordlyd i et bilag.

2. Cedefop udleverer en kopi af denne kodeks til de borgere, der rekvirerer den.

Artikel 26

Retten til at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand

I ethvert tilfælde, hvor en tjenestemand undlader at overholde principperne i denne kodeks, kan der indgives klage herover til Den Europæiske Ombudsmand efter artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og Den Europæiske Ombudsmands statut (3).

Artikel 27

Ikrafttræden

Nærværende afgørelse finder anvendelse fra den 1. juli 2011 og erstatter foregående afgørelser og kodeksen for god forvaltningsskik som offentliggjort i 2005. Den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

Thessaloniki, 22. juni 2011. For Cedefop Christian F. LETTMAYR Fungerende direktør Tarja RIIHIMÄKI Formand for bestyrelsen

(1) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(2) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(3) 94/262/EKSF, EF, Euratom: Europa-Parlamentets afgørelse vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113 af 4.5.1994, s. 15).