Bestemmelser til beskyttelse af visse opgavers fortrolighed (artikel 17, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 af 28. november 1994 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer)

(1999/C 295/04)

A. Baggrunden

1) Artikel 17 i forordningen om oprettelse af Oversættelsescentret lyder: "1. De ordninger og forordninger, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, finder ligeledes anvendelse på centrets personale.

2. Over for sit personale udøver centret de beføjelser, der er tillagt ansættelsesmyndigheden.

3. Bestyrelsen vedtager i forståelse med Kommissionen passende gennemførelsesbestemmelser, bl.a. for at sikre beskyttelsen af visse opgavers fortrolighed."

2) På mødet i bestyrelsen for Oversættelsescentret den 20. marts 1996 i Luxembourg bad bestyrelsesformanden Kommissionens repræsentant om at udarbejde et forslag med henblik på vedtagelse i bestyrelsen i overensstemmelse med artikel 17, stk. 3.

3) Den 30. november 1994 vedtog Kommissionen en afgørelse om sikkerhedsforanstaltninger for klassificerede oplysninger, som udarbejdes eller udveksles i forbindelse med Den Europæiske Unions virksomhed (Dok. K(94) 3282).

B. Forslag

Under henvisning til forordningen om oprettelse af Oversættelsescentret, særlig artikel 17, stk. 3, og

ud fra følgende betragtninger:

Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber vedtog den 30. november 1994 en afgørelse om sikkerhedsforanstaltninger for klassificerede oplysninger, som udarbejdes eller udveksles i forbindelse med Den Europæiske Unions virksomhed (Dok. K(94) 3282);

i artikel 1, stk. 1, i nævnte afgørelse hedder det bl.a.: "i denne afgørelse fastlægges klassifikationer og sikkerhedsforanstaltninger for klassificerede oplysninger i forbindelse med Fællesskabets virksomhed samt aktiviteter henhørende under afsnit V og VI i traktaten om Den Europæiske Union, hvad enten de stammer fra institutionen selv, fra en anden institution, fra en af medlemsstaterne eller fra en international organisation";

Kommissionens afgørelse omfatter imidlertid aspekter, der ikke er relevante i forbindelse med Oversættelsescentret, eller som kræver ændringer for at tage hensyn til de særlige træk ved centret og ved de organer, det betjener;

Oversættelsescentrets særlige karakter kræver en række supplerende gennemførelsesbestemmelser;

Kommissionen har givet sin tilslutning.

OPFORDRES BESTYRELSEN FOR OVERSÆTELSESCENTRET TIL AT TRÆFFE følgende afgørelse:

Afgørelse af bestyrelsen for oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer om gennemførelsesbestemmelser, der er nødvendige for bl.a. at sikre beskyttelsen af visse opgavers fortrolighed

OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER HAR -

ud fra følgende betragtninger:

i henhold til artikel 17, stk. 3, i forordningen om oprettelse af Oversættelsescentret skal centrets bestyrelse vedtage bestemmelser, bl.a. for at sikre beskyttelsen af visse opgavers fortrolighed;

manglende overholdelse af denne afgørelse eller af supplerende bestemmelser, som Kommissionen måtte vedtage og Oversættelsescentret tiltræde, kan medføre disciplinær forfølgning, og alvorlige overtrædelser kan eventuelt give anledning til strafferetlige sanktioner;

denne afgørelse berører ikke den generelle tavshedspligt, der påhviler Oversættelsescentrets tjenestemænd og øvrige ansatte for så vidt angår oplysninger, der ikke udtrykkeligt er beregnet på at komme til offentlighedens kundskab -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

AFSNIT I - PRINCIPPER OG GENERELLE BESKYTTELSESREGLER

Artikel 1

Anvendelsesområde - praktiske bestemmelser

1. Da Oversættelsescentrets ansatte i henhold til artikel 17, stk. 1, i forordningen om oprettelse af Oversættelsescentret er undergivet de regler og bestemmelser, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte ved De Europæiske Fælleskaber, finder bestemmelserne i Kommissionens afgørelse af 30. november 1994 om sikkerhedsforanstaltninger for klassificerede oplysninger, som udarbejdes eller udveksles i forbindelse med Den Europæiske Unions aktiviteter (dok. K(94) 3282), anvendelse på Oversættelsescentrets ansatte, undtagen i det omfang disse bestemmelser ændres eller suppleres ved nærværende afgørelse.

2. Oversættelsescentrets direktør drager omsorg for, at disse bestemmelser anvendes på alle Oversættelsescentrets tjenestesteder.

Artikel 2

Supplerende bestemmelser

De sikkerhedsforanstaltninger, der fastsættes ved denne afgørelse, anfægter ikke de specifikke regler, som Kommissionn eller Oversættelsescentret måtte fastsætte.

Artikel 3

Klassificerede oplysninger

1. I denne afgørelse forstås ved "klassificerede oplysninger" alle former for oplysninger, hvis ikke-autoriserede videregivelse kan skade Den Europæiske Unions, en eller flere medlemsstaters, internationale organisationers eller de af Oversættelsescentret betjente organers og agenturers væsentlige interesser, og som derfor skal beskyttes ved egnede sikkerhedsforanstaltninger.

2. Ved "oplysning" forstås enhver skriftlig, mundtlig eller optisk læsbar oplysning, der er nedfældet på papir, optaget på magnetbånd eller som findes i transmissionsnet, uanset den anvendte teknik eller den anvendte udstyr. Ved vurdering af, om noget er en klassificeret oplysning i henhold til denne afgørelse, skal der udelukkende ses på oplysningens indhold.

3. Beskyttelsen af klassificerede oplysninger kan kræve anvendelse af særlige regler på grund af mediets art, når der ikke er tale om skriftligt materiale, men om f.eks. billed- eller lydoptagelser, mikrofilm, film- og videooptagelser eller oplysninger, hvorved der gøres brug af edb. Oversættelsescentrets direktør forelægger bestyrelsen forslag til sådanne supplerende beskyttelsesforanstaltninger.

4. De i stk. 1 og 2 omhandlede oplysninger forbliver klassificerede, også under akutarbejdelsen og når der er tale om oplysninger til midlertidig brug.

Artikel 4

Klassifikationsgrader

Oversættelsescentret anvender følgende klassifikationsgrader for klassificerede oplysninger:

a) YDERST HEMMELIGT: oplysninger, hvis ikke-autoriserede videregivelse ville få yderst alvorlige følger for Den Europæiske Unions, en eller flere medlemsstaters eller en anden organisations væsentlige interesser, især de af Oversættelsescentret betjente organers og agenturers interesser

b) HEMMELIGT: oplysninger, hvis ikke-autoriserede videregivelse ville få alvorlige følger for Den Europæiske Unions, en eller flere medlemsstaters eller en anden organisations væsentlige interesser, især de af Oversættelsescentret betjente organers og agenturers interesser

c) FORTROLIGT: oplysninger, hvis ikke-autoriserede videregivelse ville få skadelige følger for Den Europæiske Unions, en eller flere medlemsstaters eller en anden organisations væsentlige interesser, især de af Oversættelsescentret betjente organers og agenturers interesser

d) TIL TJENESTEBRUG: oplysninger, hvis ikke-autoriserede videregivelse ville være til gene for Oversættelsescentrets arbejde, herunder dets forbindelser med de andre institutioner, medlemsstaterne eller en anden organisation, især de organer og agenturer, Oversættelsescentret betjener.

AFSNIT II - PROCEDURER

Artikel 5

Tildeling af klassifikationsgrader

1. Beføjelse til at klassificere eller lade oplysninger klassificere, der overføres til Oversættelsescentret fra de organer og agenturer, centret betjener, er forbeholdt det organ eller agentur, oplysningerne stammer fra.

2. Oversættelsescentret skal tildele alle de sprogversioner, der udarbejdes på grundlag af de oprindelige oplysninger, samme klassifikationsgrad, som det pågældende organ eller agentur har tildelt de oprindelige oplysninger.

3. Oversættelsescentret skal respektere den klassifikation, der er foretaget af det pågældende organ eller agentur, og skal følge forskrifterne i denne afgørelse for de forskellige klassifikationsgrader.

Artikel 6

Anvendelsesområde - personkreds

1. De i denne afgørelse fastsatte sikkerhedsbestemmelser gælder for alle tjenestemænd og øvrige ansatte ved Oversættelsescentret, der uanset i hvilken egenskab har adgang til klassificerede oplysninger, der er udarbejdet i centret eller meddelt dette.

2. Enhver virksomhed, herunder også underleverandører, der leverer tjenesteydelser til Oversættelsescentret, og hvis personale i kraft af deres arbejde kan få kendskab til klassificerede oplysninger, skal overholde de forpligtelser, der følger af denne afgørelse, og over for alle implicerede ansatte indskærpe, at dette også gælder dem. Disse forpligtelser skal nedfældes skriftligt i kontrakter mellem sådanne virksomheder og Oversættelsescentret.

Artikel 7

Adgang til klassificerede oplysninger

1. Adgang til klassificerede oplysninger og til at opbevare dem har kun de i artikel 6 nævnte personer, der i kraft af deres arbejde eller af tjenstlige grunde har behov for at gøre sig bekendt med eller behandle de pågældende oplysninger.

2. For at få adgang til oplysninger, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT og FORTROLIGT, skal de i stk. 1 nævnte personer have tilladelse hertil efter bestemmelserne i artikel 8.

3. Anmodning om tredjemands adgang til oplysninger, der er meddelt Oversættelsescentret af de organer og agenturer, som centret betjener, skal rettes til det organ eller agentur, der har meddelt de oprindelige oplysninger, og som har retten til dem. Dette krav gælder også for alle de sprogversioner, der udarbejdes af Oversættelsescentret på grundlag af de oprindeligt meddelte oplysninger.

Artikel 8

Tilladelse til at få adgang til klassificerede oplysninger

1. Bestyrelsen for Oversættelsescentret bemyndiger centrets direktør til at give og inddrage de tilladelser, der er nødvendige for at få adgang til klassificerede oplysninger, efter at de relevante nationale myndigheder har foretaget en sikkerhedsundersøgelse.

2. Tilladelsen bortfalder automatisk, når de pågældende personer udtræder af tjenesten ved Oversættelsescentret eller deres kontrakt udløber.

Artikel 9

Sikkerhedsundersøgelse

1. Sikkerhedsundersøgelsen udføres i forståelse med den enkelte medarbejder og på Oversættelsescentrets anmodning af den medlemsstat, hvor vedkommende er statsborger. Er han ikke statsborger i en af medlemsstaterne, skal den medlemsstat, på hvis område han har bopæl eller sædvanligt opholdssted, udføre sikkerhedsundersøgelsen.

2. Sikkerhedsundersøgelsen skal udføres efter den pågældende medlemsstats forskrifter og regler herom.

AFSNIT III - STRUKTURER

Artikel 10

Sikkerhedsmedarbejder

1. En sikkerhedsmedarbejder er ansvarlig for gennemførelsen af denne afgørelse. Direktøren kan udpege sig selv eller en tjenestemand eller anden ansat af passende rang som sikkerhedsmedarbejder.

2. Sikkerhedsmedarbejderen har især til opgave:

a) at føre en ajourført fortegnelse over de personer ved centret, der har adgang til oplysninger klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT og FORTROLIGT

b) at drage omsorg for registrering, reproduktion, forsendelse og opbevaring af eventuelle restoplag samt tilintetgørelse af oplysninger, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT og FORTROLIGT. Der skal stilles passende lokaler til rådighed til dette formål

c) at sørge for, at alle fysiske sikkerhedsforanstaltninger gennemføres

d) at koordinere de foranstaltninger, der træffes til gennemførelse af afgørelsen

e) at kontrollere, at sikkerhedsprocedurer og -foranstaltninger anvendes korrekt

f) at undersøge overtrædelser af sikkerhedsforskrifterne og hurtigst muligt forelægge dem for Oversættelsescentrets direktør eller - i særlig alvorlige tilfælde - for bestyrelsens formand

g) at undersøge, hvordan sikkerhedsforholdene kan forbedres

h) at instruere personalet i dets pligter med hensyn til fortrolighed og anvendelse af sikkerhedsforanstaltningerne

i) at koordinere de i artikel 9 omtalte sikkerhedsundersøgelser.

3. Sikkerhedsmedarbejderen skal have adgang til klassficerede oplysninger under de betingelser, der er fastsat i artikel 7 og 8 i denne afgørelse.

AFSNIT IV - BEHANDLING AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER

Artikel 11

Mærkning af klassificerede oplysninger

1. Den klassifikationsgrad, der tildeles en klassificeret oplysning, skal angives på følgende måde:

- YDERST HEMMELIGT og HEMMELIGT: med et tydeligt stempel foroven og forneden på hver side eller med en tilsvarende mærkning, f.eks. en linje på skrå over hele arket.

- FORTROLIGT: med et tydeligt stempel på hver side eller med en tilsvarende mærkning, f.eks. en linje på skrå over hele arket.

- TIL TJENESTEBRUG: på omslaget og første side anføres "TIL TJENESTEBRUG".

2. Er der tale om midlertidig klassificering, mærkes oplysningen desuden på et hensigtsmæssigt sted med den dato, efter hvilken den kan betragtes som deklassificeret, eller den forsynes med en tilsvarende spærrepåtegning.

3. Hvert eksemplar af en oplysning, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT eller HEMMELIGT, skal forsynes med et eksemplarnummer, så dens oprindelse og modtager kan identificeres. Eksemplarnummer skal anføres på omslaget.

4. Ændres en oplysnings klassifikationsgrad, skal den mærkes i overensstemmelse med den nye klassifikationsgrad.

5. Henvisninger til oplysninger, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT, herunder edb-lagrede henvisninger, skal begrænses mest muligt og må under ingen omstændigheder røbe deres indhold eller modtagere.

Artikel 12

Registrering, videregivelse og håndtering af oplysninger, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT

1. Enhver oplysning, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT, skal registreres centralt af den i artikel 10 omhandlede sikkerhedsmedarbejder. Denne registrering skal gøre det muligt:

- umiddelbart at fastslå, hvem der har konsulteret eller opbevaret de pågældende oplysninger

- når som helst at fastslå, hvem der opbevarer de enkelte eksemplarer.

2. Når sikkerhedsmedarbejderen overtager ansvaret for klassificerede oplysninger, sker det på grundlag af en formular, der er underskrevet af en person, der er bemyndiget hertil af det organ eller agentur, der har oversendt oplysningerne.

3. Enhver videregivelse af oplysninger, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT, skal på forhånd registreres i et særligt register.

4. En tjenestemand eller en anden af de i artikel 6 omhandlede personer må kun opbevare oplysninger klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT, såfremt de er registret af sikkerhedsmedarbejderen, jf. artikel 10.

Artikel 13

Forsendelse

Oplysninger, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT, skal modtages og forsendes af Oversættelsescentrets sikkerhedsmedarbejder, jf. artikel 10. Ved forsendelse af klassificerede oplysninger benyttes følgende fremgangsmåde:

- YDERST HEMMELIGT: som diplomatpost; i dette tilfælde skal dokumentet anbringes i to kuverter, hvoraf kun den inderste skal bære et stempel, som anfører klassificeringsgraden.

- HEMMELIGT/FORTROLIGT: som rekommanderet brev med modtagelsesbevis. I dette tildfælde skal dokumentet anbringes i to kuverter.

- TIL TJENESTEBRUG: som almindelig postforsendelse i lukket kuvert.

Artikel 14

Elektronisk overførsel af klassificerede oplysninger

Centrets direktør forelægger bestyrelsen forslag til supplerende beskyttelsesforanstaltninger for elektronisk overførsel af klassificerede oplysninger med henblik på bestyrelsens godkendelse inden for seks måneder efter vedtagelsen af denne afgørelse under hensyn til Rådets henstilling om fælles informationsteknologiske sikkerhedsvurderingskriterier.

Artikel 15

Særlige bestemmelser for beskyttelse af klassificerede oplysninger

Når særlige oplysninger forhindrer anvendelse af ovennævnte bestemmelser, skal Oversættelsescentrets sikkerhedsmedarbejder træffe eller lade træffe passende foranstaltninger for at sikre en beskyttelse på samme niveau som fastsat i denne afgørelse.

AFSNIT V - AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 16

Fremgangsmåde i tilfælde af overtrædelse af denne afgørelse

1. Alle Oversættelsescentrets ansatte, som i embeds medfør har adgang til klassificerede oplysninger, skal af centrets direktør eller sikkerhedsmedarbejderen informeres om, at enhver overtrædelse af de pligter, der følger af denne afgørelse, kan medføre disciplinærsag og eventuelt retsforfølgelse ved de nationale domstole.

2. Enhver, der opdager alle formoder, at en klassificeret oplysninger er bortkommet eller røbet, eller at bestemmelserne i denne afgørelse eller sikkerhedsforanstaltningerne er overtrådt, skal omgående meddele dette til sikkerhedsmedarbejderen, der straks forelægger sagen for centrets direktør.

3. Hvis det efter det oplyste må antages, at uvedkommende har fået kendskab til en oplysning, der er klassificeret som YDERST HEMMELIGT, HEMMELIGT eller FORTROLIGT, skal sagen øjeblikkeligt forelægges for centrets direktør, så han kan vurdere situationen.

4. Hvis den i stk. 2 eller 3 omhandlede formodning viser sig at holde stik, tager direktøren eller sikkerhedsmedarbejderen de nødvendige skridt over for de pågældende ansvarlige tjenestemænd, for at begrænse den forvoldte skade mest muligt og forhindre gentagelser.

5. Hvis en alvorlig overtrædelser vedrører oplysninger fra en medlemsstat, en anden institution eller en international organisation, især et af de organer eller agenturer, som Oversættelsescentret betjener, skal disse underrettes herom.

6. Enhver overtrædelse, forsætligt eller ved uagtsomhed, af de forpligtelser, som tjenestemænd og øvrige ansatte - også efter at være udtrådt af tjenesten ved centret - har i henhold til denne afgørelse, medfører disciplinærsag i henhold til personalevedtægten og eventuelt retsforfølgelse ved de nationale domstole.

Artikel 17

Supplerende foranstaltninger

Såfremt et agentur, kontor eller organ vedtager sine egne fortrolighedsbestemmelser, skal Oversættelsescentret og det pågældende agentur, kontor eller organ træffe de fornødne foranstaltninger for at sikre overensstemmelsen mellem de to sæt bestemmelser. Eventuelle supplerende foranstaltninger, som måtte være nødvendige ved anvendelsen af denne artikel, skal forelægges bestyrelsen for Oversættelsescentret til godkendelse og skal anføres i et bilag til disse gennemførelsesbestemmelser.

Artikel 18

Anvendelse

Denne afgørelse træder i kraft den 22. marts 1999.

Udfærdiget i Luxembourg, den 22. marts 1999.

På bestyrelsens vegne

Colette FLESCH