Særberetning nr. 13/2000

om Europa-Parlamentets politiske gruppers udgifter, med Europa-Parlamentets svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2000/C 181/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

INDLEDNING

Retsgrundlag og budgetrammer

1. Medlemmerne af Europa-Parlamentet kan i henhold til artikel 29 og 30 i Parlamentets forretningsorden(1) danne politiske grupper (i det følgende benævnt "grupper") eller være løsgængere. Parlamentet tildeler grupperne og løsgængerne en årlig bevilling til finansiering af sekretariats- og administrationsudgifter (i det følgende benævnt "administrationsudgifter") og politisk virksomhed samt informationsaktiviteter. Indtil 1998 var bevillingerne til administrationsudgifter og til politisk virksomhed opført på to særskilte budgetposter, nemlig konto 3705 og 3706 i Parlamentets budget. Siden 1999 har bevillingerne til disse to budgetposter været samlet under en enkelt budgetpost (konto 3707). Bevillingerne til informationsaktiviteter er opført under konto 3708. Tabel 1 viser udviklingen i bevillingerne og betalingerne fra 1994 til 1998. I 1998 beløb disse bevillinger sig til ca. 34. mio. EUR.

2. Reglerne for udbetaling af bevillingerne og for anvendelsen af dem findes i et regulativ, som Parlamentets Præsidium har vedtaget i medfør af artikel 22, stk. 2, i Europa-Parlamentets forretningsorden(2). Dette regulativ er blevet ændret flere gange bl.a. i 1992, hvor bestemmelserne om informationsaktiviteter blev ændret som følge af Domstolens dom om, at Europa-Parlamentet ikke må finansiere nogen form for valgkamp(3). Regulativet er senest blevet ændret i december 1998, dels fordi bevillingerne til administrationsudgifter og politiske aktiviteter er blevet samlet under en enkelt budgetpost, og dels fordi man har ønsket at forbedre forvaltningen af disse bevillinger.

3. Bevillingerne fordeles hvert år på grupperne og løsgængerne efter forslag fra Formandskonferencen(4) og Præsidiet(5). Bevillingerne til administrationsudgifter og udgifter til politiske aktiviteter fordeles efter en fordelingsnøgle, som er fastsat på grundlag af antallet af medlemmer og sprogfordelingen i hver gruppe(6). Bevillingerne til informationsaktiviteter fordeles forholdsmæssigt mellem samtlige medlemmer. Tabel 2 viser fordelingen af bevillingerne på grupperne i regnskabsåret 1998.

Tabel 1

Europa-Parlamentets politiske gruppers udgifter - Afholdte betalinger

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Europa-Parlamentets politiske gruppers udgifter - Bevillingernes fordeling i 1998

>TABELPOSITION>

4. Bevillingerne til grupperne overføres ved regnskabsårets begyndelse til bankkonti, som grupperne har åbnet specielt til dette formål. Formanden for hver gruppe er ansvarlig for anvendelsen af disse midler. Grupperne er opdelt i en eller flere nationale delegationer, hvis antal afhænger af den politiske situation i de pågældende medlemsstater, og i de fleste tilfælde har grupperne delegeret en del af forvaltningen af bevillingerne til disse nationale delegationer. Senest den 30. juni efter et regnskabsår skal hver gruppe forelægge Parlamentets formand en rapport om anvendelsen af bevillingerne, og denne rapport skal omfatte en erklæring fra et uafhængigt eksternt revisionsorgan om anvendelsen af bevillingerne til informationsaktiviteter. For løsgængere gælder der den ordning, at Parlamentets administration betaler eller godtgør medlemmernes udgifter mod forelæggelse af bilag.

5. For gruppernes vedkommende er ovennævnte bevillinger supplerende midler. Parlamentet finansierer nemlig direkte over bevillingerne under afsnit 1 og 2 i Parlamentets budget(7) personale, lokaler, inventar og andet udstyr, som grupperne har brug for i det daglige arbejde.

Rettens tidligere revision

6. Den Europæiske Revisionsret redegjorde i årsberetningen for regnskabsåret 1989(8) for resultaterne af revisionen af gruppernes udgifter til informationsaktiviteter i perioden 1986 - 1989. Retten påpegede i denne forbindelse en række forhold: Det interne forvaltningssystem var behæftet med svagheder. Der var ikke indført et ensartet regnskabssystem. Der blev konstateret mangler ved de eksterne revisorers revision af gruppernes regnskaber. Udgifter til informationsaktiviteter var blandet sammen med andre løbende udgifter. Endelig var der regelstridigt dækket udgifter til valgkampaktioner.

Revisionsområde og -omfang

7. Retten har undersøgt, om gruppernes og løsgængernes regnskaber var rigtige, om de udgifter, de har afholdt, var lovlige/formelt rigtige og i en vis udstrækning, om den økonomiske forvaltning var forsvarlig. Revisionen har dækket den ordning, der var gældende indtil udgangen af 1998. I Rettens bemærkninger og anbefalinger er der taget hensyn til de ændringer af de gældende bestemmelser, der har været i kraft siden 1999 (jf. punkt 2). Revisionen har omfattet en analyse af rets- og budgetgrundlaget og en vurdering af de interne kontrolsystemer og af ordningen for ekstern revision. Endvidere har Retten i hver af de grupper, der fungerede i 1998, foretaget test af transaktionerne i regnskabsåret 1998. Endvidere har Retten i Parlamentets administration revideret løsgængernes udgifter (svarende til under 5 % af de samlede bevillinger) og konstateret, at der gjorde sig samme forhold gældende for løsgængernes udgifter som for gruppernes.

BEMÆRKNINGER OM RETS- OG BUDGETGRUNDLAGET

Uklare bestemmelser

8. I reglerne for anvendelse af bevillingerne til administrationsudgifter og politiske aktiviteter er fastsat de procedurer, der skal anvendes, samt fordelingsnøglerne for bevillingerne og en række generelle bestemmelser om gruppernes afholdelse af udgifter og regnskabsaflæggelse. I reglerne findes der ingen forskrifter eller bestemmelser, som udtrykkeligt angiver, hvilken art udgifter der kan finansieres over disse bevillinger. Selve begrebet politisk aktivitet og de former, den kan antage, er således ikke defineret. Teksten til den relevante budgetpost angiver, at der skal være tale om "yderligere" politisk virksomhed. Der er imidlertid ikke fastsat nogen kriterier, som gør det muligt at sondre klart mellem disse aktiviteter og de aktiviteter, som gennemføres som et led i medlemmernes normale udøvelse af deres mandat.

9. Det er ikke klart, hvad bevillingerne til dækning af løsgængernes administrationsudgifter kan anvendes til. Der findes ikke nogen bestemmelse om, hvilken art udgifter løsgængerne kan få godtgjort, og det er ikke muligt at sondre mellem sådanne udgifter og de udgifter, som normalt allerede er dækket af de godtgørelser, disse medlemmer får udbetalt. Dette gælder bl.a. sekretariatsgodtgørelsen, der skal dække udgifterne i forbindelse med beskæftigelse eller ansættelse af medarbejdere, og godtgørelsen for generelle udgifter, der skal dække udgifter i forbindelse med medlemsaktivitet(9).

10. I henhold til regulativet kan informationsaktiviteter arrangeres i samarbejde med tredjemand, såfremt det sker efter "princippet om sideordnet medunderskrift"(10). Dette princip er ikke defineret formelt. I praksis var det meningen, at det skulle sikre, at alle parters deltagelse var synlig. Gruppens og dens samarbejdspartneres logo (og/eller navn) skulle placeres lige synligt, og den ene parts logo måtte ikke være større end den anden parts. Regulativet indeholder ingen bestemmelser om finansieringen af sådanne fælles aktioner, der bl.a. kunne sikre, at de samlede omkostninger bliver gennemskuelige, og heller ikke nogen bestemmelser om, hvordan udgifterne skal fordeles mellem en gruppe og dens samarbejdspartnere.

11. Informationsaktiviteter må ikke omfatte nogen form for valgkamp på europæisk, nationalt, regionalt eller lokalt plan. I regulativet vedtaget i 1992 er der imidlertid ingen retningslinjer for, hvilke kriterier der skal anvendes til bestemmelse af, om en aktion har karakter af en valgkamp. Gruppeformændene vedtog først den 26. februar 1999, efter at regulativet var blevet ændret, fælles retningslinjer for, hvordan denne bestemmelse skal fortolkes(11).

To regelsæt og flere forskellige budgetposter

12. Af historiske grunde findes der to regelsæt (et for administrationsudgifter og udgifter til politiske aktiviteter, og et for informationsaktiviteter) og flere forskellige budgetposter (indtil 1998 tre, og siden 1999 to)(12). Dette system, hvor bevillingerne fordeles efter forskellige fordelingsnøgler, som bl.a. på grund af sprogfordelingen (jf. punkt 3) er til større fordel for nogle grupper end andre, er aldrig blevet draget i tvivl. I forhold til de tilsigtede mål skaber det imidlertid uforholdsmæssigt store komplikationer, for det indebærer, at der skal føres særskilte regnskaber for aktiviteter, som i den sidste ende ikke er af forskellig art.

13. Denne sondren mellem politiske aktiviteter og informationsaktiviteter forekommer faktisk meget teoretisk, for som følge af gruppernes rolle og som også bekræftet i anmærkningerne til budgettet er gruppernes informationsaktiviteter politiske. Nogle grupper har fastlagt retningslinjer for at kunne sondre mellem disse to former for aktiviteter(13), men om grupperne bogfører udgifterne på den ene eller den anden budgetpost, afhænger tilsyneladende somme tider mere af, om der er midler til rådighed, end af hvilken form for aktivitet der er tale om.

14. Med to regelsæt risikerer man, at det strengeste omgås, og det er regelsættet for informationsaktiviteter, som fastsætter, at der skal være en klar sammenhæng mellem den finansierede aktivitet og Fællesskabet og dets politikker, og at bevillingerne ikke må stilles til rådighed for politiske grupperinger.

Kontrollen af reglernes overholdelse

15. Nogle af reglerne for informationsaktiviteter er vanskelige at kontrollere. Det gælder bestemmelsen om, at informationsaktiviteter ikke må finde sted i en bestemt periode forud for valg til Europa-Parlamentet(14). Sådanne aktioner er ofte af en sådan art (f.eks. løbesedler, brochurer, reklametryksager mv.), at det faktisk kun er offentliggørelses- eller faktureringsdatoen, der kan kontrolleres, og ikke den periode, materialet anvendes i. I øvrigt tages der i regulativet ikke hensyn til den seneste teknologiske udvikling, bl.a. at størstedelen af grupperne nu har hjemmesider på Internettet. Sådanne hjemmesider er permanente og oftest struktureret sådan, at de er forbundet med tilknyttede politiske grupperingers hjemmesider, som der er adgang til, og som også kan udbygges i den periode, der er omfattet af regulativets forbud.

16. Tilsvarende er det vanskeligt at kontrollere, at forbuddet mod at finansiere valgkampaktioner på nationalt, regionalt eller lokalt plan overholdes, fordi det er svært at holde sig orienteret om alle former for valg i de forskellige medlemsstater.

17. Mere generelt er det også et spørgsmål, om man kan sondre mellem informationsmateriale og valgpropaganda, og om det overhovedet er muligt at bruge informationsmateriale, der er udgivet på forhånd, i en valgkamp (på europæisk eller andet plan).

Reglerne for fordeling og fremførsel af bevillinger

18. Fordelingsnøglerne for bevillingerne til administrationsudgifter og udgifterne til informationsaktiviteter, som bl.a. er fastsat på grundlag af gruppernes sprogfordeling, indebærer, at et medlem, der tilhører en gruppe, har ret til et væsentligt højere beløb end en løsgænger. Det kan forklare, hvorfor bestemte grupper er sammensat, som de er, og hvorfor de fungerer, som de gør. I nogle af disse grupper tæller de nationale delegationer et meget lille antal medlemmer - eller kun et enkelt medlem -, og de har en sådan frihed i udøvelsen af deres virksomhed, og de kan anvende deres andel af bevillingerne(15) så frit, at det er et spørgsmål, om der i det hele taget er tale om en gruppe som defineret i artikel 29, stk. 1, i Parlamentets forretningsorden(16).

19. Bevillingerne overføres samlet til grupperne ved regnskabsårets begyndelse. Bevillingerne til informationsaktiviteter kan fremføres fra et regnskabsår til det næste. Der er tale om en ikke-automatisk procedure, som grupperne imidlertid har gjort systematisk brug af. Bevillingerne til administrationsudgifter og udgifter til politiske aktiviteter kan fremføres automatisk fra et regnskabsår til det næste. Grupperne har fortolket denne bestemmelse som en ubegrænset ret til fremførsel, men i praksis er der kun i få tilfælde fremført bevillinger til mere end et regnskabsår. Retten mener imidlertid, at denne bestemmelse i analogi med finansforordningen(17) kun giver ret til automatisk fremførsel til det følgende regnskabsår. Retten har også bemærket, at de ikke-udnyttede bevillinger ved regnskabsårets udgang i perioden 1994 - 1998 i mange tilfælde var på et niveau svarende til seks-ni måneders udgifter. En så stor permanent likvid beholdning indebærer principielt risiko for, at bevillingerne ikke forvaltes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, medmindre der er indgået forpligtelser for et tilsvarende beløb, som gør det berettiget at have en så stor likvid beholdning.

Gruppernes juridiske status og aktivitetsområde

20. Grupperne er organer under Europa-Parlamentet, og i henhold til Parlamentets forretningsorden(18) spiller de en vigtig rolle for denne institutions udøvelse af sine beføjelser og for institutionens drift. Der er et modsætningsforhold mellem denne væsentlige rolle og det forhold, at der ikke findes detaljerede bestemmelser om, hvad der præcist forstås ved politiske aktiviteter og informationsaktiviteter, og heller ikke bestemmelser, som definerer gruppernes juridiske status og arten og rækkevidden af de aktioner, som grupperne kan sætte i gang uden for Parlamentets interne virksomhed.

21. Grupperne er ikke juridiske personer og har dermed ikke selvstændig kontraktshabilitet. I forbindelser med tredjemand uden for Parlamentet betragtes de aftaler, som grupperne indgår om anvendelse af midler (f.eks. ved indgåelse af ansættelseskontrakter, lejekontrakter eller indkøbsaftaler), som indgået i henhold til et mandat, de har fået af Parlamentet, og som Parlamentet kan drages til ansvar for(19). I forbindelse med andre aftaler af politisk art betragtes grupperne ikke som Parlamentets befuldmægtigede, og ansvaret påhviler i disse tilfælde gruppens medlemmer. I forbindelse med politiske aktiviteter og informationsaktiviteter forekommer det vanskeligt at sondre på denne måde mellem de finansielle aspekter og de politiske aspekter, og spørgsmålet er her, hvem der kan drages til ansvar for sådanne aktiviteter.

22. Hverken Parlamentets forretningsorden(20) eller regulativet om anvendelse af bevillinger(21), der omhandles i denne beretning, definerer eller sætter grænser for, hvilke aktiviteter ud over institutionens interne aktiviteter grupperne kan igangsætte. Grupperne har i de fleste tilfælde givet de nationale delegationer et stort spillerum, og ofte igangsætter disse delegationer politiske aktiviteter og informationsaktiviteter i samarbejde med beslægtede politiske organer. Disse mangler ved regulativet og dette system bevirker, at det ikke er klart, hvilken funktion de forskellige grupper, de nationale delegationer og de tilknyttede politiske grupperinger har, og hvilke aktiviteter, de hver især står for.

DET INTERNE KONTROLSYSTEM

23. Ved første øjekast kan den finansieringsmekanisme, der er indført for bevillingerne til grupperne, sammenlignes med den mekanisme, der anvendes, når der udbetales støtte til et eksternt organ. I realiteten er der imidlertid tale om, at beføjelserne til at anvende disse bevillinger delegeres til interne organer i Parlamentet, som derfor bør følge reglerne for budgetudgifter. De politiske grupper, som har meget stor handlefrihed i forvaltningen af de finansielle midler, følger imidlertid ikke finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne hertil, og heller ikke Parlamentets interne regler for gennemførelsen af budgettet.

24. Nogle grupper har imidlertid fastsat regler og udstedt interne instrukser, som svarer til de regler, der gælder for fællesskabsbudgettet, f.eks. på følgende områder: delegation af underskriftsbeføjelse, indgåelse af udgiftsforpligtelser, anvisning af udgifter, fastsættelse og betaling af udgifter, samt regler for, hvilken form for dokumentation der kræves, og hvilken type kontrakter der kan indgås, samt godtgørelsessatser. For de fleste af de øvrige gruppers vedkommende er de interne skriftlige regler slet ikke dækkende, eller der findes slet ikke nogen.

25. I mange tilfælde har grupperne ikke indført hensigtsmæssige mekanismer til kontrol af den del af bevillingsforvaltningen, der er lagt ud til de nationale delegationer. I nogle tilfælde tæller de nationale delegationer kun nogle få medlemmer eller endog kun et enkelt. I en lang række tilfælde er de nationale delegationer så frit stillet med hensyn til, hvordan midlerne anvendes, at gruppen i realiteten ikke kan kontrollere delegationernes finansielle transaktioner.

26. De forskellige organer inden for grupperne og de ansvarlige i gruppernes generalsekretariat lægger tilsyneladende ikke lige megen vægt på kontrollen af den finansielle forvaltning, og ca. halvdelen af grupperne lægger ikke nok vægt på denne kontrol. Personalet i gruppernes generalsekretariater har en så usikker status(22), at de ansatte, der er ansvarlige for den finansielle forvaltning, ikke altid kan foretage effektiv og uafhængig kontrol af, om udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de gældende regler. Det skal i denne forbindelse bemærkes, at det interne fælles regulativ om forvaltningen af bevillingerne til informationsaktiviteter(23) kun giver mulighed for at nægte at udbetale beløb, når bevillingerne ikke er til stede.

DEN EKSTERNE REVISION

27. Indtil udgangen af 1998 indeholdt kun regulativet om informationsaktiviteter bestemmelser om, at et anerkendt eksternt revisionsorgan skulle påtegne regnskabet. Bestemmelserne var imidlertid uklart formuleret, for der henvises til "en påtegning om regnskabets formelle rigtighed", og modellen for en ensartet påtegning(24) er kun en påtegning af, at transaktionerne er formelt rigtige, for så vidt angår forskellige aspekter af regulativet, nemlig at administrationsudgifterne ikke har oversteget et bestemt loft, og at der ikke er erhvervet fast ejendom eller kontorinventar over disse bevillinger. De nye bestemmelser(25), som nu gælder for både administrationsudgifter og udgifter til politiske aktiviteter, er endnu mindre tilfredsstillende, for heri fastsættes det, at der skal afgives "en erklæring om, at regnskabet er opstillet korrekt". Det ville være mere hensigtsmæssigt at give revisor mandat til at afgive en erklæring om regnskabernes rigtighed og om de finansierede transaktioners formelle rigtighed.

28. Grupperne har også ladet en ekstern revisor revidere regnskaberne over administrationsudgifterne og udgifterne til politiske aktiviteter, selv om de indtil udgangen af 1998(26) ikke var udtrykkeligt forpligtede hertil. Nogle af grupperne har imidlertid ikke forelagt regnskaberne med den eksterne revisors påtegning for Parlamentets formand. I regulativet er kriterierne for, hvornår udgifter kan komme i betragtning, ikke defineret, og det forklarer, hvorfor revisionen kun har omfattet en undersøgelse af regnskabernes rigtighed og af, om der var overensstemmelse mellem de bogførte transaktioner og udgiftsbilagene.

29. De eksterne revisorers mandat dækker i dag kun revision af ovennævnte bevillinger. Revisorerne har i reglen ikke tilstrækkelige oplysninger om Parlamentets administration i al almindelighed, og navnlig ikke om de midler, Parlamentet herudover stiller til rådighed for grupperne og medlemmerne. Når revisorerne udfører deres arbejde, kan de derfor ikke tage højde for særlige risici. I øvrigt gennemføres revisionerne kun i gruppernes generalsekretariater og ikke i de nationale delegationers administrative strukturer i medlemsstaterne, selv om, som allerede nævnt, disse strukturer har væsentlig indflydelse på midlernes anvendelse. I praksis er mulighederne for at kontrollere, at de finansierede transaktioner faktisk er gennemført, derfor begrænsede.

30. Retten har konstateret, at de forskellige eksterne revisorer ikke anvendte samme procedurer, og at revisionens omfang varierede. På grundlag af resultaterne af den revision, der redegøres for i det følgende, kan det derfor diskuteres, hvor effektive og nyttige disse eksterne revisioner har været. I det store og hele har de ikke resulteret i væsentlige bemærkninger.

31. De eksterne revisorers revisionserklæringer er vedføjet den rapport, som grupperne hvert år forelægger for Parlamentets formand, der så selv videresender den til budgetkontroludvalget. Som allerede påpeget i Rettens årsberetning for regnskabsåret 1989(27) er den foreskrevne procedure, nemlig at budgetkontroludvalget skal udarbejde en samlet rapport til Parlamentets Præsidium om, hvorvidt bevillingerne til informationsaktiviteter er blevet anvendt i overensstemmelse med regulativet(28), ikke blevet fulgt.

BOGHOLDERI OG ÅRSREGNSKABER

32. De fleste gruppers regnskabspraksis giver ikke anledning til væsentlige bemærkninger. I nogle tilfælde er der dog konstateret væsentlige mangler og usædvanlige forhold:

- i nogle tilfælde har de samme personer uden andres medvirken truffet beslutning om afholdelse af udgifter, foretaget betaling og bogført udgifterne

- der var ikke fyldestgørende referencer til sikring af sammenhængen mellem transaktionerne, bilagene og posteringerne

- forskud eller beløb, der var hævet kontant, var bogført direkte som endelige udgifter

- beløb, der var hævet kontant, var registreret på interimskonti, således at det ikke var muligt at se, hvilke transaktioner de vedrørte.

33. En gruppe havde forelagt årsregnskabet for regnskabsåret 1998 længe efter fristens udløb, og en lang række transaktioner, der havde henstået uafviklet i lang tid, var bogført på interimskonti, hvilket viser, at bogføringen ikke havde været omhyggelig nok.

34. Det har givet anledning til forskellige fortolkninger og praksis blandt grupperne, at der ikke er fastlagt klare bestemmelser for bogføring og opstilling af årsregnskaberne. Nogle grupper anvender således kasseregnskabsprincippet, mens andre anvender periodiseringsprincippet. Endvidere havde nogle grupper opstillet en balance, hvoraf navnlig fremgik anlægsaktiver, fordringer og gæld. Andre havde opstillet en balance, hvor der kun var opført anbringelser af likvide midler og likvide aktiver ved regnskabsårets afslutning.

35. Der blev i mange tilfælde konstateret mangler ved den underliggende dokumentation, både ved egentlige regnskabsbilag (kontrakter, fakturaer mv.) og ved dokumentationen for de aktiviteter, som udgifterne vedrørte (formålet med de afholdte møder, deltagerlister, brochurer mv.). Det gør det i øvrigt generelt vanskeligt at foretage kontrol, at der ikke findes regler for opbevarelse af bilag og regnskabsoversigter, navnlig når grupper opløses, eller gruppernes sammensætning ændres.

36. Der findes ikke udtrykkelige regler om, at grupperne skal føre en mængde- og værdifortegnelse eller et tilsvarende register over løsøre, som de har erhvervet med disse bevillinger, så derfor har kun et begrænset antal grupper gjort det. For de øvrige gruppers vedkommende er der dermed ikke sikret beskyttelse af dette løsøre, bl.a. i forbindelse med opløsning af gruppen eller ændring af gruppens sammensætning, eller når løsgængeres mandat ikke bliver fornyet.

37. Grupperne vedtog som anbefalet af Retten i årsberetningen for regnskabsåret 1989(29) den 26. maj 1993 at anvende en ensartet kontoplan for transaktioner vedrørende informationsaktiviteter. Der blev ikke indført en sådan ensartet kontoplan for transaktionerne vedrørende administrationsudgifter og udgifter til politiske aktiviteter, og derfor var sådanne udgifter ikke opstillet ensartet i de relevante regnskaber. Denne mangel er dog blevet afhjulpet i forbindelse med Præsidiets revision af regulativet ved udgangen af 1998.

38. Regnskaberne har ikke så stor informationsværdi, som de burde, fordi der ikke er fastlagt tilstrækkeligt klare regler for kontering af udgifterne i det almindelige regnskab og i budgetregnskabet. Som allerede anført er sondringen mellem politiske aktiviteter og informationsaktiviteter i vidt omfang teoretisk, og desuden konteres udgifterne somme tider efter deres art og somme tider efter formålet med udgiften. Retten har bemærket, at der i praksis ret hyppigt er blevet bogført udgifter vedrørende aktioner af samme art på forskellige regnskabsposter og også, at en udgift vedrørende en og samme aktion er blevet fordelt på flere poster. Det nye regulativ, som har været gældende siden 1999, har ikke medført forbedringer på dette område.

39. Det er også begrænset, hvor stor informationsværdi de årlige rapporter om udnyttelsen af bevillingerne har, for i praksis indeholder rapporterne kun årsregnskaberne. De indeholder ingen oplysninger om de væsentligste aktiviteter forbundet med regnskabsårets udgifter, hvilket man ellers kunne have forventet.

40. I flere tilfælde har Retten konstateret, at de regnskaber, grupperne havde forelagt for Parlamentets formand, ikke var rigtige. Den gruppe, som havde forelagt årsregnskaber med en lang række interimskonti (jf. punkt 33), havde opført bevillinger, der var indgået forpligtelser for, men som ikke var indfriet i 1999, som udgifter, der allerede var betalt, og som for de flestes vedkommende var fordringer på en fond, der var oprettet til finansiering og regulering af lønninger (jf. punkt 58). Den eksterne revisor havde i øvrigt afgivet en revisionspåtegning med forbehold, fordi der manglede bilag, og fordi de ikke-afregnede interimskonti var på Getydelige beløb. Endvidere fremgik det klart af revisors påtegning, at revisionen ikke havde omfattet en undersøgelse af, om ordningen med finansiering af lønninger over ovennævnte fond var "berettiget". En anden gruppe havde indsendt regnskaber, der ikke var særlig detaljerede, og det var ikke de regnskaber, som de eksterne revisorer havde påtegnet, og som indeholdt mange flere oplysninger, bl.a. om gruppens finanstransaktioner med beslægtede organisationer. Denne gruppe havde i øvrigt hensat store beløb til en fond - som i realiteten er en "filial" af gruppen - disse beløb fremgik ikke af regnskaberne. En tredje gruppes regnskaber viste ikke de samlede udgifter, som de nationale delegationer havde afholdt. Det problem skyldtes den måde, gruppens regnskabssystem var opbygget på. Hos en fjerde gruppe konstateredes der generelle problemer med budgetkontering og bogføring, som bevirkede, at oplysningerne om udgifternes art ikke var rigtige.

DE UNDERLIGGENDE TRANSAKTIONERS LOVLIGHED/FORMELLE RIGTIGHED

41. Det er Rettens opfattelse, at selv om der ikke findes udtrykkelige bestemmelser i regulativet om administrationsudgifter og udgifter til politiske aktiviteter, indebærer det ikke, at grupperne kan få fuldstændig frie hænder med hensyn til, hvordan disse midler skal anvendes. Udgifterne bør holdes inden for rimelige grænser og svare til Parlamentets interne organers drift og aktiviteter. Ordlyden af de forskellige budgetposter og anmærkningerne hertil underbygger denne opfattelse. Det har derfor været Rettens opfattelse, at forpligtelsen til at sikre en sammenhæng mellem Parlamentets rolle og funktion og forbuddet mod finansiel deltagelse i valgkampaktioner og mod udbetaling af midler til tredjemand også gælder anvendelsen af disse bevillinger. Denne opfattelse bekræftes af de ændringer, der er indført med det nye regulativ, der har været i kraft siden 1999(30).

Bilag

42. Hos halvdelen af grupperne blev der konstateret væsentlige usædvanlige forhold i forbindelse med regnskabsbilagene. Der var generelt tale om følgende forhold: hyppigt forelå der ikke bilag i form af kontrakter (ansættelseskontrakter, tjenesteydelseskontrakter, lejekontrakter), ordresedler eller følgesedler, fakturaer, lønsedler eller regninger på honorarer, tjenesterejseordrer, rejsehjemmel, kvitteringer for udført arbejde eller bilag for godtgjorte udgifter. I én gruppe var omfanget af sådanne usædvanlige forhold særlig markant. Her var en ikke ubetydelig del af udgifterne blevet betalt med kreditkort over gruppens bankkonto, og da der ikke forelå bilag, var beløbene blevet bogført alene på grundlag af bankens kontoudtog.

43. Der var blevet overført bevillinger til nationale delegationer uden dokumentation for de gennemførte eller planlagte aktioners art og omkostninger. Som de pågældende nationale delegationer er sammensat, er det til tider vanskeligt at finde ud af, hvornår der er tale om nationale delegationer, og hvornår der er tale om beslægtede politiske organisationer.

Sammenhængen mellem aktionerne og Parlamentets, de politiske gruppers og gruppemedlemmernes rolle og administration

44. For flertallet af gruppernes vedkommende har det i ret mange tilfælde været vanskeligt at se, om der var en klar sammenhæng mellem en bestemt udgift og Parlamentets, en gruppes eller gruppemedlemmernes rolle og administration, fordi der ikke var tilstrækkelige oplysninger om formålet med den pågældende aktion. Retten har bl.a. konstateret dette problem i forbindelse med repræsentationsudgifter afholdt på en gruppes vegne. Ofte var der ingen oplysninger om, hvem der havde deltaget, og hvilke emner, der var blevet drøftet på møderne. Retten har også konstateret dette problem i forbindelse med udgifter vedrørende nogle få nationale delegationers aktiviteter. Her forelå der overhovedet ingen oplysninger.

45. Det gælder nærmest generelt, at der ikke findes klare interne regler, bl.a. for delegation af beføjelser og godkendelse af udgifter. De underliggende bilag var behæftet med mangler, og bevillingerne er i vid udstrækning blevet forvaltet decentralt. Alle disse forhold har gjort det vanskeligt at fastslå, om der var en klar sammenhæng mellem en bestemt udgift og den pågældende gruppes aktiviteter.

Midler og ressourcer til politiske grupperinger

46. En række grupper har anvendt en del af deres bevillinger til finansiering af europæiske politiske partier eller andre beslægtede grupperinger. I 1998 blev der således overført i alt ca. 1,40 mio. EUR til sådanne grupperinger i form af kontingent, tilskud, afdrag på lån i fast ejendom eller deltagelse i driftsudgifter. Ovennævnte beløb omfatter ikke den samlede finansielle støtte, som de europæiske politiske partier har fået. Disse partier bruger også lokaler og personale, som Parlamentet stiller til gruppernes rådighed over sit eget budget.

47. Siden Amsterdam-traktatens ikrafttrædelse er det artikel 191 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, der fastslår, at politiske partier på europæisk plan er væsentlige faktorer, og i dag gør man sig overvejelser om udarbejdelse af en statut for de europæiske politiske partier. Retten mener imidlertid ikke, at støtte til finansiering af de europæiske politiske partier og til andre beslægtede politiske grupperinger kunne finansieres med bevillinger, der var afsat til gruppernes aktiviteter.

48. Den gruppe, som har oprettet en fond (jf. punkt 40), der er under gruppens kontrol, har hvert år overført en del af sine egne bevillinger til fonden. I 1998 drejede det sig om ca. 0,72 mio. EUR. Ved udgangen af 1998 androg denne fonds aktiver over 10 mio. EUR, først og fremmest i bankindskud og værdipapirer. Afkastet heraf, som i 1998 var på ca. 0,73 mio. EUR, har finansieret fondens aktiviteter. De hensatte midler er ikke opført på gruppens balance.

49. Retten fandt også enkelte eksempler på, at personale, som blev lønnet af grupperne, arbejdede for organer uden for grupperne, bl.a. et nationalt politisk parti, en forening med tilknytning til politiske partier i tredjelande eller et presseorgan.

50. En række grupper har betalt nationale politiske partier finansielle bidrag til aktioner, der angiveligt var fælles aktioner. Det fremgik imidlertid ikke, at de pågældende aktioner var fælles aktioner, og gruppernes bidrag var blevet udbetalt, selv om der ikke forelå oplysninger om de samlede omkostninger forbundet med aktionerne, og heller ikke om, hvordan udgifterne var fordelt på parterne, eller om de faktisk havde dækket det anførte formål. Det kan derfor ikke udelukkes, at sådanne transaktioner har været en hjælp til finansiering af de pågældende politiske partier.

Aktiviteter organiseret i samarbejde med tredjemand

51. I halvdelen af grupperne konstaterede Retten eksempler på, at man ikke havde fulgt princippet om "sideordnet medunderskrift" i forbindelse med en række aktioner (konferencer, rundbordssamtaler, publikationer, plakater mv.), som var iværksat i samarbejde med europæiske politiske partier eller nationale politiske grupperinger. Da gruppens eller Parlamentets navn og logo ikke var anført på det pågældende materiale, var der ikke stor forskel på disse aktioner og de involverede politiske grupperingers egne aktioner.

Finansiel deltagelse i valgkampaktioner

52. Retten konstaterede, at der i nogle tilfælde var ydet finansielle bidrag direkte til valgkampaktioner på europæisk plan eller i medlemsstaterne. Hertil kommer, at aktioner gennemført af politiske grupperinger, som har fået finansiel bistand eller andre ressourcer af grupperne, som anført tidligere i princippet indgår som et naturligt led i forberedelsen af sådanne valgkampe.

Aktiviteter, som normalt dækkes af andre godtgørelser

53. En væsentlig del af en gruppes bevillinger var blevet anvendt til finansiering af udgifter, som normalt dækkes af medlemmernes sekretariatsgodtgørelser og andre godtgørelser, bl.a. rejsegodtgørelser og dagpenge til medlemmernes medarbejdere samt godtgørelse af udgifter til opretholdelse af kontorer i medlemsstaterne. Tilsvarende, men enkeltstående tilfælde blev også konstateret i nogle få andre grupper.

Private udgifter

54. Der var afholdt udgifter, som helt klart var private, f.eks. teknisk udstyr, der var installeret i en persons egen bil og private bolig, udgifter til dokumentsøgning med henblik på offentliggørelse af en bog, tidsskriftsabonnementer eller rejseudgifter. Der er også risiko for, at midler på anden måde er blevet anvendt til private formål, navnlig fordi repræsentationsudgifterne i mange tilfælde ikke er blevet kontrolleret, og fordi stort set ingen af grupperne har en mængde- og værdifortegnelse over kontormøbler og -udstyr, som er finansieret med gruppernes midler, og som til dels er installeret i de nationale delegationer eller i medlemmernes kontorer i hjemlandet.

Personaleforvaltning

55. Parlamentet stiller ca. 530 midlertidigt ansatte til disposition for grupperne. Lønningerne til disse ansatte og de dermed forbundne udgifter finansieres direkte over bevillingerne under afsnit 1 i Parlamentets budget. Grupperne kan efter behov ansætte yderligere personale, som betales over de bevillinger, der er omhandlet i denne beretning. Det er vanskeligt at give et præcist tal for dette supplerende personale, men det kan anslås til i alt ca. 60 personer(31). Hertil kommer et antal personer, som er blevet ansat til løsning af bestemte opgaver, og som det er vanskeligt at sætte tal på.

56. I flertallet af grupperne var forvaltningen af det personale, der aflønnes direkte af grupperne, ikke gennemskuelig, og Retten konstaterede her usædvanlige forhold i lighed med dem, den tidligere har konstateret i forbindelse med udgifterne til beskæftigelse og ansættelse af medlemmernes medarbejdere(32). Disse forhold bunder først og fremmest i, at der er indgået så mange forskellige former for kontrakter, og at medarbejderne enten kan være ansat som lønmodtagere eller indgå en tjenesteydelseskontrakt. De forskellige kontraktforhold afspejler ikke nødvendigvis faktiske forskelle i samarbejdsforholdet, for medarbejderne er generelt ansat af gruppen og underordnet denne. Det er tvivlsomt, om bestemmelserne i en lang række kontrakter opfylder de arbejdsretlige bestemmelser og skatte- og sociallovgivningen. I nogle tilfælde var der slet ikke indgået kontrakter, og hyppigt var der udbetalt vederlag eller honorarer uden lønseddel eller regning. Grupperne er ikke forpligtede til at forelægge kontrakterne for Parlamentets administration, og administrationen foretager ikke nogen form for kontrol, selv om sådanne kontrakter betragtes som værende indgået i henhold til fuldmagt fra Parlamentet, som derfor også kan drages til ansvar for kontrakterne(33).

57. En del af de ansatte, der lønnes af grupperne, er tilknyttet de nationale delegationer i medlemsstaterne. I samtlige grupper konstaterede Retten, at ansatte eller organer, som var lønnet af grupperne (i henhold til ansættelseskontrakter eller tjenesteydelseskontrakter), samtidig fik løn som et medlems medarbejder udbetalt over medlemmets sekretariatsgodtgørelse. Denne praksis er i strid med regulativet, hvori det som allerede påpeget af Retten i særberetningen om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer(34) er fastsat, at disse to funktioner er uforenelige. Retten har ikke fundet bevis for, at disse ansatte og organer faktisk har udført det pågældende arbejde for gruppernes regning. I den sidste ende er resultatet, at en del af gruppernes finansielle midler anvendes som et supplement til lønninger betalt over medlemmernes godtgørelser. Og der er også risiko for, at andre ansatte, som lønnes af grupperne, og som arbejder i de nationale delegationer, i realiteten ikke arbejder som medlemmernes medarbejdere.

58. En gruppe har udbetalt de ansatte et løntillæg i form af et særligt gratiale og bonus ved årets udgang. De fleste var midlertidigt ansatte, der allerede var lønnet af Parlamentet. Der var ikke fastlagt skriftlige regler for, efter hvilke kriterier og hvilke skalaer sådanne beløb skulle udbetales, og Retten har konstateret meget store udsving i de beløb, der er udbetalt til de forskellige ansatte uden nogen form for lønseddel. En anden gruppe har oprettet en fond, som til dels finansieres ved, at de midlertidigt ansatte indbetaler "frivillige" bidrag svarende til en bestemt andel af deres løn - disse midlertidigt ansatte lønnes af Parlamentet. Midlerne i denne fond skal anvendes til at udligne lønforskellene mellem de midlertidigt ansatte, der er indplaceret i forskellige lønklasser, samt dække udgifterne til ansættelse af ekstra personale. Disse ordninger er regelstridige, for en gruppe er ikke beføjet til at ændre lønvilkårerne for midlertidigt ansatte, der er ansat i henhold til kontrakt med Parlamentet, og som lønnes af Parlamentet. Ordningerne har også den effekt, at de tilskynder til skatteunddragelse.

DEN ØKONOMISKE FORVALTNING

59. Forsvarlig økonomisk forvaltning forudsætter, at det, før transaktionerne gennemføres, sikres, at de er lovlige/formelt rigtige. De usædvanlige forhold, som Retten har redegjort for i det foregående, vil derfor også indvirke på den økonomiske forvaltning, eftersom der er anvendt midler til formål, som de gældende bestemmelser ikke giver hjemmel til.

60. Det gælder generelt for grupperne, at de ikke har indført regler og mekanismer, der kan sikre, at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning overholdes. En række forhold gør, at der ikke er sikkerhed for, at udgifterne i alle tilfælde er afholdt i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig følgende: bevillingerne udbetales som engangsbeløb til de nationale delegationer, der findes ikke et system med forudgående godkendelse af transaktionerne, der findes ikke lønskalaer og tariffer for honorarer, og ved indgåelse af aftaler anvendes der ikke udbudsprocedurer.

61. Disse svagheder har ikke haft den effekt, at midlerne generelt er anvendt i strid med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, men nogle af de transaktioner, Retten har undersøgt, foranlediger den til at tage forbehold med hensyn til, om sparsommelighedskriteriet er overholdt. F.eks. er skalaerne for godtgørelse af tjenesterejseudgifter i nogle grupper gunstigere end den ordning, der er gældende for de ansatte ved de europæiske institutioner, og som normalt absolut skulle kunne opfylde gruppernes behov. Betingelserne for afholdelse af gruppemøder uden for Parlamentets officielle arbejdssteder, ofte kaldet "studiedage", bør også tages op til fornyet overvejelse, bl.a. bør det overvejes, om det er berettiget, at personalet deltager så massivt i disse møder, og i nogle tilfælde også, om de bør omfatte aktiviteter, som ikke har noget at gøre med det egentlige arbejde. Retten har også konstateret, at der i nogle tilfælde er afholdt udgifter, som tilsyneladende ikke har tjent noget nyttigt formål, eller som ikke var rimelige.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

62. De væsentlige problemer, Retten har konstateret med hensyn til transaktionernes lovlighed/formelle rigtighed, skyldes bl.a., at de gældende regulativer og gruppernes interne regler for, hvornår udgifter kan komme i betragtning, ikke er klart formuleret, og at der i temmelig mange tilfælde ikke har fungeret et tilfredsstillende internt kontrolsystem, samt at den nuværende ordning for ekstern revision er behæftet med svagheder. Der er ikke sikkerhed for, at midlerne i alle tilfælde er blevet anvendt i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning. Det betyder naturligvis ikke, at alle de udgifter, samtlige grupper har afholdt, er behæftet med de usædvanlige forhold, som omtales i denne beretning. Rettens revision har vist, at forholdene varierer ganske betydeligt, og at de omtalte problemer vedrører bestemte grupper - og bestemte løsgængere - mere end andre.

63. Det bør overvejes at få afklaret kriterierne for, hvornår udgifter kan komme i betragtning, og der bør indføres et fælles regulativ for samtlige bevillinger. Med den ændring, der blev vedtaget ved udgangen af 1998, er situationen ikke blevet mærkbart bedre. Det bør undersøges, om bevillingerne kan opføres samlet på én enkelt budgetpost, således at der bl.a. ikke længere foretages en meget teoretisk sondring mellem politiske aktiviteter og informationsaktiviteter. Det ville også gøre regnskabsføringen og revisionen lettere.

64. I betragtning af, at artikel 191 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab tillægger de politiske partier på europæisk plan en vigtig rolle, og i betragtning af, at der er opført en post i budgettet specielt beregnet til bidrag til europæiske politiske partier, bør det endvidere overvejes at indføre gennemskuelige regler for finansieringen af disse partier. Ved denne lejlighed bør man også definere gruppernes rolle og deres politiske aktiviteter, og man bør i den forbindelse holde sig for øje, at der frem for alt er tale om interne organer i Parlamentet.

65. Man bør også nå frem til at strukturere den finansielle forvaltning på en sådan måde, at det sikres, at der indføres et effektivt internt kontrolsystem, samtidig med, at gruppernes legitime ret til at fungere autonomt bevares. Et sådant kontrolsystem bør sikre, at reglerne for gennemførelsen af fællesskabsbudgettet overholdes til punkt og prikke, og det bør efter Rettens opfattelse navnlig indebære, at betaling og bogføring af udgifter sker centralt i Parlamentets administration. Der bør indføres et særligt regulativ med regler for udbetaling og anvendelse af de bevillinger, der tildeles løsgængere.

66. Der bør fastsættes klare regler for ejendomsretten til og registrering af løsøregenstande, som er finansieret med sådanne bevillinger, således at der sikres effektiv beskyttelse og bedst mulig forvaltning af alle disse aktiver, inklusive finansielle aktiver, specielt i tilfælde af, at en gruppes sammensætning ændres, eller en gruppe opløses. Tilsvarende bør der træffes foranstaltninger til, at opløste gruppers regnskabsarkiver bevares.

67. For at informere frem for alt Parlamentet bedre om, hvordan bevillingerne er blevet anvendt, bør der i den rapport, som hver gruppe skal udarbejde hvert år, indgå en tilstrækkeligt detaljeret og informativ beskrivelse af målene for de vigtigste finansierede aktiviteter samt arten af disse aktiviteter og de dermed forbundne omkostninger. Gruppernes attesterede regnskaber, som har været offentlige siden 1999, bør fremover offentliggøres.

68. Den eksterne revision af samtlige grupper kan gøres mere effektiv, hvis den for en bestemt periode (f.eks. en valgperiode) overdrages en enkelt revisionsvirksomhed, som udvælges ved udbudsprocedure. Den eksterne revisors mandat bør defineres klart, så det udtrykkeligt dækker efterprøvelse af transaktionernes formelle rigtighed helt ud på medlemsstatsniveau. Den eksterne revisor bør hvert år forelægge en beretning om hver gruppe direkte for Parlamentets formand.

69. Det indebærer store risici for Parlamentets juridiske ansvar, at der findes så mange forskellige ansættelses- eller tjenesteydelseskontrakter, som i temmelig mange tilfælde ikke er helt i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen og de nationale lovgivninger. Det bør derfor hurtigst muligt tages op til overvejelse, hvordan de kontraktlige forhold mellem grupperne og deres ansatte og de tjenesteydende kan afklares. Kontrakterne bør under Parlamentets administrations tilsyn standardiseres, så det sikres, at en række grundlæggende formelle juridiske krav er opfyldt, og Parlamentets administration bør i øvrigt systematisk få tilsendt et eksemplar af hver eneste undertegnede kontrakt.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 25. maj 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 49 af 19.2.1997, s. 1 - 76.Artikel 29, stk. 1, i Parlamentets forretningsorden lyder: "Medlemmerne kan danne grupper efter politisk tilhørsforhold".

(2) Reglerne for anvendelse af de bevillinger, der stilles til rådighed for de politiske grupper til dækning af sekretariatsudgifter og administrationsudgifter (3705) og til politisk virksomhed (3706) blev vedtaget af Parlamentets Præsidium den 10. juli 1986 (PE 107.858/PRÆS/Bil. II). Regulativet blev ændret af Præsidiet den 14. december 1998, og bevillingerne på de to poster blev samlet under en enkelt post (3707) (PE 274.329/PRÆS).Regulativet om ændring af bestemmelserne for anvendelsen af bevillingerne til informationsaktiviteter (konto 3708) blev vedtaget af Præsidiet den 28. januar 1992 (PE 158.828/PRÆS/Bil. II). Den 28. oktober 1993 (PE 175.892/PRÆS) erklærede Præsidiet sig indforstået med, at der som bilag til dette regulativ blev vedføjet en tekst, den såkaldte "gentlemen's agreement", som gruppeformændene havde vedtaget den 26. maj 1993. Denne aftale vedrørte ensartede interne regulativer, en ensartet intern regnskabsplan og en ensartet årsrapport. Præsidiet ændrede dette regulativ på mødet den 14. december 1998 (PE 274.330/PRÆS).

(3) Domstolens dom af 23. april 1986, sag 294/83, "Les Verts" mod Europa-Parlamentet, Sml. 1986, s. 1339.

(4) Formandskonferencen er sammensat af Parlamentets formand og gruppeformændene. To repræsentanter for løsgængerne deltager i møderne uden stemmeret.

(5) Præsidiet er sammensat af Parlamentets formand og 14 næstformænd. Kvæstorerne er medlemmer af Præsidiet med rådgivende funktion.

(6) Efter denne fordelingsnøgle får

- hver gruppe for det første et beløb (75 % af de samlede bevillinger på konto 3705 og 85 % af bevillingerne på konto 3706), der fordeles som følger:

grupper med 0 - 39 medlemmer: 1 andel

grupper med 40 - 79 medlemmer: 1,5 andel

grupper med 80 - 119 medlemmer: 2 andele

grupper med 120 - 159 medlemmer: 2,5 andel

grupper med 160 - 199 medlemmer: 3 andele

grupper med 200 - 239 medlemmer: 3,5 andel

- og for det andet et beløb svarende til en bestemt procent af det samlede beløb (25 % af de samlede bevillinger til grupperne på konto 3705 og 15 % af de samlede bevillinger til grupperne på konto 3706) - der tages hensyn til antallet af medlemmer i hver gruppe samt den sproglige fordeling (den procentuelle andel af beløbet pr. medlem forhøjes med 5 % pr. sprog med højst 11 sprog repræsenteret i gruppen).

(7) Det anslås - som et meget groft skøn - at Parlamentet afsætter ca. 80 mio. EUR af disse andre bevillinger til gruppernes drift. Parlamentets samlede årlige udgifter til de politiske gruppers aktiviteter når dermed op på ca. 115 mio. EUR, hvilket skal sammenlignes med et samlet budget på 905 mio. EUR i 1998 (dvs. ca. 13 % af Parlamentets samlede budget).

(8) EFT C 313, bind II, af 12.12.1990, punkt 16.7 - 16.19.

(9) Jf. særberetning nr. 10/98, EFT C 243 af 3.8.1998, s. 1.

(10) I regulativet som ændret den 14. december 1998 (PE 274.330/PRÆS) henvises der nu til "princippet om sideordnet medunderskrift".

(11) Forbuddet mod at anvende bevillingerne til valgkamp har siden ændringen af regulativet den 14. december 1998 (PE 274.329/PRÆS) også været gældende for bevillingerne på konto 3707, administrations- og sekretariatsudgifter og udgifter til politisk virksomhed.

(12) Bevillingerne er blevet opført på Parlamentets budget i flere på hinanden følgende etaper:

- fra 1972 til driftsudgifter (3705)

- fra 1974 til politiske aktiviteter (3706) og

- fra 1982 til informationsaktiviteter (3708).

(13) Der sondres på den måde, at informationsaktiviteterne skal tage sigte på offentligheden, medierne og organer og enkeltpersoner, f.eks. fagforeninger, læreanstalter, erhvervsledere mv., som kan have indflydelse på opinionsdannelsen, mens politiske aktiviteter dækker det politiske samarbejde inden for rammerne af det parlamentariske arbejde.

(14) Indtil udgangen af 1998 var denne periode på fire måneder. Den er senere blevet skåret ned til en måned.

(15) Grupperne fordeler en varierende del af de bevillinger, de får af Parlamentet, på de nationale delegationer.

(16) Domstolens dom af 23. april 1986, sag 294/83, "Les Verts" mod Europa-Parlamentet, Sml. 1986, s. 1339.

(17) Artikel 7, stk. 7, litra b).

(18) Domstolens dom af 23. april 1986, sag 294/83, "Les Verts" mod Europa-Parlamentet, Sml. 1986, s. 1339.

(19) Denne fortolkning har Retten i Første Instans bekræftet i en dom i sag T-162/89 af 22. november 1990.

(20) Domstolens dom af 23. april 1986, sag 294/83, "Les Verts" mod Europa-Parlamentet, Sml. 1986, s. 1339.

(21) Formandskonferencen er sammensat af Parlamentets formand og gruppeformændene. To repræsentanter for løsgængerne deltager i møderne uden stemmeret.

(22) Der er tale om midlertidigt ansatte, hjælpeansatte eller andet kontraktansat personale.

(23) Formandskonferencen er sammensat af Parlamentets formand og gruppeformændene. To repræsentanter for løsgængerne deltager i møderne uden stemmeret.

(24) Denne påtegningsmodel blev vedtaget den 26. maj 1993 ved en "gentlemen's agreement" mellem gruppeformændene (PE 175.892/PRÆS).

(25) Bestemmelser vedtaget af Parlamentets Præsidium den 14. december 1998 (PE 274.329/PRÆS og PE 274.330/PRÆS).

(26) Det var kun fastsat i det gældende regulativ, at hver gruppe skulle fastlægge regler for "kontrol med og intern revision af regnskaberne".

(27) EFT C 313 af 12.12.1990, bind II, punkt 16.18.

(28) Artikel 5, stk. 4, i regulativ vedtaget af Parlamentets Præsidium den 28. januar 1992 (PE 158.828/PRÆS/Bil. II).

(29) EFT C 313 af 12.12.1990, bind II, punkt 16.16 a).

(30) Dette direktiv forbyder finansiel deltagelse i enhver form for valgkamp.

(31) Dette skøn er baseret på det antal personer, der i 1998 fik tildelt en ansættelseskontrakt af en vis varighed.

(32) Jf. særberetning nr. 10/98, EFT C 243 af 3.8.1998, punkt 1.32 - 1.38.

(33) Dom afsagt af Retten i Første Instans den 22.11.1995, sag T-162/89.

(34) Jf. særberetning nr. 10/98, EFT C 243 af 3.8.1998, punkt 1.34.

Europa-Parlamentets svar

Parlamentet fastslår, at Revisionsretten ønsker at gennemføre en samlet undersøgelse af anvendelsen af Parlamentets midler hvad angår de politiske gruppers og løsgængernes aktiviteter.

Parlamentet fastslår, at Revisionsretten i sine konklusioner og anbefalinger hæfter sig ved, at der mangler en klar formulering af regulativerne og gruppernes interne regler for, hvornår udgifterne kan komme i betragtning, og at der i temmelig mange tilfælde ikke har fungeret et tilfredsstillende internt kontrolsystem, samt at den nuværende ordning for ekstern revision er behæftet med svagheder (punkt 62).

Med udgangspunkt heri har Parlamentet givet de enkelte grupper mulighed for at give et individuelt svar på de bemærkninger, som mere specielt vedrører dem.

Parlamentet deler Revisionsrettens opfattelse, at de politiske grupper bør have ret til at fungere autonomt, men det bør samtidig indebære, at der fastlægges et klart, gennemskueligt og effektivt regelsæt for budgettet og kontrollen med anvendelsen af midlerne.

Parlamentet anser det dog ikke for en hensigtsmæssig og effektiv løsning at centralisere betaling og bogføring inden for Generalsekretariatets administration (punkt 65).

Parlamentet har i enighed med de politiske grupper besluttet at forelægge de forskellige spørgsmål for de kompetente organer med henblik på at sikre ikrafttrædelse pr 1. januar 2001 af nedenstående foranstaltninger.

Ændring af artikel 29 og 30 i Parlamentets forretningsorden

Punkt 20, 21 og 22 - Spørgsmålet om en ændring af forretningsordenens artikel 29 og 30 er henvist til Udvalget om Konstitutionelle Anliggender.

Forretningsordenen bør definere rækkevidden af aktiviteterne i de politiske grupper i deres egenskab af parlamentsorganer, "fastlægge bestemmelser for opløsning af en gruppe" og fastlægge nærmere bestemmelser for løsgængernes status.

Sammenlægning af post 3707 og 3708 på Parlamentets budget

Punkt 12, 13, 14, 38 og 63 - Spørgsmålet om sammenlægning af budgetpost 3707 og 3708 på Parlamentets budget og en ændring af kontoplanen henvises til Budgetudvalget.

Ændring af de interne regler for budgetudgifter

Punkt 23 - Spørgsmålet om en ændring af de interne regler om anvendelse af Parlamentets budget henvises til Parlamentets Præsidium med henblik på fastlæggelse af regler for gennemførelse af den nye budgetpost efter sammenlægning af budgetpost 3707 og 3708.

Vedtagelse af et nyt regulativ for anvendelse af midler under den nye budgetpost (tidligere 3707 og 3708) og de tilhørende bilag (regnskabsoversigt, ensartet påtegning, status og oversigt over udgifter)

Det nye regulativ bør navnlig præcisere følgende af de af Revisionsretten fremførte punkter:

Udgifternes art

Punkt 8, 9 og 41 - Det bør klart fremgå af regulativet, at de politiske gruppers udgifter bør have relation til Unionens aktiviteter og politikker.

De midler, der stilles til rådighed for de politiske grupper og løsgængerne kan under ingen omstændigheder anvendes til at finansiere aktiviteter, som specifikt er dækket af andre budgetposter.

Samarbejde - tilrådighedsstillelse af midler

Punkt 10, 50 og 51 - Ud over de principper, som allerede er fastlagt for finansiering af aktiviteter i et samarbejde, bør de nye regler præcisere betingelserne for deltagelsen under hensyntagen til den samlede budget for hver aktivitet hhv. hvert arrangement, der gennemføres i et samarbejde.

Princippet om samarbejde bør holdes adskilt fra princippet om støtte, som følger de særlige regler, der er fastlagt i finansforordningen. Der bør fastlægges et loft for støtte.

Valgkampe

Punkt 11, 15, 16, 17 og 52 - Parlamentet fastslår med tilfredshed, at gruppeformændene har vedtaget fælles retningslinjer for fortolkningen af begrebet valgkamp. Disse retningslinjer bør indgå i det nye regulativ og bør navnlig suppleres med hensyn til brug af moderne teknologi.

Parlamentet kan imidlertid lige så lidt som de andre institutioner afbryde sin institutionelle oplysning og politik af hensyn til valgene i medlemsstaterne, der følger en tidsplan, der udspringer af de nationale lovgivninger.

Fremførsel til følgende regnskabsår

Punkt 19 - Det nye regulativ bør styrke artikel 4, stk. 3, i det gældende regulativ for budgetpost 3708 hvad angår fremførsel af bevillinger til det følgende regnskabsår. Budgettet og de finansielle oversigter for de enkelte grupper bør gengive de nøjagtige forhold med hensyn til fremførsel af bevillinger.

Den eksterne revision

Punkt 27, 31 og 68 - Parlamentet tilslutter sig Revisionsrettens bemærkninger om den eksterne revision.

Der vil blive opstillet en liste over eksterne revisionsorganer, og de enkelte grupper vælger, hvilket af disse organer skal udføre revisionen. Parlamentet giver de således udpegede revisionsorganer udtrykkeligt mandat til at foretage påtegning om regnskabets formelle rigtighed og de finansierede aktiviteters overensstemmelse med gældende bestemmelser. Påtegningen bør være afsluttet senest den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning.

Grupperne bevarer muligheden for, af interne grunde, at sikre kontrollen med bilagenes formelle rigtighed og de finansierede aktiviteters overensstemmelse med gældende bestemmelser.

Kasseregnskab eller årsregnskab, opbevarelse af regnskabsbilag og register over løsøre og inventar

Punkt 34, 35 og 36 - I det nye regulativ fastlægges den type regnskab, der skal føres af de enkelte grupper, reglerne for opbevarelse af bilag bl.a. i forbindelse med opløsning af gruppen samt forpligtelsen til at føre et register over inventar og løsøre, som er optaget i Parlamentets generelle register.

Ansættelses- eller tjenesteydelseskontrakter

Punkt 55, 56, 57 og 69 - Parlamentet fastlægger en generel regel, der forpligter de enkelte grupper til at fremsende en kopi af enhver kontrakt, der indgås mellem en gruppe og en tredje part til orientering for Parlamentets administration. Desuden har Parlamentet besluttet at ændre reglerne for medlemmernes sekretariatsgodtgørelse. Den nye ordning, der træder i kraft den 1. januar 2001, indeholder bl.a. et krav om offentliggørelse af en liste over medarbejdere.

I tråd med denne beslutning bør der for ansættelses- eller tjenesteydelseskontrakter, der indgås af grupperne, med den nye ordning ligeledes indføres et krav om forelæggelse af følgende dokumentation:

- ansættelseskontrakten

- kopi af lønseddel

- dokumentation for indbetaling af socialbidrag

- dokumentation for socialsikring og beskyttelse i tilfælde af en arbejdsulykke og

- dokumentation for tjenesteydelseskontrakten og en kopi af udbetaling af honorar.

Vedtagelse af en fælles finansforordning for grupperne under anvendelse af reglerne for anvendelse af midler

Punkt 60, 61, 24, 25, 26, 42, 43, 44, 45 - Parlamentets Præsidium bør vedtage en fælles finansforordning for de politiske grupper på baggrund af reglerne for anvendelse af midler, som tager hensyn til de enkelte gruppers interne organisation og bl.a. omfatter følgende elementer:

- regler om budgettets etårighed herunder kriterier for fremførsel af bevillinger

- regler om forsvarlig økonomisk forvaltning

- budgettets struktur

- de interne budgetmekanismer og godkendelsesproceduren samt en beskrivelse af kontrolmekanismerne

- kriterierne for budgettets gennemførelse og navnlig betingelserne for indgåelse af udgiftsforpligtelserne og betingelserne for uddelegering af beføjelsen til at indgå udgiftsforpligtelser

- proceduren for fastsættelse af en udgift

- betalingsproceduren

- forskudsforvaltning

- indgåelse af kontrakter

- ensartede regnskabskriterier

- ensartede registre over løsøre og inventar

- procedure for inkassering af fordringer

- reglerne om forelæggelse af bilag

- reglerne om åbning og forvaltning af bankkonti og postgirokonti.

Finansforordningen bør fastlægge betingelserne for forvaltning af decentraliserede bevillinger til nationale delegationer. En sådan mulighed for decentraliseret forvaltning, der er overladt til nationale delegationer, bør være strengt begrænset. Beføjelsen til udgiftsfastsættelse og -betaling tilkommer udelukkende grupperne, som under alle omstændigheder bør nægte påtegning, hvis forpligtelserne ikke er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser.

Europæiske politiske grupper og andre politiske grupperinger

Punkt 46, 47 og 64 - Parlamentets politiske instanser foranledigede optagelsen i Amsterdam-traktaten af artikel 191 om de europæiske politiske partier, og Parlamentet har i længere tid overvejet, hvordan denne artikel, som er nødvendig for udviklingen af demokratiet på europæisk plan, skal gennemføres (jf. beslutning af 10.12.1996 om de europæiske politiske partiers statut; opførelse af en post p.m. 3710 på Parlamentets budget, m.m.).

De berørte politiske grupper og de europæiske politiske partier har for deres vedkommende opfordret Kommissionen til at anvende sin initiativret til at gennemføre traktatens artikel 191.

Parlamentet er af den opfattelse, at det har gjort alt, hvad der er i dets magt, for at overvejelserne om gennemførelse af artikel 191 fører til et resultat.

I afventning af en statut for de europæiske politiske partier og betingelserne for deres finansiering på europæisk plan bør Parlamentet via de forskellige regulativer træffe følgende gennemskuelige foranstaltninger:

- bidragene, der overføres fra de politiske grupper til de europæiske politiske partier, bør figurere på de enkelte gruppers budgetter, og der bør være et loft for disse bidrag

- direkte eller indirekte finansiering af partier, politiske grupperinger eller beslægtede organer på nationalt plan er ikke tilladt.

De europæiske politiske partier, der modtager sådanne bidrag, bør offentliggøre deres regnskaber og finansieringskilder.

Parlamentet bør fastlægge grænserne og vilkårene for anvendelse af tekniske faciliteter (mødesal og tolketjeneste), der stilles til rådighed for de europæiske politiske partier inden for rammerne af de regler, der gælder for Parlamentets politiske grupper.

Løsgængernes udgifter

Punkt 49 og 56 - Hvad angår visse typer udgifter er Parlamentets tjenester i mangel af et klart formuleret regulativ, der præciserer, hvilke udgifter kan påføres de forskellige budgetposter for løsgængere, nødt til at begrænse sig til at kontrollere, at anvisning, revision, bogføring og udbetaling sker i overensstemmelse med finansforordningen. Det gælder navnlig anmodninger om godtgørelser af alle slags omkostninger i forbindelse med ansættelse af medarbejdere.

Punkt 35 og 42 - Hvad angår bemærkningerne om omkostningerne og aktiviteter, der finansieres over budgetpost 3705 og 3706 er det til tider vanskeligt - på baggrund af den nuværende tekst - at skelne mellem udgifter til kontorudstyr og administrative omkostninger, der skal opføres på budgetpost 3705, og udgifter og omkostninger, der skal finansieres via godtgørelsen for generelle omkostninger.

Tjenesterne nøjes med at kontrollere, om de behørigt dokumenterede anmodninger om godtgørelse optræder i kontoplanen, og om der er de nødvendige bevillinger.

De kompetente tjenester vil blive opfordret til fremover at sikre, at de råder over alle oplysninger, ikke blot kvitterede regninger, men også dokumentation, der bekræfter, at udgiften er i overensstemmelse med de gældende regler.

Punkt 36 - Tjenesterne har for nylig rejst problemet om registrering af løsøre og inventar finansieret over budgetpost 3705/3706. Der er dog endnu ikke truffet konkrete foranstaltninger. Der er behov for et system for at afbøde denne mangel.

Punkt 44 og 53 - Budgetpost 3708; på basis af de fremlagte regninger og i mangel af en tekst, der specificerer udgiftens art, er det til tider meget vanskeligt at fastslå, om en udgift har en direkte forbindelse med Europa-Parlamentets rolle og funktion, og om dens finansiering via budgetpost 3708 er berettiget.

Den bemærkning, der blev fremsat i forbindelse med forvaltningen af budgetpost 3705 og 3706 om medlemmernes pligt til fremover ud over de kvitterede regninger at fremlægge dokumentation for udgiftens art eller, for så vidt angår informationsaktiviteter, aktionens indhold og rækkevidde, gælder imidlertid ligeledes for budgetpost 3708.

Skønt tjenesterne indtil videre har begrænset sig til at kontrollere, om de udgifter, der kan godtgøres i henhold til reglerne, er i overensstemmelse med finansforordningen, vil de fremover have til opgave at sikre, at der også foreligger den fornødne dokumentation for udgiftens art, og om den er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser.