BERETNING om efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts forvaltning i regnskabsåret 1994 med Instituttets svar (96/C 394/01)

INDHOLD

Punkt Side

1. INDLEDNING . 1.1-1.4 2

Instituttets rolle . 1.1-1.2 2

Ekstern kontrol af Instituttet . 1.3 2

Den Europæiske Revisionsrets revision . 1.4 2

2. FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1994 . 2.1-2.5 2

Den administrative forvaltning . 2.1-2.2 2

Budgetforvaltning og regnskaber . 2.3-2.5 2

3. INSTITUTTETS PRODUKTION I 1994 . 3.1-3.2 3

Arbejdsdokumenter . 3.1 3

Årsberetningen for 1994 . 3.2 3

4. EFTERPRØVNING AF EFFEKTIVITETEN AF EMI'S FORVALTNING I 1994 . 4.1-4.7 3

De særlige forhold i EMI . 4.1-4.2 3

Systemer og procedurer . 4.3-4.4 3

Regnskabsårets udgifter . 4.5-4.6 3

Bidrag til opfyldelse af målene . 4.7 4

5. KONKLUSION . 5 4

BILAG . 5

Svar fra Det Europæiske Monetære Institut . 6

1. INDLEDNING

Instituttets rolle

1.1. Det Europæiske Monetære Institut (EMI) blev oprettet i medfør af EF-traktatens artikel 109 F. EMI's væsentligste opgave består i at skabe de betingelser, der er nødvendige for overgangen til tredje fase i Den Økonomiske og Monetære Union (ØMU), dvs. oprettelse af Det Europæiske System af Centralbanker (ESCB), gennemførelse af en fælles monetær politik og indførelse af en fælles valuta. Til opfyldelse af disse mål skal Instituttet endvidere styrke samordningen af medlemsstaternes nationale monetære politik med henblik på at forbedre konvergensen mellem medlemsstaternes økonomier og sikre prisstabilitet.

1.2. Instituttet foretager selv undersøgelser og udfører derudover sine opgaver via en struktur af underkomitéer og arbejdsgrupper, som er sammensat af eksperter fra Instituttet og fra de nationale centralbanker. Det beskæftiger sig navnlig med områder som penge- og valutakurspolitik, banktilsyn, betalingssystemer og makroøkonomiske og monetære statistikker. Gennemførelsen af Det Europæiske Monetære System (EMS), der tidligere blev administreret af Den Europæiske Fond for Monetært Samarbejde (EFMS), er nu underlagt EMI, som forvalter valutareserverne vedrørende EMS-samarbejdet.

Ekstern kontrol af Instituttet

1.3. Det fastsættes i artikel 17 i EMI's statut, at årsregnskaberne skal revideres af uafhængige eksterne revisorer, der godkendes af Rådet for EMI, og at årsregnskaberne skal godkendes af Rådet og derefter offentliggøres. Et privat revisionsfirma giver regnskaberne en revisionspåtegning, der offentliggøres sammen med regnskaberne. Endvidere fastsættes det i samme artikel, at bestemmelserne i traktatens artikel 188 C (vedrørende Den Europæiske Revisionsrets revision) »kun gælder for efterprøvning af, hvor effektiv EMI's forvaltning er i operationel henseende«. Denne beretning omhandler resultaterne af revisionen af regnskabsåret 1994.

Den Europæiske Revisionsrets revision

1.4. Rettens revision omfattede organisationen og gennemførelsen af den interne kontrol samt følgende procedurer:

- rekruttering og forvaltning af personale

- tilvejebringelse af lokaler

- indretning, inventar og installationer

- edb-udstyr

- inventar og kontorudstyr

- udførelsen af kontraktarbejder, eksterne tjenesteydelser og ekspertbistand

- udarbejdelse af budgettet og tilsynet med dets gennemførelse.

Da EMI ikke er underlagt finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget og gennemførelsesbestemmelserne hertil, har Retten ikke skullet efterprøve, om disse bestemmelser er overholdt.

2. FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1994

Den administrative forvaltning

2.1. EMI blev i overensstemmelse med traktaten oprettet den 1. januar 1994. Pr. denne dato var kun to forhold blevet bragt i orden: formanden blev udnævnt den 11. december 1993, og Rådet for EMI mødtes første gang den 11. januar 1994. Hjemstedet (Frankfurt) blev valgt i slutningen af oktober 1993. Der blev valgt en bygning i april 1994, og renoveringen af denne blev færdiggjort i slutningen af 1994.

2.2. I denne overgangsperiode var det i stor udstrækning Den Internationale Betalingsbanks (BIS) edb-afdeling og administration, der varetog driften af EMI. BIS havde indtil den 31. december 1993 huset sekretariatet for Komitéen for Medlemsstaternes Centralbankchefer, som blev opløst ved oprettelsen af EMI. I den første tid fik EMI især bistand fra dette sekretariats personale og begyndte derefter at rekruttere personale hovedsageligt blandt dette sekretariats personale og ansatte i de nationale centralbanker, der i hovedparten af tilfældene blev udstationeret af disse institutioner. Dette skyldes dels behovet for et personale, der besad de nødvendige faglige kvalifikationer, og som straks kunne stilles til rådighed, dels Instituttets korte levetid. Pr. udgangen af regnskabsåret 1994 havde Instituttet 126 ansatte.

Budgetforvaltning og regnskaber

2.3. Den usikkerhed, der prægede regnskabsåret 1994, har gjort det særlig vanskeligt at foretage et realistisk skøn over udgifterne. 5,1 mio. ECU eller 18 % af det samlede budgetoverslag på 28,1 mio. ECU blev ikke udnyttet. Inden for de vigtigste kategorier investeringer i materielle aktiver, personaleudgifter og andre administrationsudgifter var udnyttelsesgraden henholdsvis 23 %, 8 % og 17 % lavere end budgetoverslaget.

2.4. De samlede udgifter for regnskabsåret 1994 (jf. bilag 1) beløb sig til 18,3 mio. ECU, fordelt på 9,1 mio. ECU til personaleudgifter (jf. punkt 4.6), 9,0 mio. ECU til andre administrationsudgifter (hvoraf 6,9 mio. ECU i etableringsomkostninger) og 0,2 mio. ECU til afskrivninger på materielle aktiver. Renteindtægter på 0,3 mio. ECU medregnet beløber differencen mellem regnskabsårets udgifter og indtægter sig til 18,0 mio. ECU. Differencen blev dækket af bidrag fra de nationale centralbanker. Instituttets kapital (615,6 mio. ECU) blev først indbetalt i begyndelsen af 1995.

2.5. EMI's balance pr. 31. december 1994 (tabel i bilag 2) viser først aktiver og passiver vedrørende aktiviterne i forbindelse med EMS'en. På aktivsiden er opført en guld- og dollarbeholdning på i alt 56 576 mio. ECU, og på passivsiden er der opført et tilsvarende beløb i ecu, der er udstedt til Fællesskabets centralbanker. Disse aktiver repræsenterer 20 % af de nationale centralbankers guld- og dollarreserver. Balancen viser endvidere aktiver og passiver vedrørende Instituttets drift. Denne del af balancen beløber sig i alt til 20,7 mio. ECU, og de væsentligste elementer er på aktivsiden en likvid beholdning på 12,9 mio. ECU og materielle aktiver for 6,6 mio. ECU, og på passivsiden en gæld på 3,6 mio. ECU, hensættelser for 3,9 mio. ECU og forskud fra de nationale centralbanker på 13,0 mio. ECU.

3. INSTITUTTETS PRODUKTION I 1994

Arbejdsdokumenter

3.1. Ud over de fire dokumenter, der blev offentliggjort i 1994, og årsberetningen for 1994, har EMI udarbejdet en række interne, foreløbige arbejdsdokumenter, der er blevet forelagt for Rådet samt for underkomitéer og arbejdsgrupper. I øvrigt har ledelsen i stor udstrækning været beskæftiget med at etablere Instituttetes hovedsæde i Frankfurt.

Årsberetningen for 1994

3.2. I årsberetningen, der blev offentliggjort på alle Unionens officielle sprog i april 1995, gøres rede for Instituttets aktiviteter. Beretningen indeholder som foreskrevet i statutten en redegørelse om den økonomiske, monetære og finansielle situation i Den Europæiske Union i perioden 1993-1994. Endelig indeholder beretningen Instituttets årsregnskaber for regnskabsåret 1994 med revisorernes påtegning.

4. EFTERPRØVNING AF EFFEKTIVITETEN AF EMI'S FORVALTNING I 1994

De særlige forhold i EMI

4.1. Igennem hele året har Instituttet arbejdet under tidspres for så hurtigt som muligt at opbygge sin organisation, dvs. rekruttere personale, indrette lokaler, opbygge administrative og operationelle strukturer. Det har endvidere fortsat det arbejde på at forberede tredje fase, som den tidligere Centralbankchefkomité påbegyndte, og taget fat på de nye opgaver, der er fastsat i statutten for EMI.

4.2. På det forvaltningsmæssige plan har regnskabsåret 1994 således været et år, hvor der er sket en betydelig udvikling. Organisationen, systemerne og procedurerne er blevet etableret undervejs for at imødekomme de umiddelbare behov. Dette er årsagen til, at der ofte er iværksat foreløbige foranstaltninger, som det senere hen vil være nødvendigt at tilpasse.

Systemer og procedurer

4.3. Retten reviderede de væsentligste forvaltningssystemer og -procedurer, som Instituttet havde opbygget i 1994 efter flytningen til Frankfurt, hvor det fungerede ved egne midler. Selv om systemerne og procedurerne var acceptable under de givne omstændigheder, kunne de imidlertid forbedres på flere punkter. Retten fremsendte derfor sine bemærkninger og henstillinger til Instituttets ledelse vedrørende en række elementer i den administrative struktur og den interne kontrol.

4.4. Retten har foretaget enkeltstående transaktionstest inden for de vigtigste udgiftskategorier og konstateret, at EMI-administrationens bestræbelser på at sikre et rimeligt forhold mellem kvalitet og omkostninger er tilfredsstillende. Systemet for afregning af udgifter med faste beløb bør imidlertid kontrolleres regelmæssigt med henblik på at vurdere, om de faste beløb er rimelige.

Regnskabsårets udgifter

4.5. Regnskabsårets udgifter afspejler dels, at Instituttet var under etablering, dels EMI's korte levetid. Budgetoverslaget er således ikke udnyttet fuldt ud, bl.a. fordi ombygningen af Instituttets lokaler blev forsinket (forsinkelsen tegner sig for omkring halvdelen af det ikke-anvendte beløb, som så blev anvendt i 1995), men også fordi man ikke ønskede at vanskeliggøre Instituttets opstart med for stramme budgetmæssige rammer. I henhold til traktaten skal Instituttet ophøre med at eksistere mellem den 1. januar 1997 og den 1. januar 1999. Dette præger naturligvis Instituttets politik for kapitalisering af anlægsinvesteringer. Samtidig er årsregnskabet udarbejdet på et meget forsigtigt grundlag, især hvad angår hensættelser.

4.6. 49,9 % af udgifterne i regnskabsåret 1994 er lønomkostninger (9,13 mio. ECU, hvoraf 5,74 mio. ECU figurerer i årsregnskabet som »andre administrationsudgifter«), 37,5 % er etableringsomkostninger (6,86 mio. ECU), 11,4 % administrationsudgifter (2,09 mio. ECU) og 1,2 % afskrivninger (0,23 mio. ECU). Denne udgiftsfordeling afspejler det forhold, at Instituttet i forbindelse med opstarten fik bistand fra personale, der på det tidspunkt stadig var tilknyttet BIS.

Bidrag til opfyldelse af målene

4.7. Da EMI var under stadig etablering gennem hele 1994, blev Instituttets egentlige arbejde udført, efterhånden som det fik operationelt personale. EMI har sikret kontinuiteten i det allerede eksisterende samarbejde mellem de nationale centralbanker. Der er udarbejdet en række dokumenter, og andre dokumenter er blevet forberedt og forelagt Rådet til godkendelse, herunder en overordnet plan, hvori rammerne for det videre forberedende arbejde i de forskellige sektorer er fastlagt.

5. KONKLUSION

Året 1994 har været et vanskeligt år, eftersom EMI først var ved at tage form på det tidspunkt, hvor det skulle have været operationelt. Instituttets forvaltningsaktivitet gennem dette år afspejler naturligvis denne situation. Denne særlige situation taget i betragtning var resultaterne af Rettens revision generelt tilfredsstillende. Retten har henstillet til Instituttets ledelse at forbedre visse aspekter ved systemerne og procedurerne, når de skal fastlægges endeligt.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 26. september 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

BILAG 1

>TABELPOSITION>

BILAG 2

>TABELPOSITION>

SVAR FRA DET EUROPÆISKE MONETÆRE INSTITUT

Det Europæiske Monetære Institut har med tilfredshed bemærket, at tonen i den endelige rapport fra Revisionsretten for De Europæiske Fællesskaber er positiv, og at de særlige omstændigheder i det første år af Instituttets levetid er blevet taget i betragtning.

Der Europæiske Monetære Institut er klar over, at de operationelle systemer og procedurer, som følge af den foreløbige organisation under etableringsfasen, trængte til forbedring. Bemærkningerne og henstillingerne om den administrative organisation og den interne kontrol, som blev givet til Instituttets ledelse, blev opfattet som særlig nyttige.