DA Den Europæiske Unions Tidende C 216/19

REGULATIV OM AKTINDSIGT I EUROPA-PARLAMENTETS DOKUMENTER

Præsidiets afgørelse af 28. november 2001 (1) (2) (3) (4)

2011/C 216/07

EUROPA-PARLAMENTETS PRÆSIDIUM HAR —

under henvisning til artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, særlig artikel 11, 12 og 18,

under henvisning til artikel 23, stk. 2 og 12, artikel 103, stk. 1, og artikel 104 i Europa-Parlamentets forretningsorden, og

ud fra følgende betragtninger:

De generelle principper for aktindsigt er i overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde fastlagt ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001.

Ved afgørelse af 13. november 2001 fastsatte Europa-Parlamentet i overensstemmelse med tidligere artikel 255, stk. 3, i EF-traktaten og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af forordningen i sin forretningsorden.

I henhold til artikel 104, stk. 2, 3, og 4, i Europa-Parlamentets forretningsorden opstiller Præsidiet regler med henblik på at oprette et register over Parlamentets dokumenter, fastsætter den nærmere fremgangsmåde for aktindsigt og fastlægger, hvilke organer der skal have kompetence til at behandle begæringer om aktindsigt.

Reglerne vedrørende gebyrer for udlevering af dokumenter bør tilpasses til artikel 10 i forordning (EF) nr. 1049/2001 for at fastsætte, hvilke supplerende omkostninger der skal afholdes af personer, som fremsætter begæring om udlevering af omfangsrige dokumenter.

Alle regler vedrørende den måde, hvorpå registret over Parlamentets dokumenter fungerer, bør samles i én afgørelse for at fremme gennemskueligheden over for borgerne.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 gør det ikke muligt at tage hensyn til, i hvilken egenskab den person, der ønsker aktindsigt, fremsætter begæringen herom, og de afgørelser, der vedtages i overensstemmelse med denne forordning, får virkning »erga omnes«. Parlamentets medlemmer og dets personale har imidlertid en privilegeret ret til aktindsigt, der er anerkendt i Parlamentets forretningsorden, finansforordningen, forordning (EF) nr. 45/2001 og tjenestemandsvedtægten, og som de kan anvende i stedet for at støtte sig til forordning (EF) nr. 1049/2001.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 og denne afgørelse fastsætter heller ikke regler for institutionernes aktindsigt i deres respektive dokumenter og for fremsendelse af dokumenter mellem institutionerne. Reglerne herfor fastsættes ved interinstitutionelle aftaler.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 omhandler aktindsigt i eksisterende dokumenter, mens anmodninger om information skal behandles på grundlag af andre bestemmelser.

Ved afgørelse af 8. marts 2010 har Præsidiet vedtaget en ny liste over de kategorier af Europa-Parlamentets dokumenter, der er direkte tilgængelige.

På baggrund af de senere års erfaringer i Parlamentet og udviklingen af Parlamentets websted er tekniske ændringer påkrævet —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

AFSNIT I

DET ELEKTRONISKE DOKUMENTREGISTER

Artikel 1

Oprettelse

1. Det elektroniske dokumentregister (herefter »registret«) oprettes med det formål at registre Europa-Parlamentets dokumenter.

2. Registret indeholder henvisninger til dokumenter, som Parlamentet har udarbejdet eller modtaget (med forbehold af det følgende stykke) fra det tidspunkt, hvorfra forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse (5).

3. I medfør af artikel 10, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 er det ikke nødvendigt at gøre dokumenter, som Europa-Parlamentet har modtaget fra de andre institutioner, tilgængelige i registret, hvis de i forvejen er lettilgængelige i de respektive institutioners elektroniske dokumentregister. Parlamentets register henviser i så fald til den pågældende institutions register.

4. Henvisningerne i registret udgør en identifikation af dokumenterne og indeholder ud over de oplysninger, som kræves i henhold til artikel 11, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, for så vidt det er muligt, også oplysninger, der muliggør identifikation af den myndighed, hvorfra hvert enkelt dokument hidrører, og oplysninger om de sprog, hvorpå dokumentet findes, og om dokumentets status, kategori og opbevaringssted.

Artikel 2

Formål

Registret indrettes således, at

— dokumenterne kan identificeres på grundlag af et ensartet referencesystem

— dokumenterne, navnlig lovgivningsdokumenter, er direkte tilgængelige

— det oplyses, hvis et dokument ikke er direkte tilgængeligt i elektronisk form i medfør af artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 3

Opgaver

Enheden for »Åbenhed — Aktindsigt i Dokumenter og Forbindelser med Interesserepræsentanter« (herefter »den kompetente enhed«) er ansvarlig for:

— kontrol med registreringen i registret af dokumenter, som Parlamentet udarbejder eller modtager

— modtagelse og behandling af skriftlige eller elektroniske begæringer om aktindsigt inden for en frist på 15 arbejdsdage, der eventuelt kan forlænges

— fremsendelse af en bekræftelse af modtagelsen

— bistand til den, der har fremsat begæringen, med det formål at præcisere indholdet af begæringen samt dialog med den pågældende i tilfælde af begæring om meget lange eller komplekse dokumenter

— vejledning af den, der har fremsat begæringen, om adgang til dokumenter, der allerede er offentliggjort

— koordinering af svaret med den tjenestegren, der har udarbejdet eller er i besiddelse af dokumentet, eller med den bemyndigede person, når begæringen vedrører et dokument, der ikke findes i registret, eller et dokument, som er undergivet begrænsningerne i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001

— høring af tredjemand under anvendelse af artikel 4, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 4

Indførelse af dokumenter i det elektroniske dokumentregister

1. Henvisningerne til dokumenterne indføres i registret i overensstemmelse med generalsekretærens instrukser, der giver maksimal sikkerhed for, at det er muligt at finde frem til dokumenterne. Registrets dækningsgrad udvides gradvis. Den bekendtgøres på registrets hjemmeside på webstedet Europarl.

2. Ansvaret for, at Parlamentets dokumenter, som defineret i forretningsordenens artikel 104, stk. 2, indføres i registret, påhviler det organ eller den tjenestegren, der har udarbejdet dokumentet.

3. Dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med lovgivningsmæssige procedurer eller som led i det parlamentariske virke, indføres i registret, når de er indgivet eller offentliggjort.

4. Andre dokumenter, som henhører under Generalsekretariatets administrative tjenestegrenes kompetence, indføres i registret efter generalsekretærens instrukser og så vidt det er muligt.

5. Henvisninger til dokumenter fra en tredjemand, som denne er defineret i artikel 3 i forordning (EF) nr. 1049/2001, indføres i registret af den tjenestegren, som dokumenterne er stilet til.

Artikel 5

Dokumenter, der er direkte tilgængelige

1. Alle dokumenter, som Parlamentet udarbejder eller modtager i forbindelse med lovgivningsmæssige procedurer, skal være direkte tilgængelige for borgerne i elektronisk form, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Parlamentet giver elektronisk adgang til alle lovgivningsdokumenter, som omhandlet i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, gennem registret eller på webstedet Europarl.

3. Det fastlægges i en liste, der vedtages af Præsidiet og offentliggøres på webstedet Europarl, hvilke kategorier af dokumenter der er direkte tilgængelige. Denne liste begrænser ikke retten til aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i de kategorier, som er medtaget i listen, da der kan gives adgang til de pågældende dokumenter efter skriftlig begæring.

Artikel 6

Dokumenter, hvori der kan gives aktindsigt efter begæring

1. Dokumenter, som Parlamentet udarbejder eller modtager uden for de lovgivningsmæssige procedurer, er så vidt muligt direkte tilgængelige for borgerne gennem registret, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Når det ikke er muligt at få direkte adgang til hele teksten i et dokument indført i registret, enten fordi dokumentet ikke er til rådighed i elektronisk form, eller fordi undtagelserne i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, kan den, der ønsker aktindsigt, fremsætte begæring herom enten skriftligt eller ved hjælp af den elektroniske formular, der forefindes på registrets hjemmeside i Europarl.

3. Dokumenter, som Parlamentet har udarbejdet eller modtaget før ikrafttrædelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001, og hvortil der derfor ikke er henvisninger i registret, er tilgængelige efter skriftlig eller elektronisk begæring, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordningens artikel 4 og 9.

4. Parlamentet yder borgerne vejledning online vedrørende den nærmere fremgangsmåde for fremsættelse af begæringer om aktindsigt.

AFSNIT II

OPRINDELIGE BEGÆRINGER

Artikel 7

Begæringer, der er omfattet af regulativet

Regulativet finder anvendelse på enhver begæring om aktindsigt i et dokument fra Europa-Parlamentet, der er fremsat under anvendelse af den formular, som findes på det elektroniske dokumentregisters hjemmeside, eller med eksplicit henvisning til retten til aktindsigt, som fastsat ved forordning (EF) nr. 1049/2001. Dog er begæringer, som er baseret på en særlig adgangsret, som indført ved navnlig Parlamentets forretningsorden, finansforordningen, forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af personoplysninger og tjenestemandsvedtægten, ikke omfattet af dette direktiv.

Artikel 8

Indgivelse af begæringer om aktindsigt

1. Begæring om aktindsigt indgives skriftligt, pr. fax eller elektronisk på et af de sprog, der er omhandlet i artikel 342 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

2. Begæringer i elektronisk form indgives så vidt muligt under anvendelse af den elektroniske formular, der forefindes på registrets hjemmeside og den online-vejledning, som er indført for at gøre det lettere at fremsætte en sådan begæring.

3. Begæringen skal være affattet tilstrækkelig præcist og skal navnlig indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokumenter, samt navn og adresse på den, der fremsætter begæringen.

4. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder Parlamentet den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 9

Behandling af oprindelige begæringer

1. Enhver begæring om aktindsigt i et dokument, som Parlamentet er i besiddelse af, fremsendes samme dag, som den registreres, til den kompetente enhed, der bekræfter modtagelsen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist.

2. Vedrører begæringen et dokument, som Parlamentet har udarbejdet, og som en af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse på, eller er det nødvendigt at identificere eller finde frem til det pågældende dokument, henvender den kompetente enhed sig til den tjenestegren eller det organ, der har udarbejdet dokumentet. Tjenestegrenen eller organet fremsætter inden fem arbejdsdage forslag til den videre behandling af begæringen.

Artikel 10

Høring af tredjemand

1. Vedrører begæringen dokumenter fra tredjemand, undersøger den kompetente enhed, eventuelt sammen med den tjenestegren, der er i besiddelse af de pågældende dokumenter, om en af undtagelserne i artikel 4 eller 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

2. Viser undersøgelsen, at der må gives afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter på grundlag af en af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, fremsendes det negative svar til den, der har fremsat begæringen om aktindsigt, uden at den tredjemand, hvorfra dokumenterne hidrører, høres.

3. Den kompetente enhed efterkommer begæringen om aktindsigt uden at høre tredjemand, når:

— det eller de pågældende dokumenter allerede er gjort offentligt tilgængelige af den, fra hvem dokumenterne hidrører, i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser

— offentliggørelsen af dokumenternes indhold eller eventuelt dele heraf ikke klart skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

4. I alle andre tilfælde høres tredjemand, som har en frist på fem arbejdsdage til at gøre indsigelse for at afgøre, om en af undtagelserne i artikel 4 eller 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

5. Foreligger der ikke et svar inden for den fastsatte frist, eller er det ikke muligt at finde frem til eller identificere den tredjemand, hvorfra dokumentet eller dokumenterne hidrører, træffer Parlamentet afgørelse i overensstemmelse med undtagelsesordningen i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 under hensyntagen til tredjemands legitime interesser på grundlag af de oplysninger, Parlamentet er i besiddelse af.

Artikel 11

Svarfrist

1. Når der gives aktindsigt, udleverer den kompetente enhed de pågældende dokumenter inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen.

2. Hvis Parlamentet ikke kan give aktindsigt i de ønskede dokumenter, begrunder det skriftligt, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser den, der har ønsket aktindsigt, om retten til at genfremsætte begæringen.

3. Den, der har fremsat begæringen, har i så fald 15 arbejdsdage fra modtagelsen af svaret til at genfremsætte begæringen.

4. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

5. Har Parlamentet ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.

Artikel 12

Kompetent myndighed

1. De oprindelige begæringer, der indgives til Parlamentet, behandles af generalsekretæren under ansvar over for den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, jf. forretningsordenens artikel 104, stk. 4 og 6.

2. Svar, hvorved oprindelige begæringer tages til følge, fremsendes til den, der har fremsat begæringen, af generalsekretæren eller den kompetente enhed under generalsekretærens myndighed.

3. Generalsekretæren træffer afgørelse om afslag på oprindelige begæringer efter forslag fra den kompetente enhed og efter høring af det organ, der har udarbejdet dokumentet. Afgørelsen begrundes. Enhver afgørelse om afslag fremsendes til orientering til den ansvarlige næstformand.

4. Generalsekretæren eller den kompetente enhed kan til enhver tid anmode Juridisk Tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse om den videre behandling af en begæring om aktindsigt.

AFSNIT III

GENFREMSATTE BEGÆRINGER

Artikel 13

Genfremsættelse af begæringer

1. Genfremsættelse af en begæring om aktindsigt skal ske inden 15 arbejdsdage efter modtagelsen af et svar, hvorved der gives helt eller delvis afslag på aktindsigt i det ønskede dokument, eller efter svarfristens udløb, hvis der ikke er givet noget svar på den oprindelige begæring.

2. Genfremsatte begæringer skal opfylde de formelle krav til oprindelige begæringer i artikel 8 i denne afgørelse.

Artikel 14

Behandling og høringer

1. Genfremsatte begæringer registreres, og eventuelle høringer gennemføres efter den fremgangsmåde, der er fastsat i artikel 9 og 10 i denne afgørelse.

2. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen giver Parlamentet enten aktindsigt i dokumentet eller begrunder skriftligt eller ad elektronisk vej, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

3. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

Artikel 15

Kompetent myndighed

1. Bemyndigelsen til at svare på genfremsatte begæringer ligger hos Præsidiet. Den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, træffer afgørelse om genfremsatte begæringer på vegne af Præsidiet og under Præsidiets bemyndigelse.

2. Næstformanden er forpligtet til at underrette Præsidiet om sin afgørelse på Præsidiets første møde, efter at afgørelsen er blevet truffet, og efter at den, der har fremsat begæringen, er blevet underrettet. Hvis næstformanden skønner det nødvendigt, kan han inden for de fastsatte frister forelægge forslaget til afgørelse for Præsidiet, især hvis svaret rejser principspørgsmål om Europa-Parlamentets åbenhed. Næstformanden skal rette sig efter Præsidiets afgørelse i sit svar til den, der har fremsat begæringen.

3. Næstformanden og Præsidiet træffer afgørelse på grundlag af det forslag, som generalsekretæren har pålagt den kompetente enhed at udarbejde. Enheden kan anmode den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse, som skal afgives inden for tre arbejdsdage.

4. Juridisk Tjeneste kan anmodes om at behandle udkastet til svar og afgiver i givet fald udtalelse inden for tre arbejdsdage.

Artikel 16

Adgang til klage og domstolsprøvelse

1. Afslår Parlamentet helt eller delvis en begæring om aktindsigt, oplyser det den, der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af dets afgørelse og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

2. Er der ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse eller indgive klage efter bestemmelserne i stk. 1.

AFSNIT IV

INDFØRELSE I DET ELEKTRONISKE DOKUMENTREGISTER AF OG AKTINDSIGT I FØLSOMME DOKUMENTER

Artikel 17

Indførelse af følsomme dokumenter i det elektroniske dokumentregister

1. Følsomme dokumenter, som defineret i artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, indføres i registret, hvis den, fra hvem dokumentet hidrører, giver sit samtykke. De personer eller organer i Parlamentet, der modtager det følsomme dokument fra tredjemand, vurderer, hvilke henvisninger der kan gives til dokumentet i registret. De pågældende personer eller organer rådfører sig med den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, generalsekretæren eller i givet fald formanden for det berørte parlamentsudvalg.

2. Ethvert dokument, som Parlamentet udarbejder, og hvori der henvises til et følsomt dokument, indføres kun i registret med tilladelse fra næstformanden med ansvar for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt. Henvisningerne til et sådant dokument fastlægges på samme betingelser som fastsat i stk. 1.

Artikel 18

Behandling af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter

Generalsekretæren forelægger begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter for den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, og som har bemyndigelse til at træffe afgørelse om oprindelige begæringer. Bemyndigelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer ligger hos Præsidiet, der kan delegere kompetencen til formanden. Den ansvarlige næstformand og Præsidiet eller formanden rådfører sig med generalsekretæren eller i givet fald formanden for det berørte parlamentsudvalg. Der gælder de samme betingelser og frister som for de øvrige begæringer om aktindsigt.

Artikel 19

Personer, der har ret til at få kendskab til følsomme dokumenter

Følgende personer hat ret til at få kendskab til følsomme dokumenter ved behandlingen af begæringer om aktindsigt heri: formanden, den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, formanden for det direkte berørte parlamentsudvalg, generalsekretæren og behørigt bemyndiget personale i den kompetente enhed, medmindre der kræves særlig tilladelse i henhold til aftaler indgået med de andre institutioner.

Artikel 20

Beskyttelse af følsomme dokumenter

Følsomme dokumenter er undergivet strenge sikkerhedsregler, således at det sikres, at de behandles fortroligt i Parlamentet. Til dette formål tages der i disse regler hensyn til de interinstitutionelle aftaler.

AFSNIT V

UDLEVERING AF DOKUMENTER

Artikel 21

Gebyrer

1. Som supplement til bestemmelserne i artikel 10, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan den, der har fremsat begæring om aktindsigt, pålægges et gebyr på 0,10 euro pr. side plus porto for dokumenter på mere end 20 sider. Gebyret for andre medieformer fastsættes af generalsekretæren fra sag til sag, men må ikke overstige et rimeligt beløb.

2. Publikationer er ikke omfattet af denne afgørelse, men har deres egen gebyrordning.

AFSNIT VI

ANVENDELSE

Artikel 22

Anvendelse

Denne afgørelse anvendes under overholdelse og med forbehold af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 og Europa-Parlamentets forretningsorden.

Artikel 23

Revision

Afgørelsen tages op til revision, mindst hver gang forordning (EF) nr. 1049/2001 ændres.

Artikel 24

Ikrafttrædelse

Afgørelsen træder i kraft på datoen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende (6).

(1) EFT C 374 af 29.12.2001, s. 1.

(2) Konsolideret af Præsidiet den 3. maj 2004.

(3) Ændret af Præsidiet den 26. september 2005 og offentliggjort i EUT C 289 af 22.11.2005, s. 6.

(4) Ændret af Præsidiet den 22. juni 2011 og offentliggjort i EUT C 216 af 22.7.2011, s. 19.

(5) Den 3. december 2001.

(6) Den 29. december 2001, den 22. november 2005 og den 22. juli 2011.