DA Den Europæiske Unions Tidende L 306/45

KOLLEGIETS BESLUTNING 2009-8

om vedtagelse af finansforordningen, der gælder for Eurojust

EUROJUST-KOLLEGIET —

som henviser til Rådets afgørelse af 28. februar 2002 om oprettelse af Eurojust for at styrke bekæmpelsen af grov kriminalitet (2002/187/RIA) (1), som ændret ved Rådets afgørelse (2003/659/RIA) (2) og i særdeleshed, hvad angår artikel 37 heraf, og

som henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2003 (3) af 23. december 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, som ændret ved Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 (4),

idet det bemærkes, at:

(1) Efter at rammefinansforordningen er blevet ændret ved forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008, er det nødvendigt at tilpasse Eurojusts finansielle regler for at bringe dem i overensstemmelse med den ændrede rammefinansforordning.

(2) Eurojust er et selvstændigt retssubjekt, som har det fulde ansvar for at udarbejde og implementere sit eget budget.

(3) Det er nødvendigt at definere reglerne for udarbejdelse og implementering af Eurojusts budget samt de regler, der styrer regnskabsaflæggelse og revision af regnskabet.

(4) Det er også nødvendigt at definere de beføjelser og det ansvar, som Eurojusts kollegie, den anvisningsberettigede, regnskabsføreren, forskudsbestyreren og den interne revisor har.

(5) Der skal etableres effektive kontrolsystemer med henblik på at beskytte de Europæiske Fællesskabers økonomiske interesser.

(6) Da Eurojust er finansieret af årlige tilskud, som konteres Fællesskabets budget, skal tidsplanen for etablering af budgettet, aflæggelse af regnskabet og tildeling af decharge stemme overens med de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning.

(7) Af samme årsag skal Eurojust opfylde de samme krav som Fællesskabets institutioner med hensyn til tildeling af offentlige aftaler og bevillinger. I denne sammenhæng er en henvisning til de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning tilstrækkelig.

(8) Finansforordningen skal afspejle de specifikke krav, der stilles til Eurojust som et civilretligt samarbejdsorgan. Den bør tage det følsomme arbejde, der udføres af Euro-just, i betragtning, i særdeleshed i forbindelse med undersøgelser og retsforfølgelser.

(9) Den ændrede finansforordning, der gælder for Eurojusts budget, skal vedtages enstemmigt af kollegiet, efter at Kommissionen har givet sit samtykke til ændringerne.

(10) Kommissionen har givet sit samtykke til nærværende forordning, herunder afvigelsen fra rammefinansforordningen —

HAR UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

AFSNIT I

GENSTAND

Artikel 1

Denne forordning fastlægger det hovedprincip og de regler, der styrer etablering og implementering af Eurojusts budget.

Artikel 2

I denne forordning forstås ved:

1) »Grundretsakten«: Rådets afgørelse af 28. februar 2002 om oprettelse af Eurojust for at styrke bekæmpelsen af grov kriminalitet (2002/187/RIA), senest ændret ved Rådets afgørelse af 18. juni 2003 (2003/659/RIA)

2) »Eurojust«: den civilretlige samarbejdsenhed, der er etableret som følge af Grundretsakten for Eurojust, som et organ under Den Europæiske Union

3) »kollegie«: den enhed, der henvises til i artikel 10, stk. 1, i Grundretsakten for Eurojust

4) »direktør«: den person, der henvises til i artikel 29 og artikel 36, stk. 1, i Grundretsakten for Eurojust

5) »ansatte«: direktøren samt det personale, der henvises til i artikel 30 i Grundretsakten for Eurojust

6) »budget«: Eurojusts budget, som der henvises til i artikel 34 i Grundretsakten for Eurojust

7) »budgetmyndighed«: Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union

8) »den generelle finansforordning«: Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget

9) »rammefinansforordning«: forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002

10) »gennemførelsesbestemmelserne i den generelle finansforordning«: Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002, om om gennemførelsesbestemmelserne til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (5)

11) »gennemførselsbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust«: gennemførselsbestemmelserne i nærværende forordning

12) »de finansielle bestemmelser for Eurojust«: Grundretsakten for Eurojust, nærværende finansforordning og gennemførselsbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust

13) »vedtægten«: ordninger og forordninger, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

AFSNIT II

BUDGETPRINCIPPER

Artikel 3

Eurojusts budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning og under overholdelse af principperne om enhed og korrekthed, etårighed, ligevægt, regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering og forsvarlig økono-misk forvaltning, som kræver effektiv og produktiv intern kontrol samt klarhed og åbenhed.

KAPITEL 1

Principperne om enhed og realistisk budget

Artikel 4

Budgettet er det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for gennemførelse af Grundretsakten for Eurojust.

Artikel 5

Budgettet omfatter:

a) egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer og — uden præjudice for artikel 51 — de renter, som Eurojust måtte modtage for sine tjenester i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter

b) indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor organet har sæde

c) et tilskud ydet af De Europæiske Fællesskaber

d) formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 19, stk. 1

e) udgifter for Eurojust, herunder administrative udgifter.

Artikel 6

1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en budgetpost.

2. Der må ikke opføres bevillinger på budgettet, der ikke svarer til en udgift, der skønnes nødvendig.

3. Der kan ikke indgås forpligtelse eller udstedes betalingsanvisning for en udgift ud over de bevillinger, der er godkendt i henhold til budgettet.

KAPITEL 2

Princippet om etårighed

Artikel 7

Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

Artikel 8

1. Budgettet omfatter opdelte bevillinger og ikke-opdelte bevillinger, der giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.

2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i det pågældende regnskabsår.

3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser, der er indgået i løbet af regnskabsåret og/eller tidligere regnskabsår.

4. Administrationsbevillingerne er ikke-opdelte bevillinger. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end ét regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres budgettet for det regnskabsår, hvori de afholdes.

Artikel 9

1. Eurojusts indtægter, som omhandlet i artikel 5, opføres på regnskabet for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der er oppebåret i løbet af regnskabsåret.

2. Eurojusts indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.

3. De afsatte bevillinger på budgettet for et regnskabsår kan kun anvendes til dækning af udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt i det pågældende regnskabsår, samt til dækning af skyldige beløb som følge af forpligtelser fra tidligere regnskabsår.

4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.

5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.

Artikel 10

1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder.

De kan imidlertid fremføres, dog kun til det følgende regnskabsår, hvis kollegiet træffer beslutning herom senest den 15. februar i overensstemmelse med bestemmelserne i stk. 2-7.

2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for overførsel.

3. For så vidt angår forpligtelsesbevillinger samt ikke-opdelte bevillinger, som der ved regnskabsårets afslutning endnu ikke er indgået forpligtelser for, kan fremførslen vedrøre beløb svarende til de forpligtelsesbevillinger, for hvilke hovedparten af de forberedende stadier af forpligtelsesproceduren, som skal defineres i gennemførelsesbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust, er afsluttet pr. 31. december; der kan indgås forpligtelser for disse beløb til og med den 31. marts det følgende år.

4. For så vidt angår betalingsbevillinger, kan fremførslen vedrøre beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de bevillinger, der er opført under de pågældende poster på budgettet for det følgende regnskabsår, ikke kan dække behovet. Eurojust skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.

5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets afslutning, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.

6. Fremførte bevillinger, for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i regnskabsår N + 1, annulleres automatisk.

De således fremførte bevillinger fremgår af regnskabet.

7. Disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 19, fremføres automatisk. Senest den 1. juni i år N + 1 informerer Eurojust Kommissionen om gennemførslen af de fremførte formålsbestemte indtægter.

Disponible bevillinger, der svarer til fremførte formålsbestemte indtægter, skal anvendes først.

Artikel 11

Når forpligtelser — som følge af, at de aktioner, hvortil bevillingerne er afsat, ikke eller kun delvis er gennemført — annulleres i et senere regnskabsår end det regnskabsår, i hvilket der blev indgået forpligtelser, bortfalder de tilsvarende bevillinger.

Artikel 12

Der kan indgås forpligtelser for bevillingerne på budgettet med virkning fra 1. januar, så snart budgettet er blevet endeligt vedtaget.

Artikel 13

1. For løbende forvaltningsudgifter kan der fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser kan dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som kollegiet har fastlagt under den tilsvarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, som ikke er principielt godkendt i det sidste behørigt vedtagne budget.

2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.

Artikel 14

1. Er budgettet ikke vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder nedenstående regler anvendelse på forpligtelser og betalinger vedrørende udgifter, der ville have kunnet konteres under en bestemt budgetpost i forbindelse med gennemførelsen af det seneste behørigt vedtagne budget.

2. Der kan for hvert kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløbende måned.

Der kan for hvert kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel.

Det loft for bevillingerne, der er fastsat i oversigten over indtægter og udgifter, kan ikke overskrides.

3. Hvis kontinuiteten i Eurojusts virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan kollegiet, på direktørens anmodning, bevilge to eller flere foreløbige tolvtedele til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed efter stk. 1 og 2.

De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.

KAPITEL 3

Princippet om balance

Artikel 15

1. Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.

2. Forpligtelsesbevillingerne kan ikke overstige beløbet for Fællesskabets tilskud, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 5.

3. Eurojust kan ikke optage lån.

4. Fællesskabets midler, der udbetales til Eurojust, udgør i forhold til dettes budget et tilskud til opnåelse af balance, som har karakter af en forfinansiering, jf. artikel 81, stk. 1, litra b), nr. i), i den generelle finansforordning.

5. Eurojust gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte udgifter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger Eurojust detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.

Artikel 16

1. Hvis saldoen for opgørelsen over resultatet, jf. artikel 81, er positiv, betales den tilbage til Kommissionen indtil et beløb svarende til det fællesskabstilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret. Den del af saldoen, som overstiger det fællesskabstilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret, opføres på budgettet for det følgende regnskabsår som indtægt. Eurojust fremlægger senest den 31. marts i år N det anslåede driftsoverskud fra år N-1, der skal tilbageføres til Fællesskabets budget senere i år N, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende overskuddet i år N-2. Disse oplysninger skal Kommissionen tage behørigt hensyn til, når den vurderer Eurojusts finansielle behov i år N + 1.

Forskellen mellem det fællesskabstilskud, der er opført på De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt »det almindelige budget«), og det tilskud, der rent faktisk er udbetalt til organet, annulleres.

2. Hvis den saldo, der fremkommer på den resultatopgørelse, der er omhandlet i artikel 81, er negativ, opføres den på budgettet for det følgende regnskabsår.

3. Indtægter eller betalingsbevillinger opføres på budgettet under budgetbehandlingen gennem forelæggelse af en ændringsskrivelse og under budgettets gennemførelse ved ændringsbudget.

KAPITEL 4

Princippet om én regningsenhed

Artikel 17

Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i euro.

Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i nationale valutaer på nærmere vilkår, der fastlægges i gennemførselsbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust.

KAPITEL 5

Princippet om bruttoopgørelse

Artikel 18

Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 19. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 21.

Artikel 19

1. Følgende kategorier af indtægter er formålsbestemt til finansiering af bestemte former for udgifter:

a) indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og arv

b) bidrag fra medlemsstaterne, tredjelande og diverse organer til Eurojusts aktiviteter, hvis dette er forudset i den aftale, der er indgået mellem Eurojust og de pågældende medlemsstater, tredjelande og organer

c) indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser og bygge- eller anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 5, litra a)

d) indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for fællesskabsinstitutioner eller andre fællesskabsorganer

e) indtægter fra tilbagebetaling af uretmæssigt udbetalte beløb

f) indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller skrottes, når den bogførte værdi er helt afskrevet

g) forsikringserstatninger

h) indtægter i forbindelse med udlejning

i) indtægter fra salg af publikationer og film også på elektroniske medier.

1a. I den relevante basisretsakt kan det også foreskrives, at de forventede indtægter er formålsbestemt til finansiering af bestemte former for udgifter.

2. Enhver indtægt efter stk. 1 litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.

3. Budgettet skal indeholde posteringsmuligheder for de kategorier af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i stk. 1 og 1a, og beløbet skal så vidt muligt anføres.

Artikel 20

1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for Eurojust, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og arv.

2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra kollegiet, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis kollegiet ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.

Artikel 21

1. De følgende fradrag kan trækkes fra betalingsanmodninger, fakturaer eller opgørelser, som i så tilfælde betales med nettobeløbet:

a) sanktioner, der pålægges parter til indkøbskontrakter eller låntagere

b) prisnedslag, bonusser og rabatter på individuelle fakturaer og betalingsanmodninger

c) renter af udbetalingen af forfinansieringer.

Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og betalingsanmodninger opføres ikke som Eurojusts indtægter.

2. Priser på varer og andre tjenesteydelser leveret til Eurojust skal opføres på budgettet med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes

a) enten af medlemsstaterne i henhold til protokollen om De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, af værtslandet på basis af hjemstedsaftalen eller andre relevante aftaler

b) eller af en medlemsstat eller af tredjelande i henhold til relevante aftaler.

Nationale afgifter, som Eurojust eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til første afsnit, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de pågældende medlemsstater.

3. En eventuel negativ saldo opføres som en udgift på budgettet.

4. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under budgetgennemførelsen. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets saldo.

KAPITEL 6

Princippet om specificering

Artikel 22

Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler; kapitlerne underinddeles i artikler og konti.

Artikel 23

1. Direktøren kan foretage overførsler fra en et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsning og fra et afsnit til at andet dog højest på 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.

2. Ud over grænsen, som er omtalt i stk. 1, kan direktøren foreslå kollegiet, at der foretages bevillingsoverførsler fra et afsnit til et andet. Kollegiet har en frist på en måned til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler; efter denne frist anses overførslen som vedtaget.

3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2 ledsages af relevante og detaljerede understøttende dokumenter med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.

4. Direktøren informerer Kollegiet så hurtigt som muligt om alle overførsler, der er foretaget. Han/hun informerer budgetmyndigheden om alle udførte overførsler under stk. 2.

Artikel 24

1. Der kan kun overføres bevillinger til budgetlinjer, hvorunder der på budgettet er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).

2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.

KAPITEL 7

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 25

1. Budgetbevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som Eurojust anvender til gennemførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.

Princippet om produktivitet drejer sig om at sikre et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.

Princippet om effektivitet drejer sig om at nå de opstillede specifikke mål og de forventede resultater.

3. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som budgettet omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer fastsat for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og Eurojusts direktør fremsender oplysninger til kollegiet. Disse oplysninger fremsendes snarest muligt hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager det foreløbige budgetforslag.

4. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager Eurojust regelmæssigt forudgående og efterfølgende evalueringer af programmer eller foranstaltninger. Disse evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne af evalueringerne meddeles kollegiet.

5. De målsætninger og foranstaltninger, der er anført i paragraf 3 og 4, skal ikke finde anvendelse for sagsrelateret arbejde.

Artikel 25a

1. Budgettet gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2. I forbindelse med gennemførslen af budgettet defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for at følgende målsætninger opfyldes:

a) effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne

b) pålidelig rapportering

c) beskyttelse af aktiver og oplysninger

d) forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder

e) tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.

KAPITEL 8

Princippet om klarhed og åbenhed

Artikel 26

1. Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om klarhed og åbenhed.

2. En oversigt over budgettet og ændringsbudgetterne offentliggøres i deres endeligt vedtagne form i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.

Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de fem vigtigste udgiftsposter i det administrative budget og driftsbudgettet, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte omregnet til helårsarbejdere, som der er budgetteret bevillinger til, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.

3. Budgettet, herunder stillingsfortegnelsen og ændringsbudgetterne samt oplysninger om antallet af kontraktsatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til budgetmyndigheden, Revisionsretten og Kommissionen til orientering, og offentliggøres på Eurojusts hjemmeside på internettet senest fire uger efter vedtagelsen.

4. Eurojust stiller på sin hjemmeside på internettet oplysninger til rådighed om modtagerne af midler fra dets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 74b. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Grundretsakten og procedurereglerne for behandling og beskyttelse af personoplysninger.

Såfremt oplysningerne kun offentliggøres i anonym form, giver Eurojust på anmodning Europa-Parlamentet oplysninger om de pågældende modtagere på en passende måde.

AFSNIT III

OPSTILLING AF BUDGETTET OG STRUKTUR

KAPITEL 1

Budgettets opstilling

Artikel 27

1. Budgettet opstilles i overensstemmelse med bestemmelserne i Grundretsakten for Eurojust.

2. Hvert år skal direktøren udarbejde og fremsende et foreløbigt udkast til over-slag over udgifter og indtægter for Eurojust for det følgende regnskabsår til kollegiets godkendelse.

3. Kollegiet sender hvert år senest den 10. februar Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over udgifter og indtægter for Eurojust samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, på basis af det foreløbige udkast til overslag, der er udarbejdet af direktøren. Kollegiet fremsender senest den 31. marts det endelige udkast til overslag til Kommissionen.

4. Overslaget over indtægter og udgifter for Eurojust skal indeholde:

a) en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne

b) i tilfælde af en ændring i antallet af stillinger, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om

c) et kvartalsoverslag over kasseud- og -indbetalinger

d) oplysninger om opfyldelsen af alle de målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter, samt de nye målsætninger, målt ved hjælp af indikatorer.

Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af Eurojusts foreslåede budget i forhold til dets budget for år N vil kunne indebære.

5. Senest den 31. marts skal Eurojust sende følgende til Kommissionen og budgetmyndigheden:

a) sit udkast til arbejdsprogram

b) sin ajourførte flerårige plan for personalepolitikken, der fastlægges efter Kommissionens retningslinjer

c) oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte for år N-1 og N samt et overslag for år N + 1

d) oplysninger om naturaliebidrag fra værtsmedlemsstaten til Eurojust

e) et overslag over saldoen for opgørelsen over resultatet for år N-1, jf. artikel 81.

Som led i proceduren for vedtagelse af det almindelige budget sender Kommissionen Eurojusts overslag til budgetmyndigheden og foreslår det tilskud til Eurojust og det personale, som den mener, at Eurojust har brug for. Kommissionen fremlægger udkastet til Eurojusts stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte omregnet til helårsansatte, som der foreslås bevillinger til.

6. Budgetmyndigheden vedtager Eurojusts stillingsfortegnelse samt enhver senere ændring af denne under overholdelse af bestemmelserne i artikel 32, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til Sektion III — Kommission — i det almindelige budget.

7. Budgettet og stillingsfortegnelsen skal vedtages af Kollegiet. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af det almindelige budget, der angiver tilskuddet og stillingsfortegnelsen, og justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.

Artikel 28

Enhver ændring af budgettet, herunder af stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som det oprindelige budget, i overensstemmelse med bestemmelserne i Grundretsakten for Eurojust og artikel 27.

KAPITEL 2

Budgettets struktur og udformning

Artikel 29

Budgettet omfatter oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter

Artikel 30

I det omfang, hvor arten af Eurojusts aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af Eurojust og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.

Artikel 31

Budgettet viser:

1) i oversigten over indtægterne: a) overslag over Eurojusts indtægter i det pågældende regnskabsår b) de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret N–2 c) relevante anmærkninger for hver indtægtspost.

2) i oversigten over udgifter: a) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det pågældende regnskabsår b) forpligtelses-og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og betalte udgifter i regnskabsåret N–2 c) en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår d) de relevante anmærkninger for hver underinddeling.

Artikel 32

1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 27, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger.

Dette er en absolut grænse for Eurojust; ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.

Dog kan kollegiet ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende to betingelser er opfyldt:

a) omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres

b) det samlede antal godkendte stillinger for hver stillingsfortegnelse må ikke overskrides.

2. Uanset stk. 1, andet afsnit, kan virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten, udlignes gennem nyudnævnelser. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer Eurojust hurtigst muligt passende foranstaltninger til at sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, litra b), overholdes.

AFSNIT IV

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

KAPITEL 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 33

Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. På eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med finansforordningen for Eurojust. Uden at dette berør den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager Eurojust i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til forebyggelse af svig. Sådanne aktiviteter må ikke påvirke Eurojusts operative arbejde som foreskrevet i Eurojusts beslutning og må især ikke indeholde adgang til eller transmission af sagsrelaterede dokumenter til OLAF.

Artikel 34

1. Direktøren kan uddelegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i Eurojust, der er omfattet af »Vedtægten«, på de betingelser, der er fastlagt ved finansforordningen for Eurojust. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.

2. Den, der foretager delegeringen, kan uddelegere modtagne beføjelser under de betingelser, der er fastsat i gennemførelses-bestemmelserne i forordningen for Eurojust. Enhver uddelegering kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.

Artikel 35

1. Det er forbudt de finansielle aktører, jf. kapitel 2 i dette afsnit, og alle andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelsen, forvaltning, revision eller kontrol, at foretage handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Eurojusts interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og forelægge sagen for den kompetente myndighed.

2. Der er tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med modtageren.

3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er kollegiet den hierarkisk foresatte.

Artikel 36

1. Budgettet gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet hans myndighed.

2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.

KAPITEL 2

Finansielle aktører

Afdeling 1 — Princippet om adskillelse af funktioner

Artikel 37

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

Afdeling 2 — Den anvisningsberettigede

Artikel 38

1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.

2. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

3. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på fastsatte fordringer.

4. Den anvisningsberettigede etablerer de minimumsstandarder, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust. Disse minimumsstandarder skal udarbejdes på basis af de standarder, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol.

Den anvisningsberettigede etablerer inden for sine tjenester bl.a. en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe ham med at forebygge risici i forbindelse med hans aktiviteter.

5. Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

6. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af budgettet. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, revision og kontrol. Under alle omstændigheder finder de detaljerede regler om beskyttelse af personoplysninger, som er fastlagt i Grundretsakten, og procedurereglerne for behandling og beskyttelse af personoplysninger ved Eurojust anvendelse.

Artikel 39

1. Ved iværksættelse af en transaktion som omhandlet i artikel 38, stk. 5, forstås samtlige handlinger som forberedelse til, at de kompetente anvisningsberettigede, der er omhandlet i artikel 33 og 34, vedtager handlingerne til budgetgennemførelsen.

2. Ved forudgående kontrol af en transaktion som omhandlet i artikel 38, stk. 5, forstås al forudgående kontrol, der iværksættes af den kompetente anvisningsberettigede for at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.

3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Kontrollen har til formål bl.a. at fastslå:

a) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser

b) anvendelsen af det i artikel 25 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.

I forbindelse med forudgående kontrol, kan den kompetente anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende til rutineudgifter til løn, pensioner, refundering af udgifter til tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.

I forholdet omtalt i den anden underparagraf skal den ansvarlige anvisningsberettigede, afhængig af sin risikovurdering udføre en passende efterfølgende kontrol i overensstemmelse med paragraf 4.

4. Formålet med en efterfølgende kontrol af bilag og, om nødvendigt, en kontrol på stedet er at sikre, at de transaktioner, der er finansieret over budgettet, er gennemført korrekt, og at specielt de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis og på grundlag af en risikoanalyse.

5. De tjenestemænd eller andre ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der foretager den i stk. 1 omhandlede iværksættelse, og de er ikke underordnet disse.

6. Enhver ansat med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence. Vedkommende skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af Eurojust og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.

Artikel 40

1. Den anvisningsberettigede redegør over for kollegiet for sin virksomhed i en årsberetning, ledsaget af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen, til bekræftelse af, at oplysningerne i beretningen giver et retvisende billede medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder.

Årsberetningen skal redegøre for resultaterne af hans transaktioner i forhold til de mål, der er opstillet for de ikke-sagsrelaterede transaktioner, risiciene i forbindelse med transaktionerne, en redegørelse for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og det interne kontrolsystems effektivitet og produktivitet. Den interne revisor, jf. artikel 71, gør sig bekendt med årsberetningen og med de øvrige fremlagte oplysninger.

2. Kollegiet fremsender hvert år senest den 15. juni en analyse og en evaluering af årsberetningen vedrørende det forrige regnskabsår til budgetmyndigheden og Revisionsretten. Denne analyse og evaluering medtages i årsberetningen for Eurojust i overensstemmelse med bestemmel-serne i Grundretsakten.

Artikel 41

Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans overordnede pålægger ham at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han skal overholde, underretter skriftligt direktøren eller, hvis denne ikke reagerer inden for en rimelig frist, den i artikel 47, stk. 4, omhandlede instans samt kollegiet. Er der tale om en ulovlig aktivitet, om svig eller om bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, underretter han de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Artikel 42

I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 34, finder artikel 38, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.

Afdeling 3 — Regnskabsføreren

Artikel 43

1. Kollegiet udnævner en regnskabsfører, der omfattet af vedtægten, og som er funktionelt uafhængig under udførelsen af det erhverv han i Eurojust ansvaret for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit VII

c) regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit VII

d) fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit VII, af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører

e) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisnings-berettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger, regnskabsføreren er bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt

f) likviditetsstyring.

2. Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der giver et retvisende billede af Eurojusts formue og budgetgennemførelsen.

2a. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han har rimelig sikkerhed for. at regnskabet giver et retvisende billede af Eurojusts økonomiske situation.

Med henblik herpå forvisser regnskabsføreren sig om, at regnskaberne er udarbejdet i overensstemmelse med de indførte regnskabsregler, metoder og regnskabssystemer, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.

Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for, for at udøve sine funktioner.

Den anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for, at de midler, han forvalter, anvendes korrekt, og for lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, han kontrollerer.

2b. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at gennemføre yderligere kontroller, som han anser for nødvendige for, at han kan underskrive regnskaberne.

Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.

2c. Regnskabsføreren for Eurojust underskriver dets årsregnskaber og sender dem til Kommissionens regnskabsfører.

3. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler og værdier, jf. dog stk. 4 i denne artikel og artikel 44. Han er ansvarlig for deres opbevaring.

4. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af hans opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til ansatte, der er omfattet af vedtægten, og som arbejder under hans ansvar. Regnskabsføreren skal underrette den anvisningsberettigede på forhånd i tilfælde, hvor det er den tilsigtede handlemåde.

5. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, som de befuldmægtigede er overdraget.

Afdeling 4 — Forskudsbestyreren

Artikel 44

Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 5, kan der oprettes forskudskonti, hvortil regnskabsføreren overfører de nødvendige midler, og som er underlagt forskudsbestyrere, han har udpeget.

Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige et beløb, som skal specificeres i gennemførelsesbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust for hver enkelt udgift eller indtægt.

Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 66, stk. 1a, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.

KAPITEL 3

De finansielle aktørers ansvar

Afdeling 1 — Generelle bestemmelser

Artikel 45

1. Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation eller subdelegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, inddrage den pågældende bemyndigelse, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

Den anvisningsberettigede kan på ethvert tidspunkt trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.

2. En regnskabsfører kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af kollegiet, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

Kollegiet udnævner en midlertidig regnskabsfører.

3. En forskudsbestyrer kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af regnskabsføreren, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

Artikel 46

1. Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 45 nævnte ansatte kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser og om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved Fællesskaberne eller i medlemsstaterne.

2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog bestemmelserne i artikel 47, 48 og 49. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, indbringes sagen de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Afdeling 2 — Bestemmelser for den anvisningsberettigede og anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation eller subdelegation

Artikel 47

1. Den anvisningsberettigede pådrager sig et økonomisk ansvar i henhold til vedtægten.

1a. Ifølge denne kan det pålægges tjenestemanden helt eller delvis at erstatte tab hvis:

a) den anvisningsberettigede konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse forsætligt eller groft uagtsomt undlader at følge denne forordning og gennemførselsbestemmelserne dertil

b) den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt undlader at udarbejde et dokument, der indebærer skabelse af en fordring, eller hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtægtsordrer, eller hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører institutionen et civilretligt ansvar over for tredjemand.

2. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler ham at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal han give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, kan sidstnævnte ikke drages til ansvar.

3. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten og produktiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

4. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet i overensstemmelse med artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning, udøver over for fællesskabsorganet de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre kollegiet træffer beslutning om at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere fællesskabsorganer. I forbindelse med sager, som forelægges af Eurojust, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et fællesskabsorgan.

På grundlag af udtalelsen fra denne instans træffer direktøren afgørelse om indledning af en disciplinær procedure eller rejsning af erstatningskrav. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse drager direktøren i tvivl, fremsender instansen den til kollegiet og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til panelets udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.

5. Det kan af enhver ansat kræves, at denne delvis eller fuldstændigt erstatter en skade, som Eurojust har lidt på grund af alvorlige personlige fejl, som den ansatte måtte have begået ved udøvelsen eller i forbindelse med udøvelsen af sin funktion i overensstemmelse med vedtægten.

Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.

Afdeling 3 — Bestemmelser for regnskabsførere og forskudsbestyrere

Artikel 48

Bl.a. nedenstående ansvarspådragende handlinger kan medføre, at der over for en regnskabsfører træffes disciplinære foranstaltninger eller rejses erstatningskrav efter de regler, der er fastsat i vedtægten:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed

b) ændring af bank- eller postgirokonti uden forudgående underretning af den anvisningsberettigede

c) inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.

Artikel 49

Bl.a. nedenstående ansvarspådragende handlinger kan medføre, at der over for en forskudsbestyrer træffes disciplinære foranstaltninger eller rejses erstatningskrav efter de regler, der er fastsat i vedtægten:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed

b) manglende dokumentation for de betalinger, han har foretaget

c) udbetaling til andre end de berettigede

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.

KAPITEL 4

Forvaltning af indtægter

Afdeling 1 — Generelle bestemmelser

Artikel 50

Eurojust forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af fællesskabstilskuddet, i henhold til artikel 15, stk. 5.

Artikel 51

De midler, som Kommissionen udbetaler til Eurojust som tilskud, er rentebærende til fordel for det almindelige budget.

Afdeling 2 — Overslag over fordringer

Artikel 52

Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for Eurojust, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

Afdeling 3 — Fastlæggelse af fordringer

Artikel 53

1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede eller den ved delegation anvisningsberettigede:

a) kontrollerer eksistensen af debitors gæld

b) fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollerer, at gælden er forfalden.

2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, skal fastlægges gennem udstedelse af en indtægtsordre, som meddeles regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der sendes til debitor. Disse to dokumenter udstedes og sendes af den kompetente anvisningsberettigede.

3. I de kontrakter og aftaler om tilskud som Eurojust indgår, fastsættes det, at enhver fordring, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, skal være rentebærende efter gennemførelsesbestemmelserne i den generelle finansforordning. I kontrakterne og aftalerne om tilskud henvises der udtrykkeligt til betingelsen om, at der skal betales morarenter til fællesskabsorganet, herunder morarentesatsen.

4. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt.

En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt.

Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktiske konstaterede fordringer.

Afdeling 4 — Anvisning af indtægter

Artikel 54

Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som han har fastlagt.

Afdeling 5 — Inddrivelse

Artikel 55

1. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

2. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, som den kompetente anvisningsberettigede på behørig måde har udstedt. Han skal sikre, at Eurojusts indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at deres krav bevares.

3. Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker helt eller delvist at afstå fra at inddrive en fastlagt fordring, skal han sikre sig, at afkaldet formelt er i orden og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet.

Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk ved en behørigt begrundet afgørelse truffet af den anvisningsberettigede. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere sådanne beslutninger, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.

Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.

4. Den kompetente anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt på grund af en retlig eller materiel fejl. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.

5. Den kompetente anvisningsberettigede tilpasser størrelsen af en fastlagt fordring i opadgående eller nedadgående retning, hvis fordringen på grund af en faktuel fejl skal ændres, for så vidt som denne korrektion ikke medfører, at den fastlagte fordring til fordel for Eurojust bortfalder. Denne korrektion kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.

Artikel 56

1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den kompetente anvisningsberettigede underrettes herom.

2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Artikel 57

1. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.

2. Regnskabsføreren kan i passende omfang inddrive Eurojusts fordringer ved modregning, hvor debitor selv i forhold til Eurojust har en fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, såfremt modregningen er retlig mulig.

Artikel 58

Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor og på følgende to betingelser:

a) debitoren forpligter sig til at betale rente efter den sats, der er fastsat i artikel 86 i gennemførelsesbestemmelserne for den generelle finansforordning i hele henstandsperioden regnet fra datoen i debetnotaen

b) for at beskytte Eurojusts interesser stiller han en finansiel sikkerhed for både hovedstol og rente af gælden.

Artikel 58a

Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives, hvori Eurojusts fordringer samles efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Han angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til Eurojusts beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.

Fællesskabsorganet udarbejder en oversigt over Eurojusts fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under hensyntagen til den relevante lovgivning om databeskyttelse.

Artikel 58b

Eurojusts fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for Eurojust er underlagt en forældelsesfrist på fem år, der fastlægges i de kontrakter og aftaler om tilskud, som Eurojust indgår.

Afdeling 6 — Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter

Artikel 59

Hvis Eurojust oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 5, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.

Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet at Kollegiet, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om Eurojusts fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i Eurojusts beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.

Når Eurojust anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.

Generelt leverer Eurojust først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. Hvis der undtagelsesvis er leveret en tjenesteydelse uden forudgående betaling af det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift, finder afdeling 3, 4 og 5 i dette kapitel anvendelse.

KAPITEL 5

Forvaltning af udgifter

Artikel 60

1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der træffes en finansieringsafgørelse. Dette gælder ikke for sagsrelateret arbejde.

3. Eurojusts arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt disse er klart identificeret og de grundliggende kriterier er nøje fastlagt. Arbejdsprogrammet skal omfatte detaljerede mål og resultatindikatorer.

4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.

Afdeling 1 — Indgåelse af udgiftsforpligtelser

Artikel 61

1. En budgetmæssig forpligtelse består i at give de bevillinger, der er nødvendige for at kunne gennemføre senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse.

2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.

3. Der er tale om en specifik budgetmæssig forpligtelse, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt.

4. Der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt.

5. En budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.

Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.

Artikel 62

1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet, skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

2. De samlede budgetforpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til 31. december i år N + 1.

Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år N.

Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den kompetente anvisningsberettigede den del af disse budgetmæssige forpligtelser, der ikke er omfattet af en retlig forpligtelse.

3. Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de tilsvarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter denne frist, frigøres efter bestemmelserne i artikel 11.

Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 67 i en periode på tre år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse.

Artikel 63

Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse, sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig:

a) at konteringen er korrekt

b) at bevillingerne er til stede

c) at udgiften er i overensstemmelse med finansforordningen for Eurojust

d) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

Afdeling 2 — Fastsættelse af udgifter

Artikel 64

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede:

a) kontrollerer kreditors adkomst

b) kontrollerer, at fordringen er forfalden

c) fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse.

Artikel 65

1. Enhver fastsættelse af en udgift bygger på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af konstaterede faktiske ydelser, faktisk foretagne leverancer eller faktisk udført arbejde eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger betalingen.

2. Beslutningen om betaling kommer til udtryk ved, at den kompetente anvisningsberettigede med sin underskrift attesterer påtegningen »kan betales«.

3. I et system, hvor der ikke anvendes edb, sker betalingsgodkendelsen ved anvendelse af et stempel forsynet med den kompetente anvisningsberettigedes underskrift. I et system, hvor der anvendes edb, sker betalingsgodkendelsen ved anvendelse af et password tilhørende den kompetente anvisningsberettigede.

Afdeling 3 — Anvisning af udgifter

Artikel 66

1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han har fastsat.

1a. Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, kan den anvisningsberettigede på grundlag af sin risikoanalyse give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.

2. Betalingsordren dateres og underskrives af den kompetente anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i over-ensstemmelse med artikel 38, stk. 6.

3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 90, stk. 1.

Afdeling 4 — Betaling af udgifter

Artikel 67

1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, jf. artikel 49 i den generelle finansforordning, og med kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én eller flere af følgende transaktioner:

a) betaling af hele det skyldige beløb

b) betaling af det skyldige beløb i form af i) forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger ii) en eller flere mellemliggende betalinger iii) betaling af saldoen af det skyldige beløb.

Forudfinansieringen afskrives helt eller delvis på de mellemliggende betalinger.

Den samlede forfinansiering og mellemliggende betaling afskrives på de resterende betalinger.

2. Ved bogføringen sondres der mellem de på betalingstidspunktet forskellige typer af betalinger, som omhandlet i stk. 1.

Artikel 68

Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.

Afdeling 5 — Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter

Artikel 69

Udgifter skal fastsættes, anvises og betales inden for de tidsfrister og efter de bestemmelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne i den generelle finansforordning.

KAPITEL 6

Edb-systemer

Artikel 70

Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af edb-systemer, kan underskrifter foretages elektronisk.

KAPITEL 7

Den interne revisor

Artikel 71

Eurojust har en intern revision. Den interne revisor skal udpeges og udøve sine beføjelser i overensstemmelse med artikel 38, stk. 2 og 3, i Grundretsakten for Eurojust.

Artikel 72

1. Den interne revisor rådgiver Eurojust med hensyn til risikostyring ved at afgive udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Han har til opgave:

a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

b) at vurdere effektiviteten og produktiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle budgetgennemførelsestransaktioner.

2. Den interne revisors hverv dækker hele Eurojusts virksomhed og alle dets tjenestegrene. Han har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af hans opgaver.

3. Den interne revisor aflægger rapport til kollegiet og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet. Disse sørger for, at henstillingerne følges op.

4. Den interne revisor forelægger Eurojust en årlig rapport over den interne revision med angivelse af bl.a. antallet og typen af de interne revisioner, der er foretaget, af fremsatte henstillinger og af den opfølgning, der er foretaget af disse henstillinger. Den årlige rapport omhandler desuden de systemrelaterede problemer, der er konstateret af den specialiserede instans, der er oprettet i henhold til artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning.

5. Eurojust sender hvert år dechargemyndigheden og Kommissionen en beretning, der er udarbejdet af direktøren for fællesskabsorganet, og som opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.

6. Nærværende artikel skal ikke finde anvendelse for sagsrelateret arbejde og dokumenter.

Artikel 73

Den interne revisors ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne i finansforordningen for Eurojust i overensstemmelse med artikel 87 i den generelle finansforordning.

AFSNIT V

INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER

Artikel 74

1. Hvad angår indgåelsen af offentlige aftaler finder de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning samt gennemførelsesbestemmelserne anvendelse, jf. dog stk. 4-7 i denne artikel.

2. Eurojust kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i Kommissionens indgåelse af aftaler eller interinstitutionelle aftaler og i andre fællesskabsorganers indgåelse af aftaler.

3. Eurojust deltager i den fælles centrale database, som oprettes og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 95 i den generelle finansforordning.

4. Eurojust kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescenteret for Den Europæiske Unions organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (6), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af arbejder, som sidstnævnte leverer.

5. Uden præjudice for ovennævnte bestemmelser skal Eurojust være berettiget til at deltage i eller drage fordel af de indkøbsprocedurer, der varetages af værtslandet eller fællesskabsorganet eller en international organisation, forudsat at Eurojust i sine indkøbsprocedurer anvender standarder, der tilbyder garantier svarende til internationalt godkendte standarder, særligt med hensyn til klarhed og åbenhed, ikke-diskrimination og forebyggelse af interessekonflikt.

Direktøren alene har beføjelser til at anerkende ækvivalensen af garantier med internationalt godkendte standarder.

6. Med henblik på anvendelsen af artikel 101 i den generelle finansforordning skal det i udbuddet fastsættes, at Eurojust, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten kan undlade at indgå kontrakten eller kan annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse.

7. Med henblik på anvendelsen af artikel 103 i den generelle finansordning skal det i udbud, som iværksættes af Eurojust, fastsættes, at Eurojust kan suspendere proceduren og kan træffe de foranstaltninger, der måtte være nødvendige, herunder annullering af proceduren, på de betingelser, som er fastsat i den nævnte artikel.

Med henblik på anvendelsen af artikel 103 i den generelle finansforordning skal det i de kontrakter, som Eurojust indgår med erhvervsdrivende, fastsættes, at Eurojust kan træffe de foranstaltninger, som er anført i den nævnte artikel, på de betingelser, som er fastsat i samme artikel.

AFSNIT VA

PROJEKTER MED VÆSENTLIGE BUDGETMÆSSIGE KONSEKVENSER

Artikel 74a

Kollegiet underretter hurtigst muligt budgetmyndigheden om alle projekter, det agter at gennemføre, og som kan få væsentlige konsekvenser for finansieringen af dets driftsbudget, navnlig projekter vedrørende fast ejendom, såsom leje eller erhvervelse af ejendomme. Det underretter Kommissionen herom.

Hvis en af budgetmyndighedens to parter agter at afgive udtalelse om et projekt, meddeler den Eurojust dette inden for en frist på to uger efter modtagelsen af underretningen om projektet. Hvis Eurojust ikke modtager noget svar, kan det iværksætte det planlagte projekt.

Udtalelsen sendes til Eurojust senest fire uger efter meddelelsen i henhold til stk. 2.

AFSNIT VB

EKSPERTER

Artikel 74b

Artikel 265a i Gennemførelsesbestemmelserne i den generelle finansforordning finder tilsvarende anvendelse på udvælgelse af eksperter. Disse eksperter betales på grundlag af et fast beløb for at bistå Eurojust, navnlig i forbindelse med evaluering af forslag og ansøgninger om tilskud eller bud vedrørende indkøb, og for at yde teknisk bistand under opfølgningen og den endelige evaluering af projekter. Eurojust kan anvende de lister, som er udarbejdet af Kommissionen eller andre fællesskabsorganer.

AFSNIT VI

TILSKUD YDET AF EUROJUST

Artikel 75

1. Når Eurojust yder tilskud til offentlige myndigheder i forbindelse med Eurojusts udøvelse af opgaver i overensstemmelse med artikel 3 i Grundretsakten for Eurojust eller til udøvelsen af opgaver for det europæiske retlige netværk i henhold til artikel 26, stk. 2, litra b), i Grundsretsakten for Eurojust, eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 54, stk. 2 litra b), i den generelle finansforordning skal de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning finde anvendelse, jf. dog stk. 2 og 3 i denne artikel.

2. Der indgås skriftlig aftale om tilskuddene mellem Eurojust og modtageren.

3. Med henblik på anvendelsen af artikel 119, stk. 2 i den generelle finansforordning skal det i de aftaler om tilskud, som Eurojust indgår, fastsættes, at Eurojust kan suspendere eller reducere tilskuddet eller bringe det til ophør i de tilfælde, der er fastsat i artikel 183 i Gennemførelsesbestemmelserne i den generelle finansforordning, efter at modtageren har fået lejlighed til at fremsætte sine bemærkninger.

AFSNIT VII

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING

KAPITEL 1

Regnskabsaflæggelse

Artikel 76

Eurojusts årsregnskab omfatter:

a) årsopgørelsen for Eurojust

b) beretningen om gennemførelsen af fællesskabsorganets budget.

Eurojusts årsregnskab ledsages af en beretning om den budgetmæssige og finansielle forvaltning i regnskabsåret. Beretningen skal bl.a. redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.

Artikel 77

Regnskaberne skal være formelt rigtige, pålidelige og fuldstændige og give et retvisende billede:

a) for så vidt angår årsregnskaberne: af aktiver, passiver, udgifter og indtægter, fordringer og forpligtelser, der ikke er opført under aktiver og passiver, samt pengestrømme

b) for så vidt angår beretningen om budgetgennemførelsen: af alle foranstaltninger, der har givet anledning til indtægter og udgifter i forbindelse med gennemførelsen af budgettet.

Artikel 78

Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med følgende almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, jf. gennemførelsesbestemmelserne i den generelle finansforordning:

a) going concern

b) forsigtighed

c) kontinuitet i regnskabsmetoderne

d) anvendelse af sammenlignelige oplysninger

e) væsentlighed

f) bruttoprincippet

g) indhold frem for formalia

h) periodisering.

Artikel 79

1. Ifølge periodiseringsprincippet skal årsopgørelserne omfatte udgifter og indtægter, der vedrører regnskabsåret, uanset betalings- eller inkasseringstidspunkt.

2. Værdien af aktiver og passiver bestemmes efter de værdiansættelsesregler, der er fastsat ved regnskabsmetoderne i artikel 132 i den generelle finansforordning.

Artikel 80

1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:

a) balancen og resultatopgørelsen, der viser formuestillingen, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter det skema, der er fastsat i Rådets direktiv om årsregnskaberne for visse selskabsformer, idet der dog tages hensyn til de særlige forhold, der kendetegner Eurojusts virksomhed

b) pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo

c) opgørelsen over bevægelser på egenkapitalen, hvor der for hver post oplyses tilgang og afgang i løbet af regnskabsåret.

2. Bilaget til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med Eurojusts virksomhed.

Artikel 81

Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:

a) regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter; det opstilles efter samme skema som budgettet

b) bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.

Artikel 82

Regnskabsføreren sender senest den 1. marts i året efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab, ledsaget af beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning for det pågældende regnskabsår, jf. artikel 76 i denne forordning til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten, for at Kommissionens regnskabsfører kan foretage den regnskabsmæssige konsolidering som omhandlet i artikel 128 i den generelle finansforordning.

Regnskabsføreren sender også beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet og Rådet senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår.

Artikel 83

1. I henhold til artikel 129, stk. 1, i den generelle finansforordning fremsætter Revisionsretten senest den 15. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om det foreløbige årsregnskab for Eurojust.

2. Ved modtagelsen af Revisionsrettens bemærkninger til Eurojusts foreløbige årsregnskab, opstiller direktøren på eget ansvar det endelige årsregnskab for Eurojust i overensstemmelse med artikel 43 og sender det til kollegiet, som afgiver en udtalelse om årsregnskabet.

3. Direktøren fremsender senest den 1. juli i året efter det afsluttede regnskabsår dette endelige årsregnskab, ledsaget af kollegiets udtalelse, til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet. Førnævnte dokumenter skal afsendes inden for to uger efter, når Revisionsrettens bemærkninger modtages efter den 15. juni.

4. Eurojusts endelige årsregnskab, som er konsolideret med Kommissionens årsregnskab, offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i året efter det afsluttede regnskabsår.

5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. Eurojusts svar sendes samtidigt til Kommissionen.

KAPITEL 2

Regnskabsføring

Afdeling 1 — Fælles bestemmelser

Artikel 84

1. Eurojusts regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.

2. Regnskabet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.

3. Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet afsluttes ved regnskabsårets udgang med henblik på opstilling af det årsregnskab, der er omhandlet i kapitel 1.

4. Bestemmelserne i stk. 2 og 3 er ikke til hinder for, at den anvisningsberettigede desuden fører et omkostningsregnskab.

Artikel 85

De regnskabsregler og -metoder samt den harmoniserede budgetkontoplan, der skal anvendes af Eurojust, fastsættes af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 133 i den generelle finansforordning.

Afdeling 2 — Det almindelige regnskab

Artikel 86

I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for Eurojust.

Artikel 87

1. De enkelte kontobevægelser og kontienes saldi bogføres.

2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil der henvises.

3. Regnskabssystemet skal gøre det muligt at spore hver enkelt regnskabspostering.

Artikel 88

Eurojusts regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til datoen for forelæggelse af de endelige regnskaber de korrektioner, der er nødvendige for at sikre et formelt rigtigt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede; disse korrektioner må dog ikke medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende regnskabsår.

Afdeling 3 — Bevillingsregnskabet

Artikel 89

1. Bevillingsregnskabet gør det muligt i detaljer at følge gennemførelsen af budgettet.

2. Med det formål registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV i denne forordning omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.

KAPITEL 3

Formuefortegnelse

Artikel 90

1. Eurojust skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør Eurojusts formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.

Eurojust kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.

2. Salg af løsøre skal annonceres på passende måde.

AFSNIT VIII

EKSTERN REVISION OG DECHARGE

KAPITEL 1

Ekstern revision

Artikel 91

Revisionsretten reviderer Eurojusts regnskaber i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 248.

Artikel 92

1. Eurojust sender Revisionsretten det endeligt vedtagne budget. Det underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.

2. Eurojust sender Revisionsretten de bestemmelser, som det har vedtaget på det finansielle område.

3. Revisionsretten underrettes om udnævnelser af anvisningsberettigede, regnskabsførere og forskudsbestyrere samt om uddelegering af beføjelser, der sker med hjemmel i artikel 34, artikel 43, stk. 1 og 4, og artikel 44.

Artikel 93

Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 139-144 i den generelle finansforordning. Denne kontrol skal gennemføres på en sådan måde, at følsomme sagsrelaterede data beskyttes.

KAPITEL 2

Decharge

Artikel 94

1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 30. april i år N + 2 direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret N. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.

2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.

3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med kollegiet snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.

Artikel 95

1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle Eurojusts indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og Eurojusts aktiver og passiver som opført på balancen.

2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet Eurojusts regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for Eurojust samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.

3. Hvis Europa-Parlamentet anmoder om det, forelægger direktøren det, i lighed med, hvad der er fastsat i artikel 146, stk. 3, i den generelle finansforordning, alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.

Artikel 96

1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge, idet Eurojusts opgaver tages i betragtning.

2. Hvis Europa-Parlamentet eller Rådet anmoder om det, skal direktøren aflægge beretning om, hvilke foranstaltninger han har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Han fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisions-retten.

AFSNIT IX

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 97

Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har beføjelse til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.

Artikel 98

Kollegiet vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne for Eurojusts egen finansforordning.

Artikel 99

Denne forordning træder i kraft dagen efter vedtagelsen af kollegiet og skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende. Den skal erstatte Grundretsakten om Eurojusts finansforordning vedtaget den 20. april 2006.

Udfærdiget i Haag, den 27. marts 2009. José Luís LOPES DA MOTA Præsident for kollegiet

(1) EFT L 63 af 6.3.2002, s. 1.

(2) EUT L 245 af 29.9.2003, s. 44.

(3) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(4) EFT L 181 af 10.7.2008, s. 23.

(5) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 1.

(6) EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1.