INDHOLD "" ID="1">Indledning> ID="2">1.1 - 1.3"> ID="1">Generelle bemaerkninger> ID="2">2.1 - 2.3"> ID="1"> Adskillelse af funktionerne> ID="2">2.1 "> ID="1"> Forskudsforvaltningen> ID="2">2.2 - 2.3"> ID="1">Bemaerkninger om budgetgennemfoerelsen og forvaltningsregnskabet> ID="2">3.1 - 3.9"> ID="1"> Bevillingsoverfoersler> ID="2">3.1 - 3.3"> ID="1"> Udgifter> ID="2">3.4 - 3.5"> ID="1"> Indtaegter> ID="2">3.6 - 3.7"> ID="1"> Formaalsbestemt stoette> ID="2">3.8 - 3.9"> ID="1">Bemaerkninger om det almindelige regnskab og balancen> ID="2">4.1 - 4.3"> ID="1"> Anlaegsaktiver> ID="2">4.1 - 4.2"> ID="1"> Fordringer> ID="2">4.3 "> ID="1">Konklusion> ID="2">5.1 " ID="2">Side" ID="1">Bilag: Regnskabsaaret 1992 - Udnyttelse af de disponible bevillinger> ID="2">11"> ID="1">Instituttets svar> ID="2">12">

BERETNING om regnskabet for og forvaltningen af det Europaeiske Institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkaarene (Dublin-Instituttet) for regnskabsaaret 1992 med Instituttets svar (94/C 28/02)

1. INDLEDNING

1.1. Retten har revideret regnskabet for og den oekonomiske forvaltning af Det Europaeiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkaarene (Dublin-Instituttet) i overensstemmelse med reglerne for dette omraade(1) ().

1.2. Kommissionen indledte i december 1990(2) () proceduren for aendring af de finansielle bestemmelser, der fortrinsvis er baseret paa finansforordningen af 25. april 1973 vedroerende De Europaeiske Faellesskabers almindelige budget(3) (). Efter at Retten(4) () og Europa-Parlamentet(5) () havde afgivet udtalelse, forelagde Kommissionen den 27. marts 1992 de aendrede forslag(6) (). Raadet vedtog forordninger om aendringer af bestemmelserne den 30. juni 1993(7) ().

1.3. De disponible bevillinger for regnskabsaaret 1992 beloeb sig til 10,79 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 8,65 mio. ECU i henhold til indgaaede forpligtelser, og 1,90 mio. ECU er fremfoert til regnskabsaaret 1993. Det resterende beloeb paa 0,24 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregaaende regnskabsaar fremfoerte bevillinger er der afholdt betalinger for 1,96 mio. ECU, mens 0,10 mio. ECU er bortfaldet. I bilaget til denne beretning vises udnyttelsen af regnskabsaarets bevillinger og af de fra 1991 fremfoerte bevillinger fordelt paa kapitler.

2. GENERELLE BEMAERKNINGER

Adskillelse af funktionerne

2.1. Instituttet har fortsat omlaegningen af de administrative procedurer. Adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfoerer som fastsat i de finansielle bestemmelser er imidlertid stadig ikke fuldstaendig, isaer fordi forskudsbestyreren foretager registreringen af betalinger i Instituttets regnskab. Retten gjorde allerede opmaerksom paa dette forhold i beretningen for regnskabsaaret 1991(8) (), men der er ikke sket nogen aendring i regnskabsaaret 1992.

Forskudsforvaltningen

2.2. Betalinger (ekskl. vederlag) afholdt uden finansinspektoerens forudgaaende paategning i henhold til undtagelsesordningen med forskudsforvaltning udgjorde 24 % af de samlede betalinger i 1992 mod 29,5 % i 1991.

2.3. Uanset Rettens bemaerkninger(9) () registreredes betalinger over forskudsforvaltningen ogsaa i 1992 i Instituttets bogholderi under de forskellige budgetkonti, inden de blev paategnet af finansinspektoeren, hvilket er i strid med de finansielle bestemmelser.

3. BEMAERKNINGER OM BUDGETGENNEMFOERELSEN OG FORVALTNINGSREGNSKABET

Bevillingsoverfoersler

3.1. Retten konstaterede i Beretningen for Regnskabsaaret 1990, at oversigten over Instituttets indtaegter og udgifter ikke var opdelt i afsnit og kapitler som foreskrevet i artikel 15 i de finansielle bestemmelser, og at begrebet »kapitel« anvendtes i stedet for begrebet »afsnit«. Dette regelstridige forhold, der foerst vil blive bragt ud af verden i 1994, giver stoerre selvstaendighed med hensyn til bevillingsoverfoersler end fastsat i de finansielle bestemmelser, fordi det ikke er noedvendigt at indhente Kommissionens godkendelse i forbindelse med overfoersler »inden for et kapitel«.

3.2. Der blev foretaget overfoersler for et lidt lavere beloeb i 1992. Formaalsbestemmelsen er blevet aendret for i alt 1 216 500 ECU. Heraf overfoertes 1 032 000 ECU fra artikel til artikel, hvilket svarer til 9,6 % af det oprindelige budget mod 10,6 % i 1991.

3.3. De overfoersler, der burde have vaeret betragtet som overfoersler mellem kapitler i overensstemmelse med artikel 15 i de finansielle bestemmelser, udgjorde henholdsvis 138 000 ECU inden for »kapitel« 1 »Personaleudgifter« og 61 800 ECU inden for »kapitel« 2 »Administrationsudgifter«, svarende til i alt 46,9 % af de samlede overfoersler »inden for et kapitel«.

Udgifter

3.4. Retten har ved gennemgangen af en stikproeve af udgifter konstateret, at koebet af en PC med software til 12 814 ECU er blevet konteret under artikel 300 »Oprettelse af en dokumentation (forbedring af levevilkaar)«, fordi den skal anvendes paa dette omraade. Denne udgift burde have vaeret konteret under artikel 220 »Tekniske installationer og kontormateriel«.

3.5. I oevrigt er der opfoert inventar (skriveborde, arkivskabe og stole) for 31 514 ECU under artikel 204 »Indretning af lokaler«, fordi dette inventar var omfattet af aftaler om opfoerelse og indretning af den nye bygning. Disse udgifter burde have vaeret konteret under konto 2210 »Foerstegangsanskaffelser - inventar«.

Indtaegter

3.6. Paa anmodning af Instituttet overfoerte Kommissionen tilskuddet for regnskabsaaret 1992, der er opfoert paa De Europaeiske Faellesskabers almindelige budget, i tre trancher paa henholdsvis 2 000 000 ECU, 2 091 000 ECU og 6 494 000 ECU i marts, juni og oktober 1992. Retten skal endnu en gang erindre om, at den i tidligere beretninger har paapeget(10) (), at denne betalingsmaade er i strid med artikel 26 i de finansielle bestemmelser. Det hedder heri, at tilskuddet overfoeres inden for de foerste fjorten dage i hvert kvartal og afhaengigt af de faktiske behov. Endvidere er indtaegtsordrerne udstedt efter modtagelsen af midlerne, hvilket ikke er i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser.

3.7. Den sidste tranche af tilskuddet for regnskabsaaret 1991 var paa 3 385 000 ECU, som Instituttet modtog i januar 1992. Dette beloeb var med rette ikke medtaget under indtaegterne for 1991. I 1992 modregnede Instituttet dette beloeb direkte i underskuddet fra regnskabsaaret 1991 paa 3 095 896,65 ECU, og kun differencen paa 289 103,35 ECU blev opfoert som indtaegt i regnskabsaaret 1992. Artikel 5 i de finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at »indtaegterne i et regnskabsaar opfoeres paa regnskabet for det regnskabsaar, i hvilket de er indgaaet«, burde have vaeret fulgt noeje, og det fremfoerte underskud burde fremgaa af beregningen af regnskabsaarets saldo.

Formaalsbestemt stoette

3.8. Den irske regering udbetalte i april 1992 den anden stoettetranche paa 100 000 IRL (130 401,22 ECU) til Instituttet. Beloebet var bestemt til finansiering af den nye bygning. I lighed med den foerste tranche, der blev udbetalt i 1991, er denne indtaegt ikke opfoert paa forvaltningsregnskabet, men under en saerlig rubrik paa balancens passivside(11) (). I loebet af 1992 er der ogsaa opfoert udgifter paa 118 420 ECU under denne rubrik. Finansinspektoeren har paategnet disse transaktioner, men de er ikke i overensstemmelse med artikel 4 i de finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at »ingen indtaegt eller udgift kan finde sted uden at vaere henfoert til en artikel i oversigten over indtaegter og udgifter«.

3.9. For at bringe forholdene i orden for saa vidt angaar de tre trancher (1991, 1992, 1993) foreslog Instituttets direktoer i marts 1993 bestyrelsen, at den skulle anmode Kommissionen om at faa budgetmyndigheden til at godkende et aendrings- og tillaegsbudget paa 268 000 ECU i indtaegter og udgifter. Dette forslag blev ikke vedtaget af bestyrelsen. Det er oenskeligt, at Instituttet fastlaegger en procedure, der sikrer, at de finansielle bestemmelser overholdes, uden at det giver for mange administrative vanskeligheder.

4. BEMAERKNINGER OM DET ALMINDELIGE REGNSKAB OG BALANCEN

Anlaegsaktiver

4.1. Retten har fundet foelgende uregelmaessige forhold i forbindelse med de anlaegsaktiver, der er opfoert paa aktivsiden af balancen pr. 31. december 1992:

a) vaerdien af det inventar, der er erhvervet i forbindelse med indretningen af den nye bygning (jf. punkt 3.5), er opfoert baade paa regnskabsfortegnelsen over bygningerne og paa maengde- og vaerdifortegnelsen over inventaret. Posten »Bygninger« er saaledes ansat 31 514 ECU for hoejt,

b) erhvervelsen af en PC, der er opfoert under driftsudgifter (jf. punkt 3.4), er ikke opfoert paa maengde- og vaerdifortegnelsen. Posten »Inventar og materiel« er saaledes ansat 12 814 ECU for lavt.

Egenkapitalen paa balancens passivside er derfor ansat 18 700 ECU for hoejt.

4.2. I loebet af regnskabsaaret 1992 blev der i 10 tilfaelde slettet inventar paa maengde- og vaerdifortegnelsen for et samlet beloeb paa 50 486 ECU. I syv af disse tilfaelde, der repraesenterede en vaerdi af i alt 16 576 ECU, forelaa der ikke en erklaering fra den anvisningsberettigede forsynet med finansinspektoerens paategning som fastsat i artikel 54 i de finansielle bestemmelser.

Fordringer

4.3. I forbindelse med de tre poster vedroerende fordringer »Medlemsstater«, »Diverse debitorer« og »Paaloebne renter« paa passivsiden af balancen pr. 31. december 1992 kan der konstateres visse uregelmaessigheder, som skyldes, at der ikke er anvendt korrekte omregningskurser, eller bogfoeringsfejl. Derfor er posten »Indtaegter, der skal inkasseres« paa balancens passivside ansat 4 700 ECU for lavt. Selv om disse fejl ikke rejser tvivl med hensyn til, om regnskaberne giver et korrekt billede, viser de, at der er svagheder ved bogfoeringen af konstaterede fordringer. Retten henstiller derfor igen, at det manuelle regnskab over indtaegterne integreres i edb-regnskabssystemet.

5. KONKLUSION

5.1. Instituttet boer ivaerksaette administrative procedurer i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, isaer for saa vidt angaar adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfoerer og bogfoeringen af indtaegter. Retten henstiller endvidere, at procedurerne for ajourfoering af maengde- og vaerdifortegnelsen revideres.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg paa moedet den 4. november 1993.

Paa Revisionsrettens vegne André J. Middelhoek Formand

(1)() - Artikel 16, stk. 2, i Raadets forordning (EOEF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975 om oprettelse af Instituttet, EFT L 139 af 30.5.1975.

- Artikel 69 i Raadets forordning (EOEF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om de finansielle bestemmelser vedroerende Instituttet, EFT L 164 af 24.6.1976.

(2)() Forslag til Raadets forordninger forelagt den 17. december 1990, EFT C 23 af 31.1.1991.

(3)() Ophaevet i 1977 og erstattet af finansforordningen af 21. december 1977, EFT L 356 af 31.12.1977, senest aendret ved Raadets forordning (Euratom, EKSF, EOEF) nr. 610/90 af 13. marts 1990, EFT L 70 af 16.3.1990.

(4)() Rettens udtalelser nr. 3/91 og 4/91 af 11. april 1991, EFT C 152 af 10.6.1991.

(5)() Parlamentets udtalelse af 13. december 1991, EFT C 13 af 20.1.1992.

(6)() EFT C 130 af 21.5.1992.

(7)() - Forordning (EOEF) nr. 1947/93 af 30. juni 1993 om aendring af forordning (EOEF) nr. 1365/75 om oprettelse af et europaeisk institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkaarene, EFT L 181 af 23.7.1993.

- Forordning (EOEF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993 om aendring af forordning (EOEF) nr. 1417/76 om finansielle bestemmelser vedroerende Det Europaeiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkaarene, EFT L 181 af 23.7.1993.

(8)() Rettens Beretning for Regnskabsaaret 1991 (punkt 2.1).

(9)() Rettens Beretninger for Regnskabsaaret 1989 (punkt 2.5) og Regnskabsaaret 1991 (punkt 2.6).

(10)() Rettens Beretninger for Regnskabsaaret 1989 (punkt 4.1 og 4.2), Regnskabsaaret 1990 (punkt 3.8) og Regnskabsaaret 1991 (punkt 3.6).

(11)() »Grant for New Building«.

BILAG

Dublin-Instituttet - Regnskabsaaret 1992 - Udnyttelse af de disponible bevillinger "(1 000 ECU)">Kapitel"> ID="1">4 150> ID="2">3 877> ID="3">68 > ID="4">205> ID="5">63> ID="6">57> ID="7">6"> ID="2">(93,4 %)> ID="3">(1,6 %)> ID="4">(5 %)> ID="6">(90,5 %)> ID="7">(9,5 %)"> ID="1">2 525> ID="2">2 184> ID="3">331> ID="4">10> ID="5">693> ID="6">692> ID="7">1"> ID="2">(86,5 %)> ID="3">(13,1 %)> ID="4">(0,4 %)> ID="6">(99,9 %)> ID="7">(0,1 %)"> ID="1">1 645> ID="2">943> ID="3">689> ID="4">13 > ID="5">641> ID="6">610 > ID="7">31"> ID="2">(57,3 %)> ID="3">(41,9 %)> ID="4">(0,8 %)> ID="6">(95,2 %)> ID="7">(4,8 %)"> ID="1">2 465> ID="2">1 643> ID="3">813> ID="4">9 > ID="5">667> ID="6">601> ID="7">66"> ID="2">(66,7 %)> ID="3">(33 %)> ID="4">(0,3 %)> ID="6">(90,1 %)> ID="7">(9,9 %)"> ID="1">10 785> ID="2">8 647> ID="3">1 901 > ID="4">237> ID="5">2 064> ID="6">1 960> ID="7">104"> ID="2">(80,2 %)> ID="3">(17,6 %)> ID="4">(2,2 %)> ID="6">(95 %)> ID="7">(5 %)">

INSTITUTTETS SVAR PAA REVISIONSRETTENS BERETNING OM REGNSKABET FOR 1992

2.1 og 2.3. Som anfoert i svaret paa Revisionsrettens beretning om regnskabet for 1991 er Instituttet ved at installere et datamatiseret bogholderi. Naar dette projekt er afsluttet, kan Rettens henstilling om forskudsbestyrerens funktioner og noedvendigheden af at opnaa paategning fra finansinspektoeren, inden betalinger over forskudsforvaltningen registreres i bogholderiet, tages til foelge.

3.1. Instituttets budget for 1994 er udarbejdet paa grundlag af »afsnit«. Det var det tidligst mulige tidspunkt, at Rettens henstilling kunne ivaerksaettes.

3.4 og 3.5. Instituttet vil saette sig i forbindelse med Kommissionen med hensyn til procedurerne for at kontere indkoeb, der kan opfoeres under mere end én artikel. Det boer bemaerkes, at det paagaeldende inventar var af den faste type og som saadan var indbygget i bygningen. Derfor mente man, at det ville vaere korrekt at kontere inventaret under konto 2040 »Indretning af lokaler«.

3.6. Dette spoergsmaal om betaling af tilskuddet paa de rette tidspunkter vil igen blive forelagt for Kommissionen.

3.7. Oversigten over Instituttets indtaegter og udgifter blev udarbejdet i overensstemmelse med Kommissionens praksis med hensyn til budgetindtaegter og -udgifter i det paagaeldende regnskabsaar. Der blev ikke taget hensyn til et underskud fra det foregaaende regnskabsaar, da det under alle omstaendigheder ville vaere udlignet af en kreditpost paa det foregaaende regnskabsaars saldo. Rettens henstilling med hensyn til artikel 5 i de finansielle bestemmelser vil imidlertid blive taget til foelge.

3.8. Som paapeget i svaret paa Rettens beretning om regnskabet for 1991 satte Instituttet sig straks i forbindelse med Kommissionen, da det erfarede, at den irske stat ville yde et tilskud til den nye bygning. Det blev paa davaerende tidspunkt bemaerket, at omstaendighederne omkring dette tilskud ikke var klart daekket af artikel 4 i de finansielle bestemmelser, fordi den irske stats tilskud udelukkende gjaldt den nye bygning og ikke var bestemt til at formindske det tilskud, som Insituttet bevilges over Det Almindelige Budget.

4.1. Rettens bemaerkninger tages til efterretning. Der foretages aendringer i de paagaeldende fortegnelser.