Kommissionens henstilling

af 7. september 2001

om retningslinjer for gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 761/2001 om organisationers frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS)

(meddelt under nummer K(2001) 2503)

(EØS-relevant tekst)

(2001/680/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 211, andet led, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 761/2001 af 19. marts 2001 om organisationers frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS)(1) definerer de væsentligste betingelser for organisationers deltagelse i en fællesskabsordning for miljørevision (EMAS).

(2) Forordning (EF) nr. 761/2001 opfordrer Kommissionen til at fremme ensartet anvendelse af EMAS, navnlig i forbindelse med verifikation som omhandlet i artikel 4, stk. 7.

(3) Der kan sikres ensartet verifikation ved at tydeliggøre bestemmelserne for organisationer og ved at vejlede miljøverifikatorerne direkte i at udføre deres opgaver.

(4) Det er hensigtsmæssigt at give retningslinjer for gennemførelsen i praksis af forordning (EF) nr. 761/2001 for at give organisationer effektiv støtte og bidrage til en ensartet udvikling af EMAS i alle medlemsstater. Disse retningslinjer bør særlig omfatte medarbejderinddragelse, som der henvises til i bilag I, punkt B.4, til forordningen, og udarbejdelse af miljøredegørelser, som der henvises til i bilag III, punkt 3.1, dertil.

(5) Disse retningslinjer, som denne henstilling omhandler, er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 14 i forordning (EF) nr. 761/2001 -

HENSTILLER:

1. EMAS-miljøredegørelser som omhandlet i artikel 3, stk. 2, litra c), i forordning (EF) nr. 761/2001 udarbejdes i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag I til denne henstilling.

2. Organisationer, der gennemfører EMAS, bør tage hensyn til retningslinjerne for medarbejderinddragelse i bilag II.

3. Organisationer og miljøverifikatorer bør tage hensyn til retningslinjerne for bestemmelse af miljøforhold og vurdering af deres betydning i bilag III.

4. Små og mellemstore organisationer og miljøverifikatorer bør tage hensyn til retningslinjerne for verifikation af SMV i bilag IV.

5. Denne henstilling er rettet til medlemsstaterne.

Udfærdiget i Bruxelles, den 7. september 2001.

På Kommissionens vegne

Margot Wallström

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 114 af 24.4.2001, s. 1.

BILAG I

RETNINGSLINJER FOR EMAS-MILJØREDEGØRELSEN

(Alle henvisninger til bilag er henvisninger til bilagene til forordning (EF) nr. 761/2001, medmindre andet udtrykkeligt er angivet)

1. INDLEDNING

EMAS har til formål at fremme en fortsat forbedring af organisationers miljøindsats og -resultater. Disse retningslinjer er tænkt som en hjælp for organisationen til at udarbejde den miljøredegørelse, der kræves i henhold til ordningen som fastsat i forordning (EF) nr. 761/2001, og fastlægger nogle spørgsmål, der skal tages i betragtning ved udarbejdelsen af miljøredegørelsen i overensstemmelse med bilag III.

Ved udarbejdelsen af disse retningslinjer blev der taget hensyn til oplysningsbehovene hos interesseparter og måder, hvorpå organisationerne kan opfylde disse behov. Åbenhed, gennemsigtighed og regelmæssige miljøoplysninger er nøglefaktorer til at skelne EMAS fra andre ordninger. Disse faktorer er ligeledes vigtige for organisationen til at opbygge tillid hos interesseparter.

1.1. Planlægning

En omhyggelig forberedelse af miljøredegørelsen vil øge dens nytte og lægge betydelig merværdi i formidlingen af resultater og fortsat forbedring af organisationens miljøindsats. Den giver navnlig en mulighed for at markedsføre et positivt image af organisationens miljøresultater over for kunder, leverandører, lokalsamfundet, kontrahenter og ansatte.

Interesseparter har behov for forskellige typer oplysninger. Tidlig overvejelse af deres behov er vigtigt for at afgøre, hvad der skal medtages i redegørelsen, hvilken form den bør have, og hvordan den bør meddeles.

EMAS-ordningen er tilstrækkelig fleksibel til, at organisationer kan målrette deres relevante oplysninger til specifikke modtagere, og samtidig sikre, at alle oplysninger er til rådighed for dem, der ønsker det. Det bør overvejes, hvordan oplysninger bedst kan målrettes: i en enkelt rapport eller som uddrag fra en samling af validerede oplysninger. Oplysninger, der skal bruges i miljøredegørelsen, bør være lettilgængelige fra miljøledelsessystemet og som sådanne ikke være vanskelige at uddrage.

Selv om forordning (EF) nr. 761/2001 kræver, at miljøoplysninger skal foreligge i papirudgave for dem, der ikke kan få dem på andre måder (bilag III, punkt 3.1), tilskyndes organisationer til at anvende alle tilgængelige midler til at stille miljøredegørelsen offentligt til rådighed (bilag III, punkt 3.6). Dokumenter i elektronisk format, f.eks. internetsider, er en omkostningseffektiv måde at stille oplysninger til rådighed på for et stort antal personer og kan nemt udskrives til dem, der ikke har adgang til sådanne faciliteter. På denne måde kan organisationerne undgå omkostningerne ved trykning af dyre glitrende rapporter i stort antal. For at give et generelt billede af organisationens miljøresultater siger forordning (EF) nr. 761/2001, at oplysninger skal foreligge i en samlet trykt udgave ved organisationens første registrering og derefter hvert tredje år. Organisationen skal derudover ajourføre eventuelle ændringer i disse oplysninger en gang om året (undtagen i tilfælde, der er fastlagt i retningslinjerne for hyppigheden af verifikation, bekræftelse og revision som fastsat i bilag II til Kommissionens beslutning 2001/681/EF(1)).

1.2. Struktur og indhold

Som et offentligt dokument bør miljøredegørelsen være skrevet på et klart og koncist sprog. EMAS-redegørelser behøver ikke være lange, dybtgående dokumenter. En kort, velforelagt redegørelse kan formidle alle hensigtsmæssige oplysninger til læseren. Dette gælder især for mindre virksomheder.

Forordning (EF) nr. 761/2001 specificerer ikke nogen struktur til miljøredegørelsen, eller hvilken rækkefølge oplysninger skal gives i; dette skal organisationen afgøre, forudsat at kravene i bilag III, punkt 3.2, opfyldes. Hvis organisationen udarbejder en miljøredegørelse for hele virksomheden, der dækker en række geografiske lokaliteter, skal den overveje, hvordan redegørelsen struktureres, for at sikre, at de væsentlige miljøvirkninger af hvert enkelt sted tydeligt fremgår og rapporteres i virksomhedens redegørelse (bilag III, punkt 3.7).

Miljøredegørelsens læsere måtte ønske at sammenligne resultaterne af en organisations miljøresultater over et tidsrum for at fastslå vigtige tendenser. Det er derfor vigtigt at medtage den samme type oplysninger, der blev rapporteret om de foregående år, såvel som eventuelt at gentage erklæringer, der kan forbedre sammenligneligheden for læseren og gøre oplysningerne forståelige. Det kunne være tilrådeligt at udpege en udenforstående person til at gennemgå og giver bemærkninger til dokumentet, når det er færdigt.

2. RETNINGSLINJER

Denne del giver retningslinjer for kravene i bilag III, punkt 3.2.

Krav:

a) "en klar og entydig beskrivelse af den organisation, der registreres under EMAS, og, hvor det er relevant, et resumé af organisationens aktiviteter, produkter og tjenesteydelser og forholdet mellem organisationen og eventuelle moderorganisationer".

Hensigt: Give en tydelig forståelse af organisationen og dens aktiviteter, produkter og tjenesteydelser.

Hvordan: Anføre organisationens beliggenhed og skitsere dens aktiviteter, produkter og tjenesteydelser. Kommenterede kort, fotos og diagrammer er gode til at formidle oplysninger og kan også anvendes til at illustrere organisationens ledelsstruktur og forhold til andre dele af organisationen.

Det skal tydeligt fremgå, hvis kun en del af organisationen er EMAS-registreret, således at der ikke er nogen forvirring med hensyn til tæt knyttede dele af organisationen, hverken geografisk eller ledelsesmæssigt.

Hvis organisationen producerer en lang række produkter, kunne disse kombineres i produktgrupper. Varer og tjenesteydelser kunne ligeledes omfattes såvel som antallet af ansatte i organisationen og dens grundlæggende økonomiske data.

Hvis virksomheden har delvis ejede datterselskaber, joint ventures eller udliciteret produktion, bør der gøres rede herfor. Det samme gælder for køb, sammenslutninger og salg i årets løb.

God praksis:

- kort og diagrammer

- kommenterede luftfotoer

- rutediagrammer

- organisationens klassifikation (f.eks. NACE-kode)

- navn på kontaktperson (hvis relevant).

Krav:

b) "organisationens miljøpolitik og en kort beskrivelse af miljøledelsessystemet".

Hensigt: Forelægge organisationens miljøpolitiske forpligtelser og skitsere, hvordan de gennemføres overalt i organisationen.

Hvordan: Indarbejde miljøpolitikken i miljøredegørelsen. Kort skitsere organisationens ledelsesramme for gennemførelse af politikken. Et organisatorisk skema, der viser ansvaret for miljøspørgsmål, kunne vise, hvordan miljøledelsessystemet gennemføres. Et rutediagram eller et enkelt skema kunne også vise forbindelser mellem politik, identifikation og evaluering af miljøforhold, mål og målsætninger samt revision.

Gode idéer:

- beskrive miljøpolitikken, og om muligt medtage en indledning, der er underskrevet af den administrerende direktør

- indsætte et organigram med miljøkontaktpersoner

- medtage et diagram, der viser strukturen i miljøledelsessystemet

- kommentere eventuelle væsentlige ændringer i miljøpolitikken eller miljøledelsessystemet.

Krav:

c) "en beskrivelse af alle væsentlige direkte og indirekte miljøforhold, der medfører væsentlige miljøpåvirkninger fra organisationen, og af påvirkningernes art i forbindelse med disse aspekter (bilag VI)".

Hensigt: At give et overordnet billede af organisationens væsentlige miljøforhold og forklare miljøfølgerne af dens aktiviteter, produkter og tjenesteydelser. Kernen heri er, at læseren forstår forbindelsen mellem det, organisationen gør, og de væsentlige miljøvirkninger, der måtte forårsages.

Hvordan: Organisationen kan beskrive, hvordan hvert af miljøforholdene påvirker miljøet. Alternativt kan organisationen vise forskellige miljømedier (f.eks. luft, vand, flora, fauna) og beskrive, hvilke virkninger miljøforholdene har herpå. Input/output-diagrammer, matrixer og kommenterede piktogrammer er alle nyttige måder til at vise disse oplysninger på en koncis måde. Se ligeledes retningslinjerne for miljøforhold og virkninger i bilag III til denne henstilling.

Kommenter også virkninger, der skyldes uheld og miljøansvar. Virkninger i relation til tidligere aktiviteter, der måtte blive fremtidigt ansvar, kunne også være af betydning.

Eksempel - miljøforhold og miljøvirkninger

Det er vigtigt, at EMAS-redegørelsen klart beskriver forholdet mellem miljøprogrammet med dets forskellige aktiviteter og arten af de potentielle miljøvirkninger. Dette kunne beskrives ved hjælp af en skematisk fremstilling, der viser forholdet mellem programmets aktiviteter og arten af de hermed forbundne miljøvirkninger:

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Gode idéer:

- medtag kriterierne for bestemmelse af væsentlige miljøvirkninger for at overholde kravet i bilag VI, punkt 6.1

- anvend tabeller, diagrammer og rutediagrammer.

Krav:

d) "en beskrivelse af miljømålsætninger og miljømål i relation til de væsentlige miljøforhold og -påvirkninger".

Hensigt: Vise, hvad organisationen har til hensigt at gøre for at forbedre sine miljøresultater. Organisationens miljøprogram med målsætninger og konkrete mål vil hjælpe læseren til at forstå organisationens aktiviteter med henblik på at forbedre miljøresultaterne. Organisationen skal kunne vise en klar forbindelse mellem de miljøforhold, den anser for at være de vigtigste, og de planer, den har for at forbedre dem.

Hvordan: Relater målsætninger og mål til væsentlige miljøforhold og miljøvirkninger. Dette kan vises i en tabel, der indeholder tidsperioden for imødekommelse af mål og målsætninger. Dette kunne kombineres med de oplysninger, der kræves under litra c) ovenfor. Fremstil mål og målsætninger således, at de er specifikke, hensigtsmæssige og relevante, og så vidt muligt målelige.

Eksempel - miljøprogram, målsætninger og konkrete mål

>TABELPOSITION>

Gode idéer:

- skitsere grundlaget for fastsættelse af målsætninger og mål, eventuelt med henvisning til forholdsregler

- fortælle om, hvem der har ansvaret for at opnå målsætninger og mål

- anføre omkostningerne ved at imødekomme målsætninger og mål

- vise forbindelsen til mål og målsætninger fra tidligere rapporteringsperioder.

Krav:

e) "et resumé af de foreliggende data om organisationens miljøindsats og -resultater set i forhold til dens miljømålsætninger og miljømål i relation til dens væsentlige miljøpåvirkninger. Resuméet kan indeholde tal for forurenende emissioner, affaldsdannelse, forbrug af råvarer, energi og vand, støj samt andre forhold som omhandlet i bilag VI. Det skal være muligt at sammenligne år for år for at vurdere udviklingen i organisationens miljøresultater."

Hensigt: Forelægge data om organisationens miljøresultater og dens fremskridt med hensyn til at nå målsætninger og mål. Ligeledes at vise, hvordan organisationens miljøresultater ændrer sig i tidens løb.

Hvordan: Meddele data om miljøresultater sat op mod målsætninger og mål for de vigtigste miljøforhold, der er fastlagt i overensstemmelse med bilag VI. Resultaterne kan vises på en række måder, f.eks. grafer, diagrammer og tabeller. Absolutte tal for miljøresultater kan kombineres med resultatindikatorer og derved forbinde resultater med produktoutput, med den årlige omsætning osv. Når der rapporteres data, skal der anvendes de korrekte måleenheder. Når der samles data fra en række kilder i miljøledelsessystemet, skal organisationen ligeledes sikre sig, at metoderne er nøjagtige og kan kontrolleres og gentages af verifikatoren. Dataene skal rapporteres på konsekvent vis, således at tallene kan sammenlignes år for år.

Målsætninger og mål er måske ikke nået inden for den planlagte frist, især hvis organisationen har sat sig optimistiske mål. Hvis målsætninger og mål ikke er opfyldt, er det en god idé at indsætte en bemærkning herom i miljøredegørelsen, der forklarer hvorfor.

Eksempel - CO2-emissioner sat i forhold til mål og lovbestemmelser

>PIC FILE= "L_2001247DA.000801.TIF">

Gode idéer:

- Anvendelse af miljøresultatindikatorer øger tydeligheden, gennemsigtigheden og sammenligneligheden af de oplysninger, en organisation giver.

- Forklar, hvilke foranstaltninger der er blevet truffet for at nå det aktuelle niveau.

- Vis resultater sat op mod målsætninger og mål og de lovbestemte krav samt nationale eller sektorielle miljømål.

- Forklar, hvordan dataene er indhentet og behandlet.

- Gengiv graden af opfyldelse i forhold til mål og målsætninger fra tidligere miljøredegørelser for at give et fuldstændigt billede af organisationens miljøresultater.

- Kommenter, hvis nogle mål ikke er blevet nået.

- Kommenter, hvis data ikke foreligger (der er ikke blevet foretaget målinger, ingen miljøtilladelse eller grænseværdier at opfylde osv.).

Krav:

f) "andre faktorer vedrørende miljøindsats og -resultater, bl.a. indsatsen i forhold til lovgivningen med hensyn til dens væsentlige miljøpåvirkninger".

Hensigt: Når organisationen rapporterer data, skal dens miljøresultater opstilles mod væsentlige miljøvirkninger, der er omfattet af lovbestemmelser, og miljøresultater mod lovbestemte krav. Organisationen kan også medtage andre oplysninger om sine miljøresultater i miljøredegørelsen.

Hvordan: Når der rapporteres data under litra d) ovenfor, kan organisationen ligeledes medtage oplysninger om lovbestemte grænser for at vise, at de overholdes. Andre oplysninger, som organisationen kunne medtage, er oplysninger om investeringer i forbedring af miljøresultaterne, støtte til lokale miljøgrupper og foranstaltninger til fremme af dialogen med interesseparter. Nogle organisationer måtte ønske at fortælle om sikkerhedsplaner.

Gode idéer:

- produktinformation

- indkøbspolitik

- vigtige afgørelser og investeringer

- forsigtighedsaktioner/miljøbeskyttelsesaktiviteter/forebyggende foranstaltninger

- klager, offentlighedens og lokalsamfundets bekymringer

- forskning og udvikling

- uheld og overtrædelser

- budget.

Krav:

g) "miljøverifikators navn og akkrediteringsnummer og datoen for bekræftelsen."

Hensigt: Give oplysninger om, hvem der har kontrolleret miljøredegørelsen og hvornår.

Hvordan: Det kan gøres ved at bruge en formel redegørelse, der forklarer, hvad verifikatoren har gjort for at bekræfte redegørelsen.

3. KRITERIER FOR RAPPORTERING OM MILJØRESULTATER

Anvendelse af miljøresultatindikatorer øger tydeligheden, gennemsigtigheden og sammenligneligheden af de oplysninger, en organisation giver. Udvælgelsen af disse indikatorer er vigtig, og de skal opfylde kravene i bilag III, punkt 3.3. Kommissionen har udarbejdet en vejledning om udvælgelse og anvendelse af miljøresultatindikatorer.

4. INFORMATION TIL SPECIFIKKE MÅLGRUPPER

Organisationer måtte ønske at offentliggøre oplysninger, der er specielt udarbejdet til individuelle interesseparter. Nedenfor gives nogle idéer til, hvad forskellige interessegrupper måtte være interesseret i. Se også bilag III, punkt 3.6.

Interesseparter og informationsbehov:

4.1. Lokalsamfundet

Der kan forventes specifik interesse inden for:

- miljø- og sundhedsaspekter af producerede og emitterede stoffer

- eksterne farer, og hvordan organisationen forebygger dem eller klarer dem

- information om arten og antallet af klager, og om hvordan klagerne behandles og problemer løses

- information om manglende overensstemmelse med tilladte emissioner, og hvilke foranstaltninger der er truffet for at forebygge, at de genoptræder.

4.2. Kunder

Forholdet mellem en organisation og dens leverandører og kunder er ofte af lang varighed. Kunder er en særlig påvirkelig målgruppe. De kan udtrykke specifikke krav til deres leverandører (indkøbspolitik), produkter, processer, tjenesteydelser eller ledelse.

Hvilke specifikke oplysninger kunder er interesseret i, og hvilke miljøforbedringer der ønskes, kan sandsynligvis bedst konstateres gennem tæt gensidig kontakt og samarbejde.

4.3. Medarbejdere

Mange organisationer anser deres medarbejdere som en vigtig brugergruppe af miljøredegørelsen. Hvis det er relevant, kan organisationen forelægge miljøredegørelsen til drøftelse på virksomhedsrådet. Der kan forventes særlig interesse for følgende spørgsmål:

- om forholdet mellem miljøsituationen og arbejdsforhold, herunder uheld og hændelser og måden, hvorpå disse klares

- planer og muligheder for intern uddannelse på miljøområdet

- gennemførelse af miljøledelsessystemet.

4.4. Finansieringsinstitutter/investorer

Et stigende antal investorer, banker og forsikringsselskaber viser interesse i organisationers miljøstrategi og -resultater. Der skal forventes særlig interesse for:

- en organisations miljøstrategi og miljøresultater på virksomhedsplan

- forholdet mellem miljøoplysninger og finansielle oplysninger

- organisationens adfærd hvad angår overensstemmelse og kvaliteten af dens miljøledelse

- jordforurening og tilstedeværelse af risikobetonede stoffer som asbest i bygningerne, mulige miljøfarer i forbindelse med (nye) produktionsprocesser, produkter eller tjenesteydelser.

4.5. Andre parter i samfundet

Forbrugerne og deres organisationer såvel som ikke-statslige organisationer er ofte interesserede i:

- organisationens miljøpolitik og -resultater i tilknytning til processer, produkter og tjenesteydelser

- aktuelle emner på den politiske scene eller i medierne, f.eks. genvindingsindsatsen med hensyn til brugte produkter i elektronikindustrien, bortskaffelse af giftige stoffer i farver, lakker og lim, oprindelsesstedet for træ i tømmer- og møbelindustrien osv. En organisation bør være klar over, at det er klogt at tydeliggøre dens stilling, indsats og resultater desangående.

- miljøresultaternes udvikling i tidens løb på de enkelte lokaliteter samt på virksomhedsplan, navnlig på et klart grundlag, således at der kan sammenlignes med de lovbestemte krav, bedste tilgængelige teknikker og andre sammenlignelige organisationers miljøresultater

- information om konkrete mål og målsætninger på kortere og længere sigt, ikke kun hvad angår emissioner, men også indirekte miljøvirkninger, såsom anvendelse af råmaterialer, produkter og tjenesteydelser, produkter ved slutningen af livscyklusen samt transport

- anvendelse af forsigtighedsprincippet i miljøbeslutninger.

(1) Se side 34 i denne Tidende.

BILAG II

RETNINGSLINJER FOR MEDARBEJDERINDEFLYDELSE I FORBINDELSE MED EMAS

(Alle henvisninger til bilag er henvisninger til bilagene til forordning (EF) nr. 761/2001, medmindre andet udtrykkeligt er angivet)

1. INDLEDNING

Retningslinjerne for medarbejderindflydelse i forbindelse med EMAS baseres på følgende:

I artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr. 761/2001 hedder det:

"EMAS har til formål at fremme en løbende forbedring af organisationernes miljøindsats og -resultater gennem:

...

d) medarbejdernes aktive inddragelse i organisationen samt en tilstrækkelig uddannelse og videreuddannelse, der muliggør en aktiv medvirken i de under litra a) nævnte opgaver. Hvis de ønsker det, kan personalerepræsentanter ligeledes inddrages."

I bilag I til forordning (EF) nr. 761/2001 hedder det:

"Organisationen skal klarlægge behov for uddannelse. Den skal stille krav om, at alle medarbejdere, hvis arbejde kan medføre en væsentlig miljøpåvirkning, har modtaget en formålstjenlig uddannelse.

Organisationen skal udforme og vedligeholde fremgangsmåder, der giver dens medarbejdere eller medlemmer i enhver relevant funktion eller på ethvert relevant niveau kendskab til:

a) vigtigheden af overensstemmelse med miljøpolitikken og fremgangsmåderne og med kravene i miljøledelsessystemet

b) de væsentlige miljøvirkninger - det være sig aktuelle eller mulige - fra deres arbejde og til de miljømæssige fordele af en forbedret personlig indsats

c) deres opgaver og ansvar for at opnå overensstemmelse med miljøpolitikken og fremgangsmåderne og med kravene til miljøledelsessystemet, herunder krav til nødberedskab og afværgeforanstaltninger

d) de mulige konsekvenser af at fravige de fastlagte fremgangsmåder for driften.

Medarbejdere, som udfører opgaver, der kan give anledning til væsentlige miljøpåvirkninger, skal være kyndige som følge af formålstjenlig undervisning, uddannelse og/eller erfaring."

(bilag I, punkt A.4.2).

"Ud over kravene i bilag I, afsnit A, skal medarbejderne inddrages i processen med konstant at forbedre organisationens miljøresultater. Der kan til dette formål anvendes passende former for inddragelse, såsom forslagsbøger eller projektbaseret gruppearbejde i miljøudvalg. Organisationen skal følge Kommissionens retningslinjer om den bedste praksis på dette område. Desuden skal enhver medarbejderrepræsentant, der anmoder herom, også inddrages." (bilag I, punkt B.4).

Inddragelse af alle i miljøarbejdet er både en chance og en lejlighed til at arbejde mere effektivt, og er en forudsætning for dets succes. Aktiv inddragelse af medarbejderne i processen med løbende forbedring af organisationens miljøresultat skal ikke anses for en byrde. Disse retningslinjer prøver at fremhæve det modsatte.

Disse retningslinjer viser måder og midler til aktivt at inddrage medarbejderne, der vil virke mere effektivt, der vil belaste både ledelsen og medarbejderne mindre og sikre en god gennemførelse af EMAS.

Arbejdet med miljøspørgsmål skal foregå løbende. Hvis ikke alle og enhver (ledelsen og medarbejderne) i en organisation inddrages, vil det ikke ske.

At have alle i organisationen inddraget i arbejdet er også den rigtige måde til at holde liv i ledelsessystemet. Erfaringen har vist, at ledelsessystemer, der ikke inddrager alle aktivt, viser tendenser til at blive bureaukratiske og fungerer dårligt.

Det er vigtigt, at medarbejderne ikke ser miljøarbejdet som en trussel, men som en mulighed, blandt andre, for at forbedre arbejdsbetingelserne og skabe stolthed ved at arbejde i en miljømæssig god organisation.

Forskning, revision af EMAS-organisationer og erfaring med spørgsmål om ændring af arbejdets tilrettelæggelse i almindelighed har vist, at når alle medarbejdere aktivt er løbende inddraget, og navnlig når deres repræsentanter deltager aktivt i arbejdet, er resultatet bedre.

Erfaringen har også vist, at den træthed, som kan opstå efter en periode med arbejde med systemer som EMAS og EN ISO 14001, kan undgås ved aktivt at inddrage medarbejderne.

2. BESTEMMELSER

2.1. Generelt

Organisationen skal anerkende, at medarbejdernes aktive inddragelse er en drivkraft og en forudsætning for løbende og faktiske miljøforbedringer samt kernen i forbedringen af miljøresultaterne. Organisationen skal anerkende, at medarbejdernes aktive inddragelse er den rette metode til at forankre miljøledelses- og -revisionssystemet i organisationen med de ønskede resultater.

Organisationen skal anerkende, at udtrykket "medarbejderindflydelse" omfatter både inddragelse af og oplysninger til den enkelte medarbejder og deres repræsentanter i overensstemmelse med nationale ordninger hvad angår alle niveauer, og bør derfor indgå i ordninger for medarbejdernes inddragelse. Der bør derfor ske medarbejderinddragelse på alle niveauer.

Der skal indføres måder og midler til at inddrage medarbejderne aktivt.

Dette skal kunne dokumenteres over for verifikatorer. Det kunne f.eks. gøres ved hjælp af:

referater af møder med fagforeningerne, arbejdsråd eller andre organisationer, der repræsenterer medarbejderne, eller andre møder med organisationen

tilbud om formålstjenlig uddannelse og oplysning

medarbejdernes muligheder for at fremsætte forslag (forslagsbøger)

miljøudvalg

møder med ledelsen og arbejdstagerrepræsentanter om miljøindsats og miljøresultater

oprettelse af miljøhold eller arbejdsgrupper eller projektbaseret gruppearbejde

regelmæssigheden af oplysninger til medarbejderne og eventuelle repræsentanter

kontakt mellem verifikator og medarbejderne og deres repræsentanter

aktiv inddragelse, oplysning og deltagelse mellem den miljøansvarlige/ledelsens repræsentant og medarbejderne og deres repræsentanter.

Organisationen skal anerkende, at engagement, lydhørhed og aktiv støtte fra ledelsens side er en forudsætning for, at de pågældende processer lykkes. I denne forbindelse skal det fremhæves, at det er nødvendigt med feedback fra ledelsen til medarbejderne.

2.2. Uddannelse og undervisning

Organisationen skal anerkende behovet for løbende at informere medarbejderne og undervise dem i miljøspørgsmål. Grundlæggende information og uddannelse skal gives til alle medarbejdere. Uddannelse af ledelsen er ligeledes et væsentligt led i styringen af ændringer.

De medarbejdere, der er mere direkte involveret i organisationens miljøledelse gennem f.eks. deltagelse i blandede arbejdsgrupper, skal gives en mere udvidet information. Denne burde bestå i, men ikke begrænses til, EMAS, miljøpolitik, bedste praksis og kommunikation.

2.3. Inddragelsesniveauer

Organisationen skal anerkende, at medarbejdernes inddragelse er både vigtig og nødvendig på alle niveauer og på alle stadier fra første dag i miljøledelsesarbejdet. Organisationen skal derfor inddrage medarbejderne aktivt i:

- opstilling af organisationens miljøpolitik

- den første miljøredegørelse og i analysen af situationen og i indsamling og kontrol af oplysninger

- oprettelse og gennemførelse af et miljøledelses- og miljørevisionssystem til forbedring af miljøresultaterne

- miljøudvalg til at indsamle oplysninger og sørge for, at den miljøansvarlige/ledelsens repræsentant og medarbejderne og deres repræsentanter inddrages

- blandede arbejdsgrupper til miljøhandlingsprogrammet og miljørevisionen

- udarbejdelsen af miljøredegørelser.

2.4. Forslag fra medarbejderne og belønningsordning

Organisationen skal sørge for, at der er simple muligheder for medarbejderne til at fremsætte forslag til miljøforbedring. Dette kunne f.eks. gøres ved at opstille forslagskasser.

Når foranstaltninger truffet af medarbejderne fører til bedre økonomiske og/eller miljømæssige resultater i organisationen, bør medarbejderne belønnes. Der kunne i denne forbindelse anvendes både finansielle og andre belønningsordninger.

BILAG III

VEJLEDNING OM MILJØFORHOLD OG DERES BETYDNING

(Alle henvisninger til bilag er henvisninger til bilagene til forordning (EF) nr. 761/2001, medmindre andet udtrykkeligt er angivet)

1. FORMÅLET MED RETNINGSLINJERNE

Formålet med disse retningslinjer er at vejlede med hensyn til at bestemme væsentlige miljøforhold omkring aktiviteter, produkter og tjenester, som en organisation, der anvender EMAS, har ledelseskontrol over eller indvirkning på i henhold til bilag VI. I EMAS-ordningen er væsentlige miljøforhold det vigtigste i en organisations miljøledelsessystem, i vurderingen og forbedringen af dens miljøresultater ved opstilling af målsætninger og mål såvel som i den løbende gennemgang. Væsentlige miljøforhold og virkninger er ligeledes relevante i miljøredegørelsen i henhold til bilag III.

2. FORHOLDET MELLEM MILJØFORHOLD, VÆSENTLIGE MILJØFORHOLD OG VÆSENTLIGE MILJØVIRKNINGER

Princippet i EMAS er, at miljøforholdene (artikel 2, litra f), i forordning (EF) nr. 761/2001) omkring en organisations operationer resulterer i miljøpåvirkninger (artikel 2, litra g)). Hvis organisationens miljøforhold forårsager væsentlige miljøpåvirkninger, skal dette miljøforhold anses for væsentligt og indarbejdes i miljøledelsessystemet.

3. TRIN FOR TRIN-PROCEDURE TIL AT BESTEMME VÆSENTLIGE MILJØPÅVIRKNINGER

>TABELPOSITION>

>PIC FILE= "L_2001247DA.001601.TIF">

4. HVORDAN BESTEMMES DE DIREKTE MILJØFORHOLD?

Direkte miljøforhold er tilknyttet selve organisationens aktiviteter, produkter og tjenesteydelser, hvorover den har direkte ledelseskontrol. Alle organisationer skal overveje deres direkte miljøforhold. For ikke industrielle organisationers vedkommende vil opmærksomheden imidlertid ofte være centreret om de indirekte miljøforhold af deres aktiviteter, produkter og tjenesteydelser.

Hvordan?

- Tal med medarbejderne.

- Gå rundt på anlægsstedet og i nabolaget.

- Tal med interesseparter.

- Kontroller dokumenter (f.eks. sikkerhedsdatablade, tilladelser).

- Se på lovgivningen (f.eks. gældende lov, tekniske krav, såsom påkrævet overvågning af forurenende stoffer).

- Se på miljømærkekriterier.

- Tjek oplysninger fra handelskamre o.l.

- Tal med andre EMAS-virksomheder.

- Se på materialestrømme.

- Se på aktuelle indikatorer for miljøresultater.

- Se på alle organisationens dele og infrastruktur (f.eks. rørledninger, elledninger, banespor).

F.eks.:

- indkøbspolitik

- emissioner til vand og luft

- affald

- ressourceanvendelse

- energi

- lokale spørgsmål

- arealanvendelse og forurening

- historiske spørgsmål

- transport.

5. INDIREKTE MILJØFORHOLD, OG HVORDAN DE PÅVIRKES (BILAG VI, PUNKT 6.3)

Bilag VI, punkt 6.3, placerer indirekte miljøforhold på lige fod med direkte miljøforhold i bilag VI, punkt 6.2. Indirekte miljøforhold kan opstå fra en organisations indbyrdes påvirkning med tredjeparter, der til en vis grad kan påvirkes af organisationen, der ønsker EMAS-registrering. For ikke industrielle organisationers vedkommende, såsom lokale myndigheder og finansieringsinstitutter, er det vigtigt, at de også overvejer de miljøforhold, der er tilknyttet deres hovedaktivitet. En fortegnelse, der er begrænset til en organisations miljøforhold omkring sted og anlæg, er ikke fyldestgørende.

Hvordan?

- Tal med (under)kontrahenter og leverandører (f.eks. tjenesteydelsesfirmaer, ejerne af ejendommen).

- Tal med kunderne.

- Se på anvendelse og bortskaffelse af produkter.

- Se på aktiviteterne hos (under)kontrahenter.

- Se på miljømærkekriterier.

- Tjek oplysninger fra handelskamre osv.

- Tal med andre EMAS-virksomheder.

- Tal med ngo'er og andre interesseparter.

- Se på oplysninger om leverede produkter og tjenesteydelser.

Eksempler:

- produktspørgsmål

- kontrakter

- transport

- nye markeder for eksisterende produkter

- finansielle produkter

- produktudvalg

- turisme

- tjenesteydelser.

Direkte miljøforhold kan kontrolleres gennem interne ledelsesbeslutninger. Indirekte miljøforhold derimod forudsætter, at en organisation yder indflydelse på (under)kontrahenter, leverandører, kunder og brugere af deres produkter og tjenesteydelser for at opnå miljømæssige fordele. Dette vil forudsætte, at organisationen er kreativ med hensyn til at anvende sin indflydelse. På grundlag af bilag VI, punkt 6.3, litra a)-g), kan styring af indirekte miljøforhold omfatte, men er ikke begrænset til:

a) Produktrelaterede spørgsmål (design, udvikling, emballage, transport, anvendelse og affaldsgenvinding/-bortskaffelse)

Organisationer bør overveje:

- foreliggende resultater af deres produkters livscyklusanalyse

- resultater af udvikling og anvendelse af miljøresultatindikatorer

- miljøforhold ved leverede produkter, ved forarbejdning af deres produkter

- virkninger af forudseeligt misbrug, utilladelig genvinding eller bortskaffelse af deres produkter

- informationsbehov hos kunder/forbrugere og leverandører samt videre kundeoplysning (f.eks. om anvendelse og bortskaffelse af produkter)

- produkters levetid og reparerbarhed, bestående produkters overensstemmelse med nye produktserier og reservedele.

b) Kapitalinvesteringer, lån og forsikringer

Organisationer bør overveje:

- godkendelsespolitik og forsikringspræmier (f.eks. fortrinsbehandling af "grønne" virksomheder, EMAS-organisationer)

- investeringspolitik (grønne investeringer)

- vurderingsprocedurer (reduktion af miljøfarer)

- långivningspolitik (f.eks. fortrinsbehandling af "grønne" virksomheder, EMAS-organisationer)

- produktudvalg (f.eks. grønne fonde).

c) Nye markeder

Afsætning af eksisterende produkter på nye markeder kunne medføre nye miljøforhold. Med hensyn hertil kunne organisationer f.eks. se på:

- infrastrukturer, f.eks. til genvinding eller håndtering af farligt affald, transport og håndtering af problematiske stoffer, spildevandsbehandling og til nødstilfælde

- teknologiske og uddannelsesmæssige standarder

- miljøbevidsthedsniveauet på det nye marked.

d) Valg og sammensætning af tjenesteydelser (f.eks. transport eller catering)

Organisationer kunne f.eks. se på miljøstyring hos de tjenesteydende virksomheder, såsom:

- indlogering (hoteller, konferencecentre)

- transport og udbringning (miljøvenlige transportmåder, effektiv tilrettelæggelse af transport, tekniske standarder og køretøjers brændselsforbrug)

- produktudvalg, grøn indkøbspolitik, anvendelse af genanvendelige eller komposteringsvenlige tallerkner, affaldsstyring i forbindelse med catering.

e) Administrative og planlægningsmæssige afgørelser

Organisationer kunne f.eks. se på:

- forhold, der opstår ved gennemførelse af planlægningsafgørelser i fremtiden

- resultater af eksperimentelle spil og computermodelopstilling

- erfaring høstet ved gennemførelse af lignende projekter.

f) Produktudvalget

Dette er relevant for organisationer, der sælger eller distribuerer produkter fra tredjeparter; det kunne f.eks. være:

- udvikle en "grøn" indkøbspolitik med hensyn til kontrahenter og produkter

- give fortrin til produkter, der sælges med en tilbagetagningsordning

- lede efter produkter, der bærer et alment godkendt miljømærke inden for deres produktudvalg.

g) Kontrahenters, underkontrahenters og leverandørers miljøresultater

Organisationer kunne f.eks.:

- informere sig om (under)kontrahenters og leverandørers miljøresultater med hensyn til aktiviteter og produkter

- analysere sikkerhedsdatablade, produktlinjeanalyser eller relevante uddrag heraf fra kontrahenter

- uddanne (under)kontrahenter og leverandører (f.eks. rådgive i mindskelse af miljøfarer)

- indsætte "grønne klausuler" i deres kontrakter.

Eksempler:

- kundeoplysning (f.eks. om anvendelse og bortskaffelse af produkter, rådgivning med hensyn til at mindske miljøfarer)

- "grøn" indkøbspolitik

- fortrinsbehandling af "grønne" virksomheder, f.eks. EMAS-virksomheder (lån, forsikring)

- "grønne" investeringer

- produkttilbagetrækningsordninger

- "grønne" klausuler i kontrakter.

6. HVORDAN FORETAGES VÆSENTLIGHEDSVURDERINGEN?

For at afgøre, om alle miljøforhold er væsentlige, skal de undersøges og vurderes. Miljøforhold, der er blevet bestemt som væsentlige, skal medtages i miljøstyringsordningen og den løbende gennemgang. De ikke væsentlige bør også gennemgås for at tage hensyn til skiftende omstændigheder. For at vurdere, hvor væsentlige de pågældende miljøforhold er, definerer organisationen sit eget sæt kriterier. I henhold til forordning (EF) nr. 761/2001 "bør de kriterier, organisationen opstiller, være omfattende og reproducerbare og kunne underkastes uafhængig kontrol" (bilag VI, punkt 6.4), og som desuden "tager hensyn til fællesskabslovgivningen" (bilag VI, punkt 6.1). Punkt 6.4, litra a)-g), giver nogle af de kriterier, en organisation kunne overveje, når det afgøres, om miljøforhold er væsentlige.

Som udgangspunkt bør organisationen overveje følgende spørgsmål, når den afgør miljøforholds væsentlighed:

- mulighed for at forårsage miljøskader

- det lokale, regionale eller globale miljøs sårbarhed

- forholdets og/eller virkningens omfang, antal, hyppighed og reversibilitet

- relevant miljølovgivning og kravene heri

- betydning for organisationens interesseparter og medarbejdere.

Disse emner og de valgte kriterier kan anses for spørgsmål, der besvares "ja" eller "nej", eller de kan anvendes på en mere differentieret måde for at vurdere betydningen af organisationens miljøforhold som første skridt og til at opstille en prioritetsliste for indsats som andet skridt (f.eks. ved at klassificere som "høj", "middel", "lav" eller "meget vigtig", "mindre vigtig", "ikke vigtig").

I forbindelse med vurderingen skal organisationen også se på opstarts- og nedlukningsbetingelser og på rimelig forudseelige nødsituationer. Der skal desuden tages hensyn til tidligere, nuværende og planlagte aktiviteter.

Nyttige informationskilder til at foretage vurderingen kunne være tilladelser, relevante forordninger (f.eks. om kvantificerede grænser eller overvågning af forurenende stoffer), nationale handlingsplaner, lokalplaner, overvågningsoptegnelser eller videnskabelige undersøgelser. Forskriftsudstedende organer, kunder og leverandører, miljøgrupper, handels- og håndværkersammenslutninger, industrisammenslutninger, handelskamre og videnskabelige institutioner kunne ligeledes give nyttige oplysninger til støtte for vurderingen.

Eksempler:

- akkumulerede forurenende stoffer

- klimaændringer (drivhusgasser, nedbrydning af ozonlaget)

- forsuring af vand og jord

- vandeutrofiering og nitrogenmætning af jorden

- biodiversitet, belastning af særlig bevaringsværdige områder (f.eks. opdeling af levesteder)

- indførelse og spredning af fremmede organismer

- virkninger af metaller

- fotokemiske oxidanter og ozonniveauet ved jorden

- virkninger af (farlige) kemiske stoffer, herunder persistente organiske forurenende stoffer

- uhensigtsmæssig anvendelse af areal- og vandressourcer

- luft- og støjforurening i byer

- ikke cykliske materialestrømme og affald.

BILAG IV

RETNINGSLINJER TIL VERIFIKATORER FOR VERIFIKATION AF SMÅ OG MELLEMSTORE VIRKSOMHEDER (SMV), NAVNLIG SMÅ OG MEGET SMÅ VIRKSOMHEDER

(Alle henvisninger til bilag er henvisninger til bilagene til forordning (EF) nr. 761/2001, medmindre andet udtrykkeligt er angivet)

1. INDLEDNING

Det er et kendt problem, at SMV har svært ved at gennemføre ledelsessystemer såsom ISO 9001, ISO 14001 og EMAS. Systemerne anses for bureaukratiske og tidskrævende. Problemet er ikke at forstå kravene i disse ledelsessystemer, men at være i stand til at råde over de fysiske og finansielle ressourcer til at gennemføre og vedligeholde dem. Særlig vanskelig er den sædvanlige afhængighed af kontrolleret dokumentation som den eneste måde til at vise, at ledelsessystemet har de ønskede resultater i overensstemmelse med kravene i ledelsessystemerne, der er defineret i standarder og forordninger. Vedligehold og kontrol af sådanne systemer er tidskrævende og passer ofte dårligt ind i små virksomheders fremgangsmåder.

Små virksomheder er karakteriseret ved korte rapporteringslinjer, multifunktionelle medarbejdere, uddannelse på jobbet og evne til hurtigt at tilpasse sig ændringer. Verifikatorens opgave er at erkende sådanne organisationers styrke og svagheder og foretage verifikationen således, at der ikke lægges unødige byrder på små organisationer. Disse retningslinjer skal anvendes på små organisationer og gælder i nogle tilfælde kun meget små organisationer. Verifikatoren bør anvende sin erfaring til at vurdere, om disse retningslinjer kan anvendes i forbindelse med den organisation, der verificeres, i forhold til tilgængelige ressourcer i organisationen.

2. DOKUMENTATION

Formålet med dokumentation i et ledelsessystem er at sikre, at en organisation konsekvent kan udføre sine operationer i overensstemmelse med den måde, den ønsker at lede. Skriftlige procedurer kan således anvendes til at sikre, at alle operationer udføres på konsekvent vis uafhængigt af, hvem der udfører dem. Dokumentation anvendes ligeledes som bevis for, at bestemte operationer eller procedurer er blevet korrekt udført, f.eks. data fra overvågning til at vise overensstemmelse med lovbestemmelserne.

Når verifikatorer verificerer SMV, skal de have følgende in mente:

- Ikke alle procedurer skal være dokumenterede.

Mundtlige procedurer og uddannelse på jobbet anvendes ofte i små organisationer. Verifikatorens opgave er at finde bevis for, at proceduren virker.

Eksempel: En organisations sæde kan have en ordning for adskillelse af forskellige typer affald. To ting skal være klare:

- De pågældende skal forstå, hvad de gør.

- Affaldsadskillelsen skal virke i praksis.

- Procedurer skal være forholdsmæssige.

Øvelsens størrelse og kompleksitet, arten af de tilknyttede miljøvirkninger og operatørernes kompetence skal tages i betragtning, når det afgøres, om procedurerne er hensigtsmæssige. Simple rutediagrammer, piktogrammer, opslag og tabeller kunne være det mest effektive.

3. DOKUMENTSTYRING

Det væsentligste ved dokumentstyring er at sikre, at den enkelte har de dokumenter, som vedkommende skal have. I sin enkleste form kræver dette kun en liste over dokumenter, og hvem der bør have dem. Verifikationen af, at ordningen virker, består ganske enkelt i at se, om personerne har de dokumenter, de skal have.

Eksempel

Procedure

>TABELPOSITION>

For at efterprøve, at dette er på plads, skal verifikatoren f.eks. se, om medarbejder 3 havde og anvendte revision 1 af proceduren til dataindsamling.

4. BEVIS

Verifikator skal til enhver tid lede efter objektivt bevis for, at en ordning ikke udvirker overdrevne mængder papirarbejde i små organisationer; det er derfor ofte lettere at tjekke procedurernes effektivitet ved hjælp af deres resultater.

Eksempler

- Temperaturkontrol:

En verifikator skal ikke tjekke skriftlige procedurer for at se, om temperaturkontrollen var effektiv, forudsat at optegnelserne var fuldstændige og viste, at kontrollen var effektiv. Verifikator vil ligeledes skulle sikre sig, at medarbejderen med ansvar herfor har fuld forståelse af processen. Hvis arkivalierne ikke viste overensstemmelse med kontrolkravene, skal organisationen kunne påvise, at der er gjort noget effektivt for at rette op herpå.

- Genvinding:

En organisation med en papirgenvindingspolitik skal kunne påvise, at der er passende faciliteter til stede (genvindingskurve osv.), og at medarbejderne vidste, hvordan de anvendes. Hvis organisationens politik er kun at bruge genbrugspapir, skal dette kunne påvises effektivt ved mærkningen på det anvendte papirs emballage.

5. RAPPORTER

Kravene om en offentlig redegørelse i henhold til EMAS skal ikke forstås som et krav om at udarbejde og trykke en glitrende rapport. Hensigten med kravet er at sikre, at interesseparter informeres om en organisations miljøresultater. I små organisationer vil de fleste interesseparter sædvanligvis være dem, der bor i nærheden af organisationen, og de kunne vælge at uddele fotokopierede oplysninger eller lignende. EMAS må ikke anses som en unødvendig byrde for små virksomheder.

6. REVISIONER OG GENNEMGANG

Der vil i de fleste små virksomheder være én, der er tilstrækkelig uafhængig til at udføre revisionsfunktionen. I meget små virksomheder (mikrovirksomheder) er det måske ikke muligt. For at undgå at skulle ansætte en uden for virksomheden til at foretage revisionen må verifikator eventuelt acceptere et alternativ hertil:

- revisioner fra det lokale håndværker-/handelskammer, SMV-organisationer eller andre lignende organisationer

- partnerskaber mellem to eller flere mikrovirksomheder på samme sted, der deler ressourcer og ekspertise til at udføre revisioner

- kombination af revisions- og ledelseskortlægning i én øvelse, hvorved der spares tid og ressourcer.