BERETNING om regnskab for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut (Torino) (regnskabsåret 1996), med Instituttets svar (97/C 393/07)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstituts bestyrelse i overensstemmelse med artikel 11, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 af 7. maj 1990 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret 1996. I overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 (2) er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 (4). Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskabet for 1996 er rigtigt, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE ERHVERVSUDDANNELSESINSTITUTS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 1996

Budgetregnskab

1.5. Med det nuværende system er det muligt at ændre registreringerne efterfølgende, uden at sådanne ændringer kan spores. Dette system og den systematiske anvendelse af forskudsforvaltningen kan eventuelt føre til bevillingsoverskridelser.

Forskudsforvaltning

1.6. Størstedelen af Instituttets udgifter (52 %) betales stadig over forskudsforvaltningen (afsnit I, II). Denne praksis anvendes stadig i næsten samme omfang. Hertil kommer, at udgifterne er blevet afregnet for sent (2 til 3 måneder), fordi samtlige dokumenter skal sendes til finansinspektøren i Bruxelles. Endvidere er der blevet overført et supplerende forskud på 0,5 mio. ECU til forskudsforvaltningen uden forudgående tilladelse.

Fremførte bevillinger

1.7. Der blev fremført 2,1 mio. ECU i bevillinger fra 1995 til 1996. 0,4 mio. ECU (17 %) blev ikke udnyttet, fordi en række udgifter ikke var beregnet korrekt (tjenesterejseudgifter, rekrutteringsudgifter mv.).

Regnskabsårets bevillinger

1.8. Procentsatsen for de afholdte betalinger varierer fra afsnit til afsnit. Den ligger på 85 % for afsnit I (personale), 71 % for afsnit II (administrationsudgifter) og 35 % for afsnit III (aktionsudgifter). Fremførslerne til 1997 vedrører afsnit II (0,7 mio. ECU), afsnit III (2,7 mio. ECU) og specielt indkøb af edb-udstyr, særlige foranstaltninger (TEMPUS), videreuddannelse og seminarer samt forskningsmøder (54 %).

Kursdifference

1.9. Kurstabet på 1,1 mio. ECU skyldes primært apprecieringen af den italienske lira.

Finanskontrol

1.10. Der skal registreres og kontrolleres så omfattende beløb, at det ville være hensigtsmæssigt at udpege en finansinspektør, så de nedenfor nævnte problemer kan blive løst (særligt problemerne vedrørende tilskud, der er ikke er opført i regnskabet, jf. punkt 1.11).

Tilskud uden for budgettet (PHARE, TACIS og TEMPUS)

1.11. Inden for rammerne af PHARE-, TACIS- og TEMPUS-programmerne forvalter Instituttet på Kommissionens vegne midler, som sidstnævnte har stillet til rådighed. Dette meget betydelige beløb (omkring 200 mio. ECU for 1996) til dækning af bestemte udgifter var ikke opført i Instituttets regnskaber (men i et særskilt regnskab). Retten anmoder Instituttet om at opføre de transaktioner, som vedrører forvaltningen af disse midler, i sit eget regnskab. Retten forbeholder sig ret til i forbindelse med kommende revisioner at revidere forvaltningen af disse midler og navnlig de relevante bankkonti.

Indgåelse af aftaler

1.12. Instituttets procedure for indgåelse af aftaler er forholdsvis kompleks og bør forenkles. Det bemærkes, at Instituttets aftaler (de aftaler, der ikke vedrører aktionsudgifter) ofte indgås i form af underhåndsaftaler, og at denne fremgangsmåde ikke altid er berettiget.

1.13. Betalinger i forbindelse med aftaler under PHARE-, TACIS- og TEMPUS-programmerne afholdes uden at være påtegnet af finansinspektøren (jf. punkt 1.10), fordi denne betragter disse udgifter som udgifter afholdt af Kommissionen (jf. punkt 1.11). Endvidere skal det bemærkes, at Instituttet i 1996 kun kontrollerede gennemførelsen af en del af disse aftaler. Fra regnskabsåret 1997 er Instituttet også begyndt at anvende eksterne revisorer. Denne revision kan dog tilsyneladende endnu ikke dække alle de programmer, som forvaltes af Instituttet.

Rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

1.14. Instituttet har endnu ikke nedsat et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler. Der er fremsat forslag om nedsættelse af et sådant udvalg, men forslaget er endnu ikke godkendt.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 131 af 23. 5. 1990, s. 4.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 underskrev Instituttets direktør den 30. marts 1997 regnskabet over Instituttets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996 og sendte det samme dag til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 30. marts 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1995 OG 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

NB: Det skal bemærkes, at Instituttet forvalter midler (ca. 200 mio. ECU) til PHARE-, TACIS- og TEMPUS-programmerne via 21 bankkonti, som hverken er opført i budgetregnskabet, på balancen eller i resultatopgørelsen.

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Instituttets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

(2) I regnskabet for regnskabsåret 1995 var den del af Kommissionens tilskud, som endnu ikke var udbetalt ved udgangen af regnskabsåret, medregnet i årets resultat. Fra regnskabsåret 1996 er dette beløb i overensstemmelse med bestemmelserne opført på balancens passivside.

DET EUROPÆISKE ERHVERVSUDDANNELSESINSTITUTS SVAR

1.5. Driftsposter

Instituttet er enig i rettens betragtninger. Siden begyndelsen af 1996 har instituttet sammen med en række andre EU-agenturer været aktivt involveret i forberedelserne til indførelsen af et nyt edb-baseret budget- og regnskabssystem. Arbejdet skrider frem, bl. a. med hensyn til konfiguration, afprøvning og undervisning i brugen af systemet. Selve indførelsen af systemet indledes i januar 1998, og det forventes fuldt funktionsdygtigt i juni 1998.

Det skal fremhæves, at der i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i finansforordningen hver måned fremsendes økonomirapporter til de kompetente tjenestegrene i Kommissionen. I den pågældende periode er der ikke eksempler på, at bevillingerne er blevet overskredet.

1.6. Forskudsforvaltning

Fra juni 1997 er brugen af forskudsforvaltning i stort omfang blevet begrænset, eftersom der ikke længere anvendes forskudsforvaltning ved udbetaling af lønninger.

Der er ikke tildelt yderligere forskud til forskudsforvaltningen uden godkendelse. Instituttet beklager, at et beløb på 0,5 mio. ECU vedrørende afregning af udgifter fejlagtigt blev registreret som en øgning af forskudsforvaltningen. Denne registreringsfejl blev rettet i de efterfølgende måneder.

1.8. Regnskabsårets bevillinger

I 1996 blokerede budgetmyndigheden for andet år i træk en del af instituttets bevillinger. I alt 2,5 mio. ECU af instituttets budget blev blokeret og først frigivet i september 1996, og som følge heraf var der kun kort tid til at indgå forpligtelser og foretage betalinger inden udgangen af regnskabsåret.

En analyse af de forpligtelser, der var indgået i slutningen af 1996, viser, at det samlede beløb svarede til 89 % for afsnit I, 99 % for afsnit II og 95 % for afsnit III. Forpligtelser under afsnit I var proportionelle med procentdelen af personale ansat i 1996 (udtrykt i mandår). Desuden var ændringer i valutakurserne årsag til en række besparelser på budgettet.

1.10. Finanskontrol

Instituttet er enig i Revisionsrettens betragtninger. Det bemærkes, at instituttets finanskontrol siden 1997 har været overført til Det Fælles Forskningscenter i Ispra.

1.11. Midler uden for budgettet (Phare, Tacis og Tempus)

Instituttet henleder rettens opmærksomhed på, at alle transaktioner vedrørende disse midler er blevet registreret i et særskilt regnskab, og Kommissionen har i overensstemmelse med de konventioner, der er indgået mellem denne og instituttet, jævnligt modtaget rapporter desangående.

1.12. Indgåelse af kontrakter

Instituttet arbejder med tre forskellige typer midler (instituttets eget budget, Phare og Tacis), for hvilke der gælder forskellige ordretildelingsprocedurer. Instituttet har så vidt muligt forsøgt at harmonisere disse regler og fortsætter sine bestræbelser herpå. Det er imidlertid ikke muligt at opnå en fuldstændig harmonisering af procedurerne.

Instituttet vil sørge for kun at indgå aftaler i form af underhåndsaftaler, når det er strengt nødvendigt, og kun under de særlige omstændigheder, der er omhandlet i artikel 46 (a, b, c, d, e) i instituttets finansforordning. Rettens opmærksomhed henledes imidlertid på, at visse af instituttets aktiviteter på grund af selve deres natur kræver ad hoc-procedurer. Disse aktiviteter er naturligt forbundet med instituttets samarbejde med et netværk af nøglepartnere i partnerlandene, og de pågældende opgaver kan ikke betros til udenforstående.

1.13. Betalinger vedrørende Phare-, Tacis- og Tempus-kontrakter

Instituttet vil for så vidt angår rettens anbefaling om at integrere midlerne til forvaltning af Phare- og Tacis-programmerne i instituttets eget regnskab forsøge at finde en løsning sammen med Kommissionen.

Kontrollen med gennemførelsen af kontrakter blev i 1996 foretaget i overensstemmelse med de konventioner, der er indgået med Kommissionen. Alle kontrakter er ved hjælp af indsamling og gennemgang af bilag blevet »skrivebordsovervåget« af de kompetente tjenestegrene i instituttet. Fra 1997 vil der blive foretaget kontrol af Tempusprojekter (Phare og Tacis) og Phare-erhvervsuddannelsesprogrammer. Der er endnu ikke planlagt kontrol af Tacis-erhvervsuddannelsesprogrammer.

1.14. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter

Nedsættelsen af et rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter var betinget af bestyrelsens vedtagelse af instituttets finansforordning, der indeholder de almindelige betingelser for dette udvalg (afsnit XVI, artikel 88 i gennemførelsesbestemmelserne) Eftersom finansforordningen blev vedtaget af bestyrelsen i september 1996, og gennemførelsesbestemmelserne først efterfølgende blev vedtaget i februar 1997, kunne det ikke lade sig gøre at nedsætte dette udvalg i 1996. Bestyrelsen vedtog imidlertid forordningen om nedsættelse af et rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter den 31. juli 1997, og udvalget afholdt sit første møde den 11. september 1997.