Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut (Torino) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998, med instituttets svar

(1999/C 372/06)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut i henhold til artikel 11, stk. 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1998. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med instituttets finansielle bestemmelser, jf. artikel 12 i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 EF revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1998, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE ERHVERVSUDDANNELSESINSTITUT I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1998

Tilskud uden for budgettet - Phare, Tacis og Meda

5. Af de Phare- og Tacis-midler, der er øremærket til Tempus-programmet, forvalter instituttet midler, som Kommissionen har stillet til rådighed. Disse midler (ca. 395 mio. ECU i 1998) er ikke opført i instituttets budget, men i et særskilt regnskab (jf. beretning for regnskabsåret 1997(3)). Saldoen (35,8 mio. ECU pr. 31. december 1998) på de ca. 30 bankkonti, instituttet benytter i forbindelse med forvaltningen af disse midler, figurerer ikke i instituttets regnskab. Efter drøftelser med Retten og Kommissionen vil instituttet fra regnskabsåret 1999 anføre disse oplysninger i et bilag til budgettet.

6. I henhold til artikel 13 i de finansielle bestemmelser for instituttet skal budgettet og personaleoversigten offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Dette er ikke sket.

7. Forordningen om oprettelse af instituttet blev ændret i juli 1998 og omfatter nu også Meda-programmet (ledsageforanstaltninger i Middelhavsområdet).

Almindeligt regnskab (SI X) og budgetregnskab (SI 2)

8. Med indførelsen af SI 2-budgetsystemet er de interne kontrolprocedurer generelt blevet forbedret.

9. Under evalueringen af SI 2-systemet konstateredes det, at systemet var blevet taget i brug, før alle test ("program and system testing and data validation") var gennemført. Derfor har flere problemer måttet løses i løbet af regnskabsåret, og edb-tjenesten har flere gange været nødt til at foretage korrektioner, også manuelle korrektioner, i programmerne og databasen.

10. Der bør indgås en "service level agreement" med Kommissionen om de implicerede parters beføjelser og ansvarsniveau.

11. Fra regnskabsåret 2000 vil SI 2-systemet omfatte det almindelige regnskab.

Fremførte bevillinger

12. Bevillingerne fremført fra 1998 til 1999 andrager 3,5 mio. ECU, dvs. 23 % af instituttets budget. Der er navnlig fremført bevillinger inden for budgetafsnit III, nemlig i alt 2,6 mio. ECU. Hovedparten af fremførslerne vedrører de nationale overvågningscentre og erhvervsuddannelse.

13. Et betragteligt antal fremførsler har relation til 28 aftaler (samlet værdi: 0,8 mio. ECU), som er trådt i kraft eller undertegnet i november og december 1998. Eftersom der i regnskabsåret 1998 blev undertegnet 67 aftaler om tjenesteydelser finansieret med i alt 1,6 mio. ECU over instituttets budget, afspejler dette fænomen en vis ustabilitet i tilrettelæggelsen og planlægningen af instituttets aktiviteter.

14. Dybtgående revision af de bevillinger på budgetposten "nationale informationscentraler", der er fremført fra 1998 til 1999, viser, at syv forpligtelser på i alt 0,22 mio. ECU eller 48,7 % af fremførslerne på denne post udelukkende vedrører udgifter, der vil påløbe i regnskabsåret 1999. Tilsvarende kan konstateres vedrørende en supplerende stikprøve på fire fremførsler på i alt 0,06 mio. ECU på andre poster inden for afsnit III på instituttets budget. Budgetprincippet om etårighed er dermed ikke blevet overholdt. Det er i strid med instituttets finansielle bestemmelser. Alle bevillinger, der uberettiget er fremført, burde være bortfaldet pr. 31. december 1998.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 7. oktober 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 131 af 23.5.1990, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i Rådets forordning (EØF) nr. 1360/90 er regnskabet over samtlige indtægter og udgifter i regnskabsåret 1998, dateret den 31. marts 1999, blevet fremsendt instituttets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 6. april 1999. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT C 406 af 28.12.1998, s. 38.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1998 og 1997

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af instituttets tal.

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1998 og 1997

>TABELPOSITION>

Kilde:

Revisionsretten på grundlag af instituttets tal.

Instituttets svar

Tilskud uden for budgettet - Phare, Tacis, Tempus og Meda

Det bekræftes, at instituttet efter en drøftelse med Revisionsretten og Kommissionen nu opfører alle tilskud, som er modtaget gennem konventioner indgået med Kommissionen, i et bilag til budgettet. Dette fremmer gennemskueligheden og giver en fuldstændig oversigt over de midler, som forvaltes af instituttet.

Instituttet har offentliggjort sit samlede budget for 1998 på Internettet. Desuden har det i De Europæiske Fællesskabers Tidende meddelt, at budgettet findes i sin helhed på Internettet. Kommissionen og Europa-Parlamentet opfordrede hertil, fordi det bevarer og endog øger offentligheden og EU-borgernes lige adgang til budgettet, hvilket er en klar målsætning i finansforordningen artikel 13. Dette har samtidig givet instituttet betydelige udgiftsmæssige besparelser, hvilket er af stor betydning i betragtning af den stramme budgetsituation.

Almindeligt regnskab (SI X) og budgetregnskab (SI 2)

Vi er enige i, at SI 2 globalt set har forbedret budgetregnskabet og -kontrollen. Det er også korrekt, at det tidligere system, baseret på Excel, blev anvendt indtil udgangen af året. Revisionsretten gør selv opmærksom på de forskellige mangler ved SI 2-systemet, som stadig eksisterede på dette tidspunkt. De erfaringer, der var opnået ved årets slutning, vil sammen med udviklingseksperternes fortsatte bestræbelser føre til et bedre resultat i år, og de manuelle korrektioner, som Revisionsretten henviser til, vil kunne undgås. Så der sker og vil ske betydelige fremskridt.

Der er udarbejdet og indgået en "service level agreement" med GD XIX (leverandøren af systemerne), som forventes undertegnet snarest, ikke blot med instituttet, men ligeledes med de andre agenturer, som deltager i den fælles SI 2-support service.

Der gøres en intensiveret indsats for at indføre SI 2 i forbindelse med det almindelige regnskab og for, trods den meget korte tidsfrist, at sikre, at systemet er driftsklart i januar 2000.

Fremførte bevillinger

Revisionsrettens bemærkninger vedrørende budgetprincippet om etårighed er forståelige. Der er mange forklaringer på vanskelighederne med overholdelsen af dette princip (forsinket vedtagelse af budgettet (i marts dette år), komplicerede procedurer, langvarige licitationer), men instituttet er fast besluttet på at overholde budgetprincippet om etårighed. Under alle omstændigheder vil planlægnings- og gennemførelsesprocessen blive forbedret med henblik på at nedsætte antallet af aktiviteter, der påbegyndes sent på året. Det bør understreges, at princippet vedrører aktiviteter under instituttets hovedbudget, mens mange aktiviteter vedrørende "konventioner" har et flerårigt perspektiv, hvilket er meget mere relevant for den slags aktiviteter, vi udfører.