UDKAST TIL

AFGØRELSE Nr. 1/2016 VEDTAGET AF DET BLANDEDE UDVALG EU-REPUBLIKKEN KOREA

af …

om vedtagelsen af dets forretningsorden

DET BLANDEDE UDVALG EU-REPUBLIKKEN KOREA HAR —

under henvisning til rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Korea på den anden side (»aftalen«), særlig artikel 44, og

ud fra følgende betragtninger:

For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør forretningsordenen for det blandede udvalg vedtages —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Det blandede udvalgs forretningsorden som fastsat i bilaget til denne afgørelse vedtages herved.

BILAG

DET BLANDEDE UDVALGS FORRETNINGSORDEN

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Det blandede udvalg, som er nedsat i overensstemmelse med artikel 44 i rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Korea på den anden side (»aftalen«), udfører sine opgaver i overensstemmelse med artikel 44 i aftalen.

2. Det blandede udvalg består af repræsentanter for begge parter på et passende niveau.

3. Formandskabet for det blandede udvalg varetages på skift af parterne i en periode på et kalenderår. Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik eller udenrigsministeren for Republikken Korea varetager formandskabet for det blandede udvalg. Formanden kan uddelegere sin myndighed.

4. Første periode begynder på datoen for afholdelse af det blandede udvalgs første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

1. Det blandede udvalg træder normalt sammen en gang om året. Formanden indkalder til møde i det blandede udvalg, som afholdes skiftevis i Bruxelles og Seoul på en dato, som parterne fastsætter efter fælles overenskomst. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes ekstraordinære møder i det blandede udvalg, hvis parterne er enige herom.

2. Det blandede udvalg holder normalt møder på højt embedsmandsplan, medmindre andet er aftalt mellem parterne.

Artikel 3

Offentlighed

Møder i det blandede udvalg er ikke offentlige, medmindre andet bestemmes.

Artikel 4

Deltagere

1. Inden hvert møde underrettes formanden gennem sekretariatet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

2. Når det er hensigtsmæssigt, kan eksperter eller repræsentanter for andre organer efter fælles aftale mellem parterne indbydes til at deltage i det blandede udvalgs møder som observatør eller for at orientere om et bestemt emne.

Artikel 5

Sekretariat

En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Republikken Koreas udenrigsministerium fungerer i fællesskab som sekretærer for det blandede udvalg. Al korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg fremsendes til sekretærerne. Korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg kan have enhver skriftlig form, herunder e-mail.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Formanden opstiller den foreløbige dagsorden for hvert møde. Den foreløbige dagsorden udsendes sammen med de relevante dokumenter til den anden part senest 15 dage før mødets begyndelse.

2. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som er indgivet til formanden senest 21 dage før mødets begyndelse.

3. Det blandede udvalg vedtager dagsordenen ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, som ikke er på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de frister, der er fastsat i stk. 1, for at tage hensyn til omstændighederne i en bestemt sag.

Artikel 7

Mødereferat

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab et udkast til mødereferat normalt senest 30 kalenderdage efter mødedatoen. Udkastet til mødereferat bygger på formandens sammendrag af de konklusioner, som det blandede udvalg er nået frem til.

2. Mødereferatet godkendes af begge parter senest 45 dage efter mødedatoen eller en anden dato, som aftales mellem parterne. Når der er opnået enighed om udkastet til mødereferat, underskriver formanden og sekretærerne to originaleksemplarer. Hver part modtager et originalt eksemplar.

Artikel 8

Forhandlingsprocedure

1. Når det blandede udvalg vedtager afgørelser og henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en angivelse af emnet. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden. Det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger vedtages ved fælles overenskomst mellem parterne.

2. Det blandede udvalg kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. Der kan efter fælles overenskomst mellem parterne fastsættes en frist for afslutningen af den skriftlige procedure, efter hvis udløb formanden for det blandede udvalg kan erklære, at en fælles overenskomst mellem parterne er nået, medmindre en af parterne meddeler det modsatte.

3. Afgørelser og henstillinger vedtaget af det blandede udvalg bekræftes ved to originale eksemplarer, som underskrives af formanden for det blandede udvalg.

4. Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 9

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til det blandede udvalg sendes til en af sekretærerne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at al korrespondance stilet til det blandede udvalg fremsendes til formanden og i givet fald rundsendes som dokumenter som omhandlet i artikel 10 i denne forretningsorden.

3. Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 10 i denne forretningsorden.

Artikel 10

Dokumenter

1. Hvis forhandlingerne i det blandede udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretariatet til medlemmerne.

2. Hver sekretær er ansvarlig for rundsendelse af dokumenterne til de relevante medlemmer af hans eller hendes part i det blandede udvalg og systematisk fremsendelse af kopier til den anden sekretær.

Artikel 11

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det blandede udvalgs møder, med hensyn til personale, rejser og underhold samt postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 12

Ændring af forretningsordenen

Denne forretningsorden kan ændres ved fælles overenskomst mellem parterne i overensstemmelse med artikel 8.

Artikel 13

Specialiserede arbejdsgrupper

1. Det blandede udvalg kan beslutte at nedsætte yderligere specialiserede arbejdsgrupper til at bistå udvalget i varetagelsen af dets opgaver.

2. Det blandede udvalg kan beslutte at ophæve eksisterende specialiserede arbejdsgrupper, at fastlægge eller ændre deres mandat eller at nedsætte yderligere specialiserede arbejdsgrupper.

3. De specialiserede arbejdsgrupper aflægger rapport til det blandede udvalg efter hvert af deres møder.

4. De specialiserede arbejdsgrupper har ingen beslutningskompetence, men kan fremsætte anbefalinger til det blandede udvalg.