KOMMISSIONENS AFGØRELSE

af 9. december 2010

om ændring af afgørelse K(2007) 2286 om vedtagelse af Det Europæiske Forskningsråds regler for indsendelse af forslag og de hermed forbundne evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer for indirekte aktioner i særprogrammet »Idéer« under det syvende rammeprogram (2007-2013)

(EØS-relevant tekst)

(2010/767/EU)

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1906/2006 af 18. december 2006 om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i foranstaltninger under syvende rammeprogram og for formidling af forskningsresultater (2007-2013) (1), navnlig artikel 16, stk. 3, og

ud fra følgende betragtninger:

Ved afgørelse K(2007) 2286 af 6. juni 2007 vedtog Kommissionen Det Europæiske Forskningsråds (EFR’s) regler for indsendelse af forslag og de hermed forbundne evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer for indirekte aktioner i særprogrammet »Idéer« under det syvende rammeprogram (2007-2013) (»EFR-reglerne«).

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Det Europæiske Forskningsråds regler for indsendelse af forslag og de hermed forbundne evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer for indirekte aktioner i særprogrammet »Idéer« under det syvende rammeprogram (2007-2013), der blev vedtaget ved afgørelse K(2007) 2286, erstattes af reglerne i bilaget.

Artikel 2

1. Det Europæiske Forskningsråds regler for indsendelse af forslag og de hermed forbundne evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer for indirekte aktioner i særprogrammet »Idéer« under det syvende rammeprogram (2007-2013) er gældende for alle Det Europæiske Forskningsråds indkaldelser af forslag, som er offentliggjort efter denne afgørelses ikrafttrædelsesdato.

2. Bestemmelserne om udpegelse af og godtgørelse til uafhængige eksperter og ledende forskere, der indkaldes til et interview, som fastlagt i de af Kommissionen godkendte standardbreve til udpegelse samt i afsnit 3 og i bilag B og C til Det Europæiske Forskningsråds regler for indsendelse af forslag og de hermed forbundne evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer for indirekte aktioner i særprogrammet »Idéer« under det syvende rammeprogram (2007-2013), er gældende fra denne afgørelses ikrafttrædelsesdato.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EUT L 391 af 30.12.2006, s. 1.

BILAG

DET EUROPÆISKE FORSKNINGSRÅD

Regler for indsendelse af forslag og de hermed forbundne evaluerings-, udvælgelses- og tildelingsprocedurer, der er relevante for særprogrammet »Idéer« i det syvende rammeprogram (2007-2013)

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Præambel — Definition af termer

2. Indledning

2.1. Principper

2.2. Indsendelse af forslag

2.2.1. Forslagsindkaldelser

2.2.2. Præregistrering

2.2.3. Indsendelse

2.2.4. Hjælp i forbindelse med indsendelsen

2.2.5. Modtagelse

2.2.6. Kontrol af støtteberettigelse

3. Peer review-evaluering

3.1.1. De uafhængige eksperters rolle

3.1.2. Udpegelse af eksperter

3.1.2.1. Udelukkelse af uafhængige eksperter efter anmodning fra ansøgeren

3.1.3. Udpegelsesbetingelser, adfærdskodeks og interessekonflikt

3.1.4. Uafhængige observatører

3.1.5. Peer review-evalueringskriterier

3.1.6. Tilrettelæggelse af peer review-evalueringen

3.1.6.1. Peer review-evaluering af frontlinjeforskningsprojekter

3.1.6.2. Indsendelsesprocedure i to trin i forbindelse med frontlinjeforskningsprojekter

3.1.6.3. Peer review-evaluering af koordinerings- og støtteforanstaltninger

3.1.7. Resultater af peer review-evalueringen, udvælgelse og forkastelse af forslag

3.1.8. Feedback

3.1.9. Klager og retsmidler

3.1.10. Rapportering og information om peer review-evalueringen

4. Beslutning om tildeling og udarbejdelse af støtteaftaler

5. Bilag

5.1. Bilag A — Procedurer for indsendelse af forslag på papir

5.2. Bilag B — Procedurer for etisk gennemgang

5.3. Bilag C — Regler for refundering af rejser, diæter og indkvarteringsgodtgørelse for ledende forskere, der er indbudt til et interview

5.4. Bilag D — Håndtering af sikkerhed — Følsomme EFR-handlinger

1. PRÆAMBEL — DEFINITION AF TERMER

Det Europæiske Forskningsråd (EFR) er oprettet af Europa-Kommissionen (1) i henhold til bestemmelserne i særprogrammet »Idéer« under det syvende rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (særprogrammet »Idéer«) (2) som en måde at gennemføre dette særprogram på.

EFR består af et Videnskabeligt Råd, et generalsekretariat og en specifik struktur for gennemførelsen, der er oprettet af Europa-Kommissionen, nemlig Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd (3). Det står til ansvar over for Kommissionen og arbejder under betingelser med autonomi og integritet, som sikres af Kommissionen.

For klarhedens skyld gælder følgende termdefinitioner for dette dokument:

Termen »ERCEA« henviser til Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd.

Termen »FP7« henviser til Det Europæiske Fællesskabs syvende rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (2007-2013) (4).

Termen »deltagelsesregler« henviser til reglerne for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i foranstaltninger under det syvende rammeprogram og for formidling af forskningsresultater (2007-2013) (5).

Termen »finansforordning« henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (6).

2. INDLEDNING

Formålet med dette dokument er at fastlægge de regler, der gælder for indsendelse og peer review-evaluering af forslag og for tildeling af støtte til de udvalgte forslag. Reglerne indeholder nogle grundlæggende parametre, som har til formål at sikre, at de procedurer, der fører til støttetildelingen, er stringente, retfærdige, effektive og hensigtsmæssige. De er blevet fastlagt i samråd med EFR's Videnskabelige Råd, som bl.a. er ansvarligt for oprettelsen af arbejdsprogrammet »Idéer«, peer review-evalueringsmetoderne, procedurerne for ansøgning om peer review-evaluering af forslagene under særprogrammet »Idéer« og udpegelsen af de uafhængige eksperter, der skal deltage i en sådan peer review-evaluering. De vedtages af Kommissionen i overensstemmelse med deltagelsesreglerne.

Afsnit 1 beskriver de nøgleprincipper, der gælder for processen lige fra indsendelse til tildeling, nemlig topkvalitet, gennemsigtighed, retfærdighed og upartiskhed, effektivitet og hurtighed samt etiske hensyn.

Afsnit 2 beskriver procedurerne for indsendelse af forslag og den måde, de bliver behandlet på efterfølgende, herunder vurderingen af deres støtteberettigelse.

Afsnit 3 beskriver peer review-evalueringen, herunder den måde, som de uafhængige eksperter bliver udvalgt og udpeget på, behandlingen af potentielle og aktuelle interessekonflikter og peer review-evalueringens tilrettelæggelse. Det beskriver ligeledes den måde, som appeller og klager vil blive behandlet på, samt indberetningen af peer review-evalueringen og støttetildelingen.

Afsnit 4 beskriver forberedelsen og tildelingen af støtte.

2.1. Principper

Processen, der strækker sig fra indsendelse af forslag til støttetildeling, bygger på en række veletablerede principper:

— Topkvalitet. Projekter, der udvælges til finansiering, skal have en høj videnskabelig og/eller teknisk kvalitet.

— Gennemsigtighed. Beslutninger om finansiering og støttetildeling skal være baseret på klart beskrevne regler og procedurer, og ansøgende retlige enheder og førende forskere skal modtage passende feedback på resultatet af peer review-evalueringen af deres forslag.

— Retfærdighed og upartiskhed. Alle forslag skal behandles konsekvent, og de skal behandles på samme måde. De skal vurderes på en upartisk måde og efter fortjeneste uafhængigt af deres oprindelse og af den ansøgende enheds, den førende forskers eller noget holdmedlems identitet.

— Fortrolighed. Alle forslag og de hermed forbundne oplysninger, viden og dokumenter, der meddeles til ERCEA, skal behandles fortroligt.

— Effektivitet og hurtighed. Peer review-evaluering, støttetildeling og støtteforberedelse skal ske så hurtigt som muligt, idet kvaliteten af peer review-evalueringen fastholdes, og skal ske i henhold til retsgrundlaget.

— Etiske hensyn og sikkerhedshensyn. Ethvert forslag, som er i strid med grundlæggende etiske principper, eller som ikke er i overensstemmelse med de relevante sikkerhedsprocedurer, kan til enhver tid udelukkes fra processen med peer review-evaluering, udvælgelse og støttetildeling.

2.2. Indsendelse af forslag

2.2.1. Forslagsindkaldelser

Forslagene indsendes som følge af indkaldelser af forslag (indkaldelser) (7) Indholdet i og tidsfristerne for indkaldelserne er fastlagt i arbejdsprogrammet »Idéer« og offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (indkaldelser), på Kommissionens websted(er) (8) og på EFR's websted, hvor der vil være hyperlinks til Kommissionens websted(er).

I indkaldelser af frontlinjeforskningsprojekter kan der være angivet et vejledende budget for hele indkaldelsen eller vejledende budgetter for specifikke forskningsområder inden for indkaldelsens rammer, der vil blive evalueret af separate paneler af uafhængige eksperter.

I indkaldelsen vil det ligeledes være angivet, om indsendelsesproceduren finder sted i et eller to trin, og/eller om peer review-evalueringsproceduren finder sted i et eller to trin. Såfremt indsendelsesproceduren finder sted i to trin, vil kun de, hvis forslag blev vurderet positivt i første trin, blive opfordret til at indsende fuldstændige forslag i andet trin.

2.2.2. Præregistrering

Som følge af bottom up-tilgangen i særprogrammet »Idéer« forventer EFR et stort antal forslag inden for alle forskningsområder. For at gøre det muligt for EFR at levere de fornødne ressourcer og den fornødne ekspertise til EFR's peer review-evalueringsprocessen kan en indkaldelse omfatte præregistrering.

Præregistrering kan indebære en angivelse af det påtænkte emne og de planlagte forskningsmålsætninger i forslaget.

Hvis der i indkaldelserne er taget højde for en præregistrering, skal den potentielle ansøger — inden præregistreringens frist er udløbet — anmode om login og password til IT-tjenesten for elektronisk indsendelse af forslag (i øjeblikket EPSS, som i teksten kaldes »det elektroniske indsendelsessystem«), hvilket er nødvendigt for at indsende et forslag. Frist(er) for præregistreringen kan fastsættes til et par uger inden fristen eller fristerne for indsendelse af forslag. Præregistrering og indsendelse er to forskellige faser. Hvis der i indkaldelsen er taget højde for præregistrering, men ansøgeren ikke foretager denne præregistrering, vil den pågældende ansøgers indsendelse af forslag ikke blive accepteret af det elektroniske indsendelsessystem.

Hvis der i indkaldelserne ikke er taget højde for en præregistrering, skal den potentielle ansøger stadig tilmelde sig og anmode om et password til EPSS for at kunne indsende forslaget, inden indkaldelsesfristen udløber.

I meget særlige tilfælde kan den potentielle ansøger bede ERCEA om tilladelse til at indsende forslaget i papirformat, sådan som der er taget højde for i bilag A til denne afgørelse.

2.2.3. Indsendelse

Forslag — og i påkommende tilfælde præregistreringer — indsendes elektronisk ved hjælp af det netbaserede elektroniske indsendelsessystem, som forvaltes af Kommissionen (i øjeblikket EPSS).

Forslag til frontlinjeforskningsforanstaltninger skal i henhold til bestemmelserne i arbejdsprogrammet »Idéer« omfatte en førende forsker, som er en nærmere angivet person med videnskabeligt ansvar for projektet. Forslagene indsendes af den førende forsker, der har fået beføjelse hertil af den foreslåede værtsinstitution, som formelt er den ansøgende retlige enhed, der vil modtage støtten (9). Under indsendelses- og peer review-evalueringsprocessen vil den førende forsker være det vigtigste kommunikationsled mellem ERCEA og den ansøgende retlige enhed.

Udarbejdelsen og uploadningen af alle forslagsoplysninger og godkendelsen af betingelserne for brug af det elektroniske indsendelsessystem samt vilkårene for peer review-evalueringen skal finde sted inden forsøget på at indsende et forslag.

Det elektroniske indsendelsessystem vil udføre en række basiskontroller. Først når disse kontroller er udført, vil det elektroniske indsendelsessystem give ansøgeren lov til at indsende forslaget. Disse kontroller erstatter ikke de formelle støtteberettigelseskontroller, der er beskrevet i afsnit 2.2.6, og de kan ikke sikre, at indholdet af disse filer opfylder indkaldelseskravene. Indsendelsen anses for at finde sted, når den førende forsker påbegynder den endelige indsendelsesproces, som angives af det elektroniske indsendelsessystem, og ikke på noget tidspunkt forinden.

Forslag, der indsendes på et løst elektronisk lagringsmedie (f.eks. cd-rom eller en lignende elektronisk anordning), via e-mail eller fax anses ikke for at være blevet indsendt og vil ikke blive evalueret. I undtagelsestilfælde kan en førende forsker, hvis han eller hun ikke har mulighed for at få adgang til et elektronisk indsendelsessystem, anmode ERCEA om tilladelse til at indsende forslaget i papirformat. Procedurerne i forbindelse med en sådan anmodning og formaliteterne for indsendelse i papirformat er fastlagt i bilag A til nærværende regler.

En procedure for tilbagetrækning af et forslag vil fremgå af den relevante vejledning for ansøgere. Et forslag, der er trukket tilbage, vil ikke efterfølgende blive genstand for peer review-evaluering eller udvælgelse.

Hvis der modtages mere end én indsendelse af det samme forslag, bliver kun den seneste støtteberettigede udgave evalueret.

Forslagene skal til enhver tid opbevares under sikre forhold. Når der ikke længere er brug for dem, skal alle kopier destrueres undtagen dem, der er nødvendige til arkiverings- og/eller revisionsformål.

2.2.4. Hjælp i forbindelse med indsendelsen

Vejledningen for ansøgere indeholder en detaljeret beskrivelse af, hvordan førende forskere, holdmedlemmer eller ansøgende retlige enheder kan få hjælp eller information om alle spørgsmål, der vedrører en indkaldelse. Der er medtaget kontaktoplysninger for de nationale kontaktpunkter samt ERCEA's og EFR's servicetjenester. En særlig servicetjeneste tager sig af spørgsmål vedrørende det elektroniske indsendelsessystem.

2.2.5. Modtagelse

Dato og tidspunkt for modtagelsen af den seneste udgave af de fremsendte forslag bliver registreret. Når indkaldelsesfristen er udløbet, vil der via e-mail blive sendt en kvittering for modtagelsen, som indeholder:

— Forslagets titel og en unik forslagsidentifikator (forslagsnummer)

— En identifikator for den indkaldelse, som forslaget er indsendt i forbindelse med

— Dato og tidspunkt for modtagelsen (der fastsættes til tidspunktet for indkaldelsesfristen, såfremt der er tale om forslag, som er indsendt elektronisk).

Efter indsendelsen kontakter ERCEA udelukkende den førende forsker og/eller den ansøgende retlige enhed, hvis dette er nødvendigt for at opklare spørgsmål som f.eks. støtteberettigelse eller for at verificere administrative eller retlige data, som er indeholdt i forslaget (10). Såfremt der er tale om en indsendelsesprocedure i to trin og udelukkende om ansøgninger, der er gået videre, kan den førende forsker efter fuldmagt fra den ansøgende retlige enhed dog, på de i indkaldelsen fastlagte betingelser, opfordres til at fremsende et yderligere forslag eller yderligere information om det oprindelige forslag og/eller til at deltage i et interview.

2.2.6. Kontrol af støtteberettigelse

Forslagene skal opfylde alle støtteberettigelseskriterier for at gå videre til peer review-evaluering. Disse kriterier anvendes konsekvent. Såfremt der er tale om en indsendelse af forslag i to trin, er hvert trin genstand for en kontrol af støtteberettigelse. Alle de forslag, der indsendes i forbindelse med en indkaldelse, bliver genstand for en kontrol af, om følgende støtteberettigelseskriterier er overholdt:

— Modtagelse af forslaget inden fristens udløb (den dato og det tidspunkt, der er fastlagt i indkaldelsen)

— Forslagets fuldstændighed, dvs. tilstedeværelsen af alle de elementer og formaliteter, der anmodes om (11)

— Indkaldelsens anvendelsesområde: Forslagets indhold skal vedrøre de målsætninger, de emner og den finansieringsordning, der er fastlagt i indkaldelsen, sådan som det er defineret i arbejdsprogrammet »Idéer«. Et forslag vil kun blive anset for ikke at være støtteberettiget på grund af »anvendelsesområde« i helt klare tilfælde (12)

— Alle yderligere støtteberettigelseskriterier for indkaldelsen, som er opstillet i arbejdsprogrammet »Idéer« og i indkaldelsesskemaet.

Hvis det før, under eller efter peer review-evalueringsfasen viser sig, at et eller flere af støtteberettigelseskriterierne ikke er blevet opfyldt, erklæres forslaget for ikke-støtteberettiget og trækkes tilbage fra enhver yderligere undersøgelse. Hvis der er tvivl om, hvorvidt et forslag er støtteberettiget, kan peer review-evalueringen fortsætte, mens man afventer en endelig afgørelse om støtteberettigelse. At et forslag evalueres under sådanne omstændigheder er ikke et bevis for dets støtteberettigelse.

Hvis det ikke fremgår tydeligt, om forslaget er støtteberettiget, og det anses for nødvendigt med en mere omfattende gennemgang af sagen, kan der indkaldes et udvalg for gennemgang af støtteberettigelse. Udvalgets rolle er at sikre en konsekvent juridisk fortolkning af sådanne tilfælde samt ligebehandling af de ansøgende retlige enheder og de førende forskere, der er involveret i forslaget (13).

De førende forskere, hvis forslag ikke anses for at være støtteberettigede, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning.

3. PEER REVIEW-EVALUERING

3.1.1. De uafhængige eksperters rolle

Forslagene bliver gennemgået af uafhængige eksperter (bedømmere) for at sikre, at kun forslag af højeste kvalitet bliver udvalgt til finansiering. En uafhængig ekspert er en ekspert, som ikke er ansat i EFR eller Kommissionen (14), som arbejder på egne vegne, og som under udøvelsen af sit arbejde ikke repræsenterer nogen organisation eller noget videnskabeligt miljø.

I forbindelse med peer review-evaluering skelnes der mellem fem typer uafhængige eksperter:

1. Formænd for EFR's peer review-evalueringspaneler: tilrettelægger arbejdet i deres panel, fører forsædet under panelmøder og deltager i et endeligt konsolideringsmøde. De kan ligeledes foretage en individuel evaluering af forslag, der som regel er en fjernevaluering, som forberedelse til panelmøderne.

2. Medlemmer af EFR's peer review-evalueringspaneler: hjælper med forberedelsen af panelmøderne, deltager i disse møder og kan ligeledes bidrage til den individuelle evaluering af forslag, som regel i form af en fjernevaluering.

3. Panelbedømmere: uafhængige eksperter, som anmodes om at deltage i den individuelle evaluering af forslag. De deltager som regel ikke i panelmøderne.

4. Sagkyndige: uafhængige eksperter, som foretager individuelle vurderinger af forslag, udelukkende i form af fjernvurdering, og som ikke modtager kompensation for de opgaver, de udfører.

5. Uafhængige observatører: uafhængige eksperter, som anmodes om at undersøge peer review-evalueringsprocessens virkemåde og gennemførelse. De foretager ikke vurderinger af de forslag, der bliver evalueret. De kan deltage i et hvilket som helst møde inden for peer review-evalueringsprocessen.

3.1.2. Udpegelse af eksperter (15)

EFR's Videnskabelige Råd er ansvarligt for at foreslå uafhængige eksperter til peer review-evalueringen af frontlinjeforskningsprojekter (16) i henhold til artikel 17, stk. 2, i deltagelsesreglerne og for tilsynet med indirekte foranstaltninger i henhold til artikel 27, stk. 1, i deltagelsesreglerne. EFR's Videnskabelige Råd kan benytte sig af sine medlemmer og af information fra panelmedlemmerne eller fra ERCEA, når det gælder om at udpege de uafhængige eksperter. ERCEA vil udpege dem formelt på baggrund af dette forslag (17).

Uafhængige eksperter skal være i besiddelse af viden og færdigheder svarende til de aktivitetsområder, på hvilke de bliver anmodet om at yde bistand. De skal have et højt niveau af erhvervserfaring fra den offentlige eller private sektor inden for videnskabelig forskning, høj videnskabelig standard eller videnskabelig ledelse. Andre færdigheder kan ligeledes være nødvendige (f.eks. vejledning og uddannelse af unge videnskabsfolk, ledelse eller evaluering af projekter, teknologioverførsel og innovation samt internationalt videnskabeligt og teknologisk samarbejde). Ved udpegelsen af uafhængige eksperter, som håndterer klassificeret information, er det nødvendigt med den relevante sikkerhedsgodkendelse.

ERCEA kan ligeledes gøre brug af den liste over eksperter, der stammer fra indkaldelser af ansøgninger, som er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, samt andre eksperter med de nødvendige kvalifikationer, der f.eks. er blevet identificeret ved at konsultere nationale organer, som finansierer forskning, og lignende organisationer. Eksperterne kan komme fra andre lande end medlemsstaterne eller de lande, der deltager i FP7.

I sammensætningen af ekspertgrupper stræber ERCEA efter at sikre det højest mulige niveau af videnskabelig og teknisk ekspertise på de områder, som indkaldelsen vedrører, og tager også højde for andre kriterier såsom:

— en fornuftig fordeling af kvinder og mænd fra hele EU og de associerede lande samt fra tredjelandene (18)

— en regelmæssig rotation af eksperter, som er i tråd med behovet for kontinuitet. Der forventes i gennemsnit en udskiftning af mindst en fjerdedel af de eksperter, der anvendes inden for hvert forskningsområde, pr. kalenderår.

Eksperterne skal ligeledes være i besiddelse af de sprogfærdigheder, der er nødvendige for at evaluere forslagene.

Navnene på de uafhængige eksperter, som skal evaluere individuelle forslag, må ikke offentliggøres. Listen over uafhængige eksperter, som har været med til at evaluere forslag, der er modtaget i forbindelse med en indkaldelse under særprogrammet »Idéer«, vil dog blive offentliggjort en gang om året på Kommissionens websted(er). Desuden vil listen over panelmedlemmer blive offentliggjort på EFR's websted.

Enhver direkte eller indirekte kontakt, der vedrører peer review-evalueringen af en indkaldelse, mellem den førende forsker og/eller den ansøgende retlige enhed, som indsender et forslag i forbindelse med denne indkaldelse, og enhver uafhængig ekspert, som er involveret i den pågældende peer review-evaluering, er strengt forbudt. En sådan kontakt kan føre til, at ERCEA træffer beslutning om at udelukke dette forslag fra den pågældende indkaldelse.

3.1.2.1. Udelukkelse af uafhængige eksperter efter anmodning fra ansøgeren

I henhold til den relevante vejledning for ansøgere kan ansøgerne få lov til at anmode om, at en specifik person (19) ikke kommer til at fungere som bedømmer ved evalueringen af deres forslag. I sådanne tilfælde vil ansøgerne blive bedt om at specificere grundene til deres anmodning (20). Under sådanne omstændigheder kan den udpegede person, hvis vedkommende er en uafhængig ekspert, der deltager i evalueringen af forslagene i forbindelse med den relevante indkaldelse, udelukkes fra evalueringen af det pågældende forslag, når blot ERCEA stadig er i stand til at få forslaget evalueret.

3.1.3. Udpegelsesbetingelser, adfærdskodeks og interessekonflikt

Dette afsnit omhandler den måde, som de uafhængige eksperter bliver udpeget på af ERCEA for at deltage i peer review-evalueringen af forslag, der er indsendt under særprogrammet »Idéer«. ERCEA kan anvende samme procedure mutatis mutandis til udpegelsen af eksperter til de opgaver, der er omhandlet i artikel 27, stk. 1, i deltagelsesreglerne.

ERCEA udsteder et udpegelsesbrev, der skal underskrives af den uafhængige ekspert, på baggrund af de modeller, som Kommissionen har godkendt. I udpegelsesbrevet fastsættes rammerne for forbindelserne mellem en uafhængig ekspert og ERCEA, i henhold til hvilke vedkommende kan blive indkaldt for at yde ekspertise til EFR.

Dette udpegelsesbrev indeholder de almindelige betingelser, der er gældende for uafhængige eksperter, og det fastlægger navnlig en adfærdskodeks for uafhængige eksperter i peer review-evalueringer, der er vedlagt som bilag til udpegelsesbrevet, de vigtigste bestemmelser med hensyn til fortrolighed og interessekonflikt samt behandlingen af personoplysninger.

Udpegelsen er gyldig, når den uafhængige ekspert og ERCEA har underskrevet udpegelsesbrevet.

Tildeling af opgaver til panelformænd, panelmedlemmer, panelbedømmere og uafhængige observatører giver ret til økonomisk godtgørelse. I så fald vil udpegelsesbrevet indeholde de almindelige betingelser for godtgørelse.

Hvad sagkyndige angår, giver tildelingen af opgaver ikke ret til økonomisk godtgørelse.

I forbindelse med tildelingen af de enkelte opgaver skal alle uafhængige eksperter bekræfte, at de ikke har nogen (diskvalificerende eller potentiel) interessekonflikt med hensyn til de enkelte forslag, som de undersøger. Hvis en uafhængig ekspert opdager en interessekonflikt i forbindelse med et forslag, afhænger de foranstaltninger, der skal træffes, af, om det er en diskvalificerende eller potentiel interessekonflikt.

De omstændigheder, hvor der kan forekomme »diskvalificerende« og »potentielle« interessekonflikter, er beskrevet i adfærdskodeksen.

Uafhængige eksperter må ikke deltage i evalueringen af forslag i en indkaldelse, hvor de selv har indsendt et forslag.

Hvis der foreligger en interessekonflikt, må den uafhængige ekspert ikke få indflydelse på peer review-evalueringen af det pågældende forslag. I så fald må den uafhængige ekspert navnlig ikke deltage i den individuelle vurdering (som regel en fjernvurdering) eller udtale sig og stemme i nogen paneldebat om dette forslag. I sådanne tilfælde skal den uafhængige ekspert forlade rummet (eller det elektroniske forum), når panelet drøfter det individuelle tilfælde med det forslag, hvor der eksisterer en sådan konflikt.

Når der foreligger en potentiel interessekonflikt, vil ERCEA tage sagens omstændigheder i betragtning og træffe en afgørelse. Det bliver besluttet, om den uafhængige ekspert skal have lov til at deltage i peer review-evalueringen af det pågældende forslag (eksperten skal i så fald underskrive en erklæring i den forbindelse), eller om vedkommende skal udelukkes på samme måde, som det ville være tilfældet med en diskvalificerende konflikt.

En ekspert skal gøre opmærksom på enhver kendt interessekonflikt inden en peer review-evalueringssession.

Hvis en hidtil ukendt interessekonflikt viser sig under peer review-evalueringen, skal den uafhængige ekspert straks gøre en ansvarlig tjenestemand opmærksom på dette. Hvis det i den sidste ende viser sig, at konflikten er diskvalificerende, skal den uafhængige ekspert afholde sig fra yderligere peer review-evaluering af det pågældende forslag. Der vil blive set bort fra alle tidligere kommentarer og bedømmelser fra denne uafhængige ekspert. Hvis det er nødvendigt, vil den uafhængige ekspert blive erstattet.

Hvis en uafhængig ekspert bevidst skjuler en diskvalificerende eller potentiel interessekonflikt, og dette bliver opdaget under peer review-evalueringssessionen, vil den uafhængige ekspert straks blive udelukket, og de sanktioner, der er foreskrevet i udpegelsesbrevet, vil være gældende. Alle peer review-evalueringssessionsresultater, som vedkommende har deltaget i, vil blive erklæret for ugyldige, og de(t) pågældende forslag vil blive genevalueret.

Analogt med artikel 265a, stk. 3, i finansforordningens gennemførelsesbestemmelser (21) kan et brud på adfærdskodeksen eller en anden alvorlig forsømmelse fra den uafhængige eksperts side betegnes som en alvorlig fejl i forbindelse med ekspertens udøvelse af sit erhverv og føre til den pågældende uafhængige eksperts udelukkelse fra listen over uafhængige eksperter, som kan udpeges af ERCEA. Efter en sådan udelukkelse vil den uafhængige ekspert blive fjernet fra databasen og forhindret i at genregistrere sig i udelukkelsesperioden.

3.1.4. Uafhængige observatører

Der kan udpeges uafhængige eksperter som observatører, der skal undersøge peer review-evalueringsprocessens virkemåde og gennemførelse. Observatørernes arbejdsområde dækker hele peer review-evalueringssessionen, herunder alle fjernvurderinger. Såfremt der er tale om fjernvurderinger, skal observatørerne have adgang til al kommunikation mellem ERCEA og bedømmerne, og de kan tage kontakt til nogle eller alle bedømmere for at samle deres holdninger til peer review-evalueringens gennemførelse. Observatørerne har adgang til alle møder, som er en del af peer review-evalueringssessionen.

ERCEA sørger for, at alle uafhængige observatører underskriver et udpegelsesbrev. Den model, der er godkendt af Kommissionen, bliver anvendt til udpegelsen af uafhængige observatører. Den specifikke adfærdskodeks for observatører i peer review-evalueringsprocessen fremgår af den model, der er godkendt af Kommissionen.

ERCEA vil informere programudvalget om valget af de eksperter, der fungerer som observatører, og om deres mandat.

Det er observatørernes opgave at betragte arbejdsprocessen og ikke resultatet af peer review-evalueringsprocessen, medmindre resultatet af peer review-evalueringerne er et direkte resultat af driftsmæssige aspekter. Derfor er det ikke nødvendigt, at observatørerne har erfaring inden for de områder, som de evaluerede forslag vedrører. Det betragtes faktisk som en fordel af have observatører, der ikke har et alt for indgående kendskab til det særlige videnskabs- og teknologiområde, så man undgår konflikter mellem deres holdninger til resultatet af peer review-evalueringerne og sessionernes måde at fungere på. De skal under alle omstændigheder ikke give udtryk for deres mening om de forslag, der undersøges, eller om de uafhængige eksperters holdninger til forslagene.

Observatørernes rolle er at yde uafhængig rådgivning om gennemførelsen af peer review-evalueringssessionerne, måder at forbedre procedurerne på og de uafhængige eksperters måde at anvende evalueringskriterierne på. Observatørerne skal kontrollere, at de procedurer, der er fastlagt eller omhandlet i disse regler, bliver overholdt, og de skal informere programledelsen om, hvordan processen kan forbedres.

Observatørerne skal overholde de samme fortrolighedsforpligtelser som uafhængige eksperter og skal underskrive udpegelsesbreve, der indeholder fortrolighedsaftaler. De har ikke lov til at videregive oplysninger om forslagene, om de uafhængige eksperter, der skal undersøge forslagene, eller om drøftelserne i peer review-evalueringspanelerne.

Observatørerne indberetter deres resultater til EFR. Observatørerne opmuntres ligeledes til at indgå i uformelle drøftelser med ERCEA-tjenestemænd, som er involveret i peer review-evalueringssessionerne, og til at fremsætte bemærkninger om enhver mulig forbedring, der kunne føres ud i livet med det samme.

ERCEA vil informere programudvalget om observatørernes resultater og kan offentliggøre et sammendrag af deres rapport.

At foretage observation af peer review-evaluering er underlagt de principper, der er angivet i det specifikke mandat. De principper, der er angivet i mandatet, kan udvides via en skriftlig ændring.

3.1.5. Peer review-evalueringskriterier

Evalueringskriterierne, herunder alle forslagsresultater og den tilknyttede vægtning og tærskler, er opstillet i arbejdsprogrammet »Idéer« og baseret på principperne i særprogrammet »Idéer« og i deltagelsesreglerne (22). Den måde, som de vil blive anvendt på, kan være forklaret yderligere i vejledningen for ansøgere (23).

Der anvendes særlige procedurer, såfremt der er tale om forslag, som omhandler etisk følsomme emner (se bilag B), eller som kræver yderligere undersøgelse på grund af sikkerhedshensyn (se bilag D).

3.1.6. Tilrettelæggelse af peer review-evalueringen

EFR's Videnskabelige Råd fastlægger peer review-evalueringsmetoden, hvis detaljer kan variere alt efter de forskellige indkaldelser, fører tilsyn med peer review-evalueringsprocessen og fastlægger forretningsordenen for EFR-paneler, som offentliggøres på EFR's websted (vejledning til EFR's bedømmere). EFR's Videnskabelige Råd kan ligeledes give sine medlemmer beføjelse til at være til stede under panelmøderne som observatører. Det Videnskabelige Råds medlemmer må dog ikke under nogen omstændigheder få indflydelse på resultatet af det panelmøde, de deltager i.

Peer review-evalueringen tilrettelægges ud fra de principper, der er opstillet i afsnit 2.1 ovenfor, for at sikre en konsekvent, stringent og kvalitetsbaseret vurdering af forslagene ud fra de kriterier, der er opstillet i arbejdsprogrammet »Idéer«.

Når forslagsindkaldelsen foreskriver, at bedømmelsen foregår i to trin, går kun forslag, der godkendes i første trin, hvor de bedømmes efter et begrænset sæt kriterier, videre til en yderligere peer review-evaluering (24).

3.1.6.1. Peer review-evaluering af frontlinjeforskningsprojekter

Peer review-evalueringen foretages ved hjælp af paneler af uafhængige videnskabsmænd og lærde. Panelerne kan bistås af panelbedømmere og specialistsagkyndige, som udfører peer review-evalueringen helt eller delvist hjemme hos dem selv eller på arbejdspladsen (»fjernevaluering«). Panelerne oprettes for at spænde over hele det spektrum af forskningsområder, som indkaldelsen dækker, og hvert panel er ansvarligt for en særlig række forskningsområder.

I henhold til ovennævnte forretningsorden for EFR-paneler fører en erfaren uafhængig ekspert forsædet for panelerne.

Alle peer review-evalueringer kan tilrettelægges i to på hinanden følgende trin. I så fald fungerer resultatet af det første trin som input til det andet trin. Forløbet i et trin er som regel følgende:

Tildeling af forslag til panelerne: Hvert forslag tildeles til et panel på baggrund af det emne, som forslaget omhandler. Den indledende tildeling vil være baseret på de oplysninger, som ansøgeren har givet, forslagets titel og indhold og/eller den information, der er fremsendt i forbindelse med forslaget, eventuelt i form af »nøgleord«.

Individuel vurdering: Forslagene undersøges ud fra de relevante kriterier af mindst tre bedømmere (25), som er kvalificeret inden for de videnskabelige og/eller teknologiske områder, som forslaget vedrører, og som udarbejder individuelle vurderingsrapporter (IARs).

Panelvurderinger: Panelerne har til opgave at foretage en konsekvent undersøgelse af de forslag, der falder inden for deres kompetenceområde (26), og at samarbejde med de andre paneler på en sammenhængende måde for at sikre en konsekvent behandling af forslagene på tværs af rækken af paneler og de videnskabelige/teknologiske områder, som indkaldelsen vedrører.

Et panels bedømmelse af et forslag (herunder de karakterer, som forslaget får tildelt ud fra individuelle kriterier eller samlet set, og dets placering på den rangordnede liste) er baseret på de individuelle vurderinger og drøftelsen i panelet, og den fastlægges ved flertalsafstemning. Resultatet af panelvurderingsfasen er en rangordnet liste. I peer review-evalueringens sidste trin identificerer panelet de forslag, som anbefales til finansiering i henhold til det budget, der er knyttet til indkaldelsen.

Interviews: Hvor dette er angivet i arbejdsprogrammet »Idéer«, kan panelvurderingen omfatte interviews med den førende forsker og/eller den ansøgende retlige enhed. Rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med interviews kan blive godtgjort af ERCEA. De godtgørelsesregler, der er gældende for interviewpersonerne, er fastlagt i bilag C. Alle interviews vil blive foretaget af mindst tre panelmedlemmer. Interviews kan foretages på det sted, hvor peer review-evalueringspanelets møde foregår, eller elektronisk, hvis det er teknisk muligt (videoforbindelse, telekonference eller lignende).

Krydspanelvurdering (vurdering på tværs af paneler, emner, forskningsområder osv.): Med krydspanelvurderingerne fastlægges der en endelig anbefalet rangordnet liste over godkendte forslag i indkaldelsen som helhed (på tværs af alle de forskningsområder, som indkaldelsen vedrører), gennem en omhyggelig vurdering af forslagenes kvalitet på tværs af de forskellige paneler. Denne vurdering foretages i et forum, der er sammensat af panelformændene eller af panelmedlemmer, som formændene har givet beføjelse hertil. I krydspanelvurderingerne lægges der særlig vægt på forslag, som har tværfaglig karakter, og som krydser grænserne mellem de forskellige paneler, forslag på nye områder og forslag med »stor risiko og stor gevinst«.

Hvis der i arbejdsprogrammet »Idéer« er fastsat vejledende budgetter i forbindelse med de enkelte paneler, emner, forskningsområder osv., vil der i drøftelserne kun blive taget højde for de forslag, der ligger uden for den række forslag, som er tilstrækkeligt højt oppe på listen til at falde inden for det vejledende budget, der er fastsat for de enkelte paneler, emner, forskningsområder osv.

Peer review-evalueringen resulterer i en evalueringsrapport (ER) for hvert forslag, som i påkommende tilfælde omfatter resultaterne af en krydspanelvurdering, hvor panelets endelige anbefaling af forslaget angives, samt de individuelle uafhængige eksperters vurderinger og enhver anbefaling om det maksimale finansieringsbeløb, der kan bevilges.

3.1.6.2. Indsendelsesprocedure i to trin i forbindelse med frontlinjeforskningsprojekter

I indkaldelsen anføres det, hvornår en indkaldelsesprocedure i to trin finder anvendelse. I sådanne tilfælde fastsættes de evalueringskriterier, der gælder for hvert trin, i arbejdsprogrammet »Idéer«. Den nøjagtige metode til peer review-evaluering i første og andet trin kan være forskellig (f.eks. brug af panelbedømmere, sagkyndige og/eller interviews med den førende forsker).

De førende forskere skal først fremsende et resumé eller en forslagsskitse. Dette forslag på første trin evalueres på grundlag af kriterierne for dette trin, der er fastsat i indkaldelsen.

Efter evalueringen af dette forslag på første trin kan panelets vurdering af de udvalgte forslag resultere i, at de indbydes til at deltage i det andet indsendelsestrin. Uafhængigt af eventuelle yderligere krydspanelvurderinger har panelerne bemyndigelse til på dette trin og inden for rammerne af deres kompetencer at anbefale, at forslag skal gå videre til andet trin.

Ansøgere, der udvælges efter første trin, vil blive opfordret til at fremsende et mere detaljeret forslag eller mere fuldstændige og ajourførte oplysninger om det oprindelige forslag inden for den tidsfrist, der er fastsat for andet trin. Af hensyn til princippet om ligebehandling kan panelet anbefale, at forslag indsendt i andet trin, som afviger væsentligt fra det tilsvarende forslag på første trin, udelukkes fra yderligere evaluering.

Peer review-evalueringen for andet trin følger den rækkefølge, der er beskrevet i punkt 3.1.6.1.

3.1.6.3. Peer review-evaluering af koordinerings- og støtteforanstaltninger

Peer review-evaluering af koordinerings- og støtteforanstaltninger følger samme rækkefølge som i punkt 3.1.6.1. Panelvurderingen kan være den endelige fase, før ERCEA godkender den endelige rangordnede liste.

Den eneste undtagelse fra denne procedure vil være koordinerings- og støtteforanstaltninger omfattet af artikel 14 i deltagelsesreglerne, hvor uafhængige sagkyndige kun udpeges, hvis ERCEA anser det for at være nødvendigt.

Yderligere oplysninger om peer review-evalueringen for koordinerings- og støtteforanstaltninger fastsættes i arbejdsprogrammet »Idéer«, i indkaldelsen og i den tilknyttede vejledning for ansøgere.

3.1.7. Resultater af peer review-evalueringen, udvælgelse og forkastelse af forslag

EFR's Videnskabelige Råd bekræfter den endelige rangordnede liste over forslag, der anbefales til at modtage støtte på grundlag af peer review-evalueringen.

På grundlag af resultatet af peer review-evalueringen og EFR's Videnskabelige Udvalgs udarbejdelse af den endelige rangordnede liste udarbejder ERCEA de(n) endelige liste(r) over mulige forslag til finansiering.

Dette resulterer i:

— En liste over forslag, der er af tilstrækkelig høj kvalitet til at blive udvalgt til en eventuel finansiering. Denne liste opstilles i anbefalet rangorden, idet den prioriterede finansiering fastsættes inden for grænserne af det budget, der er tilgængeligt for indkaldelsen (den endelige liste). Hvis der i indkaldelsen er fastsat vejledende budgetter for bestemte paneler, emner, forskningsområder osv., kan der opstilles separate endelige lister for hvert sådant område.

— Hvis den samlede anbefalede finansiering til de udvalgte forslag efter peer review-evalueringen overstiger det budget, der er afsat til indkaldelsen, kan der udarbejdes en (eller — såfremt der er tale om vejledende budgetter i tilknytning til separate paneler, emner, forskningsområder osv. — flere) reserveliste(r) med forslag. ERCEA beslutter på baggrund af budgethensyn, hvor mange forslag der skal holdes i reserve, og dette antal baseres på sandsynligheden for, at sådanne forslag med tiden kan modtage finansiering på grund af eventualiteter såsom tilbagetrækning af forslag eller afsættelse af et ekstrabudget.

— En liste over forslag, der ikke vil blive udvalgt til finansiering. Denne liste indeholder de forslag, der ikke findes støtteberettigede (enten før, under eller efter peer review-evalueringen), forslag, der ikke anses for at leve op til den krævede kvalitet, forslag, som, fordi de ligger under en vis tærskel, ikke kan finansieres, fordi budgettet ikke er tilstrækkeligt stort, og resterende forslag fra reservelisten, når budgettet til en bestemt indkaldelse er opbrugt.

Kvalitetsvurderingen og den anbefalede rangorden for finansiering af forslag på den endelige liste baseres på peer review-evalueringen af forslaget i forhold til alle relevante kriterier. Når det i indkaldelsen specificeres, at der skal gennemføres en peer review-evaluering i to trin, og når et forslag således ikke anses for at leve op til en kvalitetstærskel fastsat for et bestemt evalueringskriterium i indkaldelsen, kan forslaget imidlertid anbefales til i sidste ende at blive forkastet i løbet af peer review-evalueringen, uden at det nødvendigvis vurderes yderligere ud fra de øvrige gældende kriterier.

Forslag, der strider mod grundlæggende etiske principper eller ikke opfylder betingelserne i særprogrammet »Idéer«, arbejdsprogrammet »Idéer« eller forslagsindkaldelsen, udvælges ikke (27). Forslag kan også forkastes af etiske eller sikkerhedsmæssige årsager som følge af procedurerne i henholdsvis bilag B og D.

Enhver potentiel ledende forsker eller ansøgende retlig enhed til en indirekte aktion under særprogrammet »Idéer«, som har begået en uregelmæssighed (28) i forbindelse med gennemførelsen af andre indirekte aktioner under rammeprogrammerne, kan udelukkes fra udvælgelsesproceduren på et hvilket som helst tidspunkt under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.

3.1.8. Feedback

Efter peer review-evalueringen sender ERCEA feedback til den førende forsker og den ansøgende retlige enhed. Al kommunikation og feedback fra ERCEA til den førende forsker og den ansøgende retlige enhed vil foregå via en ERCEA-sikret webmailkonto. I vejledningen for ansøgere anføres den forventede dato for feedback.

a) Efter peer review-evalueringen af første trin i en peer review-evaluering i to trin: De ansøgere, hvis forslag ikke anses for at være støtteberettigede, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning. Forslag, der ikke er støtteberettigede, evalueres ikke. De ansøgere, hvis forslag ikke udvælges til det næste trin, vil modtage feedback om peer review-evalueringen i form af en evalueringsrapport. Endelig vil de ansøgere, hvis forslag udvælges til det næste trin, modtage en meddelelse og blive indbudt til at deltage i et interview.

b) Efter peer review-evalueringen af første trin i en indsendelsesprocedure i to trin: De ansøgere, hvis forslag ikke anses for at være støtteberettigede, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning. Forslag, der ikke er støtteberettigede, evalueres ikke. De ansøgere, hvis forslag ikke udvælges til det næste trin, vil modtage feedback om peer review-evalueringen i form af en evalueringsrapport. Endelig vil de ansøgere, hvis forslag udvælges til det næste trin, modtage en invitation til at fremsende et forslag til andet trin, og de kan blive indbudt til at deltage i et interview.

c) Efter den anden peer review-evaluering under punkt a) og b) og efter den enlige peer review-evaluering i tilfælde med en enkelt indsendelse og en evaluering i et enkelt trin: De ansøgere, hvis forslag ikke anses for at være støtteberettigede, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning. Forslag, der ikke er støtteberettigede, evalueres ikke. Både forslag over og under kvalitetstærsklen vil modtage feedback om peer review-evalueringen i form af en evalueringsrapport. Evalueringsrapporten indeholder resultatet af peer review-evalueringen og alt efter, hvad der er relevant, kommentarer og point generelt og/eller for de enkelte kriterier. For forslag på den endelige liste indeholder evalueringsrapporten, hvor det er relevant, enhver henstilling fremsat om det maksimale støttebeløb, der tildeles, og alle andre relevante henstillinger om gennemførelsen af projektet og/eller forslag til forbedringer af metoden og arbejdsprogrammet. For de forslag, der forkastes, fordi de ikke når over en kvalitetstærskel, er kommentarerne i evalueringsrapporten kun fuldstændige for de kriterier, der er undersøgt frem til det punkt, hvor tærsklen ikke blev nået. De ansøgere, hvis forslag forkastes af etiske eller sikkerhedsmæssige hensyn, vil blive informeret om årsagerne til denne beslutning.

3.1.9. Klager og retsmidler

ERCEA informerer om den procedure, som skal følges af ledende forskere og/eller ansøgende retlige enheder, når de har spørgsmål til eller ønsker at klage (29) over resultaterne af en bestemt peer review-evaluering i tilknytning til en indkaldelse fra EFR.

Som minimum skal alle spørgsmål eller klager indeholde indkaldelsens navn, forslagets nummer (hvis relevant), forslagets titel og en beskrivelse af de problemer, der er opstået.

For spørgsmål i tilknytning til antagelighedskontrol og/eller peer review-evalueringen af et bestemt forslag er der oprettet en klageprocedure for indberetning af eventuelle mangler ved resultaterne af antagelighedskontrollen eller ved den måde, hvorpå et forslag er blevet evalueret, og som har påvirket beslutningen om, hvorvidt forslaget finansieres eller ej. Der kan indkaldes et klageudvalg, som undersøger det pågældende spørgsmål. Hvis udvalget skal undersøge kvalifikationsspørgsmål, kan det søge råd fra udvalget for gennemgang af støtteberettigelse (se afsnit 2.2.6). Udvalget består af personale med den krævede videnskabelige/tekniske og juridiske ekspertise. Udvalget evaluerer dog ikke selve forslaget. Afhængigt af klagens art, kan udvalget gennemgå de uafhængige sagkyndiges cv’er, deres individuelle bemærkninger og evalueringsrapporten. Udvalget sætter ikke spørgsmålstegn ved den videnskabelige bedømmelse, som kvalificerede ekspertpaneler er nået frem til.

Udvalget vil i lyset af sin gennemgang anbefale ERCEA en handlingsplan. Hvis udvalget mener, at der er bevis for, at klagen er begrundet, kan det foreslå, at uafhængige sagkyndige gennemfører en delvis eller fuldstændig reevaluering af forslaget.

Alle klager skal indgives senest en måned efter offentliggørelsen af feedback på ERCEA's sikrede webmailkonto som beskrevet i afsnit 3.1.8. En detaljeret klageprocedure er beskrevet i vejledningen for ansøgere. Klager, der ikke er kvalificerede, vil ikke blive behandlet af klageudvalget.

Et svar vil blive sendt til klagerne senest tre uger efter udløbet af fristen for indgivelse af klager, der er nævnt ovenfor. Hvis et endeligt svar ikke kan gives på dette tidspunkt, vil det fremgå af svaret, hvornår et sådant svar vil foreligge.

3.1.10. Rapportering og information om peer review-evalueringen

Efter hver enkelt peer review-evaluering udarbejder ERCEA en rapport, som stilles til rådighed for EFR's Videnskabelige Råd og programudvalget »Idéer«. Rapporten indeholder statistisk information om de modtagne forslag (f.eks. antal, prioriterede emner, der er omfattet, kategorier af ansøgende retlige enheder og det krævede budget), om evalueringsproceduren og om de uafhængige sagkyndige.

Til kommunikationsformål kan ERCEA efter afslutningen af evalueringsprocessen og i alle passende medier offentliggøre generelle oplysninger om resultatet af peer review-evalueringen. ERCEA kan desuden offentliggøre information om de evaluerede forslag, som ligger over kvalitetstærsklen efter evalueringen (eller efter trin to i en evaluering i to trin) (30), og for hvilke ansøgerne individuelt har givet tilladelse til offentliggørelse af specifikke data (31).

Med henblik på den overvågning, undersøgelse og evaluering, der er planlagt i arbejdsprogrammet »Idéer«, kan ERCEA have behov for, at forslagene behandles af tredjeparter (32) i overensstemmelse med kravene i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001. Ansøgerne (33) anmodes om at give deres frivillige, individuelle tilsagn til behandling af forslagene. Det individuelle tilsagn er ikke obligatorisk, og ansøgerne giver det kun på frivilligt grundlag. Afslag på at give et individuelt tilsagn berører ikke evalueringsprocessen.

4. BESLUTNING OM TILDELING OG UDARBEJDELSE AF STØTTEAFTALER

Tilskuddene tildeles de ansøgende retlige enheder af den ansvarlige anvisningsberettigede inden for rammerne af det tilgængelige budget på grundlag af den endelige rangordnede liste udarbejdet af ERCEA i henhold til afsnit 3.1.7 via en formel støtteaftale.

Aftalerne om støtte indgås med de ansøgende retlige enheder i henhold til de interne finansielle og retlige procedurer (34) og verifikation af de krav, der er nævnt i dette afsnit.

Under udarbejdelsen af aftalen om støtte kan der eventuelt stilles krav om, at den førende forsker og den ansøgende retlige enhed skal levere yderligere information om projektet og den planlagte forvaltning af det (35). I tilfælde, hvor mere end en deltager er tilknyttet projektet, kan den førende forsker eller den ansøgende retlige enhed eventuelt blive bedt om at opnå sådanne oplysninger og forsikringer fra de øvrige deltagere.

På grundlag af resultatet af evalueringsprocessen kan der opstilles supplerende krav (36) for nogle forslag, før der kan indgås en støtteaftale. Sådanne krav vil blive behørigt dokumenteret og meddelt den førende forsker og den berørte ansøgende retlige enhed ud over evalueringsrapporten.

Der ydes ikke støtte til ansøgende retlige enheder, der på tidspunktet for tildelingsproceduren befinder sig i en af de i artikel 93, stk. 1 (konkurs osv.), 94 (urigtige oplysninger osv.) og 96, stk. 2, litra a) (udelukket fra kontrakter og støtte, der finansieres over EU's budget), i finansforordningen. De skal dokumentere, at de ikke befinder sig i en af de ovennævnte situationer (37).

Etiske spørgsmål skal også klarlægges yderligere i denne fase, hvis det er nødvendigt. ERCEA udpeger med henblik herpå uafhængige sagkyndige, som deltager i den etiske gennemgang (se bilag B).

Støtteforberedelsen indebærer ingen forhandling om videnskabeligt/teknisk indhold. Der tildeles efterfølgende støtte til den ansøgende retlige enhed på grundlag af det fremsendte forslag og den anbefalede finansiering efter peer review-evalueringen, forudsat at den ansøgende retlige enhed med den førende forsker er indforstået.

Hvis det viser sig umuligt at nå frem til en aftale med den førende forsker og den ansøgende retlige enhed, eller hvis den ene af dem eller dem begge ikke har underskrevet eventuelle supplerende aftaler, der er nødvendige, inden for en rimelig frist, der måtte være fastsat, kan forberedelserne til tildeling af støtte afsluttes.

Udarbejdelsen af støtteaftaler til forslagene på reservelisten kan påbegyndes, når det står klart, at der er et tilstrækkeligt budget til at finansiere et eller flere af disse projekter. Såfremt der er tilstrækkeligt budget, vil forberedelsen af støttetildelingen begynde med det højst rangerende forslag og fortsætte i faldende rækkefølge.

5. BILAG

5.1. Bilag A — Procedurer for indsendelse af forslag på papir

I særlige tilfælde, hvor en ansøger absolut ikke har nogen mulighed for at få adgang til systemet til elektronisk indsendelse af forslag, og hvor det er umuligt at arrangere dette, kan han/hun anmode ERCEA om tilladelse til at fremsende ansøgningen på papir. En sådan anmodning, hvori der klart redegøres for sagens omstændigheder, skal være ERCEA i hænde senest en måned inden fristen for indsendelse.

Anmodningen om tilladelse til at fremsende ansøgningen på papir skal sendes til følgende adresse:

Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd Lederen af »Scientific Management Department« COV2 B-1049 Bruxelles Belgien

ERCEA besvarer en sådan anmodning inden for fem arbejdsdage fra modtagelsen. Hvis der indrømmes dispensation, sender ERCEA forslagsformularerne til indsendelse på papir til den pågældende ansøger.

Hvis en bestemt indkaldelses karakteristika betyder, at webbaserede indsendelser generelt vil være uhensigtsmæssige, kan ERCEA beslutte fra starten at acceptere indsendelser på papir. I sådanne tilfælde vil muligheden fremgå af indkaldelsen af forslag, og forslagsformularerne til indsendelse på papir vil blive gjort bredt tilgængelige.

Når indsendelse på papir er tilladt, enten som følge af en særlig eller en generel dispensation som beskrevet ovenfor, kan indlevering af pakker, som indeholder forslag på papir, ske via almindelig post, privat kurertjeneste eller personligt. Udgaver af forslag, der indsendes på et løst elektronisk lagringsmedie (f.eks. cd-rom eller en lignende elektronisk anordning), via e-mail eller fax, tages ikke i betragtning. Forslag, der indsendes på papir, skal indsendes i en enkelt pakke. Hvis ansøgerne ønsker at fremsende ændringer til et forslag eller supplerende oplysninger, skal de klart angive, hvilke dele af forslaget der er ændret, og ændringerne/de ekstra dele skal indsendes og være modtaget inden fristens udløb. Supplerende oplysninger eller ændret indhold, der modtages efter fristens udløb, vil ikke blive behandlet eller evalueret.

Fremsendes forslag med post eller kurertjeneste, udgør poststemplet eller datoen på forsendelsessedlen bevis for afsendelse. ERCEA (38) kan ved modtagelsen åbne pakker indeholdende forslag for at registrere de administrative oplysninger i databaserne og for at muliggøre returnering af et modtagelsesbevis.

5.2. Bilag B — Procedurer for etisk gennemgang

Indledning

Til gennemførelse af artikel 6 i RP7 og artikel 15 i deltagelsesreglerne omfatter evalueringsproceduren en indledende identificering af de etiske spørgsmål, som forslagene rejser, efterfulgt af en etisk vurdering af forslag, der giver anledning til etiske spørgsmål. En etisk gennemgang af forslagene kan, når det er nødvendigt, foretages efter den etiske vurdering og før ERCEA's beslutning i henhold til de fastsatte regler. Den etiske vurdering og den etiske gennemgang (betegnes samlet proceduren for etisk gennemgang i dette bilag) gennemføres af uafhængige sagkyndige med relevante kvalifikationer inden for etik.

Målet med denne procedure for etisk gennemgang er at sikre, at Den Europæiske Union ikke yder støtte til forskning, der er i strid med grundlæggende etiske principper, som disse er beskrevet i de relevante EU-regler, og at undersøge, om forskningen er i overensstemmelse med reglerne om forskningsetik fastsat i afgørelserne om RP7 og særprogrammet »Idéer«. Der bliver og vil fortsat blive taget hensyn til udtalelser fra Den Europæiske Gruppe vedrørende Etik inden for Naturvidenskab og Ny Teknologi.

Forslag

Hvor det er hensigtsmæssigt og/eller påkrævet i indkaldelsen, skal der i forslag medtages et etisk afsnit indeholdende:

— en beskrivelse af de mulige etiske aspekter af den foreslåede forskning i relation til dens målsætninger, metodologi og resultaternes mulige virkninger

— en begrundelse for udformningen af forskningsprojektet ud fra et etisk synspunkt

— en redegørelse for, hvordan de etiske krav i arbejdsprogrammet vil blive opfyldt

— en angivelse af, hvordan forslaget opfylder de nationale juridiske og etiske krav i det land, hvor forskningen skal gennemføres

— en tidsplan for ansøgning om en udtalelse og/eller godkendelse fra eventuelle relevante myndigheder på nationalt plan (såsom databeskyttelsesmyndigheden, myndigheden for kliniske forsøg osv.).

Med henblik herpå skal ansøgerne udfylde »Skemaet om etiske spørgsmål«, der indgår i vejledningen for ansøgere.

ERCEA kan på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af processen kontakte ansøgeren for at indhente supplerende oplysninger, der er relevante for den etiske godkendelse.

Generelle procedureregler

Procedurerne for etisk vurdering og tilrettelæggelse af panelerne for etisk gennemgang

Intern forhåndsvurdering af forslag

ERCEA's etiske team vil gennemføre en forhåndsvurdering af alle forslag, der anbefales til finansiering, for at finde frem til de forslag, der ikke giver anledning til nogen som helst etiske spørgsmål, og som kan godkendes til støtte uden at inddrage uafhængige sagkyndige. Alle andre forslag forelægges til yderligere etisk vurdering. Denne proces er baseret på »Skemaet om etiske spørgsmål« og de forslag, som ansøgerne har indsendt.

Forelæggelse for et panel for etisk vurdering

Alle forslag, der ved forhåndsvurderingen anses for at rejse etiske spørgsmål, forelægges for et panel for etisk vurdering bestående af uafhængige sagkyndige med relevante kvalifikationer inden for etik.

De sagkyndige i panelet finder frem til de forslag, i hvilke de etiske spørgsmål er tilfredsstillende, de forslag, der kan godkendes, hvis der fremlægges tilfredsstillende dokumentation, og/eller hvis de er godkendt på nationalt plan, og de forslag, som kræver yderligere undersøgelser på grund af omfanget af de etiske spørgsmål, der rejses, og som skal forelægges til en etisk gennemgang (39).

For hvert forslag, der vurderes, udarbejder og underskriver de sagkyndige en etisk vurderingsrapport indeholdende et afsnit med krav. Disse krav bliver kontraktlige forpligtelser.

Forelæggelse for et panel for etisk gennemgang

Projekter, der giver anledning til væsentlige etiske spørgsmål, og som identificeres i forbindelse med den etiske vurdering, forelægges et panel for etisk gennemgang. Spørgsmål såsom forskningsmæssige indgreb på mennesker (40), forskning i embryoer fra mennesker og i embryonale stamceller fra mennesker og andre primater end mennesker forelægges automatisk (41) til en etisk gennemgang.

Panelet for etisk gennemgang kontrollerer de etiske spørgsmål, forslaget rejser, og påviser de etiske krav, der skal opfyldes, for at forslaget kan godkendes ud fra et etisk synspunkt. I denne fase kan panelet for etisk gennemgang finde frem til forslag, der giver anledning til alvorlige etiske spørgsmål, som kan føre til en udelukkelse af projektet fra støttetildelingsprocessen.

Sammensætning af panelerne for etisk vurdering og etisk gennemgang

De etiske paneler består af uafhængige sagkyndige fra en lang række områder såsom jura, sociologi, psykologi, filosofi og etik, medicin, molekylærbiologi, kemi, fysik, ingeniørvidenskab, veterinærvidenskab med en rimelig balance mellem videnskabelige og ikke-videnskabelige medlemmer.

Behørigt kvalificerede sagkyndige inden for etik vil blive udvalgt og udpeget af ERCEA blandt de sagkyndige, som Kommissionen har identificeret og udvalgt til RP7, eller de sagkyndige, som Det Videnskabelige Råd har identificeret. Der er en geografisk balance og en balance mellem kønnene i panelerne, og deres sammensætning afhænger også af arten af de forslag, der skal gennemgås. I forbindelse med den etiske godkendelsesproces vil de standardbreve til udpegelse, som Kommissionen har godkendt for uafhængige sagkyndige, blive anvendt tilsvarende til udpegelse af sagkyndige i etik.

Repræsentanter for civilsamfundet kan indbydes til at deltage i panelmøderne.

Den etiske gennemgang

Normalt foretager de uafhængige sagkyndige i første fase en fjernevaluering. Dernæst drøftes forslagene i en anden fase i det behørigt udpegede panel for etisk gennemgang med henblik på vedtagelse af en konsensusbeslutning.

Panelet udarbejder en rapport om etisk gennemgang. Rapporten om etisk gennemgang omfatter en række etiske spørgsmål, en redegørelse for, hvordan den førende forsker og hans/hendes team har håndteret spørgsmålene, samt krav og henstillinger fra panelet for etisk gennemgang. Rapporten underskrives af de sagkyndige i panelet for etisk gennemgang. Såfremt der ikke kan opnås enighed, afspejler rapporten holdningen blandt flertallet af de sagkyndige i panelet for etisk gennemgang.

Rapporterne om etisk vurdering og etisk gennemgang

Den førende forsker og den ansøgende retlige enhed oplyses om resultatet af proceduren for etisk gennemgang enten via rapporten om etisk vurdering eller via rapporten om etisk gennemgang, uden at de sagkyndiges identitet afsløres.

Der vil blive taget hensyn til resultaterne af proceduren for etisk gennemgang i beslutningen om at finansiere et projekt. Dette kan medføre ændringer i støtteaftalen og bilagene hertil eller i ekstreme tilfælde til, at udarbejdelsen af støtteaftalen afsluttes.

Nationale godkendelser og udtalelser fra det kompetente etiske udvalg

ERCEA sikrer sig, at ansøgerne har fået en passende godkendelse fra den nationale myndighed og/eller gunstige udtalelser fra det kompetente etiske udvalg, inden støtteaftalen underskrives. Når den nationale myndigheds godkendelse og/eller en gunstig udtalelse fra et lokalt etisk udvalg ikke opnås inden støtteaftalens start, indeholder støtteaftalen et særligt krav om, at den relevante godkendelse eller udtalelse skal opnås inden forskningen påbegyndes.

Etisk opfølgning og kontrol

De sagkyndige kan markere forslag, der gennemgår en etisk vurdering og/eller en etisk gennemgang, som forslag, der kræver en etisk opfølgning/kontrol. Sagkyndige med speciale i etiske spørgsmål gennemfører en etisk opfølgning/kontrol tidligst på tidspunktet for den første finansielle indberetningsperiode for forslaget. Målet med den etiske opfølgning/kontrol er at bistå støttemodtagerne med at håndtere de etiske spørgsmål, deres arbejde giver anledning til, og om nødvendigt træffe korrigerende foranstaltninger.

I ekstreme tilfælde kan den etiske opfølgning/kontrol resultere i en henstilling til ERCER om at afslutte støtteaftalen. Afdelingen for etisk gennemgang i Kommissionen (GD RTD) har ansvaret for tilrettelæggelsen og gennemførelsen af den etiske opfølgning/kontrol

Specifikke procedureregler for forskningsaktiviteter, der omfatter embryonale menneskelige stamceller (42)

ERCEA anvender ved evalueringen og udvælgelsen af forslag, der indebærer brug af embryonale menneskelige stamceller, og inden udarbejdelsen af de tilknyttede støtteaftaler følgende procedure:

Den generelle videnskabelige peer review-procedure som beskrevet i afsnit 3 ovenfor finder anvendelse. Derudover vurderer de uafhængige sagkyndige under den videnskabelige peer review, om:

— projektet tjener vigtige forskningsmål, der fremmer videnskabelig viden inden for grundforskning i Europa, eller som øger den medicinske viden om udvikling af diagnostiske, forebyggende eller behandlingsmæssige metoder, der kan anvendes på mennesker

— brugen af embryonale menneskelige stamceller er nødvendig for at nå de videnskabelige mål, der er fastsat i forslaget. Ansøgerne skal navnlig dokumentere, at ordentligt validerede alternativer (især stamceller fra andre kilder) ikke er egnede og/eller ikke er tilgængelige til at realisere forslagets forventede mål. Sidstnævnte bestemmelse finder ikke anvendelse på forskning, der sammenligner embryonale menneskelige stamceller med andre menneskelige stamceller.

Procedure for etisk gennemgang

Forskningsforslag, der anbefales til finansiering, og som indebærer brug af embryonale menneskelige stamceller, forelægges for Kommissionen (GD RTD) for en etisk gennemgang. De procedurer, der finder anvendelse på Kommissionens etiske gennemgang af forslag under RP7, og som indebærer brug af embryonale menneskelige stamceller, er beskrevet i modellen til udpegelsesbreve godkendt af Kommissionen.

Nationale godkendelser og udtalelser fra det kompetente etiske udvalg

ERCEA sikrer sig, at ansøgerne har fået en passende godkendelse fra de kompetente lokale eller nationale myndigheder, inden støtteaftalen underskrives.

Når den nationale myndigheds godkendelse og/eller en gunstig udtalelse fra et lokalt etisk udvalg ikke kan opnås inden projektets påtænkte start, kan støtteaftalen indgås på den betingelse, at der medtages en særlig bestemmelse, hvori det kræves, at den relevante godkendelse eller udtalelse skal indhentes, inden forskningsaktiviteterne påbegyndes.

Under udarbejdelsen af støtteaftalen tages der hensyn til resultaterne af proceduren for etisk gennemgang. Dette kan medføre ændringer i arbejdsbeskrivelsen i støtteaftalen og bilagene hertil eller kan i visse tilfælde føre til, at udarbejdelsen af støtteaftalen afsluttes.

I forbindelse med forslag, der omfatter brug af embryonale menneskelige stamceller, finder forskriftsproceduren i artikel 5 og 7 i Rådets afgørelse 1999/468/EF anvendelse på godkendelse af finansiering og vedtagelse af foranstaltninger, der indebærer brug af embryonale menneskelige stamceller, efter at der er blevet foretaget en etisk gennemgang, og i overensstemmelse med artikel 6, stk. 9, i Rådets beslutning 2006/972/EF (43).

Derudover vil ERCEA tilskynde til, at den førende forsker sikrer en ordentlig kommunikation med det europæiske register over embryonale menneskelige stamceller (European hESC registry — http://www.hescreg.eu/). Målet hermed er at sikre gennemsigtighed med hensyn til de embryonale menneskelige stamcellelinjer, der anvendes, og en omfattende udbredelse af den information, der er tilgængelig om disse linjer.

5.3. Bilag C — Regler for refundering af rejser, diæter og indkvarteringsgodtgørelse for ledende forskere, der er indbudt til et interview (44)

Artikel 1

1. Disse regler gælder for:

a) Personer, som ERCEA har indbudt til at deltage i et interview i henhold til afsnit 3.1.6.1.

b) Alle personer, der ledsager en handicappet person, som af ERCEA er blevet indbudt til at deltage i et interview.

2. De anvisningsberettigede for forpligtelser skal specifikt forsøge at sikre, at interviews tilrettelægges på en sådan måde, at interviewpersonerne kan benytte sig af de billigste rejsetilbud.

De anvisningsberettigede for betalinger skal nøje kontrollere eventuelle anmodninger om godtgørelse, der indebærer unormalt dyre flyrejser. De har ret til at gennemføre alle kontroller, der måtte være nødvendige, og til at anmode om al den nødvendige dokumentation fra interviewpersonerne. Hvor det ser ud til at være begrundet, har de også ret til at begrænse godtgørelsen til de satser, der normalt anvendes til den normale rejse fra interviewpersonernes oprindelsessted til det sted, hvor mødet afholdes.

3. Når godtgørelserne i artikel 3 ser ud til at være klart utilstrækkelige under hensyntagen til eventuelle udgifter, der afholdes af handicappede interviewpersoner på grund af deres handicap, eller fordi de har en ledsager med, godtgøres udgifterne på den ansvarlige anvisningsberettigedes anmodning ved fremlæggelse af støttedokumentation.

4. ERCEA hæfter ikke for materiel, immateriel eller fysisk skade, som måtte ramme indbudte interviewpersoner eller personer, der ledsager en handicappet interviewperson, under rejsen eller opholdet på stedet, hvor interviewet afholdes, medmindre ERCEA er direkte ansvarlig herfor.

Det skal navnlig understreges, at indbudte interviewpersoner, der benytter deres eget transportmiddel for at komme til sådanne interviews, hæfter for eventuelle uheld, som de måtte være skyld i.

Artikel 2

1. Alle interviewpersoner har ret til at få godtgjort deres rejseudgifter fra det oprindelsessted, der er angivet i indbydelsen (arbejds- eller hjemmeadresse), til det sted, hvor interviewet gennemføres, via de mest velegnede transportmidler i forhold til den afstand, der skal tilbagelægges. For rejser under 400 km (en vej i henhold til den officielle afstand med tog) er dette generelt togrejse på første klasse, og for afstande på over 400 km flyrejse på økonomiklasse.

Hvis flyrejsen indebærer en flyvning på mindst fire timer uden stop, godtgøres udgifterne til en billet på businessclass.

2. Udgifterne til rejse i privatbil godtgøres med samme sats som en togbillet på første klasse.

3. Hvis ruten ikke betjenes af et tog, godtgøres rejsen i privatbil med en sats på 0,22 EUR pr. km.

4. Udgifter til taxi og parkeringsudgifter på oprindelsesstedet (eller afgangslufthavnen) godtgøres ikke.

Artikel 3

1. Den diæt, der udbetales for hvert interview, er et fast beløb, der skal dække alle udgifter på det sted, hvor interviewet afholdes, herunder f.eks. måltider og lokal transport (bus, sporvogn, metro, taxi, parkering, motorvejsafgifter osv.) samt rejse- og ulykkesforsikring.

2. Diæten er på 92 EUR.

3. Hvis det oprindelsessted, der er angivet i indbydelsen, ligger højst 100 km fra det sted, hvor interviewet afholdes, nedsættes diæten med 50 %.

4. Interviewpersoner, der har tilbragt en eller flere nætter på det sted, hvor interviewet afholdes, fordi tidspunkterne for interviewene ikke er forenelige med fly- eller togtiderne (45), har også ret til en indkvarteringsgodtgørelse. Denne godtgørelse er på 100 EUR pr. nat. Antallet af overnatninger må ikke overstige antal interviewdage + 1.

5. En ekstra indkvarteringsgodtgørelse og/eller diæt kan rent undtagelsesvis udbetales, hvis en forlængelse af opholdet vil gøre det muligt for interviewpersonen at opnå en reduktion i transportomkostningerne, der overstiger beløbet for disse godtgørelser.

Artikel 4

1. ERCEA foretager godtgørelse efter indsendelse af en godtgørelsesanmodning behørigt udfyldt og underskrevet af interviewpersonen og af ERCEA's tjenestemand med ansvar for at bekræfte interviewpersonens tilstedeværelse.

Med deres underskrift på godtgørelsesanmodningen erklærer interviewpersonerne på tro og love, at de rejseudgifter og/eller godtgørelser, der anmodes om, ikke vil blive betalt af en anden EU-institution eller en anden organisation eller person for den samme rejse eller den samme periode, og at deres anmodning svarer til faktisk afholdte udgifter. Uregelmæssigheder og/eller falske krav vil føre til anvendelsen af administrative sanktioner, der anvendes analogt med artikel 265a, stk. 3, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen.

2. Rejseudgifter godtgøres mod fremlæggelse af den originale dokumentation senest 30 kalenderdage efter interviewets sidste dag: billetter og fakturaer eller, når der er tale om onlinebooking, et print af den elektroniske reservation og boardingkort for den udgående rejse. Den klasse, der er rejst på, tidspunktet for rejsen og det beløb, der er betalt, skal fremgå af dokumentationen.

Medmindre interviewpersonen kan fremkomme med en god begrundelse, som den ansvarlige anvisningsberettigede accepterer i en begrundet beslutning, fritager en manglende overholdelse af bestemmelserne i dette punkt ERCEA fra alle forpligtelser til at godtgøre rejseudgifter eller betale nogen form for godtgørelser.

3. ERCEA godtgør interviewpersonernes udgifter inden for den frist, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen.

4. Rejseudgifter godtgøres i euro til den gældende vekselkurs på dagen for interviewet, hvor det er relevant.

5. Diæten, og hvor det er relevant indkvarteringsgodtgørelsen, betales som det faste beløb, der er gældende på dagen for interviewet. Diæten og indkvarteringsgodtgørelsen kan tilpasses til ændringer i leveomkostningerne i Bruxelles.

6. Alle godtgørelser af rejseudgifter, diæter og/eller indkvarteringsgodtgørelser foretages til den samme bankkonto.

7. Den anvisningsberettigede ved delegation kan i en begrundet beslutning og ved fremlæggelse af dokumentation tillade godtgørelse af udgifter, som interviewpersonen har måttet afholde som følge af særlige instruktioner, denne har modtaget skriftligt.

5.4. Bilag D — Håndtering af sikkerhed — Følsomme EFR-handlinger

A) Indledning

Der gælder særlige procedurer for sikkerhedsrelateret forskning på grund af de behandlede emners følsomme karakter og de særlige kapacitetsmangler, der skal tages op for at beskytte de europæiske borgere. EFR-aktioner vil blive klassificeret (46), hvis de anses for at være følsomme.

Disse procedurer er beskrevet nedenfor. De finder anvendelse på EFR-aktioner efter behov, når der er tale om sikkerhedsfølsomme emner.

B) Identifikation af potentielle klassificerede EFR-aktioner

En sikkerhedsfølsom EFR-aktion er en aktion, der måske skal håndtere klassificeret information.

Et mærke, der angiver »sikkerhedsmæssige hensyn«, vil blive knyttet til forslaget:

— når ansøgeren erklærer, at et forslag er følsomt

— når de evalueringssagkyndige eller ERCEA opdager eller har mistanke om, at følgende gør sig gældende: — Klassificeret information anvendes eller kan anvendes som baggrundsinformation. — Det planlægges at klassificere en forgrundsinformation.

Når et mærke, der angiver »sikkerhedsmæssige hensyn«, er knyttet til et projekt, vil omstændighederne omkring det planlagte arbejde blive undersøgt i henhold til den procedure, der er beskrevet i afsnit C nedenfor.

Hvis det kræves i den relevante vejledning for ansøgere, skal det — såfremt der er behov herfor — fremgå af forslagene, hvilken baggrund der er nødvendig for gennemførelse af EFR-aktionen, og den klassificerede forgrundsviden, aktionen vil resultere i. Såfremt et forslag indebærer klassificeret information (baggrundsinformation og/eller forgrundsinformation), skal »Særlige sikkerhedsbetingelser« (Security Aspects Letter — SAL) (47) og den dertil knyttede »Klassifikationsvejledning« (Security Classification Guide — SCG) (48) udgøre en del af forslaget.

SCG vil omfatte:

— Klassifikationsgraden for baggrundsinformation og forgrundsinformation

— Hvilken deltager vil have adgang til hvilken information.

Derudover kræves følgende dokumenter:

— En kopi af »Sikkerhedsgodkendelse af en facilitet« (Facility Security Clearances — FSC) (eller FSC-anmodninger). Kommissionens sikkerhedsdirektorat kontrollerer gyldigheden af FSC via den egnede formelle kanal hos de pågældende nationale sikkerhedsmyndigheder

— De relevante sikkerhedsmyndigheders formelle skriftlige tilladelse til at anvende den klassificerede baggrundsinformation.

SAL og SCG ledsaget af støttedokumentation vil også blive undersøgt i løbet af nedenstående kontrolprocedure.

C) Kontrol af potentielle klassificerede EFR-aktioner

Når forslagene har undergået en videnskabelig evaluering, vil de blive opstillet i rangorden i henhold til resultaterne af evalueringen. ERCEA opstiller en »endelig liste« indeholdende forslag, der anbefales til mulig finansiering, nemlig de forslag, der ikke er blevet forkastet, og for hvilke der er finansiering til rådighed, plus »reserveliste(r)«.

Eventuelle EFR-aktioner på den endelige liste og på reservelisten/reservelisterne, der er markeret med mærket for »sikkerhedsmæssige hensyn«, vil blive kontrolleret. Denne kontrol udføres af et ad hoc-udvalg: »Sikkerhedskontroludvalget«.

Dette »Sikkerhedskontroludvalg« består af repræsentanter for medlemsstaterne udpeget i tæt samarbejde med de kompetente nationale sikkerhedsmyndigheder eventuelt med bistand fra repræsentanter for det/de relevante programudvalg i en sammensætning, der repræsenterer de lande, forslagsstillerne stammer fra. En repræsentant for Kommissionen varetager udvalgets formandskab.

Udvalget kontrollerer, at ansøgerne har taget behørigt hensyn til alle sikkerhedsaspekter. Medlemmer af udvalget fra de lande, hvorfra ansøgerne kommer, vil kontrollere forslagene.

Denne proces skulle resultere i en fælles holdning blandt de berørte nationale repræsentanter, der kommer til udtryk i en af følgende henstillinger:

— Klassifikation er ikke påkrævet: Procedurerne for udarbejdelse af EFR-støtteaftalerne kan indledes (selv om der kan fremsættes nogle henstillinger om forberedelsen, hvis det er relevant).

— Klassifikation er påkrævet: Der fremsættes særlige henstillinger til forberedelsen af EFR-støtteaftalen i form af betingelser, der skal opfyldes i støtteaftalen. EFR-aktionen vil blive en klassificeret aktion (49) og vil blive EU-klassificeret på det højeste klassifikationsniveau for information, der anvendes/produceres af EFR-aktionen, som anført i SAL og den dertil knyttede SCG.

— Forslaget er for følsomt til at blive finansieret, fordi ansøgerne ikke har den rigtige erfaring, de rigtige kvalifikationer eller de rigtige tilladelser til at kunne håndtere klassificeret information korrekt. I dette tilfælde kan forslaget forkastes. Sker dette, vil ERCEA forklare årsagerne til, at det forkastes, undtagen i de tilfælde, hvor årsagerne hertil i sig selv er klassificerede.

Klassifikationsniveauet fastsættes på grundlag af denne fælles holdning. Som et resultat heraf vil ERCEA sammen med alle de relevante nationale sikkerhedsmyndigheder under udarbejdelsen og gennemførelsen af støtteaftalen kontrollere, at alle de nødvendige procedurer og aktioner gennemføres for at sikre, at klassificeret information behandles korrekt.

D) Eksport- og overførselslicenser

Derudover kan et forslag også betragtes som følsomt uafhængigt af en eventuel sikkerhedsklassifikation, hvis der er planer om at udveksle materiale, der er underlagt overførsels- og eksportlicenser.

I den forbindelse skal ansøgerne overholde national lovgivning og EU-lovgivning (50). Hvis der kræves eksportlicenser (eller licenser inden for EU) til gennemførelse af det planlagte arbejde, skal ansøgerne tydeliggøre kravet om sådanne eksport- og overførselslicenser, og de skal fremlægge en kopi af eksport- eller overførselslicenser (eller af anmodninger).

E) Internationalt samarbejde

Sikkerhedshensyn kan ikke gøres gældende som en begrundelse for at forkaste forslag til ikke klassificerede EFR-aktioner, der indebærer deltagelse af enheder fra tredjelande (51). Eneste undtagelser fra denne regel er, hvis:

— det fremgik af arbejdsprogrammet, at emnet ikke var åbent for internationalt samarbejde: I dette tilfælde vil ethvert forslag, der indebærer internationalt samarbejde, blive erklæret for ikke støtteberettiget

— mærket, der angiver »sikkerhedsmæssige hensyn«, er blevet påført, og i dette tilfælde vil forslaget blive undersøgt i henhold til ovenstående procedure.

(1) EUT L 57 af 24.2.2007, s. 14.

(2) EUT L 400 af 30.12.2006, s. 243.

(3) EUT L 9 af 12.1.2008, s. 15.

(4) EUT L 412 af 30.12.2006, s. 1.

(5) EUT L 391 af 30.12.2006, s. 1.

(6) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(7) Med den mulige undtagelse for koordinerings- og støtteforanstaltningerne, som er omhandlet i artikel 14 i deltagelsesreglerne.

(8) http://cordis.europa.eu/home_en.html/; http://ec.europa.eu/reserach/participants/portal/; http://erc.europa.eu/

(9) Undtagelsesvis kan den førende forsker selv optræde som den ansøgende retlige enhed.

(10) Den, der står for den elektroniske indsendelse, kan kontakte forslagsstilleren for at klarlægge eller løse tekniske problemer i forbindelse med indsendelsen.

(11) Det er op til de uafhængige eksperter at vurdere fuldstændigheden af de informationer, som forslaget indeholder. Kontrollerne af støtteberettigelse drejer sig udelukkende om tilstedeværelsen af de påkrævede elementer og formaliteter i forslaget samt gyldigheden af de nødvendige supplerende dokumenter.

(12) Forslagene evalueres normalt ud fra kriterierne for den finansieringsordning, som de er indsendt for. ERCEA kan dog beslutte — f.eks. i tilfælde, hvor finansieringsordningen blev fejlagtigt valgt — at evaluere et forslag ud fra kriterierne for en anden finansieringsordning. Dette kan kun ske, hvis det er tydeligt, at forslaget ikke eller kun i ringe grad svarer til den oprindeligt valgte finansieringsordning, og hvis en mere passende finansieringsordning er tilgængelig i forbindelse med den pågældende indkaldelse.

(13) Dette udvalg består af ERCEA-personale og om nødvendigt andet personale fra Kommissionen, som har den fornødne ekspertise i juridiske anliggender og/eller informationssystemer. Udvalget undersøger forslaget og omstændighederne i forbindelse med dets indsendelse, og det yder specialistrådgivning til støtte for beslutningen om, hvorvidt forslaget skal afvises på grund af manglende støtteberettigelse. Udvalget kan beslutte at kontakte den førende forsker og den ansøgende retlige enhed for at skabe klarhed omkring et bestemt spørgsmål.

(14) Personale fra relevante specialiserede EU-agenturer betragtes som eksterne eksperter.

(15) Artikel 17, stk. 2, i deltagelsesreglerne.

(16) Det Videnskabelige Råds udvælgelse er ikke nødvendigvis påkrævet ved udpegelsen af bedømmere af koordinerings- og støtteforanstaltninger.

(17) I henhold til deltagelsesreglerne og/eller Kommissionens afgørelse (K(2008) 5694 af 8.10.2008) om uddelegering af beføjelser til ERCEA.

(18) Den Europæiske Union fører en politik, der tager sigte på ligelig deltagelse af mænd og kvinder og lige muligheder inden for forskning. Til dette formål har Kommissionen vedtaget afgørelse 2000/407/EF om »ligelig deltagelse af mænd og kvinder i de udvalg, komitéer og ekspertgrupper, Kommissionen har nedsat«. I samme forbindelse står der i artikel 17, stk. 2, i deltagelsesreglerne, at »der træffes foranstaltninger for at sikre en rimelig kønsbalance, når der nedsættes grupper af uafhængige eksperter«.

(19) Den relevante vejledning for ansøgere kan give ansøgeren mulighed for at udpege op til tre personer.

(20) Der skal være tale om klare årsager såsom direkte videnskabelig konkurrence, faglig fjendtlighed eller lignende situationer, som kunne svække eller skabe tvivl om den potentielle bedømmers objektivitet.

(21) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 1.

(22) Artikel 15 i deltagelsesreglerne.

(23) Forslagene evalueres normalt ud fra kriterierne for den finansieringsordning, som de er indsendt for. ERCEA kan dog beslutte — f.eks. i tilfælde, hvor finansieringsordningen blev fejlagtigt valgt — at evaluere et forslag ud fra kriterierne for en anden finansieringsordning. Dette kan kun ske, hvis det er tydeligt, at forslaget ikke eller kun i ringe grad svarer til den oprindeligt valgte finansieringsordning, og hvis en mere passende finansieringsordning er tilgængelig i forbindelse med den pågældende indkaldelse.

(24) I overensstemmelse med artikel 16, stk.1, i deltagelsesreglerne.

(25) Dette kan omfatte medlemmer af andre paneler end de(t) panel(er), som undersøger forslaget, eller sagkyndige.

(26) Dette omfatter forslag, der går på tværs af paneler eller fagområder, og hvis gennemgang måske skal tildeles til medlemmer af mere end ét panel eller yderligere sagkyndige.

(27) Artikel 15. 2 i deltagelsesreglerne.

(28) »Uregelmæssighed« i betydningen i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 (EFT L 312 af 23.12.1995, s. 1).

(29) Klageproceduren træder ikke i stedet for de normale kanaler, der gælder for alle ERCEA-aktioner og Kommissionens aktioner såsom: Kommissionens generalsekretariat for brud på kodeksen for god forvaltningsskik (forbindelser med offentligheden), Den Europæiske Ombudsmand for »fejl og forsømmelser«, Den Europæiske Unions Domstol for en beslutning, der berører en person eller en retlig enhed.

(30) På grundlag af den endelige liste udarbejdet af ERCEA i henhold til afsnit 3.1.7.

(31) Kan omfatte navne på ledende forskere og ansøgende retlige enheder, forslagstitel og akronym.

(32) Kontrahenter og/eller modtagere af koordinerings- og støtteforanstaltninger.

(33) Ledende forskere og/eller værtsinstitutioner.

(34) Herunder om nødvendigt afslutningen af høringen af programudvalget, der er indeholdt i særprogrammet »Idéer«.

(35) I henhold til artikel 16, stk. 4, i deltagelsesreglerne og Kommissionens regler om verifikation af deltagernes eksistens og retlige status samt deres operationelle og finansielle kapacitet i indirekte foranstaltninger, der støttes via en tildeling under RP7, K(2007) 2466.

(36) De supplerende krav kunne vedrøre de etiske evalueringskrav.

(37) Artikel 114 i finansforordningen.

(38) Eller enhver kontrahent, der er udvalgt til at levere administrative tjenester i forbindelse med evalueringsmøderne.

(39) Følgende områder henhører under GD RTD's ansvar: embryonale stamceller fra mennesker, andre primater end mennesker, indgreb på mennesker og forslag, der henhører under disse kategorier, forelægges automatisk for GD RTD til en etisk gennemgang.

(40) Såsom kliniske forsøg og forskning, der indebærer invasive teknikker på levende mennesker (f.eks. udtagning af vævsprøver).

(41) Forslag, der henhører under disse kategorier, sendes automatisk til GD RTD til en etisk gennemgang.

(42) Under hensyntagen til Kommissionen udtalelse af 24. juli 2006 (EUT L 412 af 30.12.2006, s. 42).

(43) EUT L 400 af 30.12.2006, s. 243.

(44) ERCEA kan indføre en elektronisk indsendelsesordning, der finder anvendelse på formularer på papir og originaler, der skal indsendes inden for rammerne af disse godtgørelsesregler.

(45) Som en generel regel kan det ikke kræves, at interviewpersoner: forlader deres oprindelsessted eller det sted, hvor interviewet gennemføres, før kl. 7.00 (station eller andre transportmidler) eller kl. 8.00 (lufthavn), ankommer til det sted, hvor interviewet afholdes, efter kl. 21.00 (lufthavn) eller kl. 22.00 (station eller andre transportmidler), ankommer til deres oprindelsessted efter kl. 23.00 (lufthavn, station eller andre transportmidler).

(46) Som anført i Kommissionens afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom af 29.november 2001 om ændring af dens forretningsorden (EFT L 317 af 3.12.2001, s. 1) om ændring af dens forretningsorden for så vidt angår bestemmelserne om sikkerhed.

(47) Særlige sikkerhedsbetingelser (SAL): »et sæt særlige kontraktlige betingelser udstedt af den kontraherende myndighed, som er en integrerende del af en sikkerhedskontrakt, der involverer adgang til eller generering af EU-klassificerede oplysninger, og som fastlægger sikkerhedskravene eller de elementer i kontrakten, der kræver sikkerhedsbeskyttelse«, som defineret i punkt 27 i afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom.

(48) Som defineret i afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom.

(49) Behandlingen af fortrolige data er omfattet af al relevant fællesskabslovgivning, herunder institutionernes interne bestemmelser såsom afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom om ændring af dens forretningsorden for så vidt angår bestemmelserne om sikkerhed.

(50) Rådets forordning (EF) nr. 428/2009 af 5.5.2009 om en fællesskabsordning for kontrol med udførsel, overførsel, mæglervirksomhed og transit i forbindelse med produkter med dobbelt anvendelse (EUT L 134 af 29.5.2009, s. 1).

(51) Ved »tredjeland« forstås ethvert land, der hverken er en EU-medlemsstat eller et land, der er associeret RP7.