Præsidiets afgørelse om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter

(2001/C 374/01)

EUROPA-PARLAMENTETS PRÆSIDIUM HAR -

under henvisning til EF-traktatens artikel 255, stk. 2 og 3,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, særlig artikel 11, 12 og 18,

under henvisning til artikel 22, stk. 2, artikel 171, stk. 1, og artikel 172 i Parlamentets forretningsorden samt bilag VII hertil, og

ud fra følgende betragtninger:

De generelle principper for aktindigt er i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk. 2, fastlagt ved forordning (EF) nr. 1049/2001.

I overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk. 3 og artikel 18, stk. 1, forordning (EF) nr. 1049/2001 har Europa-Parlamentet ved afgørelse af 13. november 2001 i sin forretningsorden fastsat de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af forordningen.

I henhold til forretningsordens artikel 172, stk. 2, 3, og 4, fastsætter Præsidiet regler med henblik på at oprette et register med henvisninger til Parlamentets dokumenter (herefter "registret") og regler om den nærmere fremgangsmåde for aktindsigt samt fastlægger, hvilke organer der skal være ansvarlige for behandling af dokumenter.

Præsidiets afgørelse af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter og af 17. april 1998 om gebyr for udlevering af omfangsrige dokumenter er blevet ophævet ved Parlamentets ovennævnte afgørelse af 13. november 2001.

Reglerne vedrørende gebyrer for udlevering af dokumenter bør tilpasses til artikel 10 i forordning (EF) nr. 1049/2001 med henblik på at fastsætte, hvilke supplerende omkostninger der skal afholdes af personer, som fremsætter begæring om udlevering af omfangsrige dokumenter.

Alle regler vedrørende den måde, hvorpå registret over Parlamentets dokumenter fungerer, bør samles i én afgørelse for at fremme gennemskueligheden over for borgerne -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

AFSNIT I

REGISTRET

Artikel 1

Oprettelse

1. Registret oprettes i Parlamentet, jf. artikel 11, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 og forretningsordenens artikel 172, stk. 3.

2. Registret indeholder henvisninger til dokumenter, som Parlamentet har udarbejdet eller modtaget fra det tidspunkt, hvorfra forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse (den 3. december 2001).

3. Henvisningerne udgør en identifikation af dokumenterne og indeholder ud over de oplysninger, som kræves i henhold til artikel 11, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, for så vidt det er muligt, også oplysninger, der muliggør identifikation af den myndighed, hvorfra hvert enkelt dokument hidrører, oplysninger om de sprog, hvorpå dokumentet findes, om dokumentets status, om dokumentkategori og om opbevaringssted.

Artikel 2

Formål

Registret indrettes således, at

- der kan anvendes et ensartet referencesystem

- dokumenter, navnlig lovgivningsdokumenter, er direkte tilgængelige i elektronisk form

- dokumenter, der ikke er tilgængelige i elektronisk form, kan identificeres

- der kan søges på dokumenter, som den, der fremsætter begæringen, ikke i tilstrækkelig grad har identificeret

- dokumenter, hvori aktindsigt er undergivet begrænsningerne i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan identificeres

- fortrolige dokumenter kan registreres på en sådan måde, at begrænsningerne i forordningens artikel 9 overholdes.

Artikel 3

Opgaver

Den tjenestegren, der fører registret, er ansvarlig for:

- kontrol med registreringen af dokumenter, som Parlamentet udarbejder eller modtager

- modtagelse af skriftlige eller elektroniske begæringer om aktindsigt og udarbejdelse og ajourføring af en oversigt med henblik på at sikre, at svarfristen på 15 arbejdsdage overholdes

- fremsendelse af en bekræftelse af modtagelsen

- bistand til den, der har fremsat en begæring, med henblik på at præcisere indholdet af denne begæring

- vejledning til den, der har fremsat begæringen, om adgang til dokumenter, der allerede er offentliggjort

- fremsendelse af begæringen til den ansvarlige tjenestegren eller den kompetente person, når begæringen vedrører et dokument, der ikke findes i registret, eller når begæringen vedrører et dokument, som er undergivet begrænsningerne i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001

- i tilfælde af begæringer om meget lange eller komplekse dokumenter drøftelse med den, der har fremsat begæringen.

Artikel 4

Registrering af dokumenter

1. Ethvert dokument, som Parlamentet udarbejder, indføres hurtigst muligt i registret. Generalsekretæren fastsætter de nødvendige interne gennemførelsesforanstaltninger for at sikre, at alle dokumenter, Parlamentet udarbejder, registreres.

2. Ansvaret for, at Parlamentets dokumenter, jf. forretningsordenens artikel 172, stk. 2, indføres i registret, påhviler det organ eller den tjenestegren, der har udarbejdet dokumentet.

3. Dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med lovgivningsmæssige procedurer eller som led i det parlamentariske virke, indføres i registret, når de er indgivet eller offentliggjort.

4. Andre dokumenter, som henhører under Generalsekretariatets administrative tjenestegrenes kompetence, indføres så vidt muligt i registret, så snart den tjenestegren, der har udarbejdet dokumentet, har givet tilladelse hertil.

5. Ethvert dokument, som Parlamentet modtager fra en tredjemand, jf. artikel 3 i forordning (EF) nr. 1049/2001, fremsendes af Kontoret for Officiel Post til registret, hvori dokumentet indføres, medmindre der er tale om et følsomt dokument, jf. artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, der er undergivet de særlige regler i denne artikel.

Artikel 5

Dokumenter, der er direkte tilgængelige

1. Alle dokumenter, som Parlamentet udarbejder eller modtager i forbindelse med lovgivningsmæssige procedurer, skal være direkte tilgængelige for borgerne i elektronisk form, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Parlamentet giver adgang til alle lovgivningsdokumenter gennem registret, således at borgerne herigennem kan få adgang til hele teksten i disse dokumenter.

3. Parlamentet giver adgang til dette register elektronisk på Internet-hjemmesiden Europarl og sikrer, at der online er vejledning til borgerne vedrørende den nærmere fremgangsmåde for fremsættelse af begæringer om aktindsigt.

4. Der gives så vidt muligt direkte adgang til andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udvikling af politik og strategi.

5. Det fastlægges i en liste, der vedtages af Parlamentet og vedføjes som bilag til forretningsordenen, hvilke kategorier af dokumenter der er direkte tilgængelige. Der gives efter skriftlig begæring adgang til dokumenter, som ikke er medtaget i denne liste.

Artikel 6

Dokumenter, hvori der kan gives aktindsigt efter begæring

1. Dokumenter, Parlamentet udarbejder eller modtager uden for lovgivningsmæssige procedurer, er så vidt muligt direkte tilgængelige for borgerne gennem registret, dog med forbehold af de begrænsinger, der følger af artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Når det ikke er muligt i kraft af indførelsen af et dokument i registret at få direkte adgang til hele teksten, enten fordi dokumentet ikke findes i elektronisk form eller i henhold til de undtagelser, der er fastsat i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan den, der ønsker aktindsigt, skriftligt eller ved hjælp af den elektroniske formular, der findes på Parlamentets hjemmeside Europarl, fremsætte begæring herom. Parlamentet kan enten give aktindsigt i dokumentet eller skriftligt begrunde, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

3. Der gives efter skriftlig begæring aktindsigt i dokumenter, Parlamentet har udarbejdet eller modtaget før ikrafttrædelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001, og som derfor ikke findes i registret, dog med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordningens artikel 4 og 9.

Artikel 7

Opbevaring af dokumenter

1. Alle dokumenter lagres i arkivet i registrets database. Denne database, der indeholder alle dokumenter, som Parlamentet har udarbejdet, sender en kopi af dataene og dokumenterne til Parlamentets historiske arkiver (Arcdoc).

2. Så længe den database, der skal anvendes ved arkiveringen af dokumenter, som skal indføres i registret, ikke er i drift, anvender den tjenestegren, der fører registret, de allerede eksisterende systemer og databaser i Parlamentet og etablerer forbindelse hertil, således at de nødvendige oplysninger kan trækkes ud, og således at den fulde ordlyd af dokumenterne kan gøres tilgængelig.

AFSNIT II

OPRINDELIGE BEGÆRINGER

Artikel 8

Indgivelse af oprindelige begæringer

1. Begæring om aktindsigt indgives skriftligt eller elektronisk på et af de i EF-traktatens artikel 314 omhandlede sprog

2. Begæringen skal være affattet tilstrækkelig præcist og skal navnlig indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og adresse på den, der fremsætter begæringen.

3. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder Parlamentet den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed.

4. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.

Artikel 9

Behandling af skriftlige begæringer

1. Enhver begæring om aktindsigt i et dokument, som Parlamentet er i besiddelse af, fremsendes samme dag, som den registreres af Kontoret for Officiel Post, til den tjenestegren, der fører registret. Denne tjenestegren bekræfter modtagelsen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist.

2. Vedrører begæringen et dokument, som Parlamentet har udarbejdet, og med hensyn til hvilket en af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, henvender den tjenestegren, der fører registret, sig til den tjenestegren eller det organ, der har udarbejdet dokumentet. Tjenestegrenen eller organet fremsætter inden fem arbejdsdage forslag til den afgørelse, som skal træffes.

3. Er der tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i dokumenter fra tredjemand, rådfører Parlamentet sig med vedkommende tredjemand og giver denne en frist på fem arbejdsdage til at udtale sig for at vurdere, om en af undtagelserne i artikel 4 og 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

4. Vedrører en begæring om aktindsigt, som indgives til Parlamentet, et dokument, der endnu ikke er offentliggjort af den institution, som har udarbejdet dokumentet, giver Parlamentet den institution, der er ansvarlig for dokumentet, en frist på fem arbejdsdage til at fremsætte eventuelle indsigelser mod, at der gives aktindsigt i dokumentet.

5. Foreligger der ikke et svar inden fem arbejdsdage, forsætter Parlamentet proceduren.

Artikel 10

Behandling af elektroniske begæringer

1. Elektroniske begæringer indgives på den adresse, der er angivet på Parlamentets hjemmeside Europarl, så vidt muligt ved hjælp af den elektroniske formular og det elekroniske online-hjælpesystem, der er indrettet for at lette indgivelse af sådanne begæringer.

2. Elektroniske begæringer, som indgives via Parlamentets hjemmeside Europarl, fremsendes automatisk til den tjenestegren, der fører registret, til registrering og videre behandling.

3. En elektronisk begæring, som indeholder alle nødvendige oplysninger, jf. artikel 8 i denne afgørelse, medfører automatisk, at der fremsendes en bekræftelse af modtagelsen til den, der har fremsat begæringen.

4. De procedurer, som er fastlagt i artikel 9, stk. 2-5, i denne afgørelse, vedrørende behandlingen af oprindelige, skriftlige begæringer, finder ligeledes anvendelse på elektroniske begæringer.

Artikel 11

Svarfrist

1. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen meddeler den tjenestegren, der fører registret, aktindsigt og giver inden for samme periode adgang til det ønske dokument.

2. Hvis Parlamentet ikke kan give aktindsigt i det ønskede dokument, begrunder det skriftligt, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommede om retten til at genfremsætte begæringen.

3. Den, der har fremsat begæringen, har i så fald 15 arbejdsdage fra modtagelsen af svaret til at genfremsætte begæringen.

4. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrerttes herom og gives en nærmere begrundelse.

5. Har Parlamentet ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.

6. Fristen i artikel 7 i forordning (EF) nr. 1049/2001 på 15 arbejdsdage løber fra datoen for registrering af den oprindelige begæring.

Artikel 12

Kompetent myndighed

1. De oprindelige begæringer, der indgives til Parlamentet, behandles af generalsekretæren under ansvar over for formanden og den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, jf. forretningsordenens artikel 172, stk. 6.

2. Svar, hvorved oprindelige begæringer tages til følge, fremsendes til den, der har fremsat begæringen, af generalsekretæren eller den, som han bemyndiger hertil.

3. Generalsekretæren træffer afgørelse om afslag på oprindelige begæringer efter forslag fra den tjenestegren eller det organ, der har udarbejdet dokumentet. Afgørelsen begrundes. Enhver afgørelse om afslag fremsendes til orientering til Præsidiet.

4. Generalsekretæren kan på et hvilket som helst tidspunkt anmode Juridisk Tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse.

AFSNIT III

GENFREMSATTE BEGÆRINGER

Artikel 13

Genfremsættelse af begæringer

1. En begæring om aktindsigt kan genfremsættes over for Parlamentet skriftligt eller elektronisk inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af et svar, hvorved der gives helt eller delvis afslag på aktindsigt i det ønskede dokument, eller hvis der ikke er givet noget svar på den oprindelige begæring.

2. Genfremsatte begæringer skal opfylde de formelle krav i artikel 8 i denne afgørelse.

Artikel 14

Behandling af genfremsatte begæringer

1. Genfremsatte begæringer registreres efter den fremgangsmåde, der er fastsat i artikel 9, stk. 1, og artikel 10, stk. 2, i denne afgørelse med hensyn til skriftlige og elektroniske begæringer.

2. Registret fremsender en bekræftelse af modtagelsen til den, der har fremsat begæringen, og foranlediger, at de procedurer, der er omhandlet i artikel 9 og 10 i denne afgørelse, indledes med henblik på at udarbejde et svar fra Parlamentet.

3. Inden 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen giver Parlamenetet enten aktindsigt i dokumentet eller begrunder skriftligt, hvorfor begæringen helt eller delvis afslås.

4. I undtagelsestilfælde, hvor begæringen vedrører meget lange dokumenter, eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

Artikel 15

Kompetent myndighed

1. Præsidiet tager stilling til alle genfremsatte begæringer.

2. Efter forslag fra generalsekretæren forelægger den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, et forslag til afgørelse for Præsidiet.

3. I denne forbindelse anmoder generalsekretæren Juridisk Tjeneste og/eller den databeskyttelsesansvarlige om en udtalelse, som skal afgives inden tre arbejdsdage.

4. Med henblik på at overholde den ufravigelige svarfrist på 15 arbejdsdage i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan Præsidiet bemyndige den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer.

Artikel 16

Adgang til klage og domstolsprøvelse

1. Afslår Parlamentet helt eller delvis en begæring om aktindsigt, oplyser det den, der har fremsat begæringen, om mulighedere for domstolsprøvelse af dets beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.

2. Er der ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse eller indgive klage efter bestemmelserne i stk 1.

AFSNIT IV

REGISTRERING AF OG AKTINDSIGT I FØLSOMME DOKUMENTER

Artikel 17

Registrering af følsomme dokumenter

1. Registrering af dokumenter, der i henhold til artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 er klassificeret som følsomme, og som hidrører fra institutioner, organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, er betinget af forudgående samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.

2. Den, fra hvem det følsomme dokument hidrører, fremsender dokumentet direkte til Parlamentets formand på den mest hensigtsmæssige måde, således at det sikres, at dokumentets inhold behandles fortroligt.

3. Ved fremsendelse af følsomme dokumenter bør den, fra hvem dokumentet hidrører, udtale sig om, hvorvidt der gives samtykke til registrering og udbredelse af dokumentet.

4. Såfremt den, fra hvem et følsomt dokument hidrører, giver samtykke til, at det indføres i Parlamentets register, skal formanden nærmere angive, hvilke henvisninger der kan indføres i registret. Formanden rådfører sig med den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, generalsekretæren eller i givet fald formanden for det berørte udvalg.

5. Ethvert dokumentet, Parlamentet udarbejder, og hvori der henvises til et dokument, der er klassificeret som følsomt i henhold til artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, registreres og udleveres kun med formandens tilladelse. Henvisningerne til et sådant dokument fastlægges på samme betingelser som fastsat i stk. 4.

6. Rejses der af en af Fællesskabets institutioner tvivl om, hvorvidt dokumenter, Parlamentet har modtaget, er fortrolige, forelægges spørgsmålet for det interinstitutionelle udvalg, der er nedsat i henhold til artikkel 15, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 18

Behandling af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter

1. Skriftlige og elektroniske begæringer om aktindsigt i et følsomt dokument, jf. artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, registreres efter den fremgangsmåde, der er fastsat i artikel 9, stk. 1, og artikel 10, stk. 2, i denne afgørelse.

2. Generalsekretæren forelægger begæringer om aktindsigt i følsommer dokumenter for formanden. Afgørelse om såvel oprindelige som genfremsatte begæringer træffes af Præsidiet, der kan delegere kompetencen til formanden, jf. forretningsordenens artikel 22, stk. 10. Formanden rådfører sig i disse tillfælde med den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, generalsekretæren eller i givet fald formanden for det berørte udvalg.

3. Fristen i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001 på 15 arbejdsdage løber fra datoen for registrering af den oprindelige eller den genfremsatte begæring.

Artikel 19

Personer, der har ret til at få kendskab til følsomme dokumenter

Følgende personer hat ret til at få kendskab til følsomme dokumenter: formanden, den næstformand, der er ansvarlig for tilsynet med behandlingen af begæringer om aktindsigt, formanden for det direkte berørte udvalg og generalsekretæren, medmindre der i henhold til aftaler indgået med de andre institutioner kræves en særlig tilladelse.

Artikel 20

Beskyttelse af følsomme dokumenter

1. Følsomme dokumenter, jf. artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001, er undergivet strenge sikkerhedsregler, således at det sikres, at de behandles fortroligt i Parlamentet.

2. Generalsekretæren forelægger i denne forbindelse et forslag til ordning for Præsidiet, der tager hensyn til oplysninger fra Kommissionen og Rådet og aftaler indgået med disse institutioner.

3. Det af Præsidiet godkendte forslag forelægges Parlamentet til godkendelse, og den vedtagne tekst vedføjes som bilag til forretningsordenen.

AFSNIT V

UDLEVERING AF DOKUMENTER

Artikel 21

Udlevering

1. Der gives aktindsigt i dokumenter ved udlevering af en kopi eller i elektronisk form, idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.

2. Har Parlamentet eller en anden institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og er det lettilgængeligt, kan Parlamentet give aktindsigt i det ønskede dokument ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.

Artikel 22

Gebyrer

1. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger.

2. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.

Artikel 23

Begæringer om udlevering af omfangsrige dokumenter

1. Der opkræves et gebyr på 10 EUR plus 0,03 EUR pr. side for dokumenter på mere end 20 sider i A4-format.

2. Dette gebyr kan ændres ved afgørelse truffet af Præsidiet efter forslag fra generalsekretæren.

3. Gebyret for andre fremsendelsesformer fastsættes af generalsekretæren, men må ikke overstige de faktiske omkostninger.

4. I tilfælde af gentagne eller på hinanden følgende begæringer vedrørende meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter kan Parlamentet sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

5. Publikationer er ikke omfattet af denne afgørelse. De er fortsat undergivet særlige gebyrordninger.

Artikel 24

Tillægsgebyr for oversættelse

Hvis den, der fremsætter begæring om aktindsigt, anmoder om oversættelse til et andet sprog end de sprog, hvorpå dokumentet foreligger, anvendes institutionens gældende takst for freelanceoversættelser.

AFSNIT VI

ANVENDELSE

Artikel 25

Anvendelse

Denne afgørelse anvendes under overholdelse og med forbehold af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 og forretningsordenen.

Artikel 26

Revision

Denne afgørelse tages op til fornyet overvejelse to år efter dens ikrafttrædelse. Med henblik herpå forelægger generalsekretæren Parlamentet en rapport om gennemførelsen af denne afgørelse.

Artikel 27

Ikrafttrædelse

Denne afgørelse træder i kraft på datoen for offentliggørerlsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Det register, der oprettes i henhold til denne afgørelse, tages i brug den 3. juni 2002.

Udfærdiget i Bruxelles, den 28. november 2001.

For Præsidiet

N. Fontaine

Formand