DA Den Europæiske Unions Tidende C 96/1

EUROPA-PARLAMENTETS PRÆSIDIUMS AFGØRELSE

af 15. april 2013

vedrørende regler om Europa-Parlamentets behandling af fortrolige oplysninger

2014/C 96/01

EUROPA-PARLAMENTETS PRÆSIDIUM HAR

under henvisning til Europa-Parlamentets forretningsordens artikel 23, stk. 12,

ud fra følgende betragtninger:

(1) I lyset af den nye rammeaftale om forbindelserne mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen (1), som blev undertegnet den 20. oktober 2010 (»Rammeaftalen«) og af den interinstitutionelle aftale mellem Europa-Parlamentet og Rådet om fremsendelse til Europa-Parlamentet og dettes behandling af Rådets klassificerede informationer på andre områder end dem, der er omfattet af den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik (2) undertegnet den 12. marts 2014 (»den interinstitutionelle aftale«) er det blevet nødvendigt at opstille særlige regler om Europa-Parlamentets behandling af fortrolige oplysninger.

(2) Lissabontraktaten tillægger Europa-Parlamentet nye opgaver, og det er med henblik på at udvikle Parlamentets aktiviteter på områder, der kræver fortrolighed, nødvendigt at fastlægge grundlæggende principper, minimumstandarder for sikkerhed og passende procedurer for Europa-Parlamentets behandling af fortrolige, herunder klassificerede, oplysninger.

(3) Formålet med reglerne i denne afgørelse er at sikre ensartede beskyttelsesstandarder og forenelighed med de regler, der er vedtaget af andre institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet med hjemmel i traktaterne, eller af medlemsstaterne, for at gøre det lettere for EU's beslutningsproces at fungere tilfredsstillende.

(4) Reglerne i denne afgørelse berører ikke nuværende og fremtidige regler om aktindsigt, vedtaget i overensstemmelse med artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF).

(5) Reglerne i denne afgørelse berører ikke nuværende og fremtidige regler om beskyttelse af personoplysninger, vedtaget i overensstemmelse med artikel 16 i TEUF.

VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formål

Denne afgørelse regulerer Europa-Parlamentets håndtering og behandling af fortrolige oplysninger, herunder udarbejdelse, modtagelse, fremsendelse og opbevaring af sådanne oplysninger med henblik på at sikre en passende beskyttelse af deres fortrolige karakter. Den gennemfører den interinstitutionelle aftale og Rammeaftalen, særlig dennes bilag II.

Artikel 2

Definitioner

I denne afgørelse finder følgende definitioner anvendelse:

a) Ved »oplysninger« forstås alle skriftlige eller mundtlige oplysninger, uanset medium og udsteder.

b) Ved »fortrolige oplysninger« forstås »klassificerede oplysninger« og ikke-klassificerede »andre fortrolige oplysninger«.

c) Ved »klassificerede oplysninger« forstås »EU-klassificerede oplysninger« og »tilsvarende klassificerede oplysninger«.

d) Ved »EU-klassificerede oplysninger« (»EUCI«) forstås enhver oplysning og ethvert materiale klassificeret som TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller RESTREINT UE/EU RESTRICTED, der ved uberettiget videregivelse i forskellig grad kunne skade Unionens interesser eller en eller flere medlemsstater, uanset om sådanne oplysninger hidrører fra Unionens institutioner, organer, kontorer eller agenturer oprettet med hjemmel i traktaterne eller ej. I den forbindelse er oplysninger og materiale klassificeret på niveau: — TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: oplysninger og materiale, hvis uberettigede videregivelse kunne forvolde Unionens eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser overordentlig alvorlig skade — SECRET UE/EU SECRET: oplysninger og materiale, hvis uberettigede videregivelse kunne forvolde Unionens eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser alvorlig skade — CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: oplysninger og materiale, hvis uberettigede videregivelse kunne forvolde Unionens eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser skade. — RESTREINT UE/EU RESTRICTED: oplysninger og materiale, hvis uberettigede videregivelse kunne være uhensigtsmæssig for Unionens eller en eller flere af dens medlemsstaters interesser.

e) Ved »tilsvarende klassificerede oplysninger« forstås klassificerede oplysninger, udarbejdet af medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, som er forsynet med en sikkerhedsklassifikationsmærkning svarende til en af de sikkerhedsklassifikationsmærkninger, der anvendes til EUCI, og som Rådet eller Kommissionen har sendt til Europa-Parlamentet.

f) Ved »andre fortrolige oplysninger« forstås enhver anden form for ikke-klassificerede fortrolige oplysninger, herunder oplysninger, der er omfattet af regler om databeskyttelse eller tavshedspligt, og som er udarbejdet i Europa-Parlamentet, eller som andre institutioner, organer, kontorer og agenturer oprettet med hjemmel i traktaterne eller medlemsstater har sendt til Europa-Parlamentet.

g) Ved »dokument« forstås registrerede informationer uanset deres fysiske form eller karakteristika.

h) Ved »materiale« forstås ethvert dokument eller enhver maskine eller ethvert udstyr, der enten er fremstillet eller er ved at blive fremstillet.

i) Ved »need to know« forstås en bestemt persons behov for at få adgang til fortrolige oplysninger for at kunne varetage sin funktion eller udføre sin opgave.

j) Ved »godkendelse« forstås en beslutning truffet af formanden, hvis den vedrører medlemmer af Europa-Parlamentet, eller af generalsekretæren, hvis den vedrører Europa-Parlamentets tjenestemænd og Europa-Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper, om at give en enkeltperson adgang til klassificerede oplysninger op til et bestemt niveau, efter at en sikkerhedsundersøgelse foretaget af en national myndighed i henhold til den nationale lovgivning og bestemmelserne i bilag I, del 2, har givet et positivt resultat.

k) Ved »nedklassificering« forstås fastsættelse af en lavere klassifikationsgrad end den hidtil gældende.

l) Ved »afklassificering« forstås ophævelse af enhver form for klassificering.

m) Ved »påtegning« forstås et mærke, der er tilføjet på »andre fortrolige oplysninger«, og som har til formål at gøre opmærksom på foruddefinerede specifikke instrukser om dets behandling eller om det område, det pågældende dokument omhandler. Det kan også være tilføjet på klassificerede oplysninger med henblik på at pålægge yderligere krav til behandlingen af disse.

n) Ved »fjernelse af påtegning« forstås fjernelse af enhver form for påtegning.

o) Ved »udsteder« forstås den behørigt bemyndigede ophavsmand til fortrolige oplysninger.

p) Ved »sikkerhedsmeddelelser« forstås tekniske gennemførelsesbestemmelser som fastlagt i bilag II.

q) Ved »behandlingsinstrukser« forstås de tekniske instrukser til Europa-Parlamentets tjenestegrene vedrørende behandling af fortrolige oplysninger.

Artikel 3

Grundlæggende principper og minimumstandarder

1. Europa-Parlamentet behandler fortrolige oplysninger i overensstemmelse med de grundlæggende principper og minimumstandarder, der er fastlagt i bilag I, del 1.

2. Europa-Parlamentet indfører et system til forvaltning af informationssikkerheden i overensstemmelse med de grundlæggende principper og minimumstandarderne. Systemet til forvaltning af informationssikkerheden består af sikkerhedsmeddelelserne, behandlingsinstrukserne og de gældende regler i forretningsordenen. Det har til formål at lette det parlamentariske og administrative arbejde og samtidig sikre, at alle fortrolige oplysninger, der behandles af Europa-Parlamentet, beskyttes i fuld overensstemmelse med de regler, der er fastlagt af udstederen af de pågældende oplysninger i sikkerhedsmeddelelserne.

Europa-Parlamentets behandling af fortrolige oplysninger ved hjælp af automatiske kommunikations- og informationssystemer (CIS) gennemføres i overensstemmelse med begrebet informationssikring som fastsat i sikkerhedsmeddelelse 3.

3. Europa-Parlamentets medlemmer kan få adgang til klassificerede oplysninger op til og med niveauet RESTREINT UE/EU RESTRICTED uden sikkerhedsgodkendelse.

4. Når de pågældende oplysninger er klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller tilsvarende, skal der gives adgang hertil for de medlemmer af Europa-Parlamentet, der er godkendt hertil af Europa-Parlamentets formand i henhold til stk. 5, eller efter underskrivelse af en højtidelig erklæring om ikkevideregivelse af indholdet af disse oplysninger til tredjemand, om overholdelse af forpligtelserne til at beskytte oplysninger klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL og med en bekræftelse på, at vedkommende er bekendt med konsekvenserne af ikke at efterleve dette.

5. Når de pågældende oplysninger er klassificeret på niveau SECRET UE/EU SECRET eller TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende, skal der gives adgang hertil for de medlemmer af Europa-Parlamentet, der er godkendt hertil af Europa-Parlamentets formand efter:

a) at de er blevet sikkerhedsgodkendt i overensstemmelse med bilag I, del 2 i denne afgørelse, eller

b) at der er modtaget meddelelse fra en kompetent national myndighed om, at de pågældende medlemmer er behørigt godkendt i kraft af deres funktioner i overensstemmelse med nationale lov.

6. Inden der gives adgang til klassificerede oplysninger, skal medlemmerne af Europa-Parlamentet gøres bekendt med og anerkende deres ansvar for beskyttelse af sådanne oplysninger i overensstemmelse med bilag I. De skal også gøres bekendt med, hvordan denne beskyttelse skal sikres.

7. Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for de politiske grupper, kan få adgang til fortrolige oplysninger, hvis de har »need to know«-status, og kan få adgang til klassificerede oplysninger med en klassificeringsgrad over RESTREINT UE/EU RESTRICTED, hvis de har den fornødne sikkerhedsgodkendelse. Der gives kun adgang til klassificerede oplysninger, hvis de pågældende er blevet gjort bekendt med og har modtaget skriftlige instrukser om deres ansvar for beskyttelse sådanne oplysninger samt om, hvordan denne beskyttelse sikres, og har underskrevet en erklæring som bekræftelse på at have modtaget disse instrukser og på at give tilsagn om at ville overholde dem i overensstemmelse med de eksisterende regler.

Artikel 4

Udarbejdelse af fortrolige oplysninger og Europa-Parlamentets administrative behandling heraf

1. Europa-Parlamentets formand, formændene for de berørte parlamentariske udvalg og generalsekretæren og/eller enhver person, denne har givet behørig skriftlig bemyndigelse hertil, kan oprette fortrolige oplysninger og/eller klassificere oplysninger som beskrevet i sikkerhedsmeddelelserne.

2. Når der oprettes klassificerede oplysninger, anvender udstederen en passende klassificeringsgrad i overensstemmelse med de internationale standarder og definitioner i bilag I. Udstederen bestemmer som hovedregel også, hvilke adressater der skal kunne få adgang til oplysningerne, i forhold til klassificeringsgraden. Disse oplysninger gives til Enheden for Klassificerede Oplysninger (»CIU«), når dokumentet indleveres til CIU.

3. Andre fortrolige oplysninger, der er omfattet af tavshedspligt, behandles i overensstemmelse med instrukserne i bilag I og II og behandlingsinstrukserne.

Artikel 5

Europa-Parlamentets modtagelse af fortrolige oplysninger

1. Fortrolige oplysninger, som Europa-Parlamentet modtager, meddeles som følger:

a) oplysninger klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende og andre fortrolige oplysninger: til sekretariatet for det berørte parlamentariske organ/den hvervsindehaver, der har indgivet anmodningen herom, eller direkte til CIU

b) oplysninger klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL, SECRET UE/EU SECRET eller TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende: til CIU.

2. Fortrolige oplysningers registrering, opbevaring og sporbarhed behandles af henholdsvis sekretariatet for det parlamentariske organ/den hvervsindehaver, der modtog oplysningerne, eller CIU.

3. De nærmere regler, der fastlægges ved fælles overenskomstmed henblik på at bevare oplysningernes fortrolighed, indleveres i tilfælde af fortrolige oplysninger meddelt af Kommissionen i henhold til punkt 3.2 i bilag II til Rammeaftalen eller i tilfælde af klassificerede oplysninger meddelt af Rådet i henhold til artikel 5, stk. 4 i den interinstitutionelle aftale sammen med de fortrolige oplysninger til henholdsvis sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller til CIU.

4. De i stk. 3 omhandlede nærmere regler kan også gælde tilsvarende for meddelelse af fortrolige oplysninger, der fremsendes af andre institutioner, organer, kontorer eller agenturer oprettet med hjemmel i traktaterne eller af medlemsstater.

5. Med henblik på at sikre et beskyttelsesniveau, der svarer til klassificering på niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende, opretter Formandskonferencen et tilsynsudvalg. Oplysninger klassificeret på niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende fremsendes til Europa-Parlamentet i overensstemmelse med yderligere nærmere regler, der aftales mellem Europa-Parlamentet og den EU-institution, som oplysningerne modtages fra.

Artikel 6

Europa-Parlamentets videregivelse af klassificerede oplysninger til tredjemand

Europa-Parlamentet kan, efter forudgående skriftligt samtykke fra udstederen eller den EU-institution, der har fremsendt de klassificerede oplysninger til Europa-Parlamentet, videregive sådanne klassificerede oplysninger til tredjepart på betingelse af, at de sikrer, at regler, der svarer til de i denne afgørelse fastlagte, overholdes inden for deres tjenester og deres bygninger i forbindelse med behandling af disse oplysninger.

Artikel 7

Sikrede faciliteter

1. Europa-Parlamentet etablerer et sikret område og sikre læseværelser til behandling af fortrolige oplysninger.

2. Det sikrede område skal råde over faciliteter til registrering, konsultation, arkivering, overførsel og behandling af klassificerede oplysninger. Det skal bl.a. indeholde et læseværelse og et mødeværelse til konsultation af klassificerede oplysninger og administreres af CIU.

3. Uden for det sikrede område, kan der oprettes sikre læseværelser med henblik på at give mulighed for adgang til oplysninger med klassificering på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende og »andre fortrolige oplysninger«. Disse sikre læseværelser administreres af de kompetente tjenestegrene i henholdsvis sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU. De må ikke være udstyret med fotokopimaskiner, telefoner, fax, scanner eller andet teknisk udstyr til reproduktion eller videresendelse af dokumenter.

Artikel 8

Registrering, behandling og opbevaring af fortrolige oplysninger

1. Oplysninger klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende og »andre fortrolige oplysninger« registreres og opbevares af de kompetente tjenestegrene i sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU, afhængigt af hvem der har modtaget oplysningerne.

2. Følgende betingelser gælder for behandling af oplysninger klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende og andre fortrolige oplysninger:

a) dokumenter indleveres personligt til chefen for sekretariatet, som registrerer dem og kvitterer for modtagelsen

b) dokumenterne opbevares indelåst på sekretariatets ansvar, når de ikke er i brug

c) oplysningerne må under ingen omstændigheder gemmes på et andet medie eller videresendes til en anden person. Sådanne dokumenter må kun kopieres på tilbørigt godkendt udstyr som beskrevet i sikkerhedsmeddelelserne

d) kun personer, der er udpeget af udstederen eller af den EU-institution, der fremsendte oplysningerne til Europa-Parlamentet har adgang til disse i overensstemmelse med de i artikel 4, stk. 2, eller artikel 5, stk. 3, 4 og 5, omtalte nærmere regler

e) sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren fører en fortegnelse over de personer, der har konsulteret oplysningerne, og datoen og tidspunktet herfor og sender fortegnelsen til CIU samtidig med, at oplysningerne indleveres til CIU.

3. Oplysninger klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL, SECRET UE/EU SECRET eller TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende registreres, behandles og opbevares af CIU på det sikrede område i overensstemmelse med det specifikke klassifikationsniveau og som beskrevet i sikkerhedsmeddelelserne.

4. Ved overtrædelse af reglerne i stk. 1-3 underretter henholdsvis den ansvarlige tjenestemand fra sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU generalsekretæren, der indbringer sagen for formanden, hvis der er tale om et medlem af Europa-Parlamentet.

Artikel 9

Adgang til sikrede faciliteter

1. Adgang til det sikrede område er forbeholdt følgende personer:

a) personer, der i medfør af artikel 3, stk. 4-7, har tilladelse til at konsultere de oplysninger, der opbevares på stedet, og som har indsendt en ansøgning i henhold til artikel 10, stk. 1

b) personer, der i medfør af artikel 4, stk. 1, har tilladelse til at udarbejde klassificerede oplysninger, og som har indsendt en ansøgning i henhold til artikel 10, stk. 1

c) Europa-Parlamentets tjenestemænd i CIU

d) de af Europa-Parlamentets tjenestemænd, der har ansvaret for forvaltningen af Kontoret for Fortrolige Oplysninger

e) de af Europa-Parlamentets tjenestemænd, der er ansvarlige for sikkerhed og brandsikkerhed, i det omfang det er nødvendigt.

f) rengøringspersonale, dog kun under tilstedeværelse af og under tæt overvågning af en tjenestemand fra CIU.

2. CIU kan nægte enhver person, der ikke er godkendt dertil, adgang til det sikrede område. Enhver indsigelse mod en sådan nægtelse af adgang indbringes for formanden, når der er tale om anmodninger om adgang fra medlemmer af Europa-Parlamentet, og for generalsekretæren i andre tilfælde.

3. Generalsekretæren kan give tilladelse til et møde for et begrænset antal personer i mødeværelset placeret i det sikrede område.

4. Adgang til et sikkert læseværelse er forbeholdt følgende personer:

a) medlemmer af Europa-Parlamentet, Europa-Parlamentets tjenestemænd og Europa-Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper, som er behørigt identificeret som personer, der har ret til at konsultere eller udarbejde fortrolige oplysninger.

b) de af Europa-Parlamentets tjenestemænd, der har ansvar for forvaltningen af Kontoret for Fortrolige Oplysninger, tjenestemænd fra sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren, som har modtaget oplysningerne og tjenestemænd fra CIU

c) i det omfang det er nødvendigt, de af Europa-Parlamentets tjenestemænd, der er ansvarlige for sikkerhed og brandsikkerhed

d) rengøringspersonale, dog kun under tilstedeværelse af og under tæt overvågning af en tjenestemand fra henholdsvis sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU.

5. Henholdsvis det kompetente sekretariat for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU kan nægte enhver person, der ikke er godkendt dertil, adgang til et sikkert læseværelse. Enhver indsigelse mod en sådan nægtelse indbringes for formanden, når der er tale om anmodninger om adgang fra medlemmer af Europa-Parlamentet, og for generalsekretæren i andre tilfælde.

Artikel 10

Konsultation eller udarbejdelse af fortrolige oplysninger i sikrede faciliteter

1. En person, der ønsker at konsultere eller udarbejde fortrolige oplysninger, meddeler på forhånd sit navn til CIU. CIU kontrollerer identiteten af denne person og undersøger, om den pågældende er godkendt til at konsultere eller udarbejde fortrolige oplysninger, i overensstemmelse med artikel 3, stk. 3-7, artikel 4, stk. 1 eller artikel 5, stk. 3, 4 og 5.

2. En person, der i overensstemmelse med artikel 3, stk. 3 og 7, ønsker at konsultere fortrolige oplysninger klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende eller »andre fortrolige oplysninger« i et sikkert læseværelse, meddeler på forhånd sit navn til de kompetente tjenestegrene i sekretariaterne for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU.

3. Bortset fra særlige tilfælde (f.eks. når et stort antal anmodninger er indgivet i løbet af kort tid) må kun én person ad gangen i nærværelse af en tjenestemand fra sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU konsultere fortrolige oplysninger i en sikret facilitet.

4. Under konsultationen er det forbudt at have kontakt med omverdenen (herunder ved brug af telefon eller andre teknologiske indretninger), at tage noter eller at fotokopiere eller fotografere de konsulterede fortrolige oplysninger.

5. Før en person får tilladelse til at forlade den sikre facilitet, kontrollerer tjenestemanden fra sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU, at de konsulterede fortrolige oplysninger stadig er til stede, intakte og fuldstændige.

6. Ved overtrædelse af ovenstående regler underretter den ansvarlige tjenestemand fra sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren eller CIU generalsekretæren, der indbringer sagen for formanden, såfremt der er tale om et medlem af Europa-Parlamentet.

Artikel 11

Minimumsstandarder for andre former for konsultation af fortrolige oplysninger i et møde for lukkede døre uden for sikrede faciliteter

1. Oplysninger klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende og »andre fortrolige oplysninger« kan konsulteres af medlemmer af de parlamentariske udvalg eller af andre politiske og administrative organer i Europa-Parlamentet på et møde for lukkede døre uden for de sikrede faciliteter.

2. I tilfælde som omhandlet i stk. 1 sikrer sekretariatet for det parlamentariske organ/den hvervsindehaver, der er ansvarlig(t) for mødet, at følgende betingelser overholdes:

a) kun de personer, der er udpeget af formanden af det kompetente udvalg eller organ til at deltage i mødet, får adgang til mødeværelset

b) alle dokumenter er nummererede og bliver omdelt ved mødets begyndelse og indsamlet igen ved dets afslutning, og der tages ikke noter eller fotokopier eller fotos af dokumenterne

c) protokollen fra mødet omtaler ikke drøftelsen af de oplysninger, som er blevet behandlet; kun en eventuel relevant afgørelse kan nævnes i protokollen

d) fortrolige oplysninger, som afgives mundtligt til modtagere i Europa-Parlamentet, er omfattet af et beskyttelsesniveau som det eller svarende til det, der ville finde anvendelse for skriftlige fortrolige oplysninger.

e) ingen yderligere samling af dokumenter opbevares i mødeværelser

f) kopier af dokumenter udleveres kun i det nødvendige antal til mødedeltagere og tolke ved mødets begyndelse

g) mødeformanden gør klart fra mødets begyndelse, hvilken status dokumenterne har for så vidt angår klassifikation og påtegning

h) deltagerne fjerner ikke dokumenter fra mødeværelset

i) sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren indsamler og står til regnskab for alle kopier af dokumenter ved mødets afslutning

j) der medbringes ingen elektroniske kommunikationsmidler eller andre elektroniske indretninger i mødeværelset, hvor de pågældende fortrolige oplysninger konsulteres eller drøftes.

3. Hvis oplysninger klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller tilsvarende drøftes på et møde for lukkede døre, i overensstemmelse med undtagelserne i punkt 3.2.2 i bilag II til rammeaftalen og i artikel 6, stk. 5, i den interinstitutionelle aftale, sikrer sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren, der er ansvarlig for mødet, i tillæg til sikring af overholdelse af bestemmelserne i stk. 2, at de personer, der er udpeget til at deltage i mødet, opfylder kravene i artikel 3, stk. 4 og 7.

4. I tilfælde som omhandlet i stk. 3 forsyner CIU sekretariatet for det parlamentariske organ/hvervsindehaveren, der er ansvarlig(t) for mødet for lukkede døre, med det fornødne antal kopier af de dokumenter, der skal drøftes, som skal returneres til CIU efter mødet.

Artikel 12

Arkivering af fortrolige oplysninger

1. Der føres et sikkert arkiveringssystem inden for det sikrede område. CIU er ansvarlig for forvaltningen af det sikre arkiv i overensstemmelse med standardkriterier for arkivering.

2. Klassificerede oplysninger, der deponeres endeligt hos CIU, og oplysninger klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende, der deponeres hos det parlamentariske organs sekretariat/hvervsindehaveren, overføres til det sikre arkiv i det sikrede område seks måneder efter den sidste konsultation og senest et år efter deponeringen. »Andre fortrolige oplysninger« arkiveres af sekretariaterne for de berørte parlamentariske organer/hvervsindehaveren i overensstemmelse med generelle regler om dokumenthåndtering, med mindre de deponeres hos CIU.

3. De fortrolige oplysninger i de sikre arkiver kan konsulteres på følgende betingelser:

a) der gives kun tilladelse til personer, der er identificeret ved navn, funktion eller stilling i det ledsagedokument, der blev udfyldt ved deponering af de fortrolige oplysninger

b) der skal indgives en anmodning om konsultation til CIU, der sørger for overførsel af dokumentet fra arkivet til det sikre læseværelse

c) procedurerne og betingelserne for konsultation af fortrolige oplysninger som fastsat i artikel 10 finder anvendelse.

Artikel 13

Nedklassificering og afklassificering af samt fjernelse af påtegninger på fortrolige oplysninger

1. Fortrolige oplysninger må kun nedklassificeres, afklassificeres eller få fjernet påtegningen efter forudgående tilladelse fra udstederen og om nødvendigt efter drøftelse med andre berørte parter.

2. Nedklassificeringen eller afklassificeringen bekræftes skriftligt. Udstederen er ansvarlig for at underrette modtagerne om ændringen, og disse er på deres side ansvarlige for at underrette efterfølgende modtagere, til hvem de har sendt eller kopieret dokumentet, om ændringen. Så vidt muligt anfører udstederen på de klassificerede dokumenter en dato, periode eller begivenhed, efter hvilken indholdet kan nedklassificeres eller afklassificeres. I modsat fald skal vedkommende tage klassificeringen op til revision mindst hvert femte år for at undersøge, om den oprindelige klassifikationsgrad stadig er nødvendig.

3. Fortrolige oplysninger i de sikre arkiver undersøges i god tid, og senest på dagen 25 år efter deres udarbejdelse, med henblik på at fastslå, om de bør afklassificeres, nedklassificeres eller have fjernet påtegningen. Undersøgelse og offentliggørelse af sådanne oplysninger finder sted i overensstemmelse med bestemmelserne i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (3). Afklassificeringen foretages af udstederen til de klassificerede oplysninger eller af det på det relevante tidspunkt ansvarlige kontor i overensstemmelse med bilag I, del 1, punkt 10.

4. Efter nedklassificering overføres tidligere klassificerede oplysninger, der opbevares i det sikre arkiv, til Europa-Parlamentets historiske arkiver til permanent bevaring og videre behandling i overensstemmelse med de gældende regler.

5. Efter fjernelse af en påtegning, er oplysninger, der tidligere var mærket »andre fortrolige oplysninger«, underlagt Europa-Parlamentets regler om dokumenthåndtering.

Artikel 14

Brud på sikkerheden, tab eller kompromittering af fortrolige oplysninger

1. Et brud på fortroligheden i almindelighed og på disse regler i særdeleshed fører, når der er tale om medlemmer af Europa-Parlamentet, til anvendelse af de relevante bestemmelser om sanktioner i Europa-Parlamentets forretningsorden.

2. Et brud på reglerne begået af en af Europa-Parlamentets ansatte fører til anvendelse af procedurerne og sanktionerne i henholdsvis vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den europæiske Union, fastlagt i Forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (4) (»personalevedtægterne«).

3. Formanden og/eller generalsekretæren, afhængigt af den konkrete situation, iværksætter de nødvendige undersøgelser i tilfælde af et brud som defineret i sikkerhedsmeddelelse 6.

4. Hvis de fortrolige oplysninger blev meddelt Europa-Parlamentet af en anden EU-institution eller af en medlemsstat, underretter formanden og/eller generalsekretæren, afhængigt af det konkrete tilfælde, den pågældende EU-institution eller medlemsstat om eventuelle beviste eller formodede tab eller kompromitteringer af klassificerede oplysninger, om resultaterne af undersøgelsen og om de foranstaltninger, der træffes for at forebygge en gentagelse.

Artikel 15

Tilpasning af denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne hertil og årsberetning om anvendelsen af denne afgørelse

1. Generalsekretæren foreslår de nødvendige tilpasninger af denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne i bilagene og forelægger forslagene for Præsidiet til afgørelse.

2. Generaldirektøren er ansvarlig for Europa-Parlamentets tjenestegrenes gennemførelse af denne afgørelse og udsteder behandlingsinstrukser om anliggender, der er omfattet af systemet til forvaltning af informationssikkerheden i overensstemmelse med principperne i denne beslutning.

3. Generalsekretæren forelægger en årsberetning for Præsidiet om anvendelsen af denne afgørelse.

Artikel 16

Gældende bestemmelser og overgangsbestemmelser

1. Ikke-klassificerede oplysninger, der opbevaredes i CIU eller i ethvert andet af Europa-Parlamentets arkiver, og som betragtes som fortrolige og er dateret før 1. april 2014, anses i denne afgørelse for at udgøre »andre fortrolige oplysninger«. Udstederen heraf kan når som helst beslutte at ændre oplysningernes fortrolighedsniveau.

2. Uanset artikel 5, stk. 1, litra a), og artikel 8, stk. 1, i denne afgørelse skal oplysninger, der meddeles fra Rådet i overensstemmelse med den interinstitutionelle aftale, og som er klassificeret på niveau RESTREINT UE/EU RESTRICTED eller tilsvarende, deponeres hos, registreres af og opbevares i CIU i en periode på tolv måneder fra 1. april 2014. Disse oplysninger kan konsulteres i overensstemmelse med artikel 4, stk. 2, litra a) og c), og artikel 5, stk. 4, i den interinstitutionelle aftale.

3. Præsidiets afgørelse af 6. juni 2011 om regler om Europa-Parlamentets behandling af fortrolige oplysninger ophæves.

Artikel 17

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EUT L 304 af 20.11.2010, s. 47.

(2) EUT C 95 af 1.4.2014, s. 1.

(3) EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.

(4) EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1.

BILAG I Del 1 GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTANDARDER FOR SIKKERHED I FORBINDELSE MED BESKYTTELSE AF FORTROLIGE OPLYSNINGER 1. INDLEDNING I disse forskrifter fastlægges de grundlæggende principper og minimumssikkerhedsstandarder for beskyttelse af fortrolige oplysninger, som skal følges og/eller overholdes af Europa-Parlamentet på alle dets tjenestesteder, herunder af alle modtagere af klassificerede oplysninger og »andre fortrolige oplysninger«, for at værne om sikkerheden og for at sikre alle berørte, at der gælder en fælles standard for sikkerhedsbeskyttelse. Disse bestemmelser suppleres af sikkerhedsmeddelelserne i bilag II og andre bestemmelser om parlamentsudvalgs og andre parlamentsorganers/hvervsindehaveres behandling af fortrolige oplysninger. 2. GENERELLE PRINCIPPER Europa-Parlamentets sikkerhedspolitik indgår som en integrerende del af dets almindelige interne forvaltningspolitik og er dermed baseret på de principper, der gælder for denne almindelige politik. Disse principper omfatter bl.a. legalitet, åbenhed, ansvarlighed, samt subsidiaritet og proportionalitet. Legalitet medfører, at de gældende rammebestemmelser nøje skal iagttages ved udøvelsen af sikkerhedsfunktionerne, og at alle de krav i bestemmelserne, der finder anvendelse, skal opfyldes. Endvidere skal ansvar på områderne vedrørende sikkerhed have hjemmel i gældende bestemmelser. Personalevedtægternes bestemmelser, navnlig artikel 17 om personalets forpligtelse til at afholde sig fra enhver uberettiget afsløring af oplysninger, som han har fået kendskab til i forbindelse med udøvelsen af sit arbejde, og afsnit VI om disciplinærordningen, finder fuld anvendelse. Endelig behandles brud på sikkerhedsbestemmelserne inden for Europa-Parlamentets ansvarsområde i overensstemmelse dets forretningsorden og med dets politik vedrørende disciplinære sanktioner. Åbenhed medfører, at der skal herske klarhed med hensyn til alle sikkerhedsregler og -bestemmelser med henblik på en ensartet anvendelse heraf i de forskellige tjenestegrene og på de forskellige områder (fysisk sikkerhed sammenholdt med beskyttelse af oplysninger osv.), og at der skal føres en sammenhængende og veltilrettelagt bevidstgørelsespolitik med hensyn til sikkerheden. Endvidere er der behov for klare skriftlige retningslinjer for gennemførelsen af sikkerhedsforanstaltninger. Ansvarlighed betyder, at opgaverne på sikkerhedsområdet skal defineres klart. Desuden betyder det, at det regelmæssigt skal kontrolleres, om disse opgaver er blevet udført korrekt. Subsidiaritet betyder, at sikkerheden skal tilrettelægges på det lavest mulige niveau og så nært på Europa-Parlamentets generaldirektorater og tjenestegrene som muligt. Proportionalitet betyder, at sikkerhedsaktiviteterne nøje skal begrænses til det absolut nødvendige, og at sikkerhedsforanstaltningerne skal stå i forhold til de interesser, der skal beskyttes, og til den faktiske eller potentielle trussel mod disse interesser, så interesserne kan forsvares på en måde, der sikrer mindst mulige forstyrrelser. 3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE AF OPLYSNINGER Grundlaget for en effektiv sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger er: a) egnede kommunikations- og informationssystemer (CIS). Disse falder ind under Europa-Parlamentets sikkerhedsmyndigheds ansvar (som defineret i sikkerhedsmeddelelse 1) b) at der i Parlamentet udpeges en informationssikringsmyndighed (som defineret i sikkerhedsmeddelelse 1), som inden for den pågældende sikkerhedsmyndighed er ansvarlig for at underrette og rådgive om tekniske sikkerhedsrisici i forhold til CIS og modforholdsregler mod disse trusler c) at der er nært samarbejde mellem Europa-Parlamentets ansvarlige tjenester og sikkerhedstjenesterne ved de øvrige EU-institutioner. 4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED 4.1. Formål Informationssikkerhedens vigtigste formål er: a) at beskytte fortrolige oplysninger mod spionage, kompromittering eller uautoriseret videregivelse b) at beskytte klassificerede oplysninger, der behandles i kommunikations- og informationssystemer og -netværk, mod trusler imod deres fortrolighed, integritet og tilgængelighed c) at beskytte Europa-Parlamentets bygninger, der rummer klassificerede oplysninger, mod sabotage, hærværk og anden forsætlig skade d) i tilfælde af brud på sikkerhedsforskrifterne at vurdere den forvoldte skade, begrænse følgerne, foretage sikkerhedsmæssig efterforskning og træffe eventuelle nødvendige afhjælpende foranstaltninger. 4.2. Klassifikation 4.2.1. Der skal udvises stor omhu og eftertanke ved udvælgelsen af, hvilke oplysninger og hvilket materiale der skal beskyttes, og ved vurderingen af, hvilken grad af beskyttelse der er behov for. Det er afgørende, at beskyttelsesgraden stemmer overens med den sikkerhedsmæssige følsomhed, som for den enkelte oplysning eller det enkelte materiale skal beskyttes. For at sikre en smidig informationsstrøm skal det undgås, at der anvendes en for høj eller for lav klassifikationsgrad. 4.2.2. Klassificeringsordningen er det instrument, hvormed principperne i dette punkt gennemføres; der anvendes en tilsvarende klassificeringsordning ved planlægning og tilrettelæggelse af beskyttelsen mod spionage, sabotage, terrorisme og andre trusler, for at sikre, at de vigtigste bygninger og områder, der rummer klassificerede oplysninger, og de mest følsomme steder i disse bygninger og områder sikres bedst. 4.2.3. Ansvaret for klassificering af oplysninger påhviler alene udstederen af de pågældende oplysninger. 4.2.4. Klassifikationsgraden baseres alene på indholdet af de pågældende oplysninger. 4.2.5. Flere dokumenter med oplysninger, der er grupperet sammen, skal klassificeres mindst lige så højt som det højeste af de enkelte dokumenters klassifikationsniveauer. Dog kan en samling af oplysninger kan dog tildeles et højere klassifikationsniveau end de enkelte dele. 4.2.6 Oplysninger klassificeres kun i det omfang og kun så længe, det er nødvendigt. 4.3. Sikkerhedsforanstaltningernes formål Sikkerhedsforanstaltningerne skal: a) omfatte alle personer med adgang til klassificerede oplysninger, medier med klassificerede oplysninger og »andre fortrolige oplysninger«, såvel som alle bygninger og områder, der rummer sådanne oplysninger, og vigtige anlæg b) udformes, så de identificerer personer, som (i kraft af adgang, kontakter eller på anden måde) kan udgøre en sikkerhedsmæssig risiko for sådanne oplysninger og for vigtige anlæg, der rummer sådanne oplysninger, og enten forhindre, at de får adgang hertil, eller sørge for, at de flyttes fra det pågældende sted c) forhindre, at uautoriserede personer får adgang til klassificerede oplysninger eller til anlæg, der rummer sådanne oplysninger d) sikre, at sådanne oplysninger kun videregives til personer på grundlag af »need to know«-princippet, som er af grundlæggende betydning for alle sikkerhedsaspekter e) sikre alle fortrolige oplysningers integritet (ved at hindre forvanskning eller uautoriseret ændring eller uautoriseret slettelse) og tilgængelighed (for autoriserede brugere, når de skal anvendes), navnlig oplysninger, som lagres, behandles eller fremsendes elektronisk. 5. FÆLLES MINIMUMSSTANDARDER Europa-Parlamentet sikrer, at alle modtagere af klassificerede oplysninger, såvel i institutionen som under dens kompetenceområde, dvs. alle tjenestegrene og leverandører, overholder fælles minimumsstandarder for sikkerhed, så sådanne oplysninger kan videregives i tillid til, at de vil blive sikret på passende vis. Disse minimumsstandarder skal omfatte kriterier for sikkerhedsgodkendelse af Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper, samt procedurer for beskyttelse af fortrolige oplysninger. Europa-Parlamentet giver kun tredjepart adgang til sådanne oplysninger, hvis denne tredjepart garanterer, at der ved behandlingen af oplysningerne iagttages bestemmelser, der som minimum nøje svarer til disse fælles minimumsstandarder. Sådanne fælles minimumsstandarder anvendes også, når Europa-Parlamentet overdrager opgaver, som involverer fortrolige oplysninger, til erhvervsmæssige eller andre eksterne enheder ved kontrakt eller tilskudsaftale. 6. SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER VEDRØRENDE EUROPA-PARLAMENTETS TJENESTEMÆND OG PARLAMENTETS ØVRIGE ANSATTE, DER ARBEJDER FOR POLITISKE GRUPPER 6.1. Sikkerhedsinstrukser vedrørende Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper For Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper, gælder, at de, der varetager opgaver, hvor de kan få adgang til klassificerede oplysninger, inden de påbegynder arbejdet og derefter regelmæssigt, skal modtage en indgående instruks om nødvendigheden af sikkerhedsbeskyttelsen og de procedurer dette omfatter. Sådanne personer skal skriftligt bekræfte, at de har læst og fuldt ud forstået de sikkerhedsbestemmelser, der finder anvendelse. 6.2. Ledelsens ansvar Det er ledelsens ansvar at vide, hvilke af deres medarbejdere der arbejder med klassificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer, og at sikre, at alle former for hændelser eller klare svagheder, der kan have betydning for sikkerhedsbeskyttelsen, registreres og indberettes. 6.3. Sikkerhedsstatus for Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper Der indføres procedurer for at sikre, at der, hvis der fremkommer negative oplysninger om en af Europa-Parlamentets tjenestemænd eller af Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for en politisk gruppe, bliver taget skridt til at fastslå, om den pågældende i sit arbejde behandler klassificerede oplysninger, eller om den pågældende har adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer, og at Europa-Parlamentets kompetente tjeneste underrettes. Hvis den kompetente nationale sikkerhedsmyndighed indikerer, at medarbejderen udgør en sikkerhedsrisiko, skal den pågældende udelukkes fra eller fratages arbejdsopgaver, hvor vedkommende kan være til fare for sikkerheden. 7. FYSISK SIKKERHED Fysisk sikkerhed indebærer anvendelse af fysiske og tekniske beskyttelsesforanstaltninger til at forhindre uautoriseret adgang til klassificerede oplysninger. 7.1. Behovet for sikkerhedsbeskyttelse Graden af de fysiske foranstaltninger, der skal bringes i anvendelse for at sikre beskyttelsen af klassificerede oplysninger, skal stå i forhold til klassifikationsgraden samt omfanget af og truslen mod de oplysninger og det materiale, det drejer sig om. Alle, der ligger inde med klassificerede oplysninger, skal følge en ensartet praksis med hensyn til klassificering af sådanne oplysninger og opfylde fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse for så vidt angår opbevaring, fremsendelse og bortskaffelse af oplysninger og materiale, der skal beskyttes. 7.2. Kontrol Medarbejdere, der har modtaget klassificerede oplysninger, må ikke efterlade disse uden opsyn, men skal sikre sig, at de opbevares forsvarligt, og at alle sikkerhedsanordninger er aktiveret (låse, alarmsystemer osv.). Herudover foretages der efter arbejdstids ophør kontrol af, om disse krav er opfyldt. 7.3. Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger Bygninger, der rummer klassificerede oplysninger eller sikre kommunikations- og informationssystemer, skal beskyttes mod uautoriseret adgang. Hvordan klassificerede oplysninger skal beskyttes, med gitre for vinduer, låse på døre, vagtposter ved indgange, automatiske adgangskontrolsystemer, sikkerhedskontrol og -patruljering, alarm- og overvågningssystemer, vagthunde m.v., afhænger af: a) klassifikationsgraden af de oplysninger og det materiale, der skal beskyttes, samt deres omfang og placering i bygningen b) kvaliteten af de sikre skabe eller bokse, hvor oplysningerne eller materialet opbevares, og c) bygningens fysiske beskaffenhed og beliggenhed. Hvordan kommunikations- og informationssystemer skal sikkerhedsbeskyttes, afhænger af en vurdering af værdien af de pågældende aktiver og den potentielle skade i tilfælde af brud på sikkerhedsbestemmelserne, af den fysiske beskaffenhed af den bygning, der rummer systemet, og af dennes beliggenhed, samt af systemets placering i bygningen. 7.4. Beredskabsplaner Der skal på forhånd foreligge detaljerede planer til sikring af beskyttelsen af klassificerede oplysninger, hvis der opstår en kritisk situation. 8. SIKKERHEDSANGIVELSER, PÅTEGNINGER, ANFØRELSE OG KLASSIFIKATIONSSTYRING 8.1. Sikkerhedsangivelser Der må ikke anvendes andre klassifikationsgrader end dem, der er fastlagt i denne afgørelses artikel 2, litra d). Til begrænsning af gyldighedsperioden for en klassifikationsgrad (angivelse af automatisk nedklassificering eller afklassificering af klassificerede oplysninger) kan der benyttes en godkendt sikkerhedsangivelse. Sikkerhedsangivelser må kun benyttes i forbindelse med en klassifikationsgrad. Sikkerhedsangivelser reguleres yderligere i sikkerhedsmeddelelse 2 og defineres i behandlingsinstrukserne. 8.2. Påtegninger En påtegning bruges til at angive foruddefinerede specifikke instruktioner om behandlingen af fortrolige oplysninger. Med påtegninger kan også angives, hvilket område et dokument omhandler, hvordan det skal fordeles efter »need to know«-princippet, eller hvornår en embargo ophører (for ikke-klassificerede oplysninger). En påtegning er ikke en klassifikationsgrad og anvendes ikke i stedet for en sådan. Påtegninger reguleres yderligere i sikkerhedsmeddelelse 2 og defineres i behandlingsinstrukserne. 8.3. Anførelse af klassifikationsgrad og sikkerhedspåtegninger Anførelse af klassifikationsgrad, sikkerhedspåtegninger og andre påtegninger foretages i overensstemmelse med sikkerhedsmeddelelse 2, afsnit E og behandlingsinstrukserne. 8.4. Klassifikationsstyring 8.4.1 Generelt Oplysninger klassificeres kun i det omfang, det er nødvendigt. Klassifikationsgraden skal fremgå klart og korrekt, og den opretholdes kun, så længe der er grund til at beskytte oplysningerne. Ansvaret for klassificering af oplysninger og for eventuel senere nedklassificering eller afklassificering påhviler alene udstederen. Europa-Parlamentets tjenestemænd klassificerer, nedklassificerer eller afklassificerer oplysninger efter instruks fra eller med beføjelse fra generalsekretæren. De detaljerede procedurer for behandling af klassificerede dokumenter udformes således, at det sikres, at dokumenterne beskyttes i overensstemmelse med de oplysninger, som de indeholder. Antallet af medarbejdere, der har bemyndigelse til at udstede klassificerede oplysninger med klassifikationsniveauet TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, skal holdes på et minimum, og deres navne skal opføres på en liste, der udarbejdes af CIU. 8.4.2 Anvendelse af klassifikationsgrader Klassificeringen af et dokument afhænger af, hvor følsomt dets indhold er, jf. definitionen i artikel 2, litra d). Det er vigtigt, at oplysninger klassificeres korrekt og at der ikke anvendes en for høj klassifikationsgrad. En følgeskrivelse klassificeres mindst i overensstemmelse med bilagenes højeste klassifikationsgrad. Dokumentets udsteder skal klart angive, på hvilket niveau følgeskrivelsen skal klassificeres, hvis den adskilles fra bilaget. Udstederen skal ved klassificeringen af et dokument følge ovenstående bestemmelser og undgå enhver form for over- eller underklassifikation. De enkelte sider, afsnit og punkter i et dokument samt bilag, tillæg og vedhæftet materiale kan kræve forskellig klassifikationsgrad, og skal klassificeres i overensstemmelse hermed. Dokumentet som helhed skal dog have samme klassifikationsgrad som den del, der har den højeste klassifikationsgrad. 9. INSPEKTION Europa-Parlamentets Direktorat for Sikkerhed og Risikovurdering gennemfører regelmæssige interne inspektioner af sikkerhedsordningerne til beskyttelse af klassificerede oplysninger og kan i denne forbindelse anmode om bistand fra Rådets eller Kommissions sikkerhedsmyndigheder. EU-institutionernes sikkerhedsmyndigheder og kompetente tjenestegrene kan som led i en aftalt proces på foranledning af den ene eller den anden part gennemføre peer-evalueringer af sikkerhedsordningerne for beskyttelse af klassificerede oplysninger, der udveksles under de relevante interinstitutionelle aftaler. 10. PROCEDURER FOR AFKLASSIFICERING OG FJERNELSE AF PÅTEGNINGER 10.1. CIU gennemgår de fortrolige oplysninger, der er indeholdt i dets register og anmoder om tilsagn fra udstederen af et dokument til at afklassificere eller fjerne påtegningerne på dette senest på dagen 25 år efter datoen for dets udarbejdelse. Dokumenter, der ikke er blevet afklassificeret eller har fået fjernet påtegningerne ved første gennemgang, gennemgås igen regelmæssigt og mindst hvert femte år. Udover at finde anvendelse for dokumenter, der faktisk befinder sig i de sikre arkiver i det sikrede område og er blevet behørigt klassificeret, kan proceduren for fjernelse af påtegninger endvidere finde anvendelse på andre fortrolige oplysninger, der opbevares enten hos Parlaments tjenestegrene eller hos de tjenestegrene, der har ansvaret for Parlamentets historiske arkiver. 10.2 Beslutningen om at afklassificere eller fjerne påtegningerne på et dokument træffes som hovedregel udelukkende af udstederen, eller undtagelsesvis i samarbejde med den af Parlamentets tjenestegrene, der opbevarer dette, inden de oplysninger, det indeholder, overføres til den tjenestegren, der har ansvaret for Parlamentets historiske arkiver. Afklassificering eller fjernelse af påtegninger på klassificerede oplysninger kan kun finde sted efter forudgående skriftligt samtykke fra udstederen. Hvis der er tale om »andre fortrolige oplysninger«, beslutter sekretariatet for den tjenestegren i Parlamentet, der opbevarer disse oplysninger, i samarbejde med udstederen, hvorvidt påtegningerne på dokumentet kan fjernes. 10.3. På vegne af udstederen er CIU ansvarlig for at underrette dokumentets modtagere om ændringen af klassificeringen eller påtegningen, og disse er på deres side ansvarlige for at underrette efterfølgende modtagere, til hvem de har sendt eller kopieret dokumentet. 10.4. Afklassificeringen berører ikke eventuelle sikkerhedspåtegninger eller andre påtegninger på dokumentet. 10.5. I tilfælde af afklassificering overstreges den oprindelige klassifikation for oven og for neden på hver enkelt side. Dokumentets første side stemples og forsynes med CIUs reference. I tilfælde af fjernelse af påtegninger overstreges den oprindelige påtegning for oven på hver enkelt side. 10.6. Teksten fra det dokument, der er blevet afklassificeret eller har fået fjernet påtegningerne, vedhæftes den elektroniske fil eller det tilsvarende system, hvori det er blevet registreret. 10.7. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet eller en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af følsomme dokumenter finder bestemmelserne i artikel 2 i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 anvendelse. 10.8. I tillæg til bestemmelserne i punkt 10.1 til 10.7 gælder følgende: a) Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører CIU sig med den pågældende tredjemand, før det iværksætter en afklassificering eller fjernelse af påtegninger. b) For så vidt angår undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet tages ved en procedure for afklassificering eller fjernelse af påtegninger navnlig hensyn til, at den berørte har givet samtykke, eller at det i påkommende tilfælde er umuligt at identificere den berørte person. c) For så vidt angår undtagelsen vedrørende en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser kan den pågældende person eventuelt gives meddelelse ved offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende sammen med en tidsfrist på fire uger efter datoen for denne offentliggørelse til at fremsætte eventuelle bemærkninger. Del 2 SIKKERHEDSGODKENDELSE 11. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF MEDLEMMER AF EUROPA-PARLAMENTET 11.1. For at få adgang til oplysninger klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller tilsvarende skal medlemmer af Europa-Parlamentet først godkendes til den pågældende klassifikationsgrad enten efter proceduren i punkt 11.3 og 11.4 i nærværende bilag eller på grundlag af en højtidelig erklæring om ikkevideregivelse i henhold til artikel 3, stk. 4. i denne afgørelse. 11.2 For at få adgang til oplysninger klassificeret på niveau SECRET UE/EU SECRET eller TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende skal medlemmerne af Europa-Parlamentet først godkendes til den pågældende klassifikationsgrad efter proceduren i punkt 11.3 og 11.14. 11.3. Kun de af Europa-Parlamentets medlemmer, der er blevet sikkerhedsundersøgt af medlemsstaternes kompetente nationale myndigheder (den nationale sikkerhedsmyndighed) efter proceduren i punkt 11.9 til 11.14, kan godkendes. Formanden er ansvarlig for at give godkendelse af medlemmer. 11.4 Formanden kan meddele skriftlig godkendelse efter at have indhentet udtalelse fra medlemsstaternes nationale myndigheder på grundlag af den sikkerhedsundersøgelse, der er foretaget i henhold til punkt 11.8 til 11.13. 11.5. Europa-Parlamentets Direktorat for Sikkerhed og Risikovurdering ajourfører løbende en liste over alle de af Europa-Parlamentets medlemmer, der har fået godkendelse, herunder midlertidig godkendelse som omhandlet i punkt 11.15. 11.6. Godkendelsen er gyldig i fem år eller i varigheden af de arbejdsopgaver, der ligger til grund for den, idet den korteste af disse perioder finder anvendelse. Godkendelsen kan fornys efter proceduren i punkt 11.4. 11.7. Formanden inddrager godkendelsen, hvis vedkommende finder, at der er grund til sådan inddragelse. Inddrages godkendelsen, underrettes det pågældende medlem af Europa-Parlamentet, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for formanden, inden inddragelsen får virkning, samt de nationale myndigheder. 11.8. Sikkerhedsundersøgelsen foretages med det berørte Europa-Parlamentsmedlems medvirken og efter anmodning fra formanden. Den for sikkerhedsundersøgelsen kompetente nationale myndighed er myndigheden i den medlemsstat, hvor det pågældende medlem er statsborger. 11.9. Det pågældende medlem af Europa-Parlamentet skal som led i sikkerhedsundersøgelsen udfylde et skema med angivelse af personlige oplysninger. 11.10. Formanden giver i sin anmodning til den kompetente nationale myndighed nærmere oplysninger om arten af og klassifikationsgraden for de oplysninger, som det pågældende medlem af Europa-Parlamentet vil få kendskab til, så den kan foretage sikkerhedsundersøgelsen. 11.11 De bestemmelser om sikkerhedsundersøgelse, som er gældende i den berørte medlemsstat, herunder bestemmelser om eventuel klageadgang, finder anvendelse i forbindelse med hele den af den kompetente nationale myndighed foretagne sikkerhedsundersøgelses forløb og dens resultater. 11.12. Afgiver den kompetente nationale myndighed positiv udtalelse, kan formanden godkende det pågældende medlem af Europa-Parlamentet. 11.13. Afgiver den kompetente nationale myndighed negativ udtalelse, underrettes det pågældende medlem af Europa-Parlamentet, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for formanden. Hvis formanden finder det nødvendigt, kan den pågældende rette henvendelse til den kompetente nationale myndighed og bede om eventuelle yderligere oplysninger. Bekræftes den negative udtalelse, kan der ikke meddeles godkendelse. 11.14. Ethvert medlem af Europa-Parlamentet, der godkendes efter punkt 11.3, får i forbindelse med godkendelsen og siden med jævne mellemrum de nødvendige retningslinjer for beskyttelse af klassificerede oplysninger og om, hvordan de skal beskyttes. Sådanne medlemmer underskriver en erklæring som bekræftelse på at have modtaget disse retningslinjer. 11.15. Formanden kan undtagelsesvis meddele midlertidig godkendelse af et medlem af Europa-Parlamentet for et tidsrum på højst seks måneder, mens resultatet af sikkerhedsundersøgelsen som omhandlet i punkt 11.11 afventes, forudsat at den kompetente nationale myndighed på forhånd er blevet underrettet, og der ikke er modtaget bemærkninger herfra inden for en måned. Midlertidige godkendelser giver ikke adgang til oplysninger, der er klassificeret på niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende. 12. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF EUROPA-PARLAMENTETS TJENESTEMÆND OG PARLAMENTETS ØVRIGE ANSATTE, DER ARBEJDER FOR POLITISKE GRUPPER 12.1. Kun Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper, og som i embeds medfør og af tjenstlige grunde har brug for at få kendskab til eller behandle klassificerede oplysninger, har adgang hertil. 12.2. For at få adgang til oplysninger, der er klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET eller TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende, skal de pågældende tjenestemænd i Europa-Parlamentet og øvrige ansatte, der arbejder for berørte politiske grupper først godkendes til den pågældende klassifikationsgrad efter proceduren i punkt 12.3 og 12.4. 12.3. Kun personer som omhandlet i punkt 12.1, der er blevet sikkerhedsundersøgt af medlemsstaternes nationale myndigheder (den nationale sikkerhedsmyndighed) efter proceduren i punkt 12.9 til 12.14, kan godkendes. Generalsekretæren er ansvarlig for at give godkendelse af Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for politiske grupper. 12.4. Generalsekretæren kan meddele skriftlig godkendelse efter at have indhentet udtalelse fra medlemsstaternes kompetente nationale myndigheder på grundlag af den sikkerhedsundersøgelse, der er foretaget i overensstemmelse med punkt 12.8 til 12.13. 12.5. Europa-Parlamentets Direktorat for Sikkerhed og Risikovurdering ajourfører løbende en liste over alle stillinger, der kræver sikkerhedsgodkendelse, som Europa-Parlamentets tjenestegrene har angivet, og over alle medarbejdere, der har fået godkendelse, herunder midlertidig godkendelse i den i punkt 12.15 anvendte betydning. 12.6. Godkendelsen er gyldig i fem år eller i varigheden af de arbejdsopgaver, der ligger til grund for den, idet den korteste af disse perioder finder anvendelse. Godkendelsen kan fornys efter proceduren i litra punkt 12.4. 12.7. Generalsekretæren inddrager godkendelsen, hvis vedkommende finder, at der er grund til sådan inddragelse. Inddrages godkendelsen, underrettes den pågældende af Europa-Parlamentets tjenestemænd eller øvrige ansatte, der arbejder for en berørt politisk gruppe, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for formanden, inden inddragelsen får virkning, samt de nationale myndigheder. 12.8. Sikkerhedsundersøgelsen foretages med medvirken fra den berørte af Europa-Parlamentets tjenestemænd eller øvrige af Parlamentets ansatte, der arbejder for berørte politiske grupper, og efter anmodning fra generalsekretæren. Den for sikkerhedsundersøgelsen kompetente nationale myndighed er myndigheden i den medlemsstat, hvor den berørte person er statsborger. Hvis der er hjemmel herfor i nationale love og bestemmelser, kan de kompetente nationale sikkerhedsmyndigheder gennemføre undersøgelser af ikke-statsborgere, der skal have adgang til informationer, som er klassificeret på niveau CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET eller TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 12.9. Den pågældende af Europa-Parlamentets tjenestemænd eller øvrige af Parlamentets ansatte, der arbejder for de politiske grupper, skal som led i sikkerhedsundersøgelsen udfylde et skema med angivelse af personlige oplysninger. 12.10. Generalsekretæren giver i sin anmodning til den kompetente nationale myndighed nærmere oplysninger om klassifikationsgraden for de oplysninger, som den pågældende tjenestemand i Europa-Parlamentet eller øvrige af Parlamentets ansatte, der arbejder for en berørt politisk gruppe, vil få kendskab til, så den kan foretage sikkerhedsundersøgelsen og afgive udtalelse om, hvilket niveau den pågældende bør godkendes til. 12.11. De bestemmelser om sikkerhedsundersøgelse, som er gældende i vedkommende medlemsstat, herunder bestemmelser om eventuel klageadgang, finder anvendelse i forbindelse med hele den af den kompetente nationale myndighed foretagne sikkerhedsundersøgelses forløb og dens resultater. 12.12. Afgiver den kompetente nationale myndighed positiv udtalelse, kan generalsekretæren godkende den pågældende tjenestemand i Europa-Parlamentet eller øvrige af Parlamentets ansatte, der arbejder for berørte politiske grupper. 12.13. Afgiver den nationale myndighed negativ udtalelse, underrettes den pågældende af Europa-Parlamentets tjenestemænd eller Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for de politiske grupper, og den pågældende kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for generalsekretæren. Finder Generalsekretæren det nødvendigt, kan vedkommende rette henvendelse til den nationale myndighed og bede om eventuelle yderligere oplysninger. Bekræftes den negative udtalelse, kan der ikke meddeles godkendelse. 12.14. Enhver af Europa-Parlamentets tjenestemænd og Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for de politiske grupper, der godkendes efter punkt 12.4 og 12.5, får i forbindelse med godkendelsen og siden med jævne mellemrum de nødvendige instrukser om beskyttelse af klassificerede oplysninger og om, hvordan de skal beskyttes. Sådanne tjenestemænd og øvrige ansatte underskriver en erklæring som bekræftelse på at have modtaget instrukserne og giver tilsagn om at overholde dem. 12.15. Generalsekretæren kan undtagelsesvis meddele midlertidig godkendelse af en af Europa-Parlamentets tjenestemænd eller Parlamentets øvrige ansatte, der arbejder for de politiske grupper, for et tidsrum på højst seks måneder, mens resultatet af sikkerhedsundersøgelsen som omhandlet punkt 12.11 afventes, forudsat at den kompetente nationale myndighed på forhånd er blevet underrettet, og der ikke er modtaget bemærkninger herfra inden for en måned. Sådanne midlertidige godkendelser giver ikke adgang til oplysninger, der er klassificeret på niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eller tilsvarende.