DA Den Europæiske Unions Tidende L 162/20

KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 20. januar 2006

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets beslutning 2004/904/EF for så vidt angår medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer og regler for administrativ og finansiel forvaltning af projekter, der samfinansieres af Den Europæiske Flygtningefond

(meddelt under nummer K(2006) 51/3)

(Kun den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2006/401/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets beslutning 2004/904/EF af 2. december 2004 om Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2005-2010 (1), særlig artikel 13, stk. 5, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af støtten fra Den Europæiske Flygtningefond (i det følgende benævnt »fonden«) bør der vedtages fælles retningslinjer for tilrettelæggelsen af de opgaver, der påhviler de myndigheder, som har ansvaret for gennemførelsen af de samfinansierede foranstaltninger.

(2) For at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, bør der indføres forvaltnings- og kontrolsystemer, som sikrer et tilstrækkeligt revisionsspor, og som yder Kommissionen den hjælp, der er nødvendig for gennemførelsen af kontrol, særlig stikprøvekontrol.

(3) For at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt, bør der fastsættes ensartede kriterier for den kontrol, som medlemsstaterne udfører i henhold til artikel 25 i beslutning 2004/904/EF.

(4) For at sikre en ensartet behandling af anmeldelserne af de udgifter, for hvilke der anmodes om støtte fra fonden i henhold til artikel 24 i beslutning 2004/904/EF, bør der fastlægges en model for udgiftsanmeldelser.

(5) Det Forenede Kongerige deltager i henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, i beslutning 2004/904/EF og følgelig i denne beslutning.

(6) Irland deltager i henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, i beslutning 2004/904/EF og følgelig i denne beslutning.

(7) I overensstemmelse med artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltager Danmark ikke i beslutning 2004/904/EF, og hverken beslutning 2004/904/EF eller denne beslutning er bindende for Danmark.

(8) Foranstaltningerne i denne beslutning er i overensstemmelse med udtalelsen fra det udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 11 i beslutning 2004/904/EF —

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

KAPITEL I

ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER

Artikel 1

Ved denne beslutning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til beslutning 2004/904/EF for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemer og reglerne for administrativ og finansiel forvaltning af den støtte, som ydes af Den Europæiske Flygtningefond, i det følgende benævnt »fonden«, og som forvaltes af medlemsstaterne.

Artikel 2

I denne beslutning forstås ved:

1) »ansvarlig myndighed«: et administrativt organ i medlemsstaten eller en national offentlig myndighed, der er udpeget af en medlemsstat i henhold til artikel 13, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF

2) »myndighed, til hvilken der er overdraget opgaver«: enhver offentlig myndighed eller privatretlig enhed, der er underlagt medlemsstatens ret og har en public service-opgave, og til hvilken den ansvarlige myndighed overdrager nogle af eller alle sine gennemførelsesopgaver i henhold til artikel 13, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF

3) »godkendelsesmyndighed«: enhver person eller afdeling, som fungerer uafhængigt af den anvisningsberettigede tjeneste i den ansvarlige myndighed og af enhver myndighed, til hvilken der er overdraget opgaver, og som medlemsstaten har udpeget med henblik på godkendelse af udgiftsanmeldelser i henhold til artikel 24, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF

4) »kontrolmyndighed«: enhver person eller afdeling, som fungerer uafhængigt af den anvisningsberettigede tjeneste i den ansvarlige myndighed og af enhver myndighed, til hvilken der er overdraget opgaver, og som medlemsstaten har udpeget med henblik på kontrol og revision af foranstaltningerne i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i beslutning 2004/904/EF.

KAPITEL II

FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER

Artikel 3

Generelle principper

De forvaltnings- og kontrolsystemer, som medlemsstaterne opretter, omfatter:

1) en klar beskrivelse af de opgaver, som udføres af de organer og/eller personer, der tager sig af forvaltning og kontrol, og en klar opgavefordeling inden for hvert organ

2) en klar adskillelse af opgaverne for de organer, afdelinger og/eller personer, der tager sig af forvaltning, kontrol og godkendelse af udgifter

3) tilstrækkelige midler til, at de enkelte organer eller afdelinger kan udføre de opgaver, de har fået tildelt, i hele gennemførelsesperioden for de foranstaltninger, som finansieres af fonden

4) effektive systemer for intern kontrol i den ansvarlige myndighed og enhver myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver

5) pålidelige elektroniske systemer for regnskabsføring, overvågning og finansiel rapportering

6) et effektivt rapporterings- og overvågningssystem, når udførelsen af opgaverne er uddelegeret

7) detaljerede procedurehåndbøger vedrørende de opgaver, der skal udføres

8) effektive procedurer for revision af den måde, systemet fungerer på

9) systemer og procedurer til sikring af et tilstrækkeligt revisionsspor

10) procedurer for indberetning og overvågning af uregelmæssigheder og inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb.

Artikel 4

Udpegning af myndigheder

1. Medlemsstaterne udpeger følgende:

— en ansvarlig myndighed

— en godkendelsesmyndighed

— en kontrolmyndighed.

2. Medlemsstaten fastsætter detaljerede regler for sit forhold til de pågældende myndigheder. Uden at dette berører bestemmelserne i denne beslutning, fastsætter medlemsstaten detaljerede regler for forholdet mellem de pågældende myndigheder, der handler i fuld overensstemmelse med den pågældende medlemsstats institutionelle, juridiske og finansielle systemer.

3. Uden at dette berører bestemmelserne i artikel 3, stk. 2, kan nogle eller alle forvaltnings-, godkendelses- og kontrolopgaver gennemføres inden for det samme organ.

Artikel 5

Ansvarlig myndighed

1. Den ansvarlige myndighed har ansvaret for, at de flerårige og årlige programmer, der støttes af fonden, forvaltes og gennemføres effektivt og korrekt, og skal navnlig:

a) forelægge Kommissionen det flerårige program i overensstemmelse med modellen i bilag 1

b) forelægge Kommissionen det årlige program i overensstemmelse med modellen i bilag 2

c) sikre, at projekterne udvælges til finansiering efter de betingelser og kriterier, som er fastsat i artikel 14 og 20 i beslutning 2004/904/EF, og i overensstemmelse med de standardprocedurer, som er fastsat i artikel 10 i denne beslutning, uden at dette dog berører de yderligere kriterier, som er fastlagt i de gældende fællesskabsregler og nationale regler

d) sikre en effektiv administrativ, kontraktmæssig og finansiel forvaltning af foranstaltningerne i overensstemmelse med de standardprocedurer, som er fastsat i artikel 11 i denne beslutning

e) sikre, at transaktionerne er lovlige og formelt rigtige.

2. Den ansvarlige myndighed indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter og den kontrol, som er nødvendig for et tilstrækkeligt revisionsspor, opbevares i overensstemmelse med kravene i artikel 9.

3. Den ansvarlige myndighed sikrer, at kontrolmyndigheden modtager alle de nødvendige oplysninger om de anvendte forvaltningsprocedurer og de projekter, der samfinansieres af fonden, med henblik på gennemførelsen af den kontrol, som er omhandlet i artikel 25, stk. 1, litra a), i beslutning 2004/904/EF.

4. Den ansvarlige myndighed sikrer, at godkendelsesmyndigheden med henblik på udførelsen af sine opgaver modtager alle de nødvendige oplysninger om de anvendte forvaltningsprocedurer, de projekter, der samfinansieres af fonden, og resultaterne af den kontrol, som kontrolmyndigheden foretager.

5. Den ansvarlige myndighed modtager de betalinger, som Kommissionen foretager, og er ansvarlig for at foretage udbetalinger til støttemodtagerne. Den forelægger Kommissionen betalingsanmodningerne, som er udarbejdet i overensstemmelse med bilag 5, i givet fald ledsaget af statusrapporten eller slutrapporten, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellerne i bilag 3 og 4, og af udgiftsanmeldelsen, som er udarbejdet i overensstemmelse med bilag 6 og er godkendt af godkendelsesmyndigheden.

6. Den ansvarlige myndighed sikrer, at rapporterne om gennemførelsen og evalueringen af de foranstaltninger, der samfinansieres af fonden, indsendes i overensstemmelse med den tidsplan, som er fastsat i artikel 28 i beslutning 2004/904/EF.

Artikel 6

Den ansvarlige myndigheds uddelegering af opgaver

Når alle eller nogle af den ansvarlige myndigheds opgaver uddelegeres til en anden myndighed, fastlægger den ansvarlige myndighed de uddelegerede opgavers omfang, og den fastlægger detaljerede procedurer for gennemførelsen af de uddelegerede opgaver, som skal opfylde betingelserne i artikel 3.

Det skal indgå i disse procedurer, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt skal have tilsendt oplysninger om, hvorvidt de uddelegerede opgaver udføres effektivt, og en beskrivelse af de anvendte midler.

De opgaver, som den ansvarlige myndighed uddelegerer, skal meddeles til og anerkendes af den myndighed, til hvilken opgaverne uddelegeres.

Artikel 7

Kontrolmyndighed

1. Kontrolmyndigheden har ansvaret for at sikre, at den kontrol, som er omhandlet i artikel 25, stk. 1, litra a), i beslutning 2004/904/EF, tilrettelægges i overensstemmelse med internationale standarder.

2. Den kontrol, som er omhandlet i stk. 1, skal omfatte et repræsentativt udsnit af de samfinansierede projekter, som udvælges på grundlag af en risikoanalyse og udgør mindst 10 % af de samlede støtteberettigede udgifter for hvert årligt program. Stikprøvemetoden skal opfylde følgende krav:

a) den skal omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter

b) den skal tage hensyn til de risikofaktorer, der er identificeret ved national kontrol eller fællesskabskontrol, og cost-benefit-aspekterne under hensyntagen til den kontrol, som tidligere er foretaget

c) den skal sikre, at den stikprøvemetode, der er anvendt til den kontrol, som er omhandlet i artikel 25, udvælger projekter, der er repræsentative for den underliggende målgruppe i hvert årligt program.

3. Ved kontrollen efterprøver kontrolmyndigheden følgende:

a) om forvaltnings- og kontrolsystemerne anvendes effektivt, hvilke mangler der er, og hvor alvorlige disse er

b) om der findes et tilstrækkeligt revisionsspor

c) for et passende antal regnskaber, om disse regnskaber stemmer overens med de bilag, der findes hos den ansvarlige myndighed eller et organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver, hos støttemodtagerne og i givet fald hos de andre organisationer eller virksomheder, der deltager i gennemførelsen af projekterne

d) at udgiftsposterne opfylder de betingelser for støtteberettigelse, som er fastsat i Kommissionens beslutning K(2006) 51 endelig/1, de krav, som er fastsat under den nationale udvælgelsesprocedure, betingelserne i støtteaftalen eller et andet juridisk instrument om tildeling af støtte og det faktisk udførte arbejde

e) at formålet eller det planlagte formål med projektet er forenelig med de mål, som er fastsat i artikel 4-7 i beslutning 2004/904/EF, og gavner de målgrupper, som er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF

f) om Fællesskabets finansielle bidrag overholder de betingelser, som er fastsat i artikel 20 i beslutning 2004/904/EF eller i andre gældende fællesskabsbestemmelser, og udbetales til støttemodtagerne uden nedsættelser eller forsinkelser

g) at den pågældende samfinansiering faktisk er stillet til rådighed.

4. Den slutrapport om gennemførelsen af det årlige program, som er omhandlet i artikel 28, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, skal omfatte resultaterne af alle de kontroller, som kontrolmyndigheden har foretaget, og en beskrivelse af de foranstaltninger, som den ansvarlige myndighed har truffet med hensyn til de afslørede fejl eller uregelmæssigheder.

Artikel 8

Godkendelsesmyndighed

Godkendelsesmyndigheden er ansvarlig for at godkende de udgiftsanmeldelser, som den ansvarlige myndighed har udarbejdet i overensstemmelse med artikel 24 i beslutning 2004/904/EF efter modellen i bilag 6.

Godkendelsen skal give sikkerhed for, at:

1) udgiftsanmeldelsen er nøjagtig, følger af pålidelige regnskabssystemer og er baseret på kontrollerbare bilag

2) de anmeldte udgifter er i overensstemmelse med de relevante fællesskabsregler og nationale regler og er blevet afholdt i forbindelse med projekter, som er udvalgt til finansiering i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat for det årlige program, under overholdelse af fællesskabsreglerne og de nationale regler

3) godkendelsesmyndigheden med henblik på godkendelse har modtaget tilstrækkelige oplysninger fra den ansvarlige myndighed om de anvendte forvaltningsprocedurer, de projekter, som samfinansieres af fonden, og den kontrol, som er foretaget, i forbindelse med udgifter, der er medtaget i udgiftsanmeldelserne

4) der er taget hensyn til resultaterne af alle de revisioner, som kontrolmyndigheden har foretaget

5) alle fællesskabsmidler, som er inddrevet, efter at det er konstateret, at de er uretmæssigt udbetalt som følge af afslørede uregelmæssigheder, i givet fald forhøjet med renter, er fradraget i udgiftsanmeldelsen.

Artikel 9

Revisionsspor

1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.

2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der gør det muligt:

a) at afstemme de godkendte udgiftsanmeldelser, som er indsendt til Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag, der findes på de forskellige administrative niveauer i den ansvarlige myndighed og en eventuel myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, og hos de endelige støttemodtagere, og

b) at efterprøve tildelingen og overførslerne af den fællesskabsstøtte, som er tildelt fra fonden, samt projektets samfinansieringskilder.

3. Den ansvarlige myndighed indfører procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger, som er foretaget i forbindelse med Den Europæiske Flygtningefond, befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed for inspektion efter anmodning fra:

a) kontrolmyndigheden

b) godkendelsesmyndigheden

c) tjenestemænd i og bemyndigede repræsentanter for Kommissionen, herunder Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), og Den Europæiske Revisionsret.

4. Den ansvarlige myndighed opbevarer til brug for Kommissionen, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og Den Europæiske Revisionsret alle udgifts- og kontrolbilag vedrørende det pågældende projekt, enten som originaler eller bekræftede kopier, på almindeligt anerkendte databærere i en periode på fem år efter Kommissionens betaling af saldoen for hvert årligt program. Denne periode afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.

KAPITEL III

REGLER FOR DEN ANSVARLIGE MYNDIGHEDS ADMINISTRATIVE OG FINANSIELLE FORVALTNING AF PROJEKTER

Artikel 10

Udvælgelses- og tildelingsprocedurer

Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede procedurer for udvælgelsen af foranstaltninger, der skal samfinansieres af fonden, som bl.a. omfatter:

a) tilrettelæggelse af udvælgelses- og tildelingsprocedurerne under overholdelse af principperne om åbenhed og ligebehandling og i givet fald reglerne for offentlige indkøb, idet den træffer alle nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter

b) offentliggørelse af indkaldelser af forslag og udbud via passende kanaler på nationalt og regionalt plan

c) modtagelse af ansøgninger, anerkendelse af modtagelsen og registrering og arkivering af ansøgninger om samfinansiering

d) analyse og vurdering af ansøgningernes formelle, kvalitative og budgetmæssige aspekter ud fra de kriterier, som er fastlagt i indkaldelserne af forslag eller udbuddene

e) tilrettelæggelse af møder og kontakt med udvælgelses- eller evalueringspanelerne

f) høring af relevante organer vedrørende de foreslåede foranstaltningers komplementaritet med andre finansielle instrumenter på regionalt og nationalt plan og på fællesskabsplan

g) vedtagelse af beslutningen om udvælgelse af projekter på et passende niveau i den ansvarlige myndighed

h) offentliggørelse af resultaterne af udvælgelses- og tildelingsproceduren

i) skriftlig information til hver ansøger om resultaterne af udvælgelsesprocessen med en forklaring vedrørende udvælgelsesbeslutningerne.

Artikel 11

Procedurer for den administrative, kontraktmæssige og finansielle forvaltning af foranstaltningerne

1. Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede procedurer for forvaltningen af foranstaltningerne, som bl.a. omfatter:

a) indgåelse af kontrakter, støtteaftaler eller tilsvarende former for juridiske instrumenter med de udvalgte støttemodtagere

b) opfølgning af aftalerne og eventuelle ændringer hertil gennem oprettelse af et system til administrativ overvågning af projekterne (brevvekslinger, udarbejdelse og overvågning af tillægsaftaler og rykkere, modtagelse og behandling af rapporter mv.)

c) analyse af aktivitetsrapporterne og de finansielle rapporter om projekterne, kontrol af, at de samfinansierede produkter og tjenester er leveret, herunder i givet fald kontrol på stedet

d) kontrol af, at de udgifter, som er anmeldt for projekterne, rent faktisk er afholdt, og at disse udgifter er støtteberettigede i henhold til beslutning K(2006) 51 endelig/1 og de nationale regler

e) betingelserne for modtagelse, kontrol og validering af betalingsanmodninger og anvisning, betaling og bogføring af udgifterne

f) inddrivelse af midler, som ikke er blevet brugt, eller som støttemodtagerne har brugt til udgifter, der ikke er støtteberettigede.

2. De kontrakter eller støtteaftaler, der er omhandlet i stk. 1, litra a), fastsætter bl.a.:

a) størrelsen af tilskuddet og den maksimale procentsats med hensyn til de støtteberettigede og samlede omkostninger til projektet

b) en detaljeret beskrivelse af og tidsplan for det støttede projekt

c) det godkendte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet

d) tidsplanen for og bestemmelser om gennemførelsen af aftalen (rapporteringsforpligtelser, ændringer, ophør mv. …)

e) en definition af støtteberettigede omkostninger

f) betingelser vedrørende udbetaling af tilskuddet og bogføringskrav.

3. Den ansvarlige myndighed indfører et system til elektronisk registrering og lagring af detaljerede regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af de årlige programmer, og sørger for, at der indsamles tilstrækkelige oplysninger om gennemførelsen af projekterne med henblik på økonomisk forvaltning, overvågning, kontrol og evaluering.

KAPITEL IV

KONTROL

Artikel 12

Medlemsstaternes ansvar

1. Medlemsstaterne er ansvarlige for at sikre, at den økonomiske forvaltning af de foranstaltninger, der finansieres af fonden, er forsvarlig, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige. De sørger for, at de ansvarlige myndigheder, herunder de myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, godkendelsesmyndighederne, kontrolmyndighederne og alle andre relevante organer modtager den nødvendige vejledning i, hvordan der oprettes forvaltnings- og kontrolsystemer, som sikrer, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt.

2. Medlemsstaterne sørger for, at der er oprettet forvaltnings- og kontrolsystemer i overensstemmelse med kravene i artikel 3-11. De er ansvarlige for at sikre, at systemerne fungerer effektivt i hele gennemførelsesperioden for de foranstaltninger, som finansieres af fonden.

3. Samtidig med fremlæggelsen af forslaget til det årlige program for 2005 forelægger medlemsstaterne Kommissionen en beskrivelse af systemerne, herunder opbygningen af og procedurerne i den ansvarlige myndighed og de myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, samt godkendelses- og kontrolmyndighederne, i overensstemmelse med kravene i artikel 3-11.

4. Medlemsstaterne fremlægger en ajourført detaljeret beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne, når der foretages væsentlige ændringer i systemerne og procedurerne.

Artikel 13

Kommissionens ansvar

1. Inden for 12 måneder efter modtagelsen af den beskrivelse, som er omhandlet i artikel 12, stk. 3, foretager Kommissionen en dokumentanalyse af de forvaltnings- og kontrolsystemer, som medlemsstaten har oprettet, og kontrol på stedet af gennemførelsesprocedurerne, kontrolsystemerne, regnskabsprocedurerne og de procedurer for indkøb og tildeling af tilskud, som den ansvarlige myndighed og den myndighed, til hvilken der i givet fald er uddelegeret opgaver, følger. Kommissionen underretter medlemsstaten om eventuelle fejl eller mangler, som den har fundet i systemerne, og om de nødvendige korrigerende foranstaltninger.

2. Uden at dette berører bestemmelserne i artikel 26 i Rådets beslutning 2004/904/EF, reviderer Kommissionen de procedurer eller systemer, som medlemsstaterne har oprettet, når der foretages væsentlige ændringer.

Artikel 14

Samarbejde med medlemsstaternes kontrolmyndigheder

1. Kommissionen samarbejder med de kontrolmyndigheder, som medlemsstaterne har udpeget, med henblik på at samordne deres respektive kontrolplaner og revisionsmetoder og udveksler øjeblikkelig resultaterne af revisionerne af forvaltnings- og kontrolsystemerne med henblik på at udnytte kontrolressourcerne bedst muligt og undgå unødigt dobbeltarbejde.

2. Kommissionen og kontrolmyndighederne mødes regelmæssigt og mindst en gang om året for sammen at gennemgå resultaterne af de kontroller, som er medtaget i de årlige rapporter, der indsendes i henhold til artikel 28, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, og udveksle synspunkter om andre spørgsmål vedrørende forbedring af forvaltnings- og kontrolsystemerne.

KAPITEL V

REGLER OM BRUG AF EURO

Artikel 15

Flerårige og årlige programmer

1. De udkast til flerårige og årlige programmer, som er omhandlet i artikel 16 i beslutning 2004/904/EF, indsendes til Kommissionen i euro.

2. De medlemsstater, hvis valuta ikke er euroen på datoen for indsendelsen af udkastet til det flerårige eller årlige program, fremlægger de finansielle oplysninger i bilag 1 og 2 til denne beslutning både i euro og i national valuta. Den valutakurs, som anvendes ved omregning af national valuta til euro, er den daglige vekselkurs, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, serie C, den sidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor udkastet til det flerårige program eller det årlige program indsendes til Kommissionen.

Artikel 16

Rapporter, udgiftsanmeldelser og betalingsanmodninger

1. De situationsrapporter, slutrapporter om gennemførelsen, udgiftsanmeldelser og betalingsanmodninger, som er omhandlet i beslutning 2004/904/EF, indsendes til Kommissionen i euro.

2. De medlemsstater, hvis valuta ikke er euroen på datoen for indsendelsen af rapporterne, kan indsende de finansielle oplysninger i bilag 3, 4 og 6 i både national valuta og euro. I så fald er den valutakurs, der anvendes ved omregning af national valuta til euro, den daglige vekselkurs, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, serie C, den sidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor udgifterne blev registreret i den ansvarlige myndigheds regnskaber.

3. Når euroen bliver den valuta, som anvendes i en medlemsstat, der har anvendt den omregningsprocedure, som er omhandlet i stk. 2, anvendes omregningsproceduren fortsat på alle udgifter, som den ansvarlige myndighed registrerer i regnskaberne inden ikrafttrædelsesdatoen for den faste omregningskurs mellem den nationale valuta og euroen.

KAPITEL VI

REGNSKABSAFSLUTNING

Artikel 17

Regnskabsafslutning

1. Inden for ni måneder efter den slutdato for omkostningernes støtteberettigelse, som er fastsat i den årlige beslutning om samfinansiering fra fonden, forelægger den ansvarlige myndighed Kommissionen følgende dokumenter:

a) slutrapporten om gennemførelsen af det årlige program, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellen i bilag 4

b) den endelige udgiftsanmeldelse, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellen i bilag 6 og er godkendt af godkendelsesmyndigheden

c) kontrolmyndighedens rapport om den gennemførte kontrol

d) en betalingsanmodning eller en erklæring om godtgørelse, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellen i bilag 5.

2. Den frist på ni måneder, som er omhandlet i stk. 1, afbrydes, hvis Kommissionen har vedtaget en beslutning om suspension af udbetalingerne af samfinansieringen til det relevante årlige program i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 26, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF. Fristen begynder at løbe igen fra den dato, hvor Kommissionens beslutning som omhandlet i artikel 26, stk. 3, i beslutning 2004/904/EF er blevet meddelt medlemsstaten.

3. Med forbehold af bestemmelserne i artikel 26 i beslutning 2004/904/EF informerer Kommissionen senest seks måneder efter, at den har modtaget de dokumenter, som er anført i stk. 1, medlemsstaten om det udgiftsbeløb, som det anerkendes, at fonden skal dække, og om de finansielle korrektioner, som måtte følge af forskellen mellem de anmeldte udgifter og de udgifter, som det anerkendes, at budgettet skal dække. Medlemsstaten har tre måneder til at fremsætte bemærkninger.

4. Senest tre måneder efter, at Kommissionen har modtaget medlemsstatens bemærkninger, træffer den beslutning om det udgiftsbeløb, som det anerkendes, at fonden skal dække, og inddriver den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de endeligt anerkendte udgifter og de beløb, som allerede er udbetalt til medlemsstaterne.

5. Hvis den ansvarlige myndighed ikke inden fristens udløb fremlægger de dokumenter, som er anført i stk. 1, i et acceptabelt format, annullerer Kommissionen automatisk samfinansiering fra fonden for den periode, som er omfattet af samfinansieringsbeslutningen, og den udsteder en indtægtsordre for alle beløb, som allerede er udbetalt som forfinansiering i henhold til samfinansieringsbeslutningen, og frigør alle dermed forbundne udestående beløb.

6. Den procedure med automatisk frigørelse, som er omhandlet i stk. 5, suspenderes med hensyn til beløbet for de pågældende projekter, når der på medlemsstatsplan verserer en retssag eller administrativ klage med opsættende virkning på det tidspunkt, hvor de dokumenter, som er anført i stk. 1, fremlægges. Medlemsstaten giver i den delvise slutrapport, som den fremlægger, detaljerede oplysninger om disse projekter og indsender hver sjette måned rapporter om de fremskridt, der er gjort med hensyn til projekterne. Senest tre måneder efter afslutningen af retssagen eller den administrative klageprocedure fremlægger medlemsstaten de dokumenter, som kræves efter stk. 1, for de pågældende projekter.

KAPITEL VII

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 18

Afsluttende bestemmelser

Medlemsstaterne kan anvende nationale kontrolregler, som er strengere end reglerne i denne beslutning.

Artikel 19

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Irland, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.

Udfærdiget i Bruxelles, den 20. januar 2006. På Kommissionens vegne Franco FRATTINI Næstformand

(1) EFT L 381 af 28.12.2004, s. 52

BILAG 1 DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND UDKAST TIL FLERÅRIGT PROGRAM (2005-2007) 1. MEDLEMSSTAT … 2. ANSVARLIG MYNDIGHED I HENHOLD TIL ARTIKEL 13 I BESLUTNING 2004/904/EF (ADMINISTRATIVT ORGAN I MEDLEMSSTATEN ELLER NATIONALT OFFENTLIGT ORGAN) Den ansvarlige myndighed, jf. artikel 13 i beslutning 2004/904/EF Navn: … Adresse: … Navnet på den ansvarlige person: … Kontaktperson: … Kontaktpersonens stilling: … Tlf.: … Fax: … E-mail: … Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, jf. artikel 13, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF (hvis relevant) (Vedlæg det officielle dokument, i hvilket den ansvarlige myndighed uddelegerer ansvaret for gennemførelsen af EFF-foranstaltninger til det pågældende organ) Navn: … Adresse: … Navnet på den ansvarlige person: … Kontaktperson: … Kontaktpersonens stilling: … Tlf.: … Fax: … E-mail: … 3. SITUATIONEN I MEDLEMSSTATEN Beskriv den nuværende situation i Deres land med hensyn til betingelserne for modtagelse, asylprocedurer, integration og frivillig tilbagevenden for de målgrupper, der er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF. Beskrivelsen skal omfatte: 1) en oversigt over tendenserne siden 2003 for de målgrupper, der er omhandlet i artikel 3, herunder en kort beskrivelse af de sociale forhold for asylansøgere, flygtninge og fordrevne (genbosættelse hvis relevant) 2) en angivelse af de offentlige midler, som reelt er blevet brugt på modtagelse, asylprocedurer, integration og frivillig tilbagevenden siden begyndelsen af 2003 3) de vigtigste resultater af de foranstaltninger/projekter, som er finansieret med nationale midler (uden for EFF) siden 2003 vedrørende modtagelse, asylprocedurer, integration og frivillig tilbagevenden. Giv en samlet vurdering af disse foranstaltningers/projekters virkning 4) de vigtigste resultater af de foranstaltninger/projekter, som Den Europæiske Flygtningefond har finansieret i Deres land i det eller de foregående år vedrørende modtagelse, asylprocedurer, integration og frivillig tilbagevenden. Giv en samlet vurdering af disse foranstaltningers/projekters virkning 5) en analyse af manglerne i Deres land med hensyn til modtagelse, asylprocedurer, integration og frivillig tilbagevenden. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANALYSE AF BEHOVENE I MEDLEMSSTATEN Giv en analyse af behovene i Deres land med hensyn til modtagelse, asylprocedurer, integration og frivillig tilbagevenden, og giv oplysninger om de operationelle mål, som skal gøre det muligt at opfylde disse behov i den periode, som programmet omfatter (2005-2007), under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer for prioriteterne for den flerårige programmering, der er anført nedenfor: Prioritet 1 Gennemførelse af de vigtigste foranstaltninger, herunder foranstaltningerne vedrørende integration, i overensstemmelse med følgende retsakter: a) Rådets forordning (EF) nr. 343/2003 (1) af 18. februar 2003 om fastsættelse af kriterier og procedurer til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning, der er indgivet af en tredjelandsstatsborger i en af medlemsstaterne b) Rådets forordning (EF) nr. 2725/2000 (2) af 11. december 2000 om oprettelse af »Eurodac« til sammenligning af fingeraftryk med henblik på en effektiv anvendelse af Dublin-konventionen c) Rådets forordning (EF) nr. 407/2002 (3) af 28. februar 2002 om visse gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 2725/2000 om oprettelse af »Eurodac« til sammenligning af fingeraftryk med henblik på en effektiv anvendelse af Dublin-konventionen d) Rådets direktiv 2001/55/EF (4) af 20. juli 2001 om minimumsstandarder for midlertidig beskyttelse i tilfælde af massetilstrømning af fordrevne personer og om foranstaltninger, der skal fremme en ligelig fordeling mellem medlemsstaterne af indsatsen med hensyn til modtagelsen af disse personer og følgerne heraf e) Rådets direktiv 2003/9/EF (5) af 27. januar 2003 om fastlæggelse af minimumsstandarder for modtagelse af asylansøgere i medlemsstaterne f) Rådets direktiv 2003/86/EF (6) af 22. september 2003 om ret til familiesammenføring, for så vidt angår de bestemmelser, der vedrører flygtninge g) Rådets direktiv 2004/83/EF (7) af 29. april 2004 om fastsættelse af minimumsstandarder for anerkendelse af tredjelandsstatsborgere eller statsløse som flygtninge eller som personer, der af anden grund behøver international beskyttelse, og indholdet af en sådan beskyttelse. … … … Prioritet 2 Forberedelse af gennemførelsen af de principper og foranstaltninger, som er omhandlet i Rådets direktiv om minimumsstandarder for procedurer i medlemsstaterne for tildeling og fratagelse af flygtningestatus, der vil blive vedtaget i 2005. … … … … … … … … … … … … … … … … Prioritet 3 Gennemførelse af foranstaltninger, der sigter mod at forbedre kvaliteten af procedurerne for behandling af ansøgninger om international beskyttelse i medlemsstaterne, f.eks. gennem: — indførelse af en ensartet procedure til vurdering af ansøgninger om international beskyttelse — styrkelse af indsamlingen og vurderingen og en mere effektiv anvendelse af oplysninger om hjemlande eller hjemregioner — strategier for håndtering af særlige pres på medlemsstaternes asylsystemer og modtagekapacitet, som bl.a. skyldes deres geografiske beliggenhed — uafhængige kvalitative undersøgelser af medlemsstaternes asylsystemer, som gennemføres i samarbejde med asylmyndighederne — styrkelse af kvaliteten af beslutningstagningen i første instans for at fremskynde hele proceduren og sikre, at de endelige afgørelser træffes på et solidt grundlag — foranstaltninger, der skal sikre medlemsstaternes asylsystemer større integritet, specielt gennem frivillig tilbagevenden af de personer, der kan komme i betragtning — strategier for, hvordan man finder frem til og håndterer sager, hvor en forenklet procedure eller en hasteprocedure eller særlige ordninger for modtagelse kan være relevante. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Prioritet 4 Gennemførelse af foranstaltninger vedrørende asylansøgere, flygtninge eller personer, som nyder midlertidig eller subsidiær beskyttelse, samt mindreårige under overholdelse af princippet om, at der skal tages hensyn til barnets tarv. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Prioritet 5 (frivillig) For de medlemsstater, som har indført eller er villige til at indføre genbosættelsesordninger, foransaltninger, som specielt vedrører modtagelse og rådgivning af personer, der ankommer til medlemsstaterne som led i sådanne ordninger, og forvaltningen af disse ordninger. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. STRATEGI FOR, HVORDAN DISSE MÅL SKAL NÅS a) Giv en beskrivelse af en passende strategi for, hvordan de mål, som er anført ovenfor (4), skal nås, og angiv, hvor højt gennemførelsen prioriteres. Beskriv kort, hvilke former for foranstaltninger der påtænkes med henblik på at gennemføre disse prioriteter. Hvordan medvirker disse foranstaltninger til gennemførelsen af ovennævnte prioriteter? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Beskriv den høringsproces, som er gennemført med de relevante parter, der er omhandlet i artikel 13, stk. 3, litra a), i beslutning 2004/904/EF. … … … … … … 6. FORENELIGHED MED ANDRE INSTRUMENTER Angiv, om og på hvilken måde denne strategi er forenelig med andre regionale og nationale instrumenter samt fællesskabsinstrumenter. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. VEJLEDENDE FINANSIERINGSPLAN Udarbejd en vejledende finansieringsplan, som for hvert år og for hver foranstaltning angiver fondens foreslåede finansielle bidrag og det samlede beløb for den offentlige og/eller private samfinansiering. Vejledende finansieringsplan (flerårig programmeringsperiode på tre år) Offentlige bevillinger Private midler I alt Fællesskabet (EFF) Staten Regioner Lokale myndigheder Modtagelse og asylprocedurer I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Integration I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Frivillig tilbagevenden I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Teknisk bistand I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Se artikel 15 i denne beslutning. 8. EFF-SAMFINANSIERINGENS SYNLIGHED Støtten fra EFF skal være synlig for alle aktiviteter i forbindelse med de foranstaltninger, som finansieres som led i programmet. Synligheden kan sikres ved at: — anbringe EU-logoet og oplysninger om samfinansiering fra EFF på alt materiale, som den nationale ansvarlige myndighed fremstiller i forbindelse med gennemførelsen af det nationale program (indkaldelser af forslag til projekter, retningslinjer, ansøgningsskemaer, breve til ansøgerne mv.) — informere alle dem, som nyder godt af projekterne, om samfinansieringen fra EFF — anbringe EU-logoet på alt udstyr, der købes med henblik på projektet — anbringe EU-logoet og oplysninger om samfinansieringen fra EFF på alt relevant informationsmateriale, foldere, brevhoveder, PR-materiale mv. — anbringe EU-logoet og oplysninger om samfinansieringen fra EFF i støttemodtagernes lokaler (på væggene i kontorerne, ved indgangen mv.) — informere publikum om samfinansieringen fra EFF, når projekterne omtales på seminarer eller konferencer. Følgende anerkendelse af samfinansieringen fra EFF skal benyttes: »Dette projekt er samfinansieret af Den Europæiske Flygtningefond«. EU-logoet kan downloades fra: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_da.htm I alle publikationer, hvor samfinansieringen fra EFF omtales, skal det anføres, at publikationen afspejler forfatterens holdning, og at Kommissionen ikke er ansvarlig for, hvordan oplysningerne anvendes. (1) EUT L 50 af 25.2.2003, s. 1. (2) EFT L 316 af 15.12.2000, s. 1. (3) EFT L 62 af 5.3.2002, s. 1. (4) EFT L 212 af 7.8.2001, s. 12. (5) EUT L 31 af 6.2.2003, s. 18. (6) EUT L 251 af 3.10.2003, s. 12. (7) EUT L 304 af 30.9.2004, s. 12. Bilag (i) til udkastet til det årlige program for 2005 Beskrivelse af det forvaltnings- og kontrolsystem, som medlemsstaten har indført med henblik på gennemførelsen af EFF II I betragtning af medlemsstatens ansvar for at forvalte de projekter, som støttes af EFF, jf. artikel 12, stk. 2, litra c), i beslutning 2004/904/EF, bedes De beskrive det gennemførelsessystem, som er indført for at a) sikre koordination af og sammenhæng i foranstaltningerne, b) udvælge projekter og sikre, at udvælgelsesproceduren er gennemsigtig, og c) forvalte, overvåge, kontrollere og evaluere projekterne. Gennemførelsessystemet skal stemme overens med de gennemførelsesregler, som Kommissionen har vedtaget i henhold til artikel 13, stk. 5, i beslutning 2004/904/EF. Ved udarbejdelsen af beskrivelsen af gennemførelsessystemet bedes De bruge spørgeskemaet i bilag (i). Indsend venligst dette spørgeskema sammen med forslaget til det årlige program for 2005. Bemærk venligst, at Kommissionen skal have en ajourført beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne, når der foretages væsentlige ændringer i systemerne og procedurerne. Dato: 1. RAMMERNE FOR FORANSTALTNINGERNE 1.1. Juridisk ramme (Anfør den lovgivning og de nationale regler, som finder anvendelse på forvaltnings- og kontrolprocedurerne for EFF-foranstaltninger) National lovgivning, som finder anvendelse på forvaltningen af EFF … … … … … … Specifikke nationale regler, som er vedtaget for forvaltningen af EFF … … … … … 1.2. Ansvarlig myndighed og det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver Den ansvarlige myndighed, jf. artikel 13 i beslutning 2004/904/EF (Vedlæg det officielle dokument om udpegelse af det pågældende offentlige organ som »ansvarlig myndighed« for forvaltningen af EFF) Navn: … Adresse: … Navnet på den ansvarlige person: … Kontaktperson: … Kontaktpersonens stilling: … Tlf.: … Fax: … E-mail: … Det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver, jf. artikel 13, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF (hvis relevant) (Vedlæg det officielle dokument, i hvilket den ansvarlige myndighed uddelegerer ansvaret for gennemførelsen af EFF-foranstaltninger til det pågældende organ) Navn: … Adresse: … Navnet på den ansvarlige person: … Kontaktperson: … Kontaktpersonens stilling: … Tlf.: … Fax: … E-mail: … 2. STRUKTUR OG MIDLER FOR DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED/DET ORGAN, TIL HVILKET DER ER UDDELEGERET OPGAVER Vedlæg et detaljeret organigram, der indeholder en kortfattet beskrivelse af den ansvarlige myndigheds opgaver. Hvis gennemførelsen af EFF er uddelegeret til et organ, vedlægges et organigram for dette organ og en kort beskrivelse af dets opgaver. 2.1. Status for den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver Hvilken juridisk status har den ansvarlige myndighed?  Offentlig myndighed  Offentligretlig institution eller instans Hvilken juridisk status har det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver?  Offentlig myndighed  Offentligretlig institution eller instans  Privatretlig enhed  Andet (angiv nærmere) … 2.2. Personaleliste Ansvarlig myndighed (de vigtigste medarbejdere, der er beskæftiget med forvaltningen af EFF-midler) Opgave Navn Stilling

Organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver (hvis relevant) Opgave Navn Stilling 2.3. Anvendelse af eksterne organer (Angiv, om den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket det er uddelegeret opgaver anvender eksterne organer til at gennemføre en eller flere af sine opgaver, og beskriv reglerne herfor) … … … … 3. BESKRIVELSE AF OPGAVERNE I FORBINDELSE MED FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMERNE 3.1. Opgavefordeling Opgaver Enheder/afdelinger/ansvarlige personer Udarbejdelse af det nationale flerårige og årlige program Offentliggørelse af indkaldelser af forslag (tilskud) Modtagelse og registrering af forslagene Administrativ analyse af forslagene (støtteberettigelse) Finansiel analyse af forslagene Evaluering af forslagene Teknisk analyse af forslagene Udvælgelse af forslag (beslutning) Meddelelse af beslutningerne til ansøgerne Udarbejdelse af støtteaftaler Indgåelse af støtteaftaler Overvågning af gennemførelsen af projekterne Modtagelse af betalingsanmodninger/fakturaer Analyse af støttemodtagernes betalingsanmodninger/fakturaer Anvisning af betalinger Kontrol med projekterne (1) Betalingsfunktion Udarbejdelse og offentliggørelse af udbud Modtagelse og registrering af buddene Administrativ analyse af buddene Finansiel analyse af buddene Teknisk analyse af buddene Tildelingsprocedure Indgåelse af kontrakter Udarbejdelse af den årlige rapport om gennemførelsen Udarbejdelse af de udgiftsanmeldelser fra medlemsstaten, der sendes til Europa-Kommissionen Udarbejdelse af de betalingsanmodninger fra medlemsstaten, der sendes til Europa-Kommissionen Fremsendelse af betalingsanmodninger fra medlemsstaten til Europa-Kommissionen Revision af forvaltningssystemerne (2) Evaluering (1) 3.2. Adskillelse af opgaver (Hvis forvaltningen, betalingen og kontrollen foretages af samme enhed (afdeling), præciseres det, hvordan disse aktiviteter er klart adskilt) … … … … … … … Bogføring af EFF-indtægter og -udgifter 3.2.1. Bogføringsordninger I hvilket bogføringsinstrument registreres bevillingerne fra EFF?  Særlig post på det nationale budget  Post uden for budgettet  Særlig specifik bankkonto  Andet (angiv nærmere) … 3.2.2. Beskrivelse af arbejdsgangen for, hvordan midlerne stilles til rådighed og overføres fra den konto i medlemsstaten, hvorpå de er indsat, til den endelige støttemodtagers specifikke konto Niveau Kontohaver Ansvarlig person Indsættelse af midler udbetalt af Fællesskabet Endelig støtte-modtager Svarer anvisningsproceduren for betalinger fra EFF til proceduren for betalinger fra det nationale budget?  Ja  Nej Hvis nej, beskriv forskellene og årsagerne hertil … … … … … … 3.2.3. Beskrivelse af reglerne (hvis sådanne anvendes) for fremførsel af EFF-bevillinger og nationale samfinansieringsbevillinger, hvis der er tale om offentlige midler … … … … … … … … 4. ANALYSE AF FORVALTNINGSPROCESSEN — BESKRIVELSE AF ARBEJDSGANG OG PROCEDURER 4.1. Udarbejdelse af det flerårige og årlige program Hvem udarbejder det flerårige og årlige program, som skal indsendes til Kommissionen? … … … … Hvordan indgår finansieringsplanerne i disse programmer? … … … … … … Omfatter disse forberedelser kontakt med relevante partnere med henblik på at udarbejde det flerårige arbejdsprogram eller med mulige støttemodtagere inden udarbejdelsen af det årlige program (indkaldelse af interessetilkendegivelser, udbudsprocedurer)? … … … … 4.2. Indkaldelser og udvælgelse af forslag/udbudsprocedurer Har den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver, vedtaget dokumenter (håndbøger, cirkulærer, procedurevejledning)? Ja  Nej  4.2.1. Udarbejdelse af indkaldelser af forslag/udbud — Forberedelse og godkendelse af indkaldelsen af forslag/udbuddet Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Dokumenter, der skal vedlægges Indkaldelse af forslag for 2005 (inkl. ansøg-ningsskemaer), udbud — Hvem høres, inden indkaldelsen af forslag/udbuddet færdiggøres? Andre afdelinger  Andre nationale myndigheder  Europa-Kommissionen  Andre  (angiv nærmere) … 4.2.2. Offentliggørelse af indkaldelsen af forslag/udbuddet Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.)

— Hvor sker offentliggørelsen? — den nationale statstidende og Den Europæiske Unions Tidende (hvis dette kræves i henhold til udbudsproceduren)  — specifikke websteder  — den almindelige presse  — fagpressen  — brochurer og foldere  — andet  (angiv nærmere) … 4.2.3. Hjælp til ansøgerne ved udarbejdelsen af forslag/bud (dvs. dokumenter eller tjenester, som forklarer indkaldelserne af forslag/udbuddene, f.eks. vejledninger for ansøgerne) Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Dokumenter, der skal vedlægges Eksisterende dokumenter eller udkast 4.2.4. Modtagelse og registrering af forslag/bud Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) — Modtagelsen af forslaget/buddet bekræftes ved: — kvittering for modtagelsen  — brev/fax/e-mail  — andet  (angiv nærmere) … — ingen bekræftelse  — Kontrol af, at datoerne for afsendelse/modtagelse er overholdt, og at de modtagne forslag/bud er fuldstændige: Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 4.2.5. Analyse af forslagene/buddene a) Administrativ analyse (oplysninger om ansøgerne, kontrol af, om kriterierne for støtteberettigelse er overholdt mv.) Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) b) Teknisk analyse (analyse på grundlag af de udvælgelses- og tildelingskriterier, som er fastsat i indkaldelsen af forslag/udbudsbetingelserne) Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Er der fastsat præcise udvælgelses- og tildelingskriterier? Ja  Nej  Hvis ja, er de anført i et dokument (analytisk tjekliste mv.)? Ja  Nej  c) Finansiel analyse Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Er der fastsat præcise kriterier (referenceværdier/lofter for hver type udgifter)? Ja  Nej  Hvis ja, er de anført i et dokument (tjekliste mv.)? Ja  Nej  4.2.6. Forbindelse med andre fællesskabsinitiativer eller -programmer Kontrolleres det, om der er overlapning med andre foranstaltninger/projekter, som finansieres i Deres medlemsstat inden for rammerne af andre fællesskabsinitiativer eller -programmer, f.eks. Equal? Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 4.2.7. Evaluering og udvælgelse af forslag/tildelingsprocedurer Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) (Beskriv de parter (intern evaluering, ekstern evaluering, bedømmelsesudvalg), som deltager i vurderingen af de indsendte forslag/bud) … … … … … 4.2.8. Beslutning om udvælgelse/afvisning af forslag/bud Hvem er officielt ansvarlig for beslutningen om udvælgelse eller afvisning af forslag? Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 4.2.9. Meddelelse om beslutninger om afvisning af forslag/bud Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Sendes der et brev til ansøgeren/den bydende, hvori denne oplyses om afvisningen? Ja  Nej  Anføres årsagerne til afvisningen i brevet? Ja  Nej  4.2.10. Godkendelse af projektet/finansieringsbeslutning/tilslag Regnskabsordninger for de udvalgte projekter Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Hvem underskriver finansieringsaftalen/beslutningen om tilslag på vegne af den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver? (Vedlæg en kopi af en standardaftale og de modeller for rapporter, der sendes til støttemodtagerne) Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Dokumenter, der skal vedlægges Model(ler) til støtteaftaler 4.3. Forvaltning og udbetaling af tilskud 4.3.1. Regler for udbetalingen af tilskud som fastsat i den eller de finansieringsaftaler, der er indgået med modtageren Udbetaling Beløb (% af det samlede tilskud) Betingelse for udbetaling (rapporter, som støttemodtagerne skal indsende) Forventet dato (i forhold til gennemførelsen af projektet) Første forfinansiering Anden forfinansiering Saldo Er der udarbejdet modeller for statusrapporter og endelige vurderingsrapporter til brug for støttemodtagerne? (Vedlæg en model for statusrapporter og vurderingsrapporter) Ja  Nej  Er der udarbejdet modeller for finansielle rapporter/betalingsanmodninger til brug for støttemodtagerne? (Vedlæg en model for finansielle rapporter og betalingsanmodninger) Ja  Nej  4.3.2. Overvågning af gennemførelsen af projekterne Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Omfatter denne overvågning besøg på stedet for at kontrollere projekterne? Ja  Nej  Hvis ja, hvordan gennemføres de (hyppighed, kontrol med projektaktiviteterne/de finansielle aspekter mv.)? … … … … 4.3.3. Modtagelse og analyse af betalingsanmodninger for projekterne Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Omfatter analysen af betalingsanmodningerne kontrol af følgende: Første forfinansiering (Ja/Nej) Anden forfinansiering (Ja/Nej) Saldo (Ja/Nej) Om det beløb, der anmodes om, stemmer overens med det beløb, som er fastsat i aftalen Om ansøgeren er den rigtige person, og om den bankkonto, som støtten skal indbetales på, er gyldig Om projektet er gennemført i overensstemmelse med støtteaftalen Om der foreligger en udtømmende, detaljeret liste over projektudgifterne Kontrol af beregningerne i modtagerens udgiftsanmeldelse Om de anmeldte udgifter stemmer overens med budgetoverslaget Om der foreligger bilag for de anmeldte udgifter Procentdel af de anmeldte udgifter, som sammenholdes med bilagene: … % Om udgifterne er godkendt af et eksternt organ (revisor mv.) Om de anmeldte udgifter overholder de regler, som er fastlagt i Kommissionens beslutning … 4.3.4. Iværksættelse af udbetalingen/inddrivelsen fra støttemodtagerne Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 4.3.5. Betalingsordre/indtægtsordre Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 4.3.6. Gennemførelse af udbetalingen/inddrivelsen Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Omfatter gennemførelsen af udbetalingen/inddrivelsen kontrol af følgende: Første forfinansiering Forskud (Ja/Nej) Anden forfinansiering Mellemliggende betaling (Ja/Nej) Saldo (Ja/Nej) At der findes en gyldig juridisk forpligtelse for projektet (støtteaftale) Gyldig godkendelse af betalingsordren/indtægtsordren (tjekliste) At betalingsordren/indtægtsordren er behørigt underskrevet af den tegningsberettigede Modtagerens præcise juridiske status og bankoplysninger At betalingsordren/indtægtsordren er bogført korrekt 4.3.7. Betalingsmåde Hvordan sker udbetalingen til modtagerne? Bankoverførsel  Check  Andet  4.3.8. Overvågning af inddrivelser (Hvilke foranstaltninger er der truffet for at overvåge indtægtsordrer, der er udstedt i forbindelse med projekterne, og sikre, at tilbagebetalingen finder sted?) … … … … … … … … 4.3.9. Procedurer for omfordeling af midler, som tilbagebetales inden for rammerne af EFF (hvis relevant) … … … … … … … … 4.4. Udgiftsanmeldelser og betalingsanmodninger fra medlemsstaten 4.4.1. Udgiftsanmeldelser Hvilken afdeling/enhed udarbejder de udgiftsanmeldelser, som sendes til Europa-Kommissionen? Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) Hvilken myndighed godkender de udgiftsanmeldelser, som sendes til Europa-Kommissionen? Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enkeltperson/enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 4.4.2. Betalingsanmodninger Hvilken afdeling udarbejder de betalingsanmodninger, som sendes til Europa-Kommissionen (artikel …)? Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 5. KONTROL OG REVISION 5.1. Afdelinger, der er ansvarlige for kontrollen med projekter (som omhandlet i artikel 25, stk. 1, litra a)) Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling (3) Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 5.2. Karakteristika ved kontrollen med projekterne Indikatorer Ja Nej Kontrollens struktur: — centraliseret — decentraliseret — eksternaliseret Antal personer, der deltager i kontrollen Typer kontrol: Kontrol baseret på risikoanalyser? — forudgående — under gennemførelsen af projekterne — efterfølgende Der udarbejdes et årligt program under hensyntagen til de stikprøvemetoder, som er omhandlet i artikel 7 Omfatter kontrolaktiviteterne: Ja Nej kontrol af, at procedurerne for udvælgelse af projekter overholdes kontrol af, at projektets mål stemmer overens med de mål, som er fastsat i det nationale gennemførelsesprogram for EFF kontrol af, at de udgifter, som støttemodtagerne anmelder, stemmer overens med bilagene kontrol af, at udgifterne svarer til Fællesskabets krav, de krav, som er fastsat under den nationale udvælgelsesprocedure, betingelserne i kontrakten eller instrumentet om tildeling af støtte og det arbejde, som rent faktisk er udført kontrol af, at den nationale samfinansiering rent faktisk stilles til rådighed kontrol af, at de procedurer og arbejdsgange, som den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver, har indført, overholdes med hensyn til analyse, anvisning og gennemførelse af betalinger til støttemodtagerne kontrol af, at tilskudsbeløbet overholder de grænser, som er fastsat i artikel 23 i beslutning 2004/904/EF kontrol af, at støtten rent faktisk er udbetalt til støttemodtagerne kontrol af revisionssporet kontrol af, at de projektudgifter og -indtægter, som er blevet accepteret, stemmer overens med de udgifts- og indtægtsbeløb, som den ansvarlige myndighed har angivet i de udgiftsanmeldelser, der indsendes til Europa-Kommissionen 5.3. Opfølgning af kontrollen a) Hvem sendes rapporterne til?  de støttemodtagere, hvis projekter er blevet kontrolleret  direktionen for den ansvarlige myndighed  den ansvarlige myndigheds interne revisionsafdeling  de nationale revisionsmyndigheder  andet (angiv nærmere) … b) Hvordan følges disse rapporter op: — med hensyn til de pågældende projekter (finansielle korrektioner, kontrol af andre projekter, som er iværksat af de samme støttemodtagere mv.) … … … — med hensyn til den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver (ændringer og korrektioner i procedurerne/procedurehåndbøgerne, tjeklisterne mv.) … … … … … 5.4. Revision af den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver Er den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver, genstand for revision? Ja  Nej  Hvilke afdelinger eller myndigheder kan foretage denne revision?  Den interne revisionsafdeling i den ansvarlige myndighed/det organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver  Revisionsafdelingen i et andet organ  Det nationale revisionsorgan (revisionsretten) Er der foretaget en sådan revision, siden Rådets beslutning 2004/904/EF trådte i kraft? Ja  Nej  Hvis ja: Hvornår? … Af hvilken myndighed? … Er rapporten/rapporterne tilgængelige? … Hvordan er rapporten blevet fulgt op? … … … … … … … 6. REVISIONSSPOR Hvor opbevares følgende dokumenter? Dokumenter Ansvarlig enhed/afdeling Hvor længe? Det nationale flerårige og årlige program Europa-Kommissionens beslutning om det flerårige og årlige program Indkaldelsen af forslag/udbuddet Ansøgningsdossiererne/kontraktdossierene Administrative, tekniske og finansielle analyser af de modtagne forslag (evalueringsskemaer) og rapporter fra bedømmelsesudvalgene Beslutning om at yde støtte eller afslag Støtteaftalen for projektet Beslutninger om indgåelse af finansielle forpligtelser svarende til projekterne Statusrapporter og slutrapporter, som indsendes af støttemodtagerne Finansielle rapporter og betalingsanmodninger, som indsendes af de ansvarlige for de støttede projekter Bilag for udgifter og indtægter vedrørende de støttede projekter Anvisning af udgifter/indtægter vedrørende støtten (tjeklister) Betalingsordrer/indtægtsordrer vedrørende støtten Bevis for betaling/inddrivelse af støtten Rapporter om kontrollen med projekterne Rapporter om den kontrol af forvaltnings- og kontrolsystemerne, som er foretaget på nationalt plan Udgiftsanmeldelser, som er sendt til Europa-Kommissionen Betalingsanmodninger, som er sendt til Europa-Kommissionen Slutrapporter om gennemførelsen, som er sendt til Europa-Kommissionen Bevis for betaling fra Europa-Kommissionen 7. EVALUERING 7.1. Afdelinger, som er ansvarlige for evalueringen Findes der en procedure for dette? Ja/Nej/NA Ansvarlig enhed/afdeling (4) Form for procedure (håndbog, cirkulære, procedurevejledning, tjeklister mv.) 7.2. Tidsplan for evalueringen Hvor ofte skal EFF-foranstaltningerne evalueres?  Midtvejsevaluering  Endelig evaluering 7.3. Indikatorer Er der fastsat indikatorer med henblik på overvågning og evaluering af projekterne og de nationale programmer, og indsamles de under forvaltningsfasen? Ja  Nej  Er der fastsat detaljerede indikatorer for hver af de typer foranstaltninger, som er omhandlet i artikel 4, 5, 6 og 7 i beslutning 2004/904/EF? Indikatorer for midler og gennemførelse af projekterne (sæt kryds hvis ja) Indikatorer for gennemførelse af foranstaltningerne (sæt kryds hvis ja) Indikatorer for resultaterne af foranstaltningerne (sæt kryds hvis ja) Indikatorer for foranstaltningernes virkninger (sæt kryds hvis ja) 1. Modtagelsesforhold og asylprocedurer — hjælp til personer — strukturel støtte 2. Integration — hjælp til personer — strukturel støtte 3. Frivillig tilbagevenden — hjælp til personer — strukturel støtte (1) Angiv eventuelle eksterne konsulenter. (2) NB: Undersøgelser, der foretages af den ansvarlige myndighed, eller som foretages under dennes ansvar (eksterne revisorer, offentlige myndigheder) i kontroløjemed (artikel 25, stk. 1, litra a)), dvs. ikke direkte knyttet til overvågningen af den løbende forvaltning af projekterne (analyse og beslutningstagning, betalingsanmodninger) mv. (3) Angiv også de tilfælde, hvor kontrollen foretages af et eksternt organ. (4) Angiv også eventuelle eksterne konsulenter.

BILAG 2 DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND UDKAST TIL ÅRLIGT PROGRAM FOR 2005 1. MEDLEMSSTAT … 2. GENERELLE REGLER FOR UDVÆLGELSE AF DE PROJEKTER, DER SKAL FINANSIERES UNDER DET ÅRLIGE PROGRAM Stemmer de generelle regler for udvælgelse af de projekter, som skal finansieres under det årlige program, overens med de generelle regler, som er fastlagt i det flerårige program? Hvis nej, gives nærmere oplysninger om de ændringer, der er foretaget. … … … … … … … … … … … … … … … 3. FORANSTALTNINGER 3.1. Foranstaltning A): Modtagelsesforhold og asylprocedurer i. Behov, som begrunder gennemførelsen af foranstaltningen … … ii. Formålet med foranstaltningen … … iii. Finansieringsplan (1) Bevilling fra Den Europæiske Flygtningefond A 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra staten B 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra regionerne C 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra de lokale myndigheder D 0,00 EUR 0,00 % Nationale bevillinger E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Samlede offentlige bevillinger F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Private bevillinger G 0,00 EUR 0,00 % Samlede omkostninger H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv. Tidsplan (Startdatoerne for projekterne skal ligge i perioden fra den 1. januar til den 31. december i programåret. Som en undtagelse herfra skal startdatoerne for projekter under programmet for 2005 ligge i perioden fra den 1. januar 2005 til den 30. juni 2006. For det årlige program for 2005 kan projektudgifterne være støtteberettigede fra og med 1. januar 2005) Startdato: … Slutdato: … v. Foranstaltninger, der skal gennemføres (konkret beskrivelse) Se de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 5 i beslutning 2004/904/EF. vi. Målgrupper De personer, der er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF (angiv juridisk status). vii. Støttemodtagere (NGO'er, føderale, nationale, regionale eller lokale myndigheder, andre non-profit-organisationer mv. …) viii. Deltagende nationale myndigheder Præciseres, hvis der er tale om andre myndigheder end den ansvarlige myndighed, der er omhandlet i artikel 13 i beslutning 2004/904/EF. ix. Forventede resultater i tal Nedenstående liste med eksempler er vejledende og ikke udtømmende: — Forbedring af indkvarteringsinfrastrukturerne eller -tjenesterne (i tal) — Materiel hjælp og læge- eller psykologhjælp — Social bistand, oplysninger eller hjælp i forbindelse med administrative formaliteter — Støtteordninger såsom oversættelse og uddannelse for at forbedre modtagelsesforholdene samt asylprocedurernes effektivitet og kvalitet — Forbedring af oplysningerne til de lokalsamfund, der skal fungere sammen med de personer, som modtages i værtslandet — Arten og mængden af den særlige bistand til sårbare grupper — Kontakttid (hos specialiserede juridiske rådgivere eller andre rådgivere) for personer i målgrupperne — Antal brugere af de produkter, der er frembragt som led i projekterne (informationsmaterialer, oversættelse af dokumenter mv.) — Konkrete forbedringer i behandlingen af asylansøgninger — Forbedringer i repræsentationen af asylansøgere (f.eks. juridisk bistand) — Andet (præciseres) x. EFF-samfinansieringens synlighed Beskriv, hvad der gøres for at sikre, at støtten fra EFF er synlig i forbindelse med aktiviteter, der gennemføres i tilknytning til projekter, som finansieres som led i denne foranstaltning. … … xi. Komplementaritet med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre instrumenter, og komplettering af nationale foranstaltninger Bevis, at de planlagte foranstaltninger fuldt ud integreres i og koordineres med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre nationale instrumenter eller fællesskabsinstrumenter, og at de kompletterer og ikke træder i stedet for nationale foranstaltninger. … … 3.2. Foranstaltning B): Integration af de personer, der er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF, og hvis ophold i medlemsstaten er af varig og stabil karakter i. Behov, som begrunder gennemførelsen af foranstaltningen … … ii. Formålet med foranstaltningen … … iii. Finansieringsplan (2) Bevilling fra Den Europæiske Flygtningefond A 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra staten B 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra regionerne C 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra de lokale myndigheder D 0,00 EUR 0,00 % Nationale bevillinger E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Samlede offentlige bevillinger F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Private bevillinger G 0,00 EUR 0,00 % Samlede omkostninger H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv. Tidsplan (Startdatoerne for projekterne skal ligge i perioden fra den 1. januar til den 31. december i programåret. Som en undtagelse herfra skal startdatoerne for projekter under programmet for 2005 ligge i perioden fra den 1. januar 2005 til den 30. juni 2006. For det årlige program for 2005 kan projektudgifterne være støtteberettigede fra og med 1. januar 2005) Startdato: … Slutdato: … v. Foranstaltninger, der skal gennemføres (konkret beskrivelse) Se de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 6 i beslutning 2004/904/EF. … … … … … vi. Målgrupper De personer, der er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF, og hvis ophold i medlemsstaten har varig og/eller stabil karakter (NB: må ikke omfatte asylansøgere, ulovlige migranter eller andre migranter). vii. Støttemodtagere (NGO'er, føderale, nationale, regionale eller lokale myndigheder, andre non-profit-organisationer mv. …) viii. Deltagende nationale myndigheder Præciseres, hvis der er tale om andre myndigheder end den ansvarlige myndighed, der er omhandlet i artikel 13 i beslutning 2004/904/EF. ix. Forventede resultater i tal Nedenstående liste med eksempler er vejledende og ikke udtømmende: — Rådgivning og bistand med hensyn til f.eks. bolig, underhold, integration på arbejdsmarkedet og læge-, psykolog- og socialhjælp Leverede materialer og tjenester — Antal foranstaltninger, der sætter modtagerne i stand til at tilpasse sig samfundet i medlemsstaten på det sociokulturelle plan og tilslutte sig de værdier, der er nedfældet i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder — Foranstaltninger, der fremmer modtagernes varige og holdbare deltagelse i det civile og kulturelle liv — Pengeværdien af direkte støtte (mad, tøj, indkvartering mv.) — Antal leverede sundhedstjenester — Antal leverede undervisningstimer (f.eks. sprogundervisning eller erhvervsuddannelse) — Kontakttid hos socialrådgivere for personer i målgrupperne — Antal brugere af de produkter, der er frembragt som led i projekterne (informationsmateriale, oversættelse af dokumenter mv.) — Konkrete forbedringer i integrationen af flygtninge — Foranstaltninger, der fremmer lige adgang og lige resultater i forbindelse med disse personers kontakter med offentlige institutioner — Andet (præciseres) x. EFF-samfinansieringens synlighed Beskriv, hvad der gøres for at sikre, at støtten fra EFF er synlig i forbindelse med aktiviteter, der gennemføres i tilknytning til projekter, som finansieres som led i denne foranstaltning. … … … … … xi. Komplementaritet med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre instrumenter, og komplettering af nationale foranstaltninger. Medlemsstaten skal godtgøre, at de planlagte foranstaltninger fuldt ud integreres i og koordineres med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre nationale instrumenter eller fællesskabsinstrumenter, og at de kompletterer og ikke træder i stedet for nationale foranstaltninger. … … … … … 3.3. Foranstaltning C): Frivillig tilbagevenden af de personer, der er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF, forudsat at de pågældende personer ikke har erhvervet en ny nationalitet og ikke har forladt medlemsstatens område i. Behov, som begrunder gennemførelsen af foranstaltningen … … ii. Formålet med foranstaltningen … … iii. Finansieringsplan (3) Bevilling fra Den Europæiske Flygtningefond A 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra staten B 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra regionerne C 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra de lokale myndigheder D 0,00 EUR 0,00 % Nationale bevillinger E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Samlede offentlige bevillinger F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Private bevillinger G 0,00 EUR 0,00 % Samlede omkostninger H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv. Tidsplan (Startdatoerne for projekterne skal ligge i perioden fra den 1. januar til den 31. december i programåret. Som en undtagelse herfra skal startdatoerne for projekter under programmet for 2005 ligge i perioden fra den 1. januar 2005 til den 30. juni 2006. For det årlige program for 2005 kan projektudgifterne være støtteberettigede fra og med 1. januar 2005) Startdato: … Slutdato: … v. Foranstaltninger, der skal gennemføres (konkret beskrivelse) Se de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 7 i beslutning 2004/904/EF. … … … … … vi. Opfølgning efter tilbagevendelsen Beskriv det system, som er oprettet til overvågning og opfølgning efter frivillig tilbagevenden. vii. Målgrupper De personer, der er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF, forudsat at de ikke har erhvervet en ny nationalitet (naturaliserede personer) og ikke har forladt medlemsstatens område (præciseres). viii. Støttemodtagere (NGO'er, føderale, nationale, regionale eller lokale myndigheder, andre non-profit-organisationer mv. …) ix. Deltagende nationale myndigheder Præciseres, hvis der er tale om andre myndigheder end den ansvarlige myndighed, der er omhandlet i artikel 13 i beslutning 2004/904/EF. x. Forventede resultater i tal Nedenstående liste med eksempler er vejledende og ikke udtømmende: — Antal brugere af orientering og rådgivning om initiativer eller programmer for frivillig tilbagevenden — Antal personer (veluddannede, familieoverhoveder, familiemedlemmer), der vender tilbage til hjemlandet — Antal personer, der er blevet i medlemsstaten, men har modtaget støtte med henblik på tilbagesendelse — Yderligere økonomiske fordele for hjemlandet (f.eks. antal job, der er skabt, virksomheder, der er oprettet mv.) — Tilvejebringelse af oplysninger om aspekter, der er relevante for tilbagevendelsen, herunder den økonomiske, administrative og politiske situation i hjemlandet, beskæftigelsesmuligheder, ejendomsrettigheder og andre juridiske spørgsmål — Værdien af den økonomiske støtte til de tilbagevendende — Samarbejde med tilsvarende projekter i andre medlemsstater — Kontakttid hos rådgivere for personer i målgrupperne — Antal brugere af de produkter, der er frembragt som led i projekterne (oplysninger om situationen i hjemlandet eller hjemregionen eller det tidligere sædvanlige opholdssted) — Tal for virkningen af foranstaltninger truffet af grupper af personer fra hjemlandet, der har ophold i Den Europæiske Union, med henblik på at lette den frivillige tilbagevenden for personer, der er omfattet af beslutning 2004/904/EF — Foranstaltninger, som fremmer tilrettelæggelse og gennemførelse af nationale programmer for frivillig tilbagevenden — Andet (præciseres) xi. EFF-samfinansieringens synlighed Beskriv, hvad der gøres for at sikre, at støtten fra EFF er synlig i forbindelse med aktiviteter, der gennemføres i tilknytning til projekter, som finansieres som led i denne foranstaltning. … … … … … xii. Komplementaritet med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre instrumenter, og komplettering af nationale foranstaltninger Medlemsstaten skal godtgøre, at de planlagte foranstaltninger fuldt ud integreres i og koordineres med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre nationale (herunder regionale og lokale) instrumenter eller fællesskabsinstrumenter, og at de kompletterer og ikke træder i stedet for nationale foranstaltninger. 4. TEKNISK BISTAND i. Behov, som begrunder anvendelsen af teknisk bistand Detaljeret beskrivelse af de midler, som er til rådighed, og af de yderligere behov i forbindelse med gennemførelsen af EFF-programmet. … … ii. Formålet med den tekniske bistand (artikel 18 i beslutning 2004/904/EF) … … iii. Finansieringsplan (4) Bevilling fra Den Europæiske Flygtningefond A 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra staten B 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra regionerne C 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra de lokale myndigheder D 0,00 EUR 0,00 % Nationale bevillinger E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Samlede offentlige bevillinger F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Private bevillinger G 0,00 EUR 0,00 % Samlede omkostninger H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv. Tidsplan (Startdatoerne for foranstaltninger vedrørende teknisk bistand skal ligge i perioden fra den 1. januar til den 31. december i programåret. Som en undtagelse herfra skal startdatoerne for projekter under programmet for 2005 ligge i perioden fra den 1. januar 2005 til den 30. juni 2006. For det årlige program for 2005 kan projektudgifterne være støtteberettigede fra og med 1. januar 2005 til og med 31. december 2006) Startdato: … Slutdato: … v. Foranstaltninger, der skal gennemføres (konkret beskrivelse) Foranstaltninger vedrørende teknisk og administrativ bistand i forbindelse med forberedelse, overvågning og evaluering af foranstaltningerne under programmet, f.eks.: a) Omkostninger i forbindelse med forberedelsen, udvælgelsen, evalueringen og opfølgningen af de foranstaltninger, som samfinansieres af EFF. Dette kan omfatte leasing eller køb af edb-systemer, som den ansvarlige myndighed dokumenterer, at der er behov for, når omkostningerne står i et rimeligt forhold til programmets størrelse. Det udstyr, som leases eller købes, må kun bruges til at gennemføre programmet. Støttebetingelserne for leasing finder anvendelse. b) Oplysningsforanstaltninger og omkostninger i forbindelse med EFF-samfinansieringens synlighed. c) Omkostninger i forbindelse med revision og kontrol på stedet og kontrol af projekterne. d) Lønrelatede udgifter, herunder socialsikringsbidrag, er kun støtteberettigede i følgende tilfælde: e) Fastansatte embedsmænd, som midlertidigt er ustationeret i henhold til en formel beslutning truffet af den ansvarlige myndighed, og som skal udføre de opgaver, der er anført under punkt 2-4. f) Midlertidigt ansatte eller ansatte i den private sektor, der udelukkende er ansat med henblik på at udføre de opgaver, der er anført i punkt 2-4. vi. Udbudsprocedure Den offentlige myndighed, som gennemfører EFF-programmet (og eventuelle andre gennemførelsesorganer, der deltager i gennemførelsen). Præciser specielt, efter hvilke udbudsprocedurer udgifterne til teknisk bistand skal forvaltes. vii. Deltagende nationale myndigheder Præciseres, hvis der er tale om andre myndigheder end den ansvarlige myndighed, der er omhandlet i artikel 13 i beslutning 2004/904/EF. viii. Forventede resultater i tal F.eks.: — Tal for forbedringen af gennemførelsen af EFF — Forbedringer i udarbejdelsen af indkaldelser af forslag og udarbejdelsen af programmet (angiv antal personer/dage) — Evaluering af forslagene til projekter (angiv antal) — Udvælgelse af projekter (forventet antal) — Opfølgning af projekter og forvaltning af programmet (angiv antal personer/dage) — Revision og kontrol på stedet (angiv antal revisioner/besøg) — Evalueringsrapporter (angiv antal personer/dage) — Oplysningsinitiativer (præciseres) — Leaset eller købt udstyr (præciseres) — Andet (præciseres) ix. EFF-samfinansieringens synlighed Støtten fra EFF skal være synlig i forbindelse med alle aktiviteter i tilknytning til de projekter, som finansieres som led i denne foranstaltning. x. Komplementaritet med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre instrumenter, og komplettering af nationale foranstaltninger Medlemsstaterne skal godtgøre, at de planlagte foranstaltninger fuldt ud integreres i og koordineres med tilsvarende foranstaltninger, der finansieres af andre nationale instrumenter eller fællesskabsinstrumenter eller internationale instrumenter, og at de kompletterer og ikke træder i stedet for nationale foranstaltninger. 5. VEJLEDENDE SAMLET FINANSIERINGSPLAN FOR ÅRET (5) Bevilling fra Den Europæiske Flygtningefond A 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra staten B 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra regionerne C 0,00 EUR 0,00 % Bevillinger fra de lokale myndigheder D 0,00 EUR 0,00 % Nationale bevillinger E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Samlede offentlige bevillinger F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Private bevillinger G 0,00 EUR 0,00 % Samlede omkostninger H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (1) Se artikel 15 i denne beslutning. (2) Se artikel 15 i denne beslutning. (3) Se artikel 15 i denne beslutning. (4) Den tekniske bistand må højst udgøre 7 % af medlemsstatens årlige bevillinger plus 30 000 EUR. Ingen forpligtelse til samfinansiering. Se artikel 15 i denne beslutning. (5) Se artikel 15 i denne beslutning.

BILAG 3 MODEL FOR STATUSRAPPORT (artikel 23, stk. 3, i beslutning 2004/904/EF) Sendes til: Europa-Kommissionen Generaldirektoratet for Retfærdighed, Frihed og Sikkerhed Kontor B/4 Den Europæiske Flygtningefond B-1049 Bruxelles Medlemsstat: …Årligt program for år: …Ansvarlig myndighed: …(kontraktpersonens navn, afdeling eller organisation, adresse, fax, telefon, e-mail)Insendelsesfrist: Når den endelige støttemodtager har afholdt udgifter svarende til 70 % af den første forfinansiering A. ADMINISTRATION OG FORVALTNING AF PROGRAMMET 1) Beskrivelse af forvaltningsstrukturerne, de finansielle kredsløb, metoder og kriterier for udvælgelsen af projekter og overvågningssystemet i forbindelse med det årlige program (hvis de samme oplysninger er givet i ansøgningen om samfinansiering, er det nok at henvise til denne): 2) Projektudvælgelse: De foranstaltninger, som er truffet, og de opnåede resultater (f.eks. offentliggørelsesdato for indkaldelsen af forslag, antal ansøgere, antal udvalgte projekter, gennemsnitlige omkostninger til de udvalgte projekter). Beskrivelse af de aktiviteter vedrørende teknisk bistand, som er iværksat i forbindelse med gennemførelsen af programmet: 3) Information og offentlig omtale: Iværksatte aktiviteter. Detaljeret beskrivelse af, hvordan Fællesskabets samfinansiering er blevet synliggjort. I al dokumentation og alle publikationer vedrørende projekterne skal EU's samfinansiering nævnes med angivelse af følgende: »Dette projekt samfinansieres af Den Europæiske Flygtningefond«: 4) Oplysninger om den kontrol, som er foretaget i henhold til artikel 25, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF: 5) Oplysninger om risiciene i forbindelse med aktiviteterne (en risiko er muligheden for, at der indtræffer en begivenhed, som vil få indvirkning på gennemførelsen af målene): B. GENNEMFØRELSE AF PROGRAMMET 1) Tidsplan — Startdato for gennemførelsen af det nationale årlige program: — Slutdato for det nationale årlige program (sidste frist for afholdelsen af udgifter i henhold til samfinansieringsbeslutningen): 2) Finansielle aspekter Finansiel rapport i skemaform (angiv dato — tidligst en måned før indsendelsen af den sammenfattende rapport) FINANSIEL RAPPORT (statusrappport, artikel 23, stk. 3) NATIONALE EFF-PROGRAMMER LAND: Situationen pr. Program for år:

Planlagt (1) Forpligtelser (2) Betalinger (3) Betalinger i % (4=3/2) Samlede omkostninger (a) EFF-støtte (b) Samlede omkostninger (a) Samlede støtteberettigede omkostninger (b) EFF-støtte (c) Samlede omkostninger (a) Samlede støtteberettigede omkostninger (b) Endelig EFF-støtte, der skal udbetales (c) Udbetalt EFF-støtte (d) Samlede omkostninger (a) Endelig EFF-støtte, der skal udbetales (b) Udbetalt EFF-støtte (c) EFF-støtte, som endnu skal udbetales/som AM skal inddrive (5) Akvivitet A – Modtagelse og asylprocedurer Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Foranstaltning 3 Aktivitet A i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Aktivitet B – Integration Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Aktivitet B i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Aktivitet C – Frivillig tilbagevenden Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Aktivitet C i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Aktivitet D – projekter, der omfatter mere end én aktivitet Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Aktivitet D i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FORANSTALTNINGER I ALT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 E Teknisk bistand i alt I ALT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Planlagt = som planlagt i det godkendte årlige program (sommetider findes der ingen oplysninger om de enkelte projekter i denne fase). (1a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningerne som anslået i det godkendte årlige program. (1b) EFF-støtte = EFF-støtte pr. foranstaltning som anslået i det godkendte årlige program. (2) Forpligtelser = som fastsat i samfinansieringsaftalen/finansieringsbeslutningen mellem den ansvarlige myndighed og støttemodtageren. (2a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningen som fastsat i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen. (2b) Samlede støtteberettigede omkostninger = de samlede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen som fastsat støtteaftalen/finansieringsbeslutningen (= samlede omkostninger – bidrag i naturalier). (2c) EFF-støtte = den maksimale EFF-støtte som fastsat i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen mellem den ansvarlige myndighed og støttemodtageren. (3) Betalt = hidtil afholdte og betalte omkostninger. (3a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningen afholdt af støttemodtageren og godkendt af den ansvarlige myndighed. (3b) Samlede støtteberettigede omkostninger = støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen afholdt af støttemodtageren og godkendt af den ansvarlig myndighed (= samlede omkostninger – bidrag i naturalier). (3c) Endelig EFF-støtte = den endelige EFF-støtte, der skal udbetales til støttemodtageren i overensstemmelse med bestemmelserne i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen, og udgifter, som er godkendt af den ansvarlige myndighed. (3d) Udbetalt EFF-støtte = den EFF-støtte, som den ansvarlige myndighed hidtil har udbetalt til støttemodtageren (inkl. inddrevne beløb). (4) Forskel mellem hidtidige forpligtelser og betalinger. (4a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningen afholdt af støttemodtageren og godkendt af den ansvarlige myndighed (3a)/ samlede omkostninger til foranstaltningen som fastsat i støtteaftalen eller finansieringsbeslutningen (2a). (4b) Endelig EFF-støtte, der skal udbetales = det endelige beløb for den EFF-støtte, der skal udbetales (3c)/den EFF-støtte, som er bevilliget til foranstaltningen (2b). (4c) Udbetalt EFF-støtte = den EFF-støtte, som hidtil er udbetalt til støttemodtageren i henhold til bestemmelserne i støtteaftalen eller finansieringsbeslutningen (3d) /den EFF-støtte, som er bevilget til foranstaltningen (2b). (5) EFF-støtte, som endnu skal udbetales/inddrives = Differencen mellem den endelige EFF-støtte, der skal udbetales til støttemodtageren i henhold til bestemmelserne i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen, og den EFF-støtte, som den ansvarlige myndighed hidtil har udbetalt til støttemodtageren (inkl. inddrevne beløb) — (5) = (3c) – (3d). UDGIFTSANMELDELSE FOR DET ÅRLIGE PROGRAM FOR EFF (Artikel 23, stk. 3, og artikel 24 i beslutning 2004/904/EF) Kommissionens referencenummer: Land: Dato: (i EUR) Aktiviteter Samlede udgifter Støtteberettigede udgifter Bidrag i naturalier Samlede udgifter Direkte støtteberettigede omkostninger Indirekte støtteberettigede omkostninger Samlede støtteberettigede udgifter Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 1 Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 2 Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 3 A) Modtagelse og asylprocedurer i alt Integration, foranstaltning 1 Integration, foranstaltning 2 B) Integration i alt Frivillig tilbagevenden, foranstaltning 1 Frivillig tilbagevenden, foranstaltning 2 C) Frivillig tilbagevenden i alt Blandet foranstaltning 1 Blandet foranstaltning 2 D) Projekter, der omfatter mere end én aktivitet, i alt E) Teknisk bistand I ALT b) Udbetalinger fra Kommissionen med angivelse af datoer: 3) Gennemførelse af foranstaltningerne under programmet a) De vigtigste mål for de udvalgte projekter, opdelt på aktiviteter (brug de relevante indikatorer, som er beskrevet i ansøgningen om samfinansiering: Giv eksempler på udvalgte projekter): b) Angiv tal for de forventede resultater (ajourfør de tal for indikatorerne for de enkelte foranstaltninger, som er anført i ansøgningen om samfinansiering): c) Problemer i forbindelse med gennemførelsen af det nationale årlige program: d) Andre bemærkninger om gennemførelsen:

BILAG 4 MODEL FOR DEN ENDELIGE RAPPORT (Artikel 23, stk. 4, i beslutning 2004/904/EF) Sendes til: Europa-Kommissionen Generaldirektoratet for Retfærdighed, Frihed og Sikkerhed Kontor B/4 Den Europæiske Flygtningefond B-1049 Bruxelles Medlemsstat: …Årligt program for år: …Ansvarlig myndighed: …(kontraktpersonens navn, afdeling eller organisation, adresse, fax, telefon, e-mail)Indsendelsesfrist: Senest ni måneder efter udløbet af fristen for støtteberettigelse for det årlige program A. OPERATIONEL KONTEKST 1) Beskrivelse af væsentlige ændringer i situationen i medlemsstaten sammenlignet med den situation, der er beskrevet i ansøgningen om samfinansiering: 2) Ovennævnte ændringers indvirkning på gennemførelsen af programmet: 3) Foranstaltninger, der er truffet for at sikre overensstemmelse og komplementaritet med andre relaterede politikker på nationalt eller europæisk plan (herunder politikkerne for konkurrence, offentlige indkøb, lige muligheder og miljø): B. ADMINISTRATION OG FORVALTNING AF PROGRAMMET 1) Beskrivelse af forvaltningsstrukturerne, de finansielle kredsløb, metoder og kriterier for udvælgelsen af projekter og overvågnings- og kontrolsystemet for programmet (hvis de samme oplysninger er givet i ansøgningen om samfinansiering, er det nok at henvise til denne): 2) Oplysninger om eventuelle ændringer i forvaltnings- og kontrolsystemerne for programmet: 3) Beskrivelse af de aktiviteter vedrørende teknisk bistand, som iværksat i forbindelse med gennemførelsen af programmet: Opnåede resultater: 4) Information og offentlig omtale: Iværksatte aktiviteter. Detaljeret beskrivelse af, hvordan Fællesskabets samfinansiering er blevet synliggjort. I al dokumentation og alle publikationer skal EU's samfinansiering nævnes med angivelse af følgende: »Dette projekt samfinansieres af Den Europæiske Flygtningefond«. (Vedlæg en kopi af alle projektrelaterede publikationer, presseartikler mv.): 5) Oplysninger om den kontrol, som er foretaget i henhold til artikel 24, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF, herunder en forklaring af cost-benefit-aspekterne af stikprøvemetoden i overensstemmelse med artikel 7, stk. 2, i denne beslutning: 6) Oplysninger om risiciene i forbindelse med aktiviteterne (en risiko er muligheden for, at der indtræffer en begivenhed, som vil få indvirkning på gennemførelsen af målene): C. GENNEMFØRELSE AF PROGRAMMET 1) Tidsplan — Startdato for gennemførelsen af det nationale årlige program: — Slutdato for det nationale årlige program (sidste frist for afholdelsen af udgifter i henhold til samfinansieringsbeslutningen): 2) Finansielle aspekter Finansiel rapport i skemaform (angiv dato — tidligst en måned før indsendelsen af den sammenfattende rapport) FINANSIEL RAPPORT (slutrapport, artikel 23, stk. 4, artikel 24, stk. 3, og artikel 28, stk. 2) NATIONALE EFF-PROGRAMMER LAND: Situationen pr. Program for år:

Planlagt (1) Forpligtelser (2) Betalinger (3) Betalinger i % (4=3/2) Samlede omkostninger (a) EFF-støtte (b) Samlede omkostninger (a) Samlede støtteberettigede omkostninger (b) EFF-støtte (c) Samlede omkostninger (a) Samlede støtteberettigede omkostninger (b) Endelig EFF-støtte, der skal udbetales (c) Udbetalt EFF-støtte (d) Samlede omkostninger (a) Endelig EFF-støtte, der skal udbetales (b) Udbetalt EFF-støtte (c) EFF-støtte, som endnu skal udbetales/som AM skal inddrive (5) Aktivitet A – Modtagelse og asylprocedurer Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Foranstaltning 3 Aktivitet A i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Aktivitet B – Integration Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Aktivitet B i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Aktivitet C – Frivillig tilbagevenden Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Aktivitet C i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Aktivitet D – projekter, der omfatter mere end én aktivitet Foranstaltning 1 Foranstaltning 2 Aktivitet D i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FORANSTALTNINGER I ALT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 E Teknisk bistand i alt I ALT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Planlagt = som planlagt i det godkendte årlige program (sommetider findes der ingen oplysninger om de enkelte projekter i denne fase). (1a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningerne som anslået i det godkendte årlige program. (1b) EFF-støtte = EFF-støtte pr. foranstaltning som anslået i det godkendte årlige program. (2) Forpligtelser = som fastsat i samfinansieringsaftalen/finansieringsbeslutningen mellem den ansvarlige myndighed og støttemodtageren. (2a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningen som fastsat i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen. (2b) Samlede støtteberettigede omkostninger = de samlede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen som fastsat støtteaftalen/finansieringsbeslutningen (= samlede omkostninger – bidrag i naturalier). (2c) EFF-støtte = den maksimale EFF-støtte som fastsat i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen mellem den ansvarlige myndighed og støttemodtageren. (3) Betalt = hidtil afholdte og betalte omkostninger. (3a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningen afholdt af støttemodtageren og godkendt af den ansvarlige myndighed. (3b) Samlede støtteberettigede omkostninger = støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen afholdt af støttemodtageren og godkendt af den ansvarlige myndighed (= samlede omkostninger – bidrag i naturalier). (3c) Endelig EFF-støtte = den endelige støtte, der skal udbetales til støttemodtageren i overensstemmelse med bestemmelserne i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen, og udgifter, som er godkendt af den ansvarlige myndighed. (3d) Udbetalt EFF-støtte = den EFF-støtte, som den ansvarlige myndighed hidtil har udbetalt til støttemodtageren (inkl. inddrevne beløb). (4) Forskel mellem hidtidige forpligtelser og betalinger. (4a) Samlede omkostninger = samlede omkostninger til foranstaltningen afholdt af støttemodtageren og godkendt af den ansvarlige myndighed (3a)/samlede omkostninger til foranstaltningen som fastsat i støtteaftalen eller finansieringsbeslutningen (2a). (4b) Endelig EFF-støtte, der skal udbetales = det endelige beløb for den EFF-støtte, der skal udbetales (3c)/den EFF-støtte, som er bevilliget til foranstaltningen (2b). (4c) Udbetalt EFF-støtte = den EFF-støtte, som hidtil er udbetalt til støttemodtageren i henhold til bestemmelserne i støtteaftalen eller finansieringsbeslutningen (3d)/den EFF-støtte, som er bevilget til foranstaltningen (2b). (5) EFF-støtte, som endnu skal udbetales/inddrives = Differencen mellem den endelige EFF-støtte, der skal udbetales til støttemodtageren i henhold til bestemmelserne i støtteaftalen/finansieringsbeslutningen, og den EFF-støtte, som den ansvarlige myndighed hidtil har udbetalt til støttemodtageren (inkl. inddrevne beløb) — (5) = (3c) – (3d). ENDELIG UDGIFTSANMELDELSE FOR DET ÅRLIGE PROGRAM FOR EFF (Artikel 23, stk. 3, og artikel 24, stk. 3, i beslutning 2004/904/EF) Kommissionens referencenummer: Land: Dato: (i EUR) Aktiviteter Samlede udgifter Støtteberettigede udgifter Bidrag i naturalier Samlede udgifter Direkte støtteberettigede omkostninger Indirekte støtteberettigede omkostninger Samlede støtteberettigede udgifter Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 1 Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 2 Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 3 A) Modtagelse og asylprocedurer i alt Integration, foranstaltning 1 Integration, foranstaltning 2 B) Integration i alt Frivillig tilbagevenden, foranstaltning 1 Frivillig tilbagevenden, foranstaltning 2 C) Frivillig tilbagevenden i alt Blandet foranstaltning 1 Blandet foranstaltning 2 D) Projekter, der omfatter mere end én aktivitet, i alt E) Teknisk bistand I ALT

Aktiviteter Indtægtskilder Offentlige Private midler Bidrag i naturalier I alt Fællesskabet (EFF) (maksimal EFF-støtte) Staten Regioner Lokale myndigheder Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 1 0,00 Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 2 0,00 Modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 3 0,00 A) Modtagelse og asylprocedurer i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Integration, foranstaltning 1 0,00 Integration, foranstaltning 2 0,00 B) Integration i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Frivillig tilbagevenden, foranstaltning 1 0,00 Frivillig tilbagevenden, foranstaltning 2 0,00 C) Frivillig tilbagevenden i alt 0,00 Blandet foranstaltning 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Blandet foranstaltning 2 0,00 D) Projekter, der omfatter mere end én aktivitet 0,00 E) Teknisk bistand 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tillæg til udgiftsanmeldelsen Inddrevne beløb, som er medtaget i denne udgiftsanmeldelse Projekt for modtagelse og asylprocedurer, foranstaltning 2 Beløb, der skal tilbagebetales Debitor Udstedelsesdato for inddrivelsesdokumentet Myndighed, der udstedte inddrivelsesdokumentet Dato for den faktiske inddrivelse Inddrevet beløb

Projekt for modtagelse, foranstaltning 3 Beløb, der skal tilbagebetales Debitor Udstedelsesdato for inddrivelsesdokumentet Myndighed, der udstedte inddrivelsesdokumentet Dato for den faktiske inddrivelse Inddrevet beløb b) Udbetalinger fra Kommissionen med angivelse af datoer: 3) Gennemførelse af foranstaltningerne under programmet a) Beskrivelse af de praktiske og konkrete midler, der er brugt til at gennemføre de foranstaltninger, som indgår i det årlige nationale program: Eksempel: Foranstaltning Projekt som beskrevet i det nationale gennemførelsesprogram Gennemførelse A — Modtagelse Projekt 1 — Tilvejebringelse af en modtagelsesinfrastruktur for 1 000 personer — Oprettelse af et modtagelsescenter for 450 personer beliggende i … — Forøgelse af kapaciteten til 500 personer i de eksisterende centre beliggende i … b) Opnåede resultater og virkninger (kvalitativ og kvantitativ beskrivelse på grundlag af de relevante indikatorer, der er anført i ansøgningen om samfinansiering), vurdering af effektiviteten (sammenlignet med det forventede) og omkostningseffektivitet: c) Andre bemærkninger om gennemførelsen: 4) I givet fald beskrivelse af tværnationale aktiviteter og/eller virkninger i forbindelse med programmet: 5) Detaljeret beskrivelse af eventuelle problemer i forbindelse med gennemførelsen af det årlige nationale program: E. KONTROLMYNDIGHEDENS RAPPORT 1) Oplysninger om eventuelle ændringer af kontrolsystemet: 2) Resultaterne af disse aktiviteter, opdagede og indberettede uregelmæssigheder, foranstaltninger truffet af den ansvarlige myndighed: 3) De foranstaltninger, som den ansvarlige myndighed har truffet på grundlag af bemærkninger, der er fremsat efter EU's kontrolbesøg (Revisionsretten, Europa-Kommissionen): 4) Detaljerede oplysninger om opdagede tilfælde af uregelmæssigheder, når der er mistanke om svig, og det må overvejes at træffe passende foranstaltninger: BILAG TIL SLUTRAPPORTEN A. Liste over godkendte projekter for hver aktivitet B. Kort beskrivelse af de enkelte projekter (en halv side pr. projekt) og af de finansielle indikatorer, det fastsatte budget for hvert projekt, i tabelform, endelige udgifter pr. projekt C. Uafhængig evaluering

BILAG 5 EUROPA-KOMMISSIONEN DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND BETALINGSANMODNING (sendes ad officiel vej til Kontor B4 i Generaldirektoratet for Retfærdighed, Frihed og Sikkerhed, LX 46, B-1049 Bruxelles) Programmets navn: … Kommissionens beslutning nr. … af … I henhold til artikel 13 i beslutning 2004/904/EF anmoder undertegnede (navn med store bogstaver, stempel, stilling og underskrift), der repræsenterer den myndighed, som er ansvarlig for gennemførelsen af Den Europæiske Flygtningefond, om udbetaling af … EUR som anden forfinansiering/saldobetaling. Denne betalingsanmodning opfylder kravene, idet: Det ikke gældende overstreges a) statusrapporten om gennemførelsen af det årlige arbejdsprogram og en udgiftsanmeldelse vedrørende mindst 70 % af den første forfinansiering, jf. artikel 23, stk. 3, i beslutning 2004/904/EF — er blevet indsendt — vedlægges b) slutrapporten om gennemførelsen af det årlige program og den endelige udgiftsanmeldelse, jf. artikel 24, stk. 3, og artikel 28, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF — er blevet indsendt — vedlægges c) den ansvarlige myndigheds beslutninger er i overensstemmelse med fondens samlede bevillinger til de pågældende prioriteter d) de henstillinger om forbedring af overvågnings- og forvaltningsordningerne, som Kommissionen har fremsat i henhold til artikel 27 i beslutning 2004/904/EF — er efterkommet — der er givet forklaringer — der er ikke fremsat henstillinger e) de anmodninger om korrigerende foranstaltninger, som er fremsat i henhold til artikel 26 i beslutning 2004/904/EF — er efterkommet — er blevet kommenteret — omfatter ikke udgifter — der er ikke fremsat anmodninger Udbetalingen skal foretages til: Støttemodtager Bank Kontonr. Kontohaver (hvis forskellig fra støttemodtageren)

Dato Navn med store bogstaver, stempel, stilling og underskrift