DA Den Europæiske Unions Tidende C 37/19

EUROPOLS BESTYRELSE

Forretningsorden

(2018/C 37/06)

BESTYRELSEN HAR —

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/794 af 11. maj 2016 om Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde (Europol) og om erstatning og ophævelse af Rådets afgørelse 2009/371/RIA, 2009/934/RIA, 2009/935/RIA, 2009/936/RIA og 2009/968/RIA (1) (i det følgende benævnt »Europolforordningen«), navnlig artikel 11, stk. 1, litra t), og

ud fra følgende betragtning:

(1) Styringen af Europol bør forbedres ved at søge effektivitetsforbedringer og strømline procedurer.

(2) Kommissionen og medlemsstaterne bør være repræsenteret i Europols bestyrelse, så de effektivt kan føre tilsyn med Europols virksomhed.

(3) Bestyrelsen vedtager sin forretningsorden, herunder bestemmelser om sit sekretariats opgaver og funktion —

FASTLAGT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Bestyrelsens sammensætning

1. Bestyrelsen består af en repræsentant for hver medlemsstat og en repræsentant for Kommissionen. Hver repræsentant har én stemmeret.

2. Hvert bestyrelsesmedlem har en suppleant. Suppleanten repræsenterer medlemmet i dennes fravær. Både medlemmet og suppleanten kan deltage i et bestyrelsesmøde.

3. Medlemmerne af og suppleanterne til bestyrelsen udnævnes under hensyn til deres kendskab til retshåndhævelsessamarbejde samt deres relevante ledelses-, administrations- og budgetkvalifikationer.

4. Der bør ligeledes tages hensyn til princippet om en afbalanceret kønsrepræsentation i bestyrelsen.

5. Med forbehold af medlemsstaternes og Kommissionens ret til at bringe deres respektive medlems og suppleants mandat til ophør er medlemskabet af bestyrelsen for en periode på fire år, der kan forlænges.

6. Alle parter, der er repræsenteret i bestyrelsen, bør bestræbe sig på at begrænse udskiftningen af deres repræsentanter med henblik på at sikre kontinuiteten i bestyrelsens arbejde.

7. Medlemsstaterne og Kommissionen underretter bestyrelsens sekretariat om deres respektive medlems og suppleants udnævnelse og fratræden. Sekretariatet holder listen over bestyrelsesmedlemmer opdateret.

Artikel 2

Formanden og næstformanden

1. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt den gruppe af tre medlemsstater, som i fællesskab har udarbejdet Rådets 18-månedersprogram. De udnævnes for den 18-månedersperiode, der svarer til Rådets program. I denne periode fungerer formanden ikke som repræsentant for sin respektive medlemsstat i bestyrelsen og har ingen stemmeret. Hvis formandens eller næstformandens medlemskab af bestyrelsen ophører i deres mandatperiode som formand eller næstformand, udløber deres mandatperiode automatisk samtidig.

2. Formanden er navnlig ansvarlig for, at bestyrelsen gennemfører de opgaver, der er fastlagt i Europolforordningen, på en effektiv måde.

3. Hvis formanden ikke er i stand til at udføre sit hverv, afløses vedkommende af næstformanden.

4. Formanden og næstformanden vælges med et flertal på to tredjedele af bestyrelsesmedlemmerne. Valget af formand og næstformand finder sted senest på det sidste møde før Rådets næste 18-månedersprogram som omhandlet i artikel 2, stk. 1, i denne forretningsorden.

5. Indstillinger til posten som formand og næstformand meddeles sekretariatet senest 20 kalenderdage før begyndelsen af det møde, hvor valget skal finde sted. Sekretariatet sender de modtagne indstillinger til medlemmerne af bestyrelsen senest 14 kalenderdage inden begyndelsen af det bestyrelsesmøde, hvor valget skal finde sted.

Artikel 3

Bestyrelsesmøder

1. Bestyrelsesformanden indkalder til bestyrelsesmøder. Bestyrelsen underrettes om datoen for et ordinært møde senest på det foregående møde.

2. Bestyrelsen afholder mindst to ordinære møder om året. Bestyrelsen træder endvidere sammen på initiativ af bestyrelsesformanden eller på anmodning af Kommissionen eller mindst en tredjedel af bestyrelsesmedlemmerne. I så fald indkalder formanden til mødet inden 30 kalenderdage efter modtagelsen af anmodningen eller inden 14 kalenderdage i hastetilfælde.

3. Møderne holdes i Europols hovedsæde, medmindre bestyrelsesformanden træffer anden afgørelse.

Artikel 4

Dagsorden for møderne

1. Bestyrelsesformanden udarbejder den foreløbige dagsorden for hvert møde. Bestyrelsens sekretær sender den foreløbige dagsorden til medlemmerne og den administrerende direktør senest 14 kalenderdage før mødet. Hvis der indkaldes til et ekstraordinært møde, udsendes den foreløbige dagsorden i ugen forud for mødets afholdelse.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som et medlem eller den administrerende direktør har anmodet om at få optaget, forudsat at de relevante dokumenter er tilgængelige for formanden mindst 16 kalenderdage før mødet.

3. På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, hvortil de relevante dokumenter er blevet tilsendt medlemmerne og den administrerende direktør senest samme dag, som den foreløbige dagsorden blev udsendt, medmindre formanden træffer anden afgørelse.

4. Bestyrelsen godkender dagsordenen ved mødets begyndelse.

Artikel 5

Tilstedeværelse og drøftelser

1. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, hvis tre fjerdedele af medlemmerne er til stede. Hvis det beslutningsdygtige antal ikke er til stede, afslutter formanden mødet og indkalder til et nyt møde snarest muligt. På det nye møde er det beslutningsdygtige antal to tredjedele af medlemmerne. Medlemmer, der delegerer deres stemme, medregnes ikke i det beslutningsdygtige antal.

2. Den administrerende direktør deltager i bestyrelsens møder.

3. Bestyrelsen kan indbyde enhver, hvis synspunkter kan være relevante for diskussionen, herunder, hvis dette er relevant, en repræsentant fra Gruppen for Fælles Parlamentarisk Kontrol, til at deltage i dens møder uden stemmeret.

4. Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne kan under møderne bistås af rådgivere eller eksperter.

5. Formanden leder mødet, idet han giver forrang til medlemmer, der ønsker at rejse et procedurespørgsmål eller et præliminært spørgsmål.

6. Bestyrelsen kan på forslag af formanden eller på anmodning af et medlem beslutte at holde møde med begrænset deltagerkreds, idet det fastsættes, hvem der kan deltage i mødet.

7. Møderne afvikles i overensstemmelse med Europols interne sprogordning, som bestyrelsen har truffet afgørelse om i henhold til artikel 64, stk. 2, i Europolforordningen.

Artikel 6

Afstemningsregler

1. Bestyrelsen træffer afgørelse med et flertal af sine medlemmer, medmindre andet er fastsat i Europolforordningen.

2. Der kræves et flertal på to tredjedele af bestyrelsens medlemmer for:

a. vedtagelsen af Europols flerårige programmeringsdokument og det årlige arbejdsprogram for det følgende år

b. vedtagelsen af Europols årlige budget

c. valget af formanden og næstformanden

d. afgørelsen af en eventuel tvist mellem Europol og medlemsstater om det endelige ansvar for erstatning til en person, der har lidt skade som følge af ulovlig behandling af oplysninger

e. afgørelsen vedrørende forslag, der skal forelægges for Rådet om udnævnelsen af den administrerende direktør og vicedirektøren, forlængelse af deres ansættelsesperiode eller afskedigelse af disse

f. afgørelsen om Europols interne sprogordning.

3. Hvert medlem har én stemme. Hvis et medlem ikke er til stede, er dennes suppleant berettiget til at udøve medlemmets stemmeret.

4. Hvert medlem kan delegere sin stemme til et andet bestyrelsesmedlem. Hvert medlem kan kun modtage én stemme pr. fuldmagt fra et andet medlem. Det medlem, der delegerer sin stemme, skal skriftligt oplyse formanden om navnet på det medlem, der har tilladelse til at stemme for vedkommende, samt eventuelle begrænsninger for stemmeafgivningen.

5. Den administrerende direktør deltager ikke i afstemningen.

6. Bestyrelsen foretager en afstemning på initiativ af formanden, der også indleder en afstemningsprocedure på anmodning af et af sine medlemmer, hvis et flertal af medlemmerne er enige heri.

7. Stemmefordelingen angives i forbindelse med hver afgørelse, som bestyrelsen vedtager. Afgørelsen ledsages af en note med angivelse af mindretallets synspunkter, hvis sidstnævnte fremsætter ønske herom. Afstemningen foregår ved håndsoprækning eller ved navneopråb, hvis resultatet af en afstemning ved håndsoprækning anfægtes.

8. Der kan foretages hemmelig afstemning om afgørelser og udnævnelser på anmodning af et af medlemmerne, eller hvis formanden træffer beslutning herom. I tilfælde af hemmelig afstemning er det formanden, der, bistået af to andre medlemmer, foretager stemmeoptællingen og straks kundgør resultatet. Formanden kan tillade et medlem at give en kort begrundelse for sin stemme.

9. Bestyrelsen kan også træffe afgørelser ved skriftlig procedure i overensstemmelse med artikel 7 i denne forretningsorden.

Artikel 7

Skriftlig procedure

1. Hvis formanden for bestyrelsen skønner, at omstændighederne kræver det, kan vedkommende opfordre bestyrelsen til at træffe en afgørelse eller udtrykke sin holdning til et særligt spørgsmål ved skriftlig procedure. Hvis forslaget om at anvende skriftlig procedure ikke blev vedtaget på et møde, kan medlemmerne skriftligt anføre deres indvendinger over for formanden.

2. Skriftlige procedurer vedtages ved stiltiende samtykkeprocedurer, medmindre andet er angivet.

3. Skriftlige procedurer varer normalt 14 kalenderdage, medmindre formanden træffer anden afgørelse på grund af sagens hastende karakter. Den opfattelse, som et bestyrelsesmedlem giver udtryk for, meddeles de øvrige medlemmer.

4. Sekretariatet meddeler straks bestyrelsen resultatet af en skriftlig procedure.

5. Afgørelser truffet ved skriftlig procedure føres til protokol på det næste bestyrelsesmøde.

Artikel 8

Mødereferat

1. Sekretariatet udarbejder under formandens ansvar et udkast til referat for bestyrelsens møder, som skal indeholde:

a. en gennemgang af drøftelserne

b. de af bestyrelsen vedtagne afgørelser med angivelse af stemmefordelingen, herunder en liste over stemmer pr. fuldmagt, når der foretages en formel afstemning

c. de dokumenter, der er blevet forelagt for bestyrelsen

d. en deltagerliste.

2. Bestyrelsen godkender referatet ved skriftlig procedure eller på sit næste møde. Udkastet til referat forelægges kun bestyrelsen til godkendelse, hvis det er blevet tilsendt medlemmerne mindst to uger før mødet. Udkastet til referat sendes også til den administrerende direktør.

3. Ændringsforslag til udkastet til referat indgives skriftligt til sekretariatet, hvis det er vedtaget ved skriftlig procedure, eller fremsættes i begyndelsen af det møde, hvor det skal godkendes.

4. Det godkendte referat underskrives af bestyrelsens formand og sekretær.

Artikel 9

Bestyrelsens arbejdsgrupper

1. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper inden for alle sine kompetenceområder, idet det fastlægger deres respektive virkefelt og opgaver.

2. Bestyrelsesmedlemmerne er repræsenteret i arbejdsgrupperne, der ledes af et bestyrelsesmedlem eller en højtstående ekspert, som er udpeget af bestyrelsen. Proceduren for udnævnelse af formanden for arbejdsgruppen følger artikel 2 i denne forretningsorden. Bestyrelsens repræsentanter forpligter sig til at deltage aktivt i arbejdsgrupperne.

3. Europol opfordres til at deltage i arbejdsgruppernes møder. Eksperter kan også blive indbudt til at deltage i arbejdsgruppernes møder.

4. Arbejdsgrupperne skal:

a. drøfte og fremlægge forslag, som skal forelægges for bestyrelsen

b. udføre deres hverv på baggrund af mundtlige oplysninger eller dokumentation, som er indgivet senest to uger før deres møder, medmindre formanden træffer anden afgørelse

c. rapportere til bestyrelsen via deres formænd, når det er nødvendigt

d. bistås af bestyrelsens sekretariat

e. opløses, når de har afsluttet deres opgaver. Hvis de har et langfristet mandat, vurderer bestyrelsen regelmæssigt behovet for at videreføre deres aktiviteter.

Artikel 10

Fortrolighed

Med forbehold af artikel 11 i denne forretningsorden er bestyrelsens arbejdsgang og drøftelser omfattet af kravet om tavshedspligt som fastsat i artikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, medmindre bestyrelsen træffer anden afgørelse. Medlemmer og andre personer, der deltager i møder, er bundet af dette krav, selv efter at deres hverv er ophørt.

Artikel 11

Gennemsigtighed

1. Europol offentliggør en liste over bestyrelsesmedlemmerne på sit websted.

2. Bestyrelsesmedlemmerne tilsender sekretariatet en interesseerklæring, der offentliggøres på Europols websted i overensstemmelse med de interne regler for forebyggelse og håndtering af interessekonflikter for så vidt angår bestyrelsesmedlemmerne.

3. Sekretariatet offentliggør sammenfatninger af resultatet af bestyrelsesmøderne på Europols websted efter tilladelse fra formanden og i samråd med bestyrelsen, jf. artikel 65, stk. 4, i Europolforordningen. Under hensyntagen til Europols tavshedspligt og Europols operationelle karakter kan offentliggørelsen af disse sammenfatninger midlertidigt eller permanent udelades eller begrænses, hvis en sådan offentliggørelse kan bringe udførelsen af Europols opgaver i fare.

4. Adgangen til bestyrelsens dokumenter er omfattet af gennemførelsesbestemmelserne til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) 1049/2001 (2) for så vidt angår Europols dokumenter.

Artikel 12

Bestyrelsens dokumentation

1. Sekretariatet fører elektroniske og papirbaserede arkiver over bestyrelsens dokumentation.

2. Hver ny formand fører tilsyn med bestyrelsens dokumentation og udarbejder et dokument herom, som forelægges for bestyrelsen til godkendelse på det første ordinære møde.

Artikel 13

Bestyrelsens sekretariat

1. Bestyrelsen bistås af et sekretariat, hvis opgaver varetages af Europol.

2. Bestyrelsen udnævner en sekretær, der er omfattet af personalevedtægten og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, og som udelukkende er ansvarlig over for bestyrelsen ved udøvelsen af sit hverv.

3. Sekretariatet udfører sine opgaver efter anvisning fra formanden og er ansvarlig over for denne herfor. Sekretariatet skal navnlig:

a) Inddrages nært og kontinuerligt i planlægningen, koordineringen og sikringen af sammenhængen i bestyrelsens arbejde, herunder arbejdet i dens arbejdsgrupper, under formandens ansvar og vejledning

b) bistå formanden under udførelsen af dennes opgaver

c) yde bestyrelsen den støtte, der er nødvendig for, at den kan udføre sine opgaver

d) være ansvarlig for udførelsen af eventuelle andre opgaver, der pålægges af bestyrelsen eller formanden i Europols interesse.

Artikel 14

Korrespondance

Korrespondance til bestyrelsen sendes til bestyrelsesformanden. Sekretariatet varetager korrespondancen.

Artikel 15

Godtgørelse af udgifter

1. Europol afholder rejse- og opholdsudgifterne for bestyrelsesformanden og eventuelle arbejdsgrupper, som denne har nedsat.

2. Europol afholder rejseudgifterne for bestyrelsens medlemmer og suppleanter, der repræsenterer en medlemsstat, og for op til to eksperter pr. delegation. Hver delegation afholder opholdsudgifterne for sine medlemmer og eksperter. Udgifter for yderligere eksperter afholdes af den pågældende delegation.

3. Europol afholder rejse- og opholdsudgifterne for eksperter, som bestyrelsen indkalder, jf. artikel 5, stk. 3 og 4, og artikel 9, stk. 3, i denne forretningsorden. Omkostninger i forbindelse med deltagelsen af den repræsentant, der er udpeget af Gruppen for Fælles Parlamentarisk Kontrol, afholdes ikke af Europol.

4. For møder i bestyrelsens arbejdsgrupper afholder Europol rejseudgifterne for én repræsentant pr. delegation. Delegationerne afholder selv opholdsudgifterne for deres repræsentanter og eksperter.

Artikel 16

Afsluttende bestemmelser

1. Denne forretningsorden træder i kraft på datoen for Europolforordningens ikrafttrædelse.

2. Europols Styrelsesråds afgørelse af 30. november 2011 om fastsættelse af Styrelsesrådets forretningsorden ophæves hermed og erstattes af nærværende forretningsorden.

3. Eventuelle ændringsforslag til denne forretningsorden behandles af bestyrelsen i overensstemmelse med artikel 11, stk. 1, litra t), i Europolforordningen.

Udfærdiget i Haag, den 13. december 2016. For bestyrelsen Arie IJZERMAN Formand

(1) EUT L 135 af 24.5.2016, s. 53.

(2) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.