Særberetning til underbygning af revisionserklæringen om den 6. og 7. Europæiske Udviklingsfonds aktiviteter i regnskabsåret 1995 medKommissionens svar

INDHOLD

Punkt

1. BAGGRUNDEN FOR REVISIONSERKLÆRINGEN 1.1 - 1.13

Rettens mandat 1.1 - 1.2

Regnskaber og transaktioner omfattet af DAS'en 1.3 - 1.12

Revisionserklæringens rækkevidde og begrænsninger 1.13 - 1.14

Rettens revisionsprincipper og -metode 1.15 - 1.17

2. REVISIONENS GENNEMFØRELSE 2.1 - 2.8

Problemer med gennemførelsen af revisionen 2.1 - 2.2

Revisionsarbejdet 2.3 - 2.8

3. RESULTATERNE AF REVISIONEN 3.1 - 3.83

Generel konklusion 3.1 - 3.10

Konstaterede forbedringer 3.3

Forbehold med hensyn til regnskaberne 3.4 - 3.5

Forbehold med hensyn til de underliggende transaktioner 3.6 - 3.10

Detaljerede bemærkninger om regnskaberne 3.11 - 3.56

Balancer og finansielle oversigter 3.11 - 3.39

Afgørelser (primære forpligtelser) 3.40 - 3.45

Betalinger 3.46 - 3.56

Detaljerede bemærkninger om de underliggende transaktioner 3.57 - 3.83

Substansfejl med hensyn til lovlighed/formel rigtighed 3.57 - 3.65

Lovlighed/formel rigtighed 3.66 - 3.80

Andre bemærkninger 3.81 - 3.83

1. BAGGRUNDEN FOR REVISIONSERKLÆRINGEN

Rettens mandat

1.1. I henhold til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab har Den Europæiske Revisionsret beføjelse til at revidere Den Europæiske Udviklingsfonds transaktioner. Revisionsretten skal afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. I særberetningen til underbygning af denne revisionserklæring redegøres for alle resultaterne af revisionen af 6. og 7. EUF vedrørende regnskabsåret 1995 udført inden for rammerne af dette mandat.

1.2. Med revisionserklæringen afgiver Retten en erklæring om, hvorvidt:

a) regnskaberne (balancer og forvaltningsregnskaber) giver et retvisende billede af aktiverne, af den finansielle stilling ved regnskabsårets udgang og af resultatet af transaktionerne i regnskabsåret, i overensstemmelse med traktaterne og finansforordningerne samt med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper,

b) de underliggende transaktioner generelt er lovlige og formelt rigtige og i overensstemmelse med gældende retsforskrifter.

Regnskaber og transaktioner omfattet af DAS'en

1.3. Retsgrundlaget for De Europæiske Udviklingsfonde (EUF) er dels internationale konventioner indgået mellem medlemsstaterne i Den Europæiske Union og 70 stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet (), dels rådsafgørelser vedrørende 24 oversøiske lande og territoriers (OLT) associering med Det Europæiske Økonomiske Fællesskab. EUF oprettes i overensstemmelse med interne aftaler om finansiering og forvaltning af den bistand, Fællesskabet iværksætter i henhold til disse konventioner og aftaler ().

1.4. Retten har revideret balancen og regnskaberne for 6. og 7. EUF for regnskabsåret 1995, der er offentliggjort i form af en meddelelse til Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet fra Kommissionen, SEK(96) 989 endelig udg. af 31. maj 1996. Disse regnskaber viser dels regnskabsårets transaktioner, dels oversigter over kumulerede udgifter og indtægter registreret siden 6. hhv. 7. EUF's ikrafttrædelse.

1.5. Inden for rammerne af aftalen undertegnet på Mauritius den 4. november 1995 undertegnedes den anden finansprotokol til fjerde Lomé-konvention. I henhold til denne andrager Fællesskabets samlede finansielle bistand 14 625 mio. ECU () for et tidsrum af fem år fra den 1. marts 1995. Gennemførelsen af denne protokol skal påbegyndes i løbet af regnskabsåret 1997 gennem 8. EUF oprettet ved intern aftale vedtaget af Rådet den 20. december 1995.

1.6. De Europæiske Udviklingsfonde finansieres på en ganske særlig måde, nemlig uden for De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, og hver medlemsstat bidrager til finansieringen af dem efter en fordelingsnøgle fastsat i en intern aftale knyttet til hver EUF (jf. tabel 1.1).

1.7. Bevillingerne til de forskellige EUF er ikke underlagt reglen om etårighed, og der er ikke risiko for, at de bortfalder. Selv om 6. EUF's gyldighedsperiode, såvel som gyldighedsperioden for den første finansprotokol til 7. EUF, begge er på fem år, strækker deres gennemførelse sig over en længere periode, nemlig indtil Kommissionen vurderer, at gennemførelsesgraden er tilfredsstillende. De restbeløb, der stadig er til disposition, overføres til en senere fond. Det er forklaringen på, at der er opført restbeløb fra 4. EUF (125,1 mio. ECU) i regnskaberne for 6. EUF pr. 31. december 1995, mens der under 7. EUF er opført restbeløb fra de første tre EUF og fra 5. EUF (492,5 mio. ECU), hvis regnskaber blev afsluttet ultimo 1993 ().

>TABELPOSITION>

1.8. EUF-midlerne omfatter ikke de midler, Den Europæiske Investeringsbank (EIB) yder af sine egne midler, og som er fastsat både i Lomé-konventionerne og i OLT-associeringsaftalerne (jf. tabel 1.2). I de interne aftaler er ikke kun fastsat EUF's AVS- og OLT-midler, men også de beløb, EIB skal stille til rådighed i form af lån af egne midler, nemlig 1 120 mio. ECU, der skal lægges til midlerne til 6. EUF, og 1 225 mio. ECU, der skal lægges til midlerne til 7. EUF ().

1.9. Den finansielle gennemførelse af EUF omfatter tre niveauer:

a) Kommissionens eller EIB's finansieringsafgørelser, ofte kaldet primære forpligtelser.

b) Kontraktlige forpligtelser over for tredjemand, navnlig vedrørende bevillinger, hvor gennemførelsen henhører under AVS-staternes eller OLT's nationale anvisningsberettigede. Disse transaktioner kaldes sædvanligvis sekundære forpligtelser.

c) Betalinger afholdt i medfør af primære og sekundære forpligtelser.

1.10. Efter Rettens opfattelse er niveauet primær forpligtelse [jf. punkt 1.9.a)] ikke det rette til iværksættelse af bestemmelserne i finansforordningens artikel 19, stk. 1, vedrørende kontrol:

a) af »udgiftens... overensstemmelse med gældende bestemmelser for EUF's forvaltning og med alle foranstaltninger, der er truffet til gennemførelse af disse bestemmelser, navnlig de generelle og særlige betingelser i den finansieringsaftale, som vedrører transaktionen«,

b) af »anvendelsen af... principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning«.

Disse uklarheder bør bringes ud af verden, og både begrebet regnskabsmæssig forpligtelse og de kontrolprocedurer, Kommissionen skal anvende i forbindelse med såvel primære forpligtelser som sekundære forpligtelser (delegerede bevillinger), bør præciseres i forordningen.

>TABELPOSITION>

1.11. Beløbet for de bevillinger, der ved regnskabsårets udgang er disponible i hver EUF til nye formål, fremkommer ved at trække dels endelige betalinger afholdt siden fondens oprettelse, dels endnu ikke afviklede forpligtelser fra fondens samlede midler. Tabel 1.3 er en oversigt over gennemførelsen af 6. og 7. EUF og viser de beløb, der skulle være disponible til nye formål pr. udgangen af regnskabsåret 1995. Tallene i tabellen er taget fra Kommissionens regnskaber, og der er ikke taget hensyn til revisionsresultaterne.

1.12. Kommissionen har i perioden fra afslutningen af 1995-regnskaberne til offentliggørelsen af resultaterne af Rettens revision berigtiget de regnskabsfejl, Retten havde konstateret. Disse berigtigelser er registreret under regnskabsåret 1996 og indvirker ikke på regnskaberne for regnskabsåret 1995, der blev offentliggjort den 31. maj 1996. Til gengæld er der i revisionsresultaterne taget hensyn til den dokumentation vedrørende regnskaberne for 1995, som Kommissionens tjenestegrene har fremlagt indtil oktober 1996.

Revisionserklæringens rækkevidde og begrænsninger

1.13. I lighed med revisionserklæringen for 1994 omfatter revisionserklæringen for 1995 kun regnskabsårets transaktioner. EUF's finansielle oversigter er kumulerede, og i 1994, hvor Retten for første gang afgav en revisionserklæring, havde 6. og 7. EUF allerede været under gennemførelse i flere år. Derfor kan Rettens revisionserklæringer på indeværende stadium ikke omfatte EUF's kumulerede regnskaber.

1.14. Revisionserklæringen er en erklæring om regnskaberne som helhed og forbundet med visse begrænsninger, navnlig med hensyn til dækningen af forvaltningens kvalitet eller af påvisningen af forsætlige ulovligheder. Læseren henvises i denne forbindelse til Rettens særberetning om aktiviteterne i forbindelse med det almindelige budget for regnskabsåret 1995 (jf. punkt 1.9-1.14).

Rettens revisionsprincipper og -metode

1.15. Retten har udført sit arbejde i henhold til de revisionsprincipper, der er almindeligt anerkendte på internationalt plan, for så vidt de finder anvendelse i fællesskabssammenhæng. Læseren henvises til Rettens særberetning om aktiviteterne i forbindelse med det almindelige budget for regnskabsåret 1994, eftersom der er fulgt samme revisionsprincipper og revisionsmetode ved revisionen af EUF.

1.16. Retten foretager ikke undersøgelser på stedet med henblik på udarbejdelsen af EUF-DAS'en. De finansielle gennemførelsesprocedurer fastsat i Lomé-konventionerne er meget præcise, og Kommissionen fører tilsyn med dem eller medvirker ved gennemførelsen af dem. Revisionen af transaktionerne i regnskabsåret 1995 er derfor - som i 1994 - udført i Kommissionens centrale tjenestegrene, som ligger inde med - eller kan tilvejebringe fra delegationerne - alle bilag, der er nødvendige til efterprøvelse i alle led frem til den endelige støttemodtager af lovligheden og den formelle rigtighed af de underliggende transaktioner.

>TABELPOSITION>

1.17. EUF's rammebeløb (tildelinger) opbruges i takt med, at udviklingsforanstaltningerne gennemføres i løbet af en periode på mindst fem år, og derfor bør den gradvise formindskelse af hver fonds midler i takt med programmernes gennemførelse følges meget nøje, ligesom det bør efterprøves, om de finansielle oversigter pr. regnskabsårets udgang giver et retvisende billede af denne gennemførelse. Disse forskellige elementer viser nemlig omfanget af de bevillinger, der er disponible til anvendelse til andre formål. 2. REVISIONENS GENNEMFØRELSE

Problemer med gennemførelsen af revisionen

2.1. Retten har allerede i tidligere regnskabsår henledt dechargemyndighedens opmærksomhed på, at retsgrundlaget ikke er hensigtsmæssigt tilpasset vilkårene for gennemførelsen af EUF (). Sådanne misforhold gør det særlig vanskeligt at vurdere, om bestemte transaktioner er godkendte eller lovlige.

2.2. Med iværksættelsen af en handlingsplan til ændring af en række regnskabspraksis () har Kommissionen siden 1994 indledt en række foranstaltninger, der skal føre til, at der ved regnskabsårets udgang foreligger pålidelige regnskaber, som også har informativ værdi. Bemærkningerne i denne beretning viser, at der er sket væsentlige fremskridt, men at bestræbelserne på at opfylde dette mål fuldstændigt bør fortsættes.

Revisionsarbejdet

>TABELPOSITION>

2.3. Revisionen omfattede dels bevægelserne i udgifterne svarende til gennemførelsen af bistanden i regnskabsåret 1995, dels EUF's samlede finansielle midler og aktiver ved regnskabsårets udgang.

2.4. Udgifterne i 1995 blev efterprøvet ved statistisk stikprøvekontrol af forpligtelserne og betalingerne. Stikprøvekontrollen omfattede transaktionerne under begge igangværende EUF, som hver blev betragtet som en del af den samme helhed. Der blev fastsat en samlet væsentlighedsgrænse på 50 mio. ECU () med en sikkerhedsgrænse på 95 %, hvorefter den stikprøve, der skulle undersøges, blev på 99 primære forpligtelser (Kommissionens finansieringsafgørelser) og 149 betalinger.

2.5. Forpligtelserne og betalingerne, der blev undersøgt ved stikprøvekontrollen, udgør henholdsvis 63 % og 37 % af regnskabsårets forpligtelser og betalinger. De undersøgte Stabex- og strukturtilpasningsstøttetransaktioner var af et sådant omfang, at hovedparten af regnskabsårets bevægelser blev undersøgt ().

2.6. Ud over stikprøvekontrol af forpligtelserne og betalingerne gennemførte Retten regnskabsanalytisk revision, der omfattede eventuelle udeladelser, vurdering af forpligtelserne pr. regnskabsårets udgang, efterprøvelse af, om regnskabsaggregaterne var nøjagtige, samt kapitalbevægelser. Desuden foretog Retten specifik valideringskontrol af tildelingerne til finansielle instrumenter og lande, interimskontiene og de forskellige aktiv- og passivposter. Eftersom disse forskellige kontroller ikke var baseret på en statistisk udvælgelse, kan resultaterne ikke ekstrapoleres, og konklusionerne bygger kun på de kendte fejl.

2.7. For bankkontiene blev der fulgt en helt systematisk revisionsprocedure, hvor de penge- og finansieringsinstitutter, hos hvem der var oprettet konti, attesterede alle saldi.

2.8. De samlede konklusioner vedrørende regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed er baseret på resultaterne af alle disse undersøgelser.

3. RESULTATERNE AF REVISIONEN

Generel konklusion

3.1. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at årsregnskaberne for regnskabsåret, der afsluttedes den 31. december 1995, er korrekte, dog med forbehold af de forhold, der er sammenfattet i punkt 3.4. Disse forhold viser, at redegørelsen for EUF's finansielle stilling, især hvad angår de midler, der er disponible til andre formål, stadig kan forbedres, og at der bør gøres en indsats på dette område.

3.2. Retten har også fået rimelig sikkerhed for, at de transaktioner, der ligger til grund for regnskabsårets indtægter, forpligtelser og betalinger, er lovlige og formelt rigtige, dog med forbehold af de forhold, der er sammenfattet i punkt 3.6-3.10. De formelle fejl, Retten har påpeget på områderne Stabex, strukturtilpasning og foranstaltninger forvaltet af EIB, skyldes hovedsageligt, at retsgrundlaget til tider ikke er tilpasset de faktiske forhold og de vilkår, hvorunder der skal træffes beslutninger.

Konstaterede forbedringer

3.3. Ved Rettens revision kunne det konstateres, at der i forhold til regnskabsåret 1994 var sket forbedringer på følgende væsentlige områder:

a) De fulgte regnskabsprincipper er defineret, og procedurerne for føring af mængde- og værdifortegnelser samt regnskabsafslutningsprocedurerne er blevet styrket, især registreringen af transaktioner, EIB iværksætter i løbet af regnskabsåret.

b) De analytiske rammer for tilsyn med bevillingerne er blevet forbedret.

c) Noterne til regnskaberne er blevet udbygget; noterne er nødvendige, for at regnskabslæseren bedre kan vurdere den faktiske gennemførelsesgrad for fællesskabsbistanden.

Forbehold med hensyn til regnskaberne

3.4. Uanset de forbedringer, Kommissionen har gennemført, indvirker det stadig i væsentlig grad på regnskaberne, at bestemte regnskabsmetoder og -praksis ikke er hensigtsmæssige:

a) Retten anslår beløbet for de uafviklede primære forpligtelser, som ikke længere svarer til den faktiske økonomiske stilling for transaktionerne pr. udgangen af regnskabsåret 1995, til 197 mio. ECU (jf. punkt 3.45), eller til ca. 3,6 % af de 5 449 mio. ECU, de uafviklede forpligtelser er registreret med (jf. tabel 1.3).

b) Af de 29 mio. ECU, der er registreret som forskud til stipendier og faglig bistand, er 18,3 mio. ECU ikke aktiver, men udgifter, der endnu ikke er kontrolleret (jf. punkt 3.31-3.32).

c) Regnskabssystemet giver endnu ikke et overblik over stillingen for andre former for forskud, navnlig i forbindelse med strukturtilpasningsstøtte, programoverslag og kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser og leverancer. Sådanne forskud er stadig registreret i regnskaberne som endelige betalinger (jf. punkt 3.51-3.54).

d) Det saldobeløb, der er opført på balancen for endnu ikke kontrollerede udgifter, omfatter elementer, der afviger fra almindelige betalinger, som endnu ikke er regnskabsført ved regnskabsårets udgang. Disse elementer andrager i alt 13 mio. ECU, hvoraf 8 mio. ECU har kunnet kontrolleres efter datoen for regnskabsafslutningen (jf. punkt 3.27-3.28).

e) Ikke-korrigerede posteringsfejl og regnefejl ved regnskabsafslutningen svarende til i alt 0,17 mio. ECU indvirker på vurderingen af de uudnyttede restbeløb vedrørende én primær og én sekundær forpligtelse (jf. punkt 3.55). Retten har på grundlag af stikprøvekontrollen anslået den mest sandsynlige værdi af de betalinger vedrørende regnskabsåret, som sådanne posteringsfejl indvirker på, til 17,7 mio. ECU. Retten har ikke konstateret fejl af denne art i forbindelse med regnskabsårets forpligtelser.

f) I regnskabet over den likvide beholdning figurerer 2,9 mio. ECU, men det er tvivlsomt, om de er disponible, ligesom det er tvivlsomt, om 213,2 mio. ECU i omsætningsværdipapirer og renter, som ikke fremgår af de finansielle oversigter, er disponible (jf. punkt 3.29-3.30).

3.5. Retten ønsker også at henlede Kommissionens opmærksomhed på følgende bemærkninger:

a) Regnskaberne giver ikke et klart billede af bevillingerne til to væsentlige aktionsprogrammer, nemlig strukturtilpasningsstøtten (jf. punkt 3.21-3.22) og særprogrammet til fordel for visse afrikanske lande (jf. punkt 3.23).

b) I 1995 er der overført 1,2 mio. ECU til Stabex-instrumentet, uden at der var grundlag herfor (jf. punkt 3.24).

c) Fordi mængde- og værdifortegnelserne ikke var ajourført, er stillingen for de primære forpligtelser ansat 3,4 mio. ECU for lavt (jf. punkt 3.40).

Forbehold med hensyn til de underliggende transaktioner

3.6. Det mest sandsynlige beløb for substansfejl, der indvirker på lovligheden og den formelle rigtighed af regnskabsårets betalinger, anslås til 32,6 mio. ECU (2,1 % af de samlede betalinger). Dette ekstrapolerede beløb underbygges af, at påviste fejl andrager 6,5 mio. ECU (0,4 % af de samlede betalinger):

a) Fejl i beregningen af de beløb, der er udbetalt til kontrahenter, andrager 2,5 mio. ECU (jf. punkt 3.60-3.62 og 3.65).

b) Der er indgået forpligtelse og afholdt betaling for 4 mio. ECU i supplerende strukturtilpasningsstøtte, selv om modtagerlandet ikke længere var støtteberettiget (jf. punkt 3.63).

3.7. I øvrigt omfatter endnu ikke kontrollerede udgifter 6 mio. ECU vedrørende transaktioner, som ikke er underbygget af dokumentation (jf. punkt 3.58).

3.8. Hvad angår regnskabsårets forpligtelser, andrager kendte substansfejl, der indvirker på lovligheden/den formelle rigtighed, i alt 4 mio. ECU eller 0,2 % af regnskabsårets samlede forpligtelser (jf. punkt 3.57).

3.9. Den kendte værdi af regnskabsårets betalinger, der er påvirket af formelle fejl, som indvirker på lovligheden/den formelle rigtighed, andrager 323,3 mio. ECU:

a) En udgift på 4 mio. ECU vedrørende strukturtilpasningsstøtte er blevet anvist til betaling uden den ansvarlige kommissærs godkendelse (jf. punkt 3.71).

b) Konditionaliteten i finansieringsaftalerne er blevet fortolket sådan, at det ikke med sikkerhed kan fastslås, at det var berettiget at afholde 87 mio. ECU i betalinger til strukturtilpasningsfaciliteten (jf. punkt 3.72).

c) De bilag, Kommissionen har til rådighed, er ikke fyldestgørende nok til, at det kan fastslås, at det beløb på 3,6 mio. ECU, som EIB har beregnet og Kommissionen bogført i rentegodtgørelsesbetalinger, er berettiget (jf. punkt 3.77).

d) 18 Stabex-betalinger, der tilsammen andrager 216 mio. ECU, er ikke afholdt i overensstemmelse med de gældende regler. Der er udbetalt 163,4 mio. ECU, uden at modtagerstaten har indsendt nogen rapport om udnyttelsen af de overførte midler (jf. punkt 3.73). Der er udbetalt 75 mio. ECU, uden at der forinden var indsendt tilbundsgående analyser, og 31,1 mio. ECU, hvor der forelå sådanne analyser, som imidlertid var utilstrækkelige (jf. punkt 3.74). Endvidere var der i forbindelse med betalinger for 101,5 mio. ECU ikke tilstrækkelig dokumentation for nedsættelsen af overførselsgrundlaget (jf. punkt 3.75).

e) Der er afholdt betalinger for 12,2 mio. ECU, hvor betalingsbetingelser (jf. punkt 3.79 og 3.80) eller gennemførelsesfrister (jf. punkt 3.78) i henhold til gældende regler eller kontrakter ikke var overholdt. I forbindelse med en betaling på 0,5 mio. ECU har Retten ikke kunnet få fyldestgørende dokumentation for, at de fakturerede prisændringer var berettigede (jf. punkt 3.76).

3.10. Den kendte værdi af regnskabsårets forpligtelser, der er påvirket af formelle fejl, der indvirker på lovligheden/den formelle rigtighed, andrager 87,2 mio. ECU:

a) I et tilfælde er der over de nationale vejledende programmer finansieret supplerende strukturtilpasningsstøtte for 9 mio. ECU efter en procedure, der er forbeholdt traditionelle udviklingsprojekter (jf. punkt 3.66). I to andre tilfælde, hvor EUF-Udvalget ikke blev tilstrækkeligt orienteret, er der ydet støtte på i alt 26,6 mio. ECU (jf. punkt 3.67). I et tilfælde er der indgået forpligtelse for 9,2 mio. ECU, før de nødvendige bevillinger var disponible (jf. punkt 3.68).

b) Den dokumentation Kommissionen ligger inde med, er ikke så fyldestgørende, at det kan fastslås, at de samlede rentegodtgørelsesforpligtelser på 37 mio. ECU, EIB har beregnet og Kommissionen bogført, er berettigede (jf. punkt 3.69).

c) I forbindelse med en Stabex-forpligtelse på 5,5 mio. ECU kan Retten ikke på grundlag af dokumentationen med sikkerhed fastslå, at nedsættelsen af overførselsgrundlaget er berettiget (jf. punkt 3.70).

Detaljerede bemærkninger om regnskaberne

Balancer og finansielle oversigter

Regnskabsprincipper, -metoder og -praksis

3.11. Regnskaberne skal give et retvisende billede af aktiverne, transaktionsstrømmene og den faktiske finansielle stilling. De regnskabsprincipper, der følges ved opstillingen af årsregnskabet, er derfor af betydning for vurderingerne og dermed for regnskabernes rigtighed.

3.12. EUF's regnskabsfører har for første gang oplyst i de finansielle oversigter, hvilke regnskabsprincipper der er anvendt. Men de anvendes stadig ikke tilstrækkelig konsekvent til, at EUF's regnskaber kan give et retvisende billede af de faktiske økonomiske forhold:

a) Ikke alle regnskabsårets transaktioner er registreret. Procedurerne for bogføring, mængde- og værdifortegnelse og afslutning sikrer stadig ikke, at de bliver registreret (jf. punkt 3.25, 3.30-3.34 og 3.38).

b) Ikke alle posteringer er underbygget af dokumentation (jf. punkt 3.29 og 3.58). I øvrigt anvendes der sjældent samme regnskabskode for en postering og den tilsvarende dokumentation, og forbindelsen mellem disse to elementer fremgår ikke af regnskabsbøgerne og andet regnskabsmateriale.

c) Meget forskelligartede transaktioner er samlet under samme saldo, uden hensyn til kontoens formålsbestemmelse, og dermed er det umuligt at vurdere, hvordan beløbet er anvendt (jf. punkt 3.27, 3.29 og 3.48).

d) Der foretages justeringer ved udgangen af året, dels uden for regnskaberne (jf. punkt 3.13), dels i form af posteringer, der skal kontrolleres senere [jf. punkt 3.27.a)]. Når der ikke anvendes hensigtsmæssige regnskabskoder (standardposteringer og særlige regnskabsbøger), behandles sidstnævnte posteringer som normale transaktioner (jf. punkt 3.28).

Regnskabernes indhold og opstilling

3.13. Beløbene på balancen stemmer ikke altid med regnskabernes saldi:

a) På råbalancen for 6. EUF er opført 7 498,9 mio. ECU i betalte bidrag, 186 mio. ECU i genopførte Stabex-bevillinger og 202,1 mio. ECU overført fra 5. EUF. Differencerne mellem disse beløb og de tilsvarende beløb på balancen på henholdsvis 7 558,9 mio. ECU, 153,5 mio. ECU og 174,6 mio. ECU, udlignes. Disse differencer fremkommer ved, at der er opført 60 mio. ECU i regnskaberne, som er medlemsstaternes supplerende bidrag til særprogrammet til fordel for stærkt gældstyngede lande.

b) 6. EUF's indtægter, der er ved at blive kontrolleret, er opført i regnskaberne på konti for likvid beholdning og ikke på gennemgangskonti, og dermed fremkommer der en difference mellem råbalancens og balancens saldi.

3.14. De udstedte indtægtsordrer (kontien »endnu ikke inddrevne indtægter og moms«) svarer ikke til saldiene på råbalancen. Det, at de optræder både som aktiver og passiver, viser, hvor vanskeligt det er at opstille en balance, hvor man dels følger EUF's regnskabsprincipper baseret på kasseregnskab, dels opfører fordringer og gæld som nødvendigt for at give et retvisende billede af de faktisk disponible midler. Begge krav kunne nemt opfyldes, hvis de aktiver, der ikke er opført under den likvide beholdning, opførtes særskilt uden for balancen.

3.15. På balancens aktivside er opført kumulerede saldi, mens passivsiden kun viser årets bevægelser. Det er ikke gennemskueligt. De kumulerede saldi bør også opføres på passivsiden, for dermed ville man også kunne se udviklingen i hver enkelt EUF's midler siden fondens oprettelse.

3.16. Udgifter, der er ved at blive kontrolleret, figurerer for regnskabsåret 1995 som formindskelse af midlerne, og for regnskabsåret 1994 som aktiver. Den nye måde giver et mere retvisende billede af den faktiske finansielle stilling. Med denne ændrede metode viser regnskaberne, at de disponible midler under 6. EUF er formindsket i regnskabsåret med yderligere 41 mio. ECU. De viser imidlertid ikke, hvordan dette beløb faktisk er blevet anvendt i løbet af regnskabsåret.

3.17. Foranstaltningerne til bekæmpelse af AIDS under 6. EUF er opført i de finansielle oversigter under en særlig post, som ikke findes i regnskabet for 7. EUF, selv om der under 7. EUF er afsat væsentligt større beløb til dette formål (en tildeling på 50 mio. ECU). Det er hensigtsmæssigt at anvende samme regnskabsmetoder år for år ved opstillingen af regnskaberne og de bør være kohærente. Derfor bør disse foranstaltninger posteres på en sådan måde i 6. EUF's og 7. EUF's regnskaber, at de kan sammenholdes.

3.18. Rapporten om formålsbestemmelse af bistanden til sektorer er baseret på OECD's klassificering. Det ville være hensigtsmæssigt at anvende denne klassificering generelt i stedet for den sektorklassificering, der nu anvendes i regnskabssystemet. Mens 99 % af de kumulerede betalinger indgår i dette system, er 50 % af regnskabsårets afgørelser ikke omfattet af systemet.

3.19. Regnskabsårets forpligtelser, der figurerer i de finansielle oversigter, er nettoforpligtelser, dvs. beløbene fremkommer ved modregning af frigørelser i forpligtelser. F.eks. er regnskabsårets forpligtelser til rentegodtgørelse opført i de finansielle oversigter med et beløb på 55 mio. ECU, der i virkeligheden svarer til saldobeløbet for forpligtelserne (90 mio. ECU) og saldobeløbene (35 mio. ECU) for de frigørelser, der har fundet sted.

Opstillingen af bevillingerne

3.20. EUF's midler er fordelt på store tildelinger, og regnskaberne over EUF's udgifter og indtægter er opstillet efter denne fordeling. Derefter defineres bevillingsposterne meget mere detaljeret i henhold til EUF-gennemførelsesbestemmelserne, for eksempel: fordeling på lande og regioner, efter at der er undertegnet nationale vejledende programmer (i forbindelse med gavebistand), eller efter at der er fastsat mål for udbetalingerne (i forbindelse med strukturtilpasningsstøtten), og regnskabsføring af bankrenter.

3.21. Som EUF's balancer og forvaltningsregnskab opstilles i dag, er det ikke muligt at vurdere, hvor langt fremme man reelt er med gennemførelsen af fællesskabsbistanden på strukturtilpasningsområdet, for der anvendes midler fra flere finansielle instrumenter til finansiering af disse foranstaltninger. De samlede bevillinger til strukturtilpasningsforanstaltninger kan således foreløbig anslås til 350 mio. ECU under 6. EUF og 1 605 mio. ECU under 7. EUF, eller i alt 1 955 mio. ECU pr. udgangen af 1995. Dette beløb overstiger den tildeling, der er fastsat i finansprotokollen til fjerde Lomé-konvention, med 70 %. For så vidt angår 7. EUF kommer 392 mio. ECU af disse ekstra midler dels fra nationale vejledende programmer som fastsat i Lomé-konventionens artikel 281 og i artikel 1 i finansprotokollen til konventionen, dels fra den senere tildeling af programmerbare reserver til strukturtilpasningsprojekter.

3.22. Lomé-konventionen indeholder ingen bestemmelser om, at programmerbare reserver senere skal tildeles til strukturtilpasningen. I begyndelsen af konventionens gyldighedsperiode anvendte man derfor ved analogi reglerne for oprindelig tildeling. På dette grundlag er der i 1995 blevet trukket 100 mio. ECU på 7. EUF's programmerbare reserve, hvoraf der ikke er indgået forpligtelse for de 50,6 mio. ECU.

3.23. Det skal bemærkes, at der nu foretages et nøje regnskabsmæssigt tilsyn med det regionale samarbejde og det grænseoverskridende initiativ. Til gengæld viser regnskaberne ikke alle rehabiliteringsforanstaltninger under særprogrammet til fordel for visse afrikanske lande. Kommissionen har ved anden kontrol end regnskabskontrol konstateret, at EUF har truffet finansieringsafgørelser om disse foranstaltninger for et kumuleret beløb, der pr. udgangen af 1995 androg ca. 500 mio. ECU.

3.24. På grund af de fejl, der er konstateret i forbindelse med forvaltningen af Stabex-bevillingerne (), har Kommissionen i 1995 justeret de bankrenter, Stabex-ordningen oppebærer. Bidrag på 125 mio. ECU, som medlemsstaterne ikke havde betalt i december 1992, blev endeligt krediteret Stabex i december 1994. Ved beregningen af Stabex-renter blev de betragtet som tilskrevet allerede i januar 1993. Renterne beregnet efter denne metode, dvs. 17,2 mio. ECU, blev i 1995 overført til Stabex-renter fra renter af indeståender. Da man med henblik på renteberegning udarbejdede oversigten over Stabex-raterne blev der i øvrigt regnskabsført 10 mio. ECU under juli 1993 i stedet for juli 1995. Derfor blev 1,2 mio. ECU i bankrenter uden grundlag konteret under Stabex-ordningen. For fremtiden vil Kommissionen kun medregne renter af Stabex-banksaldi i Stabex-midlerne.

Betalinger, der er ved at blive kontrolleret

3.25. Pr. 31. december 1995 er der en difference på 3,9 mio. ECU mellem de samlede disponible midler under de enkelte EUF i henhold til regnskabsførerens balance og tildelingerne i henhold til den anvisningsberettigedes regnskaber. Dette beløb svarer til beløbet for samlede inkasserede, men endnu ikke kontrollerede renter pr. regnskabsårets udgang. For udgifterne er differencen 41,1 mio. ECU. Differencerne svarer til beløbet for de samlede endnu ikke regnskabsførte udgifter pr. regnskabsårets udgang.

3.26. Endnu ikke kontrollerede udgifter, der er opført med 41,1 mio. ECU, omfatter i virkeligheden uafviklede betalinger på 44,7 mio. ECU og 3,6 mio. ECU i indgåede indtægter, der endnu ikke er endeligt regnskabsførte.

3.27. I saldoen på 41,1 mio. ECU for udgifter, der endnu ikke er kontrolleret, på balancen for den 6. EUF indgår 13 mio. ECU, som vedrører andre end endnu ikke kontrollerede udgifter eller ekstraordinære udgifter. Beløbet fordeler sig på følgende poster:

a) 9,5 mio. ECU svarende til posteringer registreret ved regnskabsårets udgang for at få den likvide beholdning i henhold til regnskaberne til at stemme med de faktiske banksaldi. 8 mio. ECU af disse posteringer blev tilbageført, så snart der forelå detaljerede oplysninger om alle betalinger foretaget af EUF's banker pr. regnskabsårets udgang. Pr. 1. maj 1996 var der imidlertid endnu ikke foretaget sådanne justeringer af 1,3 mio. ECU (fordelt på seks bankkonti), og dermed kunne differencerne mellem EUF's regnskaber og den faktiske stilling for den likvide beholdning, som ikke kunne forklares, eventuelt forsvinde helt ud af regnskabet. De tilbageførte posteringer omfattede 0,2 mio. ECU (fordelt på syv bankkonti), som ikke var modposteret under enkeltbetalinger, og resultatet kan blive, at den regnskabsmæssige behandling af de uforklarede differencer udskydes til det følgende års regnskabsafslutning.

b) 3,5 mio. ECU er betalinger, og 0,7 mio. ECU er indtægter, de fleste er af ældre dato, som Kommissionen ikke har bilag for, eller som ikke kan regnskabsføres under en forpligtelse. I alt 4,5 mio. ECU i udestående betalinger og 1 mio. ECU i udestående indtægter, der var over 12 måneder gamle, og hvoraf 2,1 mio. ECU var over tre år gamle, har ikke kunnet bogføres endeligt, fordi der ikke foreligger godkendelse af de pågældende transaktioner.

c) Kommissionen har ingen bilag vedrørende kontoen »endnu ikke inddreven moms«, der gennem flere regnskabsår har udvist en uændret saldo på 0,25 mio. ECU, og den kan ikke forklare, hvordan denne saldo er fremkommet.

d) 0,2 mio. ECU, der er bankoverførsler eller bankindeståender, som ikke kan inddrives. Disse tab skal registreres dels på kontoen for administrations- og finansieringsomkostninger (0,15 mio. ECU vedrørende Somalia), dels under restbeløbet for et projekt (0,05 mio. ECU vedrørende Guinea).

e) 0,24 mio. ECU, der er forskud, der ikke er udbetalt i henhold til kontrakter. Beløbet er betalt af EUF's kassebeholdning til en række medlemsstater, der samfinansierer projekter med EUF.

3.28. Interimskontiene, der optræder i regnskaberne som endnu ikke kontrollerede udgifter, bør opdeles efter deres art, så hver enkelt af dem kan afsluttes og kontrolleres på behørig vis. Der bør navnlig føres nøje tilsyn med afslutningen af omposteringerne af den likvide beholdning, således at det sikres, at uforklarede differencer mellem de faktiske saldi og saldiene i regnskaberne bliver identificeret og regnskabsført med det samme og ikke fremført år efter år. På samme måde bør tvivlsomme eller uinddrivelige elementer, eller elementer, som ikke er udgifter, der kan regnskabsføres under projekter, fremgå af regnskaberne, så de kan figurere i de finansielle oversigter, såfremt beløbsstørrelsen berettiger det.

EUF's beholdning af likvide midler

3.29. Saldoen for EUF's likvide beholdning på 728,2 mio. ECU omfatter:

a) 2,9 mio. ECU svarende til likvid beholdning, der er tabt, eller som har været tvivlsom i flere år. Dette beløb bør opføres på balancen under tvivlsomme aktiver, og EUF's anvisningsberettigede og regnskabsfører burde enten have indledt tilbagesøgningsprocedure eller konstateret tabene ().

b) 188,2 mio. ECU i værdipapirer, der er erhvervet som et led i forvaltningen af Stabex' likvide midler, og 25 mio. ECU i renteafkast heraf (dvs. i alt 213,2 mio. ECU), bør opføres som sådan på balancen.

c) 0,3 mio. ECU - kun en brøkdel af de 0,8 mio. ECU i renter vedrørende regnskabsåret 1995, som bankerne har krediteret under regnskabsåret 1996.

3.30. Regnskaberne viser kun én bankkonto for Stabex. I virkeligheden er der oprettet flere forskellige konti (kapital, renter, værdipapirer) i den bank, der forvalter Stabex' midler. Dette forhold gør ikke Stabex' kapital- og rentesaldi gennemsigtige (jf. punkt 3.24), og Retten har flere gange fremsat kritik heraf ().

Forskud i form af stipendier og forskud til faglig bistand

3.31. Posten »forskud« blandt aktiverne omfatter forskud udbetalt i form af stipendier og forskud til faglig bistand på i alt 29 mio. ECU. De kan inddeles i tre grupper:

a) 3,4 mio. ECU, som delegationerne har modtaget til udbetaling af stipendier i 42 AVS-stater, heraf 1,8 mio. ECU vedrørende gamle forskud, hvis stilling delegationerne ikke for nylig har bekræftet. I løbet af regnskabsåret 1995 blev kun 0,03 mio. ECU afregnet som udgifter i to lande.

b) 16 mio. ECU (heraf 15,3 mio. ECU til faglig bistand og 0,7 mio. ECU til stipendier) udbetalt til Den Europæiske Sammenslutning for Samarbejde (ESS), som - med forbehold af den endelige regnskabsaflæggelse - har bekræftet et beløb på 0,5 mio. ECU direkte over for Retten, hvilket tyder på, at 15,5 mio. ECU af disse forskud er afregnet for sent. Denne saldo omfatter desuden udgifter på 2,1 mio. ECU, hvor Kommissionen har anfægtet berettigelsen af de tilsvarende forpligtelser. Der er dog ikke taget skridt til at få løst dette problem hurtigt.

c) 9,6 mio. ECU, der er udbetalt til kontorer i medlemsstaterne til stipendier. EUF's regnskabsfører har ikke afstemt Kommissionens regnskaber over disse forskud med disse kontorers regnskaber. Denne saldo omfatter forskud på 4,4 mio. ECU udbetalt til British Council, som har bekræftet et beløb på 1,6 mio. ECU direkte over for Retten. Det tyder på, at 2,8 mio. ECU af disse forskud er afregnet for sent. Kommissionen har ikke bogført nogen af de udgifter, dette kontor har oplyst vedrørende 1994 og 1995. Stillingen for denne konto bør afklares, før der udbetales nye forskud.

3.32. Retten har allerede henstillet, at Kommissionens tjenestegrene for disse tre grupper af transaktioner foretager fuldstændig revision af regnskabssystemer mv., således at de faktiske forhold, der ligger til grund for de registrerede beløb, kan bekræftes (). Saldoen på 29 mio. ECU, der figurerer blandt aktiverne, kan ikke betragtes som disponibel til anvendelse på ny. Den er udtryk for, at EUF's midler er anslået 18,3 mio. ECU for højt.

Andre fordringer, der er udeladt

3.33. En fordring på 0,8 mio. ECU, der er skyldige renter vedrørende de italienske samfinansieringer, og som omtales i den anvisningsberettigede bemærkninger, var ikke registreret i de endelige regnskaber, regnskabsføreren fremlagde.

3.34. Nogle banker har tilskrevet bankrenterne for december måned eller for sidste kvartal i 1995 pr. 31. december 1995 andre primo januar 1996. Af disse renter er 0,6 mio. ECU tilskrevet primo 1996 - heraf var 0,1 mio. ECU påløbet i 1995 - og de er ikke medtaget i ultimoregnskaberne.

Indtægter

3.35. Pr. 31. december 1995 androg skyldige bidrag 0 ECU og ikke 1,13 mio. ECU som angivet på balancen. Den tilsvarende betaling vedrørende saldoen for særprogrammet til fordel for visse afrikanske lande bekræftede EIB den 1. februar 1996, dagen efter afslutningen af regnskaberne.

3.36. I 1995 indkaldte Kommissionen 1 650 mio. ECU til 7. EUF fra medlemsstaterne. Alle disse bidrag er betalt.

3.37. De skyldige bidrag i henhold til det foregående regnskabsårs indkaldelser er betalt, bortset fra 112 000 ECU, som Tyskland stadig skylder.

3.38. 3,6 mio. ECU af de 11,6 mio. ECU i almindelige bankrenter, der blev indtægtsført i regnskabsåret 1995, var i realiteten inkasseret i regnskabsåret 1994, og 1,1 mio. ECU af dem i regnskabsårene 1990-1993. For Stabex-renterne andrager det i 1994 inkasserede og i 1995 berigtigede beløb 0,8 mio. ECU.

Endnu ikke kontrollerede indtægter

3.39. De 3,9 mio. ECU i renter, der er ved at blive kontrolleret, og som figurerer på balancen, omfatter 3,7 mio. ECU i renteindtægter og 0,2 mio. ECU i morarenter påløbet i forbindelse med italienske samfinansieringstransaktioner (jf. punkt 3.33). Ved regnskabsårets udgang figurerede disse beløb stadig som endnu ikke kontrollerede indtægter, fordi finansinspektøren endnu ikke havde påtegnet dem.

Afgørelser (primære forpligtelser)

Forsinkelser i regnskabsføringen

3.40. Retten har i to tilfælde konstateret forsinkelser i regnskabsføringen. De vedrørte lån med rentegodtgørelse på i alt 3,4 mio. ECU, som EIB traf afgørelse om i 1995, og som først bogføres i 1996. Disse tilfælde burde Kommissionen have påvist inden for rammerne af mængde- og værdifortegnelses- og regnskabsafslutningsprocedurerne. Bortset fra disse to tilfælde, hvor registreringen har fundet sted efter regnskabsafslutningen, er finansieringsafgørelserne blevet registreret med det fulde beløb og uden nævneværdig forsinkelse.

Værdiansættelser ved regnskabsårets udgang

3.41. Udgiftsforpligtelserne svarer til finansieringsafgørelser truffet af Kommissionen. Disse beløb skal principielt udbetales. Det hænder imidlertid ofte, at det beløb, der er truffet afgørelse om, afviger fra de beløb, der reelt udbetales inden for rammerne af et projekt. Når det beløb, der er truffet afgørelse om, ikke rækker, forhøjes forpligtelsen, så snart der træffes afgørelse om en supplerende finansiering. Hvis der derimod er truffet afgørelse om et for stort beløb, regnskabsføres differencen først, når projektet anses for fuldstændig gennemført, og den nationale anvisningsberettigede og Kommissionen er enige om at afslutte regnskaberne. Retten har allerede peget på dette fænomen og den indvirkning, det har på forpligtelsesregnskabet, som bliver mindre pålideligt og ansat for højt ().

3.42. Som bilag til de finansielle oversigter for 1995 fremlægger Kommissionen en analyse af de forpligtelser, hvor der ikke har været bevægelser i regnskaberne i over 18 måneder. Af de således registrerede forpligtelser bør der ifølge Kommissionen frigøres 22,4 mio. ECU under 6. EUF og 13,52 mio. ECU under 7. EUF. Revisionen viser, at beløbet for de unødvendigt blokerede midler er ansat for lavt i Kommissionens analyse.

3.43. Blandt de saldi, som Kommissionen karakteriserer som restbeløb, der skal forblive åbne, figurerer 94,3 mio. ECU, som næppe vil blive udbetalt. Beløbet fordeler sig som følger:

a) 12 mio. ECU i risikovillig kapital under 6. EUF vedrørende en lånekontrakt, der udløb ved regnskabsårets afslutning,

b) 7 mio. ECU i risikovillig kapital under 7. EUF vedrørende en lånekontrakt, der udløb ved regnskabsårets afslutning,

c) diverse projekter på i alt 43,5 mio. ECU under 6. EUF og 31,8 mio. ECU under 7. EUF.

3.44. I øvrigt kan mange projekter, Kommissionen ikke analyserer, fordi der har været bevægelser på regnskaberne inden for de sidste 18 måneder, også omfatte beløb, der er blokeret, uden at der er grund til det. Således viser en undersøgelse af de forpligtelsessaldi, der ikke figurerer i Kommissionens analyse, et betragteligt antal projekter, hvor værdiansættelsen i regnskaberne ikke mere svarer til foranstaltningernes reelle stilling, der dermed er ansat 66,7 mio. ECU for højt, nemlig:

a) 4,5 mio. ECU i risikovillig kapital (af 6 mio. ECU, der var indgået forpligtelser for) under 6. EUF og 18 mio. ECU under 7. EUF,

b) restbeløb fra katastrofebistandsforanstaltninger afsluttet i 1994 på i alt 11 mio. ECU,

c) tre restbeløb fra katastrofebistandsforanstaltninger samt to restbeløb fra faglig bistand på i alt 0,4 mio. ECU, der hidrører fra foranstaltninger afsluttet i 1995, og som burde være blevet frigjort ved regnskabsårets udgang,

d) i alt 22,8 mio. ECU, der er restbeløb fra forskellige projekter, hvor der ikke er registreret nogen kontrakt i mere end 18 måneder, og som ikke mere har noget formål,

e) restbeløb fra diverse kontrakter på i alt 7,3 mio. ECU, hvor der ikke er foretaget betalinger i over 18 måneder, og som næppe vil blive anvendt inden for rammerne af den samme finansieringsafgørelse,

f) en forpligtelse vedrørende bygge- og anlægsarbejder, der er ansat 2,7 mio. ECU for højt (eller 7 % af det beløb, der er indgået forpligtelse for), fordi de overslag, afgørelsen blev truffet på grundlag af, var ansat for højt.

3.45. Der kan således frigøres ca. 161 mio. ECU ud over de 35,9 mio. ECU, der er anført i de finansielle oversigter. Det skyldes til dels, at Kommissionens tjenestegrene (bortset fra ECHO) oftest må vente med at frigøre overflødige bevillinger, til samtlige aftaler under et projekt er afsluttet, og den pågældende nationale anvisningsberettigede har givet sit samtykke. I øvrigt er der ikke fastsat nogen enkel metode til justering af finansieringsaftalerne i nedadgående retning, når gennemførelsen af dem viser, at de skøn, der lå til grund for afgørelsen, er ansat for højt. Der bør indføjes en klausul i finansieringsaftalerne om justering i nedadgående retning.

Betalinger

Redegørelse for betalingerne

3.46. For så vidt angår Stabex-overførsler og strukturtilpasningsstøtteforanstaltninger, fører de foreskrevne procedurer for gennemførelsen af bevillingerne til, at der redegøres for betalingerne på en sådan måde, at der ikke gives et korrekt billede af mobiliseringsgraden for bistanden. I forbindelse med EUF's andre udgiftsposter er registrering af en betaling den endelige udnyttelse af de finansielle midler, efter at aktionerne er gennemført. Men i forbindelse med Stabex-overførslerne er EUF's registrering af en betaling i første omgang kun en overførsel af midler til en gennemgangsbankkonto. Rettens bemærkninger herom () har bevirket, at der i EUF's finansielle oversigter for regnskabsåret 1995 gives en detaljeret oversigt over disse to finansielle instrumenter, der for hvert land viser dels saldiene på ecu-bankkonti åbnet i medlemsstaterne, dels counterpart-midlerne. Af disse oversigter fremgår det imidlertid ikke klart, hvor store saldi der endnu ikke er mobiliseret ().

3.47. Kommissionen anvender ikke altid fjerde Lomé-konventions artikel 250, stk. 3, på strukturtilpasningsstøtte. I nævnte stykke er det fastsat, at midler, der tildeles modtagerstatens myndigheder, betragtes som forskud, indtil disse myndigheder forelægger dokumentation for anvendelsen af bevillingerne.

3.48. Det negative beløb på 0,15 mio. ECU, der er opført som regnskabsårets administrations- og finansieringsomkostninger, fremkommer ved, at udgifter på 1,7 mio. ECU er modregnet indtægter på 1,8 mio. ECU. Regnskabsårets posteringer omfatter blandt andet:

a) 1,6 mio. ECU i fortjeneste ved opskrivning af bankindeståender, heraf 1,5 mio. ECU vedrørende regnskabsåret 1994 og 0,1 mio. ECU vedrørende regnskabsåret 1995,

b) 0,2 mio. ECU i indtægter hidrørende fra ESS i form af renter af likvide forskud fra EUF,

c) 0,1 mio. ECU, der er en direkte betaling til EES uden om forskudsmekanismen,

d) 0,3 mio. ECU i morarenter pålagt EUF,

e) 0,6 mio. ECU vedrørende forundersøgelser finansieret med EUF's bankrenter inden for rammerne af den interne aftales artikel 9, stk. 2,

f) 0,7 mio. ECU i diverse administrations- og finansieringsomkostninger.

3.49. Endnu ikke kontrollerede udgifter pr. 31. december 1994 omfattede 6,1 mio. ECU i betalinger, som der ikke var dokumentation for. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren havde som et led i afslutningen af betalingerne med henblik på afslutningen af regnskaberne pr. 31. december 1995 til hensigt at bogføre eventuelt konstaterede tab på posten administrations- og finansieringsomkostninger (). En analyse af denne post viser, at kun 0,01 mio. ECU (udgifter på 0,03 mio. ECU og indtægter på 0,04 mio. ECU) er regnskabsført på denne måde i løbet af regnskabsåret 1995. Imidlertid er nogle konstaterede tab også bogført direkte under udviklingsprojekter (jf. punkt 3.27.e) og 3.54). Da der ikke kan konstateres noget revisionsspor for transaktionerne, kan Retten ikke sætte tal på dette fænomen. En forudsætning for, at der kan redegøres for konstaterede tab i regnskabsåret 1996, er, at der er et fyldestgørende revisionsspor.

3.50. Posten endnu ikke kontrollerede udgifter bør opdeles i regnskabet efter udgifternes art, og det samme gælder posten administrations- og finansieringsomkostninger. For det første bør indtægter og udgifter opføres særskilt. For det andet er sanktioner for misligholdelse, konstaterede tab af aktiver (udgifter, der ikke kan bogføres, og fordringer, der ikke kan inddrives) samt kursgevinster og -tab ikke løbende udgifter, men undtagelsesvise elementer, hvis formelle rigtighed bør efterprøves ekstra grundigt, og som skal fremgå klart af regnskaberne, således at de kan figurere i de finansielle oversigter, såfremt de er af en sådan størrelsesorden, at det er berettiget.

Forskud i henhold til kontrakter

3.51. Mange kontrakter indeholder en bestemmelse om, at der udbetales forskud, før arbejdet, leverancerne eller tjenesteydelserne påbegyndes. Sådanne forskud adskiller sig fra acontobeløb, der udbetales i kontraktperioden for dokumenteret afsluttede arbejder.

3.52. Kommissionen betragter principielt sådanne forskud som endelige transaktioner. Dermed fremstilles tempoet for bevillingsudnyttelsen som hurtigere, end det faktisk er, hvilket ikke fremgår af de finansielle oversigter. Tjenestegrenene under EUF's ledende anvisningsberettigede traf i løbet af regnskabsåret 1995 de nødvendige foranstaltninger til, at EUF's regnskaber viser stillingen for forskud fra og med udgangen af 1995.

3.53. Regnskabssystemets oversigt over forskudsudbetalingerne var stadig ikke udtømmende ved udgangen af 1995. På grundlag af denne oversigt kunne man ikke lave en opstilling over disse udbetalinger, så beløbet kunne opføres i de finansielle oversigter.

3.54. Nogle af disse forskud, der skal indsættes på bankkonti oprettet i AVS-staterne med henblik på betaling af projektudgifter (forskudsforvaltning), figurerer også som endelige betalinger til de pågældende projekter. Saldiene på disse bankkonti figurerer altså også som endelige betalinger i regnskaberne. Delegationerne har bekræftet, at disse bankkontis saldi pr. 31. december 1995 mindst andrager 11,7 mio. ECU. Blandt disse kasseforskud, der figurerer som udgifter, er der en banksaldo på 0,3 mio. ECU, der er tabt, fordi den bank, der lå inde med den, gik i likvidation.

Kontering

3.55. Tre af de efterprøvede betalinger på i alt 0,17 mio. ECU er ikke bogført under den tilsvarende forpligtelse eller delegerede bevilling. I alle tre tilfælde fører fejlen til, at der foretages afslutning af restbeløb fra tidligere, uden at der foretages de nødvendige frigørelser dels af primære forpligtelser dels af sekundære forpligtelser.

3.56. En betaling på 0,4 mio. ECU er konteret således, at den tilsvarende forpligtelse udviser en negativ saldo på 0,02 mio. ECU, men dette er hverken blevet opdaget eller korrigeret før afslutningen af regnskaberne. Ved supplerende regnskabsanalytisk revision har Retten identificeret yderligere fem forpligtelser, der alle vedrører overførsler fra tidligere EUF, og som efter den regnskabsmæssige afslutning af projektrestbeløb overført fra tidligere EUF udviser en negativ total på i alt 0,8 mio. ECU i forpligtelser og betalinger. Bogføringsprocedurerne for sådanne transaktioner burde revideres, således at forpligtelses- og betalingsregnskaberne ikke kan udvise negative totaler.

Detaljerede bemærkninger om de underliggende transaktioner

Substansfejl med hensyn til lovlighed/formel rigtighed

Afgørelser (primære forpligtelser)

3.57. Der blev godkendt supplerende forpligtelser for i alt 4 mio. ECU vedrørende strukturtilpasningsprogrammet i Niger efter procedurer, Retten ikke finder korrekte (jf. punkt 3.66), og de blev blev indgået ultimo 1995, selv om Niger på det tidspunkt ikke mere automatisk kunne komme i betragtning i henhold til artikel 246, stk. 2, i fjerde Lomé-konvention og ikke var erklæret støtteberettiget i henhold til konventionens artikel 246, stk. 1. På grund af statskuppet i januar 1996 vil Niger nok ikke blive støtteberettiget lige med det første.

Endnu ikke kontrollerede udgifter

3.58. Analysen af regnskabet over endnu ikke kontrollerede udgifter viser, at i alt 6 mio. ECU ikke er underbygget af den nødvendige dokumentation:

a) 3,75 mio. ECU i betalinger uden dokumentation [jf. punkt 3.27.b) og c)],

b) 0,7 mio. ECU i indtægter uden dokumentation [jf. punkt 3.27.b)],

c) 1,5 mio. ECU i ikke-dokumenterede justeringer af banksaldi [jf. punkt 3.27.a)].

3.59. Retten mener, at der bør foreligge en forklaring på disse transaktioner, når Kommissionen meddeler EUF's regnskabsfører decharge i medfør af bestemmelserne i artikel 43 i finansforordningen for 7. EUF.

Betalinger

3.60. I kontrakterne er der fastsat procedurer ikke blot for udbetaling af forskud, men også for den senere udligning af dem. Fem reviderede betalinger vedrørende bygge- og anlægskontrakter var forkerte beløb, fordi der ikke var foretaget korrekt udligning af tidligere udbetalte forskud. Medmindre disse fejl er blevet berigtiget i forbindelse med senere betalinger vedrørende samme kontrakter, er disse reviderede betalinger 2,3 mio. ECU for høje.

3.61. I et tilfælde vedrørende flygtningebistandsforanstaltning er der uanset det normale loft på 50 % blevet betalt et forskud på 70 % til et beløb af 0,35 mio. ECU, uden at det er blevet fastslået, at forholdene berettigede til en sådan overskridelse (20 % eller 0,1 mio. ECU).

3.62. I et acontobeløb vedrørende en kontrakt om faglig bistand er garantitilbageholdelsen blevet fratrukket to gange. Denne fejl er af størrelsesordenen 0,01 mio. ECU.

3.63. Der blev i december 1995 afholdt betalinger på 4 mio. ECU, da loftet for en finansieringsaftale vedrørende strukturtilpasningsstøtte i Niger blev forhøjet. Det er tvivlsomt, om disse betalinger og de tilsvarende forpligtelser var berettigede (jf. punkt 3.57). I øvrigt henvises i denne forbindelse til bemærkningerne om konditionaliteten (jf. punkt 3.72).

3.64. Med de almindelige betingelser for kontrakter om tjenesteydelser, der trådte i kraft den 1. juni 1991 (), blev de indtil da gældende betingelser ændret væsentligt. Blandt andet er det fastsat i artikel 35, stk. 4, at acontobeløbet ikke må overstige 90 % af værdien af de pågældende tjenesteydelser. Der findes ikke nogen bestemmelse om, at denne regel kan fraviges i kontrakterne og de særlige betingelser. Disse bestemmelser om garantitilbageholdelse betragter Kommissionens tjenestegrene som uhensigtsmæssige i forbindelse med nogle kontrakttyper, f.eks. kontrakter om arbejde i regning efter forbrugt tid, blandt andet i forbindelse med faglig bistand. I forbindelse med disse kontrakter finder der i reglen ikke nogen garantitilbageholdelse sted.

3.65. I 6 af de 13 reviderede betalinger, som er omfattet af disse regler, er der ikke sket nogen garantitilbageholdelse, selv om der ikke er andre bestemmelser i kontrakten, der gør denne fravigelse berettiget. De tilsvarende betalinger på i alt 0,41 mio. ECU, er dermed 0,04 mio. ECU for høje.

Lovlighed/formel rigtighed

Afgørelser (primære forpligtelser)

3.66. Forpligtelserne vedrørende strukturtilpasningsprogrammerne i Niger og Etiopien er blevet forhøjet med henholdsvis 4 mio. ECU og 9 mio. ECU i henhold til fjerde Lomé-konventions artikel 292 og 311 og finansforordningens artikel 62. Det er ikke korrekt i henhold til de procedurer, der er fastsat i konventionens artikel 292, stk. 1, at anvende disse bestemmelser på strukturtilpasning (). I henhold til artikel 292, stk. 1, kan der kun ydes supplerende midler til traditionelle programmer og projekter. Man burde derfor ikke have givet bemyndigelse til disse supplerende forpligtelser i denne form.

3.67. Som det understreges i bemærkningerne om bevillingsforvaltningen, finansieres en stadigt stigende del af strukturtilpasningsstøtten med gavebistand, der tages fra midlerne til nationale vejledende programmer. I en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen ad den interne aftale om 7. EUF blev det understreget, at der kun i undtagelsestilfælde kunne anvendes over 10 % af det nationale vejledende program på denne måde, og at der skulle foreligge en positiv udtalelse fra EUF-Udvalget, når disse 10 % blev overskredet. I den undersøgte stikprøve er der to forpligtelser vedrørende strukturtilpasningsstøtte på i alt 26,6 mio. ECU, som er finansieret med midler til nationale vejledende programmer, og hvor der er tale om en sådan overskridelse. I intet af disse tilfælde gøres der i det finansieringsforslag, der er forelagt EUF-Udvalget til udtalelse, udtrykkeligt opmærksom på den procentuelle overskridelse. Kun i ét tilfælde rejste en delegation spørgsmål herom. I et skriftligt svar anførte Kommissionen fejlagtigt, at den pågældende procentuelle andel var under 10 %. Oplysningerne til EUF-Udvalget om den procentuelle overskridelse af den vejledende grænse på 10 %, og begrundelserne for denne overskridelse var altså utilstrækkelige eller fejlagtige.

3.68. I december 1995 vedtog Rådet at konvertere restbeløbene fra lån ydet på særlige vilkår under 6. og tidligere EUF til gavebistand. Denne beslutning blev foregrebet allerede i juli 1995, hvor der blev indgået forpligtelse for 9,2 mio. ECU til strukturtilpasningsstøtte finansieret med gavebistand fra det vejledende program, og den i henhold til regnskaberne afsatte gavebistand til det pågældende land blev overskredet.

3.69. Der indgås forpligtelser vedrørende rentegodtgørelser i forbindelse med de lån med rentegodtgørelse, EIB yder, for det af Banken anslåede beløb. Når Kommissionen indgår forpligtelse, har den ikke adgang til anden dokumentation, hvoraf det kan kontrolleres, om beløbet er beregnet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 60, stk. 3. I den reviderede stikprøve var der fire forpligtelser af denne type, der figurerer med 37 mio. ECU, men derudover er samtlige forpligtelser for rentegodtgørelser, der er regnskabsført i regnskabsåret med 90,3 mio. ECU, behæftet med samme usikkerhed.

3.70. I forbindelse med en Stabex-forpligtelse, der blev indgået i løbet af regnskabsåret for 5,5 mio. ECU, kan Retten ikke på grundlag af dokumentationen med sikkerhed fastslå, at nedsættelsen af overførselsgrundlaget er berettiget.

Betalinger

3.71. En udgift på 4 mio. ECU i strukturtilpasningsstøtte, der var anden rate af strukturtilpasningsprogrammet i Lesotho, er blevet anvist til betaling, uden at den ansvarlige kommissærs godkendelse var indhentet. Dette usædvanlige forhold er ikke blevet konstateret under Kommissionens interne kontrol.

3.72. Fem af de reviderede strukturtilpasningsstøtteudbetalinger, der tilsammen andrager 87 mio. ECU, er blevet afholdt, uden at det var fastslået, at de særlige betingelser i finansieringsaftalen var opfyldt 100 %.

3.73. I forbindelse med 13 Stabex-overførsler, der tilsammen andrager 163,4 mio. ECU, havde modtagerstaterne på overførselstidspunktet ikke sendt Kommissionen rapporter om anvendelsen af de tidligere overførte midler. Det er de forpligtet til i henhold til Lomé-konventionens artikel 212, stk. 1. Kommissionen har ikke anvendt nævnte artikels stk. 2 og 3 for at få bragt forholdene i orden, og den har heller ikke overvejet den mulighed at udskyde gennemførelsen af de overførselsafgørelser, Retten har revideret.

3.74. I konventionens artikel 209 er det desuden fastsat, at de stater, der modtager Stabex-overførsler, skal tilsende Kommissionen en tilbundsgående analyse vedrørende den sektor, hvor indtægtsfaldet har fundet sted. For otte af de undersøgte Stabex-betalinger, der andrager 75 mio. ECU, er der ikke blevet indsendt en sådan analyse. I fire andre tilfælde, der andrager 31,1 mio. ECU, er det dokument, Kommissionen har modtaget og accepteret, for upræcist til, at det kan tjene som tilbundsgående analyse i henhold til artikel 209.

3.75. Overførselsgrundlaget blev ikke nedsat i forbindelse med syv af de reviderede Stabex-betalinger på i alt 101,5 mio. ECU. Retten kan ikke på grundlag af dokumentationen med sikkerhed fastslå, at det var berettiget.

3.76. I forbindelse med en betaling på 0,54 mio. ECU vedrørende en bygge- og anlægskontrakt indeholder bilagene ikke sådanne oplysninger, at beregningen af prisændringen, der ellers andrager 93 % af det fakturerede beløb, kan kontrolleres. Eftersom Retten ikke har fået de bilag, den anmodede om i januar 1996, har den ikke kunnet efterprøve, om denne ændring er berettiget. I forbindelse med én enkelt kontrakt til et beløb af 21,2 mio. ECU anslår Retten, at der allerede er udbetalt ca. 3 mio. ECU alene til dækning af prisændringer.

3.77. Udbetalinger af rentegodtgørelser regnskabsføres ligesom de tilsvarende forpligtelser på grundlag af oplysninger fra EIB. Ud fra disse oplysninger kan det ikke kontrolleres, om de udbetalte beløb er beregnet i henhold til finansforordningens artikel 60, stk. 3. Ud over de fire tilfælde, der indgik i stikprøven af betalinger på i alt 3,6 mio. ECU, er alle regnskabsårets rentegodtgørelsesudbetalinger, dvs. 21,5 mio. ECU, behæftet med denne usikkerhed.

3.78. Ved tre betalinger på i alt 0,4 mio. ECU, der også vedrørte tjenesteydelseskontrakter, havde der været forsinkelser i gennemførelsen af kontrakterne, men de fristforlængelser, Kommissionens tjenestegrene havde indrømmet, havde ikke givet anledning til formelle ændringer af kontrakterne.

3.79. I finansforordningens artikel 58, stk. 3, er det fastsat, at Kommissionen har en frist på 21 dage til at ekspedere betalingsanmodningerne fra EIB vedrørende transaktioner med risikovillig kapital. Denne frist overholdes ikke altid. I to af de reviderede tilfælde er forsinkelsen på over ét år, hvilket også har bevirket, at der i 1995 er forelagt betalinger vedrørende 1994 på i alt 10,8 mio. ECU. I begge tilfælde er EIB i nogen grad ansvarlig for forsinkelsen. I det ene tilfælde har Banken fremsendt en betalingsanmodning og først ni måneder senere den kontrakt, anmodningen vedrørte. I det andet tilfælde lød betalingsanmodningen på et større beløb end det, der i henhold til kontrakten var indgået forpligtelse for, og anmodningen blev først berigtiget elleve måneder senere.

3.80. I artikel 38, stk. 1, i de almindelige betingelser for kontrakter om tjenesteydelser er det fastsat, at den kontraherende myndighed har 90 dages frist til at afholde betalinger. Denne frist overholdes ikke altid. I tre af disse tilfælde, der i alt andrager 1 mio. ECU, er forsinkelsen på over ni måneder, og den længste konstaterede frist er på 15 måneder. Selv om kontrahenten ikke i nogen af de påviste tilfælde har krævet, at der blev pålagt sanktioner for misligholdelse af kontrakten, bør Kommissionen opfylde sine forpligtelser.

Andre bemærkninger

3.81. I juli 1995 meddelte Kommissionen efter skriftlig procedure EUF's regnskabsfører decharge for perioden 24. juli 1987-15. maj 1992. Dossieret om sagsbehandlingen af denne afgørelse er ikke underbygget af en undersøgelse af lovligheden og den formelle rigtighed af de betalinger, der er bogført i løbet af denne periode (), og navnlig heller ikke af de betalinger uden dokumentation, der figurerer i regnskaberne pr. 31. december 1994 (jf. punkt 3.49), og som vedrører perioden før den 15. maj 1992.

3.82. Blandt de reviderede betalinger på området katastrofebistand figurerer et forskud på 20 mio. ECU udbetalt til UNHCR inden for rammerne af en operationel kontrakt med ECHO. Denne kontrakt blev forlænget fra seks til tolv måneder i to omgange, hvorved den finansielle afslutning af den blev udsat til regnskabsåret 1996. Retten gør opmærksom på, at der blandt de kontrakter, der på grund af kontraktsforlængelser ikke var gennemført ved udgangen af regnskabsåret 1994 (), figurerer en kontrakt, der er indgået med samme kontrahent til 3,6 mio. ECU, og hvor der i 1994 er udbetalt et forskud på 1,8 mio. ECU, som endnu ikke er udlignet pr. 31. december 1995.

3.83. I forbindelse med en bygge- og anlægskontrakt, Kenyas regering havde underskrevet, havde et tilbageholdt garantibeløb på 1,8 mio. ECU på grund af en tvist med kontrahenten stået blokeret siden 1989 på en konto oprettet i EUF's navn. Det blev udbetalt til Kenya ved udgangen af 1995. Kontoen gav renter, der anslås til 1 mio. ECU, men de er blevet registreret som EUF-indtægter i stedet for at blive sat til side med henblik på eventuel udbetaling til Kenya.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 28. oktober 1996.

På Revisionsrettens vegne Bernhard Friedmann Formand

Kommissionens svar

INDLEDNING

Revisionsretten har for andet år i træk afgivet en revisionserklæring. I modsætning til, hvad der var tilfældet sidste år, har Revisionsretten trods visse forbehold afgivet en positiv udtalelse både vedrørende regnskabernes pålidelighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Kommissionen er tilfreds med denne positive vurdering, der viser, at de bestræbelser, som den har udfoldet for at forbedre forvaltningen og regnskabsføringen i forbindelse med EUF, har båret de første frugter.

Med hensyn til regnskabsføringen forbedrer Kommissionen således til stadighed edb-regnskabssystemet for at gøre det mere effektivt og pålideligt og har bestræbt sig på at øge de finansielle oversigters informationsværdi, og de er nu lettere tilgængelige og omfatter bemærkninger vedrørende samtlige tildelinger, således som Revisionsretten ønskede det i sin foregående beretning.

I forvaltningsmæssig henseende har den dels udarbejdet instrumenter, der har til formål at forbedre den økonomiske forvaltning såvel i Kommissionens tjenestegrene som i AVS-staterne, dels påbegyndt en gradvis udlægning til delegationerne af regnskabsføringen og den finansielle gennemførelse, og dette vil blive efterfulgt af en gradvis omlægning af arbejdsopgaverne for en del af det personale, der står for den regnskabsmæssige registrering og anvisningen til betaling i hovedsædet, således at det i højere grad tager sig af revision og overvågning af systemerne.

Kommissionen viderefører disse forbedringer med støtte i Revisionsrettens bemærkninger.

1. BAGGRUNDEN FOR REVISIONSERKLÆRINGEN

Regnskaber og transaktioner omfattet af revisionserklæringen

1.10. Dette spørgsmål blev allerede drøftet indgående ved gennemgangen af revisionserklæringen for 1994. Efter denne drøftelse ændrede Kommissionen procedurerne for forpligtelser og aftaler i overensstemmelse med sine svar på særberetningen til underbygning af revisionserklæringen for 1994 (jf. punkt 3.52.-3.54.). Disse bestemmelser vil formelt blive optaget i udkastet til finansforordning vedrørende 8. EUF.

Det er ikke nødvendigt at anerkende et andet regnskabsmæssigt forpligtelsesniveau i forskrifterne. Det er alene Kommissionens finansieringsafgørelser, der gøres til genstand for forpligtelser. Forslagene til afgørelse ledsaget af de tekniske og administrative bestemmelser fremsendes til finanskontrollen til forudgående påtegning. Disse dokumenter indeholder alle dele af den finansieringsaftale, som senere undertegnes af Kommissionen og AVS-staten.

De aftaler, der indgås af de nationale anvisningsberettigede i AVS-staterne til gennemførelse af finansieringsafgørelserne, registreres i regnskabssystemet af den anvisningsberettigede i et forvaltningsmæssigt øjemed.

2. REVISIONENS GENNEMFØRELSE

Problemer med gennemførelsen af revisionen

2.1. Selv om visse forskrifter kan skabe praktiske vanskeligheder for Revisionsretten som led i dens revisionsarbejde, er dette efter Kommissionens opfattelse ikke ensbetydende med, at hele den retlige ramme er uhensigtsmæssig. Kommissionen er under alle omstændigheder nødt til at anvende de eksisterende regler.

2.3. Kommissionen tager til efterretning, at der efter Revisionsrettens opfattelse er gjort betydelige fremskridt i bestræbelserne for at tilvejebringe finansielle oversigter, der er pålidelige og har reel informationsværdi.

3. RESULTATERNE AF REVISIONEN

Generel konklusion

3.1. Kommissionen tager Revisionsrettens positive udtalelse til efterretning med forbehold af de forhold, der er resumeret i punkt 3.4 vedrørende pålideligheden af EUF's årsregnskaber.

Kommissionen vil bestræbe sig på at forbedre de finansielle oversigters kvalitet og vil i dette øjemed videreføre iværksættelsen af den aktionsplan, der blev oversendt til Revisionsretten i 1993. I den forbindelse vedlægger Kommissionen en oversigt over de gjorte fremskridt og de igangværende aktioner med det formål at forbedre kvaliteten af den økonomiske forvaltning af EUF.

3.2. Kommissionen tager Revisionsrettens positive udtalelse til efterretning med forbehold af de forhold, der er resumeret i punkt 3.6.-3.10. vedrørende de underliggende transaktioner.

Revisionsretten påpeger i alt væsentligt formelle fejl, for hvis vedkommende Kommissionen ikke i alle tilfælde er enig i Revisionsrettens fortolkning af de relevante retlige bestemmelser.

Konstaterede forbedringer

3.3. Kommissionen har noteret sig, at Revisionsretten godkender de forbedringer, der er foretaget i udformningen af de finansielle oversigter, og som Kommissionen forpligtede sig til at foretage i sine svar på særberetningen til underbygning af revisionserklæringen vedrørende EUF for 1994. Kommissionen vil i videst mulig udstrækning vedblive med at forbedre kvaliteten af de finansielle oversigter og videreføre iværksættelsen af den aktionsplan, der blev oversendt til Revisionsretten i 1993. I den forbindelse vedlægger Kommissionen en oversigt over de gjorte fremskridt og de igangværende aktioner med det formål at forbedre kvaliteten af den økonomiske forvaltning af EUF.

Forbehold med hensyn til regnskaberne

3.4. Nogle af de af Revisionsretten påpegede forhold (bl.a. punkt 3.4.b) og 3.4.d)) er en normal følge af forvaltningen af EUF, og udformningen af de nævnte transaktioner respekterer de almindeligt anerkendte regnskabsmæssige principper.

Desuden kræver en løsning på de fremhævede problemer efter Kommissionens opfattelse ikke kun en ændring af de benyttede regnskabsprocedurer.

a) Det af Revisionsretten fremhævede problem med overvurdering af forpligtelserne vedrører forvaltning af projekter og ikke regnskabsmetoder og -praksis. Afslutning eller begrænsning af et projekt kan således kun gennemføres på forslag af den nationale anvisningsberettigede. Regnskabet viser de ændringer, som parterne juridisk har accepteret. Efter Kommissionens opfattelse gav regnskaberne ved afslutningen af regnskabsåret 1995 et retvisende billede af de retlige forpligtelser.

Kommissionen ønsker ikke systematisk at indføre procedurer for partiel frigørelse i forbindelse med igangværende projekter. Kommissionen frigør restbeløbet ved projektets afslutning, når det pågældende beløb kendes nøjagtigt. Blandt de af Revisionsretten undersøgte sager vedrører denne bemærkning 32,8 mio. ECU. Kommissionen modsætter sig dog ikke, at der indsættes en revisionsklausul i finansieringsaftalerne.

Kommissionen var for øvrigt ikke bemyndiget til at afslutte de EIB-transaktioner til et beløb af 37 mio. ECU, som fremhæves af Revisionsretten, fordi EIB ikke havde anmodet derom.

Kommissionen undersøger imidlertid mulighederne for at indføre et system til kortlægning af forpligtelser, som kan tænkes at blive afviklet, og der er i den forbindelse allerede konstateret betydelige restbeløb som led i projekterne. Det af Revisionsretten anslåede beløb for uafviklede primære forpligtelser, som ikke længere svarer til transaktionernes økonomiske realitet, udgør 3,6 % af restbeløbet af uafviklede forpligtelser svarende til 1,2 % af de bogførte primære forpligtelser.

b) Der stilles forskud til rådighed for forvaltningsorganer til betaling af igangværende stipendier og kontrakter om faglig bistand. Dokumentationen herfor oversendes med jævne mellemrum til Kommissionen. Ved afslutningen konstateres der således et udestående beløb svarende til de udbetalte forskud, som der endnu ikke er fremlagt dokumentation for.

Disse ikke-afviklede forskud bogføres i overensstemmelse med de almindeligt anerkendte bogføringsnormer blandt aktiverne i balancen ved regnskabsafslutningen.

c) Hvad angår forskud, som udbetales i forbindelse med strukturtilpasningsprogrammer i fremmed valuta samt kontrakter og programoverslag i forbindelse med AVS-stater, fremstår disse i de finansielle overslag som betalinger i forbindelse med projekter, hvilket er i god overensstemmelse med deres egenart.

Kommissionen har dog ændret regnskabssystemet for at tage hensyn til situationen for disse forskud ved regnskabsårets afslutning. Når den historiske kortlægning af valutaer og beløbsstørrelser er foretaget, vil Kommissionen være i stand til at optage denne situation i de offentliggjorte finansielle oversigter.

d) De 8 mio. ECU, der er fratrukket kapitalen, modsvarer lokale udgifter og indtægter, som optræder på kontiene for de delegerede udbetalende organer i AVS-staterne. Før den endelige kontering i den anvisningsberettigedes regnskaber skal bilagene vedrørende disse foranstaltninger indsendes af delegationerne og derefter kontrolleres og påtegnes af regnskabsføreren, den anvisningsberettigede og finansinspektøren.

De udgifter og indtægter, der skal konteres, vedrører overvejende foranstaltninger, der er truffet kort før regnskabsafslutningen og endnu ikke er konteret som følge af en decentraliseret økonomisk forvaltning.

De finansielle oversigter viser fondens situation på et bestemt tidspunkt (den 31. december). Denne situationsopgørelse omfatter derfor lokale betalinger, som endnu ikke er konteret projekterne.

For udgifternes vedkommende er disse beløb fratrukket fondens kapital i overensstemmelse med de almindeligt anerkendte regnskabsnormer.

Det må erkendes, at et beløb på 1,5 mio. ECU ikke var afviklet pr. 1.5.1996. Kommissionen bestræber sig på at få beløbet berigtiget inden udgangen af regnskabsåret 1996.

Fra og med regnskabsåret 1996 vil Kommissionen i regnskabet specificere de versurkonti, der indeholder udgifter, som skal berigtiges, på grundlag af kontienes egenart.

e) Kommissionen har i løbet af 1996 korrigeret de af Revisionsretten konstaterede konteringsfejl.

f) Det detaljerede svar findes i punkt 3.29.a).

Hvad angår de særlige Stabex-midler, findes Kommissionens svar i punkt 3.30.

3.5. a) Fremlæggelsen af bevillingerne er i overensstemmelse med bestemmelserne i konventionerne, afgørelserne om OLT's associering og de interne aftaler og viser for hver tildeling (programmerbar bistand, Sysmin, strukturtilpasningsfaciliteten osv.) størrelsen af de forpligtelser og betalinger, der konteres disse bevillinger.

De finansielle oversigter (side 52, 53 og 141) giver klare oplysninger om bevillingerne til strukturtilpasning uden sondring mellem de forskellige tildelinger (programmerbar bistand, strukturtilpasningsfaciliteten, Sysmin).

Genopretningsaktionerne (det særlige Afrika-initiativ) fremstår separat i de finansielle oversigter (side 50).

En separat angivelse af disse programmer i bevillingerne ville kræve en ændring i strukturen i bevillingerne, således som den er fastsat i Lomé-konventionen. Kommissionen anser det derfor for mere hensigtsmæssigt at underkaste denne type information en statistisk analyse.

b) Kommissionen foretager den fornødne korrektion (der henvises til det detaljerede svar i punkt 3.24).

c) Kommissionen er enig i de af Revisionsretten præciserede forhold og vil fortsat bestræbe sig på at sikre, at samtlige EIB-foranstaltninger registreres i EUF's regnskaber ved regnskabsafslutningen.

Det skal dog siges, at den udbyggede koordination med EIB allerede har givet gode resultater. Revisionsretten konstaterede en forskel på 71,1 mio. ECU ved 1994-afslutningen (revisionserklæringen for 1994, punkt 3.29.b)), og denne forskel var ved 1995-afslutningen nedbragt til 3,4 mio. ECU.

Forbehold med hensyn til de underliggende transaktioner

3.6. a) Med undtagelse af en sag, som er opdaget og korrigeret af Kommissionen (punkt 3.62.), svarer Revisionsrettens bemærkninger ikke til regnefejl vedrørende det beløb, der skal betales, men er et spørgsmål om fortolkning af den kontrakt, som har givet anledning til betalingen.

Med forbehold af punkt 3.65 (tilbageholdelse af sikkerhedsstillelse i forbindelse med visse tjenestekontrakter) anerkender Kommissionen sin fejlfortolkning af kontraktsbestemmelserne, men de fremhævede beløb er udlignet fuldt ud (2,4 mio. ECU i punkt 3.60. og 3.61.).

b) Kommissionen anerkender de faktiske forhold, men mener, at dens afgørelse var velbegrundet, fordi der ved udgangen af 1995 var udsigt til, at der formelt ville blive indgået en aftale mellem Niger og IMF i februar 1996. Denne aftale blev udsat som følge af de politiske begivenheder i januar 1996, men forhandlingerne med IMF blev genoptaget i første halvår 1996.

3.7. Der er tale om en kritik af metoden for regnskabsafslutningen. Der findes detaljerede svar i punkt 3.28.-3.30.

3.8. Substansfejlen vedrørende en forpligtelse angår et strukturtilpasningsprogram (4 mio. ECU), og der er givet en forklaring derpå i punkt 3.6.b).

3.9. a) I den foreliggende sag er der tale om en utilsigtet undladelse, da alle fondsbetingelser for betalingen var til stede (der henvises til punkt 3.71).

b) Kommissionen mener, at det som følge af den overordnede vurdering af overholdelsen af de almindelige og særlige betingelser var berettiget at afholde de 87 mio. ECU i betalinger til strukturtilpasning (jf. punkt 3.72).

c) Kommissionen understreger, at den ikke er ansvarlig for forvaltningen af EIB's foranstaltninger, og at kontrollen med disse derfor ikke henhører under dens kompetence (der henvises til punkt 3.69).

Kommissionen mener, at Revisionsrettens bemærkning snarere hører hjemme blandt problemerne med gennemførelsen af revisionen (punkt 2 i beretningen) end blandt de kritikpunkter, som rettes til Kommissionen i forbindelse med revisionserklæringen.

Hvad angår de af Revisionsretten gennemgåede betalinger, kan Kommissionen bekræfte, at betalingsdossieret indeholder detaljerede oplysninger om beregningerne. Kommissionen er dog rede til på Revisionsrettens begæring at fremlægge enhver yderligere dokumentation, som denne måtte finde nødvendig.

d) Kommissionen er ikke enig i Revisionsrettens fortolkning af bestemmelserne i artikel 212 i konventionen. Det forhold, at AVS-staterne fremlægger rapporter med forsinkelse eller slet ikke fremlægger rapporter, kan nemlig begrundes med problemer i form af forsinkelser eller blokeringer i forbindelse med iværksættelsen af rammerne for gensidige forpligtelser. Efter Kommissionens opfattelse er de af Revisionsretten nævnte betalinger fuldt berettigede, da konventionen giver Kommissionen en vis vurderingsmargen, hvis rapporterne fremlægges med forsinkelse eller slet ikke fremlægges (der henvises til punkt 3.73).

Den tilbundsgående analyse af sektoren, som skal fremlægges af AVS-staten, udgør ikke en betingelse for betalingen, men er ét af flere vurderingselementer ved beregningen af overførselsgrundlaget. Betalingerne er derfor fuldt berettigede (der henvises til punkt 3.74).

Fastsættelsesberegningerne er foretaget på grundlag af konsultationer med AVS-staterne i henhold til artikel 203 i konventionen. Efter Kommissionens opfattelse er beløbet på 101,5 mio. ECU tilstrækkeligt begrundet i disse detaljerede beregninger (der henvises til de mere detaljerede oplysninger fra Kommissionen i punkt 3.75).

e) Med de forsinkelser med tre betalinger til et beløb af 1 mio. ECU, der er nævnt i punkt 3.80, som eneste undtagelse er Kommissionen hverken enig i Revisionsrettens analyse af forsinkelserne med betalingen af EIB-rentegodtgørelser (punkt 3.79) eller i dens holdning vedrørende forpligtelsen til at forlænge fristen for indgivelse af delrapporter ved formelt at udstede en tillægsaftale (punkt 3.78).

Når Kommissionen ikke giver noget svar med hensyn til prisrevisionen i forbindelse med betalingen på 0,5 mio. ECU, skyldes dette fortolkningsforskelle i tilknytning til Revisionsrettens anmodning.

3.10. a) Kommissionen erkender, at forhøjelsen af finansieringsafgørelserne vedrørende de strukturtilpasningsprogrammer, som finansieres via strukturtilpasningsfaciliteten (punkt 3.66), i mangel af en fastsat procedure er foretaget i analogi med den procedure, der er forbeholdt projekter finansieret via det nationale vejledende program. Denne procedure er formaliseret i den interne aftale vedrørende 8. EUF.

Efter Kommissionens opfattelse var de oplysninger, der blev fremsendt til EUF-udvalget, tilstrækkelige til en vurdering af overskridelsen på 10 % af det nationale vejledende program til sikring af strukturtilpasning, og EUF-udvalget godkendte disse overskridelser ved at afgive en positiv udtalelse om finansieringsforslagene (der henvises til punkt 3.67).

Kommissionen er enig i, at et projekt (punkt 3.68.), som blev godkendt i fuld gennemsigtighed, efter at EUF-udvalget havde afgivet en positiv udtalelse, overskred rammebeløbet for den gavebistand, der var ydet den pågældende AVS-stat. Den vurderede nemlig, at det pågældende rammebeløb inkluderede de lån på særlige vilkår, som det på topmødet i Cannes (juni 1995) var vedtaget at omdanne til gavebistand.

b) Kommissionen mener ikke, at kontrollen med forvaltningen af EIB's transaktioner henhører under dens kompetence, da den ikke har ansvaret derfor (der henvises til punkt 3.69). Det er derfor Kommissionens opfattelse, at Revisionsrettens bemærkning snarere hører hjemme blandt problemerne med gennemførelsen af revisionen (punkt 2 i beretningen) end blandt de kritikpunkter, der rettes mod Kommissionen i forbindelse med revisionserklæringen. Kommissionen er rede til på Revisionsrettens begæring at fremlægge enhver dokumentation, som denne måtte finde nødvendig.

c) Det er efter Kommissionens opfattelse fuldt berettiget, at nedsættelsen af Stabex-overførslen ikke finder anvendelse (punkt 3.70).

Detaljerede bemærkninger om regnskaberne

Balancer og finansielle oversigter

Regnskabsprincipper, -metoder og -praksis

3.12. b) Kommissionens detaljerede svar findes i punkt 3.29. Kommissionen bestræber sig dog på at forstærke sammenkædningen af bilag og udskrifter ved hjælp af en standardidentifikation (f.eks. OLAS-nr. eller projektnr.).

c) Kommissionen vil fra regnskabsåret 1996 opdele disse versurkonto ved i videst mulig udstrækning at specificere de forskellige transaktioner efter art.

Regnskabernes indhold og opstilling

3.13. Anomalien uden for regnskabet vedrørende EIB's bidrag blev berigtiget i marts 1996 og vil ikke blive gentaget. Ved samme udskrift blev transaktionerne vedrørende overførslen under 5. EUF og genopførelsen af Stabex-bevillingerne berigtiget.

3.14. Beløbene for de endnu ikke effektuerede indtægtsordrer optræder i balancen i overensstemmelse med artikel 68 i den gældende finansforordning. For at forbedre denne tingenes tilstand foreslår Kommissionen, at der indsættes passende bestemmelser i finansforordningen vedrørende 8. EUF. Desuden vil den i regnskaberne for regnskabsåret 1996 og de følgende år fremlægge en særlig tabel med beskrivelse af situationen med hensyn til indtægtsordrer.

3.15. Den redegørelse, som Revisionsretten henviser til, har været anvendt siden regnskaberne for regnskabsåret 1993 på grundlag af et forslag fra Revisionsretten selv. Revisionsretten foreslår, at der foretages forbedringer deraf. Kommissionen kan tilslutte sig dette forslag.

3.16. Det er rigtigt, at ubetalte regninger er opført i balancen som en formindskelse af kapitalen for 6. EUF, medens de i virkeligheden også kan vedrøre 7. EUF. Dette stemmer dog fuldt ud overens med, at der benyttes en fælles kasse, som i øjeblikket henhører under 6. EUF, og disse udgifter vil ved den endelige bogføring blive opdelt på 6. og 7. EUF.

3.18. OECD-kodifikationen er allerede optaget i EUF-forvaltningssystemet kombineret med OLAS-bogføringssystemet. Der er derfor ingen grund til, at den skal fremgå af regnskabssystemet.

Rapporten om bistandens formål opdelt på samarbejdssektorer (side 39-40 i de finansielle oversigter) betegner et fremskridt med hensyn til den information, som Kommissionen afgiver for at imødekomme Revisionsrettens bemærkning om, at det var hensigtsmæssigt at udbygge den analytiske ramme (1994-beretningen til underbygning af revisionserklæringen).

Når 50 % af regnskabsårets afgørelser ikke er klassificeret, skyldes dette den ændring af OECD-kodifikationen, som blev foretaget i november 1995. Efter Kommissionens opfattelse berører dette dog ikke rapportens informationsværdi, da det er betalingerne, som afspejler bistandens faktiske gennemførelse (92 % af regnskabsårets betalinger og 99 % af de kumulerede betalinger var kodificeret).

3.19. Efter Kommissionens opfattelse gør udviklingen i nettoforpligtelserne (forpligtelser minus frigørelser) det muligt at følge det faktiske tempo i bistandens gennemførelse i løbet af regnskabsåret.

Af hensyn til gennemsigtigheden anfører Kommissionen i visse bemærkninger til de finansielle oversigter regnskabsårets frigørelsesbeløb. Denne sammenfattende information vil i fremtiden blive udvidet til at omfatte samtlige tildelinger.

Opstillingen af bevillingerne

3.21. Sigtet med de finansielle oversigter er at gøre rede for nedgangen i kapitalen under hver enkelt fond og for gennemførelsesniveauet for de tildelinger, der er afsat i henhold til konventioner, associeringsafgørelser og interne aftaler. De giver derfor for hver enkelt tildeling (programmerbar bistand, Sysmin, strukturtilpasningsfaciliteten osv.) en oversigt over forpligtelsesbeløbet og de dertil knyttede betalinger.

De finansielle oversigter gør det muligt at vurdere situationen for Fællesskabets bistand på strukturtilpasningsområdet, da Kommissionen af hensyn til gennemsigtigheden og i overensstemmelse med Revisionsrettens henstillinger medtager en komplet talmæssig information om strukturtilpasningen under alle tildelinger under ét (nationale vejledende programmer, strukturtilpasningsfaciliteten, Sysmin) i de finansielle oversigter (side 52, 53 og 141).

Hvis Revisionsrettens anmodning om en beskrivelse af disse programmer under bevillingerne skal imødekommes, kræver dette en ændring af den bevillingsstruktur, som er fastsat i Lomé-konventionen. Kommissionen anser det for mere hensigtsmæssigt at behandle denne type information ved hjælp af en statistisk analyse.

Kommissionen bekræfter det af Revisionsretten fremlagte talmateriale vedrørende strukturtilpasning, da det stemmer overens med oplysningerne i de finansielle oversigter.

3.22. Efter Kommissionens opfattelse er den ledende anvisningsberettigedes beslutning om at anvende 100 mio. ECU fra den programmerbare reserve, der er afsat til forhøjelse af de nationale vejledende programmer, til strukturtilpasningsprogrammer fuldt lovlig og i overensstemmelse med den fastsatte procedure for sådanne bevillinger.

Lomé-konventionen, der regulerer forbindelserne mellem Fællesskabet og AVS-staterne, er nemlig ikke den eneste tekst, som fastsætter procedurer for programmeringen. Programmeringen styres også af den interne aftales regler vedrørende forbindelserne mellem Kommissionen og medlemsstaterne. Det er ikke bestemt, at samtlige programmerbare bevillinger skal fordeles i begyndelsen af konventionens gyldighedsperiode.

Fordelingsmetoden og dens resultater er forelagt og drøftet med medlemsstaterne i EUF-udvalget ved anvendelse af de sædvanemæssige procedurer. Desuden afgiver EUF-udvalget udtalelse om disse bevillingers anvendelse i forbindelse med finansieringsforslagene.

3.23. Kommissionen vil præcisere, at det regionale samarbejde rent regnskabsmæssigt altid er blevet overvåget separat. Fremskridtene i 1995 vedrørte overvågningen af underregionerne og budgettet for »samtlige AVS-stater« ekskl. Centret for Industriel Udvikling, handelsfremme og Den Paritetiske Forsamling, for hvis vedkommende der i forvejen blev foretaget separat overvågning.

Genopretningsaktionerne (det særlige Afrika-initiativ) beskrives separat i de finansielle oversigter (side 50).

3.24. Indtil oktober 1994 var midlerne under Stabex-tildelingen blandet med EUF-midlerne, og renterne af den disponible Stabex-saldo blev beregnet på grundlag af den af EIB angivne daglige rentesats.

Denne situation var ikke særlig klar, og Kommissionen besluttede derfor at oprette en særlig bankkonto for Stabex-tildelingen. Denne konto blev oprettet i oktober 1994.

I løbet af 1995 analyserede Kommissionen konteringerne før 1994 og foretog de nødvendige korrektioner med hensyn til kapital og renter. I dette øjemed fastlagde den en pragmatisk tidsplan for betalingerne over Stabex-kontoen. Da der ikke var foretaget reelle specifikke overførsler fra medlemsstaterne, kunne denne tidsplan fastlægges på flere måder. Revisionsretten har således fastlagt en tidsplan, der kun afviger fra Kommissionens med 10 mio. ECU, som Kommissionen opførte i 1993, medens Revisionsretten henfører beløbet til 1995. For at bringe denne situation, som er umulig at præcisere, til afslutning er Kommissionen rede til at acceptere Revisionsrettens tidsplan og foretage de nødvendige korrektioner, dvs. overføre et renteafkast på ca. 1,2 mio. ECU af 10 mio. ECU for perioden juli 1993 - juli 1995 til EUF-kontoen (ekskl. Stabex).

Betalinger, der er ved at blive kontrolleret

3.25 3.26. Den konstaterede forskel mellem den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens regnskaber er ikke unormal, da den skyldes de igangværende transaktioner (udgifter og indtægter), som gennemføres lokalt via kontiene for de delegerede betalingsmyndigheder i AVS-staterne.

Der er derfor ikke tale om et afstemningsproblem, men derimod om en normal forskel mellem balancen og forvaltningsregnskabet.

Ved afslutningen af årsregnskaberne fastlægger regnskabsføreren disse fra- eller tilførsler af likvide midler. Den anvisningsberettigede skal principielt efterprøve hver af transaktionerne og afskrive dem på de tilsvarende forpligtelser efter finanskontrollens påtegning. Det tager nødvendigvis en vis tid. For betalinger foretaget lokalt og indtægter oppebåret lokalt ved regnskabsårets afslutning kan konteringen først finde sted i det efterfølgende regnskabsår. Det pågældende beløb repræsenterer 10 dages betalinger under EUF, hvilket forekommer helt rimeligt.

De finansielle oversigter viser fondens situation på et bestemt tidspunkt (den 31. december). Denne situationsopgørelse omfatter derfor lokale betalinger, som endnu ikke er konteret projekterne. For udgifternes vedkommende er disse beløb fratrukket fondens kapital i overensstemmelse med de almindeligt anerkendte regnskabsnormer.

3.27. a) Det er rigtigt, at et beløb på 1,5 mio. ECU ikke er konteret endeligt pr. 1.5.1996, og Kommissionen bestræber sig på at berigtige dette inden regnskabsårets afslutning.

c) Der er ligeledes tale om en tilbagebetalingspligtig momsindtægt, som blev bogført i 1989. Trods intensiv forskning har det vist sig umuligt at finde de oprindelige dokumenter. Beløbet vil blive gjort til genstand for en egnet berigtigende kontering.

3.28. Der mindes om, at Kommissionen, når der er tale om lokale udgifter og indtægter, som i mangel af bilag ikke er bogført endeligt på kontiene, ved modtagelsen af det tilhørende bankudtog opfører disse transaktioner på en versurkonto. Så snart de tilhørende bilag er fremlagt, ændres konteringen af transaktionerne. Det hænder dog, at bilagene bortkommer ved fremsendelsen fra delegationerne til hovedsædet. Kommissionen gør en virkelig stor indsats for at finde bilagene og kontere indtægterne og udgifterne hurtigst muligt. Det er imidlertid ofte nødvendigt med omfattende eftersøgning i delegationerne og hovedsæden, og det hænder, at dette arbejde ikke fører til, at de pågældende dokumenter bringes til veje. I så fald udligner Kommissionen disse transaktioner på kontiene ved hjælp af den anvisningsberettigedes, finanskontrollens og regnskabsførerens påtegning.

Kommissionen foretager en regnskabsmæssig opdeling af de versurkonti, som omfatter endnu ikke kontrollerede udgifter, efter deres egenart.

EUF's beholdning af likvide midler

3.29. a) Af de nævnte 2,9 mio. ECU føres der i øjeblikket forhandlinger om de 2,75 mio. ECU i Banque du Zaïre med landets finansministerium med henblik på at undersøge, hvorledes beløbet kan tilbagesøges. Beløbet på 0,16 mio. ECU i Somalia vil inden årets afslutning blive gjort til genstand for en passende berigtigende kontering.

3.30. For Stabex-instrumentets vedkommende er der oprettet én konto bestående af to underkonti for renter og kapital. Saldoen på denne konto opføres samlet i balancen og svarer til det samlede investeringsbeløb til anskaffelsespris samt indeståenderne på kontoen. Hver måned fremlægger banken detaljerede dokumenter vedrørende udviklingen inden for fonden, dokumenter vedrørende købs- og salgstransaktioner og særdeles detaljerede kontoudtog. Kommissionens konti føres korrekt og kan efterprøves. For at forbedre kontienes gennemsigtighed forpligter Kommissionen sig desuden til i fremtiden at knytte en tabel med detaljerede oplysninger om foretagne investeringer og købsprisen derfor som bilag til balancen og de finansielle oversigter. Disses totalsum plus indeståenderne vil svare til den i balancen opførte banksaldo.

Forskud i form af stipendier og forskud til faglig bistand

3.31. De af Revisionsretten oplyste talstørrelser for forskud i form af stipendier og forskud til faglig bistand svarer til de oplysninger, som Kommissionen har afgivet i de finansielle oversigter (side 155).

Revisionsretten undlader dog at tage visse elementer i betragtning, som kan forklare situationen med hensyn til disse forskud.

a) De 3,4 mio. ECU svarer til beløb overført af EUF's regnskabsfører til særlige bankkonti for EUF-stipendier, som forvaltes af delegationerne, til finansiering af lokale udgifter for stipendiater. I denne sammenhæng betragtes de beløb, der er overført til disse bankkonti, som forskud, for hvis anvendelse der skal gøres nærmere rede, fordi midlerne stammer fra EUF's likvide beholdninger.

Disse 3,4 mio. ECU udgør ikke kun udgifter, som skal bogføres i påkommende tilfælde, men også disponible midler til afholdelse af fremtidige udgifter.

Kommissionen erkender dog, at det er nødvendigt at undersøge situationen med hensyn til disse forskud for at berigtige afholdte udgifter og eventuelt foreslå et nyt system til betaling af stipendier, hvorved en nytteløs blokering af midler undgås.

b) Ved udgangen af regnskabsåret 1995 havde Kommissionen konteret Den Europæiske Sammenslutning for Samarbejdes (ESS) udgifter til faglig bistand indtil den 30. september 1995.

I henhold til aftalen mellem Kommissionen og ESS om forvaltningen af de faglige bistandskontrakter må de endnu ikke berigtigede forskud til ESS tilsammen højst modsvare to kvartalers udgifter for ESS. Det fremgår af aftalen, at ESS i løbet af måneden efter hvert kvartals udgang skal sende Kommissionen en oversigt over sine afholdte udgifter i løbet af det afsluttede kvartal ledsaget af de dertil svarende bilag. I øjeblikket andrager ESS' udgifter til faglige bistandskontrakter gennemsnitlig 8 mio. ECU pr. kvartal.

Forskuddet til faglig bistand ved 1995-afslutningen (15,3 mio. ECU) er allerede bragt ud af verden for 8,8 mio. ECU's vedkommende (ESS' udgifter før den 31.12.1995). Desuden behandler Kommissionen i øjeblikket visse af ESS' udgifter (2,7 mio. ECU) med henblik på endelig kontering. Endelig indsendte ESS i 3. kvartal 1996 en supplerende udgiftsopgørelse vedrørende regnskabsåret 1995 (3,3 mio. ECU). ESS' saldo for udokumenterede forskud andrager dermed 0,5 mio. ECU.

c) Hvad angår British Council, er der afgivet fuld dokumentation for forskuddet ved 1995-afslutningen (4,4 mio. ECU), og udgifterne blev i løbet af første halvår 1996 konteret EUF-projekterne. De dokumenterede udgifter i regnskabsårene 1994 og 1995 andrager 5,1 mio. ECU, således at der henstår en saldi i British Councils favør på 0,7 mio. ECU.

Vad angår de forskud, der er udbetalt til andre agenturer i medlemsstaterne (5,2 mio. ECU ved afslutningen af 1995-regnskaberne), blev der i 1996 berigtiget udgifter til et samlet beløb af 2,6 mio. ECU.

3.32. De ikke berigtigede forskud til forvaltningsorganerne er i overensstemmelse med de almindeligt anerkendte regnskabsnormer opført blandt aktiverne i balancen.

Der er efter Kommissionens opfattelse ikke nogen grund til at foretage regnskabsmæssig revision for at efterprøve rigtigheden af de bogførte forskud. Derimod foretager Kommissionen kontrol på stedet hos forvaltningsorganerne for at forvisse sig om rigtigheden af de angivne udgifter. Der blev i 1996 foretaget tre revisioner, og en fjerde er i gang.

Andre fordringer, der er udeladt

3.33. Den pågældende fordring er gjort til genstand for en indtægtsordre, som blev udstedt af den anvisningsberettigede efter regnskabsårets afslutning (26.2.1996) på grundlag af den af EIB oplyste rentesats. Det skyldige beløb blev oppebåret den 29.3.1996. Det viste sig dels, at det som følge af manglende information var umuligt at medtage dette beløb i regnskaberne for 1995, dels, at det skyldige beløb hurtigt blev opkrævet, så snart basisoplysningerne var modtaget.

3.34. Principielt tilskrives renterne for den sidste måned eller det sidste kvartal med den 31. december som valørdato. Det hænder imidlertid, at et kontoudtog med transaktioner med forskellige valørdatoer, hvoraf den ene vedrører det forløbne år, først når frem efter den dato, på hvilken regnskaberne afsluttes. Kommissionen bestræber sig så vidt muligt på at henregne renterne til det rigtige regnskabsår.

Indtægter

3.37. Tabet for Kommissionen skyldtes, at valutakursen var ugunstig på det tidspunkt, hvor det tyske bidrag blev indbetalt i DM.

3.38. De oppebårne renter i de tidligere regnskabsår (1990-1994) blev undersøgt af finanskontrollen og blev derefter berigtiget så hurtigt som muligt, dog først efter at regnskabsåret 1994 var afsluttet.

Endnu ikke kontrollerede indtægter

3.39. Den beskrevne situation er en normal følge af det anvendte regnskabssystem. Disse indtægter blev bogført i begyndelsen af det efterfølgende regnskabsår, efter at finansinspektøren havde givet sin påtegning.

Afgørelser (primære forpligtelser)

Forsinkelser i regnskabsføringen

3.40. I et enkelt tilfælde (projekt 7 ZIM 69; 3,1 mio. ECU) gav EIB den 31.1.1996 Kommissionen meddelse om det foreløbige rentegodtgørelsesbeløb, og dette beløb blev derfor bogført i regnskabsåret 1996. De talmæssige oplysninger blev imidlertid i de finansielle oversigter vedrørende 1995 (side 76) suppleret med en bemærkning om, at det ved regnskabsafslutningen ikke havde været muligt at bogføre denne kontrakt, som blev undertegnet af EIB i 1995.

I det andet tilfælde (projekt 7 NEA 24; 0,3 mio. ECU) bogførte Kommissionen ikke rentegodtgørelsen, fordi der ikke stod bevillinger til rådighed. Det skete efter frigørelserne i februar 1996. Denne type anomali vil næppe gentage sig, da beløbene til »rentegodtgørelse« fra nu af foreløbigt reserveres i regnskabet, inden der rettes henvendelse til Artikel 28-udvalget.

Det andet tilfælde var kendt i Kommissionen længe inden regnskabsafslutningen, idet der hvert kvartal foretages en regnskabsmæssig afstemning med EIB. Kommissionen vil dog udbygge afstemningerne med EIB inden regnskabsafslutningen.

Værdiansættelser ved regnskabsårets udgang

3.41. De retlige forpligtelser, som Kommissionen har indgået i forbindelse med gennemførelsen af EUF, registreres i regnskabet. Forpligtelserne bogføres således på det tidspunkt, hvor Kommissionen træffer sine finansieringsafgørelser. Finansieringsaftalerne eller de brevvekslinger, der træder i stedet derfor, er kontrakter, der binder Kommissionen og AVS-modtageren. Enhver ændring af denne kontrakt kræver begge parters samtykke.

Afslutningen af et projekt kræver således den nationale anvisningsberettigedes samtykke, idet denne bekræfter, at projektgennemførelsen er afsluttet.

Nedsættelsen af bevillingerne til et igangværende projekt kræver en afgørelse truffet af Kommissionen på den nationale anvisningsberettigedes begæring.

Regnskabet registrerer ikke »differencen« mellem det beløb, hvorom der er truffet afgørelse, og de bevillinger, der er nødvendige til projektet, men derimod de ændringer, som lovmæssigt er accepteret af parterne.

Kommissionen er enig i, at de retlige procedurer, som i sidste ende gør det muligt at frigøre midler, skal indledes så hurtigt som muligt.

Den kan imidlertid ikke på eget initiativ frigøre midler for at sikre, at de finansielle oversigter afspejler projekternes »økonomisk rigtige« situation ved afslutningen. Ud fra et regnskabsmæssigt synspunkt indeholder de finansielle oversigter derfor ikke overvurderede tal på forpligtelseskontiene.

Kommissionen anser det ikke for hensigtsmæssigt systematisk at indlede partielle frigørelsesprocedurer i forbindelse med igangværende projekter, således som det er foreslået af Revisionsretten.

Efter Kommissionens opfattelse er det mere rationelt at frigøre restbeløbet ved projektets afslutning.

Kommissionen undervurderer ikke nødvendigheden af, at de unyttigt blokerede bevillinger nedsættes, først ved at kortlægge dem (jf. side 152 i de finansielle oversigter) og dernæst ved i hvert enkelt tilfælde at træffe de foranstaltninger, der gør det muligt at afslutte projektet.

3.42. Kommissionen foregiver ikke, at den i de finansielle oversigter angiver samtlige unødvendigt blokerede bevillinger. Den giver et overslag over fænomenet på grundlag af en analyse af de forpligtelser, for hvis vedkommende der ikke har været registreret nogen regnskabsmæssige bevægelser i mere end 18 måneder.

Desuden svarer de beløb, som ifølge Kommissionens angivelser skal frigøres, til projekter, for hvis vedkommende parterne er enige om at indlede afslutningsprocedurerne (der henvises eksempelvis til punkt 3.43.a) og 3.43.b) vedrørende projekter med risikovillig kapital).

3.43. De projekter, som ifølge Kommissionens angivelser skal vedblive med at være i gang, er projekter, for hvis vedkommende parterne ved regnskabsårets afslutning har