DA Den Europæiske Unions Tidende C 263/3

AFGØRELSE Nr. H8

af 17. december 2015 (opdateret med nogle få tekniske præciseringer den 9. marts 2016)

om virksomheden for og sammensætningen af Det Tekniske Udvalg for Databehandling under Den Administrative Kommission for Koordinering af Sociale Sikringsordninger

(2016/C 263/04)

DEN ADMINISTRATIVE KOMMISSION FOR KOORDINERING AF SOCIALE SIKRINGSORDNINGER HAR —

under henvisning til artikel 72 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 883/2004 af 29. april 2004 om koordinering af de sociale sikringsordninger (1), i henhold til hvilken den administrative kommission har til opgave at fremme og udvikle samarbejdet mellem medlemsstaterne ved at modernisere procedurerne for dataudveksling, især ved at tilpasse informationsstrømmen mellem institutionerne til elektronisk udveksling under hensyntagen til udviklingen inden for databehandling i de enkelte medlemsstater, at fastsætte fælles strukturelle regler for tjenesterne for elektronisk informationsbehandling, især med hensyn til sikkerhed og anvendelse af standarder, samt at fastsætte bestemmelser om funktionen af den fælles del af disse tjenester,

under henvisning til artikel 73 i forordning (EF) nr. 883/2004, i henhold til hvilken den administrative kommission har til opgave at fastsætte reglerne for virksomheden for og sammensætningen af det tekniske udvalg, som skal aflægge beretninger og forelægge begrundede udtalelser, før den administrative kommission træffer de i artikel 72, litra d), nævnte afgørelser —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Den administrative kommission nedsætter Det Tekniske Udvalg for Databehandling, som er omhandlet i artikel 73, stk. 1, i forordning (EF) nr. 883/2004. Udvalget benævnes »det tekniske udvalg«.

2. Det tekniske udvalg har de funktioner, der er fastsat i artikel 73, stk. 2, i forordning (EF) nr. 883/2004.

3. Det tekniske udvalgs mandat vedrørende dets specifikke opgaver fastsættes af den administrative kommission, som kan ændre disse opgaver efter behov.

Artikel 2

1. Det tekniske udvalg består af to medlemmer fra hver medlemsstat, hvoraf det ene udpeges som ordinært medlem og det andet som suppleant.

2. Medlemsstatens regeringsrepræsentant i den administrative kommission underretter sekretariatet for den administrative kommission om udnævnelserne.

3. Til møderne i det tekniske udvalg kan medlemmerne ledsages af en eller flere eksperter, hvis de spørgsmål, der skal behandles, kræver det.

4. Hver delegation kan almindeligvis ikke bestå af mere end fire personer.

5. Europa-Kommissionens repræsentant i den administrative kommission eller en person udpeget af denne fungerer som konsulent i det tekniske udvalg.

6. Europa-Kommissionens repræsentant, hans/hendes suppleant eller en anden person udpeget af sekretariatet for den administrative kommission kan deltage i samtlige møder i det tekniske udvalg og i ad hoc-arbejdsgrupperne. En repræsentant for andre tjenestegrene i Europa-Kommissionen kan også deltage i møderne, i tilfælde hvor det er relevant for det emne, der skal behandles.

7. Et medlem af sekretariatet for den administrative kommission deltager i samtlige møder i det tekniske udvalg og ad hoc-arbejdsgrupperne.

Artikel 3

1. Formandshvervet for det tekniske udvalg udøves for et halvt år ad gangen af det ordinære medlem eller af en anden dertil udpeget person, som tilhører den stat, hvis repræsentant i den administrative kommission i samme periode udøver formandshvervet i denne kommission.

2. Såfremt den fungerende formand får forfald, udøves formandshvervet af suppleanten.

3. Formanden for det tekniske udvalg kan give sekretariatet anvisninger af enhver art vedrørende mødernes afholdelse og udførelsen af de opgaver, der hører ind under det tekniske udvalg.

Artikel 4

Det tekniske udvalg træder sammen efter en indkaldelse, som sekretariatet i forståelse med formanden for det tekniske udvalg sender til medlemmerne og til Europa-Kommissionens repræsentant mindst ti arbejdsdage før et møde.

Artikel 5

Det tekniske udvalg vedtager om fornødent sine beretninger og begrundede udtalelser på grundlag af faglige dokumenter og undersøgelser. Udvalget kan anmode de nationale administrationer om alle oplysninger, som anses for nødvendige for, at udvalget kan udføre sine opgaver tilfredsstillende.

Artikel 6

1. Det tekniske udvalg kan nedsætte ad hoc-arbejdsgrupper bestående af et begrænset antal personer, som skal behandle specifikke emner og fremlægge forslag for det tekniske udvalg.

Det tekniske udvalg skal i et skriftlig mandat redegøre for de opgaver, der skal overdrages sådanne arbejdsgrupper og tidsplanen for udførelsen af disse opgaver.

2. Arbejdsgrupperne ledes af en person, som udpeges af formanden for det tekniske udvalg i forståelse med repræsentanten for Europa-Kommissionen eller, i mangel heraf, af en ekspert fra den stat, hvis repræsentant i den administrative kommission udøver formandshvervet for denne kommission.

3. Formanden for ad hoc-arbejdsgruppen indkaldes til det møde i det tekniske udvalg, på hvilket beretningen fra ad hoc-arbejdsgruppen behandles.

Artikel 7

Et udpeget medlem af sekretariatet for den administrative kommission forbereder og tilrettelægger møderne i det tekniske udvalg.

Artikel 8

1. Beretninger og begrundede udtalelser vedtages med flertal blandt samtlige medlemmer af det tekniske udvalg, idet hver medlemsstat har én stemme, som afgives af det ordinære medlem eller ved forfald af hans suppleant. Af det tekniske udvalgs beretninger og udtalelser skal det fremgå, om de er blevet vedtaget enstemmigt eller med flertal. Hvis der er et mindretal, skal dette mindretals konklusioner eller forbehold anføres heri.

2. Når et ordinært medlem af det tekniske udvalg udøver formandshvervet, afgiver hans suppleant stemme i stedet.

3. Ethvert medlem, som er til stede, når et forslag sættes til afstemning, og som afholder sig fra at stemme, vil af formanden blive opfordret til at gøre rede for grunden til, at han afholdt sig fra at stemme.

4. Såfremt flertallet af de tilstedeværende medlemmer afholder sig fra at stemme, anses det forslag, som er blevet sat til afstemning, for ikke at være kommet i betragtning.

5. Det tekniske udvalg kan beslutte at vedtage rapporter og begrundede udtalelser ved brug af en skriftlig procedure, hvis en sådan procedure er blevet aftalt på et tidligere møde i det tekniske udvalg.

Med dette formål for øje skal formanden forelægge den tekst, der skal vedtages, for medlemmerne af det tekniske udvalg. Der fastsættes en tidsfrist på mindst 10 arbejdsdage, inden for hvilken medlemmerne skal have mulighed for at angive, om de forkaster den foreslåede tekst eller afholder sig fra at stemme. Manglende reaktion inden for den fastsatte frist betragtes som en godkendelse af teksten.

Formanden kan også beslutte at iværksætte en skriftlig procedure, selv om der ikke er blevet truffet aftale herom på et tidligere møde i det tekniske udvalg. I så fald betragtes kun en skriftlig godkendelse af den foreslåede tekst som en jastemme, og der skal fastsættes en tidsfrist på mindst 15 arbejdsdage.

Formanden underretter ved den anførte frists udløb medlemmerne om resultatet af afstemningen. En afgørelse, der har fået det påkrævede antal stemmer, betragtes som vedtaget den dag, der er sat som fristens sidste dag for medlemmerne til at fremsætte deres bemærkninger.

6. Hvis et medlem af det tekniske udvalg under den skriftlige procedure foreslår ændringer til teksten, skal formanden enten:

a) indlede den skriftlige procedure på ny ved at oplyse medlemmerne om de foreslåede ændringer i overensstemmelse med proceduren i stk. 5, eller

b) annullere den skriftlige procedure for at drøfte spørgsmålet på det efterfølgende møde,

afhængigt af hvilken procedure formanden skønner relevant i det pågældende tilfælde.

7. Hvis et medlem af det tekniske udvalg inden udløbet af den skriftlige procedure anmoder om, at den foreslåede tekst behandles på et møde i det tekniske udvalg, skal den skriftlige procedure annulleres.

Spørgsmålet behandles dernæst på det følgende møde i det tekniske udvalg.

Artikel 9

1. Den foreløbige dagsorden for hvert møde i det tekniske udvalg udarbejdes af sekretariatet i forståelse med formanden for det tekniske udvalg.

Såfremt det synes nødvendigt, kan sekretariatet, før det foreslår et punkt optaget på dagsordenen, bede de berørte delegationer om skriftligt at tilkendegive deres synspunkter vedrørende det pågældende spørgsmål.

Den foreløbige dagsorden indeholder i princippet de punkter, for hvilke et medlem eller repræsentanten for Europa-Kommissionen har anmodet om optagelse på dagsordenen.

2. Den foreløbige dagsorden sendes til medlemmerne af det tekniske udvalg og de i artikel 2, stk. 6, nævnte personer senest 15 arbejdsdage før mødets begyndelse. En revideret udgave af dagsordenen kan sendes fem arbejdsdage før mødet.

Dokumenter vedrørende de punkter på dagsordenen, hvortil der på det respektive møde kræves en afgørelse eller en udtalelse, skal i princippet foreligge senest ti arbejdsdage før mødet. Dette gælder ikke for dokumenter, der indeholder generel information, som ikke behøver godkendelse, i ekstraordinære omstændigheder eller i andre tilfælde, som det tekniske udvalg har aftalt i henhold til artikel 14.

3. Dagsordenen vedtages af det tekniske udvalg ved hvert mødes begyndelse.

Til optagelse af et andet punkt på dagsordenen end de på den foreløbige dagsorden opstillede punkter kræves enstemmighed i det tekniske udvalg.

Artikel 10

1. Sekretariatet for den administrative kommission udfærdiger referater fra møder i det tekniske udvalg. Referaterne godkendes af det tekniske udvalg.

2. Med henblik på at foretage revision sendes den engelske udgave af referatet til delegationerne senest én måned inden det efterfølgende møde i det tekniske udvalg.

De forskellige sprogversioner af referatet skal foreligge så hurtigt som muligt, efter at de vedtagne ændringer er indarbejdet i den engelske version.

3. Medlemmer, som ikke har modtaget referatet på deres eget sprog, kan udsætte deres endelige godkendelse, til de har modtaget referatet på det pågældende sprog.

Artikel 11

1. Det tekniske udvalg forelægger en skriftlig beretning for den administrative kommission om sit arbejde og de opnåede resultater efter hvert møde.

2. Hvis formanden for den administrative kommission anmoder om det, aflægger formanden for det tekniske udvalg beretning om det tekniske udvalgs arbejde på den administrative kommissions møde.

Artikel 12

Ethvert forslag fra det tekniske udvalg, som medfører udgifter, der skal afholdes af Europa-Kommissionen, skal godkendes af repræsentanten for denne institution.

Artikel 13

Beretningerne, de begrundede udtalelser, dagsordenerne og alle andre dokumenter til støtte for arbejdet i det tekniske udvalg udarbejdes på engelsk.

Artikel 14

Hvis det er nødvendigt kan det tekniske udvalg aftale — med enstemmighed — at præcisere og specificere den gældende forretningsorden yderligere.

Artikel 15

Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende. Den anvendes fra datoen for offentliggørelsen.

Artikel 16

Denne afgørelse afløser afgørelse nr. H2 af 12. juni 2009.

Claude EWEN Formand for den administrative kommission

(1) EUT L 166 af 30.4.2004, s. 1