UDKAST TIL

AFGØRELSE Nr. 1/2016 TRUFFET AF DET BLANDEDE EU-INDONESIEN-UDVALG

af …

om vedtagelse af dets forretningsorden

DET BLANDEDE EU-INDONESIEN-UDVALG HAR —

under henvisning til rammeaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et omfattende partnerskab og samarbejde (1) (»aftalen«), særlig artikel 41, og

ud fra følgende betragtninger:

For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør det blandede udvalg nedsættes snarest muligt.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Det blandede udvalgs forretningsorden som fastsat i bilaget vedtages herved.

(1) EUT L 125 af 26.4.2014, s. 17.

BILAG

Det blandede udvalgs forretningsorden

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Det blandede udvalg, som er nedsat i overensstemmelse med artikel 41 i rammeaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et omfattende partnerskab og samarbejde (»aftalen«), varetager sine opgaver som fastsat i aftalens artikel 41.

2. Det blandede udvalg består af repræsentanter for begge parter på det højest mulige niveau.

3. Udvalgets formandskab varetages skiftevist af Republikken Indonesiens udenrigsminister og Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik. De kan overdrage deres beføjelse til at varetage formandskabet for alle eller en del af det blandede udvalgs møder til en højtstående embedsmand.

Artikel 2

Repræsentation

1. Parterne meddeler hinanden listen over deres repræsentanter i det blandede udvalg (»medlemmerne«). Listen ajourføres af det blandede udvalgs sekretariat.

2. Et medlem, der ønsker at være repræsenteret af en suppleant, meddeler skriftligt formanden navnet på suppleanten, inden det pågældende møde finder sted. Et medlems suppleant udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Delegationer

1. Medlemmerne af det blandede udvalg kan ledsages af andre embedsmænd. Inden hvert møde underrettes parterne af sekretariatet om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

2. Når det er hensigtsmæssigt, kan eksperter eller repræsentanter for andre organer efter fælles overenskomst mellem parterne indbydes til at deltage i det blandede udvalgs møder som observatører eller for at orientere om et bestemt emne.

Artikel 4

Møder

1. Det blandede udvalg træder normalt sammen mindst hvert andet år eller efter anden aftale mellem parterne. Formanden indkalder til møderne i det blandede udvalg, som afholdes skiftevist i Indonesien og Bruxelles på en dato, som parterne fastsætter efter fælles overenskomst. Det blandede udvalg kan også afholde ekstraordinære møder efter aftale mellem parterne.

2. Hvis parterne er enige, kan møderne i det blandede udvalg undtagelsesvist også afholdes ved anvendelse af tekniske hjælpemidler som f.eks. video- eller telekonference.

3. Det blandede udvalg træder sammen på det højest mulige niveau som aftalt mellem parterne. Parterne skal bestræbe sig på at sikre deltagelse på ministerniveau, når dette er muligt.

4. Når det blandede udvalgs formandskab varetages på ministerniveau, forberedes dette forinden på et møde på højt embedsmandsniveau.

Artikel 5

Offentlighed

1. Møderne i det blandede udvalg er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet. Når en part indgiver oplysninger, der er angivet som fortrolige, til det blandede udvalg, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

2. Det blandede udvalg kan fremsætte offentlige erklæringer, hvis det vurderes at være hensigtsmæssigt.

Artikel 6

Sekretariat

En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Republikken Indonesiens regering fungerer i fællesskab som sekretærer for det blandede udvalg. Al korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg fremsendes til sekretærerne. Korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg kan have enhver skriftlig form, herunder e-mail.

Artikel 7

Dagsordener for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den udsendes sammen med de relevante dokumenter til den anden part normalt senest 15 dage før mødets begyndelse.

2. Formanden kan foreslå, at der deltager eksperter i det blandede udvalgs møder med henblik på at orientere om et bestemt emne på dagsordenen.

3. Det blandede udvalg vedtager dagsordenen ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, som ikke optræder på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

4. I særlige tilfælde kan formanden efter aftale med parterne afkorte de frister, der er omhandlet i stk. 1, for at tage hensyn til omstændighederne i en bestemt sag.

Artikel 8

Godkendt protokollat

1. Møderne i det blandede udvalg skal munde ud i et godkendt protokollat.

2. De to sekretærer udarbejder i fællesskab og efter forslag fra værten et udkast til godkendt protokollat normalt senest 30 kalenderdage efter mødedatoen. Udkastet til godkendt protokollat bygger på formandens sammenfatning af de konklusioner, som det blandede udvalg er nået frem til.

3. Det godkendte protokollat godkendes af begge parter senest 45 dage efter mødedatoen eller en anden dato, som aftales mellem parterne. Når der er opnået enighed om protokollatet, underskriver parterne to originaleksemplarer. Hver part modtager et originalt eksemplar.

Artikel 9

Afgørelser og henstillinger

1. Med henblik på gennemførelsen af sine opgaver, jf. aftalens artikel 41, kan det blandede udvalg beslutte at vedtage en afgørelse og/eller henstilling. En sådan afgørelse og/eller henstilling skal forsynes med et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

2. Hvor det er påkrævet, kan det blandede udvalg vedtage sine afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure.

3. Uanset artikel 5 kan hver af parterne beslutte at offentliggøre det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 10

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til det blandede udvalg sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at korrespondance stilet til det blandede udvalg fremsendes til formanden og om nødvendigt rundsendes som dokumenter som omhandlet i artikel 11.

3. Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 11.

Artikel 11

Dokumenter

1. Hvis forhandlingerne i det blandede udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres dokumenterne og rundsendes af sekretariatet til medlemmerne.

2. Hver sekretær er ansvarlig for rundsendelse af dokumenterne til de relevante medlemmer af hans eller hendes part i det blandede udvalg og systematisk fremsendelse af kopier til den anden sekretær.

Artikel 12

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber som følge af deltagelse i det blandede udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 13

Ændring af forretningsordenen

Hver part kan skriftligt anmode om enhver ændring af forretningsordenen, som kan ændres efter fælles overenskomst mellem parterne i overensstemmelse med artikel 9.

Artikel 14

Specialiserede arbejdsgrupper og andre mekanismer

1. Det blandede udvalg kan nedsætte specialiserede arbejdsgrupper eller oprette andre mekanismer til at bistå det i varetagelsen af sine opgaver. De specialiserede arbejdsgrupper og andre mekanismer rapporterer til det blandede udvalg.

2. Det blandede udvalg kan beslutte at nedlægge eksisterende specialiserede arbejdsgrupper eller andre mekanismer eller nedsætte yderligere specialiserede arbejdsgrupper eller oprette andre mekanismer til at bistå det i udførelsen af dets pligter.

3. De specialiserede arbejdsgrupper og andre mekanismer udarbejder detaljerede rapporter om deres virksomhed til det blandede udvalg på hvert af deres møder.

4. De specialiserede arbejdsgrupper har kun beføjelse til at fremsætte henstillinger til det blandede udvalg.