AFGØRELSE nr. 18/97 om interne regler for behandling af anmodninger om adgang til Rettens dokumenter (98/C 295/01)

DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET HAR -

under henvisning til den erklæring om retten til adgang til oplysninger, der findes som bilag til traktaten om Den Europæiske Unions slutakt, og hvori det fremhæves, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne,

under henvisning til konklusionerne fra Det Europæiske Råd i Birmingham og Edinburgh om et Fællesskab, der er tættere på dets borgere,

under henvisning til finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, særlig artikel 88,

idet den er af den opfattelse, at der bør indføres interne regler for behandling af anmodninger om adgang til Rettens dokumenter,

under hensyntagen til bestemmelserne i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1), og

ud fra følgende betragtninger:

Disse interne regler indgår som et led i De Europæiske Fællesskabers kommunikations- og informationspolitik,

ved gennemførelsen af disse regler skal bestemmelserne om, at visse oplysninger er fortrolige, overholdes fuldt ud -

VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1 Grundprincip

Inden for de rammer og med de begrænsninger, der er fastsat ved disse interne regler og de almindelige regler om revisorers tavshedspligt, har offentligheden adgang til Revisionsrettens dokumenter uanset deres materielle fremtræden.

Artikel 2 Behandling af anmodninger

1. En anmodning om at få adgang til et dokument fremsættes skriftligt og skal være tilstrækkelig præcist formuleret. Den skal f.eks. indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at kunne finde frem til det eller de dokument/er, der anmodes om.

2. Enhver anmodning til Revisionsretten vil efter modtagelsen blive videresendt til direktøren for Afdelingen for Forbindelserne med de øvrige institutioner, PR og Den Juridiske Tjeneste, med kopi til formanden og til generalsekretæren. Efter samråd med det medlem af Retten, hvorunder den pågældende sag henhører, undersøger direktøren, om anmodningen er berettiget, og afgør, om den kan imødekommes.

3. Direktøren for Afdelingen for Forbindelserne med de øvrige institutioner, PR og Den Juridiske Tjeneste opfordrer eventuelt ansøgeren til at fremsende yderligere oplysninger. Denne opfordring fremsættes senest en måned efter, at anmodningen er modtaget.

4. Ansøgeren vil enten få adgang til at læse de pågældende dokumenter i Revisionsretten eller for egen regning få tilsendt en kopi. Datoen og tidspunktet for gennemlæsningen, som finder sted i Revisionsrettens hovedsæde i Luxembourg, aftales med direktøren for Afdelingen for Forbindelserne med de øvrige institutioner, PR og Den Juridiske Tjeneste. For en kopi på papir af et dokument på mere end 30 sider vil ansøgeren blive afkrævet et gebyr på 10 ECU plus 0,05 ECU pr. ark, hvortil skal lægges eventuelle forsendelsesomkostninger. Udgifter til andre informationsmidler fastsættes fra sag til sag og vil blive meddelt ansøgeren på forhånd.

5. Senest en måned efter modtagelsen af en anmodning meddeler direktøren for Afdelingen for Forbindelserne med de øvrige institutioner, PR og Den Juridiske Tjeneste skriftligt ansøgeren, om dennes anmodning kan imødekommes. Direktøren for Afdelingen for Forbindelserne med de øvrige institutioner, PR og Den Juridiske Tjeneste finder sammen med ansøgeren en rimelig løsning på gentagne anmodninger og/eller anmodninger, der vedrører omfangsrige dokumenter. Ethvert afslag skal begrundes, og ansøgeren skal gøres opmærksom på, at han har en frist på en måned til at gøre indsigelse mod denne afgørelse. Reagerer ansøger ikke inden for denne frist, vil anmodningen blive betragtet som trukket tilbage.

6. Den, som får et dokument stillet til rådighed, må ikke gengive eller videregive det pågældende dokument uden først skriftligt at have indhentet Revisionsrettens tilladelse hertil.

Artikel 3 Behandling af indsigelser

1. Enhver indsigelse, der stiles til Revisionsretten, videresendes til formanden for Revisionsretten med kopi til generalsekretæren og til direktøren for Afdelingen for Forbindelserne med de øvrige institutioner, PR og Den Juridiske Tjeneste.

2. Formanden for Revisionsretten er beføjet til at træffe afgørelse om indsigelser i samråd med ADAR-gruppen og det på det pågældende område kompetente medlem af Revisionsretten.

3. Afgørelsen om udfaldet af behandlingen af en indsigelse meddeles ansøgeren senest to måneder efter, at den pågældende har gjort indsigelse. Den skal være behørigt begrundet og angive, hvilke retsmidler der kan tages i anvendelse, nemlig indbringelse af sagen for Domstolen og for ombudsmanden, således som det er fastsat i henholdsvis artikel 173 og 138 E i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Artikel 4 Særlige tilfælde og undtagelser

1. Når anmodningen vedrører et dokument, som forefindes i Revisionsretten, men ikke er udfærdiget i Revisionsretten, bekræfter Revisionsretten modtagelsen af anmodningen og meddeler ansøgeren, hvilken person, institution eller hvilket organ anmodningen skal stiles til.

2. Når det dokument, der anmodes om, er offentliggjort eller vil blive det inden for 12 måneder, henstilles det til ansøgeren at henvende sig til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer i Luxembourg.

3. Revisionsretten kan nægte at give adgang til et dokument på grundlag af følgende kriterier:

a) beskyttelse af almenhedens interesse (for eksempel offentlig sikkerhed, internationale forbindelser, monetær stabilitet, domstolsprocedurer og kontrol- og revisionsarbejde)

b) beskyttelse af individet og privatlivets fred (særlig alle personlige oplysninger om tjenestemænd og ansatte i Revisionsretten)

c) beskyttelse af forretningshemmeligheden

d) beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser, og

e) overholdelse af tavshedspligten på begæring af den fysiske eller juridiske person, der har givet oplysningen, eller i medfør af lovgivningen i den medlemsstat, der har givet oplysningen.

4. Revisionsretten nægter at give adgang til ethvert dokument, der indeholder revisionsbemærkninger, som i henhold til artikel 88, stk. 1, i finansforordningen skal behandles fortroligt.

5. Revisionsretten kan også nægte at give adgang til et dokument, der gengiver drøftelserne på et af Rettens møder. Medmindre Retten træffer anden afgørelse, nægter den i almindelighed at give adgang til alle dokumenter vedrørende sine egne arbejdsmetoder.

Artikel 5 Ikrafttræden

Denne afgørelse er vedtaget af Revisionsretten på dens 543. møde den 20. februar 1997. Den træder i kraft den første dag i den måned, der følger efter den måned, i hvilken den er vedtaget.

Luxembourg, den 7. april 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.