KOMMISSIONENS AFGØRELSE

af 7. juli 2004

om ændring af dens forretningsorden

(2004/563/EF, Euratom)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 218, stk. 2,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 131,

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Kommissionens bestemmelser om elektroniske og digitaliserede dokumenter, der er anført i bilaget til denne afgørelse, knyttes som bilag til Kommissionens forretningsorden.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

BILAG

Kommissionens bestemmelser om elektroniske og digitaliserede dokumenter

Betragtninger:

(1) Kommissionens generelle anvendelse af ny informations- og kommunikationsteknologi i forbindelse med sit interne arbejde og sin udveksling af dokumenter med især de øvrige EF-forvaltninger, herunder de organer, der skal iværksætte bestemte fællesskabspolitikker, og med de nationale forvaltninger, medfører, at Kommissionens dokumenter i stadigt stigende grad foreligger i elektronisk og digitaliseret form.

(2) Som opfølgning på hvidbogen om reformen af Kommissionen (1), hvor aktion 7, 8 og 9 tager sigte på at sikre overgangen til »e-Kommissionen«, og som opfølgning på meddelelsen »Mod e-Kommissionen: gennemførelsesstrategi for perioden 2001-2005 (aktion 7, 8 og 9 i hvidbogen om reformen)« (2) har Kommissionen som led i sit interne arbejde og i forbindelserne mellem sine tjenestegrene intensiveret udviklingen af edb-systemer, der giver mulighed for elektronisk forvaltning af dokumenter og procedurer.

(3) Ved afgørelse 2002/47/EF, EKSF, Euratom (3) knyttede Kommissionen bestemmelser om dokumentforvaltning som bilag til sin forretningsorden for bl.a. at sikre, at den på et hvilket som helst tidspunkt kan gøre rede for områder, som den er ansvarlig for. I meddelelsen om forenkling og modernisering af dokumentforvaltningen (4) fastsatte Kommissionen som mål på mellemlang sigt, at der skulle indføres elektronisk arkivering af dokumenter på grundlag af en række fælles regler og procedurer, der skulle gælde for samtlige tjenestegrene.

(4) Dokumenterne bør forvaltes i overensstemmelse med de sikkerhedsforskrifter, der gælder for Kommissionen, bl.a. med hensyn til klassificering af dokumenter, som fastsat i afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom (5), beskyttelse af informationssystemer, som fastsat i afgørelse C(95) 1510, og beskyttelse af personoplysninger, som fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6). Kommissionens dokumentmateriale må derfor indrettes på en sådan måde, at informationssystemerne samt transmissionsnettene og -midlerne i denne forbindelse beskyttes gennem passende sikkerhedsforanstaltninger.

(5) Der bør vedtages bestemmelser, som ikke blot fastlægger, på hvilke betingelser de elektroniske og digitaliserede eller elektronisk fremsendte dokumenter er gyldige for Kommissionens vedkommende, når disse betingelser ikke er fastsat andetsteds, men også fastlægger, hvilke opbevaringsbetingelser som skal sikre disse dokumenters og deres metadatas integritet og konstante læsbarhed i hele den nødvendige opbevaringsperiode.

KOMMISSIONEN HAR VEDTAGET FØLGENDE BESTEMMELSER:

Artikel 1

Formål

Disse bestemmelser fastlægger betingelserne for elektroniske og digitaliserede dokumenters gyldighed for Kommissionens vedkommende. De tager også sigte på at garantere disse dokumenters og deres metadatas ægthed, integritet og konstante læsbarhed.

Artikel 2

Anvendelsesområde

Disse bestemmelser finder anvendelse på elektroniske og digitaliserede dokumenter, som Kommissionen udarbejder eller modtager og er i besiddelse af.

De kan efter aftale finde anvendelse på elektroniske og digitaliserede dokumenter, som andre organer, der har til opgave at gennemføre bestemte fællesskabspolitikker, er i besiddelse af, eller på dokumenter, der udveksles mellem forvaltninger via datatransmissionsnet, som Kommissionen deltager i.

Artikel 3

Definitioner

I disse bestemmelser forstås ved:

1) »dokument«: et dokument som defineret i artikel 3, litra a), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (7) samt i artikel 1 i bestemmelserne vedrørende dokumentforvaltning, der er knyttet som bilag til Kommissionens forretningsorden, i det følgende benævnt »bestemmelserne om dokumentforvaltning«

2) »elektronisk dokument«: en samling af data, der er registreret eller oplagret af et edb-system eller et tilsvarende instrument på et hvilket som helst medium, og som kan aflæses eller opfattes af en person eller et sådant system eller instrument, samt enhver form for bekendtgørelse og udlæsning af disse data som udprint eller på anden måde

3) »digitalisering af dokumenter«: den proces, der består i at konvertere et papirdokument eller ethvert andet traditionelt medium til et elektronisk billede. Digitaliseringen vedrører alle typer dokumenter og kan foregå på grundlag af forskellige medier, såsom papir, telefax, mikroformer (mikrofiches, mikrofilm), fotografier, video- eller audiokassetter og film

4) »et dokuments levetid«: samtlige etaper eller perioder i et dokuments eksistens fra det modtages eller formelt udarbejdes som omhandlet i artikel 4 i bestemmelserne om dokumentforvaltning, indtil det overføres til Kommissionens historiske arkiver og gøres tilgængeligt for offentligheden, eller indtil det destrueres som omhandlet i artikel 7 i de nævnte bestemmelser

5) »Kommissionens dokumentmateriale«: samtlige dokumenter, dossierer og metadata, som Kommissionen udarbejder, modtager, registrerer, journaliserer og opbevarer

6) »integritet«: det forhold, at oplysningerne i et dokument og dets medfølgende metadata er fuldstændige (samtlige data er medtaget) og nøjagtige (alle data er uændrede)

7) »konstant læsbarhed«: det forhold, at oplysningerne i dokumenterne og deres medfølgende metadata bliver ved med at være let læselige for enhver, der skal have eller kan få adgang til dem i hele dokumenternes levetid, fra de formelt udarbejdes eller modtages, til de overføres til Kommissionens historiske arkiver og gøres tilgængelige for offentligheden, eller indtil de destrueres, afhængig af deres obligatoriske opbevaringsperiode

8) »metadata«: oplysninger om dokumenternes kontekst, indhold og struktur samt deres forvaltning i tidens løb, således som de er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til bestemmelserne om dokumentforvaltning og suppleres ved gennemførelsesbestemmelserne til nærværende bestemmelser

9) »elektronisk signatur«: elektronisk signatur som defineret i artikel 2, nr. 1), i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (8).

10) »avanceret elektronisk signatur«: elektronisk signatur som defineret i artikel 2, nr. 2), i direktiv 1999/93/EF.

Artikel 4

Elektroniske dokumenters gyldighed

1. Når der efter en fællesskabsbestemmelse eller en national bestemmelse stilles krav om en underskrevet original af et dokument, opfylder et elektronisk dokument, som Kommissionen har udarbejdet eller modtaget, dette krav, hvis det pågældende dokument er forsynet med en avanceret elektronisk signatur baseret på et kvalificeret certifikat og genereret af et sikkert signaturgenereringssystem eller en elektronisk signatur, som frembyder tilsvarende garantier med hensyn til en signaturs funktioner.

2. Når der efter en fællesskabsbestemmelse eller national bestemmelse stilles krav om, at et dokument skal udarbejdes skriftligt, uden at der dog kræves en underskrevet original, opfylder et elektronisk dokument, som Kommissionen har udarbejdet eller modtaget, dette krav, hvis ophavsmanden dertil er behørigt identificeret, og dokumentet er udarbejdet på betingelser, som sikrer dets indholds og metadatas integritet, og opbevares på de i artikel 7 fastsatte betingelser.

3. Bestemmelserne i denne artikel finder anvendelse fra dagen efter vedtagelsen af de gennemførelsesbestemmelser, der er omhandlet i artikel 9.

Artikel 5

Elektroniske procedurers gyldighed

1. Når der ved en af Kommissionens egne procedurer kræves en bemyndiget persons underskrift eller en persons samtykke på et eller flere trin i proceduren, kan proceduren forvaltes af edb-systemer, forudsat at hver enkelt person identificeres sikkert og utvetydigt, og at det pågældende system sikrer, at indholdet, herunder procedurens forskellige trin, ikke kan ændres.

2. Når en procedure involverer Kommissionen og andre organer og kræver en bemyndiget persons underskrift eller en persons samtykke på et eller flere trin i proceduren, kan proceduren forvaltes af edb-systemer, hvis tekniske vilkår og garantier er fastsat ved aftale.

Artikel 6

Elektronisk fremsendelse af dokumenter

1. Kommissionens fremsendelse af dokumenter til en intern eller ekstern modtager kan foretages med det kommunikationsmiddel, der er bedst egnet i det pågældende tilfælde.

2. Fremsendelse af dokumenter til Kommissionen kan foretages med alle former for kommunikationsmidler, herunder ad elektronisk vej — telefax, e-post, elektroniske formularer, websted.

3. Stk. 1 og 2 finder ikke anvendelse, når det ved en fællesskabsbestemmelse eller en national bestemmelse eller en overenskomst eller aftale mellem parterne kræves, at der anvendes bestemte transmissionsmidler eller overholdes bestemte formaliteter i forbindelse med fremsendelsen.

Artikel 7

Opbevaring

1. Kommissionens opbevaring af elektroniske og digitaliserede dokumenter skal sikres i hele den obligatoriske periode på følgende betingelser:

a) dokumentet opbevares i den form, hvori det er udarbejdet, fremsendt eller modtaget, eller i en form, der bevarer integriteten af ikke blot dokumentets indhold, men også dets metadata

b) dokumentets indhold og metadata er læsbare i hele opbevaringsperioden af enhver, der har bemyndigelse til at få adgang til det

c) når der er tale om et dokument, som er fremsendt eller modtaget elektronisk, indgår de oplysninger, der gør det muligt at fastslå dets oprindelse og destination, samt dato og tidspunkt for fremsendelse eller modtagelse, som en del af de minimumsmetadata, der skal opbevares

d) når der er tale om elektroniske procedurer, som forvaltes af edb-systemer, skal oplysningerne om procedurens formelle trin opbevares på betingelser, der sikrer, at disse trin samt ophavsmændene og deltagerne kan identificeres.

2. Med henblik på stk. 1 indfører Kommissionen et elektronisk depotsystem, der skal omfatte de elektroniske og digitaliserede dokumenters fulde levetid.

De tekniske betingelser for det elektroniske depotsystem fastsættes ved de i artikel 9 omhandlede gennemførelsesbestemmelser.

Artikel 8

Sikkerhed

De elektroniske og digitaliserede dokumenter forvaltes i overensstemmelse med de sikkerhedsregler, som Kommissionen skal overholde. I denne forbindelse er de informationssystemer, transmissionsnet og -midler, der bidrager til Kommissionens dokumentmateriale, beskyttet af tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til klassificering af dokumenter og beskyttelse af informationssystemer og personoplysninger.

Artikel 9

Gennemførelsesbestemmelser

Gennemførelsesbestemmelserne til nærværende regler udarbejdes i samarbejde med generaldirektoraterne og tilsvarende tjenestegrene og udstedes af Kommissionens generalsekretær med tilslutning fra Kommissionens generaldirektør for informationsteknologi.

De ajourføres regelmæssigt under hensyn til informations- og kommunikationsteknologiens udvikling og de nye forpligtelser, som Kommissionen måtte blive tildelt.

Artikel 10

Iværksættelse i tjenestegrenene

Den enkelte generaldirektør eller chef for en tjeneste træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at de elektroniske dokumenter, procedurer og systemer, som den pågældende er ansvarlig for, opfylder kravene i nærværende regler og i gennemførelsesbestemmelserne dertil.

Artikel 11

Gennemførelse af bestemmelserne

Kommissionens Generalsekretariat overvåger gennemførelsen af nærværende regler i samarbejde med de berørte generaldirektorater og tjenestegrene, især Kommissionens Generaldirektorat for Informationsteknologi.

(1) KOM(2000) 200.

(2) SEK(2001) 924.

(3) EFT L 21 af 24.1.2002, s. 23.

(4) C(2002) 99 endelig.

(5) EFT L 317 af 3.12.2001, s. 1.

(6) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(7) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(8) EFT L 13 af 19.1.2000, s. 12.