KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESAFGØRELSE

af 26. februar 2013

om vedtagelse af SIRENE-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger i forbindelse med anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II)

(meddelt under nummer C(2013) 1043)

(Kun den bulgarske, den danske, den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2013/115/EU)

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 af 20. december 2006 om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) (1), særlig artikel 8, stk. 4, artikel 9, stk. 1, artikel 20, stk. 3, artikel 22, litra a), artikel 36, stk. 4, og artikel 37, stk. 7, og Rådets afgørelse 2007/533/RIA af 12. juni 2007 om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) (2), særlig artikel 8, stk. 4, artikel 9, stk. 1, artikel 20, stk. 4, artikel 22, litra a), artikel 51, stk. 4, og artikel 52, stk. 7,

efter at have hørt Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, og

ud fra følgende betragtninger:

Anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) træder i kraft i første halvdel af 2013. SIS II indeholder kun de oplysninger, der er nødvendige for at identificere en person eller en genstand og træffe de påkrævede foranstaltninger. For at SIS II kan fungere efter hensigten, vil medlemsstaterne udveksle supplerende oplysninger om indberetninger. Denne udveksling af supplerende oplysninger sker gennem SIRENE-kontorerne.

For at lette arbejdet for SIRENE-kontorerne og de brugere af SIS II, der er involveret i SIRENE-opgaver i deres daglige arbejde, blev der i 2008 vedtaget en SIRENE-håndbog for SIS II gennem et retligt instrument under den tidligere første søjle, Kommissionens beslutning 2008/333/EF af 4. marts 2008 (3) , og et instrument under den tidligere tredje søjle, Kommissionens afgørelse 2008/334/RIA af 4. marts 2008 (4) .

Det er nu nødvendigt at ændre SIRENE-håndbogen for SIS II for i højere grad at afspejle de operationelle behov hos de brugere og det personale, der er involveret i SIRENE-opgaver, gøre arbejdsprocessen mere konsekvent og sikre, at de tekniske regler svarer til den nyeste teknologi.

Medlemsstaterne har udarbejdet forskellige regler for, hvilke myndigheder der har adgang til SIS II og har beføjelser til at oprette, ajourføre og slette indberetninger. Endvidere har mange medlemsstater oprettet integrerede kontorer for internationalt politisamarbejde, herunder Europol, Interpol og SIRENE-anliggender, hvor personalet udfører alle nødvendige opgaver. Det er derfor hensigtsmæssigt at udvide anvendelsesområdet for SIRENE-håndbogen til at omfatte alle brugere af SIS II og alt personale, der er involveret i SIRENE-opgaver.

Bestemmelserne i SIRENE-håndbogen skal revideres bl.a. for at tage højde for nye tekniske muligheder for at udføre søgninger i SIS II, en ajourført beskrivelse af de tekniske kommunikationsmuligheder mellem SIRENE-kontorerne, afklaring af procedurerne for indberetninger om nægtelse af indrejse, afklaring af procedurerne for forvaltning af SIS II-indberetninger, herunder de nye emnekategorier i henhold til forordning (EF) nr. 1987/2006 og afgørelse 2007/533/RIA, procedurer for udveksling af supplerende oplysninger, når det står klart, at en SIS II-indberetning vedrører et køretøj, og der er tale om kriminel kopiering af køretøjsoplysningerne.

For at sikre overensstemmelse mellem translitterations- og transskriptionsreglerne i SIS II og SIRENE bør translitterations- og transskriptionsreglerne fuldt ud tilpasses den seneste udgave af dokumentet om grænsefladekontrol (ICD 3.0) for SIS II, jf. Rådets forordning (EF) nr. 189/2008 af 18. februar 2008 om testning af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) (5) . De formularer, som SIRENE-kontorerne skal bruge til deres udveksling af supplerende oplysninger, bør tilpasses den tekniske arkitektur som beskrevet i dokumentet »Data exchange between SIRENE Bureaux (DEBS)« (»Uveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer«). Disse formularer bør også bruge et mere forståeligt og brugervenligt format. Det er endvidere hensigtsmæssigt at forklare procedurerne for indsamling af statistiske oplysninger om hit i SIS II og om udveksling af supplerende oplysninger og lade disse forklaringer indgå i håndbogen som et nyt bilag.

På grund af de mange ændringer af SIRENE-håndbogen for SIS II, der blev vedtaget i 2008, er det hensigtsmæssigt at vedtage en ny SIRENE-håndbog. Derfor bør beslutning 2008/333/EF og afgørelse 2008/334/RIA ophæves.

For så vidt angår Island og Norge, udgør denne afgørelse en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (10) , henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra G, i Rådets afgørelse 1999/437/EF om visse gennemførelsesbestemmelser til nævnte aftale (11) .

For så vidt angår Schweiz, udgør denne afgørelse en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (12) , henhørende under det område, der er omhandlet i artikel 1, litra G, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse 2004/860/EF (13) .

For så vidt angår Liechtenstein udgør denne beslutning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab, Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (14) , henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra G, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2011/350/EU (15) .

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

SIRENE-håndbogen og andre gennemførelsesforanstaltninger i forbindelse med anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) fastsættes i bilagene hertil. De finder anvendelse på personale, der er involveret i SIRENE-opgaver, og for alle brugere af SIS II.

Artikel 2

Beslutning 2008/333/EF og afgørelse 2008/334/RIA ophæves.

Artikel 3

Denne afgørelse får virkning på dagen for meddelelsen.

Den finder anvendelse fra den dato, der fastsættes af Rådet, som træffer afgørelse med enstemmighed blandt de medlemmer, der repræsenterer regeringerne for de medlemsstater, der deltager i SIS 1+, jf. artikel 55, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1987/2006 og artikel 71, stk. 2, i afgørelse 2007/533/RIA.

Artikel 4

Denne afgørelse er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Kongeriget Danmark, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Irland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Ungarn, Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.

(1) EUT L 381 af 28.12.2006, s. 4.

(2) EUT L 205 af 7.8.2007, s. 63.

(3) EUT L 123 af 8.5.2008, s. 1.

(4) EUT L 123 af 8.5.2008, s. 39.

(5) EUT L 57 af 1.3.2008, s. 1.

(6) EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31.

(7) EUT L 350 af 30.12.2008, s. 60.

(8) EUT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

(9) EUT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(10) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

(11) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

(12) EUT L 53 af 27.2.2008, s. 52.

(13) EUT L 370 af 17.12.2004, s. 78.

(14) EUT L 160 af 18.6.2011, s. 21.

(15) EUT L 160 af 18.6.2011, s. 19.

BILAG

SIRENE-håndbogen og andre gennemførelsesbestemmelser for anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II)

INDHOLDSFORTEGNELSE

INDLEDNING

1. SIRENE-KONTORER OG SUPPLERENDE OPLYSNINGER

1.1. SIRENE-kontoret

1.2. SIRENE-håndbog

1.3. Bilag til SIRENE-håndbogen

1.4. Katalog med henstillinger om korrekt anvendelse af Schengenreglerne og bedste praksis (Schengeninformationssystem)

1.5. SIRENE-kontorernes rolle i politisamarbejdet i Den Europæiske Union

1.5.1. Overførsel af oplysninger til tredjelande

1.6. Forbindelsen mellem SIRENE-kontorerne og Europol

1.7. Forbindelsen mellem SIRENE-kontorerne og Eurojust

1.8. Forbindelsen mellem SIRENE-kontorerne og Interpol

1.8.1. SIS II-indberetninger har prioritet frem for Interpol-indberetninger

1.8.2. Valg af kommunikationskanal

1.8.3. Brug og formidling af Interpol-indberetninger i Schengenstater

1.8.4. Hit og sletning af en indberetning

1.8.5. Forbedret samarbejde mellem SIRENE-kontorerne og Interpols nationale centrale kontorer

1.9. Principper

1.9.1. Tilgængelighed

1.9.2. Kontinuitet

1.9.3. Fortrolighed

1.9.4. Adgangsforhold

1.10. Meddelelser

1.10.1. Kommunikationssprog

1.10.2. Udveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer

1.10.3. Netværk, meddelelser og mailbokse

1.10.4. Kommunikation i særlige situationer

1.11. SIRENE-adressebog (SAB)

1.12. SIRENE-workflowsystem

1.13. Tidsfrister for svar

1.13.1. Angivelse af sagens hastende karakter i SIRENE-formularer, herunder hastende meddelelse om et hit

1.14. Translitterations-/transskriptionsregler

1.15. Datakvalitet

1.16. Arkivering

1.17. Personale

1.17.1. De ansvarlige for SIRENE-kontorer

1.17.2. SIRENE-kontaktperson (SIRCoP)

1.17.3. Viden

1.17.4. Kurser

1.17.5. Udveksling af personale

2. GENERELLE PROCEDURER

2.1. Definitioner

2.2. Flere indberetninger om samme personer (artikel 34, stk. 6, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 6, i SIS II-afgørelsen)

2.2.1. Indberetningers forenelighed

2.2.2. Indberetningers prioritetsorden

2.2.3. Kontrol af forenelighed og af, om der findes flere indberetninger

2.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

2.4. Når det er umuligt at følge procedurerne efter et hit (artikel 48 i SIS II-afgørelsen og artikel 33 i SIS II-forordningen)

2.5. Behandling af oplysninger til andre formål end dem, hvortil de er registreret i SIS II (artikel 46, stk. 5, i SIS II-afgørelsen)

2.6. Påtegning

2.6.1. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

2.6.2. Anmodning om sletning af en påtegning

2.7. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 34 i SIS II-forordningen og artikel 49 i SIS II-afgørelsen)

2.8. Retten til at få adgang til og rette i oplysninger (artikel 41 i SIS II-forordningen og artikel 58 i SIS II-afgørelsen)

2.8.1. Anmodning om adgang til eller rettelse af oplysninger

2.8.2. Udveksling af oplysninger om anmodninger om adgang til andre medlemsstaters indberetninger

2.8.3. Udveksling af oplysninger om anmodninger om at rette eller slette oplysninger i andre medlemsstaters indberetninger

2.9. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

2.10. Registrering af egennavne

2.11. Forskellige identitetskategorier

2.11.1. Identitetsmisbrug (artikel 36 i SIS II-forordningen og artikel 51 i SIS II-afgørelsen)

2.11.2. Registrering af et kaldenavn

2.11.3. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

2.12. Udveksling af oplysninger i tilfælde af indbyrdes forbundne indberetninger

2.12.1. Operationelle regler

2.13. SIRPIT (SIRENE PIcture Transfer) og formatet på og kvaliteten af biometriske oplysninger i SIS II

2.13.1. Yderligere anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

2.13.2. SIRPIT-proceduren

2.13.3. Tekniske krav

2.13.4. De biometriske oplysningers format og kvalitet

2.14. Særlige typer eftersøgninger

2.14.1. Målrettet geografisk eftersøgning

2.14.2. Eftersøgning med deltagelse af særlige politienheder til målrettet eftersøgning

3. INDBERETNINGER OM PERSONER, DER BEGÆRES ANHOLDT MED HENBLIK PÅ OVERGIVELSE ELLER UDLEVERING (ARTIKEL 26 I SIS II-AFGØRELSEN)

3.1. Registrering af en indberetning

3.2. Flere indberetninger

3.3. Identitetsmisbrug

3.4. Registrering af et kaldenavn

3.5. Fremsendelse af supplerende oplysninger til medlemsstaterne

3.5.1. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med en foreløbig anholdelse

3.6. Indsættelse af en påtegning

3.6.1. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for personer, der begæres anholdt med henblik på udlevering, i de tilfælde, hvor rammeafgørelse 2002/584/RIA ikke finder anvendelse

3.7. SIRENE-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt

3.8. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

3.9. Udveksling af supplerende oplysninger om overgivelse eller udlevering

3.10. Udveksling af supplerende oplysninger om transit gennem en anden medlemsstat

3.11. Sletning af indberetninger efter overgivelse eller udlevering

4. INDBERETNINGER VEDRØRENDE NÆGTELSE AF INDREJSE ELLER OPHOLD (ARTIKEL 24 I SIS II-FORORDNINGEN)

4.1. Registrering af en indberetning

4.2. Flere indberetninger

4.3. Identitetsmisbrug

4.4. Registrering af et kaldenavn

4.5. Udveksling af oplysninger ved udstedelse af opholdstilladelser og visa

4.5.1. Særlige procedurer som fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen

4.5.2. Særlige procedurer som fastsat i artikel 5, stk. 4, litra a) og c), i Schengengrænsekodeksen

4.6. Udveksling af oplysninger ved nægtelse af indrejse eller udvisning fra Schengenområdet

4.7. Udveksling af oplysninger efter et hit vedrørende en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af retten til fri bevægelighed

4.8. Udveksling af oplysninger hvis en medlemsstat i mangel af et hit opdager, at der findes en indberetning om nægtelse af indrejse for en tredjelandsstatsborger, som er omfattet af retten til fri bevægelighed

4.9. Sletning af indberetninger vedrørende EU-borgere

5. INDBERETNINGER OM FORSVUNDNE PERSONER (ARTIKEL 32 I SIS II-AFGØRELSEN)

5.1. Flere indberetninger

5.2. Identitetsmisbrug

5.3. Registrering af et kaldenavn

5.4. Indsættelse af en påtegning

5.5. Tilvejebringelse af detaljerede oplysninger om forsvundne mindreårige og andre personer, der vurderes at være i fare

5.6. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

6. INDBERETNINGER OM PERSONER MED HENBLIK PÅ RETSFORFØLGNING (ARTIKEL 34 I SIS II-AFGØRELSEN)

6.1. Flere indberetninger

6.2. Identitetsmisbrug

6.3. Registrering af et kaldenavn

6.4. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

7. INDBERETNINGER MED HENBLIK PÅ DISKRET ELLER MÅLRETTET KONTROL (ARTIKEL 36 I SIS II-AFGØRELSEN)

7.1. Flere indberetninger

7.2. Identitetsmisbrug

7.3. Registrering af et kaldenavn

7.4. Information af de øvrige medlemsstater ved registrering af indberetninger på anmodning af de myndigheder, der er ansvarlige for den nationale sikkerhed (artikel 36, stk. 3, i afgørelsen)

7.5. Indsættelse af en påtegning

7.6. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

7.7. Den automatiske nummerpladegenkendelse (ANPR)

8. INDBERETNINGER OM GENSTANDE, DER SKAL BESLAGLÆGGES ELLER ANVENDES SOM BEVISMIDLER (ARTIKEL 38 I SIS II-AFGØRELSEN)

8.1. Flere indberetninger

8.2. Indberetninger af køretøjer

8.2.1. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme køretøj

8.2.2. VIN twins

8.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

9. DEN AUTOMATISKE NUMMERPLADEGENKENDELSE (ANPR)

10. STATISTIK

INDLEDNING

Schengenområdet

Den 14. juni 1985 undertegnede Kongeriget Belgien, Forbundsrepublikken Tyskland, Den Franske Republik, Storhertugdømmet Luxembourg og Kongeriget Nederlandene i Schengen, der er en lille by i Luxembourg, en aftale, der har til formål at sikre fri passage af de indre grænser for medlemsstaternes statsborgere og fri bevægelighed for varer og tjenesteydelser.

De oprindelige fem Schengenlande undertegnede konventionen om gennemførelse af Schengenaftalen (1) den 19. juni 1990 og fik den 27. november 1990 følgeskab af Den Italienske Republik, den 25. juni 1991 af Kongeriget Spanien og Den Portugisiske Republik, den 6. november 1992 af Den Hellenske Republik, den 28. april 1995 af Republikken Østrig og den 19. december 1996 af Kongeriget Danmark, Kongeriget Sverige og Republikken Finland.

Fra den 26. marts 1995 blev Schengenreglerne således fuldt ud anvendt i Belgien, Tyskland, Frankrig, Luxembourg, Nederlandene, Spanien og Portugal (2). Schengenreglerne blev fuldt ud anvendt fra den 31. marts 1998 i Østrig og Italien (3), fra den 26. marts 2000 i Grækenland (4) og endelig fra den 25. marts 2001 i Norge, Island, Sverige, Danmark og Finland (5).

Det Forenede Kongerige og Irland deltager kun i nogle af bestemmelserne i Schengenreglerne i overensstemmelse med henholdsvis afgørelse 2000/365/EF og afgørelse 2002/192/EF.

I Det Forenede Kongeriges tilfælde finder de bestemmelser, som landet ønsker at deltage i (med undtagelse af SIS), anvendelse fra den 1. januar 2005 (6).

Schengenreglerne blev indarbejdet i Den Europæiske Unions retlige rammer ved protokoller, der i 1999 blev knyttet som bilag til Amsterdam-traktaten (7). Den 12. maj 1999 vedtog Rådet en afgørelse, der fastsætter retsgrundlaget for hver af disse bestemmelser eller afgørelser, der udgør Schengenreglerne, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og traktaten om Den Europæiske Union.

Fra den 1. maj 2004 er Schengenreglerne som integreret i Den Europæiske Union ved en protokol, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (herefter benævnt »Schengenprotokollen«) og de retsakter, der bygger på den eller på anden måde er knyttet til den, bindende i Den Tjekkiske Republik, Republikken Estland, Republikken Letland, Republikken Litauen, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Republikken Polen, Republikken Slovenien og Den Slovakiske Republik. Disse medlemsstater blev fuldgyldige medlemmer af Schengenområdet den 21. december 2007.

Cypern har undertegnet konventionen om gennemførelse af Schengenaftalen, men er omfattet af en undtagelse i medfør af tiltrædelsesakten fra 2003.

Republikken Bulgarien og Rumænien tiltrådte Den Europæiske Union den 1. januar 2007. Fra den dato er Schengenreglerne og de retsakter, der bygger på dem, eller som på anden måde er knyttet til dem, bindende for disse lande.

Kroatien undertegnede traktaten om tiltrædelse af Den Europæiske Union den 9. december 2011 og bliver medlem af Den Europæiske Union den 1. juli 2013. Indtil den dato vil Kroatien deltage som observatør i arbejdet i de relevante forberedende oganer i Rådet for Den Europæiske Union og i andre udvalg.

Nogle af bestemmelserne i Schengenreglerne finder anvendelse ved nye medlemsstaters tiltrædelse af EU. Andre bestemmelser gælder først i disse medlemsstater, efter at der er vedtaget en rådsafgørelse herom. Endelig træffer Rådet afgørelse om at ophæve grænsekontrollen, efter at det er kontrolleret, at de nødvendige betingelser for anvendelsen af alle dele af de pågældende Schengenregler er opfyldt i de pågældende medlemsstater i overensstemmelse med gældende evalueringsprocedurer i forbindelse med Schengenreglerne og efter høring af Europa-Parlamentet.

Visse andre europæiske lande deltager i Schengensamarbejdet. Kongeriget Norge og Republikken Island indgik en samarbejdsaftale med medlemsstaterne den 18. maj 1999 (8) om tiltrædelse af Schengenkonventionen.

I 2004 undertegnede Det Schweiziske Forbund en aftale med Den Europæiske Union og Det Europæiske Fællesskab om landets associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (9), på grundlag af hvilken landet blev medlem af Schengenområdet den 12. december 2008.

I 2008 undertegnede Fyrstendømmet Liechtenstein protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab, Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (10), på grundlag af hvilken det blev medlem af Schengenområdet den 19. december 2011.

Anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II)

SIS II, der blev oprettet i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 (SIS II-forordningen) (11) og Rådets afgørelse 2007/533/RIA (12) (SIS II-afgørelsen) om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) (sammen: »SIS II-retsgrundlag«), udgør det fælles informationssystem, der gør det muligt for medlemsstaternes kompetente myndigheder at samarbejde om udveksling af oplysninger, og er et vigtigt redskab for anvendelsen af bestemmelserne i Schengenreglerne som integreret i Den Europæiske Union. Når disse instrumenter finder anvendelse, ophæver de afsnit IV i konventionen om gennemførelse af Schengenaftalen. Systemet erstatter første generation af Schengeninformationssystemet, der blev sat i drift i 1995 og udvidet i 2005 og 2007.

Formålet med systemet som fastsat i artikel 1 i førnævnte retsakter er »ved hjælp af oplysningerne i dette system (…) at sikre et højt sikkerhedsniveau inden for Den Europæiske Unions område med frihed, sikkerhed og retfærdighed, herunder at bevare den offentlige sikkerhed og den offentlige orden samt beskytte sikkerheden på medlemsstaternes område og at sikre anvendelsen af bestemmelserne i afsnit IV i tredje del af EF-traktaten om persontrafik på deres område«.

I overensstemmelse med førnævnte SIS II-retsgrundlag skal SIS II ved hjælp af en automatiseret søgeprocedure give adgang til indberetninger om personer eller genstande for følgende myndigheder:

a) myndigheder med ansvar for grænsekontrol i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 562/2006 af 15. marts 2006 om indførelse af en fællesskabskodeks for personers grænsepassage (Schengengrænsekodeks) (13)

b) myndigheder, der gennemfører og koordinerer anden politi- og toldkontrol inde i landet

c) nationale retsmyndigheder og deres koordineringsmyndigheder

d) myndigheder med ansvar for udstedelse af visa, de centrale myndigheder med ansvar for behandling af visumansøgninger og myndigheder med ansvar for udstedelse af opholdstilladelser og for forvaltning af lovgivningen vedrørende tredjelandsstatsborgere i forbindelse med anvendelsen af gældende EU-ret om personers frie bevægelighed

e) myndigheder med ansvar for udstedelse af registreringsattester for motorkøretøjer (jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1986/2006 af 20. december 2006 om adgang til anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) for de tjenester i medlemsstaterne, der har ansvaret for udstedelse af registreringsattester for motorkøretøjer (14)).

I henhold til SIS II-afgørelsen har Europol og Eurojust også adgang til bestemte kategorier af indberetninger.

SIS II består af følgende dele:

1. et centralt system (benævnt »det centrale SIS II«) bestående af: a) en teknisk støttefunktion (benævnt »CS-SIS«), der indeholder en database, (»SIS II-databasen«) b) en ensartet national grænseflade (benævnt »NI-SIS«)

2. et nationalt system (benævnt »N.SIS II«) i hver enkelt medlemsstat, som består af de nationale datasystemer, der står i forbindelse med det centrale SIS II-system. En N.SIS II kan indeholde en datafil (en »national kopi«), som indeholder en fuldstændig eller delvis kopi af SIS II-databasen

3. en kommunikationsinfrastruktur mellem CS-SIS og NI-SIS, der sikrer et krypteret virtuelt netværk forbeholdt SIS II-oplysninger og udvekslingen af oplysninger mellem SIRENE-kontorer som fastsat nedenfor.

1. SIRENE-KONTORER OG SUPPLERENDE OPLYSNINGER

1.1. SIRENE-kontoret

SIS II indeholder kun de oplysninger (dvs. indberetningsoplysninger), der er nødvendige for at identificere en person eller en genstand og træffe de nødvendige foranstaltninger. I henhold til SIS II-retsgrundlaget skal medlemsstaterne desuden i forbindelse med indberetninger på bilateral eller multilateral vis udveksle de supplerende oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre visse bestemmelser i henhold til SIS II-retsgrundlaget og for at SIS II kan fungere tilfredsstillende.

Den struktur, der er etableret for at udveksle supplerende oplysninger, er blevet døbt »SIRENE«, som er et akronym for navnet på engelsk: Supplementary Information REquest at the National Entries (anmodning om supplerende oplysninger ved de nationale grænseovergangssteder).

I henhold til artikel 7, stk. 2, i SIS II-retsgrundlaget skal hver medlemsstat oprette et nationalt SIRENE-kontor. Kontoret skal være et fælles kontaktpunkt for medlemsstaterne og være operationelt døgnet rundt alle ugens dage med henblik på at udveksle supplerende oplysninger i forbindelse med indberetninger og træffe de nødvendige foranstaltninger i tilfælde af, at personer og genstande, der er registreret i SIS II, findes som følge af søgninger i dette system. SIRENE-kontorernes hovedopgave er (15) at sikre udveksling af supplerende oplysninger i overensstemmelse med bestemmelserne i denne SIRENE-håndbog, jf. artikel 8 i SIS II-retsgrundlaget, i følgende tilfælde:

a) for at gøre det muligt for medlemsstaterne at konsultere eller informere hinanden i forbindelse med registrering af en indberetning (f.eks. ved registreringen af indberetninger med henblik på anholdelse)

b) for efter et hit at give mulighed for at træffe de rette forholdsregler (f.eks. match på en indberetning)

c) når den påkrævede forholdsregel ikke kan træffes (f.eks. ved indsætning af en påtegning)

d) i spørgsmål om kvaliteten af SIS II-oplysninger (f.eks. hvis der ulovligt er registreret oplysninger, eller disse er faktuelt ukorrekte), herunder validering af udgående indberetninger og kontrol af indgående indberetninger, hvis det er foreskrevet i national lovgivning

e) i spørgsmål om indberetningernes forenelighed og prioritetsorden (f.eks. når der kontrolleres for flere indberetninger)

f) i spørgsmål om de registreredes rettigheder, herunder retten til at få adgang til oplysninger.

Medlemsstaterne opfordres til at organisere alle nationale instanser, der har ansvar for internationalt politisamarbejde, herunder SIRENE-kontorer, i en struktur, der gør det muligt at undgå kompetencestridigheder og dobbeltarbejde.

1.2. SIRENE-håndbog

SIRENE-håndbogen indeholder en række instrukser, der detaljeret beskriver de regler og procedurer, der gælder for bilateral eller multilateral udveksling af supplerende oplysninger.

1.3. Bilag til SIRENE-håndbogen

Da visse tekniske regler har direkte indflydelse på brugernes arbejde i medlemsstaterne, herunder i SIRENE-kontorerne, er det hensigtsmæssigt at medtage sådanne regler i SIRENE-håndbogen. Derfor skal bilag til denne håndbog bl.a. indeholde translitterationsregler, kodetabeller, formularer til fremsendelse af supplerende oplysninger og andre tekniske gennemførelsesforanstaltninger med henblik på databehandling.

1.4. Katalog med henstillinger om korrekt anvendelse af Schengenreglerne og bedste praksis (Schengeninformationssystem)

Kataloget indeholder henstillinger, som ikke er retligt bindende, samt bedste praksis for medlemsstaterne i lyset af erfaringen. Det tjener også som referencedokument til evaluering af en korrekt gennemførelse af SIS II-retsgrundlaget. Det bør derfor i videst muligt omfang følges.

1.5. SIRENE-kontorernes rolle i politisamarbejdet i Den Europæiske Union

Udvekslingen af supplerende oplysninger påvirker ikke de opgaver, SIRENE-kontorerne har fået pålagt i forbindelse med det internationale politisamarbejde i medfør af national lovgivning om gennemførelse af andre af EU's retlige instrumenter.

SIRENE-kontorerne kan pålægges yderligere opgaver, bl.a.i medfør af national lovgivning om gennemførelse af rammeafgørelse 2006/960/RIA, artikel 39 og 46 i Schengenkonventionen for så vidt de ikke erstattes af rammeafgørelse 2006/960/RIA og artikel 40 eller 41 i Schengenkonventionen, eller hvis disse oplysninger falder inden for anvendelsesområdet for gensidig retshjælp.

Hvis et SIRENE-kontor modtager en anmodning fra et andet SIRENE-kontor, der falder uden for dets beføjelser i henhold til national ret, skal det straks fremsende den til den kompetente myndighed og informere det anmodende SIRENE-kontor herom. Om nødvendigt skal det bistå det anmodende SIRENE-kontor med kommunikationen.

1.5.1. Overførsel af oplysninger til tredjelande

a) Oplysninger behandlet i SIS II

I henhold til artikel 39 i SIS II-forordningen og artikel 54 i SIS II-afgørelsen må oplysninger, der er behandlet i SIS II i medfør af disse to retlige instrumenter, ikke videresendes eller stilles til rådighed for tredjelande eller internationale organisationer. Artikel 55 i SIS II-afgørelsen indeholder en undtagelse fra denne generelle regel for så vidt angår udveksling af oplysninger om stjålne, ulovligt handlede, forsvundne eller ugyldige pas med Interpol på de betingelser, der er fastsat i artiklen.

b) Supplerende oplysninger

I henhold til »princippet om ejendomsret til oplysninger« i artikel 34, stk. 2, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 2, i SIS II-afgørelsen, skal videresendelsen af supplerende oplysninger til tredjelande foretages af den medlemsstat, der »ejer« oplysningerne. Hvis SIRENE-kontoret i en anden medlemsstat end den medlemsstat, der har registreret indberetningen, modtager en anmodning om supplerende oplysninger vedrørende en særlig indberetning, skal førstnævnte underrette sidstnævnte om anmodningen om oplysninger, således at den indberettende medlemsstat kan træffe beslutning i fuld overensstemmelse med gældende national lovgivning, herunder databeskyttelsesreglerne. Hvorvidt Interpols kanal kan anvendes eller ej, afhænger af de nationale bestemmelser eller procedurer herfor.

1.6. Forbindelsen mellem SIRENE-kontorerne og Europol

Europol har ret til adgang til og direkte søgning i oplysninger i SIS II, jf. artikel 26, 36 og 38 i SIS II-afgørelsen. Europol kan anmode om yderligere oplysninger fra de berørte medlemsstater i overensstemmelse med bestemmelserne i Europol-afgørelsen (16). I henhold til national lovgivning anbefales det kraftigt, at der indgås et samarbejde med den nationale Europolenhed for at sikre, at SIRENE-kontoret informeres om eventuelle udvekslinger af supplerende oplysninger mellem Europol og den nationale Europolenhed vedrørende indberetninger i SIS II. I særlige tilfælde, hvor den nationale Europolenhed videreformidler oplysninger på nationalt plan vedrørende SIS II-indberetninger, bør alle parter i videreformidlingen, navnlig SIRENE-kontoret, underrettes for at undgå forvirring.

1.7. Forbindelsen mellem SIRENE-kontorerne og Eurojust

De nationale medlemmer af Eurojust og deres assistenter har ret til adgang til og direkte søgning i oplysninger i SIS II, jf. artikel 26, 32, 34 og 38 i SIS II-afgørelsen. I henhold til national lovgining skal der indgås et samarbejde med dem for at sikre en gnidningsløs udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit. SIRENE-kontoret bør navnlig fungere som kontaktpunkt for de nationale medlemmer af Eurojust og deres assistenter for så vidt angår supplerende oplysninger vedrørende indberetninger i SIS II.

1.8. Forbindelsen mellem SIRENE-kontorerne og Interpol (17)

Det er ikke hensigten, at SIS II skal erstatte eller have samme rolle som Interpol. Selv om opgaverne kan overlappe hinanden, er de styrende principper for så vidt angår foranstaltninger og samarbejde mellem medlemsstaterne inden for Schengen grundlæggende forskellige fra dem, der gælder for Interpol. Det er derfor nødvendigt at fastsætte regler for samarbejdet mellem SIRENE-kontorerne og de nationale centrale kontorer.

Følgende principper finder anvendelse:

1.8.1. SIS II-indberetninger har prioritet frem for Interpol-indberetninger

Hvis medlemsstaterne har registreret indberetninger i SIS II, skal disse og enhver udveksling af oplysninger vedrørende disse indberetninger altid have højere prioritet end indberetninger og oplysninger, der er udvekslet via Interpol. Det er navnlig vigtigt, hvis indberetningerne indeholder modstridende oplysninger.

1.8.2. Valg af kommunikationskanal

Princippet om, at Schengenindberetninger har prioritet frem for Interpol-indberetninger, der er registreret af medlemsstaterne, skal respekteres, og det skal sikres, at medlemsstaternes nationale centrale kontorer overholder dette. Når der er registreret en SIS II-indberetning, skal SIRENE-kontorerne forestå al kommunikation vedrørende indberetningen og formålet med at have foretaget registreringen samt gennemførelsen af foranstaltninger. Hvis en medlemsstat ønsker at ændre kommunikationskanaler, skal alle parter først høres. Det er kun muligt i særlige tilfælde at skifte kanal.

1.8.3. Brug og formidling af Interpol-indberetninger i Schengenstater

Da SIS II-indberetninger har prioritet frem for Interpol-indberetninger, skal anvendelsen af Interpol-indberetninger begrænses til særlige tilfælde (f.eks. når der hverken i konventionen eller teknisk set er grundlag for at registrere indberetningen i SIS II, eller når ikke alle de nødvendige oplysninger til en SIS II-indberetning foreligger). Parallelle indberetninger i SIS II og via Interpol bør undgås i Schengenområdet. Indberetninger, der formidles via Interpols kanaler, og som også omfatter Schengenområdet eller dele deraf, skal have følgende påtegning: »undtagen for Schengenstater«.

1.8.4. Hit og sletning af en indberetning

For at sikre SIRENE-kontorernes rolle som koordinatorer for kontrol af kvaliteten af de oplysninger, der registreres i SIS II, skal medlemsstaterne sikre, at SIRENE-kontorerne og de nationale centrale kontorer informerer hinanden om hit og sletning af indberetninger.

1.8.5. Forbedret samarbejde mellem SIRENE-kontorerne og Interpols nationale centrale kontorer

I henhold til national lovgivning skal hver medlemsstat træffe alle hensigtsmæssige foranstaltninger for at sikre en effektiv udveksling af oplysninger på nationalt plan mellem sit SIRENE-kontorer og de nationale centrale kontorer.

1.9. Principper

Samarbejdet via SIRENE er baseret på følgende grundlæggende principper:

1.9.1. Tilgængelighed

Hvert SIRENE-kontor skal være operationelt døgnet rundt alle ugens dage. Tekniske og juridiske analyser, support og løsninger skal også kunne tilvejebringes døgnet rundt alle ugens dage.

1.9.2. Kontinuitet

Hvert SIRENE-kontor skal opbygge en intern struktur, der sikrer kontinuitet med hensyn til ledelse, personale og teknisk infrastruktur.

1.9.3. Fortrolighed

I henhold til artikel 11 i SIS II-retsgrundlaget skal der gælde relevante nationale regler vedrørende tavshedspligt eller tilsvarende forpligtelser vedrørende fortrolighed for alt personale i SIRENE-kontorerne. Dette krav gælder også, når de ansatte har forladt kontoret eller fratrådt deres stilling.

1.9.4. Adgangsforhold

For at opfylde kravet om at tilvejebringe supplerende oplysninger skal SIRENE-personalet have direkte eller indirekte adgang til alle relevante nationale oplysninger og ekspertbistand.

1.10. Meddelelser

1.10.1. Kommunikationssprog

For at sikre størst effektivitet i den bilaterale kommunikation mellem SIRENE-kontorer skal det sprog, som begge parter er mest fortrolige med, anvendes.

1.10.2. Udveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer

De tekniske specifikationer vedrørende udveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer er fastsat i dokumentet »Udveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer« (»Data exchange between SIRENE-Bureaux« (DEBS)). Disse instrukser skal overholdes.

1.10.3. Netværk, meddelelser og mailbokse

I henhold til artikel 4, stk. 1, litra c), og artikel 8, stk. 1, i SIS II-retsgrundlaget skal SIRENE-kontorerne udelukkende anvende et krypteret virtuelt netværk forbeholdt SIS II-oplysninger og udveksling af supplerende oplysninger mellem SIRENE-kontorerne. Kun hvis denne kanal ikke er til rådighed, kan et andet hensigtsmæssigt sikret kommunikationsmiddel anvendes. Muligheden for at vælge en anden kanal skal afgøres fra sag til sag og afhænger af de tekniske muligheder og de krav til sikkerhed og kvalitet, som meddelelsen skal opfylde.

Der sondres mellem to kategorier af skriftlige meddelelser: fritekster og standardformularer. Bilag 3 beskriver de formularer, der udveksles mellem SIRENE-kontorer og indeholder retningslinjer for felternes forventede indhold, herunder om de er obligatoriske eller ej.

Der er fem forskellige mailbokse inden for ovennævnte netværk til fritekster, SIRENE-formularer og SIRPIT-oplysninger.

Mailboks mailadresse Formål Operationel oper@xx.SIRENE-mail2.eu Bruges til udveksling af formularer og bilag mellem SIRENE-kontorerne Teknisk tech@xx.SIRENE-mail2.eu Bruges til e-mailudveksling mellem SIRENE-kontorernes tekniske støttepersonale Ansvarlige for SIRENE-kontorer director@xx.SIRENE-mail2.eu Bruges til e-mailudveksling mellem de ansvarlige for SIRENE-kontorerne E-mail message@xx.SIRENE-mail2.eu Bruges til fritekstmeddelelser mellem SIRENE-kontorerne SIRPIT sirpit@xx.SIRENE-mail2.eu Bruges til udveksling af SIRPIT-oplysninger mellem SIRENE-kontorerne

Til testformål findes der et andet domæne (18) (testxx.SIRENE-mail2.eu), hvor alle de mailbokse, der er nævnt i ovennævnte tabel, kan duplikeres til testformål uden at skabe problemer i udvekslingen af de operationelle meddelelser og i workflowsystemet.

De detaljerede regler for SIRENE-mailbokse og fremsendelse af SIRENE-formularer, der er beskrevet i dokumentet »Udveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer«, finder anvendelse.

SIRENE-workflowsystemet (se afsnit 1.12) overvåger henholdsvis den operationelle, e-mail og SIRPIT-mailboksen (»oper«, »message« og »sirpit«) for at identificere indgående formularer, tilknyttede mail og fingeraftryk. Hastende meddelelser sendes udelukkende til den operationelle mailboks.

1.10.4. Kommunikation i særlige situationer

Når de normale kommunikationskanaler ikke er tilgængelige, og det er nødvendigt at sende standardformularer med f.eks. fax, finder proceduren i i dokumentet »Udveksling af oplysninger mellem SIRENE-kontorer« anvendelse.

1.11. SIRENE-adressebog (SAB)

SIRENE-kontorernes kontaktoplysninger og relevante oplysninger til indbyrdes kommunikation og samarbejde indsamles og angives i SIRENE-adressebogen (SAB). Ajourføringen af SAB foretages af Kommissionen. Den ajourførte SAB offentliggøres af Kommissionen mindst to gange om året. Det enkelte SIRENE-kontor skal sikre, at:

a) tredjemand ikke får adgang til oplysninger fra SAB

b) SAB er kendt og anvendes af SIRENE-personalet

c) enhver ajourføring af oplysningerne i SAB straks videreformidles til Kommissionen.

1.12. SIRENE-workflowsystem

For at sikre en effektiv administration af SIRENE-kontorernes arbejdsbyrde skal hvert SIRENE-kontor skal have et edb-baseret administrationssystem (workflowsystem), der giver mulighed for en høj grad af automatik i administrationen af det daglige workflow.

SIRENE-kontoret kan have en backupcomputer og et databasesystem til workflowet et andet sted i tilfælde af en alvorlig nødsituation på SIRENE-kontoret. Det bør omfatte tilstrækkelig backupstrømforsyning og kommunikationsforsyning.

Der bør tilvejebringes tilstrækkelig it-support til, at SIRENE-workflowet kan sikres en høj grad af tilgængelighed.

1.13. Tidsfrister for svar

SIRENE-kontoret skal hurtigst muligt svare på anmodninger om oplysninger om indberetninger og hit-procedurer fra de øvrige medlemsstater, der fremsættes via deres SIRENE-kontorer. Svarfristen må under ingen omstændigheder være på over 12 timer. (Se også afsnit 1.13.1 vedrørende angivelse af sagens hastende karakter i SIRENE-formularer).

Prioriteringerne i det daglige arbejde skal tage udgangspunkt i, hvilken kategori indberetning der er tale om, og sagens vigtighed.

1.13.1. Angivelse af sagens hastende karakter i SIRENE-formularer, herunder hastende meddelelse om et hit

SIRENE-formularer, som skal have prioritet hos det anmodede SIRENE-kontor, kan have påskriften »HASTER« i felt 311 (»Important Notice«), efterfulgt af årsagen til sagens hastende karakter. Der kan også anvendes telefonisk meddelelse eller underretning, hvis det haster med et svar.

Når omstændighederne i forbindelse med et hit eller en indberetning kræver det, f.eks. i tilfælde af en meget hastende sag af stor betydning, skal SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der har hit på indberetningen, underrette SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat pr. telefon og fremsende en G-formular.

1.14. Translitterations-/transskriptionsregler

Definitioner og regler for translitteration og transskription findes i bilag 1. De skal overholdes i kommunikationen mellem SIRENE-kontorerne (se også afsnit 2.10 om registrering af egennavne).

1.15. Datakvalitet

I henhold til artikel 7, stk. 2, i SIS II-retsgrundlaget skal SIRENE-kontorerne samordne kontrollen med kvaliteten af de oplysninger, der registreres i SIS II. SIRENE-kontorerne skal på nationalt plan have den nødvendige kompetence til at udføre denne opgave. Det er derfor nødvendigt med en hensigtsmæssig national evaluering af kvaliteten af oplysningerne, herunder en undersøgelse af antal indberetninger/hit og oplysningernes indhold.

For at give det enkelte SIRENE-kontor mulighed for at fungere som koordinator af kvalitetskontrollen, skal det have den nødvendige it-support til rådighed og de nødvendige rettigheder i systemet.

Der bør etableres nationale standarder for uddannelse af brugere om principper og praksis for oplysningernes kvalitet i samarbejde med det nationale SIRENE-kontor. Medlemsstaterne kan opfordre personalet i SIRENE-kontorerne til at deltage i uddannelse hos alle myndigheder, der modtager indberetninger, således at der fokuseres på oplysningernes kvalitet og den bedst mulige udnyttelse af SIS II.

1.16. Arkivering

a) Hver medlemsstat fastsætter betingelserne for lagring af oplysninger

b) Hvert indberettende medlemsstats SIRENE-kontor skal opbevare alle oplysninger vedrørende sine egne indberetninger og stille dem til rådighed for de øvrige medlemsstater, herunder en henvisning til den beslutning, der afstedkom indberetningen

c) Hvert SIRENE-kontors arkiv opbygges således, at det giver hurtig adgang til de relevante oplysninger, således at de meget korte frister for fremsendelse af oplysninger kan overholdes

d) I henhold til artikel 12, stk. 4, i SIS II-retsgrundlaget skal personoplysninger, som SIRENE-kontoret opbevarer i filer som følge af en udveksling af oplysninger, kun opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev givet. Disse oplysninger skal som en fast regel slettes umiddelbart efter, at den tilknyttede indberetning er blevet slettet i SIS II og under alle omstændigheder senest ét år herefter. Oplysninger vedrørende en særlig indberetning fra en medlemsstat eller en indberetning i forbindelse med hvilken, der er blevet truffet foranstaltninger på dens område, kan imidlertid opbevares længere i henhold til national ret

e) Supplerende oplysninger fremsendt af andre medlemsstater, skal lagres i henhold til de nationale databeskyttelsesregler i den modtagende medlemsstat. Artikel 12 i SIS II-retsgrundlaget, Europa-Parlamentets og Rådets direktiv af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (19) og Europarådets konvention 108 (20) finder også anvendelse

f) Oplysninger om identitetsmisbrug skal slettes, så snart den relevante indberetning er slettet

g) Adgang til arkiverne skal registreres, kontrolleres og begrænses til personale, der har beføjelse hertil.

1.17. Personale

Et højt kvalificeret personale giver en arbejdsstyrke, der kan fungere på eget initiativ og behandle sagerne effektivt. Det er derfor ønskeligt med en lav personaleudskiftning. Det kræver ledelsens udelte støtte at skabe et arbejdsmiljø, hvor ansvaret kan uddelegeres. Medlemsstaterne opfordres til at træffe passende foranstaltninger for at undgå tab af kvalifikationer og erfaring forårsaget af personaleudskiftning.

1.17.1. De ansvarlige for SIRENE-kontorer

De ansvarlige for SIRENE-kontorerne skal holde møde mindst to gange om året for at gøre status over deres samarbejde, drøfte de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er nødvendige for at afhjælpe eventuelle mangler, og eventuelt tilpasse procedurerne. Møderne for de ansvarlige for SIRENE-kontorerne arrangeres af den medlemsstat, der har formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union

1.17.2. SIRENE-kontaktperson (SIRCoP)

Når standardprocedurerne er utilstrækkelige, kan SIRENE-kontaktpersonen (SIRCoP) behandle sager, som er komplekse, problematiske eller følsomme, hvor det er nødvendigt med en høj kvalitetssikring og/eller længerevarende kontakt med et andet SIRENE-kontor for at løse problemet. SIRCoP er ikke beregnet til hastesager, hvor SIRENE-kontorets døgnvagt, som er operationelt alle ugens dage, i princippet skal bruges.

SIRCoP kan fremsætte forslag til fremme af kvaliteten og muligheder for at løse sådanne problemer på lang sigt.

Generelt kan SIRCoP kun kontaktes af andre SIRCoP inden for normal kontortid.

1.17.3. Viden

Personalet i SIRENE-kontorerne skal have sproglige færdigheder, der dækker så mange sprog som muligt, og vagtpersonalet skal kunne kommunikere med alle SIRENE-kontorer.

De skal have den nødvendige viden om:

— nationale, europæiske og internationale retlige aspekter

— de nationale retshåndhævende instanser

— de nationale og europæiske retssystemer og indvandringsregler.

De skal have beføjelser til uafhængigt at behandle alle indgående sager.

Personale, der er på arbejde uden for kontortid, skal have samme kompetence, viden og beføjelser og have mulighed for at henvende sig til eksperter, der kan tilkaldes.

SIRENE-kontorerne skal have adgang til juridisk ekspertise, der dækker både normale og særlige sager. Afhængigt af den pågældende sag kan dette behov dækkes af ansatte med den nødvendige juridiske baggrund eller af eksperter fra de retlige myndigheder.

1.17.4. Kurser

På nationalt plan

På nationalt plan skal den nødvendige uddannelse sikre, at personalet opfylder de krævede standarder, der er fastsat i denne håndbog. Før personale får tilladelse til at behandle oplysninger, der er lagret i SIS II, modtager det den relevante uddannelse i datasikkerheds- og databeskyttelsesregler og orienteres om relevante straffelovsovertrædelser og -sanktioner.

På europæisk plan

Der skal arrangeres fælles uddannelseskurser mindst én gang om året for at fremme samarbejdet mellem SIRENE-kontorerne ved at give personalet mulighed for at møde kolleger fra andre SIRENE-kontorer, udveksle oplysninger om nationale arbejdsmetoder og sikre et konsistent og ensartet vidensniveau. Det vil endvidere gøre personalet opmærksomt på betydningen af dets arbejde og behovet for gensidig solidaritet af hensyn til medlemsstaternes fælles sikkerhed.

Uddannelse skal gennemføres i overensstemmelse med SIRENE-underviserhåndbogen.

Artikel 3 i forordning (EF) nr. 1077/2011 (21), fastslår, at det europæiske agentur for den operationelle forvaltning af store it-systemer inden for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed (»agenturet«) skal udføre opgaver vedrørende den tekniske anvendelse af SIS II, navnlig for SIRENE-personale.

1.17.5. Udveksling af personale

SIRENE-kontorerne skal så vidt muligt også planlægge udvekslinger af personale med andre SIRENE-kontorer mindst én gang om året. En sådan udveksling skal bidrage til at forbedre personalets kendskab til arbejdsmetoder, vise, hvordan andre SIRENE-kontorer er organiseret, og etablere personlige kontakter med kolleger i andre medlemsstater.

2. GENERELLE PROCEDURER

De nedenfor beskrevne procedurer finder anvendelse på alle kategorier af indberetninger. De specifikke procedurer for hver indberetningskategori kan findes i de relevante dele af denne håndbog.

2.1. Definitioner

»Indberettende medlemsstat«: Den medlemsstat, der registrerer indberetningen i SIS II.

»Fuldbyrdende medlemsstat«: Den medlemsstat, der træffer de nødvendige forholdsregler efter et hit.

»Afsendende SIRENE-kontor«: SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der har fingeraftryk eller billeder af den person, for hvem en anden medlemsstat har registreret en indberetning (SIRPIT-procedure, se afsnit 2.13).

»Hit«: Der er hit i SIS II, når:

»Påtegning«: suspendering af gyldigheden på nationalt niveau, der kan tilføjes indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, indberetninger vedrørende forsvundne personer og indberetninger med henblik på kontrol, hvis en medlemsstat finder, at det ikke er foreneligt med den nationale lovgivning, dens internationale forpligtelser eller væsentlige nationale interesser at lade en indberetning få virkning. Når en indberetning er forsynet med en påtegning, træffes de forholdsregler, der kræves på grundlag af indberetningen, ikke på den pågældende medlemsstats område.

2.2. Flere indberetninger om samme personer (artikel 34, stk. 6, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 6, i SIS II-afgørelsen)

Hver medlemsstat kan kun foretage én indberetning i SIS II for en given person eller genstand.

Når det er muligt og nødvendigt skal den anden og efterfølgende indberetninger om den samme person eller genstand holdes tilgængelige på nationalt plan, således at de kan registreres, når den første indberetning udløber eller slettes.

I nogle tilfælde registrerer forskellige medlemsstater indberetninger om de samme personer. Det er vigtigt, at dette ikke skaber forvirring hos brugerne, og at de ved, hvilke foranstaltninger der skal træffes, når en indberetning skal registreres, og hvilken procedure der skal følges i tilfælde af et hit. Der bør derfor indføres procedurer til konstatering af, om der foreligger flere indberetninger, og regler for, i hvilken prioritetsorden de skal registreres i SIS II.

Dette kræver:

— at man, inden en indberetning registreres, undersøger, om samme person allerede figurerer i SIS II

— at man konsulterer de øvrige medlemsstater, hvis der foreligger flere indbyrdes uforenelige indberetninger.

2.2.1. Indberetningers forenelighed

Flere medlemsstater kan foretage indberetning om samme person eller genstand, hvis disse indberetninger er forenelige med hinanden.

Tabel over forenelighed — indberetninger vedrørende personer

Prioritetsorden Indberetning med henblik på anholdelse Indberetning om nægtelse af indrejse Indberetning vedrørende forsvundne personer (varetægt) Indberetning vedrørende målrettet kontrol Indberetning vedrørende diskret kontrol Indberetning vedrørende forsvundne personer (opholdssted) Indberetning i forbindelse med retsforfølgning Indberetning med henblik på anholdelse ja ja ja nej nej ja ja Indberetning om nægtelse af indrejse ja ja nej nej nej nej nej Indberetning vedrørende forsvundne personer (varetægt) ja nej ja nej nej ja ja Indberetning vedrørende målrettet kontrol nej nej nej ja nej nej nej Indberetning vedrørende diskret kontrol nej nej nej nej ja nej nej Indberetning vedrørende forsvundne personer (opholdssted) ja nej ja nej nej ja ja Indberetning i forbindelse med retsforfølgning ja nej ja nej nej ja ja





Tabel over forenelighed — indberetninger vedrørende genstande

Prioritetsorden Indberetning vedrørende genstande, der skal anvendes som bevismidler Indberetning vedrørende genstande, der skal beslaglægges Indberetning vedrørende målrettet kontrol Indberetning vedrørende diskret kontrol Indberetning vedrørende genstande, der skal anvendes som bevismidler ja ja nej nej Indberetning vedrørende genstande, der skal beslaglægges ja ja nej nej Indberetning vedrørende målrettet kontrol nej nej ja nej Indberetning vedrørende diskret kontrol nej nej nej ja

2.2.2. Indberetningers prioritetsorden

Hvis der er tale om uforenelige indberetninger er prioritetsordenen for indberetninger vedrørende personer som følger:

— anholdelse med henblik på overgivelse eller udlevering (artikel 26 i SIS II-afgørelsen)

— nægtelse af indrejse eller ophold i Schengenområdet (artikel 24 i SIS II-forordningen)

— anbringelse i varetægt (artikel 32 i SIS II-afgørelsen)

— målrettet kontrol (artikel 36 i SIS II-afgørelsen)

— diskret kontrol (artikel 36 i SIS II-afgørelsen)

— underretning om opholdssted (artikel 32 og 34 i SIS II-afgørelsen).

Prioritetsordenen for indberetninger vedrørende genstande er som følger:

— bevismidler (artikel 38 i afgørelsen)

— beslaglæggelse (artikel 38 i afgørelsen)

— målrettet kontrol (artikel 36 i afgørelsen)

— diskret kontrol (artikel 36 i afgørelsen).

Ovennævnte prioritetsorden kan undtagelsesvis fraviges efter konsultationer mellem medlemsstaterne, hvis vigtige nationale interesser kræver det.

2.2.3. Kontrol af forenelighed og af, om der findes flere indberetninger

For at undgå at der registreres flere uforenelige indberetninger, er det vigtigt omhyggeligt at sondre mellem personer eller genstande, der har fælles kendetegn. Konsultation og samarbejde mellem SIRENE-kontorer er derfor af afgørende betydning, og hver medlemsstat skal indføre de nødvendige tekniske procedurer til at afsløre sådanne tilfælde, før indberetningen registreres.

Hvis en anmodning om indberetning er i strid med en indberetning fra samme medlemsstat, skal SIRENE-kontoret i overensstemmelse med den nationale procedure sikre, at der kun findes én indberetning i SIS II.

Der benyttes følgende procedure for at kontrollere, om der findes flere indberetninger om den samme person eller den samme genstand:

a) De obligatoriske identitetskriterier skal sammenlignes, når det skal afgøres, om der findes flere indberetninger: i) om en person: — efternavn — fornavn — fødselsdato — køn ii) om et køretøj: — serienummer — registreringsnummer og -land — mærke — type iii) om et fly: — flykategori — ICAO-registreringsnummer iv) om en båd: — bådkategori — skrognummer — havnekendingsbogstaver og –nummer (ikke obligatorisk, men kan anvendes) v) om en container: — BIC-nummer (22)

b) Ved registrering af en ny indberetning for et køretøj eller en anden genstand med et serienummer eller registreringsnummer henvises til procedurerne i afsnit 8.2.1.

c) For så vidt angår andre genstande er de mest hensigtsmæssige felter til at afgøre, om der findes flere indberetninger, de obligatoriske felter, som alle anvendes af systemet til at foretage en automatisk sammenligning.

De procedurer, der er beskrevet i afsnit 8.2.1 (Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme køretøj), skal anvendes til at sondre mellem andre kategorier af genstande i SIS II, når det viser sig, at to lignende genstande har samme serienummer.

Hvis undersøgelsen viser, at det drejer sig om to forskellige personer eller genstande, godkender SIRENE-kontoret anmodningen om optagelse af en ny indberetning (23).

Hvis undersøgelsen af, om der findes flere indberetninger, viser, at oplysningerne er identiske og vedrører samme person eller genstand, skal SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der har til hensigt at registrere en ny indberetning, konsultere SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat, hvis indberetningerne er uforenelige.

Der benyttes følgende procedure til at kontrollere indberetningers forenelighed:

a) før der registreres en indberetning, er det obligatorisk at kontrollere, at der ikke findes uforenelige indberetninger

b) hvis der findes en anden indberetning, som er forenelig, er det ikke nødvendigt med konsultationer mellem SIRENE-kontorerne. Hvis det imidlertid er nødvendigt at afklare, om en indberetning vedrører samme person, skal SIRENE-kontoret kontakte den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor ved brug af en L-formular

c) hvis indberetningerne ikke er forenelige, er konsultationer mellem SIRENE-kontorerne nødvendige ved brug af en E-formular, således at der kun registreres én indberetning

d) indberetninger med henblik på anholdelse registreres umiddelbart uden at afvente resultatet af konsultationen af de øvrige medlemsstater

e) når en ny indberetning, der er uforenelig med allerede eksisterende indberetninger, får prioritet efter konsultation, skal den medlemsstat, der har registreret de øvrige indberetninger, slette dem, når den nye indberetning registreres. Medlemsstaterne skal løse enhver konflikt ved forhandlinger mellem SIRENE-kontorerne

f) medlemsstater, der ikke kunne registrere en indberetning, kan anmode om via CS-SIS at blive informeret, hvis indberetningen slettes

g) SIRENE-kontoret i en medlemsstat, der ikke kunne registrere en indberetning, kan anmode SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der registrerede indberetningen, om at informere den, hvis der er hit på den pågældende indberetning.

2.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

Hvis brugeren ønsker supplerende oplysninger efter at have fået et hit, skal SIRENE-kontoret kontakte den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor hurtigst muligt og anmode om de nødvendige oplysninger. SIRENE-kontorerne skal, når det er hensigtsmæssigt, fungere som mellemled mellem nationale myndigheder og levere og udveksle supplerende oplysninger, der er relevante for den pågældende indberetning.

Medmindre andet er bestemt, skal den indberettende medlemsstat underrettes om dette hit og om resultatet heraf (Se også afsnit 1.13.1 vedrørende angivelse af sagens hastende karakter).

Der benyttes følgende procedure:

a) Med forbehold af afsnit 2.4 i denne håndbog skal et hit vedrørende en person eller en genstand, der er indberettet, i princippet meddeles SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat ved brug af en G-formular.

b) Når den indberettende medlemsstat underrettes om et hit, skal den artikel i SIS II-retsgrundlaget, der finder anvendelse, anføres i felt 090 i G-formularen, herunder om nødvendigt med yderligere oplysninger (f.eks. »MINDREÅRIG«). G-formularen skal indeholde så mange oplysninger om hittet som muligt, herunder om trufne foranstaltninger, i felt 088. Den indberettende medlemsstat kan anmode om supplerende oplysninger i felt 089.

c) Hvis SIRENE-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat, sender supplerende oplysninger efter fremsendelse af en G-formular, skal det benytte en M-formular.

d) Om nødvendigt sender den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor alle relevante og specifikke oplysninger og angiver de særlige foranstaltninger, som det anmoder SIRENE-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat om at træffe.

For rapporteringsproceduren for hit, der opnås via den automatiske nummerpladegenkendelse (ANPR), henvises til afsnit 9.

2.4. Når det er umuligt at følge procedurerne efter et hit (artikel 48 i SIS II-afgørelsen og artikel 33 i SIS II-forordningen)

I henhold til artikel 48 i SIS II-afgørelsen og artikel 33 i SIS II-forordningen finder følgende procedure anvendelse:

a) Den medlemsstat, der ikke er i stand til at følge proceduren, skal straks meddele den indberettende medlemsstat via SIRENE-kontoret, at den ikke kan iværksætte de ønskede foranstaltninger og angive grundene i felt 083 på en H-formular.

b) De berørte medlemsstater kan aftale, hvilke foranstaltninger der skal træffes i henhold til deres nationale lovgivning og bestemmelserne i SIS II-retsgrundlaget.

2.5. Behandling af oplysninger til andre formål end dem, hvortil de er registreret i SIS II (artikel 46, stk. 5, i SIS II-afgørelsen)

Oplysningerne i SIS II kan kun behandles med henblik på de formål, der er fastsat for hver indberetningskategori.

Hvis der er opnået forudgående tilladelse fra den indberettende medlemsstat, kan oplysningerne imidlertid behandles til andre formål end dem, hvortil de blev registreret, for at forhindre en umiddelbart forestående alvorlig trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, af alvorlige nationale sikkerhedshensyn eller for at forhindre en alvorlig forbrydelse.

Hvis en medlemsstat ønsker at behandle oplysninger i SIS II til andre formål end dem, hvortil de blev registreret, skal udvekslingen af oplysninger ske i overensstemmelse med følgende regler:

a) den medlemsstat, der ønsker at anvende oplysninger til andre formål, skal via sit SIRENE-kontor forklare den indberettende medlemsstat grundene til at behandle oplysninger til andre formål ved brug af en I-formular

b) den indberettende medlemsstat undersøger hurtigst muligt, om anmodningen kan efterkommes, og meddeler den anden medlemsstat sin afgørelse via sit SIRENE-kontor

c) den indberettende medlemsstat kan eventuelt til sin tilladelse knytte visse betingelser med hensyn til oplysningernes anvendelse.

Efter samtykke fra den indberettende medlemsstat anvender den anden medlemsstat udelukkende oplysningerne til det formål, som den har søgt om og opnået tilladelse til. Den skal tage hensyn til de eventuelle betingelser, den indberettende medlemsstat stiller.

2.6. Påtegning

a) Artikel 24 i SIS II-afgørelsen beskriver de tilfælde, hvor en medlemsstat kan kræve en påtegning. i) Hvis en medlemsstat finder, at det ikke er foreneligt med dens nationale lovgivning, dens internationale forpligtelser eller væsentlige nationale hensyn at lade en indberetning, der er foretaget i overensstemmelse med artikel 26, 32 eller 36 i SIS II-afgørelsen, få virkning, kan den, efter at indberetningen er foretaget, anmode om, at indberetningen forsynes med en påtegning om, at de forholdsregler, der skal træffes på grundlag af indberetningen, ikke vil blive truffet på dens område. Påtegningen indsættes af SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat. ii) For at sætte medlemsstaterne i stand til at kræve, at der indsættes en påtegning på en indberetning foretaget i overensstemmelse med artikel 26, får alle medlemsstater automatisk besked om nye indberetninger i denne kategori via udveksling af supplerende oplysninger. iii) Hvis den medlemsstat, der foretager indberetningen, i særligt hastende og alvorlige tilfælde anmoder om, at de nødvendige forholdsregler bliver truffet, undersøger den fuldbyrdende medlemsstat, om den kan tillade, at den påtegning, der er indsat på dens forlangende, trækkes tilbage. Hvis dette er tilfældet, tager den fuldbyrdende medlemsstat de nødvendige skridt til at sikre, at forholdsreglerne træffes øjeblikkeligt.

b) Der findes en alternativ procedure udelukkende for indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt (se afsnit 3.6).

c) Når der indsættes en påtegning for indberetninger vedrørende forsvundne personer og indberetninger med henblik på diskret kontrol eller målrettet kontrol, ses indberetningen ikke på skærmen, når brugeren foretager en søgning.

2.6.1. Konsultation af medlemsstaterne med henblik på indsættelse af en påtegning

Der indsættes udelukkende en påtegning på anmodning af eller efter aftale med en anden medlemsstat.

Der benyttes følgende procedure:

a) Hvis en medlemsstat anmoder om, at der indsættes en påtegning, skal den rette henvendelse til den indberettende medlemsstat ved brug af en F-formular og begrunde anmodningen om påtegningen. Til dette formål benyttes felt 071, og i felt 080 begrundes påtegningen. For andre supplerende oplysninger om indberetningen bruges felt 083.

b) Den indberettende medlemsstat skal straks indsætte påtegningen.

c) Når der er sket en sådan udveksling af oplysninger på grundlag af oplysningerne fra konsultationen af den medlemsstat, der anmodede om at få indsat en påtegning, kan det være nødvendigt at ændre eller slette indberetningen, eller trække anmodningen tilbage, således at indberetningen forbliver uændret.

2.6.2. Anmodning om sletning af en påtegning

Medlemsstaterne skal anmode om sletning af den tidligere indsatte påtegning, når betingelserne for at opretholde påtegningen ikke længere er opfyldt. Det kan navnlig være tilfældet, hvis den nationale lovgivning er blevet ændret, eller hvis det i forbindelse med yderligere udveksling af oplysninger om sagen viser sig, at de omstændigheder, der omtales i artikel 24, stk. 1, eller artikel 25, i SIS II-afgørelsen ikke længere foreligger.

Der benyttes følgende procedure:

a) Det SIRENE-kontor, der tidligere anmodede om indsættelse af påtegningen, skal anmode SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat om at slette påtegningen ved hjælp af en F-formular. Til dette formål benyttes felt 075 (24). For yderligere oplysninger vedrørende den nationale lovgivning anvendes felt 080 og, hvor det er relevant, til indsættelse af supplerende oplysninger, som begrunder årsagen til sletningen af påtegningen og andre supplerende oplysninger om indberetningen, anvendes felt 083.

b) SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat skal slette påtegningen med det samme.

2.7. Oplysninger, der er juridisk eller faktuelt ukorrekte (artikel 34 i SIS II-forordningen og artikel 49 i SIS II-afgørelsen)

Hvis det konstateres, at der er faktuelt ukorrekte oplysninger eller ulovligt lagrede oplysninger i SIS II, finder udvekslingen af supplerende oplysninger sted i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 34, stk. 2, i SIS II-forordningen og artikel 49, stk. 2, i SIS II-afgørelsen, hvori det fastsættes, at det kun er den indberettende medlemsstat, der må ændre, supplere, rette, ajourføre eller slette de oplysninger, den har registreret.

Den medlemsstat, der konstaterede fejlene i oplysningerne, eller at oplysningerne er ulovligt lagret, skal informere den indberettende medlemsstat via sit SIRENE-kontor hurtigst muligt og senest 10 kalenderdage, efter at den er blevet opmærksom på fejlen. Udvekslingen af oplysninger skal ske ved brug af en J-formular.

a) Efter konsultationen kan den indberettende medlemsstat være nødt til at slette eller rette oplysningerne i overensstemmelse med sin nationale procedure for rettelse af de pågældende oplysninger.

b) Hvis der efter to måneder ikke er opnået enighed, anmoder SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der opdagede fejlen, eller konstaterede, at oplysningerne var ulovligt lagret, den ansvarlige myndighed i det pågældende land om at henvise sagen til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, der sammen med de berørte nationale tilsynsmyndigheder fungerer som mægler.

2.8. Retten til at få adgang til og rette i oplysninger (artikel 41 i SIS II-forordningen og artikel 58 i SIS II-afgørelsen)

2.8.1. Anmodning om adgang til eller rettelse af oplysninger

Hvis de nationale myndigheder skal underrettes om en anmodning om at få adgang til eller rette oplysninger, vil udvekslingen af oplysninger, medmindre andet er fastsat i national lovgivning, ske efter følgende regler:

a) Hvert SIRENE-kontor anvender den nationale lovgivning for så vidt angår retten til at få adgang til personoplysninger. Afhængigt af sagens omstændigheder og i overensstemmelse med den lovgivning, der finder anvendelse, videresender SIRENE-kontorerne de anmodninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger, de får forelagt, til de ansvarlige nationale myndigheder, eller de træffer afgørelse om disse anmodninger i det omfang, de har beføjelse til det.

b) Hvis de ansvarlige nationale myndigheder anmoder herom, fremsender SIRENE-kontorerne i de berørte medlemsstater i overensstemmelse med national lovgivning oplysninger om udøvelsen af retten til adgang til oplysninger.

2.8.2. Udveksling af oplysninger om anmodninger om adgang til andre medlemsstaters indberetninger

Oplysninger om anmodninger om adgang til indberetninger, som en anden medlemsstat har optaget i SIS II, udveksles via de nationale SIRENE-kontorer ved brug af en K-formular.

Der benyttes følgende procedure:

a) Anmodningen om adgang sendes hurtigst muligt til SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat, så det kan tage stilling

b) SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat underretter SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der modtager en anmodning, om sin stillingtagen

c) Svaret fra SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat tager tager hensyn til den frist for behandling af anmodninger, som SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der modtager en anmodning om adgang, har fastsat

d) SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der modtager en anmodning fra en person om adgang, rettelse eller sletning skal træffe alle de nødvendige foranstaltninger for at sikre et rettidigt svar.

Hvis SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat meddeler sin stillingtagen til SIRENE-kontoret i den medlemsstat, der modtog anmodningen om adgang, træffer dette SIRENE-kontor i henhold til national lovgivning og inden for rammerne af dets beføjelser afgørelse om anmodningen eller sørger for, at denne stillingtagen hurtigst muligt meddeles den myndighed, som har kompetence til at træffe afgørelse om anmodningen.

2.8.3. Udveksling af oplysninger om anmodninger om at rette eller slette oplysninger i andre medlemsstaters indberetninger

Når en person anmoder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, er det kun den indberettende medlemsstat, der kan gøre det. Hvis den pågældende person henvender sig til en anden medlemsstat end den indberettende, underretter SIRENE-kontoret i den anmodede medlemsstat SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat ved brug af en K-formular, og proceduren i 2.8.2 finder anvendelse.

2.9. Sletning, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt

Indberetninger i SIS II skal kun gemmes i det tidsrum, det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de blev registreret.

Bortset fra sletning efter et hit slettes en indberetning enten automatisk af CS-SIS (ved forældelse) eller direkte af den medlemsstat, som har registreret den i SIS II (når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt).

I begge tilfælde skal CS-SIS-sletningen behandles automatisk af N.SIS II.

Medlemsstaterne har mulighed for at vælge at få automatisk besked om sletning af en indberetning.

2.10. Registrering af egennavne

Inden for rammerne af de begrænsninger, de nationale systemer har fastsat for registrering af og adgang til oplysninger, registreres egennavne (fornavne og efternavne) i SIS II i det format (skrift og stavning), der anvendes på officielle rejsedokumenter ifølge ICAO-standarderne for rejsedokumenter, som også bruges i translitterations- og transskriptionsfunktionaliteterne i det centrale SIS II-system. Ved udveksling af supplerende oplysninger skal SIRENE-kontorerne anvende de egennavne, som er registreret i SIS II. Både brugere og SIRENE-kontorer i de indberettende medlemsstater skal generelt anvende latinske bogstaver til registrering af oplysninger i SIS II, jf. dog translitterations- og transskriptionsreglerne i bilag 1.

Når det er nødvendigt at udveksle supplerende oplysninger om en person, som ikke er indberettet, men som eventuelt kan relateres til en sådan indberetning (f.eks. en person, som ledsager en forsvundet mindreårig), skal præsentationen og stavningen af navnet følge reglerne i bilag 1 og formidles med latinske bogstaver og i originalt format, hvis den medlemsstat, der stiller oplysningerne til rådighed, også har mulighed for at indføre specialtegn i det originale format.

2.11. Forskellige identitetskategorier

Bekræftet identitet

Ved en bekræftet identitet forstås, at identiteten er blevet bekræftet på grundlag af ægte identitetsdokumenter, et pas eller en erklæring fra de kompetente myndigheder.

Ikke-bekræftet identitet

Ved ikke-bekræftet identitet menes, at der ikke er tilstrækkeligt bevis for den pågældendes identitet.

Identitetsmisbrug

Der er tale om identitetsmisbrug (efternavn, fornavn, fødselsdato), hvis en person, der er registreret i SIS II, bruger en anden eksisterende persons identitet. Det kan f.eks. ske, når et dokument bruges til skade for den egentlige ejer.

Kaldenavn

Ved kaldenavn forstås en fiktiv identitet, som en person, der er kendt under andre identiteter, har påtaget sig.

2.11.1. Identitetsmisbrug (artikel 36 i SIS II-forordningen og artikel 51 i SIS II-afgørelsen)

Da sager om misbrug af identitet er komplekse, skal den indberettende medlemsstat, når den bliver opmærksom på, at en person, der er indberettet i SIS II, misbruger en anden persons identitet, kontrollere, om det er nødvendigt at beholde den misbrugte identitet i SIS II-indberetningen.

Så snart det er fastslået, at en persons identitet er blevet misbrugt, skal der med dennes persons udtrykkelige samtykke tilføjes yderligere oplysninger til indberetningen i SIS II for at undgå eventuelle negative følger af fejlidentifikation. Den person, hvis identitet er blevet misbrugt, kan i henhold til de nationale procedurer give den kompetente myndighed de oplysninger, der er specificeret i artikel 36, stk. 3, i SIS II-forordningen og artikel 51, stk. 3, i SIS II-afgørelsen. Enhver person, hvis identitet er blevet misbrugt, har ret til at trække sit samtykke til behandling af oplysningerne tilbage.

Den indberettende medlemsstat er ansvarlig for at indsætte kommentaren »misbrugt identitet« i indberetningen og for at registrere supplerende oplysninger om den person, hvis identitet misbruges, f.eks. billeder, fingeraftryk og oplysninger om eventuelle gyldige identitetsdokumenter.

Når en medlemsstat opdager, at en indberetning vedrørende en person, der er registreret af en anden medlemsstat, vedrører identitetsmisbrug og det er fastslået, at den pågældende persons identitet misbruges, informerer den SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat ved brug af en Q-formular, således at disse oplysninger kan tilføjes SIS II-indberetningen.

Under hensyntagen til formålet med at optage oplysninger af denne art skal der også til indberetningen tilføjes de tilgængelige billeder og fingeraftryk af den person, hvis identitet er blevet misbrugt. For at der er tale om identitetsmisbrug skal en uskyldig persons oplysninger matche en eksisterende identitet i en indberetning. Q-formularen skal indeholde identitetsoplysninger, herunder antal kaldenavne, således at den indberettende medlemsstat kan kontrollere, hvilken identitet i indberetningen, formularen henviser til. De obligatoriske felter ved udfyldning af Q-formularen i disse tilfælde er angivet i bilag 3.

Oplysninger om den person, der har været udsat for identitetsmisbrug, må kun stilles til rådighed med henblik på at fastlægge identiteten på den person, der kontrolleres, og de må under ingen omstændigheder bruges til andre formål. Oplysninger vedrørende identitetsmisbrug, herunder fingeraftryk og billeder, skal slettes samtidig med indberetningen eller tidligere, hvis den berørte person anmoder herom.

2.11.2. Registrering af et kaldenavn

For at undgå uforenelige indberetninger på grund af optagelse af et kaldenavn eller undgå problemer for uskyldige ofre og sikre en tilstrækkelig datakvalitet, skal medlemsstaterne i videst muligt omfang, underrette hinanden om kaldenavne og fremsende alle relevante oplysninger om den eftersøgte persons virkelige identitet.

Det er den indberettende medlemsstat, der er ansvarlig for at få kaldenavne tilføjet. Hvis en anden medlemsstat opdager et kaldenavn, skal den videresende oplysningerne til den indberettende medlemsstat ved brug af en M-formular.

2.11.3. Yderligere oplysninger med henblik på at fastslå en persons identitet

Den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor kan også, hvis oplysningerne i SIS II er utilstrækkelige, meddele yderligere oplysninger efter konsultation, på eget initiativ eller efter anmodning fra en anden medlemsstat, for at bistå med at fastslå en persons identitet. Til det formål anvendes L-formularen (med bilag). Det drejer sig især om:

— udstedelsessted for det pas eller identitetskort, som den eftersøgte person er i besiddelse af

— passets eller identitetskortets nummer, udstedelsesdato og -sted, den udstedende myndighed samt udløbsdato

— beskrivelse af den eftersøgte person

— efternavn og fornavn på den eftersøgte persons far og mor

— andre mulige stavemåder for den eftersøgte persons efternavn og fornavne

— billeder og fingeraftryk, hvis de foreligger

— den sidst kendte adresse.

Disse oplysninger skal så vidt muligt stilles til rådighed i SIRENE-kontorerne eller umiddelbart og konstant være tilgængelige for dem til hurtig fremsendelse.

Det fælles mål er at mindske risikoen for, at en forkert person, hvis identitet minder om den indberettede persons identitet, tilbageholdes.

2.12. Udveksling af oplysninger i tilfælde af indbyrdes forbundne indberetninger

Hvert link gør det muligt at etablere en forbindelse mellem mindst to indberetninger.

En medlemsstat kan skabe et link mellem indberetninger, den registrerer i SIS II, og kun den medlemsstat kan ændre eller slette linket. Linkene skal kun være synlige for brugere, når de har korrekt brugeradgang, der giver mulighed for, at mindst to indberetninger i linket er synlige for dem. Medlemsstaterne sikrer, at der kun er autoriseret adgang til linkene.

2.12.1. Operationelle regler

Linkene mellem indberetninger kræver ikke særlige procedurer for udveksling af supplerende oplysninger. Følgende principper skal dog følges:

I tilfælde af et hit på hver af de to eller flere indbyrdes forbundne indberetninger, sender SIRENE-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat en G-formular for hver af dem med en angivelse i felt 086 om, at andre G-formularer til de tilknyttede indberetninger vil blive fremsendt.

Der skal ikke sendes en formular i forbindelse med indberetninger, som, selv om de var knyttet til en indberetning, der gav et hit, ikke var genstanden for hittet. Hvis der imidlertid er en tilknyttet indberetning vedrørende overgivelse/udlevering eller vedrørende en forsvunden person (med hensyn til deres egen beskyttelse eller for at undgå trusler), meddeles dette eventuelt ved brug af en M-formular, hvis oplysningerne foreligger.

2.13. SIRPIT (SIRENE PIcture Transfer) og formatet på og kvaliteten af biometriske oplysninger i SIS II

I henhold til artikel 23, stk. 2, i SIS II-afgørelsen skal der tilføjes billeder og fingeraftryk af personen til indberetningen, når de foreligger.

SIRENE-kontorerne skal kunne udveksle fingeraftryk og billeder med henblik på at supplere indberetningen og/eller støtte gennemførelsen af den ønskede foranstaltning. Når en medlemsstat har et billede eller fingeraftryk af en person, for hvem en anden medlemsstat har registreret en indberetning, kan den sende billederne og fingeraftrykkene via SIRPIT til den indberettende medlemsstat, således at sidstnævnte kan supplere indberetningen.

Denne udveksling finder sted, for så vidt andet ikke er fastsat inden for rammerne af det politimæssige samarbejde i medfør af rammeafgørelse 2006/960/RIA.

2.13.1. Yderligere anvendelse af udvekslede oplysninger, herunder arkivering

Begrænsninger vedrørende anvendelsen af oplysninger, der er angivet i indberetninger i SIS II, er fastsat i SIS II-retsgrundlaget. Al yderligere anvendelse af billeder og fingeraftryk, der udveksles via Sirpit, herunder arkivering, skal ske i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i SIS II-retsgrundlaget og gældende nationale bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger i henhold til direktiv 95/46/EF, Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA af 27. november 2008 om beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med politisamarbejde og retligt samarbejde i kriminalsager (25) og Europarådets konvention nr. 108, hvor det er relevant.

2.13.2. SIRPIT-proceduren

Der benyttes følgende procedure:

a) Det afsendende SIRENE-kontor sender en L-formular ad den sædvanlige elektroniske kanal og nævner i felt 083 i L-formularen, at fingeraftrykkene og billederne sendes for at supplere indberetningen i SIS II

b) SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat tilføjer fingeraftrykkene eller billederne til indberetningen i SIS II eller sender dem til den kompetente myndighed for at supplere indberetningen.

2.13.3. Tekniske krav

Fingeraftryk og billeder skal indsamles og sendes i overensstemmelse med de standarder, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne for registrering af biometriske oplysninger i SIS II.

Hvert SIRENE-kontor skal opfordres til at opfylde de tekniske krav vedrørende SIRPIT.

Fingeraftryk og billeder sendes i en vedhæftet fil på en indtastningsskærm (input screen), der er udformet specielt til SIRPIT.

Indtastningsskærmen beskrives i bilag 5.

2.13.4. De biometriske oplysningers format og kvalitet

Alle biometriske oplysninger, der optages i systemet, skal have været genstand for en specifik kvalitetskontrol for at sikre en minimumskvalitet, der er fælles for alle SIS II-brugere.

Inden de optages, skal de kontrolleres på nationalt plan for at sikre, at:

a) oplysningerne om fingeraftrykkene er i overensstemmelse med det specificerede format ANSI/NIST-ITL 1-2000, der er indført med henblik på Interpol og tilpasset SIRPIT (SIRENE Picture Transfer)

b) billeder, der kun skal anvendes til at bekræfte identiteten på en person, der er blevet lokaliseret som følge af en alfanumerisk søgning i SIS II, opfylder følgende krav: fuldstændige frontalbilleder af ansigtet skal så vidt muligt være i størrelsesforholdet 3:4 eller 4:5. Når det muligt, skal der anvendes en opløsning på mindst 480 × 600 pixel med en farvedybde på 24 bit. Hvis billedet skal scannes, skal billedstørrelsen så vidt muligt ikke være under ca. 200 Kbyte.

2.14. Særlige typer eftersøgninger

2.14.1. Målrettet geografisk eftersøgning

En målrettet geografisk eftersøgning udføres i en situation, hvor en medlemsstat har klare beviser for, hvor en eftersøgt person eller genstand, der er omfattet af en indberetning, befinder sig inden for et begrænset geografisk område.

Målrettede geografiske eftersøgninger i Schengenområdet skal ske på grundlag af en indberetning i SIS II. Når en persons eller en genstands opholdssted er kendt, kan felt 311 (Vigtig bemærkning) udfyldes med angivelse af en geografisk eftersøgning og udvælgelse af de relevante lande. Hvis en eftersøgt persons opholdssted kendes, når der optages en indberetning vedrørende den pågældende, der begæres anholdt, skal felt 061 på formular A endvidere omfatte oplysninger herom. I alle andre tilfælde, herunder meddelelse om, hvor genstande befinder sig, skal formular M (felt 083) anvendes. Der skal registreres en indberetning om den eftersøgte person i SIS II for at sikre, at en anmodning om foranstaltninger straks kan gennemføres (artikel 9, stk. 3, i Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA af 13. juni 2002 om den europæiske arrestordre og om procedurerne for overgivelse mellem medlemsstaterne (26).

Når genstanden for en geografisk eftersøgning er lokaliseret på et andet sted end det sted, der er opgivet i den geografiske eftersøgning, skal SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat nævne dette ved brug af en M-formular, for den/de medlemsstat/-er, der er involveret i den geografiske eftersøgning for at få al dertil relateret arbejde standset.

2.14.2. Eftersøgning med deltagelse af særlige politienheder til målrettet eftersøgning

SIRENE-kontorerne i de anmodede medlemsstater kan i egnede tilfælde benytte sig af de særlige politienheder, som gennemfører målrettede eftersøgninger. Indberetning i SIS II bør ikke erstattes af ovennævnte politienheders internationale samarbejde. Et sådant samarbejde må ikke kollidere med SIRENE-kontorets funktion som samlingspunkt for eftersøgninger ved hjælp af SIS II.

Samarbejde skal, hvor det er relevant, etableres for at sikre, at SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat er blevet informeret af sine nationale særlige politienheder til målrettet eftersøgning om alle igangværende eftersøgninger, der har relation til en indberetning registreret i SIS II. Hvor det er relevant, skal dette SIRENE-kontor fremsende disse oplysninger til de andre SIRENE-kontorer.

SIRENE-kontorerne skal sikre en hurtig strøm af supplerende oplysninger, herunder oplysninger om et hit, til de nationale særlige politienheder til målrettet eftersøgning, hvis sidstnævnte er involveret i eftersøgningen.

3. INDBERETNINGER OM PERSONER, DER BEGÆRES ANHOLDT MED HENBLIK PÅ OVERGIVELSE ELLER UDLEVERING (ARTIKEL 26 I SIS II-AFGØRELSEN)

3.1. Registrering af en indberetning

De fleste af de indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, vil være ledsaget af en europæisk arrestordre. Med en indberetning vedrørende personer, der begæres anholdt, er det dog også muligt at foretage en midlertidig anholdelse, indtil der foreligger en udleveringsbegæring, jf. artikel 16 i den europæiske konvention om udlevering.

Den europæiske arrestordre/udleveringsbegæring skal være udstedt af en retlig myndighed med beføjelse til at udføre denne funktion i den indberettende medlemsstat.

Ved registrering af en indberetning vedrørende anholdelse med henblik på overgivelse skal der registreres en kopi af den originale europæiske arrestordre i SIS II. Der kan optages en oversættelse af den europæiske arrestordre på et eller flere officielle EU-sprog.

Derudover skal der tilføjes billeder og fingeraftryk af personen til indberetningen, når de foreligger.

De relevante oplysninger, herunder en europæisk arrestordre eller en udleveringsbegæring for de personer, der begæres anholdt med henblik på overgivelse eller udlevering, skal være tilgængelige for SIRENE-kontoret, når indberetningen registreres. Det skal kontrolleres, at oplysningerne er fuldstændige og korrekt præsenteret.

Medlemsstaterne skal kunne registrere mere end én europæisk arrestordre pr. indberetning om personer, der begæres anholdt. Det påhviler den indberettende medlemsstat at slette en europæisk arrestordre, der ikke længere er gyldig, at kontrollere, om der er andre europæiske arrestordrer knyttet til en indberetning og om nødvendigt udvide indberetningen.

Ud over en europæisk arrestordre, som en medlemsstat har vedlagt en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt, skal det også være muligt at vedlægge oversættelser af arrestordrer, eventuelt i særskilte binære filer.

For så vidt angår scannede dokumenter, der skal knyttes til indberetninger, skal der så vidt muligt anvendes en minimumsopløsning på 150 DPI.

3.2. Flere indberetninger

For så vidt angår de generelle procedurer henvises til afsnit 2.2.

Endvidere gælder følgende:

Flere medlemsstater kan registrere en indberetning med henblik på anholdelse af samme person. Hvis to eller flere medlemsstater har registreret en indberetning for samme person, skal beslutningen om, hvilken arrestordre der skal fuldbyrdes ved en eventuel anholdelse, træffes af den fuldbyrdende retlige myndighed i den medlemsstat, hvor anholdelsen finder sted. SIRENE-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat skal sende en G-formular til hver berørt medlemsstat.

3.3. Identitetsmisbrug

Se den generelle procedure i punkt 2.11.1.

3.4. Registrering af et kaldenavn

Se den generelle procedure i punkt 2.11.2.

I tilfælde af indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt, skal SIRENE-kontoret benytte felt 011 i A-formularen (27) (på tidspunktet for registrering af indberetningen) eller efterfølgende M-formularen, når det informerer de øvrige medlemsstater om kaldenavne i forbindelse med en indberetning vedrørende personer, der begæres anholdt, hvis disse oplysninger er tilgængelige for SIRENE-kontoret.

3.5. Fremsendelse af supplerende oplysninger til medlemsstaterne

Ved registrering af en indberetning skal alle supplerende oplysninger vedrørende indberetningen sendes til alle medlemsstater.

De oplysninger, der er nævnt i afsnit 3.5.1 skal sendes til alle de andre SIRENE-kontorer ved brug af A-formularen samtidig med registrering af indberetningen. Eventuelle supplerende oplysninger, der er nødvendige for at fastslå identiteten, fremsendes efter samråd med og/eller efter anmodning fra en anden medlemsstat.

Hvis der findes flere europæiske arrestordrer eller udleveringsbegæringer for samme person, udfyldes særskilte A-formularer for hver europæisk arrestordre eller udleveringsbegæring.

Der skal være tilstrækkelige oplysninger i den europæiske arrestordre/udleveringsbegæringen og i A-formularen (navnlig litra e) i afsnittet om den europæiske arrestordre: »beskrivelse af omstændighederne ved lovovertrædelse(n)/(rne), herunder tidspunkt og sted«, felt 042, 043, 044, 045: »beskrivelse af omstændighederne«) til, at andre SIRENE-kontorer kan kontrollere indberetningen. Bilag 3 stipulerer de krævede oplysninger og forbindelsen til felterne på den europæiske arrestordre.

3.5.1. Supplerende oplysninger, der skal fremsendes i forbindelse med en foreløbig anholdelse

3.5.1.1. Ved registrering af en indberetning, der er baseret på både en europæisk arrestordre og en udleveringsbegæring

Ved registrering af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt med henblik på udlevering, sendes de supplerende oplysninger til alle medlemsstater ved brug af en A-formular. Hvis oplysningerne i indberetningen og de supplerende oplysninger, der sendes til medlemsstaterne vedrørende den europæiske arrestordre, ikke er tilstrækkelige med henblik på udlevering, gives der yderligere oplysninger.

I felt 239 anføres det, at formularen vedrører både en europæisk arrestordre og en udleveringsbegæring.

3.5.1.2. Ved registrering af en indberetning, der udelukkende er baseret på en udleverings- begæring

Ved registrering af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt med henblik på udlevering, sendes de supplerende oplysninger til alle medlemsstater ved brug af en A-formular.

I felt 239 anføres det, at formularen vedrører en udleveringsbegæring.

3.6. Indsættelse af en påtegning

For så vidt angår de generelle procedurer henvises til afdeling 2.6.

Hvis det er muligt at fuldbyrde mindst en af de europæiske arrestordrer, der er vedlagt indberetningen, indsættes der ikke en påtegning i indberetningen.

Som understreget i afsnit 2.6 skal en indberetning med en påtegning i henhold til artikel 26 i SIS II-afgørelsen i påtegningens gyldighedsperiode anses for at være registreret med henblik på at give meddelelse om den persons opholdssted, som indberetningen vedrører.

3.6.1. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for personer, der begæres anholdt med henblik på udlevering, i de tilfælde, hvor rammeafgørelse 2002/584/RIA ikke finder anvendelse

Der benyttes følgende procedure:

a) I tilfælde af indberetninger vedrørende personer, der begæres anholdt med henblik på udlevering, hvor rammeafgørelse 2002/584/RIA ikke finder anvendelse, kan et SIRENE-kontor bede andre SIRENE-kontorer om systematisk at indsætte en påtegning i indberetninger efter artikel 26 i SIS II-afgørelsen for egne statsborgere.

b) Et SIRENE-kontor, der ønsker at benytte sig af denne mulighed, skal sende en skriftlig anmodning herom til de andre SIRENE-kontorer.

c) Alle SIRENE-kontorer, der modtager en sådan anmodning, skal indsætte en påtegning for den omhandlede medlemsstat, så snart indberetningen er registreret.

d) Påtegningen skal være gældende, indtil det anmodende SIRENE-kontor anmoder om sletning heraf.

3.7. SIRENE-kontorernes fremgangsmåde ved modtagelse af en indberetning vedrørende en person, der begæres anholdt

Når et SIRENE-kontor modtager en A-formular, skal det snarest muligt søge i alle tilgængelige kilder for at forsøge at finde frem til personens opholdssted. Hvis de oplysninger, den indberettende medlemsstat har fremsendt, ikke er tilstrækkelige til, at den modtagende medlemsstat kan acceptere anmodningen, skal dette ikke forhindre, at der gennemføres søgninger. De modtagende medlemsstater skal foretage søgninger i det omfang, det er tilladt i henhold til national lovgivning.

Hvis indberetningen vedrørende en person, der begæres anholdt, valideres, og personen lokaliseres eller anholdes i medlemsstaten, kan det modtagende SIRENE-kontor fremsende oplysningerne i A-formularen til den myndighed i medlemsstaten, der er ansvarlig for fuldbyrdelsen af den europæiske arrestordre eller udleveringsbegæringen. Hvis den originale europæiske arrestordre eller udleveringsbegæringen kræves, kan den retlige myndighed i den indberettende medlemsstat sende den direkte til den fuldbyrdende retlige myndighed (medmindre andet er fastsat i national ret i den indberettende eller den fuldbyrdende medlemsstat).

3.8. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit

Se den generelle procedure i afsnit 2.3.

Endvidere gælder følgende:

a) Et hit på en person, for hvem der er optaget en indberetning med henblik på anholdelse, skal altid omgående meddeles den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor. Efter fremsendelse af G-formularen skal den fuldbyrdende medlemsstats SIRENE-kontor desuden give meddelelse om hittet til den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor, eventuelt pr. telefon

b) Om nødvendigt sender den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor derefter alle relevante og specifikke oplysninger samt de særlige foranstaltninger, der skal træffes af SIRENE-kontoret i den fuldbyrdende medlemsstat

c) Den kompetente myndighed for modtagelse af den europæiske arrestordre eller udleveringsbegæringen, dens fuldstændige kontaktoplysninger (postadresse, telefonnummer og, hvis de er tilgængelige, faxnummer og e-mailadresse), referencenummer (hvis tilgængeligt), navnet på den kompetente person (hvis tilgængeligt), det pågældende sprog samt fremsendelsesfrist og -måde skal angives i felt 091 på G-formularen

d) Derudover skal SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat informere alle de andre SIRENE-kontorer om hittet ved brug af en M-formular, når der er etableret en klar forbindelse til bestemte medlemsstater på grundlag af sagens forhold og indledt yderligere undersøgelser

e) SIRENE-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger i henhold til artikel 26 i SIS II-afgørelsen, og de kan i den forbindelse handle på de retlige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under anvendelsesområdet for gensidig retshjælp.

3.9. Udveksling af supplerende oplysninger om overgivelse eller udlevering

Når de kompetente retlige myndigheder fremsender oplysninger til SIRENE-kontoret om, hvorvidt overgivelse eller udlevering kan finde sted for en person, for hvem der er udstedt en arrestordre, skal SIRENE-kontoret omgående meddeles den indberettende medlemsstats SIRENE-kontor oplysningerne ved brug af en M-formular med påskriften »OVERGIVELSE« eller »UDLEVERING« i felt 083 (28). Nærmere oplysninger om overgivelses- eller udleveringsmåder skal eventuelt meddeles via SIRENE-kontorerne så hurtigt som muligt.

3.10. Udveksling af supplerende oplysninger om transit gennem en anden medlemsstat

Hvis en person skal rejse igennem en anden medlemsstat, skal SIRENE-kontoret i den medlemsstat, som den pågældende person skal rejse igennem, efter en anmodning fra SIRENE-kontoret eller den kompetente retlige myndighed i den indberettende medlemsstat, der er fremsendt af SIRENE-kontoret, yde den nødvendige støtte og bistand ved brug af en M-formular påført ordet »TRANSIT« i begyndelsen af felt 083.

3.11. Sletning af indberetninger efter overgivelse eller udlevering

Sletning af indberetninger om personer, der begæres anholdt med henblik på overgivelse eller udlevering, finder sted, når den pågældende er blevet overgivet eller udleveret til de kompetente myndigheder i den indberettende medlemsstat, men kan også finde sted, når den kompetente retlige myndighed ifølge national lovgivning har tilbagekaldt den retsafgørelse, som var grundlaget for indberetningen.

4. INDBERETNINGER VEDRØRENDE NÆGTELSE AF INDREJSE ELLER OPHOLD (ARTIKEL 24 I SIS II-FORORDNINGEN)

Indledning

Udvekslingen af oplysninger om tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af en indberetning efter artikel 24 i SIS II-forordningen, giver medlemsstaterne mulighed for at træffe afgørelse i tilfælde af en ansøgning om indrejse eller visum. Hvis den pågældende person allerede befinder sig på medlemsstatens område, giver denne udveksling de nationale myndigheder mulighed for at træffe de nødvendige foranstaltninger med henblik på udstedelse af opholdstilladelse, visum til længerevarende ophold eller udsendelse. I dette afsnit vil henvisninger til visa vedrøre visa til længerevarende ophold, medmindre andet er anført (f.eks. visum til fornyet indrejse).

Det henhører under de myndigheder, der er ansvarlige for grænsekontrollen og udstedelsen af opholdstilladelser og visa, at gennemføre den informationsprocedure, der er fastsat i artikel 5, stk. 4, i Schengengrænsekodeksen, og de konsultationsprocedurer, der er fastsat i artikel 25 i Schengenkonventionen. SIRENE-kontorerne skal principielt kun inddrages i procedurerne, når det drejer sig om fremsendelse af yderligere oplysninger, som hænger direkte sammen med indberetninger (f.eks. meddelelse om et hit eller fastslåelse af en identitet), eller sletning af indberetninger.

SIRENE-kontorerne kan imidlertid også inddrages i fremsendelsen af supplerende oplysninger, som er nødvendige for at udsende en tredjelandsstatsborger eller nægte vedkommende indrejse, eller i fremsendelsen af supplerende oplysninger i relation til disse foranstaltninger.

Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/38/EF af 29. april 2004 om unionsborgeres og deres familiemedlemmers ret til at færdes og opholde sig frit på medlemsstaternes område (29) finder ikke anvendelse i Schweiz. Hvis der er hit på en tredjelandsstatsborger, som er omfattet af retten til fri bevægelighed, skal de normale konsultationsprocedurer indledes mellem Schweiz, den indberettende medlemsstat og enhver anden medlemsstat, som måtte have relevante oplysninger om tredjelandsstatsborgerens ret til fri bevægelighed.

4.1. Registrering af en indberetning

I henhold til artikel 25 i SIS II-forordningen gælder der særlige regler for tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af retten til fri bevægelighed, jf. direktiv 2004/38/EF. SIRENE-kontoret skal så vidt muligt stille de oplysninger til rådighed, der blev anvendt til at vurdere, om indberetningen med henblik på nægtelse af indrejse eller ophold vedrørte en person, der var omfattet af retten til fri bevægelighed (30). I særlige tilfælde af registrering af en indberetning vedrørende en tredjelandsstatsborger, som er omfattet af retten til fri bevægelighed, skal SIRENE-kontoret i den indberettende medlemsstat sende en M-formular til alle de andre medlemsstater på grundlag af de oplysninger, som den indberettende myndighed har fremsendt (se afsnit 4.6 og 4.7).

I artikel 26 i SIS II-forordningen fastsættes det desuden, at forudsat at visse betingelser er opfyldt, registreres der også oplysninger med henblik på nægtelse af indrejse eller ophold om tredjelandsstatsborgere, der er omfattet af en restriktiv foranstaltning, jf. artikel 29 i traktaten om Den Europæiske Union (31), med henblik på at forhindre indrejse i eller transit gennem medlemsstaternes område. Indberetningerne registreres af den kompetente myndighed i den medlemsstat, der har formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union på tidspunktet for foranstaltningens vedtagelse. Hvis denne medlemsstat ikke har adgang til SIS II eller indberetninger efter artikel 24 i SIS II-forordningen, påhviler ansvaret den medlemsstat, der har det efterfølgende formandskab.

4.2. Flere indberetninger

Se den generelle procedure i afsnit 2.2.

4.3. Identitetsmisbrug

Se den generelle procedure i punkt 2.11.1.

Der kan opstå problemer, når en tredjelandsstatsborger, der er omfattet af en indberetning om nægtelse af indrejse eller ophold, på ulovlig vis bruger en unionsborgers identitet til at forsøge at opnå indrejse. Hvis en sådan situation opdages, kan de kompetente myndigheder i medlemsstaterne gøres bekendt med den korrekte brug af identitetsmisbrugsfunktionen i SIS II. Indberetninger om nægtelse af indrejse skal ikke foretages for