RÅDETS FORORDNING (EF, EKSF, EURATOM) Nr. 2548/98 af 23. november 1998 om ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 209,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 78h,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 183,

under henvisning til forslag fra Kommissionen (1),

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet (2),

under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten (3), og

ud fra følgende betragtninger:

Det samråd, der blev indført i henhold til fælleserklæringen af 4. marts 1975 fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, har fundet sted i et samrådsudvalg;

der bør foretages en ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), i det følgende benævnt »finansforordningen«, navnlig med henblik på at forbedre institutionernes økonomiske forvaltning;

der opstår undertiden betydelige forsinkelser i forbindelse med forvaltningen af forpligtelserne, og det er derfor nødvendigt at styrke kontrollen med de løbende forpligtelser; med henblik herpå bør den bestemmelse i artikel 1, stk. 7, der blev indsat ved forordning (Euratom, EKSF, EØF) nr. 610/90 af 13. marts 1990 om ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (5), og som i artikel 1, stk. 7, og i artikel 36, stk. 2, fastsætter almindelige regler for frigørelse af bevillinger, suppleres; det bør imidlertid præciseres, at disse bestemmelser ikke finder anvendelse på strukturfondene og Samhørighedsfonden for ikke at gribe ind i den eventuelle udvikling i særbestemmelserne for disse fonde og under hensyn til nødvendigheden af at sikre sammenhæng i alle disse bestemmelser;

der må sikres streng kontrol med uddelegeringen af underskriftsbeføjelser, og der må derfor fastsættes et disciplinært og eventuelt et økonomisk ansvar for ansatte, der udøver beføjelser, hvortil de ikke har fået fuldmagt eller underfuldmagt, eller som overskrider grænserne for de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget;

forvaltning af fællesskabsprogrammer ved underentreprise bør ske efter bestemmelser, der sikrer transaktionernes gennemsigtighed, og som fastlægger regler for den regnskabsmæssige behandling af afkast, der kan anvendes til finansiering af de pågældende programmer;

finansinspektøren varetager funktionen som intern revisor i sin institution og skal derfor høres i forbindelse med indførelse og ændring af systemer til udarbejdelse af mængde- og værdifortegnelser samt i forbindelse med indførelse og ændring af de systemer, som de anvisningsberettigede anvender i den økonomiske forvaltning; i øvrigt skal han ligeledes have forelagt analysen af den økonomiske forvaltning;

der bør tages hensyn til de muligheder, som anvendelsen af edb-systemer i den økonomiske forvaltning giver;

regnskabssystemet bør forbedres;

der bør i finansforordningen indføjes passende bestemmelser om bogføring af traditionelle egne indtægter, idet disse på en række punkter adskiller sig fra de andre egne indtægter (moms og BNI);

det bør sikres, at der er nøje overensstemmelse mellem de retlige forpligtelser, institutionen indgår, og de regnskabsmæssige forpligtelser, der forelægges for finansinspektøren og registreres i hovedbogholderiet, samtidig med at der bliver en rimelig frist til indgåelse af retlige forpligtelser i de tilfælde, hvor Kommissionens principbeslutning har samme virkning som indgåelse af en udgiftsforpligtelse;

graden og arten af risikoen i forbindelse med forpligtelser og betalinger er forskellig, alt efter, hvilken sektor der er tale om; finansinspektøren bør derfor kunne graduere sin kontrol med henblik på at tillade udbetalinger under hensyn til risikoen, idet han dog skal opretholde en forudgående minimumskontrol for samtlige forpligtelser og betalinger for alle ydelsesberettigede samt en systematisk kontrol i risikosektorerne; den systematiske kontrol bør opretholdes eller genindføres i risikosektorerne;

der bør fastsættes tidsfrister for at sikre en tilfredsstillende gennemførelse af den procedure, der skal anvendes, når man ønsker at se bort fra finansinspektørens nægtelse af påtegning;

iværksættelsen af erklæringen om regnskabernes rigtighed gør det nødvendigt at styrke disciplinen i forbindelse med udarbejdelsen af fortegnelser, og det bør ske ved at definere de hverv, der påhviler henholdsvis den anvisningsberettigede og regnskabsføreren;

proceduren for godkendelse af overførsler fra kapitel til kapitel inden for EUGFL, Garantisektionen, bør ændres, idet der gives Kommissionen en yderligere frist til at indgive forslag om overførsel;

finansforordningens afsnit IX bør ændres for at bringe bestemmelserne deri i overensstemmelse med de krav om gennemsigtighed, offentliggørelse og overholdelse af konkurrencereglerne, der findes i Rådets direktiver om indgåelse af aftaler samt i de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

Der foretages følgende ændringer i finansforordningen:

1) I artikel 1, stk. 7,

a) affattes første afsnit således:

»Hvis gennemførelsen strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der en frist for opfyldelsen. Denne frist skal meddeles modtageren på en retlig gyldig måde. De dele af disse forpligtelser, der eventuelt ikke er opfyldt seks måneder efter ovennævnte frist, frigøres i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6. Tredje punktum i dette afsnit gælder dog ikke for strukturfondene og Samhørighedsfonden.«

b) affattes tredje afsnit således:

»Kommissionen kan i visse tilfælde tilpasse fristen for opfyldelse af disse forpligtelser på grundlag af tilstrækkelig dokumentation, der forelægges af modtagerne.«

c) indsættes som fjerde afsnit:

»I så fald skal tilpasningen af fristen følge samme procedure som forpligtelsesforslaget i medfør af artikel 36-39 og meddeles modtageren på en retlig gyldig måde.«

2) I artikel 7 foretages følgende ændringer:

a) (Ændringen vedrører ikke den danske udgave).

b) Stk. 6, første afsnit, affattes således:

»Som hovedregel bevirker frigørelser i senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor forpligtelsesbevillingerne var opført på budgettet, som følge af manglende eller delvis gennemførelse af de projekter, hvortil bevillingerne er afsat, under budgetposter, hvor der sondres mellem forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, at de tilsvarende bevillinger bortfalder. I øvrigt skal eventuelt uberettiget udbetalte beløb inddrives.«

3) I artikel 22 foretages følgende ændringer:

a) I stk. 2 tilføjes følgende afsnit:

»Kommissionen og de øvrige institutioner kan ikke på nogen måde eller med nogen adkomst til eksterne instanser eller organer uddelegere opgaver i forbindelse med gennemførelsen af budgettet, der henhører under europæisk offentlig tjeneste, særlig ikke hvad angår deres kompetence til at indgå offentlige aftaler.«

b) I stykke 4 indsættes som tredje afsnit:

»Enhver retsakt til gennemførelse af budgettet, som kan føre til en sammenblanding af interesser mellem fuldmagtsgiveren, den befuldmægtigede og den tredjemand, som udgiften vedrører, er forbudt.

Betingelserne for gennemførelsen af nærværende artikel fastlægges efter gennemførelsesbestemmelserne i artikel 139, især med hensyn til følgende aspekter:

- årsager til sammenblandingen af interesser

- personer, mellem hvilke der kan opstå sammenblanding af interesser

- konsekvenser af sammenblandingen af interesser.«

c) I stykke 4 tilføjes følgende afsnit:

»En ansat, der foretager anvisning i forbindelse med forpligtelser eller betalinger uden at have fået fuldmagt til det eller ud over de beføjelser, der udtrykkeligt er overdraget ham, er disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlig efter afsnit V. Hver institution vedtager interne bestemmelser, som fastsætter proceduren for tildeling af fuldmagter. Disse fuldmagter skal indeholde detaljerede angivelser af bemyndigelsernes omfang.«

d) Følgende stykke tilføjes:

»4 bis. Når institutionerne overdrager gennemførelsen af en fællesskabsaktivitet til tredjemand eller et eksternt organ eller firma, skal de til dette formål indgåede kontrakter med leverandører eller underleverandører indeholde bestemmelser, der sikrer gennemsigtigheden af de transaktioner, der gennemføres som led i underentreprisen, i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne i artikel 139.

I tilfælde af, at de beløb, der er udbetalt til underleverandører, giver renter, der kan anvendes til finansiering af de pågældende programmer, anvendes følgende fremgangsmåde:

- for renterne af disse beløb skal der regelmæssigt, mindst hvert halve år, udstedes betalingsordrer og kontering i oversigten over indtægter

- samtidig opføres der bevillinger for det tilsvarende beløb, både som forpligtelses- og betalingsbevillinger, under den post i oversigten over udgifter, hvor den oprindelige udgift var opført.«

4) Artikel 24, fjerde og femte afsnit affattes således:

»Finansinspektøren skal høres i forbindelse med indførelse og ændring af regnskabssystemer og systemer til opstilling af mængde- og værdifortegnelser i hans institution samt i forbindelse med indførelse og ændring af de systemer, som de anvisningsberettigede anvender i den økonomiske forvaltning. Han har adgang til oplysningerne i disse systemer.

Finansinspektøren kontrollerer udgifts- og indtægtsbilag, om nødvendigt på stedet. Han udfører den interne revision i institutionen, i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 139. Denne revision omfatter bl.a. en evaluering af og kontrol med forvaltnings- og kontrolsystemernes effektivitet og transaktionernes formelle rigtighed.«

5) I artikel 25 indføjes efter stk. 4 følgende stykke:

»Regnskabsføreren høres i forbindelse med indførelse og ændring af de regnskabssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i den økonomiske forvaltning, såfremt de pågældende systemer er beregnet til at levere oplysninger til hovedbogholderiet. Han får, hvis han anmoder om det, adgang til oplysningerne i disse systemer. Regnskabsføreren høres endvidere i forbindelse med indførelse og ændring af mængde- og værdifortegnelsessystemet.«

6) I artikel 27 foretages følgende ændringer:

a) I stk. 2 udgår litra f).

b) Følgende indsættes som stykke 2a:

»2 bis. Uanset artikel 4 vil prisen på varer og tjenesteydelser, der leveres til Fællesskaberne, og som inkluderer afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen om privilegier og immuniteter, blive konteret med nettobeløbet.

Refusioner af ovennævnte afgifter anføres særskilt i regnskabet. Udligningen af disse refusioner sker ved opførelse af det endelige beløb på institutionernes regnskab senest det år, der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er inkasseret.«

7) I artikel 28 tilføjes følgende stykke:

»3. Uanset stk. 1 skal der i forbindelse med de egne indtægter, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 94/728/EF, Euratom, og som indbetales af medlemsstaterne på faste forfaldstidspunkter, ikke på forhånd foreligge noget overslag over fordringen, idet medlemsstaterne direkte overdrager beløbene til Kommissionen. Den kompetente anvisningsberettigede udsteder i forbindelse med sådanne beløb en indtægtsordre.

For så vidt angår de indtægter, der omhandles i artikel 2, stk. 1, litra a) og b), i nævnte afgørelse, udstedes indtægtsordrerne på grundlag af de månedlige opgørelser over fastlagte afgifter, som medlemsstaterne udarbejder og indsender til Kommissionen.

Indtægtsordrerne stiles til finansinspektøren til påtegning. Når denne har påtegnet dem, registreres de af regnskabsføreren i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 139.«

8) I artikel 36 foretages følgende ændringer:

a) (Ændringen vedrører ikke den danske udgave).

b) Stk. 2 og 3 affattes således:

»2. Beslutninger truffet af Kommissionen i overensstemmelse med de bestemmelser, hvorefter den bemyndiges til at yde finansiel støtte fra de forskellige fonde eller tilsvarende aktioner, sidestilles med indgåelse af en udgiftsforpligtelse, jf. dog artikel 99. Sådanne forpligtelser dækker indtil den 31. december i år n+1 samtlige omkostninger i forbindelse med de retligt bindende enkeltforpligtelser vedrørende nævnte beslutninger, medmindre der heri fastsættes en anden gennemførelsesfrist i medfør af ovennævnte bestemmelser.

I den gennemførelsesperiode, der nævnes i første afsnit, registreres indgåelsen af hver retligt bindende enkeltforpligtelse af den anvisningsberettigede i hovedbogholderiet, idet den afskrives på den i første afsnit nævnte forpligtelse.

Efter udløbet af den fastsatte frist frigøres den uudnyttede saldo. Dette afsnit gælder imidlertid ikke for strukturfondene og Samhørighedsfonden.

3. De nærmere regler for gennemførelse af stk. 1 og 2 skal, under hensyn til de reelle behov, sikre nøjagtig bogføring af forpligtelser og anvisninger og, for så vidt angår stk. 2, kontrol med overensstemmelsen mellem de retligt bindende enkeltforpligtelser og den samlede budgetforpligtelse ifølge Kommissionens beslutning. Disse regler fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 139.«

9) I artikel 37 tilføjes følgende afsnit:

»De forpligtelsesforslag, der er nævnt i artikel 36, stk. 1, og de retligt bindende enkeltforpligtelser, der er nævnt i artikel 36, stk. 2, andet afsnit, kan gøres til genstand for en stikprøvekontrol. Denne kontrol foretages efter et system, der gør det muligt at identificere de udsatte sektorer, i hvilke der er stor sandsynlighed for, at de betingelser, der er anført i artikel 38, stk. 1, ikke opfyldes. I de udsatte sektorer foretages der systematisk kontrol med de enkelte forpligtelser.«

10) Artikel 39, andet og tredje afsnit affattes således:

»Hvis påtegningen afslås, og den anvisningsberettigede fastholder sit forslag, forelægges spørgsmålet, senest to måneder efter, at påtegningen blev afslået, til afgørelse for den øverste myndighed i den af de i artikel 22, stk. 1 og 2, nævnte institutioner, som spørgsmålet vedrører.

Bortset fra tilfælde, hvor der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan den øverste myndighed i hver institution ved en behørigt begrundet afgørelse truffet udelukkende på myndighedens ansvar se bort fra afslaget. En sådan afgørelse har retskraft med virkning fra det tidspunkt, hvor påtegningen blev afslået. Afgørelsen skal træffes senest den 15. februar i år n+1. Den meddeles finansinspektøren til orientering. Hver institutions øverste myndighed meddeler Revisionsretten alle sådanne afgørelser inden for en måned. Revisionsretten aflægger årligt i forbindelse med decharge-proceduren rapport til Europa-Parlamentet og Rådet om konsekvenserne af afgørelsen om at se bort fra afslaget for så vidt angår lovligheden eller ikke-overholdelsen af et direktiv vedrørende aftaler om offentlige bygge- og anlægsarbejder eller om tjenesteydelser.«

11) I artikel 44, tredje led, sættes ».« efter udtrykket »national valuta«. Derefter tilføjes følgende tekst:

»Hvis betalingsordrerne overføres til bankerne ved hjælp af edb, kræves beløbet dog ikke angivet med bogstaver«.

12) I artikel 46, stk. 1, tilføjes følgende afsnit:

»Afgørelsen om anvisning af saldoen træffes inden for den frist, der er nævnt i artikel 1, stk. 7.«

13) I artikel 47 tilføjes følgende afsnit:

»Den forudgående påtegning kan gøres til genstand for en stikprøvekontrol. Denne kontrol foretages efter et system, der gør det muligt at identificere de udsatte sektorer, i hvilke der er stor sandsynlighed for, at de betingelser, der er anført i andet afsnit, ikke opfyldes. I de udsatte sektorer foretages der systematisk kontrol med betalingsordrerne.«

14) I artikel 58, stk. 3, tilføjes følgende punktum:

»Tilbudsgiverens bud skal umiddelbart indeholde samtlige væsentlige elementer, der kræves i indkaldelsen af tilbud, idet det ellers ikke vil blive taget i betragtning. Kriterierne for identificering af nævnte væsentlige elementer fastlægges ved de i artikel 139 omhandlede gennemførelsesbestemmelser.«

15) I artikel 65 tilføjes følgende afsnit:

»Mængde- og værdifortegnelsessystemet udarbejdes af den anvisningsberettigede med teknisk bistand fra regnskabsføreren. Dette mængde- og værdifortegnelsessystem, der forvaltes af den anvisningsberettigede, skal give hovedbogholderiet de oplysninger, der er nødvendige til opstilling af institutionens balance.

Institutionerne vedtager hver for sig bestemmelser om forvaring af de goder, der er opført på deres respektive balancer, og udpeger de administrative tjenestegrene, der er ansvarlige for mængde- og værdifortegnelsessystemet.«

16) I artikel 70 foretages følgende ændringer:

a) I første afsnit erstattes ordet »driftsposter« med udtrykket »udgifts- og indtægtsposter«.

b) Andet afsnit litra a), affattes således:

»a) indtægts- og udgiftsposter, der opdeles i følgende to særskilte kategorier:

- budgetmæssige udgifts- og indtægtsposter, der gør det muligt at følge budgettets gennemførelse og bestemme regnskabsårets saldo

- ikke-budgetmæssige udgifts- og indtægtsposter, der supplerer den foregående kategori og gør det muligt at bestemme et bredere regnskabsresultat«.

17) Følgende artikel indsættes:

»Artikel 70a

Hvad angår behandlingen af værdiforringelsen af aktiver, fastsættes afskrivningsregler og regler for oprettelse af formålsbestemte reserver ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 139.«

18) Artikel 76 affattes således:

»Artikel 76

De anvisningsberettigede, finansinspektørerne, regnskabsførerne, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne kan være disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlige efter artikel 22 og artikel 86 til 89 i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.

Den myndighed, der har beføjelse til at indlede proceduren vedrørende disciplinært og økonomisk ansvar, får tilsendt alle relevante informationer og oplysninger, herunder eventuelle rapporter og påtegningsafslag fra finansinspektøren.«

19) Artikel 79 affattes således:

»Artikel 79

Hver institution sender senest den 1. marts Kommissionen de oplysninger, den har brug for ved opstilling af forvaltningsregnskabet og balancen, samt et bidrag til analysen af den økonomiske forvaltning, jf. artikel 80, efter at have forelagt oplysningerne og bidraget for den pågældende institutions finansinspektør.«

20) I artikel 104, stk. 2, erstattes udtrykket »en måned inden den 31. januar« med udtrykket »den 10. januar«.

21) Artikel 109, stk. 3, affattes således:

»3. Modtageren forelægger Kommissionen resultatet af gennemgangen af buddene samt et forslag om, hvem kontrakten skal tildeles, til godkendelse. Modtageren undertegner aftaler, kontrakter, tillægskontrakter og overslag og sender dem til Kommissionen. Kommissionen indgår eventuelle enkeltforpligtelser for kontrakter, tillægskontrakter og overslag efter procedurerne i artikel 36 til 39. Enkeltforpligtelserne afskrives på de forpligtelser, der er indgået i forbindelse med finansieringsaftaler, jf. artikel 106, stk. 2, i overensstemmelse med artikel 36, stk. 2, andet afsnit.«

22) Artikel 112 affattes således:

»Artikel 112

Bestemmelserne i denne del erstatter bestemmelserne i afsnit IV. De finder anvendelse i de tilfælde, hvor Kommissionen, i forbindelse med bistand til tredjelande finansieret over De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, optræder som ordregivende myndighed ved indgåelse af aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjenesteydelser, der ikke er omfattet af:

- bestemmelserne i Rådets direktiver om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjenesteydelser, eller

- den multilaterale aftale om offentlige aftaler indgået inden for rammerne af Verdenshandelsorganisationen.«

23) Artikel 113 affattes således:

»Artikel 113

Den procedure, der skal følges ved indgåelse af aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjenesteydelser finansieret over De Europæiske Fællesskabers almindelige budget til fordel for bistandsmodtagere i tredjelande, fastlægges i finansieringsaftalen eller kontrakten under hensyn til nedenstående principper.«

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 23. november 1998.

På Rådets vegne

R. EDLINGER

Formand

(1) EFT C 296 af 8. 10. 1996, s. 13, og EFT C 359 af 25. 11. 1997, s. 9.

(2) EFT C 286 af 22. 9. 1997, s. 330.

(3) Udtalelse afgivet den 9. og 10. juli 1997 (endnu ikke offentliggjort i EFT).

(4) EFT L 356 af 31. 12. 1977, s. 1. Forordningen er senest ændret ved forordning (EF) nr. 2444/97 (EFT L 340 af 11. 12. 1997, s. 1).

(5) EFT L 70 af 16. 3. 1990, s. 1.