DA Den Europæiske Unions Tidende C 5/5

EUROPOLS STYRELSESRÅD

FORRETNINGSORDEN

2012/C 5/03

STYRELSESRÅDET HAR —

under henvisning til Rådets afgørelse af 6. april 2009 (1) om oprettelse af en europæisk politienhed (i det følgende »Europol-afgørelsen«), særlig artikel 37, stk. 9, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) forvaltningen af Europol bør forbedres gennem forenklede procedurer og en mere generel beskrivelse af Styrelsesrådets opgaver og indførelse af en fælles regel om, at alle beslutninger træffes med to tredjedeles flertal (2),

(2) Styrelsesrådet er ansvarligt for udførelsen af alle de opgaver, som Rådet måtte pålægge Styrelsesrådet, bl.a. de nævnte opgaver i gennemførelsesbestemmelserne til Europol-afgørelsen (3),

(3) det er Styrelsesrådets opgave at fastsætte sin egen forretningsorden (4) —

FASTLAGT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Styrelsesrådets sammensætning

1. Styrelsesrådet består af en repræsentant for hver medlemsstat og en repræsentant for Kommissionen. Hvert medlem af Styrelsesrådet kan lade sig repræsentere af en suppleant. Direktøren deltager i Styrelsesrådets møder uden stemmeret.

2. I henhold til artikel 37, stk. 1, i Europol-afgørelsen har medlemmer af Styrelsesrådet eller deres suppleanter (i det følgende »medlemmer«) den nødvendige myndighed på de områder, som henhører under Styrelsesrådets kompetence.

3. Medlemmerne og direktøren kan lade sig bistå af eksperter ved Styrelsesrådets møder. Formanden for Styrelsesrådet fastlægger det maksimale antal.

4. Medlemsstaterne og Kommissionen underretter Styrelsesrådets sekretær om et medlems udnævnelse og ophør af et medlems pligter. Sekretæren er ansvarlig for at holde listen over medlemmer opdateret og tilgængelig for Styrelsesrådet og Europol.

Artikel 2

Styrelsesrådets formand

1. Styrelsesrådets formand eller næstformand, når førstnævnte er forhindret i at udføre sit hverv, sikrer, at artikel 37, stk. 3, i Europol-afgørelsen gennemføres.

2. Hver ny formand fører tilsyn med Styrelsesrådets dokumentation og udarbejder et dokument herom, som forelægges Styrelsesrådet til godkendelse på det første ordinære møde.

Artikel 3

Styrelsesrådets sekretariat

Formanden og Styrelsesrådet bistås af et sekretariat. Styrelsesrådet er ansvarligt for forvaltningen af sekretariatet og dets personale. For at sikre sekretariatets uafhængighed står det udelukkende til ansvar over for Styrelsesrådet.

Artikel 4

Styrelsesrådets arbejdsgang

1. Styrelsesrådet træder sammen mindst to gange om året og træffer beslutning med et flertal på to tredjedele af sine medlemmer, medmindre andet er fastsat i Europol-afgørelsen.

2. Hvis formanden skønner, at omstændighederne kræver det, kan han indkalde til møde i Styrelsesrådet, enten på eget initiativ eller efter anmodning fra en tredjedel af Styrelsesrådets medlemmer. Hvis et medlem, direktøren eller formanden anmoder om, at der indkaldes til møde, hører formanden resten af medlemmerne, og hvis en tredjedel af dem er indforstået, indkalder han til mødet.

Formanden skal i de i dette afsnit nævnte tilfælde indkalde til mødet senest 30 dage efter modtagelsen af anmodningen.

3. Styrelsesrådet kan indkalde eksperter til at udtale sig om bestemte punkter på dagsordenen.

4. Styrelsesrådet kan nedsætte arbejdsgrupper inden for alle dens kompetenceområder. Disse arbejdsgrupper er omfattet af følgende bestemmelser:

a) Styrelsesrådet fastlægger klare kompetenceområder og opgaver for arbejdsgrupperne.

b) Medlemmer af Styrelsesrådet har mulighed for at være repræsenteret i arbejdsgrupperne. Repræsentanter forpligter sig til at deltage aktivt i arbejdsgrupperne.

c) Europol opfordres til at deltage i arbejdsgruppernes møder.

d) Eksperter kan blive opfordret til at deltage i arbejdsgruppernes møder.

e) Europol afholder rejseudgifterne for en repræsentant pr. delegation. Delegationerne afholder selv opholdsudgifterne for deres repræsentanter og eksperter.

Derudover skal Styrelsesrådets arbejdsgrupper:

f) ledes af et medlem af Styrelsesrådet eller en seniorekspert, som er udnævnt af Styrelsesrådet

g) drøfte og fremlægge forslag, som skal indgives for Styrelsesrådet

h) udføre deres hverv på baggrund af mundtlige oplysninger eller dokumentation, som er indgivet senest to uger før deres møder, medmindre andet besluttes af formanden på grund af en hastesag

i) afholde deres møder med de sprogordninger, som er fastlagt ud fra eksisterende praksis

j) rapportere til Styrelsesrådet via deres formænd, når det er nødvendigt

k) bistås af Styrelsesrådets sekretariat

l) opløses, når de har afsluttet deres opgaver. Hvis de har et langfristet mandat, vurderer Styrelsesrådet årligt behovet for videreførelse af deres aktiviteter.

5. Hvis formanden for Styrelsesrådet skønner, at omstændighederne kræver det, kan han opfordre Styrelsesrådet til at træffe en afgørelse eller udtrykke sin holdning til et særligt spørgsmål ved skriftlige procedurer. Sådanne procedurer varer normalt 14 dage, medmindre andet besluttes af formanden på grund af en hastesag.

Artikel 5

Dagsorden

1. Styrelsesrådet udarbejder den foreløbige dagsorden for hvert møde. Styrelsesrådets sekretær sender den foreløbige dagsorden til medlemmerne og direktøren senest 14 dage før mødet. Hvis der indkaldes til et ekstraordinært møde, sendes den foreløbige dagsorden ud i ugen forud for mødets afholdelse.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som et medlem eller direktøren har anmodet om at få optaget, forudsat at den relevante dokumentation er tilgængelig for formanden senest 16 dage før mødet.

3. På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, hvortil den relevante dokumentation er blevet tilsendt medlemmerne og direktøren senest samme dag, som den foreløbige dagsorden blev sendt ud, medmindre andet besluttes af formanden på grund af en hastesag.

4. Styrelsesrådet godkender dagsordenen ved mødets begyndelse.

Artikel 6

Styrelsesrådets forhandlinger

1. Styrelsesrådet er kun beslutningsdygtigt, hvis tre fjerdedele af medlemmerne er til stede. Hvis det beslutningsdygtige antal ikke er til stede, afslutter formanden mødet og indkalder til et nyt møde snarest muligt. På det nye møde er det beslutningsdygtige antal to tredjedele af medlemmerne.

2. Formanden leder mødet, idet han giver forrang til medlemmer, der ønsker at rejse et procedurespørgsmål eller et præliminært spørgsmål.

3. Styrelsesrådet kan kun træffe afgørelse på grundlag af dokumenter, der er udfærdiget i overensstemmelse med artikel 2 i »Styrelsesrådets afgørelse om intern brug af sprog«.

Artikel 7

Afstemninger på Styrelsesrådets møder

1. Hvert medlem har én stemme. Suppleanten kan i medlemmets fravær udøve dennes stemmeret.

2. Styrelsesrådet foretager afstemning på initiativ af sin formand. Denne indleder desuden en afstemningsprocedure på initiativ af et medlem af Styrelsesrådet, hvis et flertal på to tredjedele af medlemmerne er enige heri.

3. Stemmefordelingen angives i forbindelse med hver afgørelse, som Styrelsesrådet vedtager. Afgørelsen ledsages af en note med angivelse af mindretallets synspunkter, hvis sidstnævnte fremsætter ønske herom. Afstemningen foregår ved håndsoprækning eller ved navneopråb, hvis resultatet af en afstemning ved håndsoprækning anfægtes.

4. Der kan foretages hemmelig afstemning om afgørelser og udnævnelser på anmodning af et af medlemmerne, eller hvis formanden træffer beslutning herom. I tilfælde af hemmelig afstemning er det formanden, der, bistået af to andre medlemmer, foretager stemmeoptællingen og straks kundgør resultatet. Formanden kan tillade et medlem at give en kort begrundelse for sin stemme.

Artikel 8

Vedtagelse af aftaler

1. Stemmefordelingen angives i forbindelse med de afgørelser og aftaler, som Styrelsesrådet vedtager, medmindre afstemningen har været hemmelig, jf. artikel 7, stk. 4, i denne forretningsorden.

2. Forslag om at forelægge et spørgsmål for Styrelsesrådet til godkendelse skal sættes til afstemning, før substansen i det pågældende spørgsmål drøftes.

3. Forslag, som omhandler flere spørgsmål, skal opdeles, hvis der fremsættes anmodning herom.

4. Når der foreligger flere forslag vedrørende samme spørgsmål, stemmes der først om det forslag, der har størst rækkevidde. Når der er tale om ændringsforslag, stemmes der først om det ændringsforslag, som indeholder de mest omfattende ændringer til den oprindelige tekst. Når der er tale om ændringsforslag til et ændringsforslag, stemmes der først om det, der har størst rækkevidde. Til sidst stemmes der om den udgave af teksten, der er resultatet af de forudgående afstemninger.

Artikel 9

Mødereferat

1. Sekretariatet udarbejder under formandens ansvar et udkast til referat for møderne i Styrelsesrådet, som skal indeholde:

— en gennemgang af drøftelserne

— de af Styrelsesrådet vedtagne afgørelser med angivelse af stemmefordelingen i forbindelse med hver afstemning

— en deltagerliste.

2. Styrelsesrådet godkender referat på det efterfølgende møde. Udkastet til referat forelægges kun Styrelsesrådet til godkendelse, hvis det er blevet tilsendt medlemmerne mindst fire uger før mødet. Udkastet til referat sendes også til direktøren.

3. Hvis udkastet til referat ikke er blevet sendt rettidigt, kan godkendelsen udskydes til det følgende møde. I tilfælde, hvor der går meget lang tid mellem to møder, kan medlemmerne fremsætte deres bemærkninger eller give deres samtykke ved skriftlig procedure.

4. Ændringsforslag til udkastet til referat indgives skriftligt til sekretariatet før begyndelsen af det møde, hvor udkastet til referat skal godkendes.

5. Det godkendte referat underskrives af formanden og af Styrelsesrådets sekretær.

Artikel 10

Korrespondance

Korrespondance til Styrelsesrådet sendes til Europol og stiles til formanden for Styrelsesrådet. Sekretæren varetager korrespondancen.

Artikel 11

Udgifter for deltagerne i Styrelsesrådets møder

1. Europol afholder rejseudgifterne for medlemmer af Styrelsesrådet, der repræsenterer en medlemsstat, og for op til to eksperter pr. delegation. Hver delegation afholder opholdsudgifterne for sine medlemmer og eksperter. Udgifter for yderligere eksperter afholdes af den pågældende delegation.

2. Europol afholder udgifterne til rejse og ophold for eksperter, som Styrelsesrådet indkalder, jf. artikel 4, stk. 3, i denne forretningsorden.

Artikel 12

Forretningsordenens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft på ikrafttrædelsesdatoen for Europol-afgørelsen.

Artikel 13

Ændring af forretningsordenen

I tilfælde af ændring af denne forretningsorden sender sekretæren den ajourførte udgave til alle medlemmerne og til direktøren. Den nye forretningsorden træder i kraft dagen efter vedtagelsen.

Udfærdiget i Bukowina Tatrzańska (Polen), den 30. november 2011. For Styrelsesrådet Rafał ŁYSAKOWSKI Formand

(1) EUT L 121 af 15.5.2009, s. 56.

(2) Præambel 19 i Europol-afgørelsen.

(3) Artikel 37, stk. 9, litra h), i Europol-afgørelsen.

(4) Artikel 37, stk. 9, litra i), i Europol-afgørelsen.