Retningslinjer for styrket operationel samordning mellem Fællesskabet og medlemsstaterne inden for udviklingssamarbejde (Teksten vedtaget af Rådet den 9. marts 1998) (98/C 97/01)

1. I konklusionerne af 5. juni 1997 anfører Rådet, at den operationelle samordning mellem Fællesskabet og medlemsstaterne bør styrkes i alle de udviklingslande, som EU har oprettet samarbejdsforbindelser med, på grundlag af nye retningslinjer. Disse nye retningslinjer skal anvendes pragmatisk under hensyntagen til kapaciteten på stedet og de lokale forhold. De skal også bygge på retningslinjerne fra 1994 og de erfaringer, der er gjort i pilotfasen, samt følgende principper:

- samordningsaktiviteterne skal skræddersys til den specifikke situation i hvert land og inden for de enkelte udviklingssamarbejdssektorer eller -områder

- de skal foregå i nært samarbejde med modtagerlandene med henblik på at øge deres evne til at påtage sig ansvaret for og ejerskabet til deres egne udviklingsstrategier og -programmer og give regeringen en stadig større rolle i den overordnede samordning af bistanden

- EU-samordningen skal kobles sammen med andre bestående donorkoordineringsordninger på landeniveau

- samordningsaktiviteterne skal sikre et sammenhængende EU-bidrag til de større donorkoordineringsordninger og sammenhæng med de fælles politiske retningslinjer, som Rådet har vedtaget

- EU-samordningen skal foretages på en sådan måde, at den ekstra gevinst for modtagerlandene bliver størst mulig.

2. Dette indebærer, at EU-samordningen skal være en del af den overordnede samordningsproces for bistand til partnerlandet, samtidig med at landets særlige fordele udnyttes i hver enkelt situation. I denne forbindelse bør Kommissionen og medlemsstaterne støtte bestræbelser fra partnerlandets side på at komme til at spille en stadig større rolle i den overordnede bistandssamordning.

EU-samordningens konkrete rolle og de nøjagtige regler herfor samt dens bidrag til større koordineringsordninger, der omfatter andre donorlande, bør fastlægges i fællesskab i hvert partnerland og for hver sektor eller hvert område inden for udviklingssamarbejdet. For at gøre dette lettere bør medlemsstaternes og Kommissionens repræsentanter i samråd med partnerlandet gøre status over situationen, især med hensyn til følgende:

- partnerlandets prioriteter og politikker for hver sektor og hvert område inden for udviklingssamarbejdet

- de politikker og aktiviteter, som Fællesskabet og de pågældende medlemsstater yder støtte til inden for disse sektorer og områder

- bestående koordineringsordninger, der omfatter andre donorlande, og disse ordningers funktion

- partnerlandets rolle i forbindelse med bestående koordineringsordninger

- partnerlandets institutionelle kapacitet til at lede bistandssamordningen

- medlemsstaternes og Kommissionens rolle i den styrkede samordning.

Denne status bør ajourføres regelmæssigt.

3. På grundlag af denne status bør medlemsstaternes og Fællesskabets repræsentanter fastlægge reglerne for en styrket samordning og træffe de nødvendige praktiske foranstaltninger, der skal bygge på bestående EU-koordineringsordninger, bl.a. på sektorplan. Disse foranstaltninger bør tage sigte på at omfatte alle samarbejdsinstrumenter og -områder.

4. I princippet bør det være Europa-Kommissionens delegation, der i tæt samarbejde med formandskabet iværksætter og overvåger denne samlede indsats for styrket operationel samordning på stedet mellem Fællesskabet og medlemsstaterne i samråd med og med støtte fra medlemsstaternes repræsentanter.

Efter indbyrdes aftale og under hensyntagen til de enkelte situationer kunne Kommissionens og medlemsstaternes repræsentanter give en bestemt medlemsstat eller Kommissionen til opgave at overvåge den operationelle samordning i en bestemt sektor eller på et bestemt område inden for udviklingssamarbejdet som led i den overordnede koordinering.

I lande, hvor Kommissionen ikke har en fast delegation, bør formandskabets repræsentant igangsætte samordningen. Medlemsstaternes repræsentanter bør efter indbyrdes aftale give en bestemt medlemsstat til opgave at overvåge processen i tæt samarbejde med den kompetente tredjelandsdelegation.

Hvis en medlemsstat, der ikke har ambassade i et givet partnerland, anmoder herom, bør Kommissionens delegation give oplysninger om resultaterne af den operationelle samordning.

5. Reglerne for operationel samordning mellem Fællesskabet og medlemsstaterne kunne bl.a. omfatte følgende:

a) Møder mellem medlemsstaternes repræsentanter og EF-delegationen

Møderne bør holdes en gang om måneden eller efter behov efter invitation fra EF-delegationen eller den medlemsstat, der er toneangivende i en given sektor, efter høring af formandskabet.

Formålet med møderne er:

i) at give deltagerne et stadig aktuelt overblik over de sektorprioriteter, som der i øjeblikket ydes støtte til, og over Fællesskabets og medlemsstaternes igangværende og planlagte aktiviteter inden for udviklingsbistand, og at drøfte den seneste udvikling og de nyeste erfaringer på dette område

ii) at identificere og takle overlapninger og muligheder for at styrke medlemsstaternes og Fællesskabets aktiviteter med henblik på at gøre dem mere komplementære, idet der også tages hensyn til andre donorlandes aktiviteter

iii) at drøfte og om muligt vedtage en fælles metode for samordning og samarbejde med andre donorlande for de enkelte sektorer eller områder inden for udviklingssamarbejdet og for samarbejdet med partnerlandet

iv) at fremme en samordnet strategi for medlemsstaterne og Kommissionen i forbindelse med støtten til de sektorpolitikker, som partnerlandet vedtager, og eventuelt at forberede et sammenhængende bidrag til udvikling og gennemførelse af sektorprogrammer med deltagelse af andre donorlande og under ledelse af partnerlandet

v) at udveksle oplysninger og synspunkter om de prioriteter, der skal fastsættes for planlægningen af næste fase af medlemsstaternes og Fællesskabets udviklingsbistand på grundlag af de behov, som partnerlandet har identificeret, og under hensyntagen til forskellene hvad angår tidsplan og procedure. Disse konsultationer bør foretages på et meget tidligt stadium i alle parters planlægning og bør være forenelige med sektorprogrammerne.

b) Udveksling af oplysninger

Medlemsstaterne og Kommissionen bør holde hinanden orienteret om deres politikker og om evalueringer, studierejser og undersøgelser samt deres igangværende og fremtidige aktiviteter inden for udviklingsbistand i det pågældende partnerland. Når det er relevant, bør sådanne oplysninger også gives til andre donorlande.

Med henblik herpå bør medlemsstaternes og Kommissionens repræsentanter på stedet formidle sammendrag, helst skriftligt, af oplysninger om deres politikker og igangværende og planlagte bistand. Informationsudvekslingen kunne gøres lettere ved hjælp af en databasemodel fra Kommissionen, som skulle stilles til rådighed for medlemsstaternes og Kommissionens repræsentanter på stedet. Når Kommissionens eller medlemsstaternes repræsentanter foretager større rejser til det pågældende land, bør der arrangeres briefing og debriefing.

De langsigtede mål bør være at hjælpe partnerlandets regering med at udvikle sin kapacitet i forbindelse med udveksling og udnyttelse af oplysninger, der er relevante for landets udviklingsproces, ved at opbygge en lokal institutionel kapacitet.

c) Fælles undersøgelser, analyser og evalueringer

I sektorer og på områder, hvor flere medlemsstater og Fællesskabet er aktive, kunne fælles undersøgelser, analyser og evalueringer i stigende grad gennemføres i fællesskab, i samarbejde med partnerlandet og eventuelt med andre donorlande.

Partnerlandet bør i stigende grad være ansvarligt for og lede revisionen af de offentlige udgifter og om muligt undersøgelser og analyser.

d) Fælles programmer

Når det er relevant, kan der gennemføres fælles programmer i samarbejde med partnerlandet og eventuelt andre donorlande. Fælles programmer bør så vidt muligt i stigende grad tage form af sektorprogrammer og sikre, at regeringen spiller en ledende rolle.

e) Bistandsregler

Om nødvendigt kan de pågældende medlemsstaters bistandsprogrammer eller Fællesskabets vejledende programmer tilpasses efter de relevante procedurer efter aftale med partnerlandet, hvis det viser sig, at der er betydelige overlapninger eller huller i deres samlede aktiviteter.

Når det er muligt, bør både Fællesskabet og medlemsstaterne stile mod at opnå en gradvis harmonisering af procedurerne, især med hensyn til udformning af finansieringsforslag, aftaler og procedurer for gennemførelse af programmer. Samordning i marken bør ledsages af en symmetrisk samordning på hovedkvarterniveau.

6. Medlemsstaterne og Fællesskabet skal gøre en fælles indsats for at få de bestående ordninger for bistands- og donorsamordning til at fungere bedst muligt, især ved at sørge for, at der er en forbindelse til modtagerlandets regerings egne sektorpolitikker og generelle politikker, at disse koordineringsordninger bidrager til, at regeringen kan fastlægge og gennemføre passende sektorpolitikker og -programmer, og at partnerlandet spiller en stadig mere aktiv rolle i bistandssamordningen.

Hvis der allerede findes sådanne procedurer, skal Kommissionen og medlemsstaterne gøre deres bedste for at støtte dem ved at deltage fuldt ud i processen og give alle ønskede oplysninger så hurtigt og fuldstændigt som muligt.

7. Hele denne samordning skal foretages på en sådan måde, at den ekstra gevinst for partnerlandene blive størst mulig.

8. Medlemsstaternes og Fællesskabets repræsentanter skal udarbejde en fælles rapport om de foranstaltninger, der træffes, og om de fremskridt der gøres med at styrke den operationelle EU-samordning i løbet af 1999.

9. Rådet undersøger hvilke fremskridt, der er gjort på grundlag af disse retningslinjer, på samlingen i anden halvdel af 1998 og beder Kommissionen aflægge en foreløbig rapport på denne samling.

10. I lande, hvor disse retningslinjer allerede er gennemført, vil medlemsstaterne og Kommissionens repræsentanter rådgive myndighederne om, hvordan samordningen kan styrkes lokalt.

11. På grundlag af de fælles rapporter, der er nævnt i punkt 8, og den foreløbige rapport, der er nævnt i punkt 9, vil Rådet undersøge, om disse retningslinjer eventuelt skal udbygges