BERETNING om regnskab for Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter (Lissabon) med Centrets svar (97/C 81/07)

(Perioden 1. november 1994 til 31. december 1995)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Narkotikaovervågningscenters bestyrelse i overensstemmelse med artikel 11, stk. 11, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 af 8. februar 1993 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Narkotikaovervågningscenter for regnskabsårene 1994 og 1995. I overensstemmelse med artikel 11, stk. 8, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 (2) er direktøren ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 (4) som ændret ved forordning (EF) nr. 3294/94 af 22. december 1994 (5). Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Denne beretning er resultatet af den første revision af Centret.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskaberne for 1994 og 1995 er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

Bemærkninger om de væsentligste resultater af revisionen af gennemførelsen af Det Europæiske Narkotikaovervågningscenters budget for regnskabsårene 1994 og 1995

Kommissionens tilskud

1.5. I regnskabsåret 1995 har Centret udstedt en indtægtsordre og inkasseret 57 % (3 mio. ECU) af tilskuddet. Retten er af den opfattelse, at Centret også burde have udstedt en indtægtsordre på de 2,3 mio. ECU, der er opført i balancen (i alt 5,3 mio. ECU) for at kunne opfylde forpligtelserne fremført til regnskabsåret 1996 (2,8 mio. ECU).

Den portugisiske regerings tilskud

1.6. Et beløb på 614 015 ECU (inklusive renter), som den portugisiske regering har overført til Centret med henblik på udførelse af indretningsarbejder i hovedsædet, er ikke opført som indtægter på budgettet, men kun i balancen.

Budgetregnskab

1.7. Registreringerne i det nuværende system kan ændres efterfølgende, uden at sådanne ændringer kan spores. Dette system kan medføre bevillingsoverskridelser.

Forskudsforvaltning

1.8. I 1995 har Centret afholdt en stor del (45 %) af sine udgifter gennem forskudsforvaltninger. Den systematiske anvendelse af forskudsforvaltninger er ikke i overensstemmelse med artikel 43 i Centrets finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at der kun kan oprettes forskudsforvaltninger med henblik på betaling af visse udgiftskategorier. Endvidere har afregningen af disse udgifter trukket i langdrag, eftersom den underliggende dokumentation skulle sendes til finansinspektøren i Bruxelles med henblik på påtegning.

Fremførte bevillinger

1.9. Der er fremført væsentlige beløb fra 1995 til 1996, nemlig 2,8 mio. ECU eller 52 % af Centrets budget. Den største del vedrører udgifter til Reitox (det europæiske informationsnet for narkotika og narkotikamisbrug) (36,7 %) samt undersøgelser, høringer og videreuddannelse (30,5 %). Af bevillingerne fremført fra 1994 til 1995 (4,607 mio. ECU i alt) er 0,368 mio. ECU, eller 8 % af de fremførte bevillinger bortfaldet.

Adskillelse af funktioner

1.10. Funktionerne i forvaltningen er ikke adskilt, eftersom de forskellige forvaltningsopgaver udføres af de samme personer (forskudsforvalter og regnskabsfører, personaleforvaltning og kontraktforvaltning f.eks.).

Finansinspektøren

1.11. Under de nuværende forhold ville det kunne forbedre det interne kontrolsystem, hvis der blev ansat en finansinspektør på stedet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 28. oktober 1996.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

(1) EFT L 36 af 12. 2. 1993, s. 5.

(2) EFT L 36 af 12. 2. 1993, s. 6.

(3) I overensstemmelse med artikel 11, stk. 10, i Rådets forordning (EØF) nr. 302/93 underskrev Centrets direktør den 15. april 1996 regnskabet for alle Centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1995 og sendte det til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 28. juni 1996. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(4) EFT L 341 af 30. 12. 1994, s. 7.

CENTRETS SVAR

Nedenstående kommentarer vedrører Revisionsrettens vigtigste bemærkninger vedrørende EONN's gennemførelse af budgettet for regnskabsårene 1994 og 1995 (punkt 1.5 til 1.11 i Revisionsrettens beretning).

Det må generelt understreges, at 1995 var de første år, hvor centret var operationelt og den materielle infrastruktur og de menneskelige ressourcer var endnu ikke tilstrækkelige til, at det kunne arbejde optimalt.

a) Kommissionens tilskud (punkt 1.5 i Revisionsrettens beretning)

Med hensyn til regnskabsåret 1995 udstedte EONN en oprindelig indtægtsordre på 4 mio. ECU under hensyntagen til, at budgetmyndigheden havde henlagt den resterende del af bevillingerne vedrørende tilskuddet til reserve.

EONN er helt enig i Revisionsrettens synspunkt vedrørende det hensigtsmæssige i at udstede en indtægtsordre for de samlede bevillinger, der er opført i balancen, vedrørende det pågældende tilskud. Denne fremgangsmåde blev anvendt i regnskabsåret 1996.

b) Den portugisiske regerings tilskud (punkt 1.6 i Revisionsrettens beretning)

EONN handlede i overensstemmelse med de retningslinjer, som centret modtog fra Kommissionens finansinspektør (som er finansinspektør for EONN).

c) Budgetregnskab (punkt 1.7 i Revisionsrettens beretning)

Som de fleste af de decentraliserede agenturer har EONN i den indledende fase fulgt de instrukser, som Europa-Kommissionen har givet agenturerne for at gøre det muligt for dem straks at leve op til de presserende krav i denne sammenhæng.

EONN er imidlertid bevidst om, at det pågældende system (som er baseret på Excel) kun udgør en midlertidig løsning, og at det er nødvendigt at indføre et mere effektivt regnskabssystem.

Med Det Europæiske Erhvervsuddannelsesinstitut i Torino som koordinator offentliggjorde de decentraliserede agenturer (heriblandt EONN) i slutningen af december 1995 derfor et udbud med henblik på at kunne indføre et integreret edb-system til budgetregnskab og bogholderi i almindelighed. Udbuddet var ikke nogen succes, da der ikke blev afgivet tilfredsstillende bud, og Europa-Kommissionen og de decentraliserede agenturer (heriblandt EONN) blev derfor enige om, at agenturerne fra den 1. januar 1997 skal anvende systemet Sincom 2, der er et edb-baseret regnskabssystem udviklet af Kommissionen tjenestegrene. EONN vil inden udgangen af 1996 afprøve systemet.

d) Forskudsforvaltning (punkt 1.8 i Revisionsrettens beretning)

EONN har i overensstemmelse med artikel 43 i finansforordningen for EONN og på linje med artikel 54 i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget og artikel 82 i gennemførelsesbestemmelserne hertil (i overensstemmelse med formålet med artikel 142 i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget) i den indledende fase afholdt de kategorier af udgifter, der er nævnt i artikel 54 i ovennævnte gennemførelsesbestemmelser, gennem forskudsforvaltninger.

Med hensyn til andelen af udgifter, der i 1995 er afholdt gennem forskudsforvaltninger (45 %), må det tages i betragtning, at driftsudgifterne (som bl.a. omfatter de udgifter, der kan afholdes gennem forskudsforvaltninger) var betydeligt større end aktionsudgifterne (jf. punkt e) nedenfor).

Efterhånden som der fra 1996 igen er blevet større og større ligevægt mellem driftsudgifter o aktionsudgifter, og der er udviklet et system til økonomisk planlægning (jf. punkt e) nedenfor), vil det blive muligt i betydeligt omfang at begrænse brugen af forskudsforvaltninger.

e) Fremførte bevillinger (punkt 1.9 i Revisionsrettens beretning)

Så godt som hele det pågældende beløb vedrører afsnit III i EONN's budget vedrørende udøvelsen af centrets funktioner.

Da EONN's videnskabelige medarbejdere, som skal gennemføre de aktiviteter, der falder ind under dette afsnit, først begyndte at tiltræde i løbet af oktober 1995, og navnlig fordi det operationelle program for 1995 1996, der fastlægger finansieringen af disse aktiviteter, først blev vedtaget af EONN's bestyrelse i midten af november 1995, blev det besluttet af fremføre de pågældende bevillinger for at sikre de nødvendige midler til at fuldføre disse aktiviteter, der ikke kunne gennemføres i 1995.

I de følgende regnskabsår vil EONN anvende en ordning for planlægning af og kontrol med gennemførelsen af budgettet og arbejdsprogrammet med henblik på at forbedre anvendelsen af de tildelte bevillinger og især begrænse fremførsel til undtagelsestilfælde.

f) Adskillelse af funktioner (punkt 1.10 i Revisionsrettens beretning)

De yderst begrænsede menneskelige ressourcer, som EONN rådede over i 1994 og i 1995, gjorde det ikke muligt fuldt ud at følge princippet om adskillelse af funktioner, som bemærket af Revisionsretten.

Den i artikel 16 i finansforordningen for EONN krævede adskillelse af funktioner er imidlertid blevet respekteret fuldt ud for så vidt angår funktionerne som anvisningsberettiget, finansinspektør og regnskabsfører.

EONN vil fremover bestræbe sig på at sikre adskillelsen af funktioner ved gennemførelsen af de forskellige forvaltningsopgaver, der er tale om.

EONN vil i forbindelse hermed så vidt muligt tage hensyn til Revisonsrettens krav i denne henseende, når det skal fastlægge behovet for menneskelige ressourcer på kort sig, for derved at sikre, at de af retten nævnte forvaltningsopgaver (forskudsforvalter, regnskabsfører, personaleforvaltning og kontraktforvaltning) varetages af forskellige personer. Forslag vedrørende dette spørgsmål vil blive forelagt for bestyrelsen.

g) Finansinspektøren (punkt 1.11 i Revisionsrettens beretning)

I forbindelse med vedtagelsen af finansforordningen for EONN i juni 1995 erklærede bestyrelsen, at den var imod at delegere finansinspektionen til en af EONN's ansatte (navnlig på baggrund af Europa-Kommissionens modstand).

Da hvervet som finansinspektør for EONN varetages af Europa-Kommissionens finansinspektør, er det i øvrigt op til Europa-Kommissionen at afgøre, om det er muligt at ansætte en finansinspektør i EONN, og denne mulig bør undersøges på baggrund af den fremgangsmåde, der følges i de øvrige decentraliserede agenturer.