DA Den Europæiske Unions Tidende L 23/1

Forretningsorden

INDHOLD

INDLEDNING

INDLEDENDE BEMÆRKNING

AFSNIT I

REGIONSUDVALGETS MEDLEMMER OG ORGANER

KAPITEL 1

Regionsudvalgets organer

Artikel 1 — Regionsudvalgets organer

KAPITEL 2

Regionsudvalgets medlemmer

Artikel 2 — Regionsudvalgets medlemmer og suppleanter

Artikel 3 — Mandatperioden

Artikel 4 — Privilegier og immuniteter

Artikel 5 — Medlemmers og suppleanters deltagelse

Artikel 6 — Overdragelse af stemmeret

Artikel 7 — Nationale delegationer og politiske grupper

Artikel 8 — Nationale delegationer

Artikel 9 — Politiske grupper og løsgængere

Artikel 10 — Interregionale grupper

AFSNIT II

REGIONSUDVALGETS ORGANISATION OG ARBEJDSFORM

KAPITEL 1

Regionsudvalgets første indkaldelse og konstituering

Artikel 11 — Indkaldelse til det første møde

Artikel 12 — Regionsudvalgets konstituering og prøvelse af mandaterne

KAPITEL 2

Plenarforsamlingen

Artikel 13 — Plenarforsamlingens opgaver

Artikel 14 — Indkaldelse af plenarforsamlingen

Artikel 15 — Plenarmødets dagsorden

Artikel 16 — Plenarmødets åbning

Artikel 17 — Offentlighed, gæster og gæstetalere, aktualitetsdebat

Artikel 18 — Taletid

Artikel 19 — Talerliste

Artikel 20 — Bemærkninger til forretningsordenen

Artikel 21 — Beslutningsdygtighed

Artikel 22 — Afstemning

Artikel 23 — Fremsættelse af ændringsforslag

Artikel 24 — Behandling af ændringsforslag

Artikel 25 — Hasteudtalelser og -rapporter

Artikel 26 — Forenklede procedurer

Artikel 27 — Hævelse af plenarmødet

KAPITEL 3

Præsidiet og formanden

Artikel 28 — Præsidiets sammensætning

Artikel 29 — Stedfortrædere i præsidiet

Artikel 30 — Valgbestemmelser

Artikel 31 — Valg af formand og første næstformand

Artikel 32 — Valg af præsidiemedlemmer

Artikel 33 — Valg af stedfortrædere

Artikel 34 — Suppleringsvalg til ledige præsidiepladser

Artikel 35 — Præsidiets opgaver

Artikel 36 — Indkaldelse af præsidiet, beslutningsdygtighed og beslutningsproces

Artikel 37 — Formanden

Udtalelser, rapporter og resolutioner — Proceduren i præsidiet

Artikel 38 — Udtalelser — Retsgrundlag

Artikel 39 — Udtalelser og rapporter — Henvisning til underudvalg

Artikel 40 — Udpegelse af hovedordfører

Artikel 41 — Initiativudtalelser og -rapporter

Artikel 42 — Resolutioner

Artikel 43 — Opfølgning af udtalelser, rapporter og resolutioner

KAPITEL 4

Underudvalg

Artikel 44 — Sammensætning og mandat

Artikel 45 — Formand og næstformænd

Artikel 46 — Underudvalgenes opgaver

Artikel 47 — Indkaldelse af underudvalg og dagsorden

Artikel 48 — Offentlighed

Artikel 49 — Frister for udarbejdelse af udtalelser og rapporter

Artikel 50 — Udtalelsernes og rapporternes indhold

Artikel 51 — Ordførere

Artikel 52 — Arbejdsgrupper

Artikel 53 — Eksperter

Artikel 54 — Beslutningsdygtighed

Artikel 55 — Afstemning

Artikel 56 — Ændringsforslag

Artikel 57 — Beslutning om ikke at udarbejde udtalelse eller rapport

Artikel 58 — Skriftlig procedure

KAPITEL 5

Regionsudvalgets administration

Artikel 59 — Generalsekretariatet

Artikel 60 — Generalsekretæren

Artikel 61 — Ansættelse af generalsekretæren

Artikel 62 — Vedtægten for tjenestemænd og Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte

Artikel 63 — Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender

Artikel 64 — Budget

AFSNIT III

ØVRIGE BESTEMMELSER

KAPITEL 1

Samarbejde med andre EU-instanser

Artikel 65 — Samarbejdsaftaler

Artikel 66 — Fremsendelse og offentliggørelse af udtalelser, rapporter og resolutioner

KAPITEL 2

Offentlighed og gennemsigtighed

Artikel 67 — Aktindsigt

KAPITEL 3

Spørgsmål vedrørende forretningsordenen

Artikel 68 — Revision af forretningsordenen

Artikel 69 — Præsidiets instruks

Artikel 70 — Forretningsordenens ikrafttræden

INDLEDNING

Regionsudvalget har vedtaget følgende forretningsorden den 6. december 2006 på grundlag af artikel 264, stk. 2, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab (EF-traktaten).

INDLEDENDE BEMÆRKNING

I forbindelse med de funktioner og opgaver, som er nævnt i forretningsordenen, dækker de anvendte termer både mænd og kvinder.

AFSNIT I

REGIONSUDVALGETS MEDLEMMER OG ORGANER

KAPITEL I

Regionsudvalgets organer

Artikel 1

Regionsudvalgets organer

Regionsudvalgets organer er plenarforsamlingen, formanden, præsidiet og underudvalgene.

KAPITEL 2

Regionsudvalgets medlemmer

Artikel 2

Regionsudvalgets medlemmer og suppleanter

Regionsudvalgets medlemmer og deres suppleanter er i henhold til EF-traktatens artikel 263 repræsentanter for de regionale og lokale myndigheder. De er enten valgt til en regional eller lokal myndighed eller er politisk ansvarlige over for en valgt forsamling. I udøvelsen af deres hverv må de ikke være bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Fællesskabernes almindelige interesse.

Artikel 3

Mandatperioden

1. Medlemmets eller suppleantens mandatperiode begynder den dag, Rådets beskikkelse træder i kraft.

2. Mandatet som medlem eller suppleant ophører ved udtræden, ved udløb af det mandat, i kraft af hvilket han er beskikket, eller ved dødsfald.

3. Ønsker et medlem eller en suppleant at udtræde, skal den pågældende give Regionsudvalgets formand skriftlig meddelelse herom og angive datoen for udtrædelsen, som skal finde sted senest tre måneder efter meddelelsen. Formanden underretter derefter Rådet, som konstaterer, at der er en plads ledig, og sætter proceduren for udnævnelse af en efterfølger i gang.

4. Udløber det mandat, i kraft af hvilket et medlem eller en suppleant er beskikket, giver den pågældende straks Regionsudvalgets formand skriftlig meddelelse herom.

5. I de tilfælde, der nævnes i artikel 3, stk. 2, beskikker Rådet en efterfølger for resten af mandatperioden.

Artikel 4

Privilegier og immuniteter

Medlemmerne og deres behørigt udpegede suppleanter nyder de privilegier og immuniteter, som er fastlagt i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, der er vedføjet traktat af 8. april 1965 om oprettelse af et fælles Råd og en fælles Kommission for De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 5

Medlemmers og suppleanters deltagelse

1. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et plenarmøde, kan lade sig repræsentere af en suppleant fra sin nationale delegation, også for et begrænset antal dage under plenarforsamlingen. Alle medlemmer og deres behørigt befuldmægtigede suppleanter skal skrive sig på deltagerlisten.

2. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et møde i et underudvalg eller i ethvert andet møde, der er godkendt af præsidiet, kan lade sig repræsentere af et andet medlem eller af en suppleant fra sin nationale delegation, sin politiske gruppe eller interregionale gruppe. Alle medlemmer og deres behørigt befuldmægtigede suppleanter skal skrive sig på deltagerlisten.

3. Et medlem eller en suppleant, hvis navn er opført på listen over afløsere for medlemmer af en arbejdsgruppe nedsat i henhold til artikel 35 eller 52, kan repræsentere et vilkårligt medlem i sin politiske gruppe.

4. Suppleanter eller medlemmer, der fungerer som suppleant, kan ikke repræsentere mere end et medlem. De har på det pågældende møde de samme rettigheder og beføjelser som et ordinært medlem. Generalsekretæren skal inden mødet have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeretten.

5. I forbindelse med en plenarforsamling udbetales der ikke udgiftsrefusion til både et medlem og dennes suppleant. Præsidiet præciserer dette nærmere i sin instruks om møde- og rejsedagpenge.

6. En suppleant, som er udpeget til ordfører, kan forelægge det forslag til udtalelse eller rapport, han er ansvarlig for, for plenarforsamlingen på det plenarmøde, på hvis dagsorden det står. Dette gælder også, når det medlem, han er stedfortræder for, selv er til stede. Medlemmet kan overdrage sin stemmeret til suppleanten, så længe dette forslag til udtalelse eller rapport behandles. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeretten.

Artikel 6

Overdragelse af stemmeret

Stemmeretten kan ikke overdrages undtagen i de tilfælde, der er nævnt i artikel 5 og 29.

Artikel 7

Nationale delegationer og politiske grupper

De nationale delegationer og de politiske grupper bidrager på en afbalanceret måde til tilrettelæggelsen af Regionsudvalgets arbejde.

Artikel 8

Nationale delegationer

1. Medlemmerne og suppleanterne fra en medlemsstat udgør en national delegation. Hver national delegation fastlægger selv sin interne organisation og vælger en formand. Formandens navn meddeles officielt Regionsudvalgets formand.

2. Inden for Regionsudvalgets administration etablerer generalsekretæren en ordning til støtte for de nationale delegationer. Denne ordning giver bl.a. hvert enkelt medlem mulighed for at modtage informationer og støtte på sit eget officielle sprog. Ordningen varetages af en særlig tjeneste bestående af tjenestemænd eller midlertidigt ansatte i Regionsudvalget og sikrer, at de nationale delegationer i passende udstrækning kan gøre brug af Regionsudvalgets faciliteter. Generalsekretæren sørger især for, at de nationale delegationer har passende muligheder for at holde møder umiddelbart før eller under plenarmøderne.

Artikel 9

Politiske grupper og løsgængere

1. Medlemmerne og suppleanterne kan danne politiske grupper, der afspejler deres politiske tilhørsforhold. Kriterierne for medlemskab fastlægges i den enkelte gruppes forretningsorden.

2. En politisk gruppe kan dannes af mindst 20 medlemmer/suppleanter fra mindst 3 medlemsstater, af mindst 18 medlemmer/suppleanter fra mindst 4 medlemsstater eller af mindst 16 medlemmer/suppleanter fra mindst 5 medlemsstater, hvoraf dog mindst halvdelen i alle tilfælde skal være medlemmer. Et medlem eller en suppleant kan kun tilhøre én politisk gruppe. En politisk gruppe opløses, hvis medlemstallet falder til under det antal, der kræves, for at en gruppe kan dannes.

3. Når en politisk gruppe dannes, opløses eller på anden måde ændres, skal Regionsudvalgets formand underrettes via en erklæring. I erklæringen om gruppens dannelse angives gruppens navn, dens medlemmer og dens præsidium.

4. Hver politiske gruppe bistås af et sekretariat, hvis medarbejdere er ansat i generalsekretariatet. De politiske grupper kan fremsætte forslag til ansættelsesmyndigheden om udvælgelse, ansættelse og forfremmelse af disse medarbejdere samt om forlængelse af deres kontrakter. Ansættelsesmyndigheden træffer afgørelse efter at have hørt gruppeformændene.

5. Generalsekretæren giver de politiske grupper og deres organer passende ressourcer til møder, gruppeaktiviteter, publikationer og sekretariaternes aktiviteter. Ressourcerne til hver enkelt politisk gruppe øremærkes på budgettet. De politiske grupper og deres sekretariater kan i passende udstrækning gøre brug af Regionsudvalgets faciliteter.

6. De politiske grupper og deres præsidier kan mødes umiddelbart før eller under plenarmøderne. To gange om året kan de afholde ekstraordinære møder. En suppleant har for sin deltagelse i disse møder kun ret til godtgørelse af sine udgifter til rejse og ophold, når han repræsenterer et medlem fra sin politiske gruppe.

7. Løsgængere bistås administrativt. Nærmere regler herfor fastlægges af Regionsudvalgets præsidium på forslag af generalsekretæren.

Artikel 10

Interregionale grupper

Medlemmerne og suppleanterne kan danne interregionale grupper. Regionsudvalgets formand underrettes om sådanne gruppers dannelse.

AFSNIT II

REGIONSUDVALGETS ORGANISATION OG ARBEJDSFORM

KAPITEL 1

Regionsudvalgets første indkaldelse og konstituering

Artikel 11

Indkaldelse til det første møde

Efter nybeskikkelse, der finder sted hvert fjerde år, indkaldes Regionsudvalget til møde af sit ældste medlem, og det træder sammen senest en måned efter Rådets beskikkelse af medlemmerne. Det første møde ledes af det ældste tilstedeværende medlem, alderspræsidenten. Alderspræsidenten, de 4 yngste tilstedeværende medlemmer og Regionsudvalgets generalsekretær udgør alderspræsidiet.

Artikel 12

Regionsudvalgets konstituering og prøvelse af mandaterne

1. På dette møde gør alderspræsidenten Regionsudvalget bekendt med Rådets meddelelse om beskikkelsen af medlemmerne. Hvis der anmodes om det, kan alderspræsidenten prøve medlemmernes beskikkelse og mandater, inden han erklærer Regionsudvalgets nye mandatperiode for indledt.

2. Alderspræsidiet forbliver i funktion, indtil udfaldet af valget af præsidiemedlemmer er bekendtgjort.

KAPITEL 2

Plenarforsamlingen

Artikel 13

Plenarforsamlingens opgaver

Regionsudvalget træder sammen som plenarforsamling. Plenarforsamlingen har følgende hovedopgaver:

a) vedtagelse af udtalelser, rapporter og resolutioner

b) vedtagelse af overslaget over Regionsudvalgets indtægter og udgifter

c) vedtagelse af Regionsudvalgets politiske program ved begyndelsen af hver mandatperiode

d) valg af formand, første næstformand og de øvrige præsidiemedlemmer

e) nedsættelse af underudvalg

f) vedtagelse og revision af Regionsudvalgets forretningsorden.

Artikel 14

Indkaldelse af plenarforsamlingen

1. Regionsudvalgets formand indkalder plenarforsamlingen mindst en gang i kvartalet. Præsidiet fastlægger i det forudgående års 3. kvartal en tidsplan for plenarmøderne. Et plenarmøde kan strække sig over en eller flere mødedage.

2. Hvis mindst 1/4 af medlemmerne skriftligt begærer det, indkalder formanden til et ekstraordinært plenarmøde, som skal finde sted tidligst en uge og senest en måned efter begæringens fremsættelse. Den skriftlige begæring skal angive emnet for det ekstraordinære møde. Intet andet emne kan sættes på dagsordenen for et sådant møde.

Artikel 15

Plenarmødets dagsorden

1. Præsidiet fastlægger det foreløbige forslag til dagsorden, som omfatter en foreløbig liste over forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast og alle øvrige dokumenter, hvorom der skal træffes beslutning (beslutningsdokumenter) på den næstfølgende plenarforsamling.

2. Formanden tilstiller medlemmerne og suppleanterne dagsordensforslaget og de deri nævnte beslutningsdokumenter senest 4 uger forud for plenarmødets åbning; teksterne tilstilles medlemmerne og suppleanterne på deres officielle sprog. Samtidig gøres dokumenterne elektronisk tilgængelige.

3. Forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast opføres principielt på dagsordenen i den rækkefølge, hvori de er vedtaget af underudvalgene eller forelagt i overensstemmelse med forretningsordenen, idet der dog tages hensyn til dagsordenspunkternes indholdsmæssige sammenhæng.

4. Kan den i stk. 2 nævnte frist ikke overholdes, kan formanden i særlige begrundede undtagelsestilfælde optage et beslutningsdokument i dagsordensforslaget, forudsat medlemmerne og suppleanterne har modtaget det pågældende forslag på deres officielle sprog senest en uge forud for plenarmødets åbning. Begrundelsen for anvendelsen af denne procedure noteres af formanden på forsiden af beslutningsdokumentet.

5. Skriftlige ændringsforslag til dagsordensforslaget skal være generalsekretæren i hænde senest 3 arbejdsdage forud for plenarmødets åbning.

6. På et møde umiddelbart forud for plenarmødets åbning fastlægger præsidiet det endelige forslag til dagsorden. På dette møde kan præsidiet med 2/3 flertal af de afgivne stemmer på dagsordenen optage hastende eller aktuelle sager, hvis behandling ikke tåler at blive udsat til det næste plenarmøde.

Artikel 16

Plenarmødets åbning

Formanden åbner plenarmødet og forelægger det endelige forslag til dagsorden til vedtagelse.

Artikel 17

Offentlighed, gæster og gæstetalere, aktualitetsdebat

1. Plenarforsamlingens møder er offentlige, medmindre den træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt.

2. Repræsentanter for Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen kan deltage i plenarmøderne. De kan tage ordet på opfordring.

3. Formanden kan på eget initiativ eller på præsidiets anmodning indbyde gæster til at tale til plenarforsamlingen. Der kan i tilslutning hertil finde en generel debat sted, hvor de almindelige taletidsbestemmelser gælder.

4. Præsidiet kan i henhold til artikel 15, stk. 1 og 6, foreslå plenarforsamlingen at holde en generel debat om aktuelle politiske emner af regional eller lokal relevans (aktualitetsdebat). Ved afviklingen af en aktualitetsdebat gælder de almindelige regler for taletid.

Artikel 18

Taletid

1. Plenarforsamlingen fastsætter ved mødets begyndelse på præsidiets forslag taletiden for hvert enkelt dagsordenspunkt. Under mødet kan formanden på eget initiativ eller på anmodning af et medlem foranledige, at der træffes beslutning om at begrænse taletiden.

2. I debatter om generelle anliggender eller specifikke punkter kan formanden på præsidiets foranledning foreslå plenarforsamlingen, at den fastsatte taletid fordeles mellem de politiske grupper og de nationale delegationer.

3. Som almindelig regel er taletiden begrænset til 2 minutter for indlæg vedrørende referatet, bemærkninger til forretningsordenen og indlæg om ændring af det endelige dagsordensforslag eller dagsordenen.

4. Overskrider en taler sin taletid, kan formanden efter en enkelt advarsel fratage ham ordet.

5. Et medlem kan foreslå, at debatten afsluttes; formanden sætter et sådant forslag under afstemning.

Artikel 19

Talerliste

1. Medlemmerne indtegnes på talerlisten i den rækkefølge, hvori de anmoder om ordet, og formanden tildeler ordet på grundlag af denne talerliste. Formanden lader så vidt muligt repræsentanter for forskellige politiske retninger og nationale delegationer få ordet skiftevis.

2. Ordføreren for det kompetente underudvalg samt repræsentanter for de politiske grupper og nationale delegationer, der ønsker at få ordet på deres gruppes eller delegations vegne, kan dog få forrang for andre talere.

3. Ingen kan uden formandens tilladelse få ordet mere end to gange i samme spørgsmål. De berørte underudvalgs formænd og ordførere skal dog, såfremt de ønsker det, tildeles taletid, hvis længde bestemmes af formanden.

Artikel 20

Bemærkninger til forretningsordenen

1. Når et medlem ønsker at fremsætte bemærkninger til forretningsordenen eller at gøre formanden opmærksom på en overtrædelse af forretningsordenen, skal han have ordet. Indlægget skal vedrøre emnet for forhandlingerne eller dagsordenen.

2. En bemærkning til forretningsordenen har forrang for alle andre indlæg.

3. Vedrørende bemærkninger til forretningsordenen træffer formanden øjeblikkelig afgørelse i overensstemmelse med forretningsordenen og meddeler denne afgørelse umiddelbart efter bemærkningen til forretningsordenen. Der stemmes ikke herom.

Artikel 21

Beslutningsdygtighed

1. Plenarforsamlingen er beslutningsdygtig, hvis et flertal af medlemmerne er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af, at mindst 15 medlemmer stemmer for anmodningen om prøvelse af beslutningsdygtigheden. Så længe der ikke er blevet anmodet om, at beslutningsdygtigheden skal prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Formanden kan afbryde plenarmødet i op til 10 minutter, inden beslutningsdygtigheden prøves. Medlemmer, som har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, men ikke længere er til stede i salen, betragtes ved optællingen som tilstedeværende. Hvis der er mindre end 15 medlemmer til stede, kan formanden konstatere, at plenarforsamlingen ikke er beslutningsdygtig.

2. Konstateres det, at forsamlingen ikke er beslutningsdygtig, udsættes alle punkter, som kræver afstemning, til næste mødedag, hvor forsamlingens afstemninger om de udsatte punkter er gyldige, uanset hvor mange medlemmer der er til stede.

Artikel 22

Afstemning

1. Plenarforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen.

2. En gyldig stemme er enten »for«, »imod« eller »hverken for eller imod«. Ved beregningen af flertallet tages der kun hensyn til stemmer »for« og stemmer »imod«. I tilfælde af stemmelighed betragtes teksten eller forslaget som forkastet.

3. Hvis resultatet af stemmeoptællingen drages i tvivl, kan formanden dekretere ny afstemning. Et medlem kan anmode om ny afstemning, forudsat at mindst 15 stemmer for en sådan anmodning.

4. På formandens forslag kan plenarforsamlingen beslutte, at en afstemning skal foregå ved navneopråb.

5. I personspørgsmål træffes der beslutning ved hemmelig afstemning.

6. Formanden kan til enhver tid beslutte, at afstemningen skal foregå ved hjælp af det elektroniske afstemningsanlæg.

Artikel 23

Fremsættelse af ændringsforslag

1. Kun medlemmer og behørigt udnævnte suppleanter kan indgive ændringsforslag til beslutningsdokumenter. Ændringsforslag skal indgives skriftligt.

2. Under forbehold af artikel 26, stk. 1, første punktum, skal ændringsforslag til beslutningsdokumenter indgives af mindst 6 medlemmer eller behørigt befuldmægtigede suppleanter med angivelse af disses navne. Nationale delegationer, der har mindre end 6 medlemmer, kan dog indgive ændringsforslag, forudsat at ændringsforslagene indgives af samtlige medlemmer af delegationen eller disses behørigt befuldmægtigede suppleanter, og at forslagsstillernes navne angives.

3. Ændringsforslag skal være generalsekretæren i hænde senest i løbet af den 7. arbejdsdag før plenarmødets åbning og skal, så snart de er oversat, dog senest 2 arbejdsdage før plenarmødet, kunne hentes elektronisk. Såfremt artikel 15, stk. 4, finder anvendelse, kan formanden forkorte fristen for indgivelse af ændringsforslag til 3 arbejdsdage. Fristen gælder ikke for ændringsforslag til hastende sager i henhold til artikel 15, stk. 6.

4. Alle ændringsforslag fordeles til medlemmerne inden plenarmødets begyndelse.

Artikel 24

Behandling af ændringsforslag

1. Foreligger der mere end 20 ændringsforslag til et beslutningsdokument, kan præsidiet eller plenarforsamlingen returnere dokumentet til underudvalget til fornyet behandling. Dette gælder ikke for beslutningsdokumenter, hvis vedtagelse ikke kan udsættes.

2. Hvis der til en tekstdel i et beslutningsdokument foreligger et eller flere ændringsforslag, kan formanden, ordføreren eller ophavsmændene til ændringsforslaget/ene fremsætte kompromisændringsforslag under debatten. Et kompromisændringsforslag sættes under afstemning først, medmindre en af forslagsstillerne af de oprindelige ændringsforslag modsætter sig dette, og vedtages det, ophæver det de ændringsforslag, som ligger til grund for kompromiset.

3. Afstemningen om ændringsforslag følger punkternes rækkefølge i teksten. Formanden kan sætte flere ændringsforslag under samlet afstemning, hvis de har et lignende indhold eller sigte.

4. Ordføreren kan opstille en liste over de ændringsforslag til hans forslag til udtalelse eller rapport, som han anbefaler vedtaget. Når ordføreren har anbefalet en stemmeafgivelse, kan formanden sætte de ændringsforslag, som anbefalingen gælder, til afstemning under ét. Ethvert medlem kan gøre indsigelse mod den anbefalede stemmeafgivelse og skal i så fald meddele, om hvilke ændringsforslag der skal stemmes separat.

5. Ændringsforslag har forrang for og sættes til afstemning før den tekst, de vedrører.

6. Vedrører to eller flere ændringsforslag, som udelukker hinanden, den samme tekstdel, har det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, forrang og sættes først til afstemning.

7. Til slut stemmes der om teksten som helhed, i givet fald i den ændrede form. En udtalelse, som ikke opnår simpelt flertal af de afgivne stemmer, sendes tilbage til det kompetente underudvalg eller opgives.

Artikel 25

Hasteudtalelser og -rapporter

I hastende tilfælde, hvor en frist fastsat af Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke kan overholdes ved anvendelse af den normale procedure, og hvor det ansvarlige underudvalg har vedtaget sit forslag til udtalelse eller rapport enstemmigt, sender formanden dette forslag til Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet til orientering. Forslaget til udtalelse eller rapport forelægges den følgende plenarforsamling til vedtagelse i uændret form. På alle dokumenter vedrørende den pågældende udtalelse eller rapport skal det anføres, at der er tale om en udtalelse eller en rapport, som er udarbejdet efter hasteproceduren.

Artikel 26

Forenklede procedurer

1. Forslag til udtalelser eller rapporter, der er vedtaget enstemmigt af et underudvalg (i givet fald af det primært ansvarlige underudvalg), forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse i den oprindelige form, medmindre mindst 32 medlemmer, disses behørigt befuldmægtigede suppleanter eller en politisk gruppe fremsætter ændringsforslag inden for den frist, der er fastsat i artikel 23, stk. 3, første punktum. I sidstnævnte tilfælde behandles ændringsforslagene af plenarforsamlingen. Forslaget til udtalelse eller rapport fremlægges af ordføreren på plenarforsamlingen og kan gøres til genstand for debat sammen med forslaget til dagsorden.

2. Såfremt underudvalget (i givet fald det primært ansvarlige underudvalg) er af den opfattelse, at et høringsdokument, som det har fået forelagt, ikke giver anledning til bemærkninger eller ændringsforslag fra Regionsudvalgets side, kan det foreslå, at der ikke fremsættes nogen indvendinger. Forslaget forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse uden debat.

Artikel 27

Hævelse af plenarmødet

Før plenarmødet hæves, giver Regionsudvalgets formand meddelelse om tid og sted for det næste plenarmøde samt om de dagsordenspunkter, som allerede måtte være kendt.

KAPITEL 3

Præsidiet og formanden

Artikel 28

Præsidiets sammensætning

Præsidiet består af:

a) formanden

b) første næstformand

c) en næstformand pr. medlemsstat

d) yderligere 27 medlemmer

e) formændene for de politiske grupper.

Pladserne i præsidiet fordeles således mellem de nationale delegationer, idet der ses bort fra formandsposten, posten som første næstformand og posterne som formænd for de politiske grupper:

— 3 pladser: Tyskland, Spanien, Frankrig, Italien, Polen og Det Forenede Kongerige

— 2 pladser: Belgien, Bulgarien, Tjekkiet, Danmark, Irland, Grækenland, Litauen, Ungarn, Nederlandene, Østrig, Portugal, Rumænien, Slovakiet, Finland og Sverige

— 1 plads: Estland, Cypern, Letland, Luxembourg, Malta og Slovenien.

Artikel 29

Stedfortrædere i præsidiet

1. Hver national delegation udpeger af sin midte et medlem eller en suppleant til personlig stedfortræder for delegationens medlemmer af præsidiet, med undtagelse af præsidiets formand og næstformand.

2. Hver politisk gruppe udpeger af sin midte et medlem eller en suppleant til personlig stedfortræder for gruppens formand.

3. En personlig stedfortræder har kun ret til at deltage, at få ordet og at stemme, når han repræsenterer præsidiemedlemmet. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeretten.

Artikel 30

Valgbestemmelser

1. Regionsudvalgets præsidium vælges af plenarforsamlingen for 2 år.

2. Valget foregår under forsæde af alderspræsidenten i overensstemmelse med artikel 11 og 12. Alle kandidatforslag skal indgives skriftligt til generalsekretæren senest en time før plenarforsamlingens åbning. Valgene kan kun finde sted, hvis mindst 2/3 af medlemmerne er til stede.

Artikel 31

Valg af formand og første næstformand

1. Forud for valget af formand og første næstformand kan kandidaterne til disse poster fremsætte en kortfattet erklæring over for plenarforsamlingen. Alle kandidater skal have samme taletid, hvis længde bestemmes af alderspræsidenten.

2. Regionsudvalgets formand og første næstformand vælges ved separate valghandlinger. De vælges med simpelt flertal af de afgivne stemmer.

3. En gyldig stemme er enten en stemme »for« eller en stemme »hverken for eller imod«. Ved beregningen af det krævede flertal medregnes kun stemmerne »for«.

4. Hvis ingen kandidat opnår flertal i første afstemningsrunde, afvikles der endnu en afstemningsrunde, hvori den kandidat, der opnår flest af de afgivne stemmer, betragtes som valgt. I tilfælde af stemmelighed træffes afgørelsen ved lodtrækning.

Artikel 32

Valg af præsidiemedlemmer

1. Der kan opstilles en fælles kandidatliste med kandidaterne fra de nationale delegationer, som kun foreslår 1 kandidat til hver plads, der tilkommer dem i præsidiet. Denne liste kan vedtages ved én enkelt afstemning med simpelt flertal af de afgivne stemmer.

Hvis der ikke vedtages en fælles kandidatliste, eller hvis en national delegation opstiller flere kandidater, end den har pladser at besætte i præsidiet, besættes hver af disse pladser ved særskilte afstemninger; i den forbindelse følges samme valgprocedure som ved valg af formand og første næstformand, jf. artikel 30 og artikel 31, stk. 2, 3 og 4.

2. Med henblik på valg af formændene for de politiske grupper til medlemmer af præsidiet forelægges plenarforsamlingen en liste med deres navne.

Artikel 33

Valg af stedfortrædere

Et præsidiemedlem og hans personlige stedfortræder vælges samtidigt.

Artikel 34

Suppleringsvalg til ledige præsidiepladser

Hvis et medlem af præsidiet eller hans personlige stedfortræder fratræder som medlem af Regionsudvalget eller nedlægger sit hverv som præsidiemedlem, udpeges der en afløser for den resterende del af mandatperioden efter fremgangsmåden i artiklerne 28-33. Afløseren vælges ved suppleringsvalg på plenarforsamlingen under forsæde af formanden eller af den fungerende formand i henhold til artikel 37, stk. 3.

Artikel 35

Præsidiets opgaver

Præsidiet

a) udarbejder et politisk program og forelægger dette for plenarforsamlingen i begyndelsen af sin mandatperiode. Det overvåger programmets gennemførelse. Ved mandatperiodens afslutning aflægger præsidiet beretning for plenarforsamlingen om gennemførelsen af det politiske program

b) tilrettelægger og koordinerer plenarforsamlingens og underudvalgenes arbejde

c) vedtager de årlige arbejdsprogrammer for underudvalgene på forslag af disse

d) varetager det generelle ansvar for finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål vedrørende medlemmerne og suppleanterne, for Regionsudvalgets interne organisation, dets generalsekretariat, herunder organisationsplanen, og dets organer

e) kan: — nedsætte arbejdsgrupper bestående af præsidie- eller udvalgsmedlemmer til at rådgive sig i særlige anliggender; sådanne arbejdsgrupper kan højst have 8 medlemmer — til sine møder indkalde andre medlemmer af Regionsudvalget på grund af deres sagkundskab eller hverv samt personer udefra

f) ansætter generalsekretæren og de tjenestemænd og øvrige ansatte, der er nævnt i artikel 62

g) forelægger i henhold til artikel 64 forslaget til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter for plenarforsamlingen

h) godkender møder uden for det sædvanlige arbejdssted

i) vedtager bestemmelser om medlemskab af arbejdsgrupper og af blandede udvalg med ansøgerlande samt om disse organers arbejdsmåde.

Artikel 36

Indkaldelse af præsidiet, beslutningsdygtighed og beslutningsproces

1. Præsidiet indkaldes af formanden, der i samråd med første næstformand fastlægger mødedato og dagsorden. Præsidiet træder sammen mindst en gang i kvartalet eller senest 14 dage efter fremsættelse af skriftlig begæring herom fra mindst en fjerdedel af dets medlemmer.

2. Præsidiet er beslutningsdygtigt, når mindst 1/2 af dets medlemmer er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af at mindst 6 medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Konstateres det, at præsidiet ikke er beslutningsdygtigt, kan forhandlingerne fortsættes, men afstemninger udsættes til det følgende møde.

3. Det træffer beslutning med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen. I øvrigt finder artikel 22, stk. 2, anvendelse.

4. Til forberedelse af præsidiets beslutninger pålægger formanden generalsekretæren at udarbejde baggrundsnotater og beslutningsforslag vedrørende de enkelte spørgsmål, der skal behandles; de vedføjes dagsordensforslaget.

5. Medlemmerne skal have mødedokumenterne i hænde senest 10 dage før mødets åbning. Ændringsforslag til præsidietekster skal indgives skriftligt og være generalsekretæren i hænde senest i løbet af den tredje arbejdsdag før præsidiemødets åbning og skal, så snart de er oversat, kunne hentes elektronisk.

Artikel 37

Formanden

1. Formanden leder Regionsudvalgets arbejde.

2. Formanden repræsenterer Regionsudvalget udadtil. Han kan uddelegere disse beføjelser.

3. Er formanden fraværende eller forhindret, afløses han af første næstformand; er han også fraværende eller forhindret, afløses formanden af en af de øvrige næstformænd.

Udtalelser, rapporter og resolutioner — Proceduren i præsidiet

Artikel 38

Udtalelser — Retsgrundlag

Regionsudvalget fremsætter udtalelser i henhold til artikel 265 i EF-traktaten

a) efter anmodning fra Europa-Kommissionen eller Rådet i de tilfælde, der er nævnt i EF-traktaten, og efter anmodning fra disse institutioner eller Europa-Parlamentet i andre tilfælde

b) på eget initiativ

c) når Det Økonomiske og Sociale Udvalg høres i henhold til EF-traktatens artikel 262, hvis det finder, at der er særlige regionale interesser på spil.

Artikel 39

Udtalelser og rapporter — Henvisning til underudvalg

1. Formanden henviser anmodninger om udarbejdelse af udtalelser fra Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet til det kompetente underudvalg. Præsidiet underrettes herom på det følgende møde.

2. Falder emnet for en udtalelse eller en rapport inden for mere end et underudvalgs kompetenceområde, udpeger formanden det primært ansvarlige underudvalg og foreslår, om nødvendigt, præsidiet at nedsætte en arbejdsgruppe med repræsentanter for de berørte underudvalg.

3. Er et underudvalg uenigt i en beslutning, som formanden har truffet i henhold til stk. 1 eller 2, kan det via sin formand anmode præsidiet om at træffe en afgørelse.

Artikel 40

Udpegelse af hovedordfører

1. Kan underudvalget ikke udarbejde et forslag til udtalelse eller rapport inden for den frist, som Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet har fastsat, kan præsidiet foreslå, at plenarforsamlingen udpeger en hovedordfører, som skal forelægge et forslag til udtalelse eller rapport direkte for plenarforsamlingen.

2. I tilfælde, hvor en frist fastsat af Rådet, Europa-Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke levner plenarforsamlingen tid til at udpege en hovedordfører på et møde, kan formanden udpege en hovedordfører; plenarforsamlingen underrettes herom på det næste møde.

3. I begge tilfælde bør det relevante underudvalg så vidt muligt afholde en generel orienterende debat om spørgsmålet.

Artikel 41

Initiativudtalelser og -rapporter

1. Tre præsidiemedlemmer, et underudvalg repræsenteret ved sin formand eller 32 regionsudvalgsmedlemmer kan anmode præsidiet om, at der udarbejdes en initiativudtalelse eller -rapport. Sådanne anmodninger forelægges præsidiet med en begrundelse sammen med de øvrige mødedokumenter i henhold til artikel 36, stk. 4, og så vidt muligt før vedtagelsen af det årlige arbejdsprogram.

2. Præsidiet træffer afgørelse om anmodninger om udarbejdelse af initiativudtalelser eller -rapporter med et flertal på tre fjerdedele af de afgivne stemmer. Udtalelserne eller rapporterne henvises til de kompetente underudvalg i henhold til artikel 39. Formanden underretter plenarforsamlingen om alle præsidiets beslutninger om godkendelse og henvisning af initiativudtalelser og -rapporter.

3. For udtalelser i henhold til artikel 38, litra c), finder denne artikel tilsvarende anvendelse.

Artikel 42

Resolutioner

1. Resolutioner sættes kun på Regionsudvalgets dagsorden, hvis de vedrører Den Europæiske Unions kompetenceområde, omhandler vigtige regionale og lokale anliggender og er af aktuel betydning.

2. Resolutionsudkast eller anmodninger om, at der udarbejdes en resolution, kan forelægges Regionsudvalget af mindst 32 medlemmer eller af en politisk gruppe. Alle udkast og anmodninger indgives til præsidiet i skriftlig form og med angivelse af navnene på de medlemmer eller af den politiske gruppe, der støtter dem. De skal tilstilles generalsekretæren senest 3 arbejdsdage før præsidiemødets åbning.

3. Beslutter præsidiet, at Regionsudvalget skal viderebehandle et resolutionsudkast eller en anmodning om udarbejdelse af en resolution, kan det

a) sætte resolutionsudkastet på det foreløbige forslag til dagsorden for plenarmødet i henhold til artikel 15, stk. 1

b) udpege det kompetente underudvalg og sætte en frist for udarbejdelsen af et resolutionsudkast. Det kompetente underudvalg udarbejder resolutionsudkastet efter den procedure, som gælder for udarbejdelse af forslag til udtalelser og rapporter. Artikel 50 finder ikke anvendelse i denne forbindelse

c) i hastende tilfælde sætte et resolutionsudkast på dagsordenen for den umiddelbart forestående plenarforsamling i henhold til artikel 15, stk. 6, andet punktum. Et sådant resolutionsudkast behandles på anden mødedag.

4. Resolutionsudkast, der drejer sig om forhold, der opstår uventet efter den i stk. 2 nævnte frist (resolutioner af særlig hastende karakter), og som opfylder kravene i stk. 1, kan indgives indtil 3 timer før præsidiemødets åbning. Konstaterer præsidiet, at udkastet vedrører udvalgets kerneopgaver, behandles det i henhold til stk. 3, litra c). Ethvert medlem kan på plenarforsamlingen indgive ændringsforslag til resolutionsudkast af særlig hastende karakter.

Artikel 43

Opfølgning af udtalelser, rapporter og resolutioner

Præsidiet sørger for, at Regionsudvalgets udtalelser, rapporter og resolutioner følges op.

KAPITEL 4

Underudvalg

Artikel 44

Sammensætning og mandat

1. Ved indledningen af hver mandatperiode nedsætter plenarforsamlingen underudvalg, der har til opgave at forberede dens arbejde. Den fastlægger underudvalgenes sammensætning og mandat efter forslag fra præsidiet.

2. Underudvalgenes sammensætning skal afspejle medlemmernes nationale fordeling i Regionsudvalget.

3. Regionsudvalgets medlemmer skal have sæde i mindst ét underudvalg og må højst have sæde i to. Præsidiet kan dog give medlemmer fra nationale delegationer, der har færre medlemmer, end der er underudvalg, dispensation fra denne regel.

Artikel 45

Formand og næstformænd

1. På sit første møde udpeger hvert underudvalg af sin midte en formand, en første næstformand og yderligere højst to næstformænd.

2. Svarer antallet af kandidater til antallet af pladser, kan valget ske med akklamation. Er dette ikke tilfældet, eller anmoder 1/6 af underudvalgets medlemmer herom, sker valget i overensstemmelse med artikel 31, stk. 2, 3 og 4, om valg af formand og første næstformand.

3. Hvis et medlem udtræder af Regionsudvalget eller nedlægger sit hverv som formand eller næstformand for et underudvalg, genbesættes den ledige plads i overensstemmelse med denne artikel.

Artikel 46

Underudvalgenes opgaver

1. Underudvalgene debatterer EU’s politikker i overensstemmelse med de beføjelser, de har fået tildelt af plenarforsamlingen i henhold til artikel 44. De udarbejder navnlig forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast, som forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse.

2. De udarbejder et forslag til årligt arbejdsprogram i overensstemmelse med Regionsudvalgets politiske prioriteringer og forelægger det for præsidiet til vedtagelse.

Artikel 47

Indkaldelse af underudvalg og dagsorden

1. Mødedato og dagsorden fastlægges af underudvalgets formand i samråd med første næstformand.

2. Et underudvalg indkaldes af formanden. Indkaldelsen til et ordinært møde sendes til medlemmerne sammen med dagsordenen senest 4 uger inden mødet.

3. Såfremt mindst 1/4 af underudvalgets medlemmer skriftligt anmoder om det, skal formanden indkalde til ekstraordinært møde, der skal afholdes senest 4 uger efter anmodningen. Dagsordenen for det ekstraordinære møde fastlægges af de medlemmer, der har anmodet om mødet. Den sendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen.

4. Alle forslag til udtalelser og andre mødedokumenter, som skal oversættes og distribueres før et møde, skal tilgå underudvalgets sekretariat senest 5 uger inden mødet. De sendes til medlemmerne senest 2 uger inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre disse frister.

Artikel 48

Offentlighed

1. Underudvalgenes møder er offentlige, medmindre et underudvalg træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt.

2. Repræsentanter for Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen samt andre personer kan indbydes til at deltage i underudvalgenes møder og til at besvare spørgsmål fra medlemmerne.

Artikel 49

Frister for udarbejdelse af udtalelser og rapporter

1. Underudvalgene forelægger deres forslag til udtalelse eller rapport inden for den frist, som er fastsat i den interinstitutionelle tidsplan. Underudvalgene kan højst holde 2 møder til behandling af et forslag til udtalelse eller rapport, heri ikke indbefattet det møde, hvor arbejdet tilrettelægges.

2. I undtagelsestilfælde kan præsidiet give tilladelse til yderligere møder til behandling af et forslag til udtalelse eller rapport, eller det kan forlænge fristen for dets forelæggelse.

Artikel 50

Udtalelsernes og rapporternes indhold

1. En udtalelse eller rapport fra Regionsudvalget indeholder Regionsudvalgets synspunkter og anbefalinger i forbindelse med det pågældende spørgsmål samt eventuelle konkrete ændringsforslag til høringsdokumentet.

2. I forbindelse med vurderingen af høringsdokumentet skal hoveddelen af Regionsudvalgets tekst, hvor det er muligt, komme ind på overholdelsen af subsidiaritetsprincippet samt de forventede konsekvenser for den administrative praksis og de regionale og lokale finanser.

3. Om nødvendigt udarbejdes en begrundelse under ordførerens ansvar. Den sættes ikke under afstemning. Begrundelsen skal dog svare til ordlyden af udtalelsen, som der er holdt afstemning om.

Artikel 51

Ordførere

1. Med henblik på udarbejdelsen af et forslag til udtalelse eller rapport udnævner underudvalget på forslag af dets formand en ordfører eller i begrundede tilfælde to ordførere.

2. Underudvalgene sørger i forbindelse med udnævnelse af ordførere for at sikre en afbalanceret fordeling af udtalelser og rapporter.

3. I hastesager kan underudvalgets formand lade ordføreren udpege ved skriftlig procedure. Formanden opfordrer medlemmerne af underudvalget til inden for en frist på 3 arbejdsdage skriftligt at fremkomme med eventuelle indvendinger mod udnævnelsen af den foreslåede ordfører. I tilfælde af indvendinger træffer formanden og første næstformand en afgørelse i fællesskab.

4. Udpeges formanden eller en af næstformændene til ordfører, overlades mødeledelsen i forbindelse med behandlingen af det pågældende forslag til udtalelse eller rapport til en næstformand eller i mangel heraf til det ældste tilstedeværende medlem.

Artikel 52

Arbejdsgrupper

1. I begrundede tilfælde kan underudvalgene med præsidiets samtykke nedsætte arbejdsgrupper. Arbejdsgrupper kan også have medlemmer fra andre underudvalg.

2. Er et medlem af en arbejdsgruppe forhindret i at deltage i et møde, kan han lade sig repræsentere af et medlem eller en suppleant, som er opført som afløser i arbejdsgruppen.

3. Hver arbejdsgruppe kan af sin midte udpege en formand og en næstformand.

Artikel 53

Eksperter

1. Underudvalgenes medlemmer kan lade sig bistå af en ekspert.

2. Et underudvalg kan udpege eksperter til at bistå det i arbejdet og til at bistå dets arbejdsgrupper. Efter indbydelse fra formanden kan disse eksperter deltage i underudvalgets eller en af dets arbejdsgruppers møder.

3. Kun ordførernes eksperter og de eksperter, der er indkaldt af underudvalget, kan få refunderet deres udgifter til rejse og ophold.

Artikel 54

Beslutningsdygtighed

1. Et underudvalg er beslutningsdygtigt, når mere end 1/2 af dets medlemmer er til stede.

2. Beslutningsdygtigheden prøves kun på anmodning af et medlem, under forudsætning af, at mindst 10 medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Konstateres det, at underudvalget ikke er beslutningsdygtigt, kan underudvalget fortsætte behandlingen af de punkter på dagsordenen, der ikke kræver afstemning, og udsætte forhandlingerne og afstemningen om de resterende punkter på dagsordenen til det følgende møde.

Artikel 55

Afstemning

1. Beslutninger træffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer. I øvrigt finder artikel 22, stk. 2, tilsvarende anvendelse.

2. Hvis et underudvalg har afbrudt afstemningen om et forslag til udtalelse, kan det beslutte med simpelt flertal af de afgivne stemmer at sætte de ændringsforslag til afstemning, som det allerede har vedtaget på mødet, igen, når det udtaler sig om forslaget som helhed.

Artikel 56

Ændringsforslag

1. Ændringsforslag skal være underudvalgets sekretariat i hænde senest i løbet af den 5. arbejdsdag inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre denne frist.

2. Afstemningen om ændringsforslagene følger punkternes rækkefølge i det forslag til udtalelse eller rapport, der behandles. Til slut stemmes der om teksten som helhed. Vedrører to eller flere ændringsforslag, der udelukker hinanden, den samme tekstdel, sættes det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, først under afstemning.

3. Når forslaget til udtalelse eller rapport er vedtaget i underudvalget, sender underudvalgets formand det til Regionsudvalgets formand.

Artikel 57

Beslutning om ikke at udarbejde udtalelse eller rapport

Såfremt underudvalget (i givet fald det primært ansvarlige underudvalg) er af den opfattelse, at et høringsdokument, som det har fået forelagt, ikke berører regionale eller lokale interesser eller ikke er af politisk relevans, kan det beslutte ikke at udarbejde udtalelse eller rapport.

Artikel 58

Skriftlig procedure

1. I ganske særlige tilfælde kan underudvalgets formand anvende skriftlig procedure til vedtagelse af en beslutning om underudvalgets funktionsmåde.

2. Formanden sender medlemmerne forslaget til beslutning og opfordrer dem til inden for en frist af 3 arbejdsdage at meddele ham deres eventuelle indvendinger skriftligt.

3. Beslutningen er vedtaget, dersom der ikke er nogen indvendinger.

KAPITEL 5

Regionsudvalgets administration

Artikel 59

Generalsekretariatet

1. Regionsudvalget bistås af et generalsekretariat.

2. Generalsekretariatet ledes af en generalsekretær.

3. På forslag af generalsekretæren fastlægger præsidiet generalsekretariatets opbygning således, at det er i stand til at sikre, at Regionsudvalget og dets organer fungerer bedst muligt, og til at bistå medlemmerne i udøvelsen af deres mandat. Samtidig fastlægges generalsekretariatets bistand til medlemmerne, de nationale delegationer, de politiske grupper og løsgængerne.

4. Generalsekretariatet udarbejder referater af møderne i Regionsudvalgets organer.

Artikel 60

Generalsekretæren

1. Det påhviler generalsekretæren at gennemføre de afgørelser, præsidiet eller formanden træffer i henhold til denne forretningsorden og gældende retlige bestemmelser. Generalsekretæren deltager uden stemmeret i præsidiets møder, som han tager referat af.

2. Generalsekretæren udfører sit hverv under ansvar over for formanden, der repræsenterer præsidiet.

Artikel 61

Ansættelse af generalsekretæren

1. Præsidiet ansætter generalsekretæren ved beslutning truffet med 2/3 flertal og under anvendelse af artikel 2 og andre tilhørende artikler i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

2. Generalsekretæren ansættes for en periode på 5 år. De nærmere ansættelsesbetingelser fastlægges af præsidiet.

3. For så vidt angår generalsekretæren udøves de beføjelser, som i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne tillægges ansættelsesmyndigheden, af præsidiet.

Artikel 62

Vedtægten for tjenestemænd og Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte

1. De beføjelser, som i Vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves

— af generalsekretæren for så vidt angår tjenestemænd i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST

— af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår de øvrige tjenestemænd.

2. De beføjelser, som i Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves

— af generalsekretæren for så vidt angår midlertidigt ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST

— af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår andre midlertidigt ansatte

— for så vidt angår midlertidigt ansatte i formandens eller første næstformands kabinet: — af generalsekretæren på forslag af formanden for så vidt angår ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST — af præsidiet på forslag af formanden for så vidt angår de andre lønklasser i ansættelsesgruppe AD. Kontrakter for midlertidigt ansatte i formandens eller første næstformands kabinet udløber samtidig med formandens eller første næstformands mandatperiode

— af generalsekretæren for så vidt angår hjælpeansatte, kontraktansatte, særlige rådgivere og lokalt ansatte i henhold til Ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 63

Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender

1. Præsidiet opretter i henhold til artikel 35 et rådgivende Udvalg for Finansielle og Administrative Anliggender under forsæde af et medlem af præsidiet.

2. Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender varetager følgende opgaver:

a) drøftelse og vedtagelse af det foreløbige forslag til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter, som generalsekretæren forelægger, i henhold til artikel 64

b) udarbejdelse af forslag til præsidiets gennemførelsesbestemmelser og beslutninger i finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål, herunder spørgsmål vedrørende medlemmer og suppleanter.

3. Formanden for Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender repræsenterer Regionsudvalget over for EU's budgetmyndigheder.

Artikel 64

Budget

1. Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender forelægger præsidiet det foreløbige forslag til overslag over Regionsudvalgets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår. Præsidiet forelægger et forslag til overslag for plenarforsamlingen til vedtagelse.

2. Plenarforsamlingen vedtager overslaget over indtægter og udgifter og oversender det til Europa-Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet så betids, at tidsfristerne i finansbestemmelserne kan overholdes.

3. Formanden gennemfører budgettet — eller foranlediger dette gjort — efter høring af Udvalget for Finansielle og Administrative Anliggender og efter de interne forskrifter, som præsidiet har fastsat. Formanden udøver denne funktion i overensstemmelse med Finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

AFSNIT III

ØVRIGE BESTEMMELSER

KAPITEL 1

Samarbejde med andre EU-instanser

Artikel 65

Samarbejdsaftaler

Inden for rammerne af udvalgets beføjelser kan præsidiet på forslag af generalsekretæren indgå aftaler med andre instanser eller organer.

Artikel 66

Fremsendelse og offentliggørelse af udtalelser, rapporter og resolutioner

1. Regionsudvalgets udtalelser og rapporter såvel som meddelelser om anvendelsen af forenklet procedure i henhold til artikel 26 eller om, at der i henhold til artikel 57 ikke udarbejdes nogen udtalelse eller rapport, rettes til Rådet, Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet. De fremsendes ligesom resolutioner af formanden.

2. Regionsudvalgets udtalelser, rapporter og resolutioner offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

KAPITEL 2

Offentlighed og gennemsigtighed

Artikel 67

Aktindsigt

1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har i henhold til EF-traktatens bestemmelser ret til aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter i overensstemmelse med de principper, betingelser og begrænsninger, der er indeholdt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (1), og i henhold til de nærmere regler, der er fastlagt af Regionsudvalgets præsidium. På samme måde gives der så vidt muligt også andre fysiske og juridiske personer aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter.

2. Regionsudvalget opretter et register over sine dokumenter. Præsidiet vedtager de interne regler om dokumentadgang og fastlægger en fortegnelse over de dokumenter, der er umiddelbart tilgængelige.

KAPITEL 3

Spørgsmål vedrørende forretningsordenen

Artikel 68

Revision af forretningsordenen

1. Plenarforsamlingen kan med flertal blandt medlemmerne beslutte at revidere denne forretningsorden helt eller delvist.

2. Plenarforsamlingen pålægger et ad hoc-underudvalg at udarbejde en rapport og et tekstforslag, på grundlag af hvilke Regionsudvalget vedtager nye bestemmelser med flertal blandt medlemmerne. De nye bestemmelser træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 69

Præsidiets instruks

Præsidiet kan under overholdelse af forretningsordenen fastsætte gennemførelsesbestemmelser hertil i form af en instruks.

Artikel 70

Forretningsordenens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.