INSTRUKS FOR JUSTITSSEKRETAEREN VED RETTEN I FOERSTE INSTANS af 3. marts 1994

DE EUROPAEISKE FAELLESSKABERS RET I FOERSTE INSTANS HAR - efter forslag fra Rettens praesident,

under henvisning til procesreglementet fastsat den 2. maj 1991, navnlig artikel 23,

udarbejdet foelgende

INSTRUKS FOR JUSTITSSEKRETAEREN

Artikel 1

Justitssekretaerens opgaver

Justitssekretaeren er ansvarlig for foerelsen af Rettens register og af aktmapperne i verserende sager, for modtagelse, videresendelse, forkyndelse og opbevaring af dokumenter, for korrespondance med parterne og tredjemand vedroerende verserende sager og for opbevaringen af Rettens segl. Han soerger for opkraevningen af gebyrer til Justitskontoret og for, at skyldige beloeb betales til Rettens kasse, ligesom han forestaar Rettens publikationer.

Artikel 2

Justitskontorets aabningstid

1. Justitskontoret er aabent paa alle hverdage.

Ved hverdage forstaas alle dage undtagen loerdage og soendage samt de lovbestemte fri- og helligdage, der er opfoert paa den i procesreglementets artikel 101, stk. 2, omhandlede liste.

Paa hverdage, som i overensstemmelse med det i de foregaaende afsnit anfoerte er fridage for institutionens tjenestemaend og oevrige ansatte, varetages Justitskontorets ekspedition i ekspeditionstiden gennem en vagtordning.

2. Justitskontoret har foelgende ekspeditionstider:

- mandag til fredag fra kl. 9.30 til kl. 12.00 - mandag til torsdag fra kl. 14.30 til kl. 17.30 og - uden for de i procesreglementets artikel 34, stk. 1, naevnte retsferier - fredag fra kl. 14.30 til kl. 16.30.

Justitskontoret er aabent i en halv time foer ethvert retsmoedes begyndelse.

3. Naar Justitskontoret er lukket, kan procesdokumenter doegnet rundt gyldigt indleveres til vagten ved indgangene til Rettens bygninger. Denne noterer dato og tidspunkt for indleveringen med beviskraft og udsteder efter anmodning kvittering for modtagelsen.

Artikel 3

Registret

1. I registret indfoeres domme og kendelser samt alle indleverede aktstykker i de sager, der er indbragt for Retten.

2. Indfoerslerne i registret forsynes med fortloebende numre; de udfaerdiges paa processproget og indeholder de til aktstykkets identifikation noedvendige oplysninger, isaer datoen for indfoerelsen, sagens nummer og aktstykkets art.

3. Der goeres paategning om enhver rettelse i registrets margen.

4. Loebenummeret angives paa foerste side af ethvert dokument fra Retten.

Der goeres paategning om indfoerelse i registret, med angivelse af loebenummeret og datoen for indfoerelsen i registret, paa originaleksemplaret af ethvert af parterne indleveret procesdokument og paa enhver genpart, som forkyndes for parterne. Paategningen udfaerdiges paa processproget og underskrives af justitssekretaeren.

5. Saafremt indfoerelsen af et aktstykke ikke finder sted samme dag som indleveringen af det, goeres der paategning om datoen for indleveringen i registret og paa originaleksemplaret samt paa genparterne af procesdokumentet.

6. Ved anvendelse af foregaaende stykke er den afgoerende dato, alt efter omstaendighederne, henholdsvis den dato, hvor procesdokumentet er modtaget af justitssekretaeren eller af en af Justitskontorets tjenestemaend eller andre ansatte, eller den ovenfor i artikel 2, stk. 3, naevnte dato, og - i de i artikel 47, stk. 1, i statutten for EF-Domstolen, artikel 47, stk 1, i statutten for EKSF-Domstolen og artikel 48, stk. 1, i statutten for Euratom-Domstolen omhandlede tilfaelde - datoen for procesdokumentets indlevering til Domstolens justitssekretaer.

Artikel 4

Sagsnummeret

1. Hver sag faar ved staevningens indfoerelse i registret et loebenummer indledt med »T-« og efterfulgt af en angivelse af aarstallet.

Sager angaaende begaeringer om foreloebige forholdsregler, angaaende begaeringer om intervention, angaaende anmodninger om berigtigelse eller begaeringer om fortolkning af domme, angaaende begaeringer om ekstraordinaer genoptagelse eller tredjemandsindsigelser, angaaende begaeringer om afgoerelse vedroerende sagsomkostninger og angaaende ansoegninger om fri proces i verserende sager gives samme loebenummer som hovedsagen efterfulgt af en angivelse, som viser, at der er tale om en saerlig sagstype. Sager, som forud for deres indbringelse har vaeret genstand for en ansoegning om fri proces, gives samme sagsnummer som sagen om ansoegningen. Hjemvises en sag af Domstolen efter appel, bevarer den sit oprindelige nummer ved Retten.

2. Sagens loebenummer og parterne angives i procesdokumenterne, i korrespondance vedroerende sagen samt Rettens publikationer, jf. dog artikel 17, stk. 4.

Artikel 5

Sagsakterne og adgangen hertil

1. Sagens akter omfatter originaleksemplarerne, med bilag, af de af parterne indleverede aktstykker og procesdokumenter med undtagelse af dem, hvis registrering afvises i medfoer af artikel 6, de i sagen trufne afgoerelser, herunder afgoerelser om at afvise at registrere dokumenter, retsmoederapporter, retsmoedeprotokollater, justitssekretaerens forkyndelser samt dokumenter eller korrespondance i oevrigt, som der vil skulle tages hensyn til ved sagens afgoerelse.

Saafremt der er tvivl om, hvorvidt et dokument boer indgaa i sagsakterne, forelaegger justitssekretaeren spoergsmaalet for retsformanden.

2. De enkelte aktstykker forsynes med et loebenummer. Sagens akter som helhed pagineres fortloebende.

3. Advokater og befuldmaegtigede for parterne i en sag for Retten eller personer med behoerig bemyndigelse fra disse kan paa Justitskontoret faa adgang til sagens originale akter, herunder administrative akter, der er fremlagt for Retten, og anmode om genparter og udskrifter af procesdokumenter og af registret.

Samme ret til aktindsigt har advokater og befuldmaegtigede for intervenienter, efter at der er givet tilladelse til interventionen, og advokater og befuldmaegtigede for enhver part i flere forenede sager, jf. dog bestemmelserne nedenfor i stk. 4 om fortrolig behandling af visse oplysninger eller aktstykker.

Ingen andre, hverken private eller offentlige myndigheder, kan faa adgang til sagsakterne eller procesdokumenterne uden retsformandens udtrykkelige tilladelse, som forudsaetter en hoering af parterne. En saadan tilladelse kan kun gives efter skriftlig anmodning, som skal indeholde en udfoerlig begrundelse for den paagaeldendes retlige interesse i at faa adgang til akterne.

4. En parts begaering om, at der traeffes bestemmelse om fortrolig behandling af visse oplysninger eller aktstykker i en sag, skal fremsaettes ved saerskilt dokument; begaeringen skal praecisere, hvilke oplysninger eller afsnit der findes at vaere fortrolige, indeholde en begrundelse for de enkelte oplysningers eller afsnits fortrolige karakter samt vaere vedlagt en genpart af de relevante sider i det paagaeldende indlaeg eller bilag med angivelse af de oplysninger eller afsnit, der begaeres behandlet fortroligt.

Saafremt en begaering om fortrolig behandling af visse oplysninger eller aktstykker tages til foelge, opfordrer justitssekretaeren om fornoedent parterne til i overensstemmelse med Rettens afgoerelse at indlevere ikke-fortrolige udgaver af deres indlaeg sammen med det i henhold til procesreglementets artikel 43, stk. 1, kraevede antal bekraeftede genparter.

De fortrolige udgaver af procesdokumenterne og de ikke-fortrolige udgaver indsaettes i saerskilte aktmapper. Adgangen til den fortrolige aktmappe er forbeholdt de parter, over for hvem der ikke er truffet afgoerelse om fortrolig behandling.

5. Naar en sag er afsluttet, samles og indbindes aktmappen. Afsluttede sagers aktmapper skal indeholde en fortegnelse over de dokumenter, der er indgaaet sagsakterne, med angivelse af deres nummer, samt et forsatsblad, hvorpaa er anfoert sagens loebenummer, parterne og datoen for indbindingen.

Artikel 6

Afvisning fra registrering af dokumenter og berigtigelse

1. Justitssekretaeren paaser, at de dokumenter, der indgaar i sagsakterne, opfylder kravene i statutterne for Domstolen, i procesreglementet og i denne instruks. Han indroemmer om fornoedent parterne en frist til at afhjaelpe formelle mangler ved indleverede dokumenter.

2. Justitssekretaeren afviser at registrere indlaeg eller procesdokumenter, der ikke har hjemmel i procesreglementet. I tvivlstilfaelde forelaegger justitssekretaeren spoergsmaalet for retsformanden.

3. Justitssekretaeren registrerer kun dokumenter, der er forsynet med partens advokats eller befuldmaegtigedes originale underskrift, jf. dog bestemmelsen i artikel 10, stk. 3, om brug af telefax.

Justitssekretaeren kan anmode om en, eventuelt bekraeftet, underskriftsproeve fra en advokat eller befuldmaegtiget med henblik paa at kunne kontrollere, at det i procesreglementets artikel 43, stk. 1, foerste afsnit, fastsatte krav er opfyldt.

4. Indlevering af dokumenter som bilag til et indlaeg eller processkrift kan kun ske, saafremt det paagaeldende dokument er naevnt i selve indlaegget eller processkriftet og er angivet i en bilagsfortegnelse som omhandlet i procesreglementets artikel 43, stk. 4. Fortegnelsen skal indeholde angivelse af bilagets nummer og af det paagaeldende dokuments dato og art.

Justitssekretaeren kan afvise bilag, der ikke opfylder kravene i dette stykke, medmindre den paagaeldende part berigtiger manglerne.

5. Med undtagelse af de i procesreglementet udtrykkeligt hjemlede tilfaelde afviser justitssekretaeren at registrere indlaeg og andre procesdokumenter fra parterne, som er udfaerdiget paa andre sprog end processproget.

Er dokumenter i form af bilag til et indlaeg eller andet dokument ikke vedlagt en oversaettelse til processproget, forlanger justitssekretaeren over for den paagaeldende part en berigtigelse heraf, saafremt en saadan oversaettelse findes paakraevet af hensyn til sagens fremme.

Saafremt en begaering om intervention fra andre end en medlemsstat ikke er affattet paa processproget, forlanger justitssekretaeren en berigtigelse heraf, inden han lader begaeringen indgaa i sagens akter og forkynder den for parterne. Hvis der indleveres en paa processproget affattet udgave af begaeringen inden for den af justitssekretaeren hertil fastsatte frist, anses datoen for indleveringen af den foerste udgave paa et andet sprog dog som datoen for indleveringen af dokumentet med henblik paa indfoerelsen i registret.

6. Paa hver genpart af de processkrifter, som parterne har pligt til at indlevere i henhold til procesreglementets artikel 43, stk. 1, skal den paagaeldende parts advokat eller befuldmaegtigede med sin underskrift bekraefte genpartens rigtighed.

7. Saafremt en part anfaegter en beslutning fra justitssekretaeren om at afvise at registrere et dokument, forelaegger justitssekretaeren dette for retsformanden med henblik paa en afgoerelse af spoergsmaalet.

Artikel 7

Indlevering af staevningen

1. Konstaterer justitssekretaeren, at en staevning aabenbart ikke opfylder kravene i procesreglementets artikel 44, stk. 1, udsaetter han forkyndelsen af den med henblik paa, at Retten kan traeffe afgoerelse om, hvorvidt sagen skal afvises.

2. Kravet i procesreglementets artikel 44, stk. 3, om, at en advokat, som repraesenterer eller bistaar en part, skal indlevere dokumentation for, at han har beskikkelse i en medlemsstat, kan opfyldes ved en henvisning til et dokument, der tidligere er indleveret til Rettens Justitskontor.

3. De dokumenter, der i henhold til procesreglementets artikel 44, stk. 5, litra a) og b), skal indleveres, saafremt sagsoegeren er en juridisk person, skal omfatte den til advokaten udstedte fuldmagt, som skal vaere underskrevet af den, der paa den juridiske persons vegne er befoejet hertil, ligesom de skal indeholde bevis for den juridiske persons eksistens og for, at den, der har underskrevet fuldmagten, er bemyndiget til at handle paa den juridiske persons vegne.

Artikel 8

Oversaettelser

1. I overensstemmelse med procesreglementets artikel 36, stk. 1, foranlediger justitssekretaeren, at det, som er sagt eller skrevet under sagens behandling, efter anmodning fra en dommer, generaladvokaten eller en part, oversaettes til processproget eller til et andet sprog som omhandlet i procesreglementets artikel 35, stk. 2. Saafremt hensynet til sagens fremme tilsiger, at der foreligger en oversaettelse til et yderligere sprog blandt de i procesreglementets artikel 35, stk. 1, naevnte, foranlediger justitssekretaeren ligeledes en saadan oversaettelse udarbejdet.

2. Justitssekretaeren fastsaetter de frister, inden for hvilke institutionerne skal fremlaegge de i procesreglementets artikel 43, stk. 2, omhandlede oversaettelser.

Artikel 9

Forkyndelser

1. Forkyndelse sker efter procesreglementets artikel 100 ved, at en bekraeftet genpart af det dokument, der skal forkyndes, fremsendes til modtageren ved rekommanderet brev med modtagelsesbevis eller ved, at en saadan genpart afleveres til modtageren mod kvittering. Genpartens rigtighed bekraeftes om fornoedent af justitssekretaeren.

Genparten af dokumentet fremsendes med en foelgeskrivelse, der skal indeholde oplysning om sagens nummer og dokumentets nummer i registret samt en kort angivelse af, hvilket dokument der er tale om.

2. Naar modtageren har angivet en valgt adresse i Luxembourg, sker forkyndelser over for den person, hos hvem der er valgt adresse.

Saafremt en part har undladt i overensstemmelse med procesreglementets artikel 44, stk. 2, foerste afsnit, at angive en valgt adresse i Luxembourg, sker forkyndelse ved, at der til postvaesenet i Luxembourg indleveres et rekommanderet brev adresseret til partens befuldmaegtigede eller advokat.

3. Modtagelsesbeviset, kvitteringen eller i givet fald beviset for indleveringen af det rekommanderede brev til postvaesenet i Luxembourg opbevares i sagsakterne sammen med en genpart af den fremsendelsesskrivelse, som ved forkyndelsen stiles til modtageren.

4. Hvis et dokument paa grund af sit omfang kun er vedlagt et processkrift fra en part i et enkelt eksemplar, eller hvis det af andre grunde ikke er muligt at forkynde genparter af et dokument eller eksemplarer af en genstand, som er indleveret til Justitskontoret, orienterer justitssekretaeren parterne herom med angivelse af, at de kan goere sig bekendt med dokumentet eller genstanden paa Justitskontoret.

Artikel 10

Fastsaettelse og forlaengelse af frister

1. Justitssekretaeren fastsaetter de i procesreglementet omhandlede frister i overensstemmelse med de bemyndigelser, retsformanden har givet ham.

2. Dokumenter, der indgaar til Justitskontoret efter udloebet af den for indleveringen fastsatte frist, kan kun registreres med retsformandens tilladelse.

3. Saafremt et procesdokument indgaar til Justitskontoret pr. telefax inden udloebet af fristen for dets indlevering, og originaleksemplaret efterfoelgende indleveres uden unoedigt ophold, anerkender justitssekretaeren indleveringen af dokumentet som vaerende sket paa datoen for modtagelsen af telefaxen, forudsat at der har vaeret tale om en frist, der ville kunne forlaenges i henhold til procesreglementets artikel 103.

Navnlig staevninger og begaeringer om intervention kan ikke indleveres i form af fremsendelse pr. telefax.

4. Justitssekretaeren kan forlaenge fastsatte frister i overensstemmelse med de bemyndigelser, retsformanden har givet ham; han forelaegger om fornoedent retsformanden forslag om forlaengelse af frister.

Anmodninger om forlaengelse af frister skal vaere behoerigt begrundet og fremsaettes i rimelig tid inden den fastsatte frists udloeb. En frist kan kun forlaenges mere end én gang, hvis ganske saerlige grunde taler derfor.

Artikel 11

Sager om foreloebige forholdsregler

1. I sager som omhandlet i procesreglementets artikel 104-110 kan begaeringer, skriftlige indlaeg, begaeringer om intervention og andre procesdokumenter indleveres ved fremsendelse pr. telefax med efterfoelgende fremsendelse af originaleksemplaret.

2. Justitssekretaeren kan fremsende og forkynde dokumenter paa enhver maade, som ud fra tidshensyn findes hensigtsmaessig, herunder navnlig pr. telefax; han skal under alle omstaendigheder efterfoelgende fremsende de paagaeldende dokumenter under iagttagelse af formkravene i procesreglementets artikel 100.

Artikel 12

Retsmoeder og protokollater

1. Foer hvert offentligt retsmoede udfaerdiger justitssekretaeren en retsliste paa processproget med angivelse af dato, klokkeslaet og sted for retsmoedet, de sager, der vil blive behandlet, og parterne.

Retslisten slaas op ved indgangen til retssalen.

2. Justitssekretaeren optager for hvert retsmoede et protokollat paa processproget med angivelse af sagen og dato, klokkeslaet og sted for retsmoedet, af, om der har vaeret tale om et offentligt retsmoede eller et retsmoede for lukkede doere, af, hvem der som dommere, generaladvokat og justitssekretaer har deltaget, af, hvem der har vaeret til stede som parternes befuldmaegtigede, advokater eller raadgivere, og i hvilken egenskab, af afhoerte vidners eller sagkyndiges fulde navn, stilling og bopael, af bevismidler og dokumenter, der er blevet fremlagt under moedet, og om fornoedent af mundtlige udtalelser under moedet og af afgoerelser, som Retten eller retsformanden har truffet under dette.

3. Et protokollat over afhoeringen af et vidne, som gengiver dennes forklaring, udfaerdiges ved justitssekretaerens foranstaltning paa det sprog, som vidnet har afgivet forklaring paa.

Inden justitssekretaeren underskriver protokollatet og forelaegger det for retsformanden til underskrift, fremsender han udkastet hertil til vidnet, eventuelt ved rekommanderet brev, og opfordrer vidnet til at gennemlaese udkastet, fremkomme med sine eventuelle bemaerkninger og underskrive det.

Artikel 13

Vidner og sagkyndige

1. Justitssekretaeren traeffer de noedvendige foranstaltninger til gennemfoerelse af kendelser om indhentelse af sagkyndige erklaeringer og om afhoering af vidner.

2. Justitssekretaeren afkraever vidner dokumentation for deres udgifter og tabte arbejdsfortjeneste og sagkyndige en honorarnota med dokumentation for deres arbejde og udgifter.

3. Justitssekretaeren foranlediger, at de beloeb, som vidner og sagkyndige har krav paa, i overensstemmelse med procesreglementet udbetales af Rettens kasse. I tilfaelde af tvist om beloebenes stoerrelse forelaegger justitssekretaeren spoergsmaalet for retsformanden.

4. Udgifter til afhoering af sagkyndige eller vidner, som Retten har lagt ud i en sag, afkraeves ved justitssekretaerens foranstaltning den part, der er doemt til at betale sagens omkostninger. Bestemmelsen i artikel 15, stk. 2, finder om fornoedent anvendelse.

Artikel 14

Originaleksemplarer af domme og kendelser

1. Originaleksemplarerne af Rettens domme og kendelser opbevares i kronologisk orden i Justitskontorets arkiv. En bekraeftet genpart af dommen eller kendelsen indgaar i sagens akter.

Justitssekretaeren kan paa anmodning af parterne udlevere en bekraeftet genpart af en dom eller en kendelse til disse.

Justitssekretaeren kan i oevrigt udlevere genparter af domme eller kendelser til andre, som anmoder herom.

2. Der goeres en bemaerkning i margenen til den paagaeldende dom eller kendelse om domme eller kendelser om berigtigelse eller fortolkning af dommen eller kendelsen, om domme afsagt efter genoptagelse af en sag, hvori der er afsagt udeblivelsesdom, om domme og kendelser afsagt efter en tredjemandsindsigelse eller en begaering om ekstraordinaer genoptagelse samt om domme og kendelser afsagt af Domstolen i en appelsag; en bekraeftet genpart af afgoerelsen vedlaegges originaleksemplaret af dommen eller kendelsen.

Artikel 15

Tilbagebetaling af skyldige beloeb

1. Skal der ske tilbagebetaling til Rettens kasse af beloeb udbetalt som led i fri proces eller af beloeb, der er lagt ud til vidner eller sagkyndige, opkraever justitssekretaeren ved rekommanderet brev beloebene hos den part, der i henhold til procesreglementet skal baere de paagaeldende udgifter.

2. Saafremt der ikke sker betaling inden for den af justitssekretaeren fastsatte frist, kan justitssekretaeren anmode retten om at afsige en eksigibel kendelse, som han om fornoedent tager skridt til at lade tvangsfuldbyrde.

Artikel 16

Gebyrer til Justitskontoret

1. Naar der udleveres en genpart af et procesdokument eller en udskrift af sagsakterne eller af registret til en part efter dennes anmodning, opkraever justitssekretaeren et gebyr til Justitskontoret paa 3,50 ECU pr. side for bekraeftede genparter og paa 2,50 ECU pr. side for genparter i oevrigt.

2. Saafremt justitssekretaeren efter anmodning fra en part lader udfaerdige en oversaettelse af et procesdokument eller af en udskrift af sagsakterne, opkraeves der et gebyr til Justitskontoret paa 1,25 ECU pr. linje.

3. Med virkning fra den 1. januar 1994 forhoejes de i denne artikel naevnte gebyrer med 10 %, hver gang det af Storhertugdoemmet Luxembourgs regering offentliggjorte pristal er steget med 10 %.

Artikel 17

Publikationer

1. Justitssekretaeren soerger for, at der i De Europaeiske Faellesskabers Tidende offentliggoeres meddelelser om afdelingernes sammensaetning og retningslinjerne for sagernes fordeling mellem afdelingerne, om Rettens valg af praesident og afdelingsformaend, om udnaevnelsen af justitssekretaeren og i givet fald om udnaevnelsen af en assisterende justitssekretaer.

2. Justitssekretaeren soerger for, at der i De Europaeiske Faellesskabers Tidende offentliggoeres meddelelser om indbragte sager og om afgoerelser, hvorved en sags behandling ved Retten afsluttes.

3. Justitssekretaeren soerger for offentliggoerelse af Rettens afgoerelser og foranlediger, at der udgives en Samling af Afgoerelser paa de i artikel 1 i Raadets forordning nr. 1 anfoerte sprog efter Rettens naermere bestemmelse.

4. Paa en parts begaering eller ex officio kan parters eller tredjemaends navne eller bestemte oplysninger udelades i offentliggoerelser vedroerende en sag, saafremt nogen har en beskyttelsesvaerdig interesse i, at en persons identitet eller de paagaeldende oplysninger holdes fortrolige.

Artikel 18

Vejledning for advokater og befuldmaegtigede

1. Justitssekretaeren fremsender efter anmodning eller om fornoedent af egen drift et eksemplar af denne instruks for justitssekretaeren til advokater og befuldmaegtigede.

2. Justitssekretaeren udfaerdiger vejledninger for advokater og befuldmaegtigede vedroerende afviklingen af den skriftlige og den mundtlige forhandling. Han drager omsorg for, at advokater og befuldmaegtigede bliver gjort bekendt hermed.

3. For at tilvejebringe de bedst mulige betingelser for sagernes fremme orienterer justitssekretaeren efter anmodning fra disse advokater og befuldmaegtigede om den praksis, der foelges ved anvendelsen af procesreglementet og af denne instruks for justitssekretaeren.

Artikel 19

Fravigelse af denne instruks

Saafremt de saerlige omstaendigheder i en sag og retsplejehensyn tilsiger det, kan Retten eller retsformanden traeffe bestemmelse om fravigelse af denne instruks for justitssekretaeren.

Artikel 20

Ikrafttraedelse af denne instruks

Denne instruks for justitssekretaeren, som har retsgyldighed paa de sprog, der er naevnt i procesreglementets artikel 36, stk. 2, bekendtgoeres i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.

Den traeder i kraft dagen efter offentliggoerelsen.

Udfaerdiget i Luxembourg, den 3. marts 1994.

H. JUNG Justitssekretaer J. L. DA CRUZ VILAÇA Praesident