Rettens beretning

om efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts forvaltning i regnskabsåret 1997, med instituttets svar

(1999/C 164/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

INDLEDNING

1. Retten forelægger for fjerde år i træk(1) en beretning om resultaterne af sin revision inden for rammerne af efterprøvningen af effektiviteten af Det Europæiske Monetære Instituts (EMI) forvaltning(2). Regnskaberne for EMI for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 1997, blev godkendt af Rådet for EMI den 24. marts 1998 og offentliggjort i maj 1998(3), efter at de var revideret og påtegnet uden forbehold af et privat revisionsfirma.

2. Rådet for EMI var instituttets budgetmyndighed og bestod i medfør af artikel 109 F i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab af en formand og cheferne for de nationale centralbanker. En af disse chefer var næstformand(4). Instituttet var underlagt de finansielle bestemmelser i EMI-statutten samt regnskabsprincipper fastlagt af EMI-Rådet.

FORVALTNINGEN AF INSTITUTTET I 1997

Den administrative forvaltning

3. EMI's faste medarbejderstab steg fra 217 ansatte pr. 31. december 1996 til 334 ansatte pr. 31. december 1997. Pr. denne dato var der ansat syv seniorledere, 39 ledere og 161 fageksperter, mens 127 varetog funktioner af administrativ og teknisk art. I løbet af 1997 blev der rekrutteret 135 og 18 fratrådte. I gennemsnit var der 281 fastansatte i 1997 mod 202 i 1996.

Budgetforvaltning

4. I 1997 beløb de samlede udgifter sig til 74,5 mio. ECU, mens det ændrede budget var på 89,4 mio. ECU. Et beløb på 14,9 mio. ECU, eller 16,6 % af budgettet, blev således ikke udnyttet. I 1996 lå de faktiske udgifter på 38,6 mio. ECU, mens budgettet var på 42,1 mio. ECU.3,5 mio. (8,3 %) blev således ikke udnyttet.

5. En analyse af denne underudnyttelse viser, at differencen mellem de budgetterede og de faktiske udgifter til dels skyldes, at der ikke er blevet ansat så mange som planlagt (17,9 % af personalebevillingerne blev ikke udnyttet, og det slår igennem på de hermed forbundne omkostninger). Differencen skyldes også den måde, hvorpå EMI opstiller årsbudgetterne. Eventuelle margener i de forskellige sektorbudgetter kumuleres i det samlede budget, så summen af dem overstiger den samlede margen, der skal være for EMI-budgettet. De overskydende beløb burde forsvinde, hvis det samlede budget var konsolideret med fuldstændig integrering af sektorbudgetterne.

INSTITUTTETS AKTIVITETER I 1997

6. I 1997 fortsatte EMI forberedelserne til tredje fase af Den Økonomiske og Monetære Union (ØMU) og til indførelsen af euroen, særlig inden for områderne pengepolitik, valutakurspolitik, statistik, betalingssystemer, udstedelse af eurosedler og -mønter, regnskabsprincipper, informations- og kommunikationssystemer samt juridiske spørgsmål. Dette arbejde er blevet udført af EMI's personale i samarbejde med de nationale centralbanker i arbejdsgrupper og underkomitéer.

7. Instituttet har i årsberetningen for 1997 redegjort detaljeret for sine aktiviteter. I 1997 offentliggjorde EMI endvidere 18 rapporter om specifikke emner. En del af disse rapporter har særlig betydning, fordi de vedrører den fælles monetære politik i ØMU'ens tredje fase (fem rapporter), en situationsrapport om TARGET-projektet(5) og en rapport om konvergens i EU-medlemsstaterne.

8. Derudover blev EMI i 1997 anmodet i alt 31 gange om at afgive udtalelse om forslag til lovgivning, fem gange af EU-Rådet, to gange af Europa-Kommissionen og 24 gange af myndighederne i EU-medlemsstaterne.

EFFEKTIVITETEN AF INSTITUTTETS FORVALTNING I 1997

9. Resultaterne af revisionen er generelt tilfredsstillende. Retten finder det imidlertid nødvendigt at fremsætte en række bemærkninger.

10. Rettens revision tog navnlig sigte på at undersøge igangværende projekter, særlig projekterne inden for rammerne af Det Europæiske System af Centralbanker (ESCB).

11. Retten har tidligere(6) bemærket, at EMI anvendte eksterne konsulenter i stedet for at ansætte personale. I 1997 var denne tendens endnu mere udpræget. De opgaver, der skulle udføres, blev ikke altid overdraget til konsulenter, fordi der var brug for særlig teknisk viden eller ekspertise. Der var snarere tale om, at EMI skulle finde en hurtig løsning på problemet med personalemangel, så det kunne klare arbejdspresset i forbindelse med den nært forestående start på den tredje fase.

12. En konsulent har fået overdraget ledelsen af FCRS-projektet(7) (Foreign Currency Reserves Subledger). Der er ikke fastlagt retningslinjer for hans arbejde, og der er ikke indført særlige kontrolinstrumenter, selv om det ville have været hensigtsmæssigt i betragtning af, at der er tale om en usædvanlig situation.

13. Den stigende brug af konsulenter har gjort det endnu vanskeligere at koordinere, føre tilsyn med og kontrollere projekterne. Det konstateredes særlig i forbindelse med FCRS-projektet og i mindre grad i forbindelse med projektet ECB Accounting System(8), at behovene ikke var tilstrækkeligt præcist defineret, at projektplanlægningen var blevet forsinket, og at der ikke var tilstrækkelig kontrol over udgifterne.

14. Også i regnskabsåret 1997 har eksterne tolke regelmæssigt tolket på en lang række møder i EMI (3,7 % af de administrationsomkostninger, der ikke vedrører personaleomkostningerne). Siden instituttets oprettelse har det samme bureau stillet tolke til rådighed, men der er aldrig afholdt udbudsprocedure, og der er heller ikke indgået en skriftlig aftale.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 6. maj 1999.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

I dennes fravær undertegnet af Bernhard Friedmann

Fungerende formand

(1) Beretningerne om regnskabsårene 1994, 1995 og 1996 er offentliggjort i EF-Tidende, (EFT C 394 af 31.12.1996 for 1994 og 1995 og EFT C 42 af 9.2.1998 for 1996).

(2) Beretningen er udarbejdet i medfør af artikel 17.4 i protokol nr. 4 knyttet til EF-traktaten (statutten for EMI).

(3) Regnskaberne er udarbejdet og offentliggjort i medfør af artikel 11 og 17 i protokol nr. 4 knyttet til EF-traktaten (statutten for EMI).

(4) Den Europæiske Centralbank afløste Det Europæiske Monetære Institut pr. 1. juni 1998.

(5) Trans-European Automated Real-Time Gross Settlement Express Transfer.

(6) Jf. punkt 4.1 i Rettens beretning om efterprøvning af effektiviteten af EMI's forvaltning i regnskabsåret 1996, (EFT C 42 af 9.2.1998, s. 3).

(7) Hovedbog for valutareserver.

(8) Den Europæiske Centralbanks regnskabssystem.

BILAG 1

Balance pr. 31. december 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

BILAG 2

Resultatopgørelse((Tilpasset med henblik på denne beretning.)) for regnskabsåret 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

INSTITUTTETS SVAR

11. På grund af de vanskeligheder, som EMI havde med at tiltrække og beholde tilstrækkeligt kvalificeret personale, var det næsten uden undtagelse nødvendigt at anvende eksterne konsulenter. Dette havde også en betydelig indflydelse på de problemer, der er beskrevet i punkt 12 og 13.

12 - 13. I 1997 var lederen af FCRS-projektet og de fleste deltagere i projektgruppen konsulenter. Denne situation var ikke acceptabel, og der blev derfor gjort bestræbelser på at afhjælpe den så hurtigt som muligt.

I midten af 1998 blev der etableret en passende organisatorisk ramme. En af ECB's ansatte er blevet udnævnt til projektleder og træffer således også ledelsesbeslutninger. Konsulenter anvendes nu kun på lavere plan.

FCRS-projektet har siden været overdraget til en stående styringsgruppe, som afholder regelmæssige møder. Både planlægningen og definitionen af behovene er derfor blevet forbedret.

Det bør dog bemærkes, at den utilstrækkelige definition af behovene i forbindelse med dette projekt og med projektet om ECB's regnskabssystem primært skyldtes, at det først i efteråret 1998 var muligt at fastlægge ESCB's komplekse og specielt harmoniserede regnskabsregler, som var af central betydning for begge projekter. Indtil da var disse regler ikke endeligt fastlagt. Denne usikkerhed, som projektledelsen havde peget på flere gange allerede i 1997 som en væsentlig risiko for projektet, havde igen indflydelse på planlægningsproceduren og således på de hermed forbundne budgetter.

14. Situationen blev korrigeret i december 1998, hvor der blev startet en udbudsprocedure, som vil blive afsluttet i første halvdel af 1999.