++++

REVISIONSRETTENS SAERBERETNING

angaaende anskaffelse af og kontrol med kontorartikler og -udstyr m.v . i institutionerne under De europaeiske Faellesskaber

( Originalsprog : engelsk )

INDHOLD

* Side *

1 . INDLEDNING * 3 *

2 . VURDERING AF BEHOV * 4 *

2.1 System * 4 *

2.2 Specielle tilfaelde * 4 *

3 . VALG AF LEVERANDOERER OG PRISER * 6 *

3.1 Finansforordningen * 6 *

3.2 Gennemfoerelsesbestemmelser * 6 *

3.3 Indkoebssektionernes funktion * 7 *

3.4 Henvendelse til leverandoerer * 7 *

3.5 Interinstitutionel koordinering * 8 *

3.6 Specielle tilfaelde * 9 *

4 . KONTRAKTLIG BESTILLING * 11 *

5 . MODTAGELSE AF OG LAGERKONTROL MED EFFEKTER * 11 *

5.1 Modtagelse * 11 *

5.2 Lagerbehandling ( modelbeskrivelse ) * 12 *

5.3 Specielle tilfaelde * 13 *

6 . REGISTRERINGSSYSTEM - KONTROL EFTER AFGANG * 13 *

6.1 System * 13 *

6.2 Specielle tilfaelde * 13 *

7 . AFHAENDELSE * 14 *

7.1 Kriterier og myndighed * 14 *

7.2 Regler for afhaendelse * 15 *

7.3 Afgang fra inventarregistre * 16 *

8 . FORSIKRING * 16 *

9 . REVISIONSRETTENS BEMAERKNINGER * 16 *

TILLAEG :

I . Forpligtelser vedroerende koeb af kontorartikler og udstyr m . v . ( andet end forskning ) * 20 *

II . Vaerdi af aktivbeholdning ( andet end forskning ) * 20 *

III . Antal skrivemaskiner i institutionernes eje i Bruxelles , Luxembourg og Strasbourg pr . 31 . december 1978 * 21 *

IV . Oversigt over udgifter til det af Kommissionen valgte inventar til loenklasse A . 3 ( afholdt efter frit udbud nr . 402/7 ) * 21 *

I . INDLEDNING

1.1 . Finansforordningen af 21 . december 1977 ( 1 ) fastsaetter i art . C 50 til 62 visse minimumskrav m.h.t . procedure , som paahviler de enkelte institutioner inden for flg . omraader : udbud i aaben licitation , valg af leverandoer , anskaffelse af varer og tjenesteydelser , afslutning af kontrakter samt fortegnelse over permanente aktiver . Finansforordningen henleder opmaerksomheden paa noedvendigheden af kontrol med og vurdering af aktiver som led i regnskabssystemet .

1.2 . Der eksisterer mange former for aktiver . Foelgende betragtninger vedroerer anskaffelsen af og kontrollen med materielle ( haandgribelige ) aktiver inden for kategorierne : loesoere , fast ejendom samt lagre af forbrugsvarer . Hvad angaar Faellesskabernes institutioner falder disse kategorier i to saerskilte afdelinger : kontorartikler og -udstyr m.v . ( saadanne som forefindes hos de forskellige institutioner i de midlertidige lokaliteter ) og " forskningsaktiver " ( saadanne , som er koebt paa forskningsbudgettet og forefindes hos de specialiserede forskningsinstitutioner ) . Denne beretning omhandler imidlertid kun foerstnaevnte type , og al omtale af " aktiver " heri boer laeses i overensstemmelse hermed . Nogle af de procedurer og kommentarer , der fremdrages i denne beretning , kunne ogsaa finde anvendelse paa institutionernes indkoebsordninger for tjenesteydelser .

1.3 . Retten bemaerker , at institutionerne i 1977 og 1978 paatog sig udgiftsforpligtelser paa henholdsvis 9,5 mio ERE og 10,8 mio ERE ( tillaeg 1 ) til koeb af aktiver af forskellig art med beregnet levetid paa op til flere aar . Den bemaerker ogsaa , at disse beloeb blev konteret direkte paa bevillingerne for 1977 og 1978 , hvilket betyder , at alle disse aktiver blev afskrevet i driftsregnskabet for koebsaaret .

1.4 . Institutionerne foerer inventar - og lagerlister over visse aktiver ( se punkt 6.1.1 . og 5.3.4.2 . ) . Hvor disse har vaeret vurderet , er det konstateret , at der pr . 31 . december 1977 og 1978 er opfoert aktiver med en oprindelig udgift paa henholdsvis 33,2 mio ERE og 38,9 mio ERE ( tillaeg II ) . Som anfoert i Rettens beretning vedroerende finansaaret 1978 , pkt . 11.8 , afspejles aktivbeholdningen ikke paa noget tidspunkt i institutionernes samlede regnskaber eller status .

1.5 . Revisionsarbejdet , som udgjorde grundlaget for de foelgende bemaerkninger , blev foretaget i tre tempi : for det foerste i form af en gennemgang af og dokumentation for systemerne m.h.t . koeb , fortegnelser og lagerkontrol i Kommissionen , Parlamentet , Raadet , Domstolen og Det oekonomiske og sociale Udvalg ( omtalt i denne beretning som institutionerne ) med henblik paa at opnaa en bred forstaaelse af , hvordan finansforordningen fortolkes ; for det andet ved en raekke stikproevekontroller af , hvorvidt hvert system fungerede som beskrevet ; og endelig ved en detaljeret ( specifik ) undersoegelse af systemerne , som de bringes i anvendelse paa bestemte , udvalgte aktiver , der kan betragtes som repraesentative , d . v . s . specielt inventar , papir , offset-maskiner og skrivemaskiner . I senere undersoegelser vil man kunne inddrage yderligere omraader inden for kontrol af aktiver som led i en loebende revision .

1.6 . I sine undersoegelser har Retten taget forskellene mellem institutionerne ad notam . Saadanne forskelle er resultat af deres relative stoerrelse m.h.t . personel , funktionsform og deres spredte faciliteter . Man maa saaledes utvivlsomt vente , at Domstolen i Luxembourg har ringere koebekraft end Kommissionen . Ikke desto mindre maa Revisionsretten fastholde det synspunkt , at en vurdering af effektiviteten af hver enkeltinstitutions koebs - og kontrolpraksis maa have relation til tilsvarende praksis i andre institutioner ; og den maa forvente , at disse institutioner arbejder sammen fremfor isoleret . Retten maa ogsaa primaert se paa Faellesskabernes interesser under ét frem for hver enkeltinstitutions interesse .

1.7 . Da Rettens undersoegelser hovedsagelig er foretaget i loebet af 1979 , henviser mange af de statistiske data til det sidste fulde aar 1978 . Kommentarerne vedroerende praksis henviser dog til situationen , som den bestod baade i 1978 og 1979 . Sidstnaevnte aars data er vedfoejet overalt , hvor de forelaa paa tidspunktet for udfaerdigelsen af denne beretning .

1.8 . Under Rettens undersoegelser og dens udarbejdelse af denne beretning havde den samraad med institutionerne . Deres bemaerkninger blev overvejet omhyggeligt og er kommet til udtryk i rapportens definitive formulering og henstillinger . Specielt gav Kommission udtryk for , at den delte Rettens staerke oenske om , at institutionernes koebsaktiviteter skulle foregaa saa effektivt som muligt . M.h.t . beretningens almindelige henstillinger om yderligere centralisering af indkoeb samt indfoerelse i videst muligt omfang af faelles normer for almindeligt benyttede artikler er Kommissionen meget villig til at droefte med de oevrige institutioner , hvordan man bedst opnaar saadanne . Samtidig med , at den er opmaerksom paa noedvendigheden af rimelig kontrol med modtagelse og udlevering af forsyninger af forbrugsvarer samt beskyttelse af sine aktiver , maa den afveje dette hensyn over for vigtigheden af andre krav , som Kommissionen stilles overfor , og som ogsaa forudsaetter yderligere ressourcer , saafremt de skal realiseres . Ikke desto mindre forsikrede Kommissionen Retten om , at den vil gennemgaa de bestaaende procedurer under hensyntagen til beretningens bemaerkninger med henblik paa at undersoege , hvorvidt og i hvilket omfang der kan ske en forbedring af disse .

1.9 . Rettens vaesentligste bemaerkninger i denne beretning er foelgende :

- Faelles gennemfoerelsesbestemmelser boer omfatte en klar definition af hver enkelt institutions centrale indkoebssektions funktion og dens ansvar m.h.t . definitivt valg af leverandoer .

- Institutionerne boer skaffe daekning af deres vaesentlige , loebende behov gennem centralt fremskaffede og placerede kontrakter .

- Kvalitets - og prisnormer boer defineres paa klarere og bedre harmoniseret maade .

- Man boer overveje dannelsen af et centralt raadgivende udvalg for anskaffelser og kontrakter ( med heraf foelgende aendringer af finansforordningen ) .

- Der boer laegges stoerre vaegt paa at opnaa konkurrencedygtige priser .

- Svagheder i foreliggende lagerregnskaber ( se punkt 5.2 ) boer afhjaelpes , specielt m.h.t . inventar .

- Svagheder i foreliggende inventarfortegnelser oprettet i medfoer af artikel 59 i finansforordningen boer afhjaelpes , specielt med henblik paa at lette lageropgoerelserne og vurdere aktivbeholdningerne .

2 . VURDERING AF BEHOV

2.1 . System

2.1.1 . Teoretisk falder enhver anskaffelsesforretning i fem dele - konstatering af behov , valg af leverandoer og pris , kontraktlig bestilling , modtagelse og betaling , samt benyttelse af og kontrol med effektet . I praksis kan disse dele ikke altid praeciseres saa noejagtigt .

2.1.2 . Ethvert oenske om anskaffelse af et effekt ( konstatering af behov ) formuleres overalt i institutionerne normalt af den enkelte sektion ( administrationsgren ) . Maaden , hvorpaa oensket fremfoeres , varierer fra institution til institution . Tre institutioner ( Raadet , Kommissionen og Parlamentet ) benytter hver for sig specielle standard-dokumenter til notering af almindelige tilbagevendende oensker ; disse kraever en motivering for behovet og en beskrivelse ( specifikation ) af den oenskede anskaffelse . Domstolen og Det oekonomiske og sociale Udvalg benytter den formular , hvorpaa alle deres bevillingsansoegninger fremsaettes ; disse mindre institutioner arbejder paa et mere uformelt plan , og den anfoerte motivering og beskrivelses omfang er ofte minimal . Alle institutioner registrerer mindre saedvanlige oensker pr . intern skrivelse eller notat . M.h.t . specielt bekostelige eller tekniske oensker anfoeres detaljerede specifikationer og motiveringer normalt i saadanne skrivelser eller notater .

2.1.3 . Der eksisterer ikke i nogen institution en fast procedure , som praeciserer , hvilke enkeltpersoner eller loenklasser der er berettiget til at godkende oensker i den enkelte afdeling . Der findes almindelig praksis , ifoelge hvilken anmodningen skal underskrives af paagaeldende ansvarshavende , men deres rolle og placering er forskellig for de enkelte institutioner .

2.1.4 . Hver institution har en eller flere indkoebssektioner eller - kontorer , som er ansvarlige for at godkende behovet og foretage indkoebet . Det paahviler denne at konstatere , om effekterne allerede findes paa lager , om de er i overensstemmelse med institutionens norm , saafremt der findes en saadan , og om anmodningen af denne eller andre grunde boer imoedekommes . De kan afvise en anmodning eller saette spoergsmaalstegn ved et behov . Under revisionen stoedte Retten kun paa faa eksempler paa afvisning og bemaerkede , at indkoebssektionernes kompetence i denne henseende bestemmes saavel af ansoegerens status som af arten af det ansoegte , d.v.s . hvorvidt dette er teknisk kompliceret eller ikke . Dog gjorde Kommissionen gaeldende , at deres indkoebssektion hyppigt deltog i indledende droeftelser forud for fremsaettelsen af den officielle ansoegning og som saadan var i stand til at raade m.h.t . oenskets rimelighed , og Det oekonomiske og sociale Udvalg paapegede , at deres indkoebstjeneste ofte kraevede yderligere motivering forud for koeb .

2.2 . Specielle tilfaelde

2.2.1 . De foelgende punkter beskriver nogle af de vigtigste omraader , hvor fastlagte normer er bragt i anvendelse , og illustrerer , hvor forskellig praksis er i de forskellige institutioner . Disse tilfaelde foelges op i senere punkter indtil de afsluttende anskaffelsesstadier .

2.2.2 . Moebler

I saa elementaert et spoergsmaal som en embedsmands behov for moebler vil det af indlysende grunde vaere umuligt at lade den enkelte embedsmand eller sektion udforme sine egne oensker . For saadanne artiklers vedkommende traeffer hver institution samlede indkoebsdispositioner paa grundlag af beregninger over dens behov ud fra visse forud aftalte normer , med angivelse af pris og maengde som fastsat for de respektive loenklasser . Der er betydelig forskel mellem institutionerne , baade m.h.t . prisnormer ( se tabel 1 ) og m.h.t . de indkoebte modeller og fabrikater . Dette sidste sker i nogen grad med et bestemt sigte . Saaledes indkoeber Kommissionen forskellige modeller og fabrikater for at sikre en vis konkurrence paa dette marked . Der finder imidlertid en vis standardisering sted inden for den enkelte bygning som foelge af Kommissions princip om ikke at overflytte inventar fra én bygning til en anden i forbindelse med rokeringer i personalet .

Europa-Parlamentet bekraeftede , at det ikke havde fastsat bestemte normer til eget brug , skoent det var opmaerksom paa de af Kommissionen benyttede .

2.2.3 . Skrivemaskiner

Der er ikke fastsat faelles normer for skrivemaskiner omfattende alle institutionerne , ej heller fandt Retten , at der foreligger noget samlet materiale , hvori det forskellige udstyr , der tilbydes af fabrikanterne , vurderes , f . eks . m . h . t . holdbarhed , vedligeholdelsesomkostninger , tilbehoer , hastighed , hvilket kunne vaere af betydning for deres oekonomi , effektivitet og ydeevne . Ansatte i Parlamentet havde den opfattelse , at uden tilstedevaerelsen af saadanne vurderinger burde alle deres elektriske skrivemaskiner vaere IBM-maskiner , medens alle de andre institutioner begraenser benyttelsen af dette forholdsvis kostbare fabrikat ( 2 ) til visse stillinger . Saaledes definerer Raadet sine normer paa foelgende maade :

- direktionssekretaerer - elektrisk IBM ,

- skrivestuer - elektrisk Olivetti ,

- kontorbude o . lign . - Olympia-maskiner ( fortrinsvis mekaniske ) .

I kommissionsmedlemmernes kabinetter er IBM-maskiner ( 1,5 % af den samlede bestand ) autoriseret , men ikke andre steder , med mindre der foreligger motivering for et saerligt behov . Ellers var de koebte maskiner af maerkerne Olympia ( 50 % ) og Olivetti ( 47 % ) . Tillaeg III indeholder en gennemgang af skrivemaskinebestanden i hver enkelt institution pr . 31 . december 1978 .

2.2.4 . Offset-maskiner

Forskellen i opfattelsen af behov kommer klart til udtryk inden for offset-maskinernes omraade . De enkelte institutioner har i stoerre eller mindre omfang oprettet egen trykkeriafdeling . Det er i praksis overladt denne afdeling selv at vurdere , hvilken type produkt man oensker , og hvilke tekniske specifikationer der er noedvendige for at fremskaffe dette . Resultatet heraf er , at fem institutioner tilsammen har investeret i tre forskellige fabrikater af maskiner ( 3 ) .

TABEL I

Prisnormer ( moebler )

Loenklasser * Kommissionen ( bfr . ) * Raadet ( bfr . ) * Domstolen ( bfr . ) * Det oekonomiske og sociale Udvalg ( bfr . ) *

A 1 * 200 000 ( 1 ) * 278 000 * - * - *

A 2 * 155 000 ( 1 ) * 84 000 * 74 000 * 141 000 *

A 3 * 76 000 ( 1 ) * 55 000 * 74 000 * 66 000 *

A 4 * 42 000 * 37 000 * 74 000 ( 2 ) * 47 000 *

A 5 * 30 000 * 32 000 * 60 000 ( 3 ) * 47 000 *

A 6 * 30 000 * 32 000 * 60 000 ( 3 ) * 24 000 *

A 7 * 30 000 * 25 000 * 60 000 ( 3 ) * 24 000 *

A 8 * 30 000 * 25 000 * - * - *

B 1 * 30 000 * - * 49 000 * 20 000 *

B 2 - 4 * 30 000 * 22 000 * 49 000 * 20 000 *

B 5 * 30 000 * 22 000 * - * 20 000 *

C 1 - 4 * 30 000 * 21 000 * 30 000 * 17 000 *

C 5 * 30 000 * 21 000 * - * 17 000 *

C 1 - 5 ( sek . ) * 30 000 * 27 000 * - * 17 000 *

( 1 ) se afsnit 3.6.1.3 .

( 2 ) kun chefer .

( 3 ) kun sprogtjenesten , LA5/LA6/LA7 .

2.2.5 . Papir

Som foelge af den almindelige standardisering af den europaeiske papirproduktion til A-formater , har institutionerne som helhed begraenset deres bestillinger til disse formater . Hvad angaar vurderingen af behov m . h . t . maengde konstaterede Retten , at bortset fra Publikationskontoret baserer de ansvarlige for papirindkoeb i institutionerne deres bestillinger paa et fast system med minimumslagerbeholdning i forhold til tidligere forbrug ( se afsnit 5.3.4.3 ) .

3 . VALG AF LEVERANDOER OG PRIS

3.1 . Finansforordningen

3.1.1 . Finansforordningen ( artikel 50 til 58 ) fastlaegger den noedvendige procedure ved valg af leverandoerer og indgaaelse af skriftlig kontrakt med disse .

3.1.2 . Den praeciserer , at kontrakter kan indgaas i form af en faktura indtil 300 ERE ( eller 750 ERE uden for institutionens arbejdssteder ) . Kontrakter paa mindre end 6 500 ERE kan indgaas ved underhaandsaftale , skoent institutionerne boer tilstraebe konkurrence mellem eventuelle leverandoerer . Tillige kan kontrakter paa mere end det naevnte beloeb indgaas ubegraenset ved underhaandsaftale under saerlige forhold , naar

( a ) kontrakten af forskellige grunde kun kan opfyldes af en speciel leverandoer ,

( b ) tidsnoed goer det umuligt at foretage udbud ,

( c ) udbudene har vaeret forgaeves eller har foert til uacceptable priser .

3.1.3 . I alle andre tilfaelde skal procedurerne for enten bundet udbud eller frit udbud foelges . Forskellen mellem disse to procedurer er , at bundet udbud er en administrativ procedure , ved hvilken man efter offentlig annoncering accepterer det laveste , gyldige tilbud , medens man ved frit udbud ikke i institutionen er forpligtet til at vaelge det laveste tilbud . Bundet udbud eller frit udbud betegnes som " offentligt " , naar indkaldelsen af tilbud goeres aaben for alle , eller " begraenset " , naar institutionen kun henvender sig til et begraenset udvalg af potentielle leverandoerer . Under revisionen stoedte man kun paa eksempler paa begraenset udbud eller underhaandsaftale , med en enkelt undtagelse , nemlig Parlamentets offentlige annoncering i 1979 angaaende flere storindkoeb af inventar ( 4 ) . Man fandt ingen eksempler paa brug af proceduren med bundet udbud .

3.1.4 . Det hedder i finansforordningen , at der af hver institution skal nedsaettes et raadgivende udvalg vedroerende anskaffelser og kontrakter , med repraesentanter for de administrative , oekonomiske og juridiske afdelinger tillige med en repraesentant for finansinspektoeren som observatoer . Det forlanges , at foer afgoerelse traeffes af den anvisningsberettigede , skal kontrakter paa mere end 18 000 ERE forelaegges Det raadgivende Udvalg til udtalelse m . h . t . den fulgte procedure , det paataenkte valg af leverandoer , samt de vilkaar der agtes indsat i kontrakten . Alle andre spoergsmaal vedroerende anskaffelse og afslutning af kontrakter kan forelaegges Udvalget til udtalelse . Dette kan ske , uanset hvilken procedure der er benyttet ved paataenkt valg af leverandoer . Alle institutionerne har oprettet saadanne udvalg .

3.2 . Gennemfoerelsesbestemmelser

3.2.1 . Det staar endnu tilbage at udforme gennemfoerelsesbestemmelser i henhold til finansforordningen af 21 . december 1977 . Men de bestemmelser , som er fastsat i henhold til den tidligere forordning ( 5 ) , giver detaljerede regler for procedurer for aabent udbud , som omfatter benyttelse af en standardblanket eller -tekst . Hver institution har sin egen standardblanket med forskellig formulering efter institution . Retten konstaterede , at i Parlamentet , Raadet og Domstolen benyttes standardblanketterne ofte ikke , eller de benyttes med indfoejede aendringer foretaget uden samraad med den juridiske afdeling . Parlamentet meddelte Retten , at det faktum , at man havde tre arbejdssteder , medfoerte forskellige behov , hvilket noedvendiggjorde stoerre fleksibilitet , end der kunne opnaas ved brug af en standardformular .

3.2.2 . Gennemfoerelsesbestemmelserne kraever , at alle de givne tilbud skal vaere fremsendt i dobbelt kuvert senest paa en naermere fastsat dato . Som en normal intern kontrolforanstaltning fulgte de fleste institutioner strenge procedurer for aabning af tilbud , med benyttelse af paneler af ansatte , deriblandt nogle fra andre sektioner end dem , der var involveret i anmodnings - og indkoebsprocessen . Under revisionsarbejdet bemaerkede man dog , at Raadet ikke fulgte denne procedure , skoent det senere er gaaet ind paa at goere det .

3.3 . Indkoebssektionernes funktion

3.3.1 . Ved undersoegelse af , hvorledes leverandoerer vaelges , er det vigtigt at erindre sig funktionen af og det indbyrdes forhold mellem de sektioner inden for hver institutions organisationsmaessige struktur , som er berettigede til at anskaffe varer og tjenesteydelser . Omtale af " indkoebssektioner " i denne beretning daekker aktiviteterne i den vigtigste indkoebssektion , d . v . s . den , som normalt er ansvarlig for erhvervelse af aktiver i form af inventar eller kontorartikler til dagligt brug . Denne sektion har ansvar for de kommercielle , oekonomiske og administrative aspekter af indkoebsfunktionen og er saedvanligvis ansvarlig for definitivt valg af leverandoer under hensyntagen til alle de naevnte aspekter tillige med brugernes behov . Disse behov bliver normalt i foerste instans specificeret af den brugende tjenestegren og omsat til konkret valg af indkoebssektionen ud fra dennes viden om , hvad der foreligger paa markedet . M . h . t . et begraenset udvalg af tekniske effekter , hvor en specifikation kan vaere af mere vaesentlig betydning for den specialiserede bruger , foretager specialiserede sektioner deres egen vurdering af behov for og anskaffelse af tjenesteydelser eller varer . Saadanne behov kan f . eks . vaere lokaler , foedevareleverancer , databehandling og medicinalvarer . Denne beretning omfatter ikke aktiviteterne inden for disse sektioner , men er begraenset til de vigtigste indkoebssektioner , som i hver enkelt institution er ansvarlig for erhvervelsen af det store flertal af effekter . De fremfoerte principper har almindelig gyldighed .

3.3.2 . Selv naar " indkoebssektionen " var den ansvarlige instans , fandtes der klare eksempler paa , at anmoderen foretog indledende undersoegelser og endog foerte forhandlinger med leverandoeren forud for fremsendelse af sin anmodning til indkoebssektionen . For enkelte vanskelige eller tekniske behovs vedkommende kan det undtagelsesvis accepteres , at der foretages en forudgaaende undersoegelse af de disponible varer , men Retten fandt ogsaa tilfaelde , hvor en ansoeger til mere almindelige artikler havde foretaget saadanne indledende undersoegelser , og hvor denne kategorisk erklaerede , at der af tekniske eller andre aarsager , f . eks . standardisering , kun kunne vaere tale om en enkelt leverandoer , og hvor ansoegeren endog i visse tilfaelde i sin forespoergsel havde naevnt en fast pris . Hvad enten det skyldtes mangel paa befoejelser , formaaen eller personale , var indkoebssektionerne i disse tilfaelde ude af stand til at efterproeve saadanne paastande og var i realiteten tvunget til at acceptere valget af leverandoer som et " fait accompli " . Kommissionen bekraeftede dog over for Retten , at det endelige ansvar for valg maa paahvile indkoebssektionen , og denne forsikring maa Retten hilse med tilfredshed .

3.4 . Henvendelse til leverandoerer

3.4.1 . Efter at have modtaget en ansoegning om vareanskaffelse bestemmer indkoebssektionen normalt , hvilken procedure der skal foelges ved valget . Retten konstaterede , at kravet om , at alle sager af en stoerrelsesorden over 18 000 ERE skulle forelaegges Det raadgivende Udvalg , i alt vaesentligt blev overholdt af institutionerne . Det boer noteres , at Det raadgivende Udvalgs udtalelse ikke er bindende for institutionen , og den anvisningsberettigede kan vaelge en anden leverandoer end den , udtalelsen anbefaler .

3.4.2 . Indberetningerne til Det raadgivende Udvalg indeholdende individuelle tilfaelde til behandling er normalt veldokumenterede med materiale til at bevise , at man har fulgt standardproceduren paa alle stadier . Den eneste vaesentlige undtagelse herfra konstateredes hos Parlamentet , hvor 5 ud af de 12 sager , der var genstand for en grundig undersoegelse , var ufuldstaendige i en eller anden henseende , og hvor akterne til sager foer 1977 var tilintetgjort inden udgangen af 1978 .

TABEL 2

Udtalelser fra Det raadgivende Udvalg

* Antal udtalelser i 1978 * Antal kontaktede leverandoerer *

* * 5 + * 2 til 5 * 1 *

Kommissionen * 182 * 75 * 22 * 85 *

Parlamentet * 31 * 11 * 7 * 13 *

Raadet * 24 * 6 * 4 * 14 *

Domstolen * 4 * 2 * 2 * - *

Det oekonomiske og sociale Udvalg * 3 * 2 * - * 1 *

I alt * 244 * 96 * 35 * 113 *

3.4.3 . Skoent forelaeggelse for Udvalget saedvanligvis sikrede formalisering af procedurerne for udbud i licitation , indebar dette ikke noedvendigvis nogen garanti for , at der var sket henvendelse til et bredt spektrum af leverandoerer . Spektrets bredde var meget varieret alt efter hvilke varer der skulle leveres . Saaledes konstaterede Retten , at blandt 244 sager , der i 1978 blev forelagt Det raadgivende Udvalg , var der i 113 tilfaelde kun sket henvendelse til en enkelt leverandoer ( 46 % - se tabel 2 ) .

Kommissionen meddelte Retten , at indhentning af et enkelt tilbud eller af et meget begraenset antal tilbud fandt sted , naar det gjaldt f . eks . standardiseret udstyr , lokal vedligeholdelsesservice , eller saerlige effekter , som man tidligere havde indhentet tilbud paa . Raadet udtalte , at man i visse tilfaelde kun havde henvendt sig til en enkelt leverandoer paa grund af tilfredshed med tidligere kontrakter , af hensyn til noedvendigheden af teknisk ensartethed , eller af andre saerlige aarsager . Derimod erklaerede Det oekonomiske og sociale Udvalg , at saadanne sager ikke var blandt dem , man forelagde Det raadgivende Udvalg , idet man skoennede , at beslutningsprocessen overfloediggjorde dette .

3.4.4 . Retten konstaterede , at m . h . t . kontrakter mellem 6 500 ERE og 18 000 ERE var det almindelig praksis blandt institutionerne at soege skriftlige tilbud fra et antal leverandoerer svarende til det antal , man henvendte sig til i sager , der var forelagt Det raadgivende Udvalg . Foer beloeb under 6 500 ERE var der imidlertid tit kun beskeden konkurrence af uformel karakter . 120 stikproever i sager under det naevnte beloeb i alle institutioner viste , at i 87 tilfaelde ( 72 % ) tydede intet paa , at der var sket henvendelse til mere end en leverandoer . Af de 33 , som var udbudt offentligt , blev alle paa naer seks placeret hos den laveste tilbudsgiver .

3.4.5 . Valget af de leverandoerer , der skal rettes henvendelse til , afgoeres paa alle trin af indkoebssektionen paa basis af deres saerlige ekspertise og anerkendte lister og kataloger over leverandoerer . Kommissionen benytter en specialfremstillet formular benaevnt " justification du marché " , hvorpaa den noterer de firmaer , der er rettet henvendelse til , den benyttede kontaktmetode og de tilbudte priser . For de oevrige institutioners vedkommende fandtes ingen klar metode for standardregistrering af disse oplysninger . I flere tilfaelde , hvor der ikke forelaa skriftlige tilbud , var Retten ude af stand til at konstatere , hvorvidt der var foretaget henvendelse til andre leverandoerer end den valgte . Stikproeveundersoegelser af sager paa lavere trin end dem , der forelaegges Det raadgivende Udvalg viste , at to institutioner havde saerlig mangelfuld dokumentation for henvendelse til potentielle leverandoerer ; stikproeveundersoegelse af 27 sager i Parlamentet viste i kun fire tilfaelde dokumentation for henvendelse til mere end en mulig leverandoer , og for Det oekonomiske og sociale Udvalgs vedkommende var tallene tre ud af 16 sager .

3.5 . Interinstitutionel koordinering

3.5.1 . Som tidligere fastslaaet er hver institution for sig ansvarlig for sine anskaffelsesaktiviteter . Mange af deres behov er imidlertid faelles og der har siden februar 1975 eksisteret en faelles " Groupe d'harmonisation d'achats " ( Gruppe til harmonisering af indkoeb ) . Denne bestaar af repraesentanter for alle institutionernes indkoebssektioner . Gruppen har holdt tre moeder i 1978 og tre i 1979 . Blandt de debatterede emner var :

- en mulig standard-specifikation for kontrakter om rengoering ,

- et forslag om at sammenligne hver institutions statistiske materiale , vedroerende forholdet mellem offset-maskiners fabrikat , kvalitet og pris ,

- en sammenligning mellem de forskellige priser to institutioner har opnaaet paa offset-papier ,

- metoder og udstyr til elektronisk tekstbehandling ,

- harmonisering af formularer .

I moedereferaterne fandtes intet protokollat om en definitiv indstilling vedroerende nogen af de naevnte spoergsmaal .

3.5.2 . Kommissionen og Parlamentet droeftede ogsaa interinstitutionelle leveringskontrakter ( " contratscadre " ) efter samraad vedroerende de anslaaede maengder , der kunne komme paa tale . Medens disse kan benyttes af alle andre institutioner , forbeholder hver institution sig ret til selv at foretage sit valg .

TABEL 3

Benyttelse af faelles leveringskontrakt

* Antal * af total *

Kommissionen * 45 * 100 *

Parlamentet * 8 * 18 *

Raadet * 7 * 16 *

Domstolen * 36 * 80 *

Det oekonomiske og Sociale Udvalg * 40 * 89 *

Tabel 3 viser hver institutions brug af de 45 kontrakter og leveringsaftaler vedroerende indkoeb , som alle gjorde eller kunne have gjort brug af i 1978 .

3.6 . Specielle tilfaelde

3.6.1 . Kommissionens valg af moebler

3.6.1.1 . Retten foretog en undersoegelse af Kommissionens sidste stoerre udbud af leverance af moebler ( august 1977 - ref . 402/7 ) . Formaalet var for Kommissionen at placere interinstitutionelle kontrakter ( contrats-cadre ) fra 1978 og fremover til afloesning af dem , der var afsluttet i 1975 . Kommissionen skrev til 97 leverandoerer af moebler i alle medlemsstater med angivelse af praecise vilkaar for tilbudene samt detaljerede beskrivelser af de oenskede moebler . Fristen for modtagelse af tilbud var 26 . september 1977 .

3.6.1.2 . Man modtog 58 svar , som opfyldte de fastsatte vilkaar . Disse blev saa klassificeret i tre kategorier :

- ringere kvalitet end den oenskede : 18

- hoejere pris end de tilstraebte ( tabel 1 ) : 16

- bud , hvis karakter egnede sig til overvejelse : 24 .

Af de 16 tilbud , som tilsammen mere end opfyldte standardbetingelserne , modtog senere bestilling paa leverance af bestemte moebeltyper , medens resten tilligemed de 18 af uacceptabel kvalitet blev forkastet . De 24 acceptable leverandoerer blev anmodet om at levere vareproever til udstilling i Bruxelles for repraesentanter fra brugerafdelingerne og Det raadgivende Udvalg for anskaffelser og kontrakter . Udvalgets beretning konkluderede : " paa basis af denne udstillings resultater , som navnlig muliggjorde en sammenligning mellem de benyttede materialers kvalitet , robusthed i kontruktion , og fremvisning af udstyr , valgte man ... " .

3.6.1.3 . Ni firmaer blandt de 24 , der udstillede , blev valgt til at opfylde institutionernes behov m.h.t . inventar . Der foreligger ingen skriftlig motivering for dette valg . Kommissionen har imidlertid meddelt Retten , at hensigten med udstillingen var at sikre , at det definitive valg af leverandoerer skulle vise en rimelig balance mellem deres pris , kvalitet og stil . Retten bemaerker dog :

a ) at de valgte leverandoerers priser klart overskrider det tilstraebte niveau , som man havde fastlagt forud for udbudsproceduren ( tabel 4 ) , og normerne , som er fastlagt af andre institutioner ( tabel 1 ) , samt

b ) at blandt de 24 var i en raekke tilfaelde pristilbudene fra de forbigaaede firmaer lavere end fra de valgte ( tillaeg IV ) .

TABEL 4

Udgifter til moebler

Klasse * Tilstraebte priser ( bfr . ) * Faktiske udgifter til det valgte inventar ( bfr . ) *

A 1 * 200 000 * 219 285 *

A 2 * 155 000 * 171 483 *

A 3 * 76 000 * 103 594 *

3.6.2 . Valg af mobler i Parlamentet

I oktober 1978 indkaldte Parlamentet tilbud paa leverance af moebler til P-bygninger ( anneks ) i Strasbourg og modtog tilbud fra 12 leverandoerer i seks medlemsstater . Parlamentets raadgivende Udvalg for anskaffelser og kontrakter vedtog den 16 . november 1978 en flertalsudtalelse om at vaelge en bestemt leverandoers modeller , som allerede var i brug i Palais de l'Europe , skoent de ikke var billigst . Imidlertid ses det af referaterne af Udvalgets moede den 13 . december 1978 , at man i sidste instans valgte en anden leverandoer , som Parlamentet ikke tidligere havde haft forretningsforbindelse med . Skoent der ikke er anfoert nogen grund til denne beslutning , viste dette valg sig at vaere vaesentlig dyrere end det foerst bestemte ( 34 % mere for standard-skriveborde og 58 % mere for borde til maskinskrivere ) . Endvidere oegede det antallet af modeller for inventar benyttet i Parlamentets forskellige bygninger trods udtalelserne fra Det raadgivende Udvalgs moeder den 16 . november og den 13 . december 1978 , hvor man opfordrede til en standardisering .

3.6.3 . Valg af moebler i Raadet

Raadet foretager ogsaa selv sine dispositioner m.h.t . indkoeb af moebler . I september 1978 indkaldte det begraensede tilbud fra fem leverandoerer og modtog bud fra fire paa leverance af gaestestole til en samlet udgift paa 649 600 bfr . Det inventar , som man valgte , var det tredjebilligste af de fire tilbud ( 21 % dyrere end det billigste ) . Indkoebssektionens akter angaaende denne kontrakt pegede paa , at den billigste type faktisk allerede havde vaeret indkoebt i 1976 , men den blev nu anset for at vaere af for skroebelig konstruktion , og der var anfoert en motivering for ikke at vaelge det naestbilligste tilbud .

TABEL 5

Institution * Fabrikat * Beskrivelse * koebte enheder * Pris pr . enhed ( bfr . ) *

* * * * 1978 * 1979 *

Kommissionen * Olivetti Lexicon * 93 V . 33'' * 155 * 21,840 * *

* Olivetti Lexicon * 93 V . 33'' * 60 * * 21,840 *

Parlamentet * IBM * Mod . D Standard * 90 * 33,620 * *

* IBM * 82 * 125 * * 29,788 *

Raadet * Olivetti Editor * 4 V . 33'' * 128 * 18,000 * *

* Olivetti Editor * 4 V . 33'' * 138 * * 21,650 *

Domstolen * Olivetti Lexicon * 90c V . 33'' * 14 * 23,680 * *

* Olivetti Lexicon * 83c V . 45'' * 9 * * 27,072 *

Det oekonomiske og sociale Udvalg * Olivetti Lexicon * 90c V . 45'' * 17 * 23,730 * *

* Olivetti Lexicon * 90c V . 45'' * 9 * * 24,030 *

3.6.4 . Valg af moebler i Domstolen

Da Domstolen skulle anskaffe moebler til sin flytning til den nye Jean Monnet III-bygning , indkoebte den gennem tre " contrats-cadres " -leverandoerer . Det af Domstolen valgte inventar kostede 45,900 bfr . for kategori A , 26,900 for B og 17,800 for C - vaesentlig lavere end de i tabel 1 anfoerte beloebsrammer .

3.6.5 . Valg af skrivemaskiner ( se pkt . 2.2.3 . )

Virkningen af den gaeldende koebspraksis ses ved en sammenligning mellem de vigtigste indkoeb af elektriske skrivemaskiner i hver institution i 1978 og 1979 .

Med undtagelse af Parlamentet foretog samtlige institutioner deres valg paa basis af saerskilte frie udbud . Priserne svinger fra 33 620 bfr . ( Parlamentet ) til 18 000 bfr . ( Raadet ) .

3.6.6 . Valg af offset-maskiner

Valget af offset-maskiner er ofte bestemt af trykkesektionernes tekniske oensker . I 1978 blev der i Parlamentet , Raadet og Det oekonomiske og sociale Udvalg ikke anvendt nogen formel procedure for udbud af offset-maskineri , idet man meddelte hver af indkoebssektionerne , at kun ét maerke eller én model ( forskellig i hvert tilfaelde ) var egnet for paagaeldende institutions specielle behov paa det paagaeldende tidspunkt ; disse henstillinger blev fulgt . I Kommissionen og Domstolen indkaldte man tilbud og bedoemte disse paa en principielt objektiv maade , skoent det definitive valg tydeligvis var staerkt paavirket af tekniske hensyn . Det staar saaledes klart , at skoent hver institution foretager ret ens trykke-aktiviteter i deres respektive enheder , sker dette paa maskiner fra forskellige fabrikanter og forskellige modeller blandt disse . Det er bemaerkelsesvaerdigt , at Domstolen ansaa et maerke , som Kommissionen havde godkendt , for at vaere uegnet , medens Raadet havde samme opfattelse af et andet maerke , som Domstolen og Parlamentet havde godkendt .

3.6.7 . Valg af offset-papir

Indkoeb af offset-papir er et andet omraade , hvor saerskilte udbudsprocedurer har foert til afvigende konklusioner . Tabel 6 viser en sammenligning mellem institutionernes hovedindkoeb af hvidt A 4 offset-papir ( 80 g/m2 ) .

TABEL 6

Institution * Maerke * Koebsdato * koebt maengde ( ris à 500 ark ) * Pris pr . ris i bfr . * Antal tilbud * Billigst eller andet *

Kommission * 1 * september 1978 * 13 000 * 58,13 * Forlaengelse af Kontrakt af april 1976 *

* 2 * april 1979 * 190 000 * 55,61 * 7 * 6 . billigst *

Parlament * 3 * marts 1979 * 100 000 * 55,25 * 6 * billigst *

Raad * 3 * juni 1978 * 100 000 * 53,25 * 4 * 3 . billigst *

Domstol * 1 * december 1978 * 17 000 * 59,87 * ( 1 ) * *

3.6.8 . Valg af fotokopieringspapir

Valg af fotokopieringspapir er et yderligere omraade , hvor saerskilte tilbudsprocedurer har foert til afvigende konklusioner , og tabel 7 viser en sammenligning mellem institutionernes indkoeb af A 4 fotokopierings-papir ( 80 g./m.2 ) .

TABEL 7

Institution * Maerke * Koebsdato * Indkoebt maengde ( ris à 500 ark ) * Pris pr . ris i bfr . ( 2 ) ( 3 ) *

Kommission * 4 * sept . 1978 * 7 400 * 67,50 *

Parlament * 4 * feb . 1978 * 6 000 * 67,50 ( 1 ) *

Raad * 5 * april 1978 * 28 000 * 58,33 *

* 1 * april 1979 * 24 000 * 54,75 *

Domstol * 6 * april 1979 * 2 000 * 72,50 *

Oekonomiske og sociale Udvalg * 1 * okt . 1978 * 4 000 * 69,00 *

( 1 ) Interinstitutionel kontrakt benyttet .

( 2 ) Ved enhver sammenligning boer prisen for leje af maskine indregnes .

( 3 ) Kommissionen benyttede ogsaa A 4 genbrugspapir til en gennemsnitlig udgift paa 40,5 bfr .

4 . KONTRAKTLIG BESTILLING

4.1 . Den art og form for dokument , som benyttes til en formel kontrakt eller til en bestillingsformular indeholdende standardkoebsvilkaar , varierer meget fra institution til institution . Kommissionens " bon de commande " angiver i 11 eksemplarer standardvilkaarene og forefindes paa alle de officielle sprog . Domstolen har to slags bestillingsformularer , hvoraf den ene omtaler standardvilkaarene uden dog at opregne dem . Den har meddelt Retten , at den vil overveje indfoerelse af en formular baseret paa Kommissionens . Parlamentet benytter sin egen " bon de commande " .

4.2 . Der findes normalt lister over ansatte , hvem det er betroet at underskrive bestillingsformularer . Ansatte , som underskriver bestillingsformularer i Parlamentet , har ikke i alle tilfaelde modtaget klar bemyndigelse til dette . Parlamentet har meddelt Retten , at en officiel liste er under forberedelse .

5 . MODTAGELSE AF OG LAGERKONTROL MED EFFEKTER

5.1 . Modtagelse

5.1.1 . Hver institution har udpeget centrale modtagelsessteder . Det aktuelle modtagelsessted er saedvanligvis paafoert bestillingsformularen , som tilstilles leverandoerer med henblik paa levering . Der forekommer undtagelser fra denne almindelige regel , f . eks . naar specielt bestilte moebler af hoej kvalitet leveres direkte til rekvirenten , eller naar en ny bygning er under indretning .

5.1.2 . Indkoebssektionen sender en kopi af bestillingen til modtagelsesstedet , hvor den person , som er ansvarlig for varemodtagelsen , noterer relevante detaljer vedroerende de modtagne varer , enten paa en intern " bon de réception " , paa et eksemplar af bestillingsformularen , eller paa leverandoerens " bon de livraison " . I Kommissionen og i Parlamentet udfoeres denne operation af specielt udpegede kontrollanter , og den omfatter sikring af , at varerne svarer til den oprindelige bestilling , baade m.h.t . maengde og kvalitet . I de mindre institutioner , hvor der ikke findes faste lagerfolk , udfoeres denne funktion tit af indkoebssektionerne selv .

5.1.3 . M.h.t . indkoeb , som er placeret af indkoebssektionen , omfatter behandlingen af de relevante fakturaer frem til afregning en kontrol med , at varerne eller arbejds - eller tjenesteydelserne er behoerigt modtaget , og at fakturaerne stemmer overens med koebsvilkaarene . Hvor det er paakraevet , f.eks . m.h.t . teknisk udstyr , bekraefter indkoebssektionen over for rekvirenten , at de modtagne varer faktisk er identiske med de bestilte ; dette anses dog kun for paakraevet i undtagelsestilfaelde , idet modtagelsesstedets underskrift normalt anses for tilstraekkeligt .

5.2 . Lagerbehandling ( modelbeskrivelse )

5.2.1 . Efter modtagelse af effekterne gaar disse enten direkte til rekvirenten eller hensaettes paa lager til senere brug . Det er paa dette trin , at en god intern kontrol boer indebaere tydelige notater om effekternes faktiske bevaegelse , til de naar frem til deres endelige bestemmelsessted , selv om dette indebaerer mere end saadanne loebende fortegnelser , som kraeves af finansforordningen ( se punkt 6.1.1 . i denne beretning ) . Saaledes boer der foeres " Lagerfortegnelser " over alle effekter , omfattende en fortegnelse over alle saadanne , som indgaar til institutionerne , samt alle , som derefter afgaar eller afhaendes forsynet med behoerige henvisninger til identifikation . Lagerstatus er derfor den paa lager vaerende maengde . Der boer foreligge bilag for alle lagerbevaegelser . Retten har den opfattelse , at ud over lagerkort foert af lagerforvalteren med henblik paa lokal ekspedition boer der foeres lagerfortegnelser til kontrol af ekspeditionen og den bestand af lagervarer , ved hvilken genbestilling skal foretages . Saadanne fortegnelser boer foeres uafhaengigt af lagerforvalteren og boer vise beholdningen overalt i lagrene paa ethvert tidspunkt ; dette ville tillade en faktisk kontrol af deres tilstedevaerelse , foretaget af en medarbejder , som ikke er knyttet til lagrene . Afgangsdokumenterne vil vise , hvor de " brugte " artikler er ekspederet hen , og skal ledsages af bilag underskrevet af den ansvarlige modtager . Saadanne fortegnelser vil ogsaa kunne lette fremtidige bestillinger .

5.2.2 . Denne form for kontrol med dispositionerne efter modtagelse finder ikke sted for betydelige aktiver i institutionerne . Praksis i moebellagrene belyser dette , som det fremgaar af det foelgende :

5.3 . Specielle tilfaelde

5.3.1 . Moebellagre - Kommissionen i Bruxelles

5.3.1.1 . En revision udfoert i Kommissionens lagre i Zaventem afsloerede , at der i Kommissionen forefandtas store maengder af forskellige typer moebler . Stoerstedelen var nye moebler , som opbevaredes med henblik paa et forventet senere behov eller som reserve til udskiftninger . Lagrene rummede tillige gammelt inventar , som blev holdt i beredskab til omplaceringer eller som var taget ud af brug for at blive repareret , solgt eller kasseret .

5.3.1.2 . Retten bemaerkede , at varer efter modtagelsen blev inspiceret , hvorefter der blev kvitteret for dem paa et eksemplar af den " bon de commande " , som dannede grundlag for afregning ; derpaa blev en plakette straks haeftet permanent paa alle nye artikler indeholdende nummer paa dets postering i fortegnelsen , som fandt sted samtidig . Den bemaerkede dog , at der trods maengden af moebler , som forefandtes paa lagrene , ikke blev foert lagerfortegnelser , hverken af lagerforvalteren eller andetsteds i Kommissionen , hvorfor modtagelse af varer og maengder paa lagrene ikke lod sig konstatere undtagen ved en faktisk optaelling ( se ogsaa punkt 6.1.3 ) .

5.3.2 . Moebellagre - Raadet i Bruxelles

En lignende mangel paa fortegnelser blev konstateret under Rettens revision i 1978 af Raadets lager , men i loebet af 1979 indfoerte Raadet , at der skulle foeres lagerfortegnelse over inventargenstande ( se punkt 6.1.1 ) . Retten har endnu ikke revideret disse .

5.3.3 . Moebellagre - Parlamentet i Luxembourg

I Parlamentets lagre i Luxembourg konstaterede Retten svagheder i lighed med de for Kommissionen anfoerte ; Beholdningen var dog langt mindre . Lokale lagerfortegnelser over visse moebler , der befandt sig paa lager , var gennemfoert gennem nogen tid af lagerforvalteren , og der forelaa kopier af alle bilag vedroerende modtagelse og afgang . Disse fortegnelser var imidlertid paa revisionstidspunktet ikke tilstraekkelige til at goere det muligt for Retten at kontrollere , om de bestilte og betalte moebler var foert i fortegnelse , og disse oplysninger fandtes heller ikke andetsteds .

5.3.4 . Lagre af forbrugsvarer

5.3.4.1 . Stoerre lagre af papir , kontorartikler og andre forbrugsvarer fandtes i Kommissionen , Raadet og Parlamentet ; de andre institutioner havde vaesentlig mindre lagre og skaffede sig de fleste af deres forsyninger korrekt , enten gennem interinstitutionelle kontrakter eller direkte fra de stoerre institutioners lagre .

5.3.4.2 . Kommissionen foerer fortegnelser over sine lagre af papir og kontorartikler ved et computersystem . Parlamentet har tilpasset dette system efter eget behov . Raadet opretholder et manuelt system . De to oevrige institutioner foerer ikke detaljerede lagerfortegnelser over deres mindre lagre . Retten fandt , at det af Kommissionen benyttede system syntes at fungere fyldestgoerende , men det omfattede ikke alle forbrugsartikler saasom service-materiel , elektriske artikler , reservedele til telefoner og motorer . Den for disse ansvarlige sektion foerte saadanne fortegnelser , som den ansaa for paakraevet men disse er endnu ikke revideret af Retten .

5.3.4.3 . Kommissionen erklaerede det som sit maal at opretholde et minimumslager af forbrugsartikler til seks maaneder i sine kontorer i Bruxelles , Genbestilling blev normalt foretaget aarligt , og lagerbeholdningen kunne derfor naa en hoejde af 18 maaneders forsyning . En stikproeverevision af 25 effekter viste , at syv daekkede mere end 13 maaneders forsyning . En lignende bemaerkning kan fremfoeres vedroerende Raadet , hvor otte ud af 30 effekter , som var omfattet af proeven , udgjorde mere end 13 maaneders forsyning , omend det i denne institution drejede sig om artikler til beskeden pris . De stoerste lagerbeholdninger konstateredes imidlertid i Publikationskontoret , hvor en undersoegelse af produktionslagre ( papir , korrekturtryk , offset-plader , svaerte m . v . ) viste , at ud af 64 til stadighed anvendte produkter fandtes 17 paa lager til mere end 32 maaneders forbrug .

6 . REGISTRERINGSSYSTEM - KONTROL EFTER AFGANG

6.1 . System

6.1.1 . Finansforordningen af 21 . december 1977 , artikel 59 til 62 , praeciserer , at der loebende skal foeres registre over maengden af loesoere og fast ejendom i Faellesskabernes eje . Cennemfoerelsesbestemmelserne , som er omtalt i punkt 3.2.1 . i denne beretning , definerer de typer heraf , som skal registreres som ikke-forbrugsartikler til en oprindelig vaerdi af mindst 30 RE eller 37,5 ERE ( 100 RE eller 125 ERE for videnskabeligt eller teknisk udstyr ) og med beregnet levetid paa over ét aar ( to aar for videnskabeligt eller teknisk udstyr ) . ( 6 )

6.1.2 . Revisionen viste , at alle institutionerne bortset fra én loebende foerte fortegnelse over maengden af erhvervelser , idet hver af disse blev fast identificeret ved et saerskilt nummer i fortegnelsen . Undtagelsen var Domstolen , som var i faerd med at oprette registr * .

6.1.3 . Finansforordningen , artikel 59 , fastslaar ogsaa , at hver institution selv skal foere tilsyn for at konstatere , at registreringerne svarer til de faktiske forhold . Der syntes ikke i nogen institution at eksistere en formaliseret procedure til regelmaessig kontrol af den faktiske tilstedevaerelse af alle de paa fortegnelsen opfoerte effekter , hverken i form af et aarligt eller et loebende kontrolsystem .

6.2 . Undersoegelse af specielle tilfaelde

6.2.1 . Kommissionen

6.2.1.1 . Efter modtagelse af hver effekt tildeles det af Kommissionen et referencenummer i fortegnelsen ( baseret paa et punkt indfoert i en protokol manuelt ) hvorefter der haeftes en permanent plakette paa selve genstanden , og som sidste punkt indkodes detaljer vedroerende genstanden i et datastyret inventarregister , som er koblet til datacentralen i Luxembourg . Disse detaljer omfatter dato for tilfoerelse , genstandens art samt indkoebsprisen . Computer-systemet leverer loesbladekort for hver forandring , maanedlige oversigter over det indgaaede , og halvaarlige opgoerelser over alt registreret med angivelse af den oprindelige indkoebspris ( der kalkuleres ikke med afskrivning ) . Loesbladekortene benyttes af registerafdelingerne som basis for deres daglige regnskaber , og disse ajourfoeres manuelt .

6.2.1.2 . I november 1976 udsendte Kommissionen instruktioner paa basis af en undersoegelse foretaget af firmaet Cap-Sogeti med henblik paa at sikre bedst mulig udnyttelse af de da bestaaende registersystemer . Disse instruktioner er baseret paa , at der i fortegnelserne som saadan ikke findes praecise data vedroerende det registreredes placering , og fysisk inspektion er kun foreskrevet i foelgende begraensede tilfaelde :

- moebler - verifikation , naar genstanden tages ud af regnskabet med henblik paa at blive solgt eller kasseret ;

- kontormaskiner - verifikation paa tidspunktet for service ( paa basis af notater paa saerskilte kort med angivelse af den aktuelle placering ) ;

- andre maskiner og installationer - ( f . eks . trykkemaskiner , radio - og T . V.-udstyr ) - oprettelse af indekskort af brugende tjenestegrene og med komplet aarlig verifikation .

Paa basis af ovenstaaende fremhaevede Kommissionen i sit svar paa punkt 11.3 ( vi ) i Rettens aarsberetning for 1977 , at den udoevede en faktisk kontrol med , at effekter var foert korrekt i fortegnelserne , naar moebler afgik fra lagrene . Retten fandt dog denne praksis utiistraekkelig og gjorde opmaerksom paa , at man agtede at foretage yderligere undersoegelser .

6.2.1.3 . Omfattende stikproever har nu vist , at der ikke har vaeret foretaget komplet og regelmaessig fysisk kontrol af fortegnelserne . Stikproever af et udvalgt antal moebeltyper paa lager i Zaventem eller i brug viste , at medens systemet registrerede alle effekter , naar de blev koebt og tildelt et inventarnummer , registrerede det derefter kun deres placering , hvis og naar der blev givet meddelelse om afgang til den foerste bruger . Saaledes forelaa der ikke registrering af placeringen af moebler paa lager i Zaventem eller af bevaegelser i det hele taget efter foerste afgang , ligesom registrene ikke blev ajourfoert for hver enkelt genstand , som kom tilbage til Zaventem . Der konstateredes ogsaa flere eksempler paa , at inventar i fortegnelserne var registreret som sendt til steder , hvor Kommissionen ikke laengere havde saede . Uden praecise detaljer om aktuel placering er det uigennemfoerligt at bibringe ansatte nogen foelelse af ansvar for inventar under deres ansvarsomraade eller at verificere den fortsatte faktiske tilstedevaerelse af alle effekter i fortegnelserne undtagen ved en gennemgribende fysisk inspektion af alt det inventar , man raader over . Og med undtagelse af de i punkt 6.2.1.2 . naevnte maskiner tjener den af Kommissionen udfoerte kontrol kun til at konstatere , at til raadighed vaerende ejendele er registreret ; man kan ikke modsat konstatere , at den registrerede ejendel fortsat er til raadighed , hvilket faktisk er den vigtigste kontrolfunktion .

6.2.1.4 . Instruktionerne af november 1976 kraever ogsaa videreudvikling af det nuvaerende computersystem til at foretage beregning af afskrivning samt statistiske data vedroerende brugen af inventar ; Retten forstaar , at dette endnu ikke er gennemfoert .

6.2.2 . Parlamentet

6.2.2.1 . Ved modtagelsen identificerer Parlamentet hver genstand ved at udstyre den med en plakette med nummer samt loebende registrere den i en manuelt foert protokol , som i kronologisk orden angiver dato for posteringen , betegnelse samt koebspris . Placering noteres ikke , hverken paa dette eller noget senere tidspunkt ; effekter klassificeres heller ikke efter art . Der foretages ikke regelmaessige fysiske kontrolafstemninger mellem fortegnelse og inventar . Parlamentet meddelte Retten , at det ansaa en registrering af placering for uigennemfoerlig paa grund af omflytning af personale og inventar inden for de forskellige bygninger . Retten bemaerkede imidlertid , at protokollen saedvanligvis ikke viste , om paagaeldende genstand befandt sig i Luxembourg , Bruxelles eller Strasbourg .

6.2.2.2 . Skoent der foeres saerskilte underregistre for kontormaskiner , var disses oplysninger om placering ikke ajourfoert ved Rettens besoeg , ligesom de ikke var kontrolleret ved inspektion eller afstemt med inventarprotokollen . Retten har erfaret , at der senere er indfoert fysiske afstemninger for dette udstyrs vedkommende .

6.2.3 . Raadet

6.2.3.1 . Ved modtagelsen af hver effekt identificerer Raadet dette ved med blaekskrift at forsyne det med et registernummer . Registrene foeres manuelt og omfatter en kronologisk foert protokol plus et kartotek med kort over effekter ordnet efter disses art ; kun sjaeldent er placering angivet . Inventarafdelingen kan derfor paa aarsbasis ikke fysisk kontrollere mere end et faatal af samtlige genstande .

6.2.3.2 . I lighed med de andre institutioner foeres der saerskilte underregistre for kontormaskiner . De kontrolleres regelmaessigt i forbindelse med serviceeftersyn , men der sker ingen afstemning af disse registre med det i foregaaende punkt naevnte kartotek .

6.2.4 . Det oekonomiske og sociale Udvalg

Efter at have identificeret hver effekt ved hjaelp af en plakette med nummer , registrerer Det oekonomiske og sociale Udvalg manuelt paa samme maade som Raadet ( dvs . protokol plus kartotek efter art ) . Ogsaa her anfoeres placering kun for et faatal af genstande . Der sker ingen fysisk kontrol i forhold til registrene , heller ikke for kontormaskiner , som regelmaessigt undersoeges ved serviceeftersyn .

6.2.5 . Domstolen

Domstolen var paa revisionstidspunktet ved at indfoere et registreringssystem ved fysisk optaelling af alle relevante aktiver og tildeling af referencenumre ( paa plakette ) med manuelt foert oversigt over disse i loebende fortegnelser . Retten forstaar , at dette nu er tilendebragt , og at der foreligger planer om mekanisk registrering .

7 . AFHAENDELSE

7.1 . Kriterier og myndighed

7.1.1 . Bortset fra klart ubrugelige genstande boer spoergsmaalet om , hvornaar aeldre men brugbare effekter boer udskiftes , baseres paa klart definerede kriterier for udskiftning . Kommissionen har udtrykkelig fastsat saadanne kriterier for sit vedkommende , og Raadet har ogsaa paa sin side - omend uformelt - vedtaget retningslinjer for udskiftning . De oevrige tre institutioner har ikke praeciseret kriterier i dette spoergsmaal . Dog har " groupe d'harmonisation d'achats " konstateret , at i realiteten har institutionerne fulgt de i tabel 8 viste minimumsperioder for udskiftning .

TABEL 8

* Aaremaal *

* Kommissionen * Raadet * Parlamentet * Domstolen *

Mekaniske skrivemaskiner * 7 * 7 * 7 * - *

Elektriske skrivemaskiner * 7 * 7 * 5 * 8 *

Diktafoner * 5 * 5 * 5 * 5 *

Kontorinventar * 10 * 16 * 10 * - *

Lagerinventar ( f . eks . reoler ) * 14 * 16 * 14 * - *

De anfoerte udskiftningsperioder praktiseres ikke altid noeje . Andre faktorer - saasom tilstand og aktuelle behov - kan tages med i betragtning , hvilket undertiden resulterer i , at inventar beholdes langt ud over disse perioder . Saaledes benyttede Parlamentet paa revisionstidspunktet stadig skrivemaskiner , som var erhvervet 12 aar tidligere og kontorinventar 15 aar tidligere .

7.1.2 . I hvert enkelt tilfaelde , hvor institutionerne oensker at afhaende , kassere eller afskrive en genstand som bortkommet , er de forpligtede ifoelge artikel 61 i finansforordningen til at fremvise et bilag udfaerdiget af den anvisningsberettigede og paategnet af finansinspektoeren . Saadanne bilag udfaerdiges i alle institutionerne . Ydermere har Kommissionen nedsat en " Comité de Rèforme " til at behandle alle dispositioner vedroerende genstande til mere end 25 000 ERE .

7.1.3 . Det boer bemaerkes , at budgettet skelner mellem nyindkoeb og koeb til udskiftning . I sidstnaevnte tilfaelde skal hver indkoebt genstand modsvares af en gammel , som afhaendes , kasseres eller erklaeres for bortkommet .

7.2 . Regler for afhaendelse

7.2.1 . Reglerne for afhaendelse af inventar , som er til raadighed for en institution , afhaenger naturligt nok af paagaeldende genstands tilstand . M.h.t . beskadigede gede genstande kan den eneste loesning vaere at kassere denne ; der er imidlertid den mulighed , at den kan fungere endnu en tid efter reparation . Kommissionen meddelte Retten , at hvor det er oekonomisk goerligt , proever den at reparere og/eller genbruge .

7.2.2 . I henhold til sin udskiftningspraksis kan en institution beslutte , at visse effekter skal udskiftes , skoent de endnu har nogen levetid . I visse tilfaelde kan der traeffes aftale om at give dem i bytte for nye . I andre tilfaelde vaelger man at saelge dem paa det frie marked . M.h.t . sidstnaevnte effekter er Kommissionens fremgangsmaade at samle dem i " partier " til samlet salg ; numrene i hvert parti er en blanding af brugbare og forholdsvis vaerdiloese ting . Indkoebssektionen saetter sig saa i telefonisk forbindelse med et antal firmaer , som muligvis er interesserede , indbyder dem til eftersyn af partiet eller partierne og til fremsendelse af skriftlige tilbud . I 1977 og 1978 indbragte salg af individuelle partier inventar fra Kommissionen i Bruxelles beloeb op til 102 000 bfr . pr . parti . Ved samme fremgangsmaade blev der ogsaa solgt skrivemaskiner for mellem 600 og 2 000 bfr . pr . maskine . De samlede indtaegter ved alle saadanne afhaendelsesdispositioner har andraget 9,6 mio bfr . i loebet af de seneste tre aar ( heraf 5,7 mio bfr . ved salg af biler ) .

7.2.3 . Ved undersoegelse af afhaendelser i Parlamentet konstateredes intet salg af inventar i partier , idet alt brugt inventar blev givet i bytte ved indkoeb hos en leverandoer i Luxembourg mod en prisreduktion paa 10 % . Dog indbragte to salg af skrivemaskiner i samlet parti efter annoncering i den lokale presse 1 360 og 3 000 bfr . pr . maskine .

7.2.4 . En undersoegelse af 19 afhaendelser i Raadet viste ingen tilfaelde af salg eller indbytning til tredje part , skoent det blev oplyst for Retten , at der traeffes saadanne aftaler , hvor det er oekonomisk goerligt . Tabel 9 angiver karakteren af de 19 tilfaelde og viser , at i 13 af disse kunne Retten ikke ud fra foreliggende bilag konstatere , hvordan eller af hvem de paagaeldende effekter blev afhaendet . Raadet meddelte Retten , at disse effekter havde naaet et stade , hvor de ikke laengere havde nogen byttevaerdi .

TABEL 9

Raadets afhaendelser

* Antal tilfaelde * Oprindelig udgift bfr . *

Bortkomst eller tyveri * 2 * 19 034 *

Bytte mod nye artikler * 4 * 486 440 *

Ingen bilag vedroerende dispositionerne over vedkommende effekter * 13 * 563 577 *

* 19 * 1 069 051 *

7.3 . Afgang fra inventarregistre

7.3.1 . Effekter , som skal afhaendes af Kommissionen i henhold til dennes udskiftningspraksis , identificeres i inventarloesbladregistret , hvorefter der sker slettelse i registret . Eftersom registret ikke rummer fuldstaendige oplysninger om effekters placering , kunne Rettens revisorer ikke verificere , at genstandene faktisk var taget ud af brug . Saadanne effekter , som kraever udskiftning inden udloeb af deres anslaaede levetid , ( f.els . paa grund af beskadigelse ) , identificeres ved deres plaketter , naar de sendes tilbage til lager , og slettes dernaest af registrene .

7.3.2 . Parlamentets aktuelle system med manuel foering af registrene har ingen bestemmelser , der muliggoer slettelse af effekter , hvis reference til fortegnelsen ( plakette ) mangler , og derfor indeholder inventarprotokollen genstande , som ikke laengere er til stede . Modsat fandt man tilfaelde af sletning paa listerne i forbindelse med udskiftning , selv om effekterne fortsat var til stede .

7.3.3 . I Det oekonomiske og sociale Udvalg viste stikproever i registrene , at disse ikke var ajourfoert , idet ingen disposition var registreret siden 1975 . Det konstateredes f.eks . , at syv skrivemaskiner og en bil , som var solgt i 1976 , stadig fandtes registreret . Bestraebelser paa at korrigere dette er ivaerksat .

8 . FORSIKRING

8.1 . Eventuelle risici vedroerende institutionernes loesoere daekkes normalt ved forsikring . Principielt afgoeres spoergsmaalet om forsikringsdaekning for de enkelte aktiver eller risici ud fra en vurdering af det formaalstjenlige heri . I tilfaelde , hvor praemien forekommer hoej i forhold til det mulige udbytte , kan institutionen beslutte at undlade at forsikre .

8.2 . Efter indkaldelse af tilbud tegner Kommissionen sine vigtigste forsikringer gennem to maeglere , idet forsikringsforpligtelsen overtages af flere selskaber . Vurderingen af de daekkede aktiver ( specielt inventar , udstyr og papirlagre ) foretages paa grundlag af den oprindelige koebspris med aarlige pristalsjusteringer efter faste satser . Denne vurdering refererer dog ikke direkte til eller afstemmes med fortegnelser og/eller lagerlister .

8.3 . Saedvanligvis kan de andre institutioner benytte Kommissionens forsikringsaftaler , men i visse tilfaelde traeffer de selv deres dispositioner .

9 . REVISIONSRETTENS BEMAERKINGER

Anskaffelser

9.1 . Som tidligere anfoert har Retten ved naervaerende undersoegelse af anskaffelsesproceduren hovedsagelig begraenset sig til det kontorinventar og udstyr m.v . , som indkoebes af den centrale indkoebssektion i hver institution . Retten finder saadan centralisering inden for hver institution saerdeles oenskelig , idet den saaledes opbyggede sagkundskab tillader sektionen at indkalde tilbud fra et stoerre spektrum af leverandoerer og derved giver stoerre mulighed for at opnaa de mest gunstige priser . Retten henstiller , at der i de faelles gennemfoerelses-bestemmelser findes en klar definition af indkoebssektionens og den brugende tjenestegrens respektive roller samt af forstnaevntes ansvar for , hvilke leverandoerer der skal kontaktes og vaelges , samt at man overvejer overdragelsen af visse andre sektioners nuvaerende rettigheder til egne anskaffelser til den centrale indkoebssektion .

9.2 . Da der ikke eksisterer objektive maal for institutionerne , har Retten soegt at sammenligne de enkelte systemer , anskaffelsesaktiviteter og erfaringer indbyrdes og med anden anerkendt praksis . Den hilser med glaede oprettelsen af " Groupe d'harmonisation d'achats " , som man haaber fortsat vil tilskynde til videreudvikling af udvekslingen af informationer samt af interinstitutionelle kontrakter ( contrats-cadres ) .

Retten ser meget vel , at institutionerne boer undgaa tilskyndelse til monopoldannelse inden for bestemte omraader , men den har den opfattelse , at dette kan undgaas ved , at faelleskontrakter aabner mulighed for et stort spektrum af leverandoerer/modeller ( ligesom m.h.t . Kommissionens moebelkontrakter ) , og ved at kontrakter ikke automatisk fornys . Den henstiller , at indkoebene yderligere centraliseres , saa at institutionerne daekker deres vigtigste loebende behov paa grundlag af kontrakter indgaaet som resultat af centraliseret tilbudsindhentning . Efter Rettens opfattelse maa saadan en ordning i den rette udformning vaere i Faellesskabernes oekonomiske interesse , da den vil styrke deres markedsindflydelse og aabne mulighed for de laveste priser for alle institutionerne samt reducere det ressourcespild , der nu forekommer i institutionerne . Skoent det saaledes kan vaere noedvendigt , at ekstraordinaere anskaffelser ( f.eks . leverancer til Strasbourg ) stadig foretages af den paagaeldende institution , foreslaar Retten at " Gruppen " skal undersoege , hvordan institutionerne bedst kan samarbejde om at soege tilbud og placere kontrakter vedroerende faelles effekter saasom inventar , kontorudstyr og -leverancer . Behovet for en saadan centralisering fremgaar klart af de i tabel 5 , 6 og 7 viste staerkt varierende priser .

9.3 . De argumenter , der vil blive fremfoert af institutionerne imod tabet af selvstyre , vil omfatte dokumentation for lejlighedsvis lavere priser i de mindre institutioner samt paastande om saerlige behov . Retten mener dog ikke , at nogen af disse er holdbare . Hvad det sidste angaar , er det klart , at det foerste skridt i retning af b * pa * elser i anskaffelser kunne fremkomme ved et rationelt system af klare normer . Disse kan fastsaettes m.h.t . maengde og vaerdi og resulterer ikke noedvendigvis i masse-standardisering . Men de forskelle mellem institutionerne , som er paavist inden for det begraensede udvalg af inventar , der er gjort til genstand for undersoegelse i denne retning , maa anses for uvaesentlige . F.eks . anser Retten det for problematisk , hvorvidt normerne for moebelanskaffelser har vaeret overvejet paa interinstitutionelt plan , og hvorvidt der findes begrundelse for , at Kommissionen betaler 103 594 bfr . for moebler til grad A 3 ( tabel 4 ) , naar andre institutioner holder sig inden for et beloeb paa 55 000 til 74 000 bfr . ( Tabel 1 ) . Der har heller ikke vaeret foretaget en grundig vurdering af argumenterne for eller imod IBM-skrivemaskiner ( pris ca . 30 000 bfr . ) stillet over for en raekke andre maerker ( gennemsnitlig pris ca . 20 000 bfr . ) ( tabel 5 ) . Skoent der fremfoertes visse tekniske argumenter , kan lignende kritik rettes mod den mangel paa oekonomisk kontrol , der er aabenbar ved indkoeb af offset-trykkemaskiner ( punkt 3.6.6 . ) . Retten henstiller , at der tages fastere skridt til harmonisering af normer og priser og foreslaar specielt , at Kommissionen henstiller til budgetmyndighederne at fastsatte klare normer for almindeligt benyttede effekter .

9.4 . Saafremt visse institutioner selvstaendigt er i stand til at skaffe sig gunstigere vilkaar end de for faelleskontrakter centralt opnaaede , maa dette fremmes , og de lavere priser boer anvendes af de oevrige institutioner , hvorved de vil virke som faelleskontrakter .

9.5 . Selv om Retten saaledes giver udtryk for det synspunkt , at institutionerne boer soege at opnaa stoerre centralisering ved indkoeb og stoerre brug af faelles normer , mener den ikke noedvendigvis , at dette er den fuldstaendige loesning . " Groupe d'harmonisation " har den opfattelse , at forskel m.h.t . stoerrelse og rolle i institutionerne umuliggoer identiske formler . Ikke desto mindre finder Retten , at der boer indfoeres en langt hoejere grad af samarbejde om institutionernes anskaffelsesprocedurer . Udover de ovenfor anfoerte foranstaltninger henstiller den , at man overvejer dannelse af et faelles Raadgivningsudvalg vedroerende Anskaffelser og Kontrakter , for hvilket alle institutioner skal forelaegge oensker om stoerre indkoeb . Dette faelles Udvalg kan saa foretage sammenligninger mellem institutioner m.h.t . oenskede kvaliteter , antallet af indbudte leverandoerer samt tilbudte priser . Det kan vaere sammensat af uvildige ansatte fra samtlige institutioner , og de paagaeldende finansinspektoerer kan deltage i moederne som observatoerer . Forelaeggelse for Udvalget foretages af paagaeldende indkoebssektion . Den aktuelle finansforordning kraever , at hver institution selv nedsaetter sit udvalg : det er Rettens opfattelse , at et faelles udvalg for stoerre indkoeb vil vaere mere i Faellesskabernes interesse , og den henstiller , at de enkelte institutioner indleder droeftelser med henblik herpaa og med den hensigt at foreslaa de noedvendige aendringer i finansforordningen .

9.6 . Indkoeb kan kun foretages effektivt og oekonomisk , saafremt indstillingen og ledelsen i de paagaeldende tjenestegrene har dette sigte , og indfoerelsen af faelles normer vil kun vaere gavnlig , saafremt de ikke bliver identiske med de bestaaende mest kostbare . I denne forbindelse maa Retten paapege , at medens ansatte i almindelighed syntes at udfoere deres hverv samvittighedsfuldt , er der i denne beretning rettet nogen kritik af visse sider af institutionernes forretningsgang m.h.t . anskaffelser og kontrol med inventar . To typiske detail-fejl var :

( i ) Mangelen paa et faelles motiveringssystem . Bemaerkningerne i punkt 3.4.2 . , 3.4.5 . , 3.6.1.3 . , 3.6.2 . , 3.6.3 . og 4 isaer viser den i nogle tilfaelde utilstraekkelige angivelse af motivering for valg af leverandoer og den i saa henseende forskellige praksis i institutionerne . Det synes imidlertid , at der i alle institutionerne er overvejelser i gang om faelles brug af en " justification du marché " i lighed med Kommissionens ;

( ii ) Utilstraekkelig sondering af markedet gennem prisindhentning og den store procentdel enkelttilbud eller dyrere bud , som er blevet accepteret ( saerlig omtale i punkt 3.4.3 . , 3.4.4 . og 3.6.1.3 . ) .

Begge disse forhold tyder paa , at indkoebssektionerne kunne anlaegge en mere prisbevidst holdning i deres valg af leverandoer , og et foerste skridt i denne retning kunne vaere indfoerelsen af et klart krav om fuld dokumentation ( og dermed fuld tilgaengelighed for revision ) for motivering af valg . Saadan dokumentation maa saa opbevares i hvert fald til beslutning om decharge af de paagaeldende regnskaber foreligger .

Lagerkontrol og inventarregistre

9.7 . Baade for forbrugsartikler og " permanent " inventars vedkommende boer sund oekonomisk forvaltning indbefatte registrering af modtagelse , afgang og lagerfoering med henblik paa at dokumentere korrekt anvendelse af faellesskabsmidler og god forvaltning af disse aktiver , saa laenge de er i brug . Principielt skal saadan registrering ske i flere stadier ( lokale lagerkort , saerlige lagerlister , inventarregistre og beholdningsregnskab ) . Retten har den opfattelse , at de af institutionerne foretagne registreringer ikke i tilstraekkelig grad opfylder kravene , dels i finansforordningen , dels til almindeligt anerkendte regnskabsprincipper . Saaledes er lagerlister ( udvisende modtagelse , afgang og beholdning paa lager til enhver tid ) en vigtig del af kontrollen med aktiver , idet den indebaerer en nyttig kontrol med genstandes modtagelse og fysiske eksistens samt stoetter anskaffelsesprocedurer ved at angive brug og tid for genbestilling . Saadanne oensker opfyldes af den af Kommissionen benyttede registrering pr . computer af dens lager af papir - og kontorartikler og i mindre udstraekning af Parlamentets og Raadets manuelle systemer . Retten hilser med glaede Parlamentets beslutning om at benytte Kommissionens computersystem . Den finder dog den almindelige mangel paa anden lagerregistrering foruroligende , isaer m.h.t . moebler . Den henstiller , at hver institution indfoerer fuldstaendig registrering , uafhaengig af lagerforvalteren , omfattende alle arter varer , som indkoebes og modtages , og at der indfoeres regelmaessig kontrol til sikring af , at faktisk afgang og beholdning stemmer overens med de faktiske forhold .

9.8 . Udover at udgoere en fysisk kontrol over lagerforvalterens administration har saadanne lagerlister mindst tre andre nyttige funktioner . De goer det muligt at foretage en vurdering af den kapital , der er bundet i saadanne lagre ; de kan afsloere for store lagre , samt regulere genbestilling . Det boer vaere et maal for lagerkontrolsystemet at indskraenke Faellesskabets lagerbeholdning til det mest oekonomiske niveau , under hensyntagen til forbrug , leveringsforsinkelser , samt saadanne alternativer som at lade lagre bero hos leverandoeren . Der burde saaledes vaere skredet ind over for de store beholdninger , der er naevnt i punkt 5.3.4.3 . , om muligt ved en omjustering af bestillingsterminer .

9.9 . Lagerlisterne kan ogsaa tjene som et kontrolerbart redskab for revisionen . Mangelen paa lagerregistrering af moebler hindrede Retten i at foretage en effektiv revision af disse indkoeb . Skoent hvert indkoeb var bilagt en underskreven kvittering , normalt fra modtagelsesstedet , var det tit umuligt at konstatere , hvorvidt genstanden var ekspederet videre og hvorhen , eller endog om de overhovedet var givet videre til lagerforvalteren . Saaledes forholdt det sig tydeligvis med saadanne moebler som stole m.v . , hvis pris var lavere end graensen for registreret inventar . Selv i de tilfaelde , hvor der var pligt til registrering , betoed mangelen paa en formaliseret procedure vedroerende kontrol med flytningen og stadig angivelse af placering tilligemed mangelen paa kontrol af fysisk tilstedevaerelse , at der ikke er sikkerhed for , at institutionerne modtager og korrekt benytter alle betalte varer , og saaledes forflygtiges forvaltningsansvaret . Retten henstiller kraftigt , at specielt lagerregistrering af moebler indfoeres af alle institutioner snarest muligt .

9.10 . Kravet om registrering anses tillige normalt for at vaere et vigtigt led i kontrollen med aktiver og er saaledes kraevet i finansforordningen . Den bestaaende registrering svigter paa grund af manglende oplysninger om placering . Af denne grund kan registreringen ikke siges at have nogen relation til de fysiske realiteter , ligesom den ikke udgoer nogen reel kontrol med inventaret , og der er heller ikke mulighed for at paalaegge modtagere noget ansvar . Tyveri eller bortkomst kan forblive uopdaget , genstande kan fjernes fra registrene med henvisning til deres alder , skoent de i praksis vedbliver at eksistere , og fortegnelserne formaar ikke at indgive nogen foelelse af ejeransvar , eftersom der ikke findes noget krav om at meddele og registrere forekomne aendringer . Retten henstiller , at institutionernes nuvaerende systemer overvejes med henblik paa at finde frem til en registreringsform , som er effektiv , og som bedre tillader fysisk kontrol .

9.11 . Man kan diskutere spoergsmaalet om , hvorvidt Faellesskaberne skal soege forsikringsdaekning eller selv baere de forskellige risici . Retten har ment , at dette falder uden for naervaerende undersoegelse . Det staar dog klart , at saafremt forsikringsdaekning besluttes , boer den have relation til realistiske vurderinger , og i saa henseende kan korrekt foering af lagerlister og inventarfortegnelser udgoere et sikrere grundlag for bestemmelse af samlet vaerdi og tilstedevaerelse af aktiver , som skal forsikres .

Vedtaget af Retten den 24 . september 1980 .

( 1 ) EFT nr . L 356 af 31 . 12 . 1977 .

( 2 ) Se pkt . 3.6.5 .

( 3 ) Se pkt . 3.6.6 .

( 4 ) EFT nr . S 1 af 3 . 1 . 1979 ; nr . S 26 af 7 . 2 . 1979 ; nr . S 62 af 29 . 3 . 1979 ; nr . S 93 af 17 . 5 . 1979 .

( 5 ) EFT nr . L 170 af 1 . 7 . 1975 .

( 6 ) Beloebene skal pristatsreguleres i henhold til artikel 85 i gennemfoerelsesbestemmelserne .

TILLAEG I

Forpligtelser vedroerende koeb af administrative aktiver ( andet end forskning )

* * ( 1 000 ERE ) *

* Beskrivelse * Faste Aktiver * Kontormaskiner * Moebler * Teknisk Udstyr * Transportudstyr * Papir og Kontorartikler * I alt *

* Budgetkontk * 2000 * 2200 , 2201 * 2210 , 2211 * 2220 , 2221 * 2230 , 2231 * 2300 * *

Kommission ( inkl . Publikationskontoret ) * 1977 * 369,7 * 221,6 * 981,8 * 1 368,2 * 227,8 * 2 963,6 * 6 132,7 *

* 1978 * - * 209,5 * 651,1 * 1 747,1 * 271,3 * 3 474,7 * 6 353,7 *

Parlamentet * 1977 * - * 151,5 * 436,0 * 327,7 * 50,1 * 619,9 * 1 585,2 *

* 1978 * - * 194,4 * 590,0 * 837,4 * 71,1 * 724,1 * 2 417,0 *

Raadet * 1977 * - * 96,0 * 277,7 * 275,4 * 11,3 * 565,7 * 1 226,1 *

* 1978 * - * 79,0 * 158,2 * 289,4 * 24,0 * 802,0 * 1 352,6 *

Domstolen * 1977 * - * 29,9 * 27,1 * 44,7 * 64,8 * 191,4 * 357,9 *

* 1978 * - * 36,1 * 48,2 * 113,8 * 34,1 * 177,5 * 409,7 *

Det oekonomiske og sociale Udvalg * 1977 * - 15,3 * 9,2 * 51,4 * 8,0 * 133,8 * 217,7 *

* 1978 * - * 35,0 * 19,9 * 86,6 * 6,0 * 116,9 * 264,4 *

I alt * 1977 * 369,7 * 514,3 * 1 731,8 * 2 067,4 * 362,0 * 4 474,4 * 9 519,6 *

* 1978 * - * 554,0 * 1 467,4 * 3 074,3 * 406,5 * 5 295,2 * 10 797,4 *

Koeb af baade loesoere og faste aktiver konteres undertiden ogsaa paa de foelgende budgetartikler .

Restauranter og kantiner ( 142 ) , sanitetstjeneste ( 143 ) , sprogkurser m . v . ( 151 ) , indretning af lokaler ( 214 ) . Datacentralens drift ( 224 ) .

Det er umuligt at fastslaa de paagaeldende beloeb uden en indgaaende analyse , idet disse artikler ogsaa omfatter andre administrative udgifter . Det er Rettens opfattelse , at beloebene ikke er vaesentlige i relation til ovennaevnte tal .

TILLAEG II

Vaerdi af aktivbeholdning ( andet end forskning )

Oprindelig udgift

* ( 1 000 ERE ) *

* 31 . december 1977 * 31 . december 1978 *

* Inventarfortegnelser * Lagerbeholdninger * Inventarfortegnelser * Lagerbeholdninger *

Kommission * 25 932,6 * 1 333,7 ( 1 ) * 29 279,5 * 1 491,2 ( 1 ) *

Parlament * 5 915,8 * ( 2 ) * 6 551,1 * ( 2 ) *

Raad * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) *

Domstol * ( 2 ) * ( 2 ) * 1 613,0 * ( 2 ) *

Det oekonomiske og sociale Udvalg * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) *

I alt * 31 848,4 * 1 333,7 * 37 443,6 * 1 491,2 *

( 1 ) Eksk . Kontoret for officielle Publikationer .

( 2 ) Beholdninger ikke prisansat .

TILLAEG III

Antal skrivemaskiner i institutionernes eje i Bruxelles , Luxembourg og Strasbourg pr . 31 . december 1978

* Mekaniske * Elektriske * Total *

* Olympia * Olivetti * Andre * Olympia * Olivetti * Andre * IBM * Alle *

Kommissionen , Bruxelles * 538 * 264 * 11 * 1 114 * 1 416 * 14 * 44 * 3 401 *

Kommissionen , Luxembourg * 274 * 83 * - * 89 * 779 * - * 35 * 1 260 *

Parlamentet * 642 * 199 * - * 15 * 81 * - * 1 076 * 2 013 *

Raadet * 144 * - * - * 70 * 1 011 * 13 * 30 * 1 268 *

Domstolen * - * 1 * - * - * 134 * - * 35 * 170 *

Det oekonomiske og sociale Udvalg * 35 * 1 * - * - * 209 * - * 5 * 250 *

I alt * 1 633 * 548 * 11 * 1 288 * 3 630 * 27 * 1 225 * 8 362 *

* 2 192 ( 26 % ) * 6 170 ( 74 % ) * *

Skrivemaskiner i relation til personale ( Pr . 31 . december 1978 )

* a Antal skrivemaskiner * b Personale * Gennemsnit a b *

Kommissionen * 4 661 * 9 042 * 0,52 *

Parlamentet * 2 013 * 1 706 * 1,18 *

Raadet * 1 268 * 1 463 * 0,87 *

Domstolen * 170 * 280 * 0,61 *

Det oekonomiske og sociale Udvalg * 250 * 315 * 0,79 *

I alt * 8 362 * 12 806 * 0,65 *

TILLAEG IV

Oversigt over udgifter til moebler valgt af Kommissionen til lonklasse A 3 ( afholdt efter frit udbud nr . 402/71 )

Beskrivelse * Priser fra tre valgte leverandoerer ( bfr . ) * Priser fra fem ikke-valgte leverandoerer ( bfr . ) *

* A * B * C * D * E * F * G * H *

Skrivebord med bagklaedning * 20 380 * * * 12 955 * 15 562 * * 16 676 * 17 112 *

Lavt skab ( 1 ) * 11 025 * * * 7 864 * 8 100 * * 8 077 * 10 769 *

Moedebord * 3 800 * * * 3 339 * 5 661 * * 5 201 * 6 101 *

Telefonbord * 2 435 * * * 2 923 * 3 219 * * 4 957 * 3 050 *

Lavt bord * 3 465 * * * 1 364 * 2 986 * * 3 534 * 3 800 *

I alt * 41 105 * * * 28 445 * 35 528 * * 38 445 * 40 832 *

Drejestol * * 8 364 * * * 5 772 * 6 275 * * 5 904 *

6 gaestestole * * 26 934 * * * 25 308 * 13 278 * * 25 710 *

I alt * * 35 298 * * * 31 080 * 19 553 * * 31 614 *

4 laenestole ( lave ) * * * 26 072 * 18 169 * * * 21 665 * 15 960 *

( 1 ) I det frie udbud var ordlyden " 1 lavt skab " , hvorimod det endelige indkoeb bestod af 2 lave skabe .