DA Den Europæiske Unions Tidende C 206/11

UDKAST TIL STANDARDFORRETNINGSORDEN FOR UDVALG

FORRETNINGSORDEN FOR [UDVALGETS NAVN]

2011/C 206/06

[UDVALGETS NAVN] HAR —

under henvisning til [basisretsaktens fulde titel] (1), særlig artikel … [den artikel, udvalget er nedsat ved],

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (2), særlig artikel 9, stk. 1,

under henvisning til den standardforretningsorden, som Kommissionen har offentliggjort (3)

[der henviser til Rådets afgørelse af 26. juli 2010 om, hvordan Tjenesten for EU's Optræden Udadtil skal tilrettelægges og fungere (2010/427/EU)] (4) —

VEDTAGET DENNE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Mødeindkaldelse

1. Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af et simpelt flertal af udvalgsmedlemmerne.

2. Når den skriftlige procedure afsluttes uden noget resultat, jf. artikel 3, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 182/2011, indkalder formanden til et møde i udvalget inden for en rimelig frist.

3. Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål, der henhører under deres respektive beføjelser (5).

Artikel 2

Dagsorden

1. Formanden fastsætter dagsordenen og forelægger den for udvalget.

2. På dagsordenen sondres der mellem:

a) udkast til gennemførelsesretsakter, der skal vedtages af Kommissionen, og som udvalget skal afgive udtalelse om efter [rådgivnings-/undersøgelses-]proceduren artikel … (…) i … [basisretsakt] (6);

b) andre spørgsmål, der forelægges udvalget til orientering eller med henblik på en udveksling af synspunkter enten på formandens initiativ eller efter skriftlig anmodning fra et medlem af udvalget [eller i medfør af de særlige bestemmelser i artikel…, stk…, i [basisretsakten] …].

Artikel 3

Fremsendelse af dokumenter til udvalgsmedlemmerne

1. Formanden sender indkaldelsen, udkastet til dagsorden og det udkast til gennemførelsesretsakt, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, til udvalgsmedlemmerne i god tid inden mødet under hensyn til, hvor meget sagen haster, og hvor kompleks den er, dog senest 14 kalenderdage inden mødedatoen, jf. artikel 3, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 182/2011 (7). Andre dokumenter vedrørende mødet, navnlig dokumenter, der ledsager udkastet til gennemførelses-retsakt skal så vidt muligt fremsendes inden samme frist.

Alle dokumenter skal fremsendes som fastsat i artikel 12, stk. 2.

2. I behørigt begrundede tilfælde kan formanden på eget initiativ eller på et udvalgsmedlems anmodning afkorte fristen for fremsendelse af dokumenter i stk. 1. Kun i helt ekstraordinære hastetilfælde (8) kan fristen være kortere end 5 kalenderdage.

Artikel 4

Udvalgets udtalelser

1. Udvalget afgiver udtalelse om udkast til gennemførelsesretsakter inden den frist, som formanden har fastsat i medfør af artikel 3, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 182/2011.

2. Når der i forbindelse med rådgivningsproceduren holdes afstemning, træffes der beslutning med et simpelt flertal af udvalgsmedlemmerne, jf. artikel 4, stk. 1, i forordning (EU) nr. 182/2011.

Når der efter undersøgelsesproceduren kræves en udtalelse fra udvalget, træffes der beslutning med kvalificeret flertal, jf. artikel 5, stk. 1, i forordning (EU) nr. 182/2011.

3. Medmindre et medlem af udvalget gør indsigelse, kan formanden uden at holde en formel afstemning fastslå, at udvalget ved konsensus har afgivet en positiv udtalelse om udkastet til gennemførelsesretsakt.

4. Formanden kan i samråd med udvalgets medlemmer på eget initiativ eller på et udvalgsmedlems anmodning udsætte afstemningen til mødets slutning eller til et efterfølgende møde.

5. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 4, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 182/2011 bestræber formanden sig på at finde løsninger, der er bredest mulig tilslutning til i udvalget. Inden afstemningen informerer formanden udvalget om, hvordan der er taget hensyn til drøftelserne og forslagene til ændringer, navnlig hvad angår de forslag, der har været bred tilslutning til i udvalget.

Artikel 5

Repræsentation

1. Hver medlemsstat betragtes som ét medlem af udvalget. Hvert medlem af udvalget beslutter, hvordan dets delegation skal sammensættes, og underretter formanden herom. Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af eksperter, som ikke udgør en del af delegationen.

2. I rimelig tid og senest 5 kalenderdage inden datoen for et udvalgsmøde, skal formanden underrettes om følgende:

a) hver delegations sammensætning, medmindre formanden allerede kender sammensætningen

b) navnene på alle de eksperter, der ledsager delegationerne, og de pågældendes stilling samt årsagerne til, at deres tilstedeværelse er påkrævet.

Hvis formanden ikke inden udvalgsmødet gør indsigelse mod, at en ekspert deltager, anses den i stk. 1 omhandlede tilladelse for at være givet.

3. Kommissionen refunderer rejseudgifter efter de gældende regler under forudsætning af tilgængelige budgetmidler til dette formål.

4. En medlemsstats delegation kan højst repræsentere én anden medlemsstat. Den medlemsstat, der repræsenteres, informerer formanden herom inden mødet eller senest inden afstemningen.

Artikel 6

Arbejdsgrupper

1. Udvalget kan nedsætte arbejdsgrupper til behandling af særlige spørgsmål. Kommissionens repræsentant fungerer som formand for arbejdsgrupperne.

2. Formanden har ansvaret for, at arbejdsgruppen rapporterer til udvalget.

Artikel 7

Tredjeparter og eksperter

1. Repræsentanter for [det pågældende tredjeland eller den pågældende organisation angives] indbydes til at deltage i udvalgets møder i overensstemmelse med [retsakten, såsom den aftale, der er indgået med Unionen, associeringsrådets afgørelse eller en anden basisretsakt, der indeholder bestemmelser om de pågældende observatører, angives].

2. Repræsentanter for tiltrædende lande skal indbydes til at deltage i udvalgets møder fra datoen for undertegnelsen af tiltrædelsestraktaten.

3. Formanden kan på eget initiativ eller på anmodning af et udvalgsmedlem beslutte at indbyde repræsentanter for andre tredjeparter eller andre eksperter til at udtale sig om særlige spørgsmål. Et simpelt flertal blandt udvalgets medlemmer kan imidlertid modsætte sig, at de deltager i mødet.

4. De i stk. 1, 2 og 3 omhandlede repræsentanter for tredjeparter og eksperter overværer ikke og deltager ikke i udvalgets afstemninger.

Artikel 8

Skriftlig procedure

1. Formanden kan indhente en udtalelse fra udvalget ved skriftlig procedure, jf. artikel 3, stk. 5, i forordning (EU) nr. 182/2011 (9). Formanden kan navnlig anvende den skriftlige procedure til at indhente en udtalelse fra udvalget i tilfælde, hvor udkastet til gennemførelsesretsakt allerede er blevet drøftet på et møde i udvalget.

2. Formanden informerer straks og senest 14 kalenderdage efter fristens udløb udvalgets medlemmer om udfaldet af den skriftlige procedure

Artikel 9

Sekretariat

Kommissionen forestår sekretariatsopgaverne for udvalget og, om nødvendigt, for arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 6, stk. 1.

Artikel 10

Mødereferater og -protokoller

1. Formanden har ansvaret for udarbejdelse af et referat af hvert møde, jf. artikel 3, stk. 6, i forordning (EU) nr. 182/2011. Udvalgsmedlemmerne har ret til at anmode om, at deres holdning indføres i referatet. Formanden sender snarest og senest 1 måned efter mødet referatet til udvalgsmedlemmerne.

Udvalgsmedlemmerne meddeler skriftligt formanden eventuelle bemærkninger til referatet. Hvis der er uenighed, drøfter udvalget sagen. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges de relevante bemærkninger som bilag til referatet.

2. Formanden er ansvarlig for udarbejdelsen af en mødeprotokol, jf. artikel 10 i forordning (EU) nr. 182/2011, hvori der redegøres for hvert punkt på dagsordenen og resultaterne af afstemningen om eventuelle udkast til gennemførelsesretsakter, der er forelagt udvalget. I mødeprotokollen nævnes det enkelte medlems holdning under drøftelserne i udvalget ikke.

Artikel 11

Tilstedeværelsesliste og interessekonflikter

1. Ved hvert møde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder og organisationer, som de personer, medlemsstaterne har udpeget til at repræsentere sig, henhører under.

2. Ved indledningen af hvert møde informerer de personer, som medlemsstaterne har udpeget, eksperter, der af formanden har fået tilladelse til at deltage i mødet, jf. artikel 5, stk. 1, og artikel 7, stk. 3, og repræsentanter for tredjeparter, der er indbudt til at deltage i mødet i henhold til artikel 7, formanden om eventuelle interessekonflikter (10) i forbindelse med de enkelte punkter på dagsordenen.

Hvis der består en sådan interessekonflikt, forlader den pågældende efter anmodning fra formanden mødet, mens det pågældende punkt på dagsordenen behandles.

Artikel 12

Korrespondance

1. Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgets formand og sendes til Kommissionen.

2. Korrespondance til udvalgsmedlemmer sendes, fortrinsvis elektronisk, til medlemsstaternes faste repræsentationer. Når en fast repræsentation til Kommissionen angiver en nærmere angivet central elektronisk adresse til brug for korrespondance vedrørende udvalgenes arbejde, skal denne adresse anvendes til korrespondancen. Herudover kan korrespondance sendes direkte til de personer, medlemsstaterne har udpeget til at repræsentere dem i udvalget.

Artikel 13

Aktindsigt og fortrolighed

1. Anmodninger om aktindsigt i udvalgets dokumenter skal behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (11). Det er Kommissionen, der træffer afgørelse om anmodninger om aktindsigt i disse dokumenter, jf. dens forretningsorden som ændret ved afgørelse 2001/937/EF, EKSF, Euratom (12). Hvis anmodningen er stilet til en medlemsstat, anvender den pågældende medlemsstat artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Drøftelserne i udvalget er fortrolige.

3. Dokumenter, der sendes til udvalgsmedlemmerne, eksperter og repræsentanter for tredjeparter, er fortrolige (13), medmindre der er givet aktindsigt i disse dokumenter i medfør af stk. 1, eller Kommissionen på anden måde har offentliggjort dem.

4. Udvalgsmedlemmerne, eksperter og repræsentanter for tredjeparter skal overholde kravene om fortrolig behandling i denne artikel. Formanden sikrer, at eksperter og repræsentanter for tredjeparter informeres om kravene om fortrolig behandling.

Artikel 14

Beskyttelse af personoplysninger

Udvalgets og dets arbejdsgruppers behandling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (14), idet formanden er ansvarlig herfor og fungerer som registeransvarlig, jf. nævnte forordnings artikel 2, litra d).

(1) EUT L […] af […], s. […].

(2) EUT L 55 af 28.2.2011, s. 13.

(3) EUT C […] af […], s. […].

(4)

NB: Dette citat må kun anvendes i forbindelse med forretningsordener for specifikke udvalg under retsakter omhandlende optræden udadtil, der er omhandlet i Rådets afgørelse af 26. juli 2010 om, hvordan EU's Optræden Udadtil skal tilrettelægges og fungere (2010/427/EU).

(5)

NB: Forretningsordenen for et specifikt udvalg kan angive, på hvilke særlige områder og/eller med hvilke andre udvalg der har indholdes til fællesmøder.

(6)

NB: Hvis udvalget anmodes om at afgive udtalelse i henhold til flere udvalgsprocedurer, skal dette punkt gentages i det pågældende udvalgs forretningsorden med passende henvisning til de relevante basisretsakter.

(7)

NB: På særlige områder, hvor der regelmæssigt kræves hurtig handling, eller hvor basisretsakten indeholder specifikke obligatoriske frister for at handle, kan der fastsættes en kortere frist i det pågældende udvalgs forretningsorden. Sådanne tilfælde kan betragtes som »behørigt begrundede tilfælde« som fastsat i artikel 3, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 182/2011.

(8)

NB: Der kan i et specifikt udvalgs forretningsorden fastsættes bestemmelse om, at dette navnlig gælder, hvis miljøet eller menneskers, dyrs og planters sundhed eller Unionens finansielle interesse i henhold til artikel 325 i TEUF står på spil, i tilfælde af en humanitær krise eller for at undgå betydelige markedsfostyrrelser på landbrugsområdet.

(9)

NB: I særlige tilfælde, hvor der regelmæssigt kræves hurtig handling, eller hvor basisretsakten indeholder specifikke obligatoriske frister for at handle, kan det i det pågældende udvalgs forretningsordens fastsættes, at udvalgets udtalelse som regel indhentes ved skriftlig procedure. Sådanne tilfælde kan betragtes som »behørigt begrundede tilfælde« som fastsat i artikel 3, stk. 5, første afsnit, i forordning (EU) nr. 182/2011.

(10) Artikel 52, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom), nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordninger vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1) indeholder eksempelvis en specifik definition af interessekonflikt.

(11) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(12) EFT L 345 af 29.12.2001, s. 94.

(13) I henhold til artikel 339 i TEUF har medlemmer af Unionens institutioner, medlemmerne af udvalgene samt Unionens tjenestemænd og øvrige ansatte »selv efter at deres hverv er ophørt — forpligtelser til ikke at give oplysninger om forhold, som ifølge deres natur er tjenestehemmeligheder, navnlig oplysninger om virksomheder og om deres forretningsforbindelser eller omkostningsforhold«.

(14) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.