FORRETNINGSORDEN FOR RÅDET

Artikel 1

Indkaldelse og arbejdssted

1. Rådet træder sammen efter indkaldelse fra formanden på initiativ af denne, af et medlem af Rådet eller af Kommissionen (2).

2. Efter i relevant omfang at have hørt det foregående og det efterfølgende formandskab giver formandskabet syv måneder inden dets formandskabsperiodes begyndelse meddelelse om de påtænkte datoer for de samlinger, Rådet holder med henblik på at foretage lovgivende arbejde eller træffe konkrete afgørelser.

3. Rådet har hjemsted i Bruxelles. I april, juni og oktober holder Rådet sine samlinger i Luxembourg (3).

Under ekstraordinære omstændigheder og i behørigt begrundede tilfælde kan Rådet eller De Faste Repræsentanters Komité (i det følgende benævnt Coreper) med enstemmighed beslutte, at en samling i Rådet skal holdes et andet sted.

Artikel 2

Rådssammensætninger, den rolle, der tillægges Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), og programmering

1. Rådet kan træde sammen i forskellige sammensætninger afhængigt af de behandlede emner. Rådet i sammensætningen almindelige anliggender og eksterne forbindelser (i det følgende benævnt Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser)), der er indkaldt til en samling som omhandlet i stk. 2, litra a), træffer afgørelse om listen over disse sammensætninger, som er gengivet i bilag I.

2. Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser) har følgende to centrale aktivitetsområder, for hvilke det holder adskilte samlinger med særskilte dagsordener og eventuelt på forskellige datoer:

a) forberedelse og opfølgning af møderne i Det Europæiske Råd, herunder den nødvendige koordination af alt forberedende arbejde, samt den overordnede samordning af politikkerne, institutionelle og administrative spørgsmål, horisontale sager med betydning for flere af EU's politikker og ethvert spørgsmål, som er fremsendt af Det Europæiske Råd, under hensyntagen til reglerne for Den Økonomiske og Monetære Union

b) gennemførelsen af alle EU's foranstaltninger over for tredjelande, dvs. den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik, den europæiske sikkerheds- og forsvarspolitik, udenrigshandel samt udviklingssamarbejde og humanitær bistand.

3. Med henblik på at forberede Det Europæiske Råds møder skal Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), der er indkaldt til en samling som omhandlet i stk. 2, litra a),

a) på forslag af formandskabet udarbejde et forslag til kommenteret dagsorden senest fire uger inden Det Europæiske Råds møde

b) kort før Det Europæiske Råds møde afholde en sidste forberedende samling og godkende dagsordenen.

Bidrag fra de øvrige rådssammensætninger til Det Europæiske Råds drøftelser fremsendes til Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), der er indkaldt til en samling som omhandlet i stk. 2, litra a), senest to uger før Det Europæiske Råds møde.

Medmindre der foreligger tvingende og uforudsete forhold i forbindelse med f.eks. den internationale situation, kan Rådet i anden sammensætning eller et af de organer, der forbereder en samling i Rådet, ikke indkaldes til at træde sammen mellem den sidste forberedende samling, der er omhandlet i litra b), og Det Europæiske Råds møde.

De foranstaltninger, som er nødvendige for den praktiske tilrettelæggelse af Det Europæiske Råds drøftelser, træffes af formandskabet i samarbejde med generalsekretariatet i overensstemmelse med de regler, som Det Europæiske Råd selv er nået til enighed om.

4. Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), der er indkaldt til en samling som omhandlet i stk. 2, litra a), henstiller til Det Europæiske Råd at vedtage et flerårigt strategisk program for de kommende tre år, der bygger på et fælles forslag fra de pågældende formandskaber udarbejdet i samråd med Kommissionen.

5. På baggrund af det flerårige strategiske program og efter relevante konsultationer forelægger det kommende års to formandskaber i fællesskab et udkast til et årligt arbejdsprogram for Rådet for dette år. Dette udkast til program forelægges Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser) hvert år i december. Udkastet skal bl.a. også tage hensyn til de elementer, der må tillægges relevans i lyset af den dialog om de årlige politiske prioriteter, som er blevet ført på Kommissionens initiativ. De pågældende to formandskaber fastlægger programmet endeligt, når det er blevet drøftet i Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), der er indkaldt til en samling som omhandlet i stk. 2, litra a).

6. Det kommende formandskab udarbejder en foreløbig oversigt over det lovgivningsarbejde og de konkrete afgørelser, der påtænkes på de rådssamlinger, der er berammet i det næste halvår. Denne foreløbige oversigt udarbejdes senest en uge før formandskabsperiodens begyndelse på grundlag af det årlige arbejdsprogram og i samråd med Kommissionen. Der kan efter behov føjes yderligere rådssamlinger til de oprindeligt påtænkte.

Det formandskab, der følger efter det kommende formandskab, udarbejder i samråd med Kommissionen og det efterfølgende formandskab og senest en uge før sin formandskabsperiodes begyndelse en tilsvarende foreløbig oversigt for de rådssamlinger, der er berammet i det halvår, der følger efter det, der er omhandlet i første afsnit.

Viser det sig i løbet af en formandskabsperiode, at en samling, der oprindelig er berammet til at holdes i det pågældende halvår, ikke længere er begrundet, indkalder formandskabet ikke til den pågældende samling.

Artikel 3 (4)

Dagsorden

1. Formanden udarbejder på baggrund af Rådets årlige arbejdsprogram den foreløbige dagsorden for hver samling. Den sendes til Rådets øvrige medlemmer og til Kommissionen senest fjorten dage før samlingens begyndelse.

2. På den foreløbige dagsorden optages de punkter, for hvilke en begæring om optagelse, der er fremsat af et af Rådets medlemmer eller af Kommissionen, samt de dertil eventuelt hørende bilag, er modtaget i generalsekretariatet senest seksten dage før den pågældende samlings begyndelse. I den foreløbige dagsorden skal det angives ved en asterisk, hvis formandskabet, et medlem af Rådet eller Kommissionen kan begære afstemning om et punkt. Denne angivelse må først ske, når alle procedurekravene i traktaterne er blevet opfyldt.

3. Punkter, der vedrører vedtagelsen af en retsakt eller en fælles holdning vedrørende et lovgivningsforslag eller et forslag til foranstaltning, som skal vedtages i henhold til afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union, optages kun på den foreløbige dagsorden med henblik på, at der træffes afgørelse, hvis den frist på seks uger, der er fastsat i punkt 3 i protokollen om de nationale parlamenters rolle i Den Europæiske Union, er udløbet.

Rådet kan med enstemmighed fravige fristen på seks uger, hvis optagelsen af et punkt falder ind under undtagelsesbestemmelsen om sager af hastende karakter i punkt 3 i nævnte protokol.

4. På den foreløbige dagsorden kan der kun optages punkter, hvortil bilagene er fremsendt til Rådets medlemmer og til Kommissionen senest samme dag, som dagsordenen blev afsendt.

5. Generalsekretariatet giver Rådets medlemmer og Kommissionen meddelelse om begæringer om optagelse og dertil hørende bilag, for hvilke de ovenfor fastsatte frister ikke er overholdt.

Medmindre hensynet til sagens hastende karakter tilsiger andet og med forbehold af stk. 2, fjerner formandskabet de punkter vedrørende lovgivningsmæssigt arbejde, jf. artikel 7, fra den foreløbige dagsorden, som Coreper ikke har afsluttet behandlingen af inden udgangen af den uge, der går forud for ugen før den pågældende rådssamling.

6. Den foreløbige dagsorden opdeles i del A og del B. I del A optages de punkter, som vil kunne godkendes af Rådet uden debat; Rådets medlemmer og Kommissionen kan dog tilkendegive deres opfattelse i forbindelse med godkendelsen af sådanne punkter og få erklæringer optaget i protokollen for samlingen.

7. Dagsordenen vedtages af Rådet ved begyndelsen af hver samling. Der kræves enstemmighed i Rådet for at optage andre punkter på dagsordenen end dem, som er optaget på den foreløbige dagsorden. Punkter optaget på denne måde kan sættes under afstemning, hvis alle procedurekravene i traktaterne er blevet opfyldt.

8. Hvis stillingtagen til et punkt på listen over A-punkter kan påregnes at medføre fornyet debat, eller hvis et af Rådets medlemmer eller Kommissionen anmoder herom, udgår det pågældende A-punkt af dagsordenen, medmindre Rådet træffer anden bestemmelse.

9. Anmodninger om optagelse af et punkt under eventuelt skal ledsages af en skriftlig redegørelse.

Artikel 4

Repræsentation af et medlem af Rådet

Med forbehold af bestemmelserne i artikel 11 om afstemningsfuldmagt kan et medlem af Rådet, som er forhindret i at deltage i en samling, lade sig repræsentere.

Artikel 5

Samlinger

1. Rådets samlinger er ikke offentlige; dette gælder dog ikke de forhandlinger, der er omhandlet i artikel 8.

2. Kommissionen indbydes til at deltage i Rådets samlinger. Det samme gælder Den Europæiske Centralbank i de tilfælde, hvor den udøver sin initiativret. Rådet kan dog vedtage at forhandle, uden at Kommissionen eller Den Europæiske Centralbank er til stede i salen.

3. Rådets og Kommissionens medlemmer kan være ledsaget af embedsmænd, som bistår dem. Disse embedsmænds navn og stilling skal på forhånd meddeles generalsekretariatet. Rådet kan bestemme, hvor mange personer pr. delegation, inkl. Rådets medlemmer, der samtidig må være til stede i Rådets mødesal.

4. Adgang til Rådets samlinger er betinget af forevisning af et adgangskort (laissez-passer) udstedt af generalsekretariatet.

Artikel 6

Tavshedspligt og fremlæggelse af dokumenter i en retssag

1. Med forbehold af artikel 8 og 9 samt bestemmelserne om aktindsigt gælder der tavshedspligt om Rådets forhandlinger, medmindre Rådet træffer anden bestemmelse.

2. Rådet eller Coreper kan tillade, at der under retssager fremlægges genparter eller uddrag af rådsdokumenter, som ikke allerede er gjort offentligt tilgængelige i henhold til bestemmelserne om aktindsigt.

Artikel 7

Tilfælde, hvor Rådet optræder som lovgivende myndighed

Rådet optræder som lovgivende myndighed som omhandlet i EF-traktatens artikel 207, stk. 3, andet afsnit, når det vedtager lovregler, der har retskraft i eller for medlemsstaterne, dvs. forordninger, direktiver, rammeafgørelser, beslutninger og afgørelser på grundlag af de relevante bestemmelser i traktaterne, bortset fra drøftelser, der fører til vedtagelse af interne forholdsregler, administrative eller budgetmæssige afgørelser, afgørelser, der vedrører forbindelserne mellem institutionerne eller de internationale forbindelser, eller akter, der ikke er obligatoriske, såsom konklusioner, henstillinger og resolutioner.

Når Rådet får forelagt lovgivningsmæssige forslag eller initiativer, afstår det fra at vedtage retsakter, der ikke er omhandlet i traktaterne, såsom resolutioner og erklæringer, bortset fra sådanne, som er omhandlet i artikel 9.

Artikel 8

Forhandlinger i Rådet, der er tilgængelige for offentligheden, og offentlige debatter

1. Forhandlinger i Rådet om retsakter, der skal vedtages efter den fælles beslutningsprocedure i henhold til EF-traktatens artikel 251, gøres tilgængelige for offentligheden som følger:

a) Kommissionens fremlæggelse af sine vigtigste lovgivningsforslag og den efterfølgende debat i Rådet gøres tilgængelige for offentligheden. En oversigt over sådanne forslag vedtages efter henstilling af formandskabet og i samråd med Kommissionen i begyndelsen af hvert halvår af Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), der er indkaldt til en samling som omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a).

b) Resultatet af afstemningen om retsakter gøres tilgængelig for offentligheden, ligesom Rådets afsluttende forhandlinger forud for den pågældende afstemning og de dertil hørende stemmeforklaringer (5).

I sådanne tilfælde gøres Rådets forhandlinger tilgængelige for offentligheden i form af audiovisuel transmission af Rådets samling fortrinsvis til et tilhørerrum. Afstemningsresultatet gengives visuelt.

Generalsekretariatet orienterer så vidt muligt på forhånd offentligheden om datoer og omtrentligt tidspunkt for sådanne audiovisuelle transmissioner og træffer alle praktiske foranstaltninger til at sikre en korrekt gennemførelse af dette stykke.

2. Rådet (almindelige anliggender og eksterne forbindelser), der er indkaldt til en samling som omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a), holder hvert år en offentlig orienterende debat om Rådets årlige arbejdsprogram og eventuelt også om Kommissionens årlige arbejdsprogram. Denne årlige orienterende debat transmitteres audiovisuelt til offentligheden.

3. Rådet holder mindst en offentlig debat om væsentlige nye lovgivningsforslag ud over dem, der er omhandlet i stk. 1; Rådet eller Coreper træffer med kvalificeret flertal afgørelse om afholdelsen af en sådan debat.

Rådet eller Coreper kan med kvalificeret flertal i hvert enkelt tilfælde vedtage, at der skal finde andre offentlige debatter sted om vigtige spørgsmål, der vedrører EU's interesser.

Formandskabet, Rådets medlemmer eller Kommissionen kan stille forslag om spørgsmål eller specifikke emner for sådanne debatter.

Sådanne debatter transmitteres audiovisuelt til offentligheden.

Artikel 9

Afstemningsresultaternes, stemmeforklaringernes og protokollernes tilgængelighed for offentligheden

1. Ud over de tilfælde, hvor Rådets forhandlinger er tilgængelige for offentligheden i henhold til artikel 8, stk. 1, offentliggøres afstemningsresultaterne og stemmeforklaringerne fra Rådets medlemmer samt erklæringerne til protokollen for samlingen og de punkter i denne protokol, der vedrører vedtagelsen af retsakter, når Rådet optræder som lovgivende myndighed, jf. artikel 7.

Samme regel gælder for:

a) afstemningsresultater og stemmeforklaringer samt erklæringer til protokollen for samlingen og punkter i denne protokol, der vedrører vedtagelsen af en fælles holdning i henhold til EF-traktatens artikel 251 og 252

b) afstemningsresultater og stemmeforklaringer fra Rådets medlemmer eller deres repræsentanter i det forligsudvalg, der er oprettet ved EF-traktatens artikel 251, samt erklæringer til protokollen for samlingen og punkter i denne protokol, der vedrører mødet i Forligsudvalget

c) afstemningsresultater og stemmeforklaringer samt erklæringer til protokollen for samlingen og punkter i denne protokol, der vedrører Rådets udarbejdelse af en konvention på grundlag af EU-traktatens afsnit VI.

2. Afstemningsresultatet offentliggøres herudover,

a) når Rådet optræder inden for rammerne af EU-traktatens afsnit V, og Rådet eller Coreper enstemmigt træffer beslutning om offentliggørelse på begæring af et af deres medlemmer

b) når Rådet vedtager en fælles holdning i henhold til EU-traktatens afsnit VI, og Rådet eller Coreper enstemmigt træffer beslutning om offentliggørelse på begæring af et af deres medlemmer

c) hvis Rådet eller Coreper i øvrigt træffer beslutning om offentliggørelse på begæring af et af deres medlemmer.

Når resultatet af afstemninger i Rådet offentliggøres i henhold til litra a), b) og c), skal de stemmeforklaringer, som er afgivet i forbindelse med afstemningen, på begæring af de berørte medlemmer af Rådet ligeledes offentliggøres under overholdelse af denne forretningsorden og under hensyntagen til retssikkerheden og Rådets interesser.

Erklæringerne til optagelse i protokollen for samlingen og de punkter i denne protokol, der vedrører vedtagelsen af de i litra a), b) og c) nævnte retsakter, offentliggøres, når Rådet eller Coreper træffer beslutning om offentliggørelse på begæring af et af deres medlemmer.

3. I forbindelse med drøftelser, der fører til enten vejledende afstemninger eller vedtagelse af forberedende akter, offentliggøres afstemningsresultatet dog ikke.

Artikel 10

Aktindsigt i Rådets dokumenter

De specifikke bestemmelser om offentlighedens adgang til rådsdokumenter findes i bilag II.

Artikel 11

Afstemningsregler og quorum

1. Rådet foretager afstemning på initiativ af sin formand.

Formanden skal endvidere indlede en afstemningsprocedure på initiativ af et medlem af Rådet eller af Kommissionen, såfremt et flertal af Rådets medlemmer udtaler sig herfor.

2. Rådets medlemmer stemmer i den rækkefølge, der er fastsat i henhold til EF-traktatens artikel 203, idet der begyndes med det medlem, som ifølge denne rækkefølge følger efter det medlem, som varetager formandskabet.

3. Hvert medlem af Rådet kan kun fra ét af de øvrige medlemmer modtage fuldmagt til at stemme (6).

4. Rådet kan kun foretage en afstemning, hvis et flertal af de medlemmer af Rådet, der ifølge traktaterne kan deltage i afstemningen, er til stede. Ved afstemningen sikrer formanden sig, bistået af generalsekretariatet, at Rådet er beslutningsdygtigt.

Artikel 12 (7)

Skriftlig procedure

1. Rådets retsakter kan, hvis de haster, vedtages ved skriftlig procedure, såfremt Rådet eller Coreper enstemmigt træffer beslutning herom. Formanden kan ligeledes under særlige omstændigheder foreslå at anvende skriftlig procedure; i så fald anvendes proceduren kun, hvis alle Rådets medlemmer giver deres tilslutning hertil.

2. Vedrører den skriftlige procedure en sag, som Kommissionen har forelagt for Rådet, kræves endvidere Kommissionens samtykke.

3. Generalsekretariatet udarbejder hver måned en oversigt over de retsakter, der er vedtaget ved skriftlig procedure.

4. Rådet kan på initiativ af formandskabet ligeledes træffe afgørelse ved forenklet skriftlig procedure (Coreu) med henblik på at iværksætte den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik. I så fald anses forslaget for vedtaget efter udløbet af den frist, som formandskabet har fastsat under hensyn til, hvor meget sagen haster, medmindre et medlem af Rådet fremsætter indvendinger (8).

5. Generalsekretariatet fastslår, at skriftlige procedurer er afsluttet.

Artikel 13

Protokol

1. Der udfærdiges for hver samling en protokol, som efter godkendelse undertegnes af generalsekretæren/den højtstående repræsentant for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik (i det følgende benævnt generalsekretæren) eller vicegeneralsekretæren. De kan delegere deres undertegnelsesbeføjelse til generaldirektører i generalsekretariatet.

Protokollen skal i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen indeholde:

— en angivelse af de dokumenter, der er blevet forelagt for Rådet

— de afgørelser, der er truffet, eller de konklusioner, som Rådet er nået frem til

— de erklæringer, som Rådet har fremsat, og dem, som medlemmer af Rådet eller Kommissionen har begæret optaget.

2. Udkastet til protokol udarbejdes af generalsekretariatet inden for en frist på femten dage og forelægges Rådet eller Coreper til godkendelse.

3. Hvert af Rådets medlemmer samt Kommissionen kan inden godkendelsen af protokollen anmode om en mere udførlig affattelse for så vidt angår et punkt på dagsordenen. Disse anmodninger kan fremsættes i Coreper.

Artikel 14

Forhandlinger og afgørelser på grundlag af dokumenter og udkast udfærdiget på de sprog, der er omhandlet i den gældende sprogordning

1. Medmindre andet vedtages enstemmigt af Rådet på grund af sagens hastende karakter, kan Rådet kun forhandle og træffe afgørelse på grundlag af dokumenter og udkast, der er udfærdiget på de sprog, der er omhandlet i den gældende ordning på det sproglige område.

2. Ethvert medlem af Rådet kan modsætte sig forhandling, såfremt teksten til eventuelle ændringsforslag ikke er udarbejdet på de af de i stk. 1 omhandlede sprog, som medlemmet angiver.

Artikel 15

Undertegnelse af retsakter

Teksten til retsakter, som vedtages af Europa-Parlamentet og Rådet i fællesskab, samt teksten til retsakter, som vedtages af Rådet, undertegnes af den person, der er formand på tidspunktet for vedtagelsen, samt af generalsekretæren eller vicegeneralsekretæren. Generalsekretæren eller vicegeneralsekretæren kan delegere deres undertegnelsesbeføjelse til generaldirektører i generalsekretariatet.

Artikel 16 (9)

Manglende mulighed for at deltage i en afstemning

Ved anvendelsen af denne forretningsorden tages der behørigt hensyn til de tilfælde, hvor et eller flere medlemmer af Rådet i henhold til traktaterne ikke kan deltage i afstemningen, jf. bilag III.

Artikel 17

Offentliggørelse af retsakter i EU-Tidende

1. Følgende offentliggøres i EU-Tidende på generalsekretærens eller vicegeneralsekretærens foranledning:

a) de retsakter, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2

b) de retsakter, der er omhandlet i Euratom-traktatens artikel 163, stk. 1

c) de fælles holdninger, som Rådet har fastlagt efter proceduren i EF-traktatens artikel 251 og 252 samt begrundelserne herfor

d) de rammeafgørelser og afgørelser, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2

e) de konventioner, der er udarbejdet af Rådet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2 Det meddeles i EU-Tidende, hvornår sådanne konventioner træder i kraft

f) de konventioner, der er undertegnet mellem medlemsstater i henhold til EF-traktatens artikel 293 Det meddeles i EU-Tidende, hvornår sådanne konventioner træder i kraft

g) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået Det meddeles i EU-Tidende, hvornår sådanne aftaler træder i kraft

h) de internationale aftaler, som er indgået i henhold til EU-traktatens artikel 24, medmindre Rådet træffer anden afgørelse på grundlag af artikel 4 og 9 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (10) Det meddeles i EU-Tidende, hvornår sådanne aftaler træder i kraft

2. Medmindre Rådet eller Coreper træffer anden afgørelse, offentliggøres følgende i EU-Tidende på generalsekretærens eller vicegeneralsekretærens foranledning:

a) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EF-traktatens artikel 67, stk. 1

b) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EU-traktatens artikel 34, stk. 2

c) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2

d) andre direktiver end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, andre beslutninger end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1, henstillinger og udtalelser.

3. Rådet eller Coreper beslutter i hvert enkelt tilfælde med enstemmighed, om fælles strategier, fælles aktioner og fælles holdninger som omhandlet i EU-traktatens artikel 12 skal offentliggøres i EU-Tidende på generalsekretærens eller vicegeneralsekretærens foranledning.

4. Rådet eller Coreper beslutter i hvert enkelt tilfælde og under hensyntagen til den eventuelle offentliggørelse af basisretsakten om følgende skal offentliggøres i EU-Tidende på generalsekretærens eller vicegeneralsekretærens foranledning:

a) de gennemførelsesbestemmelser til de fælles aktioner, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 12

b) de fælles aktioner, fælles holdninger eller enhver anden afgørelse, der træffes på grundlag af en fælles strategi som fastsat i EU-traktatens artikel 23, stk. 2, første led

c) de eventuelle gennemførelsesforanstaltninger til afgørelser som omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2, samt de eventuelle gennemførelsesforanstaltninger til konventioner, som Rådet har udarbejdet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2

d) andre rådsakter som f.eks. afgørelser eller resolutioner.

5. Når der ved en aftale indgået mellem Fællesskaberne og en eller flere stater eller internationale organisationer nedsættes et organ med beføjelse til at træffe afgørelser, beslutter Rådet ved aftalens indgåelse, om dette organs afgørelser skal offentliggøres i EU-Tidende.

Artikel 18

Meddelelse af retsakter

1. Generalsekretæren, vicegeneralsekretæren eller en generaldirektør, som handler på deres vegne, giver dem, som de pågældende retsakter er rettet til, meddelelse om direktiver bortset fra dem, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, og beslutninger bortset fra dem, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 254, stk. 1.

2. I det omfang følgende retsakter ikke offentliggøres i EU-Tidende, giver generalsekretæren, vicegeneralsekretæren eller en generaldirektør, der handler på deres vegne, meddelelse herom til dem, som de er rettet til:

a) henstillinger

b) de fælles strategier, fælles aktioner og fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 12

c) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2

d) gennemførelsesforanstaltninger til retsakter vedtaget på grundlag af EU-traktatens artikel 12 og 34.

3. Generalsekretæren, vicegeneralsekretæren eller en generaldirektør, der handler på deres vegne, udleverer genparter af Rådets direktiver bortset fra dem, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, samt af Rådets beslutninger og henstillinger til medlemsstaternes regeringer og til Kommissionen.

Artikel 19 (11)

Coreper, komitéer, udvalg og arbejdsgrupper

1. Coreper har til opgave at forberede Rådets arbejde og at udføre de hverv, der tildeles Coreper af Rådet. Coreper skal under alle omstændigheder (12) drage omsorg for sammenhængen i EU's politikker og aktiviteter samt for overholdelse af følgende principper og regler:

a) principperne om legalitet, subsidiaritet, proportionalitet og begrundelse af retsakterne

b) reglerne om EU-institutionernes og -organernes beføjelser

c) budgetbestemmelserne

d) reglerne om procedure, åbenhed og kvalitet af retsakternes affattelse.

2. Samtlige punkter på dagsordenen for en samling i Rådet behandles først af Coreper, medmindre denne træffer anden bestemmelse. Coreper søger på sit eget niveau at tilvejebringe en løsning, som forelægges Rådet til vedtagelse. Coreper sørger for, at sagerne forelægges Rådet i en passende form, og forelægger det eventuelt indstillinger, løsningsmuligheder eller løsningsforslag. I hastesager kan Rådet med enstemmighed beslutte at behandle et spørgsmål, uden at en sådan forudgående behandling har fundet sted.

3. Komitéer, udvalg eller arbejdsgrupper kan nedsættes af Coreper eller med Corepers billigelse med henblik på udførelse af bestemte, på forhånd fastlagte forberedende opgaver eller undersøgelser.

Generalsekretariatet ajourfører og offentliggør regelmæssigt listen over de forberedende organer. Kun de komitéer, udvalg og arbejdsgrupper, der er opført på listen, kan holde møder som Rådets forberedende organer.

4. Møderne i Coreper har afhængigt af dagsordenens punkter formandskabets faste repræsentant eller stedfortrædende faste repræsentant som formand. De komitéer og udvalg, der er omhandlet i traktaterne, har ligeledes af en delegeret fra formandskabet som formand, medmindre Rådet træffer anden bestemmelse. Det samme gælder for de i stk. 3 omhandlede komitéer, udvalg og arbejdsgrupper, medmindre Coreper træffer anden bestemmelse.

5. Med henblik på forberedelse af samlinger i Rådet i de sammensætninger, hvori det kun træder sammen en gang hvert halvår, samt hvis disse samlinger holdes i første halvdel af halvåret, føres forsædet under møderne i andre komitéer og udvalg end Coreper samt i arbejdsgrupper af en delegeret fra den medlemsstat, der skal varetage formandskabet for Rådet på tidspunktet for de pågældende samlinger.

6. Når en sag fortrinsvis vil blive behandlet i løbet af et bestemt halvår, kan en delegeret fra den medlemsstat, der varetager formandskabet i det pågældende halvår, i det foregående halvår påtage sig formandskabet for komitéerne/udvalgene, bortset fra Coreper, samt for arbejdsgrupperne, når disse behandler den pågældende sag. Den praktiske gennemførelse af dette afsnit aftales mellem de to berørte formandskaber.

For så vidt angår behandlingen af fællesskabsbudgettet for et givet regnskabsår, varetages formandskabet for møderne i Rådets forberedende organer, bortset fra Coreper, når disse forbereder punkter på Rådets dagsorden vedrørende behandlingen af budgettet, således af en delegeret fra den medlemsstat, der varetager formandskabet for Rådet i sidste halvdel af det kalenderår, der går forud for det givne regnskabsår. Det samme gælder, under forudsætning af det andet formandskabs accept, formandskabet for samlinger i Rådet på det tidspunkt, hvor de pågældende budgetspørgsmål drøftes. De berørte formandskaber konsulterer hinanden om de praktiske arrangementer.

7. I overensstemmelse med de relevante bestemmelser, der er nævnt nedenfor, kan Coreper træffe følgende procedureafgørelser, hvis de spørgsmål, som vedrører disse afgørelser, er optaget på den foreløbige dagsorden mindst tre arbejdsdage før mødet. Der kræves enstemmighed i Coreper for at fravige denne frist (13):

a) beslutning om, at en samling i Rådet skal holdes et andet sted end i Bruxelles eller Luxembourg (artikel 1, stk. 3)

b) tilladelse til, at der under retssager fremlægges en genpart eller et uddrag af et rådsdokument (artikel 6, stk. 2)

c) beslutning om at holde en offentlig rådsdebat (artikel 8, stk. 3)

d) beslutning om, at afstemningsresultaterne i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 9, stk. 2 og 3, skal offentliggøres

e) beslutning om, at der skal anvendes skriftlig procedure (artikel 12, stk. 1)

f) godkendelse eller ændring af en protokol for en samling i Rådet (artikel 13, stk. 2 og 3)

g) beslutning om, hvorvidt en tekst eller en retsakt skal offentliggøres i EU-Tidende (artikel 17, stk. 2, 3 og 4)

h) beslutning om, at en institution eller et organ skal høres

i) beslutning om, at der skal fastsættes en frist for høring af en institution eller et organ, eller at denne frist skal forlænges

j) beslutning om, at fristerne i EF-traktatens artikel 251, stk. 7, skal forlænges

k) godkendelse af teksten til en skrivelse til en institution eller et organ.

Artikel 20

Formandskabet og afvikling af debatterne i god ro og orden

1. Formandskabet sørger for anvendelsen af denne forretningsorden og drager omsorg for at debatterne afvikles i god ro og orden. Formandskabet sørger navnlig for selv at overholde og sørge for overholdelsen af bestemmelserne i bilag IV vedrørende arbejdsmetoderne med henblik på et udvidet Råd.

For at sikre at debatterne afvikles i god ro og orden, kan formandskabet endvidere, medmindre Rådet træffer anden afgørelse, træffe alle hensigtsmæssige foranstaltninger, der er nødvendige for at fremme en optimal udnyttelse af den tid, der er til rådighed på samlingerne, og navnlig:

a) med henblik på behandlingen af et bestemt punkt begrænse antallet af personer fra hver enkelt delegation, der kan være til stede i mødelokalet under samlingen, og beslutte, om der skal åbnes et tilhørerrum

b) fastsætte rækkefølgen for behandlingen af de enkelte punkter samt den tid, der skal afsættes til drøftelse af dem

c) bestemme, hvor lang tid der skal afsættes til drøftelse af et bestemt punkt, især ved at begrænse taletiden og fastlægge rækkefølgen af indlæg

d) anmode delegationerne om at fremlægge deres forslag til ændring af en foreliggende tekst skriftligt inden en nærmere angivet dato, om nødvendigt ledsaget af en kortfattet forklaring

e) anmode de delegationer, som på et givet punkt eller med hensyn til en given tekst eller en del heraf måtte have sammenfaldende eller lignende opfattelser, om at vælge en talsmand, som på samlingen eller skriftligt forud herfor kan fremlægge disse delegationers holdning.

2. Uden at dette berører bestemmelserne i artikel 19, stk. 4, 5 og 6, og formandskabets beføjelser og overordnede politiske ansvar, bistås formandskabet af repræsentanten for den medlemsstat, der varetager det kommende formandskab. Repræsentanten skal på formandskabets anmodning og i overensstemmelse med formandskabets instrukser afløse dette, hvis og når det måtte være nødvendigt, aflaste formandskabet med hensyn til nogle af de byrder, når det er nødvendigt, og sikre kontinuiteten i Rådets arbejde.

Artikel 21 (14) (15)

Rapporter fra komitéer, udvalg og arbejdsgrupper

Uanset de øvrige bestemmelser i denne forretningsorden tilrettelægger formandskabet møderne i de forskellige komitéer, udvalg og arbejdsgrupper på en sådan måde, at deres rapporter kan være til rådighed inden det møde i Coreper, hvor rapporterne skal behandles.

Medmindre hensynet til sagens hastende karakter tilsiger andet, udsætter formandskabet behandlingen af de punkter vedrørende lovgivende arbejde efter artikel 7, som Coreper, komitéen, udvalget eller arbejdsgruppen ikke har færdigbehandlet mindst fem arbejdsdage inden mødet, til et senere møde i Coreper.

Artikel 22

Kvaliteten af affattelsen (16)

Med henblik på at bistå Rådet med at overvåge kvaliteten af affattelsen af de retsakter, det vedtager, skal Den Juridiske Tjeneste på et passende tidspunkt kontrollere kvaliteten af affattelsen af forslag og udkast til retsakter og fremsætte forslag til affattelse for Rådet og dets organer i overensstemmelse med den interinstitutionelle overenskomst af 22. december 1998.

De, der forelægger tekster som led i Rådets arbejde, skal under hele lovgivningsprocessen drage særlig omsorg for kvaliteten af affattelsen af teksterne.

Artikel 23

Generalsekretæren og generalsekretariatet

1. Rådet bistås af et generalsekretariat, som ledes af en generalsekretær, bistået af en vicegeneralsekretær med ansvar for generalsekretariatets daglige drift. Generalsekretæren og vicegeneralsekretæren udnævnes af Rådet, der træffer afgørelse med kvalificeret flertal.

2. Rådet træffer afgørelse om generalsekretariatets organisation (17).

Under Rådets myndighed træffer generalsekretæren og vicegeneralsekretæren alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at generalsekretariatet fungerer tilfredsstillende.

3. Generalsekretariatet inddrages nært og kontinuerligt i planlægningen, samordningen og sikringen af sammenhængen i Rådets arbejde og gennemførelsen af dets årlige program. Under formandskabets ansvar og ledelse bistår generalsekretariatet formandskabet med at nå frem til mulige løsninger.

I overensstemmelse med EU-traktaten bistår generalsekretæren Rådet og formandskabet i spørgsmål, der henhører under den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik, herunder samordning af de særlige repræsentanters arbejde.

Generalsekretæren kan eventuelt opfordre formandskabet til at indkalde til et møde i en komité, et udvalg eller en arbejdsgruppe, navnlig i forbindelse med den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik, eller til at opføre et punkt på dagsordenen for et møde i en komité, et udvalg eller en arbejdsgruppe.

4. Generalsekretæren eller vicegeneralsekretæren forelægger Rådet overslaget over dets udgifter i så god tid, at fristerne i de finansielle bestemmelser kan overholdes.

5. Generalsekretæren, der bistås af vicegeneralsekretæren, har det fulde ansvar for forvaltningen af de bevillinger, der er opført på budgettet, sektion II, Rådet, og træffer alle fornødne foranstaltninger til at sikre en forsvarlig forvaltning. Generalsekretæren anvender disse bevillinger i overensstemmelse med finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Artikel 24

Sikkerhed

Rådet vedtager med kvalificeret flertal Rådets sikkerhedsforskrifter.

Artikel 25

Opgaver som depositar for aftaler og konventioner

Når generalsekretæren udpeges som depositar for en aftale indgået i henhold til EU-traktatens artikel 24 eller indgået mellem Fællesskabet og en eller flere stater eller internationale organisationer, for en konvention indgået mellem medlemsstater eller for en konvention udarbejdet i henhold til EU-traktatens artikel 34, deponeres dokumenterne vedrørende ratifikation, accept eller godkendelse af disse aftaler eller konventioner i Rådet.

I sådanne tilfælde fungerer generalsekretæren som depositar og sørger også for, at ikrafttrædelsesdatoen for de pågældende aftaler eller konventioner offentliggøres i EU-Tidende.

Artikel 26

Repræsentation i Europa-Parlamentet

Rådet kan over for Europa-Parlamentet og dettes udvalg lade sig repræsentere af formandskabet eller med dettes samtykke af det efterfølgende formandskab eller generalsekretæren. Efter mandat fra formandskabet kan Rådet også lade sig repræsentere i disse udvalg af sin vicegeneralsekretær eller af højtstående embedsmænd fra generalsekretariatet.

Rådet kan desuden gøre Europa-Parlamentet bekendt med sine synspunkter ved skriftlig meddelelse.

Artikel 27

Bestemmelser om retsakternes udformning

Bestemmelserne om retsakternes udformning findes i bilag V.

Artikel 28

Postforsendelser til Rådet

Postforsendelser til Rådet sendes til formanden på følgende adresse: