KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 2064/97 af 15. oktober 1997 om gennemførelse af Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 om detaljerede ordninger for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 af 19. december 1988 om gennemførelsesbestemmelser til forordning (EØF) nr. 2052/88 for så vidt angår samordningen af de forskellige strukturfondes interventioner indbyrdes såvel som med interventionerne fra Den Europæiske Investeringsbank og de øvrige eksisterende finansielle instrumenter (1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94 (2), særlig artikel 23, stk. 1, fjerde afsnit,

efter høring af Det Rådgivende Udvalg for Udvikling og Omstilling i Regionerne og det udvalg, der er oprettet efter traktatens artikel 124, og

ud fra følgende betragtninger:

Artikel 23, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4253/88 fastlægger principperne for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene;

for at sikre en acceptabel finanskontrol i hele Fællesskabet er det nødvendigt at fastlægge visse minimumskontrolbestemmelser nærmere;

af hensyn til de enkelte medlemsstaters særlige forfatningsmæssige og administrative situation er det nødvendigt, at nærværende forordning suppleres med passende administrative ordninger mellem Kommissionen og hver medlemsstat;

nærværende forordning bør gælde for de interventionsformer, der er fastsat i artikel 5, stk. 2, i Rådets forordning (EØF) nr. 2052/88 af 24. juni 1988 om strukturfondenes opgaver og effektivitet samt om samordningen af deres interventioner indbyrdes såvel som med interventionerne fra Den Europæiske Investeringsbank og de øvrige eksisterende finansielle instrumenter (3), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94, forudsat at interventionsformerne administreres af medlemsstaterne;

medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer bør være af en sådan art, at de sikrer en effektiv og korrekt gennemførelse af de aktioner, der medfinansieres af strukturfondene;

der bør fastsættes regler for medlemsstaternes gennemførelse af kontrol, og der bør indføres ordninger for regelmæssige konsultationer mellem medlemsstaterne og Kommissionen, for at de samlede midler, der er afsat til kontrol på nationalt plan og EF-plan, kan få størst mulig virkning;

medlemsstaterne bør sikre, at åbenbare uregelmæssigheder, der afsløres ved national kontrol eller EF-kontrol, undersøges og behandles tilfredsstillende;

medlemsstaterne bør i forbindelse med afslutning af interventionsformer forelægge Kommissionen en uafhængig erklæring, der indeholder en generel konklusion, hvad angår gyldigheden af anmodningen om endelig betaling, og som gør det muligt at identificere og behandle enhver svaghed eller uregelmæssighed tilfredsstillende;

medlemsstaterne bør hvert år aflægge rapport til Kommissionen om anvendelsen af nærværende forordning;

ifølge artikel 23, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EØF) nr. 4253/88 skal medlemsstaterne sende Kommissionen en beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer; disse beskrivelser skal om nødvendigt suppleres og opdateres;

når det gælder interventionsformer, der involverer mere end en medlemsstat, bør der forudses administrativt samarbejde mellem de berørte medlemsstater og Kommissionen;

medlemsstaterne bør kunne anvende nationale kontrolregler, som er strengere end dem, der er fastsat i nærværende forordning;

nærværende forordning bør ikke indskrænke anvendelsen af bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (4) og Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/94 af 11. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebetaling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansieringen af strukturpolitikkerne, samt om oprettelse af et informationssystem på dette område (5);

i overensstemmelse med artikel 214 i EF-traktaten er det nødvendigt at sikre, at tjenestehemmeligheder, der opnås adgang til under udøvelse af den kontrol, der er fastsat i nærværende forordning, ikke videregives til uvedkommende personer;

de i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Landbrugsstrukturerne og Udvikling af Landdistrikterne og Den Stående Fiskeristrukturkomité -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

Nærværende forordning gælder for de interventionsformer, der er fastsat i artikel 5, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 2052/88, og som administreres af medlemsstaterne.

Artikel 2

1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal:

a) sikre en korrekt iværksættelse af interventionsformerne i overensstemmelse med målene for forsvarlig økonomisk forvaltning

b) på tilfredsstillende måde attestere gyldigheden af forskud og endelige betalinger på grundlag af de faktiske udgifter

c) sikre et tilfredsstillende revisionsspor

d) specificere ansvarsfordelingen og især kontrollen på de forskellige niveauer for at sikre korrekte attesteringer

e) lette afsløringen af mulige svagheder eller risici ved gennemførelsen af aktioner og projekter

f) omfatte korrigerende foranstaltninger for at afhjælpe svagheder, risici eller uregelmæssigheder, der blev afsløret under projektets gennemførelse, især med hensyn til den finansielle forvaltning.

2. Ved anvendelsen af nærværende forordning er et tilfredsstillende revisionsspor et spor, der gør det muligt at:

a) afstemme de sammenfattede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag på de forskellige administrative niveauer og hos de endelige støttemodtagere

b) efterprøve tildelingen og overførslerne af de disponible EF-midler og nationale midler.

3. I bilag I gives der en vejledende beskrivelse af de informationskrav, et tilstrækkeligt revisionsspor skal opfylde.

Artikel 3

1. Medlemsstaterne foretager kontrol af projekter eller aktioner (i det følgende benævnt »kontrol«) på grundlag af et passende antal stikprøver for især:

a) at efterprøve effektiviteten af de bestående forvaltnings- og kontrolsystemer

b) selektivt på grundlag af risikoanalyse at efterprøve de udgiftsanmeldelser, der foretages på de forskellige niveauer.

2. Kontrollen før afslutningen af hver interventionsform vedrører mindst 5 % af de samlede støtteberettigede udgifter og et repræsentativt udsnit af de godkendte projekter eller aktioner under hensyntagen til kravene i stk. 3.

For interventionsformer, der er godkendt inden nærværende forordnings ikrafttræden, kan procentsatsen nedsættes proportionalt.

Medlemsstaterne søger at sprede kontrollen ligeligt over den pågældende periode.

3. Der skal ved udvælgelsen af de projekter eller aktioner, der skal underkastes kontrol, tages hensyn til:

a) behovet for at kontrollere en passende blanding af typer og størrelser af projekter eller aktioner

b) de risikofaktorer, der er afsløret ved national kontrol eller EF-kontrol

c) koncentrationen af projekter på bestemte ansvarlige myndigheder eller bestemte endelige støttemodtagere, således at de vigtigste ansvarlige myndigheder og endelige støttemodtagere mindst kontrolleres én gang før afslutningen af hver interventionsform.

Artikel 4

Ved kontrollen i medfør af artikel 3 skal medlemsstaterne efterprøve følgende:

a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet

b) for et passende antal regnskaber, disse regnskabers overensstemmelse med bilagene hos den endelige støttemodtager og de formidlende myndigheder

c) tilstedeværelsen af et tilfredsstillende revisionsspor

d) for et passende antal udgiftsposter, om arten og tidspunktet for den pågældende udgift (forpligtelser og betalinger) svarer til EF's regler, til projektets godkendte fysiske kendetegn og til det rent faktisk udførte arbejde

e) om projektets brug eller påtænkte brug er i overensstemmelse med den brug, der er anført i ansøgningen om EF-medfinansiering

f) om Fællesskabets finansielle tilskud ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 13 i forordning (EØF) nr. 2052/88 og andre gældende EF-bestemmelser, og udbetales til de endelige støttemodtagere uden nedsættelser eller uberettigede forsinkelser

g) om de fornødne nationale midler til medfinansiering rent faktisk er blevet stillet til rådighed

h) om de medfinansierede aktioner er blevet gennemført efter artikel 7, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 2052/88.

Artikel 5

Kontrollen skal fastslå, om konstaterede problemer er af systematisk karakter, der indebærer risiko for andre projekter, som gennemføres af den samme endelige støttemodtager eller administreres af den samme ansvarlige myndighed. Kontrollen skal også identificere årsagerne til sådanne situationer, yderligere undersøgelser, der kan være nødvendige, og de påkrævede korrigerende og forebyggende foranstaltninger.

Artikel 6

De enkelte medlemsstater og Kommissionen konsulterer hinanden mindst én gang om året for at koordinere deres programmer for kontrol, for at de samlede midler, der er afsat til kontrol på nationalt plan og EF-plan, kan få størst mulig nyttevirkning. Disse konsultationer vedrører de risikoanalysemetoder, der skal anvendes, under hensyntagen til den seneste kontrol og rapporterne og meddelelserne fra de nationale myndigheder, Kommissionen og Revisionsretten.

Artikel 7

1. Medlemsstaterne sørger for, at åbenbare uregelmæssigheder, som rapporteres ved national kontrol eller EF-kontrol, undersøges og behandles tilfredsstillende.

2. Er en åbenbar uregelmæssighed ikke behandlet tilfredsstillende senest seks måneder efter, at den ansvarlige myndighed er blevet gjort opmærksom på den, underretter medlemsstaten Kommissionen om situationen, medmindre den allerede har gjort det efter forordning (EF) nr. 1681/94.

3. Ved anvendelsen af stk. 1 og 2 forstås ved tilfredsstillende behandling, at den endelige støttemodtager eller den ansvarlige myndighed over for den person eller det organ, der er ansvarligt for kontrol i medlemsstaten, forelægger tilstrækkeligt bevis for, at den åbenbare uregelmæssighed ikke eksisterer eller er blevet korrigeret.

Hvis en uregelmæssighed har systematisk karakter, forstås ved tilfredsstillende behandling desuden vedtagelse af de nødvendige foranstaltninger for at korrigere de tilfælde, der ikke er blevet individuelt identificeret ved kontrol, og for at forebygge gentagelser.

4. Det i stk. 3 omhandlede bevis kan bestå af grundlag af kopier af regnskaber og bilag eller andet nødvendigt bevismateriale.

Artikel 8

1. Senest på tidspunktet for anmodningen om endelig betaling og om den endelige udgiftsanmeldelse for hver interventionsform forelægger medlemsstaterne Kommissionen en erklæring som vist i bilag II, som er udarbejdet af en person eller et organ, der udøver sin funktion uafhængigt af den ansvarlige tjeneste. Erklæringen skal resumere konklusionerne af de kontrolundersøgelser, der blev foretaget i de foregående år, og en generel konklusion, hvad angår gyldigheden af anmodningen om endelig betaling og retmæssigheden og korrektheden af de transaktioner, der ligger til grund for den endelige udgiftsanmeldelse.

2. Gør betydelige forvaltnings- eller kontrolsvagheder eller uregelmæssighedernes store hyppighed det ikke muligt at give en positiv generel forsikring om gyldigheden af anmodningen om endelig betaling og den endelige udgiftsanmeldelse, henvises der i erklæringen til disse forhold, og problemets omfang og dets finansielle følger anslås.

I så fald kan Kommissionen kræve en yderligere kontrol for at identificere og korrigere uregelmæssighederne inden for et nærmere fastsat tidsrum.

Artikel 9

Medlemsstaterne underretter senest den 30. juni hvert år, første gang senest den 30. juni 1998, Kommissionen om deres anvendelse af nærværende forordning i det foregående kalenderår med særlig henvisning til bestemmelserne i artikel 2 og med angivelse af de nødvendige suppleringer eller opdateringer af beskrivelsen af deres forvaltnings- og kontrolsystemer som krævet i artikel 23, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EØF) nr. 4253/88.

Artikel 10

Kommissionen og medlemsstaterne samarbejder om at sikre, at målene for nærværende forordning nås inden for rammerne af den administrative ordning, der er udarbejdet sammen med de enkelte medlemsstater.

Artikel 11

Deltager mere end en medlemsstat i en interventionsform, eller er der støttemodtagere i mere end en medlemsstat, yder de pågældende medlemsstater og Kommissionen hinanden den administrative bistand, der er nødvendig for at sikre en korrekt kontrol.

Artikel 12

1. De personer eller organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af de EF-medfinansierede aktioner, sørger for, at alle de bilag og regnskaber, der er nødvendige for kontrollen, stilles til rådighed for de tjenestemænd, der er ansvarlige for kontrollen, eller for de personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen.

2. De tjenestemænd, der er ansvarlige for kontrollen, eller de personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen, kan kræve at få udleveret udtog eller kopier af de i denne artikel nævnte bilag og regnskaber.

Artikel 13

Oplysninger, der indsamles under kontrollen, er omfattet af tavshedspligt i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i national ret og EF-ret. De må ikke videregives til andre end dem, der i kraft af deres opgaver i medlemsstaterne eller i Fællesskabets institutioner skal have kendskab hertil for at udføre disse opgaver.

Artikel 14

Ifølge de relevante nationale love har Kommissionens ansatte adgang til alle dokumenter, der udarbejdes enten med henblik på eller efter kontrol, der foretages efter nærværende forordning, og til alle opbevarede data, herunder data, der er lagret på edb.

Artikel 15

Intet i nærværende forordning er til hinder for, at medlemsstaterne anvender nationale kontrolregler, der er strengere end reglerne i nærværende forordning.

Artikel 16

For så vidt kontrollen vedrører EUGFL, Udviklingssektionen, kan den kontrol, der foretages efter Rådets forordning (EØF) nr. 3508/92 (6) og Kommissionens forordning (EØF) nr. 3887/92 (7), også anses for at foretages efter nærværende forordning.

Artikel 17

Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 8 anvendes fra den 1. januar 1998.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 15. oktober 1997.

På Kommissionens vegne

Anita GRADIN

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 374 af 31. 12. 1988, s. 1.

(2) EFT L 337 af 24. 12. 1994, s. 11.

(3) EFT L 185 af 15. 7. 1988, s. 9.

(4) EFT L 292 af 15. 11. 1996, s. 2.

(5) EFT L 178 af 12. 7. 1994, s. 43.

(6) EFT L 355 af 5. 12. 1992, s. 1.

(7) EFT L 391 af 31. 12. 1992, s. 36.

BILAG I

VEJLEDENDE BESKRIVELSE AF DE INFORMATIONSKRAV, ET REVISIONSSPOR SKAL OPFYLDE (Artikel 2, stk. 3)

Et tilstrækkeligt revisionsspor som omhandlet i artikel 2, stk. 3, foreligger, når følgende er opfyldt for en given interventionsform:

1. Regnskaber, der føres på det rette forvaltningsniveau, giver detaljerede oplysninger om de udgifter, som den endelige støttemodtager rent faktisk har afholdt for hvert medfinansieret projekt, herunder datoen for konteringen, beløbet for hver udgiftspost, identifikationen af bilaget og betalingsdatoen og -metoden; regnskaberne underbygges med de nødvendige bilag (f.eks. fakturaer).

2. Når det gælder udgiftsposter, der kun delvis vedrører den EF-medfinansierede aktion, foreligger der tilstrækkelig dokumentation for nøjagtigheden af beløbets fordeling mellem de EF-medfinansierede aktioner og de andre aktioner. Lignende dokumentation foreligger også for udgiftstyper, der anerkendes som medfinansieringsberettigede inden for visse grænser eller i forhold til andre omkostninger.

3. De tekniske og finansielle planer for projektet, midtvejsrapporterne, dokumenterne vedrørende godkendelse af støtte, udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurerne osv. opbevares på det rette forvaltningsniveau.

4. Ved indberetning af de udgifter, som en formidlende myndighed faktisk har afholdt, samles de i punkt 1 nævnte oplysninger i en detaljeret udgiftsopgørelse, der for hvert EF-medfinansieret projekt indeholder alle individuelle udgiftsposter, med henblik på beregningen af det samlede attesterede beløb. Disse detaljerede udgiftsopgørelser udgør bilagene til de formidlende myndigheders regnskaber.

5. De formidlende myndigheder fører regnskaber over hvert enkelt projekt og over de sammenfattede udgiftsbeløb, som hver gang er attesteret af de endelige støttemodtagere. Ved indberetning til den udpegede myndighed, der er nævnt i artikel 21, stk. 5, i forordning (EØF) nr. 4253/88, forelægger de formidlende myndigheder en liste over de projekter, der er godkendt under hver interventionsform, sammen med oplysninger om hvert enkelt projekt, som mindst omfatter en fuldstændig identifikation af projektet og den endelige støttemodtager, datoen for godkendelse af støtten, de forpligtede og betalte beløb, den omfattede udgiftsperiode og udgiftsbeløbene pr. foranstaltning og pr. delprogram. Disse oplysninger udgør bilagene til den udpegede myndigheds regnskaber og er grundlaget for udarbejdelsen af de udgiftserklæringer, der skal indgives til Kommissionen.

6. Når der er tale om endelige støttemodtagere, der indberetter direkte til den udpegede myndighed, udgør de detaljerede udgiftsopgørelser, der er nævnt i punkt 4, bilagene til de regnskaber, der føres af den udpegede myndighed, som er ansvarlig for udarbejdelsen af den i punkt 5 nævnte liste over projekter.

7. Hvis mere end en formidlende myndighed varetager kontakten mellem den endelige støttemodtager og den udpegede myndighed, kræver hver formidlende myndighed for sit ansvarsområde detaljerede udgiftsopgørelser, der er udarbejdet på det lavere niveau, og som den skal anvende som bilag til sine egne regnskaber, som den mindst med angivelse af de sammenfattede udgiftsbeløb for hvert enkelt projekt rapporterer til den overordnede myndighed.

8. Hvis forvaltnings- og informationsprocedurerne, herunder edb-dataoverførsler, er tilrettelagt efter andre modeller, indhenter alle berørte myndigheder tilstrækkelige oplysninger fra det lavere niveau for at begrunde deres regnskaber og de beløb, der rapporteres til den overordnede myndighed, og sikrer således et tilfredsstillende revisionsspor fra de sammenfattede beløb, der attesteres over for Kommissionen, til de individuelle udgiftsposter og bilagene hos den endelige støttemodtager.

BILAG II

>START GRAFIK>

FORLÆG TIL ERKLÆRING VED AFSLUTNING AF INTERVENTIONSFORMER

(Artikel 8)

Til Europa-Kommissionen, Generaldirektorat INDLEDNING

1. Undertegnede, ................... (navn, stilling og tjenestegren), har gennemgået den endelige udgiftsanmeldelse for ................... (interventionsform, strukturfond og periode anføres) sammen med anmodningen til Kommissionen om udbetaling af restbeløbet på EF-støtten.

KONTROLLENS OMFANG

2. Jeg foretog kontrolundersøgelsen efter bestemmelserne i forordning (EF) nr. 2064/97. Jeg planlagde og gennemførte undersøgelsen for at opnå rimelig sikkerhed for, at den endelige udgiftsanmeldelse og anmodningen om udbetaling af restbeløbet på EF-støtten ikke indeholder materielle fejl ...................... (Der gives en kort beskrivelse af de praktiske skridt, der blev taget for at gennemføre kontrollen).

BEMÆRKNINGER

3. Kontrolundersøgelsen var begrænset til følgende:

a) b) c) , osv.

(Alle begrænsninger for kontrolundersøgelsen, f.eks. systematiske problemer, svagheder i forvaltningen, manglende revisionsspor, manglende bilag, verserende retssager osv.; de udgiftsbeløb, der er berørt af disse begrænsninger, og den tilsvarende EF-støtte anslås).

4. Kontrolundersøgelsen sammen med konklusionerne af anden national kontrol eller EF-kontrol, som jeg har haft adgang til, afslørede lav/høj (det gældende anføres: hvis »høj«, gives en forklaring) hyppighed af fejl/uregelmæssigheder. Alle indberettede fejl/uregelmæssigheder er blevet behandlet tilfredsstillende af forvaltningsmyndighederne og menes ikke at berøre den EF-støtte, der skal udbetales, med følgende undtagelser:

a) b) c) , osv.

(De fejl/uregelmæssigheder, der ikke er blevet behandlet tilfredsstillende, og for hvert tilfælde problemets mulige systematiske karakter og omfang og de EF-støttebeløb, der menes berørt, anføres).

KONKLUSION

Enten

Hvis der ikke er begrænsninger for kontrolundersøgelsen, hyppigheden af de konstaterede fejl er lav, og alle problemer er behandlet tilfredsstillende:

5a) På baggrund af kontrolundersøgelsen og konklusionerne af anden national kontrol eller EF-kontrol, som jeg har haft adgang til, mener jeg, at den endelige udgiftsanmeldelse i enhver henseende giver et retvisende billede af de udgifter, der er afholdt i overensstemmelse med reglerne og programbestemmelserne, og anmodningen til Kommissionen om udbetaling af restbeløbet på EF-støtten er velbegrundet.

Eller

Hvis der er visse begrænsninger for kontrolundersøgelsen, men hyppigheden af de konstaterede fejl ikke er høj, eller hvis der er problemer, som ikke er behandlet tilfredsstillende:

5b) Når der ses bort fra de i punkt 3 ovenfor nævnte forhold og (eller) de fejl/uregelmæssigheder, der ikke synes at være behandlet tilfredsstillende, jf. punkt 4 ovenfor, er det baseret på kontrolundersøgelsen og konklusionerne af anden national kontrol eller EF-kontrol, som jeg har haft adgang til, min opfattelse, at den endelige udgiftsanmeldelse i enhver henseende giver et retvisende billede af de udgifter, der er afholdt i overensstemmelse med reglerne og programbestemmelserne, og at anmodningen til Kommissionen om udbetaling af restbeløbet af EF-støtten, er velbegrundet.

Eller

Hvis der er betydelige begrænsninger for kontrolunderøgelsen, eller hyppigheden af de konstaterede fejl er stor, selv om de indberettede fejl/uregelmæssigheder er behandlet tilfredsstillende:

5c) I betragtning af de i punkt 3 ovenfor nævnte forhold og (eller) den store hyppighed af afslørende fejl i punkt 4 kan jeg ikke udtale mig om den endelige udgiftsanmeldelse og anmodningen til Kommissionen om udbetaling af restbeløbet på EF-støtten.

Dato og underskrift

>SLUT GRAFIK>