Rådets afgørelse

af 22. juli 2002

om Fællesskabets deltagelse i Den Internationale Gummistudiegruppe

(2002/651/EF)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 133,

under henvisning til forslag fra Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Den Internationale Gummistudiegruppe (IRSG) blev oprettet i 1944 efter afviklingen af den internationale gummiaftale (International Rubber Regulation Scheme), der havde været gældende siden 1934. Ændringer til forretningsordenen blev vedtaget af gruppen på delegationsledernes møder, der blev afholdt i forbindelse med det seksogtredivte og syvogtredivte årsmøde i henholdsvis Tokyo (i marts 1995) og Phuket (i april 1996).

(2) IRSG er en mellemstatslig organisation med status som et anerkendt internationalt organ med sæde i Det Forenede Kongerige, hvilket blev formelt fastslået i en aftale om hovedsædets placering, der blev indgået med Det Forenede Kongeriges regering og underskrevet den 14. februar 1978. Aftalen indeholder bestemmelser om gruppens og sekretariatets privilegier og immuniteter. Gruppens formål er: "... at fungere som debatforum for spørgsmål vedrørende såvel produktion og forbrug af som handel med naturgummi og syntetisk gummi samt at indsamle og offentliggøre omfattende statistiske oplysninger om gummiindustrien på verdensplan."

(3) Gruppen bistås af et sekretariat, hvis daglige leder er generalsekretæren, som står til ansvar over for gruppen og forretningsudvalget. Administrativt refererer generalsekretæren til forretningsudvalget, der træder sammen fire til seks gange om året. Forretningsudvalget består af repræsentanter for 14 medlemsstater, som vælges ved det årlige møde. Gruppens formand vælges på et årsmøde for en toårig periode og er automatisk medlem af forretningsudvalget. Den øverste instans er delegationslederne, der afholder årsmøder og særlige møder.

(4) Gruppen fungerer som debatforum for spørgsmål vedrørende gummiindustrien på verdensplan, og dens aktiviteter omfatter indsamling, godkendelse og offentliggørelse af officielle statistikker om produktion, forbrug og handel med syntetisk gummi og naturgummi. Gruppen finansieres hovedsageligt ved hjælp af bidrag fra medlemsstaterne. Ud af det godkendte budget skal 60 % dækkes af et fast grundbeløb, som er lige stort for alle medlemsstater. De resterende 40 % dækkes ligeledes af medlemsstaterne, men beløbets størrelse fastsættes i forhold til hvert lands produktion eller forbrug (det største beløb anvendes som beregningsgrundlag) af nyt gummi i det kalenderår, der går forud for det pågældende regnskabsår.

(5) Efter den endelige afvikling af Den Internationale Naturgummiorganisation (International Natural Rubber Organisation, INRO) den 31. august 2001 kan den fremtidige dialog mellem naturgummieksporterende og -importerende lande bedst gennemføres ved at styrke IRSG, som har eksisteret i mange år, og som er et debatforum for spørgsmål vedrørende udbud og efterspørgsel efter både syntetisk gummi og naturgummi.

(6) Følgende EU-medlemsstater er medlemmer af IRSG: Belgien, Det Forenede Kongerige, Frankrig, Italien, Nederlandene, Spanien og Tyskland.

(7) Rådet for Den Europæiske Union har efter henstilling fra dets arbejdsgruppe vedrørende råvarer pålagt Kommissionen at tage de nødvendige skridt til, at Det Europæiske Fællesskab kan deltage i IRSG som fuldgyldigt medlem -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Fællesskabet accepterer hermed statutten og forretningsordenen for Den Internationale Gummistudiegruppe.

Statuttens og forretningsordenens ordlyd er knyttet som bilag til denne afgørelse.

Artikel 2

Formanden for Rådet bemyndiges hermed til at udpege de personer, der er beføjet til at deponere acceptinstrumentet med henblik på at opnå medlemskab af IRSG på Fællesskabets vegne.

Udfærdiget i Bruxelles, den 22. juli 2002.

På Rådets vegne

P. S. Møller

Formand

BILAG

STATUT OG FORRETNINGSORDEN FOR DEN INTERNATIONALE GUMMISTUDIEGRUPPE

STATUT

Sammensætning og arbejdsopgaver

1. Medlemskab af Den Internationale Gummistudiegruppe er åbent for ethvert land, der har interesse i produktion eller forbrug af samt handel med naturgummi eller syntetisk gummi.

2. Medlemmerne bidrager på basis af et godkendt system til de indtægter, der er nødvendige for gruppens virke.

3. Gruppens hovedsæde er beliggende i London, hvor gruppen opretholder et sekretariat, som skal varetage det daglige arbejde i gruppen, herunder navnlig indsamling og offentliggørelse af statistikker.

4. Gruppen holder regelmæssigt møder på de tidspunkter og steder, som dens medlemmer finder passende, for at drøfte statistikker og fælles problemer for gummiindustrien.

5. Gruppen foretager eller foranlediger, at undersøgelser af verdenssituationen for gummi, som gruppen anser for relevante, foretages. I den forbindelse tilsigtes det specielt at tilvejebringe omfattende oplysninger om situationen med hensyn til udbud og efterspørgsel samt den sandsynlige udvikling.

6. Gruppen drøfter foranstaltninger til forøgelse af verdens forbrug af gummi.

7. Gruppen drøfter, hvordan specielle problemer for dens medlemmer løses bedst muligt, og den kan udarbejde rapporter og henstillinger herom.

8. Andre lande eller mellemstatslige organisationer, der viser interesse herfor, kan blive holdt underrettet om gennemførte undersøgelser og om resultater af drøftelser i gruppen, hvis gruppen finder det passende.

Medlemmernes forpligtelser

9. Medlemmerne forpligter sig til i videst muligt omfang at levere statistikker til sekretariatet vedrørende produktion og forbrug af samt handel med gummi inden for deres respektive lande såvel som andre oplysninger, der er vigtige i forbindelse med bedømmelsen af den aktuelle situation samt fremtidige tendenser.

10. Ud af det godkendte årlige budget skal 60 % dækkes af et fast grundbeløb, som er lige stort for alle medlemsstaterne.

11. De resterende 40 % dækkes ligeledes af medlemsstaterne, men beløbets størrelse fastsættes i forhold til hvert lands produktion eller forbrug (det største beløb anvendes som beregningsgrundlag) af nyt gummi i det kalenderår, der går forud for det pågældende regnskabsår. Såfremt de nødvendige statistikker til beregning af en medlemsstats bidrag ikke foreligger, fastsætter forretningsudvalget ud fra de forhåndenværende oplysninger bidraget, og den pågældende medlemsstat opfordres til at godtage forretningsudvalgets forslag.

12. Nye medlemmer, der tilslutter sig gruppen i løbet af et regnskabsår, bidrager til budgettet efter følgende princip:

i) fra 1. juli til 30. september: fuldt grundbeløb

ii) fra 1. oktober til 31. december: tre fjerdedele af grundbeløbet

iii) fra 1. januar til 31. marts: halvdelen af grundbeløbet

iv) fra 1. april til 30. juni: en fjerdedel af grundbeløbet.

13. Medlemmernes bidrag betales i medlemsstaternes respektive valutaer, for så vidt disse er konvertible til Det Forenede Kongeriges valuta. Er dette ikke tilfældet, skal bidraget betales i Det Forenede Kongeriges valuta.

14. Har et medlem undladt at betale sine bidrag i to år, skal det, medmindre gruppen beslutter noget andet, ikke længere nyde godt af fordelene ved medlemskabet, førend restancebeløbet samt indeværende års bidrag er indbetalt.

Organisation og procedurer

15. Gruppen holder møde mindst én gang hvert kalenderår og derudover efter behov i henhold til forretningsudvalgets beslutning.

16. Gruppens møder afholdes i London eller et andet sted alt efter, hvad gruppen eller forretningsudvalget beslutter efter invitation fra en medlemsstat.

17. Hver medlemsstat udpeger én repræsentant, der eventuelt ledsaget af rådgivere deltager i gruppens møder.

18. Såfremt en medlemsstats repræsentant ikke kan være til stede ved et møde i gruppen, kan denne lade sig repræsentere af en stedfortræder.

19. Gruppen er beslutningsdygtig, såfremt et simpelt flertal af gruppens medlemmer er til stede, herunder mindst tre naturgummiproducenter og seks forbrugere, og blandt sidstnævnte mindst tre producenter af syntetisk gummi.

20. Gruppens bestyrelse består af en formand, en næstformand samt generalsekretæren.

21. Formanden og næstformanden vælges af gruppen for to regnskabsår. De kan opstille til genvalg. Hvis gruppens årsmøde i et kalenderår afholdes efter den 30. juni, skal den siddende formand og næstformand fortsætte deres hverv indtil en ny formand og en ny næstformand kan vælges ved et efterfølgende møde i gruppen.

22. Gruppen udpeger generalsekretæren, der skal fungere som daglig leder af sekretariatet og stå til ansvar over for gruppen og forretningsudvalget for sekretariatets arbejde.

23. Gruppen vælger et forretningsudvalg, der på gruppens vegne skal udføre de opgaver, denne beslutter at uddelegere. Forretningsudvalget er bemyndiget til i hastesager at handle i overensstemmelse med gruppens målsætninger og politikker.

24. Gruppen kan nedsætte de udvalg og rådgivende paneler, den finder nødvendigt, og den fastlægger disses sammensætning og arbejdsområder.

25. Gruppen træffer beslutning om udarbejdelse og offentliggørelse af undersøgelser af situationen for gummi på verdensplan og andre emner, som den finder passende.

26. Såfremt en observatør ønsker taletid på et af gruppens møder, skal han forud for mødet meddele formanden dette, og formanden kan give ordet til observatøren på det tidspunkt, han selv finder det passende. Formanden kan i forbindelse med et møde i gruppen opfordre en observatør til at deltage i arbejdet i et udvalgene.

27. Gruppen kan til enhver tid ændre eller revidere disse regler.

Finansielle regler

28. Gruppens regnskabsår løber fra 1. juli til 30. juni.

29. Der er i London åbnet en bankkonto i sekretariatets navn (Secretariat of the International Rubber Study Group).

30. Der kan foretages transaktioner over bankkontoen ved hjælp af checks, der underskrives af:

i) generalsekretæren, eller

ii) i hans fravær af gruppens eller forretningsudvalgets formand eller næstformand, eller

iii) i deres fravær af et andet fuldgyldigt medlem af forretningsudvalget. Hvad angår checks på over et vist beløb, der fastsættes af forretningsudvalget, skal checken være forsynet med to underskrifter.

31. Generalsekretæren fører regnskaberne for sekretariatet.

32. Ethvert beløb, der modtages, deponeres straks i banken. Generalsekretæren råder over en løbende konto til kontant ud- og indbetaling af mindre beløb op til en grænse, der fastsættes af forretningsudvalget.

33. Gruppen udpeger revisorer.

34. Generalsekretæren udsender hurtigst muligt efter regnskabsårets afslutning gruppens årsregnskab, der er attesteret af formanden eller næstformanden, generalsekretæren og revisorerne, til medlemsstaterne.

35. Generalsekretæren er ansvarlig for senest den 31. marts at opstille og fremlægge et foreløbigt budget for det efterfølgende regnskabsår for forretningsudvalget. Budgettet skal derefter godkendes af gruppen. Såfremt gruppens årsmøde afholdes efter den 30. juni i et kalenderår, skal det foreløbige budget, der forelægges til godkendelse for forretningsudvalget senest den 31. marts, fremsendes til medlemsstaterne med opfordring til at fremsætte bemærkninger, og forretningsudvalget har beføjelse til at godkende det følgende års budget under hensyntagen til eventuelle bemærkninger fra medlemsstaterne.

36. Generalsekretæren er ansvarlig for fremsendelsen af det godkendte budget til medlemsstaterne samt for opkrævning af betaling af det fulde bidrag fra hver medlemsstat som fastsat i budgettet.

37. Udgifter til rejse og ophold i forbindelse med deltagelse i gruppens møder afholdes af de enkelte medlemsstater og ikke over gruppens budget.

Forretningsudvalget

38. Forretningsudvalget består af medlemsstater, der vælges ved gruppens årsmøde. Formanden og næstformanden er automatisk medlemmer. Medlemmer af forretningsudvalget, der ønsker at forblive i udvalget endnu et eller flere år, kan stille op til genvalg på årsmødet.

39. Forretningsudvalget er beslutningsdygtigt, når et simpelt flertal er til stede, herunder mindst to naturgummiproducenter og to forbrugere (herunder mindst én producent af syntetisk gummi).

40. Forretningsudvalgets medlemmer vælger en formand og en næstformand på et møde i forretningsudvalget umiddelbart efter gruppens årsmøde.

41. Forretningsudvalgets opgaver er at:

a) føre tilsyn med, hvor langt man er nået med gennemførelsen af foranstaltninger mellem møderne i gruppen, og om nødvendigt give generalsekretæren nye retningslinjer

b) diskutere spørgsmål, der måtte opstå mellem møderne i gruppen, og fremsætte de henstillinger, der måtte blive behov for (se punkt 45), og, hvis der er tale om en hastesag, iværksætte foranstaltninger i overensstemmelse med gruppens målsætninger og politikker

c) føre det nødvendige tilsyn med det administrative og finansielle arbejde i sekretariatet

d) forelægge et budget til godkendelse af gruppen eller, som nævnt under punkt 35, godkende budgettet for det efterfølgende år

e) fremlægge beretning i forbindelse med gruppens årsmøder om aktiviteterne i det forløbne år

f) udføre det arbejde, som gruppen måtte træffe beslutning om.

42. Forretningsudvalget mødes på tidspunkter, som fastlægges af medlemmerne, eller efter indkaldelse fra generalsekretæren og under alle omstændigheder inden seks måneder efter det seneste årsmøde i gruppen.

43. Medlemsstaterne modtager inden møder i forretningsudvalget en dagsorden, og efter hvert møde fremsendes et godkendt referat.

44. Enhver medlemsstat kan, efter opfordring fra forretningsudvalgets formand, deltage i et møde i forretningsudvalget, enten i drøftelsen af et enkelt punkt på dagsordenen eller i hele mødet.

45. Generalsekretæren sender alle forretningsudvalgets henstillinger til alle gruppens medlemmer inden de gennemføres og med en tilstrækkelig frist til, at medlemmerne har mulighed for at gøre indsigelse.

Det statistiske udvalg

46. Det statistiske udvalg består af alle de medlemmer af gruppen, der måtte ønske at deltage, og det bistås af et udvalg af statistikere, der er eksperter på gummiområdet, og som udnævnes én gang om året af gruppen efter forslag fra det statistiske udvalg.

47. Udvalget udnævner sin egen formand, der normalt også er formand for udvalget af statistikere, der er eksperter på gummiområdet. Formanden sidder ét år og kan opstille til genvalg. Såfremt gruppens årsmøde i et kalenderår finder sted efter den 30. juni, forbliver den siddende formand på posten, indtil han genvælges eller indtil gruppen ved et møde udpeger en ny formand.

48. Udvalget har til opgave at:

i) følge og formidle statistikker vedrørende situationen for udbud og efterspørgsel af gummi

ii) undersøge ethvert spørgsmål, som gruppen måtte anmode den om, og rapportere herom.

49. Det statistiske udvalg kan ikke udsende pressemeddelelser, medmindre disse forudgående er godkendt enten af gruppen på et møde eller af forretningsudvalget eller generalsekretæren.

Generalsekretæren og sekretariatet

50. Generalsekretæren er den daglige leder af sekretariatet, og han er ansvarlig over for gruppen med hensyn til det arbejde, der udføres i sekretariatet.

51. Generalsekretærens ansvarsområder hvad angår økonomi, ansættelse af personale mv., fastlægges af forretningsudvalget efter retningslinjer fra gruppen. I forbindelse med udførelsen af disse arbejdsopgaver handler generalsekretæren på vegne af alle gruppens medlemmer.

52. Sekretariatet udfører sit arbejde på en upartisk måde og må ikke offentliggøre materiale, der fremsendes af medlemsstaterne, og som ikke tidligere har været offentliggjort, uden de pågældende medlemmers samtykke. Endvidere må det ikke indlede diskussioner om politiske spørgsmål.

53. Sekretariatets arbejdsopgaver er følgende:

i) at tilvejebringe de bedst mulige oplysninger om statistikker og generelle økonomiske spørgsmål med relation til gummi

ii) at være forbindelsesled mellem medlemsstaterne i spørgsmål vedrørende gummi i perioderne mellem gruppens møder

iii) at træffe de nødvendige forberedelser til møderne i gruppen

iv) at holde forbindelse til andre internationale organisationer, hvis arbejde er relevant og af interesse for arbejdet i gruppen

v) at gennemføre de undersøgelser, som gruppen måtte pålægge det i overensstemmelse med punkt 5 og 25.

FORRETNINGSORDEN

Gruppen vedtog ændringer til forretningsordenen på delegationsledernes møder, der blev afholdt i forbindelse med det seksogtredivte og syvogtredivte årsmøde i Tokyo og Phuket. Regel 1-10 blev vedtaget på mødet den 1. og 2. marts 1995 og trådte i kraft den 2. marts 1995. Regel 11 og 12 blev vedtaget på mødet den 15. og 16. april 1996 og trådte i kraft den 16. april 1996.

Regel 1

Afstemning

a) Afgørelser på alle møder i gruppen, forretningsudvalget og udvalgene træffes så vidt muligt ved konsensus uden stemmer imod, formelle indsigelser eller forbehold. Mødeformænd skal til enhver tid bestræbe sig på at opnå konsensus ved alle afgørelser. I tilfælde af forbehold afsættes om muligt tilstrækkelig tid til at opnå kompromis eller konsensus.

b) Kan der efter mødeformandens opfattelse ikke opnås konsensus om et spørgsmål, afholdes der afstemning.

c) Afstemning afholdes normalt for at sikre størst mulig åbenhed i beslutningstagningen. Mødeformanden afgør alene, om afstemningen sker ved håndsoprækning eller ved navneopråb. I særlige tilfælde kan formanden, såfremt et simpelt flertal af de tilstedeværende, som deltager i afstemningen, godkender det, beslutte, at de pågældende medlemmer afgiver deres stemme ved hemmelig afstemning eller brevafstemning.

d) Med forbehold af bestemmelserne i litra e) træffes beslutninger, hvorom der stemmes, normalt ved simpelt flertal af de tilstedeværende, som deltager i afstemningen. Beslutninger, der træffes i gruppen, kræver, at mindst tre naturgummiproducenter og tre gummiforbrugere, herunder to producenter af syntetisk gummi, afgiver en positiv stemme, og beslutninger, der træffes i forretningsudvalget, kræver, at mindst to naturgummiproducenter og to forbrugere, herunder en producent af syntetisk gummi, afgiver en positiv stemme.

e) Beslutninger, der sættes til afstemning, vedrørende:

i) godkendelse eller anbefaling af budgettet

ii) ophævelse af forpligtelser og rettigheder eller udelukkelse af medlemsstater

kræver to tredjedels flertal af de tilstedeværende, der deltager i afstemningen, såfremt det kræves, at et simpelt flertal af naturgummiproducenter og forbrugere optalt hver for sig afgiver en positiv stemme.

f) Beslutninger, der sættes til afstemning, vedrørende

i) revision eller opsigelse af aftale om hovedsæde

ii) ændring af statutten eller forretningsordenen

iii) placeringen af hovedsædet

træffes udelukkende ved konsensus.

g) Generalsekretæren kan med tilsagn fra formanden for forretningsudvalget sætte et forslag til brevafstemning i forretningsudvalget, når sagen haster. Medlemmerne kan bifalde eller forkaste forslaget eller anmode om at behandle det på næste møde i forretningsudvalget. Vedtagelse kræver, at positive stemmer afgives som anført i litra d) og e). Dog kan to naturgummiproducenter og to forbrugere (herunder en producent af syntetisk gummi) kræve, at beslutningen træffes på det næste møde i forretningsudvalget.

h) Formanden for forretningsudvalget kan med tilsagn fra et simpelt flertal af forretningsudvalget sætte ethvert forslag til brevafstemning blandt medlemmerne af gruppen. Medlemmerne af gruppen kan bifalde eller forkaste forslaget eller anmode om at behandle det på årsmødet eller et ekstraordinært møde i gruppen. Vedtagelse kræver, at positive stemmer afgives som anført i litra d) og e). Dog kan tre naturgummiproducenter og tre forbrugere (herunder to producenter af syntetisk gummi) kræve, at beslutningen træffes på årsmødet eller et ekstraordinært møde i gruppen.

i) Fristen for afgivelse af brevstemmer vil normalt være 30 dage at regne fra afsendelsesdatoen. Dog kan formanden for forretningsudvalget i ekstraordinært hastende tilfælde godkende en kortere frist, som imidlertid ikke kan være under syv dage.

Regel 2

Forretningsudvalgets beføjelser

Uanset de beføjelser, det tillægges i medfør af punkt 35 og 41 i statutten, er forretningsudvalget ikke bemyndiget til at træffe beslutninger om:

a) ophævelse af medlemsstaternes medlemsforpligtelser

b) ophævelse af medlemsstaternes rettigheder

c) udelukkelse af medlemsstater

d) genforhandling, forlængelse eller opsigelse af aftale om hovedsæde

e) ændring af statutten eller forretningsordenen

f) hovedsædets placering

g) udnævnelse af generalsekretæren

men kan drøfte sådanne spørgsmål med henblik på at fremsætte henstillinger herom på møder i gruppen.

Regel 3

Medlemsbidrag

a) Medlemsbidrag forfalder til betaling hvert år den 1. juli.

b) Hvis en medlemsstats bidrag ikke er fuldt indbetalt pr. 1. december, fremsætter generalsekretæren en anmodning om omgående betaling.

c) Hvis bidraget ikke er fuldt indbetalt pr. 1. februar, indberetter generalsekretæren restancen til forretningsudvalget, som, medmindre det under de særlige omstændigheder træffer anden beslutning, henstiller til gruppen, at medlemsstatens stemmeret ophæves.

d) Hvis bidraget ikke er fuldt indbetalt pr. 1. april, henstiller forretningsudvalget til gruppen, medmindre det under de særlige omstændigheder træffer anden beslutning, at alle sekretariatstjenesteydelser til medlemsstaten indstilles.

e) Henstillingerne, som er omtalt i litra c) og d), kan sættes til brevafstemning i gruppen som fastsat i regel 1, litra h).

f) Hvis medlemsstatens bidrag ikke er fuldt indbetalt ved udgangen af regnskabsåret, forhøjes det skyldige beløb med den årlige inflationsrate i det land, hvor hovedsædet er beliggende, og som anvendes ved beregningen af budgettet for hvert år, medlemsstaten er i restance med betalingen. Ved udgangen af hvert kvartal af regnskabsåret beregner generalsekretæren det forhøjede bidrag og underretter medlemsstaten herom. Denne bestemmelse finder dog ikke anvendelse på bidrag, som forfaldt før den 30. juni 1995.

g) Beslutninger eller forholdsregler, som træffes i henhold til denne bestemmelse, vil ikke få indflydelse på den pågældende medlemsstats ret til at være repræsenteret på et gruppemøde, som omhandler statens medlemskab, og ej heller dens ret til at fremsætte synspunkter på sådanne møder. Sådanne beslutninger eller forholdsregler kan ikke forhindre eller udsætte drøftelser i gruppen om suspension af medlemsstatens medlemskab som omhandlet i punkt 14 i statutten.

Regel 4

Genindtræden i gruppen

En anmodning om genindtræden i gruppen, som fremsættes af en medlemsstat, der på grund af betalingsrestance er suspenderet i henhold til punkt 14 i statutten, behandles i forretningsudvalget med henblik på at indgå en aftale om opfyldelse af de finansielle forpligtelser. En sådan aftale forelægges til godkendelse på et møde i gruppen.

Regel 5

Udtræden af gruppen

Ønsker en medlemsstat at udtræde af gruppen, giver den skriftlig meddelelse herom til generalsekretæren senest den 1. februar med virkning fra den 30. juni. Giver medlemsstaten meddelelse herom efter den 1. februar, er den forpligtet til at betale medlemsbidrag i det efterfølgende regnskabsår. Er beslutningen om at udtræde af gruppen begrundet i ændringer i statutten eller forretningsordenen, som medlemsstaten ikke kan acceptere, bortfalder kravet om skriftlig meddelelse og betaling af medlemsbidrag. Snarest muligt efter modtagelse af meddelelsen om udtræden underretter generalsekretæren de øvrige medlemsstater herom.

Regel 6

Udnævnelse af revisorer og omfanget af deres arbejdsopgaver

a) De i statuttens punkt 33 nævnte revisorer udnævnes på anbefaling af generalsekretæren, som i samråd med formanden for forretningsudvalget fører tilsyn med revisorernes arbejde og mindst hvert fjerde år indkalder tilbud fra statsautoriserede revisionsfirmaer.

b) Omfanget af revisorernes arbejdsopgaver fastlægges hvert år af forretningsudvalget. I denne forbindelse tages der højde for, at effektiviteten af sekretariatets forvaltning og forretningsførelse skal efterprøves med passende mellemrum.

Regel 7

Årsmøde

a) Generalsekretæren afsætter på budgettet et tilstrækkeligt stort beløb til at afholde et gruppemøde i London.

b) Når gruppen afholder et møde efter indbydelse fra en medlemsstat, påhviler det værtsstaten at afholde den del af sekretariatets udgifter i forbindelse med mødet, som overstiger det budgetterede beløb.

c) Er sekretariatets udgifter i forbindelse med mødet lavere end det budgetterede beløb, overføres differencen til driftsreserven.

Regel 8

Økonomisk udvalg

a) Gruppen nedsætter et økonomisk udvalg, som træder sammen ved hvert årsmøde og gruppemøde. Det sammensættes af alle medlemmer af gruppen, som ønsker at deltage, og bistås af et rådgivende branchepanel.

b) Det økonomiske udvalgs formand skal være en navngiven person, som udvalget vælger blandt sine medlemmer for en periode på to år.

c) Udvalget har til opgave at godkende, overvåge og gennemgå de økonomiske og teknisk-økonomiske punkter i sekretariatets arbejdsprogram og komme med henstillinger til gruppen om påbegyndelse, videreførelse og offentliggørelse af arbejdsopgaver, der er udarbejdet som led i arbejdsprogrammet.

d) I forbindelse med arbejdsprogrammet tager det økonomiske udvalg behørigt hensyn til det rådgivende branchepanels synspunkter og henstillinger.

Regel 9

Rådgivende branchepanel

a) Det økonomiske udvalg opretter et rådgivende branchepanel, som skal fungere som forbindelsesled til gummisektoren, herunder industri, handel, universiteter, forskning og teknologi, i forbindelse med udformningen og indholdet af sekretariatets arbejdsprogram, og som fremsætter bemærkninger og henstillinger herom til det økonomiske udvalg.

b) Generalsekretæren er formand for det rådgivende branchepanel.

c) Sekretariatet og medlemmer af det rådgivende branchepanel indstiller medlemmer af panelet til godkendelse af det økonomiske udvalg. Der tages højde for, at der skal være en bred repræsentation af interesser, og at medlemmerne skal være til rådighed for deltagelse i møder. Panelet forelægger en vedtaget medlemsliste til godkendelse på hvert møde i det økonomiske udvalg.

d) Det rådgivende branchepanel træder sammen umiddelbart før hvert årsmøde og gruppemøde og på andre tidspunkter, som forretningsudvalget fastlægger med henblik på at

i) drøfte de økonomiske og teknisk-økonomiske faktorer, der indvirker på elastomer-industrien, og den fremtidige udvikling heraf

ii) gennemgå og drøfte gennemførelsen af sekretariatets arbejdsprogram og fremsætte henstillinger om optagelse af punkter i programmet

iii) gennemgå og overvåge arbejdet med de projekter, der finansieres af Den Fælles Råvarefond eller andre organer, og gennemgå nye forslag, der er fremsat med anmodning om finansiering

iv) udarbejde de rapporter og henstillinger, der måtte være behov for, til det økonomiske udvalg.

e) Medlemmerne af det rådgivende branchepanel har ret til at deltage i International Rubber Forum (det internationale naturgummiforum), hvis de deltager i panelets møde umiddelbart inden forummet.

Regel 10

Panel af associerede virksomheder

a) Generalsekretæren opretter et panel af associerede virksomheder for at fremme samarbejdet mellem industrien og sekretariatet. Ethvert selskab eller enhver organisation, som har interesse i gummiindustrien, kan blive medlem blot ved betaling af det fastsatte årlige medlemsbidrag.

b) Forretningsudvalget fastsætter hvert år det årlige medlemsbidrag under hensyntagen til fordelene ved medlemskabet og under behørigt hensyn til forskellen mellem selskaber/virksomheder med sæde i medlemslande og i ikke-medlemslande.

c) Medlemmer af panelet af associerede virksomheder er berettiget til følgende fordele:

i) gratis abonnement på Rubber Statistical Bulletin og International Rubber Digest

ii) gratis eksemplar af alle sekretariatsdokumenter vedrørende arbejdsprogrammet

iii) gratis adgang til alle sekretariatets informationsdatabaser og til oplysninger fra sekretariatets personale, forudsat at formidlingen af disse oplysninger falder inden for det pågældende personales normale arbejdsbyrde

iv) én gratis adgangsbillet til hvert International Rubber Forum

v) en indbydelse gældende for én person til at deltage i møder i Committee of Expert Rubber Statisticians (udvalget af statistikere, der er eksperter på gummiområdet) og i det rådgivende branchepanel på betingelse af, at de øvrige omkostninger afholdes af medlemmet af panelet.

d) Retten til fordelene ved medlemskabet af panelet af associerede virksomheder mistes, hvis det årlige bidrag ikke er betalt senest seks måneder efter erhvervelsen af medlemskabet, og dokumenter og rapporter vil ikke blive fremsendt, førend medlemsbidraget er betalt.

Regel 11

Udnævnelse af næstformand

a) Der vil normalt blive udnævnt eller valgt en næstformand for alle de udvalg og rådgivende paneler, der er udnævnt af gruppen i henhold til punkt 24 i statutten. Hvis formanden for et udvalg eller rådgivende panel ikke er til stede ved et møde, påtager næstformanden sig rollen som formand. Hvis de begge er fraværende, vælger de tilstedeværende medlemmer en formand for det pågældende møde.

b) Det statistiske udvalg vælger blandt sine medlemmer på hvert møde en næstformand, som skal være en navngiven person, og som påtager sig denne funktion indtil udvalgets næste møde; den pågældende kan stille op til genvalg.

c) Udvalget af statistikere, der er eksperter på gummiområdet, vælger blandt sine medlemmer på hvert møde en næstformand, som skal være en navngiven person, og som påtager sig denne funktion - under forbehold af det statistiske udvalgs godkendelse af udpegelsen - indtil ekspertudvalgets næste årsmøde; den pågældende kan stille op til genvalg.

d) Det økonomiske udvalg vælger blandt sine medlemmer en næstformand, som skal være en navngiven person, og som påtager sig denne funktion for en periode på to år; den pågældende kan stille op til genvalg.

e) Det rådgivende branchepanel vælger blandt sine medlemmer en næstformand, som skal være en navngiven person, og som påtager sig denne funktion - under forbehold af det økonomiske udvalgs godkendelse af udpegelsen - indtil panelets næste årsmøde; den pågældende kan stille op til genvalg.

Regel 12

Udnævnelse af generalsekretæren

a) Gruppen udnævner i henhold til punkt 22 i statutten en generalsekretær på et særligt gruppemøde eller et møde for delegationsledere; valget skal ske blandt højst to kandidater, som indstilles til godkendelse af gruppen af et udvælgelsespanel, som er nedsat med henblik på dette formål.

b) Udvælgelsespanelet nedsættes af forretningsudvalget som regel mindst tolv måneder før udløbet af den fungerende generalsekretærs funktionstid.

c) Udvælgelsespanelet omfatter formanden for gruppen og formanden for forretningsudvalget, som fungerer som henholdsvis formand og næstformand for panelet, samt andre medlemmer af forretningsudvalget, som erklærer sig villige til at deltage. Den fungerende generalsekretær deltager i udvælgelsespanelets møder som rådgiver uden stemmeret. Alle omkostninger og udgifter i forbindelse med medlemsstaternes delegationers deltagelse i udvælgelsespanelets møder samt deltagelse i udvælgelsesproceduren skal afholdes af medlemsstaterne.

d) Udvælgelsespanelet vedtager udformningen af en bekendtgørelse af stillingen som generalsekretær. Bekendtgørelsen offentliggøres to gange i den relevante rubrik i The Economist og en gang i Rubber Statistical Bulletin og International Rubber Digest. Kopier af bekendtgørelsen stilles til rådighed for alle medlemsstaterne, som sørger for videresendelse til gummiindustrien i de pågældende lande.

e) Det skal blandt andet fremgå af bekendtgørelsen, at udnævnelsen gælder for en første periode på tre år på et niveau, som svarer til D1 i De Forenede Nationers system, og at udgifter i forbindelse med interviews skal afholdes af ansøgerne.

f) Ansøgninger stiles til generalsekretæren, som er ansvarlig for de administrative aspekter i forbindelse med ansættelsesprocedure.

g) Udvælgelsespanelet mødes for at opstille en snævrere liste over højst seks ansøgere, som indkaldes til interview. Under denne udvælgelsesprocedure gives ansøgere, som er statsborgere i en medlemsstat, som er i besiddelse af en anerkendt universitetsgrad eller har tilsvarende faglige kvalifikationer inden for et relevant område, og som har erfaring inden for gummiindustrien, forrang.

h) Der afholdes interviews med de ansøgere, der er opført på den snævrere liste, med det formål enstemmigt eller ved konsensus at vælge en ansøger, som besidder de nødvendige kvalifikationer hvad angår erfaring, personlighed, upartiskhed og evne til at arbejde effektivt med højtstående embedsmænd fra medlemsstaterne eller andre stater, internationale og private organisationer, med henblik på anbefaling over for gruppen til udpegelse som generalsekretær. Hvis der ikke kan opnås enighed om en enkelt ansøger, kan der indstilles to ansøgere, valgt ved konsensus, til gruppen. Der skal som hovedregel indstilles en alternativ ansøger i tilfælde af, at den udvalgte ansøger forhindres i at påtage sig stillingen af helbredsmæssige eller andre årsager.

i) Udpegelsen af generalsekretæren sker på et særligt møde i gruppen eller på et møde for delegationsledere, som om nødvendigt er specielt indkaldt med henblik herpå. Hvis der ikke kan opnås enighed enstemmigt eller ved konsensus om en udpegelse, når der indstilles to ansøgere af udvælgelsespanelet, skal beslutningen træffes ved afstemning i henhold til regel 1, litra b) og c), i forretningsordenen. Beslutningen kræver to tredjedels flertal af de tilstedeværende, der deltager i afstemningen, såfremt det kræves, at et simpelt flertal af naturgummiproducenter og forbrugere optalt hver for sig afgiver en positiv stemme. Beslutningen træffes ikke ved brevafstemning.