Beretning

om regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur (Bilbao) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med agenturets svar

(2000/C 373/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Direktøren er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med agenturets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTUR (BILBAO) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. De samlede endelige budgetbevillinger for 1999 beløber sig til 7,6 millioner euro, hvoraf 6,7 millioner euro er tildelt i henhold til det oprindelige budget. Af dette beløb er

- 0,9 millioner euro (dvs. 12 %) ikke blevet anvendt

- 0,9 millioner euro (dvs. 12 %) blevet fremført ved ikke-automatisk fremførsel

- 2,1 millioner euro (dvs. 28 %) blevet fremført automatisk.

I 1999 har agenturet i alt kun anvendt halvdelen af regnskabsårets endelige bevillinger.

6. Den ikke-automatiske fremførsel på 0,9 millioner euro skyldes primært, at tillægs- og ændringsbudgettet først blev vedtaget i november 1999. Eftersom hovedparten af bevillingerne for 1999 ikke er blevet anvendt, er det et spørgsmål, om det var berettiget at forhøje agenturets bevillinger - under alle omstændigheder blev beslutningen truffet meget sent på året.

7. De automatiske fremførsler beløber sig til 2,1 millioner euro, dvs. et beløb i omtrent samme størrelsesorden som i det foregående regnskabsår, hvoraf 1,9 millioner euro, dvs. 90 %, er aktionsbevillinger (Budgetafsnit III). Ca. totredjedele (63 %) af fremførslerne er aktionsbevillinger vedrørende temacentrene, undersøgelser og telematikprojekter.

8. Fra regnskabsåret 1998 er forpligtelser svarende til 1,9 millioner euro fremført automatisk til regnskabsåret 1999. Ved udgangen af 1999 bortfaldt forpligtelser svarende til 0,4 millioner euro (dvs. 21 %). Hvad angår aktionsbevillingerne (Budgetafsnit III), blev der i alt fremført 1,7 millioner euro, heraf bortfaldt 0,3 millioner euro (dvs. 18 %), hvilket først og fremmest skyldtes, at udgiftsoverslagene ikke var beregnet præcist nok, og at en række planlagte opgaver ikke blev gennemført.

9. Det forhold, at der også i regnskabsåret 1999 var tale om underudnyttelse af bevillingerne svarende til meget store beløb, indikerer svagheder ved agenturets tilsyn med årsprogrammet. Agenturet bør forbedre tilsynet, så bevillingsfremførslerne begrænses mest muligt og princippet om etårighed dermed også følges nøjere.

Regnskabssystemer

10. I 1999 blev budgetregnskabet fortsat ført på regneark (Exel), mens det almindelige regnskab stadig blev opstillet ved hjælp af gængs regnskabssoftware. Regnskabssystemet Sincom 2 (SI 2) er først taget i brug i januar 2000.

11. I henhold til de finansielle bestemmelser og gennemførelsesbestemmelserne hertil skal der hver måned foretages bank- og budgetafstemninger. Disse regler følges stadig ikke, selv om agenturet sidste år(3) forpligtede sig til at bringe disse forhold i orden.

Bogføring af moms

12. Det var tidligere fastsat i finansforordningen vedrørende det almindelige budget, at alle udgifter skulle regnskabsføres inklusive moms, som så kunne genanvendes efter refusion. I december 1998 blev finansforordningen vedrørende det almindelige budget ændret(4), og siden da har alle udgifter skullet regnskabsføres eksklusive moms. Retten opfordrer agenturet til at ændre dets egne finansielle bestemmelser tilsvarende.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 27. september 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 216 af 20.8.1994, s. 5.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 er agenturets samlede regnskab (indtægter og udgifter) i regnskabsåret 1999, dateret den 20. marts 2000, sendt til agenturets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 7. april 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) Jf. årsberetningen for regnskabsåret 1998 (punkt 6).

(4) Jf. artikel 27, stk. 2a, i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget som ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2548/98 af 23. november 1998, EFT L 320 af 28.11.1998, s. 1.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Agenturets svar

Agenturet ønsker med henvisning til Rettens bemærkninger at fremsætte bemærkninger til følgende afsnit:

Det almindelige regnskab og budgetregnskabet

6. Det samlede beløb på 900000 euro, som er blevet fremført, er bestemt til at finansiere aktionerne i forbindelse med den europæiske uge, som tilrettelægges løbende i 2000. Dette arrangement er hidtil blevet tilrettelagt af Europa-Kommissionen selv.

Bestyrelsens beslutning om at tilrettelægge dette arrangement blev truffet i begyndelsen af 1999, dog under forudsætning af, at der forelå et tillægsbudget, da dette ikke var planlagt i agenturets arbejdsprogram. Europa-Parlamentet vedtog at give bemyndigelse til at godkende dette tillægsbudget i juni 1999, og bestyrelsen vedtog med henblik herpå et ændringsbudget i november 1999.

Den ikke-automatiske fremførsel er fuldt ud begrundet, da agenturet allerede i 1999 havde indledt proceduren for udvælgelse af projekter til finansiering gennem en indkaldelse af forslag (tilskudsproces), der blev offentliggjort i EFT den 26. oktober 1999. Der er nu blevet udvalgt en række projekter, som vil være gennemført ved årets udgang.

Uden godkendelse af den ikke-automatiske fremførsel vil agenturet ikke kunne afholde udgifterne til den europæiske uge, da disse ikke er dækket af agenturets bevillinger på budgettet for 2000.

8, 9 og 10. Agenturet tager Rettens bemærkning til efterretning og ønsker at fremsætte følgende bemærkninger hertil:

a) Næsten 50 % vedrører tilskud til knudepunkts- og temacenterkontrakter, som for begges vedkommende blev forelagt bestyrelsen til afgørelse på sidste bestyrelsesmøde i november 1999. Da de hermed forbundne bevillinger blev godkendt i december, er fremførslerne uundgåelige og i overensstemmelse med artikel 6 i agenturets finansforordning.

Agenturet vil dog undersøge muligheden af at tilpasse beslutningsprocessen vedrørende dette spørgsmål til reglen om etårige budgetter ved at indgå forpligtelser inden for samme regnskabsår, som tilskud betales, og kontrakter opfyldes.

b) Det resterende beløb vedrører de sidste betalinger, som endnu ikke var udbetalt pr. 31. december, og på hvilke ovennævnte artikel finder almindelig anvendelse.

c) Endelig er agenturet fuldt ud enig i Rettens bemærkning om de bortfaldne bevillinger. Bortfaldet af bevillinger omfattede formålsbestemte bevillinger til foranstaltninger, som bortfaldt i fuld forståelse med de kontraherende parter.

11. Agenturet tager Rettens bemærkning til efterretning. Agenturet begyndte den 1. januar 2000 at indføre en månedlig råbalance.

12. Agenturet har indledt procedurerne med henblik på at opkræve moms direkte fra leverandørerne. Der er hidtil opkrævet 86144 EUR.

Agenturet vil endvidere følge Revisionsrettens opfordring til at ændre agenturets finansforordning, så den tilpasses til de ændrede bestemmelser om moms i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget af 1999.