BILAG I

AFGØRELSE Nr. 1/2004

af 28. maj 2004

truffet af Stabiliserings- og Associeringsrådet EU–Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien om vedtagelse af dets forretningsorden samt forretningsordenen for Stabiliserings- og Associeringsudvalget

STABILISERINGS- OG ASSOCIERINGSRÅDET HAR —

under henvisning til stabiliserings- og associeringsaftalen mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien på den anden side (1), særlig artikel 108, 109, 110, 111, 112 og 113, og

ud fra følgende betragtning:

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for Stabiliserings- og Associeringsrådet udøves på skift for 12 måneder ad gangen af en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og af en repræsentant for regeringen for Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien. Første periode begynder på datoen for Stabiliserings- og Associeringsrådets første møde og slutter den 31. december 2004.

Artikel 2

Møder

Stabiliserings- og Associeringsrådet træder sammen på ministerplan en gang om året. Der kan afholdes særlige møder i Stabiliserings- og Associeringsrådet på anmodning af en af parterne, hvis begge parter er enige herom.

Medmindre parterne træffer anden afgørelse, holdes alle Stabiliserings- og Associeringsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions møder på datoer, som begge parter er enige om.

Indkaldelse til møder i Stabiliserings- og Associeringsrådet foretages af Stabiliserings- og Associeringsrådets sekretærer i fællesskab efter aftale med formanden.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmer af Stabiliserings- og Associeringsrådet, som er forhindret i at deltage i et møde, kan lade sig repræsentere. Hvis et medlem ønsker at lade sig repræsentere på et møde, meddeler han forud for det pågældende møde formanden navnet på den person, der vil repræsentere ham.

Den, der repræsenterer et medlem af Stabiliserings- og Associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af Stabiliserings- og Associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd.

Formanden underrettes forud for hvert møde om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager i Stabiliserings- og Associeringsrådets møder som observatør, når der er spørgsmål på dagsordenen, som vedrører banken.

Stabiliserings- og Associeringsrådet kan indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne for at give oplysninger om særlige spørgsmål.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand ved Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedoniens mission i Bruxelles fungerer sammen som sekretærer for Stabiliserings- og Associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondance

Korrespondance til Stabiliserings- og Associeringsrådet adresseres til formanden for Stabiliserings- og Associeringsrådet på adressen for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til Stabiliserings- og Associeringsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af Stabiliserings- og Associeringsrådet. Den rundsendte korrespondance sendes til Kommissionens Generalsekretariat, medlemsstaternes faste repræsentationer og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedoniens mission i Bruxelles.

Meddelelser fra formanden for Stabiliserings- og Associeringsrådet udsendes til adressaterne af de to sekretærer og rundsendes om nødvendigt til de øvrige medlemmer af Stabiliserings- og Associeringsrådet på de adresser, der er angivet ovenfor.

Artikel 7

Offentlighed

Møderne i Stabiliserings- og Associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den udsendes senest 15 dage før mødet af Stabiliserings- og Associeringsrådets sekretærer til de adressater, der er nævnt i artikel 6.

Den foreløbige dagsorden skal indeholde de emner, som formanden senest 21 dage før mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen vedtages af Stabiliserings- og Associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Emner, som ikke er på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis begge parter er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 omhandlede tidsfrister for at tage hensyn til de særlige omstændigheder i en sag.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder et udkast til protokol for hvert møde.

For hvert emne på dagsordenen indeholder protokollen sædvanligvis oplysninger om:

— dokumenter, der er forelagt Stabiliserings- og Associeringsrådet

— erklæringer, som et medlem af Stabiliserings- og Associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

— afgørelser, henstillinger, erklæringer og konklusioner, der vedtages på mødet.

Udkastet til protokol forelægges Stabiliserings- og Associeringsrådet til godkendelse. Den godkendte protokol undertegnes af formanden og de to sekretærer. Protokollen arkiveres i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union, der fungerer som depositar for associeringens dokumenter. Der sendes en bekræftet genpart til hver af de i artikel 6 nævnte adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Stabiliserings- og Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan Stabiliserings- og Associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom.

2. Stabiliserings- og Associeringsrådets afgørelser og henstillinger, jf. artikel 110 i stabiliserings- og associeringsaftalen, benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

Stabiliserings- og Associeringsrådets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden og autentificeres af de to sekretærer.

Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver af de i artikel 6 nævnte adressater.

Hver part kan beslutte at offentliggøre Stabiliserings- og Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 11

Sprog

Stabiliserings- og Associeringsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog.

Medmindre der træffes anden afgørelse, foregår Stabiliserings- og Associeringsrådets forhandlinger på grundlag af dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 12

Udgifter

Fællesskabet og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien afholder hver især de udgifter, der opstår som følge af deres deltagelse i Stabiliserings- og Associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som til postforsendelser og telekommunikation.

Alle udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedoniens officielle sprog, som afholdes af dette land. Andre udgifter i forbindelse med tilrettelæggelsen af møder afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 13

Stabiliserings- og Associeringsudvalget

1. Der nedsættes hermed et stabiliserings- og associeringsudvalg, der skal bistå Stabiliserings- og Associeringsrådet i udøvelsen af dets hverv. Udvalget består af repræsentanter for Rådet for Den Europæiske Union og repræsentanter for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på den ene side og af repræsentanter for regeringen for Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien på den anden side, normalt på højt embedsmandsplan.

2. Stabiliserings- og Associeringsudvalget forbereder Stabiliserings- og Associeringsrådets møder og forhandlinger, gennemfører i givet fald Stabiliserings- og Associeringsrådets afgørelser og sørger generelt for, at der er kontinuitet i associeringsforholdet, og at stabiliserings- og associeringsaftalen fungerer efter hensigten. Det behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges for det af Stabiliserings- og Associeringsrådet, eller som opstår under den daglige gennemførelse af stabiliserings- og associeringsaftalen. Det forelægger Stabiliserings- og Associeringsrådet forslag eller udkast til de afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages.

3. I de tilfælde, hvor der i stabiliserings- og associeringsaftalen er henvist til en forpligtelse til eller en mulighed for konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i Stabiliserings- og Associeringsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i Stabiliserings- og Associeringsrådet, hvis begge parter er enige herom.

4. Stabiliserings- og Associeringsudvalgets forretningsorden er knyttet som bilag til denne afgørelse.