3)

Punkt 1 i del VII affattes således: »1. Organisering af visumafdelinger 1.1. Organisering af modtagelsen og behandlingen af visumansøgninger Hver medlemsstat er ansvarlig for organiseringen af modtagelsen og behandlingen af ansøgninger. Principielt indgives ansøgninger til en medlemsstats diplomatiske eller konsulære repræsentation. Medlemsstaterne: — forsyner deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer og de myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne, samt deres honorære konsulers lokaler, når de honorære konsuler skal indsamle biometriske identifikatorer, med det nødvendige udstyr til indsamling af biometriske identifikatorer, jf. punkt 1.3, og/eller — samarbejder med en eller flere medlemsstater som led i det lokale konsulære samarbejde eller ved hjælp af andre passende kontakter i form af begrænset repræsentation, samhusning eller et fælles ansøgningscenter, jf. punkt 1.2. Under særlige omstændigheder eller af grunde, som har forbindelse med de lokale forhold, som f.eks. hvor: — det store antal ansøgere ikke gør det muligt at organisere indsamlingen af ansøgninger og oplysninger inden for en rimelig frist og på anstændige vilkår, eller — det ikke er muligt at sikre en tilfredsstillende geografisk dækning af det pågældende tredjeland på anden måde og når ovennævnte samarbejdsformer viser sig ikke at være hensigtsmæssige for den pågældende medlemsstat, kan en medlemsstat som en sidste udvej samarbejde med en ekstern tjenesteyder, jf. punkt 1.4. Uden at det berører retten til at indkalde visumansøgeren til en personlig samtale, jf. punkt 4 i del III, må valget af organisering ikke føre til, at ansøgeren skal møde personligt frem på mere end et sted for at indgive sin ansøgning. 1.2. Former for samarbejde mellem medlemsstaterne a) Når der vælges samhusning, behandler medarbejderne fra en eller flere medlemsstaters diplomatiske og konsulære repræsentationer de ansøgninger (herunder biometriske identifikatorer), der indgives til dem, i en anden medlemsstats diplomatiske eller konsulære repræsentation og deler udstyr med den pågældende medlemsstat. De berørte medlemsstater aftaler varigheden af og betingelserne for opsigelse af samhusningen og aftaler, hvilken andel af visumgebyret, der tilkommer den medlemsstat, hvis diplomatiske eller konsulære repræsentation anvendes. b) Når der er oprettet »fælles ansøgningscentre«, er personale fra to eller flere medlemsstaters diplomatiske og konsulære repræsentationer samlet i én bygning for at tage imod de ansøgninger (inklusive biometriske identifikatorer), der sendes til dem. Ansøgerne henvises til den medlemsstat, der er ansvarlig for at behandle ansøgningen. Medlemsstaterne aftaler varigheden af og betingelserne for ophør af dette samarbejde samt fordelingen af omkostningerne mellem de deltagende medlemsstater. Én medlemsstat skal have ansvaret for kontrakter vedrørende logistik og diplomatiske forbindelser med værtslandet. 1.3. Anvendelse af honorære konsuler Honorære konsuler kan også godkendes til at udføre nogle eller alle opgaver som omhandlet i punkt 1.5. Der træffes passende foranstaltninger til at garantere sikkerhed og databeskyttelse. Hvis den honorære konsul ikke er embedsmand i en medlemsstat, skal udførelsen af disse opgaver opfylde kravene i bilag 19, undtagen bestemmelserne i punkt C, litra c), i nævnte bilag. Hvis den honorære konsul er embedsmand i en medlemsstat, sikrer den pågældende medlemsstat, at der gælder krav svarende til dem, der ville gælde, hvis opgaverne blev udført af dens diplomatiske eller konsulære repræsentation. 1.4. Samarbejde med eksterne tjenesteydere Medlemsstaterne bestræber sig på at samarbejde med en ekstern tjenesteyder i fællesskab med en eller flere medlemsstater med forbehold af regler om offentlige indkøb og konkurrence. Samarbejde med en ekstern tjenesteyder skal bygge på en retsakt, der opfylder kravene i bilag 19. Medlemsstaterne skal inden for rammerne af det lokale konsulære samarbejde udveksle oplysninger om udvælgelsen af de eksterne tjenesteydere og udarbejdelsen af bestemmelserne og betingelserne i deres respektive retsakter. 1.5. Former for samarbejde med eksterne tjenesteydere En ekstern tjenesteyder kan udpeges til at udføre en eller flere af følgende opgaver: a) at formidle generelle oplysninger om visumkrav og ansøgningsskemaer b) at informere ansøgeren om de krævede bilag på grundlag af en checkliste c) at indsamle oplysninger og ansøgninger (herunder indsamling af biometriske identifikatorer) og fremsende ansøgningen til den diplomatiske eller konsulære repræsentation d) at modtage det gebyr, der skal opkræves e) at forvalte aftaler om personligt fremmøde hos den diplomatiske eller konsulære repræsentation eller den eksterne tjenesteyder f) at indsamle rejsedokumenterne (herunder underretning om afslag, hvis det er relevant) fra den diplomatiske eller konsulære repræsentation og sende dem tilbage til ansøgeren. 1.6. Medlemsstaternes forpligtelser Når den eller de pågældende medlemsstater udvælger en ekstern tjenesteyder, skal de kontrollere selskabets solvens og pålidelighed (herunder de nødvendige licenser, registrering i handelsregistret, selskabsvedtægterne og aftaler med banker) og sikre, at der ikke er interessekonflikter. Den eller de pågældende medlemsstater sørger for, at den eksterne tjenesteyder, der er valgt, opfylder de vilkår og betingelser, den er pålagt i den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4. Den eller de pågældende medlemsstater er fortsat ansvarlige for, at databeskyttelsesreglerne overholdes ved behandlingen af oplysninger, og de er underlagt tilsyn i overensstemmelse med artikel 28 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (15). Samarbejdet med en ekstern tjenesteyder begrænser eller udelukker ikke et ansvar, der måtte følge af den eller de pågældende medlemsstaters nationale lovgivning, for overtrædelser af forpligtelser vedrørende personoplysninger om ansøgere og behandlingen af visa. Denne bestemmelse berører ikke en eventuel sag, som kan anlægges direkte mod den eksterne tjenesteyder i henhold til det pågældende tredjelands nationale lovgivning. Den eller de pågældende medlemsstater sikrer, at oplysningerne krypteres i fuldt omfang, uanset om de overføres elektronisk eller fysisk via et elektronisk lagringsmedium fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater. I tredjelande, der forbyder kryptering af oplysninger, som skal overføres elektronisk fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater, tillader den eller de pågældende medlemsstater ikke, at den eksterne tjenesteyder overfører oplysninger elektronisk. I så fald sikrer den eller de pågældende medlemsstater, at de elektroniske oplysninger overføres fysisk i fuldt krypteret form via et elektronisk lagringsmedium fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater af en konsulær medarbejder i en medlemsstat eller, hvor en sådan overførsel ville kræve, at der skulle træffes uforholdsmæssigt omfattende eller urimelige foranstaltninger, på en anden og sikker måde, f.eks. ved at anvende etablerede operatører med erfaring i transport af følsomme dokumenter og oplysninger i det pågældende tredjeland. Under alle omstændigheder tilpasses sikkerhedsniveauet for overførslen i forhold til, hvor følsomme oplysningerne er. Medlemsstaterne eller Fællesskabet bestræber sig på at nå til enighed med de pågældende tredjelande om at ophæve forbuddet mod kryptering af de oplysninger, der skal overføres elektronisk mellem myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater. Den eller de pågældende medlemsstater skal give de eksterne tjenesteyderne den nødvendige uddannelse, så de har den viden, som kræves for at give ansøgerne en passende betjening og tilstrækkelige oplysninger. Den eller de pågældende medlemsstater giver i tilfælde af tvivl den diplomatiske eller konsulære repræsentation mulighed for at foretage kontrol af fingeraftryk, som er blevet optaget af den eksterne tjenesteyder. Behandlingen af ansøgninger, eventuelle samtaler, godkendelsesproceduren og udskrift og påsætning af visummærkater udføres kun af den diplomatiske eller konsulære repræsentation. Eksterne tjenesteydere har ikke adgang til VIS under nogen omstændigheder. Adgangen til VIS er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere ved de diplomatiske eller konsulære repræsentationer. Den eller de pågældende medlemsstater skal nøje overvåge gennemførelsen af den i punkt 1.4 omhandlede retsakt, herunder: a) de generelle oplysninger om visumkrav og ansøgningsskemaer, som den eksterne tjenesteyder giver visumansøgerne b) alle de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod hændeligt tab, mod forringelse, ikke-autoriseret udbredelse eller adgang, navnlig hvis samarbejdet omfatter fremsendelse af filer og oplysninger til den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation, samt mod enhver anden form for ulovlig behandling af personoplysninger c) indsamling og fremsendelse af biometriske identifikatorer d) de foranstaltninger, som træffes for at overholde databeskyttelsesreglerne. Med henblik herpå foretager den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation regelmæssigt uanmeldt kontrol i den eksterne tjenesteyders lokaler. 1.7. Servicegebyr Eksterne tjenesteydere kan opkræve et servicegebyr ud over det gebyr, der skal opkræves ifølge bilag 12. Servicegebyret skal være afpasset efter de omkostninger, som den eksterne tjenesteyder har afholdt ved udførelsen af en eller flere af de opgaver, der er omhandlet i punkt 1.5. Dette servicegebyr skal specificeres i den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4. Som led i det lokale konsulære samarbejde skal medlemsstaterne sikre, at det servicegebyr, der opkræves af en ansøger, står i rimeligt forhold til de tjenester, som den eksterne tjenesteydere tilbyder, samt at det er tilpasset de lokale forhold. Endvidere tilstræber de at harmonisere det anvendte servicegebyr. Servicegebyret må ikke overstige halvdelen af det visumgebyr, der er fastlagt i bilag 12, uanset eventuelle undtagelser fra visumgebyret i henhold til bilag 12. Den eller de pågældende medlemsstater skal fortsat give alle kategorier af ansøgere adgang til at indgive ansøgninger direkte til deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer. 1.8. Oplysninger Medlemsstaternes diplomatiske og konsulære repræsentationer skal til brug for offentligheden opslå præcise oplysninger om, hvordan man bestiller tid og indgiver en ansøgning. 1.9. Fortsat service Hvis samarbejdet med andre medlemsstater eller med enhver form for ekstern tjenesteyder ophører, skal medlemsstaterne sikre fortsat fuld service. 1.10. Afgørelse og offentliggørelse Medlemsstaterne underretter Kommissionen om, hvordan de har til hensigt at organisere modtagelsen og behandlingen af ansøgninger i hver konsulær repræsentation. Kommissionen skal sørge for en passende offentliggørelse. Medlemsstaterne forelægger Kommissionen et eksemplar af den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.