Den Portugisiske Republiks initiativ med henblik på vedtagelse af Rådets afgørelse om oprettelse af et sekretariat for de fælles tilsyns/kontrolorganer vedrørende databeskyttelse, der er oprettet i henhold til konventionen om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen), konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet og konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (Schengen-konventionen)

(2000/C 141/08)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til artikel 30 i traktaten om Den Europæiske Union,

under henvisning til artikel 2 i protkollen om integration af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union,

under henvisning til initiativ fra Den Portugisiske Republik,

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Konventionen om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen), konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet og konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (Schengen-konventionen) har oprettet fælles tilsyns/kontrolorganer, der skal påse, at disse instrumenters bestemmelser om databeskyttelse gennemføres korrekt.

(2) For at de fælles tilsyns/kontrolorganer kan fungere effektivt og med henblik på at nedbringe omkostningerne, bør de bistås af ét enkelt, uafhængigt databeskyttelsessekretariat, der ved udførelsen af sine opgaver kun er bundet af instruktioner fra disse organer.

(3) Af praktiske grund og uden at foregribe en eventuel kommende afgørelse om at omdanne de eksisterende fælles tilsyns/kontrolorganer til ét enkelt organ, der har status som juridisk person og sit eget budget, bør databeskyttelsessekretariatets administration være tæt knyttet til Generalsekretariatet for Rådet, samtidig med at sekretariatet sikres uafhængighed i udførelsen af sine opgaver.

(4) For at sikre uafhængigheden bør afgørelser om udnævnelse og afskedigelse af chefen for databeskyttelsessekretariatet træffes af Rådets vicegeneralsekretær på forslag af de fælles tilsyns/kontrolorganer, og de øvrige embedsmænd, der tilknyttes databeskyttelsessekretariatet, bør udelukkende modtage instruktioner fra chefen for sekretariatet.

(5) Databeskyttelsessekretariatets administrationsomkostninger bør afholdes over Den Europæiske Unions almindelige budget. Europol bør bidrage til finansieringen af visse udgifter i forbindelse med møder om spørgsmål vedrørende gennemførelsen af Europol-konventionen.

(6) Rådets afgørelse 1999/438/EF af 20. maj 1999 om den fælles tilsynsmyndighed, der indføres ved artikel 115 i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser, undertegnet den 19. juni 1990(1), afløses af nærværende afgørelse og bør derfor ophæves, når nærværende afgørelse får virkning -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Databeskyttelsessekretariatets oprettelse og opgaver

1. Herved oprettes et sekretariat, i det følgende benævnt "databeskyttelsessekretariatet" for de fælles tilsyns/kontrolorganer, der er oprettet i henhold til konventionen om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen), konventionen om brug af informationsteknologi på toldområdet og konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser (Schengen-konventionen).

2. Databeskyttelsessekretariatet udfører de opgaver, der påhviler sekretariaterne for de fælles tilsyns/kontrolorganer i medfør af disse organers forretningsorden.

Artikel 2

Databeskyttelsessekretæren

1. Databeskyttelsessekretariatet ledes af en databeskyttelsessekretær, hvis uafhængighed i udførelsen af opgaverne er sikret, således at han udelukkende modtager instruktioner fra tilsyns/-kontrolorganerne og disses formænd. Rådets vicegeneralsekretær udnævner på forslag af de fælles tilsyns/kontrolorganer databeskyttelsessekretæren for en periode af to år. Databeskyttelsessekretæren kan genudnævnes.

2. Til databeskyttelsessekretær vælges en person, der er borger i Den Europæiske Union, og som i fuldt omfang er i besiddelse af borgerlige og politiske rettigheder og kan bevise, at han er uafhængig. Han skal afholde sig fra enhver handling, der er uforenelig med karakteren af hans hverv, og må ikke, så længe hans embedsperiode varer, udøve nogen anden lønnet eller ulønnet erhvervsmæssig virksomhed. Han skal efter embedsperiodens ophør udvise hæderlighed og tilbageholdenhed med hensyn til overtagelse af visse hverv eller opnåelse af visse fordele.

3. Databeskyttelsessekretæren kan afskediges af Rådets vicegeneralsekretær på forslag af de fælles tilsyns/kontrolorganer, hvis han ikke længere opfylder de nødvendige betingelser for at udøve sit hverv, eller i tilfælde af alvorlig tilsidesættelse af hans forpligtelser.

4. Bortset fra afskedigelse i henhold til stk. 3 ophører hvervet for databeskyttelsessekretæren, når dennes frivillige fratræden træder i kraft. Ved frivillig fratræden fortsætter databeskyttelsessekretæren med at udøve sit hverv, indtil hans stilling genbesættes.

5. Databeskyttelsessekretæren har såvel under embedsperioden som efter dens ophør tavshedspligt for så vidt angår alle fortrolige oplysninger, som er kommet til hans kendskab under udøvelsen af hans hverv.

6. Databeskyttelsessekretæren er, medmindre andet er anført i denne afgørelse, undergivet de regler, der gælder for personer med status som midlertidigt ansatte som omhandlet i artikel 2, litra a), i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne, herunder artikel 12-15 og 18 i protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter. Lønklasse og løntrin for ansættelsen fastsættes efter de kriterier, der finder anvendelse på tjenestemænd og øvrige ansatte i Generalsekretariatet for Rådet. Er udnævnte allerede tjenestemand i Fællesskaberne, udstationeres han under embedsperioden i tjenestens interesse i medfør af artikel 37, litra a), første led, i vedtægten for tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber. Vedtægtens artikel 37, sidste stykke, første punktum, finder anvendelse, jf. dog stk. 1 i nærværende artikel.

Artikel 3

Personale

1. Databeskyttelsessekretariatet tildeles det fornødne personale til at udføre sine opgaver. Databeskyttelsessekretariatets personale besætter stillinger, der opføres på den stillingsfortegnelse, der føjes til den sektion i Den Europæiske Unions almindelige budget, der vedrører Rådet.

2. Det i stk. 1 nævnte personale er ved udførelsen af sine opgaver udelukkende undergivet instruktioner fra databeskyttelsessekretariatet og de fælles tilsyns/kontrolorganer. Personalet må i denne forbindelse hverken søge eller modtage instruktioner fra nogen regering, myndighed, organisation eller person, bortset fra databeskyttelsessekretæren og de fælles tilsyns/kontrolorganer.

3. Databeskyttelsessekretariatets personale er med forbehold af stk. 2 undergivet reglerne for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber. Personalet er for så vidt angår udøvelsen af de beføjelser, som vedtægten tillægger ansættelsesmyndigheden, samt beføjelserne i henhold til ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, undergivet de samme regler som tjenestemænd og øvrige ansatte i Generalsekretariatet for Rådet.

Artikel 4

Administrativ støtte

1. Generalsekretariatet for Rådet stiller de kontorer og det udstyr, der er nødvendige for udførelse af databeskyttelsessekretariatets opgaver, til rådighed. Det stiller faciliteter til rådighed for de fælles tilsyns/kontrolorganers møder i Rådets bygninger, herunder tolkefaciliteter.

2. Formandskaberne for de fælles tilsyns/kontrolorganer fastsætter med forbehold af forudgående samtykke fra Rådets formandskab datoerne for de møder, der skal holdes i Rådets bygninger.

Artikel 5

Finansiering

1. Databeskyttelsessekretariatets administrative generalomkostninger (navnlig udstyr, vederlag, tillæg og andre personaleomkostninger) afholdes over den sektion i Den Europæiske Unions almindelige budget, der vedrører Rådet, inden for rammerne af finansieringsoversigten.

2. Omkostninger i direkte forbindelse med møderne (navnlig de delegeredes rejseudgifter samt udgifter til tolkning og oversættelse) afholdes af

- Rådet: ved møder vedrørende gennemførelsen af Schengen-konventionens bestemmelser og ved møder vedrørende gennemførelsen af konvention om brug af informationsteknologi på toldområdet

- Europol: ved møder vedrørende gennemførelsen af Europol-konventionen.

Hvis en deltager fra en medlemsstat i en af de fælles tilsyns/kontrolorganers møder deltager i to eller flere møder på én enkelt tjenesterejse, og ét af møderne vedrører gennemførelsen af Europol-konventionen, afholdes vedkommendes rejseudgifter af Europol.

Artikel 6

Afsluttende bestemmelser

1. Denne afgørelse træder i kraft dagen efter Rådets vedtagelse deraf.

Den anvendes fra den 1. januar 2001.

2. De for gennemførelsen af denne afgørelse fornødne afgørelser og retsakter kan vedtages fra den dato, da afgørelsen træder i kraft. De får ikke virkning før den dato, hvorfra denne afgørelse anvendes.

3. Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

4. Afgørelse 1999/438/EF ophæves på den dato, hvorfra nærværende afgørelse anvendes. Den finder imidlertid fortsat anvendelse på udgifter som følge af forhold før denne dato.

Udfærdit i...

På Rådets vegne

...

Formand

(1) EFT L 176 af 10.7.1999, s. 34.