BERETNING om Regnskabet for og Forvaltningen af Det Europaeiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkaarene (Dublin-Instituttet) for Regnskabsaaret 1993 med Instituttets Svar (94/C 387/01)

1. INDLEDNING 1.1. Retten har revideret regnskaberne for og den oekonomiske forvaltning af Det Europaeiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkaarene (Dublin-Instituttet) i overensstemmelse med reglerne for dette omraade (1).

1.2. De disponible bevillinger for regnskabsaaret 1993 beloeb sig til 11,5 mio. ECU. Der er afholdt betalinger for 8,3 mio. ECU i henhold til indgaaede forpligtelser, og 2,9 mio. ECU er fremfoert til regnskabsaaret 1994. Det resterende beloeb paa 0,3 mio. ECU er bortfaldet. Af de fra det foregaaende regnskabsaar fremfoerte bevillinger er der afholdt betalinger for 1,7 mio. ECU, mens 0,2 mio. ECU er bortfaldet. I bilaget til denne beretning vises, fordelt paa kapitler, udnyttelsen af regnskabsaarets bevillinger og af bevillingerne fremfoert fra 1992.

2. OPFOELGNING AF TIDLIGERE BEMAERKNINGER Adskillelse af funktionerne

2.1. Retten paapegede i beretningen for 1992 (2), at adskillelsen af funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfoerer endnu ikke var fuldstaendig, og det er den stadig ikke. Instituttet forventer, at et nyt edb-bogholderisystem i fremtiden vil sikre, at betalinger over forskudsforvaltningen paategnes af finansinspektoeren, foer de bogfoeres, og at det vil medfoere, at funktionerne faktisk bliver adskilt. Imidlertid bliver det nye system sandsynligvis foerst operationelt i slutningen af 1994.

Forskudsforvaltningen

2.2. Betalingerne (ekskl. vederlag) over forskudsforvaltningen udgjorde i 1993 40 % af de samlede betalinger mod 29,5 % i 1992. Trods Rettens kritik af, at forskudsforvaltningsordningen anvendes i saa stort omfang (jf. punkt 2.2 i Rettens beretning for regnskabsaaret 1992 (3)), har Kommissionens finansinspektoer (under hvis ansvarsomraade Instituttet hoerer) besluttet, at Instituttet (og Berlin-Centret) skal anvende denne ordning i endnu stoerre udstraekning, og han har haevet loftet fra 2 000 ECU til 10 000 ECU pr. transaktion.

Den irske regerings tilskud

2.3. Den tredje og sidste tranche paa 100 000 IRL (124 719,23 ECU) til finansiering af den nye bygning blev udbetalt i maj 1993 og er registreret paa samme maade som de to foerste trancher; beloebet med fradrag af dermed forbundne udgifter er opfoert paa balancen (jf. punkt 3.8 og 3.9 i Rettens beretning for 1992 (4)). Denne fremgangsmaade er stadig ikke i overensstemmelse med artikel 4 i de finansielle bestemmelser, hvori det hedder, at ingen indtaegt eller udgift kan finde sted uden at vaere henfoert til en artikel i oversigten over indtaegter og udgifter (forvaltningsregnskabet).

3. BUDGETGENNEMFOERELSEN OG FORVALTNINGSREGNSKABET

Bevillingsoverfoersler

3.1. Der blev i 1993 foretaget bevillingsoverfoersler (nettotal) mellem de forskellige budgetposter (artikler og konti) for 2 227 600 ECU, hvilket svarer til 19 % af budgettet. Over 1 mio. ECU (46 %) af dette beloeb blev overfoert i sidste kvartal af 1993. 14 budgetposter, der udviser negative overfoersler paa 182 000 ECU pr. aarets udgang, er nettobeloeb sammensat af baade negative og positive overfoersler, nemlig 622 500 ECU i positive og 804 500 ECU i negative overfoersler. Det samme gaelder budgetposter, der udviser et positivt nettobeloeb paa 408 800 ECU (992 300 ECU i positive overfoersler plus 583 500 ECU i negative overfoersler).

Fremfoersler og bortfald af bevillinger

3.2. Af det samlede budget blev der anvendt 73 % af betalingsbevillingerne, men der blev kun anvendt 54 % til kapitel 3 »Driftsudgifter«. Bilaget viser for hvert kapitel fremfoerslerne fra budgettet for 1993. Fremfoerslerne til kapitel 3 udgjorde 43 % af de oprindelige bevillinger. 71 % af de oprindelige bevillinger til budgetposten »Undersoegelser og vejledende forsoeg om leve- og arbejdsvilkaarene« blev fremfoert. I sidste kvartal af 1993 blev ca. 400 000 ECU overfoert til budgetposten »Resultater af undersoegelser«, og der blev indgaaet forpligtelser for disse bevillinger. Til denne budgetpost blev der i alt fremfoert 460 908 ECU.

3.3. Skoent der kun bortfaldt 2,6 % (299 056 ECU) af bevillingerne for 1993, rejser de omfattende fremfoersler (en stigning fra 1,9 mio. ECU (17,6 %) i 1992 til 2,8 mio. ECU (25 %) i 1993) sammen med de omfattende overfoersler (jf. 3.1) tvivl med hensyn til, om reglen om etaarige budgetter er overholdt.

Indtaegter

3.4. EU-tilskuddet til Instituttet udgjorde for 1993 11 240 000 ECU. Paa Instituttets anmodning blev tilskuddet udbetalt i tre trancher, nemlig 2 mio. ECU den 19. marts 1993, 2 mio. ECU den 5. juli 1993 og 6 563 971 ECU den 24. september 1993, hvilket i alt er 10 563 971 ECU. Restbeloebet paa 676 029 ECU er overskuddet pr. udgangen af regnskabsaaret 1992. Retten har allerede i tidligere beretninger paapeget, at denne betalingsmaade er i strid med artikel 26 i de finansielle bestemmelser for Instituttet. Det hedder heri, at betaling skal foretages inden for de foerste 14 dage i hvert kvartal og afhaengigt af de faktiske behov. Instituttet mener, at den valgte betalingsmaade afspejler dets faktiske behov for likvide midler. Hvis det er tilfaeldet, boer de finansielle bestemmelser aendres i overensstemmelse hermed.

4. BALANCEN

Anlaegsaktiver

4.1. Vaerdien af moebler og materiel paa balancen (1 140 884,14 ECU) er ansat paa grundlag af maengde- og vaerdifortegnelsen, der foeres via edb uafhaengigt af regnskabssystemet. I teorien skulle alt inventar, der er erklaeret foraeldet (og derfor afskrevet), og alt afhaendet inventar vaere registreret i systemet. Det konstateredes ved en undersoegelse af artikel 500 »Indtaegter ved salg af fast ejendom og loesoere«, at dette ikke var tilfaeldet. Der gaar for lang tid fra regnskabsfoeringen af afhaendet inventar til ajourfoeringen af maengde- og vaerdifortegnelsen. Det er isaer vigtigt, at listerne fra de to systemer afstemmes pr. regnskabsaarets udgang. Instituttet boer soerge for, at alt afhaendet og foraeldet inventar bliver slettet af maengde- og vaerdifortegnelsen for 1993, og at balancen korrigeres tilsvarende.

5. DEN OEKONOMISKE FORVALTNING

Revisionens omfang

5.1. Maalet for Rettens revision var opfoelgning af dens tidligere beretning om den oekonomiske forvaltning (beretningen om 1986-regnskabet) og Instituttets bymiljoeprojekt. Et af elementerne i dette projekt var den konference om byfornyelse, der blev afholdt i Sevilla 6.-8. ktober 1993. Baggrunden for revisionen var, at Det Europaeiske Raad i oktober 1993 havde truffet afgoerelse om at oprette et antal nye organer i forskellige EU-medlemsstater. Nogle af disse organers kompetenceomraader - isaer miljoebeskyttelse og sundhed og sikkerhed paa arbejdspladsen - falder sammen med de kompetenceomraader, der hidtil har vaeret tildelt Instituttet.

5.2. Retten fremsatte i beretningen om 1986-regnskabet foelgende bemaerkninger:

a) I 1984 vedtog Europa-Parlamentet at fordele bevillingerne til Instituttets driftsudgifter i forholdet 40:60 mellem levevilkaar og arbejdsvilkaar. (Foerst i 1993 ophaevede Europa-Parlamentet denne noget kunstige fordeling).

b) Der var ikke nogen klar forbindelse mellem det aarlige budget og arbejdsprogrammet - omkostningerne i forbindelse med arbejdsprogrammet blev foerst beregnet, efter at budgettet var udarbejdet.

c) Tilsyn og kontrol med projekterne burde forbedres ved indfoerelse af et system til planlaegning og kontrol med alle projektrelaterede aspekter. I projektomkostningerne indgik ikke personaleomkostninger.

d) Instituttet burde undersoege, om der kunne tilvejebringes finansielle midler fra andre kilder, herunder navnlig om der var mulighed for samfinansiering.

De foelgende punkter indeholder resultaterne af Rettens undersoegelse af, hvor langt man i mellemtiden er naaet paa hvert af disse omraader.

Det aarlige arbejdsprogram

5.3. Bestyrelsen godkender det aarlige arbejdsprogram i november, hvorefter Raadet og Parlamentet i december vedtager Instituttets budget. De endelige bevillinger, der hvert aar afsaettes til de forskellige projekter, fremgaar af de finansielle overslag, der forelaegges for bestyrelsen, men de offentliggoeres hverken i det aarlige arbejdsprogram eller i det fireaarige program.

Forvaltningen af projekterne

5.4. Antallet af igangvaerende projekter oeges stadig. Det er oeget fra 21 i 1986 til 32 i 1993, mens antallet af projektledere er oeget fra 5 til 9 i samme periode. Direktoeren har indfoert en koordinatorfunktion, der varetages af forskningsledere, som er »primus inter pares«. Denne funktion er endnu ikke defineret praecist. AEndringer i selve projekternes art og den deraf foelgende arbejdsbyrde betyder, at projektlederne har mindre tid til raadighed og ikke kan bruge saa megen tid, som de gerne ville, paa definition af projektmaal og detaljeret planlaegning og gennemfoerelse af projekterne. Naar begraensede midler spredes over et stadig stoerre omraade, er der risiko for, at kvaliteten af Instituttets forskningsarbejde saenkes, og at nyttevaerdien af det nedsaettes.

5.5. Der findes ikke noget egentligt projektbudget, men der udarbejdes et overslag over omkostningerne i forbindelse med kontrakter, moeder, tolkning og oversaettelse. Hver maaned gennemgaas alle posteringer paa de respektive konti og registreres manuelt paa en budgetkontrolformular for hvert projekt. Hver maaneds udgifter vedroerende et projekt laegges til en kumulerende total, som skrives paa maskine paa formularen »Project forecasts, orders and variances« (projektoverslag, faktiske udgifter og afvigelser). Denne formular sendes til projektlederne. Eftersom projektlederne hverken planlaegger eller har indflydelse paa tolknings- eller oversaettelsesopgaver, bestaar deres tilsyn med udgifterne hertil i virkeligheden kun i at kontrollere posteringerne af udgifterne under budgetposterne vedroerende kontrakter og moeder.

5.6. I planlaegningsfasen foretages der ganske vist en skoensmaessig beregning af det noedvendige antal manddage for projektlederne, men det faktiske tidsforbrug paa hvert projekt registreres ikke. Loenninger og vederlag henfoeres ikke til de enkelte projekter. Udgifterne til tjenesterejser fordeles ikke paa de projekter, de vedroerer, medmindre tjenesterejserne er foretaget af midlertidigt personale. Manddage og tjenesterejseudgifter kan antage et betragteligt omfang. En projektleder var f.eks. i forbindelse med et projekt om aeldrepolitik paa tjenesterejse i USA i ni maaneder, hvor alene de anslaaede udgifter til tjenesterejsen beloeb sig til 32 168 ECU. Tryknings- og udgivelsesomkostninger henfoeres heller ikke til de enkelte projekter, skoent der findes en metode til fordeling af omkostningerne. De omkostninger, der registreres for et projekt, er saaledes meget lavere end de faktiske. Da det i dag ikke er muligt at danne sig et klart billede af de faktiske omkostninger, er det nuvaerende finansielle tilsyn med projekterne af begraenset vaerdi.

5.7. Projektlederne boer goeres ansvarlige for tilsynet og kontrollen med alle omkostninger, der kan identificeres i forbindelse med deres projekter, inklusive omkostninger vedroerende personale, tjenesterejser og publikationer. Hver koordinator boer foere tilsyn med sin enheds arbejde og om noedvendigt foretage korrektioner. Hvis kvaliteten af de finansielle data var bedre, ville det ogsaa fremme beslutningsproceduren, naar der skal tildeles ressourcer til projekterne. Der boer ogsaa foeres tilsyn med projekterne under hele forloebet i stedet for som nu en gang om aaret, og man boer gaa bort fra den nuvaerende praksis med at aendre nummereringen af projekter/kontrakter hvert aar. Finansielle data boer vaere en integrerende del af arbejdsprogrammet, og der boer i projektoverslagene vaere afsnit om de finansielle aspekter af et projekt. Desuden boer aarsberetningen indeholde detaljerede oplysninger om de omkostninger, der for hvert projekt er paaloebet i regnskabsaaret og siden projektets start - i dag anfoeres kun vaerdien af de kontrakter, der er indgaaet i regnskabsaaret.

Projektevaluering

5.8. Instituttets procedure for projektevaluering blev vedtaget af bestyrelsen i 1986. I de maal, der er fastlagt for proceduren, indgaar ikke aspekter om projekternes nyttevaerdi, og de oekonomiske aspekter er helt overset.

5.9. De moeder, hvor projekterne eller mere praecist de endelige produkter evalueres, holdes normalt i Bruxelles. Heri deltager repraesentanter for alle de grupper, der er repraesenteret i bestyrelsen (direktionen, Kommissionen, medlemsstaternes regeringer, arbejdsgivere og arbejdstagere) og i givet fald andre eksperter. Forskningslederen udarbejder et resumé af disse droeftelser, som offentliggoeres i forordet til beretningen. Evalueringsrapporterne vedfoejes som bilag til de kvartalsberetninger, direktoeren forelaegger for bestyrelsen.

5.10. Den seneste kvartalsberetning, Retten havde adgang til under revisionen, daekkede det foerste kvartal af 1993. Den indeholdt ikke nogen evalueringsrapport. Det fremgik af en tidligere evalueringsrapport (september 1992), at 11 personer havde deltaget i moedet i Bruxelles (heraf var otte tilrejsende fra udlandet). Protokollatet fra dette moede bestaar kun af to afsnit, som ikke indeholder oplysninger om omkostningerne ved projektet. Efter Rettens opfattelse boer hvert projekt evalueres uafhaengigt ud fra de oprindelige maal, og naar forskere i henhold til kontrakt faar tildelt nye projekter, boer de ogsaa informeres om disse evalueringsresultater.

Andre indtaegtskilder

5.11. I 1986 androg indtaegterne fra salg af publikationer 3 193 ECU, og i 1992/93 var de steget til det tidobbelte, nemlig 31 886 ECU. Salget foregaar udelukkende gennem Publikationskontorets salgskontorer. I nogle tilfaelde indgaar Instituttet et samarbejde med forlagsvirksomheder, som betaler omkostningerne ved trykning, eller det giver forskellige organer tilladelse til at udgive publikationer uden omkostninger for Instituttet. Instituttet anslaar de »besparelser«, der er opnaaet ved samarbejdet med forlagsvirksomheder, til 60-80 000 ECU om aaret. Naar konferencecentret ikke bruges af Instituttet selv, kan det lejes. AArets indtaegt herfra beloeb sig til ca. 7 500 ECU.

Sevilla-konferencen

Baggrund

5.12. Instituttet afholdt denne konference som et led i projektet »Nyskabelser til forbedring af bymiljoeet«, som blev indledt i 1993. Hovedmaalene for dette projekt er at fremme visioner, innovative politikker og foranstaltninger, der tager sigte paa at skabe »baeredygtige« bymiljoeer og paa at faa arbejdsmarkedets parter til at goere en aktiv indsats for at skabe »baeredygtige byer« i det 21. aarhundrede. Fase et omfattede en gennemgang af byfornyelsesprojekter i hele EU. Resultaterne af denne gennemgang blev fremlagt paa konferencen, hvori en af Rettens medarbejdere deltog som observatoer. Denne konference var naturligvis kun en ud af flere konferencer, som Instituttet har afholdt uden for Irland, og den er derfor muligvis ikke typisk i enhver henseende.

Budgetlaegning og omkostningskontrol

5.13. Eftersom Instituttet fordeler sine budgetmidler paa »projekter«, var der ikke opstillet et saerskilt budget for konferencen. Der var oprindeligt afsat en bevilling paa 150 000 ECU til byfornyelsesprojektet, som konferencen var en del af, og den blev i loebet af aaret forhoejet til 179 219 ECU. Instituttet anslaar omkostningerne i forbindelse med konferencen til 91 000 ECU. Heri er ikke medregnet forbruget af manddage for de medarbejdere ved Instituttet, der deltog i konferencen, eller deres rejseudgifter og fortaering (7 000 ECU). Omkostningerne ved udgivelsen af hovedrapporten (20 000 ECU) er heller ikke medregnet. Der er kun udarbejdet et samlet overslag over moede- og tolkeudgifter, selv om udgifterne til tolkning kan andrage vaesentlige beloeb. Til denne konference beloeb udgifterne til tolkning sig til 9 789 ECU. Der paaloeb ogsaa store udgifter til bespisning af deltagerne - tilskuddet pr. person beloeb sig til mere end 100 IRL (125 ECU). Havde konferencen fundet sted paa Instituttet, ville udgifterne til catering have vaeret omtrent halvt saa store. Instituttet har sammenholdt omkostningerne i forbindelse med Sevilla med to andre konferencer. Heraf fremgaar, at Instituttets rejse- og indkvarteringsomkostninger (inklusive maaltider) pr. deltager var henholdsvis 15 % og 37 % hoejere i Sevilla. I modsaetning til normal praksis blev der i forbindelse med Sevilla-konferencen ikke udfyldt den standardansoegningsformular, som skal anvendes, naar der skal afholdes moeder, og hvorpaa der skal anfoeres et omkostningsoverslag.

Konferencens emne - diverse indlaeg

5.14. Forskningslederen havde udvalgt unge byplanlaeggere fra hver medlemsstat til at udarbejde en rapport om byplanlaegning i deres eget land. Hver enkelt byplanlaegger var godkendt paa forhaand af regeringsrepraesentanterne i bestyrelsen.

5.15. Instituttet opfordrede de unge byplanlaeggere til at fremlaegge deres rapporter mundtligt. Disse indlaeg var af varierende kvalitet og i nogle tilfaelde afkortet for meget, for at der kunne blive tid til andre programpunkter af tvivlsom relevans for konferencens emne. F.eks. var der et dagsordenspunkt om verdensudstillingen 1992 (Cartuja-projektet), der allerede var blevet tilstraekkeligt omtalt i aabningstalen, og som konferencedeltagerne ogsaa havde besoegt.

5.16. En hovedreferent havde faaet til opgave at fremlaegge de konklusioner og henstillinger, konferencen var naaet frem til, men der blev ikke afsat tid i programmet til at droefte, hvilken laere der kunne uddrages af det fremlagte materiale, og hovedreferenten gjorde i sit sammendrag ikke noget forsoeg herpaa. Ved slutningen af konferencen var der ingen evaluering af det fremlagte materiale eller af resultaterne. I betragtning af at mere end halvdelen af budgetbevillingerne for 1993 til byfornyelsesprojektet blev anvendt til denne konference, er det beklageligt, at det faktiske udbytte ikke var stoerre.

6. KONKLUSION

6.1. Den forestaaende oprettelse af et antal nye organer i forskellige EU-medlemsstater med ansvarsomraader, der ligger taet paa Instituttets, er en stor udfordring for alle, der deltager i forvaltningen af Instituttet. Instituttets rolle og ansvarsomraade boer tages op til fornyet overvejelse og fastlaegges saaledes, at det for fremtiden sikres, at der ikke er sammenfald med henholdsvis Kommissionens og de nye organers ansvarsomraader. Kun hvis dette kan goeres effektivt, kan Instituttet yde et vaesentligt bidrag til EU-arbejdet, samtidig med at det undgaas, at Instituttet og andre EU-organer i medlemsstaterne udfoerer dobbeltarbejde.

6.2. Der er sket visse fremskridt med hensyn til at faa diversificeret indtaegtskilderne, men Rettens kritiske bemaerkninger i 1986 om Instituttets tilsyn med projekterne er stadig gyldige. Retten henstiller, at Instituttet til stadighed drager omsorg for, at programmet forvaltes paa en saadan maade, at de begraensede ressourcer udnyttes bedst muligt. For at goere denne opgave lettere for de ansatte boer systemet til projektbudgetlaegning og omkostningskontrol, inklusive kontrol af personaletildeling og udgifter til offentliggoerelse af publikationer, forbedres. Evalueringsproceduren boer revideres. Naar et projekt loeber over mere end et aar, boer der allerede fra starten tages hoejde for de samlede omkostninger, saaledes at det sikres, at de udvalgte projekter bidrager bedst muligt til opfyldelsen af Instituttets maal.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg paa moedet den 24. november 1994.

Paa Revisionsrettens vegne

André J. MIDDELHOEK

Formand

(1) Raadets forordning (EOEF) nr. 1365/75 om oprettelse af Instituttet, EFT L 139 af 30. 5. 1975 som aendret ved Raadets forordning (EOEF) nr. 1947/93, EFT L 181 af 23. 7. 1993.

Raadets forordning (EOEF) nr. 1417/76 af 1. juni 1976 om finansielle bestemmelser vedroerende Det Europaeiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkaarene, EFT L 164 af 24. 6. 1976 som aendret ved Raadets forordning (EOEF) nr. 1949/93 af 30. juni 1993, EFT L 181 af 23. 7. 1993.(2) Beretning om regnskabet for og forvaltningen af Det Europaeiske Institut for Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkaarene (Dublin-Instituttet) for regnskabsaaret 1992 med Instituttets svar, EFT C 28 af 31. 1. 1994.

BILAG

Dublin-Instituttet - Regnskabsaaret 1993 - Udnyttelsen af de disponible bevillinger "(1 000 ECU) "" ID="1">1. Personale > ID="2">4 600 > ID="3">4 318 (93,9) > ID="4">140 (3) > ID="5">141 (3) > ID="6">68 > ID="7">53 (77,9) > ID="8">15 (22) "> ID="1">2. Administration > ID="2">1 400 > ID="3">1 038 (74,1) > ID="4">341 (24) > ID="5">21 (0,7) > ID="6">331 > ID="7">293 (88,5) > ID="8">37 (11,2) "> ID="1">3. Driftsudgifter (1) > ID="2">5 500 > ID="3">2 989 (54,3) > ID="4">2 374 (43,2) > ID="5">136 (2,5) > ID="6">1 502 > ID="7">1 351 (89,9) > ID="8">151 (10,1) "> ID="1">I alt > ID="2">11 500 > ID="3">8 345 (72,6) > ID="4">2 855 (24,8) > ID="5">299 (2,6) > ID="6">1 901 > ID="7">1 697 (89,3) > ID="8">203 (10,7) "">

(1) Der skelnes ikke laengere mellem levevilkaar og arbejdsvilkaar. De var foer fordelt paa hver sit kapitel, men er nu samlet under et enkelt.

INSTITUTTETS SVAR PAA UDKASTET TIL REVISIONSRETTENS BERETNING OM REGNSKABET FOR 1993

Adskillelse af funktionerne (Punkt 2.1) Instituttet tager til efterretning, at Retten paapeger, at den fuldstaendige adskillelse af funktionerne er afhaengig af, at der installeres et nyt ebd-bogholderisystem, hvis udformning stadig undersoeges af Kommissionen.

Forskudsforvaltningen (Punkt 2.2) Med hensyn til loftet paa 10 000 ECU pr. transaktion skal det bemaerkes, at Instituttets forskudsforvaltning er underlagt et samlet loft paa 900 000 IEP.

Den irske regerings tilskud (Punkt 2.3) Som man har forklaret for Retten i tidligere svar vedroerende finansieringen af den nye bygning, fulgte Instituttet en praksis, der mundtligt var blevet anbefalet af Kommissionen, og som svarede til en praksis, der ved to adskilte lejligheder blev fulgt af CEDEFOP i Berlin, da Senatet i Berlin ydede sit bidrag til CEDEFOP's bygninger.

Fremfoersler og bortfald af bevillinger (Punkt 3.2 og 3.3) a) Budgetposten »Undersoegelser og vejledende forsoeg om leve- og arbejdsvilkaarene« vedroerer hovedsageligt forskningskontrakter, der indgaas som led i det indevaerende aars arbejdsprogram og skal afsluttes i den foelgende 12-maaneders periode. Der foretages en foerste udbetaling paa 30 %, naar kontrakten undertegnes; Instituttet har dog forpligtet sig til hele beloebet. Den automatiske fremfoersel til det efterfoelgende aar er i fuld overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, litra d, i de finansielle bestemmelser.

b) Overfoerslen og forpligtelserne vedroerende budgetposten »Resultater af undersoegelser« blev foretaget for at optimere den effektive udnyttelse af de eksisterende midler i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser; midlerne blev hovedsageligt anvendt til opgaver udfoert af Publikationskontoret paa Instituttets vegne vedroerende offentliggoerelse af resultaterne af det paagaeldende aars arbejdsprogram, efterhaanden som de ifoelge planlaegningen bliver tilgaengelige.

c) Instituttet foelger til punkt og prikke reglen om etaarige budgetter inden for rammerne af Raadets forordning om oprettelse af Instituttet, der kraever, at overslaget over indtaegter og udgifter for det foelgende aar skal vedtages senest den 31. marts det foregaaende aar, og at det foerste udkast til arbejdsprogram skal vaere udarbejdet senest den 1. juli det foregaaende aar. Bestyrelsen godkender arbejdsprogrammet i slutningen af november, 2-3 uger inden budgetmyndigheden fastlaegger tilskuddets stoerrelse. Procentdelen af udnyttede fremfoersler har nu i over ti aar altid ligget paa omkring 90.

Indtaegter (Punkt 3.4) Instituttet har igen henledt Kommissionens opmaerksomhed paa de ukorrekte tidspunkter for betaling af tilskuddet. Saa vidt Instituttet forstaar, traeffes der nu foranstaltninger til at loese dette problem.

Anlaegsaktiver (Punkt 4.1) De to systemer blev noeje afstemt pr. regnskabsaarets udgang. Der er taget skridt til at nedbringe den tid, der medgaar til at registrere afhaendet inventar i maengde- og vaerdifortegnelsen. Balancen paa maengde- og vaerdifortegnelsen ved regnskabsaarets udgang vil derfor vise de afhaendelser, der fandt sted i loebet af regnskabsaaret.

Revisionens omfang (Punkt 5.1) a) Det bemaerkes, at Retten bortset fra opfoelgningen af dens beretning om 1986-regnskabet koncentrerer sin revision om en enkelt begivenhed (konferencen i Sevilla), der som forklaret for Retten af flere grunde var saerlig atypisk for Instituttets aktiviteter. Konferencen var innovativ og sonderende, og man havde inviteret unge byplanlaeggere, erfarne eksperter og politiske beslutningstagere. Den var en del af et samlet projekt, der blev viderefoert i 1994, hvor der blev bygget paa den laere, man kunne drage i Sevilla og af tidligere konferencer. Projektet er kun et af flere, der omhandler byspoergsmaal.

b) Retten naevner, at Det Europaeiske Raad den 29. oktober 1993 traf afgoerelse om at oprette et antal nye organer. Instituttets arbejdsprogram blev formuleret med kendskab til udviklingen omkring disse organer og i samraad med relevante repraesentanter for Kommissionen og andre med henblik paa at sikre, at Instituttets arbejde supplerer organernes aktiviteter, efterhaanden som de bliver defineret.

Det aarlige arbejdsprogram (Punkt 5.3) De finansielle overslag, der godkendes af Bestyrelsen og sendes til budgetmyndigheden understoettes af naermere oplysninger om det aarlige behov for finansielle midler, der skal saette Instituttet i stand til at viderefoere hver enkelt aktivitet i overensstemmelse med det fireaarige arbejdsprogram. Disse overslag justeres, naar budgetmyndighedens endelige afgoerelse kendes; Instituttets budget offentliggoeres i De Europaeiske Faellesskabers Tidende.

Forvaltningen af projekterne (Punkt 5.4) Indfoerelsen af gruppekoordinatorer blev anset for at vaere en noedvendig og naturlig udvikling i en voksende forskningsafdeling, der skal imoedekomme stadig flere anmodninger om raad og information, og som skal integrere udstationerede eksperter fra medlemsstaterne, praktikanter og andet midlertidigt personale i organisationen.

Der var enighed om, at maalsaetningerne for de nye grupper var at skabe en struktur, der skulle medvirke til, at faelles interesseomraader kunne kortlaegges ved udarbejdelsen af Instituttets arbejdsprogram, behovene for hjaelpepersonale kunne fastlaegges, hver gruppe og de forskellige interesseomraader kunne repraesenteres effektivt paa moeder, og andre medarbejdere paa Instituttet kunne udpege og skabe effektive forbindelser med forskningsgruppen.

Koordinatorfunktionen blev klart defineret ved starten og er:

- at lette arbejdet i gruppen som et team

- at repraesentere gruppen paa ledelsesmoeder

- at forvalte gruppens sekretaerpersonale.

Det er Instituttets synspunkt, at den nye struktur har sikret, at Instituttets arbejde har faaet en bedre kvalitet og stoerre nyttevirkning paa baggrund af de aendringer i kravene til Instituttet, der har fundet sted siden 1986.

(Punkt 5.5, 5.6 og 5.7) a) Instituttet indfoerte i 1993 et nyt projektoverslags- og projekttilsynssystem. Til at udvikle og gennemfoere systemet blev der udnaevnt en medarbejder under vicedirektoeren, der er ansvarlig for tilsyn og kontrol med budgetudgifterne i forbindelse med arbejdsprogrammet, herunder udgifter til oversaettelse og alle andre udgifter. Forskningslederne foerer tilsyn med de enkelte projekter og aflaegger en maanedlig beretning. Denne opdeling af ansvaret afspejler karakteren i Instituttets aktiviteter. Instituttets ledelse er overbevist om, at denne fremgangsmaade giver et godt overblik over de finansielle aspekter ved gennemfoerelsen af arbejdsprogrammet, og at der findes tilstraekkelige oplysninger til at sikre en regelmaessig og grundig kontrol med udgifterne. De systemer, der stoetter denne fremgangsmaade, forbedres kontinuerligt.

b) Manddagene beregnes proportionalt i projektoverslagene som en kontrolmekanisme for forskningslederne, naar de planlaegger fordelingen af deres aarlige arbejdsbyrde. I denne henseende fungerer systemet godt. Forskningsledernes aktiviteter er dog ikke begraenset til projektledelse. Instituttets vigtigste opgaver er at give information og raad til Faellesskabets institutioner om fremtidige maalsaetninger og retningslinjer, idet der navnlig videregives videnskabelige og tekniske oplysninger. For at kunne imoedekomme anmodninger om saadanne oplysninger kan forskningslederne vaere noedt til at traekke paa flere projekter, tidligere arbejde eller henvise til kilder uden for Instituttet. Det betyder, at det ville vaere uhensigtsmaessigt kun at registrere den tid, der bruges paa igangvaerende projekter. Instituttet vil overveje, om en anden form for tidsregistrering kan vaere en hjaelp i forvaltningen af Instituttets arbejde.

c) En forskningsleder kan paa den samme tjenesterejse vaere optaget af konferencer, formidling, administrativt arbejde og kontraktmaessigt arbejde; det ville vaere en kunstig manoevre at henfoere tjenesterejseudgifter til de enkelte projekter. Den raekke tjenesterejser til USA, der naevnes af Retten, havde saaledes karakter af personaleuddannelse, vedroerte fire da igangvaerende projekter, var et vigtigt element i definitionen af det fremtidige arbejdsprogram og havde ogsaa til formaal at etablere kontakter til en raekke eksperter, der senere uden ekstra udgifter bidrog til Instituttets arbejde.

d) Udgifterne til publikationer vil i fremtiden blive registreret under projektudgifterne. Det vil blive muligt at foere tilsyn med projekterne i hele deres levetid, da Instituttet nu har indfoert et ufravigeligt projektnummereringssystem. Afhaengig af emnernes kompleksitet vil projekterne imidlertid over en laengere periode muligvis ikke vaere uforanderlige helheder (de kan sammenfoeres eller opdeles). Af denne aarsag forekommer Rettens forslag vedroerende aarsberetningen ikke at vaere hensigtsmaessig.

Projektevaluering (Punkt 5.8, 5.9 og 5.10) a) Paa baggrund af Rettens bemaerkninger vil Direktoeren opfordre bestyrelsesmedlemmerne til at angive, hvilke finansielle oplysninger der maatte vaere nyttige i de forskellige evalueringsprocedurer. Retten beskriver en evalueringsprocedure, der gaelder for sammenfattende rapporter; denne procedure benyttes ikke til »projektevaluering«.

b) Udformningen af referatet af de moeder, hvor de sammenfattende rapporter evalueres, blev aendret i slutningen af 1992 (evalueringsrapporten af september 1992 var af en tidligere dato). Hovedudbyttet af moederne er naturligvis, at det bliver besluttet at udgive den evaluerede rapport, efter at den er blevet godkendt eller aendret. Det kan til Rettens orientering oplyses, at alle rapporter forud for bestyrelsens evaluering af den sammenfattende rapport vurderes af forskningslederne, der udarbejdes en skriftlig vurdering (om noedvendigt med omtale af oekonomiske aspekter), som godkendes af direktionen, inden den sidste betaling foretages. Resultaterne af disse evalueringsprocedurer udgoer en grundlaeggende informationskilde ved udvaelgelse af kontrahenter til senere arbejde.

Andre indtaegtskilder (Punkt 5.12) Instituttet paabegyndte i 1993 en ordning, hvorefter udstationerede eksperter fra medlemsstaterne kan arbejde paa Instituttet. Den foerste begyndte i september 1993, og yderligere tre startede i 1994. Deres loen betales af deres oprindelige arbejdsgiver, og det nedbringer de udgifter, der ellers maatte vaere paaloebet ved at indgaa kontrakt om arbejdet med eksterne forskere.

Sevilla-konferencen Budgetlaegning og omkostningskontrol (Punkt 5.13) a) Den overordnede kontrol med udgifter og revision af overslagene inden for rammerne af det samlede budget beskrives ovenfor under forvaltningen af projekterne (punkt 5.5 til 5.7).

b) Instituttet traeffer beslutning om moedestederne for at opnaa den mest oekonomiske loesning, samtidig med at der er mulighed for at tage andre hensyn og fordele i betragtning, f.eks. muligheden for at formidle Instituttets arbejde mere bredt i medlemsstaterne. Dette sidste hensyn kan indebaere en afvejning af udgifter.

c) Instituttet erkender, at udgifterne til maaltider i Sevilla laa over gennemsnittet. Det var et resultat af hurtige beslutninger, der maatte traeffes som foelge af organisatoriske problemer med de lokale myndigheder. Det var kun under disse usaedvanlige omstaendigheder, at de blev tilladt. Til gengaeld stillede byen uden udgifter for Instituttet de foerste to moedesteder til raadighed, og arbejdsgiversammenslutningen stillede det tredje moedested og andre faciliteter til raadighed.

d) Instituttet er bevidst om de forskellige udgifter til forskellige moedesteder. En analyse baseret paa over 600 moededeltagere viser, at de gennemsnitlige udgifter pr. moededeltager (normalt af 2 dages varighed og iberegnet rejseudgifter, diaeter, fortaering, tolkeudgifter og diverse andre udgifter) er 650 ECU i Bruxelles (og andre centrale beliggenheder), 850 ECU i Dublin og 1 000 ECU paa andre perifere steder. I sidste ende beloeb de faktiske udgifter til den 3 dage lange konference for 80 deltagere i Sevilla sig til 76 215 ECU, og dette kan sammenholdes med udgifterne til en 2 dage lang konference, ogsaa for 80 deltagere, der fandt sted i Dublin og beloeb sig til 66 965 ECU. Dette er i noeje overensstemmelse med ovennaevnte gennemsnit.

Konferencens emne - diverse indlaeg (Punkt 5.15) De vigtigste formaal med denne konference var at give unge byplanlaeggere, andre eksperter paa omraadet og politiske beslutningstagere mulighed for at udveksle viden, at hjaelpe de unge byplanlaeggere med at laere af erfaringerne og at saette deres bidrag i relief samt at hjaelpe Instituttet med at uddybe sit projekt.

(Punkt 5.16) Hovedreferenten forsoegte ved afslutningen af konferencen at sammendrage de umiddelbart mest relevante budskaber fra de kompakte moeder under konferencen. Forskningslederen havde bagefter som planlagt omfattende diskussioner med de vigtigste deltagere for at sikre sig, at den laere, der kunne uddrages, blev fuldstaendig fordoejet og afspejlet i det endelige protokollat, der senere er offentliggjort.

Projektet »Nyskabelser til forbedring af bymiljoeet« sluttede ikke med konferencen i Sevilla. Tvaertimod er det vigtigste og mest virkningsfulde resultat af konferencen afspejlet med viderefoerelsen af projektet i Instituttets arbejdsprogram for 1994.

Konklusioner (Punkt 6.1) a) Instituttets opgaver er fastlagt i Raadets forordning (EOEF) nr. 1365/75 af 26. maj 1975. De er ikke blevet aendret som foelge af oprettelsen af de nye organer eller andre organisationer i Den Europaeiske Union, hvis formaal og ansvarsomraader er klart forskellige fra Instituttets.

b) At Instituttets arbejde supplerer Kommissionens arbejde sikres ved, at Kommissionen er repraesenteret ved tjenestemaend fra GD V, XI og XII i Instituttets bestyrelse, at der hvert aar foeres omhyggelige droeftelser om arbejdsprogrammet mellem ledende personale fra Instituttet og de ansvarlige direktoerer i Kommissionen, og at begge organisationer deltager i hinandens projektforvaltning og raadgivende organer. Kommissionen har mulighed for at lade sig repraesentere i alle de raadgivende grupper, der daekker Instituttets projekter. Omvendt deltager personale fra Instituttet i omkring 12 arbejdsgrupper under Kommissionen.)

c) Instituttet har tillid til, at dets arbejde kan komme til at supplere de nye organers arbejde, paa samme maade som Instituttet har samarbejdet med CEDEFOP siden dets oprettelse. I forordningen om oprettelse af det nye Europaeiske Arbejdsmiljoeagentur er der helt specifikt flere bestemmelser om et taet samarbejde med Instituttet. Inden det nye agentur bliver operationelt, har Instituttet haft regelmaessig kontakt med de relevante enheder i GD V. Instituttet blev i 1993 (og igen i 1994) af Europa-Parlamentet anmodet om at udfoere indledende undersoegelser som optakt til oprettelsen af Arbejdsmiljoeagenturet. Der er enighed mellem det behoerige direktorat i GD V og Instituttet om de forslag, der skal fremsaettes for de to bestyrelser, om hvordan disse og beslaegtede aktiviteter kan overfoeres til det nye agentur.

d) Instituttet har loebende foert droeftelser med task force-gruppen for det nye Miljoeagentur om, hvordan forholdet mellem henholdsvis Instituttets og Agenturets arbejdsprogram mest sandsynligt skal vaere. Da Instituttets arbejde er af sociooekonomisk karakter, adskiller det sig klart fra Miljoeagenturets vigtigste opgaver.

e) Paa et mere generelt plan besluttede Instituttets bestyrelse i november 1993 at undersoege Instituttets opgaver paa baggrund af: konklusionerne af Det Europaeiske Raads moede i oktober 1993; groenbogen om den fremtidige europaeiske socialpolitik, svarene paa de spoergsmaal, den rejste, og konklusionerne i den efterfoelgende hvidbog »Europaeisk socialpolitik: En vej frem for Unionen«; oprettelsen af nye organer; udvidelsen af Den Europaeiske Union; samt andre nye krav til Instituttet. Arbejdsprogrammet for 1995 vil tage hoejde for disse betragtninger.

(Punkt 6.2) Instituttet har i de senere aar aktivt udbygget sin finansielle planlaegning, budgetlaegning og tilsyns- og kontrolprocedure i koelvandet paa de hastigt voksende aktiviteter og paa baggrund af Rettens tidligere henstillinger. Det er klart, at arbejdsvaeksten i denne periode langt har overskredet stigningen i ressourcer. Instituttet vil fortsat udbygge sine procedurer. Retten omtaler i sin beretning evalueringsproceduren for sammenfattende rapporter. Det boer bemaerkes, at Instituttet har en raekke forskellige evalueringsprocedurer, der konstant revideres og forbedres. Instituttet giver allerede under udarbejdelsen af sit aarlige arbejdsprogram et overslag over projektudgifterne i de kommende aar inden for rammerne af det fireaarige arbejdsprogram. Instituttet vil meget gerne foere droeftelser med Retten om, hvilke yderligere praktiske skridt der kan tages for at forbedre effektiviteten med de til raadighed staaende ressourcer.