Beretning

om regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer (Luxembourg) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999, med centrets svar

(2000/C 373/04)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

REVISIONSERKLÆRING

1. Denne beretning afgives til bestyrelsen for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer i henhold til artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94(1).

2. Retten har revideret regnskabet for Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1999. Centrets direktør er i overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Direktøren skal udarbejde og opstille regnskabet(2) i overensstemmelse med centrets finansielle bestemmelser, jf. artikel 15 i forordning (EF) nr. 2965/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsstandarder og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Retten gennemgik regnskabsregistreringerne og foretog endvidere anden revision, der skønnedes nødvendig under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

4. Revisionen har givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1999, er rigtigt, og at de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER (LUXEMBOURG) I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1999

Analyse af budgetgennemførelsen

5. Efterspørgslen efter oversættelser er steget i løbet af regnskabsåret, og derfor er indtægterne på budgettet forøget betydeligt fra et oprindeligt overslag på 13,6 millioner euro til 17,3 millioner euro, dvs. en forøgelse på 27 %. De fastlagte og inkasserede indtægter beløber sig til 14 millioner euro, dvs. stort set alle anslåede indtægter.

6. I henhold til princippet om, at indtægterne og udgifterne på centrets budget skal balancere, var der 17,3 millioner euro til disposition i regnskabsåret. Der er disponeret over 14,1 million euro, dvs. 82 %, mens resten er bortfaldet. Centret har måttet fremføre 3,1 million euro, dvs. 22 %, af de forpligtelser, som er indgået i 1999 over bevillingerne på 1999-budgettet, til det følgende regnskabsår.

7. Det forhold, at indtægterne er steget betydeligt, og at bevillingsfremførsler og -bortfald andrager ret store beløb, viser, at centret bør beregne overslagene over personalebehov mere præcist og i den forbindelse dels ansætte faktureringsomkostningerne til et mere realistisk niveau (jf. punkt 9), dels udbygge samarbejdet med fællesskabsinstitutionerne og -organerne, som er centrets kunder.

8. 2,5 millioner euro i forpligtelser blev fremført fra det forrige regnskabsår, heraf er 1,9 millioner euro, dvs. 76 %, udnyttet. Restbeløbet er bortfaldet.

Analytisk regnskab

9. Retten bemærkede i beretningen for regnskabsåret 1998(3), at de anslåede omkostninger pr. oversat side afveg betydeligt fra de faktiske omkostninger. Der skulle derfor tilbagebetales store beløb. Det er også tilfældet i 1999, hvor centret har faktureret de oversatte sider med ca. 74 euro pr. side, dvs. ca. 15,5 % højere end de senest tilgængelige anslåede omkostninger, som er 64 euro pr. side.

10. Tilbagebetalingerne til centrets kunder, dvs. fællesskabsorganerne, kunne mindskes, hvis der blev beregnet mere præcise og realistiske overslag. Det ville også lette forvaltningen af kundekontiene. Retten skal derfor på ny anbefale(4), at centret indfører et analytisk regnskabssystem, der viser de faktiske omkostninger ved centrets tjenesteydelser pr. organ og pr. tjenesteydelse.

Mængde- og værdifortegnelse

11. Der er konstateret usædvanlige forhold i forbindelse med nummereringen af centrets løsøre, som er opført på mængde- og værdifortegnelsen. Derudover er værdien af nogle løsøregenstande, som er opført i fortegnelsen, ikke medtaget på balancen. Centret har i øvrigt ikke været i stand til at afstemme balancen og mængde- og værdifortegnelsen ved regnskabsårets afslutning. Selv om disse usædvanlige forhold ikke indvirker på regnskabernes rigtighed, opfordres centret til at føre fortegnelsen mere omhyggeligt og til mindst en gang om året at foretage fuldstændig afstemning af regnskabet og mængde- og værdifortegnelsen.

Indgåelse af kontrakter

12. I Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftalers sagsakter var der en rapport om bedømmelsen af et bud på et oversættelsesarbejde. I henhold til denne rapport var der lagt lige stor vægt på prisfaktoren og kvalitetsfaktoren. Rettens undersøgelse af den beregningsmetode, som blev benyttet til at klassificere de forskellige bud, viser, at kvalitetsfaktoren faktisk havde meget stor vægt.

13. I forbindelse med samme udbud, hvortil der blev indgivet 38 bud, var de priser, der var anført for de tre tilbudsgivere på bedømmelsesskemaet, ikke de samme som dem, de selv havde angivet i deres tilbud. De blev derfor ikke klassificeret rigtigt. Centret bør derfor følge bedømmelsesprocedurerne med særlig stor opmærksomhed, så det undgås, at bedømmelsen kører af sporet på grund af fejl.

14. I begyndelsen af 1998 indgik centret efter høring af Det Rådgivende Udvalg om Indkøb og Aftaler en kontrakt på 68245 euro om et edb-projekt til styring af freelanceoversættere. I december 1998 indgik centret en tillægskontrakt på 146375 euro, så projektet kunne udvides. Kontrakten skulle primært gennemføres i 1999. Som ved den første kontrakt havde centret lagt en rammeaftale, som Kommissionen har indgået, til grund for betingelserne i tillægskontrakten. Tillægskontrakten blev indgået i form af en underhåndsaftale og ikke forelagt for udvalget. Eftersom udvalget ikke har behandlet denne sag, er det ikke muligt at efterprøve, om de ekstraomkostninger, projektudvidelsen er forbundet med, er berettigede.

Lokaler

15. I 1999 er der ikke sket nogen ændringer i de forhold, Retten påpegede i 1997(5) og 1998(6). Centret har fortsat til huse i lokaler, som de luxembourgske myndigheder har stillet til rådighed. Parterne har stadig ikke indgået en aftale om betingelserne for brugen af lokalerne (størrelsen af en eventuel husleje, det areal og udstyr, som lejemålet omfatter, lejekontraktens løbetid mv.). Det anbefales, at der indgås en aftale i overensstemmelse med gældende regler, så forholdet afklares, især i centrets regnskaber.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 11. og 12. oktober 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) EFT L 314 af 7.12.1994, s. 1.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2965/94, er det samlede regnskab over centrets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1999, dateret den 2. marts 2000, sendt til centrets bestyrelse, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 3. marts 2000. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT C 372 af 22.12.1999, punkt 7, s. 20.

(4) EFT C 393 af 29.12.1997, punkt 1.6, s. 47, og EFT C 406 af 28.12.1998, punkt 1.6, s. 33.

(5) EFT C 406 af 28.12.1998, punkt 1.13, s. 33.

(6) EFT C 372 af 22.12.1999, punkt 18, s. 20.

Tabel 1

Balance pr. 31. december 1999 og pr. 31. december 1998

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Tabel 2

Driftsregnskab for regnskabsårene 1999 og 1998

>TABELPOSITION>

Centrets svar

Analyse af budgetgennemførelsen

Punkt 5, 6, 7 og 8

Siden 1997 har centret i løbet af hvert regnskabsår opstillet et ændrings- og tillægsbudget for at tilpasse sit budget til den stigende aktivitet.

I 1999 var det i kraft af ændrings- og tillægsbudgettet muligt at tilpasse budgettet til den uventede efterspørgsel efter oversættelsesarbejde, men også, som anført i den generelle indledning, at nedsætte den anslåede pris pr. side fra 79 euro til 74 euro, dvs. med 6,5 %.

Som det fremgår af centrets svar på Revisionsrettens bemærkninger vedrørende regnskabsåret 1998, har centret indført et skriftligt samrådssystem med sine kunder, dvs. fællesskabsinstitutioner og -organer, for at opstille mere realistiske budgetter. Man må dog tage i betragtning, at en stor del af centrets oversættelsesarbejde er forbundet med den økonomiske aktivitet i den private sektor, som er vanskelig at forudsige selv for vores kunder.

Direktøren har på denne baggrund og som led i en eventuel fornyet undersøgelse af centrets funktion foreslået at indføre mere fleksible instrumenter, så der i budgetforvaltningen kan tages effektivt højde for udsving i arbejdsmængden.

Analytisk regnskab

Punkt 9

Centret beregner den anslåede pris på baggrund af sit budget, dels ud fra den af kunderne forventede arbejdsmængde, dels ud fra de forventede udgifter, som er forbundet med udførelsen af dette arbejde.

I forbindelse med vedtagelsen af ændrings- og tillægsbudgettet for 1999 blev der foretaget en revidering af priserne. Dette er grunden til, at de oversatte sider blev faktureret til 74 euro i stedet for 79 euro med tilbagevirkende kraft fra den 1. januar 1999.

Centret besluttede efter Revisionsrettens henstillinger i beretningen om regnskabsåret 1997 at ændre sin finansforordning ved at indsætte en artikel 26a, hvorved det bliver muligt at overføre saldoen fra hvert regnskabsår til budgettet for det følgende regnskabsår. Ved denne ændring undgås tilbagebetalinger som følge af differencen mellem faktureringsprisen og de faktiske omkostninger, som regnskabsføres efter regnskabsårets afslutning.

Punkt 10

Centret har fra den 1. januar 2000 indført et analytisk kodesystem for alle de driftstransaktioner, som er opført i SI2-programmet, og er i færd med udarbejde analytiske rapporter, hvori disse oplysninger kan udnyttes optimalt. Ved udgangen af regnskabsåret 2000 vil centret være i besiddelse af analytiske data og statistikker, som gør det muligt at foretage mere præcise beregninger.

Mængde- og værdifortegnelse

Punkt 11

Centrets mængde- og værdifortegnelse lå indtil slutningen af 1999 på et regneark. Dette system havde sine begrænsninger og viste sig ikke at være effektivt. Centret har endvidere installeret ELS-systemet, (SIC - Mængde- og værdifortegnelse), som anvendes og er udviklet af Kommissionen. Denne database er baseret på et stregkodesystem.

Overgangen til det nye system startede i januar 2000 og er nu næsten gennemført. Under Revisionsrettens besøg var systemet ved at blive installeret, og rapporteringsprogrammet var således endnu ikke funktionsdygtigt. Der kunne derfor konstateres visse uregelmæssigheder. Med det nye system vil centret være i stand til at føre en langt mere præcis mængde- og værdifortegnelse.

Indgåelse af kontrakter

Punkt 12

De pågældende kontrakter blev i overensstemmelse med tildelingskriterierne i udbudsbetingelserne tildelt de tilbudsgivere, som afgav det økonomisk set mest fordelagtige tilbud.

Centrets Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter undersøgte sagen på sit 12. møde den 12. august 1999 og afgav positiv udtalelse, idet det henstillede til, at: "bedømmelsen af tilbuddene hviler på et mere gennemsigtigt system, der er baseret på forholdet kvalitet/pris. Der bør udarbejdes et mere detaljeret regneark til sammenligning af tilbuddene."

Punkt 13

Under udfærdigelsen af disse kontrakter bemærkede den kompetente sektion, at de priser, som var anført ud for to valgte tilbudsgivere for oversættelser fra engelsk til græsk, og som blev anvendt som grundlag for kontrahenternes klassificering, var blevet ombyttet i regnearket. Denne fejl blev rettet inden kontraktens underskrivelse.

Centret undersøger nu mulighederne for at omorganisere sine tjenesteydelser blandt andet for at forbedre forvaltningen af udbudsprocedurerne.

Punkt 14

Dette punkt blev behandlet på det tredje møde i Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter den 29. januar 1998, hvor udvalget afgav positiv udtalelse om anvendelsen af Kommissionens rammeaftale DI/0041700 og om den første særlige overenskomst.

Den anden kontrakt er baseret på samme rammeaftale med Kommissionen, hvis anvendelse blev godkendt af centrets Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter. Der er således ikke tale om en egentlig direkte aftale, eftersom rammeaftalen blev indgået efter en interinstitutionel udbudsprocedure.

Siden 1998, hvor denne sag har sin begyndelse, har både centrets tjenestegrene og Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter forbedret sin måde at fungere på, og sagsopfølgningen er blevet mere stringent. For at afhjælpe den overdrevne anvendelse af andre institutioners rammeaftaler foranstaltede centret, og især edb-afdelingen, allerede fra andet semester af 1998 en række indkaldelser af interessetilkendegivelser vedrørende oprettelse af lister over leverandører.

Lokaler

Punkt 15

Dette punkt blev behandlet på samtlige bestyrelsesmøder i 1999 og 2000, og direktøren og bestyrelsesformanden har gentagne gange skriftligt og mundtligt over for de luxembourgske myndigheder givet udtryk for kundernes og bestyrelsens voksende bekymring over manglen på fremskridt. De luxembourgske myndigheder er imidlertid ikke fremkommet med nogen konkret løsning.

Som det fremgår af svarene på Revisionsrettens bemærkninger i 1997 og 1998, har centret fremsendt forslag til lejekontrakter og udkast til aftale om lokaler og sikkerhed, og på trods af talrige henvendelser til de luxembourgske myndigheder har centret endnu ikke modtaget noget svar.