DA Den Europæiske Unions Tidende L 115/12

KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 363/2012

af 23. februar 2012

om procedureregler for anerkendelse og inddragelse af anerkendelse af overvågningsorganer i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 om fastsættelse af krav til virksomheder, der bringer træ og træprodukter i omsætning

(EØS-relevant tekst)

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 af 20. oktober 2010 om fastsættelse af krav til virksomheder, der bringer træ og træprodukter i omsætning (1), særlig artikel 8, stk. 7, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Forordning (EU) nr. 995/2010 tager navnlig sigte på at minimere risikoen for, at ulovligt træ og produkter heraf bringes i omsætning på det indre marked. Overvågningsorganer bør hjælpe virksomhederne med at opfylde kravene i denne forordning. Med henblik herpå bør de indføre en påpasselighedsordning, give virksomhederne ret til at anvende denne ordning og kontrollere, at ordningen anvendes korrekt.

(2) Ved anerkendelse af et overvågningsorgan skal Kommissionen anvende en retfærdig, gennemsigtig og uafhængig procedure. Ansøgere bør derfor vurderes, efter at medlemsstatens kompetente myndigheder er blevet hørt, og der er indhentet fyldestgørende oplysninger om ansøger. Indhentningen af oplysninger kan om nødvendigt også omfatte besøg i ansøgerens lokaler.

(3) Det er nødvendigt at angive fagviden og kapacitet, som et overvågningsorgan skal råde over for at kunne fastslå træets overensstemmelse med relevant lovgivning i hugstlandet og for at kunne foreslå foranstaltninger til at bedømme risikoen for, at ulovligt træ og produkter heraf bringes i omsætning. Hvis der ikke kan ses bort fra den fastslåede risiko, skal overvågningsorganet også kunne anbefale passende foranstaltninger for effektivt at minimere risikoen.

(4) Det bør sikres, at overvågningsorganer varetager deres funktioner på gennemsigtig og uafhængig vis, at de undgår interessekonflikter, der kan opstå som følge af deres funktioner, og at de udbyder deres tjenester på en måde, der ikke medfører forskelsbehandling af virksomheder.

(5) Kommissionen bør træffe afgørelse om inddragelse af anerkendelse efter en procedure, som er retfærdig, gennemsigtig og uafhængig. Inden Kommissionen træffer afgørelse, skal den høre medlemsstaternes kompetente myndigheder og indhente tilstrækkelig information, herunder gennemføre besøg på stedet, hvis det kræves. Det berørte overvågningsorgan skal have lejlighed til at fremkomme med bemærkninger, inden der træffes afgørelse.

(6) Varetager et overvågningsorgan ikke længere funktionerne eller opfylder kravene i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010, bør Kommissionen i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet og på grundlag af omfanget af de fastslåede mangler kunne inddrage anerkendelsen midlertidigt og/eller betinget eller permanent.

(7) Det er nødvendigt at sikre, at beskyttelsesniveauet for fysiske personer ved behandling af personoplysninger inden for denne forordnings anvendelsesområde, og navnlig ved behandling af personlysninger indeholdt i overvågningsorganers ansøgninger om anerkendelse, opfylder kravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

Artikel 1

Definitioner

Ved anvendelsen af denne forordning gælder følgende definitioner og definitionerne i artikel 2 i forordning (EU) nr. 995/2010:

1) »berørte kompetente myndigheder«: medlemsstaternes kompetente myndigheder i den medlemsstat, hvor et overvågningsorgan eller et organ, der ansøger om anerkendelse som overvågningsorgan, er lovligt etableret eller udbyder tjenester eller påtænker at udbyde tjenester som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF (4)

2) »kvalifikationsbeviser«: eksamensbeviser, certifikater og andre beviser udfærdiget af en statslig myndighed, der er udpeget i medfør af den pågældende stats love og administrative bestemmelser, hvoraf det fremgår, at den pågældende har afsluttet en erhvervskompetencegivende uddannelse

3) »erhvervserfaring«: den faktiske og lovlige udøvelse af det pågældende erhverv.

Artikel 2

Ansøgning om anerkendelse

1. Enhver offentlig eller privat enhed, det være sig virksomhed, sammenslutning, firma, bedrift, myndighed eller institution, som er retsmæssigt etableret i Unionen, kan indgive ansøgning til Kommissionen om at blive anerkendt som overvågningsorgan.

Enheden skal indgive ansøgningen på et af Unionens officielle sprog sammen med de dokumenter, der er angivet i bilaget.

2. For at blive anerkendt som overvågningsorgan skal ansøgeren godtgøre, at den opfylder alle kravene i artikel 8, stk. 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i denne forordning.

3. Kommissionen bekræfter modtagelsen af ansøgningen inden for ti arbejdsdage og giver ansøger et referencenummer.

Den skal også give ansøger en vejledende tidsfrist for, hvornår den træffer afgørelse om ansøgningen. Kommissionen informerer ansøgeren, hver gang den ændrer den vejledende tidsfrist for at tilvejebringe yderligere oplysninger eller dokumenter med henblik på bedømmelse af ansøgningen.

4. Når tre måneder er forløbet efter modtagelsen af ansøgningen eller Kommissionens seneste skriftlige meddelelse til ansøger, idet den seneste dato er gældende, og Kommissionen endnu ikke har truffet en afgørelse om anerkendelse eller afvist ansøgningen, underretter Kommissionen skriftligt ansøger om, hvor langt den er med bedømmelsen af ansøgningen.

Ved behandling af en ansøgning kan første afsnit finde anvendelse mere end én gang.

5. Kommissionen sender en kopi af ansøgningen og dokumentation til de berørte kompetente myndigheder, som inden for en måned efter fremsendelsen kan fremkomme med bemærkninger til ansøgningen.

Artikel 3

Yderligere dokumentation og adgang til lokaler

1. På anmodning fra Kommissionen indgiver ansøger eller de berørte kompetente myndigheder supplerende oplysninger eller dokumenter inden for en af Kommissionen nærmere angivet tidsfrist.

2. Ansøger giver Kommissionen adgang til sine lokaler med henblik på kontrol af, at alle krav i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 er opfyldt. Kommissionen underretter på forhånd ansøger om besøget. De berørte kompetente myndigheder kan deltage i besøget.

Ansøgeren tilbyder al den bistand, der er nødvendig for at lette sådanne besøg.

Artikel 4

Afgørelse om anerkendelse

Når Kommissionen har truffet afgørelse om at anerkende ansøger i henhold til artikel 8, stk. 3, i forordning (EU) nr. 995/2010, underretter den ansøger inden for ti arbejdsdage, efter at afgørelsen er truffet.

Kommissionen overgiver også straks ansøgeren et certifikat om anerkendelse og meddeler sin afgørelse til de kompetente myndigheder i alle medlemsstater i henhold til artikel 8, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 995/2010 inden for den tidsfrist, der er fastsat i stk. 1.

Artikel 5

Juridisk person og retsmæssig etablering i Unionen

1. Er ansøger retsmæssigt etableret i mere end én medlemsstat, indgiver denne oplysninger om sit hjemsted, hovedkontor eller hovedvirksomhed i Unionen og om sine agenturer, filialer eller datterselskaber, der er etableret på en anden medlemsstats område. Ansøgeren skal også meddele, i hvilke medlemsstater vedkommende påtænker at levere tjenester.

2. En ansøger, der er eller er en del af en medlemsstats myndighed, skal ikke fremlægge bevis for, at vedkommende er en juridisk person og retsmæssigt etableret i Unionen.

Artikel 6

Relevant fagkundskab

1. For at sikre, at de funktioner, som et overvågningsorgan skal varetage, udføres på behørig vis i henhold til artikel 8, stk. 2, litra b), i forordning (EU) nr. 995/2010, skal det tekniske personale hos en ansøger som minimum opfylde følgende kriterier, som attesteres gennem kvalifikationsbeviser og erhvervserfaring:

a) formel erhvervsuddannelse inden for et fagområde, der er relevant for et overvågningsorgans funktioner

b) for ledende i faglige stillinger, mindst fem års erhvervserfaring i en funktion, som har at gøre med et overvågningsorgans funktioner.

Med henblik på første afsnit, litra a), betragtes fagområder inden for skovbrug, miljøbeskyttelse, retsvidenskab, driftsledelse, risikostyring, handel, bogføring, finanskontrol eller forsyningskædestyring som relevante fagområder.

2. Ansøger skal føre register med dokumentation af personalets arbejdsopgaver og ansvarsområder. Ansøger skal have indført procedurer for overvågning af sit personales resultater og faglige kompetence.

Artikel 7

Kapacitet til at varetage et overvågningsorgans opgaver

1. Ansøger godtgør, at samtlige følgende elementer findes:

a) en organisationsstruktur, der sikrer, at opgaverne for et overvågningsorgan varetages på behørig vis

b) en påpasselighedsordning, der skal stilles til rådighed for og anvendes af virksomhederne

c) strategier og procedurer for evaluering og forbedring af påpasselighedsordningen

d) procedurer og processer til kontrol af, at virksomhederne anvender overvågningsorganets påpasselighedsordning korrekt

e) procedurer for korrigerende foranstaltninger, som skal træffes, hvis en virksomhed ikke anvender overvågningsorganets påpasselighedsordning korrekt.

2. Foruden kravene i stk. 1 skal ansøger påvise at være i besiddelse af den økonomiske og tekniske kapacitet til at udføre de funktioner, som et overvågningsorgan skal varetage.

Artikel 8

Fravær af interessekonflikter

1. En ansøgers organisationsstruktur skal være tilrettelagt på en sådan måde, at organet kan udøve sin virksomhed objektivt og uvildigt.

2. Ansøger skal fastslå, analysere og føre fortegnelse over interessekonflikter, der kan opstå som følge af dennes funktioner som overvågningsorgan, herunder alle konflikter, der opstår på grund af forholdet til berørte organer eller underkontrahenter.

3. Konstateres det, at der består en interessekonflikt, skal ansøger have indført skriftlige strategier og procedurer for at undgå interessekonflikter på organisationsniveau og for den enkelte. De skriftlige strategier og procedurer skal overholdes og gennemføres. Disse strategier og procedurer kan også omfatte kontrol af trejdepart.

Artikel 9

Information om senere ændringer

1. Overvågningsorganet informerer omgående Kommissionen, hvis en af følgende situationer indtræder, efter det er blevet anerkendt:

a) en ændring, der er sket efter dets anerkendelse, og som vil kunne påvirke overvågningsorganets mulighed for at opfylde kravene i artikel 5 til 8

b) overvågningsorganet etablerer ud over de organer, der er angivet i ansøgningen, agenturer, filialer eller datterselskaber i Unionen

c) overvågningsorganet beslutter at udbyde tjenester i en anden medlemsstat end den, der angives i ansøgningen, eller i en medlemsstat, hvor den har angivet at være ophørt med at udbyde sine tjenester i henhold til litra d)

d) overvågningsorganet ophører med at levere tjenester i en medlemsstat.

2. Kommissionen meddeler alle de oplysninger, der er indhentet i henhold til stk. 1, til de berørte kompetente myndigheder.

Artikel 10

Fornyet vurdering af afgørelsen om anerkendelse

1. Kommissionen kan når som helst tage en afgørelse om anerkendelse af et overvågningsorgan op til fornyet vurdering.

Kommissionen tager afgørelsen op til fornyet vurdering, når en af følgende situationer indtræder:

a) hvis en berørt kompetent myndighed informerer Kommissionen om, at den har fastslået, at et overvågningsorgan ikke længere varetager funktionerne i artikel 8, stk. 1, i forordning (EU) nr. 995/2010 eller ikke længere opfylder kravene i artikel 8, stk. 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 som angivet i artikel 5 til 8 i nærværende forordning

b) hvis Kommissionen har relevante oplysninger, herunder begrundede betænkeligheder fra tredjeparter om, at overvågningsorganet ikke længere opfylder kravene i artikel 8, stk. 1 og 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i nærværende forordning

c) hvis et overvågningsorgan har informeret Kommissionen om ændringer af den art, der angives i artikel 9, stk. 1, litra a), i nærværende forordning.

2. Indleder Kommissionen en fornyet vurdering, bistås den af en evalueringsgruppe, der gennemfører den fornyede undersøgelse og udfører kontroller.

3. Ansøger giver evalueringsgruppen adgang til sine lokaliteter med henblik på kontrol af, at alle kravene i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i nærværende forordning er opfyldt. De berørte kompetente myndigheder kan deltage i besøget.

Ansøgeren tilbyder den hjælp, der er nødvendig for at lette udførelsen af sådanne besøg.

4. Evalueringsgruppen udarbejder en rapport over de fastslåede forhold. Dokumentation vedlægges som bilag til evalueringsrapporten.

Evalueringsrapporten skal indeholde en anbefaling om, hvorvidt anerkendelsen af overvågningsorganet skal inddrages.

Evalueringsgruppen forelægger evalueringsrapporten for de berørte kompetente myndigheder. Myndighederne kan inden for tre uger fremkomme med bemærkninger til rapporten.

Evalueringsgruppen skal give overvågningsorganet en sammenfatning af de fastslåede forhold og rapportens konklusioner. Organet kan inden for tre uger fra det tidspunkt, det modtager rapporten, komme med bemærkninger.

5. Evalueringsgruppen anbefaler i sin evalueringsrapport at inddrage anerkendelsen midlertidigt og/eller betinget eller permanent, hvis omfanget af de fastslåede mangler begrunder det, hvis det fastslås, at overvågningsorganet ikke længere varetager funktionerne eller opfylder kravene i henhold til artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010.

Evalueringsgruppen kan i stedet for anbefale, at Kommissionen udfærdiger en meddelelse om udbedrende foranstaltninger eller en officiel advarsel, eller at Kommissionen ikke vedtager yderligere foranstaltninger.

Artikel 11

Afgørelse om inddragelse af anerkendelse

1. Kommissionen træffer under hensyntagen til den evalueringsrapport, der er nævnt i artikel 10, afgørelse om, hvorvidt anerkendelsen af et overvågningsorgan skal inddrages midlertidigt og/eller betinget eller permanent.

2. Kommissionen kan udfærdige en meddelelse om forbedrende foranstaltninger eller en officiel advarsel, hvis omfanget af de fastslåede mangler i henhold til artikel 8, stk. 6, i forordning (EU) nr. 995/2010 ikke fører til konstatering af, at overvågningsorganet ikke længere varetager funktionerne eller kravene i henhold til artikel 8, stk. 2, i den pågældende forordning.

3. En afgørelse om inddragelse af et overvågningsorgans anerkendelse såvel som en meddelelse eller advarsel i henhold til stk. 2 forkyndes for det berørte overvågningsorgan og meddeles de kompetente myndigheder i alle medlemsstater i henhold til artikel 8, stk. 6, i forordning (EU) nr. 995/2010 inden for ti arbejdsdage efter datoen for vedtagelsen heraf.

Artikel 12

Databeskyttelse

Denne forordning berører reglerne for behandling af personoplysninger i henhold til direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.

Artikel 13

Afsluttende bestemmelser

Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat. Udfærdiget i Bruxelles, den 23. februar 2012. På Kommissionens vegne José Manuel BARROSO Formand

(1) EUT L 295 af 12.11.2010, s. 23.

(2) EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31.

(3) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(4) EUT L 376 af 27.12.2006, s. 36.