RÅDETS AFGØRELSE (EU) 2016/834

af 20. maj 2016

om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Kap Verde om lempelse af reglerne for udstedelse af visa til kortvarigt ophold til statsborgere i Republikken Kap Verde og Den Europæiske Union, for så vidt angår vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 77, stk. 2, litra a), sammenholdt med artikel 218, stk. 9,

under henvisning til Rådets afgørelse 2013/521/EU af 7. oktober 2013 om indgåelse af aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Kap Verde om lempelse af reglerne for udstedelse af visa til kortvarigt ophold til statsborgere i Republikken Kap Verde og Den Europæiske Union (1),

under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

Ifølge aftalens artikel 10, stk. 4, skal udvalget selv fastsætte sin forretningsorden. Forretningsordenen er nødvendig for at tilrettelægge arbejdet i udvalget, som har fået til opgave at forvalte aftalen og overvåge dens gennemførelse.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

1. Den holdning, som på Unionens vegne skal indtages i det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Kap Verde om lempelse af reglerne for udstedelse af visa til kortvarigt ophold til statsborgere i Republikken Kap Verde og Den Europæiske Union, med hensyn til vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden, baseres på det udkast til det blandede udvalgs afgørelse, der er knyttet til nærværende afgørelse.

2. Mindre tekniske ændringer af udkastet til afgørelse kan vedtages af Unionens repræsentanter i det blandede udvalg uden yderligere afgørelse truffet af Rådet.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 282 af 24.10.2013, s. 1.

(2) EUT L 282 af 24.10.2013, s. 3.

UDKAST TIL

AFGØRELSE Nr. …/2016 VEDTAGET AF DET BLANDEDE UDVALG, DER ER NEDSAT I HENHOLD TIL AFTALEN MELLEM DEN EUROPÆISKE UNION OG REPUBLIKKEN KAP VERDE OM LEMPELSE AF REGLERNE FOR UDSTEDELSE AF VISA TIL KORTVARIGT OPHOLD TIL STATSBORGERE I REPUBLIKKEN KAP VERDE OG DEN EUROPÆISKE UNION,

af …

om vedtagelse af udvalgets forretningsorden

DET BLANDEDE UDVALG HAR —

under henvisning til aftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Kap Verde om lempelse af reglerne for udstedelse af visa til kortvarigt ophold til statsborgere i Republikken Kap Verde og Den Europæiske Union (»aftalen«), særlig artikel 10, stk. 4, og

under henvisning til, at aftalen trådte i kraft den 1. december 2014 —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for det blandede udvalg (»udvalget«) varetages i fællesskab af en repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for Republikken Kap Verde.

Artikel 2

Udvalgets opgaver

1. I overensstemmelse med aftalens artikel 10, stk. 2, har udvalget navnlig til opgave at:

a) overvåge gennemførelsen af aftalen

b) foreslå ændringer eller tilføjelser til aftalen

c) bilægge tvister, som opstår i forbindelse med fortolkning eller anvendelse af aftalens bestemmelser.

2. Udvalget kan vedtage henstillinger med retningslinjer eller »bedste praksis« som en hjælp til aftalens gennemførelse.

Artikel 3

Møder

1. Udvalget mødes, når det er nødvendigt, efter anmodning fra en af parterne og mindst én gang om året.

2. Parterne skiftes til at være vært for mødet, medmindre andet aftales.

3. Medformændene indkalder til møderne i udvalget.

4. Medformændene fastsætter en dato for mødet og fremsender de nødvendige dokumenter i så god tid, at parterne har tilstrækkelig tid til at forberede sig, om muligt 14 dage før mødet.

5. Den part, der er vært for mødet, sørger for den praktiske tilrettelæggelse.

Artikel 4

Delegationer

1. Mindst syv dage før hvert møde underretter parterne hinanden om den forventede sammensætning af deres delegation.

2. Den Europæiske Union repræsenteres af Kommissionen bistået af eksperter fra medlemsstaterne.

Artikel 5

Dagsorden for møderne

1. Medformændene opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde senest 14 dage før mødet. På den foreløbige dagsorden optages de punkter, som den ene eller den anden af medformændene senest fjorten dage før mødet har modtaget anmodning om at sætte på dagsordenen.

2. Hver part kan tilføje punkter på den foreløbige dagsorden på et hvilket som helst tidspunkt forud for mødet, hvis den anden part er enig heri. Anmodninger om optagelse af punkter på den foreløbige dagsorden fremsættes skriftligt og skal så vidt muligt imødekommes.

3. Den endelige dagsorden vedtages af medformændene ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, der ikke er optaget på den foreløbige dagsorden, kan optages på den endelige dagsorden, hvis parterne er enige herom, og anmodninger herom skal så vidt muligt imødekommes.

Artikel 6

Mødereferat

1. Et udkast til mødereferat udarbejdes hurtigst muligt af medformanden fra den part, der er vært for mødet.

2. Mødereferatet skal som hovedregel indeholde følgende for hvert punkt på dagsordenen:

a) dokumentation, som er forelagt udvalget

b) erklæringer, som en part har anmodet om at få optaget, og

c) afgørelser, henstillinger og konklusioner om konkrete punkter.

3. Mødereferatet skal også indeholde navnene på personerne i de deltagende delegationer med angivelse af det ministerium, det organ eller den institution, som de repræsenterer.

4. Mødereferatet godkendes af udvalget på det efterfølgende møde.

Artikel 7

Udvalgets afgørelser og henstillinger

1. Udvalget træffer afgørelse efter fælles overenskomst mellem de to parter.

2. Udvalgets afgørelser benævnes »afgørelser« efterfulgt af et løbenummer og en beskrivelse af deres emne. Datoen for, hvornår afgørelsen får virkning, angives ligeledes. Afgørelserne underskrives af udvalgets repræsentanter, som er bemyndiget til at handle på parternes vegne. Afgørelserne udfærdiges i to eksemplarer, og begge udgaver er lige autentiske.

3. Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på udvalgets henstillinger.

Artikel 8

Udgifter

1. Hver part er ansvarlig for de udgifter, den pådrager sig som følge af deltagelsen i udvalgets møder, herunder udgifter til personale, rejser og dagpenge samt udgifter til porto og telekommunikation.

2. Alle andre udgifter, der opstår i forbindelse med tilrettelæggelsen af møderne, afholdes som udgangspunkt af den part, der er vært for mødet.

Artikel 9

Administrative procedurer

1. Medmindre udvalget beslutter andet, er udvalgets møder ikke offentlige.

2. Udvalgets referater og øvrige dokumenter behandles som fortrolige.

3. Efter aftale mellem de to medformænd kan der indbydes andre deltagere end parternes og medlemsstaternes embedsmænd, og disse deltagere er omfattet af de samme krav om fortrolighed.

4. Parterne kan afholde offentlige orienteringsmøder eller på anden måde oplyse interesserede medlemmer af offentligheden om resultaterne af udvalgets møder.

Artikel 10

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.