BILAG II

Procedure for sikkerhedsvurdering

1. GENERELT

1.1. De nationale sikkerhedsmyndigheder bør udarbejde en struktureret og auditerbar procedure, der omfatter de samlede aktiviteter og tager elementerne i dette bilag i betragtning. Proceduren for sikkerhedsvurdering bør være iterativ, som vist i diagrammet nedenfor (se figur 1 i tillægget), hvilket vil sige, at den nationale sikkerhedsmyndighed har ret til at fremsætte rimelige anmodninger om yderligere oplysninger eller fornyet indsendelse i overensstemmelse med denne henstilling.

2. MODTAGELSE AF ANSØGNINGSSKEMA

2.1. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør efter modtagelsen af en ansøgning om en sikkerhedsgodkendelse formelt og straks anerkende modtagelsen af ansøgningen og registrere ansøgningen for at sikre informationsstyringen i hver fase af vurderingsproceduren.

2.2. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør tildele kompetente ressourcer til at gennemføre vurderingsproceduren.

3. INDLEDENDE GENNEMGANG

3.1. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør straks efter modtagelse af ansøgningen foretage en indledende gennemgang for at kontrollere følgende elementer:

a) ansøgeren har fremlagt de grundlæggende oplysninger, som enten kræves i henhold til lovgivningen, eller som er nødvendige, for at ansøgningen kan behandles effektivt

b) ansøgningen indeholder tilstrækkelig dokumentation, er struktureret og har interne krydshenvisninger, så det er muligt at vurdere den grundigt i forhold til kravene til sikkerhedsledelsessystemet og relevante meddelte nationale forskrifter. Den nationale sikkerhedsmyndighed foretager en indledende gennemgang af ansøgningsdokumenternes faktiske indhold med henblik på at give en indledende bedømmelse af sikkerhedsledelsessystemets kvalitet og af, hvorvidt sikkerhedsledelsessystemet er tilstrækkeligt og hensigtsmæssigt

c) når det er relevant, den aktuelle status for den eller de handlingsplaner, som infrastrukturforvalteren har udarbejdet for at afhjælpe betydelige mangler med hensyn til overholdelse af forskrifterne og eventuelle andre sikkerhedsspørgsmål, der er konstateret under tilsynsaktiviteterne siden den foregående vurdering.

d) når det er relevant, den aktuelle status for den eller de handlingsplaner, som infrastrukturforvalteren har udarbejdet for at afhjælpe uafklarede observationer fra den foregående vurdering.

3.2. Efter den indledende gennemgang, der er omhandlet i punkt 3.1, bør den nationale sikkerhedsmyndighed træffe afgørelse om, hvorvidt der er behov for yderligere oplysninger. Hvis der er behov for yderligere oplysninger, bør den nationale sikkerhedsmyndighed straks indhente oplysningerne i det omfang, den anser dem for med rimelighed at være nødvendige for at bidrage til sin vurdering.

3.3. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør læse et tilstrækkeligt udsnit af ansøgningen for at kontrollere, at indholdet er forståeligt. Hvis det er tydeligt, at det ikke er tilfældet, bør den nationale sikkerhedsmyndighed træffe afgørelse om, hvorvidt ansøgningen må sendes retur med anmodning om fremsendelse af en forbedret version.

3.4. Ved vurderingen af infrastrukturforvalterens evne til at betjene tog, køretøjer til inspektion af infrastrukturen, arbejdskøretøjer eller andre særlige køretøjer, herunder benytte kontrahenter når det er relevant, bør den nationale sikkerhedsmyndighed henvise til de relevante krav, der er fastsat i bilag I til den delegerede forordning (EU) 2018/762, særlig punkt 1, 5.1, 5.2 og 5.5 heri.

4. DETALJERET VURDERING

4.1. Efter at have afsluttet den indledende gennemgang bør den nationale sikkerhedsmyndighed gå i gang med den detaljerede vurdering af ansøgningen (se figur 2 i tillægget), idet den anvender kravene til sikkerhedsledelsessystemet og relevante meddelte nationale forskrifter.

4.2. Når den nationale sikkerhedsmyndighed foretager den detaljerede vurdering, der er omhandlet i punkt 4.1 i henhold til artikel 18, stk. 1, i direktiv (EU) 2016/798, bør den foretage et fagligt skøn, være upartisk og rimelig og angive veldokumenterede årsager til de konklusioner, den drager.

4.3. Ved vurderingen skal det fastslås, om kravene til sikkerhedsledelsessystemet og relevante meddelte nationale forskrifter er opfyldt, eller om der er behov for yderligere oplysninger. I løbet af vurderingen bør den nationale sikkerhedsmyndighed også benytte resultaterne af sikkerhedsledelsessystemets processer, i givet fald med anvendelse af stikprøver, til at søge efter dokumentation for, at kravene til sikkerhedsledelsessystemet og relevante meddelte nationale forskrifter er opfyldt, med henblik på at sikre, at ansøgeren har forstået og kan opfylde kravene, afhængigt af jernbanedriftens type, og dermed sørge for en sikker drift af jernbanen.

4.4. Ethvert sikkerhedsspørgsmål af kategori 4 bør være løst til den nationale sikkerhedsmyndigheds tilfredshed og, hvis det er relevant, resultere i en ajourføring af ansøgningen, før sikkerhedsgodkendelsen kan udstedes.

4.5. Uafklarede observationer kan tages i betragtning i forbindelse med efterfølgende tilsyn, eller foranstaltninger kan aftales med ansøgeren på grundlag af dennes forslag om ajourføring af ansøgningen, eller begge. I så tilfælde løses sikkerhedsspørgsmålet formelt efter udstedelsen af sikkerhedsgodkendelsen.

4.6. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør være transparent i sin bedømmelse af, hvor alvorligt hvert af de konstaterede sikkerhedsspørgsmål er.

4.7. Når den nationale sikkerhedsmyndighed konstaterer et sikkerhedsspørgsmål som omhandlet i punkt 33, bør den være specifik og hjælpe ansøgeren med at forstå, hvilken detaljeringsgrad den forventer i svaret. Til dette formål bør den nationale sikkerhedsmyndighed:

a) give præcise henvisninger til de relevante krav til sikkerhedsledelsessystemet og meddelte nationale forskrifter og hjælpe ansøgeren med at forstå de sikkerhedsspørgsmål, der er konstateret

b) angive de relevante dele af forordninger og forskrifter

c) angive, hvorfor det enkelte krav til sikkerhedsledelsessystemet eller den meddelte nationale forskrift, herunder al relateret lovgivning, ikke er opfyldt

d) nå til enighed med ansøgeren om yderligere tilsagn, dokumenter og eventuelle supplerende oplysninger, som bør fremlægges, alt efter detaljeringsgraden i kravene til sikkerhedsledelsessystemet eller den meddelte nationale forskrift

e) fastlægge og nå til enighed med ansøgeren om en frist for overholdelse, som står i et rimeligt forhold til vanskeligheden ved at fremlægge de krævede oplysninger.

4.8. Hvis ansøgeren i forbindelse med anvendelsen af artikel 12, stk. 3, i direktiv (EU) 2016/798 i væsentlig grad forsinker fremlæggelsen af de krævede oplysninger, bør den nationale sikkerhedsmyndighed beslutte at forlænge fristen for ansøgerens svar eller afvise ansøgningen efter at have givet meddelelse herom.

4.9. Fristen for afgørelsen om udstedelse af en sikkerhedsgodkendelse kan kun forlænges, indtil de ønskede oplysninger er blevet forelagt og efter afgørelse truffet af den nationale sikkerhedsmyndighed og med ansøgerens samtykke i et af følgende tilfælde:

a) sikkerhedsspørgsmål af kategori 1, som betragtet enkeltvis eller samlet helt eller delvis forhindrer den fortsatte vurdering

b) sikkerhedsspørgsmål af kategori 4 eller flere sikkerhedsspørgsmål af kategori 3, som, når de betragtes samlet, kan hæve kategorien til et sikkerhedsspørgsmål af kategori 4, forhindrer udstedelse af sikkerhedsgodkendelsen.

4.10. For at være tilfredsstillende bør ansøgerens skriftlige svar være tilstrækkelige til at bortvejre de betænkeligheder, der er udtrykt, og påvise, at de foranstaltninger, ansøgeren foreslår, opfylder de relevante kriterier eller meddelte nationale forskrifter.

4.11. Når et svar anses for at være utilstrækkeligt, bør årsagen forklares præcist, og det bør angives, hvilke yderligere oplysninger eller belæg der kræves af ansøgeren, for at svaret bliver tilfredsstillende.

4.12. Hvis der opstår betænkeligheder om, at ansøgningen kan blive afvist, eller at det vil tage længere tid at nå frem til en konklusion, end tidsfristen for vurderingen tillader, kan den nationale sikkerhedsmyndighed overveje mulige forholdsregler.

4.13. Konkluderes det enten, at ansøgningen opfylder alle krav, eller at yderligere fremskridt med hensyn til at opnå tilfredsstillende svar på udestående spørgsmål er usandsynlige, bør den nationale sikkerhedsmyndighed afslutte vurderingen ved at:

a) angive, om alle kriterier er opfyldt, eller om der stadig er udestående spørgsmål

b) angive eventuelle uafklarede observationer

c) angive, hvilke begrænsninger eller driftsbetingelser der bør fremgå af sikkerhedsgodkendelsen

d) rapportere om opfølgningen på betydelige mangler, som er konstateret i forbindelse med tilsynsaktiviteter som omhandlet i artikel 5 i delegeret forordning (EU) 2018/761, hvis det er relevant

e) sikre, at proceduren for sikkerhedsvurdering anvendes korrekt

f) samle resultatet af vurderingen, herunder sammendrag af konklusionerne og, hvis det er relevant, en udtalelse om udstedelsen af sikkerhedsgodkendelsen.

4.14. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør registrere og skriftligt begrunde alle konstateringer og bedømmelser for både at lette processen for opnåelse af sikkerhed og beslutningsprocessen og for at bistå i forbindelse med en eventuel appel af en afgørelse om at udstede sikkerhedsgodkendelsen eller afvise ansøgningen.

5. BESLUTNINGSTAGNING

5.1. På grundlag af konklusionerne af den afsluttede vurdering bør der træffes en afgørelse om, hvorvidt der udstedes en sikkerhedsgodkendelse, eller om ansøgningen afvises. Når en sikkerhedsgodkendelse udstedes, kan der være konstateret uafklarede observationer. En sikkerhedsgodkendelse må ikke udstedes, hvis der er konstateret et sikkerhedsspørgsmål af kategori 4, og spørgsmålet ikke er løst i løbet af vurderingen.

5.2. Den nationale sikkerhedsmyndighed kan beslutte at begrænse sikkerhedsgodkendelsens anvendelsesområde ved at angive begrænsninger eller driftsbetingelser, hvis sådanne begrænsninger eller driftsbetingelser tager højde for eventuelle kategori 4-sikkerhedsspørgsmål, som ellers ville forhindre udstedelsen af sikkerhedsgodkendelsen. Sikkerhedsgodkendelsen bør ajourføres efter anmodning fra ansøgeren, efter at der er taget højde for alle uafklarede observationer i dennes ansøgningsdossier.

5.3. Ansøgeren bør oplyses om den nationale sikkerhedsmyndigheds afgørelse og herunder resultatet af vurderingen, og en sikkerhedsgodkendelse bør udstedes, når dette er relevant.

5.4. Afvises ansøgningen, eller rummer sikkerhedsgodkendelsen andre begrænsninger eller driftsbetingelser end dem, der er fastlagt i ansøgningen, bør den nationale sikkerhedsmyndighed oplyse ansøgeren herom, begrunde afgørelsen og underrette ansøgeren om proceduren med henblik på at anmode om en fornyet overvejelse eller appel af afgørelsen.

6. AFSLUTTENDE VURDERING

6.1. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør afslutte den administrative behandling ved at sikre, at alle dokumenter og fortegnelser vurderes, organiseres og arkiveres. Med henblik på til stadighed at forbedre denne proces bør den nationale sikkerhedsmyndighed kortlægge historiske oplysninger og høstede erfaringer til brug ved fremtidige vurderinger.

7. SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR FORNYELSE AF EN SIKKERHEDSGODKENDELSE

7.1. En sikkerhedsgodkendelse kan på ansøgerens anmodning fornys, før dens gyldighed udløber, for at sikre godkendelsens fortsatte gyldighed.

7.2. Indgives en ansøgning om fornyelse, bør den nationale sikkerhedsmyndighed omhyggeligt kontrollere ændringer af den forelagte dokumentation i den tidligere ansøgning og tage hensyn til resultaterne af tidligere tilsynsaktiviteter, jf. artikel 5 i delegeret forordning (EU) 2018/761 for at prioritere og målrette kravene til det relevante sikkerhedsledelsessystem og de meddelte nationale forskrifter, som vurderingen af ansøgningen om fornyelse baseres på.

7.3. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør afpasse sin tilgang til den fornyede vurdering, alt efter hvor omfattende de foreslåede ændringer er.

8. SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR AJOURFØRING AF EN SIKKERHEDSGODKENDELSE

8.1. En sikkerhedsgodkendelse bør ajourføres, når som helst der foreslås en væsentlig ændring af infrastruktur, signaludstyr eller energiforsyning, som anvendes i forbindelse med infrastrukturen, eller principperne for drift og vedligeholdelse af infrastruktur, signaludstyr eller energiforsyning af den art i henhold til artikel 12, stk. 2, i direktiv (EU) 2016/798.

8.2. Har infrastrukturforvalteren, som er indehaver af sikkerhedsgodkendelsen, til hensigt at foretage ændringer som nævnt i punkt 8.1, bør den straks meddele den nationale sikkerhedsmyndighed dette.

8.3. Efter meddelelsen fra infrastrukturforvalteren, jf. punkt 8.2, bør den nationale sikkerhedsmyndighed:

a) kontrollere, at den ændring, som er genstand for en potentiel ansøgning, beskrives tydeligt, og at de potentielle sikkerhedsrisici vurderes

b) drøfte behovet for en ajourføring af sikkerhedsgodkendelsen med infrastrukturforvalteren.

8.4. Den nationale sikkerhedsmyndighed kan stille ansøgeren yderligere spørgsmål. Hvis den nationale sikkerhedsmyndighed er enig i, at den foreslåede ændring ikke er en væsentlig ændring, underretter den skriftligt ansøgeren om, at en ajourføring ikke er nødvendig, og registrerer afgørelsen sammen med den registrerede ansøgning.

8.5. Ved ansøgning om ajourføring bør den nationale sikkerhedsmyndighed:

a) omhyggeligt kontrollere ændringer af den forelagte dokumentation i den tidligere ansøgning, som udstedelsen af den gældende godkendelse blev baseret på

b) tage resultaterne af tidligere tilsynsaktiviteter som omhandlet i artikel 5 i delegeret forordning (EU) 2018/761 i betragtning, særlig når det drejer sig om sikkerhedsspørgsmål, der vedrører ansøgerens formåen til på effektiv vis at gennemføre og overvåge sin forandringsstyringsproces

c) prioritere og målrette kravene til det relevante sikkerhedsledelsessystem og de meddelte nationale forskrifter med henblik på at vurdere den ajourførte ansøgning.

8.6. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør afpasse sin tilgang til den fornyede vurdering, alt efter hvor omfattende de foreslåede ændringer er.

8.7. En ansøgning til den nationale sikkerhedsmyndighed om at ajourføre en sikkerhedsgodkendelse må ikke føre til en forlængelse af dennes gyldighedsperiode.

8.8. Den nationale sikkerhedsmyndighed bør efter ansøgerens anmodning træffe afgørelse om, hvorvidt der er behov for at ajourføre sikkerhedsgodkendelsen i det tilfælde, at forudsætningerne for udstedelsen af sikkerhedsgodkendelsen ændres, uden at infrastruktur, signaludstyr eller energiforsyning, som anvendes i forbindelse med infrastrukturen, eller principperne for drift og vedligeholdelse af infrastruktur, signaludstyr eller energiforsyning af den art påvirkes.