DA Den Europæiske Unions Tidende C 308/1

Gennemførelsesforanstaltninger vedrørende Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger

Præsidiets afgørelse af 22. juni 2005

(2005/C 308/01)

PRÆSIDIET HAR,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 286,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger, særlig artikel 24, stk. 8,

under henvisning til artikel 22, stk. 2, i Europa-Parlamentets forretningsorden,

under henvisning til følgende:

(1) Forordning (EF) nr. 45/2001 (herefter benævnt »forordningen«) fastlægger de principper og bestemmelser, som gælder for alle fællesskabsinstitutioner og organer, og fastsætter, at hver fællesskabsinstitution og hvert fællesskabsorgan skal udpege en person som databeskyttelsesansvarlig.

(2) I henhold til forordningens artikel 24, stk. 8, skal hver fællesskabsinstitution og hvert fællesskabsorgan vedtage yderligere gennemførelsesbestemmelser i overensstemmelse med bestemmelserne i bilaget til forordningen. Disse gennemførelsesbestemmelser vedrører navnlig den databeskyttelsesansvarliges hverv, opgaver og beføjelser.

(3) Gennemførelsesbestemmelserne fastsætter procedurerne for udøvelse af de registreredes rettigheder samt for, hvorledes de personer, som i fællesskabsinstitutionerne og -organerne beskæftiger sig med behandling af personoplysninger, kan opfylde deres forpligtelser

VEDTAGET FØLGENDE:

Artikel 1

Formål

1. Denne afgørelse fastlægger de almindelige bestemmelser til gennemførelse af forordningen, for så vidt angår Europa-Parlamentet. Den supplerer navnlig forordningens bestemmelser vedrørende det hverv og de opgaver og beføjelser, der tilhører den eller de databeskyttelsesansvarlige i Europa-Parlamentet.

2. Desuden fastlægges de nærmere retningslinjer for udøvelse af den registreredes rettigheder samt proceduren for anmeldelse af behandlinger samt for adgang til registret over behandlinger, der føres af den databeskyttelsesansvarlige.

Artikel 2

Udnævnelse, status og uafhængighed

1. Generalsekretæren udpeger den databeskyttelsesansvarlige, som udvælges blandt tjenestemændene i fællesskabsinstitutionerne og -organerne på grundlag af sine personlige egenskaber og faglige kvalifikationer og især sin ekspertise på databeskyttelsesområdet. Den databeskyttelsesansvarlige udnævnes i overensstemmelse med proceduren i artikel 29 i tjenestemandsvedtægten.

2. Generalsekretæren underretter den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse om den pågældendes navn.

3. Med henblik på udøvelsen af dette hverv fritages den databeskyttelsesansvarlige fra alle andre aktiviteter i Europa-Parlamentet. Han har mulighed for at udøve andre funktioner, hvis det ikke medfører en interessekonflikt med hvervet som databeskyttelsesansvarlig, navnlig i relation til anvendelsen af bestemmelserne i forordningen.

4. Den databeskyttelsesansvarlige udnævnes for en periode på fem år og kan genudnævnes én gang. Den pågældende kan kun afskediges med samtykke fra den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse, og kun hvis han ikke længere opfylder de krav, der stilles for udførelsen af hans opgaver. Anmodningen om samtykke skal indgives skriftligt til den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse med kopi til den databeskyttelsesansvarlige.

5. Den databeskyttelsesansvarlige udfører sit hverv i fuld uafhængighed og må ikke modtage instrukser vedrørende udførelsen af sine opgaver, hverken af ansættelsesmyndigheden, generalsekretæren eller andre med hensyn til den interne anvendelse af forordningens bestemmelser eller samarbejdet med den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse. Den databeskyttelsesansvarlige skal afholde sig fra enhver handling, der er uforenelig med karakteren af hans hverv.

6. Den databeskyttelsesansvarlige anmoder Europa-Parlamentets kompetente myndigheder om at få det personale og de ressourcer, som er nødvendige for, at han kan udføre sine opgaver, stillet til rådighed. Desuden kan han gøre brug af eksternt specialiseret personale, der skal bistå ham i udførelsen af disse opgaver.

7. Den databeskyttelsesansvarlige er til enhver tid underlagt bestemmelserne i tjenestemandsvedtægten og vilkårene for øvrige ansatte.

8. Den databeskyttelsesansvarlige og dennes medarbejdere, som er underlagt traktatens artikel 287, har såvel under embeds- og ansættelsesperioden som efter dens ophør tavshedspligt for så vidt angår alle fortrolige dokumenter og oplysninger, der er kommet til deres kendskab under udøvelsen af deres hverv.

Artikel 2 a

Assisterende databeskyttelsesansvarlige

1. Gneralsekretæren kan udpege assisterende databeskyttelsesansvarlige. Artikel 2, stk. 4, 5, 7 og 8 finder ligeledes anvendelse på disse.

2. Den databeskyttelsesansvarlige, de assisterende databeskyttelsesansvarlige og deres medarbejdere er ansat i Enheden for Beskyttelse af Personoplysninger, som ledes af den databeskyttelsesansvarlige.

3. En assisterende databeskyttelsesansvarlig kan bistå den databeskyttelsesansvarlige i alle dennes opgaver og være dennes stedfortræder i tilfælde af fravær eller forfald.

Artikel 3

Hverv

1. Den databeskyttelsesansvarlige påser, at forordningens bestemmelser finder anvendelse i Europa-Parlamentet. Han udfører disse opgaver i samarbejde med den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse.

2. Enhver, og navnlig de registrerede, kan til enhver tid rette henvendelse til den databeskyttelsesansvarlige om ethvert spørgsmål vedrørende anvendelsen af forordningen. Den databeskyttelsesansvarlige rådgiver navnlig den tjenestegren, som fører registeret, for at sikre, at bestemmelserne i Præsidiets afgørelse af 28. november 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter overholdes.

3. Den databeskyttelsesansvarlige repræsenterer Europa-Parlamentets Generalsekretariat i alle spørgsmål vedrørende databeskyttelse og kan blandt andet deltage i møder i relevante komitéer eller instanser på internationalt plan.

Artikel 4

Opgaver

Den databeskyttelsesansvarlige har følgende opgaver:

— Oplysning: Den databeskyttelsesansvarlige oplyser de ansvarlige for behandlingen i Europa-Parlamentet samt de registrerede om deres rettigheder og pligter i medfør af forordningen. Med henblik herpå fremlægger han de nødvendige oplysninger om gældende lovgivning, de igangværende procedurer og eksisterende anmeldte behandlinger samt letter udøvelsen af de nævnte rettigheder og pligter.

— Forespørgsler fra den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse: Den databeskyttelsesansvarlige besvarer forespørgsler fra den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse.

— Samarbejde med den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse: Den databeskyttelsesansvarlige samarbejder med den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse inden for sit kompetenceområde efter anmodning fra sidstnævnte eller på eget initiativ, navnlig i forbindelse med behandling af klager og udøvelse af inspektionsbeføjelserne.

— Oplysning af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse: Den databeskyttelsesansvarlige oplyser den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse om nye forhold i Europa-Parlamentet, som er relevante for beskyttelse af personoplysninger.

— Register over behandlinger: Den databeskyttelsesansvarlige fører, jf. forordningens artikel 26, et register over behandlinger, der er anmeldt af de registeransvarlige og letter søgningen i dette register for enhver interesseret.

— Anmeldelse af behandlinger, der vil kunne indebære særlige risici: Den databeskyttelsesansvarlige anmelder enhver behandling, som i henhold til artikel 27 i forordningen vil kunne indebære særlige risici, til den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse. Hvis der er tvivl om nødvendigheden af forudgående kontrol, skal den databeskyttelsesansvarlige høre den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse.

— Beskyttelse af de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder: Den databeskyttelsesansvarlige sikrer, at behandlingen ikke indebærer risici for de pågældendes rettigheder og frihedsrettigheder, og at ingen lider skade som følge af at have bragt et spørgsmål om en påstået overtrædelse af bestemmelserne i forordningen til den databeskyttelsesansvarliges kendskab.

Artikel 5

Beføjelser

1. Den databeskyttelsesansvarlige kan i udøvelsen af sit hverv og på de i forordningen fastsatte betingelser:

— på eget initiativ fremsætte henstillinger til de registeransvarlige eller Generalsekretæren i spørgsmål vedrørende anvendelsen af databeskyttelsesbestemmelserne eller nærværende gennemførelsesbestemmelser;

— på eget initiativ eller efter anmodning fra den registeransvarlige, personaleudvalget eller enhver fysisk person iværksætte undersøgelser om anliggender og forhold, der har direkte tilknytning til hans opgaver, og som kommer til hans kendskab. Denne undersøgelse skal gennemføres i fuld objektivitet og respekt for de registreredes rettigheder. Den databeskyttelsesansvarlige aflægger rapport til den person, der har anmodet om undersøgelsen, og til den registeransvarlige;

— meddele Generalsekretæren enhver overtrædelse af forordningens bestemmelser;

— deltage regelmæssigt i møder med den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse og/eller de databeskyttelsesansvarlige fra de øvrige institutioner og organer for at sikre regelmæssig udveksling af oplysninger, samarbejde mellem institutionerne og en harmoniseret anvendelse af de gældende procedurer;

— udarbejde en årlig beretning til Europa-Parlamentets generalsekretær og den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse om virksomheden på databeskyttelsesområdet i Europa-Parlamentet og gøre den tilgængelig for Europa-Parlamentets personale;

— afgive udtalelse om lovligheden af faktiske eller foreslåede behandlinger, de nødvendige foranstaltninger for at garantere lovligheden af disse eller relevansen eller utilstrækkeligheden af data eller sikkerhedsforanstaltninger. Udtalelsen kan navnlig vedrøre ethvert spørgsmål vedrørende anmeldelse af behandlinger af personoplysninger.

2. Den databeskyttelsesansvarlige har til enhver tid adgang til de personoplysninger, der er under behandling, og til alle relevante kontorlokaler, databehandlingsanlæg og databærere.

Artikel 6

Proceduren for anmeldelse af behandlinger

1. Den registeransvarlige skal inden iværksættelsen af en behandling af oplysninger og tilstrækkelig tidligt til at muliggøre en eventuel forudgående kontrol i overensstemmelse med forordningens artikel 27, stk. 3, anmelde dette til den databeskyttelsesansvarlige. Til dette formål kan benyttes den anmeldelsesformular, som findes på Europa-Parlamentets Intranet. Under alle omstændigheder skal anmeldelsen overholde bestemmelserne i stk. 3. Anmeldelsen skal underskrives af den registeransvarlige og fremsendes til Enheden for Beskyttelse af Personoplysninger med intern post, elektronisk post eller fax. I de to sidstnævnte tilfælde skal den originale, underskrevne anmeldelse i papirform være Enheden for beskyttelse af Personoplysninger i hænde senest 10 kalenderdage efter fremsendelsen.

2. Den registeransvarlige anmelder straks de behandlinger, der allerede var indledt på datoen for forordningens ikrafttrædelse, dvs. 1. februar 2002, i overensstemmelse med den i stk. 1 beskrevne procedure.

3. Anmeldelsen skal mindst omfatte følgende oplysninger:

a) den registeransvarliges navn og adresse og angivelse af den tjenestegren i Europa-Parlamentet, der har til opgave at behandle personoplysninger til et bestemt formål;

b) behandlingens formål;

c) en beskrivelse af kategorien eller kategorierne af registrerede og af de personoplysninger eller typer af personoplysninger, der vedrører dem;

d) retsgrundlaget for den behandling, hvortil personoplysningerne er bestemt;

e) de modtagere eller kategorier af modtagere, personoplysningerne forventes videregivet til;

f) en generel angivelse af tidsfristerne for blokering og sletning af de forskellige typer personoplysninger;

g) påtænkte videregivelser af personoplysninger til tredjelande eller til internationale organisationer samt til modtagere, der er undergivet lovgivningen i en medlemsstat;

h) en generel beskrivelse, som giver mulighed for en foreløbig vurdering af, om de foranstaltninger, der er truffet i henhold til artikel 22 til sikring af behandlingssikkerheden, er tilstrækkelige.

4. Den registeransvarlige anmelder straks enhver ændring, der berører de i stk. 3 omhandlede oplysninger, til den databeskyttelsesansvarlige.

Artikel 7

Register

1. Den databeskyttelsesansvarlige fører et register over behandlinger, der er anmeldt i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 6. Registret indeholder oplysninger om de anmeldelser af behandlinger, der er foretaget i Europa-Parlamentet, og angiver blandt andet, hvilken tjenestegren der er ansvarlig for behandlingen, de behandlede oplysninger og behandlingens formål.

Registret kan konsulteres af enhver og letter desuden udøvelsen af de registreredes rettigheder, jf. artikel 13-19 i forordningen.

2. Registret indeholder de informationer, der er omhandlet i artikel 6, stk. 3, litra a)-g) i nærværende afgørelse.

3. Den databeskyttelsesansvarlige kan tage initiativet til at berigtige oplysninger i registret, hvis han finder det nødvendigt for at sikre, at de er korrekte.

Artikel 8

Almindelige bestemmelser vedrørende udøvelse af den registreredes rettigheder

1. Retten til indsigt, berigtigelse, blokering, sletning og indsigelse kan kun udøves af den registrerede eller dennes særligt bemyndigede repræsentant.

2. Anmodningen om tilladelse til at udøve en af disse rettigheder skal stiles til den registeransvarlige. Til dette formål kan benyttes den formular, som findes på Europa-Parlamentets Intranet. Anmodningen skal indeholde følgende:

— den registreredes efternavn, fornavn og kontoradresse;

— angivelse af den pågældende rettighed;

— eventuelle dokumenter til støtte for anmodningen;

— kategorien eller kategorierne af de pågældende oplysninger;

— underskrift og dato for anmodningen.

Anmodningen kan fremsendes med intern eller ekstern post, elektronisk post eller fax, hvilket gør det muligt at bekræfte fremsendelsen og modtagelsen af anmodningen. Hvis anmodningen indeholder fejl eller mangler, kan den registeransvarlige anmode om supplerende oplysninger. Den registeransvarlige har pligt til at kontrollere den pågældendes legitimitet.

3. Den registeransvarlige skal besvare anmodningen om udøvelse af rettigheder, selv i mangel af personoplysninger til behandling i registret. Et modtagelsesbevis sendes til den, der har fremsendt anmodningen, inden for en frist på 5 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. Imidlertid er den registeransvarlige ikke forpligtet til at sende et modtagelsesbevis, hvis der fremsendes et udførligt svar inden for den nævnte frist på 5 arbejdsdage. Svaret fremsendes ad samme kanal som den, der blev benyttet af den registrerede.

4. Den registeransvarlige er forpligtet til at meddele den registrerede, at han har ret til at indgive en klage til den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse, hvis han finder, at de rettigheder, traktatens artikel 286 tillægger ham, er blevet krænket som følge af en behandling af personoplysninger vedrørende ham selv.

5. De registrerede kan udøve alle disse rettigheder vederlagsfrit.

6. Anmodningen om udøvelse af en rettighed kan afslås i de i forordningens artikel 20 anførte tilfælde, medmindre artikel 17 i nærværende afgørelse finder anvendelse.

Artikel 9

Ret til indsigt

1. Den registrerede har indtil tre måneder efter modtagelsen af anmodningen til enhver tid ret til hos den registeransvarlige uden begrænsning og vederlagsfrit at få oplyst:

— om personoplysninger vedrørende den pågældende selv behandles eller ikke behandles;

— i det mindste, hvad formålene med behandlingen er, hvilken type personoplysninger der er tale om, og hvilke modtagere eller kategorier af modtagere de videregives til;

— i letforståelig form, hvilke personoplysninger der er genstand for behandling, og alle foreliggende oplysninger om, hvor de stammer fra;

— hvilket logisk system der ligger til grund for enhver edb-baseret behandling af personoplysninger vedrørende den pågældende selv.

2. Den registrerede har adgang til sine personoplysninger gennem:

— søgning på stedet;

— udlevering af en bekræftet kopi, som er udfærdiget af den registeransvarlige;

— udlevering af en elektronisk kopi;

— andre midler, som den registeransvarlige har til sin rådighed, og som er tilpasset registrets form.

Artikel 10

Ret til berigtigelse

1. Den registrerede har ret til at kræve, at den registeransvarlige omgående berigtiger urigtige eller ufuldstændige personoplysninger.

2. Det skal fremgå af anmodningen om berigtigelse, hvilke oplysninger der skal berigtiges, samt berigtigelsens indhold. Anmodningen kan eventuelt være ledsaget af bilag.

3. Hvis anmodningen om berigtigelse imødekommes, foretages berigtigelsen omgående, og den registrerede skal informeres herom. I tilfælde af afslag på en anmodning om berigtigelse råder den registeransvarlige over en frist på 15 arbejdsdage til at orientere den registrerede ved begrundet skrivelse.

Artikel 11

Ret til blokering

1. Den registrerede har ret til at kræve, at den registeransvarlige blokerer personoplysninger, hvis:

a) deres rigtighed bestrides af den registrerede, indtil den registeransvarlige har haft mulighed for at fastslå om de er rigtige, herunder om de er fuldstændige, eller

b) den registeransvarlige ikke længere har behov for dem til udførelsen af sine opgaver, men de fortsat skal opbevares som bevismiddel, eller

c) behandlingen af dem er ulovlig, og den registrerede modsætter sig deres sletning og i stedet kræver, at de blokeres.

2. Det skal fremgå af anmodningen om blokering, hvilke oplysninger der skal blokeres. Registrerede, som har anmodet om og opnået, at personoplysninger vedrørende dem blokeres, skal underrettes af den registeransvarlige. Den registrerede underrettes desuden om ophævelse af en blokering mindst 15 arbejdsdage forud for denne.

3. Den registeransvarlige skal udtale sig inden for en frist på 15 arbejdsdage fra modtagelsen af anmodningen om blokering. Hvis anmodningen imødekommes, foretages blokeringen indenfor en frist på 30 arbejdsdage, og den registrerede underrettes herom. I tilfælde af afslag på en anmodning om blokering råder den registeransvarlige over en frist på 15 arbejdsdage til at orientere den registrerede ved begrundet skrivelse.

4. I edb-baserede registre sker blokering i princippet med tekniske hjælpemidler. Det forhold, at personoplysninger er blokeret, angives i registret på en sådan måde, at det klart fremgår, at den pågældende personoplysning ikke må benyttes.

5. Personoplysninger, der er blokeret i medfør af denne artikel, må, bortset fra opbevaringen af dem, kun gøres til genstand for behandling i følgende tilfælde: som bevismiddel, eller hvis den registrerede har givet sit samtykke hertil, eller hvis der er tale om beskyttelse af tredjemands rettigheder.

Artikel 12

Ret til sletning

1. Den registrerede har ret til at kræve, at den registeransvarlige sletter personoplysninger, hvis behandlingen af dem er ulovlig.

2. Det skal fremgå af anmodningen, hvilke oplysninger der skal slettes. Hvis den registeransvarlige bestrider, at behandlingen er ulovlig, påhviler det ham at bevise, at det modsatte er tilfældet.

3. Den registeransvarlige skal svare inden for en frist på 15 arbejdsdage fra modtagelsen af anmodningen om sletning. Hvis anmodningen imødekommes, sker sletningen omgående. Hvis den registeransvarlige finder anmodningen uberettiget, råder han over en frist på 15 arbejdsdage til at orientere den registrerede ved begrundet skrivelse.

4. En sletning forudsætter, at oplysningerne forsvinder rent fysisk uden at skulle erstattes med en kode eller ved oprettelse af et andet register med de slettede oplysninger. Hvis det af tekniske årsager viser sig at være umuligt at slette de pågældende oplysninger, skal den registeransvarlige omgående blokere dem. Den registrerede underrettes behørigt om proceduren.

Artikel 12 a

Underretning af tredjemand

Den registrerede har ret til at kræve, at den registeransvarlige underretter tredjemand, til hvem personoplysninger er videregivet, om enhver berigtigelse, sletning eller blokering i medfør af artikel 10-12, medmindre dette viser sig umuligt eller kræver en uforholdsmæssig stor indsats. I tilfælde af afslag på underretning af tredjemand, fordi det viser sig umuligt eller kræver en uforholdsmæssig stor indsats, råder den registeransvarlige over en frist på 15 arbejdsdage til at orientere den registrerede ved begrundet skrivelse.

Artikel 13

Indsigelsesret

1. Den registrerede har ret til af vægtige legitime grunde, der vedrører den pågældendes særlige situation, til enhver tid at gøre indsigelse mod, at personoplysninger vedrørende ham gøres til genstand for behandling, undtagen i de tilfælde, der er omfattet af forordningens artikel 5, litra b), litra c) og litra d).

2. Den registrerede har ret til at blive underrettet, inden personoplysningerne første gang videregives til tredjemand eller anvendes på tredjemands vegne med henblik på direkte markedsføring, og til udtrykkeligt at blive gjort opmærksom på, at han uden udgifter kan gøre indsigelse mod en sådan videregivelse eller anvendelse.

3. Det skal fremgå af anmodningen om indsigelse, hvilke oplysninger der er tale om.

4. Den registeransvarlige skal svare inden for en frist på 15 arbejdsdage fra modtagelsen af anmodningen om indsigelse. Hvis den registeransvarlige finder anmodningen uberettiget, underretter han den registrerede ved begrundet skrivelse.

5. Hvis indsigelsen er berettiget, kan disse oplysninger ikke længere gøres til genstand for den i stk. 1 omhandlede behandling.

Artikel 14

Kontrolprocedurer

1. Hver registeransvarlig skal bistå den databeskyttelsesansvarlige i udførelsen af hans opgaver og give ham de oplysninger, han anmoder om, inden for en frist på 20 arbejdsdage. Som led i udførelsen af sine opgaver skal den databeskyttelsesansvarlige til enhver tid have adgang til de personoplysninger, der er under behandling, og til alle relevante kontorlokaler, databehandlingsanlæg og databærere.

2. Den databeskyttelsesansvarlige kan til enhver tid beslutte at foretage enhver anden form for kontrol for at sikre, Europa-Parlamentet anvender forordningen korrekt.

Artikel 15

Klager

1. Enhver, der er ansat i Europa-Parlamentet, kan i overensstemmelse med artikel 33 i forordningen indgive en klage til den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse. Indgivelsen af en sådan klage ophæver ikke fristerne for at indgive en klage i overensstemmelse med artikel 90 i tjenestemandsvedtægten.

2. Uafhængigt af den i stk. 1 fastsatte rettighed kan enhver person, der er ansat i Europa-Parlamentet, i overensstemmelse med artikel 90 i tjenestemandsvedtægten forelægge en klage for ansættelsesmyndigheden om et spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger. I så tilfælde anmodes den databeskyttelsesansvarlige af de kompetente tjenestegrene om at afgive en udtalelse.

Artikel 16

Begrænsninger

1. Den registeransvarlige kan begrænse de rettigheder, der er anført i artikel 9-13 i nærværende afgørelse, af de i forordningens artikel 20, stk. 1, anførte årsager. Den registeransvarlige hører forinden den databeskyttelsesansvarlige.

2. Anvendes en af disse begrænsninger, skal den registrerede i overensstemmelse med fællesskabsretten underrettes om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om sin ret til at henvende sig til den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse og til Domstolen.

3. Den registeransvarlige besvarer omgående forespørgsler vedrørende anvendelsen af begrænsninger af udøvelsen af rettigheder, og begrunder sin afgørelse.

Artikel 17

Registeransvarlige

1. Generalsekretæren kan ved en særlig afgørelse udpege en myndighed, der sorterer under ham, som registeransvarlig, jf. artikel 2, litra d), i forordningen.

2. De registeransvarlige har til opgave at overvåge, at behandlinger under deres kontrol udføres under overholdelse af forordningen, og navnlig:

— at bistå den databeskyttelsesansvarlige og den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse i udførelsen af deres respektive opgaver, navnlig ved at sende dem oplysninger som svar på deres forespørgsler inden for en frist på højst tyve arbejdsdage;

— at iværksætte de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger og give Europa-Parlamentets personale eller andre personer, som sorterer under dette, relevante instrukser for at sikre dels behandlingens hemmelige karakter og dels et sikkerhedsniveau, der står i et rimeligt forhold til de risici, behandlingen indebærer;

— at anmelde enhver behandling af oplysninger til den databeskyttelsesansvarlige inden indledningen af behandlingen, jf. artikel 6 i nærværende afgørelse.

Artikel 17 a

Aktindsigt

1. Registret over behandlinger er offentligt og elektronisk tilgængeligt. Enhver kan søge direkte i registret og anmode den databeskyttelsesansvarlige i Europa-Parlamentet om en bekræftet kopi af registreringen af en specifik behandling. Desuden er det muligt at få indirekte adgang til registret via den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse.

2. Dokumenter, som er udarbejdet af den databeskyttelsesansvarlige og hans medarbejdere, er undergivet forordning nr. 1049/2001.

Artikel 18

Ikrafttrædelse

Denne afgørelse træder i kraft dagen efter datoen for offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.