BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR DET BLANDEDE UDVALG, DER ER NEDSAT I HENHOLD TIL AFTALEN MELLEM DET EUROPÆISKE FÆLLESSKAB OG AMERIKAS FORENEDE STATER

om gensidig anerkendelse af overensstemmelsescertifikater for udstyr på skibe

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for Det Blandede Udvalg udøves i fællesskab af en repræsentant for EF og en repræsentant for USA.

Artikel 2

Møder

1. Det Blandede Udvalg mødes regelmæssigt mindst en gang om året efter nærmere aftale. Hvis en af parterne finder det nødvendigt at afholde yderligere møder, søger den anden part i videst muligt omfang at imødekomme en anmodning om et møde.

2. Parterne skiftes til at være vært for mødet, medmindre andet aftales. Parterne kan efter aftale benytte sig af tele- og videokonferencer.

3. Møderne i Det Blandede Udvalg indkaldes af formændene.

4. Formændene fastsætter en dato for mødet og udveksler i tide de dokumenter, der er nødvendige for, at parterne har tilstrækkelig tid til at forberede sig, om muligt 3 uger før mødet.

5. Den part, der er vært for mødet, eller som anmoder om en video- eller telekonference, sørger for den praktiske tilrettelæggelse.

Artikel 3

Delegationer

Parterne underretter hinanden mindst en uge før mødet om den forventede sammensætning af deres delegationer.

Artikel 4

Dagsorden for møderne

1. Formændene fastsætter en foreløbig dagsorden for hvert møde senest 14 dage før mødet. Formændene skal hver især senest 14 dage før mødet have modtaget forslag om, hvilke punkter der skal optages på dagsordenen.

2. Hver part kan tilføje punkter på den foreløbige dagsorden på et hvilket som helst tidspunkt forud for mødet, hvis den anden part er enig heri. Anmodninger om at tilføje punkter på den foreløbige dagsorden sendes så vidt muligt skriftligt til den anden part. Sådanne anmodninger imødekommes så vidt muligt.

3. Den endelige dagsorden vedtages af formændene ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, der ikke er optaget på den foreløbige dagsorden, kan optages på den endelige dagsorden, hvis parterne er enige herom; anmodninger herom imødekommes så vidt muligt.

Artikel 5

Mødeprotokol

1. Formanden for den part, der er vært for mødet, udarbejder hurtigst muligt et udkast til mødeprotokol.

2. Mødeprotokollen skal som hovedregel indeholde følgende for hvert punkt på dagsordenen:

a) dokumentation forelagt for Det Blandede Udvalg

b) erklæringer, som parterne anmoder om at få optaget, og

c) trufne afgørelser og vedtagne konklusioner om konkrete punkter.

3. Mødeprotokollen skal også indeholde navnene på personerne i hver af de deltagende delegationer med angivelse af, hvilket ministerium eller organ de hver især repræsenterer.

4. Mødeprotokollen godkendes af formændene.

Artikel 6

Det Blandede Udvalgs afgørelser

1. Det Blandede Udvalg træffer afgørelse med enstemmighed.

2. Det Blandede Udvalg kan træffe en afgørelse ved skriftlig procedure uden for de formelle møder i Det Blandede Udvalg.

3. Det Blandede Udvalgs afgørelser benævnes »afgørelser« efterfulgt af et løbenummer og en beskrivelse af deres emne. Datoen for, hvornår afgørelsen får virkning, angives ligeledes. Afgørelserne underskrives af Det Blandede Udvalgs repræsentanter, som er bemyndiget til at handle på parternes vegne. Afgørelserne udfærdiges i to eksemplarer, og begge versioner er lige autentiske.

Artikel 7

Konsultation af eksperter

Udvalget kan konsultere eksperter om særlige spørgsmål, hvis begge parter er enige herom.

Artikel 8

Udgifter

1. Hver part er ansvarlig for de udgifter, den pådrager sig som følge af deltagelsen i Det Blandede Udvalgs møder, herunder udgifter til personale, rejser og dagpenge samt udgifter til porto og telekommunikation.

2. Alle andre udgifter, der opstår i forbindelse med tilrettelæggelsen af møderne, afholdes generelt af den part, der er vært for mødet.

Artikel 9

Administrative procedurer

1. Medmindre parterne beslutter andet, er Det Blandede Udvalgs møder ikke offentlige.

2. Det Blandede Udvalgs mødeprotokoller og andre dokumenter betragtes som oplysninger, der udveksles i henhold til aftalens artikel 17, og er derfor fortrolige.

3. Der kan indbydes andre deltagere end parternes tjenestemænd, hvis formændene er enige herom; disse deltagere vil også være omfattet af aftalens artikel 17.

4. Parterne kan afholde offentlige orienteringsmøder eller på anden måde informere interesserede medlemmer af offentligheden om resultaterne af møderne i Det Blandede Udvalg.