FORRETNINGSORDEN FOR OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGET

INDHOLDSFORTEGNELSE

>TABELPOSITION>

OVERVÅGNINGSUDVALGET HAR

under henvisning til artikel 11, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)(1)

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

AFSNIT I

OVERVÅGNINGSUDVALGETS OPGAVER OG BEFØJELSER

Artikel 1

Opgaver

1. Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, i det følgende benævnt "OLAF", har til opgave at styrke kontorets uafhængighed i forhold til alle regeringer, institutioner, organer, kontorer og agenturer.

2. Med henblik herpå fører Overvågningsudvalget regelmæssig kontrol med udøvelsen af undersøgelsesfunktionen og styrker direktørens uafhængighed i forbindelse med udøvelsen af de beføjelser, der tillægges ham ved forordning (EF) nr. 1073/1999.

Artikel 2

Sikring af lovligheden

Udvalget sikrer, at OLAF's aktiviteter gennemføres i fuld respekt for menneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder og under overholdelse af traktaterne og den afledte ret, særlig protokollen om privilegier og immuniteter og tjenestemandsvedtægten.

Artikel 3

Gennemførelsesbestemmelser

1. Kontrollen med udøvelsen af undersøgelsesfunktionen er underlagt følgende gennemførelsesbestemmelser:

a) Der foretages en undersøgelse af de oplysninger, som OLAF's direktør regelmæssigt fremlægger om undersøgelsesaktiviteterne.

b) Der sikres adgang til alle dokumenter og dossierer samt til de oplysninger, der opbevares af OLAF.

c) Der gøres brug af kontroller, ekspertvurderinger og undersøgelser.

d) Der er mulighed for at høre repræsentanterne for institutioner, organer, kontorer og agenturer om overholdelsen af artikel 7 i forordning (EF) nr. 1073/1999.

Udvalget griber ikke ind i afviklingen af igangværende undersøgelser.

2. Udvalget afgiver udtalelser til direktøren efter anmodning fra denne eller på eget initiativ. Disse udtalelser afgives på de i artikel 21-24 i denne forretningsorden fastsatte betingelser med forbehold af eventuelle andre gældende bestemmelser.

3. Udvalget sikrer kontrol med overholdelsen af bestemmelserne i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999 og EF-traktatens artikel 286 og 287 om tavshedspligt og beskyttelse af oplysninger, navnlig ved regelmæssig undersøgelse af de procedurer, OLAF anvender til dette formål, og overholdelsen af disse bestemmelser er et af kriterierne i forbindelse med udvalgets kontrol med undersøgelsesaktiviteterne.

Artikel 4

Virkemidler

1. Overvågningsudvalget råder til varetagelse af sine opgaver over de beføjelser, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999.

2. Udvalget kan forelægge rapporter om resultaterne og opfølgningen af OLAF's undersøgelser for Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten inden for rammerne af sine beføjelser. Det kan desuden forelægge disse institutioner enhver bemærkning, det anser for relevant med hensyn til OLAF's arbejde.

3. Udvalget forelægger institutionerne mindst en aktivitetsrapport om året.

4. Udvalget foretager de høringer og afgiver de udtalelser, der er omhandlet i forordning (EF) nr. 1073/1999 efter henvisning fra den kompetente myndighed.

5. Udvalget råder over egne budgetmidler, der opføres på OLAF's budget.

AFSNIT II

OVERVÅGNINGSUDVALGETS SAMMENSÆTNING OG FUNKTION

Artikel 5

Overvågningsudvalgets status

1. Overvågningsudvalget består af fem uafhængige eksterne personer, som udnævnes af Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen efter fælles overenskomst på grundlag af deres beføjelser og med fuld garanti for deres uafhængighed.

2. Overvågningsudvalgets medlemmer udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed. De må ikke søge eller modtage instruktioner fra nogen regering eller noget andet organ, kontor eller agentur.

Artikel 6

Varigheden af Overvågningsudvalgets medlemmers mandat

1. Varigheden af medlemmernes mandat er tre år. Mandatet kan fornyes én gang.

2. Ved mandatets udløb forbliver medlemmerne på posten, indtil deres mandat fornyes, eller de efterfølges af et andet medlem.

3. Når et medlem af en eller anden grund er forhindret i at varetage sit hverv, har han pligt til at underrette udvalgets formand herom.

4. Et medlem, der nedlægger sit mandat, har pligt til at underrette udvalget om sin beslutning.

Artikel 7

Etiske regler

1. Medlemmerne underretter udvalget om enhver situation, der kunne krænke princippet om deres uafhængighed, jf. ovenstående artikel 5.

2. Medlemmerne afholder sig fra at søge eller påtage sig noget mandat, navnlig i de europæiske institutioner, der kan give anledning til en interessekonflikt.

3. Når medlemmer udtaler sig mundtligt eller skriftligt til offentligheden om OLAF-overvågningsudvalgets aktiviteter, udtaler de sig som medlemmer af et kollegium.

4. Medlemmerne er bundet af den i EF-traktatens artikel 287 omhandlede tavshedspligt. De behandler de oplysninger, de får kendskab til i forbindelse med deres arbejde, som fortrolige. Denne pligt ophører ikke ved mandatets ophør.

Artikel 8

Disciplinærordning for Overvågningsudvalgets medlemmer

Ved overtrædelse af en af bestemmelserne i ovenstående artikel 7 kan et medlem af udvalget suspenderes med et flertal af stemmerne ved en hemmelig afstemning. Det pågældende medlem høres, før afgørelsen forkyndes, men deltager ikke i forhandlingen. Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen underrettes om afgørelsen af udvalgets formand.

Artikel 9

Retsbeskyttelse

Under udøvelsen af deres hverv er medlemmerne af Overvågningsudvalget omfattet af Fællesskabets retsbeskyttelse, jf. EF-traktatens artikel 288.

Artikel 10

Formandskab

1. Udvalget vælger en formand ved en afstemning, hvor der kræves flertal blandt medlemmerne.

2. Formanden vælges for et år ad gangen. Mandatet kan fornyes. Formanden vælges på det sidste møde, hvor den afgående formand fører forsædet.

3. Er formanden af en eller anden grund forhindret i til stadighed at varetage sit hverv, underretter han medlemmerne om situationen. I så tilfælde vælges en ny formand efter fremgangsmåden i ovenstående stk. 1.

Artikel 11

Formandens beføjelser

1. Formanden repræsenterer udvalget og fører forsædet på møderne. Han sørger for, at udvalgets arbejde afvikles korrekt. Han indkalder til udvalgets møder og bestemmer, hvor og hvornår møderne skal finde sted. Han udarbejder forslaget til dagsorden og sørger for, at udvalgets afgørelser gennemføres.

2. Er formanden midlertidigt forhindret, kan han anmode et af udvalgets medlemmer om at træde i hans sted.

3. Er formanden fraværende uden at have fulgt den i ovenstående stk. 2 omhandlede fremgangsmåde, fungerer det ældste medlem som formand.

4. Formanden har ansvaret for det sekretariat, der er placeret i udvalget.

5. Formanden har ubegrænset beføjelse til at fremsende enhver form for skrivelse eller svar som led i udvalgets arbejde. Formanden underretter udvalgets medlemmer om, hvilke skrivelser han har modtaget, og hvilke han har besvaret. Han afgør, hvilke sager der skal behandles af udvalgets medlemmer.

6. Formanden eller et flertal af medlemmerne kan anmode om, at direktøren eller dennes repræsentant kommer til stede på et møde. Enhver repræsentant for Fællesskabernes, medlemsstaternes eller associerede staters institutioner, organer, kontorer eller agenturer kan indbydes til at deltage i udvalgets arbejde i forbindelse med et konkret punkt på dagsordenen.

Artikel 12

Møder

1. OLAF-Overvågningsudvalget udøver sine beføjelser på møder, hvor det træder sammen som kollegium. Det afholder mindst ti møder om året. Udvalget er kun beslutningsdygtigt, hvis et flertal af medlemmerne, dvs. mindst tre, er til stede. Desuden træder udvalget sammen på formandens initiativ og hver gang, et flertal af medlemmerne indgiver en begrundet skriftlig anmodning eller mundtligt anmoder herom på et tidligere møde. OLAF's direktør kan foreslå udvalgets formand at optage punkter på dagsordenen og foreslå, at Overvågningsudvalget indkaldes til møde. Direktørens forslag vedlægges al relevant dokumentation.

2. Bortset fra de tilfælde, som formanden anser for særligt hastende, fremsendes mødeindkaldelserne, så de er fremme mindst en uge før mødet. Mødeindkaldelsen vedlægges forslaget til dagsorden og de nødvendige mødedokumenter, medmindre dette ikke er muligt på grund af dokumenternes art. Den endelige dagsorden godkendes ved hvert mødes begyndelse.

3. Ethvert medlem kan anmode formanden om at optage eller tilføje punkter eller særlige spørgsmål på forslaget til dagsorden.

Artikel 13

Afstemningsprocedure

1. Overvågningsudvalget træffer afgørelse med simpelt flertal efter forslag fra formanden. Er et medlem fraværende, og opstår der stemmelighed, eller kan der ikke opnås flertal, er formandens stemme udslaggivende.

2. Efter forslag fra et medlem kan der foretages hemmelig afstemning.

Artikel 14

Arbejdsmetoder

1. Overvågningsudvalgets møder er ikke offentlige. Udvalgets forhandlinger og alle former for dokumenter, der behandles under disse forhandlinger, er fortrolige, medmindre udvalget bestemmer andet.

2. De dokumenter og oplysninger, der fremlægges af OLAF's direktør, er omfattet af bestemmelserne i EF-traktatens artikel 287 om tavshedspligt.

3. Overvågningsudvalgets forhandlinger er baseret på dokumenter og udkast til udtalelser, rapporter eller afgørelser.

4. Disse dokumenter, udkast til udtalelser, rapporter eller afgørelser udarbejdes på mindst to af de tre sprog, udvalget har valgt som arbejdssprog. Ethvert medlem kan efter behov anmode om, at få et hvilket som helst dokument oversat til sit eget sprog.

5. Overvågningsudvalgets udtalelser, rapporter og afgørelser vedtages på plenarmøder.

6. Undtagelsesvis kan visse afgørelser dog træffes ved en skriftlig procedure, såfremt udvalget på et tidligere møde har godkendt en sådan procedure. I hastetilfælde kan formanden tage initiativ til at høre medlemmerne ved en skriftlig procedure. I begge tilfælde fremsender formanden et forslag til afgørelse til udvalgets medlemmer. Såfremt medlemmerne ikke gør indsigelse mod forslaget til afgørelse inden for en af formanden angivet frist på fem arbejdsdage fra modtagelsen af forslaget, anses dette for vedtaget. Anmoder et medlem inden for en frist på fem arbejdsdage fra modtagelsen af forslaget til afgørelse om, at det drøftes i Overvågningsudvalget, suspenderes proceduren med skriftlig høring.

Artikel 15

Protokol

1. Der udarbejdes en protokol fra samtlige møder i Overvågningsudvalget.

2. Udkastet til protokol udarbejdes af sekretariatet efter formandens anvisninger og forelægges for Overvågningsudvalgets medlemmer til godkendelse på det næste møde.

3. Ethvert medlem kan foreslå ændringer til udkastet til protokol i forbindelse med godkendelsen. Endvidere kan ethvert medlem tage initiativ til, at skriftlige erklæringer eller dokumenter, der anses for relevante, vedføjes protokollen.

Artikel 16

Aktivitetsrapport

1. Overvågningsudvalget vedtager mindst en aktivitetsrapport om året, jf. artikel 4, stk. 3, som det fremsender til institutionerne. I denne aktivitetsrapport behandles de gennemførte aktioner, efter udvalgets beføjelser, og den indeholder en evaluering af OLAF's aktiviteter.

2. Den forelægges for udvalget af én eller flere ordførere.

3. Rapporten kan være vedføjet en liste over de udtalelser, som Overvågningsudvalget har afgivet.

4. Overvågningsudvalget offentliggør sin aktivitetsrapport i De Europæiske Fællesskabers Tidende, efter at den er fremsendt til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.

Artikel 17

Ordførere

1. Overvågningsudvalget kan som led i forberedelsen af sine forhandlinger og sit arbejde efter forslag fra formanden udpege en eller flere ordførere blandt medlemmerne.

2. I hastetilfælde kan formanden på eget initiativ foretage denne udpegning. I sådanne i tilfælde underretter han straks udvalgets medlemmer herom.

3. Ordføreren undersøger det spørgsmål, der er henvist til ham, og forelægger et udkast til rapport for udvalget. Ordføreren kan om nødvendigt bistås af udvalgets sekretariat.

Artikel 18

Kontroller, undersøgelser og ekspertvurderinger

1. Overvågningsudvalget kan under udøvelsen af sine beføjelser foretage en hvilken som helst form for kontrol eller tage initiativ til en hvilken som helst undersøgelse, efterforskning eller ekspertvurdering.

2. Overvågningsudvalget kan udpege et eller flere medlemmer til at gennemføre sådanne kontroller, undersøgelser eller efterforskninger. Såfremt udvalget (eller det medlem, udvalget har udpeget) anser det for hensigtsmæssigt, kan den pågældende bistås af tjenestemænd eller andre ansatte i OLAF eller i Fællesskabernes institutioner, organer, kontorer eller agenturer.

3. Når formanden anser et spørgsmål for særligt hastende, kan han på eget initiativ udpege de pågældende medlemmer og eksperter. I så tilfælde underretter han straks udvalgets medlemmer herom.

4. De medlemmer af Overvågningsudvalget, der har til opgave at foretage kontroller, undersøgelser eller efterforskninger, aflægger rapport til udvalget om resultaterne af deres arbejde.

Artikel 19

Sekretariatet

1. Overvågningsudvalget råder over et sekretariat, som bistår det ved varetagelsen af dets opgaver. Sekretariatet er et permanent organ, hvis personale udnævnes af OLAF's direktør efter forslag fra Overvågningsudvalgets formand.

2. Sekretariatets personale er underlagt Overvågningsudvalgets formand og modtager ikke instruktioner fra nogen anden myndighed. Sekretariatets personale udøver ingen anden i aktivitet uden tilladelse fra Overvågningsudvalgets formand.

3. Sekretariatets personale har pligt til at behandle de oplysninger, det får kendskab til, som fortrolige. Denne pligt ophører ikke ved fratræden af tjenesten. Bryder en ansat i sekretariatet tavshedspligten, opfordrer Overvågningsudvalgets formand OLAF's direktør til at indlede en disciplinærsag efter bestemmelserne i tjenestemandsvedtægten.

4. Sekretariatets hjemsted fastlægges i en afgørelse fra Overvågningsudvalgets formand.

5. Sekretariatet bidrager til, at Overvågningsudvalgets opgaver varetages effektivt. Med henblik herpå bistår det formanden ved forberedelse og afvikling af møderne, det udarbejder udkast til mødeprotokoller, det sørger for information og dokumentation til udvalgets medlemmer vedrørende samtlige aktivitetsområder, det bistår medlemmerne, særlig under udøvelsen af deres funktion som ordfører, og det deltager i udarbejdelsen af dokumenter efter formandens anvisninger.

6. Den ansvarlige for sekretariatet fordeler arbejdsopgaverne i sekretariatet og underskriver personalets tjenesterejseordrer.

7. Udvalgets udgifter forpligtes af den ansvarlige for sekretariatet, der har fuldmagt hertil.

AFSNIT III

FORHOLDET MELLEM OVERVÅGNINGSUDVALGET OG OLAF's DIREKTØR

Artikel 20

Procedure for udtalelse om udpegning af direktøren

1. Alle de dossierer, der fremsendes til Kommissionen efter den indkaldelse af ansøgninger, der er omhandlet i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999, forelægges hurtigst muligt for Overvågningsudvalgets formand.

2. De modtagne dossierer stilles til rådighed for udvalgets fem medlemmer.

3. Overvågningsudvalget godkender et udkast til en liste over kandidater, som har de fornødne kvalifikationer, og som kan forventes at opnå en positiv udtalelse.

4. Udtalelsen indeholder en begrundelse, hvori der kan redegøres for de kriterier, udvalget har lagt til grund for vurderingen af de nødvendige kvalifikationer. Udkastet til denne liste sættes til afstemning.

5. Proceduren afsluttes med, at formanden godkender listen over kandidater med de nødvendige kvalifikationer, som har opnået en positiv udtalelse fra Overvågningsudvalget.

6. Såfremt ingen af kandidaterne har opnået en positiv udtalelse, eller såfremt Overvågningsudvalget efter forslag fra et medlem bestemmer det, underretter formanden Kommissionen om, at udvalget har afgivet negativ udtalelse om den forelagte liste.

7. Den således tilvejebragte udtalelse forelægges for Kommissionen med henblik på fremsendelse til Parlamentet og Rådet.

Artikel 21

OLAF's direktørs deltagelse i Overvågningsudvalgets arbejde

1. Med forbehold af bestemmelserne i ovenstående artikel 11, stk. 1, kan OLAF's direktør indbydes til at deltage i det arbejde, der vedrører hans aktiviteter. De punkter, der specielt vedrører ham, markeres i forslaget til dagsorden for Overvågningsudvalgets møder, som skal fremsendes til ham.

2. Er direktøren forhindret, kan han efter anmodning få tilladelse til at lade sig repræsentere af en af sine medarbejdere, som han udpeger til dette formål.

Artikel 22

Opfølgning af de oplysninger, OLAF's direktør fremlægger

1. Overvågningsudvalget vurderer i sin aktivitetsrapport gennemførelsen af OLAF's arbejdsprogram.

2. Udvalget behandler på hvert af sine møder direktørens referater og oplysninger. Det foretager de undersøgelser, det anser for nødvendige i forbindelse med gennemførelsen af kontrollen på grundlag af en relevant oplysning fra direktøren.

3. Overvågningsudvalget undersøger årsagerne til, at en undersøgelse ikke kan afsluttes efter ni måneder, samt hvor længe det forventes at ville tage at afslutte undersøgelsen.

4. Udvalget undersøger de tilfælde, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt direktørens henstillinger, på grundlag af en kopi af dennes bemærkninger. I denne forbindelse undersøger udvalget de situationer, hvor der er lagt hindringer i vejen for OLAF-undersøgernes arbejde. Udvalget fremsender i påkommende tilfælde en begrundet udtalelse til OLAF's direktør eller til den institution eller det organ, kontor eller agentur, der er involveret.

5. Tilfælde, hvor det er nødvendigt at fremsende sager til en medlemsstats retsmyndigheder, undersøges på grundlag af oplysningerne fra OLAF's direktør, inden fremsendelsen til de pågældende myndigheder finder sted. Opfølgningen sker også på grundlag af de oplysninger, direktøren fremlægger.

6. Når en klage indbringes for OLAF's direktør af en tjenestemand eller en anden ansat i Fællesskaberne i forbindelse med prøvelse af lovligheden af OLAF's akter, jf. artikel 14 i forordning (EF) nr. 1073/1999, underretter han udvalget.

7. Udvalget undersøger forslag fra OLAF's direktør, der tager sigte på forberedelse af lovgivningsmæssige og forskriftsmæssige initiativer fra Kommissionens side med henblik på at forbedre bekæmpelsen af svig eller bidrage til bedre beskyttelse af Fællesskabernes økonomiske interesser.

Artikel 23

Uafhængighed - disciplinærsager mod OLAF's direktør

1. OLAF's direktør underretter Overvågningsudvalget om enhver foranstaltning, instruktion eller trussel og ethvert løfte, der kunne true hans uafhængighed. Udvalget afgiver på eget eller direktørens initiativ udtalelse om det forelagte spørgsmål.

2. Er der indledt en disciplinærsag, eller foreligger der en trussel om en sådan sag fra Kommissionens side mod OLAF's direktør, fremlægger denne alle relevante oplysninger for Overvågningsudvalget.

3. Overvågningsudvalget afgiver udtalelse, når det høres af Kommissionen i medfør af artikel 12, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

Artikel 24

Tavshedspligt og beskyttelse af personlige oplysninger

1. Overvågningsudvalget sikrer, at bestemmelserne i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999 overholdes.

2. Overvågningsudvalget kan på eget eller direktørens initiativ vedtage at afgive udtalelse.

AFSNIT IV

BUDGETBESTEMMELSER

Artikel 25

Budget

1. Overvågningsudvalget afgiver udtalelse om det foreløbige budgetforslag, der forelægges af OLAF's direktør og fremsendes til Kommissionens Generaldirektorat for Budget.

2. OLAF's direktør forelægger udvalget regelmæssige rapporter om gennemførelsen af budgettet.

3. Sekretariatet udarbejder forslag til Overvågningsudvalgets årlige driftsbudget. Disse forslag fremsendes til OLAF's direktør efter at være godkendt af Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalgets budget er en selvstændig sektion i OLAF's budget.

4. De udgifter, der er nødvendige for, at Overvågningsudvalget kan varetage sine opgaver tilfredsstillende, opføres på udvalgets budget i overensstemmelse med de regler, udvalget fastsætter. Udgifterne afholdes på grundlag af den i artikel 19, stk. 7, omhandlede fuldmagt og i overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser.

AFSNIT V

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 26

Evaluering og ændring af forretningsordenen

1. Denne forretningsorden evalueres af Overvågningsudvalget inden for en frist på to år efter dens ikrafttræden.

2. Forslag om ændring kan indgives skriftligt på et hvilket som helst tidspunkt af ethvert medlem af udvalget til udvalgets formand med henblik på afstemning på det efterfølgende møde efter den i ovenstående artikel 13 omhandlede procedure.

Artikel 27

Forretningsordenens ikrafttræden, evalueringsrapport og offentliggørelse

1. Forretningsordenen træder i kraft dagen efter, at den er godkendt af Overvågningsudvalget.

2. Udvalgets udtalelse om evalueringen af OLAF's aktiviteter, som er omhandlet i artikel 15 i forordning (EF) nr. 1073/1999, opføres på dagsordenen for det første møde i januar 2002.

3. Forretningsordenen offentliggøres efter godkendelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 17. november 1999.

På OLAF-Overvågningsudvalgets vegne

Mireille DELMAS-MARTY

Formand

(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.