KOMMISSIONENS FORORDNING

af 11. december 1986

OM GENNEMFOERELSESBESTEMMELSE TIL VISSE BESTEMMELSER I FINANSFORORDNINGEN AF 21. DECEMBER 1977 VEDROERENDE DET ALMINDELIGE BUDGET

(86/610/EOEF, Euratom, EKSF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPAEISKE

FAELLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europaeiske Kul- og Staalfaellesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europaeiske oekonomiske Faellesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europaeiske Atomenergifaellesskab,

under henvisning til finansforordningen af 21. december 1977 vedroerende De europaeiske Faellesskabers almindelige

budget (1), senest aendret ved finansforordningen af

16. december 1980 om aendring af finansforordningen af

21. december 1977 for saa vidt angaar brugen af ECU i De europaeiske Faellesskabers almindelige budget (2), saerlig artikel 106,

efter hoering af Europa-Parlamentet og Raadet,

under henvisning til udtalelse fra Domstolen, Revisionsretten og Det oekonomiske og sociale Udvalg, og

ud fra foelgende betragtninger:

I visse bestemmelser i artikel 18, 19, 23, 24, 32, 33, 34, 37, 41, 42, 48, 49, 51, 54, 56, 59, 60, 70, 94 og 108 i finansforordningen af 21. december 1977 er der udtrykkeligt omtalt genemfoerelsesbestemmelser;

udarbejdelsen af disse bestemmelser er ikke til hinder for, at der siden fastsaettes andre gennemfoerelsesbestemmelser, som ikke formelt er omtalt i finansforordningens bestemmelser, men som senere maatte vise sig hensigtsmaessige -

UDSTED FOELGENDE FORORDNING:

AFSNIT I

FULDMAGTER

(finansforordningens artikel 18)

Artikel 1

I de dokumenter, hvorved fuldmagterne gives i medfoer af bestemmelserne i finansforordningens artikel 18, stk. 3, angives de ansatte inden for institutionen, som er bemyndiget til at underskrive i stedet for fuldmagtsgiveren.

I disse dokumenter henvises der til bestemmelserne i den i finansforordningens artikel 18, stk. 3, naevnte forretningsorden, hvori betingelserne for delegering af befoejelser er fastsat.

Artikel 2

Disse dokumenter, der ledsages af en underskriftsproeve fra den, der har faaet fuldmagten, skal bekendtgoeres for:

- den befuldmaegtigede,

- institutionens regnskabsfoerer, som ikke maa foretage nogen udbetaling, der er anvist af ikke befuldmaegtigede ansatte,

- institutionens finansinspektoer, hvem det navnlig paahviler at efterproeve lovligheden og den formelle rigtighed af indtaegter og udgifter,

- de anvisningsberettigede, udelukkende i de tilfaelde, hvor det drejer sig om fuldmagter, der er givet af finansinspek-

toeren eller regnskabsfoereren, eller om underfuldmagter givet af befuldmaegtigede anvisningsberettigede inden for rammerne af disses befoejelser,

- Revisionsretten.

De dokumenter, hvorved de givne fuldmagter ophaeves, bekendtgoeres paa samme maade.

Artikel 3

Fuldmagtsdokumentet skal i alle tilfaelde indeholde naermere angivelse af, inden for hvilke graenser de befuldmaegtigede er bemyndiget til at udarbejde forslag til konstatering af fordringer og indtaegtsordrer, forslag til udgiftsforpligtelser og betalingsordrer, de artikel- og kontonumre, som fuldmagten omfatter, samt eventuelt fuldmagtens varighed.

Artikel 4

I overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og i naervaerende forordning vedtager hver institution de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder noedvendige for en tilfredsstillende gennemfoerelse af sin sektion af budgettet.

Hver institution udarbejder et dokument indeholdende alle de interne bestemmelser, der vedtages med henblik herpaa. Dette dokument skal indeholde de vigtigste regler for kompetencefordelingen mellem anvisningsberettigede og forvaltende tjenestemaend, hvad angaar gennemfoerelsen af oversigten over udgifter og oversigten over indtaegter for hver enkelt institutions sektion af budgettet.

De ovennaevnte dokumenter stilles til raadighed for alle tjenestegrene, der medvirker ved budgetforvaltningen, samt for Revisionsretten.

AFSNIT II

SAERLIGE REGLER FOR FINANSINSPEKTOEREN OG DE UNDERORDNEDE FINANSINSPEKTOERER

(finansforordningens artikel 19)

Artikel 5

Hver institution udnaevner ved begrundet beslutning en finansinspektoer, der har til opgave at kontrollere forpligtelser og anvisninger for alle udgifter og at kontrollere alle de indtaegter, som konteres af Faellesskabernes budget, og for hvilke institutionen er anvisningsberettiget.

Artikel 6

Institutionen kan udnaevne en eller flere underordnede finansinspektoerer. Disse placeres under finansinspektoerens

direkte ansvar, og denne bestemmer, hvilke fuldmagter der skal tillaegges dem. Inden for rammerne af disse fuldmagter er de ansvarlige for de paategninger, som de giver.

Artikel 7

Finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer skal af institutionen vaelges blandt statsborgere i medlemsstaterne paa grundlag af deres saerlige kompetence.

Artikel 8

Institutionen yder finansinspektoeren den bistand, som er noedvendig for hans tilfredsstillende udfoerelse af sin kontrolfunktion.

Artikel 9

Alle beslutninger, hvorved finansinspektoeren eller de underordnede finansinspektoerer giver fuldmagter og underfuldmagter, skal vaere i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 1 til 3 ovenfor.

Artikel 10

Finansinspektoeren er under udoevelsen af sine kontrolfunktioner fuldstaendig uafhaengig og er kun ansvarlig over for institutionen. Han kan ikke modtage nogen instrukser vedroerende udoevelsen af de funktioner, som ved hans udnaevnelse overdrages ham i medfoer af finansforordningens bestemmelser.

Disse bestemmelser gaelder ogsaa for underordnede finansinspektoerer inden for graenserne af den fuldmagt, de har faaet meddelt af deres overordnede, finansinspektoeren.

Artikel 11

Finansinspektoeren kan til enhver tid og om alle emner, der har finansielle virkninger, afgive rapporter til institutionen, herunder navnlig rapporter om den forsvarlige oekonomiske forvaltning.

Artikel 12

Finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer har adgang til alle bilag samt alle andre dokumenter vedroerende udgifter og indtaegter, som skal kontrolleres. De kan foretage kontrol paa stedet.

Artikel 13

Finansinspektoerens og de underordnede finansinspektoerers disciplinaere og eventuelle oekonomiske ansvar i den i finansforordningens artikel 69 naevnte betydning kan kun goeres gaeldende af institutionen selv under foelgende betingelser.

Institutionen traeffer en begrundet beslutning om, at der skal indledes en undersoegelse. Denne beslutning forkyndes for den paagaeldende og, saafremt denne er en underordnet finansinspektoer, for finansinspektoeren. Institutionen kan - under sit eget direkte ansvar - overdrage undersoegelsen til en eller flere tjenestemaend, der er placeret i samme eller en hoejere loenklasse end den paagaeldende person, og som ikke udoever funktioner som finansinspektoer, anvisningsberettiget eller regnskabsfoerer. Ved denne undersoegelse skal den paagaeldende og, saafremt det drejer sig om en underordnet finansinspektoer, finansinspektoeren hoeres.

Undersoegelsesrapporten fremsendes til den paagaeldende og, saafremt det drejer sig om en underordnet finansinspektoer, til finansinspektoeren. Dernaest hoeres den paagaeldende af institutionen angaaende denne rapport.

Paa grundlag af rapporten og hoeringen traeffer institutionen enten en begrundet beslutning om frifindelse af den paagaeldende eller en begrundet beslutning i overensstemmelse med bestemmelserne i vedtaegtens artikel 22 og 86 til 89. Beslutningerne om disciplinaere og/eller oekonomiske sanktioner meddeles den paagaeldende og fremsendes til orientering til de oevrige institutioner, Revisionsretten og, saafremt det drejer sig om en underordnet finansinspektoer, til finansinspektoeren.

Den paagaeldende kan under de i vedtaegten fastsatte betingelser indanke disse beslutninger for Domstolen.

Artikel 14

Uden at dette i oevrigt beroerer den klageadgang, som aabnes af vedtaegten og ordningen for oevrige ansatte, har finansinspektoeren og de underordnede finansinspektoerer mulighed for at klage til Domstolen over enhver beslutning, der er truffet i forbindelse med udoevelsen af deres kontrolfunktion. Denne klage skal fremsaettes inden for tre maaneder efter datoen for meddelelsen af den paagaeldende beslutning.

Bestemmelserne i det foregaaende stykke gaelder for sager indbragt af institutionen mod dennes finansinspektoer eller dens underordnede finansinspektoerer.

Sagen behandles og paadoemmes i henhold til de betingelser, der er fastsat i vedtaegtens artikel 91, stk. 5.

AFSNIT III

OPPEBOERSEL AF INDTAEGTER

(finansforordningens artikel 23 og 24)

Artikel 15

I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 23, stk. 1, udfaerdiger den kompetente anvisningsberettigede

et forslag til konstatering og forbedring for enhver foranstaltning, der kan affoede eller aendre en fordring for Faellesskaberne. Saafremt det paa grundlag af en akt eller beslutning, der affoeder en fremtidig fordring, endnu ikke er muligt at fastlaegge fordringens stoerrelse eller forfaldsdato, udfaerdiges der ikke desto mindre et forslag til konstatering af fordring, der saa vidt muligt angiver det skoennede beloeb og den forventede forfaldsdato.

Forslaget oversendes til finansinspektoeren til paategning og

til regnskabsfoereren til registrering af fordringen pro memoria.

Artikel 16

1. I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 23, stk. 2, udfaerdiger den kompetente anvisningsberettigede en indtaegtsordre for enhver konstateret fordring.

Denne ordre forelaegges finansinspektoeren til paategning og oversendes til regnskabsfoereren til registrering.

2. Med henblik paa inkassering opfordrer regnskabsfoereren debitor til at indbetale det skyldige beloeb til den fastsatte dato.

3. Ved den faktiske inkassering udfaerdiger regnskabsfoereren et indtaegtsbevis, som bogfoeres. Regnskabsfoereren underretter den anvisningsberettigede og finansinspektoeren om inkasseringen.

4. Saafremt en fordring ikke er inkasseret ved udloebet af den frist, der er fastsat for betalingen, tager regnskabsfoereren skridt til at inddrive fordringen eventuelt ad rettens vej.

5. Saafremt en fordring skal inkasseres i successive rater enten i et enkelt regnskabsaar eller over flere regnskabsaar, bogfoeres hele fordringen, saa snart den er konstateret, paa grundlag af en indtaegtsordre.

Artikel 17

De foreloebige forslag i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 1, er noeje begraenset til loebende indtaegter. Disse forslag er at betragte som forslag til konstatering af en fordring.

Individuelle forslag skal derfor ikke enkeltvis forelaegges finansinspektoeren til paategning.

Inden regnskabsaarets afslutning skal den anvisningsberettigede forelaegge finansinspektoeren aendringerne i de foreloebige forslag til paategning, saaledes at disse bringes i overensstemmelse med de faktisk konstaterede fordringer.

Artikel 18

I overensstemmelse med artikel 16, stk. 3, underrettes den anvisningsberettigede og finansinspektoeren snarest om enhver inkassering. Saafremt den paagaeldende inkassering ikke sker paa grundlag af en indtaegtsordre udfaerdiget i overensstemmelse med artikel 16, krediteres det paagaeldende beloeb omgaaende en versurkonto i statusregnskabet, idet den kompetente anvisningsberettigede anmodes om at tage skridt til at konstatere fordringen og udfaerdige den manglende indtaegtsordre med henblik paa kontering paa budgettet. Hvis det viser sig, at en saadan konto er blevet krediteret et ubehoerigt inkasseret beloeb, tilbagebetales det paagaeldende beloeb snarest.

Artikel 19

Registreringen af forslag og indtaegtsordrer i bogholderiet foretages paa en saadan maade, at der sikres fuldstaendig kontrol med alle institutionens fordringer, saaledes at det bl.a. klart fremgaar:

- hvilke trufne foranstaltninger der kan medfoere en for-

dring,

- stoerrelsen af de udestaaende fordringer,

- disse fordringers forfaldsdato,

- hvilke fordringer der er inkasseret,

- hvilke fordringer der ikke er inkasseret, selv om de er forfaldet.

Artikel 20

Bogholderiet skal tilrettelaegges saaledes, at finansinspektoeren til enhver tid kan kontrollere, at forslag til konstatering af fordringer og indtaegtsordrer er korrekt registreret, og udfoere de opgaver, der paahviler ham i henhold til finansforordningens artikel 24, stk. 3.

Artikel 21

Ethvert forslag om at afstaa fra at inkassere en konstateret fordring skal bl.a. indeholde oplysning om indtaegtens art, skoensmaessige stoerrelse og budgetmaessige kontering, begrundelse for det foreslaaede bortfald samt angivelse af debitoren.

Saafremt institutionens oeverste myndighed undlader at tage hensyn til, at finansinspektoeren har naegtet sin paategning, oversendes afgoerelsen til den anvisningsberettigede, som returnerer afstaaelsesforslaget samt afgoerelsen til finansinspektoeren. Afstaaelsesforslaget og afgoerelsen om at undlade at tage hensyn hertil registreres i overensstemmelse med finansforordningens artikel 23, stk. 2, foerste afsnit.

AFSNIT IV

FORPLIGTELSE TIL AFHOLDELSE AF UDGIFTER

(finansforordningens artikel 32)

Artikel 22

Foer der traeffes en foranstaltning med udgiftsvirkning, skal den kompetente anvisningsberettigede forelaegge finansinspektoeren et forpligtelsesforslag. Dette forslag udarbejdes i princippet efter en formular, som skal vedtages af den anvisningsberettigede, regnskabsfoereren og finansinspektoeren i faellesskab. Dette forpligtelsesforslag skal indeholde de i finansforordningens artikel 33 fastsatte angivelser.

Artikel 23

Institutionens udkast til generelle beslutninger, der medfoerer en udgiftsforpligtelse, er at betragte som foranstaltninger med udgiftsvirkning, uden at en ny beslutning er noedvendig.

Artikel 24

I tilfaelde af, at institutionen forud for en forpligtelse til at afholde en udgift skal traeffe en principbeslutning herom, forelaegges udkastet til principbeslutningen forinden finans-

inspektoeren til paategning. Efter institutionens godkendelse af udkastet blokeres bevillingerne til daekning af de forventede udgifter.

Naar der efter finansinspektoerens paategning er indgaaet forpligtelse til at afholde udgiften, frigoeres de blokerede bevillinger og kan anvendes til daekning af det paagaeldende forpligtelsesdokument.

Udkastet til forpligtelsesdokumentet, der er udarbejdet i overensstemmelse med beslutningen om udgiften, goeres til genstand for et forpligtelsesforslag, som forelaegges finansinspektoeren til forudgaaende paategning, og dernaest registreres som bevillinger, hvorover der er disponeret, og fratraekkes de hidtil blokerede bevillinger.

Artikel 25

De foreloebige forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 32, stk. 1, er noeje begraenset til loebende udgifter. De individuelle forpligtelser, som er omfattet af saadanne foreloebige forpligtelser, skal ikke enkeltvis forelaegges finansinspektoeren til paategning.

Naar der er tale om foreloebige forpligtelser, skal den anvisningsberettigede paa eget ansvar kontrollere, at de individuelle forpligtelser ikke overstiger den foreloebige forpligtelse, som de daekkes af.

I forbindelse med disse foreloebige forpligtelser kan der kun ske automatisk fremfoersel af bevillinger under de i finansfor-

ordningens artikel 6 fastsatte vilkaar i det omfang, de ved udgangen af regnskabsaaret svarer til finansielle forpligtelser, som faktisk er blevet indgaaet foer de i finansforordningen fastsatte datoer.

Artikel 26

Saafremt udgifterne til visse foranstaltninger med udgiftsvirkning endnu ikke kan beregnes noejagtigt paa det tidspunkt, hvor forpligtelsesforslaget vedroerende denne udgift forelaegges finansinspektoeren og meddeles regnskabsfoereren, skal den anvisningsberettigede foretage et skoen over den formodede udgift og i sit forpligtelsesforslag goere naermere rede for de elementer, der ligger til grund for dette skoen.

Artikel 27

Alle forpligtelsesforslag skal forelaegges finansinspektoeren saa betids, at han kan tage stilling hertil og fremsaette de bemaerkninger, han maatte finde noedvendige, saaledes at der kan tages hensyn hertil.

Artikel 28

Forpligtelsesforslagene skal ledsages af alle bilag og efter omstaendighederne af alle andre dokumenter og oplysninger, som er noedvendige, for at finansinspektoeren kan foretage de konstateringer, der foreskrives i finansforordningens arti-

kel 34, litra a) til d).

AFSNIT V

REGISRERING AF FORPLIGTELSESFORSLAGENE EFTER

FINANSINSPEKTOERENS PAATEGNING

(finansforordningens artikel 33)

Artikel 29

Forpligtelsesforslagene registreres i institutionens bogholderi. Registreringen skal foretages paa en saadan maade, at det under hver budgetkonto eller budgetrubrik til enhver tid er muligt at faa overblik over de blokerede bevillinger, de indgaaede forpligtelser, betalingerne i forbindelse med disse forpligtelser, restbeloebet for uindfriede forpligtelser samt de disponible bevillinger.

Paa samme maade registreres de samlede foreloebige forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 96.

Artikel 30

Bogholderiet skal tilrettelaegges saaledes, at finansinspektoeren er i stand til at kontrollere rigtigheden af registreringen af forpligtelserne og betalingerne.

AFSNIT VI

PAATEGNING AF FORPLIGTELSESFORSLAGENE

(finansforordningens artikel 34)

Artikel 31

Medmindre andet gaelder i henhold til artikel 32, gives paategningen ved, at forpligtelsesforslaget forsynes med finansinspektoerens eller en underordnet finansinspektoers underskrift. Desuden paatrykkes et stempel med paaskriften »finansinspektoerens paategning« (»visa du contrôleur financier«) og angivelse af paategningens dato.

Artikel 32

I noedsfald kan paategningen gives paa en seddel, ved telex eller ved ethvert andet middel, som utvetydigt viser, at det paagaeldende forpligtelsesforslag er blevet paategnet.

Artikel 33

Saafremt institutionens oeverste myndighed i henhold til finansforordningens artikel 35 undlader at tage hensyn til, at finansinspektoeren har naegtet sin paategning, oversendes afgoerelsen til den anvisningsberettigede, som returnerer forpligtelsesforslaget samt afgoerelsen til finansinspektoeren. Forpligtelsesforslaget og afgoerelsen om at undlade at tage hensyn hertil registreres i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningens artikel 33.

Artikel 34

Artikel 31, 32 og 33 finder ogsaa anvendelse paa de samlede foreloebige forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 96.

Artikel 35

Saafremt finansinspektoeren skoenner, at de i finansforordningens artikel 33, 37 og 41 omtalte bilag, som er naermere beskrevet i artikel 36 til 42 nedenfor, er utilstraekkelige eller ufuldstaendige, udsaetter han sin paategning og returnerer forslaget til den anvisningsberettigede med noeje angivelse af de oenskede bilag.

AFSNIT VII

BILAG

(finansforordningens artikel 33, 37 og 41)

Artikel 36

Som gyldigt bilag for leverancer i almindelighed betragtes bl.a.:

- den af leverandoeren udfaerdigede faktura, eventuelt ledsaget af et af eksemplarerne af det dokument, hvorfra Faellesskabets forpligtelse hidroerer (eksempel: ordreseddel eller kontrakt).

I alle tilfaelde skal det af leverandoeren udarbejdede dokument angive:

- leverancernes art og maengde, eventuelt med en beskrivelse af de dermed forbundne tjenesteydelser,

- enhedsprisen og den samlede pris,

- skatte- og afgiftsfritagelser, eventuelt med angivelse af, hvilke skatter, afgifter og told af leverancen som er inkluderet i prisen.

Dette dokument eller et bilag hertil skal desuden vaere forsynet med paategning fra den anvisningsberettigede eller den af ham bemyndigede tjenestemand om:

- at leverancen er vel modtaget med angivelse af dato og sted derfor,

- at leverancen er opfoert paa fortegnelsen, hver gang dette er paakraevet,

- at alle fakturaens elementer er kontrolleret,

- at der foreligger en udtalelse fra Det raadgivende Udvalg for Indkoeb og Kontrakter, saafremt en saadan er paakraevet.

Artikel 37

For saa vidt angaar tjenesteydelser, betragtes navnlig fakturaen (eller notaen) fra den, der har leveret tjenesteydelsen, som gyldigt bilag.

Dette dokument skal indeholde:

- oplysninger om tjenesteydelsens art, eventuelt dens enhedspris, dens samlede pris, skatte- og afgiftsfritagelser eller saa vidt muligt de skatter og afgifter af tjenesteydelsen, som er inkluderet i prisen;

- paategningen »bon à payer« (»kan betales«), som paafoeres af den anvisningsberettigede eller den af ham bemyndigede person for at attestere, at tjenesteydelsen er tilfredsstillende leveret, og at alle fakturaens (eller notaens) elementer er kontrolleret.

Artikel 38

1. For saa vidt angaar undersoegelses- og forskningskontrakter, betragtes foelgende som bilag:

a) et eksemplar af kontrakten og de eventuelle tillaegskontrakter, som skal vedlaegges den foerste betalingsfuldmagt;

b) ethvert dokument, som ifoelge kontrakternes finansielle bestemmelser kan tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodninger fra kontrahenten, fakturaer, anvisninger fra forvaltningskomiteerne i tilfaelde

af associeringskontrakter samt ethvert andet dokument, der dokumenterer udgifterne). Den sidste betaling skal ledsages af et dokument med attestationen »tjenesteydelsen leveret« (»service fait«) udarbejdet af den anvisningsberettigede.

2. For saa vidt angaar beslutninger om ydelse af finansiel

stoette fra de forskellige fonde eller i forbindelse med tilsvarende foranstaltninger, betragtes foelgende som gyldigt bilag:

a) et eksemplar af beslutningen, der skal vedlaegges den foerste betalingsfuldmagt;

b) ethvert dokument, som ifoelge de finansielle bestemmelser i grundforordningerne og i beslutningerne om ydelse af finansiel stoette kan tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodning, attestation for arbejdets paabegyndelse, situationsrapporter o.lign.). Den sidste betaling skal ledsages af et dokument med attestation for programmets eller projektets fuldfoerelse samt en opgoerelse over de udgifter, der faktisk er afholdt til det paagaeldende projekt eller program.

Artikel 39

For saa vidt angaar personaleudgifter, betragtes foelgende som bilag:

a)

for maanedlige vederlag:

- den fuldstaendige liste over personalet, hvoraf alle elementer af vederlaget fremgaar. Denne liste vedlaegges betalingsordren,

- en formular (skema vedroerende personlige oplysninger), som viser, hver gang der sker en aendring af et element i vederlaget. Denne formular udarbejdes paa grundlag af de beslutninger, der traeffes i hvert enkelt tilfaelde,

- hvis det drejer sig om ansaettelser eller udnaevnelser, skal afregninger af det foerste vederlag ledsages af en attesteret kopi af beslutningen om ansaettelse eller udnaevnelse;

b)

for oevrige vederlag (time- eller dagloennet personale):

en fortegnelse, som er udarbejdet af den anvisningsberettigede, og som viser antal dages eller timers tilstedevaerelse;

c)

for overarbejde:

en fortegnelse, som er underskrevet af den befoejede tjenestemand, og som bekraefter den ansattes overarbejde;

d)

for udgifter til tjenesterejser:

- rejseordren, behoerigt underskrevet af den kompetente myndighed,

- »afregningen for tjenesterejsen« med angivelse af bl.a. tjenesterejsens maal, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til maalet, befordringsudgifter, opholdsudgifter, oevrige paa forhaand godkendte udgifter; afregningen vedlaegges dokumentationen for de afholdte udgifter og underskrives af den, som har foretaget tjenesterejsen, og den befuldmaegtigede hierarkiske myndighed;

e)

for andre personaleudgifter:

de bilag, som refererer til den afgoerelse, hvorpaa udgiften er baseret, og som indbefatter alle elementer i beregningen.

Artikel 40

For saa vidt angaar enhver forpligtelse, der indfries ved ratevis betaling, vedlaegges den foerste betalingsordre en attesteret kopi af kontrakten eller beslutningen om ydelse af finansiel stoette. Paa de oevrige betalingsordrer refereres der til dette dokument og de(n) foregaaende betaling(er).

Ved udfaerdigelsen af den sidste betalingsordre skal den anvisningsberettigede attestere, at den paagaeldende foranstaltning er afsluttet, saaledes at de regnskabsmaessige konsekvenser heraf kan drages, eventuelt med annullering af indgaaede, men ikke indfriede forpligtelser til foelge.

Artikel 41

Saafremt flere betalinger er baseret paa ét bilag, skal der i alle betalingsordrerne refereres til det oprindelige bilag.

Artikel 42

Undtagen i de ovenfor omtalte tilfaelde kan det originale bilag, saafremt dette ikke kan forelaegges, af den anvisningsberettigede erstattes af en attesteret kopi heraf. Den anvisningsberettigede skal begrunde, hvorfor originalen ikke har kunnet fremlaegges, og attestere, at betalingen ikke har fundet sted.

AFSNIT VIII

YDELSE AF FORSKUD

(finansforordningens artikel 42)

Artikel 43

Ud over forskud i henhold til vedtaegten eller en bestemmelse i en retsakt kan den anvisningsberettigede yde forskud til daekning af udgifter, som en tjenestemand eller anden ansat skal afholde for sin institutions regning. Disse udgifter, som i almindelighed henhoerer under afsnit 1 og 2 i budgettet, kan vaere foranlediget af saerlige opgaver, eller der kan vaere tale om forventede udgifter af endnu ukendt art eller stoerrelse.

Artikel 44

Ydelsen af disse forskud og udpegelsen af den paagaeldende tjenestemand eller ansatte sker - paa forslag af den anvis-

ningsberettigede og efter paategning fra finanskontrollen og positiv udtalelse fra regnskabsfoereren - paa grundlag af en beslutning truffet af de i finansforordningens artikel 18 naevnte myndigheder; i beslutningen fastsaettes forskuddets stoerrelse og varigheden af den periode, hvori det kan benyttes.

I det omfang, hvor en udgifts art er fastslaaet med tilstraekkelig sikkerhed, er enhver udbetaling af forskud betinget af, at der forinden er udarbejdet et forpligtelsesforslag herfor.

Artikel 45

Den udpegede tjenestemand eller ansatte er ansvarlig for de midler, der stilles til hans raadighed, og traeffer alle foranstaltninger til at sikre, at de bevares.

Senest ti dage efter den begivenhed, til hvilken forskuddet var ydet, forelaegger han regnskabsfoereren en detaljeret rapport om udnyttelsen af forskuddet og tilbagebetaler den eventuelle restsum.

Senest seks uger efter samme tidspunkt afvikler den anvisningsberettigede forskuddet med henblik paa at kunne afslutte den versurkonto, som blev oprettet ved ydelsen.

AFSNIT IX

BANK- OG POSTGIROKONTI

(finansforordningens artikel 48)

Artikel 46

For at gennemfoere de finansielle transaktioner kan institutionen aabne bank- og/eller postgirokonti i Faellesskabets medlemsstater og eventuelt i tredjelande.

Artikel 47

Institutionen kan ligeledes vaere indehaver af konti i hver medlemsstats seddelbank eller i et godkendt pengeinstitut.

Artikel 48

Institutionen skal meddele alle pengeinstitutter, hvor der er blevet aabnet konti, navne og underskriftsproever paa de ansatte, som er udpeget af den og er befoejet til at aabne konti og disponere over disse, og underrette dem om eventuelle graenser for stoerrelsen af de beloeb, som hver enkelt befuldmaegtiget maa haeve.

Artikel 49

For at disponere over disse konti kraeves, at to behoerigt befoejede ansatte underskriver i faellesskab; den ene af disse

skal vaere regnskabsfoereren, en underordnet regnskabsfoerer eller en forskudsbestyrer.

Artikel 50

Som hovedregel skal betaling af:

- tjenestemaends og andre ansattes maanedlige vederlag,

- udgifter til leverancer eller tjenesteydelser paa mere end 250 ECU,

ske enten pr. check eller pr. bank- eller postgirooverfoersel.

AFSNIT X

FORSKUDSFORVALTNING

(finansforordningens artikel 49)

Artikel 51

Beslutningen om oprettelse af forskudsforvaltninger traeffes af de i finansforordningens artikel 18 naevnte myndigheder paa den anvisningsberettigedes forslag og efter positiv udtalelse fra regnskabsfoereren og finansinspektoeren.

Artikel 52

Beslutningen om udnaevnelse af en forskudsbestyrer traeffes af de i finansforordningens artikel 18 naevnte myndigheder paa den anvisningsberettigedes forslag og efter positiv udtalelse fra regnskabsfoereren.

I denne beslutning erindres om forskudsbestyrerens

ansvar.

Artikel 53

De i artikel 51 og 52 naevnte beslutninger meddeles de anvisningsberettigede, finansinspektoeren, regnskabsfoereren og Revisionsretten.

Artikel 54

1. Beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning indeholder bl.a. bestemmelser vedroerende:

a)

maksimumsbeloebet for de forskud, der kan bevilges;

b)

eventuel aabning af en bankkonto og/eller en postgirokonto i den paagaeldende institutions navn;

c)

arten af og maksimumsbeloebet for hver udgift, som kan betales uden forudgaaende tilladelse;

d)

hyppigheden af og fremgangsmaaden for fremlaeggelse af bilag;

e)

mulighederne for en eventuel supplering af forskuddet;

f)

den frist, inden for hvilken forskudsforvaltningens

transaktioner skal vaere afviklet.

2. Betalinger maa kun foretages paa grundlag af og inden for rammerne af forudgaaende forpligtelser, der er undertegnet af den anvisningsberettigede og paategnet af finansinspektoeren.

Artikel 55

Hver forskudsbestyrer er ansvarlig over for den anvisningsberettigede, for saa vidt angaar tilrettelaeggelsen af betalingen af gaeld til tredjemand, og over for regnskabsfoereren, for saa vidt angaar gennemfoerelsen af betalingerne.

Artikel 56

Han foerer regnskab over de midler, som han raader over, og over de afholdte udgifter i overensstemmelse med regnskabsfoererens instrukser.

Artikel 57

Forskudsbestyreren traeffer alle noedvendige forholdsregler til at sikre de midler, som er stillet til hans raadighed.

Artikel 58

Uden at foregribe finansinspektoerens kontrol skal regnskabsfoereren - som regel paa stedet og uanmeldt - selv kontrollere eller lade en underordnet regnskabsfoerer kontrollere, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, og at regnskabet bliver foert korrekt.

Artikel 59

Regnskabsfoereren og finansinspektoeren underretter hinanden om resultatet af deres kontrol og meddeler den anvisningsberettigede dette.

AFSNIT XI

FREMGANGSMAADE VED UDBUD

(finansforordningens artikel 51)

Artikel 60

Udbudene udformes saa vidt muligt efter en standardformular eller en standardtekst.

Artikel 61

Udbudene indeholder bl.a. oplysninger om:

a)

bestemmelser om deponering og fremlaeggelse af bud, og isaer om der kraeves udfyldt en standardiseret svarformular;

b)

anvendelse af protokollen vedroerende privilegier og immuniteter saavel som henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betingelser, der skal anvendes paa den kontrakt, det drejer sig om (varer m.v., arbejds- og tjenesteydelser eller publikationer), og eventuelt til bilaget over kontraktens saerlige betingelser;

c)

en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som

accepteret ved afgivelse af et bud;

d)

besigtigelsesvilkaarene, som skal praeciseres noejagtigt, naar man fastsaetter en besigtigelse paa stedet;

e)

budenes gyldighedsperiode, inden for hvilken den bydende skal overholde alle betingelserne i sit bud;

f)

den konventionalbod, som er fastsat i tilfaelde af tilside-

saettelse af kontraktens bestemmelser;

g)

de bemaerkninger, som fakturaerne (eller de bilag, som underbygger dem) boer vaere forsynet med i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit VII;

h)

forbud mod enhver form for kontakt mellem institutionen og den bydende; kontakter kan dog undtagelsesvis finde sted paa foelgende betingelser:

1. Inden den dato, hvor der lukkes for tilgangen af bud:

- paa leverandoerernes foranledning:

supplerende oplysninger, som kun har til formaal at belyse udbudets karakter, maa meddeles leve-

randoererne;

- paa institutionens foranleding:

hvis institutionens tjenestegrene bliver opmaerksomme paa en fejl, en unoejagtighed, en udeladelse eller en hvilken som helst anden faktisk mangel i udbudets udformning, maa de underrette de paagaeldende parter herom paa noejagtig samme betingelser som de for udbudet gaeldende.

2. Efter at der er blevet aabnet for budene og paa foranledning af institutionens tjenestegrene:

- saafremt et bud giver anledning til forespoergsler om yderligere oplysninger, eller hvis det drejer sig om at rette aabenlyse, faktiske fejl i udformningen af budet, maa institutionen tage initiativ til en kontakt med den bydende.

Artikel 62

I alle de tilfaelde, hvor der har fundet kontakter sted paa de ovenfor naevnte betingelser (artikel 61, litra h)), udarbejdes der en »notits til sagens akter«, og kontakten (kontakterne) naevnes i den rapport, som senere forelaegges Det raadgivende Udvalg for Indkoeb og Kontrakter.

Artikel 63

Fortegnelsen over de almindelige betingelser, som gaelder for den paataenkte kontrakt, vedlaegges udbudet. Der kan ligeledes vedlaegges et dokument, som indeholder saerlige betingelser for kontrakten.

Artikel 64

Fristen for indgivelse af bud fastsaettes efter kontraktens art, alt efter hvor lang tid det tager at forberede svaret paa udbudet.

Artikel 65

Fremsendelse af budene sker efter de bydendes valg:

- enten med posten;

det boer i saa fald praeciseres i udbudet, at skaeringsdatoen er den dato, hvor brevet indleveres paa posthuset, idet poststemplet er juridisk gyldigt. Postforsendelser skal vaere anbefalede;

- eller ved indlevering til institutionens tjenestegrene;

det boer i saa fald praeciseres i udbudet, paa hvilken dag og paa hvilket klokkeslaet kuverterne skal vaere afleveret, og hvilken tjenestegren de skal afleveres til mod dateret og underskrevet kvittering.

Datoen er den samme i begge tilfaelde.

Af hensyn til tavshedspligten og for at undgaa enhver form for problemer, skal foelgende passus figurere i udbudet:

»Budet skal fremsendes i to kuverter. Begge kuverter skal vaere lukkede, og den inderste kuvert skal foruden angivelsen af den tjenestegren, den er stilet til som angivet i udbudet, baere paaskriften »Udbud - maa ikke aabnes af den interne posttjeneste« (»appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier«). Hvis der benyttes selvklaebende kuverter, skal de lukkes med klaebestrimmel, paa tvaers af hvilken afsenderens underskrift skal staa.«

Artikel 66

Alle bud skal aabnes.

Budene aabnes af et udvalg til dette formaal. Finansinspektoeren eller dennes repraesentant kan, saafremt han maatte oenske det, deltage som observatoer.

Bud, der ikke opfylder de specifikke udbudsbetingelser, afvises.

Udvalgets medlemmer skal parafere hver side i hvert bud og udarbejde en protokol over aabningen af de indkomne bud, som bl.a. skal angive de bud, der opfylder betingelserne, og de bud, der ikke opfylder dem.

Artikel 67

Alle bydende faar besked om udfaldet af deres bud.

AFSNIT XII

OPGAVERNE FOR DET RAADGIVENDE UDVALG FOR

INDKOEB OG KONTRAKTER

(finansforordningens artikel 54 og 94)

Artikel 68

Paa de i finansforordningens artikel 54, 55 og 94 fastsatte betingelser anmodes Det raadgivende Udvalg for Indkoeb og Kontrakter om som raadgivende organ at afgive udtalelse om:

a)

alle udkast til kontrakter om leverancer, arbejdsydelser eller tjenesteydelser til et beloeb, som er stoerre end de i finansforordningens artikel 54 og 94 naevnte, samt om udkast til anskaffelser af fast ejendom uanset beloebets stoerrelse;

b)

udkast til tillaegskontrakter til de i ovennaevnte afsnit naevnte kontrakter i alle tilfaelde, hvor disse tillaegskontrakter kunne bevirke, at den oprindelige kontrakts beloeb blev aendret;

c)

udkast til tillaegskontrakter, som bevirker, at det samlede beloeb for en allerede afsluttet kontrakt, som oprindelig laa under de i litra a) i denne artikel fastsatte graenser, overstiger disse graenser;

d)

formularer og standardtekster, udbudet og udkast hertil, som afviger vaesentligt fra disse standardtekster;

e)

udkast til udbud af stoerre betydning eller saerlig karakter;

f)

spoergsmaal, som rejses ved kontrakternes indgaaelse eller gennemfoerelse (annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af konventionalbod for forsikret opfyldelse af kontrakten, afvigelser fra specielle og generelle udbudsbetingelser), naar spoergsmaalet er betydningsfuldt nok til at begrunde kravet om en udtalelse;

g)

udkast til kontrakter til et beloeb, som er mindre end det i denne artikels litra a) fastsatte, paa begaering af den kompetente anvisningsberettigede eller et medlem af Det raadgivende Udvalg for Indkoeb og Kontrakter, naar denne skoenner, at disse kontrakter rejser principspoergsmaal eller er af saerlig karakter.

Artikel 69

Det raadgivende Udvalg for Indkoeb og Kontrakter afgiver:

a) henstillinger om den almindelige politik for indkoeb i og uden for Faellesskabet og foretager eller lader eventuelt foretage undersoegelser heraf;

b) henstillinger om fastsaettelsen af generelle betingelser for indkoeb og kontrakter.

Artikel 70

De sager, som forelaegges Det raadgivende Udvalg for Indkoeb og Kontrakter, ledsages af en rapport, som udarbejdes og fremlaegges af den ansvarlige tjenestemand eller af en suppleant udpeget af den anvisningsberettigede.

Denne rapport skal bl.a. indeholde:

a) en teknisk og oekonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en sammenlignede oversigt over enhedspriserne;

b) en begrundelse for valget af den foretrukne leverandoer.

Artikel 71

For hver enkelt sags vedkommende afgives der en udtalelse underskrevet af formanden. Denne udtalelse meddeles de beroerte tjenestegrene.

Artikel 72

Hvert raadgivende udvalg for indkoeb og kontrakter vedtager sin egen forretningsorden. Denne meddeles den paagaeldende institution, de oevrige institutioners raadgivende udvalg for indkoeb og kontrakter og Revisionsretten.

AFSNIT XIII

FORUDGAAENDE SIKKERHEDSSTILLELSE FOR KONTRAKTERNES GENNEMFOERELSE

(finansforordningens artikel 56)

Artikel 73

Naar man til sikkerhed for kontrakternes gennemfoerelse kraever, at leverandoererne eller entreprenoererne paa forhaand stiller sikkerhed, boer denne sikkerhed i princippet stilles i form af en indbetaling til institutionen i samme valuta som den, der er angivet for betalingen af leverancer eller arbejds-

ydelser.

Artikel 74

Denne sikkerhed kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af institutionen godkendt tredjemand.

Artikel 75

Til stoette for den foerste betalingsmyndigelse, som er udstedt til gennemfoerelse af en kontrakt, hvori der kraeves sikkerhedsstillelse, suppleres de saedvanlige bilag med fremlaeggelsen af en af regnskabsfoereren bekraeftet kopi af den kvittering, som er udstedt ved indbetalingen af kautionsbeloebet,

eller af en af regnskabsfoereren bekraeftet kopi af den erklaering, som er modtaget fra den virksomhed eller den tredjemand, som stiller sikkerheden.

Artikel 76

Denne sikkerhed tilbagebetales, og de kautioner, som erstatter den, frigoeres paa de betingelser, som er fastsat i bestemmelserne vedroerende kontrakterne, bortset fra de tilfaelde af forsinkelse eller manglende udfoerelse, som er omtalt i finansforordningens artikel 56, sidste afsnit.

AFSNIT XIV

FASTSAETTELSE AF VAERDIEN AF INVENTAR OG MATERIEL, SOM SKAL OPFOERES PAA INVENTAR- OG MATERIELFORTEGNELSEN

(finansforordningens artikel 59)

Artikel 77

Paa inventar- og materielfortegnelsen opfoeres alt inventar og materiel:

- med en anskaffelsesvaerdi paa 75 ECU eller derover (250 ECU for inventar og materiel af videnskabelig og teknisk art (1), og

- med en brugstid paa over et aar (to aar for inventar og materiel af videnskabelig og teknisk art (1)), og

- som ikke har karakter af forbrugsgoder.

Inventar og materiel, der anskaffes, skal registreres i inventar- og materielfortegnelsen, hvori kvitteringer for modtagelsen indgaar som integrerende dele, med en passende beskrivelse af den paagaeldende genstand og angivelse af dens placering, anskaffelsesdato og enhedsvaerdi.

Kvitteringer for modtagelsen betragtes som passende beskrivelse.

Artikel 78

Institutionernes kontrol af inventar- og materielfortegnelsen gennemfoeres paa en saadan maade, at institutionerne kan forvisse sig om, at hver enkelt loesoeregenstand forefindes og

stemmer overens med angivelserne i inventar- og materielfortegnelsen. Denne kontrol gennemfoeres i henhold til et treaarigt kontrolprogram, der omfatter alle genstande med en anskaffelsesvaerdi paa 150 ECU eller derover, medmindre andet fastsaettes i de specifikke interne bestemmelser, Kommissionen under hensyntagen til deres saerlige kendetegn vedtager for Det faelles Forskningscenters anlaeg.

AFSNIT XV

BEKENDTGOERELSE AF SALG AF INVENTAR OG MATERIEL

(finansforordningens artikel 60)

Artikel 79

Salg af inventar og materiel offentliggoeres:

a) ved passende lokal bekendtgoerelse, naar koebsvaerdien pr. enhed er paa 5 000 ECU eller derover. Mindst 14 dage skal forloebe mellem tidspunktet for den sidste bekendtgoerelse af salgsaftalens indgaaelse;

b) i en bekendtgoerelse om salg i De Europaeiske Faellesskabers Tidende, naar koebsvaerdien pr. enhed er paa 250 000 ECU eller derover. En passende bekendtgoerelse kan desuden finde sted i medlemsstaternes presse. Mindst en maaned skal forloebe mellem tidspunktet for offentliggoerelsen i De Europaeiske Faellesskabers Tidende og salgs-

aftalens indgaaelse.

Naar denne fremgangsmaade paa grund af omkostningerne ved offentliggoerelsen ikke frembyder saerlige fordele, kan bekendtgoerelse undlades.

AFSNIT XVI

BETINGELSER FOR REGNSKABSPLANENS FUNKTION OG UDARBEJDELSE

(finansforordningens artikel 66)

Artikel 80

Udarbejdelse af regnskabsplanen

Den udarbejdes i to adskilte dele:

- budgetregnskabet og

- det almindelige regnskab.

Artikel 81

Budgetregnskabet

1. Budgetregnskabet omfatter for hver underopdeling af budgettet:

- oprindelige bevillinger, bevillinger opfoert paa tillaegs- eller aendringsbudgetter, bevillingsoverfoersler samt det samlede beloeb for de saaledes disponible bevillinger; forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger anfoeres saerskilt;

- regnskabsaarets konstaterede fordringer og inkasserede beloeb;

- regnskabsaarets forpligtelser og udbetalinger.

For samtlige afsnit paa budgettet opfoeres paa budgetregnskabet endvidere de samlede foreloebige forpligtelser vedroerende EUGFL, garantisektionen, og de dertil svarende betalinger, dvs. forskud.

2. Der oprettes saerlige konti for at foelge udnyttelsen af de fremfoerte bevillinger og inkasseringen af de udestaaende beloeb.

3. Kontiene kan specificeres med henblik paa analyse af resultaterne.

4. Kontiene foeres i boeger efter et loesbladsystem eller ved hjaelp af enhver form for mekanografiske hjaelpemidler.

Artikel 82

Det almindelige regnskab

1. Det almindelige regnskab giver mulighed for at opstille en oversigt over institutionens aktiver og passiver.

2. Regnskabsplanen for det almindelige regnskab opstilles efter et decimalsystem.

3. Regnskabet skal omfatte foelgende kontoklasser:

klasse 1: konti for permanent kapital,

klasse 2: konti for fast ejendom,

klasse 3: lagerkonti,

klasse 4: debitor- og kreditorkonti,

klasse 5: kasse- og bankkonti,

klasse 6: samlede udgifter,

klasse 7: samlede indtaegter,

klasse 8: resultatopgoerelse,

klasse 9: igangvaerende overfoersler.

4. Hver klasse omfatter tocifrede grupper, som er inddelt i trecifrede undergrupper, der er underinddelt i femcifrede konti.

5. I klasse 4 »debitor- og kreditorkonti«, opfoeres alle transaktioner med tredjemand og periodeafgraensningsposteringer.

De vigtigste grupper i klasse 4 er foelgende:

- forskud til personalet,

- mellemregnskab med andre institutioner,

- diverse debitorer og kreditorer,

- midler til overfoersel,

- indtaegter og udgifter til afskrivning,

- interimskonti til genanvendelse,

- udligningskonti,

- tjenestegrene med saerskilt bogholderi (sygekasse),

- interimskonti til overfoersel af videnskabeligt og teknisk materiel til og fra delprogrammer inden for forskning og investering,

- konto til forskud udbetalt under EUGFL, garantisektionen,

- momsrefusioner,

- endnu ikke oppebaarne eller for meget indbetalte beloeb,

- debitor- eller kreditormedlemsstater.

6. I klasse 5, »kasse- og bankkonti«, opfoeres transaktioner vedroerende vaerdipapirbeholdninger, kasse-, bank- og postgirotransaktioner og de transaktioner, som udfoeres af underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrere.

De vigtigste grupper i klasse 5 er foelgende:

- beholdninger af aktier og vaerdipapirer,

- kassebeholdninger,

- bankkonti,

- postgirokonti,

- underordnede regnskabsfoereres beholdninger,

- forskudsbestyreres beholdninger.

7. I klasse 6, »samlede udgifter«, angives bruttosummen af de udgifter, som er opfoert paa budgetregnskabet.

Der oprettes saerskilte konti for udgifter vedroerende:

- bevillinger for det indevaerende regnskabsaar,

- bevillinger overfoert i henhold til finansforordningens artikel 6, stk. 1, litra b),

- bevillinger fremfoert i henhold til finansforordningens artikel 6, stk. 1, litra c), og stk. 2, litra b).

8. I klasse 7, «samlede indtaegter, angives bruttosummen af de inkasserede beloeb, som er opfoert paa budgetregnskabet.

Der oprettes saerskilte konti for inkasseringer vedroerende:

- indevaerende regnskabsaars konstaterede fordringer,

- endnu ikke inddrevne fordringer fra foregaaende regnskabsaar.

9. I klasse 8, «resultatopgoerelse», vises regnskabsaarets resultater.

10. Hver institution opstiller en regnskapsplan efter ovennaevnte regnskabssystem. Den opretter grupper, undergrupper og konti alt efter sin forvaltnings saerlige behov.

Artikel 83

Regnskabsplan for det almindelige regnskab

og dens funktion

1. Det almindelige regnskab foeres pr. kalenderaar som

dobbelt bogholderi.

2. Kontiene foeres i boeger efter et loesbladsystem eller ved hjaelp af enhver form for mekanografiske hjaelpemidler.

3. Regnskabet danner grundlag for opstillingen af en samlet balance, dvs. en opgoerelse over alle institutionens aktiv- og passivkonti, herunder alle udlignede konti, med angivelse af hver enkelt kontos

- nummer,

- tekst,

- samlede beloeb i debet,

- samlede beloeb i kredit,

- saldo.

4. Regnskaberne foeres paa en saadan maade, at de aabner mulighed for en detaljeret analyse af transaktionerne og saldiene. Regnskabsoversigterne skal paa grundlag af en passende opdeling give et korrekt billede af institutionens aktiv- og passivelementer. Kan forvaltningsregnskabet ikke afstemmes med status, fordi det ikke omfatter alle elementer, udarbejdes de fornoedne supplerende oversigter.

Saldoen paa hver konto sammenholdes regelmaessigt med bilag eller anden dokumentation, bl.a. med:

- konti over faste aktiver, som foreskrevet i artikel 77;

- indestaaender paa bank- og postgirokonti, ved en maanedlig sammenholdning med de af disse institutter fremsendte udtog;

- kassebeholdningen, ved sammenholdning med kasseboegerne;

- forskudsforvaltninger og andre forskud i henhold til artikel 43, ved at kontrollere, om reglerne for forskudsforvaltningerne og for udbetaling af forskud samt bogfoeringsreglerne er overholdt;

- indtaegts- og udgiftskontiene i klasse 6 og 7, der hver maaned skal sammenholdes med de samlede beloeb paa budgetregnskabet.

5. Mellemregningskontiene for institutionernes indbyrdes mellemvaerender afstemmes maanedligt og afvikles regelmaessigt.

6. For versurkontiene foretages regelmaessigt kontrol af:

- udestaaende fordringer, ved bekraeftelse fra regnskabsfoereren til den anvisningsberettigede, naar beloeb ikke er indbetalt til tiden;

- midler, der skal overfoeres, paa grundlag af de samlede oversigter over personalets loenninger eller lignede oversigter;

- andre versurkonti, gennem en analyse af regnskabssaldiene og meddelelse til den anvisningsberettigede om enhver transaktion, der ikke er afviklet inden for de frister, der fastsaettes hvert aar.

Versurkontiene afvikles hurtigst muligt og senest inden for den i finansforordningen artikel 65 fastsatte frist.

7. Interimskontiene for genanvendelser skal goere det muligt at foelge genanvendelsen af de i finansforordningens artikel 22, stk. 2, omhandlede indtaegter og at udarbejde den i finansforordningens artikel 73, stk. 1 og 3, in fine, fastsatte opstilling.

8. Bank- og postgirokonti foeres i nationale valutaer og i ECU.

De i nationale valutaer angivne beloeb omregnes til ECU efter kurser, der fastsaettes i overensstemmelse med artikel 91. Saldoen paa ECU-konti tilpasses maanedligt.

9. Det faelles Forskningscenters regnskaber optages i Kommissionens statusregnskab.

10. Medmindre andet gaelder i henhold til en forordning, opstilles alle oversigter over aktiver og passiver efter almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, navnlig de ved Raadets direktiver fastlagte principper. Efter anmodning fra Kommissionens regnskabsfoerer vedtager institutionernes regnskabsfoerere bestemmelser for gennemfoerelsen af disse principper i praksis, der med jaevne mellemrum revideres.

AFSNIT XVII

REGNSKABSFOERERES, UNDERORDNEDE REGNSKABSFOERERES OG FORSKUDSBESTYRERES FORSIKRING - SAERLIG GODTGOERELSE - FASTSAETTELSE AF DE KATEGORIER AF TJENESTEMAEND OG OEVRIGE ANSATTE, SOM KAN UDNAEVNES TIL REGNSKABSFOERERE ELLER FORSKUDSBESTYRERE

(finansforordningens artikel 70)

Artikel 84

Regnskabsfoereren udnaevnes af hver institution blandt tjenestemaend i kategori A eller B, som er statsborgere i medlemsstaterne.

De underordnede regnskabsfoerere udnaevnes af hver institution blandt tjenestemaend i kategori A, B og undtagelsesvis C, som er statsborgere i medlemsstaterne.

Forskudsbestyrerne udvaelges blandt tjenestemaend i kategori A, B eller C eller om noedvendigt blandt »oevrige ansatte« paa et tilsvarende niveau.

Artikel 85

Regnskabsfoereren, de underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrerne forsikrer sig gennem institutionen mod den finansielle risiko, som er en foelge af deres hverv.

Artikel 86

Forsikringspraemierne betales direkte til forsikringsselskabet af institutionen.

Artikel 87

Uden at tilsidesaette

- artikel 86 til 89 i vedtaegten for tjenestemaend i De europaeiske Faellesskaber og vilkaarene for de oevrige ansatte i Faellesskaberne,

- artikel 70 i finansforordningen vedroerende De euro-

paeiske Faellesskabers almindelige budget, og

- uden at fortabe sin erstatningsret over for tredjemand,

paatager institutionen sig i henhold til EOEF-traktatens artikel 215, stk. 2, de risici og de underskud, som ikke daekkes af forsikringsselskaberne, for saa vidt de beloeb, som indestaar paa den garantikonto, der er oprettet i den ansvarlige tjenestemands navn, ikke er tilstraekkelige til at daekke underskuddet.

Artikel 88

Den saerlige godtgoerelse i henhold til finansforordningens artikel 70 udgoer maanedligt:

- 180 ECU for regnskabsfoereren,

- 120 ECU for de underordnede regnskabsfoerere,

- 60 ECU for de forskudsbestyrere, der forvalter beloeb paa mindst 2 500 ECU i en periode paa mindst 30 forloebende dage.

Denne godtgoerelse udtrykkes i ECU, og det tilsvarende beloeb krediteres i ECU den garantikonto, der er omhandlet i denne forordnings artikel 89.

Artikel 89

Der oprettes i institutionens almindelige regnskab en garantikonto i hver enkelt begunstigets navn. Efter anmodning fra

hver enkelt institution kan denne konto foeres centralt i

Kommissionens bogholderi. Denne konto krediteres periodisk for den i artikel 88 omtalte maanedlige godtgoerelse samt en rente, som beregnes paa basis af den rente, institutionen oppebaerer af sine bankindestaaender. Den debiteres for underskud, som den paagaeldende tjenestemand bliver erklaeret ansvarlig for af den institution, som har udnaevnt ham, for saa vidt dette ikke er blevet daekket af forsikringsselskabernes erstatningssummer. De beloeb, der ved naervaerende forordnings ikrafttraedelse indestaar paa de garantikonti, der i regnskabsfoererens, de underordnede regnskabsfoereres og forskudsbestyreres navn er aabnet i banker, overfoeres til institutionens bankkonti og krediteres de garantikonti, der er aabnet i bogholderiet, eller den ECU-kurs, der var gaeldende i maaneden for naervaerende forordnings ikrafttraedelse.

Artikel 90

Garantikontoens kreditsaldo udbetales til den paagaeldende eller hans paaroerende efter ophoer af hans hverv som regnskabsfoerer, underordnet regnskabsfoerer eller forskudsbestyrer, efter afgoerelse truffet af de i finansforordningens artikel 18 naevnte myndigheder og opnaaelse af den i finansforordningens artikel 72 omtalte decharge, efter positiv udtalelse fra regnskabsfoereren, undtagen hvad ham selv angaar, og fra finansinspektoeren.

Den paagaeldende udbetaling foretages udelukkende efter skriftlig instruks fra chefen for det generaldirektorat eller den administrative enhed, regnskabsfoereren tilhoerer.

AFSNIT XVIII

VILKAAR FOR ANVENDELSEN AF DEN EUROPAEISKE REGNINGSENHED PAA INDTAEGTER OG UDGIFTER

(finansforordningens artikel 108, stk. 7)

Artikel 91

1. Ved den i finansforordningens artikel 63 omhandlede bogfoering af indtaegter og udgifter foretages omregningen mellem ECU og nationale valutaer paa grundlag af maaneds-

kurserne for ECU'en beregnet efter kurserne den naestsidste hverdag i den maaned, der gik forud for den, hvor kursen fastlaegges, medmindre andet gaelder i henhold til saerlige regler, bl.a. reglerne for indbetaling af egne indtaegter.

2. Omregningskurserne for visse tredjelandsvalutaer beregnes paa grundlag af noteringerne paa boersen i London den mandag, der ligger umiddelbart forud for den dag, der gaelder for fastsaettelsen af maanedskursen, saafremt denne ikke selv er en mandag.

Artikel 92

Er forpligtelsesforslagene og de konstaterede fordringer udtrykt i national valuta, foretages omregningen til ECU efter den kurs, som gaelder i maaneden, hvor beloebet bogfoeres.

Den tilsvarende betalingsordre og indtaegtsordren maa kun udfaerdiges i samme valuta.

Restsummen, udtrykt i ECU, af en forpligtelse og en konstateret fordring, der er udtrykt i national valuta, justeres ved hver betaling eller opkraevning efter den kurs, der blev anvendt ved den paagaeldende transaktion.

Desuden kan saadanne restsummer jaevnligt justeres, og regnskabsaarets sidste justering finder sted til kursen i december.

Artikel 93

Uanset bestemmelserne i artikel 91 anvendes for maaneden »n«, for hvilken udgifter, der finansieres under EUGFL, garantisektionen, og udgifterne i forbindelse med foedevarehjaelpen, er blevet angivet i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 3, stk. 2, litra b), foerste led, i Kommissionens forordning (EOEF) nr. 3184/83 (1) de kurser, der var gaeldende den 20. i maaneden »n-2« eller paa den foerste dag forud for denne, hvor der forelaa en generel notering.

Denne kurs anvendes tillige for de hertil svarende forskud i henhold til artikel 4 i forordning (EOEF) nr. 3184/83.

Forskellene i national valuta mellem de midler, der stilles til medlemsstaternes raadighed i maaned »n«, og de udgifter, som afholdes i samme maaned, omregnes atter til ECU til kursen den 20. i maaned »n-1«.

De i finansforordningens artikel 99 naevnte forskelle bogfoeres til den kurs, som var gaeldende for udgifterne i den maaned, hvori beslutningerne om regnskabsafslutningen blev truffet.

Artikel 94

ECU-kurserne i december anvendes til beregning af de forpligtelser, der mangler at blive betalt ved regnskabsaarets afslutning, og, for saa vidt angaar de ikke-opdelte bevillinger, til fastsaettelse af de bevillinger, som skal fremfoeres.

Betalinger vedroerende et regnskabsaar, som foretages mellem den 1. og den 15. januar i det efterfoelgende regnskabsaar, bogfoeres i budgettet efter ECU'ens decemberkurser.

Artikel 95

For saa vidt angaar ikke-opdelte bevillinger, skal uindfriede forpligtelser afvikles med de beloeb, som er fremfoert i national valuta eller ECU, betalingerne bogfoeres til kurserne paa betalingstidspunktet. Saafremt det beloeb, der skal udbetales som foelge af en aendring i valutakursen mellem en national valuta og ECU'en overstiger forpligtelsesbeloebet, konteres forskellen de fremfoerte bevillinger under samme budgetkonto, dog kun inden for rammerne af de disponible bevillinger. Enhver overskridelse af de disponible bevillinger konteres den tilsvarende budgetkonto for det regnskabsaar, i hvilket betalingen foregaar.

Reguleringer af uindfriede forpligtelser, som vedroerer opdelte bevillinger fra tidligere regnskabsaar, skal beregnes ved betalingen eller ved jaevnlige fornyede reguleringer. I det omfang hvor der forekommer reguleringer foer udgangen af det 2. regnskabsaar efter det, som reguleringen vedroerer, opfoeres alt efter omstaendighederne negative eller positive henstaaende bevillinger.

AFSNIT XIX

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 96

De i artikel 50, 77, 79 og 88 omhandlede fikserede beloeb revideres paa grundlag af de aendringer, der konstateres i forbrugerindekset for Faellesskabet i ECU, idet revisionen foretages med foelgende intervaller:

- hvert tredje aar for saa vidt angaar de i artikel 50, 77 og 79 omhandlede beloeb,

- hvert aar for saa vidt angaar de i artikel 88 omhandlede beloeb, fra ikrafttraedelsesdatoen for denne forordning at regne.

Kommissionen beregner de nye beloeb, op- eller nedrundet til naermeste hele ECU, og meddeler dem til de oevrige institutioner.

Artikel 97

De foregaaende bestemmelser er ikke til hinder for anvendelsen af de saerlige bestemmelser i finansforordningen, som er vedtaget for forsknings- og investeringsbevillingerne (finansforordningens afsnit VII), Den europaeiske udviklings- og garantifond for Landbruget, garantisektionen (finansforordningens afsnit VIII), foedevarehjaelp (finansforordningens afsnit IX), og Kontoret for De europaeiske Faellesskabers officielle Publikationer (finansforordningens afsnit X).

Artikel 98

Institutionerne underretter inden seks maaneder efter denne forordnings ikrafttraedelsesdato Revisionsretten om de bestemmelser, som de har vedtaget for at gennemfoere denne forordning.

Artikel 99

Disse gennemfoerelsesbestemmelser til finansforordningen gaelder fra den 1. januar 1987.

Disse gennemfoerelsesbestemmelser skal revideres, naar

finansforordningen selv revideres med udvidelse eller tilpasning af gennemfoerelsesbestemmelserne til foelge.

Forordning 75/375/Euratom, EKSF, EOEF (1) ophaeves.

Udfaerdiget i Bruxelles, den 11. december 1986.

Paa Kommissionens vegne

Henning CHRISTOPHERSEN

Formand

EWG:L360UMBD00.95

FF: 5UDA; SETUP: 01; Hoehe: 7685 mm; 1309 Zeilen; 56982 Zeichen;

Bediener: MARL Pr.: A;

Kunde:

(1) EFT nr. L 356 af 31. 12. 1977, s. 1.

(2) EFT nr. L 345 af 20. 12. 1980, s. 23.

(1) Fastsat inden for rammerne af Det faelles Forskningscenter i »Instrukssamling for opgoerelser« (dok. 13.131/XV/68-FR, senere ajourfoert).

(1) EFT nr. L 320 af 17. 11. 1983.

(1) EFT nr. L 170 af 1. 7. 1975, s. 1.