BERETNING om regnskab for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Alicante) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, med kontorets svar (98/C 406/10)

1.1. Denne beretning afgives til Harmoniseringskontorets budgetudvalg i henhold til artikel 137, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997. Kontorets præsident er i overensstemmelse med artikel 119, stk. 2, litra c), i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 ansvarlig for budgettets gennemførelse. Dette indebærer, at præsidenten skal udarbejde og opstille regnskabet (2) i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for kontoret, og som er fastsat i artikel 138 i Rådets forordning (EF) nr. 40/94. Revisionsretten skal i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab revidere årsregnskabet.

1.3. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med de retningslinjer og standarder, der gælder for Rettens revision. Disse er udarbejdet på grundlag af almindeligt anerkendte internationale revisionsnormer og tilpasset, så der tages højde for de særlige forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet. Revisionen omfattede regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der skønnedes nødvendige under de givne omstændigheder. Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring.

1.4. Med forbehold af bemærkningerne i punkt 1.11 har revisionen givet Retten rimelig sikkerhed for, at regnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 1997, er rigtigt og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF BUDGETGENNEMFØRELSEN I KONTORET FOR HARMONISERING I DET INDRE MARKED I REGNSKABSÅRET, DER AFSLUTTEDES PR. 31. DECEMBER 1997

Regnskabssoftware

1.5. Selv om 1997 er det fjerde år, kontoret udøver sin virksomhed (dvs. at tre regnskabsår er afsluttet), føres regnskabet stadig på regneark og ikke ved hjælp af passende regnskabssoftware. I beretningen om de foregående år fremsatte Retten kritik af brugen af regneark (3). Kontoret kan kun beregne de faktiske omkostninger ved de leverede ydelser ved at anvende et analytisk regnskabssystem.

Andre bemærkninger

1.6. Betalingerne (26,0 mio. ECU) udgør kun 48 % af regnskabsårets bevillinger (54,0 mio. ECU efter vedtagelsen af det tredje tillægs- og ændringsbudget). 48,5 % (eller 26,2 mio. ECU) af disse bevillinger er fremført automatisk til regnskabsåret 1998, og 3,5 % (eller 1,8 mio. ECU) er bortfaldet.

1.7. Årsagen til, at der er fremført så omfattende bevillinger, skal først og fremmest findes i den regnskabspraksis, kontoret anvender. Praksisen består i at indgå forpligtelser vedrørende samtlige udgifter i forbindelse med hver enkelt varemærkeansøgning på tidspunktet for fastlæggelsen af indtægterne af den pågældende ansøgning. Som følge af denne praksis vil saldoen ved regnskabsårets afslutning for disse forpligtelser automatisk blive overført til det følgende regnskabsår uanset datoen for afgivelse af ordrer, som kontoret skal betale (research, oversættelse, offentliggørelse osv.) - uanset om ordren er afgivet før regnskabsårets afslutning eller i løbet af det følgende år. Denne praksis er en fortolkning af forordningen, der ikke er helt i overensstemmelse med budgetprincipperne om etårighed og budgetopgørelse.

1.8. 27,6 % (eller 4,0 mio. ECU) af bevillingerne fremført fra regnskabsåret 1996 (14,5 mio. ECU) er bortfaldet. En stor procentdel (88,0 %) af disse bortfaldne bevillinger vedrørte udgifter i forbindelse med oversættelse, porto og offentliggørelse. Hvis disse fremførte bevillinger havde svaret til mere præcist definerede forpligtelser, kunne bortfaldene have været undgået.

1.9. Ifølge artikel 13 i kontorets finansielle bestemmelser skal budgettet offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Dette er kun sket med tillægs- og ændringsbudget nr. 3.

1.10. En del af kassesaldoen (0,35 mio. ECU ud af 42,50 mio. ECU) blev først bogført i det almindelige regnskab ved afslutningen af regnskaberne. Indtægterne blev i første omgang registeret i Euromarc (software til forvaltning af varemærker) og derefter bogført i det almindelige regnskab, men først når betaleren var identificeret.

Bygningen

1.11. Kontoret underskrev i 1997 en kontrakt med virksomheden Cosoami, der repræsenterer den spanske regering, om opførelse af kontorets fremtidige bygning. Hvis kontoret ikke modtager et tilstrækkeligt stort antal varemærkeansøgninger, vil det kun være muligt at færdiggøre projektet ved hjælp af tilskud fra det almindelige budget. Selv om budgetudvalget har godkendt påbegyndelsen af bygningsarbejdet, havde det været mere hensigtsmæssigt, hvis kontoret havde indhentet Kommissionens samtykke, før det underskrev kontrakten med Cosoami.

Vedtaget at Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 29. oktober 1998.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

Tabel 1 Balance pr. 31. december 1996 og 1997

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af kontorets tal.

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af kontorets tal.

(1) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 33.

(2) I overensstemmelse med artikel 137, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 er regnskabet over kontorets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1997 opstillet den 21. januar 1998 og sendt til budgetudvalget, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 27. januar 1998. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

(3) EFT C 393 af 29.12.1997, s. 47.

(4) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

HARMONISERINGSKONTORETS SVAR

1.5. Regnskabssoftware

For så vidt angår budgetregnskabet var Kommissionen ikke, som den ellers havde forventet, i stand til at stille de forskellige SINCOM 2-softwaremoduler til rådighed for agenturerne. Kontoret måtte derfor fra den 1. januar 1999 indføre ISPS-budgetregnskabsmodulet, som er udviklet af SAP for Kommissionen. Der er tale om relativt beskedne omkostninger set i forhold til de investeringer, der allerede er foretaget i forbindelse med det almindelige regnskab.

Harmoniseringskontoret har i 1998 fortsat arbejdet med at indføre et analytisk regnskabssystem. Det analytiske regnskabssystem bliver operationelt i slutningen af 1998.

1.6. Jf. forklaringen under punkt 1.7.

1.7. Fremførsel af bevillinger

Omkostninger i forbindelse med registrering af et varemærke er som følge af kontorets forpligtelser i henhold til forordningen om EF-varemærker »sikre« udgifter fra det øjeblik, en ansøgning om registrering af et varemærke indgives.

En del af arbejdet i forbindelse hermed, som f. eks. oversættelse, nationale søgningsrapporter og offentliggørelse, udføres eksternt af organer, som er valgt, uden at kontoret har haft indflydelse herpå. Kontoret mente derfor, at det var passende at indgå den pågældende udgiftsforpligtelse straks efter betalingen af ansøgningsgebyret.

Kontoret har vurderet, at denne fremgangsmåde, som er baseret på automatiske fremførsler, er i overensstemmelse med

- princippet om budgettets etårighed - med de undtagelser, der fremgår af finansforordningen, som gør det muligt at fremføre bevillinger

- princippet om budgetopgørelse, i den forstand at indtægterne ikke afsættes til bestemte udgifter.

En sådan fremgangsmåde svarer desuden til den særlige karakter af Harmoniseringskontoret, der som et kontor for industriel ejendomsret kun modtager gebyrer som betaling for ydelser, der leveres til brugerne.

På grund af den uventet store mængde ansøgninger i 1996 - 43 000 i stedet for 15 000 som anslået af anerkendte fagfolk og Kommissionen - har kontoret måttet prioritere de mest presserende opgaver højest og behandle de mange varemærkeansøgninger i den rækkefølge, de kommer ind. Sagsbehandlingstiden for de forskellige trin i behandlingen af varemærkeansøgninger måtte uvægerligt blive længere, hvilket ved udgangen af 1997 resulterede i betydelige bevillingsfremførsler foretaget på grundlag af artikel 6.2 i finansforordningen.

Konklusion: På baggrund af Revisionsrettens bemærkninger agter Harmoniseringskontoret at gøre det nødvendige for at sikre, at tidsrummet fra indgåelsen af udgiftsforpligtelser vedrørende hver fase af behandlingen af varemærker til betalingen i fremtiden bliver så kort som muligt.

1.8. Bortfaldne bevillinger

Den betydelige mængde bevillinger fremført fra 1996, som er bortfaldet i 1997 (4,0 mio. ECU), vedrører for størstedelen et fald i udgifterne til oversættelse og offentliggørelse, dvs. udgifter, som kontoret ingen indflydelse har på. Faldet i disse udgifter hænger navnlig sammen med det gennemsnitlige antal sider, der skal oversættes og offentliggøres for hver varemærkeansøgning, og som har vist sig at være henholdsvis tre og en side i stedet for fire, fem og tre sider som oprindeligt forudset.

Bortfaldene skyldes desuden de særlige omstændigheder i forbindelse med iværksættelsen af kontorets aktiviteter i 1996. Som følge af ændringen af situationen, som er beskrevet under punkt 1.7, kunne en del af de bevillinger, som blev fremført fra regnskabsåret 1996 til 1997, ikke anvendes.

1.9. Offentliggørelse af budgettet

På grund af de tidsfrister for offentliggørelse, der er fastsat i EF-varemærkeforordningen, blev kontorets budget for 1997 allerede udarbejdet i slutningen af 1995 på grundlag af et skøn over arbejdsmængden i kontoret, som fra 1996 viste sig at være alt for lavt sat. I begyndelsen af regnskabsåret 1997 besluttede Harmoniseringskontoret således at forelægge et tillægs- og ændringsbudget for 1997, som repræsenterede en radikal ændring af det samlede budget. Dette tillægs- og ændringsbudget, der var mere realistisk og i overensstemmelse med det antal varemærkeansøgninger, der faktisk blev indgivet i 1996, blev offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Budgettet for 1998 er faktisk offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende (EFT L 64 af 5.3.1998). Kontoret er ved at forberede offentliggørelsen af det første tillægs- og ændringsbudget for 1998, ligeledes i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

1.10. Bogføring af de enkelte betalinger

For at bogføringen af de modtagne betalinger kan foretages så hurtigt som muligt, giver kontoret identifikationen af kundekonti førsteprioritet og bestræber sig på at begrænse den tid, der går, indtil indtægterne er bogført i SAP's regnskabssystem R-3, til et minimum (tre til fire dage).

1.11. Kontorets hjemsted

1) Proceduren forud for indgåelsen af aftalen mellem kontoret og Cosoami

Harmoniseringskontoret har indgået en bindende aftale med Cosoami-konsortiet, som de spanske myndigheder (industriministeriet, Generalitat de Valencia (lokalregeringen), provinsstyrelsen i Alicante og byrådet i Alicante) oprettede i forbindelse med opfølgningen på den aftale, den spanske regering og Kommissionen indgik i 1994. Aftalen indeholder bestemmelser om, at Spanien gratis skulle stille et midlertidigt hovedsæde til rådighed for kontoret, og om kontorets senere køb af det fremtidige, endelige hovedsæde.

2) Købet af hovedsædet

Bygningens opførelse vil kunne finansieres af kontorets indtægter - beregnet på basis af mellem 27 000 og 30 000 varemærkeansøgninger om året - og ved eventuelt at afsætte en bevilling hertil i 1998.

Hvis det årlige antal varemærkeansøgninger gennem flere på hinanden følgende regnskabsår falder til 25 000, må kontoret, når pengene er brugt, anmode om et fællesskabstilskud. Det kan der eventuelt blive tale om fra slutningen af 2003 eller begyndelsen af 2004.

3) Høring af Kommissionen

Budgetudvalget besluttede efter at have hørt Kommissionen om den indgåede aftale mellem kontoret og Cosoami at godkende købet af bygningen.