Kommissionens afgørelse

af 23. januar 2002

om ændring af dens forretningsorden

(meddelt under nummer K(2002) 99)

(2002/47/EF, EKSF, Euratom)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 218, stk. 2,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 16,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 131,

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

De bestemmelser vedrørende dokumentforvaltning, som findes i bilaget til denne afgørelse, knyttes som bilag til Kommissionens forretningsorden(1).

Artikel 2

Kommissionens afgørelse af 18. marts 1986 om dokumentforvaltning(2) ophæves.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 23. januar 2002.

På Kommissionens vegne

Romano Prodi

Formand

(1) EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26.

(2) SEK(86) 388.

BILAG

BESTEMMELSER VEDRØRENDE DOKUMENTFORVALTNING

Betragtninger:

(1) Kommissionens virksomhed og beslutninger på det politiske, lovgivningsmæssige, tekniske, finansielle og administrative område kommer på et givet tidspunkt til udtryk gennem udarbejdelse af dokumenter.

(2) Disse dokumenter bør forvaltes efter regler, der finder anvendelse på samtlige generaldirektorater og sidestillede tjenester, da de både er den direkte forbindelse til igangværende virksomhed og afspejler tidligere virksomhed, som Kommissionen har gennemført i sin dobbelte egenskab af institution og offentlig europæisk forvaltning.

(3) De ensartede regler skal sikre, at Kommissionen på ethvert tidspunkt kan redegøre for den virksomhed, den er ansvarlig for. Således bør de dokumenter og dossierer, der beror i et generaldirektorat eller i en sidestillet tjeneste, udgøre institutionens hukommelse, lette informationsudvekslingen, udgøre beviser for foretagne transaktioner og opfylde de retlige krav, tjenestegrenene er underlagt.

(4) Gennemførelsen af de nævnte regler nødvendiggør, at der etableres en passende og solid organisatorisk struktur i de enkelte generaldirektorater og sidestillede tjenester, mellem tjenestegrenene indbyrdes og i Kommissionen som helhed.

(5) Udarbejdelse og gennemførelse af et journaliseringssystem, der er baseret på en fortegnelse, som er fælles for samtlige Kommissionens tjenestegrene, og som indgår i Kommissionens virksomhedsbaserede forvaltning, vil gøre det muligt at ordne dossiererne og at forbedre åbenheden og adgangen til dokumenter.

(6) En effektiv dokumentforvaltning er en nødvendig forudsætning for en effektiv politik for offentlighedens adgang til Kommissionens dokumenter. Borgernes udøvelse af denne ret til adgang vil blive lettet gennem etablering af registre med referencer til de dokumenter, der udarbejdes eller modtages af Kommissionen.

Artikel 1

Definitioner

I disse bestemmelser forstås ved:

- dokument: ethvert indhold, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen, og som vedrører politikker, virksomhed og beslutninger henhørende under institutionens kompetence som led i dens officielle opgaver og uanset det anvendte medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lydoptagelse, billedoptagelse eller audiovisuel optagelse)

- dossier: en samling af dokumenter, ordnet efter institutionens virksomhed, til anvendelse som bevis, baggrund eller information og for at sikre arbejdets effektivitet.

Artikel 2

Formål

Nærværende bestemmelser fastsætter principperne for dokumentforvaltningen.

Dokumentforvaltningen skal sikre:

- at dokumenter oprettes, modtages og opbevares korrekt

- at ethvert dokument identificeres ved hjælp af passende kendetegn, der gør det let at arkivere, søge og henvise til dokumentet

- at institutionens hukommelse bevares, at der opbevares beviser for de gennemførte aktiviteter, og at tjenestegrenenes retlige forpligtelser overholdes

- at informationsudvekslingen kan ske på en enkel måde

- at institutionens forpligtelser til åbenhed overholdes.

Artikel 3

Ensartede regler

Dokumenterne gøres til genstand for følgende handlinger:

- registrering

- journalisering

- opbevaring

- overførsel af dossierer til de historiske arkiver.

Disse handlinger udføres under overholdelse af ensartede regler, som anvendes af samtlige Kommissionens generaldirektorater og sidestillede tjenester.

Artikel 4

Registrering

Ethvert dokument, der modtages eller formelt udarbejdes i en tjenestegren, skal, uanset det anvendte medium, analyses med henblik på at fastslå, hvorledes det skal behandles og dermed, om det skal registreres eller ej.

Ethvert dokument, der udarbejdes eller modtages af en af Kommissionens tjenestegrene, skal registreres, når det indeholder en væsentlig og ikke forbigående oplysning og/eller hvis det vil kunne medføre en handling eller en opfølgning fra Kommissionens eller en af dens tjenestegrenes side. Et dokument, der er udarbejdet, registreres af den tjenestegren, der er ophavsmand til det, i det system, det henhører under. Et dokument, der er modtaget, registreres af den modtagende tjenestegren. Ved enhver senere behandling af dokumenter, der er således registreret, skal der henvises til den oprindelige registrering.

Registreringen skal sikre, at ethvert dokument, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen eller af en af dens tjenestegrene, klart og sikkert kan identificeres, således at dokumentet kan spores igennem hele dets livscyklus.

Der oprettes registre, som indeholder referencer til dokumenterne.

Artikel 5

Journalisering

Generaldirektoraterne og de sidestillede tjenester udarbejder et journaliseringssystem, som er tilpasset deres specifikke behov.

Journaliseringssystemet, som er tilgængeligt ad datamatisk vej, er tilknyttet en fælles fortegnelse, som er fastlagt af Generalsekretariatet for samtlige Kommissionens tjenestegrene. Fortegnelsen indgår som led i forvaltningen af Kommissionens virksomhed.

De registrerede dokumenter samles i dossierer. For hver sag henhørende under et generaldirektorats kompetence oprettes ét officielt dossier. Hvert officielt dossier skal være fuldstændigt og svare til tjenestegrenens virksomhed vedrørende den pågældende sag.

Ansvaret for oprettelsen af et dossier og dets placering i journaliseringssystemet for et generaldirektorat eller en sidestillet tjeneste påhviler den tjenestegren, der er ansvarlig for det område, dossieret vedrører, i overensstemmelse med de praktiske fremgangsmåder, der er fastsat af det enkelte generaldirektorat eller den enkelte sidestillede tjeneste.

Artikel 6

Opbevaring

Hvert generaldirektorat eller hver sidestillet tjeneste sikrer den materielle beskyttelse af de dokumenter, de er ansvarlige for, og deres tilgængelighed på kort og mellemlang sigt og skal være i stand til at udarbejde eller gendanne de dossierer, de hører til.

De administrative regler og de retlige forpligtelser er bestemmende for minimumsperioden for opbevaring af et dokument.

Det enkelte generaldirektorat eller den enkelte sidestillede tjeneste fastlægger sin interne struktur for opbevaring af dossierer. Minimumsperioden for opbevaring i tjenestegrenene afhænger af en liste, der er fælles for Kommissionen som helhed, og som opstilles i overensstemmelse med de i artikel 12 omhandlede gennemførelsesbestemmelser.

Artikel 7

Udvælgelse og overførsel til de historiske arkiver

Uanset de minimumsperioder for opbevaring, der er omhandlet i artikel 6, foretager det eller de centre for dokumentforvaltning, der er omhandlet i artikel 9, med regelmæssige mellemrum og i samarbejde med de tjenester, der er ansvarlige for dossiererne, en udvælgelse af de dokumenter og dossierer, som senere kan overføres til Kommissionens historiske arkiver. Efter vurdering af forslagene kan de historiske arkiver afvise overførslen af dokumenter eller dossierer. Enhver beslutning om afvisning skal begrundes og meddeles den berørte tjenestegren.

Dossierer og dokumenter, som tjenestegrenene ikke længere har brug for at opbevare, overføres senest 15 år efter deres udarbejdelse via centret for dokumentforvaltning og under generaldirektørens ansvar til Kommissionens historiske arkiver. Disse dossierer eller dokumenter undergår derefter en sortering, der foregår efter de regler, der er fastsat i de i artikel 12 omhandlede gennemførelsesbestemmelser, og som har til formål at adskille dokumenter, der bør opbevares, fra dokumenter uden nogen administrativ eller historisk interesse.

De historiske arkiver råder over særlige depoter til opbevaring af de således overførte dossierer og dokumenter. De stiller efter anmodning dokumenter og dossierer til rådighed for det generaldirektorat eller den sidestillede tjeneste, de hidrører fra.

Artikel 8

Klassificerede dokumenter

Klassificerede dokumenter behandles under overholdelse af de gældende sikkerhedsregler.

Artikel 9

Centre for dokumentforvaltning

Under hensyntagen til det enkelte generaldirektorats og den enkelte sidestillede tjenestes struktur og arbejdsbetingelser etablerer disse et eller flere centre for dokumentforvaltning.

De pågældende centre for dokumentforvaltning har til opgave at sikre, at de dokumenter der udarbejdes eller modtages i deres generaldirektorat eller sidestillede tjeneste, forvaltes i overensstemmelse med de fastsatte regler.

Artikel 10

Ansvarlig for dokumentforvaltning

Den enkelte generaldirektør eller chef for en tjeneste udpeger en ansvarlig for dokumentforvaltning.

I forbindelse med etableringen af et moderne og effektivt system for forvaltning af dokumenter og journalisering har den ansvarlige for dokumentforvaltning til opgave:

- at fastslå, hvilken type dokumenter og dossierer der er specifikke for det pågældende generaldirektorats eller den pågældende sidestillede tjenestes virksomhed

- at udarbejde og ajourføre oversigten over de eksisterende specifikke databaser og systemer

- at udarbejde klassificeringsplanen for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende sidestillede tjeneste

- at udarbejde de specifikke regler og procedurer for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende sidestillede tjeneste, som skal anvendes til forvaltning af dokumenter og dossierer, og at overvåge deres anvendelse

- inden for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende sidestillede tjeneste at foranstalte uddannelse af det personale, der står for gennemførelse, kontrol og opfølgning at de regler for forvaltning, som er omhandlet i disse bestemmelser.

Den ansvarlige for dokumentforvaltning sikrer den horisontale koordinering mellem centret/centrene for dokumentforvaltning og de øvrige berørte tjenestegrene.

Artikel 11

Fællestjenstlig gruppe

Der oprettes en fællestjenstlig gruppe af ansvarlige for dokumentforvaltning, hvis formandskab varetages af Generalsekretariatet, og som har til opgave:

- at overvåge, at disse bestemmelser anvendes korrekt og på en ensartet måde i tjenestegrenene

- at løse eventuelle problemer, som anvendelsen af bestemmelserne måtte give anledning til

- at bidrage til udarbejdelsen af de gennemførelsesbestemmelser, der er omhandlet i artikel 12

- at videreformidle generaldirektoraternes og de sidestillede tjenesters behov for uddannelse og bistand.

Møder i den fællestjenstlige gruppe indkaldes af formanden, enten på dennes eget initiativ eller efter anmodning fra et generaldirektorat eller en sidestillet tjeneste.

Artikel 12

Gennemførelsesbestemmelser

Gennemførelsesbestemmelserne til nærværende bestemmelser vedtages og ajourføres regelmæssigt af generalsekretæren i samarbejde med generaldirektøren for Generaldirektoratet for Personale og Administration, efter forslag fra den fællestjenstlige gruppe af ansvarlige for dokumentforvaltning.

Ved ajourføringen skal der bl.a. tages hensyn til:

- udviklingen af ny informations- og kommunikationsteknologi

- udviklingen på dokumentationsområdet og resultaterne af forskningen på fællesskabsplan og internationalt plan, herunder fremkomsten af normer på området

- Kommissionens forpligtelser vedrørende åbenhed og offentlighedens adgang til dokumenter og dokumentregistre

- udviklingen med hensyn til standardisering og udformning af Kommissionens og dens tjenestegrenes dokumenter

- de fastsatte regler vedrørende elektroniske dokumenters bevisværdi.

Artikel 13

Iværksættelse i tjenestegrenene

Den enkelte generaldirektør eller chef for en tjeneste etablerer den organisatoriske, administrative, materielle og personalemæssige struktur, som er nødvendig for, at tjenestegrenene kan anvende disse bestemmelser og deres gennemførelsesbestemmelser.

Artikel 14

Oplysning, uddannelse og bistand

Generalsekretariatet og Generaldirektoratet for Personale og Administration iværksætter de oplysnings- og uddannelsesforanstaltninger og den bistand, der er nødvendig for gennemførelsen og anvendelsen af disse bestemmelser i generaldirektoraterne og de sidestillede tjenester.

Ved fastlæggelsen af uddannelsesforanstaltningerne tager de behørigt hensyn til generaldirektoraternes og de sidestillede tjenesters behov for uddannelse og bistand, sådan som disse behov er videreformidlet af den fællestjenstlige gruppe af ansvarlige for dokumentforvaltning.

Artikel 15

Gennemførelse af bestemmelserne

Generalsekretariatet pålægges at overvåge gennemførelsen af disse bestemmelser i koordination med generaldirektørerne og cheferne for tjenesterne.