BERETNING om regnskab for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur (Bilbao) (regnskabsåret 1996), med Agenturets svar (97/C 393/10)

1.1. Denne beretning afgives til Det Europæiske Arbejdsmiljøagenturs bestyrelse i overensstemmelse med artikel 14, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 af 18. juli 1994 (1).

1.2. Retten har revideret regnskabet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 1996. I overensstemmelse med artikel 14, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 (2) er Agenturets direktør ansvarlig for gennemførelsen af budgettet. Direktørens ansvar omfatter opstilling og forelæggelse af regnskabet (3) i overensstemmelse med de interne finansielle bestemmelser, jf. artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 (4). Revisionsretten reviderer regnskabet i henhold til artikel 188 C i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. I denne beretning fremlægges resultaterne af den første revision af Agenturet.

1.3. Retten har foretaget revisionen i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsprincipper, i det omfang de finder anvendelse inden for Fællesskabet. Revisionen omfattede stikprøver af regnskabsregistreringerne og andre revisionshandlinger, der blev anset for nødvendige. Anden del af denne beretning indeholder bemærkninger om de væsentligste resultater af Rettens revision.

1.4. Årsregnskabet for 1996 er rigtigt, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige.

BEMÆRKNINGER OM DE VÆSENTLIGSTE RESULTATER AF REVISIONEN AF GENNEMFØRELSEN AF DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTURS BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 1996

Budgetregnskab

1.5. Agenturets oprindelige budget for regnskabsåret 1996 var ikke opstillet i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, hvori det fastsættes, at bevillingerne skal være opdelt i afsnit, kapitler og artikler. De problemer, der opstod i forbindelse med den endelige afregning af Agenturets betalinger, skyldes dels dette forhold, dels at betalinger afholdt over forskudforvaltninger (næsten alle Agenturets betalinger i regnskabsåret 1996) ikke er blevet endeligt afregnet.

1.6. Ved regnskabsafslutningen blev det oprindelige budget ændret, så regnskabsårets udgifter kunne konteres. Der forligger ikke dokumentation for, at ændringerne blev godkendt af Agenturets budgetmyndighed.

1.7. Agenturet har ikke software til føring af budgetregnskabet. Agenturet bør prioritere det højt, at der indføres et sådant regnskabssystem, og at de gældende regler for budgetgennemførelse overholdes.

Det almindelige regnskab

1.8. Agenturet har ikke anvendt et edb-system til føring af det almindelige regnskab i regnskabsåret 1996, og heller ikke i regnskabsåret 1997. Der bør hurtigst muligt indføres et regnskabssystem, så der til enhver tid er adgang til pålidelige finansielle oplysninger.

Fremførte bevillinger - bortfaldne bevillinger - forsinkelser

1.9. Agenturet fremførte 1,2 mio. ECU til regnskabsåret 1997. Dette beløb svarer til 39,5 % af 1996-budgettet, som efter ændringer androg 3,04 mio. ECU. 0,83 mio. ECU svarende til 27,3 % af bevillingerne på budgettet bortfaldt. Kommissionen har, fordi Agenturet blev oprettet langt senere end oprindeligt planlagt, kun udbetalt 3 mio. ECU af det oprindelige tilskud på 4 mio. ECU. Disse forsinkelser skyldes, at direktøren blev udnævnt på et meget sent tidspunkt, hvilket igen skyldtes ændringer i bestyrelsens sammensætning. Det trak også i langdrag med at få rekrutteret Agenturets basispersonale. Alle disse forsinkelser har indvirket negativt på gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret 1996.

Bygning

1.10. I december 1996 lejede Agenturet en række kontorer, som det har haft til huse i siden april 1997 (årlig husleje omkring 0,3 mio. ECU). I henhold til Agenturet skal de lokale myndigheder betale 75 % af huslejen. Der kunne ikke fremlægges en aftale om dette forhold, og da revisionen fandt sted, var der endnu ikke overført nogen beløb til Agenturet.

Aftaler og det rådgivende udvalg for indkøb og aftaler

1.11. De aftaler om indkøb af varer og tjenesteydelser, Agenturet indgik i slutningen af året, og som svarede til hovedparten af de automatisk fremførte bevillinger, blev indgået efter begrænset udbud eller i form af underhåndsaftaler. Der kan i visse tilfælde være grund til at anvende sådanne fremgangsmåder, men Retten konstaterede i forbindelse med en række transaktioner, at reglerne ikke var overholdt. Agenturet skal sikre, at reglerne for indgåelse af aftaler overholdes nøje. Der er ikke nedsat et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler, der opfylder de gældende bestemmelser. I dag varetager bestyrelsens formandskab denne funktion.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. og 16. oktober 1997.

På Revisionsrettens vegne

Bernhard FRIEDMANN

Formand

(1) EFT L 216 af 20. 8. 1994, s. 5.

(2) I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i Rådets forordning (EF) nr. 2062/94 underskrev Agenturets direktør den 18. april 1997 regnskabet over Agenturets indtægter og udgifter i regnskabsåret 1996 og sendte det samme dag til Kommissionen, bestyrelsen og Revisionsretten. Retten modtog regnskabet den 20. april 1997. I tabellerne vedføjet som bilag til denne beretning vises regnskabet i oversigtsform.

BILAG

TABEL 1 BALANCE PR. 31. DECEMBER 1996

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

Kilde: Revisionsretten på grundlag af Agenturets tal.

>TABELPOSITION>

(1) Dette beløb svarer til anlægsaktiverne.

ARBEJDSMILJØAGENTURETS SVAR

Revisionsretten foretog under sit besøg i Arbejdsmiljøagenturet fra den 12. til den 16. maj 1997 revisionen af regnskabet for regnskabsåret 1996.

Direktøren redegjorde for målsætninger, programmer og aktiviteter, som enten var gennemført, under gennemførelse eller under planlægning.

Regnskabet og alle relevante bilag blev stillet til rådighed for retten for at lette dens arbejde. Også personaledossierer og indgåede kontrakter blev fremlagt.

Retten fremsendte ved skrivelse nr. 001594 af 15. juli 1997 sine vigtigste bemærkninger med henblik på udarbejdelse af beretningen om agenturets regnskab (regnskabsåret 1996).

Agenturet er tilfreds med konklusionen i punkt 1.4 i Revisionsrettens udkast til rapport, for så vidt som retten erklærer, at regnskabet for regnskabsåret 1996 er rigtigt, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet lovlige og formelt rigtige. Agenturet har imidlertid kommentarer til følgende punkter:

Punkt 1.5.

Analysen er ufuldstændig, eftersom det ved budgettets udarbejdelse i 1995 ikke var muligt præcist at planlægge behovet for midler i regnskabsåret 1996 og anføre konkrete tal i budgettet. Dette skyldtes, at agenturet var midt i indkøringsperioden. Som følge heraf er der i de fleste kapitler anført »pro memoria«.

Punkt 1.6.

Det er rigtigt, at der ikke foreligger dokumentation for, at agenturets bestyrelse har vedtaget ændringerne til det oprindelige budget for 1996. For at undgå, at en lignende situation opstår igen, vedtog bestyrelsens forretningsudvalg på mødet den 5. 6. juni 1997, at mødereferaterne, ud over en redegørelse for drøftelserne på mødet, skal indeholde en redegørelse for de formelle beslutninger, der træffes, således at disse lettere kan findes frem igen.

Punkt 1.7.

Det er fuldstændig korrekt, at agenturet ikke råder over noget velegnet budgetregnskabsprogrammel, og det anvender som en midlertidig løsning EXCEL. For at få løst dette problem er Miljøagenturet gået sammen med de andre agenturer om at analysere mulighederne for en integreret programpakke som f. eks. testmodellen af betaversionen af SI2, som Europa-Kommissionen har stillet til rådighed. Agenturet følger desuden med stor interesse resultaterne af arbejdet med at udvikle software i CEDEFOP i Thessaloniki. Dette software vil tilsyneladende dække agenturets behov, eftersom det både indeholder et modul for budgetforvaltning og regnskabsstyring og personaleforvaltningsmoduler. Arbejdsmiljøagenturet agter på grundlag af resultaterne af sammenlignende afprøvninger af de to systemer og kontrolinstansernes (finansinspektørens og Revisionsrettens) udtalelse inden årets udgang at træffe afgørelse om installering af et af systemerne. Agenturet gør sit yderste for at forbedre administrationen af forskudsforvaltningerne, og i september 1997 installerede det RAI-programmet med bistand af Narkotikaovervågningscentret i Lissabon.

Punkt 1.8.

For at råde bod på den af Revisionsretten anførte mangel anskaffede agenturet i juni 1997 CUBIC-programmet og sørgede for undervisning af det berørte personale, således at programmet allerede er taget i brug til at føre det almindelige regnskab.

Punkt 1.9.

Det er rigtigt, at gennemførelsen af budgettet for 1996 blev negativt påvirket af den forsinkede ansættelse af direktøren og personalet i agenturets administrationsafdeling. Sidstnævnte medarbejdere blev først ansat i maj 1997, hvor chefen for afdelingen og to assistenter (en edb-ekspert og en økonomimedarbejder) tiltrådte deres stillinger. Det betød, at den gradvise implementering af alle systemer til sikring af en forsvarlig økonomisk forvaltning (personaleforvaltning, budgetforvaltning og regnskabsstyring, indgåelse af kontrakter og almindelige anliggender) først blev indledt efter denne dato.

Punkt 1.10.

I forbindelse med forhandlingerne om agenturets hjemsted indvilgede den baskiske regering og provinsen Biscayen i at betale 75 % af udgifterne til leje af agenturets kontorer. Selv om der ikke er indgået nogen aftale herom mellem agenturet og de baskiske myndigheder, har den baskiske regering pr. september 1997 ydet agenturet et tilskud på 20 mio. PTA, og provinsen Biscayen har iværksat de nødvendige procedurer med henblik på betaling af provinsens tilskud på 10 mio. PTA.

Punkt 1.11.

Agenturet gør i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen sit yderste for at afhjælpe de af Revisionsretten påpegede mangler for så vidt angår offentlige kontrakter, og det har for nylig forelagt Kommissionens finansinspektør og Revisionsretten et udkast til forordning om nedsættelse af et rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter til henholdsvis udtalelse og orientering. Forordningen er i videst muligt omfang baseret på de modeller, der er vedtaget af de andre agenturer. Med hensyn til aftaler om indkøb af varer og tjenesteydelser, som agenturet har indgået, navnlig siden rettens revision i maj 1997, skal det påpeges, at der, selv i tilfælde, hvor den anslåede værdi af kontrakten ville have tilladt indgåelse af en underhåndsaftale, altid er offentliggjort udbud.

Agenturet forsikrer retten om, at det gør sig de største bestræbelser på så hurtigt som muligt at tilvejebringe de midler, der er nødvendige for at gennemføre de forbedringer, Revisionsretten påpeger. Retten anmodes om at tage hensyn til agenturets vanskeligheder i indkøringsperioden med fuldt ud at overholde de regler, der fremgår af de bestemmelser af finansiel og anden art, som agenturets virksomhed er underlagt.