Særberetning til underbygning af revisionserklæringen om den 6. og 7. Europæiske Udviklingsfonds aktiviteter i regnskabsåret 1994 med Kommissionens svar

INDHOLD Punkt

1. BAGGRUNDEN FOR REVISIONSERKLÆRINGEN 1.1 - 1.13

Rettens mandat 1.1 - 1.3

Regnskaber og transaktioner omfattet af DAS'en 1.4 - 1.9

Rettens revisionsmetode 1.10 - 1.13

2. REVISIONENS GENNEMFØRELSE 2.1 - 2.8

Vanskeligheder forbundet med revisionen 2.3 - 2.6

Revisionsresultaternes rækkevidde 2.7 - 2.8

3. RESULTATERNE AF REVISIONEN 3.1 - 3.65

Generel konklusion 3.1 - 3.4

De væsentligste bemærkninger om regnskabernes rigtighed 3.2

De væsentligste bemærkninger om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed 3.3 - 3.4

Detaljerede bemærkninger om regnskabernes rigtighed 3.5 - 3.46

De finansielle oversigters rigtighed 3.5 - 3.25

Regnskabsprincipper, -metoder og -praksis 3.5 - 3.8

Årsregnskabets indhold og forelæggelse 3.9 - 3.11

Differencer mellem den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens regnskaber 3.12 - 3.15

EUF's balance 3.16 - 3.20

Behov for præcisioner i de finansielle oversigter 3.21 - 3.25

Indtægter 3.26 - 3.28

Afgørelser (primære forpligtelser) 3.29 - 3.33

Regnskabsprincipper og -metoder 3.29

Sovende forpligtelser 3.30 - 3.33

Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser (sekundære forpligtelser) 3.34 - 3.39

Udeladelser 3.35 - 3.36

Vurderinger ved den første regnskabsmæssige registrering 3.37

Vurderinger ved regnskabsårets afslutning 3.38 - 3.39

Betalinger 3.40 - 3.46

Redegørelse for betalingerne 3.40 - 3.42

Forskud 3.43 - 3.46

Detaljerede bemærkninger om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed 3.47 - 3.65

EUF's balance 3.47 - 3.48

Indtægter 3.49

Medlemstaternes bidrag 3.49

Afgørelser (primære forpligtelser) 3.50 - 3.51

Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser (sekundære forpligtelser) 3.52 - 3.59

Etaperne i proceduren for godkendelse af forpligtelserne (sekundære forpligtelser) 3.52 - 3.55

Støtteberettigelse 3.56 - 3.59

Betalingernes støtteberettigelse 3.60 - 3.65

Særberetning til underbygning af revisionserklæringen om den 6. og 7. europæiske udviklingsfonds aktiviteter i regnskabsåret 1994

1. BAGGRUNDEN FOR REVISIONSERKLÆRINGEN

Rettens mandat

1.1. I henhold til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab har Revisionsretten beføjelse til at revidere Den Europæiske Udviklingsfonds transaktioner. I den sammenhæng »afgiver Revisionsretten en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.« I denne beretning fremlægges resultaterne af revisionen af den 6. og 7. EUF vedrørende regnskabsåret 1994 udført inden for rammerne af dette mandat.

1.2. Med revisionserklæringen afgiver Retten en erklæring om, hvorvidt:

a)regnskaberne (balancer og forvaltningsregnskaber) er globalt rigtige, dvs. om de giver et retvisende billede af aktiverne, af den finansielle stilling ved regnskabsårets udgang og af resultatet af transaktionerne i regnskabsåret, i overensstemmelse med traktaterne og finansforordningerne samt med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper,

b)de underliggende transaktioner generelt er lovlige og formelt rigtige og i overensstemmelse med samtlige gældende bestemmelser på området.

1.3. EUF-regnskaberne er kumulerede regnskaber, og der gør sig med den første revisionserklæring (DAS) det forhold gældende, at de EUF, som er omfattet af den, har været under gennemførelse i flere år. Det skal derfor præciseres, at denne revisionserklæring kun kan omfatte transaktionerne i regnskabsåret 1994, og at Retten først vil kunne afgive en revisionserklæring om EUF's kumulerede regnskaber, når den anden finansprotokol under den fjerde Lomé-konvention, som endnu ikke er endeligt vedtaget, er trådt i kraft.

Regnskaber og transaktioner omfattet af DAS'en

1.4. Retsgrundlaget for De Europæiske Udviklingsfonde (EUF) er dels internationale konventioner indgået mellem medlemsstaterne i Den Europæiske Union og 70 stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet (), dels rådsafgørelser vedrørende 24 oversøiske lande og territoriers (OLT) associering med Det Europæiske Økonomiske Fællesskab. EUF oprettes i overensstemmelse med interne aftaler om finansiering og forvaltning af den bistand, Fællesskabet iværksætter i henhold til disse konventioner og aftaler ().

1.5. Et af De Europæiske Udviklingsfondes særlige kendetegn er den måde, de finansieres på. For det første finansieres EUF uden for De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, og hver medlemsstat bidrager til finansieringen af dem efter en fordelingsnøgle fastsat i de interne aftaler omhandlet i punkt 1.4 ovenfor (jf. tabel 1). Fordi der er tale om fonde, der gradvis opbruges, er bevillingerne ikke underlagt reglen om etårighed og står ikke i fare for at bortfalde.

1.6. For det andet omfatter EUF-midlerne ikke de midler, Den Europæiske Investeringsbank (EIB) yder af sine egne midler, selv om det er fastsat både i Lomé-konventionerne og i OLT-associeringsaftalerne (jf. tabel 2). I de interne aftaler fastsættes ikke kun EUF's AVS- og OLT-midler, men også de beløb, EIB skal stille til rådighed i form af lån af egne midler, nemlig 1 120 mio. ECU, der skal lægges til midlerne til den 6. EUF, og 1 225 mio. ECU, der skal lægges til midlerne til den 7. EUF ().

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

1.7. De forvaltningsregnskaber, Kommissionen årligt fremlægger, viser dels regnskabsårets transaktioner, dels oversigter over kumulerede udgifter og indtægter registreret siden hver enkelt fonds ikrafttrædelse. Selv om den 6. EUF's gyldighedsperiode, såvel som gyldighedsperioden for den første finansprotokol til den 7. EUF, begge er på fem år, strækker deres gennemførelse sig over en længere periode, nemlig indtil Kommissionen vurderer, at deres gennemførelse har nået et tilfredsstillende stadium. Så overføres de restbeløb, der stadig er til disposition, til en senere fond. Det er forklaringen på, at der i regnskaberne for den 6. EUF pr. 31. december 1994 medregnes restbeløb fra den 2., 3. og 4. EUF (125,1 mio. ECU), mens der under den 7. EUF er opført restbeløb fra den 5. EUF (492,5 mio. ECU), hvis regnskaber blev afsluttet ultimo 1993.

1.8. De reviderede regnskaber er dem, der er offentliggjort i form af en meddelelse til Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet fra Kommissionen, KOM(95)180 endelig udg. af 5. maj 1995.

1.9. Hvad angår revisionserklæringens rækkevidde og de fulgte revisionsprincipper, henvises læseren til Rettens særberetning om aktiviteterne i forbindelse med det almindelige budget for regnskabsåret 1994.

Rettens revisionsmetode

1.10. EUF forvaltes direkte af Kommissionen. De finansielle gennemførelsesprocedurer fastsat i Lomé-konventionerne er meget præcise, og Kommissionen har i hver enkelt modtagerstat en delegation, der skal føre tilsyn med, hvordan de gennemføres. Revisionen af transaktionerne i regnskabsåret 1994 er derfor i det store og hele udført i Kommissionens centrale tjenestegrene, som ligger inde med de bilag, på grundlag af hvilke de underliggende transaktioner kan revideres indtil den endelige støttemodtager. Ud over denne revision er der udsendt spørgeskemaer til tredjemand eller til Kommissionens delegationer.

1.11. Fordi EUF's rammebeløb (tildelinger) opbruges i takt med, at udviklingsprogrammerne gennemføres, skal det bekræftes, at hver enkelt fonds midler reelt formindskes i takt med programmernes faktiske gennemførelse, og at dette fremgår af de finansielle oversigter. Revisor skal endvidere sikre sig, at de enkelte transaktioner er lovlige, og dermed også at de er støtteberettigede og formelt rigtige i henhold til gennemførelsesprocedurerne.

1.12. Revisionen omfattede derfor især EUF's midler og aktiver ved udgangen af 1994 og en undersøgelse af, om de udgifts- og indtægtsstrømme, som svarer til gennemførelsen af bistanden i regnskabsåret 1994, var dokumenterede. I begge tilfælde blev der lagt særlig vægt på det billede, årsregnskaberne gav.

1.13. Tabel 3 giver en kort oversigt over gennemførelsen af den 6. og 7. EUF og viser de beløb, der ultimo regnskabsåret 1994 burde være disponible til nye formål. Tallene stammer fra Kommissionens regnskaber og ikke fra regnskaber, der er berigtiget som følge af resultaterne af revisionen.

2. REVISIONENS GENNEMFØRELSE

2.1. Udgifterne blev efterprøvet ved statistisk stikprøvekontrol af de delegerede bevillinger (jf. punkt 2.4.b)) og betalingerne. Med henblik herpå blev transaktionerne under de to igangværende EUF lagt sammen og betragtet som dele af den samme helhed. Der blev fastsat en samlet væsentlighedsgrænse på 57 mio. ECU () med en sikkerhedsgrænse på 95 %, hvorefter den stikprøve, der skulle undersøges, blev på 201 sekundære forpligtelser og 142 betalinger.

2.2. Ud over stikprøvekontrol af udgifterne blev der foretaget regnskabsanalytisk revision af afgørelserne i 1994, vurderingerne af transaktionerne pr. regnskabsårets udgang, de sovende forpligtelser og indtægterne. Desuden foretog Retten specifik valideringskontrol af tildelingerne fordelt på finansielle instrumenter og lande, interimskontiene og de forskellige aktiv- og passivposter. For bankkontiene blev der fulgt en helt systematisk revisionsprocedure.

Vanskeligheder forbundet med revisionen

2.3. Tilsynet med de bevilgede midler er specielt vanskeligt i forbindelse med EUF. Retten har allerede i de tidligere regnskabsår henledt dechargemyndighedens opmærksomhed på, at det kendetegner forvaltningen af EUF's bevillinger, at den kun styres i begrænset omfang (). Retten har blandt andet henstillet, at finansinspektøren og regnskabsføreren knyttes til denne forvaltning med henblik på at få styrket den interne kontrol via en bedre funktionsadskillelse og på at få fastlagt klarere procedurer for godkendelse af bevægelser og en strengere regnskabsdisciplin.

2.4. Den regnskabsmæssige gennemførelse af EUF omfatter tre niveauer:

a)Registrering af Kommissionens finansieringsafgørelser, ofte kaldet primære forpligtelser.

b)Regnskabsføring af kontraktlige forpligtelser over for tredjemand, dvs. de bevillinger, som det er overdraget AVS-staternes eller OLT's nationale anvisningsberettigede at anvende. Disse transaktioner kaldes sædvanligvis sekundære forpligtelser.

c)Betalinger, der svarer til principielt endelige betalinger som vederlag for arbejde, leverancer eller tjenesteydelser.

2.5. Ønsker man ved regnskabsårets udgang at vide, hvor store bevillinger der kan anvendes til nye formål, må man fra hver EUF's midler trække dels de endelige betalinger, der er afholdt siden oprettelsen, dels de forpligtelser, der reelt endnu ikke er afviklet (jf. tabel 3).

2.6. Siden 1991 har Revisionsretten i hver årsberetning bestræbt sig på at vise, hvorledes de regnskabsprincipper og -metoder, Kommissionen anvender, indvirker på vurderingen af de faktisk disponible bevillinger. Med iværksættelsen af en handlingsplan til ændring af en række regnskabspraksis () indførte Kommissionen i 1994 en procedure, der skal føre til, at årsregnskabet bliver reelt oplysende. Bemærkningerne i denne beretning viser, at der vil gå nogen tid, før dette mål er nået.

Revisionsresultaternes rækkevidde

>TABELPOSITION>

2.7. På grundlag af de samlede revisionsresultater kan fejlene kvantificeres. Hvad angår bevillingerne, afgørelserne, indtægterne og de finansielle oversigter kan revisionen ikke bruges til statistisk fortolkning, og konklusionerne er kun baseret på de kendte fejl. Med hensyn til fejl vedrørende kontrakter og lignende transaktioner samt vedrørende de betalinger, der er revideret som et led i stikprøvekontrollen, er der ikke foretaget noget statistisk skøn over fejl vedrørende de finansielle instrumenter STABEX og strukturtilpasningsstøtte. I disse tilfælde har Retten kun taget hensyn til de kendte fejl, for de pågældende transaktioner er af et sådant omfang, at næsten samtlige bevægelser i regnskabsåret var blevet undersøgt. For de øvrige finansielle instrumenters vedkommende blev de konstaterede fejl anvendt til statistisk at anslå den sandsynlige fejl vedrørende de underliggende transaktioner. De samlede konklusioner vedrørende regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed er baseret på alle disse resultater.

2.8. Kommissionen har i perioden fra afslutningen af 1994-regnskaberne til offentliggørelsen af resultaterne af Rettens revision berigtiget de konstaterede regnskabsfejl. Som følge af regnskabsafslutningssystemet er disse berigtigelser registreret under regnskabsåret 1995 og er uden effekt for regnskaberne for regnskabsåret 1994, der blev offentliggjort den 5. maj 1995.

3. RESULTATERNE AF REVISIONEN

Generel konklusion

3.1. Retten erklærer om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, at

a)EUF-regnskaberne for regnskabsåret, der afsluttedes den 31. december 1994, ikke giver et retvisende billede af den finansielle stilling (de disponible midler) og af de ikke-afsluttede EUF-transaktioner; det skyldes anvendte regnskabsmetoder og det forhold, at der ikke foreligger de oplysninger, der er nødvendige for en fuldstændig forståelse af visse tal (jf. punkt 3.2),

b)med hensyn til lovligheden og den formelle rigtighed af de underliggende transaktioner kan de fleste vanskeligheder henføres til, at retsgrundlaget på visse områder ikke er hensigtsmæssigt for gennemførelsen af EUF (jf. punkt 3.3 og 3.4).

De væsentligste bemærkninger om regnskabernes rigtighed

3.2. Uanset Kommissionens nylige indsats indvirker det på regnskabernes rigtighed, at der anvendes bestemte regnskabsmetoder, og at der fortsat er forsinkelser i regnskabsprocessen:

a)Der redegøres ikke klart for bevillingerne, og fordi der ikke er en analytisk ramme, er det ikke altid muligt umiddelbart at følge de handlingsprogrammer, der vedtages af budgetmyndigheden. Noterne til regnskaberne indeholder ikke tilstrækkelige forklaringer vedrørende bevillinger, der ikke kan tilvejebringes (174,5 mio. ECU) (), en overførsel af bevillinger, der skal erstattes (12 mio. ECU) () og beløbet for bevillinger, der skal genopføres (45,5 mio. ECU) (). Fordi bevillingsforvaltningssystemet manglede stringens, kunne der i 1994 opføres bevillinger på 24 mio. ECU () uden grundlag.

b)De primære forpligtelser er ansat for lavt, for så vidt angår nye transaktioner (75,4 mio. ECU) ().

c)De uafviklede forpligtelser er ansat for højt som følge af forsinkelser i afslutningen af gamle transaktioner. Ifølge regnskaberne skal der afvikles forpligtelser på 68,2 mio. ECU, men det fremgår af Rettens undersøgelse, at dette beløb er ansat væsentligt for lavt ().

d)Fordi sekundære forpligtelser registreres med forsinkelse, er den regnskabsmæssige stilling for transaktionerne ansat 140 mio. ECU for lavt () i forhold til den faktiske stilling.

e)Omfattende betalinger til modtagerstaterne overføres på bankkonti, hvortil der kræves to underskrifter, hvoraf den ene er Kommissionens (mindst 813 mio. ECU) (). Udnyttelsesgraden for disse overførte midler, som viser bistandens gennemførelsesgrad, er ikke oplyst i noterne til de finansielle oversigter.

f)Regnskabssystemet sidestiller forskud udbetalt til kontrahenter med endelige betalinger, men det oplyses ikke i noterne til de finansielle oversigter ().

g)På grund af administrative forsinkelser står udgifter, der burde have været ført under udviklingsprojekter, opført blandt aktiverne på EUF's balancer (35 mio. ECU) (). Desuden er det tvivlsomt, om 3,1 mio. ECU (), der er medregnet i den likvide beholdning, er disponible (bankoverførsler, der ikke er nået frem, og insolvente banker).

h)Ud over de under litra g) anførte kendte fejl har Retten på grundlag af stikprøvekontrollen anslået den mest sandsynlige værdi af de substansfejl, der har indvirkning på regnskabernes rigtighed, til 31 mio. ECU for betalingerne.

De væsentligste bemærkninger om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

3.3. Bestemmelserne om de underliggende transaktioner er ikke altid overholdt nøje:

a) Der blev i 1994 anvendt bevillinger på 18,5 mio. ECU (), som ikke forinden var overført til Stabex-ordningen.

b)Der er blevet frigjort 13 mio. ECU () i supplerende støtte fra strukturtilpasningsstøttefaciliteten efter en procedure, der ifølge konventionen er forbeholdt traditionelle udviklingsprojekter.

c)Der er transaktioner, hvis støtteberettigelse er tvivlsom enten på grund af midlernes oprindelse (17. mio. ECU) (), eller fordi de pågældende foranstaltninger ikke er i overensstemmelse med finansieringsaftalerne (5,3 mio. ECU) () eller udbudsreglerne (2,2 mio. ECU) ().

d)Interimskontiene på balancens aktivside omfatter 6,1 mio. ECU () i betalinger, som ikke er underbygget af dokumentation.

e)Betalinger vedrørende forpligtelser, der ikke er i overensstemmelse med reglerne (jf. punkt 3.3 b)), er behæftet med samme fejl som disse forpligtelser (13 mio. ECU) ().

f)Ud over de kendte fejl, jf. litra d) og e), anslås det mest sandsynlige beløb for substansfejl, der indvirker på lovligheden og den formelle rigtighed () af regnskabsårets betalinger, til 46 mio. ECU. Den mest sandsynlige værdi af betalinger i 1994 behæftet med formelle fejl, og hvor der ikke kan sættes tal på den direkte effekt på de regnskabsførte beløb, anslås til 85 mio. ECU.

3.4. Baggrunden for en række af bemærkningerne i punkt 3.3 er hovedsagelig, at retsgrundlaget i nogle tilfælde ikke er tilpasset gennemførelsesbetingelserne for EUF. Også på andre områder skal spørgsmål afklares. Det gælder globale bemyndigelser [jf. punkt 3.29 a)], Stabex-overførslernes berettigelse (jf. punkt 3.51) og forhåndsgodkendelse af især 85 transaktioner over delegerede bevillinger (sekundære forpligtelser) (jf. punkt 3.52-3.55).

Detaljerede bemærkninger om regnskabernes rigtighed

De finansielle oversigters rigtighed

Regnskabsprincipper, -metoder og -praksis

3.5. Regnskaberne skal give et retvisende billede af aktiverne, transaktionsstrømmene og den faktiske finansielle stilling. De regnskabsprincipper, der følges ved opstillingen af årsregnskabet, er derfor af afgørende betydning for vurderingerne og dermed for regnskabernes rigtighed. EUF-regnskaberne er i den henseende stadig ikke tilstrækkeligt kohærente og nøjagtige til at kunne give et retvisende billede af de faktiske økonomiske forhold.

3.6. Ifølge de grundlæggende regnskabsprincipper skal transaktioner og andre begivender i regnskabsåret registreres, og der skal redegøres herfor i overensstemmelse med deres art og de faktiske økonomiske forhold: man kan ikke nøjes med kun at henholde sig til deres retlige form. Som bemærket flere steder i denne beretning () bør dette princip overholdes mere nøjagtigt.

3.7. Vurderingsmetoderne skal anvendes på samme måde fra regnskabsår til regnskabsår og være de samme for de forskellige finansielle instrumenter. Mange bemærkninger () viser, at der anvendes forskellige vurderingsmetoder for de forskellige finansielle instrumenter. Disse forskelle kan forvanske betydningen af de aggregerede størrelser, der samlet viser gennemførelsen af EUF (afgørelser, sekundære forpligtelser og betalinger).

3.8. Af hensyn til gennemsigtigheden skal regnskabssystemet være sådan udformet, at man øjeblikkeligt kan identificere iværksatte politikker og handlingsprogrammer. Når regnskabsprincipperne overholdes, og det med dette system ikke er muligt på grundlag af regnskabsføringen at give et retvisende billede af samtlige de enkeltstående elementer, der tilsammen udgør den finansielle stilling, skal de finansielle oversigter omfatte præcise forklarende noter. For EUF's vedkommende skal der findes sådanne noter særlig i de tilfælde, hvor forvaltningen af bevillinger er delt enten med EIB, ECHO eller AVS-staterne. Desuden skal regnskabslæseren informeres om beslutninger af politisk karakter, der påvirker EUF's gennemførelsestempo (jf. punkt 3.33). En række bemærkninger i denne beretning viser, at der er behov for større gennemsigtighed i de finansielle oversigter ().

Årsregnskabets indhold og forelæggelse

3.9. Dokument KOM(95)180 endelig udg. (jf. punkt 1.8) er behæftet med en række fejl eller udeladelser, der begrænser informationsværdien af EUF's finansielle oversigter pr. 31. december 1994:

a)Selv om EIB selv forvalter en del af EUF's ikke-programmerbare bistand (risikovillig kapital og rentegodtgørelser), sender den ikke rettidigt alle de oplysninger til Kommissionen, der er nødvendige for opstillingen af årsregnskabet (jf. punkt 3.29 b)). I bemærkningerne om ikke-programmerbar bistand (side 21-25 i dokumentet) nævnes desuden hverken risikovillig kapital eller rentegodtgørelser.

b)Hvad angår ikke-programmerbar bistand, behandles bistanden til flygtninge i punkt VI.3, mens katastrofebistanden ikke nævnes på trods af de betragtelige beløb, der blev frigjort på grund af den krise, der ramte Rwanda i 1994 ().

c)Selv om midlertidige kapitalinteresser i virksomheder og pengeinstitutter delvis finansieres af risikovillig kapital, er der ingen oplysninger om disse kapitalinteresser i EUF's regnskaber.

d)På side 10 i dokumentet nævnes det, at Rådet i 1993 besluttede at afsætte 100 mio. ECU til et nyt rehabiliteringsprogram, mens der på side 12, uden særlige forklaringer, omtales igangværende foranstaltninger til 520 mio. ECU. Der er ingen oplysninger om fordelingen mellem EUF-bevillinger og bevillinger opført i det almindelige budget.

e)Tallene på side 16 i dokumentet for afgørelser vedrørende strukturtilpasning og renter af Stabex-midler er ukorrekte ().

f)I bemærkningerne om Sysmin under punkt VI.2 i dokumentet er bevillinger og transaktioner vedrørende OLT udeladt (2,5 mio. ECU).

g)Tallene til underbygning af bemærkningerne om strukturtilpasningsstøtte (side 27 i dokumentet) er ufuldstændige ().

h)Der er ingen bemærkning om gennemførelsen af det regionale samarbejde uanset dets finansielle omfang og de særlige vanskeligheder, der er forbundet med frigørelsen af midler hertil.

3.10. EUF's forvaltningsregnskab er opstillet efter de finansielle instrumenter, der svarer til midlernes fordeling i henhold til konventionerne og de interne finansieringsaftaler. Men for at vurdere den faktiske gennemførelse af fællesskabsbistanden skal man kunne følge rammebeløbene i forhold til de fulgte politikker og tilsigtede mål. Med de finansielle oversigters nuværende form er det imidlertid ikke muligt, navnlig hvad angår gavebistand, og når midler fra flere finansielle instrumenter anvendes til samme mål eller handlingsprogram. Det gælder navnlig grænseoverskridningsinitiativet () (60 mio. ECU), strukturtilpasningsstøtten (1 162,5 mio. ECU) () og rehabiliteringsprogrammet. De rammebeløb, der er afsat til de to sidste politikker, er ikke opført særskilt i regnskaberne.

3.11. Foranstaltningerne til bekæmpelse af AIDS under den 6. EUF er opført i de finansielle oversigter under en særlig post, som ikke findes i regnskabet for den 7. EUF. Med denne redegørelsesform er det vanskeligt at danne sig et overblik over AIDS-foranstaltninger finansieret over den 7. EUF, selv om det i bemærkning VI.5 vedrørende årsregnskaberne for 1994 omtales, at der er en tildeling på 50 mio. ECU. Regnskaberne for den 7. EUF burde omfatte en særskilt post vedrørende foranstaltninger til bekæmpelse af AIDS. Derved ville principperne om anvendelse af ens regnskabsmetoder og overensstemmelse mellem de finansielle oversigter være fulgt.

Differencer mellem den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens regnskaber

3.12. Pr. 31. december 1994 afviger de disponible midler under de enkelte EUF i balancen opstillet af regnskabsføreren fra de tildelinger, som fremgår af den anvisningsberettigedes regnskaber:

>TABELPOSITION>

3.13. For den 6. EUF skyldes differencen følgende forhold:

a)den anvisningsberettigede har ikke regnskabsført samtlige bankrenteprovenuer i 1994, hvorimod regnskabsføreren har opført dem under EUF's midler (+21,8 mio. ECU),

b)bankrenter fra før 1994 er regnskabsført under den 6. EUF af regnskabsføreren og under den 7. EUF af den anvisningsberettigede (-46,0 mio. ECU),

c)regnskabsføreren berigtigede ikke midlerne efter en overførsel af bevillinger (Sysmin og rentegodtgørelser under den 6. EUF) til katastrofehjælp under den 7. EUF (+126,7 mio. ECU).

3.14. For den 7. EUF skyldes differencen følgende forhold:

a)bankrenter oppebåret i regnskabsåret 1994, som regnskabsføreren har opført under den 6. EUF og den anvisningsberettigede under den 7. EUF (-16,5 mio. ECU),

b)Stabex-bankrenter, som den anvisningsberettigede uden nogen begrundelse har tilføjet (), jf. punkt 3.15 (-23,9 mio. ECU),

c)bankrenter fra før 1994, jf. punkt 3.13 b) (+46,0 mio. ECU),

d)overførsel af Sysmin-bevillinger og rentegodtgørelser under den 6. EUF, jf. punkt 3.13 c) (-126,7 mio. ECU),

e)en difference på -0,1 mio. ECU, der aldrig er blevet berigtiget, vedrørende en konto, der blev åbnet under den 1. EUF for den udbetalende myndighed i Algeriet.

3.15. De fleste af de konstaterede differencer er uoverensstemmelser mellem de enkelte EUF, der skyldes, at regnskabsforvaltningen af bevillingerne ikke styres effektivt. Men forholdene omkring den formelle rigtighed af Stabex-renterne er mere foruroligende, fordi der er tale om opførelse af bevillinger uden grundlag (23,9 mio. ECU). I det konkrete tilfælde ville systematisk kontrol af bevillingsbevægelser udført uafhængigt af EUF's ledende anvisningsberettigede formodentlig have kunnet forebygge disse fejl.

EUF's balance

3.16. På den 6. EUF's balance er der opført uafviklede betalinger (»endnu ikke kontrollerede transaktioner«) med 34,7 mio. ECU. Dette beløb er i virkeligheden uafviklede betalinger på 41,6 mio. ECU og 6,9 mio. ECU i indgåede indtægter, der endnu ikke er endeligt regnskabsførte.

3.17. På balancen burde denne interimskonto have været opdelt i de forskellige elementer, så der blev foretaget en klar sondring mellem dels indtægter og udgifter, der endnu ikke er afsluttet, dels mellem de samlede udgifter og udgifter, eksklusive forskud og betalinger for ydelser for tredjemands regning.

3.18. Af EUF's bankindeståender (»likvide beholdning«) på 631,5 mio. ECU svarer 3,1 mio. ECU til beløb, der er tabt, eller som ikke kan tilbagesøges. Således bør disse beløb også figurere på balancen, adskilt fra de øvrige indeståender, og EUF's regnskabsfører bør enten indlede tilbagesøgningsprocedure eller konstatere tabene ().

3.19. Forskud udbetalt som stipendier beløber sig til 15,3 mio. ECU. De kan inddeles i tre grupper:

a)1,7 mio. ECU, der er udbetalt af delegationerne i AVS-staterne vedrørende gamle transaktioner, hvor de pågældende delegationer ikke for nylig har bekræftet disse transaktioners rigtighed.

b)7,4 mio. ECU, der er udbetalt til kontorer i medlemsstaterne, hvor Kommissionens regnskaber over disse forskud ikke er blevet afstemt med disse kontorers regnskaber.

c)6,2 mio. ECU, der er udbetalt til Den Europæiske Sammenslutning for Samarbejde (ESS), og som ikke har kunnet bekræftes, fordi ESS ikke afsluttede regnskaberne i tide.

3.20. Kommissionens tjenestegrene bør for disse tre grupper af transaktioner foretage fuldstændig revision af regnskabssystemer m.v., således at de faktiske forhold, der ligger til grund for de registrerede beløb, kan bekræftes.

Behov for præcisioner i de finansielle oversigter

3.21. Det har vanskeliggjort forvaltningen af bevillingerne, at Somalia ikke har ratificeret den fjerde Lomé-konvention. Selv om Somalia i henhold til konventionens artikel 360 ikke længere kan ratificere konventionen, blev der i januar 1995 (få dage før afslutningen af regnskabsåret 1994) overført 111 mio. ECU, som landet havde fået tildelt i henhold til sit vejledende program, til en reservekonto, »der ikke kan fordeles«. Dechargemyndigheden kan ikke se af de finansielle oversigter, at disse midler er spærret. De tilsvarende bevillinger figurerer, selv om de er spærret, sammen med de øvrige reserver, som kan anvendes.

3.22. Det indvirker også på EUF's regnskaber, at der er foretaget en overførsel af bevillinger, der skal tilbageføres, og at der er anvendt bevillinger, der skal tilbageføres, uden angivelse af beløbsstørrelse og af, at disse transaktioner var af midlertidig karakter:

a)Den 8. juli 1994 blev en bevilling på 12 mio. ECU overført fra flygtningebistand til katastrofebistand, mens det afventedes, at Ministerrådet skulle vedtage en forhøjelse af bevillingerne til katastrofebistand; det blev udtrykkeligt tilkendegivet, at bevillingerne skulle tilbageføres. Beslutningen blev truffet 17 dage senere, den 25. juli 1994, og vedrørte 150 mio. ECU. De 12 mio. ECU blev dog ikke ført tilbage til flygtningebistanden.

b)Da Somalia ikke kunne få del i bevillingerne til den 7. EUF, blev de iværksatte katastrofeforanstaltninger - efter at bevillingerne til den 6. EUF var opbrugt - finansieret over midlerne til landets vejledende program under Lomé III, og det var underforstået, at de senere skulle tilbagebetales over den fjerde Lomé-konvention. Disse »Forskud« på 45,5 mio. ECU fra den 6. EUF, der skulle tilbageføres, fremgår ikke af de finansielle oversigter pr. 31. december 1994.

3.23. Siden udgangen af december 1991 har der stået 28,54 mio. ECU indefrosset på tildelingskonti for den 6. EUF reserveret til særprogrammet til fordel for visse fattige og stærkt gældstyngede lande i Afrika syd for Sahara (). Selv om det drejer sig om bevillinger, der siden 1987 har være formålsbestemt til hurtig udbetaling, og som faktisk skal anvendes på samme måde som strukturtilpasningsstøttebevillingerne under den 7. EUF, er de i de finansielle oversigter uden sondring opført under den samlede gavebistand under den 6. EUF.

3.24. 35 mio. ECU i strukturtilpasningsstøtte til fordel for Tanzania var indefrosset, fordi der ikke blev opnået tilstrækkelige fremskridt med regeringens reformproces. Det fremgår ikke af de finansielle oversigter.

3.25. Følgende to transaktionsgrupper, som til dels forvaltes af Kommissionen, er af en sådan størrelse, at de bør fremgå af de finansielle oversigter pr. regnskabsårets udgang:

a)Kommissionen får stillet bankindeståender til rådighed til visse samfinansieringsprojekter. Pr. 31. december 1994 indestod der 22,1 mio. ECU.

b)Kommissionen deltager sammen med AVS-staterne i forvaltningen af counterpart-midler tilvejebragt gennem EUF-bistand (bl.a. Stabex og strukturtilpasning). De 47 delegationer, der har besvaret et spørgeskema fra Retten, har anslået indeståenderne til 255,6 mio. ECU pr. 31. december 1994.

Indtægter

3.26. 8,2 mio. ECU af de 32,1 mio. ECU i bankrenter, der blev indtægtsført i regnskabsåret 1994, var i realiteten inkasseret mellem juni 1989 og august 1990. Det skyldes administrative svagheder i kompetencefordelingen mellem Kommissionens tjenestegrene, at indtægterne er blevet registreret med så store forsinkelser.

3.27. Desuden figurerede renteindtægter på 4,7 mio. ECU stadig på interimskonti (), fordi finansinspektøren endnu ikke havde påtegnet dem, mens 1 mio. ECU i renteindtægter eller skyldige renter fra tredjemand ikke var blevet bogført.

3.28. To forhold gør, at stillingen inden for den 7. EUF, for så vidt angår bankrenter, er uklar. Den anvisningsberettigede har konstateret, at der er anvendt 79,4 mio. ECU i Stabex-renter, men regnskabsføreren har kun registreret 26,8 mio. ECU. Og eftersom de faktiske renteindtægter for den 7. EUF kun beløb sig til 60,9 mio. ECU, havde den anvisningsberettigede ultimo 1994 de facto og uden bemyndigelse anvendt 18,5 mio. ECU af Stabex-raten for anvendelsesåret 1994 ().

Afgørelser (primære forpligtelser)

Regnskabsprincipper og -metoder

3.29. De principper og metoder, Kommissionen anvender til registrering af de primære forpligtelser, er generelt pålidelige, eftersom finansieringsafgørelserne sædvanligvis registreres med det fulde beløb og uden nævneværdige forsinkelser. Retten har dog konstateret fire undtagelser af væsentligt omfang.

a)For det første indgås der i forbindelse med en række samlede afgørelser vedrørende flerårige programmer, som er omhandlet i den interne finansieringsaftales artikel 25 (), ikke en samlet primær forpligtelse for Kommissionens afgørelser. Først på et senere stadium, når de enkelte foranstaltninger er identificeret, registreres de primære forpligtelser svarende til hver aktion. Med denne praksis ansættes de bevillinger, der reelt er disponible til nye foranstaltninger, for højt. Ultimo december 1994 vedrørte sådanne bemyndigelser, der ikke var opført i den 7. EUF's regnskaber, 54,03 mio. ECU (). Stillingen for bevillingerne til den 6. EUF var ikke kendt. Saldobeløbet for de samlede bemyndigelser, der var under udførelse, burde i det mindste fremgå af noterne til de finansielle oversigter.

b)For det andet ajourføres EUF's regnskaber over transaktioner iværksat på EIB's initiativ () med væsentlige forsinkelser og uden nogen procedure, der giver Kommissionen mulighed for at garantere EUF-regnskabernes rigtighed. Retten konstaterede således, at ni ud af de femten finansieringsafgørelser, EIB's bestyrelse havde truffet i perioden oktober-december 1994, ikke figurerede i regnskabet ultimo 1994. Det har bevirket, at de disponible bevillinger til nye foranstaltninger er blevet ansat ca. 62,5 mio. ECU for højt ().

c)For det tredje er en rentegodtgørelse på 9,15 mio. ECU af endnu ældre dato ikke blevet regnskabsført.

d)Endelig figurerede en finansieringsafgørelse truffet den 20. december 1994 om 3,7 mio. ECU til et projekt til fordel for Turks- og Caicosøerne ikke i ultimoregnskaberne.

Sovende forpligtelser

3.30. I de finansielle oversigter for 1994 nævner Kommissionen for første gang, at der findes sovende transaktioner. Det er et stort fremskridt, for sådanne transaktioner har eksisteret i mange år, og de involverede beløb er betragtelige, men der er aldrig iværksat nogen systematisk fælles AVS-EØF-procedure til at få dem bragt ud af verden. Kommissionen oplyser, at forpligtelserne vedrørende den 6. EUF er ansat med 57,9 mio. ECU for meget og vedrørende den 7. EUF med 10,3 mio. ECU for meget (KOM(95) 180 endelig udg., s. 83-84).

3.31. Revisionen, der er udført som en trinvis analyse, viser, at disse blokerede bevillinger ansættes for lavt. Alene hvad angår de primære forpligtelser, hvor der ikke har været bevægelser i løbet af de sidste tre år, drejer det sig for den 6. EUF om 46,8 mio. ECU () og for den 7. EUF om 33,5 mio. ECU (). For den 6. EUF (det er for tidligt at foretage denne analyse for den 7. EUF) kommer dertil 42,9 mio. ECU () vedrørende de kontrakter, hvor der ikke er afholdt betalinger i tre år (siden udgangen af 1991). Transaktioner vedrørende saldobeløbet for katastrofebistand og flygtningebistand bør analyseres yderligere. Saldobeløbet for kontrakter, hvor der ikke er afholdt betalinger siden udgangen af 1992, er på 2,8 mio. ECU, og for kontrakter, hvor der ikke er afholdt betalinger siden den 31. august 1993, på 2 mio. ECU.

3.32. Der kan således frigøres i alt ca. 128 mio. ECU - heri ikke medregnet de øvrige transaktioner, der har været afsluttet siden den 31. august 1993, men som ikke er regnskabsmæssigt afsluttet. Dette forhold kan til dels skyldes, at Kommissionens tjenestegrene (bortset fra ECHO) oftest først tager skridt til at frigøre overflødige bevillinger, når samtlige aftaler under et projekt er afsluttet, og når den pågældende nationale anvisningsberettigede har givet sit samtykke. Men for de mange tilfælde, hvor den nationale anvisningsberettigede ikke foretager sig noget, blev der først ved udgangen af 1994 indført en procedure for frigørelse af bevillingerne.

3.33. Der bør foretages en særlig analyse både af det regionale samarbejde og af følgende ni stater, hvor der er konstateret særlig mange tilfælde af nævnte art: Sudan, Togo, Zaire, Kenya, Malawi, Zimbabwe, Etiopien, Liberia og Congo. Det ville være hensigtsmæssigt fremover klart at anføre i EUF's finansielle oversigter, med hvilke stater samarbejdet er indstillet, og med hvilke det er blevet indskrænket, for sådanne forhold forklarer til dels, hvorfor bevillingerne udnyttes i et meget langsomt tempo.

Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser (sekundære forpligtelser) ()3.34. Det indvirker væsentligt på evalueringen af de sekundære forpligtelser, at der i Kommissionen anvendes flere forskellige regnskabsmetoder og -praksis. Det skyldes dels forsinkelser i de regnskabsmæssige registreringer, dels mangler ved edb-regnskabssystemerne eller visse arbejdsvaner, som skal reducere den administrative indsats, men som svækker forvaltningen og den regnskabsmæssige vurdering.

Udeladelser

3.35. EIB havde meddelt Kommissionen, at Banken for sidste kvartal af 1994 havde undertegnet 25 lånekontrakter. 18 af disse kontrakter, som vedrørte 126,3 mio. ECU, var ikke registreret i regnskaberne ved regnskabsårets udgang. Retten har i flere år regelmæssigt henledt Kommissionens opmærksomhed på sådanne udeladelser.

3.36. Ved to omposteringer ved regnskabsårets udgang blev der ved afslutningen af regnskaberne udeladt 14 mio. ECU. Formindskelserne blev nemlig opført under regnskabsåret 1994 og forhøjelserne under regnskabsåret 1995. Sådanne usædvanlige forhold ville kunne undgås, hvis posteringerne blev foretaget mere korrekt. Formindskelserne og forhøjelserne, som klart er en del af samme serie posteringer, vedrører samme regnskabsår.

Vurderinger ved den første regnskabsmæssige registrering

3.37. I henhold til finansieringsaftalerne skal der principielt foretages hensættelser til dækning af uforudsete udgifter og prisændringer, men Kommissionen har gjort sig det til en vane at indgå regnskabsmæssige forpligtelser for kontrakter med beløb, der overstiger beløbene for de retlige forpligtelser. Retten har i tidens løb gentagne gange påtalt denne praksis (). Blandt de reviderede transaktioner udgjorde sekundære forpligtelser, der var regnskabsført med for store beløb, 12,3 mio. ECU.

Vurderinger ved regnskabsårets afslutning

3.38. Forpligtelser, der skal udbetales i en anden valuta end ecu, og som ved regnskabsårets udgang ikke er afviklet, vurderes ikke på ny. Til gengæld har Kommissionen i forbindelse med det almindelige budget skønnet, at kursudsvingene var af et så væsentligt omfang, at det var berettiget, at sådanne forpligtelser vurderes på ny via edb. Der er ingen grund til at antage, at det forholder sig væsentlig anderledes med EUF, og at de samme valutakursudsving ikke indvirker tilsvarende på vurderingernes pålidelighed. I nogle tilfælde () bør det angives, hvorledes hvert beløb er beregnet, når betalinger i henhold til kontrakten foretages i forskellige valutaer, for at der kan foretages en korrekt fornyet vurdering. Resultatet af den statistiske behandling af dette spørgsmål på grundlag af de sekundære forpligtelser i stikprøven er, at de for højt ansatte og de for lavt ansatte forpligtelser anslås til henholdsvis 36 mio. ECU og 35 mio. ECU (de mest sandsynlige værdier).

3.39. Endvidere indvirker det på vurderingen af sekundære forpligtelser, at det også er regnskabsmæssig praksis, at der går meget lang tid, før transaktioner afsluttes, selv om deres faktiske stilling er kendt. I stikprøven konstateredes der således udskudte frigørelser ved regnskabsafslutningen svarende til 1,1 mio. ECU.

Betalinger

Redegørelse for betalingerne

3.40. For så vidt angår Stabex-overførsler og strukturtilpasningsstøtteforanstaltninger, fører de foreskrevne procedurer for gennemførelsen af bevillingerne til, at der, på grund af de særlige procedurer for disse finansielle instrumenter redegøres for betalingerne på en sådan måde, at de ikke afspejler de gennemførte transaktioner korrekt ().

3.41. Siden ordningen med rammer for gensidige forpligtelser () med henblik på frigørelse af Stabex-overførsler indførtes ved den fjerde Lomé-konvention, er beløbene udbetalt af EUF blevet indbetalt på bankkonti, der er oprettet - i de fleste tilfælde i en medlemsstat - i modtagerlandets navn (). Beløbene bliver stående på disse konti, indtil modtagerlandet og Kommissionen er blevet enige om et handlingsprogram, og alle betingelser for frigørelse af midlerne er opfyldt. I forbindelse med EUF's andre udgiftsposter er betaling en konstatering af, at de finansielle midler er endeligt udnyttet, efter at aktionerne er gennemført. Men i forbindelse med Stabex-overførslerne er EUF's registrering af betalinger i første omgang kun en overførsel af midler til en gennemgangsbankkonto, som ikke viser den faktiske gennemførelsesgrad for støtteforanstaltningerne. Pr. 31. december 1994 var der indsat i alt 739,8 mio. ECU på sådanne bankkonti i medlemsstaterne, hvilket imidlertid ikke fremgår af de finansielle oversigter pr. årets udgang.

3.42. Kommissionen anvender ikke den fjerde Lomé-konventions artikel 250, stk. 3, på strukturtilpasningsstøtte. I nævnte stykke er det fastsat, at midler, der tildeles modtagerstatens myndigheder, betragtes som forskud, indtil disse myndigheder forelægger dokumentation for anvendelsen af bevillingerne. Desuden tjener beløb, der således er overført til bankkonti i en medlemsstat, i første omgang til at øge modtagerlandenes valutareserver, hvorefter de ofte omregnes til counterpart-midler i lokal valuta. Disse counterpart-midler skal så muliggøre finansiering af specifik støtte til forbedring af modtagerlandets budgetsituation. De således tilvejebragte counterpart-midler henstår derefter ofte i lange perioder på bankkonti i modtagerlandene, hvortil der kræves to underskrifter, før de kan frigøres. Det fremgår ikke af EUF's finansielle oversigter. Oprettelsen af et sådant sekundært forvaltningsniveau er ikke i overensstemmelse med praksis ved de fleste andre EUF-interventioner. Når der ikke er oplysninger om stillingen for disse bankkonti, kan man ikke give budgetmyndigheden en vurdering med konkrete tal for foranstaltningernes faktiske gennemførelse. Det fremgår af otte delegationers besvarelse af Rettens spørgeskema, at pr. 31. december 1994 androg de ikke-udnyttede beløb (i ecu) på konti i medlemsstaterne i alt 73,5 mio. ECU.

Forskud

3.43. Mange kontrakter indeholder en bestemmelse om, at der udbetales forskud, før arbejdet, leverancerne eller tjenesteydelserne påbegyndes. Sådanne forskud adskiller sig fra acontobeløb, der på grundlag af rapporter udbetales i kontraktperioden for afsluttede arbejder.

3.44. De forskud, der normalt udbetales i forbindelse med de forskellige foranstaltninger, er følgende:

a)bygge- og anlægskontrakter: 10 % af kontraktbeløbet,

b)leverancekontrakter: 60 % af leverancesummen,

c)programoverslag: 50 % af udgiftsbeløbet for ét år,

d)tjenesteydelseskontrakter: 20 % af kontraktbeløbet,

e)stipendier: op til 100 % af stipendiebeløbet (),

f)katastrofebistand og flygtningebistand: 50 % (generelt) eller 80 % (kontrakter vedrørende leverancer) af kontraktbeløbet,

g)strukturtilpasning: 100 % af betalingen, indtil der fremlægges dokumentation for udnyttelsen, før den følgende rate udbetales.

3.45. Kommissionen betragter generelt disse forskud som endelige transaktioner. Dermed fremstilles tempoet for bevillingsudnyttelsen som hurtigere, end det faktisk er, hvilket ikke fremgår af de finansielle oversigter. Der bør føres streng regnskabsmæssig kontrol med forskuddene, og for hvert regnskabsår bør der redegøres for følgende beløb: forskudsbeløbet ved regnskabsårets begyndelse, udbetalte og tilbagesøgte beløb i regnskabsåret og ultimosaldoen. Tjenestegrenene under EUF's ledende anvisningsberettigede har i løbet af regnskabsåret 1995 truffet de nødvendige foranstaltninger til, at stillingen for forskud oplyses i EUF's regnskaber fra og med pr. udgangen af 1995.

3.46. Den fremgangsmåde, der anvendtes i regnskabssystemet til identifikation af forskudsudbetalingerne, var ikke pålidelig ved udgangen af 1994. Ved anvendelse af den kunne man ikke danne sig et klart billede af stillingen for disse udbetalinger. Det er denne svaghed, der er den direkte anledning til de fejl, der er konstateret ved udligningen af forskuddene ved de senere udbetalinger (jf. punkt 3.60). Den er også anledning til, at der ikke registreres foreløbige betalinger, som skal følges op og udlignes på et senere tidspunkt. I et tilfælde i stikprøven er udbetalingen, der er bogført som en endelig udgift, en udgift, som skal tilbagebetales af AVS-staten til kontrahenten, dvs. af kontrahenten til EUF. Der burde derfor i overensstemmelse med finansforordningens artikel 15, stk. 1, have været udstedt et forslag til indtægtsordre.

Detaljerede bemærkninger om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

EUF's balance

3.47. På den 6. EUF's balance er bl.a. opført følgende uafviklede udgifter:

a)Betalinger for 169 transaktioner til i alt 1,4 mio. ECU, som Kommissionen ikke har dokumentation for. Hertil kommer 1 mio. ECU vedrørende 25 uidentificerede regnskabsmæssige transaktioner.

b)Betalinger for ca. 100 transaktioner - hovedsagelig fra tidligere - svarende til 3,7 mio. ECU, som ikke kan posteres endeligt, fordi transaktionerne ikke er bemyndiget. De fleste af disse betalinger er afholdt af de udbetalende myndigheder i AVS-staterne.

c)0,8 mio. ECU vedrørende forskud betalt uden om kontrakterne over EUF's likvide midler til en række medlemsstater, som samfinansierer projekter med EUF.

d)Kursgevinst efter ny vurdering pr. udgangen af 1994 af bankkonti i andre valutaer end ecu (1,4 mio. ECU).

e)Betalinger ved regnskabsårets udgang, som EUF's banker har foretaget, og som endnu ikke er registreret individuelt (12,7 mio. ECU).

f)16,5 mio. ECU vedrørende udgifter af nyere dato, som ikke var afviklet.

3.48. På interimskontiene står der således opført 6,1 mio. ECU vedrørende transaktioner uden tilstrækkelig dokumentation. Disse transaktioner kan få indvirkning på den decharge, som Kommissionen i medfør af bestemmelserne i artikel 43 i finansforordningen for den 7. EUF skal meddele EUF's regnskabsfører.

Indtægter

Medlemsstaternes bidrag

3.49. I 1994 indkaldte Kommissionen 596,5 mio. ECU til den 6. EUF og 1 200 mio. ECU til den 7. EUF fra medlemsstaterne. Disse bidrag er i det store og hele betalt bortset fra 133 000 ECU, som Tyskland skylder, og 89 000 ECU, som Portugal skylder. Ved regnskabsårets udgang var disse beløb stadig ikke betalt trods rykkere fra EUF's regnskabsfører til debitorstaterne. Kommissionen har ikke anvendt bestemmelserne i artikel 1, stk. 5, i finansforordningen for den 7. EUF om, at der pålægges morarenter af de ikke-betalte beløb.

Afgørelser (primære forpligtelser)

3.50. De primære forpligtelser vedrørende strukturtilpasningsprogrammerne i Burkina Faso, Mali og Papua Ny Guinea er blevet forhøjet med henholdsvis 7,6 mio., 3,7 mio. og 1,7 mio. ECU (henholdsvis 20, 14 og 20 %, i alt 13 mio. ECU) i henhold til den fjerde Lomé-konventions artikel 292 og 311 og finansforordningens artikel 62. Det er ikke fuldstændig i overensstemmelse med de procedurer, der er fastsat i konventionens artikel 292, stk. 1, at anvende disse bestemmelser på strukturtilpasning (). Ifølge denne bestemmelse kan der kun ydes supplerende midler til traditionelle programmer og projekter. Disse supplerende forpligtelser burde derfor ikke have været godkendt, og der burde have været bemyndiget i denne form. Når der ikke var forelagt nye finansieringsaftaler for EUF-Udvalget, kunne disse forhøjelser ikke afholdes over strukturtilpasningsinstrumentet.

3.51. Nogle af de reviderede Stabex-forpligtelser (103 mio. ECU) opfyldte ikke Lomé-konventionens støtteberettigelsesbetingelser, for de statistiske data, der er anvendt ved beregningen af EUF's bidrag, er ikke fyldestgørende (6 lande), eller de er indsendt for sent (2 lande) ().

Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser (sekundære forpligtelser)

Etaperne i proceduren for bemyndigelse af forpligtelserne

3.52. Princippet om forudgående bemyndigelse, hvorved artikel 19 i finansforordningen for den 7. EUF reelt bør kunne anvendes, overholdes ikke for en lang række transaktioner, der påbegyndes i AVS-staterne. Dette forhold skyldes for en stor del, at Kommissionens tjenestegrene har forenklet arbejdsgangen og derfor ikke kan overholde bestemmelsen i finansforordningen fuldstændigt. Finansinspektøren stilles således over for et fait accompli, og hans påtegning får langt mindre betydning.

3.53. Det gør sig specielt gældende for alle de reviderede kontrakter vedrørende katastrofebistand. ECHO udarbejder faktisk altid forslag til udgiftsforpligtelse på grundlag af allerede indgåede kontrakter. Sådan forholder det sig også med de fleste programoverslag, der er udarbejdet i samarbejde med forvaltningerne i modtagerlandene og -territorierne, og med mange kontrakter på bygge- og anlægsarbejder, leverancer og tjenesteydelser, der indgås lokalt mellem de nationale forvaltninger og kontrahenterne.

3.54. I stikprøven beløb sådanne transaktioner sig til 112,9 mio. ECU. Det hænder desuden, at der gives påtegning efter gennemførelsen af de kontraktlige ydelser (0,7 mio. ECU), eller endog efter udbetalingen (15,4 mio. ECU).

3.55. Retten mener ikke, at den primære forpligtelse (afgørelse) er det rette niveau til anvendelse af bestemmelserne i finansforordningens artikel 19, stk. 1, litra c) og d), om kontrol:

a)»udgiftens overensstemmelse med gældende bestemmelser for EUF's forvaltning og med alle foranstaltninger, der er truffet til gennemførelse af disse bestemmelser, navnlig de generelle og særlige betingelser i den finansieringsaftale, som vedrører transaktionen«

b)»anvendelsen af de i artikel 5 omhandlede principper for forsvarlig økonomisk forvaltning«.

For at gøre denne situation mindre utvetydig, bør det i forordningen fastslås, at der indgås regnskabsmæssig forpligtelse på sekundært niveau, hvorved der ville være bragt mere klarhed om de procedurer, Kommissionen allerede anvender i forbindelse med en stor del af transaktionerne.

Støtteberettigelse

3.56. Fordi tidligere udbetalte forskud var blevet brugt til ikke-bemyndigede formål, burde de udgifter, der blev dækket af den sidste gavebistandsrate til Fonden for Kulturelt Samarbejde mellem AVS og EØF (0,74 mio. ECU), ikke være blevet finansieret over EUF. Finansinspektøren afgav en negativ udtalelse om denne udgiftsforpligtelse, som han imidlertid alligevel påtegnede.

3.57. I forbindelse med to leverancekontrakter i stikprøven kunne det for en væsentlig del af de varer, kontrakten omfatter, ikke fastslås, at de var støtteberettigede i henhold til finansieringsaftalen (0,8 mio. ECU af 2 mio. ECU, der var indgået forpligtelse for). En forpligtelse på 17 mio. ECU indgået over Sysmin-bevillinger, der er overført fra den 5. EUF til etablering af et kloaknet på Jamaica, var ikke i overensstemmelse med bestemmelserne i den anden Lomé-konvention ().

3.58. De kontrakter, ECHO har indgået med ikke-statslige organisationer, omfatter principielt klart afgrænsede udgifter i en bestemt periode. I mange tilfælde indrømmer ECHO sine kontrahenter en forlængelse af deres kontrakt. I stikprøven konstateredes det i to tilfælde, at forlængelser åbenbart skyldtes, at kontrahenten ikke kunne henregne de fastsatte udgifter under kontrakten, enten fordi de var finansieret andetsteds, eller fordi de ikke var afholdt. Det kunne ikke fastslås, at de udgifter (3,8 mio. ECU), der var dækket af disse kontraktforlængelser, var støtteberettigede i henhold til Kommissionens afgørelser, som var truffet på grundlag af de oprindelige kontrakter.

3.59. Ved en leverancekontrakt og en katastrofebistandskontrakt konstateredes der mangler ved udbudsprocedurerne. I det første tilfælde (1,6 mio. ECU) var det fordelagtigste bud trods indsigelser fra Kommissionens centrale tjenestegrene blevet afvist med den begrundelse, at det ikke opfyldte tekniske betingelser, der ikke var nævnt i udbuddet. I det andet tilfælde kunne de faktiske udbudsbetingelser ikke fastsættes, fordi anmodningerne til de potentielle kontrahenter var så upræcise (0,6 mio. ECU).

Betalingernes støtteberettigelse

3.60. I kontrakterne er der fastsat procedurer ikke blot for udbetaling af forskud, men også for den senere indeholdelse i senere betalinger. To reviderede betalinger vedrørende bygge- og anlægskontrakter og to andre vedrørende programoverslag var for store beløb, fordi tidligere udbetalte forskud ikke var blevet tilbagebetalt. Det uberettiget udbetalte beløb er på 1,2 mio. ECU, dvs. 74 % af det samlede beløb for de fire betalinger.

3.61. I et andet tilfælde er der udbetalt et fast forskud på 20 %, mens der i de generelle betingelser for bygge- og anlægskontrakter under EUF (artikel 46) er fastsat et forskud på højst 10 %. Der er således udbetalt 0,32 mio. ECU for meget.

3.62. Ved den endelige opgørelse af en katastrofebistandskontrakt blev hele restbeløbet betalt, selv om det fremgår af gennemførelsesrapporten, at der ikke blev distribueret så store mængder, som der var fastsat i kontrakten. Det skyldtes hovedsagelig, at fødevarerne var uegnede til konsum. Der foreligger ikke nærmere oplysninger om årsagerne til dette tab, og det uberettiget udbetalte beløb er på 0,2 mio. ECU, dvs. 38 % af det betalte beløb.

3.63. De supplerende forpligtelser, der er omhandlet i punkt 3.50, og som vedrører supplerende strukturtilpasningsstøtte, der blev tildelt tre AVS-stater, blev udbetalt med det fulde beløb (13 mio. ECU) i 1994. Betalingernes støtteberettigelse er lige så tvivlsom som de tilsvarende forpligtelsers.

3.64. Regnskabsårets Stabex-udbetalinger, der er foretaget på grundlag af forpligtelser, der ikke opfylder betingelserne for støtteberettigelse i henhold til Lomé-konventionen, beløber sig til 65,5 mio. ECU (jf. punkt 3.51).

3.65. I forbindelse med tre anlægskontrakter i stikprøven var der foretaget udbetalinger til prisændringer (0,67 mio. ECU), uden at Kommissionens tjenestegrene havde kunnet efterprøve, om prisændringerne var berettigede, dels fordi der var anvendt usædvanlige beregningsmetoder, dels fordi den dokumentation, kontrahenterne fremlagde, var utilstrækkelig. Det var ikke muligt på grundlag af det dokumentationsmateriale, delegationerne på Rettens anmodning fremsendte i maj 1995 at foretage en kontrol, der bekræftede disse betalingers berettigelse. I det ene tilfælde betragter delegationen betalingen, der senere vil blive udlignet, som midlertidig, og mener, at der formodentlig senere vil blive tilbagebetalt midler. Kommissionen bør fastholde over for de nationale anvisningsberettigede, at det under kontraktforhandlingerne sikres, at kontrakterne kun må indeholde prisændringsmekanismer, der er så gennemskuelige, at der ikke hersker nogen form for uklarhed ved anvendelsen og kontrollen af dem. Med henblik herpå burde der pålægges EUF's kontrahenter standardbestemmelser vedrørende prisændringer.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 9. november 1995.

På Revisionsrettens vegne

André J. MIDDELHOEK

Formand

Kommissionens svar

3. RESULTATERNE AF REVISIONEN

Generel konklusion

3.1. a) Regnskabernes rigtighed

Som Retten selv gør opmærksom på, er der nogle af de af Retten kritiserede punker, der snarere vedrører opstillingsformen end indholdet.

Retten bedes bemærke, at EUF's regnskabsførers ansvarområder vil blive udvidet fra den hidtidige forvaltning af kasse- og kontantbeholdningen til også at dække bogføring af bevillinger, så der sikres fuldstændig sammenhæng og uafhængighed i EUF's regnskabsfunktion i forhold til det almindelige budget.

Iøvrigt har regnskabsføreren og den anvisningsberettigede truffet foranstaltninger til at foretage en mellemliggende regnskabsafslutning, der gør det muligt at afstemme de to tjenestegrenes regnskaber inden regnskabsårets udgang.

Endelig vil Kommissionen gerne understrege, at den er i færd med at gennemføre en handlingsplan, der skal forbedre kvaliteten af EUF's regnskaber.

3.1. b) De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

Kommissionen er klar over, at der er visse svagheder i de gældende regler. Den vil derfor foreslå en række forbedringer i forbindelse med gennemgangen af den interne aftale og finansforordningen for 8. EUF.

De væsentligste bemærkninger om regnskabernes rigtighed

3.2. a) Opstilling af bevillingerne i de finansielle oversigter

Kommissionen er af den opfattelse, at de finansielle oversigter giver et korrekt billede af de transaktioner, Retten omtaler. Kun det af Retten nævnte beløb på Somalias vejledende program under 6. EUF til finansiering af katastrofebistand [punkt 3.22 b): 45,5 mio. ECU] figurerer ikke i de finansielle oversigter med bemærkninger om den pågældende transaktion.

Rent faktisk fremgår de ikke-disponible bevillinger til Somalias vejledende program klart af de finansielle oversigter (punkt 3.21: 111 mio. ECU), men er dog ikke ledsaget af forklarende bemærkninger. For så vidt angår strukturtilpasningen i Tanzania (punkt 3.24) eksisterede der en forpligtelse på 35 mio. ECU, for hvilken der blev undertegnet en finansieringsaftale i slutningen af 1994, på hvilket tidspunkt landet var berettiget til støtte. Kommissionen kan dog ikke i de finansielle oversigter redegøre for de nærmere omstændigheder omkring landets status som støtteberettiget eller ikke-støtteberettiget ved regnskabsafslutningen, da situationen kan ændre sig fuldstændigt når som helst.

I de øvrige tilfælde svarer de faktiske forhold omkring transaktionerne ikke til den af Retten ønskede opstillingsform:

- Bevillingerne til særprogrammet til fordel for visse fattige og stærkt gældstyngede lande i Afrika syd for Sahara kan anvendes til andre udviklingsforanstaltninger (punkt 3.23: 28,5 mio. ECU), så længe tidsplanen for iværksættelsen overholdes (1988-89), og de anvendes til de pågældende AVS-landes vejledende programmer.

- I betragtning af den meget midlertidige karakter af overførslen på 12 mio. ECU til katastrofebistand finder Kommissionen ikke, at der var grund til at nævne dette forhold i de finansielle oversigter [punkt 3.22 a)].

Kommissionen er dog klar over, at bemærkningerne i de finansielle oversigter kan forbedres, så læseren får mere fuldstændige oplysninger om gennemførelsen af de forskellige EUF, og den vil arbejde på at opnå sådanne forbedringer.

Forvaltningen af bevillinger

Kommissionen erkender, at 24 mio. ECU fejlagtigt er konteret to gange, men fejlen er blevet rettet i 1995 efter regnskabsafslutningen (punkt 3.15).

3.2. b) For lav ansættelse af forpligtelser

Den for lave ansættelse af forpligtelser skyldes hovedsagelig en forsinkelse i bogføringen af EIB's transaktioner [punkt 3.29 b) og 3.29 c): 71,7 mio. ECU].

Alle de af Retten nævnte transaktioner blev bogført i 1995 efter regnskabsafslutningen (med undtagelse af en enkelt afgørelse, som var ved at blive bogført i november 1995).

3.2. c) For høj ansættelse af forpligtelser

Kommissionen har i de finansielle oversigter anført beløbet for de såkaldte latente forpligtelser (punkt 3.30).

Tallet er fremkommet som resultat af en analysemetode, der går ud på projekt for projekt at vurdere, hvilke bevillinger der reelt kan forventes frigjort, og som Kommissionen har til hensigt at anvende. Der er taget skridt til at frigøre disse bevillinger.

Det er Kommissionens opfattelse, at Retten i de såkaldte latente forpligtelser medregner nogle, der fortsat indebærer en retlig forpligtelse for Kommissionen (eksempel: Stabex-overførsler til Sudan).

3.2. d) Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser

Forsinkelserne med hensyn til registrering af kontrakter vedrører udelukkende EIB-transaktioner (punkt 3.35: 126 mio. ECU). Det andet tilfælde (punkt 3.36: 14 mio. ECU) skyldes et problem i forbindelse med omposteringen ved regnskabsafslutningen.

14 af de af Retten nævnte 18 transaktioner blev bogført i 1995 efter regnskabsafslutningen. Kommissionen forventer de fire øvrige kontrakter fremsendt med udgangen af oktober 1995, så de kan bogføres.

3.2. e) Stabex-overførsler og strukturtilpasningsstøtte

Kommissionen understreger, at ordningen med to underskrifter ved overførsler til de konti, som AVS-landene har oprettet til indbetaling af Stabex-overførsler og strukturtilpasningsstøtte, giver Kommissionen mulighed for et vist tilsyn, men midlerne i sig selv tilhører ikke længere EUF (punkt 3.41 og 3.42).

Kommissionen vil dog fremover i de finansielle oversigter anføre de beløb, som ved regnskabsårets afslutning står på de bankkonti, der er åbnet i modtagerlandenes navn.

3.2. f) Forskud til kontrahenter

Kommissionen vil i de kommende finansielle oversigter indføje oplysninger om de forskud, der er udbetalt til kontrahenter (punkt 3.43-3.46). EUF's regnskabsprogrammel er rent faktisk blevet tilpasset, så forskuddene siden juni 1995 har kunnet bogføres.

3.2. g) Se svarene på punkt 3.47 vedrørende det første afsnit og punkt 3.18 vedrørende det andet afsnit.

De væsentligste bemærkninger om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

3.3. a) Primære forpligtelser

Kommissionen mener, at overførslerne er foretaget korrekt i 1995. Den pågældende transaktion er baseret på en tidligere rådsafgørelse om overførsel af 125 mio. ECU som kapital til Stabex-midlerne. Den rente, der normalt ville være tilskrevet dette beløb, blev ligeledes overført i 1995 i forbindelse med afstemningen af kontiene efter regnskabsårets afslutning.

3.3. b) Supplerende betalinger til strukturtilpasningsstøtte

De beløb, som er fastsat i finansieringsafgørelserne om strukturtilpasningsprogrammer, der finansieres over de nationale vejledende programmer, kan forhøjes efter den ledende anvisningsberettigedes beslutning, når overskridelsen ikke overstiger 20 % af den oprindelige forpligtelse (artikel 292 i Lomé-konventionen og artikel 62 i finansforordningen).

Eftersom der ikke findes en tilsvarende procedure for de strukturtilpasningsprogrammer, der finansieres med strukturtilpasningsbevillinger, anvender Kommissionen analogt ovennævnte procedurer på disse tilfælde.

3.3. c) Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser

Med forbehold af det første tilfælde, der er nævnt i punkt 3.59 (1,6 mio. ECU), betragter Kommissionen de af Retten nævnte kontrakter for at være støtteberettigede:

- projektet for spildevandsbehandling i Jamaica kunne finansieres med Sysmin-bevillinger i overensstemmelse med Lomé II og Lomé IV (punkt 3.57: 17 mio. ECU);

- udbudsprocedurerne blev overholdt i forbindelse med den nævnte kontrakt om katastrofebistand (punkt 3.59: 0,6 mio. ECU);

- de øvrige transaktioner, der blev finansieret, var i overensstemmelse med de oprindelige afgørelser (punkt 3.58: 3,8 mio. ECU til katastrofebistand til Rwanda) eller med finansieringsaftalen (punkt 3.57: 0,1 mio. ECU) eller med senere dokumenter, der ændrede finansieringsaftalen (punkt 3.57: 1,4 mio. ECU).

Kommissionen kan således kun erkende, at der har været problemer med et udbud på 1,6 mio. ECU ud af de transaktioner på i alt 24,5 mio. ECU, som efter Rettens opfattelse ikke var støtteberettigede.

3.3. d) Se svaret på punkt 3.48.

3.3. e) Supplerende betalinger til strukturtilpasningsstøtte

Kommissionen redegør i punkt 3.3 b) for, hvilken fremgangsmåde den følger i mangel af en særlig procedure for forhøjelse af beløbet for strukturtilpasningsprogrammer, der finansieres med strukturtilpasningsbevillinger.

3.4. Kommissionen erkender, at reglerne er mangelfulde på visse punkte r.

Der er foreslået forbedringer i forbindelse med gennemgangen af den interne aftale, og der vil også meget snart blive foretaget ændringer i forbindelse med udkastet til finansforordning for 8. EUF.

Detaljerede bemærkninger om regnskabernes rigtighed

De finansielle oversigters rigtighed

Indholdet og opstillingen af de finansielle oversigter ved regnskabsårets slutning

3.9. Størsteparten af de supplerende oplysninger, som de finansielle oversigter efter Rettens opfattelse bør indeholde, er tilgængelige i dokumentet »Oversigt over bistanden ultimo 1994« (DE 81-august 1995). Kommissionen har til hensigt at offentliggøre dette dokument noget tidligere på året.

a)Kommissionen vil i bemærkningerne til de finansielle oversigter indføje oplysningerne fra EIB om de EUF-instrumenter, Banken forvalter (risikovillig kapital og rentegodtgørelser).

b)Kommissionen vil i bemærkningerne til de finansielle oversigter indføje oplysningerne om katastrofebistand.

c)Kommissionen vil sammen med EIB undersøge muligheden for i de finansielle oversigter for EUF at indføje oplysninger om kapitalinteresser, der finansieres med risikovillig kapital.

d)Kommissionen vil fremover i relation til rehabiliteringsprogrammer oplyse om fordelingen mellem EUF-bevillinger og bevillinger opført på det almindelige budget.

e)For så vidt angår Stabex har Kommissionen givet sit svar i punkt 3.15. Kommissionen har foretaget de nødvendige rettelser af de nævnte tal.

f)Med hensyn til Sysmin vil Kommissionen i næste regnskabsår medtage tallene for transaktionerne i OLT.

h)Kommissionen vil i bemærkningerne til de finansielle oversigter indføje oplysninger om iværksættelsen af det regionale samarbejde.

3.10. Kommissionen er interesseret i fuldstændig åbenhed omkring målsætningerne for udviklingsbistanden. Med henblik herpå udarbejder den hvert år kvalitative rapporter (bl.a. de i Lomé-konventionens artikel 327 omtalte), hvori der redegøres for udviklingen i politikken på de relevante områder, så udenforstående kan få et indtryk af, hvor langt man rent faktisk er nået med iværksættelsen af fællesskabsbistanden.

De finansielle oversigter skal kun vise, hvor meget hver enkelt fonds kapital er formindsket, og hvor langt man er nået med iværksættelsen af de finansielle instrumenter, der er skabt med konventionerne; hertil kommer forskellige forklarende bemærkninger.

De tildelinger, der figurerer i de finansielle oversigter, skal således ikke svare til de budgetposter, der er fastsat ved finansprotokollen. De af Retten nævnte rammebeløb udgør ikke nye tildelinger, men afspejler den politik, der udmøntes i finansieringsafgørelserne. I øjeblikket kan den kvantitative udvikling inden for de politiske hovedområder bl.a. følges via den statistiske indkodning i EUF's regnskabssystem (OLAS).

3.11. Dette punkt kræver en nærmere forklaring:

Der er både for 6. og for 7. EUF's vedkommende truffet finansieringsafgørelser om de foranstaltninger til bekæmpelse af AIDS, der finansieres over tildelingen »gavebistand«, og disse foranstaltninger er bogført som forpligtelser. Tabellen over 7. EUF's indtægter og udgifter viser ganske rigtigt ikke beløbet for de udgifter, der er afholdt til foranstaltninger til bekæmpelse af AIDS, eftersom der i opstillingen kun figurerer udgifterne pr. tildeling.

Der var ingen grund til i de finansielle oversigter for 6. EUF at opføre foranstaltningerne til bekæmpelse af AIDS under en særskilt budgetpost. Der vil blive taget højde for dette forhold ved udarbejdelsen af de finansielle oversigter for 6. EUF for regnskabsåret 1995.

Differencer mellem den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens regnskaber

3.12 - 3.14. Kommissionens tjenestegrene har foretaget en afstemning af de to regnskaber, hvilket resulterede i en række korrektioner, som blev meddelt Retten ved revisionen. Alle de påpegede forhold blev rettet efter den procedure for kontrol af bevægelserne i bevillingerne, som EUF's regnskabsfører indledte. Disse korrektioner er ikke opført for regnskabsåret 1994, eftersom de blev foretaget i 1995.

For at undgå, at problemet opstår igen, vil der blive gennemført en mellemliggende kontrol ved udgangen af oktober, så resultaterne i videst muligt omfang kan opføres for regnskabsåret 1995.

3.15. Stabex-renterne, der beløber sig til 23,9 mio. ECU, blev bogført to gange på henholdsvis 7. og 6. EUF. Kommissionen opdagede fejlen efter regnskabsafslutningen og informerede Retten herom ved skrivelse nr. 49378 af 13. juni 1995. De nødvendige korrektioner blev foretaget i begyndelsen af juni 1995.

EUF's balance

3.16 - 3.17. Det beløb, der er opført på balancen under betegnelsen »endnu ikke kontrollerede transaktioner«, dækker alle de bevægelser, der er påbegyndt i regnskabet, men som endnu ikke er endeligt konteret de pågældende projekter.

Der er tale om mange forskellige slags bevægelser (f.eks. forskelle i vekselkurser, overførsler mellem projekter, betalinger med lokale midler osv.), og den endelige bogføring af disse bevægelser kan først ske, når den sidste af de involverede tjenestegrene har færdigbehandlet sagen.

Fordi der er så mange forskellige sådanne bevægelser, og fordi de kun er af midlertidig karakter, anvendes der kun en enkelt konto pr. land til bogføringen.

3.18. De indeståender på bankkonti, som ifølge Retten skulle være vanskelige at inddrive, er endnu ikke blevet kategoriseret som »uerholdelige«. Når alle muligheder for at tilbagesøge hele eller en del af beløbet er udtømt, vil den anvisningsberettigede og regnskabsføreren sammen stille forslag om bortfald, som registreres i regnskabet.

3.19 - 3.20. Med hensyn til forvaltningen af stipendier lykkedes det Kommissionen i 1994 at få reduceret det beløb, for hvilket der ikke er fremlagt dokumentation. Der er ansat ekstra personale (fjerde kvartal 1995 og første kvartal 1996) for at få afsluttet de gamle foranstaltninger, så der kan »ryddes op«.

Der skal indgås en ny kontrakt med kontorerne i medlemsstaterne, så det forskud, der udbetales, fastsættes på grundlag af de anslåede udgifter for det kommende regnskabsår og fornyes på grundlag af godkendte bilag (højst én gang om året).

Desuden er der udviklet et system til foreløbig behandling af data i EUF's regnskabssystem, som skal installeres i kontorerne i medlemsstaterne.

Forskuddene afregnes efter forelæggelse af bilag for udgifterne. Kontrollen vil dog blive taget op til fornyet vurdering i forbindelse med indførelsen af det nye edb-system, og der kan eventuelt blive tale om revision på stedet.

Transaktioner, der ikke nævnes i de finansielle oversigter

3.21. Det fremgår af de finansielle oversigter (bilag XII.6, fodnote 3), at beløbet for Somalias vejledende program blev overført til en reserve, fordi landet ikke har ratificeret Lomé-konventionen. Indtil de kontraherende parter har truffet en afgørelse i dette spørgsmål, hvilket er en forudsætning for, at midlerne kan frigøres (i henhold til artikel 232 i Lomé-konventionen), figurerer disse midler ikke som disponible.

3.22. a)I det første tilfælde anvendte Kommissionen artikel 2, litra b) i finansprotokollen til Lomé IV, som giver mulighed for at overføre bevillinger mellem konventionens artikel 254 (katastrofebistand) og artikel 255 (flygtningebistand), hvilket fremgår tydeligt af den foretagne bogføring: overførsel fra tildelingen »flygtningebistand« til tildelingen »katastrofebistand« (side 51 i de finansielle oversigter og forklarende note nr. 4 på side 56).

Kommissionen mener ikke, at det er nødvendigt at foretage en udligning, og selv om Kommissionens tjenestegrene oprindeligt havde til hensigt at foretage en senere udligning, lod det sig ikke gøre, fordi der længe før slutningen af regnskabsåret 1994 ikke var tilstrækkelige bevillinger under budgetposten til katastrofebistand.

b)I det andet tilfælde foregik den nævnte transaktion i to etaper:

1)Rådet bemyndigede Kommissionen til at anvende midler fra Somalias vejledende program under 5. og 6. EUF til humanitære foranstaltninger (hvilket fremgår af regnskabet);

2)Rådet angav at ville tilføre de nationale vejledende programmer tilsvarende midler fra andre ikke nærmere præciserede EUF-kilder.

Der står udtrykkeligt i EUF's finansielle oversigter (afsnit VI.3, side 23), at for Somalias vedkommende blev de ressourcer fra det vejledende program, som ikke blev brugt under Lomé III, anvendt til katastrofebistand og flygtningebistand, og at der på et senere tidspunkt vil blive tilført tilsvarende midler fra andre EUF-kilder. Det er kun det anvendte beløb, der ikke er anført.

3.23. Særprogrammet til fordel for fattige og stærkt gældstyngede lande i Afrika syd for Sahara kunne iværksættes i perioden 1988-89. I de finansielle oversigter for regnskabsåret 1994 er saldoen for disse bevillinger (og de dertil svarende undertildelinger, der blev etableret til forvaltningen af dem) derfor med god grund opført som disponible som gavebistand under 6. EUF. Iøvrigt er disse midler blevet anvendt til de pågældende AVS-landes nationale vejledende programmer.

Kommissionen understreger, at disse bevillinger ikke kunne sidestilles med bevillinger til strukturtilpasningsstøtte. De havde karakter af gavebistand og fulgte derfor de for denne bistandsform gældende beslutningsprocedurer.

3.24. For Tanzanias vedkommende blev der i juli 1994 truffet afgørelse om et tredje støtteprogram for strukturtilpasningsforanstaltninger til et beløb af 35 mio. ECU; finansieringsaftalen blev undertegnet i slutningen af 1994. Eftersom landet efter det tidspunkt ikke længere var støtteberettiget, blev udbetalingen af første tranche af denne støtte suspenderet, indtil betingelserne for at være støtteberettiget igen var opfyldt. Det forhold, at bevillingen var indefrosset, fremgår af de finansielle oversigter med opførelsen af en forpligtelse på 35 mio. ECU. Iøvrigt skulle Kommissionen ikke i de finansielle oversigter oplyse om, at landet ikke var støtteberettiget, eftersom det kunne ændre sig når som helst.

3.25. a)Kommissionen vil tage kontakt med de pågældende myndigheder for at undersøge muligheden for at få udarbejdet en rapport om de af Retten nævnte samfinansieringer. De pågældende midler er dog ikke EUF-midler.

b)Kommissionen kan tilslutte sig, at de finansielle oversigter kommer til at indeholde talmæssige oplysninger om de counterpart-midler, der er tilvejebragt gennem EUF-bistand (bl.a. Stabex og strukturtilpasningsstøtte). Anvendelsen af disse midler kontrolleres ganske vist af Kommissionen, men det drejer sig ikke om EUF-midler, eftersom de pågældende beløb er blevet endeligt overført og derfor optræder som udgifter for EUF.

Indtægter

3.26. Det beløb på 8,2 mio. ECU, der i realiteten blev inkasseret i 1989/90 og indtægtsført i 1994, vedrørte en samling posteringer, der blev foretaget på et tidspunkt hvor man var ved at ændre den hidtidige procedure, så renter derefter skulle bogføres på en særlig konto (»endnu ikke kontrollerede renter«), mens de tidligere blev bogført omgående på den EUF-rentekonto, hvorpå de var indsat. Siden regnskabsåret 1994 bogføres renter hvert kvartal.

3.27. Det forekommer normalt, at der fortsat er et saldobeløb ved årets udgang, eftersom de tilskrevne renter indtægtsføres kvartalsvis. Denne saldo er blevet kontrolleret, og der er fremsendt en detaljeret redegørelse herfor til Retten. Med hensyn til den ene mio. ECU, der er tilskrevet det skyldige beløb i renter, blev beløbet bogført i 1995, fordi Banken fremsendte rentesatserne efter regnskabsårets afslutning, eller fordi de først fik valør i 1995. Også disse sagsakter modtog Kommissionen først i 1995.

3.28. Ved udgangen af regnskabsåret 1994 var der for den likvide beholdnings vedkommende fortsat tale om forsinket bogføring af posteringerne vedrørende anvendelsen af Stabex-renter. Det af den anvisningsberettigede konstaterede anvendte beløb udgjorde 79,3 mio. ECU, fordelt som følger:

>TABELPOSITION>

EUF's regnskabsfører havde kun medregnet beløbene for anvendelsesårene 1990 og 1991 samt 378 624 ECU for anvendelsesåret 1992.

Afgørelser (primære forpligtelser)

Regnskabsprincipper og -metoder

3.29. a)Kommissionen sondrer mellem flerårige programmer, som er omhandlet i artikel 290 i Lomé IV, og globalbevillinger. I det første tilfælde indgås der en primær forpligtelse. Eksempler på sådanne flerårige programmer er det flerårige uddannelsesprogram (Zimbabwe) og de flerårige mikroprojektprogrammer. I det andet tilfælde (globalbevillinger) bemyndiger EUF-udvalget Kommissionen til at træffe senere finansieringsafgørelser uden at skulle forelægge dem for EUF-udvalget. Disse globalbevillinger refererer ikke til specifikke finansieringskilder (nogle er udelukket), så der kan ikke forberedes nogen formel primær forpligtelse.

Man vil dog fremover for at kunne føre tilsyn med udviklingen i disse globalbevillinger registrere dem i regnskabssystemet. Det forventes, at det kan gennemføres i løbet af 1996. Følgelig vil Kommissionen i de finansielle oversigter anføre saldoen for de globalbevillinger, der er ved at blive anvendt.

b)De primære forpligtelser for EIB's transaktioner indgås på grundlag af en meddelelse fra Banken til Kommissionen. Det varierer noget, hvor lang tid der går, før EIB fremsender denne meddelelse, hvilket medfører forsinkelser i bogføringen.

Kommissionen har allerede indført et centraliseret system til registrering og kontrol af de dokumenter, den modtager, så der undgås forsinkelser, der kan tilskrives Kommissionen.

På kort sigt vil det nye system samt en særlig procedure for afstemningen med EIB betyde, at man ved regnskabsafslutningen vil have kendskab til de af EIB trufne afgørelser, så de kan henføres til den korrekte regnskabsperiode. For rentegodtgørelsernes vedkommende gælder det dog, at såfremt der skulle indgås forpligtelser for beløbet udelukkende på grundlag af afgørelsen, ville der blive tale om et overslag.

På lidt længere sigt skulle EIB's foreløbige behandling af dataene vedrørende primære forpligtelser betyde, at man fremover undgår den slags problemer, såfremt alle afgørelser registreres midlertidigt i OLAS-regnskabssystemet, inden Kommissionen modtager bilagene (til endelig behandling).

c)Rentegodtgørelsen på 9,15 mio. ECU var ved at blive regnskabsført ved regnskabsafslutningen, men ikke var færdigbehandlet (man afventede de nødvendige påtegninger for beløbets endelige registrering i de finansielle oversigter).

Latente forpligtelser

3.30, 3.32 og 3.33. Kommissionen er særdeles opmærksom på de såkaldte latente bevillinger og mener ikke, at de tal, Kommissionen selv anfører i de finansielle oversigter, er sat alt for lavt.

Ud af et samlet beløb for primære forpligtelser på 156,5 mio. ECU (6. og 7. EUF) udgør 88,3 mio. ECU midler, for hvilke Kommissionen har indgået forpligtelser med henblik på projekter, der i øjeblikket er under gennemførelse, hvorfor beløbene ikke kan forventes frigjort. Saldoen på 68,2 mio. ECU udgør de restbeløb, der kan forventes frigjort.

Retten har betragtet de 31,7 mio. ECU i Stabex-overførsler til Sudan (fodnote 55) som latente forpligtelser. Disse forpligtelser kan ikke frigøres, fordi de repræsenterer en retlig forpligtelse for EUF, og en sådan forpligtelse skal fremgå af de finansielle oversigter.

Kommissionen er enig i, at aftaler og kontrakter bør afsluttes systematisk, og vil fortsætte sine bestræbelser i så henseende. Kommissionen understreger dog, at afslutningen af aftaler og kontrakter ikke indebærer frigørelse af ekstra bevillinger ud over dem, der i forvejen figurerer i de finansielle oversigter, eftersom Kommissionens analyse vedrører saldiene for primære forpligtelser minus betalinger.

Der er givet instruktioner om, at såfremt den nationale anvisningsberettigede ikke træffer beslutning om afslutning af et projekt inden for en rimelig tid, skal delegationerne fremsende et notat til den nationale anvisningsberettigede, hvori der gøres opmærksom på, at såfremt man ikke har modtaget noget svar inden for en bestemt frist (to til tre uger), der kan bekræfte eller blokere en afslutning, vil det af delegationerne blive opfattet som en stiltiende accept fra den nationale anvisningsberettigedes side af afslutningen. Denne procedure blev indført i 1994.

I de fremtidige finansielle oversigter vil Kommissionen iøvrigt kunne imødekomme Rettens ønske om at få oplyst, med hvilke lande samarbejdet formelt er midlertidigt indstillet.

Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser (sekundære forpligtelser)

3.34. For EUF's vedkommende indgås Kommissionens retlige forpligtelse over for en tredjepart (AVS-staterne) ved finansieringsafgørelsen om et projekt. Forud herfor er der indgået en såkaldt »primær« finansiel forpligtelse i overensstemmelse med artikel 17 i EUF's finansforordning. De kontrakter, som AVS-landene indgår med en tredjepart i forbindelse med gennemførelsen af projekter (sekundære forpligtelser), repræsenterer retlige forpligtelser for AVS-landet i forhold til kontrahenterne.

Kommissionen skal sikre, at EUF-projekterne gennemføres finansielt korrekt. Med henblik herpå påtegner den de kontrakter og aftaler, der er nødvendige for projekternes gennemførelse. Der er ikke tale om en ny retlig forpligtelse, men om en bekræftelse i forbindelse med de enkelte transaktioner af den retlige forpligtelser, der blev indgået med finansieringsafgørelsen. Kommissionens påtegning af kontrakten er kontrahentens garanti for EUF-finansieringen, men det er samtidig en effektiv forhåndskontrol fra Kommissionens side af projekternes gennemførelse.

Udeladelser

3.35. Fjorten af de atten lånekontrakter (risikovillig kapital) blev registreret af Kommissionen, så snart man havde modtaget kopi af kontrakten fra EIB efter regnskabsafslutningen. Kommissionen er klar over, at det ofte tager meget lang tid, før man modtager disse kopier, og den har derfor foretaget sig følgende:

- På kort sigt indføres der med henblik på regnskabsafslutningen en procedure for regelmæssig afstemning med EIB, så man kan få oplyst, hvilke kontrakter der er undertegnet, men ikke konteret, så de kan henføres til den korrekte regnskabsperiode.

- På lidt længere sigt skal EIB anvende et system med foreløbig databehandling af kontrakterne, så samtlige kontrakter registreres omgående i regnskabssystemet, inden Kommissionen modtager bilagene (til endelig behandling).

3.36. Den 31. januar 1995 blev to sekundære forpligtelser frigjort, så man samme dag kunne indgå to nye sekundære forpligtelser vedrørende samme projekter. Formålet var for Jamaicas vedkommende at anvende gavebistanden før lånene på særlige vilkår. Disse to frigørelser blev færdigbehandlet den 2. februar 1995 inden regnskabsafslutningen, medens de to nye sekundære forpligtelser blev færdigbehandlet den 10. februar 1995 (det tog længere tid at indhente de fornødne påtegninger) efter regnskabsafslutningen.

Vurderinger af den første regnskabsmæssige registrering

3.37. Hensættelserne i forbindelse med kontrakter og aftaler overlapper ikke den post, der i finansieringsaftalerne er benævnt »uforudsete udgifter«. Der er tale om to former for bevillingsreserver, men de kan ikke kumuleres, idet den anden kategori (kontrakter og aftaler) er en del af den første reserve (projektet).

Hensættelserne i forbindelse med kontrakter og aftaler skal dække betalingerne af alle kontraktmæssigt skyldige beløb i henhold til den pågældende kontrakt (retlige forpligtelser), herunder prisændringer, ændringer i mængder og ændringer i arbejdet samt kursændringer, som alle er anslåede beløb (hensættelser).

Vurderinger ved regnskabsårets afslutning

3.38. Kommissionen erkender, at det system, der er indført for at opveje, at kontrakterne ikke vurderes påny ved regnskabsårets udgang, medfører, at forpligtelserne ansættes for højt, men der er dog tale om et mindre og helt acceptabelt beløb (1 mio. ECU).

Problemet opstår kun i forbindelse med kontrakter og dermed sidestillede aftaler, der er indgået i nationale valutaer, og ikke i forbindelse med forpligtelserne, som altid bogføres i ECU. For at løse problemet med valutakursudsving i forbindelse med kontrakterne foretages der i forbindelse med bogføringen en hensættelse (et anslået beløb). Eftersom det drejer sig om et meget stort antal transaktioner (omkring 10 000 om året), overvejes det, hvordan der automatisk kan foretages en nyvurdering til markedsværdien.

3.39. Se første del af svaret på punkt 3.30.

Kommissionen er klar over, at der kan gå lang tid, fra transaktionerne er afsluttet, og til de resterende forpligtelser er frigjort.

For så vidt angår katastrofebistanden blev de resterende bevillinger fra 7. EUF frigjort samlet. Andre beløb frigøres i takt med, at foranstaltningerne afsluttes. Med hensyn til transaktionerne under 6. EUF er der udarbejdet en fortegnelse over de beløb, der endnu ikke er frigjort. De regnskabsmæssige transaktioner er programmeret.

Betalinger

Redegørelse for betalingerne

3.40. For så vidt angår Stabex-overførsler (punkt 3.41) og strukturtilpasningsstøtte (punkt 3.42) indgår de midler, der er overført til modtagerlandene, ikke længere i EUF's likvide beholdning. De dertil svarende beløb er overført endeligt og figurerer derfor med rette under fondenes udgifter.

3.41. Stabex-midlerne overføres, så snart overførselsoverenskomsten er undertegnet i overensstemmelse med artikel 211 i Lomé-konventionen. Der er tale om en godtgørelse for mistede eksportindtægter.

Overførslerne er ikke en simpel likviditetstransaktion. Selv om Kommissionen har ret til at få at vide, hvordan midlerne anvendes (handlingsprogrammer, der skal fastlægges af Kommissionen og modtagerlandet i fællesskab), tilhører de ikke længere EUF, men er modtagerlandets ejendom, hvilket fremgår klart af de finansielle oversigter.

Kommissionen vil dog i de finansielle oversigter for EUF angive indestående ved regnskabsårets afslutning på de bankkonti, der er åbnet i modtagerlandenes navn.

3.42. Strukturtilpasningsstøtten er først og fremmest en støtte til betalingsbalancen, der giver landet mulighed for at genskabe ligevægten mellem sin valutabeholdning og sine udgifter, dvs. mulighed for både at betale for sin import af varer og tjenesteydelser, overholde sine forpligtelser i relation til udlandsgælden og opbygge en fornuftig valutareserve.

Når Kommissionen overfører midler som strukturtilpasningsstøtte, vil disse midler naturligvis forøge modtagerlandets valutareserver. Rent faktisk skal modtagerlandet sælge sin udenlandske valuta (for lokal valuta) til den offentlige eller den private sektor, for at denne kan importere produkter (importprogram baseret på regler, der er fastsat af Fællesskabet).

Tilvejebringelsen af counterpart-midler er en konsekvens af de instrumenter, dvs. importprogrammerne, der benyttes til at skaffe udenlandsk valuta.

Disse counterpart-midler er modtagerlandets ejendom, og anvendelsen af dem indgår som led i det strukturtilpasningsprogram, der er forhandlet mellem Kommissionen og modtagerlandet. Normalt anvendes de til målrettede budgetmæssige støtteforanstaltninger, som er fastlagt i samarbejde med Kommissionen.

I praksis udnytter Kommissionen disse counterpart-midler som et redskab til at få omdirigeret de offentlige udgifter, især over til de højst prioriterede sociale sektorer og til vedligeholdelse af basisinfrastrukturer, og det sker på grundlag af en frivillig omstrukturering af hele den offentlige og den halvoffentlige sektor.

Hvor der er tale om støtte til betalingsbalancen, er det den faktiske udbetaling, der udløser udgiften. Det sker, når landets valutareserver øges, dvs. når centralbanken modtager den udenlandske valuta, hvis der er tale om et »valutaprogram«, eller når de importerede varer kommer til landet, uden at centralbanken skal udlevere udenlandsk valuta (i forbindelse med et program for import af naturalier).

Under disse omstændigheder anvender Kommissionen kun bestemmelsen i artikel 250 (likviditetsforskud og særskilt bogføring), såfremt der er en stor risiko for, at centralbanken ikke forvalter midlerne korrekt. Er det kreativ bogføring vi her taler om???

Forskud

3.43, 3.44 og 3.45. Forskud registreres rent faktisk nu i OLAS-regnskabssystemet i den valuta, hvori de er blevet overført.

Dette nye element blev indført i OLAS i juni 1995. Alle nye forskud er blevet registreret efter denne dato. Man vil så vidt muligt også registrere de forskud, der blev overført før juni 1995.

Det er naturligvis et problem, at det kan blive svært at nå at indkode de resterende forskud i systemet inden udgangen af 1995. Kommissionen vil dog i videst muligt omfang forsøge at indarbejde oplysninger om udestående forskud i balancen og resultaterne for 1995. Ved udgangen af 1996 kan der gives et mere fuldstændigt billede af situationen (status ved begyndelsen af 1996, ændringer i løbet af 1996, status ved udgangen af 1996).

3.46. Selv om systemerne til identifikation af forskud ifølge Retten ikke var tilfredsstillende ved udgangen af 1994, er det ikke ensbetydende med, at der var risiko for tab. Kommissionen påviser rent faktisk i sit svar på punkt 3.60, at der ikke var grund til at udligne forskuddene i de af Retten nævnte tilfælde.

I det andet tilfælde, Retten har undersøgt (projekt 6 TA 48/1), blev betalingen bogført korrekt som endelig, fordi den var i overensstemmelse med kontrakten, som også omfatter finansiering af erstatning ved ekspropriation. I henhold til den finansieringsaftale, der er undertegnet mellem Tanzania og Kommissionen, skulle Tanzania imidlertid finansiere denne udgift. Man vil derfor tilbagesøge hele det beløb, der er udbetalt til erstatning ved ekspropriation, når kontrakten er afsluttet, og i denne forbindelse vil der blive udstedt en betalingsordre til Tanzania i takt med udbetalingerne til kontrahenten til dækning af denne udgiftspost.

Detaljerede bemærkninger om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

EUF's balancer

3.47. Forvaltningen af EUF er delt mellem Kommissionens hovedsæde og delegationerne i AVS-staterne, og det gælder både udbetalingsanvisninger og forvaltning af visse bankkonti (AVS-staternes delegerede betalingsmyndigheders konti); det betyder, at alle endnu ikke afregnede udgifter nødvendigvis involverer flere tjenestegrene. Så længe der ikke er givet påtegning fra den sidste involverede tjenestegren, der gør bogføringen endelig, vil disse bevægelser fortsat figurere på interimskontiene.

aog b Det drejer sig om betalinger, der er anvist og afholdt af delegationerne, men for hvilke der aldrig er blevet fremsendt bilag til Kommissionens hovedsæde, eller der kun er fremsendt ufuldstændige bilag. EUF's regnskabsfører og anvisningsberettigede sender jævnligt delegationerne rykkere for at få løst sådanne problemer.

c)Det drejer sig om betalinger, der er foretaget af den delegerede fra den delegerede betalingsmyndigheds konto til samfinansierede projekter. Disse beløb tilbagesøges fra samfinansieringskontiene, når Kommissionen i Bruxelles har modtaget de fornødne bilag.

d)Der er tale om en nyvurdering af banksaldi ved regnskabsårets udgang; resultatet kan først bogføres endeligt, når det er godkendt af den anvisningsberettigede og finansinspektøren.

e)De nærmere enkeltheder vedrørende de betalinger, som delegationerne foretager i december, når først frem til Bruxelles efter regnskabsafslutningen. Man har foretaget en samlet postering for hver enkelt AVS-bank for i videst muligt omfang at give et korrekt billede af likviditeten pr. 31.12.

Punkterne c), d), e) og f) vedrører helt normale forhold, der følger af proceduren for regnskabsafslutning.

3.48. Punkterne 3.50 a) og b) vedrører også transaktioner uden dokumentation; det drejer sig om transaktioner, der forvaltes af Kommissionens delegerede. Kommissionens tjenestegrene forsøger at finde de manglende bilag hos delegationerne. Såfremt bilagene ikke fremkommer, vil den anvisningsberettigede og regnskabsføreren foreslå, at de pågældende transaktioner afsluttes. Den myndighed, der skal give regnskabsføreren decharge, vil selv tage stilling til, hvilke elementer der skal indgå i begrundelsen for beslutningen.

Indtægter

Medlemsstaternes bidrag

3.49. Det er korrekt, at Kommissionen ikke har krævet morarenter af medlemsstaterne, fordi de nævnte bidrag i øjeblikket drøftes med de pågældende medlemsstater.

Afgørelser (primære forpligtelser)

3.50. Finansieringsafgørelserne om de strukturtilpasningsprogrammer, der finansieres over de vejledende nationale programmer, kan forhøjes efter beslutning fra den ledende anvisningsberettigede, når overskridelsen højst udgør 20 % af den oprindelige forpligtelse (artikel 292 i Lomé-konventionen og artikel 62 i finansforordningen).

Da der ikke findes en tilsvarende procedure for de strukturtilpasningsprogrammer, der finansieres med strukturtilpasningsbevillinger, anvender Kommissionen analogt ovennævnte procedure på disse tilfælde.

3.51. Kommissionen mener, at alle de reviderede Stabex-forpligtelser opfylder kriterierne for støtteberettigelse. Med hensyn til de to tilfælde, hvor de statistiske data var indsendt for sent, gjorde der sig særlige forhold gældende, som gav anledning til at behandle dem på normal vis.

Det er korrekt, at nogle af de statistiske data, der fremsendes senest den 31. marts hvert år, kan være ufuldstændige eller foranledige den pågældende tjenestegren til at anmode om supplerende oplysninger. I sådanne tilfælde er Kommissionen ifølge Lomé-konventionen forpligtet til at »undersøge sagen«.

Kontrakter og dermed sidestillede forpligtelser (sekundære forpligtelser)

Etaperne i proceduren for godkendelse af sekundære forpligtelser

Indledning

De af Kommissionen trufne finansieringsafgørelser svarer til regulære forpligtelser i henhold til offentlig regnskabsføring (de såkaldte primære forpligtelser for EUF), fordi de udgør EUF's første forpligtelse over for tredjepart (AVS-modtagerlandene).

De kontrakter, som AVS-landene indgår, registreres som delegerede bevillinger (de såkaldte sekundære forpligtelser for EUF).

De delegerede bevillinger er kun et forvaltningsmæssigt redskab i relation til projekterne og giver mulighed for at føre tilsyn med betalingerne. De udgør ikke en forpligtelse i den i finansforordningen anførte betydning.

3.52. Det er Kommissionens opfattelse, at der af de årsager, for hvilke der er redegjort i indledningen, ikke er grund til at anvende princippet om forudgående godkendelse før registreringen af de kontrakter, som AVS-landene indgår.

Det i finansforordningens artikel 17 fastsatte princip om forudgående godkendelse overholdes til fulde, fordi finansinspektøren giver alle de forpligtelser, der er baseret på finansieringsafgørelserne (primære forpligtelser), en forhåndspåtegning. Finansinspektørens påtegning får således ikke mere begrænset betydning. Det er ikke finansinspektørens opgave på forhånd at godkende de transaktioner, som AVS-landene gennemfører; han foretager efterfølgende kontrol af de delegerede bevillinger, hvis anvendelse i henhold til Lomé-konventionen er overdraget de nationale anvisningsberettigede.

3.53. De transaktioner, der forberedes af ECHO skal alle uden undtagelse godkendes af Kommissionen, efter at der er indhentet udtalelse fra de berørte tjenestegrene, og efter at finansinspektøren har givet sin påtegning. Rent faktisk fastsættes forpligtelserne før, kontrakterne indgås med de pågældende NGO.

3.54. Det er Kommissionens opfattelse, at de af Retten nævnte transaktioner er omfattet af en forudgående finansiel forpligtelse (en primær forpligtelse svarende til finansieringsafgørelsen) og dermed også af finansinspektørens påtegning.

3.55. Kommissionen mener, at de finansieringsafgørelser, der træffes vedrørende projekter, svarer til det forpligtelsesbegreb, som er defineret i artikel 17, fordi det er »de beslutninger, Kommissionen træffer i overensstemmelse med de bestemmelser, der bemyndiger den til at yde finansiel støtte fra EUF« (artikel 17, stk. 2, i finansforordningen).

Desuden står der i artikel 44 i finansforordningen, at de forpligtelser, der skal konteres EUF, er dem, der svarer til de af Kommissionen trufne finansieringsafgørelser.

Kommissionen erkender, at den finansforordning, der gælder for EUF, ikke altid er formuleret hensigtsmæssigt for en decentraliseret forvaltning af bevillingerne.

Kommissionen vil derfor i forbindelse med forberedelsen af finansforordningen for 8. EUF fremsætte forslag med henblik på at gøre bestemmelserne mere entydige i så henseende, samtidig med at formuleringen skal bringes mere i overensstemmelse med det teoretiske indhold i finansforordningen for budgettet.

Støtteberettigelse

3.56. Finansinspektøren afgav allerede i 1993 en negativ udtalelse om projektet »Handlingsprogram for Fonden for Kulturelt Samarbejde mellem AVS og EØF«, hvortil der var ansøgt om gavebistand på 7 750 000 ECU.

Han fastholdt denne negative udtalelse i 1994, idet han bl.a. var imod de meget høje godtgørelser, der var foreslået. Efter en ekstern revision og forhandlinger med de anvarlige for fonden blev der til sidst udarbejdet et finansieringsforslag på et væsentligt lavere beløb (738 606 ECU) for at få afsluttet fondens regnskab, hvorefter Fællesskabet er frigjort fra enhver forpligtelse over for fonden. Dette forslag blev den 21. april 1994 forelagt for EUF-udvalget, der afgav en positiv udtalelse. Finansinspektøren, som ikke var blevet underrettet herom, meddelte Kommissionen, at han fastholdt sin kritiske holdning til forslaget og insisterede på, at samtlige finansielle forpligtelser blev gennemgået og vurderet med den største omhu, i betragtning af at der i det foreliggende tilfælde var tale om en vis sammenblanding af fællesskabsret og belgisk ret, så man kunne nå frem til en endelig og uangribelig regnskabsafslutning. Efter en samlet vurdering af sagens akter besluttede Kommissionen sig for at godkende forslaget den 1. juni 1994 (PV 941204 af 2.6.1994), og finansinspektøren gav det dertil svarende forpligtelsesforslag sin påtegning.

Kommissionen mener, at det pågældende beløb var berettiget til EUF-finansiering af følgende grunde:

- Næsten halvdelen (330 000 ECU) af beløbet skulle anvendes til at finansiere de resterende foranstaltninger vedrørende kulturelt samarbejde, som var fastsat i henhold til afsnit XI (artiklerne 139-149) i Lomé IV, og som fonden havde forpligtet sig til at finansiere.

- Den resterende del af beløbet skulle anvendes til at afslutte en lejekontrakt og nogle anlægskontrakter (som Retten selv havde fundet for dyre) for en institutionel struktur, Fonden for Kulturelt Samarbejde mellem AVS og EØF, som udtrykkeligt ifølge artikel 141 i Lomé IV »har til opgave at bidrage til virkeliggørelsen af målene« i ovennævnte afsnit XI. I henhold til bilag XXII til Lomé IV har Fællesskabet forpligtet sig til at yde et tilskud til denne institutionelle struktur, uden at det er nærmere specificeret, hvilke former for udgifter fonden skal afholde.

3.57. 1)Det er korrekt, at der i henhold til finansieringsaftale nr. 4026/SU var afsat 743 000 ECU til landbrugsinput (udbud nr. 3775, parti nr. 1), mens den indgåede kontrakt rent faktisk lød på 1 400 088 ECU.

Denne uoverensstemmelse kan forklares således:

Den finansieringsaftale, der blev undertegnet i april 1987, skulle dække høstårene i en femårs periode fra 1987/88 frem til 1991/92. Eftersom der i 1992 var en restsaldo på 3 680 000 ECU tilbage af den finansielle forpligtelse, påbegyndte Sudans regering en gennemgribende omlægning af projektets aktiviteter for at sikre projektets bæredygtighed også efter, at donorstøtten var trappet helt ned.

Med henblik herpå undertegnede følgende personer i august 1992 et aftalememorandum:

- den tilsynsførende fra Sudans landbrugsministerium

- den nationale anvisningsberettigede, Ministeriet for Finanser og Økonomisk Planlægning

og

- repræsentanten for EF-delegationen (juni 1993).

Dette aftalememorandum skulle underbygge den officielle anmodning om at få forlænget den gennemførelsesperiode for projektet, som var fastsat i den oprindelige finansieringsaftale.

Eftersom den nationale anvisningsberettigede ifølge artikel 227, stk. 5, litra a) i Lomé III har lovfæstede beføjelser til under projekternes gennemførelse at træffe beslutning om tekniske tilpasninger og ændringer i detailspørgsmål under forudsætning af, at den delegerede underrettes, og at de pågældende ændringer ikke indvirker på den vedtagne tekniske løsning og forbliver inden for grænserne af den reserve, der er afsat til tilpasninger, må memorandummet anses for et gyldigt dokument, der ændrer finansieringsaftalen.

Desuden er den ledende anvisningsberettigede blevet underrettet om udviklingen og har erklæret sig indforstået med en forlængelse på 30 måneder baseret på de i memorandummet fastsatte målsætninger.

I memorandummet redegøres der kort for den E