DA Den Europæiske Unions Tidende C 402/13

Forretningsorden for Styrelsesudvalget for Den Europæiske Unions Publikationskontor

2012/C 402/05

STYRELSESUDVALGET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS PUBLIKATIONSKONTOR (»styrelsesudvalget«) HAR —

under henvisning til artikel 6, stk. 4, i afgørelse nr. 2009/496/EF, Euratom, af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Den Europæiske Unions Publikationskontor (1) (»kontoret«), som ændret ved afgørelse 2012/368/EU, Euratom (2) —

FASTSAT SIN FORRETNINGSORDEN SOM FØLGER:

Artikel 1

Sammensætning

1. Institutionerne, der omhandles i artikel 2, stk. 7, i afgørelse 2009/496/EF, Euratom, som har underskrevet afgørelsen om organisationen og driften af Den Europæiske Unions Publikationskontor (»institutionerne«), udnævner hver et ordinært medlem, som tilsammen udgør styrelsesudvalget.

2. De ordinære medlemmer kan udpege en eller flere stedfortrædere og oplyser skriftligt navnet eller navnene på denne eller disse til Den Europæiske Unions Publikationskontor (»kontoret«), der fungerer som styrelsesudvalgets sekretariat.

3. Den Europæiske Centralbank deltager i styrelsesudvalgets arbejde som observatør. Den oplyser skriftligt navnet eller navnene på sin(e) repræsentant(er) til kontoret.

Artikel 2

Formanden

1. Styrelsesudvalgets formand repræsenterer en af følgende institutioner:

— Europa-Parlamentet

— Det Europæiske Råd

— Rådet for Den Europæiske Union

— Europa-Kommissionen

— Den Europæiske Unions Domstol

— Den Europæiske Revisionsret

— Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg

— Regionsudvalget.

2. De institutioner, som er repræsenteret i styrelsesudvalget, udpeger det ordinære medlem, der varetager formandsopgaverne for styrelsesudvalget i en periode på to år. Perioden starter pr. 1. august.

Artikel 3

Mødeindkaldelse

1. Styrelsesudvalget indkaldes mindst fire gange årligt af formanden, enten på dennes initiativ, på anmodning af et af styrelsesudvalgets medlemmer eller af kontorets direktør.

2. Møderne finder sted på kontorets hjemsted, med mindre styrelsesudvalget beslutter noget andet.

3. Styrelsesudvalgets møder er ikke åbne for offentligheden.

Artikel 4

Dagsorden

1. Formanden fastsætter forslag til dagsordenen efter forslag fra kontorets direktør. Hvis et medlem af styrelsesudvalget udtrykker ønske om at få indskrevet et punkt på dagsordenen, skal dette ønske efterleves.

2. På dagsordenen sondres der mellem de udkast til foranstaltninger, som kræver, at styrelsesudvalget afgiver udtagelse eller samtykker, og punkter af oplysende karakter eller som forelægges med henblik på en udveksling af synspunkter.

3. Dagsordenen godkendes af et simpelt flertal af styrelsesudvalgets medlemmer ved mødets start.

4. Med godkendelse af et simpelt flertal af styrelsesudvalgets medlemmer kan et punkt tilføjes dagsordenen under et møde.

Artikel 5

Fremsendelse af dokumenter

1. Kontorets direktør sørger for, at mødeindkaldelse, forslag til dagsorden og tilhørende arbejdsdokumenter fremsendes til styrelsesudvalgets medlemmer.

2. De i stk. 1 nævnte dokumenter skal som hovedregel være styrelsesudvalgets medlemmer i hænde to uger inden mødet.

3. I hastesager, og når de foranstaltninger, der skal vedtages, skal anvendes inden for kort tid, kan formanden efter anmodning fra et medlem af styrelsesudvalget eller kontorets direktør eller på eget initiativ forkorte fristen i stk. 2 til tre kalenderdage inden mødet.

4. I særligt hastende tilfælde kan formanden fravige de frister, der er fastsat i stk. 2 og 3.

Artikel 6

Repræsentation og beslutningsdygtigt flertal

1. Styrelsesudvalget er beslutningsdygtigt, når alle institutioner er repræsenteret ved sit ordinære medlem eller af dennes behørigt udnævnte stedfortræder(e), jf. artikel 1, stk. 2.

2. Efter forudgående aftale mellem dets medlemmer kan styrelsesudvalget imidlertid undtagelsesvist afholde møde i fravær af højst to ordinære medlemmer eller disses stedfortrædere. I sådanne tilfælde skal de fraværende medlemmer på forhånd skriftligt have oplyst formanden om, hvilket medlem af styrelsesudvalget de bemyndiger. Et tilstedeværende medlem kan i givet fald kun være bemyndiget af ét fraværende medlem.

3. Flertal opnås, når fem medlemmer af styrelsesudvalget har godkendt en beslutning forelagt styrelsesudvalget.

4. Udeblivelse hindrer ikke vedtagelse af beslutninger, som kræver enstemmighed.

Artikel 7

Arbejdsgrupper

1. Til behandling af særlige spørgsmål kan styrelsesudvalget nedsætte arbejdsgrupper med deltagelse af kontorets direktør eller dennes stedfortræder, med mindre styrelsesudvalget beslutter noget andet.

2. Arbejdsgrupperne aflægger rapport til styrelsesudvalget. De kan med henblik herpå udpege en referent.

Artikel 8

Tredjemands deltagelse i styrelsesudvalgets møder

1. Kontorets direktør deltager i møderne, med mindre styrelsesudvalget beslutter noget andet.

2. Styrelsesudvalgets formand kan indbyde en repræsentant for Kommissionens Generaldirektorat for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed til at deltage i styrelsesudvalgets møder, for så vidt angår alle de punkter, hvor det har kompetence.

3. Styrelsesudvalget kan efter anmodning fra et medlem eller fra kontorets direktør eller på formandens initiativ beslutte at høre eksperter om særlige spørgsmål.

4. Eksperterne deltager ikke i styrelsesudvalgets drøftelser.

Artikel 9

Skriftlig procedure

1. Styrelsesudvalget træffer almindeligvis beslutninger på sine møder. Imidlertid kan der efter forslag fra et af medlemmerne eller fra kontorets direktør indhentes samtykke fra styrelsesudvalgets medlemmer ved skriftlig procedure.

2. Med henblik herpå meddeler kontorets direktør efter aftale med formanden forslaget til styrelsesudvalgets medlemmer. Medlemmer af styrelsesudvalget, der ikke inden for den angivne frist har meddelt deres forbehold over for forslaget eller deres eventuelle ønsker om ændring af forslaget, anses for at have samtykket. Fristen er ti arbejdsdage. Den kan forlænges én gang på anmodning af et medlem af styrelsesudvalget for en periode på højst ti arbejdsdage. I hastesager nedsættes fristen til fem arbejdsdage.

3. Hvis et medlem af styrelsesudvalget anmoder om, at forslaget behandles på et møde, afsluttes den skriftlige procedure uden resultat. Formanden indkalder snarest muligt styrelsesudvalget til møde.

4. Hvis ingen medlemmer af styrelsesudvalget inden for den oprindelige eller forlængede frist fremkommer med eller fastholder et forbehold over for et forslag, betragtes dette som godkendt af styrelsesudvalget.

Artikel 10

Sekretariat

Kontorets ledelse og eventuelle arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 7, forestår kontorets sekretariatsopgaver.

Artikel 11

Mødereferater

1. Formanden har ansvaret for, at der for alle møder udarbejdes et udkast til mødereferat, der navnlig indeholder de synspunkter, der blev fremsat om forslagene, og de beslutninger, der blev taget af styrelsesudvalget. Drøftelser og afstemninger vedrørende personalespørgsmål og andre fortrolige spørgsmål indeholdes i et særskilt bilag.

2. Mødereferatet forelægges styrelsesudvalgets medlemmer til godkendelse på et efterfølgende møde eller ved skriftlig procedure, jf. artikel 9. Medlemmerne meddeler skriftligt formanden eventuelle bemærkninger. Styrelsesudvalget informeres herom. Hvis der er uenighed, drøfter styrelsesudvalget den foreslåede ændring. Hvis der fortsat er uenighed, vedlægges ændringsforslaget som bilag til mødereferatet.

Artikel 12

Aktindsigt

1. Principperne og betingelserne for at give offentligheden adgang til styrelsesudvalgets dokumenter er de samme som dem, der gælder for Kommissionens dokumenter.

2. Anmodning om adgang til styrelsesudvalgets dokumenter forelægges styrelsesudvalgets medlemmer.

Artikel 13

Gennemførelse af styrelsesudvalgets beslutninger

1. Formanden eller kontorets direktør meddeler på vegne af styrelsesudvalget dettes beslutninger til de berørte institutioner eller personer.

2. Styrelsen beslutter enstemmigt, hvilke beføjelser der delegeres til kontorets direktør. Om nødvendigt indhenter kontorets direktør synspunkter fra institutionernes kompetente funktionærer og redegør for styrelsesudvalgets beslutninger.

Artikel 14

Årlig forvaltningsrapport

1. Kontorets direktør forelægger senest den 31. marts hvert år styrelsesudvalget et udkast til den årlige forvaltningsrapport i henhold til de betingelser, de fastsættes i artikel 7, stk. 1, litra c), i afgørelsen om organisationen og driften af Publikationskontoret.

2. Udkastet til den årlige forvaltningsrapport indeholder detaljerede oplysninger om følgende punkter:

— styrelsesudvalgets arbejde

— forbindelser til andre institutioner og organisationer

— kontorets aktiviteter

— personaleforvaltning

— budgetmæssig og økonomisk forvaltning

— infrastruktur

— risikoanalyse

— sammenfatning af den interne revisions arbejde

— sammenfatning af evalueringsarbejdet.

Rapporten indledes med formandens bemærkninger, et resumé af årets aktiviteter og en sammenfatning af de væsentligste indikatorer.

Artikel 15

Denne forretningsorden træder i kraft på dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(1) EUT L 168 af 30.6.2009, s. 41.

(2) EUT L 179 af 11.7.2012, s. 15.