Særberetning nr. 16/2000

om udbudsprocedurerne for tjenesteydelsesaftaler under Phare- og Tacis-programmerne, med Kommissionens svar

(artikel 248 EF, stk. 4, andet afsnit)

(2000/C 350/01)

INDHOLD

>TABELPOSITION>

INDLEDNING

1. Under DAS-revisionen af transaktionerne i regnskabsåret 1998 konstaterede Retten på en række punkter mangler ved gennemførelsen af Phare- og Tacis-programmernes udbudsprocedurer. Samtidig anmodede ordføreren for decharge for regnskabsåret 1997 på grundlag af en rapport fra finanskontrollen om dette emne Revisionsretten om at undersøge udbudsprocedurerne inden for disse to programmer. Det er baggrunden for, at Retten har revideret 120 kontrakter om teknisk bistand (80 vedrørende Phare-programmet og 40 vedrørende Tacis-programmet), der hovedsagelig var indgået i perioden 1996 - 1998(1) og tildelt efter begrænset udbud.

2. For Phare-programmets vedkommende omfatter den reviderede stikprøve 31 foranstaltninger forvaltet af Kommissionen i Bruxelles og 49 foranstaltninger, som er gennemført i fire Phare-stater (Polen, Letland, Bulgarien og Rumænien) inden for rammerne af det decentrale forvaltningssystem (DFS). For Tacis-programmets vedkommende omfatter den reviderede stikprøve foranstaltninger forvaltet af Kommissionen i Bruxelles, hovedparten er foranstaltninger gennemført i Rusland. Stikprøven er ikke af en sådan art, at revisionsresultaterne kan ekstrapoleres på hele Phare- og Tacis-området. Til gengæld viser stikprøven, at tildelingen af tjenesteydelsesaftaler under Phare- og Tacis-programmerne er forbundet med reelle risici, og antallet af konstaterede problemer (jf. tabel 1) viser svaghederne ved de ordninger, Kommissionen anvendte i den reviderede periode.

3. I juni 1999 udsendte Kommissionen en ny instruktionshåndbog om kontrakter vedrørende tjenesteydelser, leverancer og bygge- og anlægsarbejder, der indgås i forbindelse med Fællesskabets samarbejde med tredjelande. Formålet med denne håndbog er at indføre mere kohærente og strengere praksis for alle programmer på hele området ekstern bistand. Anvendes håndbogens bestemmelser efter bogstaven, burde forskellige mangler, der peges på i denne beretning, kunne afhjælpes. Derfor bør håndbogen ses som et værdifuldt redskab til forbedring af forvaltningen af bistand til tredjelande.

RETSGRUNDLAG OG GÆLDENDE BESTEMMELSER

4. Sådanne kontrakter, som Retten har undersøgt, indgås som hovedregel i henhold til finansforordningens artikel 112 - 119 samt den særlige Phare-forordning (artikel 7)(2) og den særlige Tacis-forordning (artikel 6 og bilag III til forordningen)(3). Det er fastsat i finansforordningen, at det valgte tilbud skal være det økonomisk set mest fordelagtige (artikel 117), og at aftaler om tjenesteydelser og tekniske samarbejdsaktioner indgås efter begrænset udbud (artikel 118, stk. 1, første afsnit).

5. I Phare-forordningen er det fastsat (artikel 7), at ved interventioner på over 50000 euro kan alle fysiske og juridiske personer i medlemsstaterne og i Phare-landene deltage i udbud, licitationer, tilbudsafgivelse og kontrakter på lige vilkår. De praktiske bestemmelser om indgåelse af sådanne aftaler er fastsat i vejledningen i decentrale forvaltningsprocedurer (DFS).

6. I henhold til Tacis-forordningen skal følgende tages i betragtning:

a) Der skal sikres størst mulig deltagelse på lige vilkår i udbud vedrørende leverancer, bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser.

b) Kommissionen skal sikre den nødvendige gennemsigtighed og også, at udvælgelseskriterierne følges nøje; ved udvælgelsen bør Kommissionen sørge for så stor spredning som muligt.

c) Så bred en kreds som muligt bør ved anvendelse af de mest moderne kommunikationsmidler opfordres til at tilkendegive deres interesse for at afgive bud.

7. I henhold til nævnte forordnings artikel 6 indgås kontrakter om tjenesteydelser på over 200000 euro som hovedregel ved begrænset udbud.

DE VÆSENTLIGE ETAPER AF PROCEDUREN FOR BEGRÆNSET UDBUD

8. Inden for rammerne af både Phare og Tacis forløber proceduren for begrænset udbud i fire hovedetaper:

a) Der offentliggøres en opfordring til at tilkendegive interesse for det foreslåede projekt.

b) Der opstilles en begrænset liste over virksomheder, der vil blive opfordret til at afgive bud.

c) Disse virksomheder opfordres til at afgive bud og får tilsendt meddelelsen om udbudsbetingelserne.

d) De afgivne bud bedømmes, og det bedste bud udvælges.

Opfordringen til at tilkendegive interesse og opstillingen af de begrænsede lister er væsentlige elementer, for de skal sikre, at princippet om lige vilkår ved deltagelse i udbud (finansforordningens artikel 114) overholdes. Tilsvarende vælges det økonomisk set mest fordelagtige tilbud på grundlag af kriterier, der er fastsat for udvælgelse af buddene (finansforordningens artikel 117), og som er meddelt samtidig med opfordringen til at afgive bud.

9. Når foranstaltningerne forvaltes centralt, sådan som det er tilfældet med Tacis-programmerne, de multinationale foranstaltninger under Phare-programmet og de foranstaltninger, der er under gennemførelse i de baltiske lande, er Kommissionen i Bruxelles direkte ansvarlig for afviklingen af procedurerne. Når foranstaltningerne forvaltes i det decentrale system, er det hovedsagelig myndighederne i modtagerlandet, i de fleste tilfælde bistået af vestlige eksperter, der iværksætter DFS-procedurerne under tilsyn af Kommissionens delegationer på stedet. Under alle omstændigheder har Kommissionen det samlede ansvar for, at budgetbevillingerne anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning.

Opfordringen til at tilkendegive interesse

10. I denne etape, der skal sikre den bredest mulige konkurrence, oplyses alle interesserede virksomheder eller organisationer om den forestående tildeling af en kontrakt. Oplysningen gives i EF-Tidende eller (siden oktober 1996, for så vidt angår tjenesteydelseskontrakter på over 200000 euro) på Internet.

Opstillingen af de begrænsede lister

11. Kommissionens tjenestegrene eller PMU'erne(4) opstiller på grundlag af virksomhedernes interessetilkendegivelser og deres egne registre over kontrahenter en begrænset liste. På denne liste opføres kun de virksomheder, der anses for mest egnede til at gennemføre den planlagte foranstaltning. Der udarbejdes en rapport, som vedlægges udbudsmaterialet, om de elementer, der er lagt vægt på ved opstillingen af den begrænsede liste.

12. For at sikre rimelig konkurrence gælder der inden for Phare og Tacis regler for, hvor mange virksomheder der mindst skal optages på de begrænsede lister. Der skal være mindst syv virksomheder på en sådan liste, når aftalen er om højst 1 million euro, og i andre tilfælde ti. I punkt 11 i bilag II til Tacis-forordningen præciseres det også, at Kommissionen kan foreslå virksomhederne på en begrænset liste at danne konsortier i tilfælde af meget komplekse projekter.

Opfordringerne til at afgive bud

13. De virksomheder, der er udtaget efter den forudgående udvælgelse, opfordres til at afgive bud på tjenesteydelserne. De får tilsendt udbudsmaterialet, som omfatter:

a) listen over de virksomheder, der opfordres til at afgive bud

b) vejledning for tilbudsgivere

c) reglerne for afgivelse af bud og for tildeling af Phare- og Tacis-kontrakter om tjenesteydelser

d) standardkontrakten med bilag, herunder de særlige udbudsbetingelser, der knytter sig til kontrakten.

14. I vejledningen præciseres det, hvordan buddene skal være struktureret, og hvad de skal omfatte, samt hvilke betingelser og tidsfrister der gælder for afgivelse af bud, og også hvilke kriterier der vil blive lagt til grund ved tildeling af kontrakten. Tilbudsgiveren udarbejder sit bud på dette grundlag.

15. Udvælgelsesprocessen består altid af to faser: en teknisk bedømmelse fulgt af en finansiel bedømmelse, som vægtes med henholdsvis 70 og 30 % i den endelige bedømmelse.

Bedømmelsen af buddene

Bedømmelseskomitéerne

16. Tilbudsgivernes bud bedømmes af en ad hoc-komité. I forbindelse med kontrakter, der tildeles direkte af Kommissionen, har bedømmelseskomitéerne siden oktober 1996 været sammensat af en formand (uden stemmeret), som tilhører Kommissionens vedtægtsomfattede personale, og fem bedømmere (to repræsentanter for Kommissionen, en repræsentant for den endelige modtager og to eksterne eksperter eller eksperter ansat i Kommissionen). I forbindelse med Phare-kontrakter, som forvaltes decentralt, fastsættes komitéens sammensætning af den lokale anvisningsberettigede, og den kan omfatte en ekstern ekspert.

17. Når buddene åbnes, sikrer bedømmelseskomitéen sig, at hvert bud er modtaget inden fristens udløb, og at det tekniske og finansielle forslag er holdt adskilt. Ved den tekniske og den finansielle bedømmelse undersøger komitéen derefter, om den indsendte dokumentation følger de opstillede normer. Komitéen udarbejder en protokol om hver af disse etaper.

Den tekniske bedømmelse

18. Bedømmelsen af de tekniske forslag, som er første led i selve udvælgelsesproceduren, omfatter normalt to etaper:

a) undersøgelse af de skriftlige forslag

b) samtale med de vigtigste deltagere (lederen af projektet, langtidsansatte eksperter mv.).

19. De tekniske bud bedømmes ud fra forskellige parametre, som i princippet fremgår af vejledningen til tilbudsgiverne. Der tages hensyn til den foreslåede organisation, tilbudsgiverens erfaring og det foreslåede personales kvalifikationer samt til brug af lokale eksperter, som - i princippet - skal bidrage til, at der overføres viden, og at resultaterne bliver holdbare. Der foretages kun en finansiel bedømmelse af de bud, der ved den tekniske bedømmelse har opnået mere end 65 % af det samlede antal point (jf. punkt 15).

Den finansielle bedømmelse

20. I vejledningen til tilbudsgiverne præciseres det altid, at de foreslåede honorarer skal ligge inden for rimelige markedsprisniveauer, og at buddets samlede beløb ikke må overskride et budget fastsat for hvert udbud.

21. For så vidt angår kontrakterne under Tacis-programmet er oplysningerne om den finansielle bedømmelse ikke mere detaljerede, hvorimod Kommissionens interne retningslinjer (af 4. oktober 1996) indeholder en bestemmelse om, at tilbudsgiveren skal have oplyst, hvilken metode der anvendes ved den finansielle bedømmelse, når der er tale om Phare-kontrakter. Og her skal principielt anvendes en af følgende metoder:

a) sammenligning mellem de samlede priser ekskl. udgifter, der refunderes

b) sammenligning mellem enhedspriserne (den samlede pris minus udgifter, der refunderes, divideret med det foreslåede antal manddage).

22. Pointene for det finansielle forslag plus pointene for den tekniske del giver pointsummen. Det bud, der opnår det højeste antal point, betragtes så som det økonomisk set mest fordelagtige, og det indgås der i princippet kontrakt om.

BEMÆRKNINGER OM BEGRÆNSEDE UDBUD

23. Revisionen har vist, at der er vanskeligheder på de forskellige stader i udbudsproceduren. De største problemer vedrører imidlertid bedømmelsen af buddene og forvaltningen af dossiererne. 47 af de 80 undersøgte Phare-dossierer og 21 af de 40 undersøgte Tacis-dossierer var behæftet med sådanne svagheder.

24. I otte af de 68 tilfælde, hvor de konstaterede problemer betragtes som store (jf. tabel 1), indvirkede problemerne direkte på den endelige tildeling af kontrakten, og i 12 tilfælde kan de have indvirket på tildelingen af kontrakten. Disse 12 tilfælde kan Retten ikke udtale sig om, fordi der mangler dokumentation.

Tabel 1

Problemer, der betragtes som store i stikprøven på 120 reviderede kontrakter

>TABELPOSITION>

De begrænsede lister

Kvaliteten af den forudgående udvælgelse

25. Det var ikke muligt at få forelagt dokumentationen vedrørende fire Phare-kontrakter. Alle de øvrige undersøgte kontrakter var blevet offentliggjort, som de skulle.

26. Rapporterne om den forudgående udvælgelse er meget forskellige fra program til program og fra forvaltning til forvaltning, og det gælder både form og indhold. I den decentraliserede Phare-forvaltning anvendes der et bedømmelsesskema, hvor man ud fra på forhånd fastsatte kriterier når frem til en pointsum. Kun virksomhederne med en pointsum på over 65 % går så videre til den følgende etape. Siden de seneste ændringer af de decentraliserede forvaltningsprocedurer trådte i kraft (september 1997), er denne forudgående udvælgelse blevet varetaget af en ad hoc-komité bestående af tre personer udpeget af den lokale anvisningsberettigede.

27. Under Tacis-programmet udarbejdes den begrænsede liste først og fremmest på grundlag af en vurdering, som administratoren i Kommissionen foretager, og som godkendes af den anvisningsberettigede.

28. For at sikre konkurrence skal virksomhedernes optagelse på den begrænsede liste begrundes. I forbindelse med 34 Phare-dossierer og syv Tacis-dossierer mangler denne dokumentation.

29. Uanset, hvor mange virksomheder der opfordres til at afgive bud, er den procentdel, der går videre efter den tekniske bedømmelse, en indikator for virksomhedernes interesse i kontrakten og dermed for den konkurrence, der er opnået gennem den begrænsede liste. I forbindelse med 13 Phare-kontrakter og tre Tacis-kontrakter (jf. bilag I) var kun én tilbudsgiver kommet videre efter den tekniske bedømmelse og havde dermed fået tildelt kontrakten.

Konkurrencen begrænses

30. I praksis har reglerne for, hvor mange virksomheder der mindst skal optages på de begrænsede lister, kun haft begrænset effekt. I de fleste tilfælde har det nemlig været tilladt, at virksomheder, der var optaget på én og samme begrænsede liste, dannede konsortier og indgik underleveranceaftaler, hvad der har begrænset konkurrencen mellem tilbudsgiverne (jf. ramme 1). I henhold til instruktionshåndbogen, der er nævnt i punkt 3, må der ikke mere dannes sådanne konsortier.

31. I forbindelse med 34 af de 80 undersøgte Phare-udbud og 31 af de 40 undersøgte Tacis-udbud er virksomheder på den begrænsede liste således gået sammen om et bud. Og i 38 tilfælde for Phares vedkommende og 11 tilfælde for Tacis's vedkommende nåede antallet af afgivne bud ikke op over halvdelen af opfordringerne til at afgive bud, og det skyldtes navnlig, at der var dannet konsortier (jf. bilag II). Desuden var den fremgangsmåde, en tilbudsgiver havde benyttet i forbindelse med et Tacis-udbud for at få dannet et konsortium, på visse punkter omtvistelig (jf. ramme 1, punkt 35).

Ramme 1

Phare

32.

105: 1 million euro. Der var optaget 11 virksomheder på den begrænsede liste til en kontrakt på energiområdet i Rumænien. Fordi virksomhederne havde dannet konsortier, blev der kun afgivet tre bud.

33.

110: 2,3 millioner euro. I vejledningen til tilbudsgiverne om en foranstaltning vedrørende "institution building" i Rumænien blev der stillet krav om, at virksomhederne på den begrænsede liste skulle danne konsortier, og samtidig blev der udtrykt ønske om, at der blev opretholdt normale konkurrencebetingelser. Der indkom kun to bud, som seks partnere ud af de 16, der var blevet opfordret til at afgive bud, var gået sammen om.

Tacis

34.

24: 2 millioner euro. Oprindelig var otte virksomheder blevet opfordret til at afgive bud i forbindelse med en kontrakt på transportområdet, men der indkom kun to. Disse to bud var fem virksomheder, der var blevet udvalgt på forhånd, gået sammen om.

35.

27: 2,5 millioner euro. I forbindelse med tildelingen af en kontrakt om arkitekturen i et betalingskortsystem i Rusland blev en af tilbudsgiverne to gange (først direkte, siden af en mellemmand) opfordret til at deltage i et konsortium med en af de øvrige virksomheder, som var blevet udvalgt på forhånd. Mellemmanden mente, at han kunne skaffe tilbudsgiveren kontrakten, hvis denne accepterede hans forslag om at gå med i et konsortium og betale ham en kommission. Den kontaktede tilbudsgiver afviste forslaget og indberettede sagen for Kommissionens tjenestegrene. To tjenestemænd i Kommissionen bekræftede disse forhold, men kontrakten blev alligevel tildelt det konsortium, som den virksomhed, der var rettet beskyldninger imod, var med i.

36. Det fremgår klart af Tacis-bedømmelsesrapporterne, hvilke deltagere i et konsortium der har været optaget på den begrænsede liste. Denne oplysning fremgår ikke i alle tilfælde i Phare-dossiererne.

Oplysningerne til tilbudsgiverne

Bestemmelserne om dannelse af konsortier

37. Det er normalt præciseret i vejledningen, at konsortier og underleverancekontrakter er tilladt mellem de virksomheder, der er optaget på den begrænsede liste, men det kan også forekomme, at sådanne konsortier ikke er tilladt (fire Phare-tilfælde og seks Tacis-tilfælde). Samarbejdet kan antage forskellige former, men da valget af samarbejdsform aldrig begrundes, er det vanskeligt at se, hvorfor der er valgt en given samarbejdsform.

Angivelse af kriterierne for den finansielle bedømmelse

38. I forbindelse med Tacis-kontrakterne anføres bedømmelseskriterierne ikke, og det er hverken i overensstemmelse med finansforordningens artikel 117 eller med den bedste praksis, som er, at når ordren skal tildeles det økonomisk mest fordelagtige bud (i modsætning til underhåndsaftaler), skal de kriterier, man påtænker at benytte, anføres i udbudsbetingelserne eller i udbudsbekendtgørelsen.

39. 34 af de 80 Phare-dossierer indeholdt ikke disse oplysninger. Desuden omfattede Kommissionens dossierer om 12 Phare-kontrakter ikke vejledningen til tilbudsgiverne.

Brug af eksterne eksperter

40. Eksterne eksperter deltager såvel i udarbejdelsen af udbudsbetingelserne som i bedømmelsen af buddene. De rekrutteres på rammekontrakter, som dækker hovedparten af målsektorerne (13 for Phares og seks for Tacis's vedkommende) (jf. punkt 70). Der kan følges en af to fremgangsmåder:

a) Administratoren fra Kommissionen foreslår en ekspert, som han kender. Administrativt bringes forholdet derefter formelt i orden ved, at den pågældende ekspert efter forhandling integreres i de team, der er dækket af rammekontrakter.

b) Administratoren fra Kommissionen forelægger den ønskede profil for kontrahenten, og denne foreslår en af de eksperter, han har på sine lister.

Proceduren er ikke særlig gennemsigtig. En formel erklæring på tro og love er den eneste beskyttelse mod eventuelle interessekonflikter (jf. ramme 2).

41. I 2000 er der indført nye rammekontrakter (mindst tre pr. målsektor), som skulle gøre forholdene bedre. Administratorerne skal ikke længere foreslå kandidater, og de ønskede profiler skal forelægges samtidigt for tre personer, der har fået en rammekontrakt i den pågældende sektor.

42. Kommissionen bør gøre ordningerne mere effektive og derfor til brug for programmerne vedrørende bistanden til tredjelande oprette en database med alle væsentlige oplysninger om eksperterne. En sådan base ville give følgende fordele:

a) Man ville lige fra starten kunne begrænse risiciene for interessekonflikt. I to tilfælde har personer, der var ansat på rammekontrakt, officielt tilkendegivet, at de var interesserede i kontrakter om tjenesteydelser inden for deres arbejdsområde, selv om deres kontrakt forbød dem det (

35: 0,9 million euro;

51: 2,8 millioner euro).

b) Via denne base ville de forskellige tjenester i Kommissionen kunne informeres bedre om eksperternes profiler og navnlig om deres indsats. I Kommissionens tjenestegrene udskiftes personalet så hurtigt, og der anvendes så mange eksperter, at alle ansvarlige bør have adgang til sådanne informationer. Siden oktober 1996 er der blevet ansat 2000 eksperter via Phare-rammekontrakter.

43. Der er konstateret syv tilfælde af interessekonflikt under Phare og to tilfælde under Tacis. De bud, der blev afgivet under disse omstændigheder, blev forkastet i tre tilfælde under Phare og i et tilfælde under Tacis, men ikke i de øvrige tilfælde (jf. ramme 2)

Ramme 2

Phare

44.

101: 1,5 million euro. Den person, der havde udarbejdet udbudsbetingelserne til et pilotprojekt vedrørende den regionale matrikel i Bulgarien, blev foreslået som langtidsansat ekspert i buddet fra en af tilbudsgiverne. Denne virksomhed, der således havde en afgørende fordel, fik tildelt kontrakten. Denne interessekonflikt omtales ikke i udvælgelseskomitéens protokoller, men i en senere kontrolrapport. Ikke blot blev der undertegnet kontrakt med den virksomhed, der var involveret i sagen, eksperten fortsatte også som medlem af det team, der stod for den tekniske bistand.

Tacis

45.

80: 2,9 millioner euro. I forbindelse med en Tacis-kontrakt om miljøbeskyttelse blev en person, som Kommissionens tjenestegrene havde rådspurgt om udarbejdelsen af projektets udbudsbetingelser, præsenteret som koordinator i et af buddene på samme projekt. Hverken eksperten eller den pågældende virksomhed blev udelukket på grund af interessekonflikten. Virksomheden opnåede faktisk kontrakten på grund af meget høje tekniske point.

Bedømmelsen af buddene

Bedømmelseskomitéernes arbejde

46. Medlemmerne af komitéen skal deltage i komitéens møder. Det fremgik imidlertid af fem Phare-dossierer og et Tacis-dossier, at nogle af bedømmerne ikke havde deltaget i alle møderne. I et tilfælde blev en bedømmer, der ikke var til stede, kun betragtet som observatør, og hans bedømmelse kom ikke til at tælle. I forbindelse med Phare havde komitéen accepteret diskutable løsninger, blandt andet at bedømmere blev udskiftet under proceduren, at bedømmere tildelte point for bedømmelsesfaser, som de ikke havde deltaget i, og at deltagerlisterne blev underskrevet af personer, der ikke havde deltaget i de pågældende møder (jf. ramme 3).

Ramme 3

Phare

47.

104: 0,9 million euro. I et tilfælde vedrørende turistsektoren i Polen havde man de gange, hvor en bedømmer ikke var til stede ved bedømmelsen, blot givet det antal point, han selv havde givet ved en tidligere bedømmelse. Bedømmeren havde i øvrigt også underskrevet deltagerlisterne for de møder, han ikke havde deltaget i.

48.

29: 1,8 million euro. I forbindelse med en kontrakt om markedsføring af landbrugsprodukter sendte den uafhængige ekspert Kommissionen en rapport, hvori han betvivlede, at de øvrige medlemmer af komitéen havde været seriøse, kompetente og uafhængige ved bedømmelsen af buddene. Han konkluderede, at denne bedømmelse ikke havde været seriøs.

49.

109: 1,4 million euro. I forbindelse med et uddannelsesprojekt nævner en af de eksterne bedømmere i sin rapport, at de øvrige medlemmer af komitéen meget ofte var fraværende. Ved en af samtalerne havde han endog været den eneste bedømmer til stede. Alligevel har hver bedømmer givet point for hver samtale.

Bedømmelsen af de tekniske forslag

50. Den tekniske bedømmelse vægtes så højt (70 %), at den er afgørende, og afviger tilbudsgivernes pointtal væsentligt fra hinanden, vil det altid være et alvorligt handicap senere i proceduren. Derfor bør den foretages så omhyggeligt som muligt. I kun tre af samtlige reviderede sager var der indgået kontrakt med en virksomhed, som ikke lå på førstepladsen efter den tekniske bedømmelse.

51. I 16 Phare-dossierer og 12 Tacis-dossierer havde de lokale bedømmere givet helt andre point end de øvrige komitémedlemmer, og det var årsagen til, at de bedømte virksomheder afveg betydeligt fra hinanden. I to Phare-sager og en Tacis-sag har sådanne afvigelser medført, at Kommissionens tjenestegrene har annulleret bedømmelsen af buddene. I andre tilfælde er resultaterne blevet stående, og proceduren fortsat (jf. ramme 4). Sådanne forskelle i bedømmelsesprincipperne bør begrundes omhyggeligt, specielt når afgørelsen falder ud til fordel for en tilbudsgiver netop på grund af sådanne afvigelser (tre tilfælde under Phare og tre under Tacis).

Ramme 4

Phare

52.

PL05: 0,4 million euro. Et medlem af bedømmelseskomitéen gav så mange point, at en af tilbudsgiverne fik tildelt en kontrakt i Polen (teknisk bistand i forbindelse med privatisering).

Tacis

53.

94: 3,9 millioner euro. Kun fordi den russiske ekspert gav for mange point, blev en Tacis-kontrakt om uddannelse af menneskelige ressourcer tildelt den virksomhed, der efter den tekniske bedømmelse lå på andenpladsen. Forskellen mellem denne eksperts point til de to førende virksomheder var fire gange så stor som forskellen mellem de øvrige bedømmeres bedømmelser af de samme tilbudsgivere. Var denne eksperts point ikke blevet medregnet, var der blevet indgået kontrakt med en anden virksomhed.

54. Der er ikke fastsat regler for, hvornår proceduren skal afbrydes, og hvornår den kan fortsætte. Man kunne i sådanne tilfælde beregne gennemsnitspointene uden at medtage for afvigende point (f.eks. point, der afviger fra gennemsnittet med mere end en på forhånd fastsat værdi) eller om nødvendigt få foretaget en ny bedømmelse af en anden komité.

Samtaler

55. Samtalerne er et led i den tekniske bedømmelse, og pointene herfor tæller med i de endelige tekniske point. Under Phare vægtes det skriftlige tilbud i de fleste tilfælde med 80 % af den tekniske bedømmelse og samtalerne med 20 %. Men i nogle tilfælde har samtalerne talt med over 20 % (12 Phare-dossierer), i andre har bedømmelseskomitéen ikke indkaldt tilbudsgiverne til samtale (18 Phare-sager). I 16 Phare-sager og samtlige Tacis-sager er der ikke angivet nogen vægtning af samtalen, og vægtningen beror på et samlet skøn.

56. Intet i Phare-dossiererne forklarer, hvorfor der er truffet de valg, der er truffet. Når Kommissionens tjenestegrene ikke skriver udtrykkeligt i vejledningen til tilbudsgiverne, at deltagerne vil blive indkaldt til samtale, og de heller ikke oplyser, hvor stor betydning samtalerne har, følger de ikke de normer, der er fastsat i finansforordningens artikel 117 (jf. punkt 4). Og i modsætning til, hvad der står i vejledningen til tilbudsgiverne, udvælges virksomhederne i de fleste tilfælde allerede på grundlag af det skriftlige forslag. Kun de virksomheder, der har opnået over 65 % ved den tekniske bedømmelse af deres dossier, indkaldes nemlig til samtale. Men faktisk bliver mange tilbudsgiveres tekniske point forhøjet efter samtalen. Oplysningerne til tilbudsgiverne er ikke udtømmende, fordi der aldrig står noget om dette første filter.

Den finansielle bedømmelse

57. Under Phare var metoderne til bedømmelse af de finansielle forslag blevet fortolket på 11 forskellige måder under Phare og under Tacis på seks forskellige måder (jf. bilag IV). Disse metoder fordeler sig i to grupper. I den første gruppe sammenlignes de samlede beløb, i den anden de gennemsnitlige enhedspriser. Nogle af metoderne i den anden gruppe har konsekvenser, som går imod Kommissionens erklærede politik.

58. Det er i strid med Kommissionens politik, når de gennemsnitlige omkostninger til eksperter beregnes ved, at de samlede udgifter til både europæiske og lokale eksperter divideres med kun de europæiske eksperters ydelser (manddage). Denne metode giver de bud, der især prioriterer brug af europæiske eksperter, fordele frem for dem, hvor der er regnet med lokale eksperter. En sådan fremgangsmåde er ikke i overensstemmelse med de hensigter, der gives udtryk for både i vejledningen til tilbudsgiverne og i Kommissionens interne vejledning (4. oktober 1996), og hvor der er en tendens til at foretrække lokale eksperter for således at sikre holdbare resultater også på længere sigt (jf. punkt 19).

59. I den undersøgte stikprøve havde man i forbindelse med seks Phare-kontrakter og i ni Tacis-kontrakter set bort fra østlige eksperters deltagelse. Kun i ét tilfælde (

62: 4,8 millioner euro) havde en tjenestemand i Kommissionen anmodet om, at de tal, der indgik i beregningerne, blev ændret, så alle tilbudsgiverne blev stillet lige.

Ændringer af metoderne til finansiel bedømmelse

60. De virksomheder, der afgiver bud på Phare-kontrakter, får tilsendt bedømmelseskriterierne, men i nogle tilfælde anvender bedømmelseskomitéen andre kriterier. Således er 12 af de 80 undersøgte Phare-kontrakter blevet bedømt på diskutable betingelser. Sådan praksis kan føre de tilbudsgivere, som udarbejder deres bud på grundlag af de meddelte kriterier, på vildspor. Hvis kriterierne var blevet fulgt, skulle to af de 12 ovennævnte kontrakter have været indgået med en anden tilbudsgiver. I to andre dossierer mangler de finansielle bud, og det er derfor umuligt at sige, om de samme tilbudsgivere ville have opnået kontrakterne, hvis den oprindelig fastsatte metode var blevet anvendt (jf. ramme 5).

Ramme 5

Phare

61.

33: 11,7 millioner euro. I vejledningen til tilbudsgiverne var det angivet, at de finansielle forslag ville blive bedømt på grundlag af den gennemsnitlige omkostning pr. ekspertenhed, nemlig den samlede pris minus de udgifter, der refunderes, divideret med ekspertydelserne i manddage. Desuden var det fastsat i vejledningen (punkt C.2.1), at et bud kunne forkastes, hvis opdelingen mellem direkte omkostninger og udgifter, der refunderes, ikke var korrekt, og at alle udgifter vedrørende støtte til projektet skulle figurere i rubrikken med direkte omkostninger. Ingen af disse bestemmelser blev anvendt.

Den finansielle bedømmelse blev foretaget på grundlag af de samlede omkostninger uden udgifterne, der refunderes, og uden hensyntagen til antallet af eksperter. Når priserne var de samme, fik de bud, der brugte få eksperter, dermed en fordel. I det valgte bud var der medtaget forskellige støtteaktioner under udgifter, der blev refunderet, blandt andet 288000 euro til lokale kontorer, der burde være opført som direkte omkostninger. Dette forslag burde være blevet forkastet allerede ved åbningen af buddene, fordi omkostningerne ikke var opdelt korrekt. Endelig viser undersøgelsen af de finansielle forslag, at sammensætningen af de udgifter, der refunderes, varierer fra bud til bud, og at der ikke blev foretaget korrektioner før den finansielle bedømmelse, således at det blev muligt at sammenligne data af samme art. Det fremgår således, at hvis de bedømmelseskriterier, tilbudsgiverne havde fået meddelelse om, var blevet anvendt, ville den valgte virksomhed ikke være blevet valgt, den ville nemlig være blevet placeret på sidstepladsen.

Beregningselementer

- Bedømmelse efter andre kriterier end de meddelte:

>TABELPOSITION>

- Bedømmelse efter de meddelte kriterier:

>TABELPOSITION>

62.

56: 4 millioner euro. Ifølge vejledningen til tilbudsgiverne om en kontrakt om teknisk bistand i Letland ville de finansielle forslag blive bedømt på grundlag af den gennemsnitlige omkostning pr. ekspertenhed. Det var altså i tilbudsgivernes interesse at holde den gennemsnitlige omkostning så lav som muligt, blandt andet ved især at bruge lokale eksperter, hvis honorarer som hovedregel er lavere. I realiteten blev resultatet af bedømmelsen fordrejet, fordi der blev manipuleret med beregningselementerne. De samlede ekspertomkostninger, både europæiske og lokale eksperter, blev nemlig kun divideret med de europæiske eksperters ydelser i manddage. Dermed faldt valget på det bud, der gik ud på brug af europæiske (omkostningstunge) eksperter i stedet for et større antal (billigere) lokale eksperter. Var beregningselementerne ikke blevet bearbejdet, havde en anden virksomhed opnået kontrakten.

Beregningselementer

- Bedømmelse efter andre kriterier end de meddelte:

>TABELPOSITION>

- Bedømmelse efter de meddelte kriterier:

>TABELPOSITION>

63. I forbindelse med Tacis-udbud får tilbudsgiverne ikke sådanne oplysninger. Retten har imidlertid også her i tre tilfælde konstateret uoverensstemmelser mellem de kriterier, bedømmelseskomitéen oprindelig havde vedtaget, og dem, der faktisk blev anvendt. Ændringerne har dog ikke haft nogen indvirkning på resultaterne af bedømmelsen.

Forvaltningen af dossiererne

64. Tacis-dossiererne er mere fuldstændige og af en bedre kvalitet end Phare-dossiererne, men kommissionstjenestegrenenes forvaltning af dossiererne er mangelfuld på tre områder:

a) Dokumenterne er ikke samlet.

b) Dokumentationen er ukomplet, eller den er bortkommet.

c) Det er vanskeligt - for ikke at sige umuligt - at identificere projektlederen (nogle løstansatte projektledere var ikke mere ansat i Kommissionen).

65. I forbindelse med 27 Phare-dossierer og 15 Tacis-dossierer er det umuligt at se, om procedurerne for indgåelse af kontrakter er gennemført korrekt hele vejen igennem, fordi de forkastede bud og bedømmelsesrapporterne mangler. Derudover er der ikke adgang til alle de oplysninger, der er nødvendige for, at man kan danne sig et klart billede af hele procedurens forløb. Vigtige elementer i korrespondancen er ikke blevet indført i dossiererne, og eksperternes detaljerede bedømmelsesrapporter findes ikke alle systematisk i dossiererne, ikke engang i de tilfælde, hvor forvaltningen har været central.

66. Et kontor for teknisk bistand (BAT) varetog forvaltningen af Tacis-programmets dossierer, mens de kontraherende lokale myndigheder og Kommissionen var ansvarlige for forvaltningen af Phare-programmets dossierer. Phare-dossiererne er tidligere blevet forvaltet centralt, men siden andet halvår af 1998 har forvaltningen af de nationale programmer været lagt ud til delegationerne, mens SCR nu forvalter de multinationale programmer.

67. Overdragelsen af disse beføjelser blev ikke gennemført på en tilfredsstillende måde. For det første var hovedparten af de dossierer, der blev sendt til delegationerne, ukomplette. Desuden var dossiererne ikke ordentligt struktureret, og delegationerne fik ikke præcise oplysninger om, hvad dossiererne indeholdt. Da revisionsbesøgene fandt sted i juni 1999, havde delegationerne endnu ikke fået nogen retningslinjer for, hvordan dossiererne skulle arkiveres (hvordan arkiverne skulle føres og opbygges).

68. I forbindelse med Tacis skal Retten bemærke, at det ikke er særlig hensigtsmæssigt at overlade en privat erhvervsdrivende så følsomme oplysninger som dem, der vedrører tildeling af kontrakter, når andre virksomheder inden for samme gruppe som den, denne private erhvervsdrivende er med i, kan afgive bud.

69. Disse forhold skyldes svagheder ved forvaltningen, som Retten ofte har påpeget i sine beretninger. Det administrative personale udskiftes alt for hurtigt, og samtidig er der ikke klare regler for, hvordan dossiererne skal føres, og heller ikke for, hvordan de skal opbygges og arkiveres. Disse mangler ved forvaltningen gør, at der ikke er sikret kontinuitet i de administrative tjenestegrene (administrationens "hukommelse"). Kontraktdokumentationen, som Kommissionen kan holdes ansvarlig for, bør administreres efter fastere linjer.

BEMÆRKNINGER OM RAMMEKONTRAKTERNE

70. For at få gennemført Phare- og Tacis-programmerne i et hurtigere tempo og for at få antallet af udbud reduceret (jf. bilag V) indgik Kommissionen rammekontrakter inden for forskellige sektorer (13 vedrørende Phare og seks vedrørende Tacis). Disse rammekontrakter blev tildelt efter offentligt udbud. Kommissionens tjenestegrene havde forlagt dossiererne vedrørende de reviderede Phare-kontrakter.

71. Kommissionen har indført den regel, at der skal anvendes rammekontrakter ved alle tjenesteydelseskontrakter på under 300000 euro og med en varighed af under 18 måneder. På sådanne kontrakter ansættes navnlig eksperter, der skal udarbejde udbudsbetingelser og bedømme bud (jf. punkt 40).

72. For så vidt angår Phare blev sådanne kontrakter undertegnet i september og oktober 1996. Ifølge planerne dengang skulle de løbe i højst to år, og de skulle ikke kunne forlænges. Senere blev alle disse kontrakter forlænget tre gange, så de samlet kom til at løbe næsten tre et halvt år. Det kumulerede kontraktbeløb er på 106 millioner euro (bilag V).

73. For så vidt angår Tacis blev der undertegnet seks rammekontrakter i maj 1998. Af de 45 modtagne bud inden for de seks berørte sektorer blev de 26 forkastet, fordi de ikke omfattede det krævede minimumsantal eksperter (70).

74. Betingelsen om et minimumsantal eksperter, som reducerede konkurrencen meget, forekommer diskutabel. Det sker nemlig ofte, at administratorerne i Kommissionen selv foreslår eksperter, der så efterfølgende optages på kontrahentens liste (jf. punkt 40). Specielt inden for sektoren menneskelige ressourcer er ni bud blevet udelukket af denne grund, og dermed har der overhovedet ikke været tale om konkurrence. I fire af de seks sektorer er kun én virksomhed gået videre til den finansielle bedømmelse og har dermed opnået kontrakten.

75. Endelig præciseres det i de nye principper for brug af kontorer for teknisk bistand (BAT)(5), der er vedtaget i juni 1999, at BAT-kontrakter skal forelægges Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter til udtalelse. De nye rammekontrakter skal fremover ligesom BAT-kontrakterne forelægges for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

76. Retten har under sin undersøgelse konstateret forskellige problemer i forbindelse med tildelingen af tjenesteydelsesaftaler. De største problemer drejer sig om bedømmelsen af buddene og forelæggelse af dokumentation. Disse bemærkninger gælder over halvdelen af de undersøgte Phare- og Tacis-dossierer (jf. tabel 1).

Konkurrencen mellem tilbudsgiverne

77. Proceduren med begrænset udbud fører ikke nødvendigvis til en begrænsning af konkurrencen, men en række beslutninger har haft en konkurrencebegrænsende effekt. Dette gælder bestemmelserne om, at virksomheder, der stod opført på samme liste, kunne danne konsortier og indgå underleveranceaftaler (jf. punkt 25 - 36).

78. Konsortier mellem virksomheder, der står opført på samme liste, er nu forbudt for at undgå, at der indgås aftaler, der først og fremmest virker konkurrencebegrænsende. Men man kunne tillade, at virksomhederne går sammen med andre virksomheder om bud, specielt sådanne virksomheder, som har udtrykt interesse for et projekt, men som ikke er blevet optaget på den begrænsede liste.

Gennemsigtighed

79. I vejledningen til tilbudsgiverne er kriterierne og reglerne for tildeling af kontrakter enten ikke altid klart defineret eller forklaret (Phare), eller er helt udeladt (Tacis). Ofte står der ikke noget i vejledningen om, at deltagerne kan blive indkaldt til samtale. Undertiden finder sådanne samtaler sted, undertiden ikke, og de tillægges forskellig vægt, alt efter hvilken kontrakt der er tale om (jf. punkt 55 - 56). Andre udeladelser, såsom kriterierne for den finansielle bedømmelse, er særlig foruroligende (jf. punkt 38 - 39). Hovedparten af dossiererne omfatter ikke de forkastede finansielle bud, og det gør det vanskeligere at efterprøve proceduren (jf. punkt 64 - 69).

80. Under sådanne forhold er udbudsprocedurerne omtvistelige, når der bedømmes efter andre regler end dem, tilbudsgiverne har fået meddelt (jf. punkt 57 - 63).

81. Hvis Kommissionen vil opfylde sine egne mål om, at tildelingen af kontrakter skal være gennemsigtig, bør den fremover:

a) gøre tilbudsgiverne opmærksom på, hvor stor en vægt der tillægges samtalerne, og oplyse dem om de metoder, der anvendes ved den tekniske og finansielle bedømmelse

b) sikre sig, at bedømmelseskomitéerne følger de bedømmelsesregler og -kriterier, tilbudsgiverne har fået oplyst, og at de altid begrunder deres afgørelser og initiativer omhyggeligt

c) indføre et standardarkiveringssystem, hvor alt udbudsmateriale (modtagne bud, bedømmernes detaljerede rapporter, korrespondance og dokumenter om forhandlinger) samles i ét dossier

d) udsende en klar vejledning i arkivering, som skal være gældende for alle dens delegationer, og kontrollere, at den faktisk anvendes

e) sørge for, at opfølgninger af klager og uregelmæssigheder dokumenteres præcist og dækkende, så der sikres gennemsigtighed.

Effektivitet

82. Der kan ikke sikres kontinuitet i den offentlige administration eller tilstrækkeligt kendskab til procedurerne, når personalet udskiftes meget hyppigt, eller når dossiererne ofte ikke er fuldstændige. Det kan der heller ikke, når de gældende bestemmelser er uklart formuleret (jf. punkt 4 - 7 og 64 - 69).

De deltagende parters ansvar

83. Nogle bedømmere har ikke deltaget i komitéens møder, og der er konstateret meget store spredninger i pointtildelingerne. Det kan være tegn på, at de pågældende bedømmere ikke har været sig deres ansvar bevidst, og at de ikke har handlet i fuldstændig uafhængighed (jf. punkt 40 - 45 og 50 - 54).

84. De deltagende parters funktion bør defineres klarere, og enhver risiko for funktionssammenfald bør fra første færd udelukkes. Derfor bør der oprettes en database med alle relevante oplysninger om de eksterne eksperter og om deres arbejde inden for rammerne af deres successive kontrakter. Retten konstaterede meget store afvigelser i pointtildelingerne, og de kunne undgås, hvis man lod være med at tage for afvigende point med ved beregningen af gennemsnittet. Desuden ville de bedømmelseskomitéer, som decentrale kontraherende myndigheder nedsætter, komme til at fungere bedre, hvis de altid omfattede en kommissionsansat (jf. punkt 16).

Samlet konklusion

85. Offentligt frit udbud er det sikreste middel til at sikre, at så bred en kreds og så mange forskellige virksomheder som muligt deltager i kontrakterne, men hvis denne procedure anvendes generelt, vil aktionerne blive mere omkostningskrævende (personale, eksperter, omkostninger) og fristerne længere. Det væsentlige er i øvrigt ikke, hvilken form for udbud der afholdes, det er meget vigtigere, at det sikres, at procedurerne for forudgående udvælgelse, oplysning og navnlig bedømmelse af de deltagende virksomheder følges ganske nøje.

86. Der er ingen grund til, at Phare- og Tacis-procedurerne for tildeling af tjenesteydelseskontrakter afviger fra hinanden på så mange punkter. Ved at harmonisere procedurerne for tildeling af tjenesteydelseskontrakter kunne Kommissionen bidrage til, at de gældende regler blev fulgt nøjere, end det hidtil har været tilfældet. Og her er oprettelsen af SCR og harmoniseringen af procedurerne for indgåelse af kontrakter inden for rammerne af samarbejdet med tredjelande kun et første skridt på vejen, for det er i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, at den ønskede harmonisering bør gennemføres. De konstaterede problemer er et bevis på, at der er et presserende behov for en sådan harmonisering og for permanent gældende og enklere regler. Desuden bør opgaver, som for hovedpartens vedkommende skal udføres i offentligt regi, varetages af en personalestab, der ikke udskiftes så hyppigt, som det nu er tilfældet.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 12. og 13. juli 2000.

På Revisionsrettens vegne

Jan O. Karlsson

Formand

(1) Fem Tacis-kontrakter revideret som et led i DAS-revisionen er fra før 1996.

(2) Rådets forordning (EØF) nr. 3906/89 af 18. december 1989 (EFT L 375 af 23.12.1989), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1268/1999 af 21. juni 1999 (EFT L 161 af 26.6.1999).

(3) Rådets forordning (EF) nr. 1279/96 af 25. juni 1996 (EFT L 165 af 4.7.1996).

(4) PMU = Programme Management Unit = programforvaltningsenhed.

(5) Meddelelse fra Liikanen til Kommissionen, SEK(1999) 981 af 23.6.1999.

Bilag I

Phare-kontrakter, hvor kun én virksomhed nåede videre end den tekniske bedømmelse

>TABELPOSITION>

Tacis-kontrakter, hvor kun én virksomhed nåede videre end den tekniske bedømmelse

>TABELPOSITION>

Bilag II

Udviklingen i det gennemsnitlige antal bud under proceduren

>TABELPOSITION>

Bilag III

Overskridelser af de fastsatte grænser for Tacis-kontrakterne (1996, 1997 og 1998)

>TABELPOSITION>

Bilag IV

Phare-metoder til finansiel bedømmelse

>TABELPOSITION>

Tacis-metoder til finansiel bedømmelse

>TABELPOSITION>

Bilag V

Liste over rammekontrakter

>TABELPOSITION>

Kommissionens svar

INDLEDNING

1. Revisionsretten undersøger i denne beretning et emne af stor betydning for forvaltningen af Fællesskabets eksterne bistand. Vanskelighederne i forbindelse med den kraftige vækst i Phare- og Tacis-programmerne i perioden 1990 - 1997 og de heterogene procedurer, der gælder for Kommissionens programmer i de forskellige geografiske regioner, har siden udgangen af 1998 ført til betydelige ændringer i strukturerne for Kommissionens tjenestegrene og de grundlæggende procedurer, navnlig som led i den reform, som der blev givet meddelelse om i maj 2000.

Denne reform er i høj grad resultatorienteret. Sigtet er dels at forbedre aktiviteternes kvalitet ved hjælp af en forstærket programmering, dels at afkorte den tid, det tager at iværksætte projekterne. Det er i talrige bedømmelser bekræftet, at de menneskelige ressourcer er utilstrækkelige, og at procedurerne er komplicerede, hvilket lægger store hindringer i vejen for en hurtig og tilfredsstillende iværksættelse af de pågældende programmer. Sigtet med reformen er at sikre realistiske løsninger på disse problemer.

Kommissionen tillægger overholdelsen af procedurerne for indgåelse af aftaler den allerstørste betydning, og der er inden for rammerne af Phare- og Tacis-programmerne, navnlig siden 1997, truffet talrige foranstaltninger for at gøre denne konkurrence kraftigere og mere gennemsigtig.

Phare-programmet, hvis støttemodtagere overvejende er kandidater til tiltrædelse af EU, er overvejende af decentraliseret og dekoncentreret karakter, medens Tacis-programmet, hvis støttemodtagere er staterne i det tidligere Sovjetunionen, er helt centraliseret, idet støttemodtagerne ikke har noget ønske om tiltrædelse af EU. I Phares regi påhviler ansvaret for procedurerne som regel de nationale myndigheder, der iværksætter og gennemfører udbuddene og undertegner kontrakterne, medens det i forbindelse med aftaler og kontrakter i Tacis' regi er Kommissionens tjenestegrene, der gennemfører samtlige transaktioner.

Phare-programmet er kendetegnet af nationale forhold, der vedrører kandidatlande på stærkt forskellige modenheds- og administrationskulturmæssige niveauer. Under disse omstændigheder kan procedurerne ikke gennemføres på en måde, der er helt ensartet og tilfredsstillende i alle tilfælde, uanset hvor stor en indsats Kommissionen gør for at undervise de mange berørte kontraherende myndigheder og udgive vejledninger og håndbøger (bl.a. Decentralised Implementation System Manual - DIS) for at sikre sammenhæng og klarhed i procedurerne.

For Tacis' vedkommende har Kommissionen ligeledes gjort en betydelig indsats for at tage nøjagtige og klare forvaltningsinstrumenter i brug (f.eks. Tacis Manual of Operations). Nogle procedurer, der blev anvendt i en given periode, er atter opgivet, og Kommissionen har godkendt standardkontrakter om tjenesteydelser og regler for indgåelse af kontrakter, som omfatter mange ændringer og forbedringer.

BEMÆRKNINGER OM BEGRÆNSEDE UDBUD

23. Revisionsretten hævder, at der foreligger mangler i 47 af de 80 undersøgte Phare-dossierer og i 21 af de 40 undersøgte Tacis-dossierer. Kommissionen konstaterer, at manglerne ved 21 af Phare-dossiererne og 15 af Tacis-dossiererne udelukkende angår føringen af dossiererne.

24. Uden at sætte spørgsmålstegn ved substansen i Revisionsrettens argumenter er Kommissionen ikke enig i konklusionerne vedrørende tre af de otte nævnte sager.

De begrænsede lister

Kvaliteten af den forudgående udvælgelse

28. For Phares vedkommende blev den begrænsede liste på det pågældende tidspunkt direkte opstillet på grundlag af en intern database benævnt Central Consultant Register (CCR). Alle virksomheder, der var interesseret i at deltage i udbud, kunne lade sig optage i denne database og fremlægge bevis for deres erfaringer på et givet område. På det tidspunkt, hvor der blev iværksat et udbud, benyttede de kontraherende myndigheder denne liste til at udvælge tilbudsgiverne. Det er årsagen til, at de detaljerede begrundelser for de begrænsede listers sammensætning ikke blev optaget i dossiererne.

I Tacis-programmets regi blev udarbejdelsen af den begrænsede liste kontrolleret på flere niveauer, bl.a. af chefen for det pågældende geografiske kontor, chefen for det horisontale kontor, der var ansvarligt for kontrollen, direktøren og i påkommende tilfælde den assisterende generaldirektør alt efter aftalens beløbsmæssige størrelse. I forbindelse med hver begrænset liste blev der principielt afgivet detaljerede oplysninger med en komplet liste over de interessetilkendegivelser, der var modtaget fra de forskellige virksomheder i forbindelse med det pågældende projekt, en begrundelse for det trufne valg, en liste og en beløbsmæssig oversigt over de kontrakter, som de valgte virksomheder tidligere havde opnået, og en oversigt over de projekter, for hvis vedkommende disse virksomheder havde været optaget på den begrænsede liste. I forbindelse med kontrolprocessen for de begrænsede lister blev der sikret garantier for gennemsigtighed. Selv om visse aktstykker i nogle tilfælde ikke optrådte i arkiverne for 1994 - 1998 som følge af successive flytninger og strukturelle ændringer, har dossiererne siden udgangen af 1998 været arkiveret på en systematisk måde.

29. Formålet med den første udvælgelsesfase er at efterprøve, om virksomhederne besidder den fornødne økonomiske og finansielle kapacitet og har passende erfaringer og referencer. Denne første fase foregriber på ingen måde antallet og kvaliteten af de bud, der vil blive afgivet. Denne kvalitet afhænger af virksomhedens engagement i det pågældende udbud, dens interesse i projektet på grundlag af udbudsbetingelserne og en række andre tekniske faktorer.

Det forhold, at det kun er et lille antal virksomheder, der klarer sig igennem den tekniske bedømmelse, beviser, at bedømmelseskomitéens medlemmer foretager en tilbundsgående og krævende undersøgelse af buddenes kvalitative aspekter. Desuden er selve formålet med et udbud at vælge ét bud blandt de afgivne.

Konkurrencen begrænses

30. Dannelsen af konsortier mellem tilbudsgivere er en praksis, som der udtrykkelig blev ansporet til som led i Phare- og Tacis-programmerne for at fremme indgivelsen af bud med et bredt europæisk grundlag, forbedre den tekniske kapacitet og mulighederne for at overføre knowhow mellem tilbudsgiverne og tage hensyn til de fremherskende forhold i modtagerlandene og de lokale problemers omfang. Denne komplementaritet blev betragtet som en vigtig fordel og skyldtes en målbevidst politik, der blev ført med Rådets samtykke. Denne fremgangsmåde er for øvrigt retligt funderet og er udtrykkelig hjemlet i Tacis-forordningen. I takt med programmernes fremadskriden og udviklingen hos vore partnere er denne politik gradvis blevet aftrappet og derefter opgivet.

31. Tabellerne i bilaget til Revisionsrettens beretning viser, at der var omfattende og reel konkurrence om udbuddene (gennemsnitlig for Phare 27,2 interessetilkendegivelser, 9,5 virksomheder på den begrænsede liste, 4,7 modtagne bud og finansiel bedømmelse af 2,4 bud og for Tacis 27,6 interessetilkendegivelser, 8,4 virksomheder på den begrænsede liste, 5,2 modtagne bud og finansiel bedømmelse af 2,7 bud).

Ramme 1

Phare

32. Uanset hvilket program og hvilken region der er tale om (i dette tilfælde den rumænske kontraherende myndighed), er det i forbindelse med et udbud om tjenesteydelser helt almindeligt, at antallet af modtagne bud er af samme størrelsesorden (ca. 25 %). Desuden omfattede de tre indkomne bud ni virksomheder.

33. I dette tilfælde anlagde den rumænske kontraherende myndighed det synspunkt, at dette projekts meget specifikke område og de komplicerede udbudsbetingelser krævede dannelse af konsortier med deltagelse af virksomheder fra mindst to medlemsstater. Det oprindelige antal virksomheder, som blev opfordret til at deltage (16), demonstrerer, at konkurrencegrundlaget var særdeles bredt, og i sidste ende deltog seks virksomheder i de to foretagne udbud.

Tacis

34. Som tidligere nævnt var denne praksis helt i overensstemmelse med bestemmelserne i den gældende forordning, og de to modtagne bud omfattede fem af de otte virksomheder, som oprindelig blev opfordret til at deltage.

35. I dette tilfælde vedrørte anklagen en mistanke om, at modtagerlandets repræsentant kunne være partisk i sin vurdering. Kommissionen havde fået meddelelse om disse påstande og overvågede derfor bedømmelsen med særlig stor opmærksomhed.

Som følge af Tacis-bedømmelseskomitéernes store antal medlemmer, nemlig fem, er det meget vanskeligt for et enkelt medlem af komitéen at påvirke en bedømmelse. Ved bedømmelsens afslutning viste det sig klart, at modtagerlandets repræsentants stemme ikke øvede nogen indflydelse på det endelig resultat i den af Revisionsretten anførte retning, idet støttemodtageren gav det højeste pointtal til den klagende, og resultatet af bedømmelsen ville have været det samme, hvis der ikke var taget hensyn til den pågældendes pointgivning. Da bedømmelsen ikke udviste tegn på uregelmæssigheder, indgik Kommissionen kontrakten.

Oplysningerne til tilbudsgiverne

Bestemmelserne om dannelse af konsortier

37. Både for Phares og for Tacis' vedkommende gives der systematisk tilbudsgiverne meddelelse derom, hvis det ikke er tilladt at danne konsortier. Denne mulighed skyldes projektets tekniske egenart og er nævnt i opgavebeskrivelsen.

Angivelse af kriterierne for den finansielle bedømmelse

38. Listen over de generelle bedømmelseskriterier var opført i de instrukser til tilbudsgiverne, som systematisk var vedlagt Tacis-udbudsdossiererne.

39. Instrukserne til tilbudsgiverne er principielt optaget i det udbudsdossier, der fremsendes til tilbudsgiverne.

Brug af eksterne eksperter

40. Det er rigtigt, at der kan knytte sig visse risici til systematisk at anvende eksterne eksperter til at bedømme udbud, når der er tale om arbejde med tilknytning til offentlige arbejdsopgaver. Kommissionen beklager, at den i mangel af dels tilstrækkeligt vedtægtsmæssigt personale, dels avancerede tekniske kvalifikationer, som kun står til rådighed på markedet, ikke har noget andet valg end at henvende sig til den private sektor for at få sådanne arbejdsopgaver udført. Det skal dog understreges, at de eksterne eksperter ikke har nogen beslutningsbeføjelser og kun afgiver henstillinger til tilslagsmyndigheden via bedømmelseskomitéens konklusioner.

Selv om disse potentielle risici eksisterer, er udvælgelsen af eksperter helt gennemsigtig. Rammekontrakterne er indgået efter afholdelse af internationalt udbud, og de valgte virksomheder er udvalgt efter en særdeles gennemgribende konkurrence. Desuden er det udtrykkelig forbudt disse virksomheder at deltage i udbud på områder, der vedrører rammekontrakten med dem. Hvad angår erklæringen på tro og love, bærer vurderingsmanden et personligt ansvar derfor, og den er således i overensstemmelse med de moderne principper for forsvarlig forvaltning.

42. Kommissionen beklager, at den ikke har kunnet føre Revisionsrettens forslag om offentliggørelse af oplysninger om eksperternes profil og resultater ud i livet, fordi den ikke har de fornødne menneskelige og materielle ressourcer (bl.a. edb-ressourcer).

43. For Phares vedkommende erkender Kommissionen, at de lokale kontraherende myndigheder har begået fejl i to lande vedrørende fire sager.

For Tacis' vedkommende mener Kommissionen ikke, at der har foreligget interessekonflikter (der henvises til punkt 45).

Ramme 2

Phare

44. Det er i dette tilfælde rigtigt, at den bulgarske kontraherende myndighed skulle have forbudt virksomheden at foreslå den pågældende ekspert eller have annulleret buddet fra denne virksomhed.

Tacis

45. I denne sag anvendte Kommissionen tre personer, som ikke på nogen måde var involveret i noget bud, til at udarbejde opgavebeskrivelsen. Den fjerde person, som Revisionsretten henviser til, deltog ikke i udarbejdelsen af opgavebeskrivelsen og spillede ikke nogen rolle i forbindelse med udbudsproceduren. Kontrakten blev derfor indgået under helt normale vilkår.

Bedømmelsen af buddene

Bedømmelseskomitéernes arbejde

46. For Phares vedkommende hænder det, at vurderingsmændene i sidste øjeblik bliver forhindret i at deltage i møderne som følge af force majeure (sygdom, forflyttelser, forhindringer osv.). Den kontraherende myndigheds mål er at sikre en retfærdig bedømmelse foretaget af kompetente personer, og den accepterer derfor i sådanne tilfælde en erstatning med andre kompetente vurderingsmænd. Sagen, hvor en vurderingsmand skulle have undertegnet listen over de tilstedeværende ved et møde, som vedkommende i virkeligheden ikke deltog i, er et særtilfælde (der henvises til det detaljerede svar under punkt 47).

For Tacis' vedkommende er der tale om et enkeltstående tilfælde.

Ramme 3

Phare

47. I denne sag erkender den polske kontraherende myndighed, at vurderingsmanden var fraværende på bedømmelseskomitéens sidste møde. Den pågældende vurderingsmand sendte for øvrigt komitéens formand en begrundelse for sit fravær. Undertegnelsen på listen over de tilstedeværende kan sandsynligvis tilskrives en fejlagtig angivelse af tidspunkt. Hvorom alting er, øvede denne vurderingsmands pointgivning ingen indflydelse på det endelige resultat eller på udbuddets videre skæbne, uanset om vedkommende var til stede eller ej.

48. Samtlige vurderingsmænd har undertegnet bedømmelsesrapporten, hvorved de har anerkendt procedurens gyldighed (den bulgarske kontraherende myndighed).

49. I tilknytning til Revisionsrettens bemærkninger har Kommissionens delegation i Rumænien anmodet formanden for den lokale kontraherende myndigheds bedømmelseskomité om yderligere forklaringer. Denne forklarede, at den af Revisionsretten nævnte vurderingsmands bemærkninger skyldtes, at nogle vurderingsmænd afsluttede deres individuelle bedømmelser hurtigere end de øvrige, og at alle var til stede under samtalerne. Samtlige medlemmer var desuden til stede i bedømmelsens afsluttende fase, hvor komitéens endelige henstilling blev drøftet og vedtaget. Desuden udfyldte alle vurderingsmændene deres bedømmelseslister og -skemaer korrekt, og proceduren blev gennemført under normale fortrolighedsbetingelser i det lokale, hvor buddene til stadighed var låst inde.

Bedømmelsen af de tekniske forslag

50. For at sikre et godt cost/effectiveness-forhold for de projekter, der lægger beslag på flere millioner euro, bør det i forbindelse med den tekniske bistand undgås at tilstræbe uhensigtsmæssige besparelser, som er ensbetydende med ringere kvalitet. Det forhold, at de bedste tekniske bud i næsten alle tilfælde er blevet valgt, er i fuld overensstemmelse med Phare- og Tacis-programmernes målsætning.

51. Både for Phares og for Tacis' vedkommende kan bedømmelserne være mærkbart forskellige som følge af forskellig følsomhed og kultur. Vurderingsmændene arbejder helt uafhængigt, og alle større forskelle skal begrundes. Der kan kun træffes beslutning om at annullere en procedure, hvis der afgives abnorme bedømmelser, og ikke blot på grundlag af forskelle i bedømmelserne, som kan være helt berettigede og accepteres af bedømmelseskomitéen og den kontraherende myndighed.

Ramme 4

Phare

52. I dette tilfælde (polsk kontraherende myndighed) skal det siges, at selv om bedømmelsen fra en af vurderingsmændene afveg fra bedømmelserne fra de øvrige medlemmer af bedømmelseskomitéen, gav denne person sin bedste bedømmelse til tilbudsgivere, som ikke fik kontrakten. Enhver mistanke om partiskhed kan derfor lades ude af betragtning.

Tacis

53. Det er i dette tilfælde resultaterne af den finansielle bedømmelse, der afgjorde valget mellem buddene og gjorde det muligt at vælge den virksomhed, som fik kontrakten. Den tekniske bedømmelse fra støttemodtagerens repræsentants side øvede derfor ikke nogen indflydelse på, hvem der fik kontrakten.

54. Revisionsrettens forslag om udelukkelse af ekstreme bedømmelser er meget vanskeligt at føre ud i livet, fordi det indebærer, at der systematisk skal indkaldes fem medlemmer af en bedømmelseskomité til at udelukke bedømmelserne fra to af dem. Desuden efterprøver bedømmelseskomitéernes formænd, om de mærkbare forskelle i bedømmelserne, der måtte blive konstateret, skyldes en vurderingsmands partiskhed. I bekræftende fald annulleres bedømmelsen og overtages af en anden komité, eller der tages ikke hensyn til den pågældende vurderingsmands bedømmelse.

Samtaler

55. Både for Phares og for Tacis' vedkommende er det forhold, at der angives en præcis procentdel for samtalen, ikke nødvendigvis en metodemæssig fordel. Rent faktisk finder samtalerne sted, når vurderingsmændene allerede har gennemgået de skriftlige tekniske forslag. Sigtet dermed er at uddybe visse punkter i disse forslag og at opnå et præcist overblik over det foreslåede teams kapacitet. Så snart vurderingsmændene er færdige, anfører de, om og i hvilket omfang disse samtaler kan ændre den oprindelige udtalelse i positiv eller negativ retning. I påkommende tilfælde kan de derefter ændre deres bedømmelse i overensstemmelse dermed.

Det er helt normalt, at de endelige tekniske bedømmelser tages op til ny vurdering efter samtaler, hvor det viser sig, at eksperternes kvalitet eller egnethed ikke bekræftes på trods af det skriftlige buds kvalitet. Samtalen har stærkt uensartet betydning fra udbud til udbud alt efter det pågældende projekts egenart, den enkelte eksperts rolle, og hvor komplicerede arbejdsopgaver der er tale om.

56. Valgene træffes på grundlag af projektets egenart og de tilstræbte profiler. Mulighederne for samtaler nævnes systematisk i instrukserne til tilbudsgiverne. Det er bedømmelseskomitéen, der afgør, om der skal afholdes sådanne samtaler.

Fremgangsmåden med ikke at indkalde virksomheder, hvis bud ikke i fasen med skriftlig teknisk bedømmelse demonstrerer en vis minimal kvalitet, er en procedure, der svarer til en eksamen i to faser, først skriftlig og derefter mundtlig. Denne procedure sikrer, at der ikke påføres tilbudsgivere, som ikke har nogen mulighed for at få kontrakten, urimelige omkostninger.

Den finansielle bedømmelse

57. Både for Phares og for Tacis' vedkommende blev der i referenceperioden anvendt to metoder til bedømmelse af finansielle bud:

a) den samlede pris: Denne metode blev benyttet i forbindelse med projekter, hvis forventede resultater var klart fastlagt i form af et endeligt produkt eller specifik ekspertvurdering i et nøjagtigt antal manddage

b) den samlede pris divideret med antal eksperter Denne metode blev benyttet i forbindelse med projekter, hvis forventede resultater var fastlagt i form af mål, medens det var op til tilbudsgiveren i sin metode at specificere type og varighed for den tekniske bistand, som han ville yde for at føre disse mål ud i livet.

Disse to metoder blev anvendt fleksibelt under hensyn til de fastsatte refusionsberettigede udgifter eller udgifterne til udstyr og udbuddets specifikationer.

Det er hverken muligt eller ønskeligt en gang for alle i detaljer at fastsætte anvendelsen af metoder, der derefter bliver umulige at ændre. Tværtimod gør en konkret fastsættelse af fleksible bedømmelsesmetoder det muligt at tage hensyn til specifikke forhold i hvert enkelt tilfælde, hvilket fører til det valg, der er det mest relevante.

Det hænder således, at udgifterne til visse dele af kontrakten fastsættes i udbudsbetingelserne (eksempelvis udgifterne til udstyr). Det er derfor meningsløst at tage hensyn dertil som led i den finansielle bedømmelse.

58 og 59. For et ekspertteam af given sammensætning og antal ville en privat virksomhed påtage sig en stor risiko ved at foreslå en andel europæiske eksperter, der er højere end det antal, der er nødvendigt for at imødekomme de tekniske specifikationer, fordi der er betydelige omkostningsmæssige forskelle mellem kostprisen for en ekspert fra EU og kostprisen for en lokal ekspert (i forholdet 3 til 1). Den fordel, der derved indrømmes eksperter fra EU, er stærkt diskutabel.

Denne finansielle bedømmelsesmetode er imidlertid opgivet som følge af de dermed forbundne ulemper på politisk plan og som følge af dens komplicerede karakter.

Ændringer af metoderne til finansiel bedømmelse

60. For Phares vedkommende anerkender Kommissionen, at de berørte kontraherende myndigheder ikke skulle have anvendt andre metoder end dem, som der var givet meddelelse om. Det skal dog bemærkes, at der i alle de pågældende tilfælde blev truffet beslutning om at anvende den finansielle bedømmelsesmetode, før de tekniske og finansielle bud blev åbnet, hvilket udelukker enhver forskelsbehandling eller favorisering i forbindelse med indgåelsen af disse kontrakter.

Ramme 5

Phare

61 og 62. Der er her tale om to tilfælde, hvor der rent faktisk er begået fejl.

63. I det af Revisionsretten fremhævede tilfælde med Tacis blev der rent faktisk anvendt et andet finansielt kriterium end det, der var fastsat inden buddenes åbning; dette skyldtes behørigt begrundede forhold. Hvorom alting er, øvede de foretagne ændringer ingen indflydelse på tilslagene i forbindelse med de tre nævnte udbud.

Forvaltningen af dossiererne

64. For Phares vedkommende skyldes spredningen i dokumenterne programmets decentraliserede og dekoncentrerede egenart, idet støttemodtagerne er kandidater til tiltrædelse af EU. Kommissionen erkender, at dokumentationen i visse tilfælde som følge af den lokale situation ikke befinder sig på et ensartet niveau. Phares decentraliserede egenart indebærer, at det er yderst vanskeligt at sikre en ensartet præsentation og komplette og systematiske dossierer hos de lokale kontraherende myndigheder. Kommissionen gav imidlertid i juni 1999 delegationerne præcise instrukser vedrørende føringen af dossiererne.

For Tacis' vedkommende konstaterer Kommissionen, at føringen af dossiererne er acceptabel uden at være upåklagelig.

65. For Phares vedkommende erkender Kommissionen, at der knyttede sig visse problemer til arkiveringen af dossierer i den af Revisionsretten undersøgte periode. Der er siden da truffet foranstaltninger til at afhjælpe disse problemer.

For Tacis' vedkommende skal det siges, at selv om alle de finansielle bud ikke på det pågældende tidspunkt var optaget i dossiererne, blev bedømmelsesrapporterne med et udtømmende referat af procedurerne og påtegnet af komitéens medlemmer systematisk optaget deri.

For så vidt angår eksperternes aktivitetsrapporter er der tale om dokumenter, som blev optaget i dossieret vedrørende vurderingsmandens kontrakt og ikke i dossieret vedrørende det udbud, som han deltog i.

67. For Phares vedkommende blev arkiveringsinstrukserne givet den 3. juni 1999.

68. Når oplysningerne om kontrakterne blev forvaltet af en privat erhvervsdrivende, skyldtes dette mangel på vedtægtsmæssigt personale. Kommissionen har ikke i øjeblikket noget andet valg end at overlade disse arbejdsopgaver til eksterne medarbejdere.

Kommissionen har imidlertid altid sørget for, at risikoen for potentielle interessekonflikter minimeres. Siden Tacis-programmets begyndelse har det således aldrig været pålagt procurement units (PU) kontrahent at forvalte udbud, hvori dennes partnere deltog. Kontrakten med PU har siden 1997 indeholdt en klausul om udelukkelse af kontrahenten og af dem, der arbejder under hans kontrol, fra alle kontrakter og finansieringer inden for rammerne af Tacis-programmet.

69. Kommissionen tilslutter sig fuldt ud bemærkningen om den overdrevne rotation af administratorer. I mangel af tilstrækkeligt vedtægtsmæssigt personale i hovedsædet og delegationerne var og er anvendelse af løst ansat personale den eneste mulige løsning. Den periodiske rotation af dette løst ansatte personale, der finder sted ved kontrakternes afslutning, fører til et tab af historisk overblik over dossiererne, som ikke gør det lettere at føre dem.

BEMÆRKNINGER OM RAMMEKONTRAKTERNE

72. Udbuddet vedrørende de nye rammekontrakter for den samlede eksterne bistand er afsluttet. Disse kontrakter trådte i kraft i april 2000. I mellemtiden er de Phare-rammekontrakter, der blev indgået på det pågældende tidspunkt, forlænget til udgangen af marts 2000.

74. For Tacis' vedkommende er Kommissionen ikke enig i tilkendegivelsen vedrørende det diskutable i betingelsen vedrørende det minimale antal eksperter. Den kontraherende myndighed skal kunne efterprøve tilbudsgivernes mobiliseringsevne både kvalitativt og kvantitativt. Den mulighed, som Kommissionen og støttemodtageren havde for at foreslå eksperter, sætter på ingen måde spørgsmålstegn derved, eftersom begge muligheder var fastsat i rammekontrakterne. Bedømmelseskomitéen udelukkede bud på grundlag af en objektiv, klar og gennemsigtig overensstemmelseskontrol og i overensstemmelse med de udvælgelseskriterier, der var anført i udbudsdossieret.

Ingen virksomhed har for øvrigt beklaget sig over de fulgte procedurer eller resultatet, som er offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

75. Kommissionen sætter ikke spørgsmålstegn ved det logiske i Revisionsrettens forslag; på baggrund af den igangværende administrative reform af Kommissionen repræsenterer den planlagte approach imidlertid i højere grad en decentralisering af ansvaret til de anvisningsberettigede generaldirektorater i henhold til klarere forskrifter og en forstærket revision.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

76. Kommissionen tillægger det stor betydning, at procedurerne for indgåelse af kontrakter overholdes. Siden 1997 er der truffet talrige foranstaltninger til at forbedre rammen for kontrakter om tjenesteydelser. Uden at benægte, at der forelå visse problemer i referenceperioden, understreger Kommissionen, at 36 af de af Revisionsretten opregnede 68 sager udelukkende vedrørte den utilstrækkelige føring af dossierne. Blandt de 32 resterende øvede kun fem Phare-sager reel indflydelse på udbuddets resultat.

Konkurrencen mellem tilbudsgiverne

77. Dannelsen af konsortier var på det pågældende tidspunkt en målrettet politik dikteret af operationelle hensyn, og for Tacis' vedkommende var der tale om en bestemmelse i den gældende forordning.

Gennemsigtighed

79. For Phares vedkommende nævnes mulighederne for samtaler systematisk, ligesom metoderne til finansiel bedømmelse præciseres. Uden at benægte realiteten i de punktvise problemer, der er konstateret i den af Revisionsretten undersøgte stikprøve, understreger Kommissionen, at de begåede fejl som helhed kun har øvet beskeden indflydelse på udbuddenes slutresultat (fem sager af 80).

For Tacis' vedkommende meddeles tildelingskriterierne og mulighederne for interviewer i de instrukser til tilbudsgiverne, som er knyttet til udbudsdossiererne; det er rigtigt, at de finansielle bud fra tilbudsgivere, som ikke blev valgt, ikke systematisk blev opbevaret i arkiverne i den af Revisionsretten undersøgte referenceperiode (1994 - 1998). Nu er dossiererne komplette. Under alle omstændigheder konstaterer Kommissionen, at de påviste punktvise fejl ikke har øvet nogen indflydelse på udbuddenes resultat.

81 a). De tekniske og finansielle bedømmelsesmetoder og -kriterier er nu systematisk præciseret i udbudsdossieret.

81 b). For bedømmelseskomitéernes vedkommende indeholder DIS Manual detaljerede instrukser, som skal respekteres af de nationale kontraherende myndigheder.

81 c) og d). Før sommeren 1999 modtog delegationerne instrukser om arkivering af finansielle dossierer og kontrakter.

81 e). Denne procedure følges systematisk.

Effektivitet

82. Kommissionen tilslutter sig fuldt ud Revisionsrettens bemærkning om den overdrevne personalerotation. Den ønsker at råde over et vedtægtsmæssigt personale, der er tilstrækkelig stort til, at denne situation kan undgås, og at der kan sikres en bedre kontinuitet, som det er umuligt at sikre med det løst ansatte personale.

De deltagende parters ansvar

83. De foreliggende problemer er helt punktvise. Mangelen på vurderingsmænd er i den udstrækning, den holdes inden for rimelige grænser, et uundgåeligt og naturligt fænomen (sygdom, forhindringer osv.) i en komité, som principielt har fem medlemmer fra meget forskelligartede kredse. Det samme gælder spredningen i bedømmelserne.

84. Henstillingen, som har til formål at skabe en bedre ramme for aktørernes virke og at fjerne risikoen for forvirring med hensyn til opgavefordelingen, er allerede taget i brug i forbindelse med de nye procedurer, der nu anvendes.

Forslaget om systematisk annullering af ekstreme bedømmelser er uanvendeligt.

Endelig henstiller Revisionsretten, at en ansat fra Kommissionen er til stede på alle de bedømmelseskomitémøder, der indkaldes på de decentraliserede kontraherende myndigheders initiativ. En iværksættelse af dette forslag indebærer, at Kommissionens delegationer i modtagerlandene har tilstrækkeligt fast personale, hvilket ikke er tilfældet i øjeblikket.

Samlet konklusion

85. Siden revisionens referenceperiode er der truffet eller ved at blive truffet talrige foranstaltninger til forbedring af indgåelsen af kontrakter:

- udarbejdelse af en ny instrukshåndbog til brug for Phare- og Tacis-programmerne fra år 2000 med henblik på at harmonisere procedurerne

- udarbejdelse af instrukser til forbedring af delegationernes arkiveringssystem

- oprettelse af et netsted for SCR, hvor alle forberedende oplysninger, meddelelser om kontrakter og efterfølgende oplysninger offentliggøres med henblik på at forbedre gennemsigtigheden

- standardisering af udbudsdokumenterne og kontrakterne med henblik på at rationalisere dokumenterne.

86. Kommissionen tilslutter sig fuldt ud Revisionsrettens bemærkninger om behovet for at anvende vedtægtsmæssigt personale til at udføre opgaverne i tilknytning til udbud. I den nuværende situation, kendetegnet af knaphed på vedtægtsmæssige ressourcer, er det imidlertid umuligt at imødekomme dette krav, hvis man vil sikre, at programmer af Phares og Tacis' størrelse fungerer normalt.