AFGØRELSE Nr. 1/2017 VEDTAGET AF UNDERUDVALGET VEDRØRENDE SUNDHEDS- OG PLANTESUNDHEDSFORVALTNING EU-UKRAINE

af 16. maj 2017

om vedtagelse af dets forretningsorden [2018/204]

UNDERUDVALGET VEDRØRENDE SUNDHEDS- OG PLANTESUNDHEDSFORVALTNING EU-UKRAINE HAR —

under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1), særlig artikel 74, og

ud fra følgende betragtninger:

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Hermed vedtages SPS-Underudvalgets forretningsorden som fastsat i bilaget til denne afgørelse.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UNDERUDVALGET VEDRØRENDE SUNDHEDS- OG PLANTESUNDHEDSFORVALTNING EU-UKRAINE

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Underudvalget vedrørende Sundheds- og Plantesundhedsforvaltning (»SPS-Underudvalget«), der er nedsat i henhold til artikel 74, stk. 1, i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1) (»aftalen«), bistår Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 465, stk. 4, i udførelsen af dets opgaver.

2. SPS-Underudvalget varetager de opgaver, der er fastsat i aftalens artikel 74, stk. 2, med henblik på målene i aftalens artikel 59.

3. SPS-Underudvalget består af repræsentanter for parternes kompetente myndigheder med ansvar for sundhed og plantesundhed.

4. En repræsentant for Europa-Kommissionen eller Ukraine med ansvar for sundhed og plantesundhed fungerer som formand, jf. artikel 2.

5. Med henblik på denne forretningsorden finder definitionen af udtrykket »parter« i aftalens artikel 482 anvendelse.

Artikel 2

Formandskab

SPS-Underudvalgets formandskab varetages af parterne på skift 12 måneder ad gangen. Første periode på 12 måneder begynder på datoen for afholdelse af Associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Medmindre andet er aftalt mellem parterne, mødes SPS-Underudvalget senest tre måneder efter aftalens ikrafttræden og derefter efter anmodning fra en af parterne, dog mindst én gang om året.

2. Formanden indkalder til møderne i SPS-Underudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som aftales mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af formanden senest 28 kalenderdage før mødets begyndelse, medmindre parterne aftaler andet.

3. Indkaldelse til de ordinære møder i SPS-Underudvalget sker så vidt muligt i god tid før det ordinære møde i Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

4. Møderne i SPS-Underudvalget kan afholdes ved hjælp af enhver form for teknologiske hjælpemidler, såsom video- eller audiokonference.

5. Mellem møderne kan SPS-Underudvalget også behandle spørgsmål skriftligt.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underretter hver af parterne gennem sekretariatet for SPS-Underudvalget, jf. artikel 5, den anden part om den planlagte sammensætning af partens delegation.

Artikel 5

Sekretariat

En embedsmand fra henholdsvis Europa-Kommissionen og Ukraine fungerer sammen som sekretærer for SPS-Underudvalget og udfører sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

Artikel 6

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til SPS-Underudvalget sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at korrespondance stilet til SPS-Underudvalget videresendes til formanden og om nødvendigt rundsendes i overensstemmelse med artikel 7.

3. Korrespondance fra formanden sendes af SPS-Udvalgets sekretariat til parterne på vegne af formanden. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, i overensstemmelse med artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1. Dokumenter rundsendes via SPS-Underudvalgets sekretariat.

2. Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Den pågældende sekretær videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3. Sekretæren for Unionen rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk sekretæren for Ukraine og sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

4. Sekretæren for Ukraine rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Ukraine og sætter systematisk sekretæren for Unionen og sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

5. Sekretærerne for SPS-Underudvalget fungerer som kontaktpunkter for udveksling af oplysninger som omhandlet i aftalens artikel 67.

Artikel 8

Fortrolig behandling af oplysninger

Møderne i SPS-Underudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne beslutter andet.

Når en part indgiver oplysninger til SPS-Underudvalget, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. SPS-Underudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødet har anmodet sekretariatet om at optage på dagsordenen.

2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter og i overensstemmelse med artikel 7 senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse.

3. Dagsordenen godkendes af SPS-Underudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden kan ad hoc og med den anden parts samtykke indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter til at deltage i SPS-Underudvalgets møder som observatører for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører respekterer eventuelle krav om fortrolighed.

5. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1. De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen:

a) en liste over mødedeltagere, embedsmænd, der ledsagede dem, og eventuelle observatører, der deltog i mødet

b) de dokumenter, der er forelagt SPS-Underudvalget

c) de erklæringer, som SPS-Underudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

d) praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4.

3. Udkastet til protokol forelægges SPS-Underudvalget til godkendelse. Udkastet skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde i SPS-Underudvalget. Der sendes en kopi af den godkendte protokol til hver af de modtagere, der er omhandlet i artikel 7.

4. Sekretæren for den part, der varetager formandskabet, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen som hovedregel senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse. Udkastet ajourføres i takt med, at mødet skrider frem, således at SPS-Underudvalget ved mødets afslutning, hvis ikke andet er aftalt, vedtager de praktiske konklusioner, der afspejler de opfølgende foranstaltninger, som parterne er blevet enige om. Når der er opnået enighed om de praktiske konklusioner, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på senere møder i SPS-Underudvalget. SPS-Underudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at følge hver enkelt foranstaltning i forhold til en bestemt frist.

Artikel 11

Beslutninger og henstillinger

1. SPS-Underudvalget vedtager beslutninger, udtalelser, henstillinger, rapporter og fælles foranstaltninger, jf. aftalens artikel 74. Vedtagelsen af sådanne beslutninger, udtalelser, henstillinger, rapporter og fælles foranstaltninger kræver enighed mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Beslutningerne er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger for at gennemføre dem.

2. Enhver beslutning, udtalelse, henstilling eller rapport undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer. Formanden undertegner disse dokumenter i løbet af det møde, hvor den pågældende beslutning, udtalelse, henstilling eller rapport vedtages, jf. dog stk. 3.

3. Efter aftale mellem parterne kan SPS-Underudvalget vedtage beslutninger, henstillinger, udtalelser eller rapporter ved skriftlig procedure, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Den skriftlige procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler på grundlag af enighed mellem parterne. Til dette formål rundsendes forslagets ordlyd i overensstemmelse med artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage til at fremkomme med eventuelle forbehold eller ændringer. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i dette stykke angivne frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes beslutningen, udtalelsen, henstillingen eller rapporten af formanden og autentificeres af de to sekretærer.

4. Retsakter vedtaget af SPS-Underudvalget betegnes henholdsvis »beslutning«, »udtalelse«, »henstilling« eller »rapport«. Hver enkelt beslutning træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen.

5. Beslutninger, udtalelser, henstillinger og rapporter rundsendes til begge parter.

6. Sekretariatet for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning underrettes om alle SPS-Underudvalgets beslutninger, udtalelser, henstillinger, rapporter og andre aftalte foranstaltninger.

7. Hver part kan bestemme, hvorvidt SPS-Underudvalgets beslutninger, udtalelser og henstillinger skal offentliggøres i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Rapporter

SPS-Underudvalget forelægger Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning en rapport om sine aktiviteter og om aktiviteterne i de tekniske arbejdsgrupper eller ad hoc-grupper, der er nedsat af SPS-Underudvalget. Rapporten forelægges Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning 25 dage før dets ordinære årlige møde.

Artikel 13

Sprog

1. SPS-Underudvalgets arbejdssprog er engelsk og ukrainsk.

2. Medmindre andet bestemmes, baserer SPS-Underudvalget sine drøftelser på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i SPS-Underudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelsen af møder og reproduktionen af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og ukrainsk med henblik på artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet.

Udgifter i forbindelse med tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

Artikel 15

Tekniske arbejdsgrupper og ad hoc-grupper

1. SPS-Underudvalget kan ved en afgørelse i henhold til aftalens artikel 74, stk. 3, om nødvendigt nedsætte eller nedlægge tekniske arbejdsgrupper eller ad hoc-arbejdsgrupper, herunder videnskabelige grupper.

2. Medlemskab af ad hoc-grupperne er ikke begrænset til parternes repræsentanter. Parterne sikrer, at medlemmerne af alle grupper, der er nedsat af SPS-Underudvalget, respekterer alle relevante krav om fortrolighed.

3. Medmindre andet er bestemt, arbejder de grupper, der er nedsat af SPS-Underudvalget, under SPS-Underudvalget og aflægger rapport til dette.

4. Møder i arbejdsgrupperne kan afholdes efter behov ved fysisk tilstedeværelse eller ved hjælp af video- eller audiokonference.

5. SPS-Underudvalget sættes i kopi på al relevant korrespondance og alle relevante dokumenter og meddelelser vedrørende arbejdsgruppernes aktiviteter.

6. Arbejdsgrupperne har beføjelse til at fremsætte skriftlige henstillinger til SPS-Underudvalget. Henstillingerne vedtages i enighed i arbejdsgruppen og meddeles formanden, som rundsender henstillingerne, jf. artikel 7.

7. Medmindre andet er fastsat i nærværende artikel, finder denne forretningsorden tilsvarende anvendelse for alle tekniske arbejdsgrupper eller ad hoc-arbejdsgrupper, der er nedsat af SPS-Underudvalget. Henvisninger til Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning læses som henvisninger til SPS-Underudvalget.

Artikel 16

Ændringer

Denne forretningsorden kan ændres ved beslutning truffet af SPS-Underudvalget i overensstemmelse med aftalens artikel 74, stk. 5.

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.