DA Den Europæiske Unions Tidende L 70/52

AFGØRELSE Nr. 5/2004 TRUFFET AF AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET

den 17. december 2004

om finansforordningen for Centret for Virksomhedsudvikling

(2006/192/EF)

AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET HAR —

under henvisning til partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 (1), i det følgende benævnt »aftalen«, særlig artikel 2, stk. 6, i bilag III dertil,

under henvisning til den interne aftale af 12. september 2000 mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til aftalen,

under henvisning til finansforordningen vedrørende den niende europæiske udviklingsfond (9. EUF), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Ambassadørudvalget bør efter undertegnelsen af aftalen udstede finansforordningen for Centret for Virksomhedsudvikling, i det følgende benævnt »centret«.

(2) Ambassadørudvalget bør fastlægge procedurerne for vedtagelse af centrets budget —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

I. ALMINDELIGE PRINCIPPER

PRINCIPPERNE OM ENHED, ET REALISTISK BUDGET, BALANCE OG ÉN REGNINGSENHED

Artikel 1

1. Alle centrets indtægts- og udgiftsposter optages i overslag baseret på et årligt arbejdsprogram med omkostningsberegning, der skal udarbejdes for hvert regnskabsår og vises på budgettet.

2. Der skal være balance mellem de indtægter og udgifter, der vises på budgettet.

Artikel 2

Budgettet opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudsforvaltninger, forskudsbestyrerne dog gennemføre transaktioner i AVS- og EU-staternes nationale valutaer.

Artikel 3

1. Indtægterne omfatter bidraget fra EUF, skat på lønninger og andre af centret betalte vederlag samt diverse indtægter.

2. Indtægterne kan også omfatte bidrag fra andre donorer til centrets budget.

3. I overensstemmelse med artikel 4, stk. 3, i centrets vedtægter og forretningsorden kan centret også på tredjeparters vegne forvalte midler, som er bestemt til virkeliggørelse af aktiviteter, der er fastsat i aftalen. De finansielle regler for forvaltningen af disse midler er fastsat i artikel 37 i denne finansforordning.

Artikel 4

Udgiftsoverslagene omfatter aktions- og interventionsudgifter. Der sondres tydeligt mellem disse.

PRINCIPPET OM ÉTÅRIGHED

Artikel 5

1. Regnskabsåret begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

2. Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår.

a) Dog fremføres bevillinger, som der behørigt er indgået forpligtelser for i løbet af et regnskabsår, men som ikke er betalt senest den 31. december i det pågældende år, automatisk til det følgende regnskabsår, men kun til dette. Således fremførte bevillinger skal tydeligt fremgå af regnskaberne for det pågældende år.

b) På visse betingelser kan direktøren i forbindelse med langsigtede projekter godkende fremførsel af bevillinger til det næstfølgende år. Således fremførte bevillinger skal fremgå af regnskaberne. Dog skal direktøren på bestyrelsens næste møde underrette den herom.

c) Ved afslutningen af hver finansprotokol under aftalen fremføres alle bevillinger, som der er indgået forpligtelser for, men som endnu ikke er betalt, automatisk til den næste finansprotokol under aftalen. Bevillinger, som der er indgået forpligtelser for, men som ikke er betalt ved aftalens udløb, fremføres, men kun i overgangsperioden mellem denne aftale og den næste eller, hvis det er relevant, i den tolv måneder lange afviklingsperiode.

d) I overensstemmelse med reglerne for opstilling af budgettet stilles bevillinger, der bortfalder ved udgangen af et regnskabsår, atter til rådighed for efterfølgende budgetter.

3. Hvis budgettet for et givet regnskabsår ikke er endeligt vedtaget ved begyndelsen af dette, giver direktøren for at sikre kontinuitet i centrets virke tilladelse til indgåelse af forpligtelser for, anvisning til betaling af samt betaling af månedlige administrations- og driftsudgifter efter procedurerne i denne finansforordning. Sådanne månedlige udgifter i det pågældende år må imidlertid ikke overstige en tolvtedel af de tilsvarende bevillinger under hver artikel for sig, der er godkendt på det foregående års budget.

PRINCIPPET OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING

Artikel 6

1. Budgetbevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som centret anvender til gennemførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.

Princippet om produktivitet drejer sig om at sikre et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.

Princippet om effektivitet drejer sig om at nå de opstillede specifikke mål og de forventede resultater.

3. Der opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som budgettet omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer fastsat for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og direktøren fremsender oplysninger til bestyrelsen. Disse oplysninger afgives hvert år senest i de dokumenter, der ledsager det foreløbige budgetforslag, og bør afgives sammen med de dokumenter, der fremsendes til Kommission som begrundelse for de årlige EUF-beløb, hvorom centret anmoder.

4. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager centret regelmæssigt forudgående og efterfølgende evalueringer af programmer eller foranstaltninger i henhold til et flerårigt evalueringsprogram, som skal fastsættes i samarbejde med Kommissionen. Evalueringernes resultater medtages i de dokumenter, der fremsendes til Kommissionen som begrundelse for de årlige EUF-beløb, hvorom centret anmoder.

II. BUDGETTETS OPSTILLING

Artikel 7

1. Inden for rammerne af det samlede budget, der ved finansprotokollen er afsat til centret, forhøjet med mulige bidrag fra andre donorer og på grundlag af de retningslinjer, der er udstukket i den af udvalget fastlagte strategi, udarbejder direktøren et udkast til årligt arbejdsprogram og dermed forbundet budget. Dette udkast fremsendes senest den 15. juli i året før gennemførelsesåret til bestyrelsen.

Det årlige arbejdsprogram og det dermed forbundne budget godkendes senest den 31. juli af bestyrelsen og fremsendes til ambassadørudvalget til vedtagelse. Budgettet fremsendes til Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber, i det følgende benævnt »Kommissionen«, som indleder de gældende EU-procedurer vedrørende det bidrag, hvorom der anmodes fra EUF, på grundlag af den særskilte tildeling, der er afsat til dette formål.

2. Der må først kunne indgås forpligtelser via budgettet fra den dato, på hvilken den kompetente EU-myndighed træffer finansieringsafgørelsen vedrørende det bidrag fra EUF, hvorom der anmodes. Centret underrettes om denne afgørelse.

3. De nærmere betingelser i tilknytning til bidraget fra EUF fastsættes i en finansieringsaftale mellem centret og Kommissionen.

4. Budgettet skal indeholde passende overslag over indtægter fra andre donorer.

Artikel 8

1. Datoerne for betalingen af bidraget fra EUF fastsættes i den i artikel 7, stk. 3, omhandlede finansieringsaftale. Bidrag fra tidligere regnskabsår, som repræsenterer bortfaldne bevillinger, fratrækkes.

2. Budgettet opdeles på afsnit (budgetposter), kapitler, artikler og konti alt efter indtægternes eller udgifternes art eller formål.

Artikel 9

Om fornødent fremlægger direktøren et udkast til tillægs- eller ændringsbudget, som undersøges og godkendes i samme form og efter samme procedurer som det budget, der indeholdt de oprindelige overslag.

III. BUDGETTETS GENNEMFØRELSE

Artikel 10

1. Direktøren har ansvaret for budgettets gennemførelse i overensstemmelse med principperne i afsnit I og inden for rammerne af de givne bevillinger. Han aflægger rapport til bestyrelsen om forvaltningen af budgettet.

2. De godkendte bevillinger må kun anvendes i overensstemmelse med de principper og regler, der er fastsat i denne finansforordning, særlig princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning som fastsat i artikel 6.

Artikel 11

1. Enhver indtægt og udgift skal krediteres eller debiteres en artikel på budgettet.

Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger for det pågældende regnskabsår eller de fremførte bevillinger fra tidligere regnskabsår.

2. Indtægter og udgifter opføres med deres fulde beløb i regnskaberne uden indbyrdes modregning.

— Uanset denne regel trækkes følgende fra de afsatte beløb: a) bøder pålagt en part i en kontrakt b) justering af fejlagtigt betalte beløb, forudsat at denne kan foretages ved fradrag, når der foretages en efterfølgende fastsættelse under det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende betaling blev foretaget c) værdien af køretøjer, udstyr og anlæg, som tages i bytte ved køb af nye genstande af samme art; nettokøbsprisen opføres i regnskaberne som anskaffelsespris med henblik på værdiansættelse af beholdningerne.

— Ligeledes uanset denne regel kan følgende genanvendes: a) tilbagebetaling af fejlagtigt betalte beløb b) oppebårne forsikringsydelser c) provenu ved salg af køretøjer, udstyr og anlæg, som er fuldt afskrevet ved udskiftningen d) provenu ved salg af centrets publikationer.

Artikel 12

1. Overførsler fra et afsnit til et andet besluttes af direktøren, medmindre der er tale om overførsler fra eller til artikler med tilknytning til personalevederlag. Han underretter bestyrelsen om sine beslutninger på dennes næste møde.

Overførsler fra et afsnit til et andet, hvor der er tale om artikler med tilknytning til personalevederlag, besluttes af bestyrelsen på forslag af direktøren.

2. Overførsler fra et kapitel til et andet og inden for kapitler besluttes af direktøren, der underretter bestyrelsen herom.

Artikel 13

Centrets indtægter indbetales på en eller flere konti, der oprettes i centrets navn.

IV. FINANSKONTROL

Artikel 14

1. Finanskontrollen forestås af en finansinspektør og om fornødent en eller flere assisterende inspektører, der alle skal have erfaringer med internationale organisationers finansforordninger.

2. Inspektøren aflægger i administrativ henseende direkte rapport til direktøren, og de assisterende inspektører aflægger direkte rapport til inspektøren.

3. Inspektøren og de assisterende inspektører udnævnes af bestyrelsen. Inspektøren og de assisterende inspektører er omfattet af den gældende personalevedtægt. Alle foranstaltninger vedrørende disciplinære sanktioner, suspensioner, opsigelser eller retsforfølgning skal dog godkendes af bestyrelsen på grundlag af et fuldt underbygget forslag fra direktøren.

4. Inden en anvisningsberettiget giver tilladelse til en transaktion, efterprøver finanskontrollen de operationelle og finansielle aspekter. Formålet med denne efterprøvning er at vurdere, om:

a) udgiften er formelt korrekt og i overensstemmelse med de relevante bestemmelser

b) det i artikel 6 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning har fundet anvendelse.

Denne efterprøvning munder ud i, at tilladelsen gives eller afslås.

Finanskontrollen afslår sin godkendelse, hvis den finder, at de ovennævnte betingelser ikke er opfyldt. I hver sag, hvor godkendelsen afslås, afgiver finanskontrollen en skriftlig erklæring med en fyldestgørende begrundelse derfor og giver direktøren meddelelse herom.

Medmindre der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan direktøren ved en beslutning, der indeholder en fyldestgørende begrundelse derfor, og som alene træffes på hans ansvar, undlade at tage hensyn til en sådan afvisning. Denne beslutning er endelig og bindende og meddeles finanskontrollen til orientering. Direktøren meddeler skriftligt bestyrelsen alle sådanne beslutninger på dennes næste møde.

Finanskontrollen skal have adgang til alle bilag og til alle andre dokumenter vedrørende de udgifter og indtægter, der skal kontrolleres. Den kan foretage kontrol på stedet.

5. Inspektøren og de assisterende inspektører udfører deres hverv i fuld uafhængighed. De må ikke modtage nogen instrukser eller underkastes nogen begrænsninger i udførelsen af det arbejde, det er pålagt dem at udføre i henhold til denne finansforordnings bestemmelser, som følge af deres udnævnelse.

6. Direktøren kan kræve, at finanskontrollen afgiver en udtalelse om spørgsmål med tilknytning til kortlægning, tilrettelæggelse eller forbedring af centrets interne procedurer. Direktøren kan også kræve, at finanskontrollen udfører dokumentkontrol og om fornødent kontrol på stedet for at efterprøve, at transaktioner finansieret over budgettet er gennemført på korrekt vis.

7. Ved udgangen af hvert regnskabsår og senest den 30. april det følgende år udarbejder finanskontrollen en aktivitetsrapport, hvori den afgiver sin udtalelse om den økonomiske forvaltning og budgettets gennemførelse. Den forelægger direktøren sin rapport, og denne sender den, om fornødent ledsaget af kommentarer, til bestyrelsen på dennes næste møde.

Artikel 15

De eksterne revisorer, der er omhandlet i artikel 27, afgiver uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet.

V. BUDGETTETS ADMINISTRATION

Artikel 16

1. Centrets budget administreres i overensstemmelse med princippet om, at anvisningsberettigede og regnskabsførere er forskellige personer.

2. Den anvisningsberettigedes, inspektørens og regnskabsførerens arbejdsopgaver er indbyrdes uforenelige.

3. Bevillingerne administreres af den anvisningsberettigede, som er den eneste, der har beføjelse til at indgå udgiftsforpligtelser, konstatere tilstedeværelsen af udestående fordringer og udstede indtægts- og betalingsordrer. Inkasseringer og betalinger foretages af regnskabsføreren.

Artikel 17

1. Forud for enhver foranstaltning, der kan give anledning til udgifter for centret, skal der foreligge et forpligtelsesforslag fra den anvisningsberettigede. Forslaget ledsaget af de originale bilag fremsendes til finanskontrollen med henblik på forudgående kontrol.

2. Der kan indgås en foreløbig forpligtelse vedrørende fast tilbagevendende udgifter.

3. Der føres regnskab med forpligtelser og betalingsordrer.

Artikel 18

1. Formålet med den anvisningsberettigedes fastsættelse af udgifter er at:

a) kontrollere kreditors adkomst

b) fastslå eller kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollere, at fordringen er forfalden.

2. Fastsættelse af enhver udgift betinges af, at der fremlægges bilag for kreditors fordring og i påkommende tilfælde den leverede tjenesteydelse.

Artikel 19

1. Anvisning er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgiftspost, som han har fastsat.

2. Betalingsordren skal være ledsaget af de originale bilag, som skal være forsynet med eller ledsaget af den anvisningsberettigedes godkendelse, hvorved det bekræftes, at de beløb, der skal betales, er korrekte, og at leverancerne har fundet sted, eller at tjenesteydelsen er leveret.

3. Genparter af bilagene, som den anvisningsberettigede har godkendt som ægte kopier, kan i nogle tilfælde accepteres i stedet for originalerne.

4. Betalingsordrerne sendes til finanskontrollen med henblik på forudgående kontrol.

Artikel 20

1. Betaling er den endelige handling, hvorved centret frigøres for sin forpligtelse over for sine kreditorer.

2. Betalingen foretages af regnskabsføreren inden for rammerne af de disponible midler.

3. Hvis der foreligger en materiel fejl, hvis frigørelsens gyldighed anfægtes, eller hvis de formkrav, der er foreskrevet i denne finansforordning, er tilsidesat, underretter regnskabsføreren øjeblikkeligt den anvisningsberettigede og finanskontrollen herom. Direktøren kan skriftligt og på eget ansvar kræve, at betalingen foretages. Direktøren underretter skriftligt bestyrelsen om alle sådanne beslutninger på dennes næste møde.

Artikel 21

1. Betalinger foretages som hovedregel over en bankkonto, helst ved bankoverførsel eller, hvis det er velbegrundet, ved check. Transaktionerne udtrykkes i euro. I undtagelsestilfælde kan der, hvis det er hensigtsmæssigt, benyttes en anden valuta.

2. Checks og bankoverførsler skal underskrives af to personer, hvoraf den ene skal være regnskabsføreren.

3. I behørigt begrundede tilfælde kan direktøren tillade kontant betaling. I forbindelse med disse betalinger skal der udstedes en kvittering.

4. Hvis de faktisk benyttede valutakurser ikke foreligger, skal de omregningskurser, der benyttes til beregning i euro af de betalinger, der skal foretages — eller af de indtægter, der skal oppebæres — i lokale AVS-valutaer, være dem, der gjaldt den første hverdag i den måned, i hvilken den faktiske transaktionsdato ligger, som opgjort af Den Europæiske Centralbank.

Artikel 22

1. Med henblik på betaling af visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltninger i overensstemmelse med de af centret fastsatte betingelser.

2. Enhver beslutning om at oprette en forskudsforvaltning træffes af direktøren på forslag af det medlem af personalet, der beskæftiger sig med den pågældende fil. Før noget forslag forelægges direktøren, skal det godkendes af regnskabsføreren og tiltrædes af finanskontrollen.

3. I hver beslutning skal angives:

— forskudsbestyrerens navn

— den således udnævnte bestyrers ansvar

— forskuddets maksimale størrelse

— varigheden af brugen af forskuddet

— de midler, ved hvilke bilagene skal fremlægges, og fristen derfor

— hver enkelt udgiftsposts art og maksimumsbeløb.

4. Forud for hver betaling af et forskud skal der være indgået en forpligtelse.

5. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren træffer alle fornødne foranstaltninger til at sikre, at de ydede forskud udlignes med de korrekte beløb og inden for et rimeligt tidsrum.

Artikel 23

1. Direktøren er anvisningsberettiget for de bevillinger, der er opført på centrets budget.

2. Direktøren kan delegere nogle af sine arbejdsopgaver til det personale, der er undergivet ham. I hver beslutning om delegering af beføjelser skal det være fastsat, hvor længe bemyndigelsen til at fungere som anvisningsberettiget gælder, og hvor omfattende den er.

3. Direktøren kan delegere visse arbejdsopgaver i forbindelse med gennemførelsen til omhyggeligt udvalgte egnede tredjeparter.

Artikel 24

1. Regnskabsføreren udnævnes af direktøren med bestyrelsens godkendelse.

2. Han har i centret ansvaret for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med artikel 26

c) regnskabsføring i overensstemmelse med artikel 26

d) fastlæggelse i overensstemmelse med artikel 26 af regnskabsreglerne og -metoderne samt kontoplanen i henhold til de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører

e) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger

f) likviditetsstyring.

3. Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der nøjagtigt viser centrets finansielle aktiver og budgetgennemførelse.

4. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier, jf. dog stk. 5 i denne artikel og artikel 22. Han er ansvarlig for deres opbevaring.

5. Regnskabsføreren kan delegere visse arbejdsopgaver til undergivne, der er omfattet af personalevedtægten, hvor dette er bydende nødvendigt for udførelsen af hans arbejdsopgaver.

6. I fuldmagtsdokumentet fastlægges de opgaver, rettigheder og forpligtelser, som overføres til de undergivne.

Artikel 25

1. I forbindelse med tilbagebetaling af ethvert forfaldent beløb til centret udsteder den anvisningsberettigede en indtægtsordre. Indtægtsordrer forelægges det interne kontrolorgan med henblik på forudgående kontrol.

2. Regnskabsføreren har ansvaret for de indtægtsordrer, som den anvisningsberettigede har sendt til ham.

3. Der udstedes en kvittering for alle kontante betalinger til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren.

VI. REGNSKABER, ÅRSREGNSKABET, REVISION, REVISIONSRETTEN, OLAF

Artikel 26

1. Regnskaberne føres i euro ved anvendelse af det dobbelte bogholderis metode og på grundlag af kalenderåret. De viser alle indtægter og udgifter fra 1. januar til 31. december hvert år og inkluderer de originale bilag.

Regnskaberne afsluttes ved regnskabsårets udgang for at gøre det muligt at udarbejde centrets årsregnskab.

2. Posteringer foretages på grundlag af et regnskabssystem, som omfatter en kontoplan, der tydeligt adskiller de konti, som gør det muligt at opstille balancen, fra de konti, som gør det muligt at opstille resultatopgørelsen. Disse posteringer kan registreres i et datamatiseret system, som gør det muligt at opstille en samlet månedlig balance. Alle forskud opføres på en versurkonto og udlignes senest ved udgangen af det følgende regnskabsår, medmindre der er tale om stående forskud.

3. Når den anvisningsberettigede, inspektøren og regnskabsføreren ved fælles overenskomst slår fast, at systemet indebærer garantier, som imødekommer de sikkerhedsmæssige krav, kan centret benytte elektronisk databehandling.

4. De særskilte konti for midler, der forvaltes på tredjeparters vegne i henhold til artikel 37, konsolideres i centrets balance og resultatopgørelse.

5. Centret opstiller senest den 31. marts i år N + 1 en balance og en resultatopgørelse.

Balancen viser centrets aktiver og passiver pr. 31. december i år N.

Resultatopgørelsen omfatter:

a) en »indtægtsoversigt«, der omfatter: — de forventede indtægter fra EUF baseret på godkendte forpligtelser i det indeværende år og forpligtelser fremført fra tidligere regnskabsår — de faktiske indtægter af skat på vederlag og renter — andre faktiske indtægter.

b) En »udgiftsoversigt«, der omfatter: — faktiske betalinger på grundlag af de forpligtelser i regnskabsåret, som er fremført fra tidligere regnskabsår — faktiske betalinger eller forpligtelser via budgettet for regnskabsår N — en sammenfattende oversigt over de faktiske betalinger for møbler, udstyr og andre poster på fortegnelsen — godkendte forpligtelser, der skal fremføres til det følgende regnskabsår.

c) Noter til årsregnskabet, der omfatter: — de benyttede regnskabsprincipper — sammenfattende oversigter over bevillinger, som der er indgået forpligtelser for, er betalt, bortfaldet eller fremført vedrørende det foregående og det indeværende regnskabsår — detaljerede noter og beregninger til støtte for posterne i oversigterne.

6. Hvert kvartal udarbejdes der en oversigt, som viser situationen for gennemførelsen af det igangværende budget og brugen af de fremførte bevillinger; denne oversigt godkendes af finanskontrollen og fremsendes til bestyrelsen.

Artikel 27

1. Bestyrelsen udpeger for en periode på tre år et revisionsfirma med international anseelse fra en liste med mindst tre foreslåede firmaer til at revidere centrets årsregnskab. Samme revisionsfirma kan ikke udpeges for mere end tre år i træk.

2. Revisorerne reviderer centrets regnskaber og kontante beholdninger, efterprøver, at fortegnelserne og balancerne er udarbejdet på en tilfredsstillende måde og i god tro ved anvendelse af korrekte regnskabsprocedurer, og påser, at oplysningerne om centrets regnskaber er korrekte.

Formålet med revisionen er at slå fast, at alle forfaldne indtægter er oppebåret og alle udgifter afholdt på en lovlig og korrekt måde, og at den økonomiske forvaltning har været forsvarlig.

Revisorerne attesterer, at årsregnskabet er udarbejdet på en korrekt måde i overensstemmelse med de internationale bogføringsregler, og at det giver et retvisende billede af centrets finansielle stilling.

3. Revisorerne rådgiver centret med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Revisorerne har til opgave:

a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang centret har formået at gennemføre programmer og aktioner set i relation til de dermed forbundne risici

b) at vurdere hensigtsmæssigheden og kvaliteten af de interne kontrolsystemer, der anvendes på alle budgetgennemførelsestransaktioner.

4. Revisorernes hverv dækker alle centrets aktiviteter og enheder. De har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af deres opgaver.

5. Efter hvert regnskabsårs afslutning udarbejder revisorerne senest den 30. juni en rapport. Denne rapport fremsendes til direktøren, som derefter fremsender den til bestyrelsen, om fornødent ledsaget af kommentarer. Bestyrelsen fremsender derefter rapporten til udvalget med sine henstillinger.

På grundlag af denne rapport og årsregnskabet meddeler udvalget direktøren decharge for budgettets gennemførelse.

Artikel 28

Kommissionen, Revisionsretten og OLAF kan efterprøve den finansiering, som centret modtager fra EUF, i henhold til finansforordningen vedrørende EUF. Revisionsretten kan efterprøve, at indtægterne er oppebåret og udgifterne afholdt på en lovlig og korrekt måde, og at bestemmelserne i aftalen og finansforordningen vedrørende 9. EUF er overholdt.

VII. DE ANVISNINGSBERETTIGEDES, REGNSKABSFØRERENS, DE ASSISTERENDE REGNSKABSFØRERES OG FORSKUDSBESTYRERNES ANSVAR

Artikel 29

Anvisningsberettigede, der fastlægger udestående fordringer, udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller undertegner en betalingsordre i modstrid med bestemmelserne i denne finansforordning, er disciplinært og eventuelt også økonomisk ansvarlige. Det samme er tilfældet, hvis de undlader at udarbejde et dokument, hvorved der konstateres en fordring, eller hvis de undlader at udstede indtægtsordrer eller uden begrundelse udsteder dem med forsinkelse. Dette ansvar kan kun gøres gældende, hvis fejlen skyldes forsæt eller grov forsømmelighed fra deres side.

Artikel 30

1. Regnskabsføreren og de assisterende regnskabsførere er disciplinært og eventuelt også økonomisk ansvarlige for betalinger, som de har foretaget i modstrid med artikel 19.

De er disciplinært og økonomisk ansvarlige for tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som de har ansvaret for, dersom dette tab eller denne beskadigelse skyldes forsæt eller grov forsømmelighed.

På de samme betingelser er de ansvarlige for den korrekte gennemførelse af ordrer, som de har modtaget vedrørende brug og forvaltning af bankregnskaber, særlig:

a) hvis de modtager eller betaler beløb, der ikke er i overensstemmelse med de tilsvarende indtægts- eller betalingsordrer

b) hvis de foretager betalinger til andre personer end de berettigede.

2. Forskudsbestyrerne er disciplinært og eventuelt også økonomisk ansvarlige i følgende tilfælde:

a) hvis de ikke kan fremlægge passende dokumentation for de betalinger, de har foretaget

b) hvis de foretager betalinger til andre personer end de berettigede.

De er disciplinært og økonomisk ansvarlige for tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som de har ansvaret for, dersom dette tab eller denne beskadigelse skyldes forsæt eller grov forsømmelighed.

Artikel 31

1. Regnskabsføreren, de assisterende regnskabsførere og forskudsbestyrerne forsikres mod de risici, der knytter sig til deres respektive arbejdsopgaver.

Centret dækker de dermed forbundne forsikringsudgifter. Det skal specificere, hvilke personalekategorier der fungerer som regnskabsfører, assisterende regnskabsførere og forskudsbestyrere, samt de betingelser, hvorunder det vil dække de pågældende ansattes udgifter til forsikring mod de risici, der knytter sig til deres respektive arbejdsopgaver.

2. Der ydes regnskabsføreren, de assisterende regnskabsførere og forskudsbestyrerne særlige godtgørelser. Disse godtgørelsers størrelse fastsættes i en forordning, der udstedes af centret. Beløbene for disse godtgørelser krediteres hver måned en konto, som centret opretter for hver af disse ansatte, med henblik på opbygning af en garantifond til dækning af eventuelle tab, som den pågældende kan gøres ansvarlig for, for så vidt et sådant tab ikke er dækket ved hjælp af erstatninger fra forsikringsselskaber.

Kreditsaldoen på disse garantifonde udbetales til de pågældende efter afslutningen på deres ansættelse som regnskabsfører, assisterende regnskabsfører eller forskudsbestyrer, og efter at der er meddelt dem endelig decharge for deres forvaltning.

3. Direktøren meddeler inden for to år efter det pågældende regnskabsårs afslutning regnskabsføreren, de assisterende regnskabsførere og forskudsbestyrerne decharge på grundlag af de eksterne revisorers rapport.

Artikel 32

De anvisningsberettigedes, regnskabsførerens, de assisterende regnskabsføreres og forskudsbestyrernes økonomiske og disciplinære ansvar fastsættes i henhold til centrets personalevedtægt.

VIII. INDKØBSPROCEDURER OG ANDRE BESTEMMELSER

Artikel 33

For kontrakter, som centret skal indgå med henblik på levering af varer og tjenesteydelser, gælder bestemmelserne i denne artikel, om fornødent suppleret med bestemmelserne i aftalen og de almindelige forskrifter, som AVS-EF-Ministerrådet udsteder på grundlag deraf, og med reglerne om indgåelse af kontrakter i finansforordningen vedrørende EUF. Ansøgerne skal således være statsborgere i EU’s medlemsstater eller AVS-staterne undtagen i behørigt begrundede tilfælde, der accepteres af direktøren.

I tilfælde af konflikt finder de i første afsnit nævnte regler anvendelse.

Med henblik på denne artikel gælder følgende definitioner:

1) »Underhåndskontrakt« Procedure, hvor centret henvender sig til en medkontrahent efter eget valg og forhandler med vedkommende om kontraktvilkårene.

2) »Forenklet udbud« Udbud uden forudgående offentliggørelse af en meddelelse og opgavebeskrivelse, hvor kun ansøgere (mindst tre), der er opfordret dertil af centret, må indgive bud.

3) »Procedure med forhandling« Udbud uden forudgående offentliggørelse af en meddelelse og opgavebeskrivelse, hvor centret henvender sig til en eller flere medkontrahenter efter eget valg og forhandler med en eller flere af dem om kontraktvilkårene. En eller flere af betingelserne i afsnit C, nr. 1), litra e), nedenfor skal være opfyldt.

4) »Begrænset udbud uden offentliggørelse af en meddelelse« Udbud, hvor kun ansøgere, der er opfordret dertil af centret på grundlag af dettes leverandør-datafil, må indgive bud i henhold til en opgavebeskrivelse, der er udarbejdet af centret.

5) »Begrænset udbud med offentliggørelse af en meddelelse« Udbud, hvor kun ansøgere, der er opfordret dertil af centret, må indgive bud i henhold til den meddelelse og opgavebeskrivelse, der er offentliggjort af centret.

6) »Offentligt udbud« Udbud, hvor enhver fysisk eller juridisk person eller gruppe af sådanne må indgive bud som svar på den meddelelse og opgavebeskrivelse, der er offentliggjort af centret.

1) Kontrakter om levering af varer a) Kontrakter om køb eller leje af varer, udstyr eller løsøre indgås efter afholdelse af offentligt udbud. Ansøgerne skal være statsborgere i EU’s medlemsstater eller i AVS-staterne undtagen i behørigt begrundede tilfælde, der accepteres af direktøren. b) Kontrakterne kan have form af underhåndskontrakt (ét bud), hvis det samlede kontraktbeløb ikke overstiger 4 999 EUR. c) De indgås efter afholdelse af forenklet udbud, hvor der rettes henvendelse til mindst tre leverandører, hvis det samlede kontraktbeløb andrager mellem 5 000 og 29 999 EUR. d) De indgås efter afholdelse af begrænset udbud med mindst tre ansøgere uden offentliggørelse af en meddelelse, hvis det samlede kontraktbeløb andrager mellem 30 000 og 149 999 EUR. e) De kan med direktørens samtykke indgås efter en procedure med forhandling på grundlag af en behørigt begrundet fil, hvis kontraktbeløbet overstiger 4 999 EUR, og en eller flere af følgende betingelser er opfyldt: — der foreligger særligt hastende forhold, der ikke kan tilskrives centret — der foreligger særlige tekniske og behørigt begrundede forhold — kontrakten vedrører hjælpeleverancer, -tjenesteydelser eller -arbejder, som af tekniske årsager ikke kan adskilles fra hovedkontrakten — udbuddet har ikke givet noget resultat. De betingelser, hvorunder de i litra e) nævnte undtagelser kan godkendes, fastsættes i et internt direktiv, der udarbejdes af bestyrelsen, som øjeblikkeligt skal underrettes om sådanne beslutninger.

2) Kontrakter om levering af tjenesteydelser a) Kontrakter om levering af tjenesteydelser indgås efter afholdelse af begrænset udbud med mindst tre ansøgere. Disse ansøgere skal være statsborgere i EU’s medlemsstater eller i AVS-staterne undtagen i behørigt begrundede tilfælde, der accepteres af direktøren. b) Kontrakterne kan have form af underhåndskontrakt, hvis centrets samlede udgift til tjenesteydelserne ikke overstiger 4 999 EUR. c) Kontrakterne indgås efter afholdelse af forenklet udbud, hvor der rettes henvendelse til mindst tre leverandører, hvis centrets samlede udgift til tjenesteydelsen andrager mellem 5 000 og 199 999 EUR. For kontrakter på mellem 150 000 og 199 999 EUR skal henvendelsen dog baseres på en detaljeret opgavebeskrivelse. d) Kontrakterne indgås med direktørens samtykke efter en procedure med forhandling på grundlag af en behørigt begrundet fil, hvis kontraktbeløbet overstiger 4 999 EUR, og en eller flere af de i afsnit C, nr. 1), litra e), fastsatte betingelser er opfyldt.

3) Medkontrahenten vælges på grundlag af den fastsatte pris, beviserne på professionel kompetence, erfaringer og finansiel sundhed og den foreslåede frist for kontraktens gennemførelse.

4) Kontrakterne udtrykkes udelukkende i euro.

5) Hvis de i stk. 1 og 2 omhandlede tjenesteydelser er opdelt på flere kontrakter, er det de samlede udgifter til tjenesteydelserne, der skal tages i betragtning ved anvendelsen af denne artikel.

6) I særlige tilfælde kan centret delegere tilrettelæggelsen af forenklede, begrænsede og offentlige udbud til et eksternt organ, forudsat at valget af de virksomheder, der kontaktes, opgavebeskrivelsen og valget af medkontrahent vedblivende henhører fuldt ud under dets ansvar eller, dersom der er tale om samfinansiering, centrets og de øvrige medindskyderes fælles ansvar.

Artikel 34

Centret kan yde finansielle bidrag til initiativer taget af virksomheder, iværksættere, formidlere og tjenesteydere som følger:

1) Centret kan bidrage til at dække udgifter til tjenesteydelser leveret til berettigede projekter, for hvis vedkommende ansvaret for finansiering og forvaltning påhviler en fysisk eller juridisk person, der er statsborger i en EU-medlemsstat eller en AVS-stat og har indgivet en anmodning om bistand til centret.

2) Centret vurderer udgifterne til tjenesteydelserne, valget af leverandører, beviserne på professionel kompetence, erfaringer og finansiel sundhed, fristerne for arbejdets udførelse og de forventede virkninger af det af modtageren foreslåede program. Med henblik herpå skal det anvende en vægtet liste over kriterier, der svarer til den liste, som Kommissionen anvender ved forvaltningen af EUF, men tilpasset til centrets målsætninger.

3) Hvis modtageren er underleverandør, skal han efterkomme artikel 33.

4) Aftalerne udtrykkes udelukkende i euro.

5) Metoderne for anvendelsen af disse bidrag fastsættes i et internt direktiv.

Artikel 35

1. Der føres en løbende fortegnelse over alt løsøre og al fast ejendom, der tilhører centret. Kun løsøre med en værdi på 350 EUR eller derover optages på fortegnelsen. Nummeret i fortegnelsen noteres på hver faktura, før denne betales.

2. Ethvert salg af løsøre og udstyr til en købsværdi pr. enhed på mere end 1 000 EUR skal annonceres på passende måde i henhold til et internt direktiv, som udstedes af direktøren.

3. Der udarbejdes en rapport, som både underskrives af direktøren og den person, der er ansvarlig for udstyret, og som attesteres af den interne kontrol, når et formuegode eller en artikel på fortegnelsen afhændes, kasseres eller forsvinder ved tab, tyveri eller af anden grund.

4. Centret fører en fysisk og en regnskabsmæssig fortegnelse, som regelmæssigt afstemmes. Afstemningen skal godkendes af det interne kontrolorgan.

Artikel 36

Denne finansforordning finder fuld anvendelse på centrets decentraliserede strukturer.

IX. FORVALTNING PÅ TREDJEPARTERS VEGNE

Artikel 37

1. Centret kan også forvalte midler bestemt til gennemførelse af aktiviteter, der er fastsat for det i aftalen, på tredjeparters vegne. Listen over disse midler opføres i et bilag til centrets budget.

2. Denne finansforordning finder anvendelse på forvaltningen af disse midler.

Dog reguleres forvaltningen af de øvrige midler, der stilles til rådighed af Kommissionen, af de finansielle bestemmelser i den aftale, der er indgået mellem Kommissionen og centret. Hvis der ikke findes nogen sådanne bestemmelser, finder denne finansforordning anvendelse.

3. Desuden knyttes der egnede overslag over de udgifter, der skal finansieres ved hjælp af disse midler, til centrets budget. Der sondres tydeligt mellem aktions- og interventionsudgifter.

4. Der føres særskilte regnskaber vedrørende forvaltningen af disse midler på tredjeparters vegne.

5. Årsregnskabet for hver fond, der forvaltes af centret på en tredjeparts vegne, omfatter en balance og en resultatopgørelse med angivelse af situationen den 31. december i det pågældende regnskabsår. De påtegnes i overensstemmelse med bestemmelserne i den aftale, der er indgået mellem centret og donoren.

Hvis der ikke findes nogen sådanne bestemmelser, foretages påtegningen af centrets finanskontrol.

6. Dette årsregnskab knyttes til centrets årsregnskab som bilag.

Artikel 38

AVS-staterne, medlemsstaterne og Fællesskabet er, hver for sit vedkommende, forpligtet til at træffe foranstaltninger, som gennemførelsen af denne afgørelse medfører.

Artikel 39

Denne afgørelse træder i kraft den 1. januar 2005.

Udfærdiget i Bruxelles, den 17. december 2004. På AVS-EF-Ambassadørudvalgets vegne T. J. A. M. de BRUIJN Formand

(1) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 3.