BILAG I

FORRETNINGSORDENEN FOR DET FÆLLES RÅD

KAPITEL I

Organisation

6. Uanset den i stk. 4 omhandlede periode begynder den første periode dagen efter det første møde i det fælles råd og slutter den 31. december det samme år. Formandskabet for denne første periode varetages af en repræsentant for SADC-ØPA-landene.

5. Uanset stk. 4 ledes de ordinære møder i det fælles råd på skift af repræsentanter for EU-parten, under hensyntagen til Unionens og dens medlemsstaters respektive kompetenceområder, og af en repræsentant for SADC-ØPA-landene. Det første møde i det fælles råd ledes af parterne i fællesskab.

4. Det fælles råd ledes på ministerplan på skift i en periode på tolv (12) måneder af repræsentanter for EU-parten, under hensyntagen til Unionens og dens medlemsstaters respektive kompetenceområder, og af en repræsentant for SADC-ØPA-landene.

4. Parterne kan aftale at afholde møderne i det fælles råd via elektroniske midler.

1. I henhold til aftalens artikel 102, stk. 4, træder det fælles råd sammen med regelmæssige mellemrum på ikke over to (2) år og ekstraordinært, når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.

Det fælles råd kan beslutte at invitere observatører til at deltage i dets møder på ad hoc-basis og kan bestemme, hvilke punkter på dagsordenen disse observatører må overvære behandlingen af.

2. På EU-partens side udarbejder Europa-Kommissionen foreløbige dagsordener og udkast til protokoller, og alle officielle dokumenter til eller fra det fælles råd rundsendes af Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union.

1. Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen på den ene side og SADC-ØPA-enheden i SADC's sekretariat på den anden side fungerer på skift i en periode på tolv (12) måneder som sekretariat for det fælles råd (»sekretariatet«). Disse perioder skal være sammenfaldende med formandskabsordningerne i henhold til artikel 1, stk. 4 og 6.

KAPITEL II

Funktionsmåde

5. Formanden for det fælles råd kan efter aftale med alle parter indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

3. Udkastet til protokol for hvert møde godkendes skriftligt af begge parter senest toogfyrre (42) dage efter datoen for mødet, medmindre parterne er blevet enige om en anden dato. Når protokollen er godkendt, underskriver repræsentanterne for parterne i overensstemmelse med deres respektive interne krav to eksemplarer heraf, og hver part modtager et originalt eksemplar af disse autentiske dokumenter.

eventuelle erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen, og

1. Sekretariatet udarbejder et udkast til protokol for hvert møde senest enogtyve (21) dage efter mødet, medmindre andet besluttes ved parternes fælles overenskomst.

Artikel 8

Afgørelser og henstillinger

1. I henhold til aftalens artikel 102 vedtager det fælles råd ved konsensus afgørelser eller henstillinger i de tilfælde, der er omhandlet i aftalen.

2. Hvis det fælles råd ved aftalen er bemyndiget til at vedtage afgørelser eller henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« i protokollen. Sekretariatet påfører alle vedtagne afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse eller henstilling angives datoen for dens ikrafttrædelse.

3. Hvis et SADC-ØPA-land ikke kan deltage i et møde i det fælles råd, skal sekretariatet sende dette medlem afgørelserne eller henstillingerne, der blev enighed om på dette møde. Det pågældende SADC-ØPA-land skal fremsende et skriftligt svar senest ti (10) kalenderdage fra afsendelsen af afgørelserne eller henstillingerne med angivelse af de afgørelser eller henstillinger, som det er uenigt i, herunder grundene hertil. I mangel af dette skriftlige svar inden for den angivne frist anses afgørelserne eller henstillingerne for at være vedtaget. Hvis det SADC-ØPA-land, som ikke deltog i mødet, ikke er enigt i en eller flere afgørelser eller henstillinger, bestræber parterne sig på at løse de udestående spørgsmål ved skriftlig procedure eller elektronisk som fastsat i stk. 4.

4. I perioden mellem møderne kan det fælles råd vedtage afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure eller elektronisk, hvis begge parter er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem repræsentanter for parterne.