AFGØRELSE Nr. 1/2013 VEDTAGET AF SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK

af 8. oktober 2013

om vedtagelse af samarbejdsrådets og samarbejdsudvalgets forretningsordener

(2013/802/EU)

SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK HAR —

under henvisning til partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side (i det følgende benævnt »aftalen«), særlig artikel 111, og

ud fra følgende betragtninger:

For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt. I denne forbindelse er det op til samarbejdsrådet at vedtage de nødvendige foranstaltninger.

Ifølge artikel 111, stk. 3, i aftalen fastsætter samarbejdsrådet selv sin forretningsorden. For at samarbejdsudvalget kan blive operationelt så hurtigt som muligt, fastsætter samarbejdsrådet også samarbejdsudvalgets forretningsorden.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Eneste artikel

Samarbejdsrådets og samarbejdsudvalgets forretningsordener, som findes i henholdsvis bilag I og II, vedtages hermed.

BILAG I

FORRETNINGSORDEN FOR SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for samarbejdsrådet udøves på skift for 12 måneder ad gangen af formanden for Rådet for Den Europæiske Union (udenrigsanliggender) på vegne af Den Europæiske Union og dens medlemsstater og af Iraks udenrigsminister. Første periode begynder på datoen for afholdelsen af samarbejdsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

Samarbejdsrådet træder sammen på ministerplan én gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom. Medmindre parterne aftaler andet, holdes samarbejdsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger på en dato, som parterne er enige om. Samarbejdsrådets sekretærer indkalder efter aftale med formanden til møderne i samarbejdsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmerne af samarbejdsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Et medlem skal, hvis han ønsker at lade sig repræsentere, meddele formanden navnet på den, der skal repræsentere ham, inden det møde, hvor han lader sig repræsentere. Den, der repræsenterer et medlem af samarbejdsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af samarbejdsrådet kan ledsages af embedsmænd. Inden hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager som observatør i samarbejdsrådets møder, når der er spørgsmål på dagsordenen, som vedrører banken.

Når det er hensigtsmæssigt, kan personer i deres egenskab af eksperter eller repræsentanter for andre organer efter fælles aftale blive indbudt til at deltage i samarbejdsrådets møder som observatør eller for at orientere om et bestemt emne.

Artikel 5

Sekretariat

En repræsentant for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en repræsentant for Iraks mission ved Den Europæiske Union fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsrådet.

Artikel 6

Korrespondance

Korrespondance til samarbejdsrådet sendes til formanden for samarbejdsrådet på adressen for Rådet for Den Europæiske Union.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen viderebringes til samarbejdsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af samarbejdsrådet. Rundsendt korrespondance sendes også til Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer og Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union samt til Iraks mission ved Den Europæiske Union.

Meddelelser fra samarbejdsrådets formand sendes af de to sekretærer til adressaterne og rundsendes om nødvendigt til de øvrige medlemmer af samarbejdsrådet på de adresser, der er anført i stk. 2.

Artikel 7

Offentlighed

Medmindre andet vedtages, er samarbejdsrådets møder ikke offentlige.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af samarbejdsrådets sekretærer til de adressater, der er omhandlet i artikel 6, senest 15 dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de emner, som formanden senest 21 dage før mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til sekretærerne inden datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden. Dagsordenen vedtages af samarbejdsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke er opført på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en bestemt sag.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

— den dokumentation, der er forelagt samarbejdsrådet

— de erklæringer, som et medlem af samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

— de fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer og dragne konklusioner.

Udkastet til protokol forelægges samarbejdsrådet til godkendelse. Den godkendte protokol undertegnes af formanden og de to sekretærer. Protokollen arkiveres i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union, der fungerer som depositar for aftalens dokumenter. Der sendes en bekræftet genpart til hver af de i artikel 6 anførte adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Samarbejdsrådet vedtager afgørelser og fremsætter henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne. De tilfælde, hvor samarbejdsrådet kan vedtage afgørelser, er anført i selve aftalen.

Samarbejdsrådet kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. Når samarbejdsrådet beslutter at anvende skriftlig procedure, kan der fastsættes en frist ved fælles overenskomst mellem parterne, efter hvis udløb formanden for samarbejdsrådet på grundlag af en redegørelse fra de to sekretærer kan meddele, om parterne er nået til enighed.

2. Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 111 i aftalen benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden, og ægtheden bekræftes af de to sekretærer. Afgørelser og henstillinger sendes til hver af de adressater, der er anført i artikel 6 i denne forretningsorden. Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 11

Sprog

Samarbejdsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog. Medmindre der træffes anden afgørelse, vil samarbejdsrådet basere sine afgørelser og forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 12

Udgifter

Den Europæiske Union og Irak afholder hver især såvel de udgifter til personale, rejser og ophold, som de har som følge af deres deltagelse i samarbejdsrådets møder, som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Den Europæiske Union, bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra Iraks officielle sprog, som afholdes af Irak. Andre udgifter i forbindelse med afholdelsen af møder afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 13

Samarbejdsudvalget

1. I henhold til artikel 112 i aftalen oprettes der et samarbejdsudvalg med henblik på at bistå samarbejdsrådet med dets opgaver. Udvalget består af repræsentanter for Den Europæiske Union på den ene side og af repræsentanter for Iraks regering på den anden side, normalt på højtstående embedsmandsplan.

2. Samarbejdsudvalget forbereder samarbejdsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i forbindelserne, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler ethvert spørgsmål, som det får forelagt af samarbejdsrådet, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages i samarbejdsrådet.

Samarbejdsrådet kan delegere enhver af sine beføjelser til samarbejdsudvalget.

3. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne ved fælles overenskomst beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i samarbejdsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom.