AFGØRELSE nr. 1/98 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Tunesien på den anden side den 14. juli 1998 om vedtagelse af sin forretningsorden (98/629/EF)

ASSOCIERINGSRÅDET HAR -

under henvisning til Euro-Middelhavsaftalen om oprettelse af en associering mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Den Tunesiske Republik på den anden side, særlig artikel 78 til 86, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. marts 1998 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og en repræsentant for Tunesiens regering. Den første periode løber dog fra datoen for det første møde i associeringsrådet og til den 31. december 1998.

Artikel 2

Møder

Associeringsrådet træder sammen på ministerplan én gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i associeringsrådet.

Medmindre parterne bliver enige om andet, holdes associeringsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger på datoer, som parterne er enige om.

Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med formanden til møderne i associeringsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmer af associeringsrådet, som ikke kan deltage i et møde, kan lade sig repræsentere. Et medlem skal, hvis han ønsker at lade sig repræsentere, meddele formanden navnet på den, der skal repræsentere ham, inden det møde, hvor han lader sig repræsentere.

Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmer af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd.

Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant fra Den Europæiske Investeringsbank deltager som observatør i associeringsrådets møder, når der er spørgsmål vedrørende Banken på dagsordenen.

Associeringsrådet kan efter aftale mellem parterne indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne for at oplyse om særlige spørgsmål.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand i Tunesiens mission i Bruxelles fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondance

Korrespondance stilet til associeringsrådet sendes til formanden for Associeringsrådet til adressen for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til associeringsrådets formand og efter omstændighederne rundsendes til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. Den rundsendte korrespondance fremsendes til Kommissionens Generalsekretariat, medlemsstaternes faste repræsentationer og Tunesiens mission i Bruxelles.

Meddelelser fra associeringsrådets formand sendes til adressaterne af de to sekretærer og rundsendes efter omstændighederne til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i ovennævnte stykke omhandlede adresser.

Artikel 7

Offentlighed

Møderne i associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer fremsender den til de adressater, der er nævnt i artikel 6, senest 15 dage inden mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder et udkast til protokol for hvert møde.

Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

- dokumenter, der er forelagt associeringsrådet

- erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

- de afgørelser, erklæringer og konklusioner, der vedtages.

Udkastet til protokol forelægges associeringsrådet til godkendelse. Protokollen skal godkendes inden for tre måneder efter hvert møde i associeringsrådet. Den godkendte protokol skal undertegnes af formanden og de to sekretærer. Protokollen skal arkiveres hos Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union, der fungerer som depositar for associeringens dokumenter; der skal sendes en bekræftet genpart til hver af de i artikel 6 nævnte adresser.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan Associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom.

2. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 80 i Euro-Middelhavsaftalen benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. Enhver afgørelse angiver datoen for sin ikrafttræden.

Associeringsrådets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer.

Afgørelserne og henstillingerne fremsendes til hver enkelt af de i artikel 6 nævnte adressater.

Associeringsrådet kan beslutte, at dets afgørelser og henstillinger skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende og i Den Tunesiske Republiks statstidende.

Artikel 11

Sprog

Associeringsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog.

Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil associeringsrådet basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 12

Udgifter

Fællesskabet og Tunesien afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet, bortset fra udgifter til tolkning og/eller oversættelse til eller fra arabisk, som afholdes af Tunesien.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 13

Associeringsudvalg

1. Associeringsudvalget skal bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver. Det består af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og for medlemmerne af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på den ene side og af repræsentanter for Tunesiens regering på den anden side.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger efter omstændighederne gennemførelsen af associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at Euro-Middelhavsaftalen fungerer korrekt. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af associeringsrådet, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af Euro-Middelhavsaftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages i associeringsrådet.

3. I de tilfælde, hvor der i Euro-Middelhavsaftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis de to parter er enige herom.

4. Udkastet til associeringsudvalgets forretningsorden er knyttet som bilag til denne afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den 14. juli 1998

På Associeringsrådets vegne

W. SCHÜSSEL

Formand

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSUDVALGET mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Den Tunesiske Republik på den anden side

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsudvalget udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og en repræsentant for Tunesiens regering. Den første periode løber dog fra datoen for det første møde i associeringsrådet og til den 31. december 1998.

Artikel 2

Møder

Associeringsudvalget holder møde, når omstændighederne kræver det og med begge parters samtykke.

De enkelte møder i associeringsudvalget holdes på et tidspunkt og et sted, som de to parter er enige om.

Associeringsudvalget træder sammen efter indkaldelse fra formanden.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en tjenestemand fra Tunesiens regering fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget.

Alle meddelelser til eller fra formanden for associeringsudvalget i forbindelse med denne afgørelse sendes til sekretærerne for associeringsudvalget samt til sekretærerne og formanden for associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i associeringsudvalget er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsudvalgets sekretærer fremsender den til de adressater, der er nævnt i artikel 4, senest 15 dage inden mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Associeringsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne for at give oplysninger om særlige spørgsmål.

Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

Der udarbejdes en protokol for hvert møde på grundlag af formandens sammenfatning af de konklusioner, som associeringsudvalget er nået frem til.

Når associeringsudvalget har godkendt protokollen, undertegnes den af formanden og de to sekretærer, og hver part opbevarer et eksemplar. En genpart af protokollen sendes til hver af de i artikel 4 nævnte adressater.

Artikel 8

Bestemmelser

I de tilfælde, hvor associeringsudvalget i medfør af Euro-Middelhavsaftalen er bemyndiget af associeringsrådet til at træffe afgørelser og/eller vedtage henstillinger, benævnes disse akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling«, efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

Når associeringsudvalget træffer en afgørelse, finder artikel 10 og 11 i afgørelse nr. 1/98 truffet af associeringsrådet om vedtagelse af sin forretningsorden anvendelse med de fornødne ændringer.

Associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er nævnt i artikel 4 i denne forretningsorden.

Artikel 9

Udgifter

Hver part afholder hver de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i møder i associeringsudvalget og i arbejdsgrupper, der måtte blive nedsat i henhold til artikel 84 i Euro-Middelhavsaftalen, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og vil oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet, bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra arabisk, som afholdes af Tunesien.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.