DA Den Europæiske Unions Tidende L 259/5

AFGØRELSE Nr. 1/2004 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET EU-EGYPTEN

den 14. juni 2004

om fastlæggelse af associeringsrådets forretningsorden

(2008/756/EF)

ASSOCIERINGSRÅDET EU-EGYPTEN HAR —

under henvisning til Euro-Middelhavsaftalen om oprettelse af en associering mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Den Arabiske Republik Egypten på den anden side, særlig artikel 74 til 80, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Aftalen trådte i kraft den 1. juni 2004.

(2) Associeringsrådets forretningsorden bør vedtages —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for en periode på 12 måneder ad gangen af en repræsentant for formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og en repræsentant for Den Arabiske Republik Egyptens regering. Den første periode løber dog fra datoen for det første møde i associeringsrådet og til den 31. december 2004.

Artikel 2

Møder

Associeringsrådet træder jævnligt sammen på ministerplan og mindst én gang om året. Der kan efter anmodning af en af parterne afholdes særlige møder i associeringsrådet, hvis parterne er enige herom.

Medmindre parterne bliver enige om andet, holdes associeringsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger på datoer, som parterne er enige om.

Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med formanden til møderne i associeringsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmer af associeringsrådet, som ikke kan deltage i et møde, kan lade sig repræsentere. Et medlem skal, hvis han ønsker at lade sig repræsentere, meddele formanden navnet på den, der skal repræsentere ham, inden det møde, hvor han lader sig repræsentere.

Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmer af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant fra Den Europæiske Investeringsbank deltager som observatør i associeringsrådets møder, når der er spørgsmål vedrørende banken på dagsordenen.

Associeringsrådet kan efter aftale mellem parterne indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne for at få oplysninger om særlige forhold.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra Den Arabiske Republik Egyptens ambassade i Bruxelles fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondance

Korrespondance stilet til associeringsrådet sendes til formanden for associeringsrådet på adressen for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til associeringsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. Den rundsendte korrespondance sendes til Kommissionens Generalsekretariat, medlemsstaternes faste repræsentationer og Den Arabiske Republik Egyptens ambassade i Bruxelles.

Meddelelser fra associeringsrådets formand sendes af de to sekretærer til adressaterne og rundsendes om nødvendigt til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i stk. 2 omhandlede adresser.

Artikel 7

Offentliggørelse

Møderne i associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 6, senest 15 dage inden mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder et udkast til protokol til hvert møde.

Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

— dokumenter, der er forelagt associeringsrådet

— erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

— de afgørelser, erklæringer og konklusioner, der er vedtaget.

Udkastet til protokol forelægges associeringsrådet til godkendelse. Protokollen skal godkendes senest seks måneder efter hvert møde i associeringsrådet. Den godkendte protokol skal undertegnes af formanden og de to sekretærer. Protokollen arkiveres hos Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union; en bekræftet genpart sendes til hver af de adressater, der er nævnt i artikel 6.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Associeringsrådet træffer afgørelser og henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom.

2. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 76 i Euro-Middelhavsaftalen, benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.

Associeringsrådets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer.

Afgørelserne og henstillingerne fremsendes til hver enkelt af de adressater, der er nævnt i artikel 6.

Associeringsrådet kan beslutte, at dets afgørelser og henstillinger skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og i Den Arabiske Republik Egyptens statstidende.

Artikel 11

Sprog

Associeringsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog.

Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil associeringsrådet basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 12

Udgifter

Fællesskabet og Den Arabiske Republik Egypten afholder hver især de udgifter, som følger af deres deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning under møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet bortset fra udgifter til tolkning og/eller oversættelse til eller fra arabisk, som afholdes af Den Arabiske Republik Egypten.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 13

Associeringsudvalg

1. Associeringsudvalget skal bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver. Udvalget består af repræsentanter for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union på den ene side og af repræsentanter for Den Arabiske Republik Egyptens regering på den anden side.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger om nødvendigt gennemførelsen af associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at Euro-Middelhavsaftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af associeringsrådet, eller som opstår under den daglige gennemførelse af Euro-Middelhavsaftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser og/eller henstillinger, der skal godkendes i associeringsrådet.

3. I de tilfælde, hvor der i Euro-Middelhavsaftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis de to parter er enige herom.

4. Udkast til associeringsudvalgets forretningsorden er knyttet som bilag til denne afgørelse.

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den 14. juni 2004. På associeringsrådets vegne B. COWEN Formand