AFGØRELSE Nr. 1/99 TRUFFET AF DET BLANDEDE UDVALG, DER ER NEDSAT I MEDFØR AF AFTALEN MELLEM DET EUROPÆISKE KUL- OG STÅLFÆLLESSKAB OG REPUBLIKKEN TYRKIET OM HANDEL MED PRODUKTER, DER ER OMFATTET AF TRAKTATEN OM OPRETTELSE AF DET EUROPÆISKE KUL- OG STÅLFÆLLESSKAB af 23. februar 1999 om vedtagelse af forretningsordenen for Det Blandede Udvalg EKSF-Tyrkiet (1999/192/EKSF)

DET BLANDEDE UDVALG HAR -

under henvisning til aftalen mellem Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og Republikken Tyrkiet om handel med produkter, der er omfattet af traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 14, stk. 3, og artikel 19 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Medlemskab

1. De kontraherende parter udpeger deres respektive repræsentanter i Det Blandede Udvalg EKSF-Tyrkiet. Medlemmer af udvalget, som er forhindret i at deltage i et møde, kan lade sig repræsentere.

2. De således udpegede repræsentanter kan ledsages af embedsmænd, som bistår dem. Udvalget kan fastsætte antallet af disse embedsmænd. Udvalget kan beslutte at lade andre personer deltage i sine møder som observatører.

3. Møderne i udvalget er ikke offentlige, medmindre udvalget træffer anden bestemmelse.

Artikel 2

Hverv

1. Hvervet som formand for udvalget bestrides skiftevis for et år ad gangen af EF's, dvs. Europa-Kommissionens repræsentant, og Republikken Tyrkiets repræsentant. Den første periode begynder på datoen for det første udvalgsmøde.

2. Den fungerende formand er ansvarlig for alle sekretariatsfunktioner.

3. En repræsentant for Kommission for De Europæiske Fællesskaber og en repræsentant udpeget af Tyrkiet fungerer i fællesskab som sekretærer for udvalget.

Artikel 3

Møder

1. Udvalget mødes en gang om året. I hastende tilfælde kan de kontraherende parter holde ekstraordinære møder. Anmodninger fra en af parterne om sådanne møder rettes til den fungerende formand. Formanden indkalder til møde i udvalget senest ti dage efter modtagelsen af anmodningen om et ekstraordinært møde, medmindre andet aftales med den kontraherende part, der fremsætter anmodningen.

2. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Mødeindkaldelsen og den foreløbige dagsorden fremsendes til de adressater, der er omhandelt i artikel 9, senest syv dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden bilægges alle nødvendige arbejdsdokumenter.

3. Den tidsfrist, der er fastsat i stk. 2, gælder ikke for hastemøder, der indkaldes til i overensstemmelse med stk. 1.

4. Dagsordenen vedtages af udvalget ved hvert mødes begyndelse. Udvalget kan beslutte at optage emner på dagsordenen, som ikke findes på den foreløbige dagsorden. Emner, for hvilke der er anmodet om et møde i henhold til stk. 1, ophøres på dagsordenen.

Medmindre andet aftales mellem parterne, holdes hvert møde i udvalget skiftevis i Bruxelles og Ankara på en dato, der aftales mellem parterne.

Artikel 4

Udgifter

1. EF og Republikken Tyrkiet afholder hver især de udgifter, de pådrager sig i forbindelse med deres deltagelse i udvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og diæter som til porto og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tolkning på møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af EF, med undtagelse af udgifter i forbindelse med tolkning og oversættelse til eller fra tyrkisk, som afholdes af Republikken Tyrkiet.

3. Andre udgifter, der vedrører den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 5

Skriftlige procedurer

I hastesager kan udvalget vedtage afgørelse eller henstillinger ved skriftlig procedure.

Artikel 6

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder inden for tre dage på formandens ansvar et udkast til protokol for hvert møde i udvalget.

2. Mødeprotokollen skal i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen indeholde oplysning om:

- dokumentet, der er forelagt udvalget

- erklæringer, som en kontraherende part har anmodet om at få optaget i protokollen

- vedtagne afgørelser og henstillinger, erklæringer, der er opnået enighed om, og de konklusioner, som udvalget har vedtaget.

3. Teksten til de afgørelser og henstillinger, som udvalget har vedtaget, knyttes som bilag til mødeprotokollen.

4. Udkastet til mødeprotokol forelægges udvalget til godkendelse.

5. Den godkendte mødeprotokol undertegnes af den formand, der fører forsædet på tidspunktet for godkendelsen, og af udvalgets to sekretærer og fremsendes til de adressater, der er nævnt i artikel 9.

Artikel 7

Akter

1. Udvalgets akter vedtages i fælles forståelse og undertegnes af den formand, der fører forsædet på tidspunktet for vedtagelsen, og af de to sekretærer.

2. Udvalgets afgørelser og henstillingerne benævnes »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en angivelse af emnet.

3. Formanden fremsender en kopi af alle afgørelser og henstillinger til de adressater, der er nævnt i artikel 9.

4. Hver part kan træffe afgørelse om offentliggørelse af udvalgets afgørelse og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 8

Sprog

Udvalgets afgørelser og henstillinger vedtages på EF's officielle sprog og på tyrkisk.

Artikel 9

Adresser

1. Alle udvalgets afgørelser og henstillinger i overensstemmelse med denne forretningsorden sendes også til Europa-Kommissionen, medlemsstaternes faste repræsentationer ved Den Europæiske Union og Tyrkiets mission ved Den Europæiske Union.

2. Al korrespondance til udvalget sendes til udvalgets formand.

Artikel 10

Underordnede organer

Udvalget kan efter behov beslutte at oprette faste og/eller midlertidige underudvalg eller arbejdsgrupper til at bistå det i opfyldelsen af dets opgaver i overensstemmelse med de regler og procedurer, som udvalget fastlægger. Underudvalgene og arbejdsgrupperne rapporterer til udvalget.

Artikel 11

Kontaktgruppe

1. Den kontaktgruppe, der blev nedsat i henhold til aftalen mellem Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og Republikken Tyrkiet om handel med produkter, der er omfattet af EKSF-traktaten, sammensættes af repræsentanter for begge parter. Hvis begge parter er enige om, at det vil være hensigtsmæssigt, indbydes repræsentanter for kul- og stålindustrien til at mødes parallelt med kontaktgruppen og rapportere til denne om resultatet af deres drøftelser.

2. Formandskabet for kontaktgruppen bestrides skiftevis af en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og en repræsentant for Tyrkiet.

3. Drøftelser om spørgsmål, der opstår i tilknytning til aftalens funktion, finder i første omgang sted i kontaktgruppen, medmindre partneren anmoder om, at de finder sted i udvalget.

4. Kontaktgruppen rapporterer til udvalget.

5. Kontaktgruppen mødes mindst en gang om året, skiftevis på hver af parternes område.

Artikel 12

Tavshedspligt

Med forbehold af andre gældende bestemmelser er forhandlingerne i udvalget og kontaktgruppen omfattet af tavshedspligt, medmindre udvalget vedtager andet.

Artikel 13

Denne afgørelse får virkning fra datoen for vedtagelsen.

Artikel 14

Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 23. februar 1999.

På vegne af Det Blandede Udvalg EKSF-Tyrkiet

Salvatore SALERNO

Formand