AFGØRELSE Nr. 1/2011 TRUFFET AF DET FÆLLES UDVALG, DER ER NEDSAT I HENHOLD TIL INTERBUSAFTALEN OM LEJLIGHEDSVIS INTERNATIONAL PERSONBEFORDRING MED BUS,

af 11. november 2011

om fastsættelse af udvalgets forretningsorden og om tilpasning af aftalens bilag 1 om de betingelser, der gælder for transportvirksomheder, som udfører personbefordring ad vej og af aftalens bilag 2 om tekniske normer for busser samt af kravene i aftalens artikel 8 om bestemmelserne på det sociale område

(2012/25/EU)

DET FÆLLES UDVALG,

som henviser til Interbusaftalen om lejlighedsvis international personbefordring med bus (1), særlig artikel 23 og 24, og

som tager følgende i betragtning:

I henhold til aftalens artikel 24, stk. 2, litra c), har det fælles udvalg ansvar for at tilpasse aftalens bilag 1 om de betingelser, der gælder for transportvirksomheder, som udfører personbefordring ad vej og aftalens bilag 2 om tekniske normer for busser. Endvidere har det fælles udvalg i medfør af aftalens artikel 24, stk. 2, litra e), ansvar for at tilpasse kravene i aftalens artikel 8 om bestemmelserne på det sociale område med henblik på at indføje nye foranstaltninger, som vedtages i Unionen,

HAR TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Det fælles udvalgs forretningsorden, som opført i bilag I til denne afgørelse, vedtages.

Artikel 2

Aftalens bilag 1 om de betingelser, der gælder for transportvirksomheder, som udfører personbefordring ad vej, aftalens bilag 2 om tekniske normer for busser samt kravene i aftalens artikel 8 om bestemmelserne på det sociale område tilpasses som angivet i bilag II til denne afgørelse.

(1) EFT L 321 af 26.11.2002, s. 13.

BILAG I

Forretningsorden for det fælles udvalg, der er nedsat i medfør af Interbusaftalen om lejlighedsvis international personbefordring med bus

Artikel 1

Benævnelse for det fælles udvalg

Det fælles udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 23 i Interbusaftalen om lejlighedsvis international personbefordring med bus, benævnes i det følgende »udvalget«.

Artikel 2

Formandskab

1. Formandskabet for udvalget udøves af en repræsentant for Europa-Kommissionen (i det følgende benævnt »Kommissionen«) på vegne af Den Europæiske Union.

2. Lederen af Unionens delegation, eller i givet fald dennes stedfortræder, udøver hvervet som formand for udvalget.

3. Formanden leder udvalgets arbejde.

Artikel 3

Delegationer

1. De aftaleparter, for hvilke aftalen er trådt i kraft (i det følgende benævnt »parterne«), udpeger deres repræsentanter til udvalget. Unionens delegation består af repræsentanter for Kommissionen bistået af repræsentanter for medlemsstaterne.

2. Hver part udpeger en leder for sin delegation og, hvis det er nødvendigt, en stedfortræder for denne.

3. Hver part kan udpege nye repræsentanter til udvalget. Udvalgets sekretær underrettes øjeblikkelig skriftligt om sådanne ændringer.

4. Repræsentanter for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union kan deltage i udvalgets møder med observatørstatus. Efter aftale med de andre delegationsledere kan formanden indbyde personer, der ikke er medlemmer af delegationerne, til at deltage i et udvalgsmøde for at bidrage med oplysninger om specifikke emner.

5. Senest en uge før hvert møde underretter parterne udvalgets sekretær om deres delegationers sammensætning.

Artikel 4

Sekretariat

1. En repræsentant for Kommissionen forestår udvalgets sekretariatsopgaver. Sekretæren udpeges af formanden for udvalget og varetager sine opgaver, indtil der udpeges en ny sekretær. Formanden meddeler de øvrige parter sekretærens navn og andre relevante oplysninger om vedkommende.

2. Sekretæren har ansvaret for kommunikationen mellem delegationerne, herunder fremsendelsen af dokumenter, og fører tilsyn med sekretariatsopgaverne.

Artikel 5

Udvalgets møder

1. Udvalget mødes på anmodning af mindst én part. Det indkaldes af formanden.

2. Senest 15 arbejdsdage inden mødet sender formanden indkaldelsen, den foreløbige dagsorden og mødedokumenterne til lederne af de øvrige delegationer.

3. Når en nærmere bestemt sag er særlig hastende, kan en part anmode formanden om at afkorte indkaldelsesfristen i stk. 2.

4. Medmindre delegationslederne beslutter andet, er udvalgets møder ikke offentlige.

5. Udvalgets møder afholdes i Bruxelles, medmindre parterne aftaler et andet mødested.

Artikel 6

Dagsorden

1. Formanden opstiller med bistand fra sekretæren en foreløbig dagsorden for hvert møde og fastsætter mødedato og -sted efter samråd med lederne af de øvrige delegationer. Formanden sender den foreløbige dagsorden til delegationslederne senest 15 arbejdsdage inden mødet. Alle nødvendige arbejdsdokumenter udsendes sammen med dagsordenen.

2. Den i stk. 1 fastsatte indkaldelsesfrist gælder ikke for de hastemøder, som der indkaldes til i medfør af artikel 5, stk. 3.

3. Senest 24 timer inden mødet kan hver part foreslå et eller flere yderligere punkter optaget på den foreløbige dagsorden. Anmodninger om optagelse af yderligere punkter på dagsordenen begrundes og sendes skriftligt til formanden.

4. Udvalget godkender dagsordenen ved mødets begyndelse. Udvalget kan beslutte at optage et punkt på dagsordenen, som ikke er anført i den foreløbige dagsorden.

Artikel 7

Vedtagelse af akter

1. Udvalgets afgørelser træffes med enstemmighed af de repræsenterede parter i overensstemmelse med aftalens artikel 23, stk. 5 og 6. Henstillinger, bl.a. dem, der er omhandlet i aftalens artikel 24, stk. 2, litra g), vedtages ved konsensus mellem de repræsenterede parters delegationer. Afgørelser og henstillinger benævnes »afgørelse« eller »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en angivelse af emnet.

2. Udvalgets afgørelser og henstillinger forsynes med formandens og sekretærens underskrift. Sekretæren sender dem til lederne af de øvrige delegationer.

3. Hver part kan vedtage at offentliggøre enhver af udvalgets akter.

4. Udvalgets akter kan vedtages ved skriftlig procedure, når delegationslederne er enige om det. Formanden sender udkastet til en akt til de øvrige delegationsledere, der afgiver svar med angivelse af, om de accepterer eller ikke accepterer udkastet, om de foreslår ændringer til udkastet, eller om de udbeder sig yderligere betænkningstid. Hvis udkastet vedtages, færdigbehandler formanden afgørelsen eller henstillingen i overensstemmelse med stk. 1 og 2.

5. Henstillinger og afgørelser affattes på engelsk, fransk og tysk, der alle har samme gyldighed. Hver part sikrer en korrekt oversættelse af henstillingerne og afgørelserne til sit eller sine officielle sprog. Kommissionen varetager oversættelsen til de øvrige EU-sprog.

Artikel 8

Mødereferater

1. Sekretæren udarbejder under formandens ansvar et udkast til mødereferat for hvert møde i udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage efter mødet.

2. Mødereferatet indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

— de dokumenter, der er forelagt udvalget

— de erklæringer, som en part har anmodet om at få optaget i referatet

— de afgørelser, der er truffet, de henstillinger, der er udarbejdet, og de konklusioner, der er vedtaget.

3. Udkastet til mødereferat sendes til udvalget med henblik på godkendelse i overensstemmelse med den skriftlige procedure som omhandlet i artikel 7, stk. 4. Hvis denne procedure ikke er afsluttet, godkender udvalget referatet på sit næste møde.

4. Når udvalget har godkendt mødereferatet, underskrives det af formanden og sekretæren og opbevares af sidstnævnte. Sekretæren sender de øvrige delegationsledere en genpart heraf.

Artikel 9

Fortrolighed

Uanset bestemmelsen om offentliggørelse af akter i artikel 7, stk. 3, er drøftelserne under udvalgets møder samt udvalgets dokumenter omfattet af tavshedspligt.

Artikel 10

Udgifter

1. Hver part afholder sine egne udgifter i forbindelse med deltagelsen i udvalgets møder.

2. Udvalget træffer afgørelse om refusion af udgifterne til de opgaver, som er tildelt personer, der er indbudt af formanden i medfør af artikel 3, stk. 4.

Artikel 11

Korrespondance

Al korrespondance til og fra udvalgets formand formidles af udvalgets sekretær. Sekretæren sender en genpart af al korrespondance vedrørende aftalen til samtlige delegationer.

Artikel 12

Sprog

Udvalget beslutter, hvilke sprog der skal anvendes på dets møder og i dets dokumenter. Den part, der er mødevært, har ingen pligt til at yde tolkning til de øvrige sprog.