DA Den Europæiske Unions Tidende 30.4.2004 
 
 L 151/4 
TRUFFET AF LUFTFARTSUDVALGET FÆLLESSKABET/SCHWEIZ  
Nr. 2/2004 
 
af 22. april 2004 
om vedtagelse af dets forretningsorden 
 
(2004/405/EF) 
LUFTFARTSUDVALGET FÆLLESSKABET/SCHWEIZ HAR — 
under henvisning til aftalen mellem Det Europæis ke Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om 
luftfart, i det følgende benævnt ”aft alen”, særlig artikel 21, stk. 3 — 
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE: 
Eneste artikel 
Det fælles udvalgs forretningsorden, der er vedlagt denne afgørelse, vedtages hermed. 
Udfærdiget i Bruxelles,  den 22. april 2004. 
 På det blandede udvalgs vegne 
 Enrico Grillo PASQUARELLI 
 Lederen af Fællesskabets delegation 
 
 Dante MARTINELLI  
 Lederen af den schweiziske delegation 
 
_______________  
30.4.2004 DA Den Europæiske Unions Tidende 
 
 L 151/5
BILAG 
 
Luftfartsudvalget Fællesskabet/Schweiz - forretningsorden  
Artikel 1 
Formandskab 
1. Formandskabet for udvalget varetages efter tur i et kalenderår ad gangen af en 
repræsentant for Kommissionen for De Euro pæiske Fællesskaber på Det Europæiske 
Fællesskabs vegne, herefter benævnt 'Fællessk abet', og af en repræsentant for Det 
Schweiziske Forbund. Det varetages af Schweiz i det år, aftalen træder i kraft. 
2. Opgaven som udvalgets formands varetages af delegationslederen for den part, der har 
formandskabet, eller i givet fald dennes suppleant. 
Artikel 2 
Delegationer 
1. Forud for hvert møde underretter delegati onslederne formanden om den forventede 
sammensætning af deres delegation. 
2. Parterne udnævner deres delegationsleder e, der fungerer som kontaktpersoner i alle 
anliggender vedrørende aftalen. 
3. Efter aftale med den anden delegationsleder kan formanden indbyde personer, der ikke er 
medlemmer af delegationerne, til at deltage i et udvalgsmøde for at bidrage med oplysninger om nærmere bestemte emner. 
4. Parterne underretter hinanden om deres de legationers sammensætning senest en uge før 
hvert møde. 
Artikel 3 
Sekretariat 
1. Udvalgets sekretariat varetages af en repr æsentant for Kommissionen og en repræsentant 
for Det Schweiziske Forbund i fællesskab. Se kretærerne udpeges af deres respektive 
delegationsledere og varetager deres hverv, så  længe der ikke er udnævnt en ny sekretær. 
Parterne orienterer hinanden om deres sekretærers navne og adresser.  
2. Sekretærerne har ansvaret for kommuni kationen mellem delegationerne, herunder 
fremsendelsen af dokumenter, og fører tilsyn med sekretariatsfunktionerne. 
3. Udvalgets sekretariatsopgaver påhvil er den part, der har formandskabet. 
 DA Den Europæiske Unions Tidende 30.4.2004 
 
 L 151/6 
Artikel 4 
Møder i udvalget 
1. Udvalget afholder møde mindst en gang  om året. Det indkaldes af formanden. 
Formanden skal derudover indkalde ud valget efter anmodning fra den anden 
delegationsleder. 
2. Formanden opstiller et udkast til dagsorde n og fastsætter tid og sted for mødet efter 
aftale med den anden delegationsleder. 
3. Formanden sender indkaldelse, dagsorde nsudkast og mødedokumenter til den anden 
delegationsleder, senest 15 hverda ge før mødet skal begynde. 
4. En af de to delegationsledere kan anmode formanden om at afkorte fristen i stk. 3 under 
henvisning til, at en nærmere bestemt sag haster særlig. 
5. Udvalgets møder er ikke o ffentlige, medmindre formanden tr æffer en anden beslutning i 
samråd med den anden delegationsleder. 
6. Alt efter hvilken part der har formandska bet, mødes udvalget i Bruxelles eller Bern, 
medmindre parterne enes om et andet mødested. 
7. Efter fælles aftale mellem formandskabet og  den anden delegationsleder kan mødet også 
afholdes som en telefon- eller videokonfere nce. I dette tilfælde vedtages udvalgets 
henstillinger og afgørelser ved skriftlig proc edure i henhold til artikel 7, stk. 5, med de 
fornødne ændringer. 
Artikel 5 
Dagsorden 
1. Formanden fastsætter en foreløbig dagsorden for hvert møde. 
2. Senest 24 timer før mødet skal begynde, kan delegationslederne foreslå, at et eller flere 
yderligere punkter sættes på dagsordenen. Anmodningen om, at der sættes yderligere 
punkter på dagsordenen, skal være begrundet og fremsendes skriftligt til formanden eller 
den anden delegationsleder. 
3. Ved mødets begyndelse godkender fo rmanden og den anden delegationsleder 
dagsordenen. 
Artikel 6 
Arbejdsgrupper 
1. Sammensætningen og arbejdsmåden for arbe jds- eller ekspertgru pper, der nedsættes i 
overensstemmelse med aftalens artikel 21, stk. 5, fastsættes efter tilsvarende regler, som 
dem, der gælder for udvalget. 
30.4.2004 DA Den Europæiske Unions Tidende 
 
 L 151/7
2. Arbejds- og ekspertgrupper arbejder under udvalgets myndig hed og skal aflægge rapport 
til dette efter hvert af deres møder. De ka n ikke træffe afgørelser, men godt rette 
henstillinger til udvalget. 
3. Udvalget kan beslutte at opløse arbe jds- og ekspertgrupper eller ændre deres 
kommissorium. 
Artikel 7 
Vedtagelse af henstillinger og afgørelser 
1. Udvalgets henstillinger og afgørelser, jf. af talens artikel 21, stk. 1, træffes ved konsensus 
mellem de to delegationer; de benævnes i ti tlen "henstilling" hhv. "afgørelse" fulgt af 
løbenummer, vedtagelsesdato og emneangivelse. 
2. Udvalgets afgørelser og henstillinger unders krives af formanden og af delegationslederen 
for den part, der ikke har formandskabet. Hv er part opbevarer et originaleksemplar. 
3. Hver part kan vedtage at offentliggøre enhver  af udvalgets henstillinger eller afgørelser.  
4. Udvalgets henstillinger og afgørelser kan vedtages ved skriftlig procedure, når de to 
delegationsledere er enige om det. 
5. Den part, der foreslår, at den skriftlige pr ocedure tages i brug, forelægger den anden part 
et udkast til henstilling eller afgørelse. Den anden part svarer med angivelse af, om den 
kan acceptere eller ikke kan acceptere udkaste t, om den foreslår ændringer af udkastet, 
eller om den ønsker tid til yderligere  overvejelser. Hvis udkastet vedtages, 
færdigbehandler formanden afgørelse eller henstillingen i overensstemmelse med stk. 1 
og 2.  
Artikel 8 
Referat 
1. Sekretariatet udfærdiger et udkast til refera t af hvert møde. I udkastet omtales de trufne 
afgørelser, de udformede henstillinger og de vedtagne konklusioner. Mødereferatet 
underskrives af formanden og lederen af de n anden delegation. Hver part opbevarer et 
originaleksemplar. 
2. Et udkast til referat skal foreligge sene st 10 hverdage efter mødets afslutning og 
forelægges formanden og ledere n af den anden delegation ti l godkendelse ved skriftlig 
procedure. Hvis denne procedure ikke giver resultat, godkendes re feratet på det næste 
udvalgsmøde. 
Artikel 9 
Tavshedspligt 
Udvalgets forhandlinger er undergivet tavshedspligt. 
 DA Den Europæiske Unions Tidende 30.4.2004 
 
 L 151/8 
Artikel 10 
Udgifter 
1. Parterne afholder hver deres udgifter til deltagelse i udvalgets møder og i arbejds- og 
ekspertgruppemøder. 
2. Udvalget afgør, hvordan udgifter til eksperters tjenesterejser skal fordeles. 
Artikel 11 
Korrespondance 
Al korrespondance til og fra udvalgets formand fo rmidles af udvalgets sekretariat. Sekretariatet 
sender en kopi af al korrespondance vedrøren de aftalen til delegationslederne og til den 
schweiziske repræsentation ved De Europæiske Fællesskaber.