AFGØRELSE Nr. 1/98 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Letland på den anden side den 23. februar 1998 om fastsættelse af associeringsrådets forretningsorden (98/193/EF)

ASSOCIERINGSRÅDET HAR -

under henvisning til Europaaftalen om oprettelse af en associering mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Letland på den anden side, særlig artikel 110, 111, 112, 113, 114 og 115, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. februar 1998 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for tolv måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og af en repræsentant for Republikken Letlands regering. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og ender den 31. december 1998.

Artikel 2

Møder

Associeringsrådet træder sammen på ministerplan en gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i associeringsrådet, hvis parterne er enige herom.

Medmindre parterne bliver enige om andet, holdes associeringsrådets møder på det sædvanlige sted for EU-Rådets samlinger på datoer, som parterne er enige om.

Associeringsrådets sekretærer indkalder i forståelse med formanden til møderne i associeringsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmer af associeringsrådet, som er forhindret i at deltage i et møde, kan lade sig repræsentere. Hvis et medlem ønsker at lade sig repræsentere, skal han meddele formanden navnet på den, der skal repræsentere ham, inden det møde, hvor han lader sig repræsentere.

Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd.

Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager i associeringsrådets møder som observatør, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som vedrører Banken.

Associeringsrådet kan indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om særlige spørgsmål.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand i Republikken Letlands mission i Bruxelles fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondance

Korrespondancen til associeringsrådet sendes til formanden for associeringsrådet på Den Europæiske Unions Generalsekretariats adresse.

De to sekretærer sørger for, at den viderebringes til associeringsrådets formand og i givet fald fremsendes til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. Den fremsendes til Kommissionens Generalsekretariat, medlemsstaternes faste repræsentationer og Republikken Letlands mission i Bruxelles.

Meddelelserne fra associeringsrådets formand sendes til adressaterne via de to sekretærer og fremsendes i givet fald til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i ovennævnte stykke omhandlede adresser.

Artikel 7

Offentlighed

Møderne i associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden bestemmelse.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes via associeringsrådets sekretærer til de adressater, der er omhandlet i artikel 6, senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Formanden kan i forståelse med de to parter afkorte de i stk. 1 omhandlede tidsfrister for at tage hensyn til kravene i forbindelse med et specifikt tilfælde.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder et udkast til protokol for hvert møde.

Protokollen skal i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen indeholde oplysning om

- dokumenter, der er forelagt associeringsrådet

- erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

- de trufne afgørelser, de vedtagne henstillinger og erklæringer og de dragne konklusioner.

Udkastet til protokol forelægges associeringsrådet til godkendelse. Den godkendte protokol undertegnes af formanden og de to sekretærer. Protokollen arkiveres i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union, der optræder som depositar for associeringens dokumenter; der sendes en bekræftet genpart til hver af de i artikel 6 omhandlede adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom.

2. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til Europaaftalens artikel 12 benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, af datoen for deres vedtagelse og af en angivelse af deres emne.

Associeringsrådets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden, og ægtheden bekræftes af de to sekretærer.

Afgørelserne og henstillingerne fremsendes til hver enkelt af de i artikel 6 omhandlede adressater.

Hver part kan beslutte at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender (De Europæiske Fællesskabers Tidende og Latvijas Vestnesis).

Artikel 11

Sprog

Associeringsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog.

Medmindre der træffes anden afgørelse, foregår associeringsrådets forhandlinger på grundlag af dokumenter på disse sprog.

Artikel 12

Udgifter

Fællesskabet og Republikken Letland afholder hver især de udgifter til personale, rejser og underhold, de har som følge af deres deltagelse i associeringsrådets møder, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra lettisk, som afholdes af Republikken Letland.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 13

Associeringsudvalg

1. Der nedsættes hermed et associeringsudvalg til at bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver. Det består af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og af repræsentanter for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på den ene side og af repræsentanter for Republikken Letlands regering på den anden side, normalt på højtstående embedsplan.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, gennemfører i givet fald associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforholdet, og at Europaaftalen fungerer efter hensigten. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af associeringsrådet, eller ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af Europaaftalen. Det kan forelægge forslag eller udkast til afgørelser/henstillinger til godkendelse i associeringsrådet.

3. I de tilfælde, hvor Europaaftalen refererer til en forpligtelse til konsultation eller en mulighed for konsultation, kan denne konsultation finde sted i associeringsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis de to parter er enige herom.

4. Associeringsudvalgets forretningsorden er indeholdt i bilag I til denne afgørelse.

Artikel 14

Underudvalg og særlige grupper

De i Europaaftalens artikel 115 nævnte underudvalg står opført i bilag II til denne afgørelse. Underudvalg arbejder under associeringsudvalgets myndighed, og de aflægger rapport til dette efter hvert møde.

Associeringsudvalget kan beslutte at nedlægge eksisterende underudvalg og grupper, ændre deres kommissorium eller nedsætte nye underudvalg og grupper til at bistå sig i udførelsen af sine opgaver.

Disse underudvalg og grupper har ingen besluttende myndighed.

Udfærdiget i Bruxelles, den 23. februar 1998.

På associeringsrådets vegne

R. COOK

Formand

BILAG I

ASSOCIERINGSUDVALGETS FORRETNINGSORDEN

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsudvalget udøves på skift for tolv måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Europa-Kommissionen på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og en repræsentant for Republikken Letlands regering. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og ender den 31. december 1998.

Artikel 2

Møder

Associeringsudvalget holder møde, når omstændighederne kræver det, og de to parter er enige herom.

Det enkelte møde i associeringsudvalget holdes på et tidspunkt og et sted, som de to parter er enige om.

Det er formanden, der indkalder til møderne i associeringsudvalget.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjenestemand i Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Republikken Letlands regering fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget.

Alle meddelelser til og fra formanden i henhold til denne afgørelse fremsendes til sekretærerne for associeringsudvalget og til sekretærerne og formanden for associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i associeringsudvalget er ikke offentlige, medmindre der træffes anden bestemmelse.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes via associeringsudvalgets sekretærer til de adressater, der er omhandlet i artikel 4, senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Associeringsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på oplysninger om særlige spørgsmål.

Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Formanden kan i forståelse med de to parter afkorte de i stk. 1 omhandlede tidsfrister for at tage hensyn til kravene i forbindelse med et specifikt tilfælde.

Artikel 7

Protokol

Der udarbejdes en protokol for hvert enkelt møde, som bygger på formandens opsummering af de konklusioner, associeringsudvalget er nået frem til.

Når associeringsudvalget har vedtaget protokollen, undertegnes den af formanden og af sekretærerne, og den arkiveres af begge parter. En genpart af protokollen fremsendes til hver af de i artikel 4 omhandlede adressater.

Artikel 8

Forhandlingsprocedure

I de specifikke tilfælde, hvor associeringsrådet i henhold til artikel 114, stk. 2, i Europaaftalen har bemyndiget associeringsudvalget til at træffe afgørelser/vedtage henstillinger, benævnes disse retsakter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, af datoen for deres vedtagelse og af en angivelse af deres emne. Afgørelser træffes, og henstillinger vedtages ved fælles overenskomst mellem parterne.

Associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden, ægtheden bekræftes af de to sekretærer, hvorefter de fremsendes til hver enkelt af de i artikel 4 i dette bilag omhandlede adressater. Hver part kan beslutte at offentliggøre associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender (dvs. De Europæiske Fællesskabers Tidende og Latvijas Vestnesis).

Artikel 9

Udgifter

Fællesskabet og Republikken Letland afholder hver især de udgifter til personale, rejser og underhold, de har som følge af deres deltagelse i møderne i associeringsudvalget, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse til eller fra lettisk, som afholdes af Republikken Letland.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.

BILAG II

TVÆRFAGLIG UNDERUDVALGSSTRUKTUR

>TABELPOSITION>