AFGØRELSE Nr. 1/2014 TRUFFET AF EU-COLOMBIA-PERU-HANDELSUDVALGET

af 16. maj 2014

Vedtagelse af forretningsordenen for Handelsudvalget, jf. artikel 13, stk. 1, litra j), i handelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Colombia og Peru på den anden side [2015/1045]

HANDELSUDVALGET HAR —

under henvisning til handelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Colombia og Peru på den anden side (»aftalen«), der blev undertegnet i Bruxelles den 26. juni 2012, særlig artikel 13, stk.1, litra j), og

ud fra følgende betragtninger:

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR HANDELSUDVALGET

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Handelsudvalget, som er nedsat i overensstemmelse med artikel 12 i handelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Colombia og Peru på den anden side (»aftalen«), udfører sine opgaver i henhold til artikel 12 i aftalen og tager ansvaret for gennemførelsen og den korrekte anvendelse af aftalen.

2. Handelsudvalget består af repræsentanter for EU-parten og repræsentanter for hvert undertegnende Andesland, jf. artikel 12, stk. 1, i aftalen.

3. Formandskabet for Handelsudvalget varetages på skift for en periode på et år af ministeren for handel, industri og turisme i Colombia, ministeren for udenrigshandel og turisme i Peru og det medlem af Europa-Kommissionen, der har ansvaret for handel. Første periode begynder på datoen for afholdelsen af Handelsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år. Formanden kan træffe aftale om at lade sig repræsentere af sine stedfortrædere, jf. artikel 12, stk. 2, i aftalen.

4. Handelsudvalget kan afholde møder, hvor kun EU-parten og ét undertegnende Andesland deltager, vedrørende spørgsmål, der udelukkende vedrører deres bilaterale forhold, eller som er blevet henvist til Handelsudvalget efter at være blevet drøftet på et møde i et specialiseret organ, hvori kun disse to parter deltog. Sådanne møder vil blive ledet af EU-parten og det undertegnende Andesland i fællesskab. Andre undertegnende Andeslande kan deltage i sådanne møder efter forudgående aftale med EU-parten og det pågældende undertegnende Andesland.

5. Når der henvises til parterne i denne forretningsorden, forstås parterne som defineret i artikel 6 i aftalen.

Artikel 2

Repræsentation

1. En part skal fremsende listen over sine medlemmer af Handelsudvalget til de andre parter. Listen ajourføres af Handelsudvalgets sekretariat, jf. artikel 6.

2. En part, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler de andre parter navnet på sin suppleant inden det møde, hvor denne ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant. Suppleanten for et medlem af Handelsudvalget udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Møder

1. Handelsudvalget mødes én gang om året eller efter anmodning fra en af parterne, jf. artikel 12, stk. 2, i aftalen. Møderne afholdes på skift i Bogotá, Bruxelles og Lima, medmindre parterne bestemmer andet.

2. Efter aftale parterne imellem kan møderne i Handelsudvalget undtagelsesvis afholdes via enhver form for aftalte teknologiske midler.

3. Handelsudvalgets sekretariat indkalder til møderne i Handelsudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som parterne aftaler indbyrdes. Mødeindkaldelsen udsendes af Handelsudvalgets sekretariat til Handelsudvalgets medlemmer senest 28 dage før mødets start, medmindre parterne bestemmer andet.

Artikel 4

Delegation

Medlemmerne af Handelsudvalget kan ledsages af embedsmænd. Parterne underrettes forud for hvert møde om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 5

Observatører

Handelsudvalget kan beslutte at indbyde observatører på ad hoc-basis.

Artikel 6

Sekretariat

De koordinatorer, der er udpeget af parterne i henhold til artikel 16 i aftalen, fungerer sammen som sekretariat for Handelsudvalget.

Artikel 7

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i Handelsudvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af Handelsudvalgets sekretariat som dokumenter fra Handelsudvalget.

Artikel 8

Korrespondance

1. Korrespondance til formanden for Handelsudvalget stiles til Handelsudvalgets sekretariat med henblik på rundsendelse til de øvrige parter.

2. Korrespondance fra Handelsudvalgets formand sendes til modtagerne af Handelsudvalgets sekretariat og nummereres og rundsendes i givet fald til de øvrige parter.

3. For så vidt angår spørgsmål, der udelukkende vedrører et bilateralt forhold mellem EU-parten og ét undertegnende Andesland, finder korrespondancen sted mellem disse to parter, og de øvrige undertegnende Andeslande holdes fuldt informeret, hvis det er relevant.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Handelsudvalgets sekretariat udarbejder ud fra forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til alle parterne senest 14 dage før mødet som dokumenter som omhandlet i artikel 7 i denne forretningsorden.

2. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som Handelsudvalgets sekretariat fra en part har modtaget anmodning om at få sat på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter senest 21 dage før mødet.

3. Dagsordenen godkendes af Handelsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan sættes på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden for Handelsudvalget kan efter aftale med de øvrige parter indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på at indhente oplysninger om specifikke spørgsmål.

5. Formanden for Handelsudvalget kan efter aftale med de øvrige parter afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Mødereferat

1. Handelsudvalgets sekretariat udarbejder normalt et udkast til referat af hvert møde senest 21 dage efter mødet. Det første udkast udarbejdes af den part, der fungerer som formand, senest 10 dage efter at mødet er blevet afholdt.

2. Referatet skal som hovedregel indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald præcisere:

a) hvilke dokumenter der blev forelagt Handelsudvalget

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af Handelsudvalget har anmodet om at få optaget i referatet, og

c) de trufne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer og de konklusioner, der er vedtaget vedrørende specifikke spørgsmål.

3. Referatet skal også omfatte en liste over de medlemmer af Handelsudvalget eller deres suppleanter, som deltog i mødet, en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører og eksperter ved mødet.

4. Mødereferatet godkendes skriftligt af parterne senest 28 dage efter datoen for mødet. Når referatet er godkendt, underskriver Handelsudvalgets sekretariat eksemplarer heraf, og hver af parterne modtager et sådant originalt eksemplar.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. Handelsudvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus.

2. I perioden mellem møderne kan Handelsudvalget vedtage afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå rundsendes teksten til forslaget skriftligt i en korrespondance fra formanden til medlemmerne af Handelsudvalget, jf. artikel 8, med en frist på mindst 21 dage, inden for hvilken medlemmer skal fremsætte eventuelle forbehold eller ændringsforslag.

I løbet af den skriftlige procedure kan ethvert medlem af Handelsudvalget ved skriftlig henvendelse til formanden anmode om, at forslaget drøftes på det næste møde i Handelsudvalget. En sådan anmodning suspenderer automatisk den skriftlige procedure.

Hvis ingen af parterne har fremsat forbehold over for et forslag inden for den frist, der gælder for en skriftlig procedure, betragtes forslaget som vedtaget af Handelsudvalget. Formanden for Handelsudvalget underretter medlemmerne på grundlag af en meddelelse fra sekretariatet om, at parterne har givet deres samtykke.

Vedtagne forslag meddeles i henhold til artikel 8, når fristen er udløbet. Vedtagne forslag optages i mødereferatet for det kommende møde.

3. Hvis Handelsudvalget i medfør af aftalen er bemyndiget til at vedtage afgørelser eller henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling«. Handelsudvalgets sekretariat påfører alle afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttrædelse.

4. Afgørelser og henstillinger vedtaget af Handelsudvalget bekræftes ved at stille en autentisk kopi heraf underskrevet af formanden for Handelsudvalget til rådighed for hver enkelt part.

Artikel 12

Sprog

1. Handelsudvalgets officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Medmindre andet bestemmes, skal Handelsudvalget almindeligvis basere sine drøftelser på dokumenter og forslag udarbejdet på de sprog, der er omhandlet i stk. 1.

Artikel 13

Offentliggørelse og fortrolighed

1. Møder i Handelsudvalget er ikke offentlige, medmindre andet bestemmes.

2. Når en part forelægger oplysninger, der i henhold til dennes love og forskrifter anses for at være fortrolige, for Handelsudvalget, de specialiserede udvalg, arbejdsgrupperne eller de øvrige organer, behandler parterne de pågældende oplysninger som fortrolige, jf. artikel 290, stk. 2, i aftalen.

3. Hver part kan træffe afgørelse om at offentliggøre Handelsudvalgets afgørelser og henstillinger i sin respektive officielle tidende.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Handelsudvalgets møder, såvel til personale, rejser og ophold som til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning ved møderne og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra de øvrige sprog afholdes af den anmodende part.

Artikel 15

Specialiserede udvalg og arbejdsgrupper

1. Handelsudvalget bistås i udøvelsen af sine hverv af de specialiserede organer, der er nedsat under Handelsudvalget. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller vedtaget af dette Handelsudvalg eller det relevante specialiserede organ nedsat ved aftalen, finder nærværende forretningsorden anvendelse med de fornødne ændringer på de specialiserede organer (dvs. underudvalg, arbejdsgrupper osv.).

2. Handelsudvalget orienteres om de kontaktpunkter, der udpeges af det enkelte specialiserede organ. Korrespondance, dokumenter og meddelelser af relevans, der fremsendes mellem det enkelte specialiserede organs kontaktpunkter, sendes samtidig til Handelsudvalgets sekretariat.

3. De specialiserede organer aflægger rapport til Handelsudvalget om deres virksomhed på hvert af de ordinære møder.

4. Et specialiseret organ kan fastsætte sin egen forretningsorden, jf. aftalen, som skal meddeles Handelsudvalget.

Artikel 16

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres, jf. bestemmelserne i artikel 11.