AFGØRELSE Nr. 1/2017 VEDTAGET AF TOLDUNDERUDVALGET EU-UKRAINE

af 15. juni 2017

om vedtagelse af dets forretningsorden [2018/206]

TOLDUNDERUDVALGET EU-UKRAINE HAR —

under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1), særlig artikel 83, og

ud fra følgende betragtninger:

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Hermed vedtages Toldunderudvalgets forretningsorden som fastsat i bilaget til denne afgørelse.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR TOLDUNDERUDVALGET EU-UKRAINE

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Toldunderudvalget, der er nedsat i henhold til artikel 83 i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1) (»aftalen«), udfører sine opgaver i henhold til nævnte artikel.

2. Toldunderudvalget består af repræsentanter for Europa-Kommissionen og for Ukraine med ansvar for told og toldrelaterede spørgsmål.

3. En repræsentant for Europa-Kommissionen eller Ukraine med ansvar for told og toldrelaterede spørgsmål fungerer som formand i overensstemmelse med artikel 2.

4. Med henblik på denne forretningsorden finder definitionen af udtrykket »parter« i aftalens artikel 482 anvendelse.

Artikel 2

Formandskab

Toldunderudvalgets formandskab varetages af parterne på skift 12 måneder ad gangen. Første periode på 12 måneder begynder på datoen for afholdelse af Associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Medmindre andet er aftalt mellem parterne, mødes Toldunderudvalget en gang om året eller efter anmodning fra en af parterne.

2. Formanden indkalder til møderne i Toldunderudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som aftales mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af formanden senest 28 kalenderdage før mødets begyndelse, medmindre parterne bestemmer andet.

3. Møderne i Toldunderudvalget kan afholdes ved hjælp af enhver form for aftalte teknologiske hjælpemidler, såsom video- eller audiokonference.

4. Mellem møderne kan Toldunderudvalget også behandle spørgsmål skriftligt.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underretter hver part gennem Toldunderudvalgets sekretariat, jf. artikel 5, den anden part om den planlagte sammensætning af partens delegation.

Artikel 5

Sekretariat

En embedsmand med ansvar for told og toldrelaterede spørgsmål fra henholdsvis Europa-Kommissionen og Ukraine fungerer sammen som sekretærer for Toldunderudvalget og udfører sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

Artikel 6

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til Toldunderudvalget sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at korrespondance stilet til Toldunderudvalget videresendes til formanden og om nødvendigt rundsendes i overensstemmelse med artikel 7.

3. Korrespondance fra formanden sendes af Toldunderudvalgets sekretariat til parterne på vegne af formanden. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt i overensstemmelse med artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1. Dokumenter rundsendes via Toldunderudvalgets sekretariat.

2. Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Den pågældende sekretær videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3. Sekretæren for Unionen rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk sekretæren for Ukraine i kopi. Sekretæren for Unionen sender en kopi af de endelige dokumenter til sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

4. Sekretæren for Ukraine rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Ukraine og sætter systematisk sekretæren for Unionen i kopi. Sekretæren for Ukraine sender en kopi af de endelige dokumenter til sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

Artikel 8

Fortrolig behandling af oplysninger

Møderne i Toldunderudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet.

Når en part indgiver oplysninger til Toldunderudvalget, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Toldunderudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødet har anmodet sekretariatet om at optage på dagsordenen.

2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter og i overensstemmelse med artikel 7 senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse.

3. Dagsordenen godkendes af Toldunderudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden kan ad hoc og med den anden parts samtykke indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter til at deltage i Toldunderudvalgets møder som observatører for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører respekterer eventuelle krav om fortrolighed.

5. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1. Sekretæren for den part, der varetager formandskabet, udarbejder et udkast til protokol indeholdende praktiske konklusioner for hvert møde.

2. Udkastet til protokol indeholdende de praktiske konklusioner forelægges Toldunderudvalget til godkendelse. Protokollen og de praktiske konklusioner skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde i Toldunderudvalget. Der sendes en kopi af udkastet til protokol til hver af de adressater, der er omhandlet i artikel 7.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. Toldunderudvalget vedtager praktiske ordninger, foranstaltninger, afgørelser og henstillinger, jf. aftalens artikel 83. Vedtagelsen kræver enighed mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Afgørelserne er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger for at gennemføre dem.

2. Hver afgørelse eller henstilling undertegnes af en repræsentant for hver part. Repræsentanterne undertegner disse dokumenter i løbet af det møde, hvor den pågældende afgørelse eller henstilling vedtages, jf. dog stk. 3.

3. Efter aftale mellem parterne kan Toldunderudvalget vedtage afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Den skriftlige procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler efter aftale med parterne. Til dette formål rundsendes forslagets ordlyd i overensstemmelse med artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage til at fremkomme med eventuelle forbehold eller ændringer. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i dette stykke angivne frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller henstillingen af en repræsentant for hver part.

4. Retsakter vedtaget af Toldunderudvalget betegnes »afgørelse« eller »henstilling«. Hver enkelt afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen.

5. Toldunderudvalgets afgørelser og henstillinger autentificeres af de to sekretærer.

6. Afgørelser og henstillinger rundsendes til begge parter.

7. Sekretariatet for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning underrettes om alle Toldunderudvalgets afgørelser, udtalelser, henstillinger, rapporter og andre aftalte foranstaltninger.

8. Hver part kan bestemme, hvorvidt Toldunderudvalgets afgørelser og henstillinger skal offentliggøres i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Rapporter

Toldunderudvalget rapporterer til Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning ved hvert ordinært årligt møde i Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

Artikel 13

Sprog

1. Toldunderudvalgets arbejdssprog er engelsk og ukrainsk.

2. Medmindre andet bestemmes, baserer Toldunderudvalget sine drøftelser på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Toldunderudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelsen af møder og reproduktionen af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og ukrainsk med henblik på artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet.

Udgifter til tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

Artikel 15

Ændringer

Denne forretningsorden kan ændres ved afgørelse truffet af Toldunderudvalget i overensstemmelse med aftalens artikel 83, litra e).

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.