Afgørelse nr. 1/2001 truffet af AVS-EF-Ambassadørudvalget

den 30. januar 2001

om fastsættelse af AVS-EF-Ministerrådets forretningsorden

(2001/112/EF)

AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET HAR -

under henvisning til AVS-EF-partnerskabsaftalen undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, særlig artikel 15, stk. 5, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) AVS-EF-Ministerrådet delegerede ved afgørelse af 22. juni 2000 beføjelser til AVS-EF-Ambassadørudvalget til at fastsætte ministerrådets forretningsorden.

(2) Ved afgørelse af 27. juli 2000 iværksatte AVS-EF-Ministerrådet de fleste af bestemmelserne i AVS-EF-partnerskabsaftalen med fremskyndet virkning -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Mødedatoer og -sted

1. I overensstemmelse med artikel 15, stk. 1, i AVS-EF-partnerskabsaftalen, i det følgende benævnt "AVS-EF-aftalen", træder AVS-EF-Ministerrådet, i det følgende benævnt "rådet", i princippet sammen en gang om året og, hver gang det er nødvendigt, på anmodning af en af parterne.

2. Rådet indkaldes af formanden. Mødedatoen fastsættes efter fælles overenskomst mellem parterne.

3. Rådet træder sammen enten på de steder, hvor samlingerne i Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis finder sted, eller i Generalsekretariatet for AVS-staterne, eller i en by i en AVS-stat, i henhold til afgørelse truffet af rådet.

Artikel 2

Dagsorden

1. Den foreløbige dagsorden for hver samling udarbejdes af formanden. Den fremsendes til de øvrige medlemmer af rådet mindst 30 dage inden samlingens begyndelse. På den foreløbige dagsorden optages punkter, for hvilke anmodning om optagelse er formanden i hænde senest 30 dage inden samlingens begyndelse.

På den foreløbige dagsorden kan optages punkter, for hvilke der er indgivet dokumentmateriale til rådets sekretariat i så god tid, at det kan fremsendes til medlemmerne af rådet og af AVS-EF-Ambassadørudvalget, i det følgende benævnt "udvalget", mindst 21 dage før samlingens begyndelse.

2. Dagsordenen vedtages af rådet ved hver samlings begyndelse. I tilfælde af hastesager kan rådet på anmodning fra AVS-staterne eller Fællesskabet beslutte på dagsordenen at optage punkter, for hvilke de i stk. 1 foreskrevne frister ikke er overholdt.

3. Den foreløbige dagsorden kan opdeles i A-punkter, B-punkter og C-punkter.

Som A-punkter opføres de spørgsmål, som rådet kan godkende uden drøftelse.

Som B-punkter opføres spørgsmål, som kræver drøftelse i rådet, før de kan godkendes.

C-punkterne gøres til genstand for en uformel udveksling af synspunkter.

Artikel 3

Forhandlinger

1. Rådet træffer sine afgørelser ved fælles overenskomst mellem parterne i overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, i AVS-EF-aftalen.

2. Rådet er kun beslutningsdygtigt, hvis mindst halvdelen af medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union, et medlem af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber (herefter benævnt "Kommissionen") og to tredjedele af de medlemmer, der repræsenterer AVS-staternes regeringer, er til stede.

3. Hvis et medlem af rådet er forhindret i at deltage i en rådssamling, kan vedkommende lade sig repræsentere. Medlemmet meddeler i så tilfælde formanden dette og oplyser, hvilken person eller delegation der har beføjelse til at repræsentere det. Repræsentanten udøver alle det forhindrede medlems rettigheder.

4. Rådets medlemmer kan lade sig ledsage af embedsmænd, som bistår dem.

5. Den enkelte delegations sammensætning meddeles formanden inden hver samlings begyndelse.

6. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank, i det følgende benævnt "Banken", er til stede ved rådets møder, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som henhører under områder, der vedrører Banken.

Artikel 4

Skriftlig procedure

Rådet kan i hastesager træffe sine afgørelser pr. korrespondance. Enighed om denne procedure kan opnås enten under en af rådets samlinger eller i udvalget.

Samtidig med, at der træffes afgørelse om anvendelse af denne fremgangsmåde, kan der fastsættes en svarfrist. Ved udløbet af denne frist konstaterer formanden for rådet på grundlag af referat fra rådets to sekretærer, om der ud fra de modtagne svar kan anses at foreligge enighed.

Artikel 5

Udvalg og arbejdsgrupper

Rådet kan nedsætte udvalg eller arbejdsgrupper til at udføre sådanne opgaver, som det finder nødvendige, herunder eventuelt at forberede dets drøftelser om samarbejdsområderne eller særlige aspekter af partnerskabet.

Overvågningen af disse udvalgs og arbejdsgruppers arbejde kan delegeres til udvalget.

Artikel 6

Snævre ministergrupper

Uden at dette i øvrigt berører artikel 5 kan rådet under sine samlinger pålægge snævre ministergrupper, der nedsættes på et paritetisk grundlag, at forberede dets drøftelser og konklusioner vedrørende bestemte punkter på dagsordenen.

Artikel 7

Ministerudvalg

1. I overensstemmelse med artikel 83 i AVS-EF-aftalen nedsættes Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering. Rådet fastlægger dettes udvalgs forretningsorden.

2. Rådet undersøger handelspolitiske spørgsmål og rapporter, der forelægges af Det Blandede Ministerudvalg for Handel i overensstemmelse med artikel 38 i AVS-EF-aftalen.

Artikel 8

Stater, der deltager med observatørstatus

1. Repræsentanterne for AVS-EF-aftalens signatarstater, som på datoen for aftalens ikrafttræden endnu ikke har afsluttet de i dennes artikel 93, stk. 1 og 2, omhandlede procedurer, kan deltage i rådets samlinger som observatører. De kan i så tilfælde opnå tilladelse til at deltage i rådets drøftelser.

2. Samme regel gælder for de lande, der er omhandlet i artikel 93, stk. 6, i AVS-EF-aftalen.

3. Rådet kan bemyndige repræsentanterne for en stat, der ansøger om at tiltræde AVS-EF-aftalen, til at deltage som observatør i rådets arbejde.

Artikel 9

Fortrolighed og officielle publikationer

1. Medmindre andet bestemmes, er rådets møder ikke offentlige. Adgang til rådets møder er betinget af forevisning af adgangskort.

2. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er rådets forhandlinger og afgørelser undergivet tavshedspligt, medmindre andet bestemmes af rådet.

3. Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre rådets afgørelser, resolutioner, henstillinger og udtalelser i deres respektive officielle publikationer.

Artikel 10

Dialog med ikke-statslige aktører

1. Rådet kan i tilslutning til sine ordinære samlinger indbyde repræsentanter for økonomiske og sociale interessegrupper og for civilsamfundet i AVS-staterne og Den Europæiske Union til at deltage i meningsudvekslinger med henblik på at informere dem og høre dem om dagsordenspunkterne.

2. Rådets sekretariat varetager tilrettelæggelsen af sådanne meningsudvekslinger med repræsentanter for økonomiske og sociale interesseorganisationer og for civilsamfundet. Rådet kan bl.a. med Europa-Kommissionens samtykke overdrage visse beføjelser til repræsentative organisationer for civilsamfundet. Rådets sekretariat kan særlig, når det drejer sig om meningsudvekslinger med økonomiske og sociale interesseorganisationer, overdrage De Europæiske Fællesskabers Økonomiske og Sociale Udvalg visse opgaver.

3. Punkterne på dagsordenen, som skal drøftes med de ikke-statslige aktører, fastsættes af formanden på forslag af rådets sekretariat. De meddeles de andre medlemmer af rådet samtidig med den foreløbige dagsorden for hver samling.

Artikel 11

Regionale og subregionale organisationer

Regionale og subregionale AVS-organisationer kan lade sig repræsentere på rådets samlinger og udvalgets møder med observatørstatus efter forudgående afgørelse herom fra rådets side.

Artikel 12

Meddelelser og protokollater

1. Enhver meddelelse i henhold til denne forretningsorden fremsendes af rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, Generalsekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen.

Meddelelserne fremsendes ligeledes til formanden for Banken, såfremt de vedrører denne.

2. For hver samling optages et protokollat, der blandt andet nævner de afgørelser, der er truffet af rådet.

Efter rådets godkendelse af protokollatet underskrives dette af formanden og af rådets to sekretærer; det opbevares i rådets arkiver. En genpart af protokollatet fremsendes til de i stk. 1 nævnte modtagere.

Artikel 13

Dokumentation

Medmindre andet bestemmes, fører rådet sine forhandlinger på grundlag af dokumenter udarbejdet på dansk, engelsk, finsk, fransk, græsk, italiensk, nederlandsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk.

Artikel 14

Retsakternes form

1. Afgørelser, resolutioner, henstillinger og udtalelser i henhold til artikel 15, stk. 3, i AVS-EF-aftalen opdeles i artikler.

De i første afsnit omhandlede retsakter afsluttes med udtrykket "Udfærdiget i ..., den ... ", med anførelse af den dato, på hvilken retsakterne er vedtaget af rådet.

2. Afgørelser i henhold til AVS-EF-aftalens artikel 15, stk. 3, bærer betegnelsen "Afgørelse", efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen samt angivelse af emnet.

Afgørelsernes ikrafttrædelsesdato angives i disse. De indeholder følgende punktum: "AVS-staterne, Fællesskabet og dets medlemsstater er hver for sit vedkommende forpligtet til at træffe de foranstaltninger, som gennemførelsen af denne afgørelse medfører."

3. Resolutioner, henstillinger og udtalelser i henhold til AVS-EF-aftalens artikel 15, stk. 3, bærer henholdsvis betegnelsen "Resolution", "Henstilling" eller "Udtalelse", efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen samt angivelse af emnet.

4. Teksten til de af rådet vedtagne retsakter forsynes med formandens underskrift og opbevares i rådets arkiver.

Disse akter fremsendes af rådets to sekretærer til de i artikel 12, stk. 1, nævnte modtagere.

Artikel 15

Formandskab

Formandskabet for rådet varetages på skift som følger:

- fra 1. april til 30. september af et medlem af regeringen for en AVS-stat

- fra 1. oktober til 31. marts af et medlem af Rådet for Den Europæiske Union.

Artikel 16

Udvalget

1. Rådet kan i overensstemmelse med artikel 15, stk. 4, i AVS-EF-aftalen delegere beføjelser til udvalget.

2. De betingelser, hvorunder udvalget træder sammen, fastsættes i dets forretningsorden.

3. Udvalget forbereder rådets samlinger og udfører de opgaver, som rådet pålægger det.

Artikel 17

Deltagelse i Den Blandede Parlamentariske Forsamling

Når rådet deltager i Den Blandede Parlamentariske Forsamling, repræsenteres det ved sin formand.

Såfremt formanden er forhindret, udpeger han det medlem, der skal træde i hans sted.

Artikel 18

Sammenhæng i fællesskabspolitikkerne og indvirkning på anvendelsen af AVS-EF-aftalen

1. Når AVS-staterne anmoder om en konsultation i henhold til artikel 12 i AVS-EF-aftalen, finder denne sted snarest og som hovedregel senest 15 dage efter anmodningens fremsættelse.

2. Det kompetente organ kan være rådet, udvalget, et af de to ministerudvalg i artikel 7 eller en ad hoc-gruppe.

Artikel 19

Sekretariat

Rådets og udvalgets sekretariatsforretninger varetages af to sekretærer på paritetisk grundlag.

Den ene af disse to sekretærer udnævnes af AVS-staterne og den anden af Fællesskabet efter gensidig konsultation.

Sekretærerne udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed, idet de udelukkende har AVS-EF-aftalens interesser for øje, uden at søge eller modtage instruktioner fra nogen regering, organisation eller myndighed, bortset fra rådet og udvalget.

Korrespondance til rådet stiles til dettes formand på hjemstedet for sekretariatet for rådet.

Udfærdiget i Bruxelles, den 30. januar 2001.

På AVS-EF-Ambassadørudvalgets vegne

G. Lund

Formand