AFGØRELSE Nr. 2/2013 VEDTAGET AF SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK

af 8. oktober 2013

om nedsættelse af tre specialiserede underudvalg og vedtagelse af deres mandat

(2013/803/EU)

SAMARBEJDSRÅDET EU-IRAK HAR —

under henvisning til partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side (1) (i det følgende benævnt »aftalen«), særlig artikel 112, og

ud fra følgende betragtninger:

For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt.

I henhold til artikel 112 i aftalen bistås samarbejdsrådet i varetagelsen af sine opgaver af et samarbejdsudvalg og kan beslutte at nedsætte andre specialiserede underudvalg eller arbejdsgrupper til at bistå det i varetagelsen af sine opgaver, og det fastlægger sådanne udvalgs eller arbejdsgruppers sammensætning og funktionsmåde.

For at muliggøre drøftelser på ekspertplan om de centrale områder, som falder ind under den midlertidige anvendelse af aftalen, bør der nedsættes tre underudvalg. Efter nærmere aftale mellem parterne kan såvel listen over underudvalg som arbejdsområdet for de enkelte underudvalg ændres.

For at underudvalgene kan blive operationelle rettidigt, er det nødvendigt at vedtage denne afgørelse ved skriftlig procedure —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Eneste artikel

De underudvalg, der er anført i bilag I, nedsættes herved.

Underudvalgenes mandat som omhandlet i bilag II vedtages herved.

(1) EUT L 204 af 31.7.2012, s. 20.

BILAG II

Mandat for de underudvalg, der er nedsat i bilag I, inden for rammerne af partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Irak på den anden side

Artikel 1

Hvert underudvalg kan på sine møder behandle gennemførelsen af partnerskabs- og samarbejdsaftalen på ethvert eller alle de områder, som den dækker.

Underudvalgene kan også drøfte emner eller specifikke projekter i tilknytning til det relevante bilaterale samarbejdsområde.

Enkeltsager kan også tages op på foranledning af en af parterne.

Artikel 2

Underudvalgene arbejder under samarbejdsudvalget. De rapporterer til samarbejdsudvalget og sender det deres konklusioner efter hvert møde.

Artikel 3

Underudvalgene er sammensat af repræsentanter for parterne.

Efter aftale mellem parterne kan underudvalgene indbyde eksperter til at deltage i deres møder og kan i givet fald høre dem om specifikke punkter på underudvalgets dagsorden.

Artikel 4

Formandskabet for underudvalgene udøves på skift mellem parterne efter samarbejdsudvalgets regler om skiftende formandskab af en repræsentant for Den Europæiske Union på den ene side og af en repræsentant for Iraks regering på den anden side.

Artikel 5

En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Iraks regering fungerer sammen som faste sekretærer for underudvalgene. Alle meddelelser vedrørende det specifikke underudvalg sendes til de to faste sekretærer.

Artikel 6

Underudvalgene træder sammen, når omstændighederne kræver det og parterne er enige herom, efter skriftlig anmodning fra en af parterne, dog mindst én gang om året. Tid og sted for hvert møde fastsættes af parterne i fællesskab.

Efter modtagelse af en anmodning fra en af parterne om et møde i et underudvalg svarer den anden parts faste sekretær inden en frist på 15 arbejdsdage.

I særligt hastende tilfælde kan et underudvalg efter aftale med de to parter indkaldes med kortere frist.

Den part, der varetager formandskabet, informeres forud for hvert møde om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

De to faste sekretærer indkalder i fællesskab til underudvalgsmøder efter aftale med sekretærerne for samarbejdsudvalget.

Artikel 7

Punkter til optagelse på dagsordenen indgives til de faste sekretærer mindst 15 arbejdsdage forud for det pågældende møde i underudvalget. Al relevant dokumentation indgives til de faste sekretærer mindst 10 arbejdsdage forud for mødet.

Der opstilles på grundlag af disse punkter en foreløbig dagsorden, som med den tilgængelige dokumentation fremsendes til samarbejdsudvalgets sekretærer og medlemsstaternes faste repræsentationer senest fem arbejdsdage før underudvalgets møde. Under særlige omstændigheder kan der med begge de faste sekretærers skriftlige samtykke tilføjes punkter på dagsordenen med kort varsel.

Artikel 8

Medmindre andet vedtages, er underudvalgsmøder ikke offentlige.

Artikel 9

Der udarbejdes en protokol for hvert møde. Der sendes en kopi af protokollen og konklusionerne fra hvert underudvalgsmøde til sekretærerne for samarbejdsudvalget. Der sendes også kopier til medlemsstaternes faste repræsentationer.