BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR DET STATISTISKE UDVALG FÆLLESSKABET/SCHWEIZ

Artikel 1

Formandskab

1. Formandskabet for Det Statistiske Udvalg Fællesskabet/Schweiz (herefter benævnt »det blandede udvalg«) varetages efter tur i et kalenderår ad gangen af en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber (herefter benævnt »Europa-Kommissionen«) og af en repræsentant for Det Schweiziske Forbund. Det varetages af Det Europæiske Fællesskab i det år, hvor aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om samarbejde om statistik (herefter benævnt »aftalen«) træder i kraft.

2. Hvervet som formand for det blandede udvalg varetages af delegationslederen for den part, der har formandskabet, eller i givet fald af dennes suppleant.

Artikel 2

Delegationer

1. De kontraherende parter udpeger hver deres delegationsleder.

2. Det blandede udvalg kan give andre personer tilladelse til at deltage i udvalgsmøderne som observatører.

3. De kontraherende parter underretter hinanden om sammensætningen af deres delegationer senest 15 hverdage før et møde.

Artikel 3

Sekretariat

1. Det blandede udvalgs sekretariat varetages af en repræsentant for Europa-Kommissionen og en repræsentant for Det Schweiziske Forbund i fællesskab. Sekretærerne udpeges af deres respektive delegationsledere og varetager deres hverv, indtil der er udnævnt en ny sekretær. Parterne oplyser hinanden om deres sekretærs navn og adresse.

2. Sekretærerne har ansvaret for kommunikationen mellem delegationerne, herunder fremsendelse af dokumenter, og fører tilsyn med sekretariatsfunktionerne.

3. Det blandede udvalgs sekretariatsopgaver udføres under ledelse af den part, der har formandskabet.

Artikel 4

Møder

1. Det blandede udvalg træder sammen efter behov. De kontraherende parters delegationsledere kan anmode om, at der indkaldes til møde.

2. Det blandede udvalg og Udvalget for det Statistiske Program udfører deres opgaver inden for rammerne af denne aftale på fælles møder, der afholdes efter behov.

3. Formanden sender mødeindkaldelse, dagsordensudkast og mødedokumenter til den anden delegationsleder, senest 15 hverdage før mødet skal begynde.

4. Den anden delegationsleder kan anmode formanden om at afkorte fristen i stk. 3 og i artikel 2, stk. 3, under henvisning til, at en nærmere bestemt sag haster.

Artikel 5

Dagsorden

1. Formanden fastsætter en foreløbig dagsorden for hvert møde efter aftale med den anden delegationsleder. En delegation kan anmode om at få opført punkter på den foreløbige dagsorden, såfremt anmodningen herom fremsættes 30 hverdage før det planlagte møde.

2. Det blandede udvalg kan beslutte at sætte et punkt på dagsordenen, selv om punktet ikke er opført på den foreløbige dagsorden.

3. Dagsordenen vedtages af det blandede udvalg ved hvert mødes begyndelse.

Artikel 6

Underudvalg og arbejdsgrupper

1. Det blandede udvalg kan beslutte at nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til bestemte opgaver.

2. Underudvalgenes og arbejdsgruppernes sammensætning og procedurerne for deres arbejde fastsættes efter de regler, der gælder for det blandede udvalg.

3. Underudvalgene og arbejdsgrupperne rapporterer direkte til det blandede udvalg og er underlagt dets myndighed. De kan ikke træffe afgørelser, men kan fremsætte henstillinger.

4. Det blandede udvalg kan beslutte at ændre underudvalgenes og arbejdsgruppernes kommissorium eller bringe det til ophør.

Artikel 7

Henstillinger og afgørelser

1. Det blandede udvalgs henstillinger og afgørelser, jf. aftalens artikel 3, stk. 1, vedtages efter fælles overenskomst mellem de to delegationer.

2. Henstillingerne og afgørelserne benævnes »henstilling« eller »afgørelse« efterfulgt af et løbenummer, vedtagelsesdato og angivelse af emne.

3. Afgørelserne opdeles i artikler. Hver afgørelse indledes med en præambel og afsluttes med ordene »udfærdiget i« efterfulgt af det sted og den dato, den blev vedtaget af det blandede udvalg. Afgørelserne skal angive datoen for deres ikrafttræden og er bindende for de kontraherende parter.

4. Det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger udfærdiges i to eksemplarer og underskrives af begge delegationsledere på det blandede udvalgs vegne.

5. Hver part kan beslutte at offentliggøre enhver af det blandede udvalgs henstillinger eller afgørelser.

6. Det blandede udvalgs henstillinger og afgørelser kan vedtages ved skriftlig procedure, hvis de to delegationsledere er enige om det.

Med henblik herpå sender formanden udkastet til den anden delegationsleder. Der fastsættes en frist for den skriftlige procedure på mindste 15 hverdage.

Artikel 8

Mødeprotokol

1. På formandens ansvar udfærdiges et udkast til protokol efter hvert møde i det blandede udvalg.

2. Mødeprotokollen skal som hovedregel indeholde følgende for hvert punkt på dagsordenen:

— de dokumenter, som det blandede udvalg har fået forelagt

— de erklæringer, som de kontraherende parter har anmodet om at få optaget

— de afgørelser, erklæringer og konklusioner, som det blandede udvalg har vedtaget

— de fremsatte henstillinger.

3. Udkastet til mødeprotokol forelægges begge delegationer til godkendelse ved skriftlig procedure, jf. artikel 7, stk. 6. Såfremt proceduren ikke fuldføres, godkendes mødeprotokollen af det blandede udvalg på dets næste møde.

4. Den godkendte mødeprotokol udfærdiges i to eksemplarer og underskrives af sekretærerne. Hver part opbevarer et originaleksemplar.

Artikel 9

Fortrolighed

1. Det blandede udvalgs møder er ikke offentlige, medmindre det blandede udvalg træffer anden afgørelse.

2. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er forhandlingerne i det blandede udvalg og arbejdsgrupperne omfattet af tavshedspligt, medmindre det blandede udvalg træffer anden afgørelse.

3. Medmindre delegationerne træffer anden afgørelse, er mødeprotokollerne offentligt tilgængelige.

Artikel 10

Udgifter

1. De kontraherende parter afholder hver deres udgifter til deltagelse i møderne i det blandede udvalg og i arbejdsgrupperne.

2. Det blandede udvalg afgør, hvordan udgifter til eksperters tjenesterejser skal fordeles.

Artikel 11

Korrespondance

Al korrespondance til og fra det blandede udvalgs formand sendes til det blandede udvalgs sekretariat. Sekretariatet sender en kopi af al korrespondance vedrørende aftalen til delegationslederne, den schweiziske repræsentation ved Den Europæiske Union og Europa-Kommissionens delegation i Schweiz.