AFGØRELSE Nr. 1/2017 VEDTAGET AF UNDERUDVALGET VEDRØRENDE GEOGRAFISKE BETEGNELSER EU-UKRAINE

af 18. maj 2017

om vedtagelse af dets forretningsorden [2018/205]

UNDERUDVALGET VEDRØRENDE GEOGRAFISKE BETEGNELSER EU-UKRAINE HAR —

under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1), særlig artikel 211, og

ud fra følgende betragtninger:

Aftalens artikel 211 bestemmer, at Underudvalget vedrørende Geografiske Betegnelser (»GI-Underudvalget«) skal overvåge udviklingen af aftalen for så vidt angår geografiske betegnelser og fungere som et forum for samarbejde og dialog om geografiske betegnelser.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Hermed vedtages forretningsordenen for GI-Underudvalget som fastsat i bilaget til denne afgørelse.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UNDERUDVALGET VEDRØRENDE GEOGRAFISKE BETEGNELSER EU-UKRAINE

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Underudvalget vedrørende Geografiske Betegnelser (»GI-Underudvalget«), der er nedsat i henhold til artikel 211 i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1) (»aftalen«), bistår Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 465, stk. 4, i udførelsen af dets opgaver.

2. GI-Underudvalget udfører de opgaver, der er fastsat i aftalens artikel 211.

3. GI-Underudvalget består af repræsentanter for Europa-Kommissionen og for Ukraine med ansvar for geografiske betegnelser.

4. Parterne udpeger hver deres delegationsleder, der fungerer som kontaktperson for alle spørgsmål vedrørende underudvalget.

5. Delegationslederne fungerer som formand i overensstemmelse med artikel 2.

6. Hver delegationsleder kan uddelegere alle eller en del af sine funktioner til en udpeget stedfortræder, i hvilket tilfælde alle henvisninger til delegationslederen også gælder den udpegede stedfortræder.

7. Med henblik på denne forretningsorden finder definitionen af udtrykket »parter« i aftalens artikel 482 anvendelse.

Artikel 2

Formandskab

GI-Underudvalgets formandskab varetages af parterne på skift 12 måneder ad gangen. Første periode på 12 måneder begynder på datoen for afholdelse af Associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Medmindre andet er aftalt mellem parterne, mødes GI-Underudvalget skiftevis i Unionen og i Ukraine efter anmodning fra en af parterne og under alle omstændigheder senest 90 kalenderdage, efter at anmodningen er fremsat.

2. Formanden indkalder til møderne i GI-Underudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som aftales mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af formanden senest 28 kalenderdage før mødets begyndelse, medmindre parterne aftaler andet.

3. Indkaldelse til de ordinære møder i GI-Underudvalget sker så vidt muligt i god tid før det ordinære møde i Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

4. Møderne i GI-Underudvalget kan undtagelsesvist afholdes ved hjælp af enhver form for aftalte teknologiske hjælpemidler, herunder videokonference.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underretter hver part gennem GI-Underudvalgets sekretariat, jf. artikel 5, den anden part om den planlagte sammensætning af partens delegation.

Artikel 5

Sekretariat

En repræsentant for Europa-Kommissionen henholdsvis Ukraine udpeges af den respektive delegationsleder til sammen at fungere som sekretærer for GI-Underudvalget og udføre sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

Artikel 6

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til GI-Underudvalget sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at korrespondance stilet til GI-Underudvalget videresendes til formanden og om nødvendigt rundsendes i overensstemmelse med artikel 7.

3. Korrespondance fra formanden sendes af GI-Underudvalgets sekretariat til parterne på vegne af formanden. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt i overensstemmelse med artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1. Dokumenter rundsendes via GI-Underudvalgets sekretariat.

2. Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Sekretæren videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3. Sekretæren for Unionen rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk sekretæren for Ukraine og sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

4. Sekretæren for Ukraine rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Ukraine og sætter systematisk sekretæren for Unionen og sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

Artikel 8

Fortrolig behandling af oplysninger

Møderne i GI-Underudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet.

Når en part indgiver oplysninger til GI-Underudvalget, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. GI-Underudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødet har anmodet GI-Underudvalgets sekretariat om at optage på dagsordenen.

2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter i overensstemmelse med artikel 7 senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse.

3. Dagsordenen vedtages af formanden og den anden delegationsleder ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden kan ad hoc og med den anden parts samtykke indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter til at deltage i GI-Underudvalgets møder som observatører for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører respekterer eventuelle krav om fortrolighed.

5. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1. De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen:

a) en liste over mødedeltagere, embedsmænd, der ledsagede dem, og eventuelle observatører, der deltog i mødet

b) de dokumenter, der er forelagt GI-Underudvalget

c) de erklæringer, som GI-Underudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

d) om nødvendigt de praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4.

3. Udkastet til protokol forelægges GI-Underudvalget til godkendelse. Udkastet skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde i GI-Underudvalget. Der sendes en kopi af den godkendte protokol til hver af de adressater, der er omhandlet i artikel 7.

4. GI-Underudvalgets sekretær for den part, der varetager formandskabet, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen som hovedregel senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse. Udkastet ajourføres i takt med, at mødet skrider frem, således at GI-Underudvalget ved mødets afslutning, hvis ikke andet er aftalt, vedtager de praktiske konklusioner, der afspejler de opfølgende foranstaltninger, som parterne er blevet enige om. Når der er opnået enighed om de praktiske konklusioner, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på senere møder i GI-Underudvalget. GI-Underudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at følge hver enkelt foranstaltning i forhold til en bestemt frist.

Artikel 11

Afgørelser

1. GI-Underudvalget har beføjelse til at vedtage afgørelser i de i aftalens artikel 211, stk. 3, nævnte tilfælde. Afgørelserne vedtages ved enighed mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Afgørelserne er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger for at gennemføre dem.

2. Hver afgørelse undertegnes af en repræsentant for hver part. Repræsentanterne undertegner disse dokumenter i løbet af det møde, hvor den pågældende afgørelse vedtages, jf. dog stk. 3.

3. Hvis parterne er enige herom, kan GI-Underudvalget vedtage afgørelser ved skriftlig procedure, efter at parterne har gennemført deres respektive interne procedurer. Den skriftlige procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler på grundlag af enighed mellem parterne. Til dette formål rundsendes forslagets ordlyd i overensstemmelse med artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage til at fremkomme med eventuelle forbehold eller ændringer. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i dette stykke angivne frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen af en repræsentant for hver part.

4. Retsakter vedtaget af GI-Underudvalget betegnes »afgørelse«. Hver enkelt afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen.

5. GI-Underudvalgets afgørelser autentificeres af de to sekretærer.

6. Afgørelserne rundsendes til begge parter.

7. Sekretariatet for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning underrettes om alle GI-Underudvalgets afgørelser, rapporter og andre aftalte foranstaltninger.

8. Hver part kan bestemme, hvorvidt GI-Underudvalgets afgørelser skal offentliggøres i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Rapporter

1. GI-Underudvalget rapporterer om sine aktiviteter til Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning ved hvert ordinært møde i sidstnævnte udvalg.

2. Rapporterne vedtages ved konsensus mellem parterne og betegnes »rapport«. Rapporterne rundsendes til begge parter.

3. Proceduren for vedtagelse af afgørelser, jf. artikel 11, stk. 2 og 3, finder tilsvarende anvendelse på rapporter.

Artikel 13

Sprog

1. GI-Underudvalgets arbejdssprog er engelsk og ukrainsk.

2. Medmindre andet bestemmes, baserer GI-Underudvalget sine drøftelser på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i GI-Underudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelsen af møder og reproduktionen af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og ukrainsk med henblik på artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet.

Udgifter til tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

Artikel 15

Ændringer

Denne forretningsorden kan ændres ved afgørelse truffet af GI-Underudvalget i overensstemmelse med aftalens artikel 211, stk. 2.

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.