Afgørelse nr. 1/2003 truffet af Associeringsrådet EU-Chile

af 27. marts 2003

vedrørende vedtagelse af forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg

(2003/255/EF)

ASSOCIERINGSRÅDET EU-CHILE HAR -

under henvisning til aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen") undertegnet i Bruxelles den 18. november 2002, særlig artikel 4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, og

ud fra følgende betragtning:

Associeringsrådet fastsætter sin egen forretningsorden samt associeringsudvalgets og de særlige udvalgs forretningsorden -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Associeringsrådets forretningsorden fastsættes som angivet i bilaget. Forretningsordenen for associeringsudvalget og for de særlige udvalg fastsættes som anført i henholdsvis tillæg I og tillæg II.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den 27. marts 2003.

Udfærdiget i Bruxelles, den 27. marts 2003.

På associeringsrådets vegne

A. Giannitsis

Formand

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSRÅDET

der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis et medlem af Rådet for Den Europæiske Union og af Chiles udenrigsminister. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

1. Associeringsrådet træder sammen på ministerplan med regelmæssige mellemrum på ikke over to år og ekstraordinært, når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.

2. Associeringsrådets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3. Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i associeringsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

1. Medlemmerne af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde.

2. Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere, skal meddele formanden for associeringsrådet navnet på sin repræsentant inden det pågældende møde.

Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for associeringsrådet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra Chiles udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

Artikel 6

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i associeringsrådet er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra associeringsrådet.

Artikel 7

Korrespondance

1. Al korrespondance til associeringsrådet sendes til dets sekretærer.

2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til formanden for associeringsrådet og i givet fald rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 til dets øvrige medlemmer. Rundsendt korrespondance sendes til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Republikken Chiles diplomatiske repræsentation ved Den Europæiske Union i Bruxelles.

3. Korrespondance fra formanden for associeringsrådet sendes til adressaterne af de to sekretærer og rundsendes i givet fald som dokumenter som omtalt i artikel 6 til dets øvrige medlemmer på de i stk. 2 angivne adresser.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Associeringsrådets sekretærer udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Sekretærerne sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7, stk. 2, senest 15 dage inden mødets begyndelse.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som en af sekretærerne senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen. Sådanne punkter bliver ikke optaget på den foreløbige dagsorden, medmindre der er fremsendt støttedokumenter til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3. Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt associeringsrådet

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af associeringsrådet eller deres repræsentanter, som deltog i mødet, og en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem.

4. Protokollen godkendes skriftligt af parterne senest tre måneder efter datoen for mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de to sekretærer, og hver part arkiverer en original genpart. En genpart af protokollen fremsendes til hver af de i artikel 7, stk. 2, nævnte adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved gensidig overenskomst mellem parterne.

2. I perioden mellem møderne kan associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.

3. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til aftalens artikel 5 benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.

4. Ægtheden af associeringsrådets afgørelser og henstillinger bekræftes af de to sekretærer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.

5. Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7, stk. 2, nævnte adressater som dokumenter fra associeringsrådet.

Artikel 11

Offentlighed

1. Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i associeringsrådet ikke offentlige.

2. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Sprog

1. Associeringsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Medmindre der træffes anden afgørelse, skal associeringsrådet almindeligvis basere sine forhandlinger og træffe sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag på de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 13

Udgifter

1. Hver af parterne afholder de udgifter, der måtte opstå som følge af deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder, tolkning ved møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 14

Associeringsudvalg

1. Der nedsættes hermed i henhold til artikel 6 i aftalen et associeringsudvalg til at bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver og at tage ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen.

2. Udvalget sammensættes af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og af repræsentanter for Europa-Kommissionen på den ene side og af repræsentanter for Chiles regering på den anden side, sædvanligvis på højtstående embedsmandsplan, under hensyntagen til artikel 6, stk. 1, artikel 54, stk. 1, og artikel 193, stk. 1, i aftalen og, uden at dette berører artikel 89, stk. 3.

3. Ud over at associeringsudvalget udfører de særlige opgaver, som det får pålagt ved aftalen, forbereder det associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger i givet fald gennemførelse af associeringsrådets afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen fungerer efter hensigten. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af associeringsrådet, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen.

4. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til mulig konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget. Denne konsultation kan fortsætte i associeringsrådet, hvis de to parter er enige herom, undtagen hvis andet fremgår af aftalen.

5. Associeringsudvalgets forretningsorden er knyttet til denne forretningsorden som tillæg I. Denne forretningsorden påvirker dog ikke eventuelle særlige bestemmelser i aftalen.

Artikel 15

Særlige udvalg

1. Associeringsrådet bistås i udførelsen af sine opgaver af de særlige udvalg, der nedsættes ved aftalen. Forretningsordenen for disse særlige udvalg påvirker ikke eventuelle særlige bestemmelser i aftalen. Forretningsordenen for de særlige udvalg er knyttet til denne forretningsorden som tillæg II.

2. Uden at dette berører artikel 193 i aftalen, kan associeringsrådet nedsætte særlige udvalg i henhold til artikel 7, stk. 2, i aftalen. Forretningsordenen for disse særlige udvalg vedtages af associeringsrådet.

Tillæg I

FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSUDVALGET

der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side

Artikel 1

Formandskab

1. Formandskabet for associeringsudvalget udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis en tjenestemand fra Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber, på vegne af Fællesskabet og dets medlemsstater, og en embedsmand fra den chilenske regering, på højtstående plan.

2. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. I denne periode og derefter i hver periode på tolv måneder udøves formandskabet for associeringsudvalget af den part, der har formandskabet i associeringsrådet.

Artikel 2

Møder

1. Associeringsudvalget træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan associeringsudvalgets møder afholdes som video- eller telekonference.

2. Begge sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i associeringsudvalget, som afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for associeringsudvalget om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjenestemand i Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Chiles udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget.

2. Al korrespondance med formanden for associeringsudvalget i henhold til denne forretningsorden sendes til dets sekretærer og til sekretærerne og formanden for associeringsrådet samt i givet fald til medlemmerne af associeringsudvalget.

Artikel 5

Offentlighed

Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i associeringsudvalget ikke offentlige.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Associeringsudvalgets sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden og sekretærerne for associeringsrådet samt til medlemmerne af associeringsudvalget senest 15 dage inden mødets begyndelse.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen. Sådanne punkter optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre der er fremsendt støttedokumenter til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3. Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Associeringsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på oplysninger om særlige spørgsmål.

5. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt associeringsudvalget

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af associeringsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af associeringsudvalget eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Protokollen godkendes skriftligt af parterne senest to måneder efter datoen for mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de to sekretærer, og hver part arkiverer en original genpart. Der sendes en genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for associeringsrådet, til medlemmerne af associeringsudvalget, samt til Republikken Chiles diplomatiske repræsentation ved Den Europæiske Union.

Artikel 8

Afgørelser og henstillinger

1. Hvis associeringsudvalget i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.

2. Når associeringsudvalget træffer en afgørelse, finder artikel 10, 11 og 12 i associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. Associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er nævnt i artikel 4, stk. 2.

Artikel 9

Udgifter

1. Hver part afholder de udgifter, der måtte opstå som følge af deres deltagelse i associeringsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.

Artikel 10

Funktioner under andre aftaler

1. Associeringsudvalget træder i stedet for det blandede udvalg, der blev nedsat ved artikel 35, stk. 1, i rammeaftalen, der blev undertegnet den 21. juni 1996.

2. Det styrelsesudvalg, der blev nedsat ved artikel 6, litra b), i aftalen om videnskabeligt og teknologisk samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og Republikken Chile, som blev undertegnet den 23. september 2002, henviser til det associeringsudvalg, der er omhandlet i artikel 54 i associeringsaftalen.

3. Den blandede opfølgningsgruppe, der blev nedsat ved artikel 9 i aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Republikken Chile af 24. november 1998 om prækursorer og kemiske stoffer, der ofte anvendes til ulovlig fremstilling af narkotika eller psykotrope stoffer, rapporterer til associeringsudvalget.

Tillæg II

FORRETNINGSORDEN FOR DE SÆRLIGE UDVALG

der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side

Artikel 1

Formandskab

Medmindre andet fremgår af aftalen, udøves møderne i de særlige udvalg på skift af henholdsvis en repræsentant for Europa-Kommissionen og en embedsmand fra den chilenske regering.

Artikel 2

Møder

Medmindre andet fremgår af aftalen, mødes de særlige udvalg efter anmodning fra en af parterne på en dato og et sted, som parterne på forhånd er blevet enige om.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for de særlige udvalg om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjenestemand i Europa-Kommissionen på den ende side og en embedsmand fra Chiles regering på den anden side fungerer sammen som sekretærer for de særlige udvalg.

2. Al korrespondance med formanden for de særlige udvalg sendes til sekretærerne for de særlige udvalg og til sekretærerne og formanden for associeringsudvalget samt i givet fald til medlemmerne af associeringsudvalget.

Artikel 5

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i de særlige udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra de særlige udvalg.

Artikel 6

Offentlighed

Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i de særlige udvalg ikke offentlige.

Artikel 7

Dagsorden for møderne

1. Sekretærerne for de særlige udvalg udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde senest 30 dage før mødet sammen med den fornødne dokumentation. Dagsordenen fremsendes til formanden, sekretærerne og medlemmerne af associeringsudvalget senest 15 dage inden mødets begyndelse. Dagsordenen vedtages af de særlige udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan tilføjes, hvis begge parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 8

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab direkte efter mødet et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt de særlige udvalg

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af det særlige udvalg har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af de særlige udvalg eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest en måned efter datoen for mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de to sekretærer, og hver part arkiverer en original genpart. Der sendes en genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for associeringsudvalget samt til medlemmerne af de særlige udvalg.

Artikel 9

Henstillinger

1. I de tilfælde hvor et særligt udvalg i henhold til aftalen er bemyndiget til at vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne.

2. Når det særlige udvalg vedtager en henstilling, finder bestemmelserne i artikel 10, 11 og 12 i associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. Henstillinger fra de særlige udvalg sendes til sekretærerne for associeringsudvalget.

Artikel 10

Udgifter

1. Hver part afholder de udgifter, der måtte opstå som følge af deres deltagelse i de særlige udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.

Artikel 11

Rapportering

De særlige udvalg rapporterer til associeringsudvalget.