FORRETNINGSORDEN FOR MINISTERRÅDET (97/537/EF)

Artikel 1

1. Ministerrådet, i det følgende benævnt »Rådet«, indkaldes af sin formand til den årlige samling, der er foreskrevet i artikel 341, stk. 1, i fjerde AVS-EF-konvention, i det følgende benævnt »konventionen«, på en dato, som formanden fastsætter efter at have rådført sig med Rådets medlemmer.

2. Rådet træder desuden sammen i ekstraordinær samling på anmodning enten af AVS-staterne eller af Fællesskabet på en dato, som formanden fastsætter efter at have rådført sig med Rådets medlemmer.

Artikel 2

Rådet træder sammen enten på de steder, hvor samlingerne i Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis finder sted, eller i Generalsekretariatet for AVS-staterne, eller i en by i en AVS-stat, i henhold til afgørelse truffet af Rådet.

Artikel 3

1. Den foreløbige dagsorden for hver samling udarbejdes af formanden. Den fremsendes til de øvrige medlemmer af Rådet mindst 30 dage inden samlingens begyndelse.

På den foreløbige dagsorden optages punkter, for hvilke anmodning om optagelse er formanden i hænde senest 30 dage inden samlingens begyndelse.

På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, for hvilke der er indgivet dokumentmateriale til Rådets sekretariat i så god tid, at det kan fremsendes til medlemmerne af Rådet og af Ambassadørudvalget, i det følgende benævnt »udvalget«, mindst 21 dage før samlingens begyndelse.

2. Dagsordenen vedtages af Rådet ved hver samlings begyndelse. I tilfælde af hastesager kan Rådet på anmodning fra AVS-staterne eller Fællesskabet beslutte på dagsordenen at optage punkter, for hvilke de i stk. 1 foreskrevne frister ikke er overholdt.

3. Den foreløbige dagsorden kan opdeles i A-punkter og B-punkter.

Som A-punkter opføres de spørgsmål, som Rådet kan godkende uden drøftelse.

Som B-punkter opføres spørgsmål, som kræver drøftelse i Rådet. Under B-punkter kan Rådet foretage en indgående behandling af hovedtemaer inden for samarbejdet; disse forberedes eventuelt i henhold til konventionens artikel 342, stk. 6.

4. Ministre, der deltager i Rådets samling kan træffe afgørelse om at drøfte spørgsmål af fælles interesse (C-punkter); disse drøftelser er uformelle og finder sted sideløbende med Rådets officielle drøftelser.

Artikel 4

1. Rådets medlemmer kan lade sig ledsage af embedsmænd, som bistår dem.

2. Den enkelte delegations sammensætning meddeles formanden inden hver samlings begyndelse.

3. Rådet er kun beslutningsdygtigt, hvis mindst halvdelen af medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union, et medlem af Kommissionen og to tredjedele af de medlemmer, der repræsenterer AVS-staternes regeringer, er til stede.

4. Hvis et medlem af Rådet er forhindret i at deltage i en rådssamling, kan vedkommende lade sig repræsentere. Medlemmet meddeler i så tilfælde formanden dette og anfører den person eller delegation, der har beføjelse til at repræsentere det. Den pågældende repræsentant udøver alle de rettigheder, der tilkommer det forhindrede medlem.

5. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank, i det følgende benævnt »Banken«, er til stede ved Rådets møder, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som henhører under områder, der vedrører Banken.

Artikel 5

1. Repræsentanterne for konventionens signatarstater, som på datoen for konventionens ikrafttræden endnu ikke har afsluttet de i dennes artikel 359 omhandlede procedurer, kan deltage i Rådets samlinger.

2. De kan i så tilfælde opnå tilladelse til at deltage i Rådets drøftelser.

3. Denne forretningsorden, særlig artikel 4, stk. 1, 2 og 4, finder ligeledes anvendelse på disse repræsentanter.

Artikel 6

1. Medmindre andet bestemmes, er Rådets møder ikke offentlige. Adgang til Rådets møder er betinget af forevisning af adgangskort.

2. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er Rådets forhandlinger og afgørelser undergivet tavshedspligt, medmindre andet bestemmes af Rådet.

Artikel 7

Såfremt der er enighed om en sådan fremgangsmåde, kan Rådet i en hastesag opfordres til at udtale sig pr. korrespondance. Denne enighed kan opnås enten under en af Rådets samlinger eller i udvalget eller efter nærmere regler, som det fastsætter herfor.

Samtidig med, at der træffes afgørelse om anvendelse af denne fremgangsmåde, kan der fastsættes en svarfrist. Ved udløbet af denne frist konstaterer formanden for Rådet på grundlag af referat fra Rådets to sekretærer, om der ud fra de modtagne svar kan anses at foreligge enighed.

Ved anvendelse af den i denne artikel fastsatte fremgangsmåde træffer Rådet afgørelse i overensstemmelse med konventionens artikel 338.

Artikel 8

Formændene for de to parter kan bistået af rådgivere afholde regelmæssige konsultationer og drøftelser mellem Rådets samlinger.

Artikel 9

Enhver meddelelse i henhold til denne forretningsorden fremsendes af Rådets sekretariat till AVS-staternes repræsentanter, Generalsekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Generalsekretariatet for Kommissionen.

Meddelelserne fremsendes ligeledes til formanden for Banken, såfremt de vedrører denne.

Artikel 10

For hver samling optages et protokollat, der blandt andet nævner de afgørelser, der er truffet af Rådet.

Efter Rådets godkendelse af protokollatet, underskrives dette af formanden og af Rådets to sekretærer; det opbevares i Rådets arkiver. En genpart af protokollatet fremsendes til de i artikel 9 nævnte modtagere.

Artikel 11

Medmindre andet bestemmes, fører Rådet sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter udarbejdet på dansk, engelsk, finsk, fransk, græsk, italiensk, nederlandsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk.

Ethvert medlem af Rådet kan modsætte sig drøftelsen af en tekst, der fremlægges som forslag under en samling, såfremt den pågældende tekst ikke foreligger på det af de i stk. 1 nævnte elleve sprog, som vedkommende har valgt.

Artikel 12

Afgørelser, resolutioner, henstillinger og udtalelser i henhold til artikel 342 i konventionen opdeles i artikler.

De i stk. 1 omhandlede retsakter afsluttes med udtrykket »Udfærdiget i . . ., den . . .«, med anførelse af den dato, på hvilken retsakterne er vedtaget af Rådet.

Artikel 13

Afgørelser i henhold til konventionens artikel 342, stk. 2, bærer betegnelsen »Afgørelse«, efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen samt angivelse af emnet.

Afgørelsernes ikrafttrædelsesdato angives i disse. De indeholder følgende punktum: »AVS-staterne, medlemsstaterne og Fællesskabet er hver for sit vedkommende forpligtet til at træffe de foranstaltninger, som gennemførelsen af denne afgørelse medfører.«

Artikel 14

Resolutioner, erklæringer, henstillinger og udtalelser i henhold til konventionens artikel 342, stk. 3, bærer henholdsvis betegnelsen »Resolution«, »Erklæring«, »Henstilling« eller »Udtalelse«, efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen samt angivelse af emnet.

Artikel 15

1. Teksten til de af Rådet vedtagne retsakter forsynes med formandens underskrift og opbevares i Rådets arkiver.

2. Disse akter fremsendes af Rådets to sekretærer til de i artikel 9 nævnte modtagere.

Artikel 16

Formandskabet for Rådet varetages på skift som følger:

- fra 1. april til 30. september af et medlem af regeringen for en AVS-stat

- fra 1. oktober til 31. marts af et medlem af Rådet for Den Europæiske Union.

Artikel 17

Rådet kan delegere en del af sine beføjelser i medfør af konventionens artikel 345.

Artikel 18

1. De betingelser, hvorunder udvalget træder sammen, fastsættes i dets forretningsorden.

2. Udvalget forbereder Rådets samlinger og udfører de opgaver, som Rådet pålægger det.

3. Konventionen, særlig artikel 338, og denne forretningsordens artikel 7 og 12-15 finder anvendelse på de retsakter, som udvalget vedtager i medfør af stk. 2 i nærværende artikel.

Artikel 19

Når Rådet deltager i Den Paritetiske Forsamlings møder i henhold til konventionens artikel 350, stk. 1, repræsenteres det af sin formand. Såfremt formanden er forhindret, udpeger han det medlem, der skal træde i hans sted.

Artikel 20

1. Når en kontraherende part anmoder om en konsultation i henhold til konventionens artikel 11, stk. 3, finder denne sted inden for Rådet hurtigst muligt og som hovedregel senest 30 dage efter anmodningens fremsættelse.

2. Det kompetente organ kan være Rådet, udvalget eller en ad hoc-gruppe.

Artikel 21

1. Når AVS-staterne anmoder om en konsultation i henhold til konventionens artikel 12, stk. 2, finder denne sted snarest og som hovedregel senest 15 dage efter anmodningens fremsættelse.

2. Det kompetente organ kan være Rådet, udvalget eller en ad hoc-gruppe.

Artikel 22

Regionale økonomiske sammenslutninger af AVS-stater kan lade sig repræsentere på Rådets samlinger og udvalgets møder med observatørstatus under forbehold af, at Rådet forinden har truffet afgørelse herom i overensstemmelse med bilag VII i slutakten til konventionen.

Artikel 23

1. Når der anmodes om konsultationer i henhold til konventionens artikel 366a, stk. 2, skal de begynde senest 15 dage efter anmodningens fremsættelse og principielt ikke vare over 30 dage.

2. Under disse konsultationer

- repræsenteres Fællesskabet af formandskabet bistået af den medlemsstat, der havde det foregående formandskab, og den medlemsstat, der har det følgende formandskab, samt af Kommissionen

- repræsenteres AVS-staterne af den AVS-stat, der har AVS-formandskabet, bistået af den AVS-stat, der havde det foregående AVS-formandskab, og den AVS-stat, der har det følgende AVS-formandskab. Ud over den berørte AVS-part deltager to andre medlemmer af Rådet, der er udpeget af denne part, ligeledes i konsultationerne.

3. Efter aftale mellem de berørte parter kan konsultationerne holdes på et andet niveau end i Rådet.

4. Efter aftale mellem de berørte parter kan enhver person, der er omhandlet i stk. 2, lade sig repræsentere.

Artikel 24

Rådets og udvalgets sekretariatsforretninger varetages af to sekretærer på paritetisk grundlag.

Den ene af disse to sekretærer udnævnes af AVS-staterne og den anden af Fællesskabet efter gensidig konsultation.

Sekretærerne udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed, idet de udelukkende har konventionens interesser for øje, uden at søge eller modtage instruktioner fra nogen regering, organisation eller myndighed bortset fra Rådet og udvalget.

Korrespondance til Rådet stiles til dettes formand på hjemstedet for sekretariatet for Rådet.

Udfærdiget i Luxembourg, den 24. april 1997.

På AVS-EF-Ministerrådets vegne

RABUKA

Formand