AVS-EF-Ambassadørudvalgets afgørelse nr. 9/2001

af 20. december 2001

om vedtagelse af forretningsordenen for AVS-EF-Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering

(2002/146/EF)

AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET HAR -

under henvisning til AVS-EF-partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 83, stk. 4,

i betragtning af, at AVS-EF-Ministerrådet ved afgørelse nr. 1/2000 af 27. juli 2000 iværksatte de fleste af aftalens bestemmelser med fremskyndet virkning, og

under henvisning til AVS-EF-Ministerrådets afgørelse af 11. maj 2001 om at overdrage beføjelserne i aftalens artikel 83, stk. 4, til at vedtage forretningsordenen for AVS-EF-Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering til AVS-EF-Ambassadørudvalget -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Udvalgets sammensætning

1. Udvalget består af medlemmer af Rådet for Den Europæiske Union og et medlem af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på den ene side og af ministre fra AVS-staterne på et paritetisk grundlag på den anden side.

2. Parterne udpeger hvert år deres repræsentanter i udvalget og underretter udvalgets sekretariat herom.

3. Hvert af udvalgets medlemmer udpeger sin stedfortræder og underretter udvalgets sekretariat herom.

4. Formanden for AVS-Ambassadørudvalget og formanden for Coreper eller deres repræsentanter deltager i udvalgets møder.

5. En repræsentant for Centret for Virksomhedsudvikling og for Det Tekniske Center for Samarbejde på Landbrugsområdet og i Landdistrikterne deltager i udvalgets forhandlinger om spørgsmål, der vedrører dem.

6. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager i udvalgets møder.

7. Udvalgets medlemmer og deres stedfortrædere kan bistås af rådgivere.

Artikel 2

Udvalgets formandskab

Formandskabet i udvalget udøves i seksmånedersperioden 1. april til 30. september af AVS-staterne og i seksmånedersperioden 1. oktober til 31. marts af Fællesskabet. Formandskabet udøves for Fællesskabet på skift af et medlem af Rådet for Den Europæiske Union i nært samarbejde med Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 3

Møderegler

1. Udvalget træder sammen en gang i kvartalet. Det træder sammen på ministerplan mindst en gang om året, i princippet i forbindelse med en samling i AVS-EF-Ministerrådet.

2. Der afholdes andre møder på ministerplan på anmodning af en af parterne og på et sted, der aftales mellem de to parter.

3. Møderne på stedfortræderplan finder sted på de sædvanlige steder for samlinger i Rådet for Den Europæiske Union, i AVS-Generalsekretariatet eller et andet sted, der aftales af udvalget.

4. Et medlem af udvalget, der er forhindret i at give møde, kan lade sig repræsentere. Den pågældende repræsentant udøver alle de rettigheder, der tilkommer det faste medlem.

5. Udvalget træder sammen efter indkaldelse fra formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af AVS-staterne eller Fællesskabet.

6. Mindst tre uger før den planlagte mødedato sender udvalgets sekretariat udvalgets medlemmer et udkast til dagsorden sammen med den nødvendige dokumentation.

7. Dagsordenen vedtages af udvalget ved hvert mødes begyndelse. I hastende tilfælde kan udvalget på anmodning af AVS-staternes eller Fællesskabets repræsentanter beslutte at optage punkter på dagsordenen, selv om den i stk. 6 foreskrevne frist ikke er overholdt.

8. Medmindre andet bestemmes, er udvalgets møder ikke offentlige.

Artikel 4

Opgaver

1. Udvalget udfører de opgaver, der overdrages det i medfør af de relevante artikler i aftalen.

2. Det fastlægger hvert år sit arbejdsprogram og aflægger rapport til Rådet om dets gennemførelse.

Artikel 5

Forhandlinger

1. Udvalget træffer afgørelse ved fælles overenskomst mellem Fællesskabet på den ene side og AVS-staterne på den anden side.

2. Udvalget er kun beslutningsdygtigt, såfremt mindst halvdelen af repræsentanterne for Rådet for Den Europæiske Union, en repræsentant for Kommissionen og halvdelen af repræsentanterne for AVS-staterne er til stede.

3. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er udvalgets forhandlinger og afgørelser undergivet tavshedspligt.

Artikel 6

Teknisk arbejdsgruppe

1. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal have til opgave at forberede arbejde af teknisk art og at udarbejde alle de dokumenter, der skal forelægges for udvalget.

2. Arbejdsgruppen består af en repræsentant for udvalgets formandskab, for den part, som ikke har formandskabet, for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber samt for udvalgets sekretariat. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank kan i givet fald deltage i udvalgets møder. Formanden kan bistås af andre udvalgsmedlemmer og af repræsentanter for Centret for Virksomhedsudvikling og for Det Tekniske Center for Samarbejde på Landbrugsområdet og i Landdistrikterne.

3. Arbejdsgruppen træder sammen med regelmæssige mellemrum for at løse de opgaver, som udvalget pålægger den.

Artikel 7

Sekretariatet

1. Udvalgets sekretariatsforretninger varetages af AVS-EF-Ministerrådets sekretariat.

2. For hvert møde udarbejdes der et mødereferat, hvori bl.a. skal anføres de afgørelser, udvalget træffer.

3. Efter hvert møde i udvalget sendes referatet af mødet til udvalgets medlemmer senest tre uger efter mødet. Mødereferatet forelægges til godkendelse ved det efterfølgende mødes begyndelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den 20. december 2001.

For AVS-EF-Ministerrådet

På vegne af

AVS-EF-Ambassadørudvalget

F. van Daele

Formand