FORRETNINGSORDEN FOR AMBASSADØRUDVALGET (97/538/EF)

Artikel 1

Ambassadørudvalget, i det følgende benævnt »udvalget«, træder sammen på en dato, som det fastsætter efter indbyrdes aftale mellem AVS-staterne og Fællesskabet.

Udvalget kan i tilfælde af hastesager træde sammen på en anden dato på anmodning af AVS-staterne eller af Fællesskabet. Formanden fastsætter den nye dato efter at have rådført sig med udvalgets øvrige medlemmer.

Artikel 2

Udvalget træder sammen på de steder, hvor samlingerne i Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis finder sted, eller i Generalsekretariatet for AVS-staterne. Efter særlig afgørelse kan det dog træde sammen i en by i en AVS-stat.

Artikel 3

1. Den foreløbige dagsorden for hvert møde udarbejdes af formanden. Den fremsendes til de øvrige medlemmer af udvalget mindst otte dage før mødet.

På den foreløbige dagsorden optages punkter, for hvilke anmodning om optagelse er formanden i hænde ti dage før mødet.

På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, for hvilke der er indgivet dokumentmateriale til sekretariatet for Ministerrådet, i det følgende benævnt »Rådet«, i så god tid, at det kan fremsendes til medlemmerne af udvalget mindst otte dage før mødet.

2. Dagsordenen vedtages af udvalget ved hvert mødes begyndelse. I tilfælde af hastesager kan udvalget på anmodning af AVS-staterne eller Fællesskabet beslutte på dagsordenen at optage punkter, for hvilke de i stk. 1 foreskrevne frister ikke er overholdt.

3. Når udvalget træder sammen på de i artikel 1, stk. 2, fastsatte betingelser, kan de i stk. 1 i nærværende artikel foreskrevne frister afkortes.

Artikel 4

1. Udvalgets medlemmer kan lade sig ledsage af embedsmænd.

Medlemmer af udvalget, som er forhindret i at deltage i udvalgets møder, kan lade sig repræsentere af personer, som de selv udpeger. Repræsentanten udøver alle det forhindrede medlems rettigheder.

2. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank, i det følgende benævnt »Banken«, er til stede ved udvalgets møder, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som henhører under områder, der vedrører Banken.

Artikel 5

1. Repræsentanterne for de stater, der har undertegnet fjerde AVS-EF-konvention, i det følgende benævnt »konventionen«, og som på datoen for konventionens ikrafttræden endnu ikke har afsluttet de i dennes artikel 359 omhandlede procedurer, kan deltage i udvalgets møder.

2. De kan i så tilfælde opnå tilladelse til at deltage i udvalgets drøftelser.

3. Denne forretningsorden, særlig artikel 4, stk. 1, finder ligeledes anvendelse på disse repræsentanter.

Artikel 6

1. Medmindre andet bestemmes, er udvalgets møder ikke offentlige.

2. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er udvalgets forhandlinger og afgørelser undergivet tavshedspligt, medmindre andet bestemmes af udvalget.

Artikel 7

Enhver meddelelse i henhold til denne forretningsorden fremsendes af Rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, Generalsekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Generalsekretariatet for Kommissionen.

Meddelelserne fremsendes ligeledes til formanden for Banken, såfremt de vedrører denne.

Artikel 8

For hvert møde optages et protokollat, der blandt andet nævner de afgørelser, der er truffet af udvalget.

Efter udvalgets godkendelse af protokollatet, underskrives dette af udvalgets formand og af Rådets sekretærer; det opbevares i Rådets arkiver. En genpart af protokollatet fremsendes til de i artikel 7 nævnte modtagere.

Artikel 9

Formandskabet for udvalget varetages på skift af AVS-staterne og Fællesskabet for seks måneder ad gangen på de vilkår, der er fastsat i konventionens artikel 347, stk. 1.

Artikel 10

Korrespondance til udvalget stiles til dettes formand på hjemstedet for Rådets sekretariat.

Artikel 11

1. Medmindre andet bestemmes, fører udvalget sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter udarbejdet på dansk, engelsk, finsk, fransk, græsk, italiensk, nederlandsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk.

2. Ethvert medlem af udvalget kan modsætte sig drøftelsen af en tekst, der fremlægges som forslag under et møde, såfremt den pågældende tekst ikke foreligger på det af de i stk. 1 nævnte elleve sprog, som vedkommende har valgt.

Artikel 12

Udvalget er kun beslutningsdygtigt, såfremt mindst halvdelen af de faste repræsentanter for Fællesskabets medlemsstater, en repræsentant for Kommissionen og halvdelen af medlemmerne af AVS-Ambassadørudvalget er til stede.

Artikel 13

Konventionen, særlig artikel 338, og artikel 7 og 12-15 i Rådets forretningsorden, finder anvendelse på de retsakter, som vedtages af udvalget.

Artikel 21

Udvalget bistås af »Råvareudvalget« nedsat ved konventionens artikel 75, »Udvalget for Industrielt Samarbejde« nedsat ved konventionens artikel 87, »Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering« nedsat ved konventionens artikel 325, »Toldsamarbejdsudvalget« nedsat ved artikel 30 i den til konventionen knyttede protokol nr. 1, og Den Stående Blandede Gruppe vedrørende Bananer nedsat ved den til konventionen knyttede protokol nr. 5, og af følgende underudvalg:

i) Underudvalget for Samarbejde om Landbrugsudvikling og Udvikling i Landdistrikterne

ii) Underudvalget vedrørende Handelssamarbejde

iii) Underudvalget vedrørende Stabilisering af Eksportindtægter

iv) Underudvalget vedrørende Sukker

v) Underudvalget for de særlige problemer, som findes i de mindst udviklede stater samt i indlandsstater og østater.

Udvalget kan om nødvendigt nedsætte andre underudvalg.

Artikel 15

De udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14, sammensættes af mindst fem AVS-ambassadører eller disses repræsentanter og for så vidt angår Fællesskabet af mindst en fast repræsentant for dettes medlemsstater og/eller en repræsentant for Kommissionen.

En repræsentant for Banken er til stede ved møderne i disse udvalg, denne gruppe og disse underudvalg, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som vedrører Banken.

Artikel 16

Med forbehold af artikel 15 kan ethvert medlem af udvalget eller medlemmets stedfortræder deltage i alle møder i de udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14.

Artikel 17

1. Formandskabet for de udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14, varetages i fællesskab af en ambassadør for AVS-staternes vedkommende og af en fast repræsentant for Fællesskabets vedkommende. Fællesskabets formandskab kan varetages af en generaldirektør eller en assisterende generaldirektør i Kommissionen, når han personligt er udpeget af Fællesskabet til at repræsentere dette.

2. Med forbehold af stk. 1 kan hver medformand i særlige tilfælde eller efter fælles aftale lade sig repræsentere af enhver af ham udpeget person.

Artikel 18

De udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14, træder sammen på anmodning af en af de to parter efter samråd mellem disses formænd, med en indkaldelsesfrist på syv dage, medmindre det drejer sig om hastesager.

Artikel 19

De udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14, aflægger rapport til udvalget om deres arbejde.

Artikel 20

Medlemmerne af de udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14, kan i deres hverv benytte sig af ekspertbistand.

Artikel 21

Med udvalgets samtykke kan Toldsamarbejdsudvalget, Udvalget for Industrielt Samarbejde, Den Stående Blandede Gruppe vedrørende Bananer og Underudvalget for Samarbejde om Landbrugsudvikling og Udvikling i Landdistrikterne vedtage deres egen forretningsorden.

Artikel 22

Sekretariatsopgaver og andet arbejde, der er nødvendigt for virksomheden i udvalget samt i de udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14, (forberedelse af dagsordenen, udsendelse af dokumenter i forbindelse hermed osv.) varetages af Rådets sekretariat.

Artikel 23

Sekretariatet udarbejder snarest muligt efter hvert møde et referat af møderne i de udvalg, den gruppe og de underudvalg, der er nævnt i artikel 14.

Dette referat fremsendes af Rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, Generalsekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Generalsekretariatet for Kommissionen.

Udfærdiget i Luxembourg, den 24. april 1997.

På AVS-EF-Ministerrådets vegne

RABUKA

Formand