Afgørelse nr. 1/2002 truffet af associeringsrådet mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Det Hashemitiske Kongerige Jordan på den anden side

den 4. september 2002

om vedtagelse af dets forretningsorden

(2002/763/EF)

ASSOCIERINGSRÅDET EU-JORDAN HAR -

under henvisning til Euro-Middelhavsaftalen om oprettelse af en associering mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Det Hashemitiske Kongerige Jordan på den anden side, særlig artikel 89 til 96, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. maj 2002 -

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis en repræsentant for formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabets og dets medlemsstaters vegne og en repræsentant for Det Hashemitiske Kongerige Jordans regering. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december 2002.

Artikel 2

Møder

Associeringsrådet træder regelmæssigt sammen på ministerplan en gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i associeringsrådet, hvis parterne er enige herom. Medmindre parterne bliver enige om andet, afholdes associeringsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger på datoer, som begge parter er enige om.

Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med formanden til møderne i associeringsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmer af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Hvis et medlem ønsker at lade sig repræsentere på et møde, skal han forud for det pågældende møde meddele formanden navnet på den person, der vil repræsentere ham.

Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd.

Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant fra Den Europæiske Investeringsbank kan deltage som observatør i associeringsrådets møder, når der er spørgsmål vedrørende banken på dagsordenen.

Associeringsrådet kan efter aftale mellem parterne indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne for at få oplysninger om særlige forhold.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en tjenestemand ved Det Hashemitiske Kongerige Jordans mission i Bruxelles fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondance

Korrespondance til associeringsrådet sendes til formanden for associeringsrådet på Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Unions adresse.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til associeringsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. Den rundsendte korrespondance sendes til Kommissionens Generalsekretariat, medlemsstaternes faste repræsentationer og Det Hashemitiske Kongerige Jordans mission i Bruxelles.

Meddelelser fra associeringsrådets formand sendes af de to sekretærer til adressaterne og rundsendes om nødvendigt til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i stk. 2 omhandlede adresser.

Artikel 7

Offentlighed

Møderne i associeringsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden bestemmelse.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 6, senest 15 dage inden mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder et udkast til protokol for hvert møde.

For hvert punkt på dagsordenen indeholder protokollen sædvanligvis oplysninger om:

- dokumenter, der er forelagt associeringsrådet

- erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

- de afgørelser, erklæringer og konklusioner, der vedtages.

Udkastet til protokol forelægges associeringsrådet til godkendelse. Protokollen skal godkendes senest seks måneder efter hvert møde i associeringsrådet. Den godkendte protokol undertegnes af formanden og de to sekretærer. Protokollen arkiveres hos Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union; en bekræftet genpart sendes til hver af de i artikel 6 nævnte adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom.

2. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 91 i Euro-Middelhavsaftalen benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer.

Afgørelserne og henstillingerne fremsendes til hver enkelt af de i artikel 6 nævnte adressater.

Associeringsrådet kan beslutte, at dets afgørelser og henstillinger skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende og i Det Hashemitiske Kongerige Jordans statstidende.

Artikel 11

Sprog

Associeringsrådets officielle sprog er de to parters officielle sprog.

Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil associeringsrådet basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 12

Udgifter

Fællesskabet og Det Hashemitiske Kongerige Jordan afholder hver især de udgifter, som følger af deres deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning under møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet bortset fra udgifter til tolkning og/eller oversættelse til eller fra arabisk, som afholdes af Det Hashemitiske Kongerige Jordan.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 13

Associeringsudvalg

1. Associeringsudvalget skal bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver. Associeringsudvalget består af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på den ene side og af repræsentanter for Det Hashemitiske Kongerige Jordans regering på den anden side.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger om nødvendigt gennemførelsen af associeringsrådets afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at Euro-Middelhavsaftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges af associeringsrådet, eller som opstår under den daglige gennemførelse af Euro-Middelhavsaftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages i associeringsrådet.

3. I de tilfælde, hvor der i Euro-Middelhavsaftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis begge parter er enige herom.

4. Udkastet til associeringsudvalgets forretningsorden findes i tillægget til denne afgørelse.

Udfærdiget i Bruxelles, den 4. september 2002.

På associeringsrådets vegne

P. S. Møller

Formand

Tillæg

FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSUDVALGET

associeringen mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Det Hashemitiske Kongerige Jordan på den anden side

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for associeringsudvalget udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis en repræsentant for De Europæiske Fællesskaber og en repræsentant for Det Hashemitiske Kongerige Jordans regering.

Det er altid en repræsentant for formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union, der giver udtryk for Den Europæiske Unions holdning, for så vidt angår afsnit V og VI i traktaten om Den Europæiske Union.

Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

Associeringsudvalget holder møde efter aftale mellem parterne, når omstændighederne kræver det.

Parterne aftaler indbyrdes, hvor og hvornår de enkelte møder i associeringsudvalget skal finde sted.

Associeringsudvalget træder sammen efter indkaldelse fra formanden.

Artikel 3

Delegationer

Inden hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjenestemand fra Europa-Kommissionen og en tjenestemand fra Det Hashemitiske Kongerige Jordans regering fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget.

Alle meddelelser til eller fra formanden for associeringsudvalget i forbindelse med denne forretningsorden sendes til sekretærerne for associeringsudvalget samt til sekretærerne og formanden for associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i associeringsudvalget er ikke offentlige, medmindre der træffes anden bestemmelse.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsudvalgets sekretærer sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 4, senest 15 dage inden mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen.

Associeringsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne for at få oplysninger om særlige forhold.

Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis begge parter er enige herom.

2. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

De to sekretærer udarbejder et udkast til protokol for hvert møde. De anfører, hvilke afgørelser, henstillinger og konklusioner der er blevet vedtaget. Udkastet til protokol forelægges associeringsudvalget til godkendelse. Efter godkendelse undertegnes protokollen af formanden og sekretærerne, og parterne arkiverer hver især en original.

Artikel 8

Forhandlinger

I de tilfælde, hvor associeringsudvalget i medfør af Euro-Middelhavsaftalen er bemyndiget af associeringsrådet til at træffe afgørelser og/eller vedtage henstillinger, benævnes disse akter henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

Når associeringsudvalget træffer en afgørelse eller vedtager en henstilling, finder artikel 10 og 11 i afgørelse nr. 1/2002 truffet af associeringsrådet den 4. september 2002 om vedtagelse af dets forretningsorden tilsvarende anvendelse.

Associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger sendes til de adressater, der er nævnt i artikel 4 i denne forretningsorden.

Artikel 9

Udgifter

Hver part afholder de udgifter, som følger af deres deltagelse i møder i associeringsudvalget og i eventuelle arbejdsgrupper, der måtte blive nedsat i henhold til artikel 95 i Euro-Middelhavsaftalen, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. Udgifter til tolkning under møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Fællesskabet bortset fra udgifter til tolkning og/eller oversættelse til eller fra arabisk, som afholdes af Det Hashemitiske Kongerige Jordan.

Andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne afholdes af den part, der er vært for møderne.