DA Den Europæiske Unions Tidende L 350/1

AFGØRELSE Nr. 3/2006 TRUFFET AF AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET

den 27. september 2006

om finansforordningen for Det Tekniske Center for Samarbejde på Landbrugsområdet og i Landdistrikterne (TCL)

(2006/877/EF)

AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET HAR —

under henvisning til partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 (1) (i det følgende benævnt »aftalen«), særlig artikel 3, stk. 4, litra b) og d), i bilag III hertil,

under henvisning til den interne aftale af 18. september 2000 mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse (2),

under henvisning til finansforordning af 27. marts 2003 for den 9. Europæiske Udviklingsfond (3),

under henvisning til forslag fra Kommissionen udarbejdet i samarbejde med Det Tekniske Center for Samarbejde på Landbrugsområdet og i Landdistrikterne, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold artikel 3, stk. 4, litra b), i aftalens bilag III skal ambassadørudvalget efter undertegnelsen af aftalen udstede finansforordningen for Det Tekniske Center for Samarbejde på Landbrugsområdet og i Landdistrikterne (i det følgende benævnt »centret«).

(2) I henhold til artikel 3, stk. 4, litra d), i aftalens bilag III skal ambassadørudvalget fastlægge procedurerne for vedtagelse af centrets budget —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

KAPITEL I

ALMINDELIGE PRINCIPPER

AFDELING 1

Principperne om enhed, et realistisk budget, balance og én regningsenhed

Artikel 1

1. Alle centrets indtægts- og udgiftsposter optages i overslag baseret på et årligt arbejdsprogram med omkostningsberegning, der udarbejdes for hvert regnskabsår og optages i budgettet.

2. Indtægter og udgifter på budgettet skal balancere.

Artikel 2

Budgettet opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til forvaltningen kan centret dog gennemføre transaktioner i AVS-landenes og EU-medlemsstaternes nationale valutaer.

Artikel 3

1. Indtægterne omfatter bidraget fra Den Europæiske Udviklingsfond (i det følgende benævnt »EUF«), skat på lønninger og andre af centret betalte vederlag samt diverse indtægter.

2. Indtægterne kan også omfatte bidrag fra andre donorer til centrets budget.

3. Centret kan også på tredjeparters vegne forvalte midler, som er bestemt til samfinansiering af aktiviteter, der er omhandlet i bilag III til aftalen. De finansielle regler for forvaltningen af disse midler er fastsat i artikel 34 i denne afgørelse.

Artikel 4

Udgiftsoverslagene omfatter aktions- og interventionsudgifter. Der sondres tydeligt mellem disse i budgettet.

Artikel 5

1. Regnskabsåret begynder den 1. januar og slutter den 31. december.

2. Bevillingerne på budgettet godkendes for ét regnskabsår.

Dog fremføres bevillinger, som der behørigt er indgået forpligtelser for i løbet af et regnskabsår, men som ikke er betalt senest den 31. december i det pågældende år, automatisk til det følgende regnskabsår. Således fremførte bevillinger skal tydeligt fremgå af regnskaberne for det pågældende år.

De frigjorte bevillinger ved udgangen af et regnskabsår tilbageføres til det femårige rammebeløb, der er afsat til centret ved aftalen.

3. Ved udløbet af hver finansprotokol til aftalen overføres bevillinger, som der er indgået forpligtelser for, men som ikke er betalt, automatisk til næste finansprotokol til aftalen. Bevillinger, som der er indgået forpligtelser for, men som ikke er betalt ved aftalens udløb, fremføres kun i overgangsperioden mellem aftalen og den næste aftale, eller om nødvendigt i afregningsperioden på tolv måneder.

4. Hvis budgettet for et givet regnskabsår ikke er vedtaget ved begyndelsen af dette, kan direktøren for at sikre centrets kontinuitet tillade afholdelse af månedlige udgifter, forudsat at de ikke overstiger en tolvtedel af de tilsvarende bevillinger under hver artikel for sig, der er godkendt på budgettet for det foregående regnskabsår.

Hvad angår kvartalsmæssige interventionsudgifter, som skal betales på forhånd og godkendes over budgettet for det foregående regnskabsår, kan der indgås forpligtelser under hver artikel for sig, forudsat at de ikke overstiger en fjerdel af de tilsvarende bevillinger, der er godkendt på budgettet for det foregående regnskabsår.

AFDELING 2

Principper om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 6

1. Budgetbevillinger skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal midlerne stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet og så omkostningseffektivt som muligt.

I henhold til princippet om produktivitet skal forholdet mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater være direkte proportionalt.

I henhold til princippet om effektivitet skal de opstillede specifikke mål og de forventede resultater nås.

3. Målene bør være klart defineret og deres gennemførelse kontrolleres ved hjælp af målelige indikatorer. Projekter, som finansieres med midler fra EUF, bør forhåndsevalueres. Resultatet af sådanne evalueringer medtages i den dokumentation, der forelægges for Kommissionen til godtgørelse af det årlige EUF-bidrag, som centret har anmodet om.

KAPITEL II

BUDGETTETS OPSTILLING

Artikel 7

1. Inden for rammerne af det overordnede strategidokument og det samlede budget, der ved finansprotokollen er afsat til centret, udarbejder direktøren et udkast til årligt arbejdsprogram og et budgetforslag. Disse udkast godkendes af bestyrelsen senest den 1. juli i året før gennemførelsen og forelægges ambassadørudvalget til vedtagelse.

2. Centret fremsender en kopi af udkastet til det årlige arbejdsprogram og budgetforslaget til Kommissionen, som iværksætter Fællesskabets godkendelsesprocedurer.

3. Der skal kunne indgås forpligtelser på budgettet fra den dato, hvor fællesskabsmyndigheden vedtager afgørelsen om finansiering af det EUF-bidrag, som centret har anmodet om. Centret orienteres om afgørelsen.

Artikel 8

1. Betalingsbetingelserne i tilknytning til bidraget fra EUF fastsættes i en tilskudsaftale mellem Kommissionen og centret.

2. Centret tilbagebetaler på basis af reviderede regnskaber den del af bidraget fra de foregående regnskabsår til EUF, som svarer til annullerede bevillinger.

3. Budgettet opdeles i afsnit (budgetposter), kapitler, artikler og konti alt efter indtægternes eller udgifternes art eller formål.

Artikel 9

Om fornødent fremlægger direktøren et udkast til tillægs- eller ændringsbudget, som opstilles i samme form og efter samme procedurer som det budget, der indeholdt de oprindelige overslag.

KAPITEL III

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

Artikel 10

1. Direktøren har ansvaret for budgettets gennemførelse inden for rammerne af de tildelte bevillinger. Direktøren aflægger beretning til bestyrelsen.

2. Direktøren anvender budgetbevillingerne i overensstemmelse med de i artikel 6 omhandlede principper om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Artikel 11

1. Enhver indtægt og udgift skal krediteres eller debiteres en artikel på budgettet.

Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger for det pågældende regnskabsår eller bevillinger, der fremføres fra forrige regnskabsår.

2. Indtægter og udgifter opføres med deres fulde beløb i regnskaberne uden indbyrdes modregning.

Uanset denne regel trækkes følgende fra de afsatte beløb:

a) bøder pålagt en part i en kontrakt

b) justering af fejlagtigt betalte beløb, forudsat at denne kan foretages ved fradrag, når der foretages en efterfølgende fastsættelse under det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende betaling blev foretaget

c) værdien af køretøjer, udstyr og anlæg, som tages i bytte ved køb af nye genstande af samme art; nettokøbsprisen opføres i regnskaberne som anskaffelsespris med henblik på værdiansættelse af beholdningerne

d) rabatter fratrukket fakturaer og opgørelser.

Ligeledes kan følgende beløb uanset denne regel genanvendes på samme post som den oprindelige udgift:

a) tilbagebetaling af fejlagtigt betalte beløb

b) udbetalte forsikringsydelser

c) provenu ved salg af køretøjer, udstyr og anlæg, som er fuldt afskrevet ved udskiftningen

d) provenu ved salg af publikationer og film

e) valutakursforskelle, som konstateres ved budgetgennemførelsen, og for hvilke der kompenseres. Slutresultatet, hvad enten det er positivt eller negativt, skal figurere i regnskabet.

Artikel 12

Overførsler mellem afsnit skal godkendes af bestyrelsen. Overførsler fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden inden for et kapitel besluttes af direktøren, der underretter bestyrelsen herom.

Artikel 13

Centrets indtægter indbetales på en eller flere konti, der oprettes i centrets navn.

KAPITEL IV

FINANSKONTROL

Artikel 14

1. Bestyrelsen udpeger en finansinspektør, der forinden skal godkende forpligtelser og anvisninger for alle udgifter, indtægter og forskud.

2. Finansinspektøren skal have dokumenteret erfaring med internationale organisationers finansielle regler og revision.

3. Finansinspektøren ansættes på samme vilkår som centrets personale. I administrativ henseende refererer han til centrets direktør. Det er dog bestyrelsen, der på baggrund af et begrundet forslag fra direktøren vedtager forholdsregler i forbindelse med disciplinært ansvar, suspension, udtræden af tjenesten eller retsforfølgelse.

4. Finansinspektørens kontrol fører til accept eller afvisning af godkendelsen. Godkendelsen skal sikre, at:

a) udgifter og indtægter svarer til budgettet og er i overensstemmelse med reglerne

b) principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning i artikel 6 er blevet fulgt.

Kontrollen udføres i overensstemmelse med interne procedureregler, som direktøren forelægger bestyrelsen til godkendelse.

5. Afslag på godkendelse skal begrundes skriftligt over for direktøren. Medmindre et afslag er begrundet med utilstrækkelige midler, kan direktøren ved en begrundet afgørelse og på eget ansvar se bort fra finansinspektørens afslag på godkendelse. Direktøren underretter skriftligt bestyrelsen om enhver sådan beslutning på næste bestyrelsesmøde.

6. Finansinspektøren skal have adgang til alle bilag og anden dokumentation vedrørende udgifter eller indtægter, der skal kontrolleres. Finansinspektøren kan udføre kontrol på stedet.

7. Finansinspektøren udfører sine arbejdsopgaver i fuldstændig uafhængighed. Finansinspektøren modtager ingen instrukser og hindres på ingen måde i udførelsen af sine arbejdsopgaver.

8. Direktøren kan anmode finansinspektøren om en udtalelse om spørgsmål i forbindelse med analyse, tilrettelæggelse og forbedring af centrets interne procedurer. Direktøren kan endvidere bede finansinspektøren om at gennemgå dokumenter for at kontrollere, om transaktioner finansieret over budgettet er gennemført korrekt.

9. Ved udgangen af hvert regnskabsår og senest den 30. april året efter udarbejder finansinspektøren en årsberetning med en vurdering af finansforvaltningen og gennemførelsen af budgettet. Beretningen sendes til direktøren, som forelægger den med sine egne bemærkninger for bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde.

KAPITEL V

BUDGETTETS ADMINISTRATION

Artikel 15

1. Centrets budget administreres i overensstemmelse med princippet om, at anvisningsberettigede og regnskabsførere varetager særskilte funktioner. Bevillingerne administreres af den anvisningsberettigede, som er den eneste, der har beføjelse til at indgå udgiftsforpligtelser, konstatere tilstedeværelsen af udestående fordringer og udstede indtægts- og betalingsordrer.

2. Inkasseringer og betalinger foretages af regnskabsføreren.

3. Den anvisningsberettigede kan ikke fungere som regnskabsfører.

Artikel 16

1. Forud for enhver foranstaltning, der kan give anledning til udgifter for centret, skal der foreligge et forpligtelsesforslag ledsaget af bilag, som fremsendes til finansinspektøren med henblik på forudgående godkendelse.

2. Der kan indgås en foreløbig forpligtelse vedrørende faste tilbagevendende udgifter.

3. Der føres regnskab med forpligtelser og betalingsordrer. Der føres regnskab med forpligtelser og anvisninger.

Artikel 17

1. Formålet med den anvisningsberettigedes fastsættelse af udgifter er at:

a) kontrollere kreditors adkomst

b) fastslå og kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollere, at fordringen er forfalden.

2. Enhver afholdelse af udgifter skal baseres på bilag, der godtgør kreditors ret til betaling for faktisk levering af tjenesteydelser og varer samt udført arbejde eller på anden dokumentation til støtte for betalingen.

Alle betalingsbeslutninger skal godkendes af den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 18

1. Anvisning er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgiftspost, som han har godkendt.

2. Betalingsordren skal være ledsaget af de originale bilag, som skal være forsynet med eller ledsaget af den anvisningsberettigedes godkendelse, hvorved det bekræftes, at de beløb, der skal betales, er korrekte, og at leverancerne har fundet sted, eller at tjenesteydelsen er leveret.

3. Genparter af bilagene, som den anvisningsberettigede har godkendt som ægte kopier, kan i nogle tilfælde accepteres i stedet for originalerne.

4. Betalingsordrerne sendes til regnskabsføreren med henblik på betaling.

5. Om fornødent ledsages betalingsordren til regnskabsføreren af en attestering af, at de pågældende aktiver er blevet registreret i beholdningen.

Artikel 19

1. Betaling er den endelige handling, hvorved centret frigøres for sin forpligtelse over for sine kreditorer.

2. Betalingen foretages af regnskabsføreren inden for rammerne af de disponible midler.

3. Hvis der foreligger en materiel fejl, hvis den frigørende kvitterings gyldighed anfægtes, eller hvis de formkrav, der er foreskrevet i denne finansforordning, er tilsidesat, suspenderer regnskabsføreren betalingen. Regnskabsføreren underretter straks den anvisningsberettigede og finansinspektøren herom med en begrundelse for suspensionen.

Direktøren kan i tilfælde af suspension skriftligt og på eget ansvar kræve, at betalingen foretages. Direktøren underretter skriftligt bestyrelsen om enhver sådan beslutning på næste bestyrelsesmøde.

Artikel 20

1. Betalinger foretages som hovedregel over en bank- eller postgirokonto, helst ved bankoverførsel eller, hvis det er velbegrundet, ved check. Betalingerne foretages i euro undtagen i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som centret godkender.

2. Checks og bankoverførsler eller postgirooverførsler kræver to underskrifter: regnskabsførerens og den anvisningsberettigedes eller en repræsentants.

3. I behørigt begrundede tilfælde kan direktøren tillade kontant betaling. I forbindelse med disse betalinger skal der udstedes en kvittering.

4. Sker administrationen af indtægter og udgifter via edb, kan der anvendes datamatisk eller elektronisk underskrift.

5. Hvis de faktiske valutakurser ikke foreligger, skal de omregningskurser, der benyttes til beregning i euro af de betalinger, der skal foretages, eller af de indtægter, der skal inkasseres i lokale AVS-valutaer, være dem, der gjaldt den første hverdag i den måned, i hvilken den faktiske transaktionsdato faldt, som opgjort af centrets bank eller posthus.

Artikel 21

1. Med henblik på betaling af visse udgiftskategorier, som defineret i gennemførelsesbestemmelserne til forretningsordenen, kan der oprettes forskudsforvaltninger på de af centret fastsatte betingelser.

2. Enhver beslutning om at oprette en forskudsforvaltning træffes af direktøren på forslag af det medlem af personalet, der beskæftiger sig med den pågældende sag. Alle forslag skal godkendes af regnskabsføreren og finansinspektøren, inden de fremsendes til direktøren.

3. I enhver beslutning om at oprette en forskudsforvaltning skal angives:

a) forskudsbestyrerens navn

b) forskudsbestyrerens ansvar

c) forskuddets maksimale størrelse

d) art og maksimal størrelse for hver udgiftspost

e) regler og frister for forelæggelse af bilag.

4. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren træffer de nødvendige foranstaltninger til at frigive de godkendte forskudsbetalinger med det nøjagtige beløb inden for de fastsatte frister.

Artikel 22

1. Direktøren er anvisningsberettiget for de bevillinger, der er opført på centrets budget.

2. Direktøren kan delegere nogle af sine arbejdsopgaver til sit personale. I hver beslutning om delegering af beføjelser skal det fastsættes, hvor længe bemyndigelsen gælder, og hvor omfattende den er.

Artikel 23

1. Direktøren udnævner en regnskabsfører, som har ansvaret for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fordringer

b) udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med artikel 25

c) regnskabsføring i overensstemmelse med artikel 25

d) gennemførelse af regnskabsreglerne og -metoderne samt kontoplanen med udgangspunkt i regler fastlagt af Kommissionens regnskabsfører.

e) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger

f) likviditetsstyring efter fælles aftale med direktøren.

2. Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der nøjagtigt viser centrets finansielle aktiver og budgetgennemførelse.

3. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier, jf. stk. 1 og artikel 21. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.

4. Regnskabsføreren kan med henblik på udførelsen af sine arbejdsopgaver med direktørens samtykke delegere visse arbejdsopgaver til sit nærmeste personale. I fuldmagtsdokumentet fastlægges de opgaver, som overføres til disse personer, samt rettigheder og forpligtelser.

Artikel 24

1. I forbindelse med inddrivelse af ethvert forfaldent beløb til centret udsteder den anvisningsberettigede en indtægtsordre. Indtægtsordrer skal godkendes af finansinspektøren.

2. Regnskabsføreren har ansvaret for de indtægtsordrer, som den anvisningsberettigede har sendt til ham.

3. Der udstedes en kvittering for alle kontante betalinger til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren.

KAPITEL VI

REGNSKABER, UDARBEJDELSE OG EFTERPRØVNING AF ÅRSREGNSKABET, REVISION, REVISIONSRETTEN, OLAF

Artikel 25

1. Regnskaberne føres i euro, under anvendelse af dobbelt bogholderi og på grundlag af kalenderåret. De skal vise alle indtægter og udgifter fra 1. januar til 31. december hvert år og omfatte de originale bilag.

Regnskaberne afsluttes ved regnskabsårets udgang for at gøre det muligt at udarbejde centrets årsregnskab.

2. Posteringer foretages på grundlag af et regnskabssystem, som omfatter en kontoplan, der tydeligt adskiller de konti, som gør det muligt at opstille balancen, fra de konti, som gør det muligt at opstille resultatopgørelsen. Disse posteringer registreres i bøger eller på kort, som gør det muligt at opstille en samlet månedlig balance. Alle forskud opføres på en versurkonto og udlignes senest ved udgangen af det følgende regnskabsår, medmindre der er tale om stående forskud.

3. Centret opstiller senest den 30. april i år N+1 en balance og en resultatopgørelse.

Balancen viser centrets aktiver og passiver pr. 31. december i det foregående regnskabsår.

Resultatopgørelsen omfatter:

a) en indtægtsoversigt, der omfatter: — indtægtsoverslag for kalenderåret — ændringer i indtægtsoverslagene — fordringer, der opstår i løbet af kalenderåret — beløb, der endnu ikke er blevet inddrevet ved kalenderårets udløb — andre indtægter

b) en udgiftsoversigt, der omfatter: — en sammenfattende oversigt over bevillinger, der er indgået forpligtelser for, bevillinger, der er fremført fra år N, og bevillinger, der er bortfaldet — en sammenfattende oversigt over bevillinger, der er fremført fra år N-1, og bevillinger, der er bortfaldet — en sammenfattende oversigt over bevillinger, der er indgået forpligtelser for, og betalingsordrer for år N — en sammenfattende oversigt over bevillinger, der er indgået forpligtelser for, og betalingsordrer for år N-1

c) noter til årsregnskabet, der omfatter: — de benyttede regnskabsprincipper — detaljerede noter og beregninger til forklaring af posterne i oversigterne — alle forklaringer, der er nødvendige af hensyn til regnskabernes gennemsigtighed.

4. Hvert kvartal udarbejdes der en oversigt, som sendes til ambassadørudvalget, og som viser situationen for gennemførelsen af det igangværende budget og brugen af de fremførte bevillinger; denne oversigt attesteres af finansinspektøren og sendes til bestyrelsen.

Artikel 26

1. Bestyrelsen udpeger for en periode på højst tre år et revisionsfirma af international standard, som vælges efter offentligt udbud og på anbefaling af centrets direktør.

2. Revisorerne har til opgave at revidere centrets regnskaber og kontante beholdninger, efterprøve, at fortegnelserne og balancerne er udarbejdet på en tilfredsstillende måde og i god tro, og påse, at oplysningerne om centrets regnskaber er korrekte.

3. Formålet med revisionen, som sker på basis af regnskabsbilag og om nødvendigt på stedet, er at fastslå, at alle forfaldne indtægter er modtaget og alle udgifter afholdt på en lovlig og korrekt måde, og at den økonomiske forvaltning har været forsvarlig.

4. Revisorerne attesterer, at årsregnskaberne er opstillet korrekt i overensstemmelse med internationale regnskabsstandarder og giver et sandfærdigt billede af centrets økonomiske situation.

5. Revisorerne udarbejder senest den 30. juni efter regnskabsårets afslutning en beretning. Beretningen sendes til direktøren, som sender den med sine egne bemærkninger til bestyrelsen, der forelægger den for ambassadørudvalget med sine egne anbefalinger.

På grundlag af denne rapport og årsregnskabet meddeler ambassadørudvalget direktøren decharge for budgettets gennemførelse.

6. Revisorerne rådgiver centret med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Revisorerne er ansvarlige for:

a) at vurdere hensigtsmæssigheden af og effektiviteten i centrets interne forvaltningssystemer og arbejde under gennemførelsen af programmer og fastlæggelse af nødvendige forholdsregler i lyset af de dermed forbundne risici, og

b) at vurdere hensigtsmæssigheden og kvaliteten af de interne systemer for kontrol med gennemførelsen af budgettet.

7. Revisorerne reviderer alle centrets aktiviteter og enheder. De har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af deres opgaver.

Artikel 27

Kommissionen (på Fællesskabets vegne), Revisionsretten og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan efterprøve den finansiering, som centret modtager fra EUF, i henhold til finansforordningen vedrørende 9. EUF.

Revisionsretten kan efterprøve, at indtægterne er modtaget og udgifterne afholdt på en lovlig og korrekt måde, og at bestemmelserne i aftalen og finansforordningen vedrørende 9. EUF er overholdt.

KAPITEL VII

DE ANVISNINGSBERETTIGEDES, REGNSKABSFØRERNES OG FORSKUDSBESTYRERNES ANSVAR

Artikel 28

Anvisningsberettigede, der fastlægger udestående fordringer, udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller undertegner en betalingsordre uden at efterkomme bestemmelserne i denne finansforordning, er disciplinært og eventuelt også økonomisk ansvarlige. Det samme er tilfældet, hvis de undlader at udarbejde et dokument, hvorved der konstateres en fordring, eller hvis de undlader at udstede indtægtsordrer eller uden begrundelse udsteder dem med forsinkelse.

Dette disciplinære og eventuelt også økonomiske ansvar kan kun gøres gældende over for den anvisningsberettigede, hvis fejlen er forsætlig eller skyldes grov forsømmelighed.

Artikel 29

1. Regnskabsføreren er disciplinært og eventuelt også økonomisk ansvarlige for betalinger, som han foretager i strid med artikel 19.

Regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige for tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, dersom dette tab eller denne beskadigelse er forsætlig eller skyldes grov forsømmelighed.

På de samme betingelser er regnskabsføreren ansvarlig for den korrekte gennemførelse af ordrer, som han har modtaget vedrørende brug og forvaltning af bank- og postgirokonti, særlig:

a) hvis han modtager eller betaler beløb, der ikke er i overensstemmelse med de tilsvarende indtægts- eller betalingsordrer

b) hvis han foretager betalinger til en anden person end den berettigede.

2. Forskudsbestyrerne er disciplinært og eventuelt også økonomisk ansvarlige i følgende tilfælde:

a) hvis de ikke kan fremlægge passende dokumentation for de betalinger, de har foretaget

b) hvis de foretager betalinger til en anden person end den berettigede.

De er disciplinært og økonomisk ansvarlige for tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som de har ansvaret for, dersom dette tab eller denne beskadigelse er forsætlig eller skyldes grov forsømmelighed.

Artikel 30

1. Regnskabsførerne og forskudsbestyrerne forsikrer sig mod de risici, der er omhandlet i artikel 29.

Centret dækker de dermed forbundne forsikringsudgifter. Det skal specificere, hvilket personale der fungerer som regnskabsførere og forskudsbestyrere, samt de betingelser, hvorunder det vil dække de pågældende ansattes udgifter til forsikring mod de risici, der knytter sig til deres arbejdsopgaver.

2. Der afsættes en særlig godtgørelse til regnskabsførere og forskudsbestyrere. Disse godtgørelsers størrelse fastsættes i en forordning, der udarbejdes af centret og godkendes af bestyrelsen. Godtgørelserne krediteres hver måned en konto, som centret opretter for hver af disse ansatte, med henblik på opbygning af en garantifond til dækning af et eventuelt kasse- eller bankunderskud, som den pågældende kan gøres ansvarlig for, for så vidt et sådant underskud ikke er dækket ved hjælp af erstatninger fra forsikringsselskaber.

Kreditsaldoen på disse garantifonde udbetales til de pågældende efter afslutningen af deres ansættelse som regnskabsfører eller forskudsbestyrer, og efter at der er meddelt dem endelig decharge for deres forvaltning.

3. Direktøren meddeler senest to år efter årsregnskabets fremsendelse til ambassadørudvalget regnskabsføreren og forskudsbestyreren decharge på grundlag af de eksterne revisorers rapport.

Artikel 31

De anvisningsberettigedes, regnskabsførernes og forskudsbestyrernes økonomiske og disciplinære ansvar fastsættes i henhold til centrets personalevedtægt.

Artikel 32

Ansatte har ikke ret til at behandle sager i forbindelse med budgetgennemførelsen, hvis deres egne interesser derved kommer i konflikt med centrets. Skulle en sådan situation opstå, afstår den ansatte fra enhver handling og underretter sin overordnede herom.

Der foreligger en interessekonflikt, når den ansatte i forbindelse med budgetgennemførelsen ikke kan udøve sit hverv upartisk og objektivt på grund af familiemæssige eller personlige forhold, nationalt eller politisk tilhørsforhold, økonomiske interesser, eller når der af anden grund er sammenfald mellem hans og modtagerens interesser.

KAPITEL VIII

ALMINDELIGE OG ENDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 33

Kontrakter indgås i overensstemmelse med de almindelige forskrifter vedrørende tjenesteydelser, anlægsarbejder og leverancer som fastlagt ved AVS-EF-Ministerrådets afgørelse nr. 2/2002 af 7. oktober 2002 om gennemførelsen af artikel 28, 29 og 30 i bilag IV til Cotonou-aftalen (4).

Reglerne for gennemførelse af ovennævnte almindelige forskrifter fastsættes i en intern forordning, der godkendes af bestyrelsen efter udtalelse fra Kommissionen.

Artikel 34

1. Centret kan ifølge sit mandat også forvalte bevillinger på tredjeparts vegne. Listen over disse midler opføres i et bilag til centrets budget.

2. Denne finansforordning finder anvendelse på forvaltningen af disse midler.

3. Der føres særskilte regnskaber vedrørende forvaltningen af disse midler på tredjeparters vegne.

4. Årsregnskabet for hver fond, der forvaltes af centret på en tredjeparts vegne, skal omfatte en balance og en resultatopgørelse med angivelse af situationen den 31. december i det pågældende regnskabsår. De påtegnes i overensstemmelse med bestemmelserne i den aftale, der er indgået mellem centret og tredjeparten.

Hvis der ikke findes sådanne bestemmelser, foretages påtegningen af centrets eksterne revisorer.

5. Dette årsregnskab knyttes som bilag til centrets årsregnskab.

Artikel 35

1. Der føres en løbende fortegnelse over løsøre og fast ejendom, der tilhører centret. Kun løsøre med en værdi på 350 EUR eller derover optages i fortegnelsen. Nummeret i fortegnelsen noteres på hver faktura, før denne betales.

2. Ethvert salg af løsøre og udstyr til en købsværdi pr. enhed på mere end 350 EUR skal annonceres på passende måde.

3. Der udarbejdes en rapport, som både underskrives af direktøren og den person, der er ansvarlig for udstyret, når et formuegode eller en artikel, der er opført i fortegnelsen, afhændes, kasseres eller forsvinder ved tab, tyveri eller af anden grund.

4. Den fysiske og regnskabsmæssige fortegnelse skal afstemmes ved udløbet af hvert regnskabsår. Afstemningen påtegnes af de eksterne revisorer.

Artikel 36

AVS-staterne, medlemsstaterne og Fællesskabet træffer hver især de fornødne foranstaltninger til gennemførelse af denne afgørelse.

Artikel 37

Centrets finansforordning, der blev godkendt ved AVS-EØF-Ambassadørudvalgets afgørelse nr. 2/91 af 19. april 1991, ophæves.

Artikel 38

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den 27. september 2006. På Ambassadørudvalgets vegne R. MAKONGO Formand

(1) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 3. Senest ændret ved aftale undertegnet i Luxembourg den 25.6.2005 (EUT L 287 af 28.10.2005, s. 4).

(2) EFT L 317 af 15.12.2000, s. 355.

(3) EUT L 83 af 1.4.2003, s. 1.

(4) EFT L 320 af 23.11.2002, s. 1.