Afgørelse nr. 1/2002

af 6. juni 2002

truffet af det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til aftalen om gensidig anerkendelse mellem Det Europæiske Fællesskab og Japan, om udvalgets forretningsorden

(2002/618/EF)

DET BLANDEDE UDVALG HAR -

under henvisning til aftalen om gensidig anerkendelse mellem Det Europæiske Fællesskab og Japan, særlig artikel 8, stk. 2 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

1. Forretningsordenen for det blandede udvalg, som nærmere angivet i tillægget til denne afgørelse, vedtages herved.

2. Denne afgørelse, udfærdiget i to eksemplarer, underskrives af de to medformænd. Denne afgørelse får virkning fra datoen for den seneste af disse underskrifter.

Tokyo, den 21. maj 2002.

Bruxelles, den 6. juni 2002.

På Japans vegne

Jun Shimmi

På Det Europæiske Fællesskabs vegne

Philippe Meyer

Bilag

FORRETNINGSORDEN

for det blandede udvalg, der er nedsat i henhold til aftalen om gensidig anerkendelse mellem Det Europæiske Fællesskab og Japan

Artikel 1

Formandskab

1. Formandskabet for det blandede udvalg udøves i fællesskab af en repræsentant for Japan og en repræsentant for EF.

2. Medformændene er ansvarlige for alle meddelelser mellem parterne med hensyn til de procedurer, der er fastlagt i forretningsordenen og aftalen.

Artikel 2

Møder

1. Det blandede udvalg mødes regelmæssigt og mindst en gang om året efter nærmere aftale. Hvis en af parterne finder det nødvendigt at afholde yderligere møder, søger den anden part i videst muligt omfang at imødekomme en anmodning herom. Parterne kan efter aftale benytte sig af tele- og videokonferencer.

2. Møderne i det blandede udvalg indkaldes af medformændene. Parterne skiftes til at være vært for mødet, medmindre andet aftales.

3. Medformændene fastsætter en dato for mødet og udveksler i tide de dokumenter, der er nødvendige for, at parterne har tilstrækkelig tid til at forberede sig, om muligt seks uger før mødet.

4. Den part, der er vært for mødet, sørger for den praktiske tilrettelæggelse. Møder, der indkaldes med henblik på video- eller telekonference, tilrettelægges af den medformand, der har anmodet om mødet.

Artikel 3

Delegationer

Parterne underretter så vidt muligt hinanden mindst en uge før mødet om den forventede sammensætning af deres delegationer.

Artikel 4

Dagsorden for møderne

1. Medformændene opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde, så vidt muligt tre uger før mødet. Medformændene skal hver især senest 14 dage før mødet have modtaget forslag om, hvilke punkter der skal optages på denne foreløbige dagsorden.

2. Hver part kan tilføje punkter til den foreløbige dagsorden på et hvilket som helst tidspunkt forud for mødet, hvis den anden part er enig heri. Anmodninger om at føje punkter til den foreløbige dagsorden sendes så vidt muligt skriftligt.

3. Den endelige dagsorden vedtages af det blandede udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, der ikke er optaget på den foreløbige dagsorden, kan optages på den endelige dagsorden, hvis parterne er enige herom; anmodninger herom imødekommes så vidt muligt.

Artikel 5

Mødeprotokol

1. Et udkast til mødeprotokol udarbejdes hurtigst muligt af den medformand, der er vært for mødet.

2. Mødeprotokollen skal som generel regel indeholde følgende for hvert punkt på dagsordenen:

a) dokumentation forelagt det blandede udvalg,

b) erklæringer, som en af parterne anmoder om at få optaget, og

c) trufne beslutninger og vedtagne konklusioner om konkrete punkter.

3. Mødeprotokollen skal også indeholde navnene på mødedeltagerne.

4. Mødeprotokollen godkendes af det blandede udvalg og underskrives af medformændene.

Artikel 6

Det Blandede Udvalgs afgørelser

1. Det blandede udvalg træffer afgørelse med enstemmighed.

2. Det blandede udvalg kan træffe en afgørelse ved skriftlig procedure uden for de formelle møder i det blandede udvalg, hvis begge parter er enige heri.

3. Alle det blandede udvalgs afgørelser benævnes "afgørelser" efterfulgt af et løbenummer og en beskrivelse af deres emne. Datoen for, hvornår afgørelsen får virkning, angives ligeledes. Afgørelser underskrives af de to medformænd. Afgørelserne udfærdiges i to eksemplarer, og begge versioner er lige autentiske. En model for afgørelse truffet af det blandede udvalg er vedføjet i tillæg I.

4. Afgørelser om registrering af et overensstemmelsesvurderingsorgan vedtages som generel regel ved skriftlig procedure. Til dette formål gælder følgende procedurer i henhold til aftalens artikel 9:

a) En af parterne tilsender den anden part et skriftligt forslag i form af et udkast til afgørelse truffet af det blandede udvalg om registrering af et eller flere overensstemmelsesvurderingsorganer (der er er vedføjet en model herfor i tillæg I). Forslaget ledsages af en forslagsformular og det nødvendige støttemateriale, hvis format parterne skal godkende. Den anden part anerkender skriftligt modtagelsen af forslaget med angivelse af datoen herfor. Den part, der modtager forslaget, sender senest 90 dage efter modtagelsen et skriftligt svar, hvori denne giver udtryk for sin accept af eller modstand mod forslaget.

b) Hvis den part, der modtager forslaget, ønsker yderligere oplysninger, meddeler den skriftligt, hvilke oplysninger der ønskes og grundene hertil. Med en anmodning om yderligere oplysninger suspenderes 90-dages perioden, som begynder at løbe igen, når de yderligere oplysninger er modtaget.

c) Parterne kan, hvis det er nødvendigt, konsultere hinanden om spørgsmål i forbindelse med den forslåede lovgivning.

d) Hvis forslaget accepteres, underskriver og daterer den modtagende part det blandede udvalgs afgørelse og sender den til den foreslående part. Registreringen af det eller de foreslåede overensstemmelsesvurderingsorganer får virkning fra den dato, der angivet i det blandede udvalgs afgørelse.

e) Hvis den part, der modtager et forslag om registrering, ikke giver meddelelse om accept eller modstand inden for 90-dages fristen, forelægges sagen for det blandede udvalg.

f) Hvis det blandede udvalg ikke kan træffe en afgørelse om at registrere et foreslået overensstemmelsesvurderingsorgan, finder aftalens artikel 9, stk. 1, litra c), anvendelse.

Artikel 7

Notifikation og forslagsprocedurer

1. Notifikation af suspension eller ophævelse af suspensionen af udpegelsen af et registreret overensstemmelsesvurderingsorgan i henhold til aftalens artikel 6 og forslag om ophævelse af registreringen af et overensstemmelsesvurderingsorgan i henhold til aftalens artikel 9, stk. 4, foretages skriftligt.

2. Den part, der modtager en sådan notifikation eller et sådant forslag anerkender straks, og senest inden for tre arbejdsdage, skriftligt modtagelsen heraf og angiver datoen for modtagelsen. Suspension, ophævelse af suspension eller ophævelse af en registrering af overensstemmelsesvurderingsorganet får virkning fra den dato, hvor den modtagende parts medformand modtager notifikationen eller forslaget, medmindre andet besluttes af det blandede udvalg i henhold til aftalens artikel 9, stk. 4.

Artikel 8

Underudvalg

Det blandede udvalg kan nedsætte underudvalg og delegere specifikke opgaver til disse underudvalg. Ethvert underudvalg, der er nedsat af det blandede udvalg, holder det blandede udvalg underrettet og aflægger beretning med hensyn til gennemførelse af sektorbilagene.

Artikel 9

Udveksling af oplysninger

Parterne opretter og giver hinanden underretning om et eller om nødvendigt flere kontaktsteder med henblik på udveksling af oplysninger som forudset i aftalen, jf. dog artikel 1, stk. 2. Kontaktstederne er ansvarlige for fremsendelse og modtagelse af oplysninger, der udveksles i henhold til aftalen, især aftalens artikel 5, stk. 5, og 8, stk. 8.

Artikel 10

Offentliggørelse

Offentliggørelse af lister over registrerede overensstemmelsesvurderingsorganer og bekræftede faciliteter i overensstemmelse med aftalen og relevante afgørelser truffet af det blandede udvalg sker i overensstemmelse med hver af parternes nationale bestemmelser. Parterne offentliggør hurtigst muligt og med jævnlige mellemrum sådanne ajourførte lister på deres respektive internetsteder.

Artikel 11

Konsultation af eksperter

Udvalget kan konsultere eksperter om særlige spørgsmål, hvis begge parter er enige herom.

Artikel 12

Udgifter

1. Hver part er ansvarlig for de udgifter, den pådrager sig som følge af deltagelsen i det blandede udvalgs møder, herunder udgifter til personale, rejser og dagpenge samt udgifter til porto og telekommunikation.

2. Alle andre udgifter, der opstår i forbindelse med tilrettelæggelsen af møderne, afholdes generelt af den part, der er vært for mødet.

Artikel 13

Administrative procedurer

1. Medmindre andet besluttes, er det blandede udvalgs møder ikke offentlige.

2. Det blandede udvalgs referater og andre dokumenter betragtes som oplysninger, der udveksles i henhold til aftalens artikel 13, og er derfor fortrolige.

3. Der kan indbydes andre deltagere end partnernes tjenestemænd efter aftale mellem de to medformænd, og disse deltagere er omfattet af de samme fortrolighedskrav i overensstemmelse med aftalens artikel 13.

4. Partnere kan afholde offentlige orienteringsmøder eller på anden måde informere interesserede medlemmer af offentligheden om resultaterne af møderne i det blandede udvalg, dog således at parterne ved slutningen af hvert møde konsulterer hinanden om, hvilke resultater der skal informeres om.

Artikel 14

Sprog

1. Skriftlige meddelelser mellem medformændene, især i forbindelse med artikel 4, 5, 6 og 7, udfærdiges på engelsk.

2. Den part, der er vært for et møde i det blandede udvalg, sørger for tolkning mellem japansk og engelsk og afholder omkostningerne hertil.

3. Det blandede udvalgs afgørelser udfærdiges på engelsk. Parterne forpligter sig til om nødvendigt at oversætte disse afgørelser til deres eget eller egne officielle sprog.

Tillæg I til det blandede udvalgs forretningsorden

>PIC FILE= "L_2002197DA.004802.TIF">

Tillæg II til det blandede udvalgs forretningsorden

>PIC FILE= "L_2002197DA.004902.TIF">