AVS-EF-Ministerrådets afgørelse nr. 2/2002

af 7. oktober 2002

om gennemførelse af artikel 28, 29 og 30 i bilag IV til Cotonou-aftalen

(2002/911/EF)

AVS-EF-MINISTERRÅDET HAR -

under henvisning til AVS-EF-partnerskabsaftalen, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, særlig artikel 28, 29 og 30 i bilag IV,

under henvisning til udtalelse fra det i ovennævnte artikler omhandlede AVS-EF-Udvalg for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Efter artikel 28 i bilag IV til Cotonou-aftalen skal indgåelse af aftaler finansieret af Den Europæiske Udviklingsfond reguleres af bilag IV og de procedurer, som Ministerrådet vedtager ved afgørelse efter indstilling fra AVS-EF-Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering.

(2) Efter artikel 29 i bilag IV til Cotonou-aftalen skal aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjenesteydelser, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond (EUF), først og fremmest udføres i henhold til de almindelige betingelser for aftaler finansieret af EUF, som AVS-EF-Ministerrådet vedtager ved afgørelse efter indstilling fra AVS-EF-Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering.

(3) Efter artikel 30 i bilag IV til Cotonou-aftalen skal tvister, der under udførelsen af en international aftale, der finansieres af EUF, opstår mellem myndighederne i en AVS-stat og en entreprenør, leverandør eller tjenesteyder, bilægges ved voldgift ifølge de procedureregler, som AVS-EF-Ministerrådet vedtager ved afgørelse efter indstilling fra AVS-EF-Udvalget for Samarbejde med henblik på Udviklingsfinansiering.

(4) Det bør fastsættes, at de almindelige bestemmelser og almindelige betingelser samt procedurereglerne for mægling og voldgift, som er omhandlet i de foregående betragtninger, finder anvendelse på aftaler finansieret med midler under Den Niende Europæiske Udviklingsfond samt under efterfølgende fonde.

(5) Der bør vedtages nye almindelige bestemmelser under hensyntagen til Fællesskabets regler for indkøb i forbindelse med samarbejde med tredjelande, i overensstemmelse med artikel 28 i bilag IV til Cotonou-aftalen.

(6) De almindelige betingelser og procedurereglerne for mægling og voldgift, som blev vedtaget af AVS-EF-Ministerrådet ved afgørelse nr. 3/90 af 29. marts 1990, forekommer derimod stadig at være egnede i forbindelse med AVS-EF-samarbejdet. Gyldigheden af disse tekster bør derfor forlænges.

(7) Der bør fastsættes en procedure for tilpasning af de almindelige betingelser for at sikre, at de er i overensstemmelse med dem, der anvendes under Fællesskabets andre programmer om samarbejde med tredjelande, under hensyntagen til de særlige bestemmelser for AVS-EF-partnerskabet.

(8) Der bør iværksættes en række opfølgningsforanstaltninger i form af kurser og udarbejdelse af en håndbog om tildeling af aftaler for at gøre brugerne bekendt med sådanne almindelige bestemmelser og almindelige betingelser -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

Forberedelsen og indgåelsen af aftaler finansieret med midler under Den Europæiske Udviklingsfond reguleres af de almindelige bestemmelser for bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjenesteydelser, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond, som er anført i bilaget.

Artikel 2

Almindelige betingelser

Medmindre andet er fastsat i artikel 29 i bilag IV til Cotonou-aftalen, reguleres aftaler finansieret med midler under Den Europæiske Udviklingsfond af:

a) de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond

b) de almindelige betingelser for leverancekontrakter, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond

c) de almindelige betingelser for kontrakter om tjenesteydelser, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond,

fastlagt ved AVS-EF-Ministerrådets afgørelse nr. 3/90 af 29. marts 1990.

Artikel 3

Revision

De almindelige bestemmelser og de almindelige betingelser kan revideres ved afgørelse truffet af AVS-EF-Ministerrådet for at sikre, at de er i overensstemmelse med de regler, der anvendes under Fællesskabets andre programmer om samarbejde med tredjelande, under hensyntagen til de særlige bestemmelser for AVS-EF-partnerskabet.

Artikel 4

Bilæggelse af tvister

Tvister i forbindelse med aftaler finansieret med midler under Den Europæiske Udviklingsfond, der ifølge de almindelige og særlige betingelser vedrørende aftalen skal bilægges ved mægling eller voldgift, bilægges i henhold til procedurereglerne for mægling og voldgift i forbindelse med aftaler, der er finansieret af Den Europæiske Udviklingsfond, som vedtaget ved AVS-EF-Ministerrådets afgørelse nr. 3/90 af 29. marts 1990.

Artikel 5

Anvendelse

De i artikel 1 og 2 omhandlede almindelige bestemmelser og almindelige betingelser finder anvendelse på aftaler finansieret med midler under Den Niende Europæiske Udviklingsfond. De vil finde anvendelse på aftaler finansieret med midler under efterfølgende fonde i medfør af Cotonou-aftalen, medmindre AVS-EF-Ministerrådet træffer anden afgørelse.

Artikel 6

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for Cotonou-aftalens ikrafttræden.

Artikel 7

Gennemførelsesforanstaltninger

AVS-staterne, Fællesskabets medlemsstater og Fællesskabet træffer hver for sit vedkommende de nødvendige foranstaltninger til gennemførelse af denne afgørelse. AVS-staterne og Kommissionen træffer de nødvendige foranstaltninger til enhver form for opfølgning, som fremmer iværksættelsen af de i artikel 1 og 2 omhandlede almindelige bestemmelser og almindelige betingelser.

Udfærdiget i Bruxelles, den 7. oktober 2002.

Formand for AVS-EF-Ambassadørudvalget, efter bemyndigelse, for AVS-EF-Ministerrådet

Sutiawan Gunessee

BILAG

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

for tjenesteydelser, indkøb og bygge- og anlægsarbejder, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond (EUF)

INDHOLDSFORTEGNELSE

>TABELPOSITION>

DEL I

ALMINDELIGE BESTEMMELSER GÆLDENDE FOR ALLE AFTALEKATEGORIER

1. INDLEDNING

Indgåelse af aftaler om tjenesteydelser, indkøb og bygge- og anlægsarbejder, der finansieres af midler hidrørende fra Den Europæiske Udviklingsfond (EUF) sker i henhold til disse almindelige bestemmelser.

Disse almindelige bestemmelser omfatter principper og betingelser for deltagelse i aftaler, vejledning til de bydende samt principper og betingelser for indgåelse af aftaler.

Aftaler om tjenesteydelser, indkøb og bygge- og anlægsarbejder udføres:

a) i henhold til de almindelige betingelser, der er gældende for den pågældende kategori af EUF-finansierede aftaler, eller

b) når der er tale om samfinansierede projekter og programmer, eller når en tredjepart har fået tilladelse til at deltage, eller i andre relevante tilfælde i henhold til sådanne øvrige almindelige betingelser, som den pågældende AVS-stat og Fællesskabet måtte have aftalt, såsom:

- de almindelige betingelser for aftaler fastsat ved lov i den pågældende AVS-stat eller gældende praksis i denne stat vedrørende internationale aftaler, eller

- alle andre internationale almindelige betingelser for aftaler, og

c) de særlige betingelser.

De almindelige betingelser, der er gældende for en særlig kategori af aftaler, omfatter kontraktuelle betingelser og betingelser af administrativ, finansiel, retlig og teknisk art i forbindelse med gennemførelsen af aftaler.

De særlige betingelser, der er gældende for hver enkelt aftale, omfatter ændringer af de almindelige betingelser, særlige kontraktbetingelser, tekniske specifikationer samt alle andre forhold i forbindelse med aftalen.

På alle områder, der ikke er omfattet af disse almindelige betingelser, gælder den nationale ret i den stat, hvor den udbydende myndighed er hjemmehørende.

2. BETINGELSER FOR DELTAGELSE I UDBUD OG AFTALER

Der er til bestemmelserne om, hvem der kan deltage i udbud og aftaler, knyttet visse regler vedrørende fysiske og juridiske personers nationalitet og leverancernes oprindelse.

2.1. Nationalitets- og oprindelsesreglen

a) Følgende kan deltage på lige vilkår i udbud og i indgåelse af EUF-finansierede aftaler:

- fysiske personer, selskaber eller virksomheder, offentlige eller halvoffentlige organer i AVS-staterne og i medlemsstaterne

- kooperative selskaber og andre offentligretlige eller privatretlige juridiske personer i medlemsstaterne og/eller AVS-staterne, samt

- joint ventures eller sammenslutninger af virksomheder eller selskaber i medlemsstaterne og/eller AVS-staterne.

Denne nationalitetsregel gælder også for de eksperter, som bringes i forslag af tjenesteydere, som deltager i udbud og aftaler om tjenesteydelser, der finansieres af Fællesskabet.

Med henblik på at kontrollere, at nationalitetsreglen er overholdt, indeholder udbudsmaterialet krav om, at tilbudsgiver angiver, i hvilket land han er statsborger, ved at fremlægge den dokumentation, der kræves i henhold til den nationale lovgivning.

b) Alle leverancer, der foretages i forbindelse med en indkøbsaftale, skal have oprindelse i Fællesskabet og/eller AVS-staterne. Det samme gælder leverancer og udstyr, der indkøbes af kontrahenten i forbindelse med bygge- og anlægsaftaler og tjenesteydelsesaftaler, hvis det er hensigten, at leverancerne og udstyret skal overtages af projektet efter aftalens udløb.

I denne forbindelse vurderes definitionen af begrebet "varer med oprindelsesstatus" på grundlag af de relevante internationale aftaler(1), og leverancer med oprindelse i Fællesskabet omfatter leverancer med oprindelse i de oversøiske lande, territorier og departementer.

Tilbudsgiver skal i sit bud angive leverancernes oprindelse. Kontrahenten skal forelægge oprindelsescertifikatet for det pågældende udstyr for den kontraherende myndighed, enten på det tidspunkt, leverancerne indføres i AVS-staten, eller ved den foreløbige overtagelse af de pågældende leverancer eller på tidspunktet for forelæggelse af den første faktura. Det vil i den pågældende aftale være fastsat, hvilken løsning der er valgt.

Oprindelsescertifikaterne skal være udstedt af de myndigheder, der er udpeget til dette formål i varernes eller leverandørens oprindelsesland, og skal være i overensstemmelse med de internationale aftaler, som det pågældende land deltager i.

Det tilkommer de kontraherende myndigheder i AVS-staten at kontrollere, at der foreligger et oprindelsescertifikat. I tilfælde af begrundet tvivl om oprindelsen skal spørgsmålet forelægges for Kommissionens tjenestegrene i Bruxelles.

2.2. Undtagelser fra nationalitets- og oprindelsesreglen

For at sikre, at ordningen bliver omkostningseffektiv, kan fysiske eller juridiske personer, der er statsborgere i udviklingslande, som ikke er AVS-stater, få tilladelse til at deltage i aftaler finansieret af Fællesskabet, på anmodning fra de pågældende AVS-stater. De pågældende AVS-stater giver i hvert enkelt tilfælde delegationslederen de oplysninger, der er nødvendige, for at Fællesskabet kan træffe afgørelse om disse undtagelser, idet der lægges særlig vægt på:

a) den pågældende AVS-stats geografiske beliggenhed

b) konkurrenceevnen hos entreprenører, leverandører og rådgivere fra medlemsstaterne og AVS-staterne

c) ønsket om at undgå for voldsomme stigninger i udgifterne til aftalernes udførelse

d) transportvanskeligheder og forsinkelser som følge af leveringsfrister eller andre lignende problemer, samt

e) den teknologi, der er mest egnet og bedst tilpasset de lokale forhold.

Tredjelande kan ligeledes få tilladelse til at deltage i aftaler finansieret af Fællesskabet,

a) når Fællesskabet deltager i finansieringen af regionale eller interregionale samarbejdsforanstaltninger, hvori tredjelande er inddraget

b) når projekter og programmer samfinansieres

c) når der er tale om katastrofebistand.

Undtagelsesvis og efter aftale med Kommissionen kan konsulentfirmaer med eksperter, der er statsborgere i tredjelande, deltage i aftaler vedrørende tjenesteydelser.

Herudover skal den kontraherende myndighed under udførelse af aftalen og under forudsætning af, at kravet om underrettelse af delegationslederen overholdes, træffe beslutning om:

a) anskaffelse af varer, uanset oprindelse, på det lokale marked

b) anvendelse af entreprenørmateriel og -maskiner, der ikke har oprindelse i medlemsstaterne eller AVS-staterne, når tilsvarende materiel og maskiner ikke fremstilles i medlemsstaterne og AVS-staterne.

2.3. Forhold, der medfører udelukkelse fra deltagelse i udbud og aftaler

Fra deltagelse i udbud og aftaler udelukkes enhver fysisk og juridisk person:

a) som er gået konkurs, er trådt i likvidation, har ophørt med at drive virksomhed, er under tvangsakkord eller frivillig akkord, eller befinder sig i en lignende situation i henhold til nationale love og bestemmelser

b) mod hvem der er indgivet konkursbegæring, eller der er taget skridt til tvangsakkord, frivillig akkord eller indledt en tilsvarende procedure i henhold til nationale love og bestemmelser

c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed

d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som den ordregivende myndighed bevisligt har konstateret

e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor han er etableret

f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor han er etableret

g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som kræves for at kunne deltage i en udbudsprocedure

h) som groft har misligholdt en anden aftale med den kontraherende myndighed eller en anden aftale finansieret med fællesskabsmidler

i) som i relation til det pågældende udbud befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i punkt 7, "Etiske regler".

Ansøgere (første fase af et begrænset udbud) skal til støtte for deres ansøgning afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i nogen af de i ovenstående punkter omhandlede situationer.

Tilbudsgivere (anden fase af et begrænset udbud eller første og eneste fase af et offentligt udbud) skal til støtte for deres bud fremlægge de sædvanlige beviser i henhold til lovgivningen i det land, hvor de er etableret, på, at de ikke befinder sig i nogen af de i punkt a), b), c), e) og f) omhandlede situationer. Disse beviser eller dokumenter skal være dateret inden for de seneste 180 dage i forhold til fristen for indgivelse af bud. Desuden skal tilbudsgivere afgive en erklæring på tro og love om, at der ikke siden datoen for fremlæggelsen af disse beviser er sket ændringer i deres situation.

2.4. Deltagelse på lige vilkår

AVS-staterne og Kommissionen træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbud i forbindelse med aftaler vedrørende bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjenesteydelser, herunder i givet fald foranstaltninger med henblik på:

a) at sikre, at udbuddene offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, på internettet og i tilsvarende publikationer i alle AVS-staterne samt på enhver anden egnet måde

b) at undgå forskelsbehandling eller tekniske specifikationer, der ville kunne hindre bred deltagelse på lige vilkår

c) at tilskynde til samarbejde mellem selskaber og virksomheder i medlemsstaterne og AVS-staterne

d) at sikre, at alle udvælgelseskriterierne er specificeret i udbudsmaterialet

e) at sikre, at det tilbud, der vælges, opfylder de betingelser og kriterier, der er fastsat i udbudsmaterialet.

3. FREMGANGSMÅDE VED TILDELING AF AFTALER

Det grundlæggende princip for tildeling af aftaler er, at det skal ske ved udbud. Formålet hermed er dobbelt:

a) dels at sikre transaktionernes gennemsigtighed

b) dels at sikre kvalitetsbetonede tjenesteydelser, indkøb og bygge- og anlægsarbejder til den mest fordelagtige pris.

Der findes forskellige fremgangsmåder for tildeling af aftaler med forskellige grader af konkurrence i udbuddet:

3.1. Offentligt udbud

Denne fremgangsmåde sikrer den bredest mulige konkurrence, og der foretages en omfattende annoncering gennem offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende, i AVS-staternes officielle tidender, på internettet og i ethvert andet egnet medie.

Ved offentligt udbud kan alle fysiske og juridiske personer, der ønsker at afgive bud, på anmodning få udleveret udbudsmaterialet (mod betaling eller vederlagsfrit) på de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte vilkår. Afgørelsen om tildeling af aftalen træffes ved gennemgangen af de indkomne bud på grundlag af udvælgelseskriterier (dvs. kontrol af, at tilbudsgiverne opfylder betingelserne for at deltage og af deres finansielle, økonomiske, tekniske og faglige formåen) og tildelingskriterier (dvs. en sammenligning af tilbuddene) som omhandlet i punkt 4, "Udvælgelses- og tildelingskriterier". Ingen form for forhandling er tilladt.

3.2. Begrænset udbud

Ved begrænset udbud opfordrer den kontraherende myndighed et begrænset antal ansøgere til at deltage i udbuddet. Før opfordringen til at afgive bud fremsendes, udarbejder den en begrænset liste over potentielle tilbudsgivere, som er udvalgt ud fra kvalifikationer på grundlag af en udbudsbekendtgørelse.

Udvælgelsen, hvor det afgøres, hvem der skal overføres fra den lange liste (alle ansøgere, som har reageret på bekendtgørelsen) til den begrænsede liste, foretages i forbindelse med gennemgangen af de ansøgninger, der er indkommet som reaktion på offentliggørelsen af en udbudsbekendtgørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende, på internettet og i ethvert andet egnet medie.

I næste fase opfordrer den kontraherende myndighed de ansøgere, der er opført på den begrænsede liste, og som modtager udbudsmaterialet, til at afgive bud. Hvem, der skal have tildelt aftalen, afgøres efter en gennemgang af buddene på grundlag af bestemte tildelingskriterier (jf. punkt 4, "Udvælgelses- og tildelingskriterier"). Ingen form for forhandling er tilladt.

3.3. Forenklet procedure

Ved forenklet procedure henvender den kontraherende myndighed sig til bestemte potentielle tilbudsgivere og fastlægger sammen med en eller flere af disse aftalevilkårene på grundlag af specifikationer. Herefter udvælger den kontraherende myndighed det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

3.4. Rammeaftale

Ved denne fremgangsmåde iværksætter Kommissionen et begrænset udbud, udvælger ansøgere og udarbejder på grundlag af de indgivne rammetilbud en liste over potentielle kontrahenter, som kan kontaktes med henblik på tilrådighedsstillelse af sagkyndige til løsning af opgaver inden for hvert af de ekspertområder, der er udbudt.

Når en bestemt opgave skal løses, opfordrer den kontraherende myndighed de kontrahenter, der er opstillet på listen, til at indgive et tilbud i overensstemmelse med den pågældende rammeaftale. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges.

3.5. Aftaler udført i offentligt regi (arbejdsprogram)

I forbindelse med aftaler i offentligt regi gennemføres projekter og programmer af offentlige eller halvoffentlige organer eller tjenester i den eller de pågældende AVS-stater eller af den person, som er ansvarlig for at gennemføre foranstaltningen.

Fællesskabet yder tilskud til de pågældende tjenesters udgifter ved at bevilge manglende udstyr og/eller materiel og/eller midler til rekruttering af det nødvendige ekstra personale, f.eks. eksperter, der er statsborgere i den pågældende AVS-stat eller i en anden AVS-stat. Fællesskabet dækker kun udgifter til supplerende foranstaltninger og midlertidige udgifter i forbindelse med gennemførelse af det pågældende projekt.

3.6. Humanitær- og katastrofebistand

Aftaler vedrørende humanitær- og katastrofebistand udføres under hensyn til situationens hastende karakter. AVS-staten kan ved alle foranstaltninger vedrørende humanitær- og katastrofebistand, som den forestår, efter aftale med delegationslederen tillade:

a) indgåelse af underhåndsaftaler under anvendelse af proceduren med udbud efter forhandling

b) udførelse af aftaler i offentligt regi

c) udførelse gennem specialiserede agenturer, og

d) direkte iværksættelse af Kommissionen.

Fællesskabet administrerer og gennemfører foranstaltningerne i forbindelse med humanitær- og katastrofebistand i henhold til sine procedurer, der muliggør, at disse foranstaltninger er hurtige, fleksible og effektive.

3.7. Udbudsprocedurer og konkurrence

En oversigt over de nærmere regler for udbudsprocedurer og offentliggørelse af udbud vedrørende aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjenesteydelser, findes i bilag 1.

I forbindelse med blandede aftaler, der i forskellige kombinationer omfatter både bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjenesteydelser, fastsættes tildelingsproceduren af den kontraherende myndighed efter aftale med Kommissionen på grundlag af de pågældende ydelsers værdi og strategiske betydning for aftalen som helhed.

Et udbud må ikke opdeles i flere dele for at undgå anvendelse af procedurerne i disse almindelige bestemmelser. Hvis der hersker tvivl om, hvorledes en aftales anslåede værdi beregnes, konsulterer den kontraherende myndighed delegationslederen, før den indkalder tilbud.

Uanset hvilken procedure der anvendes, påhviler det den kontraherende myndighed at kontrollere, at betingelserne for fair konkurrence er opfyldt. Hvis der forekommer at være et oplagt misforhold mellem en tilbudsgivers prisforslag og den tilbudte ydelse eller mellem de forskellige tilbudsgiveres priser, navnlig når offentlige virksomheder, virksomheder, der arbejder uden gevinst for øje, eller ikke-statslige organisationer deltager i et udbud sammen med private virksomheder, skal den kontraherende myndighed skriftligt anmode om sådanne yderligere oplysninger, som den finder relevante for at kontrollere sammenhængen. Disse oplysninger skal behandles fortroligt. Som hovedregel skal tilbudsgivere afgive erklæring om, at deres pristilbud tager højde for alle omkostninger, inklusive generalomkostninger.

3.8. Præferencer

Der træffes foranstaltninger til at fremme størst mulig deltagelse af fysiske og juridiske personer fra AVS-staterne i udførelsen af aftaler finansieret af EUF, således at de fysiske og menneskelige ressourcer i disse stater kan udnyttes bedst muligt. Med henblik herpå:

a) gives der ved bygge- og anlægsaftaler til en værdi af under 5 mio. EUR tilbudsgivere fra AVS-stater en prispræference på 10 % ved sammenligning af tilbud af samme økonomiske, tekniske og administrative kvalitet, hvis mindst en fjerdedel af kapitalen og det ledende personale kommer fra en eller flere AVS-stater

b) gives der ved indkøbsaftaler, uanset værdi, tilbudsgivere fra AVS-stater, som foreslår leverancer, hvor mindst 50 % af aftaleværdien er fra AVS-staterne, en prispræference på 15 % ved sammenligning af tilbud af samme økonomiske, tekniske og administrative kvalitet

c) gives der ved aftaler om tjenesteydelser, ved sammenligning af tilbud af samme økonomiske og tekniske kvalitet, præference til:

- eksperter, institutioner eller konsulentvirksomheder fra AVS-stater

- tilbud afgivet af et AVS-selskab, der deltager i et konsortium med EU-partnere, og

- tilbud afgivet af EU-tilbudsgivere med AVS-underleverandører eller -eksperter

d) giver den valgte tilbudsgiver, når det påtænkes at anvende underleverandører, præference til fysiske personer, selskaber og virksomheder i AVS-staterne, der kan udføre aftalen på samme betingelser, og

e) kan AVS-staten i udbuddet foreslå eventuelle tilbudsgivere bistand fra selskaber, eksperter eller rådgivere fra AVS-staterne, som udvælges efter fælles overenskomst. Dette samarbejde kan tage form af et joint venture eller en underleverance eller optræning af personale på jobbet.

4. UDVÆLGELSES- OG TILDELINGSKRITERIER

Tildelingen af aftaler efter offentligt eller begrænset udbud er altid baseret på følgende fremgangsmåde:

a) udvælgelsesprocedure på grundlag af de udvælgelseskriterier, der er offentliggjort i udbudsbekendtgørelsen:

- kontrol af, om tilbudsgiverne eller ansøgerne opfylder betingelserne for deltagelse i overensstemmelse med punkt 2, "Betingelser for deltagelse i udbud og aftaler"

- kontrol af tilbudsgivernes eller ansøgernes finansielle og økonomiske formåen

- kontrol af tilbudsgivernes eller ansøgernes tekniske og faglige formåen og af deres ledende medarbejderes kvalifikationer.

Udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet skal præcisere referencekriterierne for ovennævnte verifikationer

b) sammenligning af buddene på grundlag af de tildelingskriterier, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, på grundlag af pris og andre på forhånd fastsatte kriterier, der gør det muligt at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige.

Ved offentligt udbud foregår a) og b) i én og samme arbejdsgang i forbindelse med gennemgangen af buddene.

Ved begrænset udbud gennemføres først a) i forbindelse med gennemgangen af ansøgningerne (udarbejdelse af en begrænset liste), og dernæst b) i forbindelse med gennemgangen af buddene.

5. UDBUD MED SUSPENSIONSBESTEMMELSE

I behørigt begrundede særtilfælde kan udbud iværksættes med en "suspensionsbestemmelse". Det betyder, at udbuddet iværksættes, før finansieringsafgørelsen er truffet, eller før finansieringsaftalen er underskrevet af Kommissionen og AVS-staten, og at tildelingen af aftalen er betinget af, at finansieringsaftalen rent faktisk indgås, og de i aftalen fastsatte midler dermed stilles til rådighed.

I betragtning af suspensionsbestemmelsens potentielle effekt, skal det i udbudsbekendtgørelsen udtrykkeligt nævnes, at der findes en suspensionsbestemmelse.

I alle tilfælde annulleres udbuddet, hvis der ikke træffes nogen finansieringsafgørelse, eller hvis finansieringsaftalen ikke underskrives.

6. ANNULLERING AF UDBUDSPROCEDUREN

Hvis et udbud annulleres, underrettes alle tilbudsgivere skriftligt om begrundelsen herfor. En udbudsprocedure kan annulleres i følgende tilfælde:

a) hvis der ikke er modtaget noget tilbud, der kvalitativt og/eller finansielt opfylder kriterierne for tildeling af aftalen, eller der ikke er modtaget noget svar

b) hvis projektets økonomiske eller tekniske data er blevet væsentligt ændret

c) hvis usædvanlige omstændigheder eller force majeure gør en normal udførelse af aftalen umulig

d) hvis de tilbud, der er udvalgt på det tekniske plan, overstiger de finansielle midler, der er afsat til aftalen

e) hvis der har været alvorlige uregelmæssigheder i proceduren, som har hindret en reel konkurrence.

I tilfælde af annullering af udbudsproceduren kan den kontraherende myndighed beslutte at:

a) iværksætte et nyt udbud

b) indlede forhandlinger med en eller flere af de tilbudsgivere, som opfylder udvælgelseskriterierne, og hvis tilbud er i overensstemmelse med de tekniske kriterier, forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser ikke er væsentligt ændret

c) undlade at tildele aftalen.

Det er under alle omstændigheder den kontraherende myndighed, der efter aftale med Kommissionen træffer den endelige afgørelse.

7. ETISKE REGLER

Ethvert forsøg fra en ansøger eller en tilbudsgivers side på at skaffe sig fortrolige oplysninger, at indgå ulovlige aftaler med sine konkurrenter eller at påvirke bedømmelseskomitéen eller den kontraherende myndighed i forbindelse med gennemgangen, præciseringen, vurderingen og sammenligningen af bud medfører afvisning af ansøgningen eller buddet og kan resultere i administrative sanktioner.

Medmindre der foreligger en skriftlig tilladelse fra den kontraherende myndighed, har hverken kontrahenten, hans personale eller andre firmaer, som kontrahenten har forbindelse med, ret til at udføre andre arbejder eller levere varer eller andre tjenesteydelser til projektet, heller ikke i form af accessoriske ydelser eller underentrepriser. Dette forbud gælder også for andre projekter, i forhold til hvilke der som følge af aftalens karakter kan bestå en interessekonflikt for kontrahenten.

I forbindelse med indgivelsen af ansøgning eller bud skal ansøgeren eller tilbudsgiveren afgive erklæring om, at der ikke findes nogen potentiel interessekonflikt, og at han ikke har nogen form for særlige forbindelser med andre tilbudsgivere eller andre deltagere i projektet. Hvis en sådan situation skulle opstå under aftalens udførelse, skal kontrahenten straks informere den kontraherende myndighed herom.

Kontrahenten skal til enhver tid handle loyalt og upartisk og som en pålidelig rådgiver i overensstemmelse med adfærdskodeksen for hans fag. Han skal afholde sig fra offentligt at udtale sig om projektet eller tjenesteydelserne uden forudgående tilladelse fra den kontraherende myndighed. Han kan ikke forpligte den kontraherende myndighed på nogen måde uden dennes forudgående skriftlige samtykke.

I aftalens løbetid skal kontrahenten og hans personale respektere menneskerettighederne og politisk, kulturel og religiøs skik i AVS-staten.

Kontrahentens vederlag i henhold til aftalen skal udgøre hans eneste vederlag i forbindelse hermed, og hverken han eller hans personale må udøve nogen form for aktivitet eller modtage goder, som kan være i modstrid med deres forpligtelser over for den kontraherende myndighed.

Kontrahenten og hans personale er undergivet tavshedspligt i hele aftalens løbetid og efter dens afslutning. Alle rapporter og dokumenter, der modtages eller udarbejdes af kontrahenten i forbindelse med aftalens gennemførelse, er fortrolige.

De kontraherende parters anvendelse af rapporter og dokumenter, der udarbejdes, modtages eller indgives under aftalens udførelse, fastsættes i aftalebetingelserne.

Kontrahenten skal afstå fra forbindelser, der vil kunne kompromittere hans eller hans personales uafhængighed. Hvis kontrahenten mister sin uafhængighed, kan den kontraherende myndighed, hvis den har lidt skade herved, opsige aftalen uden forudgående varsel, uden at kontrahenten kan gøre krav på nogen form for erstatning for aftalebrud.

Kommissionen forbeholder sig ret til at suspendere eller annullere finansieringen af projekter, hvis der konstateres svigagtig adfærd i forbindelse med tildelingsproceduren, eller hvis den kontraherende myndighed ikke træffer alle de nødvendige foranstaltninger for at korrigere en sådan situation. I denne sammenhæng forstås ved svigagtig adfærd ethvert forslag om at give eller indvillige i at give en ulovlig betaling, gave, dusør eller kommission som tilskyndelse til eller belønning for at udføre eller afstå fra at udføre bestemte handlinger i tilknytning til tildelingen af en aftale eller til gennemførelsen af en aftale, der er indgået med den kontraherende myndighed.

Alt udbudsmateriale og alle aftaler om tjenesteydelser, indkøb og bygge- og anlægsarbejder skal indeholde en bestemmelse om, at ethvert bud vil blive afvist og enhver aftale annulleret, hvis det påvises, at der i tilknytning til tildelingen af en aftale eller aftalens udførelse har været afholdt ekstraordinært høje forretningsomkostninger.

Ekstraordinært høje forretningsomkostninger vedrører enhver kommission, som ikke er nævnt i hovedaftalen, eller som ikke kan henføres til en korrekt udformet aftale, der henviser til hovedaftalen, enhver kommission, som er udbetalt i et skatteparadis, til en ikke klart identificeret modtager eller til et selskab, som efter alt at dømme er et tomt selskab.

Kontrahenten forpligter sig til på anmodning at forelægge Kommissionen ethvert bilag vedrørende aftalens gennemførelse. Kommissionen kan til enhver tid foretage sådanne former for kontrol af dokumenter og kontrol på stedet, som den skønner nødvendig for at fremskaffe beviser til underbygning af en formodning om, at der er afholdt ekstraordinært høje forretningsomkostninger.

En kontrahent, som er kendt skyldig i at have afholdt ekstraordinært store forretningsomkostninger til ulovlige formål i forbindelse med projekter, der finansieres af Fællesskabet, risikerer, afhængigt af, hvor grov den konstaterede forseelse er, at få sin aftale opsagt og i sidste instans at blive udelukket fra deltagelse i fællesskabsfinansiering.

Manglende overholdelse af en eller flere af de etiske regler kan resultere i, at en ansøger, en tilbudsgiver eller en kontrahent udelukkes fra at deltage i andre fællesskabsaftaler, og medføre andre sanktioner. Den pågældende enkeltperson eller virksomhed skal skriftligt informeres herom.

8. KLAGEMULIGHEDER

Hvis en tilbudsgiver mener, at der er begået en fejl eller en anden uregelmæssighed i forbindelse med behandlingen af hans sag ved en udvælgelses- eller tildelingsprocedure, henvender han sig direkte til den kontraherende myndighed og underretter Kommissionen. Den kontraherende myndighed skal svare inden for en frist af 90 dage fra datoen for modtagelsen af klagen.

Efter at være blevet informeret om en sådan klage meddeler Kommissionen den kontraherende myndighed sin opfattelse og søger så vidt muligt at få bragt en mindelig løsning i stand.

Hvis ovennævnte procedure viser sig resultatløs, kan tilbudsgiveren benytte sig af de procedurer, der er fastsat i den kontraherende myndigheds hjemlands lovgivning.

Europæiske borgere har desuden mulighed for at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand, der behandler klager over dårlig administration fra Det Europæiske Fællesskabs institutioners side.

Hvis den kontraherende myndighed ikke overholder de regler for indgåelse af aftaler, der er fastsat i disse almindelige bestemmelser, forbeholder Kommissionen sig ret til at suspendere, nægte at udbetale eller at tilbagesøge de beløb, der er ydet i tilknytning til de påklagede aftaler.

DEL II

REGLER GÆLDENDE FOR AFTALER OM TJENESTEYDELSER

9. INDLEDNING

I forbindelse med faglig og økonomisk bistand som led i samarbejdspolitikken indhentes der ekspertbistand via aftaler om tjenesteydelser, først og fremmest med henblik på undersøgelser og faglig bistand.

Aftaler om undersøgelser vedrører bl.a. undersøgelser i forbindelse med identifikation og forundersøgelse af projekter, feasibilityundersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revisioner.

Som regel indebærer aftaler om undersøgelser en forpligtelse til at opnå et resultat, hvilket betyder, at kontrahenten skal levere et bestemt produkt og er frit stillet med hensyn til, hvilke tekniske og operationelle midler han vil benytte sig af for at nå det foreskrevne mål. Sådanne aftaler indgås til en fast samlet pris, og kontrahenten har følgelig kun krav på at få udbetalt det i aftalen fastsatte beløb, hvis han kan levere det pågældende produkt.

Aftaler om faglig bistand anvendes i de tilfælde, hvor tjenesteyderen skal udøve en rådgivningsfunktion eller varetage ledelsen af eller tilsynet med et projekt eller stille de i aftalen specificerede eksperter til rådighed eller på den ordregivende myndigheds vegne indkøbe varer, tjenesteydelser eller arbejder.

Aftaler om faglig bistand indebærer normalt kun en forpligtelse med hensyn til midler, hvilket betyder, at kontrahenten er ansvarlig for udførelsen af de opgaver, der er ham pålagt ifølge kommissoriet, og for at sikre, at ydelserne er af den fornødne kvalitet. Disse aftaler betales efter, hvilke midler og ydelser der rent faktisk er bragt i anvendelse og præsteret. Kontrahenten er dog kontraktligt forpligtet til at udvise agtpågivenhed, idet han i tide skal underrette den kontraherende myndighed om ethvert forhold, der kan indvirke negativt på projektets gennemførelse.

Aftaler om tjenesteydelser kan i nogle tilfælde være af blandet karakter og omfatte både en forpligtelse med hensyn til midler og en forpligtelse med hensyn til resultat.

Den kontraherende myndighed, som altid er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, er den myndighed, som har beføjelse til at indgå aftalen. Aftaler om tjenesteydelser indgås af AVS-staten, med hvem Kommissionen normalt indgår en finansieringsaftale.

Den kontraherende myndighed og delegationslederen udarbejder en begrænset liste. Kommissionen skal forberede dokumentationen til det internationale udbud og fremsende denne til godkendelse hos den kontraherende myndighed inden proceduren iværksættes. Den kontraherende myndighed forelægger udbudsmaterialet for delegationslederen til godkendelse, inden der indkaldes tilbud. I nært samarbejde med delegationslederen iværksætter den kontraherende myndighed dernæst udbuddet, modtager, gennemgår og vurderer buddene og afgør resultatet af udbuddet. Den kontraherende myndighed forelægger delegationslederen resultatet af behandlingen af buddene samt et forslag om tildeling af aftalen til godkendelse. Efter dennes godkendelse undertegner den kontraherende myndighed aftalerne og sender en kopi heraf til delegationslederen. Delegationslederen er altid officielt indbudt og som regel repræsenteret ved åbningen og gennemgangen af buddene.

AVS-staterne kan anmode Kommissionen om at forhandle, udarbejde, indgå og gennemføre aftaler om tjenesteydelser på deres vegne, direkte eller gennem det relevante organ.

Aftaler om revision og evaluering samt rammeaftaler indgås altid af Kommissionen på de pågældende AVS-staters vegne.

Tjenesteydere er alle fysiske og juridiske personer, der tilbyder at udføre tjenesteydelser. En tjenesteyder, som anmoder om en opfordring til at deltage i et begrænset udbud eller en forenklet procedure, benævnes ansøger, mens den, der afgiver et bud, benævnes tilbudsgiver.

10. FREMGANGSMÅDE VED INDGÅELSE AF AFTALER

10.1. Aftaler til en værdi af 200000 EUR eller derover

10.1.1. Begrænset udbud

Som hovedregel anvendes der internationalt begrænset udbud ved indgåelse af aftaler om tjenesteydelser til en værdi af 200000 EUR eller derover, efter at der er offentliggjort en forhåndsmeddelelse og en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i punkt 11.1, "Offentliggørelse af udbud om tjenesteydelser".

10.1.2. Udbud efter forhandling

Aftaler om tjenesteydelser kan også, med Kommissionens godkendelse, indgås efter forhandling i følgende tilfælde:

a) Hvis det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af begivenheder, som de kontraherende myndigheder ikke har kunnet forudse, forhindrer overholdelse af de tidsfrister, der gælder ved begrænsede udbud eller ved forenklede procedurer som omhandlet i punkt 11 og 12.2. De omstændigheder, der påberåbes som begrundelse for den tvingende nødvendighed, må under ingen omstændigheder kunne tilskrives den kontraherende myndighed. I denne sammenhæng indleder den kontraherende myndighed frit sådanne drøftelser, som den finder hensigtsmæssige, med tilbudsgiverne på den i henhold til ovennævnte stykke og i samarbejde med delegationslederen udarbejdede liste, og tildeler aftalen til den tilbudsgiver, som den har udvalgt.

b) I forbindelse med ydelser, der ønskes udført af offentlige organer eller af institutioner eller foreninger, der arbejder uden gevinst for øje. Almennyttige institutioner og foreninger kan ikke automatisk betragtes som kontrahenter, der opererer uden gevinst for øje, og kan derfor ikke i alle tilfælde få tilbudt aftaler efter forhandling. Udbud efter forhandling kan kun finde anvendelse, hvis formålet med aftalen ikke omfatter et for kontrahenten økonomisk eller kommercielt element, f.eks. når den planlagte foranstaltning har institutionel eller social karakter.

c) Når der er tale om tjenesteydelser, der ligger i forlængelse af allerede igangværende foranstaltninger. Her er der to muligheder:

- supplerende ydelser, der ikke er omfattet af hovedaftalen, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af den pågældende tjenesteydelse. Følgende betingelser skal være opfyldt: i) den supplerende tjenesteydelse må ikke teknisk eller økonomisk kunne adskilles fra hovedaftalen uden væsentlige ulemper for den kontraherende myndighed, ii) den samlede anslåede værdi af aftaler, der indgås om supplerende tjenesteydelser, må ikke overstige 50 % af værdien af hovedaftalen

- nye tjenesteydelser, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser, som det i henhold til en tidligere indgået aftale er pålagt tjenesteyderen at udføre. Denne fremgangsmåde må kun benyttes, hvis følgende to betingelser er opfyldt: i) der skal være offentliggjort en udbudsbekendtgørelse om den første tjenesteydelse, og ii) allerede i udbudsbekendtgørelsen om den første tjenesteydelse skal det oplyses, at udbud efter forhandling kan tænkes benyttet, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser skal angives. De nye tjenesteydelser kan f.eks. udgøre anden fase af en undersøgelse eller en foranstaltning. En sådan udvidelse af aftalen er kun mulig én gang, og dens værdi må ikke overstige den oprindelige aftales værdi, ligesom løbetiden ikke må være længere end den oprindelige aftales varighed.

d) Hvis et udbud ikke har givet resultat, dvs. at der ikke er indkommet noget bud, der har været antageligt i kvalitativ og/eller økonomisk henseende. I så fald kan den kontraherende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af de tilbudsgivere, der har deltaget i det pågældende udbud, forudsat at de oprindelige aftalevilkår ikke ændres væsentligt (jf. punkt 6, "Annullering af udbudsproceduren"). Kommissionen skal give sit samtykke, inden den kontraherende myndighed indleder forhandlingerne.

e) Når den pågældende aftale er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal indgås med vinderen eller en af vinderne af konkurrencen. I så fald skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne.

10.2. Aftaler til en værdi af under 200000 EUR

10.2.1. Rammeaftale og forenklet procedure

Aftaler, hvis værdi er mindre end 200000 EUR, kan indgås enten i form af rammeaftaler eller efter en forenklet procedure med deltagelse af mindst tre potentielle tilbudsgivere, med undtagelse af de situationer, hvor der i overensstemmelse med punkt 10.1.2 indgås aftale ved udbud efter forhandling.

11. INTERNATIONALT BEGRÆNSET UDBUD (VED AFTALER TIL EN VÆRDI AF 200000 EUR ELLER DEROVER)

11.1. Offentliggørelse af udbud om tjenesteydelser

For at sikre den bredest mulige deltagelse i udbud og den nødvendige gennemsigtighed skal Kommissionen offentliggøre forhåndsmeddelelser (bekendtgørelser om planlagte aftaler) og udbudsbekendtgørelser for alle tjenesteydelsesaftaler til en værdi af 200000 EUR eller derover.

11.1.1. Offentliggørelse af forhåndsmeddelelse (bekendtgørelse om planlagte aftaler)

Kommissionen skal en gang om året offentliggøre en vejledende bekendtgørelse om de planlagte aftaler om tjenesteydelser, der skal udbydes i den periode på tolv måneder, der følger efter offentliggørelsen, og en gang hver tredje måned offentliggøre eventuelle ændringer i planerne.

Forhåndsmeddelelserne skal ganske kort angive de pågældende aftalers formål, indhold og beløbsramme. Da der kun er tale om planlagte aftaler, forpligter denne vejledende bekendtgørelse ikke Kommissionen til at finansiere de pågældende aftaler. Interesserede skal derfor ikke på dette stadium fremsende interessetilkendegivelser.

De vejledende bekendtgørelser offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, på internettet og i ethvert andet egnet medie.

11.1.2. Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse

Ud over offentliggørelsen af en forhåndsmeddelelse skal der for alle tjenesteydelsesaftaler til en værdi af 200000 EUR eller derover offentliggøres en udbudsbekendtgørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende, i AVS-staternes officielle tidender, på internettet og i ethvert andet egnet medie. Der skal mindst gå 30 dage mellem offentliggørelsen af forhåndsmeddelelsen og offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen.

I udbudsbekendtgørelsen skal genstanden for aftalen og den kontraherende myndighed være beskrevet klart, præcist og fyldestgørende, og desuden skal den indeholde en angivelse af det maksimale disponible budget og en anslået tidsplan for aftalens gennemførelse. Bekendtgørelsen skal give interesserede tjenesteydere mulighed for at indsende deres ansøgning med de oplysninger, der er nødvendige for en bedømmelse af deres evne til at udføre den pågældende aftale tilfredsstillende. Kun hvis der opereres med en rimelig frist for indgivelse af ansøgninger, kan der blive tale om reel konkurrence. Fristen for modtagelse af ansøgninger er mindst 30 dage regnet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende og på internettet. I praksis afhænger fristens længde af aftalens omfang og kompleksitet.

Udbudsbekendtgørelsen, der offentliggøres lokalt, skal være identisk med den bekendtgørelse, der er offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende og på internettet, og offentliggørelsen skal finde sted samtidig. Offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende og på internettet varetages af Kommissionen, mens en lokal offentliggørelse varetages af AVS-staten.

11.2. Udarbejdelse af en begrænset liste

Interesserede tjenesteydere skal enkeltvis eller inden for rammerne af et konsortium indsende en ansøgning tillige med de oplysninger, der forlanges i udbudsbekendtgørelsen, så det kan vurderes, om de er i stand til at udføre den foreslåede foranstaltning tilfredsstillende. Udvælgelsesproceduren har til formål, at:

- udelukke ansøgere, der ikke opfylder betingelserne (jf. punkt 2, "Betingelser for deltagelse i udbud og aftaler"), og ansøgere, der befinder sig i en af de situationer, som er omhandlet i punkt 7, "Etiske regler"

- verificere ansøgernes finansielle og økonomiske formåen, f.eks. på grundlag af virksomhedens balance eller uddrag heraf og den samlede omsætning for de seneste tre år

- verificere ansøgernes tekniske og faglige kapacitet på grundlag af i) i givet fald oplysninger om det årlige gennemsnitlige antal beskæftigede samt kvalifikationer og erfaring hos ansøgerens ledende personale og ii) oplysninger om de væsentligste tjenesteydelser, der i de seneste år er udført inden for det pågældende område.

Efter gennemgangen af de ansøgninger, der er modtaget som svar på bekendtgørelsen, opstilles de ansøgere, som giver de bedste garantier for en tilfredsstillende udførelse af aftalen, på en begrænset liste. Der skal opføres mindst fire og højst otte tjenesteydere på den begrænsede liste. Enhver udbudsbekendtgørelse skal angive det mindste og det største antal ansøgere, der kommer til at figurere på den begrænsede liste.

Når den begrænsede liste er godkendt af den kontraherende myndighed og delegationslederen, kan de opførte selskaber og konsortier ikke længere danne sammenslutninger eller etablere underleverandørforbindelser med henblik på den pågældende aftale.

Den kontraherende myndighed kan give tilladelse til, at en del af aftalen udføres i underentreprise, forudsat at det i buddet klart er angivet, at den pågældende underleverandør opfylder betingelserne for deltagelse i overensstemmelse med punkt 2, "Betingelser for deltagelse i udbud og aftaler" og de i punkt 7 omhandlede "Etiske regler", og at de påtænkte underentrepriser ikke udgør en alt for stor del af buddet. Det skal i udbudsmaterialet være præciseret, hvor stor en del af aftalen der må udføres i underentreprise.

Alle ansøgere, der ikke udvælges, underrettes efterfølgende om, at deres ansøgning ikke er antaget. De udvalgte ansøgere modtager en skriftlig opfordring til at afgive bud tillige med udbudsmaterialet. Samtidig offentliggøres den endelige liste på internettet.

11.3. Udbudsmaterialets udformning og indhold

Det er afgørende, at udbudsdokumenterne udformes korrekt, ikke blot af hensyn til en korrekt afvikling af tildelingsproceduren, men også for at sikre en tilfredsstillende udførelse af aftalen.

Dokumenterne skal således indeholde alle de betingelser og oplysninger, som de ansøgere, der opfordres til at afgive bud, har brug for: fremgangsmåde, dokumentationskrav, diskvalifikationsgrunde, tildelingskriterier og den vægt, der tillægges de enkelte kriterier, betingelser vedrørende underentreprise m.m.

Ansvaret for udarbejdelsen af disse dokumenter påhviler Kommissionen. Den kontraherende myndighed fremsender til de ansøgere, der figurerer på den opstillede begrænsede liste, en opfordring til at afgive bud tillige med det godkendte udbudsmateriale, der omfatter følgende dokumenter:

- instruktioner til tilbudsgiverne med oplysninger om bl.a.: i) aftaletype, ii) tildelingskriterier og den vægt, der tillægges de enkelte kriterier, iii) påtænkte interviews og tidsplanen for gennemførelsen af dem, iv) eventuel mulighed for at afgive alternative bud, v) hvor stor en del af aftalen der eventuelt må udføres i underentreprise, vi) beløb afsat til aftalen, vii) betalingsmåde og valuta

- begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbud mod at indgå aftaler)

- almindelige betingelser for aftaler om tjenesteydelser, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond

- særlige betingelser, som kan indeholde mere detaljerede, supplerende eller afvigende betingelser, og som går forud for de almindelige betingelser i tilfælde af uoverensstemmelse

- aftalevilkår med angivelse af anslået tidsplan for projektets gennemførelse og hvornår den omhandlede ekspertbistand skal stilles til rådighed

- prisfortegnelse (udfyldes af tilbudsgiveren)

- udbudsformular

- aftaleformular

- formular vedrørende bankgaranti eller garanti i en tilsvarende institution med henblik på forskudsbetalinger.

11.4. Tildelingskriterier

Tildelingskriterierne tjener til at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud. Der fastsættes dels tekniske kriterier for en vurdering af kvaliteten og dels økonomiske kriterier.

De to vigtigste tekniske kriterier, der lægges til grund, er den metode, der påtænkes anvendt samt de foreslåede eksperters CV (curriculum vitæ). De tekniske kriterier kan opdeles i delkriterier. Den foreslåede metode kan f.eks. vurderes på grundlag af overensstemmelsen med kommissoriet, optimal udnyttelse af AVS-statens tekniske og faglige ressourcer, tidsplanen, tilpasning af midlerne til opgaverne, den foreslåede støtte til de stedlige eksperter osv. For CV kan der gives særskilte point på grundlag af kriterier som kvalifikationer, erhvervserfaring, geografiske erfaringer, sprogkundskaber osv.

For hvert teknisk kriterium tildeles der et vist antal point, der fordeles på de forskellige delkriterier. Der gives i alt 100 point for de samlede kriterier. Den relative vægt, de forskellige kriterier tillægges, afhænger af de efterspurgte tjenesteydelsers beskaffenhed og er angivet i udbudsmaterialet for den enkelte aftale.

Pointene skal så præcist som muligt relateres til kommissoriet, som beskriver de tjenesteydelser, der skal leveres, og henvise til parametre, som er lette at identificere og om muligt målelige.

Det evalueringsskema, der lægges til grund for den tekniske vurdering, samt de forskellige kriteriers relative vægt skal fremgå af udbudsmaterialet.

11.5. Præcisering af udbudsoplysningerne

Udbudsmaterialet skal være tilstrækkelig klart udformet, så det i videst muligt omfang undgås, at ansøgere, der er blevet opfordret til at afgive bud, anmoder om supplerende oplysninger undervejs i proceduren. Hvis den kontraherende myndighed enten på eget initiativ eller som svar på en forespørgsel fra en tilbudsgiver giver nærmere oplysninger om udbudsmaterialet, skal disse oplysninger straks fremsendes skriftligt til de øvrige tilbudsgivere.

Tilbudsgiverne kan fremsende skriftlige forespørgsler indtil 21 dage før udløbet af fristen for indgivelse af bud. Den kontraherende myndighed skal besvare forespørgsler, den modtager fra ansøgere, der er opfordret til at afgive bud, senest 11 dage før udløbet af fristen for modtagelse af bud.

11.6. Frist for afgivelse af bud

Buddene skal være den kontraherende myndighed i hænde på den angivne adresse senest på den dato og det klokkeslæt, som er anført i opfordringen til at afgive bud. Kun ved at operere med en rimelig frist for afgivelse af bud kan man sikre den fornødne kvalitet og en reel konkurrence. Erfaringen viser, at en for kort frist hindrer ansøgerne i at afgive bud eller medfører, at de afgiver ufuldstændige eller dårligt forberedte bud.

Fristen for at afgive bud skal være på mindst 50 dage regnet fra datoen for afsendelsen af den skriftlige opfordring. I hastetilfælde kan der efter Kommissionens forudgående godkendelse fastsættes kortere frister.

11.7. Buddenes gyldighedsperiode

Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres bud i den periode, der er anført i opfordringen til at afgive bud. Denne periode skal være tilstrækkelig lang til, at den kontraherende myndighed kan gennemgå buddene, godkende forslaget om tildeling af aftalen, underrette ordremodtageren og indgå aftalen. I praksis fastsættes gyldighedsperioden til 90 dage fra den sidste frist for indgivelse af tilbud.

Under særlige omstændigheder kan den kontraherende myndighed inden udløbet af buddets oprindelige gyldighedsperiode anmode tilbudsgiveren om en forlængelse af gyldighedsperioden med højst 40 dage.

Den udvalgte tilbudsgiver forbliver bundet af sit tilbud i en yderligere periode på 60 dage fra modtagelsen af meddelelsen om sin udvælgelse.

11.8. Afgivelse af bud

Buddene skal fremsendes i dobbelt kuvert, dvs. i en kuvert eller pakke, der indeholder to særskilte og forseglede kuverter, som bærer påskriften: "kuvert A - teknisk bud" og "kuvert B - økonomisk bud".

Ethvert brud på denne regel (f.eks. ikke-forseglede kuverter eller angivelse af et priselement i det tekniske bud) medfører, at buddet betragtes som ikke værende i overensstemmelse med specifikationerne og afvises.

Ved denne fremgangsmåde er det muligt at foretage en særskilt vurdering af henholdsvis det tekniske og det økonomiske bud. Hermed sikres det, at buddenes tekniske kvalitet bedømmes uafhængigt af prisen.

Den yderste kuvert skal være påført følgende angivelser:

- den adresse for indgivelse af tilbud, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen

- henvisning til den udbudsbekendtgørelse, i henhold til hvilken tilbuddet indgives

- i givet fald numrene på de entrepriser, der afgives tilbud på

- påskriften "Må først åbnes på datoen for åbningen af tilbud", affattet på det sprog, som udbudsmaterialet er affattet på.

11.9. Åbning af buddene

Så snart buddene er modtaget, indfører den kontraherende myndighed dem i et register og udleverer en kvittering for personligt afleverede bud. Kuverterne indeholdende buddene skal forblive forseglede og opbevares på et sikkert sted, indtil den officielle åbning.

Åbningen og vurderingen af buddene foretages af en bedømmelseskomité, der består af et ulige antal medlemmer, mindst tre, som har den nødvendige faglige og administrative ekspertise til at kunne udtale sig kvalificeret om buddene. Komitéens medlemmer skal underskrive en erklæring om upartiskhed.

Delegationslederen skal informeres automatisk. Han er til stede som observatør ved åbningen af buddene og modtager en kopi af hvert bud.

Kun bud indeholdt i kuverter, som er modtaget senest på den dato og det klokkeslæt, der er angivet som sidste frist i udbudsmaterialet, kan komme i betragtning ved vurderingen.

I første omgang åbnes kun de tekniske bud. De forseglede kuverter indeholdende de økonomiske bud opbevares af den kontraherende myndighed efter at være blevet påtegnet af bedømmelseskomitéens medlemmer.

Bedømmelseskomitéen kontrollerer, at buddene er i overensstemmelse med forskrifterne i udbudsmaterialet. Formelle fejl eller væsentlige begrænsninger, der kan få negative følger for aftalens udførelse eller virke konkurrencefordrejende, medfører afvisning af de pågældende bud.

Der udarbejdes en protokol fra tilbudsåbningen, som underskrives af samtlige medlemmer af bedømmelseskomitéen. I protokollen registreres følgende:

- dato, klokkeslæt og sted for mødet

- navnene på de tilstedeværende

- navnene på de tilbudsgivere, der har reageret på udbuddet inden for den fastsatte frist

- om buddene er fremsendt i dobbelt kuvert

- om de originale dokumenter er underskrevet, og om der er fremsendt det krævede antal kopier af de tekniske bud

- navnene på de tilbudsgivere, hvis bud er afvist under henvisning til manglende overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet

- navnene på de tilbudsgivere, som har tilbagekaldt deres bud.

11.10. Gennemgang af bud

11.10.1. Vurdering af de tekniske bud

For at sikre, at bedømmelseskomitéens medlemmer foretager deres vurdering på et ensartet grundlag, sikrer bedømmelseskomitéens formand sig, at alle medlemmerne har kendskab til det evalueringsskema, der lægges til grund for den tekniske vurdering, og som er angivet i udbudsmaterialet.

Bedømmelseskomitéen åbner dernæst de tekniske bud, mens de økonomiske bud forbliver forseglede. Komitéens tekniske bedømmere får en kopi af de tekniske bud. Ved vurderingen af buddene giver hver bedømmer det enkelte bud karakter på en skala, hvor det højeste antal points er 100, i overensstemmelse med evalueringsskemaet, hvori de tekniske kriterier og delkriterier og deres relative vægt er præciseret (jf. punkt 11.4, "Tildelingskriterier"). Bedømmelseskomitéen kan under ingen omstændigheder ændre det evalueringsskema, som er meddelt tilbudsgiverne i udbudsmaterialet.

I praksis anbefales det at vurdere hvert enkelt kriterium i de enkelte bud snarere end at give points for samtlige kriterier for ét bud ad gangen. Hvis et bud er ufuldstændigt eller i væsentlig grad afviger fra et eller flere af de tekniske tildelingskriterier, der er angivet i udbudsmaterialet, afvises buddet, uden at der gives points.

Hvis der udtrykkeligt i udbudsmaterialet opfordres til at afgive alternative bud, gives de alternative løsninger særskilte points.

Når den tekniske vurdering er afsluttet, sammenlignes bedømmernes pointgivning. Bedømmerne skal begrunde deres pointgivning i bedømmelseskomitéen. Efter forhandling i komitéen giver hver bedømmer hvert af de tekniske bud et samlet antal points. Det endelige resultat er et gennemsnit af de enkelte bedømmeres pointgivning.

Hvis det er anført i udbudsmaterialet, at interviews vil indgå i vurderingen, indkalder bedømmelseskomitéen, efter at have udarbejdet sine foreløbige skriftlige konklusioner og inden afslutningen af vurderingen af de tekniske bud, de vigtigste personer i de eksperthold, der er foreslået af tilbudsgiverne. Eksperterne udspørges - fortrinsvis kollektivt, hvis der er tale om et hold - af den samlede bedømmelseskomité, med forholdsvis korte mellemrum mellem interviewene, så disse kan sammenlignes. Interviewene gennemføres på grundlag af en interviewprofil, som bedømmelseskomiteen på forhånd har udarbejdet, og som anvendes ensartet på de enkelte eksperter eller eksperthold, der indkaldes til samtale. Tid og sted for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne senest ti dage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der hindrer en tilbudsgiver i at indfinde sig til et interview, indkaldes han til et nyt interview.

På grundlag heraf vurderer bedømmelseskomitéen uden at ændre hverken sammensætningen eller vægtningen af de kriterier, der er fastsat i det tekniske evalueringsskema, om der er behov for at justere pointgivningen på baggrund af interviewene. En sådan justering skal begrundes.

Denne procedure må ikke blive alt for omfattende, da den indebærer ganske store omkostninger for tilbudsgiverne og for den kontraherende myndighed. Der udarbejdes efterfølgende en rapport, og eventuelt foretages der ændringer i den oprindelige pointgivning. Delegationslederen skal godkende forslaget om at indkalde til interview. Den vejledende tidsplan for interviewene skal være angivet i udbudsmaterialet.

Når der er givet samlede points til hvert enkelt teknisk bud udregnet som et gennemsnit af de forskellige bedømmeres pointgivning, udgår de bud, der ikke har opnået mindst 80 points. Hvis ingen af buddene har opnået 80 points, erklæres udbuddet for resultatløst.

Bedømmelseskomitéen tager kun hensyn til de bud, der har opnået 80 points og derover. Blandt disse får det bedste tekniske bud 100 points. De øvrige buds points udregnes efter følgende ligning:

Points = (antal points for det pågældende bud/antal points for det bedste tekniske bud) × 100.

11.10.2. Vurdering af de økonomiske bud

Når den tekniske bedømmelse er afsluttet, åbnes kuverterne med de økonomiske bud, der ikke er blevet frasorteret i forbindelse med den tekniske vurdering, og buddene kontrasigneres på et møde i bedømmelseskomitéen, der kontrollerer, at de økonomiske bud ikke er behæftet med regnefejl. Eventuelle regnefejl rettes, uden at det regnes tilbudsgiveren til last.

Ved sammenligningen af buddene tages der hensyn til alle udgifter i forbindelse med aftalen (honorarer, direkte udgifter, udgifter i faste beløb osv.), bortset fra udgifter, der refunderes ved forevisning af bilag. I udbudsmaterialet er det fastsat, at tilbudsgiveren skal specificere udgifterne. Bedømmelseskomitéen kontrollerer, at specifikationen er i overensstemmelse med kravene og kan om nødvendigt korrigere den. Honorarerne fastsættes udelukkende af tilbudsgiveren.

Bud, hvis pris overstiger det beløb, der er afsat til aftalen, afvises.

Det billigste bud får 100 points. De andre bud får points efter følgende ligning:

Points = (prisen på det billigste bud/prisen på det pågældende bud) × 100.

11.11. Tildeling af aftalen

11.11.1. Udvælgelse

Det økonomisk mest fordelagtige bud udvælges på grundlag af en vægtning af den tekniske kvalitet og tilbudsprisen efter fordelingsnøglen 80/20:

- de points, der er givet de tekniske bud, ganges med koefficienten 0,80

- de points, der er givet de økonomiske bud, ganges med koefficienten 0,20.

Aftalen tildeles den tilbudsgiver, hvis bud har fået de fleste points ved sammenlægning af points fra den tekniske og den økonomiske vurdering.

Hvor to bud antages at være jævnbyrdige, foretrækkes:

a) buddet fra en tilbudsgiver, der er statsborger i en AVS-stat

b) hvis der ikke foreligger et sådant bud

- det bud, som fører til den bedst mulige udnyttelse af AVS-staternes fysiske og menneskelige ressourcer

- det bud, som giver de bedste muligheder for underleverancer til selskaber, virksomheder eller fysiske personer i AVS-staterne

- et konsortium af fysiske personer, virksomheder eller selskaber fra AVS-staterne og Fællesskabet.

Der udarbejdes en samlet rapport om processen (både den tekniske og den økonomiske vurdering); rapporten underskrives af alle bedømmelseskomitéens medlemmer og godkendes af den kontraherende myndighed i AVS-staten. Denne forelægger resultaterne af gennemgangen af buddene og et forslag til tildeling af aftalen for delegationslederen til godkendelse.

Delegationslederen skal inden for 30 dage godkende den kontraherende myndigheds forslag til tildeling af alle aftaler vedrørende tjenesteydelser, herunder også underhåndsaftaler og aftaler om katastrofehjælp.

Hele bedømmelsesprocessen frem til underretningen af den udvalgte tilbudsgiver skal afvikles inden for buddenes gyldighedsperiode. I den forbindelse er det vigtigt at holde sig for øje, at man risikerer, at den udvalgte tilbudsgiver ikke vil være i stand til at opretholde sit bud, hvis bedømmelsesprocessen trækker for længe ud.

Hele udbudsproceduren, som strækker sig fra udarbejdelsen af en begrænset liste frem til underretningen af den udvalgte tilbudsgiver, er strengt fortrolig. Bedømmelseskomitéens beslutninger træffes kollektivt, og komitéens drøftelser er hemmelige. Bedømmelseskomitéens medlemmer er underlagt tavshedspligt.

Det skal understreges, at bedømmelsesrapporterne udelukkende er til internt brug og ikke må meddeles hverken tilbudsgiverne eller andre, bortset fra de bemyndigede tjenestegrene i den eller de pågældende AVS-stat(er), Kommissionen og kontrolmyndighederne (Revisionsretten m.fl.).

11.11.2. Meddelelse om tildeling af aftale

Efter formel godkendelse fra Kommissionen underretter den kontraherende myndighed inden buddenes gyldighedsperiode udløber skriftligt den udvalgte tilbudsgiver om, at hans bud er blevet antaget. Den meddeler desuden ved standardskrivelse de øvrige tilbudsgivere, at deres bud ikke er blevet antaget. I denne skrivelse skal det begrundes, hvorfor det pågældende bud er blevet afvist, og det skal oplyses, hvor mange points det opnåede, og hvor mange points de øvrige bud opnåede.

Hvis det drejer sig om en aftale, der er indgået i forbindelse med en finansieringsaftale, kan den kontraherende myndighed ikke underrette den udvalgte tilbudsgiver om, at hans bud er antaget, før finansieringsaftalen er indgået (jf. punkt 5, "Udbud med suspensionsbestemmelse").

Når aftalen er underskrevet, offentliggør Kommissionen resultatet af udbuddet (bekendtgørelse om indgået aftale) i De Europæiske Fællesskabers Tidende, på internettet og i ethvert andet egnet medie. I disse bekendtgørelser skal angives antallet af antagne bud, datoen for indgåelse af aftalen, navn og adresse på ordremodtageren samt beløbet.

11.11.3. Underskrivelse af aftalen

Når den kontraherende myndighed har underskrevet aftalen, fremsendes den til ordremodtageren, som skal underskrive den inden 30 dage efter modtagelsen og returnere den til den kontraherende myndighed.

Aftalen skal være dateret og kan ikke vedrøre tidligere ydelser eller træde i kraft før den dato, hvor begge parter har underskrevet den. Datoen for aftalens underskrivelse er den skæringsdato, fra hvilken de underskrivende parter er bundet med hensyn til aftalens udførelse, og derfor er det af største vigtighed, at denne dato fastsættes med omtanke.

11.12. Godkendelse af eksperter

Når Kommissionen på vegne af en AVS-stat indgår en aftale, meddeler delegationslederen AVS-staten navnet på den tilbudsgiver, der har fået tildelt aftalen, samt de foreslåede eksperter, med henblik på godkendelse af eksperterne. Denne anmodning om godkendelse er ikke at betragte som en anmodning om godkendelse af Kommissionens vurdering.

AVS-staten kan ikke nægte at give sin godkendelse, medmindre der skriftligt anføres tungtvejende grunde over for delegationslederen inden for 30 dage efter datoen for fremsendelsen af anmodningen om godkendelse.

11.13. Tilrådighedsstillelse og udskiftning af eksperter

Når aftalen vedrører tilvejebringelse af personale, der skal yde faglig bistand, skal kontrahenten stille den i udbudsmaterialet specificerede ekspertise til rådighed. Specifikationen kan have forskellige former, men under alle omstændigheder skal det af aftalen fremgå, hvilket personale (projektleder, eksperter, projektadministrator, regnskabsfører osv.) kontrahenten skal stille til rådighed i henhold til aftalen.

Hvis tilbudsgiveren og/eller de foreslåede eksperter i deres bud bevidst har undladt at gøre opmærksom på, at hele eller en del af det foreslåede personale ikke er disponibelt efter den dato, der er fastsat for påbegyndelse af opgaven i udbudsmaterialet, kan bedømmelseskomitéen udelukke dem fra udbuddet. Hvis den kontraherende myndighed og Kommissionen får kendskab til denne undladelse efter tildelingen af aftalen, kan de beslutte at annullere tildelingen og afholde et nyt udbud eller at tildele aftalen til det bud, som bedømmelseskomitéen har placeret på en andenplads. En sådan adfærd kan medføre, at den pågældende tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i andre aftaler med Fællesskabet.

I aftalen skal det også være specificeret, hvilke krav der stilles til personalets kvalifikationer og erfaring. Dette er vigtigt, hvis kontrahenten bliver nødsaget til at udskifte personalet, efter at aftalen er underskrevet. En sådan situation kan opstå før aftalens ikrafttrædelse eller under dens gennemførelse. I begge tilfælde skal kontrahenten indhente den kontraherende myndigheds skriftlige samtykke og begrunde anmodningen om udskiftning. Den kontraherende myndighed skal inden for 30 dage fra datoen for modtagelsen af anmodningen meddele sit svar.

Kontrahenten skal på eget initiativ skaffe en afløser i følgende tilfælde:

a) hvis en medarbejder på grund af dødsfald, sygdom eller ulykke ikke kan fortsætte sit arbejde

b) hvis det af andre grunde, som kontrahenten ikke er er herre over, bliver nødvendigt at udskifte en medarbejder (f.eks. hvis den pågældende siger op).

Den kontraherende myndighed kan desuden ved skriftlig og begrundet anmodning kræve udskiftning af en medarbejder, hvis den pågældende findes inkompetent eller uegnet til at udføre sine opgaver i henhold til aftalen.

Hvis en medarbejder udskiftes, skal afløseren have mindst tilsvarende kvalifikationer og erfaring, og vederlag til en afløser må ikke overstige det vederlag, som den erstattede person skulle have haft. Hvis kontrahenten ikke er i stand til at stille en ekspert til rådighed med samme kvalifikationer og/eller erfaring, kan den kontraherende myndighed enten beslutte at opsige aftalen, hvis der er risiko for, at den i så fald ikke kan udføres planmæssigt, eller, hvis den skønner, at det ikke er tilfældet, beslutte at godkende den nye medarbejder på betingelse af at dennes honorar genforhandles og nedsættes til et passende niveau.

Supplerende omkostninger i forbindelse med udskiftning af personale afholdes af kontrahenten. Hvis en ekspert ikke afløses omgående, og der går et stykke tid, før den nye medarbejder indtræder i stillingen, kan den kontraherende myndighed kræve, at kontrahenten midlertidigt ansætter en anden medarbejder ved projektet, indtil den nye ankommer, eller træffer andre foranstaltninger til at afhjælpe situationen. Den kontraherende myndighed skal under ingen omstændigheder betale vederlag for den periode, hvor eksperten eller hans afløser har været fraværende (midlertidigt eller endegyldigt).

12. NÆRMERE REGLER FOR INDGÅELSE AF AFTALER TIL EN VÆRDI AF UNDER 200000 EUR

12.1. Rammeaftale

I forbindelse med tjenesteydelsesaftaler til en værdi af under 200.000 EUR, hvis varighed er under 12 måneder, kan den kontraherende myndighed vælge at indgå rammeaftaler.

Ved denne fremgangsmåde opstiller Kommissionen, der handler på vegne af alle bistandsmodtagerstaterne, efter et begrænset udbud (jf. punkt 11) en liste over potentielle tjenesteydere, med hvem der indgås aftale for en periode på mellem tre og fem år om entrepriser inden for forskellige ekspertområder. Der skal således ikke udarbejdes en begrænset liste over tjenesteydere, hver gang der skal indgås en aftale.

Når der skal indgås en aftale om løsning af en konkret opgave til en værdi af under 200000 EUR og med en varighed på under 12 måneder, fremsender Kommissionen, der handler på vegne af den pågældende AVS-stat, profilen for den eller de ønskede eksperter til tre tjenesteydere, med hvem der er indgået rammeaftale, og som udvælges på listen for entreprisen vedrørende den efterspurgte ekspertise.

Inden for en frist af otte dage skal de tre adspurgte virksomheder foreslå eksperter med den efterspurgte profil til en tarif, der ligger inden for det spænd, der blev tilbudt ved indgåelsen af rammeaftalen. Kommissionen udvælger det økonomisk mest fordelagtige bud og meddeler beslutningen til den udvalgte kontrahent.

For at sikre konkurrence på lige vilkår mellem de tjenesteydere, der er opført på listen for en bestemt entreprise under rammeaftalen, sørger Kommissionen for at rette henvendelse til de pågældende virksomheder efter tur.

12.2. Forenklet procedure

Ved en tjenesteydelsesaftale til en værdi af under 200000 EUR kan den kontraherende myndighed vælge at følge en forenklet procedure uden forudgående offentliggørelse, hvis rammeaftaleproceduren er resultatløs eller ikke er mulig.

Den kontraherende myndighed udarbejder en liste over mindst tre tjenesteydere efter eget valg på grundlag af oplysninger i Kommissionens databaser over konsulentvirksomheder. De udvalgte tjenesteydere modtager en skriftlig opfordring til at afgive bud tillige med udbudsmaterialet.

Buddene skal være den kontraherende myndighed i hænde på den adresse og på den dato og det klokkeslæt, der er angivet som sidste frist i opfordringen til at afgive bud. De udvalgte tjenesteydere skal mindst have en frist på 30 dage fra datoen for fremsendelse af opfordringsskrivelsen til at afgive deres bud.

Buddene skal fremsendes i en dobbelt kuvert, hvoraf den ene indeholder det tekniske bud og den anden det økonomiske bud.

Åbningen og vurderingen af buddene foretages af en bedømmelseskomité, hvis medlemmer har den nødvendige tekniske og administrative ekspertise. Bedømmelseskomitéens medlemmer skal underskrive en erklæring om upartiskhed. Efter vurderingen af buddene udvælger bedømmelseskomitéen det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af teknisk kvalitet og tilbudspris. Hvis den kontraherende myndighed ikke modtager mindst tre korrekt udformede tilbud, skal proceduren annulleres og startes forfra.

Ved en tjenesteydelsesordre til en værdi af 5000 EUR eller derunder kan den kontraherende myndighed forhandle direkte på grundlag af ét tilbud.

DEL III

REGLER GÆLDENDE FOR INDKØBSAFTALER

13. INDLEDNING

Indkøbsaftaler vedrører projektering, fremstilling, levering på stedet, installering og klargøring af leverede genstande samt tjenesteydelser såsom vedligeholdelse, reparation, oplæring, eftersalgsservice og andre lignende forpligtelser, der kræves i henhold til aftalen.

Leverandører er fysiske og juridiske personer, som tilbyder at levere varer. En leverandør, som afgiver et bud, benævnes tilbudsgiver, mens en leverandør, som anmoder om at deltage i en forenklet procedure, benævnes ansøger.

Den kontraherende myndighed, som altid er angivet i udbudsbekendtgørelsen, er den myndighed, der har beføjelse til at indgå aftalen. Indkøbsaftaler indgås af den relevante myndighed i AVS-staten, med hvem Kommissionen indgår en finansieringsaftale.

Kommissionen udarbejder det internationale udbudsmateriale og fremsender det til den kontraherende myndighed til godkendelse, inden udbudsproceduren iværksættes. Den kontraherende myndighed fremsender det øvrige udbudsmateriale til delegationslederen til godkendelse, inden det egentlige udbud iværksættes. På grundlag af de godkendte beslutninger og i nært samarbejde med delegationslederen indkalder den kontraherende myndighed dernæst bud, modtager og gennemgår disse og afgør resultaterne af udbuddet. Den kontraherende myndighed forelægger delegationslederen resultatet af gennemgangen af buddene samt et forslag om tildeling af aftalen til godkendelse. Når den foreslåede kontrahent er godkendt, underskriver den kontraherende myndighed aftalerne og sender en kopi til delegationslederen. Delegationslederen er altid officielt indbudt og er som regel repræsenteret ved åbningen og gennemgangen af buddene.

14. FREMGANGSMÅDER VED INDGÅELSE AF AFTALER

14.1. Aftaler til en værdi af over 150000 EUR

14.1.1. Offentligt udbud

Som hovedregel skal der ved indgåelse af indkøbsaftaler anvendes internationalt offentligt udbud efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

14.1.2. Udbud efter forhandling

Indkøbsaftaler kan med Kommissionens godkendelse indgås efter forhandling i følgende tilfælde:

a) Hvis det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af begivenheder, som de kontraherende myndigheder ikke har kunnet forudse, forhindrer overholdelse af de tidsfrister, der gælder ved offentligt udbud eller ved forenklede procedurer som omhandlet i punkt 15, 16 og 17. De omstændigheder, der påberåbes som begrundelse for den tvingende nødvendighed, må under ingen omstændigheder kunne tilskrives den kontraherende myndighed. I denne sammenhæng indleder den kontraherende myndighed frit sådanne drøftelser, som den finder hensigtsmæssige, med tilbudsgiverne på den i henhold til ovennævnte stykke og i samarbejde med delegationslederen udarbejdede liste, og tildeler aftalen til den tilbudsgiver, som den har udvalgt.

b) Når indkøbenes særlige beskaffenhed berettiger det, f.eks. når aftalen udelukkende kan udføres af patentindehavere eller indehavere af licenser på anvendelse af de pågældende patenter.

c) Ved supplerende leveringer fra den oprindelige leverandør til delvis fornyelse af sædvanlige leveringer eller installationer, eller til udvidelse af allerede leverede varer eller installationer, hvor et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den kontraherende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse.

d) Hvis et udbud ikke har givet resultat, dvs. at der ikke er modtaget noget bud, der opfylder de kvalitative og/eller finansielle kriterier for tildeling af aftalen, kan den kontraherende myndighed efter at have annulleret udbuddet og med Kommissionens samtykke indlede direkte forhandlinger med en eller flere tilbudsgivere efter eget valg, forudsat de oprindelige aftalebetingelser ikke ændres væsentligt (jf. punkt 6, "Annullering af udbudsproceduren").

14.2. Aftaler til en værdi af mellem 30000 og 150000 EUR

14.2.1. Lokalt offentligt udbud

Som regel indgås sådanne aftaler på grundlag af lokalt offentligt udbud (fremgangsmåde, hvor udbudsbekendtgørelsen om indkøbsaftaler kun offentliggøres i den eller de pågældende AVS-stat(er)). Kommissionen offentliggør desuden på internettet de tilsvarende udbudsreferencer (nummer, land, kontraherende myndighed og udbudstype) tillige med adressen på den delegation, hvor interesserede tilbudsgivere kan få supplerende oplysninger.

14.2.2. Udbud efter forhandling

Den kontraherende myndighed kan med Kommissionens godkendelse indgå indkøbsaftaler ved udbud efter forhandling i de i punkt 14.1.2 omhandlede situationer.

14.3. Aftaler til en værdi af under 30000 EUR

14.3.1. Forenklet procedure

Ved indgåelse af aftaler til en værdi af under 30000 EUR anvendes som regel den forenklede procedure, hvor der rettes henvendelse til tre leverandører uden forudgående offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse. Ved en indkøbsordre til en værdi af 5000 EUR eller derunder kan den ordregivende myndighed indgå aftale på grundlag af et enkelt bud.

15. INTERNATIONALT OFFENTLIGT UDBUD (VED AFTALER TIL EN VÆRDI AF OVER 150000 EUR)

15.1. Offentliggørelse af udbud

For at sikre den bredest mulige deltagelse i udbud og den nødvendige gennemsigtighed skal der i forbindelse med indkaldelse af bud offentliggøres en udbudsbekendtgørelse.

15.1.1. Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelser

Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, i alle AVS-staternes officielle tidender, på internettet og i ethvert andet egnet medie. Offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende og på internettet varetages af Kommissionen og offentliggørelsen i lokale medier af AVS-staten.

I udbudsbekendtgørelsen skal genstanden for aftalen være beskrevet klart, præcist og fyldestgørende. Bekendtgørelsen skal også offentliggøres lokalt, den skal være identisk med den bekendtgørelse, der er offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende og på internettet, og offentliggørelsen skal finde sted samtidig.

Den kontraherende myndighed og Kommissionen (delegationer, Kommissionens kontorer i medlemsstaterne eller hovedsædet) fremsender udbudsmaterialet vedrørende den pågældende aftale til interesserede leverandører.

15.2. Udbudsmaterialets udformning og indhold

Det er afgørende, at udbudsdokumenterne udformes korrekt, ikke blot af hensyn til en korrekt afvikling af tildelingsproceduren, men også for at sikre en tilfredsstillende udførelse af aftalen.

Dokumenterne skal således indeholde alle de betingelser og oplysninger, som tilbudsgiverne har brug for ved indgivelse af deres bud: fremgangsmåde, dokumentationskrav, diskvalifikationsgrunde, tildelingskriterier m.m.

Ansvaret for udarbejdelsen af udbudsmaterialet påhviler Kommissionen, der fremsender udbudsmaterialet til den kontraherende myndighed til godkendelse før iværksættelsen af udbuddet. Udbudsmaterialet skal indeholde følgende dokumenter:

- instruktioner til tilbudsgiverne med oplysninger om bl.a.: i) udvælgelses- og tildelingskriterier, ii) mulighed for at afgive alternative bud, iii) betalingsmåde og valuta

- almindelige betingelser for indkøbsleverancer, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond

- særlige betingelser, som kan indeholde mere detaljerede, supplerende eller afvigende bestemmelser, og som går forud for de almindelige betingelser i tilfælde af uoverensstemmelse

- tekniske bilag indeholdende eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og tidsplanerne for aftalens udførelse

- prisoversigt (udfyldes af tilbudsgiveren)

- udbudsformular

- aftaleformular

- formularer vedrørende bankgaranti eller garanti i en tilsvarende institution til dækning af:

- tilbudsgaranti (1-2 % af det disponible beløb)

- forskudsbetalinger

- aftalens udførelse (10 % af beløbet).

Medmindre aftalens genstand gør det berettiget, er det forbudt at anføre tekniske specifikationer, der nævner produkter af et bestemt fabrikat eller en bestemt oprindelse, og som derved begunstiger eller udelukker bestemte produkter. Hvis produkterne imidlertid ikke kan beskrives i tilstrækkeligt præcise og forståelige vendinger, kan de nævnes ved navn, under forudsætning af at der tilføjes "eller tilsvarende".

15.3. Udvælgelses- og tildelingskriterier

De kriterier, der lægges til grund for udvælgelsen, er tilbudsgiverens evne til at udføre opgaven baseret på dokumentation for udførelse af tilsvarende opgaver. I visse tilfælde, hvis aftalen omfatter installeringsarbejder eller tjenesteydelser, kan udbudsmaterialet fastsætte kriterier vedrørende tilbudsgiverens tekniske formåen.

Kriterierne for tildeling af aftalen, anvendt på tilbud der opfylder de tekniske krav i udbudsmaterialet, er prisen, og hvis eftersalgsservice og/eller oplæring indgår i aftalen, kvaliteten af de foreslåede løsninger.

15.4. Præcisering af udbudsoplysningerne

Udbudsmaterialet skal være tilstrækkelig klart udformet, så det så vidt muligt undgås, at interesserede leverandører anmoder om supplerende oplysninger undervejs i proceduren. Hvis den ordregivende myndighed enten på eget initiativ eller som svar på en forespørgsel fra en tilbudsgiver, giver nærmere oplysninger om udbudsmaterialet, skal disse oplysninger straks sendes skriftligt til de øvrige tilbudsgivere.

Hvis det i forbindelse med et offentligt udbud ikke er muligt at udpege de potentielle tilbudsgivere, offentliggøres oplysningerne i form af en bekendtgørelse som omhandlet i punkt 15.1.1, "Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse", med angivelse af eventuelle ændringer i udbudsmaterialet. Fristen for modtagelse af bud kan i så fald forlænges for at give potentielle tilbudsgivere mulighed for at tage hensyn til ændringen.

Tilbudsgiverne kan fremsende skriftlige forespørgsler indtil 21 dage før udløbet af fristen for indgivelse af bud. Den kontraherende myndighed kan kun besvare sådanne forespørgsler indtil senest 11 dage før udløbet af fristen for modtagelse af bud.

15.5. Frist for afgivelse af bud

Buddene skal være den kontraherende myndighed i hænde på den angivne adresse senest på den dato og det klokkeslæt, som er anført i udbudsmaterialet. Kun ved at operere med en rimelig frist for afgivelse af bud kan man sikre kvaliteten og en reel konkurrence. Erfaringen viser, at en for kort frist hindrer potentielle bydende i at afgive bud eller medfører, at de afgiver ufuldstændige eller dårligt forberedte bud.

Fristen for modtagelse af bud skal være på mindst 60 dage regnet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Under særlige omstændigheder kan der med delegationslederens godkendelse fastsættes en anden frist.

15.6. Buddenes gyldighedsperiode

Tilbudsgiverne skal være rede til at vedstå deres bud i den periode, der er anført i udbudsmaterialet. Denne periode skal være tilstrækkelig lang til, at den kontraherende myndighed kan gennemgå buddene, godkende forslaget om valg af kontrahent, give denne meddelelse om tildelingen og indgå aftalen. I praksis fastsættes gyldighedsperioden til 90 dage regnet fra den sidste frist for indgivelse af bud.

Under særlige omstændigheder kan den kontraherende myndighed inden udløbet af buddets oprindelige gyldighedsperiode anmode tilbudsgiveren om en forlængelse af gyldighedsperioden med højst 40 dage.

Den udvalgte tilbudsgiver forbliver bundet af sit tilbud i en yderligere periode på 60 dage fra modtagelsen af meddelelsen om sin udvælgelse.

15.7. Afgivelse af bud

De tekniske og økonomiske bud anbringes i særskilte, forseglede kuverter og lægges i en pakke eller kuvert, hvorpå der er anført:

- den adresse for indgivelse af bud, der er angivet i udbudsmaterialet

- henvisning til den udbudsbekendtgørelse, i henhold til hvilken buddet indgives

- i givet fald numrene på de entrepriser, der afgives bud på

- påskriften "Må først åbnes på datoen for åbningen af bud", affattet på det sprog, som udbudsmaterialet er affattet på.

15.8. Åbning af buddene

Ved modtagelsen af buddene indfører den kontraherende myndighed dem i et register og udleverer en kvittering for modtagelsen af personligt afleverede bud. Kuverterne med buddene skal forblive forseglede og opbevares på et sikkert sted, indtil de åbnes.

Åbningen og vurderingen af buddene foretages af en bedømmelseskomité, der skal have et ulige antal medlemmer, mindst tre, som har den nødvendige faglige og administrative ekspertise til at kunne udtale sig kompetent om buddene. Udvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om upartiskhed.

Buddene åbnes i fuld offentlighed af bedømmelseskomitéen på det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsmaterialet. Ved den offentlige åbning af buddene bekendtgøres tilbudsgivernes navne, tilbudspriserne, tilstedeværelsen af den krævede tilbudsgaranti og andre oplysninger, som den kontraherende myndighed måtte anse det for hensigtsmæssigt at bekendtgøre.

Delegationslederen skal automatisk informeres. Han er til stede som observatør ved åbningen af bud og modtager en kopi af hvert bud.

Kun bud i kuverter, der er modtaget senest på den i udbudsmaterialet fastsatte dato, kan komme i betragtning ved vurderingen.

Åbningen af buddene har til formål at fastslå, om buddene er fuldstændige, om den krævede tilbudsgaranti er stillet, om dokumenterne er behørigt underskrevet, og om buddene generelt er i orden.

I en protokol fra åbningsmødet, som underskrives af alle bedømmelseskomitéens medlemmer, anføres følgende:

- dato, klokkeslæt og sted for mødet

- navnene på de tilstedeværende

- navnene på de tilbudsgivere, som har reageret på udbuddet inden for den fastsatte frist

- om buddene er fremsendt i forseglede kuverter

- om de originale dokumenter er behørigt underskrevet, og om det krævede antal kopier af de tekniske bud er fremsendt

- buddenes pris

- navnene på de tilbudsgivere, hvis bud er blevet afvist under henvisning til manglende overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet

- navnene på de tilbudsgivere, som har trukket deres bud tilbage

- eventuelle udtalelser fra tilbudsgiverne.

15.9. Vurdering af bud

Forud for den detaljerede vurdering af buddene fastslår den kontraherende myndighed, om hvert enkelt bud stemmer overens med kravene i udbudsmaterialet.

Ved et korrekt udformet bud forstås et bud, der er i overensstemmelse med alle beskrivelser, betingelser og specifikationer i udbudsmaterialet uden væsentlige afvigelser eller forbehold. Væsentlige afvigelser eller forbehold skal forstås som sådanne, der i betydeligt omfang berører aftalens formål, kvalitet eller udførelse, eller som i betydeligt omfang afviger fra udbudsmaterialet eller begrænser den kontraherende myndigheds rettigheder eller tilbudsgiverens forpligtelser i henhold til aftalen, og som vil berøre konkurrenceevnen hos andre tilbudsgivere, som indgiver korrekt udformede bud.

Hvis et bud ikke stemmer overens med kravene i udbudsmaterialet, afvises det af den kontraherende myndighed og kan ikke derefter bringes i overensstemmelse med kravene ved rettelse eller tilbagetrækning af de pågældende afvigelser eller forbehold.

Tilbud, der er erklæret korrekt udformede, underkastes derefter en teknisk vurdering med henblik på at sikre, at de stemmer overens med udbudsbekendtgørelsen, og klassificeres som enten overensstemmende eller ikke-overensstemmende i teknisk henseende. Hvis aftalen omfatter eftersalgsservice og/eller oplæring, vurderes den tekniske kvalitet af de foreslåede ydelser ved den tekniske vurdering af buddene.

Efter den tekniske vurdering foretages der en økonomisk vurdering af de bud, der er erklæret korrekt udformede, og bedømmelseskomitéen kontrollerer, at de ikke er behæftet med regnefejl. Eventuelle regnefejl rettes, uden at det regnes tilbudsgiveren til last.

15.10. Tildeling af aftalen

15.10.1. Valg af ordremodtager

a) I forbindelse med en indkøbsaftale uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium. Da alle ikke-overensstemmende bud i forvejen er sorteret fra, indgås aftalen med den tilbudsgiver, der har afgivet det billigste, overensstemmende bud.

b) I forbindelse med en indkøbsaftale, der omfatter ydelser som eftersalgsservice og/eller oplæring, skal der ved den tekniske vurdering tages hensyn til de tilbudte ydelsers kvalitet. Da alle ikke-overensstemmende bud i forvejen er sorteret fra, udvælges det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyntagen til de tilbudte ydelsers tekniske kvalitet og den foreslåede pris.

I begge tilfælde finder bestemmelserne i punkt 14.1.2, litra d), anvendelse, hvis det udvalgte buds pris overstiger det beløb, der er afsat til aftalen.

Bestemmelserne i punkt 3.8, litra b), "Præferencer", finder anvendelse. Hvor to bud antages at være jævnbyrdige, foretrækkes:

a) buddet fra en tilbudsgiver, der er statsborger i en AVS-stat

b) hvis der ikke foreligger et sådant bud:

- det bud, som fører til den bedst mulige udnyttelse af AVS-staternes fysiske og menneskelige ressourcer

- det bud, som giver de bedste muligheder for underleverancer til selskaber, virksomheder eller fysiske personer i AVS-staterne

- et konsortium af fysiske personer, virksomheder eller selskaber fra AVS-staterne og Fællesskabet.

Der udarbejdes en samlet rapport om bedømmelsesprocessen, som underskrives af alle bedømmelseskomitéens medlemmer. Det skal fremgå af rapporten, hvorfor nogle bud anses for ikke-overensstemmende i teknisk henseende, og på hvilke punkter de ikke opfylder de tekniske specifikationer. Den kontraherende myndighed fremsender bedømmelsesrapporten og et forslag om tildeling af aftalen til delegationslederen til godkendelse.

Delegationslederen skal inden for 30 dage godkende den kontraherende myndigheds forslag til tildeling af underhåndsaftaler, aftaler om katastrofehjælp og andre indkøbsaftaler til en værdi af højst 1000000 EUR.

For alle andre indkøbsaftaler, der ikke er omfattet af ovenstående, skal delegationslederen inden 30 dage godkende den kontraherende myndigheds forslag til tildeling af aftalen under forudsætning af, at følgende betingelser er opfyldt:

- det valgte bud er det laveste af de bud, der opfylder kravene i udbudsmaterialet

- det valgte bud opfylder alle de udvælgelseskriterier, der er fastsat i udbudsmaterialet, og

- det valgte bud overskrider ikke det beløb, der er afsat til den pågældende aftale.

Hvis betingelserne ikke er opfyldt, skal delegationslederen fremsende forslaget til Kommissionen, der vil træffe afgørelse inden for 60 dage fra delegationslederens modtagelse af dette. Når prisen på det valgte bud overskrider det beløb, der er afsat til aftalen, skal Kommissionen, når den godkender tildelingen af aftalen, indgå de nødvendige finansielle forpligtelser.

Hele bedømmelsesprocessen frem til underretningen af den udvalgte tilbudsgiver skal afvikles inden for buddenes gyldighedsperiode. Det er vigtigt at holde sig for øje, at man risikerer, at den udvalgte tilbudsgiver ikke vil være i stand til at opretholde sit bud, hvis bedømmelsesprocessen trækker for længe ud.

Hele udbudsproceduren frem til underretningen af den udvalgte udbudsgiver er strengt fortrolig. Bedømmelseskomitéens beslutninger træffes kollektivt, dens forhandlinger er hemmelige og dens medlemmer er underlagt tavshedspligt.

Det skal understreges, at bedømmelsesrapporterne og -protokollerne udelukkende er til internt brug og ikke må meddeles hverken tilbudsgiverne eller andre personer, bortset fra de bemyndigede tjenestegrene i den eller de pågældende AVS-stat(er), Kommissionen og kontrolmyndighederne (Revisionsretten m.fl.).

15.10.2. Meddelelse om tildeling af aftalen

Efter formel godkendelse fra Kommissionen underretter den kontraherende myndighed, inden buddenes gyldighedsperiode udløber, skriftligt den udvalgte tilbudsgiver om, at hans bud er blevet antaget. Den meddeler desuden ved standardskrivelse de øvrige tilbudsgivere, at deres bud ikke er blevet antaget. I denne skrivelse skal det angives, om buddene var korrekt udformet, og der skal gøres rede for buddenes tekniske mangler.

Hvis det drejer sig om en aftale, der er indgået i forbindelse med en finansieringsaftale, kan den kontraherende myndighed ikke underrette den udvalgte tilbudsgiver om, at hans bud er antaget, før finansieringsaftalen er indgået (jf. punkt 5, "Udbud med suspensionsbestemmelse").

Når aftalen er underskrevet, offentliggør Kommissionen resultatet af udbuddet (bekendtgørelse om indgået aftale) i De Europæiske Fællesskabers Tidende, på internettet og i ethvert andet egnet medie. I disse bekendtgørelser skal angives antallet af antagne bud, datoen for indgåelse af aftalen, navn og adresse på ordremodtageren samt beløbet.

15.10.3. Underskrivelse af aftalen

Når den kontraherende myndighed har underskrevet aftalen, fremsendes den til ordremodtageren, som skal underskrive den inden 30 dage efter modtagelsen og returnere den til den kontraherende myndighed tillige med garantien for aftalens udførelse.

Aftalen skal være dateret og kan ikke vedrøre tidligere ydelser eller træde i kraft før den dato, hvor begge parter har underskrevet den. Datoen for aftalens underskrivelse er den skæringsdato, fra hvilken de underskrivende parter er bundet med hensyn til aftalens udførelse, og derfor er det af største vigtighed, at denne dato fastsættes med omtanke.

16. LOKALT OFFENTLIGT UDBUD (VED AFTALER TIL EN VÆRDI AF MELLEM 30000 OG 150000 EUR)

Ved denne fremgangsmåde offentliggøres udbudsbekendtgørelsen om indkøbsaftaler kun i den eller de pågældende AVS-stat(er). Kommissionen offentliggør på internettet de tilsvarende udbudsreferencer (nummer, land, kontraherende myndighed og udbudsform) samt adressen på den delegation, hvor virksomhederne kan få supplerende oplysninger.

Det skal understreges, at i forbindelse med et lokalt offentligt udbud skal andre leverandører, der opfylder betingelserne, være sikret mulighed for at deltage på lige fod med lokale virksomheder. Det er forbudt at fastsætte betingelser, der tager sigte på at begrænse andre leverandørers mulighed for at deltage (f.eks. ved krav om, at de skal være registreret i AVS-staten eller tidligere have indgået aftaler lokalt el.lign.).

Ved denne procedure fastsættes fristen for modtagelse af bud til mindst 30 dage efter datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen i den lokale presse.

De regler, der gælder for et offentligt udbud som omhandlet i punkt 15, gælder tilsvarende for et lokalt offentligt udbud.

17. FORENKLET PROCEDURE (VED AFTALER TIL EN VÆRDI AF UNDER 30000 EUR)

Ved indgåelse af aftaler til en værdi af under 30000 EUR kan den kontraherende myndighed vælge at benytte en forenklet procedure uden forudgående offentliggørelse og rette henvendelse til mindst tre leverandører efter eget valg.

Den kontraherende myndighed udarbejder en liste over mindst tre leverandører. De udvalgte leverandører modtager en opfordring til at afgive bud på grundlag af tekniske specifikationer, som samtidig fremsendes til dem. Der kræves ingen tilbudsgaranti.

Buddene skal være den kontraherende myndighed i hænde på den adresse og på den dato og det klokkeslæt, der er angivet som sidste frist i opfordringen til at afgive bud.

Den kontraherende myndighed udarbejder en bedømmelsesrapport med angivelse af de modtagne buds tekniske overensstemmelse og kontraktbetingelser. Hvis den kontraherende myndighed ikke modtager mindst tre korrekt udformede tilbud, skal proceduren annulleres og startes forfra.

Ved en indkøbsaftale til en værdi af 5000 EUR eller derunder kan den kontraherende myndighed indgå aftale på grundlag af ét tilbud.

DEL IV

REGLER GÆLDENDE FOR AFTALER OM BYGGE- OG ANLÆGSARBEJDER

18. INDLEDNING

Bygge- og anlægsaftaler indgås mellem en entreprenør og en kontraherende myndighed og vedrører udførelse af bygge- og anlægsarbejder.

Entreprenører er alle fysiske og juridiske personer, som udfører bygge- og anlægsarbejder. En entreprenør, som afgiver et bud, benævnes tilbudsgiver, mens en entreprenør, som opfordres til at deltage i et begrænset udbud eller i en forenklet procedure, benævnes ansøger.

Den kontraherende myndighed, som altid er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, er den myndighed, der har beføjelse til at indgå aftalen. Bygge- og anlægsaftaler indgås af AVS-staten, med hvem Kommissionen indgår en finansieringsaftale.

Kommissionen udarbejder det internationale udbudsmateriale og fremsender det til den kontraherende myndighed til godkendelse, inden udbudsproceduren iværksættes. Den kontraherende myndighed fremsender det øvrige udbudsmateriale til delegationslederen til godkendelse, inden det egentlige udbud iværksættes. På grundlag af de godkendte beslutninger og i nært samarbejde med delegationslederen indkalder den kontraherende myndighed dernæst bud, modtager og gennemgår disse og afgør resultaterne af udbuddet. Den kontraherende myndighed forelægger delegationslederen resultatet af gennemgangen af buddene samt et forslag om tildeling af aftalen til godkendelse. Når den foreslåede kontrahent er godkendt, underskriver den kontraherende myndighed aftalerne og sender en kopi til delegationslederen. Delegationslederen er altid officielt indbudt og er som regel repræsenteret ved åbningen og gennemgangen af buddene.

19. FREMGANGSMÅDER VED INDGÅELSE AF AFTALER

19.1. Aftaler til en værdi af over 5000000 EUR

19.1.1. Offentligt udbud

Som hovedregel indgås bygge- og anlægsaftaler på grundlag af et internationalt offentligt udbud efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.

19.1.2. Udbud efter forhandling

Aftaler om bygge- og anlægsarbejder kan med Kommissionens godkendelse indgås på grundlag af udbud efter forhandling i følgende tilfælde:

a) Hvis det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af begivenheder, som de kontraherende myndigheder ikke har kunnet forudse, forhindrer overholdelse af de tidsfrister, der gælder ved offentlige og begrænsede udbud og ved forenklede procedurer som omhandlet i punkt 20, 21 og 22. De omstændigheder, der påberåbes som begrundelse for den tvingende nødvendighed, må under ingen omstændigheder kunne tilskrives den kontraherende myndighed. I denne sammenhæng indleder den kontraherende myndighed frit sådanne drøftelser, som den finder hensigtsmæssige, med tilbudsgiverne på den i henhold til ovennævnte stykke og i samarbejde med delegationslederen udarbejdede liste, og tildeler aftalen til den tilbudsgiver, som den har udvalgt.

b) Når der er tale om supplerende bygge- og anlægsarbejder, der ikke var omfattet af den først indgåede aftale, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af arbejdet, som det er beskrevet deri, forudsat at ordren tildeles den entreprenør, der udfører dette bygge- og anlægsarbejde:

- når disse supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige aftale uden væsentlige ulemper for de kontraherende myndigheder, eller

- når disse bygge- og anlægsarbejder, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige aftale, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.

Den samlede anslåede værdi af de aftaler, der indgås om supplerende bygge- og anlægsarbejder, må ikke overstige 50 % af værdien af den oprindelige aftale.

c) Hvis et udbud ikke har givet resultat