AFGØRELSE Nr. 1/2014 vEDTAGET AF ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE

af 15. december 2014

om vedtagelse af dets forretningsorden og associeringsudvalgets samt underudvalgs forretningsordener [2015/977]

ASSOCIERINGSRÅDET EU-UKRAINE HAR —

under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (1) (»aftalen«), særlig artikel 462, og

ud fra følgende betragtninger:

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Associeringsrådets og associeringsudvalgets samt underudvalgs forretningsordener, som fastsat i henholdsvis bilag I og II, vedtages herved.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 161 af 29.5.2014, s. 3.

4. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne efter fælles aftale beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget, medmindre andet er fastsat i aftalen. Konsultationen kan fortsætte i associeringsrådet, hvis parterne er enige herom.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt associeringsrådets afgørelser og sørger for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen i almindelighed fungerer korrekt. Associeringsudvalget behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af associeringsrådet, eller som opstår i forbindelse med aftalens gennemførelse. Associeringsudvalget forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger for associeringsrådet til godkendelse. I overensstemmelse med aftalens artikel 465, stk. 2, kan associeringsrådet delegere beføjelsen til at træffe afgørelser til associeringsudvalget.

3. Associeringsrådets akter, jf. aftalens artikel 463, stk. 1, betegnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden, og ægtheden bekræftes af de associeringsrådets sekretærer. Afgørelserne og henstillingerne rundsendes til hver af de adressater, der er anført i denne forretningsordens artikel 7. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

2. Associeringsrådet kan også træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå fremsender associeringsrådets formand teksten til forslaget til rådets medlemmer, jf. artikel 7, med en frist på mindst 21 kalenderdage, inden for hvilken medlemmerne kan tilkendegive eventuelle forbehold eller ændringsforslag. Formanden kan efter høring af parterne afkorte nævnte frist for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en bestemt sag.

erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen, og

1. Associeringsrådets sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

4. Formanden kan efter høring af parterne afkorte de i stk. 1 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en bestemt sag.

3. Rundsendt korrespondance sendes, hvor det er relevant, til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer ved Den Europæiske Union og Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union samt til Ukraines mission ved Den Europæiske Union.

2. Associeringsrådets sekretærer sørger for, at korrespondancen viderebringes til associeringsrådets formand og om nødvendigt rundsendes til medlemmerne af associeringsrådet.

En embedsmand fra henholdsvis Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Ukraine fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.

2. Associeringsrådet kan efter aftale mellem parterne invitere repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne som observatører eller for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne aftaler, på hvilke betingelser disse observatører kan deltage i møderne.

1. Medlemmer af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Et medlem, der ønsker at stille en stedfortræder, meddeler forud for det pågældende møde skriftligt associeringsrådets formand stedfortræderens navn.

1. Associeringsrådet træder sammen mindst én gang om året og efter behov efter parternes fælles aftale. Medmindre parterne bliver enige om andet, holdes alle associeringsrådets møder på det sædvanlige sted for Rådet for Den Europæiske Unions samlinger.

Parterne varetager på skift formandskabet for associeringsrådet i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

4. Som fastsat i aftalens artikel 463, stk. 1, og med henblik på at opfylde målene i aftalen har associeringsrådet beføjelse til at træffe afgørelser, der er bindende for parterne. Associeringsrådet træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre gennemførelsen af sine afgørelser, herunder ved eventuelt at give særlige organer, der er nedsat i medfør af aftalen, beføjelse til at handle på dets vegne. Associeringsrådet kan også fremsætte henstillinger. Det vedtager sine afgørelser og henstillinger efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for deres vedtagelse. Associeringsrådet kan delegere sine beføjelser til associeringsudvalget.

3. Associeringsrådet består af medlemmer af Rådet for Den Europæiske Union og medlemmer af Europa-Kommissionen på den ene side og af medlemmer af Ukraines regering på den anden side, jf. aftalens artikel 462, stk. 1. Ved sammensætningen af associeringsrådet skal der tages hensyn til de særlige emner, der skal drøftes på et givet møde. Associeringsrådet træder sammen på ministerplan.

BILAG II

FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSUDVALGET OG UNDERUDVALG

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Associeringsudvalget som nedsat i overensstemmelse med artikel 464, stk. 1, i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Ukraine på den anden side (»aftalen«) bistår associeringsrådet i udøvelsen af dettes hverv og udfører de opgaver, der er anført i aftalen, og som det pålægges af associeringsrådet. Associeringsrådet fastsætter i sin forretningsorden, hvilke opgaver associeringsudvalget skal tillægges, og hvordan det skal fungere, jf. aftalens artikel 465, stk. 1.

2. Associeringsudvalget forbereder associeringsrådets møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt associeringsrådets afgørelser og sørger for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen i almindelighed fungerer korrekt. Associeringsudvalget behandler spørgsmål af enhver art, som forelægges det af associeringsrådet, eller som opstår i forbindelse med den løbende gennemførelse af associeringsaftalen. Associeringsudvalget forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages i associeringsrådet.

3. I henhold til aftalens artikel 464, stk. 2, består associeringsudvalget af repræsentanter for parterne, i princippet på højtstående embedsmandsplan, med ansvar for de konkrete emner, der skal behandles på et givent møde.

4. Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 465, stk. 4, (»associeringsudvalget i dettes handelssammensætning«), består, når det udfører de opgaver, det tillægges i henhold til afsnit IV i aftalen, af højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen og Ukraine med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender. En repræsentant for Europa-Kommissionen eller Ukraine med ansvar for handel og handelsanliggender fungerer som formand for associeringsudvalget, jf. denne forretningsordens artikel 2. En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil deltager ligeledes i møderne.

5. Associeringsudvalget har som anført i aftalens artikel 465, stk. 3, beføjelse til at træffe afgørelser i de tilfælde, der er fastsat i aftalen, og på de områder, hvor associeringsrådet har delegeret det beføjelser. Disse afgørelser er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger med henblik på at gennemføre dem. Associeringsudvalget træffer sine afgørelser efter fælles aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen.

6. Parterne i denne forretningsorden er defineret i aftalens artikel 482.

Artikel 2

Formandskab

Parterne varetager på skift formandskabet for associeringsudvalget i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Medmindre andet er aftalt mellem parterne, mødes associeringsudvalget regelmæssigt og mindst én gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i associeringsudvalget, hvis parterne er enige herom.

2. Formanden indkalder til møderne i associeringsudvalget, der afholdes på et sted og en dato, som parterne er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af associeringsudvalgets sekretariat senest 28 kalenderdage inden mødets begyndelse, medmindre parterne bestemmer andet.

3. Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning mødes mindst én gang om året, og når omstændighederne kræver det. Formanden for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning indkalder til møderne, der afholdes på et sted, en dato og ved hjælp af de hjælpemidler, som parterne er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af sekretariatet for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning senest 15 kalenderdage inden mødets begyndelse, medmindre parterne bestemmer andet.

4. Der indkaldes så vidt muligt til de ordinære møder i associeringsudvalget i god tid før det ordinære møde i associeringsrådet.

5. Hvis parterne er enige herom, kan møderne i associeringsudvalget undtagelsesvist afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. videokonference.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underrettes parterne gennem associeringsudvalgets sekretariat om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 5

Sekretariat

1. En embedsmand fra henholdsvis Unionen og Ukraine fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget, og medmindre andet fastsættes i denne forretningsorden, udfører de sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

2. En embedsmand fra henholdsvis Europa-Kommissionen og Ukraine med ansvar for handel og handelsrelaterede anliggender fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

Artikel 6

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til associeringsudvalget sendes til en af parternes sekretær, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Associeringsudvalgets sekretariat sørger for, at al korrespondance stilet til associeringsudvalget videresendes til associeringsudvalgets formand og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 7.

3. Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til adressaterne på formandens vegne. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, jf. artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1. Dokumenter rundsendes gennem associeringsudvalgets sekretærer.

2. Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Sekretæren videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3. Unionens sekretær rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk Ukraines sekretær i kopi ved sådan korrespondance.

4. Ukraines sekretær rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Ukraine og sætter systematisk Unionens sekretær i kopi ved sådan korrespondance.

Artikel 8

Fortrolighed

Møderne i associeringsudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne træffer anden afgørelse. Når en part indgiver oplysninger, der er angivet som fortrolige, til associeringsudvalget, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Associeringsudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde i associeringsudvalget samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som associeringsudvalgets sekretariat af en part sammen med de relevante dokumenter er blevet anmodet om at optage på dagsordenen senest 21 kalenderdage før dagen for mødet.

2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med de relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage inden dagen for mødets begyndelse.

3. Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Associeringsudvalgets formand kan på ad hoc-basis og efter aftale med parterne invitere repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer alle krav om fortrolighed.

5. Formanden for associeringsudvalget kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 fastsatte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1. Associeringsudvalgets sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde i associeringsudvalget.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen:

a) en liste over mødedeltagere, en liste over de embedsmænd, der ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører eller eksperter, der deltog i mødet

b) dokumenter, der er forelagt associeringsudvalget

c) erklæringer, som et medlem af associeringsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

d) praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4.

3. Udkastet til protokol forelægges associeringsudvalget til godkendelse. Associeringsudvalget godkender udkastet til protokol på sit næste møde. Udkastet til protokol kan i stedet godkendes skriftligt. Udkastet til protokol for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde. Der sendes en genpart til hver af de i artikel 7 anførte adressater.

4. Sekretæren for den part i associeringsudvalget, der varetager formandskabet for associeringsudvalget, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner for hvert møde og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen normalt senest 15 kalenderdage inden dagen for mødets begyndelse. I takt med at mødet skrider frem, ajourføres udkastet, således at associeringsudvalget ved mødets afslutning kan vedtage de praktiske konklusioner, der afspejler de opfølgende handlinger, som parterne har vedtaget, medmindre de har aftalt andet. Når de praktiske konklusioner er godkendt, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på et senere møde i associeringsudvalget. Associeringsudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at følge de enkelte opfølgende handlinger i forhold til en bestemt frist.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. I særlige tilfælde, hvor aftalen giver beføjelse til at træffe afgørelser, eller hvor associeringsrådet har delegeret sådanne beføjelser til det, træffer associeringsudvalget afgørelse. Associeringsudvalget fremsætter også henstillinger. Der træffes afgørelser og fremsættes henstillinger efter fælles aftale mellem parterne og efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Hver afgørelse eller henstilling undertegnes af associeringsudvalgets formand, og ægtheden bekræftes af associeringsudvalgets sekretærer.

2. Associeringsudvalget kan træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem sekretærerne, der handler efter aftale med parterne. Med henblik herpå rundsendes teksten til forslaget, jf. artikel 7, med en frist på mindst 21 kalenderdage, inden for hvilken eventuelle forbehold eller ændringsforslag kan tilkendegives. Formanden kan efter høring af parterne afkorte de i dette stykke angivne frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller henstillingen af formanden, og ægtheden bekræftes af sekretærerne.

3. Associeringsudvalgets akter betegnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling«. Hver afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet er fastsat i afgørelsen.

4. Afgørelser og henstillinger rundsendes til parterne.

5. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Rapporter

Associeringsudvalget rapporterer til associeringsrådet om sit og underudvalgenes, arbejdsgruppernes og andre organers virksomhed på hvert ordinært møde i associeringsrådet.

Artikel 13

Sprog

1. Associeringsudvalgets officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Associeringsudvalgets arbejdssprog er engelsk og ukrainsk. Medmindre der træffes afgørelse om andet, baserer associeringsudvalget sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i associeringsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og ukrainsk, jf. artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet.

Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

4. I de tilfælde, hvor det er nødvendigt at oversætte dokumenter til de officielle EU-sprog, afholdes udgifterne af Unionen.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Denne forretningsorden kan ændres ved afgørelse vedtaget af associeringsrådet i overensstemmelse med aftalens artikel 465, stk. 1.

Artikel 16

Underudvalg, særlige udvalg eller organer

1. I overensstemmelse med aftalens artikel 466, stk. 1 og 3, kan associeringsudvalget beslutte at oprette andre underudvalg end dem, der er nedsat i henhold til aftalen, på specifikke områder, der er nødvendige for gennemførelsen af aftalen, til at bistå associeringsudvalget i udførelsen af dets opgaver. Associeringsudvalget kan beslutte at nedlægge sådanne underudvalg og at fastsætte eller ændre deres forretningsordener. Medmindre andet besluttes, arbejder sådanne underudvalg under associeringsudvalget og aflægger rapport til dette efter hvert møde.

2. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller aftalt i associeringsrådet, finder denne forretningsorden tilsvarende anvendelse for underudvalg, jf. stk. 1.

3. Møderne i underudvalg kan afholdes efter behov personligt enten i Bruxelles eller i Ukraine eller ved hjælp af f.eks. videokonference. Underudvalgene udgør en platform for overvågning af fremskridt, der gøres med tilnærmelse inden for bestemte områder, for drøftelse af bestemte spørgsmål eller udfordringer, der følger af processen, og for udformning af henstillinger og praktiske konklusioner.

4. Associeringsudvalgets sekretariat modtager en kopi af al relevant korrespondance, dokumentation og kommunikation, der vedrører underudvalg, særlige udvalg eller organer.

5. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller aftalt mellem associeringsrådets partnere, har underudvalg, særlige udvalg eller organer kun beføjelse til at fremsætte henstillinger til associeringsudvalget.

Artikel 17

Denne forretningsorden finder tilsvarende anvendelse på associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, medmindre andet fastsættes.