Afgørelse nr. 1/2000 truffet af Det Fælles Råd EF-Mexico

den 23. marts 2000

oprettet ved interimsaftalen om samhandel og handelsrelaterede anliggender mellem Det Europæiske Fællesskab på den ene side og De Forenede Mexicanske Stater på den anden side den 8. december 1997 om vedtagelse af forretningsordenen for det fælles råd

(2000/414/EF)

DET FÆLLES RÅD HAR -

under henvisning til interimsaftalen om samhandel og handelsrelaterede anliggender mellem Det Europæiske Fællesskab på den ene side og De Forenede Mexicanske Stater på den anden side, der den 8. december 1997 blev undertegnet i Bruxelles, i det følgende benævnt "interimsaftalen", særlig artikel 7-11, og

ud fra følgende betragtning:

Interimsaftalen trådte i kraft den 1. juli 1998 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for møderne i det fælles råd udøves på skift for perioder på tolv måneder af henholdsvis et medlem af Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabets vegne og et medlem af Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (i det følgende benævnt "SECOFI") på Mexicos vegne. Den første formandskabsperiode begynder dog på datoen for det fælles råds første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

1. Det fælles råd træder sammen på ministerplan med regelmæssige mellemrum, samt når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.

2. Møderne i det fælles råd holdes på et sted, som begge parter er enige om.

3. Det fælles råds sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i det fælles råd.

Artikel 3

Repræsentation

1. Medlemmer af det fælles råd, som er forhindret i at deltage i et møde, kan lade sig repræsentere.

2. Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere, skal meddele formanden navnet på sin repræsentant inden det pågældende møde. Den, der repræsenterer et medlem af det fælles råd, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af det fælles råd kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for det fælles råd om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra SECOFI fungerer sammen som sekretærer for det fælles råd.

Artikel 6

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i det fælles råd er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 7

Korrespondance

1. Al korrespondance til det fælles råd eller til rådets formand sendes til begge sekretærer for det fælles råd.

2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til formanden for det fælles råd og efter omstændighederne rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de øvrige medlemmer af det fælles råd. Den rundsendte korrespondance fremsendes til Kommissionens Generalsekretariat, medlemsstaternes faste repræsentationer og SECOFI.

3. Korrespondance fra formanden for det fælles råd sendes til adressaterne af den respektive sekretær og rundsendes efter omstændighederne som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de øvrige medlemmer af det fælles råd på de i stk. 2 omhandlede adresser.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Det fælles råds sekretærer udarbejder på grundlag af forslag fra de to parter en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den korresponderende sekretær fremsender dagsordenen til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som den ene af sekretærerne senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

Dagsordenen vedtages af det fælles råd ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab så tidligt som muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt det fælles råd

b) erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen

c) den vedtagne afgørelse, de fremsatte henstillinger, de vedtagne erklæringer samt de konklusioner, der vedtages i specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over medlemmer af det fælles råd eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Udkastet til protokol forelægges det fælles råd til godkendelse ved det næste møde. Udkastet til protokol kan også godkendes skriftligt af de to parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretærer og arkiveres af parterne. En genpart sendes til hver af de i artikel 7 nævnte adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Det fælles råd træffer afgørelser og fremsætter henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan det fælles råd vedtage en afgørelse eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom.

En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.

2. Det fælles råds afgørelser og henstillinger jf. artikel 9 i interimsaftalen benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

3. Ægtheden af det fælles råds afgørelser og henstillinger bekræftes af de to sekretærer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.

4. Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 nævnte adressater som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 11

Offentlighed

1. Møderne i det fælles råd er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

2. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre det fælles råds afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Sprog

1. Det fælles råds officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Medmindre andet besluttes, vil det fælles råd normalt basere sine forhandlinger og træffe afgørelse på dokumenter og forslag på disse sprog.

Artikel 13

Udgifter

1. Det Europæiske Fællesskab og De Forenede Mexicanske Stater afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møderne, tolkning ved møderne, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 14

Blandet udvalg

1. Der nedsættes hermed i henhold til artikel 10 i interimsaftalen et blandet udvalg til at bistå det fælles råd i udførelsen af dets opgaver.

2. Det blandede udvalg består af repræsentanter for Kommissionen og bistås af repræsentanter for medlemsstaterne på den ene side og af repræsentanter for SECOFI på den anden side, normalt på højtstående embedsmandsplan.

3. Det blandede udvalg forbereder det fælles råds møder og forhandlinger, overvåger efter omstændighederne gennemførelsen af det fælles råds afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at interimsaftalen fungerer efter hensigten. Det tager stilling til ethvert spørgsmål, som det får forelagt af det fælles råd, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af interimsaftalen. Det forelægger forslag til afgørelser og/eller henstillinger til vedtagelse i det fælles råd.

4. Forretningsordenen for det blandede udvalg er indeholdt i bilaget til denne afgørelse.

Udfærdiget i Lissabon, den 23. marts 2000.

På det fælles råds vegne

J. Gama

Formand

BILAG