AFGØRELSE Nr. 1/1999 TRUFFET AF DET BLANDEDE UDVALG EU-NORGE OG ISLAND NEDSAT VED AFTALEN INDGÅET MELLEM RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG REPUBLIKKEN ISLAND OG KONGERIGET NORGE OM DISSE LANDES ASSOCIERING I GENNEMFØRELSEN, ANVENDELSEN OG UDVIKLINGEN AF SCHENGEN-REGLERNE

af 29. juni 1999

om fastsættelse af udvalgets forretningsorden

(1999/C 211/02)

DET BLANDEDE UDVALG HAR -

under henvisning til aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse landes associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 3, stk. 2 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Det blandede udvalg består af repræsentanter for Republikken Islands og Kongeriget Norges regeringer, medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union, i det følgende benævnt "Rådet", og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber, i det følgende benævnt "Kommissionen".

Udvalget mødes:

- på ekspertplan:

under forsæde af den delegation, der repræsenterer det medlem af Rådet, der varetager formandskabet

- på højt embedsmandsplan og på ministerplan:

i årest første halvdel: under forsæde af den delegation, der repræsenterer det medlem af Rådet, der varetager formandskabet

i årets anden halvdel: under forsæde af skiftevis den delegation, der repræsenterer Islands regering, og den delegation, der repræsenterer Norgens regering.

Den delegation, der repræsenterer det medlem af Rådet, der varetager formandskabet, kan afstå formandskabet for det blandede udvalg til den delegation, der varetager det efterfølgende formandskab for Rådet.

Artikel 2

Det blandede udvalg holder møde på Rådets hjemsted i Bruxelles.

Når Rådet træder sammen et andet sted i henhold til dets forretningsorden, holder det blandede udvalg også møde på ministerplan det pågældende sted.

Under ekstraordinære omstændigheder og i behørigt begrundede tilfælde kan det blandede udvalg med enstemmighed beslutte at holde møde et andet sted.

Artikel 3

Møderne i det blandede udvalg er ikke offentlige, medmindre det blandede udvalg træffer anden afgørelse med enstemmighed.

Artikel 4

Det blandede udvalg træder sammen på ethvert passende niveau efter indkaldelse fra formanden på dennes initiativ eller efter anmodning fra et af udvalgets medlemmer.

Møderne på ministerplan i det blandede udvalg finder normalt sted på dagen for en samling i Rådet, hvor der drøftes spørgsmål inden for det område, der er omfattet af aftalens artikel 1.

Artikel 5

De blandede udvalg består på ministerplan af repræsentanter for Island og Norge og Rådets medlemmer på ministerplan, der er bemyndiget til at forpligte deres respektive landes regeringer, samt et medlem af Kommissionen.

Mindst 11 medlemmer af det blandede udvalg på ministerplan, herunder Islands, Norges og Kommissionens delegationer, skal være til stede, for at det blandede udvalg kan træffe afgørelser.

Møderne på ministerplan i det blandede udvalg forberedes af det blandede udvalg på højt embedsmandsplan. Alle punkter på den foreløbige dagsorden for et møde på ministerplan i det blandede udvalg behandles først af det blandede udvalg på højt embedsmandsplan, der på sit eget niveau søger at tilvejebringe en løsning. Sådanne punkter forelægges om fornødent for det blandede udvalg på ministerplan.

Artikel 6

Formanden udarbejder den foreløbige dagsorden for hvert møde. På den foreløbige dagsorden optages det punkt, for hvilket der er anmodet om afholdelse af et møde i henhold til artikel 4. Mødeindkaldelsen og den foreløbige dagsorden fremsendes til de adressater, der er omhandlet i artikel 9, i tilstrækkelig god tid inden mødet. Dagsordenen bilægges alle nødvendige arbejdsdokumenter.

Med forbehold af Island og Norges rettigheder i henhold til aftalens artikel 4 vedtages dagsordenen med enstemmighed af det blandede udvalg ved hvert mødes begyndelse, og det blandede udvalg kan med enstemmighed beslutte at optage et punkt på dagsordenen, som ikke findes på den foreløbige dagsorden. De delegationer, der repræsenterer Det Forenede Kongerige og Irland, kan ikke modsætte sig, at der træffes afgørelse med den enstemmighed, der kræves for at optage et punkt på dagsordenen vedrørende det område, der er omfattet af aftalens artikel 1, og som disse medlemsstater ikke deltager i.

Artikel 7

Arbejdsdokumenterne til brug for det blandede udvalg udarbejdes på Rådets sprog, medmindre det blandede udvalg træffer anden afgørelse med enstemmighed.

Artikel 8

Generalsekretariatet for Rådet udarbejder på formandens ansvar en protokol for hvert møde på ministerplan i det blandede udvalg, som fremsendes til delegationerne.

Protokollen skal i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen indeholde:

- en angivelse af de dokumenter, der er forelagt det blandede udvalg

- de konklusioner, som det blandede udvalg er nået frem til, og de afgørelser, der har truffet

- de erklæringer, som en delegation har begæret optaget.

Hver delegation kan anmode om en mere udførlig affattalelse af protokollen vedrørende et punkt på dagsordenen.

Protokollen godkendes af det blandede udvalg med enstemmighed. Det kan gøre brug af skriftlig procedure.

Artikel 9

Alle meddelelser fra formanden i henhold til forretningsordenen sendes til Islands og Norges missioner ved Den Europæiske Union, EU-medlemsstaternes repræsentationer og Kommissionen.

Korrespondance til det blandede udvalg sendes til udvalgets formand, på Generalsekretariatet for Rådets adresse (Rådet for Den Europæiske Union, Rue de la Loi/Wetstraat 175, B-1048 Bruxelles/Brussel).

Artikel 10

De nærmere bestemmelser for behandling af offentlighedens begæringer til det blandede udvalg om adgang til udvalgets dokumenter er de samme som dem, som Rådet har vedtaget for sine egne dokumenter.

Artikel 11

Generalsekretariatet for Rådet varetager det blandede udvalgs sekretariatsforretninger.

Artikel 12

Det blandede udvalgs forhandlinger er fortrolige, medmindre det træffer anden afgørelse.

Rådets regler om foranstaltninger til beskyttelse af klassificerede dokumenter, der gælder i Generalsekretariatet for Rådet, finder også anvendelse på beskyttelse af klassificerede dokumenter, der skal anvendes i det blandede udvalg.

Artikel 13

Såfremt en sag er blevet forelagt for det blandede udvalg i henhold til aftalens artikel 8, stk. 4, skal enhver afgørelse i det blandede udvalg om at videreføre aftalen træffes med enstemmighed.

Såfremt aftalen bringes til ophør som følge af manglende godkendelse af en retsakt eller en foranstaltning, som ikke finder anvendelse på Irland og/eller Det Forenede Kongerige, kan disse medlemsstaters repræsentanter ikke modsætte sig, at der træffes afgørelse herom med enstemmighed.

Artikel 14

Såfremt en tvist indbringes for det blandede udvalg i henhold til bestemmelserne i aftalens artikel 11, optages tvisten på den foreløbige dagsorden for det blandede udvalg på ministerplan.

Det blandede udvalg træffer afgørelse om bilæggelse af tvister med enstemmighed.

Såfremt der er tale om bilæggelse af en tvist vedrørende fortolkningen eller anvendelsen af en bestemmelse, som ikke finder anvendelse på Irland og/eller Det Forenede Kongerige, kan disse medlemsstaters repræsentanter ikke modsætte sig, at der træffes afgørelse herom med enstemmighed.

Artikel 15

Med undtagelse af de spørgsmål, som i henhold til denne forretningsorden kræver enstemmighed, træffes det blandede udvalgs afgørelser om sådanne spørgsmål med et flertal af delegationernes stemmer.

Det blandede udvalg træffer på ministerplan afgørelse om ændringer af denne forretningsorden med enstemmighed.

Artikel 16

Denne afgørelse får virkning fra datoen for vedtagelsen.

Artikel 17

Denna afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Island og Norge er ansvarlige for dens officielle offentliggørelse i deres respektive lande.

Udfærdigt i Bruxelles, den 29. juni 1999.

På det blandede udvalgs vegne

O. SCHILY

Formand

1. Fælles erklæring fra alle medlemmer af det blandede udvalg vedrørende forretningsordenens artikel 4:

"Såfremt Rådet for den Europæiske Union agter at træffe en afgørelse som anført i aftalens artikel 8, stk. 1, om vedtagelse af nye retsakter og foranstaltninger, som i substansen vil afvige fra det blandede udvalgs fælles indstilling til samme retsakter og foranstaltninger, indkaldes det blandede udvalg almindeligvis før en sådan afgørelse for i henhold til aftalens artikel 4 at drøfte de påtænkte ændringer."

2. Fælles erklæring fra alle medlemmer af det blandede udvalg vedrørende forretningsordenens artikel 6, stk. 2:

"Medlemmerne af det blandede udvalg er alle enige om, at der ikke vil blive gjort indsigelser mod vedtagelsen af dagsordenen for så vidt angår punkter, der er omfattet af aftalen."