DA Den Europæiske Unions Tidende L 95/51

AFGØRELSE Nr. 3/2005 TRUFFET AF AVS-EF-MINISTERRÅDET

den 8. marts 2005

om fastsættelse af AVS-EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden

(2005/299/EF)

AVS-EF-MINISTERRÅDET HAR —

under henvisning til AVS-EF-partnerskabsaftalen undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, særlig artikel 16, stk. 3, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) AVS-EF-Ambassadørudvalget fastsatte ved afgørelse nr. 2/2001 af 30. januar 2001 sin forretningsorden.

(2) Visse ændringer er nødvendige for at tage hensyn til de nye medlemsstaters tiltrædelse af Den Europæiske Union.

(3) På AVS-EF-Ministerrådets 29. samling, der blev afholdt den 6. maj 2004 i Gaborone, Botswana, blev der truffet afgørelse om at ændre forretningsordenen i overensstemmelse hermed —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Mødedatoer og -sted

1. I overensstemmelse med artikel 16, stk. 2, i AVS-EF-partnerskabsaftalen, i det følgende benævnt »AVS-EF-aftalen«, træder AVS-EF-Ambassadørudvalget, i det følgende benævnt »udvalget«, sammen med regelmæssige mellemrum, særlig for at forberede møder i Ministerrådet, i det følgende benævnt »rådet«, og hver gang, det er nødvendigt, på anmodning af en af parterne.

2. Udvalget indkaldes af formanden. Mødedatoen fastsættes efter fælles overenskomst mellem parterne.

3. Udvalget træder sammen i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union eller i sekretariatet for AVS-staterne. Dog kan det efter særlig afgørelse træde sammen i en by i en AVS-stat.

Artikel 2

Udvalgets opgaver

1. I overensstemmelse med artikel 16, stk. 2, i AVS-EF-aftalen bistår udvalget rådet ved udførelsen af dets opgaver og udfører ethvert mandat, som det pålægges af rådet. Det overvåger i denne sammenhæng gennemførelsen af denne aftale og fremskridt i retning af virkeliggørelsen af dens mål.

2. Udvalget aflægger rapport for rådet, navnlig på de områder, der er genstand for en delegation af beføjelser.

3. Det forelægger ligeledes rådet de resolutioner, henstillinger eller udtalelser, som det finder nødvendige eller relevante.

Artikel 3

Dagsorden for møderne

1. Den foreløbige dagsorden for hvert møde udarbejdes af formanden. Den fremsendes til de øvrige medlemmer af udvalget mindst otte dage inden datoen for mødet.

På den foreløbige dagsorden optages punkter, for hvilke anmodning om optagelse er formanden i hænde senest ti dage inden datoen for mødet. På den foreløbige dagsorden kan kun optages punkter, for hvilke der er indgivet dokumentmateriale til rådets sekretariat i så god tid, at det kan fremsendes til medlemmerne af udvalget mindst otte dage inden datoen for mødet.

2. Dagsordenen vedtages af udvalget ved hvert mødes begyndelse. I tilfælde af hastesager kan udvalget på anmodning fra AVS-staterne eller Fællesskabet beslutte på dagsordenen at optage punkter, for hvilke de i stk. 1 foreskrevne frister ikke er overholdt.

Artikel 4

Forhandlinger

1. Udvalget afgiver udtalelser efter fælles overenskomst mellem Fællesskabet på den ene side og AVS-staterne på den anden side.

2. Udvalget er kun beslutningsdygtigt, hvis mindst halvdelen de faste repræsentanter for Fællesskabets medlemsstater, et medlem af Kommissionen og halvdelen af medlemmerne af AVS-Ambassadørudvalget er til stede.

3. Hvis et medlem af udvalget er forhindret i at deltage i et møde, kan vedkommende lade sig repræsentere. Medlemmet meddeler i så tilfælde formanden dette og oplyser, hvilken person eller delegation der har beføjelse til at repræsentere det. Repræsentanten udøver alle det forhindrede medlems rettigheder.

4. Udvalgets medlemmer kan lade sig ledsage af embedsmænd.

5. En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank, i det følgende benævnt »Banken«, er til stede ved udvalgets møder, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som henhører under områder, der vedrører Banken.

Artikel 5

Skriftlig procedure, officielle publikationer og retsakternes form

Artikel 4, artikel 9, stk. 3, og artikel 14 i AVS-EF-Ministerrådets forretningsorden finder anvendelse på de retsakter, der vedtages af udvalget.

Artikel 6

Stater, der deltager med observatørstatus

1. Repræsentanterne for AVS-EF-aftalens signatarstater, som på datoen for aftalens ikrafttræden endnu ikke har afsluttet de i dennes artikel 93 omhandlede procedurer, kan deltage i udvalgets møder som observatører. De kan i så tilfælde opnå tilladelse til at deltage i udvalgets drøftelser.

2. Samme regel gælder for de lande, der er omhandlet i artikel 93, stk. 6, i AVS-EF-aftalen.

3. Udvalget kan bemyndige repræsentanterne for en stat, der ansøger om at tiltræde AVS-EF-aftalen, til at deltage som observatører i udvalgets arbejde.

Artikel 7

Fortrolighed

1. Medmindre andet bestemmes, er udvalgets møder ikke offentlige.

2. Med forbehold af andre gældende bestemmelser er udvalgets forhandlinger og afgørelser undergivet tavshedspligt, medmindre andet bestemmes af udvalget.

Artikel 8

Meddelelser og protokollater

1. Enhver meddelelse i henhold til denne forretningsorden fremsendes af rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, sekretariatet for AVS-staterne, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen.

Meddelelserne fremsendes ligeledes til formanden for Banken, såfremt de vedrører denne.

2. For hvert møde optages et protokollat, der blandt andet nævner de afgørelser, der er truffet af udvalget.

Efter udvalgets godkendelse af protokollatet underskrives dette af udvalgets formand og af rådets sekretærer; det opbevares i rådets arkiver. En genpart af protokollatet fremsendes til de i stk. 1 nævnte modtagere.

Artikel 9

Formandskab

Formandskabet for udvalget varetages på skift i seks måneder af en fast repræsentant for en medlemsstat, udpeget af Fællesskabet, og af en missionschef for en AVS-stat, udpeget af AVS-staterne.

Artikel 10

Korrespondance og dokumentation

1. Korrespondance til udvalget stiles til dettes formand på hjemstedet for rådets sekretariat.

2. Medmindre andet bestemmes, fører udvalget sine forhandlinger på grundlag af dokumenter udarbejdet på parternes officielle sprog.

Artikel 11

Udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

1. Udvalget bistås af:

i) det toldsamarbejdsudvalg, der er nedsat ved artikel 37 i protokol nr. 1 til bilag V til AVS-EF-aftalen

ii) den stående blandede gruppe vedrørende bananer, der er omhandlet i artikel 3 i protokol nr. 5 til bilag V til AVS-EF-aftalen

iii) underudvalget vedrørende handelssamarbejde

iv) underudvalget vedrørende sukker

v) den fælles arbejdsgruppe vedrørende ris omhandlet i afsnit 5 i erklæring XXIV til slutakten til AVS-EF-aftalen

vi) den fælles arbejdsgruppe vedrørende rom omhandlet i afsnit 6 i erklæring XXV til slutakten til AVS-EF-aftalen.

2. Udvalget kan nedsætte andre underudvalg eller arbejdsgrupper til at varetage arbejde, der skønnes nødvendigt til udførelsen af de opgaver, der er omhandlet i artikel 16, stk. 2, i AVS-EF-aftalen.

3. Disse udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper forelægger udvalget rapporter om deres arbejde.

Artikel 12

Sammensætning af udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

1. Med undtagelse af toldsamarbejdsudvalget sammensættes de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, af AVS-ambassadører eller disses repræsentanter, af repræsentanter for Kommissionen og af repræsentanter for medlemsstaterne.

2. En repræsentant for Banken er til stede ved møderne i disse udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, når der på dagsordenen er opført spørgsmål, som vedrører Banken.

3. Medlemmer af udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper kan i deres hverv benytte sig af ekspertbistand.

Artikel 13

Formandskab for udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

1. Formandskabet for de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, varetages i fællesskab af en ambassadør for AVS-staternes vedkommende og, for Fællesskabets vedkommende, af en repræsentant for Kommissionen eller en repræsentant for en medlemsstat.

2. Uanset stk. 1 kan medformændene i særlige tilfælde eller efter fælles aftale lade sig repræsentere af enhver af dem udpeget person.

Artikel 14

Møderegler for udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

De udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, træder sammen på anmodning af en af de to parter efter samråd mellem disses formænd, med en indkaldelsesfrist på syv dage, medmindre det drejer sig om hastesager.

Artikel 15

Forretningsorden for udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper

De udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11, kan fastlægge deres egen forretningsorden med udvalgets samtykke.

Artikel 16

Sekretariat

1. Sekretariatsopgaver og andet arbejde, der er nødvendigt for arbejdet i udvalget samt i de udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper, der er nævnt i artikel 11 (forberedelse af dagsordenen, udsendelse af dokumenter i forbindelse hermed osv.), varetages af rådets sekretariat.

2. Sekretariatet udarbejder snarest muligt efter hvert møde et referat af møderne i disse udvalg, underudvalg og arbejdsgrupper.

Dette referat fremsendes af rådets sekretariat til AVS-staternes repræsentanter, AVS-staternes sekretariat, medlemsstaternes faste repræsentanter, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen.

Artikel 17

Denne afgørelse ophæver og træder i stedet for afgørelse nr. 2/2001 truffet af AVS-EF-Ambassadørudvalget den 30. januar 2001 om fastsættelse af AVS-EF-Ambassadørudvalgets forretningsorden.