DA Den Europæiske Unions Tidende L 55/93

Den fælles forvaltningskomité, herefter benævnt »FFK«, er nedsat i henhold til artikel 89, stk. 3, i associeringsaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side og er omhandlet i artikel 16 i aftalen om sundhedsmæssige og plantesundhedsmæssige foranstaltninger i samhandelen med dyr, animalske produkter, planter, planteprodukter og andre varer og dyrevelfærd, der er knyttet til associeringsaftalen som bilag IV, herefter benævnt »SPS-aftalen«.

Artikel 1

Formandskab

1. Formandskabet for FFK udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis en tjenestemand fra Kommissionen for Det Europæiske Fællesskab, på vegne af Fællesskabet og dets medlemsstater, og en repræsentant for den chilenske regering på højtstående embedsmandsplan.

2. Første periode af formandskabet begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. I denne periode og derefter i hver tolvmånedersperiode udøves formandskabet for FFK af den part, der har formandskabet i associeringsrådet.

Artikel 2

Møder

1. Møderne i FFK indkaldes af den part, der har formandskabet, på en dato og et sted, som parterne er blevet enige om, med den hyppighed der er fastsat i SPS-aftalens artikel 16, stk. 1.

2. Hvis parterne er enige, kan FFK's møder afholdes som video- eller telekonference.

3. Parterne kan vedtage, at komitéen kan behandle spørgsmål pr. korrespondance mellem møderne. Oplysninger udveksles i overensstemmelse med SPS-aftalens artikel 12, stk. 5.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for FFK om den planlagte sammensætning af den anden parts delegation.

Artikel 4

Udveksling af oplysninger

Alle de dokumenter, som omhandles i artikel 6, 7 og 8 i denne forretningsorden, fremsendes til Chiles mission ved EU og Kommissionens delegation i Chile samt til sekretærerne og formanden for associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighed

Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i FFK ikke offentlige.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Parterne udarbejder i fællesskab en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden senest 15 dage inden mødets begyndelse.

2. Dagsordenen vedtages af FFK ved hvert mødes begyndelse.

3. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis begge parter er enige herom.

4. Formanden kan efter aftale med den anden part anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på oplysninger om særlige spørgsmål.

5. Parterne vedtager ved mødets begyndelse, hvilke sprog der skal tales på mødet, og som mødereferatet skal udfærdiges på.

Artikel 7

Mødereferat

1. De to parter udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til referat af hvert møde.

2. For hvert punkt på dagsordenen indeholder mødereferatet som generel regel oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt FFK

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af FFK har anmodet om at få optaget i mødereferatet

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3. Mødereferatet indeholder ligeledes en fortegnelse over mødedeltagerne.

4. Mødereferatet godkendes skriftligt af begge parter senest to måneder efter datoen for mødet. Når mødereferatet er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af formanden og den person, der varetager den tilsvarende funktion hos den anden part, og hver af parterne arkiverer en original genpart. Der sendes en genpart af mødereferatet til formanden og sekretærerne for associeringsrådet.

Artikel 8

Handlingsplan

FFK vedtager en handlingsplan for de aktiviteter, der er vedtaget af parterne på mødet. Parternes gennemførelse af denne handlingsplan tages op på det næste møde i FFK.

Artikel 9

Afgørelser og henstillinger

1. Hvis FFK i medfør af bilag IV til associeringsaftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.

2. Når FFK træffer en afgørelse, finder artikel 10, 11 og 12 i associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. FFK's afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er nævnt i artikel 4, stk. 1, i denne forretningsorden.

Artikel 10

Udgifter

1. Republikken Chile og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, der måtte opstå som følge af deres deltagelse i FFK's møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder, tolkning på møderne og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.

Denne afgørelse træder i kraft på datoen for vedtagelsen.