Afgørelse Nr. 1/2001 truffet af det fælles råd

der er nedsat ved rammeaftalen om samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side af 21. juni 1996

den 26. juni 2001

Det fælles råds forretningsorden

(2001/755/EF)

DET FÆLLES RÅD HAR -

under henvisning til den rammeaftale om samarbejde med henblik på som endeligt mål at forberede en associering af politisk og økonomisk art mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side(1), der blev undertegnet i Firenze den 21. juni 1996, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 33 til 37, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. februar 1999 -

FASTSAT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for det fælles råd udøves på skift for 12 måneder af et medlem af Rådet for Den Europæiske Union på vegne af Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater og en repræsentant for Republikken Chile. Første formandskabsperiode begynder på datoen for det første rådsmøde og ender den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

1. Det fælles råd mødes på ministerplan med regelmæssige mellemrum og når omstændighederne kræver det, såfremt parterne er enige herom.

2. Det fælles råds møder afholdes på et sted, som begge parter er enige om.

3. Det fælles råds sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i det fælles råd.

Artikel 3

Repræsentation

1. Medlemmer af det fælles råd, som er forhindret i at deltage i et møde, kan lade sig repræsentere.

2. Hvis et medlem ønsker at lade sig repræsentere, meddeler det formanden navnet på den, der skal repræsentere ham, inden det møde, hvor han lader sig repræsentere. Den, der repræsenterer et medlem af det fælles råd, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af det fælles råd kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for det fælles råd om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og deres leder.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en tjenestemand ved Republikken Chiles diplomatiske mission ved Den Europæiske Union fungerer sammen som sekretærer for det fælles råd.

Artikel 6

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i det fælles råd er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 7

Korrespondance

1. Al korrespondance til det fælles råd eller til formanden for det fælles råd sendes til begge sekretærer for det fælles råd.

2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til det fælles råds formand og efter omstændighederne rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de øvrige medlemmer af det fælles råd. Den rundsendte korrespondance fremsendes til Kommissionens generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Republikken Chiles diplomatiske mission ved Den Europæiske Union.

3. Korrespondance fra det fælles råds formand sendes til adressaterne af den respektive sekretær og rundsendes efter omstændighederne som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de øvrige medlemmer af det fælles råd på de i stk. 2 omhandlede adresser.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Det fælles råds sekretærer udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af den korresponderende sekretær til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som den ene af parterne senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af dagsordenen. Dagsordenen vedtages af Det Fælles Råd ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt det fælles råd

b) erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de fremsatte forslag, de vedtagne henstillinger og erklæringer samt de konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over medlemmer af det fælles råd eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Udkastet til protokol forelægges det fælles råd til godkendelse ved det næste møde. Det kan også godkendes skriftligt af begge parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretærer og arkiveres af parterne. En genpart sendes til hver af de i artikel 7 nævnte adressater.

Artikel 10

Henstillinger

1. I de i aftalens artikel 33-36 omhandlede tilfælde vedtager det fælles råd henstillinger eller fremsætter forslag ved fælles overenskomst mellem parterne. I perioden mellem møderne kan det fælles råd fremsætte forslag eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.

2. Det fælles råds henstillinger og forslag, jf. aftalens artikel 33-36, benævnes "henstillinger eller forslag", efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

3. Ægtheden af det fælles råds henstillinger og forslag bekræftes de to sekretærer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.

4. Henstillingerne og forslagene fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 nævnte adressater som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 11

Offentlighed

1. Møderne i det fælles råd er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

2. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre det fælles råds henstillinger og forslag i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Sprog

1. Det fælles råds officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Det fælles råd arbejder på grundlag af dokumenter udarbejdet på disse sprog, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 13

Udgifter

1. Hver af parterne afholder de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder, tolkning ved møder og oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for det pågældende møde.

Artikel 14

Udvalg

Forretningsordenen for det blandede udvalg er knyttet som bilag til denne forretningsorden.

Udfærdiget i Luxembourg, den 26. juni 2001.

På det fælles råds vegne

L. Pagrotsky

Formand

(1) EFT L 209 af 19.8.1996, s. 5.

BILAG

Forretningsorden for det blandede udvalg mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for det blandede udvalg udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på vegne af Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater og en repræsentant for Republikken Chile. Første formandskabsperiode begynder på datoen for det første rådsmøde og ender den 31. december samme år. I denne periode og derefter i hver periode på 12 måneder udøves formandskabet for det blandede udvalg af den part, der har formandskabet for det fælles råd.

Artikel 2

Møder

Det blandede udvalg træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Det blandede udvalgs to sekretærer indkalder i fællesskab til hvert møde, der holdes skiftevis i Bruxelles og i Chile på et tidspunkt, som begge parter er enige om.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for det blandede udvalg om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 4

Sekretariat

1. Sekretariatsopgaverne for det blandede udvalg varetages i fællesskab af en repræsentant for Europa-Kommissionen og en repræsentant for Chile.

2. Al korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg i henhold til denne forretningsorden sendes til sekretærerne for det blandede udvalg og til sekretærerne og formanden for det fælles råd samt efter omstændighederne til medlemmerne af det blandede udvalg.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i det blandede udvalg er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Det blandede udvalgs sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden og sekretærerne for det fælles råd samt til medlemmerne af det blandede udvalg senest 15 dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden omfatter emner, som formanden senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden. Dagsordenen vedtages af det blandede udvalg ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

Efter hvert møde udarbejdes en protokol, som baseres på formandens sammenfatning af de konklusioner, det blandede udvalg er nået frem til. Efter vedtagelse af protokollen i det blandede udvalg undertegnes den af formanden og sekretærerne og arkiveres af begge parter. Der sendes en genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for det fælles råd samt til medlemmerne af det blandede udvalg.

Artikel 8

Forslag

1. Når det blandede udvalg har beføjelse til at fremsætte forslag i henhold til artikel 35, stk. 5, i aftalen, benævnes sådanne "forslag" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

2. Når det blandede udvalg fremsætter forslag, finder bestemmelserne i artikel 10, 11 og 12 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. Det blandede udvalgs forslag fremsendes til hver enkelt af de i artikel 4, stk. 2, nævnte adressater.

Artikel 9

Udgifter

1. Chile og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i det blandede udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne, tolkning ved møderne, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.