FORRETNINGSORDEN FOR SAMARBEJDSRÅDET mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Den Russiske Føderation på den anden side af 27. januar 1998 (98/228/EF)

SAMARBEJDSRÅDET HAR -

under henvisning til partnerskabs- og samarbejdsaftalen om oprettelse af et partnerskab mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Den Russiske Føderation på den anden side, som blev undertegnet den 24. juni 1994 på Korfu, i det følgende benævnt »aftalen«, særlig artikel 90 til 93 (1),

under henvisning til protokollen til aftalen, som blev underskrevet den 21. maj 1997 i Bruxelles, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. december 1997 -

FASTLAGT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for Samarbejdsrådet udøves på skift for tolv måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabernes og dets medlemsstaters vegne og af en repræsentant for Den Russiske Føderations regering. Første periode begynder dog på datoen for afholdelse af Samarbejdsrådets første møde og ender den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

Samarbejdsrådet træder sammen på ministerplan en gang om året. Der kan efter anmodning fra en parterne afholdes ekstraordinære møder i Samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom.

Samarbejdsrådets sekretærer indkalder efter aftale med partnerne til møderne i Samarbejdsrådet.

Artikel 3

Medlemmerne og deres repræsentation i Samarbejdsrådet

Medlemmerne af Samarbejdsrådet som defineret i aftalens artikel 91 kan repræsenteres af en udpeget minister eller embedsmand, hvis de selv er forhindret i at deltage.

Embedsmanden skal normalt være chefen for Den Russiske Føderations Mission ved De Europæiske Fællesskaber eller chefen for den faste repræsentation ved EU eller en højtstående embedsmand.

I alle andre tilfælde skal et medlem, som ønsker at blive repræsenteret, meddele formanden navnet på sin repræsentant før det møde, hvor han skal repræsenteres.

Den, der repræsenterer et medlem af Samarbejdsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af Samarbejdsrådet kan ledsages af embedsmænd.

Før hvert møde underrettes formanden om, hvorledes parternes delegationer vil være sammensat og om, hvem der vil være formænd for disse.

Samarbejdsrådet kan indbyde andre personer til at deltage i møderne med henblik på at give oplysninger om særlige spørgsmål.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand udpeget af Den Russiske Føderation fungerer sammen som sekretærer for Samarbejdsrådet.

Artikel 6

Dokumenter

Når Samarbejdsrådets drøftelser foregår på grundlag af skriftlige baggrundsdokumenter, skal disse nummereres og fremsendes af de to sekretærer som Samarbejdsrådets dokumenter.

Artikel 7

Korrespondance

Alle meddelelser til Samarbejdsrådet eller formanden for Samarbejdsrådet skal fremsendes til begge Samarbejdsrådets sekretærer.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til Samarbejdsrådets formand og i givet fald fremsendes som dokumenter jf. artikel 6 til de øvrige medlemmer af Samarbejdsrådet. Den fremsendes til Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Den Russiske Føderations Mission i Bruxelles.

Meddelelser fra Samarbejdsrådets formand sendes til adressaterne af den respektive sekretær og fremsendes i givet fald som dokumenter jf. artikel 6 til de øvrige medlemmer af Samarbejdsrådet på de i ovennævnte stykke omhandlede adresser.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Parterne aftaler en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af den respektive sekretær til de adressater, der er omhandlet i artikel 7, senest femten dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som de to sekretærer senest enogtyve dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages punkter ikke på den foreløbige dagsorden, hvis sekretærerne ikke har modtaget den fornødne dokumentation inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen godkendes af Samarbejdsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan kun optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Parterne kan aftale, at de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til kravene i forbindelse med et specifikt tilfælde.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder i fællesskab et udkast til protokol for hvert møde i to genparter.

Protokollen skal i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen indeholde oplysning om

- dokumenter, der er forelagt Samarbejdsrådet

- erklæringer, som et medlem af Samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

- de fremsatte henstillinger, de vedtagne erklæringer og de dragne konklusioner.

Protokollen skal også omfatte en liste over de medlemmer af Samarbejdsrådet eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

Udkastet til protokol forelægges Samarbejdsrådet til godkendelse senest en måned efter hvert møde. Efter godkendelsen underskriver de to sekretærer to genparter af protokollen, og den arkiveres af begge parter. Der sendes en genpart til hver af de i artikel 7 omhandlede adressater.

Artikel 10

Henstillinger

Samarbejdsrådet fremsætter sine henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan Samarbejdsrådet fremsætte henstillinger eller godkende protokoller ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure består i en officiel brevveksling mellem de to sekretærer, som handler efter aftale med parterne.

2. Samarbejdsrådets henstillinger i henhold til aftalens artikel 90 benævnes »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, af datoen for deres vedtagelse og af en generel angivelse af emnet.

Ægtheden af Samarbejdsrådets henstillinger bekræftes af de to sekretærer, og to genparter underskrives af cheferne for de to parters delegationer.

Henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 omhandlede adressater.

Artikel 11

Offentlighed

Møderne i Samarbejdsrådet er ikke offentlige, medmindre andet besluttes.

Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre Samarbejdsrådets henstillinger i deres respektive officielle tidender.

Artikel 12

Sprog

Samarbejdsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.

Samarbejdsrådets forhandlinger foregår normalt på grundlag af dokumenter på disse sprog.

Artikel 13

Udgifter

De Europæiske Fællesskaber og Den Russiske Føderation afholder hver især de udgifter til personale, rejser og underhold, de har som følge af deres deltagelse i Samarbejdsrådets møder, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse af dokumenter afholdes af De Europæiske Fællesskaber bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse fra et af de officielle fællesskabssprog til russisk, som afholdes af Den Russiske Føderation.

Andre udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møderne, herunder udgifter til reproduktion af de dokumenter, der anvendes på møderne, afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 14

Samarbejdsudvalg

1. Der nedsættes hermed et samarbejdsudvalg i overensstemmelse med aftalens artikel 92 til at bistå Samarbejdsrådet i udførelsen af dets opgaver. Det består af repræsentanter for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union på den ene side og af repræsentanter for Den Russiske Føderations regering på den anden side, normalt på højtstående embedsmandsplan.

2. Samarbejdsudvalget forbereder Samarbejdsrådets møder og drøftelser, fører i givet fald kontrol med gennemførelsen af Samarbejdsrådets henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i partnerskabet, og at aftalen fungerer efter hensigten. Det forelægger forslag eller udkast til henstillinger til godkendelse i Samarbejdsrådet.

3. De konsultationer, der henvises til i aftalens artikel 16, 17 og 53 samt bilag 2, finder sted i Samarbejdsudvalget. Konsultationerne kan fortsætte i Samarbejdsrådet, hvis de to parter er enige herom.

4. Samarbejdsudvalgets forretningsorden er indeholdt i bilaget til denne forretningsorden.

(1) EFT L 327 af 28. 11. 1997, s. 1.

BILAG

SAMARBEJDSUDVALGETS FORRETNINGSORDEN

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for Samarbejdsudvalget udøves på skift for tolv måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på Fællesskabernes og deres medlemsstaters vegne og en repræsentant for Den Russiske Føderations regering. Første periode begynder på datoen for afholdelse af Samarbejdsrådets første møde og ender den 31. december samme år. I denne periode og derefter i hver periode på tolv måneder udøves formandskabet for Samarbejdsudvalget af den part, der har formandskabet for Samarbejdsrådet.

Artikel 2

Møder

Samarbejdsudvalget holder møde en gang om året, og når omstændighederne kræver det og de to parter er enige herom.

Møderne i Samarbejdsudvalget holdes på et tidspunkt og et sted, som de to parter aftaler.

De to sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i Samarbejdsudvalget.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden om, hvorledes parternes delegationer vil være sammensat.

Artikel 4

Sekretariat

En tjenestemand i Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og en embedsmand fra Den Russiske Føderations regering fungerer sammen som sekretærer for Samarbejdsudvalget.

Alle meddelelser til og fra formanden for Samarbejdsudvalget i henhold til dette bilag fremsendes til sekretærerne for Samarbejdsudvalget og til sekretærerne for Samarbejdsrådet og formanden for Samarbejdsrådet.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i Samarbejdsudvalget er ikke offentlige, medmindre andet besluttes.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Sekretærerne for Samarbejdsudvalget udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til de adressater, der er omhandlet i artikel 4, senest femten dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som formanden senest enogtyve dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages punkter ikke på den foreløbige dagsorden, hvis sekretærerne ikke har modtaget den fornødne dokumentation inden udsendelsen af dagsordenen.

Dagsordenen godkendes af Samarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Parterne kan aftale, at de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til kravene i forbindelse med et specifikt tilfælde.

3. Samarbejdsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på at give oplysninger om særlige spørgsmål.

Artikel 7

Protokol

Der udarbejdes en protokol for hvert møde. Protokollen skal opsummere de konklusioner, som Samarbejdsudvalget er nået frem til.

Når Samarbejdsudvalget har vedtaget protokollen, undertegnes den af formanden og af sekretærerne og arkiveres af begge parter. En genpart af protokollen fremsendes til hver af de i artikel 4 i dette bilag omhandlede adressater.

Artikel 8

Henstillinger

Samarbejdsudvalget fremsætter kun henstillinger i de specifikke tilfælde, hvor Samarbejdsrådet i henhold til aftalens artikel 92, stk. 2, har givet det beføjelse. I så fald benævnes disse retsakter »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, af datoen for deres vedtagelse og af en angivelse af emnet. Henstillinger fremsættes efter aftale mellem parterne.

Samarbejdsudvalgets henstillinger fremsendes til de i artikel 4 i dette bilag omhandlede adressater. Samarbejdsudvalget kan beslutte, at henstillingerne skal offentliggøres.

Samarbejdsudvalgets henstillinger underskrives af formanden og sekretærerne.

Artikel 9

Udgifter

Fællesskabet og Den Russiske Føderation afholder hver især de udgifter til personale, rejser og underhold, de har som følge af deres deltagelse i møderne i Samarbejdsudvalget og dets underudvalg og arbejdsgrupper, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne, og til oversættelse af dokumenter afholdes af De Europæiske Fællesskaber bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse fra et af de officielle fællesskabssprog til russisk, som afholdes af Den Russiske Føderation.

Andre udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møderne, herunder udgifter til reproduktion af de dokumenter, der omdeles på møderne, afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 10

Underudvalg og arbejdsgrupper

Samarbejdsudvalget kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper, der skal bistå det med udøvelsen af dets opgaver. De anses for at arbejde under Samarbejdsudvalgets myndighed, og de aflægger rapport til dette efter hvert af deres møder. Underudvalg og arbejdsgrupper fremsætter ikke henstillinger.

Samarbejdsudvalget kan ændre alle underudvalgs eller arbejdsgruppers mandater, opløse dem eller nedsætte nye underudvalg eller arbejdsgrupper.