Berigtigelse til afgørelse nr. 2/2004 (2004/405/EF) truffet af luftfartsudvalget Fællesskabet/Schweiz af 22. april 2004 om vedtagelse af dets forretningsorden

( Den Europæiske Unions Tidende L 151 af 30. april 2004 )

Afgørelse nr. 2/2004 (2004/405/EF) læses således:

BILAG

Luftfartsudvalget Fællesskabet/Schweiz — forretningsorden

Artikel 1

Formandskab

1. Formandskabet for udvalget varetages efter tur i et kalenderår ad gangen af en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på Det Europæiske Fællesskabs vegne, herefter benævnt ’Fællesskabet’, og af en repræsentant for Det Schweiziske Forbund. Det varetages af Schweiz i det år, aftalen træder i kraft.

2. Opgaven som udvalgets formands varetages af delegationslederen for den part, der har formandskabet, eller i givet fald dennes suppleant.

Artikel 2

Delegationer

1. Forud for hvert møde underretter delegationslederne formanden om den forventede sammensætning af deres delegation.

2. Parterne udnævner deres delegationsledere, der fungerer som kontaktpersoner i alle anliggender vedrørende aftalen.

3. Efter aftale med den anden delegationsleder kan formanden indbyde personer, der ikke er medlemmer af delegationerne, til at deltage i et udvalgsmøde for at bidrage med oplysninger om nærmere bestemte emner.

4. Parterne underretter hinanden om deres delegationers sammensætning senest en uge før hvert møde.

Artikel 3

Sekretariat

1. Udvalgets sekretariat varetages af en repræsentant for Kommissionen og en repræsen-tant for Det Schweiziske Forbund i fællesskab. Sekretærerne udpeges af deres respektive delegationsledere og varetager deres hverv, så længe der ikke er udnævnt en ny sekretær. Parterne orienterer hinanden om deres sekretærers navne og adresser.

2. Sekretærerne har ansvaret for kommunikationen mellem delegationerne, herunder fremsendelsen af dokumenter, og fører tilsyn med sekretariatsfunktionerne.

3. Udvalgets sekretariatsopgaver påhviler den part, der har formandskabet.

Artikel 4

Møder i udvalget

1. Udvalget afholder møde mindst en gang om året. Det indkaldes af formanden. Formanden skal derudover indkalde udvalget efter anmodning fra den anden delegationsleder.

2. Formanden opstiller et udkast til dagsorden og fastsætter tid og sted for mødet efter aftale med den anden delegationsleder.

3. Formanden sender indkaldelse, dagsordensudkast og mødedokumenter til den anden delegationsleder, senest 15 hverdage før mødet skal begynde.

4. En af de to delegationsledere kan anmode formanden om at afkorte fristen i stk. 3 under henvisning til, at en nærmere bestemt sag haster særlig.

5. Udvalgets møder er ikke offentlige, medmindre formanden træffer en anden beslutning i samråd med den anden delegationsleder.

6. Alt efter hvilken part der har formandskabet, mødes udvalget i Bruxelles eller Bern, medmindre parterne enes om et andet mødested.

7. Efter fælles aftale mellem formandskabet og den anden delegationsleder kan mødet også afholdes som en telefon- eller videokonference. I dette tilfælde vedtages udvalgets henstillinger og afgørelser ved skriftlig procedure i henhold til artikel 7, stk. 5, med de fornødne ændringer.

Artikel 5

Dagsorden

1. Formanden fastsætter en foreløbig dagsorden for hvert møde.

2. Senest 24 timer før mødet skal begynde, kan delegationslederne foreslå, at et eller flere yderligere punkter sættes på dagsordenen. Anmodningen om, at der sættes yderligere punkter på dagsordenen, skal være begrundet og fremsendes skriftligt til formanden eller den anden delegationsleder.

3. Ved mødets begyndelse godkender formanden og den anden delegationsleder dagsordenen.

Artikel 6

Arbejdsgrupper

1. Sammensætningen og arbejdsmåden for arbejds- eller ekspertgrupper, der nedsættes i overensstemmelse med aftalens artikel 21, stk. 5, fastsættes efter tilsvarende regler som dem, der gælder for udvalget.

2. Arbejds- og ekspertgrupper arbejder under udvalgets myndighed og skal aflægge rapport til dette efter hvert af deres møder. De kan ikke træffe afgørelser, men godt rette henstillinger til udvalget.

3. Udvalget kan beslutte at opløse arbejds- og ekspertgrupper eller ændre deres kommissorium.

Artikel 7

Vedtagelse af henstillinger og afgørelser

1. Udvalgets henstillinger og afgørelser, jf. aftalens artikel 21, stk. 1, træffes ved konsensus mellem de to delegationer; de benævnes i titlen »henstilling« hhv. »afgørelse« fulgt af løbenummer, vedtagelsesdato og emneangivelse.

2. Udvalgets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden og af delegations-lederen for den part, der ikke har formandskabet. Hver part opbevarer et originaleksemplar.

3. Hver part kan vedtage at offentliggøre enhver af udvalgets henstillinger eller afgørelser.

4. Udvalgets henstillinger og afgørelser kan vedtages ved skriftlig procedure, når de to delegationsledere er enige om det.

5. Den part, der foreslår, at den skriftlige procedure tages i brug, forelægger den anden part et udkast til henstilling eller afgørelse. Den anden part svarer med angivelse af, om den kan acceptere eller ikke kan acceptere udkastet, om den foreslår ændringer af udkastet, eller om den ønsker tid til yderligere overvejelser. Hvis udkastet vedtages, færdigbehandler formanden afgørelse eller henstillingen i overensstemmelse med stk. 1 og 2.

Artikel 8

Referat

1. Sekretariatet udfærdiger et udkast til referat af hvert møde. I udkastet omtales de trufne afgørelser, de udformede henstillinger og de vedtagne konklusioner. Mødereferatet underskrives af formanden og lederen af den anden delegation. Hver part opbevarer et originaleksemplar.

2. Et udkast til referat skal foreligge senest 10 arbejdsdage efter mødets afslutning og forelægges formanden og lederen af den anden delegation til godkendelse ved skriftlig procedure. Hvis denne procedure ikke giver resultat, godkendes referatet på det næste udvalgsmøde.

Artikel 9

Tavshedspligt

Udvalgets forhandlinger er undergivet tavshedspligt.

Artikel 10

Udgifter

1. Parterne afholder hver deres udgifter til deltagelse i udvalgets møder og i arbejds- og ekspertgruppemøder.

2. Udvalget afgør, hvordan udgifter til eksperters tjenesterejser skal fordeles.

Artikel 11

Korrespondance

Al korrespondance til og fra udvalgets formand formidles af udvalgets sekretariat. Sekretariatet sender en kopi af al korrespondance vedrørende aftalen til delegationslederne og til den schweiziske repræsentation ved De Europæiske Fællesskaber.