BILAG II

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR HANDEL OG UDVIKLING CARIFORUM-EU,

der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Udvalget for Handel og Udvikling Cariforum-EU (i det følgende benævnt »Udvalget for Handel og Udvikling«) er nedsat i overensstemmelse med artikel 230 i aftalen med det formål at bistå Det Fælles Råd Cariforum-EU (i det følgende benævnt »det fælles råd«) ved udførelsen af dets opgaver og tage ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen.

2. Som fastsat i artikel 230, stk. 1, i aftalen sammensættes Udvalget for Handel og Udvikling af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og repræsentanter for Europa-Kommissionen på den ene side og af repræsentanter for de undertegnende Cariforumlande på den anden side, sædvanligvis på højt embedsmandsplan.

3. Repræsentanten for Cariforumlandene, der handler i fællesskab, jf. artikel 230, stk. 1, i aftalen, benævnes »den ledende Cariforumrepræsentant«. Udpegelsen af den ledende Cariforumrepræsentant og enhver ændring heraf meddeles formanden for Udvalget for Handel og Udvikling.

4. Formandskabet for Udvalget for Handel og Udvikling udøves på skift i en periode på 12 måneder af embedsmænd fra Europa-Kommissionen på vegne af EU og af embedsmænd fra Cariforumlandene på disses vegne, i begge tilfælde på højtstående plan. Første formandskabsperiode skal være sammenfaldende med første formandskabsperiode for det fælles råd. I denne periode og derefter i hver periode på 12 måneder udøves formandskabet for Udvalget for Handel og Udvikling af den part, der har formandskabet i det fælles råd. Formandskabet udøves først af en repræsentant for Cariforumlandene.

5. Ud over at Udvalget for Handel og Udvikling udfører de særlige opgaver, som det får pålagt ved aftalen, forbereder det det fælles råds møder og forhandlinger, overvåger i givet fald gennemførelsen af det fælles råds afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i den måde, aftalen fungerer på. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af det fælles råd, samt alle andre spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen.

6. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til mulig konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i Udvalget for Handel og Udvikling. Denne konsultation kan fortsætte i det fælles råd, hvis parterne er enige herom, undtagen hvis andet fremgår af aftalen.

Artikel 2

Repræsentation

1. Medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling kan lade sig repræsentere.

2. Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formanden for Udvalget for Handel og Udvikling navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af Udvalget for Handel og Udvikling udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Observatører

1. Udvalget for Handel og Udvikling kan beslutte at lade observatører deltage på permanent basis.

2. Udvalget for Handel og Udvikling kan beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis.

3. Udvalget for Handel og Udvikling kan beslutte at indbyde repræsentanter for Det Parlamentariske Udvalg Cariforum-EU og Det Rådgivende Udvalg Cariforum-EU, så de kan oplyse Udvalget for Handel og Udvikling om det arbejde, disse udvalg udfører.

Artikel 4

Møder

1. Udvalget for Handel og Udvikling træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan møderne i Udvalget for Handel og Udvikling afholdes som video- eller telekonference. Parterne aftaler i så fald, hvordan omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler skal deles.

2. Sekretæren indkalder til møderne i Udvalget for Handel og Udvikling, der afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes senest 35 dage før mødets start, bortset fra i hastende tilfælde.

Artikel 5

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for Udvalget for Handel og Udvikling om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 6

Sekretariat

Europa-Kommissionen og et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for Udvalget for Handel og Udvikling. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis EU's og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.

Artikel 7

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i Udvalget for Handel og Udvikling er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra Udvalget for Handel og Udvikling.

Artikel 8

Korrespondance

Al korrespondance med formanden for Udvalget for Handel og Udvikling fremsendes til sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling med henblik på rundsendelse til medlemmerne af udvalget og til sekretæren og formanden for det fælles råd samt i givet fald til medlemmerne af det fælles råd.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling samt til formanden og sekretæren for det fælles råd senest 21 dage før mødets begyndelse.

2. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling er blevet anmodet om at optage på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter senest 28 dage før mødets begyndelse.

3. Dagsordenen vedtages af Udvalget for Handel og Udvikling ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden for Udvalget for Handel og Udvikling kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5. Formanden for Udvalget for Handel og Udvikling kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol

1. Sekretæren udarbejder et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2. Protokollen indeholder sædvanligvis for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt Udvalget for Handel og Udvikling

b) eventuelle erklæringer, som et medlem af Udvalget for Handel og Udvikling har anmodet om at få optaget i protokollen, og

c) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Udvalget for Handel og Udvikling eller deres suppleanter, som deltog i mødet, en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører ved mødet.

4. Protokollen godkendes skriftligt af den ledende Cariforumrepræsentant og den eller de højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen, der deltog i mødet, senest to måneder efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling samt til formanden og sekretæren for det fælles råd.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. Hvis Udvalget for Handel og Udvikling i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres genstand. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

2. Når Udvalget for Handel og Udvikling træffer en afgørelse, finder artikel 11 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. Udvalget for Handel og Udviklings afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er omhandlet i denne forretningsordens artikel 8.

Artikel 12

Offentlighed

1. Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i Udvalget for Handel og Udvikling ikke offentlige.

2. Hver part eller hvert undertegnende Cariforumland kan beslutte at offentliggøre Udvalget for Handel og Udviklings afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 13

Sprog

1. Udvalget for Handel og Udviklings arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, spansk, fransk og nederlandsk.

2. Udvalget for Handel og Udvikling baserer sine forhandlinger, træffer sine afgørelser og vedtager sine henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Udvalget for Handel og Udviklings møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af Udvalget for Handel og Udviklings arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter forbundet med tolkning vedrørende andre af Den Europæiske Unions officielle sprog og oversættelse af dokumenter til eller fra disse sprog afholdes af EU.