Afgørelse nr. 1/2001 truffet af samarbejdsrådet mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Den Sydafrikanske Republik på den anden side

den 26. juni 2001

om vedtagelse af samarbejdsrådets forretningsorden

(2001/631/EF)

SAMARBEJDSRÅDET HAR -

under henvisning til den aftale om handel, udvikling og samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Den Sydafrikanske Republik på den anden side(1), som blev undertegnet den 11. oktober 1999 i Pretoria, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 97, stk. 2, og

ud fra følgende betragtning:

Denne aftale trådte midlertidigt i kraft den 1. januar 2000 i overensstemmelse med brevvekslingen mellem Fællesskabet og Sydafrika af 11. oktober 1999(2) -

BESLUTTET AT VEDTAGE FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Sammensætning

Samarbejdsrådet består på den ene side af medlemmer af Rådet for Den Europæiske Union eller deres repræsentanter og medlemmer af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber, i det følgende benævnt "Kommissionen", eller deres repræsentanter og på den anden side af medlemmer af Sydafrikas regering eller deres repræsentanter.

Artikel 2

Formandskab

Formandskabet for samarbejdsrådet varetages på skift af et medlem af Rådet for Den Europæiske Union og af en repræsentant for Sydafrikas regering.

Så længe aftalen anvendes midlertidigt, udøver en repræsentant for Kommissionen formandskabet på Det Europæiske Fællesskabs vegne.

Artikel 3

Møder

Samarbejdsrådet mødes med regelmæssige mellemrum, og når omstændighederne kræver det, såfremt parterne er enige herom.

Medmindre andet aftales af parterne, afholdes møder i samarbejdsrådet på ministerplan på det sted, hvor Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis afholder sine møder. Samarbejdsrådets sekretærer arrangerer i fællesskab møderne i samarbejdsrådet.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underrettes formanden for samarbejdsrådet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om hver delegations leder.

Samarbejdsrådet kan, når parterne er enige herom, indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en tjenestemand fra den sydafrikanske regering fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsrådet.

Så længe aftalen anvendes midlertidigt, er det dog en tjenestemand fra Kommissionen, der fungerer som sekretær for den europæiske part.

Artikel 6

Dokumenter

Er forhandlingerne i samarbejdsrådet baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra samarbejdsrådet.

Artikel 7

Korrespondance

Al korrespondance til samarbejdsrådet eller til formanden for samarbejdsrådet sendes til samarbejdsrådets to sekretærer.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til samarbejdsrådets formand og i givet fald rundsendes til de øvrige medlemmer af samarbejdsrådet. Den rundsendte korrespondance sendes til Kommissionens Generalsekretariat, Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union, Den Europæiske Unions medlemsstaters faste repræsentationer og Sydafrikas regering.

Korrespondance fra samarbejdsrådets formand sendes til adressaterne af den respektive sekretær og rundsendes efter omstændighederne til de øvrige medlemmer af samarbejdsrådet, der er anført i andet afsnit.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

Samarbejdsrådets sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den respektive sekretær sender denne dagsorden til de adressater, der er nævnt i artikel 7, andet afsnit, senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden indeholder de punkter, som den ene eller den anden sekretær har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen senest 21 dage inden mødet. Punkter optages kun på den foreløbige dagsorden, såfremt den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne senest på tidspunktet for udsendelsen af dagsordenen.

Samarbejdsrådet vedtager dagsordenen ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

Efter aftale mellem de to parter kan de i første afsnit nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder i fællesskab og hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

1) de dokumenter, der er forelagt samarbejdsrådet

2) de erklæringer, som et medlem af samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

3) de trufne afgørelser, de vedtagne henstillinger og erklæringer samt de konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af samarbejdsrådet, som deltog i mødet.

Udkastet til protokol forelægges samarbejdsrådet til godkendelse på det næste møde. Det kan også godkendes skriftligt af begge parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretærer og arkiveres af parterne. En genpart af protokollen sendes til hver af de adressater, der er nævnt i artikel 7, andet afsnit.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

Samarbejdsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne. I perioden mellem møderne kan samarbejdsrådet vedtage afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.

Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger, jf. aftalens artikel 97, benævnes "afgørelse" eller "henstilling", efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

Samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden og bekræftes af de to sekretærer, og to autentiske genparter opbevares i parternes arkiver i samarbejdsrådet.

Afgørelser og henstillinger sendes via de to sekretærer til hver enkelt af de i artikel 7, andet afsnit, nævnte adressater som dokumenter fra samarbejdsrådet.

Artikel 11

Offentlighed

Møderne i samarbejdsrådet er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre samarbejdsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Sprog

Samarbejdsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.

Artikel 13

Udgifter

Det Europæiske Fællesskab og Sydafrika afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i samarbejdsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder afholdes af den part, der er vært for det pågældende møde.

Artikel 14

Udvalg

Der kan nedsættes et eller flere udvalg til at bistå samarbejdsrådet i udførelsen af dets opgaver.

Artikel 15

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den 26. juni 2001.

For samarbejdsrådet

J. Richelle

Formand

(1) EFT L 311 af 4.12.1999, s. 3.

(2) EFT L 311 af 4.12.1999, s. 2.