AFGØRELSE Nr. 1/2015 TRUFFET AF UNDERUDVALGET VEDRØRENDE GEOGRAFISKE BETEGNELSER EU-REPUBLIKKEN MOLDOVA

af 15. december 2015

om vedtagelse af dets forretningsorden [2016/43]

UNDERUDVALGET VEDRØRENDE GEOGRAFISKE BETEGNELSER EU-REPUBLIKKEN MOLDOVA HAR —

under henvisning til associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Moldova på den anden side (1) (»aftalen«), særlig artikel 306, og

ud fra følgende betragtninger:

I henhold til aftalens artikel 306 skal Underudvalget vedrørende Geografiske Betegnelser (»GB-Underudvalget«) overvåge udviklingen af aftalen for så vidt angår geografiske betegnelser og fungere som et forum for samarbejde og dialog om geografiske betegnelser.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for GB-Underudvalget som fastsat i bilaget vedtages hermed.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1) EUT L 260 af 30.8.2014, s. 4.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR GB-UNDERUDVALGET EU-REPUBLIKKEN MOLDOVA

Artikel 1

Generelle bestemmelser

1. Underudvalget vedrørende Geografiske Betegnelser (»GB-Underudvalget«), der er nedsat i henhold til artikel 306 i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Moldova på den anden side (»aftalen«), bistår associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 438, stk. 4, (»associeringsudvalget i dettes handelssammensætning«) i udførelsen af dets opgaver.

2. GB-Underudvalget udfører sine opgaver som fastsat i aftalens artikel 306.

3. GB-Underudvalget består af repræsentanter for Europa-Kommissionen og for Republikken Moldova med ansvar for geografiske betegnelser.

4. Hver part udpeger sin egen delegationsleder, der fungerer som kontaktperson for alle spørgsmål vedrørende GB-Underudvalget.

5. Delegationslederne fungerer som GB-Underudvalgets formand i overensstemmelse med artikel 2.

6. Hver delegationsleder kan uddelegere alle eller en del af delegationslederens opgaver til en udpeget stedfortræder, hvorefter alle henvisninger til delegationslederen også skal forstås som henvisninger til den udpegede stedfortræder.

7. Parterne i denne forretningsorden er defineret i aftalens artikel 461.

Artikel 2

Formandskab

Parterne varetager på skift formandskabet for GB-Underudvalget i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1. Medmindre andet er aftalt mellem parterne, mødes GB-Underudvalget efter anmodning fra en af parterne skiftevis i Unionen og i Republikken Moldova og under alle omstændigheder senest 90 kalenderdage, efter at anmodningen er fremsat.

2. Formanden indkalder til møderne i GB-Underudvalget, der afholdes på et sted og en dato, som aftales mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af formanden for GB-Underudvalget senest 28 kalenderdage før mødet, medmindre parterne bestemmer andet.

3. Der vil så vidt muligt blive indkaldt til de ordinære møder i GB-Underudvalget i god tid før det ordinære møde i associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

4. Hvis parterne er enige, kan møderne i GB-Underudvalget undtagelsesvist afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. videokonference.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underrettes parterne af GB-Underudvalgets sekretariat om den planlagte sammensætning af hver enkelt parts delegation.

Artikel 5

Sekretariat

1. En embedsmand fra henholdsvis Europa-Kommissionen og Republikken Moldova, der udpeges af delegationslederne, fungerer sammen som sekretærer for GB-Underudvalget og udfører sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

2. Sekretariatet for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning underrettes om alle GB-Underudvalgets afgørelser, rapporter og andre aftalte foranstaltninger.

Artikel 6

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til GB-Underudvalget sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. GB-Underudvalgets sekretariat sørger for, at al korrespondance stilet til GB-Underudvalget videresendes til GB-Underudvalgets formand og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 7.

3. Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til parterne på vegne af formanden. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, jf. artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1. Dokumenter rundsendes af GB-Underudvalgets sekretærer.

2. Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Sekretæren videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3. Sekretæren for Unionen rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk sekretæren for Republikken Moldova og sekretærerne for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

4. Sekretæren for Republikken Moldova rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Republikken Moldova og sætter systematisk sekretæren for Unionen og sekretærerne for associeringsudvalget i dettes handelssammensætning i kopi.

Artikel 8

Fortrolig behandling af oplysninger

Møderne i GB-Underudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet. Når en part indgiver oplysninger til GB-Underudvalget, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. GB-Underudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødedatoen har anmodet sekretariatet om at optage på dagsordenen.

2. Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage før mødet.

3. Dagsordenen vedtages af formanden og den anden delegationsleder ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. GB-Underudvalgets formand kan ad hoc efter aftale med parterne indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer krav om fortrolighed.

5. GB-Underudvalgets formand kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1. GB-Underudvalgets sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) en liste over mødedeltagere, en liste over embedsmænd, der ledsager dem, og en liste over eventuelle observatører eller eksperter, der deltager i mødet

b) dokumentation, der er forelagt GB-Underudvalget

c) erklæringer, som et medlem af GB-Underudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

d) om nødvendigt de praktiske konklusioner fra mødet, jf. stk. 4.

3. Udkastet til protokol forelægges GB-Underudvalget til godkendelse. Protokollen og de praktiske konklusioner skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde i GB-Underudvalget. Der sendes en kopi til hver af de i artikel 7 anførte adressater.

4. GB-Underudvalgets sekretær for den part, der varetager formandskabet for GB-Underudvalget, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen senest 15 kalenderdage før mødets begyndelse. I takt med at mødet skrider frem, ajourføres udkastet, således at GB-Underudvalget ved mødets afslutning kan vedtage de praktiske konklusioner, der afspejler parternes opfølgende foranstaltninger, medmindre parterne har aftalt andet. Når de praktiske konklusioner er godkendt, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på et senere møde i GB-Underudvalget. GB-Underudvalget vedtager til det formål en model, som gør det muligt at sammenholde de enkelte foranstaltninger med en bestemt frist.

Artikel 11

Afgørelser

1. GB-Underudvalget har beføjelse til at vedtage afgørelser i de i aftalens artikel 306, stk. 4, nævnte tilfælde. Vedtagelsen af sådanne afgørelser kræver enighed mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Disse afgørelser er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger for at gennemføre dem.

2. Enhver afgørelse undertegnes af GB-Underudvalgets formand og autentificeres af GB-Underudvalgets sekretærer. Formanden undertegner disse dokumenter i løbet af det møde, hvor den pågældende afgørelse vedtages, jf. dog stk. 4.

3. GB-Underudvalget kan træffe afgørelser eller vedtage rapporter ved skriftlig procedure efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem sekretærerne, der handler efter aftale mellem parterne. Til dette formål rundsendes forslagets ordlyd, jf. artikel 7, inden for en frist på mindst 21 kalenderdage, og eventuelle forbehold eller ændringer skal tilkendegives inden for denne frist. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte denne frist for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller rapporten af formanden, og den autentificeres af sekretærerne.

4. Retsakter vedtaget af GB-Underudvalget betegnes henholdsvis »afgørelse« eller »rapport«. Enhver afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i beslutningen.

5. Afgørelser rundsendes til begge parter.

6. Hver part kan beslutte at offentliggøre GB-Underudvalgets afgørelser i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Rapporter

GB-Underudvalget rapporterer om sit virke til associeringsudvalget i dettes handelssammensætning ved hvert ordinært årligt møde i sidstnævnte udvalg.

Artikel 13

Sprog

1. GB-Underudvalgets arbejdssprog er engelsk og rumænsk.

2. Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil GB-Underudvalget basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i GB-Underudvalget møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3. Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og rumænsk, jf. artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet.

Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres ved afgørelse truffet af GB-Underudvalget i overensstemmelse med aftalens artikel 306, stk. 3.