FORRETNINGSORDEN FOR SAMARBEJDSRÅDET

mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Aserbajdsjan på den anden side

af 12. oktober 1999

(1999/740/EF)

SAMARBEJDSRÅDET HAR -

under henvisning til partnerskabs- og samarbejdsaftalen mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Aserbajdsjan på den anden side, som blev undertegnet den 22. april 1996(1) i Luxembourg, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 81-84, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. juli 1999 -

FASTLAGT FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for samarbejdsrådet udøves på skift for tolv måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union på Fællesskabernes og deres medlemsstaters vegne og af en repræsentant for Republikken Aserbajdsjans regering. Første formandskabsperiode begynder dog på datoen for afholdelsen af samarbejdsrådets første møde og ender den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

Samarbejdsrådet træder sammen på ministerplan en gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes ekstraordinære møder i samarbejdsrådet, hvis parterne er enige herom.

Medmindre parterne træffer anden afgørelse, holdes hvert møde i samarbejdsrådet på det sædvanlige mødested for Rådet for Den Europæiske Union på en dato, som begge parter har godkendt.

Samarbejdsrådets sekretærer indkalder til møderne i samarbejdsrådet.

Artikel 3

Repræsentation

Medlemmerne af samarbejdsrådet kan repræsenteres, hvis de selv er forhindret i at deltage.

Hvert medlem kan normalt repræsenteres af chefen for missionen ved De Europæiske Fællesskaber eller den faste repræsentation ved Den Europæiske Union eller en højtstående embedsmand.

I alle andre tilfælde skal et medlem, som ønsker at blive repræsenteret, meddele formanden navnet på sin repræsentant før det møde, hvor han skal repræsenteres.

Den, der repræsenterer et medlem af samarbejdsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af samarbejdsrådet kan ledsages af embedsmænd.

Før hvert møde underrettes formanden for samarbejdsrådet om, hvorledes parternes delegationer vil være sammensat, og om hvem der vil være formænd for disse.

Samarbejdsrådet kan indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne med henblik på at give oplysninger om bestemte spørgsmål.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra Republikken Aserbajdsjans mission ved De Europæiske Fællesskaber fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsrådet.

Artikel 6

Dokumenter

Når samarbejdsrådets drøftelser foregår på grundlag af skriftlige baggrundsdokumenter, skal disse nummereres og fremsendes af de to sekretærer som samarbejdsrådets dokumenter.

Artikel 7

Korrespondance

Al korrespondance til samarbejdsrådet eller formanden for samarbejdsrådet skal fremsendes til begge af samarbejdsrådets sekretærer.

De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til samarbejdsrådets formand og i givet fald fremsendes som dokumenter, jf. artikel 6, til de øvrige medlemmer af samarbejdsrådet. Den fremsendes til Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Republikken Aserbajdsjans mission ved De Europæiske Fællesskaber.

Korrespondance fra samarbejdsrådets formand sendes til adressaterne af den respektive sekretær og fremsendes i givet fald som dokumenter, jf. artikel 6, til de øvrige medlemmer af samarbejdsrådet på de i ovennævnte stykke omhandlede adresser.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. De to sekretærer for samarbejdsrådet udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde på grundlag af forslag fra parterne. Den fremsendes af den respektive sekretær til de adressater, der er omhandlet i artikel 7, senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som de to sekretærer senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages punkter ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er tilsendt sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

Dagsordenen godkendes af samarbejdsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Parterne kan aftale, at de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til kravene i forbindelse med et bestemt tilfælde.

Artikel 9

Protokol

De to sekretærer udarbejder så hurtigt som muligt i fællesskab et udkast til protokol for hvert møde.

Protokollen skal i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen indeholde oplysning om

- dokumenter, der er blevet forelagt for samarbejdsrådet

- erklæringer, som et medlem af samarbejdsrådet har anmodet om at få optaget i protokollen

- de fremsatte henstillinger, de vedtagne erklæringer og de vedtagne konklusioner.

Protokollen skal også omfatte en liste over de medlemmer af samarbejdsrådet eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

Udkastet til protokol forelægges samarbejdsrådet til godkendelse på det følgende møde. De to parter kan også godkende udkastet til protokol skriftligt. Efter godkendelsen underskriver de to sekretærer to genparter af protokollen, og den arkiveres af begge parter. Der sendes en genpart til hver af de i artikel 7 omhandlede adressater.

Artikel 10

Henstillinger

1. Samarbejdsrådet fremsætter sine henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan samarbejdsrådet fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure består i en noteveksling mellem de to sekretærer, som handler efter aftale med parterne.

2. Samarbejdsrådets henstillinger i henhold til aftalens artikel 81 benævnes "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, af datoen for deres vedtagelse og af en angivelse af emnet.

Ægtheden af samarbejdsrådets henstillinger bekræftes af de to sekretærer, og to genparter underskrives af cheferne for de to parters delegationer.

Henstillingerne fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 omhandlede adressater som samarbejdsrådets dokumenter.

Artikel 11

Offentlighed

Møderne i samarbejdsudvalget er ikke offentlige, medmindre andet besluttes.

Hver af parterne kan beslutte at offentliggøre samarbejdsrådets henstillinger i deres respektive officielle tidender.

Artikel 12

Sprog

Samarbejdsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.

Samarbejdsrådets forhandlinger foregår normalt på grundlag af dokumenter på disse sprog.

Artikel 13

Udgifter

De Europæiske Fællesskaber og Republikken Aserbajdsjan afholder hver især de udgifter til personale, rejser og underhold, de har som følge af deres deltagelse i samarbejdsrådets møder, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af De Europæiske Fællesskaber bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse fra et af de officielle fællesskabssprog til aserbajdsjansk, som afholdes af Republikken Aserbajdsjan.

Andre udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 14

Udvalg

1. Der nedsættes hermed et samarbejdsudvalg i overensstemmelse med aftalens artikel 83 til at bistå samarbejdsrådet i udførelsen af dets opgaver. Det består af repræsentanter for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union på den ene side og af repræsentanter for Republikken Aserbajdsjans regering på den anden side, normalt på højtstående embedsmandsplan.

2. Samarbejdsudvalget forbereder samarbejdsrådets møder og drøftelser, fører i givet fald kontrol med gennemførelsen af samarbejdsrådets henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i partnerskabet, og at aftalen fungerer efter hensigten. Det drøfter alle spørgsmål, som samarbejdsrådet henviser til det, samt alle andre spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen. Det forelægger forslag til henstillinger til godkendelse i samarbejdsrådet.

3. Samarbejdsudvalgets forretningsorden er indeholdt i bilaget til denne forretningsorden.

(1) EFT L 246 af 17.9.1999, s. 3.

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR SAMARBEJDSUDVALGET

mellem De Europæiske Fællesskaber og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Aserbajdsjan på den anden side

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for samarbejdsudvalget udøves på skift for tolv måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på Fællesskabernes og deres medlemsstaters vegne og en repræsentant for Republikken Aserbajdsjans regering. Første formandskabsperiode begynder på datoen for afholdelse af samarbejdsrådets første møde og ender den 31. december samme år. I denne periode og derefter i hver periode på tolv måneder udøves formandskabet for samarbejdsudvalget af den part, der har formandskabet for samarbejdsrådet.

Artikel 2

Møder

Samarbejdsudvalget holder møde en gang om året, og når omstændighederne kræver det, og de to parter er enige herom.

Møderne i samarbejdsudvalget holdes på et tidspunkt og et sted, som de to parter aftaler.

De to sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i samarbejdsudvalget.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for samarbejdsudvalget om, hvorledes parternes delegationer vil være sammensat, og om hvem der vil være formænd for disse.

Artikel 4

Sekretariat

En tjenestemand i Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og en embedsmand fra Republikken Aserbajdsjans regering fungerer sammen som sekretærer for samarbejdsudvalget.

Al korrespondance til og fra formanden for samarbejdsudvalget i henhold til dette bilag fremsendes til sekretærerne for samarbejdsudvalget, til sekretærerne og formanden for samarbejdsrådet og eventuelt til medlemmerne af samarbejdsudvalget.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i samarbejdsudvalget er ikke offentlige, medmindre andet besluttes.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Sekretærerne for samarbejdsudvalget udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden og sekretærerne for samarbejdsrådet samt til medlemmerne af samarbejdsudvalget senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som formanden senest 21 dage inden mødet er blevet anmodet om at optage på dagsordenen; dog optages punkter ikke på den foreløbige dagsorden, hvis den fornødne dokumentation ikke er tilsendt sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

Dagsordenen godkendes af samarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Parterne kan aftale, at de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til kravene i forbindelse med et bestemt tilfælde.

3. Samarbejdsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på at give oplysninger om bestemte spørgsmål.

Artikel 7

Protokol

Der udarbejdes en protokol for hvert møde, som er baseret på formandens sammenfatning af de konklusioner, som samarbejdsudvalget er nået frem til.

Når samarbejdsudvalget har vedtaget protokollen, undertegnes den af formanden og af sekretærerne og arkiveres af begge parter. En genpart af protokollen fremsendes til formanden og sekretærerne for samarbejdsrådet og til medlemmerne af samarbejdsudvalget.

Artikel 8

Henstillinger

Samarbejdsudvalget fremsætter kun henstillinger i de bestemte tilfælde, hvor samarbejdsrådet i henhold til aftalens artikel 83, stk. 2, har givet det beføjelse. I så fald benævnes disse retsakter "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, af datoen for deres vedtagelse og af en angivelse af emnet. Henstillinger fremsættes efter aftale mellem parterne.

Samarbejdsudvalgets henstillinger fremsendes til formanden og sekretærerne for samarbejdsrådet og til medlemmerne af samarbejdsudvalget. Hver part kan beslutte, at samarbejdsudvalgets henstillinger skal offentliggøres i deres respektive officielle tidender.

Samarbejdsudvalgets henstillinger underskrives af formanden og sekretærerne.

Artikel 9

Udgifter

De Europæiske Fællesskaber og Republikken Aserbajdsjan afholder hver især de udgifter til personale, rejser og underhold, de har som følge af deres deltagelse i møderne i samarbejdsudvalget og dets underudvalg og arbejdsgrupper, samt udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af De Europæiske Fællesskaber bortset fra udgifter til tolkning eller oversættelse fra et af de officielle fællesskabssprog til aserbajdsjansk, som afholdes af Republikken Aserbajdsjan.

Andre udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder afholdes af den part, der er vært for møderne.

Artikel 10

Underudvalg

Samarbejdsudvalget kan nedsætte underudvalg og fastlægge deres mandat. De anses for at arbejde under samarbejdsudvalgets myndighed, og de aflægger rapport til dette efter hvert af deres møder. Underudvalg fremsætter ikke henstillinger.

Samarbejdsudvalget kan ændre alle underudvalgs mandater eller nedsætte nye underudvalg, der skal bistå det med udøvelsen af dets opgaver.