Afgørelse nr. 4/2001 truffet af AVS-EF-Ambassadørudvalget

den 24. april 2001

om forretningsordenen for Det Blandede AVS-EF-Ministerudvalg for Handel

(2001/484/EF)

AVS-EF-AMBASSADØRUDVALGET HAR -

under henvisning til partnerskabsaftalen mellem medlemmerne af gruppen af stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side, undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 38, stk. 3, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I overensstemmelse med afgørelse nr. 1/2000(1), truffet af AVS-EF-Ministerrådet trådte de relevante dele af aftalen midlertidigt i kraft den 2. august 2000.

(2) Ved aftalens artikel 38, stk. 1, nedsættes der et blandet ministerudvalg for handel.

(3) AVS-EF-Ministerrådet delegerede ved afgørelse af 22. juni 2000 beføjelse til AVS-EF-Ambassadørudvalget til at fastsætte dettes forretningsorden -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Sammensætning

1. Det Blandede Ministerudvalg for Handel, i det følgende benævnt "handelsudvalget", består af på den ene side en minister fra hver af Det Europæiske Fællesskabs medlemsstater og et medlem af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og på den anden side af 18 ministre fra AVS-staterne. Ved en udvidelse af Fællesskabet revideres antallet af ministre fra AVS-staterne.

2. Hver af parterne meddeler handelsudvalgets sekretariat navnene på deres repræsentanter.

3. Handelsudvalget kan beslutte at nedsætte snævre grupper bestående af lige mange udvalgsmedlemmer fra AVS og EF, herunder et medlem fra Kommissionen, med henblik på at udarbejde henstillinger fra udvalget vedrørende specifikke emner, jf. artikel 12, stk. 1.

Artikel 2

Formandskab

Formandskabet for handelsudvalget beklædes på skift for en periode på seks måneder af medlemmet af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på Det Europæiske Fællesskabs vegne og af en repræsentant for AVS-staterne. Det første formandskab varetages af en repræsentant for AVS-staterne.

Artikel 3

Møder

1. Handelsudvalget træder sammen mindst en gang om året eller hyppigere på anmodning af en af parterne.

2. Handelsudvalget holder møde enten på de steder, hvor Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis holder sine samlinger, eller i AVS-staternes Generalsekretariat eller i en by i en AVS-stat, i overensstemmelse med handelsudvalgets afgørelse.

3. Udvalgets formand indkalder til møder i handelsudvalget.

4. Handelsudvalget er kun beslutningsdygtigt, hvis mindst et flertal af repræsentanterne for EF-medlemsstaterne, et medlem af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og et flertal af repræsentanterne for de AVS-stater, der er medlemmer af udvalget, er til stede.

Artikel 4

Repræsentation

1. Medlemmerne af handelsudvalget kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at give møde.

2. Et medlem, der således ønsker at lade sig repræsentere, meddeler forud for mødet formanden navnet på repræsentanten.

3. Den udpegede repræsentant for et medlem af handelsudvalget, udøver dette medlems rettigheder.

Artikel 5

Delegationer

1. Medlemmerne af handelsudvalget kan ledsages af embedsmænd med kompetence i handelsspørgsmål.

2. Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

3. Handelsudvalget kan med parternes samtykke indbyde ikke-medlemmer til at deltage i sine møder.

4. Repræsentanter for AVS-staternes regionale eller subregionale organisationer, som beskæftiger sig med økonomisk integration, kan deltage i møderne som observatører efter forudgående tilladelse fra handelsudvalget.

Artikel 6

Sekretariat

AVS-EF-Ministerrådets sekretariat varetager handelsudvalgets sekretariatsforretninger.

Artikel 7

Dokumenter

AVS-EF-Ministerrådets Sekretariat har ansvaret for udarbejdelsen af alle dokumenter, der er nødvendige til handelsudvalgets møder.

Hvis forhandlingerne i handelsudvalget er baseret på dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretariatet som dokumenter fra handelsudvalget.

Artikel 8

Korrespondance

1. Al korrespondance, der rettes til handelsudvalget eller til handelsudvalgets formand, fremsendes til handelsudvalgets sekretariat.

2. Sekretariatet drager omsorg for, at korrespondancen fremsendes til adressaterne og, hvad angår de dokumenter, som er omhandlet i artikel 7, til andre medlemmer af handelsudvalget. Rundsendt korrespondance sendes til Kommissionen for De Europæiske Fællesskabers Generalsekretariat, EF-medlemsstaternes faste repræsentationer og AVS-staternes repræsentanters diplomatiske missioner.

Artikel 9

Offentlighed

Møderne i handelsudvalget er ikke offentlige, medmindre der træffes anden bestemmelse.

Artikel 10

Dagsorden for møderne

1. Formanden udarbejder den foreløbige dagsorden for hvert møde. Handelsudvalgets sekretariat fremsender den til adressaterne senest 15 dage før mødet.

2. På den foreløbige dagsorden optages punkter, for hvilke anmodning fra en af parterne om optagelse er formanden i hænde senest 21 dage før mødet. AVS-EF-Underudvalget vedrørende Handelssamarbejde kan også anmode om optagelse af punkter på dagsordenen. I så fald indbydes medformændene for nævnte underudvalg til at deltage i mødet.

3. Efter aftale mellem parterne kan tidsfristerne afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

4. Dagsordenen vedtages af handelsudvalget ved hvert mødes begyndelse.

Artikel 11

Protokol

1. Sekretariatet udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysninger om:

a) den dokumentation, der er forelagt handelsudvalget

b) erklæringer, som et medlem af handelsudvalget har anmodet om at få optaget i mødeprotokollen

c) fremsatte henstillinger, erklæringer, der er enighed om, og de konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder en fortegnelse over de medlemmer af handelsudvalget eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Udkastet til protokol forelægges handelsudvalget til godkendelse på næste møde. Udkastet til protokol kan også godkendes af de to parter ved skriftlig procedure. Efter godkendelse underskrives to autentiske genparter af protokollen af sekretariatet og arkiveres af parterne. En genpart af protokollen sendes til hver af de i artikel 8 nævnte adressater.

Artikel 12

Henstillinger

1. Handelsudvalget retter henstillinger om alle handelsspørgsmål, herunder spørgsmål vedrørende multilaterale handelsforhandlinger, økonomiske partnerskabsaftaler, samarbejde i internationale fora og om råvarespørgsmål, efter indbyrdes aftale mellem parterne.

2. I perioden mellem møderne kan handelsudvalget fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem sekretariatets to medsekretærer, der handler i forståelse med parterne.

3. Handelsudvalgets henstillinger benævnes "henstillinger" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

4. Handelsudvalgets henstillinger attesteres af sekretariatet og formanden.

5. Henstillingerne fremsendes til hver enkelt af de i artikel 8 nævnte adressater som dokumenter fra handelsudvalget.

6. Handelsudvalget rapporterer med regelmæssige mellemrum til AVS-EF-Ministerrådet.

Artikel 13

Sprog

Medmindre andet bestemmes, arbejder handelsudvalget på basis af dokumenter på dansk, engelsk, finsk, fransk, græsk, italiensk, nederlandsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk.

Artikel 14

Udgifter

Punkt 1 i protokol nr. 1 til aftalen om de blandede institutioners driftsomkostninger finder også anvendelse på handelsudvalgets udgifter.

Udfærdiget i Bruxelles, den 24. april 2001.

På AVS-EF-Ambassadørudvalgets vegne

Z. Ngavirue

Formand

(1) EFT L 195 af 1.8.2000, s. 46.