Afgørelse nr. 1/2001 truffet af det fælles råd EU-Mexico

den 27. februar 2001

om fastsættelse af forretningsordenen for Det Fælles Råd EU-Mexico og forretningsordenen for Det Blandede Udvalg EU-Mexico

(2001/152/EF)

DET FÆLLES RÅD HAR -

under henvisning til aftalen om økonomisk partnerskab og politisk samordning og samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab på den ene side og De Forenede Mexicanske Stater på den anden side, der blev undertegnet i Bruxelles den 8. december 1997, i det følgende benævnt "aftalen" særlig artikel 46. stk. 3, og artikel 48, stk. 1, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Aftalen trådte i kraft den 1. oktober 2000.

(2) Det fælles råd bør selv fastsætte sin forretningsorden og fastlægge, hvilke opgaver det blandede udvalg skal varetage, og hvordan udvalget skal fungere -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for det fælles råd fastsættes som angivet i bilaget.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den 27. februar 2001.

Udfærdiget i Bruxelles, den 27. februar 2001.

På det fælles råds vegne

J. Castañeda

Formand

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR DET FÆLLES RÅD EU-MEXICO

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for det fælles råd udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union og en repræsentant for Mexicos regering. Den første periode løber imidlertid fra datoen for det første møde i det fælles råd frem til den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

1. Det fælles råd træder sammen på ministerplan med regelmæssige mellemrum, samt når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.

2. Møderne i det fælles råd holdes på et sted, som begge parter er enige om.

3. Det fælles råds sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i det fælles råd.

Artikel 3

Repræsentation

1. Medlemmerne af det fælles råd kan lade sig repræsentere.

2. Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere, skal meddele formanden navnet på sin repræsentant inden det pågældende møde. Den, der repræsenterer et medlem af det fælles råd, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 4

Delegationer

Medlemmerne af det fælles råd kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for det fælles råd om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 5

Sekretariat

En tjenestemand fra Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union på den ene side og en embedsmand fra Mexicos regering på den anden side fungerer sammen som sekretærer for det fælles råd.

Artikel 6

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i det fælles råd er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 7

Korrespondance

1. Al korrespondance til det fælles råd eller dets formand sendes til begge sekretærer for det fælles råd.

2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til formanden for det fælles råd og efter omstændighederne rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de øvrige medlemmer af det fælles råd. Rundsendt korrespondance sendes til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Mexicos mission ved Den Europæiske Union.

3. Korrespondance fra formanden for det fælles råd sendes til adressaterne af den respektive sekretær og rundsendes efter omstændighederne som dokumenter som omtalt i artikel 6 til de øvrige medlemmer af det fælles råd på de i stk. 2 omhandlede adresser.

Artikel 8

Dagsorden for møderne

1. Det fælles råds sekretærer udarbejder på grundlag af forslag fra de to parter en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den korresponderende sekretær fremsender dagsordenen til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 dage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som en af sekretærerne senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden. Dagsordenen vedtages af det fælles råd ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 9

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab så tidligt som muligt en protokol for hvert møde.

2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:

a) dokumenter, der er forelagt det fælles råd

b) erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen

c) de vedtagne afgørelser, de fremsatte henstillinger, de vedtagne erklæringer samt de konklusioner, der vedtages i specifikke spørgsmål.

3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over medlemmer af det fælles råd eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.

4. Udkastet til protokol forelægges det fælles råd til godkendelse ved det næste møde. Det kan også godkendes skriftligt af begge parter. To autentiske genparter af den godkendte protokol undertegnes af de to sekretærer og arkiveres af parterne. Der sendes en genpart til hver af de i artikel 7 nævnte adressater.

Artikel 10

Afgørelser og henstillinger

1. Det fælles råd træffer afgørelser og fremsætter henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne. I perioden mellem møderne kan det fælles råd vedtage en afgørelse eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis de to parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.

2. Det fælles råds afgørelser og henstillinger, jf. artikel 47 i aftalen, benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

3. Ægtheden af det fælles råds afgørelser og henstillinger bekræftes af de to sekretærer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.

4. Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 nævnte adressater som dokumenter fra det fælles råd.

Artikel 11

Offentlighed

1. Møderne i det fælles råd er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

2. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre det fælles råds afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 12

Sprog

1. Det fælles råds officielle sprog er parternes officielle sprog.

2. Medmindre der træffes anden afgørelse, skal det fælles råd almindeligvis basere sine forhandlinger og træffe sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag på disse sprog.

Artikel 13

Udgifter

1. De Forenede Mexicanske Stater og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møderne, tolkning ved møderne, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 14

Det blandede udvalg

1. Der nedsættes hermed i henhold til artikel 48 i aftalen et blandet udvalg til at bistå det fælles råd i udførelsen af dets opgaver.

2. Det blandede udvalg sammensættes af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen på den ene side og repræsentanter for Mexicos regering på den anden side, sædvanligvis på højtstående embedsmandsplan, jf. artikel 48 i aftalen, artikel 48 i afgørelse nr. 2/2000 og artikel 44 i afgørelse nr. 2/2001 truffet af det fælles råd.

3. Det blandede udvalg forbereder det fælles råds møder og forhandlinger, overvåger efter omstændighederne gennemførelsen af det fælles råds afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at aftalen fungerer efter hensigten. Det tager stilling til ethvert spørgsmål, som det får forelagt af det fælles råd, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen. Det forelægger forslag til afgørelser og/eller henstillinger til vedtagelse i det fælles råd.

4. Forretningsordenen for det blandede udvalg er knyttet som tillæg til denne forretningsorden.

Tillæg

FORRETNINGSORDEN FOR DET BLANDEDE UDVALG

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for møderne i det blandede udvalg udøves på skift af henholdsvis en repræsentant for Europa-Kommissionen og Mexicos faste repræsentant ved Den Europæiske Union eller en højtstående embedsmand, som udpeges af Mexicos regering, jf. artikel 48 i afgørelse nr. 2/2000 og artikel 44 i afgørelse nr. 2/2001 truffet af det fælles råd.

Artikel 2

Møder

Det blandede udvalg træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Det blandede udvalgs to sekretærer indkalder i fællesskab til hvert møde, der holdes skiftevis i Bruxelles og Mexico på et tidspunkt, som begge parter er enige om.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for det blandede udvalg om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjenestemand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Mexicos regering fungerer sammen som sekretærer for det blandede udvalg, jf. artikel 48 i afgørelse nr. 2/2000 og artikel 44 i afgørelse nr. 2/2001 truffet af det fælles råd.

2. Al korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg i henhold til denne forretningsorden sendes til sekretærerne for det blandede udvalg og til sekretærerne og formanden for det fælles råd samt efter omstændighederne til medlemmerne af det blandede udvalg.

Artikel 5

Offentlighed

Møderne i det blandede udvalg er ikke offentlige, medmindre der træffes anden afgørelse.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Det blandede udvalgs sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden og sekretærerne for det fælles råd samt til medlemmerne af det blandede udvalg senest 15 dage inden mødet. Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages emner ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden. Dagsordenen vedtages af det blandede udvalg ved hvert mødes begyndelse. Et emne, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

Efter hvert møde udarbejdes en protokol, som baseres på formandens sammenfatning af de konklusioner, det blandede udvalg er nået frem til. Efter vedtagelse af protokollen i det blandede udvalg undertegnes den af formanden og sekretærerne og arkiveres af begge parter. Der sendes en genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for det fælles råd samt til medlemmerne af det blandede udvalg.

Artikel 8

Afgørelser og henstillinger

1. Når det blandede udvalg har beføjelse til at træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger i henhold til artikel 48, stk. 2, i aftalen, benævnes disse akter "afgørelse" eller "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

2. Når det blandede udvalg vedtager en afgørelse eller fremsætter en henstilling, finder artikel 10, 11 og 12 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.

3. Det fælles råds afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 4, stk. 2, nævnte adressater.

Artikel 9

Udgifter

1. De Forenede Mexicanske Stater og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i det blandede udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne, tolkning ved møderne, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.