DET FÆLLES EU-CUBA-RÅDS AFGØRELSE Nr. 1/2018

af 15. maj 2018

om vedtagelse af det fælles råds og det blandede udvalgs forretningsordener [2018/897]

DET FÆLLES EU-CUBA RÅD HAR —

under henvisning til aftalen om politisk dialog og samarbejde mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Cuba på den anden side (»aftalen«), særlig artikel 81, stk. 4 og artikel 82, stk. 3, og

ud fra følgende betragtninger:

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Hermed vedtages det fælles råds og det blandede udvalgs forretningsordener som indeholdt i bilag 1 og 2.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

BILAG 1

Det fælles råds forretningsorden

Artikel 1

Almindelige bestemmelser

1. Det fælles råd som nedsat ved artikel 81, stk. 1, i aftalen om politisk dialog og samarbejde mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Cuba på den anden side (»aftalen«) udfører sit hverv som fastsat i aftalens artikel 81, stk. 2,

2. I henhold til aftalens artikel 81, stk. 3, sammensættes det fælles råd af repræsentanter for parterne. Det træder sammen på ministerniveau.

3. Som fastsat i aftalens artikel 81, stk. 6, og med henblik på virkeliggørelsen af aftalens mål har det fælles råd beføjelse til at træffe afgørelser, der er bindende for parterne. Det fælles råd træffer alle de foranstaltninger, der er nødvendige for at gennemføre sine afgørelser, herunder ved om nødvendigt at give særlige organer, der oprettes ved denne aftale, beføjelse til at handle på sine vegne. Det fælles råd kan også fremsætte henstillinger. I henhold til forretningsordens artikel 11 træffer det afgørelser og vedtager det henstillinger ved gensidig overenskomst mellem parterne efter afslutning af deres respektive interne procedurer. Det fælles råd kan delegere beføjelsen til at træffe afgørelser til det blandede udvalg.

4. Parterne i denne forretningsordning er dem, der er angivet i aftalens artikel 84.

Artikel 2

Formandskab

Det fælles råd ledes på skift, fra det ene møde til det næste, af en repræsentant for Den Europæiske Union eller en repræsentant for Republikken Cuba. Formandskabet for det første fælles råd varetages af en repræsentant for Den Europæiske Union.

Artikel 3

Møder

1. Det fælles råd træder sammen med regelmæssige mellemrum mindst hvert andet år, og når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Medmindre parterne aftaler noget andet, afholdes det fælles råds møder dér, hvor Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis træder sammen.

2. Det fælles råds møder afholdes på en af parterne aftalt dato.

3. Det fælles råds sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med det fælles råds formand til møderne i det fælles råd senest 30 dage, før mødet afholdes.

Artikel 4

Repræsentation

1. Medlemmerne af det fælles råd kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Et medlem, som ønsker at lade sig repræsentere, skal før mødet skriftligt meddele formanden navnet på sin repræsentant.

2. Den, der repræsenterer et medlem af det fælles råd, udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 5

Delegationer

Medlemmerne af det fælles råd kan ledsages af embedsmænd. Inden hvert møde underrettes formanden gennem sekretariatet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

Artikel 6

Sekretariat

En tjenestemand fra Generalsekretariat for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra Cubas regering fungerer sammen som sekretærer for det fælles råd.

Artikel 7

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til det fælles råd sendes til en af sekretærerne, som så underretter den anden sekretær.

2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen viderebringes til formanden og om nødvendigt rundsendes til medlemmerne af det fælles råd.

3. Rundsendt korrespondance sendes i overensstemmelse med stk. 2, hvor det vant, til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer ved Den Europæiske Union samt til Cubas mission ved Den Europæiske Union og Republikken Cubas udenrigsministerium.

4. Meddelelser fra det fælles råds formand sendes af de to sekretærer til adressaterne på vegne af det fælles råds formand. Sådanne meddelelser rundsendes i henhold til stk. 3 om nødvendigt til medlemmerne af det fælles råd.

Artikel 8

Fortrolighed

1. Det fælles råds møder er ikke offentlige, medmindre parterne træffer anden afgørelse.

2. Når en part indgiver oplysninger til det fælles råd, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Sekretærerne sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 kalenderdage inden mødet.

2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som formanden senest 21 kalenderdage inden mødets har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen. Disse punkter ledsages af relevante støttedokumenter, der er blevet fremsendt til sekretærerne inden dagsordenens udsendelse.

3. Dagsordenen vedtages af det fælles råd ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4. Formanden kan efter samråd med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

5. Det fælles råd kan efter aftale mellem parterne invitere uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne som observatører eller for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne aftaler fra sag til sag vilkårene for disse eksperters deltagelse og sikrer, at de respekterer krav om fortrolighed.

Artikel 10

Protokol

1. De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2. Medmindre andet aftales på mødet indeholder protokollen for hvert punkt på dagsordenen oplysninger om:

a) dokumenter, der er blevet forelagt for det fælles råd

b) erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen, og

c) emner, som er godkendt af parterne, såsom vedtagne afgørelser og erklæringer samt konklusioner.

3. Udkastet til protokol forelægges det fælles råd til godkendelse. Det fælles råd godkender udkastet til protokol på sit næste møde. Udkastet til protokol kan alternativt godkendes skriftligt af det fælles råd forud for det næste møde.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1. Det fælles råd vedtager afgørelser og fremsætter henstillinger efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer.

2. Det fælles råd kan også vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå fremsender det fælles råds formand teksten til forslaget til rådets medlemmer i henhold til artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage for medlemmerne indenfor hvilken, de skal tilkendegive eventuelle forbehold eller ændringsforslag. Formanden kan efter høring af parterne afkorte nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en bestemt sag.

3. Det fælles råds retsakter benævnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. Afgørelserne og henstillingerne underskrives af formanden og sendes til de adressater, der er nævnt i forretningsordens artikel 7. Hver part kan beslutte at offentliggøre det fælles råds afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

4. Enhver afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen.

Artikel 12

Sprog

1. Det fælles råds officielle sprog er engelsk og spansk.

2. Medmindre der bestemmes andet, baserer det fælles råd sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 13

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter til tolkning på møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Den Europæiske Union. Såfremt Cuba kræver tolkning eller oversættelse til eller fra andre sprog end dem, der er omhandlet i artikel 12, afholdes udgifter i forbindelse hermed af Cuba.

3. Andre udgifter i forbindelse med afholdelsen af møder afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 14

Blandet udvalg

1. I henhold til aftalens artikel 82 bistås det fælles råd ved udøvelsen af sit hverv af et blandet udvalg. Det fælles udvalg sammensættes af repræsentanter for parterne, i princippet på højt embedsmandsniveau.

2. Det blandede udvalg forbereder det fælles råds møder og forhandlinger, gennemfører det fælles råds afgørelser og henstillinger i påkommende tilfælde og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i forholdet, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som det forelægges af det fælles råd, eller som måtte opstå i forbindelse med gennemførelsen af aftalen. Det forelægger det fælles råd forslag eller udkast til de afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages til dets godkendelse.

3. Det blandede udvalg træffer afgørelser og fremsætter henstillinger i overensstemmelse med de beføjelser, det har ifølge aftalen. I henhold til aftalens artikel 82, stk. 4, kan det fælles råd give det blandede udvalg beføjelse til at træffe afgørelser.

4. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne efter fælles aftale beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i det blandede udvalg, medmindre andet er fastsat i aftalen. Konsultationen kan fortsætte i det fælles råd, hvis parterne er enige herom.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Denne forretningsorden kan ændres ved afgørelse vedtaget af det fælles råd i overensstemmelse med artikel 11.